Document ID: 32018D1220

Reference:
7.9.2018
IT
Gazzetta ufficiale dell'Unione europea
L 226/7
DECISIONE (UE) 2018/1220 DELLA COMMISSIONE
del 6 settembre 2018
relativa al regolamento interno dell'istanza di cui all'articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,
visto il regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 luglio 2018, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione, che modifica i regolamenti (UE) n. 1296/2013, (UE) n. 1301/2013, (UE) n. 1303/2013, (UE) n. 1304/2013, (UE) n. 1309/2013, (UE) n. 1316/2013, (UE) n. 223/2014, (UE) n. 283/2014 e la decisione n. 541/2014/UE e abroga il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 (1), in particolare l'articolo 143, paragrafo 4,
considerando quanto segue:
(1)
Il regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 ha sostituito il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (2) che crea un'istanza incaricata di assicurare una valutazione centralizzata di alcune situazioni di esclusione di operatori economici e di adottare opportune raccomandazioni («l'istanza»).
(2)
Il regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 estende la competenza dell'istanza alla formulazione di pareri e raccomandazioni volti a determinare l'esistenza di un'irregolarità finanziaria e stabilisce che l'esercizio di tale competenza è disciplinato dal suo regolamento interno.
(3)
L'articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 stabilisce la composizione dell'istanza, la procedura di nomina del presidente e la gestione dei conflitti d'interessi. Prevede che il regolamento interno dell'istanza sia adottato dalla Commissione e che l'istanza sia assistita da un segretariato permanente fornito dalla Commissione.
(4)
Al fine di garantire la continuità e il buon funzionamento dell'istanza, è opportuno specificare la procedura di nomina e revoca del presidente e prevedere disposizioni sulla supplenza per i casi in cui il presidente sia assente o impossibilitato a svolgere le proprie funzioni.
(5)
Al fine di garantire la continuità e il buon funzionamento dell'istanza, è altresì necessario stabilire regole dettagliate sulla sua composizione per ogni caso particolare, segnatamente le regole relative alla designazione dei due membri permanenti, dei loro supplenti e del membro supplementare che rappresenta l'ordinatore responsabile.
(6)
È necessario chiarire che alle riunioni dell'istanza assistono osservatori, in particolare al fine di garantire che essa sia pienamente e adeguatamente informata.
(7)
Ai fini di una corretta gestione, è opportuno specificare le funzioni di supporto che il segretariato permanente svolge per l'istanza nell'ambito dei suoi lavori.
(8)
Occorre chiarire la procedura da seguire per sottoporre un caso all'istanza, specie per quanto riguarda il suo contenuto minimo.
(9)
Nell'interesse degli operatori economici, è necessario stabilire la procedura atta a garantire il rispetto del loro diritto di essere ascoltati.
(10)
È opportuno definire le modalità pratiche per una stretta collaborazione fra l'istanza e l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) alla luce degli accordi amministrativi in materia di cooperazione e tempestivo scambio di informazioni tra la Commissione e l'OLAF.
(11)
È opportuno chiarire le norme per l'adozione delle raccomandazioni e dei pareri dell'istanza.
(12)
Poiché l'istanza sostituisce l'istanza prevista all'articolo 73, paragrafo 6, del regolamento n. 966/2012 e succede all'istanza prevista all'articolo 108, paragrafo 4, di detto regolamento (UE, Euratom), è opportuno abrogare le decisioni C (2011) 6109 e 2015/2463 della Commissione (3) relative ai regolamenti interni di queste ultime.
(13)
Il trattamento dei dati personali da parte dell'istanza e del suo segretariato permanente si effettua conformemente al regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (4).
(14)
Alle raccomandazioni adottate dall'istanza si applica il regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (5),
HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
CAPO I
DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 1
Oggetto
La presente decisione stabilisce il regolamento interno dell'istanza di cui all'articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Articolo 2
Nomina, cessazione delle funzioni e revoca del presidente e del suo supplente
1.   Il presidente dell'istanza è nominato dalla Commissione per un mandato non rinnovabile di cinque anni, in seguito a un invito a manifestare interesse. Il suo mandato inizia alla data stabilita a tal fine nella decisione di nomina. La decisione è pubblicata nella Gazzetta ufficiale – serie C.
2.   Il presidente è nominato con la qualifica di consigliere speciale della Commissione ai sensi dell'articolo 5 del regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea. Il suo contratto di consigliere speciale rispetta pienamente la sua indipendenza e non incide sulla durata del mandato.
3.   La Commissione può revocare il presidente se questi non soddisfa più le condizioni richieste per l'esercizio delle sue funzioni.
4.   Le norme che disciplinano la nomina, la cessazione delle funzioni e la revoca del presidente si applicano anche al suo supplente. Le disposizioni di cui ai paragrafi da 1 a 3 del presente articolo e all'articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 si applicano anche al supplente del presidente.
Articolo 3
Supplenza del presidente
1.   In caso di impedimento del presidente, le sue funzioni sono esercitate dal suo supplente.
2.   Se il posto di presidente è vacante, le sue funzioni sono esercitate dal supplente fino alla nomina del nuovo presidente.
3.   In caso di contemporaneo impedimento del presidente e del suo supplente, le funzioni sono esercitate dal membro permanente più anziano che rappresenta la Commissione.
Articolo 4
Poteri del presidente
1.   Il presidente rappresenta l'istanza.
2.   Ne presiede le riunioni e ne organizza i lavori.
3.   A tal fine è assistito dal segretariato permanente di cui all'articolo 7.
4.   Può delegare la sua firma a ciascuno dei membri permanenti che rappresentano la Commissione affinché firmino a suo nome e in sua vece, in base alle istruzioni che dà loro, i documenti relativi a un particolare fascicolo o a questioni amministrative.
5.   Adotta, previa consultazione dei membri permanenti, il calendario delle riunioni dell'istanza.
6.   Esercita gli altri poteri che gli sono conferiti dalla presente decisione.
Articolo 5
Designazione degli altri membri dell'istanza e dei loro supplenti
1.   Il direttore del Servizio finanziario centrale della direzione generale del Bilancio è uno dei due membri permanenti dell'istanza che rappresentano la Commissione, in applicazione dell'articolo 143, paragrafo 2, lettera b), del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046. Il direttore generale della direzione generale del Bilancio designa un funzionario di grado AD11 o superiore per garantire la supplenza di tale membro permanente.
Il direttore generale della direzione generale del Bilancio designa ad personam il secondo membro permanente che rappresenta la Commissione e il suo supplente tra i funzionari della Commissione di grado minimo rispettivamente pari a AD14 e AD11.
2.   Il membro rappresentante l'ordinatore responsabile («l'autorità che ha sottoposto il caso») e il suo supplente sono funzionari o agenti temporanei designati conformemente al regolamento interno e alle regole amministrative interne dell'istituzione, dell'organo o dell'organismo interessato, di cui all'articolo 73, paragrafo 3, del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046. Essi esercitano almeno funzioni di capo unità o di capo delegazione.
Articolo 6
Osservatori
1.   Gli osservatori partecipano alle deliberazioni dell'istanza senza prendere parte all'adozione delle raccomandazioni.
2.   Il Servizio giuridico della Commissione ha di diritto la qualità di osservatore per ogni caso sottoposto all'istanza e presenta osservazioni di propria iniziativa o su richiesta del presidente. Pertanto uno dei suoi membri assiste a tutte le deliberazioni dell'istanza. Il Servizio giuridico viene informato di tutte le procedure scritte.
3.   Per i casi nei quali la domanda dell'autorità che ha sottoposto il caso si fonda, in particolare, su informazioni trasmesse dall'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF), il rappresentante di quest'ultimo assiste alle riunioni dell'istanza e partecipa alle procedure orali e scritte. Egli può presentare osservazioni di propria iniziativa o su richiesta del presidente.
4.   Per gli altri casi, l'OLAF può essere invitato a fornire informazioni pertinenti o pareri, su richiesta del presidente.
5.   Ad esclusione dell'autorità che ha sottoposto il caso, gli altri ordinatori della Commissione, di un ufficio europeo istituito dalla Commissione, di un'agenzia esecutiva, di un'altra istituzione o di un altro organo od organismo europei interessati dal caso sottoposto all'istanza hanno il ruolo di osservatori. Tali ordinatori possono assistere alle deliberazioni dell'istanza, sono informati delle procedure scritte e presentano osservazioni orali e scritte su richiesta del presidente.
6.   Il presidente, previa consultazione dei membri permanenti dell'istanza, può invitare altri osservatori ad assistere alle deliberazioni e a presentare osservazioni orali e scritte.
Articolo 7
Segretariato permanente
1.   Il segretariato permanente dell'istanza è assicurato da funzionari o agenti della direzione generale del Bilancio, da cui dipende sotto il profilo amministrativo.
2.   Sotto l'autorità del presidente, il segretariato permanente:
a)
verifica il ruolo delle autorità che hanno sottoposto il caso, dei loro rappresentanti designati e degli osservatori;
b)
verifica che i fascicoli siano completi e contengano tutti i documenti e le informazioni necessari, in particolare la scheda informativa;
c)
individua gli altri ordinatori interessati dal caso che potrebbero essere proposti come osservatori;
d)
gestisce le attività e i contatti con l'autorità che ha sottoposto il caso, il Servizio giuridico della Commissione e altre entità che sono o potrebbero essere associate al caso in esame, per ottenere l'aggiornamento delle informazioni contenute nei fascicoli;
e)
stabilisce i progetti da sottoporre all'esame dell'istanza e li trasmette al presidente, agli altri membri e agli osservatori chiamati a partecipare alla risoluzione di un caso;
f)
propone al presidente il progetto di calendario delle riunioni dell'istanza;
g)
stabilisce un progetto di ordine del giorno delle riunioni dell'istanza e lo trasmette ai membri e ai partecipanti alle sue riunioni;
h)
verifica la presenza delle persone e dei documenti richiesti per garantire la regolarità delle deliberazioni dell'istanza;
i)
assiste alle deliberazioni dell'istanza e dà loro seguito;
j)
stabilisce per ogni caso un verbale sintetico di ciascuna riunione e lo trasmette ai membri;
k)
si occupa di inviare le notifiche agli operatori economici;
l)
comunica all'autorità che ha sottoposto il caso la raccomandazione adottata dall'istanza;
m)
si occupa di dare seguito a tutta la corrispondenza indirizzata all'istanza o concernente le sue attività;
n)
tiene il registro delle raccomandazioni adottate dall'istanza e delle decisioni prese dall'ordinatore responsabile;
o)
si occupa della pubblicazione delle decisioni relative ai casi di esclusione e delle sanzioni pecuniarie di cui all'articolo 140 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Articolo 8
Prevenzione e gestione dei conflitti d'interessi
1.   Qualora il presidente o il suo supplente, o qualsiasi altro membro o suo supplente, o i funzionari e agenti che compongono il segretariato dell'istanza o qualsiasi altra persona che partecipi alle riunioni dell'istanza o che sia a conoscenza dei documenti relativi a un caso si trovino in una situazione che potrebbe dar luogo a un rischio di conflitto d'interessi, essi ne informano immediatamente gli altri membri e il segretariato. Ciò vale anche qualora essi si trovino in una situazione che potrebbe oggettivamente essere percepita come conflitto d'interessi.
2.   Nessuna delle persone di cui al paragrafo 1 partecipa alle deliberazioni o all'adozione della raccomandazione. Al caso in esame viene annessa una nota nella quale si descrivono le modalità applicate per trattare il rischio di conflitto di interessi.
Articolo 9
Collaborazione tra l'istanza e l'OLAF
1.   L'OLAF opera in stretta collaborazione con l'istanza, conformemente al regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio (6), nel rispetto dei diritti procedurali e fondamentali e della protezione degli informatori.
2.   Quando la richiesta dell'autorità che ha sottoposto il caso si basa su informazioni trasmesse dall'OLAF, prima di inviare la notifica all'operatore economico l'istanza consulta l'Ufficio per non compromettere la riservatezza dei procedimenti giudiziari e delle indagini da esso svolti o coordinati, compresa la protezione degli informatori, e delle indagini o dei procedimenti giudiziari nazionali, se noti.
3.   Per la comunicazione agli operatori economici o ai loro agenti di informazioni emerse dalle indagini o relative alle indagini effettuate o coordinate dall'OLAF è necessario l'accordo di quest'ultimo.
Articolo 10
Ricorso all'istanza
1.   L'istanza viene adita in base a una domanda di raccomandazione di un ordinatore delegato della Commissione, di un'altra istituzione, di un ufficio europeo istituito dalla Commissione, di un'agenzia esecutiva o di un altro ufficio, organismo o agenzia europei.
Qualora l'istanza sia adita da un'autorità estranea alla Commissione, il segretariato permanente stabilisce immediatamente i dovuti contatti al fine di garantire la riservatezza della corrispondenza relativa al caso in esame per entrambe le parti.
2.   La domanda è trasmessa al segretariato per posta elettronica, in forma riservata, al seguente indirizzo: panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu.
3.   Qualora venga a conoscenza delle informazioni di cui all'articolo 136 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046, l'autorità che ha sottoposto il caso si rivolge il più rapidamente possibile all'istanza, tranne in casi debitamente giustificati.
4.   La domanda di raccomandazione contiene tutte le informazioni disposte all'articolo 142, paragrafo 3, del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046. Contiene altresì le altre pertinenti informazioni di cui all'articolo 136 di detto regolamento, tra cui le relazioni dell'OLAF, se del caso. Comprende infine una scheda informativa debitamente compilata.
Articolo 11
Convocazione dell'istanza
L'istanza si riunisce su convocazione del suo presidente al fine di:
a)
stabilire la qualificazione giuridica preliminare conformemente all'articolo 136, paragrafo 2, del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 ai fini della sua notifica all'operatore economico interessato;
b)
adottare una raccomandazione in conformità dell'articolo 143, paragrafo 6, del medesimo regolamento;
c)
trattare le questioni relative al funzionamento dell'istanza.
Articolo 12
Procedura scritta
Su iniziativa del presidente o su richiesta di un membro dell'istanza i fatti e la qualificazione giuridica preliminare possono essere stabiliti e la raccomandazione può essere adottata mediante procedura scritta. Qualsiasi membro dell'istanza può opporsi al ricorso alla procedura scritta. Gli osservatori sono coinvolti in tale procedura.
Articolo 13
Diritto dell'operatore economico di essere ascoltato
1.   A meno che motivi preminenti e legittimi impongano di garantire la riservatezza di un'indagine o di procedimenti giudiziari nazionali, l'operatore economico ha il diritto di presentare osservazioni conformemente all'articolo 143, paragrafo 5, del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046.
2.   All'operatore economico viene trasmessa una lettera di comunicazione dei fatti e della loro qualificazione giuridica preliminare nella quale l'istanza tiene conto esclusivamente degli elementi di cui l'operatore economico ha potuto prendere conoscenza, fatta salva l'applicazione dell'articolo 143, paragrafo 5, del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046. In linea di principio, tale trasmissione è effettuata mediante posta elettronica.
3.   L'operatore economico presenta le sue osservazioni al segretariato, per iscritto e in formato elettronico, al seguente indirizzo: panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu o all'indirizzo di posta elettronica che gli è stato comunicato nella lettera di trasmissione, con gli eventuali allegati, sotto forma di documento elettronico standard creato con un comune programma informatico.
4.   Le osservazioni scritte non superano le dieci pagine, esclusi gli allegati, ad eccezione di casi debitamente giustificati dalla complessità in diritto o in fatto.
5.   Di norma, è accordato all'operatore economico un termine di tre settimane per la presentazione delle osservazioni. Il termine inizia a decorrere dal giorno successivo alla comunicazione dei fatti e della loro qualificazione giuridica preliminare. Se l'operatore economico ha accettato contrattualmente di comunicare con l'ordinatore responsabile per via elettronica, la notifica avviene tramite invio della lettera con mezzi elettronici.
6.   Eccezionalmente, su richiesta motivata dell'operatore economico, il termine può essere prorogato per un periodo non superiore alla metà di quello inizialmente concesso.
7.   Alla scadenza del termine previsto e in mancanza di richiesta di proroga debitamente motivata o alla scadenza del periodo di proroga, la procedura in contraddittorio è conclusa.
8.   Se il presidente constata che l'operatore economico non ha presentato osservazioni entro il termine assegnatogli, il procedimento prosegue e il presidente convoca l'istanza al fine di adottare la raccomandazione.
Articolo 14
Adozione delle lettere e delle raccomandazioni
Il presidente e gli altri membri si adoperano per raggiungere un consenso in merito al contenuto della lettera che comunica all'operatore economico interessato i fatti contestati e la loro qualificazione giuridica preliminare, e successivamente in merito alla raccomandazione.
In assenza di consenso, si procede a un voto a maggioranza nel quale:
a)
il presidente dispone di un voto;
b)
i due membri permanenti dispongono insieme di un voto;
c)
il membro che rappresenta l'autorità che ha sottoposto il caso dispone di un voto.
Articolo 15
Notifica della raccomandazione
L'istanza notifica la propria raccomandazione all'autorità che ha sottoposto il caso e agli osservatori.
Articolo 16
Termini applicabili alla risoluzione di un caso
1.   Una volta che il segretariato ha verificato il fascicolo e istruito il caso conformemente alle disposizioni applicabili di cui all'articolo 7, lo trasmette al presidente e ai membri dell'istanza. Il presidente prende atto dell'istruzione del caso dopo aver richiesto, se opportuno, misure di verifica o d'indagine complementari.
2.   La durata del procedimento, che inizia con la constatazione del presidente dell'istruzione del caso e si conclude con la comunicazione di un parere all'autorità che ha sottoposto la questione e, se del caso, di una raccomandazione, non supera, in linea di principio, i tre mesi. Tale durata può essere prorogata dal presidente, in particolare per garantire il rispetto del diritto dell'operatore economico di essere ascoltato.
Articolo 17
Riservatezza dei lavori e delle deliberazioni
Fatta salva l'applicazione dell'articolo 8, paragrafo 1, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 e dell'articolo 22 bis dello statuto dei funzionari (7), i membri dell'istanza e del suo segretariato, così come tutte le persone che, a qualsiasi titolo, hanno partecipato ai lavori o alle riunioni dell'istanza o sono intervenute nell'elaborazione dei documenti, pareri o posizioni da essa emessi, rispettano la massima riservatezza in proposito, conformemente alla loro eventuale responsabilità amministrativa, statutaria o contrattuale. Lo stesso vale per il presidente e il suo supplente.
Articolo 18
Trattamento delle domande di accesso ai documenti e protezione dei dati di carattere personale
Ai lavori dell'istanza si applicano il regolamento (CE) n. 1049/2001 e il regolamento (CE) n. 45/2001.
CAPO II
DISPOSIZIONI PARTICOLARI RELATIVE ALL'ESERCIZIO DELLA COMPETENZA CONSULTIVA DI CUI ALL'ARTICOLO 93 DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO
Articolo 19
Principi
1.   Le disposizioni di cui agli articoli da 1 a 4, 8, 12, 13, 17 e 18 del Capo I del presente regolamento si applicano all'esercizio da parte dell'istanza della competenza consultiva conferitale dall'articolo 93 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046.
2.   Le disposizioni di cui agli altri articoli del Capo I del presente regolamento si applicano anche all'esercizio da parte dell'istanza della competenza di cui al paragrafo 1, fatte salve disposizioni specifiche previste dal presente capo.
Articolo 20
Membri supplementari dell'istanza e loro supplenti
1.   Quando emette un parere di cui all'articolo 93, paragrafo 1, del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046, l'istanza si compone dei membri di cui all'articolo 143, paragrafo 2, di detto regolamento e dei tre membri supplementari seguenti:
a)
un rappresentante dell'autorità che ha il potere di nomina competente in materia disciplinare dell'istituzione o dell'organismo interessati;
b)
un membro, designato dal comitato del personale dell'istituzione o dell'organismo interessato;
c)
un membro del servizio giuridico dell'istituzione, dell'ufficio europeo istituito dalla Commissione, dell'agenzia esecutiva o di un altro ufficio, organismo o agenzia europei del membro del personale interessato.
2.   Ciascuno di questi tre membri ha un supplente, che è designato, a seconda dei casi:
a)
dall'autorità che ha il potere di nomina interessata;
b)
dal comitato del personale interessato;
c)
dal servizio giuridico interessato.
Articolo 21
Designazione degli osservatori
1.   Il Servizio giuridico della Commissione designa un osservatore se il membro del personale interessato non appartiene alla Commissione.
2.   L'ordinatore responsabile o, a seconda dei casi, il capo delegazione dell'Unione che agisce in qualità di ordinatore sottodelegato, o i loro rappresentanti hanno lo status di osservatori.
3.   L'OLAF designa un osservatore qualora la comunicazione relativa alla presunta violazione di una disposizione del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046, di un'altra disposizione relativa alla gestione finanziaria o del controllo delle operazioni provenga da un'informazione trasmessa dall'Ufficio.
4.   L'ufficio disciplinare dell'istituzione o dell'organo interessato designa un osservatore nel caso l'istanza sia consultata dall'autorità avente il potere di nomina. Negli altri casi, può essere invitato dal presidente a designare un osservatore.
5.   Dopo aver consultato i membri, il presidente può invitare altri osservatori.
Articolo 22
Segretariato permanente dell'istanza
1.   Le disposizioni di cui all'articolo 7, ad eccezione di quelle al paragrafo 2, lettera k), sono d'applicazione.
2.   In particolare, il segretariato:
a)
quando l'istanza è informata riguardo a un caso direttamente da un membro del personale, s'incarica della trasmissione del caso all'autorità avente il potere di nomina e ne informa il membro del personale che ha fornito le informazioni, come specificato all'articolo 23, paragrafo 2;
b)
quando l'istanza è adita per un caso, verifica la qualità dell'autorità che ha sottoposto il caso e dei suoi rappresentanti designati;
c)
individua, in accordo con il presidente, i tre membri supplementari dell'istanza e gli osservatori, e ne verifica le qualifiche;
d)
verifica che i fascicoli siano completi e contengano tutti i documenti e le informazioni necessari, in particolare la scheda informativa, una descrizione dei fatti, della presunta irregolarità e i documenti giustificativi, comprese le relazioni di indagine;
e)
verifica che il membro del personale interessato sia stato correttamente ascoltato dall'autorità che ha il potere di nomina o dall'ordinatore responsabile, a seconda dei casi;
f)
redige i progetti di parere da sottoporre all'esame dell'istanza per decisione e li trasmette al presidente, agli altri membri e agli osservatori chiamati a partecipare alla risoluzione di un caso;
g)
trasmette le raccomandazioni di cui all'articolo 93, paragrafo 3, del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 all'ordinatore responsabile e al servizio di audit interno competente;
h)
se l'istanza ritiene che il caso sia di competenza dell'OLAF, trasmette la pratica alla competente autorità che ha il potere di nomina e ne informa l'OLAF.
Articolo 23
Consultazione dell'istanza
1.   Conformemente all'articolo 93, paragrafo 1, del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 l'istanza è convocata su richiesta di un'autorità che ha il potere di nomina competente in materia disciplinare o di un ordinatore responsabile, compreso un capo delegazione dell'Unione o un su vice che agisce in qualità di ordinatore sottodelegato («le autorità che hanno sottoposto il caso»).
2.   Quando è informata direttamente da un membro del personale, l'istanza trasmette il fascicolo all'autorità avente il potere di nomina competente o, a seconda del caso, all'autorità abilitata a concludere i contratti di assunzione e ne informa il membro del personale. Se l'autorità che ha il potere di nomina competente decide di consultare l'istanza, ne informa il membro del personale. Se decide di non consultare l'istanza, informa quest'ultima e il membro del personale.
Al fine di garantire un'efficace protezione degli informatori, come previsto all'articolo 22 bis, paragrafo 3, dello statuto dei funzionari, l'istanza può decidere, in deroga al comma precedente, di non informare l'autorità che ha il potere di nomina competente e lo comunica all'OLAF.
Articolo 24
Procedura scritta
Su iniziativa del presidente o su richiesta di un membro dell'istanza il parere può essere emesso mediante procedura scritta. Qualsiasi membro dell'istanza o, se del caso, il presidente può opporsi al ricorso alla procedura scritta. In questo caso il presidente convoca una riunione entro un termine ragionevole. Lo stesso vale per quanto riguarda la raccomandazione di cui all'articolo 93, paragrafo 3, del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Articolo 25
Adozione del parere o della raccomandazione
1.   L'istanza si adopera per raggiungere un consenso sulla determinazione dell'esistenza di una irregolarità finanziaria e sulle motivazioni sulle quali si basa il parere o la raccomandazione.
2.   In assenza di consenso, la questione è sottoposta a una votazione in cui:
a)
il presidente dispone di un voto;
b)
i due membri permanenti rappresentanti la Commissione dispongono insieme di un voto;
c)
il membro che rappresenta l'autorità che ha sottoposto il caso dispone di un voto;
d)
i tre membri supplementari dispongono ciascuno di un voto.
In caso di parità di voti, prevale il voto del presidente.
3.   I paragrafi 1 e 2 si applicano mutatis mutandis all'adozione delle raccomandazioni. Il consenso o il voto interessa in particolare il carattere sistemico di un'irregolarità finanziaria.
Articolo 26
Notifica del parere e della raccomandazione
L'istanza notifica senza indugio il proprio parere all'autorità che ha sottoposto il caso, all'ordinatore responsabile e agli osservatori.
Articolo 27
Diritto del membro del personale di essere ascoltato
Conformemente all'articolo 93, paragrafo 2, secondo comma, del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046, prima di consultare l'istanza, l'autorità che ha il potere di nomina o, se del caso, l'ordinatore responsabile danno al membro del personale la possibilità di formulare osservazioni sui fatti che lo riguardano. Conformemente all'articolo 22, paragrafo 2, lettera e), il segretariato permanente verifica, dopo la presentazione del caso, che la persona interessata sia stata regolarmente ascoltata.
CAPO III
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 29
Riesame
La presente decisione è sottoposta a riesame entro la data stabilita dalla Commissione conformemente all'articolo 120, paragrafo 2, secondo e terzo comma, del regolamento (UE, Euratom) 2017/1939 del Consiglio (8).
Articolo 30
Abrogazione
1.   La decisione C(2011)6109 è abrogata.
2.   La decisione (UE, Euratom) 2015/2463 è abrogata.
Articolo 31
Entrata in vigore e applicazione
La presente decisione entra in vigore il terzo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Essa si applica a decorrere dalla data di entrata in vigore dell'articolo 143, paragrafo 4, del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046.
Fatto a Bruxelles, il 6 settembre 2018
Per la Commissione
Il presidente
Jean-Claude JUNCKER
(1)  GU L 193 del 30.7.2018, pag. 1.
(2)  Regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2012 (GU L 298 del 26.10.2012, pag. 1).
(3)  Decisione (UE) 2015/2463 della Commissione, del 18 dicembre 2015, relativa al regolamento interno dell'istanza di cui all'articolo 108 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (GU L 342 del 29.12.2015, pag. 57).
(4)  Regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1).
(5)  Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43).
(6)  Regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 settembre 2013, relativo alle indagini svolte dall'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio e il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 del Consiglio (GU L 248 del 18.9.2013, pag. 1).
(7)  Regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 del Consiglio, del 29 febbraio 1968, che definisce lo statuto dei funzionari delle Comunità europee nonché il regime applicabile agli altri agenti di tali Comunità, ed istituisce speciali misure applicabili temporaneamente ai funzionari della Commissione (GU L 56 del 4.3.1968, pag. 1).
(8)  Regolamento (UE) 2017/1939 del Consiglio, del 12 ottobre 2017, relativo all'attuazione di una cooperazione rafforzata sull'istituzione della Procura europea («EPPO») (GU L 283 del 31.10.2017, pag. 1).

Summary:
Garantire una sana gestione finanziaria del bilancio dell’Unione europea
Garantire una sana gestione finanziaria del bilancio dell’Unione europea
 
SINTESI DI:
Decisione (UE) 2018/1220 della Commissione relativa al regolamento interno dell’istanza di cui all’articolo 143 del regolamento finanziario dell’Unione europea
QUAL È LO SCOPO DELLA DECISIONE?
Essa stabilisce il regolamento interno per il gruppo interistituzionale di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 (si veda la sintesi relativa al regolamento finanziario). Il gruppo costituisce il punto centrale di tutte le istituzioni, gli organi e le agenzie dell’Unione europea (Unione) per valutare se i partecipanti, i beneficiari e le altre persone ed entità che richiedono i fondi dell’Unione, dovrebbero essere esclusi dai finanziamenti dell’Unione o se dovrebbe essere loro imposta una sanzione pecuniaria e se tali sanzioni dovrebbero essere pubblicate. Pur garantendo alle persone e alle entità interessate il diritto di essere sentite, il gruppo basa le proprie raccomandazioni su fatti e risultati provenienti da varie fonti, tra cui l’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF), nonché sulle indagini e sulle decisioni della Procura europea (EPPO) adottate dalle autorità nazionali o dalle organizzazioni internazionali. Dispone inoltre della competenza (ai sensi dell’articolo 93 del regolamento finanziario) di formulare pareri e raccomandazioni sulle irregolarità finanziarie derivanti da un atto o da un’omissione di un membro del personale dell’Unione europea.
PUNTI CHIAVE
La Commissione europea nomina un presidente indipendente e di alto livello del gruppo per un mandato quinquennale non rinnovabile. La persona deve essere un ex membro della Corte di giustizia dell’Unione europea o della Corte dei conti europea, oppure un ex direttore generale di un’istituzione dell’Unione europea diversa dalla Commissione. Il presidente è affiancato da un vicepresidente.
Il presidente:rappresenta il gruppo, ne presiede e programma le riunioni e ne organizza i lavori; è assistito da un segretariato permanente; convoca il gruppo quando è richiesta l’adozione di una raccomandazione riguardo a un caso.Il presidente è affiancato da un vicepresidente nominato alle stesse condizioni che sostituisce il presidente in caso di impedimento a svolgere le proprie funzioni.
Il gruppo è inoltre composto da:due membri permanenti: il direttore del servizio finanziario centrale della direzione generale del Bilancio e un’altra persona designata dal direttore generale del Bilancio; l’ordinatore competente richiesto; osservatori che comprendono:il Servizio giuridico della Commissione che partecipa a tutte le riunioni del gruppo;l’OLAF e/o l’EPPO, qualora il caso riguardi informazioni da essi fornite;ordinatori competenti appartenenti alle istituzioni, agli organismi o alle agenzie dell’Unione europea interessati dal caso;altri osservatori invitati dal presidente.Il segretariato permanente è sotto l’autorità del presidente:è composto da funzionari della direzione generale del Bilancio; organizza le attività del gruppo; redige documenti per il gruppo; verifica le informazioni e i documenti presentati; individua le persone potenzialmente coinvolte in un caso; tiene un registro di tutte le raccomandazioni del gruppo.Qualsiasi membro del gruppo o del segretariato che ritenga di avere un conflitto di interessi in un caso non partecipa al procedimento.
Partecipazione dell’OLAF:l’OLAF opera in stretta collaborazione con il gruppo nel rispetto dei diritti procedurali e fondamentali e per la protezione degli informatori; l’OLAF è consultato prima che il gruppo notifichi una persona o un’entità interessata, se un caso si basa su informazioni trasmesse dall’OLAF: ciò è fatto per evitare di danneggiare la riservatezza dei procedimenti giudiziari o delle indagini in corso.Partecipazione dell’EPPO:l’EPPO collabora con il gruppo secondo le modalità di cooperazione stabilite nell’accordo di cui all’articolo 103, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2017/1939 del Consiglio; l’EPPO partecipa in qualità di osservatore alle riunioni del gruppo nelle quali la richiesta dell’autorità di riferimento si fonda, in tutto o in parte, sulle informazioni trasmesse dall’EPPO.Trasmissione dei casi al gruppo Qualsiasi ordinatore competente di un’istituzione, agenzia o organismo dell’Unione europea:può trasmettere al gruppo, utilizzando un indirizzo di posta elettronica riservato, un caso con richiesta di raccomandazione; è tenuto a informare il gruppo non appena venga a conoscenza di informazioni che potrebbero escludere una persona o un’entità dall’assegnazione di fondi dell’Unione europea; fornisce tutte le informazioni necessarie che ha rilevato.Diritto di essere sentiti Gli operatori economici*:hanno il diritto di presentare le proprie osservazioni sul caso, a meno che motivi preminenti e legittimi impongano di garantire la riservatezza di un’indagine o di procedimenti giudiziari; ricevono una lettera e la documentazione di comunicazione dei fatti relativi al caso; presentano tramite posta elettronica le proprie osservazioni, che non superano le dieci pagine ed entro un termine di tre settimane (tali condizioni possono essere più flessibili in casi particolarmente complessi).Il gruppo:si adopera per raggiungere un consenso in merito alla propria raccomandazione su un caso che interessa una persona o un’entità; in assenza di consenso, procede a un voto a maggioranza nel quale il presidente dispone di un voto, i due membri permanenti dispongono di un voto (voto condiviso) e l’ordinatore competente interessato dispone di un voto; notifica la raccomandazione agli osservatori e all’istituzione, all’organismo o agenzia che ha sottoposto il caso; formula una raccomandazione entro tre mesi dal ricevimento di un caso, a meno che il presidente non decida di prorogarne il termine, in particolare al fine di garantire il diritto di essere sentiti delle persone fisiche o giuridiche interessate; i membri, il personale del segretariato, così come tutte le persone coinvolte nei lavori o nell’elaborazione sono tenute a rispettare la massima riservatezza.Membri del personale dell’Unione europea Il gruppo:può esprimere un parere sul fatto che un membro del personale dell’Unione europea abbia commesso un’irregolarità finanziaria; comprende, in tali circostanze, tre membri supplementari (uno dell’organismo disciplinare dell’istituzione interessata, un membro del comitato del personale, un membro del servizio giuridico);Prima dell’analisi del caso da parte del gruppo, l’autorità di riferimento tiene un procedimento giudiziario in contraddittorio.
La decisione abroga le decisioni della Commissione C(2011) 6109 final e (UE) 2015/2463 che avevano stabilito il regolamento interno per i gruppi precedenti.
La decisione è stata modificata il 3 luglio 2021 dalla decisione (UE) 2021/1081, al fine di garantire la continuità del gruppo e di includere la menzione degli accordi tra l’EPPO e la Commissione.
A PARTIRE DA QUANDO SI APPLICA LA DECISIONE?
La decisione è in vigore dal 2 agosto 2018.
CONTESTO
Per maggiori informazioni, si veda:Moderne e più semplici: le nuove regole finanziarie dell’Unione europea entrano oggi in vigore — comunicato stampa (Commissione europea).
TERMINI CHIAVE
Operatore economico: persona, entità, impresa o altra organizzazione che fornisce beni, lavori o servizi.
DOCUMENTO PRINCIPALE
Decisione (UE) 2018/1220 della Commissione, del 6 settembre 2018, relativa al regolamento interno dell’istanza di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio (GU L 226 del 7.9.2018, pag. 7).
Le successive modifiche alla decisione (UE) 2018/1220 sono state incorporate nel testo originale. La versione consolidata ha esclusivamente valore documentale.
DOCUMENTI CORRELATI
Regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 luglio 2018, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione, che modifica i regolamenti (UE) n. 1296/2013, (UE) n. 1301/2013, (UE) n. 1303/2013, (UE) n. 1304/2013, (UE) n. 1309/2013, (UE) n. 1316/2013, (UE) n. 223/2014, (UE) n. 283/2014 e la decisione n. 541/2014/UE e abroga il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 (GU L 193 del 30.7.2018, pag. 1).
Ultimo aggiornamento: 29.07.2021