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東京大学大学院情報学環特任研究員

TRC-ADEAC株式会社上級デジタルアーキビスト

抄録：産業とデータ・コンテンツ部会が開催するDAショートトークを開始してから一年が経過する。DAショートトークの特徴は、毎月の定期開催と発表動画のアーカイブ配信である。一年を経て、運営方法については定形化され、準備から開催までスムーズに 進めることができるようになってきた。筆者らは、事務局として発表者との連絡やアーカイブ配信、ウェブサイトの運用を担って きた。本稿では、リモートミーティングを中心とする運営と、既存のウェブツールの利用によって実現したDAショートトーク運営の手法について共有を行う。本稿による運営手法の共有が、デジタルアーカイブ振興に関わる諸活動の一助になることを願う。

Abstract: It has been a year since "DA Short Talks" has been held. The features of these talks include monthly regular sessions and archived presentation videos. Over the course of a year, the operation process has become standardized, enabling smooth organization from preparation to execution. The authors have taken on the responsibility of liaising with presenters, archiving videos and documents, and managing the website. This article shares the methods used in organizing "DA Short Talks", focusing on remote meetings and utilizing existing web tools. The authors hope that sharing these operational methods will contribute to various activities related to the promotion of digital archives.

キーワード : DAショートトーク、企画・運営、アーカイブ配信

Keywords: DA Short Talks, Planning and management, Distribution of archive contents

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# 1. はじめに

産業とデータ・コンテンツ部会が開催するDA ショートトークを開始してから一年が経過する。DA ショートトークの特徴は、毎月の定期開催と発表動画 のアーカイブ配信である。DA ショートトークのいず れの回も参加者からのアンケートの評価は高く[1]、本取り組みがデジタルアーカイブ学会の産業部門への働 きかけについて、良い影響を与えていると考える。

筆者らは、事務局として発表者との連絡やアーカイ ブ配信、ウェブサイトの運用を担ってきた。本稿では、運営の手法について共有を行う。また、DA ショート トークはコロナ禍を越えて、企画・運営されている。 リモートミーティングを中心とする運営と既存のウェ ブツールの利用ついてのノウハウも共有したい。

## 2. 多様なツールを活用する産業部会の運営 2.1 部会メンバー

本部会のメンバーは 10 人 (+オブザーバー) であり、研究機関、公的機関、産業分野など所属は様々である。中には発表者として参加の後に、部会メンバーに加
わった例もある。多岐にわたるデジタルアーカイブを網羅するためにも、積極的に多様なバックグラウンドを持つメンバーを増やす姿勢をとる。

2.2 部会メンバーのコミュニケーション

本部会メンバーは、東京を中心に日本全国に居住する。物理的な距離とコロナ禍のため、実世界で集合してミーティングを開催することは容易ではなかった。 そこで、毎月開催する定期ミーティングは「Zoom」[2] で行った。ここでは、ショートトークの発表者の推薦や前回ショートトークの振返りなどを行う。一方、実世界で部会メンバーが集ったのは、 1 年間で 2 回のみであり、その際には部会の運営方針について議論した。基本的な連絡や情報共有には Google の無料ツールを利用している。各種日程調整や DA ショートトーク開催曜日の調整には「調整さん」[3]を使用している。

## 2.3 Google のツールの利用とその留意点

本部会の運営には Google ツールの利用が欠かせない。連絡事項は Google Groups ${ }^{[4]}$ によるメリングリ

ストでの一斉配信を基本としている。部会メンバーの名簿管理、運営の進捗共有、ミーティングの議事録などは、産業部会 Google ドライブ[5] 内のスプレッドシー ト[6] やドキュメント ${ }^{[7]}$ 機能を利用している。視聴者アンケートは、フォーム $[8]$ を活用し、URLをショー トトーク開催後に Zoom のフォローアップメール機能を用いて視聴者へ送付する。

DA ショートトークの申し込みリストやアンケート

結果の共有にも、Googleドライブを活用する。ここには個人名や所属機関名といった情報も含まれるため、当部会のディレクトリには以下の対策を講じることで、部外者による意図しないアクセスを阻止する。

・部会メンバーのみにアクセス権を付与

・ファイルの「制限付き」共有：アクセス権のあるユーザーのみが、リンクから該当ファイルを開くことが出来る

・公開範囲ごとにディレクトリを分ける：部会メンバーのみがアクセスする資料と、一般からのアクセスがされるアーカイブ資料を保存するディレクトリを分離することで、アクセス権設定のミスが影響しないようにする

## 3. Zoom ウェビナーを用いた DA ショートトーク の開催

## 3.1 プラットフォームの選定

DA ショートトークは Zoom のプラットフォームの一つである「ウェビナー」[9]を用いて開催されている。 Zoom には会議に適した「ミーティング」と講演に適した「ウェビナー」という 2 のプラットフォームがある。本部会では、視聴者のビデオと音声の混在を防ぐために、出席者が視聴専用となるウェビナーを利用する運びとなった。各回の発表者と本部会メンバーがビデオと音声の配信が可能なパネリストとして登壇する。

## 3.2 質疑応答

ウェビナーの仕様上、視聴者は自由に発言することができない。ホスト権限（*ウェビナー開催者にのみ与えられる操作権限）を持つ事務局が、手を上げた視聴者の発言を可能にすることも可能だが、多数いる視聴者の中から都度質問者を見つけることは手間を要する。そこで、ウェビナーの「Q\&A」機能を用いて質疑を収集している。Q\&Aで挙げられた質疑を、司会が発表者に読み上げる。この際、質疑が発表のどの部分に対応するかわかりにくいという課題があった。そこで、質問者には質問の対応箇所の明記を依頼するとともに、部会員が都度確認し、パネリスト専用の
チャット欄にて司会をサポートするという流れができている。視聴者からの質疑が少ないときは、パネリストとして参加している部会メンバーがビデオと音声を ONにして討論に参加することで議論を発展させている。また、これまでに発表者から「賛同する人は挙手」 という呼びかけがなされた際には、視聴者はウェビナーの「手を上げる」機能を用いて応じた。

## 3.3 快適な配信のための工夫

滞りない配信のために、DA ショートトーク開始 15 分前より、司会と発表者と事務局で顔合わせ・接続確認・質疑応答の流れとアーカイブ配信についての案内を行う。ここでは、視聴者には配信されずリハーサルを行うことが可能なウェビナーの機能「練習セッション」を用いている。

過去の接続確認時のトラブルとして、画像の一部が表示されないことや、音声の接続がされないこと、埋め込久動画の表示・再生がされないことなどがあった。事務局のみならず、ウェビナー操作に長けた発表者からも改善方法のアドバイスをいただき、いずれの場合も、DAショートトーク開始までには解決している。一方、発表中にネットワーク環境が突然不安定になり、配信に乱れが起きることもある。これまでの運営を通して、Bluetooth マイクとイヤホンを用いた場合、音声にノイズが入りやすいことが明らかになった。 Bluetooth マイクとイヤホンの使用を控えるように、発表者に事前にアナウンスすることが望ましい。

## 4. DA ショートトーク運営のスケジュール

本ショートトークは、1ヶ月という短い間隔で開催されているため、開催に不具合がないように細心の注意を払っている。表 1 は、DAショートトーク実施日を 0 週とした場合の各週の作業内容である。

## [a] 動画編集について

主な作業内容は、発表部分の切り出しと音量の調整であるため、複雑な編集機能を必要としない。また、 YouTube で配信するため、超高解像度の出力も不要である。従って、操作がシンプルであり、配信に適するサイズに自動で圧縮することができる PC スタンドアロンの動画編集ソフトウェアを用いて編集を行っている。DA ショートトーク後、発表者へ動画の確認を依頼する。これまで、一部動画のカットやコンテンツへのモザイクなどの編集依頼があった。な打、モザイクの追加は、先述のソフトウェアの機能では対応できないため、有償の動画専用のソフトウェアを用いている。
表1 運営スケジュール

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現在、動画編集作業は事務局の PC 環境と技術に依存しているため、将来は AIによる自動化を期待する。

## [b] 発表者への連絡

1 回の発表につき、各発表者に最低 4 度の連絡を行う。まずは、推薦した部会メンバーより発表者へ発表依頼を送る（b-1)。次に、事務局よりショートトークの詳細な紹介と氏名・所属・タイトル・産業化マップ掲載用のラベルの提出を依頼する (b-2)。同時に、必要に応じて依頼状を送付する。その後約 2 週間空けて、 ウェビナープラットフォームを介してウェビナーパネリスト招待状を送付する。併せて、招待状の送付状態の確認と、当日のスケジュールを送る（b-3)。発表者のメールシステムによってパネリスト招待状が届かない場合があり、事務局が直接パネリストリンクを送付して対応している。DAショートトーク後に、アーカイブ動画の確認と資料提供を依頼する (b-4)。 なお、安定した発表者獲得のために、数回先の発表者を決定し、早期に発表依頼を出すこともある。その際、事務局側のメール連絡の混乱を避けるために、 b-2 の連絡を発表日時より逆算したタイミングで発表者に一斉に行うため、場合によっては、b-1 から b-2 までの連絡に間隔が空く。発表者のみなさまにはご不便をおかけするが、ご理解いただきたい点である。

## 5. 部会ウェブサイトについて \\ 5.1 構成と運用

本部会のウェブサイト[10] 2022 年 12 月に公開した。デザインは、デジタルアーカイブ学会（本部）のものに倣った。ページ構成を表 2 に示す。ウェブサイトの更新は、事務局員 2 名が担当する。ショートトークの案内時、終了直後、アーカイブ配信時に適宜更新する。

## 5.2 アーカイブ配信について

DA ショートトークでは、質疑応答を除く発表動画と発表資料をアーカイブする。動画を YouTube の部会アカウント ${ }^{[11]}$ に、資料を Google ドライブに配置する。原則、部会ホームぺージに揭載されるリンクからに限り、アーカイブコンテンツにアクセスすることができる。つまり、アーカイブコンテンツへのアクセシビリティが高いとは言い難い。これまで DA ショートトー クのアーカイブ配信を 1 年間継続的に行ってきたが、動画の視聴回数は満足しがたいものであった。そこで、 2 期目を迎えた時点で、YouTubeで配信する動画の設定を、本部会ウェブサイトにのみリンクが記載される限定公開と、一般公開の 2 種類を用意することにした。 これらは、発表者の希望に応じて対応する。

本稿執筆時において、約 70 件の発表リストがあるが、ウェブサイト内に検索機能を備えていない。そのため、アーカイブコンテンツ資料を探しにくいという課題がある。今後、アーカイブ資料の活用を促進するためにも、検索機能を追加する必要がある。

また、一部未揭載の発表があることも課題である。発表者には、発表終了後の動画確認依頼時に発表資料の提供を依頼しているが、発表者は各分野の有識者であり多忙のために動画確認と資料提供についての返信を得られないことがある。全ての発表をアーカイブするためのコミュニケーションを改良する必要がある。

表2 産業部会ウェブサイトのページ設計

 & $\cdot$デジタルアーカイブ学会(本部)のリンク \\

## 6. 運営するうえでの課題

本稿 2 章で述べたように、当部会は部会メンバーの所属組織（大学・自治体・民間企業など）が所有するツールに依らず、Zoom や Googleなどのサービスを用いて運営している。しかし、それらのサービスには限界があり、一部はデジタルアーカイブ学会本部や東京大学寄付講座の力を借りている状況である。具体的な状況とその課題を記す。

$\cdot$DA ショートトークの Zoom ウェビナー

現状では、東京大学寄付講座を介して東京大学のアカウントを使用している。しかし、東京大学所属の部会メンバーが当日に参加できない場合、ウェビナーを開室できなくなるという課題がある。部会として Zoom の有料アカウントを持つことができれば解決するが、部会としての予算を持たないため実現していない。 ・申し迄み受付

学会員への案内メール配信と個人情報取り扱いの観点から、事務局員ではなく、デジタルアーカイブ学会本部の担当者に依頼している。流れとしては、(1)プログラム確定 $($ 部会事務局) $\rightarrow$ (2)申し达みフォーム作成 $($ 学会本部) $\rightarrow$ (3)申し迄みフォームの URL を部会 HP に反映 (部会事務局) $\rightarrow$ (4)学会員へ案内メール配信 (学会本部) $\rightarrow$ (5)申し达みリストの部会への共有（学会本部）となる。このような連携が必要であり、学会本部の担当者には毎月迅速な対応をしていただいている。 この場をお借りして感謝申し上げたい。一方で、時期によっては学会全体のイベントと重なってしまうなど、本部の負担となってしまう可能性もある。少なくとも、(2)申し达みフォーム作成・(5)申し达みリストの部会への共有は部会事務局にて行いたい。しかし、現段階では、無料で使用できる申し达みフォーム作成サービスでは不足があると認識しており、実現していない。部会にて適した申し达みフォーム作成のアカウントを持つことが出来れげ一層の効率化を図ることができるため、今後も採り得る策を模索したい。な扮、申し达みフォームには基本的な機能に加え、次の機能が備わっていることが望まれる。

・申し达み一覧の csv 出力 (記録と集計のため)
- 自動返信メール設定機能 (Zoom ウェビナーの URL を通知するため)

## 7. おわりに

第 1 回ショートトークの開催から約 1 年が過ぎた。 その運営方法は定形化され、準備から開催までスムー
ズに進めることができるようになってきた。滞りのない定期開催のための運営責任は、相応のプレッシャー があるが、発表者や視聴者からの好評や、当日の討論の盛り上がりなどによる充実感を糧に、今後も真摯に運営に携わっていきたい。

しかしながら、6章で述べた課題もある上、部会义ンバーそれぞれに本務がある中で、いかに効率的に運営するかは非常に重要なポイントであり、一つ一つの課題を解決することが持続可能な部会運営に繋がる。課題の中には、部会費があれば解決できるものもある。学会全体を巻き込む話になるが、部会の更なる発展のために、部会費についてぜひ検討いただきたい。

今後も、引き続きこれまでの試行的な運営で明らかになった課題や問題点などを検討し、DAショートトークの発展とデジタルアーカイブの産業化の新興のために真摯に運営に携わる所存である。また、このようなイベント・フォーラムの開催についてよりよい運営万法をご存じの方はぜひ打知恵をお貸しいただきたい。

最後に、当部会のDA ショートトークに快く参加いただいた発表者の皆様には心から御礼申し上げます。

## 註・参考文献

[1] 荒木純隆, 緒方靖弘, 太田亮子. 産業部会ショートトーク視聴者の感想と今後のビジョン. デジタルアーカイブ学会誌. 2023, vol. 7, no. 3.

[2] Zoomビデオコミュニケーションズ社. Zoom. https://zoom.us/ (参照 2023-05-08).

[3] ミクステンド株式会社. 調整さん. https://chouseisan.com/ (参照 2023-05-08).

[4] Google Inc.. Google Groups. https://groups.google.com/ (参照 2023-05-08).

[5] Google Inc.. Googleドライブ. https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/ (参照 2023-05-08).

[6] Google Inc.. Googleスプレッドシート. https://www.google.com/intl/ja_jp/sheets/about/ (参照 2023-05-08).

[7] Google Inc.. Googleドキュメント. https://www.google.com/intl/ja_jp/docs/about/ (参照 2023-05-08).

[8] Google Inc.. Googleフォーム. https://www.google.com/intl/ja_jp/forms/about/ (参照 2023-05-08).

[9] Zoomビデオコミュニケーションズ社. Zoom Webinars. https://explore.zoom.us/ja/products/webinars/ (参照 2023-05-08).

[10] 産業とデータ・コンテンツ部会ウェブサイト. https://sangyo.digitalarchivejapan.org/sangyo/ (参照 2023-05-08).

[11] 産業とデータ・コンテンツ部会YouTubeチャンネル. https://www.youtube.com/@user-114td3qj7v (参照 2023-05-08).