資訊科技軟件唔單只可以幫手以電腦檔案嘅型式儲住呢啲數據，仲可以幫手將啲數據整理好同分類，令到管理層想摷呢啲數據嚟睇嗰陣都容易啲－例如個組織可以用紙筆嘅型式記低呢啲數據再鎖入一個實質嘅數據庫嗰度，但噉做嘅話摷起資料上嚟會頗為嘥時間，而相比之下，如果將個數據庫以電子型式呈現，再加個搜尋器俾用家靠入關鍵字嚟查資料，摷資料嘅過程就會方便快捷好多。