Délibération n° 2014-404 du 2 octobre 2014 autorisant l’association l’Accueil Savoyard à mettre en œuvre un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la création d’un dossier informatisé partagé nécessaire à la prise en charge coordonnée de personnes adultes en situation de handicap au sein de services d’accompagnement médico-sociaux
Nature: Autre autorisation

(Demande d’autorisation n° 1759671)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par l’Association l’Accueil Savoyard d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la création d’un dossier informatisé partagé nécessaire à la prise en charge coordonnée de personnes adultes en situation de handicap au sein de services d’accompagnement médicaux-sociaux; 
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code de l’action sociale et des familles, notamment ses articles L.121-6-2, L. 311-1, L.311-3, L. 312-1, R. 314-1, D. 312-162 à D. 312-169 ; 
Vu le code de la santé publique, notamment ses articles L.1110-4, L.1111-7;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 25-I-6° et 25-I-7°;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Laurence DUMONT, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
L’Association l’Accueil Savoyard, association reconnue d’utilité publique, régie par la loi de 1901, a saisi la CNIL d’une demande d’autorisation pour la mise en œuvre d’un traitement automatisé de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de services d’accompagnement médico-sociaux : un Service d’accompagnement à la vie sociale (SAVS) et un Service d’accompagnement médico-social pour adultes handicapés (SAMSAH). Leur périmètre d’intervention est celui de Chambéry, des communes alentours, la combe de Savoie et l’avant pays Savoyard. Institués par le décret n°2005-223 du 11 mars 2005 en application de la loi n°2005-102 du 11 février 2005 pour l'égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées, les SAMSAH et SAVS contribuent à la réalisation du projet de vie de personnes adultes handicapées, par un accompagnement adapté favorisant leur maintien et leur insertion en milieu ouvert.Ces services visent à favoriser l’autonomie des personnes et proposent donc une assistance pour tout ou partie des actes essentiels de la vie quotidienne. En plus des prestations du SAVS, le SAMSAH propose des prestations de soins ou d'accompagnement vers le soin en milieu ouvert.Ces services ont une mission d’évaluation des besoins et des capacités d’autonomie de l’usager, de suivi et de coordination des actions des différents intervenants à mettre en œuvre dans le cadre du projet de vie préalablement défini. L'accompagnement médico-social réalisé par un SAMSAH ou un SAVS est conditionné par une décision d’orientation de la Commission des Droits et de l'Autonomie (CDA) de la Maison Départementale des Personnes Handicapées (MDPH). Le service est financé par le Conseil général pour ce qui concerne l’accompagnement social, ainsi que par la sécurité sociale pour ce qui concerne les soins.Le SAMSAH et le SAVS sont des établissements ou services sociaux et médico-sociaux, au sens de l’article L. 312-I-1° du code de l’action sociale et des familles.Ils exercent donc une mission d’intérêt général et d’utilité sociale, conformément à l’article L. 311-1 du code de l’action sociale et des familles.
Sur la finalité
Le traitement projeté poursuit les finalités suivantes : Améliorer l’évaluation des besoins et des difficultés, la prise en charge sanitaire et médico-sociale, ainsi que le suivi des personnes adultes présentant un handicap, en permettant le partage sécurisé entre les acteurs médicaux, para-médicaux et sociaux du service, des informations nécessaires à un accompagnement et à une prise en charge coordonnée et adaptée aux besoins des personnes suivies.Améliorer, ainsi, la qualité, la coordination et la continuité de la prise en charge entre tous ces intervenants, en fonction des besoins des adultes handicapés identifiés comme prioritaires.Permettre le maintien à domicile et favoriser l’autonomie des personnes, par un accompagnement médico-social adapté, prévenir les hospitalisations et orienter les personnes ou leurs familles vers les structures de prise en charge et de soins les plus adaptées à leur situation.Favoriser les liens affectifs et familiaux, la formation, l’emploi, l’accès aux soins et aux prestations sociales, en accompagnant les personnes handicapées ou leurs familles dans les relations et les démarches à effectuer auprès des personnes et services compétents des partenaires concernés.Etablir des statistiques à partir de données préalablement anonymisées afin de produire des indicateurs d’activité. La Commission considère les finalités poursuivies comme déterminées, légitimes et explicites au sens de l’article 6 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.Il convient de faire application de l’article 25-I-6° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements portant sur des données parmi lesquelles figure le numéro d’inscription des personnes au répertoire national d’identification des personnes physiques (numéro de sécurité sociale ou NIR).Le recours à la formalité de l’autorisation se justifie, également, au regard de l’article 25-I-7° de la loi 6 janvier 1978 modifiée, pour ce qui concerne les traitements automatisés de données comportant des appréciations sur les difficultés sociales des personnes.
Sur les données traitées
Les données collectées dans le cadre du présent traitement sont, selon la nature du projet de vie personnalisé, relatives :
à l’identification des personnes (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance) ;
aux actions à mettre en œuvre dans le cadre du projet personnalisé d’accompagnement et à leur suivi (actions réalisées, délais de réalisation, statut du dossier…) ;
à leur vie personnelle (situation familiale, adresse de résidence et fiscale, type d’hébergement) ;
à leur vie professionnelle (situation professionnelle, scolarité, formation) ;
à leurs revenus et à leur situation financière (ressources, charges, crédits, dettes…); 
à leur santé (type de handicap, capacité d’autonomie, pathologies, affections, antécédents familiaux, données relatives aux soins, situations ou comportements à risques), leurs opinions religieuses ou leur vie sexuelle, dès lors que ces données sont nécessaires à leur prise en charge ; 
au numéro d’inscription des personnes au répertoire national d’identification des personnes physiques (numéro de sécurité sociale), uniquement à des fins de facturations des soins délivrés;
à des appréciations sur les difficultés sociales des personnes (aides et droits sociaux, vie sociale (relations familiales, amicales, associatives…).
à l’identification des personnes (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance) ;
aux actions à mettre en œuvre dans le cadre du projet personnalisé d’accompagnement et à leur suivi (actions réalisées, délais de réalisation, statut du dossier…) ;
à leur vie personnelle (situation familiale, adresse de résidence et fiscale, type d’hébergement) ;
à leur vie professionnelle (situation professionnelle, scolarité, formation) ;
à leurs revenus et à leur situation financière (ressources, charges, crédits, dettes…); 
à leur santé (type de handicap, capacité d’autonomie, pathologies, affections, antécédents familiaux, données relatives aux soins, situations ou comportements à risques), leurs opinions religieuses ou leur vie sexuelle, dès lors que ces données sont nécessaires à leur prise en charge ; 
au numéro d’inscription des personnes au répertoire national d’identification des personnes physiques (numéro de sécurité sociale), uniquement à des fins de facturations des soins délivrés;
à des appréciations sur les difficultés sociales des personnes (aides et droits sociaux, vie sociale (relations familiales, amicales, associatives…).
à l’identification des personnes (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance) ;
aux actions à mettre en œuvre dans le cadre du projet personnalisé d’accompagnement et à leur suivi (actions réalisées, délais de réalisation, statut du dossier…) ;
à leur vie personnelle (situation familiale, adresse de résidence et fiscale, type d’hébergement) ;
à leur vie professionnelle (situation professionnelle, scolarité, formation) ;
à leurs revenus et à leur situation financière (ressources, charges, crédits, dettes…); 
à leur santé (type de handicap, capacité d’autonomie, pathologies, affections, antécédents familiaux, données relatives aux soins, situations ou comportements à risques), leurs opinions religieuses ou leur vie sexuelle, dès lors que ces données sont nécessaires à leur prise en charge ; 
au numéro d’inscription des personnes au répertoire national d’identification des personnes physiques (numéro de sécurité sociale), uniquement à des fins de facturations des soins délivrés;
à des appréciations sur les difficultés sociales des personnes (aides et droits sociaux, vie sociale (relations familiales, amicales, associatives…).
à l’identification des personnes (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance) ;
aux actions à mettre en œuvre dans le cadre du projet personnalisé d’accompagnement et à leur suivi (actions réalisées, délais de réalisation, statut du dossier…) ;
à leur vie personnelle (situation familiale, adresse de résidence et fiscale, type d’hébergement) ;
à leur vie professionnelle (situation professionnelle, scolarité, formation) ;
à leurs revenus et à leur situation financière (ressources, charges, crédits, dettes…); 
à leur santé (type de handicap, capacité d’autonomie, pathologies, affections, antécédents familiaux, données relatives aux soins, situations ou comportements à risques), leurs opinions religieuses ou leur vie sexuelle, dès lors que ces données sont nécessaires à leur prise en charge ; 
au numéro d’inscription des personnes au répertoire national d’identification des personnes physiques (numéro de sécurité sociale), uniquement à des fins de facturations des soins délivrés;
à des appréciations sur les difficultés sociales des personnes (aides et droits sociaux, vie sociale (relations familiales, amicales, associatives…).
à l’identification des personnes (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance) ;
aux actions à mettre en œuvre dans le cadre du projet personnalisé d’accompagnement et à leur suivi (actions réalisées, délais de réalisation, statut du dossier…) ;
à leur vie personnelle (situation familiale, adresse de résidence et fiscale, type d’hébergement) ;
à leur vie professionnelle (situation professionnelle, scolarité, formation) ;
à leurs revenus et à leur situation financière (ressources, charges, crédits, dettes…); 
à leur santé (type de handicap, capacité d’autonomie, pathologies, affections, antécédents familiaux, données relatives aux soins, situations ou comportements à risques), leurs opinions religieuses ou leur vie sexuelle, dès lors que ces données sont nécessaires à leur prise en charge ; 
au numéro d’inscription des personnes au répertoire national d’identification des personnes physiques (numéro de sécurité sociale), uniquement à des fins de facturations des soins délivrés;
à des appréciations sur les difficultés sociales des personnes (aides et droits sociaux, vie sociale (relations familiales, amicales, associatives…).
à l’identification des personnes (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance) ;
aux actions à mettre en œuvre dans le cadre du projet personnalisé d’accompagnement et à leur suivi (actions réalisées, délais de réalisation, statut du dossier…) ;
à leur vie personnelle (situation familiale, adresse de résidence et fiscale, type d’hébergement) ;
à leur vie professionnelle (situation professionnelle, scolarité, formation) ;
à leurs revenus et à leur situation financière (ressources, charges, crédits, dettes…); 
à leur santé (type de handicap, capacité d’autonomie, pathologies, affections, antécédents familiaux, données relatives aux soins, situations ou comportements à risques), leurs opinions religieuses ou leur vie sexuelle, dès lors que ces données sont nécessaires à leur prise en charge ; 
au numéro d’inscription des personnes au répertoire national d’identification des personnes physiques (numéro de sécurité sociale), uniquement à des fins de facturations des soins délivrés;
à des appréciations sur les difficultés sociales des personnes (aides et droits sociaux, vie sociale (relations familiales, amicales, associatives…).
à l’identification des personnes (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance) ;
aux actions à mettre en œuvre dans le cadre du projet personnalisé d’accompagnement et à leur suivi (actions réalisées, délais de réalisation, statut du dossier…) ;
à leur vie personnelle (situation familiale, adresse de résidence et fiscale, type d’hébergement) ;
à leur vie professionnelle (situation professionnelle, scolarité, formation) ;
à leurs revenus et à leur situation financière (ressources, charges, crédits, dettes…); 
à leur santé (type de handicap, capacité d’autonomie, pathologies, affections, antécédents familiaux, données relatives aux soins, situations ou comportements à risques), leurs opinions religieuses ou leur vie sexuelle, dès lors que ces données sont nécessaires à leur prise en charge ; 
au numéro d’inscription des personnes au répertoire national d’identification des personnes physiques (numéro de sécurité sociale), uniquement à des fins de facturations des soins délivrés;
à des appréciations sur les difficultés sociales des personnes (aides et droits sociaux, vie sociale (relations familiales, amicales, associatives…).
à l’identification des personnes (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance) ;
aux actions à mettre en œuvre dans le cadre du projet personnalisé d’accompagnement et à leur suivi (actions réalisées, délais de réalisation, statut du dossier…) ;
à leur vie personnelle (situation familiale, adresse de résidence et fiscale, type d’hébergement) ;
à leur vie professionnelle (situation professionnelle, scolarité, formation) ;
à leurs revenus et à leur situation financière (ressources, charges, crédits, dettes…); 
à leur santé (type de handicap, capacité d’autonomie, pathologies, affections, antécédents familiaux, données relatives aux soins, situations ou comportements à risques), leurs opinions religieuses ou leur vie sexuelle, dès lors que ces données sont nécessaires à leur prise en charge ; 
au numéro d’inscription des personnes au répertoire national d’identification des personnes physiques (numéro de sécurité sociale), uniquement à des fins de facturations des soins délivrés;
à des appréciations sur les difficultés sociales des personnes (aides et droits sociaux, vie sociale (relations familiales, amicales, associatives…).
La Commission estime que les données traitées sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités poursuivies dès lors qu’elles s’avèrent nécessaires et proportionnées à l’accompagnement médical, social et médico-social des personnes concernées prévu dans le cadre du projet personnalisé de l’usager. 
Sur les destinataires
La Commission prend acte que seuls les professionnels dûment habilités du service, intervenant dans la prise en charge des usagers et soumis à une obligation de confidentialité peuvent accéder aux données utiles à l’accompagnement, dans la limite de leurs attributions respectives et la stricte mesure nécessaire à l’exercice de leurs missions.La Commission prend acte que seuls des professionnels de santé sont en mesure de renseigner le volet médical du dossier et de déterminer les données liées à la santé de l’usager qu’ils estiment nécessaire de communiquer à l’équipe médico-sociale dans la stricte mesure nécessaire à l’exercice des missions de cette dernière.  Par ailleurs, les données utiles à la coordination de la prise en charge de la personne peuvent être transmises, avec l’autorisation des intéressés et dans leur intérêt, aux professionnels de santé ou au personnel dûment habilité d’un établissement de santé ou médico-social qui interviennent dans leur prise en charge dès lors que ces données sont strictement nécessaire à l’exercice de leurs missions.La Commission considère que ces destinataires présentent un intérêt légitime à connaître des données mentionnées dans les conditions ci-dessus énumérées.
Sur l’information et le droit d’accès 
Les personnes concernées par le présent traitement ou, le cas échéant, leur représentant légal, sont informées, lors de leur entrée dans le service, des modalités de mise en œuvre du dossier informatisé de l’usager, ainsi que des droits qui leur sont reconnus et des modalités d’exercice de ceux-ci, par la remise du livret d’accueil, de la charte des droits et libertés de la personne accueillie qui y est annexée, ainsi que du règlement de fonctionnement du service.Ces documents, conformes aux dispositions de l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, n’appellent pas d’observation.Le consentement du patient aux objectifs de sa prise en charge et à la création d’un dossier informatisé le concernant partagé entre les professionnels du service est recueilli à l’aide d’un document papier signé par le patient et formalisant son accord.Les patients ont la possibilité de mettre fin à leur accompagnement à tout moment et ils en sont clairement informés.La Commission considère que ces modalités d’information des personnes concernées sont satisfaisantes. Elle rappelle que ces informations doivent être fournies selon des modalités adaptées à leur état.Les droits d’accès et de rectification s’exercent par courrier postal auprès du directeur de l’Association l’Accueil savoyard.La Commission considère que ces modalités d’exercice des droits des personnes n’appellent pas d’observation. 
Sur les mesures de sécurité
La Commission prend acte que des mesures de protection physique et logique sont mises en œuvre pour préserver la sécurité du traitement et des informations, empêcher toute utilisation détournée ou frauduleuse, notamment par des tiers non autorisés, et préserver l’intégrité des données traitées.Les habilitations d’accès au système d’information (en mode lecture et écriture) sont définies en fonction des attributions des intervenants. Le contrôle des accès aux dossiers des personnes se fait par des mots de passe. La Commission rappelle que les mots de passe doivent être constitués d’au moins huit caractères contenant des lettres minuscules et majuscules, des chiffres et des caractères spéciaux et qu’ils doivent être renouvelés à la première connexion, puis régulièrement.Les accès à l’application font l’objet d’une journalisation. La Commission rappelle qu’il convient d’informer les personnels concernés de la mise en œuvre de ces mesures. Elle rappelle également que la conservation des traces ne peut excéder une durée de six mois au-delà de laquelle celles-ci doivent être supprimées après avoir donné lieu à une analyse afin de détecter d’éventuels comportements anormaux. L’application met en œuvre des procédés de chiffrement du transport des données.Sous réserve de ce qui précède, les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement n’appellent pas d’observation.La Commission rappelle toutefois que l’obligation de sécurité nécessite la mise à jour des mesures mises en œuvre au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données sont conservées pendant cinq ans à compter du dernier contact avec l’usager.Un archivage informatique est effectué dans un local sécurisé pour une durée complémentaire de quinze ans. Au terme de cette durée, les données sont supprimées, sauf dispositions légales contraires. Les données médicales sont conservées pendant vingt ans, conformément à la législation applicable, puis supprimées.La Commission considère que cette durée de conservation apparaît pertinente au regard de la finalité poursuivie.
Autorise, conformément à la présente délibération, l’Association l’Accueil Savoyard à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN