Publication: Magyar Közlöny
Issue: MK-1999-30 (Year: 1999, Number: 30)
Era: 1990-2004
Section: 1957. évi IV. törvény előírásainak megfelelően az ügyfél
Paragraph Index: 71

29. §-ában meghatározottak alapján az intézmény vezetője engedélyezhet. Az intézmény azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, melyek 15 év után is az őrizetében vannak, a közlevéltárban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint köteles biztosítani. 6.7. Selejtezés 6.7.1. Az iratok selejtezését az irattár méretétől függően, de legalább 5 évenként el kell végezni. A selejtezési szándékot az illetékes közlevéltárnak a munka megkezdése előtt be kell jelenteni. A bejelentésnek tartalmaznia kell a selejtezés alá vonandó iratok évkörét, tárgykörét és hozzávetőleges mennyiségét. 6.7.2. Az iratok selejtezését csak az azok tartalmi jelentőségével tisztában lévő felelős személy irányítása mellett, az irattári tervben meghatározott őrzési idők letelte után lehet végezni. Az iratselejtezésről 3 példányban selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyeket iktatás és a selejtezési bizottság tagjainak aláírása után az illetékes közlevéltárnak a selejtezés jóváhagyása céljából meg kell küldeni. A selejtezés ellenőrzését az illetékes levéltár a helyszínen vagy az irattári terv alapján végzi. Az ellenőrzést követően a levéltár a selejtezési jegyzőkönyvet záradékolva visszaküldi. A selejtezési jegyzőkönyv adatai: a jegyzőkönyv felvételének helye, ideje, a selejtezési bizottság tagjai, a selejtezés tárgya (a selejtezendő fond/ok neve, évköre), a selejtezés alapjául szolgáló jogszabály és irattári terv száma, a kiselejtezésre kijelölt iratok irattári tételszáma évköre és mennyisége, a selejtezési bizottság tagjainak hiteles aláírása. 6.7.3. A közlevéltár jogosult az általa maradandó értékűnek minősített iratokat a selejtezésre javasoltak közül kiemelni és a levéltárnak átadandók közé soroltatni. A közlevéltár által is selejtezhetőnek minősített iratokat a nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni. Az Avtv. szerinti különleges adatokat tartalmazó iratokat csak zúzás vagy égetés útján szabad megsemmisíteni. Ennek részletes szabályait az intézmény adatvédelmi szabályzatában kell meghatározni. Az elektronikus adathordozón lévő iratok selejtezése és megsemmisítése az általános szabályok szerint történik. 6.8. Az iratok átadása a levéltárnak A levéltárnak átadandó iratok körét az irattári terv határozza meg. A maradandó értékűnek minősített iratokat legalább 15 év helyben őrzés után, legalább 5 évenként át kell adni az illetékes levéltárnak. A levéltárnak csak lezárt évfolyamok iratai adhatók az ügyviteli segédletekkel együtt. Az átadásról átadás-átvételi jegyzék készül 2 példányban. Az átadás költségei az átadót terheli. Az átadás időpontját és az átadandó iratok jegyzékét az illetékes levéltárral előzetesen egyeztetni kell. Az átadás-átvételi jegyzék adatai: — Az átadó neve (az átadott iratok intézményének neve) és évköre, az átadott iratok mennyisége. — Az átadott anyagokról raktári egység szintű (doboz, kötet) jegyzéket kell készíteni: dobozszám, tárgy, tételszám, évszám feltüntetésével. A hosszú ügyviteli érték miatt visszatartott iratokról (pl. alapító okirat, tervdokumentáció) külön jegyzék készül. — Az átvevő levéltár neve. — Amennyiben a levéltár az elektronikus iratok tárolásához és kezeléséhez nem rendelkezik a szükséges technikai feltételekkel, úgy az elektronikus adathordozón lévő iratokról legkésőbb levéltárba adás előtt hitelesített másolatot kell készíteni, tartós, időtálló papíralapú adathordozóra. — A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell az átadónak az iratok kezelésére vonatkozó esetleges kikötéseit. — Az átadó és az átvevő hiteles aláírását. — Az átadás-átvételi jegyzőkönyv 1-1 példányát mindkét fél nem selejtezhető tételként kezeli. VII. Intézkedések az intézmény megszűnése esetén A közfeladatot ellátó intézmény megszüntetése vagy feladatkörének megváltoztatása esetén a rendelkező intézmény köteles intézkedni az érintett intézmény irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és használhatóságáról. 1999/30. szám Melléklet az iratkezelési mintaszabályzathoz (MINTA) IRATTÁRI TERV I. Igazgatási és jogi ügyek 1. Alapító okirat NS* — 2. Vezetői értekezletek jegyzőkönyvei NS 3. Vezetői, igazgatói utasítások, körlevelek NS 4. Szervezeti és működési szabályzat és mellékletei NS 5. Alapítványi iratok (alapítás, érdemi tevékenység, megszüntetés) NS 5.1. Alapítványi operatív ügyek — 6. Szakmai pályázatok NS 7. Hazai és nemzetközi megállapodások, egyezmények NS 8. Éves szakmai beszámolók és jelentések Éves statisztikai adatszolgáltatások NS 9. Évközi statisztikai adatszolgáltatás — 10. Hosszú távú és éves szakmai munkatervek NS 11. Külső szakmai megbízások (gyógyszer és egyéb kísérletek ügyei) NS 12. Beteg érdekvédelmi ügyek: tájékoztatás, felvilágosítás, adatvédelem NS 13.

Source: https://magyarkozlony.hu/hivatalos-lapok/13875f22d045a86fb54bfe79903543f42f5a70e6/dokumentumok/0aeccf4342e60f2f41b4080bdf6699356da1d7f9/letoltes