Publication: Magyar Közlöny
Issue: MK-1998-80 (Year: 1998, Number: 80)
Era: 1990-2004
Section: a 38/1998. (IX. 4.) BM rendelethez
Paragraph Index: 20

11. Elektronikus iktatási sajátosságok A elektronikus iktatásnál ugyanazokat a követelményeket kell teljesíteni mint a hagyományos iktatásnál. 11.1. Elektronikus érkeztetés és iktatás esetén is szerepelni kell az iratokon mindazon kezelési feljegyzéseknek, melyek a hagyományos iratkezelésben szükségesek. A elektronikus nyilvántartás nem helyettesíti azokat az átadókönyveket (postakönyvek, kézbesítőkönyvek) sem, melyekben az átadás-átvétel tényét a saját kezű aláírás bizonyítja. 11.2. Elektronikus iktatásnál az iktatási nyilvántartás „iktatókönyv” és „előadói ív” azonos adattartamú, mivel egy állományból kerül megjelenítésre, ügyenként szinte automatikusan nyomtatható kell hogy legyen. 11.3. A felvitt iktatási adatbázist — a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával — hozzáférhetővé kell tenni mindaddig, míg az ügyintézéshez szükséges. 11.4. A bevitt adatokat, a levéltár igényének megfelelően év végén tartós módon ki kell íratni, és az így készült iktatókönyv, név- és tárgymutatóval, hitelesítve a tárgyév irataihoz csatolandó. 11.5. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint a elektronikus megvalósítás során gondoskodni kell a elektronikus nyilvántartások illetéktelen beavatkozás elleni védelméről. 11.6. A elektronikus rendszerbe vitt érkeztetési és iktatási adatokat, utólagos módosításának tényét a jogosultsággal rendelkező ügyintéző azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is. 11.7. A nem papír alapú, elektronikus adathordozón érkezett iratok (pl. magnetofonszalag, hajlékony lemez, CD ROM stb.) mellé kísérőlapot kell csatolni, és ezeket együtt kell kezelni. A kísérőlapon fel kell tüntetni az adathordozó iktatószámát, az adathordozó tartalmi paramétereit, a felvételek tárgyát, az adathordozó keletkezésének időpontját, valamint a készítő és a nyilvántartásba vevő aláírását. Az iktatószámát magára az adathordozóra (tokjára) maradandó módon ugyancsak rá kell vezetni. Egy elektronikus adathordozón szigorúan egy témához tartozó iratok adhatók át. Amennyiben ez nem teljesül, a küldeményt vissza kell utasítani.

Source: https://magyarkozlony.hu/hivatalos-lapok/bc2f3ee1d5c85289ae6845b69ae9a24dc13ec7a3/dokumentumok/c8de5c2afae3a3a4b607c0b8c7c9477121f7663b/letoltes