Publication: Magyar Közlöny
Issue: MK-2000-73 (Year: 2000, Number: 73)
Era: 1990-2004
Section: a 7/2000. (VII. 11.) SZCSM rendelethez
Paragraph Index: 597

d) 5. pozíció: Levéltárba helyezés — 0 nem kell átadni levéltárnak — 1 15 év — 2 20 év — 3 25 év — 4 50 év 2000/73. szám A nem selejtezhető iratok jegyzékét — az Országos Levéltár egyetértésével — jelen Szabályzat 3. számú melléklete tartalmazza. A belső iratkezelési szabályzatoknál a nem selejtezhető iratok körét a 3. számú mellékletben foglaltak figyelembevételével az illetékes levéltár határozza meg. 6.2. Elhelyezés átmeneti irattárban Átmeneti (operatív) irattárba lehet helyezni az egyes szervezeti egységeknél az elintézett, további érdemi ügyintézést nem igénylő, kiadmányozott, irattári tételszámmal és irattári jellel ellátott iratot. Az átmeneti irattár a központi irattárba még le nem adott, de az ügyintézők rendelkezésére álló iratok tároló helye. A belső iratkezelési szabályzat meghatározhatja, hogy az ügyintéző az iratot átmeneti irattárba átadóíven vagy átadókönyvvel adja át, és azonos módon kapja vissza. A nem tartós megőrzést biztosító adathordozón érkezett iratokról az ügyintézés során másolatot kell készíteni. A szervezeti egységnél lévő átmeneti irattár a belső iratkezelési szabályzatokban meghatározott ideig, de legfeljebb 10 évig őrzi az iratokat, ennek letelte után átadja a szervezet központi irattárának. 6.3. Elhelyezés központi irattárba Központi irattárba helyezés előtt az ezzel megbízott iratkezelő megvizsgálja, hogy az iratanyag teljes-e, megfelel-e az irattározási szabályoknak. Ezt követően az elektronikus iktatási nyilvántartás megfelelő rovatában rögzíti a központi irattárba adás időpontját és az iratanyagot az irattári tételszámnak és irattári jelnek megfelelő iratgyűjtőbe helyezi. A központi irattárba csak lezárt évfolyamú, segédkönyvekkel ellátott iratok adhatók le, átadókönyv vagy átadási jegyzék kíséretében. A hiányzó iratokról a számok felsorolásával hiányjegyzéket kell készíteni, azok feltárására intézkedni kell. Számítógépes megoldás esetén elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan nyilatkozni kell arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal. Az irattárba helyezett iratokról nyilvántartást kell vezetni. Irattárból ügyiratot csak hivatalos használatra lehet kiadni. A belső iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerint az irattárból az arra jogosultak iratkikérővel bármikor kikérhetik az ügyiratot. Az iratkikérő tartalmazza az ügyirat számát, irattári tételszámát, irattári jelét, az ügyirat tárgyát, az ügyintéző nevét, átvétel időpontját, visszaadásra megjelölt időpontot, átadó-átvevő aláírását, ügyirat lapszámát. Az átvételt igazoló iratkikérőket 2 példányban kell készíteni és az irat visszaérkezéséig egyik példányát az iratoknál, másik példányát pedig lefűzve kell tárolni. 6.4. Selejtezés Az iratanyagnak azt a részét, amelyet az irattári terv nem minősít maradandó értékűnek (Levéltárba adási határidő nincs feltüntetve), és amelyre az ügyvitelben sincs tovább szükség (selejtezési határidő) ki kell selejtezni. Kizárólag azokat az irattári tételeket szabad e célra elkülöníteni, amelyeket nem kell a levéltárnak átadni és őrzési idejük már túlhaladta a selejtezési határidőt. Az iratok selejtezését csak az azok tartalmi jelentőségét ismerő, a belső iratkezelési szabályzatban meghatározott személyekből álló bizottság végezheti. Az iratselejtezésről 3 példányban a selejtezési bizottság tagjai által aláírt selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek 2 példányát iktatás után a központi irattáron keresztül kell megküldeni az illetékes levéltárhoz selejtezési engedélyezés céljából. A selejtezési jegyzőkönyvben fel kell tüntetni: — az államigazgatási szerv nevét, — az iratok irattári tételszámát, az irattári tételszám megnevezését és irattári jelét, — a kiselejtezendő iratok évkörét, — kiselejtezendő iratok mennyiségét iratfolyóméterben, — a selejtezés idejét, helyét, — a selejtezők nevét, — a selejtezés alapjául szolgáló jogszabály, iratkezelési szabályzat megnevezését. A szoftvertermékeket, valamint a sérült, hibás gépi adathordozókat és az iratnak nem minősülő anyagokat nem kell selejtezési eljárás alá vonni. A szervezetnél több példányban előforduló ún. duplumok selejtezésekor az általános szabályok szerint kell eljárni, azzal az eltéréssel, hogy az irattári jel szerint irányadó őrzési idő csak az eredeti iratokra vonatkozik, a duplumokat — ennél rövidebb ideig — csak addig kell megőrizni, amíg arra az egyes szervezeti egységeknek szükségük van. A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. Az elektronikus adathordozón lévő iratok selejtezése és megsemmisítése az általános szabályok szerint történik. A megsemmisítés szabályainak betartásáról a szerv vezetője az adatvédelmi szabályozás figyelembevételével gondoskodik. 6.5. Levéltárba adás Az erre vonatkozó jegyzék figyelembevételével (7.1. pont utolsó bekezdése) legkorábban 15 év őrzési idő után, teljes lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, annak mellékletét képező iratjegyzékkel — átadásátvételi jegyzőkönyvvel — az átadó államigazgatási szerv költségére, a levéltárral előzetesen egyeztetett időpontban kell átadni. A visszatartott iratokról külön jegyzék készül. Az átadás-átvételi jegyzőkönyv tartalmazza: — az átadó-átvevő megnevezését, — az átadás-átvétel helyét és idejét, 2000/73. szám — az átadásra kerülő iratok irattári tételszámát, az irattári tétel megnevezését és irattári jelét, — sorszámozva a segédleteket, — az irat mennyiségét iratfolyóméterben, — a levéltári átadás alapjául szolgáló jogszabály és iratkezelési szabályzat megnevezését. Az elektronikus adathordozón lévő iratokról a tárgyév lezárásakor hiteles másolatot kell készíteni tartós, időtálló papír adathordozóra.

Source: https://magyarkozlony.hu/hivatalos-lapok/0389bd278d19edde2747eb29ba54b3e4eb3e8466/dokumentumok/bbfbd45e1b7e52ece3b1f39aea2daf1d1580e17e/letoltes