Délibération n°2012-216 du 5 juillet 2012 portant avis sur un projet d’arrêté du ministère de la Fonction publique relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique (Demande d’avis n°1529944) 
Nature: Avis

Saisie par le ministère de la Fonction publique d’une demande d’avis concernant un projet d’arrêté relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu le code de procédure pénale, notamment son article R. 79 ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 11-2-d) ;
Vu la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 modifiée portant droits et obligations des fonctionnaires, notamment son article 18 ;
Vu la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'Etat ;
Vu la loi n° 2009-972 du 3 août 2009 relative à la mobilité et aux parcours professionnels dans la fonction publique, notamment son article 29 ;
Vu le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 modifié relatif à la compétence des services d’archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le décret n° 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique ;
Vu la délibération n°2010-472 du 16 décembre 2010 portant avis sur un projet de décret en Conseil d'Etat relatif à la gestion du dossier des agents publics sur support électronique par les autorités administratives et territoriales ;
Après avoir entendu M. Eric PERES, commissaire, en son rapport et Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du Gouvernement, en ses observations,
Emet l'avis suivant :
Le décret n° 2011-675 du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique, pris après avis de la CNIL (délibération n°2010-472), constitue un cadre juridique commun aux trois fonctions publiques (fonction publique de l’Etat, fonction publique territoriale et fonction publique hospitalière). Il a pour objet de permettre qu’un même niveau de garantie soit offert aux agents publics dont le dossier est dématérialisé, quelle que soit leur administration publique d’appartenance.
L’alinéa 2 de l’article 2 du décret n° 2011-675 dispose expressément que " chaque document [composant ce dossier] est classé par référence à une nomenclature cadre établie par arrêté du ministre chargé de la fonction publique ".
Conformément à l’article 11-2-d) de la loi du 6 janvier 1978 modifiée et aux dispositions expresses de la délibération n°2010-472 susvisée, la Commission est saisie par le ministère de la Fonction publique d’une demande d’avis sur le projet d’arrêté établissant cette nomenclature cadre.
Sur l’objet du projet d’arrêté :
Le projet d’arrêté soumis à la Commission identifie les documents susceptibles d’être enregistrés dans le dossier individuel des agents publics géré sur support électronique, ainsi que les durées de conservation de ces documents, en base active ainsi qu’en archivage intermédiaire.
L’article 1er du décret n° 2011-675 susvisé dispose que ces documents " intéressent sa situation administrative, notamment ceux qui permettent de suivre son évolution professionnelle ".
Aussi, les documents relatifs à la paie (notamment le bulletin de paie), les documents comptables ou relatifs aux conditions de travail (horaires par exemple) n'ont pas à figurer dans les dossiers individuels.
Sur les catégories de documents composant le dossier individuel des agents publics gérés sur support électronique :
Les documents susceptibles de composer le dossier individuel des agents publics gérés sur support électronique sont identifiés dans la nomenclature annexée au projet d’arrêté.
Cette nomenclature vise 21 catégories de documents relatives :
1- à l’état civil des personnes ;
2- à leur situation familiale ;
3- à leur situation militaire ;
4- au recrutement de l’agent ou à sa titularisation (titulaire/non titulaire ; recrutement soumis à l’article L.4139-2 du code de la défense ; recrutement contractuel handicapé ; non titularisation) ;
5- à son changement de position statutaire ou à sa réintégration (détachement /intégration, mise à disposition, disponibilité, congé parental, hors cadre, réintégration) ;
6- à la Commission de déontologie ;
7- au cumul d’emploi public ;
8- au cumul pour création ou reprise d’entreprise ;
9- au cumul d’activité accessoire ;
10- au changement de modalités de temps de travail ;
11- à la gestion des congés et absences ; 
12- à l’évaluation, à la notation et à l’avancement d’échelon ; 
13- à l’avancement et à la promotion ; 
14- à la mutation ou à l’affectation de l’agent ; 
15- à la gestion des compétences ; 
16- à la discipline ; 
17- à la cessation de fonction ; 
18- aux services publics et aux activités privées ; 
19- aux distinctions honorifiques ; 
20- aux accidents de service et à la maladie professionnelle ; 
21- aux évènements divers. 
La Commission considère que ces catégories de documents sont nécessaires au suivi de la carrière des agents.
Néanmoins, certains documents indexés dans la nomenclature retenue par le ministère appellent plusieurs observations de la Commission.
Concernant la rubrique 4 de la nomenclature annexée, la Commission observe que, conformément aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur, notamment dans le cadre de l’accès à certaines professions ou de l’obtention d'une distinction honorifique par exemple (article R. 79 du code de procédure pénale), l’extrait de casier judiciaire (bulletin n°2 ou B2) peut être collecté. 
Toutefois, elle souligne que l’extrait du B2 communiqué aux administrations qui en font la demande a une durée de validité réduite, compte tenu qu’il fait état du casier judiciaire de l’agent à un instant donné. 
Ainsi, la Commission souligne que la conservation d’une telle donnée au-delà d’un délai raisonnable (un délai de validité de 3 mois est communément retenu par les administrations) ne permet pas de fournir une information exacte, complète et mise à jour au sens de l’article 6-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. 
Concernant la rubrique 11 de la nomenclature annexée, relative à la gestion des congés et absences, les documents de cette rubrique sont susceptibles de comporter des données sensibles au sens de l’article 8 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, notamment des données relatives à la santé dans les pièces justificatives à l’appui de demandes spécifiques telles que des certificats médicaux dans le cas de congés maladie.
Toutefois, la Commission prend acte que les dispositions de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'Etat (articles 34-3° et 34-4°) et du décret n°86-83 du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l’Etat (article 13) fondent la collecte des documents relatifs à des situations de congé de longue maladie, de longue durée ou de grave maladie. 
Elle note avec satisfaction qu’après la catégorie " demande de congés de solidarité familiale " sera ajoutée la mention " (effacer les éventuelles mentions relatives à l’identité du tiers) ". Elle propose néanmoins d’élargir le champ visé par cette mention de la manière suivante : " (effacer toute information susceptible de révéler l’identité des tiers concernés) ".
A toutes fins utiles, concernant la 4ème colonne du tableau porté en annexe, intitulée " Sort à réserver au terme de la durée de conservation en gestion courante ", la Commission propose au ministère de retenir la rédaction suivante : " Modalités de gestion des documents au terme de la durée de conservation en gestion courante ".
Le ministère indique que la liste des documents figurant dans la nomenclature proposée en annexe de l’arrêté n’est pas exhaustive.
La Commission recommande que le ministère l’informe de toute modification de ladite nomenclature, en précisant, le cas échéant, les dispositions législatives et réglementaires, sur lesquelles se fondent la collecte de tout nouveau type de document.
Sur le caractère facultatif de certains documents :
Quelle que soit la situation de l’agent concerné et son autorité gestionnaire, la collecte de la photographie de l’agent reste facultative. 
La Commission relève que, face aux différentes situations des agents concernés, il n’est pas possible d’identifier, dans la nomenclature fournie en annexe du projet d’arrêté, les documents dits obligatoires ou facultatifs. Le caractère facultatif ou obligatoire des documents résulte de la pertinence du document au regard de la situation individuelle des agents. 
Sur les observations libres ajoutées aux documents :
Comme sur support papier, sur support électronique, les agents peuvent produire des observations libres, à joindre au document qu'elles commentent ou complètent. 
Pourtant, ces observations libres ne font l’objet d’aucune mention explicite dans le projet d’arrêté. 
Seul l’alinéa 5 de l’article 2 mentionne " les informations attachées aux documents ". Le champ lexical utilisé crée une confusion avec les données relatives aux traces, qui sont identifiées dans l’article 1er comme " des informations attachées à ces documents permettant d’établir la traçabilité […] ". 
La Commission recommande donc que ces observations soient clairement identifiées dans le projet d’arrêté via la mention " les observations libres relatives à un document qu'elles commentent ou complètent ". 
Sur ce point, la Commission rappelle que, conformément à l’article 18 de la loi n°83-634 du 13 juillet 1983 modifiée portant droits et obligations des fonctionnaires, le dossier du fonctionnaire ne doit pas faire état " des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’intéressé ".
De même, ces observations libres ne devront comporter aucune appréciation sur les difficultés sociales des personnes, ni aucune donnée sensible, au sens de l’article 8 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
En ce sens, la Commission recommande que les agents en charge de la gestion du dossier individuel des agents et les agents produisant des commentaires ou observations annexés aux documents soient clairement informés, via un guide pratique, une notice ou un paragraphe spécifique, de la mention suivante : " Seules doivent être saisies les informations pertinentes au regard du contexte. Elles ne doivent pas comporter d’appréciation subjective, ni faire apparaître, directement ou indirectement, les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou l’appartenance syndicale des personnes ou 
qui sont relatives à la santé ou à la vie sexuelle de celles-ci
. Les personnes concernées ont accès à ces champs libre
s ".
Sur les données relatives à la traçabilité :
L’article 5 alinéa 2 du décret 2011-675 dispose : " L’ensemble des informations attachées aux documents doit […] permettre la traçabilité des opérations de gestion " du dossier sur support électronique.
Conformément à cette disposition, les données relatives à la traçabilité entrent dans le champ de l’article 1er du projet d’arrêté.
Or, l’article 1er alinéa 1 du projet d’arrêté vise, d’une part, " les documents figurant dans la nomenclature cadre annexée au présent arrêté ", et, d’autre part, " des informations attachées à ces documents permettant d’établir la traçabilité des opérations y afférentes en application de l’article 5 du décret du 15 juin 2011 susvisé ". 
La Commission constate qu’il n’est pas précisément indiqué quelles informations " attachées à ces documents " seront saisies. 
Elle recommande que ces informations permettent de constituer un journal complet des traces en création et en suppression, en modification et en simple consultation. 
En ce sens, elle recommande que la mention " informations […] de l’article 5 du décret du 15 juin 2011 susvisé " soit remplacée par la mention " traces des opérations de gestion identifiées à l’article 4
du décret du 15 juin 2011 susvisé " (l’article 4 du décret du 15 juin 2012 identifiant l’ensemble des opérations de gestion susceptibles de faire l’objet de mesures de traçabilité).
Sur la durée de conservation des différents documents :
En premier lieu, l’article 2 du projet d’arrêté définit les durées de conservation des différents documents composant le dossier individuel de l’agent sur support électronique. Pour définir de manière transparente les différentes durées de conservation applicables, cet article doit identifier précisément les différentes catégories de documents visées.
Ainsi, concernant l’alinéa 5 de l’article 2 du projet d’arrêté, la Commission recommande également que " les informations attachées aux documents " soient identifiées en tant qu’" observations libres relatives à un document qu'elles commentent ou complètent ".
En second lieu, concernant l’article 3 du projet d’arrêté, la Commission rappelle que la gestion des habilitations (maintien en base active ou basculement en archivage intermédiaire) n’entre pas dans le champ juridique de cet arrêté. La gestion des habilitations devra faire l’objet de dispositions spécifiques dans le cadre de l’arrêté ou de la décision adoptée par chaque autorité administrative ou territoriale concernée. Elle propose donc la suppression de cet article.
En troisième lieu, concernant la rubrique 4 de la nomenclature annexée au projet d’arrêté, la Commission considère que la conservation durant 10 ans du bulletin n°2 n’est pas conforme à l’article 6-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. Elle recommande que ce document soit conservé 3 mois ou bien fasse l’objet d’une mention expresse dans le dossier quant à la date et au contenu du bulletin obtenu par l’autorité.
En quatrième lieu, concernant la troisième colonne du tableau en annexe du projet d’arrêté, une durée de conservation en base active de 10 ou 15 ans est prévue. 
Certes, l’alinéa 1er de l’article 18 de la loi du 13 juillet 1983 modifiée portant droits et obligations des fonctionnaires indique que le " dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité ". 
Toutefois, la Commission propose d’harmoniser ces durées de conservation, dans le respect de l’article 6-5° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée en ramenant la durée de conservation à 10 ans, cette durée permettant a priori une continuité du suivi du dossier (concernant notamment les demandes prioritaires de mutation et de formations) et ne présentant aucun caractère excessif au regard des finalités pour lesquelles les différents documents concernés sont conservés. 
Toutefois, elle demande à ce que seuls les documents pertinents et mis à jour soient conservés. Par exemple, seule la dernière déclaration de domicile sera conservée en base active.
Elle recommande également que les documents relatifs aux vacataires, aux agents contractuels et aux fonctionnaires dont les contrats ont pris fin ne soient pas conservés plus de 5 ans à compter du départ de l’intéressé.
Concernant les documents conservés en base courante jusqu’à " 1 an après la cessation des fonctions de l’agent ", la Commission considère que cette conservation en base active n'excède pas la durée nécessaire aux finalités du traitement de ces documents, d’une part, pour suivre régulièrement la situation administrative de l’intéressé et permettre son évolution, et, d’autre part, pour régulariser sa situation et ses droits lors de sa cessation d’activité. 
En cinquième lieu, concernant la durée de conservation des données en archivage intermédiaire, la Commission approuve que le ministère, en concertation avec la direction des Archives de France et après avis favorable du service des retraites de l’Etat, ait convenu d’une conservation des documents en archivage intermédiaire de 80 ans à compter de la naissance de l’agent (toute question relative à la retraite de l’agent ayant obtenu une réponse définitive lorsque celui-ci atteint l’âge de 80 ans).
En dernier lieu, conformément à l’article 6-2° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, la 4ème colonne du tableau de nomenclature propose une destruction des données ou bien un archivage intermédiaire de celles-ci, dans le cadre d’un traitement ultérieur de ces données à des fins statistiques, de recherche scientifique ou historique. Ce point n’appelle aucune observation de la Commission.
Sur la durée de conservation des traces :
La " durée de conservation des traces de consultation est de trois ans " (alinéa 5 de l’article 2 du projet d’arrêté). Ce point n’appelle pas d’observation de la Commission.
Enfin, la Commission appelle l’attention du ministère sur le fait qu’elle devra être saisie pour avis préalablement à l’adoption de tout arrêté ou de toute décision d’une autorité administrative ou territoriale portant création d’un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion du dossier individuel de ses agents, notamment afin d’instruire les sécurités à mettre en œuvre pour traiter les données visées par le présent arrêté. 
La Présidente
Isabelle FALQUE-PIERROTIN