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POLE D'EXCELLENCE CYBER
Le cadre juridique actuel permet aux collectivités, sous certaines conditions et en fonction de leur statut (Régions, communes, EPCI, 
EPL, etc.), d’externaliser (de confier à un tiers-archiveur) ou de mutualiser leurs archives électroniques. Voici donc quelques solutions 
de base d’archivage électronique possibles pour une collectivité  :
• Mettre en œuvre un système d’archivage électronique (SAE) associant des outils et des procédures pour la bonne gestion des 
archives courantes, intermédiaires et/ou définitives. Un outil de SAE est conçu pour veiller à l’évolution des formats et garantit l’intégrité 
et l’authenticité des documents. Une fois versé dans le SAE, le document devient non modifiable, ce qui certifie son authenticité1 .
• Déposer, par convention, les archives auprès des structures tierces. Par exemple, les communes, les EPCI, les Régions et EPL peuvent 
déposer leurs archives auprès du service d’archives départemental compétent2 . Le dépôt est obligatoire pour les communes de 
moins de 2000 habitants.
• Mutualiser la gestion des archives intermédiaires  des personnes publiques (la loi 3DS, le décret n°2022-1305). La mutualisation 
peut donner lieu à la mise en commun d’infrastructures, de personnel ou de moyens matériels, logistiques ou financiers ainsi que de 
connaissances ou de savoir-faire. Chaque partie à la mutualisation demeure responsable de ses données3 . Pour les archives définitives, 
la mutualisation n’est possible que si au moins l’une des personnes publiques dispose d’un service public d’archives.
• Externaliser la conservation de ses archives électroniques courantes et intermédiaires à l’aide d’un tiers-archiveur agréé4 . Dans ce 
cas, la collectivité doit retenir une autre solution pour la conservation de ses archives électroniques définitives, car cette modalité est 
exclue pour ces archives.
Quelle que soit la solution retenue par la collectivité, un Contrôle Scientifique et Technique (CST) sur ses archives publiques sera assuré 
par un représentant de l’État, qui validera ou invalidera alors la solution choisie. Enfin, il est important de noter que le statut de l’archive 
(courante, intérmediaire, définitive) et sa nature (numérique, papier) ont des conséquences sur le régime juridique de la conservation 
des documents et données concernés et, plus avant, sur les modalités relatives à l’externalisation de la conservation des archives en 
cause5 .
En complément, les collectivités peuvent s'appuyer sur le programme Vitam qui est une solution logicielle libre d'archivage électronique 
porté par les ministères de la Culture, des Armées et de l’Europe et des Affaires Étrangères6 .
Réglementation, normalisation et certification
Le choix de la solution d’archivage électronique doit prendre en compte les réglementations (RGPD, eiDas, etc.), les normes et 
les certifications en vigueur  R6  :
• La norme française NF Z 42-013 (équivalent international de l’ISO 14641) sur le système d’archivage électronique (SAE) fixent le 
cadre à mettre en œuvre pour l'enregistrement, l'archivage et la communication de documents numériques afin d'assurer la lisibilité, 
l'intégrité et la traçabilité de ces documents pendant la durée de leur conservation et de leur utilisation.
• La norme NF Z 42-020 défini les fonctions minimales que doit posséder un composant coffre-fort numérique (CCFN) piloté par 
un système d'archivage électronique et destiné à la conservation d'objets numériques dans des conditions de nature à en garantir 
leur intégrité dans le temps. En effet, un SAE peut intégrer nativement les fonctions de préservation de l'intégrité ou s'appuyer sur un 
CCFN conforme à cette norme.
1 https://www.lagazettedescommunes.com/836531/les-archives-negocient-le-virage-du-numerique-sur-et-qui-dure/?abo=1
2 https://www.legifrance.gouv.fr/codes/id/LEGISCTA000006195557
3 https://www.lagazettedescommunes.com/830006/mutualisation-de-la-gestion-des-archives-le-decret-est-paru/
4 Prestataires agréés pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires sur support numérique : https://certificats-
attestations.afnor.org/referentiel/NF461 
5 https://www.lagazettedescommunes.com/840004/le-point-sur-lexternalisation-de-la-conservation-des-archives-publiques/?abo=1
6 https://www.programmevitam.fr/