Қазақша:
Маңғыстау облысының әкімдігі Маңғыстау облысы әкімдігінің Акимат Мангистауской области 2003 жылғы 27 наурыздағы № 68 қаулысы. Маңғыстау облысы Әділет департаментінде 2003 жылғы 16 сәуірде № 1446 болып тіркелді Маңғыстау мұрағат қызметiнiң 80 жылдығына арналған, облыстық мұрағат мекемелерi мен ұйымдарындағы Ұлттық мұрағат қоры мен жеке құрам бойынша құжаттарды қалыптастыру мен сақталуын қамтамасыз етудiң үздiк жолға қойылуына байқау өткiзу туралы Облыстың 30 жылдығын және Ақтау қаласының 40 жылдығын мерекелеу аясында, Қазақстан Республикасының " Ұлттық мұрағат қоры мен мұрағаттар туралы" 1998 жылғы 22 желтоқсандағы N 326 және " Қазақстан Республикасындағы жергiлiктi мемлекеттiк басқару туралы" 2001 жылғы 23 қаңтардағы N 148 заңдарына сәйкес, сондай-ақ Қазақстан халықтарының тарихи мәдени мұрасының ажырамас бөлiгi болып табылатын, ұлттық мұрағат қорының Маңғыстау облысы бойынша құжаттарын толығырақ анықтау және сақталуын қамтамасыз ету мақсатында, облыс әкiмияты ҚАУЛЫ ЕТЕДI
1. Маңғыстау мұрағат қызметiнiң 80 жылдығына арналған, облыстық мұрағат мекемелерi мен ұйымдарындағы Ұлттық мұрағат қоры мен жеке құрам бойынша құжаттарды қалыптастыру мен сақталуын қамтамасыз етудiң үздiк жолға қойылуына 2003 жылдың 1 сәуiрiнен бастап 1 қарашасына дейiн облыстық байқау өткiзiлсiн.
2. 1 қосымшаға сәйкес Маңғыстау мұрағат қызметiнiң 80 жылдығына арналған, облыстық мұрағат мекемелерi мен ұйымдарындағы Ұлттық мұрағат қоры мен жеке құрам бойынша қалыптастыру мен сақталуын қамтамасыз етудiң үздiк жолға қойылуына байқау ережесi бекiтiлсiн.
ҚР НҚА ЭББ-гі нақты құжатқа сілтеу QR-коды
3. 2 қосымшаға сәйкес Маңғыстау мұрағат қызметiнiң 80 жылдығына арналған, облыстық мұрағат мекемелерi мен ұйымдарындағы ұлттық мұрағат қоры мен жеке құрам бойынша құжаттарды қалыптастыру мен сақталуын қамтамасыз етудiң үздiк жолға қойылуына байқау өткiзу жөнiнде облыстық комиссия (бұдан әрi - Облыстық комиссия) құрылсын және бекiтiлсiн.
4. Маңғыстау облыстық мұрағаттар мен құжаттама бөлiмi, қалалар мен аудандардың әкiмдерi байқауды ұйымдастыру және өткiзу жөнiнде тиiстi шаралар алсын.
5. Шығыстар облыстың мұрағат қызметiнiң»2003 жылға арналған қаржыландыру жоспарымен көзделген қаражат шегiнде 261-30-30 бағдарлама бойынша жүргiзiлсiн.
6. Маңғыстау облыстық мұрағаттар мен құжаттама бөлiмi (М.М.Өтебаева)
байқау барысында кәсiпорындарына, мекемелерi мен ұйымдарына құжаттамалауды ұйымдастыру, құжаттардың сақталуы мен олардың мемлекеттiк сақтауға уақытында тапсырылуын қамтамасыз ету жөнiнде қажеттi әдiстемелiк және кеңестiк көмек көрсетудi, сондай-ақ облыс мұрағат мекемелерiнiң құжаттарының сақталу жағдайын жақсарту жөнiнде шаралар алуын қамтамасыз етсiн.
7. Осы қаулының орындалуын бақылау облыс әкiмi аппаратының басшысы С.А.Макежановқа жүктелсiн.
Облыс әкiмi
Б.Палымбетов 1 Қосымша Маңғыстау облысы әкiмиятының »2003 жылғы 27 наурызда N 68 қаулысымен бекiтiлген Маңғыстау мұрағат қызметiнiң 80 жылдығына арналған, облыстық мұрағат мекемелерi мен ұйымдарындағы ұлттық мұрағат қоры мен жеке құрам бойынша құжаттарды қалыптастыру мен сақталуын қамтамасыз етудiң үздiк жолға қойылуына байқау өткiзудi ЕРЕЖЕСI
1. Байқаудың мақсаты мен негiзгi мiндеттерi
1. Байқау олардың құжаттары ұлттық мұрағат қорының құрамына енгiзуге жататын мемлекеттiк органдары мен өзге де ұйымдарда, сондай-ақ Маңғыстау облыстық мемлекеттiк мұрағаттың филиалдарында өткiзiледi.
2. Байқауды өткiзудiң мақсаты - Ұлттық мұрағат қоры мен жеке құрам бойынша құжаттарды толығырақ анықтау мен сақталуын қамтамасыз етудiң ахуалын зерделеу, құжаттамалау мен құжаттарды басқару үрдiсiн жетiлдiру, басқару еңбегiнiң сапасын арттыру, құжаттармен жұмыстың бiрыңғай жүйесiн қалыптастыру, азаматтардың құқы мен заңды сауалдарын орындауды қамтамасыз ету.
3. Байқаудың негiзгi мiндеттерi:
1) мемлекеттiк және ведомстволық (жеке) сақтауда тұрған ұлттық мұрағат қоры мен жеке құрам бойынша құжаттарды кешендi зерделеу;
2) қолданыстағы заңдар мен нормативтiк және құқықтық кесiмдерге сәйкес құжаттарды құжаттамалау мен сақтау үрдiстерiн жүргiзу;
3) құжаттардың құрамдары мен нысандарын бiр жолға келтiру және олардың сапасын арттыру;
4) құжаттардың сақталуын қаттамасыз етудегi кемшiлiктердi анықтау және оларды түзету жөнiнде практикалық iс-шараларын жүзеге асыру;
5) құжаттамалаудың ұйымдастыруы жақсарту мен құжаттарды» сақталуын қамтамасыз ету жөнiнде ұсыныстар әзiрлеп жасау;
6) құжаттандыру үрдiсiне мемлекеттiк тiлдi енгiзу;
7) еңбектi ұтымды ұйымдастыру мен жаңа техникалық құралдарды енгiзу негiзiнде құжаттаманы басқару қызметiнiң жұмысын жеделдендiру;
4. Байқауды ұйымдастыру және оны өткiзу үшiн қалалар мен аудандардың әкiмдерi ұйымдарының, мұрағат мекемелерiнiң басшы қызметкерлерi қатарынан қалалық және аудандық комиссиялар құрылады.
5. Облыстық байқауды»жеңiмаздарына мынадай үш номинация бойынша облыс әкiмiнiң дипломы қоса тапсырылатын сыйлықтар берiледi:
1) кәсiпорындардың, мекемелер мен ұйымдардың арасында құжаттамалауды ұйымдастыру мен құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету жөнiнде Үздiк;
2) Маңғыстау облыстық мемлекеттiк мұрағаты филиалдарының арасында құжаттардың сақталу жағдайын қамтамасыз ету мен iшкi ведомстволық бақылауды ұйымдастыру жөнiнде үздiк;
3) мемлекеттiк органдарының арасында құжаттаумен жұмысты ұйымдастыру мен мұрағатты iс жүргiзу жөнiнде үздiк.
2. Байқаудың»бағалау өлшемдерi
6. Құжаттамалау:
1) iс жүргiзу жөнiндегi бекiтiлген нұсқаулықтардың қолда бары, iс жүргiзудi нұсқаулықтарға сәйкес жүргiзуi;
2) құрамы бiр iзге келтiрiлуi және стандартталуы;
3) iстер номенклатурасының қолда бары және iстердi жедел сақтауы;
4) құжаттаманы басқару қызметiнiң жұмыс қызметi, сараптама комиссиясының жұмысы;
5) құрылымдық бөлiмшелерде, ведомствоға қарасты ұйымдарда iс жүргiзудiң жолға қойылуын бақылауы;
6) электронды құжаттардың құрылуы мен қалыптастырылуы;
7) iс жүргiзу бойынша қызметкерлердiң бiлiктiлiгiн арттыру жөнiндегi iс- шаралары;
7. Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету:
1) "Облыстық әкiмиятының "Ұлттық мұрағат қоры мен мұрағаттар туралы"
Қазақстан Республикасы заңын орындаудың барысы және құжаттарды сақтауды жақсарту жөнiндегi шаралар туралы"»2002 жылғы 29 мамырдағы N 123 қаулысын орындалуы;
2) Маңғыстау облыстық мемлекеттiк мұрағаттың филиалдары мен ведомстволық (жеке) мұрағаттың жұмысы;
3) кадрмен қамтамасыз етуi (штат саны, қызметкерлердi» бiлiктiлiгi, оларды» жалпы бiлiмiнiң деңгейi);
4) құжаттарға ғылыми-техникалық өңдеу жүргiзудiң жүйелiлiгi мен сапасы, оларды мемлекеттiк сақтауға тапсыру мерзiмiн сақтауы;
5) мемлекеттiк және ведомстволық сақталу сатысында есепке алуды жүргiзу;
6) мұрағаттың материалдық-техникалық жарақтануы (құжаттарды сақтауға арналған арнайы жабдықталған немесе ыңғайластырылған орын-жайларының қолда бары);
7) құжаттарының ғылыми және практикалық пайдаланылуы.
3. Көтермелеу шаралары
8. Үш номинация бойынша мынадай мөлшерiнде сыйлық белгiленедi:
1) "құжаттамалауды ұйымдастыру мен құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету жөнiнде Үздiк", номинациясы бойынша төрт сыйлық белгiленедi, оның iшiнде:
1 орын - 30000 теңге;
2 орын - 25000 теңге;
3 орын (2 сыйлық) - 20000 теңге.
2) "құжаттардың»сақталу жағдайын қамтамасыз ету мен iшкi ведомстволық бақылауды ұйымдастыру жөнiнде¶Үздiк" номинациясы бойынша екi сыйлық белгiленедi, оны» iшiнде:
2 орын - 25000 теңге.
3) "құжаттаумен жұмысты ұйымдастыру мен мұрағатты iс жүргiзу жөнiнде Үздiк" номинациясы бойынша екi сыйлық белгiленедi, оның» iшiнде:
9. Жүлде қоры мұрағат мекемелерi мен кәсiпорындардың, мекемелер мен ұйымдардың iс жүргiзу қызметтерi қызметкерлерiн көтермелеуге (сыйлық беру, бағалы сыйлықтар және т.б.) жұмсалады.
4. Қорытындысын шығару
10. Маңғыстау облыстық мұрағаттар мен құжаттама бөлiмi, аудандар мен қалалардың әкiмдерi облыс әкiмiнiң сыйлықтары мен дипломдарын беруге үмiткерлерiн 2003 жылдың 10 қарашасына дейiн Облыстық комиссияға табыс етедi.
11. Облыстық комиссияның мәжiлiсiнде ұсынылған материалдар қаралады және комиссия құрамының кемiнде 2/3 болған жағдайда көпшiлiк дауыспен облыс әкiмiнiң сыйлықтары мен дипломдарын беру туралы шешiм қабылданады, оған хаттама жасалады. Дауыстарды» теңдей болған жағдайда, оған Облыстық комиссияның төрағасы дауыс берген шешiм қабылдаған деп саналады.
12. Облыстық комиссиясының ұсынған материалдары бойынша облыстық байқауды» жеңiмпаздарына сыйлықтар мен дипломдар облыс әкiмiнiң шешiмiмен берiледi.
13. Байқаудың»қорытындысын бұқаралық ақпарат құралдарында жазып көрсету және мекемелер мен ұйымдардағы кеңейтiлген кеңестерде талқылау, қол жеткiзген нәтижелерiн бекемдеу және құжаттамалау мен құжаттаманы басқару және құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету үдерiстерiн жетiлдiрудегi кемшiлiктердi түзету жөнiнде практикалық iс шаралар белгiлеу ұсынылады.
2 Қосымша 2003 жылғы 27 наурызда N 68 Маңғыстау мұрағат қызметiнiң 80 жылдығына арналған, облыстық мұрағат мекемелерi мен ұйымдарындағы Ұлттық мұрағат қоры мен жеке құрам бойынша құжаттарды қалыптастыру мен сақталуын қамтамасыз етудiң үздiк жолға қойылуына байқау өткiзу жөнiндегi облыстық комиссияны ҚҰРАМЫ Төлегенов Әмiрбек Бекбасарұлы облыс әкiмi аппараты басшысының орынбасары, комиссия төрағасы Өтебаева Мақташ Мұқанқызы облыстық мұрағаттар мен құжаттама бөлiмiнiң бастығы, комиссия төрағасының орынбасары Плющай Надежда Эдуардовна облыстық мұрағаттар мен құжаттама бөлiмiнiң бас маманы, комиссияның» хатшысы Комиссия мүшелерi:
Аманов Аяған Рамазанұлы облыстық мемлекеттiк мұрағатының директоры Атағазиева Бақтыгүл Сапарқызы облыстық әдiлет басқармасы бастығының орынбасары (келiсiм бойынша)
Долматов Петр Алексеевич "Огни Мангистау" газетiнiң»бас редакторы Қосымбай Маңдайлы "Маңғыстау" газетiнiң бас редакторы Нұржанова Фатима Қалабайқызы облыс әкiмi аппараты ақпараттық қамтамасыз ету бөлiмiнiң бас маманы Рзаханов Асқар Киiкбайұлы облыстық iшкi саясат департаментiнiң директоры

На русском языке:
Маңғыстау облысының әкімдігі Постановление акимата Акимат Мангистауской области Мангистауской области от 27 марта 2003 года № 68.
Зарегистрировано Департаментом юстиции Мангистауской области 16 апреля 2003 года № 1446 О смотре на лучшую постановку формирования и обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда и по личному составу в архивных учреждениях и организациях области, посвященном 80-летию архивной службы Мангистау В рамках празднования 30-летия области и 40-летия города Актау, в соответствии с Законами Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" от 22 декабря 1998 года N 326 и "О местном государственном управлении в Республике Казахстан" от 23 января 2001 года N 148 , а также в целях изучения полноты состава документов Национального архивного фонда по Мангистауской области, являющихся неотъемлемой частью историко- культурного наследия народов Казахстана, и обеспечения их сохранности акимат области ПОСТАНОВЛЯЕТ
1. Провести областной смотр на лучшую постановку формирования и обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда и по личному составу в архивных учреждениях и организациях области, посвященный 80-летию архивной службы Мангистау, с 1 апреля по 1 ноября 2003 года.
2. Утвердить Правила проведения смотра на лучшую постановку формирования и обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда и по личному составу в архивных учреждениях и организациях области, посвященного 80-летию архивной службы Мангистау, согласно приложения 1.
3. Создать и утвердить областную комиссию по проведению смотра на лучшую постановку формирования и обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда и по личному составу в архивных учреждениях и организациях области, посвященного 80-летию архивной службы Мангистау (далее Областная комиссия), согласно приложения 2.
4. Мангистаускому областному отделу архивов и документации, акимам городов и районов принять соответствующие меры по организации и проведению смотра на местах.
5. Расходы произвести в пределах средств, предусмотренных планом финансирования архивной службы области на 2003 год по бюджетной программе 261-30-30.
6. Мангистаускому областному отделу архивов и документации (Утебаева М.М.) в ходе смотра обеспечить оказание предприятиям, учреждениям и организациям необходимой методической и консультативной помощи по организации документирования, обеспечения сохранности документов и своевременной передаче их на государственное хранение, а также принятие мер по улучшению условий хранения документов архивными учреждениями области.
7. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата акима области Макежанова С.А.
Аким области
Б.Палымбетов
Приложение 1
Утверждено постановлением акимата Мангистауской области от 27 марта 2003 года N 68 ПРАВИЛА проведения смотра на лучшую постановку формирования и обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда и по личному составу в архивных учреждениях и организациях области, посвященного 80- летию архивной службы Мангистау
1. Цель и задачи смотра
1. Смотр проводится в государственных органах и иных организациях, документы которых подлежат включению в состав Национального архивного фонда, а также в филиалах государственного архива Мангистауской области.
2. Цель проведения смотра - изучение условий для более полного формирования и лучшего обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда и по личному составу, совершенствование процессов документирования и управления документацией, повышение качества управленческого труда, установление единых подходов в работе с документами, обеспечение реализации прав и законных интересов граждан.
3. Основные задачи смотра:
2. Цель проведения смотра - изучение условий для более полного формирования и лучшего обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда и по личному составу, совершенствование процессов документирования и управления документацией, повышение качества управленческого труда, установление единых подходов в работе с документами,
1) комплексное изучение документов Национального архивного фонда и по личному составу, находящихся на государственном и ведомственном (частном)
хранении;
2) проведение в соответствии с действующими законодательными, нормативными и правовыми актами процессов документирования и хранения документов;
3) унификация состава и форм документов, повышение их качества;
4) выявление недостатков в обеспечении сохранности документов и осуществление практических мероприятий по их устранению;
5) выработка предложений по улучшению организации документирования и обеспечению сохранности документов;
6) внедрение государственного языка в документационный процесс;
7) интенсификация работы служб управления документацией на базе рациональной организации труда и внедрения новейших технических средств.
4. Для организации и проведения смотра акимами городов и районов создаются городские и районные комиссии из числа руководящих работников организаций, архивных учреждений.
5. Победителям областного смотра присуждаются премии с вручением дипломов акима области по следующим трем номинациям :
1) Лучший по организации документирования и обеспечения сохранности документов среди предприятий, учреждений и организации;
2) Лучший по обеспечению условий хранения документов и организации внутриведомственного контроля среди филиалов государственного архива Мангистауской области;
3) Лучший по организации работы с документами и ведению архивного дела среди государственных органов.
2. Критерии оценки смотра
6. Документирование:
1) наличие утвержденных инструкций по делопроизводству, ведение делопроизводства в соответствии с инструкциями;
2) состав, унификация и стандартизация;
3) наличие номенклатуры дел и оперативное хранение дел;
4) деятельность службы управления документацией, работа экспертной комиссии;
5) контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях, подведомственных организациях;
6) создание и формирование электронного документооборота;
7) мероприятия по повышению квалификации работников по делопроизводству;
7. Обеспечение сохранности документов:
1) Выполнение постановления акимата области от 29 мая 2002 года N№123 "О ходе выполнения Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" и мерах по улучшению сохранности документов;
2) работа филиала государственного архива Мангистауской области и ведомственного (частного) архива;
3) кадровое обеспечение (штатная численность, квалификация работников, их общеобразовательный уровень);
4) регулярность и качество проведения научно-технической обработки документов, соблюдение сроков передачи их на государственное хранение;
5) ведение учета на стадии государственного и ведомственного хранения;
6) материально-техническое оснащение архивов (наличие специально оборудованного или приспособленного помещения для хранения документов);
7) научное и практическое использование документов.
3. Меры поощрения
8. По трем номинациям устанавливаются премии в следующих размерах:
1) по номинации «Лучший по организации документирования и обеспечения сохранности документов» устанавливаются четыре премии, из них:
1 место - 30000 тенге;
2 место - 25000 тенге;
3 место - 20000 тенге.
2) по номинации «Лучший по обеспечению условий хранения документов и организации внутриведомственного контроля» устанавливаются две премии, из них:
2 место - 25000 тенге.
2) по номинации «Лучший по организации работы с документами и ведению архивного дела» устанавливаются две премии, из них:
9. Призовой фонд расходуется на поощрение (премирование, ценные подарки и т.п.) работников архивных учреждений и делопроизводственных служб предприятий, учреждений и организаций.
4. Подведение итогов
10. Мангистауский областной отдел архивов и документации, акимы районов и городов представляют претендентов на присуждение премии и дипломов акима области в Областную комиссию до 10 ноября 2003 года.
11. На заседании Областной комиссии рассматриваются представленные материалы и большинством голосов при наличии не менее 2/3 состава комиссии принимается решение о присуждении премий и дипломов акима области, которое протоколируется. В случае равенства голосов принятым считается решение, за которое проголосовал председатель Областной комиссии.
12. По представленным Областной комиссией материалам премии и дипломы победителям областного смотра присуждаются решением акима области.
13. Итоги смотра рекомендуется осветить в средствах массовой информации и обсудить на расширенных совещаниях в учреждениях и организациях, наметить практические мероприятия по закреплению достигнутых результатов и устранению недостатков в совершенствовании процессов документирования и управления документацией, и обеспечения сохранности документов.
Приложение 2
СОСТАВ областной комиссии по проведению смотра на лучшую постановку формирования и обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда и по личному составу в архивных учреждениях и организациях области, посвященного 80-летию архивной службы Мангистау Тулегенов Амирбек Бекбасарович заместитель руководителя аппарата акима области, председатель комиссии Утебаева Макташ Мукановна начальник областного отдела архивов и документации, заместитель председателя комиссии Плющай Надежда Эдуардовна главный специалист областного отдела архивов и документации, секретарь комиссии Члены комиссии:
Аманов Аяган Рамазанович директор областного государственного архива Атагазиева Бактыгуль Сапаровна заместитель начальника областного управления юстиции (по согласованию)
Долматов Петр Алексеевич главный редактор газеты «Огни Мангистау Косымбай Мандайлы главный редактор газеты «Мангистау»
Нуржанова Фатима Калабаевна главный специалист отдела информационного обеспечения аппарата акима области Рзаханов Аскар Киикбаевич директор Департамента внутренней политики Мангистауской области