Sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng
Lĩnh vực: Văn thư và Lưu trữ nhà nước
Cơ quan công bố: Bộ Nội vụ

## Mô tả
Tài liệu lưu trữ dự phòng được sử dụng trong trường hợp mất tài liệu lưu trữ gốc hoặc tài liệu lưu trữ gốc bị hỏng đến mức không sử dụng được.

## Trình tự thực hiện
Bước 1: Cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ gốc gửi văn bản đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng, cá nhân sở hữu tài liệu lưu trữ gốc gửi đơn đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng đến cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng.
Bước 2: Cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ dự phòng theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Trường hợp từ chối cung cấp, cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng có văn bản thông báo nêu rõ lý do; gửi cơ quan, tổ chức, cá nhân để biết.

## Cách thức thực hiện
ONLINE — 1 WORKING_DAY — Trực tiếp, trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản/đơn đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng của cơ quan, tổ chức, cá nhân, cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng phải cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ dự phòng theo quy trình nghiệp vụ của cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng.
Trường hợp từ chối cung cấp, trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản/đơn đề nghị, cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng có văn bản thông báo nêu rõ lý do; gửi cơ quan, tổ chức, cá nhân để biết.
POSTAL — 1 WORKING_DAY — Trực tiếp, trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản/đơn đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng của cơ quan, tổ chức, cá nhân, cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng phải cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ dự phòng theo quy trình nghiệp vụ của cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng.
Trường hợp từ chối cung cấp, trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản/đơn đề nghị, cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng có văn bản thông báo nêu rõ lý do; gửi cơ quan, tổ chức, cá nhân để biết.
DIRECT — 1 WORKING_DAY — Trực tiếp, trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản/đơn đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng của cơ quan, tổ chức, cá nhân, cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng phải cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ dự phòng theo quy trình nghiệp vụ của cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng.
Trường hợp từ chối cung cấp, trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản/đơn đề nghị, cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ dự phòng có văn bản thông báo nêu rõ lý do; gửi cơ quan, tổ chức, cá nhân để biết.

## Thành phần hồ sơ
Văn bản đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ gốc hoặc Đơn đề nghị sử dụng tài liệu lưu trữ dự phòng của cá nhân sở hữu tài liệu lưu trữ gốc. (bản chính: 1)

## Yêu cầu, điều kiện
Tài liệu lưu trữ dự phòng được sử dụng trong trường hợp mất tài liệu lưu trữ gốc hoặc tài liệu lưu trữ gốc bị hỏng đến mức không sử dụng được.

## Phí, lệ phí
0

## Căn cứ pháp lý
Quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; Luật Lưu trữ

## Kết quả thực hiện
Bản sao tài liệu lưu trữ dự phòng.

## Đối tượng thực hiện
Công dân Việt Nam; Tổ chức (không bao gồm doanh nghiệp, HTX)