Қазақша:
Қазақстан Республикасы Мәдениет министрлігі Қазақстан Республикасы Министерство культуры Республики Казахстан Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келiсiм министрлiгi Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті Төрайымының 2000 жылғы 11 тамыздағы N 47 бұйрығы Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде 2000 жылғы 10 қыркүйекте тіркелді.
Тіркеу N 1240. Күші жойылды - Мәдениет және ақпарат министрінің 2013 жылғы 6 ақпандағы № 27 Бұйрығымен Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттiк есебi туралы нұсқауды бекiту жайлы Ескерту. Күші жойылды - ҚР Мәдениет және ақпарат министрінің
06.02.2013 № 27 бұйрығымен (алғашқы ресми жарияланған күнінен бастап күнтізбелік он күн өткен соң қолданысқа енгізіледі).
Қазақстан Республикасының "Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттары туралы" 1998 жылғы 22 желтоқсандағы Заңының 9, 10 баптарын және Қазақстан Республикасы Yкiметiнiң 1999 жылғы 7 қазандағы N 1538 қаулысымен бекiтiлген Ұлттық мұрағат қоры туралы Ереженiң 21, 22 пункттерiн жүзеге асырудың жүйесiн құру мақсатында БҰЙЫРАМЫН орталықтандырылған мемлекеттiк есебi туралы қоса берiлiп отырған нұсқауы бекiтiлсiн.
Комитет төрайымы
ҚР НҚА ЭББ-гі нақты құжатқа сілтеу QR-коды Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келiсiм министрлiгiнiң Мұрағаттар жөнiндегi комитетiнiң 2000 жылғы 11 тамыз N 47 бұйрығымен Бекітілген Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттiк есебi туралы Нұсқау
1. Жалпы ережелер
1. Осы нұсқау Қазақстан Республикасының "Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы" Заңының 9, 10 баптары мен Қазақстан Республикасы Үкiметiнiң 1999 жылғы 7 қазандағы N 1538 қаулысымен бекiтiлген Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры туралы Ережесiнiң 21, 22 пункттерiн жүзеге асырудың жүйесiн құру мақсатында әзiрлендi және Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттiк есебiн жүргiзудiң тәртiбiн (бұдан әрi - Ұлттық мұрағат қор)
белгiлейдi.
2. Меншiк түрiне және сақталу орнына қарамастан белгiленген тәртiп бойынша Ұлттық мұрағат қоры деп табылған барлық құжаттар мемлекеттiк есепке жатады.
3. Ұлттық мұрағат қорының құжаттары мұрағаттық қорлар, мұрағаттық коллекциялары, сақтау бiрлiктерi бойынша есепке алынады.
4. Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының есебiн жүргiзудiң негiзi ұйымдастыруды реттеудi, құжаттардың ұқсастығы мен мекен жайын iздестiрудiң мүмкiндiгiн қамтамасыз етушi, мұрағаттық қорларды, мұрағаттық коллекцияларды, сақтау бiрлiгiн тiркеудiң бiрыңғай жүйесi болып табылады.
Құжаттардың есебiн жүргiзудiң құралы сақтау бiрлiгiне мұрағаттық шифр беру болып табылады.
5. Нұсқауда мына негiзгi ұғымдар пайдаланылады:
1) мұрағаттық құжаттардың мемлекеттiк есебi - мұрағаттық құжаттардың бiрлiк есептегi құрамы мен санын белгiлеу және әрбiр бiрлiк есепте есептiк құжаттардың белгiленген комплекске тиiстiлiгiне және олардың жалпы санына қарай жазу (тiркеу);
2) Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттiк есебi - Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының мемлекеттiк ауқымдағы есебiнiң жүйесi - Қазақстан Республикасының Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөнiндегi мемлекеттiк органда (мұнан әрi - республикалық уәкiлеттi орган) және жергiлiктi уәкiлеттi органдарда жинақтауға негiзделген сақтау бiрлiгiнiң саны, мұрағаттық қорлардың құрамы, саны туралы мәлiметтер;
3) есептiк құжаттар - мұрағаттық құжаттардың түсуiн, шығуын, санын, құрамын және жағдайын жазып алатын белгiленген нысандағы құжат;
4) мұрағаттық құжаттардың есеп бiрлiгi - мұрағаттағы құжаттар санының өлшем бiрлiгi;
5) мұрағаттық құжаттардың сақтау бiрлiгi - дербес маңызы бар құжаттар жиынтығы немесе физикалық жағынан оқшауланып көрсетiлетiн құжаттардың есептiк және жiктеу бiрлiгi;
6) мұрағаттық құжаттарды депозитарлық сақтау - тиiстi мұрағат, мұражай, кiтапхана мен мұрағат иесi арасында мұрағаттық құжаттарды сақтауға жасалған келiсiм шарттары бойынша меншiк иесi құқығын сақтай отырып, Ұлттық мұрағат қорларын мемлекеттiк мұрағатта, мұражайда, кiтапханада сақтау.
6. Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының мемлекеттiк есебiнiң тәртiбi орталықтандыру, бiрыңғайлылық, жүйелiлiк, толықтығымен сенiмдiлiк қағидаларына негiзделедi.
7. Қазақстан Республикасының мемлекеттiк мұрағаттарында, Қазақстан Республикасы Президентiнiң мұрағатында, мемлекеттiк арнайы мұрағаттарда, ведомстволық, сондай-ақ ұйымдардың мұрағаттарында нұсқаудың 12 пунктiнде көрсетiлген мұрағаттық құжаттарының есебi үшiн:
1) Келiп түскен құжаттар есебiнiң кiтабы;
2) Қорлар тiзiмi;
3) Құжаттар мен iстер тiзiмдемесi немесе олардың жеке түрлерi;
4) Қордың парақтары немесе олардың орнына қолданылатын құжаттар, сондай-ақ негiзiнен орталықтандырылған мемлекеттiк есеп құрастырылатын басқа да есептiк құжаттар жүргiзiледi.
8. Орталықтандырылған мемлекеттiк есептiң құжаттары болып табылады:
1) ____ жылдың 1 қаңтарына мұрағаттың төлқұжаты (нұсқауға 1-қосымша)
(бұдан әрi - қосымша);
2) Қордың карточкасы (2-қосымша);
3) _____ жылдың 1 қаңтарына қорлардың көлемi мен құрамындағы өзгерiстер туралы мәлiметтер (3-қосымша);
4) _____ жылдың 1 қаңтарына басқару құжаттамасын (6-қосымша), ғылыми-техникалық құжаттаманы (7-қосымша), кинофотодыбыс құжаттары (8-қосымша) сақтап отырған кәсiпорын, мекеме, ұйымның төлқұжаты;
5) _____ жылдың 1 желтоқсанына Қазақстан Республикасының мемлекеттiк мұрағаттарын толықтырудың көздерi - кәсiпорын, мекеме, ұйым мұрағаттарының жиынтық төлқұжаты (9 қосымша).
9. Тарихи-мәдени құжатты ескерткiштер айрықша есепке алуға жатады.
2. Мемлекеттiк меншiктегi Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттiк есебiнiң тәртiбi
10. Мемлекеттiк мұрағаттарда сақтауда тұрған мемлекеттiк меншiктегi Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттiк есебiнiң тәртiбi мына тәртiппен ұйымдастырылады:
1) Қазақстан Республикасының мемлекеттiк мұрағаттары, Қазақстан Республикасы Президентiнiң мұрағаты жыл сайын:
_____ жылдың 1 қаңтарына мұрағаттың төлқұжатын;
Қорға жыл iшiнде келiп түскен қорлардың карточкаларын;
_____ жылдың 1 қаңтарына қорлардың көлемiмен құрамындағы өзгерiстер туралы мәлiметтердi;
_____ жылдың 1 қаңтарына қор каталогi бойынша есептiк мәлiметтерiн жасайды (4-қосымша).
Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттiк мұрағаттары төлқұжаттарын жұмыстары туралы жылдық есептерi мен бiрге республикалық уәкiлеттi органға тапсырады. Қорлардың карточкасын, қорлардың көлемiмен құрамындағы өзгерiстер туралы мәлiметтi ____ жылдың 1 қаңтарына қор каталогi бойынша есептiк мәлiметтi республикалық уәкiлеттi органға белгiленген нысанда iлеспе хатпен (5-қосымша) есептi жыл үшiн республикалық уәкiлеттi органға келер жылдың 15 ақпанында тапсырады.
Қазақстан Республикасы Президентiнiң мұрағаты төлқұжатын, қорлардың карточкасын, қорлардың көлемiмен құрамындағы өзгерiстер туралы мәлiметтi жылдың 1 қаңтарына, қор каталогi бойынша есептiк мәлiметтi есептi жыл үшiн республикалық уәкiлеттi органға келер жылдың 15 ақпанына тапсырады.
2) Астана және Алматы қалаларының орталық мемлекеттiк мұрағаттары, облыстардың, қалалардың, аудандардың мемлекеттiк мұрағаттары және олардың филиалдары жыл сайын:
Қорға жыл iшiнде түскен қорлардың карточкаларын;
_____ жылдың 1 қаңтарына қорлардың көлемi мен құрамындағы өзгерiстер туралы мәлiметтердi;
Қор каталогы бойынша есептiк мәлiметтердi және олардың жылдық есебiмен жергiлiктi уәкiлеттi органға тапсырады, сонымен бiрге қорлар карточкаларымен қорлардың көлемi мен құрамындағы өзгерiстер туралы мәлiметтердi екi данадан жылдың 1 қаңтарына тапсырады.
3) Жергiлiктi уәкiлеттi органдар:
Астана және Алматы қалалары мен облыстардың мұрағаттық мекемелерi 1-қосымша нысаны бойынша жиынтық төлқұжат жасайды және оны жұмысы туралы есебiмен бiрге республикалық уәкiлеттi органға тапсырады;
Жергiлiктi қор каталогын жүргiзедi және ұйымдастырады;
____ жылдың 1 қаңтарына қор каталогы бойынша жиынтық есептiк мәлiметтердi жасайды.
Қорлардың көлемiмен құрамындағы өзгерiстер туралы мәлiметтер мен қорлар карточкаларының бiр данасын жылдың 1 қаңтарына, қор каталогы бойынша жиынтық есеп мәлiметiн iлеспе хатпен есептi жыл үшiн келесi жылдың 15 ақпанына республикалық уәкiлеттi органға тапсырады.
4) Республикалық уәкiлеттi орган:
_____ жылдың 1 қаңтарына Қазақстан Республикасының мемлекеттiк мұрағаттарының жиынтық төлқұжатын жасайды.
Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының мазмұны мен құрамы туралы деректер Жинағын (Каталогын) жүргiзедi және оның толықтыру көздерiн ұйымдастырады.
_____ жылдың 1 қаңтарына Қазақстан Республикасының мемлекеттiк мұрағаттары қорларының қозғалысымен саны туралы жиынтық есебiнiң мәлiметiн жасайды.
11. Мемлекеттiк арнайы мұрағаттарда сақталатын және мемлекеттiк меншiкте тұрған Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттiк есебi мына тәртiппен ұйымдастырылады:
1) Мемлекеттiк арнайы мұрағаттар жыл сайын жасайды:
Ведомствоға қарасты ұйым мұрағаттарының 1-қосымша нысаны бойынша төлқұжатын есепке ала отырып дайындалған мұрағат төлқұжатын ____ жылдың 1 қаңтарына;
____ жылдың 1 қаңтарына қорлардың көлемi мен құрамындағы өзгерiстер ____ жылдың 1 қаңтарына мұрағат төлқұжатын есептi жыл үшiн республикалық уәкiлеттi органға келесi жылдың 15 ақпанына тапсырады;
____ жылдың 1 қаңтарына құжаттардың көлемiмен құрамындағы өзгерiстер туралы мәлiметтi және қорлардың карточкаларын республикалық уәкiлеттi органға оның сұранысы бойынша тапсырады.
2) Республикалық уәкiлеттi орган:
Қазақстан Республикасының мемлекеттiк арнайы мұрағаттарының және ведомствоға қарасты оның ұйымдары мұрағаттарының жиынтық төлқұжатын _____ жылдың 1 қаңтарына мемлекеттiк арнайы мұрағаттардың қорлар көлемi мен құрамындағы өзгерiстер туралы мәлiметтер мен қорлар карточкаларын Ұлттық мұрағаттар қоры құжаттарының мазмұны мен құрамы және оны толықтырудың көздерi туралы деректер Жинағына (Каталог) енгiзедi.
12. Мұрағат iсiн жүргiзу және басқару органдарының жүйесiне кiрмейтiн ұйымдарда сақталған мемлекеттiң меншiгiндегi Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттiк есебi мына тәртiпте ұйымдастырылады:
1) Қазақстан Республикасының Ұлттық мұражайы мен республикалық маңыздағы мемлекеттiк басқа да мұражайлар, Қазақстан Республикасының Ұлттық кiтапханасы, Қазақстан Республикасы Мемлекеттiк стандарттар қоры, Гидрометеорология және табиғи ортаның ластануы жөнiндегi деректердiң республикалық қоры, Республикалық геологиялық қор, Республикалық мемлекеттiк қазыналық кәсiпорны "Орталық картография-геодезиялық қоры", Республикалық мемлекеттiк қазыналық кәсiпорны "Орталық ғылыми кiтапхана"
жыл сайын жасайды және Қазақстан Республикасының тиiстi орталық мемлекеттiк мұрағаттарына тапсырады:
____ жылдың 1 қаңтарына 1-қосымша нысаны бойынша төлқұжатын есептi жыл үшiн келесi жылдың 10 қаңтарына;
____ жылдың 1 қаңтарына қорлардың көлемi мен құрамындағы өзгерiстер туралы мәлiметтерiн;
өзгерiстер туралы мәлiметтердi және қорлар карточкаларын есептi жыл үшiн келесi жылдың 1 ақпанына тапсырады.
Жергiлiктi маңызы бар мұражайлар мен кiтапханалар, Қазақстан Республикасы Мемлекеттiк стандарттар қорының аймақтық бөлiмшелерi, Гидрометеорология және табиғи ортаның ластануы жөнiндегi деректердiң республикалық қоры, Республикалық геологиялық қор, Республикалық мемлекеттiк қазыналық кәсiпорны "Орталық картография-геодезиялық қор" жыл сайын ұқсас есептiк құжаттарды жасайды және мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөнiндегi жергiлiктi органға тапсырады, сонымен бiрге ____ жылдың 1 қаңтарына қорлардың көлемi мен құрамындағы өзгерiстер туралы мәлiметтердi және қорлар карточкаларын екi данадан тапсырады.
2) Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттiк мұрағаттары:
Жиынтық төлқұжат жасайды және оны республикалық уәкiлеттi органға жұмысы туралы жылдық есебiмен бiрге тапсырады;
____ жылдың 1 қаңтарына қорлардың көлемi мен құрамындағы өзгерiстер туралы мәлiметтердi және қорлар карточкаларын республикалық уәкiлеттi органға есептi жыл үшiн келесi ____ жылдың 15 ақпанына жолдайды.
Жиынтық төлқұжат жасайды және оны республикалық уәкiлеттi органға жылдық есебiмен бiрге тапсырады;
____ жылдың 1 қаңтарына қорлардың көлемi мен құрамындағы өзгерiстер туралы мәлiметтерi мен қорлар карточкаларын жергiлiктi қор каталогтарына енгiзедi;
____ жылдың 1 қаңтарына қорлардың көлемi мен құрамындағы өзгерiстер туралы мәлiметтерi мен қорлар карточкаларының бiр данасын республикалық уәкiлеттi органға iлеспе хатпен есептi жыл үшiн келесi жылдың 15 ақпанына жолдайды.
Мемлекеттiк мұражайлар мен кiтапханаларда, Қазақстан Республикасының Мемлекеттiк стандарттар қорында, Гидрометеорология және табиғи ортаның ластануы жөнiндегi деректердi республикалық қорында, Республикалық геологиялық қорда, Республикалық мемлекеттiк қазыналық кәсiпорын "Орталық картография-геодезиялық қор", Республикалық мемлекеттiк қазыналық кәсiпорын "Орталық ғылыми кiтапхана" және оның аймақтық бөлiмшелерiнде сақталған құжаттардың жиынтық төлқұжатын жасайды;
өзгерiстер туралы мәлiметтердi және қорлардың карточкаларын Ұлттық мұрағат қоры және оны толықтырудың көздерiндегi құжаттардың құрамымен мазмұны туралы деректер Жинағына (Каталог) енгiзедi.
13. Ведомстволық мұрағаттарда уақытша сақтауда тұрған мемлекеттiк меншiктегi Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының орталықтандырылған
1) Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттiк мұрағаттарын толықтырудың көздерi - кәсiпорындар, ұйымдар, мекемелер (мұнан әрi - ұйымдар), Қазақстан Республикасы Президентiнiң мұрағаты, Астана, Алматы қалаларындағы және облыстардың, қалалардың, аудандардың мемлекеттiк мұрағаттары және олардың филиалдары ұйым мұрағаттарының төлқұжатын жылдың 1 желтоқсанына жыл сайын жасайды (6, 7, 8 қосымшалар - олардың қызметiнде пайда болған құжаттардың құрамына байланысты) және оны тиiстi мемлекеттiк мұрағаттарға үш жылда бiр рет есептi жылдың 30 желтоқсанына
2) Мемлекеттiк мұрағаттар мемлекеттiк мұрағаттарды толықтырудың көзi - ұйым мәлiметтерiнiң жиынтық төлқұжатын жасайды (9-қосымша).
мемлекеттiк мұрағаттарды толықтырудың көзi - ұйым мәлiметтерiнiң жиынтық төлқұжатын жұмысы туралы есебiмен бiрге республикалық уәкiлеттi органға Қазақстан Республикасы Президентiнiң мұрағатын толықтырудың көзi - ұйымдар мұрағаттарының жиынтық төлқұжатын есептi жыл үшiн келесi жылдың 1 ақпанына тапсырады.
Астана және Алматы қалаларының орталық мемлекеттiк мұрағаттары, облыстардың, қалалардың, аудандардың мемлекеттiк мұрағаттары және олардың филиалдары толықтырудың көздерi - ұйымдар мұрағаттарының жиынтық төлқұжаттарын жергiлiктi уәкiлеттi органға жұмысы туралы жылдық есебiмен бiрге тапсырады.
3) Жергiлiктi уәкiлеттi органдар жылдың 1 желтоқсанына Астана және Алматы қалалары мен облыстардың мұрағаттық мекемелерiн толықтырудың көздерi - ұйымдар мұрағаттарының жиынтық төлқұжаттарын жасайды және оны республикалық уәкiлеттi органға жылдық жұмысы туралы есебiмен бiрге
4) Республикалық уәкiлеттi орган Қазақстан Республикасының мемлекеттiк мұрағаттарын толықтырудың көздерi - ұйымдар мұрағаттарының жиынтық төлқұжатын жылдың 1 желтоқсанына жасайды.
3. Ұлттық мұрағат қорының жеке меншiкте тұрған құжаттарының мемлекеттiк есебiнiң тәртiбi
14. Белгiленген заңмен Ұлттық мұрағат қорының құрамына жатқызылған құжаттар құжаттың меншiк иесiмен және мұрағат iсiн жүргiзу мен басшылық органы арасында жасалған шарт (келiсiм) негiзiнде құжат иесiнiң келiсiмiмен мемлекеттiк есепке алуға жатады.
15. Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының меншiк иесi мұрағат iсiн жүргiзу мен басқару органдарының сұранысы бойынша өз құжаттарының есептiк мәлiметiн:
заңды тұлға - нұсқаудың 13 пунктiнде анықталған 6, 7, 8 қосымшалардағы нысандар ретiнде;
жеке тұлға - 2-қосымшадағы нысан бойынша тапсырады.
16. Жеке меншiкте тұрған Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттiк есебi:
заңды тұлғалар үшiн, нұсқаудың 13 пунктiнiң 2), 3), 4)
тармақшаларында анықталған ретте;
жеке тұлғалар үшiн нұсқаудың 12 пункітiнiң 2), 3), 4) тармақшаларында анықталған ретте жүзеге асырылады.
17. Жеке меншiкте тұрған Ұлттық мұрағат қорының құжаттары және мемлекеттiк мұрағаттарға меншiк иесiнiң депозитарлық сақтауға тапсырғандары мемлекеттiк меншiкте тұрған Ұлттық мұрағат қоры құжаттарынан бөлек, нұсқаудың 12 пунктiнiң 1, 2, 3 қосымшамасындағы нысандары бойынша есепке алынады.
18. Жеке меншiкте тұрған Ұлттық мұрағат қорының құжаттары және меншiк иесiнiң мемлекеттiк мұражайларға және кiтапханаларға депозитарлық сақтауға тапсырғандары мемлекеттiк меншiкте тұрған Ұлттық мұрағат қоры құжаттарынан бөлек, нұсқаудың 12 пунктiнде анықталған ретiнде есепке алынады.
1 Қосымша
Алушының атауы және мекен-жайы Кімнен түсті______________________________ атауы және мекен-жайы есеп беруші ұйым _______ жылдың 1 қаңтарына ____________________________ ____________________________ мұрағатының төлқұжаты (Мұрағаттың атауы)
1. Мұрағаттық құжаттардың көлемі мен құрамы |Рет| | | Сақтау бірлігінің саны |Уақытша | | N |Көрсет. |Қорлар| _____________________________| сақтауға| | |кіштер | саны |Барлығы| оның ішінде |қабылдан.| | | | | |____________________________|ған сақ. | | | | | |тізімде.| | айрықша |тау бірлі.
| | | | |меге ен.|қазақ |құндылыққа |гінің | | | | | |гізілген|тілінде|есептелгені|саны | | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | | 1.|Қағаз | | | | | | | | |негізін.| | | | | | | | |дегі құ.| | | | | | | | |жаттар. | | | | | | | | |Барлығы:| | | | | | | | 2.|оның | | | | | | | | |ішінде: | | | | | | | | |Басқару | | | | | | | | |құжат. | | | | | | | | |тамасы | | | | | | | | 3.|Жеке | | | | | | | | |тектік | | | | | | | | |тар | | | | | | | | 4.|Ғылыми- | | | | | | | | |техника.| | | | | | | | |лық құ. | | | | | | | | |жаттама | | | | | | | | 5.|Жеке | | | | | | | | |құрам | | | | | | | | |жөнінде.| | | | | Х | | | |гі құ. | | | | | | | | |жаттар | | | | | | | | 6.|Кино құ.| | | | | | | | |жаттары | | | | | | | | 7.|Фото құ.| | | | | | | | 8.|Дыбыс құ| | | | | | | | 9.|Бейне құ| | | | | | | |10.|Машина. | | | | | | | | |дан оқы.| | | | | | | | |латын | | | | | | | |11.|Түпқұ. | | | | | | | | |құқында.| | | | | | | | |ғы шағын| | | | | | | | |нысандар| | | | | | | |12.|Жиын. | | | | | | | | |тығы | | | | | | | Ескертпелер |Рет| | Есеп бірлігінің саны | | N | Көрсеткіштер |Барлығы| оның ішінде | | | | |тізімдемеге енгізілгені | 1 | 2 | 3 | 4 | | 1.|Кино құжаттары | | | | 2.|Дыбыс құжаттары| | | | 3.|Бейне құжаттары| | | | 4.|Машинадан оқы. | | | | |латын құжаттар | | | |Түпқұжаттар құқығындағы | | |шағын нысандар (кадрлар)| | |Тізімдемеге енгізілген | | |жеке тектік құжат(құжаттар)| |
2. Мұрағаттық құжаттардың сақтандыру көшірмелерінің көлемі мен құрамы | | |Сақтау бірлігінің саны| Сақтандыру қорының | |Рет| | | көлемі | | N | Көрсеткіштер |______________________________________________| | | |Сақтандыру|пайдалануда| негатив |сақтандыру | | | | үшін | бар |кадрларының|қорының | | | |көшіріл. | қорлар | саны |сақтау бір.| | | |гендері | | |гінің саны | | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | | 1.|Қағаз негізін. | | | | | | |дегі құжаттар. | | | | | | |Барлығы: | | | | | | 2.|оның ішінде: | | | | | | |Басқару құжат. | | | | | | |тамасы | | | | | | 3.|Жеке тектік | | | | | | |құжаттар | | | | | | 4.|Ғылыми-техника | | | | | | |лық құжаттама | | | | | | 5.|Жеке құрам | | | | | | |жөніндегі | Х | | Х | Х | | 6.|Кино құжаттары | | | Х | | | 7.|Фото құжаттары | | | Х | | | 8.|Дыбыс құжаттары| | | Х | | | 9.|Бейне құжаттары| | | Х | | |10.|Машинадан оқы. | | | | | | |латын құжаттар | | | Х | | |11.|Түпқұжаттар | | | | | | |құқындағы шағын| | | | | | |нысандар | | | | | |12.|Жиынтығы | | | | |
3. Мұрағаттың құжаттарына ғылыми-анықтамалық аппараттық көлемі мен құрамы
3.1. Тізімдемелер, каталогтар, деректердің базалары | | |Тізімдемелер саны| |Құжаттардың |Рет| |(есеп кітабы және|Каталогтандырылды|мазмұны және | | | сипаттама) | |құрамы туралы | | | | |деректер базы | | | | |құрылды | N | Көрсеткіштер |_________________|_________________|_____________ | | | | оның |қор.|сан |жасал. | | | | |барлығы| ішінде |лар |бір.|ған кар | |ақпарат | | | | толық |саны|лігі|точкалар| |көлемі | | | | жинақта | |есеп| саны | ДБ |(МБайт)
| | | | | |бір.|_______ |саны| | | | | | |гі |бар|оның| | | | | | | |саны|лы |ішін| | | | | | | | |ғы |де | | | | | | | | | |ката| | | | | | | | | |логқа | | | | | | | | |енгі| | | | | | | | | |зілгені | | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 1.|Қағаз негізін. | | | | | | | | | |дегі құжаттар. | | | | | | | | | |Барлығы: | | | | | | | | | 2.|оның ішінде: | | | | | | | | | |Басқару құжат. | | | | | | | | | |тамасы | | | | | | | | | 3.|Жеке тектік | | | | | | | | | |құжаттар | | | | | | | | | 4.|Ғылыми-техника | | | | | | | | | |лық құжаттама | | | | | | | | | 5.|Жеке құрам | | | | | | | | | |жөніндегі | | | | | | | | | 6.|Кино құжаттары | | | | | | | | | 7.|Фото құжаттары | | | | | | | | | 8.|Дыбыс құжаттары| | | | | | | | | 9.|Бейне құжаттары| | | | | | | | |10.|Машинадан оқы. | | | | | | | | | |латын құжаттар | | | | | | | | |11.|Түпқұжаттар | | | | | | | | | |құқындағы шағын| | | | | | | | | |нысандар | | | | | | | | |12.|Жиынтығы | | | | | | | |
3.2 Анықтамалық-ақпараттық басылымдар |Рет| Көрсеткіштер | Саны | | N | | | | 1 | 2 | 3 | | 1.|Басылған анықтама. | | | |лықтар. Барлығы: | | | 2.| оның ішінде: | | | |Қорлар бойынша жол. | | | |намалар, қысқаша | | | |анықтамалықтар | | | 3.|Басқа тұрпаттағылар | | | 4.|Әкімшілік-аймақтық | | | |бөлу жөнінде | | | 5.|Мекеме тарихи жөнінде| |
4.Кітапхананың көлемі мен құрамы | 1.|Кітаптар мен кітапша.| | | |лар | | | 2.|Газеттер | | | 3.|Журналдар | | | 4.|Баспалық өнімнің | | | |басқа түрлері | |
5.Құжаттардың сақталу жағдайлары | 1.|Мұрағаттың ғимараты | | | |(үй жайы). Барлығы: | | | 2.| оның ішінде: арнаулы| | | 3.|Бейімделген | | | 4.|Стеллаж сөрелерінің | | | |ұзындығы (ұзындығы | | | |метр). Барлығы: | | | 5.|оның ішінде: металлдан | | 6.|ағаштан | | | 7.|аралас | | | 8.|Қоймалардың толу | | | |дәрежесі (%-пен) | | | 9.|Ғимараттың күзет | | | |сигнализациясымен | | | |жарақталуы (%-пен) | | |10.|Өрттік | | |11.|Сақтау бірлігі | | | |мұқабаланды | | Басшы_____________________ ______________________________ қолы қол таңбасының толық жазылуы "____"____________________ орындаушының фамилиясы және телефоны 2-қосымша Қордың карточкасы |Қордың бастапқы|Қор карточкасын|Қордың сақталу орны| Қордың N | |түскен мерзімі |алу мерзімі | | | | | | | Санат | | | | |Меншік түрі| |Әр қор атының | Қордың атауы | |уақыт аралықтары| | | | Жылдар | | |1 қаңтарға|______________________________|______________________| | қордың |құжаттардың сақ. бірлігі саны | | | көлемі | _____________________________|______________________| | |оның ішінде: құжаттардың | | | |сипатталмаған сақтау бірлігі | | | |сақтандыру көшірмелері бар | | | |сақтау бірлігі | | А5 нысан (148х210)
Қор карточкасының сырт жағы |Тізімдемелердің |Бастап.|Соңғы |Тізімдемелердің |Бас.|Соңғы| |атаулары; құжат.|қы жыл |жыл |атаулары; құжаттар.|тап.|жыл | |тардың аңдатпа. | | |дың аңдатпалары |қы | | |лары | | | |жыл | | Қордың бұрынғы N___________ Ескертпе:
Мерзімі_____________ Лауызымы________________ Қолы______________ 3-қосымша (Мұрағаттың, мұражайдың, кітапхананың атауы)
_______ жылдың 1 қаңтарына қорлардың көлемі мен құрамындағы өзгерістер туралы МӘЛІМЕТТЕР | |қор.|Са.| | Келіп түскені | Шығыс болғаны | |Рет|лар.|на.|Қордың атауы|__________________|__________________| | N |дың |ты | |тізімдемелер.|жыл.|тізімдемелер.|жыл.| | | N | | |дің атаулары,|дар |дің атаулары,|дар | | | | | |құжаттардың | |құжаттардың | | | | | | |аңдатпалары | |аңдатпалары | | таблицаның жалғасы |________ жылдың 1 қаңтарына қордағы | | | сақтау бірлігінің жалпы саны | | |тізімдемеге |сипатталма.|сақтандыру |Ескертпе| |енгізілген. |ған құжат. |көшірмелері| | |дерінің сақ.|тар сақтау |бар сақтау | | |тау бірлігі |бірлігі |бірліктері | | | 9 | 10 | 11 | 12 | Жиынтығы_____ішінде____қор,______сақтау бірлікте құжаттар келіп түсті;
____қор,______сақтау бірлікте құжаттар шығыс болды;
____қор,______сақтау бірлігіне сақтандыру көшірмелері жасалды.
________ жылдың 1.01 мұрағаттағы қорлардың тізімі бойынша N...ден бастап N.... дейін нөмірлі қорлар бар деп есептеледі, олардың ішінде:________қор,______сақтау бірлігіндегі нөмірлі құжаттар бар;
тапсырылған және біріктірілген (пайдаланылған және нөмір алуға жатпайтын) қорлардың нөмірлері ___________ жойылған қорлар ___________ бос нөмірлер ___________ Директор _________________________________ (қолы, қол таңбасының толық жазылуы)
00.00.00.
4-қосымша
________ жылдың 1 қаңтарына қор каталогі бойынша есептік мәліметтер | | | Мұрағаттағы |____жыл | Қор каталогіндегі | |Рет| Мұрағат |қорлардың |1.01-на | каточкалар саны | | N | атауы |тізімі бойын.|төлқұжат|________________________| | | |ша қорлардың |бойынша |бар.|мұра. |БМҚ | | | | |бастапқы және|қорлар. |лығы|ғатта |құра. |жойыл.
| | |соңғы нөмір. |дың саны| |сақта.|мына |ған | | | | лері | | |талуда|енгі. |қор. | | | | | | |тұрған|зілген|ларға| | | | | | |қорлар|қорға | | | Қорлардың | | | бос | | |нөмірлерінің|Ескертпе| | саны | | А4 нысаны (210х297)
| 9 | 10 | 5 қосымша
Қызметке пайдалану үшін Мұрағаттар бойынша қорлардың карточкалары, есептік мәліметтер және қорлардың көлемі мен құрамындағы өзгерістер туралы мәліметтер жолданады:
_______________________ облыстық мемлекеттік мұрағат NN __ қорларға жаңадан келіп түскен карточкалар (барлығы __ ), NN __ қорларға қайта жасалған карточкалар (барлығы__), NN __ қорлар карточкаларының жалғасының (барлығы__), ЕҚҚ табылуы аяқталған, NN __ қорлардың карточкаларына қосымшалар (барлығы__) және __ жылдың 01.01-на __ қорлар көлемімен құрамындағы өзгерістер туралы мәліметтер __ (парақта __).
_____ жылдың 01.01-на қорлар бойынша N 1-ден _____ дейін _____ қор болды.
_____ жылда:
_____ қорлар түсті (оның ішінде басқа қорлардан дербес бөлінген қорлар);
_____ қорлар есептен шықты, оның ішінде:
_____ басқа мұрағаттарға тапсырылады, _____ _____ басқа қорларға біріктірілді, _____ жоюға бөлінді.
_____ жылдың 01.01-на _____ қор болды. Соңғы N _____.
Қосымша: _____ қораларға карточкалар _____ парақта, _____ қорлар көлемі мен құрамына өзгерістер туралы мәліметтер (_____парақта).
Уәкілетті орган бастығы (Мұрағат директоры)
А4 нысаны (210х297)
6-қосымша
Кімге тапсырылады _______________________________ (алушының атауы және мекен-жайы)
Кімнен тапсырылады_______________________________ (есеп беруші ұйымның атауы, мекен-жайы)
(есеп беруші ұйымның меншік түрі)
________ жылдың 1 желтоқсанына басқару құжаттамасын сақтап отырған кәсіпорындар, мекемелер, ұйымдар мұрағатының Төлқұжаты
1. Жалпы мәлімет
|Рет| | Мұрағат қоймасының | Мұрағат қоймасының толу| | N | Қорлар саны | көлемі, шаршы м. | дәрежесі, % есебімен |
2. Құжаттар туралы мәлімет | | | Сақтау бірлігінің саны | |Рет| Көрсеткіштер |_______________________________________________| | N | | |Уақыт аралығы|Оның ішінде мұрағат мекеме. | | | |бар.| |сінің СТК бекіткен (келіскен)
| | |лығы| |тізімдемеге енгізілгені | | | | |Бастап.|соңғы|Бар.| Уақыт аралығы | | | | |қы | |лығы|_______________________| | | | | | | |Бастапқы | Соңғы | | 1 |Тұрақты сақтау.| | | | | | | | |ға | | | | | | | | 2 |Жеке құрам | | | | | | | | |бойынша | | | | | | | таблицаның жалғасы 3. Кадрлар | Сақтау бірлігінің саны | |Рет N|Штаттағы қызметкерлер саны| |белгіленген| | |_____|__________________________| |мерзімнен |Жыл ішінде | |_____|__________________________| |артық уақыт|түзілетін іс | |_____|__________________________| |сақтауда | | |тұрғаны | | | 9 | 10 | ___ жыл "___"____________________ | | | Басшы ___________________________ |___________|_______________| (Орындаушының фамилиясы, телефоны)
7-қосымша
_____ жылдың 1 желтоқсанына ғылыми-техникалық құжаттаманы сақтап тұрған кәсіпорын, мекеме, ұйым мұрағатының
1. Ғылыми-техникалық құжаттама. Жалпы мәліметтер.
| | |Сақтау бірлігінің саны | | | Көрсеткіштер |____________________________| | N | | |Уақыт аралығы|Белгілен.| | N | |бар.| |ген мер. | | | |лығы| |зімнен | | | | |_____________|артық уа.| | | | |Бастап.|соңғы|қыт сақ. | | | | |қы | |тауда | | | | | | |тұрғаны | | 1 |Ғылыми-зерттеу | | | | | | 2 |Конструкторлық | | | | | | 3 |Технологиялық | | | | | | 4 |Жобалау | | | | | | 5 |Басқа түрлері | | | | | | 6 |Барлығы | | | | |
2. Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған ғылыми-техникалық құжаттамалар | | |Мұрағат | Уақыттар |Сақтау бірлігі. | | | Көрсеткіштер|мекемесі | аралығы | нің саны | | N | |СТК бекіт| |________________| | N | |кен жоба.| |Мұрағат мекемесі| | | |лардың, | | СТК бекіткен | | | |проблема.|_____________| тізімдемеге | | | |лардың |Бастап.|соңғы| енгізілгені | | | |(тақырып.|қы | | | | | |тардың) | | | | | | | саны | | | | | 1 |Ғылыми-зерттеу| | | | | | 2 |Конструкторлық| | | | | | Сақтау бірлігінің саны | | Уақыттар |Белгіленген | | аралығы | мерзімнен | |_____________| артық | |Бастап.|Соңғы| сақтауда | |қы | | тұрғаны | | 7 | 8 | 9 |
3. Машиналық жеткізуші ақпаратты құжаттар. Деректер базасы(ДБ)
| | | | |Машиналық жеткізуші құжаттар | | N | Көрсеткіш.|Дерек.|Жазыл. | туралы мәліметтер | | N | тер |тер |ған ақ.|__________________________________| | | |база. |парат |МЖҚ сақ.|Жазылған|Уақыттар аралығы| | | |сының |көлемі |тау бір.|ақпарат |________________| | | |саны |(Мбайт)|лігінің | көлемі |Бастапқы|Соңғы | | | | | | саны | (Мбайт)| | | | 1 | 2 | 3 | | 5 | 6 | 7 | 8 | | 1 |Машиналық | | | | | | | | |жеткізуші | | | | | | | | |құжаттар | | | | | | |
4. Басқару құжаттамасы | | Көрсеткіштер |________________________________________________| | N | | |Уақыт аралығы|Олардың ішінде мұра. |Белгі. | | N | |бар.| |ғат мекемесі СТК бе. |ленген | | | |лығы| |кіткен(келіскен), ті.|мерзім.| | | | |_____________|зімдемеге енгізілгені|нен ар.| | | | |Бастап.|соңғы|_____________________|тық уа.| | | | |қы | | | уақыт аралығы |қыт сақ| | | | | | | бар.|_______________|тауда | | | | | | | лығы|Бастапқы|соңғы |тұрғаны| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | | 1 |Тұрақты сақ. | | | | | | | | | |тауға | | | | | | | | | 2 |Жеке құрам | | | | | | | | | |бойынша | | | | | | | |
5. Кадрлар
|Рет N| Мұрағаттардың түрі| Штаттағы қызметкерлер саны| | 1 |Ғылыми-техникалық | | | |құжаттама | | | 2 |Басқару құжаттамасы| | Құжаттарды сақтаудың жағдайлары (қажеттісінің астын сызу)
Қойма: бар, жоқ, құрғақ, дымқыл, жарық, қараңғы;
Жылыту: бір орталықтан, пешпен, жылу жоқ;
Стеллаждар: металдан, ағаштан құрастырылған;
Шкафтар: металдан, ағаштан;
Сигнализация: өрттікі: бар, жоқ; күзеттікі: бар, жоқ;
Оқу залы: бар, жоқ;
Температура-ылғалдылық режимі: сақталады, сақталмайды.
____жылдың "____"________________ Басшы________________ Орындаушының аты-жөні және телефоны 8-қосымша Кімге тапсырылады _______________________ (алушының атауы және Кімнен тапсырылады ________________________ (есеп беруші мекеменің атауы, мекен-жайы)
_________ жылдың 1 желтоқсанына кинофотодыбыс құжаттарын сақтайтын кәсіпорын, мекеме, ұйымдар мұрағатының ТӨЛҚҰЖАТЫ
1. Киноқұжаттары
N ! Көрсеткіштер ! Сақтау бірлігінің саны N ! !------------------------------------------------------ ! !Бар. ! Уақыттар ара.! Оның ішінде мұрағат !Белгіленген ! !лығы !лығы !мекемесі СТК бекіткен!мерзімнен ! ! !--------------!тізімдемеге енгізіл. !артық уақыт ! ! !Баста.!Соңғы !гені !сақтауда ! ! !пқы ! ! !тұрғаны ! ! ! ! !Бар. !Уақыттар арала.!
! ! ! ! !лығы !ғы !
! ! ! ! ! !Баста.!Соңғы !
! ! ! ! ! !пқы ! !
1 !35-мм үлдірде ! ! ! ! ! ! !
2 !16-мм үлдірде ! ! ! ! ! ! !
2. Фотоқұжаттары
! !Бар. ! Уақыттар ара.! Олардың ішінде мұра.!Белгіленген ! !лығы !лығы !ғат мекемесі СТК бе. !мерзімнен ! ! !--------------!кіткен (келіскен), !артық уақыт ! ! !Баста.!Соңғы !тізімдемеге енгізіл. !сақтауда ! ! !пқы ! !гені !тұрғаны 1 !Негатив.!ақ-қара ! ! ! ! ! ! !
!тер ! ! ! ! ! ! ! !
! !түрлі ! ! ! ! ! ! !
! !түсті ! ! ! ! ! ! !
2 !Үлдірде.!ақ-қара ! ! ! ! ! ! !
!гі пози.! ! ! ! ! ! ! !
!тивтер, !------------------------------------------------------------- !диапози.!түрлі ! ! ! ! ! ! !
!тивтер !түсті ! ! ! ! ! ! !
!(слайд. ! ! ! ! ! ! ! !
!тар) ! ! ! ! ! ! ! !
3 !Фототаң.! ! ! ! ! ! ! !
!ба ! ! ! ! ! ! ! !
4 !Фотоаль.!альбом. ! ! ! ! ! ! !
!бомдар !дар саны! ! ! ! ! ! !
! !суреттер! ! ! ! ! ! !
! !саны ! ! ! ! ! ! !
А3 нысан (297х420)
8-қосымшаның
3. Дыбыс құжаттары (жалғасы)
1 Магнитті жазбалар 2 Дыбыстық 3 Басқа жеткізу.
шілердегі
4. Бейне құжаттар 2 Бейне құжаттар ! ! ! ! ! ! !
| NN | Мұрағаттар түрлері| Штаттағы қызметкерлер саны | | 1 |Фильмхана | | | 2 |Фотохана | | | 3 |Дыбысхана | | | 4 |Бейнехана | | Қойма: бар, жоқ, құрғақ, дымқыл, жарық, қараңғы Жылыту: бір орталықтан, пешпен, жылу жоқ Стеллаждар: металдан, ағаштан құрастырылған Шкафтар: металдан, ағаштан Сигнализация: өрттікі: бар, жоқ; күзеттікі: бар, жоқ Оқу залы: бар, жоқ Температура-ылғалдылық режимі: сақталады, сақталмайды ________ жылдың "_____"________________ Басшы Орындаушының фамилиясы және телефоны 9-қосымша Қазақстан Республикасының мемлекеттік мұрағаттарын толықтырудың көзі - кәсіпорын, мекеме, ұйымдар мұрағаттарының __________ жылдың 1 желтоқсанына ЖИЫНТЫҚ ТӨЛҚҰЖАТЫ
1. Мемлекеттік мұрағаттарға басқару құжаттамаларын тапсыратын ұйымдар туралы мәліметтер NN| Көрсеткіштер| Олардың ішінде бар | |Бар.|Мұрағат мекемелерімен |Құжаттарды|Штатты |Тұрақты са.
| |лығы| келісілгені |сақтау |қызмет.|қтауға то.
| | |----------------------|үшін үй- |керлер |лық дайын.
| | |Істердің|Іс жүргізу |жай | |далған құ.
| | |номенк. |жөніндегі | | |жаттар | | |латурасы|нұсқау | | | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 1 Ұйымдардың жалпы саны 2 Мемлекеттік емес ұйымдар саны 3 Мемлекеттік мұрағаттарды профильге сәйкес толық.
тыратын ұйымдардың саны (барлығы)
4 Мемлекеттік мемлекеттік 5 Қалалық, аудан.
дық мұрағаттар.
ды профильге сәйкес толықты.
ратын ұйымдар 6 Қалалық, аудан.
ратын мемлекеттік 7 Бірлескен ведом.
стволық мұрағат.
тар саны
А3 нысаны (297х420)
9-қосымшаның
(1 жалғасы)
2. Басқару құжаттамалары туралы мәліметтер NN| Көрсеткіштер | Тұрақты сақталатын құжаттар | |Бар.| Уақыттар |Оның ішінде | Уақыттар |Белгілен.
| |лық | аралығы |мұрағат ме. | аралығы |ген мер.
| |сақ.|--------------|кемесі СТК |------------|зімнен | |тау |Бастап.|Соңғы |бекіткен, |Баста.|Соңғы|артық | |бір.|қы | |тізімдемеге |қы | |уақыт сақ.
| |лігі| | |енгізілгені | | |тауда | | | | | | | |тұрғаны 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 1 Барлық ұйымдарда 2 Оның ішінде мемлекеттік емес ұйымдарда 3 Мемлекеттік мұ.
рағаттарды про.
фильге сәйкес толықтыратын (барлығы)
4 Оның ішінде мемлекеттік мұ.
5 Қалалық, аудандық 6 Оның ішінде қалалық, аудандық мұ.
7 Бірлескен ведомстволық мұрағаттарда таблицаның жалғасы:
Жеке құрам | Жыл ішінде жөніндегі құжаттар | тұрақты
--------------------| сақтауға Барлық |Оның ішінде | түзіледі сақтау | мұрағат | бірлігі|мекемесі СТК| |бекіткен, | |тізімдемеге | |енгізілгені | 10 | 11 | 12
3. Мемлекеттік қалалық, аудандық мұрағаттарын ғылыми-техникалық құжаттамалармен толықтырудың көзі - ұйымдар туралы мәліметтер NN| Көрсеткіштер |Ұйымдардың саны | Сақтау бірлігінің саны | |Бар.|Құжаттарды|Штатты |Бар. | Уақыттар |Оның ішінде | |лығы|сақтау |қызмет.|лығы | аралығы |мұрағат ме.
| | |үшін үй- |керлері| |------------|кемесі СТК | | |жайы бары |бары | |Баста.|Соңғы|бекіткен, | | | | | |пқы | |тізімдемеге | | | | | | | |енгізілгені 1 Ұйымдар ұйымдар Таблицаның жалғасы:
(томдар, папкалар)
Уақыттар аралығы | Белгіленген
------------------| мерзімнен Бастапқы | Соңғы | артық уақыт | | сақтауда | | тұрғаны х) Папкаларға көлемі орналаспаған жобалар парақтары шартты папкаларда 50 парақ нысан А4 = 1 папка деген есеппен беріледі.
(2 жалғасы)
4. Кинофотодыбыс құжаттары туралы мәліметтер N ! Ұйым түрлері ! Мұрағат мекемелеріндегі есепте N ! ! тұратын ұйымдар саны ! !Барлығы ! Оның ішінде бар ! ! ! Құжаттарды ! Штатты ! ! ! сақтау үшін !қызметкерлері ! ! үй-жайы !
1! Киноқұжаттарды сақтап отырған ! ! !
! ұйымдар ! ! !
2! Киноқұжаттарды сақтап отырған ! ! !
! мемлекеттік емес ұйымдар ! ! !
3! Фотоқұжаттарды сақтап отырған ! ! !
! ұйымдар (барлығы) ! ! !
4! Фотоқұжаттарды сақтап отырған ! ! !
5! Дыбыс құжаттарын сақтап отырған ! ! !
6! Дыбыс құжаттарын сақтап отырған ! ! !
7! Бейнеқұжаттарды сақтап отырған ! ! !
8! Бейне құжаттарды сақтап отырған ! ! !
(таблицаның жалғасы)
Сақтау бірлігінің саны Бар. !Уақыттар аралығы !Оның ішінде мұрағат мекемесінің ! Белгіленген лығы !------------------! СТК бекіткен, тізімдемеге !мерзімнен артық ! Бастапқы ! Соңғы ! енгізілгені !уақыт сақтауда ! ! !--------------------------------! тұрғаны ! ! !Барлығы! Уақыттар аралығы !
! ! ! ! Бастапқы ! Соңғы !
_______ жылдың "_____" ________________ Қысқартылған сөздер тізімі БМҚ - Бірлескен мұрағат қоры ДБ - Деректер базасы ЕҚҚ - Ерекше құнды құжат МЖҚ - Машиналық жеткізуші құжаттар СТК - Сараптау-тексеру комиссиясы

На русском языке:
Қазақстан Республикасы Мәдениет министрлігі Приказ Председателя Комитета по Министерство культуры Республики Казахстан управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 11 августа 2000 года № 47.
Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан
10.09.2000 г. за № 1240. Утратил силу приказом Министра культуры и информации Республики Казахстан от 6 февраля 2013 года № 27 Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан Сноска. Утратил силу приказом Министра культуры и информации РК от 06.02.2013 № 27 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).
В целях создания механизма реализации статей 9, 10 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 г. "О Национальном архивном фонде и архивах" и пунктов 21, 22 Положения о Национальном архивном фонде Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 7 октября 1999 г. N 1538, приказываю:
Утвердить прилагаемую Инструкцию о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан.
Председатель
Утверждено приказом Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и Республики Казахстан от 11 августа 2000 года N 47 Инструкция о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан
1. Общие положения
1. Настоящая Инструкция разработана в целях создания механизма реализации статей 9, 10 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 г. "О Национальном архивном фонде и архивах" и пунктов 21, 22 Положения о Национальном архивном фонде Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 7 октября 1999 г. N 1538 , и устанавливает порядок централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее - Национальный архивный фонд).
2. Государственному учету подлежат все документы, которые в установленном порядке отнесены к Национальному архивному фонду, независимо от формы собственности и места хранения.
3. Документы Национального архивного фонда учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.
4. Основой учета документов Национального архивного фонда является единая система регистрации архивных фондов, архивных коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.
5. В Инструкции используются следующие основные понятия:
1) государственный учет архивных документов - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;
2) централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда - система учета документов Национального архивного фонда в масштабе государства, основанная на сосредоточении в уполномоченном государственном органе по управлению архивами и документацией Республики Казахстан (далее - Республиканский уполномоченный орган) и местных уполномоченных органах сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения;
3) учетный документ - документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета;
4) единица учета архивных документов - единица измерения количества документов в архиве;
5) единица хранения архивных документов - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;
6) депозитарное хранение архивных документов - хранение в государственном архиве, музее, библиотеке документов Национального архивного фонда на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.
6. Порядок государственного учета документов Национального архивного фонда основывается на принципах централизации, унификации, регулярности, полноты и достоверности.
7. Для учета архивных документов в государственных архивах Республики Казахстан, Архиве Президента Республики Казахстан, специальных государственных архивах, ведомственных архивах, а также в организациях, указанных в пункте 12 Инструкции, ведутся:
1) Книга учета поступлений документов;
2) Список фондов;
3) Описи дел и документов или их разновидности;
4) Листы фондов или заменяющие их документы, а также другие учетные документы, на основании которых составляются документы централизованного государственного учета.
8. Документами централизованного государственного учета являются:
1) Паспорт архива на 1 января __ г. (Приложение 1 к Инструкции)
(далее - Приложение);
2) Карточка фонда (Приложение 2);
3) Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г.
(Приложение 3);
4) Паспорт архива учреждения, организации, предприятия на 1 декабря __ г., хранящего управленческую документацию (Приложение 6), научно-техническую документацию (Приложение 7), кинофотофонодокументы (Приложение 8);
5) Сводный паспорт архивов учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан на 1 декабря __ г. (Приложение 9).
9. Документальные памятники истории и культуры подлежат особому учету.
2. Порядок централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности
10. Централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности и хранящихся в государственных архивах, организуется в следующем порядке:
1) Центральные государственные архивы Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан ежегодно составляют:
Паспорт архива на 1 января __ г.;
Карточки фондов на поступившие в течение года фонды;
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г.;
Учетные сведения по фондовому каталогу на 1 января __г. (Приложение Центральные государственные архивы Республики Казахстан представляют Паспорта в республиканский уполномоченный орган вместе с годовым отчетом о работе. Карточки фондов, Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ____г., Учетные сведения по фондовому каталогу представляются в республиканский уполномоченный орган с сопроводительным письмом установленной формы (Приложение 5) к 15 февраля следующего за отчетным года.
Архив Президента Республики Казахстан представляет Паспорт, Карточки фондов, Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г., Учетные сведения по фондовому каталогу в республиканский уполномоченный орган к 15 февраля следующего за отчетным года;
2) Центральные государственные архивы гг. Астаны и Алматы, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы ежегодно составляют:
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ___г.;
Учетные сведения по фондовому каталогу и представляют их в местные уполномоченные органы вместе с годовым отчетом, при этом Карточки фондов и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ___ г.
представляются в двух экземплярах;
3) Местные уполномоченные органы:
Составляют сводный Паспорт архивных учреждений гг. Астаны и Алматы, области по форме Приложения 1 и представляют его в республиканский уполномоченный орган вместе с годовым отчетом о работе;
Организуют и ведут местные фондовые каталоги;
Составляют сводные Учетные сведения по фондовому каталогу на 1 января __ г.
Представляют один экземпляр Карточек фондов и Сведений об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г., сводные Учетные сведения по фондовому каталогу в республиканский уполномоченный орган с сопроводительным письмом к 15 февраля следующего за отчетным года;
4) Республиканский уполномоченный орган:
Составляет сводный Паспорт государственных архивов Республики Казахстан на 1 января __ г.
Организует и ведет Свод (Каталог) данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда и источниках его пополнения.
Составляет сводные Учетные сведения о количестве и движении фондов государственных архивов Республики Казахстан на 1 января __ г.
11. Централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности и хранящихся в специальных государственных архивах, организуется в следующем порядке:
1) Специальные государственные архивы ежегодно составляют:
Паспорт архива на 1 января ___ г. по форме Приложения 1, подготовленный с учетом паспортов архивов подведомственных организаций;
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г.
Паспорт архива на 1 января____г. представляется в республиканский уполномоченный орган к 15 февраля следующего за отчетным года.
Карточки фондов и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г. представляются в республиканский уполномоченный орган по его запросам.
2) Республиканский уполномоченный орган:
Составляет сводный Паспорт специальных государственных архивов Республики Казахстан и архивов подведомственных им организаций.
Включает карточки фондов и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г. специальных государственных архивов в Свод (Каталог) данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда и источниках его пополнения.
12. Централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности и хранящихся в организациях, не входящих в систему органов управления и ведения архивным делом, организуется в следующем порядке:
1) Национальный музей Республики Казахстан и другие государственные музеи республиканского значения, Национальная библиотека Республики Казахстан, Государственный фонд стандартов Республики Казахстан, Республиканский фонд данных по гидрометеорологии и загрязнению природной среды, Республиканский геологический фонд, Республиканское государственное казенное предприятие "Центральный картографо-геодезический фонд", Республиканское государственное казенное предприятие "Центральная научная библиотека" ежегодно составляют и представляют в соответствующие центральные государственные архивы Республики Казахстан:
Паспорт на 1 января ____г. по форме Приложения 1 - к 10 января следующего за отчетным года;
Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г.
Карточки фондов и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г. представляются к 1 февраля следующего за отчетным года.
Государственные музеи и библиотеки местного значения, территориальные подразделения Государственного фонда стандартов Республики Казахстан, Республиканского фонда данных по гидрометеорологии и загрязнению природной среды, Республиканского геологического фонда, Республиканского государственного казенного предприятия "Центральный картографо- геодезический фонд" ежегодно составляют и представляют в местные уполномоченные органы по управлению архивами и документацией аналогичные учетные документы, при этом Карточки фондов и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __г. представляются в двух экземплярах.
2) Центральные государственные архивы Республики Казахстан:
Составляют сводный Паспорт и представляют его в республиканский Направляют Карточки фондов и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г. в республиканский уполномоченный орган с сопроводительным письмом к 15 февраля следующего за отчетным года.
Составляют сводный Паспорт и направляют его в республиканский Включают Карточки фондов и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г. в местные фондовые каталоги;
Направляют один экземпляр Карточек фондов и Сведений об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г. в республиканский уполномоченный орган с сопроводительным письмом к 15 февраля следующего за отчетным года.
Составляет сводный Паспорт документов, хранящихся в государственных музеях и библиотеках, Государственном фонде стандартов Республики Казахстан, Республиканском фонде данных по гидрометеорологии и загрязнению природной среды, Республиканском геологическом фонде, Республиканском государственном казенном предприятии "Центральный картографо-геодезический фонд", Республиканском государственном казенном предприятии "Центральная научная библиотека" и их территориальных подразделениях;
Включает Карточки фондов и Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января __ г. в Свод (Каталог) данных о составе и содержании документов Национального архивного фонда и источниках его пополнения.
13. Централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности и временно хранящихся в ведомственных архивах, организуется в следующем порядке:
1) Учреждения, организации, предприятия (далее - организации) - источники комплектования центральных государственных архивов Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан, государственных архивов гг. Астаны и Алматы, областей, городов, районов и их филиалов ежегодно составляют паспорта архивов организаций на 1 декабря __ г. (Приложения 6, 7, 8 - в зависимости от состава документов, образующихся в их деятельности) и представляют их один раз в три года в соответствующие государственные архивы к 30 декабря отчетного года.
2) Государственные архивы составляют Сводный паспорт архивов организаций - источников комплектования государственного архива (Приложение представляют Сводный паспорт архивов организаций - источников комплектования государственного архива в республиканский уполномоченный орган вместе с годовым отчетом о работе.
Архив Президента Республики Казахстан представляет Сводный паспорт архивов организаций - источников комплектования к 1 февраля следующего за отчетным года.
Центральные государственные архивы гг. Астаны и Алматы, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы представляют сводные паспорта архивов организаций - источников комплектования в местные уполномоченные органы вместе с годовым отчетом о работе.
3) Местные уполномоченные органы составляют Сводный паспорт архивов организаций - источников комплектования архивных учреждений гг.
Астаны и Алматы, областей на 1 декабря __ г. и представляют его в республиканский уполномоченный орган вместе с годовым отчетом о работе.
4) Республиканский уполномоченный орган составляет Сводный паспорт архивов организаций - источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан на 1 декабря __ г.
3. Порядок государственного учета документов Национального архивного фонда, находящихся в частной собственности
14. Документы Национального архивного фонда, независимо от форм их собственности, подлежат централизованному государственному учету.
15. Собственники документов Национального архивного фонда, находящихся в частной собственности, представляют учетные сведения о своих документах по запросам республиканского и местных уполномоченных органов и государственных архивов в центральные государственные архивы Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан, центральные государственные архивы гг. Астаны и Алматы, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы:
юридические лица - по форме Приложений 6, 7, 8 в порядке, определенном пунктом 13 Инструкции;
физические лица - по форме Приложения 2.
16. Централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда, находящихся в частной собственности, осуществляется:
для юридических лиц - в порядке, определенном подпунктами 2), 3), 4)
пункта 13 Инструкции;
для физических лиц - в порядке, определенном подпунктами 2), 3), 4)
пункта 12 Инструкции.
17. Документы Национального архивного фонда, находящиеся в частной собственности и переданные собственниками на депозитарное хранение в государственные архивы, учитываются отдельно от документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности, в порядке, определенном пунктом 12 Инструкции, по формам Приложений 1, 2, 3.
18. Документы Национального архивного фонда, находящиеся в частной собственности и переданные собственниками на депозитарное хранение в государственные музеи и библиотеки, учитываются отдельно от документов Национального архивного фонда, находящихся в государственной собственности, в порядке, определенном пунктом 12 Инструкции.
Приложение 1
Наименование и адрес получателя Кем представляется _______________________ наименование и адрес отчитывающейся организации Паспорт ____________________________________________________________ __________________________________________ архива на 1 января ___ г.
(Название архива)
1. Состав и объем архивных документов N ! Показатели !Кол-во! Количество единиц !Кол-во п/! !фондов! хранения !ед. хр.
п ! ! !-----------------------!принятых ! ! !Всего! в том числе !на ! ! ! !-----------------!временное ! ! ! !внесен!на !учтен!хранение ! ! ! !ных в !каз.!ных !
! ! ! !описи !язы !особо!
! ! ! ! !ке !цен- !
! ! ! ! ! !ных !
1 !Документы на бумажной основе! ! ! ! ! !
2 !в т.ч.: Управленческая ! ! ! ! ! !
!документация ! ! ! ! ! !
3 !Документы личного ! ! ! ! ! !
!происхождения ! ! ! ! ! !
4 !Научно-техническая ! ! ! ! ! !
5 !Документы по личному ! ! ! ! ! Х !
!составу ! ! ! ! ! !
6 !Кинодокументы ! ! ! ! ! !
7 !Фотодокументы ! ! ! ! ! !
8 !Фонодокументы ! ! ! ! ! !
9 !Видеодокументы ! ! ! ! ! !
10!Машиночитаемая документация ! ! ! ! ! !
11!Микроформы на правах ! ! ! ! ! !
!подлинников ! ! ! ! ! !
12!Итого: ! ! ! ! ! !
Примечание
N ! Показатели ! Количество единиц учета п/! !--------------------------- п ! ! Всего ! в том числе ! ! ! внесенных в ! ! ! описи 1 !Кинодокументы ! !
2 !Фонодокументы ! !
3 !Видеодокументы ! !
4 !Машиночитаемая документация! !
Микроформы на правах ! !
подлинников (кадров) ! !
Документы личного ! !
происхождения, не ! !
внесенные в описи ! !
(документов) ! !
2. Состав и объем страхового фонда копий архивных документов N ! Показатели ! Количество единиц ! Объем страхового п/! ! хранения ! фонда п ! !---------------------!-------------------- ! !скопирован- ! имеющих!Кол-во !Кол-во ! !ных для стра!фонд !кадров !ед. хр.
! !хового фонда!пользова!негатива!страхового ! ! !ния ! !фонда 1 !Документы на бумажной ! ! ! !
!основе ! ! ! !
2 !в т.ч.: Управленческая ! ! ! !
!документация ! ! ! !
3 !Документы личного ! ! ! !
!происхождения ! ! ! !
4 !Научно-техническая ! ! ! !
5 !Документы по личному ! Х ! ! Х ! Х !составу ! ! ! !
6 !Кинодокументы ! ! ! Х !
7 !Фотодокументы ! ! ! Х !
8 !Фонодокументы ! ! ! Х !
9 !Видеодокументы ! ! ! Х !
10!Машиночитаемая документация! ! ! Х !
11!Микроформы на правах ! ! ! !
!подлинников ! ! ! !
12!Итого: ! ! ! !
3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам
3.1. Описи, каталоги, базы данных N ! Показатели ! Кол-во ! Закаталогизировано !Создано баз п/! !описей !----------------------!данных о п ! !(книг !Кол-во!Кол-во!Кол-во !составе и ! !учета и !фондов!ед.хр.!состав- !содержании ! !описания! !------!ленных !документов ! !--------! !ед.уч.!карто- !----------- ! !все!из ! ! !чек !Кол!Информ.
! !го !них ! ! !--------!во !объем ! ! !в ! ! !все!из !БД !(в ! ! !пол-! ! !го !них ! !Мбайт)
! ! !ном ! ! ! !вк- ! !
! ! ! ! ! ! !люче! !
! ! ! ! ! ! !нных! !
! ! ! ! ! ! !в ! !
! ! ! ! ! ! !ката! !
! ! ! ! ! ! !логи! !
1 !Документы на бумажной ! ! ! ! ! ! ! !
!основе ! ! ! ! ! ! ! !
2 !в т.ч.: Управленческая ! ! ! ! ! ! ! !
!документация ! ! ! ! ! ! ! !
3 !Документы личного ! ! ! ! ! ! ! !
!происхождения ! ! ! ! ! ! ! !
4 !Научно-техническая ! ! ! ! ! ! ! !
5 !Документы по личному ! ! ! ! ! ! ! !
!составу ! ! ! ! ! ! ! !
6 !Кинодокументы ! ! ! ! ! ! ! !
7 !Фотодокументы ! ! ! ! ! ! ! !
8 !Фонодокументы ! ! ! ! ! ! ! !
9 !Видеодокументы ! ! ! ! ! ! ! !
10!Машиночитаемая документация! ! ! ! ! ! ! !
11!Микроформы на правах ! ! ! ! ! ! ! !
!подлинников ! ! ! ! ! ! ! !
12!Итого: ! ! ! ! ! ! ! !
3.2. Справочно-информационные издания:
N ! Показатели ! Количество п/! !
п ! !
1 !Изданные справочники. Всего: !
2 !в т.ч.: Путеводители, краткие!
!справочники по фондам !
3 !Других типов !
4 !По административно- !
!территориальному делению !
5 !По истории учреждений !
4. Состав и объем научно-справочной библиотеки 1 !Книги и брошюры !
2 !Газеты !
3 !Журналы !
4 !Другие виды печатной !
!продукции !
5. Условия хранения документов 1 !Зданий (помещения) архива. !
!Всего: !
2 !в т.ч.: специальные !
3 !приспособленные !
4 !Протяженность стеллажных !
!полок (в пог. м.). Всего: !
5 !в т.ч. металлических !
6 !деревянных !
7 !смешанных !
8 !Степень загруженности (в %) !
9 !Оснащенность зданий !
!сигнализацией (в %): охранная!
10!пожарная !
11!Закартонировано ед. хр. !
Руководитель __________________________________________________ подпись расшифровка подписи " ____ " ___________________ фамилия и телефон исполнителя Приложение 2 Карточка фонда Дата первого ! Дата получения ! Место хранения ! N фонда поступления фонда! карточки фонда ! фонда !
! ! ! Категория
! ! ! Форма
! ! ! собственности
Крайние даты каждого ! Название фонда названия фонда !
Объем ! Годы ! ! ! ! ! !
фонда на !------------------------------------------------------------- 1 января ! кол-во ед хр/документов ! ! ! ! ! !
!в т.ч. неописанных ед хр/док-ов! ! ! ! ! !
! имеющих страховых копий ед хр ! ! ! ! ! !
Формат А5 (148 х 210)
(продолжение)
Оборотная сторона карточки фонда Название описи; ! Нач.! Кон.! Название описи; аннотация ! Нач ! Кон аннотация документов ! годы! годы! документов !годы !годы Прежний N фонда _________ Дата ____________ Должность _____________ Подпись ________________ Приложение 3 Наименование архива, музея, библиотеки Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января ________ г.
N !N !Кате-!Название! Поступило ! Выбыло !Общее кол-во ед.хр.!При п/!фон!гория!фондов !-------------!-------------!в фонде на 1 января!меча п !дов! ! !Название!Годы!Название!Годы!______ г. !ние ! ! ! !описи, ! !описи, ! !-------------------!
! ! ! !аннота- ! !аннота- ! !вне-!не вне!имеющих!
! ! ! !ция ! !ция ! !сен-!сенных!страхо-!
! ! ! !док-тов ! !док-тов ! !ных !ед.хр/!вые ко-!
! ! ! ! ! ! ! !в !док-ов!пии ед.!
! ! ! ! ! ! ! !опи-! !хр. !
! ! ! ! ! ! ! !си ! ! !
! ! ! ! ! ! ! !ед. ! ! !
! ! ! ! ! ! ! !хр. ! ! !
Итого: За _____ поступило _____ фондов ____ ед.хр./документов;
выбыло ________ фондов ____ ед.хр./документов;
созданы страховые копии на _______ ед.хр.
На 01.01. ____ г. в архиве по списку фондов числятся с N ____ по N ____ номеров фондов, в том числе номеров, числящихся в наличии ___ фондов ___ ед.хр/док., номеров фондов, переданных и объединенных (дела которых использовались и номер занимать нельзя) _____________________________ утраченных _____________________ фондов свободных нормеров _____________ Директор ______________________________________ (подпись, расшифровка подписи)
00.00.00. Формат А3 (297х420)
Приложение 4
Учетные сведения по фондовому каталогу на 1 января ____________ г.
N !Название! Первый и !Количество! Кол-во карточек в фондовом п/!архива !последний !фондов по ! каталоге п ! !номера !паспорту !-------------------------------------- ! !фондов по !на 1 !всего!На фонды!На фонды!На утраченные ! !списку фон!января ! !хранящие!вкл. в !фонды ! !дов архива! ! !ся в !состав !
! ! ! ! !архиве !ОАФ (ра-!
! ! ! ! ! !нее испо!
! ! ! ! ! !льз.) и !
! ! ! ! ! !передан-!
! ! ! ! ! !ные фон !
! ! ! ! ! !ды !
Продолжение таблицы:
Количество !Примечание свободных !
номеров !
фондов !
Формат А4 (210х297)
Приложение 5
Для служебного пользования (См. бумажный вариант)
Приложение 6
Кому представляется _______________________ получателя Кем представляется ________________________ форма собственности отчитывающейся организации Паспорт архива учреждения, организации, предприятия, хранящего управленческую документацию на 1 декабря ________ года
1. Общие сведения
N п/п ! Количество фондов ! Площадь архивохранилища ! Загруженность архиво- ! ! в кв. м ! хранилища в %
2. Сведения о документах N ! Показатели ! Количество единиц хранения ! !все! Крайние! Из них внесено в опи-!Хранит- !Обра- ! !го ! даты !си, утвержденные (сог-!ся сверх!зуется ! ! !--------!ласованные) ЭПК архив-!установ-!в год ! ! !На-!Коне!ного учреждения !ленного !дел ! ! !ча-!чная!----------------------!срока !
! ! !ль-! !все! Крайние даты ! !
! ! !ная! !го !------------------! !
! ! ! ! ! !Начальная!Конечная! !
1 !Постоянного хранения ! ! ! ! ! ! !
2 !По личному составу ! ! ! ! ! ! ! !
3. Кадры Условия хранения док-тов (нужное подчеркнуть)
------------------------------------- Хранилище: есть, нет; сухое, N п/п! Количество штатных работников сырое; светлое, темное
------------------------------------- Отопление: центральное, печное, ! отсутствует
------------------------------------- Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные, нет " __ " ___________ г. Шкафы: деревянные, металлические;
Руководитель нет
_________________________________ Сигнализация: пожарная: есть, нет;
(Фамилия и телефон исполнителя) охранная: есть, нет Читальный зал: есть, нет Температурно-влажностный режим:
соблюдается, не соблюдается Формат А3 (297х420)
Приложение 7 хранящего научно-техническую документацию
1. Научно-техническая документация. Общие сведения п/п! !------------------------------------------ ! ! Всего ! Крайние даты ! Хранится сверх ! ! !------------------! установленного ! ! !Начальная!Конечная! срока 1 !Научно-исследовательская ! ! ! !
2 !Конструкторская ! ! ! !
3 !Технологическая ! ! ! !
4 !Проектная ! ! ! !
5 !Прочие виды ! ! ! !
6 !Всего ! ! ! !
2. Научно-техническая документация, отнесенная к составу N ! Показатели !Кол-во проектов, проблем (тем),! Крайние даты п/! ! утвержденных ЭПК архивного !---------------- п ! ! учреждения !Начальная!Конеч ! ! ! !ная 1 !Научно-исследовательс! ! !
!кая ! ! !
2 !Конструкторская ! ! !
3 !Технологическая ! ! !
4 !Проектная ! ! !
5 !Прочие виды ! ! !
6 !Всего ! ! !
Количество единиц хранения Внесенных в описи, ! Крайние даты ! Хранится сверх утвержденных ЭПК !------------------------! установленного архивного учреждения! начальная ! конечная ! срока
3. Документы на машинных носителях информации. Базы данных (БД)
N ! Показатели ! Количество баз ! Объем записанной ! ! данных ! информации (Мбайт)
1 !Документы на машинных ! !
!носителях ! !
Сведения о документах на машинных носителях Количество ! Объем записанной ! Крайние даты ед.хр. ДМН ! информации (Мбайт) !------------------------------------ ! ! Начальная ! Конечная
4. Управленческая документация ! !всего! Крайние даты ! Из них внесено !Хранится ! ! !--------------!в описи, утвержденные!сверх ! ! !началь!конеч- !(согласованные) ЭПК !установ- ! ! !ная !ная !архивного учреждения !ленного ! ! ! ! !---------------------!срока ! ! ! ! !всего! Крайние даты !
! ! ! ! ! !началь!конечная!
! ! ! ! ! !ная ! !
1 !Постоянного ! ! ! ! ! ! !
!хранения ! ! ! ! ! ! !
2 !По личному составу ! ! ! ! ! !
5. Кадры Условия хранения док-тов
----------------------------------------- (нужное подчеркнуть)
N ! Виды архивов ! Кол-во Хранилище: есть, нет; сухое, ! !штатных сырое; светлое, темное ! !работников Отопление: центральное, печное,
----------------------------------------- отсутствует 1 ! 2 ! 3 Стеллажи: металлические,
----------------------------------------- деревянные, комбинированные 1 !Научно-технической !
!документации ! Шкафы: деревянные, металлические 2 !Управленческой документации Сигнализация: пожарная: есть,
----------------------------------------- нет;
охранная: есть, нет
" _____ " ____________ г. Температурно-влажностный режим:
Руководитель
Фамилия и телефон исполнителя Приложение 8 хранящего кинофотофонодокументы
1. Кинодокументы
! ! !началь!конеч- !ЭПК архивного !установ- ! ! !ная !ная !учреждения !ленного 1 !На 35-мм пленке ! ! ! ! ! ! !
2 !На 16-мм пленке ! ! ! ! ! ! !
2. Фотодокументы 1 !Негативы!черно- ! ! ! ! ! ! !
! !белые ! ! ! ! ! ! !
! !цветные ! ! ! ! ! ! !
2 !Позитивы!черно- ! ! ! ! ! ! !
!на плен-!белые ! ! ! ! ! ! !
!ке, диа-!------------------------------------------------------------- !позитивы!цветные ! ! ! ! ! ! !
!(слайды)! ! ! ! ! ! ! !
3 !Фотоотпе! ! ! ! ! ! ! !
!чатки ! ! ! ! ! ! ! !
4 !Фотоаль-!кол-во ! ! ! ! ! ! !
!бомы !альбомов! ! ! ! ! ! !
! !кол-во ! ! ! ! ! ! !
! !снимков ! ! ! ! ! ! !
3. Фонодокументы (продолжение)
NN| Показатели| Количество единиц хранения | |Все-| Крайние даты |Из них внесено в описи, утверж-|Хранится | | го |--------------|денных ЭПК архивного учреждения|сверх | | |началь-|Конеч-|-------------------------------|установ- | | |ная |ная |Всего | Крайние даты |ленного | | | | | |------------------------|срока | | | | | |Начальная | Конечная | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 1 Магнитные записи 2 Граммофонные 3 Записи на других носителях
4. Видеодокументы
| |Все-| Крайние даты |Из них внесено в описи, утверж-|Хранится | | го |--------------|денных ЭПК архивного учреждения|сверх | | |началь-|Конеч-|-------------------------------|установ- 1 Видеодоку- менты
5. Кадры
| NN | Виды архивов | Количество штатных работников | | 1 |Фильмотеки | | | 2 |Фототеки | | | 3 |Фонотеки | | | 4 |Видеотеки | | Условия хранения документов: (нужное подчеркнуть)
Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное Отопление: центральное, печное, отсутсутствует Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные Шкафы: металлические, деревянные Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается "_____"________________г.
Приложение 9
Кому представляется ________________________________________________ наименование и адрес получателя Кем представляется _________________________________________________ наименование и адрес отчитывающейся организации Сводный паспорт архивов учреждений, организаций, предприятий - источников комплектования государственных архивов Республики Казахстан на 1 декабря __________ года
1. Сведения об организациях, передающих в государственные архивы управленческую документацию NN| Показатели | Из них имеют | |Все-|Согласованные с архив-|Помещения |Штатных| Полностью | | го | ными учреждениями | для |работно|подготовили | | |----------------------| хранения | ков |документы к | | |Номенкла|Инструкции по|документов| |передаче на | | |туры дел|делопроизвод-| | |постоянное | | | | ству | | | хранение 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 1 Общее количество организаций 2 Количество негосударственных орагнизаций 3 Количество профиля комплек- тования гос- архивов (всего)
4 Количество него- дарственных профиля ком- плектования госархивов 5 Количество ор- ганизаций про- филя комплектова- ния районных, городских 6 Количество не- государственных организаций про- филя комплекто- вания районных, городских архивов 7 Количество объеди- ненных ведомствен- ных архивов (продолжение 1)
2. Сведения об управленческой документации NN| Показатели | Документы постоянного хранения | |Все| Крайние даты |Из них внесе|Крайние даты| Хранится | |го |--------------|ны в описи, |------------| сверх | |ед.|началь-|конеч-|утвержд. ЭПК|началь|конеч|установлен | |хр.|ная |ная | архивного | ная | ная |ного срока | | | | | учреждения | | | 1 Во всех организациях 2 В т.ч. в негосу- дарственных орга- низациях 3 В организациях тования госархивов (всего)
4 В т.ч. в негосу- низациях профиля комплектования 5 В организациях тования районных, 6 В т.ч. в негосу- районных, 7 В объединенных ведомственных архивах Документы по | Образуется личному составу | в год дел
----------------|постоянного Всего | Из них | хранения ед.хр.|внесены в| | описи, | |согласов.| | ЭПК | |арх.учр. | 10 | 11 | 12
3. Сведения об организациях-источниках комплектования государственных, районных, городских архивов научно-технической документацией NN| Показатели |Количество организаций| Количество единиц хранения | |Все| Имеющих |Имеющих|Всего|Крайние даты|Из них | |го | помещения|штатных| |------------|внесено | | | для |сотруд-| |началь|конеч|в описи, | | | хранения | ников | | ная | ная |утвержд.
| | |документов| | | | |ЭПК арх.
| | | | | | | | учр.
1 Организации 2 В том числе негосударственные организации (томов, папок)
Крайние даты| Хранится
------------| сверх началь|конеч|установлен ная |ная |ного срока х) Объем листов чертежей, не помещенных в папки, дается в условных папках из расчета: 50 листов формата А4 = 1 папке.
(продолжение 2)
1. Сведения о кинофотофонодокументах N ! Виды организаций ! Количество организаций, состоящих ! ! на учете архивных учреждений ! !всего ! Из них имеют ! ! ! Помещения для ! Штатных ! ! ! хранения !сотрудников ! ! ! документов !
1!Организации, хранящие кинодокумен-! ! !
!ты ! ! !
2!Негосударственные организации, ! ! !
!хранящие кинодокументы ! ! !
3!Организации, хранящие фотодокументы ! !
!(всего) ! ! !
4!Негосударственные организации, ! ! !
!хранящие фотодокументы ! ! !
5!Организации, хранящие ! ! !
!фонодокументы (всего) ! ! !
6!Негосударственные организации, ! ! !
!хранящие фонодокументы ! ! !
7!Организации, хранящие ! ! !
!видеодокументы (всего) ! ! !
8!Негосударственные организации, ! ! !
!хранящие видеодокументы ! ! !
Всего! Крайние даты !Из них внесено в описи, утвержд.!Хранится !------------------!ЭПК архивного учреждения !сверх !Начальная!Конечная!--------------------------------!установленного ! ! !всего! Крайние даты !срока ! ! ! ! Начальная ! Конечная !
"_____" ________________ г.
Список сокращенных слов БД - База данных ДМН - Документы на машинных носителях ед.уч. - единица учета ед.хр. - единица хранения ОАФ - Объединенный архивный фонд ОЦД - Особо ценные документы пог.м. - погонный метр ЭПК - Экспертно-проверочная комиссия