Délibération n° 2008-342 du 18 septembre 2008 autorisant la mise en œuvre parle Ministère de l’économie, des finances et de l’Emploi et le Ministère du budget, des comptes publics et de la fonction publique d’un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion électronique de dossiers de la direction des affaires juridique et des documents qui leur sont associés ainsi que d’une base documentaire (ADAJ) (autorisation n° 1270413)
Nature: Autre autorisation

Délibération n° 2008-342 du 18 septembre 2008 autorisant la mise en œuvre par le Ministère de l’économie, des finances et de l’Emploi et le Ministère du budget, des comptes publics et de la fonction publique d’un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion électronique de dossiers de la direction des affaires juridique et des documents qui leur sont associés ainsi que d’une base documentaire (ADAJ)
(autorisation n° 1270413)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée en 2004, et notamment son article 25-I ; 
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifié en 2007 ;
Sur le rapport de M. Jean MASSOT, commissaire, et les observations de Mme Pascale COMPAGNIE, commissaire du gouvernement ;
Autorise, dans les conditions définies dans le dossier et ses compléments, le ministère de l’économie, des finances et de l’Emploi et le ministère du budget, des comptes publics et de la fonction publique à mettre en œuvre un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion électronique des dossiers et documents qui leur sont associés instruits par la direction des affaires juridique, dont les caractéristiques sont résumées dans le tableau ci-dessous.
Responsable du traitement
Ministère de l’économie, des finances et de l’emploi et Ministère du Budget, des comptes publics et de la fonction publique.
Finalités
Gestion électronique de dossiers traités par la direction des affaires juridiques des ministères (MINEFE et MBCPFB), des documents associés ainsi qu’une base documentaire. L’application permet également l’élaboration de statistiques d’activité.
Fonctions de l’application :
Création de fiches descriptives permettant l’enregistrement de dossiers et des éléments qui les constituent.
Création de notices documentaires constituant le fonds documentaire de la DAJ.
Association de documents à une fiche descriptive ou à une notice documentaire
Fonction de recherche
Statistiques d’activité
Gestion des utilisateurs de l’application et des droits dont ils disposent
Gestion des intervenants aux dossiers
Gestion d’un carnet d’adresses communs à toute la direction, des intervenants et utilisateurs de l’application ADAJ
Données traitées
- Concernant les utilisateurs de l’application : civilité, nom, prénom, type de contact, direction et bureau d’affectation, fonction, adresse et coordonnées professionnelles.- Concernant les intervenants aux dossiers lorsqu’ils sont agents du MINEFE, MBCPFP : civilité, nom, prénom, type de contact, direction et bureau d’appartenance, fonction, adresse et coordonnées professionnelle.- Informations concernant les autres intervenants contenues dans des fiches contact du carnet d’adresse commun à toute la direction : civilité, nom, prénom, type de contact, raison sociale / Entité d’appartenance, forme juridique, fonction, adresse et coordonnées professionnelles.- Concernant la ou les parties dans le cadre d’un dossier de contentieux administratif : nom, prénom.- Concernant les collaborateurs extérieurs de la DAJ : civilité, nom, prénom, adresse professionnelle, coordonnées professionnelles, spécialité.- Concernant la ou les parties dans les dossiers de contentieux judiciaire de nature « protection de fonctionnaire » : Nom, prénom.Informations relatives à la mise en œuvre de la protection : fondement juridique de la protection, fonction de l’agent au moment des faits, situation de l’agent dans la procédure pénale, infraction retenueInformations relatives à la décision : existence ou pas de sanctions pénales, type d’emprisonnement, type d’amende, autres sanctions.- Informations concernant la ou les parties concernées, victimes, dans le cadre des dossiers de contentieux judiciaire de nature « Accident corporel ou agression ». Informations relatives au préjudice de l’Etat agissant en tant qu’employeur et organisme social : montant préjudice matériel, montant préjudice moral, montant global préjudice, taux IPP, taux IPP antérieur, date de consolidation, nature de prestationInformations concernant la santé de la victime issues des rapports d’expertise : début et fin d’ITT, début et fin d’ITP, taux d’IPP, date de consolidation, niveau de pretium doloris, niveau de préjudice esthétique, existence ou pas d’un préjudice professionnel, d’un préjudice d’agrément, d’un préjudice sexuel.- Informations concernant les intervenants, requérants, dans un dossier de contentieux judiciaire de nature « Indemnisation de détention provisoire » : nom, prénom, âge au début de la détention, durée de la détention, mention d’une détention antérieure, infraction à l’origine de la détention.
Destinataires 
Agents de la DAJUne notion de confidentialité est attachée aux dossiers. Ils ne sont consultables et modifiables que par les agents qui les traitent tant qu’ils sont en cours de traitement. Ils ne sont accessibles en consultation qu’aux seuls membres du comité de direction après clôture du dossier.
Information et droit d’accès
Le droit d’accès et de rectification s’exerce par courrier auprès de la DAJ.Exercice du droit d’accès par courrier électronique et par voie postale.
Caractéristiques particulières du traitement
Le droit d’opposition ne s’applique pas car le traitement répond à une obligation légale.
Le Président
Alex TURK