Juhtkomitee

Juhtkomitee on komitee, mis juhendab, suunab ja kontrollib projekti organisatsiooni sees. Komiteesse kuuluvad eri huvirühmade esindajad ja/või antud ala eksperdid, kes annavad juhiseid sellistes põhiküsimustes nagu ettevõtte poliitika ja eesmärgid, eelarvekontroll, turundusstrateegia, ressursside jaotamine ja suurte kuludega seotud otsused. Lisaks on väga kasulik lisada komiteesse vähemalt üks arendatava projekti potentsiaalne kasutaja, nägemaks seda, kas projekt liigub ka kasutajate silmis õiges suunas. Juhtkomitee peaks olema projektijuhile tema töös abiks, seega tuleks hoolega kaaluda, kes liikmeks võetakse. Juhtkomitee eesmärk on tagada projekti edukas elluviimine, sealhulgas maksimeerida saadav kasum. Juhtkomitee roll on anda nõu, tagada projekti väljundite edastamine ja projekti tulemuste saavutamine. See võib hõlmata järgmisi ülesandeid: võtta vastutus projekti teostatavuse, äriplaani ja tulemuste saavutamise eest; tagada, et projekti ulatus vastab ettevõtjate ja peamiste huvirühmade kokkulepitud nõuetele; anda projektis otseselt kaasatud inimestele juhiseid projektidega seotud küsimustes; tagada, et jõupingutused ja kulutused sobivad sidusrühmade ootustele; kindlaks teha ja hinnata potentsiaalsed ohud projekti edukusele; lahendada kõik probleemid, millel on projekti osas oluline mõju; hoida projekti ulatust kontrolli all; ühitada arvamuste ja lähenemisviiside erinevusi ning lahendada nendest tulenevaid vaidlusi; anda aru projekti edenemise kohta kõrgemal tasemel vastutavatele isikutele. Juhtkomitee toetab, juhendab ja jälgib edusamme. Tavaliselt liikmed projektis ise kaasa ei tööta. Üldjuhul toetavad projekti elluviimist projektijuht ja teised projekti meeskonna liikmed. Kuigi projektijuht ei kuulu juhtkomiteesse, osaleb ta üldjuhul siiski koosolekutel, selleks, et aru anda projekti edusammude kohta ja vastata küsimustele, mis liikmetel tekkinud on. Üksik juhtkomitee liige ei vastuta otseselt projekti tegevuse juhtimise eest, vaid osutab abi ja annab nõu neile, kes seda teevad. Seega peaksid juhtkomitee liikmed individuaalselt: mõistma projekti väljundite kaudu elluviidavate algatuste strateegilisi tagajärgi ja tulemusi; hindama projekti olulisust mõne või kõigi peamiste sidusrühmade jaoks ja esindama nende huve; olema tõeliselt huvitatud projekti algatusest ja tulemustest; olema projekti tulemuste eestkõneleja; omama laiaulatuslikku arusaamist projektijuhtimise küsimustest ja vastuvõetud lähenemisest. Praktikas tähendab see järgmist: tagama, et projekti väljundid vastavad äriomanike ja peamiste sidusrühmade nõuetele; aitama tasakaalustada vastuolulisi prioriteete ja ressursse; andma juhiseid projekti meeskonnale ja projekti väljundite kasutajatele; kaaluma ideid ja tõstatatud küsimusi; edendama positiivset kommunikatsiooni väljaspool komiteed seoses projekti edenemise ja tulemustega. Juhtkomitee liikmete seast tuleks valida komitee esimees, kelle ülesandeks on koosolekute sujuva toimimise tagamine ja ka eesmärkide saavutamise. Võimalikke konfliktide tekkimise vältimiseks peaks liikmetele koostama nende rolli kirjelduse, milles on välja toodud neile kehtestatud ootused ja kohustused. Koosolekute sagedus ja kestus sõltub projekti suurusest ja keerukusest. Väiksemate projektide puhul on tavaliselt piisav kohtuda korra planeerimisetapis, korra projekti keskel selleks, et üle vaadata projekti edusammud ja korra lõpus, selleks, et anda kogu projektile hinnang. Suuremate projektide puhul peaks komitee planeerima oma koosolekud nii, et need langeksid kokku projekti raames saavutatud verstapostidega. Vähemalt nädal enne koosolekut peaks projektijuht kõigile komitee liikmetele saatma kõik vajalikud dokumendid. Need peaksid hõlmama järgmist: päevakorda, milles on välja toodud koosolekule planeeritud aeg; viimase koosoleku protokolli; eduaruannet projekti staatuse kohta alates viimasest koosolekust; kõiki muidu koosolekul arutatavaid dokumente. Üldjuhul juhib koosolekut projektijuht. Kohtumine viiakse läbi päevakorra alusel. Kõigil komitee liikmetel on võrdne sõnaõigus otsuste langetamisel. Koosoleku põhiprogramm hõlmab järgmist: eelmise koosoleku protokollide kinnitamine; varasemate koosolekute toimingute oleku ülevaatamine; projektijuhi projekti seisundi aruanne; arutelud muude dokumentide üle (kui neid on); kvaliteedikontrolli aruanne (kui on olemas); järgmise koosoleku kuupäeva, kellaaja ja kohtumise kinnitamine. Koololekule järgneva nädala jooksul tuleks kõigile liikmetele edastada koosoleku protokolli koopia. See on oluline selleks, et liikmed saaksid üle kontrollida, kas protokoll kajastab kõike, mida koosolekul arutati ja kokku lepiti. Protokoll peaks sisaldama koosolekul kokku lepitud tegevuste loetelu, milles on selgelt märgitud iga meetme eest vastutava isiku nimi ja rakendamise eeldatav ajakava. Samuti tuleks lisada koosolekul levitatavate täiendavate dokumentide koopiad. Protokoll peaks selgelt kajastama ka järgmise koosoleku üksikasju. Mõne projektil puudub kindel juhtkomitee. Võimalik, et on määratud isikud, kes tegelevad otsuste vastu võtmisega, kuid neid ei ole ametlikult ametisse nimetatud ja neil puuduvad kindlad koosolekud. Probleem seisneb selles, et antud juhul puudub projektil kindel suund ja ka tõhus viis, kuidas projekti juhtida. Kui ei ole teada, kes millist rolli juhtkomitees täidab ja mille alusel isikud komiteesse määratud on, siis võib juhtuda, et otsuste tegemine muutub ebaefektiivseks. Peab olema teada, et kõigi huvirühmade huvid on komitees esindatud ja igaüks teab täpselt, mida temalt oodatakse. Liiga palju liikmeid aeglustab otsustusprotsessi. Komiteesse tuleks kaasata ainult need inimesed, kes aktiivselt kaasa töötavad ja sellega projekti õigele teele suunavad. Juhtkomitee koosolekud peavad olema korraldatud regulaarselt, selleks et olla efektiivsed. Isegi siis tuleks kokku saada, kui projekt liigub õiges suunas ja silmnähtavaid probleeme ei esine. On mõistetav, et aegajalt tuleb koosolekute aegasid muuta, kuid siiski tuleks olla ärajätmiste ja ümberpaigutamistega ettevaatlik. Samuti tuleks jälgida seda, et kutseid ei saadetaks liiga lühikese etteteatamisega. Projekti jaoks on oluline, et koosolekud toimuksid regulaarselt. Võimaluse korral võiks koosolekud ajastada iga kuu samale ajale. Kui mõni liikmetest ei saa etteantud ajal tulla, tuleks paluda neil saata asetäitja, selmet koosolek kas ära jätta või edasi lükata. Väga oluline on kogu saadaoleva informatsiooni edastamine juhtkomiteele. Vastasel juhul ei ole efektiivne juhtimine võimalik. Komitee liikmetele tuleb selgitada, mida ja millal nendelt oodatakse. Samuti tuleb üle käia võimalikud riskid, probleemid, ulatuse muutused ja finantsolukord. Kõigist komiteedest, mis projekti jaoks luuakse, tundub juhtkomitee missioon justkui ette antud: juhtimisalaste arutelude ja otsuste tegemise kaudu juhtida projekt edukalt algusest lõpuni. See ei tähenda aga seda, et iga juhtkomitee missioon oleks automaatselt sama. Missiooni eripärasid võivad mõjutad järgmised tegurid: komitee ulatus (kas üks või mitu projekti), volitused (kellele kuulub lõplik otsustamisõigus), kui keeruliste projektidega komitee tegeleb jne. Ükski juhtkomitee ei saa korralikult toimida, kui neil puudub kindel missioon. Seega võib missiooni seadmist lugeda komitee esimeseks oluliseks tegevuseks edu saavutamisel. Põhikirja puudumisel võib komitee mingi aja efektiivselt funktsioneerida, kuid varem või hiljem tekivad probleemid. Võib olla ei saa kõik liikmed kõigest üheselt aru või tekib probleeme seoses võimu jagunemisega või ootamatuste tekkimisel ei osata neile läheneda. Sellised olukorrad vähendavad produktiivsust ja teevad tulemuste saavutamise keerulisemaks. Selleks, et antud riske vältida, tuleks komiteel kasutusele võtta põhikiri. Põhikiri määrab komitee korralduse ja selle, kuidas see toimib. Põhikiri on suurepärane vahend produktiivsuse tõstmiseks, aja säästmiseks, konfliktide minimeerimiseks ja ootuste seadmiseks. Hästi funktsioneeriva komitee alus on organiseeritus. Eelkõige on juhtkomiteel vaja kindlat ja tugevat juhti ning selgelt määratletud suhteid liikmete vahel. Ootused liikmete tulemuslikkuse kohta peavad olema seatud arusaadavalt ja realistlikult. Selleks, et tehtav töö oleks sujuvam, tuleks tagada võimalikult positiivne töökeskkond, kus iga häält võetakse kuulda, teiste arvamusi austatakse ja informatsiooni jagatakse kõigiga. Komitee võiks olla nii väike kui võimalik selleks, et lihtsustada otsuste tegemist ja minimeerida sisekonflikte. Vajadusel tuleks moodustada allkomiteesid konkreetsete eriteadmisi nõudvate küsimuste lahendamiseks. Raymond Mcleod (2008). Management Information Systems (10 ed.). Pearson Education. Lk 201. ISBN 978-81-317-1949-7. "Business Dictionary". Originaali arhiivikoopia seisuga 1. detsember 2017. "The Law Dictionary". "Project Management Methodology". "Project Management Fact Sheet" (PDF). Originaali (PDF) arhiivikoopia seisuga 1. detsember 2017. "Project Structure and Organisation". "What Does the Steering Committee Do?". "Implementing a project: the role of a Steering Committee" (PDF). Originaali (PDF) arhiivikoopia seisuga 31. oktoober 2017. "Project Managers and Steering Committees". "The Four Keys to Successful Project Steering Committees".