Projektipõhine organisatsioon

Projektipõhine organisatsioon (inglise keeles project-based organisation) on majandusüksus, kus korraldatakse tööd lähtuvalt käimasolevatest projektidest. Projektipõhises organisatsioonis on projekt peamine ärimehhanism. Projektipõhised organisatsioonid tähtsustavad projekte oma organisatsiooni igapäevatöös. Iga projektipõhine organisatsioon rakendab oma töös nii sisemisi kui ka väliseid ressursse, et viia oma ärilised eesmärgid ellu eri projektide kaudu. Projektipõhine organisatsioon rakendab projektijuhtimist oma organisatsiooni strateegiana, haldab eri projektidest koosnevat projektiportfooliot, omab spetsiaalseid projektidele rõhku panevat struktuuri ja näeb ennast kui projektidele suunatud organisatsiooni. Ta korraldab enda strateegia ja oskused vastavalt projekti vajadustele. Projektipõhises organisatsioonis saab iga käimasoleva projekti puhul täpselt defineerida toote või teenuse ja kliendid ning tihti on klient tihedalt seotud projekti läbiviimisega. Projektipõhised organisatsioonid on enamasti kasutusel eraettevõtluses, kuid neid saab rakendada ka avalikus sektoris, sealhulgas õigus-, konsultatsiooni- ja turundusvaldkonnas, filmitööstuses ja reklaaminduses. Projektipõhise töökorralduse korral korraldatakse tööd lähtuvalt projektidest ning rakendatakse töös projektijuhtimist. Projekt on eriline ja ajutine ettevõtmine, millel saab kindlaks määrata algus- ja lõpuajad, defineerida ulatuse ja kasutatavad ressursid. Projekt ei ole rutiinne tegevus, vaid kindel hulk tegevusi, mis on suunatud ühe kindla eesmärgi saavutamiseks. Projektid on iseseisvad ja keerulised ettevõtmised, mis ei mahu enamasti traditsioonilise töökorraldusega asutuse igapäevaste protsesside hulka ja sageli vajavad spetsiaalset organisatsioonitüüpi ning kindlaid juhtimisvõtteid ja tehnikaid. Projektipõhistes organisatsioonides on ajal väga suur tähtsus, sest projekte tuleb teostada mahtudes etteantud ajavahemikku. Aja planeerimine sõltub konkreetsest projektist ning ajaline ulatus võib projektil olla alates mõnest päevast kuni mitmete aastateni. Projektipõhistes organisatsioonides on töö enamasti korraldatud lähtudes klientide soovidest ja nõudmistest ning esineb ka seda, et kliendid ja projekti töötajad tegutsevad ühiselt. Projektijuhtimine tähendab projekti õnnestumise jaoks teadmiste, oskuste ja tehnikate rakendamist, et täita või ületada tellija ootusi. Projektijuhtimises on oluline, et projekti eesmärk saaks täidetud õigeaegselt ning vastavalt määratud hinnale ja kvaliteedile. Mõistet "projektijuhtimine" kasutatakse teinekord ka kirjeldades organisatsioonilist lähenemist käimasolevate tegevuste juhtimiseks. Projektijuhtimise protsessi viis peamist tegevust on algatamine, planeerimine, teostamine, kontrollimine ja sulgemine. Puhtalt projektipõhise organisatsiooni struktuuris domineerivad projektijuhid ja neile alluv projektipersonal, neist kõrgemal positsioonil on ettevõtte juhtkond. Projektijuhtidel on projektipõhises organisatsioonis väga kõrge positsioon ja staatus. Nad omavad kontrolli äriliste otsuste, personali ja ressursside üle. Projektijuht on isik, kelle vastutuse alla kuuluvad projekti ühitamine ettevõtte eesmärkidega, projekti eesmärgi saavutamine ja selle täideviimise suunamine. Projektijuhilt nõutakse innovaatlist lähenemist ja oskust jääda seatud rahalistesse piiridesse. Projektipersonal ootab projektijuhilt oskuslikku tööde jaotamist ja tagasisidet oma tööle ning klient eeldab lepingule vastavat tööd ja tulemusi. Projektijuht peab suutma saavutada tasakaalu ja täita kõikide osapoolte soove. Projektijuhil on sellises organisatsioonistruktuuris võim hankida ressursid, mis on projekti täitmiseks vajalikud, vastavalt projekti ulatusele, kvaliteedile ja eelarvele. Projektijuht juhib projektipersonali tööd. Väiksemate projektide puhul võib projektipersonal koosneda vaid mõnest liikmest, kes töötavad koos projektijuhiga, kuid suuremate projektide puhul võib tiim koosneda kümnetest või sadadest töötajatest, kes enamasti töötavad ühe projekti kallal täiskohaga. Suuremad projektid saab jaotada ka alaprojektideks, millest igal ühel on oma projektipersonal. Projektipõhises organisatsioonis on projekti töötajad spetsiaalselt määratud projektile ja töötajad annavad aru otse projektijuhile. Projektijuht on vastutav ka projektipersonali tegevuse hindamise eest ja karjääri edasiliikumise eest. Projektitiimid arendavad projekti käigus tugeva omandiõiguse projekti üle, mõistavad sügavalt projekti eesmärki, missiooni ja tegevusi, seega projektipõhised organisatsioonid on levinud ka suurte ja komplitseeritud projektide puhul. Projektipõhist organisatsiooni saab jaotada kaheks eri tüüpi organisatsiooniks. Üks neist on organisatsioon, kus peamised otsused tehakse eelkõige keskendudes projektidele, kuid organisatsioonis eksisteerivad ka teised osakonnad ning teine on puhtalt projektipõhine organisatsioon, kus projekt on peamine ärimehhanism ja projektidesse ei segata teisi osakondi (turundus, personal, tootmine jt). Lisaks eeltoodud jaotusele on projektipõhiseid organisatsioone liigitatud ka projektide osakaalu ja nende kasutuseesmärkide alusel. Need organisatsioonid on järgmised: projektipõhised organisatsioonid, projektitoega organisatsioonid, projektivõrgustikud. Projektipõhised organisatsioonid tegutsevad selle jaotuse järgi eelkõige kultuurivaldkonnas, kõrgtehnoloogilistel aladel, ehitusvaldkonnas ja transpordivaldkonnas. Täielikult projektipõhistes organisatsioonides on kogu töö ja äritegevus teostatud projektivormis, kuid leidub ka selliseid projektipõhiseid organisatsioone, kus on lisaks ka teisi osakondi ja tegevusvaldkondi. Projektipõhistes organisatsioonides sõltub ettevõtte kasum konkreetselt sooritatud projektidest ja nende edukusest, sest organisatsioon saab kasumit müües oma teostatud projekte klientidele. Projektitoega organisatsioonides on säilinud osakonnad ja tavapärane töökorraldus, kuid lisaks sellele kasutatakse projekte, et ellu viia turundustegevust, toote- ja teenusedisaini ning arendustegevust. Projektide osakaal on projektitoega organisatsioonides kasvutõusul, sest ettevõtted konkureerivad omavahel eri toodete ja teenustega, mis vajavad pidevat edasiarendamist. Projektitoega organisatsioonid on lisaks teistele osakondadele loonud ka projektijuhtimise osakonna, kus tegeletaksegi eri projektide juhtimisega, projektiportfelli haldamisega ja projektide käigus omandatud kogemuste säilitamisega. Projektivõrgustik tähendab ettevõtete vahelist koostööd, kus mitu ettevõtet tegutsevad ühiste projektide kallal. Projektivõrgustike puhul on oluline ettevõtete vahelised suhted. Kui ühiselt teostatud projektid on lõppenud, siis pöördutakse tagasi enda ettevõttes igapäevaste tööde juurde ja ettevõtete võrgustik võib mõneks ajaks lõpetada omavahelise koostöö. Projektipõhine organisatsioon on alternatiivne ja kõige lähedasem variant maatriksorganisatsioonistruktuurile. Maatrikssüsteemis on projektijuhil samuti vastutav roll, kuid ta jagab seda teiste osakondade juhtidega ehk juhtidega finants-, turundus-, tootmis- ja personalivaldkonnas. Maatrikssüsteemis toimuvad ärilised protsessid nii projektidena kui ka teiste osakondade tegevustes. Maatriksstruktuur arenes 1950. aastatel Ameerika Ühendriikides kosmosetööstuses, mil tegeleti suurte ja komplekssete projektidega. Kui projekt oli väga ulatuslik, siis selle jaoks loodi puhas projektipõhine organisatsioon ehk kõik ressursid koondati ühe organisatsiooni alla, et saavutada seal projekti eesmärgid. Võrreldes maatriksstruktuuriga on projektipõhises organisatsioonis projekt kõige olulisem organisatsiooni tegevus ja osa, kuid maatriksstruktuuris on projektidega tegelemine üks osa organisatsiooni kõikidest tegevustest. Projektipõhine organisatsioon on sobilik organisatsioonitüüp, tegelemaks innovaatiliste ettevõtmistega. Enamasti on taoline ettevõte valmis ebakindluseks, klientide muutuvateks nõudmisteks ja pidevaks arenguks. Seevastu projektipõhise organisatsiooni nõrkused on need, kus maatriksstruktuuri organisatsioon on tugev: koordineerida olemasolevaid ressursse projektideüleselt, täita massturu nõudmisi ja tegeleda rutiinse tootmisprotsessiga. Projektipõhised organisatsioonid on tugevad ka dünaamilistes ja keerulistes keskkondades. Nende tugevus seisneb ka oskuses kombineerida olemasolevaid ressursse, et tulla vastu kliendi soovidele, tehes seda vastavalt tähtajale ja eelarve piires. Projektipõhise organisatsiooni töötajatel on pidevad tähtajad, mis muudab töötajad aja suhtes kriitilisemaks, kaastöötajatega koostöövalmiks ja suurendab nende oskust nii strateegiliselt mõelda kui ka lahendada ülesandeid efektiivsemalt. Projektipõhist töökorraldust leiab mitmetest tegevusvaldkondadest. Kõige rohkem esineb projektipõhist töökorraldust kultuurivaldkonnas (filmindus- ja teatrivaldkonnas) ning teenuste valdkonnas, seal hulgas avaliku suhtluse valdkonnas ja ürituskorralduses. Projektipõhine töökorraldus on levinud ka traditsioonilistes tööstusharudes, näiteks ehituses ja laevanduses, viimasel ajal olulistes tegevusharudes nagu kommunikatsioon ja infotehnoloogia ning muudes kõrgtehnoloogilistes valdkondades ning kõrgehinnaliste teenuste osutamisel või kaupade tootmises. Ajmal, Mian M. (2009). Managing Knowledge in Project-based Organizations: A Cultural Perspective. University of Vaasa, Lk 17-22 Hobday, M. (2000). The project-based organisation: an ideal form for managing complex products and systems? Research Policy, 29 (7-8), Lk 871-893 Söderlund, J. (2015). "Project-Based Organizations: What Are They?". The Psychology and Management of Project Teams: An Interdisciplinary Perspective (Inglise keeles). Oxford: Oxford University Press. ISBN 9780199861378.{{raamatuviide}}: CS1 hooldus: tundmatu keel (link) Kodama, M. (2007). Project-based Organization In The Knowledge-based Society. London: Imperial College Press. Lk 3. Inglise keeles Bocean, C. G. (2011). Project based organization – an integrated approach. Management & Marketing Journal, 9(2), Lk 265-273. Inglise keeles. Project Management Institute. "What is Project Management?" (Inglise keel). Project Management Institute. Vaadatud 16.11.2017.{{netiviide}}: CS1 hooldus: tundmatu keel (link) Kiik, T. (2016). "Projektitöö rakendamise kogemused Eesti organisatsioonides" (PDF). Pärnu. Lõputöö. Vaadatud 18.11.2017. Artto K., Martinsuo M., Kujala J. (2011). Project business (Inglise keeles). Helsinki, Finland. Lk 212-221. ISBN 9789529285358.{{raamatuviide}}: CS1 hooldus: mitu nime: autorite loend (link) CS1 hooldus: tundmatu keel (link) Project Management for Development Organizations ((2007)). "Project Management Organizational Structures" (PDF) (Inglise keel). Project Management for Development Organizations. Originaali (PDF) arhiivikoopia seisuga 18.11.2017. Vaadatud 14.11.2017. {{netiviide}}: kontrolli kuupäeva väärtust: |Aeg= (juhend)CS1 hooldus: tundmatu keel (link) Thiry, M ((2007)). "Creating project-based organizations to deliver value" (Inglise keel). Newtown Square, PA: Project Management Institute. Vaadatud 15.11.2017. {{netiviide}}: kontrolli kuupäeva väärtust: |Aeg= (juhend)CS1 hooldus: tundmatu keel (link) Stuckenbruck, L. C. ((1979)). "The matrix organization" (Inglise keel). Project Management Quarterly, 10(3), 21–33. Vaadatud 18.11.2017. {{netiviide}}: kontrolli kuupäeva väärtust: |Aeg= (juhend)CS1 hooldus: tundmatu keel (link)