Publication: Magyar Közlöny
Issue: MK-1998-16 (Year: 1998, Number: 16)
Era: 1990-2004
Section: a 40/1998. (III. 6.) Korm. rendelethez
Paragraph Index: 40

19. Irattározás 19.1. Irattári terv 19.1.1. A szerv az Ltv. szerint, az illetékes közlevéltárral együttműködve irattári tervet készít. 19.1.2. Az irattári tervben meg kell határozni az egyes irattári tételszámokhoz tartozó iratok körét, azok megőrzési idejét. Az irattári tételszámokat a szervezeti felépítés, illetve feladat- és ügykör szerint kell csoportosítani. Az irattári tervet évente felül kell vizsgálni. 19.1.3. Központi igazgatási szerv iratkezelési szabályzatának és irattári tervének módosítása előtt az illetékes levéltár egyetértését be kell szerezni. 19.1.4. Az egyes irattári tételszámokhoz kapcsolódóan meg kell határozni, melyek azok a tételek, amelyek nem selejtezhetők, és az Ltv. értelmében mikor kell ezeket a levéltárnak átadni. A nem selejtezhető iratok körét az illetékes levéltár határozza meg. 19.2. Elhelyezés az átmeneti irattárban 19.2.1. Átmeneti (operatív) irattárba lehet elhelyezni az egyes szervezeti egységeknél az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott iratot. Az átmeneti irattár a központi irattárba még le nem adott, de az ügyintézők rendelkezésére álló iratok tárolóhelye. Az ügyintéző az iratot átmeneti irattárba átadóíven, illetve átadókönyvben adja át, illetve szükség esetén azonos módon kapja vissza. 19.2.2. A nem tartós megőrzést biztosító adathordozón érkezett iratokról az ügyintézés során másolatot kell készíteni. 19.2.3. A szervezeti egységnél levő átmeneti irattár az iratkezelési szabályzatban rögzített ideig őrzi az iratokat, ennek letelte után átadja a szervezet központi irattárának. 19.3. Elhelyezés a központi irattárban 19.3.1. Irattárba helyezés előtt az ezzel megbízott iratkezelő köteles az iratot átvizsgálni abból a szempontból, hogy az az irattározási szabályoknak megfelel-e, teljes-e stb. Ezt követően be kell vezetni az iktatókönyv megfelelő rovatába az irattárba helyezés időpontját, és el kell helyezni az irattári tételszámnak megfelelő iratgyűjtőbe. A központ irattárba csak lezárt évfolyamú, segédkönyvekkel ellátott iratok adhatók le, átadási könyv kíséretében. 19.3.2. Számítástechnikai megoldás esetén az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal. 19.3.3. Az irattárba helyezett iratokról nyilvántartást kell vezetni. 19.4. Iratok kiadása az irattárból 19.4.1. A szerv dolgozói az érvényes szervezeti és működési szabályzatban rögzített jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra iratkikérővel bármikor kikérhetnek iratokat. Az átvitelt igazoló iratkikérőket az irattárban a visszaérkezésig lefűzve kell tárolni.

Source: https://magyarkozlony.hu/hivatalos-lapok/c08d6593857d515ec3029e59ef09775cb7f92406/dokumentumok/33150d5f5a86bd26068a8a1a4b1dd03cab5243d1/letoltes