办公自动化 办公自动化簡稱OA英語Office Automation指的是应用计算机电子设备和软件来数字化地创建收集存储处理并传播完成办公室任务所需的信息原始数据的存储电子转帐和电子业务信息的管理组成了办公自动化系统的基本活动由于信息的数字化任务相关人员能够更加方便快捷地共享信息高效地协同工作极大地优化了以往复杂低效的办公室工作过程 实际上自打字机和复印机的出现办公自动化就走出了第一步将之前的手工工作机械化不过真正意义上的办公自动化直到世纪年代计算机的出现它的概念才有了延伸这个词在当时意味着时尚当时有人预言未来的职场上白领将会进行数字化办公无纸化办公办公自动化这一词也是随着文字处理软件的普及后才开始广泛应用的在世纪年代时工作场所的相关技术设备还是一个可有可无的便捷工具到了世纪年代时则已经变成了最重要的必需品随着存储介质容量的扩大和业务数据终端的出现大量信息的载体也从传统书籍转换到数据库中如今办公自动化不仅仅是机械化而是同事之间的互通有无办公自动化的骨干是局域网内部网它允许用户通过网络来传输数据文件电子邮件或者语音和视频 更广泛层面地说来电子化之前的几乎所有办公功能包括听写打字归档复印传真电传缩微胶片和记录管理电话和电话总机业务都可以用电子邮件来代替甚至用便携式的信息设备来取代随着办公方式已经演变为充分利用新技术通过度身订造平台系统以优化流程的需求也与日俱增目前的办公系统通常需要操作便捷性能强大且便于维护 办公系统的三要素为 信息存储 信息存储通常可以认为是办公室记录包括办公文件和表格数据应用包括文件图像或电子表格的捕获和编辑文字处理和桌面演示包容纳原始文本和图形数据或视频而电子表格应用程序为用户提供了行为能力易于操纵和数字输出 数据交换 数据交换是办公系统中极为重要的一部分通过电子邮件语音邮件实时通讯工具来实现实时交换信息和数据能够以电子方式对两个以上的用户同时分享信息有时被称为群件系统当然电子邮件的抄送也是一到多的信息传输但是目前电子会议系统则更为常用的 数据管理 办公自动化系统也经常被用来跟踪短期和长期的财务计划人力资源分配计划市场营销开支库存采购以及其他方面的业务有着任务管理调度系统的协助可以在办公室内通过对时间表资源方程的监视来远程电子调度和控制各种项目和活动 办公自动化未来的挑战是以个人信息泄漏为代表的信息安全问题计算机获得的信息可以通过网络迅速地扩散蔓延如何对电子设备采取必要且适当的防御措施成为办公自动化的前沿发展方向