Getting Things Done

Getting Things Done - GTD היא שיטת ניהול שפותחה על ידי דייוויד אלן והמתוארת בספר באותו שם. השיטה מבוססת על העיקרון שאדם צריך להוציא את המשימות מראשו ולהציבן במקום חיצוני, בדרך זו הראש משתחרר מהצורך לזכור את המשימות ויכול להתפנות לטיפול בביצוען. כפי שמתאר דייוויד אלן באתר האינטרנט שלו, בניהול זמן מסורתי, סדר עדיפויות משמש עקרון מרכזי. לחלופין מציע אלן שני עקרונות אחרים לניהול הזמן, שליטה ופרספקטיבה. אלן מציע שלושה מודלים עיקריים להשגת שליטה ופרספקטיבה: עיבוד תהליך העבודה מסגרת עבודה עם 6 רמות של מיקוד שיטת התכנון הטבעי המודל העיקרי הראשון הוא עיבוד מהלך העבודה, מטרתו, השגת שליטה על המשימות וההתחייבויות שנדרשות לביצוע. שיטה זו מכילה 5 שלבים ברורים איסוף עיבוד ארגון סקירה ביצוע אלן משתמש באנלוגיה לגובה כדי לתאר את המודל השני, 6 דרגות שונות של מיקוד, אשר נותנות פרספקטיבה למשימות וההתחייבויות. 6 דרגות המיקוד, מלמטה למעלה, הן: פעולה נוכחית פרויקט נוכחי תחום אחריות מטרות שנתיות חזון ל 5 שנים מטרות לחיים עליית רמה אחת ב"גובה" מאפשרת לקבל מבט מקיף יותר על הפרויקט, פעולה, עסק לא גמור או התחייבות (לולאה פתוחה בטרמינולוגית GTD), וקלט נוסף ברמות שונות מאפשר פרספקטיבה רחבה אלן מציע לבצע סקירה שבועית תוך התמקדות ברמות שונות. הפרספקטיבה שמתקבלת מסקירה זו צריכה להשפיע על קביעת סדר העדיפויות, אשר קובע את סדר העדיפויות של המשימות וההתחייבויות שנאספו במהלך עיבוד תהליך העבודה. במהלך הסקירה השבועית, המשתמש מגדיר את ההקשר עבור המשימות וממקם אותם ברשימות המתאימות. דוגמאות לקיבוץ יחד של משימות דומות: רשימה של שיחות טלפון שנדרש לבצע או שליחות שיש לעשות כאשר מגיעים לעיר. רשימות הקשר יכולות להיות מוגדרות אופי העבודה של המשתמש ומאילוצים בסביבת העבודה, כמובן, ניתן לצור גם רשימות לנושאם פרטיים. אלן צופה כי שני המודלים הראשונים מספיקים, בדרך כלל, כדי לקבל שליטה ופרספקטיבה על מרבית המשימות והפרויקטים. עם זאת, ישנם מקרים בהם נדרש יותר תכנון וחשיבה. מקרים אלה מובילים אל המודל העיקרי השלישי, שיטת התכנון הטבעי. בעוד שמודל עיבוד תהליך העבודה מבצע מיקוד אופקי בביצוע משימות בודדות, שיטת התכנון הטבעי מבצעת מיקוד אנכי בתכנון פרויקטים וחשיבה דרך נושאים. מודל התכנון הטבעי מכיל 5 שלבים: הגדרת המטרה והעיקרון לחזות את הבאות סיעור מוחות ארגון זיהוי הפעולה הבאה GTD מבוססת על קלות ביצוע שמירה, מעקב ושליפת כל המידע הקשור לדברים שנדרשים לביצוע. אלן מעריך כי רבים מהחסמים המנטליים הקיימים אצלנו נגרמים מתכנון לקוי של 'front-end', זאת אומרת, לכל פרויקט אנחנו צריכים להבהיר מה נדרש להשיג ומהן הפעולות הספציפיות שנדרשות כדי להשיג זאת. זה מאוד מעשי, לפי אלן, לבצע חשיבה מוקדמת ויצירת סדרה של פעולות אשר נוכל לבצע מאוחר יותר ללא תכנון נוסף. אלן טוען כי "מערכת התזכורות" המנטלית שלנו אינה יעילה ורק לפעמים מזכירה לנו את מה שאנחנו צריכים לעשות באותו זמן ומקום שניתן לבצע זאת. לכן, רשימת ההקשר "הפעולה הבאה" פועלת כתמיכה חיצונית אשר מבטיחה שאנחנו מצוידים בתזכורות הנכונה בשעה הנכונה. מאחר ש GTD נשען על זיכרון חיצוני, ניתן לראות אותו כיישום של תאוריות מדעיות של מודעות מופצת או מוח מורחב. תיאור מעטפת ל GTD מהספר של אלן "מוכן לכל דבר": תוציא הכל מתוך ראשך, קבל החלטות לגבי פעולות עבור הצוות כאשר הן נחוצות ולא כאשר הן צצות. ארגן תזכורות לפרויקטים ולפעולות הבאות לגביהן בקטגוריות מתאימות. שמור על עדכנות המערכת, השלם וסקור ביעילות כדי לאמת את הבחירות האינטואיטיביות לגבי העשיה (או אי העשיה) בכל זמן הרעיון של פרודוקטיביות נקייה מלחצים מתחיל בפריקת כל הנדרש לעשיה מראשנו, לכידת כל מה שנדרש למעקב, לתזכורת או לנקיטת פעולה, אל תוך, מה שאלן מכנה, "סל". סל פיזי, תא דואר נכנס באימייל, רשמקול, מחשב, מחשב כף-יד וכו'. הרעיון, להוציא הכל מהראש אל מתקן אגירה, מוכן לעיבוד. כל ה"סלים" צריכים להיות מרוקנים (מעובדים) לפחות אחת לשבוע. אלן אינו מייעץ על שיטת איסוף כלשהי והוא משאיר את הבחירה בידי המשתמש, אולם הוא מדגיש את חשיבות ריקון הסלים בקביעות. כל שיטה שמעובדת בקביעות על ידי המשתמש, מקובלת עליו. כאשר מעבדים "סל", יש להקפיד על תהליך העבודה, לפי הסדר הבא: יש להתחיל מלמעלה התמודדות עם פריט אחד בכל פעם לעולם אין להחזיר דבר אל הסל אם פריט דורש פעולה: אם לוקח פחות משתי דקות, בצע, או הטל על אחרים לבצע זאת, או דחה ביצוע אם פריט אינו דורש ביצוע: תייק להתייחסות, או זרוק, או אחסן, לאפשרות לפעול עתידית אם לוקח פחות משתי דקות לבצע משהו, יש לבצעו מיידית. חוק השתי דקות משמש קו מנחה, שזה הזמן שלמעשה לוקח לדחות פעולה. אלן תיאר מערכת רשימות מומלצת שניתנת לשימוש לביצוע מעקב על פריטים ממתינים להתייחסות: הפעולה הבאה - לכל פריט שדורש התייחסות, יש לקבוע את הפעולה הבאה שניתן לבצע פיזית לפריט זה. לדוגמה, אם הפריט הוא, "כתוב דוח לפרויקט" הפעולה הבאה עשויה להיות, "שלח במייל נק' לדיון אל..." או "שאל לגבי דרישות הדוח" אף על פי שעשויים להיות הרבה צעדים ופעולות שנדרשים להשלמת פריט, תמיד יהיה משהו שנדרש לביצוע ראשון, וצעד זה צריך להיות מתועד ברשימת "הצעד הבא". מומלץ שצעדים אלו יאורגנו בהקשר שבו ניתן יהיה לבצעם, כמו "במשרד", "טלפון" או "בחנות". פרויקטים - כל לולאה פתוחה, בחייו או בעבודתו של אדם, אשר דורשת יותר מפעולה פיזית אחת להשלמתה, נהפכת לפרויקט. פרויקטים אלה נתונים למעקב ונסקרים באופן תקופתי כדי להבטיח שלכל אחד מהם נקבעה הפעולה הבאה וכך ניתן להמשיך הלאה. המתנה - כאשר פעולה הוטלה לביצוע על ידי אחרים או נדרש להמתין לאירוע חיצוני כדי שניתן יהיה לקדם את הפרויקט, זה צריך להיות תחת מעקב במערכת ולהבדק תקופתית, כדי לבדוק האם הפעולה מתעכבת או נדרש לשלוח תזכורת. יום אחד\אולי - דברים שצריכים להתבצע מתישהו אך לא מיד. דוגמה אפשרית "ללמוד ספרדית" או "לקחת חופשת צלילה". לוח שנה הוא כלי חשוב לשמירת מעקב של פגישות והתחייבויות, עם זאת, אלן ממליץ שלוח השנה ישמר רק עבור המקרים הנוקשים, דברים שבאופן מוחלט נדרשים לביצוע עם זמן מוגדר לסיום או פגישה אשר קבועה בזמן ובמקום. משימות "עשה" (To-Do) צריכות להישמר ברשימת הפעולה הבאה. גורם מסכם לארגון פריטים של GTD הוא מערכת האגירה. מערכת אגירה חייבת להיות קלה, פשוטה ומהנה. אפילו דף בודד, אם נדרש להתייחסות, חייב לקבל תיקייה משלו, אם לא משויך לתיק קיים. אלן מציע, מערכת אגירה יחידה, מאורגנת לפי אלפבית, על מנת לגרום לה להיות מהירה וקלה ככל האפשר לאחסון ושליפה של אינפורמציה דרושה. רשימות הפעולות והתזכורות יהיו בשימוש מועט אלא אם יעברו סקירה יומית, או בכל פעם שאפשר. להקצות את הזמן, האנרגיה והמשאבים הזמינים ברגע נתון כדי לקבוע את הפעולה החשובה ביותר שנדרש לבצע מיד, ולבצעה. אם ניקלעים למצב של דחיינות, המצב מסתיים תמיד בכך שהפעולה הקלה ביותר מתבצעת ונמנעים מעיסוק בפעולות הקשות יותר. כדי לפתור זאת, ניתן להחליט לבצע את המשימות ברשימה, אחת אחת, לפי הסדר, ממש כמו עיבוד תיבת הדואר הנכנס. הדיסיפלינה של GTD דורשת שכל שהפעולות יוצאות הדופן, הפרויקטים ורשימת ההמתנה יעברו סקירה לפחות פעם בשבוע, כדי להבטיח שכל משימה או אירוע הוכנסו למערכת, וכן שהכל עדכני. אלן מציע ליצור רשימת תזכורות למשימות יוצאות דופן ופרויקטים, כדי לרענן את הזיכרון כל שבוע. כל מערכת ארגון אינה מוצלחת אם נדרש להקדיש זמן רב לארגון המשימות במקום לביצועם. אלן טוען, שאם ניתן לבצע זאת פשוט, קל ומהנה לביצוע הפעולות הנדרשות, הנטייה לדחייה או להצפה ביותר מדי לולאות פתוחות, תפחת. אחד המתקנים שמציע אלן היא תיקיית תזכורות(אנ'), לארגון הניירת (מוכרת גם כ-43 מחיצות) 12 מחיצות מייצגות את החודשים ו-31 מחיצות משמשות לייצוג הימים בחודש. המחיצות מסודרות באופן שמסייע למשתמש לזכור את הפעולות שיש להשלים ביום הנתון. בעוד אלן מראה כי GTD ניתן ליישום עם כלי ניירת פשוטים, הוא גם הציע במיוחד תוכנה ככלי מסייע חשוב ליישום GTD, כולל מתווה דיגיטלי, סיעור מוחות וכלים לניהול פרויקטים. עם זאת, בשנת 2001, התלונן אלן על ליקוי כללי של "כלי ניהול פרויקט טובים". זאת ניתן להסיק מדברים שאמר " ...אפליקציות פחות מובנות ויותר פונקציונליות יופיעו בשנים הבאות אשר יתבססו על הדרך הטבעית שבה אנו חושבים ומתכננים". מאז תחזית זו, חלה התפוצצות בהופעת תוכנות שתומכות GTD, באפריל 2008, יותר מ-100 אפליקציות הציעו יישומים לתמיכה ב-GTD. הכל מניהול רשימת משימות פשוטה ועד שירותי רשת עם שיתוף, תוכנות חופשיות ומסחריות, לכל הפלטפורמות והמכשירים הפופולריים. רוב התוכנות יוצרות אוטומציה של התהליכים או אפילו כופות את מתודולוגיית GTD של איסוף, עיבוד, ארגון, סקירה וביצוע. חוקרים אחרים מציעים את גישת "חזרה ליסוד" לניהול עצמי, ודחיה של פתרונות היי-טק, במטרה ליצור כלים פשוטים וזולים יותר, פתרונות כמו כרטיסים מודפסים, כרטיסי רשימות, פנקס או מחברת רשימות. דייוויד אלן עצמו אמר שהוא מתבסס על מחשב כף-יד, את אירועי היום הוא רושם על נייר לצורך עיבוד מאוחר יותר. "What is GTD?" Allen, David (2001). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. New York: Viking. ISBN 978-0-670-88906-8. "GTD Glossary" Francis Heylighen & Clement Vidal (2008): Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity",Long Range Planning 41, no. 6: 585-605. Comparison of GTD Software A Simple Index Card GTD System The Straight Dope About Moleskine Notebooks David Allen Co., FAQ "A new cult for the info age" Best of GTD Getting started with "Getting Things Done" Review: Getting Things Done Meet the man who can bring order to your universe "The Oracle of Organization" Getting Things Done Guru David Allen and His Cult of Hyperefficiency Allen, David (2001). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Penguin Books. ISBN 0-14-200028-0. Allen, David (2003). Ready for Anything. Viking Books. ISBN 0-670-03250-6. Allen, David (2008). Making it All Work. Viking Books. ISBN 978-0-7499-4103-1. Getting Things Done, באתר OCLC (באנגלית) סיכום הספר לקריאה מהירה הספר בעברית David Allen & Co. official site GTD Connect - Official GTD Online service from David Allen & Co. Wiki Summaries article - Another book summary of GTD: The Art of Stress-Free Productivity. Francis Heylighen & Clement Vidal (2008): Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity. Whats wrong with GTD? A critical view on GTD Great GTD blog about all aspects of Getting Things Done http://www.davidco.com GTD: השיטה ששינתה לי את ניהול הזמן (והסטרס), באתר עידן בן אור