Saavutatud väärtus

Saavutatud väärtus (inglise keeles earned value – EV) on projektijuhtimises moodus aimu saada projekti edenemisest vaadelduna eelarve ja tähtajaga graafikus püsimise aspektidest. Saavutatud väärtust kasutatakse näiteks ajakava hälbe, eelarve hälbe, ajakava jõudluse indeksi ja eelarve jõudluse indeksi arvutamisel. Projektijuhtimises kasutatakse kolme kuluefektiivsuse terminit: planeeritud väärtus (PV – planned value), saavutatud väärtus (EV – earned value) ja tegelikud kulud (AC – actual cost). Antud artiklis uuritava saavutatud väärtuse haldamise põhieeldus on, et seni tehtud töö väärtus oleks võrdväärne eelarvest selleks eraldatud summaga. Saavutatud väärtust mõõtes võib ka saada aimu, kas projektiga ollakse ajaliselt graafikust ees või taga ning kas projektiga püsitakse majanduslikus aspektis etteseatud eelarves või mitte. Saavutatud väärtust tuntakse kohati ka BCWP (Budgeted Cost of Work Performed) ehk tehtud tööde eelarves arvestatud maksumusena. Saavutatud väärtust arvutatakse valemiga: EV = tegeliku tehtud töö protsent * BAC (Budget at Completion ehk projekti kogukulu lõpetamisel). Saavutatud väärtuse termin ilmus laiemalt avalikkuse ette finantsanalüüsi vahendina 1960. aastatel, kui seda asus oma igapäevatöös kasutama ka Ameerika Ühendriikide Kaitseministeerium (Department of Defence) oma C/SCSC (Cost/Schedule Control Systems Criteria) ehk kulude/ajakavade kontrollisüsteemide kriteeriumite projekti keskse osana. Mõiste "saavutatud väärtus" viis definitsiooni: Englert and Associates, Inc. defineerib seda kui "meetodit projekti jõudluse mõõtmiseks. See võrdleb omavahel planeeritud ja tegelikult saavutatud tööhulga koguseid, et kindlaks teha, kas projekti maksumus ja tähtajaline jõudlus vastavad algsele plaanile". Project Magazine defineerib seda kui "metodoloogiat, mida kasutades saab mõõta ja võrrelda omavahel projekti füüsilist edenemist, võttes arvesse tehtud tööd, töö tegemiseks kulunud aega ja töö tegemiseks tehtud kulutusi". Microsoft Project 2003 kasutusjuhendis on saavutatud väärtus defineeritud kui "meetod, millega saab mõõta projekti edenemist. See näitab, kui suur osa eelarvest peaks olema antud ajahetkeks kulunud, kui vaadelda seni tehtud tööd ja ülesannete/ressursside baaskulutusi". Field Operative defineerib seda kui "saavutatud füüsilise töö hulka pluss selleks saavutatud tööks eraldatud osa eelarvest. Kinnitatud eelarvesumma (mis võib sisaldada ka üldkulude jaotumist) tegevusteks, mis on kindla ajaperioodi vältel lõpetatud. NASA defineerib seda kui "integreeritud projektijuhtimise kontrollsüsteemi, millega saab hinnata, mõista ja kvantifitseerida, mida alltöövõtjad või muud välitegevused on suutnud ettenähtud eelarvega saavutada". Saavutatud väärtuse haldamine (EVM – Earned Value Management) annab projektijuhtidele objektiivseid, täpseid ja õigeaegseid andmeid projekti kohta efektiivsete otsuste tegemiseks projekti tuleviku mõttes. EVMS-id (Earned Value Management Systems ehk saavutatud väärtuste haldamise süsteemid) võimaldavad projektijuhil vastata kolmele lihtsale, kuid tähtsale küsimusele iga oma projekti kohta: Kus me oleme olnud? Kus me oleme nüüd? Kuhu me läheme? EVMS-i arvutamiseks, töötlemiseks ja jälgimiseks on projektijuhtidele loodud arvutiprogramme, mis tavaliselt hõlmavad järgmist: EVM ajakavamootor EVM eelarvemootor EVM aruandlusmootor raamatupidamise süsteemi integratsioon EVMS järgib üldiselt 32 suunist, mis on jaotatud viide kategooriasse. Need kategooriad on järgmised: Organiseerimine Planeerimine, ajakava seadmine, eelarve koostamine Raamatupidamine EVMS analüüs ja EVMS juhtimise aruanded Läbivaatus ja andmehaldus EVMS on abiks nii EVM töövõtjale kui ka EVM kliendile. EVMS süsteemide kasulikkuse võib välja tuua järgmiste punktidega: Parendab planeerimise protsessi. Tööde ulatuse selge definitsioon. Selged tööülesannete vastutused. Integreerib tehnilise, ajakava ja eelarve jõudluse. Annab varajase hoiatuse ja potentsiaalsete saavutatud väärtuse probleemide analüüsi. Identifitseerib probleemsed kohad kiireks ja proaktiivseks tegutsemiseks. Võimaldab täpsemaid hinnanguid teadaolevate probleemide mõjust eelarvele ja ajakavale. Võimendab tehniliste, ajakavaliste, eelarveliste võimaluste, süsteemi analüüsi ning riskiteguri paremat hindamist ja integratsiooni. Pakub pidevat ja läbipaistvat edenemisinfot kõigil juhtimise tasemetel. Annab projektile läbipaistvust ja usaldatavust. Esimene kategooria viiest keskendub töö organiseerimisele ning hõlmab viit suunist. Selle kategooria üks kõige tähtsamaid aspekte on see, et alltöövõtja peab paika panema tööjaotusstruktuuri (WBS – Work Breakdown Structure), mis ulatub välja kuni tasemeni, mis kirjeldab nii täidetavaid ülesandeid kui ka nende suhet/seost toote tulemuslikkusega. Samuti olulise tähtsusega on organiseerimisjaotusstruktuur (OBS – Organization Breakdown Structure), mis toob välja iga vastutava osapoole vastavatele töödele, mis on juba tööjaotusstruktuuris välja toodud. Teine kategooria hõlmab kümmet suunist, mis katavad põhinõuded planeerimise, ajakavade seadmise ja eelarve koostamise ning kindlatele ülesannetele kindlate ressursside määramise aspektidest. Integreeritud peaajakava peaks käituma nagu projekti kaart, et lepingulisi eesmärke täita. See ajakava võtab arvesse ka ressursse, et teha kindlaks planeeritud töö eelarve. Seda ajakava kasutatakse põhjana perioodi- ja ülesande eelarvete ning seeläbi ka projekti eelarvete koostamiseks. Ükskõik millise projekti kõiki erinevaid eelarveid tuleks kindlasti kooskõlastada eduka eelarvekontrolli nimel. See kategooria on väga üheselt mõistetav, kauaaegselt püsinud projektijuhtimise kuut suunist, et jälgida iga projekti osale kulunud tegelikke kulutusi (AC). Reaalsed kulud peavad olema vastavuses planeeritud töö ja eelarvega. Selles kategoorias tuuakse välja vajadus ajastada õigesti projekti jaoks tähtsa ressursi või materjali kaasamine ning töö edenemise andmete õige esitamine. Ka neljas kategooria hõlmab kuut suunist ning on väga tähtis osa, sest vajab inimeste tähelepanu eelarvest ja ajakavast kõrvalekallete suhtes, põhjuste dokumenteerimise, mõju ja parandavate tegevuste ning äärmisel juhul ka uue lõpptähtaja seadmise suhtes. Eelarve ja ajakava kõrvalekallete kalkulatsioonid EVM-i analüüsis tehakse tavaliselt kasutades kas tööjaotusstruktuuri ja/või organiseerimisjaotusstruktuuri. Kui selleks leidub vajadus, uuritakse andmeid väga põhjalikult, et leida kõrvalekalde peamine põhjus, teha kindlaks selle kõrvalekalde mõju projekti tuleviku tööefektiivsusele ning leida õiged viisid vigade parandamiseks. Viimane, viies kategooria koosneb viiest projekti kontrolli lähtesuunisest, mis rõhutavad kliendi poolt nõutud muutuste distsiplineeritud ja õigeaegset kaasamist projekti, vajadusel ka töökorralduse peatamist. Samad reeglid kehtivad ka projektisiseste ümberkorralduste ning projekti analüüsi suhtes. Ajakava ja eelarve lähtejoone paika panemine ning haldamine on kaks väga tähtsat tegevust, et olla võimelised hindama vastava perioodi tehtud tööd. Läbivaatus ja andmehaldus peaks olema kohustuslik proaktiivse ja mõtestatud saavutatud väärtuse haldamiseks, kui lähtejooned on pidevas muutumises. Järgmises tabelis on välja toodud olulisemad saavutatud väärtuse haldamise komponendid: Usmani, F (N.D). "Planned Value (PV), Earned Value (EV) & Actual Cost (AC) in Project Cost Management". Originaali arhiivikoopia seisuga 2020-09-26. {{netiviide}}: kontrolli kuupäeva väärtust: |Aeg= (juhend) "EARNED VALUE MANAGEMENT TERMS AND FORMULAS FOR PROJECT MANAGERS". N.D. {{netiviide}}: kontrolli kuupäeva väärtust: |Aeg= (juhend) Lukas, Joseph A (2012). "How to make earned value work on your project". PMI® Global Congress 2012. Simplilearn (2017). "Earned Value Management Terms and Formulas: PMP® Study". Earned Value Management (N.D). "http://www.earnedvaluemanagement.com". Originaali arhiivikoopia seisuga 2017-12-29. {{netiviide}}: kontrolli kuupäeva väärtust: |Aeg= (juhend); välislink kohas |Pealkiri= (juhend) Duncan Haughey (N.D). "WHAT IS EARNED VALUE?". {{netiviide}}: kontrolli kuupäeva väärtust: |Aeg= (juhend) Reichel, C. W. (2006). "Earned value management systems (EVMS)". PMI® Global Congress 2006. Pinnacle Management Systems, Inc. (2015). "SELECTING EARNED VALUE MANAGEMENT (EVMS) TOOLS". Humphreys Association (N.D). "EVMS Education Center Basic Concepts of Earned Value Management (EVM)". {{netiviide}}: kontrolli kuupäeva väärtust: |Aeg= (juhend) Vanhoucke, M (2011). "Earned Value Management: The EVM formulary".