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ONZE BONS LIBELLÉ AANDUIDING TOTAL DES BONS TOTAL DES DEMANDES BONS ■I TOI MS TEBUOOAVE taxes TAkSE.N PAIEMENTS RETENUEN 3 5 / /f * 24 If iS 3/4/ Jf/r i/n 3/45 m yii 3HJ SUf W VOS Itf VOt VOf v/o d ' a ca&amp;v&gt; S" nAm+iAi £// n 3" A. ^ /im+iAeo /J y/J J y émet* t / z/etd/fO mr/fe* iO A. ///// fac;' /,(*&lt; /i+n c» ft/ijec 50 A Su féiisj ml //&lt;(' /gy y f ! ?%*’/'“■ 7 %y Z Ar/ree /f*uA P ntu/ //km 3 &lt;/. ( /îaÀAeZ onasvMitd/o (f in âliLlA/X* &gt; £ &lt;ra J Uikh/Ô. ■i /Al/XM A . 3// WASi/ruo, 'te a /&amp; t c f &gt; flt/niSlJ /il / g}/ '(XtAtÆ), / !t O. JD 3.1f '■fi Z. /s 1,¥f f.6û '•A Z./e 3. CT) Montants brut Retours Montant net Taxes 1 •/. Taxes I •/,. Ce mois Solde Antérieur Solde brut Paiements Solde A nouveau ±CL /gS'O ( Se if sy //O /} *V y ïo /se / re feo -I éjsr Zùv /9 éy/y u to Fr 4/0 0/0 eio /Z// ro PS t/ï yy i PS i Z5 /// ! / re 0 10 lu VI LU I J». U n/J /y/i 1/ illLul 1/1 y / fo Cite facture mensuelle est établie au jour le jour en même temps que les fournitures quotidiennes sont reportées au Grand-livre l’établissement de la facture mensuelle tend également à un gain semblable. Dans le Grand-Livre « clients » à feuillets mobiles, on intercale toutes les dix pages une languette de carton perforé comme les feuillets. Cette languette, qui n’est pas plus large que la marge réservée pour le serrage, a pour but de maintenir le livre à plat si l’on y insère des feuilles volantes entre les pages. C’est justement ce que fait le comptable, qui insère au folio de chaque compte une feuille de facture. Et chaque jour, relevant les fiches de débit de la veille, il opère ainsi : 1 0 relevé sommaire au Grand-Livre dans la facture ; 2" relevé détaillé de la fiche de débit sur la
J». U n/J /y/i 1/ illLul 1/1 y / fo Cite facture mensuelle est établie au jour le jour en même temps que les fournitures quotidiennes sont reportées au Grand-livre l’établissement de la facture mensuelle tend également à un gain semblable. Dans le Grand-Livre « clients » à feuillets mobiles, on intercale toutes les dix pages une languette de carton perforé comme les feuillets. Cette languette, qui n’est pas plus large que la marge réservée pour le serrage, a pour but de maintenir le livre à plat si l’on y insère des feuilles volantes entre les pages. C’est justement ce que fait le comptable, qui insère au folio de chaque compte une feuille de facture. Et chaque jour, relevant les fiches de débit de la veille, il opère ainsi : 1 0 relevé sommaire au Grand-Livre dans la facture ; 2" relevé détaillé de la fiche de débit sur la forme succincte indiquée plus haut. Clôture. La clôture des comptes a lieu le 26, pour permettre aux clients de recevoir leur compte avant leur clôture mensuelle. (Le 26 janvier s’inscrit donc en février). La comptabilisation sur fiche des crédits momentanés ouverts à des clients qui n’ont pas de compte courant à la maison du Grand-Livre doit donc être égale à la balance de la facture, et ainsi se trouve contrôlée la régularité de toutes les inscriptions. D’autre part, le libellé complet du compte Client se trouve être sur la facture ; le livre ne portant que la mention chiffrée des opérations. Il importe donc que le double de la facture soit conservé et classé. Dans l’angle droit de la facture se trouvent trois références. La première est le folio du grand livre, la seconde un numéro d’ordre, la troisième renvoie au classement des copies. Le classement adopté est le numéralpha, qui renvoie directement au dossier du client (11° intercalaire, dossier 6). Avant d’être expédiées, toutes les factures sont copiées en un temps très court par la machine à copier et les copies sont classées au dossier du client. Une facture égarée avant d’avoir été copiée peut être rétablie au moyen
à la maison du Grand-Livre doit donc être égale à la balance de la facture, et ainsi se trouve contrôlée la régularité de toutes les inscriptions. D’autre part, le libellé complet du compte Client se trouve être sur la facture ; le livre ne portant que la mention chiffrée des opérations. Il importe donc que le double de la facture soit conservé et classé. Dans l’angle droit de la facture se trouvent trois références. La première est le folio du grand livre, la seconde un numéro d’ordre, la troisième renvoie au classement des copies. Le classement adopté est le numéralpha, qui renvoie directement au dossier du client (11° intercalaire, dossier 6). Avant d’être expédiées, toutes les factures sont copiées en un temps très court par la machine à copier et les copies sont classées au dossier du client. Une facture égarée avant d’avoir été copiée peut être rétablie au moyen des fiches de débits conservées et classées par vendeur et par numéro d’ordre. Rendement du système. — Avec ce système deux employés peuvent clôturer un maximum de 1 500 comptes en 3 ou 4 jours. Un autre procédé comportant le détail au grand livre et le relevé du compte exécuté en fin de mois nécessiterait au moins dix employés. Expédition. — Le grand nombre de comptes à distribuer en ville se fait plutôt par porteurs et non par poste, ce qui diminue les frais. C’est pourquoi toutes les adresses sont accompagnées d’un numéro et d’une lettre d’ordre, ce qui simplifie beaucoup le triage, qui est toujours de même. La lettre correspond à une tournée et le chiffre, au numéro d’ordre. Chacune de ces tournées, soit A. B. C est constituée de façon à nécessiter une demi-journée. Les comptes hors ville sont marqués P., sans numéro d’ordre et s’envoient par la poste. Si la quantité des comptes est grande, l’adressographe donne une belle récupération de temps. La comptable reporte tous les jours les débits sur le Grand-Livre et sur les factures. A la fin du mois, elle clôture rapidement tous les comptes au moyen de la machine à calculer. Il y
en fin de mois nécessiterait au moins dix employés. Expédition. — Le grand nombre de comptes à distribuer en ville se fait plutôt par porteurs et non par poste, ce qui diminue les frais. C’est pourquoi toutes les adresses sont accompagnées d’un numéro et d’une lettre d’ordre, ce qui simplifie beaucoup le triage, qui est toujours de même. La lettre correspond à une tournée et le chiffre, au numéro d’ordre. Chacune de ces tournées, soit A. B. C est constituée de façon à nécessiter une demi-journée. Les comptes hors ville sont marqués P., sans numéro d’ordre et s’envoient par la poste. Si la quantité des comptes est grande, l’adressographe donne une belle récupération de temps. La comptable reporte tous les jours les débits sur le Grand-Livre et sur les factures. A la fin du mois, elle clôture rapidement tous les comptes au moyen de la machine à calculer. Il y a des clients intermittents ; il y a des nouveaux clients, dont on ne sait pas s’ils seront assidus ; on ne leur ouvrira pas un compte courant, mais on pourra leur faire un crédit momentané. Les livraisons qui leur sont faites comportent une fiche de débit, dont la caissière glisse le double dans une boîte spéciale à ces fiches. La comptabilisation de ces crédits momentanés est faite sur fiches numérotées, pour éviter la fraude, et classées alphabétiquement. La couleur des fiches varie chaque mois. Elles sont marquées d’un onglet portant le nom du mois. La fiche est enlevée aussitôt le paiement de la facture par le client et classée aux archives (par ordre numérique pour le contrôle des fiches qui pourraient manquer). Comme les paiements sont, en principe, exigibles dès l’envoi de la facture, l’examen du fichier signale les clients retardataires et l’importance du retard. Les factures doivent s’écrire mensuellement. Toutefois, l’employé tenant ces fiches établit déjà un certain nombre de factures dans le courant du mois, soit environ une heure par jour, pour alléger son travail de clôture. Si un peuple veut s'élever à une vie multiplieuse, chez lui toutes les formes d'activité sociale, il doit s'efforcer de
glisse le double dans une boîte spéciale à ces fiches. La comptabilisation de ces crédits momentanés est faite sur fiches numérotées, pour éviter la fraude, et classées alphabétiquement. La couleur des fiches varie chaque mois. Elles sont marquées d’un onglet portant le nom du mois. La fiche est enlevée aussitôt le paiement de la facture par le client et classée aux archives (par ordre numérique pour le contrôle des fiches qui pourraient manquer). Comme les paiements sont, en principe, exigibles dès l’envoi de la facture, l’examen du fichier signale les clients retardataires et l’importance du retard. Les factures doivent s’écrire mensuellement. Toutefois, l’employé tenant ces fiches établit déjà un certain nombre de factures dans le courant du mois, soit environ une heure par jour, pour alléger son travail de clôture. Si un peuple veut s'élever à une vie multiplieuse, chez lui toutes les formes d'activité sociale, il doit s'efforcer de toutes ses énergies. (Charles GIDE.) ORGANISATION PRATIQUE D’UN SERVICE DE PUBLICITÉ Par Armand JOURDAIN Professeur de Publicité à l’Ecole des Hautes Etudes commerciales et consulaires de Liège. Nous entretenons souvent nos lecteurs de la rédaction et de la présentation des textes de publicité, mais il n'est pas moins nécessaire de connaître l'organisation matérielle du service lui-même. Nous avons cru utile d’exposer, à l’usage des lecteurs de Mon Bureau, la façon dont il y a lieu de procéder pour organiser méthodiquement la besogne matérielle d’un service de publicité. CLASSEMENT DES CLICHÉS Il importe de classer avec ordre et méthode les clichés d’imprimerie que l’on possède. Pour cela, on munit chaque cliché d’un numéro d’ordre. Ce numéro doit être indiqué sur le cliché de façon indélébile. Le moyen le plus pratique, à notre avis, moyen que nous employons depuis de nombreuses années, consiste à frapper les numéros en creux sur deux faces latérales du support en bois (fig. 1). Nous nous servons, pour cela, de coins en acier portant en relief le numéro, que l’on enfonce à l’aide d’un coup de marteau. Il est inutile de marquer le cliché sur la face inférieure, attendu que ce numéro serait bientôt recouvert par des
connaître l'organisation matérielle du service lui-même. Nous avons cru utile d’exposer, à l’usage des lecteurs de Mon Bureau, la façon dont il y a lieu de procéder pour organiser méthodiquement la besogne matérielle d’un service de publicité. CLASSEMENT DES CLICHÉS Il importe de classer avec ordre et méthode les clichés d’imprimerie que l’on possède. Pour cela, on munit chaque cliché d’un numéro d’ordre. Ce numéro doit être indiqué sur le cliché de façon indélébile. Le moyen le plus pratique, à notre avis, moyen que nous employons depuis de nombreuses années, consiste à frapper les numéros en creux sur deux faces latérales du support en bois (fig. 1). Nous nous servons, pour cela, de coins en acier portant en relief le numéro, que l’on enfonce à l’aide d’un coup de marteau. Il est inutile de marquer le cliché sur la face inférieure, attendu que ce numéro serait bientôt recouvert par des feuilles de papier collées par les imprimeurs lors de la « mise en train » du cliché, c’est-à-dire lors de l’introduction du cliché dans la composition du texte, afin de hausser le niveau du dessin et de l’amener à celui des caractères. Nous choisissons deux faces latérales opposées du cliché, afin que le numéro puisse être rapidement découvert. Les clichés sont disposés, dans l’ordre numérique, sur des tablettes en bois ou dans des meubles à tiroirs plats, spécialement construits dans ce but (fig. 2). Chaque tablette ou tiroir porte une étiquette donnant les numéros des clichés qui y sont posés. Ces clichés sont répertoriés dans un registre de la façon suivante : Sur la page de gauche, on colle une reproduction imprimée du cliché, intitulé de son numéro d’ordre. Sur la page en regard, on note les déplacements subis par ce cliché (fig. 3). Il en résulte qu’en consultant ce registre, nous pouvons déterminer instantanément si un cliché est en notre possession ; sinon, où il se trouve momentanément. Nous pouvons ainsi combiner nos textes d’annonces d’après les clichés dont nous pouvons disposer. D’autre part, nous avons soin de réclamer aux imprimeurs les clichés dont ils n’ont plus besoin. Nous
afin que le numéro puisse être rapidement découvert. Les clichés sont disposés, dans l’ordre numérique, sur des tablettes en bois ou dans des meubles à tiroirs plats, spécialement construits dans ce but (fig. 2). Chaque tablette ou tiroir porte une étiquette donnant les numéros des clichés qui y sont posés. Ces clichés sont répertoriés dans un registre de la façon suivante : Sur la page de gauche, on colle une reproduction imprimée du cliché, intitulé de son numéro d’ordre. Sur la page en regard, on note les déplacements subis par ce cliché (fig. 3). Il en résulte qu’en consultant ce registre, nous pouvons déterminer instantanément si un cliché est en notre possession ; sinon, où il se trouve momentanément. Nous pouvons ainsi combiner nos textes d’annonces d’après les clichés dont nous pouvons disposer. D’autre part, nous avons soin de réclamer aux imprimeurs les clichés dont ils n’ont plus besoin. Nous en faisons mention dans notre registre. Notre intérêt est évidemment de faire rentrer nos clichés le plus rapidement possible. Il faut parfois plusieurs rappels pour obtenir satisfaction. L’imprimeur, en effet, conserve le cliché et ne le renvoie qu’en cas de demande expresse. On se servira utilement, pour cela, de cartes imprimées. Fig. 1. — Cliché muni d'un numéro d’ordre gravé en creux sur les deux faces latérales du support en bois. Fig. 2. — Meuble à tiroirs plats pour le classement des clichés. JUSTIFICATIFS D’ANNONCES On appelle justificatif l’exemplaire d’un numéro de journal ou de revue, adressé à l’annoncier pour permettre à ce dernier de constater que son annonce a bien été insérée et qu’elle figure à l’emplacement convenu. Il peut, en outre, se rendre compte de la façon plus ou moins parfaite dont son annonce a été composée et tirée et voir si elle ne comporte pas d’erreurs trop préjudiciables. L’annoncier découpe ces annonces des justificatifs et les relie ou les colle par paquets séparés portant l’intitulé de la publication. À chaque annonce, il ajoute le numéro du journal, sa date, ainsi que la date de réception. Il peut suivre ainsi la régularité des insertions, faire rentrer en temps
imprimées. Fig. 1. — Cliché muni d'un numéro d’ordre gravé en creux sur les deux faces latérales du support en bois. Fig. 2. — Meuble à tiroirs plats pour le classement des clichés. JUSTIFICATIFS D’ANNONCES On appelle justificatif l’exemplaire d’un numéro de journal ou de revue, adressé à l’annoncier pour permettre à ce dernier de constater que son annonce a bien été insérée et qu’elle figure à l’emplacement convenu. Il peut, en outre, se rendre compte de la façon plus ou moins parfaite dont son annonce a été composée et tirée et voir si elle ne comporte pas d’erreurs trop préjudiciables. L’annoncier découpe ces annonces des justificatifs et les relie ou les colle par paquets séparés portant l’intitulé de la publication. À chaque annonce, il ajoute le numéro du journal, sa date, ainsi que la date de réception. Il peut suivre ainsi la régularité des insertions, faire rentrer en temps voulu les justificatifs égarés ou non envoyés, constater les insertions omises. Il est inutile de conserver entiers les exemplaires de publications. Cependant, si celles-ci présentent un intérêt quelconque au point de vue technique ou commercial, on a soin de les remettre au service intéressé après en avoir enlevé le texte de l’annonce, pour être classé comme il est dit plus haut. Il est bon, lors de la passation du contrat, de stipuler qu’on aura droit, à chaque insertion, à un exemplaire justificatif complet et gratuit. Certains organes ont une tendance à ne remettre que les cahiers d’annonces, sans le texte même du corps de la revue, afin de réduire leurs frais. Ce système présente, pour l’annoncier, deux inconvénients : 1° Celui de ne pouvoir constater si l’annonce figure bien à l’endroit convenu, en cas d’emplacement réservé. 2° Celui de priver les services de sa maison de la documentation qu’ils pourraient puiser, gratuitement, dans la lecture des articles composant le corps de la publication. RÉSERVES D’ANNONCES Il arrive parfois qu'on reçoive un second exemplaire d’un numéro justificatif. Dans ce cas, on a néanmoins intérêt à découper ce double de l’annonce et à le mettre en réserve dans une fardelle intitulée :
de l’annonce, pour être classé comme il est dit plus haut. Il est bon, lors de la passation du contrat, de stipuler qu’on aura droit, à chaque insertion, à un exemplaire justificatif complet et gratuit. Certains organes ont une tendance à ne remettre que les cahiers d’annonces, sans le texte même du corps de la revue, afin de réduire leurs frais. Ce système présente, pour l’annoncier, deux inconvénients : 1° Celui de ne pouvoir constater si l’annonce figure bien à l’endroit convenu, en cas d’emplacement réservé. 2° Celui de priver les services de sa maison de la documentation qu’ils pourraient puiser, gratuitement, dans la lecture des articles composant le corps de la publication. RÉSERVES D’ANNONCES Il arrive parfois qu'on reçoive un second exemplaire d’un numéro justificatif. Dans ce cas, on a néanmoins intérêt à découper ce double de l’annonce et à le mettre en réserve dans une fardelle intitulée : Réserves d'annonces. Au besoin, on peut puiser dans celle-ci des textes à envoyer à des correspondants, ou que l’on désire faire composer dans d’autres journaux. On s’évite ainsi la peine de devoir les copier à nouveau et de donner chaque fois les indications pour le typographe. On peut, le cas échéant, découper certaines parties de ces annonces en réserve et les coller de manière à en faire de nouvelles combinaisons. N° 136 Vignette (Reproduction du cliché) Même lettre : PUBLICITÉ : Veuillez avoir l’obligeance de nous renvoyer le plus tôt possible notre cliché N° dont vous n'avez plus besoin et qui nous est nécessaire pour d’autres publications. Avec nos remerciements anticipés, veuillez agréer, M., nos salutations distinguées. Fig. 3. — Carte imprimée pour réclamer le renvoi des clichés. N’omettez pas cependant de modifier la clé puisqu’elle varie pour chaque journal. Dans bien des cas, on a intérêt également à faire tirer, par son imprimeur, un certain nombre d’exemplaires sur papier couché de chaque cliché pour en faire, au besoin, des découpages et des collages et faire cliché directement ces combinaisons nouvelles. ENVOI DES TEXTES D’ANNONCES ET DES CLICHÉS AUX JOURNAUX On accompagne ces envois d’une lettre conçue dans les termes
échéant, découper certaines parties de ces annonces en réserve et les coller de manière à en faire de nouvelles combinaisons. N° 136 Vignette (Reproduction du cliché) Même lettre : PUBLICITÉ : Veuillez avoir l’obligeance de nous renvoyer le plus tôt possible notre cliché N° dont vous n'avez plus besoin et qui nous est nécessaire pour d’autres publications. Avec nos remerciements anticipés, veuillez agréer, M., nos salutations distinguées. Fig. 3. — Carte imprimée pour réclamer le renvoi des clichés. N’omettez pas cependant de modifier la clé puisqu’elle varie pour chaque journal. Dans bien des cas, on a intérêt également à faire tirer, par son imprimeur, un certain nombre d’exemplaires sur papier couché de chaque cliché pour en faire, au besoin, des découpages et des collages et faire cliché directement ces combinaisons nouvelles. ENVOI DES TEXTES D’ANNONCES ET DES CLICHÉS AUX JOURNAUX On accompagne ces envois d’une lettre conçue dans les termes des modèles I ou II, suivant qu’il s’agit d’un texte entièrement cliché ou non (fig. 4 et 5). Ces lettres sont imprimées à l’avance à l’aide d’un appareil reproducteur. Au moment de l’envoi, il vous suffit de les compléter par les indications des numéros dont l’emplacement a été réservé dans le texte. Vous garderez sous la main quelques exemplaires de ces lettres. Au moment de la préparation de l’envoi, vous y portez toutes les indications au crayon et vous les remettez à la dactylo, qui les reporte sur une autre lettre en prenant une copie au carbone pour le dossier du journal. Elle efface ensuite à la gomme les annotations portées au crayon et vous rend ces lettres, qui vous serviront pour de nouveaux envois. Pour qu’elles vous soient remises régulièrement, vous avez eu soin de les marquer, au préalable, au crayon rouge, à l’aide des mots bien apparents : Modèle à remettre à M... De cette façon, il vous faut à peine quelques minutes pour préparer la lettre d’envoi. Vous vous faites remettre le registre des clichés; vous avez, à côté de vous, la série des justificatifs de la publication en question, y compris le dernier reçu et dont
le texte. Vous garderez sous la main quelques exemplaires de ces lettres. Au moment de la préparation de l’envoi, vous y portez toutes les indications au crayon et vous les remettez à la dactylo, qui les reporte sur une autre lettre en prenant une copie au carbone pour le dossier du journal. Elle efface ensuite à la gomme les annotations portées au crayon et vous rend ces lettres, qui vous serviront pour de nouveaux envois. Pour qu’elles vous soient remises régulièrement, vous avez eu soin de les marquer, au préalable, au crayon rouge, à l’aide des mots bien apparents : Modèle à remettre à M... De cette façon, il vous faut à peine quelques minutes pour préparer la lettre d’envoi. Vous vous faites remettre le registre des clichés; vous avez, à côté de vous, la série des justificatifs de la publication en question, y compris le dernier reçu et dont vous allez modifier le texte. Vous parcourez votre registre des clichés, à l’effet d’en trouver un qui soit disponible et qui n’a pas encore paru dans ce journal (ou du moins qui n’a plus paru depuis longtemps). Lorsque vous l’avez trouvé, vous le marquez d’une croix au crayon (à mine fixe) à la suite de la dernière inscription (d’entrée) et vous notez ce numéro sur votre « modèle de lettre ». Cette croix au crayon est nécessaire ; elle est pour vous un signal; elle vous avertit, dans le courant de la journée, que vous avez déjà disposé de ce cliché pour un autre journal ; elle évite donc toute erreur. Les clichés sont, en effet, expédiés le soir et l’employé préposé à cette besogne ne porte les indications y relatives, sur son registre, qu’en fin de journée. Ce travail préparatoire peut être accompli par un employé subalterne un peu intelligent; vous vous déchargez ainsi d’une besogne mécanique assez fastidieuse. Avec un peu d’ordre et de méthode, ce service devient rapidement automatique ; il se fait avec célérité, sans oublis ni erreurs possibles. Il importe seulement que tous les exemplaires des publications reçus par la maison soient remis au service