Teadmusaudit

Teadmusaudit on organisatsiooni nn teadmustervise uurimine, see analüüsib, millised on organisatsiooni informatsiooni ja teadmiste vajadused. Teadmusaudit võimaldab välja selgitada organisatsiooni info- ja teadmisvajaduse, teadmusringluse tugevused, nõrkused, ohud ja riskid. Audit annab tõenduspõhise hinnangu, millele organisatsioon peab keskenduma oma teadmusjuhtimise püüdlustes. Teadmised ja muu intellektuaalne kapital on organisatsiooni varjatud ressurss. Organisatsiooni teadmuse tõhus juhtimine ja kasutamine võib anda konkurentsieelise. Kui organisatsioonid alustavad teadmusjuhtimisega tegelemist, siis viiakse sageli esimese asjana läbi teadmusaudit, mis aitab aru saada teadmiste seisust ja teadmuse voolamisest, aga aitab luua ka organisatsiooni teadmusjuhtimise strateegiat. Kui infoaudit keskendub inforessurssidele, siis teadmusaudit võtab fookusesse kogu teadmuse, sh vaiketeadmuse. David Skyrme Associate'i (2007) järgi on teadmusauditil mitmed kasutegurid, näiteks võimaldab see: määrata kindlaks peamised teadmuse valdkonnad, mida on vaja tõhusalt hallata, et parandada äritegevuse tulemuslikkust, saada selgust, millised lüngad on organisatsiooni ja selle liikmete teadmuses, määrata kindlaks teadmuse, informatsiooni hankimise või selle säilitamise dubleerimine, luua teadmuskaart, mida saab kasutada organisatsiooni siseveebi navigatsiooni või süstematiseerimise alusena, tuvastada kogu organisatsiooni teadmusvoogude tõrked ja takistused, tuvastada need organisatsiooni liikmed, kes on teadmuse hoidmisel võtmetähendusega ning kelle organisatsioonist lahkumine kahjustaks organisatsiooni ning luua võrdlusbaas, mille alusel organisatsiooni teadmusjuhtimise arengut hinnata. Jon Hill (2021)on pilvepõhise teadmuse kaasamise platvormi Bloomfire'i blogis välja toonud järgmised teadmusauditi etapid: Eesmärgi määratlemine, mis võib olla näiteks tõhusa teadmusjuhtimise strateegia väljatöötamise vajadus, aga ka soov välja selgitada, kas ja millisel kujul on organisatsioonil vajadus teadmise haldamise platvormi järele. Auditi meeskonna loomine. Lisaks põhimeeskonnale tuleks kaasata sidusrühmasid, kes aitavad saada täpsema pildi organisatsiooni teadmusest. Kui tegemist on kogu organisatsiooni teadmusauditiga, siis peaks meeskonnas olema iga üksuse esindaja. Olemasolevate teadmiste inventuur. See on väga oluline etapp ja vaatluse alla tuleks võtta väga erinevad allikad, näiteks organisatsiooni siseveeb, ühiskettad, keskkonnad, mis sisaldavad organisatsiooni dokumente jne. Läbi tuleks viia küsitlusi ja intervjuusid. Teadmusvoo uurimine. Lisaks organisatsiooni töötajate teadmuse ja infosüsteemides leiduva teadmuse analüüsimisele, tuleks välja selgitada, kuidas teave inimeste ja infosüsteemide vahel liigub, st kuidas töötajad informatsioonile ligi pääsevad; kuidas töötajad informatsiooni omavahel jagavad; millised töötajad teadmust jagavad ja kellega nad seda jagavad. Takistuste ja teadmislünkade määratlemine. Teadmiste lüngad selguvad osaliselt juba olemasolevate teadmiste inventuuri käigus, näiteks puuduvad mõned olulised koolitusdokumendid või ei saa inventuuri käigus aru, kas loetakse ikka mõne olulise dokumendi lõplikku versiooni. Mõelda tuleks, kas liiga palju teadmisi on killustatult erinevates kohtades, kas on protsesse või informatsiooni, millest organisatsiooni töötajad teadlikud ei ole, kas organisatsioonis on inimesi, kes hoiavad oma teadmisi endale ja ei tee neid teistele liikmetele, kel nendest kasu oleks, kättesaadavaks. Teadmusauditiga uute algatuste loomine. Kui eelnevate tegevuste käigus on tekkinud suurem teadlikkus organisatsiooni teadmuse seisukorrast, siis saab paika panna edasised plaanid, milleks võib olla teadmusprotsesside tõhustamine või investeerimine mõnda teadmuse jagamise keskkonda. Teadmusaudit on kava, mille alusel luua uut teadmusvara, korraldada ümber olemasolevaid teadmussüsteeme parandamaks ligipääsu ja jagamist, mis toob kasu kogu organisatsioonile. Teadmusauditi puhul kasutatavad meetodid on kombinatsioon kvalitatiivsest ja kvantitatiivsest lähenemisest: küsimustikud, milleks üht tüüpi küsimustikega uuritakse, milline on praegune teadmus ja milliseid teadmisi oleks juurde vaja, teistega aga erinevate allikate seisundit, poolstruktureeritud intervjuud aitavad välja selgitada, kuidas organisatsiooni liikmed oma tööd teevad, milliseid teadmisi otsuste vastuvõtmisel kasutavad, töötoad on tõhus viis saada lühikese aja jooksul väga palju andmeid, fookusgrupid on võimalus saada millegi kohta sügavamaid teadmisi, dokumendianalüüs annab võimaluse saada ülevaade organisatsiooni ambitsioonidest, plaanidest, protsessidest jms ja ütleb palju organisatsiooni teadmuskultuuri kohta, peamiste IT-süsteemide ülevaade, mille puhul on heaks lähtekohaks näiteks organisatsiooni siseveebi kasutuslikkuse analüüs, aga ära ei tohiks unustada ka e-kirju (lohakalt koostatud e-kiri võib organisatsiooni tõhusat toimimist pärssida). Sirje Virkus, Aira Lepik, Elviine Uverskaja, Tiiu Reimo, Silvi Metsar, Raivo Ruusalepp, Aile Möldre, Merle Laurits (2017). Infoteadused teoorias ja praktikas. 2017: Tallinna Ülikooli Kirjastus. Lk 577-589.{{raamatuviide}}: CS1 hooldus: koht sisaldab numbrit (link) CS1 hooldus: mitu nime: autorite loend (link) David J. Skyrme (1998). "Developing A Knowledge Strategy". Vaadatud 18.03.2022. David Skyrme Associate (2007). "Knowing What You Know: conducting a knowledge audit". Vaadatud 18.03.2022. Jon Hill (2. september 2021). "What Is a Knowledge Audit and Why Does it Matter?". Bloomfire. Vaadatud 18.03.2022.