Délibération n° 2018-025 du 25 janvier 2018 autorisant Le Conseil Départemental du Bas-Rhin à mettre en œuvre un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité d’indexer et de diffuser sur Internet les renseignements contenus dans les dossiers de demandes de carte de combattant 1914/1918 de l’ONAC.
Nature: Autre autorisation

(Demande d’autorisation n° 1952003) 
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par Conseil départemental du Bas-Rhin d’une demande d’autorisation pour la mise en œuvre d’un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité d’indexer et de diffuser sur Internet les renseignements contenus dans les dossiers de demandes de carte de combattant 1914/1918 de l’ONAC;
Vu la convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code du patrimoine, notamment son Livre II ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 25-I-1°), 25-I-3°) et 36 ;
Vu la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu l’arrêté du 20 décembre 2012 instituant une dérogation générale pour la consultation des registres matricules du recrutement militaire de la Première Guerre mondiale ;
Vu la délibération n° 2012-113 de la Commission du 12 avril 2012 portant autorisation unique de traitements de données à caractère personnel contenues dans des informations publiques aux fins de communication et de diffusion par les services d’archives publiques (AU-029) ;  
Vu la délibération n° 2013-281 du 10 octobre 2013 autorisant les ministères et les conseils départementaux responsables de services d’archives publics à mettre en œuvre des traitements automatisés de données à caractère personnel ayant pour finalités de numériser, indexer et diffuser sur Internet les « registres matricules » des soldats ayant participé à la Première Guerre mondiale ;  
Vu la délibération n° 2015-074 du 26 février 2015 autorisant le ministère des affaires étrangères à mettre en œuvre des traitements automatisés de données à caractère personnel ayant pour finalités de numériser, indexer, conserver et de diffuser sur Internet les « registres matricules » des soldats ayant participé à la Première Guerre mondiale ; 
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Philippe LEMOINE, commissaire, et après avoir entendu les observations de Mme Nacima BELKACEM, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Le Conseil départemental du Bas-Rhin a saisi la Commission en vue d’être autorisé à numériser, indexer et diffuser sur Internet un ensemble de données permettant d’identifier des soldats qui, originaires du territoire départemental, ont participé à la Première Guerre mondiale.
Les archives concernées ont notamment la particularité d’avoir été reconstituées à partir des données initialement traitées par l’Office national des anciens combattants (ONAC) dans le cadre des demandes  de carte de combattant au titre de 1914-1918 déposées après-guerre. 
Cette opération participe au programme national des manifestations organisées pour commémorer le centenaire de la Première Guerre mondiale.
L’objectif est de constituer et de mettre à disposition des sources de connaissance des parcours individuels des soldats mobilisés durant ce conflit afin d’entretenir le devoir de mémoire et d’alimenter les analyses historiques en ouvrant aux internautes, citoyens et chercheurs, professionnels et amateurs, l’accès à une source archivistique.
L’indexation projetée s’inscrit dans le projet global du Centenaire porté par le Service interministériel des Archives de France. Aucune finalité commerciale n’a été évoquée.
Au nombre de 70.000 environ, les dossiers de demandes de carte de combattant  contiennent des données d’état civil (nom, prénoms, date et lieu de naissance) ainsi que des données dites « d’observations » rattachées à la catégorie des données sensibles au sens des articles 8 et 9 de la loi  6 janvier 1978 modifiée.
Une base de données nominative constituée à partir de l’indexation des données précitées sera mise en ligne pour être librement consultée par le public.
Le champ relatif aux « observations » contenant des données sensibles ne fera pas l’objet d’une indexation en ligne et ne sera visible qu’en salle de lecture des archives départementales. 
Dès lors que la finalité des traitements envisagés ne se limite pas à assurer la conservation à long terme de documents d’archives, ces traitements sont soumis aux formalités préalables prévues au chapitre IV de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. 
En application de l’alinéa 3 de l’article 36 de cette loi, les données à caractère personnel peuvent être conservées au-delà de la durée prévue au 5° de l’article 6 de la loi Informatique et Libertés à des fins autres qu’historiques, statistiques ou scientifiques, soit avec l’accord exprès de la personne concernée, soit avec l’autorisation de la Commission. Le recueil de l’accord exprès des personnes concernées étant difficile compte tenu de la multiplicité et de l’ancienneté des documents en cause, ces traitements relèvent de l’autorisation de la Commission conformément à la disposition précitée de l’article 36. Dans la mesure où ils sont susceptibles de comporter des données sensibles au sens des articles 8 et 9 de la loi Informatique et Libertés, ces traitements relèvent précisément du régime d’autorisation prévu par l’article 25-I-1°) de la même loi. 
Par ailleurs, les caractéristiques des traitements envisagés pour faciliter l’accessibilité au grand public (à savoir, diffusion massive et indexation sur les nom et prénom) n’entrent pas intégralement dans le cadre défini par la délibération n°2012-113 de la Commission du 12 avril 2012 portant autorisation unique de traitements de données à caractère personnel contenues dans des informations publiques aux fins de communication et de diffusion par les services d’archives publiques (AU-029). La Commission est donc saisie d’une demande d’autorisation ad hoc. 
La Commission a déjà autorisé trois ministères ainsi que les conseils départementaux responsables de services d’archives publics à mettre en œuvre des traitements automatisés de données à caractère personnel ayant pour finalités de numériser, indexer, conserver et diffuser sur Internet les « registres matricules » des soldats ayant participé à la Première Guerre mondiale (délibérations n° 2013-281 du 10 octobre 2013 et n° 2015-074 du 26 février 2015 susvisées).
Elle observe que le traitement qui lui est soumis pour autorisation ne concerne pas  des archives de « registres de matricules »  issues des bureaux de recrutement militaire. 
Le département du Bas-Rhin ne prévoit pas la numérisation et la diffusion des états signalétiques et de services reconstitués après-guerre par l’administration française dès lors qu’ils ne comportent pas d’indication sur les parcours militaires intéressant les usagers dans leur démarche de commémoration.
La Commission relève cependant que les  données issues de demandes  de carte de combattant déposées auprès de l’ONAC contiennent des informations identiques à celles contenues dans les « registres matricules », à savoir l’identité civile des soldats engagés ainsi que les indications relatives à leur vie militaire. Ces données permettent de connaitre les parcours militaires des anciens combattants et présentent à ce titre un intérêt pour la démarche de commémoration. La Commission estime que ces données sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités du traitement.
La Commission relève que le dispositif du Département est similaire à ceux mis en œuvre par les services d’archives publics départementaux et les services d’archives des ministères de la Culture, de la Défense et des Affaires étrangères, dans le cadre des délibérations n° 2013-281 du 10 octobre 2013 et n° 2015-074 du 26 février 2015 susmentionnées. Bien que le dispositif envisagé ne soit pas conforme à l’AU-029 précitée, ces traitements poursuivent des finalités historique et mémorielle. De plus, les données traitées ne concernent principalement que des soldats décédés (décès du dernier « poilu » en 2008).
Cependant et s’agissant des instruments de recherche mis en œuvre dans le cadre du traitement envisagé, la Commission observe qu’une opération d’indexation sur plusieurs données dont les noms et prénom(s) du soldat  est prévue.
A cet égard la Commission rappelle que le traitement ne devra pas inclure d’outils de saisie semi-automatique ou tout autre outil soumettant à l’internaute la liste des noms les plus recherchés.
De même le contenu des dossiers de demande de carte d’ancien combattant ne  devra pas être directement accessible depuis les moteurs de recherche externes.
Aussi, la Commission relève que, contrairement au traitement relatif à l’indexation et à la diffusion des archives de registres matricules tel qu’autorisé dans sa délibération n° 2013-281 du 10 octobre 2013,  l’indexation des données contenues dans les dossiers de demande de carte d’ancien combattant  porte notamment sur des données relatives à l’armée d’enrôlement des soldats (armée allemande ou française). Ces données étant de nature à porter atteinte à la vie privée des ayants droits des soldats mentionnés dans les index, la Commission demande à ce que toute mention relative à l’armée d’enrôlement soit occultée au stade de l’indexation pour n’être accessible qu’au moment de la consultation individuelle des dossiers.
Dans ces conditions et sous réserve du respect de celles figurant dans sa délibération n° 2013-281 du 10 octobre 2013 précitée, la Commission autorise le Conseil départemental du Bas-Rhin à mettre en œuvre des traitements de données à caractère personnel ayant pour finalité d’indexer et de diffuser sur Internet les renseignements issus des dossiers archivés de demandes de carte de combattant 1914/1918 de l’ONAC. 
Elle considère que, dans la mesure où leur finalité se limite à assurer la conservation à long terme de données à caractère personnel dans des conditions prévues par le livre II du code du patrimoine, les traitements mis en œuvre à des fins de collecte et de reconstitution, de numérisation, de stockage, de classement et d’indexation relèvent de la dispense légale de formalité prévue à l’alinéa 2 de l’article 36 de la loi « Informatique et Libertés ». Elle précise néanmoins que les instruments de classement et d’indexation peuvent être mis à disposition des internautes dans les conditions évoquées par la présente délibération.
Autorise, conformément à la présente délibération, le Conseil départemental du Bas-Rhin à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
Pour la Présidente Le Vice-Président délégué
Marie-France MAZARS