Организацията трябва да разполага с процедура за проектиране и подпомагане на прилагането на съоръженията, оборудването и инструментите за поддръжка, които са разработени и изисквани конкретно за извършване на поддръжката. Организацията трябва да разполага с процедура за проверка дали тези съоръжения, оборудване и инструменти се използват, съхраняват и поддържат според графика за тяхната поддръжка и в съответствие с изискванията за поддръжка.
 4. В началото на експлоатацията на возилата организацията трябва да разполага с процедури за:
 а)
 получаване на достъп до препоръки за запазване първоначалната документация и събиране на достатъчно информация за планираните операции;
 б)
 анализ на тези препоръки за запазване на първоначалната документация и за осигуряване, посредством прилагането на общите методи за безопасност, свързани с методите за определяне и оценка на риска, приети съгласно член 6, параграф 1, буква а) от Директива (ЕС) 2016/798, на първото досие за поддръжка, отчитайки информацията, съдържаща се във всички съответни гаранции;
 в)
 осигуряване на правилното прилагане на първото досие за поддръжка.
 5. За да поддържа досието за поддръжка в актуален вид през целия жизнен цикъл на возилото, организацията трябва да разполага с процедури за:
 а)
 събиране най-малко на важната информация по отношение на:
 i)
 вида и обхвата на действително извършените операции, включително, но не само, произшествията, тежките произшествия и инцидентите, по смисъла на Директива (ЕС) 2016/798;
 ii)
 констатирани повреди на компоненти;
 iii)
 вида и обхвата на планираните операции;
 iv)
 действително извършената поддръжка.
 б)
 определяне на нуждите от актуализации, отчитайки граничните стойности за оперативна съвместимост;
 в)
 предлагане и одобряване на промени и на тяхното изпълнение с оглед на вземане на решение въз основа на ясни критерии, отчитайки констатациите от оценката на риска, извършена посредством прилагане на общите методи за безопасност, свързани с методите за определяне и оценка на риска, приети съгласно член 6, параграф 1, буква а) от Директива (ЕС) 2016/798;
 г)
 осигуряване на правилното извършване на промените;
 д)
 наблюдение на ефективността на промените чрез процедура, съобразена с методите за оценка на нивото на безопасност и безопасното функциониране на железопътните оператори на национално равнище и на равнището на Съюза, приети съгласно член 6, параграф 1, буква г) от Директива (ЕС) 2016/798
 6. При прилагане на процеса за управление на компетентността по отношение на функцията по разработване на поддръжката трябва да се вземат под внимание най-малко следните дейности, които засягат безопасността:
 а)
 прилагане на общите методи за безопасност, свързани с методите за определяне и оценка на риска, приети съгласно член 6, параграф 1, буква а) от Директива (ЕС) 2016/798 при оценката на промените в досието за поддръжка;
 б)
 инженерните познания и умения, необходими за управление на изготвянето на и промените в досието за поддръжка и за разработването, оценката, проверката и одобряването на замените в рамките на поддръжката;
 в)
 дейностите по поддръжка на компоненти от критично значение за безопасността;
 г)
 техники на съединенията (включително заваряване и свързване);
 д)
 безразрушително изпитване;
 7. При прилагане на процеса за документиране по отношение на функцията по разработване на поддръжката е необходимо да се гарантира проследяването най-малко на следните елементи:
 а)
 документацията, свързана с разработването, оценката, проверката и одобряването на замяна в рамките