Privacyreglement financiële pupillenadministratie Geldend van 01-07-1990 t/m heden. Origineel opschrift en aanhef Privacyreglement financiële pupillenadministratie De staatssecretaris van Justitie Overwegende dat ingevolge de artikelen 19, 20 en 22 van de Wet persoonsregistraties (Stb. 1988, 665) een reglement dient te worden vastgesteld voor de financiële administratie betreffende jeugdigen ten aanzien van wie de hulpverlening door de minister van Justitie wordt gesubsidieerd; Besluit het volgende reglement vast te stellen: Par. 1. Algemene bepalingen Artikel 1. Begripsbepalingen a. de registratie: financiële administratie betreffende jeugdigen ten aanzien van wie de hulpverlening door de minister van Justitie wordt gesubsidieerd; b. houder van de registratie: de minister van Justitie; c. beheerder van de registratie: het Hoofd van de Hoofdafdeling Financieel Economische zaken van de Directie Jeugdbescherming en Reclassering; d. jeugdige: een persoon als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onder b, van de Wet op de jeugdhulpverlening (Stb. 1989, 360). Artikel 2. Doelstelling De registratie heeft ten doel het vastleggen van gegevens, noodzakelijk voor het doen van betalingen aan autoriteiten, diensten en instellingen, ten behoeve van jeugdigen ten aanzien van wie de hulpverlening door de minister van Justitie wordt gesubsidieerd. Artikel 3. Verantwoordelijkheden 1 De houder is verantwoordelijk voor het beheer en het goed functioneren van de registratie en treft daartoe de nodige voorzieningen op het gebied van organisatie en beveiliging. 2 De beheerder is belast met de dagelijkse leiding van de werkzaamheden. Artikel 4. Invoer en verwerking van de gegevens De invoer en verwerking van de in de registratie opgenomen gegevens, met inbegrip van de verbetering, aanvulling of verwijdering daarvan, geschiedt bij de Hoofdafdeling Financieel Economische Zaken van de Directie Jeugdbescherming en Reclassering door daartoe door de beheerder van de registratie aangewezen ambtenaren. Par. 2. Registratie en herkomst van gegevens Artikel 5. Personen omtrent wie gegevens zijn opgenomen In de registratie worden uitsluitend persoonsgegevens opgenomen over jeugdigen, als bedoeld in artikel 1, onder d , ten aanzien van wie de hulpverlening door de minister van Justitie wordt gesubsidieerd. Artikel 6. Opgenomen gegevens Ten aanzien van de in artikel 5 bedoelde personen worden in de registratie ten hoogste de volgende gegevens opgenomen. a. de geslachtsnaam, de voorvoegsels en de voorletters; b. de geboortedatum; c. het geslacht; d. een stamnummer van zeven cijfers; e. postcode van de woonplaats vóór de maatregel; f. de datum van het begin en het einde van de maatregel; g. de datum van het einde van de termijn van de maatregel; h. de naam van degene die de maatregel heeft verzocht of gevorderd; i. de soort van de maatregel; j. de naam en het referentienummer van de plaatsende instantie; k. het dossiernummer; l. de reden van het einde van de maatregel; m. de naam en het referentienummer van de gezinsvoogdij-instelling; n. de datum van het begin en het einde van de plaatsing; o. de kostensituatie; p. de datum van ingang van de kostensituatie; q. de verblijfplaats; r. de plaatsingsgrond; s. de subsidie; t. het documentnummer. Artikel 7. Herkomst van de gegevens De gegevens die in de registratie zijn opgenomen zijn afkomstig van: - voogdij-instellingen; - kinderrechters; - raden voor de kinderbescherming; - officieren van justitie. Par. 3. Verwijdering van gegevens Artikel 8. Verwijdering van opgenomen gegevens 1 Verwijdering van opgenomen gegevens vindt plaats: - bij het bereiken van de meerderjarigheid; - bij het eindigen van de maatregel. 2 Indien blijkt dat gegevens ten onrechte, onjuist danwel onvolledig in de registratie zijn opgenomen, draagt de houder zorg voor een zo spoedig mogelijke verwijdering, verbetering of aanvulling van die gegevens. De op grond van dit lid verwijderde gegevens worden vernietigd. Par. 4. Toegang tot en verstrekking van gegevens uit de registratie Artikel 9. Rechtstreekse toegang tot de registratie Rechtstreekse toegang tot de registratie en zelfstandige raadpleging van de daarin opgenomen persoonsgegevens is, voor zover nodig voor de uitoefening van hun taak en met inachtneming van het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, voorbehouden aan de volgende personen en instanties: - de houder van de registratie; - de beheerder van de registratie; - de door de beheerder aangewezen ambtenaren van de Hoofdafdeling Financieel Economische Zaken van de Directie Jeugdbescherming en Reclassering Artikel 10. Personen instellingen en instanties aan wie gegevens worden verstrekt 1 Uit de registratie worden uitsluitend aan de volgende pesonen, instelling of instanties persoonsgegevens verstrekt: a. binnen de organisatie: - de sectormanager voogdij- en gezinsvoogdij-instellingen en de door hem aangewezen medewerkers van die sector; - het hoofd van de Hoofdafdeling Financieel Economische Zaken en de door hem aangewezen medewerkers van die Hoofdafdeling; b. buiten de organisatie: - de voogdij-instellingen, voor zover het betreft onder hun voogdij staande minderjarigen; - de gezinsvoogdij-instellingen, voor zover het betreft minderjarigen ten aanzien van wie de begeleiding aan de instelling is opgedragen; - de kinderrechters, voor zover het betreft minderjarigen die onder hun toezicht staan; - de raden voor de kinderbescherming, voor zover het aan hen toevertrouwde minderjarigen betreft. 2 Niet tot individuele personen herleidbare gegevens worden verstrekt: a. binnen de organisatie: aan de afdeling beleidsinformatie van de Directie Jeugdbescherming en Reclassering; b. buiten de organisatie: aan het Centraal Bureau voor de Statistiek. 3 Verstrekking van persoonsgegevens aan andere dan in het eerste lid bedoelde personen, instellingen en instanties, ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek kan alleen plaatsvinden nadat daartoe schriftelijke toestemming is verkregen van de minister van Justitie en met inachtneming van de door deze gestelde voorwaarden. 4 Van elke verstrekking van gegevens aan de in artikel 10, eerste lid, onder b , bedoelde personen, instanties of instellingen wordt deugdelijk aantekening gehouden. Par. 5. Kennisneming en correctie van opgenomen gegevens Artikel 11. Recht op kennisneming door geregistreerde van opgenomen persoonsgegevens 1 De geregistreerde of – indien deze de leeftijd van zestien jaren nog niet heeft bereikt dan wel onder curatele is gesteld – diens wettelijke vertegenwoordiger, kan de houder verzoeken hem mede te delen of en zo ja welke op de geregistreerde betrekking hebbende persoonsgegevens zijn opgenomen. 2 Een zodanig verzoek dient schriftelijk te worden gericht aan het ministerie van Justitie, Directie Jeugdbescherming en Reclassering, onder vermelding van geslachtsnaam, voorna(a)m(en) en geboortedatum. 3 Bij het verzoek om kennisneming van opgenomen gegevens kan verzoeker de houder tevens vragen de herkomst van de opgenomen gegevens mede te delen. 4 Voordat aan het verzoek wordt voldaan dient verzoeker zich ter vaststelling van zijn identiteit te legitimeren, door overlegging van een geldig legitimatiebewijs of een afschrift daarvan. 5 De houder beantwoordt het verzoek binnen een maand na ontvangst door middel van een schriftelijke mededeling, met de nodige toelichting. 6 Een verzoek om kennisneming van opgenomen gegevens wordt ingevolge artikel 30 van de Wet persoonsregistraties geweigerd indien dit noodzakelijk is om de persoonlijke levenssfeer van een ander te beschermen. 7 Een weigering op het verzoek wordt door de houder met redenen omkleed. Hierbij wordt aangegeven waar, op welke wijze en tegen welke kosten tegen de beslissing van de houder kan worden opgekomen. Artikel 12. Correctierecht van geregistreerde met betrekking tot opgenomen persoonsgegevens 1 Degene aan wie overeenkomstig artikel 11 kennis is gegeven van hem betreffende persoonsgegevens, kan de houder schriftelijk verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen, indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de registratie onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift in de registratie voorkomen. 2 Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen. Artikel 11, tweede en vierde lid , is van overeenkomstige toepassing. 3 Binnen twee maanden na ontvangst van het verzoek bericht de houder schriftelijk in hoeverre bij daaraan voldoet. Artikel 11, zevende lid , is van overeenkomstige toepassing 4 De houder draagt zorg dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. Artikel 13. Kennisneming van verstrekking van gegevens 1 De geregistreerde of indien deze de leeftijd van zestien jaar nog niet heeft bereikt danwel onder curatele is gesteld – diens wettelijke vertegenwoordiger kan de houder tevens verzoeken hem mede te delen of en zo ja welke op de geregistreerde betrekking hebbende gegevens in het jaar voorafgaande aan het verzoek uit de registratie aan derden zijn verstrekt. 2 Voor de indiening van een zodanig verzoek is artikel 11, tweede en vierde lid , van overeenkomstige toepassing. 3 De houder beantwoordt het verzoek binnen een maand na ontvangst. Artikel 11, zesde en zevende lid , is van overeenkomstige toepassing. Par. 6. Slotbepalingen Artikel 14. Bekendmaking en terinzagelegging 1 Dit reglement wordt bekend gemaakt in de Staatscourant 2 Het reglement ligt voor ieder ter inzage bij de afdeling pers- en publieksvoorlichting van het ministerie van Justitie. Artikel 15. Inwerkingtreding, korte aanduiding 1 Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 juli 1990. 2 Het reglement kan worden aangehaald als ‘Privacyreglement financiële pupillenadministratie’. Origineel slotformulier en ondertekening 's-Gravenhage, 25 juni 1990 De staatssecretaris van Justitie, namens de staatssecretaris , De Directeur-Generaal Jeugdbescherming en Delinkwentenzorg mr H. B. Greven