Délibération n° 2014-185 du 6 mai 2014 autorisant la société Grupo Antolin France  à mettre en œuvre un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle permettant aux salariés de signaler des manquements à son code d’éthique
Nature: Autre autorisation

(Demande d’autorisation n° 1574643)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés, 
Saisie par la société Grupo Antolin France d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle permettant aux salariés de signaler des manquements à son code d’éthique ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 25-I-4°;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés
Vu la délibération de la Cnil n° 2005-305 du 8 décembre 2005 portant autorisation unique AU-004 de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d’alerte professionnelle, telle que modifiée le 14 octobre 2010 ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Marie-France MAZARS, commissaire, et après avoir entendu les observations de  Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Sur le responsable du traitement
La société Grupo Antolin France située à Guyancourt est une société française rattachée à l’entreprise multinationale espagnole Grupo Antolin. En France, six entreprises sont rattachées au groupe : 
Grupo Antolin Loire à Roche-la-Molière (42230)
Grupo Antolin Ingénierie siège à Roche-la-Molière (42230)
Grupo Antolin IGA à Hénin-Beaumont (62110)
Grupo Antolin Jarny à Jarny (54800)
Grupo Antolin Cambrai à Raillencourt-Sainte-Olle (59554)
Grupo Antolin France à Guyancourt (78280)
Grupo Antolin Vosges à Rupt-sur-Moselle (88360)
La société Grupo Antolin France agit en qualité de responsable de traitement pour l’ensemble des sociétés du groupe Grupo Antolin concernées par le dispositif d’alerte professionnelle. En effet la Commission constate qu’elle détermine seule les finalités et les moyens du traitement. 
Sur la finalité
La finalité du traitement est la mise en œuvre d’un dispositif d’alerte professionnelle permettant aux salariés de signaler des manquements au code d’éthique de l’entreprise et de traiter les signalements.
En effet, dans le cadre de sa politique interne, le groupe Grupo Antolin a publié un code d’éthique dont l’objectif est de garantir une conduite responsable du développement de ses activités.
Dans le cadre de la mise en œuvre de ce code, sera mis en place un dispositif d’alerte professionnelle, comme moyen supplémentaire mis à la disposition du personnel et complémentaire aux autres modes d’alerte existants dans le groupe (hiérarchie, service du personnel, instances représentatives du personnel) pour signaler un éventuel manquement aux règles du code éthique.
Le champ du dispositif est strictement limité aux manquements graves qui s’appliquent aux domaines suivants :
Droit du travail ;
Environnement ;
Lutte contre la corruption ;
Informations confidentielles ;
Relation avec les concurrents ;
Relations avec les fournisseurs ;
Lutte contre la discrimination et promotion de la diversité ;
Indépendance des collaborateurs ;
Hygiène et sécurité au travail ;
Lutte contre toute forme de violence et d’harcèlement ;
Compte tenu de nature du traitement, il y a lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements automatisés susceptibles, du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités, d’exclure des personnes du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat en l’absence de toute disposition législative ou réglementaire.
La Commission rappelle qu’elle a adopté, le 8 décembre 2005, une délibération portant autorisation unique de traitements automatisés de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de dispositifs d'alerte professionnelle (AU-004). Cette délibération a été modifiée le 14 octobre 2011 et intègre désormais dans le champ d’application de l’article 1er les pratiques anticoncurrentielles.
Elle observe que le traitement objet de la présente délibération répond à toutes les exigences prévues par ladite autorisation, à l’exception des dispositions de l’article 1er relatives au champ d’application du dispositif. En effet, le traitement se fonde sur le respect des dispositions du code éthique de Grupo Antolin et non sur une obligation législative ou réglementaire.
Elle rappelle que le dispositif d’alerte doit être limité dans son champ d’application et que son utilisation doit demeurer facultative et complémentaire par rapport aux autres voies légales de remontée de réclamations des salariés.
La Commission estime qu’en l’espèce le dispositif d’alerte qui lui est présenté est limité dans son champ d’application et répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement, conformément aux dispositions de l’article 7-5° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. 
Sur les données traitées
Les catégories de données collectées sont relatives : 
à l’identification de l’émetteur de l’alerte (nom, prénom, adresse mail) ;
à l’identification de la personne mise en cause (nom, prénom, adresse mail) ;
aux faits signalés ;
aux éléments recueillis dans le cadre des investigations ;
aux comptes-rendus des opérations de vérification ;
aux suites données à l’alerte.
Ces données apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie, conformément aux dispositions de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Les données sont conservées pendant une durée limitée :
Pour les alertes infondées, les données collectées sont détruites immédiatement ;
Pour les alertes donnant lieu à vérification, les données sont conservées pendant une durée de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification, sauf engagement d’une procédure disciplinaire ou de poursuites judiciaires à l’encontre de la personne mise en cause ou de l’auteur d’une alerte abusive. Les données sont alors conservées jusqu’au terme de la procédure ;
Ces durées de conservation apparaissent pertinentes au regard de la finalité poursuivie par le traitement conformément aux dispositions de l’article 6-5° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les destinataires
Les destinataires des données sont les directions des Ressources Humaines (RH) de la maison mère située en Espagne et des sociétés françaises concernées, le Comité d’Ethique comprenant des professionnels (internes) du Groupe et des experts (externes) dans les domaines de la responsabilité de l’entreprise, des relations de travail et du droit.Les informations relatives au traitement de l’alerte seront exclusivement reçues par le département RH de l’entreprise au siège de la maison-mère. Celui-ci entrera en contact avec le département RH de l’entreprise locale concernée par l’alerte, lequel transmettra les informations au directeur de l’entreprise ou au Comité d’éthique.L’identité de l’émetteur de l’alerte et celle de la personne qui en fait l’objet sont traitées de façon confidentielle. Les personnes en charge du traitement des alertes sont soumises à une obligation de confidentialité.La liste des ces destinataires n’appelle pas d’observation de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès 
Les instances représentatives du personnel ont été consultées sur le code éthique et sur le dispositif d’alerte professionnelle. Le Comité d’entreprise a émis un avis défavorable.Les personnes concernées sont informées, conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, via un document remis à chaque salarié.La personne éventuellement mise en cause par un signalement est informée à l’enregistrement de ses données, après une première vérification. Des mesures conservatoires peuvent en effet être prises avant l’information de celle-ci. L’information qui lui sera fournie répondra aux exigences de la loi Informatique et Libertés (faits reprochés, destinataires de l’alerte, modalités d’exercice des droits d’accès et de rectification). Les droits d’accès et de rectification s’exercent auprès du service des ressources humaines de la société Grupo Antolin Espagne – CTRA Madrid – Irun, km 244.8 apartado 2069 – 09007 Burgos - EspagneCes modalités d’information et d’exercice des droits des personnes apparaissent suffisantes.
Sur les mesures de sécurité
Des mesures sont prises pour garantir la sécurité et la confidentialité des données. Les échanges sont sécurisés par SSL et dans le cadre d’un réseau privé virtuel.La gestion des mots de passe respecte les recommandations de la Commission (mots de passe individuels, composés d’au moins huit caractères des catégories alphabétiques, numériques et spéciaux, lesquels sont régulièrement renouvelés).Ces mesures de sécurité apparaissent satisfaisantes au regard des dispositions de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Le dispositif se compose d’un lien de communication qui permet de soumettre toute plainte ou incident pouvant être traité en temps opportun. Cette communication peut être établie par l’intranet du Groupe et par voie postale.La Commission considère que l’obligation de s’identifier pour l’émetteur de l’alerte est de nature à limiter les risques de mise en cause abusive ou disproportionnée de l’intégrité professionnelle, voire personnelle des personnes concernées. En l’espèce, l’émetteur de l’alerte doit nécessairement s’identifier, les alertes anonymes ne sont pas acceptées. L’identité de l’émetteur de l’alerte est par ailleurs traitée de façon confidentielle.Il est rappelé que l’utilisation abusive de ce dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires.
Autorise, conformément à la présente délibération, la société Grupo Antolin France à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN