Projekti kvaliteedijuhtimine

Projekti kvaliteedijuhtimine (inglise keeles project quality management) hõlmab kõiki tegevusi projekti keskkonnas, mis on suunatud selleks, et projektile pandud ootused realiseeritakse. Kvaliteedijuhtimine hõlmab kolme peamist põhitegevust projekti keskkonnas: kvaliteedi plaanimine, kvaliteedi tagamine ja kvaliteedi kontroll. Projekti lõpptulem on identne projekti kvaliteediga ning seda võib nimetada kvaliteedi strateegiliseks eesmärgiks. Projekti kvaliteedi kindlaksmääramine ja selge strateegiline eesmärk on ühed olulisemad tegevused enne projekti elluviimist. Projektijuhtimist on hakatud aina enam kasutama erinevates organisatsioonides, kuna organisatsioonide kasvamise ja arenemisega on tekkinud erinevaid protsesse, mis vajavad projektipõhist lähenemist. Samuti on ülesannetepõhistest ametikohtadest saamas multi-funktsionaalsed projektipõhised meeskonnad. Tekkinud on ka projektipõhiseid organisatsioone, mis tegutsevad alaliste organisatsioonidena. Kvaliteedijuhtimise ajalugu näitab pidevat arengut kvaliteetsete toodete ja teenuste poole. Tihe konkurents turul paneb organisatsioonid püüdlema kvaliteedi poole, et erineda turu keskmisest. Organisatsioonid hakkasid suuremat tähelepanu pöörama kvaliteedile ja kvaliteedijuhtimisele 1980ndatel. Lääneriikides hakkasid kvaliteedijuhtimise gurud tegelema selle teemaliste protsesside kirjeldamise ja raamistike koostamisega. Üheks kvaliteedijuhtimise guruks on W. Edwards Deming. Tema sõnastatud 14 punkti juhtkonnale läheneb kvaliteedijuhtimisele sotsiaalsest vaatenurgast, kus rõhk on asetatud pidevale parendamisele ja innovatsioonile. Aastal 1997 väljastas Rahvusvaheline Standardiorganisatsioon (ISO) dokumendi ISO 10006, mis kannab pealkirja „Kvaliteedijuhtimine – juhised projektide kvaliteedijuhtimiseks“. Selle uus versioon on avaldatud aastal 2003. See dokument määratleb viis kvaliteedi põhimõtet: esmatähtis on kliendi ja teiste huvirühmade rahulolu tagamine projekt viiakse ellu planeeritud protsesse järgides kvaliteet peab olema tagatud nii tootes kui protsessis juhtkond on vastutav kvaliteedi tagamise eest juhtkond peab tagama pideva parendamise protsessid. Kvaliteeti projektijuhtimises vaadeldakse kahest aspektist: valmistatud toote/teenuse kvaliteet projektijuhtimise protsessi kvaliteet. Et tagada kliendi rahulolu ja vastata ootustele on vajalik täita mõlemad kriteeriumid, kuna mõlemad aspektid on omavahel seotud ja mõjutavad lõpptulemust. Projektijuhtimise Instituut (Project Management Institute) on andnud välja käsiraamatu "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" ehk PMBOK, milles on eraldi peatükk projekti kvaliteedijuhtimisest. Selles on välja toodud vajalikud protsessid, mis tagavad projekti nõutud kvaliteedi. Projektijuhtimise kvaliteedi protsessid jagunevad kolmeks: kvaliteedi plaanimine, kvaliteedi tagamine ja kvaliteedikontroll. Kvaliteedi plaanimine sisaldab projektile oluliste kvaliteedistandardite ja kindlaksmääramist ja otsustamist, kuidas neid täita. See on üks olulisemaid funktsioone kvaliteedijuhtimises, mida tuleb läbi viia regulaarselt ja üheaegselt teiste projekti planeerimise protsessidega. Kvaliteedi plaanimise sisendid: Kvaliteedipoliitika (Quality policy) on organisatsiooni juhtide poolt kirja pandud üldised eesmärgid ja juhised kvaliteedi suhtes. Juhul kui organisatsioonil ei ole kvaliteedipoliitikat välja töötatud, siis tuleb projekti juhtimismeeskonnal see vastavalt projektile koostada. Ulatuse määratlemine (Scope statement) defineerib projekti tulemi ja osapoolte eesmärgid seoses projektiga. Toote kirjeldus (Product description) sisaldab tehnilisi andmeid, mis võivad puududa ulatuse määratlusest. Standardid ja regulatsioonid (Standards and regulations), millega tuleb arvestada projekti spetsiifikat silmas pidades. Muud sisendi protsessid, mis võivad mõjutada projekti kvaliteedi planeerimist. Näiteks hangete planeerimine. Kvaliteedi plaanimise vahendid ja tehnikad: Kasulikkuse/kulude analüüs (Benefit/cost analysis) näitab peamisi eeliseid, mida toob kaasa kvaliteedi nõudmiste täitmine . Näiteks vähem ümbertegemist, suurem produktiivsus, madalamad kulud ja suurem rahulolu projekti osapoolte poolt. Võrdlusuuring (Benchmarking) sisaldab projekti võrdlust teiste projektidega eesmärgiga genereerida ideid parendamiseks ning mis annaks aluse projekti tulemit mõõta. Vooskeem (Flowcharting) aitab projektimeeskonnal mõista, millises projekti kulgemise protsessis probleeme tekib. Kvaliteedikulu (Cost of quality) näitab, kui suured kulud tekivad organisatsioonil ebakvaliteetse tulemi tarnimisest. Eristatakse kolme tüüpi kulusid: ennetuskulud, hindamise kulud ja ebaõnnestumise kulud, mis veel omakorda jagunevad sisemisteks ja välisteks kuludeks. Kvaliteedi plaanimise väljundid: Kvaliteedijuhtimise plaan (Quality management plan) peaks kirjeldama kuidas projekti juhtimismeeskond viib ellu kvaliteedipoliitika printsiibid. Samuti on see sisendiks üldisele projektikavale ning peab sisaldama projekti kvaliteedi kontrolli, tagamist ja parendamist. Tegevuste määratlemine (Operational definitions) on detailne tegevuste kirjeldus, mis näitab, kuidas erinevad tegevusi hinnatakse kvaliteedi kontrolli protsessis. Kontrollnimekirjad (Checklists) aitavad järge pidada tegevustel ja nende teostamisel. Muud väljundi protsessid, mis võivad olla vajalikud projekti spetsiifikast tulenevalt. Kvaliteedi tagamine sisaldab plaanitud ja süstemaatilisi tegevusi, mis tagavad projektile seatud kvaliteedi standardid. Kõik kvaliteedi plaanimise protsessid on osaks ka kvaliteedi tagamise protsessis. Kvaliteedi tagamise sisendid: Kvaliteedijuhtimise plaan (Quality management plan), mida kirjeldati kvaliteedi plaanimise sisendite all. Kvaliteedikontrolli mõõtmise tulemused (Results of quality control measurements), mida saadakse kvaliteedi kontrolli testimisel, võrdlusel ja analüüsil. Tegevuste määratlemine (Operational definitions), mida kirjeldati kvaliteedi plaanimise sisendite all. Kvaliteedi tagamise vahendid ja tehnikad: Kvaliteedi plaanimise vahendid ja tehnikad (Quality planning tools and techniques), mis olid kirjeldatud kvaliteedi plaanimise sektsioonis. Kvaliteedi auditid (Quality audits) on struktureeritud ülevaade kvaliteedijuhtimise tegevustest. Auditi eesmärgiks on üles leida parendamist vajavad protsessid, et vältida edaspidiseid vigu. Auditi võib läbi viia organisatsiooni siseselt või kasutada selleks kolmandaid osapooli. Kvaliteedi tagamise väljundid: Kvaliteedi parendamine (Quality imporvement) sisaldab tegevusi, mille läbi on võimalik suurendada projekti efektiivsust ja tõhusust ning läbi selle suurendada projekti osapoolte kasu. Kvaliteedikontroll sisaldab projekti spetsiifiliste tulemuste jälgimist, et võrrelda neid vastavate kvaliteedi standarditega ning läbi selle tuvastava kõrvalekalded. Kvaliteedikontrolli sisendid: Töö tulemid (Work results) sisaldavad nii protsessi tulemit kui ka toote/teenuse tulemit. Plaanitud tulemid ja reaalsed tulemid peaksid olema siinkohal kõrvutatud. Kvaliteedijuhtimise plaan (Quality management plan), mida kirjeldati kvaliteedi plaanimise sisendite all. Tegevuste määratlemine (Operational definitions), mida kirjeldati kvaliteedi plaanimise sisendite all. Kontrollnimekirjad (Checklists), mida kirjeldati kvaliteedi tagamise sisendite all. Kvaliteedi kontrolli vahendid ja tehnikad: Ülevaatus (Inspection) sisaldab tegevusi nagu mõõtmised, uurimised ja testimised, et selgitada välja projekti vastavus eesmärkidele. Ülevaatust võib läbi viia igas projekti astmes ja igal ajal. Ülevaatuskaart (Control charts) näitab graafiliselt projekti vastavust eesmärkidele ajalises mõõtmes. Seda kaarti võib kasutada erinevate sisendite puhul eraldi ning samuti kulude ja mahtude mõõtmiseks. Pareto diagramm (Pareto diagram) on tulpdiagramm, mis näitab kategooriate või tüüpide põhiselt suuremate vigade arvuga tegevusi/tulemeid. Pareto diagramm on seotud Pareto analüüsiga, kus suurem osa (80%) vigadest pärineb vähestest (20%) põhjustest. Vooskeem (Flowcharting), mida kirjeldati kvaliteedi plaanimise vahendite ja tehnikate all. Trendide analüüs (Trend analysis) eeldab matemaatiliste tehnikate kasutamist, et prognoosida tulevikus oodatavaid tulemusi tuginedes ajaloolistele statistilistele andmetele. Kvaliteedikontrolli väljundid: Kvaliteedi parendamine (Quality imporvement) , mida kirjeldati kvaliteedi tagamise väljundite all. Vastuvõtu otsus (Acceptence decision) sisaldab uuritud tegevusi ning annab hinnangu edasiseks tegutsemiseks. Tagasilükatud tegevused tuleb uuesti teostada. Parandustööd (Rework) sisaldavad tegevusi, mis likvideerivad vigaseid tulemusi. Parandustööd on tihti põhjuseks, miks projektid ei jõua tähtajaks lõpetatud. Lõpetatud kontrollnimekirjad (Completed checklists) sisaldavad lõpetatud tegevusi ning muutuvad osaks projekti dokumentatsioonist. Protsessi korrigeerimine (Process adjustments) hõlmab kvaliteedi kontrolli mõõtmist ning vastavalt teostatavaid parandus- ja ennetusmeetmeid. Artto K., Martinsuo M., Kujala J. (2011). Project business. Helsinki, Finland. Lk 175 Cîrțînă, L. M. (2013). Quality management in projects - establish the quality objectives of the project. Fiability & Durability / Fiabilitate si Durabilitate. 12(2). Lk 42. Bryde, D.J., Robinson,L. (2007). The relationship between total quality management and the focus of project management practices. The TQM Magazine. 19(1). Lk 52. Weckenmann, A., Goekhan, A., Werner, T.(2015). Quality management – history and trends. The TQM Journal. 27(3). Lk 287. Oakland, J.S. (2006). Terviklik kvaliteedijuhtimine. Tallinn. Lk 18. International Organization for Standardization. (2003). ISO 10006. Switzerland. Bryde, D.J. (1997). Underpinning modern project management with TQM principles. The TQM Magazine. 9(3). Lk 232-233 Orwig, R.A., Brennan, L.,L. (2000). An integrated view of project and quality management for project‐based organizations. International Journal of Quality & Reliability Management. 17( 4/5). Lk 354 Project Management Institute. (2000). A guide to the Project Management Body of Knowledge. Pennsylvania, USA. Taylor, P. (2010). The lazy project manager: the art of productive laziness. Washington, DC. Newtown Square, Project Management Institute.