Projektijuhtimise audit

Projektjuhtimise audit (inglise keeles project management audit) on viis kontrollida projekti juhtimise meetodeid ja protsessi. Kui projekti audit/hindamine keskendub projekti tehnilistele protsessidele ja sellega seotud tegevustele, siis projekti juhtimise auditis võetakse luubi alla projekti juhtimise protsess ja meetodid. Taolise auditi eesmärgiks on selgeks teha projekti tegelik hetkeolukord ning selle vastavus planeeritud eelarve ja töömahuga. Auditeerimine tuleneb ladinakeelsest sõnast “audire”, mis tõlkes tähendab 'kuulama' või 'kuulma'. Auditeerimist on paljud teadlased defineerinud erinevalt. Wang defineerib auditeerimist kui enese kontrolli või taastõestamise protsessi ning enese raamatupidamisliku usaldusväärsuse ja juhtimisoskuse kontrollimist ja vajadusel korrigeerimist. Power kirjeldab auditeerimist kui süstemaatilist ja eraldiseisvat organisatsiooni failide, kontode, dokumentide ja vautšerite kontrolli, et olla kindel, mil määral peegeldavad finantsaruanded tõest või väära ülevaadet hetkeolukorrast. Auditeerimise ajalugu käib käsikäes raamatupidamise omaga. Auditeerimise esimesed märkmed pärinevad aastast 400 e.m.a Egiptuse ja Babüloni aladelt, kus peeti arvestust kaupade liikumise kohta ning anti ka suulisi auditi aruandeid. Tänapäevaks on kauba liikumise jälgimisest saanud kompleksne auditite süsteem ning kujunenud välja spetsiifilised auditeerimisviisid erinevate protsesside jaoks. Projektijuhtimise auditi vajadus tekkis koos projektide ja projektipõhiste ettevõtete tekkimisega. Sellega koos tekkis vajadus kontrollida nii projektide ajaplaane kui ka efektiivsust ja toimimist ning välistada võimalikke pahatahtlikke taolise töövormi ärakasutamisi. Projektijuhtimise auditi läbiviimiseks on mitmeid meetodeid. Üks viis auditi teostada on toetudes ISO9001 kvaliteedijuhistest, mis annab auditile detailse ja tehnilise struktuuri. ISO 9001 alusel viib auditit läbi iseseisvatest spetsialistidest koosnev meeskond, kes hindavad tegeliku projektijuhtimise (läbiviimise) vastavust organisatsiooni kvaliteedieeskirjades kirjeldatule. Projektijuhtimise auditeerimist kasutatakse ka pideva osana projekti teostamisel. Sel juhul on projektijuhtimise auditi põhilisteks eesmärkideks : Motiveerida projektimeeskonda, et luua toimiv projektiplaan mõistliku aja jooksul Tagada koostatud plaani ja protsesside kvaliteet ning suurim võimalik tõenäosus, et projekt on tulemuslik. Kaardistada põhilised projekti ohustavad riskid Muuta probleemsete aspektide kaardistamise abil projekti plaan võimalikult töökindlaks. Leida kohad, mida on võimalik veel projekti plaanis, ressursside kasutamisel või kulude arvestamisel täiustada, et tagada projekti kõrge kvaliteet mõistlike kulutuste juures. Projektijuhtimise audit aitab  : Parendada projekti tulemusi Suurendada kliendi ja teiste huvigruppide rahulolu Säästa kulusid Hoida projekti laiali valgumast Avastada võimalikud ohukohad varakult Selgitada välja edasised arenguvõimalused Hinnata projekti meeskonna edukust Anda kliendile infot projekti kulgemise kohta Kinnitada projekti teostatavus Projektijuhtimise audit uurib projekti seisukorda, sealjuures töö kvaliteeti ja kvantiteeti ning selle vastavust kliendi ootustele. Kasutatud ja kasutatavaid ressursse ning nende hinnangulist vajaminevat mahtu töö lõpetamiseks. Projekti tööde edenemist, vastavust planeeritud graafikule ja organisatsioonilisi korraldusi. Loetletud aspektidele keskendudes töötatakse ja analüüsitakse auditi koostamisel : projekti detailseid plaane; monitoorimise ja kontrollimise protseduure; võimalikke riske; strateegiaid ootamatuteks juhtudeks; aruandmise juhiseid; suhteid klientidega; suhteid alltöövõtjate ja tarnijatega; suhteid kolmandate osapooltega; raamatupidamise ning arvete väljastamise ja -laekumise korda; muid projekti mõjutavaid pisiasju. Audiitorile peavad olema kättesaadavad kõik projektiga seotud dokumendid (sh finantsaruanded, plaanid, kirjavahetus jms). Audit annab projektijuhile ja meeskonnale tagasisidet projekti hetkeolukorrast ning soovitusi selle parendamiseks. Esimene projektijuhtimise audit koostatakse kohe pärast projektiplaani koostamist, kui selge on projekti ülesehitus ning nõudmised projektile. Suurte ja komplekssete projektide puhul tehakse reeglina mitmeid planeeritud auditeid. See on hea viis kiire tagasiside saamiseks ning vigade avastamiseks nende algstaadiumis. Esimene audit koostataksegi projekti algfaasis, kus vaadatakse üle projekti mustand ning antakse sellele hinnang. Järgmine audit toimub ideaaltingimustel kohe, kui projekt on kinnitatud ning suuremad tegevused planeeritud, seejärel auditeeritakse projekti siis, kui projektist on ajaliselt või eelarveliselt teostatud 20%. Edasised auditid toimuvad iga järgneva tugipunkti juures, kus kontrollitakse muu seas eelnevate paranduste arvessevõtmist. Projektijuhtimise auditid peaksid enamasti olema korralised ja planeeritud, kuid juhul, kui juhtkond on ebakindel projekti toimimises või teadmatuses selle käekäigust, viiakse erandkorras läbi etteteatamata projektijuhtimise audit. Selline audit annab õiglase hinnangu projekti seisukorrale ning piisavalt informatsiooni edasiste otsuste vastu võtmiseks. Plaaniväline audit teostatakse reeglina ka juhul, kui projektijuhtimise meeskonnas on toimunud muudatusi. Auditi läbiviimisel osalevad mõlemad, nii lahkuv kui ka ametisse asuv projektijuht. Selline audit annab uuele projektijuhile tõese ülevaate projekti olukorrast, kindluse, mille baasilt võtta vastu edasisi otsuseid ning minimeerib projekti üleandmisega kaasnevaid arusaamatusi ja infosulgu. Plaaniväline audit on asjakohane ka juhul, kui investoritel on alust kahtlustada projektijuhte illegaalsetes mahhinatsioonides. Projektijuhtimise audiitoriks peab olema sel alal kompetentne isik, kes on viibinud projekti juures selle planeerimise ja mehitamise protsessi käigus, kuid audiitor ei tohi olla seotud projektis läbiviidavate tööde teostamise või ülevaatamisega. Audiitor peab olema erapooletu. Projektijuhtimise audiitoriks peab olema isik, kes on antud valdkonnas pädev ning omab laiapõhjalist kogemust ja kokkupuudet sarnaste projektidega. Audiitoril peab olema ettekujutus võimalikest ohtudest ja tüüpilisematest eksimustest. Nõutud ei ole antud valdkonna spetsiifiline tehniline tundmine, kuid laiapõhjalise ülevaate omamine. Audiitor peab oma ülesandeid täites olema aus, objektiivne, erapooletu ja põhjalik. Samuti on tööks vajalik hea kuulamisoskus ja analüüsivõime, kuid audiitori isikus ei peeta professionaalseks liialt kiirete ja ennatlike järelduste tegemist. Auditeerimist ei pea teostama üks inimene, vaid selleks võib koostada ka meeskonna pädevatest isikutest, kes vastavad ülaltoodud kriteeriumitele. Ettepanek ja auditi läbiviimise algatus peaks tulema projektijuhilt või selle meeskonnalt, kuna tegu on projekti sujuvaks teostamiseks ja õnnestumiseks olulise tegevusega. Auditi protsessiks ettevalmistuse käigus määratakse kindlaks auditi ajakava, aeg ja koht ning eelarve, valitakse sobiv(ad) audiitor(id) ning lepitakse kokku auditeerimise detailsusastmes ja aruandmise korras. Samuti tuleb auditeerimisest ette teavitada projektijuhti ning paluda temal ette valmistada vajalikud dokumendid. Audiitori ülesandeks projektijuhtimise auditeerimisel on koguda projekti kohta informatsiooni ning analüüsida selle asjakohasust ja täpsust, teha saadud informatsioonist järeldused ning esitada oma tulemused auditi tellijatele. Audiitorile peaksid olema kättesaadavad kõik projektiga seotud dokumendid. Seal juures näiteks projekti kirjeldus ja eesmärgid, selle eelarve ja ajaplaan. Projektiga seotud inimeste ja kolmandate osapoolte andmed. Projekti kvaliteedi-, eelarve- ja ajaplaani kontrolli plaan ja riskianalüüs. Materjalide põhjal on audiitoril õigus esitada täiendavaid küsimusi kõigiet projektiga seotud isikutele, millest lähtuvalt ta saab anda adekvaatse ja erapooletu hinnangu projekti käekäigule ning õnnestumise tõenäosusele. Kõik audiitori ja projektiga seotud inimeste vahelised vestlused võiksid olla läbi viidud personaalselt ning ilma kõrvaliste mõjutajateta. Samuti ei tohi audiitor intervjuu tulemusi oma jõupositsiooni kasutades mõjutada läbi “tähenärimise” või “rumalate küsimuste” küsimise. Oma väidete tõestamiseks on audiitoril kohustus paluda intervjueeritavatel tuua konkreetseid näiteid. Audiitor pöörab auditeerimise käigus tähelepanu ka projekti eri osade arvestuslikule töömahukusele ning tegelikult teostatud töö mahule, projekti käekäiku mõjutavatele piirangutele ja vajadusel nende kaotamise võimalikkusele. Auditi tulemuste esitamisel esitab audiitor projekti hetkeseisu kirjelduse, tema kuuldud ja nähtud aspektid, audiitori enese arvamuse olukorrast, teised auditeerimise käigus selgunud arvamused (töötajate, meeskonnaliikmete vms) ja audiitori parandusettepanekud. Projektijuhtimise auditeid kasutatakse mitmesugustes organisatsioonides, kus tehakse tööd projektidega, või projektipõhistes organisatsioonides, näiteks paljud kultuurivaldkonna organisatsioonid (filmindus, kunst, teater, muuseumid) toimivad projektipõhiselt, samuti teenuseid pakkuvad ettevõtted (ürituskorraldus, reisikorraldajad jne) ja tervishoiusektor, IT- ja ehitusvaldkonnad. McDonald J., (2002). Software project management audits––update and experience report. Journal of Systems and Software 64(3), Lk247-255. Flint, D. (1988). Philosophy and principles of auditing: An introduction. Basingstoke. Byrnes P.E., Al-AwadhiA., Gullvist P., Brown-Lidburd H.,Teeter R., Warren D.J., Vasarhelyi M. (1012). Evolution of Auditing: From the Traditional Approach to the Future Audit. American Institute of Certified Public Accountants. Power, M. (1999). The Audit Society: Rituals of Verification. Oxford: Oxford University Press. Loeb E.S., Adil E.S. (1989). Data audit: Its place in auditing. Acountability in research. 1 (1) Lk 23-32. International Organization for Standardization. (2015). ISO 9000:2015 Comittee ISO/TC176/SC1. Martin R., (2014). [1] The Online Blog. Ruskin, A. M. & Estes, W. E. (1985).Project management audit its role and conduct Project Management Journal, 16(3), Lk 64–70. Ross F.E., (1976) Technical Reviews and Audits: Keeping Track of Progress in Development Projects. Management Review. 65 (8), Lk 11-18. Hobday, M. (2000). The project-based organisation: an ideal form for managing complex products and systems. Research Policy. 29 (7-8), Lk 871-893.