Қазақша:
Қазақстан Республикасы Мәдениет министрлігі Қазақстан Республикасы Министерство культуры Республики Казахстан Мәдениет министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитетінің 2003 жылғы 29 желтоқсандағы N 93 бұйрығы.
Қазақстан Республикасының Әділет министрлігінде 2004 жылғы 24 қаңтарда тіркелді.
Тіркеу N 2679. Күші жойылды - Мәдениет және ақпарат министрлігі Ақпарат және мұрағат комитеті төрағасының 2012 жылғы 24 қыркүйектегі № 165 бұйрығымен Ведомстволық мұрағаттар қызметінің негізгі ережелерін бекіту туралы Ескерту. Бұйрықтың күші жойылды - ҚР Мәдениет және ақпарат министрлігі Ақпарат және мұрағат комитеті төрағасының 2012.09.24 № 165 бұйрығымен (бұйрықтың мемлекеттік тілдегі мәтіні берілмеген).
Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 11 маусымдағы N 797 қаулысымен бекітілген Қазақстан Республикасында мұрағат ісін дамытудың 2001-2005 жылдарға арналған бағдарламасын жүзеге асыру жөніндегі шаралар Жоспарына сәйкес, бұйырамын :
1. Қоса беріліп отырған Ведомстволық мұрағаттар қызметінің негізгі ережелері бекітілсін.
2. Ведомстволық мұрағаттар қызметінің негізгі ережелері Қазақстан Республикасы Әділет министрлігіне заңмен белгіленген тәртіп бойынша мемлекеттік тіркеуге жіберілсін.
3. Ведомстволық мұрағаттар қызметінің негізгі ережелері мемлекеттік тіркеуден өткеннен кейін басқару құжаттамасын сақтауды жүзеге асыратын мемлекеттік ұйымдардың ведомстволық мұрағаттары үшін міндетті күші бар деп танылсын.
ҚР НҚА ЭББ-гі нақты құжатқа сілтеу QR-коды
4. Бұйрық өз күшіне мемлекеттік тіркеуден өткеннен кейін енеді.
Комитет Төрағасы
Бекітілген
Қазақстан Республикасы Мәдениет министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті төрағасының 2003 жылғы 29 желтоқсандағы N 93 бұйрығымен Ведомстволық мұрағаттар қызметінің негізгі ережелері 1-ТАРАУ. Жалпы ережелер
1. Ведомстволық мұрағаттар қызметінің негізгі ережелері (бұдан әрі - Ереже) Қазақстан Республикасының «"Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы" Заңына, Қазақстан Республикасының "Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы" Заңына, "Қазақстан Республикасының Ұлттық ақпараттық инфрақұрылымын қалыптастыру мен дамытудың 2001-2003 жылдарға арналған мемлекеттік бағдарламасы туралы" Қазақстан Республикасы Президентінің 2001 жылғы 16 наурыздағы N 573 Жарлығына, «Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры туралы Ережені бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 1999 жылғы 7 қазандағы N 1538 қаулысына, "Қазақстан Республикасы Ұлттық ақпараттық инфрақұрылымын қалыптастырудың және дамытудың мемлекеттік бағдарламасын жүзеге асыру бойынша іс-шаралар Жоспарын бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 21 мамырдағы N 674 қаулысына, "Қазақстан Республикасында мұрағат ісін дамытудың 2001-2005 жылдарға арналған бағдарламасын бекіту туралы"
Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 11 маусымдағы N 797 қаулысына және "Құжаттар көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қоры туралы ережені бекіту туралы" Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2002 жылғы 28 мамырдағы N 578 қаулысына сәйкес әзірленген.
2. Ұйымның ведомстволық мұрағаты қағаз және электрондық негіздегі құжаттарды жинау, уақытша сақтау мен пайдалану мақсатында ұйымдастырылады. Ведомстволық мұрағат құрамында электрондық құжаттар мұрағаты пайда болады.
3. Ведомстволық мұрағат оның міндеттерін, функцияларын, толықтыру көздерін және қабылданатын құжаттар құрамын айқындайтын Ережеге сәйкес жұмыс жүргізеді.
4. Ведомстволық мұрағат туралы Ережені Қазақстан Республикасының мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың уәкілетті мемлекеттік органымен немесе мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың жергілікті уәкілетті мемлекеттік органымен келісе отырып ұйым басшысы бекітеді.
5. Бұл Ережелер құпиясыз басқару құжаттамасын сақтайтын ведомстволық мұрағаттар жұмысында қолданылады.
6. Қазақстан Республикасы мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың уәкілетті мемлекеттік органы, мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың жергілікті уәкілетті мемлекеттік органы (бұдан әрі - уәкілетті органдар), Қазақстан Республикасы орталық мемлекеттік мұрағаттары, Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты, республикалық маңызы бар қалалардың және Қазақстан Республикасы астанасының мемлекеттік мұрағаттары, облыстардың, қалалардың, аудандардың мемлекеттік мұрағаттары және олардың филиалдары (бұдан әрі - мемлекеттік мұрағаттар) осы Ережелерді ведомстволық мұрағаттар жұмысының іс-тәжірибесіне ендіруде әдістемелік және практикалық көмек көрсетеді және олардың орындалуына бақылау жасайды.
7. Осы Ережелердің бұрмалануына кінәлі ұйымның басшысы және ведомстволық мұрағаттың қызметкерлері Қазақстан Республикасы заңдарына сәйкес жауап береді.
8. Ережелерде Қазақстан Республикасы Мемлекеттік ҚР СТ 1037 2001 Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар стандартында белгіленген терминдер пайдаланылды.
2-ТАРАУ. Құжаттарды қабылдау және өңдеу &1. Құжаттарды қабылдау
9. Ұйымның құрылымдық бөлімшелерінен құжаттар қабылдау "Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың Тұрпатты ережелері туралы" Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті төрағасының 2003 жылғы 29 сәуірдегі N 33 бұйрығымен белгіленген (мемлекеттік тіркеу N 2331) тәртіп бойынша жүзеге асырылады. V095834
10. Ведомстволық мұрағаттың толықтыру көздері басқа ұйымның тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы және жеке құрам бойынша құжаттары іс тізімдемелері бойынша, уақытша сақтаудағы (10 жылға дейінгіні қоса алғандағы) құжаттары тиісті кезең үшін істер номенклатурасы бойынша қабылданады.
&2. Құжаттарды өңдеу
11. Құжаттарды өңдеу жыл сайын ведомстволық мұрағаттың жұмыс жоспарына сәйкес жүргізіледі. Оның барысында құжаттар құндылығына сараптама жасалып, тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы істердің және жеке құрам бойынша істер жиынтық тізімдемелерінің (бұдан әрі - істер тізімдемелері) жекелеген бөлімдері мен сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акті жасалады, ресімделеді.
12. Ұйым қайта ұйымдастырылған (таратылған) кезде құжаттарды жоспардан тыс өңдеу жұмыстары жүргізіледі.
13. Құжаттарды өңдеу Қазақстан Республикасы заңдарына сәйкес ұйым күші мен қаражаты есебінен жүргізіледі.
&3. Құжаттарды өңдеуді ұйымдастыру
14. Құжаттарды өңдеуді ұйымдастыру және оның нәтижелерін қарау үшін ұйымда орталық сараптау комиссиясы (бұдан әрі - ОСК) немесе сараптау комиссиясы (бұдан әрі - СК) құрылады. ОСК (СК)-ның міндеттері, функциялары және жұмыс тәртібі аталған комиссия туралы Ережеде (1-қосымша) көрсетіледі.
15. Өңдеу процесінде құжаттардың сақтау мерзімдері көрсетілген тұрпатты, салалық (ведомстволық) тізбелері, істердің тұрпатты (үлгі)
номенклатурасы мен ұйымның тиісті кезеңге арналған істер номенклатурасы пайдаланылады.
&4. Құжаттар құндылығына сараптама жасау
16. Құжаттар құндылығына сараптама жасау Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры (бұдан әрі - Ұлттық мұрағат қоры) құрамына жатқызылған құжаттарды іріктеу, оларды мемлекеттік мұрағаттың тұрақты сақтауына тапсыруға дайындау және Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылмаған құжаттардың сақталу мерзімдерін анықтау мақсатында жүргізіледі.
17. Құжаттар құндылығының сараптамасы бағалаудың белгіленген кешенділік және жан-жақтылық принциптері негізінде парақтап қарау жолымен жүзеге асырылады. Көрсетілген принциптермен бірге құжаттардың пайда болу, сақталу, сыртқы ерекшеліктер критерийлері де қатар қолданылады.
&5. Iстер тізімдемелерін және сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерді ресімдеуге қойылатын талаптар
18. Iстер тізімдемелері және сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілер әрбір мұрағаттық қор бойынша жеке жасалады, оларға сол қор шегінде дербес реттік нөмір беріледі.
19. Істер тізімдемесін ресімдеген кезде істің (іс томдарының, бөлімдерінің) тақырыптары жалпы рет бойынша нөмірленеді.
20. Істер тізімдемесіне енгізілген тақырыптардың саны 9999-ға (тоғыз мың тоғыз жүз тоқсан тоғызға) жеткенде жазба аяқталады. Келесі істер тізімдемесіне кезекті реттік нөмір беріледі.
21. Ұйымның қайта ұйымдастырылуына (таратылуына) байланысты құрастырылған істер тізімдемесі оған енгізілген тақырыптардың жалпы санына қарамастан аяқталған болып табылады.
22. Қосымша табылған істер тақырыбы литерлі нөмірмен тиісті тізімдемеге енгізіледі. Саны 10-нан асатын істерге қосымша тізімдеме жасалып, тақырыптарына дербес нөмірлер қойылады.
23. Бірнеше жылдың құжаттарын қамтитын істі тізімдемеге енгізгенде жазбаға ол істің ашылған жылы жазылады, ал келесі жылдары үшін іс тақырыбы көрсетіледі де, "Ескертпе" бағанында "N__ істі қараңыз" белгісі қойылады.
24. Тұрақты сақтаудағы істер мен жеке құрам бойынша істер тізімдемелерін ұйымның ОСК (СК)-сы мақұлдағаннан кейін ұйым басшысы және тиісті уәкілетті органның СТК-сы бекітеді.
25. Уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы істер тізімдемесін ұйымның ОСК (СК)-сы мақұлдағаннан кейін ұйым басшысы бекітеді.
26. Біртектес құжаттар мен істердің тақырыптары сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актіге жалпы атаумен енгізіледі.
27. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актіні ұйымның ОСК (СК)-сы мақұлдағаннан кейін тиісті уәкілетті органның СТК-сымен келісе отырып ұйым басшысы бекітеді.
&6. Тұрақты сақтаудағы істер мен жеке құрам бойынша істер тізімдемелері
28. Тұрақты сақтаудағы істер мен жеке құрам бойынша істер тізімдемелері құжаттар негіздерінің түрлеріне байланысты белгіленген форма (2 және 3-қосымшалар) бойынша жасалады.
29. Тұрақты сақтаудағы істер мен жеке құрам бойынша істер тізімдемелеріне титул бет, мазмұн, алғы сөз, қысқартылған сөздердің тізімі және жиынтық жазба жасалады.
30. Титул бетке мемлекеттік мұрағаттың ресми атауы, мұрағаттық қор нөмірі мен аты және ондағы өзгерістер; істер тізімдемесінің нөмірі мен аты, енгізілген іс тақырыптарының уақыт аралықтары, тізімдеменің жасалған орны мен жылы жазылады.
31. Алғы сөзде, істердің уақыт аралығы қамтитын кезеңдегі ұйымның құрылуы, қайта ұйымдастырылуы (таратылуы), міндеттері, функциялары, құрылымы және ондағы өзгерістері; істердің ақпараттық мазмұны, оларды қалыптастыру мен жүйелеудің ерекшеліктері; сипатталған істердің физикалық жай-күйі мен сақталу орны туралы мәліметтер тиісті нормативтік құқықтық актілерге, өкімдік құжаттар мен мұрағаттық құжаттардың іздестіру деректеріне сілтеме жасай отырып баяндалады.
32. Тұрақты сақтаудағы істер тізімдемесіне Ұлттық мұрағат қоры құрамына жатқызылған істердің, соның ішінде республикалық, облыстық деңгейдегі, республикалық маңызы бар қалалардағы, Қазақстан Республикасы астанасындағы ұйымдар басшылары жеке істерінің, сондай-ақ ұйым істері номенклатурасында "СТК" деген белгісі бар құжаттардың тақырыптары енгізіледі.
33. Тұрақты сақтаудағы істер тізімдемесінің тақырыптарын жүйелеу хронологиялық-құрылымдық және номиналды-логикалық жіктеу белгілері бойынша жүргізіледі: іс тақырыптары түзілген жылы бойынша, әр жыл ішінде - құрылтайшылық құжаттармен белгіленген құрылымға сәйкес, ал әр құрылымдық бөлімшенің өз ішінде - ұйымның іс номенклатурасында орналасқан ретіне қарай топтастырылады.
Құрылымдық бөлімшелерге нақты бөлінбеген ұйымдарда тақырыптар хронологиялық-функционалдық (хронологиялық-номиналды) жіктеу белгілері бойынша жүйеленеді: тақырыптар істердің түзілген жылына байланысты, ал әр жыл ішінде - олардың ұйым қызметіндегі мәніне орай (маңыздылығының кему бағытына қарай) топтастырылады.
34. Жеке құрам бойынша істер тізімдемесіне ұйым басшысы бұйрықтарының (өкімдерінің), қызметкерлер тізімдерінің, жеке құрамды есепке алу жөніндегі карточкілердің, жеке іс қағаздарының, қызметкерлер дербес есепшоттарының, жинақтау зейнетақы қорына міндетті зейнеткерлік жарнасын аударуға төлем тапсырыстары мен жеке тұлғалар тізімдерінің, жеке еңбек шарттарының, қызметкерлердің сұраусыз қалған түпнұсқа жеке құжаттарының, азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделерін жүзеге асыруға қатысты өндірісте және басқа істерде болған сәтсіз оқиғалар туралы актілердің тақырыптары енгізіледі.
35. Жеке құрам бойынша істер тізімдемесіндегі тақырыптар хронологиялық, құрылымдық (функционалдық) және номиналды жіктеу белгілері бойынша жүйеленеді: іс тақырыптары ол істің ашылған (аяқталған) жылына қарай, әр жыл ішінде - ұйымның құрылымдық бөлімшелеріне (қызмет бағыттарына) сәйкес, ал құрылымдық бөлімшелер ішінде - істің ұйым қызметіндегі мәніне орай (маңыздылығының кему бағытына қарай)
36. Жеке құрам мен жеке іс қағаздарын (көлемі жылына 20-дан жоғары болған кезде) есепке алу карточкілері дербес істер тізімдемесіне енгізіледі.
Олардың тақырыптары істердің түзілуі аяқталған жылдарға сәйкес, ал жыл ішінде
- қызметкерлер фамилиясының әліпбилік реті бойынша топтастырылады.
37. Тұрақты сақтаудағы істер мен жеке құрам бойынша істер тізімдемелері 4 данадан жасалады, үш данасы мемлекеттік мұрағатқа беріледі де, бір данасы ведомстволық мұрағатта қалады.
&7. Уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы істер тізімдемесі
38. Уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы істер тізімдемесі құжаттар негізінің түрлеріне байланысты белгіленген форма (4 және 5-қосымшалар)
бойынша жасалады.
39. Iстер тізімдемесінің титул парағында мемлекеттік мұрағаттың ресми атауы жазылмайды.
40. Iстер тізімдемесіне ведомстволық мұрағаттың қалауы бойынша мазмұн, алғы сөз және қысқартылған сөздер тізімі берілуі мүмкін.
41. Тізімдемеге ұйымды ақпараттық қамтамасыз ету үшін ұзақ уақыт практикалық қызмет атқаратын істердің тақырыптары енгізіледі.
42. Тізімдемедегі іс тақырыптары хронологиялық-құрылымдық немесе хронологиялық-функционалдық (хронологиялық-номиналды) және номиналды- логикалық жіктеу белгілері бойынша жүйеленеді.
43. Уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы істер тізімдемесі 4 данадан жасалады, бір данасы мемлекеттік мұрағатқа беріледі де, үш данасы ведомстволық мұрағатта қалады.
&8. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акті
44. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акті (6- қосымша) істер тізімдемесімен қатар жасалады.
45. Актіге сақтау мерзімдері өтіп кеткен істер мен құжаттардың тақырыптары енгізіледі.
46. Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акті 2 дана етіп жасалып, мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттарға беріледі.
47. Сақталу мерзімдері өтіп кеткен құжаттар тиісті кезеңнің істер тізімдемесі мен жоюға бөлу туралы актісі бекітілгеннен кейін ғана жоюға бөлінеді.
48. "Қызметте пайдалану үшін" деген белгісі бар құжаттар Қазақстан Республикасы Мемлекеттік құпияларды қорғау жөніндегі агенттік төрағасының "Таратылуы шектелген құжаттарды, істерді және басылымдарды есепке алудың, пайдаланудың және сақтаудың Ережелерін бекіту туралы" 2000 жылғы 29 тамыздағы N 8 бұйрығында (тіркеу N 1248) белгіленген тәртіп бойынша жойылады.
3-ТАРАУ. Құжаттарды уақытша сақтауды ұйымдастыру 1. Мұрағат қоймалары және бөлме-жайлар
49. Ведомстволық мұрағат үшін құжаттар сақтауға арналған (мамандандырылған, бейімделген) жеке ғимарат немесе ұйымның әкімшілік ғимаратынан бөлмелер беріледі.
50. Ведомстволық мұрағат мұрағат қоймаларымен, оқу залымен, жұмыс бөлмелерімен, жиналатын электрондық негіздердің автоматтандырылған кітапханасымен, серверлік және байланыс жабдықтарына арналған бөлмелермен қамтамасыз етіледі.
51. Мұрағат қоймасы араб цифрымен жалпы рет бойынша нөмірленеді және химиялық заттары бар лабораториялардан, азық-түлік өнімдері сақталынатын өндіріс орындарынан, қойма жайлардан, ал электрондық мұрағат - электромагниттік сәулелер мен қуаттық өріс көздерінен аулақ, бөлек орналастырылады.
52. Мұрағат қоймалары қазіргі заманғы өрт сөндіру құралдарымен, күзет және өрт дабылдары жүйелерімен қамтамасыз етіледі. Жалпы және қабаттар бойынша тоқ ажыратқыштар мұрағат қоймасының сыртына орналастырылады.
53. Мұрағат қоймаларын подвал, жартылай подвал және цокольдік бөлмелерде орналастыруға рұқсат етілмейді. Мұрағат қоймасы арқылы газ, су, канализация құбырлары өтпеуі тиіс.
54. Мұрағат қоймаларына темір есіктер орнатылып, терезелеріне темір торлар қойылады.
&2. Құжаттарды сақтайтын құралдар және оларды орналастыру
55. Құжаттарды сақтайтын негізгі құралдар тұрақты немесе жылжымалы металл стеллаждар, отқа төзімді етіп өңделген ағаш стеллаждар болып табылады, қосалқы құралдар - металл шкафтар мен сейфтер.
56. Сақтау құралдары терезелі қабырғаларға перпендикуляр орналастырылады. Құжаттарды сақтайтын құралдарды ғимараттың сыртқы қабырғасына және жылу көздеріне тақап орналастыруға рұқсат етілмейді.
57. Сақтау құралдарын орналастыру мынадай нормаларға сәйкес жүзеге асырылады: олардың қатараралық қашықтығы - 120 см; сақтау құралдары аралықтарының қашықтығы - 75 см; ғимараттың сыртқы қабырғасы мен оған параллель қойылған сақтау құралдары аралық қашықтығы - 75 см; қабырға мен сақтау құралы бүйірінің ара қашықтығы - 45 cм; еден мен сақтау құралының төменгі сөресіне дейінгі аралық - 15 см.
58. Құжаттар сақтау құралдарының сөрелеріне стандартты мұрағат қораптарына, электрондық негіздер - қынаптарға салынып жайғастырылады.
59. Сақтандыру қоры мен пайдалану қорының шағынфильмдері металл қораптарда сақталады, стандартты раккордтары болады және фотоқабатты беті сыртқа қаратылған күйінде орам етіп оралады.
60. Құжаттарды еденге, терезе алдына, басқыштарға немесе реттелмеген үймелер арасына қоюға болмайды.
61. Сақтау құралдары дербес түрде мұрағатқа кірер есіктің сол жағынан оң жағына қарай, ал сөрелері жоғарыдан төмен қарай нөмірленеді.
62. Құжаттардың орналасқан жерін белгілеу мақсатында әрбір сақтау құралына топографиялық карточкі (7-қосымша) жасалады. Топографиялық карточкі нөмірі сақтау құралының нөмірімен сәйкес келеді.
&3. Құжаттарды сақтау режімі
63. Құжаттарды сақтау жарық, температуралық-ылғалдылық және санитарлық-гигиеналық режімдерді, соған сәйкес белгіленген нормативтік өлшемдерді қамтамасыз ету арқылы жүзеге асырылады.
64. Мұрағат қоймаларына терезе көздеріне жалюздер, қорғаныш сүзгілер, перделер немесе боялған әйнектер қолдану арқылы шашыраңқы жарық түсіруге рұқсат етіледі.
65. Жасанды жарық үшін беті тегіс жабық плафондар ішінде жанатын лампалар немесе жарық шұғыласы ультракүлгін түсті бөліктерге бөлінетін люминесцентті лампалар қолданылады.
66. Электрондық негіздегі құжаттар жарық тікелей түспейтін жағдайда сақталады және ауа құрамындағы қауіпті қоспалардан (күкіртті газдан, күкіртті сутегінен, сынап буларынан, азот тотығынан, аммиактан) және электромагниттік- ионизациялық (радиациялық) әсерлерден қосымша қорғалуы тиіс.
67. Ауа тазартқыш жүйелермен жабдықталған мұрағат қоймаларында құжаттарды сақтау үшін мынадай оңтайлы температуралық-ылғалдылық режімі белгіленеді:
о
1) қағаз негіздегі құжаттар үшін - температура +17 - +19 С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 50-55 пайыз;
2) ақ-қара үлдірдегі құжаттар үшін - температура +15 С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-55 пайыз;
3) түрлі түсті үлдірдегі құжаттар үшін - температура +2 - +5 С, ауаның
4) электрондық негіздегі құжаттар үшін - температура +15 - +25 С, ауаның салыстырмалы ылғалдылығы 40-60 пайыз.
68. Ауа райы реттелмейтін мұрағат қоймаларында ғимаратты тиімді тәсілдермен жылыту, желдету және ауаны ылғалдату (құрғату) жүзеге асырылады.
69. Температуралық-ылғалдылық режімі ауа райы параметрлерін аптасына кем дегенде екі рет бір мезгілде өлшеп отыру жолымен бақыланады.
Аспаптар көрсеткіштері тіркеу журналына жазылып отырады. Тіркеу журналының үлгісін ведомстволық мұрағат анықтайды.
70. Температуралық-ылғалдылық режімдерін бақылау-өлшеу аспаптары (термометрлер, психрометрлер, гигрометрлер) жылытқыш және желдеткіш жүйелерден аулақ қойылады.
71. Мұрағат қоймасы зең, жәндіктер, кеміргіштер пайда болу, шаң жиналу мүмкіндіктеріне жол бермейтін жағдайда ұсталады.
&4. Iстердің физикалық-химиялық сақталуын бақылау
72. Негізінде немесе мәтінінде анықталған физикалық ақауы бар істердің жай-күйі есепке алу журналында тіркеледі және оларды арнайы өңдеудің (қалпына келтіру, залалсыздандыру, дәрілеу, шағын фильм жасау, көшірмелеу, электрондық пішінге аудару, орнын ауыстыру) түрлері жазылып, физикалық- химиялық жағдайын жақсарту жөнінде қолданылатын нақты шаралар көрсетіледі.
73. Зең басқан және жәндік түсіп залалданған істер тез арада санитарлық- эпидемиологиялық қызметтің арнайы өңдеуіне тапсырылады.
&5. Мұрағат қоймасынан істер беру
74. Істер пайдалану үшін және арнайы өңдеуден өткізу үшін мұрағат қоймаларынан алынып беріледі. Бұл тапсырыстармен ресімделіп, істерді беру кітабында (8-қосымша) тіркеледі.
75. Iстер уақытша пайдалануға ұйым қызметкерлері үшін он күннен аспайтын мерзімге, ал басқа ұйымдар үшін - бір айдан аспайтын мерзімге беріледі.
76. Істер сот, тергеу, прокуратура органдарына Қазақстан Республикасы заңдарында белгіленген тәртіп бойынша беріледі.
77. Iсті берген кезде оның орнына мұрағат қорының, тізімдеменің, істің нөмірлері, пайдаланушының фамилиясы, берілген және қайтарылған уақыты көрсетіліп орынбасар-карта қойылады. Іс мұрағат қоймасына қайтарылғаннан кейін орынбасар-карта алынады.
78. Iсті бергенде және қайтарғанда пайдаланушының қатысуымен іс құжаттарының парақтар нөмірлері және жай-күйі тексеріледі.
79. Істердің бүлінуі, жекелеген парақтардың жетіспеушілігі орын алған жағдайда Қазақстан Республикасы заңдарына сәйкес шаралар қабылдау үшін ұйым басшысына тапсырылатын акті жасалады.
&6. Істердің толықтығын және жай-күйін тексеру
80. Мұрағаттық қор аясындағы істердің нақтылығы мен жай-күйін тексеру барысында олардың нақты саны мен физикалық-химиялық жай-күйі анықталады, есепке алудағы кемшіліктері реттеледі, жоқ істерді іздестіру ұйымдастырылады.
81. Тұрақты сақтаудағы істерді тексеру кем дегенде 5 жылда бір рет, уақытша сақтаудағы (10 жылдан жоғары) және жеке құрам бойынша істерді тексеру - 10 жылда бір рет, электрондық негіздегі құжаттарды тексеру - 3 жылда бір рет жүргізіледі.
82. Кезектен тыс тексеру істерді басқа мұрағат қоймасына ауыстыруға дейін және одан кейін; оларды ауыстыруға (эвакуациялауға) мәжбүр еткен төтенше жағдайлардан немесе мұрағат қоймасына бөтен тұлғаның еніп кетуінен кейін; ведомстволық мұрағат басшысы ауыстырылған кезде; ұйым қайта ұйымдастырылған (таратылған) кезде жүргізіледі.
83. Тексеру кезінде тізімдемеге енгізілген мәліметтер іс мұқабасындағы мәліметтермен салыстырылады.
84. Iстер тізімдемесіне және басқа да есепке алу құжаттарына қандай да болмасын белгілер немесе жазбалар жасауға рұқсат етілмейді.
85. Iстердің жетіспейтіні анықталған кезде оларды іздестіру ұйымдастырылады, істерді беру жөніндегі есепке алу құжаттары зерттеледі, жанында тұрған мұрағаттық қорлар, сақталуға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілер, бұрын жасалған тексерудің актілері тексеріледі.
86. Iздестіру тексеріс аяқталғаннан кейін жыл бойына жүргізіледі.
87. Iздестірудің қорытындысы бойынша тиісті уәкілетті органның СТК- сымен келісе отырып ұйым басшысы бекітетін анықтама жазылады. Бекітілген анықтама негізінде табылмаған құжаттар есептен шығарылады.
88. Уақытша пайдалануға берілген істер қолда бар деп саналады.
89. Тексеру барысында анықталған барлық кемшіліктер актіге енгізіледі (9-қосымша).
90. Тексерудің қорытындысы бойынша әрбір іс тізімдемесінің соңына тексеру жүргізген қызметкерлер қолын қоятын, "Тексерілді" деген жазба мен уақыты қойылатын қосымша парақ желімделеді.
91. Тексеру анықталған өзгерістер есепке алу құжаттарына енгізілгеннен кейін және мұрағаттық қорда есептелген істердің бар-жоғы туралы мәліметтер мемлекеттік мұрағатқа тапсырылғаннан кейін аяқталған болып есептеледі.
&7. Аса құнды құжаттарды айқындау және есепке алу
92. Ведомстволық мұрағатта аса құнды құжаттарды айқындау және есепке алу мемлекеттік мұрағатпен келісе отырып жүргізіледі. Әрбір қордың анықталған аса құнды құжаттарына жеке-жеке істер тізімдемесі (10-қосымша)
құрастырылады.
93. Аса құнды құжаттардың сақтық көшірмелерін жасау мақсатында, олардан шағынфильмдер жасау жүзеге асырылады.
94. Сақтық көшірмелер жиынтығын аса құнды құжаттар түпнұсқасынан бөлек сақталатын, сақтық қоры құрайды.
Сақтық қорымен қатар позитивтік шағынфильмдерден, шағынфишалардан және құжаттар ксерокөшірмелерінен пайдалану қоры жасалады.
95. Электрондық мұрағатта құжаттардың сақтық және жұмысқа арналған даналары жасалады.
&8. Құжаттарды жүйелеу
96. Құжаттарды ретке келтіру мақсатымен мұрағат қорларына жүйелейді (мұрағат қорларына бөледі).
97. Мұрағаттық қор аясындағы құжаттар ұйымның тиісті істер тізімдемелері мен істер номенклатуралары бойынша жүйеленеді.
98. Физикалық оқшауланған құжат немесе өзіндік маңызы бар құжаттар жиынтығы ретіндегі сақтау бірлігі (іс) жіктеу және есепке алу бірлігі болып табылады.
99. Электрондық негіздегі құжаттардың сақтау бірлігіне ілеспе құжаттамасымен бірге физикалық оқшауланған негіз алынады.
&9. Мұрағаттық қорлар
100. Мұрағаттық қорлар мынадай түрлерге бөлінеді:
1) ұйым қызметінде түзілетін құжаттардан тұратын сол ұйымның мұрағаттық қоры;
2) Міндеттері мен атқаратын функциялары ұқсас немесе біртектес екі және одан да көп ұйымдардың құжаттарынан тұратын біріктірілген мұрағаттық қор;
3) Бір немесе бірнеше белгілері бойынша біріктірілген мұрағаттық топтамалар.
101. Бірыңғай мұрағаттық қорды құрайтын құжаттар: қайта ұйымдастыруға дейінгі және кейінгі ұйым құжаттары; мемлекеттік меншік түрін жарғы капиталында мемлекеттік меншік үлесі басым мемлекеттік емес түрге ауыстырған ұйым құжаттары; өз қызметін уақытша тоқтатып және бұрынғы атқарған міндеттері мен функцияларын қайта қалпына келтірген ұйым құжаттары.
102. Әрбір мұрағаттық қорға мемлекеттік мұрағатпен келісе отырып ат қойылады және нөмір беріледі.
103. Ұйым мұрағаттық қорының аты ұйымның және оның жоғары тұрған мемлекеттік органының ресми атауына сәйкес болады.
Біріктірілген мұрағаттық қордың аты қор құрушы-ұйымдар мен олардың жоғары тұрған мемлекеттік органының жалпы ортақ атауынан тұрады.
Мұрағаттық топтама атында құжаттарды біріктірудің жіктеу белгісі (жіктеу белгілері) көрсетіледі.
&10. Құжаттарды есепке алуға қойылатын талаптар
104. Құжаттарды есепке алу әрбір мұрағат қоймасы бойынша бөлек жүзеге асырылады.
105. Барлық сақтаулы құжаттар, соның ішінде істер тізімдемесіне енгізілмеген, бұл салаға жатпайтын құжаттар да, аса құнды құжаттардың сақтық көшірмелері мен пайдалану қорынан алынған көшірмелер де есепке алынуы керек.
106. Есепке алу құжаттарына, сонымен қатар деректерді есепке алу базасына қол жеткізу тәртібі ұйым басшысы бұйрығымен (өкімімен) реттеледі.
107. Есепке алу құжаттары белгіленген үлгі бойынша ресімделеді және олар сақтау бірлігіндегі мұрағаттық құжаттардың келіп түсуін, шығуын, санын, құрамын, жай-күйін жазуға арналады.
108. Құжаттарды есепке алудың негізгі бірліктері мұрағаттық қор мен сақтау бірліктері болып табылады.
109. Электрондық негіздегі құжаттарды есепке алу бірлігі ретінде бірыңғай бағдарламалық-ақпаратты нысананы құрайтын бір файл немесе бірнеше файл жазбалары бар сақтау бірліктері және оған ілеспе құжаттама алынады.
&11. Есептік құжаттар құрамы
110. Есептік құжаттар құрамына келіп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кітабы (11-қосымша), мұрағаттық қор парағы (12-қосымша), ұйымның істер тізімдемесі, істер номенклатурасы, сақтық қоры мен пайдалану қорының келіп түскенін және шыққанын есепке алу кітабы (13-қосымша), сақтық қоры құжаттарының тізімдемесі (14-қосымша), ведомстволық мұрағаттың паспорты кіреді.
111. Мемлекеттік мұрағатқа ведомстволық мұрағаттың паспортын тапсыру үлгісі мен мерзімі "Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттік есебі туралы нұсқауды бекіту жайлы" (тіркеу N 1240) Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет төрағасының 2000 жылғы 11 тамыздағы N 47 бұйрығына сәйкес белгіленеді.
112. Есептік құжаттарда істер келіп түскен кезгі әрбір жазбаның негізі құрылымдық бөлімшелердің жылдық істер тізімдемесі, ұйымның істер номенклатурасы, ведомстволық мұрағаттың толықтыру көздері - ұйымдардың тиісті істер тізімдемесі мен істер номенклатурасы болып табылады.
113. Есептік құжаттарда істер шығарылған кезгі әрбір жазбаның негізі істерді мемлекеттік мұрағатта тұрақты сақтау үшін қабылдау-тапсыру актісі (15 және 16-қосымшалар), сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акті, іздестіру жолдары таусылып, табылмаған істер туралы акті (17-қосымша), істердің түзетуге келместей болып бүлінгені туралы акті (18-қосымша) болып
114. Электрондық негіздегі құжаттың әрбір есепке алу бірлігі туралы мәліметтер деректер базасына енгізіледі, оның ақпараттық ауқымы мегабайт (Мбайт) өлшемі бойынша көрсетіледі.
115. Жаңа негізге қайта жазу нәтижесінде электрондық негіздегі құжаттардың сақтау бірлігі мөлшерінде және/немесе ақпараттық ауқымында болған өзгерістер орын ауыстыру және қайта жазу туралы актіге (19-қосымша), істер тізімдемесінің жаңа қорытынды жазбасы мен мұрағаттық қор парағына енгізіледі (жазылады).
&12. Келіп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кітабы
116. Келіп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кітабы мұрағаттық қорлар құрамы мен ауқымындағы күнделікті өзгерістерді есепке алып отыруға арналады және мұрағаттық қор парақтарын, ведомстволық мұрағаттың паспортын жасау үшін негіз болып табылады.
117. Әрбір келіп түскен немесе шыққан құжатты есепке алу дербес реттік нөмірлер бойынша жүргізіледі.
118. Әрбір келіп түскен немесе шыққан электрондық негіздегі құжаттар мөлшері олардың Мбайттардағы ақпараттық көлемінде және есепке алу бірлігінде /сақтау бірлігінде қиғаш сызықшамен бөлініп көрсетіледі.
&13. Мұрағаттық қор парағы
119. Парақ мұрағаттық қорға ол алғаш түскен кезде жасалады.
120. Парақтар нөмірленеді және мұрағаттық қорлар нөмірлерінің өсу реті бойынша клапанды папкілерде сақталады.
121. Ведомстволық мұрағаттың іс жүргізу барысында аяқталған парақтары уақыты, есепке алуға жауапты қызметкер лауазымы көрсетіліп, қолы қойылып мұрағаттық қор ісіне салынады.
&14. Iстер тізімдемесі
122. Істер тізімдемесі тұрақты, уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы істер мен жеке құрам бойынша істерді жекелеп және жиынтық түрде есепке алудың бастапқы есептік құжаты болып табылады.
123. Жекелеп есепке алу әрбір іске дербес нөмір беру жолымен жүзеге асырылады. Істерді жиынтық түрде есепке алу тізімдеменің қорытынды жазбалары мәліметтеріне сәйкес жасалады.
124. Аяқталған істер тізімдемесіне жалпы қорытынды жазба жазылады.
125. Сақтау бірлігі (есепке алу бірлігі) шығарылған кезде істер тізімдемесінің "Ескерту" бағанында "Шығарылған" деген белгі қойылады.
&15. Мұрағаттық қор ісі
126. Мұрағаттық қор ісі тарихи анықтамадан, қайта жасалғаннан кейінгі мұрағаттық қор парақтарынан, ұйым құрылымдық бөлімшелерінің жылдық істер тізімдемелерінен, толықтыру көздері - ұйымдардың істер тізімдемелерінен, істерді мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсыру актілерінен, сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерден, істердің түзетуге келместей болып бүлінуі туралы актілерден, істердің нақтылығы мен жай-күйін тексеру актілерінен тұрады.
127. Мұрағаттық қор құрамы мен ауқымындағы өзгерістер туралы құжаттар іске өзгерістерді есептік құжаттарға енгізу белгісі арқылы қосылады.
128. Құжаттар хронологиялық ретімен орналасады, нөмірленеді, олардың тақырыптары мұрағаттық қор ісінің ішкі тізімдемесіне енгізіледі.
&16. Деректердің есептік базалары
129. Деректердің есептік базалары статистикалық есеп пен талдау кестелерін әзірлеу үшін автоматтандырылған режімде басқарылады.
130. Деректердің есептік базаларына қатысты деректемелер есепке алу нысанасын (мұрағаттық қорды, сақтау бірлігін, есепке алу бірлігін) сипаттайтын негізгі көрсеткіштер арқылы айқындалады.
131. Деректердің есептік базалары есептік құжаттар негізінде басқарылады.
132. Деректердің есептік базаларын жасау мен басқару тәртібі ұйым басшысы бекітетін нұсқауда белгіленеді.
&17. Ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесі
133. Ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесі құжаттарды жедел іздестіру, құжаттық ақпаратты тиімді пайдалану мақсатында жасалады және үнемі толықтыру мен жетілдіруді қажет етеді.
134. Ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесіне картотекалар, құжаттарға шолулар, мұрағаттық қорлардың тарихи анықтамалары енеді.
&18. Картотекалар
135. Ведомстволық мұрағатта картотекалар жеке құрам бойынша және ұйым тарихы бойынша жасалады.
136. Жеке құрам бойынша картотека еңбек стажы, жалақы мөлшері және ұйым қызметкерлерінің басқа да деректері туралы мәліметтерді іздестіруге арналады.
137. Жеке құрам бойынша картотекалар карточкілерінде қызметкерлер фамилиялары, есімдері, әкесінің аты және олар жөнінде мәліметтері бар мұрағаттық құжаттардың іздестіру деректері болады. Карточкілер фамилиялардың әліпбилік реті бойынша, біртектес фамилиялар аясында - есімдері мен әкелерінің аттарына қатысты әліпбилік негізде жүйеленеді.
138. Ұйым тарихы бойынша картотекалар карточкілерінде сол ұйымның құрылуы, қайта ұйымдастырылуы (таратылуы) туралы деректер жазылады және хронологиялық тәртіп бойынша жүйеленеді. Жазбада тиісті нормативтік құқықтық актілерге, өкімдік құжаттарға, мұрағаттық құжаттардың іздестіру деректеріне сілтеме жасалады.
139. Ведомстволық мұрағат ұйым қызметі барысында жасалған анықтамалық, тақырыптық және басқа да картотекаларды сақтауға қабылдайды, оларды жетілдіру мен мемлекеттік мұрағатқа тапсыру үшін дайындау жөнінде қажетті жұмыстар кешенін атқарады.
&19. Құжаттарға шолу
140. Құжаттарға шолу маңызды және сұраныстағы құжаттар кешенінің құрамы мен мазмұны туралы жүйеленген мәліметтері бар мұрағаттық анықтамалық болып саналады. Мұрағаттық қорға шолу мен тақырыптық шолу оның түрлері болып табылады.
141. Мұрағаттық қорға шолу мұрағат құжаттары туралы, ал тақырыптық шолу - нақты мәселе бойынша бір немесе бірнеше мұрағаттық қордың құжаттары туралы жүйеленген мәліметтерді қамтиды.
142. Шолу алғысөзден, құжаттар сипаттамасынан және анықтамалық аппараттан тұрады.
143. Шолудың алғысөзінде ұйым (ұйымдар) мен мұрағаттық қор (мұрағаттық қорлар) тарихы жөнінде мәліметтер келтіріледі, шолу құрылымы мен оның анықтамалық аппарат құрамы туралы баяндалады.
144. Құжаттар сипаттамасы құжаттардың ақпараттық мазмұны, авторлары, хронологиялық аясы, түрлері және іздестіру деректері жөніндегі аннотация түрінде жазылады.
145. Шолудың анықтамалық аппаратына титул бет, мазмұны (мазмұн), алғысөз, қысқартылған сөздер тізімі енеді. Тақырыптық шолуға қосымша мұрағаттық қорлардың тізімі беріледі.
&20. Мұрағаттық қордың тарихи анықтамасы
146. Мұрағаттық қордың тарихи анықтамасы құжаттарды өңдеу барысында істер тізімдемелерімен қатар жазылады.
147. Тарихи анықтама ұйым (ұйымдар) тарихы, мұрағаттық қор тарихы жөніндегі бөлімдерден және құжаттар сипаттамасынан тұрады.
148. Бірінші бөлімде тиісті нормативтік құқықтық актілерге, өкімдік құжаттарға және мұрағаттық құжаттардың іздестіру деректеріне сілтеме жасала отырып, ұйымның, оның жоғары тұрған органының атауы, пайда болған датасы, атқаратын міндеттері, функциялары, құрылымы және кейінгі өзгерістері туралы мәліметтер беріледі.
149. Біріктірілген мұрағаттық қор үшін қор құраушылардың- ұйымдардың тарихы, мұрағаттық топтамалардың құрылу тарихы жазылады.
150. Екінші бөлімде мұрағаттық қор істерінің саны және уақыт аралықтары, олардың түзілу, сипатталу және жүйелену ерекшеліктері, істер тізімдемесінің хронологиялық шегінен шығып кететін құжаттардың бар-жоғы, ғылыми-анықтамалық аппараттың құрамы туралы мәліметтер болады.
151. Үшінші бөлімде құжаттардың құрамы мен мазмұнына жалпы сипаттама, құжаттар негіздерінің түрлері, физикалық сақталу дәрежесі және сақталу орны туралы мәліметтер беріледі.
152. Тарихи анықтамаға құрастырушы өзінің лауазымы мен құрастырған уақытын көрсетіп қол қояды және мұрағаттық қор құжаттарына өңдеу жүргізілген сайын толықтырылып отырады.
153. Тарихи анықтама төрт дана етіп басылып, үшеуі Ұлттық мұрағат қоры құжаттарымен бірге мемлекеттік мұрағатқа беріледі, біреуі - ведомстволық мұрағаттағы мұрағаттық қор істерінің құрамында сақталады.
4-ТАРАУ. Құжаттарды пайдалану &1. Құжаттарды пайдалану үлгілері және олардың есепке алынуы
154. Құжаттарды пайдаланудың негізгі үлгісі ұйымдардың қызметін ақпараттық қамтамасыз ету, ұйымдар мен азаматтардың сұранымдарын орындау болып табылады.
155. Құжаттардың пайдаланылуын есепке алу мұрағат қоймасынан істер беру кітабы арқылы және берілген мұрағаттық анықтамаларды, мұрағаттық үзінділерді, мұрағаттық көшірмелерді тіркеу журналы (20-қосымша) арқылы жүргізіледі.
&2. Ұйымдар қызметін ақпараттық қамтамасыз ету
156. Ұйымдар қызметін ақпараттық қамтамасыз ету басшы сұранымына сәйкес немесе бастамашылық ретпен құжаттар құрамы мен мазмұны туралы ақпараттық анықтама, істер (құжаттар) тақырыптарының тізбесі және тақырып бойынша топталған құжаттар көшірмелері үлгісінде жүзеге асырылады.
157. Ақпараттық анықтамада тұтас қолда бар құжаттар туралы да, іздестіру деректері көрсетілетін белгілі бір мәселе бойынша да мәліметтер беріледі.
158. Тізбеде құжаттардың тақырыптары сұраным (хабардар етудің мақсаты) сипатына байланысты оқиға хронологиясына, құжаттардың ақпараттық мазмұнына, түрлеріне немесе маңыздылығына қарай орналасады.
159. Тақырыптық топтамада құжаттар көшірмелері хронологиялық ретімен орналасады. Топтаманың титул беті, тарихи анықтамасы және құжаттар тақырыптарының тізбесі жасалады.
160. Ақпараттық анықтамаға, тізбе мен тақырыптық топтамаға ведомстволық мұрағат басшысы қол қояды.
&3. Ұйымдар мен азаматтар өтініштерін орындау
161. Ұйымдар мен азаматтар өтініштері хат бланкісіндегі ұйым мөрімен бекітіліп, басшысы қол қойған мұрағаттық анықтамалар, мұрағаттық көшірмелер немесе мұрағаттық үзінділер түрінде орындалады.
162. Өтініштерді орындау мерзімі Қазақстан Республикасы заңдарымен
163. Мұрағаттық анықтамалар сақтауда тұрған құжаттар негізінде олардың түрлері, авторлары, даталары, тіркеу нөмірлері, тақырыптары, іздестіру деректері көрсетіліп жасалады және өтініштегі мәселеге қатысты мәліметтер хронологиялық ретімен баяндалады.
164. Мұрағаттық анықтамада тырнақшаға ала отырып құжаттардан үзінділер келтіруге болады. Ұйымның, оның құрылымдық бөлімшелерінің және жоғары тұрған мемлекеттік органының аттары анықтама мәтінінде толық келтіріледі. Мәтінде пайдаланылған құжаттар мазмұны бойынша орындаушының қысқартулар, түсініктемелер, өзіндік тұжырымдар жасауына жол берілмейді.
165. Мұрағаттық анықтамаға мұрағаттық құжаттар көшірмелері мен олардың үзінділері қоса берілуі мүмкін.
166. Мұрағаттық көшірме мұрағаттық құжат мәтінінің немесе бейнесінің нақты көшірмесін беретін ресми құжат болып табылады.
167. Үзіндіде сұранымға қатысты түпнұсқа құжат бөлігінің мәтіндері көшірмеленеді. Түпнұсқа құжаттағы шынайылығына күмән келтіретін жекелеген сөздер мен сөйлемдерге "құжатта осылай" немесе "мәтінде айқын емес" деген сөздермен түсінік беріліп отырады.
168. Мұрағаттық анықтамалар, көшірмелер мен үзінділер пошта арқылы жіберіледі. Сонымен бірге өтініш иесінің өзі мен сенім білдірген тұлғасына қолға да беріледі. Бұл жағдайда өтініш иесі жеке басын куәландыратын құжаттарды көрсетіп, қолхат беруі, ал сенім білдірілген тұлға өтініш иесінің нотариалды куәландырылған сенім хатын әкелуі тиіс.
169. Сұралған мәліметтер жоқ болса, өтініш білдірушіге оның білгісі келген мәліметтері жоқ екендігін анықтайтын жауап беріледі де, қажетті ақпараттарды қайдан алуға болатындығы туралы жөн сілтеледі.
170. Жұмыстан шыққан немесе басқа ұйымға жұмысқа ауысқан тұлғаларға кезінде алынбай қалған ведомстволық мұрағаттағы жеке құжаттарының түпнұсқасы жазбаша сұраным мен жеке басты куәландыратын құжат бойынша беріледі.
5-ТАРАУ. Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсыру, ұйым жекешелендірілгенде, қайта ұйымдастырылғанда (таратылғанда) құжаттар сақтайтын орынды анықтау &1. Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсыру
171. Қазақстан Республикасы заңдарына сәйкес Ұлттық мұрағат қорының құжаттары ұйым күші мен қаражаты есебінен мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсырылуы тиіс.
172. Тапсыру мерзімдері Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті төрағасының 2000 жылғы 26 желтоқсандағы "Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын мемлекеттік заңды тұлғалардың ведомстволық мұрағаттарында уақытша сақтау тәртібі мен мерзімдері туралы Нұсқауын бекіту туралы" N 83 бұйрығы (тіркеу N 1355) бойынша реттеледі.
173. Тапсыру тұрақты сақтаудағы істер тізімдемесі негізінде мемлекеттік мұрағатпен келісе отырып, ұйым басшысы бекіткен уақыт кестесіне сәйкес жүзеге асырылады.
174. Тізімдеменің қорытынды жазбасында көрсетілген іс саны мен нақты іс саны арасында айырмашылықтар шықса, тізімдемеге жаңа қорытынды жазба жасалып, онда тапсырылған нақты істердің көлемі мен жоқ істердің нөмірлері көрсетіледі.
175. Тапсыру істерді қабылдап алу актісімен ресімделеді. Актіге тіркелетін анықтамаға жоқ істердің нөмірлері, олардың жоқ болу себептері жазылып, іздестіру шаралары көрсетіледі.
176. Іздестіру нәтиже бермей, табылмай кеткен істерге жоғалғандығы туралы акт жасалып, оны ұйым басшысы бекітеді.
177. Құжаттардың жоғалған түпнұсқалары олардың куәландырылған көшірмелерімен ауыстырылады.
&2. Ұйым жекешелендірілгенде, қайта құрылғанда (таратылғанда)
құжаттарды одан әрі сақтайтын орын
178. Ұйым жекешелендірілгенде, қайта құрылғанда (таратылғанда)
құжаттардың одан әрі сақталатын орыны Қазақстан Республикасы заңдарымен
179. Егер құрылымдық бөлімше ұйымның құрамынан ұйым статусымен бөлінсе, оған қызмет профиліне қатысты аяқталмаған істер, сондай-ақ жаңа құрылған ұйымға ауысқан қызметкерлердің жеке істері мен жеке есепшоттары
180. Егер ұйым құқықтық мұрагерлік құқынсыз таратылған болса, оның істері жеке құрам бойынша құжаттарымен бірге мемлекеттік мұрағатқа тапсырылуы тиіс.
181. Тарату комиссиясы (конкурстық басқарушы) қызметінде түзілген құжаттар мен ұйымның таратылу балансы мемлекеттік мұрағатқа тапсырылуы тиіс.
Ведомстволық мұрағаттар қызметінің Негізгі ережелеріне 1-қосымша Мемлекеттік органның (ұйымның) орталық сараптау комиссиясы (сараптау комиссиясы) туралы үлгі ереже 1. Жалпы ережелер
1. Орталық сараптау комиссиясы (бұдан әрі - ОСК) аумақтық органдары және/немесе ведомствоға қарасты ұйымдары бар мемлекеттік органдарда, ал сараптау комиссиясы (бұдан әрі - СК) - жекелеген мемлекеттік ұйымдарда құрылады.
2. Орталық сараптау комиссиясы кеңесші орган болып табылады. Оның шешімдері, белгіленген тәртіп бойынша, мемлекеттік орган (ұйым) басшысы бекітіп, Қазақстан Республикасы Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органның мемлекеттік сараптау-тексеру комиссиясы мақұлдаған (бекіткен) соң барып күшіне енеді.
3. Мемлекеттік орган (ұйым) қызметкерлерінен жасақталып, басшы орынбасарларының бірі жетекшілік ететін ОСК (СК) құрамын мемлекеттік орган (ұйым) басшысы бұйрық (өкім) арқылы бекітеді. Комиссия құрамына құжаттама қызметі мен ведомстволық мұрағат жетекшілері (құжаттау, құжаттаманы басқару және құжаттарды ведомстволық сақтау ісіне басшылық пен бақылауды жүзеге асыратын лауазымды тұлғалар) міндетті түрде ендіріледі.
4. ОСК (СК) өз жұмысында Қазақстан Республикасының заңдарын, Қазақстан Республикасы Президентінің актілерін, Қазақстан Республикасы Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі уәкілетті органның нормативтік құқықтық актілерін, мемлекеттік орган (ұйым) басшысының бұйрықтарын (өкімдерін) және Комиссия туралы ережелерді басшылыққа алады.
5. ОСК (СК) туралы ережені мемлекеттік орган (ұйым) басшысы Қазақстан Республикасы Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органның (мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі жергілікті мемлекеттік уәкілетті органның) мемлекеттік сараптау-тексеру комиссиясының келісімі бойынша бекітеді.
2. ОСК (СК) міндеттері және оның атқаратын функциялары
6. ОСК (СК) атқаратын міндеттер мынандай:
1) мемлекеттік органда (ұйымда) іс жүргізу мен мұрағат ісін жетілдіру жөніндегі әдістемелік және практикалық жұмыстарды ұйымдастыру;
2) құжаттарды ведомстволық мұрағатта одан әрі сақтау, есепке алу және пайдалану мақсаттарымен олардың өңделуін ұйымдастыру және нәтижелерін қарау.
7. ОСК (СК) өзінің негізгі міндеттеріне сәйкес мынандай функцияларды атқарады:
1) іс жүргізу және мұрағат ісі мәселелері бойынша ұсыныстар мен кепілдемелер әзірлейді;
2) құжаттарды өңдеу ісін ұйымдастырады;
3) мемлекеттік органның (ұйымның) құжаттама қызметі мен ведомстволық мұрағаты туралы ережелерді; іс жүргізу жөніндегі (ведомствода, салалық қызмет орнында, мемлекеттік органда (ұйымда) нұсқауларды; істердің тұрпатты (үлгі) номенклатурасын; мемлекеттік органның (ұйымның) істер номенклатурасын; құжаттардың сақтау мерзімі көрсетілген салалық (ведомстволық) тізбесін; іс жүргізу мен мұрағат ісі мәселелері бойынша салалық (ведомстволық) әдістемелік құжаттарды; құжаттарды сақтаудың қолданыстағы тізбелерде қарастырылмаған мерзімдерін белгілеу және жекелеген құжаттардың сақталу мерзімдерін өзгерту туралы ұсыныстарды; тұрақты және уақытша (10 жылдан артық) сақтаудағы істер мен жеке құрам бойынша істердің жиынтық тізімдемелері бөлімдерін, сондай-ақ сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерді; айрықша құнды істер тізімдемелері мен сақтық қорының құжаттарын; істердің табылмағандығы туралы актілерді; істердің қайта қалпына келместей дәрежеде бүлінгендігі туралы актілерді мақұлдау жөнінде шешімдер шығарады.
3. ОСК (СК) жұмысының тәртібі
8. ОСК (СК) құзырына енетін мәселелер мәжілісте қаралады. Мәжіліс жылына кем дегенде екі мәртеден, қажеттілікке қарай өткізіліп тұрады.
9. ОСК (СК) шешімдері көпшілік дауыспен қабылданады.
10. ОСК (СК) мәжілістері хатталады. Мәжіліс хаттамасына комиссия төрағасы мен хатшысы қол қойып, мемлекеттік орган (ұйым) басшысы бекітеді.
11. ОСК (СК) іс қағаздарын жүргізу және оның құжаттарын жедел түрде сақтау комиссия хатшысына жүктеледі.
12. Мемлекеттік орган (ұйым) қызметкерлерінің ОСК (СК) құрамындағы жұмысы жылдық жоспарда қарастырылады, оған қосымша ақы төленбейді.
2-қосымша
Тұрақты сақтаудағы істер мен жеке құрам бойынша істер жиынтық тізімдемелері бөлімдерінің үлгісі Бекітілді Бекітемін уәкілетті орган СТК-ның Ұйым басшысының _____жылғы "__"________ лауазымдық атауы N ___хаттамасы бойынша __________ Толық (қолы) аты-жөні Уақыты N ___ мұрағат қоры N ____ жиынтық тізімдеме (істер жиынтық тізімдемесінің аты)
_______________ жылдарға арналған NN |Іс |Істер (томдар, бөлімдер)|Істер |Істегі (том.|Ескер р/с |индексі|тақырыбы |(томдар, |дағы, бөлім |ту | | |бөлімдер)|дегi) парақ.| | | |уақыты |тар саны | Жиынтық тізімдеменің бұл бөліміне N __ -ден _N __-ге дейін ___________________________________ іс енгізілді.
(цифрмен және жазбаша түрде)
Соның ішінде:
арнайы нөмірлер:
қалып кеткен номірлер:
Жиынтық тізімдеме бөлімін құрастырушының лауазым атауы ________________ Толық Мақұлданды ұйым ОСК-ның (СК-ның)
___ жылғы "_"____N __ хаттамасы бойынша Формат А4 (210Х297)
3-қосымша
Электрондық негіздегі тұрақты сақталатын істер мен жеке құрам бойынша істер жиынтық тізімдемелері бөлімдерінің үлгiсi уәкілетті орган СТК-ның Ұйым басшысы лауазымының атауы __ жылғы "_"______N __ _______________________ Толық хаттамасы бойынша (қолы) аты-жөні N _____ мұрағат қоры N ______жиынтық тізімдемесi (істер жиынтық тізімдемесінің атауы)
________________ жылдарға арналған NN |Іс |Іс (том,|Іс (том,|Істегі (том,|Істің көлемі|Мәліметтер р/с|ин. |бөлім) |бөлім) |бөлімдегі) |(Мбайт) |форматы |дексі|тақыры. |датасы |парақ саны | | | |бы | | | | таблицаның жалғасы:
Ілеспелі құжаттаманың | Ескертпе | мәтіндік құрамы | | 8 9 | Жиынтық тізімдеменің бұл бөліміне электрондық негіздегі N___ -ден N ___-ге дейін _____________________ іс ендірілді.
(цифрмен және жазбаша)
құрастырушы лауазымының атауы__________________ Толық 4-қосымша Уақытша (10 жылдан жоғары) сақтаудағы істер жиынтық тізімдемесі бөлімінің үлгiсi Бекітемін Ұйым басшысы лауазымының атауы _________________Толық Уақытша сақтаудағы (10 жылдан жоғары) істер жиынтық тізімдемесінің N ____ _____________ жылдарға арналған NN |Іс |Іс (том, |Істің |Істің |Істегі | Ескертпелер р/с|индексі |бөлім) |(томның, |(томды, |(томдағы, | | |тақырыбы |бөлімнің)|бөлімді)|бөлімдегі) | | | |даталары |сақталу |парақтар | | | | |мерзімі |саны | __ жылғы "_"_____N __ 5-қосымша Электрондық негіздегі уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істер жиынтық тізімдемесі бөлімінің үлгiсi Ұйым басшысы лауазымының атауы _________________ Толық электрондық негіздегі уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істердің жиынтық тізімдемесі N ___ NN |Іс |Іс (том,|Іс (том,|Істің (том,|Істегі (том,|Істің р/с |индексі |бөлім) |бөлім) |бөлім) |бөлімдегі) |көлемі | |тақыры. |датасы |сақталу |парақтар |(Мбайт)
| |бы | |мерзімі |саны | Мәліметтер |Ілеспелі |Ескертпе| форматы |құжаттама. | | |ның мәтіндік | | |құрамы | | 8 9 10 | N___ -ден N ___-ге дейін _______________________ іс ендірілді.
құрастырушы лауазымының атауы __________________ Толық Ұйым ОСК-ның (СК-ның)
_____ жылғы "_"
__________N ___ 6-қосымша Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актінің үлгiсi Жоғары тұрған органның Бекітемін ресми атауы Ұйымның ресми Ұйым басшысы атауы лауазымының атауы _____________ Толық N _______ АКТI Жасалған орны Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы (құжаттардың сақталу мерзімі көрсетіліп жасалған тізімдеме аты; оның жарыққа ____________________________ негізінде___________________________ шыққан уақыты және баспаның (мұрағат қорының нөмірі мен аты) аты)
мұрағат қорының мына төмендегі істері мен құжаттары ғылыми-тарихи құндылығы жоқ және практикалық мәнін жоғалтқан деп танылып, жоюға бөлініп алынды:
NN |Іс тақырыбы |Іс |Істің |Істер. |Істің §|Ес.
р/с |немесе істердің |датасы |номенкл.|дің |сақталу |керт.
|топтама тақырыбы |немесе |индексі |(томдар, |мерзімдері| пе | |істердің |немесе |бөлімдер)|және тізбе| | |уақыт |істің |саны |бойынша | | |аралы. |тізімде.| |баптардың | | |ғы |мелік N | |нөмірлері | Барлығы __________________ іс және құжат, __________ жылдар.
__________________ жылдарға арналған тұрақты сақтаудағы істер мен жеке құрам бойынша істердің жиынтық тізімдемелері бөлімдері_________________________________ сараптау-тексеру комис.
(уәкілетті органның ресми атауы)
сиясының хаттамасымен бекітілді.
Құжаттарды өңдеу жұмыстарын жүргізген Толық тұлға лауазымының атауы _____________________ аты-жөні (қолы)
Келісілді Мақұлданды
Уәкілетті орган СТК- ның Ұйым ОСК (СК)-ның ____ жылғы "_"_________N __ ____ жылғы "_"_____N __ хаттамасы бойынша хаттамасы бойынша 6-қосымшаға арналған ескерпе.
Сақтауға жатпайтын электрондық негіздегі құжаттарды жоюға бөлу туралы акті осы қосымшада келтірілген үлгi бойынша жасалады.
7-қосымша
Топографиялық карточканың үлгiсi N ___ стеллаж (шкаф, сейф) N ____ мұрағат қоймасы N | N | істердің N | N____ -ден | Ескертпе сөре | мұрағат қоры | жиынтық | N____-ге | | | тізімдемесі | дейінгі істер | Формат А6 (148Х105)
8-қосымша
Істерді мұрағат қоймасынан алып беруге арналған тіркеу кітабының үлгiсi NN |Берілген|N мұрағат|Істердің N |N |Кімге |Істі алғандығы |Істі р/с|күні |қоры |жиынтық |іс|беріл.|туралы қолхат |қайтару | | |тізімдемесі| |ді | |датасы Істі қайтаратындығы | Ескертпе | туралы қолхат | | 9 10 | ________жылы N_____ мұрағат қоймасынан барлығы ___________ _______________________________________________іс берілді.
(цифрмен және жазумен)
Қорытынды жазбаны жасаған ____________ Толық қызметкер лауазымының атауы (қолы) аты-жөні 9-қосымша Істердің толықтығы мен жай-күйін тексеру актісінiң үлгiсi Жасалған жері N___мұрағат қорындағы істердің толықтығы мен жай-күйін тексеру Бұл актіні _______________________________________ байланысты (тексеру негізі)
_________________________________________________________құрамындағы (комиссия төрағасы мен мүшелерінің аты-жөні)
комиссия жасады.
Тексеру барысында мыналар анықталды:
1. Істер тізімдемесі бойынша _______________іс, соның ішінде ________________________________________ бекіткен істердің жиынтық тізімдемесі бөлімдері бойынша ___________________ іс есепке алынған.
2. Нақты қолда жоқ істер саны __________________, соның ішінде _______________________________________ бекіткен істердің жиынтық тізімдемесі бойынша есептегі істерден _______________________ іс.
3. Дұрыс орналастырылмаған, өзге мұрағат қорына жататын істердің саны __________________ .
4. Аталмыш мұрағат қоры бойынша қолда бар істердің саны ______________________.
5. Сипатталмаған істердің саны__________________ .
6. Мұрағат қоры бойынша барлық қолда бар істердің саны _____________________;
олардың:
1) залалсыздандыруды қажет ететіні____________________ іс;
2) дәрілеуді қажет ететіні _____________________________ іс;
3) қалпына келтіруді қажет ететіні _____________________ іс;
4) түптеп, тігуді қажет ететіні __________________________іс;
5) өше бастаған мәтіндерін қайта қалпына келтіруді қажет ететіні _________________________іс;
6) қайта қалпына келместей бүлінгені_____________________ іс;
7) уақытша пайдалануға берілгені _________________________іс.
7. __________________________________________________________ (Құжаттардың жай-күйі мен сақталу жағдайлары туралы жалпы сипаттама)
(құжаттардың жай-күйі мен сақталу жағдайларындағы негізгі кемшіліктер)
Тексеру жүргізгендер:
Комиссия төрағасы _______________________ Толық Комиссия мүшелері _______________________ Толық (қолдары) аты-жөндері 10-қосымша Аса құнды iстер тiзiмдемесiнiң үлгісі N ___хаттамасы бойынша ____________ Толық NN |Мұра. |Iстер |Істің (том,|Істер |Істегі|Сақтық |Ескертпе р/с |ғат қо.|жиын. |бөлім) |(том, |(том, |қоры | |ры N |тық |тақырыбы |бөлім)|бөлім)|есептеу | | |тізім. | |уақы. |парақ.|бірлігінің | | |деме N | |ты |тар |N | | | | | |саны | | Тізімдеменің бұл бөліміне N ____ -ден ____N _____-ге дейін ___________________________________ аса құнды істер енгізілді.
Бұлардың iшiнде сақтық көшiрмелерi бар iстер _________________ (цифрмен және жазумен)
Тізімдеме құрастырушының лауазым атауы ________________ Толық ___________N __ 11-қосымша Құжаттардың түсуі мен шығуын есепке алу кітабының үлгiсi NN |Құжаттың |Құжаттары |Құжаттардың |Түскен немесе|Түскен неме.
р/с |түсу |түскен |түсуіне |шыққан құжат.|се шыққан |немесе |немесе |немесе шы. |тардың атауы |құжаттардың |шығу |шыққан |ғуына негіз |және мұрағат |уақыт |датасы |ұйымның |болған құжат.|қорының, |аралығы | |(құрылым. |тың атауы, |тізімдеменің | | |дық бөлім. |нөмірі мен |нөмірі | | |шенің, |датасы | | | |лауазымды | | | | |тұлғаның, | | | | |мұрағаттың)| | | | |атауы | | | Сипатталған |Сипатталған |Сипатталмаған |Ескертпе құжаттардың |құжаттардың |істер, | түсуі |шығуы |құжаттар, | _______________________|________________|парақтар | Істердің |Істердің | | саны |саны | | тұрақты|уақытша |жеке |тұ. |уа. |жеке |түсті |шықты | сақтау.|(10 жыл.|құрам |рақ.|қыт.|құрам | | | дағы |дан жо. |бойын.|ты |ша |бойын.| | | |ғары) |ша |сақ.|(10 |ша | | | |сақтау. | |тау.|жыл.| | | | |дағы | |дағы|дан | | | | | | | |жо. | | | | | | | |ға. | | | | | | | |ры) | | | | | | | |сақ.| | | | | | | |тау.| | | | | | | |дағы| | | | _______ жылы барлығы ____________________ сақтау бірлігі түсті, соның ішінде:
(7, 8, 9, 13-бағандар бойынша қорытынды мәліметтер жеке-жеке көрсетіледі);
шыққаны __________________ есептеу бірлігі (+ құжаттар, парақтар), соның ішінде:
(10, 11, 12, 14-бағандар бойынша қорытынды мәліметтер жеке-жеке көрсетіледі).
Қорытынды жылдық жазбаны жасаушы Толық қызметкер лауазымының атауы _______________________ аты-жөні Ведомстволық мұрағат басшысы _______________________ Толық Формат А3 (297Х420)
12-қосымша
Мұрағат қоры парағының үлгiсi N _____ мұрағат қоры Мұрағат қорының орналасқан жері Мұрағат қоры құжаттарының (мұрағат қоры сақталатын алғаш келіп түскен уақыты мекеменің аты)
Мұрағат қорының аралық уақыты | Мұрағат қорының аты 1 | 2
1. Сипатталмаған құжаттардың есебін алу Жазба |Құжаттардың | Түсті | Шықты |Қолда бары уақы. |түсуіне | | |(қалғаны)
ты |немесе |________________|__________________|_________ |шығуына |Істер, |Құжат.|Істер, |Құжат. |Барлық іс, |негіз болған |құжаттар,|тар. |құжаттар,|тардың, |құжат, па.
|құжаттың аты, |парақтар |дың, |парақтар |парақ. |рақ |нөмірі мен |саны |парақ.|саны |тардың | |уақыты | |тардың| |уақыт | | | |уақыт | |аралы. | | | |аралы.| |ғы | | | |ғы | | |
2. Сипатталған құжаттардың есебін алу Жазба |Істер |Істер |Істер |Түскен| Шықты датасы|жиынтық |жиынтық |жиынтық |істер |_________________________ |тізімде.|тізімде.|тізімде.| |Істер|Шығаруға|Соның ішінде |месінің |месі |месінің | | |негіз |істердің |нөмірі |бойынша |аты | | |болған |жиынтық | |істердің| | | |құжат |тізімдемесі | |уақыт | | | |(аты, |бойынша | |аралық. | | | |уақыты |__________ | |тары | | | |және |Істер|Уақыт | | | | | |нөмірі) | |ара.
| | | | | | | |лық.
| | | | | | | |тары
Қолда бары (қалғаны) |Ескертпе Сақтау | Соның ішінде | бірлігі |__________________________________________________| |тұрақты сақтаудағы | жеке құрам бойынша| |Істер|Уақыт |iстердiң жиын. |Істер |Уақыт | | |аралық.|тық тiзiмдемесi| |аралықтары | | |тары |бойынша | | | | | |Істер| Уақыт | | | | | | | аралық. | | | | | | | тары | | | 13-қосымша Сақтық қоры мен пайдалану қорындағы құжаттардың түсуі мен шығуын есепке алу кітабының үлгiсi NN |Сақтау|Сақтау |Көшірме.|Мұрағат|Істер тізім.|Сақтық қорындағы р/с|бірлі.|бірлігі-ң|ленген |қорының|демесінің |сақтау бірлігіне |гінің |түсуіне |уақыты |нөмірі | нөмірі |ендірілген істер.
|түскен|немесе | | | |дің саны |немесе|шығуына | | | | |шыққан|негіз | | | | |уақыты|болған | | | | | |құжаттың | | | | | |аты, да. | | | | | |тасы жә. | | | | | |не нөмірі| | | | Сақтық қоры туралы |Пайдалану қоры |Ескертпе | мәліметтер (сақтау |туралы мәліметтер | | бірлігінің мөлшері)|(сақтау бірлігі. | | |нің мөлшері) | | түсті | шықты |түсті | шықты | | 8 9 10 11 12 | _____ жылы барлық келіп түскені: сақтық қорынан сақтау бірлігі, пайдалану қорынан _________________________ сақтау бірлігі;
шыққаны: сақтық қорынан________________________сақтау бірлігі, пайдалану қорынан ___________________ сақтау бірлігі.
Жылдық қорытынды жазбаны жасаушы тұлға лауазымының _____________ Толық атауы (қолы) аты-жөні Ведомстволық мұрағат басшысы _____________ Толық 14-қосымша Сақтық қоры құжаттары тізімдемесінің үлгiсi N ___хаттамасы бойынша ___________ Толық Сақтық |Құжат. |Сақтық |Сақтау |Сақтық қордың сақтау |Ескертпе қоры |тарды |қорын. |бірлігіне |бірлігіне енгізілген | сақтау |көшір. |дағы |енгізіл. |істер туралы мәлімет | бірлігі.|меле. |(фото) | |_____________________| нің |ген уа.|кадрлар.|ген істер.|Мұрағат|Істер |Істер| нөмірі |қыты |дың сақ.|дің мөл. |қорла. |жиынтық|нө. | | |тау бір.|шері |рының |тізім. |мір. | | |лігін. | |нөмір |демесі.|лері | | |дегі | |лері |нің нө.| | | |мөлшері | | |мірлері| | ___ жылдың 1 қаңтарына дейін осы тізімдемеге N __ -ден N___-ге дейін барлығы _____________________ сақтау бірлігі, қалып кеткен нөмірлер:
сақтық қоры шағын фильмдерінің____________________ кадры ендірілді.
______________________ сақтау бірлігі көшірмеленді.
Тізімдемені жасаушы тұлға лауазымының атауы _____________ Толық 15-қосымша Істерді мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға қабылдап алу актісінің үлгiсi Бекітемін Бекітемін Ұйым басшысы Мемлекеттік мұрағат лауазымының атауы басшысы лауазымының ______________ Толық атауы (қолы) аты-жөні ______________ Толық Уақыты Уақыты N ____ АКТI Істерді мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға қабылдап алу (Актіге негіз болған жәйттер: құжаттарды уақытша сақтау мерзімінің өтуі, ұйымның ____________ байланысты __________________________________тапсырады, таратылуы т.б.) (ұйымның ресми атауы)
ал __________________________________мынадай істер мен _________ (мемлекеттік мұрағаттың ресми атауы)
жылдар істерінің сақтық көшірмелерін және оларға арналған ғылыми-анықтамалық аппаратты тұрақты мемлекеттік сақтауға қабылдайды:
NN |Істер |Істер |Қабылданған|Құжаттар |Ескертпе р/с|жиынтық |жиынтық |іс-тердің /|дың сақтық| |тізімде. |тізімдемесі|аса құнды |көшірме. | |месі |саны |істердің |лері саны | |аты мен N| |саны | | Барлығы __________________ іс, соның ішінде ______________________ сақтық көшірмелері қабылданды.
Тапсырғандар: Қабылдағандар:
Тапсырушылардың Қабылдаушылардың лауазымдық атаулары лауазымдық атаулары Қолдары және толық аты-жөндері Қолдары және толық аты-жөндері 16-қосымша Электрондық негіздегі істерді мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға қабылдап алу актісінің үлгiсi (қолы) аты-жөні ____________ Толық Электрондық негіздегі істерді мемлекеттік мұрағатқа (Актіге негіз болған жәйттер: құжаттарды уақытша сақтау мерзімінің _________________________байланысты_______________________тапсырады, ал __________________________________________мынадай электрондық негіздегі істер мен __________________ жылдардың электрондық негіздегі аса құнды істері сақтық көшірмелерін және оларға арналған ғылыми-анықтамалық аппаратты тұрақты мемлекеттік сақтауға қабылдайды:
NN |Істер |Істер |Қабыл.|Істер. |Аса құн. |Аса құн. |Ілеспелі|Ес.
р/с|жиын. |тізім.|данған|дің |ды істер.|ды істер.|құжат. |керт.
|тық |демесі|істер.|көлемі |дің саны |дің көле.|таманың |пе |тізім.|дана. |дің |(Мбайт)| |мі(МБайт)|мәтіндік| |деме. |лары. |саны | | | |құрамы | |сінің |ның | | | | | | |аты |саны | | | | | | |мен | | | | | | | |нөмірі| | | | | | | Барлығы ________________________________Мбайт көлеміндегі _______________________іс, соның ішінде ______________________ Мбайт (цифрмен және жазбаша) (цифрмен және жазбаша)
көлеміндегі аса құнды _________________________ іс қабылданды.
Қолдары және толық аты-жөндері Қолдары және толық аты-жөндері 17-қосымша Iздестiру жолдары таусылып, табылмаған істер туралы актінiң үлгiсi Iздестiру жолдары таусылып, табылмаған істер туралы _____________________________ нәтижесінде N ____ мұрағат (қолданылған шараның аты)
қорындағы төменде келтірілген істердің жоқтығы анықталды.
Ведомстволық мұрағат тарапынан қолданылған іздестіру шаралары нәтиже бермеді. Осыған байланысты мына істерді есептен шығаруға болады деп санаймыз:
Істер |Іс N|Істің |Парақ |Уақыт |Болжам бойынша істің жоғалу жиынтық| |тақырыбы|саны |аралығы|себебі тізб. N| | | | | Барлығы _____________________ іс Жоғалған мұрағаттық істер мазмұнын ішінара мына істер толықтыра алады: (мұрағат қорларының, істер жиынтық тізімдемелерінің аттары мен нөмірлері, істердің нөмірлері мен тақырыптары)
Ведомстволық мұрағат басшысы __________________ Толық Уәкілетті орган СТК-ның Ұйым ОСК (СК)-ның _____ жылғы "_"_______N __ ___ жылғы "_"_______N __ Формат А4 (210Х297 18-қосымша Істердің қайта қалпына келместей бүлiнуi туралы актінiң үлгiсi Істердің қайта қалпына келместей бүлінуі туралы (жүргізілген шараның аты)
қорындағы істердің арасында қайта қалпына келместей бүлінгендері бар екені анықталды.
NN |Істер |Іс N|Парақтар|Бүлінген істер|Уақыт аралығы|Ескертпе р/с|жиынтық| |саны |тақырыбы | | |тізб. N| | | | | Есептен шығаруға жататын қайта қалпына келместей бүлінген барлығы _______________________________ іс анықталды.
Ведомстволық мұрағат басшысы _____________________ Толық _____ жылғы "_"_________N __ ____ жылғы "_"________N __ Өзгерістер ведомстволық мұрағаттың есептік құжаттарына ендірілді.
Қызметкер лауазымының атауы _____________ Толық 19-қосымша Электрондық негiздегi құжаттардың орын ауыстыруы мен қайта жазылуы туралы актінің үлгiсi N ___ мұрағат қорындағы электрондық негіздегі құжаттардың орын ауыстыруы мен қайта жазылуы N ______ iстер жиынтық тізімдемесі |N ____ есепке алу бірлігі Электрондық негіздегі құжаттардың қайта жазуға/орын ауыстыруға дейінгі сипаттамасы:
Форматы ____Көлемі (Мбайт) ______ Саны және сақтау бірлігінің NN___.
Электрондық негіздегі құжаттардың қайта жазудан/орын ауыстырудан кейінгі сипаттамасы:
Форматы __ Көлемі (Мбайт)___ Саны және сақтау бірлігінің NN__.
Жұмысты орындағандар:
Лауазымдар атаулары _______________ Толық Жұмысты қабылдағандар:
Есепке алу құжаттарындағы өзгерістер Өзгерістерді ендірген тұлғаның лауазым атауы _____________ Толық 20-қосымша Берілетін мұрағат анықтамаларын, мұрағаттық мәтін үзінділерін, мұрағат көшірмелерін тіркеу журналының үлгiсi NN |Сұраным |Сұраны.|Сұраным.|Берілген |Берілген|Алғандығы |Ескерт.
р/с|авторы, |мның |ның қыс.|құжаттың |құжаттың|туралы |пе |мекен- |уақыты |қаша |аты (мұ. |датасы |қолхат | |жайы, |және |мазмұны |рағат |мен |немесе | |телефоны|тіркеу | |анықтама. |тіркеу |жіберілген| | |нөмірі | |сы, мұра. |нөмірі |күні | | | | |ғаттық | | | | | | |мәтін | | | | | | |үзіндісі, | | | | | | |мұрағат | | | | | | |көшірмесі)| | |

На русском языке:
Қазақстан Республикасы Мәдениет министрлігі Приказ Председателя Комитета по Министерство культуры Республики Казахстан управлению архивами и документацией Министерства культуры Республики Казахстан от 29 декабря 2003 года № 93.
Зарегистрировано в Министерстве юстиции Республики Казахстан 24 января 2004 года № 2679. Утратил силу приказом Председателя Комитета информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан от 24 сентября 2012 года № 165 Об утверждении Основных правил работы ведомственных архивов Сноска. Утратил силу приказом Председателя Комитета информации и архивов Министерства культуры и информации РК от 24.09.2012 № 165.
В соответствии с Планом мероприятий по реализации Программы развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы, утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 11 июня 2001 года N 797, приказываю:
1. Утвердить прилагаемые Основные правила работы ведомственных архивов.
2. Направить Основные правила работы ведомственных архивов в установленном законодательством порядке на государственную регистрацию в Министерство юстиции Республики Казахстан.
3. Определить, что после государственной регистрации Основные правила работы ведомственных архивов имеют обязательную силу для ведомственных архивов государственных организаций, осуществляющих хранение управленческой документации.
4. Приказ вводится в действие после его государственной регистрации.
Председатель Комитета Утверждены приказом председателя Комитета по управлению архивами и от 29 декабря 2003 года N 93 Оcновные правила работы ведомственных архивов Глава 1. Общие положения
1. Основные правила работы ведомственных архивов (далее - Правила)
разработаны в соответствии с Законом Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", Законом Республики Казахстан "Об электронном документе и электронной цифровой подписи", Указом Президента Республики Казахстан от 16 марта 2001 года N 573 "О Государственной программе формирования и развития национальной информационной инфраструктуры Республики Казахстан на 2001-2003 годы", постановлением Правительства Республики Казахстан от 7 октября 1999 года N 1538 "Об утверждении Положения о Национальном архивном фонде Республики Казахстан", постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 мая 2001 года N 674 "Об утверждении Плана мероприятий по реализации Государственной программы формирования и развития национальной информационной инфраструктуры Республики Казахстан", постановлением Правительства Республики Казахстан от 11 июня 2001 года N 797 "Об утверждении Программы развития архивного дела в Республике Казахстан на 2001-2005 годы"
и постановлением Правительства Республики Казахстан от 28 мая 2002 года N 578 "Об утверждении Положения о Государственном страховом фонде копий документов".
2. Ведомственный архив организации создается для собирания, временного хранения и использования документов на бумажных и электронных носителях. В составе ведомственного архива образуется электронный архив.
3. Ведомственный архив осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением о нем, определяющим задачи, функции, источники комплектования и состав принимаемых документов.
4. Положение о ведомственном архиве утверждается руководителем организации по согласованию с уполномоченным государственным органом управления архивами и документацией Республики Казахстан или местным уполномоченным государственным органом управления архивами и документацией.
5. Настоящие Правила применяются в работе ведомственных архивов, хранящих несекретную управленческую документацию.
6. Методическую и практическую помощь по внедрению настоящих Правил в практику работы ведомственных архивов и контроль за их выполнением осуществляют уполномоченный государственный орган управления архивами и документацией Республики Казахстан, местные уполномоченные государственные органы управления архивами и документацией (далее - уполномоченные органы), центральные государственные архивы Республики Казахстан, Архив Президента Республики Казахстан, государственные архивы городов республиканского значения и столицы Республики Казахстан, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы (далее - государственные архивы).
7. Руководитель организации и работники ведомственного архива, виновные в нарушении настоящих Правил, несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
8. В Правилах используются термины, установленные государственным стандартом Республики Казахстан СТ РК 1037-2001 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
Глава 2. Прием и обработка документов §1. Прием документов
9. Прием документов от структурных подразделений организации осуществляется в порядке, определенном приказом председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года N 33 "О Типовых правилах документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан" (государственный регистрационный N 2331).
10. Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу другой организации - источника комплектования ведомственного архива принимаются по описям дел, документы временного (до 10 лет включительно) хранения - по номенклатуре дел за соответствующий период.
§2. Обработка документов
11. Обработка документов проводится ежегодно в соответствии с планом работы ведомственного архива. В ходе ее осуществляется экспертиза ценности документов, составляются и оформляются отдельные разделы сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу (далее - описи дел) и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
12. При реорганизации (ликвидации) организации проводится внеплановая обработка документов.
13. Обработка документов в соответствии с законодательством Республики Казахстан проводится за счет сил и средств организации.
§3. Организация обработки документов
14. Для организации обработки документов и рассмотрения ее результатов в организации создается центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) или экспертная комиссия (далее - ЭК). Задачи, функции и порядок работы ЦЭК (ЭК) определяются Положением (приложение 1)
о ней.
15. В процессе обработки используются типовой, отраслевой (ведомственный) перечень документов с указанием сроков их хранения, типовая (примерная) номенклатура дел и номенклатура дел организации за соответствующий период.
§4. Экспертиза ценности документов
16. Экспертиза ценности документов проводится в целях отбора документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее - Национального архивного фонда), подготовки их к передаче на постоянное хранение в государственный архив и определения сроков хранения документов, не отнесенных к составу Национального архивного фонда.
17. Экспертиза ценности документов осуществляется путем их полистного просмотра. Вторые экземпляры, черновики, неоформленные копии документов подлежат изъятию из дел.
§5. Требования к оформлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
18. Описи дел и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляются отдельно по каждому архивному фонду, в пределах которого им присваиваются самостоятельные порядковые номера.
19. При оформлении описи заголовки дел (томов, частей дел)
нумеруются в валовом порядке.
20. Опись дел завершается по достижении количества включенных заголовков 9999 (девяти тысяч девятисот девяноста девяти). Последующей описи дел присваивается очередной порядковый номер.
21. Описи дел, составленные в связи с реорганизацией (ликвидацией)
организации, являются завершенными вне зависимости от общего количества включенных заголовков.
22. Заголовки дополнительно обнаруженных дел вносятся в соответствующую опись под литерными номерами. При количестве свыше 10 дел составляется дополнительная опись с самостоятельной нумерацией их заголовков.
23. Дело, включающее документы за ряд лет, вносится в опись по году заведения в делопроизводстве, за последующие годы указывается его заголовок, а в графе "Примечание" - отметка "Смотри дело N ".
24. Описи дел постоянного хранения и дел по личному составу утверждаются руководителем организации и ЭПК соответствующего уполномоченного органа после одобрения ЦЭК (ЭК) организации.
25. Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения утверждается руководителем организации после одобрения ЦЭК (ЭК) организации.
26. Заголовки однородных документов и дел вносятся в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, под обобщенным наименованием.
27. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации по согласованию с ЭПК соответствующего уполномоченного органа после одобрения ЦЭК (ЭК)
организации.
§6. Описи дел постоянного хранения и дел по личному составу
28. Описи дел постоянного хранения и дел по личному составу в зависимости от видов носителей документов составляются по установленной форме (приложения 2 и 3).
29. К описям дел постоянного хранения и дел по личному составу составляются титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращенных слов и итоговая запись.
30. На титульном листе проставляются официальное наименование государственного архива, номер, название и изменения в названии архивного фонда; номер и название описи дел, крайние даты включенных заголовков дел, место и год составления описи.
31. В предисловии за период, охватывающий крайние даты включенных дел, излагаются сведения об образовании, реорганизации (ликвидации), задачах, функциях, структуре организации и изменениях в них со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, распорядительные документы и поисковые данные архивных документов; информационном содержании дел, особенностях их формирования и систематизации; физическом состоянии и месте хранения описанных дел.
32. В опись дел постоянного хранения включаются заголовки дел, отнесенных к составу Национального архивного фонда, в том числе личных дел руководителей организаций республиканского, областного уровней, организаций городов республиканского значения, столицы Республики Казахстан, а также документов, имеющих в номенклатуре дел организации отметку "ЭПК".
33. Систематизация заголовков в описи дел постоянного хранения определяется хронологически-структурным и номинально-логическим классификационными признаками: заголовки дел группируются по году заведения, внутри каждого года - в соответствии со структурой, установленной учредительными документами, внутри каждого структурного подразделения - в порядке их расположения в номенклатуре дел организации.
Для организации, не имеющей четкого деления на структурные подразделения, систематизация определяется хронологически-функциональным (хронологически-номинальным) классификационным признаком: заголовки группируются по году заведения дела, внутри каждого года - по направлениям деятельности организации в порядке убывания их важности.
34. В опись дел по личному составу включаются заголовки приказов (распоряжений) руководителя организации по личному составу, списков работников, карточек по учету личного состава, личных дел, лицевых счетов работников, списков физических лиц и платежных поручений на перечисление обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды, индивидуальных трудовых договоров, невостребованных подлинных личных документов работников, актов о несчастных случаях на производстве и других дел, касающихся реализации прав и законных интересов граждан.
35. Систематизация заголовков в описи дел по личному составу определяется хронологическим, структурным (функциональным) и номинальным классификационными признаками: заголовки дел группируются по году заведения (завершения) в делопроизводстве, внутри каждого года - по структурным подразделениям (направлениям деятельности) организации, внутри последних - в порядке убывания важности дел.
36. Карточки по учету личного состава и личные дела (при объеме свыше 20 за год) вносятся в самостоятельную опись дел. Их заголовки группируются по году завершения дел в делопроизводстве, внутри года - в алфавитном порядке фамилий работников.
37. Описи дел постоянного хранения и дел по личному составу составляются в 4-х экземплярах, три экземпляра передаются в государственный архив, один - остается в ведомственном архиве.
§7. Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения
38. Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется в зависимости от видов носителей документов по установленной форме (приложения 4 и 5).
39. На титульном листе описи дел не проставляется официальное наименование государственного архива.
40. К описи дел по усмотрению ведомственного архива могут составляться оглавление, предисловие и список сокращенных слов.
41. В опись включаются заголовки дел, имеющих длительное практическое значение для информационного обеспечения деятельности
42. Систематизация заголовков дел в описи определяется хронологически-структурным или хронологически-функциональным (хронологически-номинальным) и номинально-логическим классификационными признаками.
43. Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется в 4-х экземплярах, один экземпляр передается в государственный архив, три - остаются в ведомственном архиве.
§8. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
44. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 6), составляется одновременно с описями дел.
45. В акт включаются заголовки дел и документов с истекшими сроками хранения.
46. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется в 2 экземплярах, которые передаются в государственный и ведомственный архивы.
47. Документы с истекшими сроками хранения выделяются к уничтожению только после утверждения описей дел и акта о выделении к уничтожению за соответствующий период.
48. Порядок уничтожения документов с пометкой "Для служебного пользования" определяется приказом председателя Агентства Республики Казахстан по защите государственных секретов от 29 августа 2000 года N 8 "Об утверждении Правил учета, использования и хранения документов, дел и изданий ограниченного распространения" (регистрационный N 1248).
Глава 3. Организация временного хранения документов §1.
Архивохранилища и помещения
49. Ведомственному архиву предоставляется отдельное здание, специализированное (приспособленное) для хранения документов, или помещения в административном здании организации.
50. Ведомственный архив обеспечивается архивохранилищами, читальным залом, рабочими комнатами, помещениями для автоматизированной библиотеки съемных электронных носителей, серверного и коммуникационного оборудования.
51. Архивохранилища нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке и располагаются изолированно в отдалении от лабораторных, производственных, складских помещений, связанных с применением (хранением)
химических веществ, продуктов питания, а электронного архива - от источников электромагнитных излучений и силовых полей.
52. Архивохранилища обеспечиваются современными средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. Общие и поэтажные рубильники располагаются вне архивохранилищ.
53. Не допускается размещение архивохранилищ в подвальных, полуподвальных и цокольных помещениях. Через архивохранилища не должны проходить газовые, водопроводные и канализационные трубопроводы.
54. В архивохранилищах устанавливаются металлические двери, на окнах - металлические решетки.
§2. Средства хранения документов и их расстановка
55. Основными средствами хранения документов являются стационарные или передвижные металлические стеллажи, деревянные стеллажи, обработанные огнезащитными средствами, вспомогательными - металлические шкафы и сейфы.
56. Средства хранения устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами. Не допускается их размещение вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.
57. Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии со следующими нормами: расстояние между их рядами - 120; средствами хранения - 75; наружной стеной здания и параллельными ей средствами хранения - 75;
стеной и торцом средства хранения - 45; полом и нижней полкой средства хранения - 15 см.
58. Документы размещаются на полках средств хранения в стандартных архивных коробках, электронные носители - футлярах.
59. Микрофильмы страхового фонда и фонда пользования хранятся в металлических коробках, имеют стандартные ракорды и наматываются в рулон фотослоем наружу.
60. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, лестничных площадках или в неразобранных кипах.
61. Средства хранения нумеруются самостоятельно слева направо от входа в архивохранилище, их полки - сверху вниз.
62. В целях закрепления места расположения документов на каждое средство хранения составляется топографическая карточка (приложение 7). Ее номер соответствует номеру средства хранения.
§3. Режимы хранения документов
63. Хранение документов осуществляется в условиях, обеспечивающих нормативные параметры светового, температурно-влажностного и санитарно- гигиенического режимов.
64. В архивохранилищах допускается рассеянное освещение с применением на окнах жалюзей, защитных фильтров, штор или окрашенных стекол.
65. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.
66. Документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия.
67. В архивохранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, поддерживается следующий оптимальный температурно-влажностный режим для хранения документов на:
о
1) бумажных носителях - температура +17 - +19 С, относительная влажность воздуха 50-55 процентов;
2) черно-белых пленочных носителях - температура +15 С, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;
3) цветных пленочных носителях - температура +2 - +5 С,
4) электронных носителях - температура +15 - +25 С, относительная влажность воздуха 40-60 процентов.
68. В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются рациональное отопление, проветривание здания и увлажнение (осушение) воздуха.
69. Температурно-влажностный режим контролируется измерением климатических параметров не реже двух раз в неделю в одно и то же время.
Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале, форма которого определяется ведомственным архивом.
70. Контрольно-измерительные приборы температурно-влажностного режима (термометры, психрометры, гигрометры) размещаются в отдалении от отопительных и вентиляционных систем.
71. Архивохранилища содержатся в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, накопления пыли.
§4. Контроль за физико-химической сохранностью дел
72. Дела с выявленными физическими дефектами носителя или текста регистрируются в журнале учета их физического состояния, где фиксируются виды специальной обработки (реставрация, дезинфекция, дезинсекция, микрофильмирование, копирование, перевод в электронный формат, миграция) и указываются конкретные меры по улучшению физико-химического состояния.
73. Срочной передаче на специальную обработку в санитарно- эпидемиологическую службу подлежат дела, пораженные плесенью и насекомыми.
§5. Выдача дел из архивохранилищ
74. Выдача дел из архивохранилищ осуществляется для использования, проведения их специальной обработки и оформляется заказами с регистрацией в книге выдачи дел (приложение 8).
75. Дела выдаются во временное пользование на срок, не превышающий десяти дней для работника организации, одного месяца - другой организации.
76. Судебным и следственным органам, органам прокуратуры дела выдается в порядке, определенном законодательством Республики Казахстан.
77. При выдаче дела на его место помещается карта-заместитель с указанием номеров архивного фонда, описи, дела, фамилии пользователя, дат выдачи и возврата. После возвращения дела в архивохранилище карта- заместитель убирается.
78. При выдаче и возвращении дела в присутствии пользователя проверяются нумерация листов и состояние документов дела.
79. При обнаружении повреждений дела, отсутствия отдельных листов составляется акт, который передается руководителю организации для принятия мер в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
§6. Проверка наличия и состояния дел
80. Проверкой наличия и состояния дел в пределах архивного фонда устанавливается их фактическое количество и физико-химическое состояние, устраняются недостатки в учете, организуется розыск отсутствующих дел.
81. Проверка дел постоянного хранения осуществляется не реже одного раза в 5 лет, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу - 10 лет, документов на электронных носителях - 3 года.
82. Внеочередная проверка проводится до и после перемещения дел в другое архивохранилище; после чрезвычайных ситуаций, вызвавших их перемещение (эвакуацию) или доступ в архивохранилища посторонних лиц; при смене руководителя ведомственного архива; реорганизации (ликвидации)
83. При проверке проводится сверка сведений, внесенных в описи, со сведениями на обложках дел.
84. Не допускается делать какие-либо пометки или записи в описи дел и другие учетные документы.
85. При обнаружении отсутствия дел организуется их розыск, изучаются учетные документы по выдаче, проверяются рядом находящиеся архивные фонды, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, ранее составленные акты проверки.
86. Розыск проводится в течение года после завершения проверки.
87. По итогам розыска составляется справка, подлежащая утверждению руководителем организации по согласованию с ЭПК соответствующего уполномоченного органа. На основании утвержденной справки необнаруженные дела снимаются с учета.
88. Дела, выданные во временное пользование, считаются имеющимися в наличии.
89. Все обнаруженные в ходе проверки недостатки вносятся в акт (приложение 9).
90. По завершении проверки в конце каждой описи дел подклеивается дополнительный лист, который подписывается работниками, проводившими проверку, с проставлением записи "Проверена" и даты.
91. Проверка считается завершенной после внесения выявленных изменений в учетные документы и представления сведений о наличии учтенных дел архивного фонда в государственный архив.
§7. Выявление и учет особо ценных документов
92. Выявление и учет особо ценных документов в ведомственном архиве проводится по согласованию с государственным архивом. На выявленные особо ценные документы каждого архивного фонда составляется отдельная опись дел (приложение 10).
93. Особо ценные документы подлежат микрофильмированию с целью создания их страховых копий.
94. Совокупность страховых копий составляет страховой фонд, который хранится отдельно от подлинников особо ценных документов.
Одновременно со страховым фондом из позитивных микрофильмов, микрофиш и ксерокопии документов создается фонд пользования.
95. В электронном архиве создаются резервные и рабочие экземпляры документов.
§8. Фондирование документов
96. Документы в целях их систематизации подлежат фондированию (распределению по архивным фондам).
97. Систематизация документов в пределах архивного фонда определяется соответствующими описями и номенклатурами дел организации.
98. Классификационной и учетной единицей является единица хранения (дело), представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение.
99. За единицу хранения документов на электронных носителях принимается физически обособленный носитель с сопроводительной §9. Архивные фонды
100. Архивные фонды подразделяется на следующие виды:
1) архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в результате ее деятельности;
2) объединенный архивный фонд, сформированный из документов двух и более одноименных и однородных по возложенным задачам и выполняемым функциям организаций;
3) архивная коллекция, объединенная по одному или нескольким признакам.
101. Единый архивный фонд составляют документы организации до и после реорганизации; поменявшей государственную форму собственности на негосударственную с преобладающей в уставном капитале долей государственной собственности; временно прекратившей свою деятельность и восстановленной с теми же задачами и функциями.
102. Каждому архивному фонду присваивается по согласованию с государственным архивом название и номер.
103. Название архивного фонда организации соответствует официальным наименованиям организации и ее вышестоящего государственного органа.
Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного наименования организаций-фондообразователей и их вышестоящего государственного органа.
В названии архивной коллекции указывается классификационный признак (классификационные признаки) объединения документов.
§10. Требования к учету документов
104. Учет документов осуществляется отдельно по каждому архивохранилищу.
105. Учету подлежат все хранящиеся документы, в том числе не внесенные в описи дел, непрофильные, страховые копии особо ценных документов, копии фонда пользования.
106. Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам данных определяется приказом (распоряжением) руководителя организации.
107. Учетные документы оформляются по установленным формам и предназначены для фиксирования поступления, выбытия, количества, состава, состояния архивных документов в единицах учета.
108. Основными единицами учета документов являются архивный фонд и единица хранения.
109. За единицу учета документов на электронных носителях принимается единица хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект и сопроводительная документация к ней.
§11. Состав учетных документов
110. В состав учетных документов входят книга учета поступления и выбытия документов (приложение 11), лист архивного фонда (приложение 12), описи дел, номенклатура дел организации, книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (приложение 13), опись документов страхового фонда (приложение 14), паспорт ведомственного архива.
111. Форма и сроки предоставления паспорта ведомственного архива государственному архиву определяются приказом председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 11 августа 2000 года N 47 "Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан"
(регистрационный N 1240).
112. Основанием каждой записи в учетных документах при поступлении дел являются годовая опись дел структурного подразделения, номенклатура дел организации, соответствующая опись и номенклатура дел организации - источника комплектования ведомственного архива.
113. Основанием каждой записи в учетных документах при выбытии документов являются акт приема-передачи дел на постоянное хранение в государственный архив (приложения 15 и 16), акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (приложение 17), и акт о неисправимых повреждениях дел (приложение 18).
114. Сведения о каждой единице учета документов на электронных носителях вводятся в базу данных с указанием ее информационного объема в мегабайтах (Мбайт).
115. Изменение количества единиц хранения и/или информационного объема документов на электронных носителях, произошедших в результате перезаписи на новые носители, вносятся в акт о миграции и перезаписи (приложение 19), в новую итоговую запись к описи дел и лист архивного фонда.
§12. Книга учета поступления и выбытия документов
116. Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета всех текущих, итоговых изменений в составе и объеме архивных фондов и является основой для составления листов архивных фондов, паспорта ведомственного архива.
117. Учет каждого поступления или выбытия документа ведется под самостоятельным порядковым номером.
118. Количество каждого поступления или выбытия документов на электронных носителях указывается дробью: в единицах учета/единицах хранения с указанием их информационного объема в Мбайтах.
§13. Лист архивного фонда
119. Лист составляется на каждый архивный фонд при первом его поступлении.
120. Листы нумеруются и хранятся в папках с клапанами в порядке возрастания номеров архивных фондов.
121. Завершенный в делопроизводстве ведомственного архива лист помещается в дело архивного фонда с указанием даты, должности и подписи работника, ответственного за учет.
§14. Описи дел
122. Описи дел являются первичными учетными документами для поединичного и суммарного учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и дел по личному составу.
123. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом самостоятельного номера. Суммарный учет дел осуществляется в соответствии со сведениями итоговой записи к описи.
124. К завершенной описи дел проставляется общая итоговая запись.
125. При выбытии единицы хранения (единицы учета) в графе "Примечание" описи дел ставится отметка "Выбыла".
§15. Дело архивного фонда
126. Дело архивного фонда состоит из исторической справки; листов архивного фонда, завершенных в делопроизводстве; годовых описей дел структурных подразделений организации; описей дел организаций - источников комплектования; актов передачи дел на постоянное хранение в государственный архив; актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
актов о неисправимых повреждениях дел; актов проверок наличия и состояния дел.
127. Документы об изменениях в составе и объеме архивного фонда включаются в дело с отметкой о внесении изменений в учетные документы.
128. Документы располагаются в хронологической последовательности, нумеруются, их заголовки вносятся во внутреннюю опись дела архивного фонда.
§16. Учетные базы данных
129. Учетные базы данных ведутся в автоматизированном режиме для подготовки статистических отчетов и аналитических таблиц.
130. Реквизиты учетных баз данных определяются основными показателями описания объекта учета (архивного фонда, единицы хранения, единицы учета).
131. Учетные базы данных ведутся на основе учетных документов.
132. Порядок создания и ведения учетных баз данных предусматривается в инструкции, утверждаемой руководителем организации.
§17. Система научно-справочного аппарата
133. Система научно-справочного аппарата создается для оперативного поиска документа, эффективного использования документной информации и подлежит постоянному пополнению и совершенствованию.
134. В систему научно-справочного аппарата входят картотеки, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам.
§18. Картотеки
135. В ведомственном архиве создаются картотеки по личному составу и истории организации.
136. Картотека по личному составу предназначается для поиска сведений о трудовом стаже, размере заработной платы и других данных работников организации.
137. Карточки картотеки по личному составу содержат информацию о фамилиях, именах, отчествах работников, поисковых данных архивных документов, в которых имеются сведения о них. Карточки систематизируются в алфавитном порядке фамилий, в пределах одинаковых фамилий - по алфавиту имен и отчеств.
138. Карточки картотеки по истории организации содержат информацию о ее создании, реорганизации (ликвидации) со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, распорядительные документы, поисковые данные архивных документов и систематизируются в хронологическом порядке.
139. Ведомственный архив принимает на хранение справочные, тематические и другие картотеки, образованные в делопроизводстве организации, проводит необходимый комплекс работ по их усовершенствованию и подготовке к передаче в государственный архив.
§19. Обзор документов
140. Обзор документов представляет собой архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании актуальных и востребованных комплексов документов. Его видами являются обзор архивного фонда и тематический обзор.
141. В обзор архивного фонда включаются систематизированные сведения о его документах, в тематический - документах одного или нескольких архивных фондов по определенному вопросу.
142. Обзор состоит из предисловия, характеристики документов и справочного аппарата.
143. В предисловии к обзору излагаются сведения по истории организации (организаций) и архивного фонда (архивных фондов), приводятся сведения о структуре обзора и составе его справочного аппарата.
144. Характеристика документов составляется в виде аннотаций об информационном содержании, авторах, хронологических рамках, видах и поисковых данных документов.
145. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие и список сокращенных слов. К тематическому обзору дополнительно составляется список архивных фондов.
§20. Историческая справка к архивному фонду
146. Историческая справка к архивному фонду составляется одновременно с описями дел в ходе обработки документов.
147. Историческая справка состоит из трех разделов: история организации (организаций), история архивного фонда и характеристика его
148. В первый раздел включаются сведения о наименовании организации, ее вышестоящего органа, дате ее образования, возложенных задачах, функциях, структуре и дальнейших изменениях в них со ссылкой на соответствующие нормативные правовые акты, распорядительные документы и поисковые данные архивных документов.
149. Для объединенного архивного фонда составляется история организаций-фондообразователей, архивной коллекции - история ее создания.
150. Во втором разделе содержатся сведения о количестве и крайних датах дел архивного фонда, особенностях их формирования, описания и систематизации, наличии документов, выходящих за хронологические границы описи дел, составе научно-справочного аппарата.
151. В третьем разделе приводятся обобщенная характеристика состава и содержания документов, сведения о видах носителей, степени физической сохранности и месте хранения документов.
152. Историческая справка подписывается составителем с указанием его должности, даты составления и дополняется после каждой обработки документов архивного фонда.
153. Историческая справка печатается в четырех экземплярах, три из которых передаются в государственный архив вместе с документами Национального архивного фонда, один - хранится в составе дела архивного фонда
Глава 4. Использование документов §1. Формы и учет использования документов
154. Основными формами использования документов являются информационное обеспечение деятельности организации, исполнение запросов организаций и граждан.
155. Учет использования документов ведется в книге выдачи дел из архивохранилища и журнале регистрации выданных архивных справок, архивных выписок, архивных копий (приложение 20).
§2. Информационное обеспечение деятельности организаций
156. Информационное обеспечение деятельности организации осуществляется в соответствии с запросом руководства или в инициативном порядке в форме информационной справки о составе и содержании документов, перечня заголовков дел (документов) и тематической подборки копий документов.
157. В информационной справке приводятся сведения как об имеющихся документах в целом, так и по определенному вопросу с указанием их поисковых данных.
158. В перечне в зависимости от характера запроса (цели информирования) заголовки документов располагаются по хронологии событий, информационному содержанию, видам или значимости документов.
159. В тематической подборке копии документов располагаются в хронологической последовательности. К подборке составляется титульный лист, историческая справка и перечень заголовков документов.
160. Информационная справка, перечень и тематическая подборка подписываются руководителем ведомственного архива.
§3. Исполнение запросов организаций и граждан
161. Исполнение запросов организаций и граждан осуществляется в форме архивной справки, архивной копии или архивной выписки на бланке письма за подписью руководителя, скрепленной печатью организации.
162. Сроки исполнения запросов определяются законодательством Республики Казахстан.
163. Архивная справка составляется на основании хранящихся документов с указанием их видов, авторов, дат, регистрационных номеров, заголовков, поисковых данных и изложением сведений по существу запроса в хронологической последовательности.
164. Допускается приводить в архивной справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Наименования организации, ее структурных подразделений и вышестоящего государственного органа приводятся полностью.
В тексте не допускаются сокращения, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.
165. К архивной справке могут прилагаться копии архивных документов и выписки из них.
166. Архивная копия является официальным документом, воспроизводящим текст или изображение архивного документа.
167. В выписке воспроизводится текст части подлинного документа, относящийся к запросу. Отдельные слова и выражения, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами "так в документе" или "в тексте неразборчиво".
168. Архивная справка, копия и выписка направляются по почте, выдаются под роспись заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего его личность, или доверенному лицу заявителя по предъявлении нотариально заверенной доверенности.
169. При отсутствии запрашиваемых сведений составляется отрицательный ответ, где оговаривается факт отсутствия сведений, интересующих заявителя, и дается рекомендация по их поиску.
170. Ведомственным архивом по письменному запросу владельца и предъявлению документа, удостоверяющего его личность, выдаются подлинные личные документы, неполученные им при увольнении или переводе на работу в другую организацию.
Глава 5. Передача документов Национального архивного фонда на постоянное хранение в государственный архив, определение места хранения документов при приватизации, реорганизации (ликвидации) организации §1.
Передача документов Национального архивного фонда на постоянное хранение в государственный архив
171. Документы Национального архивного фонда в соответствии с законодательством Республики Казахстан подлежат передаче на постоянное хранение в государственный архив за счет сил и средств организации.
172. Периодичность передачи регламентируется приказом председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 26 декабря 2000 года N 83 "Об утверждении Инструкции о порядке и сроках временного хранения документов Национального архивного фонда Республики Казахстан в ведомственных архивах государственных юридических лиц" (регистрационный N 1355).
173. Передача осуществляется на основании описи дел постоянного хранения в соответствии с графиком, утвержденным руководителем организации по согласованию с государственным архивом.
174. При обнаружении расхождений между количеством дел по итоговой записи в описи и их наличием, к описи составляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое количество переданных и номера отсутствующих дел.
175. Передача оформляется актом приема-передачи дел, где дополнительно проставляются номера отсутствующих дел, причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке с указанием мер по розыску.
176. На отсутствующие дела, розыск которых не дал результатов, составляется акт об утрате, утверждаемый руководителем организации.
177. Утраченные подлинники документов заменяются их заверенными копиями.
§2. Место дальнейшего хранения документов при приватизации, реорганизации (ликвидации) организации
178. Место дальнейшего хранения документов при приватизации, реорганизации (ликвидации) организации определяется законодательством
179. При выделении из состава организации структурного подразделения со статусом организации, ему передаются профильные незавершенные в делопроизводстве дела, а также личные дела и лицевые счета работников, перешедших во вновь образованную организацию.
180. При ликвидации организации без правопреемников ее дела с документами по личному составу подлежат передаче в государственный архив.
181. Передаче в государственный архив подлежат документы, образованные в деятельности ликвидационной комиссии (конкурсного управляющего), и ликвидационный баланс организации.
Приложение 1 к Основным правилам работы ведомственных архивов Примерное положение о центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) государственного органа (организации) 1. Общие положения
1. Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) создается в государственном органе, имеющем территориальные органы и/или подведомственные организации, экспертная комиссия (далее - ЭК) - в отдельной государственной организации.
2. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения руководителем государственного органа (организации), согласования (утверждения) в установленном порядке с государственной экспертно-проверочной комиссией уполномоченного государственного органа управления архивами и документацией Республики Казахстан (местного уполномоченного государственного органа управления архивами и документацией).
3. Состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом (распоряжением)
руководителя из числа работников под председательством одного из заместителей руководителя государственного органа (организации). В состав комиссии в обязательном порядке включаются руководители документационной службы и ведомственного архива (должностные лица, осуществляющие руководство и контроль за документированием, управлением документацией и ведомственным хранением документов).
4. В своей работе ЦЭК (ЭК) руководствуется законодательством Республики Казахстан, актами Президента Республики Казахстан, актами Правительства Республики Казахстан, нормативными правовыми актами уполномоченного государственного органа управления архивами и документацией Республики Казахстан по архивному делу и документации, приказами (распоряжениями) руководителя государственного органа (организации) и Положением о комиссии.
5. Положение о ЦЭК (ЭК) утверждается руководителем государственного органа (организации) по согласованию с государственной экспертно-проверочной комиссией уполномоченного государственного органа управления архивами и документацией Республики Казахстан (местного уполномоченного государственного органа управления архивами и
2. Задачи и функции ЦЭК (ЭК)
6. Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются:
1) организация методической и практической работы по совершенствованию делопроизводства и архивного дела в государственном органе (организации);
2) организация и рассмотрение результатов обработки документов в целях их дальнейшего хранения, учета и использования в ведомственном архиве.
7. В соответствии с основными задачами ЦЭК (ЭК) осуществляет следующие функции:
1) разрабатывает предложения и рекомендации по вопросам делопроизводства и архивного дела;
2) организует проведение обработки документов;
3) выносит решение об одобрении: положений о документационной службе и ведомственном архиве государственного органа (организации);
инструкции по делопроизводству (ведомственной, отраслевой, государственного органа (организации); типовой (примерной) номенклатуры дел; номенклатуры дел государственного органа (организации); отраслевого (ведомственного) перечня документов с указанием сроков хранения; отраслевых (ведомственных)
методических документов по вопросам ведения делопроизводства и архивного дела; предложений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, и изменении сроков хранения отдельных документов; разделов сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, дел по личному составу и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; описей особо ценных дел и документов страхового фонда; актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны; актов о неисправимых повреждениях дел.
3. Порядок работы ЦЭК (ЭК)
8. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК (ЭК), рассматриваются на заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.
9. Решения ЦЭК (ЭК) принимаются большинством голосов.
10. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются, протоколы заседаний подписываются председателем, секретарем комиссии и утверждаются руководителем государственного органа (организации).
11. Ведение делопроизводства ЦЭК (ЭК) и оперативное хранение ее документов возлагается на секретаря комиссии.
12. Работа в ЦЭК (ЭК) работников государственного органа (организации) предусматривается в годовых планах и дополнительной оплате не подлежит.
Приложение 2
Форма разделов сводных описей дел постоянного хранения и дел по личному составу Утверждена Утверждаю протоколом ЭПК уполномоченного Наименование должности органа руководителя организации от "___"______ ___ года N ___________ Расшифровка (личная подпись) подписи Дата Архивный фонд N ___ Сводная опись N ___ (название сводной описи дел)
за ____________годы
N | Индекс | Заголовок дела | Даты |Количество | Примечание п/п| дела | (тома, части) | дела |листов в | | | |(тома,|деле (томе,| | | |части)|части) | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 В данный раздел сводной описи внесено_____________ дел с N__ (цифрами и прописью)
по N__, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности Расшифровка составителя раздела сводной описи ___________ подписи (личная подпись)
Одобрена протоколом ЦЭК (ЭК) организации от "___"_________ ___ года N __ Формат А4 (210Х297)
Приложение 3
Форма разделов сводных описей дел постоянного хранения и дел по личному составу на электронных носителях от "___"______ ___ года N__ ___________ Расшифровка NN|Индекс|Заго-|Дата|Коли- |Объем дела |Формат |Состав | Примечание п/п|дела |ловок|дела|чество|(в Мбайтах)|данных |текстовой | | |дела | |листов| | |сопроводи-| | | | |в деле| | |тельной | | | | | | | |докумен- | | | | | | | |тации | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 В данный раздел сводной описи внесено_____________ дел на электронных носителях с N___по N___.
Наименование должности составителя ____________Расшифровка раздела сводной описи подписи Приложение 4 Форма раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения Утверждаю Наименование должности руководителя организации ___________ Расшифровка дел временного (свыше 10 лет)
хранения за ______годы NN| Индекс | Заголовок дела | Даты |Срок |Количество | Примечание п/п| дела | (тома, части) | дела |хране-|листов в | | | |(тома,|ния |деле (томе,| | | |части)|дела |части) | | | | |(тома,| | | | | |части)| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 В данный раздел сводной описи внесено_____________ дел с N__ Приложение 5 Форма раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения на электронных носителях хранения на электронных носителях за ______годы NN|Индекс|Заго-|Дата|Срок |Коли- |Объем дела |Формат |Состав |Приме- п/п|дела |ловок|дела|хране-|чество|(в Мбайтах)|данных |текстовой |чание | |дела | |ния |листов| | |сопроводи-| | | | |дела |в деле| | |тельной | | | | | | | | |докумен- | | | | | | | | |тации | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 электронных носителях с N___по N___ Наименование должности составителя _______________Расшифровка от "___"_________ ___ года N Приложение 6 Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Официальное наименование Наименование должности вышестоящего органа руководителя организации Официальное наименование (личная подпись) подписи организации Дата АКТ N___ Место составления О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании (Наименование, место и год издания перечня документов _______________________________отобраны к уничтожению как не имеющие с указанием сроков их хранения)
научно-исторической ценности и утратившие практическое значение дела и документы архивного фонда ___________________________:
(номер и название архивного фонда)
NN|Заголовок дела|Дата |Индекс |Кол-во |Сроки | Примечание п/п|или групповой |дела |дела(тома, дел |хранения | |заголовок |или |части) по|(томов,|дела | |дел |край-|номенк- |частей)|(тома, | | |ние |латуре | |части) и | | |даты |или N | |номера | | |дел |дела по | |статей по| | | |описи | |Перечню | Всего _________________ дел и документов за _____ годы.
Разделы сводных описей дел постоянного хранения и дел по личному составу за ____________ годы утверждены протоколом ЭПК (дата и номер)
_________________________________________________.
(официальное наименование уполномоченного органа)
Наименование должности лица, проводившего обработку Расшифровка документов ___________________________подписи Согласован Одобрен протоколом ЭПК уполномоченного протоколом ЦЭК (ЭК) организации органа от "___"_______ _____ года N__ от "__"_________ ____года N __ Примечания к приложению 6.
Акт о выделении к уничтожению документов на электронных носителях, не подлежащих хранению, составляется по приведенной в настоящем приложении форме.
Приложение 7
Форма топографической карточки Сталлаж (шкаф, сейф) N____ Архивохранилище N ____ Полка N | Архивный | Cводная | Дела с N__ | Примечание | фонд N__ | опись дел N__| по N__ | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 Формат А6 (148Х105)
Приложение 8
Форма книги выдачи дел из архивохранилища NN|Дата |Архивный|Cводная|Дело|Кому |Расписка|Дата |Расписка |Приме- п/п|выдачи|фонд N |опись |N__ |выда-|в полу- |возврата|в возвра-|чание | | |дел N | |но |чении |дела |щении | | | | | | |дела | |дела | Итого в ______ году выдано из архивохранилища N_______ ________________________________________________________дел Наименование должности работника, составившего итоговую запись __________________Расшифровка Приложение 9 Форма акта проверки наличия и состояния дел Проверки наличия и состояния дел архивного фонда N____ Настоящий акт составлен комиссией в составе (ФИО председателя и членов _____________в связи с комиссии) (основание)
Проверкой установлено, что:
1. Всего числится по описям дел _______________ дел, в том числе по разделам сводных описей дел, утвержденных (Официальное наименование _______________________ __________________ дел.
уполномоченного органа) (цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии __________________ дел, в том числе по разделам сводных описей дел, утвержденных ________________________ __________________ дел.
3. Неправильно размещенных дел, относящихся к другим архивным фондам, _________________ дел.
4. Оказалось в наличии по данному архивному фонду ____________ дел.
5. Имеется неописанные ________________ дела.
6. Всего по архивному фонду имеется в наличии _____________________ дел, из них:
1) требующих дезинфекции __________________ дел;
2) требующих дезинсекции __________________ дел;
3) требующих реставрации __________________ дел;
4) требующих переплета и подшивки __________________ дел;
5) требующих восстановления затухающих текстов _______________________________дел;
6) неисправимо поврежденных ___________________ дел;
7) выданных во временное пользование __________________ дел.
7. __________________________________________________________ (Общая характеристика состояния и условий хранения документов.
____________________________________________________________________.
Основные отрицательные явления в состоянии и условиях хранения документов)
Проверку проводили:
Председатель комиссии _________________Расшифровка Члены комиссии _________________Расшифровки (личные подписи) подписей Приложение 10 Форма описи особо ценных дел от "___"______ ___ года N___ ___________ Расшифровка NN|N ар- | N |Заголовок|Даты |Количество|N единицы|Примечание п/п|хивного|cводной|дела |дела |листов |учета | |фонда |описи |(тома, |(тома,|в деле |страхово-| | |дел |части) |части)|(томе, |го фонда | | | | | |части) | | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 В данный раздел сводной описи внесено_________________ особо ценных дел с N___по N___, в том числе:
Из них имеют страховые копии __________________ дел.
Наименование должности _______________ Расшифровка составителя описи (личная подпись) подписи Приложение 11 Форма книги учета поступления и выбытия документов NN|Дата |Наименова- |Наименова-|Название |Крайние | Поступление описан- п/п|посту-|ние органи-|ние, номер|и номер |даты | ных документов |пления|зации (стру|и дата до-|архивного |посту- |-------------------- |или |ктурного |кумента, |фонда, |пивших | Количество дел |выбы- |подразде- |по которо-|описи и |или |--------------------- |тия |ления, |му посту- |поступив- |выбывших|пос- |времен-|по |доку- |должност- |пили или |ших или |докумен-|тоян-|ного |лич- |мента |ного лица, |выбыли |выбывших |тов |ного |(свыше |ному | |архива), от|документы |документов| |хра- |10 лет)|сос- | |которой | | | |нения| |таву | |поступили | | | | | | | |или выбыли | | | | | | | |документы | | | | | | Выбытие описанных | Неописанных дел | Приме- документов | документов, листов| чание Количество дел | | пос- |времен-|по |поступило | выбыло | тоян-|ного |лич- | | | ного |(свыше |ному | | | хра- |10 лет)|сос- | | | нения| |таву | | | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 Итого в ____году поступило ________________единиц хранения, в том числе:
(показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 книги);
выбыло ________________ единиц учета (+ документов, листов), в том (показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14 книги).
Наименование должности работника, Расшифровка составившего итоговую годовую запись _______________ подписи Руководитель ведомственного архива ________________ Расшифровка Формат А3 (297Х420)
Приложение 12
Форма листа архивного фонда Архивный фонд N______ Местонахождение архивного фонда Дата первого поступления (наименование организации, документов архивного фонда где хранится архивный фонд)
Крайние даты архивного фонда | Название архивного фонда 1 | 2
1. Учет неописанных документов Дата |Наименование,| Поступили | Выбыли | Наличие записи |номер и дата |-------------------------------------| (остаток)
|документа, |Количество|Крайние|Количество|Крайние|-------------- |по которому |дел, доку-|даты, |дел, доку-|даты, |Всего дел, |поступили или|ментов, |доку- |ментов, |доку- |документов, |выбыли |листов |ментов,|листов |ментов,|листов |документы | |листов | |листов |
2. Учет описанных документов Дата |Номер |Крайние|Название|Посту-| Выбыло | записи|сводной|даты |сводной |пило |-------------------------|--------- |описи |дел |описи |дел |Дел|Основа- |В том числе,|Единиц |дел |сводной|дел | | |ние |по утверж- |хранения | |описи | | | |выбытия |денным свод-| | |дел | | | |(наиме- |ным описям | | | | | | |нование,|дел | | | | | | |дата и |------------| | | | | | |N доку- |Дел |Крайние| | | | | | |мента) | |даты | Наличие (остаток)
в том числе постоянного хранения|по личному|Приме- |составу |чание Дел|Край-|из них по |Дел|Край- | |ние |сводным | |ние | |даты |описям дел| |даты | | |дел |край-| | | | | |ние | | | | | |даты | | | 11| 12 | 13 | 14 | 15| 16 | 17 Приложение 13 Форма книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования NN|Дата |Наимено-|Дата |Номера|Номера|Коли- |Сведения|Сведения|При- п/п|поступ- |вание, |копиро-|архив-|описей|чество|о стра- |о фонде |меча- |ления |дата и |вания |ных |дел |дел, |ховом |пользо- |ние |или вы- |N доку- | |фондов| |вклю- |фонде |вания | |бытия |мента, | | | |ченных|(коли- |(коли- | |единицы |по ко- | | | |в еди-|чество |чество | |хранения|торому | | | |ницу |единиц |единиц | | |посту- | | | |хране-|хране- |хране- | | |пили или| | | |ния |ния) |ния) | | |выбыли | | | |стра- |-----------------| | |единицы | | | |хового|пос-|вы-|пос-|вы-| | |хранения| | | |фонда |ту- |бы-|ту- |бы-| | | | | | | |пило|ло |пило|ло | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10| 11| 12 Итого поступило в ___ году __________________единиц хранения страхового фонда, _________________единиц хранения фонда пользования, выбыло __________________ единиц хранения страхового фонда и (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
единиц хранения фонда пользования.
составившего годовую итоговую запись ________________ Расшифровка Руководитель ведомственного архива ________________ Расшифровка Приложение 14 Форма описи документов страхового фонда N еди- |Дата |Коли- |Коли- |Сведения о делах, входящих |Примечания ницы |копи-|чество|чество |в единицу хранения страхового| хране- |рова-|кадров|дел, |фонда | ния |ния |в еди-|вклю- |-----------------------------| страхо-|доку-|ницах |ченных |Номера |Номера |Номера дел | вого |мен- |хране-|в еди- |архивных|сводных | | фонда |тов |ния |ницы |фондов |описей | | | |стра- |хране- | |дел | | | |хового|ния | | | | | |фонда | | | | | Всего на 1 января ___ года в данную опись внесено _________________ единиц хранения с N ___ по N___, в том числе:
_____________________кадров микрофильмов страхового фонда скопировано ___________________ единиц хранения Наименование должности _________________ Расшифровка Руководитель ведомственного _________________ Расшифровка архива (личная подпись) подписи Дата Одобрена от "____"_________ __года N__ Приложение 15 Форма акта приема-передачи дел на постоянное хранение в государственный архив Утверждаю Утверждаю Наименование должности Наименование должности руководителя организации руководителя государственного _____________ Расшифровка архива_____________ Расшифровка (личная подпись) подписи (личная подпись) подписи Дата Дата АКТ N ___ Приема-предачи дел напостоянное хранение в государственный архив В связи с (Основание: истечение срока временного хранения документов, ликвидация организации и так далее)
_______________________________________________________________передает, (официальное наименование организации)
а ____________________________________________________ принимает на (официальное наименование государственного архива)
постоянное государственное хранение дела, страховые копии за __________ годы и научно-справочный аппарат к ним:
NN| Название | Количество | Количество | Количество | Примечание п/п|и номер | экземпляров | принятых дел/| страховых | | сводной | сводной | количество | копий | | описи | описи дел | особо ценных | документов | | дел | | дел | | Итого принято __________________ дел, в том числе ________________ страховых копий.
Передачу произвели: Прием произвели:
Наименования должностей лиц, Наименования должностей лиц, производивших передачу производивших прием Личные подписи и расшифровки Личные подписи и расшифровки подписей подписей Приложение 16 Форма акта приема-передачи дел на электронных носителях на постоянное _____________ Расшифровка архива_____________Расшифровка Приема-предачи дел на электронных носителях на постоянное хранение в государственный архив ___________________________________передает, а ____________________________________________________ принимает на постоянное государственное хранение дела на электронных носителях, копии особо ценных дел на электронных носителях за ________ годы и научно- справочный аппарат к ним:
NN|Название|Коли- |Коли- |Объем|Коли- |Объем |Состав | Примечание п/п|и номер |чество|чество|дел |чество|особо |текстовой | |сводной |экзем-|приня-|(в |особо |ценных |сопрово- | |описи |пляров|тых |Мбай-|ценных|дел (в |дительной | |дел |описи |дел |тах) |дел |Мбай- |докумен- | | |дел | | | |тах) |тации | Итого принято _________________ дел объемом ________________ Мбайт, ____________________ особо ценных дел объемом _________________Мбайт.
Приложение 17
Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны _____________ Расшифровка О необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны В результате _____________________ установлено отсутствие в архивном (наименование мероприятия)
фонде N ____ перечисленных ниже дел, предпринятые ведомственным архивом меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:
Сводная | Дело | Заголовок | Количество | Крайние | Предполагаемые опись | N | дела | листов | даты | причины дел N | | | | | отсутствия Итого __________________ дел Содержание утраченных архивных дел может быть частично восполнено следующими делами: (названия и номера архивных фондов, сводных описей дел, номера и заголовки дел)
Руководитель ведомственного архива ______________ Расшифровка протоколом ЭПК уполномоченного протоколом ЦЭК (ЭК)
организации органа от "___"________ ___ года N__ от "___"________ ___года N __ Приложение 18 Форма акта о неисправимых повреждениях дел О неисправимых повреждениях дел В результате _____________________ выявлены неисправимые повреждения в делах архивного фонда N ____ NN| Сводная| Дело | Количество|Заголовки | Крайние | Примечание п/п| опись | N | листов |поврежденных| даты | | дел N | | |дел | | Итого обнаружено неисправимо поврежденных __________________ дел подлежащих списанию.
Руководитель ведомственного архива ______________ Расшифровка Изменения в учетные документы ведомственного архива внесены Наименование должности работника ________________Расшифровка Приложение 19 Форма акта о миграции и перезаписи документов на электронных носителях О миграции и перезаписи документов на электронных носителях архивного фонда N ___ Сводная опись дел N_____ | Единица учета N____ Характеристика документов на электронном носителе до перезаписи /миграции:
Формат____ Объем (Мбайт) _____Количество и NN единиц хранения _____.
Характеристика документов на электронном носителе после перезаписи Формат ___ Объем (Мбайт) ____ Количество и NN единиц хранения Работу выполнили:
Наименования должностей _______________ Расшифровки Работу принял (а):
Изменения в учетные документы внесены Наименования должности лица, внесшего изменения ________________ Расшифровка Дата Формат А4 (210Х297)
Приложение 20
Форма журнала регистрации выданных архивных справок архивных выписок, архивных копий NN| Автор |Дата и |Краткое |Наименование|Дата и |Расписка |Приме- п/п| запроса,|регист- |содержа-|выданного |регистра-|в получе-|чание | адрес, |рационный|ние |документа |ционный |нии или | | телефон |номер |запроса |(архивная |номер |дата | | |запроса | |справка, |выданного|отправки | | | | |архивная |документа| | | | | |выписка, | | | | | | |архивная | | | | | | |копия) | | |