Publication: Magyar Közlöny
Issue: MK-1999-30 (Year: 1999, Number: 30)
Era: 1990-2004
Section: szóló 1992. évi LXIII. törvényben (a továbbiakban: Avtv.),
Paragraph Index: 63

szóló 1992. évi LXIII. törvényben (a továbbiakban: Avtv.), az Ltv.-ben, illetve az Eüak.-ban foglaltaknak; — gondoskodik arról, hogy az iratkezelésben és az irattárban középiskolai végzettségű iratkezelő, irattáros szakképesítésű munkaerőt alkalmazzanak (OKJ 52 3452 03). A felügyelettel megbízott vezető hatáskörének átruházása esetén meg kell jelölni a hatáskört ellátó új vezető beosztását, és fel kell sorolni a hatásköréhez tartozó, ellátandó feladatokat. 2.4. Számítógépes iktatási rendszer, illetve elektronikus irattovábbítás esetén az iratkezelési szabályzat — a számítógépes programba beépítve — kell, hogy tartalmazza a hozzáférési jogosultságokat, a hitelesítés rendjét és az ezzel kapcsolatos hatáskörökhöz tartozó feladatokat, összhangban az adatbiztonsági szabályzattal. A szabályzatban meg kell határozni, a papíralapú és az elektronikus iratok körét, a hagyományos és elektronikus iratkezelés viszonyát, az alkalmazott vagy alkalmazható programokat. 1999/30. szám III. A küldemények átvétele, érkeztetése és felbontása 3.1. A küldemények átvétele Az iratkezelési szabályzatban meg kell határozni az intézményhez érkező küldemények átvételére való jogosultságot, az átvétellel kapcsolatos teendőket. Célszerű a küldemény érkezésének módja szerinti meghatározás, nevezetesen postai vagy hivatali kézbesítés, informatikai vagy telekommunikációs eszköz, illetve magánfél személyes benyújtása stb. 3.2. Az átvételi jogosultság A küldemény átvételére jogosult: — az iratkezelést felügyelő vezető, illetve az általa megbízott személy, — a postai meghatalmazással rendelkező személy, — az ügyfélszolgálati iroda dolgozója, — az ügyeleti szolgálatot teljesítő személy, — „s. k. felbontásra” jelölés esetén a címzett vagy az általa megbízott személy. 3.3. A küldemények ellenőrzése Az átvevő személy az átvételkor köteles ellenőrizni: — a címzést és ennek alapján a küldemény átvételére való jogosultságát, (téves címzés vagy kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a valódi címzetthez, ha ez nem lehetséges akkor a feladóhoz), — az azonosító jelek megegyezőségét a kézbesítő okmányon és a küldeményen, — a küldemény sértetlenségét, — sérülés esetén az átvételi okmányon jelölni kell a sérülés tényét és ellenőrizni a küldemény tartalmának meglétét, — a hiányzó iratról vagy mellékletekről jegyzőkönyvet kell felvenni, s a jegyzőkönyv egy példányát a küldő intézménynek vagy személynek is meg kell küldeni, — biztonsági vizsgálat: az átvételkor a intézménynél érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell. 3.4. Az átvétel igazolása Az átvevő a kézbesítőokmányon elismeri az átvételt, amit aláírásával és az átvételi dátummal hitelesít. Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételénél az átvétel dátumán kívül az órát és a percet is fel kell tüntetni. A gyors elintézést igénylő iratokat az átvevő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni. A visszaérkezett tértivevényt az átvevő köteles a feladóhoz visszajuttatni. Amennyiben iktatásra nem jogosult szervezeti egység vagy személy veszi át a küldeményt, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb az első munkanap kezdetén iktatásra átadni. 3.5. A küldemények szétosztása Az átvevő az iratkezelési rendszernek megfelelően az érkezett küldeményeket szervezeti egységek, bontható és nem bontható, iktatandó és egyéb nyilvántartásba veendő egységenként csoportosítja, majd kézbesítőkönyvvel továbbítja az illetékeshez. Központosított rendszer esetén az iktatandó iratokat a szervezeti egységek részére beiktatja, és ezt követően továbbítja az illetékes szervezeti egységhez. 3.6. A küldemények felbontása, érkeztetése Az iratkezelési szabályzatban pontosan meg kell határozni a „nem bontható” iratok körét. Ebbe a körbe sorolandók az Avtv., valamint az Eüak. szerint különlegesnek minősülő (szenzitív) adatokat tartalmazó küldemények vagy belső keletkezésű iratok. Például: a humánpolitikai főosztály, a jogi főosztály egyes iratai, valamennyi egészségügyi dokumentáció, gyógykezelésre vonatkozó, az orvosi titok körébe tartozó, konkrét személyhez kapcsolódó személyes adat az „s. k. felbontással” jelölt, illetve azon küldemények, amelyeknek bontását az intézmény vezetője az iratkezelési szabályzatban megtiltotta. 3.7. Bontás, érkeztetés vegyes rendszerű iratkezelés esetén Az intézményhez érkezett valamennyi küldeményt — a „nem bonthatók” kivételével — az iratkezelést felügyelő vezető által írásban felhatalmazott személy felbontja, és érkeztetési bélyegzővel látja el. Az érkeztetési bélyegző adatai: érkeztetési szám, a beérkezés dátuma. Az iratokat ebben a rendszerben érkeztetőkönyvbe is bevezetik, melynek rovatai: — érkeztetési szám (év elején kezdődő folyamatos sorszám), — a beérkezés dátuma, — a küldő neve és hivatkozási száma, — a mellékletek száma. Az ún. „nem bontható” iratokat zárt borítékon érkezteti, és az érkeztető könyvbe a fenti rovatokból, a borítékról leolvashatók kerülnek bevezetésre (lásd 4.7. pont). 3.8. Bontás, érkeztetés osztott iratkezelés esetén A küldemények szervezeti egységek szerinti szétosztása és dátumbélyegzése a postaelosztóban történik. A postaelosztóban csak azokat a küldeményeket szabad felbontani, melyekről a címzett szervezeti egység vagy személy neve nem állapítható meg. A küldeményeket szervezeti egységenként csoportosítva, az ajánlottakat ragszám szerint, a hivatkozási számmal rendelkezőket hivatkozási szám szerint, a többit pedig a feladó neve szerint kell az érintett szervezeti egység átadókönyvébe bevezetni. Az átvételt az illetékes szervezeti egység iratkezelője az átvétel dátumával és aláírásával igazolja. Nem bonthatók: — a névre szóló, megállapíthatóan magánjellegű, — az „s. k. felbontásra” jelzésű, valamint — azon küldemények, melyeknél ezt elrendelték. 3.9. Bontás, központosított iratkezelés esetén Központosított iratkezelés esetén valamennyi felbontható iratot az iratkezelés rendjéért felelős vezető vagy megbízottja bonthatja fel. 1999/30. szám 3.9.1. A küldemények téves bontásakor, valamint ha kiderül, hogy a borítékban az államtitokról és a szolgálati

Source: https://magyarkozlony.hu/hivatalos-lapok/13875f22d045a86fb54bfe79903543f42f5a70e6/dokumentumok/0aeccf4342e60f2f41b4080bdf6699356da1d7f9/letoltes