целите, определени в член 1. По време на заседанията председателят действа в съответствие с обичайната практика. Председателят открива и закрива заседанията, изпълнява дневния ред на заседанието, дава думата на говорителите, стреми се до постигне консенсус и обобщава обсъжданията и заключенията от заседанията.
 3. Заместник-председателят поема автоматично функциите на председателя, ако последният не може да изпълнява своите задължения. Ако председателят и заместник-председателят отсъстват или не могат да присъстват на заседание, заседанието избира председател ad hoc.
 Член 6
 Секретариат
 1. Секретариатът подпомага председателя при:
 —
 изпълнението на неговите/нейните задължения,
 —
 организирането на заседания и други дейности,
 —
 разпространяването на всички съответни документи, които се отнасят за заседанията и дейностите, свързани с кореспонденцията.
 2. Секретариатът има право да участва в обсъждания на РПС, да представя своя собствена информация, да предлага точки от дневния ред и изложения за заседанията на РПС или други дейности на РПС.
 Член 7
 Договаряне при най-добрите условия на сътрудничество
 1. Работата в РПС е насочена главно към договаряне на най-добрите условия на сътрудничество, както е предвидено в член 10, параграф 3 на Директива 2009/18/ЕО. Целта е да се постигне възможно най-широко съгласие.
 2. Когато председателят счита, че дадено предложение може да бъде гласувано, секретариатът го представя за заключителни действия.
 3. Председателят се стреми да постигне консенсус по всички въпроси, в противен случай решенията се вземат с обикновено мнозинство.
 4. Ако не може да бъде постигнат консенсус, членовете или наблюдателите, които не са съгласни, имат право да запазят своята позиция.
 5. От името на председателя секретариатът:
 —
 гарантира, че на участниците в РПС се предоставят експертни познания и съвети,
 —
 съдейства при разработването на предложения от участниците в РПС и представя свои собствени предложения, когато е целесъобразно,
 —
 съдейства при разработването и оценяването на общи оперативно-технически решения.
 Член 8
 Заседания и подгрупи
 1. Заседанията на РПС се свикват от председателя най-малко веднъж годишно в помещения на ЕАМБ.
 Могат да се свикват допълнителни заседания по негова/нейна инициатива или с писмена молба, подкрепена най-малко от една трета от членовете.
 2. Участниците от РПС могат да създават подгрупи за работа по специфични въпроси, които РПС желае да разгледа в рамките на мандата си, за предпочитане чрез кореспонденция. Подгрупите докладват пред РПС.
 3. Освен ако участниците не договорят друго, РПС и подгрупите провеждат заседанията си в помещенията на ЕАМБ.
 4. ЕАМБ ще възстанови на държавите на членовете и на наблюдателите разходите за годишното заседание, посочено в параграф 1, направени само от един определен представител за целите на заседанието на РПС в съответствие с правилата на Агенцията. Държавите на членовете и на наблюдателите заплащат разходите на допълнителните придружаващи лица.
 5. Финансирането на заседания, различни от годишното заседание, посочено в параграф 1 от настоящия член, подлежи на предварително одобрение от ЕАМБ и зависи от наличните ресурси на ЕАМБ или друго финансиране.
 Член 9
 Документи от заседанията
 1. Поканата и предварителният дневен ред за заседанието се изпращат от секретариата до членовете, Комисията и наблюдателите най-малко 28 календарни дни преди заседанието.
 2. Секретариатът изготвя предварителния дневен ред, като отговорност за него носи председателят.
 3. Документите за заседанието във