Position: Head of Administration
Company: Welltech
Category: Other
Experience required: 5y
English level: upper
Published: 2022-11-01T00:00:00+02:00

Here at Welltech we create mobile applications for the Health & Fitness category. The company is currently in the world’s top 3 (H&F) in terms of sales revenue.

We are currently looking for a **Head of Administration** in our office in our office **Warsaw, Poland** to strengthen the administrative function, develop and improve business processes and launch new functional directions.

As this role is based in our office in Warsaw, Poland, the company will help with the relocation process.

**Grow with us:**
• 5+ years on the global market
• 500+ professionals (over the past year we have grown 2 times)
• 5+ apps
• 200М downloads
Our applications are sold all over the world with a focus on the USA, Latin America, and Europe, and we are actively entering Asian markets

**Challenges you'll meet:**
• Oversee administrative operations across all Company’s locations
• Develop and improve administrative business processes, both within & out of administrative team
• Workplace Services strategy set-up with further implementation to ensure the best experience for specialists 
• Company's events & office initiatives management: from planning to implementation
• New functional directions launch (e.g. business travel management, concierge service)
• Control functions’ purchasing processes in compliance with internal policies & procedures
• Business unit budget planning, control, analysis & optimisation

**Your professional qualities:**
• 6+ years of experience in office administration
• 3+ years of experience on a leading administrative position (at least Manager or Team Lead) with subordinates
• Managing a team of 5+ people 
• Solid experience in administrative processes development, improvement & optimisation
• Management of complex administrative projects
• Experience in organizing the full cycle procurement process
• English at Upper-Intermediate level (spoken and written)

**Nice to have:**
• Experience in space management in different locations (preferably in different countries)
• Launching and managing new functional directions from scratch
• Experience in opening new spaces

**You'll perfectly match our team if you have:**
• Ability to take ownership, prioritize and work in dynamic environment
• Possess excellent communication skills
• Perfect problem-solving skills
• Strategic thinking
• Strong continuous improvement mindset
• Proactive, initiative and result oriented skills

We create comfortable conditions for cooperation focused on your rhythm of life, work and rest, and offer a fair level of compensation that will be appropriate for the candidate’s expertise and level.

**Welltech** is not only about great benefits but also about great culture. All our specialists are offered incredible opportunities for professional and career growth, flexible work environments, and the ability to suggest ideas and drive changes.
 
**Check out some of our products:**
• Muscle Booster — musclebooster.fitness
• Yoga-Go — yoga-go.fit
• FitCoach — fitcoach.fit
• WalkFit — walkfit.pro
• Omo — bit.ly/OMOio
 
**Candidate journey:** ⭕️Intro call ---- ⭕Technical Interview---- ⭕️Test task ---- ⭕️Final Interview
 
In our team, you'll find an opportunity to develop and implement your ideas, as well as to make the world a better place!

__________

В **Welltech **ми робимо мобільні додатки в категорії Health & Fitness, які входять у світовий TOP3 за доходами від продажів.

**Зростай разом з нами:**
• 5+ роки на світовому ринку
• 500+ спеціалістів (за минулий рік ми виросли в х2 рази)
• 5+ додатків
• 200M+ завантажень
• Наші додатки продаються по всьому світу з фокусом на США, Латинську Америку, Європу, активно виходимо на Азійські ринки

Ми в пошуку **Head of Administration** в наш офіс у **Варшаві, Польща** для посилення адміністративної функції компанії, розвитку та вдосконалення бізнес-процесів та запуску нових функціональних напрямків.

Оскільки вакансія відкрита в офісі в Варшаві, Польща, компанія допомагає з релокацією.

**Ключові завдання:**
• Контроль адміністративних операцій в усіх офісах компанії
• Розвиток та вдосконалення адміністративних бізнес-процесів як в адміністративній команді, так і за її межами
• Налаштування стратегії Workplace Services з подальшим впровадженням для забезпечення найкращих умов для спеціалістів
• Менеджмент івентів та офісних ініціатив компанії: від планування до реалізації
• Запуск нових функціональних напрямків (наприклад, менеджмент відряджень, консьєрж-сервіс)
• Контроль процесів закупівлі функцій відповідно до внутрішньої політики та процедур
• Планування, контроль, аналіз та оптимізація бюджету бізнес-юнітів

**Навички та досвід:**
• Від 6 років досвіду роботи в офіс-адмініструванні
• Від 3 років досвіду роботи на керівній адміністративній посаді (мінімум Manager або Team Lead) 
• Управління командою від 5 осіб
• Значний досвід розробки, вдосконалення та оптимізації адміністративних процесів
• Управління складними адміністративними проектами
• Досвід організації закупівель повного циклу
• Англійська на рівні Upper-Intermediate (розмовна та письмова)

**Буде плюсом:**
• Досвід менеджменту приміщень у різних локаціях (бажано в різних країнах)
• Запуск та управління новими функціональними напрямками з нуля
• Досвід відкриття нових приміщень

**В нашій команді ми цінуємо:**
• Вміння брати на себе відповідальність, розставляти пріоритети та працювати в динамічному середовищі
• Володіння відмінними комунікативними навичками
• Хороші навички вирішення проблем
• Стратегічне мислення
• Постійне прагнення до самовдосконалення
• Проактивність, ініціативність та націленість на результат

Ми пропонуємо рівень винагороди, який буде відповідати кваліфікації та рівню кандидата.

**Welltech **— це не лише чудові бенефіти, але й чудова культура. Всі наші спеціалісти мають неймовірні можливості для професійного та кар’єрного зростання, гнучке робоче середовище та можливість драйвити зміни.

**Деякі з наших додатків:**
• Muscle Booster — https://musclebooster.fitness/
• Yoga-Go — https://yoga-go.fit/
• FitCoach — https://fitcoach.fit/
• WalkFit — walkfit.pro
• Omo — bit.ly/OMOio

**Рекрутмент процес: **
⭕️ Знайомство з рекрутером ----  ⭕️ Технічне інтерв’ю  ----  ⭕️ Тестове завдання ---- ⭕️ Фінальне інтерв’ю

У нашій команді ви зможете не лише розвиватися та втілювати свої ідеї, а й приносити користь світу!