Vaststelling aanwijzingen voor beveiliging staatsgeheimen en vitale onderdelen van de rijksdienst Let op: Deze regeling is ingetrokken. Dit is geen geldige regeling meer. [Regeling vervallen per 01-03-2004.] Gebruikte datum 'geldig op' 17-12-1998. Geldend van 17-12-1998 t/m 29-02-2004. Origineel opschrift en aanhef Vaststelling aanwijzingen voor beveiliging staatsgeheimen en vitale onderdelen van de rijksdienst De minister-president, Handelende in overeenstemming met het gevoelen van de ministerraad, Besluit: Artikel 1 [Regeling vervallen per 01-03-2004] Vastgesteld worden de bij dit besluit gevoegde Aanwijzingen voor de beveiliging van staatsgeheimen en vitale onderdelen bij de rijksdienst. Artikel 2 [Regeling vervallen per 01-03-2004] Het Beveiligingsvoorschrift II 1961, vastgesteld bij besluit van de minister-president van 26 september 1961, nr. AC 143715, wordt ingetrokken. Artikel 3 [Regeling vervallen per 01-03-2004] Binnen drie jaar na de inwerkingtreding van dit besluit worden de in de aanwijzingen voorziene beveiligingsmaatregelen bij de rijksdienst gerealiseerd. Artikel 4 [Regeling vervallen per 01-03-2004] 1 Dit besluit wordt in de Nederlandse Staatscourant geplaatst. 2 Het treedt in werking met ingang van 1 maart 1989. Origineel slotformulier en ondertekening 's-Gravenhage, 20 januari 1989 De minister-president , R. F. M. Lubbers Inleiding [Regeling vervallen per 01-03-2004] Deze aanwijzingen stellen regels ter beveiliging van staatsgeheimen en vitale onderdelen bij de rijksdienst. Vitale onderdelen zijn die delen van de rijksdienst die van vitaal belang zijn voor de defensie of voor de instandhouding van het maatschappelijk leven. Te denken valt aan delen van de Rijkswaterstaat. Een omschrijving van het begrip staatsgeheim is te vinden in artikel 98 van het Wetboek van Strafrecht : enig gegeven waarvan de geheimhouding door het belang van de Staat of van zijn bondgenoten wordt geboden. De aanwijzingen beogen een preventieve bescherming toe te voegen aan de repressieve bescherming die het Wetboek van Strafrecht aan deze gegevens biedt. Beveiligen brengt als regel extra werkzaamheden met zich mee en kan, onder andere in verband met veiligheidsonderzoeken, leiden tot inbreuken op de persoonlijke levenssfeer. Onnodig beveiligen moet daarom worden vermeden en in het geval dat beveiligen noodzakelijk is dient dit zodanig plaats te vinden dat personele beveiligingsmaatregelen een zo beperkt mogelijke rol spelen. Een probleem in dit verband is dat de inhoud van het begrip staatsgeheim zeer onbepaald is. Voor de invulling van dit begrip moet niet alleen worden gekeken naar het Wetboek van Strafrecht , maar in samenhang daarmee ook naar de Wet openbaarheid van bestuur en bijzondere geheimhoudingsregelingen. De aanwijzingen binden daarom het aanwijzen van gegevens als een staatsgeheim waarop het onderhavige beveiligingsregime van toepassing is, aan een procedure-model. Uitsluitend een zo klein mogelijk te houden aantal daartoe aangewezen ambtenaren is bevoegd vast te stellen dat een gegeven een staatsgeheim vormt. Bij het bepalen dat een gegeven een staatsgeheim vormt dienen per ministerie vast te stellen richtlijnen in acht te worden genomen. Ter wille van de eenheid in beleid dient het vaststellen van deze richtlijnen plaats te vinden in overleg met de minister van Binnenlandse Zaken. Bovendien kunnen gegevens in beginsel slechts voor een beperkte tijdsduur als staatsgeheim worden aangewezen. Naast deze regels, die ertoe strekken het ten onrechte aanwijzen van gegevens als staatsgeheim te voorkomen, bevatten de aanwijzingen regels om het aantal personen dat met staatsgeheimen in aanraking komt zo beperkt mogelijk te houden. Ten einde een juiste toepassing van deze regels te verzekeren worden per ministerie beveiligingsplannen vastgesteld. Deze plannen geven aan hoe de beveiliging binnen de sfeer van een ministerie daadwerkelijk moet worden uitgevoerd. De beveiligingsplannen dienen ook te worden benut om bij de vitale onderdelen tot een zodanig pakket beveiligingsmaatregelen te komen dat de personele beveiliging daarin zover mogelijk is teruggedrongen. De aanwijzingen zijn bedoeld voor de beveiliging van staatsgeheimen. Zij zijn niet bestemd voor de beveiliging van andere bij de rijksdienst berustende gegevens die ingevolge één der uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur of ingevolge bijzondere geheimhoudingsbepalingen zijn uitgesloten van informatieverstrekking. Voor zover deze gegevens, naast de bescherming die de regeling van het ambtsgeheim in artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht biedt, nog nadere beveiliging behoeven, kunnen andere voorschriften regels stellen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij persoonsgegevens, verwerkt en opgeslagen in geautomatiseerde gegevensverwerkende systemen bij de rijksdienst. Bedoelde regelingen zullen – zoals deze aanwijzingen – wat betreft het organisatorisch kader van de beveiliging moeten aansluiten bij het bepaalde in het Beveiligingsvoorschrift I, 1949. Voor het overige kunnen de regelingen ten dele de bepalingen van deze aanwijzingen overnemen of van toepassing verklaren. Ten dele omdat de bepalingen met betrekking tot ambtenaren die in aanraking komen met staatsgeheimen voor een deel, te denken valt bijvoorbeeld aan die betreffende de veiligheidsonderzoeken, berusten op wettelijke regelingen die niet toelaten dat die bepalingen in verband met andere overheidsgeheimen dan staatsgeheimen worden toegepast. De aanwijzing van een gegeven als staatsgeheim heeft tot gevolg dat het beveiligingsregime van deze aanwijzingen op dat gegeven wordt toegepast. Nadrukkelijk zij er hier op gewezen dat dit niet betekent dat indien een dergelijk gegeven op grond van de Wet openbaarheid van bestuur wordt opgevraagd, dit verzoek zonder meer kan worden geweigerd. In een dergelijk geval zal het gegeven opnieuw moeten worden getoetst aan de voor geheimhouding en informatieverstrekking geldende normen. De aanwijzingen gelden voor de rijksdienst. Tot de rijksdienst worden gerekend de ministeries en de daaronder ressorterende diensten, instellingen, bedrijven, raden en commissies. Deze organisaties lopen zeer uiteen wat betreft hun omvang, de hoeveelheid aanwezige staatsgeheimen en de aard van de werkzaamheden die er worden verricht. Bovendien hebben documenten en materiaal waarin staatsgeheimen zijn vastgelegd zeer uiteenlopende verschijningsvormen. Dit maakt het onpraktisch de aanwijzingen op alle punten even gedetailleerd te doen zijn. Op een aantal plaatsen waar het niet mogelijk bleek gedetailleerde regels te stellen zonder meerdere uitzonderingsbepalingen op te nemen volstaan de aanwijzingen dan ook met globaal geformuleerde minimum normen. Deze globale normen zullen moeten worden uitgewerkt in de eerder genoemde per ministerie vast te stellen beveiligingsplannen. Ten einde een zo gelijk mogelijk niveau van beveiliging bij de rijksdienst te kunnen bereiken, worden de beveiligingsplannen in overleg met de minister van Binnenlandse Zaken vastgesteld. Niettegenstaande deze opzet van de aanwijzingen was het gezien de bijzondere structuur van het ministerie van Defensie noodzakelijk voor dit ministerie een aantal uitzonderingsbepalingen op te nemen. De werking van de aanwijzingen strekt zich niet verder uit dan de rijksdienst. Het kan echter noodzakelijk zijn staatsgeheimen ook buiten de rijksdienst te brengen. De aanwijzingen staan dit alleen toe indien er voldoende zekerheid bestaat dat de beveiliging overeenkomstig de bepalingen van deze aanwijzingen zal plaatsvinden. Ten einde een dergelijke beveiliging bij niet tot de rijksdienst behorende organisaties die onder de verantwoordelijkheid van ministers werkzaam zijn – zoals bepaalde adviesraden – te bereiken, dienen de betrokken ministers er voor te zorgen dat er voor die organisaties met deze aanwijzingen overeenkomende regelingen worden vastgesteld. Om bij andere organisaties, bijvoorbeeld particuliere bedrijven, een adequate beveiliging te verzekeren zullen er met die organisaties afspraken moeten worden gemaakt waarbij de naleving van de in deze aanwijzingen vastgelegde beveiligingsregels wordt bedongen. A. Algemeen [Regeling vervallen per 01-03-2004] 1 Verklaring van de gebruikte begrippen In deze aanwijzingen wordt verstaan onder: a. rijksdienst: de ministeries en de daaronder ressorterende diensten, bedrijven, instellingen, raden en commissies; b. minister: elke minister voor wat betreft het onder zijn leiding staande ministerie en de daaronder ressorterende diensten, bedrijven, instellingen, raden en commissies; c. beveiligingsambtenaar: ambtenaar als bedoeld in het Beveiligingsvoorschrift I, 1949; d. staatsgeheim: gegevens waarvan de geheimhouding door het belang van de Staat of van zijn bondgenoten wordt geboden; e. vitaal onderdeel: onderdeel van de rijksdienst, waarvan de minister in overleg met de minister van Binnenlandse Zaken heeft bepaald dat dit van vitaal belang is voor de defensie of voor het in stand houden van het maatschappelijk leven; f. beveiligen: beschermen van staatsgeheimen tegen kennis nemen door niet gerechtigden en het beschermen van vitale onderdelen tegen sabotage; g. rubriceren: vaststellen dat een gegeven een staatsgeheim is en het bepalen van de mate van beveiliging die aan dat staatsgeheim dient te worden gegeven; h. vertrouwensfunctie: functie als bedoeld in de Ambtenarenwet 1919 (Stb. 530); i. document: al datgene waarin gegevens ter raadpleging zijn vastgelegd (zoals een brief, aantekening, minuut, rapport, memorandum, bericht, telegram, memorandum, bericht, telegram, tekening, foto, film, kaart, tabel, aantekenboek, stencil, magnetische gegevensdrager, ponskaart enz.); j. materiaal: al datgene anders dan een document waarin gegevens zijn vastgelegd (zoals een machine, apparaat, wapen enz.); k. algemene secretarie: onderdeel van de rijksdienst belast met de functie van algemene secretarie als bedoeld in het Besluit algemene secretarie-aangelegenheden rijksadministratie (Stb. 1980, 182); l. materieeldienst: onderdeel van de rijksdienst belast met de aanschaf en/of het beheer van materiaal; m. verbindingsdienst: onderdeel van de rijksdienst belast met de overdracht van gegevens via telecommunicatiemiddelen; n. verboden plaats: plaats als bedoeld in de Wet bescherming staatsgeheimen (Stb. 1951, 92); o. ambtenaar: hij die door het Rijk is aangesteld om in openbare dienst werkzaam te zijn, alsmede hij die op arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht in dienst van het Rijk is genomen, daaronder begrepen dienstplichtige militairen. 2 Bijzondere beveiligingsregelingen Voor zover voor bepaalde onderdelen van de beveiliging van staatsgeheimen (zoals op het gebied van verbindingen en geautomatiseerde gegevensverwerking) en voor zover voor de beveiliging van bepaalde staatsgeheimen (zoals op het gebied van kernenergie) bijzondere beveiligingsregelingen zijn vastgesteld, worden die bijzondere regelingen toegepast. 3 Staatsgeheimen van niet-nationale herkomst Staatsgeheimen die krachtens internationale verdragen of overeenkomsten zijn verkregen worden als regel beveiligd volgens deze aanwijzingen. Voor zover de verdragen of overeenkomsten afwijkende of verdergaande beveiligingsbepalingen bevatten, worden die afwijkende of verdergaande bepalingen toegepast. B . Organisatie [Regeling vervallen per 01-03-2004] 4 Beveiligingsplan De minister stelt in overleg met de minister van Binnenlandse Zaken één of meer op deze aanwijzingen gebaseerde beveiligingsplannen vast, waarin wordt aangegeven op welke wijze de beveiliging wordt uitgevoerd. 5 Algemene zorg voor de beveiliging De secretaris-generaal is belast met de algemene zorg voor de beveiliging. 6 Dagelijkse zorg voor de beveiliging De beveiligingsambtenaar (BVA) is belast met de dagelijkse zorg voor de beveiliging. De BVA kan bij zijn werkzaamheden terzijde worden gestaan door één of meer door de secretaris-generaal aangewezen ambtenaren, sub-BVA('s) genaamd. De minister stelt een instructie vast voor de BVA en de eventuele sub BVA('s). Indien de secretaris-generaal ingevolge deze aanwijzingen een ambtenaar met een bepaalde taak belast en indien de secretaris-generaal een ambtenaar aanwijst om namens hem ambtenaren met bepaalde taken te belasten, kiest hij hiervoor, tenzij dwingende redenen zich hiertegen verzetten, de BVA. 7 Beveiligingsplicht voor elke ambtenaar Elke ambtenaar is verplicht mee te werken aan de beveiliging. 8 Toezicht op de beveiliging De BVA oefent toezicht uit op de deugdelijkheid van de beveiliging. Hij voert periodiek een inspectie uit en rapporteert zijn bevindingen schriftelijk aan de secretaris-generaal. 9 Uitzondering voor het ministerie van Defensie Bij het ministerie van Defensie kan, voor zover dit in verband met de bijzondere structuur van dit ministerie noodzakelijk is, worden afgeweken van het bepaalde in de aanwijzingen 4 5, 6 en 8 en, voor zover dit als gevolg van dergelijke afwijkingen noodzakelijk is, van andere aanwijzingen. 10 Bevorderen van de beveiliging De minister van Binnenlandse Zaken bevordert de beveiliging van staatsgeheimen en vitale onderdelen bij de rijksdienst. De Binnenlandse Veiligheidsdienst is met de uitvoering hiervan belast. De dienst heeft tot taak de secretaris-generaal bij zijn algemene zorg voor de beveiliging van advies te dienen en de BVA bij zijn beveiligingswerkzaamheden terzijde te staan. Bij het Ministerie van Defensie vindt dit plaats in overleg met de Militaire Inlichtingendienst. 11 Bevorderen van de beveiliging van verbindingen De minister van Buitenlandse Zaken en de minister van Defensie bevorderen bij de rijksdienst de beveiliging van verbindingen waarmee staatsgeheimen worden verzonden. De Nationale Verbindingsbeveiligingsraad is met de uitvoering hiervan belast. C. Rubriceringen [Regeling vervallen per 01-03-2004] 12 Rubriceringen Staatsgeheimen worden als volgt gerubriceerd: ZEER GEHEIM indien kennis nemen door niet gerechtigden zeer ernstige schade aan de veiligheid of andere gewichtige belangen van de Staat of van zijn bondgenoten kan veroorzaken; GEHEIM indien kennis nemen door niet gerechtigden ernstige schade aan de veiligheid of andere gewichtige belangen van de Staat of van zijn bondgenoten kan veroorzaken; CONFIDENTIEEL indien kennis nemen door niet gerechtigden schade aan de veiligheid of andere gewichtige belangen van de Staat of van zijn bondgenoten kan veroorzaken. 13 Merkingen 13.1 Een rubricering aangebracht op een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd wordt voorafgegaan door de merking staatsgeheim, afgekort Stg.. 13.2 Het gebruik van andere merkingen die een bepaalde wijze van behandelen van een staatsgeheim aanduiden is toegestaan. Dergelijke merkingen mogen naast maar niet in de plaats van de merking Stg. of een rubricering worden aangebracht. 14 Bevoegdheid tot vaststellen van rubriceringen 14.1 Uitsluitend door of namens de secretaris-generaal aangewezen ambtenaren zijn bevoegd rubriceringen vast te stellen. Het aantal aangewezen ambtenaren is niet groter dan voor een goede voortgang der werkzaamheden noodzakelijk is. 14.2 De opsteller van een document waarin een staatsgeheim is vastgelegd brengt indien hij niet bevoegd is een rubricering vast te stellen, zonodig een voorlopige rubricering aan. Het vaststellen van de rubricering door een bevoegd ambtenaar vindt echter zo spoedig mogelijk, in ieder geval voor de registratie van het document (zie aanwijzing 29), plaats. 15 Bepalen van rubriceringen 15.1 Rubriceringen van staatsgeheimen worden vastgesteld aan de hand van rubriceringslijsten. Dergelijke lijsten bevatten categorieën van gegevens die staatsgeheimen vormen en de rubriceringen die daaraan dienen te worden toegekend. De lijsten geven tevens aan of de rubriceringen al dan niet tijdelijk dienen te zijn (zie de aanwijzingen 17 en 18). Rubriceringslijsten worden periodiek door de minister in overleg met de minister van Binnenlandse Zaken vastgesteld. 15.2 Staatsgeheimen die krachtens een internationaal verdrag of overeenkomst zijn verkregen behouden de aan die staatsgeheimen toegekende rubricering en/of ontvangen – indien deze bestaat – de overeenkomstige nationale rubricering (zie aanwijzing 46). 15.3 Een document en een verzameling documenten dragen de rubricering van het staatsgeheim dat daarin is vastgelegd. In het geval dat een document of een verzameling documenten gegevens bevat die elk op zich geen staatsgeheim vormen maar die te zamen, in onderling verband, een nieuw gegeven opleveren dat wel een staatsgeheim vormt, draagt het document of de verzameling documenten als geheel de rubricering van dat staatsgeheim. Indien een document of een verzameling documenten meerdere staatsgeheimen bevat die verschillend zijn gerubriceerd, draagt het document of de verzameling documenten als geheel de rubricering van het hoogst gerubriceerde staatsgeheim. In het geval dat een document of een verzameling documenten meerdere staatsgeheimen bevat die te zamen, in onderling verband, een nieuw staatsgeheim opleveren dat hoger dient te worden gerubriceerd dan elk van de afzonderlijke staatsgeheimen, draagt het document of de verzameling documenten als geheel die hogere rubricering. 15.4 Bij materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd is het gestelde in aanwijzing 15.3 van overeenkomstige toepassing. 16 Wijze van aanbrengen van rubriceringen 16.1 Indien praktisch uitvoerbaar, wordt een gedeelte van een document waarin een staatsgeheim is vastgelegd op een in het oog lopende wijze gemarkeerd onder vermelding van de rubricering van het staatsgeheim. In het geval dat een document meerdere staatsgeheimen bevat wordt de rubricering van elk van die staatsgeheimen op deze wijze aangebracht. 16.2 Op een document als geheel wordt de rubricering op een in het oog lopende wijze aan de boven- en onderkant van iedere bladzijde en op de eventuele omslag aangebracht. Indien dit praktisch niet uitvoerbaar is, wordt de rubricering op zodanige wijze aangebracht dat de rubricering de gebruiker van het document niet kan ontgaan. Indien de op een document als geheel aangebrachte rubricering verband houdt met een in een bijlage vastgelegd staatsgeheim, kan aan de rubricering worden toegevoegd: ‘Zonder bijlage (nr. …) draagt dit document geen rubricering/de rubricering …’. 16.3 Op een document waarop een rubricering is aangebracht worden de aanduiding van de ambtenaar die de rubricering heeft vastgesteld en de datum waarop de vaststelling heeft plaatsgevonden vermeld. 16.4 Op een verzameling documenten als geheel wordt de rubricering op een in het oog lopende wijze op de omslag aangebracht. Indien dit praktisch niet uitvoerbaar is, wordt de rubricering op zodanige wijze aangebracht dat de rubricering de gebruiker van de verzameling documenten niet kan ontgaan. 16.5 Op materiaal wordt de rubricering op zodanige wijze aangebracht dat de rubricering de gebruiker van het materiaal niet kan ontgaan. Indien dit praktisch niet uitvoerbaar is, wordt de gebruiker op de hoogte gesteld van de rubricering. 17 Tijdelijke rubriceringen In beginsel worden rubriceringen, overeenkomstig de aanwijzingen van een rubriceringslijst en met overeenkomstige toepassing van het gestelde in aanwijzing 15.3, aan een bepaald tijdsverloop van maximaal tien jaar of aan een bepaalde gebeurtenis gebonden. Op een document of materiaal waarop een tijdelijke rubricering is aangebracht wordt dit als volgt aangegeven: ‘Na … is deze rubricering beëindigd’. 18 Uitzonderingen op het systeem van tijdelijke rubriceringen Rubriceringen kunnen, overeenkomstig de aanwijzingen van een rubriceringslijst, worden uitgezonderd van het systeem van tijdelijke rubriceringen in die gevallen waarin de rubricering betrekking heeft op: - een staatsgeheim dat krachtens een internationaal verdrag of overeenkomst is verkregen; - een staatsgeheim dat door de wet als zodanig is aangewezen; - een staatsgeheim dat een onderdeel vormt van een plan, systeem, project enz. waarvoor een langdurige geheimhouding noodzakelijk is; - een staatsgeheim waarbij bronbescherming of verbindingsbeveiliging in het geding is. 19 Bevoegdheid tot herzien en beëindigen van rubriceringen 19.1 Uitsluitend de ambtenaar die de rubricering heeft vastgesteld, de ambtenaar die hem in zijn functie is opgevolgd, dan wel een daartoe door of namens de secretaris-generaal aangewezen ambtenaar is bevoegd een rubricering te herzien of te beëindigen. 19.2 Een rubricering aangebracht op een bericht dat door middel van een beveiligde verbinding is verzonden wordt eerst herzien of beëindigd nadat goedkeuring is verkregen van de betrokken verbindingsdienst. 20 Wijze van herzien en beëindigen van rubriceringen Indien een op een document of materiaal aangebrachte rubricering door een daartoe bevoegd ambtenaar wordt herzien of beëindigd, wordt de rubricering doorgehaald of verwijderd. In het geval dat de rubricering wordt herzien wordt de nieuwe rubricering in de onmiddellijke nabijheid of op de plaats van de oude rubricering aangebracht. Op een document worden de aanduiding van de ambtenaar die de rubricering heeft herzien of beëindigd en de datum waarop dit heeft plaatsgevonden vermeld. 21 Rubriceringen uitgezonderd van het systeem van tijdelijke rubriceringen Rubriceringen die op grond van het in aanwijzing 18 gestelde zijn uitgezonderd van het systeem van tijdelijke rubriceringen worden uiterlijk vijftien jaar na vaststelling door de algemene secretarie, de verbindingsdienst of de materiaaldienst onderzocht op de mogelijkheid om de rubricering te herzien of te beëindigen. 22 Rubriceringen vastgesteld voor het in werking treden van deze aanwijzingen Rubriceringen die zijn vastgesteld voor het in werking treden van deze aanwijzingen worden uiterlijk dertig jaar na vaststelling door de algemene secretarie, de verbindingsdienst of de materieeldienst onderzocht op mogelijkheid om de rubricering te herzien of te beëindigen. 22a Rubriceringen in het geval van overbrenging naar een archiefbewaarplaats 22a.1. Bij de overbrenging van een document of van een verzameling documenten naar een archiefbewaarplaats als bedoeld in de Archiefwet 1995 vervallen de daarop voor de overbrenging aangebrachte rubriceringen met uitzondering van de rubriceringen bedoeld in de laatste volzin van aanwijzing 22a.2. De vervallen rubriceringen worden niet doorgehaald of verwijderd als gesteld in aanwijzing 20. 22a.2. Alvorens tot overbrenging wordt overgegaan wordt met behulp van ingevolge artikel 9, derde lid, van het Archiefbesluit 1995 met het oog op de bij overbrenging vastgestelde inventarislijsten bezien of in een document of in een verzameling documenten een staatsgeheim is vastgelegd. De inventarislijsten bevatten daartoe informatie over de aanwezige rubriceringen. Zo nodig wordt door het overbrengende ministerie overeenkomstig het gestelde in de aanwijzingen 14 en 15 een nieuwe rubricering vastgesteld. Indien een rubricering werd vastgesteld door een ander dan het overbrengende ministerie wordt de inventarislijst voor advies aan dat andere ministerie gezonden. In het geval binnen twee maanden of een nader overeengekomen andere termijn geen advies wordt ontvangen beslist het overbrengende ministerie over het al dan niet vaststellen van een nieuwe rubricering. Indien een rubricering werd vastgesteld door een internationale organisatie of een buitenlandse mogendheid wordt daaraan gevraagd of de rubricering kan worden herzien of beëindigd. Wordt daardoor geen toestemming verleend dan blijft de oorspronkelijke rubricering gehandhaafd en wordt dat aangetekend op het document of de verzameling documenten. 22a.3. Bij de overbrenging gehandhaafde of nieuw vastgestelde rubriceringen worden aangebracht overeenkomstig het gestelde in aanwijzing 16. Bij de rubriceringen wordt aangegeven: "Deze rubricering is aangebracht bij de overbrenging naar een archiefbewaarplaats." 22a.4. Bij de overbrenging aangebrachte rubriceringen worden aan een bepaald tijdsverloop gebonden. De rubriceringen kunnen voor zover de ministerraad niet anders beslist geen betrekking hebben op een document of een verzameling van documenten ouder dan vijfenzeventig jaar. 23 Toezicht op het rubriceren Onverlet de algemeen toezichthoudende taak van de BVA, oefenen de algemene secretarie, de materieeldienst en de verbindingsdienst met betrekking tot interne en te verzenden documenten alsmede ontvangen materiaal toezicht uit op het naleven van de regels betreffende het rubriceren. Indien de regels naar het oordeel van een secretarie of een dienst niet juist zijn toegepast doet de secretarie of de dienst een voorstel tot verbetering aan de ambtenaar die bevoegd is de rubricering vast te stellen, te herzien of te beëindigen. In het geval dat de secretarie of de dienst en de betrokken ambtenaar het niet eens worden over een juiste toepassing van de regels beslist de secretaris-generaal of een door hem aangewezen ambtenaar. D. Personeel [Regeling vervallen per 01-03-2004] 24 Het opdragen van werkzaamheden met betrekking tot staatsgeheimen en vitale onderdelen 24.1 Werkzaamheden waarbij kennis moet worden genomen van staatsgeheimen alsmede werkzaamheden die uit anderen hoofde van belang zijn in verband met de beveiliging van staatsgeheimen of vitale onderdelen, mogen uitsluitend worden opgedragen aan ambtenaren die een vertrouwensfunctie vervullen. 24.2 Bij het opdragen van de werkzaamheden wordt rekening gehouden met de belangrijkheid uit veiligheidsoogpunt van de vertrouwensfunctie. De vertrouwensfuncties zijn daartoe onderscheiden in: A-functies , waarin werkzaamheden worden verricht met betrekking tot zeer geheim en lager gerubriceerde staatsgeheimen; B-functies , waarin werkzaamheden worden verricht met betrekking tot geheim en lager gerubriceerde staatsgeheimen; C-functies , waarin werkzaamheden worden verricht met betrekking tot confidentieel gerubriceerde staatsgeheimen of vitale onderdelen. 24.3 Wanneer twijfel ontstaat of nog voldoende waarborgen aanwezig zijn dat de betrokken ambtenaar de aan de vertrouwensfunctie verbonden plichten onder alle omstandigheden naar behoren zal volbrengen, mogen hem geen werkzaamheden als bedoeld in onderdeel 1 van deze aanwijzing meer worden opgedragen. 25 Beveiligingsbegeleiding 25.1 De BVA wijst de ambtenaar die in een vertrouwensfunctie is benoemd op het belang van de beveiliging alvorens de ambtenaar wordt belast met werkzaamheden als bedoeld in onderdeel 1 van aanwijzing 24. De BVA legt de ambtenaar die werkzaamheden met betrekking tot staatsgeheimen gaat verrichten een verklaring ter tekening voor die inhoudt dat de ambtenaar op de hoogte is gesteld van zijn verplichtingen ten aanzien van de beveiliging, alsmede dat hij kennis heeft genomen van de wettelijke bepalingen die straf bedreigen op het opzettelijk of uit onachtzaamheid ter kennis brengen van staatsgeheimen aan niet gerechtigden. Hij herhaalt de beveiligingsinstructie op gezette tijden en schenkt daarbij aandacht aan de persoonlijke omstandigheden van de ambtenaar die voor de beveiliging van belang kunnen zijn. 25.2 De BVA wijst de ambtenaar voor wie een meldingsplicht geldt voor reizen naar bepaalde landen op de risico's die aan een voorgenomen reis zijn verbonden. Na afloop van de reis heeft de BVA een gesprek met de ambtenaar, ten einde vast te stellen of er een gebeurtenis heeft plaatsgevonden die van belang is voor de beveiliging. 25.3 De BVA legt de ambtenaar bij het verlaten van een vertrouwensfunctie waarin werkzaamheden met betrekking tot staatsgeheimen zijn verricht, een verklaring ter tekening voor die inhoudt dat de ambtenaar geen document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgesteld meer onder zijn berusting heeft en dat hij ervan op de hoogte is gesteld dat hij onderworpen blijft aan de wettelijke bepalingen die straf bedreigen op het opzettelijk of uit onachtzaamheid ter kennis brengen van staatsgeheimen aan niet gerechtigden. E . Behandelen van staatsgeheimen [Regeling vervallen per 01-03-2004] 26 Algemeen Staatsgeheimen worden op een zodanige wijze en plaats behandeld dat niet gerechtigden daarvan geen kennis kunnen nemen. 27 Recht op kennis nemen van staatsgeheimen 27.1 Gerechtigd tot het kennis nemen van staatsgeheimen zijn uitsluitend ambtenaren die daarvan uit hoofde van hun werkzaamheden kennis moeten dragen en die daartoe op grond van het bepaalde in de aanwijzing 24 bevoegd zijn. 27.2 Een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd kan een merking dragen die aangeeft welke ambtenaren gerechtigd zijn kennis te nemen van het staatsgeheim. Uitsluitend door of namens de secretaris-generaal aangewezen ambtenaren zijn bevoegd merkingen voor dit doel vast te stellen. 27.3 Bij de algemene secretarie, de materieeldienst en de verbindingsdienst dient bekend te zijn welke ambtenaren gerechtigd zijn kennis te nemen van de staatsgeheimen die zijn vastgelegd in door de secretarie of de dienst geregistreerde documenten of materiaal. 28 Vervaardigen van documenten en materiaal waarin staatsgeheimen zijn vastgelegd 28.1 Van een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd worden niet meer exemplaren vervaardigd dan voor een goede voortgang der werkzaamheden noodzakelijk is. 28.2 Bij een document waarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd krijgt, indien van het document meer dan één exemplaar wordt vervaardigd, ieder exemplaar een nummer en wordt op het archiefexemplaar aangetekend hoeveel exemplaren er zijn vervaardigd, alsmede de bestemming van elk daarvan. Indien het document uit meer dan één bladzijde bestaat worden deze doorlopend genummerd en wordt op de eerste bladzijde vermeld hoeveel bladzijden het document omvat. Deze bladzijde vermeldt ook de eventuele bijlage(n) van het document. 29 Registratie van documenten en materiaal waarin staatsgeheimen zijn vastgelegd Een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd wordt zo spoedig mogelijk na vervaardiging of ontvangst door de algemene secretarie, de materieeldienst of de verbindingsdienst geregistreerd en van een kenmerk als bedoeld in het Besluit algemene secretarie-aangelegenheden rijksadministratie (Stb. 1980, 182) en/of een nummer voorzien. Indien van een document of materiaal meer dan één exemplaar is ontvangen worden alle exemplaren geregistreerd. De secretarie of de dienst draagt er zorg voor dat de registratie op een zodanige wijze plaatsvindt dat is na te gaan waar het document of materiaal zich bevindt en dat ten aanzien van een document of materiaal waarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd bovendien zodanige maatregelen worden getroffen dat is na te gaan welke ambtenaar het document of materiaal onder zijn berusting heeft en welke ambtenaren kennis genomen (kunnen) hebben van het daarin vastgelegde staatsgeheim. 30 Bijmaken van documenten waarin staatsgeheimen zijn vastgelegd 30.1 Van een ontvangen document waarin een staatsgeheim is vastgelegd worden niet meer exemplaren bijgemaakt dan voor een goede voortgang der werkzaamheden noodzakelijk is. Een document waarin een zeer geheim gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd wordt niet zonder toestemming bijgemaakt. Bij een document waarin een geheim gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd kan de ambtenaar die de rubricering heeft vastgesteld bepalen dat het document niet zonder toestemming wordt bijgemaakt. In beide gevallen wordt dit op het document als volgt aangegeven: ‘Dit document mag zonder toestemming niet worden bijgemaakt’. Toestemming tot het bijmaken wordt verleend door de ambtenaar die de rubricering heeft vastgesteld, de ambtenaar die hem in zijn functie is opgevolgd dan wel een daartoe door of namens de secretaris-generaal aangewezen ambtenaar. 30.2 Indien een document waarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd één of meer exemplaren worden bijgemaakt, krijgt ieder bijgemaakt exemplaar een (aanvullend) nummer en wordt op het archiefexemplaar of het exemplaar dat voor het bijmaken is gebruikt aangetekend hoeveel exemplaren er zijn bijgemaakt, alsmede de bestemming van elk daarvan. 30.3 Het bijmaken van een document waarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd vindt plaats door tussenkomst van de algemene secretarie of de verbindingsdienst. 31 Gebruikte hulpmiddelen Een document of materiaal dat is gebruikt als hulpmiddel bij het vervaardigen of bijmaken van een document waarin een staatsgeheim is vastgelegd (zoals kladpapier, carbonpapier, een typemachinelint, een cassette, een floppy disk, een stencil, een offsetplaat enz.) wordt indien daaruit de inhoud van het vervaardigde of bijgemaakte document kan blijken, zo spoedig mogelijk na gebruik op de in aanwijzing 44 aangegeven wijze vernietigd. Zolang vernietiging niet heeft plaatsgevonden wordt het gebruikte hulpmiddel behandeld overeenkomstig de regels geldend voor het vervaardigde of bijgemaakte document. 32 Verpakken van te verzenden documenten en materiaal waarin staatsgeheimen zijn vastgelegd 32.1 Een te verzenden document waarin een staatsgeheim is vastgelegd wordt door tussenkomst van de algemene secretarie verpakt in dubbele, zorgvuldige geadresseerde enveloppen. De binnenenveloppe draagt de rubricering welke ook het document als geheel draagt. De buitenenveloppe draag geen rubricering. De binnenenveloppe wordt zodanig gesloten dat openen zonder verbreken van de sluiting of beschadigen van de enveloppe niet mogelijk is. Voorts worden zodanige enveloppen gebruikt dat het met behulp van een technisch middel kennis nemen van de inhoud zonder openen van de enveloppen niet mogelijk is. 32.2 Bij te verzenden materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd bepalen de vorm van het materiaal en het middel van vervoer of, en zo ja de wijze waarop, het materiaal wordt verpakt. De eventuele binnenverpakking draagt de rubricering welke ook het materiaal als geheel draagt. De eventuele buitenverpakking draagt geen rubricering. 33 Verzenden van documenten en materiaal waarin staatsgeheimen zijn vastgelegd Een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd wordt altijd door tussenkomst van de algemene secretarie, de materieeldienst of de verbindingsdienst verzonden. 34 Wijze van verzenden van documenten en materiaal waarin staatsgeheimen zijn vastgelegd binnen Nederland Een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd wordt naar een bestemming binnen Nederland als volgt verzonden: - indien het staatsgeheim zeer geheim is gerubriceerd per koerier; - indien het staatsgeheim geheim is gerubriceerd per koerier of indien dit niet mogelijk is per post, mits dit plaatsvindt als aangetekende zending met aangegeven waarde en met bericht van ontvangst en de zending door de afzender op een postkantoor wordt aangeboden; - indien het staatsgeheim confidentieel is gerubriceerd per koerier of indien dit niet mogelijk is per post als aangetekende zending. Door of in overleg met de BVA wordt een instructie vastgesteld voor koeriers. 35 Wijze van verzenden van documenten en materiaal waarin staatsgeheimen zijn vastgelegd buiten Nederland 35.1 Een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd wordt naar een bestemming buiten Nederland als volgt verzonden: - indien het staatsgeheim geheim of hoger is gerubriceerd per koerier als diplomatieke zending; - indien het staatsgeheim confidentieel is gerubriceerd per post als aangetekende zending, per onbegeleide diplomatieke zending of per koerier als begeleide diplomatieke zending, afhankelijk van het land waarheen, alsmede van het land via hetwelk het document of materiaal wordt verzonden. De BVA verstrekt hierover aanwijzingen. Bij het ministerie van Defensie kan van het bepaalde in deze aanwijzing worden afgeweken. 35.2 Het verzenden per koerier als diplomatieke zending en per onbegeleide diplomatieke zending vindt plaats door tussenkomst van het ministerie van Buitenlandse Zaken, een diplomatieke of beroeps consulaire vertegenwoordiger van Nederland of de gouverneur van de Nederlandse Antillen of van Aruba. Door of in overleg met de BVA van het ministerie van Buitenlandse Zaken wordt een instructie vastgelegd voor koeriers die diplomatieke zendingen vervoeren. 36 Ontvangstbewijzen 36.1 Bij het verzenden van een document waarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd wordt in de binnenenveloppe een ontvangstbewijs bijgesloten. Dit bewijs vermeldt het kenmerk en het eventuele exemplaarnummer van het document en de eventuele bijlage(n). 36.2 Bij het verzenden van materiaal waarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd wordt een ontvangstbewijs meegezonden. Dit bewijs vermeldt het kenmerk en een eventueel ander nummer van het materiaal. 36.3 De ontvanger zendt het ontvangstbewijs ondertekend en gedateerd terug naar de afzender. Deze ziet er op toe dat hij het ontvangstbewijs terug ontvangt en doet indien dit niet binnen redelijke tijd plaatsvindt, navraag. Heeft dit geen resultaat dan stelt de afzender de BVA op de hoogte. 37 Meenemen van documenten waarin staatsgeheimen zijn vastgelegd buiten de plaats van tewerkstelling 37.1 Een document waarin een staatsgeheim is vastgelegd wordt door de ambtenaar die het document behandelt uitsluitend meegenomen buiten de plaats van tewerkstelling indien dit voor een goede voortgang der werkzaamheden noodzakelijk is. De ambtenaar die het document meeneemt draagt er zorg voor dat: - het document op veilige wijze wordt verpakt en de verpakking de mededeling draagt: ‘De vinder wordt verzocht te waarschuwen …’; - het document voortdurend onder zijn persoonlijke beheer blijft; - het meenemen van het document indien daarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd, wordt geregistreerd. 37.2 Een document waarin een zeer geheim gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd wordt niet meegenomen naar het buitenland, zo nodig wordt het document op de in aanwijzing 35 voorgeschreven wijze vooruitgezonden. Een document waarin een geheim of lager gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd wordt niet meegenomen naar een land dat een bijzonder beveiligingsrisico oplevert. De BVA verstrekt hierover aanwijzingen. 38 Mee naar huis nemen van documenten waarin staatsgeheimen zijn vastgelegd 38.1 Een document waarin een staatsgeheim is vastgelegd wordt door de ambtenaar die het document behandelt uitsluitend mee naar huis genomen indien dit voor een goede voortgang der werkzaamheden noodzakelijk is. Een document waarin een geheim gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd wordt slechts mee naar huis genomen indien een door of namens de secretaris-generaal aangewezen ambtenaar daarvoor toestemming heeft gegeven. De ambtenaar die het document meeneemt draagt er zorg voor dat: - het in aanwijzing 37.1 gestelde in acht wordt genomen; - het document thuis op veilige wijze wordt behandeld en opgeborgen. 38.2 Een document waarin een zeer geheim gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd wordt niet mee naar huis genomen. 39 Overdracht van staatsgeheimen via telecommunicatiemiddelen Staatsgeheimen worden niet via een telecommunicatiemiddel doorgegeven, tenzij gebruik wordt gemaakt van een beveiligde verbinding en/of een vercijfersysteem die door de Nationale Verbindingsbeveiligingsraad zijn goedgekeurd voor het doorgeven van staatsgeheimen met tenminste de rubricering van het betrokken staatsgeheim. 40 Opbergen van documenten en materiaal waarin staatsgeheimen zijn vastgelegd 40.1 Een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd wordt indien het niet in gebruik is, opgeborgen. Het te gebruiken opbergmiddel wordt bepaald door de rubricering van het staatsgeheim en de omstandigheden op de plaats van het opbergmiddel. 40.2 Opbergmiddelen worden onderscheiden in drie klassen: klasse A: opbergmiddelen welke tegen heimelijk en geforceerd openen een hoge mate van bescherming bieden; klasse B: opbergmiddelen welke tegen heimelijk openen een hoge mate en tegen geforceerd openen een redelijke mate van bescherming bieden; klasse C: opbergmiddelen welke tegen heimelijk openen een redelijke mate en tegen geforceerd openen enige mate van bescherming bieden. Opbergmiddelen van de klassen A, B en C komen in een groot aantal uitvoeringen voor. De BVA verstrekt hierover aanwijzingen. 40.3 De omstandigheden op de plaats van het opbergmiddel worden onderscheiden in vier posities: positie 1: plaatsen waar, indien getracht wordt een opbergmiddel heimelijk of geforceerd te openen, te allen tijde direct interventie plaatsvindt; positie 2: plaatsen waar, indien buiten de werkuren getracht wordt een opbergmiddel heimelijk of geforceerd te openen, binnen één uur interventie plaatsvindt door bewakingsbeambten die een ronde maken of die reageren op het alarm van een indringersdetectiesysteem; positie 3: plaatsen waar, indien buiten de werkuren getracht wordt een opbergmiddel heimelijk of geforceerd te openen, binnen vier uur interventie plaatsvindt door bewakingsbeambten die een ronde maken of die reageren op het alarm van een indringersdetectiesysteem; positie 4: plaatsen waar, indien buiten de werkuren getracht wordt een opbergmiddel heimelijk of geforceerd te openen, geen interventie plaatsvindt. 40.4 Bij het bepalen van het te gebruiken opbergmiddel wordt de volgende minimum standaard in acht genomen: positie/rubricering 1 2 3 4 confidentieel C C C B geheim C B A Zeer geheim B A 40.5 Indien door bijzondere omstandigheden het opbergen van een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd niet op de in de onderdelen 1 tot en met 4 van deze aanwijzing aangegeven wijze uitvoerbaar is, worden door of in overleg met de BVA ten aanzien van de plaats waar het document of materiaal aanwezig is maatregelen getroffen welke een overeenkomstige mate van beveiliging bieden. 41 Sloten Klasse A en B opbergmiddelen zijn tenminste uitgerust met een sleutelslot en een combinatieslot met drie schijven. Klasse C opbergmiddelen zijn tenminste uitgerust met een veiligheidscylinderslot waarvan de sleutel bij voorkeur is gecertificeerd. 42 Sleutels 42.1 Sleutels van opbergmiddelen voor staatsgeheimen worden door de BVA of door een door hem aangewezen ambtenaar uitgegeven en geregistreerd. Aangetekend wordt welke ambtenaren bepaalde sleutels hebben ontvangen. Het aantal uitgereikte sleutels wordt zo klein mogelijk gehouden. Indien een ambtenaar niet langer over een sleutel behoeft te beschikken wordt deze ingenomen. De ambtenaar die de sleutel uitgeeft beschikt over een reserve sleutel van ieder opbergmiddel. 42.2 Sleutels die niet in gebruik zijn, worden bewaard in een sleutelkast of een ander opbergmiddel waarvan de klasse tezamen met de positie tenminste dezelfde mate van beveiliging bieden als die van de opbergmiddelen waar de sleutels bij horen. De sleutel dan wel de combinatie van het slot van de sleutelkast of een ander opbergmiddel waarin sleutels worden bewaard, berust bij een door de BVA aangewezen ambtenaar. 42.3 Sleutels worden uitsluitend bij- of nagemaakt met toestemming van de ambtenaar die de sleutel uitgeeft. Het bij- of namaken wordt geregistreerd. Indien wordt vermoed of blijkt dat een sleutel zonder toestemming is bij- of nagemaakt, wordt het betrokken opbergmiddel niet meer gebruikt voor het opbergen van staatsgeheimen totdat een nieuw slot is aangebracht. 42.4 Zoekraken van sleutels, ook tijdelijk zoekraken, wordt onverwijld gemeld aan de BVA. Het betrokken opbergmiddel wordt, tenzij wordt vastgesteld dat de sleutel niet in handen van een onbevoegde is of is geweest, niet meer gebruikt voor het opbergen van staatsgeheimen totdat een nieuw slot is aangebracht. 43 Combinaties van sloten Combinaties van sloten van opbergmiddelen voor staatsgeheimen worden aan zo weinig mogelijk ambtenaren bekend gemaakt. Combinaties worden, zonder dat een eerder gebruikte combinatie wordt gekozen, veranderd: - minstens éénmaal per halfjaar; - indien een ambtenaar die de combinatie kent wordt vervangen; - indien wordt vermoed of vaststaat dat compromittering (zie aanwijzing 63) heeft plaatsgevonden; - indien een nieuw opbergmiddel in gebruik wordt genomen. Een opgave van een gebruikte combinatie wordt in een gesloten enveloppe aan de BVA in bewaring gegeven. 44 Vernietigen en onbruikbaar maken van documenten en materiaal waarin staatsgeheimen zijn vastgelegd 44.1 Een overtollig exemplaar van een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd alsmede een in aanwijzing 31 bedoeld hulpmiddel, worden door de algemene secretarie, de materieeldienst of de verbindingsdienst zo spoedig mogelijk vernietigd of onbruikbaar gemaakt. Het vernietigen of onbruikbaar maken vindt op zodanige wijze plaats dat het onmogelijk is uit de resten enig staatsgeheim te verkrijgen. Van het vernietigen of onbruikbaar maken van een document of materiaal waarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd wordt een proces-verbaal opgemaakt dat bij de secretarie of de dienst wordt bewaard. Van het vernietigen of onbruikbaar maken van een document waarin een geheim of hoger gerubriceerd staatsgeheim is vastgelegd wordt bovendien een aantekening gemaakt op het archiefexemplaar van het betrokken document. 44.2 De algemene secretarie, de materieeldienst en de verbindingsdienst treffen in overleg met de BVA maatregelen om in geval van nood documenten of materiaal waarin staatsgeheimen zijn vastgelegd binnen 24 uur op de in onderdeel 1 van deze aanwijzing bedoelde wijze te kunnen vernietigen of onbruikbaar te kunnen maken. 44.3 De algemene secretarie en de verbindingsdienst moeten kunnen beschikken over vernietigingsapparatuur waarmee de noodvernietiging binnen de gestelde tijd kan plaatsvinden. Teneinde de noodvernietiging te vereenvoudigen kunnen documenten met inachtneming van de daarvoor geldende regels op microfilm worden overgebracht. De secretarie en de verbindingsdienst stellen in overleg met de BVA een instructie vast voor de noodvernietiging waarin de volgende punten worden geregeld: - de volgorde en de wijze van vernietigen; - het concentreren van documenten bij dreigende omstandigheden; - het aanwijzen van de voor het vernietigen verantwoordelijke ambtenaar; - het aanwijzen en zo nodig oefenen van de ambtenaren die met het vernietigen worden belast; - de wijze van alarmeren van deze ambtenaren. 45 Buiten de rijksdienst brengen van staatsgeheimen 45.1 Staatsgeheimen worden uitsluitend met toestemming van de secretaris-generaal of een door hem aangewezen ambtenaar buiten de rijksdienst gebracht. Toestemming wordt eerst verleend nadat is vastgesteld dat het buiten de rijksdienst brengen van de staatsgeheimen noodzakelijk is voor een goede voortgang der werkzaamheden en dat voldoende waarborgen aanwezig zijn dat de staatsgeheimen overeenkomstig het bepaalde in deze aanwijzingen zullen worden beveiligd. 45.2 Staatsgeheimen die krachtens een internationaal verdrag of overeenkomst zijn verkregen worden uitsluitend met toestemming van het land of de internationale organisatie van herkomst doorgegeven aan een derde land of een (andere) internationale organisatie. 46 Behandelen van krachtens een internationaal verdrag of overeenkomst verkregen staatsgeheimen waarvoor een overeenkomstige nationale rubricering ontbreekt Staatsgeheimen die krachtens een internationaal verdrag of overeenkomst zijn verkregen worden indien aan die staatsgeheimen een rubricering is toegekend die niet overeenkomt met één van de rubriceringen van deze aanwijzingen, tenminste behandeld volgens de beginselen die in het NAVO-document CM(55)(final) zijn vastgelegd voor de rubricering ‘restricted’. Dit houdt in dat die staatsgeheimen tenminste worden behandeld volgens het ‘need to know’ principe en het ‘clean desk’ systeem. 47 Toezicht op het behandelen van staatsgeheimen 47.1 Onverlet de algemeen toezicht houdende taak van de BVA, oefenen de algemene secretarie, de materieeldienst en de verbindingsdienst toezicht uit op het naleven van de regels betreffende het behandelen van staatsgeheimen. Indien de regels naar het oordeel van een secretarie of een dienst niet juist zijn toegepast doet de secretarie of de dienst een voorstel tot verbetering aan de betrokken ambtenaar. In het geval dat de secretarie of de dienst en de betrokken ambtenaar het niet eens worden over een juiste toepassing van de regels beslist de secretaris-generaal of een door hem aangewezen ambtenaar. 47.2 De algemene secretarie, de materieeldienst en de verbindingsdienst controleren periodiek of door de secretarie of de dienst geregistreerde documenten of materiaal waarin geheim of hoger gerubriceerde staatsgeheimen zijn vastgelegd nog aanwezig en compleet zijn. In het geval dat een document of materiaal wordt vermist of incompleet wordt aangetroffen doet de secretarie of de dienst daarvan mededeling aan de BVA. 47A Indien zeer geheim gerubriceerde gegevens moeten worden verwerkt, dient tijdens de uitvoering van die opdracht de daarbij gebruikte apparatuur in principe uitsluitend voor de betreffende verwerking te worden toegewezen. Daarbij dienen eindstations, die niet mogen worden ingeschakeld bij de verwerking van zeer geheime gegevens of die geen toegang mogen hebben tot deze gegevens, automatisch te worden uitgeschakeld vanuit het centrale computersysteem. F. Plaatsen waar staatsgeheimen en vitale onderdelen aanwezig zijn [Regeling vervallen per 01-03-2004] 48 Algemeen Plaatsen waar staatsgeheimen of vitale onderdelen aanwezig zijn worden beveiligd. Indien de staatsgeheimen of vitale onderdelen zijn geconcentreerd binnen bepaalde werkruimten kan de beveiliging beperkt blijven tot die ruimten. De mate van beveiliging wordt bepaald door: - de rubricering van de staatsgeheimen; - de hoeveelheid van de staatsgeheimen; - de voor de staatsgeheimen beschikbare opbergmiddelen; - de kwetsbaarheid van de vitale onderdelen; - de plaatselijke dreiging van vijandelijke inlichtingendiensten en terroristische en andere criminele activiteiten. 49 Verboden plaatsen Plaatsen waar staatsgeheimen aanwezig zijn kunnen met inachtneming van het bepaalde in de Wet bescherming staatsgeheimen (Stb. 1951, 92) worden aangewezen als verboden plaats. 50 Controle op het betreden en verlaten van plaatsen waar staatsgeheimen en vitale onderdelen aanwezig zijn Op het betreden en verlaten van plaatsen waar staatsgeheimen of vitale onderdelen aanwezig zijn wordt tijdens de werkuren controle uitgeoefend door bewakingsbeambten of door de BVA aangewezen ambtenaren. De controle heeft ten doel te voorkomen dat: - anderen dan ambtenaren die daar werkzaam zijn de plaats onopgemerkt betreden of verlaten; - een document of materiaal waarin een staatsgeheim is vastgelegd buiten de plaats wordt gebracht zonder dat de daarvoor geldende regels in acht zijn genomen. 51 Toegangsbewijzen Ambtenaren die werkzaam zijn op plaatsen waar staatsgeheimen of vitale onderdelen aanwezig zijn worden voorzien van een toegangsbewijs, tenzij de in aanwijzing 50 bedoelde controle kan worden uitgeoefend door persoonlijke herkenning. Toegangsbewijzen worden door de BVA of een door hem aangewezen ambtenaar uitgegeven en geregistreerd. Aangetekend wordt welke ambtenaar een bepaald toegangsbewijs heeft ontvangen. Zoekraken van een toegangsbewijs, ook tijdelijk zoekraken indien de mogelijkheid bestaat dat het toegangsbewijs in handen van een onbevoegde is geweest, wordt onverwijld gemeld aan de BVA. Indien een ambtenaar niet langer behoeft te beschikken over een toegangsbewijs, wordt dit ingenomen. 52 Bezoekers van plaatsen waar staatsgeheimen en vitale onderdelen aanwezig zijn Bezoekers van plaatsen waar staatsgeheimen of vitale onderdelen aanwezig zijn worden indien dit naar het oordeel van de BVA nodig is, geregistreerd en van een incidentele bezoekerspas voorzien. Geregelde bezoekers kunnen worden voorzien van een voor een bepaalde periode geldige pas. Op voor langere tijd geldige passen is het in aanwijzing 51 ten aanzien van toegangsbewijzen gestelde van overeenkomstige toepassing. Bezoekers staan indien dit naar het oordeel van de BVA nodig is, tijdens hun verblijf voortdurend onder toezicht van bewakingsbeambten of ambtenaren die ter plaatse werkzaam zijn. 53 Werkruimten waar onopgeborgen staatsgeheimen aanwezig zijn Werkruimten waar tijdens de werkuren onopgeborgen staatsgeheimen aanwezig zijn worden niet onbeheerd gelaten, tenzij door het sluiten van ramen en deuren kennis nemen van de staatsgeheimen door niet gerechtigden, ook door waarneming van buitenaf, niet mogelijk is. Indien tot de werkruimten niet tot kennis nemen gerechtigden moeten worden toegelaten, worden maatregelen getroffen om kennis nemen van de staatsgeheimen door de niet gerechtigden te voorkomen. 54 Controle na werkuren van plaatsen waar staatsgeheimen en vitale onderdelen aanwezig zijn Op plaatsen waar staatsgeheimen of vitale onderdelen aanwezig zijn controleren na afloop van de werkzaamheden bewakingsbeambten dan wel door de BVA aangewezen ambtenaren of: - staatsgeheimen op de oorgeschreven wijze zijn opgeborgen; - geen onbevoegden aanwezig zijn; - ramen en deuren behoorlijk zijn afgesloten. 55 Bewaken van plaatsen waar staatsgeheimen en vitale onderdelen aanwezig zijn Plaatsen waar staatsgeheimen of vitale onderdelen aanwezig zijn worden buiten de werkuren bewaakt. De bewaking kan bestaan uit: - permanente bewaking door bewakingsbeambten; - incidentele bewaking door rondes van bewakingsbeambten; - een indringersdetectiesysteem al dan niet gecombineerd met één van de andere bewakingsmethoden. Een indringersdetectiesysteem wordt alleen toegepast in opdracht van of in overleg met de BVA. Een dergelijk systeem wordt periodiek op het juist functioneren beproefd Door of in overleg met de BVA wordt een instructie vastgesteld voor bewakingsbeambten. 56 Sleutels en combinaties van sloten van plaatsen waar staatsgeheimen en vitale onderdelen aanwezig zijn Sleutels en combinaties van sloten van toegangen tot plaatsen waar staatsgeheimen of vitale onderdelen aanwezig zijn en die van een indringersdetectiesysteem op dergelijke plaatsen, worden behandeld overeenkomstig het in de aanwijzingen 42 en 43 gestelde ten aanzien van sleutels en combinaties van sloten van opbergmiddelen voor staatsgeheimen. 57 Compartimenteren Staatsgeheimen en vitale onderdelen worden, teneinde de beveiligingsmaatregelen beperkt te kunnen houden, zoveel mogelijk binnen bepaalde werkruimten geconcentreerd. 58 Afluisteren Bij werkruimten waar regelmatig wordt gesproken over staatsgeheimen worden door of in overleg met de BVA maatregelen getroffen om te voorkomen dat het gesprokene buiten de ruimten doordringt, zodat niet gerechtigden kennis kunnen nemen van de staatsgeheimen. De werkruimten worden zo nodig geregeld gecontroleerd op de aanwezigheid van afluisterapparatuur. 59 Waarnemen van buitenaf Bij werkruimten waar regelmatig met documenten of materiaal wordt gewerkt waarin staatsgeheimen zijn vastgelegd worden door of in overleg met de BVA maatregelen getroffen om te voorkomen dat niet gerechtigden, al dan niet met gebruik van optische hulpmiddelen, door waarnemen van buitenaf kennis kunnen nemen van de staatsgeheimen. 60 Opvangen van electromagnetische straling Zo nodig worden door of in overleg met de BVA maatregelen getroffen om te voorkomen dat niet gerechtigden door het opvangen van de electromagnetische straling van bepaalde apparatuur, kennis kunnen nemen van de daarmee in bewerking zijnde staatsgeheimen. 61 Nieuwbouw van plaatsen waar staatsgeheimen en vitale onderdelen aanwezig zijn Bij de nieuwbouw van plaatsen waar staatsgeheimen of vitale onderdelen aanwezig zullen zijn, wordt met het oog op de te treffen beveiligingsmaatregelen vooraf overleg gevoerd met de BVA. G. Inbreuken op de beveiliging [Regeling vervallen per 01-03-2004] 62 Meldingsplicht Elke ambtenaar is verplicht de BVA onverwijld mededeling te doen van een inbreuk op de beveiliging, die het naar behoren functioneren van een vitaal onderdeel redelijkerwijs kan schaden of die redelijkerwijs kan leiden, dan wel vermoedelijk of vaststaand heeft geleid, tot compromittering van een staatsgeheim. 63 Compromittering van een staatsgeheim Compromittering van een staatsgeheim heeft plaatsgevonden indien een niet gerechtigde kennis heeft genomen van het staatsgeheim of, tenzij na onderzoek door de BVA blijkt dat dit niet is gebeurd, in de gelegenheid is geweest om kennis te nemen van het staatsgeheim. 64 Onderzoek BVA De BVA stelt, nadat hij op de hoogte is gebracht van een inbreuk op de beveiliging, onverwijld een onderzoek in naar het gebeurde. Hij treft maatregelen om de beveiliging te herstellen en herhaling te voorkomen. In het geval dat de BVA vaststelt dat compromittering van een staatsgeheim heeft plaatsgevonden doet hij hiervan mededeling aan de secretaris-generaal. Indien de compromittering betrekking heeft op een via een beveiligde verbinding verzonden staatsgeheim of een krachtens en internationaal verdrag of overeenkomst verkregen staatsgeheim, doet hij bovendien mededeling aan de betrokken verbindingsdienst respectievelijk de krachtens het verdrag of overeenkomst voor de beveiliging van het staatsgeheim verantwoordelijke instantie. 65 Commissie van onderzoek 65.1 De secretaris-generaal stelt nadat hij op de hoogte is gebracht van de compromittering van een staatsgeheim onverwijld een commissie van onderzoek in. 65.2 De commissie bestaat uit ambtenaren die met het uitvoeren van onderzoeken ervaring hebben, die niet betrokken zijn bij de compromittering en die niet onmiddellijk ondergeschikt zijn aan bij de compromittering betrokken ambtenaren. De commissie is gerechtigd kennis te nemen van de inhoud van de documenten die op de compromittering betrekking hebben en de bij de compromittering betrokken ambtenaren, alsmede de ambtenaar die de rubricering heeft vastgesteld, te horen. 65.3 De commissie stelt een onderzoek in naar: - de wijze waarop de compromittering heeft plaatsgevonden; - de aard en de omvang van de schade aan de veiligheid of andere gewichtige belangen van de Staat of zijn bondgenoten; - de te nemen maatregelen om de schade te beperken en herhaling te voorkomen. 65.4 De commissie voert indien het gecompromitteerde staatsgeheim afkomstig is van een ander ministerie of van een interdepartementale commissie, haar onderzoek uit in overleg met de BVA van dat ministerie of de voorzitter van die commissie. In het geval dat het gecompromitteerde staatsgeheim krachtens een internationaal verdrag of overeenkomst is verkregen voert de commissie haar onderzoek uit in samenwerking met de instantie die krachtens het verdrag of de overeenkomst verantwoordelijk is voor de beveiliging van het staatsgeheim. Indien geen redelijke verklaring voor de compromittering wordt gevonden of indien spionage wordt vermoed, kan de Binnenlandse Veiligheidsdienst de commissie bij haar onderzoek terzijde staan. 66 Door de secretaris-generaal te treffen maatregelen De secretaris-generaal of een door hem aangewezen ambtenaar treft, nadat de commissie van onderzoek haar werkzaamheden heeft voltooid, onverwijld al de maatregelen die mogelijk zijn om de schade die de compromittering heeft toegebracht aan de veiligheid of andere gewichtige belangen van de Staat of zijn bondgenoten te beperken en herhaling van de compromittering te voorkomen.