Document ID: 32018D1220

Reference:
7.9.2018
SL
Uradni list Evropske unije
L 226/7
SKLEP KOMISIJE (EU) 2018/1220
z dne 6. septembra 2018
o poslovniku posebne komisije iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskega parlamenta in Sveta
EVROPSKA KOMISIJA JE –
ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,
ob upoštevanju Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. julija 2018 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije, spremembi uredb (EU) št. 1296/2013, (EU) št. 1301/2013, (EU) št. 1303/2013, (EU) št. 1304/2013, (EU) št. 1309/2013, (EU) št. 1316/2013, (EU) št. 223/2014, (EU) št. 283/2014 in Sklepa št. 541/2014/EU ter razveljavitvi Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 in zlasti člena 143(4) Uredbe (1),
ob upoštevanju naslednjega:
(1)
Uredba (EU, Euratom) 2018/1046 je nadomestila Uredbo (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta (2), s katero je bila ustanovljena komisija za zagotovitev centralizirane ocene določenih situacij za izključitev gospodarskih subjektov in sprejetje ustreznih priporočil (v nadaljnjem besedilu: posebna komisija).
(2)
Z Uredbo (EU, Euratom) 2018/1046 je pristojnost posebne komisije razširjena na pripravo mnenj in priporočil, s katerimi se poskuša ugotoviti obstoj finančne nepravilnosti, izvajanje te pristojnosti pa bi bilo treba urediti s poslovnikom te komisije.
(3)
Člen 143 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 določa sestavo posebne komisije, postopek imenovanja predsednika in obvladovanje nasprotja interesov. Določa, da poslovnik posebne komisije sprejme Komisija in da posebni komisiji pomaga stalni sekretariat, ki ga zagotovi Komisija.
(4)
Da bi se zagotovilo neprekinjeno in pravilno delovanje posebne komisije, bi bilo treba opredeliti postopek imenovanja in razrešitve predsednika ter določiti določbe o nadomeščanju, kadar je odsoten ali zadržan.
(5)
Da bi se zagotovilo neprekinjeno in pravilno delovanje posebne komisije, je treba tudi določiti podrobna pravila o njeni sestavi za vsak posamezni primer, zlasti glede imenovanja dveh stalnih članov, njunih namestnikov in dodatnega člana, ki zastopa odgovornega odredbodajalca.
(6)
Pojasniti je treba, da se sej posebne komisije udeležujejo opazovalci, zlasti da bi zagotovili, da je v celoti in ustrezno obveščena.
(7)
Zaradi zagotovitve dobrega upravljanja je primerno opredeliti naloge podpore, ki jih za posebno komisijo v okviru svojega dela opravlja stalni sekretariat.
(8)
Podrobneje je treba določiti postopek za predložitev zadeve posebni komisiji, zlasti v zvezi z minimalno vsebino predložitve.
(9)
V interesu gospodarskih subjektov je treba določiti postopek, s katerim se zagotovi, da bo spoštovana njihova pravica do izjave.
(10)
Opredeliti bi bilo treba praktične ureditve za tesno sodelovanje med posebno komisijo in Evropskim uradom za boj proti goljufijam (OLAF) ter pri tem upoštevati upravne dogovore o sodelovanju in hitri izmenjavi informacij med Komisijo in uradom OLAF.
(11)
Pojasniti bi bilo treba pravila za sprejetje priporočil in mnenj posebne komisije.
(12)
Ker posebna komisija nadomešča komisijo iz člena 73(6) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 in je naslednica komisije iz člena 108(4) navedene uredbe, bi bilo treba razveljaviti sklepa Komisije C(2011) 6109 final in (EU) 2015/2463 (3) o poslovnikih obeh komisij.
(13)
Posebna komisija in njen stalni sekretariat morata vse obdelave osebnih podatkov izvajati v skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (4).
(14)
Za priporočila, ki jih sprejme posebna komisija, se uporablja Uredba Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 1049/2001 (5) –
SPREJELA NASLEDNJI SKLEP:
POGLAVJE I
SPLOŠNE DOLOČBE
Člen 1
Predmet urejanja
Ta sklep določa poslovnik posebne komisije iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Člen 2
Imenovanje, prenehanje mandata in razrešitev predsednika in njegovega namestnika
1.   Komisija po razpisu za prijavo interesa imenuje predsednika posebne komisije za petletni mandat brez možnosti podaljšanja. Njegov mandat začne teči z dnem, ki je za to določen v sklepu o imenovanju. Ta sklep se objavi v seriji C Uradnega lista Evropske unije.
2.   Predsednik je zaposlen kot posebni svetovalec Komisije v smislu člena 5 Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije. V pogodbi posebnega svetovalca se v celoti spoštuje njegova neodvisnost in pogodba ne vpliva na trajanje njegovega mandata.
3.   Če predsednik ne izpolnjuje več pogojev, ki se zahtevajo za izvajanje njegovih nalog, ga lahko Komisija razreši.
4.   Pravila, ki se uporabljajo za imenovanje, prenehanje mandata in razrešitev predsednika, se uporabljajo tudi za njegovega namestnika. Določbe odstavkov 1 do 3 tega člena in določbe člena 143 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 se uporabljajo tudi za namestnika predsednika.
Člen 3
Nadomeščanje predsednika
1.   Če je predsednik zadržan, njegove naloge opravlja njegov namestnik.
2.   Če je mesto predsednika nezasedeno, naloge predsednika do imenovanja novega predsednika opravlja njegov namestnik.
3.   Če sta predsednik in njegov namestnik sočasno zadržana, naloge opravlja najstarejši stalni član, ki zastopa Komisijo.
Člen 4
Pristojnosti predsednika
1.   Predsednik zastopa posebno komisijo.
2.   Predseduje njenim sejam in organizira njeno delo.
3.   V ta namen mu pomaga stalni sekretariat iz člena 7.
4.   Pooblastilo za podpis lahko prenese na vsakega od stalnih članov, ki zastopata Komisijo, da lahko v skladu z navodili, ki jima jih da, v njegovem imenu in zanj podpisujeta dokumente, povezane z določenim spisom ali upravnimi vprašanji.
5.   Po posvetovanju s stalnima članoma določi razpored sej posebne komisije.
6.   Izvaja druge pristojnosti, ki so mu dodeljene s tem sklepom.
Člen 5
Imenovanje drugih članov posebne komisije in njihovih namestnikov
1.   Eden od dveh stalnih članov posebne komisije, ki zastopata Komisijo, je direktor osrednje finančne službe v Generalnem direktoratu za proračun, kot je določeno v členu 143(2)(b) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046. Generalni direktor za proračun za namestnika tega stalnega člana imenuje uradnika iz razreda AD 11 ali višjega razreda.
Generalni direktor za proračun izmed uradnikov Komisije vsaj iz razreda AD 14 oziroma AD 11 imenuje drugega stalnega člana, ki zastopa Komisijo, oziroma njegovega namestnika ad personam.
2.   Član, ki je predstavnik odgovornega odredbodajalca (v nadaljnjem besedilu: organ, ki predloži zadevo), in njegov namestnik sta uradnika ali začasna uslužbenca, imenovana v skladu s poslovnikom in notranjimi upravnimi pravili zadevne institucije, organa, urada ali agencije, kot je določeno v členu 73(3) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046. Opravljata vsaj funkcijo vodje enote ali vodje delegacije.
Člen 6
Opazovalci
1.   Opazovalci se udeležijo posvetovanj posebne komisije, ne da bi sodelovali pri sprejemanju priporočil.
2.   Pravna služba Komisije ima ipso iure status opazovalca pri vsakem spisu, predloženem posebni komisiji, in na lastno pobudo ali zahtevo predsednika predloži svoje pripombe. Zato se eden od njenih članov udeleži vseh posvetovanj posebne komisije. Pravna služba je obveščena o vseh pisnih postopkih.
3.   Predstavnik Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF) se pri spisih, v katerih zahteva organa, ki predloži zadevo, temelji zlasti na informacijah, ki jih je poslal ta urad, udeleži sej posebne komisije ter sodeluje pri ustnih in pisnih postopkih. Pripombe lahko predloži na lastno pobudo ali zahtevo predsednika.
4.   Pri drugih spisih je lahko urad OLAF na zahtevo predsednika povabljen k zagotovitvi informacij ali mnenj.
5.   Razen organa, ki predloži zadevo, imajo drugi odredbodajalci Komisije, evropskega urada, ki ga je ustanovila Komisija, izvajalske agencije, druge institucije ali drugega evropskega organa, urada ali agencije, na katerega se nanaša spis, ki je bil predložen posebni komisiji, status opazovalca. Ti odredbodajalci se lahko udeležijo posvetovanj posebne komisije, so obveščeni o pisnih postopkih ter lahko na zahtevo predsednika predložijo ustne in pisne pripombe.
6.   Predsednik lahko po posvetovanju s stalnima članoma posebne komisije k udeležbi pri posvetovanjih posebne komisije povabi druge opazovalce ter jih pozove, naj predložijo ustne in pisne pripombe.
Člen 7
Stalni sekretariat
1.   Stalni sekretariat posebne komisije zagotavljajo uradniki ali uslužbenci Generalnega direktorata za proračun, kateremu je tudi upravno priključen.
2.   Stalni sekretariat pod vodstvom predsednika opravlja naslednje naloge:
(a)
preveri pristojnost organov, ki predložijo zadevo, njihovih imenovanih predstavnikov in opazovalcev;
(b)
preveri, ali so predložene zadeve popolne in vsebujejo vse potrebne dokumente in informacije, zlasti dokumente s ključnimi informacijami;
(c)
ugotovi, ali se zadeva nanaša na druge odredbodajalce, ki bi bili lahko predlagani za morebitne opazovalce;
(d)
organizira potrebne ukrepe in stike z organom, ki predloži zadevo, pravno službo Komisije in drugimi subjekti, ki so ali bi lahko bili povezani z zadevnim spisom, da pridobi posodobljene informacije iz predloženih zadev;
(e)
pripravi osnutke, ki jih mora pregledati posebna komisija, ter jih pošlje predsedniku, drugim članom in opazovalcem, pozvanim k sodelovanju pri odločanju o spisu;
(f)
predsedniku predlaga osnutek razporeda sej posebne komisije;
(g)
pripravi osnutek dnevnega reda sej posebne komisije ter ga pošlje članom in udeležencem sej posebne komisije;
(h)
preveri prisotnost oseb in dokumentov, potrebnih za zagotovitev pravilnosti posvetovanj posebne komisije;
(i)
udeleži se posvetovanj posebne komisije in jih spremlja;
(j)
pripravi kratek zapisnik vsake seje za spis in ga pošlje članom;
(k)
pošlje uradna obvestila gospodarskim subjektom;
(l)
obvesti organ, ki predloži zadevo, o priporočilu, ki ga je sprejela posebna komisija;
(m)
spremlja vso korespondenco, ki je naslovljena na posebno komisijo ali se nanaša na njene dejavnosti;
(n)
vodi register priporočil, ki jih je sprejela posebna komisija, in odločitev, ki jih je sprejel odgovorni odredbodajalec;
(o)
poskrbi za objavo odločitev o izključitvi in denarnih kaznih iz člena 140 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Člen 8
Preprečevanje in obvladovanje nasprotja interesov
1.   Če se predsednik ali njegov namestnik, kateri koli drug član ali njegov namestnik, uradniki in uslužbenci, ki sestavljajo sekretariat posebne komisije, ter katera koli druga oseba, ki se udeleži sej posebne komisije ali pozna dokumente, povezane s spisom, znajde v situaciji, v kateri bi lahko nastalo nasprotje interesov, o tem takoj obvesti druge člane in sekretariat. Enako velja, kadar se znajde v situaciji, ki bi se lahko objektivno zaznavala kot nasprotje interesov.
2.   Nobena od oseb iz odstavka 1 se ne udeleži posvetovanj ali sprejemanja priporočil. V spis se doda opomba z navedbo, kako je bilo obravnavano tveganje za nasprotje interesov.
Člen 9
Sodelovanje med posebno komisijo in uradom OLAF
1.   Urad OLAF tesno sodeluje s posebno komisijo v skladu z določbami Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 Evropskega parlamenta in Sveta (6), pri čemer se upoštevajo procesne in temeljne pravice ter zaščita žvižgačev.
2.   Kadar zahtevek organa, ki predloži zadevo, temelji na informacijah, ki jih je poslal urad OLAF, se posebna komisija zaradi ohranitve zaupnosti sodnih postopkov in preiskav, ki jih izvaja ali usklajuje urad OLAF, vključno z zaščito žvižgačev, ter nacionalnih preiskav ali sodnih postopkov, če so znani, posvetuje z uradom OLAF, preden gospodarskemu subjektu pošlje uradno obvestilo.
3.   Za obveščanje gospodarskih subjektov ali njihovih zastopnikov o informacijah, ki izhajajo iz preiskav, ki jih izvaja ali usklajuje urad OLAF, ali se nanje nanašajo, je potrebna privolitev tega urada.
Člen 10
Predložitev zadeve posebni komisiji
1.   Zahtevek za priporočilo predloži posebni komisiji kateri koli odredbodajalec Komisije, druge institucije, evropskega urada, ki ga je ustanovila Komisija, izvajalske agencije ali drugega evropskega organa, urada ali agencije.
Če zadevo predloži organ, ki ne spada v okvir Komisije, stalni sekretariat takoj vzpostavi potrebne stike, da se zagotovi zaupnost vzajemnih izmenjav v zvezi z zadevnim spisom.
2.   Zahtevek se sekretariatu v zaupni obliki pošlje po elektronski pošti na naslov: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu.
3.   Ko se organ, ki predloži zadevo, seznani z informacijami iz člena 136 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, zadevo čim prej po seznanitvi s temi informacijami predloži posebni komisiji, razen v ustrezno utemeljenih primerih.
4.   Zahtevek za priporočilo vsebuje vse informacije, ki se zahtevajo v določbah člena 142(3) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046. Vsebuje tudi druge ustrezne informacije iz člena 136 navedene uredbe, vključno s poročili urada OLAF, kjer je to ustrezno. Zajema ustrezno izpolnjen dokument s ključnimi informacijami.
Člen 11
Sklic posebne komisije
Posebna komisija se sestane, ko jo skliče predsednik, da:
(a)
se določi predhodna pravna opredelitev v skladu z določbami člena 136(2) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 z namenom, da je o njej uradno obveščen zadevni gospodarski subjekt;
(b)
se sprejme priporočilo, kot je določeno v členu 143(6) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046;
(c)
se obravnavajo vprašanja v zvezi z delovanjem posebne komisije.
Člen 12
Pisni postopek
Na pobudo predsednika ali zahtevo drugega člana posebne komisije se lahko s pisnim postopkom ugotovijo dejstva in določi predhodna pravna opredelitev ter sprejme priporočilo. Vsak član posebne komisije lahko nasprotuje uporabi pisnega postopka. V tem postopku sodelujejo opazovalci.
Člen 13
Pravica gospodarskega subjekta do izjave
1.   Razen kadar obstajajo nujni upravičeni razlogi zaradi ohranjanja zaupnosti preiskave ali nacionalnega sodnega postopka, ima gospodarski subjekt pravico do predložitve pripomb v skladu s členom 143(5) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
2.   Gospodarskemu subjektu se pošlje dopis z razkritjem dejstev in njihovo predhodno pravno opredelitvijo, v katerem posebna komisija upošteva samo dokazila, s katerimi se je lahko gospodarski subjekt seznanil, pri čemer se upoštevajo določbe člena 143(5) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046. Načeloma se ta dopis pošlje po elektronski pošti.
3.   Gospodarski subjekt sekretariatu pošlje pripombe v pisni obliki po elektronski pošti na naslov: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu ali na elektronski naslov, ki mu je sporočen v dopisu, z morebitnimi prilogami, in sicer v obliki navadnega elektronskega dokumenta, ustvarjenega z običajno pisarniško programsko opremo.
4.   Pisne pripombe so lahko dolge največ deset strani, kar ne vključuje prilog, razen v zadevah, ki so zaradi pravne ali dejanske zapletenosti ustrezno utemeljene.
5.   Gospodarski subjekt ima za predložitev pripomb praviloma določen rok treh tednov. Rok začne teči dan po tem, ko mu je poslan dopis z razkritjem dejstev in njihovo predhodno pravno opredelitvijo. Če je gospodarski subjekt pogodbeno soglašal, da bo z odgovornim odredbodajalcem komuniciral elektronsko, se dopis z uradnim obvestilom pošlje po tej poti.
6.   Na utemeljeno zahtevo gospodarskega subjekta se lahko ta rok izjemoma podaljša za rok, ki ne sme presegati polovice prvotno določenega roka.
7.   Ko se določeni rok izteče in če ni ustrezno obrazložene zahteve za podaljšanje ali ko se izteče podaljšani rok, se razčiščevalni postopek zaključi.
8.   Kadar predsednik ugotovi, da gospodarski subjekt ni poslal pripomb v za to določenem roku, se postopek nadaljuje in predsednik skliče posebno komisijo, da sprejme priporočilo.
Člen 14
Sprejetje dopisov in priporočil
Predsednik in drugi člani poskušajo doseči soglasje o vsebini dopisa, s katerim so zadevnemu gospodarskemu subjektu sporočena dejstva, ki se mu očitajo, in njihova predhodna pravna opredelitev, ter nazadnje o priporočilu.
Če soglasje ni doseženo, se o zadevi glasuje z večino, pri čemer:
(a)
ima predsednik en glas;
(b)
imata stalna člana skupaj en glas;
(c)
ima član, ki zastopa organ, ki predloži zadevo, en glas.
Člen 15
Uradno obvestilo o priporočilu
Posebna komisija o svojem priporočilu uradno obvesti organ, ki predloži zadevo, in opazovalce.
Člen 16
Roki, ki veljajo za odločanje v zadevi
1.   Ko sekretariat preveri predložitev zadeve in prouči spis v skladu z veljavnimi določbami člena 7, ga pošlje predsedniku in članom posebne komisije. Predsednik ugotovi popolnost spisa, potem ko po potrebi zahteva dodatne ukrepe preverjanja ali preiskave.
2.   Trajanje postopka, ki se začne z ugotovitvijo predsednika o popolnosti spisa ter zaključi s pošiljanjem mnenja organu, ki predloži zahtevo, in po potrebi s priporočilom, načeloma ne presega treh mesecev. Predsednik lahko ta rok podaljša, zlasti zaradi zagotovitve spoštovanja pravice do izjave.
Člen 17
Zaupnost dela in posvetovanj
Brez poseganja v uporabo člena 8(1) Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 in člena 22a kadrovskih predpisov (7) spoštujejo v tem pogledu člani posebne komisije in njenega sekretariata ter vse osebe, ki so kakor koli sodelovale pri delu ali na sejah posebne komisije ali so bile udeležene pri pripravi dokumentov, mnenj ali stališč, ki jih izdaja, najstrožjo zaupnost, skladno s svojo morebitno upravno, zakonsko ali pogodbeno odgovornostjo. To velja tudi za predsednika in njegovega namestnika.
Člen 18
Obravnavanje zahtevkov za dostop do dokumentov in varstvo osebnih podatkov
Za delo posebne komisije se uporabljata Uredba (ES) št. 1049/2001 in Uredba (ES) št. 45/2001.
POGLAVJE II
POSEBNE DOLOČBE V ZVEZI Z IZVAJANJEM POSVETOVALNE PRISTOJNOSTI IZ ČLENA 93 FINANČNE UREDBE
Člen 19
Načela
1.   Določbe členov 1 do 4, 8, 12, 13, 17 in 18 iz poglavja I tega poslovnika se uporabljajo pri izvajanju posvetovalne pristojnosti posebne komisije, ki ji je dodeljena s členom 93 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
2.   Določbe drugih členov iz poglavja I tega poslovnika se uporabljajo tudi, ko posebna komisija izvaja pristojnost iz odstavka 1, če v tem poglavju ni drugače določeno.
Člen 20
Dodatni člani posebne komisije in njihovi namestniki
1.   Kadar posebna komisija pripravi mnenje iz člena 93(1) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046, jo sestavljajo člani iz člena 143(2) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 in naslednji trije dodatni člani:
(a)
predstavnik organa za imenovanja, ki je v zadevni instituciji ali organu odgovoren za disciplinske zadeve;
(b)
član, ki ga imenuje odbor uslužbencev zadevne institucije ali organa;
(c)
član pravne službe institucije, evropskega urada, ki ga je ustanovila Komisija, izvajalske agencije ali drugega evropskega organa, urada ali agencije, v kateri je zaposlen zadevni uslužbenec.
2.   Vsak od teh treh članov ima namestnika, ki ga, če je to primerno, imenuje:
(a)
zadevni organ za imenovanja;
(b)
zadevni odbor uslužbencev;
(c)
zadevna pravna služba.
Člen 21
Imenovanje opazovalcev
1.   Pravna služba Komisije imenuje enega opazovalca, kadar zadevni uslužbenec ne spada pod Komisijo.
2.   Opazovalec je bodisi odgovorni odredbodajalec bodisi vodja delegacije Unije, ki deluje kot odredbodajalec na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil, ali njegov predstavnik.
3.   Urad OLAF imenuje opazovalca, kadar informacije, ki se nanašajo na domnevno kršitev določbe Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 ali katere koli druge določbe v zvezi s finančnim poslovodenjem ali preverjanjem operacij, izhajajo iz informacij, ki jih je poslal.
4.   Disciplinski urad zadevne institucije ali organa imenuje opazovalca, ko posebni komisiji zadevo predloži organ za imenovanja. V drugih primerih ga lahko predsednik pozove k imenovanju opazovalca.
5.   Predsednik lahko po posvetovanju s člani povabi druge opazovalce.
Člen 22
Stalni sekretariat posebne komisije
1.   Uporabljajo se določbe člena 7, razen odstavka 2(k).
2.   Sekretariat zlasti:
(a)
kadar posebno komisijo o zadevi neposredno obvesti uslužbenec, pošlje spis organu za imenovanja in o tem obvesti uslužbenca, ki je poslal informacije, kot je določeno v členu 23(2);
(b)
kadar je posebni komisiji predložena zadeva, preveri pristojnost organa, ki predloži zadevo, in njegovih imenovanih predstavnikov;
(c)
določi tri dodatne člane posebne komisije in opazovalce po dogovoru s predsednikom ter preveri njihovo pristojnost;
(d)
preveri, ali so spisi popolni ter vsebujejo vse potrebne dokumente in informacije, zlasti dokumente s ključnimi informacijami, opis dejstev in domnevne nepravilnosti ter dokazila, vključno s poročili o preiskavi;
(e)
preveri, ali je bodisi organ za imenovanja bodisi odgovorni odredbodajalec pravilno spoštoval pravico zadevnega uslužbenca do izjave;
(f)
pripravi osnutke mnenj, ki jih mora pregledati posebna komisija in o njih odločiti, ter jih pošlje predsedniku, drugim članom in opazovalcem, pozvanim k sodelovanju pri odločanju o zadevi;
(g)
pošlje priporočila iz člena 93(3) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 odgovornemu odredbodajalcu in pristojni službi za notranjo revizijo;
(h)
kadar posebna komisija meni, da spis spada v pristojnost urada OLAF, spis vrne organu za imenovanja in o tem obvesti urad OLAF.
Člen 23
Predložitev zadeve posebni komisiji
1.   V skladu s členom 93(1) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 je posebna komisija sklicana na zahtevo vsakega organa za imenovanja, ki je odgovoren za disciplinske zadeve, ali odgovornega odredbodajalca, vključno z vodjo delegacije Unije ali njegovim namestnikom, ki deluje kot odredbodajalec na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil (v nadaljnjem besedilu: organ, ki predloži zadevo).
2.   Kadar posebno komisijo o zadevi neposredno obvesti uslužbenec, posebna komisija spis pošlje bodisi pristojnemu organu za imenovanja bodisi organu, na katerega je bilo preneseno pooblastilo za sklepanje pogodb o zaposlitvi, in o tem obvesti uslužbenca. Če se pristojni organ za imenovanja odloči zadevo predložiti posebni komisiji, o tem obvesti uslužbenca. Če se odloči, da zadeve ne predloži posebni komisiji, o tem obvesti posebno komisijo in uslužbenca.
Posebna komisija se lahko zaradi zagotovitve učinkovite zaščite žvižgačev, kot je določena v členu 22a(3) kadrovskih predpisov, ne glede na prejšnji pododstavek odloči, da o tem ne obvesti pristojnega organa za imenovanja, temveč urad OLAF.
Člen 24
Pisni postopek
Na pobudo predsednika ali zahtevo člana posebne komisije se lahko mnenje pripravi s pisnim postopkom. Vsak član posebne komisije ali predsednik, če je primerno, lahko nasprotuje uporabi pisnega postopka. V takšnih primerih predsednik v razumnem roku skliče sejo. Isto pravilo se uporablja glede priporočila iz člena 93(3) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
Člen 25
Sprejemanje mnenj in priporočil
1.   Posebna komisija poskuša doseči soglasje glede ugotovitve obstoja finančne nepravilnosti in obrazložitve, na kateri temelji mnenje ali priporočilo.
2.   Če soglasje ni doseženo, se o zadevi glasuje, pri čemer:
(a)
ima predsednik en glas;
(b)
imata stalna člana, ki zastopata Komisijo, skupaj en glas;
(c)
ima član, ki zastopa organ, ki predloži zadevo, en glas;
(d)
imajo trije dodatni člani vsak en glas.
Pri neodločenem izidu glasovanja je odločilen glas predsednika.
3.   Odstavka 1 in 2 se smiselno uporabljata pri sprejemanju priporočil. Soglasje ali glasovanje se nanaša zlasti na sistemsko naravo finančne nepravilnosti.
Člen 26
Uradno obvestilo o mnenju in priporočilu
Posebna komisija o mnenju nemudoma uradno obvesti organ, ki predloži zadevo, odgovornega odredbodajalca in opazovalce.
Člen 27
Pravica uslužbenca do izjave
Pred predložitvijo zadeve posebni komisiji da bodisi organ za imenovanje bodisi odgovorni odredbodajalec uslužbencu možnost, da predloži svoje pripombe glede dejstev, ki se nanašajo nanj, v skladu z drugim pododstavkom člena 93(2) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046. Stalni sekretariat po predložitvi zadeve v skladu s členom 22(2)(e) preveri, ali je bila pravilno spoštovana pravica zadevne osebe do izjave.
POGLAVJE III
KONČNE DOLOČBE
Člen 29
Pregled
Ta sklep se pregleda najpozneje do datuma, ki ga določi Komisija v skladu z drugim in tretjim pododstavkom člena 120(2) Uredbe Sveta (EU, Euratom) 2017/1939 (8).
Člen 30
Razveljavitev
1.   Sklep C(2011) 6109 final se razveljavi.
2.   Sklep (EU, Euratom) 2015/2463 se razveljavi.
Člen 31
Začetek veljavnosti in uporaba
Ta sklep začne veljati tretji dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.
Uporablja se od dneva začetka veljavnosti člena 143(4) Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046.
V Bruslju, 6. septembra 2018
Za Komisijo
Predsednik
Jean-Claude JUNCKER
(1)  UL L 193, 30.7.2018, str. 1.
(2)  Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. oktobra 2012 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije, in razveljavitvi Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 (UL L 298, 26.10.2012, str. 1).
(3)  Sklep Komisije (EU) 2015/2463 z dne 18. decembra 2015 o poslovniku komisije iz člena 108 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta (UL L 342, 29.12.2015, str. 57).
(4)  Uredba (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (UL L 8, 12.1.2001, str. 1).
(5)  Uredba Evropskega parlamenta in Sveta (ES) št. 1049/2001 z dne 30. maja 2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije (UL L 145, 31.5.2001, str. 43).
(6)  Uredba (EU, Euratom) št. 883/2013 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 11. septembra 2013 o preiskavah, ki jih izvaja Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF), ter razveljavitvi Uredbe (ES) št. 1073/1999 Evropskega parlamenta in Sveta in Uredbe Sveta (Euratom) št. 1074/1999 (UL L 248, 18.9.2013, str. 1).
(7)  Uredba (EGS, Euratom, ESPJ) št. 259/68 z dne 29. februarja 1968 o določitvi Kadrovskih predpisov za uradnike in Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropskih skupnosti ter o uvedbi posebnih ukrepov, ki se začasno uporabljajo za uradnike Komisije (UL L 56, 4.3.1968, str. 1).
(8)  Uredba Sveta (EU) 2017/1939 z dne 12. oktobra 2017 o izvajanju okrepljenega sodelovanja v zvezi z ustanovitvijo Evropskega javnega tožilstva (EJT) (UL L 283, 31.10.2017, str. 1).

Summary:
Zagotavljanje dobrega finančnega poslovodenja proračuna EU
Zagotavljanje dobrega finančnega poslovodenja proračuna EU
 
POVZETEK:
Sklep (EU) 2018/1220 o poslovniku posebne komisije iz člena 143 finančne uredbe EU
KAJ JE NAMEN TEGA SKLEPA?
Določa poslovnik medinstitucionalne posebne komisije, ustanovljene na podlagi člena 143 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 (glej povzetek o finančni uredbi). Posebna komisija je osrednja točka za vse institucije, organe in agencije Evropske unije (EU) pri ocenjevanju, ali bi bilo treba udeležence in prejemnike ter druge osebe in subjekte, ki zaprosijo za sredstva EU izključiti iz financiranja EU ali jim naložiti denarno kazen ter ali bi bilo treba te sankcije objaviti. Medtem ko zagotavlja pravico do zaslišanja zadevnih oseb in subjektov, svoja priporočila temelji na dejstvih in ugotovitvah iz različnih virov, vključno s preiskavami in odločitvami Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF) in Evropskega javnega tožilstva (EJT), ki jih sprejmejo nacionalni organi oz. mednarodne organizacije. Prav tako je (po členu členu 93 finančne uredbe) pristojna za izdajanje mnenj in priporočil o finančnih nepravilnostih, ki so posledica dejanja ali opustitve uslužbenca EU.
KLJUČNE TOČKE
Evropska komisija imenuje neodvisnega predsednika posebne komisije s petletnim mandatom, ki ga ni mogoče podaljšati. Oseba mora biti nekdanji član Sodišča Evropske unije ali Evropskega računskega sodišča ali nekdanji generalni direktor v instituciji EU, ki ni Komisija. Predsednika nadomešča podpredsednik.
Predsednik:zastopa posebno komisijo, predseduje njenim sejam in jih razporeja ter organizira njeno delo; pomaga mu stalni sekretariat; skliče posebno komisijo, kadar se zaprosi za njeno priporočilo v zadevi.Predsednika nadomešča podpredsednik, ki je imenovan pod enakimi pogoji in nadomešča predsednika v primeru, da je onemogočen/-a opravljati svoje dolžnosti.
Posebna komisija vključuje tudi:dva stalna člana: direktorja osrednje finančne službe Generalnega direktorata za proračun in drugega člana, ki ga imenuje Generalni direktorat za proračun; odredbodajalca, ki je predložil zahtevek; opazovalce, vključno s:pravno službo Komisije, ki se udeleži vseh sej posebne komisije;Evropskim uradom za boj proti goljufijam in Evropskim javnim tožilstvom, če primer zadeva informacije, ki so jih posredovali;odgovornimi odredbodajalci iz institucije, organa ali agencije EU, na katerega se nanaša spis;drugimi opazovalci, ki jih povabi predsednik.Stalni sekretariat je pod vodstvom predsednika in:ga sestavljajo uradniki Generalnega direktorata za proračun; organizira delo posebne komisije; pripravi dokumente za posebno komisijo; preveri predložene dokumente in informacije; ugotovi, ali so v zadevi morda udeleženi tudi drugi posamezniki; vodi register vseh priporočil posebne komisije.Kateri koli član posebne komisije ali sekretariata, ki meni, da bi lahko nastalo nasprotje interesov v zadevi, ni udeležen v postopkih.
Sodelovanje Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF):Evropski urad za boj proti goljufijam tesno sodeluje s posebno komisijo, pri tem pa se upoštevajo procesne in temeljne pravice ter zaščita žvižgačev; Posvetovanje z Evropskim uradom za boj proti goljufijam poteka preden posebna komisija obvesti zadevno osebo ali subjekt, kadar primer temelji na informacijah, ki jih posreduje OLAF – to se izvede, da se ohrani zaupnost pravnih postopkov ali tekočih preiskav.Sodelovanje Evropskega javnega tožilstva (EJT):Evropsko javno tožilstvo sodeluje s posebno komisijo v skladu s sporazumom o sodelovanju, ki je določen v sporazumu iz člena 103(1) Uredbe Sveta (EU) 2017/1939; Evropsko javno tožilstvo sodeluje kot opazovalec na sestankih posebne komisije, kjer zahteva organa, ki predloži zadevo, v celoti ali delno temelji na informacijah, ki jih posreduje Evropsko javno tožilstvo.Predložitev zadeve posebni komisiji. Kateri koli odredbodajalec v instituciji, agenciji ali organu EU:lahko predloži zadevo posebni komisiji po zaupni elektronski pošti, da pridobi njeno priporočilo; mora obvestiti posebno komisijo takoj, ko se seznani z informacijami, zaradi katerih bi se osebo ali subjekt lahko izključilo iz sredstev EU; predloži vse potrebne informacije, ki jih je zaznal.Pravica do zaslišanja. Gospodarski subjekti*:lahko predložijo pripombe o zadevi, razen kadar obstajajo nujni upravičeni razlogi zaradi ohranjanja zaupnosti preiskave ali sodnega postopka; prejmejo dopis in dokumente, ki razkrivajo dejstva zadeve; po elektronski pošti pošljejo svoje pripombe na največ desetih straneh v treh tednih (te omejitve so lahko v zapletenejših primerih bolj prilagodljive).Posebna komisija:poskuša doseči soglasje, ko daje priporočilu glede zadeve proti osebi ali subjektu; če soglasje ni doseženo, o zadevi glasuje z večino, pri tem pa ima predsednik en glas, stalna člana (skupaj) en glas in odredbodajalec en glas; o svojem priporočilu uradno obvesti opazovalce in institucijo, organ ali agencijo, ki je predložila zadevo; da priporočilo v treh mesecih po prejemu zadeve, razen če se predsednik odloči za podaljšanje tega roka, zlasti zato, da zagotovi pravico do zaslišanja zadevnih fizičnih ali pravnih oseb; člani posebne komisije, sekretariat in vsi udeleženci v postopkih in njihovi pripravi, morajo spoštovati najstrožjo zaupnost.Uslužbenci EU. Komisija:lahko poda mnenje o tem, ali je uslužbenec EU zagrešil finančno nepravilnost; v teh okoliščinah vključi tri dodatne člane (en član iz disciplinskega organa zadevne institucije, en iz odbora zaposlenih in en iz pravne službe).Razčiščevalni postopek vodi organ, ki je predložil zahtevo, preden zadevo obravnava posebna komisija.
Sklep razveljavlja sklepa Komisije C(2011) 6109 final in (EU) 2015/2463, ki sta določala poslovnik za predhodne posebne komisije.
Sklep je bil spremenjen 3. julija 2021 s Sklepom (EU) 2021/1081, da bi zagotovili kontinuiteto posebne komisije in vključili omembo v sporazume med EJT in Komisijo.
OD KDAJ SE TA SKLEP UPORABLJA?
Uporablja se od 2. avgusta 2018.
OZADJE
Več informacij je na voljo na strani:Sodobna in enostavnejša – nova finančna pravila EU začnejo veljati danes – sporočilo za javnost (Evropska komisija).
KLJUČNI POJMI
Gospodarski subjekt: oseba, subjekt, podjetje ali druga organizacija, ki dobavlja blago, dela ali storitve.
GLAVNI DOKUMENT
Sklep Komisije (EU) 2018/1220 z dne 6. septembra 2018 o poslovniku posebne komisije iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskega parlamenta in Sveta (UL L 226, 7.9.2018, str. 7–16).
Nadaljnje spremembe Sklepa (EU) 2018/1220 Komisije so vključene v izvirno besedilo. Ta prečiščena različica ima samo dokumentarno vrednost.
POVEZANI DOKUMENT
Uredba (EU, Euratom) 2018/1046 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. julija 2018 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije, spremembi uredb (EU) št. 1296/2013, (EU) št. 1301/2013, (EU) št. 1303/2013, (EU) št. 1304/2013, (EU) št. 1309/2013, (EU) št. 1316/2013, (EU) št. 223/2014, (EU) št. 283/2014 in Sklepa št. 541/2014/EU ter razveljavitvi Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 (UL L 193, 30.7.2018, str. 1–222).
Zadnja posodobitev 29.07.2021