Document ID: 32019R0715

Reference:
10.5.2019
HR
Službeni list Europske unije
L 122/1
DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) 2019/715
оd 18. prosinca 2018.
o okvirnoj financijskoj uredbi za tijela osnovana na temelju UFEU-a i Ugovora o Euratomu na koja se upućuje u članku 70. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 Europskog parlamenta i Vijeća
EUROPSKA KOMISIJA,
uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije, u vezi s Ugovorom o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju,
uzimajući u obzir Uredbu (EU, Euratom) 2018/1046 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. srpnja 2018. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije, o izmjeni uredaba (EU) br. 1296/2013, (EU) br. 1301/2013, (EU) br. 1303/2013, (EU) br. 1304/2013, (EU) br. 1309/2013, (EU) br. 1316/2013, (EU) br. 223/2014, (EU) br. 283/2014 i Odluke br. 541/2014/EU te o stavljanju izvan snage Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 (1), a posebno njezin članak 70.,
budući da:
(1)
Delegiranom uredbom Komisije (EU) br. 1271/2013 (2) utvrđuje se okvirna financijska uredba za tijela koje osniva Unija na temelju Ugovora o funkcioniranju Europske unije, Ugovora o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju te koja imaju pravnu osobnost i primaju doprinose na teret proračuna Unije („tijela Unije”). Delegirana uredba (EU) br. 1271/2013 temelji se na Uredbi (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća (3). Uredbu (EZ, Euratom) br. 966/2012 zamijenila je Uredba (EU, Euratom) 2018/1046.
(2)
Potrebno je staviti izvan snage Uredbu (EU) br. 1271/2013 i zamijeniti je ovom Uredbom kako bi se uskladila s Uredbom (EU, Euratom) 2018/1046 te kako bi se omogućilo dodatno pojednostavnjenje i pojašnjenje pravila uzimajući u obzir iskustvo stečeno u njihovoj primjeni i dodatno unaprijedila struktura upravljanja tijela Unije i njihova odgovornost.
(3)
Ovom bi se Uredbom trebala utvrditi opća načela i temeljna pravila koja se primjenjuju na tijela osnovana na temelju UFEU-a i Ugovora o Euratomu koja primaju doprinose na teret proračuna Unije, ne dovodeći u pitanje osnivački akt. Na temelju ove Uredbe tijela Unije trebala bi donijeti vlastita financijska pravila, koja ne smiju odstupati od ove Uredbe, osim ako to zahtijevaju njihove specifične potrebe te uz prethodnu suglasnost Komisije.
(4)
Tijela Unije koja se u potpunosti financiraju iz vlastitih sredstava i na koja se ova Uredba ne odnosi trebala bi, radi dosljednosti, donijeti slična pravila kada je to primjereno. U skladu sa Zajedničkom izjavom Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije od 19. srpnja 2012. o decentraliziranim agencijama, ta tijela trebala bi Europskom parlamentu, Vijeću i Komisiji dostavljati godišnje izvješće o izvršenju svojeg proračuna i propisno uzeti u obzir njihove zahtjeve i preporuke.
(5)
Tijela Unije trebala bi svoj proračun donijeti i izvršiti u skladu s načelima jedinstva, točnosti, univerzalnosti, specifikacije, jedne godine, uravnoteženosti, obračunske jedinice, dobrog financijskog upravljanja i transparentnosti.
(6)
Trebalo bi naglasiti da je doprinos Unije namijenjen uravnoteženju. Dio pozitivnog proračunskog rezultata tijela Unije koji premašuje iznos doprinosa koji je Unija uplatila tijekom godine trebao bi biti vraćen u proračun Unije.
(7)
Ako je osnivačkim aktom predviđeno da prihodi osim doprinosa Unije obuhvaćaju naknade i pristojbe te da se prihodi koji proizlaze iz naknada i pristojbi namjenjuju posebnim stavkama rashoda, tijela Unije trebala bi imati mogućnost prenošenja salda u sljedeće razdoblje u obliku namjenskih prihoda. Radi fleksibilnosti, negativan rezultat povezan s namjenskim prihodima od naknada i pristojbi može se prebiti s akumuliranim viškom iz prethodnih godina.
(8)
Potrebno je odrediti primjerenu razinu naknada kako bi se pokrili troškovi pružanja usluga i izbjegli znatni viškovi.
(9)
Iznimno delegiranje zadaća i dodjela bespovratnih sredstava tijelima Unije moraju biti dopušteni osnivačkim aktom ili temeljnim aktom te propisno opravdani značajkama zadaća i posebnom stručnošću tijela Unije, pri čemu treba voditi računa o dobrom financijskom upravljanju i isplativosti. Te dodatne zadaće trebale bi biti u okviru ciljeva tijela Unije i u skladu s mandatom tijela Unije kako je definiran u osnivačkom aktu,
(10)
Kako bi se povećala transparentnost, Komisija bi u pravilu trebala sklapati sporazume o partnerstvu s tijelima EU-a koji obuhvaćaju sva financijska sredstva koja se daju dodatno uz godišnji doprinos Unije, posebice kada ta financijska sredstva imaju značajan učinak na operacije tijela Unije.
(11)
Odredbe o prijenosima i namjenskim prihodima trebalo bi izmijeniti kako bi se uzele u obzir odredbe Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046. U pogledu unutarnjih namjenskih prihoda, trebalo bi omogućiti financiranje novih projekata u vezi s nekretninama prihodima od davanja u zakup/najam i prodaje zgrada kako je predviđeno u Uredbi (EU, Euratom) 2018/1046. Stoga bi se takvi prihodi trebali smatrati unutarnjim namjenskim prihodom koji se može prenositi dok ne bude u potpunosti iskorišten.
(12)
Kako bi se omogućila dodatna fleksibilnost, tijela Unije trebala bi moći izvršavati transakcije i u drugim valutama osim eura za potrebe administrativnog upravljanja.
(13)
U skladu s Uredbom (EU, Euratom) 2018/1046, raspoređivanje obveza koje traju više godina na godišnje obroke trebalo bi biti dopušteno samo ako je to predviđeno osnivačkim ili temeljnim aktom ili ako su obveze povezane s administrativnim rashodima.
(14)
Uzimajući o obzir posebnosti tijela Unije, prihvaćanje donacija trebalo bi podlijegati pojačanom nadzoru. Osim toga, tijela Unije ne bi smjela moći koristiti korporativno sponzorstvo.
(15)
Trebalo bi pojasniti pojam uspješnosti. Uspješnost bi trebalo povezati s načelom dobrog financijskog upravljanja. Trebalo bi pojasniti načelo dobrog financijskog upravljanja. Trebalo bi utvrditi vezu između postavljenih ciljeva i pokazatelja uspješnosti, rezultata i ekonomičnosti, učinkovitosti i djelotvornosti uporabe odobrenih sredstava.
(16)
U skladu s člankom 53. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 tijelo Unije mora sudjelovati u komparativnoj analizi s drugim tijelima Unije i s institucijama Unije.
(17)
Potrebno je donijeti pravila o akcijskom planu kojim se u obzir uzimaju zaključci općih redovitih evaluacija kako bi se osigurala njihova učinkovita provedba.
(18)
Kako bi se osiguralo dosljedno programiranje, tijelo Unije trebalo bi sastaviti jedinstveni programski dokument koji sadržava godišnje i višegodišnje programiranje, procjenu njegovih prihoda i rashoda, programiranje resursa, informacije o njegovoj politici u vezi s nekretninama, strategiju suradnje s trećim zemljama i/ili međunarodnim organizacijama, strategiju povećanja učinkovitosti i ostvarivanja sinergija. Tijelo Unije trebalo bi sastaviti i strategiju operativnog upravljanja i sustavâ unutarnje kontrole, uključujući strategiju za borbu protiv prijevara. U jedinstvenom programskom dokumentu trebalo bi uzeti u obzir smjernice Komisije.
(19)
Programski dokument trebao bi sadržavati strategiju za sprečavanje ponovnih slučajeva sukoba interesa, nepravilnosti i prijevare, osobito ako su slabosti dovele do kritičnih preporuka.
(20)
Tijelo Unije trebalo bi uskladiti raspored jedinstvenog programskog dokumenta s proračunskim postupkom kako bi se osigurala učinkovitost i dosljednost svih programskih dokumenata.
(21)
Tijela Unije trebala bi prilagoditi svoje sustave unutarnje kontrole ako imaju urede izvan svojeg glavnog sjedišta.
(22)
Primjereno je omogućiti da tijela Unije sklapaju sporazume na razini službi u skladu s člankom 59. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, osobito međusobno i s institucijama Unije, kako bi se olakšalo izvršenje njihovih odobrenih sredstava, kada je to u skladu s dobrim financijskim upravljanjem. Trebalo bi osigurati odgovarajuće izvješćivanje o tim sporazumima na razini službi.
(23)
Potrebno je razjasniti strukturu funkcija unutarnje revizije i unutarnje kontrole te pojednostavniti zahtjeve u vezi s izvješćivanjem. Funkciju unutarnje revizije u tijelu Unije trebao bi obnašati unutarnji revizor Komisije, koji bi revizije trebao provoditi na temelju opravdanih rizika. Potrebno je utvrditi pravila o osnivanju i radu službe za unutarnju reviziju.
(24)
Potrebno je pojednostavniti zahtjeve u vezi s izvješćivanjem. Tijela Unije trebala bi dostaviti konsolidirano godišnje izvješće o radu koje sadržava sveobuhvatne informacije o postizanju ciljeva i rezultata, izvršavanju njihova programa rada, proračuna, kadrovske politike te njihovu operativnom upravljanju i sustavima unutarnje kontrole.
(25)
Kako bi se povećala isplativost tijela Unije, potrebno je predvidjeti mogućnost dijeljenja usluga ili njihova prijenosa na drugo tijelo Unije ili Komisiju. Stoga je potrebno omogućiti da se računovodstvenom službeniku Komisije povjere sve zadaće računovodstvenog službenika tijela Unije ili dio njih.
(26)
Kako bi se pravila o namjenskim prihodima uskladila s onima iz Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, potrebno je predvidjeti pravila o diferencijaciji unutarnjih i vanjskih namjenskih prihoda i njihovu prenošenju.
(27)
Kako bi se pravila o postupanju s kamatama od Unijina doprinosa tijelu Unije uskladila s onima iz Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, potrebno je predvidjeti da se kamate ne uplaćuju u proračun.
(28)
Uredbom (EU, Euratom) 2018/1046 predviđena je mogućnost preuzimanja pravne obveze prije proračunske obveze u posebnim slučajevima. Tijela Unije također bi trebala imati tu mogućnost.
(29)
Kako bi se osigurala dosljednost, ne bi trebale biti dopuštene posebne odredbe o nabavi i bespovratnim sredstvima. Primjena jedinstvenog skupa pravila jamči pojednostavnjenje rada tijela Unije i omogućuje primjenu Komisijinih smjernica i predložaka.
(30)
Tijelo Unije trebalo bi imati mogućnost dodijeliti bespovratna sredstva i nagrade u skladu s osnivačkim aktom ili na osnovi delegiranja Komisije u skladu s člankom 62. stavkom 1. točkom (c) podtočkom iv. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
(31)
Uz već ustaljene oblike doprinosa Unije (nadoknada prihvatljivih troškova koji su stvarno nastali, jedinični trošak, jednokratni iznosi i financiranje uz primjenu paušalne stope), primjereno je tijelima Unije omogućiti da osiguraju financiranje koje nije povezano s troškovima relevantnih operacija. Taj dodatni oblik financiranja trebao bi se temeljiti na ispunjenju određenih uvjeta ex ante ili na postizanju rezultata mjerenih u odnosu na prethodno utvrđene ključne etape ili s pomoću pokazatelja uspješnosti.
(32)
Kako bi se zaštitili financijski interesi Unije, na tijela Unije trebala bi se primjenjivati pravila o jedinstvenom sustavu ranog otkrivanja i isključivanja uspostavljenom Uredbom (EU, Euratom) 2018/1046.
(33)
U skladu s člankom 8. stavkom 1. Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013 Europskog parlamenta i Vijeća (4) tijela EU-a odmah prosljeđuju Europskom uredu za borbu protiv prijevara sve informacije o mogućim slučajevima prijevare, korupcije ili bilo koje druge nezakonite aktivnosti kojom se šteti financijskim interesima Unije. U skladu s člankom 24. stavkom 1. Uredbe Vijeća (EU) 2017/1939 (5) tijela Unije bez nepotrebne odgode izvješćuju Ured europskog javnog tužitelja o svakom kažnjivom postupanju u pogledu kojeg bi on mogao izvršavati svoju nadležnost u skladu s tom uredbom. Kako bi se učvrstilo upravljanje tijela Unije, ona bi trebala Komisiji bez odgode prijaviti i slučajeve prijevare, financijske nepravilnosti i istrage. Komisija i tijela Unije trebali bi uspostaviti postupke kojima se propisno štite osobni podaci i osigurava poštovanje načela nužnosti pristupa informacijama pri svakom prijenosu informacija u vezi sa slučajevima navodne prijevare i ostalih nepravilnosti te tekućim ili dovršenim istragama.
(34)
Kako bi se prepoznao rizik od stvarnog ili mogućeg sukoba interesa i njime ispravno upravljalo, tijela Unije trebala bi imati obvezu donošenja pravila o sprečavanju sukoba interesa i upravljanju njima. Pri izradi tih pravila trebalo bi voditi računa o smjernicama koje je izradila Komisija.
(35)
U ovoj bi Uredbi trebalo utvrditi sveobuhvatna prava pristupa za Komisiju, Europski ured za borbu protiv prijevara i Revizorski sud.
(36)
Odredbe o politici u vezi s nekretninama, uključujući mogućnost da tijela Unije uz određene uvjete zajmovima financiraju projekte stjecanja nekretnina, trebalo bi uskladiti s Uredbom (EU, Euratom) 2018/1046 kako bi se osiguralo da sva tijela i institucije Unije dosljedno primjenjuju nova pravila.
(37)
S obzirom na to da je Delegirana uredba Komisije (EU) br. 1268/2012 (6) stavljena izvan snage, trebalo bi ukinuti i zahtjev da tijela EU-a uz Komisijinu prethodnu suglasnost donesu vlastita provedbena pravila.
(38)
Potrebno je predvidjeti prijelazne odredbe o programiranju i konsolidiranom godišnjem izvješćivanju o radu s obzirom na to da Komisiji treba vremena da izradi primjerene smjernice u suradnji s tijelima Unije i da tijela Unije trebaju vremena za prilagodbu novom programiranju i izvješćivanju.
(39)
Ova bi Uredba trebala stupiti na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije kako bi se omogućilo pravovremeno donošenje revidiranih financijskih uredbi tijela Unije najkasnije do 1. srpnja 2019. te kako bi agencije imale koristi od pojednostavnjenja i usklađivanja s Uredbom (EU, Euratom) 2018/1046,
DONIJELA JE OVU UREDBU:
GLAVA I.
OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Predmet
Ovom se Uredbom utvrđuju bitna financijska pravila za tijela koje osniva Unija na temelju Ugovora o funkcioniranju Europske unije i Ugovora o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju te koja imaju pravnu osobnost i primaju doprinose na teret proračuna Unije („tijela Unije”).
Na temelju ove Uredbe svako tijelo Unije treba donijeti vlastita financijska pravila. Financijska pravila tijela Unije ne smiju odstupati od ove Uredbe, osim ako to zahtijevaju njihove posebne potrebe te uz prethodni pristanak Komisije.
Članak 2.
Definicije
Za potrebe ove Uredbe primjenjuju se sljedeće definicije:
—
„osnivački akt” znači instrument prava Unije kojim se uređuju glavni aspekti osnivanja i djelovanja tijela Unije,
—
„upravni odbor” znači glavno unutarnje tijelo tijela Unije nadležno za donošenje odluka o financijskim i proračunskim pitanjima, bez obzira na naziv koji mu je dodijeljen u osnivačkom aktu,
—
„direktor” znači osoba koja je kao dužnosnik za ovjeravanje nadležna za provedbu odluka upravnog odbora i izvršenje proračuna tijela Unije, bez obzira na naziv koji mu je dodijeljen u osnivačkom aktu,
—
„izvršni odbor” znači unutarnje tijelo tijela Unije koje pomaže upravnom odboru i čije su odgovornosti i poslovnik, u načelu, utvrđeni osnivačkim aktom, bez obzira na naziv koji mu je dodijeljen u osnivačkom aktu.
Članak 2. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 primjenjuje se mutatis mutandis.
Članak 3.
Razdoblja, datumi i rokovi
Ako nije drukčije predviđeno, na rokove utvrđene u ovoj Uredbi primjenjuje se Uredba Vijeća (EEZ, Euratom) br. 1182/71 (7).
Članak 4.
Zaštita osobnih podataka
Ova Uredba ne dovodi u pitanje zahtjeve Uredaba (EU) 2018/1725 (8) i (EU) 2016/679 (9) Europskog parlamenta i Vijeća.
GLAVA II.
PRORAČUN I PRORAČUNSKA NAČELA
Članak 5.
Poštovanje proračunskih načela
Proračun tijela Unije donosi se i izvršava u skladu s načelima jedinstva, točnosti proračuna, jedne godine, uravnoteženosti, obračunske jedinice, univerzalnosti, specifikacije, dobrog financijskog upravljanja i transparentnosti, kako je utvrđeno u ovoj Uredbi.
POGLAVLJE 1.
NAČELA JEDINSTVA I TOČNOSTI PRORAČUNA
Članak 6.
Područje primjene proračuna tijela Unije
1.   U proračunu tijela Unije za svaku se financijsku godinu predviđaju i odobravaju svi prihodi i rashodi koji se smatraju potrebnima za tijelo Unije. Sastoje se od prihoda i rashoda tijela Unije, uključujući administrativne rashode.
2.   Proračun tijela Unije sadržava sljedeće:
(a)
nediferencirana odobrena sredstva;
(b)
kada je to opravdano operativnim potrebama, diferencirana odobrena sredstva, koja se sastoje od odobrenih sredstava za preuzimanje obveza i odobrenih sredstava za plaćanje;
3.   Odobrena sredstva za financijsku godinu sastoje se od:
(a)
odobrenih sredstava koja se sastoje od godišnjeg doprinosa Unije;
(b)
odobrenih sredstava koja proizlaze iz vlastitih prihoda koji se sastoje od svih naknada i pristojbi koje je tijelo Unije ovlašteno naplaćivati na temelju zadaća koje su mu povjerene i ostalih prihoda;
(c)
odobrenih sredstava koja se sastoje od financijskih doprinosa država članica domaćina;
(d)
odobrenih sredstava osiguranih nakon primitka prihoda namijenjenih tijekom financijske godine posebnim stavkama rashoda, u skladu s člankom 20. stavkom 1.;
(e)
odobrenih sredstava prenesenih iz prethodnih financijskih godina.
4.   Prihodi koji se sastoje od naknada i pristojbi namjenjuju se samo iznimno i u propisno opravdanim slučajevima predviđenima osnivačkim aktom.
5.   Podložno članku 75. stavku 2. odobrenim sredstvima za preuzimanje obveza pokriva se ukupan trošak pravnih obveza preuzetih u financijskoj godini.
6.   Odobrenim sredstvima za plaćanje pokrivaju se plaćanja za pravne obveze preuzete u financijskoj godini ili prethodnim financijskim godinama.
7.   Stavcima 3. i 5. ovog članka ne sprečava se da se obveze za odobrena sredstva preuzimaju u cijelosti ili da se proračunske obveze preuzimaju u godišnjim obrocima kako je predviđeno u članku 74. stavku 1. točki (b) i u članku 74. stavku 2.
Članak 7.
Sporazumi o doprinosu, sporazumi o dodjeli bespovratnih sredstava i okvirni sporazumi o financijskom partnerstvu
1.   Između Komisije i tijela Unije mogu se iznimno sklopiti sporazumi o doprinosu i sporazumi o dodjeli bespovratnih sredstava ako su ispunjeni sljedeći uvjeti:
(a)
ako je osnivačkim aktom tijela Unije ili temeljnim aktom izričito predviđena ta mogućnost;
(b)
ako je sklapanje takvog sporazuma propisno opravdano posebnom prirodom djelovanja i posebnom stručnošću tijela Unije;
(c)
ako zadaće koje će tijelo Unije obavljati na temelju sporazuma ispunjavaju sljedeće kriterije:
i.
ako su u okviru ciljeva tijela Unije i u skladu su s mandatom tijela Unije utvrđenim u osnivačkom aktu;
ii.
ako nisu dio zadaća koje su tijelu Unije dodijeljene osnivačkim aktom i koje se financiraju godišnjim doprinosom Unije.
2.   Ako se sporazumi o doprinosu i sporazumi o dodjeli bespovratnih sredstava iz stavka 1. te sporazumi na razini službi sklapaju za usluge koje tijelo Unije nudi Komisiji, Komisija može sklopiti okvirni sporazum o financijskom partnerstvu s tijelom Unije u skladu s člankom 130. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
3.   Komisija pri odabiru tijela Unije propisno uzima u obzir isplativost povjeravanja tih zadaća.
4.   Ako Komisija iznimno potpiše sporazum o doprinosu s tijelom Unije, na to se tijelo u pogledu sredstava dodijeljenih tom sporazumu primjenjuju pravila koja se odnose na neizravno upravljanje utvrđena u glavama V. i VI. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 te se članci 105. i 106. ove Uredbe ne primjenjuju.
5.   Zadaće iz stavka 1. treba unijeti u jedinstveni programski dokument tijela Unije iz članka 32. samo informativno. Informacije o sporazumima iz stavka 2. unose se u konsolidirano godišnje izvješće o radu iz članka 48.
6.   Dužnosnik za ovjeravanje o potpisivanju sporazuma iz stavaka 2. unaprijed obavješćuje upravni odbor.
Članak 8.
Posebna pravila o načelima jedinstva i točnosti proračuna
1.   Svi prihodi i rashodi knjiže se u proračunsku liniju proračuna tijela Unije.
2.   Ne smije se preuzeti obveza za rashod ili odobriti rashod izvan okvira odobrenih sredstava proračuna tijela Unije.
3.   Odobrena sredstva mogu se unijeti u proračun tijela Unije samo ako su namijenjena stavci rashoda koja se smatra potrebnom.
4.   Kamate ostvarene plaćanjima predfinanciranja iz proračuna tijela Unije nisu plative tijelu Unije, osim ako je drukčije predviđeno u sporazumima o doprinosu iz članka 7.
POGLAVLJE 2.
NAČELO JEDNE GODINE
Članak 9.
Definicija
Odobrena sredstva unesena u proračun tijela Unije odobravaju se za financijsku godinu koja traje od 1. siječnja do 31. prosinca.
Članak 10.
Proračunsko računovodstvo prihoda i odobrenih sredstava
1.   Prihodi tijela Unije u financijskoj godini, kako je navedeno u članku 6., knjiže se za tu financijsku godinu na temelju iznosa naplaćenih tijekom te financijske godine.
2.   Iznos odobrenih sredstava za plaćanje jednak je iznosu prihoda tijela Unije.
3.   Obveze se knjiže za financijsku godinu na temelju pravnih obveza preuzetih do 31. prosinca te godine. Međutim, ukupne proračunske obveze iz članka 74. stavka 1. točke (b) knjiže se za financijsku godinu na temelju proračunskih obveza do 31. prosinca te godine.
4.   Plaćanja se knjiže za financijsku godinu na temelju plaćanja koja je računovodstveni službenik izvršio najkasnije do 31. prosinca te godine.
5.   Ako je osnivačkim aktom predviđeno da se jasno utvrđene zadaće financiraju odvojeno ili ako tijelo Unije izvršava sporazume sklopljene u skladu s člankom 7., tijelo Unije mora imati posebne proračunske linije za prihode i rashode. Tijelo Unije u svojem programiranju resursa, koje je dio jedinstvenog programskog dokumenta sastavljenog u skladu s člankom 32., jasno određuje sve skupine zadaća.
Članak 11.
Preuzimanje obveza za odobrena sredstva
1.   Obveze za odobrena sredstva unesena u proračun tijela Unije mogu se preuzimati od 1. siječnja, nakon konačnog donošenja proračuna tijela Unije.
2.   Od 15. listopada financijske godine obveze za uobičajene administrativne rashode mogu se unaprijed preuzeti na teret odobrenih sredstava predviđenih za sljedeću financijsku godinu pod uvjetom da su ti rashodi odobreni u posljednjem propisno donesenom proračunu tijela Unije, i to najviše do jedne četvrtine odobrenih sredstava koja je upravni odbor odredio za odgovarajuću proračunsku liniju za tekuću financijsku godinu.
Članak 12.
Ukidanje i prijenos odobrenih sredstava
1.   Odobrena sredstva koja nisu upotrijebljena do kraja financijske godine za koju su odobrena ukidaju se, osim ako su prenesena u skladu sa stavcima od 2. i 4.
2.   Sljedeća odobrena sredstva mogu se prenijeti odlukom donesenom na temelju stavka 3., ali samo u sljedeću financijsku godinu:
(a)
odobrena sredstva za preuzimanje obveza i nediferencirana odobrena sredstva, za koje je većina pripremnih faza postupka preuzimanja obveza bila završena do 31. prosinca financijske godine. Za takva odobrena sredstava obveze se mogu preuzeti do 31. ožujka sljedeće financijske godine, uz iznimku nediferenciranih odobrenih sredstava koja se odnose na projekte u vezi s nekretninama u pogledu kojih se obveze mogu preuzeti do 31. prosinca sljedeće financijske godine;
(b)
odobrena sredstva za plaćanje koja su potrebna za pokrivanje postojećih obveza ili obveza povezanih s prenesenim odobrenim sredstvima za preuzimanje obveza ako odobrena sredstva za plaćanje predviđena u relevantnim proračunskim linijama za sljedeću financijsku godinu nisu dostatna.
U pogledu prvog podstavka točke (b), tijelo Unije najprije upotrebljava odobrena sredstva za tekuću financijsku godinu te tek nakon njihova iscrpljenja upotrebljava prenesena odobrena sredstva.
3.   Upravni odbor ili, ako je osnivačkim aktom to dopušteno, izvršni odbor donosi odluku o prijenosima iz stavka 2. do 15. veljače sljedeće financijske godine.
4.   Odobrena sredstva automatski se prenose u pogledu:
(a)
odobrenih sredstava koja odgovaraju unutarnjim namjenskim prihodima. Takva odobrena sredstva mogu se prenijeti samo u sljedeću financijsku godinu, a obveza za njih može se preuzeti najkasnije do 31. prosinca te godine, uz iznimku unutarnjih namjenskih prihoda od davanja u zakup/najam i prodaje zgrada i zemljišta iz članka 20. stavka 3. točke (e), koji se mogu prenijeti dok ne budu u potpunosti iskorišteni;
(b)
odobrenih sredstava koja odgovaraju vanjskim namjenskim prihodima. Takva odobrena sredstva u potpunosti se upotrebljavaju do trenutka izvršenja svih operacija povezanih s programom ili djelovanjem za koje su namijenjena ili se mogu prenijeti i upotrijebiti za sljedeći program ili djelovanje.
5.   Odobrena sredstva za rashode za osoblje ne prenose se. Za potrebe ovog članka rashodi za osoblje obuhvaćaju primitke od rada i naknade za osoblje tijela Unije na koje se primjenjuje Pravilnik o osoblju.
6.   Nediferencirana odobrena sredstva za koje su preuzete pravne obveze do kraja financijske godine plaćaju se do kraja sljedeće financijske godine.
Članak 13.
Detaljne odredbe o ukidanju i prijenosu odobrenih sredstava
1.   Odobrena sredstva za preuzimanje obveza i nediferencirana odobrena sredstva iz članka 12. stavka 2. prvog podstavka točke (a) mogu se prenijeti samo ako obveze nije bilo moguće preuzeti do 31. prosinca financijske godine zbog razloga koji se ne mogu pripisati dužnosniku za ovjeravanje te ako su pripremne faze dostatno uznapredovale da je opravdano očekivati da će obveza biti preuzeta najkasnije 31. ožujka sljedeće financijske godine odnosno do 31. prosinca sljedeće financijske godine za projekte u vezi s nekretninama.
2.   Odobrena sredstva prenesena u skladu s člankom 12. stavkom 2. točkom (a) za koja nisu preuzete obveze do 31. ožujka sljedeće financijske godine odnosno do 31. prosinca sljedeće godine za iznose koji se odnose na projekte u vezi s nekretninama automatski se ukidaju.
3.   Prenesena odobrena sredstva koja su ukinuta iskazuju se u računovodstvenoj dokumentaciji.
Članak 14.
Opoziv odobrenih sredstava
1.   Ako se proračunske obveze opozivaju u financijskoj godini nakon godine u kojoj su preuzete jer djelovanja za koja su bile namijenjene nisu provedena ili su provedena djelomično, odobrena sredstva koja odgovaraju tim opozivima ukidaju se.
2.   Ovaj se članak ne primjenjuje na vanjske namjenske prihode iz članka 20. stavka 2.
Članak 15.
Pravila koja se primjenjuju u slučaju kasnog donošenja proračuna tijela Unije
1.   Ako proračun tijela Unije nije konačno donesen na početku financijske godine, primjenjuju se pravila iz stavaka od 2. do 6.
2.   Obveze se mogu preuzimati po poglavlju do najviše jedne četvrtine ukupnih odobrenih sredstava odobrenih za relevantno poglavlje proračuna tijela Unije za prethodnu financijsku godinu, uvećano za jednu dvanaestinu za svaki mjesec koji istekne.
Granični iznos odobrenih sredstava predviđen u izvještaju procjena prihoda i rashoda ne smije se prekoračiti.
Plaćanja se mogu izvršavati mjesečno po poglavlju do najviše jedne dvanaestine odobrenih sredstava odobrenih u relevantnom poglavlju proračuna tijela Unije za prethodnu financijsku godinu. Međutim, zbroj ne smije premašiti jednu dvanaestinu odobrenih sredstava predviđenih u istom poglavlju izvještaja procjena prihoda i rashoda.
3.   Smatra se da su odobrena sredstva odobrena u relevantnom poglavlju proračuna tijela Unije za prethodnu financijsku godinu, kako je navedeno u stavku 2., odobrena sredstva izglasovana u proračunu tijela Unije, uključujući izmjene proračuna, a nakon usklađenja za prijenose izvršene tijekom te financijske godine.
4.   Ako je to potrebno radi kontinuiteta djelovanja tijela Unije i potreba upravljanja, upravni odbor može na zahtjev direktora odobriti rashode koji su veći od jedne privremene dvanaestine, ali koji ne prelaze ukupno četiri privremene dvanaestine, osim u propisno opravdanim slučajevima, i to i za preuzimanje obveza i za plaćanja iznad onih koji se automatski stavljaju na raspolaganje u skladu sa stavkom 2.
Dodatne dvanaestine odobravaju se u cijelosti i nisu djeljive.
5.   Ako za dano poglavlje odobrenje četiriju privremenih dvanaestina dodijeljenih u skladu sa stavkom 4. nije dostatno za pokrivanje rashoda potrebnih za osiguravanje kontinuiteta djelovanja tijela Unije u području na koje se odnosi dotično poglavlje, upravni odbor može na zahtjev direktora iznimno odobriti prekoračenje iznosa odobrenih sredstava unesenih u odgovarajuće poglavlje proračuna tijela Unije za prethodnu financijsku godinu. Međutim, ni u kojem se slučaju ne smije prekoračiti ukupni iznos odobrenih sredstava raspoloživ u proračunu tijela Unije za prethodnu financijsku godinu ili u izvještaju procjena prihoda i rashoda, kako je predložen.
POGLAVLJE 3.
NAČELO URAVNOTEŽENOSTI
Članak 16.
Definicija i područje primjene
1.   Prihodi i odobrena sredstva za plaćanje moraju biti uravnoteženi.
2.   Odobrena sredstva za preuzimanje obveza ne smiju premašiti iznos Unijina doprinosa uvećanog za vlastite prihode i sve ostale prihode iz članka 6.
3.   Za tijela kod kojih prihodi osim doprinosa Unije obuhvaćaju i naknade i pristojbe, visinu naknada trebalo bi utvrditi tako da se izbjegne znatna akumulacija viška. Ako se znatan pozitivan ili negativan proračunski rezultat u smislu članka 99. ponavlja, visina naknada i pristojbi se preispituje.
4.   Tijelo Unije ne smije uzeti zajam u okviru proračuna tijela Unije.
5.   Doprinos Unije tijelu Unije predstavlja za proračun navedenog tijela doprinos za uravnoteženje i može se razdijeliti u više isplata.
6.   Tijelo Unije strogo upravlja gotovinom, vodeći računa o namjenskim prihodima, kako bi se osiguralo da su gotovinski iznosi ograničeni na propisno opravdane zahtjeve. Uz zahtjeve za plaćanje tijelo Unije dostavlja detaljne i ažurirane prognoze o svojim stvarnim potrebama za gotovinom tijekom godine, uključujući informacije o namjenskim prihodima.
Članak 17.
Saldo financijske godine
1.   Ako je proračunski rezultat u smislu članka 99. pozitivan, vraća se Komisiji do iznosa doprinosa uplaćenog tijekom godine. Dio proračunskog rezultata koji premašuje iznos doprinosa koji je Unija platila tijekom godine unosi se u proračun tijela Unije za sljedeću financijsku godinu kao prihod.
Prvi se podstavak primjenjuje i kada prihodi tijela Unije osim doprinosa Unije obuhvaćaju i naknade i pristojbe.
Razlika između doprinosa unesenog u proračun i doprinosa koji je uistinu plaćen tijelu Unije se ukida.
2.   U iznimnim slučajevima kada je osnivačkim aktom predviđeno da se prihodi koji proizlaze iz naknada i pristojbi namijene posebnim stavkama rashoda, tijelo Unije može prenijeti saldo naknada i pristojbi u obliku namjenskih prihoda za aktivnosti povezane s pružanjem usluga za koje je potrebno platiti pristojbe.
3.   Ako je proračunski rezultat u smislu članka 99. negativan, unosi se u proračun tijela Unije za sljedeću financijsku godinu u obliku odobrenih sredstava za plaćanje ili se, kada je to prikladno, prebija s pozitivnim proračunskim rezultatom tijela Unije u sljedećoj financijskoj godini.
Ako su naknade i pristojbe namjenski prihod, negativni rezultat povezan s namjenskim prihodima može se prebiti s akumuliranim viškom iz prethodnih godina, ako on postoji.
4.   Prihodi ili odobrena sredstva za plaćanje unose se u proračun tijela Unije tijekom proračunskog postupka koristeći postupak pisma izmjene iz članka 42. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 ili, ako se proračun tijela Unije već izvršava, izmjenom proračuna.
Tijelo Unije dostavlja procjenu proračunskog rezultata iz godine N-1 najkasnije 31. siječnja godine N. Komisija te informacije propisno uzima u obzir pri procjeni financijskih potreba tijela Unije za godinu N+1.
POGLAVLJE 4.
NAČELO OBRAČUNSKE JEDINICE
Članak 18.
Uporaba eura
1.   Proračun se sastavlja i izvršava u eurima te se računovodstvena dokumentacija iskazuje u eurima. Međutim, za potrebe novčanog toka iz članka 49. računovodstveni službenik i, u slučaju knjiga blagajne, blagajnici te, za potrebe administrativnog upravljanja tijela Unije, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje ovlašteni su izvršavati operacije u drugim valutama.
2.   Ne dovodeći u pitanje posebne odredbe koje su utvrđene sektorskim pravilima ili posebnim ugovorima, sporazumima o dodjeli bespovratnih sredstava, sporazumima o doprinosu i sporazumima o financiranju, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje konverziju obavlja primjenom dnevnog deviznog tečaja eura objavljenog u seriji C Službenog lista Europske unije na dan kada služba za ovjeravanje pripremi nalog za plaćanje ili nalog za povrat.
Ako dnevni tečaj nije objavljen, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje primjenjuje tečaj iz stavka 3.
3.   Za potrebe računovodstva iz članaka 82., 83. i 84. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, konverzija između eura i druge valute obavlja se na temelju mjesečnog računovodstvenog deviznog tečaja za euro. Taj računovodstveni devizni tečaj utvrđuje računovodstveni službenik Komisije na temelju izvora informacija koji se smatraju pouzdanima te na temelju deviznog tečaja na pretposljednji radni dan u mjesecu koji je prethodio onome za koji se tečaj utvrđuje.
4.   Pri konverziji valute potrebno je osigurati da se njome ne utječe znatno na razinu sufinanciranja Unije odnosno da ona nema štetan utjecaj na proračun. Ako je to primjereno, tečaj konverzije između eura i drugih valuta može se izračunavati uporabom prosjeka dnevnog deviznog tečaja tijekom određenog razdoblja.
POGLAVLJE 5.
NAČELO UNIVERZALNOSTI
Članak 19.
Područje primjene
Ne dovodeći u pitanje članak 20., ukupni prihodi pokrivaju ukupna odobrena sredstva za plaćanje. Ne dovodeći u pitanje članak 24., svi prihodi i rashodi unose se u cijelosti bez međusobnog usklađivanja.
Članak 20.
Namjenski prihodi
1.   Vanjski namjenski prihodi i unutarnji namjenski prihodi upotrebljavaju se za financiranje određenih stavki rashoda.
2.   Vanjske namjenske prihode čine:
(a)
financijski doprinosi država članica i trećih zemalja, uključujući u oba slučaja njihove javne agencije, subjekte ili fizičke osobe, namijenjeni određenim aktivnostima tijela Unije, ako je to predviđeno sporazumom sklopljenim između tijela Unije i predmetnih država članica, trećih zemalja ili javnih agencija, subjekata ili fizičkih osoba;
(b)
financijski doprinosi međunarodnih organizacija;
(c)
prihodi određeni za posebne namjene, kao što su prihodi od zaklada, subvencija, darova i legata;
(d)
financijski doprinosi za aktivnosti tijela Unije iz trećih zemalja ili tijela koja nisu tijela Unije, a koji nisu obuhvaćeni točkom (a);
(e)
prihodi iz sporazuma iz članka 7.;
(f)
unutarnji namjenski prihodi iz stavka 3., u mjeri u kojoj je riječ o dodatnim prihodima uz druge prihode iz točaka od (a) do (c) ovog stavka;
(g)
prihodi od naknada i pristojbi iz članka 6. stavka 3.
3.   Unutarnje namjenske prihode čine:
(a)
prihodi od trećih osoba u vezi s robom, uslugama ili radovima isporučenima na njihov zahtjev, uz iznimku naknada i pristojbi iz članka 6. stavka 3. točke (b);
(b)
prihodi od vraćanja, u skladu s člankom 62., nepropisno plaćenih iznosa;
(c)
primici od isporuke robe, usluga i radova institucijama ili ostalim tijelima Unije;
(d)
primljeni iznosi osiguranja;
(e)
prihodi od davanja u zakup/najam i prodaje zgrada i zemljišta;
(f)
prihodi od naknadnog vraćanja poreza na temelju članka 27. stavka 3. točke (b) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
4.   Namjenski prihodi prenose se u skladu s odredbama članka 12. stavka 4. točaka (a) i (b) i članka 27.
5.   Ne dovodeći u pitanje točku (f) drugog podstavka, odgovarajućim osnivačkim aktom mogu se njime predviđeni prihodi namijeniti i posebnim stavkama rashoda. Ako u relevantnom osnivačkom aktu nije utvrđeno drukčije, takvi prihodi čine unutarnje namjenske prihode.
6.   Sve stavke prihoda u smislu točaka od (a) do (c) stavka 2. i točaka (a) i (c) stavka 3. pokrivaju sve izravne ili neizravne rashode za dotičnu aktivnost ili svrhu.
7.   U proračunu tijela Unije obuhvaćaju se linije koje uključuju vanjske namjenske prihode i unutarnje namjenske prihode te se, kad god je to moguće, navode iznosi.
Namjenski se prihodi mogu uključiti u procjenu prihoda i rashoda samo u iznosima koji su sigurni na dan utvrđivanja procjene prihoda i rashoda.
Članak 21.
Struktura namjenskih prihoda i osiguravanje odgovarajućih odobrenih sredstava
1.   Struktura namjenskih prihoda u proračunu tijela Unije obuhvaća:
(a)
u računu prihoda, proračunsku liniju u kojoj se zaprima prihod;
(b)
u računu rashoda, primjedbe uz proračun, uključujući opće primjedbe, u kojima se navodi koje proračunske linije mogu primiti odobrena sredstva koja odgovaraju raspoloživim namjenskim prihodima.
U slučaju iz točke (a) prvog podstavka unosi se oznaka „pro memoria” te se procijenjeni prihodi u svrhu informiranja iskazuju u primjedbama.
2.   Odobrena sredstva koja odgovaraju namjenskim prihodima automatski se stavljaju na raspolaganje kao odobrena sredstva za preuzimanje obveza i kao odobrena sredstva za plaćanje, ako je tijelo Unije primilo prihod.
3.   Odstupajući od stavka 2., ako namjenski prihodi proizlaze iz provedbe sporazuma o doprinosu sklopljenog u skladu s člankom 7., ukupni iznos odobrenih sredstava za preuzimanje obveza može se staviti na raspolaganje nakon stupanja na snagu predmetnog sporazuma pod uvjetom da je temeljnim aktom sredstava koja se prenose tijelu Unije predviđena mogućnost korištenja godišnjih obroka.
Članak 22.
Donacije
1.   Direktor može prihvatiti svaku donaciju u korist tijela Unije, kao što su zaklade, subvencije, darovi i legati.
2.   Prihvaćanje donacije u vrijednosti od 50 000 EUR ili više koja obuhvaća financijske troškove ili bilo kakvu vrstu obveze, uključujući naknadne troškove, koji prelaze 10 % vrijednosti donacije podliježe prethodnom odobrenju upravnog odbora ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršnog odbora. Upravni odbor ili izvršni odbor, ovisno o slučaju, donosi odluku u roku od dva mjeseca od datuma podnošenja zahtjeva za odobrenje. Ako upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor u tom roku ne donese odluku, smatra se da je donacija prihvaćena.
3.   Direktor na zahtjev upravnog odbora ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršnog odbora analizira, procjenjuje i propisno obrazlaže financijske troškove, uključujući naknadne troškove, i ostale obveze iz stavka 1. koji proizlaze iz prihvaćanja donacije.
Članak 23.
Korporativno sponzorstvo
Članak 26. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 ne primjenjuje se na tijela Unije.
Članak 24.
Pravila o odbicima i usklađenjima deviznog tečaja
Članak 27. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 primjenjuje se mutatis mutandis.
POGLAVLJE 6.
NAČELO SPECIFIKACIJE
Članak 25.
Opće odredbe
1.   Odobrena sredstva određuju se za posebne namjene prema glavama i poglavljima. Poglavlja se dalje dijele na članke i linije.
2.   Odobrena sredstva u proračunu tijela Unije mogu se prenositi samo na linije za koje su u proračunu tijela Unije odobrena sredstva ili koje imaju oznaku „pro memoria”.
3.   Granični iznosi iz članka 26. izračunavaju se u trenutku podnošenja zahtjeva za prijenos te u odnosu na odobrena sredstva u proračunu tijela Unije, uključujući ona u izmjenama proračuna.
4.   Iznos koji treba uzeti u obzir za potrebe izračuna graničnih iznosa iz članka 26. jest zbroj namjeravanih prijenosa na liniji s koje se izvršavaju prijenosi, nakon usklađenja za prethodno izvršene prijenose.
Članak 26.
Prijenosi
1.   Direktor može prenositi odobrena sredstva:
(a)
s jedne glave na drugu do iznosa od najviše 10 % odobrenih sredstava u financijskoj godini navedenoj u liniji iz koje se sredstva prenose;
(b)
iz jednog poglavlja u drugo i unutar svakog poglavlja bez ograničenja.
2.   Iznad ograničenja iz stavka 1. direktor može upravnom odboru ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršnom odboru predložiti prijenos odobrenih sredstava s jedne glave na drugu. Upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor ima na raspolaganju dva tjedna da se usprotivi predloženim prijenosima. Nakon isteka tog roka smatra se da su predloženi prijenosi prihvaćeni.
3.   Prijedlozima za prijenose i prijenosima provedenima u skladu sa stavcima 1. i 2. prilažu se odgovarajući i detaljni popratni dokumenti u kojima je prikazano izvršenje odobrenih sredstava i procjene potreba do kraja financijske godine za naslove proračuna na koje se sredstva prenose i one s kojih se prenose.
4.   Dužnosnik za ovjeravanje u najkraćem mogućem roku obavješćuje upravni odbor o svim izvršenim prijenosima. Dužnosnik za ovjeravanje obavješćuje Europski parlament i Vijeće o svim prijenosima izvršenima u skladu sa stavkom 2.
Članak 27.
Posebna pravila o prijenosima
Odobrena sredstva koja odgovaraju namjenskim prihodima mogu se prenijeti samo ako se ti prihodi upotrebljavaju u svrhe za koje su namijenjeni.
POGLAVLJE 7.
NAČELO DOBROG FINANCIJSKOG UPRAVLJANJA I USPJEŠNOST
Članak 28.
Uspješnost i načela ekonomičnosti, učinkovitosti i djelotvornosti
1.   Odobrena sredstva upotrebljavaju se u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja te se stoga izvršavaju uz poštovanje sljedećih načela:
(a)
načela ekonomičnosti, koje zahtijeva da su sredstva koja tijelo Unije upotrebljava pri obavljanju svojih aktivnosti pravodobno dostupna, u primjerenoj količini i primjerene kvalitete te po najboljoj cijeni;
(b)
načela učinkovitosti, koje se odnosi na postizanje najboljeg odnosa između upotrijebljenih sredstava, poduzetih aktivnosti i postignutih ciljeva;
(c)
načela djelotvornosti, koje se odnosi na mjeru u kojoj su željeni ciljevi postignuti s pomoću poduzetih aktivnosti.
2.   U skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja, uporaba odobrenih sredstava usredotočuje se na uspješnost te se u tu svrhu:
(a)
ciljevi programâ i aktivnosti utvrđuju ex ante;
(b)
napredak u postizanju ciljeva prati s pomoću pokazatelja uspješnosti;
(c)
o napretku i poteškoćama u pogledu postignuća tih ciljeva izvješćuje Europski parlament i Vijeće u skladu s člankom 32. stavkom 5. prvim podstavkom točkom (d) i člankom 48. stavkom 1. prvim podstavkom točkom (b).
3.   Ako je to relevantno, određuju se posebni, mjerljivi, dostižni, relevantni i vremenski ograničeni ciljevi iz stavaka 1. i 2. te relevantni, prihvaćeni, vjerodostojni, jednostavni i pouzdani pokazatelji. Pokazatelji za praćenje postignuća ciljeva obuhvaćaju sve sektore. Direktor svake godine dostavlja relevantne informacije upravnom odboru. Oni su dio jedinstvenog programskog dokumenta iz članka 32.
4.   Tijelo Unije provodi komparativnu analizu iz članka 38. ove Uredbe.
Komparativna analiza obuhvaća:
(a)
preispitivanje učinkovitosti horizontalnih službi tijela Unije,
(b)
analizu troškova i koristi dijeljenja usluga ili njihova potpunog prijenosa na drugo tijelo Unije ili Komisiju.
Pri provedbi komparativne analize iz prvog i drugog podstavka tijelo Unije poduzima nužne mjere za izbjegavanje sukoba interesa.
Članak 29.
Evaluacije
1.   Programi i aktivnosti koji za sobom povlače znatnu potrošnju podliježu ex ante evaluacijama i retrospektivnim evaluacijama („evaluacija”) koje moraju biti razmjerne ciljevima i rashodima.
2.   Ex ante evaluacije, koje služe kao pomoć pri izradi programâ i aktivnosti, temelje se na dokazima o uspješnosti povezanih programa ili aktivnosti, ako su oni dostupni, i u njima se utvrđuju i analiziraju problemi koje treba riješiti, dodana vrijednost uključivanja Unije, ciljevi, očekivani učinci različitih opcija te mehanizmi praćenja i evaluacije.
3.   Retrospektivnim evaluacijama procjenjuje se uspješnost programa ili aktivnosti, uključujući aspekte kao što su djelotvornost, učinkovitost, usklađenost, relevantnost i dodana vrijednost EU-a. Retrospektivne evaluacije temelje se na informacijama prikupljenima u skladu s mehanizmima praćenja i pokazateljima utvrđenima za dotično djelovanje. One se provode periodično i dovoljno rano da se njihovi rezultati uzmu u obzir u ex ante evaluacijama ili procjenama učinka koje služe kao pomoć pri izradi povezanih programa i aktivnosti.
4.   Direktor izrađuje akcijski plan kako bi se u obzir uzeli zaključci evaluacija iz stavka 3. i o napretku izvješćuje Komisiju u konsolidiranom godišnjem izvješću o radu iz članka 48., a redovito izvješće podnosi i upravnom odboru.
5.   Upravni odbor kontrolira provođenje akcijskog plana iz stavka 4.
Članak 30.
Unutarnja kontrola izvršenja proračuna
1.   Na temelju načela dobrog financijskog upravljanja proračun tijela Unije izvršava se u skladu s djelotvornom i učinkovitom unutarnjom kontrolom.
2.   Za potrebe izvršenja proračuna tijela Unije unutarnja kontrola primjenjuje se na svim razinama upravljanja te je namijenjena pružanju razumnog jamstva u pogledu postizanja sljedećih ciljeva:
(a)
djelotvornosti, učinkovitosti i ekonomičnosti operacija;
(b)
pouzdanosti izvješćivanja;
(c)
zaštite imovine i informacija;
(d)
sprečavanja, otkrivanja i ispravljanja prijevara i nepravilnosti te daljnjeg postupanja u vezi s njima;
(e)
odgovarajućeg upravljanja rizicima u pogledu zakonitosti i pravilnosti temeljnih transakcija, uzimajući u obzir višegodišnju narav programa kao i narav dotičnih plaćanja.
3.   Djelotvorna unutarnja kontrola temelji se na najboljoj međunarodnoj praksi i na okviru unutarnje kontrole koji je Komisija utvrdila za svoje službe, a posebno obuhvaća sljedeće elemente:
(a)
razdvajanje zadaća;
(b)
odgovarajuću strategiju kontrole i upravljanja rizikom koja uključuje kontrolu na razini primatelja;
(c)
izbjegavanje sukoba interesa;
(d)
odgovarajući revizijski trag i cjelovitost podataka u podatkovnim sustavima;
(e)
postupke za praćenje djelotvornosti i učinkovitosti;
(f)
postupke za daljnje postupanje u pogledu utvrđenih nedostataka i iznimaka unutarnje kontrole;
(g)
periodičnu procjenu dobrog rada sustava unutarnje kontrole.
4.   Učinkovita unutarnja kontrola temelji se na sljedećim elementima:
(a)
provedbi odgovarajuće strategije upravljanja rizikom i kontrole koju koordiniraju odgovarajući dionici kontrolnog lanca;
(b)
dostupnosti rezultata provedenih kontrola za sve odgovarajuće dionike u kontrolnom lancu;
(c)
oslanjanju, ako je to primjereno, na mišljenja neovisnih revizora, pod uvjetom da je kvaliteta temeljnog posla odgovarajuća i prihvatljiva te da je posao obavljen u skladu s ugovorenim standardima;
(d)
pravodobnoj primjeni korektivnih mjera, uključujući, ako je to primjereno, odvraćajuće sankcije;
(e)
uklanjanju višestrukih kontrola;
(f)
poboljšanju omjera troškova i koristi kontrola.
5.   Ako tijelo Unije ima urede i izvan svojeg glavnog sjedišta, sustav unutarnje kontrole mora biti ustrojen tako da se ublaže posebni rizici povezani s aktivnostima tih ureda.
POGLAVLJE 8.
NAČELO TRANSPARENTNOSTI
Članak 31.
Objava računovodstvene dokumentacije i proračuna
1.   Proračun tijela Unije donosi se i izvršava i računovodstvena dokumentacija iskazuje u skladu s načelom transparentnosti.
2.   Sažetak proračuna tijela Unije i sve izmjene proračuna tijela Unije u konačnom obliku objavljuju se u Službenom listu Europske unije u roku od tri mjeseca nakon njihova donošenja.
U sažetku su prikazani ukupni iznosi za svaku glavu proračuna tijela Unije, plan radnih mjesta te procjena broja ugovornog osoblja u ekvivalentima punog radnog vremena za koje su sredstva predviđena te broja upućenih nacionalnih stručnjaka. Prikazuju se i istovrijedne informacije za prethodnu financijsku godinu.
3.   Proračun tijela Unije, uključujući plan radnih mjesta i sve izmjene proračuna tijela Unije u konačnom obliku, te podaci o broju ugovornog osoblja u ekvivalentima punog radnog vremena za koje su sredstva predviđena i broju upućenih nacionalnih stručnjaka prosljeđuju se na uvid Europskom parlamentu i Vijeću, Revizorskom sudu i Komisiji te se objavljuju na web-mjestu tijela Unije u roku od četiri tjedna od njihova donošenja.
4.   Tijelo Unije objavljuje na svojem web-mjestu u standardnom obliku i najkasnije do 30. lipnja sljedeće godine nakon financijske godine u kojoj je preuzeta pravna obveza za sredstva informacije o primateljima sredstava iz proračuna tijela Unije, uključujući stručnjake s kojima je sklopljen ugovor na temelju članka 93., u skladu s člankom 38. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046. Objavljene informacije moraju biti lako dostupne, transparentne i sveobuhvatne. Te se informacije stavljaju na raspolaganje uz poštovanje zahtjeva povjerljivosti i sigurnosti, a posebno zaštite osobnih podataka utvrđenih u Uredbi (EU) 2018/1725.
GLAVA III.
DONOŠENJE I STRUKTURA PRORAČUNA
POGLAVLJE 1.
DONOŠENJE PRORAČUNA TIJELA UNIJE
Članak 32.
Jedinstveni programski dokument
1.   U skladu s člankom 40. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 tijelo Unije do 31. siječnja svake godine Komisiji, Europskom parlamentu i Vijeću dostavlja svoj nacrt jedinstvenog programskog dokumenta, koji je potvrdio upravni odbor i koji sadržava:
(a)
višegodišnji program rada;
(b)
godišnji program rada;
(c)
procjenu svojih prihoda i rashoda;
(d)
dokument o programiranju resursa;
(e)
informacije o svojoj politici u vezi s nekretninama;
(f)
strategiju suradnje s trećim zemljama i/ili međunarodnim organizacijama;
(g)
strategiju povećanja učinkovitosti i ostvarivanja sinergije;
(h)
strategiju organizacijskog upravljanja i sustavâ unutarnje kontrole, uključujući ažuriranu strategiju za borbu protiv prijevara i navođenje mjera za sprečavanje ponovnih slučajeva sukoba interesa, nepravilnosti i prijevare, osobito ako su slabosti o kojima se izvješćuje u skladu s člankom 48. ili člankom 78. stavkom 6. dovele do kritičnih preporuka.
Strategije iz prvog podstavka procjenjuju se jednom godišnje i prema potrebi ažuriraju.
Jedinstveni programski dokument izrađuje se uzimajući u obzir smjernice Komisije.
2.   U višegodišnjem programu rada utvrđuje se opće strateško programiranje za godine od N+1 do N+3, uključujući ciljeve, očekivane rezultate i pokazatelje uspješnosti radi praćenja ostvarivanja ciljeva i rezultata.
U općem strateškom programiranju za svaku aktivnost navedeni su i okvirni financijski i ljudski resursi koji se smatraju nužnima za ostvarivanje utvrđenih ciljeva te se pokazuje doprinos tijela Unije ostvarivanju političkih prioriteta EU-a.
Strateško programiranje ažurirat će se prema potrebi, osobito radi prilagodbe rezultatima općih evaluacija iz osnivačkog akta.
3.   U godišnjem programu rada za godinu N+1 utvrđuje se sljedeće:
(a)
očekivani učinci kojima će se pridonijeti ostvarivanju ciljeva iz općeg strateškog programiranja;
(b)
opis aktivnosti koje će se financirati zajedno s naznakom iznosa financijskih i ljudskih resursa u kojem se navodi broj dužnosnika, privremenog osoblja i ugovornog osoblja, kako je određeno Pravilnikom o osoblju, te broj upućenih nacionalnih stručnjaka.
U njemu se jasno navodi koje su zadaće tijela Unije dodane, promijenjene ili izbrisane u usporedbi s godišnjim programom rada donesenim prethodne financijske godine. Rezultati evaluacije uzimaju se u obzir kao dokaz vjerojatnih koristi predloženog povećanja ili smanjenja predloženog proračuna tijela Unije u odnosu na proračun za prethodnu financijsku godinu.
Godišnji program rada usklađen je s višegodišnjim programom iz stavka 2.
Sve velike izmjene godišnjeg programa rada donose se po istom postupku kao i prvobitni godišnji program rada u skladu s odredbama osnivačkog akta.
Upravni odbor može dužnosniku za ovjeravanje tijela Unije delegirati ovlast za unošenje manjih izmjena u godišnji programa rada.
4.   Procjena prihoda i rashoda tijela Unije, poduprta općim smjernicama na kojima se ona temelji, uključuje:
(a)
procjenu prihoda raščlanjenih po glavama; naknade i pristojbe navode se zasebno, prema potrebi;
(b)
procjenu rashoda (odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanje), raščlanjenih prema glavama i poglavljima rashoda;
(c)
tromjesečnu procjenu gotovinskih plaćanja i primitaka;
(d)
plan radnih mjesta u kojem se navodi broj odobrenih stalnih i privremenih radnih mjesta po razredima i funkcijskim skupinama u okviru zatraženih proračunskih odobrenih sredstava za godinu N+1. Ako je došlo do promjene u broju radnih mjesta utvrđenih u planu radnih mjesta zatraženih za godinu N+1, dostavlja se izjava u kojoj se obrazlaže zahtjev za novim radnim mjestima.
Iste informacije dostavljaju se u pogledu broja ugovornog osoblja i upućenih nacionalnih stručnjaka i izražavaju se u ekvivalentima punog radnog vremena.
5.   Programiranje resursa obuhvaća kvalitativne i kvantitativne informacije o ljudskim resursima i proračunskim pitanjima za potrebe izvješćivanja, a posebno:
(a)
procjenu proračunskog rezultata iz godine N-1, kako je navedeno u članku 17.;
(b)
informacije o doprinosu u naravi koji je država članica domaćin dala tijelu Unije za godinu N-1;
(c)
informacije o broju dužnosnika, privremenog osoblja i ugovornog osoblja kako je određeno Pravilnikom o osoblju te broju upućenih nacionalnih stručnjaka za godine N-1 i N;
(d)
informacije o ostvarivanju svih prethodno zadanih ciljeva za različite aktivnosti u godini N-1, koji pokazuju stvarnu upotrebu ljudskih i financijskih resursa do kraja godine, raščlanjenih po aktivnostima.
Dokument o programiranju resursa ažurira se svake godine.
6.   Informacije o politici tijela Unije povezanoj s nekretninama uključuju:
(a)
za svaku nekretninu, uključujući urede izvan glavnog sjedišta, rashode i površinu koje pokrivaju odobrena sredstva odgovarajućih linija u proračunu tijela Unije;
(b)
očekivan razvoj globalne izrade programa u vezi s površinom i prostorima za sljedeće godine s opisom projekata u vezi s nekretninama u fazi planiranja koji su već utvrđeni;
(c)
završne uvjete i troškove te relevantne informacije povezane s provedbom novih projekata u vezi s nekretninama koji su prethodno dostavljeni Europskom parlamentu i Vijeću u okviru postupka utvrđenog u članku 266. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, a koji nisu uključeni u radne dokumente prethodne godine.
7.   Komisija svoje mišljenje o nacrtu jedinstvenog programskog dokumenta pravovremeno šalje tijelu Unije, a u svakom slučaju najkasnije 1. srpnja godine N.
Ako ne uzme potpuno u obzir mišljenje Komisije, tijelo Unije dostavlja Komisiji odgovarajuća objašnjenja.
8.   Upravni odbor donosi konačni jedinstveni programski dokument.
9.   Tijelo Unije šalje Komisiji, Europskom parlamentu i Vijeću svaku naknadno ažuriranu inačicu jedinstvenog programskog dokumenta, prije svega kako bi uzelo u obzir mišljenje Komisije i ishod godišnjeg proračunskog postupka.
Članak 33.
Donošenje proračuna
1.   Proračun tijela Unije donosi se u skladu s odredbama osnivačkog akta.
2.   U okviru postupka donošenja proračuna Komisija šalje Europskom parlamentu i Vijeću izjavu o procjeni tijela Unije te predlaže iznos doprinosa za tijelo Unije i broj osoblja koji smatra da je tijelu Unije potreban.
Komisija dostavlja nacrt plana radnih mjesta tijela Unije i procjenu broja ugovornog osoblja i upućenih nacionalnih stručnjaka u ekvivalentima punog radnog vremena za koje se sredstva predlažu čim Komisija donese nacrt proračuna.
3.   Europski parlament i Vijeće donose plan radnih mjesta tijela Unije i sve njegove kasnije izmjene u skladu s člankom 34.
4.   Nakon što Komisija donese nacrt proračuna, upravni odbor donosi jedinstveni programski dokument. On postaje konačan nakon konačnog donošenja proračuna Unije u kojem se navodi iznos doprinosa i plan radnih mjesta. Ako je potrebno, proračun tijela Unije i njegov plan radnih mjesta mogu se u skladu s time prilagoditi.
5.   Pri prijedlogu o povjeravanju novih zadaća tijelu Unije Komisija, ne dovodeći u pitanje zakonodavne postupke za izmjenu osnivačkog akta, Europskom parlamentu i Vijeću dostavlja informacije potrebne za procjenu učinka novih zadaća na resurse tijela Unije kako bi se, prema potrebi, preispitalo njegovo financiranje i broj osoblja.
Članak 34.
Izmjene proračuna
Sve izmjene proračuna tijela Unije, uključujući plan radnih mjesta, koje nisu izmjene odobrene na temelju članka 26. stavka 1. i članka 38. stavka 1. ove Uredbe, predmet su izmjene proračuna koja se donosi po istom postupku kao prvobitni proračun tijela Unije, u skladu s odredbama osnivačkog akta i članka 32. ove Uredbe.
Uz izmjene proračuna prilažu se obrazloženja i informacije o izvršenju proračuna za prethodnu i tekuću financijsku godinu koje su dostupne u trenutku donošenja izmjena proračuna.
POGLAVLJE 2.
STRUKTURA I PRIKAZ PRORAČUNA TIJELA UNIJE
Članak 35.
Struktura proračuna tijela Unije
Proračun tijela Unije sadržava račun prihoda i račun rashoda.
Članak 36.
Proračunska nomenklatura
Ako to narav aktivnosti tijela Unije opravdava, račun rashoda mora se prikazati prema nomenklaturi koja se temelji na razvrstavanju prema namjeni. Nomenklaturu utvrđuje tijelo Unije i u njoj postoji jasna razlika između administrativnih odobrenih sredstava i operativnih odobrenih sredstava.
Proračunska nomenklatura mora biti u skladu s načelima specifikacije, dobrog financijskog upravljanja i transparentnosti. Njome se osigurava jasnoća i transparentnost koje su potrebne za proračunski postupak te olakšava utvrđivanje glavnih ciljeva koji proizlaze iz relevantnih pravnih osnova, omogućava odabir političkih prioriteta te učinkovito i djelotvorno izvršenje.
Članak 37.
Prikaz proračuna tijela Unije
U proračunu tijela Unije iskazuju se:
(a)
u računu prihoda:
i.
procijenjeni prihodi tijela Unije za predmetnu financijsku godinu („godina N”);
ii.
procijenjeni prihodi za prethodnu financijsku godinu i prihodi za godinu N-2;
iii.
odgovarajuće primjedbe za svaku liniju prihoda;
(b)
u računu rashoda:
i.
odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanje za godinu N;
ii.
odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanje za prethodnu financijsku godinu i rashodi koji su preuzeti i rashodi plaćeni u godini N-2, pri čemu se potonji ujedno iskazuju u postotku proračuna tijela Unije za godinu N;
iii.
sažeti izvještaj o rasporedu plaćanja koja dospijevaju u sljedećim financijskim godinama za podmirivanje preuzetih proračunskih obveza unesenih u proračun tijekom prethodnih financijskih godina;
iv.
odgovarajuće primjedbe za svaku potpodjelu.
Članak 38.
Pravila o planovima radnih mjesta za osoblje
1.   U planu radnih mjesta iz članka 32. stavka 4. uz broj radnih mjesta odobrenih za financijsku godinu prikazuje se broj odobrenih radnih mjesta za prethodnu godinu i broj stvarno popunjenih radnih mjesta. Taj plan predstavlja apsolutno ograničenje za tijelo Unije. Nikakvo imenovanje ne može se izvršiti izvan utvrđenog ograničenja.
Međutim, uz iznimku u pogledu razreda AD 16, AD 15, AD 14 i AD 13, upravni odbor može izmijeniti svoj plan radnih mjesta do najviše 10 % odobrenih radnih mjesta, uz sljedeće uvjete:
(a)
da to ne utječe na obujam odobrenih sredstava za osoblje za cijelu financijsku godinu;
(b)
da se ne prekorači ograničenje ukupnog broja radnih mjesta odobrenih planom radnih mjesta;
(c)
da je tijelo Unije sudjelovalo u komparativnoj analizi s drugim tijelima Unije, koja je započela analizom kadrovskih potreba Komisije.
2.   Odstupajući od stavka 1. drugog podstavka, učinci rada u nepunom radnom vremenu koji je odobrilo tijelo za imenovanje u skladu s Pravilnikom o osoblju mogu se kompenzirati drugim imenovanjima. Ako član osoblja zahtijeva povlačenje odobrenja prije isteka dodijeljenog razdoblja, tijelo Unije poduzima odgovarajuće mjere za poštovanje ograničenja iz točke (b) drugog podstavka stavka 1. što je prije moguće.
GLAVA IV.
IZVRŠENJE PRORAČUNA TIJELA UNIJE
POGLAVLJE 1.
OPĆE ODREDBE
Članak 39.
Izvršenje proračuna u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja
1.   Direktor izvršava dužnosti dužnosnika za ovjeravanje. Izvršava prihode i rashode proračuna u skladu s financijskim pravilima tijela Unije i načelom dobrog financijskog upravljanja na vlastitu odgovornost te u okviru ograničenja odobrenih proračunskih sredstava.
2.   Ne dovodeći u pitanje nadležnosti dužnosnika za ovjeravanje u području sprječavanja i otkrivanja prijevara i nepravilnosti, tijelo Unije sudjeluje u aktivnostima za sprječavanje prijevara Europskog ureda za borbu protiv prijevara
Članak 40.
Informacije o prijenosu osobnih podataka za potrebe revizije
U svim pozivima u kontekstu bespovratnih sredstava, nabave ili nagrada koji se izvršavaju u okviru izravnog izvršenja, potencijalni korisnici, natjecatelji, ponuditelji i sudionici se u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 obavješćuju da se u svrhu zaštite financijskih interesa Unije njihovi osobni podaci mogu prosljeđivati službama unutarnje revizije, Europskom revizorskom sudu ili Europskom uredu za borbu protiv prijevara te među dužnosnicima za ovjeravanje tijela Unije, Komisije i izvršnih agencija.
Članak 41.
Delegiranje ovlasti za izvršenje proračuna
1.   Direktor može delegirati ovlasti za izvršenje proračuna osoblju tijela Unije na koje se primjenjuje Pravilnik o osoblju u skladu s uvjetima utvrđenima u financijskim pravilima tijela Unije koje je donio upravni odbor. Tako ovlaštene osobe mogu djelovati samo u okviru ovlasti koje su im izričito dodijeljene.
2.   Ovlaštena osoba može dalje delegirati primljene ovlasti uz izričitu suglasnost direktora.
Članak 42.
Sukob interesa
1.   Financijski izvršitelji u smislu poglavlja 3. ove glave i druge osobe, uključujući članove upravnog odbora, uključeni u izvršenje proračuna i upravljanje njime, uključujući pripremne akte za navedeno, te revizije ili kontrole, ne smiju poduzimati radnje koje bi mogle dovesti do sukoba njihovih interesa i interesa tijela Unije. Ujedno poduzimaju odgovarajuće mjere kako bi spriječili sukob interesa pri obavljanju funkcija koje su u njihovoj odgovornosti te riješili situacije koje se objektivno mogu smatrati sukobom interesa.
Ako postoji rizik od sukoba interesa, dotična osoba predmet upućuje nadležnom tijelu. Nadležno tijelo u pisanom obliku potvrđuje je li utvrđeno postojanje sukoba interesa. U tom slučaju nadležno tijelo osigurava da dotična osoba prestane sa svim aktivnostima u vezi s tim predmetom. Nadležno tijelo poduzima sve dodatne odgovarajuće radnje.
2.   Za potrebe stavka 1. sukob interesa postoji ako je ugroženo nepristrano i objektivno obnašanje funkcije financijskog izvršitelja ili druge osobe iz stavka 1. zbog obiteljskih, emotivnih, političkih ili nacionalnih razloga, ekonomskog interesa ili drugog izravnog ili neizravnog osobnog interesa.
3.   Nadležno tijelo iz stavka 1. jest direktor. Ako je dotični član osoblja direktor, nadležno tijelo je upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor. Ako sukob interesa uključuje člana upravnog odbora, nadležno tijelo je upravni odbor bez dotičnog člana.
4.   Tijelo Unije donosi pravila o sprječavanju sukoba interesa i upravljanju njime te svake godine na svojim internetskim stranicama objavljuje izjavu o sukobu interesa članova upravnog odbora.
POGLAVLJE 2.
Članak 43.
Način izvršenja proračuna tijela Unije
1.   Proračun tijela Unije izvršava direktor u službama koje su u njegovoj nadležnosti.
2.   Kako bi olakšala izvršenje svojih odobrenih sredstava, tijela Unije mogu sklapati sporazume na razini službi, kako je navedeno u članku 59. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
3.   Stručni tehnički poslovi i upravni pripremni ili pomoćni poslovi, koji ne uključuju izvršavanje javnih ovlasti niti primjenu ovlaštenja za odlučivanje na temelju diskrecijskog prava, mogu se na temelju ugovora povjeriti vanjskim subjektima iz privatnog sektora ako se to pokaže nužnim.
POGLAVLJE 3.
FINANCIJSKI IZVRŠITELJI
ODJELJAK 1.
Načelo razdvajanja dužnosti
Članak 44.
Razdvajanje dužnosti
Dužnosti dužnosnika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika razdvajaju se i međusobno se isključuju.
Tijelo Unije svakom financijskom izvršitelju osigurava potrebna sredstva za obavljanje njegovih dužnosti i dostavlja mu dokument u kojem se detaljno opisuju njegove zadaće, prava i obveze.
ODJELJAK 2.
Dužnosnik za ovjeravanje
Članak 45.
Ovlasti i dužnosti dužnosnika za ovjeravanje
1.   Dužnosnik za ovjeravanje odgovoran je za izvršenje prihoda i rashoda u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja, među ostalim osiguravanjem izvješćivanja o uspješnosti, te za osiguravanje usklađenosti sa zahtjevima zakonitosti i pravilnosti te jednakog postupanja prema primateljima sredstava Unije.
2.   Dužnosnik za ovjeravanje u skladu s minimalnim standardima ili načelima koje je donio upravni odbor ili, ako je to dopušteno osnivačkim aktom, izvršni odbor, na temelju okvira unutarnje kontrole koji je Komisija utvrdila za svoje službe te vodeći računa o rizicima povezanima s upravljačkim okruženjem, uključujući prema potrebi posebne rizike povezane s decentraliziranim uredima, te o naravi financiranih djelovanja, uspostavlja organizacijsku strukturu i sustave unutarnje kontrole prikladne za obavljanje njegovih dužnosti.
Uspostava takve strukture i sustavâ temelji se na sveobuhvatnoj analizi rizika u kojoj se uzima u obzir njihova troškovna učinkovitost i uspješnost.
Dužnosnik za ovjeravanje može u svojem odjelu uspostaviti stručnu i savjetodavnu funkciju za pomoć pri kontroli rizika povezanih s njegovim aktivnostima.
3.   Za izvršenje rashoda dužnosnik za ovjeravanje preuzima proračunske i pravne obveze, potvrđuje rashode i odobrava plaćanja te poduzima pripremne radnje za izvršenje odobrenih sredstava.
4.   Za izvršenje prihoda dužnosnik za ovjeravanje sastavlja procjene iznosâ potraživanja, utvrđuje dodijeljena prava čiji je povrat potrebno osigurati i izdaje naloge za povrat. Ako je to primjereno, dužnosnik za ovjeravanje odriče se utvrđenih dodijeljenih prava.
5.   Kako bi se spriječile pogreške i nepravilnosti prije odobrenja operacija i smanjila mogućnost nepostizanja ciljeva, svaka operacija podliježe najmanje ex ante kontroli operativnih i financijskih aspekata operacije na temelju strategije kontrole kojom se uzimaju u obzir rizik i troškovna učinkovitost.
Opseg ex ante kontrola u smislu učestalosti i temeljitosti određuje dužnosnik za ovjeravanje uzimajući u obzir rezultate prijašnjih kontrola te pitanje rizika i troškovne učinkovitosti na temelju vlastite analize rizika. U slučaju sumnje dužnosnik za ovjeravanje koji je odgovoran za potvrđivanje relevantnih operacija, u okviru ex ante kontrole, traži dodatne informacije ili obavlja kontrolu na licu mjesta kako bi dobio razumno jamstvo.
6.   Za potrebe kontrola dužnosnik za ovjeravanje može niz sličnih pojedinačnih transakcija u vezi s plaćama, mirovinama, naknadama za putne troškove i troškove zdravstvene zaštite smatrati jednom operacijom.
7.   Provjeru dotične operacije ne provodi osoblje koje je tu operaciju pokrenulo. Osoblje koje provodi provjeru ne smije biti podređeno članovima osoblja koji su pokrenuli operaciju.
8.   Dužnosnik za ovjeravanje može uspostaviti ex post kontrole radi otkrivanja i ispravljanja pogreški i nepravilnosti u vezi s operacijama nakon njihova odobravanja. Takve se kontrole mogu organizirati na temelju uzorka s obzirom na rizik te moraju uzeti u obzir rezultate prijašnjih kontrola kao i troškovnu učinkovitost i uspješnost.
9.   Osoblje koje je odgovorno za ex ante kontrole ne provodi ex post kontrole. Osoblje odgovorno za ex post kontrole ne smije biti podređeno osoblju odgovornom za ex ante kontrole.
Ex post kontrole mogu biti u obliku financijskih revizija u prostorima korisnika.
Pravila i načini, uključujući vremenske okvire, za provođenje revizija korisnika moraju biti jasni, usklađeni i transparentni te dostupni pri potpisivanju sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava.
10.   Dužnosnici za ovjeravanje i osoblje odgovorno za izvršenje proračuna moraju raspolagati potrebnim stručnim vještinama. Moraju poštovati posebni kodeks stručnih standarda koji je donijelo tijelo Unije i koji se temelji na standardima koje je Komisija postavila za svoje službe.
11.   Ako član osoblja koji je uključen u financijsko upravljanje i kontrolu transakcija smatra da je odluka koju mora na zahtjev nadređenoga izvršiti ili prihvatiti nepravilna ili u suprotnosti s načelima dobrog financijskog upravljanja ili pravilima struke koja taj član osoblja mora poštovati, on o tome obavješćuje direktora, koji, ako je obavijest dostavljena pisanim putem, na nju odgovara pisanim putem. Ako direktor ne poduzme nikakvu radnju u razumnom roku s obzirom na okolnosti slučaja, a u svakom slučaju u roku od mjesec dana, ili potvrdi prvotnu odluku ili uputu, a član osoblja smatra da takva potvrda ne predstavlja zadovoljavajući odgovor na njegovo pitanje, član osoblja o tome pisanim putem obavješćuje relevantno povjerenstvo iz članka 143. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 i upravni odbor.
12.   U slučaju nezakonitih radnji, prijevare ili korupcije koje mogu naštetiti interesima Unije član osoblja ili drugi službenik, uključujući nacionalne stručnjake upućene tijelu Unije, obavješćuje svog neposrednog nadređenog, direktora ili upravni odbor tijela Unije ili izravno Europski ured za borbu protiv prijevara ili Ured europskog javnog tužitelja. U ugovorima s vanjskim revizorima koji provode revizije financijskog upravljanja tijela Unije utvrđuje se obveza vanjskog revizora da direktora ili upravni odbor, ako je potonji uključen, obavijesti o svakoj sumnji u nezakonite radnje, prijevaru ili korupciju koje mogu naštetiti interesima Unije.
Članak 46.
Delegiranje ovlasti za izvršenje proračuna
Ako su ovlasti za izvršenje proračuna delegirane ili dalje delegirane u skladu s člankom 41., relevantne odredbe članka 45. primjenjuju se mutatis mutandis na dužnosnike za ovjeravanje na temelju delegiranja ili daljnjeg delegiranja.
Članak 47.
Popratna dokumentacija koju čuvaju dužnosnici za ovjeravanje
1.   Dužnosnik za ovjeravanje uspostavlja sustave u papirnatom obliku ili elektroničke sustave za čuvanje izvorne popratne dokumentacije koja se odnosi na izvršenje proračuna. Takvi se dokumenti čuvaju najmanje pet godina od datuma na koji je Europski parlament dao razrješnicu za financijsku godinu na koju se dokumenti odnose.
2.   Dokumenti koji se odnose na operacije koje nisu konačno zaključene čuvaju se dulje nego što je predviđeno u stavku 1., odnosno do kraja godine koja slijedi nakon godine u kojoj su navedene operacije zaključene.
3.   Osobni podaci sadržani u popratnoj dokumentaciji po mogućnosti se brišu ako nisu potrebni za davanje razrješnice za proračun, za kontrolu ili reviziju. Članak 88. Uredbe (EU) 2018/1725 primjenjuje se na pohranu podataka.
Članak 48.
Konsolidirano godišnje izvješće o radu
1.   Dužnosnik za ovjeravanje izvješćuje upravni odbor o ispunjavanju svojih dužnosti u obliku konsolidiranog godišnjeg izvješća o radu koje sadržava:
(a)
informacije o:
i.
postizanju ciljeva i rezultata utvrđenih u jedinstvenom programskom dokumentu iz članka 32. s pomoću izvješćivanja o skupu pokazatelja uspješnosti;
ii.
akcijskom planu kojim se u obzir uzimaju zaključci evaluacija iz članka 29. stavka 3. i izvješću o njegovu napretku u skladu s člankom 29. stavkom 4.;
iii.
provedbi godišnjeg programa rada tijela, izvršenju proračuna i plana radnih mjesta iz članka 32. stavka 5. točke (c);
iv.
doprinosu tijela Unije ostvarivanju političkih prioriteta Unije;
v.
organizacijskom upravljanju te učinkovitosti i djelotvornosti sustava unutarnje kontrole, uključujući provedbu strategije tijela za borbu protiv prijevara i sažetak broja i vrste unutarnjih revizija koje je proveo unutarnji revizor, službama unutarnje revizije, danim preporukama i mjerama poduzetima na temelju tih preporuka te o preporukama iz prethodnih godina, iz članaka 82. i 83.;
vi.
svim opažanjima Revizorskog suda i mjerama poduzetima na temelju tih opažanja;
vii.
sporazumima iz članka 7.;
viii.
sporazumima na razini službi iz članka 43.;
ix.
delegiranju i daljnjem delegiranju ovlasti iz članka 41.;
(b)
izjavu dužnosnika za ovjeravanje u kojoj navodi da, osim ako je drukčije navedeno u bilo kakvim rezervama u vezi s određenim područjima prihoda i rashoda, može razumno jamčiti:
i.
da informacije sadržane u izvješću daju istinit i točan prikaz;
ii.
da su sredstva dodijeljena aktivnostima opisanima u izvješću upotrijebljena u svrhu za koju su namijenjena i u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja;
iii.
da se uspostavljenim kontrolnim postupcima pružaju nužna jamstva o zakonitosti i pravilnosti odnosnih transakcija.
Konsolidirano godišnje izvješće o radu sadržava rezultate operacija s obzirom na utvrđene ciljeve i pitanja uspješnosti, rizike s kojima su te operacije povezane, uporabu osiguranih sredstava te učinkovitost i djelotvornost sustavâ unutarnje kontrole, uključujući sveukupnu ocjenu troškova i koristi kontrola.
Konsolidirano godišnje izvješće o radu dostavlja se upravnom odboru na procjenu.
2.   Najkasnije 1. srpnja svake godine upravni odbor konsolidirano godišnje izvješće o radu zajedno s procjenom dostavlja Revizorskom sudu, Komisiji, Europskom parlamentu i Vijeću.
3.   Osnivačkim aktom mogu se predvidjeti dodatni zahtjevi za izvješćivanje u propisno opravdanim slučajevima, posebice ako je to potrebno zbog prirode područja djelovanja tijela.
ODJELJAK 3.
Računovodstveni službenik
Članak 49.
Ovlasti i dužnosti računovodstvenog službenika
Upravni odbor imenuje računovodstvenog službenika, koji je u tijelu Unije odgovoran za:
(a)
ispravno izvršenje plaćanja, naplatu prihoda i povrat iznosa utvrđenih kao potraživanja;
(b)
pripremu i podnošenje računovodstvene dokumentacije u skladu s glavom X.;
(c)
vođenje računovodstva u skladu s glavom X.;
(d)
provedbu računovodstvenih pravila i računskog plana u skladu s odredbama koje je donio računovodstveni službenik Komisije;
(e)
utvrđivanje i potvrđivanje računovodstvenih sustava te, ako je to primjereno, potvrđivanje sustava koje je utvrdio dužnosnik za ovjeravanje radi pribavljanja ili opravdavanja računovodstvenih informacija;
(f)
upravljanje riznicom.
S obzirom na zadaće iz prvog podstavka točke (e), računovodstveni službenik ovlašten je u svakom trenutku provjeriti usklađenost s kriterijima potvrđivanja.
Članak 50.
Imenovanje i prestanak dužnosti računovodstvenog službenika
1.   Upravni odbor imenuje računovodstvenog službenika, na kojeg se primjenjuje Pravilnik o osoblju, koji je potpuno neovisan u obavljanju svojih dužnosti. Upravni odbor odabire računovodstvenog službenika na temelju njegove posebne osposobljenosti, koja se dokazuje diplomama ili jednakovrijednim stručnim iskustvom.
2.   Dva ili više tijela Unije mogu imenovati istog računovodstvenog službenika. U takvom slučaju oni poduzimaju potrebne mjere kako bi se izbjegao sukob interesa.
Tijela Unije mogu se također dogovoriti s Komisijom da računovodstveni službenik Komisije djeluje kao računovodstveni službenik tijela Unije.
Tijela Unije računovodstvenom službeniku Komisije mogu povjeriti i dio zadaća računovodstvenog službenika tijela Unije, vodeći računa o analizi troškova i koristi iz članka 28.
3.   U slučaju prestanka dužnosti računovodstvenog službenika bez odlaganja se sastavlja bruto bilanca.
Računovodstveni službenik kojem prestaju dužnosti ili, ako to nije moguće, član osoblja iz njegove službe novom računovodstvenom službeniku dostavlja bruto bilancu kojoj je priloženo izvješće o primopredaji.
Novi računovodstveni službenik potpisuje bruto bilancu u znak primitka u roku od jednog mjeseca od datuma slanja te može izraziti rezerve.
Izvješće o primopredaji sadržava i rezultat bruto bilance te sve izražene rezerve.
Članak 51.
Računovodstvena pravila
Računovodstveni službenik tijela Unije primjenjuje pravila koja je donio računovodstveni službenik Komisije na osnovi međunarodno priznatih računovodstvenih standarda za javni sektor.
Za potrebe prvog stavka ovog članka primjenjuju se članci od 80. do 84. i članak 87. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046. Članci 85. i 86. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 primjenjuju se mutatis mutandis.
ODJELJAK 4.
Blagajnik
Članak 52.
Knjige blagajne
Primjenjuje se članak 88. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Članak 53.
Uspostava knjiga blagajne i upravljanje njima
Ako tijelo Unije uspostavlja knjige blagajne, primjenjuje se članak 89. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
POGLAVLJE 4.
ODGOVORNOST FINANCIJSKIH IZVRŠITELJA
ODJELJAK 1.
Opća pravila
Članak 54.
Opoziv delegiranja ovlasti financijskim izvršiteljima i suspenzija dužnosti financijskih izvršitelja
Primjenjuje se članak 90. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Članak 55.
Odgovornost financijskih izvršitelja za nezakonite radnje, prijevaru ili korupciju
Primjenjuje se članak 91. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
ODJELJAK 2.
Pravila koja se primjenjuju na dužnosnike za ovjeravanje
Članak 56.
Pravila koja se primjenjuju na dužnosnike za ovjeravanje
Primjenjuje se članak 92. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Članak 57.
Postupanje u slučaju financijskih nepravilnosti koje je počinio član osoblja
Primjenjuje se članak 93. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
ODJELJAK 3.
Pravila koja se primjenjuju na računovodstvene službenike i blagajnike
Članak 58.
Pravila koja se primjenjuju na računovodstvene službenike
Primjenjuje se članak 94. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Članak 59.
Pravila koja se primjenjuju na blagajnike
Primjenjuje se članak 95. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
POGLAVLJE 5.
PRIHODI
Članak 60.
Zahtjev za plaćanje
Tijelo Unije dostavlja Komisiji zahtjeve za plaćanje cijelog ili dijela godišnjeg doprinosa Unije u skladu s člankom 16. stavkom 6. u skladu s uvjetima i u vremenskim razmacima koje je dogovorilo s Komisijom.
Članak 61.
Postupanje s kamatama
Kamate nastale iz sredstava koje je Komisija platila tijelu Unije u obliku doprinosa ne uplaćuju se u proračun Unije.
Članak 62.
Procjena iznosa potraživanja
Primjenjuje se članak 97. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Članak 63.
Utvrđivanje iznosa potraživanja
Članak 98. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 primjenjuje se mutatis mutandis.
Članak 64.
Zatezne kamate
Primjenjuje se članak 99. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Članak 65.
Odobravanje povrata
Odobravanje povrata postupak je kojim dužnosnik za ovjeravanje izdavanjem naloga za povrat daje uputu računovodstvenom službeniku da osigura povrat iznosa potraživanja koji je taj odgovorni dužnosnik za ovjeravanje utvrdio.
Članak 66.
Pravila o povratu
Članak 101. stavci od 1. do 6. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 primjenjuju se mutatis mutandis.
Članak 67.
Povrat prijebojem
Članak 102. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 primjenjuje se mutatis mutandis.
Članak 68.
Postupak povrata u slučaju neizvršenja dobrovoljnog plaćanja
Primjenjuje se članak 103. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Članak 69.
Produljenje roka za plaćanje
Primjenjuje se članak 104. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Članak 70.
Zastara
Članak 105. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 primjenjuje se mutatis mutandis.
Članak 71.
Posebne odredbe koje se primjenjuju na naknade i pristojbe
Ako tijelo Unije naplaćuje naknade i pristojbe iz članka 6. stavka 3. točke (b), opća privremena procjena takvih naknada i pristojbi uključuje se u jedinstveni programski dokument iz članka 32.
Ako su pristojbe i naknade u potpunosti utvrđene zakonodavstvom ili odlukama upravnog odbora, dužnosnik za ovjeravanje može se suzdržati od izdavanja naloga za povrat i izravno izdati obavijest o terećenju nakon što je utvrdio iznos potraživanja. U tom se slučaju evidentiraju svi detalji prava tijela Unije. Računovodstveni službenik vodi popis svih obavijesti o terećenju i navodi njihov broj i ukupni iznos u izvješću tijela Unije o proračunskom i financijskom upravljanju.
Ako tijelo Unije koristi poseban sustav izdavanja računa, računovodstveni službenik redovno i barem jednom mjesečno knjiži ukupni iznos primljenih naknada i pristojbi.
Tijelo Unije pruža usluge na temelju zadaća koje su mu povjerene tek nakon što je odgovarajuća pristojba ili naknada plaćena u cijelosti. Međutim, u iznimnim situacijama usluga može biti pružena bez prethodnog plaćanja odgovarajuće pristojbe ili naknade. U slučajevima kade je usluga pružena bez prethodnog plaćanja odgovarajuće pristojbe ili naknade primjenjuju se članci od 63. do 70.
POGLAVLJE 6.
RASHODI
Članak 72.
Odluke o financiranju
1.   Prije preuzimanja proračunske obveze donosi se odluka o financiranju. Administrativna odobrena sredstva mogu se izvršiti bez prethodne odluke o financiranju.
2.   Godišnji i višegodišnji programi rada tijela Unije uključeni u jedinstveni programski dokument iz članka 32. jednakovrijedni su odluci o financiranju za aktivnosti koje pokriva ako su elementi iz članka 32. stavaka 2. i 3. jasno određeni. U višegodišnjoj odluci o financiranju navodi se da provedba odluke ovisi o raspoloživosti proračunskih odobrenih sredstava za dotične financijske godine nakon donošenja proračuna ili kako je predviđeno u sustavu privremenih dvanaestina.
3.   U odluci o financiranju utvrđuje se i sljedeće:
(a)
za bespovratna sredstva: vrsta podnositeljâ zahtjeva na koje je usmjeren poziv za podnošenje prijedlogâ ili izravna dodjela te ukupna proračunska omotnica koja je namijenjena za bespovratna sredstva;
(b)
za nabavu: ukupan proračunski okvir koji je namijenjen za javne nabave;
(c)
za nagrade: vrsta sudionika na koje je usmjeren natječaj, ukupan proračunski okvir koji je namijenjen za natječaj i posebno navođenje nagrada jedinične vrijednosti 1 000 000 EUR ili veće.
Članak 73.
Rashodi
1.   Svaka stavka rashoda preuzima se kao obveza, potvrđuje, odobrava i plaća.
Na kraju razdobljâ iz članka 75. opoziva se neupotrijebljeni saldo proračunskih obveza.
Pri izvršavanju operacija dužnosnik za ovjeravanje osigurava usklađenost rashoda s Ugovorima, proračunom, ovom Uredbom i drugim aktima donesenima u skladu s Ugovorima te s načelom dobrog financijskog upravljanja.
2.   Dužnosnik za ovjeravanje preuzima proračunsku obvezu prije nego što preuzme pravnu obvezu prema trećim osobama.
Prvi podstavak se ne primjenjuje na pravne obveze sklopljene nakon objave o kriznoj situaciji u okviru plana kontinuiteta poslovanja, u skladu s postupcima koje je donijelo tijelo Unije.
3.   Dužnosnik za ovjeravanje potvrđuje rashode prihvaćanjem terećenja proračuna tijela Unije za stavku rashoda, nakon provjere popratne dokumentacije kojom se potvrđuje pravo vjerovnika u skladu s uvjetima utvrđenima u pravnoj obvezi ako pravna obveza postoji. U tu svrhu odgovorni dužnosnik za ovjeravanje:
(a)
provjerava postojanje dodijeljenog prava vjerovnika;
(b)
utvrđuje ili provjerava istinitost i iznos potraživanja potvrdom „potvrđeno kao ispravno”;
(c)
provjerava uvjete pod kojima plaćanje dospijeva.
Neovisno o prvom podstavku, potvrđivanje rashoda primjenjuje se i na privremena ili završna izvješća koja nisu povezana sa zahtjevom za plaćanje te će u tom slučaju učinak na računovodstveni sustav biti ograničen na opće računovodstvo.
4.   Odluka o potvrdi izražava se elektronički zaštićenim potpisom u skladu s člankom 146. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 dužnosnika za ovjeravanje ili drugog stručno osposobljenog člana osoblja, propisno ovlaštenog formalnom odlukom dužnosnika za ovjeravanje, ili se iznimno za dokumente na papiru sastoji od pečata s tim potpisom.
Potvrdom „potvrđeno kao ispravno” dužnosnik za ovjeravanje ili drugi stručno osposobljeni član osoblja, kojega je propisno ovlastio dužnosnik za ovjeravanje, potvrđuje:
(a)
za predfinanciranje: da su ispunjeni uvjeti iz pravne obveze za plaćanje predfinanciranja;
(b)
za međuplaćanja i plaćanja preostalih iznosa u ugovorima: da su usluge iz ugovora pravilno pružene, da je roba pravilno isporučena ili da su radovi pravilno izvršeni;
(c)
za međuplaćanja i plaćanja preostalih iznosa u vezi s bespovratnim sredstvima: da je djelovanje ili program rada korisnika u svim aspektima u skladu sa sporazumom o dodjeli bespovratnih sredstava, uključujući, ako je to primjenjivo, da su troškovi koje korisnik prijavi prihvatljivi.
U slučaju iz drugog podstavka točke (c), smatra se da procjena troškova nije u skladu s uvjetima prihvatljivosti utvrđenima u članku 186. stavku 3. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046. Isto načelo primjenjuje se i za privremena i završna izvješća koja nisu povezana sa zahtjevom za plaćanje.
5.   Kako bi odobrio rashod, dužnosnik za ovjeravanje, nakon što provjeri raspoloživost odobrenih sredstava, izdaje nalog za plaćanje kako bi dao uputu računovodstvenom službeniku da izvrši plaćanje iznosa rashoda koji je prethodno potvrđen.
6.   Ako se obavljaju periodična plaćanja za pružene usluge, uključujući usluge najma, ili za dostavljenu robu, dužnosnik za ovjeravanje može na temelju svoje analize rizika naložiti primjenu sustava izravnog terećenja iz knjige blagajne.
Članak 74.
Vrste proračunskih obveza
1.   Proračunske obveze potpadaju pod jednu od sljedeće tri kategorije:
(a)
pojedinačne: ako su primatelj i iznos rashoda poznati;
(b)
ukupne: ako barem jedan od elemenata potrebnih za utvrđivanje pojedinačne obveze još uvijek nije poznat;
(c)
okvirne: ako im je svrha pokriti redovne administrativne rashode čiji iznos ili krajnji primatelji plaćanja nisu konačno poznati.
2.   Proračunske obveze za djelovanja koja traju dulje od jedne financijske godine mogu se rasporediti na više godina u godišnje obroke samo ako je to određeno osnivačkim aktom ili temeljnim aktom ili ako su povezane s administrativnim rashodima.
3.   Ukupna proračunska obveza preuzima se na temelju odluke o financiranju.
Ukupna proračunska obveza preuzima se najkasnije prije donošenja odluke o primateljima i iznosima i, ako izvršenje dotičnih odobrenih sredstava podrazumijeva donošenje programa rada, najranije nakon donošenja programa rada.
4.   Ukupna proračunska obveza izvršava se sklapanjem jedne pravne obveze ili više njih.
5.   Svaku pojedinačnu pravnu obvezu preuzetu na temelju ukupne proračunske obveze dužnosnik za ovjeravanje prije potpisivanja evidentira u proračunske račune i knjiži kao ukupnu proračunsku obvezu.
6.   Okvirne proračunske obveze izvršavaju se preuzimanjem jedne pravne obveze ili više njih, na temelju kojih nastaje pravo na naknadna plaćanja. Međutim, u slučajevima koji se odnose na rashode za upravljanje osobljem one se mogu izvršavati izravno putem plaćanja.
Članak 75.
Rokovi za obveze
1.   Ne dovodeći u pitanje članak 73. stavak 2. i članak 109. stavak 2., pravne obveze koje se odnose na pojedinačne ili okvirne proračunske obveze preuzimaju se do 31. prosinca godine n, pri čemu je godina n ona godina u kojoj je proračunska obveza preuzeta.
2.   Ukupne proračunske obveze pokrivaju ukupne troškove odgovarajućih pravnih obveza sklopljenih do 31. prosinca godine n+1.
3.   Na kraju razdoblja iz stavaka 1. i 2., dužnosnik za ovjeravanje opoziva neiskorištena salda takvih proračunskih obveza.
4.   Preuzete pojedinačne i okvirne proračunske obveze za djelovanja koja traju dulje od jedne financijske godine imaju, izuzev slučaja rashoda za osoblje, utvrđen konačan rok za izvršenje, u skladu s uvjetima iz pravnih obveza na koje se odnose, i uzimajući u obzir načelo dobrog financijskog upravljanja.
5.   Svaki dio proračunskih obveza koji nije izvršen putem plaćanja šest mjeseci nakon konačnog roka za izvršenje opoziva se u skladu s člankom 14.
6.   Iznos proračunske obveze za koju u roku od dvije godine od potpisivanja pravne obveze nisu izvršena plaćanja u smislu članka 76. opoziva se, osim ako se taj iznos odnosi na spor u tijeku pred sudom ili arbitražnim tijelom ili ako postoje posebne odredbe utvrđene u sektorskim pravilima.
Članak 76.
Vrste plaćanja
1.   Plaćanje rashoda obavlja računovodstveni službenik u okviru raspoloživih sredstava.
2.   Plaćanje se obavlja na osnovi predočenog dokaza da je relevantno djelovanje u skladu s ugovorom, sporazumom ili temeljnim aktom te obuhvaća jednu ili više sljedećih operacija:
(a)
plaćanje cjelokupnog dospjelog iznosa;
(b)
plaćanje dospjelog iznosa na bilo koji od sljedećih načina:
i.
predfinanciranje kojim se osiguravaju likvidna sredstva, koje se može podijeliti na više plaćanja u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja; takvo predfinanciranje plaća se na temelju ugovora, sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava ili temeljnog akta ili na temelju popratne dokumentacije s pomoću koje se može provjeriti usklađenost s uvjetima dotičnog ugovora ili sporazuma;
ii.
jedno ili više međuplaćanja za djelomično izvršenje djelovanja ili izvršenje ugovora. Njime se može u cijelosti ili djelomično poravnati pretfinanciranje ne dovodeći u pitanje odredbe temeljnog akta;
iii.
plaćanje preostalih dospjelih iznosa ako su djelovanje ili ugovor u cijelosti izvršeni.
Plaćanjem preostalog iznosa poravnavaju se svi prethodni rashodi. Za povrat neupotrebljenih iznosa izdaje se nalog za povrat.
3.   U proračunskom računovodstvu pri svakom plaćanju pravi se razlika među različitim vrstama plaćanja iz stavka 2.
4.   Računovodstvena pravila iz članka 51. uključuju pravila o poravnanju predfinanciranja u poslovnim knjigama i o priznavanju prihvatljivosti troškova.
5.   Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje redovito, a najkasnije na kraju projekta, poravnava plaćanja predfinanciranja u skladu s gospodarskom naravi projekta. Poravnanje se provodi na temelju informacija o nastalim troškovima ili potvrde ispunjenja uvjeta za plaćanje u skladu s člankom 125. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, na temelju potvrde dužnosnika za ovjeravanje u skladu s člankom 73. stavkom 3. ove Uredbe.
Za sporazume o dodjeli bespovratnih sredstava ili ugovore vrijednosti veće od 5 000 000 EUR dužnosnik za ovjeravanje na kraju svake godine pribavlja barem informacije potrebne za izračunavanje razumne procjene tih troškova. Te se informacije ne smiju upotrebljavati za poravnanje predfinanciranja, ali ih dužnosnik za ovjeravanje i računovodstveni službenik mogu upotrebljavati kako bi se udovoljilo članku 82. stavku 2. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Za potrebe drugog podstavka u preuzete pravne obveze uključuju se odgovarajuće odredbe.
Članak 77.
Rokovi plaćanja
Plaćanje rashoda izvršava se u rokovima utvrđenima u članku 116. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 i u skladu s tim člankom.
POGLAVLJE 7.
UNUTARNJI REVIZOR
Članak 78.
Imenovanje, ovlasti i dužnosti unutarnjeg revizora
1.   Tijelo Unije posjeduje funkciju unutarnje revizije koja se obavlja u skladu s odgovarajućim međunarodnim standardima.
2.   Funkciju unutarnje revizije obavlja unutarnji revizor Komisije. Unutarnji revizor ne smije biti dužnosnik za ovjeravanje niti računovodstveni službenik tijela Unije ili Komisije.
3.   Unutarnji revizor tijelo Unije savjetuje po pitanju upravljanja rizicima dajući mu neovisna mišljenja o kakvoći sustava upravljanja i kontrole, preporuke za poboljšanje uvjeta za provedbu postupaka te promičući dobro financijsko upravljanje.
Unutarnji revizor odgovoran je posebno za:
(a)
procjenu prikladnosti i djelotvornosti sustavâ unutarnjeg upravljanja te uspješnosti službi u provedbi programa i djelovanja s obzirom na rizike koji su s njima povezani;
(b)
procjenu učinkovitosti i djelotvornosti sustava unutarnje kontrole i revizije koji se primjenjuju na svaku operaciju izvršenja proračuna tijela Unije.
4.   Unutarnji revizor izvršava svoje dužnosti u vezi sa svim aktivnostima i službama tijela Unije. Unutarnji revizor ima potpun i neograničen pristup svim informacijama potrebnima za izvršavanje njegovih dužnosti, ako je potrebno i na licu mjesta, uključujući u državama članicama i u trećim zemljama.
5.   Unutarnji revizor uzima u obzir konsolidirano godišnje izvješće o radu dužnosnika za ovjeravanje i sve druge utvrđene informacije.
6.   Unutarnji revizor izvješćuje upravni odbor i direktora tijela Unije o svojim nalazima i preporukama. Tijelo Unije osigurava poduzimanje mjera na temelju preporuka koje proizlaze iz revizija.
7.   Unutarnji revizor izvješćuje i u sljedećim slučajevima:
(a)
ako nisu uzeti u obzir kritični rizici i preporuke;
(b)
ako postoje znatna kašnjenja u provedbi preporuka iz prethodnih godina.
Upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor i direktor osiguravaju redovito praćenje provedbe preporuka revizora. Upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor pregledava informacije iz članka 48. stavka 1. točke (a) te utvrđuje jesu li preporuke u potpunosti i pravodobno provedene.
Svako tijelo Unije razmatra jesu li preporuke dane u izvješćima unutarnjeg revizora prikladne za razmjenu najboljih praksi s drugim tijelima Unije.
8.   Tijelo Unije daje kontaktne podatke unutarnjeg revizora fizičkim ili pravnim osobama koje sudjeluju u operacijama rashoda za potrebe povjerljivog obraćanja unutarnjem revizoru.
9.   Izvješća i nalazi unutarnjeg revizora dostupni su javnosti tek nakon što unutarnji revizor potvrdi mjere poduzete za njihovu provedbu.
Članak 79.
Neovisnost unutarnjeg revizora
1.   Unutarnji revizor potpuno je neovisan u izvršenju svojih revizorskih zadaća. Komisija utvrđuje posebna pravila koja se primjenjuju na unutarnjeg revizora i kojima se jamči potpuna neovisnost unutarnjeg revizora u obavljanju njegovih dužnosti i utvrđuje njegova odgovornost.
2.   Unutarnjem revizoru ne smiju se davati nikakve upute niti ga se smije na bilo koji način ograničavati u obavljanju funkcija koje su mu na temelju njegova imenovanja dodijeljene u skladu s Financijskom uredbom.
Članak 80.
Uspostava službe za unutarnju reviziju
1.   Upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor može, vodeći računa o isplativosti i dodanoj vrijednosti, osnovati službu za unutarnju reviziju, koja svoje dužnosti izvršava u skladu s odgovarajućim međunarodnim standardima.
Svrha, nadležnost i odgovornost službe za unutarnju reviziju određuju se u povelji unutarnje revizije te ih mora odobriti upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor.
Godišnji revizijski plan službe za unutarnju reviziju sastavlja voditelj službe za unutarnju reviziju vodeći računa, između ostalog, o direktorovoj procjeni rizika u tijelu Unije.
Plan pregledava i odobrava upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor.
Služba za unutarnju reviziju izvješćuje upravni odbor i direktora o svojim nalazima i preporukama.
2.   Ako služba za unutarnju reviziju nije isplativa ili ne ispunjava međunarodne standarde, tijelo Unije može odlučiti dijeliti službu za unutarnju reviziju s ostalim tijelima Unije koja djeluju u istom području politike.
U takvim slučajevima upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor dotičnih tijela Unije utvrđuje praktične načine rada zajedničke službe za unutarnju reviziju.
3.   Izvršitelji unutarnje revizije učinkovito surađuju razmjenom informacija i revizorskih izvješća te, kada je to prikladno, izradom zajedničkih procjena rizika i provedbom zajedničkih revizija.
Upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor i direktor osiguravaju redovito praćenje provedbe preporuka službe za unutarnju reviziju.
GLAVA V.
ZAJEDNIČKA PRAVILA
Članak 81.
Oblici doprinosa tijela Unije
1.   Doprinosi tijela Unije doprinose postizanju utvrđenih ciljeva i rezultata politika Unije i mogu imati bilo koji od sljedećih oblika:
(a)
financiranje koje nije povezano s troškovima relevantnih operacija, a temelji se na:
i.
ispunjavanju uvjeta utvrđenih u sektorskim pravilima ili odlukama Komisije; ili
ii.
postizanju rezultata koji se mjere s obzirom na prethodno utvrđene ključne etape ili s pomoću indikatora uspješnosti.
(b)
naknade za stvarno nastale prihvatljive troškove:
(c)
jedinični troškovi, koji obuhvaćaju sve ili određene posebne kategorije prihvatljivih troškova koje su unaprijed jasno utvrđene upućivanjem na iznos po jedinici;
(d)
jednokratni iznosi, koji općenito obuhvaćaju sve ili određene posebne kategorije prihvatljivih troškova koje su unaprijed jasno utvrđene;
(e)
financiranje uz primjenu paušalne stope, koje obuhvaća posebne kategorije prihvatljivih troškova koje su unaprijed jasno utvrđene primjenom postotka;
(f)
kombinacija oblika iz točaka od (a) do (e).
Doprinosi tijela unije iz točaka (c), (d) i (e) prvog podstavka ovog stavka utvrđuju se u skladu s člankom 181. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 ili sektorskim pravilima. Doprinosi tijela Unije iz točke (a) prvog podstavka ovog stavka utvrđuju se u skladu s člankom 181. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, sektorskim pravilima ili odlukom Komisije.
2.   Pri određivanju prikladnog oblika doprinosa, u najvećoj se mogućoj mjeri uzimaju u obzir interesi potencijalnih primatelja i računovodstvene metode.
3.   Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje u godišnjem izvješću o radu iz članka 48. izvješćuje o financiranju koje nije povezano s troškovima na temelju ovoga članka stavka 1. prvog podstavka točaka (a) i (f).
Članak 82.
Međusobno oslanjanje na ocjene
Članak 126. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 primjenjuje se mutatis mutandis.
Članak 83.
Međusobno oslanjanje na revizije
Primjenjuje se članak 127. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Članak 84.
Uporaba već dostupnih informacija
Primjenjuje se članak 128. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Članak 85.
Suradnja s ciljem zaštite financijskih interesa Unije
Članak 129. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 primjenjuje se mutatis mutandis.
Članak 86.
Informacije Komisiji o slučajevima prijevare i ostalih financijskih nepravilnosti
Ne dovodeći u pitanje svoje obveze u skladu s člankom 8. stavkom 1. Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013 i člankom 24. stavkom 1. Uredbe (EU) 2017/1939, tijelo Unije bez odgode obavješćuje Komisiju o slučajevima navodne prijevare i ostalih financijskih nepravilnosti.
Osim toga, obavješćuje Komisiju o svim dovršenim ili tekućim istragama koje provodi Ured europskog javnog tužitelja ili Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) i o svim revizijama ili kontrolama koje provode Revizorski sud ili Služba za unutarnju reviziju, ne ugrožavajući pritom povjerljivost istraga.
U slučajevima koji bi mogli utjecati na odgovornost Komisije za izvršenje proračuna Unije ili u slučajevima koji uključuju potencijalno ozbiljan rizik za ugled Unije, EPPO i/ili OLAF bez odgode obavješćuju Komisiju o svim tekućim ili dovršenim istragama, ne ugrožavajući pritom njihovu povjerljivost i djelotvornost.
Članak 87.
Sustav ranog otkrivanja i isključenja
Primjenjuje se odjeljak 2. poglavlja 2. glave V. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Članak 88.
Pravila o postupcima, upravljanju i e-upravi
Odjeljci 1. i 3. poglavlja 2. i poglavlje 3. glave V. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 primjenjuju se mutatis mutandis.
GLAVA VI.
JAVNA NABAVA I KONCESIJE
Članak 89.
Zajedničke odredbe
U pogledu nabave primjenjuje se glava VII. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 i njezin Prilog I., podložno članku 90.
Tijelo Unije može zahtijevati da ga se kao javnog naručitelja uključi u dodjelu ugovora Komisije ili međuinstitucijskih ugovora te dodjelu ugovora ostalih tijela Unije.
Članak 90.
Postupci nabave
Tijelo Unije može sklopiti sporazum na razini službi iz članka 43. stavka 2. bez postupka javne nabave.
Tijelo Unije za pokriće svojih administrativnih potreba može koristiti zajedničke postupke nabave s javnim naručiteljima države članice domaćina. U takvom slučaju primjenjuje se članak 165. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
GLAVA VII.
BESPOVRATNA SREDSTVA I NAGRADE
Članak 91.
Bespovratna sredstva
Ako tijelo Unije može dodjeljivati bespovratna sredstva u skladu s osnivačkim aktom ili na osnovi delegiranja Komisije u skladu s člankom 62. stavkom 1. točkom (c) podtočkom iv. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, primjenjuju se odgovarajuće odredbe glave VIII. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Članak 92.
Nagrade
Ako tijelo Unije može dodjeljivati nagrade u skladu s osnivačkim aktom ili na osnovi delegiranja Komisije u skladu s člankom 62. stavkom 1. točkom (c) podtočkom iv. Uredbe 2018/1046, primjenjuju se odgovarajuće odredbe glave IX. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
GLAVA VIII.
OSTALI INSTRUMENTI ZA IZVRŠENJE PRORAČUNA
Članak 93.
Plaćeni vanjski stručnjaci
Članak 237. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 primjenjuje se mutatis mutandis.
Članak 94.
Neplaćeni stručnjaci
Članak 238. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 primjenjuje se mutatis mutandis.
Članak 95.
Članarine i druga plaćanja za članarinu
Članak 239. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 primjenjuje se mutatis mutandis.
Članak 96.
Ostali instrumenti
Članak 240. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 primjenjuje se mutatis mutandis.
GLAVA IX.
GODIŠNJA RAČUNOVODSTVENA DOKUMENTACIJA I DRUGO FINANCIJSKO IZVJEŠĆIVANJE
POGLAVLJE 1.
GODIŠNJA RAČUNOVODSTVENA DOKUMENTACIJA
ODJELJAK 1.
Računovodstveni okvir
Članak 97.
Struktura računovodstvene dokumentacije
Godišnja računovodstvena dokumentacija tijela Unije priprema se za svaku financijsku godinu koja traje od 1. siječnja do 31. prosinca. Tom se računovodstvenom dokumentacijom obuhvaćaju:
(a)
financijski izvještaji tijela Unije;
(b)
izvješća o izvršenju proračuna tijela Unije.
Članak 98.
Financijski izvještaji
1.   Financijski izvještaji iskazuju se u eurima i u skladu s računovodstvenim pravilima iz članka 51. ove Uredbe te obuhvaćaju:
(a)
bilancu stanja u kojoj se prikazuju sva imovina i obveze i financijsko stanje na dan 31. prosinca prethodne financijske godine;
(b)
izvještaj o financijskom rezultatu u kojem se prikazuje poslovni rezultat za prethodnu financijsku godinu;
(c)
izvještaj o novčanom toku u kojem se prikazuju naplaćeni i isplaćeni iznosi tijekom financijske godine te završno stanje riznice;
(d)
izvještaj o promjenama u neto imovini koji daje pregled kretanja u pričuvi i akumulirane rezultate tijekom godine.
2.   Financijski izvještaji iskazuju informacije, uključujući informacije o računovodstvenim politikama, tako da se osigura njihova relevantnost, pouzdanost, usporedivost i razumljivost.
3.   Bilješkama uz financijske izvještaje dopunjuju se i komentiraju informacije prikazane u izvještajima iz stavka 1. ovog članka te se njima pružaju sve dodatne informacije koje su propisane računovodstvenim pravilima iz članka 51. ove Uredbe i međunarodno prihvaćenom računovodstvenom praksom ako su takve informacije relevantne za aktivnosti tijela Unije.
Bilješke sadržavaju najmanje sljedeće informacije:
(a)
računovodstvena načela, pravila i metode;
(b)
objašnjenja, u kojima su navedene dodatne informacije koje nisu sadržane u financijskim izvještajima, a koje su potrebne za pravično predstavljanje računovodstvene dokumentacije.
4.   Računovodstveni službenik, nakon završetka financijske godine i do datuma prijenosa opće računovodstvene dokumentacije izvršava sva usklađenja koja su, bez posezanja za isplatom ili naplatom u vezi s tom godinom, potrebna radi istinitog i pravičnog prikaza te dokumentacije.
Članak 99.
Izvješća o izvršenju proračuna
1.   Izvješća o izvršenju proračuna iskazuju se u eurima te moraju biti usporediva na godišnjoj razini. Sastoje se od:
(a)
izvješća koja zbirno prikazuju sve proračunske operacije za godinu u smislu prihoda i rashoda;
(b)
objašnjenja kojima se dopunjuju i komentiraju informacije navedene u izvješćima.
2.   Struktura izvješća o izvršenju proračuna ista je kao i ona samog proračuna tijela Unije.
3.   Izvješća o izvršenju proračuna sadržavaju:
(a)
informacije o prihodima, posebice o promjenama u procjenama prihoda, realizaciji prihoda i utvrđenim dodijeljenim pravima;
(b)
informacije koje prikazuju promjene ukupnih odobrenih sredstava za preuzimanje obveza i ukupnih odobrenih sredstava za plaćanje;
(c)
informacije koje prikazuju uporabu ukupnih odobrenih sredstava za preuzimanje obveza i ukupnih odobrenih sredstava za plaćanje;
(d)
informacije koje prikazuju nepodmirene obveze prenesene iz prethodne financijske godine i one nastale u tekućoj financijskoj godini.
4.   Proračunski rezultat sastoji se od razlike između:
(a)
svih prihoda naplaćenih za tu financijsku godinu;
(b)
iznosa isplaćenih na teret odobrenih sredstava za tu financijsku godinu uvećanih za preneseni iznos odobrenih sredstava za istu financijsku godinu.
Razlika iz prvog podstavka uvećava se ili umanjuje, s jedne strane, za neto iznos odobrenih sredstava prenesenih iz prethodnih financijskih godina koja su ukinuta te, s druge strane, za:
(a)
plaćanja iznad nediferenciranih odobrenih sredstava prenesenih iz prethodne financijske godine kao rezultat promjene deviznog tečaja eura;
(b)
salda realiziranih i nerealiziranih pozitivnih i negativnih tečajnih razlika tijekom financijske godine.
Članak 100.
Popratna dokumentacija
Svako knjiženje mora se temeljiti na odgovarajućoj popratnoj dokumentaciji u skladu s člankom 47. ove Uredbe.
ODJELJAK 2.
Raspored godišnje računovodstvene dokumentacije
Članak 101.
Privremena računovodstvena dokumentacija
1.   Računovodstveni službenik tijela Unije dostavlja privremenu računovodstvenu dokumentaciju računovodstvenom službeniku Komisije te Revizorskom sudu do 1. ožujka sljedeće godine.
2.   Računovodstveni službenik tijela Unije do 1. ožujka sljedeće godine računovodstvenom službeniku Komisije dostavlja i potrebne računovodstvene informacije za potrebe konsolidacije, na način i u obliku koji je on utvrdio.
Članak 102.
Odobrenje završne računovodstvene dokumentacije
1.   U skladu s člankom 246. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 Revizorski sud do 1. lipnja daje svoja opažanja na privremenu računovodstvenu dokumentaciju tijela Unije.
2.   Računovodstveni službenik tijela Unije do 15. lipnja računovodstvenom službeniku Komisije dostavlja zahtijevane računovodstvene informacije na način i u obliku koji je utvrdila Komisija, s ciljem sastavljanja završne konsolidirane računovodstvene dokumentacije.
3.   Nakon što je primio opažanja Revizorskog suda o privremenoj računovodstvenoj dokumentaciji tijela Unije, računovodstveni službenik sastavlja završnu računovodstvenu dokumentaciju tijela Unije u skladu s člankom 49. ove Uredbe. Direktor ju prosljeđuje upravnom odboru, koji daje svoje mišljenje o toj dokumentaciji.
4.   Direktor dostavlja završnu računovodstvenu dokumentaciju, zajedno s mišljenjem upravnog odbora, računovodstvenom službeniku Komisije, Revizorskom sudu, Europskom parlamentu i Vijeću najkasnije do 1. srpnja sljedeće financijske godine.
5.   Računovodstveni službenik tijela Unije Revizorskom sudu šalje i izjavu povezanu s tom završnom računovodstvenom dokumentacijom, pri čemu se primjerak te izjave dostavlja računovodstvenom službeniku Komisije. Izjava se sastavlja istog dana na koji se sastavlja završna računovodstvena dokumentacija tijela Unije.
Završnoj računovodstvenoj dokumentaciji prilaže se bilješka koju sastavlja računovodstveni službenik, u kojoj izjavljuje da je završna računovodstvena dokumentacija sastavljena u skladu s ovom glavom i primjenjivim računovodstvenim načelima, pravilima i metodama.
Poveznica na internetske stranice na kojima je dostupna završna računovodstvena dokumentacija tijela Unije objavljuje se u Službenom listu Europske unije do 15. studenoga iduće godine.
6.   Direktor Revizorskom sudu dostavlja odgovor na opažanja iz godišnjeg izvješća najkasnije do 30. rujna sljedeće financijske godine. Odgovori direktora istodobno se šalju Komisiji.
POGLAVLJE 2.
PRORAČUNSKO I DRUGO FINANCIJSKO IZVJEŠĆIVANJE
Članak 103.
Godišnje izvješće o proračunskom i financijskom upravljanju
1.   Svako tijelo Unije sastavlja izvješće o proračunskom i financijskom upravljanju za financijsku godinu.
2.   Direktor izvješće šalje Europskom parlamentu, Vijeću, Komisiji i Revizorskom sudu do 31. ožujka sljedeće financijske godine.
3.   Izvješće iz stavka 2. sadržava barem stopu izvršenja odobrenih sredstava, izraženu u apsolutnom iznosu i postotku, zajedno sa sažetkom prijenosa odobrenih sredstava među različitim proračunskim stavkama.
GLAVA X.
VANJSKA REVIZIJA, RAZRJEŠNICA I BORBA PROTIV PRIJEVARA
Članak 104.
Vanjska revizija
1.   Neovisni vanjski revizor provjerava jesu li u godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji tijela Unije propisno iskazani prihodi, rashodi i financijsko stanje tijela Unije prije konsolidacije završne računovodstvene dokumentacije Komisije.
Osim ako je drukčije propisano osnivačkim aktom, Revizorski sud priprema posebno godišnje izvješće o tijelu Unije u skladu sa zahtjevima članka 287. stavka 1. Ugovora o funkcioniranju Europske unije.
Pri pripremi tog izvješća Revizorski sud u obzir uzima reviziju koju je proveo neovisni vanjski revizor iz prvog podstavka te mjere poduzete kao odgovor na nalaze revizora.
2.   Tijelo Unije dostavlja Revizorskom sudu proračun tijela Unije u obliku u kojem je konačno donesen. Obavješćuje Revizorski sud što je prije moguće o svim odlukama i aktima donesenim na temelju članaka 10., 14., 19. i 23.
3.   Nadzor Revizorskog suda provodi se u skladu s člancima od 254. do 259. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Članak 105.
Rokovi u postupku davanja razrješnice
1.   Na preporuku Vijeća Europski parlament do 15. svibnja godine N+2, osim ako je osnivačkim aktom drugačije predviđeno, daje razrješnicu direktoru za izvršenje proračuna za godinu N. Direktor obavješćuje upravni odbor o opažanjima Europskog parlamenta iz odluke priložene odluci o razrješnici.
2.   Ako se rok iz stavka 1. ne može ispuniti, Europski parlament ili Vijeće obavješćuje direktora o razlozima odgode.
3.   Ako Europski parlament odgodi odluku o davanju razrješnice, direktor, u suradnji s upravnim odborom, poduzima sve potrebno kako bi se što je prije moguće poduzele mjere za otklanjanje ili lakše otklanjanje prepreka za donošenje navedene odluke.
Članak 106.
Postupak davanja razrješnice
1.   Odluka o razrješnici obuhvaća računovodstvenu dokumentaciju u pogledu svih prihoda i rashoda tijela Unije, proračunski rezultat te imovinu i obveze tijela Unije prikazane u financijskom izvještaju.
2.   Radi davanja razrješnice Europski parlament, nakon što je to učinilo Vijeće, ispituje računovodstvenu dokumentaciju i financijske izvještaje tijela Unije. Ispituje i godišnje izvješće Revizorskog suda zajedno s odgovorima direktora tijela Unije, relevantna tematska izvješća Revizorskog suda za predmetnu financijsku godinu i izjavu o jamstvu Revizorskog suda u pogledu pouzdanosti računovodstvene dokumentacije te zakonitosti i pravilnosti temeljnih transakcija.
3.   Direktor Europskom parlamentu na njegov zahtjev i na način kako je opisano u članku 261. stavku 3. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 dostavlja sve informacije potrebne za nesmetanu primjenu postupka davanja razrješnice za predmetnu financijsku godinu.
Članak 107.
Mjere u okviru daljnjeg postupanja
1.   Direktor poduzima sve odgovarajuće mjere u skladu s opažanjima priloženima odluci Europskog parlamenta o davanju razrješnice te napomenama priloženima preporuci u vezi s davanjem razrješnice koju je donijelo Vijeće.
2.   Na zahtjev Europskog parlamenta ili Vijeća direktor izvješćuje o mjerama poduzetima s obzirom na ta opažanja i napomene. Primjerak izvješća direktor dostavlja Komisiji i Revizorskom sudu.
Članak 108.
Provjere na licu mjesta koje provodi Komisija, Revizorski sud i OLAF
1.   Tijelo EU-a odobrava osoblju Komisije, drugim osobama koje Komisija ovlasti i Revizorskom sudu pristup svojim lokacijama i prostorima kao i svim podacima i informacijama, uključujući podatke i informacije u elektroničkom obliku, koji su potrebni za provedbu revizija.
2.   Europski ured za borbu protiv prijevara može provoditi istrage, uključujući provjere na licu mjesta i inspekcije, u skladu s odredbama i postupcima iz Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013 i Uredbe Vijeća (Euratom, EZ) br. 2185/96 (10) radi utvrđivanja je li došlo do prijevare, korupcije ili svih drugih nezakonitih aktivnosti kojima se šteti financijskim interesima Unije.
GLAVA XI.
ADMINISTRATIVNA ODOBRENA SREDSTVA
Članak 109.
Administrativna odobrena sredstva
1.   Administrativna odobrena sredstva jesu nediferencirana odobrena sredstva.
2.   Administrativni rashodi koji proizlaze iz ugovora koji obuhvaćaju razdoblja koja se protežu izvan financijske godine, u skladu s lokalnom praksom ili u odnosu na opskrbu opremom, terete proračun tijela Unije financijske godine u kojoj se ostvaruju.
3.   Rashodi koji se plaćaju unaprijed u skladu s pravnim ili ugovornim odredbama mogu se od 1. prosinca nadalje plaćati na teret odobrenih sredstava za sljedeću financijsku godinu. U tom slučaju ne primjenjuje se ograničenje iz članka 11. stavka 2.
Članak 110.
Posebne odredbe o projektima u vezi s nekretninama
Primjenjuju se članci 266. i 267. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
GLAVA XII.
PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 111.
Zahtjevi Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije za informacije
Europski parlament, Vijeće i Komisija imaju pravo dobiti sve potrebne informacije ili objašnjenja od tijela Unije koja se odnose na proračunska pitanja u okviru područja svojih nadležnosti.
Članak 112.
Donošenje nove financijske uredbe tijela Unije
Sva tijela iz članka 70. Uredbe 2018/1046 donose nova financijska pravila najkasnije 1. srpnja 2019. ili, u svakom slučaju, u roku od šest mjeseci od datuma kada je tijelo obuhvaćeno područjem primjene članka 70. navedene uredbe, nakon dodjele doprinosa na teret proračuna. Do datuma početka primjene novih financijskih pravila primjenjuju se postojeća financijska pravila tijela Unije. Tijelo Unije objavljuje svoja financijska pravila na svojem web-mjestu.
Članak 113.
Stavljanje izvan snage
Delegirana uredba (EU) 1271/2013 stavlja se izvan snage s učinkom od 1. siječnja 2019. Međutim članci 32. i 47. te uredbe i dalje se primjenjuju do 31. prosinca 2019.
Članak 114.
Stupanje na snagu
Ova Uredba stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije. Primjenjuje se od 1. siječnja 2019. Međutim članci 32. i 48. primjenjuju se od 1. siječnja 2020.
Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u svim državama članicama.
Sastavljeno u Bruxellesu 18. prosinca 2018.
Za Komisiju
Predsjednik
Jean-Claude JUNCKER
(1)  SL L 193, 30.7.2018., str. 1.
(2)  Delegirana uredba Komisije (EU) br. 1271/2013 od 30. rujna 2013. o Okvirnoj financijskoj uredbi za tijela iz članka 208. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća (SL L 328, 7.12.2013., str. 42.).
(3)  Uredba (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada 2012. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije i o stavljanju izvan snage Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 (SL L 298, 26.10.2012., str. 1.).
(4)  Uredba (EU, Euratom) br. 883/2013 Europskog parlamenta i Vijeća od 11. rujna 2013. o istragama koje provodi Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) i stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 1073/1999 Europskog parlamenta i Vijeća te Uredbe Vijeća (Euratom) br. 1074/1999 (SL L 248, 18.9.2013., str. 1.).
(5)  Uredba Vijeća (EU) 2017/1939 od 12. listopada 2017. o provedbi pojačane suradnje u vezi s osnivanjem Ureda europskog javnog tužitelja („EPPO”) (SL L 283, 31.10.2017., str. 1.).
(6)  Delegirana uredba Komisije (EU) br. 1268/2012 od 29. listopada 2012. o pravilima za primjenu Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije (SL L 362, 31.12.2012., str. 1.).
(7)  Uredba Vijeća (EEZ, Euratom) br. 1182/71 od 3. lipnja 1971. o utvrđivanju pravila koja se primjenjuju na razdoblja, datume i rokove (SL L 124, 8.6.1971., str. 1.).
(8)  Uredba (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001 i Odluke br. 1247/2002/EZ, Tekst značajan za EGP (SL L 295, 21.11.2018., str. 39.).
(9)  Uredba (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Opća uredba o zaštiti podataka) (Tekst značajan za EGP) SL L 119, 4.5.2016., str. 1).
(10)  Uredba Vijeća (Euratom, EZ) br. 2185/96 od 11. studenoga 1996. o provjerama i inspekcijama na terenu koje provodi Komisija s ciljem zaštite financijskih interesa Europskih zajednica od prijevara i ostalih nepravilnosti (SL L 292, 15.11.1996., str. 2.).

Summary:
Okvirna financijska uredba za decentralizirane regulatorne agencije
Okvirna financijska uredba za decentralizirane regulatorne agencije
 
SAŽETAK DOKUMENTA:
Delegirana uredba Komisije (EU) 2019/715 o okvirnoj financijskoj uredbi za tijela osnovana na temelju UFEU-a i Ugovora o Euratomu na koja se upućuje u članku 70. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046
ČEMU SLUŽI OVA UREDBA?
Njome se utvrđuju ključna financijska pravila za tijela Europske unije (EU) iz članka 70. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 – vidjeti sažetak. Ta tijela uglavnom su decentralizirane agencije* (poznate i kao regulatorne agencije) osnovane na temelju ugovorâ EU-a te imaju pravnu osobnost i primaju sredstva EU-a. Da bi se na njih odnosila ova delegirana uredba Europske komisije, Uredba Europskog parlamenta i Vijeća Europske unije kojom se osnivaju dotična tijela EU-a mora se pozivati na članak 70. financijske uredbe. Svako takvo tijelo EU-a mora donositi vlastita financijska pravila u skladu s Delegiranom uredbom Komisije (EU) 2019/715. Mogu odstupati samo od pravila delegirane uredbe zbog svojih posebnih potreba i ako su dobila prethodni pristanak Komisije.
KLJUČNE TOČKE
Svako tijelo EU-a na temelju ove delegirane uredbe Komisije mora poštovati sljedeća proračunska načela.Jedinstvo i točnost proračuna: svake financijske godine proračunom tijela mora se predvidjeti i odobriti sav prihod i rashod potreban za njegov rad, sav prihod i rashod mora se knjižiti u proračunsku liniju, rashod ne smije biti veći od iznosa odobrenog u proračunu. Jedna godina: financijska godina proračuna traje od 1. siječnja do 31. prosinca; posebna pravila obuhvaćaju postupanje s odobrenim sredstvima za preuzimanje obveza* i sredstvima za preuzimanje* plaćanja, ako proračun nije donesen do početka financijske godine, mjesečna plaćanja ograničena su do jedne dvanaestine odgovarajućih iznosa u proračunu za prethodnu godinu. Uravnoteženost: prihodi i odobrena sredstva za plaćanje moraju biti uravnoteženi, tijela ne smiju uzeti zajam u okviru svojeg proračuna, nepotrošena financijska sredstva iz proračuna EU-a trebaju se vratiti Komisiji. Obračunska jedinica: proračun se sastavlja i izvršava u eurima, kao i predstavljanje računovodstvene dokumentacije, u pravilima se navodi kako se obavlja konverzija drugih valuta u euro. Univerzalnost: ukupni prihodi moraju pokrivati ukupna plaćanja, svi prihodi i rashodi unose se u cijelosti, bez međusobnog usklađivanja, specifična pravila primjenjuju se na prihod, ovisno o tome generira li se vanjskim ili unutarnjim putem. Specifikacija: odobrena sredstva određuju se za posebne namjene prema proračunskoj glavi, poglavlju, članku i retku, direktor može prenositi odobrena sredstva: iz jedne proračunske glave u drugu i iz jednog poglavlja u drugo, što podliježe određenim uvjetima. Dobro financijsko upravljanje i uspješnost: plaćanjima se moraju poštovati načela ekonomičnosti, učinkovitosti i djelotvornosti, plaćanja su usredotočena na uspješnost, na temelju ciljeva za programe i aktivnosti te pokazatelja radi mjerenja postignutog napretka, komparativna analiza obuhvaća preispitivanje učinkovitosti horizontalnih službi tijela i analizu troškova i koristi dijeljenja usluga ili njihova potpunog prijenosa na drugo tijelo ili Komisiju, programi i aktivnosti koji uključuju znatnu potrošnju podliježu ex ante (na temelju predviđanja) i ex post (na temelju konačnog ishoda) evaluacijama. Unutarnja kontrola izvršenja proračuna: primjenjuje se na sve razine upravljanja, njome se želi postići razumno jamstvo u pogledu:djelotvornosti, uspješnosti i ekonomičnosti operacija,pouzdanosti izvješćivanja,zaštite imovine i informacija,sprečavanja, otkrivanja i ispravljanja prijevara i nepravilnosti,odgovarajućeg upravljanja rizicima u pogledu temeljnih transakcija. Transparentnost: sažetak proračuna tijela i sve izmjene proračuna objavljuju se u Službenom listu Europske unije u roku od tri mjeseca od njihova donošenja, tijelo na svojoj internetskoj stranici objavljuje proračun, plan radnih mjesta i pojedinosti o broju osoblja i upućenih nacionalnih stručnjaka te prosljeđuje te informacije Europskom parlamentu, Vijeću, Europskom revizorskom sudu i Komisiji u roku od četiri tjedna od donošenja, tijelo na svojoj internetskoj stranici navodi pojedinosti o primateljima sredstava EU-a, u kontekstu sukoba interesa, tijelo godišnje na svojoj internetskoj stranici objavljuje izjavu o sukobu interesa članova upravnog odbora.Pravila o uspostavi i strukturiranju stanja proračuna.Tijelo Komisiji, Europskom parlamentu i Vijeću šalje nacrt jedinstvenog programskog dokumenta do 31. siječnja svake godine. U njemu su sadržane informacije od programa rada i procjene proračuna do pojedinosti politike u vezi s nekretninama. Komisija, nakon dobivanja informacija Europskog parlamenta i Vijeća, donosi nacrt proračuna. On postaje konačan nakon donošenja cijelog proračuna EU-a. Proračun tijela mora sadržavati odvojena izvješća o prihodu i rashodu te pojedinosti o broju osoblja.U Uredbi se navodi sljedeće:dužnosti dužnosnika za ovjeravanje i računovodstvenih službenika razdvajaju se i međusobno se isključuju, a svaki ima potrebne resurse za provođenje svojih dužnosti, direktor izvršava dužnosti dužnosnika za ovjeravanje, koje uključuju:izvršenje prihoda i rashoda u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja,uspostavljanje organizacijske strukture i sustava unutarnje kontrole,primjenu ex ante i po mogućnosti ex post kontrole,uspostavljanje sustava u papirnatom obliku ili elektroničkih sustava za čuvanje izvorne popratne dokumentacije najmanje pet godina,izvješćivanje na godišnjoj razini upravnom tijelu dostavljanjem konsolidiranog godišnjeg izvješća o radu, upravno tijelo imenuje neovisnog računovodstvenog službenika koji je odgovoran za:ispravno izvršenje plaćanja, naplatu prihoda i povrat dospjelih iznosa,pripremu, podnošenje i čuvanje računovodstvene dokumentacije,utvrđivanje i potvrđivanje računovodstvenih sustava, uključujući one dužnosnika za ovjeravanje, kad je primjenjivo.Primjenjuju se sljedeća pravila o rashodima:svaka stavka mora biti preuzeta kao obveza, potvrđena, odobrena i plaćena, proračunske obveze spadaju u jednu od triju kategorija:pojedinačne, ako su primatelj i iznos rashoda poznati,ukupne, ako primatelj ili iznos nisu poznati,okvirne, svrha im je pokriti redovne administrativne rashode čiji iznos ili krajnji primatelji plaćanja nisu poznati, obveze podliježu rokovima, plaćanja zahtijevaju dokaz da je relevantno djelovanje u skladu s ugovorom.Tijelo EU-a mora posjedovati funkciju unutarnje revizije. Unutarnji revizor Komisije obavlja tu ulogu:savjetovanjem o rizicima, kakvoći sustava upravljanja i kontrole te mogućim poboljšanjima, procjenom djelotvornosti sustavâ unutarnjeg upravljanja, kontrole i revizije te uspješnosti službi u provedbi programa, ima potpun i neograničen pristup svim potrebnim informacijama i potpuno je neovisan u svojem radu.Financijski doprinosi tijela EU-a moraju pružati pomoć u ostvarivanju utvrđenih ciljeva i specifičnih rezultata EU-a. Mogu imati raspon od naknade za stvarno nastale prihvatljive troškove do financiranja uz primjenu paušalne stope.
Tijelo EU-a mora bez odgode obavijestiti Komisiju o slučajevima navodne prijevare i ostalih financijskih nepravilnosti, svim dovršenim ili tekućim istragama koje provodi Ured europskog javnog tužitelja ili Europski ured za borbu protiv prijevara i o svim revizijama ili kontrolama koje provode Revizorski sud ili Služba za unutarnju reviziju, ne ugrožavajući pritom povjerljivost istraga.
Godišnjim računovodstvenim pravilima od tijela EU-a zahtijeva se da pruže svoje financijske izvještaje, izvješća o izvršenju proračuna i popratnu dokumentaciju.
Revizorski sud, neovisni vanjski revizor, Komisija, Vijeće i Europski parlament istražuju način provedbe proračuna prije nego što zastupnici u Europskom parlamentu odobre ili odbiju godišnju računovodstvenu dokumentaciju (poznato kao „postupak davanja razrješnice”).
Osoblje Komisije i Revizorski sud imaju pristup lokacijama, prostorima i podacima tijela EU-a kako bi mogli obavljati revizije. Europski ured za borbu protiv prijevara može provoditi istrage, provjere na licu mjesta i preglede.
Uredbom se izvan snage stavlja Delegirana uredba (EU) br. 1271/2013 u kojoj je bio pružen prethodni okvir financijske uredbe.
OTKAD SE OVA UREDBA PRIMJENJUJE?
Stupila je na snagu 11. svibnja 2019., no primjenjuje se retroaktivno od 1. siječnja 2019., osim članka 32. (Jedinstveni programski dokument) i članka 48. (Konsolidirano godišnje izvješće o radu) koji se primjenjuju od 1. siječnja 2020.
POZADINA
Uredba (EU, Euratom) 2018/1046 financijska je uredba EU-a. U njezinu članku 70. utvrđuju se osnovna proračunska načela za određena tijela EU-a. Za više informacija vidjeti:Financijska uredba koja se primjenjuje na opći proračun Unije – publikacija (Europska komisija).
KLJUČNI POJMOVI
Decentralizirane/regulatorne agencije. Tijela EU-u osnovana na temelju Ugovora o funkcioniranju Europske unije (UFEU) i Ugovora o Euratomu te koja imaju pravnu osobnost i primaju doprinose na teret proračuna. Povjereni su im specifični proračunski zadaci kako bi pridonijeli provedbi politika EU-a i podržali proces donošenja odluka udruživanjem stručnih znanja. Mogu preuzimati tehničke, regulatorne i nadzorne funkcije.Međusobno se razlikuju u pogledu veličine i svrhe, no dijele osnovnu strukturu i slične načine rada.
Sredstva za preuzimanje obveza. Obveze plaćanja, pod uvjetom da su ispunjeni određeni uvjeti.
Odobrena sredstva za plaćanje. Rashodi iz obveza u tekućoj financijskoj godini ili prethodnim financijskim godinama.
GLAVNI DOKUMENT
Delegirana uredba Komisije (EU) 2019/715 od 18. prosinca 2018. o okvirnoj financijskoj uredbi za tijela osnovana na temelju UFEU-a i Ugovora o Euratomu na koja se upućuje u članku 70. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 Europskog parlamenta i Vijeća (SL L 122, 10.5.2019., str. 1.–38.).
VEZANI DOKUMENTI
Obavijest Komisije – Smjernice o izbjegavanju i upravljanju sukobom interesa na temelju Financijske uredbe (SL C 121, 9.4.2021., str. 1.–43.).
Komunikacija Komisije o jačanju upravljanja tijela Unije u okviru članka 70. Financijske uredbe 2018/1046 i o smjernicama za jedinstveni programski dokument i konsolidirano godišnje izvješće o radu (C(2020) 2297, 20.4.2020.).
Uredba (EU, Euratom) 2018/1046 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. srpnja 2018. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije, o izmjeni uredaba (EU) br. 1296/2013, (EU) br. 1301/2013, (EU) br. 1303/2013, (EU) br. 1304/2013, (EU) br. 1309/2013, (EU) br. 1316/2013, (EU) br. 223/2014, (EU) br. 283/2014 i Odluke br. 541/2014/EU te o stavljanju izvan snage Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 (SL L 193, 30.7.2018., str. 1.–222.).
Sukcesivne izmjene i dopune Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 uključene su u izvorni dokument. Ovaj pročišćeni tekst ima samo dokumentarnu vrijednost.
Posljednje ažuriranje 03.11.2021