Délibération n°2010-418 du 16 novembre 2010 autorisant la Fédération Nationale des Associations d’Accueil et de Réinsertion Sociale à mettre en œuvre le traitement des demandes d’hébergement d’urgence et de logement d’insertion
Nature: Autre autorisation

(demande d’autorisation n°1458412)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par la Fédération Nationale des Associations d’Accueil et de Réinsertion Sociale (FNARS) d’une demande d’autorisation relative à l’adaptation du traitement PROGDIS 115 au Service Intégré d’Accueil et d’Orientation (SIAO) ;
Vu la Convention n°108, du 28 janvier 1981, du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil, du 24 octobre 1995, relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi n°2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, et notamment son article 25-I-7° ;
Vu le décret n°2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l’application de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifié par le décret n°2007-451 du 25 mars 2007 ;
Vu la loi n°2007-290 du 5 mars 2007 instituant le droit au logement opposable et portant diverses mesures en faveur de la cohésion sociale ; 
Vu l’article L.345-1 et suivants du code de l’action sociale et des familles ;
Vu les circulaires du 8 avril 2010 et du 7 juillet 2010 de la Direction Générale de la Cohésion Sociale (DGCS) relatives au service intégré d'accueil et d'orientation ;
Après avoir entendu M. Philippe GOSSELIN, commissaire, en son rapport et  Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
Formule les observations suivantes :
En application des dispositions de son article 25-I-7° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée le 6 août 2004, la Commission a été saisie par la Fédération Nationale des Associations d’Accueil et de Réinsertion Sociale (FNARS) d’une demande d’autorisation relative à la modification du traitement des demandes d’hébergement d’urgence et de logement d’insertion PROGDIS 115.
La Commission prend note qu’initialement, le traitement PROGDIS 115 avait été mis à la disposition des gestionnaires d’hébergement et de logement (GHL) adhérant à la FNARS afin de leur permettre de traiter les données relatives au service téléphonique d’appel d’urgence relatif à l’hébergement social, le 115.
La Commission prend acte que le traitement modifié, dénommé PROGDIS 115 SIAO, répondra aux exigences des circulaires du 8 avril 2010 et du 7 juillet 2010 dont l’objectif est de réorganiser le secteur de l’hébergement et du logement social par la création d’un nouveau dispositif de gestion de l’offre et de la demande, dénommé Service intégré d’accueil et d’orientation (SIAO).
Ce service sera géré à l’échelle du département, via l’utilisation d’une plateforme informatique unique, commune à l’ensemble des gestionnaires d’hébergement et de logement (GHL) du département, dans le secteur de l’urgence mais aussi de l’insertion.
La Commission prend également acte que l’« opérateur » sous la tutelle duquel le dispositif sera mis en œuvre au sein de chaque département, autrement désigné par la circulaire du 7 juillet 2010 « organe centralisateur » ou SIAO, sera « désigné par le représentant de l’Etat à l’issue d’une large concertation locale avec l’ensemble des acteurs de l'hébergement et du logement et avec les partenaires institutionnels (collectivités locales, bailleurs sociaux, acteurs du logement adapté notamment) ».
Elle relève que le dispositif SIAO doit être considéré « comme une « plateforme unique » qui doit favoriser la transition de l’urgence vers l’insertion et garantir la nécessaire fluidité vers le logement. Il ne s’agit pas de créer un lieu physique pour y enregistrer les demandes de logement, ni de créer une structure d’accueil supplémentaire avec une implantation physique différente de celles déjà existantes sur votre territoire » (circulaire du 7 juillet 2010).
Dans ce cadre, le traitement PROGDIS 115 SIAO sera utilisé pour gérer l’ensemble des demandes d'hébergement d'urgence et d’insertion au sein du département, les affectations dans les centres d'accueil, ainsi que pour permettre une remontée d’informations statistiques des GHL vers les services déconcentrés de l’Etat, par l’intermédiaire de l’opérateur SIAO.
La Commission prend en considération qu’aux termes de la circulaire du 7 juillet 2010, il était de la responsabilité de chaque GHL de mettre « en place le service intégré d’accueil et d’orientation pour qu’il soit opérationnel le 15 septembre », notamment afin que, dès le 15 octobre 2010, le SIAO de chaque département soit en mesure de transmettre à la Direction départementale de la Cohésion Sociale et des politiques publiques (DDCSPP) les données chiffrées concernant la mise en place du dispositif.
Pour répondre à cet impératif, et sur sollicitation des GHL utilisant de PROGDIS 115, la FNARS a créé une application-test du traitement PROGDIS 115 SIAO, afin de soumettre sa demande d’autorisation à la Commission.
Sur les finalités
La Commission prend en considération que le traitement PROGDIS 115 SIAO répond à une triple finalité.
En premier lieu, le traitement mis en œuvre par la FNARS permettra l’adaptation de l’offre et de la demande à l’échelle du département. 
Il s’agit de mieux gérer l’offre et la demande en hébergement social au sein du département, en identifiant les places disponibles, les besoins de chaque demandeur, et le service à rendre de la manière la plus adaptée.
En second lieu, le traitement répondra à une mission d’observation et d’évaluation de la qualité de l’hébergement social. 
Il s’agit d’observer et d’évaluer statistiquement la gestion de l’hébergement social au sein du département afin, notamment, de mieux connaître les populations concernées, d’apprécier la qualité de l’accompagnement social, et, le cas échéant, de réorienter les politiques publiques en vue de garantir un meilleur service.
En troisième et dernier lieu, PROGDIS 115 SIAO constituera un outil de suivi personnalisé des personnes, du traitement de leur demande d’hébergement social en urgence vers leur réinsertion.
Ainsi, le traitement a pour objectif de permettre, d’une part, à l’opérateur SIAO, aux gestionnaires d’hébergement et de logement, aux travailleurs sociaux et aux gestionnaires du 115 de gérer les données relatives aux demandeurs d’hébergement sous format nominatif, et, d’autre part, à l’opérateur SIAO de transmettre des données sous format anonymisé aux services déconcentrés de l’Etat.
Sur les données collectées
La Commission souligne que les finalités d’adaptation de l’offre et de la demande et de suivi personnalisé des personnes comportent la nécessité, pour les partenaires du secteur social, de saisir des informations détaillées sur la situation sociale de ces personnes. 
Elle observe que les données saisies correspondent à des informations relatives à l’accueil des personnes concernées, aux données identifiantes et personnelles de la personne concernée, aux orientations et aux réponses apportées, et aux informations à renseigner uniquement pour l’activité du 115. 
La Commission prend acte que les données traitées dans PROGDIS 115 SIAO correspondent au dictionnaire de codification rédigé par la FNARS concernant la codification des données et le respect de l’anonymisation des informations.
Elle approuve le fait que le traitement PROGDIS 115 SIAO exclut la collecte du numéro de sécurité sociale et de l’identifiant CAF figurant dans l’annexe 4 de la circulaire du 7 juillet 2010.
Afin de porter adaptation du logiciel à la mise en œuvre du dispositif SIAO, les données adjointes dans le traitement PROGDIS 115 SIAO concernent tout d’abord l’accueil des personnes : nature de la demande (urgence/insertion/les deux) ; nom et prénom de la personne qui a saisi les informations ; profil de l’utilisateur ; admission directe (oui/non).
Elles concernent ensuite la saisie des données à caractère personnel des personnes suivies : nom et prénom de la personne qui a saisi les informations ; profil de l’utilisateur ; suivi en protection maternelle et infantile (oui/non) ; nombre total de personnes composant le ménage ; pour les femmes mariées, nom de jeune fille ; informations relatives aux enfants (à mentionner sur la fiche du chef de famille et à dupliquer sur chaque fiche personne) ; nombre d’enfants à charge ; présence des enfants (oui / non) ; placement (oui/non) ; décision (accord amiable/jugement) ; droit (droit de garde/droit de visite) ; mesures éducatives (oui/non) ; adresse ; numéro de téléphone.
Des données supplémentaires permettront également de renseigner la situation initiale du demandeur d’hébergement, le motif de sa demande (distingué de la situation de logement actuel : logement insalubre, indigne, indécent, rapprochement lieu de travail, regroupement familial, logement repris par le propriétaire, absence de ressources), la situation résidentielle en Centre d'accueil de demandeurs d'asile, le parcours antérieur par rapport au logement et à l’hébergement (demande au Fonds de Solidarité au Logement, aides financières (accès/maintien/énergie), l’accompagnement social lié au logement (accès/maintien), la date et l’heure de la première saisie de données (nom et prénom de la personne qui a saisi les informations, profil de l’utilisateur, date et heure de la dernière modification, nom et prénom de la personne qui a saisi les informations, profil de l’utilisateur) ; le détail du parcours professionnel (qualification, secteur d’activité), le montant des ressources, la durée de validité du titre de séjour, le nom du référent unique -qui remplace le « référent social » (numéro de téléphone, nom du remplaçant, structure d’origine du référent). 
Concernant les données d’identification, il convient de préciser que lorsqu'une personne n’est pas en mesure d’indiquer son identité, l’outil génère une identité avec le préfixe « INC » suivi d'un numéro séquentiel généré automatiquement par ordre d’arrivée des personnes concernées. 
La Commission prend en considération que l’ensemble de ces données est saisi dans le double objectif de porter assistance aux personnes concernées et, le cas échéant, de les informer de leurs droits et de rendre la gestion des données traitées plus transparente.
Eu égard à cette finalité de suivi personnalisé de la personne concernée, à la mission d’assistance et de conseil des travailleurs sociaux et à leur devoir de respecter le secret professionnel (article L.226-13 du Code pénal), la Commission considère que le traitement de ces données est effectivement pertinent.
La Commission souligne que, dans l’intérêt des personnes concernées, et en application de l’article 6-3° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, l’ensemble des données préalablement collectées dans le cadre du traitement PROGDIS 115 a fait l’objet d’une révision partielle.
En ce sens, la Commission approuve que la saisie de la nationalité des personnes concernées sous la forme d’une case à cocher ait été remplacée par l’information « Français/ressortissants UE/ hors UE/ Apatride/ Non renseigné ». 
Elle prend note que, dans le cadre de la gestion de certains dossiers, tels que les arrivées massives d’un pays, imposant une gestion adaptée des demandes, une information pourra être faite en ce sens (« arrivée massive » : oui/non).
Elle souligne que, pour garantir l’objectivité des données saisies, la plupart des items de réponse ont été redéfinis sous la forme de barres déroulantes à choix multiples. 
Néanmoins, la présomption d’illégalité liée à la variable « ressources non déclarées » a donné lieu à modification, l’item de réponse finalement retenu, « autres ressources personnelles », ne présumant en rien de la commission d’une infraction. 
Elle recommande que la saisie des autres items, en champ libre, soit strictement encadrée. 
Pour éviter l’enregistrement de commentaires inappropriés, et garantir que les données contenues dans les zones commentaires sont pertinentes, adéquates et non excessives au regard de la finalité du traitement, la Commission recommande que la mention suivante apparaisse (en filigrane ou en surimpression) dans chacun des champs libres accessible sur le progiciel : « Seules doivent être saisies les informations susceptibles d’être pertinentes au regard du contexte. Elles ne doivent pas comporter d’appréciation subjective, ni faire apparaître, directement ou indirectement, les origines raciales, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, les appartenances syndicales ou les mœurs de la personne concernée ».
A toutes fins utiles, la Commission constate que, malgré la légitimité et la nécessité d’un suivi personnalisé des personnes concernées par les structures d’hébergement, le traitement automatisé de données nominatives constitue per se un risque de « fichage » des populations hébergées.
Elle appelle donc l’attention de la FNARS et des opérateurs SIAO sur le fait que les mesures de sécurité à mettre en œuvre doivent effectivement garantir les droits des personnes concernées, notamment en évitant toute confusion entre les données de suivi individuel, « de terrain », et d’évaluation des politiques publiques, par les services déconcentrés de l’Etat.
Ainsi, l’information relative au « titre de séjour », qui a pour objectif de porter assistance à la personne concernée, notamment en l’informant de ses droits, ou en l’orientant vers des structures spécifiques, telles que les Centres d'accueil de demandeurs d'asile (CADA) est appropriée dès lors qu’elle ne fait l’objet d’aucune transmission nominative, ou réutilisation, contraire à l’intérêt de la personne.
Il en va de même de l’information relative aux « ressources » et au « taux d’endettement » permettant d’apprécier si les personnes en demande d’hébergement ont tout mis en œuvre pour accéder à un logement, et quel type de suivi doit être mis en œuvre en vue de leur réinsertion. 
En dernier lieu, la Commission approuve que, dans le cadre d’une évaluation des politiques publiques, les données relatives aux personnes ne soient accessibles aux partenaires publics des SIAO, et notamment la DDCSPP, que sous format anonymisé.
Sur les destinataires
Les destinataires des données nominatives sont exclusivement les membres du SIAO, les travailleurs sociaux (TS) et les gestionnaires d’hébergement et de logement (GHL).
La Commission prend note que le personnel du service téléphonique 115 accède aux données de PROGDIS 115 SIAO mais uniquement en mode « saisie » et « consultation ».
Elle approuve que les DDCSPP soient destinataires des données agrégées, c'est-à-dire uniquement en mode « consultation de statistiques ».
Sur la sécurité
La Commission estime que l’un des enjeux sécuritaires essentiels soulevé par le traitement PROGDIS 115 SIAO tient à la garantie d’une stricte séparation logique entre les données traitées sous format nominatif (par les agents du SIAO, du 115, des GHL et par les travailleurs sociaux) et les données traitées sous format anonymisé (accessibles par la DDCSPP).
C’est pourquoi, concernant l’anonymisation des données, la Commission recommande l’utilisation de la fonction SHA-256. Cet algorithme de hachage garantit une base de données purement anonyme et ne permettra plus, ni directement, ni indirectement, d’identifier les personnes concernées.
La Commission prend note que l’administrateur de l’application PROGDIS 115 SIAO est la FNARS, au niveau national, et le SIAO de chaque département, au niveau local. 
Elle préconise également que la FNARS diffuse auprès des SIAO et des structures d’hébergement des recommandations concernant le respect de leurs obligations de sécurité et de confidentialité. 
Concernant les habilitations, la Commission relève que celles-ci relèvent des fonctions propres de chaque utilisateur (personnel du SIAO, personnel des GHL, travailleurs sociaux, personnel du 115), la DDCSPP n’accédant qu’aux données statistiques.
La Commission recommande à la FNARS de mettre en place une journalisation des accès en lecture et en écriture aux dossiers, et une conservation du journal de logs de 12 mois.
Elle préconise également que soit opéré, à minima, un chiffrement des données directement identifiantes (nom, prénom, date de naissance, numéro d'identification). 
Enfin, elle recommande que le mot de passe permettant d’accéder à PROGDIS 115 SIAO soit de 8 caractères, contenant des chiffres et des caractères spéciaux, avec une durée de validité limitée.
Sur la durée de conservation
Les données collectées sur les personnes sont conservées durant vingt quatre mois à compter de la dernière opération enregistrée sur PROGDIS 115 SIAO, tandis que les données concernant les hébergements alloués sont conservées 9 mois. Ce qui n’appelle aucune observation.
Sur les droits des personnes
La FNARS confirme que, dans le respect du principe de l’inconditionnalité de l’accueil, les personnes interrogées peuvent librement refuser de répondre aux questions posées. 
C’est pourquoi l’ensemble des informations à saisir reste entièrement facultatif. D’ailleurs, chaque champ à choix multiple propose la réponse « Information non renseignée ». 
En application de l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, elle approuve que l’information des candidats et des personnes hébergées soit effectuée par voie d’affichage au sein de la structure et reste accessible en ligne sur le site de la FNARS.
Cependant, la Commission prend note qu’aucune information individuelle des personnes n’est préconisée aux utilisateurs opérant la saisie des données (travailleurs sociaux, personnels du SIAO, des GHL et du 115) à l’attention des usagers.
C’est pourquoi, eu égard à la présence de données portant sur les difficultés sociales des personnes, elle recommande qu’une information des personnes sur leurs droits d’accès, d’opposition, de rectification et de suppression soit proposée, individuellement.
Cette information pourra être fournie, lors de la saisie des données, par voie orale (dans le cadre du service téléphonique 115 ou lors de l’entretien individuel avec le demandeur d’hébergement) ou, le cas échéant par le recours à des mentions spécifiques sur le questionnaire de demande d’hébergement utilisé.
Par ailleurs, elle précise que cette information doit comporter des dispositions explicites sur l’absence de conséquences d'un défaut de réponse, en particulier à l’égard des demandeurs d’hébergement.
La Commission rappelle que l’intérêt des personnes concernées correspond tout autant au respect du droit d’accéder à une assistance et un suivi social personnalisés qu’au respect du secret professionnel et du droit à l’oubli.
En conséquence, en application de l’article 39 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, une copie des informations saisies doit pouvoir être demandée par les demandeurs d’hébergement, les personnes hébergées et les personnes sorties des structures d’hébergement. 
Conformément à l’article 38 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, les candidats à l’hébergement et les personnes hébergées conservent la faculté de s’opposer, pour un motif légitime, à ce que leurs données soient saisies dans le progiciel PROGDIS 115 SIAO.
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Eu égard à la multiplicité des dispositifs d’évaluation du secteur de l’hébergement social mis en place depuis quelques années, le traitement PROGDIS 115 SIAO rappelle la nécessité de mieux encadrer le traitement statistique des données à caractère social afin de ne pas glisser d’un travail d’évaluation du secteur de l’hébergement social vers une logique de fichage des personnes.
En ce sens, la Commission approuve l’existence, dans le progiciel PROGDIS 115 SIAO, de deux modules distincts :
l’un, permettant aux SIAO d’opérer un traitement nominatif des données collectées dans le cadre de leur mission de suivi des personnes aidées ;
l’autre, permettant d’opérer le traitement des données anonymisées, en vue de les transmettre aux DDCSPP concernées.
En conséquence, la Commission autorise la mise en œuvre du traitement PROGDIS 115 SIAO compte tenu que :
- l’ensemble des données saisies est collecté à titre facultatif, et dans le cadre du suivi individuel du demandeur d’hébergement ou de la personne hébergée ;
- la collecte des données traitées est strictement encadrée afin de ne pas basculer d’un recueil de données objectives vers un fichage subjectif des demandeurs d’hébergement et des personnes hébergées ;
- la transmission des données aux directions départementales de la cohésion sociale ne permettra ni l’identification directe ni l’identification indirecte des personnes ;
- les personnes concernées seront individuellement informées de leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition, de la faculté d’exercer librement ces droits et de l’absence de conséquences, en particulier à l’égard du demandeur d’hébergement, d'un défaut de réponse.
- la FNARS présentera, dans un délai de deux ans, un bilan de la mise en œuvre du traitement, à la Commission, notamment afin de mettre en relief les difficultés rencontrées.
Le président,
Alex TURK