Document ID: 32019R0715

Reference:
10.5.2019
SL
Uradni list Evropske unije
L 122/1
DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) 2019/715
z dne 18. decembra 2018
o okvirni finančni uredbi za organe, ustanovljene na podlagi PDEU in Pogodbe Euratom, iz člena 70 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskega parlamenta in Sveta
EVROPSKA KOMISIJA JE –
ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije v povezavi s Pogodbo o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo,
ob upoštevanju Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. julija 2018 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije, spremembi uredb (EU) št. 1296/2013, (EU) št. 1301/2013, (EU) št. 1303/2013, (EU) št. 1304/2013, (EU) št. 1309/2013, (EU) št. 1316/2013, (EU) št. 223/2014, (EU) št. 283/2014 in Sklepa št. 541/2014/EU ter razveljavitvi Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 (1) ter zlasti člena 70 Uredbe,
ob upoštevanju naslednjega:
(1)
Delegirana uredba Komisije (EU) št. 1271/2013 (2) je okvirna finančna uredba za organe, ki jih je ustanovila Unija na podlagi Pogodbe o delovanju Evropske unije in Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo ter so pravne osebe in prejemajo prispevke v breme proračuna Unije (v nadaljnjem besedilu: organi Unije). Delegirana uredba (EU) št. 1271/2013 temelji na Uredbi (EU, Euratom) št. 966/2012 (3). Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012 je bila nadomeščena z Uredbo (EU, Euratom) 2018/1046.
(2)
Uredbo (EU) št. 1271/2013 je treba razveljaviti in jo nadomestiti s to uredbo, da se uskladi z Uredbo (EU, Euratom) 2018/1046, poleg tega pa to omogoča, da se dodatno poenostavijo in pojasnijo pravila, da bi se upoštevale izkušnje, pridobljene pri njihovi uporabi, ter da bi se nadalje izboljšali struktura upravljanja organov Unije in njihova odgovornost.
(3)
Ta uredba bi morala vzpostaviti splošna načela in temeljna pravila, ki bi se morala uporabljati za organe, ki so ustanovljeni na podlagi PDEU in Pogodbe Euratom in prejemajo prispevke v breme proračuna Unije, in sicer brez poseganja v akt o ustanovitvi. Na podlagi te uredbe bi morali organi Unije sprejeti svoja finančna pravila, ki ne bi smela odstopati od te uredbe, razen če tako zahtevajo njihove posebne potrebe in s predhodnim soglasjem Komisije.
(4)
Zaradi skladnosti bi morali organi Unije, ki se v celoti financirajo sami in za katere se ta uredba ne uporablja, določiti podobna pravila, kadar je to primerno. V skladu s Skupno izjavo Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije z dne 19. julija 2012 o decentraliziranih agencijah bi morali ti organi Evropskemu parlamentu, Svetu in Komisiji predložiti letno poročilo o izvrševanju svojega proračuna ter ustrezno upoštevati njihove zahteve in priporočila.
(5)
Organi Unije bi morali svoj proračun oblikovati in izvrševati v skladu z načeli enotnosti, točnosti, univerzalnosti, specifikacije, enoletnosti, ravnotežja, obračunske enote, dobrega finančnega poslovodenja, smotrnosti in preglednosti.
(6)
Poudariti bi bilo treba izravnalno naravo prispevka Unije. Tisti del pozitivnega proračunskega rezultata organa Unije, ki presega znesek prispevka Unije, plačanega med letom, bi se moral vrniti v proračun Unije.
(7)
Kadar akt o ustanovitvi določa, da so prihodki poleg prispevka Unije sestavljeni iz pristojbin in stroškov in da so prihodki iz pristojbin in stroškov dodeljeni posebnim odhodkovnim postavkam, bi morali imeti organi Unije možnost, da razliko prenesejo naprej v obliki namenskih prejemkov. Da bi se omogočila prožnost, bi se lahko negativen rezultat v zvezi z namenskimi prejemki iz pristojbin in stroškov izravnal z nakopičenim presežkom iz prejšnjih let.
(8)
Zagotoviti je treba, da so pristojbine določene na ravni, ki je primerna za pokritje stroškov zagotavljanja storitev in preprečuje znatne presežke.
(9)
V aktu o ustanovitvi ali temeljnem aktu je treba omogočiti izreden prenos nalog na organe Unije in dodelitev nepovratnih sredstev tem organom ter ju ustrezno utemeljiti z značilnostmi nalog in specifičnim strokovnim znanjem organa Unije, ob tem pa zagotoviti dobro finančno poslovodenje in stroškovno učinkovitost. Te dodatne naloge bi morale spadati na področje uporabe ciljev organa Unije in biti združljive z njegovim mandatom, kakor je opredeljeno v aktu o ustanovitvi.
(10)
Da bi se izboljšala preglednost, bi morala Komisija načeloma skleniti sporazume o partnerstvu z organi EU, ki bi poleg letnega prispevka Unije zajemali vsa dodeljena finančna sredstva, zlasti kadar bi ta finančna sredstva imela znaten učinek na operacije organa Unije.
(11)
Določbe o prenosih in namenskih prejemkih bi bilo treba spremeniti, da bi se upoštevale določbe Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046. V zvezi z notranjimi namenskimi prejemki bi moralo biti dovoljeno financiranje novih projektov gradnje s prejemki iz oddaje in prodaje zgradb, kakor je določeno v Uredbi (EU, Euratom) 2018/1046. V ta namen bi bilo treba takšne prejemke šteti za notranje namenske prejemke, ki se lahko prenesejo, dokler niso v celoti porabljeni.
(12)
Da se omogoči dodatna prožnost, bi morali biti organi Unije zmožni opravljati transakcije v valutah, ki niso euro, za potrebe upravnega poslovodenja.
(13)
V skladu z Uredbo (EU, Euratom) 2018/1046, bi bilo treba razdelitev obveznosti, ki trajajo več let, v letne obroke omogočiti le, kadar tako določa akt o ustanovitvi ali temeljni akt ali kadar se obveznosti nanašajo na upravne odhodke.
(14)
Zaradi posebnosti organov Unije bi bilo treba sprejemanje donacij natančno pregledovati. Poleg tega se organom Unije ne bi smela omogočiti uporaba korporacijskega sponzorstva.
(15)
Pojasniti bi bilo treba pojem smotrnosti. Smotrnost bi bilo treba povezati z načelom dobrega finančnega poslovodenja. Pojasniti bi bilo treba načelo dobrega finančnega poslovodenja. Vzpostaviti bi bilo treba povezavo med zastavljenimi cilji in kazalniki smotrnosti, rezultati in gospodarnostjo ter učinkovitostjo in uspešnostjo porabe odobritev.
(16)
V skladu s členom 53 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 mora organ Unije sodelovati pri primerjalni analizi z drugimi organi in institucijami Unije.
(17)
Uvesti je treba pravila o akcijskem načrtu, da se sprejmejo nadaljnji ukrepi v zvezi z ugotovitvami skupnih rednih ocen, da se zagotovi njihovo učinkovito izvajanje.
(18)
Za namen zagotavljanja usklajenega načrtovanja programov bi moral organ Unije pripraviti enotni programski dokument, ki bi vseboval letno in večletno načrtovanje programov, načrt svojih prihodkov in odhodkov, načrtovanje virov, informacije o svoji nepremičninski politiki, strategijo sodelovanja s tretjimi državami in/ali mednarodnimi organizacijami ter strategijo za doseganje večje učinkovitosti in sinergij. Organ Unije bi moral pripraviti tudi strategijo za operativno upravljanje in sisteme notranje kontrole, vključno s strategijo za boj proti goljufijam. Enotni programski dokument bi moral upoštevati smernice Komisije.
(19)
Programski dokument bi moral vključevati strategijo za preprečevanje ponavljanja primerov nasprotja interesov, nepravilnosti in goljufij, zlasti kadar so bila zaradi pomanjkljivosti izdana kritična priporočila.
(20)
Časovni razpored za enotni programski dokument bi bilo treba uskladiti s proračunskim postopkom, da se zagotovi njegova učinkovitost in usklajenost vseh programskih dokumentov.
(21)
Organi Unije bi morali prilagoditi svoje sisteme notranje kontrole, kadar upravljajo urade, ki so ločeni od glavnega sedeža.
(22)
Organom Unije je primerno omogočiti, da sklepajo sporazume o ravni storitve v skladu s členom 59 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, zlasti med seboj in z institucijami Unije, da se olajša izvrševanje njihovih odobritev, kadar je to v skladu z dobrim finančnim poslovodenjem. O teh sporazumih o ravni storitve bi bilo treba ustrezno poročati.
(23)
Treba je razjasniti strukturo funkcij notranje revizije in notranje kontrole ter poenostaviti zahteve za poročanje. Funkcijo notranje revizije v organu Unije bi moral opravljati notranji revizor Komisije, ki bi moral opravljati revizije, kadar bi bilo to utemeljeno zaradi zadevnih tveganj. Treba bi bilo določiti pravila glede ustanovitve in delovanja oddelka notranje revizije.
(24)
Obveznosti poročanja bi bilo treba racionalizirati. Organi Unije bi morali predložiti konsolidirano letno poročilo o dejavnostih, ki bi vključevalo celovite informacije o uresničevanju ciljev in rezultatov, izvajanju njihovega programa dela, izvrševanju proračuna, izvajanju kadrovske politike ter njihovega operativnega upravljanja in sistemov notranje kontrole.
(25)
Da se izboljša stroškovna učinkovitost organov Unije, bi bilo treba zagotoviti možnost izmenjave storitev ali njihovega prenosa na drug organ Unije ali Komisijo. Zato je treba omogočiti, da se lahko računovodja Komisije pooblasti za izvajanje vseh ali dela nalog računovodje organa Unije.
(26)
Da se uskladijo pravila o namenskih prejemkih s pravili Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, je treba določiti pravila o diferenciaciji notranjih in zunanjih namenskih prejemkov ter o njihovem prenosu.
(27)
Da se uskladijo pravila o obravnavi obresti, ki jih ustvari prispevek Unije organu Unije, s pravili Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, je treba določiti, da obresti ne pripadajo proračunu.
(28)
Uredba (EU, Euratom) 2018/1046 določa možnost, da se v posebnih primerih pred sprejetjem proračunske obveznosti sprejme pravna obveznost. Tudi organi Unije bi morali imeti to možnost.
(29)
Da se zagotovi skladnost, se ne bi smele dovoliti posebne določbe o javnem naročanju in nepovratnih sredstvih. Z uporabo enotnega sklopa pravil se poenostavi delo organa Unije in omogoči uporaba smernic in vzorcev, ki jih pripravi Komisija.
(30)
Organ Unije bi moral imeti možnost, da dodeli nepovratna sredstva in podeli nagrade v skladu z aktom o ustanovitvi ali na podlagi prenosa pooblastila s strani Komisije v skladu s členom 62(1)(c)(iv) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
(31)
Poleg obstoječe oblike prispevkov Unije, ki so že dobro uveljavljene (povračilo upravičenih stroškov, ki so dejansko nastali, stroški na enoto, pavšalni zneski in financiranje po pavšalni stopnji), je ustrezno organom Unije omogočiti, da zagotovijo financiranje, ki ni povezano s stroški relevantnih operacij. Ta dodatna oblika financiranja bi morala temeljiti na vnaprejšnjem izpolnjevanju nekaterih pogojev ali na uresničevanju rezultatov, ki se merijo glede na predhodno določene mejnike ali s pomočjo kazalnikov smotrnosti.
(32)
Da se zaščitijo finančni interesi Unije, bi se morala za organe Unije uporabljati pravila o enotnem sistemu za zgodnje odkrivanje in izključitev, določena v Uredbi (EU, Euratom) 2018/1046.
(33)
Organi EU v skladu s členom 8(1) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 Evropskega parlamenta in Sveta (4) nemudoma posredujejo Evropskemu uradu za boj proti goljufijam vse informacije o morebitnih primerih goljufije, korupcije ali drugih nezakonitih dejanj, ki škodijo finančnim interesom Unije. Organi Unije v skladu s členom 24(1) Uredbe Sveta (EU) 2017/1939 (5) brez nepotrebnega odlašanja poročajo Evropskemu javnemu tožilstvu o vsakem kaznivem ravnanju, za katero bi lahko izvajalo svojo pristojnost v skladu z navedeno uredbo. Da se okrepi upravljanje organov Unije, bi morali ti Komisiji brez odlašanja poročati tudi o primerih goljufij, finančnih nepravilnosti in preiskav. Komisija in organi Unije bi morali uvesti postopke, ki ustrezno varujejo osebne podatke in zagotavljajo upoštevanje potrebe po seznanitvi s podatki pri kakršnem koli posredovanju informacij, povezanih z domnevnimi goljufijami in drugimi nepravilnostmi ter tekočimi ali zaključenimi preiskavami.
(34)
Da se določi in pravilno upravlja tveganje dejanskega ali domnevnega nasprotja interesov, bi bilo treba od organov Unije zahtevati, da sprejmejo pravila o preprečevanju in obvladovanju nasprotja interesov. Takšna pravila bi morala upoštevati navodila, ki jih pripravi Komisija.
(35)
V tej uredbi bi bilo treba določiti celovite pravice do dostopa Komisije, Evropskega urada za boj proti goljufijam in Računskega sodišča.
(36)
Določbe o nepremičninski politiki, vključno z možnostjo, da lahko organi Unije projekte nakupa zgradb financirajo s posojili, in ustreznimi pogoji za to, bi bilo treba uskladiti z Uredbo (EU, Euratom) 2018/1046, da se zagotovi usklajena uporaba pravil s strani vseh organov in institucij Unije.
(37)
Ker je bila Delegirana uredba Komisije (EU) št. 1268/2012 (6) razveljavljena, bi bilo treba črtati tudi zahtevo, da mora organ EU sprejeti svoja izvedbena pravila s predhodnim soglasjem Komisije.
(38)
Treba je določiti prehodne določbe za načrtovanje programov in za konsolidirano letno poročanje o dejavnostih, ker Komisija potrebuje čas za pripravo ustreznih smernic v sodelovanju z organi Unije, organi Unije pa potrebujejo čas, da se prilagodijo novemu načrtovanju programov in poročanju.
(39)
Ta uredba bi morala začeti veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije, da bodo lahko organi Unije najpozneje do 1. julija 2019 pravočasno sprejeli revidirane finančne predpise, agencije pa izkoristile poenostavitev predpisov in uskladitev z Uredbo (EU, Euratom) 2018/1046 –
SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:
NASLOV I
SPLOŠNE DOLOČBE
Člen 1
Predmet urejanja
Ta uredba določa bistvena finančna pravila za organe, ki jih ustanovi Unija na podlagi Pogodbe o delovanju Evropske unije in Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo ter so pravne osebe in prejemajo prispevke v breme proračuna Unije (v nadaljnjem besedilu: organi Unije).
Na podlagi te uredbe mora vsak organ Unije sprejeti svoja finančna pravila. Finančna pravila organa Unije ne odstopajo od te uredbe, razen če tako zahtevajo njegove posebne potrebe in s predhodnim soglasjem Komisije.
Člen 2
Opredelitev pojmov
V tej uredbi se uporabljajo naslednje opredelitve pojmov:
—
„akt o ustanovitvi“ pomeni instrument zakonodaje Unije, ki ureja glavne vidike ustanovitve in delovanja organa Unije,
—
„upravni odbor“ pomeni glavni notranji organ organa Unije, odgovoren za sprejemanje odločitev o finančnih in proračunskih zadevah, ne glede na naziv iz akta o ustanovitvi,
—
„direktor“ pomeni osebo, odgovorno za izvajanje odločitev upravnega odbora in izvrševanje proračuna organa Unije v vlogi odredbodajalca, ne glede na naziv iz akta o ustanovitvi,
—
„izvršilni odbor“ pomeni notranji organ organa Unije, ki pomaga upravnemu odboru, njegove pristojnosti in poslovnik pa so načeloma določeni v aktu o ustanovitvi, ne glede na ime, ki ga akt o ustanovitvi določa za ta organ.
Smiselno se uporablja člen 2 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Člen 3
Obdobja, datumi in roki
Če ni določeno drugače, se za roke, določene v tej uredbi, uporablja Uredba Sveta (EGS, Euratom) št. 1182/71 (7).
Člen 4
Varstvo osebnih podatkov
Ta uredba ne posega v zahteve uredb (EU) 2018/1725 (8) in (EU) 2016/679 (9) Evropskega parlamenta in Sveta.
NASLOV II
PRORAČUN IN PRORAČUNSKA NAČELA
Člen 5
Upoštevanje proračunskih načel
Proračun organa Unije se oblikuje in izvršuje v skladu z načeli enotnosti, točnosti, enoletnosti, ravnotežja, obračunske enote, univerzalnosti, specifikacije, dobrega finančnega poslovodenja in preglednosti, kakor je določeno v tej uredbi.
POGLAVJE 1
NAČELI ENOTNOSTI IN TOČNOSTI PRORAČUNA
Člen 6
Obseg proračuna organa Unije
1.   V proračunu organa Unije se za vsako proračunsko leto napovejo in odobrijo vsi prihodki in odhodki, ki se štejejo za potrebne za organ Unije. Proračun zajema prihodke in odhodke organa Unije, vključno z upravnimi odhodki.
2.   Proračun organa Unije vsebuje naslednje:
(a)
nediferencirana sredstva;
(b)
kadar to upravičujejo operativne potrebe, diferencirana sredstva, ki jih sestavljajo odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil.
3.   Odobritve, odobrene za tekoče proračunsko leto, sestavljajo:
(a)
odobritve, ki zajemajo letni prispevek Unije;
(b)
odobritve, ki izhajajo iz lastnih sredstev, ki jih sestavljajo vse pristojbine in stroški, ki jih organ Unije sme pobirati na podlagi nanj prenesenih nalog, in kakršen koli drug prihodek;
(c)
odobritve, ki zajemajo finančne prispevke držav članic gostiteljic;
(d)
odobritve iz namenskih prejemkov v tekočem proračunskem letu za posebne odhodkovne postavke v skladu s členom 20(1);
(e)
odobritve, prenesene iz predhodnih proračunskih let.
4.   Prihodki, ki jih sestavljajo pristojbine in stroški, se dodelijo le v izjemnih in ustrezno utemeljenih primerih, ki so določeni v aktu o ustanovitvi.
5.   S pridržkom člena 75(2) odobritve za prevzem obveznosti zajemajo skupne stroške pravnih obveznosti, sklenjenih v proračunskem letu.
6.   Odobritve plačil zajemajo plačila za poravnavanje pravnih obveznosti, sklenjenih v proračunskem letu ali v predhodnih proračunskih letih.
7.   Odstavka 3 in 5 tega člena ne preprečujeta, da se odobritve prevzemajo v celoti ali da se proračunske obveznosti prevzemajo v letnih obrokih, kot je določeno v točki (b) člena 74(1) oziroma v členu 74(2).
Člen 7
Sporazumi o prispevkih, sporazumi o nepovratnih sredstvih in okvirna finančna partnerstva
1.   Komisija in organ Unije lahko izjemoma skleneta sporazume o prispevkih in sporazume o nepovratnih sredstvih, če so izpolnjeni naslednji pogoji:
(a)
akt organa Unije o ustanovitvi ali temeljni akt izrecno predvideva takšno možnost;
(b)
sklenitev takšnega sporazuma je ustrezno utemeljena zaradi posebne narave ukrepa in na podlagi specifičnega strokovnega znanja organa Unije;
(c)
naloge, ki jih mora organ Unije izvesti v okviru takšnega sporazuma, izpolnjujejo naslednja merila:
(i)
spadajo na področje uporabe ciljev organa Unije ter so združljive z njegovim mandatom, kakor je opredeljeno v aktu o ustanovitvi;
(ii)
naloge niso del nalog, ki jih organu Unije nalaga akt o ustanovitvi in se financirajo iz letnega prispevka Unije.
2.   Kadar se sklenejo sporazumi o prispevkih in sporazumi o nepovratnih sredstvih iz odstavka 1 ter sporazumi o ravni storitve za storitve, ki jih organ Unije ponuja Komisiji, lahko Komisija sklene sporazum o okvirnem finančnem partnerstvu z organom Unije v skladu s členom 130 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
3.   Komisija pri izbiri organa Unije ustrezno upošteva stroškovno učinkovitost prenosa teh nalog.
4.   Kadar Komisija z organom Unije izjemoma podpiše sporazum o prispevku, se za organ Unije v zvezi s sredstvi, dodeljenimi navedenemu sporazumu, uporabljajo pravila, ki se uporabljajo za posredno upravljanje, kakor je določeno v naslovih V in VI Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, člena 105 in 106 te uredbe pa se ne uporabljata.
5.   Naloge iz odstavka 1 je treba zgolj v informativne namene vključiti v enotni programski dokument organa Unije iz člena 32. Informacije o sporazumih iz odstavka 2 se vključijo v konsolidirano letno poročilo o dejavnostih iz člena 48.
6.   Odredbodajalec pred podpisom kakršnega koli sporazuma iz odstavka 2 obvesti upravni odbor.
Člen 8
Posebna pravila o načelih enotnosti in točnosti proračuna
1.   Vsi prihodki in odhodki se knjižijo na proračunsko vrstico v proračunu organa Unije.
2.   Nobenega odhodka ni mogoče prevzeti kot obveznost ali ga odobriti zunaj okvira odobritev proračuna organa Unije.
3.   Odobritev se lahko knjiži v proračun organa Unije le, če je namenjena za odhodkovno postavko, ki šteje za potrebno.
4.   Obresti iz plačil predhodnega financiranja, izvršenih iz proračuna organa Unije, se ne izplačajo organu Unije, razen če je v sporazumih o prispevkih iz člena 7 določeno drugače.
POGLAVJE 2
NAČELO ENOLETNOSTI
Člen 9
Opredelitev
Odobritve, vnesene v proračun organa Unije, se odobrijo za proračunsko leto, ki traja od 1. januarja do 31. decembra.
Člen 10
Proračunsko računovodstvo za prihodke in odobritve
1.   Prihodki proračunskega leta organa Unije iz člena 6 se knjižijo v zaključni račun za navedeno proračunsko leto na osnovi zneskov, ki so bili zbrani med navedenim proračunskim letom.
2.   Prihodki organa Unije pomenijo enak znesek odobritev plačil.
3.   Obveznosti se v zaključni račun knjižijo za proračunsko leto na podlagi pravnih obveznosti, sklenjenih do 31. decembra navedenega leta. Vendar se celotne proračunske obveznosti iz točke (b) člena 74(1) v zaključni račun knjižijo za proračunsko leto na podlagi proračunskih obveznosti do 31. decembra navedenega leta.
4.   Plačila se knjižijo v zaključni račun za proračunsko leto na podlagi plačil, ki jih je računovodja izvršil do 31. decembra navedenega leta.
5.   Kadar akt o ustanovitvi določa, da se jasno opredeljene naloge financirajo ločeno, ali kadar organ Unije izvaja sporazume, sklenjene v skladu s členom 7, mora imeti organ Unije posebne proračunske vrstice za prihodke in odhodke. Organ Unije jasno opredeli vsako skupino nalog v okviru svojega načrtovanja programov v zvezi z viri, ki je vključeno v enotni programski dokument, pripravljen v skladu s členom 32.
Člen 11
Prevzemanje obveznosti za odobritve
1.   Ko je proračun organa Unije dokončno sprejet, se lahko začnejo obveznosti za odobritve, knjižene v proračun organa Unije, prevzemati s 1. januarjem.
2.   Od 15. oktobra proračunskega leta dalje se lahko vnaprej prevzemajo rutinski upravni odhodki v breme odobritev za naslednje proračunsko leto, pod pogojem, da so bili odhodki odobreni v zadnjem proračunu organa Unije, ki je bil pravilno sprejet, in le do največ ene četrtine odobritev, ki jih je odobril upravni odbor, na ustrezni proračunski vrstici za tekoče proračunsko leto.
Člen 12
Razveljavitev in prenos odobritev
1.   Odobritve, ki ostanejo neporabljene ob koncu proračunskega leta, za katero so bile knjižene, se razveljavijo, razen če se prenesejo v skladu z odstavkoma 2 in 4.
2.   Naslednje odobritve se lahko prenesejo na podlagi odločitve, sprejete v skladu z odstavkom 3, vendar samo v naslednje proračunsko leto:
(a)
odobritve za prevzem obveznosti in nediferencirana sredstva, za katere je bila večina pripravljalnih faz v postopku za prevzem obveznosti končana do 31. decembra proračunskega leta. Za takšne odobritve se obveznosti lahko prevzamejo do 31. marca naslednjega proračunskega leta, razen za nediferencirana sredstva, povezana s projekti gradnje, za katere se lahko obveznosti prevzamejo do 31. decembra naslednjega proračunskega leta;
(b)
odobritve plačil, ki so potrebne za kritje obstoječih obveznosti ali obveznosti, povezanih s prenesenimi odobritvami za prevzem obveznosti, kadar odobritve plačil, ki so določene na ustreznih proračunskih postavkah za naslednje proračunsko leto, ne zadostujejo.
V zvezi s točko (b) prvega pododstavka, organ Unije najprej porabi odobritve, ki so odobrene za tekoče proračunsko leto, in dokler te niso porabljene, ne uporablja prenesenih odobritev.
3.   Upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor sprejme odločitev o prenosih iz odstavka 2 do 15. februarja naslednjega proračunskega leta.
4.   Odobritve se samodejno prenesejo za:
(a)
odobritve, ki ustrezajo notranjim namenskim prejemkom. Takšne odobritve se lahko prenesejo samo v naslednje proračunsko leto in zanje se lahko obveznosti prevzamejo do 31. decembra navedenega leta, razen notranjih namenskih prejemkov iz naslova oddajanja v najem in prodaje zgradb in zemljišč iz točke (e) člena 20(3), ki se lahko prenesejo do njihove končne porabe;
(b)
odobritve, ki ustrezajo zunanjim namenskim prejemkom. Takšne odobritve se v celoti porabijo do izvedbe vseh operacij v zvezi s programom ali ukrepom, za katerega so namenjene, ali pa se lahko prenesejo in uporabijo za naslednike zadevnega programa ali ukrepa.
5.   Odobritve za odhodke za zaposlene se ne prenesejo. Za namene tega člena odhodki za zaposlene obsegajo plače in nadomestila uslužbencev organov Unije, za katere veljajo kadrovski predpisi.
6.   Nediferencirana sredstva, za katera so ob koncu proračunskega leta prevzete pravne obveznosti, se plačajo do konca naslednjega proračunskega leta.
Člen 13
Podrobne določbe o razveljavitvi in prenosu odobritev
1.   Odobritve za prevzem obveznosti in nediferencirana sredstva iz točke (a) prvega pododstavka člena 12(2) se lahko prenesejo samo, če obveznosti ni bilo mogoče prevzeti pred 31. decembrom proračunskega leta iz razlogov, ki jih ni mogoče pripisati odredbodajalcu, in če so pripravljalne faze izvedene v zadostni meri, da je razumno pričakovati, da bo obveznost prevzeta najpozneje do 31. marca naslednjega proračunskega leta oziroma – za projekte gradnje – do 31. decembra naslednjega proračunskega leta.
2.   Odobritve, prenesene v skladu s točko (a) člena 12(2), za katere ni prevzeta obveznost do 31. marca naslednjega proračunskega leta oziroma – za zneske, povezane s projekti gradnje – do 31. decembra naslednjega leta, se samodejno razveljavijo.
3.   Prenesene odobritve, ki so bile razveljavljene, se prikažejo v zaključnem računu.
Člen 14
Sprostitev odobritev
1.   Kadar se proračunske obveznosti sprostijo v proračunskem letu, ki sledi letu, v katerem so bile prevzete, ker ukrepi, za katere so bile namenjene, v celoti ali delno niso bili izvedeni, se odobritve, ki ustrezajo takšnim sprostitvam obveznosti, razveljavijo.
2.   Ta člen se ne uporablja za zunanje namenske prejemke iz člena 20(2).
Člen 15
Pravila, ki se uporabljajo v primeru poznejšega sprejetja proračuna organa Unije
1.   Če proračun organa Unije na začetku proračunskega leta še ni dokončno sprejet, se uporabljajo pravila iz odstavkov 2 do 6.
2.   Obveznosti se lahko prevzemajo po poglavjih do največ ene četrtine skupnih odobritev za zadevno poglavje proračuna organa Unije v preteklem proračunskem letu, ki se za vsak pretečeni mesec povečajo za eno dvanajstino.
Omejitev odobritev, določena v načrtih prihodkov in odhodkov, se ne sme prekoračiti.
Plačila se lahko izvršujejo mesečno po poglavjih do največ ene dvanajstine odobritev za zadevno poglavje proračuna organa Unije v predhodnem proračunskem letu. Vendar ta vsota ne sme presegati ene dvanajstine odobritev, določenih v istem poglavju načrtov prihodkov in odhodkov.
3.   Odobritve za zadevno poglavje proračuna organa Unije za predhodno proračunsko leto iz odstavka 2 se razumejo kot odobritve, izglasovane v proračunu organa Unije, vključno s spremembami proračuna, in po prilagoditvi za prerazporeditve v navedenem proračunskem letu.
4.   Če je to potrebno zaradi kontinuitete delovanja organa Unije in za potrebe upravljanja, lahko upravni odbor na zahtevo direktorja poleg obveznosti in plačil v zneskih, ki so samodejno na razpolago v skladu z odstavkom 2, odobri dodatne odhodke, ki presegajo eno začasno dvanajstino, a brez preseganja skupnega zneska štirih začasnih dvanajstin, razen v ustrezno utemeljenih primerih.
Dodatne dvanajstine se odobrijo v celoti in niso deljive.
5.   Če za dano poglavje odobritev štirih začasnih dvanajstin v skladu z odstavkom 4 ne zadostuje za kritje odhodkov, potrebnih za preprečitev prekinitve kontinuitete delovanja organa Unije na področju, ki ga pokriva zadevno poglavje, lahko upravni odbor na zahtevo direktorja izjemoma dovoli prekoračitev zneska odobritev, knjiženih v ustrezno poglavje proračuna organa Unije za predhodno proračunsko leto. V nobenem primeru pa se ne sme prekoračiti skupni znesek odobritev, ki je razpoložljiv v proračunu organa Unije za predhodno proračunsko leto ali v predlaganih načrtih prihodkov in odhodkov.
POGLAVJE 3
NAČELO RAVNOTEŽJA
Člen 16
Opredelitev in področje uporabe
1.   Prihodki in odobritve plačil morajo biti uravnoteženi.
2.   Odobritve za prevzem obveznosti ne smejo presegati zneska prispevka Unije, skupaj z lastnim prihodkom in drugimi prihodki iz člena 6.
3.   Za organe, pri katerih prihodke poleg prispevka Unije sestavljajo pristojbine in stroški, bi bilo treba pristojbine določiti tako, da bi se izognili velikim kopičenjem presežkov. Kadar se pomemben pozitiven ali negativen proračunski rezultat v smislu člena 99 ponavlja, se raven pristojbin in stroškov revidira.
4.   Organ Unije ne najema posojil v okviru proračuna organa Unije.
5.   Prispevek Unije organu Unije mora biti za proračun organa Unije izravnalni prispevek in se lahko razdeli na več plačil.
6.   Organ Unije izvršuje natančno upravljanje denarnih sredstev ob ustreznem upoštevanju namenskih prejemkov, da se zagotovi omejitev razpoložljivih denarnih sredstev na ustrezno upravičene zahteve. Organ Unije v zahtevkih za plačilo predloži podrobne in posodobljene napovedi o dejanskih denarnih potrebah skozi leto, vključno s podatki o namenskih prejemkih.
Člen 17
Bilanca proračunskega leta
1.   Če je proračunski rezultat v smislu člena 99 pozitiven, se vrne Komisiji v višini zneska prispevka, plačanega med letom. Del proračunskega rezultata, ki presega znesek prispevka Unije, plačanega med letom, se knjiži v proračun organa Unije za naslednje proračunsko leto kot prihodek.
Prvi pododstavek se uporablja tudi, kadar prihodke organa Unije poleg prispevka Unije sestavljajo tudi pristojbine in stroški.
Razlika med prispevkom, knjiženim v proračun, in prispevkom, ki je bil dejansko plačan organu Unije, se razveljavi.
2.   V izjemnih primerih, kadar akt o ustanovitvi določa, da se prihodki iz pristojbin in stroškov namenijo posebnim odhodkovnim postavkam, lahko organ Unije prenese razliko pristojbin in stroškov kot namenske prejemke za dejavnosti v zvezi z zagotavljanjem storitev, za katere je treba plačati pristojbine.
3.   Če je proračunski rezultat v smislu člena 99 negativen, se v proračun organa Unije knjiži za naslednje proračunsko leto v obliki odobritev plačil ali, če je primerno, se izravna s pozitivnim proračunskim rezultatom organa Unije v naslednjih proračunskih letih.
Kadar so pristojbine in stroški namenski prejemki, se lahko negativen rezultat v zvezi s temi namenskimi prejemki izravna z nakopičenim presežkom iz prejšnjih let, če je na voljo.
4.   Prihodki ali odobritve plačil se knjižijo v proračun organa Unije v proračunskem postopku na podlagi postopka dopolnilnega pisma, opisanega v členu 42 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, ali, če se proračun organa Unije že izvršuje, s spremembo proračuna.
Organ Unije bo predložil oceno proračunskega rezultata iz leta N–1 najpozneje do 31. januarja leta N. Komisija te informacije ustrezno upošteva pri ocenjevanju finančnih potreb organa Unije za leto N+1.
POGLAVJE 4
NAČELO OBRAČUNSKE ENOTE
Člen 18
Uporaba eura
1.   Proračun se pripravi in izvrši v eurih, prav tako se v eurih pripravi zaključni račun. Vendar lahko za namene denarnega toka iz člena 49 računovodja in, v primeru računov izločenih sredstev, skrbnik računov izločenih sredstev in, za potrebe upravnega poslovodenja organa Unije, odgovorni odredbodajalec izvajajo posle v drugih valutah.
2.   Brez poseganja v posebne določbe, določene v pravilih za posamezni sektor ali v posebnih naročilih, sporazumih o nepovratnih sredstvih, sporazumih o prispevkih in sporazumih o financiranju, odgovorni odredbodajalec izvede preračun po dnevnem deviznem tečaju eura, ki je objavljen v seriji C Uradnega lista Evropske unije, na dan, na katerega služba za odobravanje pripravi nalog za plačilo ali nalog za izterjavo.
Če takšen dnevni tečaj ni objavljen, odgovorni odredbodajalec uporabi tečaj iz odstavka 3.
3.   Za namene zaključnih računov iz členov 82, 83 in 84 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 se preračun med eurom in drugo valuto izvede na podlagi mesečnega računovodskega deviznega tečaja eura. Ta računovodski devizni tečaj določi računovodja Komisije iz katerega koli vira informacij, za katerega se meni, da je zanesljiv, na podlagi deviznega tečaja na predzadnji delovni dan v mesecu pred mesecem, za katerega se določa devizni tečaj.
4.   Preračun valut se izvede tako, da se prepreči znaten vpliv preračuna na raven sofinanciranja Unije ali škodljiv vpliv na proračun. Kadar je to ustrezno, se menjalno razmerje med eurom in drugimi valutami lahko izračuna z uporabo povprečja dnevnih deviznih tečajev v danem obdobju.
POGLAVJE 5
NAČELO UNIVERZALNOSTI
Člen 19
Področje uporabe
Brez poseganja v člen 20 skupni prihodki pokrivajo skupne odobritve plačil. Brez poseganja v člen 24 se vsi prihodki in odhodki knjižijo v celoti brez neto izravnave.
Člen 20
Namenski prejemki
1.   Za financiranje posebnih postavk odhodkov se uporabljajo zunanji namenski prejemki in notranji namenski prejemki.
2.   Zunanji namenski prejemki so:
(a)
finančni prispevki držav članic in tretjih držav, v obeh primerih vključno z njihovimi javnimi agencijami, subjekti ali fizičnimi osebami, za nekatere dejavnosti organa Unije, če je to predvideno v sporazumu, sklenjenem med organom Unije in državo članico, tretjo državo ali zadevnimi javnimi agencijami, subjekti ali fizičnimi osebami;
(b)
finančni prispevki mednarodnih organizacij;
(c)
prihodki, predvideni za določen namen, kot so prihodki od ustanov, subvencije, darila ter volila;
(d)
finančni prispevki, ki niso zajeti v točki (a), za dejavnosti organov Unije iz tretjih držav ali organov, ki niso organi Unije;
(e)
prihodki iz sporazumov iz člena 7;
(f)
notranji namenski prejemki iz odstavka 3, v kolikor so postranske narave k drugim prihodkom iz točk (a) do (c) tega odstavka;
(g)
prihodki iz pristojbin in stroškov iz člena 6(3).
3.   Notranji namenski prejemki so:
(a)
prihodki od tretjih oseb za blago, storitve ali gradnje, dobavljene na njihovo zahtevo, z izjemo pristojbin in stroškov iz točke (b) člena 6(3);
(b)
prihodki iz vračil nepravilno plačanih zneskov v skladu s členom 62;
(c)
prihodki od zagotavljanja blaga, storitev in gradenj institucijam Unije ali drugim organom Unije;
(d)
prejete zavarovalnine;
(e)
prihodki od oddajanja v najem in prodaje zgradb in zemljišč;
(f)
prihodki iz poznejših povračil davkov v skladu s točko (b) člena 27(3) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
4.   Namenski prejemki se prenesejo in prerazporejajo v skladu z določbami točk (a) in (b) člena 12(4) in s členom 27.
5.   Brez poseganja v točko (f) drugega odstavka lahko zadevni akt o ustanovitvi za namenske prejemke določi posebne postavke odhodkov. Če v ustreznem aktu o ustanovitvi ni določeno drugače, so taki prihodki notranji namenski prejemki.
6.   Vse postavke prihodkov v smislu točk (a) do (c) odstavka 2 ter točk (a) in (c) odstavka 3 zajemajo vse neposredne ali posredne odhodke za zadevno dejavnost ali namen.
7.   Proračun organa Unije vsebuje postavke, v katere se uvrščajo zunanji namenski prejemki in notranji namenski prejemki, po možnosti pa se navede tudi znesek.
V načrt prihodkov in odhodkov se lahko vključijo samo zneski namenskih prejemkov, ki so na dan določitve načrta nedvoumni.
Člen 21
Struktura namenskih prejemkov in zagotavljanje ustreznih odobritev
1.   Struktura, v katero se uvrščajo namenski prejemki v proračunu organa Unije, obsega:
(a)
v izkazu prihodkov, proračunsko vrstico, na katero se vpiše prejemek;
(b)
v izkazu odhodkov, v pripombah k proračunu, vključno s splošnimi pripombami, navedbo, katere proračunske postavke lahko prejmejo odobritve v višini namenskih prejemkov, ki so dani na razpolago.
V primeru iz točke (a) prvega pododstavka se vpiše zaznamek „pro memoria“, znesek ocenjenega prejemka pa se navede kot informacija v pripombah.
2.   Ko organ Unije prejme prejemek, se odobritve v višini namenskih prejemkov samodejno dajo na razpolago kot odobritve za prevzem obveznosti in kot odobritve plačil.
3.   Z odstopanjem od odstavka 2 se lahko, kadar namenski prejemek izhaja iz izvajanja sporazuma o prispevkih, sklenjenega v skladu s členom 7, ob začetku veljavnosti zadevnega sporazuma da na razpolago skupni znesek odobritev za prevzem obveznosti, pod pogojem, da temeljni akt v zvezi s sredstvi, ki se prenesejo na organ Unije, omogoča uporabo letnih obrokov.
Člen 22
Donacije
1.   Direktor lahko sprejme kakršno koli donacijo v korist organa Unije, kot so ustanove, subvencije, darila in volila.
2.   Sprejem donacije v vrednosti 50 000 EUR ali več, ki pomeni tudi finančno obremenitev ali kakršno koli vrsto obveznosti, vključno s stroški nadaljnjega ukrepanja, in presega 10 % vrednosti izplačane donacije, mora predhodno odobriti upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor. Upravni ali izvršilni odbor, kakor je ustrezno, sprejme odločitev v dveh mesecih od datuma, na katerega mu je bila predložena zahteva za odobritev. Če upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor ne sprejme odločitve v tem roku, se donacija šteje za sprejeto.
3.   Direktor na zahtevo upravnega odbora ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilnega odbora analizira, oceni in ustrezno pojasni finančne obremenitve, vključno s stroški nadaljnjega ukrepanja, ter kakršne koli druge obveznosti iz odstavka 1, ki izhajajo iz sprejema donacije.
Člen 23
Korporacijsko sponzorstvo
Člen 26 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 se ne uporablja za organe Unije.
Člen 24
Pravila o odbitkih in popravkih deviznega tečaja
Smiselno se uporablja člen 27 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
POGLAVJE 6
NAČELO SPECIFIKACIJE
Člen 25
Splošne določbe
1.   Odobritve se določijo za posebne namene po naslovu in poglavju. Poglavja se dalje razčlenijo na člene in vrstice.
2.   V proračunu organa Unije se lahko odobritve prerazporedijo samo na postavke, za katere so v proračunu organa Unije odobritve ali imajo zaznamek „pro memoria“.
3.   Omejitve iz člena 26 se izračunajo, ko se pripravi zahtevek za prerazporeditev in z upoštevanjem odobritev, določenih v proračunu organa Unije, skupaj s spremembami proračuna.
4.   Za zadevni znesek za namene izračunavanja omejitev iz člena 26 se šteje vsota sredstev za prerazporeditev z vrstice, s katere se prerazporeja, po prilagoditvi zaradi prejšnjih prerazporeditev.
Člen 26
Prerazporeditve
1.   Direktor lahko odobritve prerazporedi:
(a)
z enega naslova na drugega do največ 10 % odobritev za proračunsko leto za postavko, s katere se sredstva prerazporedijo;
(b)
iz enega poglavja v drugega in znotraj vsakega poglavja neomejeno.
2.   Nad mejo iz odstavka 1 lahko direktor predlaga upravnemu odboru ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilnemu odboru prerazporeditve odobritev z enega naslova na drugega. Upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor ima na voljo dva tedna, da predlaganim prerazporeditvam ugovarja. Po tem roku se predlagane prerazporeditve štejejo za sprejete.
3.   Predlogom za prerazporeditev in prerazporeditvam po odstavkih 1 in 2 so priložena ustrezna in podrobna dokazila, ki prikazujejo izvrševanje odobritev in ocene potreb do konca proračunskega leta za postavke, na katere naj bi se odobritve prerazporedile, pa tudi za postavke, s katerih naj bi se prerazporedile.
4.   Odredbodajalec o vseh izvršenih prerazporeditvah čim prej obvesti upravni odbor. Odredbodajalec obvesti Evropski parlament in Svet o vseh prerazporeditvah, izvršenih v skladu z odstavkom 2.
Člen 27
Posebna pravila za prerazporeditve
Odobritve v višini namenskih prejemkov se lahko prerazporedijo samo, če se takšni prejemki porabijo za namene, za katere so določeni.
POGLAVJE 7
NAČELO DOBREGA FINANČNEGA POSLOVODENJA IN SMOTRNOST
Člen 28
Smotrnost ter načela gospodarnosti, učinkovitosti in uspešnosti
1.   Odobritve se uporabljajo v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja, kar pomeni, da se izvršujejo ob upoštevanju naslednjih načel:
(a)
načela gospodarnosti, ki zahteva, da se sredstva, ki jih organ Unije uporablja za izvajanje svojih dejavnosti, dajo na razpolago pravočasno, v ustrezni količini in ustrezni kakovosti ter za najugodnejšo ceno;
(b)
načela učinkovitosti, ki se nanaša na najboljše razmerje med uporabljenimi sredstvi, izvedenimi dejavnostmi in doseganjem ciljev;
(c)
načela uspešnosti, ki se nanaša na obseg, v katerem se zasledovani cilji dosežejo preko izvedenih dejavnosti.
2.   V skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja je poudarek porabe odobritev na smotrnosti, zaradi česar se:
(a)
cilji programov in dejavnosti določijo vnaprej;
(b)
napredek pri uresničevanju ciljev spremlja na podlagi kazalnikov smotrnosti;
(c)
o napredku in težavah pri uresničevanju teh ciljev poroča Evropskemu parlamentu in Svetu v skladu s točko (d) prvega pododstavka člena 32(5) in točko (b) prvega pododstavka člena 48(1).
3.   Kadar je to ustrezno, se opredelijo specifični, merljivi, dosegljivi, ustrezni in časovno določeni cilji iz odstavkov 1 in 2 ter ustrezni, sprejeti, verodostojni, preprosti in zanesljivi kazalniki. Kazalniki, ki se uporabljajo za spremljanje uresničevanja ciljev, zajemajo vse sektorje. Direktor upravnemu odboru vsako leto predloži ustrezne informacije. Te informacije se vključijo v enotni programski dokument iz člena 32.
4.   Organ Unije izvede primerjalno analizo iz člena 38 te uredbe.
Primerjalna analiza vključuje:
(a)
pregled učinkovitosti horizontalnih služb organa Unije,
(b)
analizo stroškov in koristi skupnih storitev ali prenos teh storitev v celoti na drug organ Unije ali Komisijo.
Pri izvajanju primerjalne analize iz prvega in drugega pododstavka organ Unije sprejme potrebne ukrepe, da se prepreči kakršno koli nasprotje interesov.
Člen 29
Ocenjevanja
1.   Za programe in dejavnosti, ki imajo za posledico večjo porabo, se izvedeta predhodna in naknadna ocena (v nadaljnjem besedilu: ocena), ki sta sorazmerni s cilji in odhodki.
2.   Predhodne ocene, ki so podlaga za pripravo programov in dejavnosti, temeljijo na dokazilih, če so na voljo, glede smotrnosti povezanih programov ali dejavnosti ter opredeljujejo in analizirajo vprašanja, ki jih je treba obravnavati, dodano vrednost udeležbe Unije, cilje, pričakovane učinke različnih možnosti ter ureditve spremljanja in ocenjevanja.
3.   Z naknadnimi ocenami se ocenjuje smotrnost programa ali dejavnosti, vključno z vidiki, kot so uspešnost, učinkovitost, skladnost, relevantnost in dodana vrednost EU. Naknadne ocene temeljijo na informacijah, pridobljenih na podlagi ureditev spremljanja in kazalnikov, določenih za zadevni ukrep. Izvajajo se redno in dovolj zgodaj, da je ugotovitve mogoče upoštevati pri predhodnih ocenah ali ocenah učinka, na podlagi katerih se pripravijo povezani programi in dejavnosti.
4.   Direktor pripravi akcijski načrt za spremljanje zaključkov ocen iz odstavka 3 in Komisiji poroča o njegovem napredku v konsolidiranem letnem poročilu o dejavnostih iz člena 48, poleg tega pa redno poroča tudi upravnemu odboru.
5.   Upravni odbor nadzira izvajanje akcijskega načrta iz odstavka 4.
Člen 30
Notranja kontrola izvrševanja proračuna
1.   Na podlagi načela dobrega finančnega poslovodenja se proračun organa Unije izvršuje v skladu z uspešno in učinkovito notranjo kontrolo.
2.   Za namene izvrševanja proračuna organa Unije se notranja kontrola izvaja na vseh ravneh upravljanja in je namenjena razumnemu zagotovilu o doseganju naslednjih ciljev:
(a)
uspešnosti, učinkovitosti in gospodarnosti operacij;
(b)
zanesljivosti poročanja;
(c)
varovanja sredstev in informacij;
(d)
preprečevanja, odkrivanja ter odprave goljufij in nepravilnosti ter nadaljnjega ukrepanja v zvezi z njimi;
(e)
ustreznega obvladovanja tveganj v zvezi z zakonitostjo in pravilnostjo osnovnih transakcij ob upoštevanju večletne narave programov in narave zadevnih plačil.
3.   Uspešna notranja kontrola temelji na najboljših mednarodnih praksah in okviru notranje kontrole, ki ga določi Komisija za svoje službe, ter vključuje zlasti naslednje elemente:
(a)
ločevanje nalog;
(b)
ustrezno strategijo obvladovanja tveganja in ustrezno strategijo kontrole, ki vključuje kontrolo na ravni prejemnika;
(c)
izogibanje nasprotju interesov;
(d)
ustrezne revizijske sledi in celovitost podatkov v podatkovnih sistemih;
(e)
postopke za spremljanje uspešnosti in učinkovitosti;
(f)
postopke za nadaljnje ukrepanje pri ugotovljenih pomanjkljivostih in izjemah notranje kontrole;
(g)
redno oceno dobrega delovanja sistema notranje kontrole.
4.   Učinkovita notranja kontrola temelji na naslednjih elementih:
(a)
izvajanju ustrezne strategije obvladovanja tveganja in strategije kontrole, ki je bila usklajena med ustreznimi udeleženci v verigi kontrole;
(b)
dostopnosti rezultatov izvedenih kontrol za vse ustrezne udeležence v verigi kontrole;
(c)
po potrebi na zanašanju na neodvisna revizijska mnenja, pod pogojem, da je kakovost v zvezi s tem opravljenim delom ustrezna in sprejemljiva ter da je bilo delo opravljeno v skladu z dogovorjenimi standardi;
(d)
pravočasni uporabi korektivnih ukrepov, ki po potrebi vključujejo odvračilne kazni;
(e)
odpravi večkratnih kontrol;
(f)
izboljšanju razmerja med stroški in koristmi kontrol.
5.   Če organ Unije upravlja tudi urade, ki so ločeni od glavnega sedeža, se oblikuje sistem notranje kontrole, da se zmanjšajo posebna tveganja, povezana z dejavnostmi navedenih uradov.
POGLAVJE 8
NAČELO PREGLEDNOSTI
Člen 31
Objava zaključnega računa in proračunov
1.   Proračun organa Unije se določi in izvršuje ter zaključni račun pripravi v skladu z načelom preglednosti.
2.   Povzetek proračuna organa Unije in katere koli spremembe proračuna organa Unije v njihovi dokončni obliki se objavi v Uradnem listu Evropske unije v treh mesecih po sprejetju.
Povzetek prikazuje skupne številke za vsak naslov proračuna organa Unije, kadrovski načrt ter oceno števila pogodbenih uslužbencev, izraženega v ekvivalentih polnega delovnega časa, za katerega so knjižene odobritve, in napotenih nacionalnih strokovnjakov. Poleg tega navaja enakovredne informacije za prejšnje proračunsko leto.
3.   Dokončno sprejeti proračun organa Unije, vključno s kadrovskim načrtom in vsemi spremembami proračuna organa Unije, podatki o številu pogodbenega osebja v ekvivalentih polnega delovnega časa, za katerega so knjižene odobritve, in številu napotenih nacionalnih strokovnjakov, se pošlje v vednost Evropskemu parlamentu in Svetu, Računskemu sodišču in Komisiji ter se objavi na spletnem mestu organa Unije v štirih tednih od njegovega sprejetja.
4.   Organ Unije na svojem spletnem mestu v standardni obliki objavi najpozneje do 30. junija v letu, ki sledi proračunskemu letu, v katerem so bile za sredstva prevzete pravne obveznosti, informacije o prejemnikih sredstev, ki se financirajo iz proračuna organa Unije, vključno s strokovnjaki, najetimi na podlagi člena 93 te uredbe, v skladu s členom 38 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046. Objavljene informacije so lahko dostopne, pregledne in celostne. Dostop do teh informacij se omogoči ob ustreznem upoštevanju zahtev zaupnosti in varnosti, zlasti varstva osebnih podatkov, določenega v Uredbi (EU) 2018/1725.
NASLOV III
DOLOČITEV IN SESTAVA PRORAČUNA
POGLAVJE 1
DOLOČITEV PRORAČUNA ORGANA UNIJE
Člen 32
Enotni programski dokument
1.   V skladu s členom 40 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 organ Unije Komisiji, Evropskemu parlamentu in Svetu pošlje do 31. januarja vsako leto osnutek enotnega programskega dokumenta, kakor ga je potrdil njegov upravni odbor in ki vsebuje:
(a)
večletni program dela,
(b)
letni program dela,
(c)
načrt prihodkov in odhodkov,
(d)
programski dokument o virih,
(e)
informacije o nepremičninski politiki,
(f)
strategijo za sodelovanje s tretjimi državami in/ali mednarodnimi organizacijami,
(g)
strategijo za doseganje večje učinkovitosti in sinergij,
(h)
strategijo za sisteme organizacijskega upravljanja in notranje kontrole, vključno z njihovo strategijo za boj proti goljufijam, kakor je bila nazadnje posodobljena, in navedbo ukrepov za preprečevanje ponavljanja primerov nasprotja interesov, nepravilnosti in goljufij, zlasti kadar so bila zaradi pomanjkljivosti, sporočenih v skladu s členom 48 ali odstavkom 6 člena 78, izdana kritična priporočila.
Strategije iz prvega pododstavka se ocenijo vsako leto in po potrebi posodobijo.
Enotni programski dokument se pripravi ob upoštevanju smernic, ki jih določi Komisija.
2.   Večletni program dela določa skupno strateško načrtovanje programov za leta N+1 do N+3, vključno s cilji, pričakovanimi rezultati in kazalniki smotrnosti za spremljanje doseganja ciljev in rezultatov.
To skupno strateško načrtovanje programov prikazuje tudi okvirne finančne in človeške vire po posameznih dejavnostih, ki štejejo za potrebne za doseganje zastavljenih ciljev, ter prispevek organa Unije k uresničevanju političnih prednostnih nalog EU.
Strateško načrtovanje programov se bo po potrebi posodabljalo, zlasti da bi se upoštevali rezultati skupnih ocen iz akta o ustanovitvi.
3.   Letni program dela za leto N+1 določa:
(a)
pričakovane učinke, ki bodo prispevali k doseganju ciljev, določenih v skupnem strateškem načrtovanju programov,
(b)
opis dejavnosti, ki se bodo financirale, skupaj z navedbo količine finančnih in človeških virov, iz katere je razvidno število uradnikov, začasnih in pogodbenih uslužbencev, kakor so opredeljeni v kadrovskih predpisih, ter napotenih nacionalnih strokovnjakov.
Jasno navaja, katere od nalog organa Unije so bile dodane, spremenjene ali črtane v primerjavi s sprejetim letnim programom dela prejšnjega proračunskega leta. Rezultati ocen se upoštevajo kot dokazilo morebitnih prednosti povečanja ali zmanjšanja predlaganega proračuna organa Unije v primerjavi z njegovim proračunom za prejšnje proračunsko leto.
Letni program dela je skladen z večletnim programom iz odstavka 2.
Vse bistvene spremembe letnega programa dela se sprejmejo po istem postopku kot prvotni delovni program v skladu z določbami akta o ustanovitvi.
Upravni odbor lahko prenese pooblastilo za vnašanje nebistvenih sprememb v letni program dela na odredbodajalca organa Unije.
4.   Načrt prihodkov in odhodkov organa Unije, podprt s splošnimi smernicami, na katerih temelji, vključuje:
(a)
načrt prihodkov, razčlenjen po naslovih; z ločeno navedbo pristojbin in stroškov, kadar je primerno;
(b)
načrt odhodkov (odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil), razčlenjen po naslovih in poglavjih odhodkov;
(c)
četrtletno oceno gotovinskih plačil in prejemkov;
(d)
kadrovski načrt, ki določa število odobrenih stalnih in začasnih delovnih mest po plačnih razredih in funkcionalnih skupinah v okviru zahtevanih proračunskih odobritev za leto N+1; Če je prišlo do spremembe v številu delovnih mest iz kadrovskega načrta, zahtevanih za leto N+1, se predloži izjava, ki upravičuje zahtevo po novih delovnih mestih;
Enake informacije se zagotovijo v zvezi s številom pogodbenih uslužbencev in napotenih nacionalnih strokovnjakov, ki se izrazi v ekvivalentih polnega delovnega časa.
5.   Načrtovanje virov vključuje kvalitativne in kvantitativne informacije o človeških virih in proračunskih zadevah za namene poročanja, zlasti:
(a)
oceno proračunskega rezultata iz leta N–1 iz člena 17;
(b)
informacije o prispevkih v naravi, ki jih je organu Unije dala na voljo država članica gostiteljica za leto N–1;
(c)
informacije o številu uradnikov, začasnih in pogodbenih uslužbencev, kakor so opredeljeni v kadrovskih predpisih, ter napotenih nacionalnih strokovnjakov za leti N–1 in N;
(d)
informacije o doseganju vseh predhodno določenih ciljev za različne dejavnosti za leto N–1, iz katerih je razvidna dejanska uporaba človeških in finančnih virov do konca leta, razčlenjenih po dejavnostih.
Programski dokument v zvezi z viri se posodablja letno.
6.   Informacije o nepremičninski politiki organa Unije vključujejo:
(a)
za vsako zgradbo, vključno z uradi, ki so ločeni od glavnega sedeža, odhodke in površino, ki jih zajemajo odobritve v ustreznih proračunskih vrsticah organa Unije;
(b)
predviden razvoj globalnega načrtovanja površine in prostorov v naslednjih letih, z opisom projektov gradnje v načrtovalni fazi, ki so že opredeljeni;
(c)
končne pogoje in stroške ter zadevne podatke o izvajanju novih projektov gradnje, ki so že bili predloženi Evropskemu parlamentu in Svetu po postopku iz člena 266 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 ter niso bili vključeni v delovne dokumente iz prejšnjih let.
7.   Komisija pravočasno pošlje svoje mnenje o osnutku enotnega programskega dokumenta organu Unije, v vsakem primeru pa najpozneje do 1. julija leta N.
Če organ Unije mnenja Komisije ne upošteva v celoti, predloži Komisiji ustrezna pojasnila.
8.   Končni enotni programski dokument sprejme upravni odbor.
9.   Organ Unije kakršno koli poznejšo posodobljeno različico enotnega programskega dokumenta, zlasti da se upošteva mnenje Komisije in izid letnega proračunskega postopka, pošlje Komisiji, Evropskemu parlamentu in Svetu.
Člen 33
Določitev proračuna
1.   Proračun organa Unije se določi v skladu z določbami akta o ustanovitvi.
2.   Komisija pošlje načrt prihodkov in odhodkov organa Unije Evropskemu parlamentu in Svetu kot del postopka za sprejetje proračuna in predlaga znesek prispevka za organ Unije ter število zaposlenih, ki jih po njeni presoji organ Unije potrebuje.
Komisija predloži osnutek kadrovskega načrta organov Unije in oceno števila pogodbenega osebja in napotenih nacionalnih strokovnjakov v ekvivalentih polnega delovnega časa, za katere se predlagajo odobritve takoj, ko Komisija pripravi predlog proračuna.
3.   Evropski parlament in Svet sprejmeta kadrovski načrt organa Unije in vse naknadne spremembe tega načrta v skladu s členom 34.
4.   Po tem, ko Komisija sprejme predlog proračuna, upravni odbor sprejme enotni programski dokument. Ta dokument postane dokončen po dokončnem sprejetju proračuna Unije, ki določa znesek prispevka in kadrovski načrt. Po potrebi se proračun organa Unije in njegov kadrovski načrt ustrezno prilagodita.
5.   Ob predlogu za prenos novih nalog na organ Unije Komisija brez poseganja v zakonodajne postopke za spremembo akta o ustanovitvi Evropskemu parlamentu in Svetu predloži potrebne informacije, da lahko ocenita vpliv novih nalog na vire organa Unije, da se po potrebi pregleda njegovo financiranje in število zaposlenih.
Člen 34
Spremembe proračuna
Vsaka sprememba proračuna organa Unije, vključno s spremembami kadrovskega načrta, ki presega spremembe, odobrene v skladu s členoma 26(1) in 38(1) te uredbe, se vključi v spremembo proračuna, ki se sprejme po enakem postopku kot prvotni proračun organa Unije v skladu z določbami akta o ustanovitvi in člena 32 te uredbe.
Spremembam proračuna se priložijo utemeljitve in informacije o izvrševanju proračuna za predhodno in tekoče proračunsko leto, ki so na razpolago v času priprave spremembe proračuna.
POGLAVJE 2
SESTAVA IN PRIPRAVA PRORAČUNA ORGANA UNIJE
Člen 35
Sestava proračuna organa Unije
Proračun organa Unije obsega izkaz prihodkov in izkaz odhodkov.
Člen 36
Proračunska nomenklatura
Če to opravičuje narava dejavnosti organa Unije, je treba izkaz odhodkov pripraviti na podlagi nomenklature, ki je razčlenjena po namenu. To nomenklaturo določi organ Unije ter mora jasno razlikovati med upravnimi odobritvami in odobritvami za poslovanje.
Proračunska nomenklatura je skladna z načeli specifikacije, dobrega finančnega poslovodenja in preglednosti. Zagotavlja jasnost in preglednost, ki sta potrebni za proračunski postopek, hkrati pa lajša prepoznavanje glavnih ciljev, kot izhajajo iz ustreznih pravnih podlag, kar omogoča izbiro političnih prednostnih nalog ter učinkovito in uspešno izvrševanje.
Člen 37
Priprava proračuna organa Unije
Proračun organa Unije prikazuje:
(a)
v izkazu prihodkov:
(i)
načrtovane prihodke organa Unije za zadevno proračunsko leto (v nadaljnjem besedilu: leto N);
(ii)
načrtovane prihodke za predhodno proračunsko leto in prihodke za leto N–2;
(iii)
ustrezne pripombe k vsaki prihodkovni postavki;
(b)
v izkazu odhodkov:
(i)
odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil za leto N;
(ii)
odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil za predhodno proračunsko leto ter prevzete odhodke in plačane odhodke v letu N–2, slednji pa se izrazijo tudi kot odstotek proračuna organa Unije za leto N;
(iii)
zbirni pregled rokov plačil, zapadlih v naslednjih proračunskih letih, za poravnavo proračunskih obveznosti, knjiženih v predhodnih proračunskih letih;
(iv)
ustrezne pripombe k vsakemu podpodročju.
Člen 38
Pravila glede kadrovskih načrtov za uslužbence
1.   Kadrovski načrt iz člena 32(4) poleg števila delovnih mest, ki so odobrena za zadevno proračunsko leto, prikazuje tudi število, ki je bilo odobreno za predhodno leto, in število dejansko zapolnjenih delovnih mest. Ta načrt predstavlja absolutno omejitev za organ Unije. Nad to omejitvijo ni mogoče nobeno imenovanje.
Razen za plačne razrede AD 16, AD 15, AD 14 in AD 13 pa lahko upravni odbor spremeni kadrovski načrt za največ 10 % odobrenih delovnih mest, ob upoštevanju naslednjih pogojev:
(a)
obseg odobritev za uslužbence za celotno proračunsko leto se ne spremeni;
(b)
omejitev skupnega števila delovnih mest, odobrenih s kadrovskim načrtom, ni prekoračena;
(c)
organ Unije sodeluje pri primerjalni analizi z drugimi organi Unije, kot je to začela Komisija z analizo kadrovskih potreb.
2.   Z odstopanjem od drugega pododstavka odstavka 1 se lahko učinki dela s skrajšanim delovnim časom, ki ga odobri organ za imenovanje v skladu s kadrovskimi predpisi, izravnajo z drugimi imenovanji. Če član osebja zahteva preklic odobritve skrajšanega delovnega časa pred iztekom dodeljenega obdobja, organ Unije čim prej sprejme ustrezne ukrepe za spoštovanje omejitev iz točke (b) drugega pododstavka odstavka 1.
NASLOV IV
IZVRŠEVANJE PRORAČUNA ORGANA UNIJE
POGLAVJE 1
SPLOŠNE DOLOČBE
Člen 39
Izvrševanje proračuna v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja
1.   Direktor opravlja naloge odredbodajalca. Direktor ali direktorica izvršuje prihodke in odhodke proračuna v skladu s finančnimi pravili organa Unije in načelom dobrega finančnega poslovodenja na lastno odgovornost in v mejah odobrenih proračunskih sredstev.
2.   Organ Unije brez poseganja v odgovornosti odredbodajalca glede preprečevanja in odkrivanja goljufij in nepravilnosti sodeluje pri dejavnostih preprečevanja goljufij Evropskega urada za boj proti goljufijam.
Člen 40
Informacije o prenosih osebnih podatkov za namene revizije
Potencialni upravičenci, kandidati, ponudniki in udeleženci se v vseh razpisih v zvezi z nepovratnimi sredstvi, javnim naročanjem ali nagradami, ki se izvajajo v okviru neposrednega izvrševanja, v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 obvestijo, da se lahko za namene zaščite finančnih interesov Unije njihovi osebni podatki prenašajo službam za notranjo revizijo, Evropskemu računskemu sodišču ali Evropskemu uradu za boj proti goljufijam in med odredbodajalci organov Unije, Komisije in izvajalskih agencij.
Člen 41
Prenos pooblastil za izvrševanje proračuna
1.   Direktor lahko prenese pooblastila za izvrševanje proračuna na osebje organa Unije, za katerega veljajo kadrovski predpisi, v skladu s pogoji, določenimi v finančnih pravilih organa Unije, ki jih sprejme upravni odbor. Tisti, na katere se prenesejo pooblastila, lahko delujejo le v okviru pooblastil, ki so bila nanje izrecno prenesena.
2.   Delavec, na katerega se prenesejo naloge, lahko te prenesene naloge nadalje prenese z izrecnim soglasjem direktorja.
Člen 42
Nasprotje interesov
1.   Finančni udeleženci v smislu poglavja 3 tega naslova in druge osebe, vključno s člani upravnega odbora, ki sodelujejo pri izvrševanju in upravljanju proračuna, vključno s pripravljalnimi akti v zvezi s tem, ter reviziji ali kontroli, se vzdržijo vsakršnega dejanja, ki bi lahko povzročilo nasprotje njihovih interesov z interesi organa Unije. Sprejmejo tudi ustrezne ukrepe, da preprečijo pojav nasprotja interesov pri nalogah v njihovi odgovornosti in odpravijo situacije, ki bi se lahko objektivno dojemale kot nasprotje interesov.
Kadar obstaja tveganje za nasprotje interesov, zadevna oseba zadevo predloži pristojnemu organu. Pristojni organ pisno potrdi, ali obstaja nasprotje interesov. V tem primeru pristojni organ zagotovi, da zadevna oseba preneha z vsemi dejavnosti v zvezi z zadevo. Pristojni organ sprejme vse nadaljnje ustrezne ukrepe.
2.   Za namene odstavka 1 nasprotje interesov obstaja, kadar je ogroženo nepristransko in objektivno izvajanje nalog finančnega udeleženca ali druge osebe iz odstavka 1 zaradi družinskih, čustvenih, političnih ali narodnostnih razlogov, gospodarskega interesa ali kakršnega koli drugega neposrednega ali posrednega osebnega interesa.
3.   Pristojni organ iz odstavka 1 je direktor. Če je ta zadevni član osebja direktor, je pristojni organ upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor. V primeru nasprotja interesov, ki vključuje člana upravnega odbora, je pristojni organ upravni odbor brez zadevnega člana.
4.   Organ Unije sprejme pravila o preprečevanju in obvladovanju nasprotja interesov ter na svojem spletišču vsako leto objavi izjavo o interesih članov upravnega odbora.
POGLAVJE 2
Člen 43
Način izvrševanja proračuna organa Unije
1.   Proračun organa Unije izvršuje direktor v službah pod njegovim vodstvom.
2.   Organi Unije lahko za lažje izvrševanje svojih odobritev sklenejo sporazume o ravni storitve iz člena 59 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
3.   Kadar se to izkaže za nujno, se lahko tehnično strokovne naloge ter upravne, pripravljalne in pomožne naloge, ki ne zahtevajo niti izvajanja javne oblasti niti uporabe pooblastila za diskrecijsko odločanje, s pogodbo prenesejo na zunanje zasebne subjekte.
POGLAVJE 3
FINANČNI UDELEŽENCI
ODDELEK 1
Načelo ločitve nalog
Člen 44
Ločitev nalog
Naloge odredbodajalca in računovodje so ločene in med seboj nezdružljive.
Organ Unije vsakemu finančnemu udeležencu zagotovi vire, ki jih ta potrebuje za opravljanje svojih nalog, in pripravi listino, ki podrobno opisuje njegove naloge, pravice in obveznosti.
ODDELEK 2
Odredbodajalec
Člen 45
Pooblastila in naloge odredbodajalca
1.   Odredbodajalec je odgovoren za izvrševanje prihodkov in odhodkov v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja, tudi z zagotavljanjem poročanja o smotrnosti, in za zagotavljanje, da se upoštevajo zahteve po zakonitosti in pravilnosti ter enaki obravnavi prejemnikov sredstev Unije.
2.   Odredbodajalec vzpostavi organizacijsko strukturo in sisteme notranje kontrole, ki so ustrezni za opravljanje njegovih nalog, v skladu z minimalnimi standardi ali načeli, ki jih sprejme upravni odbor, ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor na podlagi okvira notranje kontrole, ki ga določi Komisija za svoje službe, in ob upoštevanju tveganj v zvezi s poslovodnim okoljem, vključno s posebnimi tveganji, povezanimi z decentraliziranimi uradi, kadar je to primerno, in naravo financiranih ukrepov.
Vzpostavitev take strukture in sistemov mora temeljiti na celoviti analizi tveganj, pri kateri se upoštevajo vprašanja, povezana s stroškovno učinkovitostjo in uspešnostjo.
Odredbodajalec lahko v svojih službah vzpostavi strokovno in svetovalno funkcijo, ki mu pomaga obvladovati tveganja, povezana z njegovimi aktivnostmi.
3.   Za izvrševanje odhodkov odredbodajalec prevzema proračunske in zakonske obveznosti, potrjuje izdatke in odobrava plačila ter sprejme predhodne ukrepe za izvrševanje odobritev.
4.   Za izvrševanje prihodkov odredbodajalec pripravi ocene terjatev, ugotovi upravičene zneske, ki jih je treba izterjati, in izda naloge za izterjavo. Kadar je to ustrezno, odredbodajalec odloči, da se ugotovljeni upravičeni zneski ne izterjajo.
5.   Da bi preprečili napake in nepravilnosti pred odobritvijo operacij ter zmanjšali tveganje za neizpolnitev ciljev, se za vsako operacijo izvede vsaj predhodna kontrola njenih operativnih in finančnih vidikov, ki temelji na strategiji kontrol ob upoštevanju tveganj in stroškovne učinkovitosti.
Odredbodajalec določi obseg predhodnih kontrol z vidika pogostosti in temeljitosti, pri tem pa upošteva rezultate že opravljenih kontrol ter vprašanja, povezana s tveganji in stroškovno učinkovitostjo, na podlagi lastne analize tveganj. V primeru dvomov odredbodajalec, odgovoren za potrditev zadevnih operacij, v okviru predhodne kontrole zahteva dodatne informacije ali opravi kontrolo na kraju samem, da dobi razumno zagotovilo.
6.   Za namen kontrol lahko odredbodajalec obravnava vrsto podobnih posameznih transakcij, ki se nanašajo na rutinske odhodke v zvezi s plačami, pokojninami, povračili stroškov službenih potovanj ter zdravstvenih stroškov, kot eno operacijo.
7.   Posameznih operacij ne preverjajo uslužbenci, ki so operacijo začeli. Uslužbenci, ki izvajajo preverjanje, niso podrejeni uslužbencem, ki so operacijo začeli.
8.   Odredbodajalec lahko vzpostavi naknadne kontrole za odkrivanje in popravljanje napak in nepravilnosti pri operacijah, potem ko so bile odobrene. Takšne kontrole se lahko organizirajo na podlagi vzorca glede na tveganje in upoštevajo rezultate že opravljenih kontrol, pa tudi vprašanja stroškovne učinkovitosti in uspešnosti.
9.   Naknadnih kontrol ne smejo opravljati uslužbenci, ki so odgovorni za predhodne kontrole. Uslužbenci, odgovorni za naknadne kontrole, niso podrejeni uslužbencem, odgovornim za predhodne kontrole.
Naknadne kontrole se lahko izvajajo v obliki finančnih revizij v prostorih upravičencev.
Pravila in postopki, vključno s časovnimi okviri, za izvedbo revizij upravičencev so jasni, dosledni in pregledni ter se dajo na razpolago ob podpisu sporazuma o nepovratnih sredstvih.
10.   Odredbodajalci in uslužbenci, odgovorni za izvrševanje proračuna, so ustrezno strokovno usposobljeni. Upoštevati morajo poseben kodeks o strokovnem ravnanju, ki ga sprejme organ Unije in temelji na standardih, ki jih določi Komisija za svoje službe.
11.   Če uslužbenec, ki sodeluje pri finančnem poslovodenju in kontroli transakcij, meni, da je odločitev, ki jo mora na zahtevo nadrejenega izvesti ali potrditi, nepravilna ali v nasprotju z načeli dobrega finančnega poslovodenja ali strokovnimi pravili, ki jih mora ta uslužbenec upoštevati, o tem obvesti direktorja, ki mu, če je bil o tem obveščen pisno, tudi pisno odgovori. Če direktor ne ukrepa v razumnem času glede na okoliščine zadeve, v vsakem primeru pa v enem mesecu, ali potrdi prvotno odločitev oziroma navodila, uslužbenec pa meni, da takšna potrditev ni ustrezen odgovor na njegove pomisleke, uslužbenec pisno obvesti zadevno posebno komisijo iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 in upravni odbor.
12.   V primeru kakršnega koli nezakonitega ravnanja, goljufije ali korupcije, ki bi lahko škodovali interesom Unije, uslužbenec ali drug zaposleni, vključno z nacionalnimi strokovnjaki, napotenimi na organ Unije, obvesti svojega neposredno nadrejenega, direktorja ali upravni odbor organa Unije ali neposredno Evropski urad za boj proti goljufijam ali Evropsko javno tožilstvo. Pogodbe z zunanjimi revizorji, ki opravljajo revizije finančnega poslovodenja organa Unije, določajo, da mora zunanji revizor obvestiti direktorja ali, če je slednji morda vpleten, upravni odbor o sumu nezakonitega ravnanja, goljufije ali korupcije, ki bi lahko škodovali interesom Unije.
Člen 46
Prenos pooblastil za izvrševanje proračuna
Kadar se pooblastila za izvrševanje proračuna prenesejo ali nadalje prenesejo v skladu s členom 41, se za odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil smiselno uporabljajo ustrezne določbe člena 45.
Člen 47
Dokazila, ki jih hranijo odredbodajalci
1.   Odredbodajalec vzpostavi papirne ali elektronske sisteme za hranjenje izvirnikov dokazil, ki se nanašajo na izvrševanje proračuna. Takšna dokazila se hranijo najmanj pet let od datuma, ko Evropski parlament podeli razrešnico za proračunsko leto, na katero se dokazila nanašajo.
2.   Dokazila v zvezi s postopki, ki še niso dokončno zaključeni, se hranijo dlje, kot je določeno v odstavku 1, in sicer do konca leta, ki sledi letu, v katerem se postopki končajo.
3.   Osebni podatki, vsebovani v dokazilih, se, kadar je mogoče, izbrišejo, ko ti podatki niso potrebni za namene proračunske razrešnice, kontrole in revizije. Za shranjevanje podatkov se uporablja člen 88 Uredbe (EU) 2018/1725.
Člen 48
Konsolidirano letno poročilo o dejavnostih
1.   Odredbodajalec poroča upravnemu odboru o izvajanju svojih nalog v obliki konsolidiranega letnega poročila o dejavnostih, ki vsebuje:
(a)
informacije o:
(i)
doseganju ciljev in rezultatov, določenih v enotnem programskem dokumentu iz člena 32, s poročanjem o vrsti kazalnikov smotrnosti;
(ii)
akcijskem načrtu za spremljanje zaključkov ocen iz odstavka 3 člena 29 in poročilu o njegovem napredku v skladu s členom 29(4);
(iii)
izvajanju letnega programa dela organa, izvrševanju proračuna in kadrovskega načrta iz člena 32(5)(c);
(iv)
prispevku organa Unije k uresničevanju političnih prednostnih nalog Unije;
(v)
organizacijskem upravljanju ter učinkovitosti in uspešnosti sistemov notranje kontrole, vključno z izvajanjem strategije organa za boj proti goljufijam, povzetkom števila in vrste notranjih revizij, ki jih opravi notranji revizor, ter zmogljivostmi notranje revizije, priporočili in ukrepi, sprejetimi na podlagi teh priporočil in na podlagi priporočil iz prejšnjih let iz členov 82 in 83;
(vi)
vseh pripombah Računskega sodišča in ukrepih, sprejetih na podlagi teh opažanj;
(vii)
sporazumih iz člena 7;
(viii)
sporazumih o ravni storitve iz člena 43;
(ix)
aktih o prenosu pooblastil in nadaljnjem prenosu pooblastil iz člena 41;
(b)
izjavo odredbodajalca, v kateri navede ali ima razumno zagotovilo, da, razen če ni drugače določeno v pridržkih v zvezi z opredeljenimi področji prihodkov in odhodkov:
(i)
informacije v poročilu predstavljajo resnično in pošteno sliko dejanskega stanja;
(ii)
so bila sredstva, namenjena za dejavnosti, opisane v poročilu, porabljena za opredeljeni namen in v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja;
(iii)
vzpostavljeni kontrolni postopki zagotavljajo potrebna jamstva glede zakonitosti in pravilnosti osnovnih transakcij.
Konsolidirano letno poročilo o dejavnostih opisuje rezultate operacij glede na zastavljene cilje in vprašanja v zvezi s smotrnostjo, tveganja, povezana z operacijami, uporabo zagotovljenih sredstev ter učinkovitost in uspešnost sistemov notranje kontrole, vključno s splošno oceno stroškov in koristi kontrol.
Konsolidirano letno poročilo se predloži v presojo upravnemu odboru.
2.   Upravni odbor vsako leto najpozneje do 1. julija konsolidirano letno poročilo o dejavnostih skupaj s svojo oceno pošlje Računskemu sodišču, Komisiji, Evropskemu parlamentu in Svetu.
3.   Dodatne zahteve po poročanju se lahko določi v aktu o ustanovitvi v ustrezno utemeljenih primerih, zlasti kadar je to potrebno zaradi področja, na katerem organ deluje.
ODDELEK 3
Računovodja
Člen 49
Pooblastila in naloge računovodje
Upravni odbor imenuje računovodjo, ki je v organu Unije odgovoren za:
(a)
pravilno izvrševanje plačil, pobiranje prihodkov in izterjavo ugotovljenih terjatev;
(b)
pripravo in predstavitev zaključnih računov v skladu z naslovom X;
(c)
vodenje zaključnih računov v skladu z naslovom X;
(d)
izvajanje računovodskih pravil ter kontnega okvira v skladu z določbami, ki jih sprejme računovodja Komisije;
(e)
določitev in potrjevanje računovodskih sistemov in po potrebi potrjevanje sistemov, ki jih določi odredbodajalec za pripravo ali utemeljevanje računovodskih informacij;
(f)
upravljanje zakladnice.
V zvezi z nalogami iz točke (e) prvega pododstavka je računovodja pooblaščen, da lahko kadar koli preveri skladnost z merili za potrjevanje.
Člen 50
Imenovanje in razrešitev računovodje
1.   Upravni odbor imenuje računovodjo, za katerega veljajo kadrovski predpisi, ki je popolnoma neodvisen pri opravljanju svojih nalog. Upravni odbor računovodjo izbere na podlagi njegove konkretne usposobljenosti, ki jo dokazuje z diplomami ali enakovrednimi strokovnimi izkušnjami.
2.   Dva ali več organov Unije lahko za računovodjo imenujejo isto osebo. V takšnem primeru sprejmejo ustrezne ukrepe za preprečitev nasprotja interesov.
Organi Unije se lahko prav tako dogovorijo s Komisijo, da bo računovodja Komisije deloval tudi kot računovodja organa Unije.
Organi Unije lahko na računovodjo Komisije prenesejo tudi del nalog računovodje organa Unije, pri čemer upoštevajo analizo stroškov in koristi iz člena 28.
3.   V primeru razrešitve računovodje se nemudoma pripravi bruto bilanca.
Računovodja, ki je razrešen, ali, če to ni mogoče, uslužbenec iz njegove službe novemu računovodji predloži bruto bilanco, ki ji priloži poročilo o prevzemu nalog.
Novi računovodja v enem mesecu od datuma predložitve pisno potrdi, da sprejema bruto bilanco, lahko pa izrazi pridržke.
Poročilo o prevzemu nalog mora vsebovati tudi rezultat bruto bilance in morebitne pridržke.
Člen 51
Računovodska pravila
Računovodja organa Unije uporablja pravila, ki jih je sprejel računovodja Komisije, ki temeljijo na mednarodno sprejetih računovodskih standardih za javni sektor.
Za namene prvega odstavka tega člena se uporabljajo členi 80 do 84 in 87 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046. Smiselno se uporabljata člena 85 in 86 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
ODDELEK 4
Skrbnik računa izločenih sredstev
Člen 52
Računi izločenih sredstev
Uporablja se člen 88 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Člen 53
Vzpostavitev in vodenje računov izločenih sredstev
Kadar organ Unije vzpostavi račune izločenih sredstev, se uporablja člen 89 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
POGLAVJE 4
ODGOVORNOST FINANČNIH UDELEŽENCEV
ODDELEK 1
Splošna pravila
Člen 54
Preklic prenosa pooblastil in začasni preklic nalog, prenesenih na finančne udeležence
Uporablja se člen 90 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Člen 55
Odgovornost finančnih udeležencev za nezakonito ravnanje, goljufijo ali korupcijo
Uporablja se člen 91 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
ODDELEK 2
Pravila, ki se uporabljajo za odredbodajalce
Člen 56
Pravila, ki se uporabljajo za odredbodajalce
Uporablja se člen 92 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Člen 57
Obravnavanje finančnih nepravilnosti, ki jih stori uslužbenec
Uporablja se člen 93 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
ODDELEK 3
Pravila, ki se uporabljajo za računovodje in skrbnike računov izločenih sredstev
Člen 58
Pravila, ki se uporabljajo za računovodje
Uporablja se člen 94 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Člen 59
Pravila, ki se uporabljajo za skrbnike računov izločenih sredstev
Uporablja se člen 95 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
POGLAVJE 5
PRIHODKI
Člen 60
Zahtevek za plačilo
Organ Unije predloži Komisiji zahtevke za plačilo za celoten letni prispevek Unije ali njegov del v skladu s členom 16(6) pod pogoji in v časovnih presledkih, za katere se dogovori s Komisijo.
Člen 61
Obravnava obresti
Obresti, ki nastanejo na podlagi sredstev, ki jih Komisija v obliki prispevka plača organu Unije, ne pripadajo proračunu Unije.
Člen 62
Ocena terjatev
Uporablja se člen 97 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Člen 63
Ugotovitev terjatev
Smiselno se uporablja člen 98 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Člen 64
Zamudne obresti
Uporablja se člen 99 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Člen 65
Odobritev izterjave
Odobritev izterjave je dejanje, s katerim odredbodajalec z izdajo naloga za izterjavo da navodilo računovodji, da izterja terjatev, ki jo je ugotovil ta odredbodajalec.
Člen 66
Pravila o izterjavi
Smiselno se uporabljajo odstavki 1 do 6 člena 101 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Člen 67
Izterjava s pobotom
Smiselno se uporablja člen 102 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Člen 68
Postopek izterjave, če dolg ni plačan prostovoljno
Uporablja se člen 103 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Člen 69
Podaljšanje plačilnega roka
Uporablja se člen 104 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Člen 70
Zastaralni rok
Smiselno se uporablja člen 105 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Člen 71
Posebne določbe, ki se uporabljajo za pristojbine in stroške
Če organ Unije pobira pristojbine in stroške iz točke (b) člena 6(3), se v enotni programski dokument iz člena 32 vključi skupna začasna ocena takih pristojbin in stroškov.
Če pristojbine in stroške v celoti določajo zakonodaja ali odločitve upravnega odbora, se lahko odredbodajalec vzdrži izdaje nalogov za izterjavo ter neposredno izda opomin, potem ko je ugotovil znesek terjatev. V tem primeru se evidentirajo vse podrobnosti o upravičenosti organa Unije. Računovodja vodi seznam vseh opominov in navede število opominov ter skupni znesek v poročilu organa Unije o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju.
Če organ Unije uporablja ločen sistem fakturiranja, računovodja redno in vsaj mesečno vnese skupno vsoto prejetih pristojbin in stroškov v račune.
Organ Unije opravi storitve na podlagi nalog, ki so mu zaupane, šele, ko je ustrezna pristojbina ali strošek plačana v celoti. Toda v izjemnih okoliščinah se lahko storitev opravi brez predhodnega plačila ustrezne pristojbine ali stroškov. V primerih, kadar je bila storitev opravljena brez predhodnega plačila ustrezne pristojbine ali stroškov, se uporabljajo členi 63 do 70.
POGLAVJE 6
ODHODKI
Člen 72
Sklepi o financiranju
1.   Pred prevzemom proračunske obveznosti se sprejme sklep o financiranju. Upravne odobritve se lahko izvršujejo brez predhodnega sklepa o financiranju.
2.   Letni in večletni programi dela organa Unije, ki so vključeni v enotni programski dokument iz člena 32, so enakovredni sklepu o financiranju za dejavnosti, ki jih pokrivajo, če so elementi iz člena 32(2) in (3) jasno opredeljeni. Večletni sklep o financiranju določa, da je izvajanje sklepa odvisno od razpoložljivosti proračunskih odobritev za posamezna proračunska leta po sprejetju proračuna ali kakor je določeno v sistemu začasnih dvanajstin.
3.   Sklep o financiranju določa tudi naslednje:
(a)
za nepovratna sredstva: vrsta vložnikov, ki se želi doseči z razpisom za zbiranje predlogov ali postopkom neposredne dodelitve in globalna proračunska sredstva, namenjena za nepovratna sredstva;
(b)
za javno naročanje: globalna proračunska sredstva, namenjena za javno naročanje;
(c)
za nagrade: vrsta udeležencev, ki se želi doseči z natečajem, globalna proračunska sredstva, namenjena za natečaj, in specifična navedba nagrad v vrednosti 1 000 000 EUR ali več.
Člen 73
Odhodki
1.   Vse odhodkovne postavke se prevzamejo kot obveznost, potrdijo, odobrijo in plačajo.
Ob koncu obdobij iz člena 75 se neporabljene proračunske obveznosti sprostijo.
Odredbodajalec pri izvrševanju odhodkov zagotovi, da so odhodki skladni s Pogodbama, proračunom, to uredbo in drugimi akti, sprejetimi na podlagi Pogodb, in spoštujejo načelo dobrega finančnega poslovodenja.
2.   Odredbodajalec prevzame proračunsko obveznost, preden sklene pravno obveznost s tretjimi stranmi.
Prvi pododstavek se ne uporablja za pravne obveznosti, sklenjene po razglasitvi kriznih razmer v okviru načrta neprekinjenega poslovanja, v skladu s postopki, ki jih sprejme organ Unije.
3.   Odredbodajalec potrdi odhodke, s tem da sprejme, da se odhodkovna postavka knjiži v proračun organa Unije, potem ko je preveril dokazila, ki potrjujejo upnikovo upravičenost pod pogoji, določenimi v pravni obveznosti, če pravna obveznost obstaja. Za ta namen odgovorni odredbodajalec:
(a)
preveri, da je upnik upravičen do zneska;
(b)
določi ali preveri resničnost in znesek terjatve ter jo opremi z zaznamkom „potrjujem pravilnost“;
(c)
preveri pogoje, v skladu s katerimi plačilo zapade.
Ne glede na prvi pododstavek se potrditev odhodkov uporablja tudi za vmesna ali končna poročila, ki niso povezana z zahtevkom za plačilo, in v tem primeru bo učinek na računovodski sistem omejen na splošno računovodstvo.
4.   Odločitev o potrditvi se izrazi s pomočjo elektronsko zaščitenega podpisa v skladu s členom 146 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 odredbodajalca ali strokovno usposobljenega uslužbenca, ki ga je odredbodajalec za to ustrezno pooblastil s formalnim sklepom, izjemoma pa se v papirni obliki izrazi z žigom, ki vsebuje ta podpis.
Z zaznamkom „potrjujem pravilnost“ odredbodajalec ali strokovno usposobljen uslužbenec, ki ga je odredbodajalec za to ustrezno pooblastil, potrjuje:
(a)
za predhodno financiranje: da so izpolnjeni pogoji iz pravne obveznosti za plačilo predhodnega financiranja;
(b)
za vmesna plačila in plačila razlike v pogodbah: da so predvidene storitve pravilno opravljene, blago pravilno dobavljeno ali gradnje pravilno izvedene;
(c)
za vmesna plačila in plačila razlike v zvezi z nepovratnimi sredstvi: da je ukrep ali program dela, ki ga izvaja upravičenec, v vseh vidikih skladen s sporazumom o nepovratnih sredstvih, vključno s tem, kadar je ustrezno, da so stroški, ki jih je prijavil upravičenec, upravičeni.
V primeru iz točke (c) drugega pododstavka se šteje, da ocene stroškov ne izpolnjujejo pogojev za upravičenost iz člena 186(3) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046. Isto načelo se uporablja tudi za vmesna in končna poročila, ki niso povezana z zahtevkom za plačilo.
5.   Da se odobrijo odhodki, odredbodajalec, potem ko je preveril, da so odobritve na voljo, izda nalog za plačilo in s tem da navodilo računovodji, da plača znesek odhodka, ki je bil pred tem potrjen.
6.   Kadar se za opravljene storitve, vključno s storitvami najemanja, ali dostavljeno blago izvršujejo periodična plačila, lahko odredbodajalec ob upoštevanju svoje analize tveganja odredi uporabo sistema trajnika iz računa izločenih sredstev.
Člen 74
Vrste proračunskih obveznosti
1.   Proračunske obveznosti spadajo v eno od naslednjih treh kategorij:
(a)
posamezne: kadar sta prejemnik in znesek odhodka znana;
(b)
celotne: kadar vsaj eden od elementov, potrebnih za ugotovitev posamezne obveznosti, še ni znan;
(c)
začasne: kadar so namenjene pokrivanju rutinskih upravnih odhodkov, kadar bodisi znesek bodisi končni prejemniki plačil še niso dokončno znani.
2.   Proračunske obveznosti za ukrepe, ki trajajo več kot eno proračunsko leto, se lahko razporedijo na več let v letne obroke, samo kadar tako določa akt o ustanovitvi ali temeljni akt ali kadar se nanašajo na upravne odhodke.
3.   Celotna proračunska obveznost se prevzame na podlagi sklepa o financiranju.
Celotna proračunska obveznost se prevzame najpozneje pred sprejetjem sklepa o prejemnikih in zneskih ter, kadar je za izvrševanje zadevnih odobritev potrebno sprejetje programa dela, po tem, ko je bil tak program sprejet.
4.   Celotne proračunske obveznosti se izvršujejo s sklenitvijo ene ali več pravnih obveznosti.
5.   Vsako posamezno pravno obveznost, sprejeto na podlagi celotne proračunske obveznosti, odredbodajalec pred podpisom evidentira v proračunskem računovodstvu in knjiži v celotno proračunsko obveznost.
6.   Začasne proračunske obveznosti se izvršujejo s sklenitvijo ene ali več pravnih obveznosti, na podlagi katerih nastane upravičenost do poznejših plačil. Vendar se v primerih, ki se nanašajo na odhodke za upravljanje kadrov, lahko izvršujejo neposredno s plačili.
Člen 75
Roki za obveznosti
1.   Brez poseganja v člena 73(2) in 109(2) se pravne obveznosti, ki se nanašajo na posamezne ali začasne proračunske obveznosti, sklenejo do 31. decembra leta n, pri čemer je leto n tisto, v katerem je bila prevzeta proračunska obveznost.
2.   Celotne proračunske obveznosti zajemajo skupne stroške ustreznih pravnih obveznosti, sklenjenih do 31. decembra leta n+1.
3.   Ob koncu obdobij iz odstavkov 1 in 2 odredbodajalec sprosti takšne neporabljene proračunske obveznosti.
4.   Za posamezne in začasne proračunske obveznosti za ukrepe, ki trajajo več kot eno proračunsko leto, razen v primeru odhodkov za zaposlene, se končni datum za izvršitev določi v skladu s pogoji v pravni obveznosti, na katero se nanašajo, pri čemer se upošteva načelo dobrega finančnega poslovodenja.
5.   Kateri koli deli proračunskih obveznosti, ki niso bili izvršeni s plačili v šestih mesecih po končnem datumu za izvršitev, se sprostijo v skladu s členom 14.
6.   Znesek proračunske obveznosti, za katero v obdobju dveh let od podpisa pravne obveznosti ni bilo izvršeno nobeno plačilo v smislu člena 76, se sprosti, razen kadar se ta znesek nanaša na sporne zadeve, ki jih obravnavajo sodišča ali arbitražni organi, ali kadar obstajajo posebne določbe v pravilih za posamezni sektor.
Člen 76
Vrste plačil
1.   Plačilo odhodkov izvrši računovodja v okviru razpoložljivih sredstev.
2.   Plačilo se izvrši na podlagi predložitve potrdila, da je ustrezni ukrep v skladu z naročilom, sporazumom ali temeljnim aktom, in zajema enega ali več naslednjih dejanj:
(a)
plačilo celotnega zapadlega zneska;
(b)
plačilo zapadlega zneska na katerega koli od naslednjih načinov:
(i)
predhodno financiranje, ki zagotavlja likvidnostna sredstva in ki se lahko razdeli na več plačil v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja; takšno predhodno financiranje se plača bodisi na podlagi naročila, sporazuma o nepovratnih sredstvih ali temeljnega akta bodisi na podlagi dokazil, ki omogočajo, da se preveri, ali se upoštevajo pogoji iz zadevnega naročila ali sporazuma;
(ii)
v obliki enega ali več vmesnih plačil, ko je ukrep ali naročilo delno izvedeno. Z vmesnimi plačili se lahko v celoti ali deloma obračuna predhodno financiranje, brez poseganja v določbe temeljnega akta;
(iii)
v obliki plačila razlike, ki se dolguje, ko je ukrep ali naročilo v celoti izvedeno.
S plačilom razlike se obračunajo vsi predhodni odhodki. Za izterjavo neporabljenih zneskov se izda nalog za izterjavo.
3.   V proračunskem računovodstvu se pri vsakem plačilu razlikuje med različnimi vrstami plačil iz odstavka 2.
4.   Računovodska pravila iz člena 51 vključujejo pravila za obračun predhodnega financiranja v zaključnem računu in za potrditev upravičenosti stroškov.
5.   Odgovorni odredbodajalec redno obračunava plačila predhodnega financiranja v skladu z ekonomsko naravo projekta in najpozneje ob koncu projekta. Obračun se izvede na podlagi informacij o nastalih stroških ali potrditve izpolnitve pogojev za plačilo v skladu s členom 125 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, kot jih je potrdil odredbodajalec v skladu s členom 73(3) te uredbe.
Za sporazume o nepovratnih sredstvih ali naročila v vrednosti več kot 5 000 000 EUR odredbodajalec ob koncu vsakega leta pridobi vsaj informacije, potrebne za izračun razumne ocene stroškov. Te informacije se ne uporabijo pri obračunu predhodnega financiranja, lahko pa jih uporabita odredbodajalec in računovodja za zagotovitev skladnosti s členom 82(2) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Za namene drugega pododstavka se v sklenjene pravne obveznosti vključijo ustrezne določbe.
Člen 77
Roki za plačila
Plačilo odhodkov se izvede v rokih, določenih v členu 116 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 ter v skladu z njim.
POGLAVJE 7
NOTRANJI REVIZOR
Člen 78
Imenovanje ter pooblastila in naloge notranjega revizorja
1.   Vsak organ Unije vzpostavi funkcijo notranjega revizorja, ki se izvaja v skladu z ustreznimi mednarodnimi standardi.
2.   Notranjerevizijsko funkcijo izvaja notranji revizor Komisije. Notranji revizor ne sme biti niti odredbodajalec organa Unije ali Komisije niti njun računovodja.
3.   Notranji revizor svetuje organu Unije glede obvladovanja tveganj z neodvisnimi mnenji o kakovosti upravljavskih in kontrolnih sistemov ter s priporočili za izboljšanje pogojev izvajanja operacij in spodbujanje dobrega finančnega poslovodenja.
Notranji revizor je odgovoren zlasti za:
(a)
ocenjevanje ustreznosti in uspešnosti notranjih sistemov za poslovodenje ter poslovanje služb pri izvajanju programov in ukrepov glede na tveganja, povezana z njimi;
(b)
ocenjevanje učinkovitosti in uspešnosti sistemov notranje kontrole in revizije, ki se uporabljajo za posamezno operacijo izvrševanja proračuna organa Unije.
4.   Notranji revizor opravlja svoje naloge v zvezi z vsemi dejavnostmi in službami organa Unije. Notranji revizor ima popoln in neomejen dostop do vseh informacij, ki jih potrebuje za opravljanje svojih nalog, po potrebi dostop na kraju samem, tudi v državah članicah in tretjih državah.
5.   Notranji revizor se seznani s konsolidiranim letnim poročilom o dejavnostih odredbodajalca in vsemi drugimi ugotovljenimi informacijami.
6.   Notranji revizor poroča upravnemu odboru in direktorju organa Unije o svojih ugotovitvah in priporočilih. Organ Unije zagotovi, da se sprejmejo ukrepi ob upoštevanju priporočil, izdanih pri revizijah.
7.   Notranji revizor poroča tudi v katerem koli od naslednjih primerov:
(a)
kritična tveganja in priporočila niso bila upoštevana;
(b)
prišlo je do velikih zamud pri izvajanju priporočil iz prejšnjih let.
Upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor in direktor zagotovita redno spremljanje izvajanja revizijskih priporočil. Upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor preuči informacije iz člena 48(1)(a) in, ali so bila priporočila v celoti in pravočasno izvedena.
Vsak organ Unije preuči, ali so priporočila, dana v poročilih njenega notranjega revizorja, ustrezna za izmenjavo dobrih praks z drugimi organi Unije.
8.   Organ unije da kontaktne podatke notranjega revizorja na razpolago vsaki fizični ali pravni osebi, ki sodeluje pri odhodkih, da lahko na zaupen način stopi v stik z notranjim revizorjem.
9.   Poročila in ugotovitve notranjega revizorja postanejo dostopni javnosti šele po tem, ko notranji revizor potrdi ukrep, uveden za njihovo izvajanje.
Člen 79
Neodvisnost notranjega revizorja
1.   Notranji revizor je pri izvajanju revizij popolnoma neodvisen. Komisija določi posebna pravila za notranjega revizorja, ki so taka, da zagotavljajo popolno neodvisnost notranjega revizorja pri opravljanju njegovih nalog in določajo odgovornost notranjega revizorja.
2.   Notranjemu revizorju se ne sme dajati navodil niti se ga ne sme na kakršen koli način omejevati pri izvajanju funkcij, ki so mu na podlagi njegovega imenovanja dodeljene v skladu s finančno uredbo.
Člen 80
Ustanovitev oddelka za notranjo revizijo
1.   Upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor lahko ob upoštevanju stroškovne učinkovitosti in dodane vrednosti ustanovi oddelek za notranjo revizijo, ki opravlja svoje naloge v skladu z ustreznimi mednarodnimi standardi.
Namen, pooblastila in pristojnosti oddelka za notranjo revizijo je treba določiti v listini o notranji reviziji, ki jo mora odobriti upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor.
Letni revizijski načrt oddelka za notranjo revizijo pripravi vodja oddelka za notranjo revizijo in pri tem med drugim upošteva oceno tveganja v organu Unije, ki jo pripravi direktor.
Načrt pregleda in odobri upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor.
Oddelek za notranjo revizijo poroča upravnemu odboru in direktorju o svojih ugotovitvah in priporočilih.
2.   Če oddelek za notranjo revizijo enega organa Unije ni stroškovno učinkovit ali ne more izpolnjevati mednarodnih standardov, se lahko organ Unije odloči, da oddelek za notranjo revizijo deli z drugimi organi Unije, ki delujejo na istem področju.
V takih primerih se upravni odbori ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbori zadevnih organov Unije dogovorijo o praktičnih podrobnostih skupnega oddelka za notranjo revizijo.
3.   Akterji notranje revizije učinkovito sodelujejo z izmenjavo informacij in revizijskih poročil in, kadar je to primerno, s pripravo skupnih ocen tveganja ter opravljanjem skupnih revizij.
Upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor in direktor zagotovita redno spremljanje izvajanja priporočil oddelka za notranjo revizijo.
NASLOV V
SKUPNA PRAVILA
Člen 81
Oblike prispevkov organov Unije
1.   Prispevki organov Unije pomagajo dosegati cilj politike Unije in zastavljene rezultate ter so lahko v kateri koli od naslednjih oblik:
(a)
financiranja, ki ni povezano s stroški zadevnih operacij in temelji na:
(i)
izpolnjevanju pogojev iz pravil za posamezni sektor ali iz sklepov Komisije ali
(ii)
doseganju rezultatov, ki se merijo glede na predhodno določene mejnike ali s pomočjo kazalnikov smotrnosti;
(b)
povračil dejansko nastalih upravičenih stroškov;
(c)
stroškov na enoto, ki vključujejo vse ali nekatere posebne kategorije upravičenih stroškov, ki so vnaprej jasno opredeljeni z navedbo zneska na enoto;
(d)
pavšalnih zneskov, ki na splošno vključujejo vse ali nekatere posebne kategorije upravičenih stroškov, ki so vnaprej jasno opredeljeni;
(e)
financiranja po pavšalni stopnji, ki vključuje posebne kategorije upravičenih stroškov, ki so vnaprej jasno določeni z uporabo odstotnega deleža;
(f)
so lahko kombinacija oblik iz točk (a) do (e).
Prispevki organov Unije iz točk (c), (d) in (e) prvega pododstavka tega odstavka se določijo v skladu s členom 181 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 ali v skladu s pravili za posamezni sektor. Prispevki organov Unije iz točke (a) prvega pododstavka tega odstavka se določijo v skladu s členom 181 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, v skladu s pravili za posamezni sektor ali v skladu s sklepom Komisije.
2.   Pri določanju ustrezne oblike prispevka se v največji možni meri upoštevajo interesi in računovodske metode morebitnih prejemnikov.
3.   Odgovorni odredbodajalec v letnem poročilu o dejavnostih iz člena 48 poroča o financiranju, ki ni povezano s stroški v skladu s točkama (a) in (f) prvega pododstavka odstavka 1 tega člena.
Člen 82
Navzkrižno opiranje na ocene
Smiselno se uporablja člen 126 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Člen 83
Navzkrižno opiranje na revizije
Uporablja se člen 127 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Člen 84
Uporaba že razpoložljivih informacij
Uporablja se člen 128 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Člen 85
Sodelovanje pri zaščiti finančnih interesov Unije
Smiselno se uporablja člen 129 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Člen 86
Obveščanje Komisije o primerih goljufij in drugih finančnih nepravilnosti
Brez poseganja v svoje obveznosti v skladu s členom 8(1) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 in členom 24(1) Uredbe (EU) 2017/1939 organ Unije nemudoma obvesti Komisijo o primerih domnevne goljufije in drugih finančnih nepravilnosti.
Poleg tega Komisijo obvesti o vseh zaključenih ali tekočih preiskavah, ki jih izvaja Evropsko javno tožilstvo ali Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF), in o vseh revizijah ali kontrolah, ki jih opravlja Računsko sodišče ali služba za notranjo revizijo, ne da bi se s tem ogrozila zaupnost preiskav.
Kadar to lahko vpliva na odgovornost Komisije za izvrševanje proračuna Unije ali kadar to vključuje morebitno resno tveganje za ugled Unije, Evropsko javno tožilstvo in/ali urad OLAF nemudoma obvestita Komisijo o vsaki tekoči ali zaključeni preiskavi, ne da bi pri tem ogrozila njeno zaupnost in učinkovitost.
Člen 87
Sistem za zgodnje odkrivanje in izključitev
Uporablja se oddelek 2 poglavja 2 naslova V Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Člen 88
Pravila o postopkih, upravljanju in e-upravi
Smiselno se uporabljata oddelek 1 in oddelek 3 poglavja 2 in poglavja 3 naslova V Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
NASLOV VI
JAVNO NAROČANJE IN KONCESIJE
Člen 89
Skupne določbe
Kar zadeva javno naročanje, se ob upoštevanju člena 90 uporabljata naslov VII Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 in Priloga I k navedeni uredbi.
Organ Unije lahko zahteva svojo vključitev kot javni naročnik pri oddaji naročil Komisije ali medinstitucionalnih naročil ter pri oddaji naročil drugih organov Unije.
Člen 90
Postopki javnega naročanja
Organ Unije lahko sklene sporazum o ravni storitve iz odstavka 2 člena 43 brez postopka za oddajo javnega naročila.
Organ Unije lahko za kritje upravnih potreb uporablja postopke skupnega javnega naročanja z javnimi naročniki držav članic gostiteljic. V takšnem primeru se uporablja člen 165 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
NASLOV VII
NEPOVRATNA SREDSTVA IN NAGRADE
Člen 91
Nepovratna sredstva
Če lahko organ Unije dodeli nepovratna sredstva v skladu z aktom o ustanovitvi ali na podlagi prenosa pooblastila s strani Komisije v skladu s členom 62(1)(c)(iv) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, se uporabljajo ustrezne določbe naslova VIII Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Člen 92
Nagrade
Če lahko organ Unije podeli nagrade v skladu z aktom o ustanovitvi ali na podlagi prenosa pooblastila s strani Komisije v skladu s členom 62(1)(c)(iv) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, se uporabljajo ustrezne določbe naslova IX Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
NASLOV VIII
DRUGI INSTRUMENTI ZA IZVRŠEVANJE PRORAČUNA
Člen 93
Plačani zunanji strokovnjaki
Smiselno se uporablja člen 237 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Člen 94
Neplačani strokovnjaki
Smiselno se uporablja člen 238 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Člen 95
Članarine in druga plačila naročnin
Smiselno se uporablja člen 239 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Člen 96
Drug instrument
Smiselno se uporablja člen 240 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
NASLOV IX
LETNI ZAKLJUČNI RAČUNI IN DRUGO FINANČNO POROČANJE
POGLAVJE 1
LETNI ZAKLJUČNI RAČUNI
ODDELEK 1
Računovodski okvir
Člen 97
Struktura zaključnega računa
Letni zaključni račun organa Unije se pripravi za vsako proračunsko leto, ki traja od 1. januarja do 31. decembra. Ta zaključni račun zajema naslednje:
(a)
računovodske izkaze organa Unije;
(b)
poročila o izvrševanju proračuna organa Unije.
Člen 98
Računovodski izkazi
1.   Računovodski izkazi se pripravijo v eurih in v skladu z računovodskimi pravili iz člena 51 te uredbe ter vključujejo:
(a)
bilanco stanja, ki predstavlja vsa sredstva in obveznosti ter finančno stanje na dan 31. decembra predhodnega proračunskega leta;
(b)
izkaz finančne uspešnosti, ki predstavlja poslovni izid za predhodno proračunsko leto;
(c)
izkaz denarnih tokov, ki prikazuje zneske, pobrane in plačane med proračunskim letom, ter končno stanje denarja zakladnice;
(d)
izkaz sprememb čistih sredstev, ki prikazuje pregled gibanj rezerv med letom in končni izid.
2.   Računovodski izkazi predstavljajo informacije, tudi informacije glede računovodske usmeritve, na način, ki zagotavlja, da so ustrezne, zanesljive, primerljive in razumljive.
3.   Pojasnila k računovodskim izkazom dopolnjujejo in pojasnjujejo informacije, predstavljene v izkazih iz odstavka 1 tega člena, ter dajejo vse dodatne informacije, predpisane z računovodskimi pravili iz člena 51 te uredbe in mednarodno sprejeto računovodsko prakso, kadar so take informacije pomembne za dejavnosti organa Unije.
Pojasnila vključujejo vsaj naslednje informacije:
(a)
računovodska načela, pravila in metode;
(b)
pojasnila, v katerih so navedene dodatne informacije, ki jih sami računovodski izkazi ne vsebujejo, so pa potrebne za pošteni prikaz zaključnega računa.
4.   Računovodja po izteku proračunskega leta in do datuma predložitve splošnega računovodstva sprejme vse morebitne popravke, ki ne vsebujejo izdatkov ali prihodkov za navedeno leto in so potrebni za resnično in pošteno sliko tega računovodstva.
Člen 99
Poročila o izvrševanju proračuna
1.   Poročila o izvrševanju proračuna se pripravijo v eurih in so primerljiva po letih. Sestavljena so iz:
(a)
poročil, ki združujejo vse proračunske operacije za zadevno leto glede prihodkov in odhodkov;
(b)
pojasnil, ki dopolnjujejo in pojasnjujejo informacije v poročilih.
2.   Struktura poročil o izvrševanju proračuna je enaka tisti, ki se uporablja za sam proračun organa Unije.
3.   Poročila o izvrševanju proračuna vsebujejo:
(a)
informacije o prihodkih, zlasti o spremembah v oceni prihodkov, realizaciji prihodkov in uveljavljenih pravicah;
(b)
informacije, ki prikazujejo spremembe vseh razpoložljivih odobritev za prevzem obveznosti in odobritev plačil;
(c)
informacije, ki prikazujejo uporabo vseh odobritev za prevzem obveznosti in odobritev plačil;
(d)
informacije, ki prikazujejo neporavnane obveznosti, tiste, prenesene iz predhodnega proračunskega leta, in tiste, nastale v tekočem proračunskem letu.
4.   Proračunski rezultat je sestavljen iz razlike med:
(a)
vsemi prihodki v tem proračunskem letu;
(b)
zneskom izvršenih plačil glede na odobritve za to proračunsko leto, čemur se prišteje znesek prenesenih odobritev za isto finančno leto.
Razlika iz prvega pododstavka se po eni strani poveča ali zmanjša za neto znesek odobritev, prenesenih iz prejšnjih proračunskih let, ki so bile razveljavljene, in po drugi strani za:
(a)
izvršena plačila, ki presegajo nediferencirana sredstva, prenesena iz prejšnjega proračunskega leta, zaradi spremembe tečaja eura;
(b)
razliko med deviznimi dobički ali izgubami v proračunskem letu, tako realiziranimi kot tudi nerealiziranimi.
Člen 100
Dokazila
Vsaka vknjižba v zaključni račun mora temeljiti na ustreznih dokazilih v skladu s členom 47 te uredbe.
ODDELEK 2
Časovni razpored letnih zaključnih računov
Člen 101
Začasni zaključni računi
1.   Računovodja organa Unije računovodji Komisije in Računskemu sodišču do 1. marca naslednjega leta pošlje svoj začasni zaključni račun.
2.   Računovodja organa Unije do 1. marca naslednjega leta računovodji Komisije pošlje, in sicer na način ter v obliki, ki jih ta določi, tudi zahtevane računovodske informacije za namene konsolidacije.
Člen 102
Potrditev končnega zaključnega računa
1.   V skladu s členom 246 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 Računsko sodišče do 1. junija izrazi svoja opažanja o začasnem zaključnem računu organa Unije.
2.   Računovodja organa Unije zaradi priprave končnega konsolidiranega zaključnega računa do 15. junija pošlje zahtevane računovodske informacije računovodji Komisije, in sicer na način ter v obliki, ki jih določi Komisija.
3.   Po prejemu opažanj Računskega sodišča o začasnem zaključnem računu organa Unije, računovodja pripravi končni zaključni račun organa Unije v skladu s členom 49 te uredbe. Direktor zaključni račun pošlje upravnemu odboru, ki nato o njem poda svoje mnenje.
4.   Direktor pošlje končni zaključni račun, skupaj z mnenjem upravnega odbora, računovodji Komisije ter Računskemu sodišču, Evropskemu parlamentu in Svetu do 1. julija naslednjega proračunskega leta.
5.   Računovodja organa Unije pošlje Računskemu sodišču in v vednost računovodji Komisije tudi spremni dopis z dodatnimi obrazložitvami k temu končnemu zaključnemu računu. Ta spremni dopis se oblikuje na isti dan, kot se pripravi končni zaključni račun organa Unije.
Končnemu zaključnemu računu se priloži izjava računovodje, s katero ta potrjuje, da je bil končni zaključni račun pripravljen v skladu s tem naslovom ter veljavnimi računovodskimi načeli, pravili in postopki.
Povezava do spletnih strani s končnim zaključnim računom organa Unije se razkrije in objavi v Uradnem listu Evropske unije do 15. novembra naslednjega leta.
6.   Direktor pošlje Računskemu sodišču odgovor na opažanja iz letnega poročila najpozneje do 30. septembra naslednjega proračunskega leta. Odgovori direktorja se istočasno pošljejo tudi Komisiji.
POGLAVJE 2
PRORAČUNSKO IN DRUGO FINANČNO POROČANJE
Člen 103
Letno poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju
1.   Vsak organ Unije pripravi poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju v proračunskem letu.
2.   Direktor pošlje poročilo Evropskemu parlamentu, Svetu, Komisiji in Računskemu sodišču do 31. marca naslednjega proračunskega leta.
3.   Poročilo iz odstavka 2 poroča, tako v obliki absolutne vrednosti kot v obliki odstotkov, vsaj o obsegu izvrševanja odobritev in vsebuje povzetek o prerazporeditvi odobritev med različnimi proračunskimi postavkami.
NASLOV X
ZUNANJA REVIZIJA, RAZREŠNICA IN BOJ PROTI GOLJUFIJAM
Člen 104
Zunanja revizija
1.   Neodvisni zunanji revizor preveri, da letni zaključni račun organa Unije ustrezno prikazuje prihodke, odhodke in finančni položaj organa Unije pred konsolidacijo v končnem zaključnem računu Komisije.
Če v aktu o ustanovitvi ni določeno drugače, Računsko sodišče pripravi posebno letno poročilo za organ Unije v skladu z zahtevami iz člena 287(1) Pogodbe o delovanju Evropske unije.
Pri pripravi tega poročila Računsko sodišče upošteva revizijsko delo, ki ga je opravil neodvisni zunanji revizor iz prvega pododstavka, in ukrepe, sprejete na podlagi ugotovitev revizorja.
2.   Organ Unije pošlje Računskemu sodišču proračun organa Unije, kakor je bil dokončno sprejet. Čim prej obvesti Računsko sodišče o vseh odločitvah in aktih, sprejetih na podlagi členov 10, 14, 19 in 23.
3.   Nadzor, ki ga opravlja Računsko sodišče, urejajo členi 254 do 259 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Člen 105
Roki za postopek razrešnice
1.   Na priporočilo Sveta da Evropski parlament, razen kadar je določeno drugače v aktu o ustanovitvi, direktorju razrešnico v zvezi z izvrševanjem proračuna za leto N do 15. maja leta N+2. Direktor upravni odbor obvesti o ugotovitvah Evropskega parlamenta, navedenih v resoluciji, ki se sprejme ob sklepu o razrešnici.
2.   Če datuma iz odstavka 1 ni mogoče spoštovati, Evropski parlament ali Svet obvesti direktorja o razlogih za odložitev.
3.   Če Evropski parlament odloži sprejetje sklepa o razrešnici, direktor v sodelovanju z upravnim odborom stori vse potrebno, da čim prej sprejme ukrepe za odpravo ali za lažjo odpravo ovir za sprejetje navedenega sklepa.
Člen 106
Postopek razrešnice
1.   Sklep o razrešnici zajema zaključni račun vseh prihodkov in odhodkov organa Unije, proračunski rezultat ter sredstva in obveznosti organa Unije, prikazane v računovodskih izkazih.
2.   Za podelitev razrešnice Evropski parlament, potem ko je to storil tudi Svet, pregleda zaključni račun in računovodske izkaze organa Unije. Pregleda tudi letno poročilo Računskega sodišča skupaj z odgovori direktorja organa Unije, ustrezna posebna poročila Računskega sodišča za zadevno proračunsko leto ter izjavo Računskega sodišča o zanesljivosti računovodskih izkazov ter zakonitosti in pravilnosti z njimi povezanih transakcij.
3.   Direktor Evropskemu parlamentu na njegovo zahtevo na enak način, kot je določen v členu 261(3) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, predloži vse potrebne informacije za nemoteno izvedbo postopka razrešnice za zadevno proračunsko leto.
Člen 107
Nadaljnji ukrepi
1.   Direktor sprejme vse potrebne ukrepe kot odziv na opažanja, izražena v sklepu o razrešnici Evropskega parlamenta, ter na pripombe, priložene priporočilu glede razrešnice, ki ga je sprejel Svet.
2.   Na zahtevo Evropskega parlamenta ali Sveta direktor poroča o ukrepih, ki so bili sprejeti na podlagi navedenih opažanj in pripomb. Direktor pošlje kopijo poročila Komisiji in Računskemu sodišču.
Člen 108
Pregledi na kraju samem, ki jih opravijo Komisija, Računsko sodišče in Evropski urad za boj proti goljufijam
1.   Organ EU osebju Komisije in drugim osebam, ki jih je pooblastila Komisija, ter Računskemu sodišču omogoči dostop, potreben za opravljanje revizije, do objektov in prostorov ter do vseh informacij, vključno z informacijami v elektronski obliki.
2.   Evropski urad za boj proti goljufijam lahko opravi preiskave, vključno s pregledi in inšpekcijami na kraju samem, v skladu z določbami in postopki iz Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 ter Uredbe Sveta (Euratom, ES) št. 2185/96 (10), da se ugotovi, ali je prišlo do goljufije, korupcije ali drugih nezakonitih dejanj, ki škodijo finančnim interesom Unije.
NASLOV XI
UPRAVNE ODOBRITVE
Člen 109
Upravne odobritve
1.   Upravne odobritve so nediferencirana sredstva.
2.   Upravni odhodki na podlagi pogodb, ki – bodisi skladno z lokalno prakso bodisi ker se nanašajo na dobavo opreme – zajemajo obdobja, ki so daljša od proračunskega leta, bremenijo proračun organa Unije za proračunsko leto, v katerem nastanejo.
3.   Odhodki, ki jih je treba plačati vnaprej v skladu s pravnimi ali pogodbenimi določbami, se lahko od 1. decembra dalje plačujejo v breme odobritev za naslednje proračunsko leto. V tem primeru se omejitev iz člena 11(2) ne uporablja.
Člen 110
Posebne določbe o projektih gradnje
Uporabljata se člena 266 in 267 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
NASLOV XII
PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE
Člen 111
Zahteve Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije za informacije
Evropski parlament, Svet in Komisija imajo pravico od organa Unije pridobiti vse potrebne informacije ali pojasnila glede proračunskih zadev v njihovi pristojnosti.
Člen 112
Sprejetje nove finančne uredbe organa Unije
Vsak organ iz člena 70 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 sprejme nova finančna pravila najpozneje do 1. julija 2019 ali v vsakem primeru v šestih mesecih od datuma, ko se organ uvrsti na področje uporabe člena 70 navedene uredbe, po dodelitvi prispevka v breme proračuna. Do datuma začetka uporabe novih finančnih pravil se uporabljajo trenutna finančna pravila organa Unije. Organ unije objavi svoja finančna pravila na svojem spletnem mestu.
Člen 113
Razveljavitev
Delegirana uredba (EU) št. 1271/2013 se razveljavi z učinkom od 1. januarja 2019. Vendar se člena 32 in 47 navedene uredbe še naprej uporabljata do 31. decembra 2019.
Člen 114
Začetek veljavnosti
Ta uredba začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije. Uporablja se od 1. januarja 2019. Vendar se člena 32 in 48 uporabljata od 1. januarja 2020.
Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.
V Bruslju, 18. decembra 2018
Za Komisijo
Predsednik
Jean-Claude JUNCKER
(1)  UL L 193, 30.7.2018, str. 1.
(2)  Delegirana uredba Komisije (EU) št. 1271/2013 z dne 30. septembra 2013 o okvirni finančni uredbi za organe iz člena 208 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta (UL L 328, 7.12.2013, str. 42).
(3)  Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. oktobra 2012 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije, in razveljavitvi Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 (UL L 298, 26.10.2012, str. 1).
(4)  Uredba (EU, Euratom) št. 883/2013 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 11. septembra 2013 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF), ter razveljavitvi Uredbe (ES) št. 1073/1999 Evropskega parlamenta in Sveta in Uredbe Sveta (Euratom) št. 1074/1999 (UL L 248, 18.9.2013, str. 1).
(5)  Uredba Sveta (EU) 2017/1939 z dne 12. oktobra 2017 o izvajanju okrepljenega sodelovanja v zvezi z ustanovitvijo Evropskega javnega tožilstva (EJT) (UL L 283, 31.10.2017, str. 1).
(6)  Delegirana uredba Komisije (EU) št. 1268/2012 z dne 29. oktobra 2012 o pravilih uporabe Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije (UL L 362, 31.12.2012, str. 1).
(7)  Uredba (EGS, Euratom) št. 1182/71 Sveta z dne 3. junija 1971 o določitvi pravil glede rokov, datumov in iztekov rokov (UL L 124, 8.6.1971, str. 1).
(8)  Uredba (EU) 2018/1725 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES Besedilo velja za EGP (UL L 295, 21.11.2018, str. 39).
(9)  Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov) (Besedilo velja za EGP) (UL L 119, 4.5.2016, str. 1).
(10)  Uredba Sveta (Euratom, ES) št. 2185/96 z dne 11. novembra 1996 o pregledih in inšpekcijah na kraju samem, ki jih opravlja Komisija za zaščito finančnih interesov Evropskih skupnosti pred goljufijami in drugimi nepravilnostmi (UL L 292, 15.11.1996, str. 2).

Summary:
Okvirna finančna uredba za decentralizirane regulativne agencije
Okvirna finančna uredba za decentralizirane regulativne agencije
 
POVZETEK:
Delegirana uredba Komisije (EU) 2019/715 o okvirni finančni uredbi za organe, ustanovljene na podlagi PDEU in Pogodbe Euratom, iz člena 70 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046
KAJ JE NAMEN UREDBE?
Določa bistvena finančna pravila za organe Evropske unije (EU) iz člena 70 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 – glej povzetek. Ti organi so večinoma decentralizirane agencije* (imenovane tudi regulativne agencije), ustanovljene v skladu s pogodbami EU, so pravne osebe in prejemajo sredstva EU. Da bi spadale pod to delegirano uredbo Evropske komisije, se mora uredba Evropskega parlamenta in Sveta Evropske unije o ustanovitvi zadevnega organa EU sklicevati na člen 70 finančne uredbe. Vsak tak organ EU mora sprejeti lastna finančna pravila v skladu z Delegirano uredbo Komisije (EU) 2019/715. Od pravil delegirane uredbe lahko odstopa le zaradi svojih posebnih potreb in če je prejel predhodno soglasje s strani Komisije.
KLJUČNE TOČKE
Vsak organ EU, ki spada pod to delegirano uredbo Komisije, mora spoštovati naslednja proračunska načela.Enotnost in točnost proračuna: vsako proračunsko leto mora proračun organa predvideti in odobriti vse prihodke in odhodke, potrebne za njegovo delo; vsi prihodki in odhodki morajo biti knjiženi v proračunsko postavko; noben odhodek ne sme biti večji od zneska, odobrenega v proračunu. Letnost: proračunsko leto traja od 1. januarja do 31. decembra; posebna pravila zajemajo obravnavo odobritve za prevzem obveznosti* in odobritve plačil*; če proračun ni sprejet do začetka proračunskega leta, se mesečna plačila omejijo na eno dvanajstino ustreznih zneskov v proračunu za preteklo leto. Ravnovesje: prihodki in odobritve plačil morajo biti uravnoteženi; organ ne sme najeti posojil v okviru svojega proračuna; neporabljena finančna sredstva, prejeta iz proračuna EU, je treba vrniti Komisiji. Obračunska enota: proračun se pripravi in izvrši v evrih, prav tako se v evrih pripravi zaključni račun; pravila določajo, kako je treba druge valute pretvoriti v evre. Univerzalnost: skupni prihodki morajo pokrivati celotna plačila; vsi prihodki in odhodki morajo biti vneseni v celoti brez medsebojnega usklajevanja; za prihodke veljajo posebna pravila, odvisno od tega, ali so ustvarjeni zunaj ali interno. Specifikacije: odobritve so namenjene za posebne namene glede na proračunski naslov, poglavje, člen in vrstico; direktor lahko pod določenimi pogoji prerazporedi odobritve iz enega proračunskega naslova ali poglavja v drugega. Dobro finančno poslovodenje in smotrnost: plačila morajo upoštevati načela gospodarnosti, učinkovitosti in uspešnosti; plačila se osredotočajo na smotrnost na podlagi ciljev za programe in dejavnosti ter kazalnikov za merjenje doseženega napredka; primerjalna analiza vključuje pregled učinkovitosti horizontalnih storitev organa in analizo stroškov in koristi za deljenje ali prenos storitev na drug organ ali Komisijo; programi in dejavnosti, ki vključujejo veliko porabo, so predmet predhodnega (na podlagi napovedi) in naknadnega (na podlagi končnega rezultata) ocenjevanja. Notranja kontrola izvrševanja proračuna: velja na vseh ravneh upravljanja; želi doseči razumno zagotovilo za:učinkovitost, uspešnost in gospodarnost delovanja,zanesljivost poročanja,varovanje sredstev in informacij,preprečevanja, odkrivanja ter odpravo goljufij in nepravilnosti ter nadaljnjega ukrepanja v zvezi z njimi;ustrezno obvladovanje tveganj povezanih transakcij. Preglednost: povzetek proračuna organa in morebitne spremembe proračuna se objavijo v Uradnem listu Evropske unije v treh mesecih po sprejetju; organ na svojem spletnem mestu objavi proračun, kadrovski načrt in podrobnosti o članih osebja in napotenih nacionalnih strokovnjakov ter podatke posreduje Evropskemu parlamentu, Svetu, Evropskemu računskemu sodišču in Komisiji v štirih tednih po sprejetju; organ na svojem spletnem mestu navaja podrobnosti o prejemnikih sredstev EU; v okviru nasprotja interesov organ svojem spletišču vsako leto objavi izjavo o interesih članov upravnega odbora.Pravila o vzpostavitvi in strukturiranju proračunskega stanja.Organ vsako leto do 31. januarja Komisiji, Evropskemu parlamentu in Svetu pošlje osnutek enotnega programskega dokumenta. Ta vsebuje informacije, ki segajo od delovnih programov in načrtovanja proračuna do ustvarjanja podrobnosti politike. Komisija po prispevkih Evropskega parlamenta in Sveta sprejme predlog proračuna. To postane dokončno, ko je sprejet skupni proračun EU. Proračun organa mora vsebovati ločene izkaze prihodkov in odhodkov ter podrobnosti o številu osebja.Uredba pravi, da:so naloge odredbodajalca in računovodje ločene in se medsebojno izključujejo, pri čemer ima vsaka potrebna sredstva za izvajanje svojih nalog; direktor opravlja naloge odredbodajalca, ki vključujejo:izvrševanje prihodkov in odhodkov po načelu dobrega finančnega poslovodenja,vzpostavljanje organizacijske strukture in notranjih kontrol,izvajanje predhodne in po možnosti naknadne kontrole,uporabo papirnatih ali elektronskih sistemov za shranjevanje izvirnih dokazil o proračunu vsaj pet let,poročanje upravnemu odboru s predložitvijo podrobnega konsolidiranega letnega poročila o dejavnostih; upravni odbor imenuje neodvisnega računovodjo, ki je odgovoren za:pravilno izvrševanje plačil, pobiranje prihodkov in izterjavo ugotovljenih terjatev;pripravo, predstavitev in vodenje računov,določanje in potrjevanje računovodskih sistemov, vključno s sistemi odredbodajalca, kadar je to primerno.Veljajo naslednja pravila o odhodkih:vsaka postavka se mora prevzeti kot obveznost, potrditi, odobriti in plačati. proračunske obveznosti sodijo v eno od treh kategorij:posamezne, ko sta znana prejemnik in znesek,globalne, če prejemnik ali znesek nista znana,začasne, za kritje rutinskih odhodkov za poslovanje, kadar nista znana znesek ali končni prejemnik plačila; za zaveze veljajo časovne omejitve; plačila zahtevajo dokazilo, da je zadevno dejanje v skladu s pogodbo.Organ EU mora imeti funkcijo notranje revizije. To vlogo opravlja notranji revizor Komisije z:neodvisnimi mnenji o kakovosti sistemov upravljanja in nadzora ter možnih izboljšavah; ocenjevanjem učinkovitosti sistemov notranjega upravljanja, nadzora in revizije ter uspešnost oddelkov pri izvajanju programov; uživanjem popolnega in neomejenega dostopa do vseh potrebnih informacij ter popolne neodvisnost pri svojem delu.Finančni prispevki organa EU morajo pomagati doseči cilj politike EU s posebnimi rezultati. Ti se lahko gibljejo od povračila upravičenih stroškov do pavšalnega financiranja.
Organ EU mora Komisijo nemudoma obvestiti o primerih domnevne goljufije ali drugih finančnih nepravilnosti, o vseh končanih ali tekočih preiskavah Evropskega javnega tožilstva ali Evropskega urada za boj proti goljufijam ter o kakršnih koli revizijah ali nadzorih Računskega sodišča in službe za notranjo revizijo, brez ogrožanja zaupnosti preiskav.
Letna računovodska pravila zahtevajo, da organ EU predloži svoje finančne izkaze, poročila o izvrševanju proračuna in dokazila.
Računsko sodišče, neodvisni zunanji revizor, Komisija, Svet in Evropski parlament vsi preučijo, kako je bil proračun izvrševan, preden poslanci Evropskega parlamenta odobrijo ali zavrnejo letne računovodske izkaze (znano kot „postopek razrešnice“).
Osebje Komisije in Računsko sodišče ima za izvajanje revizije dostop do spletnih mest, prostorov in podatkov organa EU. Evropski urad za boj proti goljufijam lahko izvaja preiskave, preglede na kraju samem in inšpekcijske preglede.
Uredba razveljavlja Delegirano uredbo (EU) št. 1271/2013, ki je zagotavljala prejšnji okvir finančne uredbe.
OD KDAJ SE TA UREDBA UPORABLJA?
Veljati je začela 11. maja 2019, vendar se uporablja retroaktivno od 1. januarja 2019, razen člena 32 (enotni programski dokument) in člena 48 (konsolidirano letno poročilo o dejavnostih), ki se uporabljata od 1. januarja 2020.
OZADJE
Uredba (EU, Euratom) 2018/1046 je finančna uredba EU. Njen člen 70 določa osnovna proračunska načela za nekatere organe EU. Več informacij je na voljo na strani:Finančna uredba, ki se uporablja za splošni proračun Unije – objava (Evropska komisija).
KLJUČNI POJMI
Decentralizirane/regulativne agencije. Organi EU, ustanovljeni v skladu s Pogodbo o delovanju Evropske unije (PDEU) in Pogodbo Euratom, ki so pravne osebe in prejemajo prispevke v breme proračuna. Zadolžene so za posebne proračunske naloge, ki prispevajo k izvajanju politik EU in podpirajo proces odločanja z združevanjem strokovnega znanja. Lahko prevzamejo tehnične, regulativne in nadzorne funkcije.Med seboj se razlikujejo tako po velikosti kot po namenu, vendar jim je skupna osnovna struktura in podobni načini delovanja.
Odobritve za prevzem obveznosti. Obveze za plačilo, če so izpolnjeni določeni pogoji.
Odobritve plačil. Odhodki iz obveznosti v tekočem ali predhodnem poslovnem letu.
GLAVNI DOKUMENT
Delegirana uredba Komisije (EU) 2019/715 z dne 18. decembra 2018 o okvirni finančni uredbi za organe, ustanovljene na podlagi PDEU in Pogodbe Euratom, iz člena 70 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskega parlamenta in Sveta (UL L 122, 10.5.2019, str. 1–38).
POVEZANI DOKUMENTI
Obvestilo Komisije – Smernice o izogibanju in obvladovanju nasprotja interesov v skladu s finančno uredbo (UL C 121, 9.4.2021, str. 1–43).
Sporočilo Komisije o krepitvi upravljanja organov Unije v skladu s členom 70 Finančne uredbe 2018/1046 in o smernicah za enotni programski dokument in konsolidirano letno poročilo o dejavnostih (C(2020) 2297, 20.4.2020).
Uredba (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. julija 2018 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije, spremembi uredb (EU) št. 1296/2013, (EU) št. 1301/2013, (EU) št. 1303/2013, (EU) št. 1304/2013, (EU) št. 1309/2013, (EU) št. 1316/2013, (EU) št. 223/2014, (EU) št. 283/2014 in Sklepa št. 541/2014/EU ter razveljavitvi Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 (UL L 193, 30.7.2018, str. 1–222).
Zadnja posodobitev 03.11.2021