Publication: Magyar Közlöny
Issue: MK-2000-73 (Year: 2000, Number: 73)
Era: 1990-2004
Section: a 7/2000. (VII. 11.) SZCSM rendelethez
Paragraph Index: 589

4. Fejezet Az iratok iktatása 4.1. Az OMMF-nél az iktatás számítógépen folyik. 4.2. Az iratok iktatása alszámokra tagolódó sorszámos rendszerben történik. 4.3. Alszámos iktatás esetén az ügyben keletkezett első irat önálló sorszámot kap, míg a többi irat ennek a sorszámnak az alszámaira kerül. Amennyiben az iratnak van sorszámra iktatott előzménye, ebben az esetben az újonnan 2000/73. szám beérkező iratot a korábbi sorszám következő alszámára kell iktatni. Abban az esetben, ha időközben évzárás volt, és ezért a folyó évben beérkező iratot az előző évi sorszám alszámára nem lehet iktatni, a következő üres sorszámot kell felhasználni, de az elő- és utóiratok összetartozását jelölni kell, az iratokat szerelni kell (előzményezés). Ugyancsak szerelni kell az iktatott előiratot a kezelőnek. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iktatási adatok között is jelölni kell. A számítógépes iktatóprogramot úgy kell kialakítani, hogy kizárja sorszám vagy alszám kihagyását, minden esetben a következő sorszámra, illetve alszámra kell iktatni. Az ügy tárgyát a kezdő irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell megjelölni. 4.4. Valamennyi, a szervhez érkező, illetve a szervnél keletkező iratot — a 4.5. pontban foglaltak, illetve jogszabályban meghatározottak kivételével — iktatni kell, de minden iratot csak egyszer szabad iktatni. Az iktatás az iktatóbélyegző ügyiraton való elhelyezéséből, a lenyomat rovatainak kitöltéséből és az ügyirat lényeges adatainak az elektronikus iktatási nyilvántartásban, iktató képernyőrovataiban az iktatással megbízott iratkezelő általi rögzítéséből áll. Az iratokat úgy kell iktatni, hogy a 4.10. pontban felsorolt adatok — figyelemmel arra is, hogy az ügyintézés mely fázisában kerülnek rögzítésre — megállapíthatóak legyenek. 4.5. Jogszabályban meghatározott esetben nyilván kell tartani, de nem kell iktatni különösen: — tájékoztatókat, — közlönyöket, folyóiratokat, — visszaérkezett tértivevényeket, valamint a belső iratkezelési szabályzatban meghatározott egyéb iratanyagokat. A pénzügyi bizonylatok, számlák, egyéb pénzügyi okmányok kezelésének, nyilvántartásának rendjét, továbbá a személyügyi nyilvántartások vezetése kapcsán keletkezett iratok nyilvántartásának rendjét az erre vonatkozó jogszabályok és szabályzatok határozzák meg. 4.6. Az iratkezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja be. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, expressz küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat. 4.7. Iktatóbélyegző A beérkező iratok iktatásakor az iktatóbélyegző lenyomatát az irat üres részén kell elhelyezni, és a lenyomat rovatait kitölteni. Amennyiben az iraton nincs üres hely, az irathoz üres lapot kell mellékelni és az iktatóbélyegzőt rányomni. Az iktatóbélyegző lenyomata az alábbi adatokat tartalmazza: — a szerv nevét, székhelyét, — az iktatás évét, hónapját, napját, — az iktatószámot, — az ügyintéző nevének rovatát, — mellékletek számát. 4.8. Iktatószám Az iktatást minden évben 1-gyel — illetve osztott iktatás esetén külön kijelölt számkeret kezdőszámával — kell kezdeni, tehát a folyó évben beérkező iratot az előző évi sorszám még szabadon maradt alszámára nem lehet beiktatni. Osztott iktatás esetén a számkereteket a belső szabályzatok határozzák meg. Az iktatószám a sorszámból (alszámból), az évszámból és a szervezeti egység megkülönböztető jeléből áll. A különböző szervezeti egységek iktatószámaiban szereplő megkülönböztető számjeleket a belső iratkezelési szabályzatok határozzák meg. E tekintetben megkülönböztető jele az OMMF-en belül az egyes szervezeti egységeknek és minden Felügyelőségnek van. 4.9. A gyűjtőszám és a gyűjtőív használata Ha intézkedésre vagy felhívásra több szervtől, szervezeti egységtől érkeznek válaszok, azokat az ügyintéző külön iktatás nélkül, gyűjtőíven tarthatja nyilván. A beérkezett válaszokra fel kell írni az iktatószámot és a gyűjtőív sorszámát. Gyűjtőszámon iratváltást nem lehet nyilvántartani. A gyűjtőív használatát jelölni kell az előadói íven és az iktatóprogramban. Az ügyintézés után a gyűjtőív az iratok mellett marad és így kerül irattárba. A gyűjtőszámok jegyzékét év végén a kapcsolódó tárgy megjelölésével a kinyomtatott iktatókönyv első lapjához kell csatolni. 4.10. Iktatási adatok és az előadói ív Az iktatás során az elektronikus iktatási nyilvántartásban, továbbá az előadói íven az ügyintézés különböző fázisaiban — amennyiben rendelkezésre állnak — a következő adatok feltüntetésére szolgáló rovatok szerepelnek. (Az elektronikus iktatási nyilvántartás kötelezően kitöltendő rovatainál „K” megjelölés szerepel.) Iktatási nyilvántartás Előadói ív — Iktatószám XK X — Iktatás időpontja (pl. 1999.09.12. 10:31:09) XK X — Az iratmozgás iránya, Be/Ki : (pl. K) XK — — Az iktatott irat állapota (pl. E) XK — — Az irat küldőjének azonosító adatai = ügyfél neve (pl. Horváth András) XK X = ügyfél azonosítója X — = ország neve (pl. Magyarország) XK — = cím (irányítószám, helység, közterület, házszám) XK X = ügyfél iktatószáma (pl. 2436/1999.) X — 2000/73. szám = ügyfél ügyintézőjének neve (pl. Kovács Réka) X — = ügyfél telefonszáma (pl. 3331—567) X — — Az irat adatai = irattári tételszám (pl. 0220) XK X = irattári tétel megnevezése XK — = irattári jel (pl. 01A01) XK X = irat tárgya XK X = érkezés dátuma XK X = elintézés határideje (átfutási idő) XK X = irat jelleg kódja (pl. 020201) (elintézés módja) XK X = irat jelleg megnevezése (pl. határozat, II. fok, helybenhagyó) XK — = csatolt iratok azonosító adatai (pl. 6786/1999.) X X = az irat lapszáma (pl. 5) XK — = az irat mellékleteinek száma XK X = szerelt előirat iktatószáma X X = szerelt utóirat iktatószáma X X = kimenő irat esetén a címzettek X X — Az ügyintéző(k) adatai = az ügyintéző neve XK X = az ügyintéző szervezeti egység megnevezése X X = tevékenység (ügyintézés) X — — Az irattározás adatai = átmeneti irattárba adás időpontja XK X = központi irattárba adás időpontja XK X = irat helye (pl. átmeneti irattár, központi irattár, előadónál) X — = selejtezés várható időpontja XK — = a selejtezés időpontja XK — — Érkezés sorszáma X — — Megjegyzés rovat, más kezelési feljegyzések X X Archiválás nélküli irattovábbítás esetén, amennyiben az ügy az adott évben első ízben kap iktatószámot (sorszámot), el kell látni előadói ívvel. 4.11. Számítógépes iktatás további szabályai Az elektronikus iktatási nyilvántartásban szereplő adatokat, év végén ki kell nyomtatni és az így készült iktatókönyv, név-, helyiség- és tárgymutatóval (segédkönyv), hitelesítve a tárgyév irataihoz csatolandó. Gondoskodni kell a számítógépes nyilvántartások illetéktelen beavatkozás elleni védelméről. Ennek érdekében írásban rögzíteni kell a törlési, javítási, hozzáférési jogosultságokat. Az elektronikus iktatási nyilvántartásba bevitt érkeztetési és iktatási adatokat, utólagos módosításának tényét a jogosultsággal rendelkező ügyintéző azonosítójával és a javítás idejének megfelelően naplózni kell, ugyanígy rögzíteni kell a módosítás előtti szövegrészt is. Számítógépes iktatási rendszert oly módon kell kialakítani, hogy alkalmas legyen az iktatott iratok név, tárgy és — igény szerint — egyéb szempontok szerinti visszakeresésére. 4.12. Elektronikus adathordozón érkezett iratok kezelése Elektronikus adathordozón érkezett iratok mellé az archiválási rendszer bevezetéséig ki kell nyomtatni a kísérőlapot, és ezeket együtt kell kezelni. A kísérőlapon fel kell tüntetni az adathordozó iktatószámát, az adathordozó tartalmi paramétereit, a felvételek tárgyát, a készítő és nyilvántartásba vevő aláírását, illetve a 4.7. pontban szereplő további adatokat. Egy elektronikus küldeményben szigorúan csak egy témához tartozó iratok adhatók át. Amennyiben ez nem teljesül, a küldeményt vissza kell utasítani.

Source: https://magyarkozlony.hu/hivatalos-lapok/0389bd278d19edde2747eb29ba54b3e4eb3e8466/dokumentumok/bbfbd45e1b7e52ece3b1f39aea2daf1d1580e17e/letoltes