WWW-sisällönhallinta

Www-sisällönhallinta tarkoittaa toimintaa jossa verkkopalvelun sisältöjä pyritään hallitsemaan mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti. Www-sisällönhallinta on luonteeltaan julkaisupainotteista sisällönhallintaa. Www-sisällönhallinnassa keskeisessä asemassa ovat sivupohjat jotka koostavat pienistä sisältöyksiköistä www-sivut ja pitävät verkkopalvelukokonaisuuden kasassa. Www-sisällönhallinnan käytännön toteutukseen liittyvät olennaisesti erilaiset www-sisällönhallintajärjestelmät.

Www-sisällönhallinnalle tyypillistä on myös sisältöjen, rakenteiden ja ulkoasun erottaminen toisistaan. Sivupohjien avulla toteutettava kokonaisuus mahdollistaakin esitysmuotojen yhtenäisyyden ja keskitetyn ylläpidon. Esimerkkejä tyypillisistä sivupohjien sisällöistä ovat muun muassa navigaatioelementit, kaikilla www-sivuilla toistuva grafiikka kuten logot, taustavärit ja muotoilut, www-sivujen otsikot, pudotusvalikot, linkit yhteystietoihin ja www-sivuilla olevat vaihtuvat mainokset. Sivupohjiin perustuva julkaisu mahdollistaa useiden erilaisten päätelaitteiden ja jakelukanavien huomioimisen, ja tästä syystä www-sisällönhallinta liitetäänkin usein monikanavajulkaisuun.

Tausta 

Esimerkiksi Goodwin & Vidgen ovat määritelleet, että www-sisällönhallinta on syntynyt pääasiallisesti kolmen eri osa-alueen sulautumisena:
 dokumenttienhallinta ja työnkulkujen hallinta,
 ohjelmistokehityksen versionhallintaohjelmistot sekä
 asiakkuudenhallintaohjelmistot ja verkkokauppasovellukset.

Erityisesti ohjelmistokehityksen versionhallintaohjelmistot (lähdekoodin hallinta) ovat lainanneet paljon ominaisuuksia ja piirteitään monille www-sisällönhallintajärjestelmille. Www-sisällönhallinnasta on myös sanottu, että vaikka sen perusidea on helppo ymmärtää, niin sen tutkiminen ja käytännön harjoittaminen ovat erittäin haastavaa toimintaa johtuen juuri monenlaisista rajapinnoista ja liittymistä eri liiketoiminta-alueisiin sekä erilaisiin tietojärjestelmiin.

Käytännön toteutus 

Www-sisällönhallinnan prosessi kuvataan tyypillisesti eräänlaiseksi virtuaaliseksi tuotantolinjaksi, jossa sisältöä tuotetaan ja käsitellään kuten perinteisen tehdaslaitoksen tuotantolinjalla. Tämänkaltainen tiukka "putkittaminen" on kuitenkin kyseenalaistettu ajoittain joustavampien muokkausympäristöjen leviämisen myötä (esim. wikien myötä). Www-sisällönhallinnan käytännön toteutukseen liittyvätkin olennaisesti erilaiset www-sisällönhallintajärjestelmät.

Www-sisällönhallintajärjestelmä 

Esimerkiksi McKeever on todennut, että "www-sisällönhallintajärjestelmä" voi tarkoittaa joissain organisaatioissa vain sekalaista kokoelmaa eritasoisia ylläpitotyökaluja. Www-sisällönhallintajärjestelmästä puhuttaessa voidaan myös viitata sekä ihmisistä ja prosesseista koostuvaan järjestelmään että käytössä olevaan tietojärjestelmään. Lisäksi käytettävästä tietojärjestelmästä voidaan käyttää monia muitakin nimityksiä, kuten julkaisujärjestelmä (erityisesti Suomessa) tai www-julkaisujärjestelmä tai lyhyesti "CMS".

Myös monet suositut kehitystyökalut (kuten Macromedia Dreamweaver, Microsoft Frontpage, Nvu) voidaan ymmärtää yhdentyyppisinä www-sisällönhallintajärjestelminä. Esimerkiksi Boikon (2005) mukaan nämä työkalut toteuttavatkin merkittävän osan keskeisistä toiminnoista joita www-sisällönhallintajärjestelmä yleensä sisältää. Keskeisiä näistä työkaluista puuttuvia ominaisuuksia ovat mm. mahdollisuudet hallita pienempiä sisältöyksiköitä kuin sivuja, monipuoliset metatietojen hallintaominaisuudet ja työnkulkujen organisointiominaisuudet.

Tyypillisesti www-sisällönhallintajärjestelmällä tarkoitetaan keskitettyä tietojärjestelmää jonka avulla organisaatio hallitsee ja kehittää verkkopalveluitaan.

Käyttöönoton hyödyt 

Yhdenlainen lista www-sisällönhallintajärjestelmän hyödyistä liiketoiminnalle on esitetty Volvo.com -verkkopalvelun www-sisällönhallintajärjestelmästä tehdyn tapaustutkimuksen perusteella:
 tehokkaammat työprosessit, ei pullonkauloja julkaisuprosessissa,
 valvottavissa oleva sisältöpolitiikka,
 yhtenäisyys sisällöissä parantaa brändiä ja organisaation mainetta,
 parantunut "verkkoläsnäolo", koska liiketoimintayksiköt pystyvät toteuttamaan verkkohankkeitaan nopeammin ja itsenäisemmin,
 parantunut sisällön yhteiskäyttö erityisesti kieliversioiden tuotannossa ja yhteisen kuvapankin kautta,
 vähentyneet ylläpitokustannukset yhteisten tukipalveluiden, koulutuksen ja jatkokehityksen johdosta.

Tutkimuksessa havaittu ainut www-sisällönhallintajärjestelmän negatiivinen puoli oli uuden tietojärjestelmän joustamattomuus muutoksille.

Tarpeen tunnistaminen 

Ehkä tyypillisin www-sisällönhallintajärjestelmän avulla ratkaistava ongelma on erillisten ylläpitohenkilöiden aiheuttama pullonkaula julkaisuprosessiin. Samalla pyritään usein siirtämään sisällön ylläpitovastuu mahdollisimman lähelle sisällöstä muutenkin vastaavaa henkilöä. Toinen yleinen ratkaistava ongelma on nykyisen verkkopalvelukokonaisuuden hajanaisuus. Ongelma taustalla voi olla esimerkiksi pelko organisaation brändin rapautumisesta tai vain halu yhtenäistää sisällöntuottajien toimintamalleja. Yhtenäisyyden lisääminen niin ulkoasun kuin sisältöjen osalta voi liittyä myös organisaation kasvun mahdollistamiseen ja parempien johtamisedellytyksien luomiseen.;  Yhtenäisen järjestelmän avulla on myös mahdollista parantaa sisältöjen löydettävyyttä ja jäljitettävyyttä, koska kaikkien osa-alueiden muutoksia valvoo yhtenäinen tietojärjestelmä.

Kokonaisvaltaisen www-sisällönhallintajärjestelmän tarpeellisuuden tunnistamisesta on löydettävissä paljon aineistoa. Esimerkiksi Nakano on esittänyt, että organisaatiot etenevät melko samankaltaisten kehitysportaiden kautta kokonaisvaltaisen www-sisällönhallintajärjestelmän hyödyntämisen asteelle.

Nakanon esittämät www-sisällönhallinnan kehittymisen portaat:
 verkkopalvelun sisältöjen suora muokkaus
 erillinen kehitysympäristö muutoksien testaamiseksi ennen julkaisua
 erilliset muokkausalueet ylläpitoon osallistuville ryhmille tai osastoille
 kokonaisvaltaisen www-sisällönhallintajärjestelmän käyttöönotto

Esimerkiksi Boiko (2005) on esittänyt laskukaavatyyppisen menetelmän tilanteeseen jossa organisaatio harkitsee www-sisällönhallintajärjestelmän hankintaa. Boikon mukaan järjestelmän hankintaan voidaan päätyä esimerkiksi seuraavissa tilanteissa (tai näiden yhdistelmissä):
 sisällön määrä on huomattava (myös sisällön heterogeenisyys voi olla syy)
 sisällöntuottajien määrä on huomattava
 sisältöön tehtävien muutoksien määrä on huomattava
 hallittavien julkaisujen määrä (myös julkaisujen monimutkaisuus, tarve personointiin jne.).

Boiko huomauttaa myös, että pelkästään suuri määrä sisältöä ei edellytä sisällönhallintajärjestelmää vaan olennaisinta on jatkuvien muutosten määrä ja muutostöihin osallistuvien sisällöntuottajien määrä.

Järjestelmän valinta 

Organisaation kannalta www-sisällönhallintajärjestelmän voi hankkia karkeasti kolmella eri tavalla: 1) valmis ohjelmistoratkaisu, 2) räätälöity järjestelmä tai 3) täysin itsenäinen kehitys talon sisällä. Joka tapauksessa www-sisällönhallintajärjestelmän hankinnan on suositeltu tapahtuvan erillään verkkopalveluiden suunnittelusta ja tapahtuvan erillisenä projektina verkkopalveluiden suunnittelun jälkeen.

Erilaisia www-sisällönhallintajärjestelmiä on markkinoilla tuhansia. Näistä merkittävä osa on nykyisin avoimen lähdekoodin ohjelmistoja. Verkosta löytyy useita järjestelmien vertailuun keskittyneitä sivustoja jotka ovat suosittuja erityisesti valittaessa avoimen lähdekoodin järjestelmää. Näitä ominaisuuksien vertailuun perustuvia lähestymistapoja on kuitenkin myös kritisoitu, koska www-sisällönhallintajärjestelmien katsotaan yleisesti olevan vielä kaukana kypsän teknologian vaiheesta. Ominaisuusvertailuista on tällöin korkeintaan saatavilla suuntaa antavaa tietoa siitä kuinka monipuolisia järjestelmät ominaisuuksiltaan ovat.

Erilaisille verkkopalveluille soveltuvat erilaiset www-sisällönhallintajärjestelmät ja markkinoilla onkin paljon www-sisällönhallintajärjestelmiä jotka on suunniteltu ja toteutettu erityisesti jonkin tietyn toimialan tarpeita vastaavaksi (esimerkiksi verkkolehtiä varten). Nykyisin myös vapaan lähdekoodin www-sisällönhallintajärjestelmien saatavuus on varsin hyvä ja vapaan lähdekoodin www-sisällönhallintajärjestelmät tarjoavat houkuttelevan vaihtoehdon kaupallisille www-sisällönhallintajärjestelmille ja palveluna tarjottaville -järjestelmille. Vapaan lähdekoodin www-sisällönhallintajärjestelmien on väitetty soveltuvan erityisen hyvin informatiivisten verkkopalveluiden hallintaan, verkkolehtien ja erilaisten säännöllisten julkaisujen hallintaan sekä yhteisöllisten verkkopalveluiden hallintaan.. Esimerkiksi Gottlieb on esittänyt, että vapaan lähdekoodin www-sisällönhallintajärjestelmiä hyödynnetään eniten pienten ja keskikokoisten organisaatioiden informatiivisten verkkopalveluiden hallinnassa sekä suurten ja monimutkaisten verkkopalveluiden alustajärjestelminä; kuten Amazon.com. Vapaan lähdekoodin www-sisällönhallintajärjestelmän valinnan kohdalla merkittävimpänä tekijänä esimerkiksi Gottlieb pitää samankaltaisten käyttäjäorganisaatioiden joukkoa, koska tietojärjestelmän käyttäjäkunnan tarpeet ohjaavat kehitystyötä.

Ominaisuudet ja toiminnallisuus 

Yksi www-sisällönhallintajärjestelmän toiminnallisuudelle esitetty viitekehys on esimerkiksi seuraava:
 Yleiset järjestelmäominaisuudet (käyttäjätunnuksien ja -oikeuksien hallinta, käyttöliittymien kielivaihtoehdot, suorituskyky ja vikasietoisuus)
 Vakio-ominaisuudet
 Sisällön koostaminen
 Integroituminen muihin työkaluihin
 Sisällön kerääminen
 Sisällön muokkaaminen
 Sisältökokoelman hallinta
 Metatietojen hallinta
 Versionhallinta
 Sisältöyksiköiden muutoshistoria
 Linkkien ja viittauksien hallinta
 Kieliversioiden hallinta
 Sisään- ja uloskirjaamisen hallinta
 Hakujen hallinta
 Rajapintojen ja järjestelmäliitäntöjen hallinta
 Julkaisunhallinta
 Sivupohjien hallinta
 Julkaisujen ajastaminen
 Kävijöiden toiminnan mittaus
 Verkkopalvelun toiminnan mittaus
 Lisäominaisuudet
 Työnkulkujen hallinta
 Toiminnallisuuksien hallinta
 Personoinnin hallinta
 Sisällön luominen

Viitekehyksessä esitetyt lisäominaisuudet ovat ominaisuuksia jotka eivät liity olennaisesti verkkosisältöjen elinkaaren hallintaan vaan tukevat tai täydentävät vakio-ominaisuuksia. Toisaalta joissakin tilanteissa nämä "lisäominaisuudet" (työnkulkujen hallinta, toiminnallisuuksien hallinta, personoinnin hallinta, sisällön luominen) voivat olla myös www-sisällönhallintajärjestelmältä vaadittavia avainominaisuuksia.

Katso myös 
 Sisällönhallinta
 Sisällönhallintajärjestelmä
 Informaatioarkkitehtuuri
 Verkkopalvelu
 Metatieto

Lähteet

Aiheesta muualla

Englanninkielisiä resursseja 

 Lista artikkeleista ja sivustoista jotka luetteloivat markkinoilla olevia www-sisällönhallintajärjestelmiä (CMS Wire)
 Australian hallituksen ohjeistusta www-sisällönhallintajärjestelmän valintaan 
 Web Style Guide (Monash University), esimerkki laajasta ohjeistuksesta organisaation www-sisällönhallintaan

Englanninkielisiä artikkeleita 

 A Scenario-based Approach to Evaluating CMS Vendors (Tony Byrne, 2006) 
 The Evolution of Content Management (Thomas Ferris, 2006)
 How to evaluate a content management system (James Robertson, 2002)
 Strategies for Success With Open Source Projects - How To Effectively Evaluate Open Source Products for the Enterprise (Edmon Begoli, 2006, pdf-tiedosto, artikkeli lehden sivuilla 33-35)

Suomenkielisiä tutkimuksia ja resursseja 

 Web-sisällönhallintajärjestelmä - ominaisuudet ja käyttöönotto. Tietojärjestelmätieteen pro gradu –tutkielma. Tolvanen, Perttu Tapio. Jyväskylä: Jyväskylän yliopisto, 2007. 145 sivua.
 Www-sisällönhallinta ja www-sisällönhallintajärjestelmien ominaisuudet -tietojärjestelmätieteen kandidaatintutkielma (2006), pdf-tiedosto
 Julkaisujärjestelmät Suomessa, markkinakatsaus 2008 (Perttu Tolvasen kirjoittama artikkeli Vierityspalkki-blogissa 31.3.2008)

World Wide Web
Tietojärjestelmät