Publication: Magyar Közlöny
Issue: MK-2000-73 (Year: 2000, Number: 73)
Era: 1990-2004
Section: a 7/2000. (VII. 11.) SZCSM rendelethez
Paragraph Index: 588

3. Fejezet Iratok felbontása, érkeztetés 3.1. Bontás központi iratkezelés esetén A beérkezett küldeményeket — a 3.4. pontban foglaltak kivételével — a központi iratkezelést felügyelő vezető által 2000/73. szám írásban felhatalmazott személy(ek) bonthatjá(k) fel, és láthatjá(k) el — az érkezés napját jelölő — érkeztető bélyegzővel. 3.2. Bontás osztott iratkezelés esetén A küldeményeket a postabontó látja el érkeztető bélyegzővel és a belső iratkezelési szabályzatban megjelölt szervezeti egységek között szétosztja. A postabontóban csak azokat a küldeményeket kell felbontani, amelyekről a címzett nem állapítható meg. Osztott ügyiratkezelés esetén a postabontó(k) a küldeményeket bevezeti(k) az érkeztetőkönyvbe és az átvétel igazoltatásával egyidejűleg adjá(k) át a felbontásra jogosult szervezeti egységnek. Az érkeztetőkönyvben fel kell tüntetni az érkezés keltét, az érkeztetőszámot, a küldő megnevezését, hivatkozási számát, az irat tárgyát, ajánlott levél esetén az ajánlási ragszámot. (Az érkeztetés nem azonos az iktatással.) 3.3. Az ügyiratok további átadásának rendjét, az ügyiratok átadásával kapcsolatos szabályokat, ezen belül azt, hogy mely esetben kell az átadás-átvétel tényét dokumentálni, — jelen szabályzat keretei között — a belső iratkezelési szabályzatok az 1.1. pontban foglaltakra tekintettel határozzák meg. 3.4. Felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani: — névre szóló, megállapíthatóan magánjellegű, — s. k. felbontásra szóló küldeményeket, — azokat a küldeményeket, amelyeknél ezt az iratkezelési szabályzatban vagy más intézkedéssel elrendelték. A felbontás nélkül a címzettnek továbbított küldeményeket átadókönyvvel kell a címzettnek átadni. A címzett az általa átvett hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az iktatást végző iratkezelőhöz. 3.5. Téves felbontás A tévesen felbontott küldeményeket ismételten le kell zárni és rá kell vezetni a „Téves felbontás” szöveget, a keltezést és a felbontó nevét, aláírását. Az ismételten lezárt iratot a 3.4. pont szabályai szerint haladéktalanul el kell juttatni a címzetthez, majd az iratkezelőhöz. A fentiek szerint kell eljárni abban az esetben is, ha a felbontást követően derül ki, hogy a küldeményben minősített irat van. 3.6. Faxon érkezett irat kezelése Faxon, nem időtálló faxpapírra érkezett iratról — az információ tartós megőrzése érdekében — másolatot kell készíteni. A másolatot az eredeti irat őrzésére jogosult szervezeti egység vezetője által megbízott személy(ek) (a fax kezelője) záradékkal hitelesíti(k). A faxon érkezett iratanyag és az arról készült másolat kezelésére az általános iratkezelési szabályok az irányadók azzal, hogy a faxon érkezett iratokról nyilvántartást kell vezetni és átadókönyvvel kell továbbítani. 3.7. A küldemény ellenőrzése bontáskor A küldemények felbontásakor ellenőrizni kell, hogy az iraton feltüntetett valamennyi melléklet megérkezett-e. Ellenőrizni kell továbbá illetékköteles iratnál az illeték lerovásának tényét. Az irathiányt jegyzőkönyvben, vagy az iraton, vagy az előadói íven kell rögzíteni, és a jegyzőkönyv egy példányát a küldeményhez mellékelni kell. A mellékletek hiánya az ügyintézést nem akadályozhatja, a hiánypótlást az ügyintéző kezdeményezi. 3.8. Illetékkezelés A küldeményhez felragasztás nélkül érkezett okmánybélyeget a postabontó — annak sértetlenségét biztosítva — az iratokhoz hozzákapcsolja, valamint a kapcsolás tényét és a kapcsolt okmánybélyeg értékét az iraton jelöli. Illetékköteles iratnál az ügyintéző ellenőrzi az illeték lerovásának tényét, szükség esetén elvégzi a leletezést. A felragasztás nélkül érkezett okmánybélyeget — illetékköteles ügyirat esetén — az ügyintéző köteles ráragasztani az iratra. A felhasználásra nem kerülő illetékbélyeget — mellékletként feltüntetve, értéklevélként — vissza kell küldeni az ügyfélnek. Az illetékbélyeg értéktelenítését az illetékbélyeg kezelésére vonatkozó jogszabályi rendelkezések szerint kell elvégezni. 3.9. Értékkezelés Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a küldemény felbontója az értéket, illetve annak összegét köteles az iraton feltüntetni és az értéket — elismervény ellenében — a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. 3.10. Borítékok kezelése A küldemények borítékjait a postabontó az ügyirathoz csatolja. A csatolt borítékot véglegesen akkor kell megőrizni, ha — az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, — a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, — a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg, vagy egyéb ügyintézői, kezelői feljegyzést tartalmaz, — bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merült fel, — ha a küldemény névtelenül érkezett, — valamint a belső iratkezelési szabályzatokban esetlegesen meghatározott további esetekben. A boríték egyéb esetekben történő megőrzéséről az ügyintéző dönt.

Source: https://magyarkozlony.hu/hivatalos-lapok/0389bd278d19edde2747eb29ba54b3e4eb3e8466/dokumentumok/bbfbd45e1b7e52ece3b1f39aea2daf1d1580e17e/letoltes