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POLE D'EXCELLENCE CYBER
Tous les documents produits ou reçus dans un format électronique par une collectivité dans le cadre de son activité constituent 
une archive publique électronique. C'est le cas de la production bureautique et collaborative, des messageries électroniques, 
des fichiers image, son ou audiovisuel, des données issues des applications métiers, des projets de dématérialisation, etc.
Dès la création ou la réception d’un document électronique, il entre dans l’âge des archives courantes. Lorsque le document n’est 
plus fréquemment usité mais que le service qui l'a produit peut encore en avoir besoin, le document entre dans l’âge des archives 
intermédiaires. Ces deux âges forment la durée d'utilité administrative (DUA), durant laquelle les archives sont sous la responsabilité 
du service qui les a produites. Enfin, les documents dont la durée d’utilité administrative est échue constituent des archives définitives. 
Elles sont par conséquent conservées sans limitation de durée en vertu de leur valeur historique et patrimoniale.
Les articles L211-1 et L212-6 du code du Patrimoine affirment l’obligation pour les collectivités de se doter des moyens nécessaires 
à la bonne conservation de leurs archives électroniques. C’est le respect d’un cahier des charges précis, qui assurera l’intégrité, la 
pérennité, la sécurité, la confidentialité et la traçabilité des données, et qui permettra alors de donner aux archives électroniques 
une valeur probatoire, au même titre que pour des archives papier. La collectivité devra donc mettre en place ce dispositif encadré 
par la Loi  R1  .
Il ne faut pas confondre stockage, sauvegarde et archivage électronique. Si le stockage correspond simplement à un espace où 
l'on peut conserver des données, la sauvegarde se préoccupe de la continuité de fonctionnement des systèmes et des services 
informatiques. Enfin, l'archivage électronique sert à conserver des données à très long terme, tout en garantissant aux données les 
propriétés citées dans le paragraphe précédent, le stockage et la sauvegarde ne répondant pas à ces exigences. 
Si le maire (ou le président de l’EPCI) est personnellement responsable de la bonne conservation des archives de sa commune ou de 
son établissement, chaque agent de la fonction publique est responsable des documents qu’il produit. Il est donc nécessaire de mettre 
en place des procédures auxquelles tous les agents d’une collectivité devront se soumettre :
• Trier régulièrement les dossiers et classer les documents  R2  : chaque agent doit identifier correctement et lisiblement ses dossiers 
pour faciliter les futures opérations d’archivage et de recherche, la collectivité doit élaborer un plan de classement des données.
• Trier régulièrement ses courriels électroniques  R3  : supprimer les pourriels et doublons, sauvegarder les messages importants.
• Lorsqu’un agent est muté, change de service ou part à la retraite, il doit rendre les documents sur lesquels il travaille, plus 
largement toutes les données de la collectivité qui sont en sa possession  R4  : l’agent n’est pas propriétaire des documents qu’il 
produit ou reçoit dans le cadre de ses fonctions.
En règle générale, la gestion des documents numériques est similaire à celle des documents papiers : traitement au fil de l’eau, mise en 
place de plans de classement, éliminations selon les dispositions législatives en vigueur. Un pré-archivage numérique peut favoriser 
le succès d’un projet d’archivage électronique définitif   R5  . Les collectivités peuvent s’appuyer sur les fiches pratiques1 crées par 
les archivistes départementaux de la région Centre-Val-de-Loire, qui aideront à aiguiller les administrations souhaitant mener à bien 
des opérations de pré-archivage numérique.
Les archives publiques (papier ou électroniques), au sens de l'article L. 211-4 du Code du patrimoine, ainsi que les biens classés comme 
archives historiques en application du livre II, sont des trésors nationaux, et cela quelle que soit leur date et leur lieu de conservation2 .
1 https://www.archives-loiret.fr/que-faire-de-vos-archives/vous-etes-une-administration-ou-un-officier-public/numerique-et-demateria­
lisation/les-bonnes-pratiques-du-numerique
2 https://francearchives.gouv.fr/fr/article/239089582
FICHE N°10
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ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE