Ροή εργασιών

Μια ροή εργασίας αποτελείται από μια σειρά συνδεδεμένων βημάτων, προκειμένου να ολοκληρωθεί μια εργασία. Είναι μια απεικόνιση της ακολουθίας των πράξεων, που δηλώθηκαν ως έργο ενός ατόμου, μιας ομάδα προσώπων, του προσωπικού ενός οργανισμού, ή ενός ή περισσότερων απλών ή πολύπλοκων μηχανισμών. Ροή εργασίας μπορεί να θεωρηθεί οποιαδήποτε αφαίρεση πραγματικής δουλειάς, που διαχωρίζεται σε επιμέρους εργασίες, οι οποίες πρέπει να πραγματωθούν σε μια σειρά. Για σκοπούς ελέγχου, η ροή εργασίας μπορεί να είναι η απεικόνιση μιας πραγματικής δουλειάς στο πλαίσιο μιας επιλεγμένης άποψης. Δηλαδή, μια εικονική αναπαράσταση της πραγματικής εργασίας. Η ροή που περιγράφεται συχνά αναφέρεται σε ένα έγγραφο που έχει μεταφερθεί από το ένα στάδιο στο άλλο. 

Μια ροή εργασίας είναι ένα πρότυπο για να αντιπροσωπεύει μια πραγματική δουλειά για την περαιτέρω εκτίμηση, π.χ., για την περιγραφή μιας αξιόπιστης επαναλαμβανόμενης αλληλουχίας ενεργειών. Πιο αφηρημένα, μια ροή εργασίας είναι ένα μοτίβο δραστηριοτήτων που περιγράφει μια συστηματική οργάνωση των πόρων, των καθορισμένων ρόλων, των ενεργειών και των ροών πληροφοριών που περιλεμβάνονται για την ολοκλήρωση μιας εργασίας. Περιγράφει την διαδικασία μιας εργασίας, με τρόπο που μπορεί να τεκμηριωθεί και να μαθευτεί. Οι ροές εργασίας  σχεδιάστηκαν για να πετύχουν την επεξεργασία προθέσεων κάποιου είδους, όπως τη φυσική μεταμόρφωση, τη παροχή υπηρεσιών ή την επεξεργασία των πληροφοριών.

Οι έννοιες της ροής εργασιών συνδέονται στενά με άλλες έννοιες που χρησιμοποιούνται για την περιγραφή της οργανωτικής δομής, όπως silos, λειτουργίες, ομάδες, σχέδια, πολιτικές και ιεραρχίες. Οι ροές εργασίας μπορεί να θεωρηθούν ως ένα πρωτόγονο στοιχείο για την οικοδόμηση των οργανισμών. Οι σχέσεις μεταξύ αυτών των εννοιών  περιγράφονται παρακάτω. 

Ο όρος ροή εργασίας χρησιμοποιείται στον προγραμματισμό ηλεκτρονικών υπολογιστών για να συλλάβει και να αναπτύξει αλληλεπίδραση ανθρώπου-μηχανής.

Η έννοια της ροής εργασιών συνδέεται στενά με πολλούς άλλους τομείς σε επιχειρήσεις έρευνας και σε άλλους τομείς που μελετάνε τη φύση της εργασίας, είτε ποσοτικά είτε ποιοτικά, όπως η τεχνητή νοημοσύνη  και η εθνογραφία. Η ροή εργασιών ως όρος, πιο συχνά χρησιμοποιείται σε συγκεκριμένους κλάδους, όπως στην εκτύπωση, και στα επαγγελματικά πεδία όπου μπορεί να έχει ιδιαίτερα εξειδικευμένες σημασίες. 

1. Διεργασίες: Μια διαδικασία είναι μια πιο συγκεκριμένη έννοια από ό,τι η ροή εργασιών και μπορεί να εφαρμόζεται σε φυσικές ή βιολογικές διεργασίες, για παράδειγμα. Στο πλαίσιο αντίληψης γύρω από την εργασία, μια διαδικασία που μπορεί να διακριθεί από μια ροή εργασίας είναι το γεγονός ότι έχει σαφώς καθορισμένες εισροές, εκροές και σκοπούς, ενώ η έννοια της ροής εργασιών μπορεί να εφαρμοστεί γενικά σε κάθε συστηματικό τρόπο διεξαγωγής των δραστηριοτήτων (όπως όλες  οι διεργασίες που συμβαίνουν σε ένα μηχανουργείο). 

2. Ο σχεδιασμός και προγραμματισμός: Ένα πρόγραμμα είναι μια περιγραφή των λογικά απαραίτητων που διέταξε τις δραστηριότητες που απαιτούνται για την επίτευξη ενός συγκεκριμένου στόχου, εφόσον δοθούν ορισμένες συνθήκες εκκίνησης. Ένα σχέδιο, όταν αυξηθεί με χρονοδιάγραμμα και τους υπολογισμούς της κατανομής των πόρων, καθορίζει πλήρως μια συγκεκριμένη εμφάνιση της συστηματικής επεξεργασίας στην επίτευξη ενός στόχου. Μια ροή εργασίας μπορεί να θεωρηθεί ως μια (συχνά βέλτιστες ή σχεδόν βέλτιστες) εφαρμογή των μηχανισμών που απαιτούνται για να εκτελεστεί το ίδιο σχέδιο επανειλημμένα. 

3. Ο έλεγχος της ροής είναι μια έννοια ελέγχου που εφαρμόζεται  στις ροές εργασίας για να απομακρύνθούν από στατικές έννοιες ελέγχου που ασκούνται στα αποθέματα, που διαχειρίζονται απλώς τα buffer υλικού ή παραγγελίες, σε μια πιο δυναμική έννοια του ελέγχου, η οποία διαχειρίζεται τη ροή της ταχύτητας και της ροής ποσοτήτων σε κίνηση και στη διαδικασία . Ο εν λόγω προσανατολισμός προς δυναμικές πτυχές είναι το βασικό θεμέλιο για την προετοιμασία για τις πιο προηγμένες εργασίες ελέγχου μαγαζιών, όπως just-in-time ή just-in-sequence. 

4. Στην προβολή διαμετακόμισης είναι μια έννοια παρακολούθησης που εφαρμόζεται σε υλικ;a που μεταφέρονται, καθώς και να εργαστούν σε διαδικασία ή εργασία σε εξέλιξη, δηλαδή, ροές εργασίας.

Ιστορική εξέλιξη

Στη δεκαετία του 1980, η ροή εργασιών ως όρος χρησιμοποιήθηκε για πρώτη φορά στη σύγχρονη μορφή της, στη βιομηχανία λογισμικού, με αντιπρόεδρο FileNet  και με πρόεδρο τον  David Siegel. 

Το 1995, η εκδοτική βιομηχανία μελετησε πώς παραδοσιακές διαδικασίες έκδοσης θα μπορούσαν να γίνουν απο την αρχή και βελτιώνοντας τες σε ψηφιακές μεθόδους, προκειμένου να μην υπαρχει καθυστέρηση, καθώς και σημαντικά έξοδα εκτύπωσης και αποστολής για την παράδοση αντιγράφων των βιβλίων και των περιοδικών σε αποθήκες και στους συνδρομητές. Ο όρος ηλεκτρονική ροή εργασιών χρησιμοποιήθηκε για να περιγράψει τη διαδικασία της δημοσίευσης, από την online παροχή ψηφιακών χειρογράφων για την απόσπαση του περιεχομένου στο διαδίκτυο για την ηλεκτρονική πρόσβαση.

Η ανάπτυξη της έννοιας της ροής εργασίας εμφανίστηκε κατά τη σειρά που ορίζεται χαλαρά, επικαλύψεις, εποχές.
Υπήρξαν επίσης προσπάθειες προτυποποίησης, όπως από τον WFMC http://www.wfmc.org/ .

Αρχές στον τομέα της μεταποίησης

Η σύγχρονη ιστορία των ροών εργασίας μπορεί να εντοπιστεί σε Frederick Taylor [5] και H. Gantt. Μαζί ξεκίνησε η μελέτη της σκόπιμης, της ορθολογικής οργάνωσης της εργασίας στο πλαίσιο της κατασκευής. Οι τύποι ροής εργασίας που ενδιαφέρουν του Taylor και των συγχρόνων του αφορούσε κυρίως τη μάζα και τις ροές ενέργειας. Αυτές μελετήθηκαν και βελτιώθηκαν χρησιμοποιώντας  το χρόνο και τις μελέτες κίνησης. Ενώ η γραμμή συναρμολόγησης παραμένει το πιο γνωστό παράδειγμα μιας ροής εργασίας από αυτή την εποχή, οι πρώτες σκέψεις γύρω από το έργο ήταν πολύ πιο πολύπλοκες από ό, τι είναι κοινώς κατανοητό. Η έννοια της ροής ήταν κάτι περισσότερο από μια διαδοχική ανάλυση της επεξεργασίας. Η κοινή εννοια μοντέλων  των σύγχρονων ερευνητικών εργασιών, συμπεριλαμβανομένων των καταστημάτων της ροής, των καταστημάτων θέσεων εργασίας, καθώς και των συστήματων ουρών αναμονής, μπορεί να βρεθεί σε πρώιμες μορφές στις αρχές του 20ου αιώνα  στη βιομηχανία. 

Πληροφορίες που βασίζονται στις  ροές εργασίας άρχισαν να αναπτύσσονται κατά τη διάρκεια αυτής της εποχής, αν και η έννοια της ροής πληροφοριών  έχανε στην ευελιξία. Ένα ιδιαίτερα  ποσοστό επηρεάστηκε απο τον  Μέλβιλ Ντιούι (εφευρέτης του ομώνυμου Dewey Decimal System), ο οποίος ήταν υπεύθυνος για την ανάπτυξη του αναρτημένου φακέλου αρχείων. Αυτή η εποχή είναι, συνεπώς, ορίζεται με την απλούστερη έννοια της βελτιστοποίησης της ροής εργασίας: διακίνηση και χρήση των πόρων. 

Οι πολιτιστικές επιπτώσεις της βελτιστοποίησης της ροής εργασίας κατά τη διάρκεια αυτής της εποχής μπορεί να γίνουν κατανοητές μέσα από τις ταινίες όπως η κλασική Modern Times Τσάπλιν. Αυτές οι έννοιες  δεν έμειναν  περιορίσμένες στο πάτωμα  των κατάστηματων. Ένα περιοδικό καλούσε  νοικοκυρές να  λύσουν γρίφους  με τον ταχύτερο τρόπο για τοστ με  τρεις φέτες ψωμί σε μια-μια πλευρά, σε 2 φέτες σχάρας. Το βιβλίο «Φθηνότερο από τη δωδεκάδα» παρουσιάζει την αναδυόμενη έννοια στο πλαίσιο της οικογενειακής ζωής.

Ωρίμανση και ανάπτυξη

Η εφεύρεση της γραφομηχανής και το φωτοαντιγραφικό μηχάνημα βοήθησαν στην εξάπλωση της μελέτης της ορθολογικής οργάνωσης της εργασίας από το πάτωμα κατάστημα κατασκευής στο γραφείο. Συστήματα αρχειοθέτησης και άλλα πολύπλοκα συστήματα για τη διαχείριση των φυσικών ροών πληροφοριών εξελίχθηκαν. Δύο γεγονότα προώθησαν μια τεράστια ώθηση στην ανάπτυξη  της επισημοποίησης των πληροφοριών που αφορούν  την ροή εργασιών. Πρώτον, το πεδίο της θεωρίας βελτιστοποίησης ωρίμασε και ανάπτυξε μαθηματικές τεχνικές βελτιστοποίησης. Δεύτερον, ο Β 'Παγκόσμιο Πόλεμο και το πρόγραμμα Απόλλων ήταν άνευ προηγουμένου στα αιτήματά τους για την ορθολογική οργάνωση της εργασίας.

Ποιότητα εποχής

Κατά τη διάρκεια της δεκαετίας του 1980, δύο πτυχές της οργάνωσης της ροής εργασίας έχουν επικριθεί έντονα. Πρώτον, οι μέθοδοι που ξεκίνησαν  από  τον Taylor μοντελοποίησαν  τον άνθρωπο ως απλό αυτόματα. Το κλασικό βιομηχανικό στιλ οργάνωσης της εργασίας ήταν critiqued όπως και απάνθρωπο και αναντίστοιχο προς τη χρήση του από τις δυνατότητες των ανθρώπων. Η ιεράρχηση των αναγκών του Maslow  οi οποίες περιγράφουν τις ανθρώπινες ανάγκες για self-actualization και δημιουργικής ενασχόλησης στην εργασία, έγινε ένα δημοφιλές εργαλείο σε αυτή την κριτική. Το θέμα αυτό αναγνωρίστηκε, αλλά δεν κερδίσει πολλή έλξη διαφορετικά. 

Η δεύτερη κριτική είχε να κάνει με την ποιότητα. Ροές εργασίας βελτιστοποιημένες για μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή έγινε άκαμπτο ως προς τις αλλαγές στις συνθήκες εργασίας .  Η ποιότητα  τόσο στην αναλυτική και στη συνθετική εκδήλωσή της, μετέτρεψε την φύση της εργασίας μέσα από μια ποικιλία κινήσεων, οι οποίες κυμαίνονται από την πλήρη διαχείριση της ποιότητας σε Six Sigma σε πιο ποιοτικές  έννοιες της επιχειρηματικής διαδικασίας ανασχεδιασμού (Hammers και Champy, 1991). Κάτω από την επίδραση της ποιότητας του κινήματος, οι ροές των εργασιών έγιναν  το αντικείμενο πολλών ελέγχων και των προσπαθειών  βελτιστοποίησης. Η αναγνώριση της δυναμικής και μεταβαλλόμενης φύση των απαιτήσεων σχετικά με ροές εργασίας ήρθε με τη μορφή της αναγνώρισης των φαινομένων που συνδέονται με κρίσιμες διαδρομές και τη μετακίνηση των σημείων συμφόρησης. 

Οι εμπειρίες με την ποιότητα των κινημάτων κατέστησε σαφές ότι οι ροές πληροφοριών είναι ριζικά διαφορετικές από τη μάζα και τις ροές ενέργειας που ενέπνευσε τις πρώτες μορφές της ορθολογικής ροής εργασίας. Το χαμηλό κόστος και η  προσαρμοστικότητα της ροής των πληροφοριών θεωρήθηκαν επιτρεπτές  ροές εργασίας που βρίσκονταν   πολύ άκρως ορθολογικές στην οργάνωση τους, καθώς και με  μεγάλη ευελιξία, ευέλικτες και ευπροσάρμοστες. Αυτές οι ιδέες έχουν εξαπολύσει ένα ολόκληρο φάσμα της τεχνολογίας των πληροφοριών σε ροές εργασίας στον τομέα της μεταποίησης, των υπηρεσιών και των καθαρών πληροφοριών  εργασίας . Ευέλικτα συστήματα παραγωγής, just-in-time διαχείρισης των αποθεμάτων, καθώς και άλλα πολύ ευκίνητα και προσαρμοστικά συστήματα ροής εργασίας είναι προϊόντα της εποχής αυτής.

Συστήματα διαχείρισης ροής εργασιών

Ένα σύστημα διαχείρισης της ροής εργασίας είναι ένα σύστημα ηλεκτρονικού υπολογιστή που διαχειρίζεται και ορίζει μια σειρά εργασιών σε έναν οργανισμό για την παραγωγή ενός τελικού αποτελέσματος ή αποτελεσμάτων. Το Workflow Management System  επιτρέπει να ορίσετε διαφορετικές ροές εργασιών για τα διάφορα είδη θέσεων εργασίας ή διαδικασιών. Έτσι, για παράδειγμα, σε ένα χώρο παραγωγής, ένα σχεδιαστικό έγγραφο θα μπορούσε να δρομολογηθεί αυτόματα από το σχεδιαστή σε ένα τεχνικό διευθυντή του μηχανικού παραγωγής. Σε κάθε στάδιο της ροής εργασίας, ένα άτομο ή μια ομάδα είναι υπεύθυνη για μια συγκεκριμένη εργασία. Αφού το έργο ολοκληρωθεί, το λογισμικό ροής εργασίας εξασφαλίζει ότι τα άτομα που είναι υπεύθυνα για την επόμενη εργασία ενημερώνουν και λαμβάνουν τα στοιχεία που χρειάζονται για να εκτελέσουν το στάδιο της διαδικασίας. Τα Συστήματα Διαχείρισης Ροών Εργασιών επίσης  αυτοματοποιούν τα   περιττά καθήκοντα και εξασφαλίζουν ημιτελή εργασίες παρακολούθησης  της υλοποίησής τους.

Παραδείγματα

Τα ακόλουθα παραδείγματα απεικονίζουν την ποικιλία των ροών εργασίας καθώς εμφανίζονται σε διάφορα πλαίσια:

Στο στρατιωτικό σχεδιασμό, μια "αντίληψη της λειτουργίας" είναι μια ροή εργασίας που προσδιορίζει συγκεκριμένους τύπους αποστολών.
Σε καταστήματα ρούχων, και ιδίως τα καταστήματα εργασιών  και καταστήματα ροής, η ροή ενός τμήματος μέσω των διαφόρων σταθμών επεξεργασίας είναι μια ροή εργασίας.
Επεξεργασία ασφαλιστικών αποζημιώσεων είναι ένα παράδειγμα εντατικής πληροφόρησης ενός εγγράφου με γνώμονα την ροή εργασίας.
Το μοντάζ της  Wikipedia είναι ένα παράδειγμα μιας στοχαστικής ροής εργασίας.
Το Getting Things Done  σύστημα είναι ένα μοντέλο της προσωπικής διαχείρισης της ροής εργασίας για τους εργαζομένους πληροφορίας.
Η παγκόσμια ανάπτυξης λογισμικού, η έννοια της follow-the-sun περιγράφει μια διαδικασία όπου διέρχονται ημιτελής εργασίες στις ώρες  ζώνης.
Σε επιστημονικά πειράματα, η συνολική διαδικασία (τα καθήκοντα και η ροή), μπορεί να περιγραφούν ως ένας κατευθυνόμενος άκυκλος γράφος (Directed Acyclic Graph, DAG). Αυτό το DAG. αναφέρεται ως μια ροή εργασίας, π.χ. Brain Imaging workflows.

Πηγές 
Βασικές Φυσικές Διεργασίες, McCabe W.L.Smith J.C, 6η έκδοση, 2003
Ενεργειακή Ανάλυση - Αριστοποίηση Διεργασιών και Συστημάτων Χημικής Βιομηχανίας, Παναγοπούλου Αικατερίνη, 1993
Μεγάλη Ελληνική Εγκυκλοπαίδεια Δρανδάκη, Π.Γ. Μακρής, Αθήνα, 1927
Προσομοίωση Διεργασιών Καταλυτικής Πυρόλυσης, Θεολόγος Κωνσταντίνος, 1989

Διαχείριση διεργασιών