Брондау

Брондау — қонақ үйдегі бөлмелерге және жергілікті жерге алдын-ала тапсырыс беру. Бөлмелерді брондау қызметімен бөлім менеджерлері немесе қабылдау қызметі және орналастыру бөлімі айналысады. Яғни осы бөлімшелерге клиенттерден брондау туралы өтініштер түсіп отырады. Көп жылдық қонақ үйде қызмет еткендер ойын-сауық жоспарларын жақсы ұйымдастыра алады. Оларға: спорттық жарыстар, құрылтайлар, фестивальдер және т.б. іс-шара өткізу кезінде қонақ үй орындарына сұраныс өсе түседі. Брондау қызметінің міндеттері - қабылдау мәлімдемесі және оларды өңдеу; - қажетті құжаттарды құрастыру: күнделікті кесте құру (апта, ай, квартал, жыл) – номер қорының жылжу картасы. Мәлімдеуді қабылдау сымтетік, факс, телекс, пошта, хат немесе телеграмма, компьютерлік жүйемен брондау арқылы жүзеге асырылады. Әр мәлімдеме келесі хабарламаны қамту керек: - келушілердің күні мен уақыты; - кетудің күні мен уақыты; - қонақтар саны; - номер категориясы (люкс, апартамент, эконом-класс, бизнес-класс); - номер қызметі (ванна, душ, теледидар, мұздатқыш, сейф, мини-бар және т.б.); - тамақтандыру қызметі (тек теңғы ас, жартылау пансион, толық пансион); - баға (бағаны көрсеткенде, қонақ неге төлегенін анықтап көрсету керек); - есептесушісінің аты жөні (немесе фирманық аты); - төлем түрі (қолма-қол ақшасыз есеп); - ерекше жағдай (мейрамханада столды алдын-ала брондау, трансферт, номерде жануарды алып келуге мүмкіндік беру және т.б.). Брондау қызметіндегі қызметкердің мәлімдемені өңдегеннен кейін қонаққа растау немесе қабыл алмау жіберіледі. Мәлімдемені растау – ол арнайы хабарламандыру, қонақтың қонақ үйде орналасуына мүмкіндігі. Әдетте, хабарламада растаудың номері, қонақтың келетін және кететін күні, тапсырыс берген номердің категориясы, қонақ саны, кровать саны және арнайы келісілген талаптар көрсетіледі. Орналасу детальдарын растау үшін, және де даулы мәселелерді болдырмау үшін, қонақ келген кезде хабарламаның өзімен бірге болғаны дұрыс.Қонақ үй кәсіпорыны мәлімдемені кепілді растау үшін көп қолданады. Ол дегеніміз, егер клиент кешігіп келетін болса немесе мүлдем келмесе, клиент кепілдемеретінде брондауға алдын-ала төлем төлейді. Ондай кепілдеме, ең алдымен орналасудың бір күндігін немесе барлық мерзімге алдынала 50 немесе 100% шамасында ақы төлеу болып табылады. Сонымен қатар, клиент өз карточкасының номерін хабарлау керек. Бірақ, сол қонақ үй орналасқан мемлекет заңында қонақ үймен бекіткен брондау тәртібінен клиенттің тапсырыстан бас тарту туралы қатаң нормалар болу қажет. Брондау жасаған қонақтардың келмеуінен шеккен зиянын төмендету үшін, қонақ үй келесі шешімді қабылдады: - Қонақтың келмеуі қосалқы шығын болып есептеліп баға саясаты есепке алады; - Есептің айып төлеуін қонақ үй көрсетеді (номерге кеткен шығынның бағасы); - Брондаған кезде алдын ала төлеу немесе кредиттік карта номері туралы хабарламаны талап етеді; - «Қос брондау» -ды қонақ үй қолданады, басқаша айтқанда брондалған бар орынды үстінен қайта брондау (5%, 10%, 15%). Брондалған орынды үстінен қайта брондау жүйесі ұқыпты ойластырылып, нақтылы реттелу керек. Егер қонақ үй алған тапсырыстың міндетін орындай алмаса, ол клиенттерді жоғалтуға тәүекел етеді, сонымен қатар, туристік компаниялармен іскерлік қатынасты үзеді.Кейбір менеджерлердің ойынша, тапсырыс орындай алмай қалғанша, ең жақсысы номерлерді бос қалдыру. Бұл менеджер тек орынды бос қалдырумен шектеледі. Бірақ көбінесе бұлардың номерлері бос қалып кетеді екен. Факттің дәлелдеуі бойынша, кепілдемесіз брондаған қонақтар шамамен 20% құрады, ал 5% тапсырысы кепілденгендер брондалған орынды қолданбайды. Брондалған орынды үстінен қайта брондау саясаты қонақтың келмей қалу жағдайын қысқартады. Бірақ ол үшін брондау түрлеріне қарай, келмейқалу саясатын білу қажет, атап айтқанда, бұрын брондауға тапсырыс берген нөмірлердің жалпы санынан қанша пайызын олар нақты қолданғанын анықтау үшін түрлі топтағы клиенттерді зерттеу қажет. Сөйтіп, зерттеудің бірі мынаны көрсетті, алдын ала брондауға қарағанда, келуге дейін бір күн бұрын немесе келген күні брондау, келмей қалу шкаласында жоғары көрсеткішті көрсетті. Брондау жасаған клиенттердің сегментін және брондау уақытының түрлерінің анализі брондалған орынды үстінен қайта брондау саясатының моделін құруға мүмкіндік береді. Кейбір қонақ үйлер қонақтың брондаған орнын өзіне беруден бас тартып, моральды шығынына компенсация жасамайды. Бірақ кейбіреулер басқа қонақ үйден бірнеше суткіге орын тауып, кейіннен қонақтың осы жерге қайтып келуіне жағдай жасайды. Олар, осы өзгертілген мәселелерді туыстарына хабардар етуіне, қонаққа сымтетікпен тегін сөйлесуге рұқсат береді. Клиенттің басқа қонақ үйде амалсыздан тоқтағаны үшін, менеджерлер оған келесі қайтып келгенде нөмірді бірнеше тәулікке тегін ұсынады). Қонақ үй үшін, қонақтар үшін номерді алдын-ала брондаған жөн.Қазіргі уақытта көптеген туристік фирмалар келісімді белгілі бір анықталған қонақ үйлермен жүргізгенге ұмтылады. Әдеттегідей клиенттерді әкеліп отырған туристік фирмаларға қонақ үй тұруға төленетін төлем ақыларға, тамақтануға және әртүрлі қызметтерге жеңілдік жасап отырады. Келісімде қонақ үй мен туристік фирманың арасында белгіленеді: - туристерді орналастыру жөніндегі арыз қандай срокты қамтиды; - қашан және қандай мақсатпен төлемақылар жүргізіледі; - қонақ үйде орынды немесе номерді брондау әдістерінің бірнеше түрі бар. Олар: - жазбаша; - ауызша; - компьютерлік. Әр брондауға арыз және тапсырысқа аннуляциялар тіркелуі қажет. Егер брондау жөніндегі менеджерлер тапсырысты уақытысында жоймаса, номер қате түзелмейінше ешкімге берілмей, бос тұра береді. Арыз тек қана фирмалық бланкте бекітілсе ғана номерге тапсырыс беріліп, төленеді. Номерді брондауға арыз тастаған ұйымның міндетті түрде реквизиттері болуы керек, яғни ұйымның аты, мекен-жайы, телефоны, факс, банктегі шоттық номері. Кез-келген жағдайда арыз келесі жағдайларда болу керек: - күн және номер категориясы; - қонақ үйде тұру уақыты; - келетін қонақтың фамилиясы; - төлем формасы (қолма-қол немесе қолма-қол емес шот, ұйымның атынан). Телефонда брондау қызметі Телефонда брондау қызметін айдаланғанда клиентпен қарым-қатынас жасағанда өте ұқыпты болу керек, бұл сөйлесуден клиент өзіне қонақ үй туралы әсерін, қарым-қатынасын қалыптастырады. Клиент телефон соққанда, ол көп күтпей, яғни 5 гудок барғанға дейін алу керек. Трубканы қонақ үй жайында ақпаратты жақсы меңгерген қызметші көтеру керек. Отельдерде телефонмен номерлерге тапсырыс алу арнайы бланктермен жүзеге асырылады. Телефонмен брондағанды жазбаша түрде көрсетілуі керек. Брондаудың компьютерлік түрі Брондаудың компьютерлік түрі қонақ үй және клиенттер үшін үлкен мүмкіндіктер ашады. Әлемдік тәжірибеде компьютерлік брондау жүйесінің мынандай түрлері белгілі: - бір тізбекке кіретін қонақ үйлерді біріктіретін ұжымдық брондау жүйесі; - екіншісі тізбекке кірмейтін, тәуелсіз қонақ үйлерді біріктіретін брондау жүйесі. Желі арқылы брондау жасағанда тапсырыс басқа қалада орналасқан қонақ үйде жасалуы мүмкін. Автоматтандырылған желінің артықшылығы тізбекке кіретін кез – келген қонақ үйге жасалынады, бір қалада орналасқан. Қонақ үйден орынға бронды компьютерлік желі арқылы жасауды телефон арқылы жасауға болады. Компьютерлік желіде отырған диспетчер қонақ үймен байланысып брондау мүмкіндігін жасайды. Бұл әдіс ыңғайлы емес, себебі көп уақытты қажет етеді. Дереккөздер