Prozessorientierte Ablage : Dokumentenmanagement Projekte zum Erfolg führen Vorwort Über die große Resonanz auf die erste Auflage freuen wir uns. Die zweite Auflage bietet uns Gelegenheit zu einigen Erweiterungen. Damit tragen wir auch kritischen Anmerkungen von Lesern Rechnung. Der Musteraktenplan in Kapitel 6 wurde ergänzt vor allem die Spalte „Erläuterungen“. ßerdem wurde die Prozessgruppe 3 „Organisationsentwicklung“ aus der Prozessgruppe 0 „Strategische Prozesse“ ausgegliedert weil in der Praxis die Selbstentwicklung der Organi tionen ein immer größeres Gewicht erhält. Das Konzept des elektronischen Zwischenarchivs wurde neu aufgenommen (Kapitel 11). Die Darstellung der Ablage von Wissensdokumenten in Kapitel 12 wurde völlig überarbeitet. An vielen anderen Stellen haben wir Ergänzungen im Detail vorgenommen. Wir hoffen dass unser „praktischer Leitfaden“ seiner Aufgabe dadurch noch besser gerecht wird. Und wir vertrauen auf unsere Leser uns durch ihre aufmerksame Begleitung weiter dabei zu helfen das Prozessorientierte Ablagesystem zu verbessern. Rastatt und Nußloch im August 2009 Wolf Steinbrecher Martina Müll Schnurr 6 Vorwort Vorwort zur 1. Auflage Die Zeiten in denen die Ablage „Sache des Azubi“ war sind in Deutschland endgültig v bei. Sind sie das wirklich Nach wie vor wird das Thema „Ablagestruktur“ in deutschen Unternehmen mit einer gew sen Geringschätzung behandelt. Erst in den letzten Jahren ist hier ein leichter Stimmun wandel festzustellen. Dazu hat sicher die Verbreitung von Qualitätsmanagement beigetragen vor allem in der prozessorientierten Fassung der DIN EN ISO 9001:2000. Grundlagen Welche Dokumente müssen abgelegt werden Fachbegriffe der Ordnungstheorie Merkmale von Dokumenten Prozessorientierte Ablage Andere Ablagesysteme Der organisationsspezifische Aktenplan Musteraktenplan Kernprozesse ordnen Unterstützungsprozesse ordnen Strategische Prozesse ordnen Teilakten und Projektordner Ordnung der EDV Dokumente Wissensdokumente Ordnung am Arbeitsplatz Ordnung am einzelnen Arbeitsplatz Termine verwalten Aufgeräumt im Team Hilfsmittel für die Teamordnung Ein Reorganisationsprojekt erfolgreich durchführen Ein Reorganisations Projekt planen Das Team ablagefähig machen Einsparpotenziale durch Ablagereorganisation Ein Dokumentenmanagement System einführen.