# [C32] ArchivesSpaceを用いた収集アーカイブズの情報管理

○松山ひとみ 1 1) 井村邦博 2)

1）地方独立行政法人大阪市博物館機構 大阪中之島美術館準備室

2) 株式会社メタ・インフォ

E-mail:matsuyama@nak-osaka.jp,imura@meta-info.co.jp
## Using ArchivesSpace for Managing Archives Information MATSUYAMA Hitomi'), IMURA Kunihiro ${ ^{2)}$ \\ 1) Nakanoshima Museum of Art, Osaka, Administrative Agency for Osaka City Museums \\ 2) Meta-Info Corporation}

## 【発表概要】

大阪中之島美術館（2021 年度開館予定）は、これまでその総体に関してほとんど公にしてこなかった作品外収蔵資料 (一次資料を主とした収集アーカイブズ) について、幅広い調査・研究への利用を促すため、所在情報の公開とアクセス提供サービスの整備に取り組んでいる。情報管理システムとして昨年度導入した ArchivesSpace は、階層記述を標準とするアーカイブズの目録を適切かつ効率的に作成・管理するオープンソースソフトウェアで、文書記録管理の専門機関ではない美術館等での採用も北米を中心に増えつつある。

アーカイブズ管理業務の位置付けは諸機関においてさまざまであろうが、利用可能なシステムの選択肢のひとつとして、本発表では、大阪中之島美術館の ArchivesSpace 導入事例を紹介する。また、オープンソースソフトウェアを用いた情報管理システムの維持について、提案を共有する。

## 1. はじめに

美術館が保存・管理する収蔵「作品」の情報は、多くの場合、出版物の収蔵品カタログとして、あるいは各館ウェブサイトからアクセス可能なコレクションデータベースとしてすでに公開されている。内製であれ既製品であれ、作品管理データベースシステムを導入することで、作品一点一点についての管理情報を一元化し、また検索可能な作品情報を比較的簡易にオンライン公開できるようになった。一方、美術館の収蔵品に「作品」として登録されない「資料群」があることはあまり知られていない。展示に用いられることがあれば展示リストに載るが、それらはたいてい資料群の一部にすぎない。

2021 年度の開館を予定している大阪中之島美術館（以下、当館）は、平成 2 年の準備室開設以来、作品には分類できないものの、美術史的・文化史的に保存価值の見込まれるさまざまな資料群を収蔵してきた。けれどもその管理情報は集約されず、アイテムリストの存在や取り扱いに関わる注意事項といった詳細が共有されないまま、資料群の収蔵に携わった学芸員のもとに属人化する傾向があった。 そこで、新しい美術館の取り組みのひとつとして、これまで標準的な管理目録を持たなかったこれらの資料群について、保管責任の所在を明らかにし、将来の利用可能性を開くため、情報公開とアクセス提供サービスの整備を進めている。

情報管理システムとして当館が昨年度導入した ArchivesSpace は、階層記述を標準とするアーカイブズの目録を適切かつ効率的に作成・管理するオープンソースソフトウェアである。開発を担う機関が集中する北米圏で普及しており、文書記録管理の専門機関ではない美術館等での採用も増えつつある。

本発表では、情報管理ツールの選択肢として、ArchivesSpace の導入事例を紹介する。中核となる管理対象が美術作品である当館において、作品ではない収蔵資料群の情報整理、公開、維持にあてることのできる今後の予算

は、必要最小限である。また、内部に不足する IT の知識と人材をどうにか補完し続けなければならない。当館のオープンソースソフトウェア利用は、これらの課題を乗り越えるための選択である。そして、安定的なシステム利用環境の維持に向け、国内コミュニティ形成を提案する。

## 2. 大阪中之島美術館の収集アーカイブズ 2. 1 対象

上記において「資料群」と表現したものには、手紙や原稿などの手稿、作品制作に関わるメモやノート、デッサンやスケッチ、さまざまなドキュメント、蔵書、写真や映像による記録、さらにはイーゼルやパレットといった所持品や日用品など、あらゆるものが含まれる。それらは、美術家やその遺族からひとまとまりで受贈したもの、美術館収蔵作品の歴史的位置付けを補強する目的あるいは研究資源として単体で購入したものなど、由来や規模がいろいろである。海外の美術館や大学博物館等では、Manuscripts and Archives、

Special Collections といった言葉を用いており、当館では、著名な美術家や美術団体、ギヤラリー、企業等が資料の作成者である「ア一カイブズ」と、稀少な出版物、特定主題による収集資料などからなる「特別コレクション」に分けて資料群を管理している。また、 これらを総称して「収集アーカイブズ」と言う。美術館の積極的な収集活動によるアーカイブズを中心とした資料群のコレクションという意味である。

## 2. 2 情報管理システムの要件

当館の収集アーカイブズは寸べて、資料群ごと、アーカイブズ「A」もしくは特別コレクション「SC」から始まる ID 番号で管理される。ひとつの ID 番号をもつ「1 件」の内訳は、稀少な逐次刊行物 1 点、数百箱に詰められた雑多な記録物の集積など、物量に幅があり、当然ながら、物理的な保存処置と目録作成にかかる作業時間が異なる。収集アーカイブズの収蔵件数は A と $\mathrm{SC}$ をわせてすでに 87 件（平成 30 年度末時点）あり、なかには
1,000 点を超えるアイテムから構成される大規模資料群が複数ある。テキスト検索による資料発見を促すためには、個々の資料アイテムの記述にできるだけ多くのキーワードを与えることが理想だが、開館までの限られた時間を考えると、すべてを等しく詳細に記述する作業の完了は不可能である。従って、概要から個別アイテム詳細まで、資料群ごとに記述のレベルが異なっても、それをそのまま管理でき、また、追記や修正が容易な情報管理システムの導入が検討された。

## 3. ArchivesSpace の導入

アーカイブズの標準的な目録は記述レベルを分けて階層的に記述する。この目録を電子化するためのオープンソースソフトウェアとして、国際公文書館会議 (International Council on Archives, ICA）のもと開発されてきた AtoM (Access to Memory) が知られており、国内でも普及しつつある。一方、 ArchivesSpace は、開発の中心が北米の大学機関等にあるため、北米圈の利用機関が圧倒的に多い。この他、アーカイブズの情報管理に適したオープンソースソフトウェアの選択肢として、とくに視聴覚メディアを取り扱う際の記述項目（標準的なメタデータ）のセットを多く揃える CollectiveAccess がある。

収集アーカイブズの情報公開体制を整備するにあたり、当館は海外調査（平成 30 年 3 月） と有識者会議（平成 30 年度）を実施している。有識者会議では、予算規模と人事体制、標準化を望む姿勢などから、検討対象をオープンソースソフトウェアに絞り、簡単な機能比較も試みた。とはいえ、最終的な採用システム決定に大きく影響したのは、視察で訪れた北米の美術館（ニューヨーク近代美術館、ブルックリン美術館、ホイットニー美術館）と美術研究所 (アーカイブズ・オブ・アメリカンアート、ゲッティ研究所）が ArchivesSpace を導入しているという事実である。コミュニティによって開発や改良が行われるオープンソースソフトウェアの利用を前提としたとき、実務上の課題を解決していくうえで、美術館

図 1. フィラデルフィア美術館のアーカイブズ検索データベース

という母体の属性を共有する顔の見えるユー ザー (アーキビスト) の存在は、決定的な理由となりうる。

## 4. システムの稼働維持体制

## 4. 1 サポート事業者との連携

IT 専門職員のいない美術館におけるオープンソースソフトウェアの採用は、担当者への負荷が大きく、費用面での導入・維持のしやすさに反して、安定的かつ継続的な運用が難しい。ところが実際、当館のように ITを専門としない担当者がひとりで対応していかなければならない機関は少なくない。

そこで、ArchivesSpace の運用サポート事業者のサービスを利用する方法が考えられる。 オフィシャルパートナー以外にも、サービスを提供する事業者は複数あり、例えば、フィラデルフィア美術館アーカイブズのアクセスサイト（図1）は、定額のホスティングサー ビス等を提供する LibraryHost のサポートを受けている。

有識者会議においては、ArchivesSpace に特化したサービスパッケージを提供する海外事業者との連携可能性も検討してきたが、検索精度の向上や読み仮名の取り扱いなど、日本語特有の課題に積極的に取り組むためには、国内事業者によるサポート体制を創出するこ
とが望ましい。このことから、プロポーザル方式で事業者を募り、株式会社メタ・インフオとの提携体制による ArchivesSpace の利用を開始した (令和元年度〜)。目下、公式な日本語版について、翻訳を見直し、改訂する作業をおこなっている。また、国内のユーザー コミュニティ形成をめざし、定期的に勉強会を開催している。

## 4. 2 コミュニティへの参加

ArchivesSpace の特徴に、有料のメンバー シップ制がある。利用機関の規模に応じた年会費が設定されているが、オープンソースソフトウェアなので、メンバー登録は必須ではない。それでも、北米を中心に 400 を超える機関が登録している。この背景には、もともと一定のユーザーグループによって支えられてきた Archivists' Toolkit と Archon という 2 つの情報管理システムをひとつのアプリケー ションに統合するプログラム（2009-2013）

として ArchivesSpace の開発が進められたという歴史的事情もあるかもしれない。

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\text { そこには、オープンソースソフトウェアの }
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開発環境、ArchivesSpace ウェブサイトの言葉を借りれば、「継続的な開発とアプリケーションの利用を維持すること」をユーザーグル ープ全体で保証する仕組みへの理解と、より
良いシステムづくりへの積極的な参加の姿勢がある。

当館ならびに株式会社メタ・インフォは利用システム見直しまでの今後数年間、メンバ一登録をともなう ArchivesSpace 利用を予定している。当館に関しては、契約事務手続き上、ソフトウェア開発の継続を全体で保証するというメンバーシップ制度の幹部を全面に押し出すことができるほど、オープンソースソフトウェアの有料利用に対する理解は進んでいない。しかしながら、アーカイブズ情報管理経験の浅いユーザーとして、メンバー向け情報リソースへのアクセスやへルプセンタ一の利用といったメンバー特典は、学習の効率化をもたらすなどの具体的なメリットがあり、また、オンラインフォーラムへの参加を通して、開発メンバーや他のユーザーとのコミュニケーションがとれる。

では、国内ユーザーコミュニティ形成にメリットはあるのか。国際的なコミュニティのなかで、マイノリティ言語特有の問題は過小で、説明に労しても解決されない可能性がある。けれどもそれらの問題が、国内のシステムエンジニアにとっても同様に手間のかかるものとは限らない。ローカルコミュニティを支える技術者・開発者が日本語版の安定稼働のためのサービス提供や言語の特性にともなうトラブル処理を適正価格で事業化していくことができれば、オープンソースソフトウェア導入側の不安もいくらか解消されるのではないだろうか。

## 5. おわりに

当館の ArchivesSpace 導入はまだ実験段階であり、新収蔵資料群の情報登録フローの整理とデータベースの一般公開を含め、2022 年度からの安定稼働を目標としている。また、 デジタルアーカイブの機能（デジタルオブジエクト登録）の活用やデータストレージとの連携、作品データベースと図書館システムとの横断検索構築、そして SNAC プロジェクト

(Social Networks and Archival Context) 等外部情報ポータルへの情報提供など、 ArchivesSpace を用いて作成するカタログ情報の特性を念頭に、この先実施したいことの実現方法を探らねばならない。

このとき、ArchivesSpace コミュニティに問うことや、北米美術館の先達を頼ることも可能だが、国内ユーザーの間に共通する課題があるならば、ローカルな解決方法の共有を優先し、それを大きなコミュニティへ戻すこともできる。当館の導入事例は選択肢のひとつを提供するにすぎず、国内美術館の実務を一般化するものではない。それをふまえてなお、国内コミュニティ形成に向かう関心の高まりを期待したい。

## 参考文献

[1] ArchivesSpace. https://archivesspace.org/ (閲覧 2020/2/25).

[2] Access to Memory. Artefactual Systems Inc. https://www.accesstomemory.org/en/ (閲覧 2020/2/25).

[3] CollectiveAccess.

https://www.collectiveaccess.org/ (閲覧 2020/2/25).

[4] Philadelphia Museum of Art Archives. Philadelphia Museum of Art.

https://pmalibrary.libraryhost.com/ (閲覧 2020/2/25).

[5] LibraryHost. https://libraryhost.com/ (閲覧 2020/2/25).

[6] Social Networks and Archival Context. https://snaccooperative.org/ (閲覧 2020/2/25).