Publication: Magyar Közlöny
Issue: MK-1999-30 (Year: 1999, Number: 30)
Era: 1990-2004
Section: titokról rendelkező 1995. évi LXV. törvényben foglaltak
Paragraph Index: 64

titokról rendelkező 1995. évi LXV. törvényben foglaltak szerinti minősített irat van, úgy a borítékot újra le kell ragasztani és rá kell vezetni a felbontó nevét, majd 2 példányban jegyzőkönyvet kell felvenni és a küldeményt a felvett jegyzőkönyv 1 példányával sürgősen el kell juttatni a címzetthez. A felbontó az átvétel és a felbontás időpontját a kézbesítőkönyvben rögzíti, és szignójával hitelesíti. 3.9.2. A felbontás nélkül átvett küldemény címzettje, amennyiben kiderül, hogy a küldemény hivatalos, úgy köteles azt iktatás céljából az iktatást végző egységhez legkésőbb a következő munkanapon eljuttatni. 3.9.3. A küldemény ellenőrzése bontáskor Bontáskor ellenőrizni kell az iraton, illetve a borítékon jelzett mellékletek meglétét, illetékköteles iratnál az illeték lerovásának tényét. Az esetleges irathiányt, vagy az iraton, vagy az előadói íven, vagy jegyzőkönyvben rögzíteni kell. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményeznie. Amennyiben a bontás során a küldeményben a bontó pénzt vagy egyéb értéket talál, úgy az összeget, illetve a küldemény értékét köteles az iraton feltüntetni. A pénzt, az illetékbélyeget és egyéb értéket köteles a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak elismervény ellenében átadni. A küldemény borítékját végérvényesen az ügyirathoz kell csatolni, ha — az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, — a beküldő nevét és pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg, — bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel. 3.9.4. Telefaxon érkezett irat esetében gondoskodni kell az információkat tartósan őrző másolat készítéséről. A másolatot záradékkal hitelesíteni kell, melyet az irat őrzésére kijelölt szervezeti egység iratkezelője végez. IV. Az iratok nyilvántartásba vétele 4.1. Iktatás Az intézményhez érkező vagy ott keletkező iratokat — ha a jogszabály másként nem rendelkezik — iktatással kell nyilvántartani. Az iratot úgy kell iktatni, hogy abból az irat beérkezésének időpontja, az irat tárgya, az ügyintéző neve, az elintézés módja, a kezelési feljegyzések, valamint az irat holléte bármikor megállapítható legyen. Az iratkezelési szabályzatban meg kell határozni a nem iktatandó más nyilvántartásba veendő iratok körét (lásd 4.7. pont). 4.2. Iktatás módja 4.2.1. Az iktatás történhet: hagyományos, kézi módszerrel és számítógépes eljárással. Az iratok nyilvántartásba vétele (iktatás) a nyilvántartási könyvbe (iktatókönyvbe) történő bejegyzéssel és ezzel egyezően, egyidejűleg a nyilvántartó bélyegző lenyomatának az iraton való elhelyezésével, rovatainak kitöltésével és az irat előadói ívbe helyezésével történik. Az iktatás történhet, alszámokra tagolódó vagy alszámok nélküli sorszámos rendszerben. Gyűjtőszám és gyűjtőív használható abban az esetben, ha egy intézkedésre vagy felhívásra több intézménytől vagy szervezeti egységtől érkeznek válaszok (ún. egyfordulós ügyek). A beérkezett válaszokra a gyűjtőszámot és a soron következő alszámot vezetik rá. Az irat nyilvántartása gyűjtőíven történik. A gyűjtőív használatát jelölni kell az előadói íven és az iktatókönyvben is. A gyűjtőszámok jegyzékét a tárgy megjelölésével az iktatókönyv első lapjához kell csatolni. [Pl. Gy. 25/3: A 25 az iktatókönyvbe egyszer tárgymeghatározással bejegyzett gyűjtő (iktatószám) a (3 a beérkezett 3. válasz).] A gyűjtőíveket év végén emelkedő sorszám szerint összekapcsolva az iktatókönyvvel együtt kell kezelni. 4.2.2. Számítógépes iktatásnál az irat nyilvántartási adatait elektronikusan rögzítik, ennél az iktatási módnál az alszámokra tagolódó rendszert célszerű alkalmazni. Ebben az esetben, egy sorszámhoz korlátlan számú alszám tartozhat. Az irat adatainak rögzítésével egyidejűleg az iktatóbélyegzőt el kell helyezni az ügyiraton, rovatait kitölteni, előadói ívbe helyezni, és annak rovatait értelemszerűen kitölteni. Az iratkezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja be. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, express küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előirata. Ha van, úgy azt a kezelőnek szerelnie kell. Amennyiben az összetartozó iratok az ügy lezárása után véglegesen együtt maradnak, úgy ezt az iktatókönyvben is jelölni kell. A jelölés, a kezelési feljegyzések rovatban az irat új számának megjelölésével történik. Az ügyintézés során a nem ugyanazon ügyirathoz tartozó iratok átmeneti összekapcsolása (csatolása) is szükséges lehet. Az ideiglenesen csatolt iratokat legkésőbb az irattározás során eredeti helyükre vissza kell helyezni. 4.3. Az iktatókönyv 4.3.1. Hagyományos, kézi iktatás esetén minden naptári év kezdetén újonnan nyitott, hitelesített, oldalszámozott iktatókönyvet kell használni. 4.3.2. Az iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat bármely módon olvashatatlanná tenni tilos. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti szöveg olvasható maradjon. A javítást dátummal és kézjeggyel kell igazolni. 4.3.3. Téves iktatás esetén az előző pontban foglaltak szerint kell eljárni, ebben az esetben azonban azt is meg kell jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratát, mely számra iktatták át. 1999/30. szám 4.3.4. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján az iktatásra felhasznált utolsó számot követően aláhúzással, az iktatás utolsó számának feltüntetésével, keltezéssel, aláírással és a hivatalos bélyegző lenyomatának elhelyezésével le kell zárni. 4.3.5. Számítógépes iktatási rendszer esetén az iktatóprogram tartalmazza a kézi iktatásnál előírtakat (törlési, javítási, hozzáférési jogosultság szabályozásával). 4.4. Iktatási adatok Az iktatás során az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven az alábbi adatokat kell feltüntetni: — az iktatás sorszámát (iktatószám), — az iktatás időpontját, — az irat küldőjének azonosító adatait, — a küldő iktatószámát (hivatkozási szám), — az irat tárgyát, — az elő- és utóirat korábbi iktatószámát, — az ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző azonosító adatait, — az elintézés határidejét, — az elintézés módját, idejét, — az esetleges címzetteket, — a kezelési feljegyzéseket (csatolás, határidő, visszaérkezés), — az irattári tételszámot és az irattárba helyezés keltét, — a mellékletek számát. 4.5. Az iktatószám Az iktatást minden évben 1-gyel, — osztott iktatás esetén ha külön számkeretet jelölnek ki — ennek első számával kell kezdeni. A különböző szervezeti egységek iktatószámait pl. római számok, illetve betűjelek különböztethetik meg egymástól. A megkülönböztető jelek jegyzékét, illetve a számkerethez tartozó szervezeti egységek kódját az iratkezelési szabályzat mellékletében fel kell tüntetni. Az iktatószám első része tehát a sorszám, második része az aktuális évszám (pl. 1324/1998.) alkalmazása centralizált iratkezelés esetén célszerű. Osztott iktatás esetén a számkeret pl. 1—1000-ig igazgatási ügyek, 1001—2000-ig jogi ügyek. Az iktatószámot ebben az esetben a kereten belüli soron következő sorszám és az aktuális évszám adja (pl. 1451/1998., ebben az esetben már az iktatószám első tagja nyilvánvalóvá teszi, hogy a kérdéses irat jogi vonatkozású). Betűjellel történő megkülönböztetés esetén [pl. Ig. 893/1998. (Igazgatási Osztály), Kö. 5013/1998. (Közgazdasági Főosztály)] betűk helyett a folyószám előtt megkülönböztetőül római szám is alkalmazható. 4.6. Az iktatóbélyegző A beérkező irat iktatásakor az iktatóbélyegző lenyomatát az iraton a szöveg lefedése nélkül kell elhelyezni, és rovatait kitölteni. Az iktatóbélyegző lenyomatának adatai: — az intézmény neve, székhelye, — az iktatószám, — az iktatás dátuma, — az ügyintéző vagy az ügyintéző szervezeti egység neve, — mellékletek száma, — tételszám. 4.7. Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani: — a tananyagokat, — a tájékoztatókat, meghívókat, — bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat, — a pénzügyi bizonylatokat, számlákat (külön szabályozás szerint), — a munkaügyi nyilvántartásokat, — az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat, — a visszaérkezett tértivevényeket, — a sajtótermékeket. 4.8. Számítógépes iktatási sajátosságok A számítógépes iktatásnál ugyanazokat a követelményeket kell teljesíteni mint a hagyományos iktatásnál. Számítógépes érkeztetés és iktatás esetén is fel kell tüntetni az iraton mindazon kezelési feljegyzéseket, amelyek a hagyományos iratkezelésben szükségesek. A számítógépes nyilvántartás nem helyettesítheti azokat az átadókönyveket, amelyekben az átadás-átvétel tényét a sajátkezű aláírás bizonyítja. A számítógépes iktatásnál az iktatási nyilvántartás, az iktatókönyv és az előadói ív azonos adattartalmú. A programnak biztosítania kell az ügyenkénti nyomtathatóságot. A számítógépes rendszerbe vitt érkeztetési és iktatási adatok utólagos módosításának tényét a jogosultsággal rendelkező ügyintéző azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzíteni kell a módosítás előtti szövegrészt is. Az adatvédelmi szabályok megtartásával, az iktatási adatbázist hozzáférhetővé kell tenni mindaddig, amíg az ügyintézéshez szükséges. Az iktatási adatbázist az illetékes levéltárral egyeztetett módon, év végén tartós (savmentes) papírra ki kell nyomtatni. Az adatbázis alapján kötelezően kinyomtatandó az iktatókönyv, a név- és tárgymutató, ezeket hitelesítve a tárgyév irataihoz kell csatolni. Az iktatóprogram nyújtotta lehetőség szerint egyéb segédlet (pl. idegen számmutató, felszerelőkönyv, selejtezési jegyzőkönyv) is készíthető. A számítógépes nyilvántartások készítésénél és felhasználásánál az Avtv. adatkezelésre vonatkozó előírásait figyelembe kell venni. Az elektronikus adatbázist év végén hitelesítve le kell zárni. 1999/30. szám 4.9. A nem papíralapú, elektronikus adathordozón érkezett iratok (pl. magnetofonszalag, hajlékony lemez, CD ROM) mellé kísérőlapot kell csatolni és ezeket együtt kell kezelni. A kísérőlapon fel kell tüntetni az adathordozó iktatószámát, az adathordozó tartalmi paramétereit, a felvételek tárgyát, a készítő és a nyilvántartásba vevő aláírását. Maradandó módon rá kell vezetni magára az adathordozóra (tokjára) az iktatószámot. Egy adathordozón csak egy témához tartozó iratok adhatók át. 4.10. Mutatózás Papíralapú, hagyományos, kézi iktatást végző intézményeknél szervezeti egységeknél az iktatott iratokról név-, tárgy- és szükség szerint idegen számmutatót, felszerelőkönyvet kell vezetni. A név- és tárgymutató naprakész vezetése kötelező. Számítógépes iktatás esetén az 4.8 pontban foglaltak szerint kell eljárni. V. Iratkezelési feladatok az ügyintézés folyamatában 5.1. A választott iratkezelési rendszertől függően a vezető elrendelheti az irat bemutatás előtti iktatását, illetve ezt a jogkörét — az SZMSZ-ben szabályozott módon — átruházhatja az iratkezelést ellátó szervezeti egység kijelölt munkatársára. 5.2. Központosított és vegyes iratkezelés esetén a központilag érkeztetett és iktatott iratot az iratkezelő szervezeti egység megbízott munkatársai előadói ívbe helyezve, átadókönyvvel eljuttatja az intézkedésre illetékes szervezeti egységhez, melynek vezetője vagy megbízottja ügyintézőkre szignálja az elintézendő ügyiratokat. 5.3. Elektronikus iratforgalom esetén, ha az irat nem az iktatóhelyhez (pl. az előadóhoz) érkezett, iktatásra az iratkezelőhöz kell irányítani. Az iratkezelő, ha az érkezett irat előzményéből az ügyintéző nem azonosítható, úgy az elektronikus iratot köteles az illetékes vezetőnek szignálásra bemutatni. 5.4. Osztott iratkezelés esetén a 5.2. pontban meghatározott valamennyi feladatot az érintett szervezeti egységen végzik. 5.5. A szignáló kijelöli az ügyintézőt — az alkalmazott iktatási rendszertől függően — hivatali egységet vagy részleget, illetve személyt; közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (határidő, sürgősségi fok stb.). A szervezeti egység iratkezelője a kiszignált, beiktatott iratokat bevezeti az illetékes ügyintéző előadói munkanaplójába. Az illetékes ügyintéző a munkanaplóban aláírásával és dátummal hitelesítve elintézésre átveszi az ügyiratot. 5.6. Az ügyintéző feladatai Ellenőrzi iktatószám és lapszám szerint az általa átvett iratokat, valamint a szükséges iratkezelői teendők elvégzését (pl. csatolás, szerelés). Feljegyzéseket készít a tervezett intézkedéseiről — véleménykérés, intézkedés, láttamoztatás, tudomásulvétel —, azok indoklásáról, melyeket az előadói íven rögzít. Az előadói íven készíti el az elintézés tervezetét is. Az elintézés történhet:

Source: https://magyarkozlony.hu/hivatalos-lapok/13875f22d045a86fb54bfe79903543f42f5a70e6/dokumentumok/0aeccf4342e60f2f41b4080bdf6699356da1d7f9/letoltes