Délibération n°99-27 du 22 avril 1999 concernant les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion des prêts de livres, de supports audiovisuels et d'oeuvres artistiques et à la gestion des consultations de documents d'archives publiques 
Nature: Référentiel/Règlement type/Norme

La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Vu la convention no 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu l'article 322-2 du code pénal ;
Vu la loi no 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, et notamment ses articles 6, 17 et 21 (1o), pris ensemble le décret no 78-774 du 17 juillet 1978 ;
Vu la loi no 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives ;
Vu la loi no 80-532 du 15 juillet 1980 relative à la protection des collections publiques contre les actes de malveillance ;
Vu la délibération no 80-17 du 6 mai 1980 concernant les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion de prêts de livres, de supports audiovisuels et d'oeuvres artistiques ;
Considérant que la Commission nationale de l'informatique et des libertés est habilitée, en vertu des 6, 17 et 21 (1o), à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ;
Considérant que, pour l'application de l'article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risques d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l'objet d'une déclaration simplifiée ;
Considérant que certains des traitements informatisés portant sur la gestion des prêts de livres, de supports audiovisuels et d'oeuvres artistiques sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de l'article 17 susmentionné ; qu'il en est de même pour la gestion des consultations de documents d'archives publiques,
Décide :
Art. 1er. - Pour pouvoir faire l'objet de la procédure de déclaration simplifiée, les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs aux prêts de livres, de supports audiovisuels et d'oeuvres artistiques et à la gestion des consultations de documents d'archives publiques doivent :
- ne porter que sur des données objectives aisément contrôlables par les intéressés grâce à l'exercice du droit individuel d'accès ;
- n'appliquer à ces données que des logiciels dont les résultats puissent être facilement contrôlés ;
- ne pas donner lieu à des interconnexions autres que celles nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'article 2 ci-dessous ;
- comporter des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations à la garantie des secrets protégés par la loi ;
- satisfaire en outre aux conditions énoncées aux articles 2 à 5 ci-dessous ;
- ne pas déroger aux lois et règlements concernant les droits de propriété, d'auteur, de compositeur et d'interprétation liés aux supports prêtés et à la loi no 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives.
Art. 2. - Les traitements doivent avoir pour seules fonctions :
- de fournir des informations individuelles pour la gestion financière des prêts et la récupération des ouvrages ou supports prêtés ou consultés ;
- d'éditer des états statistiques dépersonnalisés pour les besoins de gestion et d'amélioration des services rendus (nature des ouvrages et des documents d'archives le plus souvent consultés, nom des oeuvres et des auteurs ou références des documents d'archives, etc.).
Art. 3. - Dès lors que les dispositions de l'article 27 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ont été respectées lors de leur recueil, les informations traitées doivent seulement relever des catégories suivantes :
- nom, prénoms, adresse, année de naissance, catégorie professionnelle, numéro de téléphone et, sous forme facultative, la nature de la recherche s'agissant des documents d'archives ;
- caractéristiques du prêt ou de la communication : désignation de l'oeuvre (titre, nom de l'auteur, de l'éditeur, etc.) ou du document d'archive, cotes de catalogage ou de classement, date, date(s) de relance.
Art. 4. - Les informations relatives à l'identité des emprunteurs sont conservées tant qu'ils continuent à participer au service de prêts. La radiation peut être demandée par l'emprunteur lui-même. Lorsque celle-ci n'est pas demandée par l'emprunteur, elle doit intervenir d'office et dans tous les cas à l'issue d'un délai d'un an à compter de la date de fin de prêt précédent.
Les informations concernant chaque prêt sont conservées jusqu'à la fin du quatrième mois suivant la restitution de l'objet du prêt. Au-delà de ce délai, les informations sur support magnétique sont détruites ; elles ne peuvent être conservées sur support papier que pour les besoins et la durée d'un contentieux éventuel.
S'agissant des documents d'archives, les informations relatives aux consultations sont conservées jusqu'au prochain récolement - inventaire - et dans la limite d'une durée maximum de dix ans.
Art. 5. - Peuvent seuls, dans les limites de leurs attributions respectives, être destinataires des informations :
- les services chargés de la gestion des prêts ou des consultations de documents d'archives ;
- leurs agents habilités pour les tâches comptables administratives ou des contentieux ;
- les supérieurs hiérarchiques de ces personnels et les membres des services d'inspection.
Art. 6. - Les traitements dont les finalités sont celles définies à l'article 2 ci-dessus mais qui comportent l'enregistrement d'informations n'appartenant pas aux catégories énumérées à l'article 3 ou aboutissant à la transmission d'informations à des destinataires autres que ceux définis à l'article 5 doivent faire l'objet de demandes d'avis complémentaires.
Art. 7. - La norme simplifiée instituée par la délibération no 80-17 du 6 mai 1980 est abrogée.
Art. 8. - La présente décision sera publiée au Journal officiel de la République française.
Fait à Paris, le 22 avril 1999.
Le président,
M. Gentot