Компютърните файлове следва да имат следните характеристики:
 (1)
 Първият запис във файла (заглавен ред) съдържа описание на файла. Имената на полетата се състоят от „F“, следвано от номера на полето, използван в приложение I („Таблица с X“). Разрешават се единствено имена на полета, които са дадени в посоченото приложение.
 (2)
 Следващите записи във файла са записи на данни (редове от данни), подредени по начина, посочен в първия запис, описващ структурата на файла.
 (3)
 Полетата са отделени с точка и запетая („;“). Заглавният ред и редовете от данни съдържат един и същ брой символи „точка и запетая“. В редовете от данни празните полета се представят като двойна точка и запетая („;;“) в рамките на записа или като единична точка и запетая („;“) в края на записа.
 (4)
 Записите варират по дължина. Всеки запис завършва с код „CR LF“ или „Carriage Return — Line Feed“ (в шестнадесетичен формат: „0D 0A“). Заглавният ред никога не завършва с „;“. Редовете на данните завършват с „;“ само ако последното поле е празно.
 (5)
 Използваният код за файла е ASCII в съответствие със следната таблица. Не се разрешават други кодове (такива като EBCDIC, TAR, ZIP и пр.):
 Код
 Държава-членка
 ISO 8859-1
 BE, DK, DE, ES, FR, IE, IT, LU, NL, AT, PT, FI, SE и GB
 ISO 8859-2
 CZ, HU, PL, RO, SI и SK
 ISO 8859-3
 MT
 ISO 8859-5
 BG
 ISO 8859-7
 GR и CY
 ISO 8859-13
 EE, LV и LT
 (6)
 Цифрови полета:
 а)
 Десетичен разделител: „.“
 б)
 Символът („+“ или „–“) се появява в дъното вляво, непосредствено следван от цифрите. За положителни числа знакът „+“ се поставя по избор.
 в)
 Фиксиран брой на десетичните знаци (подробностите са посочени в приложение III към настоящия регламент).
 г)
 Между цифрите няма интервали. Между хилядните няма интервали, нито други символи.
 (7)
 Поле за датата: „ГГГГММДД“ (година с четири цифри, месец с две цифри, ден с две цифри).
 (8)
 Изискван формат на бюджетен код (поле F109), без интервали: „999999999999999“ (където „9“ е всяка цифра между 0 и 9).
 (9)
 Кавички („“) не се позволяват в началото, нито в края на записите. Разделителният символ „точка и запетая“ (;) не трябва да се използва в данни в текстов формат.
 (10)
 Всички полета: без интервали в началото или в края на полето.
 (11)
 Файловете, които отговарят на тези правила, ще изглеждат по следния начин (пример за финансова година 2004):
 F100;F101;F106;F107;F108;F109
 BE01;154678;+152.50;EUR;20030715;050201011000001
 BE01;024578;-1000.00;EUR;20030905;050208031502002
 BE01;154985;9999.20;EUR;20030101;050205011100001
 BE01;100078;+152.75;EUR;20030331;050208091515002
 BE01;215452;+0.50;EUR;20030615;050201011000002 (Моля отбележете +0.50, а не +.50)
 BE01;123456;21550.15;EUR;20030101;050805013810001
 и т. н.
 (други редове от данни с полета в същата последователност).
 2.5.
 Файлове с данни с характеристиките, описани в точка 2.4, се изпращат с формат „X-TABLE-DATA“ (вж. „eDAMIS клиент“).
 2.6.
 Компютърната програма за проверка на формата на компютърните файлове преди тяхното изпращане на Комисията („WinCheckCsv“) е включена в програмата за прехвърляне на данни („eDAMIS клиент“). Разплащателните агенции се приканват да изтеглят програмата за проверка от CIRCA, за да могат да извършват проверки извън Интернет.
 3. Годишна декларация
 3.1.
 Координиращият орган на държавата-членка трябва да изпрати или един файл, съдържащ годишната декларация за всички разплащателни агенции, или отделни файлове