Délibération n° 2014-367 du 18 septembre 2014 autorisant le Service d’Accompagnement Médico-Social pour Adultes Handicapés (SAMSAH) 56 à mettre en œuvre un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la création d’un dossier informatisé partagé au sein du service, nécessaire à la prise en charge coordonnée des usagers.
Nature: Autre autorisation

(Demande d’autorisation n° 1764528)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par le Service d’Accompagnement Médico-Social pour Adultes Handicapés (SAMSAH) 56 d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la création d’un dossier informatisé partagé au sein du service nécessaire à la prise en charge coordonnée des usagers ; 
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code de l’action sociale et des familles, notamment ses articles L.121-6-2, L. 311-1, L.311-3, L. 312-1, R. 314-1, D. 312-162 à D. 312-169 ;
Vu le code de la santé publique, notamment son article L.1110-4;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 25-I-6° et 25-I-7°;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Laurence DUMONT, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
Le SAMSAH 56 est un Service d’Accompagnement Médico-Social pour Adultes Handicapés qui a pour vocation, dans le cadre d’un accompagnement personnalisé comportant des prestations de soin, de contribuer à la réalisation du projet de vie de personnes handicapées.Ce service vise à favoriser l’autonomie des personnes et propose donc une assistance pour tout ou partie des actes essentiels de la vie quotidienne, ainsi qu’un suivi médical et paramédical en milieu ouvert. Le service a une mission d’évaluation des besoins et des capacités d’autonomie de l’usager, de suivi et de coordination des actions des différents intervenants dans le cadre du projet personnalisé préalablement défini. Son périmètre d’intervention est celui du pays de Lorient. L'accompagnement médico-social réalisé par un SAMSAH est conditionné par une décision de la Commission des Droits et de l'Autonomie (CDA) de la Maison Départementale des Personnes Handicapées (MDPH).Le service est financé par le Conseil général pour ce qui concerne l’accompagnement social, ainsi que par la sécurité sociale pour ce qui concerne les soins.Le SAMSAH est un établissement social et médico-social, au sens de l’article L. 312-I-1° du code de l’action sociale et des familles, géré par la Mutualité Française Finistère-Morbihan.Il exerce donc une mission d’intérêt général et d’utilité sociale, conformément à l’article L. 311-1 du code de l’action sociale et des familles.
Sur la finalité
Le traitement projeté poursuit les finalités suivantes : Améliorer l’évaluation des besoins et des difficultés, la prise en charge sanitaire et médico-sociale, ainsi que le suivi des personnes adultes présentant un handicap, en permettant le partage sécurisé entre les acteurs médicaux, para-médicaux et sociaux du service, des informations nécessaires à une prise en charge coordonnée et adaptée aux besoins des personnes suivies.Améliorer, ainsi, la qualité, la coordination et la continuité de la prise en charge entre tous ces intervenants, en fonction des besoins des adultes handicapés identifiés comme prioritaires.Permettre le maintien à domicile et favoriser l’autonomie des personnes, par un accompagnement médico-social adapté, prévenir les hospitalisations et orienter les personnes ou leurs familles vers les structures de soins et de prise en charge les plus adaptées à leur situation.Favoriser les liens affectifs et familiaux, la formation, l’emploi, l’accès aux soins et aux prestations sociales, en accompagnant les personnes handicapées ou leurs familles dans les relations et les démarches à effectuer auprès des personnes et services compétents des partenaires concernés.Etablir des statistiques à partir de données préalablement anonymisées afin de produire des indicateurs d’activité. La Commission considère les finalités poursuivies comme déterminées, légitimes et explicites au sens de l’article 6 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.Il convient également de faire application de l’article 25-I-6° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements portant sur des données parmi lesquelles figure le numéro d’inscription des personnes au répertoire national d’identification des personnes physiques (numéro de sécurité sociale ou NIR).Le recours à la formalité de l’autorisation se justifie, enfin, au regard de l’article 25-I-7° de la loi 6 janvier 1978 modifiée, pour ce qui concerne les traitements automatisés de données comportant des appréciations sur les difficultés sociales des personnes.
Sur les données traitées
Les données collectées dans le cadre du présent traitement sont, selon la nature du projet personnalisé préalablement établi, relatives :
à l’identification des personnes (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance) ;
au projet personnalisé d’accompagnement et aux différentes étapes du suivi (actions réalisées,…) ;
à leur vie personnelle (situation familiale, adresse de résidence et fiscale, type d’hébergement, emploi du temps) ;
à leur vie professionnelle (situation professionnelle, scolarité, formation) ;
à leur santé (pathologies, affection, antécédents familiaux, données relatives aux soins, situations ou comportements à risques), dès lors que ces données sont nécessaires à leur prise en charge ;
au numéro d’inscription des personnes au répertoire national d’identification des personnes physiques (numéro de sécurité sociale), uniquement à des fins de facturations des soins délivrés;
à des appréciations sur les difficultés sociales des personnes (aides et droits sociaux, vie sociale…).
à l’identification des personnes (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance) ;
au projet personnalisé d’accompagnement et aux différentes étapes du suivi (actions réalisées,…) ;
à leur vie personnelle (situation familiale, adresse de résidence et fiscale, type d’hébergement, emploi du temps) ;
à leur vie professionnelle (situation professionnelle, scolarité, formation) ;
à leur santé (pathologies, affection, antécédents familiaux, données relatives aux soins, situations ou comportements à risques), dès lors que ces données sont nécessaires à leur prise en charge ;
au numéro d’inscription des personnes au répertoire national d’identification des personnes physiques (numéro de sécurité sociale), uniquement à des fins de facturations des soins délivrés;
à des appréciations sur les difficultés sociales des personnes (aides et droits sociaux, vie sociale…).
à l’identification des personnes (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance) ;
au projet personnalisé d’accompagnement et aux différentes étapes du suivi (actions réalisées,…) ;
à leur vie personnelle (situation familiale, adresse de résidence et fiscale, type d’hébergement, emploi du temps) ;
à leur vie professionnelle (situation professionnelle, scolarité, formation) ;
à leur santé (pathologies, affection, antécédents familiaux, données relatives aux soins, situations ou comportements à risques), dès lors que ces données sont nécessaires à leur prise en charge ;
au numéro d’inscription des personnes au répertoire national d’identification des personnes physiques (numéro de sécurité sociale), uniquement à des fins de facturations des soins délivrés;
à des appréciations sur les difficultés sociales des personnes (aides et droits sociaux, vie sociale…).
à l’identification des personnes (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance) ;
au projet personnalisé d’accompagnement et aux différentes étapes du suivi (actions réalisées,…) ;
à leur vie personnelle (situation familiale, adresse de résidence et fiscale, type d’hébergement, emploi du temps) ;
à leur vie professionnelle (situation professionnelle, scolarité, formation) ;
à leur santé (pathologies, affection, antécédents familiaux, données relatives aux soins, situations ou comportements à risques), dès lors que ces données sont nécessaires à leur prise en charge ;
au numéro d’inscription des personnes au répertoire national d’identification des personnes physiques (numéro de sécurité sociale), uniquement à des fins de facturations des soins délivrés;
à des appréciations sur les difficultés sociales des personnes (aides et droits sociaux, vie sociale…).
à l’identification des personnes (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance) ;
au projet personnalisé d’accompagnement et aux différentes étapes du suivi (actions réalisées,…) ;
à leur vie personnelle (situation familiale, adresse de résidence et fiscale, type d’hébergement, emploi du temps) ;
à leur vie professionnelle (situation professionnelle, scolarité, formation) ;
à leur santé (pathologies, affection, antécédents familiaux, données relatives aux soins, situations ou comportements à risques), dès lors que ces données sont nécessaires à leur prise en charge ;
au numéro d’inscription des personnes au répertoire national d’identification des personnes physiques (numéro de sécurité sociale), uniquement à des fins de facturations des soins délivrés;
à des appréciations sur les difficultés sociales des personnes (aides et droits sociaux, vie sociale…).
à l’identification des personnes (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance) ;
au projet personnalisé d’accompagnement et aux différentes étapes du suivi (actions réalisées,…) ;
à leur vie personnelle (situation familiale, adresse de résidence et fiscale, type d’hébergement, emploi du temps) ;
à leur vie professionnelle (situation professionnelle, scolarité, formation) ;
à leur santé (pathologies, affection, antécédents familiaux, données relatives aux soins, situations ou comportements à risques), dès lors que ces données sont nécessaires à leur prise en charge ;
au numéro d’inscription des personnes au répertoire national d’identification des personnes physiques (numéro de sécurité sociale), uniquement à des fins de facturations des soins délivrés;
à des appréciations sur les difficultés sociales des personnes (aides et droits sociaux, vie sociale…).
à l’identification des personnes (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance) ;
au projet personnalisé d’accompagnement et aux différentes étapes du suivi (actions réalisées,…) ;
à leur vie personnelle (situation familiale, adresse de résidence et fiscale, type d’hébergement, emploi du temps) ;
à leur vie professionnelle (situation professionnelle, scolarité, formation) ;
à leur santé (pathologies, affection, antécédents familiaux, données relatives aux soins, situations ou comportements à risques), dès lors que ces données sont nécessaires à leur prise en charge ;
au numéro d’inscription des personnes au répertoire national d’identification des personnes physiques (numéro de sécurité sociale), uniquement à des fins de facturations des soins délivrés;
à des appréciations sur les difficultés sociales des personnes (aides et droits sociaux, vie sociale…).
La Commission estime que les données traitées sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités poursuivies, conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, dès lors qu’elles s’avèrent nécessaires et proportionnées à l’accompagnement médical, social et médico-social des personnes concernées.
Sur les destinataires
La Commission prend acte que seuls les professionnels dûment habilités du service, intervenant dans la prise en charge des usagers et soumis à une obligation de confidentialité peuvent accéder au présent traitement, dans la limite de leurs attributions respectives et la stricte mesure nécessaire à l’exercice de leurs missions.La Commission prend acte que seuls des professionnels de santé sont en mesure de renseigner le volet médical du dossier. Par ailleurs, les données utiles à la coordination de la prise en charge et à l’intérêt de la personne peuvent être transmises, avec l’autorisation des intéressés, aux professionnels de santé ou au personnel dûment habilité d’un établissement de santé ou médico-social qui interviennent dans la prise en charge  des usagers dans la mesure strictement nécessaire à l’exercice de leurs missions.La Commission considère que ces destinataires présentent un intérêt légitime à connaître des données.
Sur l’information et le droit d’accès 
Les personnes concernées par le présent traitement ou, le cas échéant, leur représentant légal, sont informées des modalités de mise en œuvre du dossier informatisé de l’usager, ainsi que des droits qui leur sont reconnus et des modalités d’exercice de ceux-ci, par la remise du livret d’accueil, du règlement de fonctionnement du service et de la charte des droits et libertés de la personne accueillie, lors de leur entrée dans le service. Ces documents, conformes aux dispositions de l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, n’appellent pas d’observation.Le consentement du patient aux objectifs de sa prise en charge et à la création d’un dossier informatisé le concernant partagé entre les professionnels du service est recueilli à l’aide d’un document papier signé par le patient et formalisant son accord.Les patients ont la possibilité de mettre fin à leur accompagnement à tout moment et ils en sont clairement informés.La Commission considère que ces modalités d’information des personnes sont satisfaisantes. Elle rappelle que ces informations doivent être fournies selon des modalités adaptées à leur état.Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès du directeur du SAMSAH 56.La Commission considère que ces modalités d’exercice des droits des personnes n’appellent pas d’observation. 
Sur les mesures de sécurité
La Commission prend acte que des mesures de protection physique et logique sont mises en œuvre pour préserver la sécurité du traitement et des informations, empêcher toute utilisation détournée ou frauduleuse, notamment par des tiers non autorisés, et préserver l’intégrité des données traitées.Les habilitations d’accès au système d’information sont définies en fonction des attributions des intervenants. Le contrôle des accès aux dossiers des personnes se fait par des mots de passe régulièrement renouvelés et constitués d’au moins huit caractères contenant des lettres minuscules et majuscules, des chiffres et des caractères spéciaux.Les accès à l’application font l’objet d’une journalisation. La Commission rappelle qu’il convient d’informer les personnels concernés de la mise en œuvre de ces mesures. Elle rappelle également que la conservation des traces ne peut excéder une durée de six mois au-delà de laquelle celles-ci doivent être supprimées après avoir donné lieu à une analyse afin de détecter d’éventuels comportements anormaux. L’application met en œuvre des procédés de chiffrement du transport des données.Sous réserve de ce qui précède, les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement n’appellent pas d’observation.La Commission rappelle toutefois que l’obligation de sécurité nécessite la mise à jour des mesures mises en œuvre au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données sont conservées pendant la période d’accompagnement de l’usager et sont supprimées de l’application au départ du résident.Un archivage informatique est effectué dans un local sécurisé pour une durée complémentaire de vingt ans à compter du dernier contact avec le résident. Au terme de cette durée, les données sont supprimées, sauf dispositions légales contraires. La Commission considère que cette durée de conservation apparaît pertinente au regard de la finalité poursuivie.
Autorise, conformément à la présente délibération, le SAMSAH 56 à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN