Avatud dokumendivormingud

Avatud dokumendivormingud on digidokumentide failivormingu kirjeldused, mis on kõigile kättesaadavad ja vabalt tõlgitavad. 20. sajandi lõpus ja 21. sajandi alguses on liigutud ühtsete elektrooniliste dokumendivormingute standardite väljatöötamise poole: standardi staatuse on saanud avatud dokumendivormingud OASIS ODF – Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v1.0 ehk ISO/IEC 26300:2006 ja PDF/A, Electronic document file format for long-term preservation - ISO 19005-1:2005. Muud olulised avatud elektroonilised dokumendivormingud on HTML, XML, TXT, TeX ja UOF. Kinnine failivorming tähendab, et selle spetsifikatsioonid on mingi ettevõtte, tavaliselt tarkvaratootja, loodud ja neid ei avalikustata kolmandatele pooltele. Või kui avalikustatakse, siis erilepingute alusel, mis ei luba infot avalikkusele levitada. Pahatihti kasutavad samanimelise tarkvara erinevad versioonid ka erinevaid dokumendivorminguid. Näiteks viiakse uuema tarkvara loodavasse dokumenti muudatused, mis takistavad seda avamast vanematel sama programmi versioonidel, või siis avatakse dokument vigaselt. Mõnikord on sellised muudatused tõesti innovaatilised ja vajalikud, kuid enamasti sunnitakse kasutajat nii lihtsalt ostma uuemat versiooni tarkvarast. Selle praktika kasutamise näited on Microsoft Office ja CorelDraw. Avatud failivorming tähendab, et dokumendi struktuur on vastavuses mitme ettevõtte ja avaliku organisatsiooni koostöös valminud standardiga, spetsifikatsioon on kõigile soovijaile kättesaadav. Avatud failivorming peab olema sõltumatu ühest kindlast rakendusprogrammist, tootjast või operatsioonisüsteemist. See peab olema kirjeldatud (ja soovitatavalt standarditud) viisil, mis võimaldab selle täielikku, litsentsivaba kitsendusteta rakendamist kõigil soovijatel. Tähelepanu tuleb juhtida asjaolule, et kuigi paljud programmid võimaldavad näiliselt eksportida avatud vormingusse, osutub see probleemseks, sest tarkvaratootja on huvitatud oma kinnise vormingu levikust ega ole loonud korrektselt töötavat ekspordifiltrit avatud vormingutele. Ainult avatud standarditel põhinevate elektrooniliste dokumendivormingute kasutamine tagab, et andmed on selle omanikele kasutatavad ja kättesaadavad ka pikema aja jooksul ja seejuures ilma kolmandatele osapooltele (st näiteks kinnise failivormingu omanikule) litsentsitasusid maksmata. Tiina Tamme käsitleb oma 2000. aasta magistritöös elektroonilise dokumendivahetusega seotud probleeme ning toob muuhulgas välja järgmised nõuded. Elektrooniliseks andmevahetuseks kasutatav vorming peab olema avatud. Ta peab olema sõltumatu ühest kindlast operatsioonisüsteemist, rakendusprogrammist või tootjast. Ta peab lubama kasutada graafikat ja muid multimeedia võimalusi ning tagama dokumentide hea kujunduse. Vorming peab võimaldama dokumendis sisalduva info mugavat kasutamist (otsing, indekseerimine) ja redigeerimist. Fail peab olema mahult kompaktne. Vormingut peab saama lihtsalt lõimida olemasolevatesse süsteemidesse ja tööprotsessidesse. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi riigi infosüsteemide osakonna välja töötatud dokument "Riigi IT arhitektuur" on andnud selge soovituse kasutada mitmepoolset redigeerimist vajavates riigi- ja avalik-õiguslike asutuste dokumentides avatud dokumendivormingut OpenDocument. Redigeerimist mittevajavate dokumentide puhul on sobiv kasutada PDF-vormingut. Sama seisukohta kajastavad Euroopa Liidu eksperdirühmade soovitused. Riigiametnikel ja teistel arvutikasutajatel on neid soovitusi seda lihtsam jälgida, et saadaval on mitu väga kvaliteetset tasuta kontoritarkvarapaketti tunnustatud tarkvarafirmadelt IBM, Oracle, OpenOffice.org, Google, mis kasutavad vaikimisi OpenDocumenti vorminguid. ODF HTML XML PDF TXT TeX UOF Tekstitöötlus Promotion of Open Document Exchange Format ISO/IEC 26300:2006 Information technology - Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v1.0 OASIS Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) TC ISO 19005-1:2005 Document management - Electronic document file format for long-term preservation - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) Eestikeelne avatud dokumendivormingute ja tarkvara teemaline koduleht ODF Alliance OpenDocument Fellowship Eestikeelse OpenOffice.orgi koduleht OpenOffice.orgi koduleht LibreOffice'i koduleht KOffice'i koduleht Google Docs IBM Lotus Symphony koduleht Oracle Open Office'i koduleht