20200218_NP_SGA-DAJ_Instruction RGPD du 31 janvier 2020.pdf — page 21

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Les personnes doivent être informées des finalités du traitement, des catégories de données à caractère 
personnel traitées, des destinataires des données, de la durée de conservation des données et des 
modalités d’exercice de leurs droits par les personnes concernées. Ces informations figurent dans le 
registre des traitements. 
 
Le responsable de traitement doit être en mesure de démontrer qu’il a procédé à l’information des 
personnes, conformément aux dispositions du RGPD.  
 
Lorsqu’une décision individuelle est prise sur le seul fondement d’un traitement algorithmique 
contenant des données à caractère personnel47, le responsable du traitement en informe les personnes 
concernées selon les modalités du RGPD mais aussi conformément aux dispositions spécifiques du 
code des relations entre le public et l’administration48 qui imposent de porter à la connaissance des 
personnes concernées leur droit de demander communication des règles définissant le traitement 
algorithmique, ainsi que, le cas échéant, les modalités de saisine de la Commission d’accès aux 
documents administratifs49. L’information des personnes figure sur la décision individuelle prise sur le 
fondement de l’algorithme. 
 
En cas de défaut d’information des personnes dans les conditions requises, la décision individuelle 
prise sur le fondement de l’algorithme sera entachée de nullité50. 
 
5.1.2 Accès et rectification.  
 
Le responsable de traitement donne suite aux demandes d’accès et de rectification dans un délai d’un 
mois51 à compter de la formulation de la demande par la personne concernée. Si la demande est 
imprécise, il peut demander un complément d'information qui suspend le délai. 
 
Le droit d’accès permet à toute personne concernée par le traitement de ses données à caractère 
personnel d'en demander la communication au responsable de traitement. Le droit de rectification 
permet à la personne concernée de demander au responsable de traitement à ce que ses données soient 
corrigées ou complétées. Les droits d’accès et de rectification peuvent être exercés à tout moment et le 
responsable de traitement est tenu d’y donner suite, quel que soit le traitement concerné, sous la forme 
souhaitée par le demandeur. 
 
5.1.3 Exceptions au droit d’accès.  
 
Le responsable de traitement n’est pas tenu de donner suite aux demandes manifestement infondées ou 
excessives, à charge pour lui d’en démontrer le caractère infondé ou excessif.  
 
Par ailleurs, seuls les documents achevés sont communicables : ainsi, pour les documents 
préparatoires qui sont rédigés dans le cadre des traitements relatifs à la gestion des ressources 
humaines, le responsable de traitement n’est tenu de communiquer qu’au moment où la donnée 
devient définitive.  
 
En cas de doute, le responsable de traitement demande conseil au DPD.  
 
5.1.4 Suppression.  
 
                                                          
47 Article 22 du RGPD et article 47 de la loi « informatique et libertés ». 
48 Article L. 311-3-1 du code des relations entre le public et l’administration. 
49 Article R311-3-1-1 du code des relations entre le public et l’administration.  
50 Les dispositions qui prévoient la sanction de nullité d’une telle décision entrent en vigueur au 1er juillet 2020 (cf. article 37 
de la loi n°2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles). 
51 Article 12 point 3 du RGPD.