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Activities to proceed digital archiving in Yamaha Motor Co., Ltd.

\author{
和田 \\ 一美 \\ WADA Hitomi \\ ヤマハ発動機株式会社
}

抄録：ヤマハ発動機(株)が取り組んでいる、企業のデジタルアーカイブ活動は、これまで一般的であった企業の創設 100 年など単発の周年事業ではなく、社内で抱えていた広報・記録の写真や映像などの素材管理、利活用に関する課題解決が契機であった。デ ジタルアーカイブ開発に際し、継続的な写真や映像など素材管理に関する社内ルールの制定し業務の標準化を行い、全社的な活用 を図るための啓発活動を実施し、現在・過去の歴史的な映像素材のデジタル化推進し、併せて全世界で活用可能なアクセシビリ ティとユーザビリティの実現に向けたデータベースシステムの改訂を行うことによって、業務効率を上げ生産性を向上させた。

Abstract: Yamaha Motor Co., Ltd has started digital archiving activities as counter measure of assets management problem and less assets utilization among head office and subsidiaries. They proceeded standardization of assets management and new internal rule was set. They also cultivated the rule and instructed how to manage assets. Digitalization of historical assets were proceeded and archived to their database system. The database system was also improved to realize worldwide accessibility and usability, it helps to progress their productivity and their job efficiency.

キーワード : 企業デジタルアーカイブ、ヤマハ発動機、映像管理業務標準化、ブランディング

Keywords: Company Digital Archive, Yamaha Motor Co., Ltd., Standardization of assets management, Branding

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# 1. ヤマハ発動機の概要

「ヤマハ」と聞くと、何を思い浮かべるだろうか？ ピアノや管楽器といった楽器を思い浮かべる人もいれ ば、オートバイや電動アシスト自転車といった乗り物 を思い浮かべる人もいるであろう。元々は「ヤマハ」 のブランド名の由来にもなった、山葉寅楠（やまはと らくす) が 1897 年に創業した 1 つの会社であったが、現在は楽器・音響を中心とした事業を展開する「ヤマ 八株式会社」（図1）と乗り物を中心とした事業を展開する「ヤマハ発動機株式会社」(図2）という２つ の別会社である。私は後者のヤマハ発動機株式会社に 属しており、今回はヤマハ発動機株式会社のデジタル アーカイブ活動を紹介させていただく。

## * YAMAHA

図1 ヤマハ株式会社のロゴ

## (4AMAHA

ヤマハ発動機株式会社は 1955 年にヤマハ株式会社、当時の日本楽器製造株式会社から独立し誕生した。主力のオートバイで培った技術を組み合わせ、当社の事業、製品は多様なかたちで拡がっていった。現在は、前述のオートバイ、電動アシスト自転車以外にも、マリンエンジン、ボート、四輪バギーやスノーモビルなどの乗り物から、産業用無人へリコプター、産業用機械ロボットなどの業務用の製品まで、15の事業を展開しており（図 3）、180を超える国と地域で販売している。製品は、使用される場所、市場において、開発・製造・販売するという基本方針にもとづき、世界各地に生産拠点、販売拠点を持っている[1]。

図3ヤマハ発動機株式会社の15の事業軸

## 2. デジタルアーカイブ活動開始の契機

企業がデジタルアーカイブ活動に取り組む契機で最も多いのは周年事業と耳にしているが、当社の場合、業務改善の一貫としてのデータベースの改善であった。筆者が製品写真を中心とした写真や映像をアーカイブするためのデータベースシステムの担当になり、本社や販売拠点への展開を任された当時、主に3つの課題を抱えていた。

## 2.1 システムを使用する事業、使用する拠点の少なさ

世界中からアクセス可能なシステムであるにも関わらず、一部の事業、一部の販売拠点で撮影された写真や映像のみがアーカイブされているだけであり、ほとんどの事業、販売拠点では自分達で準備した写真や映像をそれぞれ個別管理している状態であった。拠点内の共通ドライブで管理されていても、担当者の変更と共に引き継がれることのないまま、写真や映像の内容がわからなくなり、使えなくなる例があった。また管理を業者に委託していたものの、業者内での曖昧な管理により写真や映像が使えなかった例もあった。

## 2.2 重複する写真準備費用

全く同じ色、型式のモデルが複数の販売拠点で撮影されており、製品写真制作費用が重複して発生していた。創業者の顔写真や創業当時の建屋の写真など、全く同じ紙焼き写真が、使用するたびに何度も電子デー 夕化されていた。電子データ化されたものは管理されることなく放置されていた。

## 2.3 データベースシステムの使い勝手の悪さ

キーワードは完全一致でないとヒットしなかった。海外のシステムで英語環境のため、メタデータが英語入力のみ、日本語は英語に訳して入力、もしくはロー マ字読みでの入力のため、日本語独自のキーワードは特にヒットしにくかった。また、メタデータ項目も少なく、ルールもなく、入力上の制御もないために、情報のゆれが大きい事も検索性の悪さの一因となっていた。使用者每にIDを払い出しており、業務上、写真や映像を使用したい人は ID を登録してからでないと検索できず、また ID はデータベースシステム固有のものであるため、個人に管理を委ねており、ID や PW 忘れでアクセスを諦める人も続出した。

## 3. 課題解決のための取り組み

システムはあるが知られていない、知られていないためほとんど使用されない、中身が薄い、システムを使用しようとしても、使い勝手が悪い、このような状態であった。

これらの課題を解決するため、当社は 2017 年初頭頃から3つの活動に取り組んだ。

## 3.1 社内ルールの制定、社内ルールの啓発活動推進

事業や拠点の広報・宣伝の担当者は新しいモデルの発売にあわせ、製品写真やイメージ映像を準備し、使用する。担当者は自分の目的で準備し使用するので、 その後、管理しても管理しなくても全く困らない。一部の意識の高い担当者のみそれぞれの管理方法で管理をする。会社資産でもある写真や映像の管理を個人の裁量に委ねてはならず、適切に管理するにはどうしたよいか考えた。社内の正式なルールとすれば、担当者はルールに従い決められた通りに管理するのではないか、と考え、写真や映像を管理するためのルールを社内で正式に制定し業務の標準化を図った。担当は当方 1 人のみであり、かつ他の業務も抱える中で対応した。制定までには上層部への説明も含め、約 1 年かかつた。当社は多数の事業軸、拠点を抱えており、同じ枠に当てはめる事が事実上困難であったため、管理対象とする写真や映像を細かく規定するのではなく、何を管理対象とするか、事業や拠点に委ねる形とした。管理対象電子データ化し既存のデータベースシステムにアーカイブする事とし、これらの業務を確実に遂行するため、各事業や拠点毎に責任者と担当者を設定する形とした。ルールを正式に制定した後は、すべての事業の長と拠点長に、新しく制定した社内ルールの説明をし、自事業、自拠点内で管理責任者と担当者を設定してもらうよう依頼した。管理責任者と担当者が設定されると、それぞれに対し説明会を実施し、何を管理対象とするか、どのようなタイミングでアーカイブしていくか考え、一緒に取り組んでいった。説明会は制定後 1 年間で 100 回以上行った。

会社のルールであるため、担当者手間はかかるが、実際にアーカイブ化まで実施をすると、写真や映像の個別管理をする必要がなくなり、かつ、写真や映像の要望を受けた際の対応の効率化につながる事、ひいては担当者の業務効率化につながる事が少しずつ理解されはじめ、写真や映像のアーカイブ化が進んでいった。 データベースシステムによるデータの中身が充実してくると、写真や映像が必要な場合はデータベースシステムを検索して入手する、という運用が少しずつ社内に浸透していった。全く同じ色や型式のモデルの製品写真が重複して準備されることもなくなった。

## 3.2 歴史素材のデジタル化推進

2005 年、当社の 50 周年を記念し記念誌が発行された。その際、プロジェクトチームが発足し、歴史的価值のある写真や冊子などが各地から集められ、記念誌に使用された。ところが、記念誌発行後は、写真や冊子などの整理、管理保管の重要性が認識されていたにも関わらず、プロジェクトチームは解散、その後、作業担当者が設定されることもなく、集めれられた資料類は手つかずのままとなり、必要な時必要なものを都度選び、デジタル化している状態となり、かつ、デジタルデータは管理されず放置されていた。

歴史素材のデジタル化推進のため、最初に歴史的観点から使用頻度の高いこれらの資料類を整理しデジタル化を進め、デジタルデータになった素材はデータベースシステムにアーカイブした（図 4)。同時に、本社の広報・宣伝部門や各事業や各拠点に対し、事務所の奥で眠っているデジタル化されていない資料類の提供を呼びかけた。各事業や各拠点から提供された資料類は、資料の種類、製品、年代、等、区分をし、リスト化を進めた。リスト化後は、各事業や各拠点の担当者と相談しながら、どれを優先的にデジタル化するか判断し、デジタルアーカイブを進めるようにした。

図4 第1回浅間火山レース（1955年11月）

また業務を進めるにあたり、デジタルアーカイブの基礎を学ぶため、中心メンバーの3人は全員、日本デジタル・アーキビスト資格認定機構の講習会を受講し、準デジタルアーキビスト資格もしくはデジタルアーキビスト資格を取得した。

作業を進める中で、効率化が課題となった。デジタル化作業はすでに専門業者に依頼していたが、それ以外の作業、資料の整理、リスト化、電子データ化後のメタデータ付与、システムへのアップロード作業、これを社内人員で対応しょうとすると、作業がほとんど進まなかったため下記の分業化を進めた。
・資料を整理、区分しリスト化 ※

・デジタル化 $※$

・メタデータ情報の準備

. 単純入力作業 $※$

社内の歴史に精通していないと作業が難しい社内資料を検索してのメタデータ情報集めを社内の人員で対応し、社外に委託することが可能な作業（※のもの） は社外の業者に委託する形とした。

古い写真や映像であるが故に、社内に情報が全く残っていないものも多くあった。選別の判断のつかないものもでてきた。そこで、当時対象の事業に実際に携わった当社 OB に協力を依頼し、情報を付与してもらう活動を開始した。

## 3.3 データベースシステムの変更

最初、既存のデータベースシステムを改訂する形を検討したが、海外のシステムをべースとしているため、改訂には限界があった。そこで、当社のシステムへの要望をまとめ、いくつかのシステム業者に検討依頼し、結果、当社の要望に最も近いシステム業者のシステムをべースにカスタマイズを行った。キーワード検索は部分一致でもヒットするようにした。メタデータは 2 倍になるが、日本語、英語併用とし、日本語固有のキーワードでヒット率を高めた。データをダウンロー ドした際、そのデータがどんな代物かを判別可能にし、必須入力項目を満たすために、ファイル名をルール化した。必須入力項目はリスト選択を基本とし、入力情報が同じであれば同一の単語で表現されるようにした。著作権保持者情報や使用エリア、使用期限等を入力できるようにし、誰が担当となっても、使用許諾の判断ができるようにした。システムはクラウド環境を使用したものとし、インターネット環境さえあれば、世界中どこからでもアクセス可能なものとした。ID は社内で使用している社員判別のための ID と同一とし、写真や映像などを探している社員が直接ログインし、直接検索をすることができるようにした。データベースシステムの変更後、システムログイン数は変更前の約 3 倍になった。

## 3.4 現在までの成果

これら 3 つの活動は発案から実行まで約 3 年かかっており、現在も継続中である。これらの活動を実施することにより、当社での写真や映像などの一元管理が一気に進んだ。過去から現在、そして未来に渡って写真や映像を始めとしたデジタルデータが蓄積され、情報と共に次世代引き継がれる形を整えることができ

た。本社のみならず、国内外の拠点から直接検索し、 データをダウンロードすることができるようになった。製品写真をはじめとして、準備されたものが効率的に複数の拠点で活用されるようになった。担当者レベルでは非常に感謝されているが、会社全体でみると、残念ながら非常に評価されにくい活動でもある。会社の利益に直接貢献する形が見えにくいからである。今後も継続的に活動が続けられるよう、本活動の成果を目に見える形に、具体的にはデジタルアーカイブしたものの活用を促進することにも力を入れていかなければならないと感じている。最後に昨年のデジタルアー カイブの活用例を紹介させていただきたいと思う。

## 4. YamahaDay

当社では数年前より YamahaDay という社内イベントを実施している。ヤマハ株式会社との合同イベントであり、7月 1 日の当社創立記念日には当社にてイべントを企画し実施、10月 12 日のヤマハ株式会社の設立記念日にはヤマハ株式会社でイベントを企画し実施し、両社の従業員がそれぞれ、ヤマハブランドに思いを馳せる取り組みを行っている。昨年も、年初から Heritage というテーマのもと、様々な社内イベントを企画し、準備を進めていた。ところが、新型コロナウィルス感染症拡大の影響下、社内のリアルイベントがことごとく中止となった。そんな中、各拠点では、急遽デジタルアーカイブしていた歴史素材を活用し、動画を作成し社内公開し、各拠点の歴史がわかる資料を作成、拠点内に配布した。また本社の事務局では当社の歩みが簡単に学ベるイノベーションマップ (図 5)

図5 イノベーションマップ

を作成し、本社内はもとより、各拠点に配布した。各拠点では事務所や工場の壁に展示し、高評価を得た。 デジタルアーカイブを進めていたからこそ、急な変更にも迅速に対応ができたのであり、今まで埋もれていた情報も社内に公開することができたのだと考えている。

新型コロナウィルス感染症により、人々の生活様式が一変した。この状況下だからこそ、今まで以上に企業に求められるブランド価値、ブランドの表現が必要になってきている。かつ、社内でも社員 1 人 1 人が自社への誇りを持ち、モチベーションを持って働くことが必要になってきている。社内、社外のブランディング活動に寄与できるデジタルアーカイブ活動を今後も自信を持って継続していきたい。

## 参考文献

[1] ヤマハ発動機株式会社企業サイト. https://global.yamaha-motor.com/jp/ (参照 2021-04-03).