формата, представен в допълнението, се предоставят от членовете, Комисията и наблюдателите на председателя и секретариата преди разпространяването на дневния ред.
 4. Свързаните документи и дневният ред се разпространяват от секретариата сред членовете, Комисията и наблюдателите най-малко 14 календарни дни преди заседанието.
 5. Като първа точка от работата на заседанието се одобрява дневният ред.
 6. При спешни и/или извънредни случаи председателят може да се отклони от времевия график, определен в параграфи 3 и 4. Ако има искане за разглеждане на друг въпрос по време на заседание, председателят решава дали да го включи в дневния ред. Документи в подкрепа на спешни и/или извънредни въпроси могат да бъдат представяни по всяко време преди или по време на заседанието.
 Член 10
 Списък на присъстващите
 На всяко заседание секретариатът изготвя списък на присъстващите, в който се посочват имената на участниците, техният държавен орган или организацията, към която принадлежат.
 Член 11
 Поверителност
 Обсъжданията, проведени от участниците от РПС, имат поверителен характер.
 Член 12
 Протокол и обобщен протокол от заседанията
 1. Протоколът, който отразява основните точки на заседанието, се изготвя от секретариата, като отговорност за него носи председателят, и се разпространява сред членовете, Комисията и наблюдателите.
 2. След провеждане на гласуване членовете и/или наблюдателите, които не са съгласни, имат право тяхната позиция да бъде отбелязана в протокола.
 3. Секретариатът разпространява проект на протокола в рамките на 30 календарни дни от заседанието. Членовете, Комисията и наблюдателите имат право да изпратят коментари на секретариата в рамките на 30 календарни дни от получаването на проекта на протокола. Протоколът се одобрява официално на следващото заседание.
 4. Одобреният протокол представлява единственият официален протокол от заседанието.
 5. Цялата съпътстваща техническа документация, договорена по време на заседанието, също може да бъде приложена към протокола.
 6. Секретариатът предоставя на обществеността съставения от него обобщен протокол от заседанието, като отговорност за този обобщен протокол носи председателят. В този протокол се обобщават направените заключения по всяка точка от дневния ред.
 Член 13
 Кореспонденция
 1. Официалната кореспонденция от участниците по отношение на РПС се адресира до председателя и секретариата.
 2. Официалната кореспонденция до участниците се изпраща на адреса, предоставен от тях за тази цел.
 Член 14
 Език
 Работният език на РПС е английски. Той ще се използва за изложения, обсъждания и печатни материали. Не се осигурява превод.
 Член 15
 Конфликт на интереси
 Всяко лице, което участва в работата на РПС, уведомява председателя и секретариата, когато има конфликт на интереси по отношение на въпрос, разглеждан от РПС.
 (1) ОВ L 208, 5.8.2002 г., стр. 64.
 Допълнение
 Препоръчана форма на документа за заседанията на рамката за постоянно сътрудничество за разследване на произшествия в областта на морския транспорт
 РПС .../.../...
 Точка от дневния ред ... Дата на представяне
 Лисабон (дата на заседанието)
 Заглавие на документа
 Представен от...
 Обобщение
 Действия, които трябва да се предприемат
 Свързани документи
 Въведение или обща информация
 Коментар или анализ
 Предложено действие
 