Accès aux documents administratifs
Thème : Papiers - Citoyenneté - Élections

text: Vous souhaitez consulter un document administratif, par exemple un certificat d'urbanisme ou un dossier scolaire ? Nous vous indiquons comment faire la demande et comment saisir la Cada en cas de refus.

Voici une liste de différentes questions ou thématiques relatives à ce sujet :
- Vérifier la définition d'un document administratif
- Vérifier quels documents administratifs sont communicables
- Faire la demande de document administratif
- Suivre l'instruction de la demande de document
- En cas d'accord de l'administration, consulter le document
- En cas de refus de l'administration, saisir la Cada
- Suivre l'avis de la Cada sur la demande de document
- Si le refus de communication est confirmé, saisir le juge
- Par téléphone
- Par courrier
- Par mail
- Par formulaire en ligne
context: Vérifier la définition d'un document administratif
text: Un document administratif est produit ou reçu par un service de l'État (par exemple, une préfecture), une collectivité territoriale (par exemple, une mairie), un établissement public (par exemple, France Travail) ou un organisme privé chargé d'une mission de service public. Il peut s’agir, par exemple, des documents suivants :
- Dossier
- Rapport
- Étude
- Compte rendu
- Procès-verbal
- Statistique
- Directive
- Instruction
- Circulaire.
Un document administratif peut prendre une forme écrite, d'enregistrement sonore ou visuel ou sous forme numérique ou informatique. (À noter: Un document à caractère juridictionnel (par exemple, un jugement ), un document privé (par exemple, un acte notarié) ou un document de l'Assemblée nationale ou du Sénat ne sont pas des documents administratifs.)
context: Vérifier quels documents administratifs sont communicables
text: Vous pouvez utiliser ce téléservice pour vérifier que le document que vous souhaitez obtenir est communicable : La communication d’un document inachevé (par exemple, un brouillon) n’est pas possible. La communication de certains documents n’est pas interdite, mais soumise à conditions. Il s’agit, par exemple, des documents suivants :
- Document préparatoire à une décision administrative tant qu’elle est en cours d’élaboration
- Document dont le contenu a un caractère sensible . Toutefois, sa communication partielle est possible si les mentions sensibles peuvent être cachées ou isolées du reste du document.
- Archive publique couverte par un secret protégé . Le secret peut être protégé entre 25 et 100 ans .
(À savoir: L’administration n'a pas l'obligation de communiquer les documents que vous pouvez obtenir par vos propres moyens compte tenu de leur diffusion publique.)
context: Faire la demande de document administratif
Choix du destinataire
text: Vous devez vous adresser à l'administration ou à l’organisme qui détient le document. Dans certaines administrations, une personne est responsable de l'accès aux documents administratifs (Prada) : Si le document souhaité est versé aux archives publiques, vous pouvez aussi vous adresser au service concerné des archives publiques. Consultez l'annuaire des services publics d'archives : Le service d'archives vous indique, si nécessaire, le délai au bout duquel le document archivé peut être communiqué. Il vous indique aussi s'il est possible de demander un accès anticipé au document archivé.
context: Faire la demande de document administratif
Formuler la demande
text: Votre demande peut être orale ou par écrit (courrier ou mail). La demande par écrit vous permet de garder une preuve datée de votre demande en cas d'absence de réponse de l'administration. Vous n'avez pas à motiver (c'est-à-dire justifier) votre demande. Votre demande doit être précise pour que l'administration identifie le document souhaité. Vous devez indiquer si vous souhaitez consulter le document sur place ou le recevoir par courrier ou par mail. (À savoir: L'administration n'est pas obligée de répondre à une demande abusive . Par exemple, demande ayant pour objet de perturber le bon fonctionnement de l’administration sollicitée.)
context: Suivre l'instruction de la demande de document
text: Le suivi de la demande de document varie selon qu’il s’agit du cas général ou d’une demande qui concerne un dossier médical :
Cas Cas général: L'administration doit vous communiquer le document dans un délai d'un mois suivant la réception de votre demande. En l'absence de réponse dans le délai d'un mois suivant la réception de votre demande, cela signifie que votre demande est refusée ( refus tacite ). L'administration peut aussi refuser votre demande de communication par décision motivée .
Cas Dossier médical: La situation varie selon que votre dossier médical a moins de 5 ans ou 5 ans ou plus : 
Cas Votre dossier médical a moins de 5 ans: Le délai de réponse est de 8 jours suivant la réception de votre demande. En l'absence de réponse dans ce délai, cela signifie que l'administration refuse votre demande ( refus tacite ). L'administration peut aussi refuser votre demande de communication par décision motivée .
Cas Votre dossier médical a 5 ans ou plus: Le délai de réponse est de 2 mois suivant la réception de votre demande. En l'absence de réponse dans ce délai, cela signifie que l'administration refuse votre demande ( refus tacite ). L'administration peut aussi refuser votre demande de communication par décision motivée .
context: En cas d'accord de l'administration, consulter le document
Mode de communication
text: Vous choisissez le mode de communication du document dans la limite des possibilités techniques de l'administration. La communication du document ne doit pas nuire à sa préservation et à sa bonne conservation. Ainsi, selon le document, l'administration peut vous proposer :
- La consultation sur place
- La reproduction
- L’envoi par mail.
Si vous avez demandé de nombreux documents, l'administration a le droit de vous proposer de les consulter sur place. L'administration peut aussi étaler dans le temps votre accès aux documents. (À savoir: Une administration peut aussi communiquer le document en le mettant en ligne sur internet , sous réserve qu'il soit communicable à toute personne et qu'il soit anonymisé si nécessaire.)
context: En cas d'accord de l'administration, consulter le document
Coût
text: La consultation sur place est gratuite. L'envoi par mail de la copie d'un document au format numérique est gratuit. La reproduction est payante. Selon le support de communication du document, le coût ne peut pas dépasser les tarifs suivants :
Coût de transmission:
| Support | Tarif maximum | 
| - | - | 
| Papier | 0,18 € par page A4 (noir et blanc) | 
| Cédérom | 2,75 € |
context: En cas de refus de l'administration, saisir la Cada
Délai
text: Vous avez 2 mois pour saisir la Cada suivant la notification de la décision écrite ou du refus tacite de l'administration. (À noter: Il est obligatoire de saisir la Cada avant de faire un recours contentieux . Toutefois, ce principe a des exceptions, par exemple en cas de saisine du juge des référés .)
context: En cas de refus de l'administration, saisir la Cada
Coût
text: La saisine de la Cada est gratuite.
context: En cas de refus de l'administration, saisir la Cada
Démarche
text: La démarche varie selon qu’il s’agit du cas général ou d’une série de 5 demandes ou plus :
Cas Cas général: Il est possible de saisir la Cada de plusieurs façons : 
Cas Par courrier: Votre demande doit comporter les élements suivants : 
- L’objet précis, avec la liste détaillée des documents demandés
- Vos nom, prénoms, adresse postale et éventuellement adresse mail
- Selon le cas, la copie de la demande initiale du document restée sans suite pendant plus d’un mois ou la copie du refus de l’administration.
 Il est conseillé d’expliquer brièvement pour quel motif vous demandez le ou les document(s) afin de transmettre le maximum d’éléments à la Cada. (À savoir: Pour une personne morale , vous devez indiquer, en plus, sa forme, sa dénomination, son siège social et les nom et prénoms de la personne ayant qualité pour la représenter.)
Cas Par mail: Votre demande doit comporter les élements suivants : 
- L’objet précis, avec la liste détaillée des documents demandés
- Vos nom, prénoms, adresse postale et éventuellement adresse mail
- Selon le cas, la copie de la demande initiale du document restée sans suite pendant plus d’un mois ou la copie du refus de l’administration.
 Il est conseillé d’expliquer brièvement pour quel motif vous demandez le ou les document(s) afin de transmettre le maximum d’éléments à la Cada. (À savoir: Pour une personne morale , vous devez indiquer, en plus, sa forme, sa dénomination, son siège social et les nom et prénoms de la personne ayant qualité pour la représenter.)
Cas En ligne via le formulaire: Vous pouvez utiliser ce formulaire en ligne pour déposer une demande auprès de la Cada :
Cas Série de 5 demandes ou plus: Il est possible de saisir la Cada de plusieurs façons : 
Cas Par courrier: Votre demande doit comporter les élements suivants : 
- L’objet précis, avec la liste détaillée des documents demandés
- Vos nom, prénoms, adresse postale et éventuellement adresse mail
- Le nom, l’adresse postale (ou adresse mail), la date à laquelle vous avez demandé la communication du ou des document(s) pour chaque administration que vous avez saisie
- Document attestant que vous avez reçu au moins un refus de l’une des administrations que vous avez saisies.
 Il est conseillé d’expliquer brièvement pour quel motif vous demandez le ou les document(s) afin de transmettre le maximum d’éléments à la Cada. (À savoir: Pour une personne morale , vous devez indiquer, en plus, sa forme, sa dénomination, son siège social et les nom et prénoms de la personne ayant qualité pour la représenter.)
Cas Par mail: Votre demande doit comporter les élements suivants : 
- L’objet précis, avec la liste détaillée des documents demandés
- Vos nom, prénoms, adresse postale et éventuellement adresse mail
- Le nom, l’adresse postale (ou adresse mail), la date à laquelle vous avez demandé la communication du ou des document(s) pour chaque administration que vous avez saisie
- Document attestant que vous avez reçu au moins un refus de l’une des administrations que vous avez saisies.
 Il est conseillé d’expliquer brièvement pour quel motif vous demandez le ou les document(s) afin de transmettre le maximum d’éléments à la Cada. (À savoir: Pour une personne morale , vous devez indiquer, en plus, sa forme, sa dénomination, son siège social et les nom et prénoms de la personne ayant qualité pour la représenter.)
Cas En ligne via le formulaire: Vous pouvez utiliser ce formulaire en ligne pour déposer une demande auprès de la Cada :
context: Suivre l'avis de la Cada sur la demande de document
Accusé réception de votre demande
text: La situation varie selon qu’il s’agit du cas général ou d’une série de 5 demandes ou plus :
Cas Cas général: Si nécessaire, la Cada vous invite à compléter votre demande. La Cada enregistre votre demande lorsqu'elle est complète. Elle en accuse alors réception sans délai .
Cas Série de 5 demandes ou plus: Si nécessaire, la Cada vous invite à compléter votre demande groupée. La Cada enregistre votre demande groupée lorsqu'elle est complète. Elle en accuse alors réception sans délai . L'accusé de réception indique la liste des demandes relevant de la série. (À savoir: La Cada instruit la demande à l'égard d'une seule administration dont vous lui avez communiqué le refus.)
context: Suivre l'avis de la Cada sur la demande de document
Réception de l'avis de la Cada
text: La situation varie selon qu’il s’agit du cas général ou d’une série de 5 demandes ou plus :
Cas Cas général: La Cada vous notifie son avis dans un délai d’un mois à partir de l'enregistrement de votre demande. La Cada notifie son avis dans le même délai à l'administration qui a refusé votre demande de document.
Cas Série de 5 demandes ou plus: La Cada vous notifie son avis dans un délai d’un mois à partir de l'enregistrement de votre demande. La Cada notifie son avis dans le même délai à l'administration qui a refusé votre demande de document. Cette administration informe la Cada, dans un délai d’un mois qui suit la réception de cet avis, de la suite qu'elle entend donner à la demande. (À savoir: La Cada instruit la demande à l'égard d'une seule administration dont vous lui avez communiqué le refus. Toutefois, elle notifie son avis à chacune des administrations correctement identifiées.)
 Les autres administrations vous informent de leur décision de se conformer ou non à l'avis de la Cada. Elles ont un délai d’un mois suivant la notification de l'avis pour le faire.
(À noter: Même en cas d'avis favorable de la Cada, l'administration a le droit de confirmer son refus .)
context: Si le refus de communication est confirmé, saisir le juge
text: Si l'administration maintient son refus initial malgré l'avis favorable de la Cada ou si elle confirme l'avis défavorable de la Cada, vous pouvez faire un recours contentieux. Vous pouvez saisir le juge administratif dans les 2 mois suivant la décision implicite de refus de l'administration. La décision implicite de refus intervient lorsque l'administration garde le silence pendant 2 mois à partir de l'enregistrement de votre demande par la Cada. Vous devez vous adresser au tribubnal administratif dans le ressort duquel l’administration a son siège. (À noter: Il n’est pas possible de faire appel devant la cour administrative d’appel du jugement rendu par le tribunal adminitratif en ce qui concerne la communication des documents administratifs.)
Si la décision du juge vous est défavorable, vous pouvez la contester en cassation devant le Conseil d'État.

Questions connexes :
question: Comment consulter les décisions de sa mairie, son département ou sa région ?
question: Règle du silence vaut accord (SVA) : quelles sont les demandes concernées ?