Document ID: 32018D1961

Reference:
12.12.2018
HR
Službeni list Europske unije
L 315/35
ODLUKA KOMISIJE (EU) 2018/1961
оd 11. prosinca 2018.
o utvrđivanju internih pravila o pružanju informacija ispitanicima i ograničenju nekih njihovih prava u kontekstu obrade osobnih podataka za potrebe aktivnosti unutarnje revizije
KOMISIJA,
uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije, a posebno članak 249. stavak 1.,
budući da:
(1)
Uredbom (EU, Euratom) 2018/1046 Europskog parlamenta i Vijeća (1) zahtijeva se da svaka institucija Unije uspostavi funkciju unutarnje revizije koja se obavlja u skladu s relevantnim međunarodnim standardima. Aktivnosti unutarnje revizije u Komisiji provodi Služba za unutarnju reviziju („Služba”) koja je osnovana 11. travnja 2000. Aktivnosti unutarnje revizije Služba također provodi u decentraliziranim agencijama Unije i drugim neovisnim tijelima koja primaju doprinose iz proračuna Unije.
(2)
Služba provodi aktivnosti unutarnje revizije u skladu s člancima od 117. do 123. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 i pravilnikom o djelovanju (2). U tom pogledu Služba je potpuno neovisna te ima potpuni i neograničeni pristup svim informacijama potrebnima za provođenje aktivnosti unutarnje revizije koje se odnose na sve aktivnosti i službe predmetne institucije Unije.
(3)
Služba savjetuje ostale službe Komisije, izvršne agencije te decentralizirane agencije Unije i druga neovisna tijela koja primaju doprinose iz proračuna Unije o tome kako rješavati rizike tj. svaki događaj ili problem koji bi se mogao pojaviti i negativno utjecati na ostvarenje političkog, strateškog i operativnog cilja Komisije, izdavanjem neovisnih mišljenja o kvaliteti sustava upravljanja i kontrole te preporuka za poboljšanje uvjeta provedbe operativnih zadataka i promicanje dobrog financijskog upravljanja u skladu s člancima od 117. do 123. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046. Stoga aktivnosti unutarnje revizije Službe obično nisu usmjerene na fizičke osobe kao takve. Ipak, tijekom aktivnosti neminovno se obrađuju osobni podaci se u smislu članka 3. stavka 1. Uredbe (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća (3). Aktivnosti unutarnje revizije koje provodi Služba uključuju procjenu prikladnosti i djelotvornosti sustava unutarnjeg upravljanja te uspješnosti službi u provedbi politika, programa i mjera, učinkovitosti i djelotvornosti sustava unutarnje kontrole i revizije koji se primjenjuju na svaku operaciju izvršenja proračuna. Stoga se njima pridonosi zaštiti važnih gospodarskih i financijskih interesa Unije i država članica. Služba je voditelj obrade za postupke obrade koje provodi u skladu s člancima 118. i člankom 119. stavkom 2. Financijske uredbe.
(4)
Aktivnosti unutarnje revizije koje se provode u Komisiji i njezinim izvršnim agencijama i u decentraliziranim agencijama Unije i drugim neovisnim tijelima razlikuju se u obliku i sadržaju, počevši od revizijskih jamstva (uključujući procjene rizika) i postupaka savjetovanja do provjera ograničenog opsega i naknadnih radnji.
(5)
Odbor za praćenje tijeka revizije u skladu s pravilnikom o djelovanju ažuriranim 21. studenoga 2018. (C(2018)7707) jest savjetodavno tijelo (4) koje pomaže Komisiji u ispunjavanju njezinih obveza iz Ugovorâ i drugih zakonskih instrumenata [Uredba (EU, Euratom) 2018/1046] osiguravanjem neovisnosti Službe za unutarnju reviziju, praćenjem kvalitete rada unutarnje revizije i osiguravanjem da službe Komisije propisno uzimaju u obzir preporuke unutarnje i vanjske revizije te da se osigura daljnje praćenje. Na taj način Odbor za praćenje tijeka revizije pridonosi cjelokupnom daljnjem poboljšanju djelotvornosti i učinkovitosti Komisije pri ostvarivanju njezinih ciljeva i olakšava nadzor Kolegija nad Komisijinim upravljanjem, upravljanjem rizicima i praksama unutarnje kontrole. Odbor za praćenje tijeka revizije je voditelj obrade za postupke obrade koje provodi u skladu s člankom 123. Financijske uredbe.
(6)
Za potrebe aktivnosti u skladu s člankom 118. i člankom 119. stavkom 2. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, bez obzira na to postupa li na vlastitu inicijativu ili na temelju primljenih podataka, Komisija obrađuje osobne podatke koje je prikupila ili primila od pravnih osoba, fizičkih osoba, država članica te međunarodnih tijela i organizacija. Tijekom aktivnosti unutarnje revizije Služba može obrađivati i osobne podatke prikupljene ili primljene iz javno dostupnih izvora, anonimnih izvora ili poznatih izvora koji zahtijevaju zaštitu svojeg identiteta.
(7)
Komisija pak može razmjenjivati osobne podatke s institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije, nadležnim tijelima država članica i, u okviru relevantnih Komisijinih međunarodnih sporazuma ili sporazuma o suradnji, s trećim zemljama te međunarodnim organizacijama.
(8)
Aktivnosti obrade osobnih podataka, u smislu članka 3. stavka 3. Uredbe (EU) 2018/1725, koje se provode tijekom aktivnosti unutarnje revizije mogu se provesti i prije nego što je Komisija službeno pokrene, nastaviti se tijekom cjelokupnog trajanja aktivnosti revizije i mogu se nastaviti čak i nakon službenog zatvaranja revizije (na primjer, zbog praćenja provedbe preporuka, procjene potrebe za pokretanjem novih aktivnosti unutarnje revizije).
(9)
Kategorije osobnih podataka koje obrađuje Komisija su, na primjer, identifikacijski podaci, podaci za kontakt, podaci stručne naravi i podaci dovedeni u vezu s predmetom aktivnosti. Kategorije osobnih podataka pohranjuju se u sigurnom elektroničkom okruženju kako bi se spriječio nezakonit pristup podacima ili prijenos podataka osobama koje ih ne trebaju znati. Osobni podaci čuvaju se najdulje deset godina. Nakon isteka razdoblja čuvanja, informacije koje se odnose na aktivnost unutarnje revizije, uključujući osobne podatke, prenose se u povijesne arhive Komisije (5) ili se uništavaju.
(10)
Tijekom provođenja aktivnosti unutarnje revizije Komisija je obvezna poštovati prava fizičkih osoba koja se odnose na obradu osobnih podataka priznata člankom 8. stavkom 1. Povelje Europske unije o temeljnim pravima i člankom 16. stavkom 1. Ugovora te prava previđena u Uredbi (EU) 2018/1725. Komisija je pritom obvezna poštovati stroga pravila o povjerljivosti navedena u međunarodnim standardima za unutarnju reviziju, u skladu s člankom 117. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
(11)
U određenim okolnostima nužno je postići ravnotežu u pogledu prava ispitanika u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725, potreba aktivnosti unutarnje revizije i povjerljivosti razmjena informacija s fizičkim ili pravnim osobama, uz potpuno poštovanje temeljnih prava i sloboda drugih ispitanika. U tu svrhu članak 25. stavak 1. točke (c), (g) i (h) Uredbe (EU) 2018/1725 omogućava Službi da ograniči primjenu članaka od 14. do 17., 19., 20. i 35. te načela transparentnosti utvrđenog u članku 4. stavku 1. točki (a) ako njegove odredbe odgovaraju pravima i obvezama predviđenima u člancima od 14. do 17., 19., 20. i 35. te uredbe.
(12)
Kako bi se osigurala djelotvornost aktivnosti unutarnje revizije, poštujući pritom standarde zaštite osobnih podataka iz Uredbe (EU) 2018/1725, koja je zamijenila Uredbu (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (6), potrebno je donijeti interna pravila u okviru kojih Komisija može ograničiti prava ispitanikâ u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (c), (g) i (h) Uredbe (EU) 2018/1725.
(13)
Interna pravila trebala bi obuhvatiti sve postupke obrade koje Komisija provodi u okviru svojih aktivnosti unutarnje revizije, bez obzira na to postupa li na vlastitu inicijativu ili na temelju primljenih podataka, kad se ostvarivanjem prava ispitanika može ugroziti provođenje aktivnosti unutarnje revizije. Ta bi se pravila trebala primjenjivati na postupke obrade koji se provode prije službenog početka postupka, tijekom postupka te tijekom praćenja daljnjih mjera ovisno o ishodu.
(14)
Radi usklađivanja s člancima 14., 15. i 16. Uredbe (EU) 2018/1725 Komisija bi na transparentan i dosljedan način trebala obavijestiti sve pojedince o svojim aktivnostima koje uključuju obradu njihovih osobnih podataka i o njihovim pravima u obliku obavijesti o zaštiti podataka koja se objavljuje na web-mjestu Komisije. Komisija bi prema potrebi trebala pružiti dodatne zaštitne mjere kako bi se osiguralo da ispitanici budu pojedinačno obaviješteni u odgovarajućem obliku.
(15)
Na temelju članka 25. Uredbe (EU) 2018/1725 Komisija također može ograničiti pružanje informacija ispitanicima i ostvarivanje drugih prava ispitanikâ kako bi zaštitila vlastite aktivnosti unutarnje revizije, revizije javnih tijela država članica, revizijske alate i metode te prava drugih osoba povezanih s njezinim aktivnostima unutarnje revizije.
(16)
Osim toga, kako bi se održala učinkovita suradnja, može biti potrebno da Komisija ograniči primjenu prava ispitanika kako bi zaštitila postupke obrade službi Komisije ili drugih institucija, tijela, ureda i agencija Unije ili tijela država članica i međunarodnih organizacija te Odbora za praćenje tijeka revizije. U tu svrhu Komisija bi se trebala savjetovati s tim službama, institucijama, tijelima, uredima, agencijama, tijelima država članica i organizacijama te Odborom za praćenje tijeka revizije o relevantnim razlozima za uvođenje ograničenja te o nužnosti i proporcionalnosti tih ograničenja.
(17)
Moguće je i da Komisija mora ograničiti pružanje informacija ispitanicima i primjenu drugih prava ispitanika u vezi s osobnim podacima koje primi od trećih zemalja ili međunarodnih organizacija kako bi surađivala s tim zemljama ili organizacijama i tako zaštitila važan cilj od općeg javnog interesa Unije. Međutim, u nekim okolnostima interes ili temeljna prava ispitanika mogu prevladati nad interesima međunarodne suradnje.
(18)
Komisija bi trebala rješavati sva ograničenja na transparentan način i registrirati svaku primjenu ograničenja u odgovarajućem sustavu evidencije.
(19)
U skladu s člankom 25. stavkom 8. Uredbe (EU) 2018/1725, voditelji obrade mogu odgoditi, izostaviti ili uskratiti pružanje informacija o razlozima za primjenu ograničenja na ispitanika ako bi pružanje tih informacija moglo ugroziti svrhu ograničenja. To se posebno odnosi na ograničenja prava iz članaka 16. i 35. Uredbe (EU) br. 2018/1725.
(20)
Kada su ograničena druga prava ispitanikâ, voditelj obrade Službe za unutarnju reviziju trebao bi u svakom pojedinom slučaju procijeniti ugrožava li obavješćivanje o ograničenju njegovu svrhu.
(21)
Službenik za zaštitu podataka Europske komisije trebao bi provesti neovisno preispitivanje primjene ograničenja kako bi se osigurala usklađenost s ovom Odlukom.
(22)
Uredbom (EU) 2018/1725 zamjenjuje se Uredba (EZ) br. 45/2001, bez prijelaznog razdoblja od datuma njezina stupanja na snagu. Mogućnost primjene ograničenja na određena prava predviđena je u Uredbi (EC) br. 45/2001. Kako bi se izbjeglo ugrožavanje zakonitosti aktivnosti unutarnje revizije, ova bi se Odluka trebala primjenjivati od datuma stupanja na snagu Uredbe (EU) 2018/1725.
(23)
Europski nadzornik za zaštitu podataka dostavio je mišljenje 27. studenog 2018.,
DONIJELA JE OVU ODLUKU:
Članak 1.
Predmet i područje primjene
1.   Ovom se Odlukom utvrđuju pravila koja Komisija mora slijediti kako bi obavijestila ispitanike o obradi njihovih podataka u skladu s člancima 14., 15. i 16. Uredbe (EU) 2018/1725 kada provodi aktivnosti unutarnje revizije u skladu s člancima od 117. do 123. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Njome se utvrđuju i uvjeti pod kojima Komisija može ograničiti primjenu članaka 4., od 14. do 17., 19., 20. i 35. Uredbe (EU) 2018/1725, u skladu s člankom 25. stavkom 1. točkama (c), (g) i (h) te uredbe.
2.   Ova Odluka primjenjuje se na obradu osobnih podataka koju provodi Komisija u svrhu aktivnosti ili povezano s aktivnostima koje provodi kako bi ispunila zadaće na temelju članka 118. i članka 119. stavka 2. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
3.   Ova Odluka primjenjuje se na obradu osobnih podataka unutar Komisije ako Komisija obrađuje osobne podatke sadržane u informacijama koje mora obraditi u svrhu aktivnosti ili povezano s aktivnostima iz ovog članka.
Članak 2.
Primjenjive iznimke i ograničenja
1.   Kada Komisija izvršava svoje dužnosti u pogledu prava ispitanika u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725, dužna je razmotriti primjenjuju li se neke od iznimki utvrđenih tom uredbom.
2.   Komisija može, u skladu s člancima od 3. do 7. ove Odluke, ograničiti primjenu članaka od 14. do 17., 19., 20. i 35. Uredbe (EU) 2018/1725, kao i načela transparentnosti iz članka 4. stavka 1. točke (a) te uredbe ako njegove odredbe odgovaraju pravu i obvezama predviđenima u člancima od 14. do 17., 19., 20. i 35. te uredbe, a ostvarivanje tih prava i obveza ugrozilo bi svrhu aktivnosti Komisije na temelju članka 118. i članka 119. stavka 2. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, među ostalim otkrivanjem njezinih revizijskih alata i metoda, ili bi negativno utjecalo na prava i slobode drugih ispitanika.
3.   Komisija može, u skladu s člancima od 3. do 7., ograničiti prava i obveze iz stavka 2. ovog članka u odnosu na osobne podatke dobivene od drugih institucija, tijela, agencija i ureda Unije, nadležnih tijela država članica ili trećih zemalja ili od međunarodnih organizacija, u sljedećim okolnostima:
(a)
kada bi druge institucije, tijela, agencije i uredi Unije mogli ograničiti ostvarivanje tih prava i obveza na temelju drugih akata utvrđenih u članku 25. Uredbe (EU) 2018/1725 ili u skladu s poglavljem IX. te uredbe ili u skladu s Uredbom (EU) 2016/794 Europskog parlamenta i Vijeća (7) ili Uredbom Vijeća (EU) 2017/1939 (8);
(b)
kada bi nadležna tijela država članica mogla ograničiti ostvarivanje tih prava i obveza na temelju akata iz članka 23. Uredbe (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća (9) ili na temelju nacionalnih mjera kojima se prenosi članak 13. stavak 3., članak 15. stavak 3. ili članak 16. stavak 3. Direktive (EU) 2016/680 Europskog parlamenta i Vijeća (10);
(c)
kada bi ostvarivanje tih prava i obveza moglo ugroziti suradnju Komisije s trećim zemljama ili međunarodnim organizacijama u provođenju aktivnosti unutarnje revizije.
Prije primjene ograničenjâ u okolnostima iz točaka (a) i (b) prvog podstavka Komisija se savjetuje s relevantnim institucijama, tijelima, agencijama i uredima Unije ili nadležnim tijelima država članica, osim ako je Komisiji jasno da je primjena ograničenja utvrđena jednim od akata iz tih točaka ili ako bi takvo savjetovanje ugrozilo svrhu aktivnosti iz članka 118. i članka 119. stavka 2. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Točka (c) prvog podstavka ne primjenjuje se ako interesi ili temeljna prava i slobode ispitanikâ prevladavaju nad interesom Komisije za suradnju s trećim zemljama ili međunarodnim organizacijama.
4.   Stavcima 1., 2. i 3. ne dovodi se u pitanje primjena drugih odluka Komisije kojima se utvrđuju interna pravila u pogledu pružanja informacija ispitanicima i ograničenja određenih prava u skladu s člankom 25. Uredbe (EU) 2018/1725 i člankom 23. Poslovnika Komisije.
Članak 3.
Pružanje informacija ispitanicima
Komisija na svojem web-mjestu objavljuje obavijesti o zaštiti podataka kako bi izvijestio sve ispitanike o svojim aktivnostima koje uključuju obradu njihovih osobnih podataka za potrebe aktivnosti iz članka 118. i članka 119. stavka 2. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046. Komisija prema potrebi osigurava da ispitanici budu pojedinačno obaviješteni u odgovarajućem obliku.
Kada Komisija ograniči, u cijelosti ili djelomično, pružanje informacija ispitanicima čiji se podaci obrađuju za potrebe aktivnosti iz članka 118. i članka 119. stavka 2. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, ona evidentira i registrira zapis s razlozima za ograničenje u skladu s člankom 6.
Članak 4.
Pravo ispitanika na pristup, pravo na brisanje i pravo na ograničenje obrade
1.   Kada Komisija ispitanicima u cijelosti ili djelomično ograničava pravo na pristup osobnim podacima, pravo na brisanje ili pravo na ograničenje obrade, kako je navedeno u člancima 17., 19. i 20. Uredbe (EU) 2018/1725, u svojem odgovoru na zahtjev za pristup, brisanje ili ograničenje obrade dužna je obavijestiti tog ispitanika o primijenjenom ograničenju, o glavnim razlozima za to te o mogućnosti podnošenja pritužbe Europskom nadzorniku za zaštitu podataka ili traženja pravnog lijeka na Sudu Europske unije.
2.   Pružanje informacija o razlozima ograničenja iz stavka 1. ovog članka može se odgoditi, izostaviti ili uskratiti ako bi se time ugrozila svrha ograničenja.
3.   Komisija evidentira razloge ograničenja u skladu s člankom 6. ove Odluke.
4.   Ako je pravo pristupa u cijelosti ili djelomično ograničeno, ispitanik ostvaruje svoje pravo pristupa posredstvom Europskog nadzornika za zaštitu podataka, u skladu s člankom 25. stavcima 6., 7. i 8. Uredbe (EU) 2018/1725.
Članak 5.
Obavješćivanje ispitanika o povredi osobnih podataka
Ako Komisija ograniči obavješćivanje ispitanika o povredi osobnih podataka, kako je navedeno u članku 35. Uredbe (EU) 2018/1725, ona evidentira i registrira zapis s razlozima za ograničenje u skladu s člankom 6. ove Odluke.
Članak 6.
Evidentiranje i registriranje ograničenja
Komisija evidentira razloge za svako ograničenje primijenjeno u skladu s ovom Odlukom, uključujući procjenu nužnosti i proporcionalnosti ograničenja, uzimajući u obzir relevantne elemente iz članka 25. stavka 2. Uredbe (EU) 2018/1725.
U tu svrhu u evidenciji navodi na koji bi način ostvarivanje prava ugrozilo svrhu aktivnosti Komisije na temelju članka 118. i članka 119. stavka 2. Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 ili ograničenja koja se primjenjuju u skladu s člankom 2. stavkom 2. ili 3. ili kako bi negativno utjecalo na prava i slobode drugih ispitanika.
Dužna je registrirati zapis i, gdje je primjenjivo, dokumente koji sadržavaju osnovne činjenične i pravne elemente. Oni se na zahtjev stavljaju na raspolaganje Europskom nadzorniku za zaštitu podataka.
Članak 7.
Trajanje ograničenja
1.   Ograničenja iz članaka 3., 4. i 5. ove Odluke nastavljaju se primjenjivati sve dok postoje razlozi koji ih opravdavaju.
2.   Ako više nema razloga za ograničenje iz članka 3. ili 5. ove Odluke, Komisija ukida ograničenja i ispitaniku navodi glavne razloge ograničenja. Komisija istodobno obavješćuje ispitanika o mogućnosti da u svakom trenutku podnese pritužbu Europskom nadzorniku za zaštitu podataka ili zatraži pravni lijek na Sudu Europske unije.
3.   Komisija preispituje primjenu ograničenja iz članaka 3. i 5. ove Odluke svakih šest mjeseci nakon njezina donošenja te prije i nakon završetka relevantne aktivnosti unutarnje revizije. Nakon toga Komisija na godišnjoj osnovi prati je li potrebno zadržati ograničenje odnosno odgodu.
Članak 8.
Preispitivanje koje provodi službenik za zaštitu podataka Europske komisije
Službenik za zaštitu podataka Europske komisije obavješćuje se bez nepotrebne odgode kad god se prava ispitanika ograniče u skladu s ovom Odlukom. Službeniku za zaštitu podataka osigurava se, na zahtjev, pristup evidenciji i svim dokumentima koji sadržavaju osnovne činjenične i pravne elemente.
Službenik za zaštitu podataka može zatražiti preispitivanje ograničenja. Službenik za zaštitu podataka pisanim se putem obavješćuje o ishodu traženog preispitivanja.
Članak 9.
Stupanje na snagu
Ova Odluka stupa na snagu na dan objave u Službenom listu Europske unije.
Primjenjuje se od 11. prosinca 2018.
Sastavljeno u Bruxellesu 11. prosinca 2018.
Za Komisiju
Predsjednik
Jean-Claude JUNCKER
(1)  Uredba (EU, Euratom) 2018/1046 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. srpnja 2018. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije, o izmjeni uredaba (EU) br. 1296/2013, (EU) br. 1301/2013, (EU) br. 1303/2013, (EU) br. 1304/2013, (EU) br. 1309/2013, (EU) br. 1316/2013, (EU) br. 223/2014, (EU) br. 283/2014 i Odluke br. 541/2014/EU te o stavljanju izvan snage Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 (SL L 193, 30.7.2018., str. 1.).
(2)  C(2017) 4435 final.
(3)  Uredba (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001 i Odluke br. 1247/2002/EZ (SL L 295, 21.11.2018., str. 39.).
(4)  Osnovano u listopadu 2000., SEC(2000)1808/3.
(5)  Čuvanje spisa u Komisiji uređeno je zajedničkim popisom čuvanja, regulatornim dokumentom (zadnja verzija je SEC(2012)713) u obliku rasporeda čuvanja kojim se utvrđuju razdoblja čuvanja za različite vrste spisa Komisije.
(6)  Uredba (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka (SL L 8, 12.1.2001., str. 1.).
(7)  Uredba (EU) 2016/794 Europskog parlamenta i Vijeća od 11. svibnja 2016. o Agenciji Europske unije za suradnju tijela za izvršavanje zakonodavstva (Europol) te zamjeni i stavljanju izvan snage odluka Vijeća 2009/371/PUP, 2009/934/PUP, 2009/935/PUP, 2009/936/PUP i 2009/968/PUP (SL L 135, 24.5.2016., str. 53.).
(8)  Uredba Vijeća (EU) 2017/1939 od 12. listopada 2017. o provedbi pojačane suradnje u vezi s osnivanjem Ureda europskog javnog tužitelja („EPPO”) (SL L 283, 31.10.2017., str. 1.).
(9)  Uredba (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Opća uredba o zaštiti podataka) (SL L 119, 4.5.2016., str. 1.).
(10)  Direktiva (EU) br. 2016/680 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka od strane nadležnih tijela u svrhe sprečavanja, istrage, otkrivanja ili progona kaznenih djela ili izvršavanja kaznenih sankcija i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Okvirne odluke Vijeća 2008/977/PUP (SL L 119, 4.5.2016., str. 89.).

Summary:
Ograničenje prava ispitanika – unutarnja pravila Komisije
Ograničenje prava ispitanika – unutarnja pravila Komisije
 
SAŽETAK DOKUMENATA:
Odluka Komisije (EU) 2018/1927 – unutarnja pravila o obradi osobnih podataka koju provodi Komisija u području tržišnog natjecanja u vezi s pružanjem informacija ispitanicima i ograničenjem određenih prava
Odluka Komisije (EU) 2018/1961 – interna pravila o pružanju informacija ispitanicima i ograničenju nekih njihovih prava u kontekstu obrade osobnih podataka za potrebe aktivnosti unutarnje revizije
Odluka Komisije (EU) 2018/1962 – interna pravila koja se odnose na obradu osobnih podataka koju provodi Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) u vezi s pružanjem informacija ispitanicima i ograničavanjem nekih njihovih prava
Odluka Komisije (EU) 2018/1996 – interna pravila o pružanju informacija ispitanicima i ograničavanju nekih njihovih prava u kontekstu obrade osobnih podataka u svrhu ispitnih postupaka trgovinske zaštite i trgovinske politike
Odluka Komisije (EU) 2019/154 – interna pravila o ograničavanju prava na pristup medicinskoj dokumentaciji osoba čiji se podaci obrađuju
Odluka Komisije (EU) 2019/165 – interna pravila o pružanju informacija ispitanicima i ograničenju nekih njihovih prava od strane Komisije u kontekstu administrativnih istraga, preddisciplinskih i disciplinskih postupaka te postupaka suspenzije
Odluka Komisije (EU) 2019/236 – interna pravila o pružanju informacija ispitanicima i ograničenju nekih njihovih prava u kontekstu obrade osobnih podataka koju provodi Komisija u svrhu unutarnje sigurnosti institucija EU-a
ČEMU SLUŽE OVE ODLUKE?
U njima se utvrđuju interna pravila na temelju kojih Europska komisija može ograničiti prava pojedinaca, koja provode na temelju Uredbe (EU) 2018/1725. Interna pravila primjenjuju se na obradu osobnih podataka u okviru određenih područja i za specifične svrhe.
KLJUČNE TOČKE
Osobni podatci su sve informacije koje se odnose na osobu čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi („ispitanik”). Fizička osoba čiji se identitet može utvrditi jest osoba koja se može identificirati izravno ili neizravno, posebno s pomoću identifikatora (kao što su ime, identifikacijski broj, podatci o lokaciji ili mrežni identifikator), ili s pomoću jednog ili više čimbenika svojstvenih fizičkom, fiziološkom, genetskom, mentalnom, ekonomskom, kulturnom ili socijalnom identitetu te osobe.
Novi pravni okvir EU-a o zaštiti i slobodnom protoku osobnih podataka obuhvaća konkretno:Opću uredbu o zaštiti podataka (GDPR), kojom se utvrđuju prava pojedinaca u pogledu njihovih osobnih podataka, štiti ih u pogledu obrade njihovih osobnih podataka u zemljama EU-a i osigurava slobodan protok takvih podataka;  Uredbu (EU) 2018/1725, koja utvrđuje prava pojedinaca u pogledu njihovih osobnih podataka, štiti ih u pogledu obrade njihovih osobnih podataka od strane institucija, tijela, ureda i agencija EU-a te osigurava slobodan protok takvih osobnih podataka.  Te se uredbe smatraju ekvivalentnima i moraju se tumačiti kao jednake.
Člankom 25. Uredbe (EU) 2018/1725 predviđa se mogućnost da u određenim slučajevima institucije i tijela EU-a ograniče prava pojedinaca, uz uvjet da su takva ograničenja utvrđena u pravu EU-a. U skladu s tim Komisija je donijela sedam odluka Komisije, koje pružaju osnove za moguća ograničenja kako bi se zaštitili važni ciljevi od općeg javnog interesa EU-a.
Na temelju tih odluka i nakon pojedinačne procjene nužnosti i razmjernosti ograničenjâ, Europska komisija odlučuje treba li u pojedinačnom slučaju ograničiti prava pojedinca.
Sljedeća prava pojedinaca mogu biti ograničena:njihovo pravo na informacije oobradi njihovih osobnih podataka; ipovredi njihovih osobnih podataka koji mogu rezultirati visokim rizikom za njihova prava i slobode;  njihovo pravo na pristup osobnim podatcima, brisanje njihovih osobnih podataka ili ograničavanje obrade njihovih osobnih podataka.  Svih sedam odluka Komisije slijede sličan format, od kojih svaka uključuje neke ili sve ove elemente:predmet i područje primjene Zahtjev za pojedinačnu procjenu svakog zahtjeva ispitanika.    primjenjiva izuzeća i ograničenja Prije primjene ograničenja Komisija mora razmotriti primjenjuje li se neko izuzeće na prava ispitanika, kako je utvrđeno Uredbom (EU) 2018/1725.    pružanje informacija ispitanicima Komisija mora na svojim internetskim stranicama objaviti obavijesti o zaštiti podataka kojima obavješćuje sve ispitanike o svojim aktivnostima obrade podataka u relevantnom području.  Komisija mora pojedinačno obavijestiti, u prikladnom obliku, sve osobe na koje se odnosi istraga ili mjera koja se provodi u jednom od relevantnih područja.    pravo ispitanika na pristup, pravo na brisanje i pravo na ograničenje obrade osobnih podataka Ako Komisija ograniči pristup osobnim podatcima, pravo na brisanje i/ili pravo na ograničenje obrade, mora obavijestiti dotičnog ispitanika o primijenjenom ograničenju, glavnim razlozima njegove primjene i mogućnosti podnošenja tužbe Europskom nadzorniku za zaštitu podataka ili traženja pravne zaštite na Sudu Europske unije.    bilježenje i evidentiranje ograničenja Komisija mora zabilježiti razloge za svako ograničenje koje se primjenjuje, uključujući procjenu nužnosti i proporcionalnosti.    trajanje ograničenja Ograničenja se nastavljaju primjenjivati sve dok postoje razlozi koji ih opravdavaju.    preispitivanje od strane službenika za zaštitu podataka Europske komisije Službenik za zaštitu podataka mora se bez nepotrebnog odgađanja obavijestiti kad god su prava ispitanika ograničena.  Na zahtjev, službenik za zaštitu podataka mora dobiti pristup evidenciji i svim dokumentima koji sadržavaju temeljne činjenične i pravne elemente na kojima se temelji.  Službenik za zaštitu podataka može zatražiti preispitivanje ograničenja te se mora u pisanom obliku obavijestiti o ishodu zatraženog preispitivanja.    Sedam odluka Komisije obuhvaćaju ograničenje ispitanika u sljedećim područjima:unutarnja sigurnost institucija EU-a Odnosi se na obradu osobnih podataka kako bi se osigurala sigurnost osoba, imovine i informacija u Komisiji.  Komisija mora pojedinačno obavijestiti svjedoke i osobe na koje se odnosi sigurnosna istraga o obradi njihovih osobnih podataka.  Nadalje, Komisija mora pojedinačno obavijestiti ispitanike čiji se podaci obrađuju u slučaju pozadinskih provjera u skladu s člankom 7. stavkom 5. Odluke Komisije (EU, Euratom) 2015/443.  Također mora pojedinačno obavijestiti osobe čiji se podatci obrađuju u kontekstu pretraga Komisijinih prostorija i komunikacijskih i informacijskih sustava i opreme;    administrativne istrage, preddisciplinski i disciplinski postupci te postupci suspenzije Prava i obveze prema Uredbi (EU) 2018/1725 mogu se ograničiti ako bi ugrozili svrhu administrativnih istraga, preddisciplinskih i disciplinskih postupaka te postupaka suspenzije ili bi negativno utjecali na prava i slobode drugih ispitanika;    osobni medicinski podatci Komisija može ograničiti, od slučaja do slučaja, pravo ispitanika da izravno pristupaju osobnim medicinskim podatcima iz psiholoških ili psihijatrijskih dokumenata koji se na njih odnose, kada je vjerojatno da pristup tim podacima predstavlja rizik za zdravlje ispitanika.  To ograničenje mora biti proporcionalno onome što je nužno za zaštitu osobe čiji se podaci obrađuju;    ispitni postupci trgovinske zaštite i trgovinske politike Prava i obveze prema Uredbi (EU) 2018/1725 mogu se ograničiti ako bi ugrozili svrhu trgovinske politike Komisije i aktivnosti trgovinske zaštite, ili bi negativno utjecali na prava i slobode drugih ispitanika;    Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) Odnosi se na obradu osobnih podataka koju provodi OLAF (kao i na obradu osobnih podataka koju provode službe Komisije i izvršne agencije koja se mora proslijediti OLAF-u) kako bi ispunio svoje zadaće;  Istrage koje provodi OLAF potpuno su neovisne o Komisiji;  OLAF odlučuje treba li primijeniti bilo kakva izuzeća od prava ispitanika.  Obavijesti o zaštiti podataka kojima se obavješćuju ispitanici o aktivnostima koje se odnose na obradu njihovih osobnih podataka objavljuju se na internetskim stranicama OLAF-a.  OLAF-ov službenik za zaštitu podataka preispituje svako ograničenje prava ispitanika;    aktivnosti unutarnje revizije Prava i obveze prema Uredbi (EU) 2018/1725 mogu se ograničiti kao dio postupaka obrade koje provodi Komisija u obavljanju svojih aktivnosti unutarnje revizije, kad god bi ostvarivanje prava ispitanikâ moglo ugroziti obavljanje aktivnosti unutarnje revizije, među ostalim otkrivanjem njezinih revizijskih alata i metoda, ili bi negativno utjecalo na prava i slobode drugih ispitanika.  Usto, može biti potrebno da Komisija ograniči primjenu prava ispitanikâ kako bi zaštitila postupke obrade službi Komisije ili drugih institucija, tijela, ureda i agencija Unije ili tijela država članica i međunarodnih organizacija te Odbora za praćenje tijeka revizije.  Komisija obavještava pojedince o svojim aktivnostima unutarnje revizije koji uključuju obradu njihovih osobnih podataka i njihovih prava u obliku obavijesti o zaštiti podataka koja se objavljuje na internetskim stranicama Komisije. Prema potrebi, Komisija osigurava da ispitanici budu pojedinačno obaviješteni u odgovarajućem obliku;    tržišno natjecanje Prava i obveze prema Uredbi (EU) 2018/1725 mogu se ograničiti ako bi ugrozili svrhu istražne i provedbene aktivnosti Komisije, među ostalim otkrivanjem svojih istraživačkih alata i metoda, ili bi negativno utjecale na prava i slobode drugih ispitanika.    
OTKAD SE OVE ODLUKE PRIMJENJUJU?
Odluke (EU) 2018/1927, (EU) 2018/1961, (EU) 2018/1962, (EU) 2018/1996 i (EU) 2019/154 primjenjuju se od 11. prosinca 2018.  Odluka (EU) 2019/165 primjenjuje se od 7. veljače 2019.  Odluka (EU) 2019/236 primjenjuje se od 11. veljače 2019.  
POZADINA
Za više informacija vidjeti:Reforma pravila zaštite podataka iz 2018. (Europska komisija).  
GLAVNI DOKUMENTI
Odluka Komisije (EU) 2018/1927 оd 5. prosinca 2018. o utvrđivanju unutarnjih pravila o obradi osobnih podataka koju provodi Europska komisija u području tržišnog natjecanja u vezi s pružanjem informacija ispitanicima i ograničenjem određenih prava (SL L 313, 10.12.2018., str. 39.–44.)
Odluka Komisije (EU) 2018/1961 оd 11. prosinca 2018. o utvrđivanju internih pravila o pružanju informacija ispitanicima i ograničenju nekih njihovih prava u kontekstu obrade osobnih podataka za potrebe aktivnosti unutarnje revizije (SL L 315, 12.12.2018., str. 35.–40.)
Odluka Komisije (EU) 2018/1962 оd 11. prosinca 2018. o utvrđivanju internih pravila koja se odnose na obradu osobnih podataka koju provodi Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) u vezi s pružanjem informacija ispitanicima i ograničavanjem nekih njihovih prava u skladu s člankom 25. Uredbe (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća (SL L 315, 12.12.2018., str. 41.–46.)
Odluka Komisije (EU) 2018/1996 оd 14. prosinca 2018. o utvrđivanju internih pravila o pružanju informacija ispitanicima i ograničavanju nekih njihovih prava u kontekstu obrade osobnih podataka u svrhu ispitnih postupaka trgovinske zaštite i trgovinske politike (SL L 320, 17.12.2018., str. 40.–44.)
Odluka Komisije (EU) 2019/154 оd 30. siječnja 2019. o utvrđivanju internih pravila o ograničavanju prava na pristup medicinskoj dokumentaciji osoba čiji se podaci obrađuju (SL L 27, 31.1.2019., str. 33.–35.)
Odluka Komisije (EU) 2019/165 оd 1. veljače 2019. o utvrđivanju internih pravila o pružanju informacija ispitanicima i ograničenju nekih njihovih prava od strane Komisije u kontekstu administrativnih istraga, preddisciplinskih i disciplinskih postupaka te postupaka suspenzije (SL L 32, 4.2.2019., str. 9.–13.)
Odluka Komisije (EU) 2019/236 od 7. veljače 2019. o utvrđivanju internih pravila o pružanju informacija ispitanicima i ograničenju nekih njihovih prava u kontekstu obrade osobnih podataka koju provodi Europska komisija u svrhu unutarnje sigurnosti institucija Unije (SL L 37, 8.2.2019., str. 144.–149.)
VEZANI DOKUMENTI
Primjenjivi za Europsku komisiju:
Uredba (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001 i Odluke br. 1247/2002/EZ (SL L 295, 21.11.2018., str. 39.–98.)
Odluka Komisije (EU, Euratom) 2017/46 оd 10. siječnja 2017. o sigurnosti komunikacijskih i informacijskih sustava u Europskoj komisiji (SL L 6, 11.1.2017., str. 40.–51.)
Sukcesivne izmjene Odluke (EU, Euratom) 2017/46 uključene su u izvorni dokument. Ovaj pročišćeni tekst namijenjen je isključivo dokumentiranju.
Odluka Komisije (EU, Euratom) 2015/443 оd 13. ožujka 2015. o sigurnosti u Komisiji (SL L 72, 17.3.2015., str. 41.–52.)
Primjenjivi u zemljama EU-a:
Uredba (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Opća uredba o zaštiti podataka) (SL L 119, 4.5.2016., str. 1.–88.)
Vidjeti pročišćeni tekst.
Direktiva (EU) 2016/680 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka od strane nadležnih tijela u svrhe sprečavanja, istrage, otkrivanja ili progona kaznenih djela ili izvršavanja kaznenih sankcija i o slobodnom kretanju takvih podatakate o stavljanju izvan snage Okvirne odluke Vijeća 2008/977/PUP (SL L 119, 4.5.2016., str. 89.–131.)
Vidjeti pročišćeni tekst.
Posljednje ažuriranje 03.04.2019