# [C31] アメリカにおけるデジタル記録の管理標 DoD5015.2 の理論的背景と実装:
オープンソース「アルフレスコ」によるテスト事例
○橋本陽 1 )
1)帝国データバンク史料館

E-mail: yohashimoto5642194@gmail.com
## The Theoretical Background and Implementation of DoD 5015.2:

The Case Study of Open Source Application Alfresco

Yo Hashimoto ${ }^{1)}$

${ }^{1)}$ Teikoku Databank Historical Museum

## 【発表概要】

本報告は、アメリカの記録管理標準である DOD5015.2 に準拠したアルフレスコを用いて、証拠能力を伴った形でどう電子記録を作成・管理していくかを検証する。まず、DOD5015.2を国防総省がどういう経緯で作成したか、その歴史的経過を追う。この中で、国防総省は、ブリティツシュコロンビア大学の UBC プロジェクトの成果を導入していた事実を指摘する。UBC プロジェクトは、ヨーロッパの伝統的なディプロマティクスとアーカイブズ学をもとに、電子記録の管理のあるべき姿について理論的考察を行なっていた。続いて、業務と記録管理のオープンソー スのソフトウェアであるアルフレスコにおいて、UBC プロジェクトがどう実装されているかを確認する。実際に、文書のバージョン管理、作成者、受領者やアーカイブズ学特有の概念であるアーカイブ結合性も、XML 形式のメタデータが作成されることで示されている。最後に、アルフレスコを利用する上での課題と展望を挙げる。

## 1. はじめに

昨年、日本政府は公文書管理の全面電子化を決定した。その一方、アメリカの国立公文書館である NARA は、日本より先行し、2023 年までに移管対象とする記録をすべてデジタル媒体にすると決定している。これが実現可能となる背景の一つとして、各政府機関が記録を作成し健全に管理するためのシステムが運用されている事実が挙げられる。アメリカの政府機関で用いられる記録作成と管理のシステムは、すべてDoD5015.2に準拠している必要がある。DoD5015.2 とは、デジタル記録の持つ証拠能力を維持しながら管理することを目的として国防総省が作成した標準であり現在では民間の機関も利用している。

DoD 5015.2 に準拠したシステムの一つとして知られるのがアルフレスコ（Alfresco）である。アルフレスコは、日本の民間企業にも導入実績があり、情報管理と業務効率化に役立てられている。しかし、どういう原理で、記録の証拠保全が実装されているのか、日本の記録管理学およびアーカイブズ学の視点か
らはアプローチが見られない。

そこで、本発表では、アルフレスコを通し、 DoD5015.2 の機能を確認する。ただし、標準要件が列挙される DoD5015.2 に依拠するだけでは、全体像が見えにくい。したがって、 DoD5015.2 作成に大きく貢献した UBC プロジェクトとアルフレスコを比較することで、記録の証拠能力がどう担保されているかを検証したい。

## 2. DoD 5015.2 と作成の経緯

DoD5015.2 の現行のバージョンは、DoD 5015.2-STD と呼ばれ、次のような機能が搭載されている。
- 記録保存用のデジタル複製を作るデスクトップ内のアプリケーションで記録を管理

を管理
- 永久保存となる $\mathrm{E}$ メールを自動的に NARA に移管
- 記録の収集、分類、利用、廃棄、保存などを要求される業務課程の自動化

DoDとは、Department of Defense の頭文字をとった略称で、アメリカ国防総省を意味する。つまり、DoD5015.2 は、アメリカ国防総省が取り決めた標準である。

アメリカでは 1990 年代初期に、湾岸戦争症侯群が問題となった。湾岸戦争帰還兵の中から、記憶障害、倦总感といった症状で苦しむ人間が多数現れたのである。湾岸戦争症候群の調查を進めるにあたり、議会は国防総省に湾岸戦争で遂行された「砂漠の嵐作戦」に関する記録の提出を要求した。しかし、国防総省の管理が杜撰で、報告に必要となる記録が廃军・消失していたことが明らかになった。

これにより、国防総省は、記録管理改善の問題に直面することにあり、DoD5015.2を完成させた。この過程で、電子記録の管理について先進的な研究を進めていたカナダのブリテイッシュコロンビア大学にも協力を要請していた。この研究は UBC プロジェクトと呼ばれるもので[1]、後にInterPARES Project（インターパレスと略称）という分野横断型の国際的なプロジェクトにつながる。

## 3. UBC プロジェクト

UBC プロジェクトは、現用および半現用段階における電子記録の証拠能力を保全がどうあるべきかを模索するものである。現用段階とは、作成した組織が文書を管理する段階、半現用とは利用頻度が低下し、作成組織とは別の保管場所あるいはサーバーで管理する段階を指す。

UBC プロジェクトは、ヨーロッパ中世から発展したディプロマティクス (Diplomatics、古文書学）およびアーカイブズ学両方の成果をもとに、電子記録が証拠となるための要件を規定している。証拠能力を判断する指標はは、信憑性 (Reliability) と真正性 (Authenticity) の二つに分けられる。

信憑性とは、記録がその記述対象となる事実を十分に表しているかを指す。これは、記録が完結していること、および完結にいたるプロセスが適切な手続きであることで確定される。一方で、真正性とは、記録に自己同一性があること、および改ざんされていないことを指す。記録が受け渡される状態や形態、保管と管理の状態から判断される。

電子記録の場合は、記録に付与されるメ夕データによって、信憑性と真正性が示される。 メタデータは記録のプロファイル（Record Profile）に、作成段階から記入され続けることで、電子記録の証拠能力は担保される。記述されるメタデータは多種多様である。文書の作成時間、送付時間、作成者、受領者、文書作成に関わる活動・業務およびアーカイ

ブ結合性（Archival Bond）などである。アー カイブ結合性は、組織や部署が処理する業務とその遂行過程で作成・受領する一連の文書との連関性を示す。この連関性によって、分かちがたく結びついた記録の集合体が、記録管理学およびアーカイブズ学の分野では、ア一カイブズと呼ばれる。

## 4. アルフレスコ

アルフレスコは、業務管理と文書管理を連動させたオープンソースのシステムである。 とはいえ、オープンソースの機能は限定されており、サービス全ての利用には、開発企業への契約が必要となる。実際に、インターパレスの研究によれば、本当の意味でのオープンソースであるとは言い難いとの評価を受けている[2]。

アルフレスコでは、文書単体の作成時間、送信時間、受領時間や作成者などをメタデー 夕として保管できる。文書変更によるバージョン履歴の管理により、信憑性を保証できる。 さらに、業務の担当者、業務処理と文書作成の手続きの設定、一連の文書と業務の関係性を紐づける機能が備わっており、記録のアー カイブ結合性を明示できる。

図. アルフレスコのインターフェース

メタデータは、XMLファイル形式で作成され保管される[3]。文書作成と管理を経て作られるXMLファイルによって、記録に信憑性と真正性が備わっていることが示される。

## 5. おわりに

アルフレスコの事例で示されるように、

DoD5015.2 に準拠して運用される記録管理システムによって、証拠能力を伴った記録が作成され、保証される。また、DoD5015.2は、現代の記録管理や環境に関する知識だけでなく、ヨーロッパの伝統にも依拠して作成されており、欧米の歴史に根付くものであることが確認される。

オープンソースは、コードが公開されていることにより、システムの陳腐化を防ぐ一助となる。記録管理システムであれば、そこで管理される記録がより安定して保管される保証となる。この点を活かし、オープンソースのみを使い、記録の作成、管理そして最終的なアーカイブズでの保存を行う試みも見られる。その一つが、 $\mathrm{EU}$ 歴史アーカイブズで進められるプロジェクトである[4]。課題は、アルフレスコと、アーカイブズがアーカイブズ資料を保存するためのソフトウェアをどう連動させるかである。
もし、現用からアーカイブズにおける保存までをオープンソースで実装できれば、資金の乏しい組織や資料保存機関でも電子記録の保管のハードルが格段に下がる。日本では、 アーカイブズ機関のほとんどが予算が潤沢ではない。オープンソースを活かした電子記録管理の研究は、日本でも実利的な効果があると期待できる。

## 参考文献

[1] Duranti, Luciana.; Terry Eastwood.; H eather MacNeil. Preservation of the Integ rity of Electronic Records. Kluwer Acade mic Publishers, 2002, 172p.

[2] Rogers, Corinne.; Elizabeth Shaffer. G eneral Study 08 - Open-Source Records Management Software: Final Report. Vers ion 1.4. 2013/10. http://www.interpares.org /display_file.cfm?doc=ip3_canada_gs08_final _report.pdf (accessed 2020/02/25).

[3] Alfresco. Alfresco Community Edition Doc umentation. https://docs.alfresco.com/commu nity/concepts/welcome-infocenter_communit y.html (accessed 2020/02/25).

[4] Historical Archives of EU. Digital Pre servation System. https://www.eui.eu/Rese $\operatorname{arch} /$ HistoricalArchivesOfEU/FindingAidsA ndResearch/Digital-Preservation-System (a ccessed 2020/02/25)

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