סמלים וארטיפקטים בארגון

ארגונים הם ישויות מוגדרות הניתנות לזיהוי ולהבחנה. מרבית הארגונים מאמצים לעצמם סימני היכר: סמלים גרפיים, סיסמאות, תוויות זיהוי, מדים ודגלים. אלו הם הסמלים והארטיפקטים של הארגון. ארגון הוא למעשה מסכת של ביטויים המבטאים את תודעת חבריו. בכל ארגון קיים דפוס של סמלים בעלי משמעות לחבריו ואין לו קיום אובייקטיבי מחוץ לתודעה זו. הסמלים נוצרים במודע על מנת לייצר ביטוי פיזי, מוחשי לערכים ולאמונות הקיימות בארגון. ארטיפקטים בדומה לסמלים הם ביטוי מוחשי או פיזי גם כן לערכים ונורמות בארגון, אך בניגוד לסמלים הם אינם נוצרים בצורה מודעת, אלא נוצרים כאשר ערכים ואמונות אלה עולים לפני השטח ובאים לידי ביטוי בצורה גלויה. בכל ארגון נוצרת ומתקיימת תרבות ארגונית. סמלים וארטיפקטים הם חלק בלתי נפרד ממאפייני התרבות הארגונית. על פי הגדרתו של אדגר שיין "לחברה, או לארגון, אין זכות קיום משל עצמם. הם מתקיימים רק מכוחן של מערכות ערכים ותפיסות - מה שאנשים נושאים בליבם". על פי מודל הפירמידה של שיין, התרבות הארגונית מחולקת לשלושה רבדים, כאשר הרבדים התחתונים עוסקים באלמנטים מופשטים של התרבות הארגונית, ואילו הרובד העליון, הסמלים והארטיפקטים, הם הביטוי המוחשי, על פני השטח לערכים, מטרות, נורמות ופרקטיקות הקיימות בארגון ובתרבותו. הסמלים והארטיפקטים הם סממנים המשקפים את האמונות והערכים בארגון ומשפיעים על הדרך בה האנשים תופסים את הארגון. סמלים וארטיפקטים הם כל אותם סממנים ניתנים-לצפייה אשר המבקר בארגון רואה. סמלים וארטיפקטים באים לידי ביטוי במספר אופנים: טקס בארגון הוא אירוע מתוכנן המחזק את הערכים והנורמות של הארגון. בדרך כלל, הטקס הוא אירוע החוזר על עצמו כל תקופה מוגדרת. ישנם טקסים המדגישים את בעלי התפקידים ובעלי הסמכות בארגון. בכל טקס בארגון יש בעלי תפקידים קבועים הנוטלים חלק בשלבי התכנון והביצוע. הטקס מלווה בשימוש בסמלים וארטיפקטים על מנת להעביר משמעות מוסכמת לגבי ערכים, אמונות ותפקידים בארגון ומהווה אמצעי לשמירה על הסדר החברתי. על ידי הטקסים בארגון, קיימת פנייה לרגשות העובדים ולא רק לצד השכלתני, ההגיוני שלהם. הטקס משמש גם כדרך של הארגון להעביר את תרבותו לעובדים חדשים או קיימים ומחזק את הערכים המרכזיים של הארגון. הטקסים משמשים ככלי חשוב בעיצוב התרבות הארגונית והגדרת ההתנהגות המקובלת בארגון. סיפורים בארגון מבוססים על אירועים אמיתיים. הסיפורים מסופרים בתדירות גבוהה על מנת להעביר אינפורמציה על הארגון, ערכיו ולעצב את תרבותו של הארגון. לעיתים, מודגשים בסיפורים גיבורי הארגון המהווים אידיאל לקיום הנורמות וההתנהגות המצופות בארגון. חלק מהסיפורים נחשבים למיתוסים מכיוון שהם תומכים בערכים והאמונות בארגון אך לא מבוססים על עובדות. סמלים הם כל דבר אשר מייצג משמעות ערכית בארגון. סמלים משקפים אמונות וערכים ומשפיעים על האופן בו תופסים אנשים את הארגון. השימוש בסמלים נועד בדרך כלל להעביר מסרים ואמונות הנהוגים בארגון אותם מעוניינים להדגיש ולהשריש בקרב העובדים. הסמלים אף משמשים כמאפיין ייצוגי של החברה (תאגיד) אל מול גורמים חיצוניים (למשל, לוגו של חברה). בארגונים מתפתחת שפה ייחודית בעלת משמעות מיוחדת הן בפן המקצועי והן בפן האישי בקרב העובדים. שפה זו יוצרת זהות משותפת לעובדים בארגון וע"י כך מבחינה אותם מעובדים בארגונים אחרים. השפה מכילה ביטויים, סיסמאות ומטאפורות אשר תפקידם להעביר משמעות ייחודית לעובדים. הרובד הגלוי הוא הביטוי הפיזי, מוחשי של הסמלים והארטיפקטים. הרובד הגלוי מכיל את ההתנהגות הנצפית, אופן הלבוש, סמלים, טקסים, סביבה, שפה, סיפורים ומיתוסים על היסטוריית הארגון, סגנון עיצוב, סגנון בינוי, ריהוט, קישוט וכו'. למעשה אלו הם התוצרים הגלויים של התרבות הארגונית. הרובד הסמוי מכיל את המשמעות הנסתרת העומדת מאחורי השימוש בסמלים וארטיפקטים בשגרת הארגון: הערכים, ההנחות, האמונות, הגישות הרגשות ותהליכי החשיבה המהווים את הבסיס לפיתוח הנורמות וההתנהגויות. הרובד הסמוי מכיל צפנים בסיסיים, מהם נגזרים התוצרים והסמלים הגלויים, כאשר כל אלו משפיעים על ההתנהגות האנושית בחברה ובארגון. כאשר התרבות, הנורמות וההתנהגות בארגון מושרשים בקרב עובדיו, אין העובדים נותנים את הדעת או שמים לב למסרים הסמויים החבויים בסמלים ובארטיפקטים המשפיעים עליהם ואלו נבלעים בשטף היום יום בארגון. הרובד הסמוי של הסמלים והארטיפקטים מתבטא בדפוסי תקשורת, יחסים פורמליים/ לא פורמליים, רגשות, מחשבות ועמדות העובדים כלפי הארגון, כלפי עובדים אחרים, או דעות כלליות. אלו הן דרכי ההשפעה הסמויות של הארגון בהן הוא משתמש להשפיע על העובדים. "ידע סמוי" אשר אליו מודעים המנהלים והעובדים, מהווה חלק מההסכמה המאפיינת את התרבות הארגונית כיוון שהוא משרת את מטרת-העל: רווחיות. מצד שני, הוא איננו מוצהר ברמת "יחסי הציבור" של התרבות הארגונית. גורם חיצוני לארגון יכול לזהות סמלים וארטיפקטים אך יתקשה מאוד בגילוי פירושם הנכון. על מנת לפענח את המשמעות העמוקה של הסמלים והארטיפקטים, יש צורך להיות בעל ניסיון וידע פנים ארגוני. למשל, טקס הרמת כוסית בחברה אחת יכול להיות בעל משמעות אחרת בארגונים שונים. השימוש בסמלים וארטיפקטים בארגון יכול להשפיע על העובד בכמה אופנים: עוד לפני קבלת העובד לארגון, העובד יכול לבחון האם הארגון מתאים להשקפת עולמו ולערכיו ע"פ סמלים וארטיפקטים: הצהרות כתובות, תמונות, יחסים בין בעלי תפקידים, היסטוריה ומיתוסים בחברה, מרחבי עבודה, אופי המנהיגות הדומיננטית, טקסים שנעשים בחברה, קוד לבוש. לעיתים, נמנעת העסקת עובד לא מתאים משום שטרם תחילת עבודתו הוא מזהה כי הארגון אינו תואם את השקפותיו וערכיו. סמלים וארטיפקטים כגון טקסים (למשל ימי כיף) יכולים במקרים מסוימים למשוך עובדים חדשים לארגון ואף להשפיע על שביעות או אי שביעות רצונם של עובדים קיימים. סמלים וארטיפקטים מעידים באופן ברור על התרבות הארגונית ותורמים לכך שהעובד יבין איזו התנהגות מצופה ממנו בארגון. נורמות התנהגות רבות בארגון נגזרות מהסמלים והארטיפקטים. התנהגות העובד, הנגזרת בחלקה מהסמלים והארטיפקטים בחברה משפיעה על ייצוגיות החברה. בעזרת סמלים וארטיפקטים ניתן ליצור או לבטל הבדלי סטטוסים בין העובדים בחברה על פי המדיניות הנהוגה בחברה. קשה מאוד לשנות סמלים וארטיפקטים ידועים ונורמטיביים בארגון אותם הפנימו עובדי הארגון. כאשר מנסים לשנות סמלים וארטיפקטים אלו, (למשל לוגו החברה) לעיתים מתקבלות תגובות חזקות מבחינה רגשית והשינוי אינו מתקבל או שהוא מתקבל לאחר תקופת הסתגלות. קבוצה עיקרית בארגון המעוניינת בהחדרת סמלים וארטיפקטים ושימוש בהם היא קבוצת ההנהלה. קבוצה זו עושה שימוש מכוון בסמלים וארטיפקטים על מנת לעצב את התרבות הארגונית. על מנת להטמיע או להנהיג תרבות ארגונית, יש לדאוג שכל חברי הארגון יחשפו לנורמות והערכים הרצויים, דבר זה מושג גם על ידי שימוש בסמלים וארטיפקטים. הדרג הניהולי מספק את מרבית הסיפורים והמיתוסים הארגוניים, קובע את הטקסים, הסמלים ומרבית המנהגים המקובלים בארגון וכל זאת על מנת להשפיע על התרבות הארגונית ולעצבה באופן שבו חפצה ההנהלה. בנוסף ניתן להשתמש בסמלים וארטיפקטים על מנת להפיח התלהבות, נכונות לעבודה מאומצת, יצירת הווי חברתי, הזדהות עם הארגון, מטרותיו והרגשת אמפתיה כלפי הארגון ועובדיו. כמו כן נעשה שימוש בסמלים וארטיפקטים (כמו ישיבות וכנסים) להגברת פיקוח על העובדים ולהגדרה ברורה של החוקים, הכללים ונורמות ההתנהגות המצופות מהעובדים. לעיתים נעשה שימוש מצד גורמי ההנהלה בסמלים וארטיפקטים לצורך הפעלת מניפולציות על הרגש, החשיבה ועמדות העובד על מנת לקדם אינטרסים עסקיים. הביקורת מתייחסת לשאלה האם יש לארגון זכות מוסרית לבצע מניפולציות אלו. בין המבקרים נמנה ד"ר גדעון קונדה הטוען כי השימוש בטקסים מסוגים שונים כמו מסיבות, ישיבות וכו' גורמים לכך שדעת העובדים תעוצב כרצון ההנהלה. זוהי תוצאה רצויה ויעילה עבור הארגון אך עלול להיווצר מצב בו גם רגשות ועמדות אישיים עוצבו בצורה זו. זוהי תוצאה של שימוש מניפולטיבי בסמלים וארטיפקטים המביאים לשליטה שאינה הכרחית במצב הרגשי ועמדות העובדים. כאשר יש רצון של גורמים זרים לארגון לנסות ולהבין את משמעויות הסמלים והארטיפקטים ובכך להשליך על תרבות הארגון ולפרשה, יש להשתמש בחוקרים ויועצים. ניתן לעשות זאת על ידי הסתכלות על התמונה הכוללת בארגון: יש לנסות להבין דפוסים של השקפות והתנהגויות, מכלול הסמלים והארטיפקטים, ולא להתבונן על דברים ספציפיים מדי. ניתן לפנות לחברי הארגון העובדים בו ולשאול אותם שאלות מנחות. שאלות על היסטוריית הארגון יכולות לתת אינפורמציה רבה על מהלכים שנעשו בעבר ועל דרך הפעולה של הארגון. שאלות על אירועים מיוחדים יכולות לעזור להבין במה דוגל הארגון ומה מגנה וגם לרמוז על הנחות היסוד של הארגון. שאלות על מיתוסים וסיפורים כלליים עוזרות להבין גם כן במה דוגל הארגון ובמה לא וכמובן עוד שאלות בסיסיות אשר העובד כלל אינו מודע כי הפנים את המסר העומד מאחורי השאלה. התשובות יינתנו על ידי כל נשאל לפי דעתו האישית ולפי מה שספג מהסמלים והארטיפקטים בארגון והתרבות שנוצרה בעזרתם ומשפיעה עליו. התשובות ניתנות באופן עצמאי ולא אוטומטי ולכן המידע שניתן עונה בדיוק על הצורך לנסות ולפענח את הסמלים והארטיפקטים והמשמעות שלהם. ע" זיהוי זה של משמעות הסמלים והארטיפקטים וההשפעה שלהם על העובד ניתן לפענח את הצפנים של הסמלים והארטיפקטים והשפעתם על העובדים. מצד הנהלת הארגון, פעולות אלה מאפשרות לבדוק האם השפעה זו היא התוצאה אליה כיוונה ולתקן בעת הצורך. לוגו, דרגה, תמונות, לבוש ומדים, דגלים, עציצים, חפצי אומנות, ריהוט, סגנון בינוי, מרחב משרדי, סמלי סטטוס, סיסמאות, מנהגי אכילה, קישוטים, כרזות, שפה ייחודית, עיצוב, פיאור, יחסים בין עובדים ועוד. הרמת כוסית לאירוע, עריכת אירוע לכבוד חג, חלוקת תווי שי לחגים, פרידה מעובד שפרש, העלאה בדרגה, קידום, מסדר, ימי כיף עבור עובדים, שליחת ברכה עבור בן משפחה של עובד לרגל אירוע, חילופי מנהלים, כינוסי עובדים, הפסקות קפה ועוד. סיפורי האדרה של עובדים מצטיינים, סיפורים על אירועים חריגים לצורך התרעה ומניעה של תקלות והתנהגות לא רצויה. רז אביעד, תרבות ארגונית, האוניברסיטה הפתוחה, 2004. גדעון קונדה, מהנדסים תרבות - שליטה ומסירות בחברות הייטק, חרגול, 2000. יצחק סמואל, ארגונים, אוניברסיטת חיפה/זמורה-ביתן, 1996. Daft Richard L, Organization theory and design, South-Western College, 1998 Yael Sagi, The effects of symbols on trust and compliance, research thesis, Technion, 2005 Andrej Huczynski & David Buchanan, Organizational Behaviour, Prentice Hall, 2001 Robbins Stephen P, Organizational behavior, Prentice Hall International, 2001 Martha S. Feldman and James G. March, Information in organizations as signal and Symbol, Johnson Graduate School of Management, Cornell Unoversity, Vol 26 No2, 1981 אדגר שיין - TheMarker Cafe