Publication: Magyar Közlöny
Issue: MK-1998-18 (Year: 1998, Number: 18)
Era: 1990-2004
Section: 1995. évi LXVI. törvény képezi.
Paragraph Index: 679

4. Iratok nyilvántartásba vétele 4.1. A küldeményeket és a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó iratokat — az iktatási tilalom alá eső iratfajták kivételével — az érkezés napján, de legkésőbb a következő munkanapon, a bejegyzés napjának keltével kell beiktatni. 4.2. A küldeményeket felbontás után, témakörönként csoportosítva ún. vezérszámra kell iktatni (pl. EFB— 2/1997. határozatok). 4.3. Az iratok — csoportosítás után — a beérkezés sorrendjében alszámot kapnak (pl. EFB—2/1997/001.). 4.4. Soron kívül kell iktatni a „sürgős” iratokat, táviratokat, expressz küldeményeket. 4.5. A telefaxon érkező, illetve kimenő iratokat ugyanúgy kell kezelni és iktatni mint a postán érkezett küldeményeket. 4.6. Nem kell iktatni: — hivatalos lapokat, szaklapokat, folyóiratokat, reklám célját szolgáló kiadványokat, — meghívókat (kivéve, ha az iktatásra a vezető utasítást ad). 1998/18. szám 4.7. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy az ügynek van-e előzménye, ha van a folyó évben beérkezett előzmény, az újonnan érkezett iratot ugyanannak az iktatószámnak egymást követő alszáma alatt kell iktatni. 4.8. Ha az ügyben több éven át keletkeznek iratok, az új évben mindig új sorszámon kell kezdeni az iratok iktatását. 4.9. Ha az ügyben korábban már iktattak iratot, azt csatolni kell az utóbb érkezett irathoz. 4.10. Az iratok iktatására bekötött, oldalszámozott és hitelesített iktatókönyvet kell használni. 4.11. Az iktatókönyvben felhasznált lapokat összeragasztani, az iktatókönyv bejegyzéseit olvashatatlanná tenni nem szabad. Esetleges helyesbítésnél a téves szöveget, számot egy vonallal át kell húzni úgy, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A javítást kézjeggyel és keltezéssel igazolni kell. 4.12. Téves iktatás esetén a jegyzést tintával történő áthúzással meg kell semmisíteni. Ugyanakkor a „kezelési feljegyzések” rovatban meg kell jelölni, hogy a tévesen iktatott ügy iratanyagát mely számra iktatták át. A megsemmisített sorszámra újabb ügyet nem szabad iktatni. 4.13. Az FB iktatókönyvének szabályszerű vezetéséért az FBT vezetője a felelős. 4.14. Az év utolsó munkanapján az iktatókönyvet az iktatásra felhasznált utolsó sorszámot követő aláhúzással az utolsó iktatási szám feltüntetésével, keltezéssel, aláírással és a hivatalos bélyegző lenyomatával le kell zárni.

Source: https://magyarkozlony.hu/hivatalos-lapok/f8032cd45e17fea4dca152f713b05f6e5f57a841/dokumentumok/17e451a250ce28ff0b2b799bf1eaba1d2909d1b0/letoltes