Қазақша:
Қазақстан Республикасының Үкіметі Правительство Республики Казахстан (Қазақстан Республикасының Премьер-Министрі)
Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2004 жылғы 17 (Премьер-Министр РК)
сәуірдегі N 430 Қаулысы. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 28 қыркүйектегі № 605 (алғашқы ресми жарияланған күнінен кейін күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі)
қаулысымен
Электрондық құжат айналымы ережесiн бекiту туралы
1. Қоса берiлiп отырған Электрондық құжат айналым ережесi бекiтiлсiн.
2. Осы қаулы қол қойылған күнiнен бастап күшiне енедi.
Қазақстан Республикасының Премьер-Министрі ҚР НҚА ЭББ-гі нақты құжатқа сілтеу QR-коды Үкіметінің 2004 жылғы 17 сәуірдегі N 430 қаулысымен бекiтiлген
1. Жалпы ережелер
1. Осы Электрондық құжат айналымы ережесі (бұдан әрі — Ереже)
"Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы" Қазақстан Республикасының 2003 жылғы 7 қаңтардағы Заңының 4-бабының 2)
тармақшасына және 2-бабының 5-тармағына сәйкес әзірленді.
Ереже жеке немесе заңды тұлғалардың, мемлекеттік органдардың немесе лауазымды адамдардың, электрондық құжат айналымы тәртібін айқындайды.
Ереженің қолданысы Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпияларын құрайтын мәліметтерді қамтитын электрондық құжаттарға таралмайды.
Заңды тұлғалар, мемлекеттік органдар немесе лауазымды адамдар үшін электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кілттерін жасау жөніндегі жұмыстар (қалыптастыру, тіркеу, беру, сақтау, жою тәртібі) және мемлекеттік құпияларды құрайтын мәліметтерді қамтитын электрондық құжаттар мен электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кілттерінің құпиялылық режимі мен сақталуын қамтамасыз етудің тәртібі мемлекеттік құпияларды қорғау саласындағы нормативтік құқықтық актілермен айқындалады.
"Қызмет бабында пайдалану үшін" белгісі бар таратылуы шектелген электрондық құжаттармен мемлекеттік органдардың жұмыс істеу тәртібі "Қазақстан Республикасында ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету жөніндегі кейбір шаралар туралы" 2004 жылғы 14 қыркүйектегі № 965 Қазақстан Республикасы Үкіметінің және "Мемлекеттік органдардың қызметтік ақпаратпен жұмыс жасау ережесін бекіту туралы" 2008 жылғы 23 қаңтардағы № 51 қпү қаулыларымен айқындалады.
2. Ережеде мынадай негізгі ұғымдар пайдаланылады:
1) ақпаратты криптографиялық қорғау құралы - кілттерді криптографиялық түрлендіру алгоритмдерін, көбейтуді, қалыптастыруды, бөлуді және басқаруды іске асыратын құрал;
2) кілтті жеткізгіш - электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия)
кілтін қамтитын ақпаратты жеткізгіш;
3) Қазақстан Республикасының мемлекеттік органдарын куәландырушы орталық (бұдан әрі - МО КО) - Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесіне қатысушыларына қызмет көрсететін куәландырушы орталық;
4) Қазақстан Республикасының Ұлттық куәландырушы орталығы - "электрондық үкіметтің", мемлекеттік және мемлекеттік емес ақпараттық жүйелердің қатысушыларына қызмет көрсететін куәландырушы орталық;
5) құжаттың электрондық көшірмесі – түпнұсқа құжаттың түрін және ондағы ақпаратты (деректерді) толығымен электрондық-цифрлық нысанда көрсететін құжат;
6) алып тасталды - ҚР Үкіметінің 2012.10.31 № 1380 (алғашқы ресми жарияланған күнінен бастап қолданысқа енгізіледі) Қаулысымен;
7) мемлекеттік органдардың электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесі (бұдан әрі - ЭҚАБЖ) - Қазақстан Республикасының мемлекеттік органдары мен тиісті мемлекеттік органның лауазымды тұлғалары арасындағы электрондық құжат алмасуға арналған электрондық құжат айналымы жүйесі;
8) нормативтік-анықтамалық ақпарат - нормативтік құжаттарға негізделген және құжаттың әртүрлі сипаттарын анықтау үшін пайдаланылатын ақпарат (жіктеуіштер, анықтамалықтар, тізбелер және басқалары);
9) ЭҚАБЖ орталығы - электрондық құжат айналымы жүйесіне қатысушыларды тіркеуді, нормативтік-анықтамалық ақпаратты үйлестіруді және электрондық құжат айналымы жүйесіне қатысушылар арасындағы электрондық құжаттар алмасуды қамтамасыз ететін ЭҚАБЖ ішкі жүйесі;
10) электрондық құжат - өзіндегі ақпарат электрондық-цифрлық нысанда ұсынылған және электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылған құжат;
11) электрондық құжат айналымы жүйесі - оған қатысушылар арасындағы қатынастар "Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы"
Қазақстан Республикасының 2003 жылғы 7 қаңтардағы Заңымен және Қазақстан Республикасының өзге де нормативтік құқықтық актілерімен реттелетін электрондық құжаттар алмасу жүйесі;
12) электрондық құжат айналымы жүйесіне қатысушы - электрондық құжаттарды жинау, өңдеу, сақтау, беру, іздестіру және тарату процестеріне қатысатын жеке немесе заңды тұлға, мемлекеттік орган немесе лауазымды адам;
13) электрондық ақпараттық ресурстар - ақпараттық жүйелерде қамтылатын, электрондық түрде сақталатын ақпарат (ақпараттық дерекқор);
14) электрондық құжаттың қағаздағы көшірмесі - ақпаратты (деректемелердің мәліметтерін) электрондық түпнұсқадан толық шығару арқылы алынған, электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған, электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кілтін пайдалана отырып құрылған, түпнұсқа электрондық құжатты толық бейнелейтін ақпараты бар және барлық деректемелері мен олардың бір бөлігі осы құжатты растауға өкілеттігі бар адам растаған қағаз жеткізгіштегі құжат;
15) электрондық құжаттың түпнұсқасы - электрондық цифрлық қолтаңбаның, жабық (құпия) кілті пайдаланыла отырып құрылған электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған (қол қойылған), бастапқыда электрондық құжат форматында қалыптастырылған және қағаздағы шығыс түпнұсқасы жоқ құжат;
16) электрондық құжаттың форматы - оның негізінде электрондық, құжат қалыптасқан электрондық хабарламаның мазмұнды бөлігінің құрылымы;
17) электрондық тіркеу бақылау карточкасы - электрондық құжат деректемелерін тіркейтін, белгіленген нысан бойынша құжат туралы есептік деректер бар электрондық құжат;
18) электрондық, цифрлық қолтаңба құралдары - электрондық цифрлық қолтаңбаны жасау және оның түпнұсқалығын тексеру үшін пайдаланылатын бағдарламалық және техникалық құралдардың жиынтығы;
19) тіркеу куәлігінің иесі - өз атына тіркеу куәлігі берілген, тіркеу куәлігінде көрсетілген ашық кілтке сәйкес келетін жабық кілтті заңды түрде иеленетін жеке немесе заңды тұлға;
20) электрондық ақпараттық ресурстарды, ақпараттық жүйелерді қорғау - ақпаратты алу, көшірмесін тарату, түсіру (және/немесе түрлендіру), жою немесе оқшаулау жөніндегі заңсыз әрекеттерді қоса алғанда, электрондық ақпараттық ресурстарды, ақпараттық жүйелерді сақтауға, оларға заңсыз енудің қолжетімділігін (оның ішінде ақпаратқа заңсыз енуді) болдырмауға бағытталған іс-шаралардың құқықтық, ұйымдық және техникалық кешені.
3. Жеке, заңды тұлғалардың электрондық ЭҚАБЖ-де "электрондық үкімет"
веб-порталын пайдалана отырып жөнелтілген өтініштерін қабылдау және өңдеу "электрондық үкіметтің" веб-порталы, ЭҚАБЖ, МО КО және Қазақстан Республикасының ұлттық куәландырушы орталығының өзара іс-қимылы арқылы жүзеге асырылады.
3-1. Құжаттың электрондық көшірмесін жасаған кезде Қазақстан Республикасының заңнамасында айқындалған тиісті түпнұсқа қағаз құжат деректемелерінің деректерін қамтитын ақпарат толық қалпына келтіріледі.
4. Алып тасталды - ҚР Үкіметінің 12.10.2017 № 640 (01.01.2018 бастап қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.
5. Ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарымен ЭҚАБЖ-нің өзара іс- қимыл тәртібін Қазақстан Республикасы Ұлттық қауіпсіздік комитетімен келісім бойынша ақпараттандыру саласындағы уәкілетті орган айқындайды.
2. Мемлекеттік органдардағы электрондық құжат айналымының тәртібі
6. Мемлекеттік органдарда электрондық құжат айналымын ұйымдастыру үшін мынадай функциялардың орындалуын қамтамасыз ететін ЭҚАБЖ пайдаланылады:
1) пайдаланушылардың қол жеткізуін авторландыру және қол жеткізу құқықтарын шектеу;
2) электрондық құжатты қалыптастыру (құру);
3) электрондық құжаттың электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру және тексеру;
4) электрондық құжаттардың есебін жүргізу (кіріс және шығыс электрондық құжаттарды тіркеу);
5) электрондық құжаттармен ұжымдық жұмыс;
6) электрондық құжаттардың (оның ішінде Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінің тапсырмалары) орындалуын бақылау;
7) электрондық құжатты іздестіру;
8) мемлекеттік орган шегінде және мемлекеттік органдардың арасында электрондық құжаттарды жіберу және алуын растау;
9) мұрағаттарды және құжаттамаларды басқарудың уәкілетті органы белгілеген мерзімде электрондық құжаттарды сақтау;
10) электрондық құжатты Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіппен тиісті мемлекеттік мұрағаттарға оларды кейіннен мемлекеттік сақтауға тапсыра отырып, уақытша сақтау үшін мемлекеттік органның электрондық құжаттар мұрағатына тапсыру;
11) электрондық құжаттарды, электрондық цифрлық қолтаңбаның жойылған жабық (құпия) кілттері мен ЭҚАБЖ электрондық дерекқорын кепілдендірілген жою.
7. ЭҚАБЖ 60 Мб аспайтын көлемімен электрондық құжаттарды жеткізуді қамтамасыз етеді, оның қосымша салымының саны 6 файлдан аспайды.
8. Электрондық құжат екі бөліктен тұрады: мазмұндық және деректемелік.
Электрондық құжаттың мазмұндық бөлігі DOC және DOCХ мәтіндік форматындағы бір немесе бірнеше файлдан тұруға тиіс. Қосымша файлдарды, оның ішінде құжаттардың электрондық көшірмелерін жүктеу қажет болған кезде мынадай форматтар пайдаланылады:
PDF, TIFF, JPEG, JPG – графикалық формат;
RTF, DOC, DOCX – мәтіндік формат;
XLS, XLSX – кестелік формат;
PPT, PPTX – таныстырылымдар;
RAR, ZIP – архивтелген формат.
Электрондық құжаттың мазмұндық бөлігінде мынадай деректемелер бар:
жөнелтуші ұйымның ресми атауы;
ұйым туралы анықтамалық деректер (заңды мекенжайы, телефоны, факсы, ұйымның электрондық мекенжайы (бар болса);
құжат түрінің атауы;
кіріс құжаттың тіркеу нөміріне және күніне сілтеме (бастамашылық құжаттарды қоспағанда);
құжаттың жасалған немесе басып шығарылған орны;
адресат;
құжатты бекіту белгісі (бар болса);
мәтіннің тақырыбы (бар болса);
құжаттың мәтіні;
қосымшаның болуы туралы белгі (бар болса);
орындаушы туралы белгі (орындаушының тегі, телефоны және электрондық поштасы, Қазақстан Республикасының ұлттық қауіпсіздік органдарында орындаушының аты-жөні электрондық мекенжайын көрсетпестен көрсетіледі);
электрондық цифрлық қолтаңба.
Электрондық құжаттың деректемелік бөлігі электрондық тіркеу бақылау карточкасын жасау арқылы қалыптастырылады, онда мынадай деректемелер құжаттың күні;
құжаттың тіркеу нөмірі;
істер номенклатурасының индексі;
көмегімен құжат жасалған электрондық құжат айналымы жүйесі бағдарламалық қамтылымының атауы мен нұсқасы;
электрондық цифрлық қолтаңба;
мәселенің сипаты;
тақырыбы (қысқаша мазмұны);
негізгі құжат пен қосымшалар парақтарының саны;
адресат мемлекеттік органның атауы (аумақтық органдарды қоспағанда, Қазақстан Республикасының Ұлттық қауіпсіздік комитетінде бөлімшелердің атаулары кодтармен көрсетіледі);
адресат лауазымының атауы (бар болса);
адресаттың тегі (бар болса);
орындаушының тегі (Қазақстан Республикасының ұлттық қауіпсіздік органдарында орындаушының аты-жөні көрсетіледі);
орындаушының телефон нөмірі;
бақылау туралы белгі;
құжаттың орындалуы және оны іске жіберу туралы белгі;
құжаттың тіркеу нөміріне және күніне сілтеме;
қағаздағы құжат түпнұсқасының, электрондық құжаттың қағаз көшірмесінің болуы немесе болмауы туралы белгі.
Қосымша деректемелерді пайдалану құжаттың түріне байланысты архивтерді және құжаттаманы басқарудың уәкілетті органы белгілеген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына, сондай-ақ ұлттық стандарттарға сәйкес айқындалады.
9. ЭҚАБЖ-ге қатысушылар бірыңғай нормативтік-анықтамалық ақпаратты пайдаланады. Ұйымдық-басқарушылық құжаттамаға қатысты нормативтік- анықтамалық ақпараттың реттелуі мен өзгеруін мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың уәкілетті органы жүзеге асырады.
10. ЭҚАБЖ Орталығына қосылған Қазақстан Республикасының мемлекеттік органдарынан түсетін қағаздағы құжаттардың түпнұсқаларын, электрондық құжаттың қағаз көшірмелерін тіркеу және қабылдау тиісті электрондық құжаттар бар болған кезде ғана жүзеге асырылады.
11. Алып тасталды - ҚР Үкіметінің 12.10.2017 № 640 (01.01.2018 бастап
12. Құжат тек қағаз жеткізгіште түскен кезде мұндай құжатты ЭҚАБЖ-де тіркеу құжаттың электрондық көшірмесін осы Ереженің 8-тармағының екінші бөлігінде көрсетілген форматтарда жасау арқылы жүзеге асырылады.
13. Электрондық құжат келіп түскен кезде құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесінің қызметкері электрондық цифрлық қолтаңбаны электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілтін және электрондық цифрлық қолтаңбаны (электрондық цифрлық қолтаңбаның құралдарын) қалыптастыру және тексеру үдерісін іске асыратын, сондай-ақ техникалық реттеу саласындағы Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіпке сәйкес электрондық цифрлық қолтаңбаның құралдарын және растау рәсімінен өткен ақпаратты криптографиялық қорғаудың құралдарын пайдалана отырып, электрондық цифрлық қолтаңбаның түпнұсқалығын тексерудің рәсімдерін жүргізеді.
14. Электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімі жүргізілгеннен кейін электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын пайдалана отырып электрондық цифрлық қолтаңбаның түпнұсқалығының расталуын (белгіленуін) алған кезде (бұдан әрі - электрондық цифрлық қолтаңба түпнұсқалылығын тексерудің оң нәтижесі), электрондық құжат бастапқы өңдеуге жатады.
Электрондық цифрлық қолтаңбаның құралдарын пайдалана отырып, электрондық цифрлық қолтаңбаны тексерудің рәсімдері жүргізілгеннен кейін электрондық цифрлық қолтаңбаның сәйкес еместігі анықталған жағдайда, (бұдан әрі - электрондық цифрлық қолтаңбаның түпнұсқалығын тексерудің теріс нәтижесі) электрондық құжат алынбады деп саналады, ол туралы электрондық құжатты алушы құжаттың алынбау себептерін көрсете отырып, құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесінің қызметкері қол қойған "қабылданбады" деген белгісі бар электрондық құжат болып табылатын хабарлама-түбіртек жібереді.
Электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңба түпнұсқалығының сәйкес келмеу себептерін белгілеу тәртібін ақпараттандыру саласындағы уәкілетті орган айқындайды.
15. ЭҚАБЖ-дегі электрондық құжатты бастапқы өңдеу мыналарды қамтиды:
1) электрондық цифрлық қолтаңбаны тіркеу куәлігінің және электрондық құжатты куәландырған кезде пайдаланылған электрондық цифрлық қолтаңба ашық кілтінің жарамдылығын тексеру;
2) электрондық құжаттың барлық деректемелерін тексеру;
3) электрондық құжат куәландырылған электрондық цифрлық қолтаңбаны пайдалана отырып, барлық тұлғалар мәртебесінің өкілеттіктерін тексеру.
16. Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесі қызметкерінің электрондық құжатты тіркеуі электрондық құжаттың женелтушіге тиістілігі және электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімін жүргізу мен өз құзыреті шеңберінде өздері шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде пайдаланылған мемлекеттік органның лауазымды адамының электрондық цифрлық қолтаңбасының жолымен қамтылуының тұтастығын және осы электрондық құжатқа қол қойған басшының электрондық цифрлық қолтаңбасын тексерудің оң нәтижесін алу жолымен мазмұнының тұтастығы белгіленген кезде жүзеге асырылады.
17. Электрондық құжатты алу, тіркеу және орындау нақты жеткізілгені туралы деректерді және мынадай белгілерді қамтитын хабарлама-түбіртек- электрондық құжат беру жолымен ЭҚАБЖ-де расталады:
1) хабарлама-түбіртекті жөнелтуші туралы деректер;
2) электрондық құжатты алған күні, уақыты;
3) электрондық құжатты алушының ЭҚАБЖ-де берілген тіркелген күні мен тіркеу нөмірі;
4) алушы мемлекеттік органның (электрондық құжат тіркелгеннен кейін)
құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасы;
5) алушы мемлекеттік органның жауапты орындаушысы туралы деректері;
6) Алушы мемлекеттік орган электрондық құжаттың жауапты орындаушысы туралы деректердің өзектілігі мен сенімділігін қамтамасыз етеді.
18. Егер жөнелтуші электрондық құжатты алғаны туралы хабарлама- түбіртек алмаса, электрондық құжат алушыға жеткізілмеген болып саналады.
19. Егер жөнелтуші электрондық құжатты жөнелткеннен кейін бір жұмыс күні ішінде хабарлама-түбіртек алмаса, онда жөнелтуші өзге байланыс құралдарының көмегімен электрондық құжатты алғанын растаудың жоқ екендігі туралы алушыға хабарлайды.
20. Алып тасталды - ҚР Үкіметінің 12.10.2017 № 640 (01.01.2018 бастап
21. Электрондық құжатты жөнелту алдында оның ресімделу (электрондық құжат деректемелерінің болуы) дұрыстығы тексеріледі, оның ішінде электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімі, электрондық цифрлық қолтаңбаның оң нәтижесі мен тіркеу куәліктеріне тексеру жүргізіледі.
Қағаздағы құжат түпнұсқасына электрондық құжат мазмұнының сәйкестігі үшін жөнелтуші мемлекеттік орган жауапты болады.
22. ЭҚАБЖ-ға электрондық құжаттарды есепке алу мен олардың атқарылуына бақылау жүргізуді электрондық тіркеу бақылау карточкасын пайдалана отырып, мемлекеттік органның құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесінің қызметкері жүзеге асырады.
23. ЭҚАБЖ-де электрондық құжаттардың орындалу мерзімдері қағаздағы құжаттардың орындалу мерзімдеріне сәйкес келеді.
24. Электрондық тіркеу бақылау карточкасын сақтау мерзімі электрондық құжаттарды сақтау мерзімімен сәйкес келеді. Электрондық тіркеу бақылау карточкалары электрондық цифрлық қолтаңбаны тіркеу куәліктеріне сәйкес электрондық құжаттармен, хабарламалар - осы электрондық құжаттарды жеткізу туралы түбіртектермен бірге сақталады.
25. Электрондық құжаттарды сақтау мерзімдері мен құжаттардың қағаздағы түпнұсқаларын ресімдеудің міндеттілігі архивтерді және құжаттаманы басқарудың уәкілетті органы бекітетін сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесінде белгіленеді.
Электрондық құжаттар тиісті электрондық құжаттарда қалыптастырылған электрондық цифрлық қолтаңбалардың бір мезгілде сақталуын қамтамасыз ете отырып, қандай форматта қалыптастырылған, жөнелтілген немесе алынған болса, сол форматта (салынған файлдарға қатысты) сақталады.
26. Алып тасталды - ҚР Үкіметінің 12.10.2017 № 640 (01.01.2018 бастап
27. Электрондық құжаттарды сақтау тиісті электрондық дерекқорды, пайдаланылған электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттері (электрондық цифрлық қолтаңбаның тіркеу куәліктері) мен электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру және тексеру үдерісін іске асыратын бағдарламаларды сақтаумен бірге жүреді.
28. Электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттері үшін мемлекеттік органдарда және МО КО-да ЭҚАБЖ-ға нақты қатысушыға осы кілттердің тиістілігін растайтын белгіленген тәртіппен ресімделген құжаттар (тіркеу куәліктері) сақталады.
Әрбір ашық кілт үшін оның қолданылу мерзімінің басталғандығы және аяқталғандығы туралы ақпарат сақталады. Бұл ретте жедел (ведомстволық)
мұрағаттық сақтаудағы ашық кілттер массивтеріне қол жеткізу шектеледі.
Электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кілттері бар ақпарат жеткізгіштердің (бұдан әрі - кілтті жеткізгіш) сақталуы, тиісті пайдаланылуы, сондай-ақ электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия) кілттерін пайдалану мен оларды рұқсатсыз енуден қорғау тіркеу куәліктерінің иелеріне жүктеледі.
29. Электрондық құжаттарды сақтау кезінде электрондық құжаттардың және электрондық цифрлық қолтаңбаның тиісті ашық кілттерін байланыстыру (үйлестіру) қамтамасыз етіледі.
Электрондық құжаттар мұрағаттары рұқсатсыз енуден және абайсызда жоюдан және (немесе) бұрмаланудан қорғалуға жатады.
30. ЭҚАБЖ-ге қатысушылар ЭҚАБЖ дерекқорындағы есептік деректерді рұқсатсыз енуден және абайсызда жойылудан және (немесе)
бұрмалаудан қорғауды қамтамасыз етеді, сондай-ақ тиісті мемлекеттік органдардың электрондық құжаттарының резервтік көшірмелерін жасауды қамтамасыз етеді.
Ақпараттық жүйелерде, оның ішінде электрондық құжаттар мұрағаттарындағы ақпаратты (электрондық ақпараттық ресурстарды), электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру (электрондық цифрлық қолтаңбаның, криптографиялық кілттердің құралдары) үдерісін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын қорғауды ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету саласындағы уәкілетті органның нормативтік құқықтық актілерінде белгілеген тәртіппен ЭҚАБЖ-ны пайдаланатын ұйыммен бірлесіп, ЭҚАБЖ қатысушылары жүзеге асырады.
31. Істердің бар болуы мен жай-күйін тексеру мұрағаттар мен құжаттарды басқарудың уәкілетті органының нормативтік құқықтық актісімен реттеледі.
2.1. ЭҚАБЖ-де электрондық және қағаздағы құжаттарды пайдалану тәртібі мен арақатынасы
32. Электрондық құжаттың электрондық түрдегі көшірмелері болмайды.
33. Істер номенклатурасында ұсынылған құжаттың нысаны тіркеледі:
ақпарат жеткізгіші көрсетілген электрондық немесе қағаздағы.
34. Электрондық құжатты ЭҚАБЖ орталығына қосылмаған адамға жіберу үшін электрондық құжат түпнұсқасының деректерін қағаз жеткізгішке шығару арқылы электрондық құжаттың қағаздағы көшірмесі жасалады.
Бұл ретте электрондық құжаттың қағаздағы көшірмесі тиісті электрондық құжаттың мазмұнын қосымша құралдар мен әдістерді пайдаланбай қабылдауға қолжетімді түрде бейнелейді.
35. Электрондық құжаттың қағаздағы көшірмесі бастапқы құжаттың электрондық құжат болып табылатыны және электрондық құжатты куәландырған адамның электрондық цифрлық қолтаңбасын тексеру рәсімінің оң нәтижесі алынғаны көрсетіле отырып, куәландырылады. Электрондық құжаттың қағаз жеткізгіштегі көшірмесін куәландыру және электрондық цифрлық қолтаңбаны тексерудің нәтижесі туралы ақпаратты белгілеу үшін парақтардың саны мен куәландырушы адамның қолтаңбасына арналған жолдарды көрсете отырып, «* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс.» (электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімінің оң нәтижесі анықталды) деген мәтіні бар (үшбұрыш нысанындағы) мөртаңба пайдаланылады.
36. Құжаттың ЭҚАБЖ-дегі электрондық көшірмесін:
1) электрондық құжаттың жобасын жасау кезінде қағаз жеткізгіштегі қосымша құжаттарды салған жағдайда – орындаушы;
2) тек қағаз жеткізгіште түскен құжатты тіркеу кезінде – мемлекеттік органның құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің қызметкері куәландырады.
ЭҚАБЖ арқылы жасалған электрондық құжаттың қағаздағы көшірмесін куәландыру өкілеттігі мемлекеттік органның құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесінің қызметкерінде және пошта операторында болады.
37. Электрондық құжаттың қағаздағы көшірмесі:
1) құжаттың мәтінін;
2) электрондық құжатты куәландырған адамның электрондық цифрлық қолтаңбасын тексеру рәсімінің нәтижелері көрсетілген «Электрондық құжаттың көшірмесі» деген міндетті белгіні;
3) өзі алынған ақпараттық жүйенің атауын;
4) қағаздағы көшірменің жасалған күнін;
5) «* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс.» (электрондық цифрлық қолтаңбаны тексеру рәсімінің оң нәтижесі анықталды) деген мәтіні бар мөртаңбаны, парақтардың санын және куәландырушының қолтаңбасын қамтиды.
38. ЭҚАБЖ-ге қатысушылар электрондық құжаттардың түпнұсқалығын және тұтастығын:
1) ЭҚАБЖ-де электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру үдерісінің іске асыратын (электрондық цифрлық қолтаңба құралдары), Қазақстан Республикасының техникалық реттеу саласындағы заңнамасында белгіленген тәртіппен сәйкестікті растау рәсімінен өткен ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын ықпалдастыру;
2) электрондық құжаттарға қол жеткізу құқықтарын шектеуді қадағалау
39. ЭҚАБЖ-ға қатысушылар:
1) ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарымен жұмыс істеу үдерісінде өздеріне белгілі болған қызметтік ақпаратты құпия сақтауы;
2) электрондық цифрлық қолтаңба құралдары (ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары) жабық (құпия) кілттерінің мазмұнын құпия сақтауы;
3) түйінді ақпаратты жеткізгіштердің және осы ақпаратты жеткізгіштер беретін электрондық цифрлық қолтаңбаның кілттері туралы басқа да құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуі;
4) эталондық уақытпен дербес компьютерлерде уақытты үндестіруді жүзеге асыруы;
5) дербес компьютерлерде ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын пайдалану ережелеріне сәйкес электрондық цифрлық қолтаңба құралдарының жұмыс істеуін бұзатын бағдарламаларды (оның ішінде - вирустар) пайдалануды жүзеге асырмауы қажет.
40. Электрондық құжаттарды ЭҚАБЖ-да ресімдеу үшін МО КО берген, қолданыстағы тіркеу куәлігі бар, электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттері сәйкес келетін электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық (құпия)
кілттері ғана пайдаланылады.
41. Электрондық цифрлық қолтаңбаны ЭҚАБЖ-да қолдану тәртібі мыналардан тұрады:
1) электрондық құжатқа қол қою үшін электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру:
өздерінің өкілеттіктері шегінде өздері шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде мемлекеттік органдардың лауазымды адамдарының бір немесе бірнеше электрондық цифрлық қолтаңбаларын;
құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесі қызметкерінің бір электрондық цифрлық қолтаңбасын пайдаланып жүзеге асырылады;
2) өздерінің өкілеттіктері шегінде өздері шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде мемлекеттік органдардың лауазымды адамдарының электрондық цифрлық қолтаңбаларын қалыптастыру тәртібі:
өз өкілеттігі шегінде өздері шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде мемлекеттік органның лауазымды адамы құжат мәтінінің түпнұсқалығы мен тұтастығын қамтамасыз ететін электрондық цифрлық қолтаңбаны қолданып, құжаттың мәтінін (салынған файлдарды) тіркегенге дейін оны куәландырады (қол қояды);
өздерінің өкілеттіктері шегінде өздері шығаратын электрондық құжаттарды куәландыру кезінде мемлекеттік органның лауазымды адамының электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру (бірінші электрондық цифрлық қолтаңба)
электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру үдерісінің іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары (электрондық цифрлық қолтаңба құралдары), ақпаратты, криптографиялық қорғау құралдарының ақпаратты кілтті түйінді жеткізгіші және МО КО-да алынған тіркеу куәлігі пайдаланыла отырып жүзеге асырылады;
3) электрондық құжатты мемлекеттік органдар арасында жіберу үшін құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесі қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасын пайдалану тәртібі:
құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесі қызметкерінің электрондық цифрлық қолтаңбасымен электрондық тіркеу карточкасы (БЭҚАЖ-да тағайындалған бірегей сәйкестендіруші, құжаттың күні, құжаттың авторы және мемлекеттік органның лауазымды адамы электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырған электрондық құжат) куәландырылады (қол қойылады).
Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімшесінің электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру үдерісін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары (электрондық цифрлық қолтаңба құралдары), кілтті жеткізгіш және МО КО-да алынған тіркеу куәлігі пайдаланыла отырып жүзеге асырылады.
42. Электрондық құжаттың электрондық цифрлық қолтаңбасы қалыптастырылған күн электрондық құжат жасалған күн болып саналады.
2.3. ЭҚАБЖ-ның ақпараттық қауіпсіздігін қамтамасыз ету
43. ЭҚАБЖ-ны ақпараттық-бағдарламалық, телекоммуникациялық қамтамасыз етудің ақпараттық қауіпсіздігі Қазақстан Республикасының ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету саласындағы нормативтік құқықтық актілерімен регламенттеледі.
ЭҚАБЖ-ның, мемлекеттік органдардың бірыңғай көліктік ортасының, МО КО-ның жұмыс істеуі және ЭҚАБЖ-ға қатысушылардың тізбесі мен олардың міндеттері және жауапкершілігі ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету жөніндегі бірлескен жұмыстарды орындауға тапсырыс беруші ұйым, мемлекеттік органдар және пайдаланушы ұйым (орындаушы ұйымдар) арасындағы шарттарға сәйкес айқындалады және ақпараттық қауіпсіздік талаптары орындала отырып
44. Электрондық цифрлық қолтаңбаны қалыптастыру және тексеру үдерісін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары оларды пайдалану құжаттамасы мен пайдалану ережелеріне қатаң сәйкестікпен пайдаланылады.
45. Мемлекеттік құпияларды құрайтын мәліметтерді қамтитын құжаттар ЭҚАБЖ арқылы қабылданбайды, өңделмейді, сақталмайды және берілмейді.
3. Ұйымдардағы электрондық құжат айналымының тәртібі
46. Ұйымдарда электрондық құжат айналымын ұйымдастыру үшін мынадай функцияларды орындауды қамтамасыз ететін электрондық құжат айналым жүйесі
1) электрондық құжатты осы электронды құжат үшін белгіленген форматта қалыптастыру (жасау);
2) электрондық құжаттарды есепке алу (кіріс және шығыс электрондық
3) электрондық құжаттармен ұжымдық жұмыс (жасау, тіркеу, пайдалану, беру және сақтау кезінде);
4) электрондық құжаттардың орындалуын бақылау;
5) электрондық құжатты іздестіру;
6) электрондық құжаттарды мұрағаттарды және құжаттаманы басқарудың уәкілетті органы белгілеген мерзімде сақтау.
47. Электрондық құжат екі бөліктен тұрады: мазмұнды және деректемелік.
Деректемелерді пайдалану мұрағаттарды және құжжаттаманы басқарудың уәкілетті органы белгілеген мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардағы құжаттау және құжаттаманы басқарудың үлгі ережесіне сәйкес құжаттың түріне қарай айқындалады.
48. Ұйымдар арасында электрондық құжаттар алмасу кезінде міндетті деректемелердің тізбесі мен электрондық құжаттың электрондық цифрлық қолтаңбасын пайдалану тәртібі "Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы" 2003 жылғы 7 қаңтардағы Қазақстан Республикасы Заңының, мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың уәкілетті органы белгілеген мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардағы құжаттандыру мен құжаттаманы басқарудың үлгі ережесінің, сондай-ақ ұлттық стандарттардың нормалары сақтала отырып, 1994 жылғы 27 желтоқсандағы Қазақстан Республикасының Азаматтық кодексіне сәйкес мәмілелердің жазбаша нысандарымен белгіленеді.
49. Электрондық құжаттың электрондық түрдегі көшірмелері болмайды.
50. Істер номенклатурасында ұсынылған құжаттың нысаны тіркеледі:
ақпарат жеткізгіші көрсетілген электрондық немесе қағаздағы.
51. Электрондық түрде болатын құжаттарды сақтау мерзімін мұрағаттарды және құжаттаманы басқарудың уәкілетті органы айқындайды.
52. Электрондық құжаттар электрондық құжаттардағы қалыптастырылған электрондық цифрлық қолтаңбалардың бір мезгілде сақталуын қамтамасыз ете отырып, қалыптастырылған, жөнелтілген немесе, алынған нысанда (салынған файлдарға қатысты) сақталады.
53. Электрондық құжаттарды сақтау тиісті электрондық тіркеу бақылау карточкаларын, электрондық дерекқорды, пайдаланылған электрондық цифрлық қолтаңбаның ашық кілттері (электрондық цифрлық қолтаңбаның тіркеу куәліктері) мен электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбасын қалыптастыру және тексеру үдерісін іске асыратын бағдарламаларды сақтаумен бірге жүреді.
54. Электрондық құжаттарды сақтау мерзімдері мен құжаттардың қағаздағы түпнұсқаларын ресімдеудің міндеттілігі архивтерді және құжаттаманы басқарудың уәкілетті органы бекітетін сақтау мерзімдері көрсетіле отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік Электрондық құжаттар тиісті электрондық құжаттарда қалыптастырылған электрондық цифрлық қолтаңбалардың бір мезгілде сақталуын қамтамасыз ете отырып, қандай форматта қалыптастырылған, жөнелтілген немесе алынған болса,
55. Электрондық құжаттың қағаздағы құжаттың тұпнұсқасына сәйкестігіне жөнелтуші ұйым жауапты болады.
3.2. Ұйымдардың электрондық құжат айналымы жүйесінің ақпараттық қауіпсіздігін қамтамасыз ету
56. Ұйымдардың электрондық құжат айналымын аппараттық- бағдарламалық, телекоммуникациялық қамтамасыз етудің ақпараттық қауіпсіздігі Қазақстан Республикасының ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету саласындағы нормативтік құқықтық актілерімен регламенттеледі.
57. Ақпаратты криптографиялық қорғау құралдары оларды пайдалану құжаттамасы мен пайдалану ережелеріне қатаң сәйкестікте пайдаланылады.

На русском языке:
Қазақстан Республикасының Үкіметі Постановление Правительства Правительство Республики Казахстан (Қазақстан Республикасының Премьер-Министрі)
Республики Казахстан от 17 (Премьер-Министр РК)
апреля 2004 года N 430. Утратило силу постановлением Правительства Республики Казахстан от 28 сентября 2018 года № 605 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования)
Об утверждении Правил электронного документооборота
1. Утвердить прилагаемые Правила электронного документооборота.
2. Настоящее постановление вступает в силу со дня подписания.
Премьер-Министр
Республики Казахстан
Утверждены постановлением Правитель- ства от 17 апреля 2004 года N 430
1. Общие положения
1. Настоящие Правила электронного документооборота (далее - Правила)
разработаны в соответствии с подпунктом 2) статьи 4 и пунктом 5 статьи 7 Закона Республики Казахстан от 7 января 2003 года "Об электронном документе и электронной цифровой подписи".
Правила определяют порядок электронного документооборота физических или юридических лиц, государственных органов или должностных лиц.
Действие Правил не распространяется на электронные документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты Республики Казахстан.
Работы по созданию закрытых (секретных) ключей электронной цифровой подписи (порядок выработки, регистрации, выдачи, хранения, уничтожения) для юридических лиц, государственных органов или должностных лиц и порядок обеспечения режима секретности и сохранности электронных документов и, закрытых (секретных) ключей электронной цифровой подписи, содержащих сведения, составляющие государственные секреты, определяются нормативными правовыми актами в области защиты государственных секретов.
Порядок работы государственных органов с электронными документами ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования"
определяются постановлениями Правительства Республики Казахстан от 14 сентября 2004 года № 965 "О некоторых мерах по обеспечению информационной безопасности в Республике Казахстан" и от 23 января 2008 года № 51 дсп "Об утверждении Правил работы государственных органов со служебной информацией".
2. В Правилах используются следующие основные понятия:
1) средство криптографической защиты информации - средство, реализующее алгоритмы криптографических преобразований, генерацию, формирование, распределение и управление ключами;
2) ключевой носитель - носитель информации, содержащий закрытый (секретный) ключ электронной цифровой подписи;
3) удостоверяющий центр государственных органов Республики Казахстан - удостоверяющий центр, обслуживающий участников ЕСЭДО (далее - УЦ ГО);
4) национальный удостоверяющий центр Республики Казахстан - удостоверяющий центр, обслуживающий участников "электронного правительства", государственных и негосударственных информационных систем;
5) электронная копия документа – документ, полностью воспроизводящий вид и информацию (данные) подлинного документа в электронно-цифровой форме;
6) исключен постановлением Правительства РК от 31.10.2012 № 1380 (вводится в действие со дня первого официального опубликования);
7) единая система электронного документооборота государственных органов (далее - ЕСЭДО) - система электронного документооборота, предназначенная для обмена электронными документами между государственными органами Республики Казахстан и должностными лицами соответствующего государственного органа;
8) нормативно-справочная информация - информация (классификаторы, справочники, перечни и другие), основанная на нормативных документах и используемая для определения различных характеристик документа;
9) Центр ЕСЭДО - подсистема ЕСЭДО, обеспечивающая регистрацию участников систем электронного документооборота, синхронизацию нормативно- справочной информации и обмен электронными документами между участниками;
10) электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи;
11) система электронного документооборота - система обмена электронными документами, отношения между участниками которой регулируются Законом Республики Казахстан от 7 января 2003 года "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан;
12) участник системы электронного документооборота - физическое или юридическое лицо, государственный орган или должностное лицо, участвующие в процессах сбора, обработки, хранения, передачи, поиска и распространения электронных документов;
13) электронные информационные ресурсы - информация, хранимая в электронном виде (информационные базы данных), содержащаяся в информационных системах;
14) бумажная копия электронного документа - документ на бумажном носителе, полученный посредством вывода информации (данных реквизитов) из электронного подлинника, имеющий полностью воспроизводящую информацию подлинного электронного документа, удостоверенного электронной цифровой подписью, созданной с использованием закрытого (секретного) ключа электронной цифровой подписи, и все его реквизиты или часть их и заверенная лицом, обладающим полномочиями на заверение данного документа;
15) подлинник электронного документа - документ, удостоверенный (подписанный) электронной цифровой подписью, созданной с использованием закрытого (секретного) ключа электронной цифровой подписи, сформированный изначально в формате электронного документа и не имеющий бумажного исходного подлинника;
16) формат электронного документа - структура содержательной части электронного сообщения, на основе которого сформирован электронный документ;
17) электронная регистрационная контрольная карточка - электронный документ с учетными данными о документе по установленной форме, фиксирующей его реквизиты;
18) средства электронной цифровой подписи - совокупность программных и технических средств, используемых для создания и проверки подлинности электронной цифровой подписи;
19) владелец регистрационного свидетельства - физическое или юридическое лицо, на имя которого выдано регистрационное свидетельство, правомерно владеющее закрытым ключом, соответствующим открытому ключу, указанному в регистрационном свидетельстве;
20) защита электронных информационных ресурсов, информационных систем - комплекс правовых, организационных и технических мероприятий, направленных на сохранение, предотвращение неправомерного доступа к электронным информационным ресурсам, информационным системам (в том числе от несанкционированного доступа к информации), включая незаконные действия по получению, копированию, распространению, искажению (и/или модификации), уничтожению или блокированию информации.
3. Прием и обработка электронных обращений физических, юридических лиц, отправленных с использованием веб-портала "электронного правительства" в ЕСЭДО осуществляется посредством взаимодействия веб-портала "электронного правительства", ЕСЭДО, УЦ ГО и национального удостоверяющего центра Республики Казахстан.
3-1. При создании электронной копии документа полностью воспроизводится информация, содержащая данные реквизитов соответствующего подлинного бумажного документа, определенных законодательством Республики
4. Исключен постановлением Правительства РК от 12.10.2017 № 640 (вводится в действие с 01.01.2018).
5. Порядок взаимодействия ЕСЭДО со средствами криптографической защиты информации определяется уполномоченным органом в сфере информатизации, по согласованию с Комитетом национальной безопасности
2. Порядок электронного документооборота в государственных органах
6. Для организации электронного документооборота в государственных органах используется ЕСЭДО, обеспечивающая выполнение следующих функций:
1) авторизацию доступа пользователей и разграничение прав доступа;
2) формирование (составление) электронного документа;
3) формирование и проверку электронной цифровой подписи электронного документа;
4) учет электронных документов (регистрацию входящих и исходящих электронных документов);
5) коллективную работу с электронными документами;
6) контроль исполнения электронных документов (в том числе поручений Администрации Президента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер- Министра Республики Казахстан);
7) поиск электронного документа;
8) отправку и подтверждение получения электронных документов (сообщения) в пределах государственного органа и между государственными органами;
9) хранение электронных документов в сроки, установленные уполномоченным органом управления архивами и документацией;
10) передачу электронного документа в архив электронных документов государственного органа, для временного хранения с последующей передачей их на государственное хранение в соответствующие государственные архивы в установленном законодательством Республики Казахстан порядке;
11) гарантированное уничтожение электронных документов, аннулированных закрытых (секретных) ключей электронных цифровых подписей и электронных баз данных ЕСЭДО.
7. ЕСЭДО обеспечивает доставку электронных документов объемом не более 60 Мб, количество вложений, которого не превышает - 6 файлов.
8. Электронный документ состоит из двух частей: содержательной и реквизитной.
Содержательная часть электронного документа должна состоять из одного или нескольких файлов в текстовом формате DOC и DOCX. При необходимости вложения дополнительных файлов, в том числе электронных копий документов, используются следующие форматы:
PDF, TIFF, JPEG, JPG – графический формат;
RTF, DOC, DOCX – текстовый формат;
XLS, XLSX – табличный формат;
PPT, PPTX – презентации;
RAR, ZIP – архивированный формат.
Содержательная часть электронного документа имеет следующие реквизиты:
официальное наименование организации отправителя;
справочные данные об организации (юридический адрес, телефон, факс, электронный адрес организации (при наличии);
наименование вида документа;
ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (за исключением инициативных документов);
место составления или издания документа;
адресат;
гриф утверждения документа (при наличии);
заголовок к тексту (при наличии);
текст документа;
отметка о наличии приложения (при наличии);
отметка об исполнителе (фамилия, телефон и электронный адрес исполнителя, в органах национальной безопасности Республики Казахстан указываются инициалы исполнителя без указания его электронного адреса);
электронная цифровая подпись.
Реквизитная часть электронного документа формируется посредством составления электронной регистрационной контрольной карточки, в которой используются следующие реквизиты:
дата документа;
регистрационный номер документа;
индекс номенклатуры дел;
название и версия программного обеспечения системы электронного документооборота, при помощи которого создан документ;
электронная цифровая подпись;
характер вопроса;
заголовок (краткое содержание);
количество листов основного документа и приложений;
наименование государственного органа-адресата (в Комитете национальной безопасности Республики Казахстан наименования подразделений указываются кодами, за исключением территориальных органов);
наименование должности адресата (при наличии);
фамилия адресата (при наличии);
фамилия исполнителя (в органах национальной безопасности Республики Казахстан указываются инициалы исполнителя);
номер телефона исполнителя;
отметка о контроле;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
отметка о наличии или отсутствии подлинника бумажного документа, бумажной копии электронного документа.
Использование дополнительных реквизитов определяется в зависимости от вида документа в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, установленными уполномоченным органом управления архивами и документацией, а также национальными стандартами.
9. Участники ЕСЭДО используют единую нормативно-справочную информацию. Регулирование и изменение нормативно-справочной информации, касающейся организационно-распорядительной документации, осуществляет уполномоченный орган управления архивами и документацией.
10. Регистрация и прием подлинников бумажных документов, бумажных копий электронного документа, поступающих от государственных органов Республики Казахстан, подключенных к Центру ЕСЭДО, осуществляется только при наличии соответствующих электронных документов.
11. Исключен постановлением Правительства РК от 12.10.2017 № 640
12. При поступлении документа только на бумажном носителе регистрация такого документа в ЕСЭДО осуществляется путем создания электронной копии документа в форматах, указанных в части второй пункта 8 настоящих Правил.
13. При поступлении электронного документа сотрудником подразделения документационного обеспечения проводится процедура проверки подлинности электронной цифровой подписи с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи и средств криптографической защиты информации, реализующих процесс формирования и проверки электронной цифровой подписи (средства электронной цифровой подписи), а также прошедших процедуру подтверждения соответствия в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан в области технического регулирования.
14. При получении подтверждения (установления) подлинности электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи после проведения процедуры проверки электронной цифровой подписи (далее - положительный результат проверки подлинности, электронной цифровой подписи), электронный документ подлежит первичной обработке.
В случае выявления несоответствия электронной цифровой подписи после проведения процедуры проверки электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи (далее - отрицательный результат проверки подлинности электронной цифровой подписи), электронный документ считается неполученным, о чем получатель электронного документа направляет уведомление-квитанцию, являющееся электронным документом с отметкой "не принято", подписанное сотрудником подразделения документационного обеспечения, с указанием причины неполучения документа.
Порядок установления причины несоответствия подлинности электронных цифровых подписей электронных документов определяется уполномоченным органом в сфере информатизации.
15. Первичная обработка электронного документа в ЕСЭДО включает:
1) проверку действительности регистрационных свидетельств электронной цифровой подписи и открытого ключа электронной цифровой подписи, с использованием которого был удостоверен электронный документ;
2) проверку всех реквизитов электронного документа;
3) проверку полномочий статуса всех лиц с использованием электронной цифровой подписи, которых удостоверен электронный документ.
16. Регистрация электронного документа сотрудниками подразделения документационного обеспечения осуществляется при установлении принадлежности электронного документа отправителю и целостности содержания путем проведения процедуры проверки электронной цифровой подписи и получения положительного результата проверки электронной цифровой подписи должностного лица государственного органа, использованной при удостоверении электронных документов, издаваемых им в пределах их полномочий.
17. Получение, регистрация и исполнение электронного документа подтверждается в ЕСЭДО путем передачи отправителю уведомления-квитанции - электронного документа, содержащей данные о фактической доставке и следующие отметки (далее - уведомление-квитанция):
1) данные об отправителе уведомления-квитанции;
2) дату, время получения электронного документа;
3) дату регистрации и регистрационный номер, присвоенный в ЕСЭДО получателя электронного документа.
4) электронную цифровую подпись сотрудника подразделения документационного обеспечения государственного органа-получателя (после регистрации электронного документа);
5) данные об ответственном исполнителе государственного органа- получателя.
Государственный орган-получатель обеспечивает актуальность и достоверность данных об ответственном исполнителе электронного документа.
18. Электронный документ считается не доставленным получателю, если отправитель не получил уведомления-квитанции о получении электронного документа.
19. Если уведомление-квитанция не получено отправителем в течение одного рабочего дня после отправки электронного документа, то отправитель уведомляет получателя об отсутствии подтверждения получения электронного документа при помощи иных средств связи.
20. Исключен постановлением Правительства РК от 12.10.2017 № 640
21. Перед отправкой электронного документа проверяется правильность его оформления (наличие обязательных реквизитов электронного документа), в том числе проводится процедура проверки электронной цифровой подписи, проверки положительного результата электронной цифровой подписи и регистрационных свидетельств.
Ответственность за соответствие содержания электронного документа подлиннику бумажного документа несет государственный орган-отправитель.
22. Ведение учета и контроля исполнения электронных документов в ЕСЭДО осуществляется сотрудниками подразделения документационного обеспечения государственного органа с использованием электронной регистрационной контрольной карточки.
23. Сроки исполнения электронных документов в ЕСЭДО соответствуют срокам исполнения бумажных документов.
24. Сроки хранения электронной регистрационной контрольной карточки соответствуют срокам хранения электронных документов. Электронные регистрационные контрольные карточки хранятся совместно с электронными документами, соответствующими регистрационными свидетельствами электронных цифровых подписей, уведомлениями-квитанциями о доставке данных электронных документов.
25. Сроки хранения электронных документов и обязательность оформления бумажных подлинников документов устанавливаются перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утверждаемым уполномоченным органом управления архивами и документацией.
Электронные документы хранятся в том формате (касательно вложенных файлов), в котором они были сформированы, отправлены или получены, с обеспечением одновременного хранения сформированных электронных цифровых подписей под соответствующими электронными документами.
26. Исключен постановлением Правительства РК от 12.10.2017 № 640
27. Хранение электронных документов сопровождается хранением соответствующих электронных баз данных, использованных открытых ключей электронных цифровых подписей (регистрационных свидетельств электронных цифровых подписей) и программ, реализующих процессы формирования и проверки электронных цифровых подписей электронных документов.
28. Для открытых ключей электронных цифровых подписей в государственных органах и УЦ ГО хранятся оформленные в установленном порядке документы (регистрационные свидетельства), подтверждающие принадлежность данных ключей конкретному участнику ЕСЭДО.
Для каждого открытого ключа хранится информация о начале и окончании срока его действия. При этом доступ к массивам открытых ключей, находящихся на оперативном (ведомственном) архивном хранении ограничивается.
Сохранность, надлежащее использование носителей информации с закрытыми (секретными) ключами электронной цифровой подписи (далее - ключевой носитель), а также использование закрытых (секретных) ключей электронных цифровых подписей и их защита от несанкционированного доступа возлагается на владельцев регистрационных свидетельств.
29. При хранении электронных документов обеспечивается привязка (синхронизация) электронных документов и соответствующих открытых ключей электронных цифровых подписей.
Архивы электронных документов подлежат защите от несанкционированного доступа и непреднамеренного уничтожения и (или)
искажения.
30. Участники ЕСЭДО обеспечивают защиту от несанкционированного доступа и непреднамеренного уничтожения и (или) искажения учетных данных, содержащихся в базах данных ЕСЭДО, а также обеспечивают создание резервных копий электронных документов соответствующих государственных органов.
Защита информации (электронных информационных ресурсов) в информационных системах, в том числе в архивах электронных документов, средств криптографической защиты информации, реализующих процесс формирования и проверки электронной цифровой подписи (средств электронной цифровой подписи, криптографических ключей), осуществляется совместно с организацией, эксплуатирующей ЕСЭДО, участниками ЕСЭДО, в порядке, установленном нормативными правовыми актами уполномоченного органа в сфере обеспечения информационной безопасности.
31. Проверка наличия и состояния дел регулируется нормативным правовым актом уполномоченного органа управления архивами и документацией.
2.1. Порядок использования и соотношения электронных и бумажных документов в ЕСЭДО
32. Электронный документ не имеет копий в электронном виде.
33. В номенклатуре дел фиксируется форма представленного документа:
электронная с указанием носителя информации, или бумажная.
34. Для направления электронного документа лицу, не подключенному к Центру ЕСЭДО, создается бумажная копия электронного документа посредством вывода на бумажный носитель данных подлинника электронного документа.
При этом бумажная копия электронного документа отображает содержание соответствующего электронного документа в виде, доступном для восприятия без использования дополнительных средств и методов.
35. Бумажная копия электронного документа заверяется с указанием на то, что исходным документом является электронный документ и получен положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи лица, удостоверившего электронный документ. Для заверения копии электронного документа на бумажном носителе и нанесения информации о результате проверки электронной цифровой подписи используется штамп (треугольной формы) с текстом «* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс.»
(определен положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи) и указанием полей для количества листов и подписи заверяющего лица.
36. Электронная копия документа в ЕСЭДО заверяется:
1) исполнителем – в случае вложения дополнительных документов на бумажном носителе при создании проекта электронного документа;
2) сотрудником подразделения документационного обеспечения государственного органа – при регистрации документа, поступившего только на бумажном носителе.
Полномочиями на заверение бумажной копии электронного документа, созданного посредством ЕСЭДО, обладают сотрудники подразделения документационного обеспечения государственного органа и оператора почты.
37. Бумажная копия электронного документа содержит:
1) текст документа;
2) обязательную отметку «Копия электронного документа» с отражением результатов процедуры проверки электронной цифровой подписи лица, удостоверившего электронный документ;
3) наименование информационной системы, из которой он получен;
4) дату создания бумажной копии;
5) штамп с текстом «* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс.»
(определен положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи), количество листов и подпись заверителя.
2.2. Порядок использования электронной цифровой подписи в ЕСЭДО
38. Участники ЕСЭДО обеспечивают подлинность и целостность электронных документов путем:
1) интегрирования (сопряжения) в ЕСЭДО средств криптографической защиты информации, реализующих процесс формирования и проверки электронной цифровой подписи (средства электронной цифровой подписи), а также прошедших процедуру подтверждения соответствия в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан в области технического регулирования;
2) соблюдения разграничения прав доступа к электронным документам.
39. Участникам ЕСЭДО следует:
1) хранить в тайне служебную информацию, ставшую им известной в процессе работы со средствами криптографической защиты информации;
2) хранить в тайне содержание закрытых (секретных) ключей средств электронной цифровой подписи (средств криптографической защиты информации);
3) обеспечивать сохранность носителей ключевой информации и других документов о ключах электронной цифровой подписи, выдаваемых с этими носителями информации;
4) осуществлять синхронизацию времени на персональных компьютерах с эталонным временем;
5) не осуществлять эксплуатацию программ (в том числе - вирусы) на персональных компьютерах, которые нарушают функционирование средств электронной цифровой подписи, в соответствии с правилами использования средств криптографической защиты информации.
40. Для оформления электронных документов в ЕСЭДО используются только те закрытые (секретные) ключи электронной цифровой подписи, которым соответствуют открытые ключи электронной цифровой подписи, имеющие действующие регистрационные свидетельства, выданные УЦ ГО.
41. Порядок применения электронной цифровой подписи в ЕСЭДО заключается в следующем:
1) формирование электронной цифровой подписи для подписания электронного документа осуществляется с использованием:
одной или нескольких электронных цифровых подписей должностных лиц государственных органов при удостоверении электронных документов, издаваемых ими в пределах их полномочий;
одной электронной цифровой подписи сотрудника подразделения документационного обеспечения.
2) порядок формирования электронной цифровой подписи должностных лиц государственного органа при удостоверении электронных документов, издаваемых ими в пределах их полномочий:
должностное лицо государственного органа при удостоверении электронных документов, издаваемых им в пределах его полномочий, удостоверяет (подписывает) текст документа (вложенный(-ые) файлы) до его регистрации с применением электронной цифровой подписи, которая обеспечивает подлинность и целостность текста документа;
формирование электронной цифровой подписи должностного лица государственного органа при удостоверении электронных документов, издаваемых им в пределах их полномочий (первой электронной цифровой подписи) осуществляется с использованием средств криптографической защиты информации, реализующих процесс формирования и проверки электронной цифровой подписи (средства электронной цифровой подписи), ключевого носителя информации средств криптографической защиты информации и регистрационного свидетельства, полученных в УЦ ГО.
3) порядок применения электронной цифровой подписи сотрудника подразделения документационного обеспечения для пересылки электронного документа между государственными органами:
электронной цифровой подписью сотрудника подразделения документационного обеспечения удостоверяется (подписывается) электронная регистрационная карточка (уникальный идентификатор, назначенный из ЕСЭДО, дата документа, автор документа и электронный документ, удостоверенный электронной цифровой подписью должностного лица государственного органа).
Формирование электронной цифровой подписи сотрудника подразделения документационного обеспечения осуществляется с использованием средств криптографической защиты информации, реализующих процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи (средства электронной цифровой подписи), ключевого носителя и регистрационного свидетельства, полученных в УЦ ГО.
42. Датой создания электронного документа считается дата формирования электронной цифровой подписи электронного документа.
2.3. Обеспечение информационной безопасности ЕСЭДО
43. Информационная безопасность аппаратно-программного, телекоммуникационного обеспечения ЕСЭДО регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Республики Казахстан в области обеспечения информационной безопасности.
Функционирование ЕСЭДО, единой транспортной среды государственных органов, УЦ ГО и перечень участников ЕСЭДО и их обязанности и ответственность определяются и осуществляются с выполнением, требований информационной безопасности в соответствии с договорами на выполнение совместных работ по обеспечению информационной безопасности между организацией-заказчиком, государственными органами и эксплуатирующими организациями (организациями-исполнителями).
44. Средства криптографической защиты информации, реализующие процесс формирования и проверки электронной цифровой подписи, используются в строгом соответствии с их эксплуатационной документацией и правилами использования.
45. Документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты не подлежат приему, обработке, хранению и передаче через ЕСЭДО.
3. Порядок электронного документооборота в организациях
46. Для организации электронного документооборота в организациях используются системы электронного документооборота, обеспечивающие выполнение следующих функций:
1) формирование (составление) электронного документа в формате, установленном для данного электронного документа;
2) учет электронных документов (регистрацию входящих и исходящих
3) коллективную работу с электронными документами (при создании, регистрации, использовании, передаче и хранении);
4) контроль исполнения электронных документов;
5) поиск электронного документа;
6) хранение электронных документов в сроки, установленные
47. Электронный документ состоит из двух частей: содержательной и Использование реквизитов определяется в зависимости от вида документа в соответствии с типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, установленными уполномоченным органом управления архивами и документацией.
48. При обмене электронными документами между организациями, перечень обязательных реквизитов и порядок использования электронной цифровой подписи электронного документа устанавливается письменными формами сделок в соответствии с Гражданским кодексом Республики Казахстан от 27 декабря 1994 года, с соблюдением норм Закона Республики Казахстан от 7 января 2003 года "Об электронном документе и электронной цифровой подписи", типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, установленных уполномоченным органом управления архивами и документацией, а также национальных стандартов.
3.1. Порядок использования и соотношения электронных и бумажных документов в системах электронного документооборота организаций
49. Электронный документ не имеет копий в электронном виде.
50. В номенклатуре дел фиксируется форма представленного документа:
51. Сроки хранения документов, составляющихся только в электронном виде, определяются уполномоченным органом управления архивами и
52. Электронные документы хранятся в том формате (касательно вложенных файлов), в котором они были сформированы, отправлены или получены, с обеспечением одновременного хранения сформированных электронных цифровых подписей под соответствующими электронными документами.
53. Хранение электронных документов сопровождается хранением соответствующих электронных регистрационных контрольных карточек, электронных баз данных, использованных открытых ключей электронных цифровых подписей (регистрационных свидетельств электронных цифровых подписей) и программ, реализующих процессы формирования и проверки электронных цифровых подписей электронных документов.
54. Сроки хранения электронных документов и обязательность оформления бумажных подлинников документов устанавливаются перечнем типовых негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утверждаемым Электронные документы хранятся в том формате (касательно вложенных файлов), в котором они были сформированы, отправлены или получены, с обеспечением одновременного хранения сформированных электронных цифровых подписей под соответствующими электронными документами.
55. Ответственность за соответствие электронного документа подлиннику бумажного документа несет организация - отправитель.
3.2. Обеспечение информационной безопасности систем электронного документооборота организаций
56. Информационная безопасность аппаратно-программного, телекоммуникационного обеспечения систем электронного документооборота организаций регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Республики Казахстан в области обеспечения информационной безопасности.
57. Средства криптографической защиты информации используются в строгом соответствии с их эксплуатационной документацией и правилами