Kearsipan itu apa sih?

Kearsipan atau kepertinggalan () adalah sistem yang dikembangkan untuk mengatasi permasalahan dokumentasi informasi. Mengingat banyaknya aktivitas yang menyebabkan banyaknya ledakan informasi dalam bentuk banyaknya dokumen yang ditemukan dalam tiap organisasi. Sistem kearsipan dikembangkan dengan tujuan untuk mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali informasi yang dianggap penting bagi suatu organisasi. Efektif atau tidaknya suatu sistem kearsipan tergantung pada rancangan sistem itu. Rancangan sistem mengidentifikasi dan menyeleksi informasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, serta menerapkan cara pengaturan dan pencarian kembali.

Pada dasarnya, arsip dapat dibedakan ke dalam dua kelompok, yaitu arsip transaksi dan arsip referensi. Arsip transaksi antara lain terdiri dari cek, dokumen pemesanan, dokumen pembelian, bon, dan sebagainya. Pada umumnya arsip transaksi diatur secara sederhana menurut urutan nomor atau tanggal dikeluarkannya. Arsip referensi antara lain terdiri dari dokumen surat menyurat, laporan, notulen rapat, akta-akta perusahaan, dan lain sebagainya. Penyusunan arsip referensi memerlukan sistem penyimpanan dan penelusuran yang lebih rumit.

Sistem penyimpanan dan sistem penelusuran ini biasanya disebut sistem indeks atau sistem klasifikasi. Sistem klasifikasi dibagi menjadi tiga jenis, yaitu sistem indeks kamus (dictionary index), sistem indeks subyek (subject index), dan sistem indeks koordinasi (coordinate index).

Sistem Indeks Kamus (Dictionary Index). Merupakan sistem pengaturan dokumen berdasarkan urutan alfabet seperti umumya kamus. Sistem ini merupakan sistem yang paling sederhana dibanding sistem indeks yang lain.

Sistem Indeks Subyek (Subject Index). Merupakan suatu sistem pengaturan dokumen berdasarkan subjek atau fungsi. Sistem ini banyak digunakan untuk pengaturan dokumen dan buku di perpustakaan umum di seluruh dunia.

Sistem Indeks Koordinasi (Coordinate Index). merupakan gabungan dari kedua sistem sebelumnya. Dengan sistem ini, sebuah dokumen dapat ditelusuri melalui berbagai aspek yang dikandung. Sistem ini merupakan sistem yang paling canggih dan ideal untuk koleksi dokumen yang sering diperlukan dan dalam jumlah yang besar. Sistem ini memungkinkan untuk pencarian kembali dokumen dengan cepat dan tepat. Namun, sistem ini memerlukan banyak biaya, mengingat banyaknya waktu dan tingkat keahlian yang dibutuhkan dalam proses mengindeks.

Arsip dalam instansi-instansi pemerintahan diatur menurut Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 tentang Penyusunan Arsip. Sedangkan ketentuan penyusunan arsip bagi organisasi swasta diatur oleh masing-masing organisasi dengan memperhatiakn tiga aspek:

Aspek Hukum. Dokumen-dokumen yang mempunyai kaitan dengan hukum misalnya akta kelahiran, biasanya dokumen seperti ini disimpan dalam brankas, di kantor, atau tempat penyimpanan khusus.

Aspek Peraturan Perusahaan. Dokumen seperti kuitansi, laporan keuangan perusahaaan, disimpan untuk jangka waktu yang ditentukan pimpinan perusahaan sesuai dengan kepentingannya.

Aspek Administratif. Dokumen seperti surat lamaran, surat penawaran, disimpan selama masih memiliki nilai administratif.

Perkembangan selanjutnya pemerintah meningkatkan pengelolaan kearsipan dengan mengubah Undang-Undang tentang Kearsipan yang semula tahun 1971 menjadi Undang-Undang Kearsipan tahun 2009 tentang Kearsipan