Aanwijzingen inzake interdepartementale commissies Geldend van 26-04-1987 t/m heden. Origineel opschrift en aanhef Aanwijzingen inzake interdepartementale commissies Inleiding In het project Sanering interdepartementale commissies, een deelproject van het project reorganisatie rijksdienst, zijn alle in 1984–1985 bestaande ongeveer 250 ambtelijke interdepartementale commissies doorgelicht. Op grond van de voorstellen die hieruit voortvloeien heeft het kabinet beslissingen genomen over het opheffen of samenvoegen van interdepartementale commissies en over het wijzigen van hun taak, samenstelling en of werkwijze 1 . Deze aanwijzingen beogen na deze eenmalige sanering nieuwe wildgroei te voorkomen en interdepartementale commissies in de toekomst zo effectief en efficiënt mogelijk te laten werken. Zij zijn gebaseerd op de uitwerking van de door het kabinet aanvaarde algemene uitgangspunten voor de vormgeving en het functioneren van interdepartementale commissies en het Eindrapport sanering interdepartementale commissies 2 . Voor een toelichting op de aanwijzingen wordt verwezen naar het genoemde eindrapport, dat richtlijnen, wenken en tips bevat voor het gebruik van interdepartementale commissies. Voor departementale geheel en overwegend ambtelijke commissies zijn geen afzonderlijke aanwijzingen vastgesteld. Het verdient echter aanbeveling deze aanwijzingen zoveel mogelijk analoog op de instelling van departementale commissies toe te passen. Definitie Onder interdepartementale commissies worden verstaan commissies: a. waarin meer dan één ministerie is vertegenwoordigd, en b. waarvan meer dan de helft van de leden ambtenaar bij een ministerie is. Instelling nodig? Alvorens een interdepartementale commissie in te stellen wordt de noodzaak van het instellen van een nieuwe commissie overwogen. Hierbij wordt eerst nagegaan of er geen eenvoudiger alternatief is, zoals oprichting van een informele werkgroep, inschakeling van een reeds bestaande commissie of een bestaand extern adviesorgaan, dan wel verlening van de opdracht aan één dienstonderdeel. Instelling 3.1 Interdepartementale commissies worden ingesteld bij schriftelijke regeling. Instelling bij of krachtens de wet of bij koninklijk besluit wordt vermeden. 3.2 In de instellingsregeling van een interdepartementale commissie worden tenminste de volgende punten opgenomen: a. de naam en de afkorting van de commissie; b. een zo veel mogelijk op resultaat gerichte en toetsbaar geformuleerde taakopdracht met vermelding van de geadresseerden voor het te leveren werk; c. een instellingsduur van ten hoogste vier jaren indien de commissie niet tevens ambtelijk voorportaal is. Het bestaan van een ambtelijk voorportaal is gekoppeld aan het bestaan van de desbetreffende onderraad uit de ministerraad of ministeriële commissie; d. de samenstelling van de commissie; e. vermelding van het ministerie waaronder de commissie ressorteert, waaruit volgt waar de verantwoordelijkheid berust dat de nodige voorzieningen voor de commissie (bijvoorbeeld secretariaat) worden getroffen; f. de verplichting tot evaluatie. Samenstelling 4.1 De samenstelling van interdepartementale commissies voldoet aan de volgende eisen: a. behoudens gemotiveerde uitzonderingen wordt volstaan met hoogstens één lid per ministerie, dat met zijn stem het ministerie vertegenwoordigt; b. er wordt actief gestreefd naar een verhouding tussen mannen en vrouwen in commissies van 1:1. Steeds dient te worden bezien of voor de desbetreffende positie niet ook een gekwalificeerde vrouw beschikbaar is; op een voordracht voor de vervulling van een vacature dient zoveel mogelijk zowel een man als een vrouw te worden genoemd. 4.2 Voorts is ten aanzien van de samenstelling van interdepartementale commissies het volgende van belang: c het aantrekken van een externe voorzitter kan helpen departementale belangentegenstellingen te overbruggen; d door waar mogelijk functionarissen in plaats van personen als lid aan te wijzen in de instellingsregeling worden extra formaliteiten bij opvolging voorkomen (bij benoeming op persoonlijke titel is dit niet mogelijk); e belangrijker dan het benoemen van vaste plaatsvervangers is het de leden te verplichten zelf zorg te dragen voor een doelmatige vervanging al naar gelang de werkzaamheden van de commissie dit wenselijk maken. Werkwijze Ten aanzien van de werkwijze van interdepartementale commissies verdient het aanbeveling: a. omvangrijke vergaderingen zo mogelijk te voorkomen door met de meest betrokken ministeries een kerncommissie te vormen en bij de overige betrokken ministeries contactpersonen aan te wijzen, die op de hoogte worden gehouden van de activiteiten van de commissie en die zonodig bij het werk van de commissie betrokken worden; b. vooral grote commissies te ontlasten door bij de voorbereiding per onderwerp gebruik te maken van bilateraal vooroverleg en van ad hoc commissies van de meest betrokken ministeries, waarbij zo mogelijk concept-conclusies worden geformuleerd; c. de bevoegdheden/verantwoordelijkheden te regelen, evenals de interne taakverdeling; d. vooraf richtlijnen te vragen en tussentijds verslag te doen aan de insteller(s); e. voor zover het niet mogelijk blijkt gerezen geschilpunten op te lossen, deze overzichtelijk in kaart te brengen, zo mogelijk voorzien van enkele alternatieve oplossingen, in het bijzonder wanneer sprake is van een advies van een ambtelijk voorportaal; f. jaarlijks een werkplan en vergaderschema op te stellen; g. de werkzaamheden af te stemmen met commissies die een verwant werkterrein hebben (bijvoorbeeld voor agenda-overleg); h. waar mogelijk de verslaglegging te beperken tot besluitenlijstjes. Ambtelijke voorportalen 6.1 Een ambtelijk voorportaal richt zijn advies aan de coördinerende bewindspersoon tenzij het advies een voorstel betreft dat reeds aan de desbetreffende onderraad of ministeriële commissie is toegezonden. In het laatste geval kan ook het advies van het voorportaal rechtstreeks aan de onderraad of ministeriële commissie worden gericht. Het verdient echter de voorkeur voorstellen aan onderraden of ministeriële commissies eerst te verzenden na ontvangst van het advies van het voorportaal; hierdoor wordt het mogelijk de adviezen in de voorstellen te verwerken, zodat onderraden of ministeriële commissies niet worden belast met knelpunten of discussies die in voorportalen reeds zijn opgelost of in kaart gebracht. 6.2 Ambtelijke voorportalen hebben mede de taak de samenhang van de ambtelijke advisering op het eigen beleidsterrein te bewaken. Hiertoe kunnen zij over de instelling en de evaluatie van interdepartementale commissies op hun terrein de daarvoor verantwoordelijke bewindspersonen adviseren. 7. Voorkomen van dubbele advisering Wanneer twee of meer ambtelijke voorportalen en/of andere interdepartementale commissies over eenzelfde voorstel advies uitbrengen, verdient het de voorkeur dat de coördinerende minister van de onderraad die het voorstel zal behandelen één voorportaal aanwijst dat zo mogelijk de verschillende adviezen bundelt tot één advies. Evaluatie 8.1 Interdepartementale commissies leggen tegenover hun instellers, voor zover deze daaraan behoefte hebben, tenminste jaarlijks verantwoording af over hun werk en de daarmee gemoeid zijnde kosten; tevens geven zij daarbij inzicht in hun voornemens voor het volgende jaar. Hiervoor wordt bij voorkeur een lichte vorm gekozen om overbodige bureaucratie te vermijden. Voor zover interdepartementale commissies jaarverslagen uitbrengen zal het nut van die commissies mede aan de hand daarvan worden bezien. 8.2 Tijdig voor de afloop van de termijn die bij de instellingsbeschikking is gesteld, heroverweegt de insteller het nut van het eventuele voortbestaan van de interdepartementale commissie – met een al dan niet gewijzigde taak, samenstelling en werkwijze. De commissie is zelf verantwoordelijk voor het doen plaatsvinden van een evaluatie, tijdig voor het verstrijken van haar instellingstermijn. De evaluatie kan kort zijn en dient tenminste aan te geven in hoeverre de commissie beantwoordt aan haar taakopdracht en of knelpunten aanwezig zijn bij het functioneren. Ook ambtelijke voorportalen worden eens per vier jaar geëvalueerd. Registratie en rapportage 9.1 Bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken wordt een openbaar, geautomatiseerd gegevensbestand bijgehouden waarin gegevens over interdepartementale commissies en externe adviesorganen zijn opgenomen. Op basis van dit bestand, waarvan de gegevens alsmede mutaties daarin door de afzonderlijke ministeries worden aangeleverd, wordt jaarlijks een Overzicht adviesorganen van de centrale overheid gepubliceerd. 9.2 Mede op basis van het in 9.1 bedoelde gegevensbestand rapporteert de Minister van Binnenlandse Zaken eens per twee jaar aan de Tweede Kamer der Staten-Generaal over ontwikkelingen in het bestand van interdepartementale commissies. In deze tweejaarlijkse rapportage wordt in ieder geval aandacht besteed aan de resultaten van de periodieke evaluatie van interdepartementale commissies, het kostenaspect en de deelname van vrouwen in interdepartementale commissies. Kamerstukken 11, 1984–1985, 17353, nr. 23, en kamerstukken 11, 1986–1987, 17353, nr. 28. ^ [1] Eindrapport sanering interdepartementale commissies uitgave Ministerie van Binnenlandse Zaken 1986 ^ [2]