Penyelenggara acara itu apa sih?

Penyelenggara acara (EO) adalah istilah untuk penyedia jasa profesional dalam mengatur jalannya sebuah acara. Meski bisa dialihbahasakan, tetapi pada umumnya istilah penyelenggara acara masih sering dipergunakan. Penyelenggara acara atau sering disebut event organizer (EO)  bertugas membantu kliennya (client) dalam menyelenggarakan acara yang diinginkan. Hal ini terjadi karena keterbatasan sumber daya atau waktu yang dimiliki klien, tetapi penggunaan jasa EO juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada dikerjakan sendiri.

Menurut buku, "EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer" ditulis oleh professional Event Organizer, Yudhi Megananda. Dalam buku tersebut diterangkan bahwa EO dalam konteks sebagai sebuah bisnis memiliki definisi yakni usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh client-nya, guna mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dengan membuat acara.

Manajemen acara adalah penerapan manajemen proyek untuk pembuatan dan pengembangan acara pribadi atau perusahaan berskala kecil dan/atau besar seperti festival, konferensi, upacara, pernikahan, pesta formal, konser, atau konvensi. Ini melibatkan mempelajari merek, mengidentifikasi audiens targetnya, merancang konsep acara, dan mengoordinasikan aspek teknis sebelum benar-benar meluncurkan acara tersebut.

Industri acara sekarang mencakup acara dari semua ukuran mulai dari Olimpiade hingga pertemuan sarapan bisnis. Banyak industri, selebritas, organisasi amal, dan kelompok kepentingan mengadakan acara untuk memasarkan label mereka, membangun hubungan bisnis, mengumpulkan uang, atau merayakan pencapaian.

Proses perencanaan dan koordinasi acara biasanya disebut sebagai perencanaan acara dan yang dapat mencakup penganggaran, penjadwalan, pemilihan lokasi, memperoleh izin yang diperlukan, mengoordinasikan transportasi dan parkir, mengatur pembicara atau penghibur, mengatur dekorasi, keamanan acara, katering, mengoordinasikan dengan vendor pihak ketiga, dan rencana darurat. Setiap acara berbeda sifatnya sehingga proses perencanaan dan pelaksanaan setiap acara berbeda berdasarkan jenis acara.

Manajer acara adalah orang yang merencanakan dan melaksanakan acara, bertanggung jawab atas elemen kreatif, teknis, dan logistik. Ini termasuk desain acara secara keseluruhan, pembangunan merek, strategi pemasaran dan komunikasi, produksi audio-visual, penulisan skrip, logistik, penganggaran, negosiasi, dan layanan klien.

Karena kerumitan yang terlibat, tubuh pengetahuan yang luas diperlukan, dan lingkungan yang berubah dengan cepat, manajemen acara sering disebut sebagai salah satu jalur karir yang paling menegangkan, sejalan dengan ahli bedah.