Publication: Magyar Közlöny
Issue: MK-2003-138 (Year: 2003, Number: 138)
Era: 1990-2004
Section: a 45/2003. (XII. 2.) BM rendelethez
Paragraph Index: 7

a 45/2003. (XII. 2.) BM rendelethez „VII. Fejezet Intézkedések a helyi önkormányzat feladatkörének megváltozása, hivatal, munkakör átadása esetén 22.1. A helyi önkormányzat feladatkörének megváltozása, valamint községalakítás, községegyesítés, községegyesítés megszüntetése esetén a feladatot átvevõ helyi önkormányzatnak kell intézkednie az érintett önkormányzat irattári anyagának további elhelyezésérõl, biztonságos megõrzésérõl, kezelésérõl és további használhatóságáról. 22.2.1. Hivatalátadás esetén az errõl felvett és iktatott jegyzõkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetõleg átvett ügyirathátralékot. 22.2.2. Az ügyintézõi munkakör átadása esetén az ügyintézõ az iratokkal munkanaplója alapján számol el. Ha a munkakört átadó ügyintézõ a szervtõl eltávozik, a munkanaplóját be kell vonni. Minta irattári terv A minta irattári terv alapján a helyi önkormányzatok — az illetékes levéltár egyetértésével — készítik el irattári tervüket. Az önkormányzatoknak lehetõségük van a használatba nem kerülõ irattári tételek elhagyására, a válogatás azonban nem jelentheti az ügykörökhöz kapcsolódó jelzõszámok és kódjelek megváltoztatását. A helyi önkormányzat egyedi irattári tervének módosítását úgy kell elkészíteni, hogy az illetékes levéltár egyetértõ nyilatkozatát követõen 2004. január 1-jétõl bevezetésre kerüljön. A minta irattári terv az önkormányzatoknál keletkezõ köziratok rendszerezésének és a selejtezhetõség szempontjából történõ válogatásának alapjául szolgáló jegyzék. A minta irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, az önkormányzat szervezetéhez, feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhetõ irattári tételekbe tartozó iratok, ügyviteli célú megõrzésének idõtartamát, továbbá a nem selejtezhetõ iratok levéltárba adásának határidejét. A több szervezeti egységnél, elõadónál elõforduló iratok egységes irattári kezelése és selejtezése érdekében a minta irattári terv általános és különös részre oszlik. Az ügy típusát, ágazati hovatartozását, az irat selejtezhetõség szerinti minõsítését és a levéltári átadás idõpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja, amely egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is. Az irattári jel összetevõi: — ügykörszám: háromjegyû szám, amely meghatározza az ügy típusát, az önkormányzati hivatal szervezetéhez és feladatköréhez igazodó rendszerezésben; — ágazati betûjel: meghatározza az ügy ágazati hovatartozását; — selejtezési jel: kódszám, amely meghatározza a nem selejtezhetõ tételeket, valamint a kiselejtezhetõ irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megõrzésének idõtartamát; — levéltári átadás jele: meghatározza a levéltári átadás határidejét. Az irattári jel alkalmazása, feljegyzése, az iratkezelési szabályzatban meghatározottak alapján történik, és követi a korábbi évek gyakorlatát. 2003/138. szám Az ügykörszám meghatározása figyelembe veszi azt a tényt, hogy az egységes minta hosszú távra készült, így lehetõséget kell biztosítani a feladat- és hatáskör módosítások átvezetésére az egységes szerkezet megbontása és újraszámozása nélkül. Ennek megfelelõen az egyes ügykörcsoportok végén felhasználható számkeretek maradtak. Az ágazati hovatartozást meghatározó betûjeleknél a bevált gyakorlatnak megfelelõen „U” betûjel különbözteti meg az általános ügyeket. A különös rész ágazati betûjeleinek meghatározása is követi a korábbi gyakorlatot, ennek ellenére szükségszerû volt némi változás; elmaradt az általános részhez átcsoportosított személyzeti ügyek „S” betûjele és nem használtuk fel — az önálló ügyintézõ egység megszûnése miatt — az egyházi ügyek „D” betûjelét, valamint a tervügyek „T” betûjelét. A selejtezhetõség idõpontja az ágazati és levéltári szakértõk által meghatározott lehetséges legrövidebb õrzési idõ, amelyet a helyi sajátosságok és az illetékes levéltár véleményének figyelembevételével növelni lehet, de csökkenteni nem. A határidõ nélkül irattárban õrzendõ iratok fogalma sem új, azt a korábbi évek tanácsi gyakorlata is alkalmazta, az irattári visszatartást azonban jegyzõkönyvben, darabszinten kellett adminisztrálni. Az önkormányzat és a levéltár kölcsönös megegyezésére és a nyilvántartások egyszerûsítésére adódik lehetõsége azzal, hogy az irattári terv már elõre rögzíti azokat a tételeket, amelyeknek határidõ nélküli irattári õrzésére ügyviteli és állampolgári érdekek miatt szükség lehet. Az irat biztonságos õrzését és kezelését biztosító irattári jel az elintézett és irattárba helyezett ügyirat jelölésére szolgál, így nem kapcsolható az egyes ügyiratdarabok (alszámok) ügyintézõjének jelzésére használt (t, b, p, ü) betûjelhez. Jelmagyarázat I = Megyei önkormányzat II = Fõvárosi önkormányzat III = Megyei jogú városi önkormányzat IV = Fõvárosi kerületi önkormányzat V = Városi önkormányzat VI = Községi, körjegyzõségi központi önkormányzat 1 = 2 év után selejtezhetõ 2 = 5 év után selejtezhetõ 3 = 10 év után selejtezhetõ 4 = 15 év után selejtezhetõ 5 = 30 év után selejtezhetõ 6 = 75 év után selejtezhetõ 0 = nem selejtezhetõ n = nap HN = ügyviteli érdekbõl határidõ nélkül az önkormányzat irattárában maradó iratok jelzésére szolgál, az iratok ügyviteli értékének megszûnése után az önkormányzat és az illetékes levéltár közösen dönt az átadás idõpontjáról. Lt. = levéltári átadás határideje, általánosságban az

Source: https://magyarkozlony.hu/hivatalos-lapok/a14912af628e8b908b935ac0aa2f097308c1bec2/dokumentumok/6283edb3935ea95cbe5eb2492c0aeabb2652f7c6/letoltes