Privacyreglement JUFAR raden voor de kinderbescherming Geldend van 01-07-1990 t/m heden. Origineel opschrift en aanhef Privacyreglement JUFAR raden voor de kinderbescherming De staatssecretaris van Justitie Overwegende dat ingevolge de artikelen 19, 20 en 22 van de Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 665) een reglement dient te worden vastgesteld voor de geautomatiseerde comptabeleadministratie JUFAR bij de raden voor de kinderbescherming: Besluit het volgende reglement vast te stellen: Par. 1. Algemene bepalingen Artikel 1. Begripsbepalingen In dit reglement wordt verstaan onder: a. de registratie: de geautomatiseerde comptabele-administratie bij een raad voor de kinderbescherming; b. houder: de raad voor de kinderbescherming; c. beheerder: het hoofd van de afdeling boekhouding; d. autorisatiebeschikking: de beschikking van de houder van de registratie waarin is opgenomen welke functionarissen bevoegd zijn handelingen met betrekking tot de registratie te verrichten, op welk deel van de registratie die handelingen betrekking hebben, alsmede aard en het doel van die handelingen; e. de raad: de raad voor de kinderbescherming. Artikel 2. Doelstelling De registratie heeft ten doel het vastleggen overeenkomstig het bepaalde bij en krachtens de Comptabiliteitswet 1976 van handelingen ten behoeve van het beheer van overheidsgelden en voorts van de bestemming en doorbetaling van gelden die ontvangen zijn ten behoeve van minderjarigen en jong meerderjarigen. Artikel 3. Verantwoordelijkheden 1 De houder is verantwoordelijk voor het beheer en het goed functioneren van de registratie en treft daartoe de nodige voorzieningen op het gebied van organisatie en beveiliging. 2 De beheerder is belast met de dagelijkse leiding van de werkzaamheden, bedoeld in het eerste lid Artikel 4. Invoer en verwerking van gegevens De invoer en verwerking van de in de registratie opgenomen gegevens, met inbegrip van de verbetering, aanvulling of verwijdering daarvan geschiedt op de afdeling boekhouding. De invoer en verwerking geschiedt door daartoe door het hoofd van de afdeling boekhouding aangewezen ambtenaren van de afdeling boekhouding. Par. 2. Registratie en herkomst van gegevens Artikel 5. Personen omtrent wie gegevens zijn opgenomen In de registratie worden uitsluitend persoonsgegevens opgenomen over: a. personeelsleden verbonden aan het bureau van de raad; b. de leden van de raad; c. crediteuren van de raad d. debiteuren van de raad e. personen, die ingevolge de wet, bij rechterlijke beslissing of krachtens overeenkomst zijn verplicht tot een bijdrage in de kosten van verzorging en opvoeding, dan wel ter bestrijding van de kosten van een maatregel van kinderbescherming, dan wel tot een bijdrage in de kosten van levensonderhoud en studie; f. ontvangstgerechtigde personen met betrekking tot bijdragen als bedoeld onder e. g. minderjarigen en jong meerderjarigen, ten behoeve van wie de bijdragen, bedoeld onder e. zijn bestemd; h. pleegouders. Artikel 6. Opgenomen gegevens Ten aanzien van de personen, bedoeld in artikel 5 , worden in de registratie ten hoogste de volgende persoonsgegevens opgenomen: a. administratienummer; b. naam, voorletters, geboortedatum; c. adres, postcode, woonplaats; d. giro-, en/of bankrekeningnummer e. gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op het berekenen en vastleggen van inkomende gelden en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen f. andere dan de onder a. tot en met e. bedoelde gegevens, waarvan de opneming wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een wettelijke bepaling. Artikel 7. Herkomst van de gegevens De persoonsgegevens die in de registratie zijn opgenomen zijn slechts afkomstig van a. de personen bedoeld in artikel 5 , alsmede hun familieleden b. de gemeentelijke bevolkingsregisters c. het ministerie van Justitie d. de rechterlijke instanties e. andere personen of instanties met een publiekrechtelijke taak f. de advocatuur g. verzendende en ontvangende instellingen, bedoeld in het Verdrag van New York inzake het verhaal in het buitenland van uitkeringen tot onderhoud 1956 (Trb. 1957, 121) h. door de medewerkers van de raad uit hoofde van hun functie verkregen informatie Par. 3. Verwijdering van gegevens Artikel 8. Verwijdering van opgenomen gegevens 1 Verwijdering van opgenomen gegevens vindt plaats een jaar na het verstrijken van de termijn die geldt voor de bewaring van de op de desbetreffende betalingsverplichting betrekking hebbende bescheiden, tenzij een geschil aanhangig is. 2 Indien blijkt dat gegevens ten onrechte, onjuist danwel onvolledig in de registratie zijn opgenomen, draagt de houder zorg voor een zo spoedig mogelijke verwijdering, verbetering of aanvulling van die gegevens. De op grond van dit lid verwijderde gegevens worden vernietigd. Par. 4. Toegang tot en verstrekking van gegevens uit de registratie Artikel 9. Rechtstreekse toegang tot de registratie 1 Rechtstreekse toegang tot de registratie en zelfstandige raadpleging van de daarin opgenomen persoonsgegevens is, voor zover nodig voor de uitoefening van hun taak en met inachtneming van het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, voorbehouden aan: a. de secretaris en de plaatsvervangend secretaris van de raad b. het hoofd van de administratie c. het hoofd van de afdeling boekhouding en diens plaatsvervanger d. de door het hoofd van de afdeling boekhouding aangewezen ambtenaren van de afdeling boekhouding. 2 Tevens hebben toegang tot de registratie de door de minister van Justitie daartoe met inachtneming van het bepaalde in artikel 11 en artikel 18, derde lid, van de Wet persoonsregistraties aangewezen personen. 3 De in het eerste lid bedoelde personen hebben slechts toegang tot het in de desbetreffende autorisatiebeschikking aangegeven deel van de registratie. Artikel 10. Personen aan wie gegevens worden verstrekt 1 Uit de registratie worden voor zover zulks voorvloeit uit het doel van de registratie, wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift of geschiedt met toestemming van de geregistreerde, gegevens verstrekt aan: a. de minister van justitie; b. instellingen met een taak op het gebied van betalingsverkeer, indien de verstrekking nodig is voor het verrichten of ontvangen van betalingen welke samenhangen met de inning of bestemming van bijdragen ten behoeve van minderjarigen en jong meerderjarigen; c. andere raden voor de kinderbescherming; d. de ambtenaren van de raad, die ingevolge hun taak die gegevens mogen ontvangen. 2 Aan andere personen of instanties met een publiekrechtelijke taak kunnen desgevraagd gegevens worden verstrekt, voor zover zij die gegevens behoeven voor de uitvoering van hun taak en de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerden daardoor niet onevenredig wordt geschaad. 3 De verstrekking blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding geboden is. 4 Verstrekking van persoonsgegevens aan andere dan in het eerste en tweede lid bedoelde personen, ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek, kan alleen plaatsvinden nadat daartoe schriftelijke toestemming is verkregen van de minister van Justitie en met inachtneming van de door deze gestelde voorwaarden. 5 Van elke verstrekking van gegevens aan de in het eerste lid, onder a, b, en c, dan wel aan de in het tweede lid bedoelde personen of instanties wordt deugdelijk aantekening gehouden. Par. 5. Kennisneming en correctie van opgenomen gegevens Artikel 11. Recht op kennisneming door geregistreerde van opgenomen persoonsgegevens 1 De geregistreerde of, indien deze de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt dan wel onder curatele is gesteld – diens wettelijke vertegenwoordiger, kan de houder verzoeken hem mede te delen of en zo ja welke op de geregistreerde betrekking hebbende persoonsgegevens zijn opgenomen. 2 Een zodanig verzoek dient schriftelijk te worden gericht aan de houder. 3 Bij het verzoek om kennisneming van opgenomen gegevens kan verzoeker de houder tevens vragen de herkomst van de opgenomen gegevens mede te delen. 4 Voordat aan het verzoek wordt voldaan dient verzoeker zich ter vaststelling van zijn identiteit te legitimeren door overlegging van een geldig legitimatiebewijs, dan wel een kopie daarvan. 5 De houder beantwoordt het verzoek binnen een maand na ontvangst schriftelijk, vergezeld van de nodige toelichting. 6 Een verzoek wordt ingevolge artikel 30 van de Wet persoonsregistraties geweigerd, indien dit noodzakelijk is om de persoonlijke levenssfeer van een ander dan verzoeker te beschermen. 7 Een weigering op het verzoek wordt door de houder met redenen omkleed. Hierbij wordt aangegeven waar, op welke wijze en tegen welke kosten tegen de beslissing van de houder kan worden opgekomen. Artikel 12. Correctierecht van geregistreerde met betrekking tot opgenomen persoonsgegevens 1 Degene aan wie overeenkomstig artikel 11 kennis is gegeven van hem betreffende persoonsgegevens, kan de houder schriftelijk verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen, indien de gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de registratie onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift in de registratie voorkomen. 2 Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen. Artikel 11, tweede en vierde lid , is van overeenkomstige toepassing. 3 Binnen twee maanden na ontvangst van het verzoek bericht de houder schriftelijk of, en in hoeverre hij daaraan voldoet. Artikel 11, zevende lid , is van overeenkomstige toepassing, 4. De houder draagt zorg dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. Artikel 13. Kennisneming van verstrekking van gegevens 1 De geregistreerde of – indien deze de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt dan wel onder curatele is gesteld – diens wettelijke vertegenwoordiger kan de houder tevens verzoeken hem mede te delen of en zo ja welke op de geregistreerde betrekking hebbende gegevens in het jaar voorafgaande aan het verzoek uit de registratie aan derden zijn verstrekt. 2 Artikel 11, tweede en vierde lid , is van overeenkomstige toepasing. 3 De houder beantwoordt het verzoek binnen een maand na ontvangst. Artikel 11, zesde en zevende lid , is van overeenkomstige toepassing. Par. 6. Slotbepalingen Artikel 14. Bekendmaking en terinzagelegging 1 Dit reglement wordt bekend gemaakt in de Staatscourant. 2 Het reglement ligt voor een ieder ter inzage bij: - de houder van de registratie; - de afdeling pers- en publieksvoorlichting van het ministerie van Justitie. Artikel 15 1 Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 juli 1990. 2 Het reglement kan worden aangehaald als ‘Privacyreglement JUFAR raden voor de kinderbescherming’ Origineel slotformulier en ondertekening 's-Gravenhage, 25 juni 1990 De staatssecretaris van Justitie, namens de staatssecretaris , de Directeur-Generaal Jeugdbescherming en Delinkwentenzorg mr. H. Greven