Document ID: 32018D1220

Reference:
7.9.2018
ES
Diario Oficial de la Unión Europea
L 226/7
DECISIÓN (UE) 2018/1220 DE LA COMISIÓN
de 6 de septiembre de 2018
relativa al reglamento interno de la instancia a que se refiere el artículo 143 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento Europeo y del Consejo
LA COMISIÓN EUROPEA,
Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,
Visto el Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de julio de 2018, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión, por el que se modifican los Reglamentos (UE) n.o 1296/2013, (UE) n.o 1301/2013, (UE) n.o 1303/2013, (UE) n.o 1304/2013, (UE) n.o 1309/2013, (UE) n.o 1316/2013, (UE) n.o 223/2014 y (UE) n.o 283/2014 y la Decisión n.o 541/2014/UE y por el que se deroga el Reglamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 (1), y en particular su artículo 143, apartado 4
Considerando lo siguiente:
(1)
El Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 sustituye al Reglamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo (2) creando una instancia encargada de la evaluación centralizada de determinadas situaciones de exclusión de operadores económicos y de la adopción de las recomendaciones pertinentes (en lo sucesivo, «la instancia»).
(2)
El Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 amplía las competencias de la instancia a la formulación de dictámenes y recomendaciones a fin de determinar la existencia de una irregularidad financiera, y es preciso que el ejercicio de estas competencias se organice en su reglamento interno.
(3)
El artículo 143 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 define la composición de la instancia, el procedimiento para nombrar a su presidente y la gestión de los conflictos de intereses. Dispone que el reglamento interno de la instancia será aprobado por la Comisión y que la instancia estará asistida por una secretaría permanente, facilitada por la Comisión.
(4)
A fin de asegurar la continuidad y el buen funcionamiento de la instancia, procede especificar el procedimiento relativo al nombramiento y destitución del presidente, y establecer disposiciones sobre su suplencia cuando no esté presente o no pueda atender sus obligaciones.
(5)
A fin de asegurar la continuidad y el buen funcionamiento de la instancia, es asimismo necesario establecer normas detalladas sobre su composición en cada caso concreto, en particular sobre la designación de los dos miembros permanentes, de sus suplentes y del miembro adicional en representación del ordenador competente.
(6)
Es necesario aclarar que en las reuniones de la instancia participarán observadores, en particular con el fin de garantizar que esté plena y adecuadamente informada.
(7)
En interés de la buena administración, es conveniente precisar las funciones de apoyo que la secretaría permanente prestará a la instancia en el marco de sus trabajos.
(8)
Debe precisarse el procedimiento de consulta de la instancia, en particular por lo que se refiere a su contenido mínimo.
(9)
En interés de los operadores económicos, es necesario establecer un procedimiento que permita garantizar que se respeta su derecho a ser oídos.
(10)
Procede especificar las disposiciones prácticas de una estrecha cooperación entre la instancia y la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), a la luz de los acuerdos administrativos de cooperación e intercambio rápido de información entre la Comisión y la OLAF.
(11)
Conviene precisar las normas relativas a la adopción de las recomendaciones y dictámenes de la instancia.
(12)
Dado que la instancia sustituye a la instancia prevista en el artículo 73, apartado 6, del Reglamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 y sucede a la instancia prevista en el artículo 108, apartado 4, del mismo Reglamento, procede derogar las dos Decisiones C(2011) 6109 final y (UE) 2015/2463 (3) de la Comisión relativas a los reglamentos internos de ambas.
(13)
El tratamiento de los datos personales que efectúe la instancia y su secretaría permanente deberán realizarse conforme a lo dispuesto en el Reglamento (CE) n.o 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo (4).
(14)
El Reglamento (CE) n.o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo (5) se aplica a las recomendaciones adoptadas por la instancia.
HA ADOPTADO LA PRESENTE DECISIÓN:
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1
Objeto
La presente Decisión establece el reglamento interno de la instancia a que se refiere el artículo 143 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Artículo 2
Nombramiento, cese y destitución del presidente y de su suplente
1.   El presidente de la instancia será nombrado por la Comisión por un período de cinco años no renovable, tras una convocatoria de manifestaciones de interés. Su mandato se iniciará en la fecha fijada al efecto en la decisión de nombramiento. Dicha decisión se publicará en el Diario Oficial de la Unión Europea, serie C.
2.   El presidente será contratado como asesor especial de la Comisión en el sentido del artículo 5 del Régimen aplicable a los otros agentes de la Unión Europea. Su contrato de asesor especial respetará plenamente su independencia y no afectará a la duración de su mandato.
3.   La Comisión podrá destituir al presidente en caso de que deje de cumplir las condiciones requeridas para el ejercicio de sus funciones.
4.   Las normas aplicables al nombramiento, el cese y la destitución del presidente se aplicarán también a su suplente. Las disposiciones de los apartados 1 a 3 del presente artículo y las establecidas en el artículo 143 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 también se aplicarán al suplente del presidente.
Artículo 3
Suplencia del presidente
1.   En caso de impedimento del presidente, sus funciones serán desempeñadas por su suplente.
2.   En caso de hallarse vacante la presidencia, las funciones de presidente serán ejercidas por su suplente hasta el nombramiento del nuevo presidente.
3.   En caso de impedimento simultáneo del presidente y de su suplente, las funciones serán ejercidas por el miembro permanente con más antigüedad que represente a la Comisión.
Artículo 4
Competencias del presidente
1.   El presidente representará a la instancia.
2.   Presidirá las reuniones y organizará sus tareas.
3.   Estará asistido para ello por la secretaría permanente contemplada en el artículo 7.
4.   Podrá delegar su firma en cada uno de los representantes permanentes de la Comisión en la instancia para que puedan firmar en su nombre, con las instrucciones que les facilite, los documentos relacionados con un expediente determinado o con cuestiones administrativas.
5.   Adoptará, previa consulta a los miembros permanentes, el calendario de reuniones de la instancia.
6.   Ejercerá las demás competencias que le atribuye la presente Decisión.
Artículo 5
Designación de los otros miembros de la instancia y de sus suplentes
1.   El director del Servicio Financiero Central de la Dirección General de Presupuestos será uno de los dos representantes permanentes de la Comisión en la instancia, en aplicación del artículo 143, apartado 2, letra b), del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046. El director general de Presupuestos designará a un funcionario de grado AD 11 o superior como suplente de dicho representante permanente.
El director general de Presupuestos designará al segundo representante permanente de la Comisión y al suplente de este, ad personam, entre funcionarios de la Comisión que tengan respectivamente, como mínimo, los grados AD 14 y AD 11.
2.   El miembro representante del ordenador competente (en lo sucesivo, «autoridad remitente»), así como su suplente, serán funcionarios o agentes temporales designados de conformidad con el reglamento interno y las normas administrativas internas de la institución, agencia, oficina u organismo en cuestión, contemplados en el artículo 73, apartado 3, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046. Ejercerán, al menos, las funciones de jefe de unidad o de jefe de Delegación.
Artículo 6
Observadores
1.   Los observadores participarán en las deliberaciones de la instancia sin tomar parte en la adopción de las recomendaciones.
2.   El Servicio Jurídico de la Comisión tendrá de pleno derecho la calidad de observador para cada expediente sometido a la instancia, y presentará observaciones por propia iniciativa o a petición del presidente. A este respecto, uno de sus miembros asistirá a todas las deliberaciones de la instancia. El Servicio Jurídico será informado de todos los procedimientos escritos
3.   En los casos en que la solicitud de la autoridad remitente se base, particularmente, en información transmitida por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), el representante de esta asistirá a las reuniones de la instancia y participará en los procedimientos orales y escritos. Podrá presentar observaciones por iniciativa propia o a petición del presidente.
4.   En otros casos, podrá invitarse a la OLAF a que facilite información o dictámenes, a petición del presidente.
5.   Aparte de la autoridad remitente, los demás ordenadores de la Comisión, de una oficina europea creada por la Comisión, de una agencia ejecutiva, de otra institución o de cualquier otra oficina, organismo o agencia europeos que estén interesados en el asunto presentado a la instancia, tendrán la calidad de observadores. Estos ordenadores podrán asistir a las deliberaciones de la instancia, serán informados de los procedimientos escritos y presentarán observaciones orales y escritas a petición del presidente.
6.   El presidente, tras consultar a los miembros permanentes de la instancia, podrá invitar a otros observadores a asistir a las deliberaciones de la instancia y a presentar observaciones orales y escritas.
Artículo 7
Secretaría permanente
1.   Funcionarios o agentes de la Dirección General de Presupuestos se encargarán de la secretaría permanente de la instancia, que estará adscrita administrativamente a aquella.
2.   Bajo la autoridad del presidente, la secretaría permanente:
a)
comprobará la calidad de la autoridad remitente, de sus representantes designados y de los observadores;
b)
verificará que las presentaciones estén completas y contengan todos los documentos y la información necesarios, en particular la ficha de información;
c)
identificará a cualesquiera otros ordenadores afectados por el asunto que podrían ser propuestos como posibles observadores;
d)
organizará las gestiones y contactos necesarios con la autoridad remitente, el Servicio Jurídico de la Comisión y otras entidades que estén asociadas o puedan estarlo al expediente en cuestión, para obtener la actualización de la información contenida en la consulta;
e)
establecerá los proyectos que deben someterse al examen de la instancia y los transmitirá al presidente, a los demás miembros y a los observadores llamados a participar en la resolución de los expedientes;
f)
propondrá al presidente el proyecto de calendario de las reuniones de la instancia;
g)
elaborará un proyecto de orden del día de las reuniones de la instancia y lo enviará a los miembros y a los participantes en las reuniones de la instancia;
h)
verificará la presencia de las personas y documentos necesarios para garantizar la regularidad de las deliberaciones de la instancia;
i)
asistirá a las deliberaciones de la instancia y asegurará su seguimiento;
j)
redactará un acta resumida de cada reunión y la trasmitirá a los miembros;
k)
enviará las notificaciones a los operadores económicos;
l)
comunicará a la autoridad remitente la recomendación adoptada por la instancia;
m)
hará un seguimiento de toda la correspondencia dirigida a la instancia o sobre sus actividades;
n)
llevará el registro de las recomendaciones adoptadas por la instancia y de las decisiones adoptadas por el ordenador competente;
o)
garantizará la publicación de las decisiones de exclusión y las sanciones pecuniarias a que se refiere el artículo 140 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Artículo 8
Prevención y gestión de los conflictos de intereses
1.   Si el presidente o su suplente, a cualquier otro miembro o su suplente, los funcionarios y agentes que componen la secretaría de la instancia, así como cualquier otra persona que participe en las reuniones de la instancia o tenga conocimiento de documentos relacionados con un expediente se encuentran en una situación que pudiera dar lugar a un riesgo de conflicto de intereses, informará de ello inmediatamente a los demás miembros y a la secretaría. Lo mismo se aplicará cuando se encuentren en una situación que pudiera objetivamente considerarse un conflicto de intereses.
2.   Ninguna de las personas mencionadas en el apartado 1 participará en las deliberaciones o en la adopción de la recomendación. Al expediente se unirá una nota en la que se explique la forma en que se ha tratado el riesgo de conflicto de intereses.
Artículo 9
Cooperación entre la instancia y la OLAF
1.   La OLAF cooperará estrechamente con la instancia, de conformidad con el Reglamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo (6), respetando plenamente los derechos fundamentales y de procedimiento, y la protección de los denunciantes de irregularidades.
2.   Cuando la solicitud de la autoridad remitente se base en información transmitida por la OLAF, la instancia consultará a la OLAF antes de enviar la notificación al operador económico para no perjudicar la confidencialidad de los procedimientos judiciales e investigaciones realizadas o coordinadas por la OLAF, incluida la protección de los denunciantes de irregularidades, y de las investigaciones o procedimientos judiciales nacionales, si se conocen.
3.   La comunicación a los operadores económicos o sus agentes de información derivada de las investigaciones o referente a las investigaciones realizadas o coordinadas por la OLAF, precisará el acuerdo de esta última.
Artículo 10
Remisión de asuntos a la instancia
1.   Cualquier ordenador delegado de la Comisión, de otra institución, de una oficina europea creada por la Comisión, de una agencia ejecutiva, o de otra oficina, organismo o agencia europeos podrá presentar una solicitud de recomendación a la instancia.
Cuando la consulta provenga de una autoridad que no dependa de la Comisión, la secretaría permanente establecerá inmediatamente los contactos necesarios para garantizar por ambas partes la confidencialidad de los intercambios relativos al expediente en cuestión.
2.   La solicitud se presentará, de forma confidencial, a la secretaría por correo electrónico, a la siguiente dirección: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu.
3.   Cuando la autoridad remitente tenga conocimiento de las informaciones contempladas en el artículo 136 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, remitirá el caso a la instancia en el plazo más breve después de que esta información haya sido puesta en su conocimiento, salvo en casos debidamente justificados.
4.   La solicitud de recomendación contendrá toda la información exigida por las disposiciones previstas en el artículo 142, apartado 3, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046. Contendrá asimismo cualquier otra información pertinente a que hace referencia el artículo 136 de dicho Reglamento, incluidos en su caso los informes de la OLAF. Contendrá asimismo una ficha de información debidamente cumplimentada.
Artículo 11
Convocatoria de la instancia
La instancia se reunirá por convocatoria de su presidente, a fin de:
a)
establecer la calificación jurídica preliminar, tal como se contempla en el artículo 136, apartado 2, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, a efectos de su notificación al operador económico de que se trate;
b)
adoptar una recomendación con arreglo al artículo 143, apartado 6, de dicho Reglamento;
c)
tratar cuestiones relativas al funcionamiento de la instancia.
Artículo 12
Procedimiento escrito
Por iniciativa del presidente o a petición de un miembro de la instancia, se podrán establecer los hechos y la calificación jurídica preliminar y se podrá adoptar la recomendación mediante procedimiento escrito. Cualquier miembro de la instancia podrá oponerse a la utilización del procedimiento escrito. Los observadores estarán asociados a este procedimiento.
Artículo 13
Derecho del operador económico a ser oído
1.   Excepto cuando existan motivos legítimos imperiosos para preservar la confidencialidad de una investigación o de un procedimiento judicial nacional, el operador económico tendrá derecho a presentar observaciones con arreglo al artículo 143, apartado 5, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
2.   Se enviará a este último una carta de comunicación de los hechos y su calificación jurídica preliminar en la que la instancia solo tendrá en cuenta los documentos de que el operador económico haya podido tener conocimiento, sin perjuicio de la aplicación de lo dispuesto en el artículo 143, apartado 5, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046. En principio, dicha comunicación se realizará por correo electrónico.
3.   El operador económico deberá presentar sus observaciones a la secretaría por escrito y en formato electrónico, a la siguiente dirección: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu o a la dirección de correo electrónico que se le notifique en la carta de comunicación, con los eventuales anexos, en forma de fichero electrónico estándar creado con ayuda de un programa de tratamiento de texto corriente.
4.   Las observaciones escritas no excederán de diez páginas, excluidos los anexos, excepto en casos debidamente justificados por la complejidad de hecho o de derecho.
5.   Por regla general, el operador económico contará con un plazo de tres semanas para la presentación de observaciones. Dicho plazo comenzará a contar a partir del día siguiente a la comunicación de los hechos y de su calificación jurídica preliminar. Cuando el operador económico haya aceptado contractualmente comunicarse con el ordenador competente por vía electrónica, la notificación se efectuará mediante el envío de la carta de comunicación por esta vía.
6.   Con carácter excepcional, y previa solicitud motivada del operador económico, el plazo podrá prorrogarse por un tiempo que no podrá exceder de la mitad del plazo inicial.
7.   Una vez expirado el plazo fijado y a falta de una solicitud de prórroga debidamente motivada, o a la expiración del plazo ampliado, se dará por concluido el procedimiento contradictorio.
8.   Si el presidente considera que el operador económico no ha presentado observaciones en el plazo que se le haya señalado, el proceso continuará y el presidente convocará a la instancia a fin de adoptar la recomendación.
Artículo 14
Aprobación de cartas y de recomendaciones
El presidente y los demás miembros se esforzarán por lograr un consenso sobre el contenido de la carta que comunique al operador económico interesado los hechos imputados y su calificación jurídica preliminar, y posteriormente sobre la recomendación.
En caso de no lograrse el consenso, se procederá a una votación por mayoría en la que:
a)
el presidente dispondrá de un voto;
b)
los dos miembros permanentes dispondrán conjuntamente de un voto;
c)
el miembro que represente a la autoridad remitente dispondrá de un voto.
Artículo 15
Notificación de la recomendación
La instancia notificará su recomendación a la autoridad remitente y a los observadores.
Artículo 16
Plazos aplicables para la resolución de un asunto
1.   Una vez que la secretaría haya verificado la consulta e instruido el expediente de acuerdo con las disposiciones aplicables del artículo 7, lo remitirá al presidente y a los miembros de la instancia. El presidente verificará la elaboración del expediente, tras haber solicitado en su caso medidas de verificación o de instrucción complementarias.
2.   La duración del procedimiento, que comienza con la verificación por el presidente de la elaboración del expediente y termina con la comunicación de un dictamen a la autoridad remitente, y en su caso, de una recomendación, no excederá, en principio, de tres meses. El presidente podrá prorrogar este plazo, en particular para garantizar el respeto del derecho a ser oído.
Artículo 17
Confidencialidad de los trabajos y de las deliberaciones
Sin perjuicio de la aplicación del artículo 8, apartado 1, del Reglamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 y del artículo 22 bis del Estatuto de los funcionarios (7), los miembros de la instancia y de su secretaría, así como todas las personas que, por cualquier motivo, hayan participado en los trabajos o las reuniones de la instancia o en la elaboración de los documentos, dictámenes o posiciones que emita, respetarán a este respecto la más estricta confidencialidad, con arreglo a su eventual responsabilidad administrativa, estatutaria o contractual. Lo mismo se aplica al presidente y su suplente.
Artículo 18
Tratamiento de las solicitudes de acceso a los documentos y protección de los datos personales
El Reglamento (CE) n.o 1049/2001 y el Reglamento (CE) n.o 45/2001 se aplicarán a los trabajos de la instancia.
CAPÍTULO II
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS RELATIVAS AL EJERCICIO DE LA COMPETENCIA CONSULTIVA MENCIONADA EN EL ARTÍCULO 93 DEL REGLAMENTO FINANCIERO
Artículo 19
Principios
1.   Las disposiciones de los artículos 1 a 4, 8, 12, 13, 17 y 18 que figuran en el capítulo I del presente Reglamento se aplicarán al ejercicio por la instancia de la competencia consultiva que le confiere el artículo 93 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
2.   Lo dispuesto en los demás artículos del capítulo I del presente Reglamento se aplicará también al ejercicio por la instancia de la competencia mencionada en el apartado 1, salvo disposición específica prevista en el presente capítulo.
Artículo 20
Miembros suplementarios de la instancia y sus suplentes
1.   Cuando emita el dictamen mencionado en el artículo 93, apartado 1, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, la instancia estará compuesta por los miembros contemplados en el artículo 143, apartado 2, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 y por los tres miembros adicionales siguientes:
a)
un representante de la autoridad facultada para proceder a los nombramientos encargada de asuntos disciplinarios de la institución u órgano de que se trate;
b)
un miembro designado por el comité de personal de la institución u órgano de que se trate;
c)
un miembro del servicio jurídico de la institución, oficina europea creada por la Comisión, agencia ejecutiva u otra oficina, organismo o agencia europeos del miembro del personal en cuestión.
2.   Cada uno de estos tres miembros tendrá un suplente designado, según proceda, por:
a)
la autoridad facultada para proceder a los nombramientos;
b)
el comité de personal correspondiente;
c)
el servicio jurídico en cuestión.
Artículo 21
Designación de los observadores
1.   El Servicio Jurídico de la Comisión designará a un observador cuando el miembro del personal afectado no pertenezca a la Comisión.
2.   El ordenador competente o, según el caso, el jefe de la Delegación de la Unión que actúe como ordenador subdelegado, o sus representantes tendrán la condición de observador.
3.   La OLAF designará es un observador cuando la información relativa a la presunta infracción de una disposición del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, de cualquier otra disposición relativa a la gestión financiera o del control de las operaciones derive de una información que él haya transmitido.
4.   La oficina de disciplina de la institución u órgano de que se trate designará un observador en los casos en que la instancia sea consultada por la autoridad facultada para proceder a los nombramientos. En los demás casos, podrá ser invitada por el presidente a designar un observador.
5.   Previa consulta a los miembros, el presidente podrá invitar a otros observadores.
Artículo 22
Secretaría permanente de la instancia
1.   Serán de aplicación las disposiciones del artículo 7, excepto las incluidas en su apartado 2, letra k).
2.   En particular, la secretaría:
a)
cuando la instancia sea informada directamente de un asunto por un miembro del personal, se encargará de transmitir el expediente a la autoridad facultada para proceder a los nombramientos e informará de ello al miembro del personal que haya suministrado la información, según lo especificado en el artículo 23, apartado 2;
b)
cuando se presente un asunto a la instancia, comprobará la calidad de la autoridad remitente y de sus representantes designados;
c)
identificará, de acuerdo con el presidente, a los tres miembros adicionales de la instancia y a los observadores, y comprobará su calidad;
d)
comprobará que los expedientes estén completos y contengan todos los documentos e informaciones necesarios, especialmente la ficha de información, una descripción de los hechos, la irregularidad alegada y los documentos justificativos, incluidos los informes de investigación;
e)
comprobará que el miembro del personal en cuestión haya sido debidamente oído por la autoridad facultada para proceder a los nombramientos o por el ordenador competente, según el caso;
f)
redactará los proyectos de dictamen que deben someterse al examen de la instancia para que decida sobre ellos, y los transmitirá al presidente, a los demás miembros y a los observadores llamados a participar en la resolución de los asuntos;
g)
transmitirá las recomendaciones contempladas en el artículo 93, apartado 3, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 al ordenador competente y al servicio de auditoría interna competente;
h)
cuando la instancia considere que el asunto es competencia de la OLAF, remitirá el expediente a la autoridad facultada para proceder a los nombramientos e informará de ello a la OLAF.
Artículo 23
Remisión de asuntos a la instancia
1.   De conformidad con el artículo 93, apartado 1, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, la instancia se reunirá a petición de la autoridad facultada para proceder a los nombramientos competente en materia disciplinaria, o de un ordenador competente, incluido un jefe de Delegación de la Unión o un suplente de este último que actúe como ordenador subdelegado; en lo sucesivo denominadas «autoridades remitentes».
2.   Cuando la instancia sea informada directamente por un miembro del personal, trasladará el expediente a la autoridad facultada para proceder a los nombramientos competente o, en su caso, a la autoridad facultada para proceder a las contrataciones, e informará de ello a dicho miembro del personal. Si la autoridad facultada para proceder a los nombramientos competente decide remitir el asunto a la instancia, informará de ello al miembro del personal. En caso de que decida no recurrir a la instancia, informará a esta y al miembro del personal.
Con el fin de garantizar la protección efectiva de los denunciantes de irregularidades, según lo previsto en el artículo 22 bis, apartado 3, del Estatuto de los funcionarios, la instancia podrá decidir, no obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, no informar a la autoridad facultada para proceder a los nombramientos competente e informará de ello a la OLAF.
Artículo 24
Procedimiento escrito
Por iniciativa del presidente o a petición de un miembro de la instancia, se podrá establecer el dictamen mediante procedimiento escrito. Cualquier miembro de la instancia o, en su caso el presidente, podrán oponerse a la utilización del procedimiento escrito. En tal caso, el presidente convocará una reunión de la instancia en un plazo razonable. La misma regla se aplicará en lo que respecta a la recomendación mencionada en el artículo 93, apartado 3, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Artículo 25
Aprobación del dictamen y de la recomendación
1.   La instancia procurará llegar a un consenso sobre la determinación de la existencia de una irregularidad financiera y sobre la motivación en la que se basa el dictamen o la recomendación.
2.   Si no se alcanzare el consenso, el asunto se someterá a votación en la que:
a)
el presidente dispondrá de un voto;
b)
los dos miembros permanentes en representación de la Comisión dispondrán conjuntamente de un voto;
c)
el miembro que represente a la autoridad remitente dispondrá de un voto;
d)
los tres miembros suplementarios dispondrán cada uno de un voto.
En caso de empate, prevalecerá el voto del presidente.
3.   Los apartados 1 y 2 se aplicarán, mutatis mutandis, a la adopción de las recomendaciones. El consenso o la votación se centrarán en particular en el carácter sistémico de una irregularidad financiera.
Artículo 26
Notificación del dictamen y de la recomendación
La instancia notificará sin demora el dictamen a la autoridad remitente, al ordenador competente y a los observadores.
Artículo 27
Derecho del miembro del personal a ser oído
De conformidad con el artículo 93, apartado 2, párrafo segundo del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046, antes de presentar una solicitud o cualquier información adicional a la instancia, la autoridad facultada para proceder a los nombramientos o el ordenador competente, según el caso, dará al miembro del personal la oportunidad de presentar sus observaciones. Con arreglo al artículo 22, apartado 2, letra e), la secretaría permanente comprobará, tras la consulta, que el interesado ha sido debidamente oído.
CAPÍTULO III
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 29
Revisión
La presente Decisión se revisará a más tardar en la fecha fijada por la Comisión de conformidad con el artículo 120, apartado 2, párrafos segundo y tercero, del Reglamento (UE, Euratom) 2017/1939 del Consejo (8).
Artículo 30
Derogación
1.   Queda derogada la Decisión C(2011) 6109 final.
2.   Queda derogada la Decisión (UE, Euratom) 2015/2463.
Artículo 31
Entrada en vigor y aplicación
La presente Decisión entrará en vigor a los tres días de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.
Será aplicable a partir de la fecha de entrada en vigor del artículo 143, apartado 4, del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Hecho en Bruselas, el 6 de septiembre de 2018.
Por la Comisión
El Presidente
Jean-Claude JUNCKER
(1)  DO L 193 de 30.7.2018, p. 1.
(2)  Reglamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión y por el que se deroga el Reglamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 del Consejo (DO L 298 de 26.10.2012, p. 1)
(3)  Decisión (UE) 2015/2463 de la Comisión, de 18 de diciembre de 2015, relativa al reglamento interno del panel a que se refiere el artículo 108 del Reglamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo (DO L 342 de 29.12.2015, p. 57).
(4)  Reglamento (CE) n.o 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos (DO L 8 de 12.1.2001, p. 1).
(5)  Reglamento (CE) n.o 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, el Consejo y la Comisión (DO L 145 de 31.5.2001, p. 43).
(6)  Reglamento (UE, Euratom) n.o 883/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de septiembre de 2013, relativo a las investigaciones efectuadas por la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) y por el que se deroga el Reglamento (CE) n.o 1073/1999 del Parlamento Europeo y del Consejo y el Reglamento (Euratom) n.o 1074/1999 del Consejo (DO L 248 de 18.9.2013, p. 1).
(7)  Reglamento (CEE, Euratom, CECA) n.o 259/68 del Consejo, de 29 de febrero de 1968, por el que se establece el Estatuto de los funcionarios de las Comunidades Europeas y el régimen aplicable a los otros agentes de estas Comunidades y por el que se establecen medidas especificas aplicables temporalmente a los funcionarios de la Comisión (DO L 56 de 4.3.1968, p. 1).
(8)  Reglamento (UE) 2017/1939 del Consejo, de 12 de octubre de 2017, por el que se aplica la cooperación reforzada para la creación de la Fiscalía Europea (DO L 283 de 31.10.2017, p. 1).

Summary:
Garantía de una gestión financiera sólida del presupuesto de la UE
Garantía de una gestión financiera sólida del presupuesto de la UE
 
SÍNTESIS DEL DOCUMENTO:
Decisión (UE) 2018/1220 relativa al reglamento interno de la instancia a que se refiere el artículo 143 del Reglamento financiero de la Unión Europea (UE)
¿CUÁL ES EL OBJETIVO DE ESTA DECISIÓN?
Establece el reglamento interno de la instancia interinstitucionial que se crea en virtud del artículo 143 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 (véase la síntesis sobre el Reglamento financiero). La instancia es el punto central de todas las instituciones organismos y agencias de la Unión Europea (UE), para evaluar si los participantes y receptores y otras personas y entidades que soliciten fondos de la UE deben quedar excluidos de la financiación de la UE o deben ser objeto de una sanción financiera, y si esas sanciones deben publicarse. Al tiempo que garantiza el derecho de las personas y entidades interesadas a ser oídas, basa sus recomendaciones en los hechos y las conclusiones de diversas fuentes, entre ellas la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF) y las investigaciones y decisiones de la Fiscalía Europea (EPPO) adoptadas por las autoridades nacionales o las organizaciones internacionales. También tiene competencia (en virtud del artículo 93 del Reglamento financiero) para emitir dictámenes y recomendaciones sobre irregularidades financieras derivadas de un acto u omisión de un miembro del personal de la UE.
PUNTOS CLAVE
La Comisión Europea nombra un presidente de la instancia independiente de alto nivel para un mandato de cinco años no renovable. Esta persona será elegida entre antiguos miembros del Tribunal de Justicia de la Unión Europea o del Tribunal de Cuentas, o bien un exdirector general de una institución comunitaria distinta de la Comisión. El presidente podrá ser suplido en sus funciones por un vicepresidente.
El presidente:representa a la instancia, preside y programa sus reuniones y organiza el trabajo; está asistido por una secretaría permanente; convoca a la instancia cuando se le solicita una recomendación sobre un caso dado.El presidente podrá ser suplido en sus funciones por un vicepresidente que será nombrado en las mismas condiciones y sustituye al presidente en caso de que no pueda atender sus obligaciones.
La instancia consta de:dos miembros permanentes: el director del servicio financiero central de la Dirección General de Presupuestos y otra persona nombrada por el director general de Presupuestos; el ordenador competente requerido; observadores, que deben incluir:del servicio jurídico de la Comisión, que asistirá a todas las reuniones de la instancia;de la OLAF o de la EPPO, cuando el caso se refiera a la información que hayan proporcionado;ordenadores de cualquier institución, organismo o agencia de la UE que pueda verse afectada por el caso;otros observadores invitados por la Presidencia.La secretaría permanente está bajo la autoridad del Presidente y:está formada por agentes procedentes de la Dirección General de Presupuestos; organiza las tareas de la instancia; elabora documentos para la instancia; verifica la documentación y la información proporcionadas; identifica a individuos potencialmente implicados en un caso; mantiene un registro de todas las recomendaciones de la instancia;Cualquier miembro de la instancia o de la secretaría que considere que puede incurrir en un conflicto de intereses en el marco de un caso no participará en los procedimientos.
Participación de la OLAF:La OLAF coopera estrechamente con la instancia a fin de salvaguardar derechos fundamentales y de procedimiento, así como de proteger a los denunciantes de irregularidades; La instancia consultará a la OLAF antes de notificar a una persona o entidad involucrada, cuando un caso se base en la información transmitida por la OLAF para no perjudicar la confidencialidad de los procedimientos judiciales o las investigaciones en curso.Participación de la EPPO:La EPPO coopera con la instancia con arreglo a las modalidades de cooperación establecidas en el acuerdo a que se refiere el artículo 103, apartado 1, del Reglamento (UE) 2017/1939 del Consejo; La EPPO participa en calidad de observador en las reuniones de la instancia en las que la solicitud de la autoridad remitente se basa, total o parcialmente, en información transmitida por la EPPA.Remisión de casos a la instancia. Cualquier ordenador procedente de una institución, una agencia o un organismo de la UE:podrá remitir a la instancia, por medio de una dirección de correo electrónico confidencial, un caso para que esta emita una recomendación; deberá informar a la instancia tan pronto como tenga conocimiento de información susceptible de causar la exclusión de una persona o entidad de los fondos de la UE; proporcionará toda la información necesaria que haya detectado.Derecho a ser oído. Operadores económicos*:podrán emitir sus comentarios acerca del caso, salvo en caso de que existan motivos legítimos imperiosos para preservar la confidencialidad de la investigación o de los procesos judiciales; recibirán una carta y documentación con la explicación de los hechos del caso; podrán enviar sus comentarios por correo electrónico, con una extensión máxima de diez páginas y en un plazo máximo de tres semanas (se podrán flexibilizar estas condiciones en casos complejos).La instancia:busca el consenso a la hora de emitir su recomendación en un caso contra una persona o entidad; en caso de no lograrse consenso, decide por mayoría en la que el presidente dispondrá de un voto, los dos miembros permanentes dispondrán de un voto (conjunto) y el ordenador dispondrá de un voto; notificará su recomendación a los observadores y a la institución, el organismo o la agencia que remitió el caso; hace una recomendación en el plazo de tres meses a partir de la recepción de un caso, a menos que el presidente decida prorrogar este plazo, en particular para garantizar el derecho a ser oído de las personas físicas o jurídicas de que se trate; sus miembros, el personal de la secretaría y todos aquellos implicados en los procedimientos y en su preparación actuarán con la más estricta confidencialidad.Personal de la UE. La instancia:podrá emitir un dictamen sobre si un miembro del personal de la UE ha cometido una irregularidad financiera; en dichas circunstancias, constará de tres miembros adicionales (uno del órgano disciplinario de la institución de que se trate, uno de su comité de personal y uno de su servicio jurídico);La autoridad remitente mantiene el procedimiento contradictorio antes de que la instancia examine el caso.
La Decisión deroga las decisiones de la Comisión que establecían el reglamento interno de instancias anteriores: la Decisión C(2011) 6109 final y la Decisión (UE) 2015/2463.
La Decisión fue modificada el 3 de julio de 2021 mediante la Decisión (UE) 2021/1081, con el fin de garantizar la continuidad de la instancia e incluir la mención a los acuerdos entre la EPPO y la Comisión.
¿DESDE CUÁNDO ESTÁ EN VIGOR ESTA DECISIÓN?
Está en vigor desde el 2 de agosto de 2018.
ANTECEDENTES
Para obtener más información, véase:Modernas y más simples: las nuevas normas financieras de la UE entran en vigor hoy — Comunicado de prensa (Comisión Europea).
TÉRMINOS CLAVE
Operador económico: una persona, entidad, empresa u organización de otra índole que suministra bienes, trabajos o servicios.
DOCUMENTO PRINCIPAL
Decisión (UE) 2018/1220 de la Comisión, de 6 de septiembre de 2018, relativa al reglamento interno de la instancia a que se refiere el artículo 143 del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento Europeo y del Consejo (DO L 226 de 7.9.2018, pp. 7-16).
Las modificaciones sucesivas de la Decisión (UE) 2018/1220 de la Comisión se han incorporado al texto original. Esta versión consolidada solo tiene valor documental.
DOCUMENTOS CONEXOS
Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de julio de 2018, sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión, por el que se modifican los Reglamentos (UE) n.o 1296/2013, (UE) n.o 1301/2013, (UE) n.o 1303/2013, (UE) n.o 1304/2013, (UE) n.o 1309/2013, (UE) n.o 1316/2013, (UE) n.o 223/2014 y (UE) n.o 283/2014 y la Decisión n.o 541/2014/UE y por el que se deroga el Reglamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 (DO L 193 de 30.7.2018, pp. 1-222).
Véase la versión consolidada.
última actualización 29.07.2021