Publication: Magyar Közlöny
Issue: MK-2000-73 (Year: 2000, Number: 73)
Era: 1990-2004
Section: a 7/2000. (VII. 11.) SZCSM rendelethez
Paragraph Index: 593

3. A szerv vezetője rendelkezhet arról, hogy amennyiben az ügy feldolgozására illetékes szervezeti egységet már korábban kijelölték, az iratot közvetlenül az érintett szervezeti egységhez lehet továbbítani, valamint arról, hogy a már iktatott előzményű iratokat nem kell szignáltatni. Az irat szignálására jogosult az ügyintéző szervezeti egység, személy kijelölésével egyidejűleg közölheti az elintézéssel kapcsolatos külön utasításokat is. Az ügyintéző kijelölésével összefüggő iratátadás szabályait a belső iratkezelési szabályzat az 1.1. pontban és a 3.3. pontban foglaltakra tekintettel határozza meg. 5.2. Kiadmányozás Az államigazgatási szervtől külső szervnek, személynek küldendő ügyirat csak a Szervezeti és Működési Szabály- Iktatási nyilvántartás Előadói ív 2000/73. szám zatban vagy belső szabályozásban meghatározott, kiadmányozásra jogosult személy saját kezű aláírásával továbbítható. A kiadmány akkor hiteles, ha az iraton szerepel a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata és — azt a kiadmányozó saját kezűleg aláírja — a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel és a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő az is, ha a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés, illetve a kiadmányozó alakhű aláírás mintája és/vagy a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata szerepel. A belső iratkezelési szabályzat — az eredeti irat őrzési helyéhez kapcsolódóan — határozza meg, hogy ki jogosult a kiadmány, illetve a másolat hitelesítésére. Az elektronikusan előállított, a szervezetek között elektronikusan továbbított iratok hitelesítésére elektronikus aláírást és időbélyegzőt, jogszabályban kijelölt szervezet által kezelt nyilvános és titkos kulcsot kell alkalmazni. Az elektronikus irat hitelesítése során az erre vonatkozó jogszabályban meghatározottak szerint kell eljárni. A kiadmányozáshoz állami címerrel és sorszámmal ellátott bélyegzőt kell használni. A kiadott bélyegzőkről és az érvényes aláírásokról nyilvántartást kell vezetni. 5.3. Az iratok továbbítása, postázás Az elküldendő iratoknak az esetleges csatolandó mellékletekkel történő felszerelését az ügyintéző végzi. A postázást végző iratkezelő azonban a postázás (expediálás) előtt köteles ellenőrizni, hogy az aláírt és hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott kiadmányra vonatkozóan végrehajtottak-e minden kezelői utasítást. Ezt követően az irat másolatán fel kell jegyezni a továbbítás keltét. Az irat belső továbbításának nyilvántartásáról a belső iratkezelési szabályzatok rendelkezhetnek, az irat postai továbbításának tényét azonban — az ajánlott küldeményeket külön nevesítve, egyéb küldeményeket pedig darabszám megjelölésével — postai átadókönyvben is rögzíteni kell. A belső iratkezelési szabályzat rendelkezhet arról, hogy a postán továbbított küldeményekről átadás-átvételi jegyzék készüljön. Az iratok külföldre történő továbbítását az eljárási szabályoknak megfelelően kell végezni. 5.4. Irattári tételszám, irattári jel meghatározása Az irattári tételszám és az irattári jel meghatározása — a számítógépes iktatásra tekintettel — a következő módon történik. Az irat iktatásakor az iratkezelő az elektronikus iktatási nyilvántartásban — szükség esetén az illetékes szervezeti egység vezetőjével, az ügyintézővel történt előzetes egyeztetés alapján — az iktatási adatoknak a rögzítésével egyidejűleg meghatározza az irattári tételszámot és a hozzá kapcsolódó irattári jelet, azzal hogy az ügyintéző az átmeneti irattárba adásig bármikor jogosult felülvizsgálni és módosítani, az átmeneti irattárba adás előtt pedig köteles felülvizsgálni az iratkezelő által kijelölt irattári tételt és irattári jelet.

Source: https://magyarkozlony.hu/hivatalos-lapok/0389bd278d19edde2747eb29ba54b3e4eb3e8466/dokumentumok/bbfbd45e1b7e52ece3b1f39aea2daf1d1580e17e/letoltes