Publication: Magyar Közlöny
Issue: MK-2001-74 (Year: 2001, Number: 74)
Era: 1990-2004
Section: 
Paragraph Index: 231

g) az adatbeviteleket logikai ellenőrzésekkel vizsgálják, ezek célja a következetlen vagy rendkívüli adatok kiszűrése. Egy előzetesen elfogadott információ- és kommunikáció-technológiai stratégia alapján kialakítanak egy átfogó információ-technológiai biztonságpolitikát, amely szavatolja az összes adat bizalmas kezelését, integritását és hozzáférhetőségét. 2.2.7. Az elfogadott eljárásokkal gondoskodnak arról, hogy a támogatás mértékeiben és az anyagi támogatás megítélésének feltételeiben bekövetkezett változásokat időben dokumentálják, majd ennek megfelelően aktualizálják az utasításokat, adatbázisokat és ellenőrző jegyzékeket. 2.3. Az engedélyezési és ellenőrzési funkció vagy annak valamelyik melléklete átruházható más szervekre, de csak abban az esetben, ha teljesülnek az alábbi feltételek: 2.3.1. pontosan meghatározzák az egyéb szervek kötelezettségeit és feladatait, különös tekintettel jelen Megállapodás érvényesítésének vizsgálatára és ellenőrzésére; 2.3.2. a szervek rendelkeznek olyan hatékony, működőképes rendszerekkel, amelyek lehetővé teszik kötelezettségeik megfelelő ellátását; 2.3.3. a szervek igazolják a hivatalnak, hogy valóban eleget tesznek kötelezettségeiknek, és leírják az ehhez alkalmazott eszközöket; 2.3.4. a SAPARD hivatal rendszeres időközönként és mindig időben tájékoztatást kap a lefolytatott ellenőrzések eredményeiről, ily módon a hivatal egy követelés engedélyezésénél vagy könyvelésénél, illetve egy számla kifizetésénél mindenkor figyelembe tudja venni az ellenőrző eszközök szabályszerű működtetését. Az elvégzett munkát részletesen ismertetik egy jelentésben, amelyet csatolnak minden egyes kérelemhez és követeléshez, vagy több, összefogott kérelemhez és követeléshez, illetve adott esetben egy évi jelentéshez. A jelentéshez csatolják a jóváhagyott kérelmek és követelések jogosultságára és az elvégzett munka jellegére, terjedelmére és korlátjaira vonatkozó igazolást. A jelentés tartalmazza az elvégzett fizikai és adminisztrációs ellenőrzéseket, az összes ellenőrzés eredményét és a jelentésben közölt eltérések és szabálytalanságok nyomán kezdeményezett intézkedéseket. A hivatalnak benyújtott igazoló dokumentumoknak megfelelő biztosítékkal kell szolgálniuk arra, hogy a kifizetésre engedélyezett igénylések vagy számlák jogosultságára vonatkozó összes ellenőrzést rendben elvégezték; 2.3.5. a SAPARD hivatal a projekt jóváhagyása és a támogatás megítélése előtt meggyőződik arról, hogy az egyéb szervek az ebben a Cikkben megfogalmazott kritériumoknak megfelelő eljárásokat követték; 2.3.6. pontosan meghatározzák és dokumentálják a kérelmek elbírálásának kritériumait és a kérelmek elbírálásának elsőbbségi sorrendjét; 2.3.7. amennyiben az engedélyezett kifizetési igénylésekre, elfogadott kiadásokra és elvégzett ellenőrzésekre, valamint a ki nem választott projektekre vonatkozó dokumentumokat más szervek őrzik, ezek a szervek és a hivatal 2001/74. szám külön eljárásokkal gondoskodnak arról, hogy a hivatal által teljesített konkrét kifizetésekre vonatkozó összes dokumentum megtalálható legyen, és hogy ezeket a dokumentumokat a hivatal hivatalos helyiségeiben ellenőrzés céljára kiszolgáltassák olyan személyeknek és szerveknek, akik vagy amelyek egyébként is jogosultak ilyen okmányok ellenőrzésére, nevezetesen: (i) a hivatal igénylésekkel foglalkozó alkalmazottainak, (ii) a hivatal belső ellenőrzési egységének, (iii) a hivatal éves elszámolását hitelesítő Igazoló Szervnek, (iv) a Közösség meghatalmazott megbízottainak és képviselőinek; 2.3.8. írásos megállapodás szükséges a SAPARD hivatal és azok a szervek között, amelyekre a SAPARD hivatal funkcióinak ellátását átruházza. Az ilyen megállapodásban rendelkeznek arról, milyen funkciókat kell ellátnia a hivatkozott szervnek, milyen jellegű igazoló dokumentumokat és jelentéseket kell megküldenie meghatározott időkereteken belül a SAPARD hivatalnak. A teljes rendszert, beleértve a más szervek által ellátott átruházott funkciókat, a szervezeti ábrán kell rögzíteni. A Megállapodás rendelkezik arról, hogy a Közösség meghatalmazott megbízottai vagy képviselői hozzáférhetnek az egyéb szervek kezelésében levő adatokhoz, valamint arról, hogy ezek a tisztviselők megvizsgálják a kérelmeket, többek között elvégzik a projektek és a kedvezményezettek ellenőrzését. 2.4. Számviteli eljárásokkal gondoskodnak arról, hogy a Bizottság elé terjesztetett költségnyilatkozatok hiánytalanok, pontosak és naprakészek legyenek, és hogy — többek között legalább háromhavonként tartott ellenőrzésekkel és egyeztetésekkel — időben kiszűrjék és korrigálják az előforduló hibákat és mulasztásokat. A számlákon elkönyvelt minden egyes tételről teljes ellenőrzési nyomvonal készül. A SAPARD hivatal számviteli eljárásai biztosítják, hogy a számviteli rendszer minden regionális iroda, valamint minden projekt, szerződés, intézkedés vagy mellékletintézkedés vonatkozásában euróban és nemzeti valutában is kimutassa az összköltséget, a kötelezettségben vállalt kiadást, a részletfizetéseket és a végső elszámolást. Határidőket állapítanak meg azoknak a kötelezettségeknek a törlésére, ahol az előzetesen egyeztetett időpontra nem készültek el a vállalt munkával. Az ilyen törléseket megfelelően elkönyvelik a számviteli rendszerben. 2.5. A SAPARD hivatal olyan belső auditról vagy egyéb hasonló rendszerről gondoskodik, amely alkalmas a belső ellenőrzés hatékony működtetésére. A belső ellenőrzés független a hivatal egyéb osztályaitól és közvetlenül a hivatal felső vezetésének ad számot tevékenységéről. A belső ellenőrzés azt vizsgálja, alkalmasak-e az Hivatal eljárásai jelen Megállapodás végrehajtásának ellenőrzésére, valamint a számlák pontos, hiánytalan és naprakész voltának vizsgálatára. Az ellenőrzések bizonyos kiválasztott intézkedésekre és alintézkedésekre, illetve a tranzakciókból összeállított mintákra korlátozhatók, feltéve, hogy létezik egy olyan audit terv, amely biztosítja, hogy legalább háromévenként sor kerüljön minden jelentős terület, többek között az engedélyezésért felelős szervezeti egységek és szervek, illetve az átruházott funkciók ellátásával megbízott szervek ellenőrzésére. A belső ellenőrzés a nemzetközileg elfogadott audit szabványok alapján végzi munkáját, tevékenységének eredményeit munkaokmányokban rögzítik, az ellenőrzések alapján jelentéseket és ajánlásokat készítenek a hivatal legfelső vezetése számára. Az ellenőrzési terveket és jelentéseket a pénzügyi ellenőrzések segítése, valamint a belső ellenőrzési funkció hatékonyságának értékelése céljából megküldik az Igazoló Szervnek és a Közösség megbízottainak vagy meghatalmazott képviselőinek. 2.6. A Magyar Köztársaságban az árukra, munkák és szolgáltatásokra vonatkozó közbeszerzési szabályoknak összhangban kell lennie a Bizottság „Szolgáltatásokra, munkákra és beszállításra vonatkozó szerződések harmadik országgal folytatott közösségi együttműködés esetén” című kézikönyvében lefektetett szabályokkal. A Bizottság ex-ante jóváhagyásának követelménye azonban ezekre az esetekre nem vonatkozik. 2.7. A 2.6. pontban hivatkozottaktól eltérő közbeszerzések esetében az alábbiaknak a Közösségből vagy az F. Melléklet 8. pontjában hivatkozott országokból kell származniuk: (i) szolgáltatások, munkák, beszerzett gépi eszközök és tartozékok; (ii) egy vállalkozó által munkavégzés és szolgáltatás céljára megvásárolt tartozékok és gépi eszközök, amenynyiben a tartozékok és gépi eszközök a szerződés végrehajtását követően a projekt tulajdonába kerülnek. 2.8. A hivatal egy olyan rendszert hoz létre, amely azonosítja az összes esedékes összeget és az összegek beérkezése előtt rögzíti az adósok főkönyvében az összes kinnlevőséget, beleértve az összeg beérkezése előtt felmerülő szabálytalanságokat. Az adósok főkönyvét rendszeres időközönként ellenőrzik, hogy megtehessék a szükséges intézkedéseket a lejárt adósságok behajtására, különös tekintettel a lejárt garanciákra és a visszatérített kifizetésekre. Ezen melléklet 8. Cikke (5) bekezdésének rendelkezéseit vagy az adósságok behajtására vonatkozó hazai jogi rendelkezéseket nem érintve, a Közösségre e szabálytalanságok vonatkozásában terhelt pénzügyi hozzájárulást az adósok könyvében való elkönyvelésüket követő második év végén leírják és levonják a következő időközi átutalási igénylés összegéből, ezen melléklet 9. Cikke szerint. A Közösség hozzájárulásával összefüggő, a SAPARD hivatal által behajtott adósságok révén keletkezett kamatot a SAPARD hivatal számláján (számláin) könyvelik el; ezt a kamatot csak és kizárólag a Programban lehet felhasználni. 4 SEC 1999 1801/2, http://europa.eu.int/comm/scr/tender/usedoc/index_en.htm 2001/74. szám A SAPARD hivatal gondoskodik arról, hogy a behajtott összegeket a behajtás napját követő 5 napon belül jóváírják a SAPARD euró számlán. 2.9. A SAPARD hivatal a Közösség társfinanszírozására való hivatkozással közzéteszi a támogatás igénybevételének lehetőségeit az összes potenciális projektirányító és -működtető számára, hogy minél szélesebb körből választhassa ki a potenciális projektirányítókat és működtetőket. A rendszer elindítása előtt elkészítik azokat az egységes jelentkezési lapokat, amelyek többek között tartalmazzák a világos pályázati irányelveket és a jogosultság feltételeit. A potenciális kedvezményezettek vagy kedvezményezettek ingyenesen férhetnek hozzá a szükséges információkhoz, többek között a jelentkezési lapokhoz. Ez a rendelkezés nem érinti a gazdaság egyéb szférájában általában alkalmazott díjakat. 2.10. A SAPARD hivatal rendszeres időszakonként feldolgozza a kedvezményezettektől érkező kérelmeket. 2.11. A SAPARD hivatal megfelelő rendszert vezet be, amelynek segítségével előzetesen meghatározott mutatók alapján jelentést tesz az egyes projektek és intézkedések végrehajtásának helyzetéről. Ezeket a mutatókat adott esetben a Monitoring Bizottság jóváhagyásával és a Bizottság előzetes jóváhagyásával felülvizsgálhatják. 2.12. Amennyiben az előzetesen meghatározott célkitűzések teljesítése késedelmet szenved, megfelelő intézkedéseket kezdeményeznek, beleértve adott esetben egy projekt jóváhagyásának visszavonását. Minden intézkedésről megfelelő nyilvántartást vezetnek. 2.13. Megfelelő irányítási információs rendszert alkalmaznak a projektekre és intézkedésekre vonatkozó megfelelő jelentések gyors elkészítéséhez. A jelentéseket szükség esetén az Irányító Hatóság, a Monitoring Bizottság és a Bizottság rendelkezésére bocsátják.

Source: https://magyarkozlony.hu/hivatalos-lapok/1baeba776a9f669ffa1b631e504536ab43663b6f/dokumentumok/1f6c656c3fad72454f289095a9260ed4303525c0/letoltes