Publication: Magyar Közlöny
Issue: MK-2001-74 (Year: 2001, Number: 74)
Era: 1990-2004
Section: 
Paragraph Index: 224

2. Kritériumok 2.1. A SAPARD hivatal igazgatási struktúrája tegye lehetővé az engedélyezés, a végrehajtás és a könyvelés funkcióinak különválasztását. Mindegyik funkciót egy különálló, független igazgatási alegység lássa el, feladatait egy szervezeti ábrán határozzák meg. 2.2. A SAPARD hivatalnak be kell vezetnie az alábbi, illetve az alábbiakkal megegyező garanciákat kínáló egyéb eljárásokat: 2.2.1. A SAPARD hivatal elkészíti a projekt jóváhagyása iránti kérelmek, követelések, számlák és igazoló bizonylatok, valamint ellenőrzési jelentések átvételére, könyvelésére és feldolgozására vonatkozó írásban rögzített eljárásokat, beleértve az összes felhasználandó dokumentum leírását. Ezek az eljárások biztosítják, hogy csak a projekt kiválasztási kritériumainak megfelelő kifizetési igényléseket vagy kiválasztott projekteket dolgozzák fel, és hogy a hivatalnál legyen egy olyan adatállomány, amely tartalmazza a projekt ellenőrzéséhez szükséges összes dokumentumot. 2.2.2. A hatáskörök megosztásának olyannak kell lennie, hogy soha se alakuljon ki olyan helyzet, amikor a projektek jóváhagyása, a kifizetések engedélyezése, a kifizetés vagy az összegek elkönyvelése közül egynél több feladat ellátásáért egy bizonyos személy legyen felelős. A fent hivatkozott feladatokat ellátó minden egyes személy tevékenységét egy másik hivatalos személynek kell felügyelnie. Mindegyik személy kötelezettségeit írásban kell rögzíteni; meg kell határozni nevezett személy jogosítványainak pénzügyi korlátjait. Gondoskodni kell az alkalmazottak képzéséről, az érzékeny munkakörökben gondoskodni kell a személyek megfelelő rotációjáról, vagy a fokozott felügyeletről. 2.2.3. Az engedélyezésért felelős minden személyt el kell látni a szükséges ellenőrzések részletes ellenőrző listájával, a követeléshez csatolt igazoló dokumentumokban tanúsítani kell ezeknek az ellenőrzéseknek az elvégzését. Az ellenőrzések elvégzése elektronikus eszközökkel is igazolható, de csak abban az esetben, ha teljesülnek a 2.2.6. pontban hivatkozott követelmények. Az alkalmazotti állomány egyik magasabb beosztású tagjának tanúsítania kell az elvégzett munka felülvizsgálatát. A projektek elemzését, értékelését és jóváhagyását írásban kell igazolni. A projekt elemzésénél a megfelelő pénzügyi lebonyolítás elveit kell alkalmazni. 2.2.4. Egy kérelem vagy követelés engedélyezésére csak akkor kerül sor, ha megfelelő ellenőrzéssel meggyőződnek arról, hogy az minden vonatkozásban megfelel a Megállapodás rendelkezéseinek. Az ellenőrzésekhez hozzá tartoznak azok a vizsgálatok is, amelyekre a támogatás igénylésének tárgyát képező konkrét intézkedésre irányadó rendelkezések alapján van szükség, valamint azok is, amelyek célja a csalások és szabálytalanságok megelőzése és kiszűrése, különös tekintettel a bizonyított kockázatokra. Az engedélyezési funkció ellátása során az egyes kérelmek elbírálásánál megvizsgálják a feltételek teljesítését, a 2001/74. szám jogosultságot, a dokumentumok hiánytalan voltát, a csatolt bizonylatok hitelességét, az anyag átvételének időpontját. Az összes elvégzendő ellenőrzést egy ellenőrző jegyzékben kell meghatározni, és az ellenőrzés elvégzését minden egyes kérelmen és igénylésen, illetve több kérelmet és igénylést összefogva tanúsítani szükséges. Az árukat és szolgáltatásokat illetően, az ellenőrzés az alábbiakból tevődik össze: — okmányos ellenőrzés: az áruk és szolgáltatások számlán és a megrendelésben szereplő mennyiségének, minőségének és árának egyeztetése; — fizikai ellenőrzés: az áruk és szolgáltatások számlán vagy igénylési nyomtatványon feltüntetett mennyiségének és minőségének ellenőrzése. A szolgáltatásoknak vagy áruknak ilyen jellegű ellenőrzése a szállítás során, azaz a kezdeti és időközi fizetések teljesítése alkalmával, folyamatosan is elvégezhető. 2.2.5. Az eljárások biztosítják, hogy a kifizetést csak az igénylő személynek, nevezett bankszámlájára vagy nevezett megbízottjának teljesítsék. A kifizetést a hivatal bankja vagy egy kormányzati kifizetőhely teljesíti; a kifizetés postán feladott csekkel is teljesíthető. A kifizetést általános szabályként a SAPARD euró-számlán eszközölt megterhelést követő 5 napon belül teljesítik. Az összes olyan kifizetést, amelynek vonatkozásában az átutalások teljesítésére nem kerül sor, a nem teljesítés bejelentését követő 5 napon belül ismételten jóváírják a SAPARD euró-számlán. Az időben be nem váltott csekkeken szereplő összegeket a nem teljesítés bejelentését követő 5 napon belül jóváírják a SAPARD euró-számlán. Készpénzben semmilyen kifizetést nem teljesítenek. Az engedélyező tisztviselő és a felügyelő elektronikus eszközökkel is engedélyezhet kifizetést, feltéve, hogy érvényesülnek a biztonsági előírások, és az elektronikus nyilvántartásban szerepel az aláíró személye. 2.2.6. Amennyiben a kérelmeket, igényléseket vagy számlákat egy számítógépes rendszer segítségével dolgozzák fel, a számítógépes rendszerhez történő hozzáférést oly módon kell védeni és ellenőrizni, hogy:

Source: https://magyarkozlony.hu/hivatalos-lapok/1baeba776a9f669ffa1b631e504536ab43663b6f/dokumentumok/1f6c656c3fad72454f289095a9260ed4303525c0/letoltes