Projektijuhtimine

Projektijuhtimine (inglise keeles project management) on teadmiste, oskuste ja metoodiliste võtete kasutamine tegevuste ja ressursside juhtimisel projekti ja selle huvipoolte eesmärkide saavutamiseks. Robert K. Wysocki defineeris projektijuhtimist kui organiseeritud mõistuspärast tegevust, mille eesmärk on tagada kliendi ehk tellija soovitud eesmärkide ja nõuete rakendamine nii, et väikesi muutusi rakendades tekib ajapikku oluline lisandväärtust. Projektijuhtimist viib läbi projektijuht. Kuni 1900. aastani haldasid tsiviilehituse projekte nende loomingulised autorid: arhitektid, insenerid ja ehitusjuhid, näiteks Vitruvius (1. sajand eKr), Christopher Wren (1632–1723), Thomas Telford (1757–1834) ja Isambard Kingdom Brunel (1806–1859). Alates 1950. aastast hakkasid organisatsioonid keeruliste ehituste puhul süstemaatiliselt rakendama projektijuhtimise vahendeid ja meetodeid. Projektijuhtimist kui distsipliini hakati rakendama erinevatel tegevusaladel, sealhulgas nii tsiviilehituses kui ka suurte kaitsekuludega seotud valdkondades. Projektijuhtimise väljatöötamise ja leviku peamisteks põhjusteks võib pidada 20. sajandi keskel toimunud globaalmuutusi ühiskonnas, millest tähtsamad on keerukate, tarbijatele suunitletud kaupade(teenuste) nõudluse kasv; inimteadmiste mahu kiirenev kasv; globaalne tootmis- ja tarbimiskasv. Projektijuhtimise ehk planeerimismeetodite ja kontrollisüsteemi üheks esiisaks võib pidada Henry Gantti. Ta sai tuntuks, kui võttis projektijuhtimisvahendina kasutusele nn Gantti diagrammi. Gantti diagramm on vahend, mis võimaldab kasutajal modelleerida kavandatava eesmärgi saavutamiseks planeeritavate ülesannete täitmiseks vajaliku projekti. Projektijuht saab Gantti diagrammi abil kujundada projekti kulgemisest graafilise pildi. Henry L. Gantt leiutas selle töövahendi 1917. aastal. Projektijuhtimise teiseks loojaks peetakse Henri Fayoli. Ta arendas välja projektijuhtimise 5 funktsiooni, mis moodustavad projektijuhtimiseks loodud sihtasutuse põhitõed: planeerimine – määrata ettevõtte eesmärgid; korraldamine – delegeerida tööülesanded; juhtimine – anda töötajatele sobivad juhised; koordineerimine – veenduda osakondade vahelises mõistmises, luua ühtne keskkond; kontroll võetud eesmärkide saavutamise ja tegevuste korraldamise üle. Tänaseks on projektijuhtimise meetodi kasutamine jõudnud peaaegu kõikidesse valdkondadesse. Projektide koostamine, juhtimine või neis osalemine on muutunud meie igapäevaelu lahutamatuks osaks. Projektijuhtimine on muutunud tänu universaalsusele üheks kõige laiemalt kasutavaks juhtimistehnikaks. Tänapäeval pole paljudel projektidel ühte selget omanikku ja tellijat, vaid on palju erinevaid osapooli, kellega tuleb arvestada. Projekt äris on rühma inimeste poolt teostatud omavahel seotud tegevused, mille eesmärgiks on üldjuhul ühekordse ülesande täitmine. Projekt on konkreetse eesmärgi tähtaegseks saavutamiseks kavandatud tegevuste kogum, mille elluviimine on rahaliselt piiratud. Ühtlasi tuleb projektijuhtimisel lähtuda projekti eesmärkidest, mis on sõltuvalt projektitüübist samuti erinevad. Üheks olulisemaks edukriteeriumiks kõigi projektide ja nende faaside juures peetakse suhtluse ja infovahetuse operatiivset korraldamist meeskonna ja seotud osapoolte vahel. Sõna "projekt" kasutati esimest korda umbes 16. sajandil ja see tuleb ladinakeelsest sõnast projicere (= ettepoole paiskama). Ladinakeelne tüvi viitab liikumisele, trajektoorile, mingile kindlale suhtele ajas ja ruumis. See eeldatav protsess kätkeb: lähtepunkti,... mis on aluseks, millelt... keegi edasi viskub,... et eesmärki saavutada. Seega projekt on kontseptsioon, mille eesmärk on tegevuste organiseerimine.  Pikemalt artiklis Projektijuht Projektijuht peab etteantud piiratud ressurssidega kindlas ajavahemikus soovitud tulemuse saavutama. Projektijuhi isikuomadused: hea suhtlemis- ja planeerimisoskus kindel nägemus kaine mõistus Projektijuht peab olema: organiseerija, kes on eesmärkide saavutamise nimel suuteline tegevusi ja ressursse mõistma, planeerima ja koordineerima; strateeg, kes oskab seada selgeid pika- ja lühiajalisi eesmärke, pidades silmas neid kui ka põhjuseid, miks projekt üldse ellu kutsuti; motiveerija, kelle oskused ja hoiakud võimaldavad tal kaasata inimesi/töötajaid projekti ja motiveerida neid, et inimesed pühenduksid sellele; rahaliste vahendite otsija, kellel on piisavalt teadmisi ja enesekindlust taotleda juhtimiseks vajalikke vahendeid ja nende üle ausalt ning pädevalt arvet pidada; aktivist, kes oskab märgata initsiatiive ja organiseerida ideid tähenduslikeks sotsiaalseteks tegevusteks, mille selged väärtused arenevad aja jooksul; visionäär, kes suudab ette kujutada sotsiaalset uuenduslikkust ja väärtust; kogukonnatöötaja, kelle eriline tähelepanu kuulub arengutele selles kogukonnas ja/või organisatsioonis, kuhu ta kuulub; sotsiaaltöötaja, kes on suuteline inimesi toetama neid välja vahetamata, s.t. süstides neisse motivatsiooni ja enesekindlust, et nad võtaksid osa oma tuleviku kujundamisest ning projektide elluviimisest; õpetaja ja õppija, kes oskab anda inimestele eneseusku ja samas suudab kogemustest õppida ja kasutada õpitud teadmisi organisatsiooni, projekti või kogukonna huvides. Seejuures oskab ta projekti kulgu jälgides hinnata protsessi vastavust eesmärkidele ning sõltuvalt olukorrast muuta plaane. Projektijuhtimises eristatakse erinevaid projekti faase. Ettevalmistava faasi eesmärk on uurida võimalusi ja strateegiaid projekti elluviimiseks ning hinnata projekti teostatavust. Selle faasi lõpuks peab olema selge, kas projekti üldse ellu viia. Järgmine faas on täpsem planeerimine ja projekti osiste fikseerimine. See hõlmab eelarvet, ajakava ja kõiki teisi ressursse. Seejärel järgneb projekti teostamise faas, kus põhiliseks taganttõukavaks jõuks on finantsiline surve. Projekti elluviimiseks on selleks ajaks kulutatud palju ressursse ning algatajad ootavad tulemusi nii kiiresti kui võimalik. Projekti eri faasides on rõhuasetus erinevatel teguritel ning seetõttu ka projektijuhtimise ülesanne väga erinev.  Projektijuhtimise etapid: Algatamine Planeerimine – tuvastatakse probleem ja huvirühmad, määratletakse eesmärk. Projektijuhtimise selles etapis määratletavad tegevused: -ülesanded, -meetodid, -planeerimine, aja planeerimine Kujundatakse analüüsimisplaan. Valmistumine – meeskonna kokkupanek. Lõppeesmärgile suunatud üksikasjaliku plaani koostamine. Inimeste ja vahendite jagamine ülesannete vahel. Eelarve koostamine. Ülesannete delegeerimine. Täideviimine – protsessi jälgimine, probleemide lahendamine, huvirühmade teavitamine edusammudest. Projekti rakendamise tingimused sõltuvad ressurssidest. Lõpetamine – töötulemuste hindamine. Järelkontrolli kavandamine. Tulemuste läbivaatamine koos huvirühmadega. Vajadus või probleem. Projektid on kõige edukamad siis, kui neid arendavad inimesed mõistavad ja oskavad hinnata vajadusi ning probleeme, mille kallal nad peavad töötama. Vajadusele või probleemile õige hinnangu andmine on tähtis. Võimalus projektile. Projektidel peab olema või tuleb luua ruum, milles tegutseda. Projekte peab aktiivselt toetama enamaga kui ainult rahaga. Projektil peab olema võtmeisikute toetus ja sihtrühma aktiivne osalus. Idee ja visioon/nägemus. Projektid vajavad kõigi oma tegevuste ja pingutuste ühendamiseks visiooni. Just visioonist hakkavad välja arenema strateegiad, eesmärgid ja tööplaanid. Projekti taga olev suur idee peab olema piisavalt selge selleks, et näidata, milline püsiv ja oluline roll on projektil vajaduste rahuldamisel või probleemide lahendamisel. Suutlikkus. Edukaks alguseks ja tulemuste saavutamiseks vajavad projektid oskuste, energia, ressursside ja organisatsiooni õiget tasakaalu. Projektid peavad olema üles ehitatud nii, et nad saaksid olla mõjusad ja anda tulemusi. Projektijuhtimise usaldamine projekti eest vastutavatele inimestele, projektijuhile või juhtimismeeskonnale, võimaldab neil muuta plaane, kohanduda ootamatute situatsioonidega, kasutada ära uusi võimalusi ja eelkõige olla teadlik oma tegevuse põhjustest. Sel moel nad kontrollivad, juhivad ja ohjavad projekti, selle asemel, et lasta end juhtida projektil, tähtaegadel ja erinevatest suundadest lähtuvatel nõudmistel. Projektijuhtimine on integratiivne tegevus, hõlmates omavahel seotud struktureeritud ettevõtmisi. Iga ettevõtmisega on seotud järgmised protsessid: algatamine, kavandamine, täitmine, kontroll ja lõpetamine. Protsess defineeritakse kui tegevuste jada, mis viib teatud tulemuseni. Seejuures on tegemist eritasandilise süsteemiga, ka kogu projekti võib vaadelda kui ühte ettevõtmist, nagu näiteks ka projektirühmale uue tarkvara muretsemist. • Algatavad protsessid toimuvad kogu projekti jooksul, isegi projekti formaalne lõpetamine nõuab algatamist: on vaja algatada tegevused, veendumaks, et kõik kavandatud tööd on sooritatud, et projekti tulem rahuldab kliente, et projekti õppetunnid on piisavalt dokumenteeritud, et projekti käigus kasutatud vahenditele on leitud järgnev kasutus jne. • Kavandavad protsessid hõlmavad eesmärkide sätestamist, tööplaanide ja regulatsioonide koostamist, ajagraafiku ja eelarve kalkuleerimist, ostetavate ressursside kavandamist jne. • Täitvad protsessid hõlmavad inimeste ja muude ressursside kasutamise koordineerimist, kvaliteedikindlustamist, informatsioonihaldust jmt, realiseerimaks projekti kavad ja loomaks saavutamaks projekti või selle faaside kavandatud tulemid. • Kontrolliprotsessid peavad tagama, et projekti eesmärgid saavad saavutatud. Need protsessid peavad tagama, et projekt kulgeb vastavalt kavandatud graafikule. • Lõpetavad protsessid peavad tulemina andma projekti või selle faasi formaalse aktsepteerimise. Iga ettevõtmisega seotud protsessid on ajaliselt erineva ühisosaga; kui oluline osa algatavatest protsessidest toimub üheaegselt kavandatavate protsessidega, siis põhiosa täitvatest protsessidest toimub pärast kavandavaid protsesse. • Kontrolliprotsessid seevastu hõlmavad kogu ettevõtmisega kaetud ajavahemikku. Iga ettevõtmisega seotud protsessid on ajaliselt erineva ühisosaga; kui oluline osa algatavatest protsessidest toimub üheaegselt kavandatavate protsessidega, siis põhiosa täitvatest protsessidest toimub pärast kavandavaid protsesse. Kontrollivad protsessid seevastu hõlmavad kogu ettevõtmisega kaetud ajavahemikku. Projekti raames toimuvad protsessid võib jagada kahte suuremasse (omavahel seotud) rühma: 1) projektijuhtimise protsessid; 2) projekti raames loodava tootega seotud protsessid. Ka projektide juhtimise osas võib välja tuua tegevuste loetelu, mis on üldkehtivad, s.t. mis on vajalikud mistahes projektide täitmisel. Nende tegevuste hulka kuuluvad näiteks järgmised: 1. Fikseerida projektimeeskonna tööülesanded ja aruandluse süsteem. 2. Koostada projekti eesmärgi saavutamist tagav ajagraafik ning tagada selle täitmiseks vajalikud ressursid. 3. Koordineerida ja suunata nii üksikute täitjate kui töörühmade tegevust. 4. Luua maksimaalselt soodus töökeskkond ja toetada omavahelist suhtlemist. Juba eos lahendada võimalikud konfliktid. 5. Ergutada projektimeeskonna pühendumust ja vaimustust. 6. Informeerida projektiga seotud inimesi pidevalt projekti täitmise käigust ja täitmisega seotud probleemidest. 7. Suurendada projektimeeskonna kvaliteeti ja kujundada sellele vastav optimaalne võimu (õiguste-vabaduste ja vastutuse) struktuur. 8. Innustada projektimeeskonda loovusele (innovaatilisusele) ja mõista Graafikust maha jäänud projektile uusi mehi lisades jääb projekt veel hilisemaks. Kolm naist ei sünnita last kolme kuuga. Kujundatakse meeskond, kes mõtleb vanadest probleemidest uut moodi. Tähelepanu tuleks pöörata nendele meeskonna liikmetele, kes tunduvad "tähelepanuta jäänuna". Tunnustage iga meeskonnaliikme saavutusi. Edastage meeskonnaliikmetele peamised võtmeküsimused. Projektijuhtimist on Eesti ettevõtetes praktiseeritud 1994. aastast peale. Projekti ja projektijuhtimist käsitletakse valdkonna- ja ettevõttekeskselt, kus kõige olulisem on valdkonna tundmine ja erialateadmised. Enamasti on välistatud mõte, et projektijuht võiks tulla väljastpoolt ettevõtet. Projektijuhid tunnevad teravat puudust otsustusõigusest – olgu see siis määratlemata, hägus või piiratud –, et täielikku vastutust kandes tulemuseni jõuda. Eestis on projektijuhtimist kasutatud eri valdkondades: noorte-, heategevus- ja terviseprojektid. EMT on projektipõhiselt arendanud mobiiliraha kasutamist, näiteks EMT parkimise projekt, samuti Õllesummeril katsetati M-raha projekti. 2012. aastal loodi Eesti Projektijuhtimise Assotsiatsioon (EPMA). 2020. aastateks on EPMA-l liikmeid üle Eesti, enam liikmeid on Tallinnas, Pärnus ja Tartus. EPMA eesmärgiks on edendada projektijuhtimise praktikat Eestis. Eesmärgi saavutamiseks õpitakse ja õpetatakse koos õppejõududega, otsides ja leides parimaid mooduseid, kuidas muuta projektijuhtimine hinnatud ja väärtustatud erialaks Eestis. Projektijuht Projekti ebaõnnestumine Projektijuhtimise elutsükkel Projektipõhine organisatsioon Saavutatud väärtuse analüüs Programmijuht Projektijuhtimise juhised Kulude plaanimine Kriitiline tee Tööde hierarhiline struktuur Projekti edu kriteeriumid Projekti kvaliteedijuhtimine Projekti lõpetamine Agiilne projektijuhtimine Küpsusmudel Projektikava Tööpakett Projektijuhtimise plaan Juhtkomitee Saavutatud väärtus Projektijuhtimise audit Projektitsükkel PERT PERTi juhtimine Projektijuhtimise edu Allprojekt Skoop Projekti aruandluse süsteem Tähis Riski hierarhiline struktuur Agiilsed metoodikad Wysocki, R, K. "Effective Project Management: Traditional, Agile, Extreme, 7th Edition" (PDF). John Wiley & Sons.{{netiviide}}: CS1 hooldus: mitu nime: autorite loend (link) "Project Management" (inglise). Vaadatud 20.04.2012. Baccarini, D. "History of project management, School of Architecture Construction and Planning". {{netiviide}}: puuduv või tühi |url= (juhend) "Gantt Diagram". en.kioskea.net (inglise). Originaali arhiivikoopia seisuga 19.04.2012. Vaadatud 22.04.2012. "Henri Fayol" (inglise). Vaadatud 20.04.2012. Perens,. A, Balti, H (2012). Projektijuhtimine.{{raamatuviide}}: CS1 hooldus: mitu nime: autorite loend (link) Lundin, R. A., & Söderholm, A. "A theory of the temporary organization". Scandinavian Journal of Management, 11(4), 437-455.{{netiviide}}: CS1 hooldus: mitu nime: autorite loend (link) Mary Grace Duffy (tõlkija Ülle Jälle) "Projektijuhtimine. Asjatundlikud lahendused igapäevastele probleemidele", Tallinn: Äripäev, 2010. Merike Lees "Projektijuhtimine – väljakutsed ja võimalused", toimetaja Kätlin Kontor, Tallinn: Äripäeva Kirjastus, 2007. Besteiro, É. N. C., de Souza Pinto, J., & Novaski, O. (2015). Success Factors in Project Management. Business Management Dynamics. "Success Factors in Project Management" (PDF). Business Management Dynamics. Originaali (PDF) arhiivikoopia seisuga 1. detsember 2017.{{netiviide}}: CS1 hooldus: mitu nime: autorite loend (link) Bernard Abrignani, Rui Gomes, Dirk de Vilder "Projektijuhtimine", Tallinn; Euroopa Noored Eesti büroo; Haridus- ja Teadusministeerium, 2005. Lundin, R. A., Arvidsson, N., Brady, T., Ekstedt, E., Midler, C., & Sydow, J. "Managing and Working in Project Society: Institutional Challenges of Temporary Organizations". Cambridge University Press.{{netiviide}}: CS1 hooldus: mitu nime: autorite loend (link) Peeter Normak. "Projektijuhtimine" (PDF). 2011. Originaali (PDF) arhiivikoopia seisuga 1. detsember 2017. Kerzner, Harold (2001). Strategic planning for project management using a project management maturity model. "Mis asi on projekti juhtimine?". Vaadatud 20.04.2012.[alaline kõdulink] "Idee Nopped". www.director.ee. Originaali arhiivikoopia seisuga 15.05.2012. Vaadatud 22.04.2012. Eesti Projektijuhtimise Assotsiatsioon. "Eesti Projektijuhtimise Assotsiatsioon".