— структуриран подход за гарантиране, че важната информация се предоставя на лицата, които извършват оценки и вземат решения на всички нива в организацията
 7.1. Организацията трябва да разполага с процедури за определяне на реда за докладване, така че в рамките на самата структура и в отношенията ѝ с други субекти, включително оператори на инфраструктура, железопътни предприятия, лицата, стопанисващи возила, проектанти или производители на возила или компоненти, или и двете, според случая, информацията за всички процеси да се обменя и предава надлежно на лицето, което изпълнява съответната роля както в собствената организация, така и в други организации, по бърз и ясен начин.
 7.2. За да осигури адекватен обмен на информация, организацията трябва да разполага с процедури за:
 а)
 получаване и обработка на специфична информация;
 б)
 установяване, извличане и разпространение на специфична информация;
 в)
 предоставяне на надеждна и актуална информация.
 7.3. Организацията трябва да разполага с процедури, чрез които да гарантира, че основната оперативна информация е:
 а)
 подходяща и действителна;
 б)
 вярна;
 в)
 пълна;
 г)
 съответно актуализирана;
 д)
 проверена;
 е)
 последователна и лесна за разбиране (включително използвания език);
 ж)
 съобщена на персонала, в съответствие с отговорностите му, преди да бъде приложена;
 з)
 леснодостъпна за персонала, като при необходимост му се предоставят копия.
 7.4. Изискванията, посочени в точки 7.1—7.3, се прилагат по-специално по отношение на следната оперативна информация:
 а)
 проверката на верността и пълнотата на националните регистри на возилата по отношение на идентификацията (включително средствата) и регистрацията на возилата, поддържани от организацията;
 б)
 документацията за поддръжката;
 в)
 информацията относно помощта, предоставена на стопанисващите и, когато е уместно, на други страни, включително железопътни предприятия/оператори на инфраструктура;
 г)
 информацията относно квалификацията на персонала и последващия надзор, осъществяван при разработването на поддръжката;
 д)
 информация относно експлоатацията (включително пробег, вид и обхват на дейностите, инциденти или произшествия) и исканията на железопътни предприятия, стопанисващи и оператори на инфраструктура;
 е)
 документацията за извършената поддръжка, включително информация относно установените недостатъци по време на инспекции и коригиращите действия, предприети от железопътните предприятия или операторите на инфраструктура, като например предприетите инспекции и наблюдение преди потеглянето на влак или по маршрута;
 ж)
 пускането в експлоатация и повторното въвеждане в експлоатация;
 з)
 поръчките за дейности по поддръжка;
 и)
 техническата информация, която да се предоставя на железопътните предприятия/операторите на инфраструктура и стопанисващите като инструкции за поддръжката;
 й)
 информацията за аварийни ситуации, в които безопасното експлоатационно състояние е нарушено, която може да включва:
 i)
 налагането на ограничения за използване или специфични условия за експлоатацията на возилата, които организацията поддържа, или на други возила от същата серия, дори ако те се поддържат от други структури, които отговарят за поддръжката, като тази информация се съобщава и на всички засегнати страни;
 ii)
 спешна информация относно проблеми, свързани с безопасността, установени по време на поддръжката, като например неизправности, открити в компонент, който е общ за няколко категории или серия от возила;
 к)
 цялата уместна информация или данните, които трябва да се събират за представяне на годишния доклад за поддръжката пред сертифициращия орган и пред съответните клиенти (включително стопанисващи), като при поискване този доклад трябва да се предоставя и на националните