translate English to French: In order to put it into practice, the services of the General Secretariat will be instructed that all documents put before the Council or one of its preparatory bodies which form a basis of the Council's deliberations or discussions in one of its preparatory bodies or have an influence on the institution's decision-making process or summarise the 'state of play' of a certain dossier should as much as possible be circulated in the form of official documents or – where this is not possible due to exceptional circumstances – be transformed into such as soon as possible.
Afin d'en assurer la mise en pratique, les services du Secrétariat général seront informés que tous les documents présentés au Conseil ou à ses organes préparatoires et constituant la base des délibérations du Conseil ou des discussions de ses organes préparatoires ou ayant une influence sur le processus décisionnel de l'institution ou résumant l'état d'avancement d'un dossier donné devront, dans la mesure du possible, être diffusés sous forme de documents officiels ou, si cela n'est pas possible en raison de circonstances exceptionnelles, être mis sous cette forme dans les meilleurs délais.