Délibération n°2011-400 du 8 décembre 2011 autorisant le Conseil général de la Gironde à mettre en œuvre un traitement de données ayant pour finalité de mettre en œuvre les outils de gestion et de communication des Maisons Départementales de la Solidarité et de l’Insertion (MDSI)
Nature: Autre autorisation

(Autorisation n°1520193)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Vu la Convention n°108, du 28 janvier 1981, du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil, du 24 octobre 1995, relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, et notamment ses articles 8-IV, 25-I-1° et 25-7° ;
Vu le décret n°2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l’application de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifié ;
Vu la demande d’autorisation du Directeur Général du Conseil général de la Gironde relative au traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité de mettre en œuvre les outils de gestion et de communication des Maisons Départementales de la Solidarité et de l’Insertion (MDSI) ; 
Après avoir entendu M. Philippe GOSSELIN, commissaire, en son rapport et Mme ROLIN, commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
Décide :
En application des dispositions des articles, la Commission a été saisie par le Conseil général de la Gironde d’une demande d’autorisation relative au traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité de mettre en œuvre les outils de gestion et de communication des Maisons Départementales de la Solidarité et de l’Insertion (MDSI). 
La Commission considère qu’il y a lieu de faire application des articles 8-IV, 25-I-1° et 25-7° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumettent à autorisation les traitements de données de santé justifiés par l’intérêt public et comportant des appréciations sur les difficultés sociales des personnes. 
Les 34 MDSI du département sont des lieux d’accueil du public regroupant l’ensemble des personnels compétents dans le secteur social pour accueillir, renseigner, conseiller et instruire les dossiers de demande d’accompagnement social des usagers du département. 
La Commission relève qu’il n’existe à l’heure actuelle, aucun traitement permettant une instruction uniforme des dossiers, sur les 34 sites départementaux.
Sur les finalités
L’objet du traitement soumis à la Commission est de permettre aux médecins, aux travailleurs sociaux et aux secrétaires médico-sociales sous leur responsabilité de créer, d’enregistrer et de partager les nombreux documents nécessaires à l'instruction de chaque dossier de demande d’accompagnement social. 
L’outil permet aussi bien d’encadrer l’accueil du public, l’accueil téléphonique et la transmission de messages que l’instruction des aides (établissement de rapports sociaux) ou la réalisation d’actes médicaux. 
D’une part, le traitement soumis à la Commission permettra de gérer les agendas et les prises de rendez-vous. 
D’autre part, il permettra à l’ensemble des professionnels médicaux et sociaux rassemblés dans les MDSI (médecins, psychologues, puéricultrice, assistants sociaux, secrétaires habilitées) d’instruire plus efficacement les dossiers de demande d’accompagnement et d’en suivre la mise en œuvre.
Sur les données collectées
Les données collectées pour l’instruction des demandes sont les suivantes : 
- les noms et prénoms du demandeur,
- l’adresse du demandeur,
- le téléphone du demandeur (fixe ou mobile), 
- la date et le lieu de naissance du demandeur, 
- la situation familiale du demandeur, 
- la situation professionnelle ou étudiante du demandeur,
- les informations d’ordre économique et financier (revenus, situation financière, allocations perçues, autres données nécessaires à l’instruction du dossier) le concernant,
- les données relatives à la santé des personnes concernées. 
L’ensemble de ces données est directement collecté auprès de la personne concernée dans la mesure où elles sont strictement nécessaires à l’instruction de la demande déposée à la MDSI compétente.
Sur les destinataires
Compte tenu du caractère sensible des données, la Commission appelle l’attention du Conseil général sur le fait que les catégories de destinataires habilités à recevoir communication des données traitées sont, à raison de leurs attributions respectives, les agents habilités des MDSI (médecins, travailleurs sociaux et personnels administratifs ayant à en connaître).
La Commission prend acte que l’habilitation à consulter des données de santé ne pourra être attribuée qu’à des agents soumis au secret professionnel, et dans la stricte limite de leurs missions. 
Sur la durée de conservation
Les données nominatives des demandeurs sont conservées dans le traitement durant 24 mois, à compter de la dernière intervention de la MDSI concernée. 
Sur la sécurité
La Commission recommande que la journalisation des données effectuée (date/heure de connexion, identifiant du poste de travail, identifiant de l’utilisateur, date/heure de déconnexion) soit complétée par une journalisation des contenus accédés et des opérations effectuées. 
Elle attire l’attention du Conseil général de la Gironde sur le fait que, compte tenu de la sensibilité des données traitées, un chiffrement des données identifiantes serait souhaitable.
La Commission prend acte qu’un projet de GRU (Gestion de la Relation Usagers) est en cours pour renforcer les habilitations et la confidentialité des informations. Il doit être déployé sur les 34 sites en 2012.
Sur les droits des personnes
L’information des personnes (droits d’accès, de rectification et d’opposition) s’effectuera par trois moyens : des mentions légales sur le formulaire de saisie des données, des mentions mises à disposition sur le site Internet du Conseil général de la Gironde, des informations par téléphone (dans certains cas) ainsi que par affichage dans les MDSI. 
La présidente,
Isabelle FALQUE-PIERROTIN