Document ID: 32018D1961

Reference:
12.12.2018
SL
Uradni list Evropske unije
L 315/35
SKLEP KOMISIJE (EU) 2018/1961
z dne 11. decembra 2018
o določitvi notranjih pravil glede zagotavljanja informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, in omejevanjem nekaterih njihovih pravic za namen dejavnosti notranje revizije
KOMISIJA JE –
ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije in zlasti člena 249(1) Pogodbe,
ob upoštevanju naslednjega:
(1)
Uredba (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskega parlamenta in Sveta (1) od vseh institucij Unije zahteva, da vzpostavijo funkcijo notranje revizije, ki se izvaja v skladu z ustreznimi mednarodnimi standardi. Dejavnosti notranje revizije v Komisiji izvaja Služba za notranjo revizijo (v nadaljnjem besedilu: Služba), ki je bila ustanovljena 11. aprila 2000. Služba izvaja dejavnosti notranje revizije tudi v decentraliziranih agencijah Unije in drugih avtonomnih organih, ki prejemajo prispevke iz proračuna Unije.
(2)
Dejavnosti notranje revizije opravlja v skladu s členi 117 do 123 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 in svojo listino o delu (2). V zvezi s tem je Služba popolnoma neodvisna ter ima popoln in neomejen dostop do vseh informacij, ki jih potrebuje pri izvajanju svojih dejavnostih notranje revizije v zvezi z vsemi dejavnostmi in oddelki zadevne institucije Unije.
(3)
Služba v skladu s členi 117 do 123 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 svetuje drugim službam Komisije, izvajalskim agencijam ter decentraliziranim agencijam Unije in drugim avtonomnim organom, ki prejemajo prispevke iz proračuna Unije, o tem, kako obravnavati tveganja, tj. kakršne koli dogodke ali zadeve, ki bi lahko nastopili in negativno vplivali na doseganje političnih, strateških in operativnih ciljev Komisije, tako, da izdaja neodvisna mnenja o kakovosti upravljavskih in kontrolnih sistemov ter priporočila za izboljšanje pogojev izvajanja postopkov in spodbujanje dobrega finančnega poslovodenja. Zato se Služba pri dejavnostih notranje revizije običajno ne osredotoča na fizične osebe kot take. Vendar se pri svojih dejavnostih ne more izogniti obdelovanju osebnih podatkov v smislu člena 3(1) Uredbe (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta (3). Dejavnosti notranje revizije, ki jih izvaja Služba, vključujejo ocenjevanje ustreznosti in uspešnosti notranjih sistemov za poslovodenje in poslovanje služb pri izvajanju politik, programov in ukrepov, ocenjevanje učinkovitosti in uspešnosti sistemov notranje kontrole in revizije, ki se uporabljajo za posamezno operacijo izvrševanja proračuna. Zato prispevajo k zaščiti pomembnih gospodarskih in finančnih interesov Unije in držav članic. Služba je upravljavec postopkov obdelave, ki jih izvaja v skladu s členom 118 in členom 119(2) finančne uredbe.
(4)
Dejavnosti notranje revizije, ki se izvajajo v Komisiji in njenih izvajalskih agencijah ter v decentraliziranih agencijah Unije in drugih avtonomnih organih, se razlikujejo po obliki in vsebini ter segajo od poslov dajanja zagotovila (vključno z ocenami tveganja) in svetovalnih poslov do pregledov z omejenim revizijskim obsegom in poslov porevizijskega ukrepanja.
(5)
Odbor za spremljanje poteka revizij je v skladu z listino o delu, posodobljeno 21. novembra 2018 (C(2018) 7707) svetovalno telo (4), ki pomaga Komisiji pri izpolnjevanju obveznosti iz Pogodb in drugih zakonskih instrumentov [Uredba (EU, Euratom) 2018/1046] tako, da zagotavlja neodvisnost Službe za notranjo revizijo, spremlja kakovost notranjerevizijsko delo in zagotavlja, da službe Komisije ustrezno upoštevajo priporočila notranjih in zunanjih revizij ter da se nanje ustrezno odzovejo z nadaljnjimi ukrepi. Odbor za spremljanje poteka revizij tako prispeva k splošnemu nadaljnjemu izboljšanju uspešnosti in učinkovitosti Komisije pri doseganju njenih ciljev ter olajšuje nadzor kolegija nad praksami Komisije na področju upravljanja, obvladovanja tveganja in notranje kontrole. Odbor za spremljanje poteka revizij je upravljavec postopkov obdelave, ki jih izvaja v skladu s členom 123 finančne uredbe.
(6)
Komisija za namene svojih dejavnosti iz členov 118 in 119(2) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 ne glede na to, ali ukrepa na lastno pobudo ali na podlagi prejetih prispevkov, obdeluje osebne podatke, ki jih je pridobila ali prejela od pravnih oseb, fizičnih oseb, držav članic ter mednarodnih organov in organizacij. Med takšnimi dejavnostmi notranje revizije lahko Služba obdeluje tudi osebne podatke, ki so bili pridobljeni ali prejeti iz javno dostopnih virov, in sicer iz anonimnih ali iz opredeljenih virov, katerih identiteto je treba zaščititi.
(7)
Komisija lahko izmenjuje osebne podatke z institucijami, organi, uradi in agencijami Unije, s pristojnimi organi držav članic ter v okviru ustreznih mednarodnih sporazumov ali sporazumov o sodelovanju s tretjimi državami in mednarodnimi organizacijami.
(8)
Dejavnosti obdelave osebnih podatkov v smislu člena 3(3) Uredbe (EU) 2018/1725, ki se izvajajo pri dejavnostih notranje revizije, se lahko izvajajo, še preden Komisija uradno začne postopek, lahko se nadaljujejo ves čas trajanja revizijske dejavnosti in tudi po formalnem zaključku revizijske dejavnosti (na primer zaradi spremljanja izvajanja priporočil, da se oceni potreba po uvedbi novih dejavnosti notranje revizije).
(9)
Kategorije osebnih podatkov, ki jih obdeluje Komisija, so na primer identifikacijski podatki, kontaktni podatki, poklicni podatki in podatki, povezani s predmetom revizijske dejavnosti. Te kategorije osebnih podatkov se hranijo v varnem elektronskem okolju, da se prepreči nezakonit dostop ali prenos podatkov osebam, ki nimajo potrebe po tem, da bi bile seznanjene s temi podatki. Osebni podatki se hranijo največ deset let. Ob koncu obdobja hrambe se informacije, povezane z dejavnostjo notranje revizije, vključno z osebnimi podatki, prenesejo v zgodovinski arhiv Komisije (5) ali uničijo.
(10)
Komisija mora pri izvajanju dejavnosti notranje revizije spoštovati pravice fizičnih oseb v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, ki jih priznavata člen 8(1) Listine Evropske unije o temeljnih pravicah in člen 16(1) Pogodbe, ter pravice v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725. Hkrati mora Komisija v skladu s členom 117 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 spoštovati stroga pravila o zaupnosti, navedena v mednarodnih standardih notranje revizije.
(11)
V nekaterih okoliščinah je treba uskladiti pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 s potrebami dejavnosti notranje revizije in zaupnostjo izmenjave informacij s fizičnimi in pravnimi osebami ter z doslednim spoštovanjem temeljnih pravic in svoboščin drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki. V ta namen člen 25(1)(c), (g) in (h) Uredbe (EU) 2018/1725 Službi omogoča omejitev uporabe členov 14 do 17, 19, 20 in 35 kot tudi načela preglednosti iz člena 4(1)(a), kolikor njegove določbe ustrezajo pravicam in obveznostim iz členov 14 do 17, 19, 20 in 35 navedene uredbe.
(12)
Za zagotovitev uspešnosti dejavnosti notranje revizije ob upoštevanju standardov varstva osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725, ki je nadomestila Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (6), je treba sprejeti notranja pravila, po katerih lahko Komisija omeji pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, v skladu s členom 25(1)(c), (g) in (h) Uredbe (EU) 2018/1725.
(13)
Ta notranja pravila bi morala zajemati vse postopke obdelave, ki jih uporablja Komisija pri izvajanju svojih dejavnosti notranje revizije, ne glede na to, ali ukrepa na lastno pobudo ali na podlagi prejetih prispevkov, kadar lahko uveljavljanje pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ogrozi izvajanje dejavnosti notranje revizije. Navedena pravila bi se morala uporabljati za postopke obdelave, izvedene pred uradnim začetkom posla, med trajanjem posla in med spremljanjem nadaljnjega ukrepanja na podlagi njegovega izida.
(14)
Za zagotovitev skladnosti s členi 14, 15 in 16 Uredbe (EU) 2018/1725 bi morala Komisija vse posameznike pregledno in usklajeno obveščati o svojih dejavnostih, ki vključujejo obdelavo njihovih osebnih podatkov, in o njihovih pravicah v obliki obvestila o varstvu podatkov, objavljenega na spletišču Komisije. Po potrebi bi morala Komisija navesti dodatne zaščitne ukrepe, da bi zagotovila, da so posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, o tem v ustrezni obliki posamično obveščeni.
(15)
Na podlagi člena 25 Uredbe (EU) 2018/1725 lahko Komisija tudi omeji zagotavljanje informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, in uveljavljanje drugih pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, da bi zaščitila svoje dejavnosti notranje revizije, revizije javnih organov držav članic, revizijska orodja in metode ter pravice drugih oseb, povezanih z dejavnostmi notranje revizije.
(16)
Poleg tega bo Komisija zaradi nadaljnjega učinkovitega sodelovanja morda morala omejiti uporabo pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, da bi zaščitila postopke obdelave, ki jih uporabljajo službe Komisije ali druge institucije, organi, uradi in agencije Unije ali organi držav članic in mednarodne organizacije ter odbor za spremljanje poteka revizij. V ta namen bi se morala Komisija posvetovati z navedenimi službami, institucijami, organi, uradi in agencijami Unije ter organi držav članic in organizacijami ter odborom za spremljanje poteka revizij o ustreznih razlogih za uvedbo omejitev ter o potrebi po omejitvah in njihovi sorazmernosti.
(17)
Komisija bo morda morala omejiti tudi zagotavljanje informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, in uporabo drugih pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, v zvezi z osebnimi podatki, prejetimi od tretjih držav ali mednarodnih organizacij, da bi izpolnila svojo dolžnost sodelovanja s temi državami ali organizacijami in tako ohranila pomemben cilj splošnega javnega interesa Unije. Vendar pa lahko v nekaterih okoliščinah interes ali temeljne pravice posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, prevladajo nad interesom mednarodnega sodelovanja.
(18)
Komisija bi morala vse omejitve obravnavati na pregleden način in vsako uporabo omejitev zabeležiti v ustreznem sistemu evidentiranja.
(19)
V skladu s členom 25(8) Uredbe (EU) 2018/1725 lahko upravljavci odložijo, opustijo ali zavrnejo zagotavljanje informacij o razlogih za uporabo omejitve za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, če bi zagotovitev te informacije na kakršen koli način ogrozila namen omejitve. To zlasti velja za primere omejitev pravic iz členov 16 in 35 Uredbe (EU) 2018/1725.
(20)
Če se omejijo druge pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, bi moral upravljavec Službe za notranjo revizijo za vsak primer posebej oceniti, ali bi sporočanje omejitve ogrozilo njen namen.
(21)
Uradna oseba za varstvo podatkov Evropske komisije bi morala opraviti neodvisen pregled uporabe omejitev, da se zagotovi skladnost s tem sklepom.
(22)
Uredba (EU) 2018/1725 od datuma, ko začne veljati, brez kakršnega koli prehodnega obdobja nadomešča Uredbo (ES) št. 45/2001. Možnost uporabe omejitev za nekatere pravice je bila določena v Uredbi (ES) št. 45/2001. Da bi se izognili ogrožanju zakonitosti dejavnosti notranje revizije, bi se moral ta sklep uporabljati od datuma začetka veljavnosti Uredbe (EU) 2018/1725.
(23)
Evropski nadzornik za varstvo podatkov je mnenje podal 27. novembra 2018 –
SPREJELA NASLEDNJI SKLEP:
Člen 1
Predmet urejanja in področje uporabe
1.   Ta sklep določa pravila, ki jih mora Komisija upoštevati pri obveščanju posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, o obdelavi njihovih osebnih podatkov v skladu s členi 14, 15 in 16 Uredbe (EU) 2018/1725 pri opravljanju dejavnosti notranje revizije v skladu s členi 117 do 123 Uredbe (EU) 2018/1725.
Določa tudi pogoje, pod katerimi lahko Komisija omeji uporabo členov 4, 14 do 17, 19, 20 in 35 Uredbe (EU) 2018/1725 v skladu s členom 25(1)(c), (g) in (h) navedene uredbe.
2.   Ta sklep se uporablja za obdelavo osebnih podatkov s strani Komisije za namene dejavnosti, ki se izvajajo za opravljanje njenih nalog v skladu s členom 118 in členom 119(2) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, ali v zvezi s takimi dejavnostmi.
3.   Ta sklep se uporablja za obdelavo osebnih podatkov znotraj Komisije, če Komisija obdeluje osebne podatke, vsebovane v informacijah, ki jih mora obdelati za namene dejavnosti iz tega člena ali v zvezi z njimi.
Člen 2
Veljavne izjeme in omejitve
1.   Komisija pri izvajanju svojih nalog v zvezi s pravicami posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 prouči, če velja katera od izjem iz navedene uredbe.
2.   V skladu s členi 3 do 7 tega sklepa lahko Komisija omeji uporabo členov 14 do 17, 19, 20 in 35 Uredbe (EU) 2018/1725 ter načela preglednosti iz člena 4(1)(a) navedene uredbe, če njegove določbe ustrezajo pravicam in obveznostim iz členov 14 do 17, 19, 20 in 35 navedene uredbe, če bi izvajanje teh pravic in obveznosti ogrozilo namen dejavnosti Komisije iz člena 118 in člena 119(2) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, tudi z razkritjem njenih revizijskih orodij in metod, ali bi negativno vplivalo na pravice in svoboščine drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.
3.   V skladu s členi 3 do 7 lahko Komisija omeji pravice in obveznosti iz odstavka 2 tega člena v zvezi z osebnimi podatki, pridobljenimi od drugih institucij, organov, agencij in uradov Unije, pristojnih organov držav članic ali tretjih držav ali mednarodnih organizacij, v naslednjih okoliščinah:
(a)
če bi izvrševanje teh pravic in obveznosti lahko omejile druge institucije, organi, agencije in uradi Unije na podlagi drugih aktov iz člena 25 Uredbe (EU) 2018/1725 ali v skladu s poglavjem IX navedene uredbe ali v skladu z Uredbo (EU) 2016/794 Evropskega parlamenta in Sveta (7) ali Uredbo Sveta (EU) 2017/1939 (8);
(b)
če bi izvrševanje teh pravic in obveznosti lahko omejili pristojni organi držav članic na podlagi aktov iz člena 23 Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta (9) ali v skladu z nacionalnimi ukrepi za prenos člena 13(3), člena 15(3) ali člena 16(3) Direktive (EU) 2016/680 Evropskega parlamenta in Sveta (10);
(c)
če bi izvrševanje teh pravic in obveznosti lahko ogrozilo sodelovanje Komisije s tretjimi državami ali mednarodnimi organizacijami pri opravljanju dejavnosti notranje revizije.
Komisija se pred uporabo omejitev v okoliščinah iz točk (a) in (b) prvega pododstavka posvetuje z zadevnimi institucijami, organi, agencijami ali uradi Unije ali pristojnimi organi držav članic, razen če je Komisiji jasno, da je uporaba omejitve določena z enim od aktov iz navedenih točk, ali če bi tako posvetovanje ogrozilo namen njenih dejavnosti iz člena 118 in člena 119(2) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Točka (c) prvega pododstavka se ne uporablja, kadar interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, prevladajo nad interesom Komisije za sodelovanje s tretjimi državami ali mednarodnimi organizacijami.
4.   Odstavki 1, 2 in 3 ne posegajo v uporabo drugih sklepov Komisije, ki določajo notranja pravila glede zagotavljanja informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, in omejevanja nekaterih pravic na podlagi člena 25 Uredbe (EU) 2018/1725, in člena 23 poslovnika Komisije.
Člen 3
Zagotavljanje informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki
Komisija na svojem spletišču objavi obvestila o varstvu podatkov, s katerimi vse posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, obvesti o svojih dejavnostih, ki vključujejo obdelavo njihovih osebnih podatkov za namene dejavnosti Komisije iz člena 118 in člena 119(2) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046. Po potrebi Komisija zagotovi, da so posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, o tem v ustrezni obliki posamično obveščeni.
Kadar Komisija delno ali v celoti omeji zagotavljanje informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, katerih podatki se obdelujejo za namene dejavnosti Komisije v skladu s členom 118 in členom 119(2) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, zabeleži in evidentira razloge za omejitev v skladu s členom 6.
Člen 4
Pravica posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, do dostopa, pravica do izbrisa in pravica do omejitve obdelave
1.   Če Komisija delno ali v celoti omeji pravico posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, do dostopa do osebnih podatkov, njegovo pravico do izbrisa ali pravico do omejitve obdelave iz členov 17, 19 oziroma 20 Uredbe (EU) 2018/1725, zadevnega posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v svojem odgovoru na zahtevo za dostop, izbris ali omejitev obdelave obvesti o uporabljeni omejitvi in glavnih razlogih zanjo ter o možnosti vložitve pritožbe pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov ali uveljavljanja pravnega sredstva na Sodišču Evropske unije.
2.   Zagotavljanje informacij o razlogih za omejitev iz odstavka 1 tega člena se lahko odloži, opusti ali zavrne za tako dolgo, dokler bi ogrožalo namen omejitve.
3.   Komisija razloge za omejitev evidentira v skladu s členom 6 tega sklepa.
4.   Če je pravica do dostopa v celoti ali delno omejena, posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, uveljavlja pravico do dostopa prek Evropskega nadzornika za varstvo podatkov v skladu členom 25(6), (7) in (8) Uredbe (EU) 2018/1725.
Člen 5
Obveščanje posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, o kršitvah varnosti osebnih podatkov
Če Komisija omeji sporočanje kršitev varnosti osebnih podatkov posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, iz člena 35 Uredbe (EU) 2018/1725, razloge za omejitev evidentira in vpiše v register v skladu s členom 6 tega sklepa.
Člen 6
Evidentiranje omejitev in njihov vpis v register
Komisija evidentira razloge za kakršno koli omejitev, ki se uporabi v skladu s tem sklepom, vključno z oceno potrebe po omejitvi in njene sorazmernosti, pri čemer upošteva ustrezne elemente člena 25(2) Uredbe (EU) 2018/1725.
V ta namen se evidentira, kako bi uveljavljanje pravice ogrozilo namen dejavnosti Komisije iz člena 118 in člena 119(2) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 ali omejitev, ki se uporabljajo v skladu s členom 2(2) ali (3), ali negativno vplivalo na pravice in svoboščine drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.
Evidenca in po potrebi dokumenti, ki vsebujejo temeljna dejstva in pravne elemente, se registrirajo. Na zahtevo se predložijo Evropskemu nadzorniku za varstvo podatkov.
Člen 7
Trajanje omejitev
1.   Omejitve iz členov 3, 4 in 5 tega sklepa se uporabljajo, dokler obstajajo razlogi, ki jih upravičujejo.
2.   Ko razlogi za omejitev iz člena 3 ali 5 tega sklepa ne obstajajo več, Komisija odpravi omejitev in glavne razloge za omejitev sporoči posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki. Komisija hkrati obvesti posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, da lahko kadar koli vloži pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov ali uveljavlja pravno sredstvo na Sodišču Evropske unije.
3.   Komisija pregleda uporabo omejitve iz členov 3 in 5 tega sklepa vsakih šest mesecev od njegovega sprejetja ter pred zaključkom zadevne dejavnosti notranje revizije in po njem. Nato Komisija prouči potrebo po ohranitvi kakršne koli omejitve/odložitve enkrat na leto.
Člen 8
Pregled s strani uradne osebe za varstvo podatkov Evropske komisije
Uradna oseba za varstvo podatkov Evropske komisije se brez nepotrebnega odlašanja obvesti, kadar se pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, omejijo v skladu s tem sklepom. Na zahtevo se uradni osebi za varstvo podatkov zagotovi dostop do evidence in vseh dokumentov, ki vsebujejo temeljna dejstva in pravne elemente.
Uradna oseba za varstvo podatkov lahko zahteva pregled omejitve. Uradna oseba za varstvo podatkov se pisno obvesti o rezultatu zahtevanega pregleda.
Člen 9
Začetek veljavnosti
Ta sklep začne veljati na dan objave v Uradnem listu Evropske unije.
Uporablja se od 11. decembra 2018.
V Bruslju, 11. decembra 2018
Za Komisijo
Predsednik
Jean-Claude JUNCKER
(1)  Uredba (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. julija 2018 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije, spremembi uredb (EU) št. 1296/2013, (EU) št. 1301/2013, (EU) št. 1303/2013, (EU) št. 1304/2013, (EU) št. 1309/2013, (EU) št. 1316/2013, (EU) št. 223/2014, (EU) št. 283/2014 in Sklepa št. 541/2014/EU ter razveljavitvi Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 (UL L 193, 30.7.2018, str. 1).
(2)  C(2017) 4435 final.
(3)  Uredba (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES (UL L 295, 21.11.2018, str. 39).
(4)  Ustanovljeno oktobra 2000, SEC(2000) 1808/3.
(5)  Hrambo spisov v Komisiji ureja skupni seznam hrambe, regulativni dokument (zadnja različica je SEC(2012) 713) v obliki načrta hrambe, ki določa čas hrambe različnih vrst spisov Komisije.
(6)  Uredba (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (UL L 8, 12.1.2001, str. 1).
(7)  Uredba (EU) 2016/794 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 11. maja 2016 o Agenciji Evropske unije za sodelovanje na področju preprečevanja, odkrivanja in preiskovanja kaznivih dejanj (Europol) ter nadomestitvi in razveljavitvi sklepov Sveta 2009/371/PNZ, 2009/934/PNZ, 2009/935/PNZ, 2009/936/PNZ in 2009/968/PNZ (UL L 135, 24.5.2016, str. 53).
(8)  Uredba Sveta (EU) 2017/1939 z dne 12. oktobra 2017 o izvajanju okrepljenega sodelovanja v zvezi z ustanovitvijo Evropskega javnega tožilstva (EJT) (UL L 283, 31.10.2017, str. 1).
(9)  Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov) (UL L 119, 4.5.2016, str. 1).
(10)  Direktiva (EU) 2016/680 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov, ki jih pristojni organi obdelujejo za namene preprečevanja, preiskovanja, odkrivanja ali pregona kaznivih dejanj ali izvrševanja kazenskih sankcij, in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Okvirnega sklepa Sveta 2008/977/PNZ (UL L 119, 4.5.2016, str. 89).

Summary:
Omejevanje pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki – notranja pravila Komisije
Omejevanje pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki – notranja pravila Komisije
 
POVZETEK:
Sklep Komisije (EU) 2018/1927 – notranja pravila glede obdelave osebnih podatkov s strani Komisije na področju konkurence v zvezi z zagotavljanjem informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, in omejevanjem nekaterih pravic
Sklep Komisije (EU) 2018/1961 – notranja pravila glede zagotavljanja informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, in omejevanjem nekaterih njihovih pravic za namen dejavnosti notranje revizije
Sklep Komisije (EU) 2018/1962 – notranja pravila glede obdelave osebnih podatkov s strani Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF) v zvezi z zagotavljanjem informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, in omejevanjem nekaterih njihovih pravic
Sklep Komisije (EU) 2018/1996 – notranja pravila glede zagotavljanja informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, in omejitve nekaterih njihovih pravic v okviru obdelave osebnih podatkov za namene preiskav o trgovinski zaščiti in trgovinski politiki
Sklep Komisije (EU) 2019/154 – notranja pravila glede omejitve pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, do dostopa do njihovih zdravstvenih kartotek
Sklep Komisije (EU) 2019/165 – notranja pravila glede zagotavljanja informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, in omejevanja nekaterih njihovih pravic do varstva podatkov s strani Komisije v okviru upravnih preiskav, preddisciplinskih in disciplinskih postopkov ter postopkov začasne odstranitve z delovnega mesta
Sklep Komisije (EU) 2019/236 – notranja pravila glede zagotavljanja informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, in omejevanja nekaterih njihovih pravic v okviru obdelave osebnih podatkov s strani Komisije za namene notranje varnosti institucij EU
KAJ JE NAMEN TEH SKLEPOV?
Sklepi opredeljujejo notranja pravila, na podlagi katerih lahko Evropska komisija omeji pravice posameznikov, ki jih izvršujejo na podlagi Uredbe (EU) 2018/1725. Notranja pravila se uporabljajo za obdelavo osebnih podatkov na določenih področjih in za določene namene.
KLJUČNE TOČKE
Osebni podatki so katera koli informacija v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom („posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki“). Določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja (kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator) ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.
Novi pravni okvir EU o varstvu in prostem pretoku osebnih podatkov sestavljata zlasti:Splošna uredba o varstvu podatkov, ki določa pravice posameznikov v zvezi z njihovimi osebnimi podatki ter zagotavlja varstvo pri obdelavi njihovih osebnih podatkov v državah EU in prosti pretok teh podatkov;  Uredba (EU) 2018/1725, ki določa pravice posameznikov v zvezi z njihovimi osebnimi podatki ter zagotavlja varstvo pri obdelavi njihovih osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah EU ter prosti pretok teh podatkov.  Ti uredbi se štejeta za enakovredni in ju je treba razlagati kot enaki.
Člen 25 Uredbe (EU) 2018/1725 določa, da lahko institucije in organi EU v nekaterih primerih omejijo pravice posameznikov pod pogojem, da so te omejitve opredeljene v pravu EU. Komisija je v skladu s tem sprejela sedem sklepov, ki zagotavljajo podlago za morebitne omejitve za zaščito pomembnih ciljev splošnega javnega interesa EU.
Evropska komisija na podlagi teh sklepov ter ocene potrebe po omejitvi in njene sorazmernosti v posameznem primeru odloči, ali je treba v posameznem primeru omejiti pravice posameznika.
Omejijo se lahko naslednje pravice posameznikov:pravica do informacij o:obdelavi njihovih osebnih podatkov inkršitvah varnosti osebnih podatkov, ki lahko povzročijo veliko tveganje za njihove pravice in svoboščine;  pravica do dostopa do osebnih podatkov, izbrisa osebnih podatkov ali omejitve obdelave osebnih podatkov.  Sedem sklepov Komisije je podobno oblikovanih in vsi vključujejo nekatere ali vse naslednje elemente:Predmet urejanja in področje uporabe Zahteva po oceni posameznega primera vsake zahteve posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.    Veljavne izjeme in omejitve Komisija mora pred uporabo omejitve najprej preučiti, ali velja katera od izjem iz pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, kakor so določene v Uredbi (EU) 2018/1725.    Zagotavljanje informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki Komisija mora na svojem spletišču objavljati obvestila o varstvu podatkov, s katerimi vse posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, obvešča o svojih dejavnostih na posameznem področju, ki vključujejo obdelavo njihovih osebnih podatkov.  Komisija mora vse osebe v ustrezni obliki posamezno obvestiti o poizvedbi ali ukrepu, ki se izvaja na posameznem področju in vpliva nanje.    Pravica posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, do dostopa do podatkov ter pravica do izbrisa in omejitve obdelave Če Komisija omeji dostop do osebnih podatkov, pravico do izbrisa in/ali pravico do omejitve obdelave, mora zadevnega posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, obvestiti o uporabljeni omejitvi in glavnih razlogih zanjo ter o možnosti vložitve pritožbe pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov ali pravnega sredstva na Sodišču Evropske unije.    Evidentiranje omejitev in njihov vpis v register Komisija mora evidentirati razloge za kakršno koli uporabljeno omejitev, vključno z oceno potrebe po omejitvi in njene sorazmernosti.    Trajanje omejitev Omejitve se še naprej uporabljajo, dokler obstajajo razlogi, ki jih upravičujejo.    Pregled s strani uradne osebe za varstvo podatkov pri Komisiji Uradno osebo za varstvo podatkov je treba brez nepotrebnega odlašanja obvestiti, kadar so omejene pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.  Na zahtevo se mora uradni osebi za varstvo podatkov zagotoviti dostop do evidence in vseh dokumentov, ki vsebujejo temeljna dejstva in pravne elemente.  Uradna oseba za varstvo podatkov lahko zahteva pregled omejitve in ji je treba pisno sporočiti rezultat zahtevanega pregleda.    Sedem sklepov Komisije zajema omejitve v zvezi s posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, na naslednjih področjih:Notranja varnost institucij EU Nanaša se na obdelavo osebnih podatkov, da se zagotovi varnost oseb, sredstev in podatkov v Komisiji.  Komisija mora posamezno obvestiti priče in osebe, ki jih zadeva varnostna poizvedba, o obdelavi njihovih osebnih podatkov.  Poleg tega mora Komisija posamezno obvestiti posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, o obdelavi njihovih osebnih podatkov v primeru preverjanja zanesljivosti v skladu s členom 7(5) Sklepa Komisije (EU, Euratom) 2015/443.  Posamezno mora obvestiti tudi osebe, katerih osebni podatki se obdelujejo v okviru preiskav prostorov Komisije ter komunikacijskih in informacijskih sistemov ter opreme.    Upravne preiskave, preddisciplinski in disciplinski postopki ter postopki začasne odstranitve z delovnega mesta Pravice in obveznosti iz Uredbe (EU) 2018/1725 se lahko omejijo, če bi ogrozile namen upravnih preiskav, preddisciplinskih in disciplinskih postopkov ter postopkov začasne odstranitve z delovnega mesta ali bi vplivale na pravice in svoboščine drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.    Osebni zdravstveni podatki Komisija lahko za vsak primer posebej omeji pravico posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, do neposrednega dostopa do osebnih zdravstvenih podatkov s področja psihologije ali psihiatrije v zvezi z njimi, kadar je verjetno, da bo dostop do takih podatkov pomenil tveganje za zdravje posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.  Ta omejitev mora biti sorazmerna obsegu, ki je nujno potreben za zaščito posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.    Preiskave o trgovinski zaščiti in trgovinski politiki Pravice in obveznosti iz Uredbe (EU) 2018/1725 se lahko omejijo, če bi ogrozile namen dejavnosti Komisije v zvezi s trgovinsko politiko in trgovinsko zaščito ali bi negativno vplivale na pravice in svoboščine drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.    Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) Uporablja se za obdelavo osebnih podatkov s strani urada OLAF (in tudi za obdelavo osebnih podatkov s strani služb Komisije in izvajalskih agencij, ki jih je treba posredovati uradu OLAF), ki se izvaja za izpolnitev njegovih nalog;  Preiskave, ki jih izvaja urad OLAF, so popolnoma neodvisne od Komisije.  Urad OLAF odloči, ali bi bilo treba uporabiti katero od izjem glede pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.  Obvestila o varstvu podatkov, s katerimi so posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, obveščeni o dejavnostih, ki vključujejo obdelavo njihovih osebnih podatkov, se objavijo na spletišču urada OLAF.  Uradna oseba za varstvo podatkov pri uradu OLAF pregleda vse omejitve pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.    Dejavnosti notranje revizije Pravice in obveznosti iz Uredbe (EU) 2018/1725 se lahko omejijo kot del postopkov obdelave, ki jih izvede Komisija pri opravljanju dejavnosti notranje revizije, kadar bi lahko pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ogrozile opravljanje dejavnosti notranje revizije, tudi z razkritjem njenih revizijskih orodij in metod, ali bi negativno vplivale na pravice in svoboščine drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.  Poleg tega mora morda Komisija omejiti uporabo pravic posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, da bi zaščitila postopke obdelave, ki jih uporabljajo službe Komisije ali druge institucije, organi, uradi in agencije Unije ali organi držav članic in mednarodne organizacije ter odbor za spremljanje poteka revizij.  Komisija posameznike o svojih dejavnostih notranje revizije, ki vključujejo obdelavo njihovih osebnih podatkov, in njihovih pravicah obvesti z objavo obvestila o varstvu podatkov na svojem spletišču. Po potrebi Komisija zagotovi, da so posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, o tem v ustrezni obliki posamično obveščeni.    Konkurenca Pravice in obveznosti iz Uredbe (EU) 2018/1725 se lahko omejijo, če bi ogrozile namen preiskovalnih in izvršilnih dejavnosti Komisije, tudi z razkritjem njenih preiskovalnih orodij in metod, ali bi negativno vplivale na pravice in svoboščine drugih posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.    
OD KDAJ SE TI SKLEPI UPORABLJAJO?
Sklepi (EU) 2018/1927, (EU) 2018/1961, (EU) 2018/1962, (EU) 2018/1996 in (EU) 2019/154 se uporabljajo od 11. decembra 2018.  Sklep (EU) 2019/165 se uporablja od 7. februarja 2019.  Sklep (EU) 2019/236 se uporablja od 11. februarja 2019.  
OZADJE
Več informacij je na voljo na strani:Reforma pravil EU o varstvu podatkov 2018 (Evropska komisija).  
GLAVNI DOKUMENTI
Sklep Komisije (EU) 2018/1927 z dne 5. decembra 2018 o določitvi notranjih pravil glede obdelave osebnih podatkov s strani Evropske komisije na področju konkurence v zvezi z zagotavljanjem informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, in omejevanjem nekaterih pravic (UL L 313, 10.12.2018, str. 39–44).
Sklep Komisije (EU) 2018/1961 z dne 11. decembra 2018 o določitvi notranjih pravil glede zagotavljanja informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, in omejevanjem nekaterih njihovih pravic za namen dejavnosti notranje revizije (UL L 315, 12.12.2018, str. 35–40).
Sklep Komisije (EU) 2018/1962 z dne 11. decembra 2018 o določitvi notranjih pravil glede obdelave osebnih podatkov s strani Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF) v zvezi z zagotavljanjem informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, in omejevanjem nekaterih njihovih pravic v skladu s členom 25 Uredbe (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta (UL L 315, 12.12.2018, str. 41–46).
Sklep Komisije (EU) 2018/1996 z dne 14. decembra 2018 o določitvi notranjih pravil glede zagotavljanja informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, in omejitve nekaterih njihovih pravic v okviru obdelave osebnih podatkov za namene preiskav o trgovinski zaščiti in trgovinski politiki (UL L 320, 17.12.2018, str. 40–44).
Sklep Komisije (EU) 2019/154 z dne 30. januarja 2019 o notranjih pravilih glede omejitve pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, do dostopa do njihovih zdravstvenih kartotek (UL L 27, 31.1.2019, str. 33–35).
Sklep Komisije (EU) 2019/165 z dne 1. februarja 2019 o določitvi notranjih pravil glede zagotavljanja informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, in omejevanja nekaterih njihovih pravic do varstva podatkov s strani Komisije v okviru upravnih preiskav, preddisciplinskih in disciplinskih postopkov ter postopkov začasne odstranitve z delovnega mesta (UL L 32, 4.2.2019, str. 9–13).
Sklep Komisije (EU) 2019/236 z dne 7. februarja 2019 o določitvi notranjih pravil glede zagotavljanja informacij posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, in omejevanja nekaterih njihovih pravic v okviru obdelave osebnih podatkov s strani Evropske komisije za namene notranje varnosti institucij Unije (UL L 37, 8.2.2019, str. 144–149).
POVEZANI DOKUMENTI
Ki se uporabljajo za Evropsko komisijo:
Uredba (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES (UL L 295, 21.11.2018, str. 39–98).
Sklep Komisije (EU, Euratom) 2017/46 z dne 10. januarja 2017 o varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov v Evropski komisiji (UL L 6, 11.1.2017, str. 40–51).
Nadaljnje spremembe Sklepa (EU, Euratom) 2017/46 so vključene v osnovno besedilo. Ta prečiščena različica ima samo dokumentarno vrednost.
Sklep Komisije (EU, Euratom) 2015/443 z dne 13. marca 2015 o varnosti v Komisiji (UL L 72, 17.3.2015, str. 41–52).
Ki se uporabljajo v državah EU:
Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov) (UL L 119, 4.5.2016, str. 1–88).
Glej prečiščeno različico.
Direktiva (EU) 2016/680 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov, ki jih pristojni organi obdelujejo za namene preprečevanja, preiskovanja, odkrivanja ali pregona kaznivih dejanj ali izvrševanja kazenskih sankcij, in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Okvirnega sklepa Sveta 2008/977/PNZ (UL L 119, 4.5.2016, str. 89–131).
Glej prečiščeno različico.
Zadnja posodobitev 03.04.2019