Regeling bescherming persoonlijke levenssfeer geautomatiseerde bezoldigingsadministratie militair personeel 1986 Let op: Deze regeling is materieel uitgewerkt. [Regeling materieel uitgewerkt per 16-10-2015.] Geldend van 01-08-1986 t/m heden. Origineel opschrift en aanhef Regeling bescherming persoonlijke levenssfeer geautomatiseerde bezoldigingsadministratie militair personeel 1986 De minister van Defensie, Gelet op de Aanwijzingen van de minister-president van 7 maart 1975 (Stcrt. 50) inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met de geautomatiseerde systemen, waarin personeelsgegevens zijn opgenomen, bij de rijksoverheid ; Besluit: Artikel 1. Begripsbepalingen persoonsgegevens: gegevens die op individuele natuurlijke personen herleidbaar zijn; registratie : de bij de uitvoerder ondergebrachte geautomatiseerde administratie van gegevens, betreffende al dan niet in werkelijke dienst zijnde militairen, die behoren of hebben behoord tot de Koninklijke landmacht of de Koninklijke luchtmacht of de Koninklijke marine, die bezoldiging genieten of hebben genoten; houder : de directeur Financieel Beheer; geregistreerde : degene over wie de registratie gegevens bevat; uitvoerder : het hoofd van de Afdeling Computerdiensten van de Directie Automatisering en Bestuurlijke Informatie; G-geheel : geautomatiseerd gegevens verwerkend geheel; jaarwerk : verzameling van gegevens ten behoeve van de ‘jaaropgaaf belastbaar loon’. Artikel 2. Doelstelling der registratie De doelstelling van de registratie is het systematisch vastleggen, opslaan en ter beschikking stellen van de gegevens ten behoeve van de berekening, betaalbaarstelling en verantwoording van de bedragen en tevens het voorzien in de informatiebehoefte van diverse beleidsbepalende en uitvoerende instanties, die aan de geregistreerde toekomen op basis van: - de ‘Regeling inkomsten militairen land- en luchtmacht 1969’; - het ‘Voorlopig Voorschrift Koninklijke Marine’ 13 en 16. Artikel 3. In de registratie opgenomen gegevens De registratie kan omtrent de geregistreerde ten hoogste de registratieve gegevens van de geregistreerde en de daaruit resulterende financiële gegevens bevatten, die zijn opgenomen in de bij deze Regeling behorende bijlage . Artikel 4. Verwijdering van gegevens 1 De financiële gegevens worden verwijderd zes maanden nadat de berekening heeft plaatsgevonden waarop die gegevens betrekking hebben gehad. De financiële gegevens welke in het jaarwerk worden opgenomen, worden verwijderd na afloop van het kalenderjaar waarop deze gegevens betrekking hebben gehad. 2 De registratieve gegevens worden bewaard tot het einde van het kalenderjaar volgend op het kalenderjaar, waarin de geregistreerde de dienst verlaat c.q. wanneer het recht op de noodbetaalpas komt te vervallen. 3 De verwijderde gegevens worden op magneetband voor controledoeleinden nog vijf jaren bewaard. Artikel 5. Functionering registratie 1 De houder en/of de daarvoor in aanmerking komende instanties binnen de defensie-organisatie verschaffen de uitvoerder de in de registratie op te nemen gegevens, alsmede de wijzigingen die daarin dienen te worden aangebracht. 2 De uitvoerder is belast met de technische verwerking van de gegevens; hij doet dit overeenkomstig de voorschriften die de houder opstelt. Voorts verstrekt hij de gegevens overeenkomstig de instructies van de houder. Artikel 6. Verstrekking van gegevens 1 Periodieke verstrekking van gegevens, door of namens de houder, kan plaatsvinden aan: a. de geregistreerde, door middel van het toezenden van een salarisstrook en/of noodbetaalpas; b. de Postbank en de Bankgirocentrale B.V. ten behoeve van de betaalbaarstelling van de bezoldiging; c. belangenverenigingen: dit betreft naam, adres, woonplaats- en ranggegevens en het bedrag van de automatisch ingehouden contributie voor de desbetreffende belangenvereniging; d. overheidsinstanties aan wie op grond van wettelijke regelingen gegevens moeten worden verstrekt; e. de daarvoor in aanmerking komende instanties binnen de defensie-organisatie. 2 Incidenteel kunnen gegevens door of namens de houder worden verstrekt aan: a. de daarvoor in aanmerking komende instanties binnen de defensie-organisatie; b. de echtgenote c.q. andere nabestaanden van de geregistreerde in geval van overlijden; c. anderen voor zover de geregistreerde daarvoor toestemming heeft gegeven. Artikel 7. Toegang tot de registratie Met toestemming van de houder hebben rechtstreeks toegang tot de registratie uitsluitend en slechts binnen het kader van de hen opgedragen werkzaamheden: a. de ambtenaren werkzaam bij de uitvoerder, die daartoe door de uitvoerder na overleg met de houder zijn aangewezen; b. de ambtenaren van de Directie Financieel Beheer; c. de ambtenaren van de Directies Personeel; d. de ambtenaren van de Directie Accountantsdienst; e. de ambtenaren van de centrale Accountantsdienst van het Ministerie van Financiën; f. de ambtenaren van de Algemene Rekenkamer; Artikel 8. Recht op kennisneming 1 De geregistreerde heeft recht op kosteloze kennisneming van de op hem persoonlijk betrekking hebbende gegevens, op de wijze als in lid 2 is bepaald. 2 De procedure voor de uitoefening van het recht op kennisneming is als volgt: - de aanvrager wendt zich schriftelijk tot de houder; - hij geeft aan omtrent welke gegevens hij geïnformeerd wil worden; - de houder verstrekt de aanvrager de gevraagde informatie. Artikel 9. Verzoek tot correctie van gegevens 1 De geregistreerde heeft het recht om correctie te vragen van de op hem persoonlijk betrekking hebbende gegevens indien hij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist zijn of ten onrechte in de registratie zijn opgenomen, danwel gegevens ontbreken die daarin wel hadden moeten zijn opgenomen, op de wijze als in lid 2 is bepaald. 2 De procedure voor de uitoefening van het recht op correctie is als volgt: - een verzoek tot correctie wordt schriftelijk ingediend bij de administrateur van de administratie waar de geregistreerde in geldelijk onderhoud is gesteld, dan wel schriftelijk bij de houder; - de houder/administrateur onderzoekt de juistheid van de gegevens en draagt voorts zorg voor de verdere behandeling van het verzoek; - indien de houder/administrateur tot het oordeel komt dat een correctie op haar plaats is, draagt hij er zorg voor dat de noodzakelijke verbetering, aanvulling of verwijdering zo spoedig mogelijk plaatsvindt, waarna hij de verzoeker omtrent de gecorrigeerde gegevens informeert; - de houder van een registratiesysteem die aan een verzoek tot correctie van de geregistreerde voldoet, dient aan hen van wie hij kan nagaan dat zij onjuiste, niet ter zake doende of onvolledige gegevens hebben ontvangen, mededeling te doen van verbetering, verwijdering of aanvulling van gegevens; - het voorgaande geldt niet indien de verzoeker desgevraagd te kennen heeft gegeven op het doen van die mededeling geen prijs te stellen; - indien de houder/administrateur van mening is, dat er geen aanleiding bestaat de registratie te corrigeren, deelt hij dit de verzoeker zo spoedig mogelijk schriftelijk mede; - de verzoeker kan zich tot de minister van Defensie wenden met bezwaren tegen een afwijzende beslissing. Indien deze de bezwaren van de verzoeker gegrond acht, laat bij alsnog de nodige correctie aanbrengen. Artikel 10. Beveiliging 1 De houder is er volledig verantwoordelijk voor, dat ten aanzien van de organisatie en de beveiliging alle maatregelen in acht worden genomen die zijn voorgeschreven in de Aanwijzingen van de minister-president inzake de beveiliging van persoonsgegevens verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde gegevensverwerkende systemen bij de Rijksoverheid van 16 juli 1982, nr. 321043. 2 Het hoofd van het G-geheel (uitvoerder) is de directe verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen, voor zover deze met de geautomatiseerde verwerking te maken hebben, in handen gelegd. 3 De secretaris-generaal, waaronder het G-geheel ressorteert, is uiteindelijk verantwoordelijk voor de concrete uitvoering van de beveiligingsmaatregelen. Artikel 11. Controle op goede werking Als element van een behoorlijke bescherming van de persoonlijke levenssfeer is een onafhankelijke toezichthoudende instantie van belang ter controle op de naleving door de houder van de ter zake gestelde regels en reglementen. Met deze controle is namens de minister van Defensie belast de Directie Accountantsdienst. Aanvullende controlewerkzaamheden op de kwaliteit input en het beoordelen van het systeem worden verricht door de Algemene Rekenkamer. Artikel 12. Inzage van de regeling Deze regeling ligt ter inzage bij: - de Directie Financieel Beheer, Plein 4, 's-Gravenhage; - Defensie Informatie Centrum; - de Centrale Bibliotheek van het Ministerie van Justitie, Schedeldoekshaven 100, 's-Gravenhage. Artikel 13. Slotbepaling 1 Deze regeling kan worden aangehaald als: ‘Regeling bescherming persoonlijke levenssfeer geautomatiseerde bezoldigingsadministratie militair personeel 1986’. 2 De navolgende beschikkingen worden hierbij ingetrokken: - bescherming persoonlijke levenssfeer weddegenietenden van 3 juli 1978, nr. 389.678/2M; - bescherming persoonlijke levenssfeer wedde eerste-oefening-genietenden van 3 juli 1978, nr. 389.678/2N. 3 Deze regeling treedt in werking op 1 augustus 1986 en zal worden gepubliceerd in de Nederlandse Staatscourant. Origineel slotformulier en ondertekening 's-Gravenhage, 18 juni 1986 De minister voornoemd, voor deze, De secretaris-generaal , P. C. de Man Bijlage De in artikel 3 bedoelde gegevens zijn: - registratienummer/marinenummer; - naam, adres, woonplaats; - burgerlijke staat; - rang; - categorie; - krijgsmachtdeel; - landencode; - kinderen; - lidmaatschap belangenvereniging; - elementair codenummer/uniforme kostendrager code; - verbintenis; - financiële functie; - loonbelastinggegevens; - wedde/schaalbezoldiging, wedde e.o./tabelbezoldiging, zakgeld en valuta-inkomen; - inhoudingen, toelagen en vergoedingen; - voorschotten; - delegaties; - premie berekeningen; - woningen; - schorsing; - code geen bezoldiging; - datum aanvang wedde/schaalbezoldiging verhogende tellende diensttijd; - berekeningskenmerk; - herberekeningskenmerk; - vervallenkenmerk; - correctiekenmerk; - kenmerk onvolledig gezin; - bouwsteen volgnummer; - nummer noodbetaalpas; - bonnummer noodbetaalpas.