Vastutusmaatriks

Vastutusmaatriks, tuntud ka kui RACI mudel, on tabel, mille veergudele kirjutatakse projekti tegevused ja ridadele projektis osalejad. Tabelisse märgitakse projekti neli peamist rolli: teostaja, vastutaja, nõustaja ja informeeritav. RACI mudel kirjeldab igale rollile või isikule määratud vastutust projekti täitmisel. Üldjuhul määratakse ülesanded rollile, mitte konkreetsele isikule, sest rolli võib täita rohkem kui üks isik ning vastupidi: üks isik võib täita mitut rolli. RACI on lühend, mis on moodustatud ingliskeelsete rollinimetuste esitähtedest – responsible (teostaja), accountable (vastutaja), consulted (nõustaja) ja informed (informeeritav). Teostaja (responsible) Teostajad on need, kes täidavad tööülesandeid. Igale ülesandele määratakse vähemalt üks isik, kes selle ülesande eest vastutab. Vastutust võidakse ka jagada. Vastutuse hulga määrab vastutaja. Vastutaja (accountable) Vastutajad on need, kes vastutavad tegevuskava täitmise eest. Nende ülesanne on juhtida ja kontrollida teostajate tööd. Ühe ülesande jaoks ei tohiks olla rohkem kui üks vastutaja. Nõustaja (consulted) Nõustajad on need, kes jagavad teavet ja/või annavad nõu vastutajatele ja teostajatele. Nõustajad on tavaliselt eksperdid või isikud, keda töötulemused võivad otseselt mõjutada, ning nendega suheldakse kogu tööprotsessi vältel. Informeeritav (informed) Informeeritavad on need, kellel ei ole tööprotsessis kindlat ülesannet, kuid keda teavitatakse otsustest ja töötulemustest. Teabevahetus toimub üldjuhul pärast tegevuse lõpetamist. Informeerijad on teostajad või vastutajad. RACI mudelil on mitmeid kasutusviise. Kõige rohkem kasutatakse RACI mudelit projektijuhtimises, kus see on kasulik järgmistel põhjustel: määrab iga rolli vastutuse projekti või ülesande täitmisel; selgitab ülesandeid ja kohustusi, et igaüks teaks, kes mida teeb; tagab, et sobivad rühmad oleksid kaasatud; vähendab arusaamatusi; määrab iga ülesande vastutuse otsuste tegemisel. RACI mudel aitab protsessi fikseerida. Selle abil on võimalik kindlaks määrata iga etapi vastutusmäär. Pärast protsessi fikseerimist on ettevõtte analüütikul olemas teave, mille põhjal plaani täiendada või ümber kujundada. Vastutusmaatriks aitab tuvastada võimalikke kitsaskohti ning luua sobivama vastutusmääraga mudeli. Vana ja uut mudelit võrreldakse, et olla kindel, et ükski ülesanne ega huvirühm ei oleks uuest mudelist välja jäänud. RACI mudelit kasutatakse organisatsiooni analüüsis, sest see aitab ärianalüütikutel paremini mõista organisatsiooni töökorraldust ning osaliste kohustusi ja ülesandeid. Samuti aitab mudel tuvastada kriitilises seisus olevaid äriüksusi või väikeste ja keskmise suurusega ettevõtteid, leida projekti toetavaid huvirühmi ja/või paremini mõista eri äriüksuste kohustusi ja poliitikat. Vastutusmaatriks tuleb luua projekti iga uue IT-süsteemi või rakenduse jaoks. Mudelis peab sisalduma neli aspekti: kes rakendust omab (vastutaja); kes rakendust toetab (teostaja); kes omab süsteeme, millest uus rakendus sõltub, või kes sõltub uuest rakendusest (nõustaja); kes huvitub rakendusega seotud muutustest (informeeritav). RACI mudel aitab tagada, et kõik huvirühmad oleksid muutuste tegemisel arutellu ja otsuste langetamisse kaasatud. Protsessi, äriüksuse või organisatsiooni seisu fikseeriv RACI mudel aitab uutel töötajatel mõista oma rolli ja sellega kaasnevaid kohustusi. Samuti näitab mudel, kuidas töötaja roll suhestub üldise äriprotsessiga. Ettevõtte seisu fikseeriva RACI mudeli võrdlemine uue mudeliga on töötajate koolitamisel samuti kasulik, sest see aitab mõista, millised muutused uue protsessi või süsteemi väljatöötamisega kaasnevad. RACI mudeli koostamine on lihtne protsess, kui järgida viit sammu. 1. samm Määrake kindlaks ülesanded, mis peavad tulemuse saavutamiseks olema täidetud. Kirjutage need tabeli vasakusse veergu nende tegemise järjekorras. Ärge kirjutage seda, mis varsti muutub. Fikseerige tööprotsess põhjalikult. 2. samm Otsustage, kas määrata vastutus rollidele või isikutele. Kirjutage rollid või isikute nimed tabeli ülemisse ritta. 3. samm Määrake rollide või isikute vastutus, kasutades selleks RACI mudeli tähti R, A, C ja I. 4. samm Vaadake mudel uuesti üle. Veenduge, et kõik projektis osalejad mõistaksid neile antud vastutust ja on oma ülesannetega nõus. 5. samm Tehke vajalikke kohendusi või täiendusi. Aitab tagada, et kõik huvigrupid oleksid teadlikud oma ülesannetest ja nõus oma kohustustega. Aitab tagada, et kõik ülesanded oleksid rollide vahel jagatud, ning märgata ebakõla ülesannete vahel. Aitab mõista rollide jagamist ja koostöö olulisust, aidates töötajatel austada ja hinnata teiste töötajate rolli ja panust. Aitab vältida süüdistusi, kuna kõik asjaosalised on oma ülesannetega kursis. On lihtsasti koostatav ja peale projektide kasutatav ka mujal. Ei kooskõlasta suhet sama ülesandega tegelevate huvirühmade vahel. Ei nimeta ühte ülesande eest vastutajat – ühel ülesandel võib olla mitu R-i. Ei tööta hästi suuremate gruppidega, sest RACI mudelit on raskem osalistele seletada, kui ei töötata lähestikku. Ülesannete detailne kirjapanemine võib enne projekti algatamist osutuda keeruliseks. RASCI (ka RASIC) mudel on RACI mudeli laiendus, kus vastutaja roll on jagatud kaheks: vastutajad – vastutavad ülesande täitmise eest, järgides etteantud juhiseid; abistajad – aitavad vastutajatel ülesandeid õigesti täita. RACI-VS-i mudel on RACI mudeli laiendus, kuhu on lisatud kaks rolli: tõendajad – teevad kindlaks, kas töö või toode vastab ettenähtud kriteeriumitele; allakirjutajad – kinnitavad ametlikult tõendaja otsuse, et töö või toode vastab kriteeriumitele. CAIRO (ka RACIO) mudel on RACI mudeli laiendus, kuhu on lisatud üks roll: väljajäetud – need, kes mingi kindla ülesandega ei tegele. CAIROS on RASCI ja CAIRO mudeli kombinatsioon. Peale RACI mudeli nelja rolli hõlmab CAIROS-i mudel ka abistaja rolli RASCI mudelist ja väljajäetu rolli CAIRO mudelist. DACI mudeli eesmärk on fikseerida projekti üldised kohustused. DACI mudelis on neli rolli. Juht (driver) on lõplik otsustaja ja üldjuhul ka projekti sponsor. Ühes projektis saab olla ainult üks juht. Heakskiitja (approver) laidab või kiidab heaks projektiga seotud tegevusi ning vastutab töö edukuse, sealhulgas ebaõnnestumiste eest. Panustaja (contributor) teeb enamiku projektiga seotud tööst. Informeeritav (informed) on indiviid või grupp, keda projekt mõjutab. Talle saadetakse regulaarselt infot heakskiitja(te) ja juhi tehtud uuenduste ja otsuste kohta. Informeeritav ei ole kaasatud otsuste tegemisse. Expert Program Management Projektijuhtimine:"Projektijuhtimise oskussõnastik" D.Olson 2013,BAwiki Ross Tartell, 2017,"Who Does What? Use RACI to Figure It Out!", Training, Issue 4, 12 M-L.Smith, J.Erwin "Role & Responsibility Charting (RACI)" CIToolkit, 2017. "RACI Matrix" M.Weeks,2016 "A Comprehensive Project Management Guide for Everything RACI" Knowledge Hills "What is RACI or RASCI Matrix/Chart/Diagram?" S.Williams,2006. Academic Leader, Vol 22, 1–6. Requirements techniques "RACI Matrix"