Қазақша:
Қазақстан Республикасының Үкіметі Правительство Республики Казахстан (Қазақстан Республикасының Премьер-Министрі)
Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 31 (Премьер-Министр РК)
қаңтардағы N 168 Қаулысы. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2022 жылғы 2 маусымдағы № 355 (2022 жылғы 1 шілдеден бастап қолданысқа енгізіледі) қаулысымен Кейбiр нұсқаулықтарды бекiту туралы
1. Қоса берiлiп отырған:
Қазақстан Республикасы Премьер-Министрiнiң Кеңсесiнде iс жүргізу жөніндегі нұсқаулық;
Қазақстан Республикасы Премьер-Министрiнiң Кеңсесiнде есептеу техникасы құралдарын қолдану арқылы iс жүргізу жөніндегі нұсқаулық;
Жеке және заңды тұлғалардың өтiнiштерiн қарау және олардың орындалуын бақылау тәртібi туралы нұсқаулық бекiтiлсiн.
2. Қазақстан Республикасы Премьер-Министрiнiң 1998 жылғы 14 қазандағы N 195 өкiмiнiң күшi жойылды деп танылсын.
3. Осы қаулы қол қойылған күнiнен бастап бiр ай өтiсiмен күшiне енедi.
Қазақстан Республикасының Премьер-Министрi Үкіметінің 2001 жылғы 31 қаңтардағы № 168 қаулысымен бекітілген Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесінде іс жүргізу жөніндегі нұсқаулық
1. Осы Нұсқаулық Қазақстан Республикасы Үкіметінің Регламенті мен Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесі туралы ережеге сәйкес өзіне жүктелген функцияларды орындау процесінде Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесінде (бұдан әрі – Кеңсе) құжаттармен жұмыс істеу тәртібін белгілейді.
2. Осы Нұсқаулықта белгіленген құжаттармен жұмыс істеу қағидалары мен тәртібі Кеңсенің барлық қызметкерлеріне қолданылады.
3. Егер осы Нұсқаулықта өзгеше белгіленбесе, осы Нұсқаулықта ішкі құжаттарды қоса алғанда, құпия емес сипаттағы, «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар қызметтік ақпаратты қамтитын таратылуы шектелген құжаттарды дайындау, ресімдеу, олардың өту қағидалары айқындалады.
Қызметтік ақпаратты және/немесе «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар қызметтік ақпаратты қамтитын таратылуы шектелген құжаттарды дайындау, таныстыру және олардың өтуі Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2015 жылғы 31 желтоқсандағы № 1196 қаулысымен бекітілген Мәліметтерді таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жатқызу және онымен жұмыс істеу қағидаларына және Кеңседе қолданылатын ақпараттық ресурстарды қорғау жөніндегі талаптарға сәйкес жүзеге асырылады.
Осы Нұсқаулықтың ережелері электрондық цифрлық қолтаңбаның (бұдан әрі – ЭЦҚ) жабық (құпия) кілтін және ЭЦҚ құралын (ЭЦҚ қалыптастыру мен тексеру процестерін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын) пайдалана отырып, ЭЦҚ-мен куәландырылған және ЭЦҚ ашық кілтін пайдалана отырып, электрондық құжаттың ЭЦҚ есептеу мен тексеруден кейін ЭЦҚ тексерудің (ЭЦҚ түпнұсқалығын растаудың (белгілеудің) оң нәтижесін белгіленген тәртіппен айқындау туралы растамасы бар электрондық құжаттармен (бұдан әрі – электрондық хат-хабар), қажет болған жағдайда қағаз жеткізгіштердегі құжаттармен (бұдан әрі – қағаз хат-хабар) жұмыс істеуді ұйымдастыруға қолданылады.
4. Осы Нұсқаулықпен:
1) Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін және сұрау салуларын қарау және олардың орындалуын бақылау тәртібі туралы нұсқаулықта белгіленетін Кеңседе жеке және заңды тұлғалардың өтініштерімен және сұрау салуларымен жұмыс істеу, сондай-ақ азаматтарды қабылдау;
2) Кеңседе, орталық және жергілікті атқарушы органдарда құжаттардың орындалуын бақылауды ұйымдастыру жөніндегі нұсқаулықта белгіленген құжаттардың орындалуын бақылауды ұйымдастыру;
3) жекелеген арнайы нұсқаулықтарда белгіленетін шифрланған құжаттық байланысты пайдалана отырып, құпия іс жүргізу мен құпия хат алмасуды жүргізу тәртібі реттелмейді.
5. Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінде іс жүргізуге, хат-хабардың (электрондық және қағаз) есепке алынуына, сақталуына, уақтылы өтуіне және орындалуына жауапкершілік олардың басшыларына жүктеледі.
6. Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі (бұдан әрі – БҚҚБ)
Кеңсенің жаңа қызметкерлерін осы Нұсқаулықпен және Кеңсенің қызметін регламенттейтін басқа да құжаттармен таныстырады.
2-тарау. Қызметтік хат-хабарды қабылдау тәртібі
7. Қазақстан Республикасы мен ТМД елдерінің органдарымен, ұйымдарымен және азаматтарымен хат жазысу мемлекеттік және/немесе орыс тілдерінде жүргізіледі, өзге шетелдік корреспонденттермен басқа да шет тілдерінде жүргізілуі мүмкін.
8. Қағаз хат-хабары бар конверттерді ашардың алдында БҚҚБ қызметкері олардың жолдануы мен ресімделуінің дұрыстығын, орамының бүтіндігін (мөрлер болса) тексереді. Конверттерді ашқан кезде мекенжайдың жөнелтуші атауымен, пакетте көрсетілген салу нөмірінің құжаттарға қойылған нөмірлермен сәйкестігі салыстырып тексеріледі, міндетті деректемелердің болуы мен құжаттардың және оларға қосымшалардың жинақтылығы тексеріледі.
Алынған құжаттар мен пакеттер жеткіліксіз болған немесе бүлінген, конверттердегі нөмірлер құжаттардағы нөмірлермен сәйкес келмеген жағдайда, іс жүргізу және архив секторы меңгерушісінің ЭЦҚ-сымен куәландырылатын электрондық түрде акт жасай отырып (2-қосымша), құжаттарды цифрлау (сканерлеу) жүзеге асырылады және Мемлекеттік органдардың электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесі (бұдан әрі – ЭҚАБЖ) арқылы цифрланған құжатпен бірге тиістілігіне қарай жолданады. ЭҚАБЖ-дан басып шығарылған және Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2018 жылғы 31 қазандағы № 703 қаулысымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасау, құжаттаманы басқару және электрондық құжат айналымы жүйелерін пайдалану қағидаларында (бұдан әрі – Құжаттама жасау қағидалары) көзделген тәртіппен ЭЦҚ-ның оң нәтижесі айқындалғаны туралы мөртаңбамен расталған актінің қағаз көшірмесі құжаттармен бірге жөнелтушіге жолданады.
Дұрыс жолданбаған және ресімделмеген немесе Құжаттама жасау қағидаларында көзделген міндетті деректемелері жоқ, қате салынған құжаттар тиістілігіне қарай қайта жөнелтіледі немесе жөнелтушіге қайтарылады.
Түскен хат-хабардың конверттері жөнелтушінің тегін, атын, әкесінің атын (бар болса) және мекенжайын, құжаттардың жөнелтілген және алынған күні мен уақытын тек конверт арқылы белгілеу мүмкін болатын жағдайда ғана құжаттарға тігіледі.
«Жеке өзіне» деген белгісі бар конверттерді қоспағанда, барлық конверттер БҚҚБ-да ашылуға тиіс.
«Жеке өзіне» деген белгімен қабылданған құжаттар мен пакеттер (жеке және заңды тұлғалардың өтініштерінен басқа) электрондық тізілімдерде есепке алынады және ашылмай, тікелей адресатқа беріледі.
9. Кеңсеге қағаз жеткізгіштерде түсетін хат-хабарды БҚҚБ күнін, уақытын және құжаттарды алған адамның тегі мен аты-жөнін көрсете отырып қабылдайды.
Қағаз хат-хабар («ҚБП» деген белгісі бар құжаттарды және қабылдануы тек қағаз жеткізгіштерде жүзеге асырылатын құжаттардан басқа) цифрлауға (сканерлеуге) және одан әрі ЭҚАБЖ-да тіркелуге тиіс.
Одан әрі жұмыс (құжатты бөлімге беру және оны орындау) тек электрондық түрде жүргізіледі, бұл ретте Кеңсеге цифрлау және тіркеу рәсімдерінен кейін түскен қағаз хат-хабардың түпнұсқалары архивке тапсырылуға тиіс.
«ҚБП» деген белгісі бар құжаттардан, сондай-ақ онымен жұмыс істеу осы Нұсқаулықтың жекелеген ережелерімен реттелетін хат-хабардан басқа, Кеңседе қағаз хат-хабармен жұмыс істеуге жол берілмейді.
10. Кеңсеге түсетін электрондық хат-хабарды БҚҚБ ЭЦҚ ашық кілтін және ЭЦҚ қалыптастыру мен тексеру процестерін іске асыратын ақпаратты криптографиялық қорғау құралдарын (ЭЦҚ құралы) пайдалана отырып, сондай-ақ Қазақстан Республикасының техникалық реттеу саласындағы заңнамасында белгіленген тәртіппен сәйкестігін растау рәсімінен өткен ЭЦҚ түпнұсқалылығын тексеру рәсімі өткізілгеннен кейін қабылдайды.
ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық хат-хабар Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының бірыңғай көлік ортасы (бұдан әрі – БКО) және Мемлекеттік органдардың электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесінің ведомствоаралық құжат айналымы орталығының (бұдан әрі – ЭҚАБЖ ВҚО)
сервері арқылы берілуге тиіс.
Электрондық хат-хабарды қабылдаған кезде барлық рәсімдер ЭҚАБЖ пайдаланушының нұсқаулығына сәйкес жасалады.
Шетелдік елшіліктердің ноталары мен хаттары Қазақстан Республикасы Сыртқы істер министрлігі арқылы ғана қабылданады.
Электрондық құжаттарды сақтау мерзімдері және құжаттардың қағаз түпнұсқаларын ресімдеу міндеттілігі архивтер мен құжаттаманы басқарудың уәкілетті органы бекітетін Сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесінде белгіленеді.
11. Құрылымдық бөлімшелердің және Үкімет пен Кеңсе басшылығы қабылдау бөлмелерінің қызметкерлеріне іс жүргізу және архив секторында тіркелмеген қағаз жеткізгіштердегі құжаттарды қабылдауға және олармен жұмыс істеуге тыйым салынады.
12. Кеңседе белгіленген үлгідегі бланкілерге сәйкес келетін электрондық құжаттардың шаблонын пайдалана отырып жасалған (ЭЦҚ тексерудің оң нәтижесінің белгіленген тәртіппен айқындалғаны туралы растамасы бар, ЭЦҚ- мен куәландырылған электрондық құжаттар), деректемелері толтырылған, бірінші басшының (ол болмаған кезде – бұйрық болған жағдайда оның міндетін атқаратын адамның), мемлекеттік органның аппарат басшысының өкілеттіктерін жүзеге асыратын лауазымды адамының ЭЦҚ қойылған құжаттар қабылдануға тиіс.
Премьер-Министрдің атына жолданған, оның ішінде кадрлық мәселелер бойынша электрондық және/немесе қағаз хат-хабар бірінші басшының ЭЦҚ-мен куәландырылғаннан кейін және/немесе қолтаңбасымен ғана жіберіледі.
Іссапарға кетуіне, еңбекке жарамсыздығына, демалыста болуына байланысты бірінші басшы болмаған жағдайда, мемлекеттік органның бірінші басшысының міндетін атқаратын адамның ЭЦҚ-мен куәландырылған және /немесе ол қол қойған, Премьер-Министрге жолданған электрондық және/немесе қағаз хат-хабарды енгізуге жол беріледі.
Бұл ретте бұдан бұрын мемлекеттік органның бірінші басшысының міндетін атқаратын адамның ЭЦҚ-мен куәландырылып және/немесе қолтаңбасымен енгізілген электрондық және/немесе қағаз хат-хабар мемлекеттік органның бірінші басшысы жұмысқа шыққан күннен бастап бір күн мерзімде қайта куәландырылып және/немесе қол қойылып, Кеңсеге қайта енгізілуге тиіс.
Үкімет пен Кеңсе басшылығының тапсырмаларын орындауға жауапты мемлекеттік органдардың хаттарына міндетті түрде ЭЦҚ-ны тексерудің оң нәтижесінің болу шартымен бірлесіп орындаушы мемлекеттік органдардың хаттары қоса беріледі. Құжатта күні, шығыс нөмірі, құжаттың қысқаша тақырыбы, сұрау салуға жауап беру немесе тапсырмалардың орындалуы туралы есепте (ақпаратта) Кеңсенің тіркеу нөміріне сілтеме міндетті түрде көрсетілуге Бұл ретте Кеңсе күні оларды Кеңсеге жіберу немесе өткізу күнімен сәйкес келетін электрондық және қағаз хат-хабарды (электрондық құжат айналымы жүйесіне қосылмаған адресаттардан пошта арқылы түскен қағаз хат-хабардан басқа) ғана қабылдайды.
Шығыс құжатты дайындаған орындаушының тегі, аты-жөні, телефонының нөмірі, электрондық мекенжайы, Кеңсе ЭҚАБЖ сәйкестендіру нөмірі бір парақтан аспайтын электрондық құжаттың бірінші парағының немесе бір парақтан асатынның соңғы парағының төменгі сол жақ бұрышына қойылады (мысалы: С.А. Асанов, тел. 742469, Asanov.S@ukimet.kz (Кеңсе ЭҚАБЖ сәйкестендіру нөмірі), қағаз құжатта жоғарыда көрсетілген деректемелерден басқа даналар саны құжаттың бірінші парағының сырт жағына қойылады.
Қағаз хат-хабарға қосымшаларды құжатқа қол қойған немесе оны дайындаған адам (құжатты орындаушы) дәйектеуге тиіс.
Қазақстан Республикасының Президентіне, Президент Әкімшілігіне, Парламент депутаттарына, Бас прокуратураға және Республикалық бюджеттің атқарылуын бақылау жөніндегі есеп комитетіне жіберілетін жауап жобаларын аталған жауап жобасын әзірлеген мемлекеттік органның бірінші басшысы не оның міндетін атқаратын адам дәйектейді.
Бұл ретте егер мемлекеттік органның бірінші басшысы өзінің лауазымын Премьер-Министрдің орынбасары лауазымымен қоса атқарса, онда Үкімет пен Кеңсе Басшылығына жіберілетін жауап жобаларын дайындау мемлекеттік органның бірінші басшысымен – Премьер-Министрдің орынбасарымен алдын ала келісілгеннен кейін ғана жүзеге асырылады.
Үкімет басшылығы мен Кеңсе Басшысына жолданған мемлекеттік органдардың хат-хабары белгіленген үлгідегі бланкіге сәйкес келетін және ЭЦҚ- мен куәландырылған электрондық құжаттардың шаблонын пайдалана отырып, мемлекеттік тілде ресімделуге тиіс (қажет болған жағдайда орыс тіліндегі нұсқасы қоса беріледі).
Бірлесіп орындаушы мемлекеттік органдардың хаттары орталық мемлекеттік органның бірінші басшысының орынбасарынан, орталық мемлекеттік органның аппарат басшысынан немесе облыстар, республикалық маңызы бар қалалар, астананың әкімдерінің аппарат басшысынан төмен емес деңгейдегі адамның немесе оның міндетін атқаратын адамның ЭЦҚ-мен куәландырылуға тиіс.
ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттарды қабылдау кезінде дана саны ескерілмейді.
ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттарды Кеңсе сағат 9.00-ден
17.00-ге дейін қабылдайды, бұл ретте сағат 17.00-ден кейін жіберілген хат-хабар тіркелуге жатпайды.
Кеңсеге түсетін қағаз хат-хабар (құжаттар) сағат 9.00-ден 15.30-ға дейін қабылданады.
13. Мыналар:
1) осы Нұсқаулықта белгіленген талаптарды бұза отырып ресімделген құжаттар мен оларға қосымшалар;
2) факсимилені, түзетулерді және қандай да бір бүлініп ластанған жерлерді қамтитын, оның ішінде тескішпен тігілген, шимай қағаздарда және мемлекеттік органдар бланкілерінің көшірмелерінде орындалған қағаз хат-хабар;
3) дұрыс жолданбаған (Кеңсе атауының, Үкімет пен Кеңсе басшылығы лауазымдарының, тегінің, атының, әкесінің атының (бар болса) дұрыс жазылмауы) хаттар;
4) бірлесіп орындаушы мемлекеттік органдардың электрондық түрдегі хаттарын немесе бірлесіп орындаушы мемлекеттік органдардың қағаз түріндегі хаттарының көшірмелерін қамтымайтын мемлекеттік органдардың хаттары;
5) электрондық құжаттар (ЭЦҚ тексерудің нәтижесі теріс, мазмұны, парақ саны, бланк нысанында көзделген міндетті деректемелердің болмауы және/немесе деректемелердің, сондай-ақ мәтіннің дұрыс орналаспауы);
6) Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2004 жылғы 17 сәуірдегі № 430 қаулысымен бекітілген Электрондық құжат айналымы ережесінің талаптарына сәйкес келмейтін электрондық құжаттар;
7) мемлекеттік органдардың бірыңғай ұстанымының болмауы мәселесі бойынша бірінші басшылар орынбасарларының қатысуымен өткен ведомствоаралық кеңестің хаттамаларын, мемлекеттік органдардың бірінші басшыларының ЭЦҚ-мен куәландырылған келiспеушiлiктерді жою хаттамаларын, дәлелді негіздемелер мен мүдделі мемлекеттік органдардың ұстанымын қамтымайтын мемлекеттік органдардың хаттары Кеңседе қабылдауға жатпайды.
3-тарау. Қызметтік хат-хабарды тіркеу тәртібі
14. Кеңсеге түсетін барлық хат-хабарды (құжаттарды) электрондық құжат айналымы жүйесінде іс жүргізу және архив секторы тіркейді, олар әрбір келіп түскен құжатқа кіріс (шығыс, ішкі) құжаттарды тіркеуге арналған электрондық тіркеу-бақылау карточкасын (бұдан әрі – ЭТБК) (осы Нұсқаулыққа 1-қосымша)
толтырады.
15. Түскен құжаттарды және басқа да қызметтік хат-хабарды (электрондық және қағаз) іс жүргізу және архив секторының меңгерушісі алдын ала белгілеп, құзырет бойынша бөледі. Үкімет, Кеңсе басшылығының атына түскен құжаттарды және басқа да қызметтік хат-хабарды (электрондық және қағаз) бөлу қойылған мәселелердің сипатына, маңыздылығына және мерзімділігіне қарай жүзеге асырылады.
Алдын ала қаралғаннан кейін түскен құжаттар және басқа да қызметтік хат- хабар (электрондық және қағаз) белгіленген тәртіппен тіркеледі. Осы Нұсқаулыққа 3-қосымшада көрсетілген құжаттар тіркеуге жатпайды.
16. Электрондық хат-хабарды тіркеуді БҚҚБ ЭТБК-де тіркеу нөмірін қою арқылы жүзеге асырады. Бұрын тіркелген кіріс құжаттарына түскен құжаттарға «б» деген белгімен негізгі құжаттың тіркеу нөмірі қойылады.
17. Қағаз хат-хабарды тіркеуді оң жақ төменгі бұрышына (немесе бос кеңістік болмаған жағдайда сол жақ жоғары бұрышына) негізгі құжаттың және оған қосымшалардың кіріс тіркеу нөмірі, түскен күні, парақтарының саны көрсетілетін мөртаңба қою арқылы БҚҚБ жүзеге асырады.
ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжат ЭЦҚ тексерілгеннен кейін тіркеледі және электрондық құжат айналымы жүйесі арқылы Басшылықтың қабылдау бөлмелеріне және Кеңсенің құрылымдық бөлімшелеріне (бұдан әрі – құрылымдық бөлімшелер) Құжаттама жасау қағидаларына сәйкес беріледі.
БҚҚБ меңгерушісі алдын ала қарағаннан және тіркелгеннен кейін қағаз хат- хабар осы Нұсқаулықтың 25 және 26-тармақтарының талаптары орындала отырып Үкімет, Кеңсе басшылығының және құзыреті бойынша құрылымдық бөлімшелердің қабылдау бөлмелеріне қол қойғызып беріледі.
18. Құжат (қағаз жеткізгіште) туралы мәліметтер карточкаға енгізіледі және іс жүргізу және архив секторында қолтаңбамен, құжатты алу күнімен және уақытымен қалады және ағымдағы карточкада сақталады. Бұдан кейін бұл карточкада осы құжатты қарау барысы да белгіленеді.
Бөлімнің жауапты орындаушысы ЭҚАБЖ жүйесінде осы құжаттың қозғалысы туралы мәліметтерді толтырады.
4-тарау. Қызметтік хат-хабарды қарау және оның өтуі
19. Құжаттардың өтуіне және тиісінше сақталуына жауапкершілік қабылдау бөлмелері мен құрылымдық бөлімшелердің қызметкерлеріне жүктеледі.
БҚҚБ меңгерушісі зерделеу нәтижелері бойынша мыналарды:
1) көтеріліп отырған мәселелер жекелеген мемлекеттік органдардың ерекше құзыретіне жататын және тиісінше олардың өздері шеше алатын жағдайда, мемлекеттік органдардың, облыстар, Нұр-Сұлтан, Алматы және Шымкент қалалары әкімдерінің немесе жекелеген заңды тұлғалардың Үкімет басшылығында кеңестер өткізу жөніндегі өтініштерін;
2) өздері дайындаған нормативтік құқықтық актілердің және өзге де құжаттардың жобаларын мүдделі мемлекеттік органдардың немесе орталық атқарушы органдар жұмыс органдары болып табылатын ведомствоаралық комиссиялардың қарауы туралы тапсырма беруді сұрайтын әзірлеуші мемлекеттік органдардың өтініштерін;
3) Үкіметтің немесе Премьер-Министрдің шешімдерін, оның ішінде республикалық бюджеттен және Үкіметтің резервінен қаражат бөлу туралы шешімдер қабылдауды талап ететін, бірақ өтініштерде көтеріліп отырған мәселелер құзыретіне жататын орталық атқарушы органдарда пысықталмаған мемлекеттік органдардың, облыстар, Нұр-Сұлтан, Алматы және Шымкент қалалары әкімдерінің немесе жекелеген заңды тұлғалардың өтініштерін;
4) белгіленген есептілікте берілуі көзделмеген ақпаратты;
5) Үкіметтің бақылауында жоқ және олар бойынша Үкіметті және/немесе Кеңсені хабардар ету қажеттілігі туралы нақты тапсырмалар берілмеген тапсырмаларды орындау жөніндегі ақпаратты;
6) салықтарды төлеу мерзімін ұзарту, салықтар мен кедендік төлемдер бойынша төлеу мерзімін ұзарту және/немесе жеңілдіктер беру туралы өтінішті;
7) Кеңсе Басшысының атына жолданған Үкімет басшылығының тапсырмаларына қатысты хаттарды;
8) Қазақстан Республикасының Үкіметі Регламентінің және осы Нұсқаулықтың талаптарын бұза отырып дайындалған құжаттарды қамтитын электрондық немесе қағаз құжаттарды қарамай қайтарады.
20. Құжаттардың одан әрі өтуінде түсініксіздік туындаған жағдайда, ол БҚҚБ меңгерушісіне, қажет болған жағдайда – Кеңсе Басшысына немесе оның орынбасарларына баяндалады.
21. Үкіметтің қарауын талап етпейтін әрі орталық және жергілікті атқарушы, өзге де мемлекеттік органдар шеше алатын заңды және жеке тұлғалардың өтініштерін және сұрау салуларын Үкімет Регламентіне және Кеңсе туралы ережеге сәйкес БҚҚБ меңгерушісі (ол болмаған кезде – меңгерушінің орынбасары) тиісті министрліктерге, әкімдерге және өзге де мемлекеттік органдарға жібереді.
Орталық және жергілікті атқарушы органдардың, өзге де мемлекеттік органдардың, шаруашылық жүргізуші субъектілердің тиісті жылға арналған республикалық бюджетте көзделмеген қосымша қаржыландыру не жеке салықтық, кедендік және басқа да жеңілдіктер беру жөніндегі өтініштері, егер ол Үкімет Регламентінде белгіленген тәртіппен келісілмеген болса, тіркеусіз қайтарылады.
Осы Нұсқаулыққа 3-қосымшада көрсетілген құжаттар тіркеуге жатпайды.
22. Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігінен түсетін кіріс хат- хабарын өңдеу және тіркеу кезінде құжатқа танысу парағын (4-қосымша) қоса бере отырып, Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының аппараттарында, ұйымдарында және мекемелерінде Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінің құжаттарымен жұмыс істеу ережесін қосымша басшылыққа алу қажет.
Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігінен түскен құжаттар тіркеледі, сканерленеді және бірлесіп орындаушы бөлімдерге электрондық құжаттар нысанында беріледі.
23. Үкіметке түсетін құжаттар, әдетте, төмендегідей бөлінеді:
Премьер-Министрдің қарауына:
1) Қазақстан Республикасы Президентінің актілері мен тапсырмалары;
2) Парламент палаталары төрағаларының, Мемлекеттік хатшының, Жоғарғы Сот Төрағасының, сондай-ақ Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі Басшысының Премьер-Министрдің жеке өзіне жолдаған хаттары;
3) Қазақстан Республикасы Бас прокуратурасының хаттары мен прокурорлық қадағалау актілері;
4) мемлекет басшылары мен үкімет басшыларының хаттары;
5) Қазақстан Республикасы Конституциялық Кеңесінің өтініштері, қаулылары мен жолдаулары;
6) Республикалық бюджеттің атқарылуын бақылау жөніндегі есеп комитетінің хаттары мен қаулылары;
7) Премьер-Министрдің тапсырмаларын орындау жөніндегі қызметтік жазбалар мен басқа да хат-хабар;
8) жол жүргенге дейін күнтізбелік 3 (үш) күн бұрын министрліктер басшыларының, облыстар, Нұр-Сұлтан, Алматы және Шымкент қалалары әкімдерінің, «Самұрық-Қазына» ұлттық әл-ауқат қоры» (бұдан әрі – «Самұрық- Қазына» ҰӘҚ»), «Бәйтерек» ұлттық басқарушы холдингі» (бұдан әрі – «Бәйтерек» ҰБХ») акционерлік қоғамдары басқарма төрағаларының іссапарға шығуына рұқсат алуға байланысты өтініштер;
Премьер-Министр орынбасарларының қарауына тікелей өздеріне жолданған, сондай-ақ Премьер-Министр, оның орынбасарлары мен Кеңсе Басшысы арасында міндеттерді бөлуге сәйкес өздері жетекшілік ететін мәселелер бойынша хат-хабар (құжаттар) беріледі;
Кеңсе Басшысына:
1) Үкімет Регламентіне, Кеңсе туралы ережеге және Премьер-Министр, оның орынбасарлары мен Кеңсе Басшысы арасында міндеттерді бөлуге сәйкес Қазақстан Республикасы Президентінің, Үкіметтің және Премьер-Министрдің, оның орынбасарларының актілері мен тапсырмаларының уақтылы және сапалы орындауын бақылау мәселелері жөніндегі материалдар;
2) Үкіметке және Премьер-Министрге депутаттық сауалдар:
3) Үкімет отырыстарын, кеңестер, республикалық деңгейде басқа да іс- шаралар өткізуге байланысты құжаттар;
4) Үкімет Регламентіне, Кеңсе туралы ережеге және Премьер-Министр, оның орынбасарлары мен Кеңсе Басшысы арасында міндеттерді бөлуге сәйкес құжаттар жіберіледі.
24. Іс жүргізу және архив секторының қызметкері электрондық хат-хабарды (құжаттарды) ЭҚАБЖ арқылы Премьер-Министр Хатшылығына жібереді, бұл ретте қағаз хат-хабарды іс жүргізу және архив секторына қайтарылатын тіркеу карточкасында алған күні мен уақытын көрсетумен қол қойдыртып, қабылдау бөлмесінің қызметкеріне тікелей тапсырады.
Хатшылық құжаттарды қарағаннан кейін қабылдау бөлмесінің қызметкері тапсырма бланкілеріндегі қарарларды және басып шығарылған тапсырмаларды (фишкаларды) қамтитын және оларды электрондық құжат айналымы жүйесі арқылы одан әрі адресаттарға беру (жіберу) үшін ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжат форматында жасалған құжаттарды іс жүргізу және архив секторының қызметкеріне береді.
Іс жүргізу және архив секторының, үкіметтік шешімдерді шығару секторының арнайы стеллажынан Премьер-Министр орынбасарларының, Кеңсе Басшысының және Кеңсе Басшысы орынбасарларының, құрылымдық бөлімшелердің қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері белгіленген кесте бойынша іс жүргізу және архив секторында, үкіметтік шешімдерді шығару секторында құжаттарға жауапты адамда қалатын карточканың екінші данасына қолын қойып, түскен қағаз хат-хабарды алады. Бұл ретте іс жүргізу және архив секторының, үкіметтік шешімдерді шығару секторының қызметкері телефон арқылы шұғыл қағаз хат-хабардың (құжаттардың) түскені туралы тиісті қабылдау бөлмелерінің қызметкерлерін дереу хабардар етеді, олар шұғыл қағаз хат-хабарды (құжаттарды)
кестеден тыс дереу алуды жүзеге асыруға тиіс.
Хат-хабар (құжаттар) бір мезгілде электрондық құжат айналымы жүйесін пайдалана отырып, белгілеуге (жіберу есебіне) сәйкес бірлесіп орындаушы басқа құрылымдық бөлімшелерге беріледі.
Кеңсе басшылығы қарағаннан кейін Премьер-Министр орынбасарларының, Кеңсе Басшысының және Кеңсе Басшысы орынбасарларының қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері тапсырма бланкілеріндегі қарарлармен, басып шығарылған тапсырмалармен (фишкалармен) бірге және оларды электрондық құжат айналымы жүйесі арқылы одан әрі адресаттарға беру (жіберу) үшін ЭЦҚ- мен куәландырылған электрондық құжат форматында жасалған құжаттарды іс жүргізу және архив секторына жеткізеді (береді).
25. Хатшылық Премьер-Министр, оның орынбасарлары немесе Кеңсе Басшысы тікелей бергендерді қоспағанда, тіркеуден өтпеген қағаз хат-хабарды (құжаттарды) қабылдамайды. Бұл ретте Премьер-Министр, оның орынбасарлары, сондай-ақ Кеңсе Басшысы тікелей қабылдаған хат-хабар дереу іс жүргізу және архив секторына тіркеуге беріледі.
26. Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінен түсетін Президент актілерінің, Үкімет қаулыларының, Премьер-Министр өкімдерінің жобаларын (арнайы қаптамаларда) Хатшылықтың қызметкері қабылдап алады және қажетті келісулер мен құжаттардың болуын тексереді, одан кейін Премьер-Министрге баяндау үшін және кейіннен қол қою үшін береді.
27. Қалған хат-хабарды Хатшылықтың қабылдау бөлмесінің қызметкері алдын ала зерделеу, қарарлар жобаларын дайындау және оларды Премьер- Министрге баяндау және кейіннен қол қоюға беру үшін ЭҚАБЖ арқылы қабылдап алады.
28. Хатшылыққа мазмұны бойынша Премьер-Министрдің шешім қабылдауын талап етпейтін құжаттар түскен жағдайда, олар Кеңсе Басшысымен не оның міндетін атқаратын адаммен келісу бойынша ЭТБК-ны толтыра отырып, ЭҚАБЖ арқылы Премьер-Министр орынбасарларының қабылдау бөлмелеріне немесе Кеңсенің құрылымдық бөлімшелеріне беріледі.
Кеңсе Басшысының құзыретіне кіретін мәселелер бойынша құжаттар ЭҚАБЖ арқылы тиісті тапсырмалардың жобаларымен бірге оның қабылдау бөлмесіне беріледі.
Премьер-Министрдің, оның орынбасарларының және Кеңсе Басшысының таяу және алыс шетелге сапарларына байланысты құжаттар (материалдар)
ЭҚАБЖ арқылы Сыртқы экономикалық ынтымақтастық және протокол бөліміне жіберіледі.
29. Кіріс құжаттар мен олар бойынша қабылданған Премьер-Министр қарарларының қысқаша мазмұны ЭТБК-ға енгізіледі.
30. Премьер-Министр орынбасарларына, Кеңсе Басшысына жолданған құжаттар Премьер-Министр орынбасарларының және Кеңсе Басшысының көмекшілеріне (кеңесшілеріне) немесе қабылдау бөлмелерінің қызметкерлеріне ЭҚАБЖ арқылы беріледі.
Премьер-Министр орынбасарларының, Кеңсе Басшысының және оның орынбасарларының қабылдау бөлмелерінде іс жүргізуді қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері жүргізеді, олар құжаттардың өтуі үшін дербес жауапты болады.
31. Көмекшілер (кеңесшілер) түскен құжаттар бойынша дереу баяндайды, олар Премьер-Министр орынбасарларының немесе Кеңсе Басшысы қарарларының жобаларын дербес немесе Кеңсенің тиісті құрылымдық бөлімшелерімен келісу бойынша дайындауды жүзеге асырады. Құжатты қабылдау бөлмелерінде алдын ала зерделеу және баяндау мерзімі 2 сағаттан аспайды.
32. Парламент депутаттарының сауалдары бойынша Кеңсе Басшысының қарар жобаларын бөлімдердің қызметкерлері Кеңсенің басқа тиісті құрылымдық бөлімшелерімен келісу бойынша дайындайды.
Прокурорлық қадағалау актілері, Республикалық бюджеттің атқарылуын бақылау жөніндегі есеп комитетінің және Қазақстан Республикасы Конституциялық Кеңесінің өтініштері мен қаулылары бойынша Премьер- Министр қарарларының жобалары Премьер-Министрдің мәселеге жетекшілік ететін орынбасарымен, сондай-ақ Заң бөлімімен келісіледі.
Прокурорлық қадағалау актілері бойынша Үкімет пен Кеңсе басшылығы қарарларының жобалары мен Үкіметтің жауаптары Қорғаныс және құқықтық тәртіп бөлімімен қосымша келісіледі.
Республикалық бюджеттің атқарылуын бақылау жөніндегі есеп комитетінің өтініштері мен қаулылары бойынша Үкімет пен Кеңсе басшылығы қарарларының жобалары мен Үкіметтің жауаптары Экономикалық бөліммен қосымша келісіледі.
Парламент депутаттарының сауалдары бойынша Премьер-Министр қарарларының жобалары мен олар бойынша жауаптар Премьер-Министрдің мәселеге жетекшілік ететін орынбасарымен, Кеңсе басшысының орынбасары – Үкіметтің Парламенттегі Өкілдігінің басшысымен, сондай-ақ құқықтық мәселелер болса, Заң бөлімімен келісіледі.
Республикалық бюджеттің атқарылуын бақылау жөніндегі есеп комитетінің тапсырмалары мен ұсынымдарының орындалуын тұрақты мониторингілеуді Экономикалық бөлім жүзеге асырады.
Үкімет атына жіберілген заңдылықтың тиісті бұзушылықтарына жол берген лауазымды адамдарды жауапқа тарту бөлігіндегі прокурорлық қадағалау актілерінің орындалуын тұрақты мониторингілеуді Қорғаныс және құқықтық тәртіп бөлімі жүзеге асырады.
33. Премьер-Министрдің орынбасарларына берілген құжаттар қараусыз қайтарылған жағдайда, Премьер-Министр орынбасарларының көмекшілері (кеңесшілері) немесе қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері құжатты қайтару себебін негіздей отырып, ЭТБК толтырады.
34. Үкімет пен Кеңсе Басшылығының кіріс құжаттары (тапсырмалар, нұсқаулар) бойынша қарарлары оларға сәйкес келетін электрондық құжаттардың шаблондарын пайдалана отырып жасалады және қажет болған жағдайда олардың құзыретіне сәйкес Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерімен келісіледі.
35. Қарарда:
1) орындаушылар (ұйымдардың атауы атау септігінде, лауазымды адамдардың тегі мен аты-жөні барыс септігінде);
2) әрекеттің анық және толық мазмұны немесе құжатты орындау тәртібі мен сипаты (жеке және заңды тұлғалардың өтініштері және сұрау салулары бойынша тапсырмада өтініш берушіге заңнамада белгіленген мерзімде жауап беру қажеттілігі туралы тапсырма көрсетіледі);
3) орындау мерзімі (қажет болса);
4) қол қоятын лауазымды адамның тегі мен аты-жөні;
5) күні (күні, айы, жылы);
6) құжаттың нөмірі;
7) төменгі жақта, сызықтың астында қарар қандай құжатқа қатысты екендігі, сондай-ақ бұл құжаттың күні мен нөмірі көрсетілуге тиіс.
Қарарды ресімдеудің үлгісі – 5-қосымша.
36. Қаралған бастапқы құжаттарды Үкімет пен Кеңсе басшылығының көмекшілері (кеңесшілері) немесе қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері құжаттарды қарарларға сәйкес қайта белгілеу және жөнелту үшін ЭҚАБЖ арқылы БҚҚБ-ға береді.
Шұғыл құжаттар мен тапсырмаларды (орындау мерзімі үш жұмыс күніне дейін) адресаттарға жедел жөнелтуді қамтамасыз ету үшін Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің қызметкерлері, Үкімет, Кеңсе басшылығының көмекшілері (кеңесшілері) мен қабылдау бөлмелерінің және құрылымдық бөлімшелердің қызметкерлері көрсетілген құжаттар мен тапсырмаларды ЭҚАБЖ арқылы жөнелтуге тиіс.
37. Үкімет пен Кеңсе басшылығының, Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің қабылдау бөлмелерінде іс қағаздарын Үкімет пен Кеңсе басшылығы, құрылымдық бөлімшелердің басшылары қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері немесе арнайы бөлінген қызметкерлер (бұдан әрі – қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері) жүргізеді, олар құжаттардың уақтылы қабылданып, өз бөлімшелерінің басшылары мен орындаушыларына уақтылы жеткізілуіне, ЭҚАБЖ-да құжаттарға жазбалар енгізудің толықтығы мен дұрыстығына, орындаушылардың тегі мен құжаттарға қарарлардың (тапсырмалардың, нұсқаулардың) ЭТБК-да енгізілуіне, құжаттар мен оларға қарарлардың уақтылы жөнелтілуіне (берілуіне), құжаттардың тиісінше жедел сақталуына дербес жауапты болады.
38. Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің басшысы құжатты қарағаннан кейін тікелей орындаушыға оны орындау жөнінде тапсырма береді.
БҚҚБ-дан құжатты алған кезден бастап оны тікелей орындаушыға беруге дейінгі мерзім 4 (төрт) сағаттан аспауға тиіс.
Үкімет пен Кеңсе басшылығы қарарының жобасын (қызметтік жазбахаттың немесе жауап жобасын) жинақтауды жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшенің орындаушысы қаралатын мәселенің нақты ашылуын ескере отырып әзірлейді, оны құрылымдық бөлімшенің меңгерушісі ЭҚАБЖ арқылы келіседі.
Қарар (қызметтік жазбахат, жауап немесе әзірленген құжат) жобасының сапасыз дайындалғаны үшін жауапкершілік Кеңсенің жауапты құрылымдық бөлімшесіне жүктеледі.
Премьер-Министр қарарларының жобаларын қол қоюға баяндар алдында Кеңсе Басшысы ЭҚАБЖ арқылы келіседі.
39. Құжат бойынша бірлесіп орындаушылар болған кезде қарардың (қызметтік жазбахаттың, әзірленген құжаттың) жобасы ЭҚАБЖ арқылы бірлесіп орындаушы құрылымдық бөлімшенің басшысына жіберіледі. Бірлесіп орындаушыда келісу мерзімі құжатты алған кезден бастап 3-4 сағаттан аспайды.
Бұл ретте орындаушы қарар жобасына мәселенің хронологиясы мен мемлекеттік органдардың ұстанымдарын қамтитын анықтаманы, қабылданатын шешімнің тиісті негіздемесі бар тапсырма жобасын қоса береді. Көрсетілген анықтаманың жасалуы және оның мазмұны үшін жауапкершілік орындаушыға жүктеледі.
Үкіметтің Парламенттегі Өкілдігінің Парламент қарайтын және Үкіметтің қызметіне қатысы бар заң жобаларының өтуі және басқа мәселелер туралы ақпараттық жазбалары Премьер-Министрге, оның орынбасарларына және Кеңсе Басшысына Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерімен келісілмей ұсынылады және мемлекеттік органдарға жіберіледі.
40. Бақылауды ұйымдастыру жөніндегі нұсқаулықта өзге де дайындау мерзімдері болуы мүмкін құжаттарды қоспағанда, Кеңсенің жауапты құрылымдық бөлімшесінде қарардың (қызметтік жазбахаттың, әзірленген құжаттың) жобасын дайындау және келісу мерзімі тікелей орындаушы құжатты алған кезден бастап 2 (екі) жұмыс күнінен аспауға тиіс.
Мемлекеттік органдардың тұрақты негізде берілетін есептік ақпаратына қарар (қызметтік жазбахат, әзірленген құжат) жобасын дайындау және Кеңсенің жауапты құрылымдық бөлімшесінде келісу мерзімі тікелей орындаушы құжатты алған кезден бастап 3 (үш) жұмыс күнінен аспауға тиіс.
Бақылауды ұйымдастыру жөніндегі нұсқаулықта өзге де дайындау мерзімдері болуы мүмкін құжаттарды қоспағанда, қарар (қызметтік жазбахат, әзірленген құжат) жобасын құрылымдық бөлімшеде келісу мерзімі құжат бөлімге түскен кезден бастап 2 (екі) жұмыс күнінен аспауға тиіс.
Қарар (қызметтік жазбахат, әзірленген құжат) жобасы бойынша бірлесіп орындаушыда ескертулер болған жағдайда, бірлесіп орындаушылар Кеңсенің құрылымдық бөлімшесі басшысының ЭЦҚ-мен куәландырылған дәлелді ұсыныстар мен қарсылықтарды ұсынады және құжат бөлімге түскен кезден бастап 1 (бір) жұмыс күні ішінде орындаушыға жібереді.
41. Мемлекеттік органдардан және өзге де ұйымдардан Кеңсеге түскен бақылаудағы құжаттардың орындалуы туралы есептер Кеңсенің қаралатын бақылаудағы құжаттар құзыретіне жататын және/немесе олардың орындалуын бақылау бекітіп берілген құрылымдық бөлімшелеріне жіберіледі.
42. Қабылдау бөлмесінің қызметкері немесе арнайы бөлінген қызметкер ЭТБК-да есепке алу жазбаларының енгізілу толықтығы мен дұрыстығына, құжаттардың және басшылық қарарларының уақтылы жөнелтілуіне (берілуіне)
ЭТБК-да құжаттың орындалу барысы (еске салу, сұрау салу, жауаптар, анықтамалар және т.с.с.) белгіленеді.
43. Орындалған және бақылаудан алынған құжаттарды құрылымдық бөлімшенің басшысы немесе оның аталған мәселелерге жетекшілік ететін орынбасары іске жібереді. Бұл ретте қажет болса, құжат авторы қарау нәтижелері туралы хабардар етілуге тиіс. Орындаушы ЭТБК-ға: мәселе қалай, қандай құжатпен және қашан шешілгені, құжатқа кімнің қол қойғаны жөнінде жазба жүргізеді.
Егер құжат мәлімет үшін жіберілсе не онда басшылықтың осындай мазмұндағы қарары болса, онда ЭТБК-да «Мәселе шешілді» деген бағанда «Назарға алынды» деген жазба жасалады.
Нақты мәселе бойынша Үкіметтің тиісті шешімі немесе Премьер- Министрдің өкімі қабылданған және қажетті құжаттар үкіметтік шешімдерді шығару секторына берілген жағдайда, ЭТБК-да «үкіметтік шешімдерді шығару секторында», «20____ ж. «___»________ №____ қаулымен (өкіммен)» деп көрсетіледі.
Егер мәселе ауызша шешілсе, онда орындаушы ЭТБК-да әңгімелесу болған адамның лауазымы мен тегі, оның қысқаша мазмұны мен күні туралы мәліметтерді енгізіп, құрылымдық бөлімшенің басшысына баяндалғаны туралы белгілейді.
44. Кеңсенің құрылымдық бөлімшесі өз құзыреті шеңберінде түсетін хат- хабардың сипаты мен сапасын жүйелі түрде талдайды, қойылған мәселелерді шешу, сондай-ақ құжат айналымын қысқарту жөнінде қажетті шаралар қабылдайды.
5-тарау. Қызметтік хат-хабарды ресімдеу және жөнелту
45. Құжаттарды дайындаған кезде осы Нұсқаулықты және өзге де қолданыстағы қағидаларды, анықтамалықтарды, сөздіктерді* басшылыққа ала отырып, мемлекеттік билік пен басқару органдарының, басқа да шаруашылық жүргізуші субъектілердің атауларын жазудың бірізділігін сақтаған жөн.
Мемлекеттік органдарға жіберілетін шығыс хаттар қысқа әрі анық болуға тиіс. Әрбір құжат, әдетте, бір мәселе бойынша жасалып, электрондық құжаттардың шаблондарын пайдалана отырып, мемлекеттік тілде ресімделуге (қажет болған жағдайда орыс тіліндегі нұсқасы қоса беріледі), күні мен нөмірі, адресаты, тақырыбы мен мәтіні, ЭЦҚ, аты-жөні мен тегі, орындаушы туралы белгі болуға тиіс.
МО БКО-ға қосылған электрондық құжат айналымы жүйесі жоқ тұлғалар мен ұйымдарға жіберілетін шығыс хаттар елтаңбалық бланкіде мемлекеттік тілде (қажет болған жағдайда орыс тіліндегі нұсқасы қоса беріледі) басып шығарылуға, күні мен нөмірі, адресаты, тақырыбы мен мәтіні, қолы, аты-жөні мен тегі, орындаушы туралы белгі болуға тиіс және әдетте, бір данада дайындалып, қол қойылады, кейін ол адресатқа жолданады.
Қағаз құжатқа күн сәулесіне төзімді сиямен қол қойылады. Құжаттың түпнұсқасына факсимиле қою арқылы қол қоюға жол берілмейді.
46. Қызметтік құжаттар (хаттар, баяндамалар, есептер және т.с.с.) қысқа, түсінікті болуға және белгіленген үлгідегі бланкілерге сәйкес келетін электрондық құжаттардың шаблондарын пайдалана отырып ресімделуге тиіс (Кеңседен сыртқа жөнелтілген жағдайда).
Кеңсе ішінде хат жазысу кезінде белгіленген үлгідегі бланкілерге сәйкес келетін электрондық құжаттардың шаблондарын пайдалану талап етілмейді.
Электрондық құжаттар адресатқа қол қойылған күнінен бастап бір жұмыс күнінен, қағаз құжаттар екі жұмыс күнінен кешіктірмей, шұғыл – дереу
47. Құжатты лауазымды адамға жіберу кезінде мекеменің атауы мен адресаттың лауазымы атау септігінде, ал адресаттың тегі барыс септігінде МО БКО-қа қосылған электрондық құжат айналымының жүйесі жоқ басқа қаладағы адресатқа жолданатын құжатта оның атауынан кейін пошта индексі, облыс, қала (ауыл), көше, үйдің нөмірі көрсетіледі.
Құжатта төрттен артық адресат болмауға тиіс. Құжатты төрттен артық мекенжайға жіберу кезінде тарату көрсеткіші жасалады.
Құжат жолданған адресат жалпылама көрсетілуі мүмкін (мысалы, «барлық облыстардың әкімдеріне, мемлекеттік органдарға (тізім бойынша)») (электрондық түрдегі тізімді қоса бере отырып).
48. Шығыс құжаттар (хат-хабар) ЭТБК-да (1-қосымша) есепке алынады.
Шығыс құжаттарды жасау (әзірлеу) кезінде Үкімет пен Кеңсенің ресми бланкілеріне сәйкес келетін электрондық құжаттардың шаблондары да пайдаланылады.
Осы Нұсқаулықтың талаптарын бұза отырып ресімделген және/немесе міндетті деректемелері жоқ құжаттар адресаттарға жіберілмеуге тиіс.
49. Қазақстан Республикасының Президентіне, Қазақстан Республикасының Парламентіне, басқа мемлекеттердің басшыларына жолданатын құжаттар Үкіметтің немесе Премьер-Министрдің елтаңбалық бланкілерінде дайындалып жіберіледі және оларға Премьер-Министр немесе Премьер-Министрдің орынбасарлары екі данада қол қояды. Елтаңбалық бланкілер А4 бланк форматындағы (210х297 мм) ақ қағазға басып шығарылады.
Екінші данасында орындаушының, тиісті құрылымдық бөлімше басшысының және қажет болған жағдайда, Премьер-Министрдің тиісті орынбасарының, Кеңсе Басшысының және құқықтық сипаттағы мәселелер болса, Заң бөлімі меңгерушісінің визалары болуға тиіс.
Көрсетілген шығыс құжаттар белгіленген тәртіппен ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттар форматында жөнелтіледі (беріледі).
Жекелеген ағымдағы мәселелер бойынша хаттар Премьер-Министрдің орынбасарларының, Кеңсе Басшысы және оның орынбасарларының ЭЦҚ-мен куәландырылады. Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері туралы ережелерге сәйкес хаттар Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері басшыларының және олардың орынбасарларының ЭЦҚ-мен куәландырылады.
Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігіне жіберілетін құжаттар, әдетте, А4 (201х297мм) форматындағы ақ қағаз парағының бір жағына немесе ашық түсті қағазда, мөлшері 14-қаріппен (ТNR) 1 жоларалық интервалмен, Мемлекет басшысына баяндауға жататындар – мөлшері 16-қаріппен (Агіаl) 1,5 интервал арқылы тиісті ресми бланкілерге басып шығарылады. Соңғы парағында төменгі сол жағында немесе парақтың сырт жағында орындаушының тегі, қызметтік телефонының нөмірі, сондай-ақ орындаушының электрондық мекенжайы көрсетіледі. Әдетте, барлық деректемелер басылуға тиіс. Түзетулер мен өшіруге жол берілмейді. Электрондық құжаттың мазмұны мен деректемелері қағаз құжатпен дәлме-дәл болуға тиіс.
Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігіне жіберілетін ақпарат пен басқа құжаттардың көлемі – 3 (үш), ал ауқымды мәселелер бойынша 5 (бес)
парақтан аспауға тиіс. Құжаттардың мәтіндері анық, дәйекті, қысқа баяндалуға Электрондық құжаттың ЭТБК ЭҚАБЖ талаптарына сәйкес толтырылады.
Қысқаша мазмұны құжат жіберілетін тілде беріледі.
50. Қазақстан Республикасы Президентінің жеке және тікелей тапсырмаларын орындау жөніндегі есептік ақпаратына Премьер-Министр (оның мiндетін атқаратын адам) немесе Премьер-Министрдің аталған тапсырмаларды орындау жөнінде тапсырма берілген орынбасары қол қояды.
51. Үкімет немесе Кеңсе Қазақстан Республикасы Президентінің актілері мен тапсырмаларының іске асырылу барысы туралы Қазақстан Республикасының Президентіне, Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігіне жіберетін есептік ақпаратына Премьер-Министр (оның міндетін атқаратын адам) не жетекшілік ететін бағыты (мәселесі) бойынша Премьер-Министрдің орынбасары не Кеңсе Басшысы қол қояды.
52. Орталық мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдардың басшыларына тапсырмалар, нұсқаулар Премьер-Министр, оның орынбасарлары, Кеңсе Басшысы арасында міндеттерді бөлуге сәйкес өздері жетекшілік ететін мәселелер бойынша Премьер-Министрдің, Премьер-Министр орынбасарларының, Кеңсе Басшысының (ол болмаған кезде – оның міндетін атқаратын адамның), сондай-ақ Кеңсе Басшысы белгілеген құзыреті мен өкілеттіктеріне сәйкес Кеңсе Басшысы орынбасарларының ЭЦҚ-мен куәландырылады.
53. Кеңсе Басшысы болмаған кезеңде оның міндетін атқару өзге адамға жүктелген жағдайларды қоспағанда, Премьер-Министрдің орынбасарлары, Кеңсе Басшысы қысқа уақыт (1-2 күн) болмаған жағдайда, олардың кеңесшілері (қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері) кіріс хат-хабарды қабылдау жөніндегі жұмысты Кеңседегі ішкі тәртіпке сәйкес үзіліссіз қамтамасыз етеді.
54. Дайындалатын хатқа, әдетте, қысқа тақырып беріледі. Хат өтінішхатқа немесе сұрау салуға жауап ретінде жіберілетін барлық жағдайда мекенжайдан кейін (сол жағында) осы өтінішхаттың немесе сұрау салудың нөмірі мен күні көрсетіледі (мысалы: «04.06.2008 № 101»).
Құжатқа (хатқа, анықтамаға, есепке, баяндамаға) қосымшалар, әдетте, оның мәтінінен кейін парақтар саны көрсетіле отырып санамалануға тиіс.
55. Шығыс құжаттың күні араб цифрларымен: айдың күні, айы, жылы кезектілігімен ресімделеді. Айдың күні және ай нүктемен бөлінген екі жұп араб цифрымен, жыл төрт араб цифрымен ресімделеді. Күнді сөздік-цифрлық тәсілмен жазу нормативтік құқықтық актілерге сілтеме жасағанда азаматтардың заңды құқықтары мен мүдделерін айқындайтын қаржылық сипаттағы мәліметтерді қамтитын құжаттарда пайдаланылады және былайша ресімделеді: мысалы, 2009 жылғы 4 маусым және тіркеу нөмірі. Күннің 04.06.2009 деп қысқартылған жазылуы, әдетте, анықтамаларға, баяндамалық жазбаларға және т.с.с. қол қойылғаннан кейін жасалады.
Құжаттың шығыс нөмірі мынадай тәртіппен қойылады: алдымен Кеңсенің оны дайындаған құрылымдық бөлімшесінің индексі көрсетіледі; одан кейін құжат орындалған соң енгізілуге тиіс істің номенклатура бойынша нөмірі дефис арқылы көрсетіледі; одан кейін бөлшек арқылы шығыс құжаттың реттік нөмірі көрсетіледі (мысалы: 17-16/180). Құрылымдық бөлімшелердің индекстерін БҚҚБ әзірлейді және оны Кеңсе Басшысы бекітеді.
56. Қайтару талап етілетін электрондық құжатты жіберу кезінде электрондық құжаттың бірінші парағында жоғарғы жолдың оң жақ бөлігінде «Қайтарылуға тиіс» деген белгі қойылады.
57. Барлық шығыс құжаттар (хат-хабар), оның ішінде шұғыл хат-хабар іс жүргізу және архив секторына жұмыс күндері сағат 12.30-ға дейін жөнелту үшін тапсырылады.
Кеңсе Басшысының (оның міндетін атқаратын адамның) нұсқауы бойынша шұғыл хат-хабар басқа уақытта да жөнелтуге тапсырылуы мүмкін.
58. Шығыс жеделхаттарды тіркеу ағымдағы хат-хабарға ұқсас жүргізіледі.
59. Үкіметтік жеделхаттарға Премьер-Министр, оның орынбасарлары, Кеңсе Басшысы ЭЦҚ арқылы қол қояды. Жеделхаттардың мәтіні қысқаша, түзетусіз жазылады және бір парақтан аспауға тиіс. Жеделхатта жеделхатқа қол қойған адамның лауазымы мен тегі көрсетіледі. Жеделхатты ресімдеудің үлгісі – 6-қосымша.
60. Жеделхатқа Кеңсенің жеделхатты дайындаған құрылымдық бөлімшесі басшысының ЭЦҚ арқылы келісілген тарату көрсеткіші қоса беріле отырып, адресаттарды жинақтап көрсетуге (мысалы: «министрлерге») жол беріледі.
61. Жоғарыда көрсетілген талаптарды бұза отырып ресімделген жеделхаттарды БҚҚБ жөнелтуге қабылдамайды.
Арнайы байланыс органдары арқылы жөнелтілетін жеделхаттарды ресімдеу тәртібі арнайы нұсқаулықта белгіленеді.
Одан әрі адресатқа жөнелту үшін БҚҚБ қызметкері «Қазақстан Республикасы Президенті мен Үкіметінің әкімшілік ғимараттарының дирекциясы» республикалық мемлекеттік кәсіпорнының (бұдан әрі – «ӘҒД»
РМК) Байланыс және коммуникация бөлімінің операторына ЭҚАБЖ арқылы береді.
62. Шығыс электрондық құжаттарды құрылымдық бөлімшелердің қызметкерлері 3 (үш) сағаттан аспайтын мерзімде жөнелтуге дайындайды.
Жобаны тіркеу алдында оны жөнелтуге жауапты құрылымдық бөлімшенің (немесе қабылдау бөлмесінің) қызметкері деректемелер мен салынымдардың дұрыс көрсетілгенін тексереді.
Шығыс құжаттарды жөнелту ЭҚАБЖ арқылы жүзеге асырылады.
Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігіне, Қазақстан Республикасы Парламентінің депутаттарына жіберілетін шығыс қағаз құжаттардың қажетті саны көшіріп шығарылады және БҚҚБ-ға жөнелтуге беріледі.
Белгіленген мерзімдерді бұза отырып жіберілетін шығыс құжаттарды іс жүргізу және архив секторы ол туралы БҚҚБ меңгерушісіне баяндағаннан кейін қабылдайды және жөнелтеді. Қажет болған жағдайда, БҚҚБ меңгерушісі Кеңсе Басшысына жауапты құрылымдық бөлімшенің шығыс құжатты жөнелтуге уақтылы дайындамағаны жөнінде баяндайды.
Бұдан кейін шығыс құжаттар мен оларға орындау мерзімдері көрсетілген, оның ішінде «өте шұғыл», «шұғыл», «жеделдетілсін» деген белгілері, сондай-ақ құжаттың бақылауға алынғаны туралы тапсырма не «баяндалсын», «ұсыныс енгізілсін» деген және тағы сол сияқты белгілері бар қарарлар міндетті түрде БҚҚБ-ға ұсынылады, ол «Бақылауға» немесе «Бақылауға алынды» деген белгілері бар құжаттың орындалу мерзімі көрсетілген электрондық құжатты қоса береді.
Қызметкерлер жөнелтуге дайындаған құжаттар мен оларға қарарларды және құрылымдық бөлімшенің басшылығы бекіткен тарату көрсеткішін (төрттен артық мекенжайға жіберу кезінде) қызметкерлер адресаттарға жөнелту үшін БҚҚБ-ға жібереді.
63. БҚҚБ-да жөнелту алдында шығыс құжаттарды ресімдеудің дұрыстығы, ұйымдардың түпкілікті мекенжайларының бар-жоғы тексеріледі. Ұйымдардың түпкілікті мекенжайы болмаған жағдайда, жөнелту жүргізілмейді.
Үкімет Регламентінде және осы Нұсқаулықта белгіленген талаптарды бұза отырып ресімделген құжаттар түзету үшін Кеңсенің тиісті құрылымдық бөлімшелеріне қайтарылады.
Жөнелтуге жауапты қызметкер жіберілетін құжаттардың адресаттарын, нөмірлерін көрсете отырып, жөнелтілетін құжаттардың электрондық тізілімін (тарату есебін) жасайды, осы деректерді құжаттың ЭТБК-на енгізеді.
Жөнелтуге жауапты қызметкер қағаз құжаттар мен қарарлардың көшірмелерін олардың түпнұсқаларымен салыстырып тексереді, одан кейін оларды БҚҚБ дөңгелек нөмірлік мөрмен куәландырады, одан кейін онда жіберілетін құжаттардың адресаттарын, нөмірлерін көрсете отырып, жөнелтілетін құжаттардың тізілімін (тарату есебін, біржолғы қолхат) жасайды, осы деректерді құжаттың ЭТБК-на енгізеді, жөнелтілетін құжаттарды нақты адресаттарға жөнелтуге арналған конверттерге салады және конверттерді адресаттарға жеткізу үшін тізілімдермен (бағыт парақтарымен, біржолғы қолхаттармен) бірге фельдъегерлік немесе пошта қызметінің қызметкеріне береді.
64. Қағаз құжаттарды адресаттарға мемлекеттік фельдъегерлік немесе почта қызметі оларды жеткізудің шұғылдығына қарай жөнелтеді. Құжатты жеткізу шұғылдығының дәрежесін жөнелтуші айқындайды. «Шұғыл» деген белгісі бар хат-хабар таяу арадағы авиарейспен, автомобиль немесе теміржол фелдъегерлік бағытымен бірінші кезекте жеткізіледі. Мемлекеттік фелдъегерлік қызметке жедел басшылық етуді БҚҚБ жүзеге асырады.
65. Хат-хабарды (қағаз және ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттарды) жөнелту (беру) БҚҚБ меңгерушісі белгілеген кесте бойынша жүргізіледі. Құжаттарды БҚҚБ-дан өтпей жөнелтуге тыйым салынады.
66. Іс жүргізу және архив секторы құжаттарды жөнелткеннен кейін ЭТБК-да жөнелтілгені туралы белгі жасайды. Жөнелтуге тапсырылған құжатта көрсетілген қате мекенжай бойынша құжатты таратқаны (бергені) үшін Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің құжатты дайындаған орындаушысы жауапты болады.
67. Адресаттардың тиісті бөлімшелері қызметкерлерінің құжаттардың тапсырылғанын растайтын қолдары бар жөнелтілген қағаз құжаттарға арналған тізілімдерді, сондай-ақ қандай да бір себептермен адресаттарға тапсырылмаған, тиісті белгісі бар құжаттар салынған конверттерді фелдъегерлер фелдъегерлік қызмет экспедициясының (кезекшісінің) белгісімен бірге іс жүргізу және архив секторына қайтарады. Құжаттарды жөнелтуге (тапсыруға) арналған тізілімдер, бағыт парақтары және біржолғы қолхаттар іс жүргізу және архив секторында бір жыл бойы сақталады.
68. Іс жүргізу және архив секторының жөнелтуге жауапты қызметкері фельдъегерлік қызметтің немесе пошта бөлімшесінің тізілімдер бойынша жөнелтуге арналған пакеттерді қабылдауды ресімдеудің, сондай-ақ тізілімдер немесе бағыт парақтары бойынша хат-хабарды адресаттарға тапсырудың (қолхатпен) дұрыстығын тексереді және құжаттарда көрсетілген мекенжайларға сәйкес шығыс хат-хабарды уақтылы жөнелтуге жауапты болады.
69. Электрондық құжат айналымы жүйесін және электрондық цифрлық қолтаңба құралдарын пайдалану тиісті Құжаттама жасау қағидаларында айқындалады.
70. Қағаз құжатты жөнелту туралы белгі жөнелту күні мен іс жүргізу және архив секторының жөнелтуді жүзеге асыратын қызметкерінің қолын көрсете отырып, ЭТБК-да «Жөнелтілді» деген сөз жазылып жүргізіледі.
71. Адресаттарда МО БКО-ға қосылған электрондық құжат айналымы жүйесі болмаған жағдайда, Премьер-Министрдің, оның орынбасарларының, Кеңсе Басшысының (оның міндетін атқаратын адамның), сондай-ақ Кеңсе Басшысы белгілеген өздерінің құзыреті мен өкілеттіктеріне сәйкес Кеңсе Басшысы орынбасарларының қарарлары БҚҚБ нөмірлік дөңгелек мөрімен куәландырылған қағаз көшірмелер түрінде ғана таратылады.
72. Телефонограммаларды жауапты құрылымдық бөлімшелер адресаттарға электрондық құжаттар нысанында ғана және «Үкіметтің мобильді кеңсесі»
ақпараттық жүйесі (бұдан әрі – «Мобильді кеңсе» АЖ) арқылы жібереді.
73. Қазақстан Республикасы Парламентінің Мәжілісі тіркеусіз қайтаратын заң жобаларын фельдъегерлік қызмет Кеңсе Басшысының қабылдау бөлмесіне жеткізеді және Үкімет Регламентіне сәйкес шешім қабылдау үшін кеңесші (қабылдау бөлмесінің қызметкері) арқылы Кеңсе Басшысына баяндалады. Бұл ретте көрсетілген заң жобаларына ілеспе хаттардың көшірмелерін Кеңсе Басшысының кеңесшісі (қабылдау бөлмесінің қызметкері) Үкіметтің Қазақстан Республикасы Парламентінің Мәжілісіндегі Өкілдігіне белгіленген тәртіппен
74. Премьер-Министр қол қойған Үкіметтің заң жобалары бойынша қорытындыларын, сондай-ақ Премьер-Министрдің, оның орынбасарларының және Кеңсе Басшысының Парламентке жіберілетін хаттарын аталған құжаттарды дайындаған тиісті құрылымдық бөлімшенің (жөнелтуге жауапты) қызметкері Үкіметтің Парламенттегі Өкілдігіне міндетті түрде электрондық құжаттар нысанында жібереді.
6-тарау. «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар құжаттармен жұмыс істеу
75. «Қызмет бабында пайдалану үшін» (бұдан әрі – «ҚБП») деген белгісі бар құжаттардағы, істер мен басылымдардағы таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа тартылуына шектеулер қызметтік қажеттіліктен туындаған, Кеңсенің немесе басқа да мемлекеттік органдардың қызметіне қатысты мәліметтер жатады.
Таратылуы шектелген қызметтік ақпаратпен жұмыс істеген кезде Кеңседе пайдаланылатын ақпараттық ресурстарды қорғау жөніндегі талаптар орындалуға Таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты ашық баспасөзде жариялауға, радио мен телевизия арқылы, ашық электрлік (электрондық) байланыс және интернет желілерінде беруге тыйым салынады.
76. Кеңсеге түскен «ҚБП» деген белгісі бар құжаттар іс жүргізу және архив секторында қабылданады, тіркеледі және есепке алынады. Бұл ретте карточкалардағы тіркеу нөмірлеріне «ҚБП» деген белгі енгізіледі және дананың нөмірі қойылады.
77. Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінде таратылуы шектелген мәліметті қамтитын құжаттарды дайындау және ресімдеу кезінде оларға «ҚБП» деген белгі мен дананың нөмірі қойылады. Құжаттың және ілеспе хаттың әрбір данасының соңғы парағының сырт жағында жөнелтілген құжаттың мекенжайы, дана саны және оның жіберілгені, құжатты орындаушының тегі және файлдың жойылғаны жөнінде белгі көрсетіледі.
«ҚБП» деген белгіні қоюдың қажеттілігін орындаушы және/немесе құжатқа қол қойған басшы айқындайды.
78. Егер құрамындағы мәліметтер таратылуы шектелген мәліметтердің тізбесіне кірмейтін болса, Кеңсе Басшысының, оның орынбасарларының және Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері басшыларының түскен құжаттан «ҚБП»
деген белгіні алып тастауға құқығы бар, сондай-ақ құпия іс жүргізу және ақпаратты қорғау секторымен келісу бойынша осы Нұсқаулықта көзделген тәртіппен осы құжаттардың көшірмелерін жасауға рұқсат бере алады.
«ҚБП» деген белгісі бар ксерокөшірме жасалған құжаттарды есеп алу әр данасы бойынша ЭТБК-да «ҚБП» деген белгі қойылып немесе «ҚБП» деген белгісі бар құжаттарды тіркеу журналдарының бөлек бөлімдерінде жүзеге асырылады.
«ҚБП» деген белгісі бар құжаттарды металл сейфтер мен шкафтарда басқа құпия емес құжаттардан бөлек сақтау қажет.
79. «ҚБП» деген белгісі бар құжаттарды іс жүргізу және архив секторына жөнелтуге тапсырар алдында оларға даналарының нөмірі қойылады. Мұндай құжаттарды бірнеше мекенжайға жөнелту кезінде құжаттармен бірге жөнелтілетін даналардың нөмірлері көрсетіле отырып, Кеңсенің құжатты дайындаған құрылымдық бөлімшесінің меңгерушісі немесе оның орынбасары қол қойған тарату көрсеткіші қоса беріледі. «ҚБП» деген белгісі бар құжаттар пакеттеріне де «ҚБП» деген белгі қойылады.
80. Кеңсе қызметкерлері «ҚБП» деген белгісі бар құжаттарды жоғалтқаны, таратылуы шектелген ақпаратты жариялағаны немесе таратылуы шектелген мәліметтерді қамтитын ақпараты бар құжаттармен жұмыс істеу қағидаларын бұзғаны үшін қолданыстағы заңнамаға сәйкес жауапкершілікке тартылады.
81. Үкімет отырыстарында қаралуға тиіс мәселелердің тізбесі мемлекеттік органдар ұсыныстарының негізінде тоқсан сайын жасалады және оны Премьер- Министрмен және оның орынбасарларымен келісу бойынша Кеңсе Басшысы тоқсан алдындағы айдың 20-күнінен кешіктірмей бекітеді.
82. БҚҚБ отырысқа дейін 5 (бес) күн бұрын белгіленген нысан бойынша Үкімет отырысы күн тәртібінің мемлекеттік және орыс тілдеріндегі жобасын, шақырылғандардың алдын ала тізімін жасайды және оларды Кеңсе Басшысына қол қоюға береді.
83. Кеңсе Басшысы қол қойған Үкімет отырысының күн тәртібін БҚҚБ 1 (бір) сағат ішінде дереу «Мобильді кеңсе» АЖ арқылы мемлекеттік органдардың және ұйымдардың басшыларына, оның ішінде онда баяндамашылар ретінде көрсетілген лауазымды адамдардың атына, сондай-ақ Кеңсенің күн тәртібіне енгізілген мәселелер құзыретіне жататын құрылымдық бөлімшелерінің басшыларына жібереді. Телефонограмма Үкімет отырысына қатысушылардың көмекшілеріне немесе қабылдау бөлмелерінің қызметкерлеріне «Мобильді кеңсе»
АЖ арқылы беріледі, олар мемлекеттік органның басшылығын уақтылы хабардар етуге дербес жауапты болады. Көмекшілер немесе қабылдау бөлмелерінің қызметкерлері мемлекеттік орган басшылығының Үкімет отырыстарына және Премьер-Министрде өтетін кеңестерге қатысуын «Мобильді кеңсе» АЖ арқылы растауды қамтамасыз етеді.
БҚҚБ мемлекеттік құпияларды және (немесе) «ҚБП» деген белгісі бар таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты қамтитын жобаларды қоспағанда, күн тәртібін және қорғалмаған байланыс арналары арқылы беруге тыйым салынбаған тиісті материалдарды Кеңсе Басшысының және Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрінің 2011 жылғы 20 мамырдағы № 25-1-32қпү /22П-қпү бірлескен бұйрығымен бекітілген «Мобильді кеңсе» АЖ арқылы беруге рұқсат етілген қызметтік ақпарат тізбесіне сәйкес Кеңсе Басшысы қол қойған отырысқа шақырылғандардың тізіміне сәйкес Үкімет мүшелеріне және басқа да лауазымды адамдарға «Мобильді кеңсе» АЖ арқылы мобильді құрылғыларға 7-тарау. Үкімет отырыстарын және Қазақстан Республикасының Премьер- Министрі және оның орынбасарлары өткізетін кеңестерді дайындау және өткізу тәртібі
84. Қазақстан Республикасы Үкіметінің отырыстары, Премьер-Министрдегі, оның орынбасарларындағы кеңестер (бұдан әрі – жұмыс кеңестері), әдетте, Қазақстан Республикасы, Нұр-Сұлтан қаласы, Мәңгілік Ел даңғылы, 6, «Үкімет үйі» мекенжайы бойынша орналасқан ғимаратта селекторлық, сол сияқты оқшауландырылған режимде де өткізілуі мүмкін.
Қазақстан Республикасы Үкіметінің отырыстарын және жұмыс кеңестерін селекторлық режимде өткізу кезінде:
1) БҚКБ (Үкімет отырыстарын өткізу кезінде) не Кеңсенің тиісті құрылымдық бөлімшесі (жұмыс кеңесіне шығарылатын мәселелерге жауапты):
Үкімет мүшелері мен Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері басшыларының қатысуын растай отырып, қатысушылардың тізімін жасауды;
режимдік шаралардың, рұқсаттамалық және объектішілік режимдердің қамтамасыз етілуін, кезекші полиция бөлімі мен техникалық қызметтердің ақпаратты қорғауын бақылауды қамтамасыз етеді;
2) Кеңсенің қаржылық, шаруашылық және материалдық-техникалық қамтамасыз етуді жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшесі:
жүйелердің істен шығуының алдын алу мақсатында ауыспалы жеткізгіштердегі (орындаушы бөліммен келісуден өтпеген флеш-карталар, CD, DVD және HDD дискілер және т.б.) электрондық түрдегі материалдардың пайдаланылуын шектеуді;
өңірлердің бейнеконференцбайланысқа күні бұрын тестілік қосылуын (техникалық регламентке сәйкес кеңес/отырыс басталғанға дейін бір тәулік және 2 сағат бұрын), оның әзірлігін және Үкімет отырысы мен жұмыс кеңестерін жүргізудің ұсынылған тәртібін (кеңес сценарийін) ескере отырып, байланыс сапасының тексерілуін, қолданыстағы техникалық талаптарға, оның ішінде форматы және ресімделуі бойынша сәйкестігі тұрғысынан алдын ала регламенттік тестілік жұмыстардың жүргізілуін бақылауды;
мерзімді жоспарлы регламенттік жұмыстардың жүргізілуін (апта сайын дүйсенбі, бейсенбі сағат 14.00-ден бастап 16.00-ге дейін), сондай-ақ «Ұлттық ақпараттық технологиялар» АҚ (бұдан әрі – «ҰАТ» АҚ), «Қазақтелеком» АҚ орындайтын (жоспарлы және алдын ала тестілік қосылулар сәйкес келген жағдайда, регламенттік жұмыстар бір мәрте жүргізіледі) жарықтандырудың және бейнеконференцбайланыс (бұдан әрі – БКБ) жабдығы мен негізгі жұмыс орындарындағы және «Үкімет үйі» ғимаратында орналасқан цифрлық телефон станциясының базасындағы станция мен тікелей байланыс станциясы абоненттеріндегі дыбыс күшейткіштің жұмысқа жарамдылығының сәйкестігін бақылауды қамтамасыз етеді;
3) Кеңсенің облыстардың, Нұр-Сұлтан, Алматы және Шымкент қалалары әкімдіктерінің Премьер-Министр Кеңсесімен және оның құрылымдық бөлімшелерімен өңірлік даму мәселелері бойынша өзара іс-қимылын жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшесі:
облыстардың, Нұр-Сұлтан, Алматы және Шымкент қалалары әкімдерінің және шақырылған өзге де адамдардың қатысуын бақылауды;
қажет болған кезде Кеңсе басшылығының тапсырмасы бойынша облыстардың, Нұр-Сұлтан, Алматы және Шымкент қалаларының әкімдеріне Үкімет отырыстарының материалдарын жіберуді;
өңірлер өкілдерінің БКБ-де Үкімет отырысы мен жұмыс кеңестерін өткізу сценарийлерін сақтауы, сөз сөйлеушілердің даярлығы (Т.А.Ә., сөйлеу кезегі және сөйлейтін орны) бөлігінде алдын ала дайындығын бақылауды;
селекторлық режимде өткізілетін кез келген кеңеске облыстардың, Нұр-Сұлтан, Алматы және Шымкент қалаларының әкімдіктері өкілдерінің қатысуы мәселелері бойынша Кеңсенің өзге құрылымдық бөлімшелерімен өзара іс-қимыл жасауды қамтамасыз етеді;
4) облыстардың, Нұр-Сұлтан, Алматы және Шымкент қалалары әкімдерінің аппарат басшылары:
облыстардың, Нұр-Сұлтан, Алматы және Шымкент қалалары әкімдерінің және шақырылған өзге де адамдардың қатысуын;
Үкімет отырыстары және Премьер-Министрдегі, оның орынбасарлары мен Кеңсе басшылығының кеңестері залдарында мемлекеттік рәміздерді орналастыру жөніндегі талаптардың сақталуын;
«Үкімет үйі» залдарынан тестілік қосылуды дайындау және жүргізу кезеңінде өңірлердегі отырыс залдарында регламенттік және дайындық жұмыстарының (техникалық сынап-байқау және Үкімет отырысы мен жұмыс кеңестеріне әзірлік, қатысушылардың сөйлейтін орындарын айқындау және т.с.с.)
өткізілуін;
соңғы тестілік қосылуды өткізгеннен кейін (іс-шара басталғанға дейін 2 сағат бұрын) өңірлерде отырыс залын өзгертуге, жабдықтардың (жарықтандыру, БКБ-ны күйге келтіру, байланыс, дыбыс күшейткіш) күйге келтірілуін өзгертуге жол берілмеуін;
іс-шараны өткізу кезінде сценарий (сөз сөйлейтін қатысушылардың болуы, кезектілік және даярлық тәртібі) мен тәртіптің сақталуын, сондай-ақ жергілікті жерлерде шақырылғандардың БКБ мен дыбыс күшейткіш жүйесін пайдалануы бойынша нұсқау өткізуді;
бұқаралық ақпарат құралдарының (бұдан әрі – БАҚ) және басқа да бөгде адамдардың зал жабдықтарына (микрофондар, бейнекамералар, сымдар және т.б.)
қолжетімділігін шектеуді;
іс-шараны өткізу кезеңінде мобильді байланысты пайдалануға салынған тыйымның сақталуын;
жабық немесе оқшаулы жұмыс режиміне ауысқан жағдайда, шақырылған адамдар мен баспасөз өкілдерінің уақтылы шығарылуын;
зал жабдықтарының электрмен үздіксіз жабдықталуын, сондай-ақ залды жарықтандырудың біркелкілігін (сөз сөйлеушілерге жарық түсіру көздерінің болуы, перделердің және басқа да күңгірттендіру элементтерінің болуы);
Премьер-Министрдің баспасөз қызметімен келісу бойынша өңірлерде БАҚ өкілдерінің қатысуын;
тәртіп бұзушылардың залдан дер кезінде шығарылуын қамтамасыз етеді;
5) Кеңсенің Премьер-Министрдің республикалық және шетелдік БАҚ-пен өзара іс-қимылын ұйымдастыруды, БАҚ-та Премьер-Министр мен Үкіметтің қызметін жария етуді қамтамасыз ететін құрылымдық бөлімшесі:
қажет болған кезде БАҚ өкілдерінің қатысуын және олардың залдан шығарылуын;
кезекші редактордың «ҰАТ» АҚ-ның шығарушы редакторымен өзара іс- қимыл жасай отырып, Үкімет отырысы мен жұмыс кеңестерін баспасөз үшін интернет желісі арқылы on-line трансляциялауға санкцияланған шешім қабылдауын қамтамасыз етеді;
6) Кеңсенің Премьер-Министр қатысатын халықаралық сипаттағы іс- шараларды протоколдық қамтамасыз етуді жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшесі:
Үкімет отырыстары және Премьер-Министрдің, оның орынбасарлары мен Кеңсе Басшылығының кеңестері залдарында мемлекеттік рәміздерді орналастыру жөніндегі талаптардың сақталуын бақылауды;
Үкімет мүшелерінің және шақырылған өзге де адамдардың «протоколдық үлкендік ретіне» сәйкес отыруын;
Үкімет отырысын, жұмыс кеңестерін өткізуге жауапты құрылымдық бөлімшемен бірлесіп, шақырылған адамдардың залға уақтылы келуі және одан шығарылуы бойынша ұйымдастыру жұмысын жүргізуді;
қажет болған кезде – Қазақстан Республикасы Сырты істер министрлігінен бекітілген кезекші ілеспе аудармашының болуын қамтамасыз етеді;
7) Кеңсенің Үкімет отырысына немесе жұмыс кеңесіне шығарылатын мәселелерге жауапты құрылымдық бөлімшесі:
ЭҚАБЖ жүйесі арқылы слайдтар мен басқа да ақпараттық материалдардың (А216 залында көрсетілетін слайдтарда jpeg, tiff форматтарындағы файлдар және солар тәріздес фотосурет сапасындағы графикалық форматтар болмауға тиіс)
берілуін;
белгіленген тәртіппен Үкімет отырысына тікелей «Үкімет үйі» ғимаратына шақырылған өзге адамдардың қатысуын;
Үкімет отырысы, жұмыс кеңестері шеңберінде облыстардың, Нұр-Сұлтан, Алматы және Шымкент қалалары әкімдерінің жоспарланып отырған сөз сөйлеуі туралы Өңірлік даму бөлімін хабардар етуді;
материалдардың (анықтамалар, слайдтар, баяндамалар және т.б.) ЭҚАБЖ жүйесі арқылы электрондық түрде жоғарыда көрсетілген форматтарда ғана ұсынылуын қамтамасыз етеді;
8) «ҰАТ» АҚ бейнеконференцбайланыстың регламенттік іс-шараларының уақтылы және толық өткізілуін, сондай-ақ оның әзірлігін және байланыс сапасын тексеруді, оның ішінде «Қазақтелеком» АҚ және «ҰАТ» АҚ резервтік байланыс арналарына ауысқан кезде де тексеруді қамтамасыз етеді.
85. Үкімет отырыстарының залын техникалық дайындауды (бейнеконференцбайланыс пен селекторлық байланысты, дыбыс күшейткішті, дыбысжазбаны және микрофондарды, қосу желілерін, электрондық дауыс беру жүйесі мен пульттерін, дауыс берудің аппараттық-бағдарламалық кешендерімен интеграцияланған конференц-жүйені, дыбыс күшейту және отырыстар залын дыбыстандыру, ілеспе аударма және стенография жүйесін, сондай-ақ бейнепроекторды, ұжымдық пайдаланылатын ақпаратты көрсету құралын (экранды), ақпараттық жүйелер мен жұмыс орындарын (Үкімет мүшелерінің компьютерлерін, ақпараттық материалдардың (слайдтардың) берілген форматта таныстыруға және көрсетуге әзір болуын, залды тиісінше жарықтандыруды және кондиционерлеуді, жазу керек-жарақтарын) БҚҚБ бақылауымен «ӘҒД» РМК мен Қазақстан Республикасы Президентінің Іс Басқармасы «Инженерлік-техникалық орталық» акционерлік қоғамының (бұдан әрі – ИТО» АҚ) мамандары жүзеге асырады.
Отырыстар залын техникалық дайындау нәтижелері бойынша «ӘҒД» РМК жауапты маманы «ИТО» АҚ маманының, сондай-ақ техникалық дайындауды жүзеге асыратын басқа да ұйымдардың қатысуымен отырыс басталғанға дейін 30 минут қалғанда Үкімет отырыстарын, Премьер-Министр мен оның орынбасарларында өтетін кеңестерді дайындау және өткізу жөніндегі техникалық регламентте көзделген тиісті техникалық актіні ресімдеп, қол қояды.
Отырыстар залындағы барлық жүйелер мен жабдықтардың техникалық даярлығы, әзірлігі, сапасы мен үзіліссіз жұмыс істеуі үшін жауапкершілік «ӘҒД»
РМК мен «ИТО» АҚ басшылығына жүктеледі.
86. Үкімет отырысында қарауға дайындалған мемлекеттік және орыс тілдеріндегі материалдарды, Үкімет отырысына шақырылғандардың тізімін айқындау немесе нақтылау жөніндегі ұсыныстарды мәселені дайындауға жауапты мемлекеттік орган электрондық құжаттар нысанында отырысқа дейін күнтізбелік 7 (жеті) күннен кешіктірмей, ал таныстырылымдардың электрондық нұсқаларын отырыс болатын күннің алдындағы 2 (екі) күннен кешіктірмей енгізеді.
87. Үкімет отырыстары Премьер-Министрдің не Премьер-Министрдің міндетін атқаратын адамның тапсырмасы бойынша жедел тәртіппен өткізілетін айрықша жағдайларда материалдар Кеңсеге ол өткізілетін күні енгізілуі және Үкімет отырысына қатысушыларға «Мобильді кеңсе» АЖ арқылы тікелей отырыс үстінде жеткізілуі мүмкін, бұл ретте материалдардың мазмұны мен дайындалу сапасына қаралатын мәселе құзыретіне жататын құрылымдық бөлімше жауапты болады.
88. Кеңседе материалдардың уақтылы енгізілуін бақылау үшін Үкімет отырысында қаралатын мәселелер құзыретіне жататын құрылымдық бөлімше жауапты болып табылады.
89. Үкімет отырысына материалдар уақтылы ұсынылмаған, сондай-ақ олар толық емес көлемде және сапасыз пысықталған түрде ұсынылған жағдайда, Премьер-Министр не онымен келісу бойынша Кеңсе Басшысы жоспарланған мәселені қараудан алу немесе оны қарауды басқа мерзімге ауыстыру туралы шешім қабылдайды.
90. Үкімет отырысында қарауға дайындалған материалдар мемлекеттік және орыс тілдерінде енгізілетін хаттамалық шешімнің жобасын, көлемі 5 (бес) беттен аспайтын анықтамаларды, салыстырма кестелерді, Microsoft Power Point форматындағы таныстырылымдарды (көлемі 10 (он) мегабайттан аспайтын және қаріп мөлшері 20-дан кем емес, визуалды ақпаратты көрсетудің 16:9 форматына сәйкес келетін түрлі-түсті слайдтар), ақпараттық (талдамалық) баяндамаларды (ұзақтығы 7-10 минуттан аспайтын), қатысушылардың тізімін және Үкімет отырысында қаралатын мәселелер бойынша басқа да материалдарды қамтуға тиіс.
Қаралатын мәселелер бойынша Қазақстан Республикасы Президентінің тапсырмалары болған жағдайда, олардың іске асырылу барысы туралы тиісті ақпарат слайдтарда, сондай-ақ құрылымдық бөлімшелердің анықтамаларында көрініс табады.
Әкімдердің және өңірлердің басқа да өкілдерінің баяндамаларын Өңірлік даму бөлімі Үкімет отырысының алдындағы күні сағат 12.00-ден кешіктірмей мемлекеттік және орыс тілдерінде ұсынады.
Үкімет отырысын және Премьер-Министрде, оның орынбасарларында не Кеңсе Басшысында өтетін кеңестерді, оның ішінде консультативтік-кеңесші органдардың кеңестерін өткізуге және оларға материалдарды дайындауға жауапты Кеңсенің құрылымдық бөлімшесі өткізілетін күні міндетті түрде материалдар топтамасын (хаттамалық шешімнің жобасы, анықтамалар, салыстырма кестелер, слайдтар, ақпараттық (талдамалық) материалдар, қатысушылардың тізімі және басқа да материалдар), хаттамалық шешімді (қол қойылған күннен 2 (екі) жұмыс күні ішінде) ЭҚАБЖ әкімшілік жұмыс орнының (ӘЖО) «Инфопанель» қосымша парағында (жабық режимде өткізілетін отырыстар мен кеңестерге дайындалатын материалдарды қоспағанда)
орналастырады.
91. Қаралатын мәселелер құзыретіне жататын құрылымдық бөлімшелер материалдарды талдауды жүргізеді, сондай-ақ аталған құжаттарды ескере отырып, шақырылатын адамдардың тізімін дайындайды, жүргізу тәртібінің жобасы бойынша ұсыныстар және қажет болған кезде материалдар бойынша анықтама жасайды және егер Кеңсе Басшысы өзге мерзімді белгілемеген болса, Үкімет отырысының алдындағы күні сағат 12.00-ден кешіктірмей Кеңсе Басшысының қарауына енгізеді.
БҚҚБ-ға «Мобильді кеңсе» АЖ-ға жіберу үшін материалдар Кеңсе Басшысымен келісілгеннен кейін ғана тапсырылады.
БҚҚБ Үкімет отырысына тиісті материалдарды, егер Кеңсе Басшысы өзге мерзімді белгілемеген болса, Кеңсе Басшысымен келісілгеннен кейін Үкімет отырысының алдындағы күні сағат 15.00-ден кешіктірмей «Мобильді кеңсе» АЖ арқылы жібереді.
92. Жүргізу тәртібінің жобасы, материалдар бойынша анықтама, егер Кеңсе Басшысы өзге мерзім белгілемеген болса, отырысқа дейін кемінде күнтізбелік 3 күннен кешіктірмей, қаралатын мәселе құзыретіне жататын құрылымдық бөлімшемен, Кеңсе Басшысымен келісіледі.
93. Кеңсе Басшысымен келісілген және тиісті құрылымдық бөлімшенің басшысы виза қойған электрондық ақпарат жеткізгіштердегі Үкімет отырысына материалдарды БҚҚБ отырыс алдындағы күні сағат 16.00-ге дейін Хатшылыққа ұсынады.
94. Үкімет отырысына шақырылғандар тізімінің түпкілікті нұсқасын жасау үшін БҚҚБ отырыс алдындағы күні сағат 12.00-ге дейін шақырылғандардың тізімін нақтылайды.
Үкімет отырыстарына қатысатын мемлекеттік органдар отырыс алдындағы күні сағат 12.00-ге дейін өздерінің қатысатынын «Мобильді кеңсе» АЖ арқылы растайды не БҚҚБ-ға өзгерістер туралы хабарлайды.
95. Отырысқа қатысушылардың құрамындағы барлық өзгерістер туралы Кеңсе Басшысына баяндалады. БҚҚБ анықтама жасайды, онда Үкімет отырысының кворумы және болмау себептерін көрсете отырып, қатыспайтын Үкімет мүшелерінің тізімі айқындалады. Өңірлік даму бөлімі жергілікті атқарушы органдар басшыларының болмау себептері туралы ақпараты бар ұқсас ақпаратты БҚҚБ-ға ұсынады.
96. Үкімет отырысына шақырылғандардың түпкілікті тізіміне Кеңсе Басшысы қол қояды.
97. БҚҚБ шақырылғандар тізімінің Кеңес Басшысы қол қойған түпкілікті нұсқасын отырыстың алдындағы күні көбейтіп таратады:
1) отырғызуды жүзеге асыру үшін бір данасын Кеңсенің Сыртқы экономикалық ынтымақтастық және протокол бөліміне береді;
2) нөмірлік мөртаңба қойылғаннан кейін бір данасын Премьер-Министрдің күзет қызметіне және үш данасын әкімшілік ғимараттың күзетіне береді;
3) басқа даналарын Премьер-Министрдің (түпнұсқа) және Кеңсе Басшысының атаулы папкаларына салады және көрсетілген папкаларға салу үшін тиісінше Хатшылыққа және Кеңсе Басшысының көмекшісіне береді, тікелей Үкімет отырысының алдында БҚҚБ Кеңсе Басшысына кворум туралы баяндайды.
98. Әдетте, Үкімет отырыстарының дыбысжазбасы жүргізіледі. Қажет болған кезде, жабық мәселелерді қоспағанда, Кеңсе Басшысының нұсқауы бойынша отырыстың бейнежазбасы жүргізілуі мүмкін.
Хаттаманың шынайылығын қамтамасыз ету мақсатында отырыс барысында БҚҚБ қызметкері баяндамашылар мен сөз сөйлеушілердің тегін, Үкімет мүшелері және қатысушылар айтқан ескертулер мен ұсыныстарды жұмыс бабында жазуды, сондай-ақ отырыс фонограммасының (стенограммасының) толық жазылуымен (егер мұндай жүргізілсе) салыстырып тексерілетін талқыланатын мәселелер бойынша төрағалық етуші берген тапсырмаларды есепке алуды жүргізеді.
99. БҚҚБ ілеспе аударма (мемлекеттік және орыс тілдері) үшін жауапты болып табылады. Шетел азаматтарының баяндамаларын тыңдаған не олар қатысқан кезде Сыртқы экономикалық ынтымақтастық және протокол бөлімі ілеспе аудармашының қатысуын қамтамасыз етеді, Өңірлік даму бөлімі жергілікті жерде аудармашымен қамтамасыз ету үшін бұл туралы әкімдер мен өңірлердің басқа өкілдеріне хабарлайды.
100. Баяндамашылар таныстырылымдарының (слайдтарының) көрсетілуін тексеруді құзыретіне таныстырылатын мәселелер кіретін Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері Үкімет отырысы өткізілер алдындағы күні Кеңсенің қаржылық, шаруашылық және материалдық-техникалық қамтамасыз етуді жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшесімен, баяндамашы мемлекеттік органдардың өкілдерімен бірлесіп жүргізеді.
101. Үкімет отырысына қатысушыларды тіркеуді БҚҚБ жүзеге асырады.
102. Үкімет отырысына қатысушыларды тіркеу отырыс басталғанға дейін кемінде 30 минут бұрын, ал кеңейтілген отырыстарда – отырыс басталғанға дейін 1 сағат бұрын басталады.
103. Үкімет отырысына қатысушыларды тіркеу, әдетте, отырыс басталғанға дейін 5 (бес) минут бұрын аяқталады. Үкімет отырысына қатысып отырғандардың, сондай-ақ кешігіп келгендердің тізімін БҚҚБ Кеңсе Басшысына баяндап, Үкімет отырысына іс жүзінде келген уақытын көрсетеді.
104. Үкімет мүшелері, ұлттық басқарушы холдингтердің, Қазақстан Республикасының Президентіне тікелей бағынатын және есеп беретін мемлекеттік органдардың басшылары, баяндамашылар келмеген жағдайда, БҚҚБ- ның тіркеуді жүзеге асыратын қызметкері келмеген қатысушының көмекшісімен немесе қабылдау бөлмесінің қызметкерімен дереу хабарласады, келмей қалу себебін нақтылайды.
105. Тіркеу аяқталғаннан кейін Үкімет отырысына іс жүзінде қатысатындардың тізімі және Үкімет отырысының кворумы айқындалған түпкілікті анықтама мен болмаған Үкімет мүшелерінің тізімі Кеңсе Басшысына себептерін көрсете отырып беріледі.
106. БҚҚБ тиісті материалдармен бірге күн тәртібін Кеңсе Басшысы қол қойған отырысқа шақырылғандардың тізіміне сәйкес және осы Нұсқаулықтың 83- тармағының талаптарын сақтай отырып, Үкімет мүшелерінің және басқа да лауазымды адамдардың мобильді құрылғыларына «Мобильді кеңсе» АЖ арқылы
107. Премьер-Министрге және Кеңсе Басшысына арналған материалдар арнайы мұқабаларда реттік нөмірлері көрсетіліп, атаулы папкаларға жинақталады және отырысқа дейін 1 (бір) күн қалғанда тиісінше Хатшылыққа және Кеңсе Басшысының қабылдау бөлмесіне беріледі.
Материалдарға қосымша Премьер-Министрдің және Кеңсе Басшысының папкаларына қаралатын мәселелер (бар болса) құзыретіне жататын құрылымдық бөлімшелердің анықтамалары, сондай-ақ жүргізу тәртібі қоса салынады.
БҚҚБ Премьер-Министр мен Кеңсе Басшысы үшін Үкімет отырысының материалдарын жинақтауға жауапты болып табылады. Үкімет отырысында қаралатын мәселе құзыретіне жататын құрылымдық бөлімше Кеңсе Басшысы белгілеген тәртіппен ресімделген және Кеңсе Басшысының тиісті орынбасарымен келісілген қаралатын мәселе бойынша Үкімет отырысын жүргізу тәртібінің жобасын, сондай-ақ Үкімет отырысының қарауына енгізілген құжаттар бойынша анықтама дайындайды және отырысқа дейін күнтізбелік 3 (үш) күн қалғанда Хатшылыққа береді.
БҚҚБ Үкімет отырысына шақырылғандардың жалпы тізімдерін жасайды, оларға Кеңсе Басшысы қол қояды.
108. Куверттік карточкаларды қоюды және отырысқа қатысушыларды отырғызуды Кеңсенің Сыртқы экономикалық ынтымақтастық және протокол бөлімі жүзеге асырады.
109. Үкімет отырыстарында Премьер-Министр, ол болмағанда – Премьер- Министр белгілеген тәртіппен Премьер-Министрдің орынбасары не Премьер- Министрдің міндетін атқарушы төрағалық етеді.
110. Отырыстарға Қазақстан Республикасының Президенті қатысқан кезде Қазақстан Республикасының Президенті немесе оның тапсырмасы бойынша Премьер-Министр төрағалық етеді.
111. Үкімет отырыстары ашық болып табылады және мемлекеттік және орыс тілдерінде жүргізіледі. Қазақстан Республикасы Президентінің не Премьер- Министрдің бастамасы бойынша Үкіметтің жабық отырыстары өткізілуі мүмкін.
112. Егер Үкімет отырысына Үкімет мүшелерінің кемінде үштен екі бөлігі қатысса, ол заңды болып есептеледі. Үкімет мүшелері Үкімет отырыстарына алмастыру құқығынсыз қатысады.
113. Қаулы жобаларын қарау отырыстың күн тәртібіне енгізіледі және осы Нұсқаулықта көрсетілген тәртіпке сәйкес Үкімет мүшелерінің назарына жеткізіледі.
114. Үкімет отырыстарында қаулы жобасы бойынша әзірлеуші мемлекеттік органның басшысы баяндайды. Жоба бойынша ескертулер мен ұсыныстар жөнінде Кеңсе Басшысы баяндайды.
115. Үкімет қаулыларының жобалары бойынша, әдетте, электрондық дауыс беру жүйесін пайдалана отырып, электрондық дауыс беру жүргізіледі және Үкімет мүшелерінің дауыс беру нәтижелерін көрсете отырып, хаттамалық шешім
116. Үкімет қаулылары Үкімет мүшелері жалпы санының көпшілік даусымен қабылданады.
117. Үкімет отырысының барысында Кеңсенің қаралатын мәселе құзыретіне жататын құрылымдық бөлімшесінің қатысып отырған қызметкері не осы құрылымдық бөлімшенің басшысы хаттамалық жазбалар жүргізеді.
118. Үкімет отырысында қабылданған шешімдер белгіленген үлгідегі бланкілерге сәйкес келетін электрондық құжаттардың шаблондарын пайдалана отырып хаттамамен ресімделеді, ол талқыланған мәселелердің атауы, баяндамашылардың тегі және қабылданған шешімдер көрсетіле отырып, қысқаша жасалады.
119. Үкімет отырысының фонограммасын толық жазуды және оларды басып шығаруды «ӘҒД» РМК отырыстан кейінгі күні сағат 12.00-ден кешіктірмей жүзеге асырады.
Басып шығарылған фонограмма (стенограмма) қажет болса көбейтіп таратылады және БҚҚБ мәселелері Үкімет отырысында қаралған құрылымдық бөлімшелерге береді.
120. Хаттамалар Үкімет отырысының стенограммасы мен жауапты құрылымдық бөлімшенің қысқаша жазбасы негізінде және соған сәйкес дайындалады.
121. Үкімет отырысында қаралған мәселелер құзыретіне жататын құрылымдық бөлімшелер құрылымдық бөлімшелер басшыларының ЭЦҚ арқылы келісілген хаттамалық шешімнің жобасын дайындайды және Үкімет отырысынан кейінгі күні сағат 18.00-ден кешіктірмей БҚҚБ-ға береді.
122. БҚҚБ Үкімет отырысының хаттамасын белгіленген үлгідегі бланкіге сәйкес келетін электрондық құжаттың шаблонын пайдалана отырып жасайды, оны орындаушы және Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің басшылары (өздерінің құзыретіне жататын мәселелер бойынша), Кеңсе Басшысының орынбасары (міндеттерді бөлуге сәйкес), Пемьер-Министрдің орынбасарлары, Кеңсе Басшысы ЭҚАБЖ арқылы келіседі және отырыстан кейін төрт күн мерзімде Премьер-Министрге қол қоюға беріледі.
Заң бөлімі хаттамалық шешімнің жобасын түскенінен кейін бір күн мерзімде ЭЦҚ арқылы келіседі.
123. Хаттамаға қол қойылғаннан кейін БҚҚБ бір күн мерзімде Үкімет мүшелеріне және хаттамада тапсырмалар берілген адресаттарға өздеріне қатысты бөлікте хаттамадан электрондық түрдегі үзінді дайындайды, тиісті құрылымдық бөлімшелердің ұсыныстары бойынша хаттамалық тапсырмаларды бақылауға қоюды және оларды таратуды жүзеге асырады.
МО БКО-ға қосылған электрондық құжат айналымы жүйесі жоқ адресаттарға хаттамадан қағаз түрдегі үзінді дайындалып, жіберіледі.
124. Кеңсенің қаралатын мәселе құзыретіне жататын құрылымдық бөлімшесі Премьер-Министрде, оның орынбасарларында және Кеңсе Басшысында өтетін кеңеске материалдарды, оның ішінде шақырылғандардың тізімін, кеңесті жүргізу тәртібін, хаттама жобасын дайындауды ұйымдастыруға Кеңесті ұйымдастыруға жауапты Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің басшысы Премьер-Министрде, оның орынбасарларында және Кеңсе Басшысында кеңестің өткізілетіні туралы телефонограммаларды жіберуді қамтамасыз етеді.
Мемлекеттік органдардың бірыңғай ұстанымы болған жағдайда, кеңес өткізуге бастамашылық жасаған мемлекеттік орган Үкімет басшылығында және Кеңсе Басшысында кеңес өткізудің қажеттілігі туралы негіздемемен бірге бірыңғай ұстанымның болуын растайтын мемлекеттік органдардың хаттары қоса берілген электрондық түрдегі хат енгізеді.
Мемлекеттік орган бастамашылық жасаған мәселе бойынша мемлекеттік органдарда бірыңғай ұстаным болмаған жағдайда, мемлекеттік органдардың бірінші басшылары орынбасарларының қатысуымен өткен ведомствоаралық кеңестің хаттамасы, мемлекеттік органдардың бірінші басшылары қол қойған келiспеушiлiктер хаттамасы және мүдделі мемлекеттік органдардың ұстанымдары қоса берілген, Үкімет басшылығында және Кеңсе Басшысында кеңес өткізудің қажеттілігі туралы дәлелді негіздемелері бар электрондық түрдегі тиісті хат енгізіледі.
Хатты алғаннан кейін Кеңсенің жауапты құрылымдық бөлімшесі тиісті қорытынды мен Үкімет басшылығының немесе Кеңсе Басшысының аталған кеңесті өткізудің орындылығы туралы қарарының жобасын дайындайды.
125. Мемлекеттік органдар кеңестерге материалдарды 3 (үш) жұмыс күні бұрын, Премьер-Министр не оның орынбасарлары басшылық жасайтын консультативтік-кеңесші органдардың отырыстарына – 7 (жеті) жұмыс күні бұрын және мемлекеттік органның лауазымды адамы басшылық жасайтын комиссия отырысы өткізілгенге дейін 3 (үш) жұмыс күні бұрын енгізеді.
Материалдары осы тармақта белгіленген мерзімді бұза отырып енгізілген, сондай-ақ өткізілетін отырыстың күн тәртібінен тыс көтерілетін мәселелер қарауға жіберілмейді.
Ұсынылатын кандидатуралар мен кеңестерге материалдардың сапасы үшін жауапкершілік мемлекеттік органның бірінші басшыларының жетекшілік ететін бағыттар бойынша орынбасарларына жүктеледі.
Айрықша жағдайларда жоспарланып отырған кеңеске не консультативтік- кеңесші органдардың отырысына кандидатураны ауыстыру Үкімет пен Кеңсе басшылығымен келісу бойынша кеңес басталғанға дейін кемінде 2 (екі) сағат бұрын мемлекеттік органның бірінші басшысының немесе оны алмастыратын адамның ЭЦҚ қойылған электрондық құжат түріндегі хатты Кеңсеге жіберу арқылы жүргізіледі.
126. Премьер-Министрдегі кеңеске шақырылғандардың тізімін Кеңсе Басшысы бекітеді.
127. Премьер-Министрдің кеңестері мен кездесулеріне материалдар Хатшылыққа кеңес пен кездесу күнінің алдындағы күні сағат 12.00-ден кешіктірмей жіберіледі. Шұғыл кеңес оны өткізу күні дайындалатын жағдайда, аталған мерзім қолданылмайды.
128. Премьер-Министрдің орынбасарларында, Кеңсе басшылығында өтетін кеңеске материалдар тиісті қабылдау бөлмелеріне кеңестің алдындағы күні
129. Қатысушылардың кеңеске келуін, оларды тіркеуді Кеңсенің қаралатын мәселе құзыретіне жататын құрылымдық бөлімшесі қамтамасыз етеді.
130. Үкімет (Кеңсе) басшылығында өтетін кеңестер міндетті түрде хаттамаланады. Хаттамаларға хронологиялық тәртіппен (жыл басынан бері) іс номенклатурасына сәйкес есепке алу нөмірлері беріледі.
131. Кеңесте жұмыс жазбаларын жүргізуді Кеңсенің мәселені дайындауға жауапты болып табылатын құрылымдық бөлімшесінің оған қатысып отырған қызметкері не төрағалық етуші айқындаған адам жүзеге асырады.
132. Хаттаманы ресімдеуді, құқықтық сипаттағы мәселелер болса, Заң бөлімімен келісуді және кеңесте төрағалық етушіге қол қоюға ұсынуды, егер Үкімет жанындағы консультативтік-кеңесші органдардың ережелерінде өзге мерзім көзделмеген болса, кеңес өткізілген күннен бастап 3 (үш) жұмыс күнінен кешіктірмей – Кеңсенің жауапты құрылымдық бөлімшесі, консультативтік- кеңесші органның отырысы өткізілген күннен бастап 5 (бес) жұмыс күнінен, «Самұрық-Қазына» ҰӘҚ», «Бәйтерек» ҰБХ», «Kazakh Invest» ұлттық компаниясы» акционерлік қоғамдарының директорлар кеңесі (сырттай шешімдер), «Инновациялық технологиялар паркі» дербес кластерлік қорының басқарушы комитеті отырыстарының хаттамалары бойынша 10 (он) жұмыс күнінен кешіктірмей консультативтік-кеңесші органның хатшысы жүргізеді.
«Самұрық-Қазына» ҰӘҚ», «Бәйтерек» ҰБХ», «Kazakh Invest» ҰК»
акционерлік қоғамдарының директорлар кеңесінің, «Инновациялық технологиялар паркі» дербес кластерлік қорының басқарушы комитетінің отырыстары хаттамаларының жобаларын дайындау және Премьер-Министрге қол қоюға енгізу үшін жауапкершілік корпоративтік хатшының тиісті орынбасарына Құрылымдық бөлімше Премьер-Министрде өткен кеңестер хаттамаларының жобаларын мемлекеттік және орыс тілдерінде электрондық түрде ресімдейді.
Хаттама жобасын ресімдеуді жүзеге асыратын құрылымдық бөлімше электрондық құжат нысанында әзірленген жобада құрылымдық бөлімшенің басшысы қол қойған бақылаудағы пункттердің нөмірлерін және оларды орындау мерзімдерін көрсетеді.
БҚҚБ Премьер-Министрде өткен кеңестер хаттамаларының уақтылы дайындалуын бақылауды жүзеге асырады, бұл туралы Кеңсе Басшысын тоқсан сайын хабардар етеді.
133. Премьер-Министрде өткен кеңестердің хаттамалары міндетті түрде Кеңсе Басшысымен келісіледі.
Премьер-Министрде, оның орынбасарларында және Кеңсе Басшысында өткен кеңестердің хаттамалары құқықтық сипаттағы мәселелер болса, сондай-ақ Премьер-Министрдің, Үкімет пен Кеңсе басшылығының тапсырмалары бойынша Заң бөлімімен келісіледі.
«Самұрық-Қазына» ҰӘҚ» және «Бәйтерек» ҰБХ» акционерлік қоғамдарының директорлар кеңесі отырыстарының хаттамалары да (сырттай шешімдері) міндетті түрде Заң бөлімімен келісілуге тиіс.
8-тарау. Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулылары мен Премьер-Министрінің өкімдері жобаларының Премьер-Министр Кеңсесінде ресімделу және өту тәртібі
134. Кеңсеге енгізілетін Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдерінің жобаларын БҚҚБ күн сайын сағат 9.00-ден бастап 15.30-ға дейін МОИП арқылы электрондық форматта (нысанда) қабылдайды.
Заң жобаларын, Қазақстан Республикасының Президенті актілерінің жобаларын қамтитын Үкімет қаулыларының жобаларын, Үкімет қорытындыларының жобаларын Кеңсе қағаз және электрондық форматтарда (нысандарда) ЭҚАБЖ арқылы қабылдайды.
«Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдерінің жобаларын Кеңсе қағаз және электрондық тасығыштарда қабылдайды.
135. Қазақстан Республикасы Президентінің, Президент Әкімшілігі басшылығының, Премьер-Министрдің, оның орынбасарларының, сондай-ақ Кеңсе Басшысының тапсырмалары бар жобаларды қоспағанда, Үкімет қаулыларының және Премьер-Министр өкімдерінің жобаларын мемлекеттік органдар Кеңсеге ағымдағы жылғы 20 (жиырмасыншы) желтоқсанға дейін енгізеді.
Бұл ретте Әділет, Ұлттық экономика және Қаржы министрліктері көрсетілген мерзімге дейін 10 (он) жұмыс күні бұрын енгізілген Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдерінің жобаларын ағымдағы жылғы 18 желтоқсанға дейін келісуді қамтамасыз етеді.
136. Жобалар БҚҚБ үкіметтік шешімдерді шығару секторына (бұдан әрі – БҚҚБ ҮШС) түседі, БҚҚБ ҮШС жауапты қызметкері жобаның Үкімет Регламенті мен осы Нұсқаулықтың талаптарына сәйкестігін тексереді.
137. Үкімет қаулыларының жобалары қағаз жеткізгіштерде түскен кезде тіркеу мөртаңбасы ілеспе хатқа қойылады.
Кеңсеге енгізілетін, заң жобаларын, Қазақстан Республикасының Президенті актілерінің жобаларын қамтитын Үкімет қаулылары жобаларының, Үкімет қорытындылары жобаларының, сондай-ақ «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар жобалардың әр парағын Үкімет Регламентіне сәйкес әзірлеуші мемлекеттік органның бірінші басшысы (бірінші басшының міндетін атқару ресми жүктелген адам не бірінші басшы Үкімет пен Кеңсе басшылығына арналған құжаттарға қол қоюға ресми уәкілеттік берген адам) немесе облыстың, Нұр-Сұлтан, Алматы, Шымкент қалаларының әкімі (облыс, Нұр-Сұлтан, Алматы, Шымкент қалалары әкімінің міндетін атқару ресми жүктелген адам) дәйектеуге Бұл ретте егер мемлекеттік органның бірінші басшысы өзінің лауазымын Премьер-Министрдің орынбасары лауазымымен қоса атқарса, онда Үкімет қаулыларының жобалары тиісті жобалар мемлекеттік органның бірінші басшысы – Премьер-Министрдің орынбасарымен алдын ала келісілгеннен кейін ғана Кеңсеге енгізіледі.
138. Мемлекеттік және орыс тілдеріндегі мәтіндердің теңтүпнұсқалығы үшін әзірлеуші мемлекеттік органның басшысы дербес жауапты болады.
139. Алып тасталды - ҚР Үкіметінің 11.04.2019 № 185 қаулысымен.
140. Тіркелген қаулылар жобаларының түпнұсқалары жобаны қарауға жауапты құрылымдық бөлімшеге беріледі.
Бұрын тіркелген нөмірге келіп түскен жобалар МО ИП немесе ЭҚАБЖ арқылы жобаны қарауға жауапты, жинақтауды жүзеге асыратын құрылымдық бөлімшеге (жобалардың қағаз жеткізгіштердегі түпнұсқалары), сондай-ақ бірлесіп орындаушы бөлімдерге және Заң бөліміне (жобалардың қағаз жеткізгіштердегі көшірмелері) жіберіледі.
141. Жоба:
1) жоба дауыс беруге шығарылғанға дейін кез келген негіздер бойынша Премьер-Министрдің шешімі бойынша;
2) Премьер-Министрдің орынбасарларында өткен кеңестердің тапсырмалары мен хаттамасы негізінде;
3) Кеңсе Басшысының шешімі бойынша пысықтауға қайтарылуы мүмкін.
142. Кеңседе жобалардың өту мерзімі (жоба құрылымдық бөлімшелерге келіп түскен күннен бастап қол қойылған құжатты шығаруға тапсырғанға дейін):
Үкімет қаулыларының жобалары үшін – 20 (жиырма) жұмыс күнінен, қарыз туралы халықаралық шарттар туралы қаулы жобалары үшін – 10 (он) жұмыс күнінен, Премьер-Министр өкімдерінің жобалары үшін – 15 (он бес) жұмыс күнінен аспауға тиіс. Үкімет басшылығының тапсырмасы бойынша әзірленген шұғыл жобалар бойынша олардың Кеңседе өтуінің өзге де қысқартылған мерзімдері белгіленеді.
Жобалар мәтінінің көлемі үлкен және күрделі болуына байланысты өту мерзімін (басым заң жобаларының және шұғыл деп жариялау жоспарланып отырған заң жобаларының өту мерзімінен басқа) Кеңсе Басшысы не оның міндетін атқаратын адам ұзартуы мүмкін.
143. Үкімет Қазақстан Республикасының Президенті актілерінің жобаларына бастамашылық жасаған жағдайда, олар Президент Әкімшілігіне Қазақстан Республикасы Президентiнiң 2010 жылғы 27 сәуiрдегi № 976 Жарлығымен бекітілген Қазақстан Республикасы Президентінің Қазақстан халқына жолдауының жобасын дайындау, келісу және Қазақстан Республикасы Президентінің қарауына ұсыну, Қазақстан Республикасы Президентінің актілері мен тапсырмаларының жобаларын дайындау, келісу, қол қоюға ұсыну, Қазақстан Республикасы Президентінің Қазақстан халқына жолдауын іске асыру, Қазақстан Республикасы Президентінің актілері мен тапсырмаларының орындалуын бақылауды жүзеге асыру және Қазақстан Республикасы Президентінің нормативтік құқықтық жарлықтарына мониторинг жүргізу қағидаларына және Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2002 жылғы 10 желтоқсандағы № 1300 қаулысымен бекітілген Қазақстан Республикасы Үкіметінің Регламентіне сәйкес
144. Кеңсе Басшысы түскен жобалар, жобаны Үкімет отырысына немесе Үкімет мүшелерінің сырттай дауыс беруіне шығару туралы ұсыныстар жөнінде Премьер-Министрді хабардар етеді.
145. Үкімет отырысына шығару туралы шешім қабылданған жобалар Үкімет отырысына тиісті анықтама дайындау үшін Кеңсенің қаралатын жобалардың мәселелері құзыретіне жататын құрылымдық бөлімшелеріне
146. Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері Үкімет отырысына шығарылатын жобалар бойынша:
1) жобаларды Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің ескертулерін, оның ішінде редакциялық сипаттағы және заң техникасы бойынша ескертулерін ескере отырып дербес пысықтайды. Қалған жағдайларда жобалар Үкімет немесе Кеңсе басшылығының тапсырмасы бойынша пысықталады және жобаның түпкілікті нұсқасын әзірлеуші мемлекеттік органның бірінші басшысы (бірінші басшының міндетін атқару ресми жүктелген адам не бірінші басшы Үкімет пен Кеңсе басшылығына арналған құжаттарға қол қоюға ресми уәкілеттік берген адам)
немесе облыстың, Нұр-Сұлтан, Алматы, Шымкент қалаларының әкімі (облыс, Нұр-Сұлтан, Алматы, Шымкент қалалары әкімінің міндетін атқару ресми жүктелген адам) ЭЦҚ арқылы электрондық түрде келіседі, ал қажет болған кезде басқа мүдделі мемлекеттік органдармен келісіледі;
2) жобаларды электрондық құжаттар нысанында ресімдейді.
«Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар жобалар елтаңбалық бланкіде тек қағаз құжат нысанында ресімделеді;
3) жобаларды БҚҚБ-ның электрондық және қағаз құжаттар жиынтығын тиісінше қалыптастыруға, мемлекеттік және орыс тілдеріндегі мәтіндердің тең түпнұсқалығына жауапты қызметкерлері, жауапты бөлімнің және бірлесіп орындаушы бөлімдердің, Заң бөлімінің меңгерушілері, Кеңсе Басшысы және оның орынбасарлары (олардың міндеттерін бөлуге сәйкес), Премьер-Министрдің тиісті орынбасарлары (олардың міндеттерін бөлуге сәйкес) МОИП немесе ЭҚАБЖ арқылы келіседі және МОИП арқылы әзірлеуші мемлекеттік органдарға қайта келісуге жолданады.
Заң жобаларын Парламентке жіберуді не оларды Парламенттен кері қайтарып алуды көздейтін қаулы жобаларын, сондай-ақ Үкімет бастамашылық жасаған заң жобаларына депутаттардың түзетулері бойынша Үкімет қорытындыларын Үкіметтің ндегі Өкілдігінің басшысы қосымша келіседі;
4) жауапты құрылымдық бөлімшенің басшысы келіскен (МОИП-та немесе ЭҚАБЖ-да), жобаның пысықталған ережелерінің көлемі мен сипаты баяндалған анықтаманы (МОИП арқылы келісілген жағдайда, онда аталған жобаны бұрын қараған мүдделі мемлекеттік органдарда келісу нәтижелері де көрсетіледі) Кеңсе Басшысына қол қоюға ұсынады;
5) Үкімет отырысы өткізілгенге дейін 2 (екі) жұмыс күнінен кешіктірмей, толық дайындалған электрондық түрдегі жобаны БҚҚБ-ға ұсынады.
Егер жоба бойынша Кеңсе Басшысының тікелей тапсырмасы болмаса, БҚҚБ жобаларды Үкімет отырысының қарсаңында, яғни 1 (бір) жұмыс күні қалғанда қабылдамайды.
Үкімет отырысында Үкімет мүшелерінің жалпы санының көпшілік даусымен (және сырттай дауыс берумен) қабылданған жобалар Премьер- Министрге қол қоюға ұсынылады.
Жобалар Үкімет отырысында қаралғаннан кейін 3 (үш) жұмыс күні ішінде жобаны электрондық келісу нәтижелерін қоса бере отырып, электрондық және қағаз нысанында елтаңбалық бланкіде Премьер-Министрге қол қоюға ұсынылуға
147. Алып тасталды – ҚР Үкіметінің 24.07.2018 № 455 (01.07.2018 бастап қолданысқа енгізіледі) қаулысымен.
148. Алып тасталды – ҚР Үкіметінің 24.07.2018 № 455 (01.07.2018 бастап
149. Үкімет қаулыларының жобаларына және Үкімет бастамашылық жасаған заң жобалары бойынша, сондай-ақ Парламент депутаттары бастамашылық жасаған заң жобалары бойынша депутаттардың түзетулеріне Үкімет қорытындыларының жобаларына сырттай дауыс беру Премьер- Министрдің немесе Кеңсе Басшысының тапсырмасы бойынша жүргізіледі.
Жобаны сырттай дауыс беруге жіберу туралы Премьер-Министр немесе Кеңсе Басшысы қарарының тиісті жобасы Заң бөлімімен, сондай-ақ БҚҚБ-мен келісілуге тиіс.
Кадрлық мәселелер, сондай-ақ ойық атыс және суық қарумен (қызметтік, жауынгерлік және азаматтық) наградтау мәселелері бойынша Үкімет қаулыларының жобалары бойынша қарар жобасын келісу талап етілмейді.
150. Үкімет мүшелерінің сырттай дауыс беру мерзімі жоба (жоба бойынша материалдар) дауыс беруге таратылған күннен бастап 3 (үш) жұмыс күнінен аспауға тиіс. Қажет болған кезде Премьер-Министр және Кеңсе Басшысы сырттай дауыс беру мерзімдерін қысқартуы мүмкін.
151. Үкімет мүшелері сырттай дауыс беру мерзімі аяқталғанға дейін Кеңсеге электрондық құжаттар нысанында жауаптар немесе («Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар жобалар бойынша, сондай-ақ Үкімет мүшесі Қазақстан Республикасының аумағында қызметтік іссапармен болған жағдайда)
жазбаша жауаптар жібереді, онда өз пікірлерін білдіреді. Көрсетілген мерзімде жауап болмаған жағдайда, Үкімет мүшесі жобаның қабылдануына дауыс берді деп саналады.
Үкімет мүшелері дауыс беруді алмастыру құқығынсыз жүзеге асырады.
152. Егер жоба бойынша Үкімет мүшелері жалпы санының көпшілігі жобаның қабылдануына дауыс берсе, сырттай дауыс беру өтті деп саналады.
153. Сырттай дауыс беру нәтижелері бойынша жауапты орындаушы бір жұмыс күні ішінде жоба бойынша электрондық немесе қағаз құжат нысанында Үкімет мүшелерінің сырттай дауыс беру нәтижелерін есепке алу парағын жасайды.
154. Жоба бойынша сырттай дауыс беруді ұйымдастыруды және өткізуді БҚҚБ жүзеге асырады.
Кеңсе Басшысы ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттар нысанындағы жобалар бойынша тиісті тапсырмаға қол қояды, одан кейін БҚҚБ протоколдық іс-шараларды қамтамасыз ету секторының қызметкері тиісті тапсырма жөнінде Үкімет мүшелеріне МО ИП немесе ЭҚАБЖ арқылы хабарлайды. «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар жобалар және тиісті тапсырмалар фельдъегерлік немесе арнайы байланыс арқылы қағаз жеткізгіште жіберіледі.
155. Үкімет қабылдаған жобаны БҚҚБ қол қоюға енгізуді қамтамасыз ету үшін құзыретіне қаралып отырған жобаның мәселелері жататын Кеңсенің құрылымдық бөлімшесіне жібереді.
156. Қаулы мәтінінде оны жариялау қажеттілігіне нұсқау не қаулы бойынша Премьер-Министрдің немесе Кеңсе Басшысының (олар болмаған кезде – тиісінше Премьер-Министрдің немесе Кеңсе Басшысының міндетін атқаратын адамдардың) осы қаулыны жариялау туралы тапсырмасы болған жағдайда, орындаушы тарату көрсеткішіне Премьер-Министрдің Баспасөз қызметін қосуға міндетті, ол Үкімет Регламентіне сәйкес қаулылардың БАҚ-та уақтылы жариялануын және Үкіметтің интернет-ресурсына орналастырылуын қамтамасыз етеді.
Баспасөз қызметі ай сайын Кеңсе Басшысын Үкімет қаулыларын жариялаудың жай-күйі туралы хабардар етеді.
Тарату көрсеткішінің дұрыс ресімделуі, сондай-ақ оған қажетті лауазымды адамдардың, мемлекеттік органдар мен өзге де ұйымдардың енгізілгені немесе енгізілмегені үшін жобаның Кеңседе өтуіне жауап беретін Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің басшысы жауапты болады.
Орындаушы шығаруға толық дайын қаулының (өкімнің) түпнұсқасын жинақтап, сағат 9.00-ден бастап 18.00-ге дейін БҚҚБ электрондық және қағаз құжаттар жиынтығын тиісінше қалыптастыруға жауапты қызметкеріне тапсырады. Премьер-Министрдің ЭЦҚ-сы қойылған қаулы (өкім) автоматты режимде МО ИП немесе ЭҚАБЖ арқылы БҚҚБ ҮШС-на түседі.
157. Үкімет қаулыларының жобалары Үкімет отырысында қаралғаннан немесе сырттай дауыс беру мерзімі аяқталғаннан кейін 3 (үш) жұмыс күні ішінде Премьер-Министрге бір мезгілде қағаз жеткізгіште және электрондық құжат нысанында қол қоюға ұсынылуға тиіс.
158. Кеңседе қаулылар мен өкімдердің барлық өту сатыларында олардың сапалы және уақтылы ресімделуіне қаралып отырған мәселе құзыретіне кіретін тиісті бөлімшенің басшысы жауапты болады.
159. Премьер-Министр қол қойған барлық қосымшалары мен материалдары бар қаулының (өкімнің) түпнұсқасын орындаушы БҚҚБ-ға МО ИП-та немесе ЭҚАБЖ-да жобаның жүйелік нөмірін, түпнұсқа файлдарының атауларын (ақпараттың байттағы көлемі туралы деректермен) көрсете отырып, арнайы мұқабада мынадай тәртіппен береді:
МОИП арқылы жасалған жобалар:
1) барлық қолбелгілері мен қосымшалары бар қаулының (өкімнің) қағаз түріндегі, сондай-ақ Премьер-Министрдің ЭЦҚ-сы қойылған электрондық нысандағы түпнұсқасы;
2) Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің меңгерушісі қол қойған қағаз түріндегі, сондай-ақ ЭЦҚ-мен расталған электрондық нысандағы тарату көрсеткіші;
3) Үкімет мүшелерінің электрондық түрдегі дауыс беру нәтижелері;
4) жоба бойынша электрондық түрдегі анықтамалар;
5) мемлекеттік орган ұсынған барлық қосымшалары (қорытындылар, анықтама-негіздемелер, шешімдер және т.б.) бар қаулы (өкім) жобасы;
6) қажет болған кезде мемлекеттік органның бірінші басшысының міндетін жүктеу туралы мөрмен расталған *pdf форматындағы бұйрықтың болуы;
ЭҚАБЖ арқылы жасалған жобалар:
1) барлық қолбелгілері мен қосымшалары бар қаулының (өкімнің) қағаз түріндегі, сондай-ақ Премьер-Министрдің ЭЦҚ-сы қойылған электрондық
2) Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің меңгерушісі қол қойған қағаз түріндегі, сондай-ақ ЭЦҚ-мен расталған электрондық нысандағы тарату
3) Үкімет мүшелерінің қағаз түріндегі дауыс беру нәтижелері;
4) жоба бойынша (ЭЦҚ-мен расталған қағаз және электрондық нысандағы)
анықтама;
5) мемлекеттік орган ұсынған барлық қосымшалары (қорытындылар, анықтама-негіздемелер, шешімдер және т.б.) бар қағаз түріндегі, сондай-ақ ЭЦҚ- мен расталған электрондық нысандағы қаулы (өкім) жобасы;
6) қажет болған кезде мемлекеттік органның бірінші басшысының міндетін жүктеу туралы мөрмен расталған қағаз түріндегі, сондай-ақ *pdf форматында электрондық нысандағы бұйрықтың болуы.
«Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар жобалар бойынша құжаттар топтамасы тек қағаз жеткізгіштерде қалыптастырылады.
160. БҚҚБ орындаушыдан жобаны келісу анықтамасының тізбесінде көрсетілген барлық қажетті құжаттарды қабылдайды және олардың дұрыс ресімделуі мен болуын тексереді, істі түпкілікті жинақтайды.
161. Істе барлық қажетті құжаттар болған және олар тиісінше орындалған кезде үкіметтік шешімдерді шығару секторының шығаруға жауапты қызметкері бұл туралы БҚҚБ меңгерушісіне баяндайды, одан кейін Премьер-Министр (оның міндетін атқаратын адам) қол қойған жобаны тіркейді және оны көбейтіп таратуды, Үкіметтің елтаңбалық мөрімен куәландыруды және Кеңсенің осы жобаны дайындауды қамтамасыз ететін құрылымдық бөлімшесінің меңгерушісі қол қойған тарату көрсеткішіне сәйкес адресаттарға жөнелту (беру) үшін іс жүргізу және архив секторына беруді қамтамасыз етеді. Жекелеген жағдайларда тарату көрсеткішіне сәйкес адресаттарға қаулылардан өздеріне қатысты бөлігіндегі үзінділер ғана жіберілуі мүмкін.
162. Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулылары адресаттарға тарату көрсеткіші бойынша:
1) Үкіметтің елтаңбалық мөрімен расталған қағаз жеткізгіштердегі даналар түрінде және Президент Әкімшілігіне, Әділет министрлігіне және әзірлеуші мемлекеттік органға арналған, ЭЦҚ қойылған электрондық құжаттар нысанында;
2) басқа мемлекеттік органдарға, сондай-ақ Әділет министрлігінің өкімдерін қоспағанда) ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттар нысанында ғана;
3) ЭҚАБЖ-ға және МО БКЖ-ге қосылмаған ұйымдарға Үкіметтің елтаңбалық мөрімен расталған қағаз жеткізгіштердегі даналар түрінде жіберіледі;
4) БҚҚБ бақылау секторына «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдері қағаз жеткізгіштерде беріледі, қалған Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдері ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттар нысанында беріледі.
Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдері жобаларының түпнұсқалары БҚҚБ-да қалады. Үкімет қаулысының және Премьер-Министр өкімінің түпнұсқасындағы Премьер-Министрдің қолтаңбасы елтаңбалық мөрмен расталады, бұл ретте елтаңбалық мөрдің бедері Премьер-Министрдің лауазымы атауының деректемелері мен жеке қолтаңбасын ішінара жабатындай қойылады.
Үкімет қаулысын және Премьер-Министр өкімін ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжат нысанында қабылдаған мемлекеттік орган Құжаттама жасау қағидаларында көзделген тәртіппен ЭЦҚ-ның оң нәтижесін айқындап, белгіленген тәртіппен тіркейді.
Кеңсе Әділет министрлігіне жолданған, ЭЦҚ-мен куәландырылған ілеспе электрондық құжатта Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдерін тарату кезінде аталған мәліметтерді автоматтандырылған құқықтық ақпарат жүйесінде орналастыру үшін әзірлеуші мемлекеттік органды көрсетеді.
163. Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдерін таратқаннан кейін БҚҚБ ҮШС шығаруға жауапты қызметкері істе бар құжаттардың тізбесін жасайды, оған қол қояды, істің парақтарын нөмірлейді, тарату көрсеткішінде даналар (тиражы) саны, жөнелту күні туралы белгілердің бар-жоғын тексереді, одан кейін істі ведомстволық архивке сақтауға орналастырады және ЭТБК дерекқорына есепке алу деректерін енгізеді.
МО ИП немесе ЭҚАБЖ арқылы Премьер-Министрдің ЭЦҚ-сы қойылған Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдері электрондық құжаттардың ведомстволық архивіне жіберіледі.
164. Үкімет актілерінің, Премьер-Министр өкімдерінің және Кеңсенің басқа да құжаттарының ресімделуін бақылауды БҚҚБ жүзеге асырады.
165. Кеңсенің және басқа да мемлекеттік органдардың қызметкерлеріне қаулылар мен өкімдердің көшірмелерін өз бетінше түсіруге тыйым салынады.
Қаулылар мен өкімдердің Үкіметтің елтаңбалық мөрінің ксерокөшірмесі бар көшірмелері жарамсыз.
166. Қаулылардың (өкімдердің) түпнұсқалары танысу үшін Премьер- Министрдің, оның орынбасарларының, Кеңсе Басшысының не оның міндетін атқаратын адамның нұсқауы бойынша ғана БҚҚБ меңгерушісі арқылы ұсынылуы мүмкін.
Қаулының (өкімнің) түпнұсқасына сұрау салу және кері қайтару туралы мәліметтерді үкіметтік шешімдерді шығару секторының тиісті қызметкері есепке алу журналында тіркейді. Журнал нөмірленген, тігілген және парақтар саны көрсетіле отырып мөр қойылған, БҚҚБ қызметкерінің қолы қойылған және мөрмен бекітілген болуға тиіс. Журналдың дұрыс толтырылуы және оның сақталуы үшін БҚҚБ меңгерушісі бекіткен міндеттерді бөлуге сәйкес үкіметтік шешімдерді шығару секторының қызметкері жауапты болады.
9-тарау. Қызметтік құжаттарды, мөрлерді, бланкілерді және есепке алу нысандарын сақтау мен пайдалану қағидаларының орындалуы
167. Кеңсе қызметкерлері құжаттармен жұмыс істеген кезде Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпияларымен жұмыс істеу жөнінде белгіленген талаптарды қатаң сақтауға, мемлекеттік және қызметтік құпияны, «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар таратылуы шектелген қызметтік ақпаратты жария етпеуге, құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуге, жұмыс орнында қызметтік кабинеттерге бөгде адамдардың рұқсатсыз кіруі және олардың қызметтік құжаттармен танысуы, компьютерлерді, жазу машинкаларын, жазатын және көшіргіш қағазды, телефондарды және басқа да ұйымдастыру техникасы құралдарын пайдалану мүмкіндігін болдырмайтындай тәртіп сақтауға міндетті.
Қызметтік кабинеттердің кілтін есіктің сыртқы құлпында қалдыруға тыйым салынады.
Кеңсе құжаттарының көшірмелерін БҚҚБ меңгерушісінің рұқсатынсыз кімге болса да беруге үзілді-кесілді тыйым салынады.
Кеңсенің құжаттарын кімге болса да беруге және рұқсатсыз олардың көшірмелерін жасауға тыйым салынады.
Құжаттардың, олардағы қызметтік ақпараттың сақталуы үшін Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің басшылары мен іс жүргізушілері жауапты болады.
Құжаттарды жоғалтқаны, олармен жұмыс істеу қағидаларын бұзғаны, қызметтік ақпаратты жария еткені үшін кінәлі адамдар тиісті жауапкершілікке тартылады.
168. БҚҚБ Премьер-Министр берген өкілеттіктер сертификаттары көшірмелерінің сақталуын қамтамасыз етеді. Сертификаттардың көшірмелері оларға қол қойылған күні бойынша жеке топтастырылады және құпия іс жүргізу секторында сақталады.
169. Елтаңбалық мөрлерді сақтау және қолдану тәртібі Үкіметтің жеке қаулысында белгіленеді.
170. Кеңсе бланкілері құпия іс жүргізу және ақпаратты қорғау секторының өтінімдері бойынша, ал Кеңсе Басшысының бұйрықтары мен іссапар куәліктерінің бланкілері – Кеңсе Басшылығы Хатшылығының тапсырысы бойынша типографиялық тәсілмен дайындалады.
Қаулылардың, өкімдердің және хаттардың бланкілері типографиялық тәсілмен нөмірленеді.
Бланкілерді есепке алу және Кеңсе бөлімшелеріне беру құпия іс жүргізу және ақпаратты қорғау секторына жүктеледі.
171. Құжаттарды жоғалтқаны, қызметтік ақпаратты жария еткені, құжаттармен жұмыс істеу қағидаларын және осы Нұсқаулықтың басқа да ережелерін бұзғаны үшін Кеңсе қызметкерлері қолданыстағы заңнамалық актілерге сәйкес жауапкершілікке тартылады.
10-тарау. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерді жасау
172. Мемлекет басшысының, Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінің тапсырмалары бар құжаттардың көшірмелерін және «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар таратылуы шектелген қызметтік ақпаратқа жататын мәліметтерді қамтитын басқа құжаттарды, басқа да қатаң есептілік бланкілерін, кеңестерге материалдарды (көшірмелерді), қолжазба материалдарды және жедел сақтау мерзімі, бірақ кемінде 1 (жыл) өткеннен кейін іріктелген өзге де құжаттарды (оның ішінде мемлекеттік органдар мен ұйымдардың мәлімет үшін түскен және тіркеусіз қабылданған хаттарының түпнұсқаларын) Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерді (осы Нұсқаулыққа 11-қосымшаға сәйкес нысан бойынша) жасай отырып, жоюға жинақтайды. Актілер жасалғаннан кейін БҚҚБ іс жүргізу және архив секторымен келісіледі.
Елтаңбалық бланкілердің бүлінген және/немесе ескірген тізбелерін қамтитын актілер БҚҚБ іс жүргізу және архив секторымен келісілуге жатады.
173. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акті (осы Нұсқаулыққа 11-қосымша) екі данада жасалады. Актілер бекітілгеннен кейін БҚҚБ-ға есепке алу үшін беріледі.
174. Осы Нұсқаулықтың 166-тармағында көрсетілген құжаттар БҚҚБ іс жүргізу және архив секторымен келісілген құжаттарды жоюға бөлу туралы акті бекітілгеннен кейін ғана жойылуға жатады. Қарап тексеруден кейін іріктелген құжаттар шредерлік (қағаз кесетін) машиналарда ұсақтау немесе жағу арқылы жойылуы мүмкін.
175. Кеңсенің құрылымдық бөлімшелеріне осы Нұсқаулықтың 166- тармағында көрсетілген құжаттар мен басқа материалдарды осы Нұсқаулықта белгіленген тәртіппен актіні ресімдемей, тұтас түрде жоюға тапсыруға тыйым
176. Осы Нұсқаулықтың 166-тармағында көрсетілген құжаттар және басқа, оның ішінде анықтамалық және қолжазба құжаттар Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінде тіркеуге және сақтауға жауапты адамның қатысуымен шредерлік (қағаз кесетін) машиналарды пайдалана отырып ұсақтау немесе қажет болған жағдайда оларды жағу арқылы жойылады.
Шредерлік (қағаз кесетін) машиналарда әрбір фрагменті 2,5 ш. мм-ден аспайтын фрагменттерге кесілген (ұсақталған) немесе жағылған құжаттар кепілді түрде жойылған болып саналады.
Бұл ретте жоюға іріктелген «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар құжаттар немесе істер міндетті түрде мәтінді оқу мүмкіндігін болдырмайтындай дәрежеде ұсақталуға тиіс.
177. Жоюға іріктелген «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар құжаттар, істер және басылымдар жеке актімен ресімделуі немесе жоюға іріктелген құпия емес құжаттармен бірге жалпы актіге (осы Нұсқаулыққа 11- қосымша) енгізілуі мүмкін. Бұл ретте актінің 2-бағанында істің (құжаттың)
тақырыбынан кейін «ҚБП» деген белгі қойылады.
178. «Қызмет бабында пайдалану үшін» деген белгісі бар істер жойылғаннан кейін тіркеу есепке алу нысандарында «Жойылды. № акті (күні)»
деген белгі қойылады.
11-тарау. Кеңсе қызметкері жұмысынан босаған немесе басқа жұмысқа ауысқан кезде істер мен құжаттарды қабылдап алу, беру, құжаттарды бір бөлімшеден екіншісіне беру
179. Кеңсе қызметкері жұмысынан босаған немесе басқа жұмысқа ауысқан кезде Кеңсенің тиісті құрылымдық бөлімшесі басшысының нұсқауы бойынша өзінің орындауындағы барлық істер мен құжаттарды, жинақталған анықтамалық материалдарды осы бөлімшенің басқа қызметкеріне береді.
Бұл жағдайда құжаттарды беретін қызметкер екі данада қызметтік істерді қабылдап алу-беру туралы акті жасайды, онда берілетін құжаттар көрсетіледі және беру күні шешілмеген мәселелердің орындалу жай-күйі сипатталады.
Актінің екі данасына да құжаттарды беретін және қабылдап алатын қызметкерлер қол қояды және құрылымдық бөлімшенің басшысы бекітеді. Бір данасы БҚҚБ архивіне (бұдан әрі – архив) сақтауға беріледі, ал екінші данасы Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің құжаттарын есепке алуға және сақтауға жауапты адамда қалады.
Актінің негізінде осы құрылымдық бөлімшенің қызметкері ЭТБК-да құжаттарды басқа қызметкерге беру туралы белгі қояды.
180. Құрылымдық бөлімшенің қабылдау бөлмесінің қызметкері жұмысынан босаған немесе басқа жұмысқа ауысқан кезде өзіндегі барлық құжаттарды, оның ішінде істерді, картотеканы, өзге де қызметтік құжаттарды екі данада жасалған акті бойынша жаңадан тағайындалған қызметкерге (немесе бөлім меңгерушісінің нұсқауы бойынша басқа адамға) береді. Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің басшысы бекіткен актінің бір данасы архивте сақтау үшін БҚҚБ-ға беріледі.
181. Қызметкер демалысқа шыққан, сырқаттануы бойынша немесе ұзақ іссапарға шыққан кезде өзінің орындауындағы қызметтік құжаттар Кеңсенің құрылымдық бөлімшесі басшысының не оның орынбасарының нұсқауы бойынша басқа қызметкерге дереу беріледі. Осы бөлімшенің қызметкері ЭТБК-да құжаттардың берілгені туралы белгі қояды. Егер қызметкер оралғаннан кейін құжаттар орындалмай қалса, олар карточкаларға тиісті белгі қойыла отырып, өзіне қайтадан беріледі.
182. Құжаттарды Кеңсенің бір құрылымдық бөлімшесінен екіншісіне беру былайша жүзеге асырылуға тиіс:
Үкімет немесе Кеңсе басшылығының қарары болмаған жағдайда – құрылымдық бөлімшелер басшыларының (олардың орынбасарларының)
уағдаласуы бойынша;
құжатқа Үкімет немесе Кеңсе басшылығының Кеңсенің бір құрылымдық бөлімшесінің атына тапсырмасы бар қарары болған жағдайда, мұндай құжаттарды Кеңсе Басшысының немесе оның орынбасарларының нұсқауы негізінде ғана іс жүргізу және архив секторы арқылы басқа бөлімшеге орындауға беру мүмкін 12-тарау. Істер номенклатурасын жасау және құжаттарды істерге жинақтау
183. Істер номенклатурасы орындалған құжаттарды жинақтау және жүйелеу, істерді Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері мен архивте сақтау, есепке алу мерзімдерін айқындау үшін қызмет етеді.
Істер номенклатурасына енгізілген істердің тақырыптары жұмыстың мазмұнын көрсетуге тиіс, ол бойынша құжаттар олардың түрлері (қаулылар, өкімдер, хаттамалар, жоспарлар, есептер, хат алмасулар және басқалары)
көрсетіле отырып, істерге топтастырылады.
Жыл сайын (желтоқсанда) Кеңсенің құрылымдық бөлімшелеріндегі істер номенклатурасы нақтыланады және архивпен келісіледі. Осы номенклатураның негізінде Кеңсе істерінің жиынтық номенклатурасы жасалып, Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік архивімен, егер функциялар мен құрылымда тұжырымдамалық өзгерістер болмаса, кемінде 5 жылда бір рет келісіледі. Істер номенклатурасын Кеңсе Басшысы бекітеді және ол келесі күнтізбелік жылдың 1 қаңтарынан бастап қолданысқа енгізіледі. Қажетті өзгерістер «ЭҚАБЖ істерінің номенклатурасы» анықтамалығына да енгізіледі.
13-тарау. Ағымдағы іс жүргізуде құжаттарды істерге жинақтау
184. Істің нөмірі Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің индексі мен істің номенклатура бойынша нөмірінен тұрады (мысалы, № 5-8, мұндағы 5 – құрылымдық бөлімшенің индексі, 8 – номенклатура бойынша істің нөмірі).
185. Істерді жинақтауда Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің осы бөлімшелердің ағымдағы архивтерін жүргізуге жауапты қызметкерлері істер номенклатурасына сәйкес жүзеге асырады. Құжаттардың мазмұны істер номенклатурасы бойынша істің тақырыбына сәйкес келуге тиіс. Іске қажетсіз қолжазбаларды, көбейтілген көшірмелерді және т.с.с. қосуға жол берілмейді.
Іске шешілген мәселелер бойынша құжаттар тігіледі, бұл ретте құжаттардың болуы, сондай-ақ олардың ресімделуінің дұрыстығы (қолтаңбалар, күні, тіркеу нөмірлері, визалар, қосымшалар, қарарлар, орындалғаны және «Іске»
жіберілгені туралы белгілер) карточкамен салыстырып тексеріледі. Орындалмаған және дұрыс ресімделмеген құжаттар орындаушыға қайтарылады.
Іске, әдетте, бір күнтізбелік жылдың құжаттары енгізіледі.
Ағымдағы жылы қойылған мәселелерді шешу келесі жылғы іс жүргізумен аяқталған жағдайда, құжаттар индексі сақтала отырып, олар шешілген жылдың істеріне тігіледі.
Тұрақты және уақытша сақталатын құжаттар жеке істерге топтастырылады.
Әр іс көп дегенде 180 парақты қамтуға тиіс. Егер істе құжаттар көп болса, онда олар томдарға (бөліктерге) бөлінеді.
Әрбір том парақтары дербес нөмірленген жеке істі білдіреді. Барлық томдағы тақырып бірыңғай болуға тиіс, осы томның ерекшеліктері ғана қосымша Істің тақырыбы қысқа, жалпыланған нысанда іс құжаттарының негізгі мазмұны мен құрамын көрсетуге тиіс.
186. Бір мәселе бойынша құжаттар істерге мынадай тәртіппен жинақталады:
мәселенің туындауына негіз болған құжат;
мәселе шешілген құжат;
аталған мәселені шешуді негіздейтін қорытындылар, анықтамалар және басқа да құжаттар (хронологиялық тәртіппен немесе қисынды реттілікпен).
Сақтау мерзімдері тұрақты және уақытша құжаттары бар істі архивке тапсыруға дайындау кезінде ол мынадай тәртіппен қайта жинақталады:
күнтізбелік жылы соңғы болып түскен құжат істің соңында, ал күнтізбелік жылдың бірінші құжаты – бірінші болуға тиіс.
Кеңес хаттамаларына құжаттар мен материалдар әрбір хаттамаға жинақталады. Кеңестерге тиісті құжаттар мен материалдар болмаған кезде хаттамаға қабылданған (түскен) ақпарат қоса беріледі.
Үкімет отырыстарына хаттамаларға құжаттарды жинақтау
187. Үкімет отырыстары хаттамаларының түпнұсқалары істерге жеке жинақталады және хронологиялық тәртіппен нөмірлері бойынша орналастырылады.
14-тарау. Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдеріне құжаттарды жинақтау
188. Үкімет қаулылары мен Премьер-Министр өкімдерінің түпнұсқалары істерге бөлек жинақталады. Әр томға мазмұны жасалады.
189. Орындаушы үкіметтік шешімдерді шығару секторына аталған қаулыны немесе өкімді шығаруға негіз болған барлық құжатты: шешім жобасын, келіспеушіліктер хаттамасын, Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің анықтамаларын және басқа да қажетті құжаттарды (қорытындыларды, ұсыныстарды, хаттамалық шешімдерді, басшылық қарарларын, министрліктердің қорытындыларын, мәліметтерді және т.с.с.) беруге міндетті.
190. Қаулылар мен өкімдерге құжаттар істерге айлар бойынша жинақталады.
Істің ішінде құжаттар қаулылар мен өкімдердің нөмірлері ретімен Әрбір қаулыға (өкімге) құжаттар арнайы мұқабаға мынадай тәртіппен салынады: қаулының (өкімнің) бақылау данасы, оларға қосымшалар, әзірлеушінің түсіндірме жазбасы, тарату көрсеткіші, Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің анықтамалары, барлық қосымшасымен және визалармен қоса жоба мен оның нұсқалары, қорытындылар және Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің өзге де анықтамалары (хронологиялық тәртіппен орналастырылады).
Әр іске мазмұны жасалады.
15-тарау. Қазақстан Республикасының Президенті актілерінің, Үкімет қаулыларының және Премьер-Министр өкімдерінің орындалуын бақылау жөніндегі құжаттарды жинақтау
191. Бақылау жасалатын актілерге, қаулыларға, өкімдерге істер номенклатурасына сәйкес бақылаудағы жинақтаушы папкалар (істер) жүргізіледі.
Ондағы құжаттар мынадай тәртіппен топтастырылады:
бақылаудағы актінің, қаулының, өкімнің көшірмесі;
бақылаудан алу туралы анықтама (бақыланатын құжаттан кейін тігіледі);
жекелеген тармақтардың орындалу барысы туралы ақпарат пен басқа да құжаттар (хронологиялық тәртіппен орналастырылады).
192. Қазақстан Республикасы Президентінің актілерін, Үкімет қаулыларын, Премьер-Министр өкімдерін орындау жөніндегі құжаттарды қамтитын істер ауыспалы болуы мүмкін және олар толық шешілгенге және бақылаудан алынғанға дейін Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінде сақталуға тиіс, одан кейін архивке 16-тарау. Құжаттарды дайындау және бөлімдерден архивке беру
193. Архив Кеңсе қызметінде пайда болатын іс жүргізілуі аяқталған барлық құжаттарды және тұрақты, сол сияқты уақытша сақталатын істерді қабылдайды, есепке алады және сақтайды.
194. Өткен жыл ішінде іс жүргізілуі аяқталған істер Кеңсе Басшысы бекіткен кесте бойынша келесі жылдың сәуірінен бастап қарашасына дейін архивке қабылданады. Істерді тапсыруды Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің осы бөлімшелердегі ағымдағы архивтерді жүргізуге жауапты қызметкерлері Құжаттардың түпнұсқалары табылмаған жағдайда, орындаушы Кеңсе Басшысына баяндау үшін құрылымдық бөлімшенің басшысы және орындаушы қол қойған анықтама жасайды.
195. Кеңсенің құрылымдық бөлімшесі таратылған немесе қайта ұйымдастырылған жағдайда, осы бөлімшенің қызметкері ол таратылған немесе қайта ұйымдастырылған кезден бастап екі айдың ішінде барлық қолда бар құжатты істерге жинақтайды, істерді ресімдейді және сақтау мерзімдеріне қарамастан архивке береді.
196. Құжаттарға тіркеу-бақылау карточкаларының даналары БҚҚБ-ның және тиісті орындаушы (бірлесіп орындаушы) құрылымдық бөлімшелердің жедел сақтауында болады. Сақтау мерзімі өткеннен кейін карточкалар белгіленген тәртіппен жойылады.
197. Архивтік сақтаудағы құжаттар қажет болған кезде БҚҚБ меңгерушісінің немесе оның міндетін атқаратын адамның рұқсатымен архивтeн құрылымдық бөлімшелерге уақытша пайдалануға берілуі мүмкін.
198. Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің қызметкерлері істерді архивке тапсырар алдында мынадай дайындық жұмысын орындайды:
карточкаларды, электрондық құжат айналымы жүйесінің тіркеу-бақылау карточкалары дерекқорының есепке алу деректерін әрбір іс бойынша құжаттардың (оның ішінде ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық құжаттардың (сақтау бірлігі – электрондық құжат) іс жүзінде болуымен салыстырып тексеру;
басқа ұйымдарға түпнұсқада жіберілген, келесі жылы орындауға өтетін, бөлімшеде басшылыққа алу үшін қалған және т.с.с. құжаттарды карточкалар бойынша салыстырып тексеру;
құжаттардың осы іске дұрыс тігілуін (құжаттар мазмұнының іс номенклатурасы бойынша тақырыпқа сәйкес келуін) тексеру;
артық даналарды, керексіз қолжазбаларды алып тастау (құжаттар тігілгенге дейін қыстырғыштар алынбайды).
199. Тұрақты сақталатын істер және жеке құрам жөніндегі құжаттар қатты мұқабаға (8-қосымша) тігіліп, металл қыстырғыштар алып тасталады, парақтар оң жоғарғы жағында қара графит қаламмен мәтінге тигізілмей нөмірленеді, ішкі тізімдеме (9-қосымша) жасалады. Ішкі тізімдеме оларды сақтау мерзіміне қарамастан, «Ескертпе» деген бағанда тиісті негіздемелерге (актілерге, қызметтік жазбаларға) сілтемемен жоқ құжаттар көрсетіле отырып, барлық істе жасалады.
Істің соңында қызметкер санмен және жазбаша істегі парақтардың саны көрсетілетін куәландыру жазбасын (10-қосымша) ресімдейді.
200. Тұрақты сақталатын істердің мұқабаларындағы барлық жазба қара сиямен немесе қара тушьпен анық жазылады.
201. Уақытша сақталатын құжаттары бар істер тігілмейді, тігінділерде қалдырылады, олардағы парақтар нөмірленбейді.
202. Архив қызметкерлері құжаттардың істерге жинақталуын тақырыпшасы мен сақталу мерзімдері бойынша тексереді.
Архив істерді Кеңсенің осы құрылымдық бөлімшесінің істері номенклатурасының жылдық бөлімдері бойынша қабылдайды, онда тұрақты және уақытша сақтауға қабылданған істер саны туралы белгі қойылады.
Осы Нұсқаулықты бұза отырып ресімделген істер қайта ресімдеу үшін Кеңсенің тиісті құрылымдық бөлімшесіне қайтарылады.
203. Құжаттарды Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінен архивке қабылдап алу және тапсыру осы бөлімшенің басшысы мен қызметкері және архивтің меңгерушісі қол қойған актімен (12-қосымша) ресімделеді. Істердің бекітілген номенклатурасына архив осы бөлімше бойынша қабылданған істер саны туралы белгі қояды.
Архив қызметкерлері құжаттарды өңдеуді жүргізеді, сақталатын істердің құрамы мен мазмұнын ашатын тізімдеме жасайды.
204. Архивтік құжаттардың архивте сақталуына жауапкершілік архив меңгерушісіне жүктеледі.
Тұрақты сақтау мерзімі бар құжаттарды архивтік істерден алып қоюға және оларға өзгерістер енгізуге тыйым салынады. Іс жүргізудегі немесе ағымдағы архивтегі құжаттар зерттеушілерге берілмейді. 1990 жылға дейін Орталық мемлекеттік архивте және 1994 жылдан бастап Қазақстан Республикасының Ұлттық архивінде сақталатын Кеңсе құжаттары зерттеушілерге Орталық мемлекеттік архив, Қазақстан Республикасының Ұлттық архиві басшылығының жазбаша өтінішхатының негізінде және Кеңсе Басшысының рұқсатымен беріледі.
Қажет болған кезде Кеңсенің ағымдағы архивінен құжаттар өтінім негізінде (14- қосымша) тиісті журналға белгі қойыла отырып, БҚҚБ меңгерушісінің рұқсатымен ғана 10 күннен аспайтын мерзімге берілуі мүмкін.
205. Архив қызметкеріне архивтік құжаттарды Қазақстан Республикасының Ұлттық архивіне белгіленген мерзімде мемлекеттік сақтауға дайындау және тапсыру жүктеледі.
206. Архив мекемелерге, сол сияқты жекелеген азаматтарға Үкіметтің архивтік құжаттары бойынша анықтамаларды олардың жазбаша өтініші негізінде ғана Кеңсе Басшысының рұқсатымен береді.
207. БҚҚБ тұрақты жұмыс істейтін, архивтік құжаттық материалдарды тұрақты, уақытша сақтауға немесе жоюға түпкілікті іріктеу жүргізетін Сараптама комиссиясын құрады.
17-тарау. Машинамен жазу, көшіру-көбейту жұмыстары және диктофон жазбасы
208. Кеңсе Басшылығының құжаттарын басуды, Үкімет отырыстарының фонограммаларын толық жазуды және оларды басып шығаруды жедел басқарылуын БҚҚБ жүзеге асыратын «ӘҒД» РМК-ның компьютерлік- диктофондық бюросы (бұдан әрі – компьютерлік-диктофондық бюро) қамтамасыз етеді. Қалған барлық машинамен жазу жұмыстарын Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері өз бетінше орындайды.
Компьютерлік-диктофондық бюрода қызметтік қажеттілікке байланысты өзге де құжаттарды басуға жол беріледі, ол БҚҚБ меңгерушісінің немесе оның орынбасарларының нұсқауы бойынша жүзеге асырылады. Құпия құжаттар компьютерлік-диктофондық бюроға құпия іс жүргізу және ақпаратты қорғау секторы арқылы беріледі.
209. Компьютерлік-диктофондық бюроға басу үшін берілетін қолжазбалар орфографиялық ережелер сақтала отырып, анық жазылған болуға тиіс. Ұқыпсыз және түсініксіз жазылған қолжазба немесе қарындашпен түзетілген құжаттар басуға қабылданбайды.
210. Құжаттарды басу кезінде пайдаланылған нөмірлері бар бланкілер арнайы журналда есепке алынады, онда бланкінің нөмірі, орындаушының тегі, басылған күні көрсетіледі.
211. Құжаттардың ксерокөшірмесін жасау «ӘҒД» РМК-ның көшіру-көбейту бюросында (бұдан әрі – көшіру-көбейту бюросы) Премьер-Министр Кеңсесінде құжаттардың ксерокөшірмесін жасау тәртібіне (13-қосымша) сәйкес жүзеге Құпия құжаттарды БҚҚБ меңгерушісінің немесе оның орынбасарларының рұқсатымен құпия іс жүргізу және ақпаратты қорғау секторының қызметкерлері ғана ксерокөшірме жасауға береді.
212. Үкімет отырыстарының, Үкімет пен Кеңсенің Басшылығында өткен кеңестердің фонограммаларын жазу және оларды толық жазу Кеңсе Басшысының нұсқауы бойынша жүзеге асырылады.
213. Премьер-Министрдің орынбасарларында өткен кеңестердің фонограммалары олардың нұсқауы бойынша ғана жазылады және әдетте, толық жазылмайды, оларды кеңестердің хаттамаларын дайындау үшін жауапты Кеңсе қызметкерлері хаттамаларды жасау кезінде тұжырымдарды нақтылау мақсатында дербес тыңдау үшін пайдаланады.
18-тарау. Осы Нұсқаулықтың орындалуын бақылау
214. Осы Нұсқаулықтың орындалуын бақылауды БҚҚБ жүзеге асырады, оның Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінде осы Нұсқаулықтың бұзылу фактілерін анықтау мақсатында тексерулер жүргізуге және олардың нәтижелері бойынша Кеңсе Басшысына осы Нұсқаулықтың бұзылуына кінәлі қызметкерлерді жауапқа тарту туралы ұсыныс енгізуге құқығы бар.
Премьер-Министрінің Кеңсесінде іс жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа 1-қосымша Құжаттарды тіркеуге арналған ТІРКЕУ-БАҚЫЛАУ КАРТОЧКАСЫ (карточканың бет жағы)
Құжат түрі
Парақтар
Қосымшалар
Бақылау
Кіріс №
Кіріс күні
Корреспондент
Тел.
Шығыс №
Шығыс күні
Адресат
Жөнелтуші
Сипаты
Жеткізу түрі
Тілі
Қысқаша мазмұны
Қарарлар
Бөлім
Орындаушы
Еске салу
Орындау мерзімі
Ұзартылды дейін
Іс жүзінде орындалған Мәселе шешілді мерзімі Индексі, қолы, алған уақыты (карточканың сырт жағы)
Орындалу барысы
Күні, №, сауал
Күні, шығыс №,
Алған күні қайда жіберілді кім қол қойды Индексі, қолы, алған уақыты 2-қосымша № ____ АКТ Біз, төменде қол қоюшы Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесі Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің іс жүргізу және архив секторының қызметкерлері____________________________________________ 20__жылғы «___» ____________________________________________________ _____________________________________________________________ түскен № ___ пакетті ашу кезінде __________________________________________ онда _______________________________________________________________ _________________________________________________осы актіні жасадық.
Осы акт үш данада жасалды. Актінің бірінші данасы іс жүргізу және архив секторында қалды, екіншісі – құжаттармен бірге тиесілілігі бойынша берілді, ал үшіншісі – авторға жіберілді.
Қолдары _________________ 3-қосымша Премьер-Министр Кеңсесінде тіркеуге жатпайтын құжаттардың ТІЗБЕСІ
1) Қазақстан Республикасының Президенті мен Үкіметі актілерінің жинағы;
2) Қазақстан Республикасы Парламентінің жаршысы;
3) облыстардың, Нұр-Сұлтан, Алматы және Шымкент қалалары әкімдерінің жанындағы алқа отырыстарының хаттамалары, сондай-ақ олардың жекелеген шешімдері;
4) Кеңсеге мәлімет үшін түсетін хаттардың көшірмелері;
5) тағайындалатын қызметкерлер жөніндегі есепке алу деректері;
6) мемлекеттік органдардың жұмысы, экономика мен әлеуметтік-мәдени салалар туралы статистикалық есептер, мәліметтер, анықтамалар және мәлімет үшін жіберілген басқа да ақпарат;
7) ІІМ және басқа да жедел қызметтердің шұғыл ақпарлары;
8) метеоақпарлар;
9) Кеңсе сұрау салатын алқа қаулылары, министрліктер мен ведомстволардың бұйрықтары және нұсқаулықтары;
10) әлеуметтанушылық зерттеулердің материалдары;
11) баспа басылымдары (кітаптар, брошюралар, газеттер, журналдар және т.
б.);
12) құттықтау жеделхаттары мен ашықхаттары (мемлекет пен үкімет басшыларының жолдауларынан басқа);
13) шақырулар;
14) жарнамалық ақпарат;
15) телефондар орнатуға өтінімдер;
16) рұқсаттамалар беруге өтінімдер;
17) бухгалтерлік құжаттар;
18) кездесуді ұйымдастыру туралы өтініштері бар хаттар.
4-қосымша
(бет жағы)
(құпиялылық белгісі)
Қазақстан Республикасының Президенті Әкімшілігінің құжаттарымен танысу ПАРАҒЫ (кіріс № және тіркелген күні) (құжаттың № мен күні)
Құжаттың атауы мен тақырыбы:
Қарар:
(сырт жағы)
Танысу туралы белгілер Күні Тегі, аты-жөні Танысқаны туралы қолхат Ескертпе Басқа белгілер:
5-қосымша
Қарарды ресімдеу
ҮЛГІСІ
ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ ПРЕМЬЕР-МИНИСТРІ КЕҢСЕСІНІҢ БАСШЫСЫ ____________ . ___________ РУКОВОДИТЕЛЬ КАНЦЕЛЯРИИ ПРЕМЬЕР-МИНИСТРА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН Ұйым (қарар жолданған, атауы атау септігінде)
Лауазымды адамның аты-жөні мен тегі (қарар жолданған адам, барыс септігінде)
Қарардың мәтіні (іс-қимылдың анық та түбегейлі мазмұны немесе қаралатын құжатты орындау тәртібі мен сипаты)
Орындау мерзімі (қажет болса)
____________________Басшының аты-жөні мен тегі (қолы)
Қарардың күні (күні, айы, жылы)
Нөмірі (кіріс немесе шығыс)
Құжаттың атауы, күні және нөмірі (қарарға қатысты)
6-қосымша
Шығыс жеделхатты ресімдеу 7-қосымша Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулысы (Премьер-Министр өкімі) жобасының Премьер-Министр Кеңсесінде келісу парағы
1. Қазақстан Республикасы Үкіметінің қаулысы (Премьер-Министр өкімі)
жобасының атауы
«___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________»
2. Жобаның Премьер-Министр Кеңсесінде өтуіне жауап беретін құрылымдық бөлімше _______________________________________________________________бөлімі
3. Орындаушы (жобаның өтуіне жауапты адамның тегі)
жобаны қабылдады
4. Орындаушының жобаға анықтаманы берген күні
5. Жобаның Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінде өтуі және келісілуі Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінің Келісуге (виза қоюға) түскен күні және қабыл- Қайтарылған күні және орындау- атауы даушының қолы шының қолы
1. Заң бөлімі
2. Бақылау және құжаттамалық қамтама- сыз ету бөлімі:
1) үкіметтік шешімдерді шығару секторы
2) мемлекеттік тілдегі мәтінді тексеру
3) мәтіндердің теңтүпнұсқалығын алдын ала тексеру
6. Жобаны басшылықта келісу Басшылықтың қабылдау Келісуге (виза қоюға) түскен күні және қа- былдаушының қолы бөлмелері Премьер-Министрдің орынбасары ПМК Басшысы ПМК Басшысының орынбасарлары (міндет- терді бөлуге сәйкес):
7. Жобаны пысықтауға қайтару (оның ішінде жұмыс тәртібімен) себебі, негіздемесі (басшылықтың қарары) және күні
8. Пысықталған жобаның орындаушыға түскен күні 20___ жылғы «___»
9. Жобаның Хатшылыққа Премьер-Министрдің қол қоюына түскен күні 20___ жылғы «___» ___________
10. Қол қойылған қаулының (өкімнің) орындаушыға қайтарылған күні
11. Жобаның өтуі туралы ерекше белгілер________________________________
12. Электрондық жеткізгіштегі (№ __ дискет) қабылданған шешімнің (заң жобасының) мемлекеттік және орыс тілдерінде қоса беріліп отырған нұсқасы қағаз жеткізгіштегі түпкілікті нұсқасына сәйкес келеді – тексерген орындаушы
13. Электрондық жеткізгіште салыстырып тексерілген шығаруға дайын қаулының (өкімнің) үкіметтік шешімдерді шығару секторына түскен күні Қабылдады _____________/_____________________________/ (қолы) (аты-жөні, тегі)
Тапсырды ______________/____________________________/ 8-қосымша Мемлекеттік архивтің коды____________________ Мекеменің коды (қор құрушының атауы)
Қ. № ______________________________________________ Тіз. № ______________________________________________ І. № ______________________________________________ (бөлімнің, құрылымдық бөлімшенің атауы)
Істің № Томның №
(істің тақырыбы)
Қ. № _______________________________ ___________ парақта ___________ сақталсын Тіз. № ______________________________ І. № ________________________________ 9-қосымша № ______ іс құжаттарының ІШКІ ТІЗІМДЕМЕСІ Р/с№ Құжаттың Парақтар нөмірі индексі күні тақырыбы Барлығы _______________________________________________________ құжат (цифрлармен және жазбаша)
Ішкі тізімдеме парақтарының саны______________________________________ Құжаттардың ішкі тізімдемесін жасаған адамның лауазымы _____________________ Қолының толық жазылуы Күні 20___ жылғы «___» ___________ 10-қосымша КУӘЛАНДЫРУ ЖАЗБАСЫ Істе_____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________парақ нөмірленді.
Құрылымдық бөлімшенің маманы_____________________________________________ (құрылымдық бөлімшенің атауы)
______________________/____________________________/ 11-қосымша 12-қосымша 20___жылғы құжаттарды архивке қабылдау туралы АКТ Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесі Номенклатура бойынша барлығы_________________іс бар, Іс жүзінде барлығы____________________іс қабылданды, оның ішінде:
тұрақты сақталатыны______________іс, уақытша сақталатыны______________іс.
Құжаттарды ресімдеу мен жинақтау жөніндегі ескертулер:
Құжаттарға сәйкес келетін есепке алу-тіркеу картотекасы бір мезгілде қабылданды.
Карточкаларды толтыру жөніндегі ескертулер:
ЖЕТІСПЕЙТІН ҚҰЖАТТАР
Карточка
Жылы
Құжат
Мазмұны қайдан күні мен түскен ЖЕТІСПЕЙТІН КАРТОЧКАЛАР Құжаттың тігілген жері жылы істің № парағы 2ӨТКЕН ЖЫЛДАР ҮШІН ТАПСЫРЫЛҒАН ҚҰЖАТТАР Құжаттар Карточкалар саны Архив меңгерушісі ______________________________________________ Құрылымдық бөлімшенің басшысы_________________________________ Құжаттарды архивке тапсырған құрылымдық бөлімшенің маманы 13-қосымша Премьер-Министр Кеңсесінде құжаттардың ксерокөшірмесін жасау ТӘРТІБІ
1. «Қазақстан Республикасы Президентінің Әкімшілігі мен Үкіметінің әкімшілік ғимараттары дирекциясы» РМҚК көшіру-көбейту бюросында ксерокөшірме жасауға арналған құжаттар белгіленген үлгіде толтырылған және қол қойылған өтінімдер болған кезде Премьер-Министр Кеңсесінің қызметкерлерінен ғана қабылданады.
2. Құжаттардың ксерокөшірмесін жасауға арналған өтінімдерге (№ 1 нысан)
Премьер-Министр Кеңсесі Басшысының, оның орынбасарларының, Кеңсенің құрылымдық бөлімшелері басшыларының және олардың орынбасарларының қол қоюға құқығы бар.
3. Кіріс хат-хабардың, хаттамалардың, шығыс құжаттардың, Үкімет қаулылары мен Премьер-Министрдің өкімдері жобаларының, оның ішінде «ҚБП»
деген белгісі бар жобалардың ксерокөшірмесін жасауға арналған өтінімдерге (№ 1 нысан) Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі меңгерушісінің, оның орынбасарларының, Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің үкіметтік шешімдерді шығару секторы бас инспекторының, бақылау секторы меңгерушісінің, іс жүргізу және архив секторы меңгерушісінің, құпия іс жүргізу және ақпаратты қорғау секторы меңгерушісінің қол қоюға құқығы бар.
4. Үкімет қаулылары, Премьер-Министр өкімдері, Үкімет отырыстарының хаттамалары, оларға қосымшалар, өзге де заңнамалық және нормативтік құқықтық актілер, сондай-ақ Кеңсенің архивтік құжаттары түпнұсқаларының ксерокөшірмесін жасау Кеңсе Басшысы немесе оның орынбасарлары, Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің меңгерушісі немесе оның орынбасарлары қол қойған өтінімдер (№ 1 нысан) бойынша жүзеге асырылады.
5. Құпия құжаттардың ксерокөшірмесін жасау Қазақстан Республикасында құпиялылық режимін қамтамасыз ету жөніндегі нұсқаулықтың талаптарына сәйкес: Кеңсе Басшысы, оның орынбасарлары, Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің меңгерушісі және оның орынбасарлары, құпия іс жүргізу және ақпаратты қорғау секторының меңгерушісі қол қойған өтінімдер бойынша ғана қатаң айқындалған мөлшерде жүзеге асырылады және бөлек есепке алынады (№ 2 нысан).
6. Көбейту-көшіру бюросында көбейтілген құжаттарды сақтау осы құжаттарға қатысы жоқ адамдардың олармен танысу мүмкіндігін болдырмайтындай жүзеге асырылуға тиіс.
Көшіру-көбейту бюросы өтінімдердің негізінде көбейтілген құжаттардың саны мен таралымын, қағаз бен басқа да материалдардың шығынын есепке алуды жүргізеді. Көшіру-көбейту жұмыстары орындалғаннан кейін қалған нобайлық материал белгіленген тәртіппен жойылады.
Осы Тәртіптің орындалуын бақылауды Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі жүзеге асырады.
1-нысан
Құжаттың ксерокөшірмесін жасауға арналған ӨТІНІМ Бөлім _____________________________________________ Орындаушының аты-жөні, тегі телефоны ________________________ Р/с Құжаттың күні, атауы Түпнұсқадағы парақ саны Таралымы Барлығы парақ Күні_________ Жалпы парақ шығысы___________ Рұқсат етемін: Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің басшысы немесе оның орынбасары (кеңесші, бас инспектор)__________________ Ксерокөшірмелерді алғаны жөнінде қолтаңба 2-нысан Құпия құжаттардың ксерокөшірмесін жасауға арналған ӨТІНІМ* Құжаттың атауы Құжаттың күні және Барлығы парақ Рұқсат етемін:
Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің меңгерушісі (орынбасары) немесе құпия іс жүргізу және ақпаратты қорғау секторының меңгерушісі *) нарядтарды есепке алу журналы бойынша МҚҚБ-де есепке алынуға тиіс (31-ИРС нысаны)
14-қосымша
Премьер-Министр Кеңсесінің ведомстволық архивінен құжаттарды беруге арналған Бөлім __________________________________________________________ Кімге (Т.А.Ә.) __________________________________________________ Телефоны_______________________________________________________ Құжатты тіркеу-есепке алу Түпнұсқа (құжат парақтары- Көшірме (құжат парақтары- Алушының деректері ның саны)
қолы
Рұқсат етемін ______________________ Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің меңгерушісі Күні _____________ 15-қосымша 16-қосымша 17-қосымша 18-қосымша 19-қосымша 20-қосымша 21-қосымша 22-қосымша 23-қосымша 24-қосымша 25-қосымша 26-қосымша 27-қосымша 28-қосымша 29-қосымша 30-қосымша 31-қосымша 32-қосымша Ескертпе:
1. Қағаз форматы А5 (А6) көлемі 148 x 210 мм(105x148);
2. Жиектері кемінде: сол жағы 10 мм, оң жағы 10 мм; асты 10 мм.
33-қосымша
2. Жиектері кемінде: сол жағы 10 мм, оң жағы 10 мм; асты 10 мм.
34-қосымша
2. Жиектері кемінде: сол жағы 10 мм, оң жағы 10 мм; асты 10 мм.
35-қосымша
2. Жиектері кемінде: сол жағы 10 мм, оң жағы 10 мм; асты 10 мм.
36-қосымша
Үкiметiнiң
N 168 қаулысымен
БЕКIТIЛГЕН
Қазақстан Республикасы Премьер-Министрiнің Кеңсесiнде есептеу техникасы құралдарын қолдану арқылы iс жүргізу жөнiндегi НҰСҚАУЛЫҚ Қызмет бабында пайдалану үшiн Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесiнде, орталық және жергілiкті атқарушы органдарда құжаттардың орындалуын бақылауды ұйымдастыру жөнiндегі НҰСҚАУЛЫҚ
1. Қазақстан Республикасы Премьер-Министрiнің Кеңсесiнде
1. Осы Нұсқаулық Қазақстан Республикасы Президентi (бұдан әрі – Президент), Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі (бұдан әрі – Премьер- Министр) және Қазақстан Республикасы Yкiметi (бұдан әрі – Yкiмет) актілерiнің, Президенттің, Премьер-Министрдiң, оның орынбасарларының, Президент Әкiмшiлiгi (бұдан әрі – Президент Әкiмшiлiгi) басшылығының, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесі (бұдан әрі – Кеңсе) Басшысының, оның орынбасарларының тапсырмаларын, Қазақстан Республикасы Қауіпсіздік Кеңесінің (бұдан әрі – Қауіпсіздік Кеңесі) және Қазақстан халқы Ассамблеясының (бұдан әрі – Ассамблея) шешімдерінде қамтылған тапсырмалардың, депутаттар бастама жасаған заң жобаларына Үкiметтiң қорытындысын беру туралы Парламент палаталары (бұдан әрі – Парламент палаталары) өтiнiштерінің, Парламент депутаттары сауалдарының орындалуын бақылауды ұйымдастыруды регламенттейдi.
2. Премьер-Министрдiң Кеңсесi Қазақстан Республикасы Yкiметінің Регламентiне сәйкес бақылаудағы құжаттардың орындалуын бақылау жөнiнде ұйымдастыру және таңдау жұмысын жүзеге асырады, орындаушылық тәртiбiнiң мәселелерi бойынша Қазақстан Республикасының Премьер-Министрiне жүйелi түрде хабарлап отырады.
3. Кеңседе бақылау жұмысын үйлестіруді БҚҚБ жүзеге асырады, ол соның ішінде құрылымдық бөлімшелердің ұсыныстары бойынша:
1) Президенттің, Премьер-Министрдің және Үкіметтің актілерін не актілерінің тармақтарын;
2) өңірлік сапарлардың, халықаралық және қоғамдық маңызы бар іс- шаралардың, Президент мәлімдемелерінің (үндеулерінің), жұмыс кеңестерінің, Президенттің қатысуымен өткен Үкіметтің кеңейтілген отырыстарының, Президент басшылық жасайтын консультативтік-кеңесші және өзге де органдар отырыстарының қорытындылары бойынша берілген Президенттің тапсырмаларын не тапсырмаларының тармақтарын;
3) Президенттің жеке тапсырмаларын, сондай-ақ әлеуметтік желілердегі ресми аккаунттарында немесе бұқаралық ақпарат құралдарында жарияланған тапсырмаларын;
4) құжаттың қағаздағы жеткізгіштерінде «Бақылауға алынды» деген мөртабан немесе электрондық карточкасында бақылау мәртебесі туралы белгі болған кезде Қазақстан Республикасы Президентінің қызметтік және өзге құжаттар, жеке және заңды тұлғалардың өтініштері бойынша тапсырмаларын не тапсырмаларының тармақтарын;
5) Қауіпсіздік Кеңесінің және Ассамблеяның шешімдерінде қамтылған
6) Үкімет отырыстарының, Премьер-Министрдегі, оның орынбасарларындағы, Кеңсе Басшысындағы кеңестердің хаттамаларын;
7) мемлекеттік органдар мен ұйымдарға тапсырмалар берілген Премьер- Министрдің, оның орынбасарларының, Кеңсе Басшысы мен оның орынбасарларының, оның ішінде халықаралық, сондай-ақ өңірлік сапарлардың қорытындылары бойынша тапсырмаларын;
8) орындалу мерзімі көрсетілген немесе «өте шұғыл», «шұғыл», «жеделдетілсін» деген белгілері бар, бақылауға алынғаны көрсетілген Премьер- Министрдің, оның орынбасарларының, Президент Әкімшілігі басшылығының Премьер-Министр Кеңсесіне, Кеңсе Басшысының (оның міндетін орындаушы адамның) атына жолданған тапсырмаларын;
9) Премьер-Министрдің жедел тапсырмаларын;
10) Парламент депутаттарының сауалдарын, депутаттар бастама жасаған заң жобаларына Үкіметтің қорытынды беруін өтінген Парламент палаталарының өтініштерін;
11) прокурорлық қадағалау актілерін;
12) Конституциялық Кеңестің сұрау салуларын, нормативтік қаулылары мен жолдауларын;
13) Республикалық бюджеттің атқарылуын бақылау жөніндегі есеп комитетінің сұрау салуларын, қаулыларын бақылауға алады.
4. Бақылаудағы құжаттар олардың орындалуын бақылау үшiн Кеңсе Басшысы бекiткен осы бөлiмшелер мен олардың функционалдық мiндеттерi туралы ережелерге сәйкес немесе Премьер-Министрдiң, оның орынбасарларының, Кеңсе Басшысының және оның орынбасарларының (бұдан әрi - Басшылық) тапсырмаларына сәйкес Кеңсенiң тиiстi құрылымдық бөлiмшелерiне бекiтiп берiледi.
Қандай да болмасын iс-шаралар жоспарын бекiтетiн Үкiмет қаулыларының және Премьер-Министр өкiмдерiнiң орындалуын бақылау, тұтастай алғанда, осы қаулыны немесе өкiмдi орындаушыға (қаулы немесе өкiм жобасының Кеңседе өтуi үшiн жауап беретiн Кеңсенiң құрылымдық бөлiмшесiне) жүктеледi.
Бір бөлімнен екінші бөлімге бақылаудағы құжаттарды беру Премьер- Министр Кеңсесінің тиісті құрылымдық бөлімшесімен келісу бойынша құжаттар бөлімге түскен кезден бастап 1 (бір) жұмыс күні ішінде жүзеге асырылады.
Құрылымдық бөлімшелер арасында келіспеушіліктер болған жағдайда, бір бөлімнен екінші бөлімге бақылаудағы құжаттарды беру бөлімге түскен кезден бастап 2 (екі) жұмыс күні ішінде Кеңсе Басшысының қарары негізінде жүзеге Бұл ретте ЭҚАБЖ дерекқоры бойынша жауапты құрылымдық бөлімшеге жіберілген бақылаудағы құжат ("ҚБП" белгісі бар құжаттарды қоспағанда) 1 (бір)
жұмыс күні ішінде аталған құжатты тікелей орындауды жүзеге асыратын жауапты орындаушыға (орындаушыларға) берілуге жатады.
5. Кеңсенiң құрылымдық бөлiмшелерiнiң басшылары осы бөлiмшеге бекiтiлген әрбiр бақылаудағы құжатқа тұтас құжаттың не оның жекелеген тармақтарының орындалуын бақылау оған жүктелетiн бөлiмшенiң қызметкерiн (бұдан әрi - орындаушы) айқындайды.
Құрылымдық бөлімшелерде бақылаудағы құжаттардың орындалуын үйлестіруді құрылымдық бөлімшенің тиісті басшысы не оның бақылауға жауап беретін орынбасары жүзеге асырады. Аталған лауазымды адам осы Нұсқаулықтың 3-тармағында көрсетілген, құрылымдық бөлімшеде орындалып жатқан бақылаудағы тапсырмалардың күн сайынғы мониторингін жүргізуге және құрылымдық бөлімше басшысын уақтылы хабардар етуге міндетті.
6. Бақылаудағы құжаттардың орындалу мерзiмдерiн бақылауды Кеңсенiң бақылаудағы нақты құжаттар оған бекiтiп берiлген құрылымдық бөлiмшесi мен Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлiмiнiң бақылау секторы (бұдан әрi - бақылау секторы) жүзеге асырады.
7. Егер бақылаудағы құжаттарда (Президенттің актілері мен тапсырмаларынан, сондай-ақ Қауіпсіздік Кеңесінің және Ассамблеяның шешімдерінде қамтылған тапсырмалардан басқа) нақты орындалу мерзімі көрсетілмесе, сондай-ақ құрылымдық бөлімшелердің ұсыныстары болмаса, онда мұндай құжаттар келіп түскен күнінен бастап бір ай мерзімде, ал «шұғыл» немесе «жеделдетілсін» деген белгісі болған кезде – 10 (он) жұмыс күні ішінде орындалады.
Бақылаудағы құжаттардың тізбесі мемлекеттік органдарға "Мемлекеттік органдардың интранет-порталы" ақпараттық жүйесі арқылы жіберіледі.
Қазақстан Республикасы Президентінің жеке тапсырмалары, егер Қазақстан Республикасының Президенті өзгеше белгілемесе, тапсырмаға қол қойылған күннен бастап екі апта мерзімнен асырылмай орындалуға жатады.
Егер Премьер-Министр өзгеше белгілемесе, Премьер-Министрдің жедел тапсырмаларын барлық мемлекеттік органдар, ұйымдар мен лауазымды адамдар тапсырмаға қол қойылған күннен бастап екі апта мерзімнен асырмай орындайды.
8. Егер Кеңсе басшылығы тапсырманы бірнеше құрылымдық бөлімшеге берсе, онда орындалуын бақылау және үйлестіру жөніндегі жұмысты тапсырмада бірінші болып көрсетілген құрылымдық бөлімше не оның атауының жанында "(жинақтау)" немесе ("жинақ") деген белгісі бар бөлімше жүзеге асырады.
Тапсырмаларды бірлесіп орындаушы құрылымдық бөлімшелер өздерінің ұсыныстарын жауап (тапсырма) жобасын қол қоюға беру мерзіміне дейін бір күннен кешіктірмей жинақтауды жүзеге асыратын бөлімшеге енгізеді.
9. Егер бақылаудағы құжаттарда Кеңсенiң бiрнеше құрылымдық бөлiмшесiнiң құзыретiне жататын тапсырма болса, онда құжаттың орындалуын тұтас бақылау бекiтiлген құрылымдық бөлiмше үш күндiк мерзiмде нақты тармақтарын орындау бекiтiлетiн Кеңсенiң басқа құрылымдық бөлiмшелерiмен (әрбiр тармақ бойынша Кеңсенiң нақты құрылымдық бөлiмшесiндегi орындаушы мен орындау күнi көрсетiледi) келiседi және жасайды, оны Кеңсе Басшысы немесе оның мiндетiн атқарушы адам бекiтедi. Бекiтiлген бекiменiң көшiрмелерi iске қосылған құрылымдық бөлiмшелерге, іс жүргізу және мұрағат секторына және бақылау секторына жiберiледi.
10. Орындаушы Президенттің және Yкіметтің бақылауға алынған әрбір актісіне, Премьер-Министрдің өкіміне жинақтаушы папка (ic) ашады және тіркеу- бақылау карточкасын толтырады.
Жинақтаушы папкалардағы құжаттар мынадай тәртіппен топтастырылады:
1) бақылаудағы актінің (қаулының, өкімнің) көшірмесі;
2) бақылаудан алу туралы ақпарат;
3) бақылаудағы құжаттың және оның жекелеген тармақтарының орындалу барысы туралы ескертпелер, ақпарат пен басқа да құжаттар (хронологиялық тәртіппен орналастырылады).
Қазақстан Республикасының Президенті мен Үкіметтің актілерін, Премьер- Министрдің өкімдерін орындау жөніндегі құжаттарды қамтитын істер өтпелі болуы және толық шешіліп, бақылаудан алынғанға дейін Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерінде сақталуы мүмкін, одан кейін мұрағатқа тапсырылады.
Президенттің тапсырмаларын, оның әлеуметтік желілердегі ресми аккаунттарында немесе бұқаралық ақпарат құралдарында жарияланған тапсырмаларын, сондай-ақ Қауіпсіздік Кеңесінің және Ассамблеяның шешімдерінде қамтылған тапсырмаларды Президент Әкімшілігі басшылығының, Премьер-Министрдің, оның орынбасарларының және Кеңсе Басшысының тапсырмаларын бақылаудан алу туралы тапсырмалардың жобаларын дайындау кезінде Кеңсенің орындаушы болып табылатын құрылымдық бөлімшесі қарар жобасын БҚҚБ меңгерушісімен келіседі.
11. Мемлекеттік органдардан және өзге ұйымдардан қағаз және/немесе электрондық түрдегі бақылаудағы құжаттарды және олардың жекелеген тармақтарын орындау туралы жауаптар мен есептер Кеңсенің құрылымдық бөлімшелеріне жіберіледі. Бұл ретте есептердің төлнұсқалары тұтас құжаттың орындалуын бақылау бекітілген Кеңсенің құрылымдық бөлімшесіне жіберіледі, ал олардың электрондық құжат нысанындағы көшірмелері бекітуге сәйкес бақылаудағы құжаттардың жекелеген тармақтарын орындауға жауапты құрылымдық бөлімшеге және БҚҚБ-ға жіберіледі.
Егер орталық немесе жергілікті атқарушы органдар бақылаудағы құжаттың орындалуы туралы жауаптарды (есептерді) белгіленген мерзімде ұсынбаған немесе толық көлемде ұсынбаған болса, онда нақты құжаттың орындалуын бақылауды жүзеге асыратын Кеңсенің тиісті құрылымдық бөлімшесі мемлекеттік органдар үшін белгіленген мерзім өткеннен кейін орындалу мерзімінің бұзылу себептері туралы басшылыққа хабарлауға және 2 (екі) күн мерзімде осы бақылаудағы құжаттың одан әрі орындалуы жөнінде ұсыныс енгізуге тиіс.
12. Тұтастай құжатты немесе оның жекелеген тармақтарын бақылауға жауапты Кеңседегі орындаушы мемлекеттік органдар мен өзге ұйымдардан хаттар және/немесе жауаптар алғаннан кейін есепке олардың уақтылығы, орындалу толықтығы мен сапасы тұрғысынан талдау жүргізеді.
Қараудың нәтижелері бойынша жауапты орындаушы нақты тұжырымдары мен ұсыныстары бар қызметтік жазбахат (құжаттың, оның ішінде құпия сипаттағы құжаттың бақылаудағы әрбір тармағы бойынша) және/немесе тиісті қарар жобасын дайындап, Үкімет пен Кеңсе басшылығының қол қоюына береді.
Бақылаудағы және бақылауға алынбаған құжаттар бойынша қарардың және /немесе қызметтік жазбахаттың жобасын дайындау және Үкімет пен Кеңсе басшылығының қол қоюына енгізу мерзімі олардың Премьер-Министр Кеңсесінде тіркелгенінен кейін 7 (жеті) жұмыс күнінен аспауға тиіс.
Келіп түскен ақпараттың негізінде және талдау қорытындыларының нәтижесіне байланысты жауапты орындаушы орындау мерзімі аяқталғанға дейін 5 (бес) жұмыс күнінен кешіктірмей Үкімет және Кеңсе басшылығына:
1) Президенттің актілері мен тапсырмалары, сондай-ақ Қауіпсіздік Кеңесінің және Ассамблеяның шешімдерінде қамтылған тапсырмалар бойынша – оларды бақылаудан алу не орындау мерзімін ұзарту туралы не нақты орындау мерзімдерін көрсете отырып, құжаттарды орта мерзімді немесе ұзақ мерзімді бақылауға ауыстыру не Үкіметтің бақылауына ауыстыру туралы Премьер- Министрдің не оның орынбасарларының атынан Президенттің немесе Тұңғыш Президент – Елбасының атына белгіленген тәртіппен дайындалған негізделген хаттың жобасын;
2) Президенттің тапсырмалары, сондай-ақ Қауіпсіздік Кеңесінің және Ассамблеяның шешімдерінде қамтылған тапсырмалар не Президент Әкімшілігінің тапсырмалары бойынша – оларды бақылаудан алу не орындау мерзімін ұзарту туралы не нақты орындау мерзімдерін көрсете отырып, құжаттарды орта мерзімді немесе ұзақ мерзімді бақылауға ауыстыру не Үкіметтің бақылауына ауыстыру туралы Премьер-Министр орынбасарларының немесе Кеңсе Басшысының (ол болмаған кезде – оның міндетін атқарушы адамның)
атынан Президент Әкімшілігінің атына белгіленген тәртіппен дайындалған негізделген хаттың жобасын.
Президенттің тапсырмаларын, сондай-ақ Қауіпсіздік Кеңесінің және Ассамблеяның шешімдерінде қамтылған тапсырмаларды бақылау түрлерін ауыстыру, орындау мерзімін ұзарту, бақылаудан алу Қазақстан Республикасы Yкiметiнiң Регламентіне сәйкес жүзеге асырылады;
3) үкіметтік шешімдер, хаттамалар және басшылықтың тапсырмалары бойынша – хаттамалық тапсырмалардың орындалу барысы туралы Премьер- Министрдің, Премьер-Министр орынбасарларының, Кеңсе Басшысының атына қызметтік жазбахатты, ал хаттамалық тапсырмаларды (хаттамаларды) орындау аяқталғаннан кейін орындау тәртібімен түскен мемлекеттік органдардың ақпараты (деректері) негізінде бақылаудан алу, мерзімін ұзарту немесе үкіметтік шешімді, хаттаманы немесе басшылықтың тапсырмасын нақты орындау мерзімдерін көрсете отырып, орта мерзімді немесе ұзақ мерзімді бақылауға ауыстыру туралы ұсыныстары бар талдау нәтижелерін ескере отырып, орындалуы туралы қорытынды ақпаратты дайындайды не бақылаудан алу туралы қарар жобасын ресімдейді (Заңға қол қойылған, Қазақстан Республикасы Президентінің немесе Үкіметтің актісі, сондай-ақ орталық мемлекеттік және жергілікті атқарушы органдардың бұйрықтары қабылданған жағдайда).
Бақылаудан алу, нақты орындау мерзімін көрсете отырып мерзімін ұзарту бұдан бұрын тиісті тапсырма берген лауазымды адамның не тапсырмалардың орындалу барысын бақылауды жүзеге асыру тапсырылған адамның қарарымен Премьер-Министрдің жедел тапсырмаларын бақылаудан алуды, мерзімін ұзартуды Премьер-Министр ғана жүзеге асырады.
Бұл ретте мемлекеттік органдар тапсырманы орындау мерзімінің ұзартылғаны немесе үкіметтік шешімдерді және басшылықтың тапсырмаларын нақты орындау мерзімі көрсетіле отырып, орта мерзімді және ұзақ мерзімді бақылауға ауыстырылғаны туралы дереу хабардар етіледі;
4) мемлекеттік органның Үкімет басшылығының тапсырмасын сапасыз орындағаны немесе орындамағаны белгіленген кезде Кеңсенің жауапты бөлімі тапсырма берген Үкімет басшылығының атына тиісті қарар не жазбахат дайындайды.
Жазбахатта:
1) тапсырманы қамтитын құжаттың атауы (хаттама, қаулы, Премьер- Министрдің өкімі және т.б.), құжаттың нөміріне, күніне және тапсырманың тармағына сілтеме;
2) жауапты орындаушы, бірлесіп орындаушылар;
3) бастапқы орындау мерзімі;
4) орындаудың ұзартылған мерзімдерінің күндері (егер болса);
5) "орындалды", "ішінара орындалды", "орындалған жоқ" деген нақты тұжырымдармен тапсырманы орындау нәтижелері бойынша бағалау;
6) орындау мерзімін ұзарту немесе орындаудың жаңа мерзімін белгілеу туралы ұсыныс;
7) Үкімет басшылығының тапсырмасын орындау мерзімін қайта ұзартқан жағдайда, жауапты мемлекеттік саяси қызметші – мемлекеттік органдардың бірінші басшысының орынбасарына қатысты тәртіптік сипаттағы шаралар қолдану туралы ұсыныс көрсетіледі.
БҚҚБ Үкімет басшылығы немесе Кеңсе Басшысы қарарының негізінде ЭҚАБЖ деректер базасында орындау мерзімін ұзарту туралы ақпаратты белгілейді (орындаудың жаңа мерзімі белгіленген кезде мемлекеттік органға ұзарту көрсетілмейді);
5) депутаттық сауалдар, Қазақстан Республикасы Парламентінің депутаттары бастамашылық жасаған заң жобаларына қорытындылар және Үкімет бастамашылық жасаған заң жобасына депутаттардың түзетулері бойынша – Парламент депутаттарына жауап жобасын немесе белгіленген тәртіппен дайындалған Үкіметтің тиісті қорытындысының жобасын ұсынады.
Депутаттық сауалдар, сондай-ақ Парламент депутаттары бастамашылық жасаған заң жобаларына қорытындылар және Үкімет бастамашылық жасаған заң жобасына депутаттардың түзетулері бойынша аралық жауапты жіберу қажет болған жағдайда, Кеңсе Басшысына құрылымдық бөлімшенің меңгерушісі қол қойған, аралық ақпаратты жіберу қажеттілігінің себептері мен негіздері, сондай- ақ жүргізілген жұмыс, талап етілетін шаралар және орындаудың нақты мерзімдері көрсетілген қызметтік жазбахат енгізіледі.
Премьер-Министр және оның аталған мәселеге жетекшілік ететін орынбасары болмаған жағдайда, жауапты орындаушы орындалу мерзімі аяқталғанға дейін 2 (екі) жұмыс күнінен кешіктірмей депутаттық сауалдар, сондай-ақ Парламент депутаттары бастамашылық жасаған заң жобаларына қорытындылар және Үкімет бастамашылық жасаған заң жобасына депутаттардың түзетулері бойынша аралық жауапты Кеңсе Басшысының не оның міндеттерін атқаратын адамның қол қоюына енгізеді.
Хат-хабардың Премьер-Министрге, оның орынбасарларына және Кеңсе Басшысына қол (бұрыштама) қоюға уақтылы ұсынылуы, сондай-ақ хат-хабарға қол қойылғаны туралы орындаушыларды уақтылы хабардар ету үшін жауапкершілік жоғарыда тізбеленген лауазымды адамдардың кеңесшілеріне (көмекшілеріне) және қабылдау бөлмелерінің қызметкерлеріне жүктеледі.
Президенттің тапсырмаларын, сондай-ақ Қауіпсіздік Кеңесінің және Ассамблеяның шешімдерінде қамтылған тапсырмаларды, Президент Әкімшілігі мен Үкімет басшылығының тапсырмаларын бақылаудан алу туралы Үкімет басшылығының шешімі шығарылғанға дейін құжаттарға БҚҚБ меңгерушісі міндетті түрде қолбелгі қояды.
13. Орындалу мерзімі көрсетілген, басшылықтың қарарлары не бақылауға қою туралы нұсқау не "баяндалсын", "ұсыныс енгізілсін" және тағы сол сияқты белгілері бар құжаттарды адресаттарға жіберу алдында олар міндетті түрде БҚҚБ- ға тапсырылады, ол құжатқа "БАҚЫЛАУҒА" немесе "БАҚЫЛАУҒА АЛЫНДЫ"
немесе "БАҚЫЛАУДАН АЛЫНДЫ" деген мөртаңбаны қояды.
14. Премьер-Министрде, оның орынбасарларында, Кеңсе Басшысында және оның орынбасарларында өткен кеңестер хаттамаларының жекелеген тармақтарын бақылауға қоюды БҚҚБ жүзеге асырады.
Орындау мерзімі көрсетілген және/немесе мемлекеттік органдарға не лауазымды адамға мерзімі көрсетілмеген ақпаратты (нормативтік құқықтық актілердің, баяндаманың, есептердің жобасын және т.с.с.) Үкіметке (Кеңсеге)
енгізу туралы тапсырма берілетін Премьер-Министрде, оның орынбасарларында, Кеңсе Басшысында және оның орынбасарларында өткен кеңестер хаттамаларының барлық тармақтары, сондай-ақ кеңес өткізген құрылымдық бөлімше меңгерушісінің (немесе оның бақылауға жауап беретін орынбасарының)
немесе хаттаманың бақылаудағы тармағын орындау бекітілген құрылымдық бөлімше меңгерушісінің (немесе оның бақылауға жауап беретін орынбасарының)
ұсынысы бойынша хаттамаларда көрсетілген өзге тармақтар бақылауға қойылады.
Хаттаманың тармақтарын бақылауға алу туралы Кеңсенің құрылымдық бөлімшесінің ұсынысы хаттаманың жобасын дайындау кезінде ЭҚАБЖ-да ресімделеді және орындау үшін мемлекеттік органдар мен ұйымдарға жіберіледі.
"ҚПҮ" белгісі бар хаттамалар БҚҚБ-ға қағаз түрінде және электрондық нысанда (электрондық жеткізгіштерде) ұсынылады.
15. Шетелдік сапарлардың қорытындылары бойынша Мемлекет басшысы Үкіметке берген тапсырмаларды үйлестіруді Сыртқы экономикалық ынтымақтастық және протокол бөлімі жүзеге асырады.
Прокурорлық қадағалау актілерінің орындалуын мониторингілеуді Қорғаныс және құқықтық тәртіп бөлімі жүзеге асырады.
Президенттің жалпыұлттық іс-шаралар жоспарларының және Республикалық бюджеттің атқарылуын бақылау жөніндегі есеп комитетінің Үкіметке орындау үшін ұсынылған қаулыларының орындалуын үйлестіруді
16. Құпия құжаттардың орындалу мерзімдерін бақылауды Мемлекеттік құпияларды қорғау және арнайы байланыс түрлері бөлімі жүзеге асырады.
17. (Алынып тасталды - ҚР Үкіметінің 2008.06.04 N 535 Қаулысымен).
17-1. (Алынып тасталды - ҚР Үкіметінің 2008.06.04 N 535 Қаулысымен).
18. БҚҚБ Кеңсе Басшысымен келісу бойынша Үкімет пен Кеңсе басшылығы тапсырмаларының орындалу уақтылығы мен сапасына бақылау жүргізуге құқығы бар.
Тиісті қорытындылар, кінәлі лауазымды адамдарға, оның ішінде мемлекеттік саяси қызметшілерге қатысты шаралар қабылдау туралы ұсынымдар мен ұсыныстар бақылаудың нәтижесі болып табылады.
БҚҚБ Кеңсенің құрылымдық бөлімшелерімен келісу бойынша 10 желтоқсанға дейінгі мерзімде бақылау жүргізудің жоспар-кестесін ресімдеп, Кеңсе Басшысына бекітуге енгізеді.
Келесі есепті жылға арналған жоспар-кесте орталық және жергілікті атқарушы органдарда алдыңғы жылдағы орындаушылық тәртіп көрсеткіштерінің қорытындысы бойынша бекітіледі.
Бұл ретте жоспар-кесте қажеттілігіне қарай түзетілуі мүмкін.
2. Орталық және жергiлiктi атқарушы органдарда
19. Бақылаудағы құжаттардың уақтылы әрi сапалы орындалуы, заңнамалық және нормативтiк құқықтық актілер жобаларының әзiрленуi, олардың Қазақстан Республикасының Президентi мен Премьер-Министрдiң қарауына ұсынылуы бойынша жауапкершiлiк орталық атқарушы органдардың бiрiншi басшыларына, облыстар мен Нұр-Сұлтан, Алматы және Шымкент қалаларының әкiмдерiне жүктеледi. Бұл ретте, көрсетiлген органдардың басшылары бақылау жұмысын ұйымдастыруға жауапты бөлiмшелер мен лауазымды адамдарды белгiлейдi.
1) мемлекеттік орган мен ұйымның бірінші басшысы актілер мен тапсырмалардың уақтылы және сапалы орындалуына жалпы басшылықты және бақылауды жүзеге асырады;
2) мемлекеттік органның аппарат басшысы актілер мен тапсырмалардың орындалуын және орындаушылық тәртіптің сақталуын бақылауды ұйымдастырады, мемлекеттік орган бөлімшелерінің тиімді өзара іс-қимылын қамтамасыз етеді;
3) мемлекеттік орган мен ұйымның бірінші басшысының орынбасарлары жетекшілік ететін жұмыс бағыттары бойынша актілер мен тапсырмалардың сапалы орындалуын қамтамасыз етеді.
20. Тапсырмаларды бірнеше мемлекеттік орган орындаған кезде атауының жанында "(жинақтау)" немесе "(жинақ)" деген белгісі бар орган жауапты болып табылады.
Тапсырмада жауапты орындаушы белгіленбеген жағдайда, яғни "(жинақтау)" немесе "(жинақ)" деген белгісі болмаса, тапсырмада тізбеленген органдардың барлығы өз жауаптарын тапсырма берушіге жібереді.
Тапсырмада "келісілген", "бірыңғай" деген анықтауыштар болған жағдайда, жауапты мемлекеттік орган қажет болған жағдайда аталған мәселе бойынша тапсырмада тізбеленген бірлесіп орындаушы барлық мемлекеттік органдардың қатысуымен кеңес өткізуді қамтамасыз етеді.
Тапсырмада тізбеленген мемлекеттік органдар аталған мәселе бойынша тиісті ұстанымның әзірленуін және кеңеске шешімдер қабылдауға уәкілетті адамдардың қатысуын қамтамасыз етеді.
20-3. Премьер-Министр, оның орынбасарлары немесе Премьер-Министр Кеңсесінің Басшысы өткізген кеңестердің хаттамаларында қамтылған тапсырмалардың орындалуы туралы есептер берген кезде жинақтауға жауапты орындаушы мемлекеттік орган хатпен әрбір тармақ бойынша атқарылған жұмыс және орындау туралы жиынтық ақпарат, сондай-ақ орындаушы мемлекеттік органдар хаттарының көшірмелерін береді.
21. Бақылаудағы құжаттарды бақылаудан алу, орындалу мерзiмдерiн ұзарту мен орындалуы туралы жауаптарды (есептердi) ұсыну Қазақстан Республикасы Yкiметiнiң Регламентiне сәйкес жүзеге асырылады.
26. Кеңсенің құрылымдық бөлімшесі Президенттің актілері мен тапсырмаларын, сондай-ақ Қауіпсіздік Кеңесінің және Ассамблеяның шешімдерінде қамтылған тапсырмаларды, Президент Әкімшілігі басшылығының тапсырмаларын, депутаттық сауалдарды, Парламент палаталарының хаттары мен Парламент депутаттары бастама жасаған заң жобаларына қорытындыларды, прокурорлық қадағалау және Республикалық бюджеттің атқарылуын бақылау жөніндегі есеп комитетінің актілерін алған кезде тиісті тапсырманы Кеңседе тіркелген күнінен бастап үш жұмыс күнінен кешіктірмей мемлекеттік органдардың атына, ал «өте шұғыл» деген белгісі бар тапсырманы – дереу, «шұғыл» немесе «жеделдетілсін» деген белгісі бар тапсырмаларды бір жұмыс күнінен кешіктірмей Үкімет пен Кеңсе басшылығының қол қоюына береді.
Мемлекеттік органдар бастамашылық жасаған өзге де хаттар бойынша мемлекеттік органдардың атына тиісті тапсырмаларды құрылымдық бөлімшелер 7 (жеті) жұмыс күнінен кешіктірмей қол қоюға береді.
28. Алып тасталды - ҚР Үкіметінің 19.08.2017 № 491 қаулысымен.
N 168* қаулысымен
Жеке және заңды тұлғалардың өтініштері мен сұрау салуларын қарау және олардың орындалуын бақылау тәртібі туралы НҰСҚАУЛЫҚ
1. Осы Нұсқаулық Қазақстан Республикасының "Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы" 2007 жылғы 12 қаңтардағы және "Ақпаратқа қол жеткізу туралы" 2015 жылғы 16 қарашадағы заңдарына сәйкес Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесіне (бұдан әрі – Кеңсе)
келіп түскен жеке және заңды тұлғалардың өтініштері мен сұрау салуларын қарау тәртібін регламенттейді.
Өтініш – бұл "Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы" 2007 жылғы 12 қаңтардағы Қазақстан Республикасының Заңында көзделген тәртіппен Кеңсеге жіберілген жеке немесе ұжымдық жазбаша, ауызша не электрондық құжат нысанындағы ұсыныс, арыз, шағым, сауал немесе үн қосу.
Сұрау салу – бұл "Ақпаратқа қол жеткізу туралы" 2015 жылғы 16 қарашадағы Қазақстан Республикасының Заңында көзделген тәртіппен ақпарат иеленушіге айтылған немесе жіберілген, ауызша немесе жазбаша нысандағы, оның ішінде электрондық құжат түріндегі ақпарат беру туралы өтініш.
2. Осы Нұсқаулықтың сақталуын бақылауды Кеңсенің Бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі (бұдан әрі – БҚҚБ) жүзеге асырады.
3. Жеке және заңды тұлғалардан келіп түсетін өтініштер және сұрау салулар Кеңсеге келіп түскен күні БҚҚБ-да және ЭҚАБЖ-да тіркеледі.
Жеке тұлға өтінішінің және сұрау салуының тіркеу нөмірі автор тегінің бастапқы әрпінен, тіркеу-бақылау нысанындағы (бұдан әрі – ТБН) реттік нөмірден және "ЖТ" әріптік индексінен тұрады.
Заңды тұлға өтінішінің және сұрау салуының тіркеу нөмірі өтінішке қол қойған лауазымды адам тегінің бастапқы әрпінен, ТБН-дегі реттік нөмірден және "ЗТ" әріптік индексінен тұрады.
Анонимдік өтініштің және сұрау салудың тіркеу нөмірі "АНМ" әріптік индексінен және ТБН-дегі реттік нөмірден тұрады.
"Ақпаратқа қол жеткізу" Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес ақпарат беру туралы өтініш тіркелген жағдайда тіркеу нөміріне "С" әріптік индексі қосылады.
Бір күнтізбелік жыл ішінде өтініш және сұрау салу қайта түскен кезде "екінші", "үшінші" және одан әрі реті көрсетіле отырып, бастапқы өтініштің және сұрау салудың тіркеу нөмірі қойылады, ал ТБН-де бірінші құжаттың нөмірі көрсетіледі. Қайталама өтініштің және сұрау салудың бірінші парағының үстіңгі оң жақ бұрышында және ТБН-де "Қайталама" деген белгі қойылады. Қайталама өтініштерге және сұрау салуларға алдыңғы өтініштерді және сұрау салуларды қарау материалдары қосып қойылады.
Бір адамнан бір мәселе бойынша кемінде екі рет түскен, онда:
1) алдыңғы өтініш және сұрау салу бойынша қабылданған шешімге шағымданатын;
2) түскен уақыттан бері қарау мерзімі өткен, бірақ өтініш және сұрау салу иесі жауап алмаған болса, бұрын жіберілген өтініштің және сұрау салудың уақтылы қаралмағаны туралы хабарланатын;
3) алдыңғы өтінішті және сұрау салуды қарау және шешу кезінде жіберілген басқа да кемшіліктер көрсетілетін өтініш және сұрау салу қайталама болып саналады.
Бір адамның бір мәселе бойынша әртүрлі адресаттарға жіберілген және қарау үшін бір ұйымға келіп түскен өтініштері және сұрау салулары бірінші өтініштің және сұрау салудың тіркеу нөмірімен, қисық сызық (бөлшек) арқылы қойылатын реттік нөмірді қоса отырып, есепке алынады.
"Электрондық үкімет" порталы арқылы келіп түсетін жеке және заңды тұлғалардың өтініштері және сұрау салулары өтініш беруші ЭЦҚ-ның, жеке тұлғаның жеке сәйкестендіру нөмірінің және заңды тұлғаның бизнес сәйкестендіру нөмірінің тұтастығы мен дұрыстығы тексерілгеннен кейін тіркеуге жатады.
Тіркеу индексі бір мезгілде кіріс және шығыс болып табылады және өтініштер және сұрау салулар бойынша барлық жауаптар осы нөмірмен тіркеледі.
Бұдан кейін өтініш және сұрау салу сипаттамасының коды қойылады. Бұдан кейін хатқа аннотация жасалады, ол қисынды, қысқа, өтініштің және сұрау салудың (ұсыныстың, арыздың не шағымның) мазмұнын көрсетуге тиіс. Бұл ретте есеп карточкасындағы жазба өтінішті және сұрау салуды қарауға жіберудің атаулығын негіздеуі қажет (1-қосымша).
Жеке тұлғалардың өтініштері мен сұрау салулары бойынша іс жүргізу және заңды тұлғалардың өтініштері мен сұрау салулары бойынша іс жүргізу Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесінде іс жүргізу жөніндегі нұсқаулықтың және осы Нұсқаулықтың талаптарына сәйкес басқа іс жүргізу түрлерінен бөлек жүргізіледі.
Осы Нұсқаулықтың ережелері электрондық цифрлық қолтаңбаны тексерудің оң нәтижесін белгіленген тәртіппен айқындау туралы растамасы бар электрондық құжаттарды қоса алғанда, жеткізушінің түріне қарамастан, жеке және заңды тұлғалардың өтініштерімен және сұрау салуларымен жұмысты Өтінішті және сұрау салуды қабылдаудан бас тартуға тыйым салынады.
4. Премьер-Министрдің Кеңсесіне тікелей жазбаша өтініш берген өтініш берушіге күні мен уақытын, өтініштермен жұмыс істеу секторының өтінішті және сұрау салуды қабылдаған қызметкерінің тегі мен инициалдары көрсетілген талон (1а-қосымша) беріледі.
5. Егер бірінші өтінішті және сұрау салуды тіркеген уақыттан бастап заңнамада белгіленген қарау мерзімі аяқталса немесе өтініш беруші өзінің өтініші және сұрау салуы бойынша қабылданған шешіммен келіспесе, сол адамнан сол бір мәселе бойынша келіп түскен жеке немесе заңды тұлғалардың өтініштері және сұрау салулары қайталама болып саналады. Сол автордың әртүрлі мәселелер бойынша өтініштері және сұрау салулары бастапқы болып саналады.
Сол бір адамның мүддесімен сол бір мәселе бойынша бірнеше өтініш және сұрау салу түскен кезде бірінші өтініш және сұрау салу негізгі өтініш және сұрау салу ретінде тіркеледі, ал кейінгілері негізгі өтінішке және сұрау салуға толықтырылады және өтініш берушілерді бірінші өтініш және сұрау салу келіп түскен күннен бастап есептелетін белгіленген мерзім шегінде оларды шешу нәтижелері туралы хабарлай отырып, бір өтініш және сұрау салу ретінде қаралады.
Сол бір мәселе бойынша авторға толымды жауап берілген көп мәрте келген өтініштер және сұрау салулар қайталама болып саналмайды және қаралмайды.
Автор күнтізбелік бір жылдың ішінде сол бір мәселені қоятын жеке тұлғалардың қайталама өтініштеріне және сұрау салуларына "екінші", "үшінші"
деп және одан әрі көрсетіле отырып, бастапқы өтініштің тіркеу нөмірі қойылады, ал "қайталама" деген белгісі бар есеп карточкасы бастапқысымен бірге ағымдағы жылдың картотекасына орналастырылады. Қайталама өтініштерге және сұрау салуларға оның алдындағы өтініштерді және сұрау салуларды қарау материалдары қосып қойылады.
Кеңсенің өтініштермен жұмыс істеу секторында немесе құрылымдық бөлімшелерінде түбегейлі жауаптары бар жеке немесе заңды тұлғалардың бұрын қаралған қайталама өтініштері және сұрау салулары қосымша қарауға жатпайды, бұл туралы өтініш берушіге үш күн мерзімде хабарланады.
6. Өтініштер және сұрау салулар мазмұнына қарай Премьер-Министрге, оның орынбасарларына, Кеңсе Басшысына немесе оның орынбасарларына (бұдан әрі – Басшылық) баяндалады немесе БҚҚБ алдын ала қарау және Басшылық қарарын дайындау үшін Кеңсенің құрылымдық бөлімшелеріне береді не олардың құзыретіне сәйкес орталық және жергілікті атқарушы және өзге де органдардың атына үш жұмыс күнінен кешіктірмейтін мерзімде жолдайды.
Өтініштерді және сұрау салуларды Кеңсенің бір құрылымдық бөлімшесінен екіншісіне беру тек олардың басшыларының келісімі бойынша есеп карточкасында тиісті белгі жасалып, БҚҚБ-нің өтініштермен жұмыс істеу секторы
7. Жеке тұлғалардың өтініштері және сұрау салулары орталық және жергілікті атқарушы және өзге де органдардың атына олар құзыретіне сәйкес қарауы үшін БҚҚБ-нің меңгерушісі (ол болмаған кезде – меңгерушінің орынбасары) қол қойған ілеспе хатпен бірге дереу жіберіледі.
8. БҚҚБ-ның өтініштермен жұмыс істеу секторы басшылықтың жеке және заңды тұлғалардың өтініштері және сұрау салулары бойынша нақты мерзімдері көрсетілген, «баяндалсын», «хабардар етілсін» деген және Кеңсеге жауап ұсынуды талап ететін және басқа да белгілері бар тапсырмаларын бақылауға алады, бұл ретте өтініштерге, сұрау салуларға және карточкаларға «БАҚЫЛАУҒА АЛЫНДЫ» («Взято на контроль») және «Қазақстан Республикасы Премьер- Министрінің Кеңсесіне жауаппен бірге қайтарылуға жатады» («Подлежит возврату в Канцелярию Премьер-Министра Республики Казахстан вместе с ответом») деген мөртабандар қойылады.
9. Кеңсенің құрылымдық бөлімшелеріне жіберілген Басшылықтың жеке және заңды тұлғалардың өтініштері және сұрау салулары бойынша тапсырмаларының орындалуын бақылау олардың басшыларына жүктеледі.
Егер жеке немесе заңды тұлғаның өтінішін және сұрау салуын қарау Кеңсенің бірнеше құрылымдық бөлімшелеріне тапсырылса, онда қарарда бірінші көрсетілген не атауының тұсында "(жинақтау)" деген белгі тұрған бөлімше орындалуын бақылау үшін жауапты болып табылады.
10. Басшылықтың нұсқауы бойынша жеке немесе заңды тұлғаның өтінішін және сұрау салуын қарау мерзімі ұзартылған жағдайда, ол қосымша бақылауға алынады, бұл туралы БҚҚБ-ның өтініштермен жұмыс істеу секторы хаттың есеп карточкасының сырт жағына белгі қояды, тиісті түзету енгізеді және электрондық құжат айналымы жүйесінің тіркеу-бақылау карточкаларының дерекқорына тиісті есепке алу деректерін енгізеді.
11. Жеке тұлғалардың өтініштеріне Басшылық тапсырмаларының орындалу мерзімі күнтізбелік 30 (отыз) күннен аспайтын, ал қосымша зерделеуді және тексеру жүргізуді талап етпейтіндер күнтізбелік 15 (он бес) күннен аспайтын болып белгіленеді және олар Кеңседе тіркелген күннен бастап есептеледі.
Егер жауапта өтініштерде қойылған мәселелерді іс жүзінде шешу бойынша қабылданған шаралар туралы деректер қамтылмаса, өтініштің қаралуы аяқталды деп санауға болмайды.
Өтініштерді қосымша зерделеу немесе тексеру жүргізу қажет болған жағдайда оларды қарау мерзімі күнтізбелік 30 күннен аспай ұзартылуы мүмкін, бұл туралы қарау мерзімі ұзартылған кезден бастап күнтізбелік 3 күн ішінде өтініш берушіге хабарланады.
Сұрау салуға жауаптар күнтізбелік 15 күн ішінде беріледі және олар Кеңседе тіркелген күннен бастап есептеледі.
Сұрау салуға жауап беру кезінде қосымша зерделеуді немесе тексеруді жүргізу талап етілген жағдайда, Басшылық қарау мерзімін күнтізбелік 15 күннен аспайтын мерзімге бір рет ұзартуы мүмкін, бұл туралы қарау мерзімі ұзартылған кезден бастап 3 жұмыс күні ішінде өтініш берушіге хабарланады.
Сұратылатын ақпаратты беру Кеңсенің құзыретіне кірмейтін сұрау салу ол келіп түскен күннен бастап үш жұмыс күнінен кешіктірілмейтін мерзімде тиісті орталық және/немесе жергілікті атқарушы және/немесе өзге органға жіберіледі, бір мезгілде бұл туралы сұрау салуды жіберген өтініш беруші хабардар етіледі.
Өтініштердің нәтижелері бойынша мынадай:
1) өтінішті толық немесе ішінара қанағаттандыру туралы;
2) мұндай шешім қабылдаудың негізділігімен өтінішті қанағаттандырудан бас тарту туралы;
3) өтініштің мән-жайы бойынша түсініктеме беру туралы;
4) өтінішті қарауды тоқтату туралы шешімдердің бірі қабылданады.
"Ақпаратқа қол жеткізу туралы" 2015 жылғы 16 қарашадағы Қазақстан Республикасы Заңының 11-бабында көзделген тәртіппен сұрау салуды қанағаттандырудан бас тартылады.
12. Жеке немесе заңды тұлғаның өтінішін және сұрау салуын бақылаудан, әдетте, оның тапсырмасы бойынша қаралған лауазымды тұлғаның өзі алады, бұл ретте оның тиісті қарары өтінішті және сұрау салуды бақылаудан алу үшін негіздеме болып табылады.
Бақылаудағы өтініштерге және сұрау салуларға жауаптар түскен кезде Кеңсенің олардың орындалуы үшін жауапты құрылымдық бөлімшелері өтініштерде және сұрау салуларда қойылған мәселелерді шешудің сапасы мен толықтығын зерделейді және Басшылыққа қарау нәтижелері туралы бақылаудан алу, орындау мерзімін ұзарту немесе басқа да іс-әрекеттер туралы ұсыныспен бірге баяндайды. Жеке және заңды тұлғалардың бақылаудан алынған өтініштері және сұрау салулары бойынша Кеңсенің құрылымдық бөлімшелеріндегі орындаушылар есеп карточкасындағы тиісті бағанды толтырады, одан кейін өтініштер мен сұрау салулар және оларға материалдар құрылымдық бөлімшенің ағымдағы мұрағатына есеп карточкаларымен бірге тапсырылады.
13. Өтініш берушінің авторлығын белгілеу мүмкін болмайтын, қолы, оның ішінде электрондық цифрлық қолтаңбасы қойылмаған, пошталық мекенжайы көрсетілмеген өтініштері және сұрау салулары анонимдік деп саналады және оған мұндай өтініште және сұрау салуда дайындалып жатқан немесе жасалған қылмыстар туралы не мемлекеттік немесе қоғамдық қауіпсіздікке қауіп-қатер туралы мәліметтер қамтылатын және мұндай жағдайда өтініштермен жұмыс істеу секторы зерделеп, БҚҚБ-нің меңгерушісіне баяндалғаннан кейін олардың құзыретіне сәйкес мемлекеттік органдарға жедел қайта жіберілетін жағдайларды қоспағанда, қаралуға жатпайды.
Сондай-ақ мәселенің мән-жайы баяндалмаған өтініштер және сұрау салулар қаралуға жатпайды.
14. Күнтізбелік жыл аяқталған соң жеке және заңды тұлғалардың қаралған өтініштері мен сұрау салулары және оларға барлық материалдар іске түзіледі және мұрағатқа тапсырылады.
Анонимдік өтініштер және сұрау салулар өтініштермен жұмыс істеу секторында зерделенеді және бір жыл сақталады, одан кейін актімен жойылады.
15. Жеке және заңды тұлғалардың өтініштері және сұрау салулары мен оларға қатысты материалдар мұрағаттан Кеңсе қызметкерлеріне БҚҚБ-нің меңгерушісінің немесе оның орынбасарының рұқсатымен ғана беріледі.
Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін және сұрау салуларын, азаматтардың өтініштерін және сұрау салуларын қарау туралы статистикалық деректер есепті кезеңдерде белгіленген тәртіппен ұсынылады.
16. Жеке тұлғаларды және заңды тұлғалардың өкілдерін жеке қабылдауды Кеңсе Басшысы бекіткен кестеге сәйкес бөлімдердің басшылары және Кеңсенің Өңірлік даму бөлімінің бас инспекторлары Кеңсенің Азаматтарды қабылдау бөлмесінде жүргізеді. Жеке қабылдау кестесі Кеңсенің Азаматтарды қабылдау бөлмесінің кіреберісіндегі ақпараттық тақтаға ілінеді.
Азаматтарды қабылдаудың есебі өтініш берушінің тегі, аты, әкесінің аты, оның жұмыс орны, лауазымы, мекенжайы, өтініш пен сұрау салудың және тапсырманың қысқаша мазмұны және қарау нәтижелері көрсетіле отырып, карточкалар (2-қосымша) бойынша жүргізіледі.
Егер өтініш немесе шағым қабылдау кезінде шешілмейтін болса, онда азаматтар көтеріп отырған мәселелер жазбаша түрде жазылады және онымен әрі қарай жұмыс істеу азаматтардың хаттарымен жұмыс сияқты жүргізіледі.
17. Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін және сұрау салуларын қарау және оларға Басшылық тапсырмаларының орындалу мерзімдерін бақылауды Кеңсенің БҚҚБ-і жүзеге асырады.
18. Орталық және жергілікті атқарушы органдардың басшылары мен олардың орынбасарлары жеке тұлғаларды және заңды тұлғалардың өкілдерін жеке қабылдауды тікелей өздері басқаратын мемлекеттік органдарда жүргізеді.
Жеке және заңды тұлғалардың өтініштері мен сұрау салуларын қарау және олардың орындалуын бақылау тәртібі туралы нұсқаулыққа Түскен өтінішті және сұрау салуды ЕСЕПКЕ АЛУ КАРТОЧКАСЫ ТІРКЕУ Т.А.Ә. Тіркеу нөмірі Тіркелген күні Өтініш берушінің мекенжайы Өтініш және сұрау салу сипаттамасының коды Әлеуметтік жағдайы Өтініштің және сұрау салудың қысқаша түсініктемесі Ұсыныс, өтініш, шағым, үн қосу, сұрау салу Өтініш қай тілде жазылған Қарарды орындаушының шифрі Өтінішті және сұрау салуды кім жіберді, кімге Қолхат Істі сақтау/том:
Орындалуы дейін ұзартылды Бақылаудан алынды:
Тексерудің қорытындысы:
Құрылымдық бөлімше бақылауға қойды:
1а-қосымша
(талонның бет жағы)
ТАЛОН*
(түбіртек)
(жыртылмалы талон)
ТАЛОН
(корешок)
(отрывной талон)
(талонның нөмірі/номер талона)
(талонның нөмірі /номер талона)
Өтініш және сұрау салу/обращение и запрос Өтініш және сұрау салу/обращение и запрос (өтініш берушінің тегі, аты-жөні не атауы / фамилия, инициалы либо наименование заявителя)
"__" _____ 20__ ж./г.
қабылданды / принято. Қабылдаған / Өтінішті және сұрау салуды принял (лауазымы, тегі және қабылдаған қызметкердің лауазымы, аты-жөні / должность, фамилия и Т.А.Ә., қолы / должность, Ф.И.О., инициалы)
подпись сотрудника, принявшего обращение и запрос (субъектінің атауы, мекенжайы және қызметік телефоны / наименование (қолы / подпись)
субъекта, адрес и служебный Талонды алушының қолы / подпись телефон)
получившего талон
____ "__" сағ/час "__" мин.
Ескертпе / примечание Өтініш және сұрау салу бойынша шешім Қазақстан Республикасының заңнамалық актілерінде белгіленген мерзімде қабылданатын болады.
Решение по обращению и запросу будет принято в сроки, установленные законодательными актами Республики Казахстан.
"__" ____ 20__ ж./г.
___________________ (қолы/подпись)
(талонның сырт жағы)
* Қазақстан Республикасы Бас Прокурорының 2012 жылғы 14 маусымдағы № 66 бұйрығына қосымша өтініштерін есепке алу ережесіне Интернет ресурстың мекенжайы:
http:\\service.pravstat.kz Адрес Интернет ресурса:
1012 нөміріне SMS хабарлама SMS сообщение на номер 1012 Станционарлық телефон арқылы 8 800-080-7777 нөміріне Со станционарного телефона на номер 8 800-080-7777 Мобильді телефон арқылы 1414 нөміріне С мобильного телефона на номер 1414 Ескертпе\примечание:
Барлық байланыс операторларына құны 15 теңге болатын SMS-хабарламаны қоспағанда, аталған көрсетілетін қызметтер тегін жүзеге асырылады.
Указанные услуги, за исключением SMS-сообщения стоимостью 15 тенге на все операторы связи, осуществляются бесплатно.
КЕЛУШІЛЕРДІ ҚАБЫЛДАУДЫ ЕСЕПКЕ АЛУ КАРТОЧКАСЫ 20_жылғы "__"____________№________ (қабылданған күн)
Өтініш берушінің тегі, аты, әкесінің аты______________________ Жұмыс орны және атқарып отырған лауазымы______________________ Тұрғылықты мекенжайы__________________________________________ Өтініштің қысқаша мазмұны_____________________________________ Қабылдау жүргізген адамның тегі_______________________________ Кімге және не тапсырылды, күні________________________________ Өтінішті қарау нәтижелері_____________________________________ Жауапты қашан және кім берді__________________________________

На русском языке:
Қазақстан Республикасының Үкіметі Постановление Правительства Правительство Республики Казахстан (Қазақстан Республикасының Премьер-Министрі)
Республики Казахстан от 31 (Премьер-Министр РК)
января 2001 года N 168. Утратило силу постановлением Правительства Республики Казахстан от 2 июня 2022 года № 355 (вводится в действие с 1 июля 2022 года)
Об утверждении некоторых инструкций
1. Утвердить прилагаемые:
Инструкцию по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан;
Инструкцию по делопроизводству с применением средств вычислительной техники в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан;
Инструкцию о порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц и контроля за их исполнением.
1-1. Установить, что временная Инструкция по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан определяет порядок работы с документами в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан в период проведения пилотного проекта в министерствах по инвестициям и развитию, информации и коммуникаций, финансов Республики Казахстан, акимате города Астаны по внедрению безбумажного делопроизводства по проектам постановлений Правительства.
2. Признать утратившим силу распоряжение Премьер-Министра Республики Казахстан от 14 октября 1998 года N 195.
3. Настоящее постановление вступает в силу по истечении месяца со дня подписания.
Премьер-Министр Республики Казахстан Утверждена постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года № 168 Инструкция по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра
Глава 1. Общие положения
1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы с документами в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан (далее - Канцелярия) в процессе выполнения возложенных на нее функций в соответствии с Регламентом Правительства Республики Казахстан и Положением о Канцелярии Премьер- Министра Республики Казахстан.
2. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на всех сотрудников Канцелярии.
3. Настоящая Инструкция определяет правила подготовки, оформления, прохождения документов несекретного характера, содержащих служебную информацию ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования», включая внутренние документы, если иное не установлено настоящей Инструкцией.
Подготовка, ознакомление и прохождение документов, содержащих служебную информацию и/или служебную информацию с пометкой «Для служебного пользования» ограниченного распространения, осуществляются в соответствии с Правилами отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 декабря 2015 года № 1196, и требованиями по защите информационных ресурсов, используемых в Канцелярии.
Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с электронными документами, удостоверенными электронной цифровой подписью, с использованием закрытого (секретного) ключа электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП), и средства ЭЦП (средства криптографической защиты информации, реализующие процессы формирования и проверки ЭЦП), имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки ЭЦП (подтверждение (установление)
подлинности ЭЦП) после вычисления и проверки ЭЦП электронного документа с использованием открытого ключа ЭЦП (далее – электронная корреспонденция), в случае необходимости с документами на бумажных носителях (далее – бумажная корреспонденция).
4. Настоящей Инструкцией не регулируется порядок:
1) работы с обращениями и запросами физических и юридических лиц, а также приема граждан в Канцелярии, который устанавливается Инструкцией о порядке рассмотрения обращений и запросов физических и юридических лиц и контроля за их исполнением;
2) организации контроля исполнения документов, который установлен Инструкцией по организации контроля исполнения документов в Канцелярии, центральных и местных исполнительных органах;
3) ведения секретного делопроизводства и секретной переписки с использованием шифрованной документальной связи, который устанавливается отдельными специальными инструкциями.
5. Ответственность за ведение делопроизводства, учет, сохранность, своевременное прохождение и исполнение корреспонденции (электронной и бумажной) в структурных подразделениях Канцелярии возлагается на их руководителей.
6. Отдел контроля и документационного обеспечения (далее - ОКДО)
ознакамливает новых сотрудников Канцелярии с настоящей Инструкцией и другими документами, регламентирующими деятельность Канцелярии.
Глава 2. Порядок приема служебной корреспонденции
7. Переписка с органами, организациями и гражданами Республики Казахстан и стран СНГ ведется на государственном и/или русском языках, с иными зарубежными корреспондентами может вестись также и на других иностранных языках.
8. Сотрудник ОКДО перед вскрытием конвертов с бумажной корреспонденцией проверяет правильность их адресования и оформления, целостность упаковки (при наличии печатей). При вскрытии конвертов сверяются соответствие адреса наименованию отправителя, номера вложений, указанные на пакете, с номерами, проставленными на документах, проверяются наличие обязательных реквизитов и комплектность документов и приложений к ним.
В случаях недостачи или повреждения полученных документов и пакетов, расхождения номеров на конвертах с номерами на документах, осуществляется оцифровка (сканирование) документов с составлением акта в электронном виде (приложение 2), который удостоверяется ЭЦП заведующего сектором делопроизводства и архива и направляется посредством Единой системы электронного документооборота государственных органов (далее - ЕСЭДО)
вместе с оцифрованным документом по назначению. Бумажная копия акта, распечатанная из ЕСЭДО и заверенная штампом об определении положительного результата ЭЦП в порядке, предусмотренном Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 (далее – Правила документирования), вместе с документами направляется отправителю.
Документы, неправильно адресованные и оформленные, или у которых отсутствуют обязательные реквизиты, предусмотренные Правилами документирования, ошибочно вложенные, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
Конверты от поступающей корреспонденции приобщаются к документам только в том случае, когда только по конверту можно установить фамилию, имя, отчество (при наличии) и адрес отправителя, время и дату отправки и получения документов.
Вскрытию в ОКДО подлежат все конверты, за исключением конвертов с отметкой «Лично».
Принятые документы и пакеты с отметкой «Лично» (кроме обращений физических и юридических лиц) учитываются в электронных реестрах и передаются без вскрытия непосредственно адресату.
9. Корреспонденция, поступающая в Канцелярию на бумажных носителях (далее – бумажная корреспонденция), принимается ОКДО под роспись с указанием даты, времени, фамилии и инициалов лица, получившего документы.
Бумажная корреспонденция подлежит оцифровке (сканированию) и дальнейшей регистрации в ЕСЭДО (за исключением документов с пометками «ДСП» и корреспонденции, прием которой осуществляется только на бумажных носителях).
Дальнейшая работа (передача документа в отдел и его исполнение)
проводится только в электронном виде, при этом подлинники бумажной корреспонденции, поступившие в Канцелярию, после процедур оцифровки и регистрации подлежат передаче в архив.
Работа в Канцелярии с бумажной корреспонденцией не допускается, за исключением документов с пометками «ДСП», а также корреспонденции, работа с которой регулируется отдельными положениями настоящей Инструкции.
10. Электронная корреспонденция, поступающая в Канцелярию, принимается ОКДО после проведения процедуры проверки подлинности ЭЦП с использованием открытого ключа ЭЦП и средств криптографической защиты информации, реализующих процессы формирования и проверки ЭЦП (средства ЭЦП), а также прошедшая процедуру подтверждения соответствия в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан в области технического регулирования.
Электронная корреспонденция, удостоверенная ЭЦП, должна передаваться через Единую транспортную среду государственных органов Республики Казахстан (далее - ETC) и сервер Центра межведомственного документооборота Единой системы электронного документооборота государственных органов (далее – ЦМД ЕСЭДО).
При приеме электронной корреспонденции все дальнейшие процедуры совершаются в соответствии с Инструкцией пользователя ЕСЭДО.
Ноты и письма иностранных посольств принимаются только через Министерство иностранных дел Республики Казахстан.
Сроки хранения электронных и обязательность оформления бумажных подлинников документов устанавливаются перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утверждаемым уполномоченным органом управления архивами и документацией.
11. Сотрудникам структурных подразделений и приемных Руководства Правительства и Канцелярии запрещается принимать документы на бумажных носителях, не зарегистрированные в секторе делопроизводства и архива, и работать с ними.
12. Приему в Канцелярии подлежат документы, созданные с использованием соответствующего бланкам установленного образца шаблона электронных документов, с заполненными реквизитами (электронные документы, удостоверенные ЭЦП, имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки ЭЦП), подписанные ЭЦП первого руководителя (в его отсутствие – лица, исполняющего его обязанности, при наличии приказа), должностного лица государственного органа, осуществляющего полномочия руководителя аппарата.
Электронная и/или бумажная корреспонденция, адресованная на имя Премьер-Министра, в том числе по кадровым вопросам, направляется только после удостоверения ЭЦП и/или за подписью первого руководителя.
Допускается внесение электронной и/или бумажной корреспонденции, адресованной Премьер-Министру, удостоверенной ЭЦП и/или за подписью лица, исполняющего обязанности первого руководителя государственного органа, в случаях отсутствия первого руководителя по причине убытия в командировку, в период нетрудоспособности, в отпуске.
При этом ранее внесенная электронная и/или бумажная корреспонденция, удостоверенная ЭЦП и/или за подписью лица, исполняющего обязанности первого руководителя государственного органа, подлежит повторному удостоверению и/или подписанию первым руководителем государственного органа и повторному внесению в Канцелярию в однодневный срок со дня выхода его на работу.
К письмам государственных органов, ответственных за исполнение поручений Руководства Правительства и Канцелярии, в обязательном порядке прилагаются письма государственных органов-соисполнителей при условии получения положительного результата проверки ЭЦП. На документе обязательно должны быть указаны: дата, исходящий номер, краткий заголовок документа, при ответе на запрос или отчете (информации) об исполнении поручений - ссылка на регистрационный номер Канцелярии.
При этом Канцелярией принимается только та электронная и бумажная корреспонденция, дата которой совпадает с датой их направления или сдачи в Канцелярию (кроме бумажной корреспонденции, поступившей по почте от адресатов, не подключенных к системе электронного документооборота).
Фамилия, инициалы, номер телефона, электронный адрес исполнителя, готовившего исходящий документ, идентификационный номер ЕСЭДО Канцелярии проставляются в нижнем левом углу первого листа электронного документа, содержащего не более одного листа, или последнего листа, содержащего более одного листа (например: Асанов С.А., тел. 742469, Asanov.
S@ukimet.kz (идентификационный номер ЕСЭДО Канцелярии), в бумажном документе, кроме вышеуказанных реквизитов количество экземпляров проставляется на обороте первого листа документа.
Приложения к бумажной корреспонденции должны быть запарафированы лицом, подписавшим или готовившим документ (исполнителем документа).
Проекты ответов Президенту Республики Казахстан, в Администрацию Президента, депутатам Парламента, Генеральную прокуратуру и Счетный комитет по контролю за исполнением республиканского бюджета парафируются первым руководителем государственного органа, разработавшего данный проект ответа, либо лицом, исполняющим его обязанности.
При этом, если первый руководитель государственного органа совмещает свою должность с должностью Заместителя Премьер-Министра, то подготовка проектов ответов, адресованных Руководству Правительства и Канцелярии, осуществляется только после предварительного согласования проекта ответа с первым руководителем государственного органа – Заместителем Премьер- Министра.
Корреспонденция государственных органов, адресованная Руководству Правительства и Руководителю Канцелярии, должна быть оформлена с использованием соответствующего бланку установленного образца шаблона электронных документов и удостоверенная ЭЦП на государственном языке (в случае необходимости прикладывается вариант на русском языке).
Письма государственных органов – соисполнителей должны быть удостоверены ЭЦП лица не ниже уровня заместителя первого руководителя, руководителя аппарата центрального государственного органа или руководителя аппарата акимов областей, городов республиканского значения, столицы в пределах его компетенции или лица, исполняющего его обязанности.
При приеме документов, удостоверенных ЭЦП, количество экземпляров не учитывается.
Электронные документы, удостоверенные ЭЦП, Канцелярией принимаются с 9.00 до 17.00 часов, при этом корреспонденция, направленная после 17.00 часов, регистрации не подлежит.
Бумажная корреспонденция (документы), поступающая в Канцелярию, принимается с 9.00 до 15.30 часов.
13. Не подлежат приему в Канцелярии:
1) документы и приложения к ним, оформленные с нарушением установленных требований настоящей Инструкции;
2) бумажная корреспонденция, содержащая факсимиле, помарки и иные загрязнения, имеющие какие-либо повреждения, в том числе проколотые дыроколом, исполненные на черновиках и копиях бланков государственных органов;
3) неправильно адресованные (неправильное написание названия Канцелярии, должности, фамилии, имени, отчества (при наличии) Руководства Правительства и Канцелярии) письма;
4) письма государственных органов, не содержащие: писем государственных органов-соисполнителей в электронном виде или копии писем государственных органов-соисполнителей в бумажном виде;
5) электронные документы (с отрицательным результатом проверки ЭЦП, содержание, количество листов, отсутствие обязательных реквизитов и/или неправильное расположение реквизитов, предусмотренных формой бланка, а также текста);
6) электронные документы, не соответствующие требованиям Правил электронного документооборота, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 года № 430;
7) письма государственных органов по вопросу отсутствия единой позиции государственных органов, не содержащие протоколов межведомственного совещания с участием заместителей первых руководителей, протокола разногласий, удостоверенного ЭЦП первых руководителей государственных органов, аргументированных обоснований и позиции заинтересованных государственных органов.
Глава 3. Порядок регистрации служебной корреспонденции
14. Вся корреспонденция (документы), поступающая в Канцелярию, регистрируется в системе электронного документооборота сектором делопроизводства и архива, который заполняет на каждый поступивший документ электронную регистрационно-контрольную карточку (далее- ЭРКК) для регистрации входящих (исходящих, внутренних) документов (приложение 1 к настоящей Инструкции).
15. Заведующий сектором делопроизводства и архива предварительно делает разметку поступивших документов и другой служебной корреспонденции (электронной и бумажной), распределяет по компетенции. Распределение поступивших документов и другой служебной корреспонденции (электронной и бумажной) в адрес Руководства Правительства, Канцелярии осуществляется в зависимости от характера, важности и срочности поставленных вопросов.
После предварительного рассмотрения поступившие документы и другая служебная корреспонденция (электронная и бумажная) регистрируются в установленном порядке. Регистрации не подлежат документы, указанные в приложении 3 к настоящей Инструкции.
16. Регистрация электронной корреспонденции осуществляется ОКДО путем проставления регистрационного номера в ЭРКК. Документам, поступившим к ранее зарегистрированным входящим документам, присваивается регистрационный номер основного документа с отметкой «к».
17. Регистрация бумажной корреспонденции осуществляется ОКДО путем проставления в нижнем правом углу (или в случаях отсутствия свободного пространства в верхнем левом углу) штампа с указанием входящего регистрационного номера, даты поступления, количества листов основного документа и приложений к нему.
Электронный документ, удостоверенный ЭЦП, после проверки ЭЦП регистрируется и передается через систему электронного документооборота в приемные Руководства и структурные подразделения Канцелярии (далее – структурные подразделения) в соответствии с Правилами документирования.
Бумажная корреспонденция после предварительного рассмотрения заведующим ОКДО и регистрации передается по компетенции в приемные Руководства Правительства, Канцелярии и структурных подразделений под роспись с выполнением требований пунктов 25 и 26 настоящей Инструкции.
18. Сведения о документе (на бумажном носителе) заносятся в карточку и остаются в секторе делопроизводства и архива; с росписью, датой и временем получения документа и хранятся в текущей картотеке. В дальнейшем в этой карточке отмечается и ход рассмотрения данного документа.
Ответственный исполнитель отдела заполняет в системе ЕСЭДО сведения о движении данного документа.
Глава 4. Рассмотрение и прохождение служебной корреспонденции
19. Ответственность за прохождение и надлежащее хранение документов возлагается на сотрудников приемных и структурных подразделений.
Заведующий ОКДО по результатам изучения возвращает без рассмотрения электронные или бумажные документы, содержащие:
1) обращения государственных органов, акимов областей, городов Нур-Султана, Алматы и Шымкента или отдельных юридических лиц по проведению совещаний у Руководства Правительства в случае, если поднимаемые вопросы относятся к исключительной компетенции отдельных государственных органов и, соответственно, могут быть разрешены ими самостоятельно;
2) обращения государственных органов-разработчиков с просьбой дать поручение о рассмотрении подготовленных ими проектов нормативных правовых актов и иных документов заинтересованными государственными органами или межведомственными комиссиями, рабочими органами которых являются центральные исполнительные органы;
3) обращения государственных органов, акимов областей, городов Нур-Султана, Алматы и Шымкента или отдельных юридических лиц, требующие принятия решений Правительства или Премьер-Министра, в том числе о выделении средств из республиканского бюджета и резерва Правительства, но не проработанные в центральных исполнительных органах, в компетенцию которых входят поднимаемые в обращениях вопросы;
4) информацию, представление которой не предусмотрено установленной отчетностью;
5) информацию по исполнению поручений, не находящихся на контроле Правительства, и по которым не давались конкретные поручения о необходимости информировать Правительство и/или Канцелярию;
6) просьбы о продлении сроков уплаты налогов, предоставлении отсрочек и /или льгот по налогам и таможенным платежам;
7) письма, адресованные на имя Руководителя Канцелярии, к поручениям Руководства Правительства;
8) документы, подготовленные с нарушением требований Регламента Правительства Республики Казахстан и настоящей Инструкции.
20. В тех случаях, когда возникает неясность в дальнейшем движении документов, они докладываются заведующему ОКДО, а при необходимости - Руководителю Канцелярии или его заместителям.
21. В соответствии с Регламентом Правительства и Положением о Канцелярии обращения и запросы юридических и физических лиц, которые не требуют рассмотрения Правительством и могут быть решены центральными и местными исполнительными, иными государственными органами, направляются заведующим ОКДО (в его отсутствие - заместителем заведующего)
соответствующим министерствам, акимам и иным государственным органам.
Без регистрации возвращаются обращения центральных и местных исполнительных, иных государственных органов, хозяйствующих субъектов по вопросам дополнительного финансирования, не предусмотренного в республиканском бюджете на соответствующий год, либо предоставления индивидуальных налоговых, таможенных и других льгот, если это не согласовано в порядке, установленном Регламентом Правительства.
Не подлежат регистрации документы, указанные в приложении 3 к настоящей Инструкции.
22. При обработке и регистрации входящей корреспонденции, поступающей из Администрации Президента Республики Казахстан, необходимо дополнительно руководствоваться Правилами обращения с документами Администрации Президента Республики Казахстан в аппаратах государственных органов, в организациях и учреждениях Республики Казахстан с приложением к документу листа ознакомления (приложение 4).
Документы, поступившие из Администрации Президента Республики Казахстан, регистрируются, сканируются и передаются отделам-соисполнителям в форме электронных документов.
23. Поступающие в Правительство документы распределяются, как правило, следующим образом:
Премьер-Министру передаются на рассмотрение:
1) акты и поручения Президента Республики Казахстан;
2) письма председателей палат Парламента, Государственного секретаря, Председателя Верховного Суда, а также Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан, адресованные лично Премьер-Министру;
3) письма Генеральной прокуратуры Республики Казахстан и акты прокурорского надзора;
4) письма глав государств и глав правительств;
5) обращения, постановления и послания Конституционного Совета
6) письма и постановления Счетного комитета по контролю за исполнением республиканского бюджета;
7) служебные записки и другая корреспонденция по выполнению поручений Премьер-Министра;
8) обращения, связанные с разрешением на выезд в командировку руководителей министерств, акимов областей, городов Нур-Султана, Алматы и Шымкента, председателей правлений акционерных обществ «Фонд национального благосостояния «Самрук-Казына» (далее – АО «ФНБ «Самрук- Казына»), «Национальный управляющий холдинг «Байтерек» (далее – АО «НУХ «Байтерек»), за 3 (три) календарных дня до отъезда;
заместителям Премьер-Министра передается на рассмотрение:
корреспонденция (документы), непосредственно им адресованная, а также по курируемым ими вопросам в соответствии с распределением обязанностей между Премьер-Министром, его заместителями и Руководителем Канцелярии;
Руководителю Канцелярии направляются:
1) материалы по вопросам контроля за своевременным и качественным исполнением актов и поручений Президента Республики Казахстан, Правительства и Премьер-Министра, его заместителей в соответствии с Регламентом Правительства, Положением о Канцелярии и распределением обязанностей между Премьер-Министром, его заместителями и Руководителем Канцелярии;
2) депутатские запросы Правительству и Премьер-Министру;
3) документы, связанные с проведением заседаний Правительства, совещаний, других мероприятий республиканского уровня;
4) документы в соответствии с Регламентом Правительства, Положением о Канцелярии и распределением обязанностей между Премьер-Министром, его заместителями и Руководителем Канцелярии.
24. Сотрудник сектора делопроизводства и архива направляет электронную корреспонденцию (документы) посредством ЕСЭДО в Секретариат Премьер- Министра, при этом, бумажную корреспонденцию вручает непосредственно сотруднику приемной под роспись с указанием даты и времени получения на регистрационной карточке, возвращаемой в сектор делопроизводства и архива.
После рассмотрения документов Секретариатом сотрудник приемной передает сотруднику сектора делопроизводства и архива документы с резолюциями на бланках поручения и отпечатанными поручениями (фишками) и созданными в формате электронного документа, удостоверенного ЭЦП, для последующей их передачи (отправки) адресатам через систему электронного документооборота.
Из специального стеллажа сектора делопроизводства и архива, сектора по выпуску правительственных решений сотрудники приемных заместителей Премьер-Министра, Руководителя Канцелярии и заместителей Руководителя Канцелярии, структурных подразделений по установленному графику производят выемку поступившей бумажной корреспонденции под роспись во втором экземпляре карточки, остающейся у ответственного за документы в секторе делопроизводства и архива, секторе по выпуску правительственных решений. При этом о поступлении срочной бумажной корреспонденции (документов) сотрудник сектора делопроизводства и архива, сектора по выпуску правительственных решений по телефону незамедлительно информирует сотрудников соответствующих приемных, которые должны осуществить выемку срочной бумажной корреспонденции (документов) немедленно - вне графика.
Одновременно корреспонденция (документы) передается с использованием системы электронного документооборота в другие структурные подразделения- соисполнители согласно разметке (рассылке).
После рассмотрения Руководством Канцелярии сотрудники приемных заместителей Премьер-Министра, Руководителя Канцелярии и заместителей Руководителя Канцелярии доставляют (передают) документы в сектор делопроизводства и архива с резолюциями на бланках поручения, отпечатанными поручениями (фишками) и созданными в формате электронного документа, удостоверенного ЭЦП, для последующей их передачи (отправки) адресатам через систему электронного документооборота.
25. Секретариатом не принимается бумажная корреспонденция (документы), не прошедшая регистрацию, за исключением той, которая передана непосредственно Премьер-Министром, его заместителями или Руководителем Канцелярии. При этом корреспонденция, принятая напрямую Премьер- Министром, его заместителями, а также Руководителем Канцелярии, незамедлительно передается на регистрацию в сектор делопроизводства и архива.
26. Поступающие от структурных подразделений Канцелярии проекты актов Президента, постановлений Правительства, распоряжений Премьер- Министра (в специальных обложках) принимаются сотрудником Секретариата и проверяются на наличие необходимых согласований и документов, после чего передаются для доклада и последующего подписания Премьер-Министром.
27. Остальная корреспонденция принимается сотрудником приемной Секретариата посредством ЕСЭДО для предварительного изучения, подготовки проектов резолюций и передачи их для доклада и последующего подписания Премьер-Министром.
28. В случае поступления в Секретариат документов, не требующих по содержанию принятия решения Премьер-Министра, они, по согласованию с Руководителем Канцелярии либо лицом, исполняющим его обязанности, передаются посредством ЕСЭДО с заполнением ЭРКК в приемные заместителей Премьер-Министра или структурные подразделения Канцелярии.
По вопросам, входящим в компетенцию Руководителя Канцелярии, документы с проектами соответствующих поручений передаются посредством ЕСЭДО в его приемную.
Документы (материалы), связанные с визитами в страны ближнего и дальнего зарубежья Премьер-Министра, его заместителей и Руководителя Канцелярии, направляются посредством ЕСЭДО в Отдел внешнеэкономического сотрудничества и протокола.
29. Краткое содержание входящих документов и принятых по ним резолюций Премьер-Министра заносится в ЭРКК.
30. Документы, адресованные заместителям Премьер-Министра, Руководителю Канцелярии, передаются посредством ЕСЭДО помощникам (советникам) заместителей Премьер-Министра и Руководителя Канцелярии или сотрудникам приемных.
Делопроизводство в приемных заместителей Премьер-Министра, Руководителя Канцелярии и его заместителей ведется сотрудниками приемных, которые несут персональную ответственность за прохождение документов.
31. Поступившие документы незамедлительно докладываются помощниками (советниками) заместителей Премьер-Министра или Руководителя Канцелярии, которые осуществляют подготовку проектов резолюций самостоятельно или по согласованию с соответствующими структурными подразделениями Канцелярии. Срок предварительного изучения и доклада документа в приемных - не более 2 часов.
32. Проекты резолюций Руководителя Канцелярии по запросам депутатов Парламента сотрудники отделов готовят по согласованию с другими соответствующими структурными подразделениями Канцелярии.
Проекты резолюций Премьер-Министра по актам прокурорского надзора, обращениям и постановлениям Счетного комитета по контролю за исполнением республиканского бюджета и Конституционного Совета Республики Казахстан согласовываются с курирующим вопрос Заместителем Премьер-Министра, а также Юридическим отделом.
Проекты резолюций Руководства Правительства и Канцелярии и ответы Правительства по актам прокурорского надзора дополнительно согласовываются с Отделом обороны и правопорядка.
Проекты резолюций Руководства Правительства и Канцелярии и ответы Правительства по обращениям и постановлениям Счетного комитета по контролю за исполнением республиканского бюджета дополнительно согласовываются с Экономическим отделом.
Проекты резолюций Премьер-Министра по запросам депутатов Парламента и ответы по ним согласовываются с курирующим вопрос Заместителем Премьер- Министра, Заместителем Руководителя Канцелярии - Руководителем Представительства в Парламенте, а также при наличии правовых вопросов с Юридическим отделом.
Постоянный мониторинг за исполнением поручений и рекомендаций Счетного комитета по контролю за исполнением республиканского бюджета осуществляется Экономическим отделом.
Постоянный мониторинг за исполнением актов прокурорского надзора, направленных в адрес Правительства, в части привлечения к ответственности должностных лиц, допустивших соответствующие нарушения законности, осуществляется Отделом обороны и правопорядка.
33. В тех случаях, когда документы, переданные заместителям Премьер- Министра, возвращаются без рассмотрения, помощники (советники) или сотрудники приемных заместителей Премьер-Министра заполняют ЭРКК с обоснованием причины возврата документа.
34. Резолюции по входящим документам (поручения, указания) Руководства Правительства и Канцелярии создаются с использованием соответствующих им шаблонов электронных документов и, при необходимости, согласовываются со структурными подразделениями Канцелярии в соответствии с их компетенцией.
35. В резолюции должны быть указаны:
1) исполнители (наименование организаций в именительном падеже, фамилии и инициалы должностных лиц в дательном падеже);
2) ясное и исчерпывающее содержание действия или порядок и характер исполнения документа (по обращениям и запросам физических и юридических лиц в поручении отражается поручение о необходимости ответа заявителю в установленные законодательством сроки);
3) срок исполнения (при необходимости);
4) фамилия и инициалы подписывающего должностного лица;
5) дата (число, месяц, год);
6) номер документа;
7) на нижнем поле, под чертой - к какому документу относится резолюция, а также дата и номер этого документа.
Образец оформления резолюции - приложение 5.
36. Рассмотренные первичные документы помощники (советники) или сотрудники приемных Руководства Правительства и Канцелярии передают посредством ЕСЭДО в ОКДО для переразметки и отправки документов в соответствии с резолюциями.
Для обеспечения оперативной отправки адресатам срочных документов и поручений (со сроком исполнения до трех рабочих дней) сотрудники структурных подразделений Канцелярии, помощники (советники) и сотрудники приемных Руководства Правительства, Канцелярии и структурных подразделений должны передать указанные документы и поручения в ОКДО посредством ЕСЭДО.
37. В приемных Руководства Правительства и Канцелярии, структурных подразделений Канцелярии делопроизводство ведется сотрудниками приемных Руководства Правительства и Канцелярии, руководителей структурных подразделений или специально выделенными сотрудниками (далее – сотрудники приемных), которые несут персональную ответственность за своевременный прием и доведение документов до руководителей и исполнителей своих подразделений, полноту и правильность ведения записей в к документам в ЕСЭДО, внесение фамилий исполнителей и резолюций (поручений, указаний) к документам в ЭРКК, своевременную отправку (передачу) документов и резолюций к ним, надлежащее оперативное хранение документов.
38. Руководитель структурного подразделения Канцелярии после рассмотрения документа дает поручение по его исполнению непосредственно исполнителю.
Срок с момента получения документа из ОКДО до его передачи непосредственному исполнителю не должен превышать 4 (четырех) часов.
Проект резолюции Руководства Правительства и Канцелярии (служебной записки или проект ответа) разрабатывается с учетом четкого раскрытия рассматриваемого вопроса исполнителем структурного подразделения, осуществляющего созыв, и согласовывается заведующим структурным подразделением посредством ЕСЭДО.
За некачественную подготовку проекта резолюции (служебной записки, проекта ответа или разработанного документа) ответственность возлагается на ответственное структурное подразделение Канцелярии.
Проекты резолюций Премьер-Министра перед докладом для подписания согласовываются Руководителем Канцелярии посредством ЕСЭДО.
39. При наличии соисполнителей по документу проект резолюции (служебной записки, разработанного документа) направляется посредством ЕСЭДО руководителю структурного подразделения-соисполнителя. Срок для согласования у соисполнителя - не более 3-4 часов с момента получения документа.
При этом, к проекту резолюции исполнителем прилагается справка, содержащая хронологию вопроса и позиции государственных органов, проект поручения с соответствующим обоснованием принимаемого решения.
Ответственность за составление указанной справки и его содержание возлагается на исполнителя.
Информационные записки Представительства Правительства в Парламенте о прохождении законопроектов, рассматриваемых Парламентом и имеющих отношение к деятельности Правительства, и других вопросах представляются Премьер-Министру, его заместителям и Руководителю Канцелярии без согласования со структурными подразделениями Канцелярии и направляются в государственные органы.
40. Срок для подготовки проекта резолюции (служебной записки, разработанного документа) и согласования в ответственном структурном подразделении Канцелярии не должен превышать 2 (двух) рабочих дней с момента получения документа непосредственным исполнителем, за исключением документов, по которым могут быть иные сроки подготовки в соответствии с Инструкцией по организации контроля.
Срок для подготовки проекта резолюции (служебной записки, разработанного документа) и согласования в ответственном структурном подразделении Канцелярии к отчетной информации государственных органов, представляемой на постоянной основе, не должен превышать 3 (трех) рабочих дней с момента получения документа непосредственным исполнителем.
Срок для согласования проекта резолюции (служебной записки, разработанного документа) в структурном подразделении не должен превышать 2 (двух) рабочих дней с момента поступления документа в отдел, за исключением документов, по которым могут быть иные сроки подготовки в соответствии с В случае наличия замечаний у соисполнителя по проекту резолюции (служебной записки, разработанного документа), соисполнителями представляются мотивированные предложения и возражения, удостоверенные ЭЦП руководителя структурного подразделения Канцелярии, и направляются исполнителю в течение 1 (одного) рабочего дня с момента поступления документа в отдел.
41. Поступившие в Канцелярию от государственных органов и иных организаций отчеты об исполнении контрольных документов направляются в структурные подразделения Канцелярии, к компетенции которых относятся рассматриваемые контрольные документы и/или за которыми закреплен контроль их исполнения.
42. Сотрудники приемной или специально выделенные сотрудники несут ответственность за полноту и правильность ведения учетных записей в ЭРКК, своевременную отправку (передачу) документов и резолюций руководства.
В ЭРКК отмечается ход исполнения документа (напоминания, запросы, ответы, справки и т.д.).
43. Исполненные и снятые с контроля документы списываются в дело руководителем структурного подразделения или его заместителем, курирующим данные вопросы. При этом автор документа, при необходимости, должен быть извещен о результатах рассмотрения. Исполнитель производит запись в ЭРКК:
как, каким документом и когда решен вопрос, кем подписан документ.
Если документ прислан для сведения либо к нему имеется резолюция Руководства такого содержания, то в ЭРКК в графе «Вопрос решен» делается запись «Принято к сведению».
В случае, когда по конкретному вопросу принято соответствующее решение Правительства или распоряжение Премьер-Министра и необходимые документы переданы в сектор по выпуску правительственных решений, в ЭРКК указывается «в секторе по выпуску правительственных решений», указывается «Постановлением (распоряжением) от_______ 20__г. №___».
Если вопрос решен устно, то в ЭРКК исполнителем вносятся данные о должности и фамилии лица, с которым состоялся разговор, его краткое содержание и дата с отметкой о докладе руководству структурного подразделения.
44. Структурные подразделения Канцелярии в рамках своей компетенции систематически анализируют характер и качество поступающей корреспонденции, принимают необходимые меры по решению поставленных вопросов, а также сокращению документооборота.
Глава 5. Оформление и отправка служебной корреспонденции
45. При подготовке документов следует соблюдать единообразие в написании наименований органов государственной власти и управления, других хозяйствующих субъектов, руководствуясь настоящей Инструкцией и иными действующими правилами, справочниками, словарями*.
Исходящие письма в государственные органы должны быть краткими и ясными. Каждый документ, как правило, должен составляться по одному вопросу, оформляться с использованием шаблонов электронных документов на государственном языке (в случае необходимости прикладывается вариант на русском языке), иметь дату и номер, адресат, заголовок и текст, ЭЦП, фамилию, инициалы, отметку об исполнителе.
Исходящие письма лицам или организациям, у которых отсутствует система электронного документооборота, подключенная к ЕТС ГО, должны печататься на гербовом бланке на государственном языке (в случае необходимости прикладывается вариант на русском языке), иметь дату и номер, адресат, заголовок и текст, подпись, инициал имени, фамилию, отметку об исполнителе и, как правило, готовиться и подписываться в одном экземпляре, который затем направляется адресату.
Бумажный документ подписывается светостойкими чернилами. Не допускается подписание подлинника документа проставлением факсимиле.
46. Служебные документы (письма, доклады, отчеты и т.д.) должны быть краткими, понятными и оформлены с использованием шаблонов электронных документов, соответствующих бланкам установленного образца (в случае отправки за пределы Канцелярии).
При переписке внутри Канцелярии использование шаблонов электронных документов, соответствующих бланкам установленного образца, не требуется.
Электронные документы направляются адресату не позднее одного рабочего дня со дня подписания, бумажные документы – не позднее двух рабочих дней, срочные – незамедлительно.
47. При направлении документа должностному лицу название учреждения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.
На документе, направляемом иногороднему адресату, у которого отсутствует система электронного документооборота, подключенная к ЕТС ГО, после его наименования указываются почтовый индекс, область, город (село), улица, номер дома.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки.
Адресат, которому направляется документ, может быть обозначен обобщенно (например, «всем акимам областей, государственным органам (по списку)» (с приложением списка в электронном виде).
48. Исходящие документы (корреспонденция) учитываются в ЭРКК (приложение 1).
При создании (разработке) исходящих документов также используются шаблоны электронных документов, соответствующие официальным бланкам Правительства и Канцелярии.
Документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, и/или у которых отсутствуют обязательные реквизиты не подлежат отправке адресатам.
49. Документы, адресованные Президенту Республики Казахстан, Парламенту Республики Казахстан, руководителям других государств, готовятся и направляются на гербовых бланках Правительства или Премьер-Министра и подписываются в двух экземплярах Премьер-Министром или заместителями Премьер-Министра. Гербовые бланки печатаются на белой бумаге с форматом бланка А4 (210х297 мм).
На втором экземпляре должны быть визы исполнителя, руководителя соответствующего структурного подразделения и, в случае необходимости, соответствующего Заместителя Премьер-Министра, Руководителя Канцелярии и заведующего Юридическим отделом - при наличии вопросов правового характера.
Указанные исходящие документы в установленном порядке отправляются (передаются) также в формате электронных документов, удостоверенных ЭЦП.
По отдельным текущим вопросам письма удостоверяются ЭЦП заместителей Премьер-Министра, Руководителя Канцелярии и его заместителей.
В соответствии с положениями о структурных подразделениях Канцелярии письма удостоверяются ЭЦП руководителей структурных подразделений Канцелярии и их заместителей.
Документы, направляемые в Администрацию Президента Республики Казахстан, как правило, печатаются на соответствующих официальных бланках, на одной стороне листа белой бумаги или бумаге светлых тонов формата А4 (210х297 мм), размером шрифта 14 (TNR) через 1 межстрочный интервал, подлежащие докладу Главе государства, - размер шрифта 16 (Arial) через 1,5 интервала. На последнем листе внизу слева или на обороте листа указываются фамилия исполнителя, номер его служебного телефона, а также электронный адрес исполнителя. Как правило, все реквизиты должны быть отпечатаны.
Исправления и подчистки не допускаются. Содержание и реквизиты электронного документа должны быть идентичны бумажному документу.
Объем информации и других документов, направляемых в Администрацию Президента Республики Казахстан, не должен превышать 3 (трех), а по крупным вопросам - 5 (пяти) листов. Тексты документов должны быть изложены четко, последовательно, кратко.
ЭРКК электронного документа заполняется в соответствии с требованиями ЕСЭДО. Краткое содержание дается на языке направляемого документа.
50. Отчетная информация по исполнению личных и прямых поручений Президента Республики Казахстан подписывается Премьер-Министром (лицом, исполняющим его обязанности) или Заместителем Премьер-Министра, которому поручено исполнение данных поручений.
51. Отчетная информация о ходе реализации актов и поручений Президента Республики Казахстан, направляемая Правительством или Канцелярией Президенту Республики Казахстан, в Администрацию Президента Республики Казахстан, подписывается Премьер-Министром (лицом, исполняющим его обязанности) либо заместителем Премьер-Министра по курируемому направлению (вопросу), либо Руководителем Канцелярии.
52. Поручения, указания руководителям центральных государственных и местных исполнительных органов удостоверяются ЭЦП Премьер-Министра, заместителей Премьер-Министра, Руководителя Канцелярии (в его отсутствие - лица, исполняющего его обязанности) по курируемым ими вопросам в соответствии с распределением обязанностей между Премьер-Министром, его заместителями и Руководителем Канцелярии, а также заместителей Руководителя Канцелярии в соответствии с их компетенцией и полномочиями, установленными Руководителем Канцелярии.
53. В случае краткосрочного отсутствия (1-2 дня) заместителей Премьер- Министра, Руководителя Канцелярии, их советники (сотрудники приемных)
обеспечивают непрерывную работу по приему входящей корреспонденции в соответствии с внутренним распорядком в Канцелярии, за исключением случаев, когда на период отсутствия Руководителя Канцелярии исполнение его обязанностей возложено на иное лицо.
54. К подготавливаемому письму, как правило, дается краткий заголовок.
Во всех случаях, когда письмо направляется в ответ на ходатайство или запрос, после адреса (слева) указываются номер и дата этого ходатайства или запроса (например: «На № 101 от 04.06.2008»).
Приложения к документу (письму, справке, отчету, докладу) должны перечисляться, как правило, после его текста с указанием количества листов.
55. Дату исходящего документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, день месяца и месяц – двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
Словесно-цифровой способ написания даты используется в распорядительных документах, а также содержащих сведения финансового характера, определяющие законные права и интересы граждан, при ссылке на нормативные правовые акты и оформляется следующим образом: например, 4 июня 2009 года и регистрационный номер. Сокращенная запись даты
04.06.2009, как правило, проставляется после подписи в справках, докладных записках и т.п.
Исходящий номер документа проставляется следующим образом: вначале указывается индекс структурного подразделения Канцелярии, его готовившего;
затем через дефис указывается номер дела по номенклатуре, куда должен быть внесен документ после его исполнения; затем через дробь указывается порядковый номер исходящего документа (например: 17-16/180). Индексы структурных подразделений разрабатываются ОКДО и утверждаются
56. При направлении электронного документа, требующего возврата, на первом листе электронного документа в правой части его верхнего поля ставится пометка «Подлежит возврату».
57. Все исходящие бумажные документы (корреспонденция) сдаются для отправки в сектор делопроизводства и архива до 12.30 часов в рабочие дни, в том числе срочная корреспонденция.
По указанию Руководителя Канцелярии (лица, исполняющего его обязанности) срочная корреспонденция может сдаваться для отправки и в другое время.
58. Регистрация исходящих телеграмм производится аналогично с текущей корреспонденцией.
59. Правительственные телеграммы подписываются, посредством ЭЦП, Премьер-Министром, его заместителями, Руководителем Канцелярии. Текст телеграммы излагается кратко, без исправлений и не должен превышать одной страницы. В телеграмме указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Образец оформления телеграммы - приложение 6.
60. Допускается обобщенное обозначение адресатов (например:
«министрам») с приложением к телеграмме указателя рассылки, согласованного посредством ЭЦП руководителем структурного подразделения Канцелярии, готовившего телеграмму.
61. Телеграммы, оформленные с нарушением вышеуказанных требований, ОКДО к отправке не принимаются.
Порядок оформления телеграмм, отправляемых через органы специальной связи, устанавливается специальной инструкцией.
Телеграмма сотрудником ОКДО передается посредством ЕСЭДО оператору Отдела связи и коммуникаций Республиканского государственного предприятия «Дирекция административных зданий Администрации Президента Республики Казахстан и Правительства Республики Казахстан» (далее - РГП «ДАЗ») для дальнейшей отправки адресату.
62. Исходящие электронные документы готовят к отправке сотрудники структурных подразделений в срок не более 3 (трех) часов. Перед регистрацией проекта сотрудником структурного подразделения, ответственного за отправку (или приемной), проверяется правильность указания реквизитов и вложений.
Отправка исходящих документов осуществляется посредством ЕСЭДО.
Исходящие бумажные документы, направляемые в Администрацию Президента Республики Казахстан, депутатам Парламента Республики Казахстан, копируются в необходимом количестве и передаются на отправку в ОКДО.
Исходящие документы, которые направляются на отправку в нарушение установленных сроков, принимаются и отправляются сектором делопроизводства и архива после доклада об этом заведующему ОКДО. При необходимости заведующий ОКДО докладывает Руководителю Канцелярии о несвоевременной подготовке ответственным структурным подразделением исходящего документа к отправке.
После этого исходящие документы и резолюции к ним, в которых указаны сроки исполнения, в том числе с пометками: «весьма срочно», «срочно», «ускорить», а также где имеется поручение о взятии документа на контроль, либо с пометками «доложить», «внести предложение» и тому подобное, в обязательном порядке представляются в ОКДО, который прилагает электронный документ с пометками «Бақылауға» или «Бақылауға алынды» с указанием срока исполнения Подготовленные сотрудниками к отправке документы и резолюции к ним и утвержденный руководством структурного подразделения указатель рассылки (при рассылке более чем в четыре адреса) направляются сотрудниками в ОКДО для отправки адресатам.
63. В ОКДО перед отправкой проверяются правильность оформления исходящих документов, наличие конечных адресов организаций. В случае отсутствия конечного адреса организаций, отправка не проводится.
Документы, оформленные с нарушением требований, установленных Регламентом Правительства и настоящей Инструкцией, возвращаются в соответствующие структурные подразделения Канцелярии для исправления.
Сотрудник, ответственный за отправку, составляет электронный реестр (рассылку) отправляемых документов с указанием в нем адресатов, номеров отправляемых документов, вносит эти данные в ЭРКК документа.
Сотрудник, ответственный за отправку, сверяет копии бумажных документов и резолюций с их подлинниками, после чего заверяет их номерной круглой печатью ОКДО, затем составляет реестр (рассылку, разовую расписку)
отправляемых документов с указанием в нем адресатов, номеров отправляемых документов и количества экземпляров, вносит эти данные в ЭРКК документа, упаковывает отправляемые документы в конверты, предназначенные для отправки конкретным адресатам, и передает конверты вместе с реестрами (маршрутными листами, разовыми расписками) сотруднику фельдъегерской или почтовой службы для доставки адресатам.
64. Бумажные документы отправляются адресатам государственной фельдъегерской или почтовой службой в зависимости от срочности их доставки.
Степень срочности доставки документа определяется отправителем.
Корреспонденция с пометкой «Срочно» доставляется в первую очередь ближайшим авиарейсом, автомобильным или железнодорожным фельдъегерским маршрутом. Оперативное руководство государственной фельдъегерской службой осуществляет ОКДО.
65. Отправка (передача) корреспонденции (бумажных и электронных документов, удостоверенных ЭЦП) производится по установленному заведующим ОКДО графику. Отправка документов, минуя ОКДО, запрещается.
66. После отправки документов сектором делопроизводства и архива делаются отметки об отправке в ЭРКК. Ответственность за рассылку (передачу)
документа по неправильному адресу, указанному в нем, сданного на отправку, несет исполнитель структурного подразделения Канцелярии, готовивший документ.
67. Реестры на отправленные бумажные документы с росписями сотрудников соответствующих подразделений адресатов, подтверждающие вручение документов, а также конверты с документами, которые не вручены адресатам по каким-либо причинам, с соответствующей пометкой возвращаются сотрудниками фельдъегерской службы в сектор делопроизводства и архива с отметками экспедиции (дежурного) фельдъегерской службы. Реестры, маршрутные листы и разовые расписки на отправку (вручение) документов сохраняются в секторе делопроизводства и архива в течение года.
68. Сотрудник сектора делопроизводства и архива, ответственный за отправку, проверяет правильность оформления сотрудниками фельдъегерской службы или почтового отделения приема пакетов к отправке по реестрам, а также вручения корреспонденции адресатам по реестрам или маршрутным листам (под расписку) и несет ответственность за своевременную отправку исходящей корреспонденции в соответствии с указанными на документах адресами.
69. Использование системы электронного документооборота и средств электронной цифровой подписи определяется в соответствующих Правилах документирования.
70. Отметка об отправке бумажного документа производится написанием слова «Отправлено» в ЭРКК с указанием даты отправки и росписи сотрудника сектора делопроизводства и архива, осуществлявшего отправку.
71. Резолюции Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Канцелярии (лица, исполняющего его обязанности), а также заместителей Руководителя Канцелярии в соответствии с их компетенцией и полномочиями, установленными Руководителем Канцелярии, рассылаются только в виде заверенных круглой номерной печатью ОКДО бумажных копий, в случае отсутствия у адресатов системы электронного документооборота, подключенного ЕТС ГО.
72. Телефонограммы направляются ответственными структурными подразделениями адресатам только в форме электронных документов и через информационную систему «Мобильный офис Правительства» (далее – ИС «Мобильный офис»).
73. Законопроекты, возвращаемые Мажилисом Парламента Республики Казахстан без регистрации, доставляются в приемную Руководителя Канцелярии фельдъегерской службой и через советника (сотрудника приемной)
докладываются Руководителю Канцелярии для принятия решения в соответствии с Регламентом Правительства. При этом копии сопроводительных писем к указанным законопроектам советником (сотрудником приемной) Руководителя Канцелярии передаются в Представительство Правительства в Мажилисе Парламента Республики Казахстан в установленном порядке.
74. Подписанные Премьер-Министром заключения Правительства по законопроектам, а также письма Премьер-Министра, его заместителей и Руководителя Канцелярии, направляемые в Парламент, в обязательном порядке пересылаются в форме электронных документов Представительству Правительства в Парламенте сотрудником (ответственным за отправку)
соответствующего структурного подразделения, подготавливавшего проекты данных документов.
Глава 6. Работа с документами с пометкой «Для служебного пользования»
75. К служебной информации ограниченного распространения, зафиксированной в документах, делах и изданиях с пометкой «Для служебного пользования» (далее - «ДСП»), относятся сведения, касающиеся деятельности Канцелярии или других государственных органов, ограничения на распространение которых диктуется служебной необходимостью. При работе со служебной информацией ограниченного распространения должны выполняться требования по защите информационных ресурсов, используемых в Канцелярии.
Опубликование в открытой печати, передача по радио и телевидению, сетях открытой электрической (электронной) связи и Интернете служебной информации ограниченного распространения запрещаются.
76. Документы с пометкой «ДСП», поступающие в Канцелярию, принимаются, регистрируются и учитываются в секторе делопроизводства и архива. При этом к регистрационным номерам на карточках добавляется пометка «ДСП» и проставляется номер экземпляра.
77. При подготовке и оформлении в структурных подразделениях Канцелярии документов, содержащих сведения ограниченного распространения, на них проставляются пометка «ДСП» и номер экземпляра. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа и сопроводительного письма указываются адреса отправленного документа, количество экземпляров и его отпуск, фамилия исполнителя документа и отметка об уничтожении файла.
Необходимость проставления пометки «ДСП» определяется исполнителем и /или руководителем, подписавшим документ.
78. Руководитель Канцелярии, его заместители и руководители структурных подразделений Канцелярии имеют право снимать пометку «ДСП» с полученного документа, если содержащиеся в нем сведения не входят в перечень сведений ограниченного распространения, также могут давать разрешение по согласованию с сектором секретного делопроизводства и защиты информации на ксерокопирование этих документов в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.
Учет ксерокопированных документов с пометкой «ДСП» осуществляется поэкземплярно в ЭРКК с пометкой «ДСП» или отдельных разделах журналов регистрации документов с пометкой «ДСП».
Хранить документы с пометкой «ДСП» следует в металлических сейфах и шкафах отдельно от других несекретных документов.
79. Перед сдачей документов с пометкой «ДСП» на отправку в сектор делопроизводства и архива на них проставляются номера экземпляров. При отправке таких документов в несколько адресов вместе с документом представляется указатель рассылки с указанием номеров отправляемых экземпляров, подписанный заведующим структурным подразделением Канцелярии, готовившим документ, или его заместителем. На пакетах с документами, имеющими пометку «ДСП», также ставится пометка «ДСП».
80. За утрату документов с пометкой «ДСП», разглашение информации ограниченного распространения или нарушение правил работы с документами, содержащими информацию, содержащую сведения ограниченного распространения, сотрудники Канцелярии привлекаются к ответственности в соответствии с действующим законодательством.
81. Перечень вопросов, подлежащих рассмотрению на заседаниях Правительства, ежеквартально составляется на основании предложений государственных органов и утверждается Руководителем Канцелярии по согласованию с Премьер-Министром и его заместителями не позднее 20 числа месяца, предшествующего кварталу.
82. ОКДО за 5 (пять) дней до заседания составляет проект повестки заседания Правительства по установленной форме на государственном и русском языках, предварительный список приглашенных и передает их на подпись Руководителю Канцелярии.
83. Подписанную Руководителем Канцелярии повестку дня заседания Правительства ОКДО незамедлительно в течение 1 (одного) часа через ИС «Мобильный офис» направляет руководителям государственных органов и организаций, в том числе в адрес должностных лиц, которые указаны в ней в качестве докладчиков, а также руководителям структурных подразделений Канцелярии, к компетенции которых относятся вопросы, включенные в повестку дня. Телефонограмма передается первым руководителям, а также их помощникам или сотрудникам приемных участников заседания Правительства через ИС «Мобильный офис», которые несут персональную ответственность за своевременное информирование руководства государственного органа.
Помощники или сотрудники приемных обеспечивают подтверждение участия руководства государственного органа в заседаниях Правительства и совещаниях у Премьер-Министра через ИС «Мобильный офис».
ОКДО рассылает повестку дня и соответствующие материалы, не запрещенные к передаче по незащищенным каналам связи, на мобильные устройства через ИС «Мобильный офис» членам Правительства и другим должностным лицам в соответствии со списком приглашенных на заседание, подписанным Руководителем Канцелярии, за исключением проектов, содержащих государственные секреты и (или) служебную информацию ограниченного распространения с пометкой «ДСП», в соответствии с перечнем служебной информации, разрешенной к передаче через ИС «Мобильный офис», утвержденным совместным приказом Руководителя Канцелярии и Министра связи и информации Республики Казахстан от 20 мая 2011 года № 25-1-32 дсп/22П-дсп.
Глава 7. Порядок подготовки и проведения заседаний Правительства и совещаний, проводимых Премьер-Министром Республики Казахстан и его заместителями
84. Заседания Правительства Республики Казахстан, совещания у Премьер- Министра, его заместителей (далее – рабочие совещания) могут проводиться как в селекторном, так и изолированном режиме, как правило, в здании, расположенном по адресу: Республика Казахстан, город Нур-Султан, проспект Мәңгілік Ел, 6, «Үкімет үйі».
При проведении заседания Правительства Республики Казахстан и рабочих совещаний в селекторном режиме:
1) ОКДО (при проведении заседаний Правительства) либо соответствующее структурное подразделение Канцелярии (ответственное за вопросы, выносимые на рабочее совещание) обеспечивают:
составление списка участников с подтверждением участия членов Правительства и руководителей структурных подразделений Канцелярии;
контроль за обеспечением режимных мер, пропускного и внутриобъектового режима, защиты информации дежурной частью полиции и техническими службами;
2) структурное подразделение Канцелярии, осуществляющее финансовое, хозяйственное и материально-техническое обеспечение деятельности Канцелярии, обеспечивает:
ограничение использования материалов в электронном виде на сменных носителях (флеш-карты, CD, DVD и HDD диски и т.п., не прошедшие согласование с отделом-исполнителем) в целях предотвращения сбоя систем;
контроль за заблаговременным (за сутки и за 2 часа до начала совещания /заседания согласно техническому регламенту) тестовым подключением регионов к видеоконференцсвязи, ее готовностью и проверкой качества связи с учетом представленного порядка ведения заседания Правительства и рабочих совещаний (сценария совещания), проведением предварительных регламентных тестовых работ на соответствие действующим техническим требованиям, в том числе по их формату и оформлению;
контроль за проведением периодических плановых регламентных работ (понедельник, четверг еженедельно с 14.00 до 16.00), а также соответствием освещения и работоспособности оборудования видеоконференцсвязи (далее - ВКС) и звукоусиления на основных рабочих местах, а также у абонентов станции прямой связи и станции на базе цифровой телефонной станции, расположенной в здании «Үкімет үйі», выполняемых АО «Национальные информационные технологии» (далее - АО «НИТ»), АО «Казахтелеком» (в случае совпадения плановых и предварительных тестовых подключений проведение регламентных работ производится однократно);
3) структурное подразделение Канцелярии, осуществляющее взаимодействие акиматов областей, городов Нур-Султана, Алматы и Шымкента с Канцелярией Премьер-Министра и ее структурными подразделениями по вопросам регионального развития, обеспечивает:
контроль за участием акимов областей, городов Нур-Султана, Алматы и Шымкента и иных приглашенных лиц;
направление при необходимости по поручению Руководства Канцелярии материалов заседаний Правительства акимам областей, городов Нур-Султана, Алматы и Шымкента;
контроль за предварительной подготовкой представителей регионов в ВКС в части соблюдения сценария проведения заседания Правительства и рабочих совещаний, подготовленности выступающих (Ф.И.О., очередность и место выступления);
взаимодействие с иными структурными подразделениями Канцелярии по вопросам участия представителей акиматов областей, городов Нур-Султана, Алматы и Шымкента по любым совещаниям, проводимым в селекторном режиме;
4) руководители аппаратов акимов областей, городов Нур-Султана, Алматы и Шымкента обеспечивают:
участие акимов областей, городов Нур-Султана, Алматы и Шымкента и иных приглашенных лиц;
соблюдение требований по размещению государственных символов в залах заседаний Правительства и совещаний у Премьер-Министра, его заместителей и Руководства Канцелярии;
проведение регламентных и подготовительных работ в залах заседания в период подготовки и проведения тестовых подключений из залов «Үкімет Үйі» в регионах (технические пробы и готовность к заседанию Правительства и рабочим совещаниям, определение мест выступления участников и т.д.);
недопущение изменения зала совещания в регионах, изменения настроек оборудования (освещение, настройки ВКС, связь и звукоусиление) после проведения последнего тестового подключения (за 2 часа до начала мероприятия);
контроль за соблюдением сценария (присутствие, порядок очередности и подготовленности выступающих участников) и дисциплины во время проведения мероприятия, в том числе инструктажа по использованию ВКС и системы звукоусиления приглашенными участниками на местах;
ограничение доступа средств массовой информации (далее – СМИ) и других посторонних лиц к оборудованию зала (микрофоны, видеокамеры, шнуры и т.д.);
соблюдение запрета на использование мобильной связи в период проведения мероприятия;
своевременное удаление приглашенных лиц и представителей прессы в случае перехода в закрытый или суженный режим работы;
бесперебойное электроснабжение оборудования зала, а также равномерность освещения зала (наличие источников освещения на выступающих, наличие штор и других затемняющих элементов);
участие представителей СМИ в регионах по согласованию с пресс-службой своевременное удаление из зала нарушителей дисциплины;
5) структурное подразделение Канцелярии, осуществляющее организацию взаимодействия Премьер-Министра с республиканскими и зарубежными СМИ, освещение в СМИ деятельности Премьер-Министра и Правительства, обеспечивает:
участие представителей СМИ при необходимости и их удаление из зала;
контроль за санкционированным принятием дежурным редактором решения на трансляцию заседания Правительства и рабочих совещаний для прессы во взаимодействии с выпускающим редактором АО «НИТ» on-line через сеть Интернет;
6) структурное подразделение Канцелярии, осуществляющее протокольное обеспечение мероприятий международного характера с участием Премьер- Министра, обеспечивает:
контроль за соблюдением требований по размещению государственных символов в залах заседаний Правительства и совещаний у Премьер-Министра, его заместителей и Руководства Канцелярии;
рассадку членов Правительства и иных приглашенных лиц согласно «протокольному старшинству»;
проведение совместно со структурным подразделением, ответственным за проведение заседания Правительства, рабочих совещаний, организационной работы по своевременному прибытию и удалению из зала приглашенных лиц;
при необходимости - наличие дежурного переводчика синхронного перевода, закрепленного от Министерства иностранных дел Республики Казахстан;
7) структурное подразделение Канцелярии, ответственное за вопросы, выносимые на заседание Правительства или рабочее совещание, обеспечивает:
представление через систему ЕСЭДО слайдов и других информационных материалов (в слайдах, транслируемых для зала А216, не должны присутствовать файлы в форматах jpeg, tiff и им подобные графические форматы фотографического качества);
участие иных лиц, в установленном порядке приглашенных на заседание Правительства непосредственно в здание «Үкімет үйі»;
информирование Отдела регионального развития о планируемых выступлениях акимов областей, городов Нур-Султана, Алматы и Шымкента в рамках заседания Правительства, рабочих совещаний;
представление материалов (справки, слайды, доклады и т.п.) в электронном виде исключительно в вышеуказанных форматах через систему ЕСЭДО;
8) АО «НИТ» обеспечивает своевременность и полноту проведения регламентных мероприятий видеоконференцсвязи, а также проверку ее готовности и качества связи, в том числе при переходе на резервные каналы связи АО «Казахтелеком» и АО «НИТ».
85. Техническая подготовка зала заседаний Правительства (обеспечение видеоконференцсвязи и селекторной связи, звукоусиления, звукозаписи и микрофонов, соединительных линий, подготовка системы и пультов электронного голосования, конференц-системы, интегрированной с аппаратно-программными комплексами голосования, системы звукоусиления и озвучивания зала заседаний, синхронного перевода и стенографирования, а также видеопроектора, средства отображения информации коллективного пользования (экрана), информационных систем и рабочих мест (компьютеров членов Правительства, готовность информационных материалов (слайдов) к презентации и демонстрации в заданном формате, надлежащего освещения и кондиционирования зала, письменных принадлежностей) осуществляется специалистами РГП «ДАЗ и акционерного общества «Инженерно-технический центр» (далее – АО «ИТЦ»)
Управления Делами Президента Республики Казахстан под контролем ОКДО.
По результатам технической подготовки зала заседаний ответственным специалистом РГП «ДАЗ» с участием специалиста АО «ИТЦ», а также других организаций, осуществляющих техническую подготовку, за 30 минут до начала заседания оформляется и подписывается соответствующий технический акт, предусмотренный в техническом регламенте подготовки и проведения заседаний Правительства, совещаний у Премьер-Министра и его заместителей.
Ответственность за обеспечение технической подготовки, готовности, качества и бесперебойности работы всех систем и оборудования в зале заседаний несет руководство РГП «ДАЗ» и АО «ИТЦ».
86. Подготовленные к рассмотрению на заседании Правительства материалы на государственном и русском языках, предложения по определению или уточнению списка приглашенных на заседание Правительства вносятся государственным органом, ответственным за подготовку вопроса, в форме электронных документов не позднее чем за 7 (семь) календарных дней до заседания, а электронные версии презентаций - не позднее двух дней, предшествующих заседанию.
87. В исключительных случаях, когда заседания Правительства по поручению Премьер-Министра либо лица, исполняющего обязанности Премьер- Министра, проводятся в экстренном порядке, материалы могут вноситься в Канцелярию в день его проведения и доводиться до участников заседания Правительства непосредственно на заседании через ИС «Мобильный офис», при этом за содержание и качество подготовки материалов несет ответственность структурное подразделение, в компетенцию которого относится рассматриваемый вопрос.
88. Ответственным в Канцелярии за контроль по своевременному внесению материалов является структурное подразделение, к компетенции которого относятся рассматриваемые на заседании Правительства вопросы.
89. В случаях несвоевременного представления материалов к заседанию Правительства, а также представления их не в полном объеме и некачественно проработанных, Премьер-Министром либо, по согласованию с ним, Руководителем Канцелярии принимается решение о снятии с рассмотрения запланированного вопроса или переносе его рассмотрения на другой срок.
90. Подготовленные к рассмотрению на заседании Правительства материалы должны включать проект протокольного решения, справки объемом не более 5 (пять) страниц, сравнительные таблицы, презентации в формате Microsoft Power Point (цветные слайды объемом не более 10 (десяти) мегабайт и размером шрифта не менее 20, соответствующие формату отображения визуальной информации 16:9), информационные (аналитические) доклады (продолжительностью не более 7-10 минут), список участников и другие материалы по вопросам, рассматриваемым на заседании Правительства, которые вносятся на государственном и русском языках.
В случае наличия по рассматриваемым вопросам поручений Президента Республики Казахстан, соответствующая информация о ходе их реализации отражается в слайдах, а также справках структурных подразделений.
Доклады акимов и других представителей регионов представляются Отделом регионального развития не позднее 12.00 часов дня, предшествующего заседанию Правительства, на государственном и русском языках.
Структурное подразделение Канцелярии, ответственное за проведение и подготовку материалов к заседанию Правительства и совещаний у Премьер- Министра, его заместителей либо у Руководителя Канцелярии, в том числе консультативно-совещательных органов, в день проведения в обязательном порядке размещает комплект материалов (проект протокольного решения, справки, сравнительные таблицы, слайды, информационные (аналитические)
материалы, списки участников и другие материалы), протокольное решение (в течение 2 (двух) рабочих дней с момента подписания), во вкладке «Инфопанель» административного рабочего места (АРМ) ЕСЭДО (за исключением материалов, подготовленных к заседаниям и совещаниям, проводимым в закрытом режиме).
91. Структурные подразделения, к компетенции которых относятся рассматриваемые вопросы, проводят анализ материалов, а также подготавливают с учетом данных документов список приглашаемых лиц, составляют предложения по проекту порядка ведения и при необходимости справку по материалам и вносят на рассмотрение Руководителю Канцелярии, не позднее 12.00 часов дня, предшествующего заседанию Правительства, если иной срок не установлен В ОКДО для рассылки на ИС «Мобильный офис» передаются материалы только после согласования с Руководителем Канцелярии.
ОКДО отправляет соответствующие материалы к заседанию Правительства после согласования с Руководителем Канцелярии через ИС «Мобильный офис» не позднее 15.00 часов дня, предшествующего заседанию Правительства, если иной срок не установлен Руководителем Канцелярии.
92. Проект порядка ведения, справка по материалам согласовываются структурным подразделением, к компетенции которого относится рассматриваемый вопрос, с Руководителем Канцелярии, не позднее чем за 3 календарных дня до заседания, если иной срок не установлен Руководителем
93. Согласованные с Руководителем Канцелярии и завизированные руководителем соответствующего структурного подразделения материалы к заседанию Правительства на электронных носителях информации ОКДО представляются Секретариату до 16.00 часов дня, предшествующего заседанию.
94. Для составления окончательного варианта списка приглашенных на заседание Правительства до 12.00 часов дня, предшествующего заседанию, ОКДО уточняет список приглашенных.
Государственные органы, принимающие участие в заседаниях Правительства, до 12.00 часов дня, предшествующего заседанию, подтверждают свое участие посредством ИС «Мобильный офис» либо сообщают об изменениях в ОКДО.
95. Обо всех изменениях в составе участников заседания докладывается Руководителю Канцелярии. ОКДО составляет справку, в которой определяются кворум заседания Правительства и список отсутствующих членов Правительства с указанием причин их отсутствия. Отдел регионального развития представляет аналогичную информацию в ОКДО с информацией о причинах отсутствия руководителей местных исполнительных органов.
96. Окончательный список приглашенных на заседание Правительства подписывается Руководителем Канцелярии.
97. ОКДО тиражирует окончательный вариант списка приглашенных, подписанный Руководителем Канцелярии, в день, предшествующий заседанию:
1) один экземпляр передает Отделу внешнеэкономического сотрудничества и протокола Канцелярии для осуществления рассадки;
2) после проставления номерного штампа один экземпляр передается службе охраны Премьер-Министра и три экземпляра охране административного здания;
3) другие экземпляры вкладывает в именные папки Премьер-Министра (оригинал) и Руководителя Канцелярии и передает их, соответственно, в Секретариат и помощнику Руководителя Канцелярии для вложения в указанные папки. ОКДО непосредственно перед заседанием Правительства докладывает Руководителю Канцелярии о кворуме.
98. Как правило, ведется звукозапись заседаний Правительства. При необходимости по указанию Руководителя Канцелярии может вестись видеозапись заседания, за исключением закрытых вопросов.
В целях обеспечения достоверности протокола в ходе заседания сотрудник ОКДО ведет рабочую запись фамилий докладчиков и выступающих, высказанных членами Правительства и присутствующими замечаний и предложений, а также учет поручений, данных председательствующим по обсуждаемым вопросам, которые сверяются с расшифровкой фонограммы (стенограммы) заседания (если таковая велась).
99. Ответственным за синхронный перевод (государственный и русский языки) является ОКДО. При заслушивании докладов либо участии иностранных граждан Отдел внешнеэкономического сотрудничества и протокола обеспечивает участие синхронного переводчика, Отдел регионального развития передает об этом акимам и другим представителям регионов для обеспечения переводчика на местах.
100. Проверка демонстрации презентаций (слайдов) докладчиков проводится в день, предшествующий проведению заседания Правительства, структурными подразделениями Канцелярии, к компетенции которых относятся презентуемые вопросы, совместно со структурным подразделением Канцелярии, осуществляющим финансовое, хозяйственное и материально-техническое обеспечение деятельности Канцелярии, представителями государственных органов-докладчиков.
101. Регистрация участников заседания Правительства осуществляется ОКДО.
102. Регистрация участников заседания Правительства начинается не менее чем за 30 минут до начала заседания, а при расширенных заседаниях - за 1 час до начала заседания.
103. Регистрация участников заседания Правительства, как правило, заканчивается за 5 (пять) минут до начала заседания. Список присутствующих, а также опоздавших на заседание Правительства ОКДО докладывает Руководителю Канцелярии с указанием времени фактической явки на заседание Правительства.
104. В случае неявки членов Правительства, руководителей национальных управляющих холдингов, государственных органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Президенту Республики Казахстан, докладчиков, сотрудник ОКДО, осуществляющий регистрацию, незамедлительно связывается с помощником или сотрудником приемной отсутствующего участника, уточняет причину неявки.
105. По окончании регистрации список фактически участвующих в заседании Правительства и окончательная справка, в которой определен кворум заседания Правительства, и список отсутствующих членов Правительства с указанием причин передаются Руководителю Канцелярии.
106. ОКДО рассылает повестку дня вместе с соответствующими материалами на мобильные устройства через ИС «Мобильный офис» членам Правительства и другим должностным лицам в соответствии со списком приглашенных на заседание, подписанным Руководителем Канцелярии, и соблюдением требований пункта 83 настоящей Инструкции.
107. Материалы, предназначенные для Премьер-Министра и Руководителя Канцелярии, комплектуются в именные папки с указанием на специальных обложках порядковых номеров и передаются, соответственно, в Секретариат и приемную Руководителя Канцелярии за 1 (один) день до заседания.
Дополнительно к материалам в папки Премьер-Министра и Руководителя Канцелярии вкладываются справки структурных подразделений, к компетенции которых относятся рассматриваемые вопросы (при наличии), а также порядок ведения.
Ответственным за комплектацию материалов к заседанию Правительства для Премьер-Министра и Руководителя Канцелярии является ОКДО. Структурное подразделение, к компетенции которого относится рассматриваемый на заседании Правительства вопрос, готовит и представляет за 3 (три) календарных дня до заседания в Секретариат – проект порядка ведения заседания Правительства по рассматриваемому вопросу, оформленный в установленном Руководителем Канцелярии порядке и согласованный с соответствующим заместителем Руководителя Канцелярии, а также справку по документам, внесенным на рассмотрение заседания Правительства.
ОКДО составляет общие списки приглашенных на заседания Правительства, которые подписываются Руководителем Канцелярии.
108. Расстановку кювертных карточек и рассадку участников заседания Правительства осуществляет Отдел внешнеэкономического сотрудничества и протокола Канцелярии.
109. На заседаниях Правительства председательствуют Премьер-Министр, а в его отсутствие - Заместитель Премьер-Министра либо исполняющий обязанности Премьер-Министра в порядке, установленном Премьер-Министром.
110. При участии в заседаниях Президента Республики Казахстан председательствует Президент Республики Казахстан или по его поручению Премьер-Министр.
111. Заседания Правительства являются открытыми и ведутся на государственном и русском языках. По инициативе Президента Республики Казахстан либо Премьер-Министра могут проводиться закрытые заседания Правительства.
112. Заседание Правительства считается правомочным, если в нем принимает участие не менее двух третей членов Правительства. Члены Правительства участвуют в заседаниях Правительства без права замены.
113. Рассмотрение проектов постановлений включается в повестку дня заседания и доводится до сведения членов Правительства в соответствии с порядком, указанным в настоящей Инструкции.
114. На заседаниях Правительства по проекту постановления докладывает руководитель государственного органа-разработчика. По имеющимся замечаниям и предложениям по проекту докладывает Руководитель Канцелярии.
115. По проектам постановлений Правительства проводится электронное голосование, как правило, с использованием системы электронного голосования и принимается протокольное решение с указанием результатов голосования членов
116. Постановления Правительства принимаются большинством голосов от общего числа членов Правительства.
117. В ходе заседания Правительства присутствующий сотрудник структурного подразделения Канцелярии, к компетенции которого относится рассматриваемый вопрос, либо руководитель этого структурного подразделения ведут протокольные записи.
118. Решения, принятые на заседании Правительства, оформляются протоколом с использованием шаблонов электронных документов, соответствующих бланкам установленного образца, который составляется кратко, с указанием наименования обсужденных вопросов, фамилий докладчиков и принятых решений.
119. Расшифровка фонограммы заседания Правительства и их распечатка осуществляются не позднее 12.00 часов следующего дня РГП «ДАЗ» после заседания.
Распечатка фонограммы (стенограммы) при необходимости тиражируется и передается ОКДО в структурные подразделения, вопросы которых были рассмотрены на заседании Правительства.
120. Протоколы подготавливаются на основании краткой записи ответственного структурного подразделени и в соответствии со стенограммой заседания Правительства.
121. Структурные подразделения, к компетенции которых относятся рассмотренные на заседании Правительства вопросы, готовят и представляют в ОКДО не позднее 18.00 часов следующего дня после заседания Правительства согласованный посредством ЭЦП руководителей структурных подразделений проект протокольного решения.
122. ОКДО составляет протокол заседания Правительства с использованием шаблона электронного документа, соответствующего бланку установленного образца, который согласовывается посредством ЕСЭДО исполнителем и заведующими структурными подразделениями Канцелярии (по вопросам, относящимся к их компетенции), заместителем Руководителя Канцелярии (в соответствии с распределением обязанностей), заместителями Премьер-Министра, Руководителем Канцелярии и передается на подпись Премьер-Министру в четырехдневный срок после заседания.
Юридический отдел в однодневный срок после поступления согласовывает проект протокольного решения посредством ЭЦП.
123. После подписания протокола ОКДО в однодневный срок подготавливает выписки в электронном виде из протокола членам Правительства и тем адресатам, которым в протоколе даны поручения, в части их касающейся, осуществляет по предложениям соответствующих структурных подразделений постановку на контроль протокольных поручений и их рассылку.
Выписка из протокола в бумажном виде готовится и направляется тем адресатам, у которых отсутствует система электронного документооборота, подключенная к ЕТС ГО.
124. Ответственным за организацию подготовки материалов к совещанию у Премьер-Министра, его заместителей и Руководителя Канцелярии, в том числе списка приглашенных, порядка ведения, проекта протокола совещания, является структурное подразделение Канцелярии, к компетенции которого относится рассматриваемый вопрос.
Структурное подразделение Канцелярии, ответственное за организацию совещания, обеспечивает направление в государственные органы телефонограммы о проведении совещания у Премьер-Министра, его заместителей и Руководителя Канцелярии.
При наличии единой позиции у государственных органов государственный орган, инициировавший проведение совещания, вносит письмо в электронном виде с обоснованием о необходимости проведения совещания у Руководства Правительства и Руководителя Канцелярии с приложением писем государственных органов, подтверждающих наличие единой позиции.
В случае отсутствия единой позиции у государственных органов по вопросу, инициированному государственным органом, вносится соответствующее письмо в электронном виде с аргументированными обоснованиями о необходимости проведения совещания у Руководства Правительства и Руководителя Канцелярии, с приложением протокола межведомственного совещания с участием заместителей первых руководителей государственных органов, протокола разногласий, подписанного первыми руководителями государственных органов, и позиции заинтересованных государственных органов.
После получения письма ответственным структурным подразделением Канцелярии готовятся соответствующее заключение и проект резолюции Руководства Правительства или Руководителя Канцелярии о целесообразности проведения данного совещания.
125. Материалы государственными органами вносятся: к совещаниям за 3 (три) рабочих дня, к заседаниям консультативно-совещательных органов, возглавляемых Премьер-Министром либо его заместителями, за 7 (семь) рабочих дней и за 3 (три) рабочих дня до проведения заседания комиссии, возглавляемой должностным лицом государственного органа.
Вопросы, материалы к которым внесены с нарушением сроков, установленных настоящим пунктом, а также поднимаемые вне повестки проводимого заседания, к рассмотрению не допускаются.
Ответственность за предоставляемые кандидатуры и качество материалов к совещаниям возлагается на заместителей первых руководителей государственного органа по курируемым направлениям.
В исключительных случаях замена кандидатуры к планируемому совещанию либо заседанию консультативно-совещательных органов производится по согласованию с Руководством Правительства и Руководителем Канцелярии путем направления письма в виде электронного документа, подписанного ЭЦП первого руководителя государственного органа или лица, его заменяющего, не менее чем за 2 часа до начала совещания.
126. Список приглашенных на совещание у Премьер-Министра утверждается Руководителем Канцелярии.
127. Материалы к совещаниям и встречам Премьер-Министра направляются в Секретариат не позднее 12.00 часов дня, предшествующего дате совещания и встречи. Данные сроки не распространяются в случае, если срочное совещание готовится в день его проведения.
128. Материалы к совещанию, проводимому у заместителей Премьер- Министра, Руководства Канцелярии, направляются в соответствующие приемные в день, предшествующий совещанию.
129. Явка, регистрация участников совещания обеспечиваются структурным подразделением Канцелярии, к компетенции которого относится
130. Совещания, проводимые у Руководства Правительства (Канцелярии), в обязательном порядке протоколируются. Протоколам присваиваются учетные номера в соответствии с номенклатурой дел в хронологическом порядке (с начала года).
131. Ведение рабочих записей на совещании осуществляют присутствующий на нем сотрудник того структурного подразделения Канцелярии, которое является ответственным за подготовку вопроса, либо лицо, определенное председательствующим.
132. Оформление, согласование с Юридическим отделом при наличии вопросов правового характера и представление протокола на подпись председательствовавшему на совещании производятся ответственным структурным подразделением Канцелярии не позднее 3 (трех) рабочих дней со дня проведения совещания, секретарем консультативно-совещательного органа не позднее 5 (пяти) рабочих дней со дня проведения заседания консультативно- совещательного органа, если иные сроки не предусмотрены в положениях консультативно-совещательных органов при Правительстве, 10 (десяти) рабочих дней по протоколам заседаний совета директоров (заочные решения)
акционерных обществ «ФНБ «Самрук-Казына», «НУХ «Байтерек», «Национальная компания «Kazakh Invest», управляющего комитета автономного кластерного фонда «Парк инновационных технологий».
Ответственность за подготовку и внесение на подпись Премьер-Министру проектов протоколов заседаний совета директоров акционерных обществ «ФНБ «Самрук-Казына», «НУХ «Байтерек», «Национальная компания «Kazakh Invest», (далее – «НК «Kazakh Invest») управляющего комитета автономного кластерного фонда «Парк инновационных технологий» возлагается на соответствующего заместителя корпоративного секретаря.
Структурное подразделение оформляет на государственном и русском языках проекты протоколов совещаний у Премьер-Министра в электронном виде.
Структурное подразделение, осуществляющее оформление проекта протокола, в проекте, разработанном в форме электронного документа, указывает номера контрольных пунктов и сроки их исполнения, подписанные руководителем структурного подразделения.
ОКДО осуществляет контроль за своевременностью подготовки протоколов совещаний у Премьер-Министра, о чем ежеквартально информирует Руководителя Канцелярии.
133. Протоколы совещаний у Премьер-Министра в обязательном порядке согласовываются с Руководителем Канцелярии.
Протоколы совещаний у Премьер-Министра, его заместителей и Руководителя Канцелярии согласовываются с Юридическим отделом - при наличии вопросов правового характера, а также по поручениям Премьер- Министра, Руководства Правительства и Канцелярии.
Обязательному согласованию с Юридическим отделом также подлежат протоколы заседаний совета директоров (заочные решения) акционерных обществ «ФНБ «Самрук-Казына» и «НУХ «Байтерек».
Глава 8. Порядок оформления и прохождения проектов постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра Республики Казахстан в Канцелярии Премьер-Министра
134. Проекты постановлений Правительства и распоряжений Премьер- Министра, вносимые в Канцелярию, принимаются ОКДО ежедневно с 9.00 до
15.30 часов в электронном формате (форме) посредством ИПГО.
Проекты постановлений Правительства, содержащие проекты законов, актов Президента Республики Казахстан, проекты заключений Правительства принимаются Канцелярией в бумажном и электронном форматах (формах)
посредством ЕСЭДО.
Проекты постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра с пометкой «Для служебного пользования» принимаются Канцелярией на бумажных и электронных носителях.
135. Государственными органами проекты постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра вносятся в Канцелярию до 20 (двадцатого)
декабря текущего года, за исключением проектов, по которым имеются поручения Президента Республики Казахстан, руководства Администрации Президента Республики Казахстан, Премьер-Министра, его заместителей, а также При этом министерства юстиции, национальной экономики и финансов обеспечивают согласование проектов постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра до 18 декабря текущего года, внесенных за 10 (десять) рабочих дней до указанного срока.
136. Проекты поступают в сектор по выпуску правительственных решений ОКДО (далее – СВР ОКДО), ответственный сотрудник СВР ОКДО, проверяет соответствие проекта требованиям Регламента Правительства и настоящей Инструкции.
137. При поступлении проектов постановлений Правительства на бумажных носителях регистрационный штамп ставится на сопроводительное письмо.
Вносимые в Канцелярию проекты постановлений Правительства, содержащие проекты законов, актов Президента Республики Казахстан, проекты заключений Правительства, а также с пометкой «Для служебного пользования», в соответствии с Регламентом Правительства должны быть полистно парафированы первым руководителем государственного органа-разработчика проекта (лицом, на которое официально возложено исполнение обязанностей первого руководителя, либо лицом, официально уполномоченным первым руководителем подписывать документы, адресованные руководству Правительства и Канцелярии) или акимом области, городов Нур-Султана, Алматы, Шымкента (лицом, на которое официально возложено исполнение обязанностей акима области, городов Нур- Султана, Алматы, Шымкента).
При этом, если первый руководитель государственного органа совмещает свою должность с должностью Заместителя Премьер-Министра, то проекты постановлений Правительства вносятся в Канцелярию только после предварительного согласования соответствующих проектов с первым руководителем государственного органа - Заместителем Премьер-Министра.
138. За аутентичность текстов на государственном и русском языках персональную ответственность несет руководитель государственного органа- разработчика.
139. Исключен постановлением Правительства РК от 11.04.2019 № 185.
140. Подлинники зарегистрированных проектов постановлений передаются в ответственное за рассмотрение проекта структурное подразделение.
Поступившие к ранее зарегистрированному номеру проекты передаются посредством ИПГО или ЕСЭДО в ответственное за рассмотрение проекта структурное подразделение, осуществляющее свод (подлинники проектов на бумажных носителях), а также в отделы-соисполнители и Юридический отдел (копии проектов на бумажных носителях).
141. Проект может быть возвращен также на доработку:
1) по решению Премьер-Министра до вынесения проекта на голосование по любым основаниям;
2) на основании поручений и протокола совещаний у заместителей Премьер- Министра;
3) по решению Руководителя Канцелярии Премьер-Министра.
142. Сроки прохождения проектов в Канцелярии (с даты поступления проекта в структурные подразделения до сдачи подписанного документа на выпуск) не должны превышать: для проектов постановлений Правительства – 20 (двадцать) рабочих дней, проектов постановлений о международных договорах о займах – 10 (десять) рабочих дней, проектов распоряжений Премьер-Министра – 15 (пятнадцать) рабочих дней. По срочным проектам, разработанным по поручению Руководства Правительства, устанавливаются иные сокращенные сроки их прохождения в Канцелярии.
В связи с большим объемом и сложностью текста проектов, сроки прохождения могут быть продлены Руководителем Канцелярии либо лицом, исполняющим его обязанности (кроме сроков прохождения приоритетных законопроектов и законопроектов, которые планируется объявить срочными).
143. В случае инициирования Правительством проектов актов Президента Республики Казахстан, они вносятся в Администрацию Президента Республики Казахстан в соответствии с Правилами подготовки, согласования и представления на рассмотрение Президенту Республики Казахстан проекта Послания Президента Республики Казахстан народу Казахстана, подготовки, согласования и представления на подпись проектов актов и поручений Президента Республики Казахстан, реализации Послания Президента Республики Казахстан народу Казахстана, осуществления контроля за исполнением актов и поручений Президента Республики Казахстан и проведения мониторинга нормативных правовых указов Президента Республики Казахстан, утвержденными Указом Президента Республики Казахстан от 27 апреля 2010 года № 976, и Регламентом Правительства Республики Казахстан, утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан от 10 декабря 2002 года № 1300. Копии вносимых проектов и материалов к ним остаются в ОКДО.
144. Руководитель Канцелярии информирует Премьер-Министра о поступивших проектах, предложениях о вынесении проекта на заседание Правительства или заочное голосование членов Правительства.
145. Проекты, по которым принято решение о вынесении на заседание Правительства, направляются в структурные подразделения Канцелярии, к компетенции которых относятся вопросы рассматриваемых проектов, для подготовки соответствующей справки к заседанию Правительства.
146. Структурные подразделения Канцелярии по проектам, выносимым на заседание Правительства:
1) самостоятельно дорабатывают проекты с учетом имеющихся у структурных подразделений Канцелярии замечаний, в том числе редакционного характера и по юридической технике. В остальных случаях проекты дорабатываются по поручению руководства Правительства или Канцелярии, и окончательная версия проекта согласовывается в электронном виде посредством ЭЦП первым руководителем государственного органа-разработчика (лицом, на которое официально возложено исполнение обязанностей первого руководителя, либо лицом, официально уполномоченным первым руководителем подписывать документы, адресованные руководству Правительства и Канцелярии) или акимом области, городов Нур-Султана, Алматы, Шымкента (лицом, на которое официально возложено исполнение обязанностей акима области, городов Нур- Султана, Алматы, Шымкента), а при необходимости с другими заинтересованными государственными органами;
2) оформляют проекты в форме электронных документов.
Проекты с пометкой "Для служебного пользования" оформляются только в форме бумажного документа на гербовом бланке;
3) проекты согласовываются посредством ИПГО или ЕСЭДО сотрудниками ОКДО, ответственными за надлежащее формирование комплекта электронных и бумажных документов, аутентичность текстов на государственном и русском языках, заведующими ответственного отдела и отделов-соисполнителей, Юридического отдела, Руководителем Канцелярии и его заместителями (в соответствии с распределением их обязанностей), соответствующими заместителями Премьер-Министра (в соответствии с распределением их обязанностей) и направляются на пересогласование государственным органам- разработчикам посредством ИПГО.
Проекты постановлений, предусматривающие направление законопроектов в Парламент либо их отзыв из Парламента, а также заключения Правительства на поправки депутатов на инициированные Правительством законопроекты дополнительно согласовывает руководитель Представительства Правительства в Парламенте Республики Казахстан.
4) представляют на подпись Руководителю Канцелярии согласованную (в ИП ГО или ЕСЭДО) руководителем ответственного структурного подразделения справку по проекту с изложением объема и характера доработанных положений проекта (в которой также отражаются результаты согласования в заинтересованных государственных органах, ранее рассматривавших данный проект, в случае согласования посредством ИП ГО);
5) не позднее, чем за 2 (два) рабочих дня до проведения заседания Правительства передают полностью подготовленный проект в электронном виде ОКДО не принимает проекты накануне заседания Правительства, то есть за 1 (один) рабочий день, если по проекту отсутствует прямое поручение Проекты, принятые на заседании Правительства большинством голосов (и заочного голосования) от общего числа членов Правительства, передаются на подписание Премьер-Министру.
Проекты должны быть представлены на подпись Премьер-Министру в течение 3 (три) рабочих дней после их рассмотрения на заседании Правительства в форме электронного и бумажного документа на гербовом бланке с приложением к нему результатов электронного согласования проекта.
147. Исключен постановлением Правительства РК от 24.07.2018 № 455 (вводится в действие с 01.07.2018).
148. Исключен постановлением Правительства РК от 24.07.2018 № 455
149. Заочное голосование проектов постановлений Правительства и проектов заключений Правительства на поправки депутатов по законопроектам, инициированным Правительством, а также по законопроектам, инициированным депутатами Парламента, проводится по поручению Премьер-Министра или Соответствующий проект резолюции Премьер-Министра или Руководителя Канцелярии о направлении проекта на заочное голосование должен быть согласован с Юридическим отделом, а также ОКДО.
По проектам постановлений Правительства по кадровым вопросам, а также вопросам наградного (служебного, боевого и гражданского) огнестрельного и холодного оружия, согласование проекта резолюции не требуется.
150. Срок для заочного голосования членов Правительства не должен превышать 3 (трех) рабочих дней со дня рассылки проекта (материалов по проекту) для голосования. При необходимости Премьер-Министром и Руководителем Канцелярии сроки для заочного голосования могут быть сокращены.
151. До окончания срока заочного голосования члены Правительства направляют в Канцелярию ответы в форме электронных документов или письменные ответы (по проектам с пометкой «Для служебного пользования», а также в случае нахождения члена Правительства в служебной командировке по территории Республики Казахстан), в которых выражают свое мнение. В случае отсутствия ответа в указанный срок, считается, что член Правительства проголосовал за принятие проекта.
Голосование осуществляется членами Правительства без права замены.
152. Заочное голосование считается состоявшимся, если по проекту проголосовало большинство от общего числа членов Правительства за принятие проекта.
153. По результатам заочного голосования ответственный исполнитель в течение одного рабочего дня составляет лист учета результатов заочного голосования членов Правительства по проекту в форме электронного или бумажного документа.
154. Организация и проведение заочного голосования по проекту осуществляются ОКДО.
Руководитель Канцелярии подписывает соответствующее поручение к проектам в форме электронных документов, удостоверенных ЭЦП, после чего сотрудник сектора обеспечения протокольных мероприятий ОКДО уведомляет членов Правительства о соответствующем поручении через ИП ГО или ЕСЭДО.
Проекты и соответствующие поручения с пометкой «Для служебного пользования» направляются на бумажном носителе по фельдъегерской или специальной связи.
155. Принятый Правительством проект направляется ОКДО в структурное подразделение Канцелярии, к компетенции которого относятся вопросы рассматриваемого проекта, для обеспечения внесения на подпись.
156. В том случае, когда в тексте постановления имеется указание на необходимость его опубликования либо к постановлению прилагается поручение Премьер-Министра или Руководителя Канцелярии (в их отсутствие - лиц, исполняющих обязанности соответственно Премьер-Министра или Руководителя Канцелярии) об опубликовании данного постановления, исполнитель обязан включить в указатель рассылки Пресс-службу Премьер-Министра, которая обеспечивает своевременную публикацию постановлений в средствах массовой информации и размещение на Интернет-ресурсе Правительства в соответствии с Регламентом Правительства.
Пресс-служба ежемесячно информирует Руководителя Канцелярии о состоянии опубликования постановлений Правительства.
Ответственность за правильность оформления указателя рассылки, а также включение или невключение в него необходимых должностных лиц, государственных органов и иных организаций несет руководитель структурного подразделения Канцелярии, отвечающего за прохождение проекта в Канцелярии.
Исполнитель формирует и сдает с 9.00 до 18.00 часов полностью готовый к выпуску оригинал постановления (распоряжения) сотруднику ОКДО, ответственному за надлежащее формирование комплекта электронных и бумажных документов. Постановление (распоряжение), подписанное ЭЦП Премьер-Министра, поступает в СВР ОКДО посредством ИП ГО или ЕСЭДО в автоматическом режиме.
157. Проекты постановлений Правительства должны быть представлены на подпись Премьер-Министру одновременно на бумажном носителе и в форме электронного документа в течение 3 (трех) рабочих дней после их рассмотрения на заседании Правительства или окончания срока заочного голосования.
158. Ответственность за качественное и своевременное оформление постановлений и распоряжений на всех стадиях их прохождения в Канцелярии несет руководитель соответствующего структурного подразделения, в компетенцию которого входит рассматриваемый вопрос.
159. Подлинник постановления (распоряжения), подписанный Премьер- Министром, со всеми приложениями и материалами передается исполнителем в ОКДО в специальной обложке с указанием системного номера проекта в ИПГО или ЕСЭДО, наименованиями файлов подлинника (с данными об объеме информации в байтах) в следующем порядке:
проекты, созданные посредством ИПГО:
1) подлинник постановления (распоряжения) со всеми визами и приложениями в бумажном виде, а также в электронной форме, подписанный ЭЦП Премьер-Министра;
2) указатель рассылки, подписанный заведующим структурным подразделением Канцелярии, в бумажном виде, а также в электронной форме, заверенный ЭЦП;
3) результаты голосования членов Правительства в электронном виде;
4) справка по проекту в электронном виде;
5) проект постановления (распоряжения), представленный государственным органом со всеми приложениями (заключения, справки-обоснования, решения и т.
д.) в электронном виде;
6) при необходимости наличие приказа, заверенного печатью о возложении обязанности первого руководителя государственного органа в формате *pdf;
проекты, созданные посредством ЕСЭДО:
приложениями в бумажном виде, а также в электронной форме, подписанный подразделением Канцелярии, в бумажном виде, а также в электронной форме,
3) результаты голосования членов Правительства в бумажном виде;
4) справка по проекту (в бумажной и электронной форме, заверенной ЭЦП);
5) проект постановления (распоряжения), представленный государственным органом со всеми приложениями (заключения, справки-обоснования, решения и т.
д.) в бумажном виде, а также в электронной форме, заверенный ЭЦП;
6) при необходимости наличие копии приказа, заверенной печатью о возложении обязанности первого руководителя государственного органа, в бумажном виде, а также в электронной форме в формате *pdf.
По проектам с пометкой "Для служебного пользования" пакет документов формируется исключительно на бумажных носителях.
160. ОКДО принимает от исполнителя и проверяет правильность оформления и наличие всех необходимых документов, указанных в перечне справки согласования проекта, окончательно формирует дело.
161. При наличии в деле всех необходимых документов и надлежащем их исполнении сотрудник сектора по выпуску правительственных решений, ответственный за выпуск, докладывает об этом заведующему ОКДО, после чего регистрирует проект, подписанный Премьер-Министром (лицом, исполняющим его обязанности), и обеспечивает его тиражирование, заверение гербовой печатью Правительства и передачу в сектор делопроизводства и архива для отправки (передачи) адресатам в соответствии с указателем рассылки, подписанным заведующим структурным подразделением Канцелярии, обеспечивающего подготовку данного проекта. В отдельных случаях в соответствии с указателем рассылки адресатам могут высылаться только выписки из постановлений в части, их касающейся.
162. Постановления Правительства и распоряжения Премьер-Министра рассылаются по указателю рассылки адресатам:
1) в виде заверенных гербовой печатью Правительства экземпляров на бумажных носителях и в форме электронных документов, подписанных ЭЦП, в адрес Администрации Президента, Министерства юстиции и государственного органа-разработчика;
2) другим государственным органам, а также в Эталонно-контрольный банк нормативных правовых актов Министерства юстиции (за исключением распоряжений Премьер-Министра) только в форме электронных документов, удостоверенных ЭЦП;
3) в виде заверенных гербовой печатью Правительства экземпляров на бумажных носителях организациям, не имеющим подключения к ЕСЭДО и ЕТС ГО;
4) в сектор контроля ОКДО постановления Правительства и распоряжения Премьер-Министра с пометкой «Для служебного пользования» передаются на бумажных носителях, остальные постановления Правительства и распоряжения Премьер-Министра передаются в форме электронных документов, удостоверенных ЭЦП.
Подлинники постановлений Правительства и распоряжений Премьер- Министра остаются в ОКДО. Подпись Премьер-Министра на подлиннике постановления Правительства и распоряжения Премьер-Министра заверяется гербовой печатью, при этом оттиск гербовой печати проставляется так, чтобы частично затрагивал реквизиты наименования должности и личную подпись Премьер-Министра.
Государственный орган, принявший постановление Правительства и распоряжение Премьер-Министра в форме электронного документа, удостоверенного ЭЦП, определяет положительный результат ЭЦП в порядке, предусмотренном Правилами документирования, и регистрирует в установленном порядке.
Канцелярией в сопроводительном электронном документе, удостоверенном ЭЦП, адресованном в Министерство юстиции, при рассылке постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра указывается государственный орган-разработчик для размещения данных сведений в автоматизированной системе правовой информации.
163. После рассылки постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра сотрудник СВР ОКДО, ответственный за выпуск, составляет перечень документов, имеющихся в деле, подписывает его, нумерует листы дела, проверяет наличие на указателе рассылки отметок о количестве экземпляров (тираже), дате отправки, после чего помещает дело на хранение в ведомственный архив и вводит учетные данные в базу данных ЭРКК.
Постановления Правительства и распоряжения Премьер-Министра, подписанные ЭЦП Премьер-Министра, посредством ИП ГО или ЕСЭДО направляются в ведомственный архив электронных документов.
164. Контроль за оформлением актов Правительства, распоряжений Премьер-Министра и других документов в Канцелярии осуществляет ОКДО.
165. Сотрудникам Канцелярии и других государственных органов запрещается самостоятельно снимать копии постановлений и распоряжений.
Копии постановлений и распоряжений с ксерокопией гербовой печати Правительства недействительны.
166. Оригиналы постановлений (распоряжений) могут быть представлены для ознакомления только по указанию Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Канцелярии либо лица, исполняющего его обязанности, через заведующего ОКДО.
Сведения о запросе и возврате оригинала постановления (распоряжения)
фиксируются соответствующим сотрудником сектора по выпуску правительственных решений в журнале учета. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, опечатан печатью с указанием количества листов, подписан сотрудником ОКДО и скреплен печатью. Ответственность за правильное заполнение журнала и его сохранность несет сотрудник сектора по выпуску правительственных решений в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным заведующим ОКДО.
Глава 9. Соблюдение правил хранения и использования служебных документов, печатей, бланков и учетных форм
167. Сотрудники Канцелярии при обращении с документами обязаны строго соблюдать установленные требования по работе с государственными секретами Республики Казахстан, не разглашать государственную и служебную тайну, служебную информацию ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования», обеспечивать сохранность документов, поддерживать на рабочем месте порядок, исключающий возможность несанкционированного доступа в служебные кабинеты посторонних лиц и ознакомления их со служебными документами, пользования ими компьютерами, пишущими машинками, писчей и копировальной бумагой, телефонами и другими средствами оргтехники. Запрещается оставлять ключи от служебных кабинетов в наружных замках дверей.
Категорически запрещается передача кому бы то ни было копий документов Канцелярии без разрешения заведующего ОКДО.
Запрещаются передача кому бы то ни было документов Канцелярии и их несанкционированное копирование.
Ответственность за сохранность документов, содержащейся в них служебной информации несут руководители и делопроизводители структурных подразделений Канцелярии.
За утрату документов, нарушение правил обращения с ними, разглашение служебной информации виновные лица привлекаются к соответствующей ответственности.
168. ОКДО обеспечивает хранение копий сертификатов полномочий, выданных Премьер-Министром. Копии сертификатов группируются отдельно по датам их подписания и хранятся в секторе секретного делопроизводства.
169. Порядок хранения и применения гербовых печатей устанавливается отдельным постановлением Правительства.
170. Бланки Канцелярии изготавливаются типографским способом по заявкам сектора секретного делопроизводства и защиты информации, а бланки приказов Руководителя Канцелярии и командировочных удостоверений - по заказу Секретариата Руководства Канцелярии.
Бланки постановлений, распоряжений и писем нумеруются типографским способом.
Учет и выдача бланков подразделениям Канцелярии возлагаются на сектор секретного делопроизводства и защиты информации.
171. За утрату документов, разглашение служебной информации, нарушение правил работы с документами и других положений настоящей Инструкции сотрудники Канцелярии привлекаются к ответственности в соответствии с действующими законодательными актами.
Глава 10. Составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
172. Копии документов с поручениями Главы государства, Администрации Президента Республики Казахстан и другие документы, содержащие сведения, относящиеся к служебной информации ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования», другие бланки строгой отчетности, материалы к совещаниям (копии), черновые материалы и иные документы, отобранные по истечении срока оперативного хранения, но не менее 1 (одного)
года (в том числе оригиналы писем государственных органов и иных организаций, поступивших для сведения и принятых без регистрации)
структурными подразделениями Канцелярии формируются для последующего уничтожения с составлением актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме согласно приложению 11 к настоящей Инструкции). После составления акты согласовываются с сектором делопроизводства и архива ОКДО.
Подлежат согласованию с сектором секретного делопроизводства и защиты информации ОКДО акты, содержащие перечень испорченных и/или устаревших гербовых бланков.
173. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 11 к настоящей Инструкции), составляется в двух экземплярах. После утверждения акты передаются в ОКДО для учета.
174. Документы, указанные в пункте 166 настоящей Инструкции, подлежат уничтожению только после утверждения акта о выделении к уничтожению документов, согласованного с сектором делопроизводства и архива ОКДО. После осмотра отобранные документы могут быть уничтожены путем их измельчения в шредерных (бумагорезательных) машинах или сожжения.
175. Структурным подразделениям Канцелярии запрещается сдавать в целом виде документы и другие материалы, указанные в пункте 166 настоящей Инструкции, на уничтожение без оформления акта в порядке, установленном
176. Документы, указанные в пункте 166 настоящей Инструкции, и другие материалы, в том числе справочные и черновики, уничтожаются с участием ответственного за их учет и хранение в структурном подразделении Канцелярии путем измельчения с использованием шредерных (бумагорезательных) машин или при необходимости путем их сожжения.
Гарантированно уничтоженными документами считаются разрезанные (измельченные) в шредерных (бумагорезательных) машинах на фрагменты с размером каждого фрагмента не более 2,5 кв. мм или сожженные.
При этом документы или дела с пометкой «Для служебного пользования», отобранные к уничтожению, должны в обязательном порядке измельчаться до степени, исключающей возможность прочтения текста.
177. Документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования», отобранные к уничтожению, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт (приложение 11 к настоящей Инструкции) вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными документами. При этом в графе 2 акта после заголовка дела (документа) ставится пометка «ДСП».
178. После уничтожения дел с пометкой «Для служебного пользования» в регистрационных учетных формах проставляется отметка: «Уничтожено. Акт от (дата) №».
Глава 11. Прием, передача дел и документов при увольнении или переводе на другую работу сотрудника Канцелярии, передача документов из одного подразделения в другое
179. При увольнении или переводе на другую работу сотрудник Канцелярии по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения Канцелярии передает другому сотруднику этого же подразделения все находящиеся у него на исполнении дела и документы, накопленные справочные материалы.
В этом случае сотрудником, передающим документы, составляется в двух экземплярах акт о приеме-передаче служебных дел, в котором указываются передаваемые документы и характеризуется состояние исполнения нерешенных на день передачи вопросов. Оба экземпляра акта подписываются передающим и принимающим документы сотрудниками и утверждаются руководителем структурного подразделения. Один экземпляр передается на хранение в архив ОКДО (далее - архив), а другой экземпляр остается у ответственного за учет и хранение документов сотрудника структурного подразделения Канцелярии.
На основании акта сотрудник данного структурного подразделения делает отметки в ЭРКК о передаче документов другому сотруднику.
180. При увольнении или переводе на другую работу сотрудник приемной структурного подразделения передает вновь назначенному сотруднику (или другому лицу по указанию заведующего отделом) все имеющиеся у него документы, в том числе дела, картотеку, иные служебные документы) по акту, составленному в двух экземплярах. Один экземпляр акта, утвержденный руководителем структурного подразделения Канцелярии, передается в ОКДО для хранения в архиве.
181. При уходе сотрудника в отпуск, по болезни или при выезде в командировку, имеющиеся у него на исполнении служебные документы немедленно передаются другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения Канцелярии либо его заместителя. В ЭРКК сотрудник этого подразделения делает отметку о передаче документов. Если после возвращения сотрудника документы остались неисполненными, то они вновь передаются ему с соответствующей отметкой в карточках.
182. Передача документов из одного структурного подразделения Канцелярии в другое должна осуществляться следующим образом:
в случае отсутствия резолюции Руководства Правительства или Канцелярии
- по договоренности руководителей структурных подразделений (их заместителей);
в том случае, когда к документу имеется резолюция Руководства Правительства или Канцелярии с поручением в адрес одного из структурных подразделений Канцелярии, передача таких документов на исполнение в другое подразделение возможна только на основании указания Руководителя Канцелярии или его заместителей через сектор делопроизводства и архива.
Глава 12. Составление номенклатуры дел и формирование документов в дела
183. Номенклатура дел служит для формирования и систематизации исполненных документов, определения сроков хранения, учета дел в структурных подразделениях Канцелярии и архиве.
Заголовки дел, включенных в номенклатуру дел, должны отражать содержание работы, по которому документы группируются в дела, с указанием их видов (постановления, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, переписка и др.).
Ежегодно (в декабре) уточняется номенклатура дел в структурных подразделениях Канцелярии и согласовывается с архивом. На основании этой номенклатуры составляется сводная номенклатура дел Канцелярии, которая согласовывается с Национальным архивом Республики Казахстан не реже одного раза в 5 лет, если нет концептуальных изменений в функциях и структуре.
Номенклатура дел утверждается Руководителем Канцелярии и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Необходимые изменения вносятся и в справочник «Номенклатура дел ЕСЭДО».
Глава 13. Формирование документов в дела в текущем делопроизводстве
184. Номер дела состоит из индекса структурного подразделения Канцелярии и номера дела по номенклатуре (например, № 5-8, где 5 - индекс структурного подразделения, 8 - номер дела по номенклатуре).
185. Формирование дел осуществляется сотрудниками структурных подразделений Канцелярии, ответственными за ведение текущих архивов этих подразделений, в соответствии с номенклатурой дел. Содержание документов должно соответствовать заголовку дела по номенклатуре дел. Не допускается включение в дело ненужных черновиков, размноженных копий и т.п.
В дела подшиваются документы по решенным вопросам, при этом сверяются с карточкой наличие документов, а также правильность их оформления (подписи, даты, регистрационные номера, визы, приложения, резолюции, отметки об исполнении и направлении «В дело»). Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
В дела включаются, как правило, документы одного календарного года.
В случае, когда решение вопросов, поставленных в текущем году, завершается делопроизводством в следующем году, документы с сохранением индекса подшиваются в дела года, в котором они решены.
Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела.
Каждое дело должно содержать не более 180 листов. Если в деле документов больше, то оно делится на тома (части).
Каждый том представляет собой отдельное дело с самостоятельной нумерацией листов. Заголовок на всех томах должен быть единым, дополнительно указываются только особенности данного тома.
Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
186. Документы по одному вопросу формируются в дела в следующем порядке:
документ, на основании которого возник вопрос;
документ, которым решен вопрос;
заключения, справки и другие документы, обосновывающие решение данного вопроса (в хронологическом порядке или логической последовательности).
При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного сроков хранения переформировываются в обратном порядке:
документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - первым.
Документы и материалы к протоколам совещаний формируются к каждому протоколу. При отсутствии соответствующих документов и материалов к совещаниям к протоколу прикладывается принятая (поступившая) информация.
Формирование документов к протоколам заседаний Правительства
187. Подлинники протоколов заседаний Правительства группируются в дела отдельно и располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Глава 14. Формирование документов к постановлениям Правительства и распоряжениям Премьер-Министра
188. Подлинники постановлений Правительства и распоряжений Премьер- Министра формируются в дела отдельно. К каждому тому составляется оглавление.
189. Исполнитель обязан передать в сектор по выпуску правительственных решений все документы, обосновывающие выпуск данного постановления или распоряжения: проект решения, протокол разногласий, справки структурных подразделений Канцелярии и другие необходимые документы (заключения, представления, протокольные решения, резолюции Руководства, заключения министерств, сводки и т.д.).
190. Документы к постановлениям и распоряжениям формируются в дела по месяцам.
Внутри дела документы располагаются в порядке номеров постановлений и распоряжений.
Документы к каждому постановлению (распоряжению) вкладываются в специальную обложку в следующем порядке: контрольный экземпляр постановления (распоряжения), приложения к ним, пояснительная записка разработчика, указатель рассылки, справки структурных подразделений Канцелярии, проект и его варианты со всеми приложениями и визами, заключения и иные справки структурных подразделений Канцелярии (располагаются в хронологическом порядке).
К каждому делу составляется оглавление.
Глава 15. Формирование документов по контролю за выполнением актов Президента Республики Казахстан, постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра
191. На контролируемые акты, постановления, распоряжения, в соответствии с номенклатурой дел заводятся контрольные накопительные папки (дела).
Документы в них группируются в следующем порядке:
копия контролируемого акта, постановления, распоряжения;
справка о снятии с контроля (подшивается после контролируемого документа);
информация и другие документы о ходе выполнения отдельных пунктов
192. Дела, содержащие документы по выполнению актов Президента Республики Казахстан, постановлений Правительства, распоряжений Премьер- Министра, могут быть переходящими и должны храниться в структурных подразделениях Канцелярии до полного их решения и снятия с контроля, после чего передаются в архив.
Глава 16. Подготовка и передача документов из отделов в архив
193. Архив принимает, учитывает и хранит все законченные делопроизводством документы и дела как постоянного, так и временного хранения, образующиеся в деятельности Канцелярии.
194. Дела, законченные делопроизводством за истекший год, принимаются в архив с апреля по ноябрь следующего года по графику, утвержденному Руководителем Канцелярии. Сдачу дел в архив осуществляют сотрудники структурных подразделений Канцелярии, ответственные за ведение текущих архивов этих подразделений.
При отсутствии подлинников документов исполнителем составляется справка, подписанная руководителем структурного подразделения и исполнителем, для доклада Руководителю Канцелярии.
195. В случаях ликвидации или реорганизации структурного подразделения Канцелярии, сотрудник этого подразделения в течение двух месяцев с момента его ликвидации или реорганизации формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает в архив, независимо от сроков хранения.
196. Экземпляры регистрационно-контрольных карточек на документы находятся на оперативном хранении в ОКДО и соответствующих структурных подразделениях-исполнителях (соисполнителях). По истечении срока хранения карточки уничтожаются в установленном порядке.
197. Дела, находящиеся на архивном хранении, при необходимости могут выдаваться из архива в структурные подразделения во временное пользование с разрешения заведующего ОКДО или лица, исполняющего его обязанности.
198. Перед сдачей дел в архив сотрудниками структурных подразделений Канцелярии выполняется следующая подготовительная работа:
сверка карточек, учетных данных базы данных регистрационно- контрольных карточек системы электронного документооборота с фактическим наличием документов по каждому делу (в т.ч. электронных документов, удостоверенных ЭЦП (единица хранения - электронный документ);
сверка по карточкам документов, направленных в подлинниках в другие организации, переходящих исполнением на следующий год, оставшихся в подразделении для руководства и т.д.;
проверка правильности подшивки документов в данное дело (соответствие содержания документов заголовку по номенклатуре дел);
изъятие лишних экземпляров, ненужных черновиков (скрепки не удаляются до подшивки документов).
199. Дела постоянного хранения и документы по личному составу подшиваются в твердые обложки (приложение 8), металлические скрепки удаляются, листы нумеруются черным графитным карандашом в правом верхнем углу листа, не задевая текста, составляется внутренняя опись (приложение 9).
Внутренняя опись составляется во всех делах независимо от сроков их хранения с указанием в графе «Примечание» отсутствующих документов со ссылкой на соответствующие обоснования (акты, служебные записки).
В конце дела сотрудником оформляется заверительная надпись (приложение 10), в которой цифрой и прописью указывается количество листов в деле.
200. Все записи на обложках дел постоянного хранения делаются четко черными чернилами или черной тушью.
201. Дела с документами временного хранения не подшиваются, оставляются в скоросшивателях, листы в них не нумеруются.
202. Сотрудники архива проверяют формирование документов в дела по тематике и срокам хранения.
Архив принимает дела по годовому разделу номенклатуры дел данного структурного подразделения Канцелярии, в котором делается отметка о количестве принятых дел постоянного и временного хранения.
Дела, оформленные с нарушением настоящей Инструкции, возвращаются в соответствующее структурное подразделение Канцелярии для переоформления.
203. Прием и сдача документов из структурного подразделения Канцелярии в архив оформляются актом, подписанным руководителем, сотрудником этого подразделения и заведующим архивом (приложение 12). В утвержденной номенклатуре дел сотрудниками архива делаются отметки по данному подразделению о количестве принятых дел.
Сотрудники архива проводят обработку документов, составляют описи, раскрывающие состав и содержание хранящихся дел.
204. Ответственность за хранение архивных документов в архиве возлагается на заведующего архивом.
Изымать документы постоянного срока хранения из архивных дел и вносить в них изменения запрещается. Документы, находящиеся в делопроизводстве или текущем архиве, исследователям не выдаются. Документы Канцелярии, хранящиеся в Центральном государственном архиве до 1990 года и Национальном архиве Республики Казахстан с 1994 года, исследователям представляются на основании письменного ходатайства руководства Центрального государственного архива, Национального архива Республики Казахстан и с разрешения Руководителя Канцелярии. При необходимости документы из текущего архива Канцелярии могут быть выданы на основании заявки (приложение 14) только с разрешения заведующего ОКДО на срок не более 10 дней, с отметкой в соответствующем журнале.
205. На сотрудника архива возлагаются подготовка и сдача архивных документов на государственное хранение в Национальный архив Республики Казахстан в установленные сроки.
206. Архив выдает справки по архивным документам Правительства как учреждениям, так и отдельным гражданам только на основании их письменного обращения с разрешения Руководителя Канцелярии.
207. ОКДО образует постоянно действующую Экспертную комиссию, которая производит окончательный отбор архивных документальных материалов на постоянное, временное хранение или на уничтожение.
Глава 17. Машинописные, копировально-множительные работы и диктофонная запись
208. Печатание документов Руководства Канцелярии, расшифровку фонограмм заседаний Правительства и их распечатку обеспечивает компьютерно- диктофонное бюро РГП «ДАЗ» (далее – компьютерно-диктофонное бюро), оперативное руководство которым осуществляет ОКДО. Все остальные машинописные работы выполняются структурными подразделениями Канцелярии самостоятельно.
Допускается в связи со служебной необходимостью печатание в компьютерно-диктофонном бюро иных документов, которое осуществляется по указанию заведующего ОКДО или его заместителей. Секретные документы передаются в компьютерно-диктофонное бюро через сектор секретного делопроизводства и защиты информации.
209. Передаваемые в компьютерно-диктофонное бюро для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики или документы, правленые карандашом.
210. Использованные при печатании документов бланки, имеющие номера, учитываются в специальном журнале, в котором указываются номер бланка, фамилия исполнителя, дата печатания.
211. Ксерокопирование документов осуществляется в копировально- множительном бюро РГП «ДАЗ» (далее - копировально-множительное бюро) в соответствии с порядком ксерокопирования документов в Канцелярии (приложение 13).
Секретные документы на ксерокопирование представляются только сотрудниками сектора секретного делопроизводства и защиты информации с разрешения заведующего ОКДО или его заместителей.
212. Запись фонограмм заседаний Правительства, совещаний, проводимых у Руководства Правительства и Канцелярии, и их расшифровка осуществляются по указанию Руководителя Канцелярии.
213. Фонограммы совещаний у заместителей Премьер-Министра записываются только по их указанию и, как правило, не расшифровываются, а используются сотрудниками Канцелярии, ответственными за подготовку протоколов совещаний, для самостоятельного прослушивания в целях уточнения формулировок при составлении протоколов.
Глава 18. Контроль за соблюдением настоящей Инструкции
214. Контроль за соблюдением настоящей Инструкции осуществляет ОКДО, который имеет право проводить в структурных подразделениях Канцелярии проверки с целью выявления фактов нарушения настоящей Инструкции и по их результатам вносить представления Руководителю Канцелярии о привлечении сотрудников к ответственности.
Приложение 1 к Инструкции по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА для регистрации документов (лицевая сторона карточки)
Вид документа
Листов
Приложения
Контроль
Вх. №
Вх. дата
Корреспондент
Тел.
Исх. №
Исх. дата
Адресат
Отправитель
Характер
Вид доставки
Язык
Краткое содержание
Резолюции
Отдел
Исполнитель
Напоминания
Срок исполнения
Продлил
До
Фактический срок исполнения Вопрос решен Дело № Том № Листы Акт № от Индекс, роспись, время полу- чения (оборотная сторона карточки)
Ход исполнения
Дата, №, куда направлен за- Дата, исх. №, кто подписал Дата получения прос Приложение 2 АКТ № _____ Мы, нижеподписавшиеся сотрудники сектора делопроизводства и архива Отдела контроля и документационного обеспечения Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, _____________________________ Составили настоящий акт о том, что «___» ____________ 20____ года при вскрытии пакета № _________, поступившего из ____________________________________________________ в нем ______________________________________________________________ Настоящий акт составлен в трех экземплярах. Первый экземпляр акта оставлен в секторе делопроизводства и архива, второй – вместе с документами передан по назначению, а третий - направлен автору.
____________________________________________________________________.
Подписи ______________________ Приложение 3 к Инструкции по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан ПЕРЕЧЕНЬ документов, не подлежащих регистрации
1) собрания актов Президента и Правительства Республики Казахстан;
2) ведомости Парламента Республики Казахстан;
3) протоколы заседаний коллегий при акимах областей, городов Нур- Султана, Алматы и Шымкента, а также отдельные их решения;
4) копии писем, поступающих в Канцелярию для сведения;
5) учетные данные по назначаемым сотрудникам;
6) статистические отчеты, сведения, справки о работе государственных органов, отраслей экономики и социально-культурной сферы и другая информация, присланная для сведения;
7) оперативные сводки МВД и других оперативных служб;
8) метеосводки;
9) запрашиваемые Канцелярией постановления коллегий, приказы и инструкции министерств и ведомств;
10) материалы социологических исследований;
11) печатные издания (книги, брошюры, газеты, журналы и др.);
12) поздравительные телеграммы и открытки (кроме посланий глав государств и правительств);
13) приглашения;
14) рекламная информация;
15) заявки на установку телефонов;
16) заявки на выдачу пропусков;
17) бухгалтерские документы;
18) письма с просьбами об организации встречи.
Приложение 4
(лицевая сторона)
(гриф секретности)
ЛИСТ ознакомления с документами Администрации Президента Республики Казахстан (входящий № и дата регистрации) (№ и дата документа)
Наименование и заголовок документа:
Резолюция:
(оборотная сторона)
Отметки об ознакомлении Дата Фамилия, инициалы Расписка об Примечание ознакомлении Другие отметки:
Приложение 5
ОБРАЗЕЦ оформления резолюции ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫНЫҢ ПРЕМЬЕР-МИНИСТРІ КЕҢСЕСІНІҢ БАСШЫСЫ ____________ . ___________ РУКОВОДИТЕЛЬ КАНЦЕЛЯРИИ ПРЕМЬЕР-МИНИСТРА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН Организация (куда адресована резолюция, наименование в именительном падеже)
Фамилия и инициалы должностного лица (кому адресована резолюция, в дательном падеже)
Текст резолюции (ясное и исчерпывающее содержание действия или порядок и характер исполнения рассматриваемого документа)
Срок исполнения (при необходимости)
________________ Инициал имени и фамилия Руководителя (подпись)
Дата резолюции (число, месяц, год)
Номер (входящий или исходящий)
Наименование, дата и номер документа (к которому относится резолюция)
Приложение 6 оформления исходящей телеграммы Приложение 7 согласования проекта постановления Правительства Республики Казахстан (распоряжения Премьер-Министра)
1. Наименование проекта постановления (распоряжения) Правительства «________________________________________________________________ ________________________________________________________________»
2. Структурное подразделение, отвечающее за прохождение проекта в ОТДЕЛ
3. Исполнитель (фамилия ответственного за прохождение проекта)
получил (-а) проект
4. Дата представления исполнителем справки к проекту
5. Прохождение проекта и согласование в структурных подразделениях Канцелярии Наименование структурных подразделе- Дата поступления на согласование (визирование) и Дата возврата и подпись ний Канцелярии подпись принявшего исполнителя
1. Юридический отдел
2. Отдел контроля и документационного обеспечения:
1) Сектор по выпуску правительственных решений
2) Проверка текста на государственном языке
3) Предварительная проверка аутентично- сти текстов
6. Согласование проекта у Руководства Приемные руководства Дата поступления на согласование (визирование)
Заместителя Премьер-Министра Руководителя КПМ Заместители Руководителя КПМ (в соответствии с распределе- нием их обязанностей):
7. Причина, основание (резолюция руководства) и дата возврата проекта на доработку (в том числе в рабочем порядке)
8. Дата поступления доработанного проекта к исполнителю «___»____________ 20___ года
9. Дата поступления проекта в Секретариат на подпись Премьер-Министру «____» ____________ 20___ года
10. Дата возврата подписанного постановления (распоряжения)
исполнителю «____» ____________ 20___ года
11. Особые отметки о прохождении проекта
12. Прилагаемая версия принятого решения (законопроекта) на электронном носителе (дискета № ____) на государственном и русском языках соответствует окончательной версии на бумажном носителе - сверил исполнитель
13. Дата поступления готового к выпуску постановления (распоряжения) со сверенной версией на электронном носителе в сектор по выпуску решений «____»
_____________ 20___ года Принял _____________/_____________________________/ (подпись) (фамилия, инициалы)
Сдал ______________/____________________________/ Приложение 8 Код госархива _______________ Код учреждения _______________ (наименование фондообразователя)
Ф. № __________________________________ Оп. № __________________________________ Д. № __________________________________ (наименование отдела, структурного подразделения)
Дело № Том №
(заголовок дела)
«____» _____________ 20____ года Ф. № _______________________________ На _____________ листах Хранить _______________ Оп. № _______________________________ Д. № ________________________________ Приложение 9 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела № ______ Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов п/п Итого _________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ____________________________________ Должность лица, составившего внутреннюю опись документов ___________________ Расшифровка подписи Дата _____________ 20___ г.
Приложение 10
ЗАВЕРИТЕЛЬНАЯ НАДПИСЬ В деле пронумеровано ___________________________________________________ _________________________________________________________________листов.
Специалист структурного подразделения __________________________________ (наименование структурного подразделения)
______________________/____________________________/ (подпись) (фамилия и инициалы)
«____» ______________ 20___ г.
Приложение 11
Приложение 12
АКТ о приеме документов в архив за 20____ год Канцелярия Премьер-Министра Республики Казахстан Всего значится по номенклатуре ___________ дел, Фактически принято всего ________________ дел, из них:
постоянного хранения _____________ дел, временного хранения ______________ дел.
Замечания по оформлению и формированию документов:
Одновременно принята учетно-регистрационная картотека, соответствующая документам.
Замечания по заполнению карточек:
НЕДОСТАЧА ДОКУМЕНТОВ
№ карточки
Год
Откуда поступил документ Дата и № документа Содержание НЕДОСТАЧА КАРТОЧЕК Исполни-тель Где подшит документ год № дела лист СДАНО ДОКУМЕНТОВ ЗА ПРОШЛЫЕ ГОДЫ Количество документов Количество карточек Заведующий архивом ______________________________________ Руководитель структурного подразделения ____________________________ Сдал документы в архив специалист структурного подразделения «____» __________ 20___ г.
Приложение 13
ПОРЯДОК ксерокопирования документов Канцелярии Премьер-Министра
1. Документы на ксерокопирование в копировально-множительном бюро РГКП «Дирекция административных зданий Администрации Президента и Правительства Республики Казахстан» принимаются только от сотрудников Канцелярии Премьер-Министра при наличии заполненной и подписанной заявки установленного образца.
2. Заявки на ксерокопирование документов (форма № 1) имеет право подписывать: Руководитель Канцелярии Премьер-Министра, его заместители, руководители структурных подразделений Канцелярии и их заместители.
3. Заявки на ксерокопирование входящей корреспонденции (форма № 1), протоколов, исходящих документов, проектов постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра, в том числе с пометкой «ДСП», имеет право подписывать заведующий Отделом контроля и документационного обеспечения, его заместители, главный инспектор сектора по выпуску правительственных решений, заведующий сектором контроля, заведующий сектором делопроизводства и архива, заведующий сектором секретного делопроизводства и защиты информации Отдела контроля и документационного обеспечения.
4. Ксерокопирование подлинников постановлений Правительства, распоряжений Премьер-Министра, протоколов заседаний Правительства, приложений к ним, иных законодательных и нормативных правовых актов, а также архивных документов Канцелярии осуществляется по заявкам (форма № 1), подписанным: Руководителем Канцелярии или его заместителями, заведующим Отделом контроля и документационного обеспечения или его заместителями.
5. Ксерокопирование секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по обеспечению режима секретности в Республике Казахстан в строго определенном количестве только по заявкам, подписанным:
Руководителем Канцелярии, его заместителями, заведующим Отделом контроля и документационного обеспечения и его заместителями, заведующим сектором секретного делопроизводства и защиты информации, и учитывается отдельно (форма № 2).
6. Хранение размноженных документов в копировально-множительном бюро должно осуществляться таким образом, чтобы исключить возможность ознакомления с ними лиц, не имеющих отношения к данным документам.
Копировально-множительное бюро на основании заявок ведет учет количества и тиража размноженных документов, расхода бумаги и других материалов, в установленном порядке уничтожает черновой материал, оставшийся после выполнения копировально-множительных работ.
Контроль за соблюдением настоящего порядка осуществляет Отдел контроля и документационного обеспечения.
Форма 1
ЗАЯВКА на изготовление ксерокопии документа Отдела Фамилия, инициалы исполнителя телефон ________________________ Дата, наименование документа Количество страниц в подлиннике Тираж Всего листов Дата _______________ Общий расход в листах ________________ Разрешаю: Руководитель структурного подразделения Канцелярии или его заместитель (советник, главный инспектор)
Роспись о получении ксерокопий Форма 2 ЗАЯВКА* на ксерокопирование секретных документов Наименование документа Разрешаю: Заведующий (заместитель)
Отделом контроля и документационного обеспечения или заведующий сектором секретного делопроизводства и защиты информации *) подлежит учету в ПЗГС по журналу учета нарядов (форма 31-ИРС)
Приложение 14 на выдачу документов из ведомственного архива Отдел ____________________________________________________________ Кому (Ф.И.О.) _____________________________________________________ Телефон __________________________________________________________ Наименование доку- Регистрационно-учетные дан- Подлинник (кол-во ли- Копия (кол-во ли- Роспись получа- мента ные док-та стов док-та)
теля
Разрешаю _______ заведующий Отделом контроля и документационного обеспечения Дата _______ Приложение 15 Приложение 16 Приложение 17 Приложение 18 Приложение 19 Приложение 20 Приложение 21 Приложение 22 Приложение 23 Приложение 24 Приложение 25 Приложение 26 Приложение 27 Приложение 28 Приложение 29 Приложение 30 Приложение 31 Приложение 32 Примечание:
1 Формат бумаги: А5 (А6) размером 148x210 мм (105x148);
2. Поля не менее: 10 мм - левое; 10 мм - правое; 10 мм - нижнее.
Приложение 33
2. Поля не менее: 10 мм - левое; 10 мм - правое; 10 мм - нижнее.
Приложение 34
1. Формат бумаги: А5 (А6) размером 148x210 мм (105x148);
2. Поля не менее: 10 мм - левое; 10 мм - правое; 10 мм - нижнее.
Приложение 35
2. Поля не менее: 10 мм - левое; 10 мм - правое; 10 мм - нижнее.
Приложение 36
УТВЕРЖДЕНА от 31 января 2001 года N 168 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству с применением средств вычислительной техники в Канцелярии Премьер-Министра Республики Для служебного пользования ИНСТРУКЦИЯ по организации контроля исполнения документов в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, центральных и местных исполнительных органах
1. В Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан
1. Данная Инструкция регламентирует организацию контроля за исполнением актов Президента Республики Казахстан (далее – Президент), Премьер-Министра Республики Казахстан (далее – Премьер-Министр) и Правительства Республики Казахстан (далее – Правительство), поручений Президента, Премьер-Министра, его заместителей, Руководства Администрации Президента Республики Казахстан (далее – Администрация Президента), Руководителя Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан (далее – Канцелярия), его заместителей, поручений, содержащихся в решениях Совета Безопасности Республики Казахстан (далее – Совет Безопасности) и Ассамблеи народа Казахстана (далее – Ассамблея), обращений Палат Парламента Республики Казахстан (далее – Палаты Парламента) с просьбой дать заключение Правительства на законопроекты, инициированные депутатами, и запросов депутатов Парламента.
2. Канцелярия Премьер-Министра осуществляет организационную и аналитическую работу по контролю за исполнением контрольных документов в соответствии с Регламентом Правительства Республики Казахстан, систематически информирует Премьер-Министра Республики Казахстан по вопросам исполнительской дисциплины.
3. Координацию контрольной работы в Канцелярии осуществляет ОКДО, который в том числе по предложению структурных подразделений ставит на контроль:
1) акты либо пункты актов Президента, Премьер-Министра и Правительства;
2) поручения либо пункты поручений Президента, данные по итогам региональных поездок, международных и общественно значимых мероприятий, заявлений (обращений) Президента, рабочих совещаний, расширенных заседаний Правительства с участием Президента, консультативно-совещательных и иных органов, возглавляемых Президентом;
3) личные поручения Президента, а также поручения, опубликованные в его официальных аккаунтах в социальных сетях или средствах массовой информации;
4) поручения либо пункты поручений Президента по служебным и иным документам, обращениям физических и юридических лиц при наличии штампа «Бақылауға алынды» на бумажных носителях или отметки о статусе контроля в электронной карточке документа;
5) поручения либо пункты поручений, содержащиеся в решениях Совета Безопасности и Ассамблеи;
6) протоколы заседаний Правительства, совещания у Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Канцелярии;
7) поручения Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Канцелярии и его заместителей, в том числе по итогам международных, а также региональных поездок, в которых имеются поручения государственным органам и организациям;
8) поручения Премьер-Министра, его заместителей, Руководства Администрации Президента в адрес Канцелярии, Руководителя Канцелярии (лица, исполняющего его обязанности), в которых указаны сроки исполнения или имеются указания о взятии на контроль, с пометками: «весьма срочно», «срочно», «ускорить»;
9) оперативные поручения Премьер-Министра;
10) запросы депутатов Парламента, обращения Палат Парламента с просьбой дать заключение Правительства на законопроекты, инициированные депутатами;
11) акты прокурорского надзора;
12) запросы, нормативные постановления и послания Конституционного Совета;
13) запросы, постановления Счетного комитета по контролю за исполнением республиканского бюджета.
4. Контрольные документы для контроля их исполнения закрепляются за соответствующими структурными подразделениями Канцелярии в соответствии с утвержденными Руководителем Канцелярии положениями об этих подразделениях и их функциональными обязанностями или в соответствии с поручениями Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Канцелярии и его заместителей (далее - Руководство).
Контроль за исполнением постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра, которыми утверждаются какие-либо планы мероприятий, в целом возлагается на исполнителя этого постановления или распоряжения (структурное подразделение Канцелярии, отвечающее за прохождение проекта постановления или распоряжения в Канцелярии).
Передача контрольных документов из одного отдела в другой осуществляется по согласованию с соответствующим структурным подразделением Канцелярии в течение 1 (одного) рабочего дня с момента поступления документов в отдел.
В случае наличия разногласий между структурными подразделениями, передача контрольных документов из одного отдела в другой осуществляется в течение 2 (двух) рабочих дней с момента поступления документов в отдел на основании резолюции Руководителя Канцелярии.
При этом контрольный документ (за исключением документов с пометкой "ДСП"), направленный в ответственное структурное подразделение по базе данных ЕСЭДО, в течение одного рабочего дня подлежит передаче ответственному(ым) исполнителю(ям), осуществляющему(им) непосредственное исполнение данного документа.
5. Руководители структурных подразделений Канцелярии по каждому закрепленному за данным подразделением контрольному документу определяют работника подразделения (далее - исполнителя), на которого возлагается контроль исполнения документа в целом либо его отдельных пунктов.
Координацию за исполнением контрольных документов в структурных подразделений осуществляет заведующий структурным подразделением. Данное должностное лицо ведет ежедневный мониторинг контрольных поручений, отраженных в пункте 3 настоящей инструкции, находящихся на исполнении в структурном подразделении, и несет персональную ответственность за направление напоминаний, качество и своевременность исполнения данных поручений.
6. Контроль за сроками исполнения контрольных документов осуществляет структурное подразделение Канцелярии, за которым закреплены конкретные контрольные документы и сектор контроля Отдела контроля и документационного обеспечения (далее - сектор контроля).
7. Если в контрольных документах (кроме актов и поручений Президента, а также поручений, содержащихся в решениях Совета Безопасности и Ассамблеи)
не указаны конкретные сроки исполнения, а также отсутствуют предложения структурных подразделений, то данные документы исполняются в месячный срок со дня поступления, а при наличии пометок «срочно» или «ускорить» – в течение 10 (десять) рабочих дней.
Перечень контрольных документов направляется в государственные органы через информационную систему "Интранет-портал государственных органов".
Личные поручения Главы государства подлежат исполнению в двухнедельный срок со дня дачи поручения, если иное не установлено в поручении.
Оперативные поручения Премьер-Министра исполняются всеми государственными органами, организациями и должностными лицами не более чем в двухнедельный срок со дня подписания поручения, если иное не установлено Премьер-Министром.
7-2. Поручения Премьер-Министра Республики Казахстан, его заместителей, Руководителя Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан (лица, исполняющего его обязанности) по плановой отчетной информации с пометкой "принято к сведению" постановке на контроль не подлежат.
8. Если Руководством Канцелярии дано поручение нескольким структурным подразделениям Канцелярии, то работу по контролю и координации исполнения осуществляет структурное подразделение, указанное в поручении первым, либо то подразделение, рядом с наименованием которого имеется пометка "(созыв)" или "(свод)".
Структурные подразделения-соисполнители поручений вносят свои предложения подразделению, осуществляющему свод, не позднее, чем за один день до срока передачи проекта ответа (поручения) на подпись.
9. Если в контрольных документах имеются поручения, относящиеся к компетенции нескольких структурных подразделений Канцелярии, то структурное подразделение, за которым закреплен контроль исполнения документа в целом, в трехдневный срок составляет и согласовывает с другими структурными подразделениями Канцелярии закрепление исполнения конкретных пунктов (с указанием по каждому пункту исполнителя в конкретном структурном подразделении Канцелярии и даты исполнения), которое утверждается Руководителем Канцелярии или лицом, исполняющим его обязанности. Копии утвержденного закрепления направляются задействованным структурным подразделениям, сектору служебной корреспонденции и сектору контроля.
9-1. (Исключен - постановлением Правительства РК от 04.06.2008 N 535 ).
10. На каждый взятый на контроль акт Президента Республики Казахстан и Правительства, распоряжение Премьер-Министра исполнителем заводится накопительная папка (дело) и заполняется регистрационно-контрольная карточка.
Документы в накопительных папках группируются в следующем порядке:
1) копия контролируемого акта (постановления, распоряжения);
2) информация о снятии с контроля;
3) напоминания, информация и другие документы о ходе выполнения контрольного документа и его отдельных пунктов (располагаются в хронологическом порядке).
Дела, содержащие документы по выполнению актов Президента Республики Казахстан и Правительства, распоряжений Премьер-Министра, могут быть переходящими и хранятся в структурных подразделениях Канцелярии до полного их решения и снятия с контроля, после чего передаются в архив.
При подготовке проектов поручений о снятии с контроля поручений Президента, поручений, опубликованных в его официальных аккаунтах в социальных сетях или средствах массовой информации, поручений Руководства Администрации Президента, Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Канцелярии, а также поручений, содержащихся в решениях Совета Безопасности и Ассамблеи, структурное подразделение Канцелярии, являющееся исполнителем, согласовывает проект резолюции с заведующим ОКДО.
11. Ответы и отчеты об исполнении контрольных документов и их отдельных пунктов, поступающие от государственных органов и иных организаций в бумажном и/или в электронном виде направляются структурные подразделения Канцелярии. При этом подлинники отчетов направляются в структурное подразделение Канцелярии, за которым закреплен контроль исполнения документа в целом, а их копии в форме электронного документа направляется в структурные подразделения, ответственные за исполнение отдельных пунктов контрольных документов в соответствии с закреплением и в Если центральными или местными исполнительными органами ответы (отчеты) об исполнении контрольного документа не представлены к установленному сроку или представлены не в полном объеме, то соответствующее структурное подразделение Канцелярии, осуществляющее контроль за исполнением конкретного документа, должно по истечении установленного для государственных органов срока проинформировать Руководство о причинах срыва срока исполнения и в 2 (двух) дневный срок внести предложение по дальнейшему исполнению данного контрольного
12. После получения писем и/или ответов от государственных органов и иных организаций исполнитель в Канцелярии, ответственный за контроль документа в целом или его отдельных пунктов, проводит анализ отчета на предмет своевременности, полноты и качества их исполнения.
По результатам рассмотрения ответственный исполнитель готовит и передает на подпись Руководству Правительства и Канцелярии служебную записку (по каждому контрольному пункту документа, в том числе секретного характера) с конкретными выводами и предложениями и/или проект соответствующей резолюции. Срок подготовки и внесения на подпись Руководству Правительства и Канцелярии проекта резолюции и/или служебной записки по контрольным и неконтрольным документам не должен превышать 7 (семь) рабочих дней со дня их регистрации в Канцелярии.
На основании поступившей информации и в зависимости от результатов анализа ответственный исполнитель представляет Руководству Правительства и Канцелярии не позднее, чем за 5 (пять) рабочих дней до истечения срока исполнения:
1) по актам и поручениям Президента, а также поручениям, содержащимся в решениях Совета Безопасности и Ассамблеи, – в установленном порядке подготовленный проект обоснованного письма в адрес Президента или Первого Президента – Елбасы от имени Премьер-Министра либо его заместителей о снятии их с контроля, либо продлении срока исполнения, либо переводе документов на среднесрочный или долгосрочный контроль с указанием конкретных сроков исполнения, либо переводе на контроль Правительства;
2) по актам и поручениям Президента, а также по поручениям, содержащимся в решениях Совета Безопасности и Ассамблеи, либо по поручениям Администрации Президента – в установленном порядке подготовленный проект обоснованного письма в адрес Администрации Президента от имени заместителей Премьер-Министра или Руководителя Канцелярии (в его отсутствие – лица, исполняющего его обязанности) о снятии их с контроля либо продлении срока исполнения, либо переводе документов на среднесрочный или долгосрочный контроль с указанием конкретных сроков исполнения, либо переводе на контроль Правительства.
Перевод на виды контроля, продление сроков исполнения и снятие с контроля поручений Президента, а также поручений, содержащихся в решениях Совета Безопасности и Ассамблеи, осуществляются в соответствии с Регламентом Правительства;
3) по правительственным решениям, протоколам и поручениям Руководства
- служебную записку о ходе исполнения протокольных поручений на имя Премьер-Министра, заместителей Премьер-Министра, Руководителя Канцелярии, а по завершении исполнения протокольных поручений (протоколов) на основании поступивших в порядке исполнения информаций (данных) государственных органов готовит итоговую справку об исполнении с учетом результатов анализа с предложениями о снятии с контроля, продлении срока или переводе на среднесрочный или долгосрочный контроль с указанием конкретных сроков исполнения правительственного решения, протокола или поручения Руководства либо оформляет проект резолюции о снятии с контроля (в случае подписания Закона, принятия акта Президента Республики Казахстан или Правительства, а также приказов центральных государственных и местных исполнительных органов).
Снятие с контроля, продление срока с указанием конкретного срока исполнения осуществляются резолюцией должностного лица, которым ранее было дано соответствующее поручение, либо лица, которому поручено осуществлять контроль за ходом исполнения поручений.
Снятие с контроля, продление срока оперативных поручений Премьер- Министра осуществляются только Премьер-Министром.
При этом государственные органы незамедлительно информируются ответственным исполнителем о продлении срока исполнения или переводе на среднесрочный и долгосрочный контроль с указанием конкретного срока исполнения правительственных решений и поручений Руководства;
4) при установлении некачественного исполнения или неисполнения государственным органом поручения руководства Правительства ответственный отдел Канцелярии готовит соответствующую резолюцию либо записку в адрес Руководства Правительства, давшего поручение.
В записке указываются:
1) наименование документа (протокол, постановление, распоряжение Премьер-Министра и т.д.), содержащего поручение, ссылку на номер, дату документа и пункт поручения;
2) ответственный исполнитель, соисполнители;
3) первоначальный срок исполнения;
4) даты продленных сроков исполнения (если они имеются);
5) оценка по результатам исполнения поручения с конкретными формулировками: "выполнено", "выполнено частично", "не выполнено";
6) предложение о продлении срока исполнения или установлении нового срока исполнения;
7) в случае повторного продления срока исполнения поручения Руководства Правительства, предложение о принятии мер дисциплинарного характера в отношении ответственного политического государственного служащего - заместителя первого руководителя государственных органов.
ОКДО на основании резолюции Руководства Правительства или Руководителя Канцелярии отмечает в базе данных ЕСЭДО информацию о продлении срока исполнения (при установлении нового срока исполнения продление государственному органу не выставляется);
5) по депутатским запросам, заключениям на законопроекты, инициированные депутатами Парламента Республики Казахстан, и поправкам депутатов в инициированный Правительством законопроект - в установленном порядке подготовленный проект ответа депутатам Парламента или проект соответствующего заключения Правительства.
В случае необходимости направления промежуточного ответа по депутатским запросам, а также заключениям на законопроекты, инициированные депутатами Парламента, и поправкам депутатов Парламента в инициированный Правительством законопроект, за подписью заведующего структурным подразделением, осуществляющим созыв, Руководителю Канцелярии вносится служебная записка с указанием причин и оснований о необходимости направления промежуточного ответа, информации о проведенной работе, требуемых мерах и конкретных сроках исполнения.
В случае отсутствия Премьер-Министра и его заместителя, курирующего рассматриваемый вопрос, ответственным исполнителем не позднее, чем за 2 (два)
рабочих дня до истечения срока исполнения готовится и вносится на подпись Руководителю Канцелярии либо лицу, исполняющему его обязанности, промежуточный ответ по депутатским запросам, а также заключениям на законопроекты, инициированные депутатами Парламента, и поправкам депутатов в инициированный Правительством законопроект.
Ответственность за своевременное представление на подпись Премьер- Министру, его заместителям и Руководителю Канцелярии, а также своевременное информирование исполнителей о подписании (визировании) корреспонденции возлагается на советников (помощников) и сотрудников приемных вышеперечисленных должностных лиц.
До вынесения решения Руководства Правительства о снятии с контроля поручений Президента, а также поручений, содержащихся в решениях Совета Безопасности и Ассамблеи, поручений Руководства Администрации Президента и Правительства документы в обязательном порядке визируются заведующим 12-1. В случае нарушения сроков, установленных пунктом 12 настоящей Инструкции, рассматривается вопрос о привлечении к дисциплинарной ответственности руководителей соответствующих структурных подразделений Канцелярии, а также политических государственных служащих центральных и местных исполнительных органов, непосредственно ответственных за исполнение соответствующего поручения и его сопровождение в Канцелярии.
13. Перед отправкой адресатам документы с резолюциями Руководства к ним, в которых указаны сроки исполнения, либо имеется указание о постановке на контроль, или пометки "доложить", "внести предложение" и тому подобное, в обязательном порядке представляются в ОКДО, который проставляет на документе штамп "БАҚЫЛАУҒА" или "БАҚЫЛАУҒА АЛЫНДЫ" или "БАҚЫЛАУДАН АЛЫНДЫ".
14. Постановка на контроль отдельных пунктов протоколов совещаний у Премьер-Министра, его заместителей, Руководителя Канцелярии и его заместителей осуществляется ОКДО.
На контроль берутся все пункты протоколов совещаний у Премьер- Министра, его заместителей, Руководителя Канцелярии и его заместителей, в которых указаны сроки исполнения и/или дается поручение государственным органам либо должностному лицу о внесении информации (проекта нормативных правовых актов, доклада, отчетов и т.д.) в Правительство (Канцелярию) без указания срока, а также иные пункты, указанные в протоколах по предложению заведующего (или его заместителя отвечающего за контроль) структурным подразделением, проводившим совещание или заведующего (или его заместителя отвечающего за контроль) структурным подразделением, за которым закреплено исполнение контрольного пункта протокола.
Предложение структурного подразделения Канцелярии о взятии на контроль пунктов протокола оформляется в ЕСЭДО при подготовке проекта протокола и направляется в государственные органы и организации для исполнения.
Протокола с пометкой "ДСП" представляются в ОКДО в бумажном виде и электронной форме (на электронных носителях).
14-1. Контроль исполнения указов Президента Республики Казахстан, постановлений Правительства об утверждении планов мероприятий по реализации посланий Президента Республики Казахстан, программ Правительства, протоколов заседаний Правительства с участием Главы государства по итогам социально-экономического развития республики осуществляют Отдел социально-культурного развития и Экономический отдел.
15. Координация поручений, данных Главой государства в адрес Правительства по итогам зарубежных поездок, осуществляется Отделом внешнеэкономического сотрудничества и протокола.
Координацию за исполнением актов прокурорского надзора осуществляет Отдел обороны и правопорядка.
Координацию за исполнением общенациональных планов мероприятий Президента и постановлений Счетного комитета по контролю за исполнением республиканского бюджета, рекомендованных для исполнения Правительству, осуществляет Экономический отдел.
16. Контроль за сроками исполнения секретных документов осуществляется Отделом по защите государственных секретов и специальных видов связи.
17. (Исключен - постановлением Правительства РК от 04.06.2008 N 535 ).
17-1. (Исключен - постановлением Правительства РК от 04.06.2008 N 535 ).
18. ОКДО по согласованию с Руководителем Канцелярии имеет право проводить контроль своевременности и качества исполнения поручений Руководства Правительства и Канцелярии.
Результатом контроля являются соответствующие заключения, рекомендации и предложения о принятии мер в отношении виновных должностных лиц, в том числе политических государственных служащих.
ОКДО по согласованию со структурными подразделениями Канцелярии в срок до 10 декабря оформляется и вносится на утверждение Руководителю Канцелярии план-график проведения контроля.
План-график на следующий отчетный год утверждается по итогам показателей исполнительской дисциплины в центральных и местных исполнительных органах предыдущего года.
При этом план-график может быть скорректирован по мере необходимости.
18-2. По поручениям, рассматриваемым в порядке контроля у Премьер- Министра (протокола заседаний Правительства, совещаний у Премьер- Министра), структурные подразделения Канцелярии еженедельно по пятницам не позднее 16.00 часов представляют в ОКДО информацию по каждому контрольному пункту за подписью заведующего отделом, а при его отсутствии - лица, исполняющего его обязанности. Перечни таких поручений в адрес структурных подразделений Канцелярии направляются ОКДО еженедельно по четвергам до 12.00 часов.
18-3. Структурные подразделения Канцелярии Премьер-Министра раз в полугодие к 5 числу месяца, следующего за отчетным периодом, представляют информацию в ОКДО об исполнении контрольных поручений центральными государственными органами и местными исполнительными органами.
2. В центральных и местных исполнительных органах
19. Ответственность за своевременное и качественное исполнение контрольных документов, разработку проектов законодательных и нормативных правовых актов, представление их на рассмотрение Президенту и Премьер- Министру Республики Казахстан возлагается на первых руководителей центральных исполнительных органов, акимов областей и городов Нур-Султана, Алматы и Шымкента. При этом руководители указанных органов определяют подразделения и должностных лиц, ответственных за организацию контрольной работы.
19-1. Контроль за исполнением актов и поручений Президента, Премьер- Министра, а также поручений, содержащихся в решениях Совета Безопасности и Ассамблеи, поручений заместителей Премьер-Министра и Руководителя Канцелярии в государственных органах и организациях осуществляют следующие должностные лица:
1) первый руководитель государственного органа и организации осуществляет общее руководство и контроль за своевременным и качественным исполнением актов и поручений;
2) руководитель аппарата государственного органа организует контроль за исполнением актов и поручений и соблюдением исполнительской дисциплины, обеспечивает эффективное взаимодействие подразделений государственного органа;
3) заместители первого руководителя государственного органа и организации обеспечивают качественное исполнение актов и поручений по курируемым направлениям работы.
20. При исполнении поручений несколькими государственными органами ответственным является орган, рядом с наименованием которого стоит пометка "(созыв)" или "(свод)".
В том случае, когда в поручении ответственный исполнитель не определен, т.е. отсутствует пометка "(созыв)" или "(свод)", все перечисленные в поручении органы направляют свои ответы тому, кто давал поручение.
В случае, когда в поручении имеются определения "согласованный (-ую)", "единый (-ую)", при необходимости ответственный государственный орган обеспечивает проведение совещания по рассматриваемому вопросу с участием всех государственных органов-соисполнителей, перечисленных в поручении.
Государственные органы, перечисленные в поручении, обеспечивают подготовку соответствующей позиции по рассматриваемому вопросу и участие на совещаниях лиц, уполномоченных для принятия решений.
20-1. Документы, подготовленные во исполнение контрольных документов, до их внесения в Канцелярию должны быть согласованы (завизированы) с ведомственными контрольными службами на предмет наличия в них ссылок на поручения Руководства, правильности их оформления, а также отсутствия противоречий в текстах проектов постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра и утверждаемых ими планах мероприятий.
21. Снятие с контроля, продление сроков исполнения и представление ответов (отчетов) об исполнении контрольных документов осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Республики Казахстан.
22 - 25. (Исключены - постановлением Правительства РК от 10.12.2002 N 1300 (вступает в силу с 01.01.2003).
26. Структурное подразделение Канцелярии при получении актов и поручений Президента, а также поручений, содержащихся в решениях Совета Безопасности и Ассамблеи, поручений Руководства Администрации Президента, депутатских запросов, писем Палат Парламента и заключений на законопроекты, инициированные депутатами Парламента, актов прокурорского надзора и Счетного комитета по контролю за исполнением республиканского бюджета передает на подпись Руководству Правительства и Канцелярии соответствующее поручение в адрес государственных органов не позднее трех рабочих дней со дня регистрации в Канцелярии, а с пометками «весьма срочно» – незамедлительно, «срочно» или «ускорить» –не позднее одного рабочего дня.
По иным письмам, инициированным государственными органами, соответствующие поручения в адрес государственных органов передаются на подпись структурными подразделениями не позднее 7 (семи) рабочих дней.
28. Исключен постановлением Правительства РК от 19.08.2017 № 491.
ИНСТРУКЦИЯ о порядке рассмотрения обращений и запросов физических и юридических лиц и контроля за их исполнением
1. Настоящая Инструкция регламентирует порядок рассмотрения обращений и запросов физических и юридических лиц, поступивших в Канцелярию Премьер-Министра Республики Казахстан (далее – Канцелярия), в соответствии с законами Республики Казахстан от 12 января 2007 года "О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц" и от 16 ноября 2015 года "О доступе к информации".
Обращение – это индивидуальные или коллективные письменные, устные либо в форме электронных документов, заверенных электронной цифровой подписью, предложение, заявление, жалоба, запрос или отклик, направленные в Канцелярию в порядке, предусмотренном Законом Республики Казахстан от 12 января 2007 года "О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц".
Запрос – это просьба в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, о представлении информации, озвученная или направленная в Канцелярию в порядке, установленном Законом Республики Казахстан от 16 ноября 2015 года "О доступе к информации".
2. Контроль за соблюдением настоящей Инструкции осуществляет Отдел контроля и документационного обеспечения (далее - ОКДО) Канцелярии.
3. Поступающие обращения и запросы физических и юридических лиц регистрируются в ЕСЭДО в ОКДО в день их поступления в Канцелярию.
Регистрационный номер обращения и запроса физического лица состоит из начальной буквы фамилии автора, порядкового номера в регистрационно- контрольной форме (далее – РКФ) и буквенного индекса "ЖТ".
Регистрационный номер обращения и запроса юридического лица состоит из начальной буквы фамилии должностного лица, подписавшего обращение, порядкового номера в РКФ и буквенного индекса "ЗТ".
Регистрационный номер анонимного обращения и запроса состоит из буквенного индекса "АНМ" и порядкового номера в РКФ.
В случае регистрации запроса о представлении информации в соответствии с Законом Республики Казахстан "О доступе к информации" к регистрационному номеру добавляется буквенный индекс "С".
При поступлении повторного обращения и запроса в течение календарного года проставляется регистрационный номер первоначального обращения и запроса с указанием "второе", "третье" и так далее, а в РКФ указывается номер первого документа. В верхнем правом углу первого листа повторного обращения и запроса РКФ проставляется пометка "Повторно". К повторным обращениям и запросам приобщаются материалы рассмотрения предыдущих обращений и запросов.
Повторными считаются обращения и запросы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу не менее двух раз, в котором:
1) обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению и запросу;
2) сообщается о несвоевременном рассмотрении ранее направленного обращения и запроса, если со времени его поступления истек установленный срок рассмотрения, но ответ заявителем не получен;
3) указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения и запроса.
Обращения и запросы одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в одну организацию, учитываются под регистрационным номером первого обращения и запроса с добавлением порядкового номера, проставляемого через косую черту (дробь).
Обращения и запросы физических и юридических лиц, поступающие через портал "электронного правительства", подлежат регистрации после проверки целостности и действительности ЭЦП заявителя, индивидуального идентификационного номера физического лица и бизнес-идентификационного номера юридического лица.
Регистрационный индекс является одновременно входящим и исходящим, и все ответы по обращениям и запросам регистрируются под этим же номером.
После этого проставляется код характера обращения и запроса. Далее составляется аннотация на письмо, которая должна быть логичной, краткой, отражать содержание обращения и запроса (предложения, заявления либо жалобы). При этом необходимо, чтобы запись в учетной карточке обосновывала адресность направления обращения и запроса на рассмотрение (приложение 1).
Делопроизводство по обращениям и запросам физических лиц и по обращениям и запросам юридических лиц ведется отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан и Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с обращениями и запросами физических и юридических лиц, независимо от вида носителя, включая электронные документы, имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки электронной цифровой подписи.
Отказ в приеме обращения и запроса запрещается.
4. Заявителю, непосредственно обратившемуся письменно в Канцелярию Премьер-Министра, выдается талон (приложение 1а) с указанием даты и времени, фамилии и инициалов работника сектора по работе с обращениями, принявшего обращение и запрос.
5. Повторными считаются обращения и запросы физических или юридических лиц, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени регистрации первого обращения и запроса истек установленный законодательством срок рассмотрения, или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Обращения и запросы одного и того же автора, но по разным вопросам считаются первичными.
При поступлении нескольких обращений и запросов по одному и тому же вопросу в интересах одного и того же лица первое обращение и запрос регистрируются как основное обращение и запрос, а последующие приобщаются к основному обращению и запросу и рассматриваются как одно обращение и запрос с уведомлением заявителей о результатах их разрешения в пределах установленного срока, исчисляемого со дня поступления первого обращения.
Не считаются повторными и не рассматриваются многократные обращения и запросы по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы.
На повторных обращениях и запросах физических лиц, в которых автор в течение календарного года ставит один и тот же вопрос, проставляется регистрационный номер первоначального обращения с указанием "второе", "третье" и так далее, а карточка учета с пометкой "повторно" помещается с первоначальной в картотеке текущего года. К повторным обращениям и запросам приобщаются материалы рассмотрения предыдущих обращений и запросов.
Ранее рассматривавшиеся повторные обращения и запросы физических или юридических лиц, по которым в секторе по работе с обращениями или структурных подразделениях Канцелярии имеются исчерпывающие ответы, дополнительному рассмотрению не подлежат, о чем в трехдневный срок сообщается заявителю.
6. В зависимости от содержания обращения и запросы докладываются Премьер-Министру, его заместителям, Руководителю Канцелярии или его заместителям (далее – Руководство) или передаются ОКДО в структурные подразделения Канцелярии для предварительного рассмотрения и подготовки резолюции Руководства либо направляются в адрес центральных и местных исполнительных и иных органов в соответствии с их компетенцией в срок не позднее трех рабочих дней.
Передача обращений и запросов из одного структурного подразделения Канцелярии в другое производится только по согласию их руководителей через сектор по работе с обращениями ОКДО с соответствующей отметкой в карточке учета.
7. В адрес центральных и местных исполнительных и иных органов обращения и запросы физических лиц пересылаются для рассмотрения в соответствии с их компетенцией незамедлительно сопроводительным письмом за подписью заведующего ОКДО (в его отсутствие – заместителя заведующего).
8. На контроль сектором по работе с обращениями ОКДО берутся поручения Руководства по обращениям и запросам физических и юридических лиц с указанием конкретных сроков, пометками «доложить», «проинформировать» и другие, требующие представления ответа в Канцелярию, при этом на обращениях, запросах и карточках проставляются штампы «БАҚЫЛАУҒА АЛЫНДЫ» («Взято на контроль») и «Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің Кеңсесіне жауаппен бipгe қайтарылуға жатады»
(«Подлежит возврату в Канцелярию Премьер-Министра Республики Казахстан вместе с ответом»).
9. Контроль за исполнением поручений Руководства по обращениям и запросам физических и юридических лиц, направленных в структурные подразделения Канцелярии, возлагается на их руководителей.
Если рассмотрение обращения и запроса физического или юридического лица поручено нескольким структурным подразделениям Канцелярии, то ответственным за контроль исполнения является подразделение, указанное в резолюции первым, либо рядом с названием которого стоит пометка "(созыв)".
10. В случае продления по указанию Руководства срока рассмотрения обращения и запроса физического или юридического лица, оно берется на дополнительный контроль, о чем на обратной стороне учетной карточки письма сектором по работе с обращениями ОКДО делается отметка, вносится соответствующая поправка и вводятся соответствующие учетные данные в базу данных регистрационно-контрольных карточек системы электронного
11. Срок исполнения поручений Руководства к обращениям физических и юридических лиц устанавливается не более 30 календарных дней, а не требующих дополнительного изучения и проверки, – не более 15 календарных дней и исчисляется со дня их регистрации в Канцелярии.
Рассмотрение обращения нельзя считать законченным, если в ответе на него не содержатся данные о принятых мерах по фактическому разрешению вопросов, поставленных в обращениях.
В тех случаях, когда необходимо проведение дополнительного изучения или проверки обращений, срок их рассмотрения может быть продлен не более чем на 30 календарных дней, о чем сообщается заявителю в течение 3 календарных дней с момента продления срока рассмотрения.
Ответы на запросы представляются в течение 15 календарных дней, и срок представления исчисляется со дня их регистрации в Канцелярии.
В случаях, когда при ответе на запрос требуется проведение дополнительного изучения или проверки, срок рассмотрения может быть однократно продлен Руководством не более чем на 15 календарных дней, о чем заявителю сообщается в течение 3 рабочих дней с момента продления срока рассмотрения.
Запрос, по которому представление запрашиваемой информации не входит в компетенцию Канцелярии, в срок не позднее трех рабочих дней со дня поступления, направляется соответствующему центральному и/или местному исполнительному и/или иному органу с одновременным уведомлением об этом заявителя, направившего запрос.
По результатам обращений принимается одно из следующих решений:
1) о полном или частичном удовлетворении обращения;
2) об отказе в удовлетворении обращения с обоснованием принятия такого решения;
3) о даче разъяснения по существу обращения;
4) о прекращении рассмотрения обращения и запроса.
В удовлетворении запроса отказывается в порядке, предусмотренном статьей 11 Закона Республики Казахстан "О доступе к информации".
12. Обращение и запрос физического или юридического лица снимаются с контроля, как правило, тем же должностным лицом, по поручению которого оно рассматривалось, при этом основанием для снятия обращения и запроса с контроля является соответствующая его резолюция.
При поступлении ответов на контрольные обращения и запросы структурные подразделения Канцелярии, ответственные за контроль их исполнения, изучают качество и полноту решения поставленных в обращениях и запросах вопросов и докладывают Руководству о результатах рассмотрения с предложением о снятии с контроля, продлении сроков исполнения или других действиях. По обращениям и запросам физических и юридических лиц, снятым с контроля, исполнители в структурных подразделениях Канцелярии заполняют в учетной карточке соответствующие графы, после чего обращения и запросы и материалы к ним вместе с учетными карточками сдаются в текущий архив структурного подразделения.
13. Обращения и запросы, по которым невозможно установить авторство, отсутствуют подпись, в том числе электронная цифровая подпись, почтовый адрес заявителя, считаются анонимными и рассмотрению не подлежат, за исключением случаев, когда в таком обращении и запросе содержатся сведения о готовящихся или совершенных преступлениях либо угрозе государственной или общественной безопасности и которые в таком случае сектором по работе с обращениями после изучения и доклада заведующему ОКДО немедленно перенаправляются в государственные органы в соответствии с их компетенцией.
Также не подлежат рассмотрению обращения и запросы, в которых не изложена суть вопроса.
14. По истечении календарного года рассмотренные обращения и запросы физических и юридических лиц и все материалы к ним формируются в дела и сдаются в архив.
Анонимные обращения и запросы изучаются и хранятся в секторе по работе с обращениями один год, после чего уничтожаются по акту.
15. Обращения и запросы физических и юридических лиц и материалы к ним из архива выдаются работникам Канцелярии только с разрешения заведующего ОКДО или его заместителя.
Статистические данные о рассмотрении обращений и запросов физических и юридических лиц, обращений граждан за отчетные периоды представляются в установленном порядке.
16. Личный прием физических лиц и представителей юридических лиц в приемной граждан Канцелярии проводится руководителями отделов и главными инспекторами Отдела регионального развития Канцелярии в соответствии с графиком, утвержденным Руководителем Канцелярии. График личного приема вывешивается на информационном стенде в холле приемной граждан Канцелярии.
Учет приема граждан ведется по карточкам с указанием фамилии, имени, отчества заявителя, места его работы, должности, адреса, краткого содержания обращения и запроса, поручения и результатов рассмотрения (приложение 2).
Если заявление или жалоба не могут быть разрешены во время приема, то поднимаемые гражданами вопросы излагаются в письменном виде и в дальнейшем с ними ведется работа как с письмами граждан.
17. Контроль за сроками рассмотрения обращений и запросов физических и юридических лиц и исполнения поручений Руководства к ним осуществляет ОКДО Канцелярии.
18. Руководители центральных и местных исполнительных органов и их заместители проводят личный прием физических лиц и представителей юридических лиц непосредственно в возглавляемых ими государственных органах.
к Инструкции о порядке рассмотрения обращений и запросов физических и юридических лиц и контроля за их исполнением КАРТОЧКА УЧЕТА поступившего обращения и запроса РЕГИСТРАЦИЯ Ф.И.О Регистрационный номер Дата регистрации Адрес заявителя Код характера обращения и запроса Социальное положение Краткая аннотация обращения и запроса Предложение, заявление, жалоба, отклик, запрос На каком языке изложено заявление Шифр исполнителя резолюции Кто направил обращение и запрос, кому Расписка Хранение дело/том:
Исполнение продлено до:
Снято с контроля:
Итог проверки:
Поставлено на контроль структурным подразделением:
Приложение 1а
(лицевая сторона талона)
ТАЛОН*
(түбіртек)
(жыртылмалы талон)
ТАЛОН
(корешок)
(отрывной талон)
(талонның саны/номер талона)
Өтініш жне сауал салу/ Өтініш және сауал салу/ обращение и запрос (өтініш берушінің аты-жөні (өтініш берушінің аты-жөні немесе атауы/ немесе атауы/ фамилия, инициалы либо наименование заявителя)
фамилия, инициалы либо наименование заявителя)
қабылданды / принято. Қабылдаған/ принял (лауазымы, аты-жөні/ "__" _____ 20__ ж./г. _________ должность, фамилия и инициалы)
Өтінішті және сауал салуды қабылдақан қызметкердің (субъект атауы, мекенжайы және лауазымы, аты-жөні, қолы / қызметік телефоны/ должность, Ф.И.О., подпись наименование субъекта, адрес сотрудника, принявшего и служебный телефон)
Ескерту / примечание
Өтініш және сауал салу бойынша шешім (қолы / подпись)
Қазақстан Республикасының заңнамалық Талон қабылдаушының қолы/ актілерімен белгіленген мерзімде подпись получившего талон қабылданатын болады.
____ "__" сағ/час "__" мин.
Решение по обращению и запросу будет "__" _____ 20__ ж./г.
принято в сроки, установленные законодательными актами Республики Казахстан.
"__" ____ 20__ ж./г.
___________________ (қолы/подпись)
(обратная сторона талона)
* Қазақстан Республикасы Бас Прокурорының 2012 жылғы 14 маусымдағы № 66 бұйрығына қосымша Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін есепке алу Ережесіне 3-қосымша Интернет желісінің мекенжайы:
http:\\service.pravstat.kz Адрес Интернет-ресурса:
1012 нөміріне SMS хабарлама SMS сообщение на номер 1012 Стационарлық телефон арқылы 8 800-080-7777 нөмірге Со стационарного телефона на номер 8 800-080-7777 Ұялы телефон арқылы 1414 нөміріне С мобильного телефона на номер 1414 Ескерту\примечание:
Көрсетілген қызметтер барлық байланыс операторлары бойынша құны 15 теңге тұратын SMS-хабарламалардан басқаларында ақысыз жүзеге асырылады.
Указанные услуги, за исключением SMS-сообщения стоимостью 15 тенге на все операторы связи, осуществляются бесплатно.
КАРТОЧКА УЧЕТА ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ № _________ "____" _______________ 200__ года (дата приема)
Фамилия, имя, отчество заявителя Место работы и занимаемая должность Адрес проживания Краткое содержание заявления Фамилия ведущего прием Кому и что поручено, дата Результаты рассмотрения заявления Когда и кем дан ответ