Publication: Magyar Közlöny
Issue: MK-1999-30 (Year: 1999, Number: 30)
Era: 1990-2004
Section: titokról rendelkező 1995. évi LXV. törvényben foglaltak
Paragraph Index: 67

c) Intézkedés nélkül irattárba helyezéssel. 5.7. A kiadmányozás 5.7.1. Külső intézményhez vagy személyhez kiadmányt csak az SZMSZ-ben meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy aláírásával lehet továbbítani, elküldeni. A kiadmány akkor hiteles, ha — azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg írja alá, — neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, és nem nyomdai sokszorosítású irat esetén a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, — sokszorosítás esetén elegendő a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés, illetve, a kiadmányozó alakhű aláírásmintája és/vagy a kiadmányozó intézmény bélyegzőlenyomata. A kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a intézmény bélyegzőlenyomata szerepel. 5.7.2. Hitelesítés Csak az eredeti iratot őrző szervezeti egység iratkezelője jogosult a másolat vagy a kiadmány hitelesítésére. A hitelesítés záradékolással történik. A kiadmány hitelesítéséhez az intézmény hivatalos bélyegzőjét kell használni. A kiadott bélyegzőkről és az érvényes aláírásokról nyilvántartást kell vezetni. 5.7.3. A digitális hitelesítés Az elektronikus úton előállított, az intézmények között elektronikusan továbbított iratok hitelesítésére elektronikus aláírást és időbélyegzőt, jogszabályban kijelölt intézmény által kezelt nyilvános és titkos kulcsot kell alkalmazni. 1999/30. szám 5.8. Az iratok továbbítása, postázása (expediálás) Az intézkedésre kötelezett szervezeti egység iratkezelőjének ellenőriznie kell, hogy az aláírt, hitelesített és lebélyegzett leveleken végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, csatolták-e a jelzett mellékleteket. Az előadói íven vagy az irat másolatán jelölni kell a továbbítás dátumát. A kimenő küldeményeket átadókönyvbe bevezetve kell a postázóba továbbítani. Külön kell csoportosítani az ún. könyvelt küldeményeket (pl. ajánlott, tértivevényes), valamint a továbbítás módja szerint: posta (gyorsposta DHL), kézbesítő, futárszolgálat stb. VI. Irattározás és levéltárba adás 6.1. Irattározás, irattári terv Az intézmény az illetékes közlevéltárral együttműködve készít irattári tervet. Az illetékes levéltár egyetértése szükséges a nem selejtezhető, maradandó értékű iratok körének meghatározásához. Az iratári tervben az irattári tételszámokat szervezeti felépítés vagy feladat és ügykör szerint kell csoportosítani. (A feladat és az ügykör szerinti csoportosítás az időtállóbb.) Az iratári tervben meg kell határozni az egyes ügykörökhöz tartozó tételszámokat, azok szükséges őrzési idejét, selejtezésének, illetve levéltárba adásának időpontját. 6.2. Az irattár Irattározás céljára, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget kell kialakítani, amelyben télen-nyáron biztosítani kell a megfelelő páratartalmat (55′—65′) és a 17—18 ˚C hőmérsékletet. Irattározás céljára csak tűz- és vízbiztos helyiség használható. Az irattárban a tűzbiztonsági szabályzat „C” kategóriájára vonatkozó előírásokat kell betartani. (Az irattár helyiségein közművezetékek nem haladhatnak keresztül.) Az irattárat stabil vagy mobil — vasból vagy acélból készült — állványokkal kell berendezni, a munkavédelmi szabályok fokozott figyelembevételével. Az iratokat dobozokban, a maradandó értékűeket lehetőleg savmentes dobozban kell tárolni. A nem papír alapú iratok tárolását az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani. A külön tárolást az iraton és az irattári nyilvántartásokban is jelezni kell. Elektronikus irattárolás esetén a tárolt információk biztonsági mentése a legfontosabb irattári feladat, e célból biztonsági másolatokat kell készíteni. A másolatokat az eredetiektől elkülönített helyen, de azonos biztonsági feltételekkel kell tárolni. 6.3. Elhelyezés a kézi, átmeneti (operatív) irattárban Az elintézett ügyek iratai az iratkezelési rendszertől függően, osztott iktatás esetén a szervezeti egység irattárában maradnak. Számítógépes vagy vegyes iratkezelési rendszerben az elintézett ügyek iratait átmeneti irattárba kell helyezni. Az átmeneti irattárba helyezés előtt ellenőrizni kell, hogy az iraton valamennyi kezelői utasítást végrehajtották-e, szerepel-e a megfelelő tételszám. Az ügyintéző átadókönyvvel adja át az elintézett ügyek iratait. Az iratkezelő az átvett iratokat az iktatókönyvből kivezeti és tételszámonként, az iktatószámok emelkedő sorrendjében irattározza. Amennyiben a kézi (átmeneti) irattárba helyezett iratra az ügyintézőnek vagy az illetékes szervezeti egységnek, illetve az intézmény a témában intézkedési vagy betekintési jogkörrel rendelkező vezetőjének szüksége van, úgy azt a kézi (átmeneti) irattár iratkezelője a raktári kölcsönzési naplóba bevezetve, és az irat helyére iratvényt helyezve az illetékes rendelkezésére bocsátja. Iratkölcsönzésnél figyelemmel kell lenni az adatvédelemre, meg kell akadályozni a jogosulatlan hozzáférést, illetve betekintést. A raktári kölcsönzési napló rovatai: az irat iktatószáma, a kölcsönző intézmény vagy személy neve a kölcsönzés illetve a visszaadás dátuma. Csatolás vagy szerelés tényét az irattári segédleteken is jelezni kell. Év végén a vissza nem származtatott iratokról jegyzéket kell készíteni, és ezt az illetékes szervezeti egység vezetőjéhez el kell juttatni. Központosított és vegyes iratkezelési rendszerben az átmeneti irattárat is kezelő dokumentációs iroda vagy részleg kimutatást készít az évi irathátralékról, melyet eljuttat az érintett szervezeti egységhez. A szervezeti egység a már lezárt ügyek iratait 2 példányos átadási jegyzőkönyvvel és az általuk vezetett segédletekkel adja át. A nem tartós megőrzést biztosító adathordozón érkezett iratokról pl. faxokról az ügyintézés során tartós megőrzésre alkalmas másolatot kell készíteni. 6.4. Számítógépes iktatási rendszer esetén az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, adatállományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített adatokkal. 6.5. Irattári kezelés Az irattári anyag rendszerezése az irattári terv alapján történik. Az irattári rend kialakítása, fenntartása, szakszerű működtetése az irattáros feladata. A központi irattárba helyezett iratokról nyilvántartást kell vezetni, nagyobb irattárban — a könnyebb eligazodás érdekében — raktártérképet célszerű készíteni. 6.6. Az irattári anyag használata Az irattári anyag használata történhet belső ügyviteli célból, más intézmény vagy személy megkeresésére. A 1999/30. szám használat módjai: betekintés, kölcsönzés, másolatkészítés. Az intézmény munkatársai az SZMSZ-ben rögzített jogosultságok szerint az anyagba betekinthetnek, hivatali célra kikölcsönözhetik, s róla másolatot készíthetnek, amennyiben jogszabály másként nem rendelkezik. Rendelkezés hiányában az irattár ügyviteli célú használatát a kiadmányozásra jogosult engedélyezheti. Az államigazgatási eljárás általános szabályairól szóló

Source: https://magyarkozlony.hu/hivatalos-lapok/13875f22d045a86fb54bfe79903543f42f5a70e6/dokumentumok/0aeccf4342e60f2f41b4080bdf6699356da1d7f9/letoltes