Қазақша:
Қазақстан Республикасы Мәдениет министрлігі Қазақстан Республикасының Министерство культуры Республики Казахстан Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөнідегі комитеті төрағасының 2003 жылғы 29 сәуірдегі N 33 бұйрығы.
Қазақстан Республикасы Әділет министрлігінде 2003 жылғы 2 маусымда тіркелді. Тіркеу N 2331.
Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің м.а. 2009 жылғы 25 қыркүйектегі N 128 Бұйрығымен Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың Тұрпатты ережелері туралы Күші жойылды - Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің м.а. 2009.09.25 N 128 бұйрығымен.
Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 11 маусымдағы N 797 қаулысымен бекітілген Қазақстан Республикасында мұрағат ісін дамытудың 2001- 2005 жылдарға арналған бағдарламасын жүзеге асыру жөніндегі іс-шаралар жоспарына сәйкес және Қазақстан Республикасы Үкіметінің 1999 жылғы 7 мамырдағы N 543 қаулысымен бекітілген Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті туралы Ережесі негізінде БҰЙЫРАМЫН
1. Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың Тұрпатты ережелері бекітілсін (қоса берілді).
2. Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың Тұрпатты ережелерін Қазақстан Республикасы Әділет министрлігіне заңмен белгіленген тәртіпте мемлекеттік тіркеуге жіберілсін.
ҚР НҚА ЭББ-гі нақты құжатқа сілтеу QR-коды
3. Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың Тұрпатты ережелері мемлекеттік тіркеуден өткеннен кейін мемлекеттік ұйымдар үшін міндетті күшi бар деп танылсын.
4. Бұйрық өз күшiне мемлекеттiк тiркеуден өткеннен кейiн енедi.
Комитет төрағасы
БЕКIТIЛГЕН
Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет төрағасының 2003 жылғы 29 сәуiрдегi N 33 бұйрығымен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері 1-тарау. Жалпы ережелер
1. Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың Тұрпатты ережелері (бұдан әрі - Ережелер) қағаз негiздегi секiлдi ақпараттық технология арқылы алынған электрондық деректердi, оның iшiнде электрондық цифрлық қолтаңба қойылған электрондық құжаттар түріндегi құпиясы жоқ ресми құжаттарды жасаудың және олармен жұмысты ұйымдастырудың мемлекеттік ұйымдар (бұдан әрі - ұйымдар) үшін міндетті жалпы талаптарын белгілейді.
2. Осы Ережелер Қазақстан Республикасының "Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы" Заңына , Қазақстан Республикасының "Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы" Қазақстан Республикасы Заңына өзгерістер мен толықтырулар енгізу туралы" Заңына , Қазақстан Республикасының "Нормативтік құқықтық актілер туралы" Заңына , Қазақстан Республикасының "Әкімшілік рәсімдер туралы" Заңына , Қазақстан Республикасы Президентінің "Мемлекеттік аппараттың жұмыстарын жақсарту, төрешілдікке қарсы күрес және құжат айналымын қысқарту жөнiндегi шаралар туралы" 2000 жылғы 30 шілдедегі N 427 Жарлығына , Қазақстан Республикасы Үкiметiнiң "Қазақстан Республикасында мұрағат iсiн дамытудың 2001-2005 жылдарға арналған бағдарламасын бекiту туралы" 2001 жылғы 11 маусымдағы N 797 қаулысына сәйкес әзiрлендi. Тұрпатты Ережелерде Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшысының 1998 жылғы 24 қазандағы N 17-457-Р бұйрығымен бекітілген "Қазақстан Республикасы Президентi Әкімшілігінде іс жүргізу жөніндегі нұсқау", Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 31 қаңтардағы N 168 қаулысымен бекітілген "Қазақстан Республикасы Премьер- Министрі Кеңсесінде іс жүргізу жөніндегі нұсқау" қойған талаптар ескерiлген.
3. Ұйымдар осы Ережелерді қолданады немесе олардың негізінде:
1) іс жүргізу жөніндегі ведомстволық (салалық) нұсқауды әзiрлейдi және Қазақстан Республикасының мұрағаттар мен құжаттаманы басқарушы уәкілетті мемлекеттік органымен келiсе отырып бекiтедi;
2) ұйымдағы iс жүргiзу нұсқауын әзiрлейдi және облыстардың, Астана, Алматы қалаларының мұрағаттар мен құжаттаманы басқарушы уәкілетті мемлекеттік органдарымен, Қазақстан Республикасы орталық мемлекеттік мұрағаттарымен, Қазақстан Республикасы Президентi мұрағатымен келiсе отырып бекiтедi.
4. Бұл Ережелердiң бұрмалануына кiнәлi ұйымның басшысы және қызметкерлерi Қазақстан Республикасы заңдарына сәйкес жауап бередi.
5. Құжаттау мен құжаттаманы басқару iсiне басшылық пен бақылауды ұйымның Үлгі ережелер (1-қосымша) негізінде әзірленген құжаттама қызметi туралы Ережесiне сәйкес жұмыс жасайтын құжаттама қызметі жүзеге асырады.
Штат кестесінде құжаттама қызметі қарастырылмаған шағын ұйымдар мен ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде аталған функциялар лауазымды тұлғаға жүктеледі.
6. Құжаттама қызметінің басшысы (лауазымды тұлға) ауысқан кезде құжаттар мен iстер жаңадан тағайындалған құжаттама қызметі басшысына (лауазымды тұлғаға) қабылдау-өткiзу актісiмен тапсырылады (2-қосымша).
7. Қазақстан Республикасының мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөнiндегi уәкілетті мемлекеттік органы, облыстардың, Астана, Алматы қалаларының мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөнiндегi уәкiлеттi мемлекеттiк органдары, Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағаттары, Қазақстан Республикасының Президентi мұрағаты, облыстардың, қалалардың, аудандардың мемлекеттiк мұрағаттары және олардың филиалдары (бұдан әрi - мемлекеттiк мұрағат мекемелерi) ұйымдарға Ережелердi ендiруде әдiстемелiк және тәжiрибелiк көмек көрсетедi, Ереже талаптарының орындалуын бақылайды.
8. Бұл Ережелерде Қазақстан Республикасы Мемлекеттік ҚР СТ 1037- 2001 "Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар" стандартында белгiленген терминдер пайдаланылды.
2-тарау. Құжаттау
&1. Құжаттардың құрамы, жiктелуi және бір ізге түсірілуі
9. Ұйым қызметi басқару құжаттамасымен қамтамасыз етiледi. Басқару құжаттамасының құрамы ұйымның өкiлеттiк құзырына, мәселелердi шешудiң тәртiбiне (жеке дара өкiмдiк қызмет арқылы немесе алқа арқылы шешу қағидалары), басқа ұйымдармен байланыс көлемiне және олардың сипатына қарай анықталады.
10. Ұйымда әкiмшiлiк және ұйымдастырушылық мәселелерiн, басқару, өзара iс-әрекет жасау және қызметтi реттеу мәселелерiн шешу мақсатында мынадай құжаттар жасалады:
1) ұйымдастырушылық-құқықтық (жарғылар, ережелер, регламенттер, нұсқаулар, штат кестелерi және басқалары);
2) өкiмдiк (қаулылар, бұйрықтар, өкiмдер, шешiмдер және басқалары);
3) анықтамалы-ақпаратты (актiлер, шарттар, баяндау және түсiнiктемелiк хаттар, қорытындылар, пiкiрлер, тiзбелер, хаттар, мәлiметтер, келiсiмдер, тiзiмдер, анықтамалар және басқалары);
4) жоспарлы-есептi (жылдық, тоқсандық, айлық, басқа да жеке жоспарлар мен есептер);
5) қызметкерлердiң еңбек қызметiн және оларды зейнет ақымен қамтамасыз етуге аударылған ақша туралы мәлiметтердi растайтын құжаттар.
Ұйым өз жұмыс ерекшелiктерiне байланысты құжаттардың бұдан басқа да түрлерiн жасайды.
11. Өкімдік құжат ұйым-автордың немесе жоғары тұрған органның өкімдік құжатымен жойылады немесе өзгертіледі. Өкімдік құжаттың әрекет ету күшi Қазақстан Республикасы заңдарымен белгіленген тәртіпте тоқтатылуы мүмкін.
12. Басқа ұйымдардың мүдделеріне қатысты құжат жобасы олармен алдын-ала келісіледi. Құжат жобасына келіспеушіліктер қосымшамен ресiмделедi немесе ілеспе хатта көрсетіледі.
13. Ұйымдардың алқалы органдары мәжілістерінде мәселелерді талқылау барысы және қабылданатын шешімдер хаттамаларда жазылады.
Хаттамалар мәжіліс барысын жазу, стенограмма, дыбыс немесе бейне жазба және мәжіліске дайындалған хаттамаға тіркелетін құжаттар (баяндамалар, сөйленген сөздер, анықтамалар, сараптамалық қорытындылар, қаулылардың немесе шешімдердiң жобалары, қатысу парақтары, шақырылғандар тізімдері) негізінде ресімделеді. Егер мәжіліс барысы стенографияланса, онда стенограммалар мәтінiнiң мағынасы толық жазылады, басып шығарылып, куәландырылады да хаттамамен бірге сақталады. Ұйымдардың алқалы органдары регламентінде қарастырылған ерекше жағдайларда сөйлеуші өз сөзінің стенограммасына бұрыштама қоюы тиіс. Егер мәжіліс барысы дыбыс немесе бейне кассеталарға жазылса, онда олар хаттамаға қосып берiледi.
14. Ұйым өз құзырының шегінде басқа ұйымдармен және жеке азаматтармен хат алмасады.
Телефакс, электрондық пошта арқылы жiберiлген құжаттар адреске поштамен немесе фельдъегерлік байланыспен қосымша жолданады.
15. Әртүрлі құжаттарды жасау, ресiмдеу ережелерiн, олармен жұмыс жүргiзу тәсілдерiн, нысандары мен әдістерiн айқындау мақсатында құжаттар жіктеледi және бiр iзге түсiрiледi. Бұл ағымдағы іс жүргізуде құжаттармен жұмыс жеделдiгiн арттырып, оларды тез іздеп табуды қамтамасыз етедi және құжат айналымы ауқымын қысқартады.
Құжаттарды жіктеу олардың түрлерi (қаулылар, бұйрықтар, хаттамалар, хаттар, актілер, баяндау хаттар, шарттар және басқа құжаттар), нысаны (жеке, тұрпатты), мазмұны (қарапайым, күрделі), шығу тегі (ресми, жеке), жасалған орны (сыртқы, ішкі), сақталу мерзімдері (тұрақты, уақытша), қол жеткізуге шек қойылу деңгейі (ерекше маңызды, өте құпия, құпия, "Қызметте пайдалану үшін"
белгісімен) бойынша жүргізіледі.
16. Ұйымда құжаттарды жіктеу үшін жіктегіш құрастырылады.
Жіктегіштi әзірлеу кезiнде ұйымның құрылтайшылық құжаттары, оның құрылымдық бөлімшелерi туралы ережелерi, қызметкерлердің лауазымдық нұсқаулары, істердiң тұрпатты (үлгi) номенклатурасы, ұйым iстерiнiң номенклатурасы, құжаттардың сақтау мерзімдері көрсетілген тізбелерi, тұрақты сақтаудағы істердiң және жеке құрам бойынша істердiң тізімдемелері пайдаланылады.
17. Құжаттарды бiр iзге түсiру құжаттардың тұрпатты нысандары мен дайын үлгі мәтіндерін, оларды құрастыру және ресiмдеу ережелерiн әзiрлеу болып табылады. Құжаттардың тұрпатты нысандары мен дайын үлгі мәтіндері, әдетте, жинақ түрінде ресімделеді.
&2. Құжат деректемелерінің құрамы
18. Деректемелер ресми құжатты ресімдеудің міндетті элементтері болып табылады. Олардың құрамы және орналасу сұлбасы Қазақстан Республикасы Мемлекеттiк ҚР СТ 1042-2001 "Ұйымдастырушылық-өкiмдiк құжаттама. Құжаттарды ресiмдеуге қойылатын талаптар" стандартымен анықталған (3-қосымша).
19. Хат бланкiсiн (4-қосымша) дайындау кезiнде мына деректемелер және деректемелердi орналастыру үшiн шектеулiк белгiлер пайдаланылады:
1) Қазақстан Республикасы Мемлекеттік елтаңбасы немесе эмблема, логотип, тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі);
2) жоғары тұрған органның ресми атауы;
3) ұйымның ресми атауы;
4) ұйым туралы анықтамалық деректер;
5) құжат уақыты;
6) құжаттың тiркеу нөмiрi;
7) кiрiс құжатының тiркеу нөмiрiне және уақытына сiлтеме;
8) адрес;
9) тақырып;
10) бақылау туралы белгi.
20. Хаттан басқа, құжаттардың өзге түрлерiнiң бланкiлерiн (5-қосымша)
дайындаған кезде мынадай деректемелер және деректемелердi орналастыру үшiн шектеулiк белгiлер пайдаланылады:
1) Қазақстан Республикасы Мемлекеттік елтаңбасы немесе эмблема,
4) құжат түрiнiң атауы;
5) құжаттың жасалған немесе басып шығарылған жерi;
6) құжат уақыты;
7) құжаттың тiркеу нөмiрi;
8) мәтiннiң тақырыбы;
9) бақылау туралы белгi.
&3. Құжат деректемелерін ресімдеуге қойылатын талаптар
21. Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы құжат бланкісінде Қазақстан Республикасының мемлекеттік рәміздері туралы заңдарына және Қазақстан Республикасы Мемлекеттік ҚР СТ 989-96 "Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы. Техникалық талаптары" стандартының талаптарына сәйкес орналастырылады.
22. Эмблема, логотип немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі)
бланкіге ұйымның құрылтайшылық құжаттарына сәйкес көшiрiлiп салынады.
Қазақстан Республикасы Мемлекеттік елтаңбасы бейнеленген бланкiге эмблема, логотип немесе тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі) салынбайды.
23. Құжат ұйым-авторының ресми атауы, оның жоғары тұрған органының ресми атауы тиісті нормативтік құқықтық актілермен және/немесе ұйымның құрылтайшылық құжаттарымен белгіленген атауларына сәйкес болуы тиіс.
Ұйымның қысқартылған атауы тиісті нормативтік құқықтық актілерде және/немесе құрылтайшылық құжаттарда бекітілген жағдайларда ғана келтiрiледi және толық атауынан төмен жақша ішінде жазылады.
Ұйым филиалының, өкілдігінің немесе құрылымдық бөлімшелерінің атаулары, олар құжаттың авторы болған жағдайда ғана көрсетіледі және ол ұйым атауынан төмен орналастырылады.
24. Ұйым туралы анықтамалық деректерге поштаның мекен-жайы, телефондардың, телефакстердің, телекстердің нөмірлері, электронды поштаның мекен-жайы, банкі есепшотының нөмірі және ұйым қажет деп тапқан басқа да мәліметтер енедi.
25. Ұйымнан шығатын құжат түрінің атауы Қазақстан Республикасы заңдарымен, ұйымның құрылтайшылық құжаттарымен регламенттеледi.
26. Құжаттың уақыты оған қол қойылған немесе бекітiлген уақыт, хаттама үшін - мәжіліс өткен (шешім қабылданған) уақыт, актілер үшін - оқиға уақыты болып табылады. Егер құжаттың авторлары бірнеше ұйым болса, онда құжат уақыты неғұрлым соңғы қол қойылған мерзім болады.
Уақытты сөздi-цифрлы тәсілмен жазу қаржылық сипаттағы мәліметтері бар, азаматтардың, ұйымдардың құқықтарын анықтайтын құжаттарда, сондай-ақ нормативтік құқықтық актiлерге сiлтеме жасағанда пайдаланылады. Қалған жағдайларда цифрлық тәсіл қолданылады. Құжаттың күні мен айы екі жұп араб цифрымен нүкте арқылы бөлінiп, жылы - төрт араб цифрымен айдан нүкте арқылы бөлінiп ресімделеді. Егер күннiң немесе айдың реттік нөмірі бір цифрдан тұрса, онда оның алдына нөл қойылады. Құжаттың қол қойылатын, бекітiлетiн, келісiлетiн уақыттары, сондай-ақ құжат мәтінінде бар уақыттар цифрлық тәсiлмен мына ретте ресімделеді: күні, айы, жылы.
27. Құжаттың тіркеу нөмірі, оның жеке корреспонденттік нөмірінен, орындаушы - құрылымдық бөлімшенің индексінен және құжаттың тіркеу-есепке алу нысанындағы реттік нөмірінен тұрады. Тіркеу нөмірі құжат жолданатын кезде ұйымның істер номенклатурасы бойынша iс индексімен толықтырылады.
Бастамашылық құжаттарда реттік нөмір нүктемен бөлінеді.
Іс жүргізу қызметi аяқтамаған және орындалуы ұзақ мерзімді талап ететін, келесі жылға өткен құжат қайта тіркеуге жатады. Құжатқа тiркеу-есепке алу нысанында жаңа реттік нөмір берiледi, бұрынғысы - жақшаға алынады.
Бiрнеше ұйым бірлесіп жасаған құжаттың тіркеу нөмірі ұйымдар - авторлар берген тіркеу нөмірлерінен тұрады, олар құжаттағы авторлар көрсеткiштерi ретiнде қиғаш сызық (бөлгiш) арқылы қойылады.
28. Кiрiс құжатының тiркеу нөмiрiне және уақытына сiлтеме жауап- құжатта берiледi.
29. Хаттан басқа құжаттардың барлық түрлерiн құрастырған кезде құжаттың жасалған немесе басып шығарылған жерi көрсетiледi.
30. Қол жеткiзудi шектеу белгiсi (таңба) нешiншi дана екенi көрсетiлiп бiрiншi парақтың жоғарғы оң жақ бұрышынан қойылады.
31. Ұйым құжатын жолдаған кезде, құрылымдық бөлiмшелер адрес атауларын атау септiгiнде, құжат бағытталған тұлғаның лауазымын - барыс септiгiнде көрсетедi. Құжатты ұйым басшысына жолдаған кезде ұйым атауы алушы лауазымы атауының құрамына енедi.
Ұйым iшiндегi хат алмасу кезiнде лауазымды тұлғалардың фамилиялары мен аты-жөндерiн ғана барыс септiгiнде көрсетуге болады.
Егер құжат бірнеше тектес ұйымдарға бағытталған болса, олар жинақталып көрсетiледi.
Құжатта адрес төртеуден артық болмауы керек. Екінші, үшінші, төртінші алушыға "Көшірме" сөзi жазылмайды. Алушы қатары көп болса, құжатты тарату тізімі (тізілімі) жасалады және құжаттың әрбiр данасына бiр-бiр адрестен көрсетiледi.
Құжатты заңды тұлғаға жолдаған кезде пошталық мекен-жайы көрсетілуі мүмкiн. Құжатты жеке тұлғаға жолдағанда пошталық мекен-жайы, содан кейін - алушының фамилиясы мен аты-жөнi көрсетіледі.
32. Құжаттарды бекiту - бекiту белгiсiн қою немесе өкiмдiк құжат (6- қосымша) шығару арқылы жүзеге асырылады. Өкiмдiк құжат қосымша түсiндiрулер мен жазбаша өкiмдер қажет болған жағдайда шығарылады.
Құжаттың бекiту белгiсi құжаттың бiрiншi парағының оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады. Бұл белгi "БЕКIТЕМIН" сөзiнен, лауазым атауынан, қойылған қолдан, есiмнiң бас әрпiнен, фамилиядан және бекiту уақытынан тұрады.
Құжатты лауазымы тең екі немесе одан да көп тұлғалар бекіткен кезде бекiту белгiсi ұйымдар атауларының әлiпбилiк ретiмен орналасады.
Құжатты қаулымен, шешіммен, бұйрықпен, хаттамамен бекіткен кезде бекіту белгісі "БЕКІТІЛДІ" ("БЕКІТІЛГЕН", "БЕКІТКЕН") деген сөзден, өкiмдiк құжаттың көмектес септігіндегi түрiнен, оның уақыты мен нөмірінен тұрады.
33. Бұрыштама құрамына орындаушының (орындаушылардың)
фамилиясы, тапсырманың (тапсырмалардың) мазмұны, орындалу мерзiмi, қойылған қолы, уақыты енедi. Тапсырма лауазымы тең екi немесе бiрнеше тұлғаға берiлген жағдайда, жауапты орындаушы тапсырмадағы бiрiншi көрсетiлген тұлға болып табылады. Оған бiрлесiп орындаушыларды шақыру және олардың жұмыстарын үйлестiру құқығы берiледi.
Бұрыштама құжаттың бiрiншi парағына, оның жоғарғы бөлiгiндегi мәтiннен бос орынға қойылады.
Бұрыштаманы кiрiске алынған тiркеу нөмiрiн бұрыштамаға қатысты (орындаушылар фамилиясынан, тапсырма мазмұнынан, орындалу мерзімінен, қойылған қолы мен уақытынан басқа) және құжат деректемелерi туралы белгiлердi (авторды, құжаттың шығыс нөмiрi мен уақытын) мiндеттi түрде көрсете отырып жеке бланкiде (фишкiде) ресiмдеуге болады.
34. Мәтiнге қойылатын тақырып қысқа, әрi мәтiннiң мазмұнын дәл беретiн болуы керек. Тақырып соңына нүкте қойылмайды.
10 жолдан аз мәтiнге және А5 пiшiндi бланкiге жасалған құжатқа тақырып қойылмайды.
35. Құжаттың орындалуын бақылау туралы белгі "Бақылау", "Контроль", "Бақылауға алынды", "Взято на контроль" сөздерiмен немесе мөртабандармен, арнайы (литерлi) "Б", "К" әрiптерiмен белгiленiп құжаттың бірінші парағына, оның жоғарғы сол жақ жиегіне қойылады.
36. Құжат мәтінi байланыстырғыш мәтіндер, сауалнамалар, кестелер немесе олардың қосындысы түрінде ресімделеді. Әдетте байланыстырғыш мәтiн екi бөлiмнен тұрады. Бірінші бөлімінде өтініштер, ұсыныстар көрсетіледі, екіншісінде - негіздеулер, дәлелдер келтіріледі. Кейбір жағдайларда бірінші бөлімінде құжат жасаудың себептерi, негіздерi, мақсаттары, екіншісінде - шешімдер, қорытындылар, өтініштер, ұсынымдар көрсетіледі. Басқа ұйымдар құжаттары негiзiнде немесе бұрын шығарылған құжаттарды негізге ала отырып дайындалған құжат мәтінінде олардың деректемелері берiледi.
Мәтiндi сауалнама түрiнде құрастырған кезде нышан атаулары зат есiм тұлғасында немесе екiншi жақтағы етiстiктi сөз тiркестерiмен осы шақтың, не өткен шақтың көпше түрiнде жазылады.
Кесте бағандары мен жолдарының тақырыптары зат есімнiң атау септігінде жазылуы тиіс. Бағандар мен жолдардың тақырыпшалары тақырыптарға үйлесіп тұруы керек. Егер кесте екі не одан да көп параққа басылатын болса, онда кесте бағандары нөмірленеді де келесі беттерге олардың тек нөмірлері ғана басылады.
37. Құжат мәтінінде аталған қосымшасы бар-жоғы туралы белгіге ол қосымшаның қанша парақ, қанша дана екенi, қай тiлде жазылғаны көрсетiледi.
Құжат мәтінінде аталмаған қосымшасы болса, олардың нөмiрлерi, атаулары, парақтар саны, қанша дана екенi, қай тiлде жазылғаны көрсетіледі.
Өкiмдiк құжат қосымшаларындағы бірінші парақтың жоғарғы оң жақ бұрышына қосымшаның реттік нөмірі, өкімдік құжаттың атауы, оның уақыты және тіркеу нөмірі көрсетіліп "Қосымша" сөзі жазылады.
38. Құжатқа қойылған қолда қол қойған тұлға лауазымының атауы;
құрылымдық бөлімшенің және ұйымның ресми атауы (егер құжат бланкіде ресімделмеген болса); жауапты тұлғаның өз қолы және қойылған қолдың толық мәнi (есімінің бас әрпі мен фамилиясы) қамтылады. Құжатқа лауазымдары тең екi және одан да көп тұлғалар қол қойған кезде, олардың қойған қолдары ұйымдардың немесе құрылымдық бөлiмшелердiң ресми атауларындағы әлiпбилiк ретпен орналасады. Құжатқа бiрнеше лауазымды тұлға қол қойған кезде олардың қойған қолдары қызметтерінiң лауазымдық бағыныстылығына сәйкес бірінен кейін бірі орналастырылады. Комиссия жасаған құжатта қол қоюшы тұлғалардың лауазым атаулары емес, олардың комиссия құрамындағы міндеттері көрсетіледі.
Ұйымның алқалы органдары (алқалар, кеңестер және басқалары) құжаттарына төраға мен хатшы (төрағалық етушi және жазбаны жүргiзушi тұлға) қол қояды.
Құжатқа лауазымды тұлғаның міндетін атқарушы лауазымы мен фамилиясын көрсетіп қол қоюы мүмкiн. Қол қойғанда "үшін" көмекші сөзiн қосуға, "Орынбасары" деген жазуды немесе қызмет атауының алдынан қиғаш сызықты (бөлгiштi) қолдан қоюға жол берілмейді.
Құжатқа өшпейтiн төзiмдi сиялармен қол қойылады. Ұшып кететiн сиялар құйылған фломастер және автоқаламмен қол қоюға рұқсат етiлмейдi.
39. Құжаттың келісу белгісі құжаттағы соңғы парақтың төменгі сол жақ бұрышынан қойылады. Бұл белгi "КЕЛІСІЛДІ" ("КЕЛIСIЛГЕН") сөзінен, құжатты келісетін тұлғаның лауазымы атауынан (ұйым атауын қоса алғандағы), жауапты тұлғаның өз қолынан және қойылған қолдың толық мәнiнен, келісу уақытынан тұрады. Құжат лауазымдары тең екi және одан да көп тұлғалармен келісілген кезде келiсу белгiлерi ұйымның ресми атауларындағы әліпбилік ретпен орналастырылады. Құжат бірнеше лауазымды тұлғалармен келісілген кезде, келiсу белгiлерi қызметтерiнiң лауазымдық бағыныстылығына сәйкес орналастырылады.
Егер келісу хатпен, хаттамамен немесе басқа құжатпен жүзеге асырылатын болса, онда келісу белгісінде құжат түрi, ұйым атауы, құжат уақыты мен нөмiрi көмектес септiгiнде көрсетiледi.
Құжатты бiрнеше ұйыммен сырттан келiсу - келiсу парағы арқылы ресiмделуi мүмкiн (7-қосымша).
40. Iшкi келiсу құжат жобасына орындаушының, мүдделi лауазымды тұлғалардың, қажет болған жағдайда қаржы, экономика және заң қызметтерi жауапты тұлғаларының бұрыштама қоюы жолымен ресiмделедi. Бұрыштамада бұрыштама қоюшының қолы, оның толық мәнi (есiмiнiң бас әрпi, фамилиясы), уақыты, қажет болған жағдайда бұрыштама қоюшының лауазым атауы қамтылады. Ескертулер құжат жобасына қоса берiледi және оған қол қойылады.
Бұрыштамалар құжат жобасының соңғы парағына, оның өң бетіне қойылады.
41. Мөр құжаттағы лауазымды тұлға қойған қолдың түпнұсқалығын куәландырады (8-қосымша). Бланкiсiз құжаттар ұйым мөрiмен куәландырылуы тиiс. Бланкiдегi құжаттар Қазақстан Республикасы заңдарында қарастырылған кейбiр жағдайларда болмаса, мөрмен куәландырылмайды.
Мөр бедері лауазым атауы мен қойылған қол бөлігін қамтитын болуы керек.
42. Құжат көшірмесін куәландыру туралы белгi оған заңдық күш беру мақсатында қойылады. Бұл белгi "Дұрыс" деген куәландыру жазбасын, көшірмені куәландырған тұлғаның лауазым атауын, оның өз қолын және қойылған қолдың толық мәнiн, ұйымның мөрін, куәландырылған уақытын қамтиды.
43. Құжатты орындаушы туралы белгі "Орынд." деген қысқартылған сөздi, құжатты орындаушының фамилиясын, аты-жөнiн (өз есімінің және әкесі есімінің бас әріптерін), оның телефон нөмірін қамтиды және бұл құжаттың соңғы парағына, оның өң бетіне немесе қайырма бетіне сол жақ төменгі бұрышынан жазылады.
44. Құжаттың орындалғаны және іске жіберілгені туралы белгі оның орындалғандығын растайтын құжаттың тіркеу нөмірі мен уақытына сілтеменi (мұндай құжат болмаған жағдайда - орындалуы жөнінде қысқаша мағлұматты), "Іске" сөзін, құжат сақталатын iстiң нөмiрiн қамтиды.
Құжаттың орындалғаны және іске жіберілгені туралы белгіге қол қойылады және ол құжаттың бiрiншi парағына, оның өң бетіндегi сол жақ төменгі бұрышынан немесе оның қайырма бетiнен қойылады.
45. Құжаттың ұйымға келіп түскені туралы белгі кiрiс құжатының нөмiрiн қамтиды және құжаттың бірінші парағына, оның оң бетіндегi оң жақ төменгі бұрышынан қойылады.
46. Файлдың атын, оператордың кодын, уақытын және құжаттың әрбiр парағына сол жақ төменгi бұрышынан қойылатын басқа да іздестіру деректерін қамтитын белгi (колонтитул) құжаттың электрондық көшірмелерiне идентификатор (сәйкестендiргiш) болып табылады.
&4. Баспа құралдарының көмегімен дайындалатын құжаттарға қойылатын талаптар
47. Құжат мәтіні А4 және А5 пішінді бланкіде компьютер техникасының құрылғылары көмегімен мөлшері 14 Аrial немесе Тіmеs New Roman харіптерімен жоларалық бір интервалда басылады. Кейбір жағдайларда харіп мөлшері мен жоларалық интервал басқаша болуы да мүмкін.
Басылымға дайындалатын құжат мәтіні жоларалық екі интервалмен Жазу машинкасында құжат мәтіні А4 пішінді бланкіде жоларалық бір жарым интервалмен, А5 пішінді бланкіде - жоларалық бір интервалмен басылады.
48. Құжат мәтiнiн басқан кезде тыныс белгілерінен кейін аралық орын қалдырылады. Цифрлық тәсiлмен ресiмделген құжатта уақыт элементтерiн бөлетiн нүктеден кейiн аралық орын қалдырылмайды.
49. Құжаттың бірнеше жолдан тұратын деректемелері жоларалық бiр интервалмен басылады. "Хат алушы", "бекiту белгiсi" және "келiсу белгiсi"
деректемелерiндегi мекен-жай, "БЕКІТЕМІН" ("БЕКІТІЛДІ", "БЕКІТІЛГЕН")
және "КЕЛІСІЛДІ" ("КЕЛIСКЕН", "КЕЛIСIЛГЕН") сөздері басқа құрамдас элементтерiнен жоларалық екi интервалда (компьютерлік техниканың баспа құрылғыларында) және жоларалық бір жарым интервалда (жазу машинкасында)
бөлектенеді.
50. Құжатты нөлдік белгіден ресімдеген кезде мәтіндік жиектің сол жақ шегiнен мынандай деректемелер басылады:
1) жоғары тұрған органның ресми атауы;
2) ұйымның ресми атауы;
3) құжаттың жасалған немесе басып шығарылған жерi;
4) қосымшаның бар-жоғы туралы белгі;
5) қойылған қолы;
6) келісу белгісі;
7) келісу бұрыштамасы;
8) орындаушы туралы белгі;
9) құжаттың орындалғаны және оның іске жіберілгені туралы белгі;
10) құжаттың электрондық көшірмесінің идентификаторы (сәйкестендiргiшi).
Мәтiндегi "ТЫҢДАЛДЫ", "СӨЗ СӨЙЛЕДІ", "ШЕШТІ", "ҚАУЛЫ ЕТТІ", "БҰЙЫРАМЫН" және тағы басқа сөздер осы үлгiде орналасады.
Құжат түрінің атауы, құжаттың тіркеу нөмірі және мәтінге қойылған тақырып ортаға қарай теңестіріледі.
Құжат мәтінінiң бірінші жолы абзацтан басылады. Абзац мәтiндiк жиектiң сол жағынан бес баспа белгiсiнен кейін басталады.
Мәтіндік жиектің оң жағына мынандай деректемелер басылады:
1) құжаттың уақыты;
2) құжатқа қол жеткiзудi шектеу белгісі;
3) адрес;
4) бекіту белгісі;
Қалған деректемелерді, сондай-ақ бланкіде ресімделген құжат деректемелерін басудың басталу және аяқталу ретi олардың құжат бланкiсiндегi белгіленген орындарына қарай анықталады.
51. Екі және одан да көп ұйымдар әзірлеген құжаттарды (бірлескен бұйрықты, бірлескен шешімдi, бірлескен хатты) ресімдеген кезде бланк пайдаланылмайды. Дәрежелерi тең екі және одан да көп ұйымдар әзірлеген бірлескен құжатты ресімдеген кезде ұйымдардың ресми атаулары ұйым атауларының әлiпбилiк ретiне қарай бiр деңгейде орналастырылады. Екi және одан да көп ұйымдар әзiрлеген бiрлескен құжатты ресiмдеген кезде ресми атаулары ұйымның бағыныстылығына сәйкес кiшiрею жағына қарай жазылады.
Бiрнеше ұйым әзiрлеген құжат мiндеттi түрде ұйымдардың мөрлерiмен куәландырылуы тиiс.
52. Iс жүргiзу тiлi мемлекеттiк тiл болып табылады, қазақ тiлiмен тең дәрежеде ресми түрде орыс тiлi қолданылады, Қазақстан Республикасының "Қазақстан Республикасындағы тiлдер туралы" Заңында қарастырылған кейбiр жәйттерге сәйкес басқа да тiлдер қолданыста болады. Мемлекеттiк тiлдегi және онымен бiр мезгiлде жасалған өзге тiлдегi теңтүпнұсқа құжаттардың әрқайсысы жеке бланкiлерде (жеке парақтарда) басылады және бiрдей:
1) уақытпен;
2) тіркеу нөмірімен;
3) қол жеткiзудi шектеу белгісiмен;
4) бекіту белгісімен;
5) қосымшасы бар-жоғы туралы белгімен;
6) сол лауазымды тұлғаның қойған қолымен;
7) келісу белгісімен;
8) келісу бұрыштамасымен;
9) орындаушы туралы белгімен;
10) мөрмен ресiмделедi.
53. Құжатты екі немесе одан да көп парақта ресiмдеген кезде екінші және одан кейiнгi парақтары нөмірленеді. Өкімдік құжатқа және ілеспе хатқа тіркелген қосымшалардың парақтары дербес нөмірленеді. Нөмірлер араб цифрларымен парақтың жоғарғы жиегi ортасынан тыныс белгісiнсіз қойылады.
54. Өкімдік құжаттардан басқа құжаттарды парақтың қайырма бетін пайдаланып басуға рұқсат етiледi.
3-тарау. Құжаттаманы басқару &1. Құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын жалпы талаптар және оның көлемін қысқарту жолдары
55. Құжат айналымын ұйымдастыруға қойылатын жалпы талаптар құжат қозғалысының және онымен операциялардың бiртұтас технологиялық сұлбасын әзiрлеу, қызметкерлердiң құжаттармен жұмыс функцияларын регламенттеу, олардың орындалуын бақылауды қамтамасыз ету, құжат айналымы көлемiн тұрақты талдау мiндеттiлiгi болып табылады.
56. Құжат айналымының көлемі ай, тоқсан, жыл iшiндегi кіріс, шығыс, ішкі құжаттардың жалпы мөлшерiмен анықталады. Құжаттардың әзiрленген көшірмелерi мөлшерi бөлек есепке алынады.
57. Ұйым құжаттар өтуiнiң берiк қалыптастырылған технологиясын жасауға және олардың орындалуын бақылауды ұйымдастыруға; құжатқа қосымша сұранымдардың тууын болдырмайтындай құжаттың дер кезiнде және сапалы орындалуына, iшкi құжаттардың көлемiн азайтуға, құжаттар көшiрмелерiнiң санын оңтайлы анықтауға мүмкiндiк беретiн құжат айналымы көлемiн қысқарту шараларын қабылдауы тиiс.
58. Электрондық құжат айналымы жүйесінiң іс-қимыл жасауы үшін қажеттiлiктер:
1) электрондық құжаттарды және электрондық поштаны басқарудың автоматтандырылған ақпараттық жүйесiндегi деректерді компьютерлiк өңдеуден өткiзетiн бағдарламалық және техникалық құралдарды пайдалану;
2) электрондық цифрлық қолтаңбаны Қазақстан Республикасы заңдарына сәйкес ақпараттық жүйеде оның сәйкестендірілуін қамтамасыз ететін бағдарламалы-техникалық құралдар бар болғанда ғана шүбәсiз деп тану;
3) құжатты жүйеге ендiрiлуден бастап оны іске жiбергенге дейін үздіксіз технологияның іс-қимыл жасау мүмкiндiгi.
&2. Кіріс құжаттарын өңдеудiң тәртібі
59. Кiрiс құжаттарын бастапқы өңдеу - жеткiзудiң дұрыстығын және салымдардың тұтастығын тексеру, ұйымға құжаттардың келiп түсу фактiсiн жазу, құжаттарды бағдары бойынша тапсыруға дайындау болып табылады. Құжаттар салынған конверттер құжаттама қызметінің (лауазымды тұлғаның) қызмет бөлмесінде ашылады, құжаттардың нақты көрсетiлген мекен-жайға жеткiзiлуi, бумасының бүтіндiгі тексеріледі. Егер құжат түгел болмай шықса немесе бүлінгені анықталса, оның соңғы парағына төменгі жиегінен, сондай-ақ тіркеу- есепке алу нысанына тиісті белгілер қойылады және еркiн нысанда үш данада актi жасалады. Бiр данасы жөнелтушiге жіберіледі, екіншісi - ұйымның құжаттама қызметінде (лауазымды тұлғада) қалады, үшіншісi - құжатты орындаушыға тапсырылады. Құжатты жөнелтушiнiң мекен-жайын, жөнелтiлген және алынған уақытын конверттер арқылы ғана анықтауға болатын жағдайда, сондай-ақ жеке басты куәландыратын құжаттар келiп түскенде конверттер жойылмай сақталады.
"Жеке өзіне" белгісімен жолданған конверттер ашылмастан адресте көрсетілген иесіне табыс етіледі. Жаңылысып түскен хат-хабарлар пошта бөліміне қайтарылады. Алынған құжаттарға келiп түскен уақыты көрсетiлiп тіркеу мөртабаны қойылады.
60. Құжаттама қызметi (лауазымды тұлға) кiрiс құжаттарын тарату үшiн алдын-ала қарап шығады.
Құжаттарды алдын-ала қараудың алғашқы кезеңiнде оларды тiркеуге алынатын және тiркеуге алынбайтын құжаттар ретiнде iрiктейдi. Тiркеуге алынбайтын құжаттар тiзбесiн Үлгi тiзбеге (9-қосымша) сәйкес ұйым әзiрлейдi.
61. Тiркеуге алынбайтын құжаттар ұйымның тиiстi құрылымдық бөлiмшелерiне тапсырылады.
62. Тiркеуге алынатын құжаттар келiп түскен күнi ұйым басшысының, құрылымдық бөлiмшенiң (лауазымды тұлғаның) қарауына берiледi. Қазақстан Республикасы Президент Әкімшілігінен, Қазақстан Республикасы Парламенті Сенатынан, Қазақстан Республикасы Парламенті Мәжілісiнен, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінен, орталық және жергілікті мемлекеттік органдардан, жоғары тұрған мемлекеттік органдардан түскен құжаттар, азаматтардың өтініштері міндетті түрде ұйым басшысының қарауына беріледі.
63. Ұйым басшысы қараған құжаттар құжаттама қызметiне (лауазымды тұлғаға) қайтарылады, ондағы бұрыштаманың мазмұны тiркеу-есепке алу нысанына енгiзiледi және орындауға тапсырылады. Орындалуы бiрнеше құрылымдық бөлiмшелерге жүктелген құжат оларға кезекпен берiледi немесе бiр уақытта көшiрмелерi тапсырылады. Түпнұсқа бұрыштамада бiрiншi тұрған орындаушыға берiледi.
64. Тiкелей құрылымдық бөлiмшеге немесе лауазымды тұлғаға келiп түскен құжат құжаттама қызметiне тiркеуге берiледi.
65. Ұйымға келiп түскен электрондық құжат электрондық цифрлық қолтаңбаның, пакет референсiнiң (нақты ұйымнан келетiн кезектi кiрiс құжатына немесе нақты ұйымнан шығатын кезектi құжатқа автоматты түрде берiлетiн бiрыңғай реттiк нөмiрдiң) сәйкестiгiн және компьютерлік вирустардың бар-жоғын тексеруден кейiн электрондық деректер нысанының тиiстi жиектерi толтырылып автоматтандырылған ақпараттық жүйеде тiркеуге алынады.
&3. Шығыс құжаттарын дайындау және өңдеу тәртібі
66. Шығыс құжаттарын дайындау жобаны әзiрлеуден, оны келiсу мен оған қол қоюдан (бекiтуден) тұрады.
67. Дайындалған құжат құжаттама қызметiне (лауазымды тұлғаға)
тiркеуге алуға және өңдеуге берiледi. Тiркеуге алғанға дейiн құжаттама қызметiнiң (лауазымды тұлға) қызметкерi құжаттың ресiмделуi мен бағытталуының дұрыстығын, құжаттағы көрсетiлген қосымшалардың бар-жоғын, қажет болған жағдайда - ұйымға құжаттың қайтарылуы туралы белгiлердi де тексередi. Тiркеуге алынған құжат өңдеуге берiледi. Өңдеу iсi iрiктеуден, бағыттаудан, конвертке салудан және поштамен жөнелтудi ресiмдеуден тұрады.
Тапсырысты хат-хабарларға тарату тiзiмдемесi (тiзiлiмi) жасалады. Бiр мезгiлде бiр адреске жөнелтiлетiн құжаттар бiр конвертке салынады.
68. Ұйымнан шығатын электрондық құжат және оның алынғаны туралы хабарлама электрондық деректер нысанының тиiстi жиектерi толтырылып &4. Ішкі құжаттармен жұмыстың тәртібі
69. Ішкі құжаттарға ұйым шегінен шықпайтын құжаттар жатады.
70. Ішкі құжаттарды дайындау шығыс құжаттары үшiн қарастырылған тәртiпте жүзеге асырылады.
71. Құжат ұйым басшысы қол қойғаннан (бекiткеннен) кейiн тiркеу- есепке алу нысанындағы белгiсiмен тиiстi құрылымдық бөлiмшеге (лауазымды тұлғаға) берiледi.
72. Құжаттың ұйым iшiнде тапсырылуын құжаттама қызметi (лауазымды тұлға) жүзеге асырады.
&5. Құжаттарды тіркеу тәртiбі
73. Есепке алуды және орындауды қажет ететiн, ақпаратты-анықтамалық мақсаттарда пайдаланылатын барлық құжаттар тiркеуге алынуы тиiс.
74. Құжатты және оның қосымшаларын тiркеген кезде тiркеу нөмiрi қойылады және тiркеу-есепке алу нысанына бастапқы мәлiметтерi енгiзiледi.
75. Құжаттар ұйымдарда бір рет: кiрiс - келiп түскен күнi, шығыс және ішкі құжат - қол қойылған (бекітiлген) күні тіркеледі. Келесі жылға өткен, iс жүргізу қызметi аяқталмаған немесе орындалуы ұзақ мерзімді талап ететін құжаттар қайта тіркеуге жатады.
Құжаттарды тiркеу құжат түрлерiне, авторлары мен мазмұнына сәйкес құжат топтары аясында жүргiзiледi. Негiзгi қызмет бойынша бұйрықтар (өкiмдер)
және жеке құрам бойынша бұйрықтар (өкiмдер), жоғары тұрған органның шешiмдерi бөлек тiркелуi мүмкiн.
76. Құжаттарды тіркеуді құжаттама қызметі (лауазымды тұлға) бiр орталықтан жүзеге асырады. Жауап-құжаттарын тiркеу бастамашылық құжаттарын тiркеу-есепке алу нысанында жүзеге асырылады, жауап-құжатқа тиiстi тiркеу түзiлiмi аясында реттiк нөмiр берiледi.
&6. Құжаттарды тіркеу нысандары
77. Мынадай тіркеу-есепке алу нысандары қолданылады: карточкалық, журналдық және автоматтандырылған ақпараттық жүйедегi деректер базасы.
78. Құжат айналымының көлемi жылына 600 құжаттан асатын ұйымдарда тiркеу-тіркеу-бақылау карточкілерінде немесе автоматтандырылған ақпараттық жүйедегі электрондық деректер карточкілерінде жүргізіледі (10- қосымша).
Тiркеу-бақылау карточкілеріне (автоматтандырылған ақпараттық жүйедегі электрондық деректер карточкілеріне) қосымша деректемелер ендiруге
79. Тiркеу-бақылау карточкiлерiнен құжаттама қызметi (лауазымды тұлға) екi бөлiмнен тұратын бақылау-анықтамалық картотекасын жасайды.
Бiрiншi бөлiмде карточкiлер құжаттардың орындалу мерзiмдерi бойынша жүйеленедi. Құжаттар орындалғаннан кейiн карточкiлер картотеканың хат- хабарлар, құрылымдық бөлiмшелер, орындаушылар бойынша жүйеленетiн екiншi бөлiмiне ауыстырылады.
Ұйым қажет деп тапса анықтамалық, тақырыптық, азаматтар өтiнiштерi бойынша және басқа да картотекалар жасалады.
80. Тiркеудiң журналдық нысаны (11-қосымша) құжат айналымының көлемi жылына 600 құжаттан аспайтын ұйымда пайдаланылады.
81. Автоматтандырылған ақпараттық жүйедегi деректер базасының жазба жиектерi деректердi жедел iздестiру параметрлерiне сай болуы тиiс.
&7. Құжаттарды орындаудың мерзімдері және тәртібі
82. Құжаттарды орындау Қазақстан Республикасы заңдарында белгiленген мерзiмдерге сәйкес жүзеге асырылады. Құжаттарды орындаудың Қазақстан Республикасы заңдарында қарастырылмаған мерзiмдерiн ұйым белгiлеуiне және оны iс жүргiзу бойынша ведомстволық (салалық) нұсқауға немесе ұйымның iс жүргiзу бойынша нұсқауына енгiзуiне болады. Құжаттардың орындалу мерзiмдерiн оларды белгiлеген лауазымды тұлғалар ұзарта алады.
Мерзімнің ұзартылуына дәйектi негiз болуы тиіс.
83. Құжатты орындау мынадай ретпен жүргізiледі: қажетті ақпараттарды жинау және өңдеу, құжат жобасын дайындау мен оны ресiмдеу, келiсу және ұйым басшысына қол қоюға (бекiтуге) тапсыру.
84. Құжатты бiрнеше қызметкер орындаған кезде құжат жобасы мен қажеттi анықтамалық-ақпараттық материалдар басты орындаушыға белгiленген мерзiмiнде ұсынылады.
85. Орындаушы құжатты жөнелтуге дайындайды, құжат пен оған қосымшаның қанша данадан болатынын анықтайды, таратуға тiзiм (тiзiлiм)
әзiрлейдi, құжатты тиiсiнше iске салып жайғастырады.
&8. Құжаттардың орындалуын бақылау
86. Тапсырмалары және орындау мерзiмдерi нақты көрсетiлген барлық құжаттар бақылауға алынады.
87. Құжаттардың орындалуын бақылау мәселе мәнiне қарай құрылымдық бөлiмшелердiң басшыларына немесе лауазымды тұлғаларға жүктеледi. Құжаттарды орындаудың мерзiмдерiне бақылау жасауды құжаттама қызметi (лауазымды тұлға) жүзеге асырады. Орындау мерзiмдерi құжатқа қол қойылған (бекiтiлген) күннен, ал кiрiс құжаты үшiн оның келiп түскен күнiнен бастап күнтiзбе бойынша есептеледi.
88. Құжаттардың орындалуына бақылауды ұйымдастырған кезде тiркеу- бақылау карточкiлерi (автоматтандырылған ақпараттық жүйедегi электрондық деректер карточкiлерi), тiркеу журналдары пайдаланылады.
Құжаттама қызметi (лауазымды тұлға) құжаттардың орындалуын бақылауды ұйымдастырған кезде құжаттарды бақылауға қою, карточкiлердi картотекалардың тиiстi бөлiмдерiне салу және картотекаларды жүргiзу, орындау мерзiмдерi туралы еске салу, орындалу барысын және нәтижелерiн басшыларға хабарлау (12 және 13-қосымша), құжатты бақылаудан алу мiндеттерiн орындайды.
89. Құжаттардың орындалуын бақылауға жауапты қызметкер кезектi демалысқа шыққанда, iссапарға кеткенде, ауырып қалған жағдайында, басқа қызметке ауысқанда немесе жұмыстан шыққан кезiнде ұйым басшысымен және құжаттама қызметiмен келiсе отырып барлық бақылаудағы құжаттарды басқа қызметкерге тапсыруға мiндеттi.
90. Қазақстан Республикасы Президентi Әкiмшiлiгiнен, Қазақстан Республикасы Парламентi Сенатынан, Қазақстан Республикасы Парламентi Мәжiлiсiнен, Қазақстан Республикасы Премьер-Министрiнiң Кеңсесiнен тапсырмалармен түскен құжаттар, депутаттардың сұранымдары мен азаматтардың өтiнiштерi мiндеттi түрде бақылауға алынуы тиiс.
91. Ағымдағы ай тапсырмаларының орындалу барысын тексеру белгiленген мерзiмнiң аяқталуынан бес күн бұрын жүргiзiледi, жылдың келесi айларына арналған тапсырмаларды кем дегенде - айына бiр рет, келесi жылдардың тапсырмаларын кем дегенде - жылына бiр рет тексерiп отырады.
92. Құжатты бақылаудан тапсырма берген басшы немесе оның тапсырмасы бойынша - құжаттама қызметi (лауазымды тұлға) алады.
93. Автоматтандырылған ақпараттық жүйедегi электрондық деректер карточкiлерiнiң тиiстi деректемелерiн толтыру құжатты автоматты түрде бақылауға қояды.
&9. Құжаттардың мөлшерiн есепке алу
94. Құжаттармен жұмысты жетілдіру және құжат айналымының көлемiн қысқарту мақсатында ұйымның құжаттама қызметi (лауазымды тұлға)
құжаттардың толық және iрiктелген есебiн алады.
Азаматтар өтініштері өз алдына бөлек есептеледі.
95. Есепке алу бiрлiгi ретiнде құжаттың, соның iшiнде көшiрмелердiң әрбiр данасы саналады.
&10. Азаматтар өтініштерімен жұмыс
96. Азаматтар өтініштері бойынша iс жүргiзу Қазақстан Республикасы Президентінің заңдық күші бар "Азаматтар өтініштерін қараудың тәртібі туралы"
1995 жылғы 19 маусымдағы N 2340 Жарлығына сәйкес жалпыдан бөлек жүргізіледі.
97. Азаматтар өтініштері (ұсыныстар, арыздар, шағымдар, лебiздер және сұрау салулар) бiр орталықтан есепке алынады және тіркеу-есепке алу нысанына ұйымға келiп түскен күнiнде тіркеледi. Лауазымды тұлғалар азаматтарды жеке қабылдаған кезде алған жазбаша және ауызша өтініштер де орталықтандырылған тіркеуге алынуы тиiс.
98. Өтініштердің тіркеу нөмірлері автор фамилиясының бас әрпінен және тіркеу-есепке алу нысаны бойынша реттік нөмірінен тұрады (мысалы, М-
1955).
Өтініш қайталанып түскен кезде оған кезекті тіркеу нөмірі беріледі, ал тіркеу-есепке алу нысанында құжаттың алғашқы нөмірі көрсетіледі. Қайталанған өтініштің бірінші парағына жоғарғы оң жақ бұрышынан және тіркеу-есепке алу нысанына "Қайталанған" белгісі қойылады. Күнтiзбе жыл iшiнде немесе егер азамат оған берiлген жауапқа қанағаттанбаса, онда сол бiр тұлғаның сол бiр мәселе бойынша өтiнiшi қайталанған деп есептеледi.
99. Сол бiр тұлғаның сол бір мәселе бойынша әртүрлi мекен-жайға бағыттаған, сөйтiп қарау үшін бiр ұйымға келiп түскен өтініштерi қиғаш сызық (бөлгiш) арқылы реттік нөмір қосылып бiрiншi өтінішінің тіркеу нөмірімен есепке алынады.
100. Азаматтар өтінішінiң көлемi көп болса ұйымда өтiнiш авторлары - азаматтар фамилиясының әліпбилік көрсеткіші жасалады.
101. Өтiнiштерге жауапты ұйым немесе құрылымдық бөлiмше басшысы ауызша немесе жазбаша нысанда бередi. Жауап ауызша берілгенде тіркеу-есепке алу нысанына тиiстi жазба жасалады. Жазбаша жауаптың тіркеу нөмірі құрылымдық бөлімше индексінен, істің істер номенклатурасындағы нөмірінен және өтiнiштiң тiркеу нөмірінен тұрады.
102. Орындалған өтініштер тиiстi құжаттарымен бiрге азаматтар өтініштері бойынша жұмыс жүргiзушi жауапты тұлғаға iстердi бiр орталықтан жасақтау үшін қайтарылады.
103. Азаматтар өтiнiштерi iске ұйым қызметiнiң бағыттары немесе түрлерi, мәселелерi бойынша түзiледi. Өтiнiштердiң көлемi аз болған кезде iстердi өтiнiштер авторларының фамилиялары бойынша әлiпбилiк ретпен жасақтауға &11. Мөрлердi, мөртабандарды және бланкілерді есепке алу мен сақтау
104. Ұйым атауы көрсетiлген мөрлер, мөртабандар мен бланкiлер мiндеттi түрде есепке алынуы және сейфтерде немесе жанбайтын темiр шкафтарда сақталуы тиiс. Есепке алуға және сақтауға жауапты тұлғаларды ұйым басшысы анықтайды.
105. Ұйым атауы көрсетiлген мөрлердi, мөртабандарды және бланкiлердi есепке алу тиiстi тiркеу-есепке алу нысандарында жүргiзiледi.
106. Ұйымның баспаханалық бланкiлерiн есепке алу үшiн парақтың оң жақ төменгi бұрышына реттiк нөмiрi мен сериясы қойылады.
107. Бүлiнген бланкiлердi жою тиiстi тiркеу-есепке алу нысанына белгi салу арқылы актi бойынша жүзеге асырылады.
108. Бланкiлердi жедел полиграфия құралдарымен көбейтуге және көшiрмелеуге рұқсат етiлмейдi.
& 11-1. Қорғалуы тиіс баспа-бланкілік өнімді, мөрлерді, мөртабандарды және құжаттарды қорғау құралдарын есепке алу, пайдалану, сақтау және жою Қызметте пайдалану үшiн Ескерту: Ереже 11-1 параграфымен(13-1-13-8-қосымшалармен)
толықтырылды - ҚР Мәдениет, ақпарат және спорт министрлігінің 2005 жылғы 11 қазандағы N 266 бұйрығымен .( Қызмет бабында пайдалануға арналған нормативтік акт Деректер базасына енгізілмейді. )
&12. Құжаттарды жедел түрде сақтау
109. Iс жүргізу қызметiнде жасақталып болған құжаттар ұйымның ведомстволық мұрағатына тапсырылғанға дейін сол орнындағы істерде жыл бойы сақталады.
110. Ұйымның құжаттама қызметi (лауазымды тұлға), құрылымдық бөлiмшелер басшылары құжаттар мен iстердiң сақталуын қамтамасыз етедi. Iстер жұмыс кабинеттерiндегi немесе осы мақсат үшiн арнайы бөлiнген үй-жайлардағы шкафтарда және сейфтерде сақталады.
111. Iстер ұйымның бекiтiлген iс номенклатурасына сәйкес қойылады, мұқабалар түбiртектерiнде олардың индекстерi көрсетiледi.
112. Істер басқа ұйымдардың уақытша пайдалануына ұйым басшысының рұқсатымен ғана беріледі. Берілген істің орнына карта-орынбасары қойылады.
113. Iстен құжаттар алғанда Қазақстан Республикасы заңдарына сәйкес құжаттардың куәландырылған көшірмесін және түпнұсқалардың алынғаны туралы актінi міндетті түрде істе қалдырады.
114. Электрондық құжаттарды жеке компьютерде сақтау файлдар түрiнде жүзеге асырылады: бiр құжат - тиiстi электрондық iстердегi (папкiлердегi)
бiр файл.
115. Электрондық iстер (папкiлер) жеке компьютердiң лазерлi дискiлерiне, МІNІ дискілеріне, ZIP дискеттеріне, DAT кассеталарына, стриммерлерiне және басқа да сыртқы жеткiзгiштерiне көшiрiледi.
4-тарау. Істердiң номенклатурасын әзірлеу, істерді жасақтау және ұйымның ведомстволық мұрағатына тапсыру &1. Істердiң номенклатурасы
116. Iстердегi құжаттарды жiктеу және негiздеп бөлу, оларды есепке алу және іздестiру мәлiметтерiмен қамтамасыз ету мақсатында ұйымда істердiң номенклатурасы әзiрленедi.
117. Iстердiң номенклатурасы ұйымның ақпараттық-iздестiру жүйесiн жасау кезiнде пайдаланылады, тұрақты және уақытша сақтаудағы iстердiң тiзiмдемесiн құрастыруда негiз болып табылады.
118. Жоғары тұрған органның құжаттама қызметi құжаттар құрамы бiртектес ведомствоға қарасты ұйымдар үшiн iстердiң тұрпатты (үлгi)
номенклатурасын әзiрлей алады.
119. Ұйымның iстер номенклатурасын әзiрлеген кезде құрылтайшылық құжаттарын, құрылымдық бөлiмшелер туралы ережелердi, құжаттардың сақтау мерзiмдерi көрсетiлген тұрпатты, салалық (ведомстволық) тiзбелерiн, iстердiң тұрпатты (үлгi) номенклатураларын, құрылымын (штат кестесiн) басшылыққа алады, ұйым қызметiнде жасалған құжаттардың түрлерi, құрамы және мазмұны зерттеледi.
120. Ұйымның iстер номенклатурасы белгiленген нысанда жасалады (14- &2. Iстердiң тақырыптары және оларды iстер номенклатурасында жүйелеу
121. Істер номенклатурасына ұйымның құжатталатын жұмыс учаскелерi көрсетiлген істер тақырыптарының барлығы, соның ішінде жеке істер, тіркеу- есепке алу нысандары, бақылау-анықтамалық, тақырыптық және басқа картотекалар енгiзiледi.
122. Iстер номенклатурасына баспа басылымдары енгiзiлмейдi.
123. Iстiң тақырыбы жинақталған түрде iс құжаттарының (хат алмасу, журнал, кiтап) немесе құжаттар (бұйрықтар, хаттамалар, актiлер) түрлерiнiң негiзгi мазмұны мен құрамын, сондай-ақ құжаттардың, хат-хабарлардың авторлары, оқиға уақыты, құжаттардың түпнұсқа не көшiрме екендiгi және басқалар туралы iстiң мәнiн нақтылай түсетiн деректердi қамтуы тиiс.
124. Iстер номенклатурасында "әртүрлі материалдар", "жалпы хат алмасулар", "кіріс құжаттары", "шығыс құжаттары" және басқа осы сияқты тақырыптарды қолдануға рұқсат етiлмейдi.
125. Iстердiң тақырыптары iстердi жасақтау және ресiмдеу процесiнде нақтылануы мүмкiн.
126. Сот, тергеу, жеке, персоналдық, төрелiк сот және басқа бiр мәселе бойынша жалғасты түрде iс жүргiзуге байланысты iс тақырыптары "iс" сөзiмен басталады.
127. Бiр мәселе бойынша жинақталған, бiрақ құжаттары жалғасты түрде iс жүргiзумен байланысы жоқ iстердiң тақырыптары "құжаттар" сөзiмен басталады, ал тақырыптардың соңында құжаттардың негiзгi түрлерi көрсетiледi.
128. Хат алмасудан тұратын iстердiң тақырыптарында хат алмасу кiммен және қандай мәселе бойынша жүргiзiлгенi көрсетiледi.
129. Бiртектес хат-хабарлар хат алмасуы бар iстердiң тақырыптарында хат-хабарлар тiзiп аталмайды, бiрақ олардың жалпы түрлiк атауы көрсетiледi.
130. Егер iс мазмұны бiр әкiмшiлiк-аумақтық бiрлiкке (елдi мекенге)
қатысты болса, оның атауы iс тақырыбында көрсетiледi, ал бiрнеше тектес әкiмшiлiк-аумақтық бiрлiкке қатысты болса, онда iс тақырыбында олардың жалпы түрлiк атауы көрсетiледi.
131. Ұйым iстер номенклатурасының бөлiмдерi ұйымның құрылымына (штат кестесiне) сәйкес орналасқан құрылымдық бөлiмшелердiң атаулары болып табылады.
132. Құрылымдық бөлiмшелерi жоқ ұйымда iстер номенклатурасы өндiрiстiк-салалық немесе функционалдық сұлба бойынша құрастырылады.
Бөлiмдер атаулары ұйым қызметiнiң бағыттарына сәйкес болуы тиiс.
133. Iстер номенклатурасының жеке бөлiмi қоғамдық ұйым атауы болуы мүмкiн, ол соңында орналасады.
134. Iстердiң номенклатура бөлiмдерi iшiндегi тақырыптары iстердi құрайтын құжаттар маңыздылығы дәрежесiне және олардың өзара байланысына сәйкес орналастырылады. Алдымен нормативтiк құқықтық құжаттамадан тұратын iстердiң тақырыптары орналастырылады. Бұл орайда жоғары тұрған ұйымның қаулылары мен бұйрықтарынан тұратын iстер тақырыптары ұйым бұйрықтарынан тұратын iстер тақырыптарының алдына орналасады. Бұдан әрi жоспарлы және есептiк құжаттардан тұратын iстер тақырыптары орналасады.
Өкiмдiк құжаттардың жобалары және оларды дайындауға, жоспарларға өзгерiстер енгiзуге, бұйрықтарға негiз болған басқа да құжаттар iстер номенклатурасында тиiстi негiзгi құжаттардан кейiн орналасады.
Географиялық және хат-хабарлық белгiлерi бойынша жүргiзiлген iстердiң тақырыптары iстер номенклатурасына географиялық атаулар мен хат- хабарлар әлiпбиi бойынша енгiзiледi.
&3. Ұйымның істер номенклатурасы нысанын толтыру тәртiбi
135. Істер номенклатурасының 1-бағанында енгізілген әрбір істің индексі қойылады. Индекстер ұйымда белгіленген істер номенклатурасы бөлімдерінiң цифрлық белгілерінен және істің реттік нөмірінен тұрады. Әртүрлi бөлімдер аясындағы бiртектес істер үшін бірдей реттік нөмірлердi сақтау ұсынылады.
136. 2-бағанды толтыру талаптары осы Ереженің 4-тарауы 2- параграфында баяндалған.
137. 3-баған күнтізбе жылы аяқталғаннан кейін толтырылады.
138. 4-бағанда сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттардың тұрпатты немесе ведомстволық (салалық) тізбесi баптары нөмірлеріне, олар болмаған жағдайда - iстердiң тұрпатты (үлгі) номенклатурасына сiлтеме жасай отырып істердің сақталу мерзімдері көрсетiледi.
139. 5-бағанда ұйымның құжаттама қызметі (лауазымды тұлға) істерді сақтау мерзімдерін анықтаған кезде пайдаланған құжаттар тiзбесiнiң, iстер тұрпатты (үлгi) номенклатурасы атауларын көрсетедi және өтетiн iстер, аса құнды құжаттар мен iстер, iстердi құрылымдық бөлiмшелерге немесе оларды жалғастыру үшiн басқа ұйымдарға, ұйымның ведомстволық мұрағатына беру туралы iстер, құжаттардың электрондық көшiрмелерiнiң бар-жоғы, олардың жеткiзгiштерiнiң түрлерi мен сақталу орындары, iстердi қалыптастыруға жауапты кiсiлер жөнiндегi белгiлердi қояды.
140. Жүргiзiлген iстер саны туралы мәлiметтер ұйымның ведомстволық мұрағатына хабарланады.
&4. Ұйымның iстер номенклатурасын келісу және бекіту тәртібі
141. Iстер номенклатурасы ұйымның орталық сараптау комиссиясы (сараптау комиссиясы) мақұлдағаннан кейiн (төрт данасы және дискеттегi - электрондық жеткiзгiштегi бiр данасы) тиiстi мемлекеттiк мұрағат мекемесiне келiсуге жiберiледi. Келiсiлген iстер номенклатурасын ұйым басшысы бекiтедi.
142. Ұйымның бекiтiлген iстер номенклатурасы келесi күнтiзбе жылының 1-қаңтарынан iске қосылады. Ұйым функциясы мен құрылымы өзгерген жағдайда iстер номенклатурасы қайта әзiрленедi және қайта келiсiледi, бiрақ кем дегенде 5 жылда - бiр рет. Жыл сайын ол тиiстi түзетулермен қайта басылады және бекiтiледi.
143. Ұйым iстер номенклатурасының бірінші данасы құжаттама қызметінде (лауазымды тұлғада) сақталады, екіншісi - осы қызметте (лауазымды тұлғада) жұмыс құжаты ретінде пайдаланылады, үшіншісi - ұйымның ведомстволық мұрағатына беріледі, төртіншісi - тиісті мемлекеттік мұрағат мекемесінде қалады.
144. Iстер номенклатурасы бекiтiлгеннен кейiн ұйымның құрылымдық бөлiмшелерiне одан үзiндiлер жiберiледi.
145. Iстердiң тұрпатты (үлгi) номенклатурасы ұйымның орталық сараптау комиссиясы (сараптау комиссиясы) мақұлдағаннан кейiн Қазақстан Республикасының (жергiлiктi уәкiлеттi органның) мұрағаттар мен құжаттаманы басқарушы уәкiлеттi мемлекеттiк органына келiсуге жiберiледi, мұнан соң ұйым басшысы бекiтедi.
146. Бекiтiлген iстердiң тұрпатты (үлгi) номенклатурасы саланың (жүйенiң) ведомствосына қарасты ұйымдарына, Қазақстан Республикасының (жергiлiктi уәкiлеттi органның) мұрағаттар мен құжаттаманы басқарушы уәкiлеттi мемлекеттiк органына жiберiледi.
&5. Істерді қалыптастыру
147. Орындалған құжаттар ұйымның істер номенклатурасына сәйкес қалыптастырылады. Құрылымдық бөлімшелердегi істерді қалыптастыруды құжаттау және құжаттаманы басқаруға жауапты лауазымды тұлға жүзеге асырады.
148. Ұйымда, оның құрылымдық бөлімшелерiнде істердің қалыптастырылуын бақылауды ұйымның құжаттама қызметі (лауазымды тұлға)
жүргiзедi.
149. Істерді қалыптастыру кезiнде мынадай жалпы талаптар сақталады:
iске орындалған, номенклатурасы бойынша iс тақырыптарына сәйкес дұрыс ресiмделген құжаттар ғана салынады; бір мәселені шешуге қатысты барлық құжаттар бірге салынады; құжаттың мемлекеттік, орыс және басқа тілдердегі нұсқалары бірге топтастырылады; iске келер жылға өтетiн және жеке істерден басқа бір күнтізбе жылының құжаттары бiрге топтастырылады; сақтау мерзiмдерi тұрақты және уақытша құжаттар iске бөлек-бөлек топтастырылады;
машинограммалар iске iстер номенклатурасына сәйкес жалпы негiзде салынады.
Құжаттар мәселенiң шешу ретiне (шешiлетiн мәселелердiң хронологиялық ретiмен) сәйкес орналасады немесе iске бiрiншi бастамашылық құжат, содан кейiн
- мәселесi толық шешiмiн тапқан құжат, бұдан әрi мәселенiң шешiлу барысын көрсететiн басқа құжаттар салынады.
150. Көлемi 250 парақтан асатын iстi қалыптастыруға және оған қайтарылатын құжаттарды, шимайжазбалар мен артық даналарды салуға болмайды.
151. Өкiмдiк құжат пен оған қосымшалар бiр iске салынады. Мәжiлiс хаттамалары және оған қосымша құжаттар жеке-жеке iстерге жасақталады.
152. Негiзгi қызмет бойынша бұйрықтар (өкiмдер), жеке құрам бойынша бұйрықтар (өкiмдер) және қызметкерлердiң iс сапары бойынша бұйрықтар (өкiмдер) жеке-жеке iстерге салынады.
153. Хат алмасулар, әдетте жыл күнтiзбемен топтастырылады және хронологиялық ретте жүйеленедi, мұнымен бiрге сұраным-құжаттан кейiн жауап- құжат салынады. Өткен жылы белгiлi бiр мәселе бойынша басталған хат алмасу қайтадан жалғасқан кезде оның құжаттары ағымдағы жылдың iсiне енгiзiледi.
154. Қызметкерлердiң жеке iстерi құжаттары келiп түсуiне сәйкес хронологиялық ретпен орналасады.
155. Еңбек ақы бойынша дербес есепшоттары жеке iстерге салынады және оларда қызметкерлердiң фамилиялары әлiпбилiк ретпен орналасады.
156. Жеке еңбек шарттары жеке iстер құрамында немесе қызметкерлер фамилияларының әлiпбилiк ретiмен жеке жасақталады.
157. Жеке тұлғалардың тiзiмдерi және жинақтау зейнетақы қорына мiндеттi зейнеткерлiк жарна аударуға төлем тапсырмалары бiр iске салынады.
158. Жоспарлар, есептер, сметалар, лимиттер және штат кестелерi жасалған, бекiтiлген немесе түскен уақытына қарамастан қай жылға арналып құрастырылған болса, сол жылдың тиiстi iстерiне салынады.
&6. Iстердi ресiмдеу
159. Iстi ресiмдеген кезде оның мұқабасына (15-қосымша) мыналар енгiзiледi: жоғары тұрған органның ресми атауы және ұйымның ресми атауы;
ұйым орналасқан елдi мекеннiң атауы; ұйымның құрылымдық бөлiмшесiнiң атауы; iс тақырыбы; iс номенклатурасы бойынша оның индексi; iстiң сақталу мерзiмi. Iсте бiрнеше том (бөлiм) болса, әр томға (бөлiмге) том (бөлiм) нөмiрiмен қоса бiр индекс қайталанып қойылады, соңғы томға (бөлiмге) "соңғы" сөзi
160. Қол жеткiзiлуi шектелген iстерге, жеке iстерге құжаттардың iшкi тiзiмдемесi (16-қосымша) қосып салынады.
161. Тұрақты сақтаудағы және жеке құрам бойынша iстерге, олардың iс жүргiзiлуi аяқталғанда iстердiң куәландырма қағаздары (15-қосымша) қоса тiгiледi.
162. Iстiң мұқабасына құжаттар құндылығына сараптама жасалғаннан кейiн мұрағаттық қордың, тiзiмдеменiң, iстiң нөмiрлерi, iс құжаттарының уақыт аралықтары, парақтар саны қойылады.
163. Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған және жеке құрам бойынша, сондай-ақ "сараптау-тексеру комиссиясы" белгiсi бар электрондық құжаттар жеке компьютердiң сыртқы ақпараттық жеткiзгiштерiне аударылады. Олардың заңды куәландырылған түпнұсқалық қағаз құжаттары тиiстi iстерге тiгiледi.
&7. Iстерді ведомстволық мұрағатқа тапсыру
164. Iстердi құрылымдық бөлiмшелерден ұйымның ведомстволық мұрағатына тапсыру iс жүргiзiлуi аяқталған құжаттар мен iстер құндылығына сараптама қорытындысы бойынша құрастырылған iстер тiзiмдемелерiне сәйкес жүзеге асырылады. Уақытша (10 жыл) сақтаудағы құжаттар ұйымның ведомстволық мұрағатына iстер номенклатурасы бойынша тапсырылады.
165. Тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы және жеке құрам бойынша iстерге тiзiмдемелер нысанға (16-қосымша) сәйкес жеке-жеке жасалады.
166. Iстер тiзiмдемесiнiң бағандары iс мұқабасына жазылған мәлiметтерге дәл сәйкестiкпен толтырылады. Тiзiмдемеге тақырыптары бiрдей iстер қатарынан енгiзiлген кезде бiрiншi iстiң тақырыбы толық жазылып, қалған бiртектес iстер "бұл да сондай" сөзiмен белгiленедi де, олар туралы басқа мәлiметтер тiзiмдемеге толығымен жазылады. Тiзiмдеменiң жаңа парағына бiртектес iстердiң тақырыптары толық көшiрiледi.
167. Тiзiмдемеге әрбiр iс (iстiң томы, бөлiмi) жеке реттiк нөмiрiмен енгiзiледi.
168. Тiзiмдеменiң "Ескерту" бағаны iстiң физикалық жай-күйi ерекшелiктерi туралы, басқа құрылымдық бөлiмшеге (басқа ұйымға) iстiң берiлгенi туралы белгiлердi қою үшiн пайдаланылады.
169. Iстер тiзiмдемесi екi данада жасалып, олардың бiреуi iстермен бiрге ведомстволық мұрағатқа берiледi, ал екiншiсi - бақылау құралы ретiнде құрылымдық бөлiмшеде қалады.
170. Iстi қалыптастырудың және ведомстволық мұрағатқа тапсыруға дайындаудың дұрыстығын құжаттама қызметi (лауазымды тұлға) тексередi.
Табылған кемшiлiктер ұйымның құрылымдық бөлiмшесi арқылы реттеледi.
Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың Тұрпатты ережелеріне 1-қосымша Ұйымның құжаттама қызметі туралы Үлгі ереже
1. Жалпы ережелер
1. Мемлекеттiк ұйымдарда негізгі міндеттер мен функцияларды жүзеге асыруда құжаттау мен құжаттаманы басқару процестерін ұйымдастыру мақсатында құрылымдық бөлімшелер құқығында жұмыс жасайтын құжаттама қызметі құрылады.
2. Құжаттама қызметінiң құрамына әдеттегiдей есепке алу және тіркеу, орындалуын бақылау, құжаттармен жұмысты жетілдіру және техникалық құралдарды ендiру, азаматтардың өтініштерін қарау жөнiндегi бөлiмшелерi, ұйымның секретариаты, ведомстволық мұрағаты енеді.
Құжаттама қызметі жоқ ұйымдарда құжаттау мен құжаттаманы басқару жауапкершілігі лауазымды тұлғаға жүктеледі.
3. Құжаттама қызметі (лауазымды тұлға) өз жұмысында Қазақстан Республикасы заңдарын, Қазақстан Республикасы Президентінiң актiлерiн, Қазақстан Республикасы Үкіметінiң актілерін, Қазақстан Республикасы мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөнiндегi уәкілетті мемлекеттік органының нормативтік құқықтық актілерін, ұйым басшысының өкімдік құжаттары мен нұсқауларын және құжаттама қызметі туралы Ереженi басшылыққа алады.
2. Құжаттама қызметінің негізгі міндеттері және функциялары
4. Құжаттама қызметінің негізгі міндеттері болып табылады:
1) ұйымда құжаттармен жұмыстың нысандарын және әдістерін жетілдіру;
2) құжаттаудың бiрыңғай тәртiбiн, құжаттармен жұмысты ұйымдастыруды, ақпараттық-іздеу жүйесін құру және жүргізудi, құжаттардың орындалуын бақылауды және құжаттарды ұйымның ведомстволық мұрағатына тапсыруға дайындауды қамтамасыз ету;
3) ұйымдағы құжат айналымының көлемiн қысқарту;
4) ұйымдастырушылық және есептеу техникалары құралдарын пайдалану негізінде құжаттармен және құжатты ақпаратпен жаңа технологиялық процестердi әзiрлеу, ендiру, соның iшiнде құжаттар құрамын және ақпараттық көрсеткiштердi ретке келтiру.
5. Құжаттама қызметі негізгі міндеттеріне сәйкес мынадай функцияларды жүзеге асырады:
1) ұйым қызметінде жасалатын құжаттар жіктегіштерін әзірлейді және жетілдіреді;
2) құжаттарды алғашқы өңдеуді, алдын-ала қарауды, тіркеуді, есепке алуды, сақтауды, жеткiзудi және таратуды жүзеге асырады;
3) кіріс құжаттарын ұйым басшысының уақытылы қарауын ұйымдастырады, басшылықтың қол қоюына берілетін құжаттардың ресімделуіне бақылауды жүзеге асырады;
4) белгіленген мерзімдерде құжаттардың орындалуына бақылауды жүзеге асырады, құжаттардың орындалуының нәтижелері туралы ұйым басшысын жүйелі түрде хабардар етеді;
5) анықтамалық-бақылау және басқа картотекаларды қалыптастырады және жүргiзедi;
6) құжаттарды басуды, көшірмелеуді және көбейтуді ұйымдастырады;
7) ұйымның ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттар бланкілерінің жобаларын әзірлейді және тиісті мемлекеттік мұрағат мекемелерімен келіседі;
8) іс жүргізу жөнiндегi нұсқауды және құжаттау мен құжаттаманы басқару жөніндегі басқа нормативтік-әдістемелік құжаттарды әзірлейді;
9) ұйымның іс номенклатурасын жасайды, iстiң тұрпатты (үлгi)
номенклатурасын әзiрлейдi, істердің жедел сақталуын және оларды белгіленген тәртіпте ведомстволық мұрағатқа тапсырғанға дейін пайдалануды қамтамасыз етеді;
10) құжаттармен жұмыстың нысандарын және әдістерін жетілдіру, орындаушылық тәртіпті арттыру iс-шараларын әзірлейді;
11) құрылымдық бөлімшелердегі істерді ресімдеу және қалыптастырудың дұрыстығына бақылауды жүзеге асырады, құжаттарды сақтауға және жоюға iрiктеу мақсатында олардың құндылығына сараптама ұйымдастырады;
12) құжаттама қызметі қызметкерлерінің іскерлік-біліктілігін арттыруды ұйымдастырады, құжаттау және құжаттаманы басқару мәселелері бойынша семинар-кеңестер және кеңес берулер өткiзедi.
3. Құжаттама қызметінің құқығы мен жауапкершілігі
6. Құжаттама қызметінің мынадай құқығы бар:
1) құжаттармен жұмыстың белгіленген ережелерiнiң орындалуын бақылауға және құрылымдық бөлімше басшыларынан талап етуге;
2) ұйымның құрылымдық бөлімшелерінен құжаттама қызметінің жұмысына қажетті мәліметтерді сұрауға;
3) ұйымдағы құжат айналымының көлемiн қысқартуға бақылауды жүзеге асыруға;
4) құрылымдық бөлімшелерде құжаттау мен құжаттаманы басқарудың ұйымдастырылуына тексеру жүргізуге және шара қабылдау үшiн осы тексерудің қорытындыларын ұйым басшысына дейiн жеткізуге;
5) белгіленген ережелер бұрмаланып дайындалған құжаттарды жетiлдiру үшiн қайтаруға.
4. Құжаттама қызметінің басқа құрылымдық бөлімшелермен өзара қарым- қатынастары
7. Құжаттама қызметі:
1) құжаттау мен құжаттаманы басқару мәселелері бойынша - ұйымның құрылымдық бөлімшелерімен;
2) құқықтық мәселелер бойынша құжаттар дайындаумен байланысты - заң қызметімен;
3) құжаттарды мемлекеттiк, орыс және басқа да тілдерге аудару мәселелері бойынша - аударма қызметімен;
4) құпиялылық режимдi, мемлекеттiк құпиялардың таралуын, ресми құжаттардың жоғалуын болдырмауды, ғимаратқа рұқсатнама режимдi қамтамасыз ету мәселелерi бойынша - мемлекеттiк құпияларды қорғау жөнiндегi бөлiмшемен;
5) құжаттама қызметі кадрларын іріктеу мен орналастыру және олардың біліктілігін арттыру мәселелері бойынша - кадрлармен жұмыс жөніндегі бөлімшемен және бухгалтериямен;
6) есептеу және ұйымдастырушылық техника құралдарымен, ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттар бланкілерімен және кеңсе заттарымен қамтамасыз ету мәселелері бойынша - материалдық техникалық жабдықтау және шаруашылық қызмет көрсету жөніндегі бөлімшелерiмен өз ара әрекеттеседi.
2-қосымша
Жоғары тұрған органның БЕКІТЕМІН ресми атауы Ұйымның ресми атауы Ұйым басшысының лауазым атауы ___________ Қолтаңбаның (өз қолы) толық жазылуы Уақыты N АКТІ Жасалған орны Құжаттар мен істерді қабылдау-өткiзу туралы ________________________________ N __________ бұйрығына сәйкес осы бұйрық негізінде құрылған комиссия төрағасы ______________________ _____________________________________________________________ және (фамилиясы және аты-жөні)
мүшелері ___________________________________________________ (фамилиялары және аты-жөндері)
қатысуымен ___________________ жылдардың құжаттама қызметінің құжаттары мен істерін және оған тіркелетін тіркеу-есепке алу нысандарын __________________________________ тапсырды, ал _________________________________________________ қабылдап алды:
реті!Iстер номен. !Істер номен. !Істердің !Сақтық қоры!Ескертпе N N !клатурасының !клатурасы !(алымдағы) !сақтау !
!(тізімдеме. !(тізімдемесi)!саны, !бірлігінің !
!сiнің) атауы !даналары саны!айрықша !саны !
!мен нөмірі ! !құнды істер! !
! ! !(бөлімдегi)! !
! ! !саны ! !
Қорытындысында _______________________________________ іс, оның (цифрмен және жазумен)
ішінде _____________________________________ аса құнды істер, сақтық қорының сақтау бірлігі _________________________ және (санмен және жазба түрде)
іс номенклатурасы (тізімдемелер) даналары ____________________ қабылданып алынды.
Құжаттар мен істердің, сақтық қорының, істердің (тізімдемелердің) нақты номенклатурасының жай-күйі: _______________________________ (жай-күйiнiң жалпы сипаттамасы)
Мұнымен бірге ________________________________________________ (ақпараттық-іздеу жүйесiнiң түрлері, олар көлемі мен жай-күйі)
берілді.
Құжаттармен, оның ішінде ведомстволық мұрағатпен жұмыстардың жай- күйі ________________________________________________________ (жалпы сипаттамасы)
Жабдықтар мен құрал-саймандардың бар-жоғы және жай-күйі:
Өткіздім __________________ Қолтаңбаның толық (өз қолы) жазылуы Қабылдап алдым __________________ Қолтаңбаның толық Комиссия төрағасы __________________ Қолтаңбаның толық Комиссия мүшелері ___________________ Қолтаңбалардың толық (өздерінiң қолдары) жазылуы 3-қосымша Құжат деректемелерінің орналасу сұлбасы (қағаз мәтіннен қараңыз)
А4 (210х297) пішін 4-қосымша Ұйымның хат бланкiсi Жоғары тұрған органның Мемлекеттік Жоғары тұрған органның ресми атауы елтаңбасы ресми атауы Ұйымның ресми атауы Ұйымның ресми атауы (мемлекеттік тілде) (орыс тілінде)
Ұйым туралы анықтамалық Ұйым туралы анықтамалық деректер деректер ____________N _____________ ____________N ___________ ге 5-қосымша Ұйым құжатының өзге түрлерiнiң бланкiсi Құжат түрiнiң атауы Құжат түрiнiң атауы (мемлекеттiк тiлде) (орыс тiлiнде)
_____________ N ____
Шыққан жері Шыққан жері 6-қосымша Бекітiлуге жататын құжаттар тізбесі Нормативтік құқықтық актілер.
Актілер (тексеріс және тексеру, құрылысы аяқталған объектілер мен жабдықтарды қабылдап алу, есептен шығару, сарапқа салу, істерді, мөрлер мен мөртабандарды тапсыру, құжаттарды, істерді және қатаң есептілік бланкілерін жою, ұйымдарды тарату).
Баланстар (бухгалтерлік, тарататын, бөлетін, отындық, энергетикалық).
Ведомостар (еңбек ақы төлеу, тариптеу).
Графиктер (кезекшілік, ғылыми-зерттеу және тәжірибе-конструкторлық жұмыстардың орындалуы, объектілерді пайдалануға қосу, қысқы кезеңге дайындықтар).
Келісім шарттар (материалдық-техникалық жабдықтауға, жұмыс өндірісі туралы, үй-жайларды жалға алу туралы, жеткізімдер туралы, мердігерлік туралы, ғылыми-техникалық ынтымақтастық туралы, халықаралық ынтымақтастық туралы, материалдық жауапкершілік туралы, шаруашылық).
Тапсырмалар (жоғары тұрған органдардың, техникалық, объектілерді, техникалық құрылысты жобалауға, күрделі құрылысқа, ғылыми-зерттеу, жобалық- конструкторлық және технологиялық жұмыстар жүргізуге).
Нұсқаулар (лауазымдық, лауазымдық міндеттерді бөлу жөніндегі, іс жүргізу жөніндегі, техникалық қауіпсіздік жөніндегі, жұмыстың технологиясы жөніндегі).
Лимиттер (лимиттік анықтамалар) - ұйым қызметінің барлық түрлерін қаржыландыру жөнінде.
Номенклатуралар (ұйым істерінің, лауазымдардың, өндірілген өнімнің, тауарлардың, көрсетілген қызметтің).
Нормативтер (шикізаттың, материалдардың, электрқуаты шығындарының, технологиялық жобалау, қызметкерлер санының).
Іс тізімдемелері.
Есептер (өндірістік қызмет туралы, ғылыми, іссапарлар туралы).
Паспорттар (ұйымдардың, ғимараттардың).
Тізбелер (қызметкерлер лауазымының, ұйымдардың, сақтау мерзімдері көрсетілген тұрпатты құжаттар, сақтау мерзімдері көрсетілген салалық, ведомстволық құжаттар).
Жұмыс жоспарлары (тоқсандық, жарты жылдық, жылдық, келешек, стратегиялық, индикативтік).
Ережелер (ұйымдар туралы, құрылымдық бөлімшелер, лауазымды тұлғаның құқықтары мен міндеттері туралы, сыйлық беру туралы).
Ереже (ішкі еңбек тәртібі, пайдалану, жұмыс, технологиялық).
Баға және қызмет көрсетудің баға көрсеткілері.
Бағдарламалар (дамыту, стратегиялық, қысқа мерзімдік, өндірістік- техникалық, мақсаттық, жұмыстарды және шараларды өткізу, ғылыми, оқу).
Хаттамалар (комиссиялардың, кеңестердің).
Кестелер (оқудың, семинарлардың, емтихандардың, сынақтардың, көлік қозғалысының).
Штат кестесi және оған өзгерістер.
Штатты орналастыру және оған өзгерістер.
Есеп айырысулар (техника-экономикалық көрсеткіштердің, сметаға, техникалық нормативтердің, материалдарға және шикі заттарға қажеттілік, экономикалық тиімділіктің).
Баға (тауарға, қызмет көрсетуге, жұмыс өніміне).
Регламенттер (халықаралық кездесулер, ұйымның алқалы органдарының жұмыстары, есепке алу).
Ұсынымдар (әдістемелік, ғылыми-әдістемелік).
Шешімдер (комиссиялардың, кеңестердің).
Сеткілер (тарифтік-кәсіби біліктілік, оқу пәндері жөніндегі сағаттар).
Шығындар сметалары.
Тізімдер (ұйым қызметкерлерінің, аттестациялық және мамандық комиссиясының, титульдік, құрылыстар).
Тарифтік-мамандық ставкалары.
Құрылымдар (салалық, ведомстволық, ұйым).
Сұлбалар (көлік қозғалысы, ұйымдарды орналастыру, күзет орындарының орналасуы, техникалық, еңбек процестерінiң).
Кестелер (талдау, салық жинау, бюджетке аудару, тексеру және санақ, жоспарлық және есеп беру көрсеткіштері, өндіріс көрсеткіштері).
Тарифтер (көтерме, бөлшек сауда, сатып алу, тапсыру).
Талаптар (техникалық, әдістемелік, ғылыми-әдістемелік).
Нұсқаулар (әдістемелік, ғылыми-әдістемелік).
Шарт (техникалық, технологиялық, конкурстар).
Ұйымдар жарғысы.
Бірізге түсірілген құжаттардың нысандары.
Сипаттамалар (техника-экономикалық, техникалық, технологиялық).
Жоспарларға бақылау цифрлары.
7-қосымша
Келісу парағы
Құжат жобасының түр атауы, мәтiнге тақырып КЕЛIСIЛДI КЕЛIСIЛДI Ұйым атауы көрсетiлген Ұйым атауы көрсетiлген лауазым атауы лауазым атауы ___________ Қолтаңбаның ___________ Қолтаңбаның (өз қолы) толық жазылуы (өз қолы) толық жазылуы Уақыты Уақыты 8-қосымша Ұйымның мөрiмен куәландырылатын құжаттар тізбесі Актілер (тексеріс және тексеру, құрылысы аяқталған объектілер мен жабдықтарды қабылдау, есептен шығару, сарапқа салу, мөрлерді және мөртабандарды, істерді тапсыру, құжаттарды, істерді және қатаң есептегi бланкілерін жою, ұйымдарды тарату).
Баланстар (бухгалтерлік, тарататын, бөлетін, өткізетін).
Ведомостер (түгендеу тізімдемесі, негізгі құралдардың бағасын анықтау және қайта бағалау, аттестация өткізу мен қызметкерлердің біліктілігін анықтау, есептеу-төлем).
Үзiндiлер, басқа ұйымдарға немесе азаматтарға жіберілетін құжаттардан.
Сенімхаттар (ақша, тауар-материалдық құндылықтарды алуға, нотариалдық сипаттағы).
Келісім шарттар (материалдық-техникалық жабдықтауға, жұмыс өндірісі туралы, үй-жайларды жалға алу туралы, жеткізілімдер туралы, мердігерлік, ғылыми-техникалық ынтымақтастық туралы, халықаралық ынтымақтастық Ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттар, екі немесе одан да көп ұйымдар әзірлеген.
Ресми қорытындылар, басқа ұйымдарға жіберілетін.
Ресми ескертпелер, басқа ұйымдарға жіберілетін.
Ресми хабарламалар, басқа ұйымдарға немесе азаматтарға жіберілетін.
Нұсқаулар (лауазымдық, лауазымдық міндеттерді бөлу жөніндегі, іс жүргізу жөніндегі, техникалық қауіпсіздік жөніндегі, жұмыс технологиясы бойынша).
Келісімдер (халықаралық ынтымақтастық жөніндегі, ұйымдар арасындағы, еңбек).
Ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттар көшірмелері, басқа ұйымдарға немесе азаматтарға жіберілетін.
Қаржыландыру лимиттер (лимиттік анықтамалар), ұйым қызметінің барлық түрлері бойынша.
Еңбекке жарамсыздық парақтары.
Жөнелтпе құжаттар, тауар-материалдық құндылықтарды есепке алу жөніндегі.
Номенклатуралар (ұйым істерінің, лауазымдардың, өндірілген өнімнің, Нормативтер (шикі заттың, материалдардың, электрқуатының шығындары, технологиялық жобалау, қызметкерлер саны).
Есептер (өндірістік қызметтер туралы, ғылыми).
Паспорттар (ғимараттардың, ұйымдардың).
Тізбелер (қызметкерлер лауазымының, ұйымдардың, сақтау мерзімдері көрсетілген тұрпатты құжаттардың, сақтау мерзімдері көрсетілген салалық, ведомстволық құжаттардың).
Ережелер (ұйымдар жөнiндегi, құрылымдық бөлімшелер туралы, лауазымды тұлғалардың құқықтары мен міндеттері туралы, сыйлық алу туралы).
Тапсырмалар (бюджеттік, банктік, зейнеткерлік, төлемдік).
Ереже (ішкі еңбек тәртібі, қолдану, жұмыс, технологиялық).
Бағдарламалар (дамыту, стратегиялық, қысқа мерзімдік, өндірістік- техникалық, мақсаттық, жұмыс және шаралар жүргізу, ғылыми, оқу).
Хаттамалар (шетел өкілдерімен кездесу, келісу, комиссиялар, кеңестер).
Штат кестелері және оған өзгерістер.
Регламенттер (халықаралық кездесулер, ұйымның алқалы органдарының жұмыстары, есеп).
Шешімдер (ұйымдардың, алқалы органдардың, комиссиялардың, кеңестердің).
Мәліметтер, жоспарлардың және басқа ұйымдарға жіберілетін нормалардың орындалуы туралы.
Анықтамалар, азаматтардың конституциялық құқығын және өмірбаяндық деректерін растайтын әлеуметтік-құқықтық сипаттағы.
Ставкi, тарифтік-мамандық.
Құрылымдар (салалық, ведомстволық, ұйымдар).
Техникалық тапсырмалар.
Шарттар (техникалық, технологиялық, конкурс).
Жарғы, заңды тұлғалардың.
9-қосымша
Ұйымның құжаттама қызметінде тіркеуге жатпайтын құжаттардың үлгі тізбесі Мәлімет үшін жіберілген хаттар көшірмелерi.
Жарнамалық хабарламалар, бағыттамалар, плакаттар, кеңестің бағдарламалары.
Бухгалтерлік есептердiң алғашқы құжаттары (ұйым бухгалтериясында тіркеледі).
Оқу жоспарлары, бағдарламалары (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).
Айлық, тоқсандық және басқа есептер (ұйымның тиісті құрылымдық Статистикалық есеп беру нысандары (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).
Кеңестер, мәжілістер туралы хабарламалар.
Құттықтау хаттар, құттықтау жеделхаттары, шақыру билеттері.
Баспалық басылымдар (кітаптар, журналдар, газеттер, бюллетеньдер).
Iссапарларға рұқсат беру туралы жеделхаттар мен хаттар.
Конвертте "Жеке өзіне" белгісімен келген құжаттар.
Тақырыптар бойынша ғылыми есептер (тиісті құрылымдық бөлімшелерде тіркеледі).
Баға көрсеткілері.
Материалдар шығынының нормалары (ұйымның тиісті құрылымдық Мәлiметтер.
Кадрлар бойынша есептiк деректер.
10-қосымша
Тіркеу-бақылау карточкiсi Құжат нөмірі ! Құжат уақыты ! Келiп түскен уақыты ! Кiрiс нөмiрi Құжаттың авторы (хат алмасушы)! Iске жiберiлгенi туралы белгi Құжаттың түрі Құжат тақырыбы немесе құжаттың қысқаша мазмұны Парақтар саны Құжатқа қосымшаның бар-жоғы туралы белгі Бұрыштама ! Орындалу мерзімі ! Алынғаны туралы ! Орындаушы ! қолхат (белгі), уақыты Бақылау туралы белгі Оң жағы Орындалуы, орындалу мерзiмiнiң ұзартылуы туралы белгi Сырт жағы А4 (210Х297) пiшiн 10-қосымшаға ескертпе.
1. "Құжат (хат алмасушы) авторы" деректемесіне:
1) кіріс құжатына кіріс құжатының авторы - ұйымның атауы (авторлар - ұйымдардың атауы) енгiзiледi, егер кіріс құжаты азаматтар өтініші болып табылса, онда мекен-жайлары және басқа да қажетті мәліметтері көрсетілiп өтініш авторының фамилиясы мен аты-жөні енгiзiледi;
2) шығыс құжатына шығыс құжатын алушы-ұйым атауы (ұйымдардың атауы немесе біртектес ұйымдардың жалпы атауы) жазылады;
3) егер шығыс құжаты азаматтың өтінішіне жауап болып табылса, онда мекен-жайы және басқа да қажетті мәліметтері көрсетілiп азаматтың фамилиясы және аты-жөнінің бас әріптері жазылады;
4) ішкі құжаттарға ішкі құжаттың авторы - ұйымның (қызметкердің лауазымы және фамилиясы) құрылымдық бөлімшенің атауы жазылады.
2. "Құжаттың түрі" деректемесі тіркелетін құжат түрімен сәйкес толтырылады, хаттарды тіркеген кезде бұл деректеме толтырылмайды.
3. "Құжаттың уақыты" деректемесіне автордың (авторлардың)
құжатында қойылған құжат уақыты қойылады.
4. "Құжаттың нөмірі" деректемесіне құжат авторы-ұйымның (авторлары- ұйымдардың) құжатына қойылған тіркеу нөмірі қойылады.
5. "Келiп түскен уақыты" деректемесіне ұйымға келiп түскен құжаттың уақыты қойылады.
6. "Кiрiс нөмірі" деректемесіне құжатты алушы - ұйымның қойған нөмірі енгізіледі. Құжат орындалғаннан кейін ұйым істерінің номенклатурасы бойынша іс нөмірі және ұйымның қарауы бойынша басқа белгілер қойылады.
7. "Құжаттың тақырыбы немесе қысқаша мазмұны" деректемесіне құжаттың тақырыбы, тақырыбы болмаған жағдайда құжаттың қысқаша мазмұны
8. "Парақтар саны" деректемесіне құжаттың және оған ілеспе хаттың парақтарының жалпы саны жазылады.
9. "Қосымшаның бар-жоғы туралы белгі" деректемесіне қосымшалардың саны және құжатқа қосымшалар парақтарының жалпы саны қойылады.
10. "Бұрыштама" деректемесіне ұйым басшысының бұрыштама мәтіні толығынан көшіріледі.
11. "Алынғаны туралы қолхат (белгі), уақыты" деректемесіне орындаушының қолы, қолтаңбаның толық жазылуы (орындаушылардың қолдары, қолтаңбалардың толық жазылуы), құжатты орындауға берген уақыты қойылады.
12. "Орындау мерзімі" деректемесіне орындау уақыты қойылады.
Шығыс бастамашылық құжатын тіркеген кезде күтілетін жауаптың уақытын қояды.
13. "Орындау, орындау мерзімін ұзарту туралы белгі" деректемесіне мәселенің шешімi туралы жазба, жауап құжаттың уақыты және тіркеу нөмірі қойылады. Құжаттың орындалу мерзімі ұзартылған жағдайда орындаудың жаңа
14. "Іске жіберілгені туралы белгі" деректемесіне ұйым істері номенклатурасы бойынша істің индексі қойылады.
15. "Бақылау туралы белгі" деректемесіне құжаттың орындалу мерзімдеріне бақылау туралы белгі, тексерулердің уақыты, орындалудың кешігу себептері жазылады.
16. Тіркеу-бақылау карточкілерiндегi көрсетілген және қосымша деректемелердiң оңтайлы орналасу тәртібін ұйым анықтайды.
11-қосымша
Кіріс құжаттарын тіркеу журналы Құжаттың келiп !Хат алмасушы, !Кіріс !Бұрыштама !Құжаттың түскен уақыты !кiрiс құжатының!құжатының !немесе құжат!орындалғаны және индексi !уақыты және !тақырыбы !орындауға !туралы !индексi !немесе !кімге !белгі ! !қысқаша !жіберілді !
! !мазмұны ! !
Шығыс және ішкі құжаттарды тіркеудiң журналы Шығыс (ішкі) !Хат алмасушы !Құжаттың тақырыбы !Құжаттың орындалғаны құжатының ! !немесе қысқаша !туралы белгi уақыты және ! !мазмұны !
индексi ! ! !
12-қосымша
________________ жағдайы бойынша (күнi, айы, жылы)
бақылауға жататын құжаттардың орындалуы туралы МӘЛІМЕТ Реті!Құры. !Бақылаудағы ! Олардың ішіндегі құжаттардың N N !лымдық! құжаттар !
!бөлім.!------------!----------------------------------------- !шелер !бар.!өткен !орындал.!орындауда !ұзартылған !мерзімі !атауы !лығы!айда !ғандары !тұрғандары!орындау !өтіп ! ! !түскені! ! !мерзiмдерi.!кеткендері ! ! ! ! ! !мен !
Құжаттама қызметі басшысының лауазым атауы _______________ Қолтаңбаның А4 (210Х297) пішін 12-қосымшаға ескертпе.
Мәлімет құжат түрлері (бұйрықтар, алқаның шешімдері және басқалар), олардың тіркеу нөмірлері, орындаушылардың фамилиялары бойынша бағандарымен толықтырылуы мүмкін.
13-қосымша
________________ жағдай бойынша азаматтар өтінішінің орындалуы туралы МӘЛІМЕТ Реті!Құры. ! Орындалу үстінде ! Олардың ішінде NN !лымдық!------------------!----------------------------------- !бөлім.!барлығы!өткен айда! мерзімінде ! мерзімі өткендері !шелер ! ! түскені ! орындалғаны!---------------------- !атауы ! ! ! !барлығы ! мерзімі ! ! ! ! ! ! ұзартылды Барлығы:
Құжаттама қызметi басшысының лауазым атауы _________________ Қолтаңбаның 14-қосымша Жоғары тұрған мемлекеттiк БЕКІТЕМІН органның ресми атауы __________ жылға N ___ ІСТЕР НОМЕНКЛАТУРАСЫ Әзiрленген орны Істің !Істің (томның, !Істер (томдар,! Тізбе бойынша !Ескертпе индексі!бөлімнің) тақырыбы!бөлімдер) саны!iстiң (томның, !
! ! !бөлімнің) сақтау!
! ! !мерзімі және бап!
! ! ! нөмірі !
лауазым атауы ________________ Қолтаңбаның Ведомстволық мұрағат басшысының бұрыштамасы КЕЛІСІЛДІ МАҚҰЛДАНДЫ мемлекеттік мұрағат мекемесiнiң ұйымның ОСК (СК)
СТК хаттамасымен хаттамасымен (хаттаманың уақыты және нөмiрi) (хаттаманың уақыты және нөмiрi)
_____________ жылғы түзiлген iстердiң санаттары және көлемi туралы жиынтық жазба Сақталу ! Барлығы ! Оның iшiнде мерзiмдерi ! !-------------------------------------- бойынша ! ! келесi жылға !"СТК" белгiсiмен ! ! өтетiндерi !
Тұрақты
Уақытша (10 жылдан жоғары)
Уақытша
(10 жыл)
Жиынтық лауазым атауы ______________ Қолтаңбаның Жиынтық мәлiмет ведомстволық мұрағатқа тапсырылды Мәлiмет берген қызметкердiң 15-қосымша Тұрақты және уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы іс мұқабасының нысаны (Мемлекеттік мұрағаттық мекеменің атауы)
(Жоғары тұрған органның ресми атауы)
(Ұйымның ресми атауы)
(Құрылымдық бөлімшенің атауы, немесе, ұйым қызметінің бағыты)
N ___________ Іс N ____________ том (Істің тақырыбы)
(Уақыты)
N _________________ Қор _________________ парақта N _________________ Тізімдеме N _________________ Іс _________________ сақталсын 13-қосымшаға ескерту.
Мұрағаттық қордың, тізімдеменің және тізімдеме бойынша істің нөмірлері мемлекеттік мұрағатта қойылады.
16-қосымша
N _________ іс құжаттарының ІШКІ ТІЗІМДЕМЕСІ Рет !Құжат ! Құжат ! Құжат тақырыбы !Іс парақтарының !Ескертпе N N !нөмірі!уақыты ! ! нөмірі !
Барлығы __________________________________ құжаттар (цифрмен және жазбаша)
Iшкі тізімдеменің парақтар саны ___________________________ Іс құжаттарының ішкі тізімдемесін толтырушы тұлғаның лауазым атауы ______________ Қолтаңбаның 17-қосымша IСТIҢ КУӘЛАНДЫРМА ПАРАҒЫ N ____ қор N _____ тізімдеме N _______ іс Іске ______________ парақ (тар) тігілді (салынды) және нөмірленді оның ішінде: N N ___________________ литерлі парақтар есепке алынбаған парақтар N N _______________________ + іс құжаттарының ішкі тізімдеме парақтары ____________________ Нөмірлеуге жатпайтын салынған және қосымша түрдегі ___________________________________ құжаттар есепке алынды (құжаттар түрлерi және олардың саны)
Іс құжаттарын түзудiң, ресiмдеудiң, физикалық ! парақтар N N жай-күйінiң есепке алынуының ерекшеліктері !
1. Кітапшалар және басқа баспалық басылымдар
2. Үндеухаттар
3. Газеттерден қиындылар
4. Ашық хаттар
5. Конверттер
6. Пошталық маркілер
7. Елтаңбалы маркілер
8. Пошталық мөрқалыптар және басқалар
9. Арнайы пошталық белгілер
10. Сүргіштік, бекіту мөрлері
11. Фото құжаттар
12. Карталар, жоспарлар, сызбалар және басқа да ғылыми-техникалық құжаттама
13. Суреттер, ойма жазулар, акварелдер
14. Көрнекті қайраткерлердің қолтаңбалары
15. Желімденген парақтар
16. Парақ бөліктерінің жойылуы
17. Өшуге айналған мәтін Істің куәландырма парағын толтырушы тұлғаның лауазым атауы ________________ Қолтаңбаның 17-қосымшаға ескертпе
1. Куәландырма парағы істегі парақтарды есепке алу және олардың нөмірлену ерекшеліктерін жазу үшін жасалады.
2. Куәландырма парағы жеке парақта (парақтарда) жасалады және істің соңына тігіледі (салынады).
3. Куәландырма парағында істің нөмірленген парақтарының саны цифрмен және жазбаша және іс құжаттарының ішкі тізімдемесінің парақтар саны "+" (қосу) белгісі арқылы бөлек көрсетіледі.
4. Куәландырма парағында іс құжаттарының нөмірлеу, ресімдеу және физикалық жай-күйінің мынадай ерекшеліктері белгіленеді:
1) пошталық айналым құралдары (маркінің барлық түрлері, конверттер, ашық хаттар, бланкілер, мөрқалыптар, мөртабандар, пломбалар);
2) мөрлер және олардың бедерлері;
3) мемлекеттік және қоғамдық көрнекті қайраткерлердің, ғылым, техника және мәдениет қайраткерлерінің қолтаңбалары;
4) фото құжаттар;
5) суреттер, оймажазбалар, акварелдер;
6) үлкен пішінді құжаттар;
7) желімденген парақтар, құжаттардың бүлінуі;
8) фотосуреттер, құжаттар жапсырылған парақтар;
9) конверттер және оларда салынған парақтар (заттар) саны;
10) жеке нөмірлері бар құжаттар (соның ішінде баспалық материалдар)
және олардың парақтарының (беттерінің) саны.
5. Егер істің бір парағында құжатты ресімдеудің бірнеше ерекшеліктері бар болса, онда куәландырма парағының 2-бағанында 1-бағандағы әрбір позицияға қарсы осы парақтың нөмірі қойылады.
6. Егер құжаттың бір парағында бірнеше маркілер және басқа да материалдар бар болса, онда 2-бағанда істің парақ нөмірлерінен кейін олардың саны жақшада көрсетіледі.
7. Егер істе нөмірлеуге мүмкіндік болмайтын ерекше материалдардан жасалған заттар (шыны, металл, мата және басқалар) болса, онда 2-бағанда арасында зат тұрған парақтар нөмірі көрсетіледі.
8. Істің құрамындағы және жай-күйіндегі барлық келесі өзгерістер (бүліну, түпнұсқалардың көшірмелермен ауыстырылуы, жаңа құжаттардың қосылуы және басқалар) куәландырма парағында тиісті актілерге сілтемемен белгіленеді.
9. Куәландырма парағы нөмірленбейді.
18-қосымша
Ұйымның құрылымдық бөлiмшесiндегi iстер тiзiмдемесінiң нысаны Ұйымның ресми атауы БЕКIТЕМIН Ұйымның құрылымдық бөлiмшесiнiң атауы Құрылымдық бөлiмше басшысының лауазым атауы N ____ тiзiмдеме Рет ! Iстiң !Iстiң (томның,!Iстiң !Iстiң !Iстегi !Ескерту NN !индексi!бөлiмнiң) !(томның, !(томның, !(томдағы, !
! !тақырыбы !бөлiмнiң)!бөлiмнiң)!бөлiмдегi)!
! ! !уақыты !сақтау !парақтар !
! ! ! !мерзiмi !саны !
Тiзiмдемеге N __ N ___ дейiнгi _________________ енгiзiлдi, оның iшiнде:
литерлi нөмiрi:
түсiп қалған нөмiрi:
Тiзiмдеме жасаушының
Ұйымның құжаттама қызметiнiң басшысы _______________ Қолтаңбаның Ұйымның ведомстволық мұрағатының 18-қосымшаға ескертпе Тұрақты сақтаудағы iстер тiзiмдемесiнде 5-баған толтырылмайды.

На русском языке:
Қазақстан Республикасы Мәдениет министрлігі Приказ Председателя Комитета по Министерство культуры Республики Казахстан управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года N 33.
Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 2 июня 2003 года N 2331. Утратил силу приказом и.о. Министра культуры и информации РК от 25 сентября 2009 года № 128 О Типовых правилах документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан
1. Утвердить Типовые правила документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан (прилагаются).
2. Направить Типовые правила документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан в установленном законодательством порядке на государственную регистрацию в Министерство юстиции Республики Казахстан.
3. Определить, что после государственной регистрации Типовые правила документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан имеют обязательную силу для государственных организаций.
4. Приказ вводится в действие после его государственной регистрации.
Председатель
Комитета
Утверждены приказом Председателя Комитета по управлению архивами и Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года N 33 Типовые правила документирования и управления документацией в
Глава 1. Общие положения
1. Типовые правила документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан (далее - Правила)
устанавливают обязательные для государственных организаций (далее - организаций) общие требования к созданию и организации работы с официальными документами несекретного характера, как на бумажных носителях информации, так и в виде электронных данных, полученных посредством информационных технологий, в том числе электронных документов, подписанных электронной цифровой подписью.
2. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Законом Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", Законом Республики Казахстан "О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", Республики Законом Казахстан "О нормативных правовых актах", Республики Казахстан "Об административных процедурах", Президента Республики Казахстан от Указом 31 июля 2000 года N 427 "О мерах по улучшению работы государственного аппарата, борьбе с бюрократизмом и сокращению документооборота", постановлением Правительства Республики Казахстан от 11 июня 2001 года N 797 "Об утверждении Программы развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы". В них учтены требования "Инструкции по делопроизводству в Администрации Президента Республики Казахстан", утвержденной приказом Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан от 24 октября 1998 года N 17-457-Р, "Инструкции по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан", утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года N
3. Организации применяют данные Правила или на их основе разрабатывают и утверждают по согласованию:
1) с уполномоченным государственным органом управления архивами и документацией Республики Казахстан - ведомственную (отраслевую) инструкцию по делопроизводству;
2) с уполномоченными государственными органами управления архивами и документацией областей, городов Астаны, Алматы, центральными государственными архивами Республики Казахстан, Архивом Президента Республики Казахстан - инструкцию по делопроизводству в организации.
4. Руководитель и работники организации, виновные в нарушении настоящих Правил, несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
5. Руководство и контроль за документированием и управлением документацией осуществляет документационная служба организации, действующая в соответствии с Положением о документационной службе организации, разработанным на основе Примерного положения (Приложение 1).
В небольшой организации и структурных подразделениях организации, в которых по штатному расписанию не предусмотрены документационные службы, указанные функции возлагаются на должностное лицо.
6. При смене руководителя документационной службы (должностного лица) документы и дела передаются вновь назначенному руководителю документационной службы (должностному лицу) по акту приема-передачи (Приложение 2).
7. Уполномоченный государственный орган управления архивами и документацией Республики Казахстан, уполномоченные государственные органы управления архивами и документацией областей, городов Астаны, Алматы, центральные государственные архивы Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы (далее - государственные архивные учреждения) оказывают организациям методическую и практическую помощь по внедрению Правил, осуществляют контроль за выполнением их требований.
8. В настоящих Правилах использованы термины, установленные Государственным стандартом Республики Казахстан СТ РК 1037-2001 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
Глава 2. Документирование Параграф 1. Состав, классификация и унификация документов
9. Деятельность организации обеспечивается управленческой документацией, ее состав определяется компетенцией организации, порядком решения вопросов (на принципах единоличной распорядительной деятельности или коллегиальности), объемом и характером связей с другими организациями.
10. В целях решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности в организации создаются следующие документы:
1) организационно-правовые (уставы, положения, регламенты, инструкции, штатные расписания и другие);
2) распорядительные (постановления, приказы, распоряжения, решения и другие);
3) справочно-информационные (акты, договоры, докладные и объяснительные записки, заключения, отзывы, перечни, письма, сводки, соглашения, списки, справки и другие);
4) планово-отчетные (годовые, квартальные, месячные, индивидуальные, другие планы и отчеты);
5) подтверждающие трудовую деятельность работников и сведения об отчислении денег на их пенсионное обеспечение.
Организация в соответствии со спецификой работы издает и иные виды документов.
11. Распорядительный документ отменяется или изменяется распорядительным документом организации-автора или вышестоящего органа.
Действие распорядительного документа может быть приостановлено в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.
12. Проект документа, затрагивающего интересы других организаций, должен быть предварительно согласован с ними. Разногласия по проекту документа оформляются приложением или указываются в сопроводительном письме.
13. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов организации, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записей хода заседаний, стенограмм, аудио- или видеозаписей и прилагаемых к протоколу документов, подготовленных к заседанию (докладов, выступлений, справок, экспертных заключений, проектов постановлений или решений, явочных листов, списков приглашенных). Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, печатается, заверяется и хранится вместе с протоколом. В особых случаях, предусмотренных регламентами коллегиальных органов организации, выступавший должен визировать стенограмму своего выступления. Если ход заседания записывается на аудио- или видеокассету, то они прилагаются к протоколу.
14. В пределах своей компетенции организация осуществляет переписку с другими организациями и отдельными гражданами.
Документы, направленные по телефаксу, электронной почте, дополнительно отправляются адресату почтовой или фельдъегерской связью.
15. В целях определения правил составления, оформления различных документов, способов, форм и методов работы с ними проводится их классификация и унификация, которые повышают оперативность работы с документами, обеспечивают быстрый их поиск в текущем делопроизводстве и снижают объем документооборота.
Классификация документов проводится по видам (постановления, приказы, протоколы, письма, акты, докладные записки, договоры и другие документы), форме (индивидуальные, типовые), содержанию (простые, сложные), происхождению (официальные, личные), месту составления (внешние, внутренние), срокам хранения (постоянного, временного), степени ограничения доступа (особой важности, совершенно секретные, секретные, с пометой "Для служебного пользования").
16. Для классификации документов в организации составляется классификатор.
При разработке классификатора используются учредительные документы организации, положения о ее структурных подразделениях, должностные инструкции работников, типовая (примерная) номенклатура дел, номенклатура дел организации, перечни документов с указанием сроков их хранения, описи дел постоянного хранения и дел по личному составу.
17. Унификация документов заключается в разработке типовых форм и трафаретных текстов документов, правил их составления и оформления. Типовые формы и трафаретные тексты документов, как правило, оформляются в виде сборника.
Параграф 2. Состав реквизитов документа
18. Реквизиты являются обязательными элементами оформления официального документа. Их состав и схема расположения определены Государственным стандартом Республики Казахстан СТ РК 1042-2001 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (Приложение 3).
19. При изготовлении бланка письма (Приложение 4) используются следующие реквизиты и ограничительные отметки для расположения реквизитов:
1) Государственный герб Республики Казахстан или эмблема, логотип, товарный знак (знак обслуживания);
2) официальное наименование вышестоящего органа;
3) официальное наименование организации;
4) справочные данные об организации;
5) дата документа;
6) регистрационный номер документа;
7) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
8) адресат;
9) заголовок;
10) отметка о контроле.
20. При изготовлении бланков других видов документов, кроме письма (Приложение 5) используются следующие реквизиты и ограничительные отметки для расположения реквизитов:
1) Государственный герб Республики Казахстан или эмблема, логотип,
4) наименование вида документа;
5) место составления или издания документа;
6) дата документа;
7) регистрационный номер документа;
8) заголовок к тексту;
9) отметка о контроле.
Параграф 3. Требования к оформлению реквизитов документа
21. Государственный герб Республики Казахстан помещается на бланке документа в соответствии с законодательством о государственных символах Республики Казахстан и требованиями Государственного стандарта Республики Казахстан СТ РК 989-96 "Государственный герб Республики Казахстан.
Технические требования".
22. Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания)
воспроизводится на бланке в соответствии с учредительными документами организации.
Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) не помещается на бланке с изображением Государственного герба Республики Казахстан.
23. Официальное наименование организации-автора документа, официальное наименование ее вышестоящего органа должны соответствовать наименованиям, установленным соответствующими нормативными правовыми актами и/или учредительными документами организации.
Сокращенное наименование организации приводится в том случае, когда оно закреплено в соответствующих нормативных правовых актах или учредительных документах, и размещается в скобках ниже полного наименования.
Наименования филиала, представительства или структурного подразделения организации указываются в том случае, если они являются автором документа, и располагаются ниже наименования организации.
24. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, телексов, адрес электронной почты, номер банковского счета и, по усмотрению организации, другие сведения.
25. Наименование вида документа, издаваемого организацией, регламентируется законодательством Республики Казахстан, учредительными документами организации.
26. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.
Словесно-цифровой способ написания даты используется в документах, содержащих сведения финансового характера и определяющих права граждан, организаций, а также при ссылке на нормативные правовые акты. В остальных случаях применяется цифровой способ. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, отделенными от месяца точкой. Если порядковый номер числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ним проставляется ноль. Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте документа, оформляются цифровым способом в следующей последовательности:
число, месяц, год.
27. Регистрационный номер документа состоит из собственного корреспондентского номера, индекса структурного подразделения-исполнителя и порядкового номера документа в регистрационной учетной форме.
Регистрационный номер при отправке дополняется индексом дела по номенклатуре дел организации. На инициативных документах порядковый номер отделяется точкой.
Документ, переходящий на следующий год, незавершенный делопроизводством и требующий длительного срока исполнения, подлежит перерегистрации. Документу присваивается новый порядковый номер в регистрационной учетной форме, а прежний - заключается в круглые скобки.
Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных в организациях-авторах, которые проставляются через косую черту (дробь) в порядке указания авторов документа.
28. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа дается в ответном документе.
29. Место составления или издания документа указывается при составлении всех видов документов, кроме письма.
30. Гриф (помета) ограничения доступа проставляется в верхнем правом углу первого листа с указанием номера экземпляра.
31. При адресовании документа организации, структурным подразделениям их наименования указываются в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ - в дательном падеже. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
При переписке внутри организации допускается указание в дательном падеже только фамилии и инициалов должностного лица.
Если документ адресуется в несколько однородных организаций, они указываются обобщенно.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия"
перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список (реестр) рассылки документа, и на каждом экземпляре документа указывается один адресат.
При адресовании документа юридическому лицу может указываться почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указываются почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.
32. Утверждение документов производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (Приложение 6).
Распорядительный документ составляется при необходимости дополнительных разъяснений и предписаний.
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, подписи, инициала имени, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа двумя и более лицами равных должностей грифы утверждения располагаются в алфавитном порядке наименований При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО"
("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕН", "УТВЕРЖДЕНЫ"), вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера.
33. В состав резолюции входят фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (поручений), срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, головным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Резолюция располагается в верхней части первого листа документа на свободном от текста месте.
Допускается оформление резолюции на отдельном бланке (фишке) с обязательным указанием (кроме фамилий исполнителей, содержания поручения, срока исполнения, подписи и даты) входящего регистрационного номера и отметки о реквизитах документа, к которому относится резолюция (автор, исходящий номер и дата документа).
34. Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать смысл текста. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок к тексту менее 10 строк и документу, выполненному на бланке формата А5, не составляется.
35. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается словами или штампами "Бакылау", "Контроль", "Бакылауга алынды", "Взято на контроль", литерами "Б", "К" и проставляется в верхней половине левого поля первого листа документа.
36. Текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или их сочетания. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются просьбы, предложения, во второй - приводятся обоснования, аргументы. В отдельных случаях в первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, рекомендации. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков выражаются именем существительным или словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают на двух и более страницах, то графы таблицы нумеруются и на последующих страницах печатаются только их номера.
37. В отметке о наличии приложения, названного в тексте документа, проставляются количество листов, экземпляров, язык исполнения.
При наличии приложений, не названных в тексте, указываются их номера, наименования, количество листов, количество экземпляров и язык исполнения.
В приложениях к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" с указанием порядкового номера приложения, наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
38. Подпись документа включает наименование должности лица, подписавшего документ; официальные наименования структурного подразделения и организации (если документ оформлен не на бланке); личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилия). При подписании документа двумя и более лицами равных должностей их подписи располагаются в алфавитном порядке официальных наименований организаций или структурных подразделений. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в соответствии со служебной иерархией должностей. В документе, составленном комиссией, указываются не наименования должностей лиц, подписывавших документ, а их обязанности в составе комиссии. Документы коллегиальных органов организации (коллегий, советов и других) подписываются председателем и секретарем (председательствующим и лицом, проводившим запись).
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его должности и фамилии. Не допускается проставление предлога "За", надписи от руки "Зам." или косой черты (дроби)
перед наименованием должности.
Документ подписывается светостойкими чернилами. Не допускается подписание фломастером и авторучкой, заправленными улетучивающими чернилами.
39. Гриф согласования документа располагается в левом нижнем углу последнего листа документа и состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", ("СОГЛАСОВАН", "СОГЛАСОВАНА", "СОГЛАСОВАНЫ"), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи и ее расшифровки, даты согласования. При согласовании документа двумя и более лицами равных должностей грифы согласования располагаются в алфавитном порядке официальных наименований организаций. При согласовании документа несколькими должностными лицами грифы согласования располагаются в соответствии со служебной иерархией.
Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другим документом, то в грифе согласования указываются вид документа в творительном падеже, наименование организации, дата и номер документа.
Внешнее согласование документа с несколькими организациями может быть оформлено листом согласования (Приложение 7).
40. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, при необходимости - ответственными лицами финансовой, экономической и юридической служб. Виза включает в себя подпись визирующего, его расшифровку (инициал имени, фамилию), дату, при необходимости - наименование должности визирующего. Замечания прилагаются к проекту документа и подписываются. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа.
41. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документе (Приложение 8). Документы, исполненные не на бланке, подлежат заверению печатью организации. Документы, исполненные на бланке, печатью не заверяются, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Казахстан. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и подписи.
42. Отметка о заверении копии документа проставляется с целью придания ей юридической силы и включает заверительную надпись "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись и ее расшифровку, печать организации, дату заверения.
43. Отметка об исполнителе документа включает сокращенное слово "Исп.", фамилию, инициал имени (инициалы имени и отчества) исполнителя документа, номер его телефона и располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
44. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает ссылку на номер и дату документа, свидетельствующего о его исполнении (при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении), слово "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа или на его оборотной стороне.
45. Отметка о поступлении документа в организацию содержит номер входящего документа и проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
46. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), содержащая наименование файла, код оператора, дату и другие поисковые данные, проставляемые в левом нижнем углу каждого листа документа.
Параграф 4. Требования к документам, изготовленным с помощью печатающих средств
47. Текст документа на бланке формата А4 и А5 печатается при помощи устройств компьютерной техники размером 14 шрифта Arial или Times New Roman через один межстрочный интервал. В отдельных случаях размер шрифта и межстрочный интервал могут быть иными.
Текст документа, подготавливаемый к изданию, печатается через два межстрочных интервала.
На пишущей машинке текст документа на бланке формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланке формата А5 - через один межстрочный интервал.
48. При печатании текста документа после знаков препинания оставляется пробел. Пробел не оставляется после точек, отделяющих элементы даты документа, оформленной цифровым способом.
49. Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. В реквизитах "адресат", "гриф утверждения" и "гриф согласования" адрес, слова "УТВЕРЖДАЮ" ("УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ", "УТВЕРЖДЕН"), "СОГЛАСОВАНО"
("СОГЛАСОВАН", "СОГЛАСОВАНА", "СОГЛАСОВАНЫ") отделяются от других составных элементов двумя (на печатающих устройствах компьютерной техники) и полутора (на пишущей машинке) межстрочными интервалами.
50. При оформлении документа с нулевой отметки от левой границы текстового поля печатаются:
1) официальное наименование вышестоящего органа;
2) официальное наименование организации;
3) место составления или издания документа;
4) отметка о наличии приложения;
5) подпись;
6) гриф согласования;
7) визы согласования;
8) отметка об исполнителе;
9) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
10) идентификатор электронной копии документа.
Подобным образом располагаются в тексте слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ" и так далее.
Наименование вида документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту выравниваются по центру.
Начало первой строки текста документа печатается с абзаца. Абзац начинается после пяти печатных знаков от левой границы текстового поля.
На правой стороне текстового поля печатаются:
1) дата документа;
2) гриф ограничения доступа к документу;
3) адресат;
4) гриф утверждения.
Начало и завершение печатания остальных реквизитов, а также реквизитов документа, оформленного на бланке, определяются установленными зонами их расположения на бланке документа.
51. При оформлении документа, разработанного двумя и более организациями (совместный приказ, совместное решение, совместное письмо), бланк не используется. При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более равными организациями, официальные наименования организаций располагаются на одном уровне в алфавитном порядке наименований организаций. При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более организациями, официальные наименования располагаются в соответствии с убыванием иерархии организаций. Документ, разработанный несколькими организациями, в обязательном порядке подлежит заверению печатями
52. Языком делопроизводства является государственный язык, наравне с казахским официально употребляется русский язык, а в случаях, предусмотренных Законом Республики Казахстан "О языках в Республике Казахстан", применяются и другие языки. Документ на государственном языке и создаваемый одновременно аутентичный документ на другом языке печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами:
1) датой;
2) регистрационным номером;
3) грифом ограничения доступа;
4) грифом утверждения;
5) отметкой о наличии приложения;
6) подписью одного и того же должностного лица;
7) грифом согласования;
8) визами согласования;
9) отметкой об исполнителе;
10) печатью.
53. При оформлении документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Листы приложений к распорядительному документу и сопроводительному письму нумеруются отдельно. Номера проставляются арабскими цифрами в середине верхнего поля листа без знаков препинания.
54. Допускается печатание документа, кроме распорядительного, с использованием оборотной стороны листа.
Глава 3. Управление документацией Параграф 1. Общие требования к организации документооборота и пути сокращения его объема
55. Общие требования к организации документооборота заключаются в обязательности разработки единой технологической схемы движения документов и операций с ними, регламентации функций работников по работе с документами, обеспечении контроля за их исполнением, регулярном анализе объемов документооборота.
56. Объем документооборота определяется общим количеством входящих, исходящих и внутренних документов за месяц, квартал, год. Отдельно учитывается количество изготовленных копий документов.
57. Организация должна принимать меры к сокращению объема документооборота, которому способствует: четко отлаженная технология прохождения документов и организация контроля их исполнения; своевременное и качественное исполнение документов, исключающее возникновение дополнительных запросов по документу; снижение количества внутренних документов, определение оптимального количества копий документов.
58. Для функционирования системы электронного документооборота необходимо:
1) использование программных и технических средств компьютерной обработки данных автоматизированных информационных систем управления электронными документами и электронной почтой;
2) признание достоверности электронной цифровой подписи только при наличии в информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих в соответствии с законодательством Республики Казахстан ее идентификацию;
3) возможность функционирования непрерывной технологии от ввода документа в систему до отправки его в дело.
Параграф 2. Порядок обработки входящих документов
59. Первоначальная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документов в организацию и подготовке документов к передаче по назначению. Конверты с документами вскрываются в служебном помещении документационной службы (должностного лица), проверяется доставка по назначению, целостность упаковки документов. Если обнаруживается некомплектность или повреждение документа, то на нижнем поле его последнего листа, а также в регистрационной учетной форме проставляются соответствующие отметки и составляется акт произвольной формы в трех экземплярах. Один экземпляр направляется отправителю, второй - остается в документационной службе (у должностного лица), третий - передается исполнителю документа. Конверты не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа, а также при поступлении личных документов. Конверты с пометой "Лично" без вскрытия передаются по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение. На полученных документах проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления.
60. Документационная служба (должностное лицо) проводит предварительное рассмотрение входящих документов для их распределения.
На первом этапе предварительного рассмотрения документов производится сортировка их на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов разрабатывается организацией в соответствии с Примерным перечнем (Приложение 9).
61. Нерегистрируемые документы передаются в соответствующие структурные подразделения организации.
62. Регистрируемые документы передаются на рассмотрение руководителю, структурному подразделению (должностному лицу) организации в день их поступления. На рассмотрение руководителю организации в обязательном порядке передаются документы, поступившие из Администрации Президента Республики Казахстан, Сената Парламента Республики Казахстан, Мажилиса Парламента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, центральных и местных государственных органов, вышестоящего государственного органа, обращения граждан.
63. Документы, рассмотренные руководителем организации, возвращаются в документационную службу (должностному лицу), где в регистрационную учетную форму вносятся содержания резолюций, и передаются на исполнение. Документ, исполнение которого возложено на несколько структурных подразделений, передается им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается исполнителю, указанному в резолюции первым.
64. Документ, поступивший непосредственно в структурное подразделение или должностному лицу, передается на регистрацию в документационную службу.
65. Электронный документ, поступивший в организацию, после проверки на соответствие электронной цифровой подписи, референс пакета (сквозного порядкового номера, автоматически присваиваемого очередному входящему документу от конкретной организации или очередному исходящему документу в конкретную организацию) и отсутствия компьютерных вирусов регистрируется в автоматизированной информационной системе с заполнением соответствующих полей формы электронных данных.
Параграф 3. Порядок подготовки и обработки исходящих документов
66. Подготовка исходящего документа заключается в разработке проекта, его согласовании и подписании (утверждении).
67. Подготовленный документ передается в документационную службу (должностному лицу) для регистрации и обработки. До регистрации работник документационной службы (должностное лицо) проверяет правильность оформления и адресования документа, наличие указанных в документе приложений, в необходимых случаях - отметки о возврате документа в организацию. Зарегистрированный документ передается на обработку, которая заключается в сортировке, адресовании, вложении в конверт и оформлении почтового отправления. На заказную корреспонденцию составляется опись (реестр) рассылки. Документы, отправляемые одновременно одному адресату, вкладываются в один конверт.
68. Электронный документ, исходящий из организации, и уведомление о его получении регистрируются в автоматизированной информационной системе с заполнением соответствующих полей формы электронных данных.
Параграф 4. Порядок работы с внутренними документами
69. К внутренним относятся документы, не выходящие за пределы
70. Подготовка внутренних документов осуществляется в порядке, предусмотренном для исходящих документов.
71. После подписания (утверждения) руководителем организации документ с отметкой в регистрационной учетной форме передается в соответствующее структурное подразделение (должностному лицу).
72. Передача документа внутри организации осуществляется документационной службой (должностным лицом).
Параграф 5. Порядок регистрации документов
73. Регистрации подлежат все документы, требующие учета и исполнения, использования в информационно-справочных целях.
74. При регистрации документа и его приложений проставляется регистрационный номер и вносятся исходные данные в регистрационную учетную форму.
75. Документы регистрируются в организации один раз: входящие - в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания (утверждения).
Исключение составляют документы, переходящие на следующий год, незавершенные делопроизводством или требующие длительного срока исполнения, которые подлежат перерегистрации.
Регистрация документов производится в пределах групп документов в соответствии с видом, автором и содержанием документа. Отдельно могут регистрироваться приказы (распоряжения) по основной деятельности и приказы (распоряжения) по личному составу, решения вышестоящего органа.
76. Регистрация документов осуществляется централизованно документационной службой (должностным лицом). Регистрация документов- ответов осуществляется в регистрационной учетной форме инициативных документов, документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
Параграф 6. Формы регистрации документов
77. Применяются следующие регистрационные учетные формы:
карточная, журнальная и база данных в автоматизированной информационной системе.
78. В организациях с объемом документооборота свыше 600 документов в год регистрация производится на регистрационно-контрольных карточках или карточках электронных данных в автоматизированной информационной системе (Приложение 10).
Допускается введение дополнительных реквизитов в регистрационно- контрольную карточку (карточку электронных данных в автоматизированной информационной системе).
79. Из регистрационно-контрольных карточек документационной службой (должностным лицом) формируется контрольно-справочная картотека, состоящая из двух разделов. В первом разделе карточки систематизируются по срокам исполнения документов. После исполнения документов карточки перемещаются во второй раздел картотеки, где систематизируются по корреспондентам, структурным подразделениям, исполнителям.
По усмотрению организации формируются справочные, тематические, по обращениям граждан и другие картотеки.
80. Журнальная форма регистрации (Приложение 11) используется в организации с объемом документооборота менее 600 документов в год.
81. Поля записи базы данных автоматизированной информационной системы должны полностью отвечать параметрам последующего оперативного поиска данных.
Параграф 7. Сроки и порядок исполнения документов
82. Исполнение документов осуществляется в соответствии со сроками, установленными законодательством Республики Казахстан. Сроки исполнения документов, не предусмотренные законодательством Республики Казахстан, могут устанавливаться организацией и включаются в ведомственную (отраслевую) инструкцию по делопроизводству или инструкцию по делопроизводству организации. Сроки исполнения документов могут быть продлены должностными лицами, установившими их. Продление срока должно быть мотивировано обоснованными аргументами.
83. Исполнение документа проводится в следующем порядке: сбор и обработка необходимой информации, подготовка проекта и оформление документа, согласование и передача на подписание (утверждение) руководителю
84. При исполнении документа несколькими работниками проект документа и необходимые справочно-информационные материалы представляются головному исполнителю в установленные им сроки.
85. Исполнитель осуществляет подготовку документа к отправке, определяет количество экземпляров документа, приложений к нему, готовит список (реестр) на рассылку, помещает документ в соответствующее дело.
Параграф 8. Контроль исполнения документов
86. Контролю подлежат все документы, имеющие конкретные поручения и сроки исполнения.
87. Контроль исполнения документов по существу вопроса возлагается на руководителей структурных подразделений или должностные лица. Контроль за сроками исполнения документов осуществляется документационной службой (должностным лицом). Сроки исполнения исчисляются в календарных днях со дня подписания (утверждения) документа, а для входящего - со дня его поступления.
88. При организации контроля исполнения используются регистрационно-контрольные карточки (карточки электронных данных в автоматизированной информационной системе), журналы регистрации.
Документационной службой (должностным лицом) при организации контроля исполнения осуществляется постановка документов на контроль, размещение карточек в соответствующие разделы картотеки и ведение картотеки, напоминание о сроках исполнения, информирование руководителей о ходе и результатах исполнения (Приложения 12 и 13), снятие документа с контроля.
89. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, перевода на другую должность или увольнения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с руководителем и документационной службой все контролируемые документы.
90. Обязательному контролю подлежат документы с поручениями, полученные из Администрации Президента Республики Казахстан, Сената Парламента Республики Казахстан, Мажилиса Парламента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, депутатские запросы и обращения граждан.
91. Проверка за ходом исполнения поручений текущего месяца проводится за пять дней до истечения установленного срока, последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц, последующих лет - не реже одного раза в год.
92. Документ снимается с контроля руководителем, давшим поручение, или по его поручению - документационной службой (должностным лицом).
93. Заполнение соответствующих реквизитов карточки электронных данных в автоматизированной информационной системе автоматически ставит документ на контроль.
Параграф 9. Учет количества документов
94. В целях совершенствования работы с документами и сокращения объема документооборота документационной службой (должностным лицом)
организации проводится полный и выборочный учет документов.
Обращения граждан учитываются самостоятельно.
95. За единицу учета принимается каждый экземпляр документа, в том числе и копии.
Параграф 10. Работа с обращениями граждан
96. Делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с Указом Президента Республики Казахстан, имеющим силу закона, от 19 июня 1995 года N 2340 "О порядке рассмотрения обращений граждан" ведется отдельно от общего делопроизводства.
97. Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, отклики и запросы) учитываются централизованно и регистрируются в регистрационной учетной форме в день их поступления в организацию. Письменные и устные обращения, полученные должностными лицами во время личного приема граждан, также подлежат централизованной регистрации.
98. Регистрационный номер обращения состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера по регистрационной учетной форме (например, М-1955).
При поступлении повторного обращения ему присваивается очередной регистрационный номер, а в регистрационной учетной форме указывается номер первого документа. В верхнем правом углу первого листа повторного обращения и в регистрационной учетной форме проставляется пометка "Повторно".
Повторным считается обращение одного и того же лица по одному и тому же вопросу в течение календарного года или если гражданин не удовлетворен данным ему ответом.
99. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в одну организацию, учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через косую черту (дробь).
100. При больших объемах обращений граждан в организации заводится алфавитный указатель фамилий граждан - авторов обращений.
101. Ответы на обращения даются руководителем организации или структурного подразделения в устной или письменной форме. При устном ответе в регистрационной учетной форме делается соответствующая запись.
Регистрационный номер письменного ответа состоит из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел и регистрационного номера обращения.
102. Исполненные обращения с соответствующими документами возвращаются ответственному за работу с обращениями граждан для централизованного формирования дел.
103. Обращения граждан формируются в дела по вопросам, направлениям или видам деятельности организации. При незначительных объемах обращений допускается формирование дел по фамилиям авторов обращений в алфавитном порядке.
Параграф 11. Учет и хранение печатей, штампов и бланков
104. Печати, штампы и бланки с указанием наименования организации подлежат обязательному учету и хранению в сейфах или опечатываемых несгораемых металлических шкафах. Ответственные лица за учет и хранение определяются руководителем организации.
105. Учет печатей, штампов и бланков с указанием наименования организации ведется в соответствующих регистрационных учетных формах.
106. Для учета типографских бланков организации в правом нижнем углу листа проставляются порядковые номера и серия.
107. Уничтожение испорченных бланков осуществляется по акту с отметкой в соответствующей регистрационной учетной форме.
108. Размножение и копирование бланков средствами оперативной полиграфии не допускается.
Параграф 12. Оперативное хранение документов
109. После завершения в делопроизводстве документы до передачи в ведомственный архив организации в течение года хранятся в делах по месту их формирования.
110. Документационная служба (должностное лицо), руководители структурных подразделений организации обеспечивают сохранность документов и дел. Дела хранятся в шкафах и сейфах в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях.
111. Дела располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации, на корешках обложек указываются их индексы.
112. Выдача дел во временное пользование сторонним организациям производится только с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводится карта-заместитель дела.
113. Изъятие документов из дел производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан с обязательным оставлением в деле заверенных копий документов и акта об изъятии подлинников.
114. Сохранение электронных документов в персональном компьютере осуществляется в виде файлов: один документ - один файл в соответствующих электронных делах (папках).
115. Электронные дела (папки) переносятся на лазерные диски, MINI диски, ZIP дискеты, DAT кассеты, стриммеры и другие внешние носители персонального компьютера.
Глава 4. Составление номенклатуры дел, формирование и передача дел в ведомственный архив организации Параграф 1. Номенклатура дел
116. В целях классификации и обоснованного распределения документов в дела, обеспечения их учета и поиска в организации составляется номенклатура дел.
117. Номенклатура дел используется при построении информационно- поисковой системы организации, является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.
118. Для подведомственных организаций с однородным составом документов документационной службой вышестоящего органа могут разрабатываться типовые (примерные) номенклатуры дел.
119. При составлении номенклатуры дел организации руководствуются учредительными документами, положениями о структурных подразделениях, типовыми, отраслевыми (ведомственными) перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми (примерными) номенклатурами дел, структурой (штатным расписанием), изучаются виды, состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации.
120. Номенклатура дел организации составляется по установленной форме (Приложение 14).
Параграф 2. Заголовки дел и их систематизация в номенклатуре дел
121. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе личные дела, регистрационные учетные формы, контрольно-справочные, тематические и другие картотеки.
122. Печатные издания в номенклатуру дел не включаются.
123. Заголовок дела четко в обобщенной форме должен отражать основное содержание и состав документов дела (переписка, журнал, книга) или виды документов (приказы, протоколы, акты), а также уточняющие содержание дела данные об авторах документов, корреспондентах, датах событий, указания о копийности документов и так далее.
124. Не допускается употребление в номенклатуре дел заголовков типа "разные материалы", "общая переписка", "входящие документы", "исходящие документы" и так далее.
125. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
126. Заголовки судебных, следственных, личных, персональных, арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному вопросу, начинаются со слова "дело".
127. Заголовки дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, начинаются со слова "документы", а в конце заголовков указываются основные виды документов.
128. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
129. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.
130. Если содержание дела касается одной административно- территориальной единицы (населенного пункта), ее название указывается в заголовке дела, а, если - нескольких однородных административно- территориальных единиц, то в заголовке дела указывается их общее видовое
131. Разделами номенклатуры дел организации являются наименования структурных подразделений, расположенные в соответствии со структурой (штатным расписанием) организации.
132. В организации, не имеющей структурных подразделений, номенклатура дел составляется по производственно-отраслевой или функциональной схеме. Наименования разделов должны соответствовать направлениям деятельности организации.
133. Самостоятельным разделом номенклатуры дел может быть наименование общественной организации, которое располагается в конце.
134. Заголовки дел внутри разделов номенклатуры располагаются в соответствии со степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих нормативную правовую документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Проекты распорядительных документов и другие документы по их подготовке, изменения к планам, основания к приказам помещаются в номенклатуре дел вслед за соответствующими основными документами.
Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий и корреспондентов.
Параграф 3. Порядок заполнения формы номенклатуры дел организации
135. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого включенного дела. Индексы состоят из установленных в организации цифрового обозначения разделов номенклатуры дел и порядкового номера дела.
Рекомендуется сохранять одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах разных разделов.
136. Требования к заполнению графы 2 изложены в параграфе 2 Главы 4 настоящих Правил.
137. Графа 3 заполняется после завершения календарного года.
138. В графе 4 указываются сроки хранения дела со ссылкой на номера статей типового или ведомственного (отраслевого) перечня документов с указанием сроков их хранения, при их отсутствии - на типовую (примерную)
номенклатуру дел.
139. В графе 5 документационной службой (должностным лицом)
организации указываются наименования перечня документов, типовой (примерной) номенклатуры дел, использованных при определении сроков хранения дел, и делаются отметки о переходящих делах, особо ценных документах и делах, передаче дел в другое структурное подразделение или организацию для их продолжения, в ведомственный архив организации, наличии электронных копий документов, виде и месте хранения их носителей, об ответственных за формирование дел.
140. Сведения о количестве заведенных дел сообщаются ведомственному архиву организации.
Параграф 4. Порядок согласования и утверждения номенклатуры дел организации
141. Номенклатура дел после одобрения центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации направляется (в четырех экземплярах и одном экземпляре на электронном носителе - дискете) на согласование в соответствующее государственное архивное учреждение. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.
142. Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае изменения функции и структуры организации, но не реже одного раза в 5 лет. Ежегодно она перепечатывается с соответствующими поправками и утверждается.
143. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в документационной службе (у должностного лица), второй - используется данной службой (должностным лицом) в качестве рабочего документа, третий - передается в ведомственный архив организации, четвертый - остается в соответствующем государственном архивном учреждении.
144. После утверждения номенклатуры дел выписки из нее направляются в структурные подразделения организации.
145. Типовые (примерные) номенклатуры дел после одобрения центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации направляются на согласование уполномоченному государственному органу управления архивами и документацией Республики Казахстан (местные уполномоченные органы), после чего утверждаются руководителем организации.
146. Утвержденные типовые (примерные) номенклатуры дел направляются в подведомственные организации отрасли (системы), уполномоченному государственному органу управления архивами и документацией Республики Казахстан (местные уполномоченные органы).
Параграф 5. Формирование дел
147. Исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются должностные лица, ответственные за документирование и управление документацией.
148. Контроль за формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляет документационная служба (должностное лицо)
149. При формировании дел соблюдаются следующие общие требования: в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещаются вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса; совместно группируются версии документа на государственном, русском и иных языках;
группируются в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел; раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения; машинограммы помещаются в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел. Документы располагаются в соответствии с последовательностью решения вопроса (хронологическом порядке по решаемым вопросам) или в начале дела помещается инициативный документ, затем - документ с окончательным решением вопроса, далее - иные документы, освещающие ход решения вопроса.
150. Не допускается формирование дела объемом свыше 250 листов и помещение в нем документов, подлежащих возврату, черновиков и лишних экземпляров.
151. Распорядительные документы и приложения к ним формируются в одно дело. Протоколы заседаний и документы к ним формируются в отдельные дела.
152. Приказы (распоряжения) по основной деятельности, приказы (распоряжения) по личному составу и приказы (распоряжения) по командировкам работников формируются в отдельные дела.
153. Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ- ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года.
154. Документы личных дел работников располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением.
155. Лицевые счета по заработной плате формируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий работников.
156. Индивидуальные трудовые договоры формируются в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников.
157. Списки физических лиц и платежные поручения на перечисление обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды формируются в одно дело.
158. Планы, отчеты, сметы, лимиты и штатные расписания формируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления, утверждения или поступления.
Параграф 6. Оформление дел
159. При оформлении дела на его обложку (Приложение 15) выносятся:
официальное наименование вышестоящего органа и официальное наименование организации; наименование населенного пункта, в котором дислоцирована организация; наименование структурного подразделения организации; заголовок дела; его индекс по номенклатуре дел; срок хранения дела. При наличии в деле нескольких томов (частей) один и тот же индекс повторно проставляется на каждом томе (части) с добавлением нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово "последний" ("последняя").
160. В дела ограниченного доступа, личные дела вкладывается внутренняя опись документов (Приложение 16).
161. В дела постоянного хранения и по личному составу по завершении их в делопроизводстве подшиваются листы-заверители дела (Приложение 17).
162. На обложке дела после экспертизы ценности документов проставляются номера архивного фонда, описи, дела, крайние даты документов дела, количество листов.
163. Электронные документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, и по личному составу, а также имеющие отметку "экспертно-проверочная комиссия", переводятся на внешние носители информации персонального компьютера. Их юридически удостоверенные оригиналы на бумажных носителях информации подшиваются в соответствующие дела.
Параграф 7. Передача дел в ведомственный архив
164. Передача дел из структурных подразделений в ведомственный архив организации осуществляется по описям дел, составляемым по результатам экспертизы ценности документов и дел, завершенных в делопроизводстве.
Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в ведомственный архив организации по номенклатуре дел.
165. Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу по форме (Приложение 18).
166. Графы описи дел заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, все остальные однородные дела обозначаются словом "то же", при этом другие сведения о них вносятся в опись полностью. На новом листе описи заголовок однородных дел воспроизводится полностью.
167. Каждое дело (том, часть дела) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.
168. Графа описи "Примечание" используется для проставления отметок об особенностях физического состояния дела, о передаче дела другому структурному подразделению (другой организации).
169. Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в ведомственный архив, а второй - остается в качестве контрольного в структурном подразделении.
170. Правильность формирования и подготовки дел к передаче в ведомственный архив проверяется документационной службой (должностным лицом). Имеющиеся нарушения устраняются структурным подразделением Приложение 1 к Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных организациях Примерное положение о документационной службе организации
1. Общие положения
1. В целях организации процессов документирования и управления документацией при реализации основных задач и функций в государственной организации создается документационная служба, действующая на правах структурного подразделения.
2. В состав документационной службы, как правило, включаются подразделения по учету и регистрации, контролю исполнения, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению обращений граждан, секретариат, ведомственный архив В организации, не имеющей документационную службу, ответственность за документирование и управление документацией возлагается на должностное лицо.
3. Документационная служба (должностное лицо) в своей работе руководствуется законодательством Республики Казахстан, актами Президента Республики Казахстан, актами Правительства Республики Казахстан, нормативными правовыми актами уполномоченного государственного органа управления архивами и документацией Республики Казахстан, распорядительными документами и указаниями руководителя организации и Положением о документационной службе.
2. Основные задачи и функции документационной службы
4. Основными задачами документационной службы являются:
1) совершенствование форм и методов работы с документами в организации;
2) обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создания и ведения информационно-поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки документов для передачи в ведомственный архив организации;
3) сокращение объема документооборота в организации;
4) разработка, внедрение новых технологических процессов с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей.
5. В соответствии с основными задачами документационная служба осуществляет следующие функции:
1) разрабатывает и совершенствует классификаторы документов, образующихся в деятельности организации;
2) осуществляет первоначальную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку документов;
3) организует своевременное рассмотрение руководителем организации входящих документов, осуществляет контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководителю;
4) осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки, регулярно информирует руководителя организации о результатах исполнения документов;
5) формирует и ведет контрольно-справочную и другие картотеки;
6) организует печатание, копирование и размножение документов;
7) разрабатывает и согласовывает с соответствующим государственным архивным учреждением проекты бланков организационно-распорядительных документов организации;
8) разрабатывает инструкцию по делопроизводству и другие нормативно-методические документы по документированию и управлению документацией;
9) составляет номенклатуру дел организации, разрабатывает типовую (примерную) номенклатуру дел, обеспечивает оперативное хранение дел и их использование до передачи в установленном порядке в ведомственный архив;
10) разрабатывает мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнительской дисциплины;
11) осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях, организует экспертизу ценности документов с целью их отбора на хранение и уничтожение;
12) организует повышение деловой квалификации работников документационной службы, проводит совещания-семинары и консультации по вопросам документирования и управления документацией.
3. Права и ответственность документационной службы
6. Документационная служба имеет право:
1) контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами;
2) запрашивать от структурных подразделений организации сведения, необходимые для работы документационной службы;
3) осуществлять контроль за сокращением объема документооборота в
4) проводить проверку организации документирования и управления документацией в структурных подразделениях и доводить итоги данных проверок до руководителя организации для принятия мер;
5) возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушениями установленных правил.
4. Взаимоотношения документационной службы с другими структурными подразделениями
7. Документационная служба взаимодействует:
1) со структурными подразделениями организации - по вопросам документирования и управления документацией;
2) с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
3) со службой перевода - по вопросам перевода документов на государственный, русский и иные языки;
4) с подразделением по защите государственных секретов - по вопросам обеспечения режима секретности, недопущения утечки государственных секретов, утрат официальных документов, пропускного режима в здание;
5) с подразделением по работе с кадрами и бухгалтерией - по вопросам подбора и расстановки кадров документационной службы и повышения их квалификации;
6) с подразделениями по материально-техническому снабжению и хозяйственному обслуживанию - по вопросам обеспечения средствами вычислительной и организационной техники, бланками организационно- распорядительных документов и канцелярскими принадлежностями.
Приложение 2
Официальное наименование Утверждаю вышестоящего органа Официальное наименование Наименование должности организации руководителя организации _______________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата Акт N Место составления О приеме-передаче документов и дел В соответствии с приказом от _______N __ ____________________ (фамилия и инициалы)
передал(а), а __________________ принял(а) в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в составе председателя ____________________и членов ______________________________________ (фамилия и инициалы) (фамилии и инициалы)
документы и дела документационной службы за ___________ годы и регистрационные учетные формы к ним:
NN ! Название и ! Количество !Количество дел (в ! Количество !При- п/п!номер номен-!экземпляров !числителе, коли- !единиц хра- !меча- !клатуры !номенклатуры!чество особо цен- !нения стра- !ние !(описи) дел !(описи) дел !ных дел (в знаме- !хового фонда!
! ! !нателе) ! !
Итого принято ____________________________________ дел, в том (цифрами и прописью)
числе ________________ особо ценных дел, ___________________ единиц (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
хранения страхового фонда и ___________________________ номенклатур (описей) дел в ___________________ экземплярах.
Состояние документов и дел, страхового фонда, номенклатур (описей) дел: _____________________________________________________ (общая характеристика состояния)
Одновременно передаются _____________________________________ (виды информационно-поисковых систем, их объемы и состояние)
Состояние работы с документами, в том числе ведомственного архива (общая характеристика)
Наличие и состояние оборудования и инвентаря:________________ Передал(а) ________________ Расшифровка подписи (личная подпись)
Принял(а) ________________ Расшифровка подписи Председатель комиссии ______________ Расшифровка подписи Члены комиссии ________________ Расшифровки подписей (личные подписи)
Приложение 3
Схема расположения реквизитов документа (см. бумажный вариант)
Приложение 4
Бланк письма организации Государственный герб Казахстан Официальное наименование Официальное наименование вышестоящего органа вышестоящего органа организации организации (на государственном языке) (на русском языке)
Справочные данные об Справочные данные об ___________ N ___________ ___ ___ На N ______ от ___________ | | Формат А4 (210Х297)
Приложение 5
Бланк другого вида документа организации Наименование вида Наименование вида документа документа _____________________ N ___ Место издания Место издания Приложение 6 Перечень документов, подлежащих утверждению Акты нормативные правовые.
Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительных объектов, оборудования, списания, экспертизы, передачи дел, печатей и штампов, уничтожения документов, дел и бланков строгой отчетности, ликвидации организаций).
Балансы (бухгалтерские, ликвидационные, разделительные, топливные, энергетические).
Ведомости (по оплате труда, тарификационные).
Графики (дежурств, выполнения научно-исследовательских и опытно- конструкторских работ, ввода объектов в эксплуатацию, подготовки к зимнему периоду).
Договоры (на материально-техническое снабжение, о производстве работ, об аренде помещений, о поставках, о подрядах, о научно-техническом сотрудничестве, о международном сотрудничестве, о материальной ответственности, хозяйственные).
Задания (вышестоящих органов, технические, на проектирование объектов, технических сооружений, на капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ).
Инструкции (должностные, по распределению должностных обязанностей, по делопроизводству, по технике безопасности, по технологии работ).
Лимиты (лимитные справки) финансирования по всем видам деятельности организаций.
Номенклатуры (дел организаций, должностей, изделий, товаров, услуг).
Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников).
Описи дел.
Отчеты (о производственной деятельности, научные, о командировках).
Паспорта (зданий, организаций).
Перечни (должностей сотрудников, организаций, типовых документов с указанием сроков хранения, отраслевых, ведомственных документов с указанием сроков хранения).
Планы работ (квартальные, полугодовые, годовые, перспективные, стратегические, индикативные).
Положения (об организациях, о структурных подразделениях, о правах и обязанностях должностных лиц, о премировании).
Правила (внутреннего трудового распорядка, пользования, работ, технологические).
Прейскуранты цен и услуг.
Программы (развития, стратегические, краткосрочные, производственно- технические, целевые, проведения работ и мероприятий, научные, учебные).
Протоколы (комиссий, советов).
Расписания (занятий, семинаров, экзаменов, зачетов, движения транспорта).
Расписания штатные и изменения к ним.
Расстановки штатные и изменения к ним.
Расчеты (технико-экономических показателей, к сметам, технических нормативов, потребности в материалах и сырье, экономической эффективности).
Расценки (на товары, услуги, производство работ).
Регламенты (международных встреч, работ коллегиальных органов организаций, учета).
Рекомендации (методические, научно-методические).
Решения (комиссий, советов).
Сетки (тарифно-квалификационные, часов по учебным дисциплинам).
Сметы расходов.
Списки (сотрудников организаций, членов аттестационных и квалификационных комиссий, титульные, строек).
Ставки тарифно-квалификационные.
Структуры (отраслевые, ведомственные, организаций).
Схемы (движения транспорта, размещения организаций, расположения постов, технические, трудовых процессов).
Таблицы (аналитические, налоговых сборов, отчислений в бюджет, обследований и переписей, плановых и отчетных показателей, показателей производства).
Тарифы (оптовые, розничные, закупочные, сдаточные).
Требования (технические, методические, научно-методические).
Указания (методические, научно-методические).
Условия (технические, технологические, конкурсов).
Уставы организаций.
Формы унифицированных документов.
Характеристики (технико-экономические, технические, Цифры контрольные к планам.
Приложение 7
Лист согласования
Наименование вида проекта документа, заголовок к тексту Согласован Согласован Наименование должности Наименование должности с указанием наименования с указанием наименования ________________ Расшифровка _________________ Расшифровка (личная подпись) подписи (личная подпись) подписи Дата Дата Приложение 8 Перечень документов, заверяемых печатью организации Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительных объектов, оборудования, списания, экспертизы, передачи дел, печатей и штампов, уничтожения документов, дел и бланков строгой отчетности, ликвидации Балансы (бухгалтерские, ликвидационные, разделительные, передаточные).
Ведомости (инвентаризационные, переоценки и определения оценки основных средств, проведения аттестации и установления квалификации сотрудников, расчетно-платежные).
Выписки из документов, направляемые в другие организации или гражданам.
Доверенности (на получение денежных сумм, товарно-материальных ценностей, нотариального характера).
Договоры (на материально-техническое снабжение, о производстве работ, об аренде помещений, о поставках, о подрядах, о научно-техническом сотрудничестве, о международном сотрудничестве, о материальной Документы организационно-распорядительные, разработанные двумя или более организациями.
Заключения официальные, направляемые в другие организации.
Замечания официальные, направляемые в другие организации.
Извещения официальные, направляемые в другие организации или обязанностей, по делопроизводству, по технике безопасности, по технологии Контракты (по международному сотрудничеству, между организациями, трудовые).
Копии организационно-распорядительных документов, направляемые в другие организации или гражданам.
Листы нетрудоспособности.
Накладные по учету товарно-материальных ценностей.
Номенклатуры (дел организаций, должностей, изделий, товаров, услуг).
технологического проектирования, численности сотрудников).
Отчеты (о производственной деятельности, научные).
Перечни (должностей сотрудников, организаций, типовых документов с указанием сроков хранения, отраслевых, ведомственных документов с указанием Планы работ (квартальные, полугодовые, годовые, перспективные, Положения (об организациях, о структурных подразделениях, о правах и Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные).
Правила (внутреннего трудового распорядка, пользования, работ, Программы (развития, стратегические, краткосрочные, производственно- технические, целевые, проведения работ и мероприятий, научные, учебные).
Протоколы (встреч с представителями зарубежных стран, согласования, комиссий, советов).
Регламенты (международных встреч, работ коллегиальных органов Решения (организаций, коллегиальных органов, комиссий, советов).
Сводки о выполнении планов и норм, направляемые в другие Справки социально-правового характера, подтверждающие конституционные права и факты биографии граждан.
Технические задания.
Требования (технические, методические, научно-методические).
Уставы юридических лиц.
Приложение 9
Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в документационной службе организации Письма, направленные в копиях для сведения.
Рекламные извещения, проспекты, плакаты, программы совещаний.
Первичные документы бухгалтерского учета (регистрируются в бухгалтерии организации).
Учебные планы, программы (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Месячные, квартальные и другие отчеты (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Формы статистической отчетности (регистрируются в соответствующем Сообщения о совещаниях, заседаниях.
Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты.
Печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени).
Телеграммы и письма о разрешении командировок.
Документы с пометой на конверте "Лично".
Научные отчеты по темам (регистрируются в соответствующем структурном подразделении).
Прейскуранты.
Нормы расхода материалов, заявки на канцелярские принадлежности и организационную технику (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
Сводки.
Учетные данные по кадрам.
Приложение 10
Регистрационно-контрольная карточка Номер документа ! Дата документа !Дата поступления! Входящий номер Автор документа (корреспондент) !Отметка о направлении в дело Вид документа Заголовок документа или краткое содержание документа Количество листов Отметка о наличии приложений к документу Резолюция !Срок исполнения !Расписка (отметка) о получе- !Исполнитель !нии, дата Отметка о контроле Лицевая сторона Отметка об исполнении, продлении срока исполнения Оборотная сторона Формат А5 (148Х210)
Примечания к приложению 10.
1. В реквизите "Автор документа (корреспондент)":
1) для входящего документа вносится наименование организации-автора (наименования организаций-авторов) входящего документа, если входящий документ является обращением гражданина, то вносятся фамилия, инициалы имени и отчества автора обращения с указанием адреса и иных необходимых сведений;
2) для исходящего документа вносятся наименование организации- адресата (наименования организаций или обобщенное наименование однородных организаций);
3) если исходящий документ является ответом на обращение гражданина, то вносятся фамилия, инициалы имени и отчества гражданина с указанием адреса и иных необходимых сведений;
4) для внутренних документов вносят наименование структурного подразделения (должность и фамилию работника) организации-автора внутреннего документа.
2. Реквизит "Вид документа" заполняется в соответствии с видом регистрируемого документа, при регистрации писем данный реквизит не заполняется.
3. В реквизите "Дата документа" проставляется дата, зафиксированная на документе автором (авторами) документа.
4. В реквизит "Номер документа" вносится регистрационный номер, присвоенный документу организацией-автором (организациями-авторами).
5. В реквизит "Дата поступления" вносится дата поступления документа в организацию.
6. В реквизит "Входящий номер" вносится номер, присвоенный организацией-получателем документа. После исполнения документа проставляется номер дела по номенклатуре дел организации и другие отметки по усмотрению организации.
7. В реквизит "Заголовок документа или краткое содержание"
переносится заголовок документа, при отсутствии заголовка - краткое содержание
8. В реквизит "Количество листов" вносится общее количество листов документа и сопроводительного письма к нему.
9. В реквизит "Отметка о наличии приложений" проставляется количество приложений и общее количество листов приложений.
10. В реквизит "Резолюция" полностью переносится текст резолюции руководителя организации.
11. В реквизит "Расписка (отметка) о получении, дата" вносятся подпись, расшифровка подписи исполнителя (подписи, расшифровки подписей исполнителей), дата передачи документа на исполнение.
12. В реквизит "Срок исполнения" проставляется дата исполнения. При регистрации исходящего инициативного документа вносится дата ожидаемого ответа.
13. В реквизит "Отметка об исполнении, продлении срока исполнения"
вносятся запись о решении вопроса, дата и регистрационный номер ответного документа. В случае продления срока исполнения документа вносится новая дата
14. В реквизит "Отметка о направлении в дело" вносится индекс дела по номенклатуре дел организации.
15. В реквизит "Отметка о контроле" вносится отметка о контроле сроков исполнения документа, даты проверок, причины задержки исполнения.
16. Порядок рационального расположения указанных и дополнительных реквизитов в регистрационно-контрольной карточке определяется организацией.
Приложение 11
Журнал регистрации входящих документов Дата пос-!Корреспондент,!Заголовок или!Резолюция или !Отметка об тупления !дата и индекс !краткое со- !кому направлен!исполнении и индекс !входящего до- !держание вхо-!документ на !документа документа!кумента !дящего доку- !исполнение !
! !мента ! !
Журнал регистрации исходящих и внутренних документов Дата и индекс исходя-!Коррес-!Заголовок или крат-! Отметка об щего (внутреннего) !пондент!кое содержание ! исполнении документа ! !документа ! документа Приложение 12 Сведения об исполнении документов, подлежащих контролю по состоянию на ___________________ (число, месяц, год)
NN !Наименова-! Документы на ! Из них документы п/п!ния струк-! контроле !
!турных !--------------!------------------------------------- !подразде- !все-!поступило!испол-!находящие-!с продлен-!просро- !лений !го !в преды- !ненные!ся на ис- !ным сроком!ченные ! ! !дущем ! !полнении !исполнения!
! ! !месяце ! ! ! !
Наименование должности руководителя Расшифровка документационной службы _____________ подписи Примечание к приложению 12.
Сведения могут быть дополнены графами по видам документов (приказы, решения коллегии и другие), их регистрационными номерами, фамилиями исполнителей.
Приложение 13 об исполнении обращений граждан NN !Наименования !Находится на исполнении! Из них п/п! структурных !------------------------------------------------- !подразделений!все-!поступило за пре- !исполняют-! просрочены ! !го !дыдущий месяц !ся в срок !-------------- ! ! ! ! !все-!срок ! ! ! ! !го !продлен Всего:
документационной службы _______________ подписи Приложение 14 вышестоящего государственного органа Наименование должности Официальное наименование руководителя организации организации _______________ Расшифровка Номенклатура дел на ______ год N ___ Место разработки Индекс!Заголовок дела!Количество дел !Срок хранения дела (то-!При- дела !(тома, части) !(томов, частей)!ма, части) и номер !меча- ! ! !статьи по перечню !ние Наименование должности руководителя ________________ Расшифровка документационной службы (личная подпись) подписи Виза руководителя ведомственного архива Согласована Одобрена протоколом ЭПК государственного протоколом ЦЭК (ЭК)
архивного учреждения организации (дата и номер протокола) (дата и номер протокола)
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________ году По срокам хранения ! Всего ! В том числе ! !переходящих !с отметкой "ЭПК"
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет вклю- чительно)
Итого документационной службы ________________ подписи Итоговые сведения переданы в ведомственный архив Наименование должности работника, Расшифровка передавшего сведения ________________ подписи Приложение 15 Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения Приложение 16 Внутренняя опись документов дела N ___ NN ! Номер документа ! Дата ! Заголовок ! Номер листов !Приме- п/п! ! документа ! документа ! дела !чание Итого ________________________________ документов Количество листов внутренней описи _________________________ Наименование должности лица, заполнившего внутреннюю опись Расшифровка документов дела ________________ подписи Приложение 17 Лист-заверитель дела Фонд N _____ Опись N ________ Дело N _____ В дело подшито и пронумеровано ___________________ лист(ов), в том числе:
литерные NN листов пропущенные NN листов пронумерованные чистые листы_______________________________________ + листов внутренней описи _________________________________________ Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации (разновидности документов и их количество)
Особенности формирования, оформления, физического ! NN листов состояния и учета документов дела !
1. Брошюры и другие печатные издания
2. Листовки
3. Вырезки из газет
4. Открытки
5. Конверты
6. Марки почтовые
7. Марки гербовые
8. Штемпели почтовые и другие
9. Специальные почтовые отметки
10. Сургучные, мастичные печати
11. Фотодокументы
12. Карты, планы, чертежи и другая научно-техническая документация
13. Рисунки, гравюры, акварели
14. Автографы видных деятелей
15. Склеенные листы
16. Утрата части листов
17. Угасающий текст
Наименование должности лица, Расшифровка заполнившего лист-заверитель дела ________________ подписи Примечания к приложению 17.
1. Лист-заверитель составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации.
2. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) и подшивается в конце дела.
3. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.
4. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:
1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);
2) печати и их оттиски;
3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;
4) фотодокументы;
5) рисунки, гравюры и акварели;
6) крупноформатные документы;
7) склеенные листы, повреждения документов;
8) листы с наклеенными фотографиями, документами;
9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);
10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).
5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого листа против каждой позиции графы 1.
6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается их количество.
7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), в графе 2 указываются номера листов, между которыми находится данный предмет.
8. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
9. Лист-заверитель не нумеруется.
Приложение 18
Форма описи дел структурного подразделения организации Официальное наименование Наименование должности руководи- структурного подразделения теля структурного подразделения ________________ Расшифровка Опись N ______________ NN !Индекс!Заголовок дела!Даты де- !Срок хране-! Количество !При- п/п! дела !(тома, части) !ла (тома,!ния дела !листов в деле!меча- ! ! !части) !(тома, час-!(томе, части)!ние ! ! ! !ти) ! !
В данную опись внесено __________________ дел с N __ по N __, в том литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Расшифровка составителя описи ________________ подписи Руководитель документационной Расшифровка службы организации ________________ подписи Руководитель ведомственного Расшифровка архива организации ________________ подписи Примечание к приложению 18.
В описи дел постоянного хранения графу 5 не заполняют.