Қазақша:
Қазақстан Республикасының Үкіметі Правительство Республики Казахстан (Қазақстан Республикасының Премьер-Министрі)
Қазақстан Республикасы Үкіметінің 1992 жылғы 30 (Премьер-Министр РК)
маусымдағы N 562 қаулысы. Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2003 жылғы 26 ақпандағы N 204 қаулысымен "Қазақстан Республикасының барлық ұйымдық-хұқықтық нысандағы бірлестіктерінде (кәсіпорындарында), мекемелерінде және ұйымдарында құжаттау мен құжаттамаларды басқарудың негізгі ережелерін бекіту туралы"
Құжаттау мен құжаттамаларды басқару процесiн жетiлдiру, басқару еңбегiнiң сапасын арттыру және Қазақстан Республикасының кәсiпорындарында, мекемелерi мен ұйымдарында құжаттармен жұмыс iстеуде бiрыңғай көзқарасты орнықтыру мақсатында Қазақстан Республикасының Министрлер Кабинетi қаулы етедi:
1. "Қазақстан Республикасының барлық ұйымдық-хұқықтық нысандағы бiрлестiктерiнде (кәсiпорындарында), мекемелерiнде және ұйымдарында құжаттау мен құжаттамаларды басқарудың Негiзгi ережелерi" бекiтiлсiн (қоса берiлiп отыр).
2. Министрлiктер, мемлекеттiк комитеттер, ведомстволар, кәсiпорындар, мекемелер мен ұйымдар:
Негiзгi ережелердi енгiзу жөнiнде шаралар қолдансын;
құжаттау мен құжаттарды сақтау мәселелерi бойынша қолданылып жүрген ведомстволық нұсқаулар мен басқа да нормативтiк-әдiстемелiк әзiрлемелердi 3 ай мерзiмде Негiзгi ережелерге сәйкес келтiрсiн;
ұйымдық-өкiмдiк құжаттамалардың бланкiлерiнiң нысандары, архив құжаттарымен істелетiн жұмыс мәселелерi бойынша оқу бағдарламалары, оқыту ҚР НҚА ЭББ-гі нақты құжатқа сілтеу QR-коды және бiлiктiлiктi арттыру жоспарлары жөнiнде Қазақстан Республикасы Министрлер Кабинетiнiң жанындағы Бас архив басқармасымен және оның жергiлiктi органдарымен келiсiп отырсын.
3. Қазақстан Республикасы Министрлер Кабинетiнiң жанындағы Бас архив басқармасы, облыс әкiмдерi архивтерi мен құжаттамаларының басқармалары министрлiктерге, мемлекеттiк комитеттерге, ведомстволарға, кәсiпорындарға, мекемелерге, ұйымдарға Негiзгi ережелердi практикаға енгiзуде әдiстемелiк көмек көрсетсiн, ол үшiн соларды зерделеу жөнiнен семинарлар, курстар, басқа да шаралар, соның iшiнде коммерциялық негiздегi шаралар өткiзу практикасын қолдансын.
4. Қазақстан Республикасы Президентi мен Министрлер Кабинетi Аппаратының 1с Басқармасы "Қазақстан Республикасының барлық ұйымдық- хұқықтық нысандағы бiрлестiктерiнде (кәсiпорындарында), мекемелерiнде және ұйымдарында құжаттау мен құжаттамаларды басқарудың Негiзгi ережелерін" 15 мың дана мөлшерiнде басып шығаруды қамтамасыз етсін.
5. Қазақстан Республикасының Баспасөз және бұқаралық ақпарат министрлiгi аталған ережелердiң негiзгі қағидаларын насихаттауды қамтамасыз етсiн.
6. Қазақ ССР Министрлер Кеңесiнiң "Қазақ ССР-iнiң мекемелерiнде, ұйымдары мен кәсiпорындарында iс жүргiзудi тәртiпке келтiру туралы" 1969 жылғы 28 қазандағы N 660 қаулысының (Қазақ ССР ҚЖ, 1969 ж., N 22, 117-ст.)
күшi жойылған деп танылсын.
Қазақстан Республикасының Премьер-Министрі Министрлер Кабинетiнiң 1992 жылғы 30 маусымдағы N 562 қаулысымен Бекітілген Қазақстан Республикасының барлық ұйымдық-хұқықтық нысандарындағы бірлестіктерінде (кәсіпорындарында), мекемелері мен ұйымдарында құжаттаудың және құжаттаманы басқарудың негізгі ережелері
1. Жалпы ережелер
1.1. Құжаттау* және құжаттаманы басқарудың** негiзгi ережелерi кез келген ұйымдық-хұқылық нысандағы барлық бiрлестiктер, кәсiпорындар, мекемелер мен ұйымдар*** үшiн ресми құжаттарды жасау және олармен жұмыс iстеудi ұйымдастыру, оның iшiнде есептеу техникасы мен репрография құралдары жасайтын құжаттар үшiн мiндеттi болатын ортақ талаптарды белгiлейдi.
Құжаттау - ұйымдардың жұмыс iстеуi үшiн қажеттi құжаттар кешенiн жасау процесi.
Құжаттаманы басқару - құжаттардың есебiн жүргiзу, қозғалысы және сақталуы, олардағы ақпаратты iздестiру мен пайдалануды қамтамасыз ету жөніндегi жұмысты ұйымдастыру.
Бұдан әрі "ұйымдар" деп аталады.
1.2. Ережелер құжаттау мен құжаттаманы басқару процесiн жетiлдiрудi, құжаттардың құрамы мен нысандарын бiр iзге келтiру, олардың сапасын арттыру жолымен осылар жөнiндегi ақпаратпен қамтамасыз етудi, еңбектi ұтымды ұйымдастыру және ең жаңа техникалық құралдарды енгiзу негiзiнде құжаттаманы басқару қызметтерiнiң жұмысын жеделдетудi көздейдi.
1.3. Ережелер құжаттау мен құжаттаманы басқарудың жалпы принциптерiн айқындайды. Ұйымдар осы ережелердi қолдана алады немесе олардың негiзiнде Қазақстан Республикасы Министрлер Кабинетi жанындағы Бас архив басқармасымен және оның жергiлiктi жерлердегi органдарымен келiсе отырып өз жұмысының ерекшелiктерiн бейнелейтiн ведомстволық нұсқауларды жасап, бекiте алады.
1.4. Құжаттау мен құжаттаманы басқарудың жай-күйi үшiн жауапкершiлiк ұйымның басшысына, ал құрылымдық бөлiмшелерде солардың басшыларына жүктеледi.
1.5. Құжаттау мен құжаттаманы басқару процестерiне басшылық пен бақылау жасауды, оларды одан әрi жетiлдiрудi құжаттаманы басқарудың арнаулы қызметi жүзеге асырады. Бұл қызмет әрбiр ұйымда құрылады және типтiк ереже (1-қосымша) негiзiнде талдап жасалған ережеге сәйкес жұмыс iстейдi.
Штатында мұндай қызмет көзделмеген шағын ұйымдарда және құрылымдық бөлiмшелерде құжаттаманы басқару үшiн тiкелей жауапкершiлiк лауазымды адамдардың бiрiне жүктелiп, осы жұмысты атқаратыны үшiн оған қосымша ақы белгiленедi.
1.6. Жаңадан қабылданған қызметкерлер құжаттау мен құжаттаманы басқаруға қойылатын талаптармен таныстырылуы тиiс.
1.7. Құжаттаманы басқару қызметiнiң басшысы немесе құжаттаманы басқаруға жауапты адам ауыстырылған жағдайда барлық iстер мен құжаттар актi бойынша олардың орнына тағайындалған қызметкерлерге (2-қосымша) табыс етiледi.
1.8. Құжаттау мен құжаттаманы басқару ережелерiн бұзғаны үшiн ұйымдардың басшылары, мамандары мен қызметшiлерi қолданылып жүрген заңдарға сәйкес жауапкершiлiкке тартылады.
1.9. Мемлекеттiк архив қызметiнiң мекемелерi ережелердi енгiзуде ұйымдарға тәсiлдемелiк көмек көрсетiп, құжаттау мен құжаттаманы басқару жөнiндегi нормативтiк құжаттарды келiседi және осы салада бақылау жасайды.
2. Құжаттау
2.1. Құжаттардың құрамы. Бiр iзге келтірiлуi және стандартталуы
2.1.1. Ұйымда жасалатын құжаттардың кешенi қызмет барысында шешiлетiн мәселелердiң ауқымына, құзырлық көлемi мен сипатына, мәселелердiң шешiлу ретiне (жеке дара басқару немесе алқалық басқару негiзiнде), басқа ұйымдармен өзара байланыстардың көлемi мен сипатына қарай айқындалады.
Мысалы, қолданылып жүрген заңдарға сәйкес басқару органдары төмендегiдей өкiм құжаттарын шығарады. Министрлер Кабинетi - қаулылар, Премьер-министр мен оның орынбасарлары - өкiмдер; министрлiктер - қаулылар, бұйрықтар, нұсқаулар; мемлекеттiк комитеттер, комитеттер мен комиссиялар - қаулылар, нұсқаулар; кәсiпорындардың әкiмшiлiгi - бұйрықтар, қаулылар, нұсқаулар; кооперативтiк ұйымдар - шешiмдер; қоғамдық ұйымдар - қаулылар, өкiмдер.
Ұйым құзырының негiзгi мәселелерi бойынша нормативтiк немесе жеке актiлер қабылдау қажет болған барлық жағдайда шешiмдер, қаулылар және бұйрықтар шығарылады. Жедел мәселелер бойынша және қаулылардың, шешiмдердiң, бұйрықтардың орындалуын ұйымдастыру үшiн өкiмдер, нұсқаулар қабылданады.
Қаулылар, шешiмдер - алқалық басқару ұйымдары қабылдайтын хұқтық актiлер болып табылады. Бұйрықтар, өкiмдер, нұсқаулар - билiк сипаты бар және жеке дара басқару өкiлеттігі берiлген ресми лауазымды адамдар қабылдайтын хұқықтық актілер.
2.1.2. Нысаны жағынан бiрдей құжаттар (бұйрықтар, қаулылар және басқалары) шығаратын ұйымдардың бiрлескен өкiмдiк құжаттары тиiстi нысанда шығарылады (бұйрық, қаулы және басқалары).
Нысаны жағынан бiр-бiрiнен өзгеше құжаттар шығаруға өкілеттiгi бар ұйымдардың бiрлескен өкiмдiк құжаттары "бiрлескен шешiм" түрiнде шығарылады. Ал оның сол құжатты қабылдаған әрбiр ұйымның өкiмдiк құжаты болатын хұқы бар.
2.1.3. Жоғары тұрған органдардың құжаттарын немесе басқа ұйымдардың құжаттарын қарамағындағы ұйымдарға, құрылымдық бөлiмшелерге жеткiзу құжаттың авторы белгiлеген нысанда жүзеге асырылады. Егер оның тәсiлi көрсетiлмеген болса, ұйым бұл мәселенi өзi дербес шешедi.
Алқалы органдардың хаттама шешiмдерi орындаушыларға сол органдар туралы ережемен белгiленген нысанда жеткiзiледi.
Өкiмдiк құжатты сол ұйымның өзiнiң немесе жоғары тұрған ұйымның өкiмдiк құжаты арқылы жоюға (өзгертуге) болады.
Өкiмдiк құжаттың күшiн тиiстi құзырлы органдар тоқтата алады.
Басқа ұйымдардың мүдделерiне қатысты құжаттардың жобалары олармен алдын ала келiсiлуге тиiс. Келiспеген жағдайда жобаға ескертпелер тiркеледi немесе келiспеудiң мәнi қосымша хатта көрсетiледi.
2.1.4. Мәселелердi талқылаудың барысы және алқалы органдардың мәжiлiстерiнде, кеңестерде, жиналыстарда, басқосуларда қабылданылатын шешiмдер хаттамаға жазылады.
Хаттамалар мәжiлiстердiң барысын жазу, стенограммалар, дыбыс жазбалары және мәжiлiстерге дайындалған материалдар (баяндамалардың, сөздердiң текстiлерi, анықтамалар, қаулылардың немесе шешiмдердiң жобалары, күн тәртiбi шақырылғандардың тiзiмдерi, т. б.) негiзiнде хатталады.
Егер мәжiлiстiң барысы стенография арқылы жазылып отырса, онда стенограммалардың мәнi ашып берiледi. Ол машинкаға басылып, куәландыру қолы қойылғаннан кейiн хаттамамен бiрге сақталады. Ерекше жағдайларда сөз сөйлеушi сөзiнiң стенограммасына өзi қол қойып беруге тиiс. Егер мәжiлiстiң барысы магниттiк таспаға жазылатын болса, ол мемлекеттiк архивтердiң кинофотоқұжаттарымен жұмыс iстеудiң негiзгi ережелерiне сәйкес сақталады. М.,
1980.
2.1.5. Барлық деңгейдегi басқару ұйымдары өз құзырының шеңберiнде жоғары тұрған салалық және қызмет ұйымдарымен, қарамағындағы және басқа ұйымдармен, сондай-ақ жеке азаматтармен жедел байланыс жасаған кезде хаттар жолдай алады. Әдетте, ақпарат алысудың; ауызша түсiндiрудiң, нұсқаулар берудiң (тiкелей немесе телефон арқылы сөйлесу), тағы басқаларының құжатсыз тәсiлiн қолдану мүмкiн болмаса немесе ондай тәсiлдi қолдану қиын болса, хаттар жазу тәсiлi қолданылады.
Ақпаратты жедел беру қажет болған жағдайда жедел хаттар немесе телефонограммалар әзiрленедi.
2.1.6. Ұйымдар өз құзырлығын айқындайтын ережелердiң және басқа да актiлердiң негiзiнде басқа да құжаттар: жұмыс жоспарларын, есептер, прейскуранттар, стандарттар, жарғылар, ережелер, қағидалар және басқаларын шығарады. Олардың тiзбесi басқару құжаттамасының классификаторларында (3- қосымша) беріледі.
2.1.7. Ұйымдар қызметiн құжаттау ережелерiнiң бiрлiгi құжаттаманың бiр iзге түсiрiлген жүйесiн қолдану арқылы жүзеге асырылады.
6.10.1-88. Мемлекеттiк стандарттың "Құжаттаманың бiр iзге түсiрiлген жүйелерi. Негiзгi ережелер" құжаттардың бiр iзге түсiрiлген 16 жүйесiн белгiлейдi. Олар: жоспарлық, есеп-статистикалық, бастапқы есеп, қаржы және бухгалтерлiк-есеп жүргiзу, ақшалай есеп айырысу, ұйымдық-өкiмдiк, баға белгiлеу жөнiндегi, материалдық техникалық жабдықтау және өткізу жөнiндегi, сауда жөнiндегi, сыртқы сауда жөнiндегi, құрылысқа арналған жобалау жөнiндегi, өнертабыстар мен жаңалықтар ашу жөнiндегi, әлеуметтiк қамсыздандыру жөнiндегi, еңбек және әлеуметтiк мәселелер жөнiндегi жедел жоспарлау және көлiк торабының жұмысын басқару жөнiндегi, халықтың тұрмыс қажетiн өтеу жөнiндегi жүйелер.
Бiр iзге келтiрiлген жүйелер өз тарапынан құжаттардың көмекшi жүйелерiне, түрлерiне, өзгеше түрлерiне бөлiнедi. Мысалы, ұйымдық-өкiмдік құжаттама жүйесiнде өкiмдiк құжаттарды (қаулылар, өкiмдер, шешiмдер, бұйрықтар); ұйымдық (жарғылар, ережелер, нұсқаулар) хаттамаларды;
ақпарат-анықтама құжаттарын (анықтамалар, баяндама хаттар, түсiнiк хаттары, актiлер, қызмет бабындағы хаттар, жолдама хаттар, шақыру хаттары, ақпарат хаттар, жарнамалық хаттар, қуаттаушы хаттар, еске салатын хаттар, кепiлдеме хаттар, инициативалық хаттар, жауап хаттар, жеделхаттар, шарттар және еңбек келiсiмдерiн) бөлiп көрсетуге болады.
Құжаттама жүйелерi мен құжаттар түрлерін таңдап алуды ұйым өз қызметiнiң ерекшелiгiне сәйкес жүргiзедi.
2.1.8. Қолданылатын құжаттардың нысандарын таңдап алумен олардың санын азайтуды жеңiлдету және оларды бiр iзге түсiру мақсатымен ұйымдар өздерiнiң қызметтерi мен мiндеттерiн жүзеге асыру үшiн қажеттi әрi жеткiлiктi болатын құжаттардың салалық табельдерiн (4-қосымша) жасайды. Табельге дәстүрлi құжаттар да, сондай-ақ есептеу техникасы құралдары жасайтын құжаттар да енгiзiледi. Табельдi жүргiзудi, оған өзгерiстер енгiзудi құжаттама басқармасының қызметi жүзеге асырады.
Табельде көрсетiлмеген құжаттарды әзiрлеуге тыйым салынады.
2.1.9. Егер салалық табель жоқ болса, құжаттарды бiр ізге келтiру жөнiндегi талаптарды тiкелей орындаушыларға жеткiзу қажет, ал олар құжаттардың хатталуы, оның мазмұнының баяндалуы мен стилi үшiн, басып шығаратын құрылғылар дайындайтын құжаттарға деген талаптардың орындалуы үшiн жауап бередi.
2.1.10. Құжаттардың заңды күшiн, олардың жедел әрi сапалы орындалуы мен іздестiрiлуiн, есептеу техникасы құралдарының көмегiмен өңделу мүмкiндiгiн, ықтимал тарихи куәландырушы ретінде құжаттардың сапасын қамтамасыз ететiн талаптар сақталуға тиiс, ал бұған құжаттарға стандарттарды қолдану арқылы (5-қосымша) қол жеткiзiледi.
2.2. Ресми құжаттарды* хаттау Ресми құжат - ұйымның немесе лауазымды адамның жасап, тиiстi тәртіппен хатталған құжаты (лауазымды адам деп өкiмет өкiлiнiң қызметiн жүзеге асыратын немесе ұйымдық-өкiмдiк және әкiмшілiк-шаруашылық мiндеттердi орындаумен байланысты қызметтегi адамды айтады).
2.2.1. Құжаттардың мiндеттi реквизиттерi және оларды хаттау
2.2.1.1. Барлық жүйедегi құжаттардың мiндеттi реквизиттерi:
ұйымның - құжат авторының атауы, ұйымның - құжат авторының коды, құжаттың атауы (хаттардан басқаларының); тақырыбы; құжат нысанының коды;
құжаттың мерзiмi; индексi; текстi; рұқсат белгiлерi; қойылған қол; құжаттың орындалғаны және оның iске жiберiлгенi туралы белгi болып табылады.
2.2.1.2. Құжат авторы - ұйымның атауы мен оның коды ұйым туралы ережеге (жарғыға) және тиiстi классификаторларға сәйкес көрсетiледi.
Егер құжат бланкiге ресiмделмеген болса, онда хаттарды ресiмдеу кезiнде ұйымның штампы соғылады, басқа құжаттарды ресiмдегенде ұйымның атауы машинкамен жазылады немесе құжатқа қол қойған басшының лауазымы атауында көрсетiледi.
2.2.1.3. Құжат түрiнiң аты (хаттама, бұйрық, анықтама, т. б.) бас әрiптермен басылады және ұйымның құзырына, құжатталатын қызметтiк әрекеттiң мазмұнына сай болуға тиiс.
2.2.1.4. Тақырып - құжаттың қысқаша баяндалған мазмұны - мейлiнше қысқа және текстiң мән-мағынасын дәл беруге тиiс. Мысалы: Е.Асқаровты оқуға жiберу туралы. Текстi 10 жолдан аспайтын құжаттың тақырыбын көрсетпеуге болады.
Тақырып грамматикалық тұрғыдан құжаттың атауына сәйкес келуге тиiс.
Мысалы: бұйрық (не туралы?) кәсiпорынды құру туралы. Хаттама (ненiң хаттамасы?) ғылыми-әдiстемелiк кеңес мәжілiсiнiң.
Машинограммалар текстерiне арналған тақырыптар да дәл осындай ережелер бойынша хатталады. Құжаттардың реквизиттері мен текстерiнде сандық белгiлердi (мерзiмдердiң, тараулардың, бөлiмдердiң, бөлiмшелердiң, тармақтардың, графалардың нөмiрлерiн, кестелердегi, тiзiмдердегi, тiзбелердегi, реестрлердегi және тағы басқа да көрсеткiштердi) көрсету үшiн тек қана араб цифрлары қолданылады. Рим цифрлары мен әрiп белгiлерiн қолдануға тыйым салынады.
2.2.1.5. Құжаттағы мерзiмдер цифр тәсiлiмен ресiмделуге тиiс. Күндердiң элементтерi мынадай ретпен келтiрiледi: күнi, айы, жылы. Мысалы: 20.05.92 немесе 20.05.1992.
Алдымен жылын, одан кейiн айын және мерзiмiн көрсетуге рұқсат етiледi:
1992.05.20.
Қаржы сипатындағы мәлiметтерi бар құжаттардың текстерiнде мерзiмдердi көрсетудiң сөз-цифр тәсiлiн қолдануға рұқсат етiледi: 1992 жылғы мамырдың 20- сы.
Құжаттың мерзiмiн құжатқа қол қоятын немесе оны бекiтетiн адам жазады.
Құжаттағы оның қозғалысы мен орындалуына байланысты барлық реквизиттердiң күнi көрсетiлiп, қол қойылады.
2.2.1.6. Құжаттың индексi тiркелетiн құжаттар саны шегiндегi рет нөмiрiнен тұрады. Оны iздестiру мiндеттерi негiзiнде iстердiң, классификатордың, хат алысушының, орындаушының номенклатурасына қарай индекспен толықтыруға Бiрнеше ұйым бiрлесiп жасаған құжаттарда бiр мерзiм көрсетiледi (құжатқа қол қойылған ең соңғы мерзiм) және құжатты жасаған әрбiр ұйымның онда көрсеткен реттiк тiркеу нөмiрi жазылады. Мысалы: 465/162/298.
2.2.1.7. Құжаттың жобасын iшкi келiсу рұқсат белгi соғушының өз қолынан, қойылған қолдың мәнiн ашқан жазудан және рұқсат белгi қойылған мерзiмнен тұратын рұқсат белгi арқылы ресiмделедi. Қажет болған жағдайда рұқсат белгi соғушы адамның қызметi көрсетiледi.
Құжаттың жобасына ескертпелер мен толықтырулар бөлек парақта баяндалады. Ол жайында жобада тиiстi белгiлер соғылады.
Ұйымда қалатын құжат даналарына рұқсат белгiлер соғылады.
2.2.1.8. Қойылатын қолдың құрамына мыналар енедi: құжатқа қол қойған адамның қызметi (ұйымның атауы тақырып бөлiгiнде көрсетiлген- көрсетiлмегенiне қарай толық немесе қысқартылып берiледi), тiкелей өзiнiң қойған қолы және оның ажыратылуы.
Завод директоры қолы
Комиссия әзiрлеген құжаттарда комиссия құрамында міндеттердiң бөлiсiлуi көрсетiледi:
Комиссияның төрағасы қолы Комиссияның мүшелерi қолдары Алқалы органдардың шешiмдерiне (қаулыларына) төраға мен хатшы қол қояды. Егер алқалы органның мәжiлiсi болған күні оның төрағасы немесе хатшысы болмаса, онда тақырып бөлiгiнде және мәжiлiс хаттамасына қол қойылатын тұста: "төрағалық еткен", "жазбасын жүргiзген" деп жазған жөн.
Бұдан кейiн адамдардың аты-жөндерi мен тегiн толық көрсету керек. Алқалы орган басшысының жеке дара шығаратын жарлықтарына бiр ғана қолқойылады.
Құжатқа бiрнеше лауазымды адам қол қоятын кезде олардың қолдары атқаратын қызметтерiне сай ретпен бiрiнен соң бiрi орналастырылады:
Институт директоры қолы С. Ахметов Бас бухгалтер қолы А. Наурызбаев Қызмет дәрежелерi тең бiрнеше адам құжатқа қол қоятын кезде олардың қолдары бiр деңгейде орналастырылады:
Қазақстан Республикасы Қазақстан Республикасы Көлiк министрiнiң Сауда министрiнiң орынбасары орынбасары Қолы аты-жөнi, тегi Қолы аты-жөнi, тегі Ұйымдардың iстерiнде қалатын құжаттардың барлық даналарында, оның iшiнде қосымшаларында да лауазымды адамдардың түп нұсқа қолы және келiсу жайындағы рұқсат белгiлерi болуға тиiс.
Егер құжаттың жобасында қолы қойылады деп белгiленген лауазымды адам болмаған күнде онда құжатқа оның мiндетiн атқарушы адам немесе оның орынбасары қол қояды. Құжатқа қол қойған адамның нақты қызметi және оның тегi мiндеттi түрде көрсетiледi (түзетулердi сиямен немесе машинкада жазу тәсiлiмен енгiзуге болады. Мысалы: қойылуға әзiрленген қолдың алдынан - "мiндетiн атқарушы", "орынбасары" деп, қойылуға әзiрленген қолдың астынан - "бас инженер" деп және тағы басқаша). Құжатқа "үшiн" деген жұрнақпен қол қоюға немесе көрсетiлген қызмет атының алдынан қиғаш сызық тарту арқылы қол қоюға рұқсат етiлмейдi.
Құжаттардың мiндеттi түрде болуға тиiстi реквизиттерi (қызмет бабындағы хаттар, ақпарат-анықтама құжаттар, ұйымдық-өкiмдiк актiлердiң жобалары және тағы басқалары) қатарына орындаушы туралы белгiнi (құжаттардың авторы немесе құрастырушысы туралы) жатқызған жөн, оның құрамына орындаушының тегi (өзiнiң және әкесiнiң атын көрсетпестен), "қызмет бабындағы телефонының нөмiрi енедi, бұлар құжаттың беткi жағына жазылады немесе орын болмаған күнде құжаттың соңғы парағының сыртқы бетiне жазылады.
2.2.1.3. Құжаттың орындалғаны және оның iске жiберiлген туралы белгi мынадай деректерден тұруға тиiс: орындалуы туралы қысқаша анықтама (егер орындалғанын куәландыратын құжат болмаса); "iске" деген сөз, құжат сақталатын iстiң нөмiрi; мерзiмi, құрылымдық бөлiмше басшысының немесе тiкелей орындаушының қолдары.
2.2.2. Ұйымдық-өкімдiк құжаттарды хаттау Ұйымдардың өкiмдiк және атқару қызметi процесiнде жасалатын құжаттама (ережелер, жарғылар, нұсқаулар, тәртiптемелер, штаттық кестелер, бұйрықтар, өкімдер, қаулылар, шешiмдер, хаттамалар, актiлер, қызмет бабындағы хаттар, баяндама хаттар, анықтамалар, шарттар, жеделхаттар, телефонограммалар, телетайпограммалар, өтiнiштер, мiнездемелер, өмірбаяндар, жеке кәртiшкелер және т. б.) ұйымдық-өкiмдiк құжаттама жүйесiне енедi.
Ұйымдық-өкiмдiк құжаттар жүйесiне енетiн құжаттарды ресiмдеу "ұйымдық-өкiмдiк құжаттама жүйесi, құжаттарды ресiмдеу жөнiндегi талаптар"
6.38-90 мемлекеттiк стандартына сай болуы керек. Ол құжаттар реквизиттерiнiң (элементтерiнiң) құрамын, орналасуы мен мазмұнын, құжаттардың бланкiлерiне қойылатын талаптарды, құжаттардың текстiне қойылатын кейбiр талаптарды, машинкамен жазып ресiмделетiн құжаттарға қойылатын талаптар белгiленедi.
2.2.2.1. Бланкiлерге қойылатын талаптар
2.2.2.1.1. Бланкiлер 6.38-90 мемлекеттiк стандарт талаптары бойынша көлемi А4 (297х210 мм) А5 (210)(148 мм) қағазда және 9327 мемлекеттiк, стандарттың (6,7-қосымшалар) көрсетiлген талаптарына сай баспаханалық немесе басқаша тәсiлмен жасалады.
2.2.2.1.2. Бланкiлердiң 2 түрi: хаттарға арналған бланкi және құжаттардың басқа түрлерiне арналған (8,10-қосымшалар) жалпы бланкi белгiленедi.
Құжаттардың нақты бiр түрлерi (бұйрықтар, хаттамалар және т. б.) бiр жылда 200- ден асатын мөлшерде жасалатын болса олардың бланкiлерiн жасауға рұқсат Мұндай бланкiлердi жасау кезiнде жалпы бланкi құжат түрiнiң атауымен (16-қосымша) толықтырылады.
2.2.2.1.3. Бланкiлердiң жиектерiнде:
сол жағынан - 30 мм, жоғары жағынан - кемiнде 10 мм, оң және төменгi жағынан - кемiнде 8 мм. ашық орын болуы қажет.
2.2.2.1.4. Бланкiнiң әртүрлi реквизиттердi бұрыштамалап немесе көлденең ұзыны бойына орналастыру негізінде жасалады. Тақырып бөлiгiндегi реквизиттер парақтың үстiңгi орталығында реквизиттің әрқайсысының басталатын және аяқталатын жері парақтың шеттерiнен тең қашықтықта болады) немесе бiр шетiнде реквизиттiң әрбiр жолы парақтың сол жақ шетiнен басталады)
орналастырылады.
2.2.2.1.5. Мемлекеттiк елтаңбаның бейнесi* реквизиттер бiр бұрышынан орналастырылған құжаттарда бланкiнiң жоғарғы жақ басында ұйымдардың атауы жазылған жолдардың ортасында, ал реквизиттер ұзын бағытта орналастырылған бланкiлерде парақтың, жоғарғы жағынан ашық жердегi орталықта орналастырылады. Бейненiң диаметрi 20 мм аспауы керек.
Мемлекеттiк елтаңба бейнесiнiң орналасу, соның iшiнде бланкiлерде орналасу тәртiбi, сондай-ақ елтаңба бейнесiн пайдалану хұқы берiлген ұйымдар арнайы хұқтық актiлер арқылы белгiленедi.
2.2.2.1.6. Ұйымның, жоғары тұрған органдардың, сондай-ақ құрылымдық бөлiмшелердiң атаулары (толық, қысқартылып немесе аббревиатура түрiнде жазылған) тиiстi хұқылық актілерде белгiленген атауларға сәйкес болуға тиiс.
Құрылымдық бөлiмшенiң атауын баспаханалық әдiспен де, машинаға басу әдiсiмен де жазуға рұқсат етiледi.
2.2.2.1.7. Ұйымның эмблемасы ретiнде белгiленген ретпен тiркелген тауарлық белгi (қызмет көрсету белгiсi) пайдаланылуға тиіс.
2.2.2.1.8. Хаттардың бланкiлерiнде мына реквизиттер көрсетiледi:
"Байланыс кәсiпорнының индексi, почталық және телеграфтiк мекенжайы, телефон нөмiрi, телетайп нөмiрi, телефакс нөмiрi, банкідегi есеп айырысу шотының нөмiрi", "мерзiмi", "индекс", "келiп түскен құжаттың индексi мен күніне жасалған сiлтеме", қолхаттың коды", "ұйымның коды".
2.2 2.1.9. Жалпы бланкiлерде мына реквизиттер көрсетiледi:
"мерзiмi", "индекс", "жасалған немесе басып шығарылған жерi", "ұйымның коды".
2.2.2.1.10. Бланкiнiң ашық жиектерi мен жекелеген реквизиттерiне жасалатын шектеу белгiлерi бланкiге бұрыштамалар немесе басқа да белгiлер түрiнде енгiзiледi. Бланкiлерде оларды тiгуге арналған тесiктер жасауға және бүктеуге арналған орынын белгiлеуге рұқсат етiледi.
2.2.2.1.11. Бланкiнiң реквизиттерi: министрлiктiң немесе ведомствоның атауы, ұйымның атауы, почта және телеграфтың мекен-жайы, құжат түрiнiң атауы, оның жасалған немесе басып шығарылған орыны екi тiлде берiлуге тиiс.
Реквизиттер парақтың ұзына бойына орналастырылған болса олар сол жағынан мемлекеттiк тiлде, оң жағынан ұлтаралық қатынас тiлiнде, ал реквизиттер бұрышталған түрiнде орналастырылған болса, жоғарғы түсті мемлекеттiк тiлде, төменгi жағында ұлтаралық қатынас тiлiнде жазылады.
2.2.2.2. Реквизиттердi ресiмдеу
2.2.2.2.1. Мемлекеттiк 6.38-90 стандарты ұйымдық-өкiмдік құжаттар реквизиттерiнiң мынадай құрамын белгiлейдi:
1 - Қазақстан Республикасының мемлекеттiк елтаңбасы (осы ережелердiң
2.2.2.1.5-тармағы);
2 - ұйымның эмблемасы (2.2.2.1.7-тармақ);
3 - наградалардың бейнелерi*;
Қазақстан Республикасының мемлекеттiк наградалары бейнеленедi.
4 - ұйымның коды (2.2.2.1.8-тармақ);
5 - құжаттың коды (2.2.2.1.8.-тармақ);
6 - министрлiктiң немесе ведомствоның атауы (2.2.2.1,6-тармақ);
7 - ұйымның атауы (2.2.2.1.6-тармақ);
8 - құрылымдық бөлiмшенiң атауы (2.2.2.3.1.-тармақ);
9 - байланыс кәсiпорнының индексi, почталық және телеграфтiк мекенжайы телетайп, телефакс нөмiрi, телефон нөмiр банкiдегi есеп айырысу шотының нөмiрi (2.2.2.1.8-тармақ);
10 - құжат түрiнiң атауы (2.2.1.3.-тармақ);
11 - мерзiмi (2.2.1 5-тармақ);
12 - индекс (2.2.1.6-тармақ);
13 - келiп түскен құжаттың индексi мен күнiне сiлтемелер (2.2.2.3.12-тармақ);
14 - жасалған немесе басып шығарылған жерi (2.2.2.3.10-тармақ);
15 - құжатты оқуға шек қою белгiсi (2.2.2.3.12-тармақ);
16 - адресат (2.2.2.3.9-тармақ);
17 - бекiту жөнiндегi белгi (2.2.2 3.3-тармақ);
18 - бұрыштама (2.2.2.3.2.-тармақ);
19 - текстiң тақырыбы (2.2.1.4-тармақ);
20 - бақылау туралы белгi (2.2.2.3.12-тармақ);
21 - текст (2.3.-бөлiмдi қараңыз);
22 - қосымшалары бар екенi туралы белгi (2,2.2.3.8-тармақ);
23 - қолы (2.2.1.8.-тармақ);
24 - келiсiлгенi туралы белгi (2.2.2.3 6-тармақ);
25 - рұқсат беру белгiлерi (2.2.1.7-тармақ);
26 - мөр (2.2.2.3.5-тармақ);
27 - көшiрменi куәландыру туралы белгi (2.2.2.3.4-тармақ);
28 - орындаушының тегi және оның телефон нөмiрi (2.2.2.3.11-тармақ);
29 - құжаттың орындалғаны және оның iске жiберiлгені туралы белгi (2.2.1.9.-тармақ);
30 - деректердiң машинкалық жазуға түсiрiлгенi туралы белгі (2.2.2.3. 13-тармақ);
31 - келiп түскенi туралы белгi (2.2.2.3.12-тармақ);
Стандарттарда құжаттың әрбiр реквизитiнiң қатаң түрде белгілі бiр жерде орналастырылуы көзделген және ол реквизиттердегi көрсетiлген нөмiрлердiң ретiне сай болуға тиiс (6, 7, 19-қосымшаны қараңыз).
2.2.2.2.2. Жоғарыда баяндалған нр. нр. 4 - 6, 7, 10, 11, 12, 19, 21, 23, 25, 29 тiзбеде келтiрiлген мiндеттi реквизиттердi ресiмдеуге қойылатын талаптар (2.2.1.
кiшi бөлiмдi қараңыз).
Ұйымдық-өкiмдiк құжаттарды әзiрлеу мен ресiмдеу барысында мiндеттi түрде болуға тиiстi реквизиттердiң құрамы басқа да реквизиттермен толықтырылады.
2.2.2.3. Құжаттардың қосымша реквизиттерi, оларды ресiмдеу
2.2.2.3.1. Қажет болған жағдайда құжаттың тақырыптық бөлiмiнде бекiтiлген құрылымға сәйкес құрылымдық бөлiмшенiң атауы көрсетiледi.
2.2.2.3.2. Құжаттарды орындау жөнiндегi нұсқаулар бұрыштама түрiнде берiледi, оның құрамына мынадай мiндеттi түрдегi элементтер енуге тиiс:
орындаушы, тапсырманың мазмұны, орындалатын мерзiмi, қарарға қол қойылып, мерзiмi көрсетiледi (19-шы қосымшаны қараңыз).
2.2.2.3.3. Құжатты бекiту оны iске қосудың айрықша әдiсi болып табылады, бұл ұйымдардың, лауазымды адамдардың және азаматтардың белгiлi бiр тобына құжатты қолдануға рұқсат етедi (20-қосымша).
Бекiтiлетiн құжаттарда баяндалған мәселелердi шешуге құзыры бар ұйымның басшысы немесе жоғары тұрған басшы құжаттарды бекiтедi.
Құжат оны бекiтетiн белгi соғумен немесе тиiстi өкiмдiк құжат шығарумен бекiтiледi. Бекiтудiң бұл екi тәсiлiнiң де заңдық күшi бiрдей. Қосымша тұжырымдамалар және түсiнiктер қажет болған жағдайда ғана өкiмдiк құжат жасау қажет: егер құжат бекiтетiн өкiмдiк құжаттан бөлек шығарылса онда оған бекiту белгiсi (21-шi қосымша) қойылады.
2.2.2.3.4. Құжатқа заңды күш беру үшiн оның көшiрмесi куәландырылады.
Ұйым тек өзiнде ғана жасалатын құжаттардың көшiрмелерiн бере алады (бұл ереже архив мекемелерi мен нотариатқа қолданылмайды).
Азаматтарды жұмысқа, оқуға қабылдауға, олардың еңбек, тұрғын үй және басқа хұқыларын қанағаттандыруға қатысты iстердi шешу кезiнде, жеке iстердi қалыптастыру кезiнде ұйым басқа ұйымдар берген және қолданылып жүрген заңдарға сәйкес тиiстi мәселелердi шешу үшiн қажеттi құжаттардың көшiрмелерiн (дипломдардың, бiлiм алу туралы куәлiктердiң және т.б. көшiрмелерiн) жасай алады.
Азаматтардың хұқылары мен мүдделерiне қатысты құжаттардан жасалған көшiрмелердi ресiмдеу кезiнде көшiрмесi алынған құжатта оның түпнұсқасы осы ұйымда сақталып отырғаны туралы белгi соғылады.
Құжаттың көшiрмесi қолдан жазу, машинамен жазып алу немесе жедел полиграфия құралы арқылы жасалады. Көшiрмелер қолмен жазып алу және машинамен жазу арқылы жасалса, құжаттың тексi бланкiдегi элементтердi қоса толық көшiрiледi.
Көшiрменi лауазымды адам куәландырып, оның түпнұсқаға толық сай екендiгiн растайды. Мысалы:
дұрыс:
кадрлар бөлiмiнiң инспекторы қолы А.Омаров
03.05.92
Құжаттың көшiрмесi басқа ұйымдарға жiберiлгенде немесе қолға берiлгенде куәландыру қолы қойылып, мөр соғылуы қажет.
2.2.2.3.5. Ақша қаражаты мен материалдық игiліктерді жұмсалу фактiсiн тiркейтiн, сондай-ақ хұқылық актiлерде көзделген лауазымды адамдардың хұқыларын растайтын құжаттарда жауапты адамның қолы қойылып елтаңбалы мөрмен куәландырылады (22-қосымша).
Мөрдiң таңбасын құжатқа қол қойған лауазымды адамның, көрсетiлген қызметiнiң бiр бөлiгiн қамтитындай етiп қойған жөн.
2.2.2.3.6. Сырттай келiсу осы келiсу туралы белгiмен, анықтамамен, келiсу парағымен немесе құжат жобасының алқалы орган мәжілісіндегі талқылануының хаттамасын берумен ресімделуі мүмкiн.
Келiсу парағы құжаттың мазмұны бiрнеше ұйымның мүдделерiне қатысты болған жағдайда толтырылады. Бұл жөнiнде келiсу белгiсi орнында тиiстi белгi соғылады.
Мысалы:
келiсу парағы қоса тiркелiп отыр.
қолы, мерзiмi
Келiсу парағы мынадай нысанда ресiмделедi:
Келісу парағы
Ұйымдық-өкiмдiк құжаттама жүйелерi Құжаттарды ресiмдеуге қойылатын талаптар Мемлекеттiк 6.38-90 стандарты Келісілді: Келісілді:
Мемлекеттiк стандарт Бас архив басқармасы бастығының орынбасары бастығының орынбасары қолы, аты-жөнi, тегi қолы, аты-жөнi, тегi
23.12.92 23.12.92
2.2.2.3.7. Егер құжаттың қосымшалары болса, онда бұл жөнінде құжаттың тексiнде немесе тексiнен кейiн қойылатын қолдың алдынан көрсетiледi.
Өкiмдiк құжаттарда (бұйрықтарда, нұсқауларда, қаулыларда, шешiмдерде және өкiмдерде) қосымшалардың бар екенi туралы мәліметтер тексте көрсетiледi.
Мысалы: "цехтағы еңбектi ғылыми негiзде ұйымдастырудың кешендi жоспарының кестесi жасалып, бекiтуге нөмiрi 1 қосымшада көрсетiлген нысанда ұсынылсын".
Шешiмнiң бiрнеше қосымшасы болған жағдайда оларда 1 қосымша, 2- қосымша және т. т. деп рет нөмiрi қойылады. Цифр белгiлерi алдынан "нөмiр"
белгiсi қойылмайды.
Жоспарларға, есептерге, хаттамаларға, хабарларға, хаттарға және тағы басқаларына қосымшалар бар екенi туралы мәлiметтер мынадай ретпен ресiмделедi.
Егер құжатта оның тексiнде аталмаған қосымшалар бар болса, онда олардың атауын текстен кейiн әрбiр қосымшадағы парақтардың санын және олардың даналарының санын көрсете отырып атап шығу қажет. Мысалы:
1-қосымша. Мектептердi жаңа оқу жылына әзiрлеу туралы анықтама, 8 парақ, 2 дана
2. Мектептердiң тiзiмi, 3 парақ, 2 дана Егер толық атауы тексте қайталанатын қосымшалар бар болса, онда қосымшаның бар екенi туралы белгi мына нысанда беріледi: қосымша: 5 парақ, 3 дана.
Егер құжатқа қосымшасы бар екiншi бiр құжат қоса тiркелiп отырса, онда қосымшаның бар екенi туралы белгi мынадай нысанда ресiмделедi.
Қосымша: денсаулық сақтау жөнiндегi тұрақты комиссияның қорытындысы. 25.04.92 нөмiрi 15 және оның қосымшасы барлығы 21 парақ, 2 Егер қосымшалар кiтапша болып түптелсе, онда парақтардың саны көрсетiлмейдi.
2.2.2.3.8. Қосымша-құжаттардың үш түрi болуы мүмкiн:
- тиiстi өкiмдiк құжат арқылы бекiтiлетiн немесе күшiне енгiзiлетiн (дербес маңызы бар хұқылық актiлерге қосымшалар);
- басқа құжаттың мазмұнын түсiндiретiн немесе толықтыратын;
- хатпен бiрге басқа ұйымдарға жiберiлетiн.
Өкiмдiк құжаттардың қосымшаларында және басқа құжаттың мазмұнын толықтыратын немесе түсіндiретін қосымшаларда жоғарғы оң жақ бұрышына мынадай сөздер жазылады:
Қарағанды облыстық әкiмiнiң шешiмiне қосымша ___________N__________________ Бiрнеше қосымша бар болса, оларға нөмiр қойылады.
Қосымшалар өкiмдiк құжаттарсыз таратылған кезде ол қосымшаларға өкiмдiк құжаттың атауы, оның күнi мен нөмiрi көрсетiлген бекiту туралы белгi қойылады.
Реквизиттердiң құрамы және қосымша-құжаттарды ресiмдеу тәртiбi осы қосымша-құжаттар кiретiн құжаттамалардың бiр ізге түсiрiлген жүйесiнiң талаптарына сай болуға тиiс.
2.2.2.3.9. Құжаттарды мекен-жайға жiберу кезiнде мынадай ережелер сақталуы қажет: құжаттар, әдетте, адамдардың қызметi мен тектерi көрсетiлмей, ұйымның немесе оның құрылымдық бөлiмшесiнiң мекен-жайына жiберiледi, ұйымның атауы және құрылымдық бөлiмше атау септiгiнде жазылады. Мысалы:
Алматы электромеханика заводы Жабдықтау және өткiзу бөлiмi Құжатты лауазымды адамға жолдау кезiнде ұйымның атауы атау септiгiнде, ал қызмет пен тегi барыс септiгiнде жазылады.
Егер құжат тектес бiрнеше ұйымға жiберiлетiн болса, онда жинақтап былайша жазу керек:
Өндiрiс-көлiк бiрлестiктерi немесе Өндiрiс-көлiк бiрлестiктерiнiң бастықтарына Құжаттың жiберiлетiн мекенжайы төртеуден аспауға тиiс. Екіншi, үшiншi және төртiншi мекенжайға жiберуге арналғанда бұларға "көшiрме" деген сөз жазылмайды. Құжат төрттен астам мекенжайға жiберiлетiн болса, оның таратылуы жөнiнде тiзiм жасалып, әрбiр құжатта бiр ғана мекенжай көрсетiледi.
"Алушының мекенжайы" реквизитiнiң құрамына почтаның мекенжайы енуi мүмкiн. Yкiметтiк ұйымдарға және тұрақты хат алысушыларға жiберiлетiн құжаттарда почтаның мекенжайы көрсетілмейдi, мұндай жағдайларда мекенжай алдын ала жазып қойылған конверттердi қолданған жөн.
Ұйымның почталық және телеграфтық мекенжайы туралы мәліметтердi жазудың ретi мен нысаны почта ережелерiне сәйкес болуға тиiс. Мысалы, қазақ геофизикалық жұмыстар жөнiндегi өндiрiстiк геологиялық бiрлестiгiнiң мекенжайы:
480021, Алматы қаласы, Төле би көшесi, 85 Құжат азаматтарға жiберiлетiн болса, алдымен почтаның мекенжайы, ал одан кейiн алушының тегi мен аты-жөнi жазылады.
480025, Алматы қаласы, Абай даңғылы, 67, 45-пәтер, Қ. Исабаевқа "Байланыс кәсiпорнының индексi, почталық және телеграфтiк мекенжайы, телефон нөмiрi, телефакс нөмiрi, банкiдегi есеп айырысу шотының нөмiрi"
реквизитiн ресiмдеген кезде анықтама нөмірдi (анықтама қызметi, секретариат, кеңсе, т. б.) көрсеткен жөн.
Телефон нөмiрi былайша жазылуға тиiс:
Телефон: 29-65-84, 35-46-31.
Ақшалай есеп айырысу операцияларын жүргiзу үшiн бланкiде банк шотының нөмiрi мен мекенжайы көрсетiледi. Мысалы: есеп айырысу шотының нөмiрi... Алматы қаласындағы тұрғын үй-әлеуметтiк банкiсiнiң операция басқармасы.
2.2.2.3.10. "Жасалған немесе басып шығарылған жерi" реквизиті әкiмшiлiктi- территориялық бөлiнiс объектiлерiнiң белгiлерi классификаторына сәйкес ресiмделуге тиiс. Мысалы: Алматы қаласы. Алматы облысының Талғар қаласы.
Алматы облысындағы Еңбекшіқазақ ауданының Қайрат селосы.
2.2.2.3.11. Құжатты орындаушы (құрастырушы) туралы белгіге орындаушының тегi мен оның қызмет телефонының нөмiрi енеді және ол құжаттың соңғы парағының беткi немесе сыртқы жағына жазылады. Мысалы:
Айдаров 23-17-34.
Қажетті болған жағдайда құжатты орындаушының тегi мен оның телефон нөмiрiнен төменiректе машинка басушының индексi (мысалы, аты-жөнi мен тегiнiң алғашқы әрiптерi), басылған парақтардың саны және қай мерзiмде басылғанын көрсетуге жол берiледi.
Мысалы: А. С. 4 10.12.90
2.2.2.3.12. Құжаттың келiп түскенi туралы белгi мынадай элементтерден тұрады: құжатты алушының қысқаша аты (алған мекен-жайдың); құжаттың келiп түскен күнi, оның индексi.
Орындалуын талап ететiн құжаттарға бақылау туралы белгiлер қойылады.
Шектеулi адамдардың пайдалануына рұқсат етiлген құжаттарда тиiсiнше белгiлер Келiп түскен құжаттың индексi мен мерзiмiне жасалатын сiлтеменің құрамына жауап қайтарылатын құжаттағы индекс пен мерзiмi де енедi.
2.2.2.3.13. Ақпараттың қағаз құжаттан машина жазбасына көшiрiлгенi туралы белгi құрамына мынадай деректер енуi тиiс: "Ақпарат машина жазбасына көшiрiлдi", көшiрiп басылған мерзiмі, массив нөмiрi, деректердi көшiрiп басу үшiн жауапты адамның қолы.
2.2.3. Машинадан оқылатын құжаттар* мен машинограммалар, оларды ресiмдеу Машинадан оқылатын текст - машина жазбасындағы құжат.
2.2.3.1. Машинкадан оқылатын құжат деп ондағы ақпаратты автоматты түрде оқуға жарайтын құжатты айтады.
Машинкадан оқылатын құжаттарды жасау кезiнде қолданылатын жазбалардың негiзгi түрлерi: перфораторлық (перфокарталар, перфотаспалар)
және магниттiк (магниттiк таспалар, магниттік дискiлер) жазу құралдары (23- қосымша).
Машинограмма деп есептеу техникасы құралдарымен жазба түрде қағазға түсiрiлген және белгiленген ретпен ресiмделген құжатты айтады.
2.2.3.2. Машинадан оқылатын құжаттар мен машинограммаларға мiндеттi реквизиттер кешенi мен оларды орналастырудың ретi белгiленген, мiндеттi реквизиттер құрамына мыналар енедi құжатты жасаған ұйымның коды мен аты;
құжатты жасаған ұйымның орналасқан жерi немесе почталық мекенжайы; құжат нысанының коды; құжаттың атауы; құжаттың жасалған күнi; құжаттың дұрыс жасалуы үшiн жауапты адамның коды (мемлекеттiк 6.10.4-84 стандарты).
Машинадан оқылатын құжатты немесе машинограммаларды жасаушы ұйымның коды мен атауы кәсiпорындар мен ұйымдардың классификаторы бойынша жазылады.
"Құжатты жасаушы ұйымның орналасқан жерi" реквизит мына түрде жазылуға тиiс:
машинадан оқылатын құжатты жасаушы ұйымның әкiмшiлiк- территориялық бөлiнiс объектiлерi белгiлерiнiң классификаторына сәйкес орналасқан елдi мекенiнiң коды және елдi мекеннiң атауы.
Құжат нысанының коды мен атауы басқару құжаттамасының қолданылып жүрген классификаторларына сай жазылады.
Құжаттың дайындалған мерзiмi мемлекеттiк 6.10.1-88 стандарт бойынша құжаттың жазылған уақытын көрсете отырып жазылады, ол құжатты машиналық хаттамамен бiр iзге түсiруге мүмкіндiк бередi.
"Машинадан оқылатын құжаттың немесе машинограмманың жасалуының дұрыстығы үшiн жауапты адамның коды" реквизитi мына түрде жазылады:
құжаттың жасалуының дұрыстығы үшiн жауапты адамның немесе құжатты бекiткен адамның коды, қызметі, тегі кодтың нақты иесi кiм екенi құжатты жасаушы ұйымда тіркелуге тиiс.
Арнаулы ережелердiң күшi қолданылатын ұйымдар осы ережелерге сәйкес машинадан оқылатын құжаттар мен машинограммалардың мiндеттi түрде болуға тиiстi реквизиттерiн көрсетуi керек.
Машинадан оқылатын құжаттардың дубликаттары мен көшiрмелерін жасаған кезде реквизиттер құрамына құжаттың түп нұсқалылығы туралы (түпнұсқа, дубликат, көшiрме) белгi енедi.
Машинограммалар реквизиттерiнiң толық құрамы, оларды ресімдеу мен орналастырудың ережелерi құжаттаманың бiр iзге түсірілген жүйелерiнiң талаптары арқылы, ал олар болмаған күнде салалық стандарттардың талаптарына және осы жалпы талаптарға сәйкес айқындалады.
2.2.3.3. Қажет болған жағдайда министрлiктiң, ведомствоның шешімі бойынша машинадан оқылатын құжаттар мен машинограммалар үшiн осы құжаттарды жасау мен пайдаланудың ерекшелігін бейнелейтiн қосымша реквизиттердi пайдалануға рұқсат етіледі.
Перфожазбадағы машинограммалар мен құжаттар құжаттардың жасалуының дұрыстығы үшiн жауапты адамдардың кодтарымен ғана емес, сонымен қатар олардың қойған қолдарымен де растауға болады.
Айрықша маңызды ақпарат болып табылатын машинограммаларда қойылған қол құжатты жасаушы ұйымның мөрiмен расталады.
Машинадан оқылатын құжаттарды беру (жөнелту) тек қана жолдама хатпен бiрге жүзеге асырылады.
2.3. Құжаттардың текстiне қойылатын талаптар
2.3.1. Ұйымдық-өкiмдiк құжаттардың тексi сауал-сұрақ кестелер, байланыс тексi түрiнде, сондай-ақ осы нысандардың қосылған күйінде де хатталады.
2.3.2. Тексi сауал-сұрақ түрiнде құрастырғанда белгi аттары атау жалғауындағы зат есiммен немесе екiншi адамның қазiргi немесе өткен шақтағы көптiк жалғаумен айтқан сөздерiмен ("болған едi", "болды", "сiзде бар", "сiздiң иелiгiңiзде") берiлуге тиiс. Сөз жүзiнде айтылған сипаттамалар грамматикалық тұрғыда белгiлердiң атауларымен үйлесуi тиiс.
2.3.3. Кестелердiң графалары мен жолдарының атау септiгiндегi зат есiммен бейнеленген тақырыптары болуға тиiс. Графалар мен жолдардың қосымша тақырыптары негiзгi тақырыппен үйлесiп тұруы керек.
Егер кесте машинкаға басылғанда бiр парақтан асып кетсе кестенiң графалары нөмiрленуге тиiс. Сөйтiп келесi беттерде тек графалардың нөмiрлерi ғана басылады.
2.3.4. Егер тұтас байланысты тексте бiрнеше шешiм, тұжырымдар және басқалар болса, онда оларды бөлiмдерге, бөлiмшелерге, тармақтарға бөлген жөн.
2.3.5. Жеке дара басшылық принципiнде жұмыс iстейтiн ұйымдардың өкiмдiк құжаттарында, сондай-ақ басшылыққа жолданатын құжаттарда текстi баяндау бiрiншi жақтан жекеше септiк жалғау нысанында болуы керек ("бұйырамын", "ұсынамын", "өтiнемiн").
2.3.6. Алқалы органдардың өкiмдiк құжаттарында текст жекеше септiк жалғауда үшiншi жақтан баяндалады ("қаулы етедi", "ұйғарды").
Бiрлескен өкiмдiк құжаттарда текст көпшiлiк септiк жалғауда бiрiншi жақтан баяндалады ("бұйырамыз", "ұйғарды").
Хаттамалардың тексi көпше септiк жалғауда үшiншi жақтан баяндалады ("тыңдады", "сөз сөйледi", "ұйғарды").
2.3.7. Хұқықтар мен мiндеттердi белгiлейтiн құжаттарда (ереже, нұсқау), сондай-ақ фактiлердi сипаттайтын немесе оларға баға берiлетiн құжаттарда (актi, анықтама), текстi баяндаудың нысаны жекеше немесе көпше септiк жалғауда үшiншi жақтан пайдаланылады ("бөлiм мына қызметтердi жүзеге асырады", "бiрлестiктiң құрамына мыналар кiредi", "комиссия мыналарды анықтады").
2.3.8. Хаттарда баяндаудың мынадай нысандары пайдаланылады:
көпше септеу жалғаумен бiрiншi жақтан ("жолдауыңызды өтiнемiз", "қарауларыңызға жiберiп отырмыз");
жекеше септеу жалғауында бiрiншi жақтан ("қажет деп санаймын", "бөлуiңiздi өтiнемiн");
жекеше септiк жалғауда үшiншi жақтан ("министрлiк қарсы емес", "Қазмемстандарт мұны мүмкiн деп санайды").
2.3.9. Құжатты ресiмдеу кезiнде қандай тiлдiң таңдап алынатыны туралы шешiм Қазақстан Республикасының Қазақстан Республикасындағы Тiл туралы Заңына сәйкес қабылданады.
2.4. Баспа құрылғыларының көмегiмен жасалатын құжаттарға қойылатын талаптар
2.4.1. Құжаттың тексi көлемi А4 бланкiлерге материалдың жолдары аралығында бiр жарым интервал, ал көлемi А5 бланкiлерде басылғанда жолдардың аралығында бiр интервал арқылы басылады.
Баспаханада басып шығаруға әзiрленiлген құжаттардың текстері жолдарының арасында екi интервал ашық орын қалдырылып басылады.
2.4.2. Бiрнеше жолдан тұратын реквизиттер (текстен басқасы) жолдар аралығында бiр интервал ашық орын қалдырылып басылады. "Құжатты алушы", "бекiту белгiсi", "қосымшасының бар екені туралы белгi", "келiсу белгiсi"
реквизиттерiнiң құрамдас бөлімдерi бiр-бiрiнен жолдар аралығындағы 1,5-2 интервал қашықтықпен бөлiнiп тұрады. Мысалы:
Келісілді
Қазметстандарт бастығының орынбасары қолы (аты-жөнi, тегi)
08.12.92
2.4.3. Құжаттау реквизиттерi бiр-бiрiнен жолдар аралығындағы 2-3 интервал аралықпен бөлiнiп тұрады.
2.4.4 Құжат түрiнiң атауы бас әрiптермен басылады.
2.4.5. "Қолы" реквизитiндегi қойылған қол ажыратылуы лауазым атауының соңғы жолы деңгейiнде аты-жөнi мен тегiнiң арасында ашық орын қалдырылмай басылады.
2.4.6. Бiрнеше жолдарды алатын реквизиттердiң әр жолының ең ұзынында 28 белгi болуы керек.
Егер текстiң тақырыбындағы белгiлер саны 150-ден (5 жолдан) асып кетсе, оны парақтың оң жақ шетiне дейiн ұзартуға болады. Тақырыптың соңында нүкте
2.4.7. Құжаттарды басу кезiнде табулятордың сегiз стандартты жағдайы пайдаланылады:
0-парақтың сол жақ жиегiндегi ашық орынның шегiнен басталады - "текстiң тақырыбы", "текст" (абзацсыз), "қосымшасы бар екені туралы белгi", "орындаушының тегi және оның телефон нөмірі, "құжаттың орындалғаны және оның iске жолданғаны туралы белгi" реквизиттерiн, "қолы" және "келiсу белгiсi"
реквизиттеріндегі қызмет атауын "дұрыс" деп куәландырылған қолды; сондай-ақ "тыңдалды", "сөз сөйледi", "ұйғарылды", "қаулы еттi", "бұйырамын", "ұсынамын"
деген сөздердi басу үшiн;
1 - 5 баспа белгiден кейiн текстiдегi абзацтың басталуы үшiн;
2 - 16 баспа белгiден кейiн кестелер мен трафарет текстерiн сызу үшiн;
3 - 24 баспа белгiден кейiн кестелер мен трафарет текстерiн сызу үшiн;
4 - 32 баспа белгiден кейiн "құжатты алушы" реквизитi үшiн;
5 - 40 баспа белгiден кейiн "бекiту белгiсi" және "құжатты оқуға шек қою белгiсi" реквизиттерi үшiн;
6 - 48 баспа белгiден кейiн "қолы" реквизитiндегi қойылған қолдың мәнiн толық жазу үшiн;
7 - 56 баспа белгiден кейiн кестелер мен трафарет текстерiн сызу үшiн, сондай-ақ окпо және окуд кодтарын жазу үшiн.
2.4.8. Бiрнеше бекiту белгiсi мен келiсу белгiсi бар болса, оларды бiр деңгейде тiк қатар бойымен табулятордың 0 және 5-жағдайынан бастап орналастырады.
2.4.9. Егер құжаттың тексiнде ескертпелер немесе оны басып шығаруға негiз болған құжатқа сiлтеме жасайтын өз алдына бөлек басылған абзац болса, онда "ескертпе" және "негiздеме" деген сөздер табулятордың 0 - жағдайынан бастап басылады. Ал бұған қатысты текст жолдар аралығында бiр интервал ашық орын қалдырылып, басылады.
2.4.10. Екi парақты және одан да көп парақты құжаттар ресiмделген кезде оның екiншi бетi мен одан кейiнгi беттерi нөмiрленуге тиiс.
Беттердiң нөмiрлерi парақтың жоғарғы ашық орнының ортасында араб цифрларымен жазылып, одан соң "бет" деген сөз және тыныс белгiлерi жазылмайды.
Құжаттарды 2-бөлiмнiң талаптарына сай жасау мен ресiмдеу мысалдары 4, 9, 11-15, 17, 18, 24-33-қосымшаларда берiлген.
3. Құжаттаманы растау
3.1. Құжаттар айналымын ұйымдастырудың жалпы ережелерi және оны қысқарту жолдары
3.1.1. Құжаттар тиiстi жерлерiне жедел жетуге, iске байланысты қажеттiлiгi жоқ, құжаттардың қайтып оралуын шектейтiн аралық инстанциялар болмауға тиiс.
3.1.2. Құжаттардың өтуi тәртiбiнде және өңделу процесiнде мейлiнше бiрiздiлiк болуына күш салу қажет. Осы мақсатпен құжаттардың негiзгi санаттары мен түрлерiнiң өтуi мен өңделуiнiң үлгi схемаларын жасау ұсынылады.
Құжаттаманы ретке салудың, құжаттар санын қысқартудың басты бағыты құжаттардың бiр iзге келтiрiлген нысандарының салалық табельдерiн жасау болып табылады. Бұл табельдер қолданылатын құжат нысандарының құрамын және оларды пайдаланудың регламентiн қатаң түрде белгілейдi (2.1.8.).
3.1.3. Құжаттың нақты көлемiнiң кiшiрейтiлуi мен қағаздың үнемделуi де құжаттар айналымын қысқартуға көмектеседi. Мәселен, текстiң көлемiн машинада басып жазудың стандарттық ережелерін қолдану есебiнен азайту, оны айқын құрылымдық бөлiктерге бөлiп, бөлiктер аралығында бiрiнен бiрiне өтуге қатысты сөздерге орын бермеу есебiнен текстi шамамен 5 процент қысқартуға
3.1.4. Құжаттардың орындалуын бақылаудың жақсы жолға қойылуында, олардың көшiрмелерiн жасау мен көбейтудi ұйымдастыруда құжаттар айналымын қысқартудың резервтерi бар.
3.1.5. Басқару аппаратында қызметтердiң айқын бөлiсiлуi және оның құжаттар негiзiнде бекiтiлуi құжаттар айналымын ұтымды ұйымдастырудың сөзсiз шарты болып табылады.
3.1.6. Құжаттар айналымына құжаттармен жұмыс iстеудiң корреспонденцияны қабылдау, өңдеу, бөлу, беру және жөнелту, айналымдағы құжаттар санының есебiн жүргiзу, құжаттарды тiркеу және олардың орындалуын бақылау тәрiздi негiзгi кезеңдерi енеді.
3.2. Келіп түсетiн құжаттарды өңдеудiң тәртiбi
3.2.1. Ұйымға келiп түсетін құжаттар алғашқы өңдеуден өтедi, алдын ала қаралып, тiркеледi, басшылар қарайды және орындаушыларға табыс етiледi.
Құжаттар салынған конверттердi құжаттама басқармасының қызметi ашады.
Бұл ретте құжаттардың жеткiзiлу дұрыстығы, буылып-түйiлуiнiң бүтiндiгi тексерiледi. Құжатты жөнелтушiнiң мекенжайын, құжаттың жөнелтілген және алынған уақытын тек конверт арқылы ғана анықтау мүмкiн болатын жағдайларда, сондай-ақ жеке адамның құжаттары немесе ақша төлеп алынатын құжаттар келiп түскен жағдайда конверттер жойылмайды.
Алынған құжатта оның бірiншi бетiнiң төменгі ашық орнында оң жақтан тiркеу штампысы соғылады. Тiкелей құрылымдық бөлімшелерге немесе лауазымды адамдарға арнап жолданған құжаттар тиiсiнше соларға табыс етiледi.
"Тiкелей өзіне" деген белгiсiмен келiп түскен құжаттары бар конверттер тиiстi жерiне ашылмастан табыс етiледi.
Машинадан оқылатын құжаттар келiп түскен жағдайда онымен бiрге жiберiлген құжаттама өңделедi. Ал машина жазбалары сыртқы орауын ашпастан тиiстi орнына табыс етiледi.
3.2.2. Құжаттаманы басқару қызметi келiп түскен құжаттарды олардың мазмұнына және ұйымда белгiленген қызметкерлер арасындағы қызметтердiң, мiндеттердiң және өкiлеттiлiктердiң ара-жiгiнiң ажыратылуына қарай бөлу үшiн алдын ала қарайды. Мiндеттi түрде басшылардың қарауын талап етпейтiн құжаттар тiкелей құрылымдық бөлiмшелерге (орындаушыларға) жөнелтіледі Президенттен және оның Аппаратынан, мемлекеттiк өкiмет органдарынан, үкiметтiк және жоғарғы ұйымдардан, сондай-ақ ұйым қызметiнiң принциптi мәселелерi бойынша ақпарат берiлген мекемелер мен азаматтардан алынған, басшылықтың шешiмiн талап ететiн құжаттар басшылардың қарауына берiледi.
Құжаттар "орындалуы бақылануға тиiстi, орындалу мерзiмi көрсетiлген құжаттар тiзбесiнде" 34-қосымша) көзделген мерзiмдерде қаралуы керек.
Қараудың нәтижелерi басшының бұрыштамасында бейнеленеді (19- қосымшаны қараңыз); Орындалуы бiрнеше құрылымдық бөлiмшелерге жүктелген құжаттар оларға өз кезегiмен немесе бiр мезгiлде көшiрмелер түрiнде табыс етiледi. Құжаттың түп нұсқасы бұрыштамада бiрiншi болып аталған жауапты орындаушыға табыс етiледi.
3.2.3. Құжаттар орындаушыларға келiп түскен күнi табыс етiледi. Шұғыл орындау қажет болатын жағдайда орындаушыны құжаттың мазмұнымен басшы қарамастан бұрын-ақ таныстыра беруге рұқсат етiледi.
3.3. Жөнелтiлетiн құжаттарды өңдеудің тәртiбi
3.3.1. Жөнелтiлетiн құжаттар сұрыпталады, орап буылады, почта арқылы жөнелту үшiн хатталады және байланыс бөлiмшесiне табыс етiледi.
Құжатты жөнелтуге қабылдап алған құжаттаманы басқару қызметiнiң қызметкерi олардың хатталуының дұрыстығын, негiзгi құжатта көрсетiлген қосымшалардың бар екенiн тексеруге мiндеттi.
Дұрыс хатталмаған құжаттар орындаушыларына қайтарылады.
3.3.2. Тапсырысты корреспонденцияға жөнелту тiзiмдемесi: хаттап жасалады. Құжаттаманы басқару қызметiнiң қызметкерi оған өзiнiң тегiн жазып, құжаттың жөнелтiлген күнiн қояды.
3.3.3. Машинадан оқылатын құжаттар техникалық талаптарға және таспалар мен оларда РД 50-524-84 бойынша жазылған ақпараттың бүтiндiгiне сәйкес жолдама хатпен бiрге буылып-түйiлiп жөнелтiледi. Жолдама хаттың көшiрмесi жалпы негiзде iске тiгiледi.
3.3.4. Құжаттар сол күннiң өзiнде немесе келесi жұмыс күнiнен кешiктiрiлмей өңделуге және жөнелтiлуге тиiс.
3.4. Құжаттарды ұйымның iшiнде табыс ету
3.4.1. Құжаттарды құрылымдық бөлiмшелер арасында бiр-бiріне табыс ету құрылымдық бөлiмшелердiң инспекторлары (хатшылары) немесе құжаттаманы басқару үшiн жауапты адамдар арқылы жүзеге асырылады. Құжаттар тiркеу нысанында тиiстi белгi соғылып табыс етiледi.
3.4.2. Егер құжат құрылымдық бөлiмшеге немесе орындаушыға құжаттаманы басқару қызметiн орағытып келiп түссе, ол дереу тіркеу үшiн құжаттаманы басқару қызметiне табыс етiлуге тиіс.
3.4.3. Орындалған құжаттар iстердiң номенклатурасына сәйкес тиістi мәселелер бойынша iстердi қалыптастыратын сол құрылымдық бөлiмшелерге табыс етiледi.
3.5. Құжаттарды тiркеудiң және индекстеудiң ережелерi
3.5.1. Есебiн жүргiзудi, орындауды және ақпарат-анықтама мақсаттарында пайдалануды талап ететiн, ұйымның iшiнде жасалатын және пайдаланылатын, сондай-ақ басқа ұйымдарға жiберілетін, жоғары орындардан, ведомствоға қарасты және басқа ұйымдардан, жеке адамдардан келiп түсетiн бүкiл құжаттар, оның ішінде машинадан оқылатындары да тiркелуге тиiстi.
3.5.2. Құжаттар ұйымда бiр рет: келiп түскендерi - сол келіп түскен күнi, жасалатындары - қол қойылған немесе бекiтiлген күні тiркеледi.
Құжатқа индексi жазылып, ал одан кейiн тiркеу нысандарында құжат туралы мәлiметтер берiледi (2.2.1.6.-тармақтарды қараңыз.)
3.5.3. Құжаттарды тiркеу оның атына, авторына және мазмұнына қарай құжаттар топтары шеңберiнде жүргiзiледi. Мысалы, негізгі қызмет жөнiндегi бұйрықтар, адамдар құрамы жөнiндегі бұйрықтар, жоғары ұйымның бұйрықтары, алқаның шешiмдерi, тексеру актiлерi, бухгалтерлiк мәлiметтер, кәсiпорындардың есептері, материалдық-техникалық жабдықтау жөнiндегi өтiнiмдер, тағы басқалары бөлек тiркеледi.
3.5.4. Құжаттарды тiркеу негiзiнен бiр орталықтандырылмай, құжаттардың жасалған және орындалған жерлерiнде бiрыңғай принциптер мен ережелер бойынша жүргiзiледi. Мысалы, жоспар құжаттамасы - жоспарлау бөлiмiнде, жабдықтау жөнiндегі құжаттама - жабдықтау бөлiмiнде тiркеледi. Құжаттаманы басқару қызметiнде қызмет бабында басшылардың атына келiп түсетін немесе одан шығатын хаттар, бұйрықтар, хаттамалар, баяндау хаттары және басқалары, сондай-ақ азаматтардың хаттары, өтініштерi мен шағымдары тiркеледi.
Құжаттар айналымының көлемi шағын ұйымдарда құжаттарды бiр рет тiркеу жөнiндегi негiзгi принцип сақталған жағдайда бiр орталықтан жүзеге асырыла алады.
3.5.5. Құжаттар тiркеу-бақылау кәртiшкелерiнде (ТБК) тiркеледi (35- қосымша), тiркелуге тиiстi мәлiметтердiң мiндеттi құрамы: құжаттың авторы (хат алысушы), оның атауы, мерзiмi және құжаттың авторы (хат алысушы), оның атауы, мерзімі және құжаттың өзінің индексі, құжат ұйымға келіп түскен кезде қойылған күн мен индекс, құжаттың қысқаша мазмұны (атауы, бұрыштама, орындалу мерзiмi, орындалғаны туралы белгi, істiң номерi (36-қосымша).
Қажеттi болған жағдайда мiндеттi реквизиттердiң құрамы толықтырыла Тiркеу карточкаларында реквизиттердi орналастырудың ретiн және құжаттар тiркеу-бақылау кәртiшкелерiнiң сыртқы бетiн пайдалануды ұйымның өзi белгiлейдi.
3.5.6. Тiркеу-бақылау кәртiшкелерi даналарының саны ақпарат-анықтама картотекаларының саны арқылы айқындалады.
3.5.7. Жауап-құжаттар инициативалық құжаттардың тiркеу-бақылау кәртiшкелерiнде тiркеледi. Жауап-құжатқа тиiстi тiркеу қағаздары шеңберiнде дербес тiркеу номерi белгiленедi.
3.5.8. Құжаттар айналымының көлемi жылына 600 құжатқа дейiн болатын ұйымдарда құжаттарды журналдарда тiркеуге рұқсат етiледi (37-қосымша).
3.6. Анықтама картотекалары. Ақпарат-iзденiс жүйелерi (АIЖ)
3.6.1. Ақпарат-анықтама картотекалары оларды пайдалану жөнiнде қойылған мiндеттерге қарай белгiлi бiр схема бойынша тiркеу-бақылау кәртiшкелерiнен қалыптастырылады. Мысалы, үкiметтiк құжаттар, хаттар, өтiнiштер не шағымдар, хат-хабар жолдаушылар бойынша. Бұдан басқа өкiмдiк құжаттар - құрылымдық бөлiмшелер бойынша қалыптастырылады. Мынадай картотекалар: анықтамалық, бақылау-анықтамалық, ұсыныстар, өтiнiштер және шағымдар бойынша картотекалар, нормативтерге, бұйрықтарға, шешiмдерге және басқаларына тақырыптық картотекалар жасалуы мүмкiн.
Кәртiшкелер әрбiр бөлiмнiң iшiнде хронологиялық ретпен, ал ұсыныстар, өтiнiштер мен шағымдар - алфавит бойынша жүйеге келтiрiледi.
3.6.2. Орындалмаған құжаттардың анықтамалық картотекасы оны орындау процесiнде құжатты iздестiру үшiн пайдаланылады және орындаушылар, хат- хабар жолдаушылар немесе орындалу мерзiмдерi бойынша құрылады.
3.6.3. Автоматтандырылған АІЖ ақпарат-iзденiс қағаздары машина жазбаларына түсiрiлген құжаттар туралы ақпараттың негізінде қалыптастырылады.
3.6.4. Төтен қолданылу маңызын жойған анықтамалық картотекалар архивте пайдаланыла алады.
3.7. Құжаттарды төтен сақтау
3.7.1. Құжаттар пайда болған кезден бастан ведомстволық архивке* өткiзiлгенге дейiн өздерiнiң iс болып қалыптастырылған жерiнде сақталады (шағын ұйымдарда iстердi басқару қызметiнде бiр орталықта сақтаған жөн).
Ұйым архивiнiң жұмысы және оның құжаттама мен ақпаратты басқаруға қатысуының түрлерi ведомстволық архивтер жұмысының негiзгi ережелерімен белгiленедi.
3.7.2. Құрылымдық бөлiмшелердiң басшылары мен құжаттамаға жауапты қызметкерлер құжаттар мен iстердiң сақталуын қамтамасыз етедi. Iстер жұмыс кабинеттерiнде немесе осы мақсат үшiн арнайы бөлiнген бөлмелерде, кiлттеп жабылатын шкафтар мен столдарда, құжаттардың түгелдей сақталуын қамтамасыз ететін картотекаларда орналастырылады.
3.7.3. Құжаттарды жедел iздестiру мақсатымен iстер бекiтiлген iстер номенклатурасына сәйкес орналастырылады (3.10-бөлiмдi қараңыз). Ол әрбiр құрылымдық бөлiмшеде көрнектi жерде орналастырылады. Iстердiң мұқабаларының түбiрлерiнде номенклатура бойынша iстердiң номерлерi көрсетiледi. Iстердi жұмыс столдарында сақтауға тыйым салынады.
3.7.4. Iстердi басқа ұйымдардың уақытша пайдалануына беру ұйым басшысының рұқсатымен iске асырылады. Пайдалану үшiн берiлген iске осы iстiң орнын басатын - картасы жасалады.
3.7.5. Құжатты тұрақты сақталатын iстерден бөлiп алу ерекше жағдайларда және ұйым басшысының рұқсаты арқылы жүзеге асады да құжаттың түп нұсқасының куәлендiрiлген көшiрмесi және түп нұсқаның алынғаны туралы актi мiндеттi түрде осы iсте қалдырылады.
3.7.6. Машинадан оқылатын құжаттар мен жұмыс iстеудiң тәртiбi машинадан оқылатын құжаттарды сақтау қызметi туралы технологиялық нұсқаулар мен ереже арқылы реттелiп отырады.
3.8. Құжаттар санының есебiн жүргiзу
3.8.1. Құжаттармен жұмыс iстеудi жетiлдiру жөнiндегi басқа да шаралардың жиынтығында ұйым құжаттары санының есебi жүргiзiлiп отырады.
Құжаттардың толық та iшiнара да есебi (жекелеген құрылымдық бөлiмшелер бойынша немесе құжаттар топтары бойынша) жүргiзiледi.
Азаматтардың ұсыныстары, өтiнiштерi және шағымдары дербес есептеледi.
Есептiң өлшемi ретiнде әрбiр дана, оның iшiнде көбейтiлген және машинаға басылған даналар алынады.
Жедел көбейту қызметтерi мен машина бюроларында құжаттардан жасалатын көшірмелердiң есебi жүргiзiледi.
3.8.2. Құжаттардың есебiн жүргiзудiң нәтижелерiн құжаттаманы басқару қызметi қорытындылап, құжаттармен жұмыс жүргiзудi жетiлдiру жөнiнде шаралар белгiлеуi үшiн ұйымның басшылығына табыс етедi.
3.9. Құжаттардың орындалуын бақылау
3.9.1. Тiркелген барлық құжаттар, оның iшiңде iшкi өкiмдiк құжаттардың орындалуы бақыланып отырылуы тиiс.
3.9.2. Бақылауға алынған құжаттарда оның бiрiншi парағының сол жақ жиегiндегi ашық орында мемлекеттiк 6.38-90 стандартқа сәйкес бақылау жөнiндегi белгi қойылады (19-қосымшаны қараңыз).
3.9.3. Бақылауды басшылар, құжаттаманы басқару қызметi және жауапты орындаушылар жүргiзедi. Ұйымдық-өкiмдiк құжаттардың орындалуын бақылауды басшылықтың тапсыруы бойынша арнаулы бөлiмше немесе құжаттаманы басқару қызметiнiң қызметкерi жүзеге асырады.
Басқа құжаттар жүйелерi (жоспарлық, материалдық-техникалық жабдықтау жөнiндегi т. б.) құжаттарының орындалуын бақылау тиiстi құрылымдық бөлiмшелерде жүргiзiледi.
Орындалу мерзiмдерi құжатқа қол қойылған (бекiтiлген) кезден бастап күнтiзбелiк күнмен есептеледi, ал келiп түскен құжаттар үшiн - оның келiп түскен күнiнен бастап құжаттарды орындаудың типтiк мерзiмдерi (34-қосымшаны қараңыз) және басшылар белгiлейтiн жеке мерзiмдер негiзiнде есептеледi.
Орындалуын бақылауды ұйымдастыру кезiнде құжаттарды тiркеген кезде толтырылатын тiркелу-бақылау карточкаларының даналары пайдаланылады (35- қосымшаны қараңыз). Бақылау қызметi мынадай операциялар жүргiзедi:
бақылаудағы құжаттардың картотекаларын қалыптастырады, орындалатын мерзiмi туралы орындаушы бөлiмшеге хабарлап ескертедi, бақылаудағы құжаттың кәртiшкесiне орындалу нәтижелерi жазылады, басшылардың нұсқауы бойынша құжатты бақылаудан шығарады, орындалған құжаттардың картотекаларын қалыптастырады.
Орындалудың барысын тексеру оның мерзiмi бiткенге дейiн барлық кезеңде мынадай тәртiппен жүзеге асырылады: бұдан былайғы жылдардың тапсырмалары
- жылына кемiнде бір рет, биылғы жылдың алдағы айларының тапсырмалары - айына кемiнде бiр рет, үстiмiздегi айдың тапсырмалары, тапсырыстары - әрбір он күн сайын, мерзiм аяқталуға бес күн қалғанда бiр рет тексеріледi.
Құжаттаманы басқару қызметi құжаттардың басшы белгiлеген мерзiмде орындалуының барысы мен нәтижелерi туралы деректердi ескерiп, тұжырымдайды, ол айына кемiнде бiр рет жүргізілуi тиiс (38, 39, 40-қосымшалар).
3.10. Істердiң номенклатураларын құрастыру
3.10.1. Ұйым істерiнiң номенклатураларын құрастыруға қойылатын негiзгi
3.10.1.1. Істердiң жiктелуiне сәйкес құжаттарды сол iстерге негiздеп құжатты iздестiру мен олардың есебiн жүргiзудi қамтамасыз ету мақсатында iстердiң номенклатурасы жасалады. Ол - сақтау мерзiмдерi көрсетiлген, белгiленген тәртiппен ресiмделген, ұйымда жүргiзiлген iстер атауларының жүйеге келтiрiлген тiзбесi болып табылады (41-қосымша).
3.10.1.2. Номенклатураны құрастыру кезiнде iстердiң типтiк және үлгiлiк номенклатураларын, сақтау мерзiмдерi көрсетiлген типтiк және ведомстволық тiзбелердi, ведомстволық архивтер жұмысының негiзгi ережелерiн, М., 1986, сондай-ақ бұдан бұрынғы жылдардағы iстердiң номенклатураларын, құрылымдық бөлiмшелер туралы ережелердi, архивте сақталған iстердiң тiзiмдемелерiн басшылыққа алған жөн.
3.10.2. Iстер номенклатурасындағы тақырыптар және оларды құрастыру
3.10.2.1. Iстердiң номенклатурасына ұйым жұмысының барлық құжатталатын учаскелерiн, оның iшiнде ақпарат-анықтамалық және бақылау картотекаларын бейнелейтiн iстердiң атаулары, жеке iстер*, iстердiң номенклатуралары, есептеу орталығы қызметiнде пайда болатын құжаттар енедi.
Жеке iстер ортақ тақырыбымен және бiрыңғай индексiмен iстердiң номенклатурасына енгiзiледi.
3.10.2.2. Бiр жылдың iшiнде шешiлмеген мәселелер бойынша істердiң тақырыптары өтпелi тақырыптар болып табылады да сол индексiмен келесi жылдың iстер номенклатурасына енгiзiледi.
3.10.2.3. Таратылған ұйымдардың аяқталмаған iстерiнiң тақырыптары да олардың хұқылық мұрагерi болып табылатын ұйымның iстер номенклатурасына енгiзiледi.
3.10.2.4. Баспа басылымдарының тақырыптары iстердiң номенклатурасына енгiзiлмейдi.
3.10.2.5. Iстiң тақырыбы iс құжаттарының негiзгi мазмұны мен құрамын, басталған iстiң түрiн (алысылған хат, iс) немесе құжаттардың түрлерiн (бұйрықтар, хаттамалар, актiлер), сондай-ақ құжаттардың авторлары, хат-хабар жолдаушылар, оқиғалардың болған кезi туралы деректерді, құжаттардың түпнұсқа немесе көшiрме екендiгi жөнiндегi және басқа нұсқауларды айқын және тұжырымды түрде бейнелеуге тиіс. Істің тақырыбында нақты емес тұжырымдарды ("әртүрлi материалдар", "жалпы хат алысулар", "түскен құжаттар", "жөнелтiлген құжаттар" және т. б.) қолдануға рұқсат етiлмейдi.
3.10.2.6. Iстердiң тақырыптары iстердi қалыптастыру мен ресiмдеудiң барысында айқындала алады.
3.10.2.7. Тақырып элементтерiнiң құрамы iс құжаттарының сипатымен анықталады.
Нақты бiр мәселе бойынша iс жүргiзудiң дәйектiлiгiне қарай бiр-бiрiмен байланысты құжаттары бар сот, тергеу жеке (дербес) төрелiк және басқа істердің тақырыптарында істің бiр түрі ретінде "iс" деген термин қолданылады.
Бiр мәселе жөнiндегi құжаттары бар, бiрақ iс жүргiзудiң дәйектiлiгiмен байланысты емес осы құжаттардың тақырыптарында iстiң бiр түрi ретiнде "құжаттар" деген термин қолданылады. Ал тақырыптың соңында жақшаның iшiнде құжаттардың негiзгi түрлерi көрсетiледi.
Мысалы: "Салалық тақырыптық көрмелердi (жоспарлар, тiзiмдер, баяндамалар, экспонаттардың сипаттамалары) өткiзу туралы құжаттар".
Сондай-ақ қандай да бiр құжатқа қосымша құжаттар бар iстердiң тақырыптарында да осы термин қолданылады.
Мысалы: "Министрлiк алқасы мәжiлiсiнiң хаттамаларына қосымша құжаттар".
Бiр түрдегi құжаттарды топтауға арналған iстердiң тақырыптарында құжаттардың осы түрi көпше жалғауда көрсетiледi.
Құжаттардың авторы ретiнде ұйымның аты қысқаша көрсетiледi немесе оның жалпы түрiнiң атауы келтiрiледi.
Мысалы: "Институт ғылыми кеңесi мәжiлiстерiнiң хаттамалары".
Алысылған хаттары бар iстердiң тақырыптарында бұлардың кiмдермен және қандай мәселе (мәселелер) жөнiнде алысылып отырғаны көрсетiледi.
Бiртектес хат-хабар жолдаушылармен алысылған хаттары бар iстердiң тақырыптарында хаттар санап көрсетiлiп жатпайды да олардың жалпы түрiнiң атауы көрсетiледi.
Мысалы: "Құрылыс жұмыстарының механикаландырылуы туралы трестермен алысылған хаттар".
Әртүрлi хат-хабар жолдаушылармен алысылған хаттары бар iстердiң тақырыптарында олар көрсетiлмейдi.
Мысалы: "Жұмыс тәжiрибесiн алмасу жөнiнде кеңестердi, семинарларды ұйымдастыру туралы алысылған хаттар".
Егер бiр ғана хат-хабар жолдаушымен хат алысып отырса, істiң тақырыбында нақты соның өзi көрсетiледi.
Мысалы: "Электр қуатымен жабдықтау туралы Алматыэнергомен алысылған хаттар".
3.10.2.8. Әкімшiлiк-территориялық бiрлiктер iстерiнiң тақырыптары белгіленгенде мыналар ескеріледі:
- егер iстiң мазмұны бiртектес бiрнеше әкiмшiлiк-территориялық бiрлiктерге қатысты болса, iстiң тақырыбында бұл iс түрiнiң ортақ атауы көрсетiледi. Мысалы: "Балалар ауруханаларын салудың барысы туралы облыстық әкiмдермен алысылған хаттар";
- егер iстiң мазмұны бiр әкiмшiлiк-территориялық бiрлiкке (елдi мекенге)
қатысты болса, онда оның атауы iстiң тақырыбында көрсетiледi. Мысалы:
"Ғылыми-зерттеу жұмыстарын үйлестiру туралы институт филиалымен (Жезқазған қаласы) алысылған хаттар".
Елдi мекендердiң атаулары мынадай тәртiппен келтiрiледi: ауыл, қала, аудан, облыс, республика.
3.10.2.9. Жоспарлы немесе есептi құжаттамалары бар iстердiң тақырыптарында жоспарлардың (есептердiң) қанша уақытқа арнап жасалған кезеңi (ай, тоқсан, жыл) көрсетiледi. Мысалы: "Автокөлiк жұмысы туралы трестiң тоқсандық есептерi".
3.10.2.10. Егер iс бiрнеше томнан немесе бөлiмдерден құралған болса, онда iстiң ортақ тақырыбы жазылады. Содан кейiн қажет болған жағдайда ортақ тақырыптың мазмұнын айқындайтын әр томның (бөлiмнiң) тақырыптары
3.10.3. Iстер номенклатурасындағы iстердiң тақырыптарын жүйеге келтiру
3.10.3.1. Номенклатурада ұйымның бекiтiлген құрылымына сәйкес орналасқан құрылымдық бөлiмшелердiң атаулары ұйым істерiнiң номенклатурасы бөлiмшелерiнiң атаулары болып табылады. Номенклатураның бiрiншi бөлiмiне ұйымдық-өкiмдiк құжаттамасы бар iстердiң тақырыптары енедi.
Құрылымдық бөлiмшелерден кейiн маңызына қарай қоғамдық ұйымдардың атаулары орналастырылуға тиiс.
Егер ұйымның құрылымдық бөлiктерi жоқ болса, iстердiң номенклатурасы өндiрiстiк-салалық немесе қызметтiк схема бойынша құрылып, оның бөлiмдерiнiң атаулары ұйым қызметiнiң міндеттерi мен бағыттарының мазмұнына қарай
3.10.3.2. Iстер номенклатурасының 2-бағанына iстердiң (томдардың, бөлiмдердiң) тақырыптары енедi.
Номенклатура бөлiмдерi мен бөлiмшелерiнiң iшiндегi iстердiң тақырыптарын орналастырудың ретi iстердi құраған құжаттардың маңыздылық дәрежесiне қарай және олардың өзара байланыстылығына қарай айқындалады.
Алдымен ұйымдық-өкімдік құжаттамалары бар iстердiң тақырыптары орналастырылады. Бұл ретте жоғары ұйымдардың қаулылары мен бұйрықтары бар істердiң тақырыптары ұйымның бұйрықтары бар iстердiң тақырыптарының алдынан орналастырылады. Одан кейiн жоспарлы есептiк құжаттары бар iстердiң тақырыптары орналастырылады.
Өкiмдiк құжаттардың жобалары мен оларды әзiрлеу жөнiндегі басқа да құжаттар, жоспарларға енгiзiлетiн өзгертулер, бұйрықтарға арналған негiздемелер iстердiң номенклатурасында тиiстi негiзгi құжаттардан кейiн орналастырылады.
Географиялық белгiлерiне қарай және хат-хабар жолдаушының белгiсiне қарай құрылған iстердiң тақырыптары iстердiң номенклатурасына хат-хабар жолдаушылардың аттары мен географиялық атаулардың алфавиттiк ретi бойынша
3.10.4. Iстер номенклатурасының нысандарын толтыруға қойылатын
3.10.4.1. Iстер номенклатурасының 1-бағанында номенклатураға енгiзiлген әр iстiң индекстерi көрсетiледi. Индекс ұйымда белгiлеген құрылымдық бөлiмшенiң (қызмет бағытының), қоғамдық ұйымның цифрлық белгiсiнен және номенклатура бойынша iстердiң құрылымдық бөлiмше (қоғамдық ұйым) немесе бүкiл ұйым шеңберiндегi тақырыбының реттiк нөмiрiнен құрылады. Мысалы: 12-
05. Мұнда 12 - құрылымдық бөлiмшенiң белгiсi, 05 - iстiң номенклатура бойынша реттiк нөмiрi.
Iсте бiрнеше том (бөлiм) бар болса, индекс "1-Т", "2-Т", т. б. деп әрбiр томға жазылады.
3.10.4.2. Iстердiң номенклатурасында әртүрлi құрылымдық бөлiмшелер шеңберiндегi бiртектес iстер үшiн бiркелкi рет нөмiрлерiн сақтау ұсынылады.
Iстер индекстерiнiң тұрақтылығын қамтамасыз ету мақсатында iстер номенклатурасының әрбiр бөлiмiнде бұдан бұрын көзделмеген iстердi бастауға арналған бос индекстер белгiленедi.
3.10.4.3. 2-бағанды толтыру туралы 3.10.2., 3.10.3 бөлiмдердi қараңыз.
3.10.4.4. Iстер номенклатурасының 3-бағаны күнтiзбелiк жыл аяқталғаннан кейiн толтырылады.
3.10.4.5. 4-бағанда iстi сақтаудың мерзiмi, тiзбегiне (типтiк, ведомстволық), ал тiзбегi жоқ болған күнде iстердiң типтiк немесе үлгi номенклатурасына немесе iстi сақтау мерзiмiн белгiлеуге арналған басқа да негiздемеге сiлтеме жасалған баптардың нөмірлерi көрсетiледi (42-қосымша).
3.10.4.6. Құжаттардың типтiк немесе ведомстволық тiзбесiнде сақтау мерзiмi көзделмеген құжаттары бар iстердi номенклатураға енгізу кезінде оларды сақтаудың мерзімдерін ұйымның сарапшы комиссиясы мен мемлекеттік архив қызметінің сарапшысы уақытша белгілеп, одан кейін оны Қазақстан Республикасының Бас архивінің орталық сарапшы-тексеру комиссиясы қуаттайды.
3.10.4.7. Тiзбеде құжаттардың нақты түрлерiнiң сақталу мерзімдерiмен бiрге көрсетiлген "ОСК" немесе "СК" белгiсi бұл құжаттардың бiр бөлiгiнiң ғылыми- тарихи маңызы болуы мүмкiн және сараптаудың нәтижелерiне қарай құндылары жөнiнде оларды тұрақты мемлекеттiк сақтауға беру туралы шешiм қабылдануы мүмкiн деген мағынаны бiлдiредi.
Iстердiң номенклатурасында сақтау мерзiмдерiн белгiлеген кезде "ОСК"
белгiсiн алып тастауға рұқсат етiлмейдi.
3.10.4.8. "Ескерту" деген 5-бағанда құжаттаманы басқару қызметi номенклатура қызмет iстейтiн бүкiл мерзiм iшiнде iстердің сақталу мерзiмдерiн белгiлеген кезде пайдаланылған құжаттар тiзбелерiнiң аттарын, iстердiң басталуы туралы, ауысатын істер туралы, iстердiң жоюға бөлiнгенi туралы, iстердiң қалыптастырылуы үшiн жауапты адамдар туралы, iстердiң одан әрi жалғастырылуы үшiн басқа ұйымға берiлуi туралы, ақпараттың машина жазбасына түсiрiлгенi және машинадан оқылатын құжаттың қай жерде екенi туралы және басқа да белгiлердi көрсетедi.
3.10.4.9. Ұйымның құжаттаманы басқару қызметi күнтiзбелiк жыл аяқталғаннан кейiн iстер номенклатурасының соңында басталған iстердiң саны (томдары, бөлiмдерi) туралы тұрақты және уақытша сақталатын iстер жөнiнде қорытынды жазба жүргiзедi. Қорытынды жазбада келтiрiлген мәлiметтер, ведомстволық архивке хабарланады. Бұл жөнiнде номенклатурада белгi соғылады.
3.10.5. Ұйым iстерiнiң номенклатурасын жасаудың және бекiтудiң тәртiбi
3.10.5.1. Құрылымдық бөлiмшелер мен қоғамдық ұйымдардың келесі жылғы iс номенклатуралары үстiмiздегi жылдың соңғы тоқсанында құжаттаманы басқару үшiн жауапты адамдар тарапынан жетекшi мамандарды қатыстыра отырып, жасалады да ведомстволық архивпен келiсiледi және оларға бөлiмшелердiң басшылары қол қояды (43-қосымша).
3.10.5.2. Құрылымдық бөлiмшелер мен қоғамдық ұйымдар істерiнiң номенклатуралары негiзiнде құжаттаманы басқару қызметі ұйым iстерiнiң номенклатурасын жасайды.
3.10.5.3. Ұйым iстерiнiң номенклатурасына ведомстволық архивтің меңгерушiсi рұқсат белгiсiн соғып, құжаттаманы басқару қызметiнiң басшысы қол қояды және ұйымның сарапшылар комиссиясы мақұлдағаннан кейін тиісті мемлекеттік архивтер мен құжаттама басқармасы органының сарапшы-тексеру комиссиясы мен келісіп алуға жолданады, содан соң оны ұйымның басшысы бекітеді.
3.10.5.4. Ұйым iстерiнiң номенклатурасы қажеттi болатын данада машинкаға басылып, қаңтардың 1-інен бастап күшiне енгізіледi. Ұйымның iс- қаракетi мен құрылымы өзгерген күнде істердiң номенклатурасы қайта жасалып, қайтадан келiсiледi. Бiрақ бұл 5 жылда кемiнде бiр рет болады. Ол жыл сайын тиiстi түзетулерiмен бiрге қайтадан машинкаға басылып, бекiтiлiп отырады. Iстер номенклатурасының бiрiншi данасы құжаттаманы басқару қызметiнде сақталады, екiншi данасын осы қызмет жұмыс бабында пайдаланады, үшiншi данасы ведомстволық архивке берiледі. Төртiншi данасы iстердiң номенклатурасы келiсiлген ұйымда қалдырылады.
3.10.5.5. Iстердiң номенклатурасы бекiтiлгеннен кейiн құрылымдық бөлiмшелер мен қоғамдық ұйымдар жұмыста пайдалану үшiн оның тиiстi бөлiмдерiн көшiрiп алады. Құжаттарын мемлекеттiң сақтауына тапсырмайтын ұйымдар iстердiң номенклатурасын жоғары ұйымның ведомстволық сарапшы қызметiмен келiсiп алады.
3.11. Iстердi қалыптастыру
3.11.1. Орындалған құжаттар iстердiң номенклатурасына сәйкес iстерге топтастырылады.
3.11.2. Құрылымдық бөлiмшелерде iстердi қалыптастырумен құжаттаманы басқаруға жауапты адамдар шұғылданады.
3.11.3. Ұйымдар мен оның құрылымдық бөлiмшелерiнде iстердiң қалыптастырылуын құжаттаманы басқару қызметi жүзеге асырады.
3.11.4. Iстердi қалыптастыру кезiнде негiзгi мынадай ережелердi орындау қажет: номенклатура бойынша iстердiң атауларына, сәйкес iске орындалған, дұрыс хатталған құжаттарды ғана орналастыру керек; бiр мәселенi шешуге қатысты барлық құжаттарды бiрге орналастырады; өткен жылдардан ауысқан iстерді қоспай, бiр жылда жүргiзiлген iстердiң құжаттарын бiр iске топтастыру қажет; тұрақты және уақытша сақталатын құжатта жеке iстерге бөлек қалыптастырылады; машинограммаларды iске жалпы негiзде орналастырады;
қайтып берiлетiн құжаттар, артық даналары, алғашқы нұсқалары iске тiгiлмеуге тиiс. Iсте парақтардың саны 250-ден аспауы керек.
3.11.5. Жеке iстердегi құжаттар олардың келiп түсуiне қарай хронологиялық ретпен орналастырылады.
3.11.6. Азаматтардың ұйым жұмысының мәселелерi жөнiндегi хаттары, өтiнiштерi мен шағымдары және оларды қарау мен орындау жөнiндегi барлық құжаттар азаматтардың жеке арыз-өтiнiштерден бөлек топтастырылады.
3.11.7. Жоспарлар, есептер, сметалар жасалу немесе келiп түсу кезiне қарамастан сол жылдың немесе белгiленген жылдың тиiстi iстеріне
3.11.8. Жеке құрам жөніндегi бұйрықтар негiзгi қызмет жөніндегі бұйрықтардан бөлек топталады. Кезектi демалыс, кезекшiлердi тағайындау, жазалау, қысқа мерзiмдi iссапарларға жiберу туралы және басқа бұйрықтар мен өкiмдер бұл топқа жатқызылмайды, олар уақытша мерзiмге сақталатын (3 жылға дейiн) оқшау iске топтастырылады.
3.11.9. Құжаттарға қосымшалар олардың бекiтiлген немесе жасалған кезiне қарамастан олар қатысты болатын құжаттарға қосылып қойылады. Көлемi 250 парақтан асатын қосымшалары жеке том болады да, бұл жайында құжатқа белгi
3.11.10. Iстердiң мұқабалары мемлекеттiк 17914-72 стандарт бойынша ресiмделедi (45-қосымша).
3.12. Құжаттарды ведомстволық архивке өткiзуге әзiрлеу
3.12.1. Ұйымдар өз қызметiнде пайда болған тұрақты сақталатын құжаттардың iрiктелуiн, есебiн, сақталуын, сапалы өңдеуiн, пайдалануын қамтамасыз етедi және Қазақстан Республикасының Бас архив басқармасы мен оның жер жердегi органдары белгiлеген ережелердi ұстана отырып, осы құжаттарды мемлекеттік сақтауға дер кезiнде өткiзудi ұйымдастырады.
Тұрақты және ұзақ мерзiмдi құжаттарды сақтау үшін ұйымдарда ведомстволық архивтер құрылады. Шағын ұйымдарда архив үшiн тиiсiнше қосымша ақы төленетiн жауапты адамдар тағайындалады.
Тұрақты және ұзақ сақталудағы аяқталған iстер екi жыл бойы құрылымдық бөлiмшелерде ұсталады да содан кейiн ведомстволық архивке өткiзiледi.
3.12.2. Құжаттарды ведомстволық архивке тапсыру iсi:
Құжаттардың құндылығын сарапқа салуды; iстердi ресiмдеудi; істердiң тiзiмдемесiн жасауды; құжаттар мен iстердi жоюға бөлу туралы актiлер жасауды қамтиды.
Іс жүргiзiлетiн жыл аяқталғаннан кейiн құжаттаманы басқару қызметiнiң қызметкерлерi сарапшы комиссиямен бiрлесе отырып, ведомстволық архивтiң әдiстемелiк басшылығымен ведомстволық архивке өткiзу үшiн тұрақты және ұзақ сақталатын құжаттарды (10 жылдан астам) iрiктеп алады және сақталу мерзiмi өткен iстердi жою үшiн бөлiп алады.
Ұйымның тұрақты жұмыс iстейтiн сарапшы комиссиясы немесе орталық сарапшы комиссиясы (СК ОСК) басшы қызметкерлерiнiң бiрiнiң төрағалық етуiмен негiзгi құрылым бөлiмшелерiнiң бiлiктi мамандарынан құрылады. СК, ОСК құрамына архивтiң меңгерушісi немесе архив үшiн жауапты адам және архивтер құжаттаманы мемлекеттiк басқарудың тиiстi органымен келісу бойынша мемлекеттiк архивтiң өкiлi енгiзiлуi тиiс.
Сарапшы комиссиялары өз жұмысын типтік ереже негізінде жасалған сарапшы комиссиялары туралы ережелерге сәйкес ұйымдастырады.
Сарапшы комиссиялар кеңесші органдар болып табылады. Олардың шешімдерін ұйымдардың басшылары бекітеді.
Құжаттардың құндылығын сарапқа салу тұрақты сақталатын iстердi әр парағы бойынша қарап және "ОСК", "СК" деген белгі соғып, iстер мен тiзбелердiң номенклатурасы негiзiнде жүргiзiледi.
Сақталу мерзiмi бiткен құжаттар осы құжаттар мен iстердiң жою үшiн бөлiп алынғаны туралы актiлерге қосылады (44-қосымша). Олар iстердiң тiзiмдемесiмен бiр мезгiлде сарапшы комиссияның мәжiлiстерiнде қаралады да ұйымның басшысы тарапынан бекiтiледi, содан соң жоюға арнап бөлiнген iстер екiншi қайталама шикiзат дайындау жөнiндегi ұйымдарға тапсырылады.
3.12.3. Тұрақты сақталатын және адамдар құрамы жөнiндегi iстер толық ресiмделуi тиiс. Ол: iстердiң тiгiлуiн немесе түптелуiн, iстегi парақтардың нөмiрленуiн, iстiң куәландырылған парағын толтыруды, қажет жағдайда құжаттардың iшкi тiзiмдемесін жасауды, iстер мұқабасының реквизиттерiн ресiмдеудi көздейдi.
3.12.4. Тұрақты және ұзақ уақыт сақталатын iстердiң мұқабасы белгiленген нысанда ресiмделедi (45-қосымша). Мұқабадағы iстер тақырыптарының тiгiлген құжаттардың мазмұнына сәйкестiгi тексерiледi. Қажеттi жағдайда iстердiң тақырыбына қосымша мәлiметтер енгiзiледi: бұйрықтардың, хаттамалардың нөмiрлерi қойылады, есеп берудiң түрлерi мен нысандары және т. б. көрсетiледi.
Мұқабадағы көрсетiлген мерзiм iстiң басталған және аяқталған жылына сәйкес келуге тиiс. Iстер қалыптасқан жылдан анағұрлым бұрынғы жылдардың құжаттары бар iсте көрсетiлген мерзiм астына "... жылдардағы құжаттар бар" деп Бiрнеше томнан тұратын iстердiң мұқабаларында әр томдағы құжаттардың ең бастапқы және ең соңғы мерзiмi көрсетiледi.
Дәл күнтiзбелiк мерзiмi белгiлегенде күнi, айы және жылы қойылады. Күнi мен жылы араб цифрларымен көрсетiледi, ал айдың аты сөзбен жазылады.
Мерзiмдi цифрлармен қысқартып жазуға рұқсат етiледi. Мұқабада тiзiмдеме бойынша iстiң нөмiрi қойылады және ведомстволық архивпен келiсу бойынша тiзiмдеме мен қордың нөмiрi көрсетiледi.
Ұйымның (құрылымдық бөлiмшенiң) атауы өзгерген кезде істегi құжаттар қамтыған кезеңнiң ішінде немесе iстi басқа ұйымға (құрылымдық бөлімшеге) беру кезінде мұқабаға осы ұйымның (құрылымдық бөлімшенің) жаңа атауы жазылады.
Тұрақты және ұзақ уақыт сақталатын iстердiң мұқабаларындағы жазуларды ұзақ өшпейтін сиямен немесе тушпен анық жазған жөн.
3.12.5. Құрылымдық бөлiмшелердiң қызметкерлерi iрiктеп алған және ресiмделген iстерге ведомстволық архивтiң қадағалауымен тұрақты сақталатын жеке құрам жөнiндегi iстерге және өзге де бiр тектес істерге (тақырыбы бойынша ғылыми есептер, сот және тергеу істері, ұтымды амал ұсыныстар т.б.) бөлек тізімдеме жасайды.
Құрылымдық бөлiмшелер әзiрлеген тiзімдемелер бойынша (46-шы қосымша) құжаттар ведомстволық архивке өткiзiледi. Онда құрылымдық бөлiмшелердiң тiзiмдемелерi негiзінде ұйым істерiнiң жиынтық тiзімдемесi жасалады*.
Ведомстволық архивтер жұмысының негiзгi ережелерiн қараңыз. М., 1986.
Уақытша сақталатын (10 жыл толғанға дейiнгi) iстер тiгiлмейді, парақтары нөмiрленбейдi, сөйтiп сақталу мерзiмi аяқталғанға дейiн iс тiгетiн қатырмаларға салынған күйi бөлiмшелерде болады. Қажеттi жағдайда басшылармен келiсе отырып, олардың ведомстволық архивке уақытша сақтауға өткiзiлуi мүмкiн.
3.13. Азаматтардың хаттарын, өтiнiштерiн және шағымдарын қарау жөнiндегі құжаттармен жұмыс істеу
3.13.1. Ұйымға келiп түсетiн азаматтардың барлық хаттары, өтінiштерi мен шағымдары бiр орталықтан есепке алынады да, тіркеу-бақылау кәртiшкелерiне олардың келiп түскен күнi тiркеледi (35-қосымшаны қараңыз).
Азаматтарды тiкелей қабылдаған кезде олардың жазбаша және ауызша ұсыныстары, өтiнiштерi мен шағымдары да бiр орталықтан тiркелуге тиiстi.
3.13.2. Тiркеу индексi автор тегiнiң бастапқы әрпiнен және келiп түскен хаттың, өтiнiштiң, шағымның рет нөмiрiнен тұрады (мысалы Д-401).
Қайталанған хаттарға, өтiнiштерге және шағымдарға кезектi тіркеу индексi берiледi, ал тiркеу кәртiшкесiнiң тиiстi бағанында бұдан бұрын келiп түскен құжаттың индексi көрсетiледi. Құжаттың оң жақ жоғарғы бұрышында және кәртiшкеде "қайталанған" деп белгi соғылады.
Бiр адамның белгiлi бiр мәселе жөнiнде бiрнеше мекенжайға жолдаған өтiнiштерi және қарау үшiн сол бiр ұйымға келiп түскен хаттары, өтініштері және шағымдары бірінші хаттың, өтініштің, шағымның индексі бойынша есептеліп, бөлшек арқылы жазылған рет нөмірі қосып жазылады (мысалы: Д-401 (1), Д-401 Қажетті жағдайларда хаттар, өтініштер мен шағымдар келіп түскен азаматтардың тегіне алфавиттік көрсеткіш жасалады.
3.13.3. Жауап жазбаша немесе ауызша түрде қайтарылуы мүмкін. Ауызша жауап берілген жағдайда тіркеу-бақылау кәртішкесіне тиісті жазу жазылады.
Жауаптың индексі осы мәселе жөніндегі алысылған хаттар тігілетін істің (номенклатура бойынша) тіркеу индексі мен істің нөмірінен тұрады.
3.13.4. Iс пен картотеканы* бiр орталықтан қалыптастыру мақсатында орындаушылар азаматтардың хаттарындағы, өтініштеріндегі, шағымдарындағы мәселелер шешілгеннен кейін оларды барлық қатысты материалдармен және тiркеу-бақылау кәртішкесiнiң данасымен азаматтардың хаттарын, өтініштерін, шағымдарын қарау жөнiндегi құжаттармен жұмыс істеуге жауапты лауазымды адамдарға қайтарылуға тиiс.
Азаматтардың ұсыныстарын, өтiнiштерiн және шағымдарын орындаудың мерзiмдерi туралы 34-қосымшаны қараңыз. Құжаттардың орындалуын бақылау мен iс етiп қалыптастырылуы және бұларды одан әрi сақтаудың тәртібін нұсқаудың тиiстi бөлiмдерiнде баяндалған.
3.14. Мөрлер мен штамптарды сақтау және пайдалану
3.14.1. Жұмыстың көлемiне, жұмыс iстеушілердің санына, құжаттаманың көлемiне және құжаттау мен құжаттаманы басқарудың қабылданған жүйесiне қарай қажеттi мөрлер мен штамптар жасалады және оларды сақтау мен пайдаланудың белгiлi бiр тәртібі айқындалады.
Көлемi жағынан iрi және орташа ұйымдарда негiзгi мөрлер мен штамптар, әдетте, құжаттаманы басқару қызметiнiң басшысында сақталады. Шағын ұйымдарда - құжаттаманы басқару үшiн жауапты адамда сақталады. Елтаңбалы мөр ұйымның басшысында сақталады. Құрылымдық бөлiмшелердің мөрлерi мен қосалқы штамптар құжаттаманы басқару үшiн жауапты құрылымдық бөлiмшелердiң қызметкерлерiнде сақталады.
3.14.2. Негiзгi мөрлер мен штамптар оларды тиiстi құқы жоқ адамдардың пайдалануына мүмкіндік бермейтіндей жағдайда сақталуы тиiс. Қосалқы штамптарды қызметкерлердiң көпшiлiгi пайдалана алады, бiрақ оларды орынсыз және заңсыз пайдалануға жол берiлмеуi тиiс.
Ақауы бар мөрлер мен штамптардың пайдаланылуын, мөрлер мен штамптардың бетiне терiс ақпарат, толық жазылмаған, қабылданылмаған, түсініксiз қысқартулардың қайталап түсiрiлуiн, реквизиттер туралы ережелердiң сақталмауын (құжаттарға қолданылып жүрген үлгiлерге сәйкес) дер кезінде ескерткен жөн.
Барлық мөрлер мен штамптардың ойдағыдай сақталуы мен пайдаланылуы үшін жауапкершілік ұйымның басшысына жүктеледі.
3.15. Механикаландыру құралдарының қолданылуы
3.15.1. Басқару еңбегінің жеделдігін арттыру, еңбек шығындарын қысқарту құжаттардың орындалуын бақылауды күшейту мақсатында құжаттармен жұмыс істеудің барлық кезеңдерінде механикаландыру мен автоматтандыру iсi енгiзiлiп отырады.
Механикаландыру мен автоматтандыру құралдары бiр-бiрiне сыйымды болуға және оларды біртұтас жүйеге біріктіру мүмкіндігін көздеуге тиiс.
Қолданылатын құралдар мен бағдарламалық қамтамасыз ету кешендерiнiң құрамы құжаттармен жұмыс жүргiзудiң нақты жағдайларына байланысты болады.
3.15.2. Жазу машиналары жазатын және ұйымдастырғыш автоматтары, фотокөшiрме, диазокөшiрме, электрофотографиялық көшiрме, жедел полиграфия құралдары құжаттарды құрастырудың, дайындаудың, көшiрмесiн жасаудың және жедел көбейтудiң техникалық құралдары қатарына жатады.
3.15.3. Әртүрлi шкафтар, сөрелер, картотекалар құжаттарды сақтаудың техникалық құралдары қатарына жатады. Кәртiшкелердi сақтау үшiн стол үстiне қойылатын картотекалар (1 мың кәртiшкеге дейiн), тұрақты және механикаландырылған (1 мың кәртiшкеден астам және жедел iздестiру үшiн қажет), жазық (шолу жасау қажет болған кезде) картотекалар қолданылады.
Iстердi сақтау үшiн шкафтар, соның iшiнде iлiп қойып сақтауға арналған папкалары бар шкафтар пайдаланылады.
1 мыңнан астам iстердi сақтау және жедел iздестiру үшiн тұрақты және механикаландырылған шкафтар пайдаланылады.
Микрокөшiргiш техникасы болған жағдайда құжаттар мен ақпаратты микрофильмдер мен микрофиштерде сақтауға болады.
3.15.4. Экспедициялық өңдеу кезiнде конверттiң аузын ашатын, нөмiрлейтiн, мерзiмiн қоятын, бүктейтiн, мекен-жайын жазатын, белгi соғатын, конверттейтiн, топтап орап байлайтын машиналар, қағаз тiгетiн машиналар және т. б. пайдаланылады.
3.16. Құжаттармен жұмыс істеуді автоматтандыру
3.16.1. Құжаттармен жұмыс iстеудiң автоматтандырылған технологиясы құжаттарды автоматтандырылған түрде әзiрлеуді, автоматтандырылған ақпарат iздеу жүйесiн жасап, дербес электронды-есептеу машиналары мен автоматтандырылған жұмыс орындарын (АЖО) пайдаланудың басқа да мiндеттерiн шешу жолымен жүзеге асырылады. Бұл ретте есептеу техникасы құралдарының өзара және деректердiң орталықтандырылған негiздерiмен (банкiлерiмен) ақпараттық-техникалық үйлесiмдiлiгi қамтамасыз етiлуге тиiс.
3.16.2. Құжаттардың жиi қайталанатын текстерiн автоматты түрде әзірлеу текст дайындамалары банкiсi негiзiнде жүзеге асырылады. Банкiге құжаттардың бiр iзге келтiрiлген нысандары мен текстерi, текстердің тұрақты бөлiмдерi, лауазымдар, атаулары тұрақты авторлар мен хат алысушылардың тегi және мекенжайы, құжатқа хұқықтық сипат беретін заңды текстік формулалар, құжаттардың құрылымдары мен мазмұнының нысандалған сипаттамалары және басқалары енедi. Жеке құжаттар дәстүрлі машинкада басу тәсiлiнен әзiрленедi.
Есептеу техникасы құралдарымен әзiрленген құжат машинадан оқылатын видеограмма, машинограмма түрiнде пайдаланылады.
Машинадан оқылатын құжаттар мен машинограммалар түпнұсқа хұқы тұрғысында (мемлекеттiк 6.10.4-84 стандарт) пайдаланылады; машинограмманы жазу машиналарымен көшiрiп алуға тыйым салынады; машиналарға жазылған құжаттарды тасымалдау (табыс ету, жөнелту) жолдама хатпен бiрге жөнелту арқылы жүзеге асырылады.
Құжаттарды автоматтық түрде әзiрлеу автоматтандырылған жұмыс орындарында немесе ақпаратты өңдейтiн автоматтандырылған пункттерде жүзеге асырылады.
3.16.3. Құжаттарды автоматты түрде тiркеу автоматтандырылған жұмыс орындарында немесе ақпарат өңдейтiн автоматтандырылған пункттерде құжаттарды тiркейтiн жерлерде орталықтандырылмаған түрде жүргiзiледi. Жазу мiндеттi реквизиттердiң белгiленген бiрыңғай жиналымын, тiркеу индексi (2.2.1.6 тармағы) мен кодтарының бiрыңғай құрылымын пайдалана отырып, құжаттың тiкелей өзiнен жүргiзiледi. Мұның соңғысында машинаға түсiрiлген жазу тiркеу- бақылау кәртiшкесi машинограммасымен қайталанады да ол қосалқы анықтама картотека ретiнде пайдаланылады.
Құжаттарды автоматтық түрде тiркеудiң деректерi негiзiнде ақпарат iздеу жүйесi (АIЖ) құрылады. Автоматтандырылған АIЖ ақпаратты дисплейге түсiру немесе машинограммалар жасау арқылы басқарма аппаратының қызметкерлерiн барлық құжаттармен олардың орналасқан орны туралы ақпаратпен қамтамасыз етедi. Іздестiру операциялары iшiнара автоматтандырылған жағдайда тiркеу мен iздестiрудiң дәстүрлi және автоматтандырылған жүйелерiнiң ұштастырылуы сақталуға тиiс.
Ақпаратты iздеу және пайдалану автоматтандырылған жұмыс орындарында немесе ақпаратты өңдейтiн автоматтандырылған пункттерде орталықтандырылмаған түрде жүргiзiледi. Пайдаланушының тiркеудiң барлық немесе бiрнеше реквизитi бойынша ақпарат алуға және құжаттың осы сәтте дәл қай мекен-жайда екендiгiн бiлуге мүмкiндiгi болуға тиiс.
3.16.4. Орындалуын автоматтандырылған түрде бақылау автоматтандырылған тіркеу деректерінің негізінде құрылады және орындаушылар мен бақылау қызметін барлық құжаттардың, тапсырыстар мен тапсырмалардың орындалу жайы туралы жедел хабардар етуді, сондай-ақ құжаттарды әзірлеу мен орындау мерзімдерін алдын ала бақылауды, орындаушылық тәртiпке талдау жасауды қамтамасыз етедi. Бақылау iс-әрекеттерi автоматтандырылған жұмыс орындарын немесе ақпарат өңдейтiн автоматтандырылған пункттердi пайдалана отырып, бақылау қызмет орындарында және құжаттар тiркелетiн жерлерде жүзеге асырылады. Орындаушыларға орындалу мерзiмдерi туралы еске салулар, құжаттардың жайы мен орындалуының мәлiметтерi, мерзiмдердiң өзгертілгені, орындаудың аяқталғаны және басқалары туралы мәліметтер дисплейдiң экранына түсiрiледi; машинограммаларды құрылымдық бөлiмшелерде тиiстi техникалық құралдар болмаған жағдайда ғана рұқсат етiледi. Орындау жұмысы аяқталып, қажеттi барлық деректер тiркеу деректерiнiң банкiсiне жазылғаннан кейiн тiркеу- бақылау кәртiшкесi толық толтырылған машинограмма жасалады, ол құжаттармен бiрге ведомстволық архивте сақтауға берiлуге тиiстi анықтамалық төлқұжаты ретінде пайдаланылады.
3.16.5. Ұйым басшысы құжаттармен жұмыс істеудiң автоматтандырылған технологиясының тиiмдi пайдаланылуы үшiн жауап береді, машинаға жазылып, сақтаулы тұрған ақпаратты пайдалануға қызметкерлердiң хұқығын белгiлейдi, құжаттармен жұмыс істеудің автоматтандырылған технологиясына көшудiң кезегiн анықтайды.
Басқару аппаратының қызметкерлерi құжаттармен жұмыс iстеудің автоматтандырылған технологиясы талаптарын мiнсiз орындауға міндеттi.
1.5 тармаққа 1-қосымша Құжаттаманы басқару қызметі туралы үлгі ереже
1.1. Мекеменiң, ұйымның және кәсiпорынның* мiндеттерiн iске асыру кезiнде құжаттау және құжаттаманы басқару процестерiн ұйымдастыруды құжаттаманы басқаратын арнаулы қызмет (ҚБ) жүзеге асырады. Ол ұйымның басшысына тiкелей бағынатын дербес құрылымдық бөлiмше хұқында жұмыс істейдi.
Бұдан әрi "ұйымдар" деп аталады.
1.2. Құжаттаманы басқару қызметiнiң құрамына, әдетте, мыналар:
құжаттарды есепке алу және тiркеу, бақылау, олармен жұмыс iстеудi жетiлдiру және техникалық құралдарды енгiзу хаттарды (шағымдарды) қарау жөнiндегi бөлiмшелер, секретариат, экспедиция, машинамен жазу бюросы, көшiрме жасау- көбейту бюросы, архив енедi.
Құжаттаманы басқару қызметi жоқ ұйымдарда құжаттаманы басқару үшiн жауапкершiлiк лауазымды адамдардың бiрiне жүктелiп, оған осы жұмысты атқаратыны үшiн қосымша ақы төленедi.
1.3. Құжаттаманы басқару қызметi қызметкерлерiнiң санын айқындау үшiн өндiрiстiк кәсiпорындардың экономикалық және әкiмшiлiк-шаруашылық қызметтерiнде iстейтiн қызметшiлер санының салааралық үлгi нормативтерi негiзiнде жасалатын қызметкерлер санының салалық нормативтерi және Іс жүргізу қызметi жөнiндегi жұмысқа арналған iрiлендiрiлген уақыт нормативтерi қолданылады (5-қосымшаны қараңыз).
1.4. Құжаттаманы басқару қызметiнiң жұмысы осы қызмет туралы ережемен реттелiп отырады. Ол осы үлгi ереже негiзiнде жасалады. Қызмет қызметкерлерiнiң жұмысы лауазымдық нұсқаулар арқылы реттелiп отырады.
Олар еңбектiң ұтымды бөлiсiлуiн баянды етедi. Қызметкерлерге мiндеттердiң тең жүктелуiн, жұмыстың орындалуының күрделiлігіне және орындаушылардың бiлiктiлiгiне қарай бөлiнуiн көздейдi. Лауазымдық нұсқауларды негiзгi ережелер деректерiнiң талаптарын ескере отырып, лауазымдардың бiлiктiлiк анықтамалығын, лауазымды қызметшiлердiң бiрыңғай номенклатурасы негiзiнде құжаттаманы басқару қызметi жасайды және оны ұйымның басшысы бекiтедi.
Құжаттаманы басқару қызметi қызметкерлерiнiң функциялары мен мiндеттерi өзгерген жағдайда лауазымдық нұсқаулар қайта қаралады.
Құжаттаманы басқару қызметi қызметкерлерiнің лауазымдарының атаулары жұмысшылар кәсiптерiнiң, басшылар, мамандар, қызметшiлер лауазымдарының қолданылып жүрген классификаторына сәйкес белгіленеді.
1.5. Құжаттаманы, басқару қызметі өзiнiң қызметiнде Қазақстан Республикасының мемлекеттiк өкiмет және басқару органдарының заңдық және өзге де нормативтік-хұқылық актiлерiн, басқарудың жоғары органдары мен өз ұйымының өкiмдiк құжаттарын, мемлекеттік архив қызметінің осы негізгі ережелерін, нұсқаулықтарын, әдiстемелiк ұсыныстарын, құжаттау мен құжаттаманы басқару мәселелерi жөніндегi қолданылып жүрген басқа да нормативтердi және осы талаптарды басшылыққа алады.
1.6. Құжаттаманы басқару қызметiн тиiстi профильдегі жоғары немесе арнаулы орта бiлімі бар мамандар басқаруға тиiс.
1.7. Құжаттаманы басқару қызметінің өз атауы таңбаланған дөңгелек мөрі
2. Құжаттаманы басқару қызметiнiң мақсаттары мен мiндеттерi
2.1. Құжаттаманы басқару қызметiнiң негiзгi мақсаты құжаттау мен құжаттаманы басқаруды ұйымдастыру жөнiндегi жұмыстарды ұйымдастыру, басқару, үйлестiру, бақылау және жүзеге асыру болып табылады. Құжаттаманы басқару қызметi өз мақсаттарын көздей отырып мынадай мiндеттердi шешедi:
2.1.1. Құжаттармен жұмыс iстеудiң түрлерi мен әдiстерiн жетілдіру;
2.1.2. Құжаттаудың құжаттармен жұмыс iстеудi ұйымдастырудың, ақпараттық-iздестiру жүйелерiнiң, құжаттарды орындауды бақылаудың және қолданылып отырған нормативтерге сәйкес ведомстволық архивке беруге әзiрлеудiң бiрыңғай тәртiбiн қамтамасыз ету;
2.1.3. Құжаттар айналымын, құжаттар нысандарының санын және олардың нысандарын қысқарту;
2.1.4. Ұйымда және ведомствоға қарайтын жүйеде (ведомствоға қарайтын жүйесi бар ұйымдар үшiн) құжаттау мен құжаттаманы басқаруды жетiлдiру, ұйымның қызметiн жүзеге асыруға бағытталған есептеу және ұйымдық жұмыс техникасын қолдану негізiнде құжаттаманы басқарудың прогрестiк технологияларын жетiлдiру жөнiндегi нормативтiк және әдiстемелiк құжаттамаларды жасап, енгiзу.
3. Құжаттаманы басқару қызметiнiң мiндеттерi
3.1. Құжаттаманы басқару қызметi өзiне жүктелген мiндеттерге сәйкес мынадай қызметтердi атқарады:
3.1.1. Ұйым құжаттарының бiр iзге түсiрiлген нысандарының табельдерi мен альбомын жасау, енгiзу және жүргiзу, оларға өзгерiстер енгiзу;
3.1.2. Құжаттарды экспедициялық өңдеу, тiркеу және құжаттар жөніндегі есеп-анықтамалық жұмысын жүргiзу;
3.1.3. Келіп түскен құжаттардың дер кезінде қаралып, басшыға баяндалуына әзірленуін ұйымдастыру, басшының қол қоюына ұсынылатын құжаттардың дұрыс ресімделуін бақылауды жүзеге асыру;
3.1.4. Құжаттардың орындалу барысын, құжаттардың белгіленген мерзімде өтуін, ресімделуін, орындалуын бақылауды реттеу, құжаттардың орындалуының барысы мен нәтижелері туралы мәліметтерді қорыту, осы мәселелер жөнінде басшыларға үнемі хабарлап отыру;
3.1.5. Құжаттардың машинаға жазып әзiрленуiн, көшiрiлiп, жедел көбейтiлуін ұйымдастыру, құжаттардың бланкілерін жасау және жобалау;
3.1.6. Ұйым iстерiнiң номенклатурасын жасау, iстердiң сақталуын және құжаттық ақпараттың жедел пайдаланылуын қамтамасыз ету;
3.1.7. Азаматтардың хаттарын, өтiнiштерi мен шағымдарын қарау жөнiндегi құжаттау және құжаттаманы басқару процестерiн ұйымдастыру;
3.1.8. Құрылымдық бөлiмшелерде құжаттармен жұмыс iстелуiн бақылауды ұйымдастыру;
3.1.9. Тиiстi құрылымдық бөлiмшелермен бiрлесе отырып құжаттармен жұмыс iстеудiң нысандары мен әдiстерiн жетiлдiру, сондай-ақ орындаушылық тәртiптi күшейту жөнiндегi шараларды белгiлеу;
3.1.10. Құрылымдық бөлiмшелердiң архивке тапсырылатын iстердi дұрыс ресiмдеп, қалыптастыруын бақылауды жүзеге асыру;
3.1.11. Қазақстан Республикасының қолданылып жүрген нормативтiк- хұқылық актiлерiне, мемлекеттiк архив қызметi мекемелерiнiң ережелерiне, нұсқауларына және әдiстемелiк ұсыныстарына сәйкес архивтiң жұмысын
3.1.12. Құжаттаманы басқару қызметi мен ведомстволық архив қызметкерлерiнiң бiлiктiлiгiн арттыру, құжаттаманы басқару қызметiнiң құзырына қатысты мәселелер жөнiнде кеңестер мен консультациялар өткiзу;
3.1.13. Құжаттаманы басқару қызметi қызметкерлерiнiң жұмыс орындарын, автоматтандырылған жұмыс орындарын (АЖО), еңбек жағдайларын ұйымдастыру.
4. Құжаттаманы басқару қызметінің хұқылары мен жауапкершiлiгi
4.1. Құжаттаманы басқару қызметiнiң мынадай хұқылары бар:
4.1.1. Ұйымда және ведомствоға қарайтын жүйеде (ведомствоға қарайтын жүйесi бар ұйымдар үшiн) басы артық құжаттық ақпараттардың қысқартылуына шаралар қолдану және бақылауды жүзеге асыру;
4.1.2. Құрылымдық бөлiмшелер басшыларының ұйымда құжаттармен жұмыс iстеудiң белгiленген ережелерiн орындауын бақылау және талап ету;
4.1.3. Құрылымдық бөлiмшелер мен ұйымдардан құжаттаманы басқару қызметінің жұмысына арналған қажетті мәліметтерді сұратып алу;
4.1.4. Құрылымдық бөлiмшелерде құжаттау және құжаттармен жұмыс істеудің ұйымдастырылуын тексеру және тексерістің қорытындыларын тиісті шаралар қолдану үшін құрылымдық бөлімшелердiң басшыларына жеткiзiп отыру;
4.1.5. Басшылықтың тапсыруы бойынша құжаттардың жобаларын әзiрлеу iсiне құрылымдық бөлiмшелердiң мамандарын белгiленген ретпен тарту;
4.1.6. Белгiленген талаптар бұзылса әзiрлеген құжаттарды өңдеу үшiн орындаушыларға қайтару;
4.1.7. Есептеу орталығымен бiрлесе отырып автоматтандыруға жататын құжаттау мен құжаттаманы басқарудың мiндеттерiн айқындау;
4.1.8 Өз құзырына жататын шеңберде құжаттарға қол қою және рұқсат белгi соғу;
4.1.9. Құжаттаманы басқару қызметiнiң құрылымдық бөлiмшелерi туралы ережелер және олардың қызметкерлерiнiң лауазымдық нұсқауларын жасау;
4.1.10. Бөлiмшелер мен лауазымды адамдардың құжаттармен жұмыс iстеудiң белгiленген ережелерiн бұзған барлық жағдайларында әкiмшiлiк шаралар қолдану туралы ұйымның басшылығына ұсыныстар енгiзу;
4.1.11. Құжаттармен жұмыс iстеудiң жайына, сондай-ақ құжаттармен жұмыс iстеудiң нысандары мен әдiстерiн жетiлдiруге қатысты мәселелердi ұйым басшылығының талқылауына қатысып отыру;
4.1.12. Құжаттаманы басқару қызметiнiң қызметкерлерiн тағайындау, қызметiн ауыстыру және қызметтен шығару, оларды ынталандыру және оларға жазалар беру туралы басшылықтың қарауына ұсыныстар енгiзу.
4.2. Құжаттаманы басқару қызметi мыналар үшiн жауапты:
4.2.1. Ұйымдағы құжаттармен жұмыс істеудің белгіленген тәртібін қамтамасыз ету;
4.2.2. Құжаттаманы басқару қызметі басшыларының нұсқаулары мен тапсырмаларын орындау және осы қызмет қызметкерлерінің қажетті еңбек жағдайларын сақтау.
5. Құжаттаманы басқару қызметінің басқа да құрылымдық бөлімшелермен өзара қатынастары Құжаттаманы басқару қызметі мыналармен:
5.1. Құжаттау және құжаттармен жұмыс істеу мәселелері жөнінде
- ұйымның құрылымдық бөлімшелерімен;
5.2. Хұқылық мәселелері жөнінде құжаттарды әзірлеуге байланысты заң қызметінен;
5.3. Құжаттаманы басқару қызметі кадрларын іріктеп алу және орналастыру, есептеу және ұйымдастыру техникасы кеңінен пайдаланылатын жағдайда олардың мамандығын арттыру, еңбектің ғылыми негізде ұйымдастырумен байланысты шараларды белгілеп, жүзеге асыру, құжаттармен жұмыс істеудің стилін және әдістерін жетілдіру мәселелері жөнінде - кадр, еңбек және жалақы қызметтерімен және тиісті ғылыми-зерттеу ұйымдарымен;
5.4. Ұйымдастыру және есептеу техникасы құралдарымен, құжаттардың бланкілерімен, кеңсе заттарымен қамтамасыз етуі қызмет қызметкерлерінің тұрмыстық қажеттерін өтеу мәселелері жөнінде - материалдық-техникалық жабдықтау және шаруашылық қызметін көрсету қызметтерімен;
5.5. Электронды есептеу техникасы құралдарын қолдана отырып жаңа ақпараттық технологияларды белгілеп, енгізу және құжаттармен жұмыс істеу жөніндегі талаптарды сақтау мәселелері жөнінде - есептеу орталығымен өзара іс- қимыл жасап отырады.
1.7.тармаққа 2-Қосымша Ведомствоның аты Бекітемін Ұйымның аты Ұйым басшысы қызметінің аты Акт қолы, толық жазылуы мерзімі
00.00.00.
__________N________ жасалған жері Құжаттаманы басқару қызметі басшысы (құжаттаманы басқару үшін жауаптының) өзгерген кезде қабылдап алу өткізу туралы ____________________________N____________бұйрығына сәйкес өткізушінің тегі мен аты және қабылдап алушының тегі мен аты осы бұйрық негізінде құрылған комиссияның көз алдында _____ жылдардағы құжаттаманы басқару қызметінің құжаттарын және олар жөніндегі есеп-анықтама аппаратын өткізді. Ал ________________ қабылдап алды Комиссияның құрамы: төрағасы _________________________________ тегі және аты-жөні мүшелері _____________________________________________________ рет (тізімдеме) істер(тізім- қабылдап сақтық қоры ескертпе нөмірі номенклату. деме) номенкла. алынған істерінің расының аты турасы данала. істердің саны мен нөмірі рының саны саны-сандық бөлгіші, ортақ бөлгіші-айы.
рықша бағалы істердің саны Қорытындыда ________________________________________________ іс, цифрмен және жазба түрде оның ішінде ___________________ айрықша бағалы істер, цифрмен және жазбаша ________________________________________ сақтық қорының істері мен __________________________ істердің (тізбектеменің) номенклатуралары ________________________________________ данада қабылдап алынды.
Құжаттардың, сақтық қорының, істер (тізбектемелер) номенклатураларының жайы__________________________________________________________________ жайын жалпы сипаттау мұнымен бірге мыналар өткізілді ______________________________________ ақпарат-іздестіру жүйелерінің түрлері және олардың көлемі, жайы Құжаттармен жұмыс істеудің, оның ішінде архивтің жайы________________ жалпы сипаттама жабдық пен құрал-саймандардың саны және жайы _________________________ Өткіздім қолы қолының толық жазылуы Қабылдап алдым қолы қолының толық жазылуы Комиссияның төрағасы қолы қолының толық жазылуы Комиссияның мүшелері қолдары қолдарының толық жазылуы (үшінші адам)
2.1.6 Тармаққа 3-Қосымша Техникалық-экономикалық ақпараттың классификаторларының Тізбесі 173002 КСР Одағы мен одақтас республикалардың, сондай-ақ елді мекендердің әкімшілік-территориялық бөлінісінің объектілері белгісінің жүйесі 174003 Саудадағы жұмыстар мен қызметтердің жалпыодақтық классификаторы 174004 Өнеркәсіптегі жұмыстар мен қызметтердің (машина жасаудан басқасы) жалпы одақтық классификаторы 174006 Ауыл шаруашылығындағы жұмыстар мен қызметтердің жалпыодақтық классификаторы 174007 Көліктегі жұмыстар мен қызметтердің жалпыодақтық 174010 Автоматтандырылған басқару жүйелерінде пайдаланылатын өлшем бірліктері белгілерінің жүйесі 175008 Машина жасаудағы жұмыстар мен қызметтердің 175009 Пайдалы қазбалар мен жер асты суларының жалпыодақтық 175012 Басқару құжаттамасының жалпыодақтық классификаторы 186016 Жұмысшылар кәсіптерінің, қызметшілер қызметтерінің және тарифтік разрядтардың жалпыодақтық классификаторы Автоматтандырылған басқару жүйесі міндеттерінің қосалқы жүйелері мен кешендерінің жалпыодақтық классификаторы 175017 Құрылыс өнімінің жалпыодақтық классификаторы 175018 Халық шаруашылығы салаларының жалпыодақтық классификаторы 175044 Өнеркәсіп пен ауыл шаруашылық өнімінің жалпыодақтық классификаторының классификациялық бөлімі* "Өнеркәсіп және ауыл шаруашылық өнімінің жалпыодақтық классификаторы. Жоғары классификациялық топтар" деген тақырыппен басылып шыққан. - М.Статистика 1977.
Өнеркәсіп пен ауыл шаруашылық өнімінің жалпыодақтық классификаторының өнім түрлері жөніндегі бөлігі** Аталмыш классификатордың жекелеген өнім түрлері жөніндегі бөлімдерінің құрамында басып шығарылады.
176083 Кәсіпорындар мен ұйымдардың жалпыодақтық классификаторы 178092 Дүние жүзі елдері мен территориялардың жалпыодақтық 178093 Кадрлар жөніндегі ақпараттың жалпыодақтық классификаторы 178094 Білім беру жөніндегі мамандықтардың жалпыодақтық 179095 Теміржол, өзен, теңіз, әуе және автомобиль көлігіне жүк тиелетін және жүк түсірілетін жалпыодақтық классификаторы*** Көліктің әрбір түрі бойынша жеке тараулар күйінде басып шығарылады.
179099 Халыққа тұрмыстық қызмет көрсетудің жалпыодақтық 179096 Материалдық-техникалық жабдықтаудағы жұмыстар мен қызметтердің жалпыодақтық классификаторы 179100 Конструкторлық құжаттаманың бірыңғай жүйесінің классификаторы 179102 Техникалық-экономикалық және әлеуметтік көрсеткіштердің 179103 Төлем айналымының жалпыодақтық классификаторы 180011 Стандарттар мен техникалық шарттардың жалпыодақтық Қолданылатын құжаттар формаларының санын қысқарту мақсатында ұйымдар басқарманың қызметтері мен міндеттерін жүзеге асыру үшін қажетті және жеткілікті басқару құжаттарының табелін жасайды. Табелге ұйымның әрбір құрылымдық бөлімшесінде қолданылатын құжаттар енгізіледі.
3.1.1.2 тармаққа 4-қосымша Ұйымда қолданылатын құжаттардың бір ізге келтірілген үлгі табелінің нысандары Бекітілді Бұйрық_____N_____ _____________________ қолданылатын нысандарының бір ізге ұйымның аты келтірілген формаларының табелі құжаттың құжат құжат куәландырылуы бір ізге формасының жобасының келтірілген коды келісілуі формасының аты 1 ынталандыру отын, электр туралы қуатын, жылу ұсыныс қуатын үнемдеу туралы есеп 2 окуд 028 3090 060 92 16 бойынша 3 салалық клас.
сификатор 4 әзірлеу мен құрылымдық Бас механик хаттау үшін бөлімшенің және энерге.
жауапты адам басшысы тика бөлімінің жетекшісі 5 әзірлеу 6 әзірлеу қажеттілігіне тоқсанына мезгілінің қарай бір рет ұзақтығы 7 іштегі кадрлар бөлімінің ұйым басқарма.
жетекшісі бас сының бухгалтер, мекеме басшысы басшысының орын.
басары, кәсіподақ комитетінің басшысы 8 сырттағы 9 қолы құрылымдық бөлімшенің министрдің басшысы құрылымдық орынбасары бөлімшенің кәсіподақ ұйымдастырушысы 10 бекітілуі 11 мөрі 12 қайда табыс ұйымның кадрлар басқар. мемлекеттік етіледі масына (кадрлар бөлімі. статистикалық не) немесе құжаттама комитетке қызметіне 13 табыс етілетін 14 орындалу 15 бланкілердің бір жылғы таралымы 16 құрылымдық кадрлар басқармасы істер басқармасы, бөлімше және (кадрлар бөлімі) инспектор тіркеу үшін немесе құжаттама жауапты адамның қызметі қызметі 17 құрылымдық кадрлар басқармасы істер басқармасы, бақылау үшін инспектор немесе жауапты адам. құжаттама қызметі ның қызметі инспектор 18 бірінші данасы кадрлар басқармасы істер басқармасы (екінші данасы) (кадрлар бөлімі) (екінші дана)
жатқан жер немесе құжаттама 19 ескертпе
2.1.10 тармаққа 5-қосымша Құжаттауды және құжаттаманы басқаруды жетілдіру үшін пайдаланылатын мемлекеттік стандарттардың, нормативтік және әдістемелік құжаттардың Тізбесі Мемлекеттік 1.0-85 Мемлекеттік стандарттау жүйесі. Негізгі стандарт ережелер Мемлекеттік 1.2-85 Мемлекеттік стандарттау жүйесі. Стан.
стандарт дарттарды жасаудың тәртібі Мемлекеттік 1.3-85 Мемлекеттік стандарттау жүйесі.
стандарт Техникалық шарттарды келісіп алудың, бекітудің және мемлекеттік тіркеудің тәртібі Мемлекеттік 1.4-85 Мемлекеттік стандарттау жүйесі.
стандарт Кәсіпорындардың стандарттарын жасау мен хаттаудың тәртібі Мемлекеттік 1.5-85 Мемлекеттік стандарттау жүйесі. Стан.
стандарт дарттардың жасалуы, баяндалуы, хатталуы және мазмұндалуы Мемлекеттік 1.15-85 Мемлекеттік стандарттау жүйесі. Стан.
стандарт дарттарды тексерудің, қайта қараудың, өзгертудің және жоюдың тәртібі Мемлекеттік 1.18-85 Мемлекеттік стандарттау жүйесі. Сала.
стандарт лық және республикалық стандарттар істерінің мазмұндалуы және хатталуы Мемлекеттік 1.20-85 Мемлекеттік стандарттау жүйесі. Стан.
стандарт дарттарды енгізудің тәртібі Мемлекеттік 6.01.1-87 Техникалық-экономикалық ақпаратты стандарт классификациялау мен кодтаудың бірыңғай жүйесі. Негізгі ережелер Мемлекеттік 6.10-1-88 Бір ізге түсірілген құжаттама жүйесі.
стандарт Негізгі ережелер.
Мемлекеттік 6.10.3-83 Бір ізге түсірілген құжаттар ақпаратын стандарт коммуникаттық форматта жазып алу.
Мемлекеттік 6.10.4-84 Есептеу техникасы құралдарымен жасалатын стандарт машинадан оқылатын құжаттар мен машинограммаларға заң күшін беру. Негізгі ережелер.
Мемлекеттік 6.10.5-87 Үлгі формуляр жасауға қойылатын талаптар.
стандарт
Мемлекеттік 6.38-90 Ұйымдық-өкімдік құжаттамалар жүйесі.
стандарт Құжаттарды хаттауға қойылатын талаптар.
Мемлекеттік 7.27-80 Ақпарат, кітапхана және баспа істері стандарт жөніндегі стандарттар жүйесі.
Мемлекеттік 7.32-81 Ғылыми-зерттеу жұмысы туралы есеп.
стандарт (1.VI.87) Хаттау жөніндегі жалпы талаптар мен ережелер Мемлекеттік 7.50-84 Кітапханалар мен ғылыми-техникалық стандарт ақпарат органдарының қорларында құжаттардың сақталуы. Жалпы талаптар.
Мемлекеттік 13.0002-84Репрография. Терминдер мен анықтамалар.
стандарт (1.1-89)
Мемлекеттік 19.004-80 Бағдарламалық құжаттаманың бірыңғай стандарт жүйесі. Терминдер мен анықтамалар.
Мемлекеттік 24.202-80 Автоматтандырылған басқару жүйесіне стандарт арналған техникалық құжаттама жүйесі.
(1.ХІ.85) "Автоматтандырылған басқару жүйесін (2.ІІ.88) жасаудың техникалық-экономикалық негіздемесі" құжатының мазмұнына қойылатын талаптар Мемлекеттік 24.203-80 Автоматтандырылған басқару жүйесіндегі стандарт (3.ІІ.88) техникалық құжаттама жүйесі.
Жалпы жүйелік құжаттардың мазмұнына қойылатын талаптар.
Мемлекеттік 24.204.80 Автоматтық басқару жүйесіндегі техни.
стандарт (2.ІІ.88) калық құжаттама жүйесі. "Міндет қоюдың сипаттамасы"№құжатының мазмұнына Мемлекеттік 24.205-80 Автоматтық басқару жүйесіндегі тех.
стандарт (2.ІІ.88) никалық құжаттама жүйесі. Ақпаратпен қамтамасыз ету жөнінде құжаттардың мазмұнына қойылатын талаптар.
Мемлекеттік 24.206-80 Автоматтандырылған басқару жүйесіндегі стандарт (2.ІІ.88) техникалық құжаттама жүйесі. Техникалық жағынан қамтамасыз ету жөніндегі құжаттардың Мемлекеттік 24.207-80 Автоматтандырылған басқару жүйесіндегі стандарт (2.ІІ.88) техникалық құжаттама жүйесі. Бағдарламамен қамтамасыз ету жөніндегі құжаттардың Мемлекеттік 24.208-80 Автоматтандырылған басқару жүйесіндегі стандарт (1.ІІ.88) "Іске қосу" сатысындағы құжаттардың Мемлекеттік 24.209-80 Автоматтандырылған басқару жүйесіндегі стандарт (1.ІІ.88) техникалық құжаттама жүйесі. Ұйымдық Мемлекеттік 24.210-82 Автоматтандырылған басқару жүйесіндегі стандарт (1.ІІ.88) техникалық құжаттама жүйесі. Функционалды бөліміндегі құжаттардың мазмұнына қойылатын талаптар.
Мемлекеттік 24.211-82 Автоматтандырылған басқару жүйесіндегі стандарт (2.ІІ.88) техникалық құжаттама жүйесі. "Алгоритм сипаттамасы" құжатының мазмұнына Мемлекеттік 24.301-80 Автоматтандырылған басқару жүйесіндегі стандарт (2.ІІ.88) техникалық құжаттама жүйесі. Текстілі құжаттарға қойылатын жалпы талаптар.
Мемлекеттік 24.302-80 Автоматтандырылған басқару жүйесіндегі стандарт (3.ІІ.88) техникалық құжаттама жүйесі. Схемаларды орындауға қойылатын жалпы талаптар.
Мемлекеттік 24.303-80 Автоматтандырылған басқару жүйесіндегі стандарт техникалық құжаттама жүйесі. Техникалық құралдардың шартты графикалық белгіленуі.
Мемлекеттік 24.304-82 Автоматтандырылған басқару жүйесіндегі стандарт (1.ІІ.88) техникалық құжаттама жүйесі. Сызықтар сызуға қойылатын талаптар.
Мемлекеттік 24.401-80 Автоматтандырылған басқару жүйесіндегі стандарт (2.ІІ.88) техникалық құжаттама жүйесі.
Өзгерістер енгізу.
Мемлекеттік 24.402-80 Автоматтандырылған басқару жүйесіндегі стандарт (2.ІІ.88) техникалық құжаттама жүйесі. Есеп жүргізу Сақтау және пайдалану.
Мемлекеттік 24.104-85 Автоматтандырылған басқару жүйелерінің стандарт бірыңғай стандарттар жүйесі.
Автоматтандырылған басқару жүйелері.
Жалпы талаптар.
Мемлекеттік 24.501-82 Жолдағы жүрісті басқарудың автоматтандырылған стандарт жүйелері. Жалпы талаптар.
Мемлекеттік 24.601-86 Автоматтандырылған басқару жүйесінің Автоматтандырылған жүйелер. Жасалу сатылары.
Мемлекеттік 24.602-86 Автоматтандырылған басқару жүйесі стандарт стандарттарының бірыңғай жүйесі.
Жасалу сатылары бойынша жұмыстардың құрамы мен мазмұны.
Мемлекеттік 24.701-86 Автоматтандырылған басқару жүйесінің Автоматтандырылған басқару жүйелерінің сенімділігі. Негізгі ережелер.
Мемлекеттік 30.001-83 Экономика мен техникалық эстетика стандарт стандарттарының жүйесі. Негізгі ережелер.
Мемлекеттік 16347-76 Корректура белгілері.
Мемлекеттік 16487-83 Іс жүргізу және архив ісі. Терминдер стандарт мен анықтамалар.
Мемлекеттік 19605-74 Еңбек ұйымдастыру. Негізгі түсініктер.
стандарт Терминдер мен анықтамалар.
Мемлекеттік 19781-83 Деректерді өңдеу жүйелерін бағдарламамен стандарт қамтамасыз ету. Терминдер мен анықтамалар.
Мемлекеттік 23501.001-87 Автоматтандырылған жобалау жүйесі.
стандарт Стандарттарды классификациялау және белгілеу.
Мемлекеттік 25868-83 Есептеу машиналарының деректерін енгізетін стандарт Шығаратын және әзірлейтін құрылғы.
Терминдер мен анықтамалар.
Мемлекеттік 27833-88 Ақпаратты бейнелейтін құралдар.
РД 50-12-85 Әдістемелік нұсқаулар. Техникалық- экономикалық ақпараттың, жалпыодақтық классификаторларында объектілер аттарының қалыптастырылуы.
РД 50-164-88 Әдістемелік нұсқаулар. ИСО және МЭК стандарттары негізінде мемлекеттік және салалық стандарттарды жасаудың реті РД 50-602-86 Әдістемелік нұсқаулар. ЕСКД стандарттарын қолданудың реті.
РД 50-613-86 Мемлекеттік 6.10.4-84 стандарт. УСД-ны енгізу және қолдану жөніндегі әдістемелік нұсқаулар. Есептеу техникасының құралдарымен жасалатын машинаға жазылған және машино.
граммадағы құжаттарға заңды күшін беру.
Негізгі ережелер.
РД 50-655-87 Әдістемелік нұсқаулар. Бір ізге түсірілген құжаттар нысандарының реті. Оларды тіркеу және қолдану.
РД 50-682-89 Әдістемелік нұсқаулар. Ақпараттық технология.
Автоматтандырылған жүйелерге арналған стандарттар мен басшылық құжаттарының кешені.
Жалпы ережелер.
РД 50-683-89 Әдістемелік нұсқаулар. Техникалық-экономикалық ақпараттық ақпараттың классификаторларын жасау РД 50-684-89 Техникалық-экономикалық ақпараттың жалпыодақтық классификаторларын жүргізіп отыру туралы ереже.
Архив мекемелері мен ведомстволарының сарапшы тексеру және сарапшы комиссиялары туралы үлгі ережелер. М., 1988.Іс жүргізу қызметі жөніндегі жұмысқа арналған уақыттың ірілендірілген нормативтері. М., 1988.
Басшылар, мамандар және қызметшілер лауазымдарының кәсіптік анықтамалығы.
1-шығарылымы. Мамандар және қызметшілер лауазымдарының жалпысалалық кәсіптік сипаттамалары. М., 1989.
Құжаттардың көшірмесін жасап, жедел көбейту жөніндегі жұмыстарға арналған уақыттың типті нормалары. М., 1986.
Кадрлар қатарынан толықтыру және олардың есебін жүргізу жөніндегі жұмыстарға арналған уақыттың үлгі нормалары.
М., 1987
Заң қызметі қызметкерлері санының нормативтері. М., 1982 Басқару құжаттарының текстерін бір ізге түсіру.
Әдістемелік ұсыныстар. М., 1982 Машинаға жазу жұмыстарына арналған уақыттың (міндетті жұмыс уақытының)
бірыңғай нормалары. М., 1988.
Мемлекеттік басқару органдарын кадрлармен қамтамасыз ету жөніндегі бір ізге түсірілген құжаттарды жасау және хаттау жөніндегі әдістемелік ұсыныстар. М., 1985
2.2.2.1.1. тармаққа 6-Қосымша Реквизиттердің орналасуы және көлемі 7-Қосымша Қағаздағы нұсқадан қараңыз
2.2.2.1.2. тармаққа 8-қосымша Герб Республики Казахстан Министрлер Кабинетінің жанындағы Бас архив басқармасы 480064, Алматы қаласы, 64, Абай даңғылы, 39, Ұлттық банкісі Есеп айырысу шоты N 609313 Код 109 тел. 62-60-44 _____________N_________ На N ________ от _______ Хаттарға арналған бланкінің үлгісі.
2-бөлімге 9-Қосымша
Хаттың үлгісі
Ведомствоның, ұйымның аты Ведомствоның, ұйымның аты (қазақ тілінде) (орыс тілінде)
Бланкінің анықтамалық Бланкінің анықтамалық деректері деректері
00.00.00 N_____________ Қазақстан Республикасының N______________________ Бас архив басқармасы
480064. Алматы қаласы Абай даңғылы, 39.
Біздің мекенжайымызға Құжаттау мен құжаттаманы басқарудың негізгі ережелерінің 20 данасын жіберуіңізді өтінеміз.
Алматы. 1992.
Ақы төленетініне кепілдік береміз.
Кәсіпорынның (мекеменің ұйымның басшысы) қолы толық жазылуы Бас бухгалтер қолы толық жазылуы
29.00.01.
Хаттарға арналған бланкіде жазылған хаттың үлгісі. (Мемлекеттік мекемелердің, ұйымдардың және кәсіпорындардың хаттарына арналған бланкілерде Қазақстан Республикасының елтаңбасы бейнеленеді).
10-қосымша
Алматы
Жалпы бланкінің үлгісі.
11-Қосымша
Кооперативтің аты Кооперативтің аты Жарғы Бекітілді
00.00.00 N_____________ Кооператив мүшелерінің Басып шығарылған жері Жалпы жиналысының хаттамасы
00.00.00 N 1
Тіркелді
Шешім ___________
Текстің құрылымы
Жалпы ережелер
Қызметінің (міндетінің) мәні мен мақсаттары Кооперативке мүше болып кірудің және одан шығудың реті Кооператив мүшелерінің хұқылары мен міндеттері Басқару және бақылау органдары. Олардың құзырлығы.
Өзара қатынастар, байланыстар Кооператив мүлкін құрудың тәртібі Табысты (пайданы) бөлісудің тәртібі Кооперативті қайта құрудың және оның қызметін тоқтатудың шарттары Кооперативтің қызметінің ерекшеліктері Кооперативтің (басқарманың)
Төрағасы қолы толық жазылуы Келісілді Келісілді Жанынан кооператив құрылатын Жер учаскесін немесе басқа да кәсіпорынның (мекеменің, табиғи ресурстар беретін ұйымның) басшысы мемлекеттік органның (бастапқы пайдаланушы ұйымның) басшысы ________ толық жазылуы __________ толық жазылуы қолы қолы
00.00.00. 00.00.00.
Кооперативтің жалпы бланкіде хатталған жарғысының макеті.
12-қосымша
Ведомствоның, кәсіпорынның Ведомствоның, кәсіпорынның аты аты Жарғы Бекітемін
00.00.00 N_____________ (Ведомствоның басшысы.
Басылып шыққан жері Құрылтайшы кәсіпорынның басшысы)
қолы толық жазылуы
Негізгі міндеттер
Қызметтері
Хұқылар мен міндеттер Басшылық Өндірістік-шаруашылық қызметі Мүлкі және қаржысы Қызметті бақылау, тексеру, ревизиялау Қайта құру және жою Кәсіпорынның басшысы қолы толық жазылуы Рұқсат белгілері Кәсіпорынның жалпы бланкіде хатталған жарғысының макеті.
13-қосымша
Ведомствоның аты Ведомствоның аты Ұйымның аты Ұйымның аты Лауазымдық нұсқау
00.00.00 N_____________ Бекітемін Ұйым басшысының лауазымы Басылып шыққан жері _______________________ қолы толық жазылуы Қызметшілер санатының аты Қызмет бабындағы міндеттер Хұқылар Жауапкершілік Өзара қатынастар (лауазым бойынша байланыстар)
Құрылымдық бөлімшенің басшысы Жалпы бланкіде хатталған лауазымды нұсқаудың макеті.
14-қосымша
Кәсіпорынның аты Кәсіпорынның аты Хаттама
00.00.00 N_____________ Басылып шыққан жері Басылып шыққан жері ______________ жөніндегі комиссияның мәжілісі Төрағасы - С.С.Мәмбетов Хатшысы - М.И.Антонова Қатысты: 30 адам (тізімі қоса беріліп отыр)
Күн тәртібі
1. ___________________ жасалуы мен принциптері туралы Меңгеруші ____________ баяндамасы
2. ___________________ туралы
1. Тыңдалды:
А.И. Соколова - баяндаманың тексі қоса беріліп отыр.
Сөз сөйлегендер:
Ж.Е.Омаров - сөзінің қысқаша мазмұны Н.И.Нығматуллина - Қаулы етті:
1.1.______________________ мақұлданылсын
1.2.______________________
2. Тыңдалды:
Қаулы
Төраға қолы
Хатшы қолы
Жалпы бланкіде хатталған хаттаманың үлгісі 15-қосымша Министрліктің, Министрліктің, ведомствоның аты ведомствоның аты Акт Министрліктің N ___________ бұйрығы _______________ жою туралы _____________________________ өндірістік бірлестіктің аты Негіздеме: министрліктің _____________айы, күні _________ ________________"________________________________________ _______________туралы"____________________бұйрығы Комиссия жасады__________________________________________ Комиссияның төрағасы ___________________________________ қызметі, тегі, аты-жөні Комиссияның мүшелері: 1. _______________________________
2. _______________________________ текст 3 дана етіп жасалды.
1-дана:
2-дана:
3-дана:
Комиссияның төрағасы қолы толық жазылуы Комиссияның мүшелері қолы толық жазылуы Жалпы бланкіде хатталған актінің үлгісі.
16-қосымша
Бұйрық
Бұйрықтарға арналған бланкінің үлгісі.
17-қосымша
Ведомствоның, Ведомствоның, мекеменің аты мекеменің аты Бұйрық Приказ
00.00.00 _____________ N ____________________ Лауазымдық нұсқауға(ларға)
өзгерістер енгізу туралы Инженер-техник қызметкерлер мен қызметшілер санаты _______________________байланысты ____________________________ негіздеме Бұйырамын:
Лауазымдық нұсқауға(ларға) мынадай өзгерістер енгізілсін:
Инженер-техник қызметкерлер мен қызметшілер санатының аты
1. ___________________________________________________________
2. ___________________________________________________________
3. ___________________________________________________________ Мекеменің басшысы қолы толық жазылуы Бұйрыққа арналған бланкіде хатталған бұйрықтың үлгісі.
2-Бөлімге 18-Қосымша
Құжаттардың текстісі анкета түрінде беріле алады. Анкетаның нысаны объекті туралы белгілі бір белгілер жиынтығы арқылы ақпаратты цифрмен немесе сөз арқылы баяндау кезінде қолданылады. Анкета текстері ұйымдық-өкімдік, қаржы және басқа құжаттарда пайдаланылады.
Бұйрыққа арналған бланкіде хатталған жұмысқа алу туралы бұйрықтың анкеталық нысаны
00.00.00. _________________ N______________________ С.Амановты жұмысқа алу туралы 020 Табельдік нөмірі 13 010 есептегі нөмірі 236 030 Тегі Аманов 031 Аты Сәдуақас 032 Әкесінің аты Исаұлы 040 Қабылдау түрі Тұрақты жұмысқа 050 Қызметі Аға инженер 060 Құрылымдық бөлімше Бас механик бөлімі (басқарма)
(бөлім)
070 Жалақысы 480 сом 080 Жұмысқа алынған күні 05.04.90 күні, айы, жылы 090 Негіздеме Басқа кәсіпорыннан ауыстыру ретінде Бірлестіктің бас директоры қолы Рұқсат белгілер Кадр бөлімінің бастығы Бас механик Бұйрықпен таныстым ____________________________________ қызметкердің қолы Ақпарат машинаға жазылды ______________________________ қолы, күні
2.2.2.2.1 тармаққа 19-қосымша Құжат реквизиттерінің орналастыру үлгісі Міндетті реквизиттер:
4. ұйымның коды
5. құжат формасының коды
7. құжаттың авторы - ұйымның аты
10. құжаттың немесе бір ізге түсірілген құжат нысаны түрінің аты
11. құжаттың күні
12. құжаттың тіркеу индексі
14. жасалған немесе басып шығарылған жері
19. құжат текстінің тақырыбы
21. құжаттың тексті
23. қолы
25. рұқсат белгілер
29. құжаттың орындалғаны және оның іске жолданғаны туралы белгі таблицаның жалғасы
4. 2842 Қосымша реквизиттер
5. 0273060 1. Мемлекеттік елтаңба
7. 16. Бірлестіктің Бас директоры 2. ұйымның эмблемасы Қаржы бөлімі Т. Ибраев жолдасқа 3. наградалардың бейнелері Бұрыштама 9. байланыс кәсіпорнының
10. С.И.Бондаренко жолдасқа индексі, почталық және Өтініш 18 телеграфтық мекен-жайы, Б.Қуатов жолдасты 15.08.92-ден 13. келіп түскен құжаттың
11. 12. бастап жұмыстан босату туралы индексі мен күніне
16.07.92 N бұйрықтың жобасын әзірлеңіз. сілтеме
19. 15 құжатпен пайдалануды шектеу грифі Бірлестіктің Бас директоры 16. құжатты алушы Қуатов Болат Т.Ибраев (адресат)
жолдасты жұмыстан 16.07.92 17. бекіту грифі босату туралы 18. қарар
20. бақылау туралы белгі Б 20 22. қосымшасының бар екені 21 туралы белгі Мені басқа жерге көшуіме байланысты 24. келісу грифі ______________________________ 26. мөр (жұмыстан шығу себебі) 27. көшірмелерінің куә.
ландырылғаны қаржы бөлімінің белгі ______________________________ 28. орындаушының фамилиясы (құрылымдық бөлімшенің аты) және оның телефон нөмірі бухгалтері қызметінен өз тілегім бойынша 30. деректердің машинаға босатуды өтінемін жазып алынғаны белгі 23 Б.С. Қуатов 31. келіп түскені туралы _______________ ___________________________ белгі қызметкердің колы 25 қолының толық жазылуы Қаржы бөлімінің И.Умиров 16.07.92 бастығы Кадр бөлімінің С.И.Бондаренко 16.07.92
2.2.2.3.3. тармаққа 20-қосымша Бекiтiлуге тиiстi құжаттардың үлгi тiзбесі Актiлер (тексерудiң және ревизияның; құрылысы аяқталған объектiлердi, жабдықты қабылдап алудың; есептен шығарып тастаудың; сарапқа салудың;
iстердi басқа бiреуге берудiң; ұйымдарды, мекемелердi, кәсiпорындарды, т.б.
жоюдың актiлерi)
Шарттар (жұмыстарды жүргiзу, материалдық-техникалық жабдықтау, үй- жайды жалға алу туралы; жеткiзiм, мердiгерлiк, ғылыми-техникалық ынтымақтастық, материалдық жауапкершiлiк, т.б. туралы).
Тапсырмалар (объектiлердi, техникалық құрылыстарды, күрделi құрылысты жобалау жөнiнде; ғылыми-зерттеу жобалау-конструкторлық және технологиялық жұмыстарды жүргiзу жөнiнде; техникалық, т.б. тапсырмалар).
Нұсқаулар (ережелер) - (лауазымдық); құжаттаманы басқару қызметтерi қызметкерлерiнiң, хауiпсiздiк техникасының, т.б. нұсқаулары; iшкi еңбек тәртiбiнiң ережелерi, т.б.
Нормативтер (шикiзат, материалдар, электр қуатын жұмсаудың;
технологиялық жобалаудың; қызметкерлер санының, т.б. нормативтерi).
Есептер (өндiрiстiк қызмет, iссапарлар, ғылыми-зерттеу жұмыстары, т.б.
туралы).
Тiзбелер (жұмыс күнi нормаланбаған қызметкерлер лауазымдарының;
белгiлi бiр жеңiлдiктер қолданылатын кәсiпорындардың, министрлiктер, ведомстволар және басқа ұйымдар қызметiнде пайда болатын материалдарды сақтаудың мерзiмi көрсетiлген үлгi құжат материалдарының, т.б. тiзбелерi).
Жоспарлар (өндiрiстiк; құрылыс-монтаж, жобалау-iздестiру, ғылыми- зерттеу жұмыстарының; жаңа техниканы енгiзу; кооперативтiк тәсiлмен өнiмдер жеткiзу; өнiмдердi белгiленген номенклатура бойынша бөлу тұрғын үй- коммуналдық шаруашылықтағы, күрделi жөндеудегi кiрiстердiң; алқа, ғылыми- техникалық кеңес, ғылыми кеңес жұмысының, т.б. жоспарлары).
Ережелер (министрлiктер, ұйымдар және мекемелер, құрылымдық бөлiмшелер; сыйлық беру, т.б. туралы).
Бағдарламалар (жұмыстар мен шараларды жүргiзу, iссапарлар, т.б.
бағдарламалары).
Жұмыстар жүргiзудiң бағасы.
Сметалар (басқару аппаратын, үйлердi, бөлмелердi, құрылыстарды ұстауға;
кәсiпорындар қорының қаржысын пайдалануға; жаңа бұйымдарды өндiруге әзiрлеп, оны игеруге; күрделi құрылысқа, т.б. жұмсалатын шығындардың сметалары).
Стандарттар (мемлекеттік, салалық, республикалық, техникалық шарттар).
Құрылым және штат саны.
Тариф ставкалары.
Бірлестіктердің (кәсіпорындардың), бірлестіктердің құрамына кіретін басқа да ұйымдардың, т.б. жарғылары.
Бір ізге түсірілген құжаттардың нысандары.
Штат кестелері және оларға енгізілетін өзгерістер.
2.2.2.3.6. Тармақтарға 21-Қосымша Құжаттарды бекітудің және келісіп алудың екі формасы Бекітемін Завод директорының Завод директоры бұйрығы Қаулы Н.Есов 20.12.91 N 125 Шешім 17.12.91 Тиістік өкімдік құжаттың басып шығарылуы "Бекіту грифі" реквизиті Құжаттарды келісіп алудың екі формасы Құжатты келісіп алудың сыртқы формасы Құжатты келісіп алудың ішкі формасы ("Келісіп алу" реквизиті) ("Рұқсат белгі" реквизиті)
Келісілді Кадр бөлімінің бастығы Кәсіподақ комитеті мәжілісінің 07.08.91 хаттамасы Заң бөлімінің бастығы К.
Абдрахманов
03.08.91. N 27 ескертпелер қоса тіркеліп отыр 07.08.91
2.2.2.3.5 тармаққа 22-Қосымша Елтаңбалы мөр соғылатын құжаттардың үлгi тiзбесi Актiлер (құрылысы аяқталған объектiлердi, жабдықты, орындалған жұмыстарды қабылдаудың; есептен шығарып тастаудың; сараптаудың, т.б.
актiлерi).
Сенiм хаттар (товар-материалдық байлықтарды алуға, төрелікте iстер жүргiзуге, т.б. берiлетiн сенiм хаттар).
Шарттар (материалдық жауапкершiлiк, жеткiзiлiмдер, мердігерлiк, ғылыми- техникалық ынтымақтастық, үй-жайларды жалға алу туралы; жұмыстар атқару туралы, т. б. шарттар).
Тапсырмалар (объектiлердi, техникалық құрылыстарды жобалау, күрделi құрылыс, техникалық және басқалары жөнiндегi тапсырмалар).
Тапсырыстар (жабдыққа, өнертабысына, т.б. жөнiнде).
Өтiнiштер (аккредитив жөнiнде, акцепттен бас тарту туралы, т.б.).
Ұйымдардың диссертациялар мен авторефераттар жөнiндегi қорытындылары мен пiкiрлерi.
Орындау қағаздары.
Iссапар куәлiктерi.
Асыл металл шығынының нормалары.
Мөр таңбаларының және қаржы-шаруашылық операцияларын жүргiзуге хұқысы бар қызметкерлердiң қойған қолының үлгiлерi.
Ұсыныстар мен өтiнiштер (үкiмет наградаларын беру, т.б. жөнiндегi).
Кепiлдiк хаттар (жұмыстардың, қызметтердiң, т.б. орындалатынына).
Тапсырмалар (бюджеттiк, банкiлiк, зейнеткерлiк; төлемдiк; есеп айырысу шотынан шетелдiк валюта алуға; валютаны аударуға, т.б. берiлетiн тапсырмалар).
Министрлiктер (ведомстволар) туралы ережелер.
Хаттамалар (жеткiзiлiм жоспарларын келiсiп алудың, т.б.).
Реестрлер (банкiге табыс етiлетiн чектердiң, бюджеттiк тапсырмалардың).
Шығындар сметасы (басқару аппаратын ұстауға; жаңа бұйымдарды өндiруге әзiрлеп, өндiрудi игеруге; шарт жөнiндегi калькуляцияға; күрделi құрылысқа, т.б. жұмсалатын шығындар).
Анықтамалар (лимиттік; сақтық соманы төлеу туралы; жалақыға бюджеттік қаржыны пайдалану туралы; есептелген және берілуге тиісті жалақы туралы, т.б.).
Ерекшелеу (бұйымдарды, өнімдерді, т.б.).
Титулдық тізімдер.
Мемлекеттік кәсіпорындардың (бірлестіктер мен ұйымдардың) жарғылары.
2.2.3. Бөлімге 23-Қосымша Машинадан оқылатын құжаттар Келешектің "Қағазсыз" мекемесіндегі басқару құжаттамасының ажырамас бір бөлігі, ақпараттың негізгі көзі Машинадан оқылатын құжат - онда жазылған ақпаратты автоматтық түрде оқуға жарамды құжат (мемлекеттік 6.10.2-83 стандарты).
Машинадан оқылатын құжаттарды жасау үшін мынадай машина-құралдар пайдаланылады Магнитті Кассеталық Магнитті Майысқақ Магнитті Магнитті Перфотас.
таспалар магнитті табақтар. табақтар барабан. карталар палар (шарғысы. таспалар дың дар мен бірге) пакеттері Цифрлы оптикалық табақтар Аистер арасында алмасуға арналған ақпарат мемлекеттік 6.10.3-83 стандартқа сәйкес коммуникативтік форматтағы машина-құралға жазылады Белгіленген ретпен жасалған және хатталған машинадан оқылатын құжаттардың заңды күші бар.
Бұл құжаттарды заңды күшіне енгізудің шарттары мемлекеттік 6.10.4-84 стандарттың "есептеу техникасы құралдарымен жасалатын машинадан оқылатын және машинограммадағы құжаттарды заңды күшіне енгізудің шарттары негізгі ережелерде" белгіленген. Стандарттың ережелері оны қолдану жөніндегі әдістемелік нұсқауларда (РД 50-613-86) нақтыланған.
Ұйымдарда мемлекеттік 6-10-4-84 стандартты енгізу мен қолдануды үкімдік құжат (бұйрық, қаулы) реттейді.
Енгізу жөніндегі шаралардың тізбесі жоспар-график түрінде хатталады.
23-қосымшаның жалғасы Машинадан оқылатын құжаттардың мiндеттi реквизиттерi мыналар:
* Құжатты жасаушы ұйымның аты (ОКПО бойынша);
* Құжатты жасаушы ұйымның орналасқан жерi;
* Құжаттың аты (ОКУД немесе басқару құжаттамасының салалық классификаторы бойынша);
* Құжаттың жасалған күнi (Мемлекеттiк 6.38-90 стандарт) талаптарына сәйкес);
* Құжатты жасағаны үшiн жауапты адамның коды немесе, мiндеттi түрде, құжатты бекіткен адамның коды;
Қосымша реквизиттер министрлiктер мен ведомстволардың шешімі бойынша қолданылады (мысалы, машинадан оқылатын құжатты куәландыруға хұқы бар адамның телефон, телетайп нөмiрi, қызметi және фамилиясы көрсетiлуi мүмкiн).
Машинадан оқылатын құжаттардың түпнұсқаларының, төлқұжаттарының, көшiрмелерiнiң заңды күшi бiрдей. Машина - құралға ең бiрiншi жазба түпнұсқа болып табылады; мазмұны жағынан түпнұсқамен бiртектес кейiнгi жазбалар төлқұжат болып табылады, түпнұсқадан немесе төлқұжаттан қайта жазып алынған құжаттар көшiрмелер болып табылады.
Түпнұсқаны құжатты жасаған ұйым ғана өзгерте алады; төлқұжаттар мен көшiрмелерге өзгертулер бұл жайында жасалған хабарлар негiзiнде енгiзiледi.
Ұйымдар арасында машинадан оқылатын құжаттарды алмасу олар жасайтын шарт арқылы реттелiп отырады (РД 50-613-86-ға сәйкес).
Машинадан оқылатын құжат мемлекеттiк 6-10. 4-84 стандарт талаптары орындалып, жолдама хатқа қол қойылғаннан кейiн заңды күшiне енедi.
Машинадан оқылатын құжаттарды қабылдап алу олардың есебiн жүргiзу, оларды сақтау және пайдаланылуын ұйымдастыру РД 50-524-84-ке сәйкес жүзеге айырылады. Әдiстемелiк нұсқаулар. Машинаға жазылған құжаттарды сақтаудың ретi.
24-Қосымша
Ведомствоның аты
Ұйымның аты
Хаттамадан көшірме
00.00.00. N 18
Алматы қаласы
Кәсіподақ комитетінің мәжілісі Төраға - И.К.Жүсіпов Хатшы - Е.М.Власова Қатысқандар: 18 адам (тіркеу парағы жалғанады)
Күн тәртібі:
1. Пионер лагері туралы хабарлама Баяндамашы - кәсіподақ комитетінің төрағасы И.К.Жүсіпов
2. балалар санаторийіне жолдамалар бөлу.
Баяндамашы - кәсіподақ комитеті төрағасының орынбасары - Т.Н.Рогова.
3. Тыңдалады:
Т.Н.Рогова балалар санаторийіне арнап бірлестікке шілде айына 5 орын берілетін болды.
Қаулы етті: Бірлестік емханасының бала дәрігері Д. Омароваға санаториялық режимге мұқтаж балалардың тізімін жасау тапсырылсын.
Тізім 00.00.00. кәсіподақ комитетіне табыс етілсін.
Төраға
Хатшы
Дұрыс:
Инспектор
00.00.00 2 Бөлімге 25-Қосымша Жеделхат Ақтөбе Актюбтяжстрой бірлестігі Жомартовқа Көлік құрылысы министрлігі тұрғын үй құрылысының қағанаттанғысыз жүргізілу мәселесі жөніндегі хат жолдады. нкт Үйді үстіміздегі жылы пайдалануға беру жоспарының орындалуын қамтамасыз ету жұмыстарын жеделдету шараларын қолданыңыз. нкт 273/02 Насыров ___________________________________________________________
480091. Алматы Азаматтық тұрғын үй Бейбітшілік көшесі, 96 құрылысы басқармасы "Казахстандорстрой" мемле. Савельев 33 11 77 кеттік акционерлік-құрылыс концернінің президенті А.Г. Насыров
23.02.92
Мөр 26-Қосымша
Телефонограмма
26.01.92 N 48/1-7
14.30 N 115 мектептің Алматы қаласы Директоры Б.А. Ақаевқа
27.01.92. 15.30-да N 199 кәсіптік-техникалық училищенің акті залында Калинин ауданындағы мектептер директорларының кәсіптік бағдар мәселесі бойынша кеңесі болады. Училищенің мекенжайы: Гагарин даңғылы, 11-А.
Училище директоры
Хабарлаған хатшы
Қабылдап алған хатшы 27-Қосымша Құрылымдық бөлімшенің аты Құжатты алушы (адресат)
Бұрыштама
Баяндау хат
___________N
Тәртіптің бұзылуы туралы Ақпараттың үлгі құрамы Тегі Аты Әкесінің аты Қызметі Құрылымдық бөлімше Осы ұйымда қай кезден бері жұмыс істейді Тәртіп бұзылуының түрі және күні Тәртіп бұзылуының жазбаша түсініктемесі Тәртіптік жауапқа тарту туралы пікір Құрылымдық бөлімшенің басшысы қолы толық жазылуы 28-Қосымша "Каздорпроект"
Мемлекеттік-жобалау институты N 2 Бала бақша Анықтама
10.08.92. N 113
Сәуле Иманбекқызы Аманжолова жолдас институттың жобалау- конструкторлық бөлімінің техник-конструкторы болып жұмыс істейді.
Айлық жалақысы 540 сом.
Кадрлар бөлімінің бастығы мөр қолы 29-Қосымша Бақылау-тексеру бөлімі "Алматыкітап" бірлестігінің Бас директоры А.В. Тоқтаровқа
12.04.92
N 8 дүкенде құжаттық тексеруді тағайындау туралы
09.04.92-де N 8 дүкеннің тауарлар қорларын түгендеген кезде 1921 сом қаржының кітап және кеңсе тауарлары жетіспейтіні анықталды. N 8 дүкеннің
01.01.92-ден бастап 09.04.92-ге дейінгі аралықтағы тауар операцияларын құжаттар негізінде тексеруді тағайындауыңызды өтінемін.
Бөлім бастығының орынбасары 30-Қосымша Өндірістік бөлімі Бірлестіктің Бас директоры А.А. Заманбаев жолдасқа Түсініктеме хат
12.01.92 N 46/2
Үш цехтың қуаттаған мәліметтері болмағандықтан 1991 жылы аммиак өндіруге арналған жабдықты орнату жөніндегі жиынтық есеп белгіленген мерзімде табыс етілген жоқ.
Бөлім бастығы 31-Қосымша Техникалық бөлім Цех бастығы В.К.Исаевқа Хабар
15.11.92. N 3/259
Кеңес өткізілетіні туралы 1992 жылғы қарашаның 25-сінде сағат 10-да техникалық бөлімде бірлестікте өндірілетін өнімдер негізінде белгілі технологияларды игеру және АКП жаңа рецептураларын жасау жөніндегі жұмыстарды одан әрі жалғастыру мәселесі жөнінде кеңес болады.
Кеңестің жұмысына қатысуыңызды өтінеміз.
Техникалық бөлімнің бастығы қолы Өндірістік бөлімінің бастығы 32-Қосымша Құрылымдық бөлімшенің аты Құжатты алушы (адресат)
Өтініш
Мені________________________ байланысты _____________ ауысу себебі құрылымдық бөлімшенің аты _________________________________ ауыстыруыңызды өтінемін.
қызметтің аты
Қызметкердің қолы толық жазылуы 33-Қосымша Алматы электроника заводы КазНИИКТ директорының орынбасары А.Жүнісов Пікір жолдасқа
15.11.92 N 39/1-18-141-ге 480051, Алматы Алматы қаласы Қабанбай батыр көшесі, 4 Н.А.Юсуповтың "Электротехника өнеркәсібінде ұйымдық-өкімдік құжаттаманы классификациялау туралы" мақаласына Қарастырылып отырған мақала автордың 1990-1991 жылдарда жүргізген ұйымдық-өкімдік құжаттарды классификациялау мен кодтаудың ұтымды принциптерін жасау жөніндегі үлкен еңбегін бейнелейді.
Ұсынылып отырған материалдың практикалық үлкен мәні бар, оны мақала түрінде салалық журналда жариялаған дұрыс болады. Бұл үшін автордың мыналарды істегені жөн болар еді Нотиу лабораториясының бастығы қолы
3.2.2 тармаққа 34-Қосымша Құжаттарды орындаудың типтiк мерзiмдерiнiң тiзбегi Қабылдау актiсiне жобалық өнiмдi жөнелткен (берген) кезеңінен бастап 45 күннен кешiктiрмей қол қойылады; кемшiлiктерi бар екенi туралы актi өнiм алынғаннан кейiн 10 күннен кешiктiрмей жасалады.
Товарлар беру жөнiндегi шартқа шарттың жобасы алынғаннан кейiн қол қойылады және 10 күннен кешiктiрмей (ұзақ мерзімдiлерi үшiн - 20 күннен кешiктiрмей) қайтарылады; шарт жасау туралы ұсынысқа жауап қайтару - ұсыныс алынғаннан кейiн 10 күн мерзiм iшiнде берiледi.
Қаржы органдарының терiс iстерi немесе өкiмдерi жөнiндегi шағым келiп түскен күнiнен бастан 5 күннен кешiктiрiлмейтiн мерзімде қаралады.
Өнiм жөнiнде берiлетiн тапсырыс хабар алынғаннан кейiн 10 күн мерзiм iшiнде қол қойып, табыс етiледi.
Сатып алушының өтiнiмi - ол алынғаннан кейiн үш күннен кешiктiрiлмей орындалады.
Азаматтардың өтiнiштерi мен шағымдары - келiп түскен күнінен бастап бiр айға дейiнгi мерзiм iшiнде; қосымша зерттеу тексерудi қажет етпейтiндерi - шұғыл, 15 күннен кешiктiрiлмей қаралады.
Әскери қызметшiлер мен олардың отбасы мүшелерiнiң өтiнiштерi мен шағымдары ТМД және республикалық органдарда келiп түскен күнiнен бастап 15 күнге дейiнгi мерзiм iшiнде; жергiлiктi органдарда, кәсiпорындарда, мекемелерде және ұйымдарда - шұғыл, келiп түскен күннен бастан 7 күннен кешiктiрiлмей қаралады.
Жоғарғы Кеңес депутатының сауалына - Жоғарғы Кеңестiң сессиясында үш күннен аспайтын мерзiмде жауап берiледi.
Машиналарды пайдалану мәселелерi жөнiндегi жазбаша консультация - сауал алынғаннан кейiн 10 күннен кешiктiрiлмейтiн мерзiмде; өнiм беру жөнiндегi наряд қорлар бөлiнгенi туралы хабар алынғаннан кейiн 15 күннiң iшiнде берiледi.
Өнiм жөнiндегi пiкiр сұрастыру парағы - наряд алынған кезден бастап 20 күн мерзiм iшiнде берiледi.
Стандарттың жобасы жөнiндегi пiкiр стандарттың жобасы алынған күннен бастап бiр айдан кешiктiрiлмей жасалады және жiберiледi; машиналардың жұмысы туралы - 10 күн мерзiм ішiнде.
Бухгалтерлік есеп пен жылдық баланс алынған күнінен бастап 15 күн мерзім ішінде қаралып, бекітіледі және олар жөніндегі шешімдер хабарланады.
Жоғары мекемелер мен ұйымдардың тапсырма хаттары мен сауал хаттары - солардың өзiнде көрсетiлген мерзiмге дейiн немесе 10 күн iшiнде (қосымша зерттеу мен тексерудi қажет етпейтiндерi бойынша); кәсiпорындардың (бiрлестiктердiң), мекемелердiң, ұйымдардың хаттары - 10 күнде қаралады.
Төлем тапсырмасы тауарлар алынғаннан кейiнгi келесi күннен кешiктiрiлмей көшiрiп алынып, банк мекемесiне тапсырылады.
Өнiмдердiң түр-түрiн дәлiрек анықтай түсу туралы ұсыныс - ұсыныс алынғаннан кейiп 10 күннен кешiктiрiлмей шарттың күшiн жою немесе өзгерту туралы - ұсыныс алынғаннан кейін 10 күннен кешiктiрмей;
Азаматтардың ұсыныстары - қосымша зерттеудi талап етпейтiн ұсыныстарды былай қойғанда бiр айға дейiнгi мерзім iшiнде;
Жоғарғы Кеңес депутаттарының ұсыныстары мен мәлiмдемелерi- бiр айға дейiнгi мерзiм iшiнде; қосымша зерттеу мен тексерудi талап етпейтiндерi - шұғыл;
Жергiлiктi әкiмшiлiктердiң ұсыныстары - бiр ай мерзiмнен кешiктiрiлмей;
Жергiлiктi әкiмнiң шешiмi, өкiмдерi, егер оларда нақты мерзiм көрсетiлмеген болса, 7 күн iшiнде орындалады.
Депутаттардың халық депутаттары қалалық, қаладағы аудандық кеңестерiнiң сессияларындағы ұсыныстары мен ескертпелерi 10 күн мерзiм iшiнде Халық депутаттары облыстық кеңесiнiң ұсыныстары: қараудың нәтижелерi бiр ай мерзiмнен кешiктiрiлмей хабарланады;
Халық депутаттарының қалалық, аудандық кеңесiнiң ұсыныстары - 10 күн мерзiмнен кешiктiрiлмей;
Министрлердiң министрлер кабинетiнiң құжаттарын орындауға байланысты бұйрықтары мен нұсқаулары - көрсетiлген мерзiмiне сәйкес;
Пiкiр алшақтығы туралы хаттама жасалып, 10 күн мерзім iшiнде жiберiледi, 20 күн мерзiмде қаралады.
Халық депутаттарының облыстық округтiк кеңестерi тұрақты комиссияларының ұсыныстары қаралуының нәтижелерi бiр айдан аспайтын мерзiмде немесе комиссиялар белгiлеген мерзiмде хабарланады.
Халық депутаттары облыстық Кеңесiнiң шешiмдерi 10 күн мерзiмнен ешiктiрiлмей тиiстi орнына жеткiзiп берiледi.
Халық депутаттары қалалық, аудандық Кеңесiнiң шешiмдерi - жетi күн мерзiмнен кешiктiрiлмей жеткiзiп берiледi.
Қосымша келісім: алынған күнінен бастап үш күннен кешіктірілмей қол Тауарларды жылдық ерекшелеу жыл басталғанға дейін кемінде 45 күн бұрын келісіліп алынады; тоқсандық ерекшелеу тоқсан басталғанға дейін 45 күн бұрын жөнелтіледі; алынғаннан кейін 10 күннен кешіктірілмей қаралады және қол Стандарт келіп түскен күнінен бастап 15 күннен аспайтын мерзімде жобасы келісіледі.
Шұғыл шешуді талап ететін жеделхаттар - екі күнге дейінгі мерзім ішінде;
басқалары - 10 күн ішінде қаралады.
3.5.5 тармаққа 35-Қосымша 36-Қосымша Тіркеу-бақылау нысандарының (ТБН)
негізгі реквизиттерін толтырудың ережесі Реквизиттер Толтыру жөніндегі түсініктемелер Құжат түрінің аты Тіркелетін құжаттың түрінің атына сәйкес толтырылады. Хаттар тіркелетін кезде баған толтырылмайды.
Автор (хат алысушы) Келіп түскен құжатты тіркеген кезде құжаттың авторы - ұйымның (адамның) аты жазылады.
Жөнелтілетін құжаттарды тіркеу кезінде ұйымның (адамның) - хат алысушының аты жазылады.
Ұйымның атын қысқаша жазу тәсілін қолдануға рұқсат етіледі.
Құжаттың мерзімі Құжатқа автор-ұйым белгілеген мерзім тіркеу- бақылау нысандарына түсіріледі: араб цифрларымен үш жұп етіп күні, айы, жылы көрсетіледі Құжаттың индексі Құжатқа автор-ұйым белгілеген индекс ТБН-ге келіп түскен немесе жөнелтілетін құжаттан түсіріледі.
Келіп түскен мерзімі Құжаттың ұйымға келіп түскендігі күні, үш жұп араб цифрларымен тіркеу штампынан ТБН-ге түсіріледі.
Келіп түсуі индексі Құжатты алушы ұйымның құжатқа белгілеген индексін құжат келіп түскен соң тіркеген кезде тіркеу штампынан ТБН-ге түсіреді.
Құжат орындалғаннан кейін істердің номенкла.
турасы бойынша істің номерімен немесе басқа индекстермен толықтырылады.
Құжаттың тақырыбы немесе Құжатта тұжырымдалған тақырып көшіріп қысқаша мазмұны алынады. Құжатта тақырып болмаса, оны құжаттаманы басқару қызметінің қызметкері өзі қалыптастырады.
Бұрыштама Құжаттан тапсырманың негізгі мазмұны, авторы және бұрыштаманың мерзімі, атқарушы ТБН-ге түсіріледі Орындалу мерзімі Үш жұп цифрымен күні, айы, жылы көрсетіледі.
Жөнелтілетін инициативалық құжатты тіркеу кезінде күтілетін жауаптың мерзімі жазылады Орындалуы туралы Мәселенің нағыз мәнінде шешілгенінің белгі қысқаша жазбасы немесе жауап құжаттың мерзімі мен индексі Істің номері Істердің номенклатурасына сәйкес істің индексі
3.5.8. тармаққа 37-Қосымша Келіп түскен құжаттарды тіркеу Журналы Құжаттың Хат алысушы, Қысқаша Бұрыштама Орындалуы келіп түскен келіп түскен мазмұны немесе құжат туралы белгі күні және құжаттың күні кімге жібе.
индексі және индексі рілген Жөнелтілетін және ішкі құжаттарды тіркеу Құжаттың күні Хат алысушы Қысқаша Құжаттың орындалуы және индексі мазмұны туралы белгі
3.9.3 тармаққа 38-Қосымша Жеке бақылануға тиісті құжаттардың орындалуы туралы Мәлімет 19__ жылғы ________________ жағдай Рет | Құрылымдық |Бақылаудағы құжаттар | Олардың ішінде құжаттар NN | бөлімшенің аты |_____________________|_____________________________ | |барлығы|алдыңғы айда |орындал.|мерзі.|мерзі.|мерзі | | |келіп түскен.|ғандары |мінде |мі |өтіп | | |дері | |орын. |ұзар. |кеткен | | | | |далған|тылып.|дері | | | | |дары |орын. | | | | | | |далған| (мерзімі) Құжаттаманы басқару қызметі басшысының лауазымы (қолы)
Ескертпе. Мәлімет құжаттардың түрлері (бұйрықтар, алқаның шешімдері және т.б.) жөніндегі бағандармен толықтырылуы мүмкін.
А4 форматы (210х297)
39-Қосымша
Азаматтардың ұсыныстарының, өтініштерінің және шағымдарының орындалуы туралы Мәлімет Рет | Құрылымдық |Орындалу үстінде | Олардың ішінде NN | бөлімшенің аты |____________________ |_____________________________ | |барлығы|алдыңғы айда |мерзімінде |мерзімі өтіп | | |келіп түскені|орындалуда |кеткендері | | | |барлығы. |мерзімі | | | | |ұзартылған.| | | | |дары | Барлығы:
19__ жылғы ________ жағдайда ___________________________________ (құрылымдық бөлімшенің аты мен индексі)
Белгіленген мерзімінде орындалмаған құжаттардың Тізбегі Рет|номерлі құжат|құжаттың|орындалу|орындаушы|мерзімінде|орындалуы.|қашан NN |қайдан келіп |қысқаша |мерзімі |ның фами.|орындалма.|ның жайы |орынд |түсті және |мазмұны | |лиясы мен|уының се. | |алады |құжаттың | | |қызметі |бебі | | |мерзімі | | | | | | Ескертпе. 6-8 бағандар орындаушының құрылымдық бөлімшесінде толтырылады.
3.10.1.1 тармаққа 41-Қосымша Қазақстан Республикасының Бекітемін Өнеркәсіп министрлігі Заводтың директоры Алматы машина жасау заводы Істердің Номенклатурасы 25.12.91
10.12.91 N 01-11 1992 жылға арналған Істің |Істің тақырыбы (том.|Істердің| Істі (томды, бө.| Ескертпе индексі|ның, бөлімнің) |(томдар.|лімді) сақтаудың | | |дың. бө.|мерзімі және бап.| | |лімдер. |тардың тізбектегі| | |дің)саны| номерлері | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 Жоспар-экономика бөлімі 5-03 Заводтың бөлімшелері тұрақты, Сақтау мерзімдері қызметінің шаруашылық 38 бап көрсетілген типтік есеп қызметі туралы құжаттардың тізбегі, ережелер. Түп нұсқалар М., 1989 5-08 Өнімдер өндіру жөнін. тұрақты, дегі жылдық жоспарлар 166-бап 5-19 Шикізат пен материал. 5 жыл, дардың нормалары жө. 1635 бап ніндегі есептер басшысы қызметінің аты Алматы машина жасау заводы Қазақстан Республикасы сарапшылық комиссиясының Орталық мемлекеттік хаттамасы архиві тұрақты сарапшылық комиссиясының хаттамасы
16.12.91. N 1 20.12.91 N 20 1991 жылғы басталған істердің категориялары мен саны туралық қорытынды жазба.
Сақталу мерзімдері | Барлығы | Оның ішінде бойынша | |____________________________________ | |келесі мерзімге | "СТК" белгісі | |ауысатындары | соғылғандары Тұрақты Уақытша (10 жылдан аса)
Уақытша (10 жыл аяқталғанша)
Барлығы
25.12.92
Қорытынды мәліметтер ведомстволық архивке табыс етілді.
28.12.92
3.10.4.5 тармаққа 42-Қосымша Құжаттарды сақтау мерзімдерін айқындауға арналған нормативтік- тәсілдемелік құжаттардың Тізбесі Мемлекеттік комитеттердің, министрліктердің, ведомстволардың, басқа да мекемелердің, ұйымдардың, кәсіпорындардың қызметінде пайда болатын сақталу мерзімі көрсетілген типтік құжаттардың тізбегі. М., 1989 КСРО Мемлекеттік архивіне қабылданылуға тиісті құжаттардың тізбегі. М., КСРО Мемлекеттік архивтеріне қабылданылуға тиісті ғылыми-техникалық құжаттаманың тізбегі. М., 1969 КСРО Мемлекеттік архивтеріне қабылданылуға тиісті ғылыми-техникалық құжаттаманың тізбегі және ғылыми-техникалық құжаттаманың құндылығын сараптау жөнінде тәсілдемелік ұсыныстар. М., 1987 Мемлекеттік сақтауға қабылданылуға тиісті дыбыс жазбаларының тақырыптық тізбегі. М., 1980 Есептеу орталықтарындағы құжаттардың ұйымдастырылуы.
Тәсілдемелік құрал. М.,1981
3.1.5.1 тармаққа 43-Қосымша Өнеркәсіп министрлігі Құжаттаманы басқару қызметінің аты Номенклатурасы
30.11.91 N 01-04 1992 жылға Істің |Істің тақырыбы (том.|Істердің| Істі (томды, бө.| Ескертпе | |дің) | номерлері | 01-05 Министрліктің бұйрық. 5 жыл., Министрліктердің, тары. Көшірмелер 19 бап ведомстволардың және ... басқа ұйымдармен мен кәсіпорындардың 01-10 Министрлік және оның Жаңаларымен қызметінде пайда болған, құрылымдық бөлімше. ауыстырылған. сақталу мерзімі лері туралы ережелер, нан кейін көрсетілген көшірмелер 3 жыл. типтік құжаттардың ... 37 бап тізбегі М., 1989 01-34 Ғылыми-техникалық 15 жыл., ақпаратты ұйымдастыру СТК, және өндірісті басқаруды 868 бап автоматтандыру жөніндегі құжаттар (баяндау хаттары, анықтамалары, қорытын.
дылар)
01-38 Мейманханалардан 1 жыл., орын алып беру туралы 1095 бап хаттар 01-42 Мөрлер мен штамптарды 3 жыл., беру есебінің журналы 1079 бап 43-қосымшаның жалғасы Архив меңгерушісі (архив үшін жауапты адам)
Т.Қ.Ақаева
02.12.91.
3.12.2 тармаққа 44-Қосымша Ұйымның аты Бекітемін Акт Ұйым басшысы қызметінің аты ______N____________ қолы толық жазылуы (жасалған жері)
күні
Сақталынбайтын құжаттарды жоюға бөліп шығару (сақтау мерзімі көрсетілген құжаттардың, тізбектің аттары мен тиісті деректері)
негізінде ғылыми тарихи құндылығы жоқ және практикалық маңызын жойған құжаттар ретінде N____ қордан бөліп алынып, жоюға іріктеп алынды (қордың аты)
Рет |Істің тақы.|Істің мер.|Тізбекте.|Номенкла.|Істердің|Істі(томды,|ескер нөмі|рыбы немесе|зімі неме.|мелердің |тура бой.|(томдар.|бөлімді) |тпе рі |істердің |се бастап.|(номен. |ынша іс. |дың, бө.|сақтаудың | |топтық |қы және |клатура. |тің(том. |лімдер |мерзімдері | |тақырыбы |соңғы |лардың) |ның, бө. |дің) |және бастап| |уақыты |... жылғы |лімнің |саны |қы тізбек. | | | |(жылдар. |индексі | |темедегі | | | |дағы нөм.|немесе | |нөмірлері | | | |ірлері |істің | | | | | | |тізбекте.| | | | | | |медегі | | | | | | |нөмірі) | | | қорытындыда __________жылдардағы____________________ істер (цифрша және жазбаша)
________ жылдарда тұрақты сақталатын істердің тізбектемелері бекітілді, ал адамда құрамы жөнінде ЭПК мен келісілді _____________ ________________________ ______ хаттама 19__жылғы ______N____ (архив мекемесінің аты)
Құжаттардың құндылығын сарапқа салған адамның қызметінің аты қолы толық жазылуы Мақұлданды ОСК (СК) хаттамасы 19___ жылғы N_____ 44-қосымшаның жалғасы Салмағы ____________________килограмм_________ құжаттар____________ (цифрша және жазуша)
(ұйымның аты)
_______________________19___ жылғы N______ қабылдау-тапсыру қағазы бойынша өңдеуге тапсырылды Құжаттардың тапсырған ұйым қызметкері Қызметкері қызметінің аты қолы толық жазылуы Есептегі құжаттарға өзгерістер енгізілді Ведомстволық архив қызметкерінің қызметінің аты (іс жүргізу қызметінің есептегі құжаттарға өзгерістер енгізген қызметтің) қолы толық жазылуы Формат А4 (210Х297мм)
Сақталмайтын құжаттарды жою үшін бөліп алу туралы актінің нысаны
3.12.4 тармаққа 45-Қосымша
3.12.5 тармаққа 46-қосымша (ұйымның аты) ________________________________________________________________ (құрылымдық бөлімшенің немесе қоғамдық ұйымның аты)
Бекітемін
Құрылымдық бөлімше (қоғамдық ұйым)
Тізімдеме N
(бөлімнің аты)
Рет |Істің(том.|Істің (том.|Істің (том.|Істегі (том.|Істі(томды, |Ескертпе нөмі|ның, бөлім|ның, бөлім.|ның, бөлім.|дағы, бөлім.|бөлімді сақ.| рі |нің) |нің) тақы. |нің) күні |дегі) парақ.|таудың) | |индексі |рыбы | |тардың саны |мерзімі | Осы тізбектемеге N______________________бастап N__________ дейінгі, оның ішінде:
Литерлі нөмірі:
Есепке алынбаған нөмірі: ________________істер енгізілді.
Тізбектемені жасаушы адамның қызметі қолы толық жазылуы 46-Қосымшаның жалғасы Келісілді Мақұлданды** Ұйымның құжаттама басқару Құрылымдық бөлімшенің сарапшы қызметі басшысының лауа. комиссиясының хаттамасы зымы қолы толық жазылуы 00.00.00._________N _______________________ істер мен ____________________________ (цирфша және жазбаша) (цифрша және жазбаша)
мен құжаттардың тіркеу-бақылау карточкаларын өткіздім.
Құрылымдық бөлімше қоғам- дық ұйым қызметкері қызме.
тінің аты қолы толық жазылуы _______________________ істер мен _____________________________ (цифрша және жазбаша) (цифрша және жазбаша)
Құжаттардың тіркеу-бақылау карточкаларын қабылдап алдым Ведомстволық архив қызметкері Формат А4 210Х297 мм Ұйымның құрылымдық бөлімшесінің қоғамдық ұйымның тұрақты, уақытша 10 жылдан астам сақталатын істерінің және адамдар құрамы жөніндегі тізбектемесінің формасы.
*Тұрақты сақталатын істердің тізімдемесінде 6-бағанды жазбайды.
**Құрылымдық бөлімшенің сарапшы комиссиясы болса.

На русском языке:
Қазақстан Республикасының Үкіметі Постановление Кабинета Правительство Республики Казахстан (Қазақстан Республикасының Премьер-Министрі)
Министров Республики Казахстан (Премьер-Министр РК)
от 30 июня 1992 года N 562.
Утратило силу постановлением Правительства Республики Казахстан от 26 февраля 2003 года N 204 Об утверждении Основных правил документирования и управления документацией в объединениях (предприятиях), учреждениях и организациях всех организационно-правовых форм Республики Казахстан В целях совершенствования процессов документирования и управления документацией, повышения качества управленческого труда и установления единых подходов в работе с документами на предприятиях, в учреждениях и организациях Республики Казахстан Кабинет Министров Республики Казахстан постановляет:
1. Утвердить "Основные правила документирования и управления документацией в объединениях (предприятиях), учреждениях и организациях всех организационно-правовых форм Республики Казахстан" (прилагается).
2. Министерствам, государственным комитетам, ведомствам, предприятиям, учреждениям и организациям:
принять меры по внедрению Основных правил;
привести в 3-х месячный срок в соответствии с Основными правилами существующие ведомственные инструкции и другие нормативно-методические разработки по вопросам документирования и хранения документов;
формы бланков на организационно-распорядительную документацию, учебные программы, планы обучения и повышения квалификации по вопросам работы с документами архивов согласовывать с Главным архивным управлением при Кабинете Министров Республики Казахстан и его органами на местах.
3. Главному архивному управлению при Кабинете Министров Республики Казахстан, управлениям архивами и документацией глав областных администраций оказать методическую помощь министерствам, государственным комитетам, ведомствам, предприятиям, учреждениям, организациям во внедрении в практику Основных правил, для чего практиковать проведение семинаров, курсов и других мероприятий, в том числе на коммерческой основе, по их изучению.
4. Управлению Делами Аппарата Президента и Кабинета Министров Республики Казахстан обеспечить издание "Основных правил документирования и управления документацией в объединениях (предприятиях), учреждениях и организациях всех организационно-правовых форм Республики Казахстан" в количестве 15 тысяч экземпляров.
5. Министерству печати и массовой информации Республики Казахстан обеспечить пропаганду основных положений указанных правил.
6. Признать утратившим силу постановление Совета Министров Казахской ССР от 28 октября 1969 г. № 660 " Об упорядочении делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях Казахской ССР" (СП КазССР, 1969 г., № 22, ст. 117).
Премьер-Министр
Республики Казахстан
Утверждены постановлением Кабинета Министров от 30 июня 1992 г. № 562 Основные правила документирования и управления документацией в объединениях (предприятиях), учреждениях и организациях всех организационно-правовых форм Республики Казахстан
1. Общие положения
1.1. Основные правила документирования* и управления документацией** устанавливают обязательные для всех объединений, предприятий, учреждений и организаций любых организационно-правовых форм*** общие требования к созданию официальных документов и организации работы с ними, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и репрографии.
Примечания:* Документирование - процесс создания комплекса документов, необходимого для функционирования организаций.
** Управление документацией - организация работы по учету, движению и хранению документов, обеспечению поиска и использования содержащейся в них информации.
*** В дальнейшем именуются "организации".
1.2. Правила призваны содействовать совершенствованию процессов документирования и управления документацией, обеспечения информацией по ней путем унификации состава и форм документов, повышению их качества, интенсификации работы служб управления документацией на базе рациональной организации труда и внедрения новейших технических средств.
1.3. Правила определяют общие принципы документирования и управления документацией. Организации могут применять данные правила или на их основе разрабатывать и утверждать по согласованию с Главным архивным управлением при Кабинете Министров Республики Казахстан (Главархив Республики Казахстан) и его органами на местах ведомственные инструкции, отражающие специфику их работы.
1.4. Ответственность за состояние документирования и управления документацией возлагается на руководителя организации, а в структурных подразделениях - на их руководителей.
1.5. Руководство и контроль за процессами документирования и управления документацией, их дальнейшее совершенствование осуществляет специальная служба управления документацией, образуемая в каждой организации и действующая и соответствии с положением, разработанным на основе типового (приложение 1).
В небольших организациях и структурных подразделениях, где по штату не предусмотрена такая служба, непосредственная ответственность за управление документацией возлагается на одного из должностных лиц, с доплатой за выполнение этой работы.
1.6. Вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены с требованиями к документированию и управлению документацией.
1.7. При смене руководителя службы управления документацией или ответственного за управление документацией все дела и документы передаются по акту назначенным на их место работникам (приложение 2).
1.8. За нарушение правил документирования и управления документацией руководители, специалисты и служащие организаций несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.9. Учреждения государственной архивной службы оказывают организациям методическую помощь по внедрении Правил, согласовывают их нормативные документы по документированию и управлению документацией и осуществляют контроль в этой области.
2. Документирование
2.1. Состав, унификация и стандартизация документов
2.1.1. Комплекс документов, создаваемых в организации, определяется кругом решаемых в процессе деятельности вопросов, объемом и характером компетенции, порядком разрешения вопросов (на основе единоначалия или коллегиальности), объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.
Например, в соответствии с действующим законодательством органы управления издают следующие распорядительные документы: Кабинет Министров - постановления, Премьер-министр и его заместители - распоряжения;
министерства - приказы, указания; государственные комитеты, комитеты и комиссии - постановления, приказы, указания; администрация предприятий - приказы, постановления, указания; кооперативные организации - решения;
общественные организации - постановления, распоряжения.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений, приказов.
Постановления, решения - правовые акты, принимаемые органами коллегиального управления. Приказы, распоряжения, указания - правовые акты, имеющие властный характер, принимается официальными должностными лицами, наделенными полномочиями единоначалия.
2.1.2. Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме (приказ, постановление и др.).
Совместные распорядительные документы органов, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме "совместного решения", которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.
2.1.3. Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация этот вопрос решает самостоятельно.
Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.
Распорядительный документ может быть отменен (изменен)
распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приоставлено соответствующими компетентными органами.
Проекты документов, затрагивающие интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с ними. В случае разногласий к проекту прикладываются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.
2.1.4. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах.
Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов становлений или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).
Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом.
В особых случаях выступавший должен завизировать стенограмму своего выступления. Если ход заседания записывается на магнитную ленту, она хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами, М., 1980.
2.1.5. В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и др.
При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др.
2.1.6. Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документа, планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др., перечень которых содержится в классификаторах управленческой документации (приложение 3).
2.1.7. Единство правил документирования деятельности организаций обеспечивается применением унифицированных систем документации.
ГОСТ 6.10.1-88 "Унифицированные системы документации (УСД).
Основные положения" устанавливает 16 унифицированных систем документации (УСД): плановой, отчетно-статистической, первичной учетной, финансовой и бухгалтерско-отчетной, расчетно-денежной, организационно-распорядительной, по ценообразованию, по материальнотехническому снабжению и сбыту, по торговле, по внешней торговле, проектной для строительства, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению, по труду и социальным вопросам, по оперативному планированию и управлению работой транспортного узла, по бытовому обслуживание населения.
Унифицированные системы в свою очередь подразделяются на подсистемы, виды, разновидности документов. Например, в системе организационно- распорядительной документации можно выделить документы распорядительные (постановления, распоряжения, решения, приказы); организационные (уставы, положений, инструкции); протоколы; информационно-справочные документы (справки, докладные записки, объяснительные записки, акты, служебные письма, сопроводительные письма, письма-приглашения, информационные письма, рекламные письма-извещения, письма-подтверждения, письма-напоминания, гарантийные письма, инициативные письма, письма-ответы, телеграммы, договоры и трудовые соглашения.
Выбор систем документации и видов документов организаций производят в соответствии со спецификой своей деятельности.
2.1.8. В целях облегчения выбора и сокращения количеств применяемых форм документов и их унификации организации разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации их функций и задач (приложение 4). В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой управления документацией.
Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.
2.1.9. Если нет отраслевого табеля, необходимо довести требования унификации документов до непосредственных исполнителей, которые несут ответственность за оформление, изложение содержания и стиль документа, выполнение требований к документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.
2.1.10. Должны соблюдаться требования, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки с помощью средств выразительной техники, качество документов, как потенциальных исторических свидетельств, что достигается применением стандарта на документы (приложение 5).
2.2. Оформление официальных* документов Примечание: *Официальный документ - документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке (под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных и административно- хозяйственных обязанностей).
2.2.1. Обязательные реквизиты документов и их оформление
2.2.1.1. Обязательными реквизитами документов всех систем являются:
наименование организации - автора документа; код организации - автора документа, название документа (кроме писем); заголовок; код формы документа;
дата документа; индекс; текст; визы; подпись; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
2.2.1.2. Наименование организации - автора документа и ее код указывается в соответствии с положением (уставом) об организации и соответствующими классификаторами.
Если документ оформляется не на бланке, то при оформлении писем проставляется штамп организации, при оформлении других документов наименование организации печатается машинописным способом или указывается в наименовании должности руководителя, подписывающего документ.
2.2.1.3. Название вида документа печатается прописными буквами (протокол, приказ, справка и т. д.) и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого функционального действия.
2.2.1.4. Заголовок - краткое изложение содержания документа - должен быть максимально емким и точно передавать смысл текста. Например: О направлении на учебу Е. Аскарова. Допускается не указывать заголовок к документу с текстом не более 10 строк.
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа.
Например: приказ (о чем?) о создании предприятия; протокол (чего?) заседания научно-методического совета.
Заголовки к текстам машинограмм оформляются по тем же правилам. Для указания числовых обозначений в реквизитах и текстах документов (дат, номеров глав, разделов, подразделов, пунктов, граф и других показателей в таблицах, списках, перечнях, реестрах и т. п.) применяются только арабские цифры.
Употребление римских цифр и буквенных обозначений запрещается.
2.2.1.5. Даты в документе должны оформляться цифровым способом.
Элементы даты приводятся в следующей последовательности: число, месяц, год.
Например: 20.05.92 или 20.05.1992.
Допускается вначале указывать год, затем месяц и число 1992.05.20.
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления даты: 20 мая 1992 г.
Дата документа проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. Все реквизиты на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются
2.2.1.6. Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, может дополняться индексом по номенклатуре дел, классификатора, корреспондента, исполнителя.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем. Например: 465/162/298.
2.2.1.7. Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой, состоящей из личной подписи визирующего, расшифровки подписи и даты визирования. При необходимости может быть указана должность визирующего.
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем в проекте делается соответствующая отметка.
Визы проставляются в экземплярах документов, остающихся в организации.
2.2.1.8. В состав подписи входит: наименование должности лица, подписывающего документ (полное или сокращенное, в зависимости от того, указано ли наименование организации в заголовочной части), личная подпись и ее расшифровка.
Директор завода подпись А. Жолдыбаев В документах, подготовленных комиссией, указывают распределение обязанностей в составе комиссии:
Председатель комиссии подпись М. К. Кадыров Члены комиссии подпись К. Есетов Н. Серикбаева Решения (постановления) коллегиальных органов подписывается председателем и секретарем. Если в день заседания коллегиального органа его председатель или секретарь отсутствовали, то в заголовочной части и подписи к протоколу заседания следует писать: "Председательствовал", "Запись вел", далее расшифровку инициалов и фамилий. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:
Директор института подпись С. М. Ахметов Главный бухгалтер подпись А. Наурызбаев При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне:
Заместитель министра Заместитель министра транспорта Республики торговли Республики Казахстан Казахстан подпись инициалы, фамилия подпись инициалы, фамилия Все экземпляры документов, остающиеся в делах организаций, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или заместитель его. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: перед заготовленной подписью - "и. о.", "зам.", под заготовленной подписью - "гл. инженер" и т. п.). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
К числу обязательных реквизитов документов (служебных писем, информационно-справочных документов, проектов организационно- распорядительных актов и т. п.) следует отнести отметку об исполнителе (авторе или составителе документов), которая включает фамилию исполнителя (без инициалов) и номер его служебного телефона и помещается на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа.
2.2.1.9. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна состоять из следующих данных: краткой справки об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении); слова "в дело", номера дела, в котором будет храниться документ; даты, подписи руководителя структурного подразделения или непосредственного исполнителя.
2.2.2. Оформление организационно-распорядительных документов Документация, создаваемая в процессе распорядительной и исполнительной деятельности организаций, входит в систему организационно-распорядительной документации (ОРД) (положения, уставы, инструкции, правила, штатные расписания, приказы, распоряжения, постановления, решения, протоколы, акты, служебные письма, докладные записки, справки, договоры, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, заявления, характеристики, автобиографии, личные карточки и др.).
Оформление документов, входящих в систему ОРД, должно соответствовать ГОСТ 6.38-90 "Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который устанавливает состав, расположение и содержание реквизитов (элементов) документа, требования к бланкам документов, некоторые требования к тексту документов, требования к документам, оформляемым машинописным способом.
2.2.2.1. Требования к бланкам
2.2.2.1.1. Бланки изготавливают типографским или иным способом по ГОСТ 6.38-90 на листах бумаги формата А4 (297х210 мм) и А5 (210х148 мм) и ГОСТ 9327 (приложения 6, 7).
2.2.2.1.2. Устанавливаются два вида бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов документов (приложения 8, 10). Изготовление бланков конкретных видов документов (приказы, протоколы и т. д.) допускается, если этих документов создает более 200 в год. При разработке таких бланков общий бланк дополняется названием вида документа (приложение 16).
2.2.2.1.3. Бланки должны иметь поля, мм левое - 20 верхнее - не менее 10 правое и нижнее - не менее 8.
2.2.2.1.4. Бланки каждого вида изготавливают на основе углового или продольного расположения реквизитов. Реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.
2.2.2.1.5. Изображение государственного герба* на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименований организаций, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более 20 мм.
Примечание: * Порядок изображения государственного герба, в том числе на бланках, а также организации, которым предоставлено право пользоваться изображением герба устанавливаются специальными правовыми актами.
2.2.2.1.6. Наименование организации (полное, сокращенное или аббревиатура) вышестоящих органов, а также структурного подразделения должны соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами.
Наименование структурного подразделения допускается наряду с типографским печатать машинописным способом.
2.2.2.1.7. В качестве эмблемы организации должен использоваться товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке.
2.2.2.1.8. На бланках писем указывают реквизиты: "Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, номер телетайпа, телефакса, номер счета в банке", "Дата", "Индекс", "Ссылка на индекс и дату входящего документа", "Код письма", "Код организации".
2.2.2.1.9. На общих бланках указывают реквизиты: "Дата", "Индекс", "Место составления или издания", "Код организации".
2.2.2.1.10. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколом.
2.2.2.1.11. Реквизиты бланка: наименование министерства или ведомства, наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, название вида документа, место составления или издания должны быть продублированы на двух языках. При продольном расположении реквизитов - слева на государственном языке, справа на языке межнационального общения, при угловом варианте - вверху на государственном, ниже на языке межнационального общения.
2.2.2.2. Оформление реквизитов
2.2.2.2.1. ГОСТ 6.38-90 устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:
1 - Государственный герб Республики Казахстан (п. 2.2.2.1.5. настоящих правил);
2 - эмблема организации (п. 2.2.2.1.7);
3 - изображения наград*;
Примечание: * Изображаются государственные награды Республики Казахстан 4 - код организации (п. 2.2.2.1.8);
5 - код документа (п. 2.2.2.1.8);
6 - наименование министерства или ведомства (п. 2.2.2.1.6.);
7 - наименование организации (п. 2.2.2.1.6.);
8 - наименование структурного подразделения п. 2.2.2.3.1.);
9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефакса, номер телефона, номер счета в банке (п. 2.2.2.1.8.);
10 - название вида документа (п. 2.2.1.3.);
11 - дата (п. 2.2.1.5.);
12 - индекс (п. 2.2.1.6.);
13 - ссылка на индекс и дату входящего документа (п. 2.2.2.3.12;);
14 - место составления или издания (п. 2.2.2.3.10.);
15 - гриф ограничения доступа к документу (п. 2.2.2.3.12.);
16 - адресат (п. 2.2.2.3.9.);
17 - гриф утверждения (п. 2.2.2.3.3.);
18 - резолюция (п. 2.2.2.3.2.);
19 - заголовок к тексту (п. 2.2.1.4.);
20 - отметка о контроле (п. 2.2.2.3.12.);
21 - текст (см. раздел 2.3.);
22 - отметка о наличии приложения (п. 2.2.2.3.8.);
23 - подпись (п. 2.2.1.8.);
24 - гриф согласования (п. 2.2.2.3.6.);
25 - визы (п. 2.2.1.7.);
26 - печать (п. 2.2.2.3.5.);
27 - отметка о заверении копии (п. 2.2.2.3.4.);
28 - фамилия исполнителя и номер его телефона (п. 2.2.2.3.11.);
29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело (п. 2.2.1.9.);
30 - отметка о переносе данных на машинный носитель (п. 2.2.2.3.13.);
31 - отметка о поступлении (п. 2.2.2.3.12.).
Стандартами предусматривается строго определенное место для размещения каждого реквизита документа и оно должно соответствовать указанной последовательности номеров реквизитов (см. приложение 6, 7, 19).
2.2.2.2.2. Требования к оформлению обязательных реквизитов, значащихся в приведенном перечне под №№ 4-6, 7, 10, 11, 12, 19, 21, 23, 25, 29, изложены выше (см. подраздел 2.2.1.).
В процессе подготовки и оформления ОРД состав обязательных реквизитов дополняется другими реквизитами.
2.2.2.3. Дополнительные реквизиты документов, их оформление
2.2.2.3.1. При необходимости в заголовочной части документа указывается наименование структурного подразделения, соответствующее утвержденной структуре.
2.2.2.3.2. Указания по исполнению документов даются в форме резолюции, в состав которой должны входить следующие обязательные элементы:
исполнитель, содержание поручения, срок исполнения. Резолюция подписывается и датируется (см. приложение 19).
2.2.2.3.3. Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан, является утверждение документа (приложение 20).
Документы утверждаются руководителем организации или вышестоящим руководителем, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.
Утверждение документа производится посредством грифа утверждения или издания соответствующего распорядительного документа. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу. Распорядительный документ необходимо составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения; если документ издается отдельно от утверждающего распорядительного документа, на нем проставляется гриф утверждения (приложение 21).
2.2.2.3.4. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.
Организация может выдать копии только тех документов, которые создаются в самой организации (положение это не распространяется на архивные учреждения и нотариат).
При решении дел, касающихся приема граждан на работу, учебу, удовлетворения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел организация может изготовить копии документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т. д.), в соответствии с действующим законодательством.
При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку, что подлинник хранится в данной организации.
Копия с документа воспроизводится рукописным, машинописным способами или средствами оперативной полиграфии. При изготовлении копии рукописным и машинописным способами текст документа воспроизводится полностью, включая элементы бланка.
Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику. Например:
Верно:
Инспектор отдела кадров подпись А. Омаров
03.05.92
При пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись должна удостоверяться печатью.
2.2.2.3.5. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица заверяется гербовой печатью (приложение 22).
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ.
2.2.2.3.6. Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.
Лист согласования составляется в тех случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования.
Например:
Лист согласования прилагается.
Подпись, дата
Лист согласования оформляется по следующей форме:
Лист согласования
Системы организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов. ГОСТ 6.38-90.
Согласовано Согласовано Зам. начальника Зам. начальника Госстандарта Главархива Республики Казахстан Республики Казахстан
23.12.92 22.12.92
2.2.2.3.7. Если к документу имеются приложения, то об этом указывается в тексте или после текста документа перед подписью.
В распорядительных документах (приказах, указаниях, постановлениях, решениях и распоряжениях) сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:
"Разработать и представить на утверждение график комплексного плана НОТ в цехе по форме, указанной в приложении 1".
При наличии нескольких приложений к решению на них проставляются порядковые номера: Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Знак "№" перед цифровыми обозначениями не ставится.
Сведения о наличии приложений к планам, отчетам, протоколам, извещениям, письмам и т. д. оформляются в следующем порядке.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количестве их экземпляров, например:
Приложение 1. Справка о подготовке школ к новому учебному году на 8 л.
в 2 экз.
2. Список школ на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, полное наименование которого воспроизводится в тексте, то отметка о наличии приложения дается по форме:
Приложение: на 5 л. в 3 зкз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение. Заключение Постоянной комиссии по здравоохранению
25.04.92 № 15 и приложение к нему, всего на 21 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
2.2.2.3.8. Документы-приложения могут быть трех видов:
- утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение);
- поясняющие или дополняющие содержание другого документа;
- направляемые с письмом в другие организации.
На приложениях к распорядительным документам и приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в правом верхнем углу печатают:
Приложение к решению главы Карагандинской областной администрации ____________________№__________________ При наличии нескольких приложений они нумеруются.
При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера.
Состав реквизитов и порядок оформления документов-приложений должен соответствовать требованиям унифицированной системы документации, к которой относится документ-приложение.
2.2.2.3.9. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила: документы, как правило, адресуют в организации или их структурные подразделения без указаний должностей и фамилий, наименование организаций и структурное подразделение указываются в именительном падеже, например:
Алма-Атинский электромеханический завод Отдел снабжения и сбыта При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. Если документ адресуют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно:
Производственные транспортные объединения или Начальникам производственных транспортных объединений Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия"
перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не указывается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.
В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам, в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.
Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресе организации должны соответствовать почтовым правилам. Например, адрес Казахского производственного геологического объединения по геофизическим работам:
480021, г. Алма-Ата, ул. Толе би, 85 При адресовании документа гражданам сначала печатают почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы получателя. Например:
480025, г. Алма-Ата, пр. Абая, 67, кв. 45 Исабаеву К.
При оформлении реквизита "индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, номер телефакса, номер счета в банке"
следует указывать справочный номер (справочная служба, секретариат, канцелярия и т. п.).
Номер телефона должен записываться следующим образом: тел.: 2906584,
354631.
Для выполнения расчетно-денежных операций допускается указывать в бланке номер счета и адрес банка, например:
Р. сч. №.... Операционное управление Жилсоцбанка г. Алма-Аты.
2.2.2.3.10. Реквизит "место составления или издания" должен оформляться в соответствии с классификатором обозначений объектов административно- территориального деления. Например: г. Алма-Ата; г. Талгар Алма-Атинской обл.; с. Кайрат Энбекшиказахского р-на Алма- Атинской обл.
2.2.2.3.11. Отметка об исполнителе (составителе) документа включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа. Например: Айдаров
231734.
При необходимости ниже фамилии исполнителя документа и номера его телефона допускается указывать индекс машинистки (например, первые буквы имени и фамилии), количество отпечатанных листов и дату печатания. Например:
А.С.4 10.12.90
2.2.2.3.12. Отметка о поступлении состоит из следующих элементов:
сокращенное наименование получателя документа (адресата); дата поступления документа, индекс документа.
Отметки о контроле проставляются на документах, требующих исполнения.
Соответствующие отметки проставляются на документах ограниченного доступа.
Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату документа, на который дается ответ.
2.2.2.3.13. Отметка о переносе информации с бумажного документа на машинные носители должна включать следующие данные: "информация перенесена на машинный носитель", дата переноса, номер массива, подпись лица, ответственного за перенос данных.
2.2.3. Машиночитаемые документы* и машинограммы, их оформление Примечание: * Машиночитаемый текст - документ на машинном носителе.
2.2.3.1. Под машиночитаемым документом понимается документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации.
Основными видами носителей, применяемых при создании машиночитаемых документов являются перфорационные (перфокарты, перфоленты) и магнитные (магнитные ленты, магнитные диски) носители записи (приложение 23).
Под машинограммой понимается документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники в письменной форме и оформленный в установленном порядке.
2.2.3.2. Для машиночитаемых документов и машинограмм установлен комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. В состав обязательных реквизитов входят: код и наименование организации - создателя документа; местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дата изготовления документа;
код лица, ответственного за правильность изготовления документа (ГОСТ 6.10.4- Код и наименование организации - создателя машиночитаемого документа или машинограмм записываются по классификатору предприятий и организаций.
Реквизит "Местонахождение организации - создателя документа" должен быть записан в следующем виде:
код населенного пункта, где находится организация - создатель машиночитаемого документа или машинограммы в соответствии с классификатором обозначений объектов административно-территориального деления и наименование населенного пункта.
Код и название формы документа записываются по действующим классификаторам управленческой документации.
Дата изготовления документа записывается по ГОСТ 6.10.1-88 с указанием времени записи документа, позволяющим идентифицировать ее с машинным протоколом.
Реквизит "Код лица, ответственного за правильность изготовления машиночитаемого документа или машинограммы" записывается в следующем виде: код, должность, фамилия лица, ответственного за правильность изготовления документа или лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу должно быть зарегистрирована в организации - создателе документа.
Организации, подпадающие под действие специальных положений, должны указывать обязательные реквизиты машиночитаемых документов и машинограмм в соответствии с правилами этих положений.
При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов машинограмм в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия).
Полный состав реквизитов машинограмм, правила их оформления и расположения определяются требованиями унифицированных систем документации, а в случае их отсутствия - в соответствии с требованиями отраслевых стандартов и настоящих общих требований.
2.2.3.3. В случае необходимости по решению министерства, ведомства для машиночитаемых документов и машинограмм допускается использование дополнительных реквизитов, отражающих специфику создания и использования этих документов.
Машинограммы и документы на перфоносителях могут удостоверяться не только кодами лиц, ответственных за правильность изготовления документов, но и их подписями. На машинограммах, представляющих особо важную информацию, подпись удостоверяется печатью организации - создателя Передача (пересылка) машиночитаемых документов осуществляется только с сопроводительным письмом.
2.3. Требования к текстам документов
2.3.1. Текст организационно-распорядительных документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста, а также виде соединения этих форм.
2.3.2. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени "были", "находились", "имеете", "владеете").
Характеристики, выраженные словесно, должны грамматически согласовываться с наименованиями признаков.
2.3.3. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф.
2.3.4. Если сплошной связный текст содержит несколько решений, выводов и т. д., его следует разбить на разделы, подразделы, пункты.
2.3.5. В распорядительных документах организаций, действующих на принципе единоначалия, а также в документах, адресованных руководству, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
2.3.6. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").
2.3.7. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
2.3.8. В письмах используют формы изложения:
от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "Казгосстандарт считает возможным").
2.3.9. Решение о выборе языка при оформлении документа принимается в соответствии с законом Республики Казахстан о языках в Республике Казахстан.
2.4. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств
2.4.1. Текст документов на бланках формата А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.
Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.
2.4.2. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:
Согласовано
Зам. начальника
Казгосстандарта подпись инициалы, фамилия
08.12.92
2.4.3. Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.
2.4.4. Название вида документа печатают прописными буквами.
2.4.5. Расшифровку подписи в реквизите "подпись" печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
2.4.6. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков.
Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), то допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.
2.4.7. При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора:
0 - от границы левого поля - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст (без абзацев)", "Отметка о наличии приложения", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименование должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно"; а также слов "Слушали", "Выступили", "Решили", "Постановили", "Приказываю", "Предлагаю";
1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;
2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных 4 - после 32 печатных знаков для реквизита "адресат";
5 - после 40 печатных знаков для реквизитов "гриф утверждения" и "гриф ограничения доступа к документу";
6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "подпись";
7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для простановки кодов по ОКПО и ОКУД.
2.4.8. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от 0-го и 5-го положений табулятора.
2.4.9. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст через один межстрочный интервал.
2.4.10. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница (стр.)" и знаков препинания.
Примеры составления и оформления документов в соответствии с требованиями раздела 2 даны в приложениях: 4, 9, 11-15, 17, 18, 24-33.
3. Управление документацией
3.1. Общие правила организации документооборота и пути его сокращения
3.1.1. Прохождение документов должно быть оперативным исключающим инстанции, не обусловленные деловой необходимостью, ограничивающим возвратные перемещения документов.
3.1.2. В порядке прохождения и в процессе обработки документов необходимо добиваться максимального единообразия. В этих целях рекомендуется разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов.
Главным направлением упорядочения документирования, сокращения числа документов является разработка отраслевых табелей унифицированных форм документов, строго устанавливающих состав применяемых документных форм и регламент пользования ими (2.1.8).
3.1.3. Сокращению объема документооборота способствует также уменьшение физического размера документа и экономия бумаги. Так, уменьшение объема текста за счет применения стандартных правил машинописи, деление его на четкие структурные части сокращает текст примерно на 5% за счет исключения словесных переходов между частями.
3.1.4. Резервы сокращения документооборота имеются в хорошо поставленном контроле исполнения, в организации копирования и размножения документов.
3.1.5. Непременным условием рациональной организации документооборота является четкое разделение функций в аппарате управления и документальное его закрепление.
3.1.6. Документооборот включает такие основные этапы работы с документами, как прием, обработка, распределение корреспонденции, передача и доставка учет объема документов, находящихся в обороте, регистрация и контроль за исполнением документов.
3.2. Порядок обработки поступающих документов
3.2.1. Документы, поступающие в организацию, проходит первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляется исполнителем.
Конверты с документами вскрываются в службе управления документацией, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Конверты не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп - на нижнем поле первого листа документа, справа. Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению.
Конверты с документами, адресованные общественным организациям или с грифом "лично", передаются по назначению не вскрывая.
При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются без вскрытия упаковки.
3.2.2. Служба управления документацией проводит предварительное рассмотрение поступивших документов для распределения их, исходя из оценки содержания и установленного в организации разграничения функций, обязанностей и полномочий между сотрудниками. Документы, не требующие обязательного рассмотрения руководства, направляются непосредственно в структурные подразделения (исполнителям).
На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от Президента и его аппарата, органов государственной власти, правительственных и вышестоящих организаций, а также учреждений и граждан, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства.
Рассмотрение документов должно производиться в сроки, предусмотренные "Перечнем документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения" (приложение 34).
Результаты рассмотрения отражаются в резолюции руководителя (см.
приложение 19). Документы, исполнение которых возложено на несколько структурных подразделений, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.
3.2.3. Передача документов исполнителям осуществляется в день поступления. При необходимости безотлагательного исполнения допускается ознакомление исполнителя с содержанием документа до его рассмотрения руководством.
3.3. Порядок обработки отправляемых документов
3.3.1. Отправляемые документы проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.
Работник службы управления документацией, принимающий документы для отправки, обязан проверить правильность их оформления, наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.
3.3.2. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник службы управления документацией проставляет свою фамилию и дату отправки.
3.3.3. Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации по РД 50-524-84 с сопроводительным письмом.
Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих основаниях.
3.3.4. Документы должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.
3.4. Передача документов внутри организации
3.4.1. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за управление документацией. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.
3.4.2. Если документ поступил в структурное подразделение или исполнителю минуя службу управления документацией, он должен быть немедленно передан в службу управления документацией на регистрацию.
3.4.3. Исполненные документы передаются в те структурные подразделения, которые производят формирование дел по соответствующим вопросам согласно номенклатуре дел.
3.5. Правила регистрации и индексирования документов
3.5.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях, как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц, в т. ч. машиночитаемые.
3.5.2. Документы регистрируются в организации один раз: поступающие - в день поступления, подготавливаемые - в день подписания или утверждения.
На документе проставляется индекс с последующей записью сведений о документе в регистрационных формах (см. пп. 2.2.1.6).
3.5.3. Регистрация документов производится в пределах групп документов, в зависимости от названия, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, приказы вышестоящей организации, решения коллегии, акты ревизий, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, заявки на материально-техническое снабжение и др.
3.5.4. Регистрация документов проводится в основном децентрализованно; в местах создания и исполнения документов по единым принципам и правилам.
Например, плановая документация в плановом отделе, снабженческая - в отделе снабжения. В службе управления документацией регистрируются служебные письма, поступающие на имя руководства или исходящие от него, приказы, протоколы, докладные записки и др., а также письма, заявления и жалобы граждан.
В организациях с небольшим объемом документооборота регистрация документов может осуществляться централизованно, при условии соблюдения основного принципа регистрации - однократности.
3.5.5. Документы регистрируются на регистрационно-контрольных карточках (РКК) (приложение 35). Обязательный состав сведений, подлежащих регистрации: автор (корреспондент) документа, его название, дата и индекс самого документа, дата и индекс, присвоенные при поступлении документа в организацию, краткое содержание (заголовок), резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, дело № (приложение 36).
Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен.
Порядок расположения реквизитов на регистрационных карточках и использование оборотной стороны РКК определяется самой организацией.
3.5.6. Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом информационно-справочных картотек.
3.5.7. Регистрация документов-ответов осуществляется на РКК инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
3.5.8. В организациях с объемом документооборота до 600 документов в год допускается регистрация документов в журналах (приложение 37).
3.6. Справочные картотеки, информационно-поисковые системы (ИПС)
3.6.1. Информационно-справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек по определенной схеме в зависимости от поставленных задач их использования. Например, на правительственные документы, письма, заявления и жалобы по корреспондентам, на остальные распорядительные документы по структурным подразделениям. Могут составляться следующие картотеки: справочные, контрольно-справочные, картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам, тематические картотеки к нормативам, приказам, решениям и др.
Внутри каждого раздела карточки систематизируют в хронологическом порядке, а на предложения, заявления и жалобы по алфавиту.
3.6.2. Справочная картотека на неисполненные документы служит для поиска документа в процессе его исполнения и строятся по исполнителям, корреспондентам или срокам исполнения.
3.6.3. Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированных на машинных носителях.
3.6.4. Справочные картотеки, утратившие оперативное значение, могут использоваться в архиве.
3.7. Оперативное хранение документов
3.7.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив* документы хранятся по месту их формирования в дела (в небольших организациях целесообразно централизованное хранение дел в службе управления документацией).
Примечание: * Работа архива организации и формы его участия в управлении документацией и информацией регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов, М., 1986.
3.7.2. Руководители структурных подразделении и сотрудники, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах и столах, элеваторных картотеках, обеспечивающих полную сохранность документов.
3.7.3. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в Соответствии с утвержденной номенклатурой дел (см. раздел
3.10), которая помещается на видном месте в каждом структурном подразделении. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить дела в рабочих столах запрещается.
3.7.4. Выдача дел во временное пользование сторонним организациям производится с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводится карта - заместитель дела.
3.7.5. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.
3.7.6. Выполнение операций с машиночитаемыми документами регламентируется технологическими инструкциями и Положением о службе хранения машиночитаемых документов.
3.8. Учет количества документов
3.8.1. В комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами производится учет количества документов организации.
Проводится как полный, так и выборочный учет документов (по отдельным структурным подразделениям или группам документов). Самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. За единицу учета принимается каждый экземпляр, в т. ч. размноженный и машинописный.
В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.
3.8.2. Результаты учета документов обобщаются службой управления документацией и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
3.9. Контроль исполнения документов
3.9.1. Контролю за исполнением подлежат все зарегистрированные документы, в т. ч. внутренние распорядительные документы.
3.9.2. На документах, взятых на контроль, на левом поле первого листа документа проставляется отметка о контроле в соответствии с ГОСТ 6.38-90 (см.
приложение 19).
3.9.3. Контроль осуществляют руководители, служба управления документацией и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства специальным подразделением или сотрудником службы управления документацией. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т. д.) ведется в соответствующих структурных подразделениях.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления на основе типовых сроков исполнения документов (см. приложение 34) и индивидуальных, устанавливаемых руководителями.
При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК (см.
Приложение 35), заполняемые при регистрации документов. Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов, напоминание подразделению - исполнителю о сроке исполнения, запись результатов исполнения в карточке контролируемого документа, снятие документов с контроля по указанию руководителей, формирование картотеки исполненных документов.
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год, заданий последующих месяцев текущего года - 1 не реже одного раза в месяц, заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, за пять дней до истечения срока. 1 Служба управления документацией учитывает и обобщает данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, по не реже одного раза в месяц (приложения 38, 39, 40).
3.10. Составление номенклатур дел
3.10.1. Основные требования к составлению номенклатур дел организации
3.10.1.1. В целях обоснованного распределения документов в дела в соответствии с их классификацией, обеспечения поиска документов и учета дел составляется номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение 41).
3.10.1.2. При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовым и ведомственными перечнями со сроками хранения, Основными правилами работы ведомственных архивов (М., 1986), а также номенклатурами дел предыдущих лет, положениями о структурных подразделениях, описями дел, хранящимися в архиве.
3.10.2. Заголовки и их составление в номенклатуре дел
3.10.2.1. В номенклатуру дел включаются наименования дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе информационно- справочные и контрольные картотеки, личные дела*, номенклатуры дел, документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра.
Примечание: * Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом.
3.10.2.2. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
3.10.2.3. В номенклатуру дел включаются заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организации, правопреемником которых является организация.
3.10.2.4. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.
3.10.2.5. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела, род заводимого дела (переписка, дело) или виды документов (приказы, протоколы, акты), а также уточняющие содержание дела данные об авторах документов, корреспондентах, датах событий, указания о подлинности или копийности документов и т. д. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "входящие документы", "исходящие документы" и т.д.).
3.10.2.6. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
3.10.2.7. Состав элементов заголовка определяется характером документов дела.
В заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "дело".
В заголовках, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов.
Пример: "Документы о проведении отраслевых тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".
Термин "документы" употребляется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу.
Пример:
"Документы к протоколам заседания коллегии министерства".
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.
Название организации в качестве автора документов указывается кратко или приводится его общее видовое название.
Пример: "Протоколы заседаний ученого Совета института".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу(ам) она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.
Пример: "Переписка с трестами о механизации строительных работ".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.
Пример: "Переписка об организации совещаний, семинаров по обмену опытом работы".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Пример: "Переписка с Алмаатаэнерго о снабжении электроэнергией".
3.10.2.8. При обозначении в заголовках дел административно- территориальных единиц учитывается следующее:
- если содержание дела касается нескольких однородных административно- территориальных единиц, в заголовке дела указывается общее видовое название.
Пример: "Переписка с главами областных администраций о ходе строительства детских больниц".
- если содержание дела касается одной административно- территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Пример: "Переписка с филиалом института (г. Джезказган) о координации научно-исследовательских работ".
Названия населенных пунктов приводится в следующем порядке: село (деревня), город, район, область, республика.
3.10.2.9. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Пример: "Квартальные отчеты треста о работе автотранспорта".
3.10.2.10. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание общего заголовка.
3.10.3. Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел
3.10.3.1. Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой организации. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно- распорядительную документацию. После структурных подразделений в порядке значимости должны располагаться названия общественных организаций.
Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме, названия ее разделов определяются содержанием функций и направлений деятельности организации.
3.10.3.2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно- распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые в отчетные документы.
Проекты распорядительных документов и, другие документы по их подготовке, изменения к планам, основания к приказам помещаются в номенклатуре дел вслед за соответствующими основными документами.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.
3.10.4. Требования к заполнению формы номенклатуры дел
3.10.4.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности), общественной организации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (общественной организации) или организации в целом.
Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела по номенклатуре.
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т. д.
3.10.4.2. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.
В целях обеспечения стабильности индексов дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются свободные индексы для заведения ранее не предусмотренных дел.
3.10.4.3. О заполнении графы 2 см. разделы 3.10.2, 3.10.3.
3.10.4.4. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
3.10.4.5. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии на типовую или примерную номенклатуру дел или другое основание для установления срока хранения дела (приложение 42).
3.10.4.6. При включении в номенклатуру дел, содержащих документы, сроки хранения которых не предусмотрены типовым или ведомственным перечнем документов, сроки их хранения временно устанавливаются экспертной комиссией организации и экспертом государственной архивной службы с последующим подтверждением центральной экспертно-проверочной комиссией Главархива Республики Казахстан.
3.10.4.7. Отметка "ЭПК" или "ЭК", проставленная в перечне вместе со сроками хранения к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и по результатам экспертизы ценности может быть принято решение о передаче их на постоянное государственное хранение.
Снятие отметок "ЭПК" при проставлении сроков хранения в номенклатуре дел запрещается.
3.10.4.8. В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры службой управления документацией указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения, о переносе информации на машинный носитель и местонахождении машиночитаемого документа и др.
3.10.4.9. По окончании календарного года службой управления документацией организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, сообщаются ведомственному архиву, о чем в номенклатуре делается отметка.
3.10.5. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации
3.10.5.1. Номенклатуры дел структурных подразделений и общественных организаций составляются в последнем квартале предшествующего года ответственными за управление документацией с привлечением ведущих специалистов, согласовываются с ведомственным архивом и подписываются руководителями подразделений (приложение 43).
3.10.5.2. На основе номенклатур дел структурных подразделений и общественных организаций службой управления документацией составляется номенклатура дел организации.
3.10.5.3. Номенклатура дел организации визируется заведующим ведомственным архивом, подписывается руководителем службы управления документацией и после одобрения экспертной комиссией организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего органа государственного управления архивами и документацией, после чего утверждается руководителем организации.
3.10.5.4. Номенклатура дел организации печатается в необходимом количестве экземпляров и вводится в действие с 1 января. Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае изменения функций и структуры организации, но не реже одного раза в 5 лет. Ежегодно она перепечатывается с соответствующими поправками и утверждается. Первый экземпляр номенклатуры дел хранится в службе управления документацией, второй используется этот службой в качестве рабочего, третий передается в ведомственный архив, четвертый остается в организации, которой согласовывалась номенклатура дел.
3.10.5.5. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ведомственной экспертной службой вышестоящей организации.
3.11. Формирование дел
3.11.1. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
3.11.2. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за управление документацией.
3.11.3. Контроль за формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой управления документацией.
3.11.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованиями дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и временного хранения; помещать в дела машинограммы на общих основаниях. В дела не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов.
3.11.5. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
3.11.6. Письма, заявления и жалобы, граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
3.11.7. Планы, отчеты, сметы формируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления или поступления.
3.11.8. Приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности за исключением приказов и распоряжений об отпусках, назначениях дежурных, взысканиях, направлении в краткосрочные командировки и т. п., которые группируются в обособленное дело с временным сроком хранения (до 3-х лет).
3.11.9. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельной том, о чем в документе делается отметка.
3.11.10. Обложки дел оформляются по ГОСТ 17914-72 (приложение 45).
3.12. Подготовка документов к передаче в ведомственный архив
3.12.1. Организации обеспечивают отбор, учет, сохранность, качество обработки, использование документов постоянного срока хранения, образующихся в их деятельности, и своевременную передачу этих документов на государственное хранение с соблюдением правил, устанавливаемых Главархивом Республики Казахстан и его органами на местах.
Для хранения документов постоянного и долговременного хранения в организациях создаются ведомственные архивы с штатными работниками. В небольших организациях назначаются ответственные за архивы с соответствующей доплатой. Завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях, а затем передаются в ведомственный архив.
3.12.2. Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает:
проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.
По окончании делопроизводственного года работниками службы управления документацией совместно с экспертной комиссией под методическим руководством ведомственного архива проводится отбор документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив и выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.
Постоянно действующая экспертная или центральная экспертная (ЭК, ЦЭК)
комиссия организации создается из квалифицированных специалистов основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников. В состав ЭК, ЦЭК должен входить заведующий архивом или ответственным за архив и по согласованию с соответствующим органом государственного управления архивами и документацией представитель государственного архива.
Экспертные комиссии организуют свою работу в соответствии с положениями о них, разрабатываемыми на основе типового.
Экспертные комиссии являются совещательными органами. Их решения утверждаются руководителями организаций. Экспертиза ценности проводится на основе номенклатуры дел и перечней, с полистным просмотром дел постоянного хранения и с отметкой "ЭПК", "ЭК".
Документы с истекшими сроками хранения включаются в акты о выделении документов и дел к уничтожению (приложение 44), которые рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии одновременно с описями дел и утверждаются руководителем организации, после чего выделенные к уничтожению дела сдаются в организации по заготовке вторичного сырья.
3.12.3. Дела постоянного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела.
3.12.4. Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме (приложение 45). Проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения: проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т. п.
Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела.
В деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой выносится запись: "имеются документы за .... годы".
На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома.
При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год.
Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
Допускается сокращенное цифровое написание даты.
На обложке проставляется номер дела по описи и, по согласованию с ведомственным архивом, номер описи и фонда.
При изменении названия организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение), на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения).
Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью.
3.12.5. На отобранные и оформленные дела работниками структурных подразделений под наблюдением ведомственного архива составляются описи, отдельно на дела постоянного хранения, по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т. п.).
По описям, подготовленным структурными подразделениями (приложение
46), документы передаются в ведомственный архив, где на основе описей структурных подразделений составляются сводные описи дел организации*.
Примечание: * См. Основные правила работы ведомственных архивов, М.,
1986.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы не нумеруются и находятся в скоросшивателях в подразделениях до истечения сроков хранения. При необходимости, по согласованию с руководством, они могут быть переданы на временное хранение в ведомственный архив.
3.13. Работа с документами по рассмотрению писем, заявлений и жалоб граждан
3.13.1. Все поступающие в организацию письма, заявления и жалобы граждан учитываются централизованно и регистрируются на регистрационно- контрольных карточках (см. приложение 35) в день их поступления.
При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат централизованной регистрации.
3.13.2. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего письма, заявления, жалобы (например Д-401).
Повторным письмам, заявлениям и жалобам присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационной карточки указывается индекс ранее поступившего документа.
В правом верхнем углу документа и на карточке делается отметка "повторно".
Письма, заявления и жалобы одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в одну и ту же организацию, учитываются под регистрационным индексом первого письма, заявления, жалобы с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, Д-401/1, Д-401/2).
В необходимых случаях может вестись алфавитный указатель фамилий граждан, от которых поступили письма, заявления и жалобы.
3.13.3. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке. Индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела (по номенклатуре), в которое подшивается переписка по этому вопросу.
3.13.4. Письма, заявления, жалобы граждан должны быть возвращены исполнителями после их разрешения должностным лицам, ответственным за работу с документами по рассмотрению писем, заявлений, жалоб граждан со всеми относящимися к ним экземпляром регистрационно-контрольной карточки в целях централизованного формирования дела и картотеки*.
Примечание: * О сроках исполнения предложений, заявлений и жалоб граждан см. приложение 34. Порядок контроля исполнения, формирования документов в дела и дальнейшего их хранения изложен в соответствующих разделах инструкции.
3.14. Хранение и использование печатей и штампов В зависимости от объема работы, численности работающих, объема документации и принятой системы документирования и управления документацией изготовляют необходимые печати и штампы и устанавливают определенный порядок их хранения и использования.
В крупных и средних по размерам организациях основные печати и штампы хранятся, как правило, у руководителя службы управления документацией. В небольших - у ответственного за управление документацией. Гербовая печать может храниться у руководителя организации. Печати структурных подразделений и вспомогательные штампы хранятся у работников структурных подразделений, ответственных за управление документацией.
3.14.2. Основные печати и штампы должны храниться в условиях, исключающих возможность пользования ими лицами, не наделенными соответствующими правами. Вспомогательными штампами может пользоваться более широкий круг сотрудников, но необоснованное и незаконное использование их также должно быть исключено.
Следует своевременно предупреждать использование дефектных печатей и штампов, воспроизведение на клише печатей и штампов неправильной информации, нерасшифрованных, непринятых, непонятных сокращений, несоблюдение правил о реквизитах (в соответствии с действующими стандартами на документы).
Во всех случаях ответственность за надлежащее хранение и использование всех печатей и штампов лежит на руководителе организации.
3.15. Применение средств механизации
3.15.1. В целях повышения оперативности управленческого труда, сокращения трудозатрат, усиления контроля исполнения документов на всех этапах работы с документами внедряются механизация и автоматизация.
Средства механизации и автоматизации должны быть совместимыми и предусматривать возможность их объединения в единую систему. Состав комплексов применяемых средств и программного обеспечения зависит от конкретных условий работы с документами.
3.15.2. К техническим средствам составления, изготовления, копирования и оперативного размножения документов относятся пишущие машины, пишущие и организационные автоматы, средства фотокопирования, диазокопирования, электрофотографического копирования, оперативной полиграфии.
3.15.3. К техническим средствам хранения документов относятся различного рода шкафы, стеллажи, картотеки. Для хранения карточек применяются картотеки настольные (до 1 тыс. карт.), стационарные и механизированные (свыше 1 тыс. карт) и плоские.
Для хранения дел применяются шкафы, в том числе с папками для подвесного хранения.
Для хранения и оперативного поиска свыше 1 тыс. дел применяются шкафы стационарные и механизированные.
При наличии микрокопировальной техники документы и информация могут храниться на микрофильмах и микрофишах.
3.15.4. При экспедиционной обработке используются конвертовскрыватели, нумераторы, датировщики, фальцевальные, адресовальные, маркировальные, конвертовальные, пачковязальные машины, машины для подшивки бумаг и др.
3.16. Автоматизация работы с документами
3.16.1. Автоматизированная технология работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированной подготовки документов, автоматизированных ИПС и решения других задач с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна обеспечиваться информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами (банками)
данных.
3.16.2. Автоматизированная подготовка часто повторяющихся текстов документов осуществляется на базе банка текстовых заготовок. В банк включаются унифицированные формы и тексты документов, постоянные части текстов, названия должностей, фамилии и адреса постоянных авторов и корреспондентов, юридические текстовые формулы, придающие документам правовой характер, формализованные описания структур и содержания документов и др. Индивидуальные документы подготавливаются традиционным машинописным способом.
Документ, подготовленный средствами ВТ, используется в форме машиночитаемого, видеограммы, машинограммы. Машиночитаемые документы и машинограммы используются на правах подлинника (ГОСТ 6.10.4-84);
запрещается перепечатывать машинограмму на пишущих машинах.
Транспортировка (передача, пересылка) документа на машинном носителе осуществляется с сопроводительным письмом.
Автоматизированная подготовка документов осуществляется на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки
3.16.3. Автоматизированная регистрация документов производится децентрализованно в местах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки информации. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного единого набора обязательных реквизитов, единой структуры регистрационного индекса (п. 2.2.1.6.) и кодов; в последнем случае запись на машинном носителе дублируется машинограммой РКК, которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки.
На базе данных автоматизированной регистрации документов строится ИПС. Автоматизированные ИПС обеспечивают информацией о всех документах и месте их нахождения работников аппарата управления при помощи вывода информации на дисплей или изготовления машинограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.
Поиск и использование информации производится децентрализованно на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки информации. Пользователь должен иметь возможность получить информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точный адрес местонахождения документа в данный момент.
3.16.4. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и контрольной службы о состоянии исполнения всех документов, поручений и заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.
Контрольные действия осуществляются в контрольных службах и в местах регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информации. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния и исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др. выводятся на экран дисплея;
рассылка машинограммы допускается лишь при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих технических средств. После завершения исполнения и записи всех необходимых данных в банк регистрационных данных изготавливается машинограмма полностью заполненной РКК, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в ведомственный архив одновременно с документами.
3.16.5. Руководитель организации несет ответственность за эффективность использования автоматизированной технологии работы с документами, определяет право доступа работников к информации, хранящейся на машинных носителях, устанавливает очередность перехода на автоматизированную технологию работы с документами.
Работники управленческого аппарата обязаны четко соблюдать требования автоматизированной технологии работы с документами.
Приложение 1 к п. 1.5.
Примерное положение о службе управления документацией
1.1. Организация процессов документирования и управления документацией при реализации функций учреждения, организации и предприятия* осуществляется специальной службой управления документацией (УД), действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.
Примечание: * В дальнейшем именуются "организации".
1.2. В состав службы УД, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально- множительное бюро, архив.
В организациях, не имеющих службы УД, ответственность за управление документацией возлагается на одного из должностных лиц с доплатой за
1.3. Для определения количества работников службы УД применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий и укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию (см. приложение 5).
1.4. Работа службы УД регламентируется Положением об этой службе, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения.
Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой УД на основании Квалификационного справочника должностей, Единой номенклатуры должностей служащих, с учетом требований данных Основных правил и утверждаются руководителем организации. При изменении функций и задач, работников службы УД должностные инструкции пересматриваются.
Наименование должностей работников службы УД устанавливается в соответствии с действующим классификатором профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих.
1.5. Служба УД в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Республики Казахстан, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, данными Основными правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС*, другими действующими нормативами по вопросам документирования и управления документацией и настоящими требованиями.
Примечание: *Государственной архивной службы.
1.6. Руководство службы УД должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.
1.7. Служба УД имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
2. Цели и задачи службы УД
2.1. Основной целью службы УД является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по организации документирования и управления документацией. Исходя из целей, служба УД решает следующие задачи:
2.1.1. совершенствование форм и методов работы с документами;
2.1.2. обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормативами;
2.1.3. сокращение документооборота, количества документов и их форм;
2.1.4. разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документирования и УД в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий УД на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.
3. Функции службы УД
3.1. В соответствии с возложенными задачами служба УД осуществляет следующие функции:
3.1.1. разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
3.1.2. осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
3.1.3. организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
3.1.4. регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
3.1.5. организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов;
3.1.6. разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
3.1.7. организация процессов документирования и УД по рассмотрению писем, заявлений и жалоб граждан;
3.1.8. организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
3.1.9. разработка совместно с соответствующими структурными подразделениями мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
3.1.10. осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив;
3.1.11. организация работы архива в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами Республики Казахстан, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС;
3.1.12. повышение квалификации работников службы УД и ведомственного архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы УД;
3.1.13. организация рабочих мест, АРМ*, условий труда сотрудников службы УД.
Примечание: * Автоматизированных рабочих мест.
4. Права и ответственность службы УД
4.1. Служба УД имеет право:
4.1.1. принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной документной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему);
4.1.2. контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;
4.1.3. запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы УД;
4.1.4. проводить проверку организации документирования и работы с документами в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;
4.1.5. привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;
4.1.6. возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
4.1.7. совместно с ВЦ определять задачи документирования и управления документацией, подлежащие автоматизации;
4.1.8. подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
4.1.9. разрабатывать положения о структурных подразделениях службы УД и должностные инструкции их работников;
4.1.10. вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;
4.1.11. участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;
4.1.12. вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы УД, их поощрении и наложении на них взысканий.
4.2. Служба УД несет ответственность за:
4.2.1. обеспечение установленного порядка работы с документами в
4.2.2. выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы УД.
5. Взаимоотношения службы УД с другими структурными подразделениями Служба УД взаимодействует:
5.1. со структурными подразделениями организации - по вопросам документирования и работы с документами;
5.2. с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
5.3. со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров службы УД и повышениях квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;
5.4. со службами материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы;
5.5. с вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ЭВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований по работе с документами.
Приложение 2 к п. 1. 7.
Наименование ведомства Утверждаю Наименование организации Наименование должности руководителя организации Акт подпись расшифровка подписи
00. 00. 00._____№________ дата место составления О приеме-передаче при смене руководителя службы управления документацией (ответственного за управление документацией)
В соответствии с приказом от ______________№ ____________________ _______________________________ передал, а____________________________ ф. и. о. передающего ф. и. о. принимающего принял в присутствии комиссии (третьего лица), образованной на основании данного приказа, в составе председателя_______________________________ ф. и. о.
и членов _____________________________________________________________ документы службы управления документацией за ___________годы и учетно- справочный аппарат к ним №№ : Название и : Кол-во : Кол-во : Кол-во :Примечание пп : номер :экземпляров :дел-числитель,: ед. хр. :
:номенклатуры:номенклатуры :знаменатель- : страхового :
:дел (описи) :дел (описи) :кол-во особо : фонда :
: : :ценных дел : :
: : : (ОЦД) : :
___:____________:_____________:______________:_____________:__________ 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6 ___:____________:_____________:______________:_____________:__________ Продолжение приложения 2 Итого принято ______________________________________________ дел, цифрами и прописью в том числе_________________________________________ особо ценных дел, ___________________________________________ ед. хр. страхового фонда и ______________________________________________номенклатур дел (описей)
_____________________________________________ экземплярах.
Состояние документов, страхового фонда, номенклатур дел (описей):
общая характеристика состояния Одновременно передаются ______________________________________________ виды информационно-поисковых систем и их объемы, состояние Состояние работы с документами, в т. ч. архива _______________________ общая характеристика Наличие и состояние оборудования и инвентаря:_________________________ Передал подпись расшифровка подписи Принял подпись расшифровка подписи Председатель комиссии подпись расшифровка подписи Члены комиссии подписи расшифровка подписей (Третье лицо)
Приложение 3 к п. 2.1.6 Перечень классификаторов технико-экономической информации 173002 Система обозначений объектов административно-территориального деления Союза ССР и союзных республик, а также населенных пунктов 174003 Общесоюзный классификатор работ и услуг в торговле 174004 Общесоюзный классификатор работ и услуг в промышленности (кроме машиностроения)
174006 Общесоюзный классификатор работ и услуг в сельском хозяйстве 174007 Общесоюзный классификатор работ и услуг на транспорте 174010 Система обозначений единиц измерений, используемых в автоматизированных системах управления 175008 Общесоюзный классификатор работ и услуг в машиностроении 175009 Общесоюзный классификатор полезных ископаемых и подземных вод 175012 Общесоюзный классификатор управленческой документации 186016 Общесоюзный классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов Общесоюзный классификатор подсистем и комплексов задач АСУ 175017 Общесоюзный классификатор строительной продукции 175018 Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства 175044 Классификационная часть Общесоюзного классификатора промышленной и сельскохозяйственной продукции* Ассортиментная часть Общесоюзного классификатора промышленной и сельскохозяйственной продукции** 176083 Общесоюзный классификатор предприятий и организаций 178092 Общесоюзный классификатор стран мира и территорий 178093 Общесоюзный классификатор информации по кадрам 178094 Общесоюзный классификатор специальностей по образованию 179095 Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте* 179099 Общесоюзный классификатор бытовых услуг населению 179096 Общесоюзный классификатор работ и услуг в материально-техническом снабжении 179100 Классификатор единой системы конструкторской документации 179102 Общесоюзный классификатор технико-экономических и социальных показателей 179103 Общесоюзный классификатор платежного оборота 180011 Общесоюзный классификатор стандартов и технических условий Примечания:* Издана под заголовком "Общесоюзный классификатор промышленной и сельскохозяйственной продукции. Высшие классификационные группировки". М., Статистика, 1977 г.
** Издается в составе отдельных ассортиментных частей названного классификатора.
* Издается отдельными разделами по каждому виду транспорта Приложение 4 к п. 3. 1. 1. 2 В целях сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают табель управленческих документов,необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления.
В табель включаются документы, применяемые в каждом структурном подразделении организации Форма табеля унифицированных форм документов, применяемых в организации Утверждено Приказ _______№________ Табель унифицированных форм документов, применяемых в ( наименование организации)
Наименование : код : ответственный : срок унифицированной : формы : за подготовку : подготовки формы : документа : и оформление :
документа :_______________________: :
:по ОКУД :по отраслевому: :
: :классификатору: :
_________________:_______________________:________________:___________ 1 : 2 : 3 : 4 : 5 _________________:________:______________:________________:___________ представление 0283090 руководитель о поощрении структурного подразделения отчет об экономии 0609215 руководитель топлива, электро- отдела главного энергии, механика и теплоэнергии энергетика периодичность: согласование : удостоверение подготовки :проекта документа :
:_____________________:__________________________________ : внутреннее : внешнее: подпись :утверждение: печать _____________:____________:________:_____________:___________:________ по мере руководитель руководитель надобности отдела структурного кадров, подразделения, главный профорг бухгалтер, структурного заместитель подразделения руководителя учреждения, руководитель профкома 1 раз в руководитель заместитель квартал управления, министра организации куда : срок : срок : тираж : структурное представляется: представления : исполнения : бланков :подразделение : : : в год :и должность : : : :ответственного : : : :за регистрацию ______________:_______________:_____________:_________:_______________ 12 : 13 : 14 : 15 : 16 ______________:_______________:_____________:_________:_______________ управление управление кадров (отдел кадров (отдел кадров) или кадров) или служба служба документации документации в госкомстат 8 управление делами, инспектор структурное : местонахождение : примечания подразделение : первого экземпляра :
и должность :(второго экземпляра):
ответственного : :
за контроль : :
17 : 18 : 19
________________:____________________:_______________ кадров), кадров) или служба инспектор или документации служба документации делами делами инспектор (2-й экземпляр)
Приложение 5 к п. 2. 1. 10 государственных стандартов, нормативных и методических документов, используемых для совершенствования документирования и управления документацией ГОСТ 1. 0-85 Государственная система стандартизации.
Основные положения.
ГОСТ 1. 2-85 Государственная система стандартизации.
Порядок разработки стандартов.
ГОСТ 1. 3-85 Государственная система стандартизации.
Порядок согласования, утверждения и государственной регистрации технических условий.
ГОСТ 1. 4-85 Государственная система стандартизации.
Порядок разработки и оформления стандартов предприятий.
ГОСТ 1. 5-85 Государственная система стандартизации.
Построение, изложение, оформление и содержание стандартов.
ГОСТ 1. 15-85 Государственная система стандартизации.
Порядок проверки, пересмотра, изменения и отмены ГОСТ 1. 18-85 Государственная система стандартизации.
Содержание и оформление дел отраслевых и республиканских стандартов.
ГОСТ 1. 20-85 Государственная система стандартизации.
Порядок внедрения стандартов.
ГОСТ 6. 01. 1-87 Единая система классификации и кодирования технико- экономической информации. Основные положения.
ГОСТ 6. 10-1-88 Унифицированные системы документации (УСД).
ГОСТ 6. 10. 3-83 УСД. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате.
ГОСТ 6. 10. 4-84 УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.
ГОСТ 6. 10. 5-87 УСД. Требования к построению формуляра-образца.
ГОСТ 6. 38-90 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
ГОСТ 7. 27-80 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Научно-информационная деятельность. Термины и определения.
ГОСТ 7. 32-81 СИБИД. Отчет о научно-исследовательской работе.
(1. VI. 87) Общие требования и правила оформления.
ГОСТ 7. 50-84 СИБИД. Хранение документов в фондах библиотек и органов научно-технической информации.
Общие требования.
ГОСТ 13. 0. 002-84 Репрография. Термины и определения.
(1.I-89)
ГОСТ 19. 004-80 Единая система программной документации.
Термины и определения.
ГОСТ 24. 202-80 Система технической документации на АСУ.
(1. ХI. 85) Требования к содержанию документа "Технико- (2. II. 88) экономическое обоснование создания АСУ".
ГОСТ 24. 203-80 Система технической документации на АСУ.
(3. II. 88) Требования к содержанию общесистемных документов.
ГОСТ 24. 204-80 Система технической документации на АСУ.
(2. II. 88) Система технической документации на АСУ.
Требования к содержанию документа "Описание постановки задачи".
ГОСТ 24. 205-80 Система технической документации на АСУ.
(2. II. 88) Требования к содержанию документов по информационному обеспечению.
ГОСТ 24. 206-80 Система технической документации на АСУ.
(2. II. 88) Требования к содержанию документов по техническому ГОСТ 24. 207-80 Система технической документации на АСУ.
(2. II. 88) Требования к содержанию документов по программному ГОСТ 24. 208-80 Система технической документации на АСУ.
(1. II. 88) Требования к содержанию документов стадии "Ввод в действие".
ГОСТ 24. 209-80 Система технической документации на АСУ.
(1. II. 88) Требования к содержанию документов по организационному ГОСТ 24. 210-82 Система технической документации на АСУ.
(1. II. 88) Требования к содержанию документов по функциональной части.
ГОСТ 24. 211-82 Система технической документации на АСУ.
(2. II. 88) Требования к содержанию документа "Описание алгоритма)".
ГОСТ 24. 301-80 Система технической документации на АСУ.
(2. II. 88) Общие требования к текстовым документам.
ГОСТ 24. 302-80 Система технической документации на АСУ.
(3. II. 88) Общие требования к выполнению схем.
ГОСТ 24. 303-80 Система технической документации на АСУ.
Обозначения условные графические технических средств.
ГОСТ 24. 304-82 Система технической документации на АСУ.
(1. II. 88) Требования к выполнению чертежей.
ГОСТ 24. 401-80 Система технической документации на АСУ.
(2. II. 88) Внесение изменений.
ГОСТ 24. 402-80 Система технической документации на АСУ.
(2. II. 88) Учет, хранение и обращение.
ГОСТ 24. 104-85 Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Автоматизированные системы управления.
ГОСТ 24. 501-82 Автоматизированные системы управления дорожным движением. Общие требования.
ГОСТ 24. 601-86 Единая система стандартов АСУ. Автоматизированные системы. Стадии создания.
ГОСТ 24. 602-86 Единая система стандартов АСУ. Автоматизированные системы управления. Состав и содержание работ по стадиям создания.
ГОСТ 24. 701-86 Единая система стандартов АСУ. Надежность автоматизированных систем управления. Основные положения.
ГОСТ 30. 001-83 Система стандартов экономики и технической эстетики.
ГОСТ 16347-76 Знаки корректурные.
ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело.
ГОСТ 19605-74 Организация труда. Основные понятия.
ГОСТ 19781-83 Программное обеспечение систем обработки данных.
ГОСТ 23501. 001-87 Система автоматизированного проектирования.
Классификация и обозначение стандартов.
ГОСТ 25868-83 Устройство ввода, вывода и подготовки данных вычислительных машин. Термины и определения.
ГОСТ 27833-88 Средства отображения информации.
РД 50-12-85 Методические указания. Построение наименований объектов в общесоюзных классификаторах технико-экономической РД 50-164-88 Методические указания. Порядок разработки государственных и отраслевых стандартов на основе стандартов ИСО и МЭК.
РД 50-602-86 Методические указания. Порядок применения стандартов ЕСКД.
РД 50-613-86 Методические указания по внедрению и применению ГОСТ
6. 10. 4-84. УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.
РД 50-655-87 Методические указания. Порядок, регистрация и ведение унифицированных форм документов.
РД 50-682-89 Методические указания. Информационная технология.
Комплекс стандартов и руководящих документов на автоматизированные системы. Общие положения.
РД 50-683-89 Методические указания. Порядок разработки классификаторов технико-экономической информации.
РД 50-684-89 Положение о ведении общесоюзных классификаторов технико- экономической информации.
Типовые положения об экспертно-проверочных и экспертных комиссиях архивных учреждений и ведомств.- М., 1988.
Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию. - М., 1988.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. Выпуск 1. Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов и служащих. - М., 1989.
типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов. - М., 1986.
Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров. - М., 1987.
Нормативы численности работников юридической службы. - М., 1982.
Унификация текстов управленческих документов.
Методические рекомендации. - М., 1982.
Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы.- М., 1988.
Методические рекомендации по составлению и оформлению унифицированных документов по обеспечению кадрами органов государственного управления. - М., 1985.
Приложение 6 к п. 2. 2. 2. 1. 1.
Расположение и размеры реквизитов Схема (см. бумажный вариант)
Приложение 7
Приложение 8 к п. 2. 2. 2. 1. 2.
Герб
Республики
Главное
Архивное Управление при Кабинете Министров 480064, гор. Алма-Ата, 64, пр. Абая, 39 Национальный банк р/с № 609313 Код 109 тел. 62-60-44 На № _______ от _________ Приложение 9 к разделу 2 Образец письма Наименование ведомства, Наименование ведомства, организации организации (на казахском языке) (на русском языке)
Справочные данные бланка Справочные данные бланка
00. 00. 00. № __________ Главархив На № _______ от ________ 480064, г. Алма-Ата, Просим выслать в наш адрес 20 экземпляров Основных правил документирования и управления документацией. Алма-Ата, 1992.
Оплату гарантируем.
Руководитель предприятия (учреждения, организации) подпись расшифровка подписи Главный бухгалтер подпись расшифровка подписи Кадыров 29. 00. 01 Образец письма, оформленного на бланке для писем.(На бланках для писем государственных учреждений, организаций и предприятий помещается изображение герба Республики Казахстан Приложение 10 ________ № _________ Алма-Ата Приложение 11 Наименование кооператива Наименование кооператива Устав Утверждено
00. 00. 00. №__________ Протокол общего собрания членов кооператива Место издания 00. 00. 00. № 1 Зарегистрировано Решение ________________ (наименование органа регистрации)
00. 00. 00. №___________ Структура текста Общие положения Предмет и цели деятельности (функции)
Порядок вступления в члены кооператива и выхода из него Права и обязанности членов кооператива Органы управления и контроля, их компетенция Взаимоотношения. Связи Порядок образования имущества кооператива Порядок распределения доходов (прибыли)
Условия реорганизации и прекращения деятельности кооператива Особенности деятельности кооператива.
Председатель кооператива подпись расшифровка подписи (правления)
Руководитель предприятия Руководитель государственного (учреждения, организации), органа (организации - первичного при котором создается пользователя), предоставляющего кооператив участок земли или другие природные ресурсы ______ расшифровка подписи ___________ расшифровка подписи подпись подпись
00. 00. 00 00. 00. 00 Макет Устава кооператива оформленного на общем бланке.
Приложение 12 предприятия предприятия Устав
00. 00. 00_____№ ______ место издания Утверждаю Руководитель ведомства, руководитель учредителя предприятия дата Основные задачи Функции Права и обязанности Руководство Производственно-хозяйственная деятельность Имущество и средства Контроль, проверка и ревизия деятельности Реорганизация и ликвидация Руководитель предприятия подпись расшифровка подписи Визы Макет Устава предприятия, оформленного на общем бланке Приложение 13 Наименование ведомства Наименование ведомства Наименование организации Наименование организации Должностная инструкция
00.00.00______ № _______ Место издания наименование категории служащих Утверждаю Должность руководителя Должностные обязанности Права Ответственность Взаимоотношения (связи по должности)
Руководитель структурного подразделения подпись расшифровка подписи Макет должностной инструкции, оформленный на общем бланке.
Приложение 14
Наименование предприятия Наименование предприятия Протокол
00.00.00 _________ №________________ Место издания Место издания заседания комиссии по ...
Председатель - Мамбетов С.С.
Секретарь - Антонова М.И.
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
Повестка дня:
1. О разработке и принципах...
Доклад заведующего...
2. О...
1. Слушали:
Соколову А.И. - текст доклада прилагается.
Выступили:
Омаров Ж.Е. - краткая запись выступления Нигматуллина Н.И. - Постановили:
1.1. Одобрить...
1.2. ...
2. Слушали:
Председатель подпись С.С. Мамбетов Секретарь подпись М.И. Антонова Образец протокола, оформленного на общем бланке.
Приложение 15
Наименование министерства, Наименование министерства, ведомства ведомства
00.00.00_________ №________ Утверждено Приказ Министерства Место издания ______________ № _________ О ликвидации __________________ наименование производственного объединения Основание: приказ министерства_____________________________________ _____________ от _____________________ № _______________________________ "О _____________________________________________________________________"
Составлен комиссией:____________________________________________________ Председатель комиссии___________________________________________________ должность, фамилия, инициалы Члены комиссии: 1. _____________________________________________________
2. _____________________________________________________ текст Составлен в 3-х экземплярах 1-й экземпляр:
2-й экземпляр:
3-й экземпляр:
Образец акта, оформленного на общем бланке Приложение 16 к п. 2.2.2.1.2.
Главное архивное управление Приказ № ____________ Образец бланка для приказов Приложение 17 учреждения учреждения
00.00.00___________ N№____________________ О внесении изменений в должностную (ые)
инструкцию (ии)
категории ИТР и служащих В связи с _______________________________________________________ основание Приказываю:
Внести в должностную(ые) инструкцию (ии) ________________________ наименование категории ИТР и служащих следующие изменения:
1. ______________________________________________________________
2. ______________________________________________________________
3. ______________________________________________________________ Руководитель учреждения подпись расшифровка подписи Образец приказа, оформленного на бланке для приказа.
Приложение 18
Тексты документов могут быть представлены в виде анкеты. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. Анкетные тексты применяются в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.
Анкетная форма приказа о приеме на работу, оформленного на бланке для приказа
00.00.00 № _____________ место издания место издания О приеме на работу Аманова С.И.
020 Табельный номер 13 010 Учетный номер 236 030 Фамилия Аманов 031 Имя Садуакас 032 Отчество Исаулы 040 Вид приема постоянная работа 050 Должность ст. инженер 060 Структурное подразделение отдел главного механика ( управление)
(отдел)
070 Оклад 480 руб.
080 Дата приема 05.04.90 (число, месяц, год)
090 Основание в порядке перевода с другого предприятия Генеральный директор объединения подпись И.М.Кожаев Начальник отдела кадров А.К. Амантаев 04.04.90 Главный механик Т.А. Исаков 04.04.90 С приказом ознакомлен____________________________________________ подпись работника Информация перенесена на машинный носитель____________________________ подпись, дата Приложение 19 к п. 2.2.2.2.1.
Расположение реквизитов документа
4. 2842
5. 0273060
Финансовый 16. Генеральному директору отдел объединения Ибраеву Т.И.
Резолюция
Заявление Еркинову С.
Подготовить проект приказа
11. 12. об увольнении т. Куатова Б.С.
16.07.92 19 15.08.92
________ № ________
Генеральный директор объединения Об увольнении 19. Ибраев Т.И.
Куатова Болата 16.07.92 К 20 Прошу освободить меня от должности бухгалтера (наименование должности)
финансового отдела_____________________________________________________ (наименование структурного подразделения)
по собственному желанию в связи с переездом на новое место жительства (причина увольнения)
23 Б.Куатов Б.С. Куатов (подпись работника) 25 (расшифровка подписи)
Начальник финансового отдела Умаров 16.07.92 Начальник отдела кадров С.И.Бондаренко 16.07.92 Обязательные реквизиты
4. Код организации
5. Код формы документа
7. наименование организации-автора документа
10. название вида документа или унифицированной формы документа
11. дата документа
12. регистрационный индекс документа
14. место составления или издания
19. заголовок к тексту документа
21. текст документа
23. подпись
25. визы
29. отметка об исполнении документа и направление его в дело Дополнительные реквизиты
1. Государственный герб
2. эмблема организации
3. изображение наград
9. индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер абонентского телеграфа, номер телефона, номер счета в банке
13. ссылка на индекс и дату входящего документа
15. гриф ограничения доступа к документу
16. адресат
17. гриф утверждения
18. резолюция
20. отметка о контроле
22. отметка о наличии приложения
24. гриф согласования
26. печать
27. отметка о заверении копий
28. фамилия исполнителя и номер его телефона
30. отметка о переносе данных на машинный носитель
31. отметка о поступлении Приложение 20 к п.2.2.2.3.3.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.п.).
Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.п.).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно- конструкторских и технологических работ; технические и т.п.).
Инструкции (правила) - (должностные): работников служб управления документацией, техники безопасности и т.п.; правила внутреннего трудового распорядка и т.п.
Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.п.).
Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно- исследовательских работах и т.п.).
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем;
предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.п.).
Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно- изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники;
кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.п.).
Положения (о министерствах, организациях и учреждениях, структурных подразделениях; премировании и т.п.).
Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т.п.).
Расценки на производство работ.
Сметы (расходов на содержание аппарата управлений, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.п.).
Стандарты (государственные, отраслевые, технические условия).
Структура и штатная численность.
Тарифные ставки.
Уставы объединений (предприятий), других организаций, входящих в состав объединений и т.п.
Формы унифицированных документов.
Штатные расписания и изменения к ним.
Приложение 21 к пп 2.2.2.3.3.
2.2.2.3.6.
Две формы утверждения документов ! Утверждено Постановление! Утверждаю ! приказ директора завода ! Решение! Директор завода ! 20.12.91 № 125 ! Приказ! Н. Есов !
! Протокол! 17.12.91 !
Издание соответствующего распорядительного !
документа Реквизит "Гриф утверждения"
Две формы согласования документов Внешняя форма согласования Внутреняя форма согласования документа документа (реквизит "Гриф согласования") (реквизит "Виза")
Согласовано Начальник отдела кадров Б.Айманов Протокол заседания профкома 07.08.88
03.08.91 № 27 Начальник юридического отдела К.Абдрахманов
07.08.91 Замечания прилагаются Приложение 22 к п. 2.2.2.3.5 на которые ставится гербовая печать Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).
Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно- техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).
Заявки (на оборудование, изобретение и т.д.).
Заявления (на аккредетив, об отказе от акцепта и т.д.).
Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты.
Исполнительные листы.
Командировочные удостоверения.
Норма расхода на драгоценные металлы.
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
Представления и ходатайства о награждении (правительственными наградами и т.д.).
Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).
Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные; на получение инвалюты со счета; перевод валюты и т.д.).
Положения о министерствах (ведомствах).
Протоколы (согласования планов поставок и т.д.).
Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк).
Смета расходов (на содержание аппарата управления; на подготовку и освоение производства новых изделий; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.).
Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).
Спецификации (изделий, продукции и т.д.).
Титульные списки.
Уставы государственных предприятий (объединений и организаций).
Приложения 23 к разделу 2.2.3.
Машиночитаемые документы - неотъемлемая часть управленческой документации, основной источник информации в "безбумажном"
учреждений будущего
Машиночитаемый документ - документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации (ГОСТ 6.10.2-83)
Для создания машиночитаемых документов используются машинные носители:
Магнитные:Кассетные: Пакеты :Гибкие:Магнитные:Магнитные: Перфоленты ленты (с :магнитные:магнитных :диски :барабаны : карты :
катушкой): ленты : дисков : : : :
Продолжение таблицы
Цифровые :
оптические :
диски :
________________:
Информация, предназначенная для обмена между АИС, записывается на машинном носителе в коммуникативном формате согласно ГОСТ 6.10.3-83 Машиночитаемые документы, созданные и оформленные в установленном порядке, обладают юридической силой.
Условия придания юридической силы этим документам устанавливает ГОСТ 6.10.4-84 "Условия придания юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.
Основные положения". Положения стандарта конкретизируются в Методических указаниях по его применению (РД 50-613-86).
Внедрение и применение ГОСТ 6.10.4-84 в организациях регламентируется распорядительным документом (приказом, постановлением).
Перечень мероприятий по внедрению оформляется в виде плана-графика.
Обязательными реквизитами машиночитаемых документов являются:
наименование организации - создателя документа (по ОКПО);
местонахождение организации - создателя документа;
наименование документа (по ОКУД или отраслевому классификатору управленческой документации);
дата изготовления документа (в соответствии с требованиями ГОСТ 6.38- код лица, ответственного за изготовление документа или, как правило, код лица, утвердившего документ Дополнительные реквизиты применяются по решению министерств и ведомств (например, могут быть указаны номер телефона, телетайпа, должность и фамилия лица, имеющего право удостоверять машиночитаемый документ).
Подлинники, дубликаты, копии машиночитаемых документов имеют одинаковую юридическую силу. Подлинником является первая по времени запись на машинном носителе; дубликатами - более поздние записи, аутентичные по содержанию, копиями- документы, переписанные с подлинника или дубликата.
Изменение подлинника может производить только организация- создатель документа; изменения в дубликаты и копии вносятся на основании извещения об изменениях.
Обмен машинопечатными документами между организациями регламентируется в заключаемом ими Договоре (в соответствии с РД 50-613-86).
Машиночитаемый документ приобретает юридическую силу после выполнения требований ГОСТ 6.10.4-84 и подписания сопроводительного письма.
Прием, учет, хранение и организация использования машиночитаемых документов осуществляется в соответствии с РД 50-524-84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях.
Приложения 24
Наименование ведомства Наименование организации Выписка из протокола
00.00.00 № 18 г. Алма-Ата Заседания профкома Председатель - И.К.Жусупов Секретарь - Е.М. Власова Присутствовали : 18 человек (регистрационный лист прилагается)
1. Информация о пионерлагере.
Докладчик - председатель профкома И.К.Жусупов.
2. О распределении путевок в детский санаторий.
Докладчик - зам.председателя профкома Т.Н.Рогова.
Слушали:
Т.Н. Рогову. В детский санаторий забронировано за объединением на июль 5 свободных мест.
Поручить Омаровой В.Д., детскому врачу поликлинники объединения, составить список детей; нуждающихся в санаторном режиме.
Список представить в профком 00.00.00.
Председатель И.К. Жусупов Секретарь Е.М. Власова Верно: Инспектор К.Ж. Саулебекова
00.00.00.
Приложение 25
Телеграмма
Актюбинск Объединение Актюбтяжстрой Жомартову Минтрансстрой обратилось вопросу неудовлетворительного строительства жилого дома тчк Примите меры форсирования работ обеспечению выполнения плана ввода дома эксплуатацию текущем году тчк 273/02 Насыров.
480091, Алма-Ата, ул. Мира, 96 Управление по жилищно-гражданскому Президент Государственного строительству акционерно-строительного концерна "Казахстандорстрой" Савельев 33 11 77 А.Г.Насыров
23.03.92 печать
Приложение 26
Телефонограмма
26.01.92 № 48/1-7 Директору школы № 115
14.30 Акаеву Б.А.
27.01.92 в 15.40 в актовом зале профтехучилища № 199 состоится совещание директоров школ Калининского района по вопросу профориентации.
Адрес училища: пр. Гагарина, 11-а.
Директор училища Р.У.Азаматов Передала секретарь Жумабаева 48 19 35 Приняла секретарь Сергеева 26 25 88 Приложение 27 Наименование структурного Адресат подразделения Резолюция Докладная записка ____________ № _________ О нарушении...
Примерный состав информации Фамилия Имя Отчество Должность Структурное подразделение С какого времени работает в данной организации Вид и дата нарушения Наличие письменного объяснения нарушения Мнение о дисциплинарном взыскании Руководитель структурного подразделения подпись расшифровка подписи Приложение 28 ГПИ "Каздорпроект" Детский сад № 2 Справка
10.08.92 № 113
Аманжолова Сауле Иманбеккызы работает техником-конструктором проектно-конструкторского отдела института.
Оклад 540 руб. в месяц Начальник отдела кадров печать подпись А.В.Такежанов Приложение 29 Контрольно-ревизионный отдел Генеральному директору Докладная записка объединения "Алмаатакнига"
12.04.92 Тохтарову А.В.
О назначении документальной ревизии в магазине N 8 При проведении 09.04.92 инвентаризации товарных фондов магазина N 8 обнаружена недостача книжных и канцелярских товаров на сумму 1921 руб.
Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина N 8 за период с 01.01.92 по 09.04.92.
Зам. начальника отдела П.А. Ахметова Приложение 30 Производственный отдел Генеральному директору Заманбаеву А.А.
Объяснительная записка
12.01.92 № 46/2
Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за 1991 год не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.
Начальник отдела Т.А.Алибеков Приложение 31 Технический отдел Начальнику ЦХЛ Извещение Исаеву В.К.
15.11.92 № 3/259
О проведении совещания 25 ноября 1992 г. в 10 часов в техническом отделе состоится совещание по вопросу продолжения работ по освоению известных технологий и разработки новых рецептур АКП на базе продукции, вырабатываемой на объединении.
Просим принять участие в работе совещания.
Начальник технического отдела подпись Ф.П. Воробьев Начальник производственного подпись Н.И. Кочумбаев отдела Приложение 32 Заявление
00.00.00
Прошу перевести меня на должность _______________________________ наименование должности наименование структурного подразделения в связи с ____________________________________________________________ причина перевода Подпись работника расшифровка подписи Приложение 33 Алма-Атинский Зам.директора КазНИИКИ электротехнический завод Жунусову А.
Отзыв 480051, г. Алма-Ата ул. Кабанбай батыра, 4
15.11.92 № 7
На № 39/1-18-141 от 10.10.92 на статью Н.А.Юсупова "О классификации организационно- распорядительной документации в электротехнической промышленности"
Рассматриваемая статья отражает большую работу автора, проведенную им в 1990-1991 годах по созданию рациональных принципов классификации и кодирования организационно-распорядительных документов_______________________ Предложенный материал представляет собой большой практический интерес и его целесообразно опубликовать в виде статьи в отраслевом журнале.
Для этого автору следовало бы___________________________________________________ Начальник лаборатории НОТиУ подпись Т.К.Есетов Приложение 34 к п. 3.2.2.
Перечень типовых сроков исполнения документов Акт приемки: подписание не позднее 45 дней с момента отправки (передачи) проектной продукции; акт о наличии недостатков: составление не позднее 10 дней по получении продукции.
Договор на поставку товаров: подписание и возврат не позднее 10 дней (для долгосрочных - 20 дней) после получения проекта договора; ответ на предложение о заключении договора- в 10 дневный срок после получения предложения.
Жалоба на неправильные действия или распоряжения финорганов:
рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления.
Заказ на продукцию: подписание и представление в 10-дневный срок после получения извещения.
Заявка покупателя - не позднее трех дней после ее получения.
Заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со дня поступления;
не требующие дополнительного изучения и проверки- безотлагательно, не позднее 15 дней.
Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей: в органах СНГ и в республиканских органах - в срок до 15 дней со дня поступления; в местных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях - безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления.
Запрос депутата Верховного Совета - не более чем в 3-дневный срок на сессии Верховного Совета.
Консультация письменная по вопросам использования машин- не позднее чем через 10 дней по получении запроса.
Наряд на поставку продукции: выдача в течение 15 дней после получения извещения о распределении фондов.
Опросный лист на продукцию: представление - в 20- дневный срок с момента получения наряда.
Отзыв: на проект стандарта-составление и направление не позднее чем через месяц со дня получения проекта стандарта; о работе машин - в 10 дневный срок.
Отчет бухгалтерский и баланс годовой: рассмотрение, утверждение и сообщение решений по ним в 15-дневный срок со дня получения.
Письма-поручения и письма-запросы вышестоящих учреждений и организаций - к указанному в них сроку или в течение 10 дней (не требующие дополнительного изучения и проверки).
Письма предприятий (объединений), учреждений, организаций - 10 дней.
Поручение платежное: выписка и сдача в учреждение банка не позднее следующего дня после получения товаров.
Предложения об уточнении ассортимента- не позднее 10 дней после получения предложения; о расторжении или изменении договора- не позднее 10 дней после получения предложения.
Предложения граждан - в срок до одного месяца, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения.
Предложения и заявления депутатов Верховного Совета- в срок до одного месяца; не требующие дополнительного изучения и проверки безотлагательно.
Предложения местных администраций - не позднее чем в месячный срок.
Решение, распоряжение главы местной администрации, если в них не указаны конкретные сроки, и пополняются в течение 7 дней.
Предложения и замечания депутатов на сессии городского, районного в городе Совета народных депутатов: рассмотрение в 10-дневный срок.
Предложения областного Совета народных депутатов: сообщение результатов рассмотрения не позднее чем в месячный срок;
городского, районного Совета народных депутатов - не позднее чем в 10- дневный срок.
Приказы и указания министров во исполнение документов Кабинета Министров-согласно указанному сроку.
Протокол разногласий: составление и направление в 10-дневный срок;
рассмотрение в 20- дневный срок.
Рекомендации постоянных комиссий областного Совета народных депутатов:
сообщение результатов рассмотрения не более чем в месячный срок либо в срок, установленный комиссиями.
Решения: областного Совета народных депутатов доводятся до сведения не позднее чем в 10-дневный срок;
городского, районного Совета народных депутатов - не позднее чем в 7- Соглашение дополнительное: подписание не позднее трех дней с момента получения.
Спецификация на товары годовая: согласование не позднее 45 дней до начала года; квартальная: направление за 45 дней до наступления квартала;
рассмотрение и подписание не позднее 10 дней после получения.
Стандарт: согласование проекта в срок, не превышающий 15 дней со дня поступления.
Телеграммы, требующие срочного решения - до двух дней; остальные - в течение 10 дней.
Приложение 35 к п.3.5.5.
5 : : 12345678910111213141516171819202122232425262728293031 15 Корреспондент 15 Дата поступления и индекс документа: Дата и индекс документа _____________________________________:
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ 25 Отметка об исполнении документа Лицевая сторона Продолжение приложения 35 Контрольные отметки 10 : : Фонд № : Опись № : Дело № :__:________________________________________________________________ : : 70 : 70 :
:__:_____________________:____________________:
: 210
:___________________________________________________________________ оборотная сторона Приложение 36 к п. 3.5.5.
Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)
Реквизиты : Пояснение по заполнению ____________________________:_________________________________________ 1 : 2 ____________________________:_________________________________________ Название вида документа Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа.
При регистрации писем графа не заполняется Автор (корреспондент) При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) - автора документа.
При регистрации отправляемых документов записывается название организации(лица)- корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации Дата документа Дата, присвоенная документу организацией- автором, переносится на РКФ:
число, месяц, год -тремя парами арабских цифр Индекс документа Индекс, присвоенный документу организацией- автором, переносится на РКФ: с поступившего или отправляемого документа Дата поступления Дата поступления документа в организацию переносится на РКФ с регистрационного штампа тремя парами арабских цифр Индекс поступления Индекс, присвоенный документу организацией- получателем, переносится при регистрации поступления на РКФ из регистрационного штампа. После исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами Заголовок документа или Переносится заголовок, сформулированный краткое содержание на документе. При отсутствии заголовка на документе он формулируется работником службы Резолюция Переносится на РКФ с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель Срок исполнения Проставляется число, месяц, год - тремя парами арабских цифр. При регистрации отправляемого инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа Отметка об исполнении Краткая запись решения вопроса по существу или дата и индекс ответного Дело N№ Индекс дела в соответствии с номенклатурой дел Приложение 37 к п. 3.5.8.
Журнал регистрации входящих документов Дата : Корреспондент, : Краткое :Резолюция : Отметка об поступления : дата и индекс :содержание:или кому : исполнении и индекс : поступившего : :направлен :
документа : документа : :документ :
_____________:________________:__________:___________:________________ регистрации исходящих и внутренних документов Дата и индекс : Корреспондент: Краткое : Отметка об документа : : содержание : исполнении : : : документа _________________:_______________:________________:___________________ 1 : 2 : 3 : 4 _________________:_______________:________________:___________________ Приложение 38 к п. 3.9.3.
Сводка об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю, по состоянию на ________________ 19___г.
№№ :Наименование : Документы на контроле : Из них п/п :структурных :________________________:_________________________ :подразделений:всего : поступило : документы : : :в предыдущем :_________________________ : : : :исполненные :исполняемые : : : : :в срок _____:_____________:_______:________________:____________:____________ с продленным : просроченные сроком :
исполнения :
________________:_____________ (дата ) Должность руководителя службы управления документацией (подпись)
Примечание. Сводка может быть дополнена графами по видам документов (приказы, решения коллегии и т.д.)
Формат А4 (210х297)
Приложение 39 об исполнении предложений, заявлений и жалоб граждан на _____________ 19__г.
№№ : Наименование : Находится на исполнении :
п/п: структурных :__________________________:_______________________ : подразделений: всего : поступило за : исполняются в срок : : : предыдущий :
: : : месяц :
____:______________:__________:_______________:_______________________ Из них просрочены всего : срок продлен ___________:__________________ Всего:
приложение 40 документов, не исполненных __________________________________________ (название и индекс структурного подразделения)
в установленный срок, по состоянию на ____________________ 19___г.
№№ : Откуда : Краткое : Срок : Фамилия : Причины п/п:поступил :содержание : исполнения :и должность :неисполнения :документ :документа : :исполнителя :в срок ____:__________:___________:____________:____________:__________________ Состояние : Когда будет исполнения : исполнено _____________:________________ 7 : 8 (дата) Должность руководителя службы Примечание. Графы 6-8 заполняются в структурном подразделении-исполнителе.
Приложение 41 к п. 3.10.1.1.
Министерство промышленности Утверждаю Республики Казахстан Директор завода Алма-Атинский Х.Е. Омаров машиностроительный завод 25.12.91 Номенклатура дел
10.12.91 № 01-11 г. Алма- Ата на 1992 год Индекс дела : Заголовок дела: Кол-во : Срок хранения : Примечание : (тома, части) : дел :дела(тома, части):
: :(томов, :и №№ статей по :
: : частей):перечню :
_____________:_______________:________:_________________:______________ Планово- экономический отдел 5-03 Положения о постоянно, Перечень типовых хозрасчетной ст. 38 документов деятельности с указанием подразделений сроков хранения, завода. М., 1989 Подлинники 5-08 Годовые планы постоянно, по производству ст. 166 продукции 5-19 Расчеты по нормам 5 л., ст. 1635 сырья и материалов Наименование должности руководителя службы управления документацией П.В. Голубченко Протокол ЭК Алма-Атинского Протокол ЭПК ЦГА машиностроительного завода Республики Казахстан
16.12.91 № 1 20.12.91 № 20 Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 1991 г.
По срокам хранения : Всего : В том числе : :________________________________________ : : переходящих : с отметкой "ЭПК"
____________________:_________:____________________:___________________ Постоянного Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого
Наименование должности управления документацией А.О.Куралбаев
25.12.92
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив Инспектор Н.Т. Ракишева
28.12.92
Приложение 42 к п. 3.10.4.5.
нормативно-методических документов для определения сроков хранения документов Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. М., 1989 Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. М., 1973 Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР. М., 1969 Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР, и методические рекомендации по экспертизе ценности научно-технической документации. М., 1987 Тематический перечень звукозаписей, подлежащих приему на государственное хранение. М., 1980 Организация документов на вычислительных центрах: Методическое пособие М., 1981 Приложение 43 к п. 3.10.5.1 Министерство промышленности Наименование службы
30.11.91 № 01-04
Индекс : Заголовок дела :Кол-во : Срок хранения : Примечание дела : (тома, части) : дел : дела(тома, :
: :(томов,: части) и №№ :
: :частей): статей по :
: : : перечню :
________:________________:_______:_______________:_____________________ 01-05 Приказы 5 л., ст. 19 Перечень типовых Министерства. документов, Копии образующихся в 01-10 Положения о 3 г. после деятельности Министерстве и замены новыми, министерств, ведомств его структурных ст. 37 и др. организаций подразделениях. и предприятий с Копии указанием сроков 01-34 Документы по 15 л., ЭПК, хранения, М., 1989 организации НТИ ст. 868 и автоматизации управления производством (докладные записки, справки, заключения)
01-38 Переписка о 1 г., ст. 1095 предоставлении мест в гостиницах 01-42 Журналы учета выдачи 3 г,. ст. 1079 печатей и штампов управления документацией И. П. Шарипова Зав. архивом (ответственный за архив) Т.К. Акаева
02.12.91
Приложение 44 к п. 3.12.2.
Наименование организации Утверждаю АКТ Наименование должности __________ № ___________ руководителя организации ________________________ Подпись Расшифровка (место составления) подписи Дата О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании ________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № __________________ (название фонда)
№ : Заголовок : Дата дела: Номер описей:Индекс дела :Кол-во дел п/п: дела или : или :(номенклатур :(тома, части по:томов, частей)
: групповой : крайние : за год(ы) : номенклатуре :
: заголовок :даты дел : :или № дела по :
: дел : : : описи :
____:___________:__________:_____________:_______________:______________ Сроки хранения : Примечание дела (тома, части):
и номера статей по:
перечню :
___________________:_______________ Итого _______________________ дел за ________________________ годы (цифрами и прописью Описи дел постоянного хранения за ____________________________________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК_______________ (наименование архивного учреждения)
(протокол от ________________ № __________________)
Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи Одобрено Протокол ЦЭК (ЭК)
от _________ № __________ Документы в количестве ___________________________________дел, весом (цифрами и прописью)
_________________ кг сданы в _________________________________________ (наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от_______________________ № _______________ работника организации, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи Изменения в учетные документы внесены.
работника ведомственого архива (службы делопроизводства), внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи Формат А4 (210х297 мм)
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Приложение 45 к п. 3.12.4.
20 Код госархива __________ код учреждения__________ ___________________________________________________ Д.№ _____________ 30 ____________________________________________ Оп.№_____________ _______________________________________________ Ф.№ _____________ (наименование государственного архива) _____________ 50 ________________________________________________________________ (наименование учреждения и структурного подразделения)
______ Дело № ________________ Том № __________________ 70 ________________________________________________________________ (заголовок дела)
(дата)
_______________________________ На __________________________лист.
Ф. № ______________ 30 Оп.№ ______________ Хранить _____________________ Д. № ______________ Образец оформления обложки дела постоянного и долговременного хранения.
Приложение 46 к п. 3.12.5 (наименование структурного подразделения или общественной организации)
Утверждаю руководителя структурного подразделения (общественной организации)
Подпись Расшифровка подписи Опись № Название раздела № : Индекс : Заголовок: Дата дела : Кол-во : Срок :Примечание п/п:дела (тома,:дела(тома,:(тома,части): листов :хранения :
: части) : части) : :в деле :дела (тома,:
: : : :(томе, :части) :
: : : : части) : :
____:__________ :__________:___________ :________:___________:___________ 1 : 2 : 3 : 4 : 5 : 6* : 7 ____:__________ :__________:___________ :________:___________:___________ В данную опись внесено ___________________ дел с № ____________________ по № ________________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
составителя описи Подпись Расшифровка подписи Согласовано Одобрено ** Наименование должности руководителя протокол ЭК структурного службы управления документацией подразделения Подпись Расшифровка подписи от _______ № ___________ Передал _______________________________________________________________ и ____________________ регистрационно-контрольных картотек к документам Наименование должности сотрудника структурного подразделения (общественной организации) Подпись Расшифровка подписи Принял ____________________________ дел и ____________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам Наименование должности работника ведомственного архива Подпись Расшифровка подписи Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации)
Примечание: * Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
** При наличии ЭК структурного подразделения.