Document ID: 32018D1220

Reference:
7.9.2018
NL
Publicatieblad van de Europese Unie
L 226/7
BESLUIT (EU) 2018/1220 VAN DE COMMISSIE
van 6 september 2018
betreffende het reglement van orde van de instantie als bedoeld in artikel 143 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad
DE EUROPESE COMMISSIE,
Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,
Gezien Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juli 2018 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie, tot wijziging van Verordeningen (EU) nr. 1296/2013, (EU) nr. 1301/2013, (EU) nr. 1303/2013, (EU) nr. 1304/2013, (EU) nr. 1309/2013, (EU) nr. 1316/2013, (EU) nr. 223/2014, (EU) nr. 283/2014 en Besluit nr. 541/2014/EU en tot intrekking van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 (1), en met name artikel 143, lid 4,
Overwegende hetgeen volgt,
(1)
Verordening(EU, Euratom) 2018/1046 vervangt Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (2), waarbij een instantie is ingesteld die belast is met de gecentraliseerde beoordeling van bepaalde situaties van uitsluiting van ondernemers en het formuleren van passende aanbevelingen (hierna „de instantie” genoemd).
(2)
Bij Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 wordt de bevoegdheid van de instantie uitgebreid met de formulering van adviezen en aanbevelingen die erop gericht zijn het bestaan van een financiële onregelmatigheid vast te stellen, en de uitoefening van deze bevoegdheid moet in haar reglement van orde worden opgenomen.
(3)
In Artikel 143 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is de samenstelling van de instantie, de procedure voor de aanstelling van de voorzitter en het omgaan met belangenconflicten vastgesteld. In dat artikel is bepaald dat het reglement van orde van de instantie door de Commissie wordt vastgesteld en dat de instantie wordt bijgestaan door een vast secretariaat, dat door de Commissie wordt verstrekt.
(4)
Om de continuïteit en de goede werking van de instantie te garanderen, is het dienstig de procedure vast te stellen voor de aanstelling en het ontslag van de voorzitter en bepalingen inzake plaatsvervanging bij afwezigheid of verhindering om de taken uit te oefenen.
(5)
Om de continuïteit en de goede werking van de instantie te garanderen, is het noodzakelijk nadere bepalingen vast te stellen inzake de samenstelling ervan in een bepaalde zaak, in het bijzonder voor de aanwijzing van de twee permanente leden, hun plaatsvervangers en het extra lid dat de bevoegde ordonnateur vertegenwoordigt.
(6)
Er moet nader worden bepaald dat er waarnemers deelnemen aan de vergaderingen van de instantie, met name om ervoor te zorgen dat zij volledig en naar behoren is geïnformeerd.
(7)
Voor een goed beheer is het dienstig nadere bepalingen vast te stellen betreffende de ondersteunende taken die door het vast secretariaat voor de instantie in het kader van haar werkzaamheden worden verricht.
(8)
De procedure om een zaak aan de instantie voor te leggen moet worden verduidelijkt, in het bijzonder wat betreft de minimuminhoud van het verzoek van de ordonnateur.
(9)
In het belang van de ondernemers is het nodig de procedure vast te stellen die hun recht om te worden gehoord moet waarborgen.
(10)
Het is dienstig de praktische regelingen voor de nauwe samenwerking tussen de instantie en het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) te bepalen in het licht van de administratieve regelingen die voor de samenwerking en tijdige uitwisseling van informatie tussen de Commissie en OLAF gelden.
(11)
Het is dienstig de regels voor de goedkeuring van aanbevelingen en adviezen van de instantie te verduidelijken.
(12)
Aangezien de instantie de in artikel 73, lid 6, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 bedoelde instantie vervangt en de opvolgster is van de in artikel 108, lid 4, van die verordening bedoelde instantie, moeten de Besluiten C(2011) 6109 final en (EU) 2015/2463 van de Commissie (3) betreffende de reglementen van orde van die instanties worden ingetrokken.
(13)
De verwerking van persoonsgegevens door de instantie en haar vast secretariaat moet worden uitgevoerd overeenkomstig het bepaalde in Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad (4).
(14)
Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad (5) is van toepassing op de aanbevelingen van de instantie,
HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
HOOFDSTUK I
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1
Onderwerp
Bij dit besluit wordt het reglement van orde van de instantie als bedoeld in artikel 143 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 vastgesteld.
Artikel 2
Aanstelling, beëindiging van de functie en ontslag van de voorzitter en zijn plaatsvervanger
1.   De voorzitter van de instantie wordt door de Commissie na een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling benoemd voor een ambtstermijn van vijf jaar die niet kan worden verlengd. Zijn ambtstermijn gaat in op de datum die daartoe in het aanstellingsbesluit is vastgesteld. Dit besluit wordt bekendgemaakt in de C-serie van het Publicatieblad van de Europese Unie.
2.   De voorzitter wordt aangesteld als bijzonder raadsadviseur van de Commissie in de zin van artikel 5 van de regeling die van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie. Het contract van de bijzonder raadsadviseur neemt diens onafhankelijkheid ten volle in acht en doet geen afbreuk aan de duur van zijn ambtstermijn.
3.   De Commissie kan de voorzitter ontslaan indien deze niet meer aan de voorwaarden voor de uitoefening van zijn taken voldoet.
4.   De regels voor de aanstelling, beëindiging van de functie en het ontslag van de voorzitter zijn ook van toepassing op diens plaatsvervanger. Het bepaalde in de leden 1 tot en met 3 van dit artikel en het bepaalde in artikel 143 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is ook van toepassing op de plaatsvervanger van de voorzitter.
Artikel 3
Plaatsvervanging van de voorzitter
1.   Bij verhindering van de voorzitter worden zijn taken door zijn plaatsvervanger uitgeoefend.
2.   Wanneer het voorzitterschap vacant is, worden de voorzitterstaken door de plaatsvervanger uitgeoefend totdat de nieuwe voorzitter is aangesteld.
3.   Bij gelijktijdige verhindering van de voorzitter en diens plaatsvervanger worden de taken uitgeoefend door het vaste lid dat de Commissie vertegenwoordigt met de hoogste anciënniteit.
Artikel 4
Bevoegdheden van de voorzitter
1.   De voorzitter vertegenwoordigt de instantie.
2.   Hij zit de vergaderingen van de instantie voor en organiseert de werkzaamheden ervan.
3.   Hij wordt daartoe bijgestaan door het in artikel 7 bedoelde vast secretariaat.
4.   Hij kan zijn ondertekeningsbevoegdheid delegeren aan elk van de permanente leden die de Commissie vertegenwoordigen om, volgens de instructies die hij hun geeft, namens hem de documenten betreffende een bepaald dossier of betreffende bepaalde administratieve aangelegenheden te ondertekenen.
5.   Hij stelt, na raadpleging van de permanente leden, de vergaderkalender van de instantie vast.
6.   Hij oefent de andere bevoegdheden uit die hem op grond van dit besluit zijn verleend.
Artikel 5
Aanwijzing van de andere leden van de instantie en hun plaatsvervangers
1.   De directeur van de centrale financiële dienst bij het directoraat-generaal Begroting is een van de twee permanente leden van de instantie die de Commissie vertegenwoordigen, overeenkomstig artikel 143, lid 2, onder b), van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046. De directeur-generaal Begroting wijst een ambtenaar van de graad AD 11 of hoger aan als plaatsvervanger voor dit permanente lid.
De directeur-generaal Begroting kiest het tweede permanente lid dat de Commissie vertegenwoordigt en zijn plaatsvervanger ad personam uit de ambtenaren van de Commissie die een graad van respectievelijk ten minste AD 14 en AD 11 hebben.
2.   Het lid dat de bevoegde ordonnateur vertegenwoordigt (hierna „de voorleggende autoriteit”) en zijn plaatsvervanger zijn ambtenaren of tijdelijke functionarissen die zijn aangewezen overeenkomstig het reglement van orde en de interne administratieve regels van de betrokken instelling of het betrokken bureau, orgaan of agentschap als bedoeld in artikel 73, lid 3, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046. Zij hebben ten minste de functie van eenheidshoofd of delegatiehoofd.
Artikel 6
Waarnemers
1.   De waarnemers nemen deel aan de beraadslagingen van de instantie zonder deel te nemen aan de goedkeuring van de aanbevelingen.
2.   De Juridische dienst van de Commissie heeft van rechtswege de status van waarnemer voor elk dossier dat aan de instantie wordt voorgelegd, en maakt op eigen initiatief dan wel op verzoek van de voorzitter opmerkingen. In die hoedanigheid neemt één van zijn leden aan alle beraadslagingen van de instantie deel. De Juridische dienst wordt over alle schriftelijke procedures geïnformeerd.
3.   In de dossiers waarin de vraag van de voorleggende autoriteit met name gebaseerd is op de informatie die door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) is doorgegeven, woont een vertegenwoordiger van OLAF de vergaderingen van de instantie bij en neemt hij deel aan de mondelinge en schriftelijke procedures. Hij kan op eigen initiatief of op verzoek van de voorzitter opmerkingen maken.
4.   OLAF kan ten aanzien van de overige dossiers op verzoek van de voorzitter worden uitgenodigd informatie of advies te verstrekken.
5.   Behalve de voorleggende autoriteit, hebben de andere ordonnateurs van de Commissie, van een door de Commissie opgericht Europees bureau, van een uitvoerend agentschap, van een andere instelling of van een ander Europees bureau, orgaan of agentschap dat betrokken is bij de aan de instantie voorgelegde zaak, de status van waarnemer. Deze ordonnateurs mogen de beraadslagingen van de instantie bijwonen, worden geïnformeerd over de schriftelijke procedures en verstrekken op verzoek van de voorzitter mondelinge en schriftelijke opmerkingen.
6.   De voorzitter kan na raadpleging van de permanente leden van de instantie andere waarnemers uitnodigen tot het bijwonen van de beraadslagingen van de instantie en hen oproepen mondelinge en schriftelijke opmerkingen te maken.
Artikel 7
Vast secretariaat
1.   Het vast secretariaat van de instantie wordt verzorgd door ambtenaren of andere personeelsleden van het directoraat-generaal Begroting en is daar administratief aan gekoppeld.
2.   Het vast secretariaat verzorgt, onder gezag van de voorzitter, de volgende taken:
a)
het controleert de hoedanigheid van de voorleggende autoriteiten, van hun aangewezen vertegenwoordigers en van de waarnemers;
b)
het controleert de volledigheid van de voorgelegde zaken en of zij alle benodigde documenten en informatie bevatten, met name het inlichtingenformulier;
c)
het gaat na of er bij de zaak andere ordonnateurs betrokken zijn die als waarnemer kunnen worden voorgesteld;
d)
het onderneemt de nodige stappen en het onderhoudt de nodige contacten met de voorleggende autoriteit, de Juridische dienst van de Commissie en andere instanties die met het betrokken dossier te maken hebben of zouden kunnen krijgen, om de informatie in de voorgelegde zaken te actualiseren;
e)
het stelt vast welke projecten aan de instantie moeten worden voorgelegd voor onderzoek, en het legt deze voor aan de voorzitter, aan de andere leden en aan de waarnemers die zijn opgeroepen deel te nemen aan de behandeling van een dossier;
f)
het stelt de ontwerp-vergaderkalender van de instantie voor aan de voorzitter;
g)
het stelt een ontwerpagenda vast voor de vergaderingen van de instantie en legt deze voor aan de leden en de deelnemers aan de vergaderingen van de instantie;
h)
het controleert de aanwezigheid van de personen en documenten die nodig zijn voor het waarborgen van de regelmatigheid van de beraadslagingen van de instantie;
i)
het woont de beraadslagingen van de instantie bij en het zorgt voor de follow-up daarvan;
j)
het stelt voor het dossier een beknopt verslag van elke vergadering vast en deelt dit aan de leden mee;
k)
het doet kennisgevingen aan de betrokken ondernemers;
l)
het brengt de door de instantie goedgekeurde aanbeveling ter kennis van de voorleggende autoriteit;
m)
het houdt toezicht op alle correspondentie met de instantie of met betrekking tot diens activiteiten;
n)
het houdt het register van de door de instantie goedgekeurde aanbevelingen en van de door de bevoegde ordonnateur genomen besluiten bij;
o)
het zorgt voor de in artikel 140 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 bedoelde bekendmaking van besluiten tot uitsluiting en tot het nemen van financiële sancties.
Artikel 8
Voorkoming van en omgang met belangenconflicten
1.   Wanneer de voorzitter of zijn plaatsvervanger, ieder ander lid of diens plaatsvervanger, de ambtenaren en personeelsleden van het secretariaat van de instantie, alsmede iedere andere persoon die deelneemt aan de vergaderingen van de instantie of die kennis heeft van documenten met betrekking tot een dossier zich in een situatie bevinden die aanleiding zou kunnen geven tot een belangenconflict, stellen zij de andere lidstaten en het secretariaat daarvan onverwijld in kennis. Dit geldt ook wanneer zij zich in een situatie bevinden die objectief zou kunnen worden opgevat als een belangenconflict.
2.   Geen van de in lid 1 bedoelde personen neemt deel aan de beraadslagingen of de goedkeuring van de aanbeveling. Een nota waarin akte wordt genomen van de manier waarop het risico op een belangenconflict is behandeld, wordt opgenomen in het dossier.
Artikel 9
Samenwerking tussen de instantie en OLAF
1.   OLAF werkt nauw samen met de instantie overeenkomstig Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad (6), daarbij lettend op de eerbiediging van de procedurele en grondrechten en de bescherming van klokkenluiders.
2.   Wanneer het verzoek van de voorleggende autoriteit gebaseerd is op door OLAF verstrekte informatie, raadpleegt de instantie OLAF voordat zij de kennisgeving naar de ondernemer opstuurt, om geen afbreuk te doen aan de vertrouwelijkheid van de gerechtelijke procedures en van de onderzoeken die zijn uitgevoerd of gecoördineerd door OLAF, met inbegrip van de bescherming van klokkenluiders, en van nationale onderzoeken of gerechtelijke procedures, voor zover bekend.
3.   Voor de mededeling aan de ondernemers of aan hun personeelsleden van informatie die afkomstig is van of verband houdt met onderzoeken die zijn uitgevoerd of gecoördineerd door OLAF, is de toestemming van OLAF vereist.
Artikel 10
Voorlegging van zaken aan de instantie
1.   Aan de instantie kan een verzoek om een aanbeveling worden voorgelegd door een ordonnateur van de Commissie, van een andere instelling, van een door de Commissie opgericht Europees bureau, van een uitvoerend agentschap of van een ander Europees bureau, orgaan of agentschap.
Indien de voorlegging afkomstig is van een autoriteit die niet onder de Commissie valt, worden onmiddellijk de nodige contacten gelegd door het vast secretariaat met het oog op de waarborging van de vertrouwelijkheid van de uitwisseling van informatie in verband met het betrokken dossier door beide partijen.
2.   Het verzoek wordt per e-mail in een vertrouwelijke vorm aan het secretariaat verstuurd naar het volgende adres: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu
3.   Wanneer de voorleggende autoriteit kennis neemt van de in artikel 136 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 bedoelde informatie, legt zij deze informatie zo spoedig mogelijk nadat deze haar ter kennis is gekomen, aan de instantie voor, behalve in naar behoren gemotiveerde gevallen.
4.   Het verzoek om een aanbeveling bevat alle op grond van de in artikel 142, lid 3, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 bedoelde bepalingen vereiste informatie. Zij bevat ook andere relevante informatie als bedoeld in artikel 136 van die verordening, waaronder in voorkomend geval de verslagen van OLAF zijn begrepen. Zij bevat een naar behoren ingevuld inlichtingenformulier.
Artikel 11
Het bijeenroepen van de instantie
De instantie wordt door de voorzitter bijeengeroepen om:
a)
de voorlopige juridische kwalificatie als bedoeld in artikel 136, lid 2, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 vast te stellen met het oog op de kennisgeving ervan aan de betrokken ondernemer;
b)
een aanbeveling goed te keuren overeenkomstig artikel 143, lid 6, van die verordening.
c)
de vragen ten aanzien van het functioneren van de instantie te behandelen.
Artikel 12
Schriftelijke procedure
Op initiatief van de voorzitter of op verzoek van een lid van de instantie kunnen de feiten en de voorlopige juridische kwalificatie worden vastgesteld, en kan de aanbeveling worden goedgekeurd via een schriftelijke procedure. Elk lid van de instantie kan bezwaar maken tegen het gebruik van de schriftelijke procedure. De waarnemers worden bij deze procedure betrokken.
Artikel 13
Het recht van de ondernemer om gehoord te worden
1.   Behalve wanneer er zwaarwegende legitieme redenen zijn om het vertrouwelijke karakter van een onderzoek of van een nationale gerechtelijke procedure te bewaren, heeft de ondernemer het recht opmerkingen in te dienen overeenkomstig artikel 143, lid 5, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046.
2.   Een schriftelijke mededeling van de feiten en van de voorlopige juridische kwalificatie ervan, waarin de instantie slechts rekening houdt met de stukken waarvan de ondernemer kennis heeft kunnen nemen, wordt aan laatstgenoemde meegedeeld onder voorbehoud van de toepassing van de bepalingen van artikel 143, lid 5, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046. In beginsel gebeurt deze mededeling per e-mail.
3.   De ondernemer deelt zijn opmerkingen schriftelijk, in elektronische vorm, mee aan het secretariaat, op het volgende mailadres: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu of aan het elektronische adres dat hem wordt meegedeeld in de schriftelijke mededeling, met de eventuele bijlagen, in de vorm van een gestandaardiseerd elektronisch bestand dat met gewone kantoorsoftware wordt aangemaakt.
4.   De schriftelijke opmerkingen mogen niet meer dan tien bladzijden beslaan, behalve in naar behoren gerechtvaardigde gevallen wegens de juridische of feitelijke complexiteit van de zaak.
5.   In de regel krijgt de ondernemer een termijn van drie weken om zijn opmerkingen te maken. Die termijn begint te lopen vanaf de dag na die waarop de feiten en de voorlopige juridische kwalificatie ervan worden meegedeeld. Wanneer de ondernemer bij overeenkomst heeft aanvaard langs elektronische weg te communiceren met de bevoegde ordonnateur, vindt de kennisgeving plaats door toezending van de mededeling langs die weg.
6.   Bij wijze van uitzondering kan een termijn op gemotiveerd verzoek van de ondernemer worden verlengd met hoogstens de helft van de oorspronkelijk toegekende termijn.
7.   Bij het verstrijken van de vastgestelde termijn en bij gebrek aan een naar behoren met redenen omkleed verzoek tot verlenging, of bij het verstrijken van de verlengde termijn, wordt de contradictoire procedure beëindigd.
8.   Wanneer de voorzitter constateert dat de ondernemer geen opmerkingen heeft ingediend binnen de hem gestelde termijn, wordt de procedure voortgezet en roept de voorzitter de instantie bijeen om een aanbeveling goed te keuren.
Artikel 14
Goedkeuring van de brieven en de aanbevelingen
De voorzitter en de andere leden trachten eerst consensus te bereiken over de inhoud van de brief waarbij de ten laste gelegde feiten en de voorlopige juridische kwalificatie ervan aan de betrokken ondernemer worden meegedeeld, en vervolgens over de aanbeveling.
Indien geen consensus kan worden bereikt, wordt overgegaan tot een stemming bij meerderheid waarbij:
a)
de voorzitter één stem heeft,
b)
de twee permanente leden samen één stem hebben;
c)
het lid dat de voorleggende autoriteit vertegenwoordigt, één stem heeft.
Artikel 15
Kennisgeving van de aanbeveling
De instantie geeft kennis van haar aanbeveling aan de voorleggende autoriteit en aan de waarnemers.
Artikel 16
Termijnen voor de behandeling van een zaak
1.   Zodra het secretariaat de voorlegging heeft gecontroleerd en het dossier overeenkomstig de toepasselijke bepalingen van artikel 7 onderzoekt, stuurt het dat naar de voorzitter en de leden van de instantie door. De voorzitter neemt nota van de stand van het dossier nadat hij in voorkomend geval om extra controle- of onderzoeksmaatregelen heeft verzocht.
2.   De procedure, die begint met de vaststelling door de voorzitter dat het dossier zal worden behandeld en die eindigt met de mededeling van een advies aan de voorleggende autoriteit en, in voorkomend geval, van een aanbeveling, duurt in beginsel niet meer dan drie maanden. Die termijn kan door de voorzitter worden verlengd, met name om het recht om gehoord te worden, te garanderen.
Artikel 17
Vertrouwelijk karakter van de werkzaamheden en de beraadslagingen
Onverminderd de toepassing van artikel 8, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 en artikel 22 bis van het Statuut van de ambtenaren (7), nemen de leden van de instantie en van het secretariaat daarvan, alsmede alle personen die, in welke hoedanigheid dan ook, aan de werkzaamheden of vergaderingen van de instantie hebben deelgenomen of die betrokken zijn geweest bij de opstelling van de documenten, adviezen of standpunten die zij uitbrengt, in dat opzicht de grootste mate van vertrouwelijkheid in acht, overeenkomstig hun eventuele administratieve, statutaire of contractuele verantwoordelijkheid. Hetzelfde geldt voor de voorzitter en diens plaatsvervanger.
Artikel 18
Behandeling van de verzoeken om toegang tot documenten en bescherming van persoonsgegevens
De Verordeningen (EG) nr. 1049/2001 en (EG) nr. 45/2001 zijn van toepassing op de werkzaamheden van de instantie.
HOOFDSTUK II
SPECIFIEKE BEPALINGEN VOOR DE UITOEFENING VAN DE IN ARTIKEL 93 VAN HET FINANCIEEL REGLEMENT BEDOELDE ADVISERENDE BEVOEGDHEID
Artikel 19
Beginselen
1.   Het bepaalde in de artikelen 1 tot en met 4, 8, 12, 13, 17 en 18, die zijn opgenomen in hoofdstuk I van deze verordening, is van toepassing op de uitoefening door de instantie van de adviserende bevoegdheid die haar wordt verleend uit hoofde van artikel 93 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046.
2.   De bepalingen van de andere artikelen van hoofdstuk I van deze verordening zijn eveneens van toepassing op de uitoefening door de instantie van de in lid 1 genoemde bevoegdheid, tenzij in dit hoofdstuk sprake is van specifieke bepalingen.
Artikel 20
Extra leden van de instantie en hun plaatsvervangers
1.   Wanneer de instantie het in artikel 93, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 bedoelde advies uitbrengt, bestaat zij uit de in artikel 143, lid 2, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 bedoelde leden en uit de volgende drie extra leden:
a)
een vertegenwoordiger van het tot aanstelling bevoegde gezag, verantwoordelijk voor tuchtzaken van de betrokken instelling of het betrokken orgaan;
b)
een lid dat is aangewezen door het personeelscomité van de betrokken instelling of het betrokken orgaan;
c)
een lid van de juridische dienst van de instelling, het door de Commissie opgerichte Europese bureau, het uitvoerend agentschap of ander Europees orgaan van het betrokken personeelslid.
2.   Elk van deze drie leden heeft een plaatsvervanger die wordt aangewezen door, naargelang van het geval:
a)
het betrokken tot aanstelling bevoegde gezag;
b)
het betrokken personeelscomité;
c)
de betrokken juridische dienst.
Artikel 21
Aanwijzing van waarnemers
1.   De Juridische dienst van de Commissie wijst een waarnemer aan wanneer het betrokken personeelslid niet tot de Commissie behoort.
2.   De bevoegde ordonnateur of, in voorkomend geval, het hoofd van de delegatie van de Unie die als gesubdelegeerde ordonnateur optreedt, of hun vertegenwoordigers, hebben de status van waarnemer.
3.   OLAF wijst een waarnemer aan wanneer de informatie betreffende de beweerde schending van een bepaling van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 of van elke andere bepaling inzake financieel beheer of controle van de verrichtingen het gevolg is van informatie die OLAF heeft doorgegeven.
4.   Het bureau voor onderzoek en disciplinaire maatregelen van de betrokken instelling of het betrokken orgaan wijst een waarnemer aan in de gevallen waarin een beroep wordt gedaan op de instantie door het tot aanstelling bevoegde gezag. In alle andere gevallen kan dat bureau door de voorzitter worden gevraagd een waarnemer aan te wijzen.
5.   Na de leden te hebben geraadpleegd, kan de voorzitter nog andere waarnemers uitnodigen.
Artikel 22
Vast secretariaat van de instantie
1.   Artikel 7 is van toepassing, behalve het bepaalde in lid 2, onder k), daarvan.
2.   Met name moet het secretariaat:
a)
wanneer de instantie rechtstreeks in kennis is gesteld over een zaak door een personeelslid, zorgen voor het doorsturen van het dossier naar het tot aanstelling bevoegde gezag en het personeelslid dat die informatie heeft verstrekt daarvan in kennis stellen, zoals gespecificeerd in artikel 23, lid 2;
b)
wanneer een zaak bij de instantie aanhangig is gemaakt, de hoedanigheid van de voorleggende autoriteit en hun aangewezen vertegenwoordigers controleren;
c)
in overleg met de voorzitter vaststellen wie de drie extra leden van de instantie zijn en wie de waarnemers zijn en hun hoedanigheid controleren;
d)
controleren of de dossiers volledig zijn en alle nodige documenten en gegevens bevatten, met name het inlichtingenformulier, een beschrijving van de feiten, de beweerde onregelmatigheid en de bewijsstukken, met inbegrip van de onderzoeksverslagen;
e)
controleren of het betrokken personeelslid op regelmatige wijze was gehoord door het tot aanstelling bevoegde gezag of door de bevoegde ordonnateur, naargelang van het geval;
f)
de ontwerpadviezen opstellen waarover de instantie een besluit moet nemen, en deze voorleggen aan de voorzitter, aan de andere leden en aan de waarnemers die zijn opgeroepen deel te nemen aan de behandeling van een zaak;
g)
de aanbevelingen als bedoeld in artikel 93, lid 3, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 doorsturen naar de bevoegde ordonnateur en naar de bevoegde interne-auditdienst;
h)
wanneer de instantie van mening is dat het dossier tot de competentie van het tot aanstelling bevoegde gezag behoort, het dossier doorsturen naar het tot aanstelling bevoegde gezag en OLAF ervan in kennis stellen.
Artikel 23
Voorlegging van zaken aan de instantie
1.   Overeenkomstig artikel 93, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 wordt de instantie bijeengeroepen op verzoek van het tot aanstelling bevoegd gezag, bevoegd voor tuchtzaken, of van een bevoegde ordonnateur, met inbegrip van een hoofd van de delegatie van de Unie of een plaatsvervanger van laatstgenoemde die optreedt als gesubdelegeerde ordonnateur, hierna de „voorleggende autoriteiten” genoemd.
2.   Wanneer de instantie rechtstreeks door een personeelslid wordt ingelicht, stuurt zij het dossier door naar het betrokken tot aanstelling bevoegde gezag of, naargelang van het geval, naar het tot het sluiten van contracten bevoegde gezag en informeert zij dat personeelslid daarover. Als het betrokken tot aanstelling bevoegde gezag besluit de zaak aan de instantie voor te leggen, informeert zij het personeelslid daarover. Als het besluit de zaak niet aan de instantie voor te leggen, informeert zij de instantie en het personeelslid daarover.
Om te zorgen voor een doeltreffende bescherming van klokkenluiders, zoals bedoeld in artikel 22 bis, lid 3, van het Statuut van de ambtenaren, kan de instantie in afwijking van het bepaalde in de vorige alinea besluiten niet het betrokken tot aanstelling bevoegde gezag maar OLAF in kennis te stellen.
Artikel 24
Schriftelijke procedure
Op initiatief van de voorzitter of op verzoek van een lid van de instantie kan het advies worden vastgesteld via een schriftelijke procedure. Elk lid van de instantie of, in voorkomend geval, de voorzitter kan bezwaar maken tegen het gebruik van de schriftelijke procedure. De voorzitter roept dan binnen een redelijke termijn de instantie bijeen. Dezelfde regel is van toepassing voor wat betreft de in artikel 93, lid 3, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 bedoelde aanbeveling.
Artikel 25
Goedkeuring van het advies en van de aanbeveling
1.   De instantie streeft ernaar tot een consensus te komen over de vaststelling van het bestaan van een financiële onregelmatigheid en over de motivering waarop het advies of de aanbeveling berust.
2.   Indien er geen consensus kan worden bereikt, wordt de zaak in stemming gebracht, waarbij:
a)
de voorzitter één stem heeft,
b)
de twee permanente leden die de Commissie vertegenwoordigen, samen één stem hebben;
c)
het lid dat de voorleggende autoriteit vertegenwoordigt, één stem heeft;
d)
de drie extra leden elk één stem hebben.
Bij staking van de stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.
3.   De leden 1 en 2 zijn van overeenkomstige toepassing op de goedkeuring van aanbevelingen. De consensus of de stemming heeft met name betrekking op het systematische karakter van een financiële onregelmatigheid.
Artikel 26
Kennisgeving van het advies en van de aanbeveling
De instantie geeft onverwijld kennis van haar advies aan de voorleggende autoriteit, aan de bevoegde ordonnateur en aan de waarnemers.
Artikel 27
Het recht van het personeelslid om gehoord te worden
Overeenkomstig artikel 93, lid 2, tweede alinea, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 geeft het tot aanstelling bevoegde gezag of, in voorkomend geval de bevoegde ordonnateur, het personeelslid de gelegenheid zijn opmerkingen te maken over de hem betreffende feiten alvorens de zaak aan de instantie wordt voorgelegd. Overeenkomstig artikel 22, lid 2, onder e), controleert het vast secretariaat na de voorlegging of het betrokken personeelslid op regelmatige wijze is gehoord.
HOOFDSTUK III
SLOTBEPALINGEN
Artikel 29
Herziening
Dit besluit wordt uiterlijk op de door de Commissie vastgestelde datum overeenkomstig artikel 120, lid 2, tweede en derde alinea van Verordening (EU, Euratom) 2017/1939 van de Raad (8) herzien.
Artikel 30
Intrekking
1.   Besluit C(2011) 6109 final wordt ingetrokken.
2.   Besluit (EU, Euratom) 2015/2463 wordt ingetrokken.
Artikel 31
Inwerkingtreding en toepassing
Dit besluit treedt in werking op de derde dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Het is van toepassing met ingang van de datum van toepassing van artikel 143, lid 4, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046.
Gedaan te Brussel, 6 september 2018.
Voor de Commissie
De voorzitter
Jean-Claude JUNCKER
(1)  PB L 193 van 30.7.2018, blz. 1.
(2)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).
(3)  Besluit (EU) 2015/2463 van de Commissie van 18 december 2015 betreffende het reglement van orde van de instantie als bedoeld in artikel 108 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 342 van 29.12.2015, blz. 57).
(4)  Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1).
(5)  Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43).
(6)  Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 11 september 2013 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad en Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 van de Raad (PB L 248 van 18.9.2013, blz. 1).
(7)  Verordening (EEG, Euratom, EGKS) nr. 259/68 van de Raad van 29 februari 1968 tot vaststelling van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van deze Gemeenschappen, alsmede van bijzondere maatregelen welke tijdelijk op de ambtenaren van de Commissie van toepassing zijn (PB L 56 van 4.3.1968, blz. 1).
(8)  Verordening (EU) 2017/1939 van de Raad van 12 oktober 2017 betreffende nauwere samenwerking bij de instelling van het Europees Openbaar Ministerie („EOM”) (PB L 283 van 31.10.2017, blz. 1).

Summary:
Waarborging van een goed financieel beheer van de EU-begroting
Waarborging van een goed financieel beheer van de EU-begroting
 
SAMENVATTING VAN:
Besluit (EU) 2018/1220 over het reglement van orde van de instantie als bedoeld in artikel 143 van het financieel reglement van de EU
WAT IS HET DOEL VAN HET BESLUIT?
Met het besluit wordt het reglement van orde vastgesteld voor de bij artikel 143 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 ingestelde interinstitutionele instantie (zie samenvatting over financieel reglement). De instantie is het centrale punt in alle instellingen, organen en agentschappen van de Europese Unie (EU) om te beoordelen of deelnemers, ontvangers en andere personen en entiteiten die EU-middelen aanvragen, van EU-financiering moeten worden uitgesloten of een financiële sanctie moeten krijgen opgelegd, en of deze sancties moeten worden gepubliceerd. Met het oog op het recht om te worden gehoord van de betrokken personen en entiteiten baseert zij haar aanbevelingen op feiten en bevindingen uit verschillende bronnen, waaronder onderzoeken van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en het Europees openbaar ministerie (EMO), en besluiten van nationale autoriteiten of internationale organisaties. Het is ook bevoegd (op grond van artikel 93 van het financieel reglement) adviezen en aanbevelingen uit te brengen over financiële onregelmatigheden als gevolg van een handeling of nalatigheid van een personeelslid van de EU.
KERNPUNTEN
De Europese Commissie stelt de onafhankelijke voorzitter op hoog niveau van de instantie aan voor een ambtstermijn van vijf jaar die niet kan worden verlengd. Deze persoon moet ofwel een voormalig lid van het Hof van Justitie van de Europese Unie of de Europese Rekenkamer zijn, ofwel een voormalig directeur-generaal van een andere EU-instelling dan de Commissie. De voorzitter wordt vervangen door een vicevoorzitter.
De voorzitter:vertegenwoordigt de instantie, stelt de vergaderkalender van de instantie vast, zit deze vergaderingen voor en organiseert de werkzaamheden van de instantie; wordt bijgestaan door een vast secretariaat; roept de instantie bijeen wanneer deze gevraagd wordt een aanbeveling te doen over een zaak.De voorzitter wordt vervangen door een vicevoorzitter die onder dezelfde voorwaarden wordt benoemd en de voorzitter vervangt indien hij/zij verhinderd is zijn/haar taken te vervullen.
De instantie omvat tevens:twee permanente leden: de directeur van de centrale financiële dienst van het directoraat-generaal Begroting en een door de directeur-generaal Begroting gekozen andere persoon; de aangezochte ordonnateur; waarnemers, waaronder:van de Juridische dienst van de Commissie, die alle vergaderingen van de instantie bijwoont;van OLAF en/of het EOM, indien de zaak betrekking heeft op informatie die zij hebben verstrekt;ordonnateurs van alle EU-instellingen, -organen of -agentschappen waarop de zaak betrekking heeft;andere door de voorzitter uitgenodigde waarnemers.Het permanente secretariaat valt onder het gezag van de voorzitter en:wordt bemand door ambtenaren van het directoraat-generaal Begroting; organiseert de werkzaamheden van de instantie; stelt documenten voor de instantie op; controleert de voorgelegde documentatie en informatie; gaat na welke personen mogelijk betrokken zijn bij een zaak; houdt een register bij van alle aanbevelingen van de instantie.Als leden van de instantie of het secretariaat van mening zijn dat ze een belangenconflict kunnen hebben in een zaak, nemen ze geen deel aan de werkzaamheden.
Deelname van OLAF:OLAF werkt nauw samen met de instantie om procedurele rechten en grondrechten te eerbiedigen en om klokkenluiders te beschermen; OLAF wordt geraadpleegd voordat de instantie een betrokken persoon of entiteit in kennis stelt, wanneer een zaak is gebaseerd op door OLAF verstrekte informatie. Dit wordt gedaan om te voorkomen dat de vertrouwelijkheid van gerechtelijke procedures of lopende onderzoeken wordt geschaad.Deelname van het EOM:Het EOM werkt met de instantie samen overeenkomstig de regelingen voor samenwerking die zijn vastgesteld in de overeenkomst als bedoeld in artikel 103, lid 1 van Verordening (EU) 2017/1939 van de Raad; Het EOM neemt als waarnemer deel aan instantievergaderingen wanneer het verzoek van de verwijzende autoriteit geheel of gedeeltelijk is gebaseerd op door het EOM verstrekte informatie.Zaken voorleggen aan de instantie. Ordonnateurs van EU-instellingen, -agentschappen of -organen:kunnen, via een vertrouwelijk e-mailadres, een zaak voor aanbeveling voorleggen aan de instantie; moeten de instantie op de hoogte brengen zodra ze kennis nemen van informatie die een persoon of entiteit kan uitsluiten van EU-middelen; verstrekken alle noodzakelijke informatie die ze hebben gedetecteerd.Recht om te worden gehoord. Marktdeelnemers*:kunnen hun opmerkingen over de zaak indienen, behalve wanneer er zwaarwegende legitieme redenen zijn om het vertrouwelijke karakter van het onderzoek of de rechtsvordering te bewaren; ontvangen een schriftelijke mededeling en documentatie waarin de feiten van de zaak worden uiteengezet; verzenden hun opmerkingen per e-mail, beperkt tot tien pagina’s en binnen drie weken (deze voorwaarden kunnen in complexe gevallen flexibeler zijn).De instantie:streeft naar een consensus wanneer zij een aanbeveling doet in een zaak tegen een persoon of entiteit; gaat, indien geen consensus kan worden bereikt, over tot een stemming bij meerderheid waarbij de voorzitter één stem heeft, de twee permanente leden één stem hebben (gedeelde stem) en de betrokken ordonnateur één stem heeft; stelt de waarnemers en de instelling, het orgaan of het bureau die of dat de zaak heeft voorgelegd, in kennis van haar aanbeveling; doet binnen drie maanden na ontvangst van een zaak een aanbeveling, tenzij de voorzitter besluit deze termijn te verlengen, met name om het recht om van de betrokken natuurlijke of rechtspersonen te worden gehoord, te waarborgen; leden, het secretariaatspersoneel en alle personen die betrokken zijn bij de werkzaamheden en de voorbereiding daarvan, moeten de grootste mate van vertrouwelijkheid in acht nemen.Personeelsleden van de EU. De instantie:kan zich uitspreken over de vraag of een personeelslid van de EU een financiële onregelmatigheid heeft begaan; omvat, in dergelijke omstandigheden, drie extra leden (één uit het tuchtorgaan van de betrokken instelling, één uit het personeelscomité ervan en één uit de juridische dienst ervan);De bezwaarprocedure wordt door de verwijzende autoriteit gevoerd voordat de zaak door de instantie wordt onderzocht.
Met het besluit worden de besluiten van de Commissie waarin een reglement van orde voor eerdere instanties werd vastgesteld, C(2011) 6109 definitief en (EU) 2015/2463, ingetrokken.
Het besluit is op 3 juli 2021 gewijzigd bij Besluit (EU) 2021/1081 teneinde de continuïteit van de instantie te waarborgen en de regelingen tussen het EOM en de Commissie te vermelden.
VANAF WANNEER IS HET BESLUIT VAN TOEPASSING?
De verordening is sinds 2 augustus 2018 van toepassing.
ACHTERGROND
Zie voor meer informatie:Modern en eenvoudiger — de nieuwe financiële regelgeving van de EU treedt vandaag in werking — perscommuniqué (Europese Commissie).
KERNBEGRIPPEN
Marktdeelnemer: een persoon, entiteit, bedrijf of andere organisatie die of dat goederen, arbeid of diensten levert.
BELANGRIJKSTE DOCUMENT
Besluit (EU) 2018/1220 van de Commissie van 6 september 2018 betreffende het reglement van orde van de instantie als bedoeld in artikel 143 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 226 van 7.9.2018, blz. 7-16)
Achtereenvolgende wijzigingen aan Besluit (EU) 2018/1220 van de Commissie werden in de basistekst opgenomen. Deze geconsolideerde versie is enkel van documentaire waarde.
GERELATEERDE DOCUMENTEN
Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juli 2018 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie, tot wijziging van Verordeningen (EU) nr. 1296/2013, (EU) nr. 1301/2013, (EU) nr. 1303/2013, (EU) nr. 1304/2013, (EU) nr. 1309/2013, (EU) nr. 1316/2013, (EU) nr. 223/2014, (EU) nr. 283/2014 en Besluit nr. 541/2014/EU en tot intrekking van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 (PB L 193 van 30.7.2018, blz. 1-222)
Zie de geconsolideerde versie.
Laatste bijwerking 29.07.2021