Қазақша:
Национальный Банк Республики Казахстан Қазақстан Республикасының Ұлттық Банкі Қазақстан Республикасының Ұлттық Банкі Басқармасының 2001 жылғы 14 маусым N 224 қаулысы. Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде 2001 жылғы 30 шілдеде тіркелді. Тіркеу N 1592. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Қаржы нарығын және қаржы ұйымдарын реттеу мен қадағалау агенттігі Басқармасының 2010 жылғы 27 желтоқсандағы № 182 Қаулысымен.
Сақтандыру рыногының кәсіби қатысушыларымен және кәсіби қызметті жүзеге асыратын сақтандыру агенттерімен құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтау жөніндегі нұсқаулықты бекіту туралы Күші жойылды - ҚР Қаржы нарығын және қаржы ұйымдарын реттеу мен қадағалау агенттігі Басқармасының 2010.12.27 № 182 (мемлекеттік тіркеуден өткен күннен бастап он төрт күнтізбелік күн өткен соң қолданысқа енгізіледі)
Ескерту: Қаулының атауына өзгерту енгізілді - ҚР Қаржы нарығын және қаржы ұйымдарын реттеу мен қадағалау агенттігі Басқармасының 2006 жылғы 27 мамырдағы N 113 қаулысымен (қолданысқа енгізу тәртібін 2- тармақтан қараңыз) .
"Сақтандыру қызметі туралы" Қазақстан Республикасының Заңын жүзеге асыру мақсатында Қазақстан Республикасы Ұлттық Банкінің Басқармасы ҚАУЛЫ ЕТЕДІ
1. Сақтандыру рыногының кәсіби қатысушыларымен және кәсіби қызметті жүзеге асыратын сақтандыру агенттерімен құжаттарды жасау, құжаттаманы ҚР НҚА ЭББ-гі нақты құжатқа сілтеу QR-коды басқару және құжаттарды сақтау жөніндегі нұсқаулық бекітілсін және Нұсқаулық пен осы қаулы Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркелген күннен бастап он төрт күн өткеннен кейін күшіне енгізілсін.
Ескерту: 1-тармаққа өзгерту енгізілді - ҚР Қаржы нарығын және қаржы ұйымдарын реттеу мен қадағалау агенттігі Басқармасының 2006 жылғы 27 мамырдағы N 113 қаулысымен .
2. Банктерді және сақтандыруды қадағалау департаменті (Мекішев А.А.):
1) Заң департаментімен (Шәріпов С.Б.) бірлесіп осы қаулыны Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркеуден өткізу шараларын қабылдасын;
2) Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде мемлекеттік тіркеуден өткізілген күннен бастап он күндік мерзімде осы қаулыны Қазақстан Республикасы Ұлттық Банкінің орталық аппаратының мүдделі бөлімшелеріне, аумақтық филиалдарына және сақтандыру (қайта сақтандыру) ұйымдарына жіберсін.
Ескерту: 2-тармаққа өзгерту енгізілді - ҚР Қаржы нарығын және қаржы ұйымдарын реттеу мен қадағалау агенттігі Басқармасының 2006 жылғы 27 мамырдағы N 113 қаулысымен (қолданысқа енгізу тәртібін 2-
3. Осы қаулының орындалуын бақылау Қазақстан Республикасы Ұлттық банкінің Төрағасы Г.А.Марченкоға жүктелсін.
Ұлттық Банк
Төрағасы
КЕЛІСІЛДІ
Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Архивтерді және құжаттарды басқару жөніндегі комитетінің Орталық сараптау- тексеру комиссиясының 2001 жылғы 30 наурыздағы №N 3 хаттама 2001 жылғы 14 маусымдағы N 224 қаулысымен БЕКІТІЛДІ Сақтандыру рыногының кәсіби қатысушылары мен кәсіпкерлік қызметті жүзеге асыратын сақтандыру агенттерінің құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтау жөніндегі НҰСҚАУЛЫҚ Ескерту: Нұсқаулықтың атауына өзгерту енгізілді - ҚР Қаржы нарығын және қаржы ұйымдарын реттеу мен қадағалау агенттігі Басқармасының 2006 жылғы 27 мамырдағы N 113 қаулысымен (қолданысқа енгізу тәртібін 2-тармақтан қараңыз) .
1-тарау. Жалпы ережелер
1. Осы Нұсқаулық "
Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы және қаржылық есеп беру Сақтандыру қызметі туралы Бухгалтерлік есеп туралы" Қазақстан Республикасының Заңдарына сәйкес әзірленді және заңды тұлғалар - сақтандыру (қайта сақтандыру ұйымдарында), сақтандыру брокерлерінде және сақтандыру агенттерінде (бұдан әрі - ұйымдар), жеке тұлғалар - актуарийлердегі және сақтандыру агенттеріндегі құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтау тәртібін белгілейді.
Ескерту: 1-тармақ жаңа редакцияда - ҚР Қаржы нарығын және қаржы ұйымдарын реттеу мен қадағалау агенттігі Басқармасының 2006 жылғы 27 мамырдағы N 113 қаулысымен (қолданысқа енгізу тәртібін 2-
2. Ұйым құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтауды дұрыс жүргізуді қамтамасыз ету жөнінде заңнамада белгіленген талаптарды орындау мақсатында іс қағаздарын жүргізу жөніндегі, тиісті орталық мемлекеттік республикалық архивпен немесе архивтерді және құжаттаманы басқару жөніндегі жергілікті уәкілетті мемлекеттік органмен (бұдан әрі - архив ісін басқару және жүргізу органдары) келісу жөніндегі ішкі Нұсқаулықты бекітуге міндетті.
Ұйымның қызметкерлері құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтаудың ішкі ережелерімен танысқан болуы тиіс.
3. Құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтауға қойылатын негізгі талаптар Қазақстан Республикасының архивтерді және құжаттарды басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органының нормативтік құқықтық актілерінде белгіленеді.
4. Ұйымда (филиалда және өкілдікте) құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтауға ағымдағы бақылау бойынша жұмыс оның іс қағаздарын жүргізу қызметіне не нақты лауазымды тұлғаға жүктеледі.
5. Іс қағаздарын жүргізу қызметінің басшысы немесе ұйымдағы іс қағаздарын жүргізудің жай-күйіне жауап беретін лауазымды тұлға ауысқан жағдайда іс қағаздары мен құжаттар тиісті акті бойынша жаңадан тағайындалған адамға беріледі.
6. Ұйымның (филиалдың және өкілдіктің) қызметі барысында пайда болған құжаттарды уақытша сақтау, оларды есепке алу және іс жүзіндегі мақсаттарға пайдалану үшін ұйымның (филиалдың және өкілдіктің)
ведомстволық (жеке) архиві құрылады.
7. Ұйым қызметі барысында жасалған іс қағаздарын жүргізу аяқталған құжаттар мен істер осы Нұсқаулықта белгіленген мерзімдерге сәйкес ұйымның (филиалдың және өкілдіктің) ведомстволық (жеке) архивінде уақытша сақталуы тиіс. Қазақстан Республикасының архивтерді және құжаттарды басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органы белгілеген ведомстволық (жеке) уақытша сақтау мерзімі өткеннен кейін Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған құжаттар реттелген түрде тиісті мемлекеттік архивке тұрақты мемлекеттік сақтауға беріледі.
8. Ұйымдағы құжаттарды жасау және құжаттаманы басқару тәртібі Қазақстан Республикасының Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті Төрағасының 2003 жылғы 29 сәуірдегі N 33 бұйрығымен бекітілген Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың Тұрпатты ережелерінің талаптарына сәйкес жүзеге асырылады. Қараныз V095834 Ескерту: 8-тармаққа өзгерту енгізілді - ҚР Қаржы нарығын және қаржы ұйымдарын реттеу мен қадағалау агенттігі Басқармасының 2005 жылғы 30 қыркүйектегі N 356 қаулысымен .
9. Ұйымдардың (филиалдарының және өкілдіктерінің) іс қағаздарын жүргізу және архив қызметі жұмысын қамтамасыз етуге әдістемелік, консультациялық және іс жүзінде көмекті архив ісін басқаратын және жүргізетін тиісті органмен екіжақты шартқа сәйкес жүргізеді.
2-тарау. Құжаттарды жасау және құжаттаманы басқару
10. Ұйымның қызметі үшін құжаттарды жасау құжаттардың деректемелеріне және бланкілеріне заңнамада белгіленген талаптардың қатаң орындалуын, олардың дұрыс жасалуын және бірдей болуын көздейді.
Ұйымның қызметі барысында пайда болған құжаттар құрамы оның құқықтық мәртебесінің, шешілетін міндеттер мен функциялардың ерекшеліктерін ескере отырып белгіленеді.
11. Құжаттарды олардың жіктелуіне сәйкес іс қағаздарына дұрыс бөлу, құжаттарды жедел іздеуді және ұйымның (филиалдың және өкілдіктің) іс қағаздарын жүргізуді есепке алуын қамтамасыз ету үшін архивтер жөніндегі жергілікті мемлекеттік органдармен міндетті түрде келісуге жататын жеке іс қағаздары номенклатурасы (бұдан әрі - іс қағаздары номенклатурасы) жасалады.
12. Заңды тұлғалар қызметіндегі құжат айналымының жалпы мәселелері заңнамада белгіленеді.
13. Ұйым келіп түскен (кірген) және жіберілетін (шығатын) құжаттарды өңдеудің, ішкі құжаттармен жұмыс істеудің, құжаттарды тіркеудің және орындаудың тәртібін Қазақстан Республикасының архивтерді және құжаттарды басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органының талаптарын ескере отырып белгілейді.
14. Ұйымда электронды құжат айналымы жүйесінің жұмыс істеуі осы мәселе бойынша мынадай принциптерді көздейтін жекелеген ішкі нормативтік құжатты қабылдау қажеттігінің алғышарты болып табылады:
1) ұйымда жеткілікті деңгейде деректерді компьютермен өңдейтін бағдарламалық және техникалық құралдардың, құжаттардың электронды нысандарын және электронды почтаны басқарудың автоматтандырылған жүйесінің болуы;
2) электронды құжатты тіркеудің бір рет болуы;
3) ақпарат жүйесінде осы қолдың бірегей болуын қамтамасыз ететін бағдарламалық-техникалық құралдар болғанда ғана электронды сандық қолдың шынайылығын тану;
4) құжатты жүйеге енгізгеннен бастап оны іс қағаздарына орналастырғанға (сақтауға бергенге) дейін құжат айналымының үздіксіз технологиясын қамтамасыз ету.
15. Құжаттар жүргізіле бастағаннан бастап ұйымның (филиалдың және өкілдіктің) ведомстволық (жеке) архивіне берілгенге дейін оларды іс қағазында қалыптастырған орында не орталықтандырылған сақтау тәртібімен ұйымның іс қағаздарын жүргізу қызметінде сақталады.
16. Филиалдар мен өкілдіктердің (құрылымдық бөлімшелердің)
басшылары және ұйымның құжаттама жасауға жауапты қызметкерлері құжаттардың және іс қағаздарының сақталуын қамтамасыз етеді. Іс қағаздары жұмыс кабинеттерінде немесе осы мақсатқа арналған арнайы үй-жайларда болады, құжаттардың толық сақталуын қамтамасыз ететін шкафтар мен үстелдерде, элеваторлық картотекаларда орналастырылады.
Электронды құжаттар олардың физикалық сақталуын, электрондық ақпараттың сәйкестігін қамтамасыз ететін серверлерде сақталуы мүмкін.
17. Құжаттарды іздеудің жеделдігін арттыру мақсатында іс қағаздары бекітілген іс қағаздары номенклатурасына сәйкес орналастырылуы тиіс, ол тиісті құрылымдық бөлімшедегі көрнекі жерге орналастырылады. Іс қағаздары мұқабаларының түбіне іс қағаздары номенклатурасы бойынша істің номері көрсетіледі. Іс қағаздарын жұмыс үстелдерінде сақтауға тыйым салынады.
18. Іс қағаздары басқа ұйымдарға уақытша пайдалануға ұйымның (филиалдың және өкілдіктің) басшысының рұқсатымен ғана беріледі. Берілген іс қағазына іс қағазын ауыстырушы карта ашылады. Іс қағаздарын жүргізу аяқталмаған іс қағазын басқа ұйымдарға беруге тыйым салынады.
19. Тұрақты сақталатын іс қағаздарынан құжаттарды алуға (оның ішінде арнайы мемлекеттік органдардың нұсқауымен) ерекше жағдайларда рұқсат етіледі және ол іс қағазында құжаттың расталған көшірмесін және түпнұсқаны алғаны туралы актіні міндетті түрде қалдыра отырып ұйым басшысының рұқсатымен жүзеге асырылады.
20. Құжаттарды дербес компьютерде сақтау бір құжатқа - бір файл принципі бойынша файлдар түрінде жүзеге асырылады.
21. Қағазға шығарылған іс қағаздары үшін қабылданған барлық сақтау мерзімі электрондық архивтерге қолданылады. Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған электронды құжаттар, жеке құрам бойынша электронды құжаттар, іс қағаздары номенклатурасына қойылған "ЭПК"
белгісі бар электронды құжаттар қағаздағы негізбен де сақталады (электронды нұсқалар архив ісін басқару және жүргізудің тиісті органына мемлекеттік сақтауға түскен кезде құжаттардың қағаздағы негізінің сақтандыру көшірмелері ретінде қаралады). Қағазға шығарылған құжаттарда қажетті қолдар мен мөрлер болуы тиіс.
22. Құжаттарды ұйымның (филиалдар мен өкілдіктердің) құрылымдық бөлімшелерінде жедел сақтауды қамтамасыз ету жөніндегі іс-шаралар осы Нұсқаулықтың талаптарын ескере отырып белгіленеді.
3-тарау. Іс қағаздарының номенклатурасы және ұйымдағы іс қағаздарын қалыптастыруға қойылатын негізгі талаптар
23. Іс қағаздарының номенклатурасы - ұйымның (филиал және өкілдіктің) орындайтын міндеттері мен функцияларына сәйкес белгілі бір күнтізбелік жылда іс қағаздарында жүргізу белгіленген нақты іс қағаздары атауларының жүйеге келтірілген тізбесі.
24. Іс қағаздарының номенклатурасын жасау кезінде мыналар пайдаланылады:
1) бұрын бекітілген іс қағаздары номенклатуралары;
2) құжаттардың сақтау мерзімдері көрсетілген бекітілген үлгі тізбелері;
3) Қазақстан Республикасының архивтерді және құжаттарды басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органы әзірлеген нормативтік құқықтық актілер мен әдістемелік құжаттар.
25. Іс қағаздары номенклатурасына баспа басылымдарының атаулары енгізілмейді.
26. Іс қағаздарының атауы мынадай кезектілікпен орналасқан элементтерден тұрады:
1) іс қағаздары түрлерінің (оның ішінде жазысқан хаттар, журналдар)
немесе құжаттардың әр түрлілігі (оның ішінде бұйрықтар, хаттамалар);
2) ұйымның немесе тиісті құрылымдық бөлімшенің атауы (құжат авторы);
3) құжаттар жіберілетін немесе алынатын ұйымның аты;
4) іс қағаздары құжаттарының қысқаша мазмұны;
5) іс қағаздары құжаттары жасалатын күн (кезең);
6) іс қағаздары құжаттарының көшірмесі бар екендігін көрсету.
27. Іс қағаздарының атауы іс қағаздары құжаттарының негізгі мазмұны мен құрамын көрсетуі тиіс.
Іс қағаздарын қалыптастыру және ресімдеу барысында атауын нақтылай түсуге болады.
28. Хат жазысуға байланысты іс қағаздарының атауында хат жазысудың кіммен және қандай мәселе бойынша жүргізілетіні көрсетіледі.
29. Жоспар немесе есеп құжаттамасы бар іс қағаздарының атауында жоспар (есеп) қандай кезеңге жасалғаны көрсетіледі.
30. Ұйымның іс қағаздары номенклатурасы мынадай бөлімдерден тұрады:
1) ұйымның жоғары органы - акционерлердің жалпы жиналысы;
2) алқалық органдар (атқарушы органды қоспағанда) - директорлар кеңесі және тексеру комиссиясы;
3) атқарушы орган - басқарма (бекітілген штаттық кестеге сәйкес оның құрылымдық бөлімшелері).
Ұйымның филиалдары мен өкілдіктерінің іс қағаздары номенклатурасы филиалдың және өкілдіктің бекітілген штаттық кестесіне сәйкес әзірленеді.
31. Атқарушы органның әрбір құрылымдық бөлімшесіндегі, ұйымның филиалындағы және өкілдігіндегі іс қағаздары номенклатурасындағы іс қағаздарының атауында мыналар міндетті түрде болуы тиіс:
1) сақтандыру қызметін реттеу және қадағалау жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органның нормативтік құқықтық актілері;
2) түрлі мемлекеттік органдардың нұсқамалары (тапсырмалар) және оларды орындау бойынша құжаттар;
3) ұйымның құрылтай құжаттары мен басқа да тіркеу құжаттары (жарғылар, ұйымның құрылымдық бөлімшелері туралы ережелер, тіркеу нысандары), ұйымның жұмыс регламенті (болған жағдайда);
4) ұйымның басқару құжаттары (оның ішінде қаулылар, бұйрықтар, өкімдер);
5) нұсқаулықтар (өндірістік, үлгі, лауазымдық);
6) жоспар құжаттамасы (болашақ, орта мерзімді, жылдық, тоқсандық, айлық, жоспарлар, шығыс сметалары, штаттық кестелер);
7) есеп беру құжаттамасы (жиынтық, жылдық және үлкен кезеңге арналған, тоқсандық, айлық, жедел);
8) негізгі қызмет бойынша құжаттар;
9) хат жазысу;
10) есепке алу-тіркеу құжаттары (оның ішінде журналдар, кітаптар, картотекалар, карточкалар);
11) іс қағаздары номенклатурасы (ұйымның, атқарушы органның құрылымдық бөлімшесінің, филиалдың немесе өкілдіктің).
32. Ұйым жұмысы барысында жасалған құжаттардың көшірмелері үшін (оның ішінде бұйрықтар, өкімдер, нұсқаулықтар, хаттамалар) "Қажет болғанға дейін" сақтау мерзімі белгісі қойылады.
33. "ЭПК" белгісі осы іс қағаздарында Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылатын құжат жасалуы ықтимал екендігін білдіреді және құндылықтарға сараптама жүргізілген кезде оны тұрақты сақталатын іс қағаздарының тізімдемесіне енгізу үшін парақтап қарау қажет.
34. Белгіленген тәртіппен ресімделіп, бекітілген, келісілген және мақұлданған іс қағаздары номенклатурасында мыналар болуы тиіс:
1) ұйымның ресми атауы және ведомстволық бағыныштылығы, іс қағаздарының атауы, күні және жасалған орны көрсетілген бірінші беті;
2) олардың іс қағаздарының номенклатурасы бойынша индекстер номері көрсетілген ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелері атауларының тізбесі;
3) қысқарған сөздер тізімін талдамасымен қоса (қатаң алфавиттік тәртіппен);
4) іс қағаздарының негізгі сипаттама бөлігі;
5) іс қағаздарының номенклатурасына қорытынды жазба.
35. Іс қағаздарын қалыптастыру деп орындалған құжаттарды іс қағаздары номенклатурасына сәйкес іс қағаздарына топтауды айтады.
Іс қағаздарына мазмұны бойынша іс қағаздарының атауына сай келетін құжаттар орналастырылады. Сонымен қатар іс қағаздарына құжаттардың жоба жазбалары мен көшірме даналарын, сондай-ақ қайтарылатын құжаттарды топтастыруға тыйым салынады.
36. Іс қағаздарының номенклатурасы алдағы жылдың соңғы тоқсанында жасалады және архив істерін басқаратын және жүргізетін тиісті органдармен белгіленген тәртіппен келісілгеннен (бекітілгеннен) кейін 1 қаңтардан бастап күшіне енгізіледі. Іс қағаздары номенклатурасының қолданылуы бес жыл мерзім деп белгіленеді, ол бұл мерзім ішінде жыл сайын қайта басылады және құжаттар құрамындағы өзгерістерді ескере отырып бекітіледі. Ұйымның (филиалдың және өкілдіктің) құрылымында өзгерістер болған жағдайда іс қағаздарының номенклатурасы қайта жасалады және ол белгіленген тәртіппен бекітіліп, келісілуі тиіс.
37. Іс қағаздарын қалыптастырған кезде мынадай негізгі талаптар сақталуы тиіс:
1) тұрақты және уақытша сақталатын құжаттарды жеке іс қағаздарына топтастыру қажет;
2) іс қағаздарына әрбір құжатты бір данадан енгізу;
3) іс қағаздарына орналастырылған әрбір құжат архивтерді және құжаттарды басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органның талаптарына сәйкес ресімделуі және қажетті деректемелері болуы тиіс;
4) іс қағаздарына бір күнтізбелік жылдағы құжаттарды топтастыру (жеке істер мен ауыспалы іс қағаздарынан басқасы);
5) іс қағаздарының парақ саны 250-ден, қалыңдығы 4 сантиметрден аспауы тиіс;
6) құжаттарды іс қағазына мәселені көрсету кезектілігіне сәйкес орналастырады (шешілетін мәселелер бойынша хронологиялық тәртіппен) немесе іс қағаздарының басында бастама құжатты, содан кейін жауаптар және мәселенің шешімін хабарлайтын басқа да құжаттар орналастырылады.
38. Басқару құжаттары іс қағаздарына түрлері және хронологиясы бойынша соларға қатысты қосымшалармен бірге топтастырылады.
39. Басқару құжаттарымен бекітілген ережелер және нұсқаулықтар олардың қосымшалары болып табылады және аталған құжаттармен бірге топтастырылады.
Егер олар дербес құжат ретінде бекітілсе, оларды жеке іс қағаздарына топтастырады.
40. Негізгі қызмет бойынша бұйрықтарды жеке құрам бойынша бұйрықтардан бөлек топтастырады.
41. Бекітілген жоспарлар, есептер, лимиттер, сметалар және басқа құжаттар олардың жобаларынан бөлек қалыптасады.
42. Жеке іс қағаздарындағы құжаттар олардың келіп түсуіне қарай хронологиялық тәртіппен орналастырылады.
43. Азаматтардың өтініштері мен ұйымдастыру жұмысы, сыбайлас жемқорлық фактілері және мемлекет белгілеген басқа маңызды мәселелер бойынша орындау жөніндегі құжаттар азаматтардың жеке және ұйым қызметіне тікелей қатысты емес мәселелер бойынша өтініштерінен бөлек топтастырылады.
44. Хат жазысу әдеттегідей күнтізбелік жыл кезеңіне топтастырылады және хронологиялық кезектілігімен жүйеленеді.
45. Электронды тасымалдаушылардағы құжаттар іс қағаздарына іс қағаздары номенклатурасына сәйкес топтастырылады.
46. Іс қағазының мұқабасында мынадай деректемелер болуы тиіс:
1) ұйымның (филиалдың және өкілдіктің) ресми атауы;
2) елді мекеннің атауы;
3) істің атауы (аты), оның іс қағаздарының номенклатурасы бойынша индексі;
4) іс қағаздарының сақталу мерзімі;
5) іс қағаздарындағы парақ саны (іс қағаздарын жүргізу аяқталғаннан кейін толтырылады).
47. Қажетті жағдайларда (құпия ақпараты бар іс қағаздарында, жеке іс қағаздарында, жобалау-смета құжаттамасында) іс қағаздарына құжаттардың ішкі тізімдемесі салынады.
48. Іс қағаздарын ұйымның (филиалдың және өкілдіктің) ведомстволық (жеке) архивіне немесе мемлекеттік сақтауға беруге әзірлеу кезінде құжаттардың құндылығына сараптама жасалады.
Құжаттарды сақтау мерзімін белгілеу және оларды Қазақстан Республикасының архивтерді және құжаттарды басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органы белгілеген принциптер мен өлшемдер негізінде ведомстволық (жеке) немесе мемлекеттік сақтауға іріктеу процесі құжаттардың құндылығын сараптау деп аталады.
49. Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған және жеке құрам бойынша тұрақты сақталатын іс қағаздарының құндылығын сараптау барысында толық ресімдеуге жатады, олар мынаны көздейді:
1) іс қағаздарын тігу немесе түптеу;
2) іс қағаздарының парақтарын номерлеу;
3) іс қағаздарын растау парағын жасау;
4) қажет болған жағдайларда құжаттардың ішкі тізімдемесін жасау;
5) іс қағаздары мұқабасының деректемелерін ресімдеу.
50. Құжаттардың құндылығына сараптаманы ұйымның (филиалдардың және өкілдіктердің) құрылымдық бөлімшелерінің арнайы белгіленген қызметкерлері және ұйымның (филиалдардың және өкілдіктердің) атқарушы органы құрған тұрақты жұмыс істейтін сараптау комиссиясы қажет болған жағдайларда оның құрамына архив іс қағаздарын басқаратын және жүргізетін тиісті органдардың қызметкерлерін енгізе отырып жүзеге асырады. Ұйымның (филиалдың және өкілдіктің) сараптау комиссиясы туралы ереже міндетті түрде архив іс қағаздарын басқаратын және жүргізетін тиісті органмен келісілуі тиіс.
Сараптау комиссиясының мәжілісінде хаттама жүргізіледі. Хаттамаға комиссия төрағасы мен хатшысы қол қояды және ұйымның (филиалдардың және өкілдіктердің) атқарушы органының басшысы бекітеді.
Ұйымның сараптау комиссиясының міндетті түрде қарауына жатқызылатын мәселелер:
1) нақты, бірыңғай және үлгі іс қағаздары номенклатурасының жобаларын мақұлдау туралы;
2) тұрақты сақталатын және жеке құрам бойынша іс қағаздарының тізімдемесін мақұлдау туралы;
3) сақтау мерзімі аяқталған құжаттарды жою үшін бөліп шығару туралы актілерді мақұлдау туралы;
4) ұйымдағы (филиалдар мен өкілдіктерде) іс қағаздарын жүргізу мен архивтік сақтаудың жай-күйі туралы;
5) осы Нұсқаулыққа қоса беріліп отырған "Сақтандыру және қайта сақтандыру ұйымдарының қызметі барысында жасалған құжаттар тізбесінде (сақтау мерзімін көрсете отырып)" (бұдан әрі - Тізбе) құжаттардың жекелеген санаттарын бекіту мерзімдерін өзгерту (белгілеу) жөніндегі ұсыныстарға белгіленген тәртіппен бастама жасау туралы;
6) іс қағаздарын ұйымдардың (филиалдардың және өкілдіктердің)
ведомстволық (жеке) архивіне немесе мемлекеттік сақтауға беру кестесін мақұлдау туралы.
51. Құжаттардың құндылығын сараптау нәтижелері мынадай түрде ресімделеді:
1) ұйымның атқарушы органының басшысы (филиалдың және өкілдіктің басшысы) мен архив іс қағаздарын басқаратын және жүргізетін тиісті орган бекіткен тұрақты сақталатын іс қағаздарының тізімдемесі;
2) ұйымның атқарушы органының басшысы (филиалдың және өкілдіктің басшысы) бекіткен және архив іс қағаздарын басқаратын және жүргізетін тиісті органмен келісілген жеке құрам бойынша іс қағаздарының тізімдемесі;
3) ұйымның атқарушы органының басшысы (филиалдың және өкілдіктің басшысы) бекіткен және архив іс қағаздарын басқаратын және жүргізетін тиісті органмен келісілген сақталмайтын құжаттарды жою үшін бөлек шығару туралы акті;
4) ұйымның атқарушы органының (филиалдың және өкілдіктің)
басшысы бекітетін және архив іс қағаздарын басқаратын және жүргізетін тиісті органға берілетін Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған құжаттардың толық еместігі туралы анықтамалар.
52. Іс қағаздарын жүргізу бөлімшесі растаған тұрақты сақталатын және жеке құрам бойынша іс қағаздары тізімдемесінің соңында жеке парақта номерленген парақ санын санмен және жазумен көрсете отырып растау жазбалары, қолдар және қолдардың талдамасы қоса тігіледі.
53. Қосымша деректемелер (қордың, тізімдеменің, іс қағаздарының номері) құндылықтарды сараптау аяқталғаннан кейін қойылады.
54. Ұйымның атқарушы органының құрылымдық бөлімшелерінен іс қағаздарын ұйымның (филиал мен өкілдіктің) ведомстволық (жеке) архивіне екі жылдан кейін үшінші жылда береді.
4-тарау. Ұйымның ведомстволық (жеке) архивінде құжаттарды уақытша сақтау
55. Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған құжаттарды және олардың сақтандыру көшірмелерін ұйымның (филиалдың және өкілдіктің) ведомстволық (жеке) архивінде уақытша сақтау тәртібін Қазақстан Республикасының архивтерді және құжаттарды басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органы белгілейді.
56. Ұйымның (филиал мен өкілдіктің) ведомстволық (жеке) архиві қағазға шығарылған, электронды негіздегі және пленкалы тасымалдаушылардағы Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған құжаттарды архив іс қағаздарын басқаратын және жүргізетін тиісті орган сақтайды.
57. Сыртқы және ішкі магниттік тасымалдаушылардағы (оның ішінде дискеттердегі, магниттік таспалардағы) электронды құжаттар есепке алу және сақтау үшін берілетін магниттік тасымалдаушылардың шынайы болуына және сапасына жауап беретін адамдар туралы мәліметтерді көрсете отырып, ораулы және мөр басылған күйінде сақталуы тиіс.
58. Ұйымның (филиал мен өкілдіктің) ведомстволық (жеке) архивінде құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету мақсатында мынадай қажетті жұмыстар кешені жүргізіледі:
1) құжаттардың есебін жүргізу;
2) құжаттарды сақтауға оңтайлы жағдай жасау;
3) ұйымның (филиал мен өкілдіктің) ведомстволық (жеке) архивінен іс қағаздарын берудің тәртібін сақтау;
4) іс қағаздарының болуын және жай-күйін тексеру;
5) құжаттардың физикалық-химиялық сақталуын қамтамасыз ету.
59. Ұйымның (филиал мен өкілдіктің) ведомстволық (жеке) архивінде сақталатын, оның ішінде ерекше құнды құжаттардың тізімдеме жасалмаған сақтандыру көшірмелері де, іс қағаздарының тізімдемелері, басқа ұйымдардың қызметі барысында жасалған құжаттар да есепке алынуы тиіс.
Ұйымдардың (филиалдардың және өкілдіктердің) ведомстволық (жеке)
архивінде сақталатын негізгі есепке алынатын құжаттар:
1) келіп түскен және жіберілген құжаттарды есепке алу кітабы - сақталатын құжаттарды тұрақты есепке алу үшін;
2) сақтандыру қорының келіп түскен және жіберілген құжаттарды есепке алу кітабы - ерекше құнды құжаттарды тұрақты есепке алу үшін;
3) іс қағаздарының тізімдемесі - іс қағаздарын жеке-жеке және жиынтық есепке алу үшін.
60. Сақтандыру ұйымының атқарушы органының басшылығы құжаттардың сақталуына оңтайлы жағдай жасау мақсатында:
1) сақталатын іс қағаздарының көлеміне және құрамына сәйкес ұйымдық (филиалдардың және өкілдіктің) ведомстволық (жеке) архивіне арнап бөлек үй (немесе үйдің бір бөлігін) не құжаттарды сақтау үшін арнайы жабдықталған (бейімделген) орын (бұдан әрі - қойма) беруді;
2) қоймада өрт қауіпсіздігі шараларын сақтауды;
3) үй-жайда және қоймада күзет дабылының орнатылуын;
4) құжаттарды сақтауға қолайлы температуралық-ылғалдылық және жарық режимінің болуын;
5) көгеруден, жәндіктердің, кеміргіштердің пайда болуынан және шаң- тозаң жиналуынан сақтаудың алдын ала іс-шараларын тұрақты түрде жүргізуді;
6) өрттен қорғайтын құраммен өңделген металл немесе ағаш сөрелер орнатуды қамтамасыз етеді.
61. Қоймадан іс қағаздарын, ұйымдардың (филиалдардың және өкілдіктердің) ведомстволық (жеке) оқу залына немесе оның құрылымдық бөлімшелеріне не басқа ұйымдарға беруді қоса алғанда, құжаттарды микрофильмдеу мен қайта жаңғырту жөнінде жұмыстар жүргізу үшін уақытша пайдалануға беру тәртібі осы Нұсқаулықтың талаптарын ескере отырып ұйымның атқарушы органының басшысы бекітетін ұйымның ішкі құжаттарында белгіленеді. Іс қағаздарын уақытша пайдалану үшін сақтандыру ұйымының атқарушы органының құрылымдық бөлімшелерінің қызметкерлеріне - 10 күннен аспайтын, басқа заңды тұлғаларға - 3 ай мерзімге пайдалануға беріледі.
Белгіленген мерзім аяқталғанда қажет болған жағдайда берілген іс қағаздарының құжаттарын қайта ресімдейді. Іс қағаздарын беру есепке алу құжаттарында тіркеледі.
62. Тиісті тізімдемеге енгізілген іс қағаздарының нақты болуын белгілеу, консервациялық алдын ала өңдеуді және қайта жаңғыртуды қажет ететін іс қағаздарын анықтау мақсатында сақтандыру ұйымының атқарушы органы (филиалдары мен өкілдіктері) құжаттар мен іс қағаздарының болуын және олардың жай-күйін тексереді. Тұрақты сақталатын іс қағаздарының тізімдемесіне енгізілген Ұлттық архив қорының құжаттарын тексеру кемінде 5 жылда бір рет, жеке құрам бойынша іс қағаздары мен уақытша сақталатын құжаттар (10 жылдан артық) - кемінде 10 жылда бір рет жүргізіледі.
Іс қағаздарының болуы мен жай-күйіне бір мезгілде кезектен тыс тексеру:
1) іс қағаздарын басқа үй-жайға (қоймаға) орналастырғаннан кейін;
2) іс қағаздарының орын ауыстыруға (көшіруге) мәжбүр еткен төтенше жағдайлардан кейін немесе қоймаға бөгде адамның (адамдардың) кіру фактісіне байланысты;
3) ұйымның (филиалдың және өкілдіктің) ведомстволық (жеке)
архивінің басшысы немесе құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуге жауап беретін адам ауысқан жағдайда;
4) ұйым қайта құрылған (таратылған), оның филиалдары мен өкілдіктері құрылған немесе жойылған кезде жүргізіледі.
Ұлттық архив қоры құжаттарынан физикалық ақаулар табылған жағдайда құжаттың негізі немесе оның мәтіні (құжаттың бір бөлігі жоғалғанда, бөлініп қалғанда) мынадай арнайы өңдеуден өткізіледі: қалпына келтіру, залалсыздандыру, микрофильмдеу, фото қалпына келтіру немесе көшірмелеу.
Көгеріп, жәндіктер зақымдаған құжаттар құндылығына қарамастан дереу өңдеуге (дезинфекциялауға, дезинсекцияға) берілуі тиіс.
5-тарау. Тізбені қолдану бойынша нұсқаулар
63. Тізбе (осы Нұсқаулықтың 1, 2, 3 және 4 қосымшаларымен сәйкес)
Қазақстан Республикасының архивтерді және құжаттарды басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органының нормативтік-құқықтық актілерінің талаптарына сәйкес жасалған.
Ескерту: 63-тармаққа өзгерту енгізілді - ҚР Қаржы нарығын және қаржы ұйымдарын реттеу мен қадағалау агенттігі Басқармасының 2006 жылғы 27 мамырдағы N 113 қаулысымен (қолданысқа енгізу тәртібін 2-
64. Тізбе ұйымның, оның филиалдары мен өкілдіктерінің, сондай-ақ актуарийді және сақтандыру агентінің қызметі барысында жасалған барлық құжаттар жиынтығын, оның ішінде құпия ақпараты бар құжаттарды сақтау мерзімін белгілейтін негізгі құжат болып табылады.
Тізбе іс қағаздары номенклатурасын жасау және құжаттар мен іс қағаздары құндылықтарына сараптама жүргізу кезінде негізгі құрал болып есептеледі.
Ескерту: 64-тармаққа өзгерту енгізілді - ҚР Қаржы нарығын және қаржы ұйымдарын реттеу мен қадағалау агенттігі Басқармасының 2006 жылғы 27 мамырдағы N 113 қаулысымен (қолданысқа енгізу тәртібін 2-
65. Тізбеде іс қағаздарының нақты атаулары берілмейді, құжаттардың санаттары мен түрлері келтіріледі. Ұйым іс қағаздары номенклатурасын дербес жасайды. Іс қағаздарының атауын жасау үшін Тізбеден тиісті құжаттардың атауы және мәселенің қойылуы алынады, олар басқа да қажетті элементтермен толықтырылады: авторы, корреспонденті, күні, сақтау мерзімі және бап номері көрсетіледі.
Ұйым, актуарий және сақтандыру агенті іс қағаздары номенклатурасын дербес жасайды.
Ескерту: 65-тармаққа өзгерту енгізілді - ҚР Қаржы нарығын және қаржы ұйымдарын реттеу мен қадағалау агенттігі Басқармасының 2006 жылғы 27 мамырдағы N 113 қаулысымен (қолданысқа енгізу тәртібін 2- 66-67. <*> Ескерту: 66-67-тармақтар алынып тасталды - ҚР Қаржы нарығын және қаржы ұйымдарын реттеу мен қадағалау агенттігі Басқармасының 2006 жылғы 27 мамырдағы N 113 қаулысымен (қолданысқа енгізу тәртібін 2-
68. Қажет болған жағдайда ұйымның сарапшы комиссиясы құжаттардың жекелеген санаттарын сақтау мерзімінің өзгергені туралы ұсынысты белгіленген тәртіппен енгізуге құқылы.
Тізбеде көзделген құжаттардың жекелеген санаттарын сақтау мерзімі архив ісін жүргізу мен басқарудың тиісті органының шешіміне сәйкес өзгереді.
69. Тізбе зат-сұрақ принципі бойынша жасалады және ұйым қызметінің, актуарий және сақтандыру агенті негізгі мәселелеріне сәйкес келетін бөлімдерден тұрады.
Ескерту: 69-тармаққа өзгерту енгізілді - ҚР Қаржы нарығын және қаржы ұйымдарын реттеу мен қадағалау агенттігі Басқармасының 2006 жылғы 27 мамырдағы N 113 қаулысымен (қолданысқа енгізу тәртібін 2-
70. Іс қағаздары мен құжаттарды сақтау мерзімі іс қағаздарын жүргізу аяқталған жылдан кейінгі жылдың 1 қаңтарынан бастап есептеледі.
71. Тізбеге енгізілген "қажетіне қарай" деген мерзім, негізінен ұйымдастыру-нұсқау құжаттамаларға қатысты және құжаттаманың іс жүзіндегі шектеулі мәнін білдіреді.
6-тарау. Ұйымның қызметі тоқтатылған кезде құжаттарды сақтау
72. Ұйымды ерікті тарату (қайта ұйымдастыру) кезінде оның құжаттарын одан әрі сақтау орны туралы шешімді тарату комиссиясы (басқа уәкілетті орган) архив ісін жүргізу мен басқарудың тиісті органының келісімі бойынша қабылдайды.
73. Қызметі ерікті немесе еріксіз тәртіппен тоқтатылатын ұйымның тарату комиссиясы (конкурсты басқарушы) құжаттардың дұрыс есебін жүргізу және сақтау, оның ішінде тарату комиссиясының (конкурсты басқарушының)
қызметіне байланысты мәселелер бойынша заңды тұлғаларға қойылатын барлық талаптарды қамтамасыз етуге міндетті.
Ұйымның тарату комиссиясы (конкурсты басқарушы) таратылатын ұйымның іс қағаздарын және құжаттарын заңнамаларда белгіленген тәртіппен қабылдағаннан кейін ұйымның құжаттарын сақтауға жауапты адамды белгілеуі
74. Ұйымның тарату комиссиясының құрамы өзгерген жағдайда сақтауға тиісті іс қағаздары мен құжаттарын тарату комиссиясының жаңа құрамына (оның жекелеген мүшелеріне) осы Нұсқаулықтың талаптарына сәйкес қабылдап-өткізу жүргізіледі.
75. Тарату комиссиясы (конкурсты басқарушы) өзінің қызметі кезеңінде таратылатын ұйымның сарапшы комиссиясына бұрын жүктелген міндеттер мен қызметті жүзеге асырады.
76. Құқықтық мұрагерлері жоқ ұйымдарды тарату кезінде оларды тіркеуден өткізген органдар Қазақстан Республикасының тарихы және мәдениеті, азаматтарды әлеуметтік-құқықтық қорғау үшін мәні бар құжаттарды сақтау жөнінде шаралар қабылдауға және архив ісін жүргізу мен басқарудың тиісті органымен бірлесіп олардың одан әрі сақталу тәртібін белгілеуге міндетті.
77. Еріксіз таратылатын ұйымның тұрақты түрде сақталуға тиісті құжаттары сот қаулысының негізінде тиісті түрде ресімделіп, архив ісін жүргізу мен басқарудың тиісті органына сақтауға берілуі тиіс.
Таратылатын ұйымның құжаттарын архивке сақтауға берудің алдында іс қағаздарының түгел болуын және олардың жай-күйін, сондай-ақ құжаттардың өңделу сапасын тексереді. Құжаттар тізімдеме бойынша беріледі және тиісті актімен ресімделеді.
Егер таратылатын ұйымның құжаттарының жай-күйі және өңделу сапасы қойылатын талаптарға сәйкес келмейтін болса, онда ұйымның тарату комиссиясы олардың реттелуін қамтамасыз етуге міндетті.
78. Таратылатын ұйымның құжаттарын сақтауды ұйымдастыру бойынша шығыстар, оның ішінде сот шешімі бойынша ұйымның қаражаты есебінен жұмсалады.
Еріксіз таратылатын ұйымның іс қағаздарын және құжаттарын архивте сақтауға беру үшін қаражаты болмаған жағдайда оларды тұрақты сақтайтын орынды сот белгілейді.
79. Ұйымның іс қағаздарын және құжаттарын архив ісін жүргізу мен басқарудың тиісті органына уақытша және/немесе тұрақты сақтауға өткізу туралы мәліметтер тарату комиссиясының есебінде көрсетіледі.
7-тарау. Қорытынды ережелер
80. Құжаттарды есепке алудың және сақтаудың заңнамада белгіленген тәртібін бұзғаны үшін жауапкершілік заңнама актілерінде айқындалады.
81. Осы Нұсқаулықта реттелмеген мәселелер Қазақстан Республикасы заңнамаларының нормаларына сәйкес шешілуі тиіс.
Төраға
Сақтандыру рыногының кәсіби қатысушылары мен кәсіпкерлік қызметті жүзеге асыратын сақтандыру агенттерінің құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтау жөніндегі нұсқаулыққа 1-Қосымша Ескерту: 1-қосымшаға өзгерту енгізілді - ҚР Қаржы нарығын және қаржы ұйымдарын реттеу мен қадағалау агенттігі Басқармасының
2005.09.30. N 356 , 2006.05.27. N 113 (қолданысқа енгізу тәртібін 2- тармақтан қараңыз), 2007.06.25. N 191 (қолданысқа енгізу тәртібін 2-тармақтан қараңыз) қаулыларымен.
САҚТАНДЫРУ ЖӘНЕ ҚАЙТА САҚТАНДЫРУ ҰЙЫМДАРЫНЫҢ ҚЫЗМЕТІНДЕ ЖАСАЛАТЫН ҚҰЖАТТАРДЫҢ ТІЗБЕСІ (САҚТАУ МЕРЗІМІ КӨРСЕТІЛГЕН)
Бап Құжаттардың түрі Құжаттарды сақтау N мерзімі Ескерту Сақтандыру Ұйымның және қайта филиал.
сақтандыру дарында ұйымының және (бұдан әрі өкілдік.
- ұйым) терінде атқарушы органында
1. БАСҚАРУ ЖҮЙЕСІНІҢ МӘСЕЛЕЛЕРІ
1.1. Басқару қызметі
1. ҚР-ның Заңдары және басқа заңнама актiлерi, ҚР Президентiнiң Жарлықтары және басқа актiлерi, ҚР Yкiметiнiң қаулылары (Премьер-Министрдің өкiмдерi)
а) ұйымдардың қызметiне қатысты Тұрақты ҚБД б) басшылыққа және мәлiмет үшiн ҚБД ҚБД жiберiлгендерi
2. ҚР Президентi Әкiмшiлiгiнiң, ҚР Тұрақты Премьер-министрi Кеңсесiнiң, орталық атқарушы органдарының тапсырмалары, олардың орындауы жөнiндегi құжаттар
3. Орталық атқарушы органдардың бұйрықтары, нұсқаулары:
4. Ұйымдардың қызметiн реттеу және қадағалау жөнiндегі уәкiлеттi мемлекеттік органның нормативтiк құқықтық актiлерi мен әдiстемелiк ұсынымдары:
а) ұйымдардың қызметiне қатысты Тұрақты ЖАД б) басшылыққа және мәлiмет үшін ҚБД ЖАД жіберілгендері
5. Жергiлiктi мемлекеттiк басқару органдарының нормативтiк құқықтық актiлерi а) ұйымның қызметіне қатысты Тұрақты ҚБД б) басшылыққа және мәлiмет үшін ҚБД ҚБД
6. Нормативтiк құқықтық актілердің жобалары;
оларды әзірлеу жөніндегі құжаттар.
Нормативтік құқықтық актілердің жобаларына жасалған қорытындылар:
а) жасаған жері бойынша Тұрақты - б) басқа ұйымдарда ҚБД ҚБД
7. Ұйымның жоғарғы органының басқару Тұрақты ҚБД құжаттары
8. Ұйымның жоғарғы органының, оның алқалық Тұрақты ҚБД органдары жиналыстарының (мәжілісте.
рінің) хаттамалары және олар бойынша құжаттар
9. Ұйымның бұйрықтары мен өкімдері: ҚБД а) негiзгi қызметi бойынша Тұрақты ҚБД б) жұмысшылар мен қызметкерлердi 75 жыл қабылдау, ауыстыру, ынталандыру, сыйлықақы беру, жұмыстан босату, ұзақ іссапарлары туралы (көрсетiлген мәселелер бойынша бұйрықтар, өкiмдер шығарылады)
в) қызметкерлердiң еңбек демалысын 5 жыл 5 жыл беру, жаза белгілеу, іссапарлары туралы г) әкiмшiлiк-шаруашылық мәселелерi 5 жыл 5 жыл бойынша
10. Ұйымдардың атқарушы органының басшылы. Тұрақты Тұрақты ғындағы өндiрiстiк жиналыстардың хаттамасы мен стенограммалары
11. Ұйым жасаған ереже, тәртіп, нұсқаулық. Тұрақты Жаңасына тар, әдiстемелiк нұсқаулар, ұсынымдар ауыстыр.
ғанға дейін
12. Ішкi құжаттардың жобалары, оларды 3 жыл1 3 жыл1 1Бе- әзiрлеу жөнiндегi құжаттар (қорытынды. кіт.
лар, ұсыныстар, анықтамалар, баяндау іл.
жазбалары) ген.
нен ке.
йін
13. Ережелердi, нұсқаулықтарды, нұсқаманың 3 жыл 3 жыл және әдiстемелiк нұсқауларды, ұсынымдарды әзірлеу, қолдану және түсіндіру туралы жазысқан хаттар Бақылау_____________________________________________________________________
14. Уәкiлеттi мемлекеттiк органдар, сыртқы және iшкi аудит жүргiзетiн ұйымдардың қызметiне ревизия жасау және тексеру құжаттары (баяндамалар, баяндау жазбалары, анықтамалар, актiлер, қорытындылар, есептер, қарсылықтар):
а) тексеру орны және тексерушi ұйым Тұрақты 5 жыл б) басқа ұйымдарда 5 жыл -
15. Жүргiзiлген ревизияларды, олардың 5 жыл 5 жыл шешімдерiнiң орындалуына тексерулерді және бақылауларды есепке алу журналдары
16. Тексеру, ревизия нәтижелерi бойынша 5 жыл 5 жыл ұсыныстардың орындалуы туралы құжаттар СТК (баяндау жазбалары, есептер, анықтамалар, жазысқан хаттар)
17. Азаматтардың өтiнiштерi:
а) ұйымның, оның филиалдары мен Тұрақты Тұрақты өкiлдiктерінің қызметiн жақсарту, кемшiлiктерiн жою жөнiнде, сыбайлас жемқорлық фактiлерi туралы ұсыныстары бар б) қосалқы және жеке сипаттағы 5 жыл 5 жыл
18. Азаматтардың өтiнiштерiн тiркеу журналы 5 жыл 5жыл
19. Азаматтардың өтiнiштерiн тексеру туралы 5 жыл - хаттар СТК
1.3. Басқаруды ұйымдастыру негіздері
20. Ұйымның оның филиалдары мен өкiлдiкте. Тұрақты ҚБД рiнiң құрылтай және тiркеу құжаттары (құрылтай шарттары, жарғылар, ережелер, мемлекеттік тіркеу (қайта тіркеу)
туралы куәліктері, есепке алу тіркеу (қайта тіркеу) туралы куәліктері)
21. Қызметтi жүзеге асыру құқығына Қайтарыл. - лицензиялар ғанға дейін
22. Ұйымның, оның филиалдары мен Тұрақты Тұрақты өкiлдiктерiнiң атқарушы органының құрылымдық бөлiмшелерi туралы ережелер
23. Ережелердiң, жарғылардың жобалары; 3 жыл1 - 1Бе.
оларды әзiрлеу жөнiндегi құжаттар кі.
(анықтамалар, баяндау жазбалары, тіл.
ұсыныстар) ген.
24. Ұйымның, оның филиалдары мен Тұрақты ҚБД өкілдіктерінің атқарушы органының штаттық кестесі және оларға өзгерістер
25. Мына жағдайда:
а) ұйымның, оның филиалдары мен өкіл. Тұрақты - діктерінің атқарушы органының басшылары б) жауапты орындаушылармен хатшылар 5 жыл 5 жыл ауысқан кезде жасалған қабылдау-тапсыру актілері
26. Ұйым қызметін бұқаралық ақпарат құрал. Тұрақты1 - 1аудиови.
дарында көрсету жөніндегі құжаттар зуальды (бағдарламалар, сөйлеген сөздердің құжаттама мәтіндері, мақалалар, сұқбат, баспасөз мемлекет.
конференцияларының стенограммалары, тік сақ.
баспасөз релиздері, жарнама және басқа тауға 3 ақпарат) жылдан кейін беріледі
27. Ұйымның оның филиалдары мен өкiлдік. 5 жыл1 5 жыл1 Жаңасына терiнiң атқарушы органы қызметкерлері. ауыстыр.
нің қызметтік нұсқаулықтары, қызметтік ғаннан міндеттерін бөлу кейін
28. Ұйымның құпия мәлiметтерi болатын Тұрақты - мәлiметтердiң тiзбесi
1.4. Басқаруды құқықтық қамтамасыз ету
29. Құқықтық мәселелер бойынша жазысқан 5 жыл СТК хаттар
30. Заң және шиеленiскен істер бойынша 5 жыл1 - 1Түпкілік.
құқықтық қорытындылар ті шешім шығарыл.
ғаннан
31. Сот істері (шағым беру өтiнiштерi, 5 жыл1 - 1Түпкілік.
сенiмхаттар, шағым-талаптар, ті шешім анықтамалар, сот шешiмдерінің көшірме. шығарыл.
лерi және басқа материалдар) және осы ғаннан iстердi жүргiзу туралы жазысқан хаттар кейін
1.5. Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету және құжаттарды ведомстволық (жеке) сақтау
32. Iс номенклатурасы: 1Келісіл. а)
ұйым Тұрақты1 Тұрақты1 меген б) ұйымның (филиалдардың және өкiлдiк. 5 жыл 5 жыл ҚБД тердiң) атқарушы органының құрылымдық бөлімшелері
33. Тiркеу карточкалары (журналдары): 1Ұйымның а) бұйрықтарды, нұсқауларды, өкiмдердi, Тұрақты1 ҚБД атқарушы ережелердi, нұсқаулықтарды, органында тәртiптердi, жарғыларды сақтала.
б) келiп түсетiн және жiберiлетiн 3 жыл 3 жыл ды. Егер құжаттарды, оның ішінде электрондық құжаттар.
почтамен ға ғылы.
ми-анық.
тамалық ақпарат ретінде пайдала.
нылатын болса, мемлекет.
тік архивке
34. Қатаң есептегi бланкiлердi есепке алу 3 жыл 3 жыл журналдары (кiтаптары), ведомостерi
35. Сақтандыру және қайта сақтандыру ұйым. Тұрақты Жаңасына дарының қызметiнде жасалатын құжаттардың ауыстыр.
тiзбесi (сақтау мерзiмi көрсетiледi) ғанға
36. Істер тiзiмдемелерi: 1Істер а) тұрақты сақтау мерзiмiмен Тұрақты - жойыл.
б) жеке құрам бойынша 3 жыл1 - ғаннан в) ұзақ уақыт сақтау мерзiмiмен 3 жыл1 3 жыл1 кейін
37. Құжаттарды жоюға бөлу туралы актiлер Тұрақты1 Тұрақты1 1Мемлекет.
тік ар.
хивке беріл.
мейді
38. Құжаттар мен iстердi мемлекеттік Тұрақты Тұрақты сақтауға қабылдау-өткізу актілері
39. Сараптау-тексеру комиссиялары мәжілiсте. Тұрақты 10 жыл рiнiң хаттамалары және олар бойынша
40. Iс қағаздарын және архив iсiн жүргізудің 3 жыл 3 жыл әдістемелік және ұйымдастыру мәселелерi бойынша жазысқан хаттар
41. Ұйымның ведомстволық (жеке) архивінен 1 жыл1 1 жыл1 1Құжаттар құжаттарды беруге талаптар, өтінімдер ведомст.
(тапсырыстар) волық
(және)
қайтарыл.
42. Заңды және жеке тұлғалардың архивтiк 3 жыл 3 жыл анықтамаларды, көшiрмелердi, құжаттардың көшiрмелерiн беру туралы өтiнiштерi, сұратулары, оларды беру жөнiнде жазысқан
43. Ұйымның ведомстволық (жеке) архивiнен 3 жыл1 3 құжаттарды уақытша пайдалануға беру ведомст.
актiлерi волық
(жеке)
44. Ұйымның ведомстволық (жеке) архивінен Тұрақты1 Тұрақты1 құжаттардың түсуiн және шығуын есепке тік сақ.
алу журналдары тауға
45. Ұйымның ведомстволық (жеке) архивi Тұрақты 5 жыл1 Жаңасына туралы ереже ауыстыр.
46. Ұйымның ведомстволық (жеке) архивiнiң Тұрақты1 Тұрақты1 паспорты тік сақ.
тауға берілмей.
ді
47. Ұйымның, оның филиалдары мен өкiлдiкте. Тұрақты1 Тұрақты1 1Мемлекет рiнiң бақылау iстерi (тарихи анықтама. тік сақ.
лар, қолда бар екендiгiн тексеру актiлерi) тауға
2. БОЛЖАУ, ЖОСПАРЛАУ
48. Жұмыстардың жылдық жоспарлары:
а) ұйымның жоғары, атқарушы және басқа Тұрақты ҚБД да алқалық органдары б) ұйымның, оның филиалдары мен өкiлдiк. 5 жыл 5 жыл терiнiң атқару органының құрылымдық бөлiмшелерi
49. Ұйымның, ұйымның атқарушы органының, оның филиалдары мен өкiлдiктерiнiң жоғары, алқалық (оның iшiнде атқарушы) орган.
дарының құрылымдық бөлiмшелерінің жедел жұмыс жоспарлары:
а) жарты жылдық 5 жыл 5 жыл б) тоқсандық 5 жыл 5 жыл в) айлық 6 ай 6 ай
50. Бизнес-жоспарлар және олардың Тұрақты Тұрақты экономикалық негiздемелерi
51. Болжау және жоспарлау мәселелерi бойынша 5 жыл 5 жыл жазысқан хаттар СТК
3. ҚАРЖЫЛАНДЫРУ
52. Ұйымның, оның филиалдары мен өкiлдiк. 1Тұрақты терiнiң атқарушы органының бюджет, - жасалған арнайы және басқа қаражаттары бойынша орны бой.
сметалары: ынша, а) жылдық Тұрақты1 10 жыл басқа б) тоқсандық 5 жыл2 5 жыл3 ұйымдар.
да - ҚБД.
2Жылдығы жоқ бол.
ған кезде - тұрақты.
3Жылдығы ған кезде
- 10 жыл
53. Қаржыландыру мәселелерi бойынша 5 жыл 5 жыл
54. Ұйымның, оның филиалдары мен өкiлдiк. Тұрақты 10 жыл терінің шығындар сметасының орындалуына талдау
4. ЕСЕПКЕ АЛУ ЖӘНЕ ЕСЕП БЕРУ
4.1. Жедел және статистикалық есепке алу және есеп беру
55. Оның филиалдары мен өкiлдiктерiнiң 1Жылдығы қызметі бойынша статистикалық есептер жоқ бол.
мен кестелер ған кез.
а) жиынтық жылдық және кезеңділігі Тұрақты - де - басым тұрақты б) жылдық және кезеңдiлігi басым Тұрақты 10 жыл 2Жылдығы, в) жарты жылдық 5 жыл1 5 жыл жарты г) тоқсандық 5 жыл2 5 жыл жылдығы д) айлық 1 жыл3 1 жыл жоқ бол.
ған кез.
де - тұрақты 3Жылдығы, жарты жылдығы, тоқсан.
дығы жоқ болған
56. Ұйымның, оның филиалдары мен өкiлдiк. 1Жылдығы терінің атқарушы органының есептерi: жоқ бол.
а) жиынтық жылдық және кезеңдiлігi Тұрақты - ған кез.
басым де - б) жылдық және кезеңдiлігі басым Тұрақты 10 жыл тұрақты в) жарты жылдық 5 жыл1 5 жыл2 2Жылдығы г) тоқсандық 5 жыл3 5 жыл4 жоқ бол.
д) айлық 3 жыл5 3 жыл6 ған кез.
де - 10 жыл жылдығы 4Жылдығы, 5Жылдығы, тоқсанды.
ғы жоқ 10 жыл 6Жылдығы,
57. Ұйымның атқарушы органының құрылымдық бөлiмшелерінің есептерi:
а) жылдық 5 жыл б) жарты жылдық 5 жыл в) тоқсандық 5 жыл г) айлық 3 жыл
58. Есептер бойынша қорытындылар: 1Жылдығы а) жылдық Тұрақты 10 жыл жоқ бол.
б) тоқсандық 5 жыл1 5 жыл2 ған кез.
жоқ 10 жыл.
59. Есептердi беру туралы жазысқан хаттар 5 жыл 5 жыл
4.2. Бухгалтерлiк есепке алу және есеп беру
60. Ұйымның (филиалдар мен өкiлдiктердiң) 1Жылдығы бухгалтерлiк есептерi мен баланстары жоқ бол.
және олар бойынша түсіндірме жазбалар: ған кез.
а) жиынтық жылдық Тұрақты - де - б) жылдық Тұрақты 10 жыл тұрақты в) тоқсандық 5 жыл1 5 жыл2 2Жылдығы г) ай сайынғы 5 жыл 5 жыл
61. Беру, бөлу, тарату баланстары мен Тұрақты Тұрақты қосымшалар, олар бойынша түсіндірме жазбалар
62. Жылдық есептер мен баланстарды әзірлеу Тұрақты 5 жыл және талдау бойынша талдау кестелерi
63. Баланстар мен есептерді бекіту және 5 жыл 5 жыл нақтылау жөнінде жазысқан хаттар
64. Бухгалтерлік және қаржылық есеп беруді 1 жыл 1 жыл ұсынудың мерзімі туралы жазысқан
65. Шаруашылық операцияның жасалу фактісін 5 жыл1 5 жыл1 1Даулар, белгілейтін және бухгалтерлік жазбалар келіс.
үшін негіз болып табылатын бастапқы пеушілік.
құжаттар мен оларға қосымшалар тер тер.
(кассалық, банктік құжаттар, банктердің геу және хабарламалары және аудару талаптары, сот банктердің көшірмелері, жұмысқа тапсырма істері құжаты, табельдер, мүлік пен материал. туындаған дарды қабылдау, тапсыру және есептен жағдайда шығару туралы актілер, тауар-материалдық - түпкі.
құндылықтарды есепке алу жөніндегі лікті түбіртектер мен тапсырма құжаттары, шешім аванстық есептер және басқалары) шығарыл.
сақталады
66. Ұйым басшылары мен қызметкерлерінің жеке 1Жәрдем.
есепшоттары (еңбекақы есептеу кiтабы): ақылар
1) қызметкерлер (оның iшiнде штаттағы 75 жыл - 75 жыл - мен сақтандыру агенттері); В "СТК" В "СТК" зейнет.
2) зейнетақыларды, арнайы мемлекеттiк 5 жыл1 5 жыл ақылар және басқа жәрдемақыларды алушылар төлеу тоқтатыл.
67. Шарт талаптарымен қызмет атқаратын 75 жыл - 75 жыл - сақтандыру агенттерiнiң жеке есепшоттары В "СТК" В "СТК"
68. Есеп айырысу (есеп айырысу-төлем) 5 жыл1 1Жеке есеп ведомостерi -шоттар 75 жыл
69. Түгендеу карточкалары және негiзгi 5 жыл1 5 жыл1 1Негізгі құрал-жабдықтарды (активтердi) есепке құрал- алу кiтабы жабдық.
тарды
(активтер)
жабыл.
70. Ақша сомасын және тауар-материалдық 5 жыл 5 жыл құндылықтарды алуға берiлген сенiмхаттар (оның ішiнде күшi жойылған сенiмхаттар)
71. Есепке алу тiзiлiмдерi (бас кiтап, 5 жыл1 5 жыл1 1Даулар, ордер-журналдары, әзiрлеу кестелерi). келіспеу.
Қосалқы және бақылау кiтаптары, шіліктер, журналдар, картотекалар, кассалық кiтап. тергеу тар, айналым ведомостерi және сот істері туындаған жағдайда
- түпкі.
лікті шешім шығарыл.
72. Есепшоттарды, кассалық ордерлердi, 5 жыл 5 жыл сенімхаттарды, төлем тапсырмаларын тiркеу журналдары, кiтаптары
73. Қорлардың есебi жөнiндегi, еңбекақы 5 жыл 5 жыл және олардың бөлiнуiн бақылау лимиттерi, қайта шығыстар бойынша есеп айырысу және еңбекақы бойынша берешектер туралы, еңбекақыдан, әлеуметтiк сақтандыру қаражатынан ұсталымдар жөнiнде, еңбек демалысы және демалыс жәрдемақысын төлеу туралы мәлiметтер 73-1. Жеке тұлғалар тізімі және 75 жыл 75 жыл міндетті зейнетақы жарналарын аудару жөніндегі төлем тапсырмалары 73-2. Қызметкерлер тізімдері және 75 жыл 75 жыл міндетті әлеуметтік жарналарды аудару бойынша тапсырма
74. Түгендеу жөніндегі құжаттар (түгендеу 5 жыл1 5 жыл1 1Даулар, комиссиясы мәжiлістерiнiң хаттамалары, келіспеу.
түгендеу тізімдемелері, актілер, шіліктер салыстыру ведомостері) тергеу және сот
75. Арнайы мемлекеттік және басқа жәрдем. ҚБД1 ҚБД1 5 жылдан ақыларды, зейнетақыларды, әлеуметтiк кем емес сақтандыру бойынша еңбекке қабiлетсiздiк парағын төлеу туралы құжаттар (есептердiң көшiрмелерi, хаттамалардың, қорытындылардың көшiрмелері)
76. Орындау парақтары ҚБД1 ҚБД1 5 жылдан кем емес
77. Оқу демалысына ақы төлеуге, салықтар ҚБД1 ҚБД1 5 жылдан бойынша жеңiлдiктер алуға бухгалтерияға кем емес ұсынылатын анықтамалар және басқалары
78. Дебиторлық берешек, жетiспеушілiктер, ҚБД1 ҚБД1 5 жылдан ұрлау жөнiндегi құжаттар (анықтамалар, кем емес актілер, міндеттемелер, хаттар)
79. Негiзгi қорларды (активтердi) қайта Тұрақты Қайта бағалау туралы құжаттар (хаттамалар, бағала.
актiлер, есептер) ғанға
80. Негiзгi құрал-жабдықтарды (активтердi) Тұрақты Қайта қайта бағалау және тозуын анықтау бағала.
актiлерi, ведомостерi ғанға
81. Үйлердiң1, ғимараттардың1 және жабдықтар. 5 жыл2 5 жыл2 1Үйлердің, дың паспорттары ғимарат.
тардың паспорт.
тары - тің қор.
ғауындағы сәулет ескерт.
кіштері - 2Негізгі құрал- жабдықтар жойылған.
нан кейін
82. Құжаттамалық ревизия және бақылау- 5 жыл 5 жыл ревизиялық жұмыстарын жүргiзу туралы құжаттар (жоспарлар, есептер, хаттар)
83. Ұйымның (филиалдар мен өкiлдiктердiң) 5 жыл1 5 жыл1 1Даулар, қаржы-шаруашылық қызметiне құжаттамалық келіспеу.
ревизия жасау актiлерi және оларға қоса шіліктер, берiлетiн құжаттар тергеу
84. Кассаны, салықтардың алыну дұрыстығын 5 жыл 5 жыл тексеру актiлерi
85. Шарттар, келiсiмдер (шаруашылық, 5 жыл1 5 жыл1 1шарттар.
операциялық, еңбек) дың, келісім.
дердің мерзімі өткеннен
86. Шарттардың тізілімдері 5 жыл 5 жыл
87. Материалдық жауапкершілік шарттары 5 жыл1 5 жыл1 1Материал.
дық жауапты адам қызметтен босаған.
88. Әкімшілік-шаруашылық мәселелер бойынша 5 жыл 5 жыл
89. Қол қою үлгілері (материалдық жауапты 5 жыл1 5 тұлғалардың) дық
5. ЕҢБЕК РЕСУРСТАРЫН ПАЙДАЛАНУ МӘСЕЛЕЛЕРІ
90. Жылдық есептер: еңбек, қызметкерлердiң Тұрақты 10 жыл саны, олардың ауысуы бойынша
91. Еңбек ресурстарының болуын, қозғалысын, 5 жыл 5 жыл жиынтығы, пайдалануды есепке алу СТК бойынша құжаттар (анықтамалар, ақпарлар, ведомостер)
92. Бекітілген жылдық еңбекақы төлеу қорлары Тұрақты 10 жыл
93. Еңбекақы төлеу, сыйлықақы есептеу 5 жыл 5 жыл мөлшерін ретке келтіру және белгілеу жөнінде жазысқан хаттар
94. Сыйлықақы беру туралы құжаттар 5 жыл 5 жыл (анықтамалар, тізімдер, хаттар)
95. Еңбекақы төлеудің әр түрлі нысанын 3 жыл 3 жыл қолдану, лауазымдық жалақы белгілеу, тариф желісін қолдану, еңбекақы төлеу қорын реттеу және жұмсау туралы жазысқан
6. КАДРЛАРМЕН ЖҰМЫС ЖҮРГІЗУ
96. Ұйымның алқалық органдарындағы 5 жыл 5 жыл қызметкерлер құрамы туралы анықтамалар
97. Жеке істер құрамына кірмеген жеке құрам 3 жыл 3 жыл бойынша бұйрықтардың құжаттары (кадрлар.
ды есепке алу парақтары, ұсыну өтініштері, баяндау жазбалар)
98. Жеке істер (өтініштер, сауалнамалар, 75 75 өмірбаяндар, жұмысқа қабылдау, орнын жыл - жыл - ауыстыру, іссапарға жіберу, жұмыстан "В" "В"
шығару, алғыс білдіру туралы СТК бұйрықтардың көшірмелері және үзінді жазбалар, жеке құжаттарының көшірмелері, пікірлер, мінездемелер, қызметкерлерді есепке алу жөніндегі парақтар, жеке еңбек шарттары, келісім-шарттар, қызметкерлердің келісімдері, аттестациялау парақтары, аттестацияны өткізу және біліктілікті белгілеу туралы сауалнамалар)
99. алынып тасталды ;
100. Кадрларды қабылдау, бөлу, ауыстыру, 3 жыл 3 жыл есепке алу туралы жазысқан хаттар
101. Ұйымның (филиалдар мен өкiлдiктердiң)
атқару органы басшы қызметкерлерінің лауазымдары тізбесi:
а) бекітілген орны бойынша Тұрақты -
102. алынып тасталды ;
103. Қос қызметте жұмыс iстейтіндердің жеке iстерi (тұлғаларды есепке алу, қабылдау, ауыстыру және босату карточкалары): 75 жыл - - а) зейнетақы заңнамасына сәйкес қос "В" СТК қызмет зейнетақы мөлшерiне әсер ететiн қызметкерлер б) негiзгi жұмыс орны бойынша толық 5 жыл 5 жыл лауазымдық жалақысы (ставкасы) бар
104. Шетелге іссапарға жіберілген қызметкер.
лердің шығу істері (сауалнамалар, мінездемелер, өмірбаяндар, анықтамалар, жеке құжаттардың көшірмелері, іссапарға жіберу туралы бұйрықтардың көшірмелері):
а) шетелге барушылар 45 жыл - б) шетелге бармағандар 5 жыл -
105. Қызметкерлердің жеке карточкалары (оның 75 жыл - ішінде уақытша қызметкерлердің) "В" СТК
106. Жеке іс құрамына кірмеген құжаттар (кадр 3 жыл 3 жыл есебі жөніндегі парақтар, анықтамалар, анықтамалардың көшірмелері, кету парақтары)
107. Жұмысқа алынбаған адамдардың құжаттары 1 жыл 1 жыл (кадр есебі жөніндегі парақтар, сауалнамалар, өмірбаяндар, өтініштер)
108. Дербес ставкаларды, жалақыларды, 15 жыл1 15 жыл1 1Жалақыны үстемеақыларды белгілеу жөніндегі құжат. белгілеу тар (ұсыныстар, өтініштер, сауалнамалар, және өз.
актілер) герту жөнінде бұйрықтар 50 жыл СТК (50ж.)
109. Дербес ставкаларды, жалақыларды, 3 жыл 3 жыл үстемеақыларды белгілеу жөніндегі хаттар
110. Қызметкерлердің тізімі (штаттық- 75 жыл 75 жыл тізімдік құрам)
111. Дербес ставкалар және жалақы алатын 10 жыл1 10 жыл1 1Жеке адамдардың тізімдері есепшот.
тар жоқ 50ж.
112. Түпнұсқа жеке құжаттар (дипломдар, Талап Талап 1Талап аттестаттар, еңбек кітапшалары1) еткенге еткенге етілмеген дейін. дейін. еңбек Талап Талап кітапша.
етілме. етілме. лары - гендері гендері қызмет.
- 50 - 50 керлер жылдан жылдан зейнет.
кем емес кем емес керлік жасқа жеткеннен
113. Еңбек кітапшаларын, жеке еңбек 75 жыл 75 жыл шарттарын, қызметкерлермен жасасқан келісімдер мен келісім-шарттарды есепке алу журналы
114. Әскери міндеттілерді есепке алу 3 жыл1 3 жыл1 1Қызметтен картотекалары, карточкалары босатыл.
115. Іссапарға жіберілген адамдарды есепке алу журналдары (кітаптары), тізімдері, картотекалары:
а) Қазақстан Республикасы бойынша 3 жыл 3 жыл б) шетелдiк 5 жыл -
116. Iссапар куәлiктерiн берудi есепке алу 3 жыл 3 жыл журналдары (кiтаптары)
117. Еңбек демалыстарын есепке алу журналдары 3 жыл 3 жыл (кiтаптары)
118. Еңбек демалысын беру кестелерi, еңбек 1 жыл 1 жыл демалысын пайдалану жөнінде өтініштер, ақпарлар, жазысқан хаттар
119. Оқу демалысын беру туралы өтiнiш 3 жыл1 3 жыл1 1Оқу орнын аяқта.
120. Еңбекақы, стажы, жұмыс орны туралы 3 жыл 3 жыл анықтама беруді есепке алу кітаптары
121. Мәжiлiс хаттамалары, аттестациялық 15 жыл1 15 жыл1 1Олар (бiліктiлiк) комиссияларының қаулылары СТК бойынша (есептеу комиссия.
ларының хаттама.
лары, жасырын дауыс беру бюлле.
теньдері)
- 5ж.
122. алынып тасталды ;
123. Аттестацияның өткiзiлуi және біліктілік. 5 жыл 5 жыл ті белгілеу туралы жиынтық ақпарлар, мәліметтер, ведомостер. Аттестациялық және біліктілік комиссиялары мүшелерінің тізімі
124. Еңбекке жарамсыздық парақтары, еңбекке 5 жыл 5 жыл жарамсыздық парақтарының түбіртектері
7. Сақтандыру рыногы
125. Сақтандыру және басқа рұқсат етілген Тұрақты қызметті жүзеге асыруға лицензия алу үшін лицензиарға ұсынылған құжаттар (қаржы құжаттары, сақтандыру ережесі, ішкі аудит (бақылау) туралы ереже, есеп саясаты, экономикалық негіздеме)
126. Ұйымның басшы қызметкерлерінің Тұрақты Тұрақты лауазымына кандидатураларды келісу үшін уәкілетті мемлекеттік органға ұсынылған құжаттар (өтініштер, сауалнамалар, жеке құжаттардың, бұйрықтардың көшірмелері, хаттаманың көшірмесі)
127. Ұйымның филиалдары мен өкілдіктерін Тұрақты Тұрақты құру және тарату құжаттары (бұйрықтар, шешімдер, экономикалық негіздемелер, сенімхаттар)
128. Электрондық құжат айналымының автомат. Тұрақты Тұрақты тандырылған жүйесi жөнiндегi құжаттар (техникалық тапсырмалар, актiлер, есептер, сипаттамалар)
129. Сақтандыру (қайта сақтандыру) шарттары, 5 жыл1 5 жыл1 1шарттар.
сондай-ақ осы сақтандыру (қайта дың қол.
сақтандыру) шарттарын өзгертуге ықпал данылу ететiн құжаттар мерзімі 129-1. Солармен (солар арқылы) қайта 5 жыл - сақтандыру шарттары жасалған қайта сақтандыру ұйымдарының және Қазақстан Республикасының резиденттері емес - сақтандыру брокерлерінің тиісті рейтингісінің болуын растайтын
130. Жеке сақтандыру есепшоттары бойынша Тұрақты Тұрақты деректер базасы
131. Жеке сақтандыру есепшоттарын тiркеу Тұрақты Тұрақты кiтабы
132. Сақтандыру сыйлықақыларының түскенiн 5 жыл1 5 жыл 1Ревизия.
растайтын бастапқы құжаттар және ның олардың қосымшалары аяқталу талабы.
мен.
Даулар, келіспеу.
шіліктер, қылмыстық және аза.
маттық іс қозғалған
133. Пруденциалдық нормативтерді есептеуге 5 жыл 5 жыл арналған қосымша мәліметтер, 5 жыл 5 жыл пруденциалдық нормативтердің есебі
134. Инвестиция портфелiнiң құрылымы 10 жыл
135. Банк есепшоттарынан көшiрмелер 5 жыл 5 жыл
136. Ұйымның сатып алу сомасы шегiнде 5 жыл 5 жыл *Шарттың сақтанушыларға заемдар беру туралы қолданы.
шарттары лу мерзі.
мі аяқ.
талғаннан
137. Актуарийлық есеп айырысулар жөнінде Тұрақты мәлiметтер
138. Қате есептелген сақтандыру сыйлықақы. 5 жыл 5 жыл ларын қайтару жөнiндегi құжаттар (өтiнiштер, хаттар, анықтамалар)
139. Жеке сақтандыру есепшоттары бойынша 5 жыл 5 жыл сақтанушылардың растау анықтамалары
140. Төленген сақтандыру сыйлықақыларын 5 жыл1 5 жыл1 1Аудар.
аудару, қайтару жөніндегі құжаттар ғаннан (өтініштер) кейін
141. Сақтандыру төлемі жөніндегі 5 жыл 5 жыл мәліметтер (сақтандыру жағдайының басталуын растайтын құжаттар, келтірілген зиян мөлшері және сақтандыру төлемін алу құқығы, сақтандыру төлемінен бас тарту)
142. Жеке сақтандыру есепшотының жағдайы 5 жыл 5 жыл туралы ақпаратты алуға берілген өтініштер
143. Сақтанушыларға хабарлама жіберу тізілімі 3 жыл 3 жыл
144. Сақтанушылар алмаған жеке сақтандыру 3 жыл 3 жыл есепшоттарының көшірмелері
145. Сенімхаттарды тіркеу журналы 5 жыл 5 жыл
146. Жеке сақтандыру есепшоттарының журналы 5 жыл 5 жыл
147. Сақтандыру жағдайларын тіркеу журналы 5 жыл 5 жыл
148. Шетелге шығушылардың сақтандыру 5 жыл 5 жыл полистерін тіркеу журналы
149. Ерікті жеке сақтандыруды жүргізу 5 жыл 5 жыл жөнінде шарттарды тіркеу журналдары
150. Жинақтау (басқа ұзақ мерзімді) 5 жыл 5 жыл сақтандыруды тіркеу журналдары
151. Ерікті мүліктік сақтандыруды тіркеу 5 жыл 5 жыл журналдары
152. Қайта сақтандыру шарттарын тіркеу 5 жыл 5 жыл
153. Міндетті сақтандыру түрлері бойынша 5 жыл 5 жыл шарттарды тіркеу журналдары 5 жыл 5 жыл
154. Сақтандыру полистерінің бланкілерін 5 жыл 5 жыл (сақтандыру шарттарын және оған тіркеле.
тін құжаттарды) есепке алуды тіркеу
155. Сақтандыру төлемдерін тіркеу журналдары 5 жыл 5 жыл
156. Сақтандыру агенттерінің қызметі туралы 5 жыл 5 жыл мәліметтерді есепке алу журналы
157. Ұйымдардың бiрлескен қызметi туралы 5 жыл 5 жыл шарттарды тiркеу журналдары
158. Сақтандыру брокерлерiмен жасасқан 5 жыл 5 жыл
159. Сақтандыру агенттерінің және олардың 5 жыл 5 жыл есептерінің тізілімі
160. Аванстық есептер 5 жыл 5 жыл
161. Ұйымның, оның филиалдары мен өкілдікте. 5 жыл 5 жыл рінің негізгі қызметтері бойынша СТК СТК
162. Сақтандырушылармен және сақтандыру 5 жыл 5 жыл төлемдерін алушылармен жазысқан хаттар
163. Ұйымды қайта құру және тарату құжаттары Тұрақты Тұрақты (өтініш, шешімдер, болжау, іс-шаралар тізбесі)(филиалдар мен өкілдіктерді тарату) ______________________________________________________________ Қысқартулар тізімі ҚБД - қажет болғанға дейiн ЖАД - жаңасына ауыстырғанға дейiн СТК - осы белгi мұндай құжаттардың ғылыми-тарихи маңызы бар екендiгiн бiлдіреді және белгіленген тәртіппен мемлекеттiк архивке тапсырылуы тиiс.
75 жыл - "В" СТК - мұндай сақтау мерзiмi белгіленген құжаттарды сақтау мерзiмi іс аяқталған сәттегі адамның жасы ("В" әрпiмен белгiленген)
ескерiле отырып есептеледi. Iс жүргiзу аяқталғаннан кейін iстердi сақтаудың ұзақтығы 75 жыл - "В" қалдыққа теңестiрiлуi тиiс, мұндағы "В"
- iс аяқталған сәттегі адамның жасы.
қызметті жүзеге асыратын сақтандыру агенттерінің құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтау жөніндегі нұсқаулыққа 2-қосымша Ескерту: 2-қосымшамен толықтырылды, өзгертулер енгізілді - ҚР Қаржы нарығын және қаржы ұйымдарын реттеу мен қадағалау агенттігі Басқармасының 2006.05.27 N 113 (қолданысқа енгізу тәртібін 2-тармақтан қараңыз), 2007.06.25 N 191 (қолданысқа енгізу тәртібін 2-тармақтан қараңыз),
2010.09.03 N 144 (ресми жарияланған күнінен бастап он күнтізбелік күн өткеннен кейін қолданысқа енгізіледі) қаулыларымен.
Сақтандыру брокерлерінің қызметінде жасалатын құжаттар тізбесі (сақтау мерзімін көрсете отырып)
Бап| Құжаттар түрі | Құжаттарды | Ескерту N | | сақтау | | | мерзімі | | | Сақтандыру | | | брокерінің | | | атқарушы | | | органында | 1-тарау. Басқару жүйесінің мәселелері 1-параграф. Басқару қызметі
1. Қазақстан Республикасының заңнама актілері, Қазақстан Республикасының Үкіметінің қаулылары, Қазақстан Республикасының Премьер-Министр өкімдері:
1) ұйымдардың қызметіне Тұрақты қатысты
2) басшылыққа және мәлімет үшін жіберілгендері ҚБД
2. Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінің, Премьер-министрі Кеңсесінің, орталық атқарушы Тұрақты органдарының тапсырмалары, олардың орындалуы жөніндегі
3. Орталық атқарушы органдардың бұйрықтары, нұсқаулары:
1) ұйымдардың қызметіне қатысты Тұрақты
2) басшылыққа және мәлімет ҚБД үшін жіберілгендері
4. Ұйымдардың қызметін реттеу және қадағалау жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органның нормативтік құқықтық актілері мен әдістемелік ұсынымдары:
1) ұйымдардың қызметіне қатысты Тұрақты
5. Жергілікті мемлекеттік басқару органдарының нормативтік құқықтық актілері:
1) ұйымның қызметіне қатысты Тұрақты
2) басшылыққа және мәлімет үшін ҚБД
6. Нормативтік құқықтық актілердің жобалары, ұйымға келісу үшін түскен оларды әзірлеу жөніндегі Тұрақты
7. Ұйымның жоғарғы органының Тұрақты басқару құжаттары
8. Ұйымның жоғарғы органының, оның Тұрақты алқалы органдары жиналыстарының (мәжілістерінің) хаттамалары және олар бойынша құжаттар
9. Ұйымның бұйрықтары мен өкімдері:
1) негізгі қызметі бойынша Тұрақты
2) жұмысшылар мен қызметкерлерді 75 жыл сыйлықақы беру, жұмыстан шығару, ұзақ іссапарлар туралы (көрсетілген мәселелер бойынша бұйрықтар, өкімдер шығарылады)
3) қызметкерлердің еңбек демалысын беру, жаза белгілеу, 5 жыл іссапарлары туралы
4) әкімшілік-шаруашылық 5 жыл мәселелері бойынша
10. Ұйымның атқарушы органының Тұрақты басшылығындағы өндірістік жиналыстардың хаттамасы мен стенограммалары
11. Ұйым жасаған ереже, тәртіп, Тұрақты нұсқаулықтар, әдістемелік нұсқаулар, ұсынымдар
12. Ішкі құжаттардың жобалары: 3 жыл (1) Бекітілгеннен оларды әзірлеу жөніндегі кейін (1)
құжаттар (қорытындылар, ұсыныстар, анықтамалар, баяндау жазбалары)
13. Ережелерді, нұсқаулықтарды, 3 жыл нұсқамалық және әдістемелік нұсқауларды, ұсынымдарды әзірлеу, қолдану және түсіндіру туралы жазысқан 2-параграф. Бақылау
14. Уәкілетті мемлекеттік органдар, сыртқы және ішкі аудит жүргізетін ұйымдардың Тұрақты қызметіне ревизия жасау және тексеру құжаттары (баяндамалар, баяндау жазбалары, анықтамалар, актілер, қорытындылар, есептер, қарсылықтар)
15. Жүргізілген ревизияларды, олардың шешімдерінің орындалуына тексерулерді және бақылауларды 5 жыл есепке алу журналдары
16. Тексеру, ревизия нәтижелері бойынша ұсыныстардың орындалуы туралы құжаттар (баяндау 5 жыл жазбалары, есептер, анықтамалар, ЭПК жазысқан хаттар)
17. Азаматтардың өтініштері:
1) ұйымның қызметін жақсарту, Тұрақты кемшіліктерін жою жөнінде және сыбайлас жемқорлық фактілері туралы ұсыныстары бар
2) қосалқы және жеке сипаттағы 5 жыл
18. Азаматтардың өтініштерін тіркеу журналы 5 жыл
19. Азаматтардың өтініштері бойынша 5 жыл жазысқан хаттар ЭПК 3-параграф. Басқарудың ұйымдастыру негіздері
20. Ұйымның құрылтай және тіркеу Тұрақты құжаттары (құрылтай шарттары, жарғылар, ережелер, мемлекеттік тіркеу (қайта тіркеу) туралы куәліктері)
21. Қызметті жүзеге асыру құқығына Қайтарып лицензиялар алғанға дейін
22. Ережелердің, жарғылардың 3 жыл (1) Бекітілгеннен жобалары: оларды әзірлеу кейін(1)
жөніндегі құжаттар
(анықтамалар, баяндау жазбалары)
23. Ұйымның атқарушы органының Тұрақты штаттық кестесі және оларға өзгерістер
24. Мына жағдайда:
1) ұйымның атқарушы Тұрақты органының басшылары
2) жауапты орындаушылар мен хатшылар ауысқан кезде жасалған 5 жыл қабылдау-тапсыру актілері
25. Ұйым қызметін бұқаралық ақпарат Тұрақты (1)Аудиовизуаль.
құралдарында көрсету жөніндегі (1) дық құжаттама құжаттар (бағдарламалар, мемлекеттік сөйлеген сөздердің, мақалалардың, сақтауға 3 жыл- сұхбаттардың мәтіндері, дан кейін баспасөз конференцияларының беріледі стенограммалары, баспасөз релиздері, жарнама) және ұйым қызметін бұқаралық ақпарат құралдарында жариялаған басқа да ақпарат
26. Ұйымның атқарушы органы 5 жыл (1) (1)Жаңасына қызметкерлерінің қызметтік ауыстырған.
нұсқаулықтары, функционалдық нан кейін міндеттерін бөлу
27. Ұйымның құпия мәліметтерін Тұрақты құрайтын мәліметтер тізбесі 4-параграф. Басқаруды құқықтық қамтамасыз ету
28. Құқықтық мәселелер бойынша 5 жыл ЭПК
29. Заң және шиеленіскен істер бойынша 5 жыл (1) (1)Түпкілікті құқықтық қорытындылар шешім шығарылған-
30. Соттың шағым-талап өтініштері, 5 жыл (1) (1)Түпкілікті сенімхаттар, анықтамалар, шешім сот шешімдерінің көшірмелері шығарылған- және басқа материалдар нан кейін 5-параграф. Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету және
31. Ұйымның іс қағаздар Тұрақты (1) (1)Келісілмеген номенклатурасы
32. Тіркеу карточкалары (журналдары): (1)Ұйымның
1) бұйрықтарды, нұсқауларды, Тұрақты (1) атқарушы өкімдерді, ережелерді, органында нұсқаулықтарды, тәртіптерді, сақталады.
жарғыларды
2) келіп түсетін және жіберілетін 3 жыл Егер құжаттарды, оның ішінде құжаттарға электрондық почтамен ғылыми- анықтамалық аппарат ретінде пайдаланылатын болса, мемле.
кеттік архивке
33. Қатаң есептегі бланкілерді есепке 3 жыл алу журналдары (кітаптары), ведомостері
34. Істер тізімдемелері:
1) тұрақты сақтау мерзімімен Тұрақты (1)Істер
2) жеке құрам бойынша 3 жыл (1) жойылғаннан
3) ұзақ уақыт сақтау мерзімімен 3 жыл (1) кейін
35. Құжаттарды жоюға бөлу туралы Тұрақты (1) (1)Мемлекеттік актілер архивке берілмейді
36. Құжаттар мен істерді мемлекеттік Тұрақты
37. Сараптау комиссиялары Тұрақты мәжілістерінің хаттамалары және
38. Іс қағаздарын және архив ісін 3 жыл жүргізудің әдістемелік және ұйымдастыру мәселелері бойынша
39. Ұйымның ведомстволық (жеке) 1 жыл(1) (1)Құжаттар архивінен құжаттарды беруге ведомстволық талаптар, өтінімдер (тапсырыстар) (жеке) архивке қайтарылғаннан
40. Заңды және жеке тұлғалардың 3 жыл архивтік анықтамаларды, көшір.
мелерді, құжаттардың көшірме.
лерін беру туралы өтініштері, сұратулары, оларды беру
41. Ұйымның ведомстволық жеке 3 жыл (1) (1)Құжаттар архивінен құжаттарды уақытша ведомстволық пайдалануға беру актілері (жеке) архивке
42. Ұйымның ведомстволық (жеке) Тұрақты (1) (1)Мемлекеттік архивінен құжаттардың түсуін және сақтауға шығуын есепке алу журналдары берілмейді
43. Ұйымның ведомстволық (жеке) Тұрақты архиві туралы ереже
44. Ұйымның ведомстволық (жеке) Тұрақты (1) (1)Мемлекеттік архивінің паспорты сақтауға 2-тарау. Болжам жасау, жоспарлау
45. Ұйымның жоғары, атқарушы және Тұрақты басқа да алқалық органдарының жылдық жұмыс жоспарлары
46. Ұйымның, ұйымның атқарушы органының құрылымдық бөлімше.
лерінің жоғары және алқалы (оның ішінде атқарушы)
органдарының жедел жұмыс жоспарлары:
1) жарты жылдық 5 жыл
2) тоқсандық 5 жыл
3) айлық 6 ай
47. Бизнес-жоспарлар және олардың Тұрақты экономикалық негіздемелері
48. Болжау және жоспарлау мәселелері 5 жыл бойынша жазысқан хаттар ЭПК 3-тарау. Қаржыландыру
49. Ұйымның атқарушы органының (1)Тұрақты - бюджет, арнайы және басқа жасалған орны қаражаттары бойынша сметалары: бойынша, ҚБД.
1) жылдық Тұрақты (1) (2)Жылдығы жоқ
2) тоқсандық 5 жыл (2) болған кезде -
50. Қаржыландыру мәселелері бойынша 5 жыл
51. Ұйымның шығындар сметасының Тұрақты орындалуын талдау 4-тарау. Есепке алу және есеп беру 1-параграф. Жедел және статистикалық есепке алу және есеп беру
52. Ұйым қызметі бойынша (1)Жылдығы жоқ статистикалық есептер мен болған кезде - кестелер: тұрақты
1) жылдық жиынтық және Тұрақты (2)Жылдығы, кезеңділігі басым жарты жылдығы
2) жылдық және кезеңділігі Тұрақты жоқ болған кезде басым - тұрақты
3) жарты жылдық 5 жыл (1) (3)Жылдығы,
4) тоқсандық 5 жыл (2) жарты жылдығы,
5) айлық 1 жыл (3) тоқсандығы жоқ болған кезде -
53. Ұйымның атқарушы органының құрылымдық бөлімшелерінің есептері:
1) жылдық 5 жыл
2) жарты жылдық 5 жыл
3) тоқсандық 5 жыл
4) айлық 3 жыл
54. Есептер бойынша қорытындылар: (1)Жылдығы жоқ
1) жылдық Тұрақты болған кезде -
2) тоқсандық 5 жыл (1) тұрақты
55. Есептерді беру туралы жазысқан 5 жыл 2-параграф. Бухгалтерлік есеп және есеп беру
56. Ұйымның бухгалтерлік есептері (1)Жылдығы жоқ мен баланстары және олар болған кезде - бойынша түсіндірме жазбалар: тұрақты
1) жиынтық жылдық Тұрақты
2) жылдық Тұрақты
3) тоқсандық 5 жыл (1)
4) ай сайынғы 5 жыл
57. Беру, бөлу, тарату баланстары Тұрақты мен қосымшалар, олар бойынша түсіндірме жазбалар
58. Жылдық есептер мен баланстарды Тұрақты әзірлеу және талдау бойынша талдау кестелері
59. Баланстар мен есептерді бекіту 5 жыл және нақтылау жөнінде жазысқан
60. Бухгалтерлік және қаржылық есеп 1 жыл беруді ұсынудың мерзімі туралы
61. Шаруашылық операцияның жасалу 5 жыл (1) (1) Даулар, фактісін белгілейтін және бухгал. келіспеушіліктер, терлік жазбалар үшін негіз болып тергеу және сот табылатын бастапқы құжаттар мен істері туындаған оларға қосымшалар (кассалық, жағдайда - банктік құжаттар, банктердің түпкілікті шешім хабарламалары және аударым шығарылғанға талаптары, банктердің үзінді дейін сақталады көшірмелері, жұмысқа тапсырма құжаты, табельдер, мүлік пен материалдарды қабылдау, тапсыру және есептен шығару туралы актілер, тауар-материалдық құндылықтарды есепке алу жөніндегі түбіртектер мен тапсырма құжаттары, аванстық есептер және басқалары)
62. Ұйым басшылары мен қызметкер. (1)Жәрдемақылар лерінің жеке шоттары (еңбекақы мен зейнетақылар есептеу кітабы): төлеу
1) қызметкерлер(оның ішінде 75 жыл - тоқтатылғаннан шататтағы сақтандыру агенттері); "Ж" ЭПК кейін
2) зейнетақыларды, арнайы мемле.
кеттік және басқа жәрдемақы.
ларды алушылар 5 жыл (1)
63. Есеп айырысу (есеп айырысу-төлем) 5 жыл (1) (1)Жеке шоттар ведомостері жоқ болған кезде - 75 жыл
64. Түгендеу карточкалары және 5 жыл (1) (1)Негізгі негізгі құрал-жабдықтарды құрал-жабдықтар (активтерді) есепке алу кітабы (активтер)
жабылғаннан
65. Ақша сомасын және тауар-материал. 5 жыл дық құндылықтарды алуға берілген сенімхаттар (оның ішінде күші жойылған сенімхаттар)
66. Есепке алу тізілімдері (бас кітап, 5 жыл (1) (1)Даулар, ордер-журналдар, әзірлеу келіспеушіліктер, кестелері). тергеу және сот Қосалқы және бақылау кітаптары, істері туындаған журналдар, картотекалар, кассалық жағдайда - кітаптар, айналым ведомостері түпкілікті шешім шығарылғанға дейін сақталады
67. Есепшоттарды, кассалық 5 жыл ордерлерді, сенімхаттарды, төлем тапсырмаларын тіркеу журналдары, кітаптары
68. Қорлардың есебі, жалақы және 5 жыл олардың бөлінуін бақылау лимиттері, артық шығыстар бойынша есеп айырысу және жалақы бойынша берешектер туралы, жалақыдан, әлеуметтік сақтандыру қаражатынан ұсталымдар жөнінде, еңбек демалысы және демалыс жәрдемақысын төлеу туралы мәліметтер
69. Жеке тұлғалардың тізімдері және 5 жыл міндетті зейнетақы жарналарын аудару жөніндегі төлем тапсырмалары
70. Қызметкерлердің тізімдері және 5 жыл міндетті әлеуметтік жарналарын аудару жөніндегі төлем тапсырмалары
71. Түгендеу жөніндегі құжаттар 5 жыл (1) Даулар, (түгендеу комиссиясы мәжілістерінің келіспеушіліктер, хаттамалары, түгендеу тізімдемелері, тергеу және сот актілер, салыстыру ведомостері) істері туындаған жағдайда - түпкілікті шешім шығарылғанға дейін
72. Арнайы мемлекеттік және басқа ҚБД (1) (1)5 жылдан жәрдемақыларды, зейнетақыларды, кем емес әлеуметтік сақтандыру бойынша еңбекке қабілетсіздік парағын төлеу туралы құжаттар (есептердің көшірмелері, хатта.
малардың, қорытындылардың көшірмелері)
73. Орындау парақтары ҚБД (1) (1)5 жылдан
74. Оқу демалысына ақы төлеуге, ҚБД (1) (1)5 жылдан салықтар бойынша жеңілдіктер кем емес алуға бухгалтерияға ұсынылатын анықтамалар және басқалары
75. Дебиторлық берешек, жетіспеу. ҚБД (1) (1)5 жылдан шіліктер, ұрлау жөніндегі кем емес құжаттар (анықтамалар,
76. Негізгі қорларды (активтерді) Тұрақты қайта бағалау туралы құжаттар (хаттамалар, актілер, есептер)
77. Негізгі құрал-жабдықтарды Тұрақты (активтерді) қайта бағалау және тозуын анықтау актілері,
78. Үйлердің(1), ғимараттардың(1) 5 жыл(2) (1)Үйлердің, және жабдықтардың паспорттары ғимараттардың паспорттары - мемлекеттің қорғауындағы ескерткіштері - (2)Негізгі құрал- жойылғаннан кейін
79. Құжаттамалық ревизия және 5 жыл бақылау-ревизиялық жұмыстарын жүргізу туралы құжаттар (жоспарлар, есептер, жазысқан хаттар)
80. Ұйымның қаржы-шаруашылық 5 жыл(1) (1)Даулар, қызметіне құжаттамалық ревизия келіспеушіліктер, жасау актілері және оларға тергеу және қоса берілетін құжаттар сот істері туындаған жағдайда
- түпкілікті шешім
81. Кассаны, салықтардың алыну 5 жыл дұрыстығын тексеру актілері
82. Шарттар, келісімдер (шаруашылық, 5 жыл (1) (1)шарттардың, операциялық, еңбек) келісімдердің мерзімі өткеннен Қазақстан Республикасы Қаржы нарығын және қаржы ұйымдарын реттеу мен қадағалау агенттігі Басқармасының «Сақтандыру ұйымының сақтандыру қызметін жүзеге асыруына қойылатын та- лаптарды, оның ішінде сақтандыру нарығының қатысушыларымен өзара қарым-қатынастары жө- ніндегі талаптарды және сақтандыру агентінің делдалдық қызметті жүзеге асыруына өкілеттікте- рін бекіту туралы» 2010 жылғы 1 наурыздағы № 25 қаулысына сәйкес жасалған сақтандыру (қай- та сақтандыру) шарттарының тізілімі (Нормативтік құқықтық актілерді мемлекеттік тіркеу тізілі- мінде № 6164 тіркелген)
*Сақтандыру
(қайта сақтан- дыру) шартта- рының тізілі- міндегі соңғы сақтандыру дыру) шарты- ның қолданылу мерзімі аяқтал- ғаннан кейін Материалдық жауапкершілік шарттары (1) Материал- дық жауапты адам қызмет- тен босағаннан Әкімшілік-шаруашылық мәселелер бойынша жазысқан хаттар Қол қою үлгілері (материалдық жауапты тұлғалардың)
(1)Материал- 5-тарау. Еңбек ресурстарын пайдалану мәселелері Еңбек, қызметкерлердің саны, олардың ауысуы бойынша - жылдық есептер Тұ- рақ- ты Еңбек ресурстарының болуын, қозғалысын, жиынтығын, пайдалануды есепке алу бойынша құ- жаттар (анықтамалар, ақпарлар, ведомостер)
ЭПК
Бекітілген жылдық еңбекақы төлеу қорлары Жалақы төлеу, сыйлықақы есептеу мөлшерін ретке келтіру және белгілеу жөнінде жазысқан хат- тар Сыйлықақы беру туралы құжаттар (анықтамалар, тізімдер, жазысқан хаттар)
Еңбекақы төлеудің әр түрлі нысанын , лауазымдық еңбекақы белгілеу, тариф желісін қолдану, ең- бекақы төлеу қорын реттеу және жұмсау туралы жазысқан хаттар 6-тарау. Кадрлармен жұмыс жүргізу
93. Ұйымның алқалық органдарындағы 5 жыл қызметкерлер құрамы туралы анықтамалар
94. Жеке істер құрамына кірмеген жеке 3 жыл құрам бойынша бұйрықтардың құжаттары (кадрларды есепке алу парақтары, ұсыну өтініштері,
95. Жеке істер (өтініштер, 75 жыл - "Ж"
өмірбаяндар, жұмысқа қабылдау, ЭПК орнын ауыстыру, іссапарға жіберу, жұмыстан шығару, алғыс білдіру туралы бұйрық.
тардың көшірмелері және үзінді көшірмелері, пікірлер, мінездемелер, қызметкерлерді есепке алу жөніндегі парақтар, жеке еңбек шарттары, келісім- шарттар, қызметкерлердің келісімдері, аттестациялау парақтары, аттестацияны өткізу және біліктілікті
96. Кадрларды қабылдау, бөлу, 3 жыл ауыстыру, есепке алу туралы
97. Қосып қызмет атқаратындардың жеке іс қағаздары (адамдарды есепке алу, қабылдау, ауыстыру және жұмыстан шығару карточкасы):
1) Қазақстан Республикасының 75 жыл - "Ж"
зейнетақы заңнамасына сәйкес ЭПК қосып қызмет атқару зейнета.
қысының мөлшеріне әсер ететін
2) негізгі қызмет орны бойынша 5 жыл толық лауазымды жалақысы (мөл.
шерлемесі) бар қызметкерлер
98. Шетелге іссапарға жіберілген қызметкерлердің (сауалнамалар, мінездемелер, өмірбаяндар, анықтамалар, жеке құжаттардың көшірмелері, іссапарға жіберу туралы бұйрықтардың көшірмелері):
1) шетелге барушылар 45 жыл
2) шетелге бармағандар 5 жыл
99. Қызметкерлердің жеке карточкалары 75 жыл - "Ж"
(оның ішінде уақытша ЭПК қызметкерлердің)
100. Жеке іс қағаздары құрамына 3 жыл кірмеген құжаттар (кадр есебі жөніндегі парақтар, анық.
тамалар, анықтамалардың көшірмелері, кету парақтары)
101. Жұмысқа алынбаған адамдардың 1 жыл құжаттары (кадр есебі жөніндегі парақтар, сауалнамалар, өмірбаяндар, өтініштер)
102. Дербес мөлшерлемелерді, еңбек. 15 жыл (1)Жалақыны ақыларды, үстемеақыларды, белгілеу және өзгерістер туралы бұйрықтар өзгерту жөнінде туралы құжаттар (ұсыныстар, бұйрықтар жоқ өтініштер, сауалнамалар, болған кезде - 50 актілер) жыл ЭПК (50 ж.)
103. Дербес ставкаларды, жалақыларды, 3 жыл үстемеақыларды белгілеу жөніндегі жазысқан хаттар
104. Қызметкерлердің тізімі 75 жыл (штаттық-тізімдік құрам)
105. Дербес мөлшерлемелер және 10 жыл (1) (1) Жеке шоттар еңбекақы алатын адамдардың жоқ болған кезде тізімдері - 50 ж.
106. Түпнұсқалық жеке құжаттар Талап (1)Талап етілмеген (дипломдар, аттестаттар, еткенге еңбек кітапшалары еңбек кітапшалары(1)) дейін. - қызметкерлер Талап зейнеткерлік етілме. жасқа жеткеннен гендері кейін 10 жыл жылдан
107. Еңбек кітапшаларын, жеке еңбек 75 жыл шарттарын, қызметкерлермен жасасқан келісімдер мен келісім- шарттарды есепке алу журналы
108. Әскери міндеттілерді есепке алу 3 жыл (1) (1)Қызметтен картотекалары, карточкалары босатылғаннан
109. Іссапарға жіберілген адамдарды есепке алу журналдары (кітаптары), тізімдері, картотекалары:
1) Қазақстан Республикасы бойынша 3 жыл
2) шетелдік 5 жыл
110. Іссапар куәліктерін беруді 3 жыл есепке алу журналдары (кітаптары)
111. Еңбек демалыстарын есепке алу 3 жыл журналдары (кітаптары)
112. Еңбек демалысын беру кестелері, 1 жыл еңбек демалысын пайдалану жөнінде өтініштер, ақпарлар, жазысқан
113. Оқу демалысын беру туралы 3 жыл (1) (1) Оқу орнын өтініштер аяқтағаннан
114. Еңбекақы, жұмыс стажы, жұмыс 3 жыл орны туралы анықтама беруді есепке алу кітаптары
115. Еңбекке жарамсыздық парақтары, 5 жыл еңбекке жарамсыздық парақтарының түбіршектері 7-тарау. Сақтандыру рыногы
116. Сақтандыру және басқа рұқсат Тұрақты етілген қызметті жүзеге асыруға лицензия алу үшін лицензиарға ұсынылған құжаттар (қаржы құжаттары, ішкі аудит (бақылау)
туралы ереже, есеп саясаты, экономикалық негіздеме, ішкі регламент)
117. Ұйымның басшы қызметкерлер Тұрақты лауазымына кандидатураларды келісу үшін сақтандыру қызметін реттеу және қадағалау жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органға ұсынылған құжаттар (өтініштер, сауалнамалар, жеке құжаттардың көшірмелері, бұйрықтар, хаттаманың үзінді көшірмесі)
118. Сақтандыру (қайта сақтандыру) 5 жыл ұйымдарымен делдалдық қызмет көрсетуге арналған шарттар
119. Делдалдық қызмет көрсетуге Тұрақты арналған шарттар бойынша
120. Делдалдық қызмет көрсетуге Тұрақты арналған шарттарды тіркеу кітабы
121. Сақтандыру (қайта сақтандыру) 5 жыл көрсетуге арналған шарттарды тіркеу кітабы Қысқартулар тізімі:
ҚБД - қажетті болғанға дейін СТК - жеке істер құрамында сақталады ЭПК - осы белгі мынаны білдіреді, яғни осы құжаттардың бөлігі ғылыми-тарихи мәнді болуы мүмкін және белгіленген тәртіппен мемлекеттік мұрағатқа берілуі тиіс 75 жыл "Ж" ЭПК - осындай сақтау мерзімі белгіленген құжаттар үшін сақтау мерзімін есептеу істің аяқталу сәтіндегі адамның жасын ("Ж" әрпімен белгіленген) ескеріп жасалады. Оның аяқталуына байланысты іс қағаздарының сақталу ұзақтығын іс жүргізуші 75 жылдың "Ж" әртүрлілігіне теңгеруі тиіс, мұнда "Ж" - іс аяқталу сәтіндегі адамның жасын білдіреді 3-қосымша Ескерту: 3-қосымшамен толықтырылды - ҚР Қаржы нарығын және қаржы ұйымдарын реттеу мен қадағалау агенттігі Басқармасының 2006 жылғы 27 мамырдағы N 113 қаулысымен (қолданысқа енгізу тәртібін 2-тармақтан қараңыз) .
Актуарийлер қызметінде жасалатын құжаттар тізбесі (сақтау мерзімін көрсетіп)
Бап
Құжаттар түрі
Құжаттарды сақ-
Ескер-
N тау ту
Жеке кәсіпкер ретіндегі актуарийдің тіркеу құжаттары Тұрақты Қызметті жүзеге асыруға құқық беретін лицензиялар Қайтарып алғанға Актуарлық есеп айырысулар туралы мәліметтер Сақтандыру резервтері бойынша:
5 жыл
1) жылдық
2) жарты жылдық
3) айлық есептер
Ірі мәмілелер бойынша:
2) айлық есептер
Шығындылыққа байланысты:
Сақтандыру (қайта сақтандыру) ұйымдарымен жасасқан шарттарды тіркеу журналдары Сақтандыру (қайта сақтандыру) ұйымдарымен актуарлық есеп айырысу үшін жасасқан шар- ттарды тіркеу журналы 4-қосымша Ескерту: 4-қосымшамен толықтырылды - ҚР Қаржы нарығын және қаржы ұйымдарын реттеу мен қадағалау агенттігі Басқармасының Кәсіпкерлік қызметті жүзеге асыратын сақтандыру агенттерінің қызметінде жасалатын құжаттар тізбесі Кәсіпкерлік қызметті жүзеге асыратын сақтандыру агентінің тіркеу құжаттары Қатаң есепті бланктердің есебін жүргізу журналдары (кітаптары), ведомостері Сақтандыру (қайта сақтандыру) ұйымдарындағы қатаң есепті бланктерді қабылдау-өткізу актілері Сақтандыру (қайта сақтандыру) ұйымдарымен делдалдық қызмет көрсету үшін жасалған шарттар Делдалдық қызмет көрсету үшін жасалған шарттар бойынша деректер базасы Делдалдық қызмет көрсету үшін жасалған шарттарды тіркеу кітабы Қызметті шарт талаптары бойынша жүзеге асыратын сақтандыру агенттерінің жеке шоттары 75 жыл - "Ж"
Шоттарды, касса ордерлерін, сенімхаттарды, төлем тапсырмаларын тіркеу журналдары, кітаптары Сақтандыру шарттары, сақтандыру шарттарының деректерінің өзгеруіне әсер ететін құжаттар Сақтандыру шарттары бойынша деректер базасы Сақтандыру сыйлықақыларының түсуін растайтын бастапқы құжаттар 75 жыл "Ж" ЭПК - осындай сақтау мерзімі белгіленген құжаттар үшін сақтау мерзімін есептеу істің аяқталу сәтіндегі адамның жасын байланысты іс қағаздарының сақталу ұзақтығын іс жүргізуші 75 жылдың "Ж" әртүрлілігіне теңгеруі тиіс, мұнда "Ж" - іс аяқталу сәтіндегі

На русском языке:
Қазақстан Республикасының Ұлттық Банкі Постановление Правления Национальный Банк Республики Казахстан Национального Банка Республики Казахстан от 14 июня 2001 года N
224. Зарегистрировано в Министерстве юстиции Республики Казахстан 30 июля 2001 года N 1592. Утратило силу постановлением Правления Агентства Республики Казахстан по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций от 27 декабря 2010 года № 182 Об утверждении Инструкции по документированию, управлению документацией и хранению документов профессиональными участниками страхового рынка и страховыми агентами, осуществляющими предпринимательскую деятельность
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по документированию, управлению документацией и хранению документов профессиональными участниками предпринимательскую деятельность и ввести ее и настоящее постановление в действие по истечении четырнадцати дней со дня государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан.
2. Департаменту банковского и страхового надзора (Мекишев А.А.):
1) совместно с Юридическим департаментом (Шарипов С.Б.) принять меры к государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан настоящего постановления;
2) в десятидневный срок со дня государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан довести настоящее постановление до сведения заинтересованных подразделений центрального аппарата, территориальных филиалов Национального Банка Республики Казахстан и страховых (перестраховочных) организаций.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Председателя Национального Банка Республики Казахстан Марченко Г.А.
Председатель
Национального Банка
Согласована
Протокол Центральной экспертно- проверочной комиссии Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 30 марта 2001 года N 3 Утверждена Постановлением Правления от 14 июня 2001 года N 224 Инструкция по документированию, управлению документацией и хранению документов профессиональными участниками страхового рынка и страховыми агентами, осуществляющими предпринимательскую деятельность Сноска. В название Инструкции внесены изменения постановлением Правления Агентства РК по регулированию и надзору фин. рынка и фин.
организаций от 27 мая 2006 года N 113 (вводится в действие по истечении 14 дней со дня гос. регистрации).
Глава 1. Общие положения
1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Законами Республики Казахстан " О Национальном архивном фонде и архивах", " О страховой деятельности ", " О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" и определяет порядок документирования, управления документацией и хранения документов в страховых (перестраховочных) организациях, страховых брокерах и страховых агентах - юридических лицах (далее - организация), актуариях и страховых агентах - физических лицах.
2. В целях выполнения установленных законодательством требований по обеспечению правильного документирования, управления документацией и хранения документов организация обязана утвердить внутреннюю Инструкцию по делопроизводству, по согласованию с соответствующим центральным государственным республиканским архивом или местным уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией (далее - органы управления и ведения архивным делом).
Работники организации должны быть ознакомлены с ее внутренними правилами документирования, управления документацией и хранения документов.
3. Основные требования к документированию, управлению документацией и хранению документов определяются нормативными правовыми актами уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.
4. Работа по текущему контролю за документированием, управлением документацией и хранению документов в организации (филиале и представительстве) возлагается на ее делопроизводственную службу либо на конкретное должностное лицо.
5. При смене руководителя делопроизводственной службы или должностного лица, ответственного за состояние делопроизводства в организации, дела и документы передаются вновь назначенному лицу по соответствующему акту.
6. Для временного хранения документов, образованных в деятельности организации (филиале и представительстве), их учета и использования в практических целях создается ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства).
7. Законченные делопроизводством документы и дела, образованные в деятельности организации, подлежат временному хранению в ведомственном (частном) архиве организации (филиала и представительства) в соответствии со сроками, установленными настоящей Инструкцией. По истечении установленных уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан сроков временного ведомственного (частного) хранения документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, подлежат передаче в упорядоченном виде на постоянное государственное хранение в соответствующий государственный архив.
8. Порядок документирования и управления документацией в организации осуществляется согласно требованиям Типовых правил документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан, утвержденных приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года N 33. См.
V095834 <*>
Сноска. В пункт 8 внесены изменения - постановлением Правления Агентства РК по регулированию и надзору фин.рынка и фин. организаций от 30 сентября 2005 года N 356 (вводится в действие по истечении 14 дней со дня гос.
регистрации в МЮ РК).
9. Методическую, консультативную и практическую помощь в обеспечении деятельности делопроизводственных и архивных служб организаций (их филиалов и представительств) осуществляют согласно двусторонним договорам с соответствующими органами управления и ведения архивным делом.
Глава 2. Документирование и управление документацией
10. Документирование деятельности организации предполагает строгое выполнение ею установленных законодательством требований к реквизитам и бланкам документов, правильному их составлению и унификации.
Состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется с учетом особенностей ее правового статуса, решаемых задач и функций.
11. Для правильного распределения документов в дела в соответствии с их классификацией, обеспечения оперативного поиска документов и учета дел организация (филиалы и представительства) составляют индивидуальную номенклатуру дел (далее - номенклатура дел), подлежащую обязательному согласованию с местными государственными органами по архивам.
12. Общие вопросы документооборота в деятельности юридических лиц устанавливаются законодательством P920562_ .
13. Порядок обработки поступающих (входящих) и отправляемых (исходящих) документов, работы с внутренними документами, регистрации и исполнения документов определяется организацией с учетом требований уполномоченного государственного органа по управлению архивами и
14. Функционирование системы электронного документооборота в организации предполагает необходимость принятия по этому вопросу отдельного внутреннего нормативного документа, предусматривающего следующие принципы:
1) наличие в организации достаточного уровня программных и технических средств компьютерной обработки данных, автоматизированных систем управления электронными формами документов и электронной почтой;
2) однократность регистрации электронного документа;
3) признание достоверности электронной цифровой подписи только при наличии в информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию данной подписи;
4) обеспечение непрерывной технологии документооборота от ввода документа в систему до помещения его в дело (передачи на хранение).
15. С момента заведения и до передачи в ведомственный (частный)
архив организации (филиала и представительства) документы хранятся по месту их формирования в дела, либо в порядке централизованного хранения дел в делопроизводственной службе организации.
16. Руководители филиалов и представительств (структурных подразделений) и сотрудники организации, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в шкафах и столах, элеваторных картотеках, обеспечивающих полную сохранность документов.
Электронные документы могут храниться в серверах, которые обеспечивают их физическую сохранность, аутентичность электронной информации.
17. В целях повышения оперативности поиска документов дела должны располагаться в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, которая помещается на видном месте в соответствующем структурном подразделении. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре дел. Хранить дела в рабочих столах запрещается.
18. Выдача дел во временное пользование сторонним организациям производится с разрешения руководителя организации (филиала и представительства). На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Дела, не законченные делопроизводством, выдавать сторонним организациям запрещается.
19. Изъятие документов из дел постоянного хранения (в т.ч. по предписаниям специальных государственных органов) допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.
20. Хранение документов в персональном компьютере осуществляют в виде файлов, по принципу один документ - один файл.
21. Все сроки хранения, принятые в бумажном делопроизводстве, действительны для электронных архивов. Электронные документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, электронные документы по личному составу, электронные документы с отметкой "ЭПК", проставленной в номенклатуре дел, хранятся и на бумажной основе (электронные аналоги при поступлении на государственное хранение в соответствующий орган управления и ведения архивным делом рассматриваются как страховые копии документов на бумажной основе). Документы на бумажной основе должны быть с необходимыми подписями и печатями.
22. Мероприятия по обеспечению оперативного хранения документов в структурных подразделениях организации (филиалах и представительствах)
определяются с учетом требований настоящей Инструкции.
Глава 3. Номенклатура дел и основные требования к формированию дел в организации
23. Номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в определенном календарном году в делопроизводстве организации (филиале и представительстве) в соответствии с выполняемыми ею заданиями и функциями.
24. При разработке номенклатуры дел используют:
1) предыдущие утвержденные номенклатуры дел;
2) утвержденные типовые перечни документов с указанием сроков хранения;
3) нормативные правовые акты и методические документы, разработанные уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.
25. В номенклатуру дел не включаются наименования печатных изданий.
26. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
1) название вида дела (в том числе переписка, журналы) или разновидности документов (в том числе приказы, протоколы);
2) название организации или соответствующего структурного подразделения (автор документа);
3) название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы;
4) краткое содержание документов дела;
5) даты (период), к которым относятся документы дела;
6) указание на наличие копий документов дела.
27. Заголовок дела должен отражать основное содержание и состав документов дела.
Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
28. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
29. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, за (на) который составлены планы (отчеты).
30. Номенклатура дел организации состоит из следующих разделов:
1) высший орган организации - общее собрание акционеров;
2) коллегиальные органы (за исключением исполнительного органа) - совет директоров и ревизионная комиссия;
3) исполнительный орган - правление (его структурные подразделения в соответствии с утвержденным штатным расписанием).
Номенклатура дел филиалов и представительств организации разрабатывается в соответствии с утвержденным штатным расписанием филиала и представительства.
31. Заголовки дел в номенклатуре дел в каждом структурном подразделении исполнительного органа, филиале и представительстве организации обязательно должны включать следующее:
1) нормативные правовые акты уполномоченного государственного органа по регулированию и надзору за страховой деятельностью;
2) предписания (поручения, задания) различных государственных органов и документы по их исполнению;
3) учредительные и иные регистрационные документы организации (уставы, положения о структурных подразделениях организации, регистрационные формы), регламент работы организации (при наличии);
4) распорядительные документы организации (в том числе постановления, приказы, распоряжения);
5) инструкции (производственные, типовые, должностные);
6) плановая документация (перспективные, среднесрочные, годовые, квартальные, месячные, планы, сметы расходов, штатные расписания);
7) отчетная документация (сводные, годовые и с большей периодичностью, квартальные, месячные, оперативные);
8) документы по основной деятельности;
9) переписка;
10) учетно-регистрационные документы (в том числе журналы, книги, картотеки, карточки);
11) номенклатура дел (организации, структурного подразделения исполнительного органа, филиала или представительства).
32. Для копий документов, образованных в деятельности организации (в том числе приказы, распоряжения, инструкции, протоколы), проставляется срок хранения "До минования надобности".
33. Отметка "ЭПК" означает, что в данном деле возможно образование документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда, и при проведении экспертизы ценности дело должно быть просмотрено полистно на предмет включения его в опись дел постоянного хранения.
34. Оформленная, утвержденная в установленном порядке, согласованная и одобренная номенклатура дел должна состоять из:
1) титульного листа с указанием официального наименования и ведомственного подчинения организации, наименования номенклатуры дел, даты и места составления;
2) перечня наименований соответствующих структурных подразделений организации с указанием их номеров индексов по номенклатуре дел;
3) списка сокращенных слов с их расшифровкой (в строго в алфавитном порядке);
4) основной описательной части номенклатуры дел;
5) итоговой записи к номенклатуре дел.
35. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При этом запрещается группировать в дела черновые и дуплетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.
36. Номенклатура дел составляется в последнем квартале предшествующего года и после его согласования (утверждения) в установленном порядке с соответствующим органом управления и ведения архивным делом вводится в действие с 1 января. Действие номенклатуры дел определяется пятилетним сроком, в течение которого она ежегодно перепечатывается и утверждается с учетом изменений в составе документов. В случае изменений в структуре организации (филиала и представительства) номенклатура дел пересоставляется вновь и подлежит утверждению и согласованию в установленном порядке.
37. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
1) документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
2) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
3) каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией, и иметь необходимые реквизиты;
4) группировать в дело документы одного календарного года (за исключением личных дел и переходящих дел);
5) дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров;
6) документы внутри дела располагают в соответствии с последовательностью освещения вопроса (в хронологическом порядке, по решаемым проблемам) или вначале дела помещают инициативный документ, затем - ответный и иные документы, освещающие решение вопроса.
38. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
39. Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
40. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
41. Утвержденные планы, отчеты, лимиты, сметы и другие документы формируются отдельно от их проектов.
42. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
43. Обращения граждан и документы по исполнению по вопросам работы организации, фактов коррупции и другим важным вопросам, определенным государством, группируются раздельно от обращений граждан по личным и вопросам, непосредственно не относящимся к деятельности организации.
44. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности.
45. Документы на электронных носителях группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
46. Обложка дела должна содержать следующие реквизиты:
1) официальное наименование организации (филиала и представительства);
2) наименование населенного пункта;
3) наименование (заголовок) дела, его индекс по номенклатуре дел;
4) срок хранения дела;
5) количество листов в деле (заполняется после окончания дела делопроизводством).
47. В необходимых случаях (в делах, содержащих конфиденциальную информацию, личных делах, проектно-сметной документации) в дело вкладывается внутренняя опись документов.
48. При подготовке дел к передаче на хранение в ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства) или на государственное хранение проводится экспертиза ценности документов.
Экспертизой ценности документов называется процесс определения сроков хранения документов и отбора их на ведомственное (частное) или государственное хранение на основании установленных уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан принципов и критериев.
49. В ходе экспертизы ценности дела постоянного хранения, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:
1) подшивку или переплет дела;
2) нумерацию листов дела;
3) составление листа-заверителя дела;
4) составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
5) оформление реквизитов обложки дела.
50. Экспертиза ценности документов осуществляется специально определенными работниками структурных подразделений организации (филиалов и представительств) и постоянно действующей экспертной комиссией, создаваемой исполнительным органом организации (филиалами и представительствами) с включением, при необходимости, в ее состав работников соответствующих органов управления и ведения архивным делом. Положение об экспертной комиссии организации (филиала и представительства) в обязательном порядке подлежит согласованию с соответствующим органом управления и ведения архивным делом.
Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются руководителем исполнительного органа организации (филиалов и представительств).
К обязательному рассмотрению экспертной комиссии организации, относятся следующие вопросы:
1) об одобрении проектов конкретной, типовой и примерной номенклатур дел;
2) об одобрении описей дел постоянного хранения и по личному составу;
3) об одобрении актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
4) о состоянии делопроизводства и архивного хранения в организации (филиалах и представительствах);
5) об инициировании в установленном порядке предложений по изменению (установлению) сроков хранения отдельных категорий документов, установленных (не предусмотренных) "Перечнем документов, образующихся в деятельности страховых и перестраховочных организаций (с указанием сроков хранения)", прилагаемым к настоящей Инструкции (далее - Перечень);
6) об одобрении графиков передачи дел в ведомственный (частный)
архив организации (филиала и представительства) или на государственное хранение.
51. Результаты экспертизы ценности документов оформляются в виде:
1) описи дел постоянного хранения, утверждаемой руководителем исполнительного органа организации (руководителем филиала и представительства) и соответствующим органом управления и ведения архивным делом;
2) описи дел по личному составу, утверждаемой руководителем исполнительного органа организации (филиала и представительства) и согласовываемого с соответствующим органом управления и ведения архивным
3) акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаемого руководителем исполнительного органа организации (филиала или представительства) и рассматриваемого соответствующим органом управления и ведения архивным делом;
4) справки о неполноте документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, утверждаемого руководителем исполнительного органа организации (филиала и представительства) и представляемого в соответствующий орган управления и
52. В конце заверенных делопроизводством дел постоянного хранения и по личному составу должны подшиваться на отдельном листе заверительные надписи с указанием в цифровом и буквенном выражениях количества пронумерованных листов, подписи и расшифровки подписи.
53. Дополнительные реквизиты (номера фонда, описи, дела)
проставляются после завершения экспертизы ценности.
54. Передача дел из структурных подразделений исполнительного органа организации в ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства) производится через два года на третий.
Глава 4. Временное хранение документов в ведомственном (частном) архиве организации
55. Порядок временного хранения документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан и их страховых копий в ведомственном (частном) архиве организации (филиала и представительства), устанавливается уполномоченным государственным органом по управлению
56. Ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства) осуществляет хранение документов на бумажной, электронной основах и на пленочных носителях, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, дел по личному составу и дел временного срока хранения.
57. Электронные документы на внешних и внутренних магнитных носителях (в т.ч. дискетах, магнитных лентах) подлежат хранению в упакованном и опечатанном виде, с указанием сведений о лицах, ответственных за достоверность и качество передаваемых для учета и хранения магнитных носителей.
58. В целях обеспечения сохранности документов в ведомственном (частном) архиве организации (филиала и представительства) проводится следующий необходимый комплекс работ:
1) ведение учета документов;
2) создание оптимальных условий хранения документов;
3) соблюдение порядка выдачи дел из ведомственного (частного) архива организации (филиала и представительства);
4) проверка наличия и состояния дел;
5) обеспечение физико-химической сохранности документов.
59. Учету подлежат все хранящиеся в ведомственном (частном) архиве организации (филиала и представительства) документы, в том числе неописанные, страховые копии особо ценных документов, описи дел, и документы, образовавшиеся в деятельности других организаций. Основными учетными документами ведомственного (частного) архива организации (филиала и представительства) являются:
1) книга учета поступлений и выбытия документов - для постоянного учета хранимых документов;
2) книга учета поступлений и выбытия страхового фонда - для постоянного учета особо ценных документов;
3) описи дел - для поединичного и суммарного учета дел.
60. В целях создания оптимальных условий для сохранности документов руководство исполнительного органа страховой организации обеспечивает:
1) предоставление под ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства), в соответствии с объемом и составом хранящихся дел, отдельного здания (или части здания), либо помещения специально оборудованного (приспособленного) для хранения документов (далее - хранилище);
2) соблюдение мер пожарной безопасности хранилища;
3) установление в помещении и хранилище охранной сигнализации;
4) создание оптимального температурно-влажностного и светового режима хранения документов;
5) проведение регулярных профилактических мероприятий против появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли;
6) установление металлических стеллажей или деревянных, обработанных огнезащитным составом.
61. Порядок выдачи дел из хранилища, включая выдачу дел в читальный зал ведомственного (частного) архива организации (филиала и представительства)
или во временное пользование ее структурных подразделений, другим организациям либо на проведение работ по микрофильмированию и реставрации документов определяется внутренним документом организации, утверждаемым руководителем исполнительного органа организации, с учетом требований настоящей Инструкции. Дела выдаются из хранилища во временное пользование на срок, не превышающий 10 дней - для сотрудников структурных подразделений исполнительного органа страховой организации (филиалов и представительств) и 3 месяца - для других юридических лиц. По истечению установленных сроков при необходимости производится переоформление документов на выданные дела.
Выдача дел регистрируется в учетных документах.
62. В целях установления фактического наличия дел, внесенных в соответствующие описи, выявления дел, требующих консервационно- профилактической обработки и реставрации, исполнительным органом страховой организации (филиалами и представительствами) проводится проверка наличия и состояния документов и дел. Проверка документов Национального архивного фонда, включенных в описи дел постоянного хранения, производится не реже чем раз в 5 лет, дел по личному составу и документов временного хранения (свыше 10 лет) - не реже чем раз в 10 лет.
Единовременные внеочередные проверки наличия и состояния дел проводятся:
1) после перемещения дел в другое помещение (хранилище);
2) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших перемещение (эвакуацию)
дел или в связи с имевшимся фактом доступа в хранилище постороннего лица (лиц);
3) при смене руководителя ведомственного (частного) архива организации (филиала и представительства) или лица, ответственного за обеспечение хранения документов;
4) при реорганизации (ликвидации) организации, создании или упразднении ее филиалов и представительств.
Выявленные документы Национального архивного фонда с физическими дефектами основы (утрата частей документа, разрывы) или текста подвергаются специальной обработке: реставрации, дезинфекции, микрофильмированию, фотореставрации или копированию. Вне зависимости от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы, пораженные плесенью и насекомыми.
Глава 5. Указания по применению Перечня
63. Перечень (согласно Приложениям 1, 2, 3 и 4 к настоящей Инструкции) составлен в соответствии с требованиями нормативных правовых актов уполномоченного государственного органа по управлению архивами и Сноска. В пункт 63 внесены изменения постановлением Правления Агентства РК по регулированию и надзору фин. рынка и фин. организаций от 27 мая 2006 года N 113 (вводится в действие по истечении 14 дней со дня гос.
регистрации).
64. Перечень является основным документом, определяющим сроки хранения всего комплекса документов, в том числе содержащих конфиденциальную информацию, образующуюся в деятельности организации, ее филиалов и представительств, а также актуария и страхового агента.
Перечень служит основным пособием при составлении номенклатуры дел и проведении экспертизы ценностей документов и дел.
Сноска. В пункт 64 внесены изменения постановлением Правления Агентства РК по регулированию и надзору фин. рынка и фин. организаций от 27 мая 2006 года N 113 (вводится в действие по истечении 14 дней со дня гос.
65. В Перечне не даются конкретные заголовки дел, а лишь перечисляются категории и виды документов. Организация самостоятельно составляет номенклатуру дел. Для составления заголовков дел из Перечня берутся соответствующие наименования документов и формулировки вопросов, которые дополняются другими необходимыми элементами: указаниями автора, корреспондента, даты, сроков хранения и номеров статей.
Организация, актуарий и страховой агент самостоятельно составляют номенклатуру дел.
Сноска. В пункт 65 внесены изменения постановлением Правления Агентства РК по регулированию и надзору фин. рынка и фин. организаций от 27 мая 2006 года N 113 (вводится в действие по истечении 14 дней со дня гос.
66. (Пункт исключен постановлением Правления Агентства РК по регулированию и надзору фин. рынка и фин. организаций от 27 мая 2006 года N 113 (вводится в действие по истечении 14 дней со дня гос. регистрации).
67. (Пункт исключен постановлением Правления Агентства РК по регулированию и надзору фин. рынка и фин. организаций от 27 мая 2006 года N 113 (вводится в действие по истечении 14 дней со дня гос. регистрации).
68. При необходимости экспертная комиссия организации вправе вносить в установленном порядке предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов.
Изменение сроков хранения отдельных категорий документов, предусмотренных Перечнем, производится согласно решению соответствующего органа управления и ведения архивным делом.
69. Перечень построен по предметно-вопросному принципу и состоит из разделов, соответствующих основным вопросам деятельности организации, актуария и страхового агента.
Сноска. В пункт 69 внесены изменения постановлением Правления Агентства РК по регулированию и надзору фин. рынка и фин. организаций от 27 мая 2006 года N 113 (вводится в действие по истечении 14 дней со дня гос.
70. Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
71. Введенный в Перечень срок "до минования надобности" относится, в основном, к организационно-распорядительной документации и означает, что документация имеет ограниченное практическое значение.
Глава 6. Хранение документов при прекращении деятельности организации
72. При добровольной ликвидации (реорганизации) организации решение о месте дальнейшего хранения ее документов принимает ликвидационная комиссия (иной уполномоченный орган) по согласованию с соответствующим органом управления и ведения архивным делом.
73. Ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий) организации, деятельность которой прекращается в добровольном или принудительном порядке, обязана обеспечить все требования, предъявляемые к юридическим лицам по вопросам правильного учета и сохранности документов, в том числе, связанных с деятельностью ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего).
Ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий) организации после принятия в установленном законодательством порядке дел и документов ликвидируемой организации должны назначить лицо, ответственное за обеспечение хранения документов организации.
74. При изменении состава ликвидационной комиссии организации прием-передача дел и документов, подлежащих хранению, новому составу ликвидационной комиссии (ее отдельным членам) производится в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
75. Ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий) в период своей деятельности обеспечивает выполнение задач и функций, возложенных ранее на экспертную комиссию ликвидируемой организации.
76. При ликвидации организаций, не имеющих правопреемника, органы, зарегистрировавшие их, обязаны принять меры по сохранности документов, имеющих значение для истории и культуры Республики Казахстан, социально- правовой защиты граждан и совместно с соответствующими органами управления и ведения архивным делом определить порядок их дальнейшего хранения.
77. Документы принудительно ликвидируемой организации, подлежащие постоянному хранению, должны быть надлежащим образом оформлены и переданы на хранение в соответствующий орган управления и ведения архивным делом на основании судебного постановления.
Перед передачей документов ликвидируемой организации на архивное хранение проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества обработки документов. Передача документов осуществляется по описям и оформляется соответствующим актом.
Если состояние и качество обработки документов ликвидируемой организации не отвечают предъявляемым требованиям, то ликвидационная комиссия организации обязана обеспечить их упорядочение.
78. Расходы по организации хранения документов ликвидируемой организации, в том числе по решению суда, производятся за счет средств В случае отсутствия у принудительно ликвидируемой организации средств для передачи дел и документов на архивное хранение место их постоянного хранения определяется судом.
79. Сведения о сдаче дел и документов организации на временное и/или постоянное хранение в соответствующий орган управления и ведения архивным делом указываются в отчете ее ликвидационной комиссии.
Глава 7. Заключительные положения
80. Ответственность за нарушение установленного законодательством порядка оформления учета и хранения документов определяется законодательными актами.
81. Вопросы, не урегулированные настоящей Инструкцией, подлежат разрешению в соответствии с нормами законодательства Республики Казахстан Z980326_ Z000126_ Z952732_ Р920562_ .
Приложение 1 к
Инструкции по документированию, управлению документацией и хранению документов профессиональными участниками страхового рынка и страховыми агентами, осуществляющими предпринимательскую Сноска. В приложение внесены изменения - постановлением Правления Агентства РК по регулированию и надзору фин.рынка и фин. организаций от 30 сентября 2005 года N 356 (вводится в действие по истечении 14 дней со дня гос.
регистрации в МЮ РК); от 27 мая 2006 года N 113 (вводится в действие по истечении 14 дней со дня гос. регистрации).
Перечень документов, образующихся в деятельности страховых и перестраховочных организаций (с указанием сроков хранения)
N ! Вид документов ! Срок хранения ! Примечание ста! ! документов !
тьи! !______________________!
! !в исполни-!в филиалах !
! !тельном !и предста- !
! !органе ст-!вительствах!
! !раховой и !организации!
! !перестра- ! !
! !ховочной ! !
! !организа- ! !
! !ции (да- ! !
! !лее - орга! !
! !низация) ! !
1. Вопросы системы управления
1.1. Распорядительная деятельность
1. Законы РК и иные законодательные акты, Указы и иные акты Президента РК, постановления (распоряжения Премьер-Министра) Правительства РК а) касающиеся деятельности Постоянно ДМН организаций б) направленные для сведения и руководства ДМН ДМН
2. Поручения Администрации Президента Постоянно - РК, Канцелярии Премьер-Министра РК, центральных исполнительных органов, документы по их исполнению
3. Приказы, указания центральных исполнительных органов:
б) направленные для сведения и руководства ДМН ДМН
4. Нормативные правовые акты и методические рекомендации уполномоченного государственного органа по регулированию и надзору за деятельностью организаций:
а) касающиеся деятельности Постоянно ДЗН и руководства ДМН ДЗН
5. Нормативные правовые акты органов местного государствен- ного управления:
б) направленные для сведения ДМН ДМН и руководства
6. Проекты нормативных правовых актов; документы по их разработке. Заключения на проекты нормативных правовых актов:
а) по месту разработки Постоянно - б) в других организациях ДМН ДМН
7. Распорядительные документы Постоянно ДМН высшего органа организации
8. Протоколы собраний (заседаний) Постоянно ДМН высшего органа организации, ее коллегиальных органов и документы к ним
9. Приказы и распоряжения организации:
а) по основной деятельности Постоянно ДМН б) о приеме, переводе, поощрении, 75 лет ДМН премировании, увольнении, длительных командировках рабочих и служащих (по указанным вопросам издаются приказы, распоряжения)
в) о предоставлении отпусков, 5 лет 5 лет взысканиях, командировках работников г) по административно- 5 лет 5 лет хозяйственным вопросам
10. Протокол и стенограммы Постоянно Постоянно производственных совещаний у руководства исполнительного органа организаций
11. Правила, положения, инструкции, Постоянно До замены методические указания, новым рекомендации, разработанные организацией
12. Проекты внутренних документов; 3 года 3 года После документы (заключения, утверждения предложения, справки, докладные записки) по их разработке
13. Переписка о разработке, 3 года 3 года применении и разъяснении правил, инструкций, инструктивных и методических указаний, рекомендаций
1.2. Контроль
14. Документы (доклады, докладные записки, справки, акты, заключения, отчеты, возражения)
ревизий и проверок деятельности организаций, проводимых уполно- моченными государственными органами, внешним и внутренним аудитом:
а) по месту проверки и проверя- Постоянно 5 лет ющей организации б) в других организациях 5 лет -
15. Журналы учета проведенных ревизий, 5 лет 5 лет проверок и контроля за выполнением их решений
16. Документы (докладные записки, 5 лет 5 лет отчеты, справки, переписка) о ЭПК выполнении предложений по результатам проверок, ревизий
17. Обращения граждан:
а) содержащие предложения по Постоянно Постоянно улучшению деятельности организации, ее филиалов и представительств по устранению недостатков, о фактах коррупции б) второстепенного и личного 5 лет 5 лет характера
18. Журналы регистрации обращений 5 лет 5 лет граждан
19. Переписка о проверке обращений 5 лет - граждан ЭПК
1.3. Организационные основы управления
20. Учредительные и регистрационные Постоянно ДМН документы (учредительные договоры, уставы, положения, регистрационные свидетельства, свидетельства о присвоении РНН) организации, ее филиалов и представительств
21. Лицензии на право осуществления До отзыва - деятельности
22. Положения о структурных Постоянно Постоянно подразделениях исполнительного органа организации, ее филиалов и представительств
23. Проекты положений, уставов; 3 года - После документы (справки, докладные утверждения записки, предложения) по их разработке
24. Штатные расписания исполнитель- Постоянно ДМН ного органа организации, ее филиалов и представительств и изменения к ним
25. Приемо-сдаточные акты, составленные при:
а) при смене руководителей Постоянно - исполнительного органа организации, б) ответственных исполнителей и 5 лет 5 лет секретарей
26. Документы (программы, тексты Постоянно - Аудиовизу- выступлений, статей, интервью, альная стенограммы пресс-конференций, документация пресс-релизы, реклама и другая передается информация) по освещению в на государ- средствах массовой информации ственное деятельности организации хранение через 3 года
27. Должностные инструкции 5 лет 5 лет работников исполнительного органа замены новыми организации, ее филиалов и представительств, распределение функциональных обязанностей
28. Перечень сведений, составляющих Постоянно - конфиденциальные сведения
1.4. Правовое обеспечение управления
29. Переписка по правовым вопросам 5 лет ЭПК
30. Правовые заключения по 5 лет - После юридическим и конфликтным делам вынесения окончатель- ного решения
31. Судебные дела (исковые заявления, 5 лет - После доверенности, претензии, справки, вынесения копии решений суда и другие окончатель- материалы) и переписки о ведении ного этих дел решения
1.5. Документационное обеспечение управления и ведомственное (частное) хранение документов
32. Номенклатуры дел: Несогласо- а) организации Постоянно Постоянно ванные-ДМН б) структурных подразделений исполнительного органа организации 5 лет 5 лет (филиалов и представительств)
33. Карточки (журналы) регистрации: Хранятся а) приказов, указаний, Постоянно ДМН в исполни- распоряжений, правил, инструкций, тельном положений, уставов органе орга- б) поступающих и отправляемых 3 года 3 года низации.
документов, в т.ч. по электронной Подлежат почте передаче в государствен- ный архив, если могут быть исполь- зованы в качестве научно- справочного аппарата к документам
34. Журналы (книги), ведомости учета 3 года 3 года бланков строгой отчетности
35. Перечень документов, образующихся Постоянно До замены в деятельности страховых и новым
36. Описи дел После а) постоянного срока хранения Постоянно - уничтожения б) по личному составу 3 года - дел в) долговременного срока хранения 3 года 3 года 1
37. Акты о выделении документов Постоянно Постоянно В государ- к уничтожению ственный архив не передаются
38. Акты приема-передачи документов Постоянно Постоянно и дел на государственное хранение
39. Протоколы заседаний экспертно- Постоянно 10 лет проверочных комиссий и документы к ним
40. Переписка по методическим и 3 года 3 года организационным вопросам ведения делопроизводства и архивного дела
41. Требования, заявки (заказы) на 1 год 1 год выдачу документов из ведомственного возвращения (частного) архива организации документов в ведомствен- ный (частный)
архив
42. Заявления, запросы юридических 3 года 3 года и частных лиц о выдаче архивных справок, копий, выписок из документов, переписка по их выдаче
43. Акты выдачи документов во 3 года 3 года временное пользование из возвращения ведомственного (частного) архива документов в организации ведомствен-
44. Журналы учета поступлений и Постоянно Постоянно На выбытия документов из ведомствен- ственное ного (частного) архива организации хранение не
45. Положение о ведомственном Постоянно 5 лет После замены (частном) архиве организации новым
46. Паспорт ведомственного (частного) Постоянно Постоянно архива организации ственное хранение не передается
47. Наблюдательные дела организации, Постоянно Постоянно ее филиалов и представительств ственное (исторические справки, акты хранение не проверок наличия) передаются
2. Прогнозирование, планирование
48. Годовые планы работ:
а) высшего, исполнительного Постоянно ДМН и иных коллегиальных органов б) структурных подразделений 5 лет 5 лет исполнительного органа представительств
49. Оперативные планы работ высшего и коллегиальных (в т.ч.
исполнительного) органов организации, структурных подразделений исполнительного и представительств:
а) полугодовые 5 лет 5 лет б) квартальные 5 лет 5 лет в) месячные 6 месяцев 6 месяцев
50. Бизнес-планы и их экономические Постоянно Постоянно обоснования
51. Переписка по вопросам 5 лет 5 лет прогнозирования и планирования ЭПК
3. Финансирование
52. Сметы по бюджету, специальным Постоянно- и прочим средствам исполнительного по месту органа организации, ее филиалам и составления, представительствам: в других а) годовые Постоянно 10 лет организациях- б) квартальные 5 лет 5 лет ДМН.
2 При отсутс- твии годовых- постоянно.
3 При отсутст- вии годовых - 10 лет.
53. Переписка по вопросам 5 лет 5 лет финансирования ЭПК
54. Анализ исполнения сметы затрат Постоянно 10 лет
4. Учет и отчетность
4.1. Оперативный и статистический учет и отчетность
55. Статистические отчеты и таблицы При отсутст- по деятельности, его филиалов и вии годовых - представительств постоянно.
а) сводные годовые и с большей Постоянно - При отсутст.
периодичностью годовых, б) годовые и с большей Постоянно 10 лет полугодовых - периодичностью постоянно.
в) полугодовые 5 лет 5 лет При отсутст- г) квартальные 5 лет 5 лет вии годовых, д) месячные 1 год 1 год полугодовых, квартальных -
56. Отчеты исполнительного органа При отсут- организации, ее филиалов и ствии годо- представительств: вых-постоянно а) сводные годовые и с большей Постоянно - При отсут- периодичностью ствии годо- б) годовые и с большей Постоянно 10 лет вых - 10 лет.
периодичностью При отсут- в) полугодовые 5 лет 5 лет ствии годо- г) квартальные 5 лет 5 лет вых, полу- д) месячные 3 года 3 года годовых - 4 При отсут- ствии годо- вых, полу- годовых - 5 При отсут- годовых, квартальных- 6 При отсут-
57. Отчеты структурных подразделений а) годовые 5 лет б) полугодовые 5 лет в) квартальные 5 лет г) месячные 3 года
58. Заключения по отчетам: При отсутс- а) годовым Постоянно 10 лет твии годовых- б) квартальным 5 лет 5 лет постоянно 10 лет
59. Переписка о предоставлении отчетов 5 лет 5 лет
4.2. Бухгалтерский учет и отчетность
60. Бухгалтерские отчеты и балансы При отсутст- организации (филиалов и вии годовых- представительств) и пояснительные постоянно записки к ним:
а) сводные годовые Постоянно - При отсутст- б) годовые Постоянно 10 лет вии годовых - в) квартальные 5 лет 5 лет 10 лет г) ежемесячные 5 лет 5 лет -
61. Передаточные, разделительные, Постоянно Постоянно ликвидационные балансы и приложения, объяснительные записки к ним
62. Аналитические таблицы по Постоянно 5 лет разработке и анализу годовых отчетов и балансов
63. Переписка об утверждении и 5 лет 5 лет уточнении балансов и отчетов
64. Переписка о сроках представления 1 год 1 год бухгалтерской и финансовой отчетности
65. Первичные документы и приложения 5 лет 5 лет В случае к ним, зафиксировавшие факт возникнове- совершения хозяйственной операции ния споров, и явившиеся основанием для разногласий, бухгалтерских записей (кассовые, следственных банковские документы, извещения и судебных банков и переводные требования, дел - сохраня выписки банков, наряды на работу, ются до выне- табели, акты о приеме, сдаче и сения окон- списании имущества и материалов, чательного квитанции и накладные по учету решения товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и другие)
66. Лицевые счета руководителей и работников организации (книги начисления заработной платы):
1) работников (в т.ч. штатных 75 лет- 75 лет- После страховых агентов); в "ЭПК" в"ЭПК" прекращения
2) получателей пенсий, специальных 5 лет 5 лет выплаты государственных и иных пособий пособий и пенсий
67. Лицевые счета страховых агентов, 75 лет- 75 лет- осуществляющих деятельность на в "ЭПК" в "ЭПК"
договорных условиях
68. Расчетные (расчетно-платежные) 5 лет При отсутст- ведомости вии лицевых счетов -75 лет
69. Инвентарные карточки и книги 5 лет 5 лет После ликви- учета основных средств (активов) дации основ- ных средств (активов)
70. Доверенности на получение 5 лет 5 лет денежных сумм и товарно- материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности)
71. Учетные регистры (главная книга, 5 лет 5 лет журналы-ордера, разработочные возникновения таблицы). споров, раз- Вспомогательные и контрольные ногласий, книги, журналы, картотеки, следственных кассовые книги, оборотные и судебных ведомости дел - сохра- няются до вынесения ного решения
72. Журналы, книги регистрации 5 лет 5 лет счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений
73. Сведения об учете фондов, 5 лет 5 лет лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий 73-1. Списки физических лиц и 75 лет 75 лет платежные поручения по перечислению обязательных пенсионных взносов 73-2. Списки работников и платежные 75 лет 75 лет поручения по перечислению обязательных социальных взносов
74. Документы (протоколы заседаний 5 лет 5 лет инвентаризационных комиссий, возникновения инвентарные описи, акты, сличитель- споров, разно- ные ведомости) об инвентаризации гласий, следс- твенных и судебных дел- сохраняются до вынесения
75. Документы (копии отчетов, ДМН ДМН Не менее выписки из протоколов, заключения) 5 лет о выплате специальных государствен- ных и иных пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по социальному страхованию
76. Исполнительные листы ДМН ДМН 5 лет
77. Справки, представляемые в ДМН ДМН бухгалтерию на оплату учебных 5 лет отпусков, получение льгот по налогам и другие
78. Документы (справки, акты, ДМН ДМН обязательства, переписка) по 5 лет дебиторской задолженности, недостачах, хищениях
79. Документы (протоколы, акты, Постоянно До пере- отчеты) о переоценке основных оценки фондов (активов)
80. Акты, ведомости переоценки и Постоянно До пере- определения износа основных оценки средств (активов)
81. Паспорта зданий , сооружений и 5 лет 5 лет Паспорта оборудования зданий и сооружений- памятников архитектуры, находящихся под охраной государства- 2 После ликвидации основных средств
82. Документы (планы, отчеты, 5 лет 5 лет переписка) о проведении документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы
83. Акты документальных ревизий 5 лет 5 лет финансово-хозяйственной деятель- возникновения ности организации (филиалов и споров,разно- представительств) и прилагаемые гласий,следс- к ним документы твенных и
84. Акты проверки кассы, 5 лет 5 лет правильности взимания налогов
85. Договоры, соглашения 5 лет 5 лет После исте- (хозяйственные, операционные, чения срока трудовые) действия договора, соглашения
86. Реестры договоров 5 лет 5 лет
87. Договоры о материальной 5 лет 5 лет ответственности увольнения материально- ответствен- ного лица
88. Переписка по административно- 5 лет 5 лет
89. Образцы подписей (материально- 5 лет 5 лет ответственных лиц) увольнения
5. Вопросы использования трудовых ресурсов
90. Годовые отчеты: по труду, Постоянно 10 лет численности работников, их перемещении
91. Документы (справки, сводки, 5 лет 5 лет ведомости) по учету наличия, ЭПК движения, комплектования, использования трудовых ресурсов
92. Утвержденные годовые фонды Постоянно 10 лет заработной платы
93. Переписка об упорядочении и 5 лет 5 лет установлении размеров заработной платы, начислении премий
94. Документы (справки, списки, 5 лет 5 лет переписка) о премировании
95. Переписка о применении различных 3 года 3 года форм оплаты труда, установлении должностных окладов, применении тарифных сеток, регулировании и расходовании фонда заработной платы
6. Работа с кадрами
96. Справки о составе работников 5 лет 5 лет коллегиальных органов организации
97. Документы к приказам по личному 3 года 3 года составу (листки по учету кадров, заявления представления, докладные записки), не вошедшие в состав личных дел
98. Личные дела (заявления, анкеты, 75 75 - автобиографии, копии и выписки лет лет- из приказов о приеме, перемещении, - "В"
откомандировании, увольнении, "В"
объявлении благодарностей, копии ЭПК личных документов, отзывы, характеристики, листки по учету кадров работников, индивидуальные трудовые договоры, контракты, соглашения с работниками, аттестационные листы, анкеты о проведении аттестации и установлении квалификации)
99. (Строка исключена - постановлением Правления Агентства РК по регулированию и надзору фин.рынка и фин. организаций от 30 сентября 2005 года N 356 (вводится в действие по истечении 14 дней со дня гос.регистрации в МЮ РК).
100. Переписка о приеме, распределении, 3 года 3 года перемещении, учете кадров
101. Перечни должностей руководящих работников исполнительного органа организации (филиалов и предста- вительств):
а) по месту утверждения Постоянно -
102. (Строка исключена - постановлением Правления Агентства РК по регулированию и надзору фин.рынка и фин. организаций от 30 сентября 2005 года N 356 (вводится в действие по истечении 14 дней со дня гос.регистрации в МЮ
103. Личные дела (карточки учета, приема, перемещения и увольнения лиц), работающих по совместительству:
а) работников, для которых в 75 лет- - соответствии с пенсионным "В" ЭПК законодательством совмести- тельство влияет на размер б) работников, имеющих полный 5 лет 5 лет должностной оклад (ставку) по основному месту работы
104. Выездные дела (анкеты, характе- ристики, автобиографии, справки, копии личных документов, копии приказов о командировании)
работников, командированных за границу:
а) выехавших за границу 45 лет - б) не выехавших за границу 5 лет -
105. Личные карточки работников 75 лет- - (в том числе временных "В" ЭПК работников)
106. Документы (листки по учету 3 года 3 года кадров, справки, копии справок, обходные листы), не вошедшие в состав личных дел
107. Документы (листки по учету 1 год 1 год кадров, анкеты, автобиографии, заявления) лиц, не принятых на работу
108. Документы (представления, 15 лет 15 лет ходатайства, анкеты, акты) об вии приказов установлении персональных ставок, об установле- окладов, надбавок нии и измене- нии окладов- 50 л. ЭПК (50л.)
109. Переписка об установлении 3 года 3 года и выплате персональных ставок, окладов, надбавок
110. Список (штатно-списочный состав) 75 лет 75 лет
111. Списки лиц, получающих 10 лет 10 лет При отсутс- персональные ставки и оклады твии лицевых счетов-50 л.
112. Подлинные личные документы До вост- До вост- Невостребо- (дипломы, аттестаты, трудовые ребова- ребова- ванные книжки ) ния. Не- ния. Не- трудовые востре- востре- книжки - 10 бован- бованные- лет после ные-не не менее достижения менее 50 лет работником 50 лет пенсионного возраста
113. Журнал учета трудовых книжек, 75 лет 75 лет индивидуальных трудовых договоров, соглашений и контрактов с работни- ками
114. Картотеки, карточки учета военно- 3 года 3 года обязанных увольнения
115. Журналы (книги), списки, картотеки учета лиц, направленных в командировки:
а) по Республике Казахстан 3 года 3 года б) зарубежные 5 лет -
116. Журналы (книги) учета выдачи 3 года 3 года командировочных удостоверений
117. Журналы (книги) учета отпусков 3 года 3 года
118. Графики предоставления отпусков, 1 год 1 год заявления, сводки, переписка об использовании отпусков
119. Заявления о предоставлении 3 года 3 года учебных отпусков окончания учебного заведения
120. Книги учета выдачи справок 3 года 3 года о заработной плате, стаже, месте работы
121. Протоколы заседаний, 15 лет 15 лет Документы постановления аттестационных ЭПК (протоколы (квалификационных) комиссий счетных комиссий, бюллетени тайного голосования)
к ним - 5 л.
122. (Строка исключена - постановлением Правления Агентства РК по регулированию и надзору фин.рынка и фин. организаций от 30 сентября 2005 года N 356 (вводится в действие по истечении 14 дней со дня гос.регистрации в МЮ
123. Итоговые сводки, сведения, 5 лет 5 лет ведомости о проведении аттестации и установлении квалификации.
Списки членов аттестационных и квалификационных комиссий
124. Листки нетрудоспособности, 5 лет 5 лет корешки листков нетрудоспособности
7. Страховой рынок
125. Документы, представленные Постоянно лицензиару, для получения лицензии на осуществление страховой и иной разрешенной деятельности (финансовые документы, правила страхования, положение о внутреннем аудите (контроле), учетная политика, экономическое обоснование)
126. Документы (заявления, анкеты, Постоянно Постоянно копии личных документов, приказ, выписка из протокола) для согласо- вания кандидатур на должности руководящих работников организации, представленные в уполномоченный государственный орган
127. Документы (приказы, решения, Постоянно Постоянно экономические обоснования, доверенности) на создание и упразднение филиалов и представительств организации
128. Документы (технические задания, Постоянно Постоянно акты, отчеты, описания) об автоматизированной системе электронного документооборота
129. Договоры страхования 5 лет 5 лет (перестрахования), а также истечения документы, влияющие на изменение срока дейст- данных договора страхования вия договора (перестрахования)
129-1. Документы, подтверждающие наличие соответствующего рейтинга у перестраховочных организаций и страховых брокеров - нерезидентов Республики Казахстан, с которыми (через которых) 5 лет - заключены договоры перестрахования
130. База данных по личным страховым Постоянно Постоянно счетам
131. Книга регистрации личных Постоянно Постоянно страховых счетов
132. Первичные документы и приложения 5 лет 5 лет При условии к ним, подтверждающие поступление завершения страховых премий ревизий.
возникновения споров, раз- ногласий, возбуждения уголовных и гражданских дел - сохра-
133. Дополнительные сведения 5 лет 5 лет для расчета пруденциальных нормативов, расчет пруденциальных нормативов 5 лет 5 лет
134. Структура портфеля инвестиций 10 лет
135. Выписки с банковских счетов 5 лет 5 лет
136. Договоры о предоставлении 5 лет 5 лет После организацией займов страхователям истечения в пределах выкупной суммы срока дейст- вия договора
137. Сведения об актуарных расчетах Постоянно
138. Документы (заявления, письма, 5 лет 5 лет справки) по возврату ошибочно зачисленных страховых премий
139. Справки-подтверждения от 5 лет 5 лет страхователей по личным страховым счетам
140. Документы (заявления) по 5 лет 5 лет переводу, возврату уплаченных осуществления страховых премий перевода
141. Документы по страховой выплате (документы, подтверждающие наступление страхового случая, размер причиненного вреда и право на получение страховой выплаты, отказ в страховой выплате) 5 лет 5 лет
142. Заявления на получение информации 5 лет 5 лет о состоянии личного страхового счета
143. Реестры отправления уведомлений 3 года 3 года страхователям
144. Выписки с личных страховых счетов, 3 года 3 года не полученные страхователями
145. Журнал регистрации доверенностей 5 лет 5 лет
146. Журнал лицевых страховых счетов 5 лет 5 лет
147. Журнал регистрации страховых 5 лет 5 лет случаев
148. Журнал регистрации страховых 5 лет 5 лет полисов, выезжающих за рубеж
149. Журналы регистрации договоров 5 лет 5 лет по проведению добровольного личного страхования
150. Журналы регистрации накопительного 5 лет 5 лет (иного долгосрочного) страхования
151. Журналы регистрации добровольного 5 лет 5 лет имущественного страхования
152. Журналы регистрации договоров 5 лет 5 лет
153. Журналы регистрации договоров 5 лет 5 лет по видам обязательного страхования
154. Журналы регистрации учета 5 лет 5 лет бланков страховых полисов (договоров страхования и прилагаемых к нему документов)
155. Журналы регистрации страховых 5 лет 5 лет выплат
156. Журнал учета данных о деятель- 5 лет 5 лет ности страховых агентов
157. Журналы регистрации договоров 5 лет 5 лет о совместной деятельности
158. Журналы регистрации договоров 5 лет 5 лет со страховыми брокерами
159. Реестр страховых агентов и их 5 лет 5 лет отчетов
160. Авансовые отчеты 5 лет 5 лет
161. Переписка по основной деятель- 5 лет 5 лет ности организации, ее филиалов ЭПК ЭПК
162. Переписка со страхователями 5 лет 5 лет и получателями страховых выплат
163. Документы (ходатайство, решения, Постоянно Постоянно прогноз, перечень мероприятий)
на реорганизацию и ликвидацию организации (упразднение филиалов и представительств)
Список сокращений
ДМН - до минования надобности ДЗН - до замены новыми ЭПК - данная отметка означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные архивы. 75 лет - "В" ЭПК - для документов, которым установлен такой срок хранения, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой "В") к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - "В", где "В" - возраст лица к моменту окончания дела.
Приложение 2 к Инструкции по документированию, Сноска. Приложение 2 в редакции постановления Правления Агентства РК по регулированию и надзору фин. рынка и фин. организаций от
27.05.2006 N 113 (вводится в действие по истечении 14 дней со дня гос.
регистрации); с изменением, внесенным постановлением Правления АФН РК от
03.09.2010 № 144 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
Перечень документов, образующихся в деятельности страховых брокеров (с указанием сроков хранения)
N | Вид документов |Срок хранения | Примечание ста-| |документов | тьи | |-----------------------| | |в исполнительном | | |органе страхового | | |брокера |
Глава 1. Вопросы системы управления Параграф 1. Распорядительная деятельность
1. Законодательные акты постановления Правительства распоряжения Премьер- Министра Республики Казахстан:
1) касающиеся Постоянно
2) направленные для ДМН сведения и руководства
2. Поручения Администрации Президента Республики Постоянно Казахстан, Канцелярии Премьер-Министра центральных исполнительных органов, документы по их исполнению
3. Приказы, указания исполнительных органов:
1) касающиеся организации Постоянно
2) направленные для сведения и ДМН
4. Нормативные правовые акты и методические рекомендации государственного органа по регулированию и надзору за деятельностью
5. Нормативные правовые акты органов местного управления:
6. Проекты нормативных правовых Постоянно актов, документы по их разработке, поступившие в организацию на согласование
7. Распорядительные документы высшего органа организации Постоянно
8. Протоколы собраний (заседаний) Постоянно высшего органа организации, ее коллегиальных органов и документы
9. Приказы и распоряжения
1) по основной деятельности Постоянно
2) о приеме, переводе, поощрении, 75 лет премировании, увольнении, длительных командировках рабочих и служащих (по указанным вопросам издаются приказы, распоряжения)
3) о предоставлении отпусков, 5 лет взысканиях,
4) по административно- хозяйственным 5 лет вопросам
10. Протокол и стенограммы производственных Постоянно совещаний у исполнительного органа организации
11. Правила, положения, инструкции, Постоянно методические указания, рекомендации, разработанные
12. Проекты внутренних документов:
документы
(заключения, 3 года(1) (1)После предложения, справки, утверждения докладные записки)
по их разработке
13. Переписка о разработке, применении и разъяснении правил, 3 года инструкций, инструктивных и Параграф 2. Контроль
14. Документы (доклады, докладные записки, Постоянно справки, акты, заключения, отчеты, возражения) ревизий и проверок организаций, проводимых уполномоченными государственными и внутренним аудитом
15. Журналы учета проведенных ревизий, 5 лет проверок и контроля за выполнением решений
16. Документы (докладные записки, отчеты, 5 лет справки, переписка) ЭПК о выполнении предложений по результатам проверок, ревизий
1) содержащие предложения по улучшению деятельности Постоянно организации, устранению недостатков и о фактах коррупции
2) второстепенного и 5 лет личного характера
18. Журналы регистрации обращений граждан 5 лет
19. Переписка по 5 лет обращениям граждан ЭПК Параграф 3. Организационные основы управления
20. Учредительные и регистрационные Постоянно (учредительные договоры, уставы, положения, регистрационные свидетельства о присвоении регистрационного номера налогоплательщика)
21. Лицензии на право До осуществления отзыва
22. Проекты положений, уставов: 3 года(1) (1)После документы (справки, утверждения предложения
23. Штатные расписания исполнительного Постоянно органа организации и изменения к ним
24. Приемо-сдаточные акты, составленные при смене:
1) руководителей
2) ответственных исполнителей и секретарей 5 лет
25. Документы (программы, тексты Постоянно (1)Аудио- выступлений, статей, визуальная интервью, документация стенограммы пресс- передается конференций, на государст- пресс-релизы, реклама) венное и другая информация хранение по освещению в через 3 года средствах массовой информации
26. Должностные инструкции работников 5 лет(1) (1)После исполнительного органа замены организации, новыми распределение функциональных обязанностей
27. Перечень сведений, составляющих Постоянно конфиденциальную информацию Параграф 4. Правовое обеспечение управления
28. Переписка по 5 лет правовым вопросам ЭПК
29. Правовые заключения (1)После по юридическим 5 лет(1) вынесения и конфликтным делам окончательного
30. Исковые заявления, доверенности, 5 лет(1) (1)После претензии, справки, вынесения копии решений суда и окончательного другие материалы решения Параграф 5. Документационное обеспечение управления и
31. Номенклатуры дел Постоянно(1) (1)Несог- организации ласованные
32. Карточки (журналы)
регистрации: (1)Хранятся
1) приказов, Постоянно(1) в исполнитель- указаний, ном органе распоряжений, организации.
правил, инструкций, Подлежат положений, уставов передаче
2) поступающих и 3 года в государст- отправляемых венный документов, в том архив, если числе по электронной могут быть почте использованы в качестве
33. Журналы (книги), 3 года ведомости учета бланков строгой
34. Описи дел: (1)После
1) постоянного уничтожения срока хранения Постоянно дел
2) по личному составу 3 года(1)
3) долговременного 3 года (1)
срока хранения
35. Акты о выделении (1)В государ- документов Постоянно(1) ственный архив к уничтожению не передаются
36. Акты приема- передачи документов Постоянно и дел на государственное хранение
37. Протоколы заседаний экспертных Постоянно комиссий и документы
38. Переписка по методическим и 3 года организационным вопросам ведения делопроизводства и архивного дела
39. Требования, заявки (1)После (заказы) на выдачу 1 год(1) возращения документов из документов в ведомственного ведомственный (частного) архива (частный)
организации архив
40. Заявления, запросы юридических и 3 года частных лиц о выдаче архивных справок, копий, выписок из документов, переписка по их выдаче
41. Акты выдачи документов во временное 3 года(1) (1)После пользование из возращения в частного (частный) архив архива организации документов в
42. Журналы учета поступлений и выбытия документов Постоянно(1) (1)На из ведомственного государствен- (частного) архива ное хранение организации не передаются
43. Положение о ведомственном Постоянно (частном) архиве
44. Паспорт (1)На государ- ведомственного ственное (частного) Постоянно(1) хранение архива организации не передаются
Глава 2. Прогнозирование, планирование
45. Годовые планы работ высшего, Постоянно и иных органов
46. Оперативные планы работ высшего и коллегиальных (в том числе исполнительного)
структурных подразделений органа организации:
1) полугодовые 5 лет
2) квартальные 5 лет
3) месячные 6 месяцев
47. Бизнес-планы и их экономические Постоянно
48. Переписка по вопросам 5 лет прогнозирования и планирования ЭПК
Глава 3. Финансирование
49. Сметы по бюджету, специальным (1)Постоянно и прочим средствам по месту исполнительного составления органа организации: ДМН
1) годовые Постоянно(1) (2)При
2) квартальные 5 лет(2) отсутствии годовых постоянно
50. Переписка по
51. Анализ исполнения сметы затрат Постоянно
Глава 4. Учет и отчетность Параграф 1. Оперативный и статистический учет и отчетность
52. Статистические отчеты (1)При и таблицы отсутствии по деятельности годовых- организации: постоянно
1) сводные годовые (2)При и с большей отсутствии периодичностью Постоянно годовых,
2) годовые и полугодовых- с большей постоянно периодичностью Постоянно (3)При
3) полугодовые 5 лет(1) отсутствии
4) квартальные 5 лет(2) годовых,
5) месячные 1 год(3) полугодовых, постоянно
53. Отчеты структурных
1) годовые 5 лет
2) полугодовые 5 лет
3) квартальные 5 лет
4) месячные 3 года
54. Заключения по отчетам: (1)При отсутствии
1) годовым Постоянно годовых-
2) квартальным 5 лет(1) постоянно
55. Переписка о предоставлении 5 лет Параграф 2. Бухгалтерский учет и отчетность
56. Бухгалтерские (1)При отчеты и отсутствии балансы организации годовых- и пояснительные постоянно записки к ним:
1) сводные годовые Постоянно
2) годовые Постоянно
3) квартальные 5 лет(1)
4) ежемесячные 5 лет
57. Передаточные, разделительные, Постоянно ликвидационные балансы и предложения, объяснительные
58. Аналитические таблицы по разработке и анализу годовых Постоянно
59. Переписка об утверждении и 5 лет уточнении балансов и отчетов
60. Переписка о сроках представления 1 год бухгалтерской и финансовой
61. Первичные документы и приложения 5 лет(1) (1)В случае к ним, зафиксировавшие возникновения факт совершения споров, хозяйственной операции разногласий, и явившиеся основанием для следственных бухгалтерских записей и судебных (кассовые, банковские дел - документы, извещения сохраняются банков и переводные до вынесения требования, выписки окончательного банков, наряды на работу, решения табели, акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и другие)
62. Лицевые счета руководителей (1)После и работников организации прекращения (книги начисления выплаты заработной платы): пособий
1) работников 75 лет - и пенсий
2) получателей пенсий, "В"ЭПК специальных 5 лет(1)
государственных и иных пособий
63. Расчетные (1)При
(расчетно-платежные) 5 лет(1) отсутствии ведомости лицевых счетов - 75 лет
64. Инвентарные карточки (1)После и книги учета 5 лет(1) ликвидации основных средств основных (активов) средств
65. Доверенности на получение 5 лет денежных сумм и ценностей (в том числе аннулированные доверенности)
66. Учетные регистры 5 лет(1) (1)В случае (главная книга, возникновения журналы-ордера, споров, разработочные таблицы). разногласий, Вспомогательные и следственных контрольные книги, и судебных дел - журналы, картотеки, сохраняются кассовые книги, до вынесения оборотные ведомости окончательного
67. Журналы, книги 5 лет регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных
68. Сведения об учете фондов, 5 лет лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий
69. Списки физических лиц и платежные 5 лет поручения по перечислению обязательных
70. Списки работников и платежные 5 лет обязательного социального налога
71. Документы (1)В случае (протоколы заседаний 5 лет возникновения инвентаризационных споров, комиссий, инвентарные разногласий, описи, акты, следственных сличительные и судебных ведомости) об дел - инвентаризации сохраняются окончательного
72. Документы (копии ДМН(1) (1)Не менее отчетов, выписки 5 лет из протоколов, заключения) о выплате специальных государственных и иных пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по социальному страхованию
73. Исполнительные листы ДМН(1) (1)Не менее
74. Справки, представляемые в бухгалтерию на ДМН(1) (1)Не менее оплату учебных отпусков, 5 лет получение льгот по налогам и другие
75. Документы (справки, акты, обязательства, ДМН(1) (1)Не менее переписка) 5 лет по дебиторской задолженности, недостачах, хищениях
76. Документы
(протоколы, акты, Постоянно отчеты) о переоценке основных фондов
77. Акты, ведомости переоценки Постоянно и определения износа основных средств
78. Паспорта зданий(1), 5 лет(2) (1)Паспорта сооружений(1) и зданий и оборудования сооружений - находящихся под охраной государства - (2) После
79. Документы (планы, отчеты, переписка) 5 лет о проведении контрольно-ревизионной работы
80. Акты документальных (1)В случае ревизий 5 лет(1) возникновения финансово-хозяйственной споров, деятельности организации разногласий и прилагаемые к ним документы следственных и судебных дел - сохраняются до
81. Акты проверки кассы, 5 лет правильности взимания налогов
82. Договоры, соглашения 5 лет(1) (1)После (хозяйственные, истечения срока операционные, действия трудовые) договора,
83. Реестр договоров 5 лет *После истечения страхования срока действия (перестрахования), последнего договора составленный в соответствии с страхования постановлением Правления (перестрахования)
Агентства Республики в реестре договоров Казахстан по регулированию и страхования надзору финансового рынка и (перестрахования)
финансовых организаций от 1 марта 2010 года № 25 "Об утверждении Требований к осуществлению страховой организацией страховой деятельности, в том числе по взаимоотношениям с участниками страхового рынка, и полномочий страхового агента на осуществление посреднической деятельности (зарегистрированным в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под № 6164)
84. Договоры о материальной 5 лет(1) (1)После ответственного лица
85. Переписка по административно- 5 лет хозяйственным
86. Образцы подписей (1)После (материально- 5 лет(1) увольнения ответственных лиц) материально-
Глава 5. Вопросы использования трудовых ресурсов
87. Годовые отчеты:
по труду, Постоянно численности работников, их перемещении
88. Документы (справки, сводки, 5 лет ведомости) по учету ЭПК наличия, движения, комплектования, использования трудовых ресурсов
89. Утвержденные годовые фонды Постоянно
90. Переписка об упорядочении и 5 лет установлении размеров начислении премий
91. Документы (справки, списки, переписка) 5 лет о премировании
92. Переписка о применении 3 года различных форм оплаты труда, установлении должностных окладов, применении тарифных сеток, регулировании и расходовании фонда
Глава 6. Работа с кадрами
93. Справки о составе работников 5 лет коллегиальных органов
94. Документы к приказам по личному 3 года составу (листки по учету кадров, заявления, представления, докладные записки), не вошедшие в состав
95. Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, 75 лет - "В"
копии и выписки ЭПК из приказов о приеме, перемещении, откомандировании, объявлении благодарностей, копии личных документов, отзывы, характеристики, листки по учету кадров работников, индивидуальные трудовые договоры, контракты, соглашения с работниками, аттестационные листы, анкеты о проведении аттестации и установлении квалификации)
96. Переписка о приеме, распределении, 3 года перемещении, учете кадров
97. Личные дела (карточки учета, приема, перемещения и увольнения лиц)
работающих по
1) работников, 75 лет - "В"
для которых ЭПК в соответствии с пенсионным законодательством совместительство влияет на размер пенсий
2) работников, имеющих полный должностной 5 лет оклад (ставку) по
98. Выездные дела (анкеты, характеристики, автобиографии, справки, копии приказов о командировании)
работников, командированных за границу:
1) выехавших за границу 45 лет
2) не выехавших за границу 5 лет
99. Личные карточки 75 лет - "В"
работников (в том числе ЭПК временных работников)
100. Документы (листки 3 года по учету кадров, справки, копии справок, обходные листы), не вошедшие в состав личных дел
101. Документы (листки 1 год анкеты, автобиографии, заявления) лиц, не принятых на работу
102. Документы
(представления, 15 лет (1)При ходатайства, анкеты, отсутствии акты) приказов об установлении об установлении персональных и изменении ставок, окладов, окладов - 50 л.
надбавок приказов об ЭПК (50 л.)
изменении
103. Переписка об установлении и 3 года выплате персональных ставок, окладов, надбавок
104. Список (штатно- списочный состав) 75 лет
105. Списки лиц, получающих 10 лет(1) (1)При персональные ставки отсутствии и оклады лицевых счетов - 50 л.
106. Подлинные личные документы До (1)Невостре- (дипломы, аттестаты, востребования бованные трудовые книжки Не трудовые (1) востребованные книжки - не менее 10 лет 50 лет после достижения работником пенсионного
107. Журнал учета трудовых книжек, 75 лет индивидуальных трудовых договоров, соглашений и контрактов с работниками
108. Картотеки, карточки учета 3 года(1) (1)После военнообязанных увольнения
109. Журналы (книги), списки, картотеки учета лиц, направленных в командировки:
1) по Республике
Казахстан 3 года
2) зарубежные 5 лет
110. Журналы (книги)
учета выдачи 3 года командировочных удостоверений
111. Журналы (книги)
учета отпусков 3 года
112. Графики предоставления отпусков, 1 год заявления, сводки, переписка об использовании отпусков
113. Заявления о предоставлении 3 года(1) (1)После учебных окончания отпусков учебного
114. Книги учета выдачи справок о 3 года стаже, месте работы
115. Листки нетрудоспособности, 5 лет корешки листков нетрудоспособности
Глава 7. Страховой рынок
116. Документы, представленные Постоянно лицензиару, для получения лицензии на осуществление страховой и иной разрешительной (финансовые документы, положение о внутреннем аудите (контроле, учетная политика, экономическое обоснование, внутренний регламент)
117. Документы (заявления, анкеты, копии личных Постоянно документов, приказ, выписка из протокола)
для согласования кандидатур на должности руководящих работников представленные в уполномоченный по регулированию и надзору за страховой
118. Договоры со страховыми (перестраховочными) 5 лет организациями на оказание посреднических услуг
119. База данных по договорам на Постоянно оказание посреднических услуг
120. Книга регистрации договоров по оказанию Постоянно
121. Журналы регистрации договоров со страховыми 5 лет (перестраховочными)
организациями
Список сокращений:
ЭПК - данная отметка означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные архивы 75 лет - "В"№ЭПК - для документов, которым установлен такой срок хранения, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой "В") к моменту окончания дела.
Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - "В", где "В" - возраст лица к моменту окончания дела Приложение 3 Сноска. Приложение 3 в редакции постановления Правления Агентства РК по регулированию и надзору фин. рынка и фин. организаций от 27 мая 2006 года N 113 (вводится в действие по истечении 14 дней со дня гос.
Перечень документов, образующихся в деятельности актуариев (с указанием сроков хранения)
N | Вид документов |Срок хранения |Примечание тьи |------------------------------------------------------------- 1 | 2 3 4
1. Регистрационные документы Постоянно актуария как частного предпринимателя
2. Лицензии на право До отзыва осуществления
3. Сведения об актуарных расчетах Постоянно
4. Отчеты по страховым резервам:
3) ежемесячные 5 лет
5. Отчеты по крупным сделкам
2) ежемесячные 5 лет
6. Отчеты по убыточности
7. Журналы регистрации договоров 5 лет со страховыми
8. Договоры со страховыми организациями 5 лет на проведение актуарных расчетов Приложение 4 Сноска. Приложение 4 в редакции постановления Правления Агентства РК по регулированию и надзору фин. рынка и фин. организаций от 27 мая 2006 года N 113 (вводится в действие по истечении 14 дней со дня гос.
Перечень документов, образующихся в деятельности страховых агентов, осуществляющих предпринимательскую деятельность (с указанием сроков хранения)
тьи | | |
1. Регистрационные Постоянно документы страхового агента осуществляющего предпринимательскую
2. Журналы (книги), ведомости До учета бланков строгой отзыва
3. Акты приема-передачи бланков строгой Постоянно отчетности в страховую (перестраховочную)
4. Договоры со страховыми 5 лет
5. База данных по договорам на оказание Постоянно
6. Книга регистрации договоров по Постоянно оказанию посреднических
7. Лицевые счета страховых агентов, осуществляющих 75 лет - "В"
деятельность на ЭПК
8. Журналы, книги регистрации счетов, 5 лет платежных поручений
9. Договоры страхования, документы влияющие 5 лет на изменение данных договора страхования
10. База данных по договорам страхования Постоянно
11. Первичные документы, подтверждающие поступление страховых премий Постоянно 75 лет - "В" ЭПК - для документов, которым установлен такой срок хранения, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой "В") к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - "В", где "В" - возраст лица к моменту окончания дела".