Publication: Magyar Közlöny
Issue: MK-2002-151 (Year: 2002, Number: 151)
Era: 1990-2004
Section: az 1198/2002. (XII. 6.) Korm. határozathoz
Paragraph Index: 99

2. Szervezeti kihívások 2.1. Szervezeti alapkérdések Az alapkérdések e területen a következõk: — Milyen kommunikációs struktúra felelhet meg leginkább a hatékony kommunikáció kihívásának? — Konkrétan hogyan kell változnia a szervezeti struktúrának és kommunikációs intézményi modellnek abban az idõszakban, amelynek fõ követelményeit már a csatlakozási tárgyalások lezárulása, a népszavazás elõkészítése és a tagságra való felkészülés határozzák meg? — Melyek a legkedvezõbb szervezeti megoldások a kommunikációs tevékenység decentralizálására, társadalmasítására, és erre épülve a decentralizált társadalmi felkészülés hatékony koordinálására? Szervezeti kihívások alatt tehát elsõsorban a kormányzati szervezetet érintõ dilemmákat, illetve a kormányzat, valamint a regionális, civil és szakmai kommunikációs szereplõk közötti szervezeti alternatívák kihívásait értjük. A hatékony kormányzati kommunikáció alapkövetelménye, hogy a kormányzati szektor egésze egységes hangon, közös fogalomkészlettel jelenjen meg a nyilvánosság elõtt a csatlakozást érintõ kérdésekben. A minimális követelmény az, hogy a kormányzat képes legyen a felmerülõ kérdésekre, igényekre és kritikákra egységes üzenetekkel válaszolni. A leghatékonyabb kommunikációt az jelenti, ha valamennyi minisztérium és állami szervezet proaktív módon, egységes üzeneteket tud megfogalmazni és sugározni. 1 Applicant Countries Eurobarometer 2001, Directorate-General Press and Communication, Brussels, March 2002, http://europa.eu.int/comm/public_opinion. 2002/151/II. szám Ez azonban a célcsoportok specifikus kommunikációs szükségleteinek való megfelelést, a kormányzati kommunikáció témák szerint specializált munkamegosztását is feltételezi. Mivel a felkészülési folyamat utolsó szakaszában a hangsúly a széles lakossági tájékoztatásról az egyes társadalmi, szakmai csoportok és régiók csatlakozásra való felkészülésére kerül, a kormányzaton belüli munkamegosztás (az egyes tárcák közötti feladatmegosztás) és a kommunikációs stratégia társadalmasítása (a regionális, érdekképviseleti és civil szervezetek bevonása a tájékoztatásba) a kommunikáció szervezeti kulcskérdésévé válik. A többszektorúvá váló felkészülés feltétele, hogy a kormányzati szektor mellett aktív kommunikációs szerepet kapjanak a gazdasági és a civil szektorok. Az egyes társadalmi csoportok, és az õket képviselõ szakmai, érdekképviseleti és civil szervezetek felkészülését a kormányzat csak segíteni tudja. Az EU-kommunikációs tevékenység formái egybeolvadnak magával az EU-tagságra való felkészüléssel, annak részét képezik. Mindez kihívást jelent az egyes minisztériumok kommunikációs szervezete számára is. — Meg kell találni az EU-kommunikációban szerepet játszó belsõ szervezeti egységek együttmûködésének megfelelõ formáját. — A tárcáknak hatékony kommunikációs együttmûködést kell kialakítaniuk a területükön mûködõ szakmai, érdekképviseleti, civil szervezetekkel. — Ennek érdekében szükséges, hogy az egyes tárcák és intézmények a kommunikációs stratégiával összhangban, a felelõsségük alá tartozó terület speciális kommunikációs igényeit kielégítõ, saját EU-kommunikációs stratégiát alakítsanak ki. — A tárcáknál ki kell alakítani a leghatékonyabb szervezetet és emberi erõforrás felhasználást a saját körben végzett tevékenység és a kiszerzõdés között. 2.2. Kormányzati kommunikációból többszektorú kommunikáció Az elsõ szervezeti kihívás a kormányzati kommunikáció és a passzív lakossági befogadás kétpólusú szerkezetének átalakítása többszektorú aktív kommunikációvá. Ennek megfelelõen kell kialakítani a három szektor — a kormányzati, a gazdasági (for profit) és a civil (nonprofit) közötti szervezeti együttmûködés, partnerkapcsolat hosszú távú, a felkészülés során rugalmasan alakítható és fejleszthetõ formáit. A kommunikációs stratégia célja a „multiplikátorok” (az üzeneteket feldolgozó, értelmezõ és többszörösen továbbadó, közvetítõ célcsoportok, például az újságírók és a média) partnerként történõ bevonásával az elmélyült, interaktív és az önálló további tájékozódást elõsegítõ felkészülés ösztönzése. Ebben az alternatív kommunikációs logikára épülõ modellben az egyirányú információátadásra építõ hagyományos kommunikáció a csatlakozási folyamat általános értelmezési kereteit jelöli ki. A kommunikációs stratégiát tehát a sokszereplõs, komplex kommunikáció jellemzi. Ennek folyamatában, a csatlakozásra való felkészülés feladatából a kormányzati szektor mellett a szakmai-érdekképviseleti, illetve a civil szektor egyaránt fontos szerepet kell, hogy vállaljon. A társadalom egyes csoportjainak felkészülési feladatait nem veheti át a kormányzat. A társadalmi csoportoknak sajátos érdekeiket követve maguknak kell felkészülniük — a kormányzat legfeljebb információkkal, anyagi és egyéb erõforrásokkal segítheti ezt. A három szektornak ezért szorosan és a specifikus területek igényei szerint, kreatívan együtt kell mûködnie a csatlakozásra való felkészülésben. A kommunikáció decentralizálása és többszektorúvá válása ugyanakkor nem jelenti azt, hogy a kormányzati kommunikáció feloldódna, súlyát vesztené a két másik szektor kommunikációja mellett. Éppen ellenkezõleg, a kormányzatnak jól áttekinthetõ, világos stratégiával kell rendelkeznie. Ennek lényege, hogy hátteret, támogatást biztosítson a gazdasági és a civil szektornak a csatlakozás kihívásaira való felkészüléshez. 2.3. A kormányzati munkamegosztás szükségessége és a minisztériumok közötti koordináció szervezete A felkészülés során az egyes szakmai területek és szektorok speciális igényei új kommunikációs kihívásokat támasztanak. Ennek csak a kormányzati szektoron belüli funkcionális munkamegosztással lehet megfelelni. A csatlakozással kapcsolatos speciális — környezetvédelmi, mezõgazdasági, infrastrukturális, egészségügyi, oktatási stb. — kérdésekrõl elsõsorban az érintett szaktárcáknak és az általuk kinevezett szakértõknek kell az adott terület szakmai-érdekképviseleti és civil szervezeteivel kommunikálni. A csatlakozási folyamat elõrehaladtával szükségessé válik a feladatok horizontális kormányzati decentralizációja. A tárcák együttmûködésének konkrét szervezeti formáit a stratégiában és a végrehajtás folyamatában ki kell dolgozni. E kormányzati munkamegosztásban megoldást kell találni a minisztériumok EU-kommunikációjának koordinálására. Ezt a funkciót a kormányzati munkamegosztás szervezeti felépítésébõl, és az EU-csatlakozás összkormányzati feladatából fakadóan legcélszerûbb a Miniszterelnöki Hivatalba telepíteni. Fontos szervezeti kihívás a szaktárcák és a MeH, mint koordinátor közötti kapcsolattartás hatékony szervezetének kialakítása. A tárcák közötti együttmûködés koordinálásában vezetõ szerepet kell biztosítani a Külügyminisztériumnak, amely az integrációs kommunikációban hagyományosan kulcsszerepet játszott. A hatékonyság szempontjából kiemelten fontos, hogy a kommunikáció a lehetõ legnagyobb mértékben építsen az eddig felhalmozódott tapasztalatokra, kiépült kapcsolatrendszerre, amelyek az utóbbi idõszakban elsõsorban a Külügyminisztériumban halmozódtak fel. 2002/151/II. szám 2.4. A minisztériumokon belüli szervezet Minden egyes tárcának elemeznie kell, milyen szervezeti rendben tudja a területén mûködõ szakmai, érdekképviseleti és civil csoportokat a leghatékonyabban segíteni a felkészülés folyamatában. Ez a minisztériumokon belül a következõ egységeket érinti közvetlenül: — EU-integrációval foglalkozó szervezeti egységek (osztályok, fõosztályok, szakemberek), — kommunikációs egységeket (szóvivõi irodák, médiakapcsolati és kommunikációs osztályok), — társadalmi és civil kapcsolatokért felelõs részlegek. Meg kell vizsgálni, milyen kreatív szervezeti együttmûködés a leghatékonyabb a három egység között. Azt is meg kell fontolni, milyen más rendszeres minisztériumon belüli, illetve kívüli kommunikációs, illetve szakmai szakértõ vonható be rendszeres szereplõnek, partnernek a csatlakozási felkészülés kommunikációs folyamatába. 2.5. Koordináció az Európai Bizottság Magyarországi Delegációjával Magyarországon a Delegáció felelõs az Európai Bizottság Bõvítési Kommunikációs Stratégiájának végrehajtásáért. Ehhez jelentõs forrásokkal, tapasztalatokkal és szakértelemmel rendelkezik. Tájékoztatási kötelezettségébõl adódó feladatai részben egybeesnek a kommunikációs stratégiából a magyar kormányzatra háruló feladatokkal. Komoly szervezeti kihívást jelent a két kommunikációs centrum tevékenységének összehangolása. A hatékony koordináció a magyar kormányzat (minisztériumok és a MeH) és a Delegáció között biztosíthatja a felesleges párhuzamosságok elkerülését, a projektek egymásra épülését, és így fokozhatja mindkét stratégia eredményességét. 2.6. Az emberi erõforrások kérdése A kommunikációs stratégia végrehajtása során az emberi erõforrások hatékony elosztásának szervezeti kihívásaira is választ kell adni. Az állami szervezetek kommunikációs kötelezettségébõl adódó feladatokat végzõ emberi erõforrás tekintetében három szervezeti modell különíthetõ el: — Kiszerzõdés — makroprojektek: Ez a megoldás nagy (általában multinacionális) cégek megbízását jelenti nagyléptékû projektsorozat végrehajtására. A tapasztalatok szerint azonban ez felveti a számonkérés problémáit. — Kiszerzõdés — kis projektek: Ez a megoldás kisebb, specializált szervezetek megbízását jelenti jól körülhatárolt, jól számonkérhetõ kommunikációs projektekre (például brosúrasorozat elkészítése, konferenciasorozat rendezése, koordinálása stb.). — Saját emberi erõforrás: E válasz problémája a kommunikációs feladat nagysága és komplexitása. Felmerül az a kérdés is, hogy a kommunikációs stratégia végrehajtása kommunikációs szakembereket kíván, ám az egyes tárcáknál elsõsorban az adott területre szakosodott szakemberek dolgoznak. A többszektorú és sokszereplõs kommunikációs stratégia végrehajtása szempontjából a két utóbbi megoldás kombinációja — saját emberi erõforrás aktív együttmûködése az egyes projektek végrehajtásába bevont szakértõkkel — a leginkább megfelelõ. Ezt egészíti ki a projektek rendszeres egyeztetésén alapuló tapasztalatcsere a minisztériumok és az EU-kommunikációt végzõ egyéb kiemelt szervezetek (különösen az EU Kommunikációs Közalapítvány, valamint az Európai Bizottság Magyarországi Delegációja) között.

Source: https://magyarkozlony.hu/hivatalos-lapok/e4dbe821c5c1e3991dcdd87cb086e31ebccbe15e/dokumentumok/aa06a495ae6103a8a282a9a675a089298c666d2e/letoltes