Διαχείριση αλλαγών

Διαχείριση αλλαγών είναι μια διαδικασία κατά την οποία οι ελεγχόμενες αλλαγές πραγματοποιούνται σε ένα σύστημα σύμφωνα με καθορισμένα πλαίσια ή μοντέλα. Αλλαγές μπορούν να εφαρμοστούν στα συστήματα, στις πολιτικές, στα οργανωτικά σχήματα, στην ανθρώπινη συμπεριφορά και στις δραστηριότητες. Λαμβάνοντας υπόψη τη δυναμική της αγοράς και των ραγδαίων εξελίξεων της τεχνολογίας, η διαχείριση αλλαγών επιβάλλεται στη στρατηγική διαχείριση. Πρόσφατα οικονομικά θέματα αποδεικνύουν επίσης την ανάγκη για διαχείριση αλλαγών. Σε αντίθεση με τη διαχείριση έργων που αφορά την «τεχνική» και «επιχειρηματική» πλευρά της αλλαγής, η διαχείριση αλλαγών αφορά το ανθρώπινο στοιχείο.

Αλλαγή
Κάθε αλλαγή  ανεξάρτητα από το αν αφορά την εισαγωγή  ενός νέου συστήματος  υπολογιστών μια νέα γραμμή συναρμολόγησης στο εργοστάσιο προκαλεί μια διαφορετική σειρά συμπεριφορών από τα πρόσωπα που επηρεάζει. Αν δεν επιτευχθεί η επιθυμητή σειρά  συμπεριφορών  τότε είναι πιθανόν να χρειαστεί και άλλη αλλαγή ώστε να επιτευχθεί ο επιθυμητός στόχος.

Ερέθισμα για αλλαγές
Η ιδέα ή η αντίληψη αλλαγής που αναφέρεται μερικές φορές και σαν αντιληπτή ανάγκη  είναι η ανάγκη της επιχείρησης ή οργανισμού να κάνει μια αλλαγή ή να αλλάξει τη συμπεριφορά της. Είναι η αίσθηση ότι μπορεί να γίνει μια βελτίωση για να μπορέσει η εταιρεία να γίνει αποδοτικότερη  και αποτελεσματικότερη.

Εντοπισμός του αντικειμένου του προβλήματος
Μια από τις δυσκολότερες και κρισιμότερες φάσεις της διαχείρισης αλλαγών είναι ο προσδιορισμός του προβλήματος. Γίνεται ανάλυση του προβλήματος ,διαχωρίζονται τα συμπτώματα από το πρόβλημα και διατυπώνονται οι ερωτήσεις για το επιθυμητό αποτέλεσμα και τα κριτήρια με τα οποία θα αξιολογηθεί το τελευταίο.
Σε έναν οργανισμό είναι μερικές φορές δύσκολο  για ένα στέλεχος μιας επιχείρησης να προσδιορίσει ένα πρόβλημα με σαφήνεια και συντομία. Η ισορροπία της διαδικασίας αλλαγής εξαρτάται μεγάλο βαθμό από τον τρόπο θεώρησης του προβλήματος και από τον τρόπο αντιμετώπισης του. Οι εναλλακτικές λύσεις τα εμπόδια και οι μέθοδοι υλοποίησης τους διαφέρουν σημαντικά, ανάλογα με τον τρόπο θεώρησης του προβλήματος ή της ανάγκης για αλλαγή.

Ανάπτυξη εναλλακτικών προτάσεων
Σε κάθε σύνθετο πρόβλημα  υπάρχει  συνήθως μια απλή λύση που τις περισσότερες φορές είναι λάθος. Η αντιμετώπιση της αλλαγής στο σημερινό περιβάλλον των επιχειρήσεων είναι σύνθετη και μπορεί να περιλαμβάνει την ανάλυση πολλών εναλλακτικών προτάσεων, κάθε μια από τις οποίες έχει διαφορετική πιθανότητα επιτυχίας. Μετά από την διαπίστωση της ανάγκης για αλλαγή και τον προσδιορισμό του προβλήματος το επόμενο βήμα είναι η ανάπτυξη εναλλακτικών προσεγγίσεων για την λύση του που έχουν να κάνουν με τα ποιος, τι, που, πως και πότε. Αν δεν υπήρχαν εμπόδια η διατύπωση εναλλακτικών προτάσεων θα ήταν εύκολη ανάλογα με τον τρόπο προσδιορισμού του προβλήματος. Κατά την ανάπτυξη εναλλακτικών  προτάσεων προς την κατεύθυνση της αλλαγής, τα στελέχη μπορούν να χρησιμοποιούν την μέθοδο ΟΜΑΔΙΚΗΣ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ΙΔΕΩΝ. Η ανάλυση των εναλλακτικών προτάσεων αλλαγών θα πρέπει να γίνεται σε σχέση με τα εμπόδια τους. Κάθε εναλλακτική πρόταση  μπορεί να είναι περισσότερο ή λιγότερο ελκυστική ανάλογα με τα εμπόδια που μπορεί να συναντήσει και ανάλογα με την πιθανότητα επιτυχίας της.

Οι 3 κολώνες της αλλαγής
Οι διαφορές στην απόδοση και οι διαφορές στο ρυθμό βελτίωσης προσφέρουν και πιο ενδιαφέρον υλικό για τον ασχολούμενο με τη έρευνα του μάναντζμεντ. Η λύση στο πρόβλημα αυτό βρίσκεται στην θεμελιώδης διαφορετική προσέγγιση της αλλαγής στην διαχείριση έργου. έτσι λοιπόν οι διαφορές αυτές είχαν ως αποτέλεσμα  ενός μεγάλου αριθμού παραγόντων, οι οποίοι περιορίστηκαν σε τρεις βασικές κατηγορίες.

Πρέπει να υπάρχουν και οι τρεις κολώνες για να σημειωθεί αλλαγή  στις διαδικασίες.Όταν καταργείται μία οι αλλαγές αντιστρέφονται με την πάροδο του χρόνου παρά τα οφέλη που επιτυγχάνονται.

Ανάπτυξη στρατηγικής
Τα συστατικά μέρη αυτής της στρατηγικής είναι μεταξύ άλλων  ο τρόπος με τον οποίο ο οργανισμός  καθορίζει τι να αλλάξει και επομένως πως να αποφύγει το πρόβλημα "παράλυσης λόγω αλλαγής" όπου υπάρχουν πάρα πολλές δυνατότητες  για αλλαγή με αποτέλεσμα να μην γνωρίζει κανένας από που να αρχίσει.Πολλοί οργανισμοί δεν μπορούν να αλλάξουν παρά μόνον όταν βρεθούν στα πρόθυρα της εξαφάνισης.Άλλα κίνητρα για αλλαγή μπορεί να είναι και οι πελάτες που ζητούν βελτιώσεις

Διαχείριση γνώσεων
Εξετάζουμε το ρόλο της μάθησης πριν από την πράξη και της μάθησης από την πράξη. Τα θέματα που πρέπει να εξετάσουμε έχουν σχέση με αυτά.Πιο συγκεκριμένα,πως εντοπίζουμε τους πιθανούς στόχους βελτίωσης και τα μέσα για την επίτευξή τους

Εφαρμογή
Οι οργανισμοί που δοκιμάζουν νέες ιδέες υιοθετούν σχεδόν πάντα τη μέθοδο "λίγο-λίγο και δοκιμαστικά". Αν δεν συμβεί κάτι κακό ίσως προχωρήσουν πιο πέρα,αλλά μπορεί να και να μην προχωρήσουν καθόλου.Αυτή η μέθοδος δεν είναι από καμία άποψη ένα είδος συστηματικής δοκιμής  και αξιολόγησης που θα οδηγούσε στο συμπέρασμα ότι οι αλλαγές:
 Πέτυχαν και πρέπει να επιδιωχθεί ευρύτερη εφαρμογή τους
 Είχαν περιορισμένη επιτυχία και θα έπρεπε να αναπτυχθούν περισσότερο
 Απέτυχαν παταγωδώς και θα έπρεπε να σταματήσουν αμέσως.
Όταν δεν χρησιμοποιούνται τα συγκεκριμένα μέτρα οι ασχολούμενοι με αυτόν τον τομέα δεν μπορούν να είναι αντικειμενικοί σχετικά με την αλλαγή.Το μήνυμα από τους τρόπους εφαρμογής είναι ότι πρέπει να καθοριστούν μέτρα που θα αποκαλύπτουν αν οι στρατηγικοί στόχοι της αλλαγής επιτεύχθηκαν και ότι η εφαρμογή περιλαμβάνει την πλήρη εκπαίδευση και υποστήριξη των αλλαγών.Μια τέτοια υποστήριξη μπορεί να απαιτείται για σημαντικό χρονικό διάστημα μετά την αρχική εφαρμογή.
Οι τρεις κολώνες της αλλαγής πρέπει να είναι στη θέση τους για να στεφθεί από επιτυχία κάθε διαδικασία αλλαγής.Κάθε αλλαγή είναι από μόνη της ένα έργο και μία αλλαγή που είναι σύμφωνη  με τις μεθόδους μπορεί να δημιουργήσει οφέλη αν τη διαχειριστούμε με τρόπο που να δείχνει στα στελέχη του οργανισμού τι σημαίνει "καλή διαχείριση έργου"

Αξιολόγηση αποτελεσμάτων
Η αξιολόγηση πρέπει να απαντά στα εξής βασικά ερωτήματα:Καταφέραμε να πετύχουμε τους στόχους; και Τι θα μπορούσαμε να κάνουμε διαφορετικά ή καλύτερα;
Στην καθημερινή πρακτική στις επιχειρήσεις οι τεχνικές αξιολόγησης περιλαμβάνουν  αναφορές όπως δεδομένα πωλήσεων, αναλύσεις προϋπολογισμών, δεδομένα παραγωγής, αναλύσεις ποσοστών απουσιών και δεδομένα μετρήσεων ποιοτικού ελέγχου. Αυτές οι τεχνικές  παρέχουν στα στελέχη πληροφορίες για το κατά πόσο η αλλαγή ήταν επιτυχής σε σχέση μετά επιθυμητά αποτελέσματα και δίνουν επίσης μετρήσεις του βαθμού επιτυχίας.
Η αξιολόγηση  εξυπηρετεί επίσης κι έναν άλλο σκοπό: δίνει αναπληροφόρηση  που μπορεί να αξιοποιηθεί σε ιδέες αλλαγών στο μέλλον. Αν η αρχική προσπάθεια  αλλαγών δεν ήταν επιτυχής, οι μελέτες αξιολόγησης θα το δείξουν. Στη συνέχεια αυτά τα δεδομένα βοηθούν στον εντοπισμό πιθανών αναγκών για αλλαγές στο μέλλον. Η διαδικασία αλλαγών μπορεί να ξαναρχίσει με την ανάπτυξη και την ανάλυση μελλοντικών αλλαγών.

Πηγές
http://www.strategy-train.eu/index.php?id=202&L=4

Βιβλιογραφία
 Patrick J.Montana & Bruce H.Charnov, Μανατζμεντ, Δεύτερη Αμερικάνικη Έκδοση, ΕΚΔΟΣΕΙΣ ΚΛΕΙΔΑΡΙΘΜΟΣ (σειρά οικονομία & επιχείρηση)
Kotter, John P, Ηγέτης στις αλλαγές
Joseph Phillips, Διαχείριση Έργων Πληροφορικής, Γκιούρδας και Σια Ο.Ε., 2007
Harvey Maylor, Διαχείριση Έργων, Τρίτη Αγγλική έκδοση, Εκδόσεις Κλειδάριθος, 
2003
Αντώνης Δημητριάδης, Διοίκηση-Διαχείριση Πληροφοριακών Έργων, Εκδόσεις
Νέων Τεχνολογιών, 2008