Document ID: 32019R0715

Reference:
10.5.2019
NL
Publicatieblad van de Europese Unie
L 122/1
GEDELEGEERDE VERORDENING (EU) 2019/715 VAN DE COMMISSIE
van 18 december 2018
houdende de financiële kaderregeling van de bij het VWEU en het Euratom-Verdrag opgerichte organen, bedoeld in artikel 70 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad
DE EUROPESE COMMISSIE,
Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, in samenhang met het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie,
Gezien Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juli 2018 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie, tot wijziging van Verordeningen (EU) nr. 1296/2013, (EU) nr. 1301/2013, (EU) nr. 1303/2013, (EU) nr. 1304/2013, (EU) nr. 1309/2013, (EU) nr. 1316/2013, (EU) nr. 223/2014, (EU) nr. 283/2014 en Besluit nr. 541/2014/EU en tot intrekking van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 (1), en met name artikel 70 daarvan,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
Bij Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 (2) van de Commissie is de financiële kaderregeling vastgesteld voor de organen die zijn opgericht door de Unie op grond van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en die rechtspersoonlijkheid hebben en bijdragen ten laste van de begroting van de Unie ontvangen (hierna "organen van de Unie" genoemd). Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 heeft Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 (3) als rechtsgrondslag. Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 is vervangen door Verordening (EU, Euratom) 2018/1046.
(2)
Het is noodzakelijk Verordening (EU) nr. 1271/2013 in te trekken en te vervangen door deze verordening om deze in overeenstemming te brengen met Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 en de regels verder te vereenvoudigen en te verduidelijken in het licht van de bij de toepassing ervan opgedane ervaring en de bestuursstructuur en het afleggen van rekenschap en verantwoording door de organen van de Unie verder te verbeteren.
(3)
In deze verordening dienen de algemene beginselen en grondregels te worden vastgesteld die van toepassing zijn op de bij het VWEU en het Euratom-Verdrag opgerichte organen die bijdragen ten laste van de Uniebegroting ontvangen, onverminderd het bepaalde in het oprichtingsbesluit. De organen van de Unie stellen hun eigen financiële regels vast op grond van deze verordening, waarvan alleen voor specifieke behoeften en met de voorafgaande toestemming van de Commissie kan worden afgeweken.
(4)
Omwille van de coherentie dienen de volledig zelffinancierende organen van de Unie, waarop deze verordening niet van toepassing is, waar nodig vergelijkbare regels vast te stellen. Overeenkomstig de gezamenlijke verklaring van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie van 19 juli 2012 over gedecentraliseerde agentschappen dienen deze organen jaarlijks bij het Europees Parlement, de Raad en de Commissie verslag uit te brengen over de uitvoering van hun begroting en terdege rekening te houden met hun verzoeken en aanbevelingen.
(5)
De organen van de Unie dienen hun begroting op te stellen en uit te voeren in overeenstemming met het eenheidsbeginsel, het begrotingswaarachtigheidsbeginsel, het universaliteitsbeginsel, het specialiteitsbeginsel en het jaarperiodiciteitsbeginsel, en de beginselen van evenwicht, rekeneenheid, goed financieel beheer en transparantie.
(6)
Er dient te worden beklemtoond dat de bijdrage van de Unie bedoeld is om de begroting sluitend te maken. Het deel van het batige begrotingssaldo van organen van de Unie dat groter is dan de bijdrage die voor het begrotingsjaar door de Unie is betaald, dient naar de begroting van de Unie terug te vloeien.
(7)
Wanneer het oprichtingsbesluit voorziet in ontvangsten in de vorm van vergoedingen en heffingen in aanvulling op de bijdrage van de Unie en die ontvangsten bestemd zijn voor bepaalde uitgavenposten, dient het de organen van de Unie te worden toegestaan het saldo daarvan over te dragen in de vorm van bestemmingsontvangsten. Om flexibiliteit toe te laten, moet het mogelijk zijn een negatief resultaat met betrekking tot bestemmingsontvangsten uit vergoedingen en rechten te verrekenen met het cumulatieve overschot van eerdere jaren.
(8)
De vergoedingen en heffingen dienen te worden vastgesteld op een niveau dat de kosten van de verleende diensten dekt, waarbij al te grote overschotten worden vermeden.
(9)
De uitzonderlijke delegatie van taken en de toekenning van subsidies aan organen van de Unie dient in het oprichtingsbesluit of in een basishandeling te zijn toegestaan en gerechtvaardigd te zijn wegens de kenmerken van de taken en de bijzondere deskundigheid van het betrokken orgaan van de Unie, en gepaard te gaan met de nodige garanties inzake goed financieel beheer en kosteneffectiviteit. Deze aanvullende taken moeten binnen de doelstellingen van het orgaan van de Unie vallen en verenigbaar zijn met het mandaat van het orgaan van de Unie, zoals omschreven in het oprichtingsbesluit.
(10)
Ter versterking van de transparantie moet de Commissie, in beginsel, partnerschapsovereenkomsten met organen van de Unie sluiten voor alle financiering die bovenop de jaarlijkse bijdrage van de Unie wordt verstrekt, met name wanneer deze financiering een aanzienlijke impact heeft op de activiteiten van het orgaan van de Unie.
(11)
De bepalingen inzake overdrachten en bestemmingsontvangsten moeten worden gewijzigd om rekening te houden met de bepalingen van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046. Wat interne bestemmingsontvangsten betreft, dient de financiering van nieuwe onroerendgoedprojecten met de ontvangsten uit de verhuur of verkoop van gebouwen te worden toegestaan overeenkomstig Verordening (EU, Euratom) 2018/1046. Daartoe moeten die ontvangsten worden aangemerkt als interne bestemmingsontvangsten die kunnen worden overgedragen totdat ze volledig zijn gebruikt.
(12)
Voor meer flexibiliteit moeten organen van de Unie transacties in andere valuta's dan de euro kunnen verrichten als dat voor het administratieve beheer nodig is.
(13)
Overeenkomstig Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 mag de splitsing van vastleggingen die zich over verschillende jaren uitstrekken in jaarlijkse tranches alleen worden toegestaan als het oprichtingsbesluit of de basishandeling daarin voorziet of als het administratieve uitgaven betreft.
(14)
Rekening houdend met de specifieke kenmerken van organen van de Unie, moet het aanvaarden van schenkingen aan extra toezicht worden onderworpen. Bovendien mogen organen van de Unie geen gebruikmaken van bedrijfssponsoring.
(15)
Het begrip "prestaties" moet worden verduidelijkt. Er moet een verband worden gelegd tussen prestaties en het beginsel van goed financieel beheer. Het beginsel van goed financieel beheer moet worden verduidelijkt. Er moet een verband worden gelegd tussen vastgestelde doelen en prestatie-indicatoren, resultaten en zuinig, efficiënt en doeltreffend gebruik van kredieten.
(16)
Overeenkomstig artikel 53 van Verordening (EU, Euratom) 1046/2018 dienen organen van de Unie deel te nemen aan een benchmark-studie met andere organen van de Unie en met instellingen van de Unie.
(17)
Er dienen regels te worden vastgesteld voor het actieplan dat in aansluiting op de conclusies van algemene periodieke evaluaties moet worden opgesteld om te waarborgen dat deze doeltreffend worden uitgevoerd.
(18)
Met het oog op coherentie in de programmering dient elk orgaan van de Unie een enkelvoudig programmeringsdocument op te stellen dat bestaat uit een jaarlijkse en een meerjarige programmering, een raming van ontvangsten en uitgaven, een middelenprogrammering, informatie over het onroerendgoedbeleid, een strategie voor samenwerking met derde landen en/of internationale organisaties, een strategie voor het bereiken van efficiëntiewinsten en synergieën. Het orgaan van de Unie dient tevens een strategie vast te stellen voor de operationele beheers- en internecontrolesystemen, met inbegrip van een strategie voor fraudebestrijding. Voor de opstelling van het enkelvoudig programmeringsdocument moet rekening worden gehouden met richtsnoeren van de Commissie.
(19)
Het programmeringsdocument moet de strategie bevatten ter voorkoming van herhaling van gevallen van belangenconflicten, onregelmatigheden en fraude, in het bijzonder wanneer tekortkomingen hebben geleid tot kritische aanbevelingen.
(20)
Het tijdpad voor de jaarlijkse en meerjarige programmering moet omwille van de efficiëntie en de samenhang van alle programmeringsdocumenten worden afgestemd op dat van de begrotingsprocedure.
(21)
De organen van de Unie moeten hun interne controlesystemen aanpassen wanneer zij kantoren hebben buiten de hoofdzetel.
(22)
Het is dienstig te voorzien in de mogelijkheid voor organen van de Unie om overeenkomsten inzake dienstverleningsniveau te sluiten overeenkomstig artikel 59 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046, in het bijzonder met elkaar en met de instellingen van de Unie, om de uitvoering van hun kredieten te vergemakkelijken indien dit met goed financieel beheer in overeenstemming is. Adequate verslaglegging over deze overeenkomsten inzake dienstverleningsniveau moet worden gewaarborgd.
(23)
Het is noodzakelijk de structuur van interneaudit- en internecontrolefuncties te verduidelijken en de verslagleggingsvereisten te stroomlijnen. De interneauditfunctie binnen elk orgaan van de Unie dient te worden vervuld door de intern controleur van de Commissie, die audits dient te verrichten wanneer de risico's zulks rechtvaardigen. Er dienen regels te worden vastgesteld voor de instelling en de werking van de interneauditcapaciteiten.
(24)
De verslagleggingsvereisten moeten worden gestroomlijnd. De organen van de Unie dienen een geconsolideerd jaarlijks activiteitenverslag over te leggen, met uitvoerige informatie over de verwezenlijking van doelstellingen en resultaten, de uitvoering van het werkprogramma, de begroting, het personeelsbeleid en de systemen voor het operationele beheer en interne controle.
(25)
Om de kosteneffectiviteit van de organen van de Unie te verbeteren, dient te worden voorzien in de mogelijkheid om diensten te delen of over te dragen aan een ander orgaan van de Unie of aan de Commissie. Met het oog daarop dient aan de rekenplichtige van de Commissie te worden toegestaan alle of een deel van de taken van rekenplichtige voor het orgaan van de Unie te vervullen.
(26)
Om de regels inzake bestemmingsontvangsten af te stemmen op Verordening (EU, Euratom) 2018/1046, dient te worden voorzien in regels voor de differentiatie van interne en externe bestemmingsontvangsten en in de overdracht ervan.
(27)
Om de regels inzake de behandeling van door de bijdrage van de Unie voortgebrachte rente af te stemmen op Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 dient te worden bepaald dat aan de begroting geen rente verschuldigd is.
(28)
Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 voorziet in de mogelijkheid om in bepaalde specifieke gevallen een juridische verbintenis aan te gaan voordat een vastlegging in de begroting is gedaan. De organen van de Unie dienen deze mogelijkheid ook te hebben.
(29)
Omwille van de coherentie mogen geen specifieke bepalingen inzake aanbestedingen en subsidies worden toegestaan. De toepassing van één enkel stel regels vereenvoudigt het werk van het orgaan van de Unie en maakt het mogelijk de door de Commissie opgestelde richtsnoeren en modellen te gebruiken.
(30)
Het orgaan van de Unie moeten de mogelijkheid hebben om subsidies en prijzen toe te kennen overeenkomstig het oprichtingsbesluit of bij bevoegdheidsoverdracht door de Commissie overeenkomstig artikel 62, lid 1, onder c), iv), van Verordening 2018/1046.
(31)
Het is dienstig de organen van de Unie toe te staan om, naast de klassieke vormen van bijdrage van de Unie (vergoeding van de werkelijk gemaakte subsidiabele kosten, eenheidskosten, vaste bedragen en forfaitaire financiering), financiering te verstrekken die niet gekoppeld is aan de kosten van operaties. Deze bijkomende vorm van financiering moet afhangen van de vervulling van bepaalde voorwaarden vooraf, of van het bereiken van resultaten gemeten aan de hand van vooraf vastgestelde mijlpalen of door middel van prestatie-indicatoren.
(32)
Ter bescherming van de financiële belangen van de Unie, moeten de voorschriften inzake één bij Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 ingesteld mechanisme voor vroegtijdige waarschuwing en uitsluiting van toepassing zijn op de organen van de Unie.
(33)
Overeenkomstig artikel 8, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad (4), geven organen van de Unie alle informatie betreffende mogelijke gevallen van fraude, corruptie of enige andere onwettige activiteit waardoor de financiële belangen van de Unie worden geschaad, onverwijld aan het Europees Bureau voor fraudebestrijding door. Overeenkomstig artikel 24, lid 1, van Verordening (EU) 2017/1939 van de Raad (5), melden organen van de Unie het Europees Openbaar Ministerie zonder onnodige vertraging elke strafbare gedraging ten aanzien waarvan het overeenkomstig die verordening zijn bevoegdheid zou kunnen uitoefenen. Ter versterking van de governance van organen van de Unie dienen deze gevallen van fraude en financiële onregelmatigheden, alsook onderzoeken onverwijld aan de Commissie te melden. De Commissie en de organen van de Unie moeten procedures instellen waarmee persoonsgegevens naar behoren worden beschermd en inachtneming van het "need-to-know"-beginsel wordt gewaarborgd bij elke doorgifte van gegevens in verband met vermoede fraude en andere onregelmatigheden en lopende of voltooide onderzoeken.
(34)
Om het risico van effectieve of als zodanig beschouwde belangenconflicten te herkennen en er goed mee om te gaan, dient te worden bepaald dat organen van de Unie regels vaststellen inzake het voorkomen en beheren van belangenconflicten. Deze regels moeten rekening houden met door de Commissie ontwikkelde richtsnoeren.
(35)
Bij deze verordening moet worden voorzien in uitgebreide toegangsrechten voor de Commissie, het Europees Bureau voor fraudebestrijding en de Rekenkamer.
(36)
De bepalingen betreffende het onroerendgoedbeleid, onder andere betreffende de mogelijkheid voor organen van de Unie om de aankoop van gebouwen te financieren met leningen en de daaraan gekoppelde voorwaarden, dienen te worden afgestemd op Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 om een consequente toepassing van de regels door alle instellingen en organen van de Unie te waarborgen.
(37)
Aangezien Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 (6) is ingetrokken, dient het vereiste voor het orgaan van de Unie om zijn eigen uitvoeringsbepalingen vast te stellen met voorafgaande goedkeuring van de Commissie eveneens te worden geschrapt.
(38)
Het is noodzakelijk te voorzien in overgangsbepalingen voor de programmering en voor de geconsolideerde jaarlijkse activiteitenverslaggeving om de tijd te geven aan de Commissie passende richtsnoeren in samenwerking met de organen van de Unie te ontwikkelen en aan de organen van de Unie om zich aan te passen aan de nieuwe programmerings- en verslagleggingsregels.
(39)
Deze verordening dient in werking te treden op de dag na de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie, zodat de herziene financiële regelingen door de organen van de Unie tijdig kunnen worden vastgesteld, uiterlijk tegen 1 juli 2019, en agentschappen kunnen profiteren van de vereenvoudiging en de afstemming op Verordening (EU, Euratom) 2018/1046,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
TITEL I
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1
Onderwerp
Bij deze verordening worden de financiële basisregels vastgesteld voor de organen die zijn opgericht door de Unie op grond van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie en die rechtspersoonlijkheid hebben en bijdragen ten laste van de begroting van de Unie ontvangen (hierna "organen van de Unie" genoemd).
Op basis van deze verordening stelt elk orgaan van de Unie zijn eigen financiële regels vast. De financiële regels voor deze organen wijken slechts van deze verordening af voor zover hun specifieke behoeften zulks vereisen, en met voorafgaande instemming van de Commissie.
Artikel 2
Definities
Voor de uitvoering van deze verordening zijn de volgende definities van toepassing:
—   "oprichtingsbesluit": het rechtsinstrument van de Unie dat de belangrijkste aspecten van de oprichting en de werking van het orgaan van de Unie regelt;
—   "raad van bestuur": het belangrijkste interne orgaan van het orgaan van de Unie, dat de besluiten inzake financiële en budgettaire aangelegenheden neemt, ongeacht de benaming die eraan is gegeven in het oprichtingsbesluit;
—   "directeur": de persoon die verantwoordelijk is voor de tenuitvoerlegging van de besluiten van de raad van bestuur en de begroting van het orgaan van de Unie in de hoedanigheid van ordonnateur, ongeacht de benaming die aan de functie is gegeven in het oprichtingsbesluit;
—   "directiecomité": het interne orgaan van het orgaan van de Unie dat de raad van bestuur bijstaat en waarvan de bevoegdheden en het reglement van orde in beginsel zijn vastgesteld in het oprichtingsbesluit, ongeacht de in het oprichtingsbesluit aan dit orgaan gegeven benaming.
Artikel 2 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is van overeenkomstige toepassing.
Artikel 3
Termijnen, data en aanvangs- en vervaltijden
Tenzij anders bepaald, is Verordening (EEG, Euratom) nr. 1182/71 (7) van toepassing op de termijnen in deze verordening.
Artikel 4
Bescherming van persoonsgegevens
Deze verordening laat de voorschriften van de Verordeningen (EU) 2018/1725 (8) en (EU) 2016/679 (9) onverlet.
TITEL II
BEGROTING EN BEGROTINGSBEGINSELEN
Artikel 5
Eerbiediging van begrotingsbeginselen
Bij de opstelling en de uitvoering van de begroting van het orgaan van de Unie worden het eenheids-, het begrotingswaarachtigheids-, het jaarperiodiciteits-, het evenwichts-, het rekeneenheids-, het universaliteits- en het specialiteitsbeginsel, het beginsel van goed financieel beheer en het transparantiebeginsel, zoals vastgelegd in deze verordening, in acht genomen.
HOOFDSTUK 1
EENHEIDSBEGINSEL EN BEGROTINGSWAARACHTIGHEIDSBEGINSEL
Artikel 6
Toepassingsgebied van de begroting van het orgaan van de Unie
1.   Voor elk begrotingsjaar worden alle noodzakelijk geachte ontvangsten en uitgaven van het orgaan van de Unie in de begroting geraamd en goedgekeurd. Hierin worden de ontvangsten en uitgaven van het orgaan van de Unie met inbegrip van de administratieve uitgaven opgenomen.
2.   De begroting van het orgaan van de Unie bestaat uit:
a)
niet-gesplitste kredieten;
b)
waar operationele behoeften zulks rechtvaardigen, gesplitste kredieten bestaande uit vastleggingskredieten en betalingskredieten.
3.   De kredieten die voor het begrotingsjaar zijn toegestaan, bestaan uit:
a)
kredieten afkomstig van de jaarlijkse bijdrage van de Unie;
b)
de kredieten afkomstig van eigen ontvangsten, die bestaan uit alle vergoedingen en heffingen die het orgaan van de Unie mag innen uit hoofde van de toevertrouwde taken, alsmede eventuele andere ontvangsten;
c)
kredieten afkomstig van de eventuele financiële bijdragen van de lidstaten die als gastheer optreden voor het orgaan;
d)
kredieten opgevoerd na de inning van ontvangsten die tijdens het begrotingsjaar zijn bestemd voor specifieke uitgaven overeenkomstig artikel 20, lid 1;
e)
kredieten overgedragen van voorgaande begrotingsjaren.
4.   Ontvangsten uit vergoedingen en heffingen mogen slechts worden bestemd in uitzonderlijke, naar behoren gemotiveerde gevallen waarin het oprichtingsbesluit voorziet.
5.   Vastleggingskredieten dekken de totale kosten van de juridische verbintenissen die tijdens het begrotingsjaar worden aangegaan, behoudens het bepaalde in artikel 75, lid 2.
6.   Betalingskredieten dekken de betalingen die voortvloeien uit de uitvoering van de juridische verbintenissen die in het begrotingsjaar of voorgaande begrotingsjaren zijn aangegaan.
7.   De leden 3 en 5 van dit artikel doen niets af aan de mogelijkheid kredieten globaal vast te leggen of vastleggingen in de begroting in jaartranches te verdelen, zoals bepaald in artikel 74, lid 1, onder b), respectievelijk artikel 74, lid 2.
Artikel 7
Bijdrageovereenkomsten, subsidieovereenkomsten en financiële kaderpartnerschappen
1.   Bij wijze van uitzondering kunnen tussen de Commissie en een orgaan van de Unie bijdrageovereenkomsten en subsidieovereenkomsten worden gesloten, op voorwaarde dat aan de volgende voorwaarden is voldaan:
a)
het besluit tot oprichting van het orgaan van de Unie of een basishandeling voorziet uitdrukkelijk in deze mogelijkheid;
b)
het sluiten van een dergelijke overeenkomst is te verantwoorden vanwege de bijzondere aard van de activiteiten en de bijzondere deskundigheid van het orgaan van de Unie;
c)
de in het kader van de overeenkomst aan het orgaan van de Unie opgedragen taken voldoen aan de volgende criteria:
i)
zij vallen binnen de doelstellingen van het orgaan van de Unie en zijn verenigbaar met het mandaat van het orgaan van de Unie, zoals omschreven in het oprichtingsbesluit;
ii)
zij maken geen deel uit van de taken die aan het orgaan van de Unie zijn opgedragen in het oprichtingsbesluit en worden gefinancierd door de jaarlijkse bijdrage van de Unie.
2.   Indien voor diensten die het orgaan aan de Commissie verleent bijdrageovereenkomsten en subsidieovereenkomsten als bedoeld in lid 1 en overeenkomsten inzake dienstverleningsniveau worden gesloten, kan de Commissie overeenkomstig artikel 130 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 een overeenkomst inzake financieel kaderpartnerschap sluiten met het orgaan van de Unie.
3.   Bij de keuze van de Commissie voor een orgaan van de Unie wordt terdege rekening gehouden met de kosteneffectiviteit van het toevertrouwen van de taken.
4.   Wanneer de Commissie bij wijze van uitzondering een bijdrageovereenkomst met het orgaan van de Unie sluit, zijn de regels inzake indirect beheer van de titels V en VI van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van toepassing op het orgaan voor wat betreft de middelen die aan die overeenkomst worden toegewezen en zijn de artikelen 105 en 106 van deze verordening niet van toepassing.
5.   De in lid 1 bedoelde taken moeten, uitsluitend ter informatie, worden opgenomen in het enkelvoudig programmeringsdocument van het orgaan van de Unie als bedoeld in artikel 32. Informatie over de in lid 2 bedoelde overeenkomsten moet worden opgenomen in het geconsolideerde jaarlijkse activiteitenverslag als bedoeld in artikel 48.
6.   De ordonnateur informeert de raad van bestuur vóór de ondertekening van overeenkomsten als bedoeld in lid 2.
Artikel 8
Specifieke regels betreffende het eenheidsbeginsel en het begrotingswaarachtigheidsbeginsel
1.   Alle ontvangsten en uitgaven worden aangewezen op een begrotingsregel van de begroting van het orgaan van de Unie.
2.   Voor geen enkele uitgave kan een verplichting worden aangegaan of een betalingsopdracht gegeven boven het bedrag van de in de begroting van het orgaan van de Unie goedgekeurde kredieten.
3.   In de begroting van het orgaan van de Unie kan slechts een krediet worden uitgetrokken als er een noodzakelijk geachte uitgave tegenover staat.
4.   De rente op uit de begroting van het orgaan van de Unie betaalde voorfinancieringen is niet verschuldigd aan het orgaan van de Unie tenzij anders is bepaald in de bijdrageovereenkomsten als bedoeld in artikel 7.
HOOFDSTUK 2
JAARPERIODICITEITSBEGINSEL
Artikel 9
Omschrijving
De in de begroting van het orgaan van de Unie opgenomen kredieten worden toegestaan voor de duur van een begrotingsjaar, dat begint op 1 januari en sluit op 31 december.
Artikel 10
De begrotingsboekhouding voor ontvangsten en kredieten
1.   De in artikel 6 bedoelde ontvangsten van het orgaan van de Unie voor een begrotingsjaar worden in de rekening van dat begrotingsjaar verantwoord op basis van de tijdens het begrotingsjaar geïnde bedragen.
2.   De ontvangsten van het orgaan van de Unie stellen hetzelfde bedrag aan betalingskredieten beschikbaar.
3.   De vastleggingen voor een begrotingsjaar worden geboekt op basis van de juridische verbintenissen die tot en met 31 december van dat jaar zijn aangegaan. De in artikel 74, lid 1, onder b), bedoelde globale vastleggingen worden echter in de begroting voor een begrotingsjaar geboekt op basis van de tot 31 december van dat jaar in de begroting verrichte vastleggingen.
4.   De betalingen worden voor een begrotingsjaar geboekt op basis van de uiterlijk op 31 december van dat begrotingsjaar door de rekenplichtige verrichte betalingen.
5.   Indien in een oprichtingsbesluit is bepaald dat bepaalde welomschreven taken afzonderlijk worden gefinancierd of het orgaan van de Unie overeenkomstig artikel 7 gesloten overeenkomsten uitvoert, dient het orgaan specifieke begrotingslijnen aan te houden voor de ontvangsten- en uitgavenverrichtingen. Het orgaan van de Unie zondert elke groep taken duidelijk af in zijn middelenprogrammering die deel uitmaakt van het overeenkomstig artikel 32 opgestelde enkelvoudig programmeringsdocument.
Artikel 11
Vastlegging van kredieten
1.   Met de op de begroting van het orgaan van de Unie opgevoerde kredieten mogen vastleggingen worden gedaan vanaf 1 januari, zodra de begroting van het orgaan van de Unie definitief is vastgesteld.
2.   Voor courante administratieve uitgaven mogen vanaf 15 oktober van elk jaar vervroegde vastleggingen worden verricht ten laste van de kredieten van het volgende begrotingsjaar, op voorwaarde dat deze uitgaven in de laatste op regelmatige wijze vastgestelde begroting van het orgaan van de Unie zijn goedgekeurd, en maximaal een kwart bedragen van de kredieten die door de raad van bestuur zijn goedgekeurd in het overeenkomstige begrotingsonderdeel voor het lopende begrotingsjaar.
Artikel 12
Annulering en overdracht van kredieten
1.   Kredieten die aan het einde van het begrotingsjaar waarvoor ze waren uitgetrokken niet zijn gebruikt, worden geannuleerd, tenzij ze overeenkomstig de leden 2 en 4 worden overgedragen.
2.   De volgende kredieten kunnen bij een besluit overeenkomstig lid 3 worden overgedragen, zulks bij uitsluiting naar het volgende begrotingsjaar:
a)
de vastleggingskredieten en de niet-gesplitste kredieten, waarvoor de meeste voorbereidende stadia van de vastleggingsprocedure op 31 december van het begrotingsjaar zijn voltooid. Zulke kredieten kunnen tot en met 31 maart van het volgende begrotingsjaar worden vastgelegd, met uitzondering van niet-gesplitste kredieten met betrekking tot onroerendgoedprojecten, die tot en met 31 december van het volgende begrotingsjaar kunnen worden vastgelegd;
b)
betalingskredieten die nodig zijn ter dekking van vastleggingen van voorgaande begrotingsjaren of die betrekking hebben op overgedragen vastleggingskredieten, wanneer de betalingskredieten van de betrokken begrotingsonderdelen in de begroting van het volgende begrotingsjaar ontoereikend zijn.
Wat de eerste alinea, onder c), betreft, gebruikt het orgaan van de Unie bij voorrang de voor het lopende begrotingsjaar toegestane kredieten en pas na de besteding daarvan de overgedragen kredieten.
3.   De raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, het directiecomité besluit tot overdrachten als bedoeld in lid 2 uiterlijk op 15 februari van het volgende begrotingsjaar.
4.   Kredieten worden automatisch overgedragen in het geval van:
a)
kredieten die overeenkomen met interne bestemmingsontvangsten. Dergelijke kredieten kunnen uitsluitend naar het volgende begrotingsjaar worden overgedragen en tot en met 31 december van dat jaar worden vastgelegd, met uitzondering van de in punt e) van artikel 20, lid 3, onder e), bedoelde interne bestemmingsontvangsten uit verhuur en de verkoop van gebouwen en grond, die kunnen worden overgedragen totdat ze volledig zijn gebruikt;
b)
kredieten die overeenkomen met externe bestemmingsontvangsten. Die kredieten worden volledig gebruikt totdat alle verrichtingen betreffende het programma of de actie waarvoor zij bestemd zijn, zijn uitgevoerd of kunnen worden overgedragen en voor het vervolgprogramma of de vervolgactie worden gebruikt.
5.   Kredieten voor personeelsuitgaven kunnen niet worden overgedragen. Voor de toepassing van dit artikel omvatten personeelsuitgaven de bezoldigingen en vergoedingen van het personeel van organen van de Unie die zijn onderworpen aan het statuut.
6.   Niet-gesplitste kredieten waarvoor tot het einde van het begrotingsjaar een juridische verbintenis is aangegaan, worden tot het einde van het volgende begrotingsjaar uitbetaald.
Artikel 13
Gedetailleerde voorschriften inzake de annulering en overdracht van kredieten
1.   De in artikel 12, lid 2, eerste alinea, onder a), bedoelde vastleggingskredieten en niet-gesplitste kredieten kunnen slechts worden overgedragen indien de vastleggingen niet vóór 31 december van het begrotingsjaar konden worden verricht om redenen die de ordonnateur niet kunnen worden aangerekend, en indien de voorbereidingen zo ver gevorderd zijn dat redelijkerwijs mag worden verwacht dat de vastlegging uiterlijk op 31 maart van het volgende begrotingsjaar kan worden verricht, of op 31 december van het volgende begrotingsjaar wanneer het onroerendgoedprojecten betreft.
2.   De overeenkomstig artikel 12, lid 2, onder a), overgedragen kredieten die op 31 maart van het volgende begrotingsjaar, of tot 31 december van het volgende begrotingsjaar voor bedragen in verband met onroerendgoedprojecten, niet zijn vastgelegd, worden automatisch geannuleerd.
3.   De overgedragen kredieten die geannuleerd zijn, worden in de boekhouding vermeld.
Artikel 14
Vrijmaking van kredieten
1.   Vrijmakingen van begrotingsvastleggingen tijdens latere begrotingsjaren dan het jaar waarin de vastleggingen werden gedaan wegens gehele of gedeeltelijke niet-uitvoering van de acties waarvoor de kredieten bestemd waren, leiden tot annulering van de met die vastleggingen overeenkomende kredieten.
2.   Dit artikel is niet van toepassing op externe bestemmingsontvangsten in de zin van artikel 20, lid 2.
Artikel 15
Regels bij vaststelling van de begroting van het orgaan van de Unie met vertraging
1.   Indien de begroting van het orgaan van de Unie bij het begin van het begrotingsjaar niet definitief is vastgesteld, is het bepaalde in de leden 2 tot en met 6 van toepassing.
2.   Vastleggingen kunnen per hoofdstuk worden verricht, tot maximaal een kwart van het totaal van de kredieten die in het betrokken hoofdstuk voor de begroting van het orgaan van de Unie van het voorgaande begrotingsjaar zijn toegestaan, vermeerderd met een twaalfde voor elke verstreken maand.
Het maximum van de kredieten in de raming van ontvangsten en uitgaven mag niet worden overschreden.
Betalingen kunnen maandelijks per hoofdstuk worden verricht, tot maximaal een twaalfde van de kredieten die in het betrokken hoofdstuk voor de begroting van het orgaan van de Unie van het voorgaande begrotingsjaar zijn toegestaan. Die betalingen mogen evenwel niet meer dan een twaalfde bedragen van de in hetzelfde hoofdstuk van de raming van ontvangsten en uitgaven opgenomen kredieten.
3.   Onder de in lid 2 bedoelde kredieten die voor de begroting van het orgaan van de Unie van het voorgaande begrotingsjaar in het betrokken hoofdstuk zijn toegestaan wordt verstaan de kredieten die na stemming in de begroting van het orgaan van de Unie zijn opgenomen, ook door middel van gewijzigde begrotingen, na aanpassing voor overschrijvingen tijdens dat begrotingsjaar.
4.   Indien de continuïteit van het optreden van het orgaan van de Unie en het beheer zulks vereisen, kan de raad van bestuur met gekwalificeerde meerderheid van stemmen, op verzoek van de directeur, zowel voor de vastleggingen als voor de betalingen, uitgaven ter hoogte van meer dan één voorlopig twaalfde, maar niet meer dan een totaal van vier voorlopige twaalfden toestaan, behalve in naar behoren gemotiveerde gevallen, boven die welke automatisch beschikbaar komen ingevolge lid 2.
De bijkomende twaalfden worden als een geheel toegestaan en kunnen niet worden opgedeeld.
5.   Indien voor een bepaald hoofdstuk vier voorlopige twaalfden die in overeenstemming met lid 4 zijn toegestaan, niet toereikend zijn ter dekking van de uitgaven die nodig zijn om een breuk in de continuïteit van het optreden van het orgaan van de Unie op het door het betrokken hoofdstuk bestreken gebied te voorkomen, kan door de raad van bestuur bij wijze van uitzondering een overschrijding van het aan kredieten geboekte bedrag in het overeenkomstige hoofdstuk van de begroting van het orgaan van de Unie van het voorgaande begrotingsjaar worden toegestaan. Het totale bedrag van de in de begroting van het orgaan van de Unie van het voorafgaande begrotingsjaar of in de raming van ontvangsten en uitgaven opgenomen kredieten mag evenwel in geen geval worden overschreden.
HOOFDSTUK 3
EVENWICHTSBEGINSEL
Artikel 16
Definitie en toepassingsgebied
1.   De begroting is wat ontvangsten en betalingskredieten betreft in evenwicht.
2.   De vastleggingskredieten mogen het bedrag van de bijdrage van de Unie, vermeerderd met de in artikel 6 bedoelde eigen ontvangsten en eventuele andere ontvangsten niet overstijgen.
3.   In het geval van organen waarvan de ontvangsten bestaan uit vergoedingen en heffingen in aanvulling op de bijdrage van de Unie dienen die vergoedingen en heffingen te worden vastgesteld op een niveau waarbij geen significante overschotten ontstaan. Wanneer bij herhaling een significant batig of nadelig begrotingssaldo in de zin van artikel 99 wordt opgetekend, dient de hoogte van de vergoedingen en heffingen te worden aangepast.
4.   Het orgaan van de Unie mag geen leningen opnemen binnen het kader van zijn begroting.
5.   De bijdrage van de Unie voor het orgaan van de Unie, die in verscheidene betalingen kan worden gesplitst, zorgt ervoor dat de begroting van het orgaan sluitend is.
6.   Het orgaan van de Unie beheert de liquide middelen zorgvuldig, waarbij het rekening houdt met bestemmingsontvangsten, en zorgt ervoor dat de beschikbare kassaldi beperkt blijven tot naar behoren gemotiveerde behoeften. De betalingsverzoeken zullen vergezeld gaan van gedetailleerde en actuele prognoses over de daadwerkelijke behoeften aan liquide middelen in de loop van het hele jaar, waaronder informatie over bestemmingsontvangsten.
Artikel 17
Saldo van het begrotingsjaar
1.   Een positief begrotingsresultaat in de zin van artikel 99 wordt tot het bedrag van de voor het jaar betaalde bijdrage teruggestort aan de Commissie. Het deel van het begrotingsresultaat dat uitkomt boven de voor het jaar betaalde bijdrage van de Unie, wordt in de begroting van het orgaan van de Unie voor het volgende jaar opgevoerd als ontvangsten.
De eerste alinea geldt ook wanneer de ontvangsten van het orgaan van de Unie bestaan uit vergoedingen en heffingen in aanvulling op de bijdrage van de Unie.
Er wordt geen rekening gehouden met het verschil tussen de in de begroting opgenomen bijdrage en de daadwerkelijk aan het orgaan van de Unie betaalde bijdrage.
2.   Het orgaan van de Unie mag in uitzonderlijke gevallen, waar in het oprichtingsbesluit is bepaald dat de ontvangsten uit vergoedingen en heffingen voor specifieke uitgavenposten zijn bestemd, het saldo van de vergoedingen en heffingen overdragen als bestemmingsontvangsten voor de activiteiten betreffende de verstrekking van de diensten waarvoor die vergoedingen en heffingen verschuldigd zijn.
3.   Een negatief begrotingsresultaat in de zin van artikel 99 wordt op de begroting van het orgaan van de Unie voor het volgende jaar opgevoerd in de vorm van betalingskredieten of in voorkomend geval verrekend met positieve begrotingsresultaten van het orgaan van de Unie in daaropvolgende begrotingsjaren.
Wanneer de vergoedingen en heffingen bestemmingsontvangsten vormen, kan het negatieve resultaat voor deze ontvangsten worden verrekend met een eventueel cumulatief overschot van eerdere jaren.
4.   De ontvangsten of betalingskredieten worden tijdens de begrotingsprocedure in de begroting van het orgaan van de Unie opgenomen door middel van een nota van wijzigingen in de zin van artikel 42 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 of, wanneer de uitvoering van de begroting van het orgaan van de Unie is begonnen, door middel van een gewijzigde begroting.
Uiterlijk op 31 januari van het jaar n wordt een raming van het begrotingsresultaat van het jaar n-1 verstrekt. De Commissie zal met deze gegevens naar behoren rekening houden bij de beoordeling van de financiële behoeften van de organen van de Unie voor het jaar n+1.
HOOFDSTUK 4
REKENEENHEIDSBEGINSEL
Artikel 18
Gebruik van de euro
1.   De begroting wordt in euro opgesteld, uitgevoerd en onderworpen aan rekening en verantwoording. De rekenplichtige en, in het geval van beheer van gelden ter goede rekening, de beheerders van gelden ter goede rekening en, ten behoeve van het administratieve beheer van het orgaan van de Unie, de bevoegde ordonnateur zijn evenwel gemachtigd voor de in artikel 49 bedoelde kasbehoeften transacties in andere valuta's te verrichten.
2.   Onverminderd de specifieke bepalingen uit sectorspecifieke regelgeving, of uit specifieke overeenkomsten, subsidieovereenkomsten, bijdrageovereenkomsten en financieringsovereenkomsten, geschiedt de omrekening door de bevoegde ordonnateur tegen de in het Publicatieblad van de Europese Unie, C-serie, gepubliceerde dagkoers van de euro, op de dag waarop de opdrachtgevende dienst de betalings- of invorderingsopdracht opstelt.
Indien geen dagkoers is gepubliceerd, gebruikt de bevoegde ordonnateur de in lid 3 bedoelde dagkoers.
3.   Voor de in de artikelen 82, 83 en 84 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 bedoelde boekhouding geschiedt de omrekening tussen de euro en een andere valuta tegen de maandelijkse boekhoudkundige wisselkoers van de euro. Deze boekhoudkundige koers wordt door de rekenplichtige van de Commissie met gebruikmaking van alle betrouwbaar geachte informatiebronnen vastgesteld op basis van de koers van de voorlaatste werkdag van de maand die voorafgaat aan de maand waarvoor de koers wordt bepaald.
4.   Valutaomrekeningen worden op zodanige wijze uitgevoerd dat ze geen significante invloed op de hoogte van de medefinanciering door de Unie of een nadelig effect op de begroting hebben. Waar passend kan de gemiddelde dagkoers binnen een bepaalde periode voor de omrekening tussen de euro en andere valuta's worden gebruikt.
HOOFDSTUK 5
UNIVERSALITEITSBEGINSEL
Artikel 19
Toepassingsgebied
Onverminderd artikel 20 dienen de gezamenlijke ontvangsten ter dekking van de gezamenlijke betalingskredieten. Onverminderd artikel 24 mogen de ontvangsten en de uitgaven niet met elkaar worden gecompenseerd.
Artikel 20
Bestemmingsontvangsten
1.   Externe bestemmingsontvangsten en interne bestemmingsontvangsten worden gebruikt voor de financiering van bepaalde specifieke uitgaven.
2.   Externe bestemmingsontvangsten zijn:
a)
financiële bijdragen van lidstaten en derde landen, inclusief in beide gevallen hun publieke organen, entiteiten of natuurlijke personen, aan bepaalde activiteiten van organen van de Unie, mits daarin is voorzien in de overeenkomst die is gesloten tussen het orgaan van de Unie en de lidstaten en derde landen, publieke organen, entiteiten of natuurlijke personen;
b)
financiële bijdragen van internationale organisaties;
c)
ontvangsten die voor een bepaald doel ter beschikking zijn gesteld, zoals inkomsten van stichtingsvermogens, subsidies, giften en legaten;
d)
de financiële bijdragen, niet vallend onder a), van derde landen of niet-Unie-organen aan activiteiten van de organen van de Unie;
e)
ontvangsten uit overeenkomsten als bedoeld in artikel 7;
f)
interne bestemmingsontvangsten als bedoeld in lid 3, voor zover deze een aanvulling vormen op de andere onder a), b) en c), van dit lid bedoelde ontvangsten;
g)
ontvangsten uit vergoedingen en heffingen als bedoeld in artikel 6, lid 3.
3.   Interne bestemmingsontvangsten zijn:
a)
ontvangsten afkomstig van derden wegens op hun verzoek verrichte leveringen, diensten en werken, met uitzondering van de in artikel 6, lid 3, onder b), vermelde vergoedingen en heffingen;
b)
terugbetalingen overeenkomstig artikel 62 van onverschuldigd betaalde bedragen;
c)
opbrengsten van de levering van goederen, diensten en werkzaamheden voor instellingen of andere organen van de Unie;
d)
ontvangen verzekeringsuitkeringen;
e)
ontvangsten uit verhuur en de verkoop van gebouwen en grond;
f)
ontvangsten afkomstig van achteraf terugbetaalde belastingen overeenkomstig artikel 27, lid 3, onder b), van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046.
4.   Bestemmingsontvangsten worden overgedragen en overgeschreven overeenkomstig artikel 12, lid 4, onder a) en b), en artikel 27.
5.   Onverminderd het bepaalde in lid 2, onder f), kunnen ontvangsten waarin is voorzien bij het oprichtingsbesluit bij die handeling ook worden bestemd voor welbepaalde uitgavenposten. Tenzij in het oprichtingsbesluit anders is bepaald, vormen die ontvangsten interne bestemmingsontvangsten.
6.   Alle ontvangsten in de zin van lid 2, onder a), b) en c), en van lid 3, onder a) en c), dienen ter dekking van alle directe of indirecte uitgaven voor de respectieve activiteit of doelstelling.
7.   De begroting van het orgaan van de Unie voorziet in een structuur voor de opname van externe en interne bestemmingsontvangsten, alsmede, voor zover mogelijk, in een raming.
Bestemmingsontvangsten worden in de raming van ontvangsten en uitgaven opgenomen voor het bedrag dat op het tijdstip van opstelling van de ontwerpbegroting zeker is.
Artikel 21
Structuur voor de opneming van de bestemmingsontvangsten en opvoering van de betrokken kredieten
1.   De structuur voor de opneming van de bestemmingsontvangsten in de begroting van het orgaan van de Unie omvat:
a)
in de staat van ontvangsten, een begrotingsonderdeel waarin het bedrag van deze ontvangsten kan worden opgenomen;
b)
in de staat van uitgaven, de toelichting bij de begroting, die ook algemene opmerkingen bevat, met vermelding van de begrotingsonderdelen waarin de kredieten kunnen worden opgenomen die met de ter beschikking gestelde bestemmingsontvangsten overeenkomen.
In het in de eerste alinea, onder a), bedoelde geval wordt het begrotingsonderdeel voorzien van de vermelding "pro memoria" en worden de geraamde ontvangsten ter kennisneming in de toelichting vermeld.
2.   De kredieten die met bestemmingsontvangsten overeenkomen, worden automatisch als vastleggingskredieten en als betalingskredieten opgevoerd wanneer de ontvangsten door het orgaan van de Unie zijn ontvangen.
3.   Bij wijze van uitzondering op lid 2, wanneer de bestemmingsontvangsten afkomstig zijn van de uitvoering van een krachtens artikel 7 gesloten bijdrageovereenkomst, kan het totale bedrag van de vastleggingskredieten ter beschikking worden gesteld bij de inwerkingtreding van de overeenkomst in kwestie, op voorwaarde dat de basishandeling met betrekking tot de fondsen die aan het orgaan van de Unie worden gedelegeerd, voorziet in de mogelijkheid om gebruik te maken van jaarlijkse tranches.
Artikel 22
Schenkingen
1.   De directeur kan alle schenkingen ten gunste van het orgaan van de Unie, zoals stichtingsvermogens, subsidies, giften en legaten, aanvaarden.
2.   Voor het aanvaarden van schenkingen ter waarde van 50 000 EUR of meer die lasten of een verplichting, met inbegrip van follow-upkosten, met zich brengen die meer dan 10 % van de waarde van de gedane schenking bedragen, is de voorafgaande goedkeuring vereist van de raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, het directiecomité. De raad van bestuur of het directiecomité, naargelang het geval, neemt een besluit binnen twee maanden na de datum waarop het verzoek is ingediend. Als de raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, het directiecomité zich niet uitspreekt binnen die termijn, wordt de schenking geacht te zijn aanvaard.
3.   Op verzoek van de raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, het directiecomité analyseert, raamt en verduidelijkt de directeur de financiële lasten, met inbegrip van follow-upkosten, en andere verplichtingen als bedoeld in lid 1 die de aanvaarding van de schenking met zich brengt.
Artikel 23
Sponsoring door bedrijven
Artikel 26 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is niet van toepassing op organen van de Unie.
Artikel 24
Regels betreffende inhoudingen en verrekening van koersverschillen
Artikel 27 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is van overeenkomstige toepassing.
HOOFDSTUK 6
SPECIALITEITSBEGINSEL
Artikel 25
Algemene bepalingen
1.   De kredieten worden gespecificeerd per titel en hoofdstuk. De hoofdstukken worden onderverdeeld in artikelen en onderdelen.
2.   Slechts begrotingsonderdelen waarvoor in de begroting van het orgaan van de Unie een krediet is toegestaan of die de vermelding "pro memorie" (p.m.) dragen, kunnen door middel van overschrijvingen van kredieten worden voorzien.
3.   De in artikel 26 bedoelde limieten worden berekend op het tijdstip van het verzoek om overschrijving en op de grondslag van de in de begroting van het orgaan van de Unie, met inbegrip van de gewijzigde begrotingen, opgenomen kredieten.
4.   Het in aanmerking te nemen bedrag voor de berekening van de in artikel 26 bedoelde limieten is de som van de overschrijvingen van het begrotingsonderdeel waarvan kredieten worden overgeschreven, na correctie voor eerder verrichte overschrijvingen.
Artikel 26
Overschrijvingen
1.   De directeur kan kredieten overschrijven:
a)
van de ene titel naar de andere, tot maximaal 10 % van de kredieten van het begrotingsjaar dat vermeld staat op het begrotingsonderdeel waarvan kredieten worden overgeschreven;
b)
van het ene hoofdstuk naar het andere en binnen elk hoofdstuk zonder beperking.
2.   De directeur kan kredietoverschrijvingen van de ene titel naar de andere boven het in lid 1 vermelde maximum voorstellen aan de raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, het directiecomité. De raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, het directiecomité kan de voorgestelde overschrijvingen verwerpen binnen een termijn van twee weken. Na deze termijn worden de voorgestelde overschrijvingen aanvaard geacht.
3.   Voorstellen voor kredietoverschrijvingen en overeenkomstig de leden 1 en 2 uitgevoerde overschrijvingen gaan vergezeld van passende en gedetailleerde motiveringen waaruit de besteding van de kredieten en de verwachte behoeften tot het einde van het begrotingsjaar blijken, zowel voor de begrotingsonderdelen die worden verhoogd als die welke worden verlaagd.
4.   De ordonnateur stelt de raad van bestuur zo snel mogelijk in kennis van alle verrichte overschrijvingen. De ordonnateur stel het Europees Parlement en de Raad in kennis van alle overschrijvingen in de zin van lid 2.
Artikel 27
Specifieke voorschriften voor overschrijvingen
De kredieten die overeenkomen met bestemmingsontvangsten kunnen slechts worden overgeschreven voor zover die ontvangsten voor hun bestemming worden gebruikt.
HOOFDSTUK 7
BEGINSEL VAN GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES
Artikel 28
Prestaties en beginselen van zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid
1.   Kredieten worden gebruikt overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer en worden bijgevolg besteed met inachtneming van de volgende beginselen:
a)
zuinigheid: de door het orgaan van de Unie voor zijn activiteiten ingezette middelen worden tijdig, in passende hoeveelheid en kwaliteit en tegen de best mogelijke prijs beschikbaar gesteld;
b)
efficiëntie: de beste verhouding tussen de ingezette middelen, de uitgevoerde activiteiten en de verkregen resultaten;
c)
doeltreffendheid: de mate waarin de nagestreefde doelstellingen door de activiteiten worden verwezenlijkt.
2.   In overeenstemming met het beginsel van goed financieel beheer staan bij de besteding van kredieten prestaties centraal en daartoe:
a)
worden doelstellingen van programma's en activiteiten vooraf vastgesteld;
b)
wordt de voortgang bij de verwezenlijking van de doelstellingen gemonitord aan de hand van prestatie-indicatoren;
c)
worden de voortgang bij en problemen met de verwezenlijking van die doelstellingen gerapporteerd aan het Europees Parlement en aan de Raad overeenkomstig artikel 32, lid 5, eerste alinea, onder d), en artikel 48, lid 1, eerste alinea, onder e).
3.   In voorkomend geval worden specifieke, meetbare, haalbare, relevante en tijdgebonden doelstellingen als bedoeld in de leden 1 en 2 en relevante, aanvaarde, geloofwaardige, eenvoudige en robuuste indicatoren bepaald. De indicatoren die worden gebruikt om de verwezenlijking van de doelstellingen te monitoren, hebben betrekking op alle sectoren. De directeur verstrekt de relevante informatie jaarlijks aan de raad van bestuur. De informatie moet worden opgenomen in het enkelvoudig programmeringsdocument als bedoeld in artikel 32.
4.   Het orgaan van de Unie verricht een benchmarkstudie als bedoeld in artikel 38 van deze verordening.
De benchmarkstudie omvat:
a)
een efficiëntiebeoordeling van de horizontale diensten van het orgaan van de Unie;
b)
een kosten-batenanalyse van het delen van diensten met of het volledig overdragen aan andere organen van de Unie of de Commissie.
Het orgaan van de Unie treft de nodige maatregelen om bij de uitvoering van de in de eerste en tweede alinea bedoelde benchmarkstudie belangenconflicten te vermijden.
Artikel 29
Evaluaties
1.   Programma's en activiteiten die aanzienlijke uitgaven met zich brengen, worden aan een evaluatie vooraf en achteraf (hierna "evaluatie" genoemd) onderworpen, die in verhouding staat tot de doelstellingen en de uitgaven.
2.   Evaluaties vooraf ter ondersteuning van de voorbereiding van programma's en activiteiten zijn gebaseerd, indien beschikbaar, op gegevens betreffende de prestaties van verwante programma's of activiteiten en bieden een overzicht en een analyse van de problemen die moeten worden aangepakt, de meerwaarde van de rol van de Unie, de doelstellingen, de verwachte effecten van verschillende opties en monitoring- en evaluatieregelingen.
3.   Evaluaties achteraf betreffen de prestaties van het programma of de activiteit, met inbegrip van aspecten als doeltreffendheid, efficiëntie, samenhang, relevantie en EU-meerwaarde. Evaluaties achteraf zijn gebaseerd op de informatie die voortkomt uit de monitoringregelingen en de voor de betreffende actie gecreëerde indicatoren. Deze evaluaties worden periodiek en waar mogelijk tijdig genoeg uitgevoerd om de bevindingen te kunnen meenemen in evaluaties vooraf of effectbeoordelingen ter voorbereiding van verwante programma's en activiteiten.
4.   De directeur stelt een actieplan op om gevolg te geven aan de conclusies van de in lid 3 bedoelde evaluaties en brengt in het in artikel 48 bedoelde geconsolideerde jaarlijkse activiteitenverslag aan de Commissie en op gezette tijden aan de raad van bestuur verslag uit over de vorderingen bij de uitvoering ervan.
5.   De raad van bestuur ziet toe op de uitvoering van het in lid 4 bedoelde actieplan.
Artikel 30
Interne controle op de begrotingsuitvoering
1.   Op grond van het beginsel van goed financieel beheer wordt op de uitvoering van de begroting van het orgaan van de Unie een effectieve en doeltreffende interne controle uitgeoefend.
2.   Voor de uitvoering van de begroting van het orgaan van de Unie wordt op alle niveaus van het beheer interne controle uitgeoefend die redelijke zekerheid moet verschaffen over de verwezenlijking van de volgende doelstellingen:
a)
doeltreffendheid, efficiëntie en zuinigheid van de operaties;
b)
betrouwbaarheid van de verslaglegging;
c)
bescherming van activa en informatie;
d)
preventie, opsporing, correctie en follow-up van fraude en onregelmatigheden;
e)
adequate beheersing van de risico's in verband met de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, rekening houdend met het meerjarige karakter van de programma's en met de aard van de betrokken betalingen.
3.   Een effectieve interne controle is gebaseerd op beproefde internationale methoden en het kader voor interne controle dat door de Commissie is vastgesteld voor haar eigen diensten, en omvat met name de volgende elementen:
a)
een scheiding van taken;
b)
een adequate risicobeheersings- en controlestrategie, inclusief controles op het niveau van de ontvangers;
c)
de vermijding van belangenconflicten;
d)
adequate auditsporen en de integriteit van de gegevens in gegevenssystemen;
e)
procedures voor het monitoren van de doeltreffendheid en de efficiëntie;
f)
procedures voor de follow-up van vastgestelde zwakheden van de interne controle, en uitzonderingen;
g)
een periodieke evaluatie van de goede werking van het interne controlesysteem.
4.   Een efficiënte interne controle is gebaseerd op de volgende elementen:
a)
de uitvoering van een adequate, door de relevante bij de controleketen betrokken actoren onderling gecoördineerde risicobeheersings- en controlestrategie;
b)
de toegankelijkheid van de controleresultaten voor alle relevante, bij de controleketen betrokken actoren;
c)
gebruikmaking, waar passend, van onafhankelijke auditadviezen, mits de kwaliteit van de onderliggende werkzaamheden adequaat en aanvaardbaar is en deze werden verricht overeenkomstig gevestigde normen;
d)
de tijdige toepassing van corrigerende maatregelen, waaronder passende en afschrikkende sancties;
e)
het wegnemen van dubbele controles;
f)
de verbetering van de kosten-batenverhouding van controles.
5.   Wanneer het orgaan van de Unie buiten de hoofdzetel nog andere kantoren heeft, wordt het internecontrolesysteem ontworpen om de specifieke risico's van de activiteiten van deze kantoren te beperken.
HOOFDSTUK 8
TRANSPARANTIEBEGINSEL
Artikel 31
Bekendmaking van de rekeningen en begrotingen
1.   De begroting van het orgaan van de Unie wordt opgesteld, uitgevoerd en aan rekening en verantwoording onderworpen in overeenstemming met het transparantiebeginsel.
2.   Een samenvatting van de definitief vastgestelde begroting van het orgaan van de Unie en van eventuele gewijzigde begrotingen wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie binnen drie maanden na de vaststelling.
In de samenvatting dienen de samengevoegde cijfers voor elke titel van de begroting van het orgaan van de Unie, de personeelsformatie en een raming van het aantal arbeidscontractanten, uitgedrukt in voltijdequivalenten, waarvoor in de begroting kredieten zijn opgenomen, en gedetacheerde nationale deskundigen te worden opgenomen. Ook wordt de overeenkomstige informatie van het voorgaande jaar opgenomen.
3.   De definitief vastgestelde begroting van het orgaan van de Unie, omvattende de personeelsformatie en alle gewijzigde begrotingen, alsmede een indicatie van het aantal arbeidscontractanten in voltijdequivalenten waarvoor kredieten in de begroting zijn opgenomen, en het aantal gedetacheerde nationale deskundigen worden ter kennisgeving meegedeeld aan het Europees Parlement en de Raad, de Europese Rekenkamer en de Commissie, en worden bekendgemaakt op de website van het betrokken orgaan van de Unie binnen vier weken na de vaststelling.
4.   Het orgaan van de Unie maakt uiterlijk 30 juni van het begrotingsjaar volgend op het begrotingsjaar waarin voor de middelen een juridische verbintenis is aangegaan, overeenkomstig artikel 38 van Verordening (EU) 2018/1046 in een gestandaardiseerde vorm op zijn website informatie bekend over de ontvangers van financiële middelen uit de begroting van het orgaan van de Unie, met inbegrip van deskundigen op wie overeenkomstig artikel 93 van deze verordening een beroep is gedaan. De gepubliceerde informatie moet gemakkelijk toegankelijk, overzichtelijk en uitvoerig zijn. Deze informatie wordt ter beschikking gesteld met inachtneming van de vereisten inzake vertrouwelijkheid en veiligheid, met name de bescherming van persoonsgegevens als vastgesteld in Verordening (EG) 2018/1725.
TITEL III
OPSTELLING EN STRUCTUUR VAN DE BEGROTING
HOOFDSTUK 1
OPSTELLING VAN DE BEGROTING VAN HET ORGAAN VAN DE UNIE
Artikel 32
Enkelvoudig programmeringsdocument
1.   Overeenkomstig artikel 40 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 zendt het orgaan van de Unie elk jaar uiterlijk op 31 januari aan de Commissie, het Europees Parlement en de Raad een ontwerp van enig programmeringsdocument, zoals goedgekeurd door de raad van bestuur, bevattende:
a)
een meerjarig werkprogramma;
b)
een jaarlijks werkprogramma;
c)
een raming van ontvangsten en uitgaven;
d)
een middelenprogrammeringsdocument;
e)
informatie over het onroerendgoedbeleid;
f)
een strategie voor samenwerking met derde landen en/of internationale organisaties;
g)
een strategie voor het bereiken van grotere efficiëntie en synergieën;
h)
een strategie voor de systemen voor operationeel beheer en interne controle, met inbegrip van zijn meest recente fraudebestrijdingsstrategie, en een opgave van de maatregelen om herhaling van gevallen van belangenconflicten, onregelmatigheden en fraude te voorkomen, met name wanneer tekortkomingen, gemeld overeenkomstig artikel 48 of artikel 78, lid 6, hebben geleid tot kritische aanbevelingen.
De in de eerste alinea bedoelde strategieën worden jaarlijks geëvalueerd en indien nodig bijgewerkt.
Bij de opstelling van het enkelvoudig programmeringsdocument wordt rekening gehouden met richtsnoeren van de Commissie.
2.   In het meerjarige werkprogramma wordt de algemene strategische programmering voor de jaren n+1, n+2 en n+3 uiteengezet, met inbegrip van de doelstellingen, verwachte resultaten en prestatie-indicatoren voor het toezicht op de verwezenlijking van de doelstellingen en de resultaten.
Deze algemene strategische programmering vermeldt ook, per activiteit, de indicatieve financiële en personele middelen die nodig worden geacht ter verwezenlijking van de doelstellingen en toont tevens de bijdrage van het orgaan van de Unie tot de verwezenlijking van de politieke prioriteiten van de EU aan.
De strategische programmering wordt zo nodig bijgewerkt, in het bijzonder om gevolg te geven aan de uitkomst van de algemene evaluaties waarin het oprichtingsbesluit voorziet.
3.   In het jaarlijkse werkprogramma worden voor het jaar n+1 opgenomen:
a)
de verwachte outputs die zullen bijdragen tot verwezenlijking van de doelstellingen van de algemene strategische programmering;
b)
een beschrijving van de te financieren activiteiten en een indicatie van de financiële en personele middelen, met vermelding van het aantal ambtenaren, tijdelijke en contractmedewerkers, zoals bepaald in het statuut, alsmede gedetacheerde nationale deskundigen.
Er wordt duidelijk aangegeven welke taken van het orgaan van de Unie zijn toegevoegd, veranderd of geschrapt in vergelijking met het goedgekeurde werkprogramma van het vorige begrotingsjaar. De evaluatieresultaten worden in aanmerking genomen om te beoordelen of de voorgestelde begroting van het orgaan van de Unie groter of kleiner dient te zijn dan de begroting van het vorige begrotingsjaar.
Het jaarlijks werkprogramma dient met het in lid 2 bedoelde meerjarige programma te sporen.
Iedere essentiële wijziging van het jaarlijkse werkprogramma wordt goedgekeurd volgens dezelfde procedure als voor het oorspronkelijke werkprogramma overeenkomstig de bepalingen van het oprichtingsbesluit.
De raad van bestuur kan de bevoegdheid voor niet-essentiële wijzigingen van het jaarlijks werkprogramma delegeren aan de ordonnateur van het orgaan van de Unie.
4.   De raming van de ontvangsten en uitgaven van het orgaan van de Unie, opgesteld op basis van de algemene richtsnoeren voor die raming, omvat:
a)
een raming van de ontvangsten per titel; met vermelding van vergoedingen en kosten, in voorkomende gevallen afzonderlijk;
b)
een raming van de uitgaven (vastleggings- en betalingskredieten), uitgesplitst naar uitgaventitel en -hoofdstuk;
c)
een driemaandelijkse raming van de cashbetalingen en -ontvangsten;
d)
een personeelsformatie waarin het aantal vaste en tijdelijke ambten per rang en functiegroep wordt vermeld dat is toegestaan binnen de grenzen van de voor jaar n+1 gevraagde begrotingskredieten. Bij verandering van het aantal voor jaar n+1 gevraagde posten, wordt een overzicht met een motivering van de gevraagde nieuwe posten verstrekt;
Dezelfde informatie moet worden verstrekt over het aantal arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen, uitgedrukt in voltijdsequivalenten.
5.   De middelenprogrammering omvat kwalitatieve en becijferde informatie betreffende de personeelsmiddelen en begrotingszaken voor verslagleggingsdoeleinden, in het bijzonder:
a)
een raming van het begrotingsresultaat van het jaar n-1 als bedoeld in artikel 17;
b)
informatie over de bijdrage in natura die de gastlidstaat voor jaar n-1 aan het orgaan van de Unie verstrekt;
c)
informatie betreffende het aantal ambtenaren, tijdelijke functionarissen en arbeidscontractanten zoals bepaald in het Statuut en gedetacheerde nationale deskundigen, voor de jaren n-1 en n;
d)
informatie over de verwezenlijking van alle eerder vastgestelde doelstellingen voor de verschillende activiteiten voor het jaar n-1 waaruit het daadwerkelijke gebruik van de personele en financiële middelen aan het einde van het jaar, uitgesplitst per activiteit, blijkt.
Het middelenprogrammeringsdocument wordt jaarlijks geactualiseerd.
6.   De informatie over het onroerendgoedbeleid van het orgaan van de Unie omvat:
a)
voor elk gebouw, met inbegrip van kantoren buiten de hoofdzetel, de door de kredieten op de overeenkomstige onderdelen van de begroting van het orgaan van de Unie gedekte uitgaven en oppervlakte;
b)
de verwachte evolutie van de globale programmering van oppervlakte en sites voor de komende jaren, met een beschrijving van de onroerendgoedprojecten in de planningfase die reeds geïdentificeerd zijn;
c)
de definitieve voorwaarden en kosten evenals relevante informatie betreffende de uitvoering van nieuwe onroerendgoedprojecten die overeenkomstig de in artikel 266 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 vastgestelde procedure aan het Europees Parlement en de Raad zijn voorgelegd en niet in werkdocumenten van de voorgaande jaren zijn opgenomen.
7.   De Commissie zendt haar advies over het ontwerp van het enkelvoudig programmeringsdocument tijdig aan het orgaan van de Unie, uiterlijk 1 juli van het jaar n.
Het orgaan van de Unie verstrekt de Commissie een passende toelichting wanneer het het advies van de diensten van de Commissie niet volledig overneemt.
8.   Het definitieve enkelvoudig programmeringsdocument wordt vastgesteld door de raad van bestuur.
9.   Het orgaan van de Unie zendt alle achteraf bijgewerkte versies van het enkelvoudig programmeringsdocument, met name om rekening te houden met het advies van de Commissie en het resultaat van de jaarlijkse begrotingsprocedure, aan de Commissie, het Europees Parlement en de Raad.
Artikel 33
Opstelling van de begroting
1.   De begroting van het orgaan van de Unie wordt opgesteld met inachtneming van de bepalingen van het oprichtingsbesluit.
2.   In het kader van de begrotingsprocedure zal de Commissie de ramingen van de organen van de Unie aan het Europees Parlement en de Raad bezorgen en het noodzakelijk geachte bedrag van de bijdrage voor het orgaan van de Unie en aantal medewerkers voorstellen.
De Commissie zal de ontwerppersoneelsformatie van de organen van de Unie en een raming van het aantal arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen in voltijdequivalenten waarvoor kredieten worden voorgesteld, bezorgen zodra zij de ontwerpbegroting heeft opgesteld.
3.   Het Europees Parlement en de Raad stellen de personeelsformatie van de organen van de Unie en alle latere wijzigingen daarvan vast overeenkomstig artikel 34.
4.   Na de goedkeuring van de ontwerpbegroting door de Commissie, stelt de raad van bestuur het enkelvoudig programmeringsdocument vast. Het wordt definitief na de definitieve goedkeuring van de begroting van de Unie waarbij het bedrag van de bijdrage en de personeelsformatie worden vastgesteld. Indien nodig, worden de begroting en de personeelsformatie van het orgaan van de Unie dienovereenkomstig aangepast.
5.   Wanneer zij voorstelt nieuwe taken aan een orgaan van de Unie op te dragen, bezorgt de Commissie, onverminderd de wettelijke procedures voor de wijziging van het oprichtingsbesluit, aan het Europees Parlement en de Raad de nodige informatie om de gevolgen van de nieuwe taken voor de middelen van het orgaan van de Unie te beoordelen en zo nodig de financiering en de personeelsbezetting ervan te herzien.
Artikel 34
Gewijzigde begrotingen
Voor iedere aanpassing van de begroting van het orgaan van de Unie, inclusief de personeelsformatie, die verder reikt dan de wijzigingen die krachtens artikel 26, lid 1, en artikel 38, lid 1, van deze verordening zijn toegestaan, wordt een gewijzigde begroting goedgekeurd door middel van dezelfde procedure als voor de oorspronkelijke begroting van het orgaan van de Unie, overeenkomstig de bepalingen van het oprichtingsbesluit en artikel 32 van deze verordening.
De gewijzigde begroting gaan vergezeld van de ten tijde van de opstelling ervan beschikbare motiveringen en gegevens over de uitvoering van de begroting van het voorafgaande en het lopende begrotingsjaar.
HOOFDSTUK 2
STRUCTUUR EN INRICHTING VAN DE BEGROTING VAN HET ORGAAN VAN DE UNIE
Artikel 35
Structuur van de begroting van het orgaan van de Unie
De begroting van het orgaan van de Unie bestaat uit een staat van ontvangsten en een staat van uitgaven.
Artikel 36
Begrotingsnomenclatuur
Voor zover de aard van de werkzaamheden van het orgaan van de Unie dit toelaat, moet de staat van uitgaven worden ingericht volgens een nomenclatuur met een indeling naar bestemming. In deze nomenclatuur, die wordt bepaald door het orgaan van de Unie, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen administratieve en operationele kredieten.
De begrotingsnomenclatuur voldoet aan de beginselen van specialiteit, goed financieel beheer en transparantie. Zij zorgt voor de voor het begrotingsproces benodigde duidelijkheid en transparantie, helpt de hoofddoelstellingen die in de respectieve rechtsgrondslagen zijn vastgesteld, te bepalen, maakt het mogelijk politieke prioriteiten te stellen en deze op een efficiënte en doeltreffende wijze te implementeren.
Artikel 37
Inrichting van de begroting van het orgaan van de Unie
De begroting van het orgaan van de Unie vermeldt:
a)
in de staat van ontvangsten:
i)
de geraamde ontvangsten van het orgaan van de Unie voor het betrokken begrotingsjaar ("jaar n");
ii)
de geraamde ontvangsten van het vorige begrotingsjaar en de ontvangsten van het jaar n-2;
iii)
een passende toelichting bij elke ontvangstenpost;
b)
in de staat van uitgaven:
i)
de vastleggings- en betalingskredieten voor jaar n;
ii)
de vastleggings- en betalingskredieten van het vorige begrotingsjaar, evenals de in het begrotingsjaar n-2 vastgelegde uitgaven en verrichte betalingen, waarbij de betalingen tevens uitgedrukt worden als een percentage van de begroting van het orgaan van de Unie voor jaar n;
iii)
een overzicht van de tijdschema's voor de in latere begrotingsjaren te verrichten betalingen uit hoofde van vastleggingen in de begroting van voorgaande begrotingsjaren;
iv)
een passende toelichting bij elk onderdeel.
Artikel 38
Regels betreffende de personeelsformaties
1.   De in artikel 32, lid 4, bedoelde personeelsformatie omvat, naast het aantal in het begrotingsjaar toegestane posten, het aantal in het vorige begrotingsjaar toegestane posten en het aantal werkelijk bezette posten. Voor het orgaan van de Unie is deze formatie een strikt maximum. Boven dit maximum mag geen enkele aanstelling worden verricht.
Toch kan het College wijzigingen in de personeelsformatie aanbrengen voor ten hoogste 10 % van de toegestane posten, behalve voor de rangen AD 16, AD 15, AD 14 en AD 13, mits aan twee voorwaarden wordt voldaan:
a)
de wijziging heeft geen gevolgen voor de omvang van de personeelskredieten overeenkomend met een volledig begrotingsjaar;
b)
het totale aantal toegestane ambten per personeelsformatie wordt niet overschreden;
c)
het orgaan van de Unie heeft deelgenomen aan een benchmarkstudie met andere instellingen en organen van de Unie, waarmee is begonnen met de personeelsscreening van de Commissie.
2.   In afwijking van lid 1, tweede alinea, kunnen de gevallen van arbeid in deeltijd waarvoor het tot aanstelling bevoegde gezag overeenkomstig de bepalingen van het statuut toestemming heeft verleend, worden gecompenseerd. Wanneer een personeelslid verzoekt om de intrekking van de toekenning voor het einde van de toegekende periode, neemt het communautair orgaan de passende maatregelen om zo snel mogelijk het in lid 1, onder b), vermelde maximum in acht te nemen.
TITEL IV
UITVOERING VAN DE BEGROTING VAN HET ORGAAN VAN DE UNIE
HOOFDSTUK 1
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 39
Begrotingsuitvoering volgens het beginsel van goed financieel beheer
1.   De directeur voert de taken van ordonnateur uit. Hij voert de begroting aan de ontvangsten- en uitgavenzijde uit overeenkomstig de financiële regels van het orgaan van de Unie en het beginsel van goed financieel beheer, onder zijn eigen verantwoordelijkheid en binnen de grenzen van de toegestane kredieten.
2.   Zonder afbreuk te doen aan de verantwoordelijkheden van de ordonnateur met betrekking tot preventie en opsporing van fraude en onregelmatigheden, neemt het orgaan van de Unie deel aan de fraudepreventieactiviteiten van het Europees Bureau voor fraudebestrijding.
Artikel 40
Kennisgeving van de doorgifte van persoonsgegevens voor auditdoeleinden
Bij elke oproep in het kader van subsidies, opdrachten of prijzen die in directe uitvoering worden toegekend, worden potentiële begunstigden, gegadigden, inschrijvers en deelnemers overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 ervan in kennis gesteld dat, met het oog op de bescherming van de financiële belangen van de Unie, hun persoonsgegevens aan interneauditdiensten, de Europese Rekenkamer of het Europees Bureau voor fraudebestrijding en tussen ordonnateurs van de organen van de Unie, de Commissie en de uitvoerende agentschappen kunnen worden doorgegeven.
Artikel 41
Delegatie van bevoegdheden tot uitvoering van de begroting
1.   De directeur kan de bevoegdheden tot uitvoering van de begroting delegeren aan personeelsleden van het orgaan van de Unie die onder het Statuut vallen, onder de voorwaarden die zijn bepaald in de door de raad van bestuur goedgekeurde financiële regels van het orgaan van de Unie. Deze delegatieverkrijgers kunnen slechts handelen binnen de grenzen van de uitdrukkelijk aan hen verleende bevoegdheden.
2.   Delegatiehouders kunnen de verkregen bevoegdheden subdelegeren met de uitdrukkelijke toestemming van de directeur.
Artikel 42
Belangenconflicten
1.   Financiële actoren in de zin van hoofdstuk 3 van deze titel en andere personen, met inbegrip van de leden van de raad van bestuur, die bij de uitvoering en het beheer, met inbegrip van voorbereidende handelingen op dit gebied, de audit of de controle van de begroting betrokken zijn, verrichten geen handeling waarbij hun eigen belangen in conflict kunnen komen met die van het orgaan van de Unie. Zij nemen ook passende maatregelen om te voorkomen dat een belangenconflict ontstaat in de functies onder hun verantwoordelijkheid en om situaties te verhelpen die objectief als belangenconflict kunnen worden beschouwd.
Indien er een belangenconflict dreigt te ontstaan, legt de betrokkene de zaak voor aan de bevoegde autoriteit. De bevoegde autoriteit deel schriftelijk mee of er daadwerkelijk een belangenconflict is vastgesteld. In dat geval zorgt de bevoegde autoriteit ervoor dat de betrokken persoon alle activiteiten in verband met de zaak stopzet. De bevoegde autoriteit neemt de nodige verdere maatregelen.
2.   Voor de toepassing van lid 1 doet een belangenconflict zich voor wanneer de onpartijdige en objectieve uitoefening van de functies van de in lid 1 bedoelde financiële actor of andere persoon in gevaar wordt gebracht als gevolg van familiebanden, persoonlijke relaties, politieke gezindheid of nationaliteit, economische belangen of elk ander direct of indirect persoonlijk belang.
3.   De in lid 1 bedoelde bevoegde autoriteit is de directeur. Als het betrokken personeelslid de directeur is, is de bevoegde autoriteit de raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, het directiecomité. In geval van een belangenconflict waarbij een lid van de raad van bestuur is betrokken, is de bevoegde autoriteit de raad van bestuur, met uitzondering van het betrokken lid.
4.   Het orgaan van de Unie stelt regels vast voor het voorkomen van en omgaan met belangenconflicten en publiceert jaarlijks op zijn website de opgave van belangen van de leden van de raad van bestuur.
HOOFDSTUK 2
Artikel 43
Wijze van uitvoering van de begroting
1.   De begroting van het orgaan van de Unie wordt uitgevoerd door de directeur via de diensten die onder zijn gezag staan.
2.   Om de besteding van hun kredieten te bevorderen, kunnen organen van de Unie overeenkomsten inzake dienstverlening sluiten, als bedoeld in artikel 59 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046.
3.   Voor zover dit onvermijdelijk blijkt, kunnen technische expertises en administratieve, voorbereidende of bijkomende opdrachten die geen overheidstaak of de uitoefening van een discretionaire beoordelingsbevoegdheid inhouden, langs contractuele weg worden toevertrouwd aan externe privaatrechtelijke entiteiten.
HOOFDSTUK 3
FINANCIËLE ACTOREN
AFDELING 1
Beginsel van scheiding van functies
Artikel 44
Scheiding van functies
De functies van ordonnateur en rekenplichtige zijn gescheiden en zijn onderling onverenigbaar.
Het orgaan van de Unie stelt aan elke financiële actor het personeel en de middelen ter beschikking die voor de vervulling van diens taak nodig zijn, en geeft hem een dienstorder met een gedetailleerde omschrijving van zijn taken, rechten en verplichtingen.
AFDELING 2
De ordonnateur
Artikel 45
Bevoegdheden en taken van de ordonnateur
1.   De ordonnateur is belast met het innen van de ontvangsten en het verrichten van de uitgaven overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer, onder meer door te zorgen voor verslaglegging over de prestaties, en zorgt voor de wettigheid en regelmatigheid ervan en de gelijke behandeling van de ontvangers van middelen van de Unie.
2.   De ordonnateur voert de organisatorische structuur en de systemen voor interne controle in die passen bij de uitvoering van de taken van ordonnateur, overeenkomstig de minimumnormen of beginselen die zijn vastgesteld door de raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, door het directiecomité, op basis van het internecontrolekader dat door de Commissie is vastgesteld voor haar eigen diensten en rekening houdende met de risico's die verbonden zijn aan de beheersomgeving, in voorkomend geval met inbegrip van specifieke risico's die verbonden zijn aan gedecentraliseerde bureaus, en met de aard van de gefinancierde acties.
De inrichting van die structuur en die systemen geschiedt op basis van een uitvoerige risicoanalyse, waarin rekening wordt gehouden met kosteneffectiviteits- en prestatieoverwegingen.
De ordonnateur kan binnen zijn diensten deskundigen en adviseurs aanstellen die hem kunnen bijstaan de risico's die aan zijn activiteiten zijn verbonden, te beheersen.
3.   Voor het verrichten van de uitgaven gaat de bevoegde ordonnateur vastleggingen in de begroting en juridische verbintenissen aan, stelt hij de uitgaven betaalbaar, geeft hij betalingsopdrachten en verricht hij de voor de besteding van de kredieten vereiste voorafgaande handelingen.
4.   Met het oog op de inning van de ontvangsten stelt de ordonnateur ramingen van schuldvorderingen op, stelt hij de te innen rechten vast en geeft hij invorderingsopdrachten af. In voorkomend geval ziet de ordonnateur af van het innen van een vastgestelde schuldvordering.
5.   Met het oog op het voorkomen van fouten en onregelmatigheden voordat verrichtingen worden toegestaan, en teneinde minder het risico te lopen dat doelstellingen niet worden verwezenlijkt, wordt elke verrichting ten minste onderworpen aan een controle vooraf met betrekking tot de operationele en de financiële aspecten ervan, op basis van een controlestrategie die rekening houdt met het risico en de kosteneffectiviteit.
De frequentie en de reikwijdte van de controles vooraf worden door de ordonnateur bepaald op basis van zijn eigen risicoanalyse, waarbij rekening wordt gehouden met de resultaten van voorafgaande controles en van risico- en kosteneffectiviteitsoverwegingen. In geval van twijfel vraagt de voor de betaalbaarstelling van de verrichtingen bevoegde ordonnateur in het kader van de controle vooraf aanvullende informatie of voert hij een controle ter plaatse uit om redelijke zekerheid te verkrijgen.
6.   Ten behoeve van de controles mag een serie soortgelijke individuele transacties in verband met lopende uitgaven voor salarissen, pensioenen, vergoeding van kosten van dienstreizen en ziektekosten door de bevoegde ordonnateur als één verrichting worden beschouwd.
7.   Voor een bepaalde verrichting wordt de verificatie gedaan door andere personeelsleden dan diegenen die de verrichting hebben ingeleid. De verificatie wordt niet gedaan door personeelsleden die de ondergeschikten zijn van degenen die de verrichting hebben ingeleid.
8.   De ordonnateur kan voorzien in controles achteraf om fouten en onregelmatigheden bij verrichtingen na validering op te sporen en te corrigeren. Deze controles kunnen steekproefsgewijs volgens het risico worden ingericht en houden rekening met de resultaten van eerdere controles en met kosteneffectiviteits- en prestatieoverwegingen.
9.   De controles achteraf en de controles vooraf worden niet door dezelfde personeelsleden uitgevoerd. De voor de controles achteraf verantwoordelijke personeelsleden zijn geen ondergeschikten van de voor de controles vooraf verantwoordelijke personeelsleden.
De controles achteraf kunnen de vorm aannemen van financiële audits bij de begunstigden.
De regels en modaliteiten, met inbegrip van termijnen, voor het uitvoeren van audits van de begunstigden, zijn duidelijk, samenhangend en transparant en worden bij de ondertekening van de subsidieovereenkomst ter beschikking gesteld.
10.   Ordonnateurs en voor de uitvoering van de begroting bevoegd personeel beschikken over de vereiste beroepsbekwaamheden. Zij respecteren een specifieke beroepscode die door het orgaan van de Unie wordt vastgesteld op grond van de normen die de Commissie voor haar eigen diensten heeft vastgesteld.
11.   Indien een bij het financieel beheer en de controle van de verrichtingen betrokken personeelslid van oordeel is dat een besluit dat zijn meerdere hem verplicht toe te passen of te accepteren, onregelmatig is of strijdig met het beginsel van goed financieel beheer of de beroepscode die dat personeelslid gehouden is te respecteren, deelt hij dit mee aan de directeur, die hierop schriftelijk antwoordt indien de informatie schriftelijk is verstrekt. Indien de directeur niet optreedt binnen een redelijke termijn gelet op de omstandigheden van het betrokken geval, die in ieder geval niet langer is dan één maand, of het aanvankelijke besluit of voorschrift bevestigt en het personeelslid van oordeel is dat een dergelijke bevestiging geen redelijk antwoord vormt op zijn bezorgdheid, stelt het personeelslid de instantie als bedoeld in artikel 143 van Verordening (EU) 2018/1046 en de raad van bestuur schriftelijk hiervan in kennis.
12.   In geval van illegale activiteiten, fraude of corruptie die de belangen van de Unie kunnen schaden, stellen functionarissen of andere personeelsleden, met inbegrip van nationale deskundigen die zijn gedetacheerd bij het orgaan van de Unie, hun hiërarchieke meerdere, de directeur of de raad van bestuur van het orgaan van de Unie of het Europees Bureau voor fraudebestrijding of het Europees Openbaar Ministerie rechtstreeks hiervan in kennis. Overeenkomsten met externe controleurs die audits verrichten inzake het financieel beheer van het orgaan van de Unie bevatten een verplichting voor de externe controleur om de directeur of, wanneer deze laatste betrokken is, de raad van bestuur in kennis te stellen van elk vermoeden van onwettige activiteit, fraude of corruptie die de belangen van de Unie kunnen schaden.
Artikel 46
Delegatie van bevoegdheden tot uitvoering van de begroting
In gevallen waarin bevoegdheden tot uitvoering van de begroting overeenkomstig artikel 41 zijn gedelegeerd of gesubdelegeerd, zijn de relevante bepalingen van artikel 45 van overeenkomstige toepassing op de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateurs.
Artikel 47
Bewaring van bewijsstukken door de ordonnateurs
1.   De ordonnateur stelt op papier gebaseerde of elektronische systemen in voor de bewaring van originele bewijsstukken met betrekking tot de uitvoering van de begroting. Deze bewijsstukken worden bewaard gedurende een periode van ten minste vijf jaar na de datum waarop het Europees Parlement kwijting verleent voor het begrotingsjaar waarop de bewijsstukken betrekking hebben.
2.   De bewijsstukken met betrekking tot verrichtingen die niet definitief zijn afgesloten, worden langer dan de in lid 1 vermelde termijn bewaard, met name tot het einde van het jaar dat volgt op de afsluiting van de genoemde verrichtingen.
3.   Persoonsgegevens in de bewijsstukken worden, waar mogelijk, verwijderd, wanneer deze gegevens niet noodzakelijk zijn voor begrotingskwijting, controle en audit. Artikel 88 van Verordening (EU) 2018/1725 is van toepassing op het bewaren van gegevens.
Artikel 48
Geconsolideerd jaarlijks activiteitenverslag
1.   De ordonnateur brengt over de uitvoering van zijn taken verslag uit aan de raad van bestuur door middel van een geconsolideerd jaarlijks activiteitenverslag bevattende:
a)
informatie over:
i)
de verwezenlijking van de doelstellingen en resultaten vermeld in het enkelvoudig programmeringsdocument als bedoeld in artikel 32 via de verslaglegging over de reeks prestatie-indicatoren;
ii)
het actieplan om gevolg te geven aan de conclusies van de in artikel 29, lid 3, bedoelde evaluaties en het overeenkomstig artikel 29, lid 4, opgestelde verslag over de vorderingen bij de uitvoering ervan;
iii)
de uitvoering van het jaarlijks werkprogramma van het orgaan, de begroting en de personeelsmiddelen als bedoeld in artikel 32, lid 5, onder c);
iv)
de bijdrage van het orgaan van de Unie tot de verwezenlijking van de politieke prioriteiten van de Unie;
v)
het operationele beheer en over de doeltreffendheid van de internecontrolesystemen, met inbegrip van informatie over de uitvoering van de fraudebestrijdingsstrategie van het orgaan, een samenvatting over het aantal en de aard van de interne controles die door de interne controleur zijn verricht, de internecontrolecapaciteiten, de gedane aanbevelingen en het gevolg dat daaraan is gegeven, en de aanbevelingen van vorige jaren, als bedoeld in de artikelen 82 en 83;
vi)
eventuele opmerkingen van de Rekenkamer en het daaraan gegeven gevolg;
vii)
de overeenkomsten bedoeld in artikel 7;
viii)
de overeenkomsten inzake dienstverleningsniveau bedoeld in artikel 43;
ix)
de handelingen van delegatie en subdelegatie als bedoeld in artikel 41.
b)
een verklaring van de ordonnateur dat hij of zij, tenzij anders vermeld in specifieke punten van voorbehoud ten aanzien van welbepaalde ontvangsten- en uitgavengebieden, redelijke zekerheid heeft dat:
i)
de in het verslag opgenomen informatie een juist en getrouw beeld geeft;
ii)
de middelen die zijn bestemd voor de activiteiten waarover verslag wordt uitgebracht, zijn gebruikt voor het opgegeven doel en in overeenstemming met het begrip van goed financieel beheer;
iii)
de ingevoerde controleprocedures de nodige garanties bieden in verband met de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen.
Het geconsolideerd jaarlijks activiteitenverslag bevat een overzicht van de resultaten van de verrichtingen in het licht van de opgedragen doelstellingen en de prestatieoverwegingen, de aan die verrichtingen verbonden risico's, het gebruik van de middelen die ter beschikking zijn gesteld en de efficiëntie en de doeltreffendheid van de internecontrolesystemen, met inbegrip van een globale kosten-batenanalyse van de controles.
Het geconsolideerd jaarlijks activiteitenverslag wordt ter beoordeling aan de raad van bestuur bezorgd.
2.   Uiterlijk op 1 juli van elk jaar wordt het geconsolideerd jaarlijks activiteitenverslag, samen met dit oordeel, door de raad van bestuur aan de Rekenkamer, de Commissie, het Europees Parlement en de Raad toegezonden.
3.   In gerechtvaardigde gevallen, in het bijzonder wanneer de aard van het gebied waarop het orgaan actief is zulks vereist, kunnen in het oprichtingsbesluit aanvullende verslagleggingsvereisten worden gesteld.
AFDELING 3
De rekenplichtige
Artikel 49
Bevoegdheden en taken van de rekenplichtige
De raad van bestuur stelt een rekenplichtige aan die bij het orgaan van de Unie verantwoordelijk is voor:
a)
de goede uitvoering van de betalingen, de inning van de ontvangsten en de invordering van de vastgestelde schuldvorderingen;
b)
het opstellen en inrichten van de rekeningen overeenkomstig titel X;
c)
het voeren van de boekhouding overeenkomstig titel X;
d)
de tenuitvoerlegging van de boekhoudregels en het rekeningstelsel overeenkomstig de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde bepalingen;
e)
het vaststellen en valideren van de boekhoudsystemen, alsmede, waar van toepassing, het valideren van de door de ordonnateur vastgelegde systemen die tot doel hebben boekhoudinformatie te verstrekken of te motiveren;
f)
het beheer van de kasmiddelen.
Wat betreft de in de eerste alinea, onder e), bedoelde taken is de rekenplichtige bevoegd om te allen tijde na te gaan of de valideringscriteria zijn nageleefd.
Artikel 50
Aanstelling en beëindiging van de functie van de rekenplichtige
1.   De raad van bestuur stelt een onder het statuut vallende rekenplichtige aan, die geheel onafhankelijk zijn taken uitvoert. De rekenplichtige wordt door de raad van bestuur gekozen op grond van zijn specifieke bekwaamheid, die door diploma's wordt aangetoond of uit een gelijkwaardige beroepservaring blijkt.
2.   Twee of meer organen van de Unie kunnen dezelfde rekenplichtige aanstellen. In dat geval nemen zij alle nodige maatregelen om belangenconflicten te voorkomen.
Organen van de Unie kunnen met de Commissie ook overeenkomen dat de rekenplichtige van de Commissie ook als rekenplichtige van het orgaan van de Unie optreedt.
Organen van de Unie kunnen tevens een deel van de taken van rekenplichtige van het orgaan van de Unie overdragen aan de rekenplichtige van de Commissie, overeenkomstig de in artikel 28 bedoelde kosten-batenanalyse.
3.   Bij de beëindiging van de functie van rekenplichtige wordt onverwijld een staat van de rekeningen opgemaakt.
De staat van de rekeningen, vergezeld van een overdrachtsrapport, wordt door de rekenplichtige die zijn functie beëindigt, of, indien dit niet mogelijk is, door een personeelslid van zijn dienst aan de nieuwe rekenplichtige toegezonden.
De nieuwe rekenplichtige ondertekent de staat van de rekeningen binnen een maand na de datum van toezending voor aanvaarding, waarbij hij een voorbehoud kan maken.
Het overdrachtsrapport bevat tevens het resultaat van elke opgemaakte staat van de rekeningen en met name van eventuele voorbehouden.
Artikel 51
Boekhoudregels
De rekenplichtige van het orgaan van de Unie past de regels toe die door de rekenplichtige van de Commissie zijn vastgesteld op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.
Voor de toepassing van de eerste alinea van dit artikel zijn de artikelen 80 tot en met 84 en 87 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van toepassing. De artikelen 85 en 86 van Verordening (EG, Euratom) 2018/1046 zijn van overeenkomstige toepassing.
AFDELING 4
De beheerder van gelden ter goede rekening
Artikel 52
Gelden ter goede rekening
Artikel 88 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is van toepassing.
Artikel 53
Instelling en beheer van gelden ter goede rekening
Waar het beheer van gelden ter goede rekening door het orgaan van de van Unie is ingesteld, is artikel 89 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van toepassing.
HOOFDSTUK 4
VERANTWOORDELIJKHEID VAN FINANCIËLE ACTOREN
AFDELING 1
Algemene regels
Artikel 54
Intrekking van de bevoegdheidsdelegatie en ontheffing van functies van financiële actoren
Artikel 90 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is van toepassing.
Artikel 55
Verantwoordelijkheid van de financiële actoren voor illegale activiteiten, fraude of corruptie
Artikel 91 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is van toepassing.
AFDELING 2
Regels betreffende de ordonnateurs
Artikel 56
Regels betreffende de ordonnateurs
Artikel 92 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is van toepassing.
Artikel 57
Behandeling van door een personeelslid veroorzaakte financiële onregelmatigheden
Artikel 93 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is van toepassing.
AFDELING 3
Regels betreffende de rekenplichtigen en de beheerders van gelden ter goede rekening
Artikel 58
Regels betreffende de rekenplichtigen
Artikel 94 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is van toepassing.
Artikel 59
Regels betreffende de beheerders van gelden ter goede rekening
Artikel 95 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is van toepassing.
HOOFDSTUK 5
ONTVANGSTEN
Artikel 60
Betalingsaanvraag
Overeenkomstig artikel 16, lid 6, dient het orgaan van de Unie verzoeken om betaling van een gehele of gedeeltelijke jaarlijkse bijdrage van de Unie in bij de Commissie binnen de door Commissie vastgestelde voorwaarden en overeenkomstig een met de Commissie overeengekomen periodiciteit.
Artikel 61
Behandeling van rente
De rente voortgebracht door middelen uit de bijdrage van de Commissie aan het orgaan van de Unie is niet aan de begroting verschuldigd.
Artikel 62
Raming van schuldvorderingen
Artikel 97 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is van toepassing.
Artikel 63
Vaststelling van schuldvorderingen
Artikel 98 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is van overeenkomstige toepassing.
Artikel 64
Achterstandsrente
Artikel 99 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is van toepassing.
Artikel 65
Invorderingsopdrachten
De opdracht tot invordering is de handeling waarbij de ordonnateur de rekenplichtige, door het afgifte van een invorderingsopdracht, opdraagt een schuldvordering die die bevoegde ordonnateur heeft vastgesteld in te vorderen.
Artikel 66
Regels betreffende de invordering
Artikel 101, leden 1 tot en met 6, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is van overeenkomstige toepassing.
Artikel 67
Invordering door verrekening
Artikel 102 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is van overeenkomstige toepassing.
Artikel 68
Inningsprocedure bij uitblijven van vrijwillige betaling
Artikel 103 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is van toepassing.
Artikel 69
Aanvullende betalingstermijnen
Artikel 104 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is van toepassing.
Artikel 70
Verjaringstermijn
Artikel 105 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is van overeenkomstige toepassing.
Artikel 71
Specifieke bepalingen betreffende vergoedingen en heffingen
Vergoedingen of heffingen in de zin van artikel 6, lid 3, onder b), die worden geïnd door het orgaan van de Unie, worden opgenomen in het enkelvoudig programmeringsdocument als bedoeld in artikel 32.
Wanneer de vergoedingen en heffingen volledig door de wetgeving of besluiten van de raad van bestuur zijn vastgesteld, kan de ordonnateur afzien van de verstrekking van invorderingsopdrachten en onmiddellijk debetnota's opstellen nadat hij de schuldvordering heeft vastgesteld. In dit geval worden alle gegevens van het ten gunste van het orgaan van de Unie vastgestelde recht geregistreerd. De rekenplichtige houdt een lijst van alle debetnota's bij en deelt in het verslag over het financieel en begrotingsbeheer van het orgaan van de Unie het aantal debetnota's en het totale bedrag mee.
Wanneer het orgaan van de Unie gebruikmaakt van een afzonderlijk factureringssysteem, neemt de rekenplichtige regelmatig en ten minste eenmaal per maand de totale som van de ontvangen heffingen en belastingen in de rekeningen op.
De diensten uit hoofde van de opgedragen taken worden door het orgaan van de Unie slechts verricht na volledige betaling van het bedrag van de overeenkomstige vergoeding of heffing. In uitzonderlijke omstandigheden mag een dienst evenwel worden verricht voordat de overeenkomstige vergoeding of heffing is betaald. In die gevallen zijn de artikelen 63 tot en met 70 van toepassing.
HOOFDSTUK 6
UITGAVEN
Artikel 72
Financieringsbesluiten
1.   Elke vastlegging in de begroting wordt voorafgegaan door een financieringsbesluit. De administratieve kredieten kunnen worden uitgevoerd zonder voorafgaand financieringsbesluit.
2.   Het in het enkelvoudig programmeringsdocument opgenomen jaarlijkse en meerjarige werkprogramma van het orgaan van de Unie wordt gelijkgesteld met een financieringsbesluit voor de activiteiten die het bestrijkt, op voorwaarde dat de in artikel 32, leden 2 en 3, genoemde elementen duidelijk zijn aangegeven. Meerjarige financieringsbesluiten vermelden uitdrukkelijk dat de tenuitvoerlegging van het besluit afhankelijk is van de beschikbaarheid van kredieten voor de onderscheiden begrotingsjaren na de vaststelling van de begroting of als voorzien in het systeem van voorlopige twaalfden.
3.   In het financieringsbesluit wordt tevens het volgende vastgesteld:
a)
voor subsidies: het type aanvragers voor wie de oproep tot het indienen van voorstellen of de toekenning zonder selectieprocedure is bedoeld en het begrote totaalbedrag voor de subsidies;
b)
voor overheidsopdrachten: het begrote totaalbedrag voor overheidsopdrachten;
c)
voor prijzen: het type deelnemers voor wie de wedstrijd is bedoeld, het begrote totaalbedrag voor de wedstrijd en een specifieke verwijzing naar prijzen met een eenheidswaarde van 1 000 000 EUR of meer;
Artikel 73
Uitgaven
1.   Elke uitgave is voorwerp van een vastlegging, een betaalbaarstelling, een betalingsopdracht en een betaling.
Aan het einde van de in artikel 75 bedoelde termijnen wordt het niet-gebruikte saldo van de vastleggingen in de begroting vrijgemaakt.
Bij het uitvoeren van verrichtingen vergewist de ordonnateur zich ervan dat de uitgaven in overeenstemming zijn met de bepalingen van de Verdragen, de begroting, deze verordening en andere handelingen die zijn vastgesteld uit hoofde van de Verdragen, alsmede met het beginsel van goed financieel beheer.
2.   De ordonnateur verricht een vastlegging in de begroting vooraleer een juridische verbintenis met derden te sluiten.
De eerste alinea geldt niet voor juridische verbintenissen die worden aangegaan nadat in het kader van een bedrijfscontinuïteitsplan een crisissituatie is uitgeroepen, overeenkomstig de procedures die door het orgaan van de Unie zijn vastgesteld.
3.   De ordonnateur stelt een uitgave betaalbaar door te aanvaarden dat deze ten laste van de begroting van het orgaan van de Unie wordt gebracht, na de bewijsstukken te hebben gecontroleerd waaruit de rechten van de crediteur blijken overeenkomstig de voorwaarden in de juridische verbintenis, wanneer deze bestaat. Daartoe doet de ordonnateur het volgende:
a)
het bestaan van de rechten van de crediteur verifiëren;
b)
het bestaan of het bedrag van de schuldvordering vaststellen of verifiëren door middel van de vermelding "voor conform";
c)
de opeisbaarheid van de schuldvordering verifiëren.
Niettegenstaande de eerste alinea is de betaalbaarstelling van uitgaven ook van toepassing op tussentijdse en eindverslagen die geen verband houden met een betalingsverzoek in welk geval de gevolgen voor het boekhoudsysteem zijn beperkt tot de algemene boekhouding.
4.   Het besluit tot betaalbaarstelling wordt uitgedrukt door middel van een elektronisch beveiligde handtekening overeenkomstig artikel 146 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 door de bevoegde ordonnateur, of door een personeelslid dat technisch bevoegd en naar behoren gemachtigd is door een formeel besluit van de bevoegde ordonnateur, of, bij wijze van uitzondering, op papier in de vorm van een stempel met daarin die handtekening.
Met de vermelding "voor conform verklaard" door de ordonnateur of een technisch bevoegd personeelslid dat door de ordonnateur naar behoren is gemachtigd, verklaart de ordonnateur dat:
a)
voor de voorfinanciering aan de in de juridische verbintenis gestelde voorwaarden voor de betaling van de voorfinanciering is voldaan;
b)
voor tussentijdse betalingen en saldobetalingen bij overeenkomsten, de diensten waarin de overeenkomst voorziet, naar behoren zijn verstrekt, de goederen naar behoren zijn geleverd of dat het werk naar behoren is uitgevoerd;
c)
voor tussentijdse en saldobetalingen bij subsidies, de actie of het door de begunstigde uitgevoerde werkprogramma op alle punten in overeenstemming is met de subsidieovereenkomst, en dat, in voorkomend geval, de door de begunstigde gedeclareerde kosten subsidiabel zijn.
In het geval bedoeld in de tweede alinea, onder c), worden kostenramingen niet geacht te voldoen aan de subsidiabiliteitsvoorwaarden van artikel 186, lid 3, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046. Hetzelfde beginsel is ook van toepassing op de tussentijdse en eindverslagen die geen verband houden met een verzoek om betaling.
5.   Om opdracht te geven tot de betaling draagt de ordonnateur, nadat hij heeft geverifieerd of de kredieten beschikbaar zijn, de rekenplichtige door middel van een betalingsopdracht op het bedrag van de betaalbaar gestelde uitgaven te betalen.
6.   Wanneer periodieke betalingen worden gedaan met betrekking tot verleende diensten, inclusief verhuurdiensten, of geleverde goederen kan de ordonnateur, afhankelijk van de risicoanalyse die hij maakt, opdracht geven tot de uitvoering van automatische incasso's uit gelden ter goede rekening.
Artikel 74
Soorten vastleggingen in de begroting
1.   Vastleggingen in de begroting vallen onder een van de volgende categorieën:
a)
individueel: wanneer de ontvanger en het bedrag van de uitgave bepaald zijn;
b)
globaal: wanneer ten minste een van de elementen die nodig zijn voor de identificatie van de individuele vastlegging, niet is bepaald;
c)
voorlopig: ter dekking van lopende uitgaven van administratieve aard waarvan hetzij het bedrag, hetzij de eindbegunstigden niet definitief zijn bepaald.
2.   Vastleggingen in de begroting voor acties waarvan de tenuitvoerlegging zich over meer dan een begrotingsjaar uitstrekt, mogen slechts in jaartranches worden verdeeld wanneer het oprichtingsbesluit of de basishandeling daarin voorziet of wanneer zij betrekking hebben op administratieve uitgaven.
3.   De globale vastlegging in de begroting wordt verricht op grond van een financieringsbesluit.
Deze globale vastlegging in de begroting geschiedt uiterlijk vóór het besluit inzake de ontvangers en de bedragen en, wanneer de besteding van de betrokken kredieten een werkprogramma vereist, ten vroegste na de goedkeuring van dat programma.
4.   De globale vastlegging in de begroting wordt uitgevoerd door het sluiten van een of verscheidene juridische verbintenissen.
5.   Elke individuele juridische verbintenis die volgt op een globale begrotingsvastlegging wordt vóór ondertekening door de bevoegde ordonnateur in de begrotingsboekhouding ingeschreven ten laste van de globale begrotingsvastlegging.
6.   Voorlopige vastleggingen in de begroting worden uitgevoerd door het aangaan van een of meer juridische verbintenissen die recht geven op latere betalingen. In gevallen die verband houden met de uitgaven voor personeelsbeheer mogen zij evenwel rechtstreeks door betalingen worden uitgevoerd.
Artikel 75
Termijnen voor vastleggingen
1.   Onverminderd het bepaalde in artikel 73, lid 2, en artikel 109, lid 2, worden de juridische verbintenissen betreffende individuele of voorlopige vastleggingen in de begroting uiterlijk tot 31 december van het jaar n aangegaan, n zijnde het jaar waarin de vastlegging in de begroting werd gedaan.
2.   De globale vastleggingen hebben betrekking op de totale kosten van de betrokken juridische verbintenissen gesloten tot 31 december van het jaar n+1.
3.   Aan het einde van de in lid 1 en lid 2 bedoelde termijnen wordt het niet-gebruikte saldo van de vastleggingen in de begroting door de ordonnateur vrijgemaakt.
4.   Voor individuele en voorlopige vastleggingen in de begroting voor acties waarvan de tenuitvoerlegging zich over meer dan één begrotingsjaar uitstrekt, behalve wanneer het personeelskosten betreft, geldt een uiterste uitvoeringsdatum overeenkomstig de voorwaarden in de juridische verbintenissen waarop ze betrekking hebben en overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer.
5.   De delen van vastleggingen in de begroting die zes maanden na de uiterste uitvoeringsdatum niet door betalingen zijn uitgevoerd, worden overeenkomstig artikel 14 vrijgemaakt.
6.   Het bedrag van de vastlegging in de begroting waarvoor binnen twee jaar, te rekenen vanaf de ondertekening van de juridische verbintenis, geen enkele betaling in de zin van artikel 76 is verricht, wordt vrijgemaakt tenzij dat bedrag een zaak betreft waarvoor een procedure loopt bij het gerecht of een arbitrage-instantie of indien specifieke bepalingen zijn vastgelegd in de sectorspecifieke regelgeving.
Artikel 76
Soorten betalingen
1.   De betalingen worden door de rekenplichtige verricht binnen de grenzen van de beschikbare middelen.
2.   Een betaling wordt slechts uitgevoerd indien is aangetoond dat de actie in overeenstemming is met de overeenkomst of de basishandeling en betrekking heeft op een of meer van de volgende verrichtingen:
a)
betaling van het volledige verschuldigde bedrag;
b)
betaling van het verschuldigde bedrag op een van de volgende wijzen:
i)
voorfinanciering ter verstrekking van kasmiddelen die kunnen worden verdeeld in verschillende stortingen overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer; Dat voorfinancieringsbedrag wordt uitbetaald op grond van hetzij de overeenkomst of de basishandeling, hetzij op grond van bewijsstukken aan de hand waarvan kan worden getoetst of aan de voorwaarden van de betrokken overeenkomst is voldaan;
ii)
een of meer tussentijdse betalingen als tegenprestatie voor de uitvoering van een deel van de actie of de uitvoering van de overeenkomst. De tussentijdse betaling kan de voorfinanciering geheel of gedeeltelijk vereffenen, onverminderd het bepaalde in de basishandeling;
iii)
betaling van het saldo van de verschuldigde bedragen wanneer de actie of de overeenkomst volledig is uitgevoerd.
De betaling van het saldo vereffent alle voorgaande uitgaven. Er wordt een invorderingsopdracht afgegeven om ongebruikte bedragen terug te vorderen.
3.   In de begrotingsboekhouding wordt een onderscheid gemaakt tussen de in lid 2 genoemde soorten betalingen op het ogenblik waarop iedere betaling wordt verricht.
4.   De in artikel 51 bedoelde boekhoudregels omvatten regels voor de vereffening van voorfinanciering in de boekhouding en voor de erkenning van de subsidiabiliteit van kosten.
5.   De voorfinancieringsbetalingen worden door de bevoegde ordonnateur regelmatig vereffend, overeenkomstig de economische aard van het project en uiterlijk aan het einde van het project. De vereffening gebeurt op basis van informatie over de gemaakte kosten of de bevestiging dat aan de voorwaarden voor betaling is voldaan overeenkomstig artikel 125 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 als gevalideerd door de ordonnateur overeenkomstig artikel 73, lid 3, van deze verordening.
Voor subsidieovereenkomsten of overeenkomsten boven 5 000 000 EUR ontvangt de ordonnateur aan het einde van elk jaar ten minste de informatie die nodig is voor de berekening van een redelijke raming van deze kosten. Die informatie mag niet worden gebruikt voor de vereffening van de voorfinanciering, maar kan door de ordonnateur en de rekenplichtige worden gebruikt om te voldoen aan artikel 82, lid 2, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046.
Voor de toepassing van de tweede alinea worden de nodige bepalingen opgenomen in de aangegane juridische verbintenissen.
Artikel 77
Betalingstermijnen
De betalingen worden verricht binnen de termijnen en overeenkomstig de voorschriften vastgesteld in artikel 116 van Verordening (EU) 2018/1046.
HOOFDSTUK 7
INTERN CONTROLEUR
Artikel 78
Aanstelling en bevoegdheden en plichten van de interne controleur
1.   Het orgaan van de Unie stelt een internecontrolefunctie in, die moet worden uitgeoefend met inachtneming van de ter zake geldende internationale normen.
2.   De internecontrolefunctie wordt uitgeoefend door de intern controleur van de Commissie. De intern controleur mag niet de ordonnateur noch de rekenplichtige van het orgaan van de Unie noch van de Commissie zijn.
3.   De intern controleur adviseert het orgaan van de Unie bij het beheersen van de risico's door onafhankelijke adviezen uit te brengen over de kwaliteit van de beheers- en controlesystemen en door aanbevelingen te formuleren ter verbetering van de uitvoeringsvoorwaarden van de verrichtingen en ter bevordering van een goed financieel beheer.
De intern controleur is met name belast met:
a)
het beoordelen van de toereikendheid en de doeltreffendheid van de interne beheersystemen alsmede van de prestaties van de diensten bij de uitvoering van de programma's en acties in relatie met de ermee verbonden risico's;
b)
het beoordelen van de efficiëntie en de doeltreffendheid van de interne- en andere controlesystemen die worden toegepast op elke verrichting tot uitvoering van de begroting van het orgaan van de Unie.
4.   De werkzaamheden van de interne controleur strekken zich uit tot alle activiteiten en diensten van het orgaan van de Unie. Hij heeft volledige en onbeperkte toegang tot alle informatie die hij voor de uitvoering van zijn taken nodig heeft, zo nodig toegang ter plaatse, ook in de lidstaten en in derde landen.
5.   De interne controleur neemt kennis van het geconsolideerd jaarlijks activiteitenverslag van de ordonnateur en van de andere geïdentificeerde informatie.
6.   De intern controleur brengt aan de raad van bestuur en aan de directeur van het orgaan van de Unie verslag uit van zijn bevindingen en aanbevelingen. Het orgaan van de Unie zorgt ervoor dat de uit de audits voortvloeiende aanbevelingen worden opgevolgd.
7.   De intern controleur brengt ook verslag uit in een van de volgende gevallen:
a)
fundamentele risico's en aanbevelingen hebben niet de nodige aandacht gekregen,
b)
de aanbevelingen van vorige jaren worden met aanzienlijke vertraging uitgevoerd.
De raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, het directiecomité en de directeur zien erop toe dat de uitvoering van de controleaanbevelingen regelmatig wordt gemonitord. De raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, het directiecomité verifieert de in artikel 48, lid 1, onder a), bedoelde informatie en controleert of de aanbevelingen volledig en tijdig zijn uitgevoerd.
Elk orgaan van de Unie gaat na of de in de verslagen van zijn intern controleur gedane aanbevelingen in aanmerking komen voor een uitwisseling van goede werkwijzen met de andere organen van de Unie.
8.   Het orgaan van de Unie stelt de contactgegevens van de intern controleur beschikbaar aan elke natuurlijke of rechtspersoon die betrokken is bij uitgavenverrichtingen, zodat er vertrouwelijk contact kan worden opgenomen met de interne controleur.
9.   De verslagen en de bevindingen van de intern controleur zijn slechts voor het publiek toegankelijk nadat de intern controleur de maatregelen voor uitvoering ervan heeft gevalideerd.
Artikel 79
Onafhankelijkheid van de intern controleur
1.   De intern controleur is bij het uitvoeren van de audits geheel onafhankelijk. Voor de intern controleur wordt door de Commissie een bijzondere regeling bepaald om de volledige onafhankelijkheid in de uitvoering van zijn taken te garanderen en zijn verantwoordelijkheid vast te stellen.
2.   De intern controleur ontvangt met betrekking tot de uitoefening van de hem wegens zijn aanstelling op grond van het Financieel Reglement opgedragen taken geen enkele instructie, noch worden hem in dat verband beperkingen opgelegd.
Artikel 80
Instelling van internecontrolecapaciteiten
1.   De raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, het directiecomité kan, rekening houdende met de kosten en baten, een internecontrolecapaciteit instellen die haar taken uitoefent met inachtneming van de ter zake geldende internationale normen.
Het doel, de bevoegdheid en de verantwoordelijkheid van de internecontrolecapaciteit worden vastgesteld in het internecontrolecharter, dat door de raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, het directiecomité wordt goedgekeurd.
Het jaarlijks controleprogramma van de internecontrolecapaciteit wordt opgesteld door het hoofd van de internecontrolecapaciteit, rekening houdende onder andere met de beoordeling van de directeur van risico's binnen het orgaan van de Unie.
Het programma wordt geëvalueerd en goedgekeurd door de raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, het directiecomité.
De internecontrolecapaciteit brengt aan de raad van bestuur en aan de directeur verslag uit van zijn bevindingen en aanbevelingen.
2.   Indien de internecontrolecapaciteit van een orgaan van de Unie niet kosteneffectief is of niet aan internationale normen kan voldoen, kan het orgaan van de Unie besluiten een internecontrolecapaciteit te delen met andere organen van de Unie die op hetzelfde beleidsterrein actief zijn.
In dergelijke gevallen maken de raden van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, de directiecomités van de betrokken organen van de Unie praktische afspraken met betrekking tot de gemeenschappelijke internecontrolecapaciteit.
3.   De aan de interne controle deelnemende functionarissen zorgen voor een doeltreffende samenwerking door informatie en controleverslagen uit te wisselen en in voorkomend geval gezamenlijke risicobeoordelingen te maken en gezamenlijke controles te verrichten.
De raad van bestuur of, waar het oprichtingsbesluit zulks toestaat, het directiecomité en de directeur zien erop toe dat de uitvoering van de aanbevelingen van de internecontrolecapaciteit regelmatig wordt gemonitord.
TITEL V
GEMEENSCHAPPELIJKE REGELS
Artikel 81
Vormen van bijdragen van organen van de Unie
1.   De bijdragen van organen van de Unie helpen een beleidsdoelstelling van de Unie en gespecificeerde resultaten te verwezenlijken en kunnen elk van de volgende vormen aannemen:
a)
financiering die niet gekoppeld is aan de kosten van de desbetreffende verrichtingen op basis van:
i)
de vervulling van voorwaarden in sectorspecifieke regelgeving of besluiten van de Commissie, hetzij
ii)
het bereiken van resultaten gemeten aan de hand van vooraf vastgestelde mijlpalen of door middel van prestatie-indicatoren;
b)
vergoeding van subsidiabele kosten die daadwerkelijk zijn gemaakt;
c)
eenheidskosten die alle of bepaalde van tevoren duidelijk omschreven specifieke categorieën subsidiabele kosten dekken op basis van een vast bedrag per eenheid;
d)
vaste bedragen die alle of bepaalde van tevoren duidelijk omschreven specifieke categorieën subsidiabele kosten dekken;
e)
financiering volgens een vast percentage die, door toepassing van een percentage, van tevoren duidelijk omschreven specifieke categorieën subsidiabele kosten dekt;
f)
een combinatie van de onder a) tot en met e) genoemde vormen.
De bijdragen van organen van de Unie overeenkomstig de punten c), d) en e) van de eerste alinea van dit lid worden vastgesteld in overeenstemming met artikel 181 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 of sectorspecifieke voorschriften. De bijdragen van organen van de Unie overeenkomstig de punt a) van de eerste alinea van dit lid worden vastgesteld in overeenstemming met artikel 181 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 of sectorspecifieke voorschriften of een besluit van de Commissie.
2.   Bij de vaststelling van de passende vorm van een bijdrage wordt zo veel mogelijk rekening gehouden met de belangen en boekhoudmethoden van de potentiële ontvangers.
3.   De bevoegde ordonnateur brengt in het jaarlijks activiteitenverslag als bedoeld in artikel 48 verslag uit over financiering die niet gekoppeld is aan kosten als vermeld in lid 1, eerste alinea, onder a) en f), van dit artikel.
Artikel 82
Wederzijds vertrouwen in beoordelingen
Artikel 126 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is van overeenkomstige toepassing.
Artikel 83
Wederzijds vertrouwen in audits
Artikel 127 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is van toepassing.
Artikel 84
Gebruik van reeds beschikbare informatie
Artikel 128 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is van toepassing.
Artikel 85
Samenwerking ter bescherming van de financiële belangen van de Unie
Artikel 129 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is van overeenkomstige toepassing.
Artikel 86
Melding van gevallen van fraude en andere financiële onregelmatigheden aan de Commissie
Onverminderd zijn verplichtingen krachtens artikel 8, lid 1, van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 en artikel 24, lid 1, van Verordening (EU) 2017/1939, stelt het orgaan van de Unie de Commissie onverwijld in kennis van gevallen van vermoede fraude of andere financiële onregelmatigheden.
Bovendien stelt het orgaan de Commissie in kennis van alle voltooide of lopende onderzoeken door het Europees Openbaar Ministerie of het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF), en van alle controles of audits door de Rekenkamer en de dienst Interne audit (IAS), zonder het vertrouwelijke karakter van de onderzoeken in gevaar te brengen.
Wanneer de aansprakelijkheid van de Commissie voor de uitvoering van de begroting van de Unie in het geding is of in gevallen waarin sprake is van een mogelijk ernstig risico voor de reputatie van de Unie, stellen het EOM en/of OLAF de Commissie onverwijld in kennis van elk lopend of voltooid onderzoek, zonder de vertrouwelijkheid en de doeltreffendheid ervan in gevaar te brengen.
Artikel 87
Systeem voor vroegtijdige opsporing en uitsluiting
Titel V, hoofdstuk 2, afdeling 2, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is van toepassing.
Artikel 88
Regels betreffende procedures, beheer en e-bestuur
Titel V, hoofdstuk 2, afdelingen 1 en 3, en titel V, hoofdstuk 3, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 zijn van toepassing.
TITEL VI
OPENBARE AANBESTEDINGEN EN CONCESSIES
Artikel 89
Algemene bepalingen
Op het plaatsen van overheidsopdrachten zijn, met inachtneming van artikel 90, titel VII en bijlage 1 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van toepassing.
Het orgaan van de Unie mag op zijn verzoek als aanbestedende dienst worden betrokken bij de toekenning van opdrachten van de Commissie of van interinstitutionele opdrachten alsook bij de toekenning van opdrachten van andere organen van de Unie.
Artikel 90
Aanbestedingsprocedures
Het orgaan van de Unie mag een overeenkomst inzake dienstverleningsniveau als bedoeld in artikel 43, lid 2, sluiten zonder openbare aanbestedingsprocedure.
Het orgaan van de Unie mag gebruikmaken van gezamenlijke aanbestedingsprocedures met de aanbestedende diensten van de lidstaten die als gastheer voor het orgaan optreden, om zijn administratieve behoeften te dekken. In dat geval is artikel 165 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van toepassing.
TITEL VII
SUBSIDIES EN PRIJZEN
Artikel 91
Subsidies
Met betrekking tot subsidies die het orgaan van de Unie mag toekennen op grond van het oprichtingsbesluit of bevoegdheidsoverdracht door de Commissie overeenkomstig artikel 62, lid 1, onder c), iv), van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046, gelden de desbetreffende bepalingen van titel VIII van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046.
Artikel 92
Prijzen
Met betrekking tot prijzen die het orgaan van de Unie mag toekennen op grond van het oprichtingsbesluit of bevoegdheidsoverdracht door de Commissie overeenkomstig artikel 62, lid 1, onder c), iv), van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046, gelden de desbetreffende bepalingen van titel VIII van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046.
TITEL VIII
OVERIGE INSTRUMENTEN TER UITVOERING VAN DE BEGROTING
Artikel 93
Bezoldigde externe deskundigen
Artikel 237 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is van overeenkomstige toepassing.
Artikel 94
Niet-bezoldigde deskundigen
Artikel 238 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is van overeenkomstige toepassing.
Artikel 95
Lidmaatschapsgelden en andere betalingen van deelnamevergoedingen
Artikel 239 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is van overeenkomstige toepassing.
Artikel 96
Overige instrumenten
Artikel 240 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is van overeenkomstige toepassing.
TITEL IX
JAARREKENING EN ANDERE FINANCIËLE VERSLAGLEGGING
HOOFDSTUK 1
JAARREKENING
AFDELING 1
Kader voor verslaglegging
Artikel 97
Structuur van de rekening
De jaarrekening van het orgaan van de Unie wordt opgesteld voor elk begrotingsjaar, dat begint op 1 januari en sluit op 31 december. Die jaarrekening omvat het volgende:
a)
de financiële staten van het orgaan van de Unie;
b)
de verslagen over de uitvoering van de begroting van het orgaan van de Unie.
Artikel 98
Financiële staten
1.   De financiële staten zijn uitgedrukt in euro en bestaan overeenkomstig de in artikel 51 bedoelde boekhoudregels uit:
a)
de balans, die alle activa en passiva en de financiële situatie op 31 december van het voorgaande begrotingsjaar weergeeft;
b)
de staat van de financiële resultaten, die het economische resultaat voor het voorgaande begrotingsjaar weergeeft;
c)
het kasstroomoverzicht, dat de inningen en uitbetalingen van het begrotingsjaar en de afsluitende kaspositie weergeeft;
d)
de staat van de veranderingen van de nettoactiva, die een overzicht geeft van de gedurende het jaar opgetreden mutaties van de reserves en van de gecumuleerde resultaten.
2.   De financiële staten verschaffen informatie, die relevant, betrouwbaar, vergelijkbaar en begrijpelijk is, waaronder informatie over het gevoerde boekhoudbeleid.
3.   De opmerkingen bij de financiële staten vullen de in de in lid 1 van dit artikel bedoelde staten opgenomen informatie aan, lichten deze toe, en verstrekken alle aanvullende informatie die wordt voorgeschreven bij de in artikel 51 van deze verordening bedoelde boekhoudregels en de internationaal aanvaarde boekhoudpraktijk wanneer die informatie relevant is voor de activiteiten van het orgaan van de Unie.
De opmerkingen moeten ten minste de volgende informatie bevatten:
a)
de boekhoudbeginselen, -regels en -methoden;
b)
de toelichtingen die aanvullende informatie verstrekken die niet in de financiële staten zelf is opgenomen, maar die nodig is voor een getrouwe weergave van de boekhouding.
4.   De rekenplichtige brengt tussen de afsluiting van het begrotingsjaar en de dag van overlegging van de algemene boekhouding de correcties aan die, zonder tot een betaling of inning voor het begrotingsjaar te leiden, nodig zijn voor een getrouw beeld van die boekhouding.
Artikel 99
Verslagen over de begrotingsuitvoering
1.   De verslagen over de begrotingsuitvoering zijn uitgedrukt in euro en zijn per jaar vergelijkbaar. Zij bestaan uit:
a)
verslagen die een samenvatting zijn van de begrotingsverrichtingen van het begrotingsjaar aan de ontvangsten- en de uitgavenzijde;
b)
verklarende toelichtingen, die de in het verslag gegeven informatie aanvullen en toelichten.
2.   De verslagen over de uitvoering van de begroting worden opgesteld volgens dezelfde structuur als voor de begroting van het orgaan van de Unie zelf.
3.   De verslagen over de begrotingsuitvoering bevatten:
a)
informatie over de ontvangsten, in het bijzonder de ontwikkeling van de ramingen van de ontvangsten, de uitvoering van de ontvangstenbegroting en de vastgestelde rechten;
b)
informatie over de ontwikkeling van alle beschikbare vastleggings- en betalingskredieten;
c)
informatie over het gebruik van alle vastleggings- en betalingskredieten;
d)
informatie over de nog te betalen vastleggingen, de van het voorgaande begrotingsjaar overgedragen vastleggingen en de gedurende het begrotingsjaar gedane vastleggingen.
4.   Het begrotingsresultaat bestaat uit het verschil tussen:
a)
de totale ontvangsten die uit hoofde van dat begrotingsjaar zijn geïnd;
b)
het bedrag van de uit de kredieten van dat begrotingsjaar verrichte betalingen, vermeerderd met het bedrag van de overgedragen kredieten van hetzelfde begrotingsjaar.
Dit verschil wordt verhoogd of verlaagd met, enerzijds, het nettobedrag voortvloeiende uit het vervallen van vroegere begrotingsjaren overgedragen kredieten en, anderzijds,
a)
de overschrijdingen, als gevolg van veranderingen van de eurokoersen, bij het verrichten van betalingen uit de van het voorafgaande begrotingsjaar overgedragen niet-gesplitste kredieten, alsmede
b)
het saldo van de tijdens het begrotingsjaar gerealiseerde en niet-gerealiseerde behaalde koerswinsten en geleden koersverliezen.
Artikel 100
Bewijsstukken
Iedere boeking in de rekening wordt gestaafd met passende bewijsstukken overeenkomstig artikel 47 van deze verordening.
AFDELING 2
Tijdschema voor de jaarrekening
Artikel 101
Voorlopige rekeningen
1.   De rekenplichtige van het orgaan van de Unie zendt uiterlijk op 1 maart van het jaar dat volgt op het afgesloten jaar de voorlopige rekeningen toe aan de rekenplichtige van de Commissie en aan de Rekenkamer.
2.   Uiterlijk op 1 maart van het volgende jaar zendt de rekenplichtige van de Autoriteit de voor consolidatiedoeleinden vereiste boekhoudinformatie aan de rekenplichtige van de Commissie, op de wijze en in het formaat die door die laatste zijn vastgesteld.
Artikel 102
Goedkeuring van de definitieve rekeningen
1.   Overeenkomstig artikel 246 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 maakt de Rekenkamer uiterlijk op 1 juni haar opmerkingen over de voorlopige rekeningen van het orgaan van de Unie bekend.
2.   De rekenplichtige van het orgaan van de Unie doet uiterlijk op 15 juni de vereiste informatie toekomen aan de rekenplichtige van de Commissie, op de wijze en in het formaat die door de Commissie zijn vastgesteld, met het oog op de opstelling van de definitieve geconsolideerde rekeningen.
3.   Na ontvangst van de opmerkingen van de Rekenkamer over de voorlopige rekeningen van het orgaan van de Unie stelt de rekenplichtige de definitieve rekeningen van het orgaan van de Unie op overeenkomstig artikel 49 van deze verordening. Deze rekeningen worden door de directeur toegezonden aan de raad van bestuur, die een advies erover uitbrengt.
4.   De directeur zendt de definitieve rekeningen, samen met het advies van de raad van bestuur, uiterlijk op 1 juli van het begrotingsjaar dat volgt op het afgesloten begrotingsjaar aan de rekenplichtige van de Commissie, de Rekenkamer, het Europees Parlement en de Raad toe.
5.   De rekenplichtige van het orgaan van de Unie zendt ook een begeleidende brief ("representation letter") betreffende die definitieve rekeningen aan de Rekenkamer toe, met kopie aan de rekenplichtige van de Commissie. De begeleidende brief worden opgesteld op dezelfde datum waarop de definitieve rekeningen van het orgaan van de Unie worden opgesteld.
De definitieve rekeningen gaan vergezeld van een nota van de rekenplichtige waarin deze verklaart dat de definitieve rekeningen zijn opgesteld overeenkomstig deze titel en de toepasselijke boekhoudbeginselen, -regels en -methoden.
Uiterlijk 15 november van het volgende jaar wordt in het Publicatieblad van de Europese Unie een link bekendgemaakt naar de website met de definitieve rekeningen van het orgaan van de Unie.
6.   De directeur stuurt aan de Rekenkamer een antwoord toe als reactie op de opmerkingen die door de Rekenkamer zijn geformuleerd in het kader van haar jaarverslag, en zulks uiterlijk op 30 september volgende op het afgesloten begrotingsjaar. De antwoorden van de directeur worden tegelijkertijd naar de Commissie gezonden.
HOOFDSTUK 2
BEGROTINGSVERSLAGEN EN ANDERE FINANCIËLE VERSLAGLEGGING
Artikel 103
Jaarlijks verslag over het begrotings- en financieel beheer
1.   Elk orgaan van de Unie stelt een verslag over het begrotings- en financieel beheer van het begrotingsjaar op.
2.   Dit verslag wordt door de directeur uiterlijk op 31 maart van het jaar volgende op het begrotingsjaar aan het Europees Parlement, de Raad, de Commissie en de Rekenkamer toegezonden.
3.   Het in lid 2 bedoelde verslag bevat zowel in absolute cijfers als in percentages minstens informatie over het kredietbestedingspercentage en beknopte informatie over kredietoverschrijvingen tussen begrotingsonderdelen.
TITEL X
EXTERNE CONTROLE, KWIJTING EN FRAUDEBESTRIJDING
Artikel 104
Externe audit
1.   Een onafhankelijke extern controleur verifieert dat de jaarrekeningen van het orgaan van de Unie de inkomsten, uitgaven en financiële positie van het orgaan correct weergeven, alvorens deze in de definitieve rekeningen van de Commissie worden geconsolideerd.
Tenzij in het oprichtingsbesluit anders is bepaald, stelt de Rekenkamer overeenkomstig artikel 287, lid 1, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie een specifiek jaarverslag betreffende het orgaan van de Unie op.
Bij het opstellen van dat verslag houdt de Rekenkamer rekening met de auditwerkzaamheden van de in de eerste alinea bedoelde onafhankelijke extern controleur en de maatregelen die naar aanleiding van zijn bevindingen zijn genomen.
2.   Het orgaan van de Unie zendt de definitief goedgekeurde begroting van het orgaan aan de Rekenkamer toe. Het stelt de Rekenkamer zo spoedig mogelijk op de hoogte van al zijn besluiten en al zijn handelingen in het kader van de artikelen 10, 14, 19 en 23.
3.   De door de Rekenkamer uitgevoerde controle is gebaseerd op de artikelen 254 tot en met 259 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046.
Artikel 105
Tijdschema voor de kwijtingsprocedure
1.   Vóór 15 mei van het jaar n+2, tenzij anders bepaald in het oprichtingsbesluit, verleent het Europees Parlement op aanbeveling van de Raad, de directeur kwijting voor de uitvoering van de begroting van het begrotingsjaar n. De directeur stelt de raad van bestuur in kennis van de opmerkingen van het Europees Parlement die zijn opgenomen in de resolutie die het kwijtingsbesluit vergezelt.
2.   Indien de in lid 1 bedoelde datum niet in acht kan worden genomen, deelt het Europees Parlement of de Raad de directeur de redenen mee waarom het besluit moest worden uitgesteld.
3.   Ingeval het Europees Parlement het besluit waarbij kwijting wordt verleend uitstelt, tracht de directeur in overleg met de raad van bestuur zo spoedig mogelijk maatregelen te treffen om de factoren die dat besluit in de weg staan, op te heffen.
Artikel 106
Kwijtingsprocedure
1.   Het kwijtingsbesluit betreft de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het orgaan van de Unie, alsmede het saldo dat daaruit resulteert, naast de in de financiële balans beschreven activa en passiva van het orgaan van de Unie.
2.   Met het oog op het verlenen van de kwijting onderzoekt het Europees Parlement, na de Raad, de rekeningen, de staten en de financiële balansen van het orgaan van de Unie. Tevens onderzoekt het het jaarverslag van de Rekenkamer met de antwoorden van de directeur van het orgaan van de Unie, alsmede zijn pertinente speciale verslagen, zulks met betrekking tot het betrokken begrotingsjaar, alsook zijn betrouwbaarheidsverklaring inzake de rekeningen en de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen.
3.   De directeur verstrekt het Europees Parlement op verzoek alle inlichtingen die nodig zijn voor het goede verloop van de kwijtingsprocedure voor het betrokken begrotingsjaar, op dezelfde wijze als bepaald in artikel 261, lid 3, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046.
Artikel 107
Follow-upmaatregelen
1.   De directeur stelt alles in het werk om gevolg te geven aan de opmerkingen waarvan het kwijtingsbesluit van het Europees Parlement vergezeld gaat en de opmerkingen waarvan de door de Raad aangenomen aanbeveling tot kwijting vergezeld gaat.
2.   Op verzoek van het Europees Parlement of de Raad brengt de directeur verslag uit over de maatregelen die naar aanleiding van deze opmerkingen zijn genomen. Hij stuurt de Commissie en de Rekenkamer een exemplaar van dit verslag toe.
Artikel 108
Controles ter plaatse door de Commissie, de Rekenkamer en OLAF
1.   Het orgaan van de Unie verleent de diensten van de Commissie en andere door hen gemachtigde personen alsmede de Rekenkamer toegang tot haar terreinen en gebouwen en tot alle informatie, ook in elektronisch formaat, die benodigd is voor het verrichten van hun controles.
2.   Het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) kan overeenkomstig de bepalingen en procedures van Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad en Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 van de Raad (10) controles en verificaties ter plaatse verrichten om vast te stellen of er sprake is van fraude, corruptie of andere illegale handelingen waardoor de financiële belangen van de Unie worden geschaad.
TITEL XI
ADMINISTRATIEVE KREDIETEN
Artikel 109
Administratieve kredieten
1.   Administratieve kredieten zijn niet-gesplitste kredieten.
2.   De administratieve uitgaven die voortvloeien uit contracten voor perioden welke de duur van het begrotingsjaar overschrijden, hetzij overeenkomstig de plaatselijke gebruiken, hetzij met betrekking tot de levering van materieel, worden geboekt ten laste van de begroting van het orgaan van de Unie van het begrotingsjaar waarin zij worden gedaan.
3.   De uitgaven die op grond van wettelijke of contractuele bepalingen vooruit betaald worden, mogen vanaf 1 december worden betaald ten laste van de kredieten van het volgende begrotingsjaar. In dat geval is de in artikel 11, lid 2, genoemde limiet niet van toepassing.
Artikel 110
Specifieke bepalingen voor onroerendgoedprojecten
De artikelen 266 en 267 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 zijn van toepassing.
TITEL XII
SLOT- EN OVERGANGSBEPALINGEN
Artikel 111
Verzoeken om informatie van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie
Het Europees Parlement, de Raad en de Commissie zijn gerechtigd alle ter zake doende inlichtingen en verantwoordingen van het orgaan van de Unie te verkrijgen die betrekking hebben op tot hun respectieve bevoegdheden behorende begrotingsvraagstukken.
Artikel 112
Vaststelling van de nieuwe financiële regels van het orgaan van de Unie
Elk in artikel 70 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 bedoeld orgaan stelt nieuwe financiële regels vast uiterlijk op 1 juli 2019 of, in elk geval, binnen de zes maanden nadat een orgaan onder het toepassingsgebied van artikel 70 van die verordening valt, na de toekenning van een bijdrage uit de begroting. Tot de datum van toepassing van de nieuwe financiële regels zijn de huidige financiële regels van het orgaan van de Unie van toepassing. Het orgaan van de Unie publiceert de financiële regels op zijn website.
Artikel 113
Intrekking
Gedelegeerde Verordening (EU) 1271/2013 wordt ingetrokken met ingang van 1 januari 2019. De artikelen 32 en 47 van die verordening blijven evenwel van toepassing tot en met 31 december 2019.
Artikel 114
Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie. Zij is van toepassing met ingang van 1 januari 2019. De artikelen 32 en 48 zijn evenwel van toepassing met ingang van 1 januari 2020.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.
Gedaan te Brussel, 18 december 2018.
Voor de Commissie
De voorzitter
Jean-Claude JUNCKER
(1)  PB L 193 van 30.7.2018, blz. 1.
(2)  Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 van de Commissie van 30 september 2013 houdende de financiële kaderregeling van de organen, bedoeld in artikel 208 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 328 van 7.12.2013, blz. 42).
(3)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).
(4)  Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 11 september 2013 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1073/1999 van het Europees Parlement en de Raad en Verordening (Euratom) nr. 1074/1999 van de Raad (PB L 248 van 18.9.2013, blz. 1).
(5)  Verordening (EU) 2017/1939 van de Raad van 12 oktober 2017 betreffende nauwere samenwerking bij de instelling van het Europees Openbaar Ministerie ("EOM") (PB L 283 van 31.10.2017, blz. 1).
(6)  Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van de Commissie van 29 oktober 2012 houdende uitvoeringsvoorschriften voor Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie (PB L 362 van 31.12.2012, blz. 1).
(7)  Verordening (EEG, Euratom) nr. 1182/71 van de Raad van 3 juni 1971 houdende vaststelling van de regels die van toepassing zijn op termijnen, data en aanvangs- en vervaltijden (PB L 124 van 8.6.1971, blz. 1).
(8)  Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG (PB L 295 van 21.11.2018, blz. 39).
(9)  Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) (PB L 119 van 4.5.2016, blz. 1).
(10)  Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 van de Raad van 11 november 1996 betreffende de controles en verificaties ter plaatse die door de Commissie worden uitgevoerd ter bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen tegen fraudes en andere onregelmatigheden (PB L 292 van 15.11.1996, blz. 2).

Summary:
Financiële kaderregeling voor gedecentraliseerde regelgevende agentschappen
Financiële kaderregeling voor gedecentraliseerde regelgevende agentschappen
 
SAMENVATTING VAN:
Gedelegeerde Verordening (EU) 2019/715 houdende de financiële kaderregeling van de bij het VWEU en het Euratom-Verdrag opgerichte organen, bedoeld in artikel 70 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046
WAT IS HET DOEL VAN DE VERORDENING?
Bij deze verordening worden de financiële basisregels vastgesteld voor de organen van de Europese Unie (EU), bedoeld in artikel 70 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 — zie samenvatting. Deze organen zijn voornamelijk gedecentraliseerde agentschappen* (ook wel regelgevende agentschappen) die zijn opgericht bij de EU-verdragen, een rechtspersoonlijkheid hebben en EU-middelen ontvangen. Om onder deze gedelegeerde verordening van de Europese Commissie te vallen, moet in de verordening van het Europees Parlement en van de Raad van de Europese Unie tot instelling van het betreffende EU-orgaan worden verwezen naar artikel 70 van de financiële richtlijn. Elk EU-orgaan moet zijn eigen financiële regels opstellen in overeenstemming met Gedelegeerde Verordening (EU) 2019/715 van de Commissie. Een orgaan mag slechts afwijken van de regelgeving in de gedelegeerde verordening op basis van specifieke behoeften en indien hiervoor vooraf toestemming is verleend door de Commissie.
KERNPUNTEN
Elk EU-orgaan dat valt onder deze gedelegeerde verordening van de Commissie moet de volgende begrotingsbeginselen in acht nemen.Eenheid en begrotingswaarachtigheid: voor elk begrotingsjaar worden alle ontvangsten en uitgaven van het orgaan in de begroting geraamd en goedgekeurd; alle ontvangsten en uitgaven moeten worden aangewezen op een begrotingsregel; geen enkele uitgave kan groter zijn dan het in de begroting toegestane bedrag. Jaarperiodiciteit: het begrotingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december; specifieke regels dekken de behandeling van vastleggings-* en betalings-*kredieten; indien de begroting bij het begin van het begrotingsjaar niet definitief is vastgesteld, kunnen maandelijkse betalingen worden verricht tot maximaal een twaalfde van het overeenkomstige bedrag in de begroting van het voorgaande jaar. Evenwicht: de ontvangsten en betalingskredieten moeten in evenwicht zijn; binnen zijn begroting mag het orgaan geen leningen aangaan; niet-bestede bedragen die zijn ontvangen uit de EU-begroting dienen te worden terugbetaald aan de Commissie. Rekeneenheid: de begroting wordt in euro’s opgesteld en uitgevoerd, evenals de weergave van de boekhouding; omrekening van andere valuta’s in euro’s geschiedt volgens vastgestelde regels. Universaliteit: de totale ontvangsten moeten de totale betalingen dekken; de ontvangsten en uitgaven dienen volledig te worden opgenomen en mogen niet met elkaar worden gecompenseerd; op inkomsten zijn specifieke regels van toepassing, afhankelijk van de vraag of deze extern of intern zijn voortgebracht. Specialiteit: kredieten worden per begrotingstitel, -hoofdstuk, -artikel en -onderdeel voor bepaalde doelen bestemd; de directeur kan kredieten onder bepaalde voorwaarden naar een ander begrotingsonderdeel of een ander hoofdstuk verplaatsen. Goed financieel beheer en prestaties: betalingen moeten voldoen aan de beginselen van zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid; bij betalingen staan prestaties centraal, waarbij wordt gekeken naar doelen voor programma’s en activiteiten, en indicatoren die de geboekte voortgang meten; benchmarking omvat een efficiëntiebeoordeling van de horizontale diensten van het orgaan en een kosten-batenanalyse van het delen van diensten met of het volledig overdragen hiervan aan een ander orgaan van de Commissie; programma’s en activiteiten die aanzienlijke uitgaven met zich meebrengen, worden aan een evaluatie vooraf (op basis van een prognose) en achteraf (op basis van het resultaat) onderworpen. Interne controle op de begrotingsuitvoering: wordt toegepast op alle niveaus van het beheer; heeft tot doel een redelijke zekerheid te verschaffen over:doeltreffendheid, efficiëntie en zuinigheid van de operaties,betrouwbaarheid van de verslaglegging,bescherming van activa en informatie,preventie, opsporing, correctie en follow-up van fraude en onregelmatigheden,adequate beheersing van de aan de onderliggende verrichtingen verbonden risico’s. Transparantie: een samenvatting van de begroting van het orgaan en van eventuele gewijzigde begrotingen wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie binnen drie maanden na vaststelling; op zijn website publiceert het orgaan de begroting, de personeelsformatie met gegevens over het aantal medewerkers en het aantal gedetacheerde nationale deskundigen. De gegevens worden binnen vier weken na de vaststelling ter kennisgeving meegedeeld aan het Europees Parlement, de Raad, de Europese Rekenkamer en de Commissie; op zijn website plaatst het orgaan gegevens over de ontvangers van financiële middelen van de EU; in het kader van belangenconflicten publiceert het orgaan op zijn website jaarlijks de opgave van belangen van de leden van de raad van bestuur.Regels betreffende het opstellen en structureren van het begrotingsoverzichtHet orgaan zendt uiterlijk op 31 januari van elk jaar een ontwerp van enig programmeringsdocument aan de Commissie, het Europees Parlement en de Raad. Dit omvat gegevens die variëren van informatie over werkprogramma’s en begrotingsramingen tot het onroerendgoedbeleid. De Commissie stelt de ontwerpbegroting vast, na input van het Europees Parlement en de Raad. Zodra de algehele EU-begroting is vastgesteld, wordt deze begroting definitief. De begroting van het orgaan moet afzonderlijke staten voor ontvangsten en uitgaven bevatten en gegevens over het aantal functionarissen.In de verordening wordt het volgende bepaald:de functies van ordonnateur en rekenplichtige zijn gescheiden en zijn onderling onverenigbaar en aan beide worden de middelen beschikbaar gesteld die nodig zijn voor het vervullen van diens taken; de directeur voert de taken van ordonnateur uit, welke het volgende inhouden:het innen van de ontvangsten en het verrichten van de uitgaven overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer,het invoeren van de organisatorische structuur en de systemen voor interne controle,het toepassen van controles vooraf en eventueel achteraf,het gebruiken van op papier gebaseerde of elektronische systemen voor de bewaring van originele bewijsstukken met betrekking tot de uitvoering van de begroting gedurende ten minste vijf jaar,het uitbrengen van verslag aan de raad van bestuur door middel van een geconsolideerd jaarlijks activiteitenverslag; de raad van bestuur benoemt een onafhankelijke rekenplichtige die verantwoordelijk is voor:de goede uitvoering van de betalingen, de inning van de ontvangsten en de invordering van verschuldigde bedragen,het opstellen, inrichten en voeren van de boekhouding,het vaststellen en valideren van de boekhoudsystemen, alsmede, waar van toepassing, het valideren van de door de ordonnateur vastgelegde systemen.De volgende uitgavenregels zijn van toepassing:elke uitgave is voorwerp van een vastlegging, een betaalbaarstelling, een betalingsopdracht en een betaling; vastleggingen in de begroting vallen onder een van de volgende categorieën:individueel: wanneer de ontvanger en het bedrag bepaald zijn,globaal: wanneer ofwel de ontvanger of het bedrag niet is bepaald,voorlopig: ter dekking van lopende uitgaven van administratieve aard waarvan hetzij het bedrag, hetzij de eindbegunstigden niet zijn bepaald; vastleggingen zijn onderworpen aan termijnen; voor betalingen dient te worden aangetoond dat de actie in overeenstemming is met de overeenkomst.Het EU-orgaan dient over een interneauditfunctie te beschikken. De intern controleur van de Commissie voert deze rol uit door:te adviseren over risico’s, de kwaliteit van beheer- en controlesystemen en mogelijke verbeteringen; de doeltreffendheid van de interne beheersystemen, de interne- en andere controlesystemen en de prestaties van de diensten bij de uitvoering van de programma’s te beoordelen; volledige en onbeperkte toegang te genieten tot alle informatie die hij voor de uitvoering van zijn taken nodig heeft.De financiële bijdragen van EU-organen moeten een beleidsdoelstelling van de Unie met gespecificeerde resultaten helpen verwezenlijken. Deze kunnen uiteenlopen van de vergoeding van subsidiabele kosten tot financiering volgens een bepaald percentage.
Het EU-orgaan dient de Commissie onverwijld in kennis te stellen van gevallen van vermoede fraude of andere financiële onregelmatigheden, alle voltooide of lopende onderzoeken door het Europees Openbaar Ministerie of het Europees Bureau voor fraudebestrijding en van alle audits of controles door de Rekenkamer en de dienst Interne audit, zonder het vertrouwelijke karakter van de onderzoeken in gevaar te brengen.
Op basis van regels voor jaarrekeningen is het EU-orgaan verplicht financiële staten, verslagen over begrotingsuitvoering en bewijsstukken te overleggen.
De Rekenkamer, een onafhankelijke extern controleur, de Commissie, de Raad en het Europees Parlement onderzoeken alle hoe de begroting is uitgevoerd voordat leden van het Europees Parlement de jaarrekening goed- of afkeuren (de zogeheten “kwijtingsprocedure”).
Personeel van de Commissie en de Rekenkamer heeft toegang tot de terreinen en gebouwen en tot alle informatie die benodigd is voor het verrichten van hun controles. Het Europees Bureau voor fraudebestrijding kan controles en verificaties ter plaatse verrichten.
De verordening strekt tot intrekking van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013, waarin de eerdere financiële kaderregeling was vastgelegd.
VANAF WANNEER IS DE VERORDENING VAN TOEPASSING?
De verordening trad in werking op 11 mei 2019, maar is met terugwerkende kracht van toepassing geweest vanaf 1 januari 2019, met uitzondering van artikel 32 (enkelvoudig programmeringsdocument) en artikel 48 (geconsolideerde jaarlijkse activiteitenverslag), welke van toepassing zijn sinds 1 januari 2020.
ACHTERGROND
Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 is het financieel reglement van de EU. In artikel 70 van de verordening worden de basisbeginselen voor de begroting van bepaalde EU-organen vastgesteld. Zie voor meer informatie:Financieel Reglement voor de algemene EU-begroting — publicatie (Europese Commissie).
KERNBEGRIPPEN
Gedecentraliseerde/regelgevende agentschappen. EU-organen die zijn opgericht bij het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) en het Euratom-Verdrag, en die rechtspersoonlijkheid hebben en bijdragen ontvangen uit de begroting. Ze zijn belast met specifieke begrotingstaken waarmee ze een bijdrage leveren aan de uitvoering van EU-beleid en ondersteunen het besluitvormingsproces door bundeling van specialistische deskundigheid. Ze kunnen technische, regelgevings- en toezichthoudende taken op zich nemen.Ze verschillen onderling op het gebied van omvang en doelstelling, maar ze delen dezelfde basisstructuur en werkwijze.
Vastleggingskredieten. Betalingstoezegging, mits aan bepaalde voorwaarden is voldaan.
Betalingskredieten. Betalingen op grond van verplichtingen uit het lopende of uit eerdere begrotingsjaren.
BELANGRIJKSTE DOCUMENT
Gedelegeerde Verordening (EU) 2019/715 van de Commissie van 18 december 2018 houdende de financiële kaderregeling van de bij het VWEU en het Euratom-Verdrag opgerichte organen, bedoeld in artikel 70 van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 122 van 10.5.2019, blz. 1-38).
GERELATEERDE DOCUMENTEN
Mededeling van de Commissie — Richtsnoeren voor het vermijden van en omgaan met belangenconflicten overeenkomstig het Financieel Reglement (PB L 121 van 9.4.2021, blz. 1-43).
Mededeling van de Commissie aangaande de versterking van de governance van organen van de Unie onder artikel 70 van het Financieel reglement 2018/1046 en aangaande de richtsnoeren voor het enkelvoudig programmeringsdocument en het jaarlijkse geconsolideerde activiteitenverslag (C(2020) 2297 van 20.4.2020).
Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juli 2018 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie, tot wijziging van Verordeningen (EU) nr. 1296/2013, (EU) nr. 1301/2013, (EU) nr. 1303/2013, (EU) nr. 1304/2013, (EU) nr. 1309/2013, (EU) nr. 1316/2013, (EU) nr. 223/2014, (EU) nr. 283/2014 en Besluit nr. 541/2014/EU en tot intrekking van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 (PB L 193 van 30.7.2018, blz. 1-222).
Achtereenvolgende wijzigingen aan Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 werden in de basistekst opgenomen. Deze geconsolideerde versie is enkel van documentaire waarde.
Laatste bijwerking 03.11.2021