Қазақша:
Комитет по регулированию деятельности Қазақстан Республикасы Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау министрлігінің Жинақтаушы Қазақстан Республикасы Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау накопительных пенсионных фондов Министерства зейнетақы қорларының қызметін реттеу жөніндегі министрлігінің Жинақтаушы труда и социальной защиты РК комитеті зейнетақы қорларының қызметін реттеу жөніндегі комитеті 2000 жылғы 23 тамыз N 92-ө Бұйрық.
Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде 2000 жылғы 3 қазан N 1249 тіркелді. Күші жойылды - ҚР Қаржы нарығын және қаржы ұйымдарын реттеу мен қадағалау жөніндегі агенттігі Басқармасының 2004 жылғы 27 желтоқсандағы N 377 (V043422)
қаулысымен.
"Жинақтаушы зейнетақы қорлары да құжаттамалаудың, құжаттаманы басқарудың, құжаттарды ұйымдастырудың және сақтау мерзiмдерiнiң тәртiбi туралы нұсқаулықты бекiту туралы"
Жинақтаушы зейнетақы қорларының қызметiнде жасалатын құжаттарды тиiстi түрде ресiмдеу және сақтауды қамтамасыз ету мақсатында бұйырамын :
1. Қоса берiлiп отырған Жинақтаушы зейнетақы қорларында құжаттамалаудың, құжаттаманы басқарудың, құжаттарды ұйымдастырудың және сақтау мерзiмдерiнiң тәртiбi туралы нұсқаулық бекiтiлсiн.
2. Заң бөлiмi (Камали К.К.) "Жинақтаушы зейнетақы қорларында құжаттамалаудың, құжаттаманы басқарудың, құжаттарды ұйымдастырудың және сақтау мерзiмдерiнiң тәртiбi туралы нұсқаулықты бекiту туралы" 2000 жылғы
23.08. N 92-ө бұйрықты Қазақстан Республикасының Әдiлет министрлiгiне мемлекеттiк тiркелiмге жiберсiн және ол мемлекеттiк тiркелiмнен кейiн күшiне енсiн.
Комитет Төрағасының міндетін атқарушы Қазақстан Республикасының ҚР НҚА ЭББ-гі нақты құжатқа сілтеу QR-коды Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттамаларды басқару жөніндегі комитетімен Келісілді 2000 жылғы 23.08.
Комитет Төрағасы
Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау министрлігінің Жинақтаушы зейнетақы қорларының қызметін реттеу жөніндегі комитетінің N 92-ө бұйрығымен Бекітілген Жинақтаушы зейнетақы қорларында құжаттамалаудың, құжаттаманы басқарудың, ұйымдастырудың және құжаттарды сақтау мерзiмдерiнiң тәртiбi туралы НҰСҚАУЛЫҚ
1. Жалпы ережелер
1. Осы Нұсқаулық iс жүргiзудiң мәселелерiн реттейдi, құжаттарды есепке алудың жалпы тәртiбiн белгiлейдi, және оларды жинақтаушы зейнетақы қорлардың (әрі қарай - қорлардың) ведомстволық (жеке) мұрағаттарында, олардың филиалдары мен өкiлеттiктерiнде сақтау мерзiмдерiн айқындайды.
2. Қазақстан Республикасының "Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы" Z980326_ Заңы, Қазақстан Республикасының "Қазақстан Республикасында зейнетақымен қамсыздандыру туралы" Z970136_ Заңы, Қазақстан Республикасының "Салық және бюджетке төленетiн басқа да мiндеттi төлемдер туралы" Z952235_ Заңы, Заң күшi бар Қазақстан Республикасы Президентiнiң 1995 жылғы 26 желтоқсандағы N 2732 Z952732_ "Бухгалтерлiк есеп туралы" Жарлығы және өзге де мемлекеттiк органдардың өкiлеттi өкiлдерiнiң нормативтiк құқықтық актiлерi Қордың құжаттары есебiн жүргiзу және сақталуын қамтамасыз ету жөнiндегi шараларды жүзеге асыру үшiн құқықтық негiзi болып табылады.
3. Қордың, оның филиалдары мен өкiлдiктерiнiң қызметiнде жасалған, iс жүргiзумен аяқталған құжаттар және iстер осы Нұсқаулықта белгiленген мерзiмдерге сәйкес ведомстволық (жеке) мұрағатта уақытша сақталуға жатады.
Мұрағаттар мен құжаттамаларды басқару жөнiндегi уәкiлеттi мемлекеттiк орган белгiлеген уақытша ведомстволық (жекеше) сақтау мерзiмдерi өткеннен кейiн Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызылған құжаттар тиісті мемлекеттiк мұрағаттық мекемелерге тұрақты мемлекеттiк сақтау тәртiбiне келтiрiлген түрде берiлуге жатады.
4. Қорлардың, олардың филиалдары мен өкiлдiктерiнiң iс жүргiзу және мұрағаттық қызметiн қамтамасыз етуге ғылыми-әдiстемелiк, консультациялық және iс жүзiнде көмек көрсетудi екiжақты шарттарға сәйкес тиiстi мемлекеттiк мұрағаттық мекемелер жүзеге асырады.
5. Құжаттарды есепке алудың, ресiмдеудiң және сақтаудың жалпы талаптары Қазақстан Республикасының мұрағаттар мен құжаттамаларды басқару жөнiндегi уәкiлеттi мемлекеттiк органының нормативтiк құқықтық актiлерiмен айқындалады.
2. Сақтауға жататын құжаттарды ресiмдеуге және есепке алуға қойылатын негiзгi талаптар
6. Заңды тұлғалардың қызметiн құжаттаудың тәртiбi және құжаттарды ресiмдеуге қойылатын талаптар Қазақстан Республикасы Министрлер Кабинетiнiң 1992 жылғы 30 маусымдағы N 562 P920562_ қаулысымен бекiтiлген Қазақстан Республикасында "Барлық ұйымдық-құқықтық нысандағы бiрлестiктерде (кәсiпорындарда), мекемелерде және ұйымдарда құжаттаудың және құжаттаманы басқарудың негiзгi ережелерiмен белгiленген" (бұдан әрi - Негiзгi ережелер).
7. Құжаттауды және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етудi тиiмдi ұйымдастыру мақсатында қордың атқарушы органы iс жүргiзу жөнiнде Нұсқаулық әзiрлейдi және ол тиiстi мемлекеттiк мұрағаттық мекемемен мiндеттi түрде келiсiледi.
8. Қордың атқарушы органы, оның филиалдары мен өкiлдiктерi құжаттарды олардың жiктеуiне сәйкес iстерге негiздеп тарату, құжаттарды жедел iздестiрудi қамтамасыз ету және iстердi есепке алу үшiн iстердiң нақты номенклатурасын құрастырады. Iс жүргiзген кезде негiзгi есептiк құжат болып табылатын iстердiң нақты номенклатурасы - Қазақстан Республикасының мұрағаттар мен құжаттамаларды басқару жөнiндегi уәкiлеттi мемлекеттiк органның талаптарына сәйкес ресiмделетiн, олардың сақталу мерзiмi көрсетiлiп жасалатын iстердiң тақырыптарының жүйелендiрiлген тiзбесi. Iстер номенклатурасы тиiстi мемлекеттiк мұрағат мекемесiмен мiндеттi түрде келiсуге жатады.
Iстердiң нақты номенклатурасы алдындағы жылдың соңғы тоқсанында құрастырылады және оны белгiленген тәртiппен келiсiлiп, бекiтiлгеннен кейiн, 1 қаңтардан бастап күшiне енедi. Iстердiң нақты номенклатурасының күшi қолданылуы бес жылдық мерзiммен айқындалады, оның iшiнде ол құжаттардың құрамындағы өзгерiстердi есепке ала отырып жыл сайын қайта басылып шығарылады және бекiтiледi. Атқарушы органның құрылымында өзгерiстер болған жағдайда ол қайта құрастырылады және жаңадан келiсiледi.
9. Қордың, оның филиалдары мен өкiлдiктерiнiң құрылымдық бөлiмшелерiнде құжаттарды уақытша сақтауды ұйымдастыру жөнiндегi шаралар Негiзгi ережелер мен Іс жүргiзу жөнiндегi нұсқаулықтың талаптарын есепке ала отырып айқындалады.
10. Құжаттамалау және құжаттаманы басқару жөнiндегi жұмыстарды ұйымдастыру, басқару, үйлестiру, бақылау және iске асыру мақсатында қордың, оның филиалдары мен өкiлдiктерiнiң атқарушы органдарында жеке құрылымдық бөлiмше құқығымен iс жүргiзу қызметi (кеңсе) құрылады немесе жауапты лауазымдық тұлғалар тағайындалады.
11. Атқарылған құжаттар iстердiң номенклатурасына сәйкес iстерге топталады. Iстердi қалыптастырған кезде мынадай негiзгi ережелердi сақтау қажет:
1) iске тек қана орындалған, дұрыс ресiмделген құжаттар салынсын;
2) бiр мәселенi шешуге қатысты барлық құжаттар iске бiрге салынсын;
3) ауыспалы iстердi қоспағанда, бiр iс жүргiзу жылындағы құжаттар iске топталсын;
4) тұрақты және уақытша сақталатын құжаттар iстерге бөлек қалыптастырылсын;
5) қайтаруға жататын құжаттар, артық даналар, нобай жазбалар iстерге тiгiлмесiн;
6) iстiң көлемi 250 парақтан аспасын.
12. Iстердi қалыптастыруға мынадай талаптар белгiленедi:
1) қызметкерлердiң жеке iстерiндегi құжаттар олардың түсуi хронологиялық тәртiппен орналастырылсын;
2) қордың жұмысы мәселелерi жөнiндегi азаматтардың өтiнiштерi және оларды қарау мен орындау бойынша барлық құжаттар азаматтардың жеке мәселелерi жөнiндегi өтiнiштерiнен бөлек топталсын;
3) жоспарлар, есептер, сметалар сол жылғы немесе сол жылдың есебiнде құрастырылған, олардың құрастырылған және бекiтiлген күнiне қарамастан тиiстi iстерге қалыптастырылсын;
4) уақытша сақтау мерзiмiмен (5 жыл) жекеленген iске топтастырылатын демалыс, кезекшiлер тағайындау, сөгiстер, қысқа мерзiмдi iссапарлар және т.б.
туралы бұйрықтар мен өкiмдердi қоспағанда жеке құрам жөнiндегi бұйрықтар негiзгi қызметi жөнiндегi бұйрықтардан бөлек топтастырылсын;
5) құжаттардың қосымшалары олардың құрастырылып, бекiтiлген күнiне қарамастан, соған жататын құжаттарға қосылсын. Көлемi 250 парақтан астам қосымшалар құжатқа тиiстi белгi соғылып, бөлек томға қалыптастырылсын;
6) өндiрiп алынбаған берешек жөнiндегi құжаттар осы мәселе жөнiндегi барлық операциялар аяқталған жылдың iсiне тiгiлсiн (қарызды өндiрiп алу немесе оны қордың теңгерiмiнен есептен шығару);
7) орындалған электронды төлем тапсырмалары қағаз тасығышқа аударылсын және тиiстi iске қосылсын;
8) электронды тасығыштағы Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызылған, жеке құрам бойынша iстер санаттары немесе ерекше заңды куәландыруды (қолды, мөрдi, бекiтудi, келiсудi) талап ететiн құжаттар қағаз тасығышқа аударылсын және тиiстi iске қосылсын.
13. Iс жүргiзумен аяқталған iстiң мұқабасында мынадай мiндеттi деректемелер болуы тиiс:
1) қордың, оның филиалының немесе өкiлдiгiнiң ресми атауы;
2) қордың жоғары органының (коллегиалды органның, атқарушы органның құрылымдық бөлiмшесiнiң) атауы;
3) iстер номенклатурасы бойынша iстiң индексi;
4) iс томының нөмiрi;
5) iстiң аталуы;
6) iстiң күнi (қаулылар, шешiмдер, бұйрықтар, хаттамалар, стенограммалар, хат алысулар үшiн - құжаттардың соңғы күндерi мен соңғы нөмiрлерi);
7) парақтардың саны;
8) iстi сақтау мерзiмi.
14. Iстердi қордың мұрағатына немесе мемлекеттiк сақтауға ведомстволық (жеке) сақтауға өткiзуге дайындаған кезде құжаттардың құндылығына сараптама жүргiзiледi.
Құжаттың құндылығын сараптау деп Қазақстан Республикасының мұрағаттар мен құжаттамаларды басқару жөнiндегi уәкiлеттi мемлекеттiк органы белгiлеген қағидалар мен өлшемдердiң негiзiнде құжаттардың сақталу мерзiмiн айқындау және оларды ведомстволық (жеке) немесе мемлекеттiк сақтауға iрiктеу процесi аталады.
15. Құндылығын сараптау барысында Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызылған тұрақты сақталатын және жеке құрам бойынша iстер толық ресiмдеуге жатады, ол мыналарды көздейдi:
1) iстi тiгу немесе түптеу;
2) iстiң парақтарын нөмiрлеу;
3) iстiң растау парағын құрастыру;
4) қажет жағдайларда құжаттардың iшкi тiзiмдемесiн құрастыру;
5) iстiң мұқабасының деректемелерiн ресiмдеу.
16. Құжаттың құндылығын сараптауды қордың, оның филиалдары мен өкiлдiктерiнiң атқарушы органының құрылымдық бөлiмшелерiнiң қызметкерлерi және қордың, оның филиалдары мен өкiлдiктерiнiң атқарушы органы, қажет болғанда, оның құрамына тиiстi мемлекеттiк мұрағат мекемелерінің қызметкерлерiн кiргiзiп құрылатын тұрақты iстейтiн сараптамалық комиссия жүзеге асырады. Сараптамалық комиссия туралы ереже мiндеттi түрде тиiстi мемлекеттiк мұрағат мекемесiмен келiсiлуге жатады.
Сараптамалық комиссияның отырыстары хаттамамен ресiмделедi.
Хаттамаларға төрағаның және комиссия хатшысының қолдары қойылады және қордың, оның филиалдары мен өкiлдiктерiнiң атқарушы органының басшысымен бекiтiледi.
17. Қордың сараптамалық комиссиясының хаттамалары мынадай:
1) iстер номенклатурасының нақты, типтiк және үлгiлiк жобаларын мақұлдау туралы;
2) тұрақты сақтаудағы және жеке құрам бойынша iстердiң тiзiмдемесiн
3) сақтау мерзiмi өтiп кеткен құжаттарды жоюға бөлу туралы актiлердi
4) қордың, оның филиалдары мен өкiлдiктерiнiң атқарушы органындағы iс жүргiзудiң және мұрағат iсiнiң жай-күйi туралы;
5) құжаттардың типтiк тiзбесiнде белгiленген (көзделмеген) құжаттардың жеке санаттарының сақталу мерзiмдерiн, олардың сақталу мерзiмдерiн көрсете отырып, өзгерту (белгiлеу) жөнiндегi ұсыныстарды белгiленген тәртiппен қолдау туралы;
6) iстердi ведомстволық (жеке) мұрағатқа және мемлекеттiк сақталуға өткiзудiң графигiн мақұлдау туралы шешiмдерден тұрады.
18. Құжаттарды сараптаудың нәтижелерi:
1) қордың атқарушы органының басшысы және тиiстi мемлекеттiк мұрағат мекемесi бекiтетiн тұрақты сақталудағы iстердiң тiзiмдемесi;
2) қордың атқарушы органының басшысы бекiтетiн және тиiстi мемлекеттiк мұрағат мекемесiмен келiсiлетiн жеке құрам бойынша iстердiң тiзiмдемесi;
3) қордың, оның филиалы мен өкiлдiгiнiң атқарушы органының басшысы бекiтетiн және тиiстi мемлекеттiк мұрағат мекемесi қарайтын, сақталуға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт;
4) қордың атқарушы органының басшысы бекiтетiн және тиiстi мемлекеттiк мұрағат мекемесiне ұсынылатын Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызылған құжаттардың толық еместiгi туралы анықтамалар түрiнде ресiмделедi.
19. Iстердi қордың атқарушы органының құрылымдық бөлiмшелерiнен ведомстволық (жеке) мұрағатқа өткiзу екi жылдан соң үшiншi жылға қарағанда жасалады.
3. Ведомстволық (жеке) мұрағатта құжаттарды уақытша сақтаудың тәртiбi
20. Қазақстан Республикасы ұлттық мұрағаттық қорының құрамына кiретiн құжаттар мен олардың сақтандыру көшiрмелерiн ведомстволық (жеке)
мұрағатта уақытша сақтау тәртiбi, Қазақстан Республикасының мұрағат пен құжатнама басқару жөнiндегi мемлекеттiк өкiлеттi органмен белгiленедi.
21. Қордың, оның филиалдары мен өкiлдiктерiнiң қызметiнде пайда болатын құжаттарды уақытша сақтау, оларды есепке алу, iс жүзiнде пайдалану үшiн ведомстволық (жеке) мұрағат құрылады.
22. Қордың ведомстволық (жеке) мұрағаты Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызылған қағаз, электронды негiздердегi және пленкалы тасығыштардағы құжаттарды, жеке құрам бойынша iстердi және сақталу мерзiмi уақытша iстердi сақтауды жүзеге асырады.
Сыртқы және iшкi магниттi тасығыштардағы (дискеталардағы, магниттi ленталардағы және т.б.) электронды төлем тапсырмалары есепке алу үшiн және сақтауға берiлетiн магниттi тасығыштардың дұрыстығы мен сапасы үшiн жауапты тұлғалар туралы мәлiметтер көрсетiлiп, қалталанған және мөрленген түрде сақталуға жатады.
23. Ведомстволық (жеке) мұрағатта құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету мақсатында мынадай жұмыстардың қажет кешенi жүргiзiледi:
1) құжаттардың есебiн жүргiзу;
2) құжаттардың сақталуына тиiмдi жағдай жасау;
3) ведомстволық (жеке) мұрағаттан iстердi беру тәртiбiн сақтау;
4) iстердiң қолда барлығы мен жай-күйiн тексеру;
5) құжаттардың физикалық-химиялық сақталуын қамтамасыз ету.
24. Ведомстволық (жеке) мұрағатта сақталынатын барлық құжаттар есепке алынуға жатады, соның ішінде ерекше құнды құжаттардың тiзiмделмеген сақтандыру көшiрмелерi және iстердiң тiзiмдемесi. Ведомстволық (жеке)
мұрағаттың негiзгi есептiк құжаттары болып:
1) құжаттардың түсуi мен шығуын есепке алу кiтабы - сақталынатын құжаттардың тұрақты есебiн жүргiзу үшiн;
2) сақтандыру қорының түсуi мен шығуын есепке алу кiтабы - ерекше құнды құжаттардың тұрақты есебiн жүргiзу үшiн;
3) iстердi бiр-бiрлеп және сомалап есепке алу үшiн iстердiң тiзiмдемесi.
25. Құжаттардың сақталуына тиiмдi жағдай жасау мақсатында қордың атқарушы органының басшылығы:
1) сақталынатын iстердiң көлемi мен құрамына сәйкес ведомстволық (жеке) мұрағатқа арнайы жабдықталған немесе құжаттар сақтау үшiн ыңғайланған бөлек ғимарат (немесе ғимараттың бөлiгiн) берудi;
2) қоймалардың өрт қауіпсіздігі шараларын сақтауды;
3) қоймалардың үй-жайында күзет дабылдарын орнатуды;
4) құжаттарды сақтаудың тиiмдi температуралық-ылғалдылық және жарық режимiн жасауды;
5) өңез, жәндiктер, кемiргiштердiң пайда болуына және шаң жиналуға қарсы алдын алу шараларын ұдайы өткiзудi;
6) металл немесе оттан сақтайтын құраммен өңделген ағаш сөрелерiн орнатуды қамтамасыз етедi.
26. Ведомстволық (жеке) мұрағаттың қоймасынан iстердi беру тәртiбi қордың атқарушы органының басшылығымен бекiтiлетiн нормативтiк құжатпен айқындалады. Бұл рәсiм ведомстволық (жеке) мұрағаттың оқу залына немесе құрылымдық бөлiмшелерге уақытша пайдалануға iстердi беруге тапсырыстармен (талаптармен), басқа ұйымдарға уақытша пайдалануға iстердi беру туралы актiлермен, құжаттарды микрофильмдеу және жаңғырту жөнiндегi жұмыстарды жүргiзуге тапсырыстармен ресiмделедi. Iстер қоймадан уақытша пайдалануға қордың, оның филиалдары мен өкiлдiктерiнiң атқарушы органының құрылымдық бөлiмшелерiнiң қызметкерлерiне 10 күннен аспайтын мерзiмге және басқа ұйымдардың қызметкерлерiне 3 айға берiледi. Белгiленген мерзiмдер өткеннен кейiн қажет болған кезде берiлген iстерге құжаттарды қайта ресiмдеу жасалады.
Iстердiң берiлуi есептiк құжаттарда тiркеледi.
27. Тиiстi тiзiмдемелерге енгiзiлген iстердiң нақты қолда барлығын белгiлеу, консервациялық-профилактикалық өңдеудi және жаңғыртуды талап ететiн iстердi айқындау мақсатында, атқарушы органмен құжаттардың қолда барлығына және жай-күйiне тексеру жүргiзiледi. Тұрақты сақталудағы iстердiң тiзiмдемесiне енгiзiлген Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын тексеру жеке құрам бойынша 5 жылда бiр реттен кем емес және уақытша сақталудағы құжаттарды (10 жылдан астам) - 10 жылда 1 реттен кем емес жасалады.
Iстердiң қолда барлығын және жай-күйiн бiржолғы кезектен тыс тексеру:
1) iстердi басқа үй-жайға (ғимаратқа) орнын ауыстырғанда;
2) iстердiң орнын ауыстыруға (көшiруге) немесе бөтен тұлғаларға мұрағат қоймасына жол беруге әкелген төтенше жағдаяттардан кейiн;
3) ведомстволық (жеке) мұрағаттың меңгерушiсi немесе ведомстволық (жеке) мұрағат үшiн жауапты тұлға ауысқан кезде;
4) қорды, оның филиалдары мен өкiлдiктерi қайта ұйымдастырылғанда (таратылғанда) жүргiзiледi.
28. Ұлттық мұрағат қорының негiздерi (құжаттың бөлiгiнiң жоғалуы, жыртылуы және т.б.) немесе мәтiнi зақымдалғаны айқындалған құжаттар арнайы өңдеуден өтедi: жаңғырту, дезинфекциялау, микрофильмдеу, фотожаңғырту немесе көшiру. Құжаттардың құндылығына қарамастан өңез мен жәндiктер зиян тигiзген iстер мен құжаттар мүдiртпей өңдеуге (дезинфекциялау, дезинсекциялау)
беруге жатады.
4. Таратылатын қорлардың құжаттарын сақтауды ұйымдастыру мен мұрағатқа берудiң ерекшелiктерi
29. Қордың таратылу немесе жойылу барысында құжаттардың сақталу орнын белгiлеудi тарату комиссиясы немесе қордың арнайы басқарушысы өкiлеттi органмен келiсiп шешедi.
30. Қордың тарату комиссиясы немесе арнайы басқарушысы сақталуға жататын, соның iшiнде комиссияның өзiнiң қызметiмен байланысты құжаттарды есепке алуды, ресiмдеудi және сақталуын қамтамасыз ету мәселелерi бойынша қорларға қойылатын барлық талаптарды қамтамасыз етуге мiндеттi.
Қордың тарату комиссиясы немесе арнайы басқарушысы акт және тиiстi тiзiмдемелер бойынша таратылатын қордың басшылығынан және бас бухгалтерiнен iстер мен құжаттарды қабылдауға мiндеттi, сонымен қатар, қордың құжаттарын сақтауды ұйымдастыру үшiн жауапты тұлғаны тағайындауға тиiстi.
31. Қордың тарату комиссиясының құрамы өзгерген кезде сақталуға жататын iстер мен құжаттарды қабылдау-беру осы Нұсқаулықтың талаптарына сәйкес жасалады.
32. Тарату комиссиясы өз қызметiнiң кезеңiнде бұдан бұрын таратылатын қордың сараптамалық комиссиясына жүктелген мiндеттер мен қызметтердiң орындалуын қамтамасыз етедi.
33. Таратылатын қордың уақытша (ұзақ мерзiмге) сақталуға жататын, олардың сақталу мерзiмдерi қорды таратуды толық аяқтаған сәтке өтпеген құжаттары тиiстi мемлекеттiк мұрағат мекемесiмен келiсiлген жағдайларда Қазақстан Республикасы Еңбек және халықты әлеуметтiк қорғау министрлiгiнiң жинақтаушы зейнетақы қорларының қызметiн реттеу жөнiндегi Комитетiне (әрі қарай - Комитет) қабылдау-беру актiсi және iстердiң тiзiмдемесi бойынша берiлуi тиiс.
Корпоративтiк зейнетақы қорлары тарату комиссиясының шешiмi бойынша қабылдау-беру актiсi бойынша сақталу мерзiмдерi өтпеген құжаттарды тиiстi мемлекеттiк мұрағат мекемесiмен келiсiлген жағдайларда корпорация- құрылтайшының ведомстволық (жеке) мұрағатына өткiзуiне болады.
Сот шешiмiмен таратылған қордың уақытша (ұзақ мерзiмге) сақталуға жататын, олардың сақталу мерзiмдерi қорды таратуды толық аяқтаған сәтке өтпеген құжаттарының сақталу орнын мұрағаттар мен құжаттамаларды басқару жөнiндегi жергiлiктi уәкiлеттi мемлекеттiк органмен келiсiм бойынша Комитет анықтайды. Берiлген санаттағы құжаттарды беру тек қана қабылдау-беру актiсi бойынша жүзеге асырылады.
34. Таратылатын қордың тұрақты, соның iшiнде сот шешiмiмен, сақталуға жататын құжаттары тиiстi түрде ресiмделiп және тиiстi мемлекеттiк мұрағат мекемесiне сақталуға берiлуi тиiс.
Таратылатын қордың құжаттарын беруден бұрын iстердiң қолда барлығын және жай-күйiн, сондай-ақ құжаттарды өңдеудiң сапасын тексеру жүргiзiледi. Құжаттарды беру тiзiмдемелер бойынша жүзеге асырылады және актiмен ресiмделедi.
Егер таратылатын қордың құжаттарының жай-күйi және өңдеу сапасы қойылатын талаптарға жауап бермесе, онда тарату комиссиясы оларды тәртiпке келтiрудi ұйымдастыруға мiндеттi.
Таратылатын қордың құжаттарын, соның iшiнде сот шешiмi бойынша, сақтауды ұйымдастыру жөнiндегi шығыстар қор қаражаты есебiнен жасалады.
Сот шешiмi бойынша таратылатын қордың iстер мен құжаттарды тұрақты сақтауға беру үшiн қаражаты болмаған жағдайда олардың тұрақты сақталу орнын сот айқындайды.
Қордың iстерi мен құжаттарын мұрағатқа уақытша (ұзақ мерзiмге) және /немесе тұрақты сақталуға тапсыру туралы мәлiметтер тарату комиссиясының есебiнде көрсетiледi.
5. Қорлар қызметiнде пайда болатын, сақталу мерзiмдерi көрсетiлген Типтiк құжаттар тiзбесiнiң жалпы талаптары
35. Типтiк құжаттар тiзбесi (1-қосымша) Қазақстан Республикасының мұрағаттар мен құжаттамаларды басқару жөнiндегi уәкiлеттi мемлекеттiк органның талаптарына сәйкес құрастырылған.
36. Тiзбе құжаттардың барлық санаттарының, соның iшiнде қордың, оның филиалдары мен өкiлдiктерiнiң қызметiнде пайда болатын құпия ақпараты барлардың сақталу мерзiмдерiн айқындайтын негiзгi құжат болып табылады.
37. Тiзбе номенклатура құрастырғанда және ағымдағы iс жүргiзуде iстердi қалыптастырғанда негiзгi құрал болады.
38. Тiзбеде iстердiң нақты тақырыптары берiлмейдi, тек қана санаттар мен құжаттардың түрлерi аталып көрсетiледi. Қор өз бетiмен iстер номенклатурасын құрастырады және тиiстi мемлекеттiк мұрағат мекемесiмен келiсiледi. Iстердiң тақырыбын құрастыру үшiн Тiзбеден құжаттардың тиiстi атаулары және сұрақтардың тұлғалары алынады, олар басқа қажет мәлiметтермен толықтырылады: авторы, корреспондентi, күнi, сақталу мерзiмдерi және баптардың нөмiрлерi көрсетiледi.
Тiзбеге сәйкес iстер номенклатурасында және iстердiң мұқабасында олардың сақталу мерзiмi қойылады.
39. Қажет болған кезде қордың сараптамалық комиссиясы белгiленген тәртiпте құжаттардың жекелеген санаттарының сақталу мерзiмдерiн өзгерту туралы ұсыныстар енгiзуiне болады.
Тiзбеде көзделген құжаттардың жекелеген санаттарының сақталу мерзiмдерiн өзгерту Қазақстан Республикасының мұрағаттар мен құжаттамаларды басқару жөнiндегi уәкiлеттi мемлекеттiк органының шешiмiне
40. Тiзбе пәндiк-сұрақтық қағидат бойынша құрылған және қордың қызметiнiң негiзгi мәселелерiне сәйкес келетiн бөлiмдерден тұрады.
41. Iстер мен құжаттардың сақталу мерзiмiн есептеу оларды iс жүргiзумен аяқтаған жылдан кейiнгi жылдың 1 қаңтарынан жасалады.
42. Тiзбеге енгiзiлген "қажеттiлiгi өткенге дейiн" мерзiм, негiзiнен, ұйымдық-жарлықшы құжаттамаларға қатысы бар және құжаттама шектеулi тәжiрибелiк маңызы бар екендiгiн бiлдiредi.
6. Қорытынды ережелер
43. Құжаттарды ресiмдеу және сақтаудың белгiленген тәртiбiн дұрыс ұйымдастыру және сақтау үшiн жауапкершiлiк оның атқарушы органының, филиалының, өкiлдiгiнiң басшысына және құжаттарды сақтауды ұйымдастыру үшiн жауапты лауазымды тұлғаға жүктеледi.
44. Осы Нұсқаулықпен реттелмеген мәселелер Қазақстан Республикасының қолданылып жүрген заңдарының нормаларына сәйкес шешiлуге жатады.
Жинақтаушы зейнетақы қорларында құжаттамалаудың, құжаттаманы басқарудың, ұйымдастырудың және құжаттарды сақтау мерзімдерінің тәртібі туралы нұсқаулыққа 1-қосымша Жинақтаушы зейнетақы қорларының қызметінде жасалатын типтік құжаттардың Тізбесі Бап.! Құжаттардың түрлері ! Құжаттардың ! Ескертпе тың ! ! сақталу !
N ! ! мерзімі !
! ! ЖЗҚ ! ЖЗҚ !
! !атқару. !филиал. !
! !шы ор. !дары !
! !ганында !мен !
! ! !өкілдік.!
! ! !терінде !
1. Басқару жүйесін ұйымдастыру
1.1. Жарлықшы қызмет 1 ҚР Заңдары, конституциялық Заң күші бар ҚР Президентінің Жарлықтары, Заң күші бар ҚР Президентінің Жарлықтары, ҚР Президентінің Жарлықтары, қаулылар, ҚР Үкіметінің өкімдері а) ЖЗҚ қызметіне қатысты Тұрақты КӨШ б) назарына және басшылық үшін КӨШ КӨШ жіберілген 2 Нормативтік құқықтық актілердің жобалары; оларды әзірлеу жөніндегі құжаттар. Нормативтік құқықтық актілердің жобаларына қорытындылар:
а) әзірленген жері бойынша Тұрақты - б) басқа ұйымдарда КӨШ КӨШ 3 Министрліктердің, өзге де орталық атқарушы органдардың бұйрықтары, нұсқаулары 4 ҚР Президенті Әкімшілігінің, ҚР Премьер-Министрі Кеңсесінің, министрліктердің, өзге де орталық атқарушы органдардың тапсырмалары және олардың орындалуы жөніндегі құжаттар Тұрақты - 5 ЖЗҚ қызметін реттеу жөніндегі уәкілетті мемлекеттік орган әзірленген бұйрықтар, ережелер, нұсқаулықтар, әдістемелік нұсқаулар және кепілдемелер:
6 Жергілікті өкілеттік және атқарушы органдардың нормативтік құқықтық актілері 7 ЖЗҚ жоғары органының нормативтік құқықтық актілері, жарлықшы құжаттары 8 ЖЗҚ жоғары органының, оның коллегиалды органдарының жиналыстарының (мәжілістерінің хаттамалары және оларға құжаттар) Тұрақты КӨШ 9 ЖЗҚ атқарушы органының бұйрықтары мен өкімдері а) негізгі қызметі бойынша Тұрақты КӨШ б) қабылдау, ауыстыру, ынталандыру, сыйландыру, жұмыстан шығару, жұмысшылар мен қызметшілердің ұзақ мерзімді іссапарлары туралы (аталған мәселелер жөнінде бұйрықтар, өкімдер шығарылады) 75 жыл КӨШ в) еңбек демалыстарын беру, сөгістер, жұмысшылар мен қызметшілердің іссапарлары туралы 5 жыл 5 жыл г) әкімшілік-шаруашылық мәселелері жөнінде 5 жыл 5 жыл 10 ЖЗҚ атқарушы органы әзірлеген Жаңасына бұйрықтар, ережелер, нұсқаулықтар, ауыстырғанға әдістемелік нұсқаулар және кепілдемелер Тұрақты дейін 11 Ережелердің, нұсқаулықтардың, Бекітілгеннен әдістемелік нұсқаулардың және кейін кепілдемелердің жобалары; оларды әзірлеу жөніндегі құжаттар (қорытындылар, ұсыныстар, анықтамалар, 1 1 мағлұмат хаттар) 3 жыл 3 жыл 12 Ережелерді, нұсқаулықтарды, нұсқаулықтық және әдістемелік нұсқауларды, кепілдемелерді әзірлеу, қолдану және түсіндіру туралы хат алысу 3 жыл 3 жыл
--------------------------------------------------------------------------- 1.2.
Бақылау 13 Уәкілетті мемлекеттік органдар, сыртқы және ішкі аудит жүргізетін ЖЗҚ қызметін ревизиялаудың, тексерудің құжаттары (баяндамалар, мағлұмат хаттар, анықтамалар, актілер, қорытындылар, есептер, келіспеушіліктер):
а) тексеру және тексеретін ұйым орны бойынша Тұрақты 5 жыл б) басқа ұйымдарда 5 жыл - 14 Жүргізілген ревизиялаудың, тексерудің есебінің және олардың шешімдерінің орындалуын бақылаудың журналдары 5 жыл 5 жыл 15 Тексерудің, ревизиялаудың нәтижелері бойынша ұсыныстардың орындалуы туралы құжаттар (мағлұмат хаттар, есептер, 5 жыл анықтамалар, хат алысу) СТК 5 жыл 16 Азаматтардың өтініштері:
а) ЖЗҚ, оның филиалдары мен өкілдіктерінің қызметін жақсарту, кемшіліктерді жою жөніндегі ұсыныстары бар Тұрақты - б) онша маңызы жоқ және жеке сипаттағы 5 жыл - 17 Азаматтардың өтініштерін тексеру туралы 5 жыл хат алысу СТК -
--------------------------------------------------------------------------- 1.3.
Басқарудың ұйымдық негіздері 18 ЖЗҚ, оның филиалдары мен өкілдіктерінің құрылтай және тіркеу құжаттары (құрылтай шарттары, жарғылар, ережелер, тіркеу куәліктері, СТН беру туралы куәліктер) Тұрақты КӨШ 19 Зейнетақы жарналарын тарту жөніндегі Қайтарылып қызметке және зейнетақы төлемдерін алынғанша жүзеге асыруға лицензиялар - 20 ЖЗҚ, оның филиалдары мен Жаңасына өкілдіктерінің құрылымдық бөлімшелері 1 ауыстырыл.
туралы ережелер Тұрақты 3 жыл ғаннан кейін 21 Ережелердің, жарғылардың жобалары; 1 оларды әзірлеу жөніндегі құжаттар Бекітілген.
(анықтамалар, мағлұмат хаттар, 1 нен кейін ұсыныстар) 3 жыл 22 ЖЗҚ, оның филиалдары мен өкілдіктерінің атқарушы органының штат кестелері және оларға өзгерістер Тұрақты КӨШ 23 а) ЖЗҚ, оның филиалдары мен өкілдіктерінің басшылары Тұрақты - б) жауапты атқарушылар және хатшылар 5 жыл 5 жыл ауысқан кезде құрастырылған қабылдау-өткізу актілері 24 ЖЗҚ қызметін бұқаралық ақпарат 1 құралдарында баяндау жөніндегі Дыбыстық- құжаттар (бағдарламалар, сөздерінің, бейнелік мақалалардың, интервьюлердің мәтіндері, құжаттама баспасөз конференциясының мемлекет.
стенограммалары, баспасөз мәлімдемесі, 1 тік сақ.
жарнама және басқа да ақпарат) Тұрақты - тауға 3 жылдан кейін тапсыры.
лады 25 ЖЗҚ, оның филиалдары мен өкілдіктері 1 атқарушы органының қызметкерлерінің Жаңалармен лауазымдық нұсқаулықтары, қызметтік 1 1 ауыстырыл.
міндеттерді бөлу 5 жыл 5 жыл ғаннан кейін 26 ЖЗҚ құпия мәліметтерін құратын мәліметтердің тізбесі Тұрақты -
--------------------------------------------------------------------------- 1.4.
Басқаруды құқықтық қамсыздандыру 27 Құқықтық мәселелер жөніндегі хат алысу 5 жыл СТК 28 Заңдық және шиеленіскен істер жөніндегі 1 Ақырғы құқықтық қорытындылар 5 жыл - шешім шы.
ғарылған.
нан кейін 29 Сот істері (талап өтініштер, 1 сенімхаттар, талап арыздар, Ақырғы анықтамалар, сот шешімдерінің шешім көшірмелері және басқа материалдар) шығарыл.
және осы істерді жүргізу туралы хат 1 ғаннан алысу 5 жыл - кейін.
1.5. Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етуді ұйымдастыру, құжаттарды ведомстволық сақтауды ұйымдастыру 30 Істер номенклатуралары 1 1 а) ЖЗҚ-ның атқарушы органының Тұрақты - Келісіл.
б) ЖЗҚ, оның филиалдары мен мегендер өкілдіктерінің атқарушы органының -КӨШ құрылымдық бөлімшелерінің 5 жыл 5 жыл 31 Тіркеу кәртішкелері (журналдары): 1 а) бұйрықтарды, нұсқауларды, өкімдерді, 1 ЖЗҚ-ның ережелерді, нұсқаулықтарды, жарғыларды Тұрақты КӨШ атқарушы б) түсетін және жіберілетін құжаттарды, органында соның ішінде электронды поштамен 3 жыл 3 жыл сақталады.
Егер құ.
жаттарға ғылыми- анықтама құрал ретінде пайдалануы мүмкін болса, мемлекет.
тік мұрағатқа тапсырылу.
ға жатады 32 Қатаң есептегі бланкілердің есебінің журналдары (кітаптары), ведомостары 3 жыл 3 жыл 33 ЖЗҚ, оның филиалдары мен өкілдіктерінің Жаңасына қызметінде пайда болатын құжаттардың, ауыстыр.
олардың сақталу мерзімдері көрсетілген ғанша тізбесі Тұрақты 34 Азаматтардың өтініштерін тіркеу журналы 5 жыл 5 жыл 35 Істер тізімдемесі 1 а) сақталу мерзімі тұрақты Тұрақты - Істер 1 жойылған.
б) жеке құрам бойынша 3 жыл - нан кейін в) сақталу мерзімі ұзақ уақыт 3 жыл 3 жыл 36 Құжаттарды жоюға бөліп шығару туралы 1 1 1 актілер Тұрақты Тұрақты Мемлекет.
тік мұра.
ғатқа тапсырыл.
майды 37 Құжаттар мен істерді мемлекеттік сақталуға қабылдау-тапсыру актілері Тұрақты - 38 Сараптамалық-тексеру комиссияларының мәжілістерінің хаттамалары және оларға құжаттар Тұрақты 10 жыл 39 Мұрағат ісінің әдістемелік және ұйымдық мәселелері туралы хат алысу 3 жыл 3 жыл 40 Ведомстволық (жеке) мұрағаттан 1 құжаттарды беруге талаптар, өтінімдер 1 1 Құжаттар.
(тапсырыстар) 1 жыл 1 жыл ды ведом.
стволық
(жеке)
қайтарған.
41 Заңды және жеке тұлғалардың мұрағат анықтамаларын, көшірмелерін, құжаттардан үзінділер беру туралы өтініштері, сұратулары, оларды беру жөнінде хат алысу 3 жыл 3 жыл 42 Ведомстволық (жеке) мұрағаттан 1 құжаттарды уақытша пайдалануға беру 1 1 Құжаттар.
актілері 3 жыл 3 жыл ды ведом.
нан кейін 43 Ведомстволық (жеке)
мұрағаттан 1 құжаттардың түсуі мен шығуын есепке 1 1 Мемлекет.
алу журналы Тұрақты Тұрақты тік сақ.
тауға 44 Ведомстволық (жеке) мұрағат туралы 1 Жаңаға ереже Тұрақты 5 жыл ауыстырыл.
ғаннан 45 Ведомстволық (жеке) мұрағаттың 1 1 1 төлқұжаты Тұрақты Тұрақты Мемлекет.
тік сақ.
46 ЖЗҚ, оның филиалдары мен өкілдік. 1 терінің істері (тарихи анықтамалар, 1 1 Мемлекет.
құжаттардың қолда барлығын және Тұрақты Тұрақты тік сақ.
құрастырудың тексеру актісі) тауға
2. Бағдарлау, жоспарлау 47 а) ЖЗҚ жоғары, атқарушы және коллегиалды органының Тұрақты КӨШ б) ЖЗҚ, оның филиалдары мен құрылымдық бөлімшелерінің жылдық жұмыс жоспарлары 5 жыл 5 жыл 48 ЖЗҚ жоғары, атқарушы және коллегиалды органының, ЖЗҚ атқарушы органының құрылымдық бөлімшелерінің, оның филиалдары мен өкілдіктерінің жедел жұмыс жоспарлары:
а) жарты жылдық 5 жыл 5 жыл б) тоқсандық 5 жыл 5 жыл в) айлық 6 ай 6 ай 49 Бизнес-жоспарлар және олардың экономикалық негіздемелері КӨШ -
3. Қаржыландыру 50 ЖЗҚ, оның филиалдары мен 1 өкілдіктерінің атқарушы органының Тұрақты- бюджеті, арнайы және басқа да құрастырған қаражаттары бойынша сметалары: 1 орны бойын.
а) жылдық Тұрақты 10 жыл ша, басқа 2 3 ұйымдарда б) тоқсандық 5 жыл 5 жыл - КӨШ Жылдық болмағанда
- тұрақты.
- 10 жыл 51 ЖЗҚ, оның филиалдары мен өкілдіктерінің шығындар сметасының орындалуын талдау Тұрақты 10 жыл
4. Есеп жүргізу және есеп беру
4.1. Жедел және статистикалық есеп жүргізу және есеп беру 52 ЖЗҚ, оның филиалдары мен 1 өкілдіктерінің қызметі жөнінде Жылдық статистикалық есептер және кестелер: болмағанда а) жылдық жиынтық және үлкен - тұрақты.
мерзімділікпен Тұрақты - 2 б) жылдық және үлкен мерзімділікпен Тұрақты 10 жыл Жылдық, 1 жарты жыл.
в) жарты жылдық 5 жыл 5 жыл дық болма.
2 ғанда - г) тоқсандық 5 жыл 5 жыл тұрақты.
д) айлық 1 жыл 1 жыл Жылдық, жарты жыл.
дық, тоқсандық 53 ЖЗҚ, оның филиалдары мен 1 өкілдіктерінің атқарушы Жылдық органының есептері: болмағанда г) тоқсандық 5 жыл 5 жыл 10 жыл д) айлық 3 жыл 1 жыл Жылдық, Жылдық, жарты жылдық жылдық, 54 ЖЗҚ атқарушы органының құрылымдық бөлімшелерінің есептері а) жылдық 5 жыл б) жарты жылдық 5 жыл в) тоқсандық 5 жыл г) айлық 3 жыл 55 Есептер бойынша қорытындылар: 1 а) жылдық Тұрақты 10 жыл Жылдық 1 2 болмағанда б) тоқсандық 5 жыл 5 жыл - тұрақты.
4.2. Бухгалтерлік есеп жүргізу және есеп беру 56 ЖЗҚ, оның филиалдары мен 1 өкілдіктерінің бухгалтерлік Жылдық есептері мен теңгерімдері және болмағанда оларға түсіндірме жазбалар: тұрақты.
а) жылдық жиынтық; Тұрақты - 2 б) жылдық Тұрақты 10 жыл Жылдық в) тоқсандық 5 жыл 5 жыл - 10 жыл.
57 Тапсыру, бөлу, тарату теңгерімдері мен қосымшалары және оларға түсіндірме жазбалар Тұрақты 10 жыл 58 Жылдық есептер мен теңгерімдерді әзірлеу және талдау бойынша аналитикалық кестелер Тұрақты 5 жыл 59 Теңгерімдер мен есептерді бекіту және анықтау туралы хат алысу 3 жыл 3 жыл 60 Бухгалтерлік және қаржылық есепті ұсынудың мерзімдері туралы хат алысу 1 жыл 1 жыл 61 Шаруашылық операцияның жасалған Тексеру фактісін белгілеген және бухгалтерлік аяқталған жазбаларға негіздеме болып табылған жағдайда.
бастапқы құжаттар мен оларға Даулар, қосымшалар (кассалық, банктік құжаттар, келіспеу.
банктің хабарламалары мен аудару шіліктер талаптары, банктің үзінділері, жұмыс тергеу наряды, табельдер, мүлік пен және сот материалдарды қабылдау, өткізу, істері есептен шығару туралы актілер, пайда бол.
тауар-материал құндылықтарды есепке ған жағ.
алу жөнінде квитанциялар мен тіркеме 1 1 дайда - қағаздар, аванстық есептер және 5 жыл 5 жыл ақырғы басқалар) шешім шы.
ға дейін сақталады.
62 Жеке шоттар: Жәрдемақы а) жұмысшылар мен қызметшілердің 75 ж.-"Ж" және зей.
СТК тақы тө.
лемдері б) зейнетақы және мемлекеттік 1 тоқтаған.
жәрдемақы алушылардың 5 жыл 5 жыл нан кейін 63 Есеп айырысу (есеп-айырысу-төлем) 1 1 ведомостары 5 жыл Жеке шот.
тар болма.
ғанда - 75 жыл 64 Түгендеу кәртішкелері және негізгі 1 1 1 қаражат есебінің кітабы 5 жыл 5 жыл Негізгі қаражат таратыл.
65 Ақша сомаларын және тауар-материал құндылықтарын алуға сенімхаттар (соның ішінде күші жойылған сенімхаттар) 5 жыл 5 жыл 66 Есептік регистрлер (бас кітап, 1 журнал-ордерлер, әзірлеу кестелері Тексеру және басқалар). Қосымша және бақылау аяқталған кітаптары, журналдар, картотекалар, 1 1 жағдайда.
касса кітаптары, айналым ведомостары 5 жыл 5 жыл Даулар, келіспеу.
шіліктер тергеу және сот істері пайда болған жағдайда
- ақырғы шешім шығарыл.
ғанға дейін 67 Шоттарды, касса ордерлерін, сенімхаттарды, төлем тапсырмаларын және басқаларды тіркеу журналдары мен кітаптары 5 жыл 5 жыл 68 Қорлардың, еңбек ақының шекті мөлшері және оны бөлуді бақылаудың есебі туралы, артық шығындар және еңбекақы бойынша берешектер жөнінде есептесулер туралы, еңбекақыдан, әлеуметтік сақтандыру қаражатынан ұстап қалу туралы, демалыстық және шығару жәрдемақылар туралы және басқалар. 5 жыл 5 жыл 69 Түгендеу туралы құжаттар (түгендеу 1 комиссиясының мәжілістерінің Тексеру хаттамалары, түгендеу тізімдемелері, аяқталған актілер, салыстыра тексеру ведомостары) 1 1 жағдайда.
5 жыл 5 жыл Даулар, 70 Жәрдемақы, зейнетақы төлеу туралы 1 құжаттар (есептердің көшірмелері, 5 жылдан сенімхаттардан үзінділер, қорытындылар), кем емес әлеуметтік сақтандыру бойынша еңбекке 1 1 жарамсыздық парақтары КӨШ КӨШ 71 Орындау парақтары КӨШ КӨШ 5 жылдан кем емес 72 Оқу демалыстарына ақы төлеуге, салықтар КӨШ КӨШ 5 жылдан бойынша жеңілдіктер алуға және кем емес басқаларға бухгалтерияға ұсынылатын анықтамалар 73 Дебиторлық берешектер, жетіспеушіліктер, КӨШ КӨШ 5 жылдан ысырап қылулар, талан-таражға салулар кем емес жөніндегі құжаттар (анықтамалар, актілер, міндеттемелер, хат алысу)
74 Негізгі қорды қайта бағалау туралы Қайта құжаттар (хаттамалар, актілер, есептер) Тұрақты бағала.
75 Актілер, негізгі құралдарды қайта Қайта бағалау ведомостары және тозуын анықтау Тұрақты бағала.
76 Үйлердің, ғимараттардың және 1 2 1 жабдықтардың төлқұжаттары 5 жыл 5 жыл Мемлекет.
тің қор.
ғауындағы архитек.
туралық ескерт.
кіштер - үйлер мен ғимарат.
тардың төлқұжат.
тары - тұрақты.
Негізгі қаражат.
тар тара.
тылғаннан 77 Құжаттық тексеруді және бақылау-тексеру жұмыстарын жүргізу туралы құжаттар (жоспарлар, есептер, хат алысу) 3 жыл 78 ЖЗҚ, оның филиалдары мен өкілдік. 1 терінің қаржы-шаруашылық қызметін Тексеру құжаттық тексеру актілер оған құжаттар аяқталған (анықтамалар, ақпараттар, мағлұмат 1 1 жағдайда.
хаттар) 5 жыл 5 жыл Даулар, 79 Кассаны, салық төлеудің дұрыстығын тексеру актілері және басқалар 5 жыл 5 жыл 80 Шарттар, келісімдер (шаруашылық, 1 1 1 операциялық, еңбек және басқалар) 5 жыл 5 жыл Шарттың, келісім.
нің қолда.
нылу мер.
зімі өт.
кеннен кейін, тексеру аяқталған 81 Шарттардың тізілімі 5 жыл 82 Материалды жауапкершілік туралы 1 1 1 шарттар 5 жыл 5 жыл Материалды жауапкер.
шіліктегі тұлға жұ.
мыстан шыққаннан 83 Әкімшілік-шаруашылық мәселелері жөніндегі хат алысу 5 жыл 84 Қолдардың үлгілері (материалды жауапкершіліктегі тұлғалардың) КӨШ КӨШ
5. Еңбек ресурстарын пайдалануды ұйымдастыру 85 Жылдық есептер: еңбек, қызметкерлердің саны, орын ауыстыруы және сол сияқтылар жөнінде Тұрақты 86 Еңбек ресурстарының қолда барлығын, қозғалысын, жинақтауын, пайдалануын есепке алу жөніндегі құжаттар 5 жыл (анықтамалар, мәліметтер, ведомостар) СТК 5 жыл 87 Еңбек ақының бекітілген жылдық қорлары Тұрақты 10 жыл 88 Еңбек ақы мөлшерлерін, сыйақыны есептеуді реттеу және белгілеу туралы хат алысу 5 жыл 5 жыл 89 Сыйақыландыру туралы құжаттар (анықтамалар, тізімдер, хат алысу) 5 жыл 5 жыл 90 Еңбек сіңірген жылдары үшін сыйақы төлеу жөніндегі комиссия мәжілістерінің хаттамалары 5 жыл 91 Еңбекке ақы төлеудің әртүрлі нысандарын қолдану, лауазымдық жалақыны белгілеу, тарифтік сеткаларды қолдану, еңбек ақы қорын жұмсау туралы хат алысу 3 жыл
6. Кадрлармен жұмыс жүргізу 92 ЖЗҚ, оның филиалдары мен өкілдіктерінің жоғары, атқарушы, коллегиалдық органдарының қызметкерлерінің құрамы туралы анықтамалар 5 жыл 5 жыл 93 Жеке істердің құрамына кірмеген жеке құрам жөніндегі бұйрықтарға құжаттар 3 жыл 3 жыл 94 Қызметкерлермен шарттар, контрактар, 1 1 келісімдер 75 ж. - Ж Жеке істер.
дің құра.
мында сақталады 95 Жұмысшылар мен қызметшілерді қабылдау, ауыстыру, шығару туралы жазбалар (жеке құрам жөніндегі бұйрықтарды 75 жыл алмастыратын) СТК 75 жыл 96 Кадрларды қабылдау, орналастыру, орнын ауыстыру, есепке алу туралы хат алысу 3 жыл 3 жыл 97 ЖЗҚ, оның филиалдары мен өкілдіктерінің атқарушы органының номенклатуралық лауазымдарының тізбесі:
а) бекіткен жері бойынша Тұрақты - 98 Жұмысшылар мен қызметшілердің жеке істері (өтініштер, сауалнамалар, өмірбаяндар, қабылдау, орнын ауыстыру, 75 жыл іссапарға жіберу, шығару, алғыс - "Ж"
жариялау туралы бұйрықтардың СТК - көшірмелері және үзінділері)
99 Қосалқы жұмыс бойынша жұмыс істейтін тұлғалардың жеке істері (есепке алу, қабылдау, орнын ауыстыру, шығару кәртішкелері):
а) зейнетақы заңдарына сәйкес қосалқы 75 жыл жұмыс зейнетақы мөлшеріне әсер ететін - "Ж"
қызметкерлер үшін СТК - б) негізгі жұмыс орны бойынша толық лауазымдық жалақысы (ставкасы) бар қызметкерлердің 5 жыл 5 жыл 100 Шет елге іссапарға жіберілген мамандардың көшпелі істері (сауалнамалар, мінездемелер, өмірбаяндар, анықтамалар, жеке құжаттардың көшірмелері, іссапарға жіберу туралы бұйрықтардың көшірмелері):
а) шет елге шыққан 45 жыл - б) шет елге шықпаған 5 жыл - 101 Жұмысшылар мен қызметшілердің жеке 75 жыл -"Ж"
кәртішкелері (соның ішінде уақытша қызметкерлердің) СТК - 102 Жеке істердің құрамына кірмеген құжаттар (кадрлар есебі жөніндегі парақтар, анықтамалар, анықтамалардың көшірмелері, кету парақтары) 3 жыл 3 жыл 103 Жұмысқа қабылданбаған тұлғалардың құжаттары (кадрлар есебі жөніндегі парақтар, сауалнамалар, өмірбаяндар, өтініштер) 1 жыл 1 жыл 104 Дербес ставкаларды, жалақыларды, Жалақы.
үстемелерді белгілеу туралы құжаттар ларды (ұсынымдар, өтінімдер, сауалнамалар, 1 1 белгілеу актілер) 15 жыл 15 жыл және өз.
герту ту.
ралы бұй.
рықтар болмаған кезде - 50 ж. СТК (50 ж.)
105 Дербес ставкаларды, жалақыларды, үстемелерді белгілеу және төлеу туралы хат алысу 3 жыл 3 жыл 106 Қызметкерлердің тізімі (штаттық-тізімдік құрам) 75 жыл 75 жыл 107 Дербес ставкалар мен жалақылар 1 1 Жеке шот.
алатындардың тізімдері 10 жыл 10 жыл тар бол.
мағанда - 50 ж.
108 Түпнұсқалы жеке құжаттар (дипломдар, Талап Талап Талап 1 еткенше. еткенше. етілмеген аттестаттар, еңбек кітапшалары ) Талап Талап еңбек етілме. етілме. кітапша.
гендер - гендер лары - 50 жылдан - 50 қызметкер кем емес жылдан зейнеткер кем емес жасына жеткеннен 10 жыл 109 Еңбек кітапшаларын және оларға қосымша беттерді есепке алу туралы құжаттар (есептер, актілер, мәліметтер) 3 жыл 3 жыл 110 Картотекалар, әскери міндеттілердің 1 1 1 есеп кәртішкелері 3 жыл 3 жыл Босатыл.
111 Іссапарларға жіберілген тұлғаларды есепке алу журналдары (кітаптары), тізімдері, картотекалары а) Қазақстан Республикасы бойынша 3 жыл 3 жыл б) шетелдік 5 жыл - 112 Іссапарлық куәліктерді беруді есепке алу журналдары (кітаптары) 3 жыл 3 жыл 113 Демалыстарды есепке алу журналдары (кітаптары) 3 жыл 3 жыл 114 Демалыстар берудің графиктері, өтініштер, мәліметтер, демалыстарды пайдалану туралы хат алысу 1 жыл 1 жыл 115 Оқу демаластарын беру туралы 1 1 1 өтініштер 3 жыл 3 жыл Оқу орнын аяқтаған.
116 Еңбекақы, стаж, жұмыс орны туралы анықтамалар беруді есепке алу кітаптары 3 жыл 3 жыл 117 Мәжілістер хаттамалары, аттестациялық 15 жыл 15 жыл Оларға және біліктілік комиссияларының СТК құжаттар қаулылары (санақ комиссия.
ларының хаттама.
лары, құпия дауыс беру бюл.
летенде.
рі) - 5 118 Аттестациялауды өткізу және 1 біліктілік белгілеу туралы құжаттар 75 жыл - 75 жыл - Жеке іс.
(сын-пікірлер, мінездемелер, 1 1 тер құра.
аттестациялық парақтар, сауалнамалар) "Ж" "Ж" мында СТК сақтала.
ды. Жеке істер құрамына кірмеген.
дер - 5 жыл 119 Аттестациялауды өткізу және біліктілік белгілеу туралы жиынтық деректер, мәліметтер, ведомостар.
Аттестациялық, біліктілік комиссиялары мүшелерінің тізімдері 5 жыл 5 жыл 120 Еңбекке жарамсыздық парақтары, еңбекке жарамсыздық парақтарының түбіршектері 5 жыл 5 жыл
7. Жинақтаушы зейнетақы жүйесі 121 Зейнетақы жарналарын тарту жөніндегі қызметті жүзеге асыруға және зейнетақы төлемдерін жүзеге асыруға лицензия алу үшін лицензиарға ұсынылған құжаттар (қаржылық құжаттар, зейнетақы ережелері, ішкі бақылау туралы ереже, есептік саясат, экономикалық негіздеме, кастодиан шарты) Тұрақты 122 ЖЗҚ, оның филиалдары мен өкілдіктеріне басшы лауазымдарға кандидатураларды келісу үшін өкілетті органға ұсынылған құжаттар (өтіні, сауалнама, жеке құжаттардың көшірмелері, бұйрық, хаттамадан үзінді) Тұрақты Тұрақты 123 ЖЗҚ филиалдары мен өкілдіктерін ашуға және жабуға құжаттар (бұйрық, шешімдер, экономикалық негіздеме, сенімхат) Тұрақты Тұрақты 124 ЖЗҚ автоматтандырылған ақпарат жүйесі туралы құжаттар (техникалық тапсырма, актілер, есептер, сипаттамалар және с.с.) Тұрақты 125 Зейнетақы шарттары, сондай-ақ 1 зейнетақы шартының мәліметтерінің 1 1 Тексеру өзгеруіне әсер ететін құжаттар 5 жыл 5 жыл аяқталған жағдайда, шарттың күші қолданылу мерзімі өткеннен 126 ДЗШ жөнінде дерекқор 75 ж.-"Ж" 75 ж.-"Ж"
127 ДЗШ тіркеу кітабы Тұрақты Тұрақты 128 Зейнетақы жарналарының түскенін Тексеру растайтын бастапқы құжаттар және аяқталған оларға қосымшалар 5 жыл жағдайда.
Даулар, 129 Зейнетақы активтерінің түсуі және орналастырылуы туралы мәліметтер 75 жыл 130 Инвестициялар қоржынының құрылымы 5 жыл 131 Банк шоттарынан үзінділер (кастодиандық, төлемдік, валюталық шоттардан және оларға қосымшалар) 5 жыл 132 ЗАБК және кастодиан-банкпен салыстыра тексеру актілері 5 жыл 133 Шартты өлшем құнының күнделікті есебі Тұрақты 134 Қате есептелген зейнетақы жарналарын қайтару жөніндегі құжаттар (өтініштер, 75 ж.-"Ж"
хаттар, анықтамалар)
135 ДЗШ біріктіру үшін зейнетақы жарналарын төлеушілерден 75 ж.-"Ж"
анықтама-растау қағаздары 136 Жинақталған зейнетақы қаражатын аудару 1 1 1 жөніндегі құжаттар (өтініштер) 5 жыл 5 жыл Аударуды жүзеге асырғаннан 137 Зейнетақы төлемдерін алуға және жинақталған зейнетақы қаражатын алып қоюға ЖЗҚ-ға ұсынылған құжаттар (өтініш, жеке құжаттардың көшірмелері, кету, шақырту парақтары, мұралық 75 ж.-"Ж" 75 ж.-"Ж"
құқықтар, қайтыс болғаны туралы куәлік)
138 ДЗШ жай-күйі туралы ақпарат алуға өтініштер 5 жыл 5 жыл 139 Салымшыларға хабарламалар жіберудің тізілімдері 2 жыл 2 жыл 140 Салымшы/Алушы жылдық ақпараттандыру кезінде алмаған ДЗШ-дан үзінділер 3 жыл 3 жыл 141 ЖЗҚ, оның филиалдары мен өкілдіктерінің 5 жыл 5 жыл негізгі қызметі жөніндегі хат алысу СТК СТК 142 Зейнетақы жарналарын төлеушілер және салымшалармен/алушылармен хат алысу 5 жыл 5 жыл 143 ЖЗҚ-ны қайта құруға және таратуға құжаттар (өтінім, шешімдер, бағдар, шаралар тізбесі) Тұрақты Қысқартулардың тізімі КӨШ - керектігі өткенге шейін ДЗШ - дербес зейнетақы шоты ЗАБК - зейнетақы активтерін басқару жөніндегі компания ЖЗҚ - жинақтаушы зейнетақы қоры СТК - бұл белгі мұндай құжаттардың бөлігінің ғылыми-тарихи маңызы болуы мүмкін екендігін білдіреді және белгіленген тәртіппен мемлекеттік мұрағаттарға тапсырылуы тиіс.
75 жыл - "Ж" СТК - мұндай сақтау мерзімі белгіленген құжаттар үшін сақтау мерзімін есептеуді іс аяқталған сәттегі адамның жасын ("Ж" әрпімен белгіленген) есепке ала отырып жүргізу керек. Істі сақтау ұзақтығы оны іс жүргізумен аяқтағаннан кейін 75 жас - "Ж" айырмасына тең болуы керек, мұнда "Ж" - істі аяқтаған сәттегі тұлғаның жасы.

На русском языке:
Приказ Комитета по
Комитет по регулированию деятельности Қазақстан Республикасы Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау министрлігінің Жинақтаушы накопительных пенсионных фондов Министерства зейнетақы қорларының қызметін реттеу жөніндегі труда и социальной защиты РК комитеті регулированию деятельности накопительных пенсионных фондов Министерства труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 23 августа 2000 года N 92-п.
Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 3 октября 2000 года N 1249. Утратил силу - постановлением Правления Агентства РК по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций от 27 декабря 2004 года N 377 (V043422)
Об утверждении Инструкции о порядке документирования, управления документацией, организации и сроках хранения документов в накопительных пенсионных фондах В целях надлежащего оформления и обеспечения сохранности документов, образующихся в деятельности накопительных пенсионных фондов, приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке документирования, управления документацией, организации и сроках хранения документов в накопительных пенсионных фондах.
2. Юридическому отделу (Камали К.К.) направить приказ N 92-п от 23 августа 2000 года "Об утверждении Инструкции о порядке документирования, управления документацией, организации и сроках хранения документов в накопительных пенсионных фондах" в Министерство юстиции Республики Казахстан для государственной регистрации и ввести его в действие после государственной регистрации.
И.о Председателя Комитета Согласовано Комитет по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан 23 августа 2000 г.
Председатель Комитета Утверждено Приказом Комитета по 23 августа 2000 г. N 92-п Инструкция о порядке документирования, управления документацией, организации и сроках хранения документов в накопительных пенсионных фондах
1. Общие положения
1. Настоящая Инструкция регулирует вопросы ведения делопроизводства, устанавливает общие требования к организации учета документов и определяет сроки их хранения в ведомственных (частных) архивах накопительных пенсионных фондов (далее - фондов), их филиалов и представительств.
2. Правовой основой для осуществления фондом мер по ведению учета и обеспечения сохранности документов являются Закон Республики Казахстан Z980326_ "О Национальном архивном фонде и архивах", Закон Республики Казахстан Z970136_ "О пенсионном обеспечении в Республике Казахстан", Закон Республики Казахстан Z952235_ "О налогах и других обязательных платежах в бюджет", Указ Президента Республики Казахстан, имеющий силу Закона, Z952732_ "О бухгалтерском учете" от 26 декабря 1995 г. N 2732 и иные нормативные правовые акты уполномоченных государственных органов.
3. Законченные делопроизводством документы и дела, образованные в деятельности фонда, его филиалов и представительств, подлежат временному хранению в ведомственном (частном) архиве в соответствии со сроками, установленными настоящей Инструкцией. По истечении установленных уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией сроков временного ведомственного (частного) хранения документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, подлежат передаче в упорядоченном виде на постоянное государственное хранение в соответствующие государственные архивные учреждения.
4. Научно-методическую, консультационную и практическую помощь в обеспечении деятельности делопроизводственных и архивных служб фондов, их филиалов и представительств осуществляют в соответствии с двухсторонними договорами соответствующие государственные архивные учреждения.
5. Общие требования к учету, оформлению и хранению документов определяются нормативными правовыми актами уполномоченного Государственного органа по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.
2. Основные требования к оформлению и учету документов, подлежащих хранению
6. Порядок документирования деятельности юридических лиц и требования к оформлению документов установлены "Основными правилами документирования и управления документацией в объединениях (предприятиях), учреждениях и организациях всех организационно-правовых форм Республики Казахстан", утвержденными постановлением Кабинета Министров Республики Казахстан от 30 июня 1992 г. N 562 P920562_ (далее - Основные правила).
7. В целях эффективной организации документирования и документационного обеспечения управления исполнительный орган фонда разрабатывает Инструкцию по делопроизводству, которая в обязательном порядке согласовывается с соответствующим государственным архивным учреждением.
8. Для правильного распределения документов в дела в соответствии с их классификацией, обеспечения оперативного поиска документов и учета дел исполнительный орган фонда, его филиалы и представительства составляют конкретные номенклатуры дел. Конкретная номенклатура дел, являющаяся основным учетным документом при ведении делопроизводства, представляет собой систематизированный перечень наименования заводимых дел, с указанием сроков их хранения, оформляемый в соответствии с требованиями уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией Республики Казахстан. Номенклатура дел подлежит обязательному согласованию с соответствующим государственным архивным Конкретная номенклатура дел составляется в последнем квартале предшествующего года и после его согласования и утверждения в установленном порядке вводится в действие с 1 января. Действие конкретной номенклатуры дел определяется пятилетним сроком, в течение которого она ежегодно перепечатывается и утверждается с учетом изменений в составе документов. В случае изменений в структуре исполнительного органа фонда она пересоставляется и согласовывается заново.
9. Мероприятия по организации оперативного хранения документов в структурных подразделениях исполнительного органа фонда, его филиалов и представительств определяются с учетом требований Основных правил и Инструкции по делопроизводству.
10. В целях организации, руководства, координации, контроля и реализации работ по документированию и управлению документацией в исполнительном органе фонда, его филиалах и представительствах образуется делопроизводственная служба (канцелярия) на правах самостоятельного структурного подразделения или назначаются ответственные должностные лица.
11. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные правила:
1) помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы;
2) помещать в дело вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
3) группировать в дело документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;
4) раздельно формировать в дела документы постоянного и временного хранения;
5) не подшивать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
6) не превышать объем дела более 250 листов.
12. Устанавливаются следующие требования к формированию дел:
1) документы в личных делах сотрудников располагать в хронологическом порядке по мере их поступления;
2) обращения граждан по вопросам работы фонда и все документы по их рассмотрению и исполнению группировать отдельно от обращений граждан по личным вопросам;
3) планы, отчеты, сметы формировать в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления и утверждения;
4) приказы по личному составу группировать отдельно от приказов по основной деятельности, за исключением приказов и распоряжений об отпусках, назначении дежурных, взысканиях, направлении в краткосрочные командировки и т.п., которые группируются в обособленное дело временного срока хранения (5 лет);
5) приложения к документам, независимо от даты их составления или утверждения, присоединять к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов формировать в отдельный том с простановкой в документе соответствующей отметки;
6) документы по невзысканной задолженности подшивать в дело того года, в котором завершаются все операции по данному вопросу (взыскание долга или списание его с баланса фонда);
7) исполненные электронные платежные поручения переводить на бумажный носитель и включать в соответствующее дело;
8) документы на электронных носителях, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, категории дел по личному составу или требующие особого юридического удостоверения (подписи, печати, утверждения, согласования), переводить на бумажный носитель и включать в соответствующее дело.
13. Обложка дела, законченного делопроизводством, должна содержать следующие обязательные реквизиты:
1) официальное наименование фонда, его филиала или представительства;
2) наименование высшего органа (коллегиального органа, структурного подразделения исполнительного органа) фонда;
3) индекс дела по номенклатуре дел;
4) номер тома дела;
5) наименование дела;
6) дата дела (для постановлений, решений, приказов, протоколов, стенограмм, переписки - крайние даты и крайние номера документов);
7) количество листов;
8) срок хранения дела.
14. При подготовке дел к передаче на ведомственное (частное) хранение в архив фонда или на государственное хранение проводится экспертиза ценности документов.
Экспертизой ценности документов называется процесс определения сроков хранения документов и отбора их на ведомственное (частное) или государственное хранение на основании установленных уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан принципов и критериев.
15. В ходе экспертизы ценности дела постоянного хранения, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:
1) подшивку или переплет дела;
2) нумерацию листов дела;
3) составление листа-заверителя дела;
4) составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
5) оформление реквизитов обложки дела.
16. Экспертиза ценности документов осуществляется сотрудниками структурных подразделений исполнительного органа фонда, его филиалов и представительств и постоянно действующей экспертной комиссией, создаваемой исполнительным органом фонда, его филиалами и представительствами с включением, при необходимости, в ее состав сотрудников соответствующих государственных архивных учреждений. Положение об экспертной комиссии в обязательном порядке подлежит согласованию с соответствующим государственным архивным учреждением.
Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются руководителем исполнительного органа фонда, его филиалов и представительств.
17. Протоколы экспертной комиссии фонда, содержат решения:
1) об одобрении проектов конкретной, типовой и примерной номенклатур дел;
2) об одобрении описи дел постоянного хранения и по личному составу;
3) об одобрении актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
4) о состоянии делопроизводства и архивного дела в исполнительном органе фонда, его филиалах и представительствах;
5) об инициировании в установленном порядке предложений по изменению (установлению) сроков хранения отдельных категорий документов, установленных (не предусмотренных) перечнем типовых документов, с указанием сроков их хранения;
6) об одобрении графиков передачи дел в ведомственный (частный)
архив и на государственное хранение.
18. Результаты экспертизы ценности документов оформляются в виде:
1) описи дел постоянного хранения, утверждаемого руководителем исполнительного органа фонда и соответствующим государственным архивным учреждением;
2) описи дел по личному составу, утверждаемого руководителем исполнительного органа фонда и согласовываемого соответствующим государственным архивным учреждением;
3) акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаемого руководителем исполнительного органа фонда, его филиала или представительства и рассматриваемого соответствующим
4) справки о неполноте документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, утверждаемого руководителем исполнительного органа фонда и представляемого в соответствующее архивное учреждение.
19. Передача дел из структурных подразделений исполнительного органа фонда в ведомственный (частный) архив производится через два года на третий.
3. Порядок временного хранения документов в ведомственном (частном)
архиве
20. Порядок временного хранения документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан и их страховых копий в ведомственном (частном) архиве, устанавливается уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики
21. Для временного хранения документов, образованных в деятельности фонда, его филиалов и представительств, их учета, использования в практических целях создается ведомственный (частный) архив.
22. Ведомственный (частный) архив фонда осуществляет хранение документов на бумажной, электронной основах и на пленочных носителях, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, дела по личному составу и дела временного срока хранения.
Электронные платежные поручения на внешних и внутренних магнитных носителях (дискетах, магнитных лентах и т.п.) подлежат хранению в упакованном и опечатанном виде, с указанием сведений о лицах, ответственных за достоверность и качество передаваемых для учета и хранения магнитных носителей.
23. В целях обеспечения сохранности документов в ведомственном (частном) архиве проводится следующий необходимый комплекс работ:
1) ведение учета документов;
2) создание оптимальных условий хранения документов;
3) соблюдение порядка выдачи дел из ведомственного (частного) архива;
4) проверка наличия и состояния дел;
5) обеспечение физико-химической сохранности документов.
24. Учету подлежат все хранящиеся в ведомственном (частном) архиве документы, в том числе неописанные, страховые копии особо ценных документов и описи дел. Основными учетными документами ведомственного (частного)
архива являются:
1) книга учета поступлений и выбытия документов - для постоянного учета хранимых документов;
2) книга учета поступлений и выбытия страхового фонда - для постоянного учета особо ценных документов;
3) описи дел - для поединичного и суммарного учета дел.
25. В целях создания оптимальных условий для сохранности документов руководство исполнительного органа фонда обеспечивает:
1) предоставление под ведомственный (частный) архив в соответствии с объемом и составом хранящихся дел отдельного здания (или части здания), специально оборудованного или приспособленного для хранения документов;
2) соблюдение мер пожарной безопасности хранилищ;
3) установление в помещении и хранилищах охранной сигнализации;
4) создание оптимального температурно-влажностного и светового режима хранения документов;
5) проведение регулярных профилактических мероприятий против появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли;
6) установление металлических стеллажей или деревянных, обработанных огнезащитным составом.
26. Порядок выдачи дел из хранилищ ведомственного (частного) архива определяется нормативным документом, утверждаемым руководством исполнительного органа фонда. Данная процедура оформляется заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал ведомственного (частного) архива или во временное пользование в структурные подразделения, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, заказами на проведение работ по микрофильмированию и реставрации документов. Дела выдаются из хранилищ во временное пользование на срок, не превышающий 10 дней - для сотрудников структурных подразделений исполнительного органа фонда, его филиалов и представительств и 3 месяца - для сотрудников других организаций. По истечению установленных сроков при необходимости производится переоформление документов на выданные дела. Выдача дел регистрируется в учетных документах.
27. В целях установления фактического наличия дел, внесенных в соответствующие описи, выявления дел, требующих консервационно- профилактической обработки и реставрации, исполнительным органом фонда, его филиалами и представительствами проводится проверка наличия и состояния документов и дел. Проверка документов Национального архивного фонда, включенных в описи дел постоянного хранения, производится не реже чем раз в 5 лет, дел по личному составу и документов временного хранения (свыше 10 лет) - не реже чем раз в 10 лет.
Единовременные внеочередные проверки наличия и состояния дел проводятся:
1) после перемещения дел в другое помещение (здание);
2) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших перемещение (эвакуацию)
дел или доступ в архивохранилища посторонних лиц;
3) при смене заведующего ведомственным (частным) архивом или лица, ответственного за ведомственный (частный) архив;
4) при реорганизации (ликвидации) фонда, его филиалов и
28. Выявленные документы Национального архивного фонда с физическими дефектами основы (утрата частей документа, разрывы и др.) или текста подвергаются специальной обработке: реставрации, дезинфекции, микрофильмированию, фотореставрации или копированию. Вне зависимости от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы, пораженные плесенью и насекомыми.
4. Особенности организации хранения и передачи в архив документов ликвидируемых фондов
29. При реорганизации или ликвидации фонда решение о месте дальнейшего хранения их документов принимает ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий по согласованию с уполномоченным органом.
30. Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий фонда обязаны обеспечить все требования, предъявляемые к фондам по вопросам обеспечения учета, оформления и сохранности документов, подлежащих хранению, в том числе связанных с деятельностью самой комиссии.
Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий фонда обязаны принять дела и документы от руководства и главного бухгалтера ликвидируемого фонда по акту с приложением соответствующих описей и назначает ответственного за организацию хранения документов фонда.
31. При изменении состава ликвидационной комиссии фонда прием- передача дел и документов, подлежащих хранению, производится в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
32. Ликвидационная комиссия в период своей деятельности обеспечивает выполнение задач и функций, возложенных ранее на экспертную комиссию ликвидируемого фонда.
33. Документы ликвидированного фонда, подлежащие временному (долговременному) хранению, сроки хранения которых не истекли на момент полного завершения ликвидации фонда, должны быть переданы по акту приема- передачи и по описям дел в Комитет по регулированию деятельности накопительных пенсионных фондов Министерства труда и социальной защиты населения Республики Казахстан (далее - Комитет) на условиях, согласованных с соответствующим государственным архивным учреждением.
Корпоративные пенсионные фонды могут по решению ликвидационной комиссии по акту приема-передачи сдать документы с неистекшими сроками хранения в ведомственный (частный) архив корпорации - учредителя на условиях, согласованных с соответствующим государственным архивным учреждением.
Место дальнейшего хранения документов ликвидированного по решению суда фонда, подлежащие временному (долговременному) хранению, сроки хранения которых не истекли на момент полного завершения ликвидации фонда, определяет Комитет по согласованию с местным уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией. Передача документов данной категории осуществляется только по акту приема-передачи.
34. Документы ликвидируемого фонда, в том числе по решению суда, подлежащие постоянному хранению, должны быть надлежащим образом оформлены и переданы на хранение в соответствующее государственное архивное учреждение.
Перед передачей документов ликвидируемого фонда проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества обработки документов.
Передача документов осуществляется по описям и оформляется актом.
Если состояние и качество обработки документов ликвидируемого фонда не отвечают предъявляемым требованиям, то ликвидационная комиссия обязана организовать их упорядочение.
Расходы по организации хранения документов ликвидируемого фонда, в том числе по решению суда, производятся за счет средств фонда.
В случае отсутствия у ликвидируемого по решению суда фонда средств для передачи дел и документов на постоянное хранение место их хранения определяется судом.
Сведения о сдаче дел и документов фонда на временное (долговременное) и/или постоянное хранение в архив указываются в отчете ликвидационной комиссии.
5. Общие требования Перечня типовых документов, образующихся в деятельности фондов, с указанием сроков хранения
35. Перечень типовых документов (Приложение 1) составлен в соответствии с требованиями уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.
36. Перечень является основным документом, определяющим сроки хранения всех категорий документов, в т.ч. содержащих конфиденциальную информацию, образующуюся в деятельности фонда, его филиалов и
37. Перечень служит основным пособием при составлении номенклатур и формировании дел в текущем делопроизводстве.
38. В Перечне не даются конкретные заголовки дел, а лишь перечисляются категории и виды документов. Фонд самостоятельно составляет номенклатуру дел и согласовывает с соответствующим государственным архивным учреждением. Для составления заголовков дел из Перечня берутся соответствующие наименования документов и формулировки вопросов, которые дополняются другими необходимыми элементами: указаниями автора, корреспондента, даты, сроков хранения и номеров статей.
В соответствии с Перечнем в номенклатурах дел и на обложках делах проставляется срок их хранения.
39. При необходимости экспертная комиссия фонда может вносить в установленном порядке предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов.
Изменение сроков хранения отдельных категорий документов, предусмотренных Перечнем, производится в соответствии с решением уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.
40. Перечень построен по предметно-вопросному принципу и состоит из разделов, соответствующих основным вопросам деятельности фонда.
41. Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
42. Введенный в Перечень срок "до минования надобности" относится, в основном, к организационно-распорядительной документации и означает, что документация имеет ограниченное практическое значение.
6. Заключительные положения
43. Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка оформления и хранения документов возлагается на руководителей фонда, филиала, представительства и должностное лицо, ответственное за организацию хранения документов.
44. Вопросы, не урегулированные настоящей Инструкцией, подлежат разрешению в соответствии с нормами действующего законодательства Республики Казахстан.
И.о. Председателя Комитета Приложение 1 к Инструкции о порядке документирования, управления документацией, организации и сроках хранения документов в Перечень типовых документов, образующихся в деятельности накопительных пенсионных фондов N ! Вид документов ! Срок хранения документов ! Примечание ста-! !--------------------------!
тьи ! !в исполните-!в филиалах !
! !льном органе!и представи- !
! !НПФ !тельствах НПФ!
1. Организация системы управления
1.1. Распорядительная деятельность
--------------------------------------------------------------------------- 1 Законы РК, Указы Президента РК, имеющие силу Конституционного закона, Указы Президента РК, имеющие силу Закона, Указы Президента РК, постановления, распоряжения Правительства РК а) касающиеся деятельности НПФ б) направленные для сведения и Постоянно ДМН руководства ДМН ДМН 2 Проекты нормативных правовых актов; документы по их разработке.
Заключения на проекты нормативных правовых актов:
а) по месту разработки Постоянно - б) в других организациях ДМН ДМН 3 Приказы, указания министерств, иных центральных исполнительных органов:
а) касающиеся деятельности НПФ Постоянно ДМН б) направленные для сведения и ДМН ДМН руководства 4 Поручения Администрации Президента РК, Канцелярии Премьер-Министра РК, министерств, органов и документы по их исполнению Постоянно - 5 Приказы, правила, положения, инструкции, методические указания и рекомендации, разработанные уполномоченным государственным органом по регулированию деятельностью НПФ:
б) направленные для сведения и 6 Нормативные правовые акты местных представительных и исполнительных органов 7 Нормативные правовые акты, распорядительные документы высшего органа НПФ Постоянно ДМН 8 Протоколы собраний (заседаний) высшего органа НПФ, его коллегиальных органов и документы к ним Постоянно ДМН 9 Приказы и распоряжения исполнительного органа НПФ а) по основной деятельности Постоянно ДМН б) о приеме, переводе, поощрении, премировании, увольнении, длительных командировках рабочих и служащих (по указанным вопросам издаются приказы, распоряжения) 75 лет ДМН в) о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках рабочих и служащих 5 лет 5 лет г) по административно- хозяйственным вопросам 5 лет 5 лет 10 Правила, положения, инструкции, методические указания, рекомендации, разработанные До замены исполнительным органом НПФ Постоянно новым 11 Проекты правил, инструкций, *После положений, методических указаний утверж- и рекомендаций; документы дения (заключения, предложения, справки, докладные записки) по их разработке 3 года* 3 года* 12 Переписка о разработке, применении и разъяснении правил, инструкций, инструктивных и методических указаний, рекомендаций 3 года 3 года
1.2. Контроль 13 Документы (доклады, докладные записки, справки, акты, заключения, отчеты, возражения)
ревизий и проверок деятельности НПФ, проводимых уполномоченными государственными органами, внешним и внутренним аудитом:
а) по месту проверки и Постоянно 5 лет проверяющей организации б) в других организациях 5 лет - 14 Журналы учета проведенных ревизий, проверок и контроля за выполнением их решений 5 лет 5 лет 15 Документы (докладные записки, отчеты, справки, переписка) о выполнении предложений по результатам проверок, ревизий 5 лет ЭПК 5 лет 16 Обращения граждан:
а) содержащие предложения по улучшению деятельности НПФ, его филиалов и представительств устранению недостатков Постоянно - б) второстепенного и личного характера 5 лет - 17 Переписка о проверке обращений граждан 5 лет ЭПК -
1.3. Организационные основы управления 18 Учредительные и регистрационные документы (учредительные договоры, уставы, положения, регистрационные свидетельства, свидетельства о присвоении РНН) НПФ, его филиалов и представительств Постоянно ДМН 19 Лицензии на деятельность по привлечению пенсионных взносов и осуществление пенсионных выплат До отзыва - 20 Положения о структурных * После подразделениях исполнительного замены органа НПФ, его филиалов и новым представительств Постоянно 3 года* 21 Проекты положений, уставов; * После документы (справки, докладные утверж- записки, предложения) по их дения разработке 3 года* 22 Штатные расписания исполнительного органа НПФ, его филиалов и представительств и изменения к ним Постоянно ДМН 23 Приемо-сдаточные акты, составленные при:
а) при смене руководителей исполнительного органа НПФ, его филиалов и представительств Постоянно - б) ответственных исполнителей и секретарей 5 лет 5 лет 24 Документы (программы, тексты * Аудио- выступлений, статей, интервью, визуаль- стенограммы пресс-конференций, ная доку- пресс-релизы, реклама и другая ментация информация) по освещению в передается средствах массовой информации на госу- деятельности НПФ Постоянно* - дарствен- ное хране- ние через 3 года 25 Должностные инструкции * После сотрудников исполнительного замены органа НПФ, его филиалов и новыми представительств, распределение функциональных обязанностей 5 лет* 5 лет* 26 Перечень сведений, составляющих Постоянно - конфиденциальные сведения НПФ
1.4. Правовое обеспечение управления 27 Переписка по правовым вопросам 5 лет ЭПК 28 Правовые заключения по *После юридическим и конфликтным делам 5 лет* - вынесения оконча- тельного решения 29 Судебные дела (исковые заявления, *После доверенности, претензии, справки, вынесения копии решений суда и другие оконча- материалы) и переписки о ведении тельного этих дел 5 лет* - решения.
1.5. Организация документационного обеспечения управления, организация ведомственного хранения документов 30 Номенклатуры дел:
а) исполнительного органа НПФ Постоянно* - *Несогла- сованные
- ДМН б) структурных подразделений филиалов и представительств 5 лет 5 лет 31 Карточки (журналы) регистрации: *Хранятся а) приказов, указаний, в исполни- распоряжений, правил, инструкций, тельном положений, уставов Постоянно* ДМН органе НПФ б) поступающих и отправляемых Подлежат документов, в т.ч. по электронной передаче почте 3 года 3 года в государ- ственный архив, если могут быть испо- льзованы в качестве научно- справочно- го аппара- та к доку- ментам 32 Журналы (книги), ведомости учета бланков строгой отчетности 3 года 3 года 33 Перечни документов, образующихся в деятельности НПФ, его филиалов До и представительств с указанием замены сроков хранения Постоянно новым 34 Журналы регистрации обращений 5 лет 5 лет граждан 35 Описи дел *После а) постоянного срока хранения Постоянно - уничтоже- б) по личному составу 3 года* - ния дел в) долговременного срока хранения 3 года* 3 года* 36 Акты о выделении документов к уничтожению Постоянно* Посто- *В госу- янно* дарствен- ный архив не переда- ются 37 Акты приема-передачи документов и дел на государственное хранение Постоянно - 38 Протоколы заседаний экспертно- проверочных комиссий и документы к ним Постоянно 10 лет 39 Переписка о методических и организационных вопросах архивного дела 3 года 3 года 40 Требования, заявки (заказы) *После на выдачу документов из возвра- ведомственного (частного) архива 1 год* 1 год* щения документов в ведомст- венный (частный)
архив 41 Заявления, запросы юридических и частных лиц о выдаче архивных справок, копий, выписок из документов, переписка по их выдаче 3 года 3 года 42 Акты выдачи документов во * После временное пользование из возвраще- ведомственного (частного) архива 3 года* 3 года* ния доку- ментов в 43 Журналы учета поступлений и * На госу- выбытия документов из дарствен- ведомственного (частного) архива Постоянно* Постоян- ное но* хранение не пере- даются 44 Положение о ведомственном После (частном) архиве Постоянно 5 лет* замены новым 45 Паспорт ведомственного (частного) * На госу архива Постоянно* Постоян- дарствен- но* ное хране- ние не передается 46 Дела НПФ, его филиалов и * На госу- представительств (исторические дарствен- справки, акты проверок наличия ное хране- и составления документов и т.п.) Постоянно* Постоян- ние не но* передают- ся
2. Прогнозирование, планирование 47 Годовые планы работ:
а) высшего, исполнительного и коллегиальных органов НПФ Постоянно ДМН 48 Оперативные планы работ высшего, исполнительного и коллегиальных органов НПФ, структурных подразделений исполнительного органа НПФ, его филиалов и представительств:
а) полугодовые 5 лет 5 лет б) квартальные 5 лет 5 лет в) месячные 6 месяцев 6 месяцев 49 Бизнес-планы и их экономические обоснования ДМН -
3. Финансирование 50 Сметы по бюджету, специальным и * Постоян- прочим средствам исполнительного но по месту органа НПФ, его филиалам и составле- представительствам: ния в дру- а) годовые Постоянно* 10 лет гих органи- б) квартальные 5 лет** 5 лет*** зациях-ДМН.
** При отсутствии годовых - постоянно.
*** При 10 лет 51 Анализ исполнения сметы затрат НПФ, его филиалов и представительств Постоянно 10 лет
4. Учет и отчетность
4.1. Оперативный и статистический учет и отчетность 52 Статистические отчеты и таблицы * При отсу- по деятельности НПФ, его филиалов тствии и представительств годовых - постоянно а) сводные годовые и с большей периодичностью Постоянно - ** При б) годовые и с большей отсутствии периодичностью Постоянно 10 лет годовых, в) полугодовые 5 лет* 5 лет полугодо- г) квартальные 5 лет** 5 лет вых - пос- д) месячные 1 год*** 1 год тоянно годовых, полугодо- вых, квар- тальных- 53 Отчеты исполнительного органа * При НПФ, его филиалов и отсутствии представительств: годовых а) сводные годовые и с большей постоянно периодичностью Постоянно - **При б) годовые и с большей Постоянно 10 лет отсутствии периодичностью годовых-10 в) полугодовые 5 лет* 5 лет** лет г) квартальные 5 лет*** 5 лет 4 ***При д) месячные 3 года 5<*> 3 года 6 отсутствии полугодовых 4 При лет 5 При тальных- 10 6 При 54 Отчеты структурных органа НПФ:
а) годовые 5 лет б) полугодовые 5 лет в) квартальные 5 лет г) месячные 3 года 55 Заключения по отчетам:
а) годовым Постоянно 10 лет * При б) квартальным 5 лет* 5 лет** отсутствии **При
4.2. Бухгалтерский учет и отчетность 56 Бухгалтерские отчеты и балансы * При представительств и пояснительные годовых - записки к ним: постоянно а) сводные годовые Постоянно - **При б) годовые Постоянно 10 лет отсутствии в) квартальные 5 лет* 5 лет** годовых - 57 Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, объяснительные записки к ним Постоянно 10 лет 58 Аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов Постоянно 5 лет 59 Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов 3 года 3 года 60 Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности 1 год 1 год 61 Первичные документы и приложения * При к ним, зафиксировавшие факт условии совершения хозяйственной операции завершения и явившиеся основанием для ревизий.
бухгалтерских записей (кассовые, В случае банковские документы, извещения возникнове- банков и переводные требования, ния споров, выписки банков, наряды на работу, разногла- табели, акты о приеме, сдаче и сий, следс- списании имущества и материалов, твенных и квитанции и накладные по учету судебных товарно-материальных ценностей, дел сохра- авансовые отчеты и другие) 5 лет* 5 лет* няются до вынесения окончатель- ного 62 Лицевые счета: * После а) рабочих и служащих 75 л.-"В" прекращения ЭПК выплаты б) получателей пенсий и пособий и государственных пособий 5 лет* 5 лет пенсий 63 Расчетные (расчетно-платежные) * При ведомости 5 лет* отсутствии лицевых счетов- 75 лет 64 Инвентарные карточки и книги * После учета основных средств 5 лет* 5 лет* ликвидации основных средств 65 Доверенности на получение денежных сумм и товарно- материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности) 5 лет 5 лет 66 Учетные регистры (главная книга, * При журналы-ордера, разработочные условии таблицы и другие). завершения Вспомогательные и контрольные ревизий.
книги, журналы, картотеки, В кассовые книги, оборотные случае ведомости 5 лет* 5 лет* возникнове- ния споров, разногла- сий, следствен- ных и суд.
дел - сохраняются до вынесе- ния окончате- льного 67 Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений и др. 5 лет 5 лет 68 Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий и другие 5 лет 5 лет 69 Документы (протоколы заседаний * При инвентаризационных комиссий, условии инвентарные описи, акты, завершения сличительные ведомости) об ревизий.
инвентаризации 5 лет* 5 лет* В случае возникнове- сий, след- ственных и судебных ния оконча- 70 Документы (копии отчетов, * Не менее выписки из протоколов, 5 лет заключения) о выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по социальному страхованию ДМН* ДМН* 71 Исполнительные листы ДМН* ДМН* * Не менее 5 лет 72 Справки, представляемые в * Не менее бухгалтерию на оплату учебных 5 лет отпусков, получение льгот по налогам и другие ДМН* ДМН* 73 Документы (справки, акты, * Не менее обязательства, переписка) по 5 лет дебиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях ДМН* ДМН* 74 Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных До пере- фондов Постоянно оценки 75 Акты, ведомости переоценки и определения износа основных До пере- средств Постоянно оценки 76 Паспорта зданий*, сооружений* и оборудования 5 лет** 5 лет** * Паспорта зданий и сооружений- памятников архитектуры, находящихся под охраной государства- ** После лик- видации 77 Документы (планы, отчеты, переписка) о проведении документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы 3 года 78 Акты документальных ревизий * При финансово-хозяйственной условии деятельности НПФ, его филиалов и завершения представительств документы ревизий.
(справки, информации, докладные В случае записки) к ним 5 лет* 5 лет* возникнове- разногласий, следственных и судебных дел - сохра- няются до ного решения 79 Акты проверки кассы, правильности взимания налогов 80 Договоры, соглашения * После (хозяйственные, операционные, истечения трудовые и другие) 5 лет* 5 лет* срока действия договора, соглашения, при условии завершения ревизий 81 Реестры договоров 5 лет 82 Договоры о материальной * После ответственности 5 лет* 5 лет* увольнения материально- ответствен- ного лица 83 Переписка по административно- хозяйственным вопросам 5 лет 84 Образцы подписей (материально- ответственных лиц) ДМН ДМН
5. Организация использования трудовых ресурсов 85 Годовые отчеты: по труду, численности работников, перемещении и т.п. Постоянно 86 Документы (справки, сводки, ведомости) по учету наличия, движения, комплектования, использования трудовых ресурсов 5 лет ЭПК 5 лет 87 Утвержденные годовые фонды заработной платы Постоянно 10 лет 88 Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, начислении премий 5 лет 5 лет 89 Документы (справки, списки, переписка) о премировании 5 лет 5 лет 90 Протоколы заседаний комиссий по выплате вознаграждений за выслугу лет 5 лет 91 Переписка о применении различных форм оплаты труда, установлении должностных окладов, применении тарифных сеток, регулировании и расходовании фонда заработной платы 3 года
6. Работа с кадрами 92 Справки о составе работников высшего, исполнительного, коллегиальных органов НПФ, его филиалов и представительств 5 лет 5 лет 93 Документы к приказам по личному составу (листки по учету кадров, заявления представления, докладные записки), не вошедшие в состав личных дел 3 года 3 года 94 Договоры, контракты, соглашения с * Хранятся работниками 75 лет-В* в составе личных дел 95 Записки о приеме, переводе, увольнении рабочих и служащих (заменяющие приказы по личному составу) 75 лет ЭПК 75 лет 96 Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете кадров 3 года 3 года 97 Перечни номенклатурных должностей филиалов и представительств:
а) по месту утверждения Постоянно - 98 Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, копии и выписки из приказов о приеме, перемещении, откомандировании, увольнении, объявлении благодарностей, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров) рабочих и 75 лет -"В"
служащих ЭПК - 99 Личные дела (карточки учета, приема, перемещения и увольнения лиц) работающих по совместительству:
а) работников, для которых в соответствии с пенсионным законодательством совместительство 75 лет - "В"
влияет на размер пенсий ЭПК - б) работников, имеющих полный должностной оклад (ставку) по основному месту работы 5 лет 5 лет 100 Выездные дела (анкеты, характеристики, автобиографии, справки, копии личных документов, копии приказов о командировании)
специалистов, командированных за границу:
а) выехавших за границу 45 лет - б) не выехавших за границу 5 лет - 101 Личные карточки рабочих и служащих 75 лет-"В" - (в том числе временных сотрудников) ЭПК 102 Документы (листки по учету кадров, справки, копии справок, обходные листы), не вошедшие в состав личных дел 3 года 3 года 103 Документы (листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, заявления) лиц, не принятых на работу 1 год 1 год 104 Документы (представления, * При ходатайства, анкеты, акты) об отсутствии установлении персональных ставок, приказов об окладов, надбавок 15 лет* 15 лет* установле- нии и изме- нении окла- дов - 50 л.
ЭПК (50 л.)
105 Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок 3 года 3 года 106 Список (штатно-списочный состав)
работников 75 лет 75 лет 107 Списки получающих персональные * При ставки и оклады 10 лет* 10 лет* отсутствии счетов - 50 л.
108 Подлинные личные документы До востре- До востре- * Невост- (дипломы, аттестаты, трудовые бования. бования. ребованные книжки*) Не востре- Не востре- трудовые бованные- бованные- книжки- 10 менее 50 менее 50 лет после лет лет достижения работником пенсионного возраста 109 Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним 3 года 3 года 110 Картотеки, карточки учета * После военнообязанных 3 года* 3 года* увольнения 111 Журналы (книги), списки, картотеки учета лиц, направленных в командировки:
а) по Республике Казахстан 3 года 3 года б) зарубежные 5 лет - 112 Журналы (книги) учета выдачи командировочных удостоверений 3 года 3 года 113 Журналы (книги) учета отпусков 3 года 3 года 114 Графики предоставления отпусков, заявления, сводки, переписка об использовании отпусков 1 год 1 год 115 Заявления о предоставлении * После учебных отпусков 3 года* 3 года* окончания учебного заведения 116 Книги учета выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы 3 года 3 года 117 Протоколы заседаний, * Документы постановления аттестационных и (протоколы квалификационных комиссий 15 лет* ЭПК 15 лет* счетных комиссий, бюллетени тайного голосова- ния) к ним- 5 л.
118 Документы (отзывы, * Хранятся характеристики, аттестационные в составе листы, анкеты) о проведении личных дел.
аттестации и установлении 75 лет-"В"* 75 лет- Не вошедшие квалификации ЭПК "В"* в состав личных дел- 119 Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведении аттестации и установлении квалификации.
Списки членов аттестационных и квалификационных комиссий 5 лет 5 лет 120 Листки нетрудоспособности, корешки листков нетрудоспособности 5 лет 5 лет
7. Накопительная пенсионная система 121 Документы, представленные лицензиару, для получения лицензии на осуществление деятельности по привлечению пенсионных взносов и осуществлению пенсионных выплат (финансовые документы, пенсионные правила, положение о внутреннем контроле, учетная политика, экономическое обоснование, кастодиальный договор) Постоянно 122 Документы (заявление, анкета, копии личных документов, приказ, выписка из протокола) для согласования кандидатур на руководящие должности НПФ, его филиалов и представительств, представленные в уполномоченный орган Постоянно Постоянно 123 Документы (приказ, решения, экономическое обоснование, доверенность) на открытие и закрытие филиалов и представительств НПФ Постоянно Постоянно 124 Документы (техническое задание, акты, отчеты, описания и т.п.) об автоматизированной информационной системе НПФ Постоянно 125 Пенсионные договоры, а также * После документы, влияющие на изменение истечения данных пенсионного договора 5 лет* 5 лет* срока 126 База данных по ИПС 75 л.-"В" 75 л.-"В"
127 Книга регистрации ИПС Постоянно Постоянно 128 Первичные документы и приложения * При к ним, подтверждающие поступление условии пенсионных взносов 5 лет* завершения ревизий.
В случае 129 Сведения о поступлении и размещении пенсионных активов 75 лет 130 Структура портфеля инвестиций 5 лет 131 Выписки с банковских счетов (кастодиального, выплатного, валютного счетов и приложения к ним) 5 лет 132 Акты сверок с КУПА и банком- кастодианом 5 лет 133 Ежедневный расчет стоимости условной единицы Постоянно 134 Документы (заявления, письма, справки) по возврату ошибочно зачисленных пенсионных взносов 75 лет-"В"
135 Справки-подтверждения от плательщиков пенсионных взносов для объединения ИПС 75 лет-"В"
136 Документы (заявления) по переводу * После пенсионных накоплений 5 лет* 5 лет* осуществле- ния перевода 137 Документы (заявление, копии личных документов, листков убытия, вызова, права наследования, свидетельство о смерти), представленные в НПФ, на получение пенсионных выплат и 75 лет- изъятие пенсионных накоплений 75 лет-"В" "В"
138 Заявления на получение информации о состоянии ИПС 5 лет 5 лет 139 Реестры отправления уведомлений вкладчикам 2 года 2 года 140 Выписки с ИПС, не полученные вкладчиками/получателями при ежегодном информировании 3 года 3 года 141 Переписка по основной деятельности НПФ, его филиалов и представительств 5 лет ЭПК 5 лет ЭПК 142 Переписка с плательщиками вкладчиками/получателями 5 лет 5 лет 143 Документы (ходатайство, решения, прогноз, перечень мероприятий) на реорганизацию и ликвидацию НПФ Постоянно Список сокращений ДМН - до минования надобности.
ИПС - индивидуальный пенсионный счет.
КУПА - компания по управлению пенсионными активами.
НПФ - накопительный пенсионный фонд.
ЭПК - данная отметка означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные архивы.
75 лет-"В" ЭПК - для документов, которым установлен такой срок хранения, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой "В") к моменту окончания дела.
Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет-"В", где "В" - возраст лица к моменту окончания дела. <*>