Käskkiri

Käskkiri (vananenud termin: päevakäsk) on asutuse tegevust korraldav haldusakt (õiguslik). Käskkirja väljaandmise õigus on määratud asutuse asjaajamisjuhendis. Käskkiri on korraldav dokument, mille annavad välja tippjuht ja tema asetäitjad vastavalt oma õiguspiiridele, et lahendada ettevõtte tegevuse sisemisi reglementeerimist nõudvaid küsimusi. Käskkirju antakse välja initsiatiivkorras või kõrgemalseisva õigusjõu aktide täitmiseks. Nendele aktidele tuleb käskkirja konstateerivas osas viidata. Kestvuselt on käskkiri ühekordne või kehtib samas küsimuses uue käskkirja väljaandmiseni. Sisu järgi ja erinevatest säilitustähtaegadest tingituna jagunevad käskkirjad: põhitegevuse käskkirjad (sisemise töökorralduse kohta) personalikäskkirjad (isikkoosseisu kohta) puhkusekäskkirjad (-korraldused) või lähetuskäskkirjad (-korraldused). Igal käskkirja liigil on omaette numeratsioon. Käskkirja väljaandmise algatajaks võib olla juhtkond, struktuuriüksuste juhid või spetsialistid. Käskkirja koostab spetsialist, kelle kompetentsi kuulub antud küsimus. Käskkiri vormistatakse üldplangile või käskkirja plangile ühes eksemplaris. Erandiks on distsiplinaarkaristuse käskkiri, mis vormistatakse alati kahes originaaleksemplaris. projekti koostamine, vajadusel viseerimine, allkirjastamine ja kuupäeva märkimine, registreerimine, koopiate valmistamine, käskkirja tutvustamine, täitmise järelevalve kasutamise korda reguleeriv märge (vajadusel); dokumendiliigi nimetus KÄSKKIRI (suurtähtedega); koostamise koht (nimetavas käändes) trükitakse samale reale käskkirja allakirjutamise kuupäeva ja dokumendiregistri numbriga; pealkiri, mis peab avama dokumendi väljaandmise eesmärgi; tekst koosneb üldjuhul konstateerivast ja korraldavast osast. Konstateerivas osas formuleeritakse käskkirja väljaandmise põhjus või viidatakse väljaandmise aluseks olnud dokumendile (väljaandja, dokumendi kuupäev, dokumendi liik, number, pealkiri). Konstateeriv osa puudub, kui korraldav osa ei vaja põhjendamist. Käskkirja konstateeriva ja korraldava osa vahele jäetakse üks tühi rida. Kui nende osade vahele trükitakse (sõrendatult) sõna "käsin", jäetakse tühi rida sõna "käsin" ette ja järele. Korraldava osa tekst esitatakse käskivas vormis ainsuse esimeses isikus. Tegusõna võib olla da-tegevusnimes, täitja ametinimetus alalütlevas käändes, täitja perekonnanimi trükitakse eelistatavalt nimetavas käändes. Üldjuhul trükitakse täitja ametinimetus koos nimega. Kui kohustus pannakse ametikohale, mitte sellel ametikohal töötavale konkreetsele isikule, siis perekonnanime ei märgita; viisa(d) vormistatakse käskkirja originaaleksemplarile. Enne allakirjutamist viseerivad selle (kui nii on asjaajamiskorras sätestatud) teksti autor jt. ametiisikud, kelle tegevusega on dokument seotud. Koostaja viisa kirjutatakse (käsitsi) allkirjast allpoole vasakule lehepoolele ja spetsialistide kooskõlastusviisad lehe paremale poolele. Eriarvamus lisatakse käskkirjale ja säilitatakse ka pärast allakirjutamist originaali juures. Kui käskkirja koostaja pole nõus arvestama kooskõlastajate ettepanekuid, esitab ta oma seisukoha kirjaliku eriarvamusena. Otsuse eriarvamuste arvestamise või mittearvestamise kohta teeb käskkirja allakirjutaja; allkiri – käskkirjal on üks allkiri ja see kirjutatakse tindisulepeaga. Kui käskkiri on vormistatud must-valgele plangile, ei tohiks kasutada musta tinti; kuupäev – selle märgib allakirjutaja või assistent pärast dokumendi allakirjutamist. Käskkiri jõustub allakirjutamise kuupäevast, kui tekstis pole sätestatud muud kuupäeva. Päev kirjutatakse kahekohalisena ja käsitsi, kuu nimetus trükitakse sõnaga, aastaarv neljakohalise numbriga; registreerimisnumber koosneb ainult dokumendiregistri järjekorranumbrist ja see märgitakse kuupäeva kõrvale; jaotuskava vormistatakse siis, kui käskkirjast tehakse koopiad. Originaalkäskkirja jaotuskava real (allkirjast allpool) märgitakse, kellele koopiad antakse. Jaotuskava võib vormistada ka viimase lehe pöördele või lisatakse käskkirjale eraldi lehel. Dokument, mis käskkirjaga kinnitatakse, on tema lisa. Käskkirja lisa(de)le viidatakse teksti korraldavas osas vastava punkti lõpus, mitte teksti all. Lisa ehk käskkirjaga kinnitatav dokument (nt. asjaajamiskord) vormistatakse puhtale paberilehele. Lisal peavad olema kõik vajalikud rekvisiidid ja ta peab olema allkirjastatud. Iga lisa lehed nummerdatakse eraldi. Lisa esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge. Kui dokumendi juurde kuuluvad teksti selgitavad lisad, siis selliste lisade esimese lehe paremasse ülenurka tehakse märge dokumendi kohta, mille juurde nad kuuluvad. Assistent (või personalijuht) edastavad käskkirja koopiad vastavalt jaotuskavale. Faksiimile allkirjaga koopiad üldjuhul tõestamist ei vaja. Erandjuhtudel (finantsküsimustes, faktide tuvastamisel, õiguste andmisel ja muudel juhtudel, mis nähakse ette asjaajamiskorras) tuleb ka faksiimile allkirjaga koopia tõestada. Käskkirja tutvustatakse töötajale, kelle tegevust dokument puudutab. Käskkirjaga tutvumist kinnitab töötaja oma allkirjaga (koos kuupäevaga) käskkirjade registris või käskkirja originaaleksemplari pöördel. Käskkirja täitmist jälgib koostaja või käskkirja tekstis näidatud isik. Struktuuriüksused jälgivad kehtivate käskkirjade aktuaalsust ja vajadusel teevad ettepaneku nende muutmiseks. Käskkirja saab muuta või kehtetuks tunnistada sama ametiisiku (või kõrgemalseisva ametiisiku) uue käskkirjaga. Sellekohane märge tehakse uue käskkirja viimases punktis, kus viidatakse, kelle käskkiri, millisest kuupäevast ja millise registrinumbri ning pealkirjaga on kehtetuks tunnistatud. Käskkirja kehtivust ei tohiks mõista selles sisalduva otsuse kehtivusena. Otsust või korraldust võib muuta. Kui otsus on täidetud (töö tehtud), ei ole see otsus enam aktuaalne. Ent käskkiri jääb dokumendina kehtima selle ajani, mis on antud liiki käskkirjadele säilitamiseks määratud. Käskkirja säilitamisaeg on märkimisväärne. Olenevalt sisust võib see olla 10, 65, 75 aastat või enam. Ent ühist normi, mis reguleeriks käskkirja kui haldusdokumendi säilitamise aega, ei ole kehtestatud.