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d’être aussi faciles à évaluer. De même que l’ingénieur chargé de construire un pont l’établira d’après les calculs de résistance de matériaux, avec un coefficient de sécurité, qui lui permettra de laisser une grande marge entre la charge maximale et la charge utilisée, de même tout entrepreneur doit constituer, dès l’origine de l’affaire, des « réserves » de capitaux, pour les erreurs possibles dans les prévisions de production ou de vente. Il faut avouer, du reste, qu’il y a beaucoup de difficultés à voir juste et que l’avenir est un voile épais pour l’entrepreneur comme pour tout le genre humain.
voile épais pour l’entrepreneur comme pour tout le genre humain. L’homme d’affaires vraiment doué se reconnaît à ce véritable don de divination : Il soupçonne, entrevoit les erreurs possibles et son jugement, confirmé par son expérience, lui permet d’éviter la gêne et parfois la faillite de l’industrie qu’il veut lancer. Il faut ajouter, en outre, qu’un capital fixe initial varie avec la nature de l’entreprise. Un banquier a beaucoup moins besoin de capitaux qu’un industriel, un commerçant au détail qu’un manufacturier, etc. Si l’évaluation du capital fixe d’une entreprise est chose complexe et délicate, celle de la partie du capital
chose complexe et délicate, celle de la partie du capital circulant offre des difficultés beaucoup plus sérieuses. Cela tient aux nombreux éléments qui le constituent. Reprenons, pour illustrer notre affirmation, le parallèle des situations d’avant et d’après guerre. Tels négociants en tissus, qui avaient acheté des magasins pour 100 ou 200.000 francs, ont bien conservé les mêmes locaux, très suffisants en général pour le négoce d’après guerre mais, par contre, le capital circulant, à savoir les salaires, les dépenses d’exploitation, les frais généraux ont été multipliés à tel point qu’il leur a fallu, s’ils n’avaient pas constitué dès la création
leur a fallu, s’ils n’avaient pas constitué dès la création de leurs affaires, des « réserves » importantes, faire une augmentation du capital primitif — et ceci en maintenant dans notre examen le chiffre d’affaires à peu près constant. Pour essayer d’estimer correctement le capital circulant, nous allons envisager tour à tour les différents angles sous lesquels on doit l’étudier. Il est déterminé : 1° par la nature de l’entreprise ; 2° par le volume des affaires; 3° par l’immobilisation des capitaux pendant le temps de la fabrication; 4° par la rapidité de la vente, etc. La nature de l’entreprise
la rapidité de la vente, etc. La nature de l’entreprise est un des éléments essentiels d’appréciation. Certaines professions ont beaucoup plus besoin de fonds de roulement que d’autres. Une compagnie de chemins de fer, qui a un capital fixe très important a, par contre, un capital circulant négligeable ; il en va de même dans toutes les entreprises dans lesquelles les recettes journalières compensent à peu près les dépenses d’exploitation. Chez le banquier, au contraire, le capital circulant est beaucoup plus considérable que le capital fixe initial. Ajoutons cependant que chez ce dernier, la vitesse de circulation de l’argent augmente
chez ce dernier, la vitesse de circulation de l’argent augmente beaucoup les effets heureux de ce mouvement de fonds, en vertu d’une loi économique qui veut que la circulation crée la richesse. Un troisième élément du capital circulant est donné par le volume des affaires. Toute entreprise a pour but la réalisation de bénéfices, et l’industriel ou le commerçant doit établir, en quelque sorte, l’équation de sa production. Aussi, n’est-il pas inutile de rappeler que l’établissement du prix de revient des marchandises est un des facteurs les plus importants. Suivant que la formule de production, ou standard de production, aura
que la formule de production, ou standard de production, aura été calculée exactement ou non, l’affaire réussira ou périclitera. Veut-on échafauder de gros bénéfices, il conviendra, par exemple, d’adopter la règle des grands magasins, qui préfèrent vendre beaucoup en se contentant d'un minime profit sur chaque article vendu. Il faut ajouter que si la production était trop limitée, les frais généraux, les achats seraient disproportionnés avec les débouchés, les ventes et, partant, les bénéfices. Nous serons l’exemple de certains négociants en tissus qui peuvent réaliser de gros bénéfices avec de très légers profits sur chaque objet vendu, parce que leurs
très légers profits sur chaque objet vendu, parce que leurs chiffres d’affaires dépassent plusieurs dizaines de millions et que, par le jeu du crédit dont nous avons parlé, ils revendent souvent leur marchandise avant de l’avoir payée à leurs fournisseurs. Chez eux, le capital circulant est réduit, il est vrai, au minimum. Puisque le mode de fabrication intervient d’une manière active dans le prix de revient et, partant, dans le capital circulant, il est facile de comprendre que la durée du temps de fabrication nécessaire pour produire intervient dans l’évaluation du capital circulant. Ce temps de transformation, cette immobilisation de
du capital circulant. Ce temps de transformation, cette immobilisation de capitaux durant laquelle la matière première se métamorphose en produit fabriqué varient suivant les entreprises. L’agriculture, le commerce ou l’industrie, et même chacune des professions de ces grandes branches, sont loin de nécessiter les mêmes capitaux, que j’appellerai « capitaux de transformation ». Des exemples corroboreront notre principe. Un boulanger n’a pas d’immobilisation de capitaux, puisque son pain est vendu le jour même de la fabrication. Un agriculteur, par contre, voit s’allonger la durée de ce temps d’immobilisation des semailles à la récolte ou à la vente de cette récolte.
à la récolte ou à la vente de cette récolte. Qu’on n’objecte pas que les matières premières sont achetées à crédit car, si l’exemple que nous avons donné ci-dessus est parfois vrai, c’est-à-dire si la vente a lieu avant le règlement de l’achat, il arrive fréquemment que l’entrepreneur doit envisager des règlements importants avant d’être couvert de ses déboursés par des rentrées d’espèces. Et parfois même, si le fabricant s’est trompé dans ses prévisions de débouchés ou dans son mode de production, il lui faudra modifier son produit ou changer sa fabrication. Ce sont les raisons pour lesquelles les ressources
sa fabrication. Ce sont les raisons pour lesquelles les ressources d’une entreprise doivent être proportionnées au but à atteindre et qu’il est indispensable de constituer des « marges » ou réserves importantes, pour faire face aux erreurs de calcul ou dé jouer les plans du consommateur qui modifie souvent ses commandes et ses exigences. Redisons encore que la standardisation du produit fabriqué — et surtout manufacturé — doit tendre à réduire au minimum le temps de la fabrication. Enfin, si la rapidité de production diminue l’immobilisation du capital circulant, la rapidité de vente du produit fabriqué contribue, dans le même
rapidité de vente du produit fabriqué contribue, dans le même sens, à réduire les fonds immobilisés. Toutes les affaires demandent cette immobilisation de capitaux, depuis le moment où le produit est fabriqué jusqu’à celui de sa vente et du règlement de celle-ci, mais certains commerces ont des temps bien différents. Reprenons les exemples ci-dessus. Le boulanger n’a presque pas de capital circulant puisqu’il vend le jour ce qu’il a pétri la nuit. Au contraire, les industries saisonnières, avec leur morte-saison, connaissent souvent des immobilisations durables de capitaux; en particulier, les fourreurs, chez lesquels les peaux subissent non seulement diverses préparations,
fourreurs, chez lesquels les peaux subissent non seulement diverses préparations, mais séjournent souvent longtemps en magasin avant leur vente. Il faut donc tenir compte également de ce principe directeur, vendre vite pour gagner beaucoup. Pour conclure cette première étude sur l’évaluation des capitaux nécessaires à une entreprise, nous ne croyons pas pouvoir mieux synthétiser notre pensée qu’en la résumant en quelques phrases suggestives : a) Il faut se procurer des capitaux, mais ni trop, ni trop peu, en utilisant les ressources du banquier et du crédit. b) L’évaluation du capital initial doit être faite avec beaucoup de soin, en distinguant
initial doit être faite avec beaucoup de soin, en distinguant entre le capital fixe et le capital circulant. c) Pour le capital fixe, il faut prévoir, outre les frais d’acquisition, ceux d’installation et de lancement, une marge pour les erreurs de calcul ou pour les imprévisions. d) Pour déterminer les capitaux circulants, l'entrepreneur devra tenir compte, en particulier, de la nature de l’affaire, du volume des affaires, du temps de production et de celui nécessaire à la vente. UNE COMPTABILITÉ-CLIENTS dans une firme à grand débit Par Georges STOPPELAERE L'auteur expose ici les procédés combinés et pratiqués par lui pour
expose ici les procédés combinés et pratiqués par lui pour établir dans sa maison la comptabilisation et la facturation rapides et sûres de comptes de ventes nombreux et comportant beaucoup d’articles. Vendeur établissant le bon de débit Nature de l'affaire Il s’agit ici d’une firme belge fondée en 1877, fournissant des articles de quincaillerie, où le plus petit serrurier, tout comme le plus grand atelier, s’approvisionne des marchandises nécessaires, au fur et à mesure de leurs besoins. C’est ainsi qu’un même client se présente souvent plusieurs fois dans une journée et que la comptabilité doit enregistrer au-delà de 500 crédits
et que la comptabilité doit enregistrer au-delà de 500 crédits par jour. La maison a trois subdivisions : gros, demigros et détail. Un grand nombre d’opérations sont faites à crédit, même pour les petites fournitures, afin d’éviter au client, entrepreneur ou artisan, des maniements continuels d’argent et d’innombrables écritures comptables. La comptabilité-clients est donc importante et la direction s’est préoccupée de l’organiser en vue de la rapidité et de la sécurité. Il y a lieu, pour la décrire, de distinguer deux manières de procéder un peu différentes, selon les clients qui ont un compte courant ouvert et les clients qui,
qui ont un compte courant ouvert et les clients qui, n’ayant pas de compte courant, font momentanément des achats à crédit. A. Le client a un compte courant Pour les clients qui ont un compte courant, il y a lieu de décrire successivement : 1° Le bon de commande ; 2° La fiche de débit; 3° L’inscription au Grand-Livre « Clients » ; 4° La facture mensuelle. LE BON DE COMMANDE Une banque, en ouvrant un compte à un client, lui remet un carnet de chèques. Le carnet de chèques est ici remplacé par le carnet de bons de commandes.
est ici remplacé par le carnet de bons de commandes. Un client ayant un compte courant et n’ayant pas de bons de commandes à sa firme, reçoit 5 carnets de 100 bons, numérotés de 1 à 500 (renouvelables à épuisement). Chacun de ces bons porte, imprimés, le nom du titulaire et le numéro de son compte. Les talons ou doubles restent adhérents aux carnets. Une place y est réservée pour permettre au client d’y noter ses références. Cette distribution de carnets de bons présente plusieurs avantages : elle évite beaucoup d’erreurs provenant de confusions entre des homonymes ou de doutes
d’erreurs provenant de confusions entre des homonymes ou de doutes sur l’article demandé. Elle évite des réclamations de la part de clients qui, autrement, perdent parfois le souvenir de certains de leurs achats. Pour le client, l’avantage n’est pas moins important. DATE LIBELLÉ P. (. i)/■(■. : u:u 2 / 2 :f 2 r> 3,4324 Inscriptions au Grand Livre Clients dre. S’il y a plusieurs ateliers ou chantiers, il remet à chacun d’eux un carnet de bons, et lorsque viendra la facture mensuelle, il pourra en se reportant aux talons des carnets, faire l’application de chaque dépense à l’atelier ou
des carnets, faire l’application de chaque dépense à l’atelier ou à la commande qu’elle concerne. Il saura également quel employé a acheté et quelle était l’utilité de l’achat. LA FICHE DE DÉBIT L’acheteur, souvent représenté par un apprenti ou un manoeuvre, se présente au comptoir avec son bon de commande. Le vendeur lui livre la marchandise et établit une fiche de débit avec double au carbone. Après contrôle du service de la cote pour l’exactitude des prix inscrits par le vendeur, le débit est enregistré par la caissière au moyen de la caisse enregistreuse. Les compteurs de la machine gardent
de la caisse enregistreuse. Les compteurs de la machine gardent traces des opérations en additionnant les ventes faites par chaque vendeur et les ventes totales de la journée. Le client emporte, avec sa fourniture, la fiche de débit. La caissière glisse le double de celle-ci, épinglé au bon de commande, dans la fente d’une boîte qui sera remise le lendemain à la comptabilité. Q, B.545. VO.' flJÏV.-/f lJ 05167 Près de présenter in di rtdimâlton, l'Achâng* c Mcn wordt vflrAocht dit bfUrt* in *ov»« vin Irtacht. niHIntr flf teru**«ndtng mlMe l« rulllne of • du A/toUt & Vf 0 -UjdOVL
l« rulllne of • du A/toUt & Vf 0 -UjdOVL L ///-&-■ Jus* /J 5~f/> Mo ùr s/r SOCIÉTÉ ANONYME. OENT. Burcstraat, 102-104, rue de Bruges, GAND TÉLÉPHONE 319 TÉLÉPHÔNE KAISON PONDÉE. EN 187? Suite. V«n DouttDtr» La fiche de débit est faite en double Un exemplaire est remis au client, l’autre à la comptabilité l’inscription AU GRAND-LIVRE « CLIENTS )) La loi belge prescrit la remise de factures détaillées au moins tous les mois. Pour simplifier les écritures et donner au client la situation entière et complète de son compte, il est procédé comme suit : Au Grand-Livre Clients,
compte, il est procédé comme suit : Au Grand-Livre Clients, où chaque titulaire détient une feuille entière (livre à feuillets mobiles) on a supprimé le détail et on n inscrit plus que le numéro du vendeur et celui de son bon de caisse, comme le montre le tracé ci-contre (à gauche). Aucun autre détail n’est inscrit, sauf les paiements ; ces inscriptions ne servent qu’à écarter toute fraude ou à reconstituer la facture en cas de perte ou de malveillance. Tous les détails figurent sur la facture. LA FACTURE MENSUELLE La suppression du détail des débits sur le Grand-Livre entraîne
La suppression du détail des débits sur le Grand-Livre entraîne naturellement une grande économie de temps. Le procédé employé pour Le jour de la clôture, tout le détail des fournitures se trouve avoir été reporté sur la facture au jour le jour. Le plus gros du travail matériel est exécuté. Reste à faire les totaux. Ceux-ci se prennent avec une machine à calculer, sur une bande contrôle qui est jointe au compte. Puis, on pose un cachet sur la facture : « montant brut, retours, montant net, etc. solde à nouveau », et on fait les opérations. Sécurité. «— Les
nouveau », et on fait les opérations. Sécurité. «— Les encaissements effectués au cours du mois sont portés à la fois sur le Grand-Livre et sur la facture. La balance ÉTS P. STOPPELAERE-VANDENMEERSCH SOCIÉTÉ ANONYME Naam.OO/F Vennootschap extrait de compte Lijst van Regelingen Condition du Commerce I j^OORW^AROiN Di R RtH tJ/rïf ô 3 ô AiuAi. u /y s* g/* y / Jt>f // s. /f/fdÿ/y Date libellé NOS ROSS ONZE BONS LIBELLÉ AANDUIDING TOTAL DES BONS TOTAL DES DEMANDES BONS ■I TOI MS TEBUOOAVE taxes TAkSE.N PAIEMENTS RETENUEN 3 5 / /f * 24 If iS 3/4/ Jf/r i/n
5 / /f * 24 If iS 3/4/ Jf/r i/n 3/45 m yii 3HJ SUf W VOS Itf VOt VOf v/o d ' a ca&v> S" nAm+iAi £// n 3" A. ^ /im+iAeo /J y/J J y émet* t / z/etd/fO mr/fe* iO A. ///// fac;' /,(*< /i+n c» ft/ijec 50 A Su féiisj ml //<(' /gy y f ! ?%*’/'“■ 7 %y Z Ar/ree /f*uA P ntu/ //km 3 </. ( /îaÀAeZ onasvMitd/o (f in âliLlA/X* > £ <ra J Uikh/Ô. ■i /Al/XM A . 3// WASi/ruo, 'te a /& t c f > flt/niSlJ /il / g}/ '(XtAtÆ),
/& t c f > flt/niSlJ /il / g}/ '(XtAtÆ), / !t O. JD 3.1f '■fi Z. /s 1,¥f f.6û '•A Z./e 3. CT) Montants brut Retours Montant net Taxes 1 •/. Taxes I •/,. Ce mois Solde Antérieur Solde brut Paiements Solde A nouveau ±CL /gS'O ( Se if sy //O /} *V y ïo /se / re feo -I éjsr Zùv /9 éy/y u to Fr 4/0 0/0 eio /Z// ro PS t/ï yy i PS i Z5 /// ! / re 0 10 lu VI LU I J». U n/J /y/i 1/ illLul 1/1 y / fo
J». U n/J /y/i 1/ illLul 1/1 y / fo Cite facture mensuelle est établie au jour le jour en même temps que les fournitures quotidiennes sont reportées au Grand-livre l’établissement de la facture mensuelle tend également à un gain semblable. Dans le Grand-Livre « clients » à feuillets mobiles, on intercale toutes les dix pages une languette de carton perforé comme les feuillets. Cette languette, qui n’est pas plus large que la marge réservée pour le serrage, a pour but de maintenir le livre à plat si l’on y insère des feuilles volantes entre les pages. C’est justement ce
insère des feuilles volantes entre les pages. C’est justement ce que fait le comptable, qui insère au folio de chaque compte une feuille de facture. Et chaque jour, relevant les fiches de débit de la veille, il opère ainsi : 1 0 relevé sommaire au Grand-Livre dans la facture ; 2" relevé détaillé de la fiche de débit sur la forme succincte indiquée plus haut. Clôture. La clôture des comptes a lieu le 26, pour permettre aux clients de recevoir leur compte avant leur clôture mensuelle. (Le 26 janvier s’inscrit donc en février). La comptabilisation sur fiche des crédits momentanés
donc en février). La comptabilisation sur fiche des crédits momentanés ouverts à des clients qui n’ont pas de compte courant à la maison du Grand-Livre doit donc être égale à la balance de la facture, et ainsi se trouve contrôlée la régularité de toutes les inscriptions. D’autre part, le libellé complet du compte Client se trouve être sur la facture ; le livre ne portant que la mention chiffrée des opérations. Il importe donc que le double de la facture soit conservé et classé. Dans l’angle droit de la facture se trouvent trois références. La première est le folio du
se trouvent trois références. La première est le folio du grand livre, la seconde un numéro d’ordre, la troisième renvoie au classement des copies. Le classement adopté est le numéralpha, qui renvoie directement au dossier du client (11° intercalaire, dossier 6). Avant d’être expédiées, toutes les factures sont copiées en un temps très court par la machine à copier et les copies sont classées au dossier du client. Une facture égarée avant d’avoir été copiée peut être rétablie au moyen des fiches de débits conservées et classées par vendeur et par numéro d’ordre. Rendement du système. — Avec ce système
par numéro d’ordre. Rendement du système. — Avec ce système deux employés peuvent clôturer un maximum de 1 500 comptes en 3 ou 4 jours. Un autre procédé comportant le détail au grand livre et le relevé du compte exécuté en fin de mois nécessiterait au moins dix employés. Expédition. — Le grand nombre de comptes à distribuer en ville se fait plutôt par porteurs et non par poste, ce qui diminue les frais. C’est pourquoi toutes les adresses sont accompagnées d’un numéro et d’une lettre d’ordre, ce qui simplifie beaucoup le triage, qui est toujours de même. La lettre
beaucoup le triage, qui est toujours de même. La lettre correspond à une tournée et le chiffre, au numéro d’ordre. Chacune de ces tournées, soit A. B. C est constituée de façon à nécessiter une demi-journée. Les comptes hors ville sont marqués P., sans numéro d’ordre et s’envoient par la poste. Si la quantité des comptes est grande, l’adressographe donne une belle récupération de temps. La comptable reporte tous les jours les débits sur le Grand-Livre et sur les factures. A la fin du mois, elle clôture rapidement tous les comptes au moyen de la machine à calculer. Il y
comptes au moyen de la machine à calculer. Il y a des clients intermittents ; il y a des nouveaux clients, dont on ne sait pas s’ils seront assidus ; on ne leur ouvrira pas un compte courant, mais on pourra leur faire un crédit momentané. Les livraisons qui leur sont faites comportent une fiche de débit, dont la caissière glisse le double dans une boîte spéciale à ces fiches. La comptabilisation de ces crédits momentanés est faite sur fiches numérotées, pour éviter la fraude, et classées alphabétiquement. La couleur des fiches varie chaque mois. Elles sont marquées d’un onglet
des fiches varie chaque mois. Elles sont marquées d’un onglet portant le nom du mois. La fiche est enlevée aussitôt le paiement de la facture par le client et classée aux archives (par ordre numérique pour le contrôle des fiches qui pourraient manquer). Comme les paiements sont, en principe, exigibles dès l’envoi de la facture, l’examen du fichier signale les clients retardataires et l’importance du retard. Les factures doivent s’écrire mensuellement. Toutefois, l’employé tenant ces fiches établit déjà un certain nombre de factures dans le courant du mois, soit environ une heure par jour, pour alléger son travail de clôture.
une heure par jour, pour alléger son travail de clôture. Si un peuple veut s'élever à une vie multiplieuse, chez lui toutes les formes d'activité sociale, il doit s'efforcer de toutes ses énergies. (Charles GIDE.) ORGANISATION PRATIQUE D’UN SERVICE DE PUBLICITÉ Par Armand JOURDAIN Professeur de Publicité à l’Ecole des Hautes Etudes commerciales et consulaires de Liège. Nous entretenons souvent nos lecteurs de la rédaction et de la présentation des textes de publicité, mais il n'est pas moins nécessaire de connaître l'organisation matérielle du service lui-même. Nous avons cru utile d’exposer, à l’usage des lecteurs de Mon Bureau, la façon
d’exposer, à l’usage des lecteurs de Mon Bureau, la façon dont il y a lieu de procéder pour organiser méthodiquement la besogne matérielle d’un service de publicité. CLASSEMENT DES CLICHÉS Il importe de classer avec ordre et méthode les clichés d’imprimerie que l’on possède. Pour cela, on munit chaque cliché d’un numéro d’ordre. Ce numéro doit être indiqué sur le cliché de façon indélébile. Le moyen le plus pratique, à notre avis, moyen que nous employons depuis de nombreuses années, consiste à frapper les numéros en creux sur deux faces latérales du support en bois (fig. 1). Nous nous servons,
latérales du support en bois (fig. 1). Nous nous servons, pour cela, de coins en acier portant en relief le numéro, que l’on enfonce à l’aide d’un coup de marteau. Il est inutile de marquer le cliché sur la face inférieure, attendu que ce numéro serait bientôt recouvert par des feuilles de papier collées par les imprimeurs lors de la « mise en train » du cliché, c’est-à-dire lors de l’introduction du cliché dans la composition du texte, afin de hausser le niveau du dessin et de l’amener à celui des caractères. Nous choisissons deux faces latérales opposées du cliché,
des caractères. Nous choisissons deux faces latérales opposées du cliché, afin que le numéro puisse être rapidement découvert. Les clichés sont disposés, dans l’ordre numérique, sur des tablettes en bois ou dans des meubles à tiroirs plats, spécialement construits dans ce but (fig. 2). Chaque tablette ou tiroir porte une étiquette donnant les numéros des clichés qui y sont posés. Ces clichés sont répertoriés dans un registre de la façon suivante : Sur la page de gauche, on colle une reproduction imprimée du cliché, intitulé de son numéro d’ordre. Sur la page en regard, on note les déplacements subis par
la page en regard, on note les déplacements subis par ce cliché (fig. 3). Il en résulte qu’en consultant ce registre, nous pouvons déterminer instantanément si un cliché est en notre possession ; sinon, où il se trouve momentanément. Nous pouvons ainsi combiner nos textes d’annonces d’après les clichés dont nous pouvons disposer. D’autre part, nous avons soin de réclamer aux imprimeurs les clichés dont ils n’ont plus besoin. Nous en faisons mention dans notre registre. Notre intérêt est évidemment de faire rentrer nos clichés le plus rapidement possible. Il faut parfois plusieurs rappels pour obtenir satisfaction. L’imprimeur, en effet,