Délibération n°2011-219 du 21 juillet 2011 autorisant la Caisse nationale des allocations familiales (CNAF) à gérer une base d’informations sur les actions d’accompagnement social individualisé des allocataires bénéficiaires du RSA
Nature: Autre autorisation

(Demande d’autorisation n°1478680)
La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Saisie par la Caisse nationale des allocations familiales (CNAF) d’une demande d’autorisation relative au traitement de données à caractère personnel dénommé « Accompagnement Social RSA » (AS RSA) ayant pour finalité la gestion d’une base d’information sur les actions d’accompagnement social individualisé des allocataires bénéficiaires du RSA ;
Vu la Convention n°108, du 28 janvier 1981, du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil, du 24 octobre 1995, relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi n°2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, et notamment son article 25-I-7° ;
Vu le décret n°2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l’application de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifié par le décret n°2007-451 du 25 mars 2007 ;
Vu l’article L.262-36 du code de l’action sociale et des familles,  
Après avoir entendu M. Philippe GOSSELIN, commissaire, en son rapport et  Mme Elisabeth ROLIN, commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
Formule les observations suivantes :
La Commission nationale de l’informatique des libertés a été saisie par la Caisse nationale des allocations familiales (CNAF) d’un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité l’accompagnement social individualisé des allocataires bénéficiaires du RSA par les professionnels de l’intervention sociale des CAF.
Conformément à l’article 25-I-7° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée le 6 août 2004, le traitement AS RSA relève du régime de l’autorisation applicable aux « traitements automatisés de données comportant des appréciations sur les difficultés sociales des personnes ».
Le traitement AS RSA est créé dans le cadre de la loi n°2008-1249 du 1er décembre 2008 généralisant le revenu de solidarité active (RSA) et réformant les politiques d’insertion. 
Cette loi dispose que les bénéficiaires du RSA ont droit à un accompagnement professionnel ou social adapté à leur situation. 
Pour faciliter l’exercice de cette obligation, les CAF peuvent se voir confier par les Conseils généraux la mise en œuvre des actions favorisant l’insertion sociale ou professionnelle, ainsi que les missions d’accompagnement qui en découlent.
Dans le prolongement de la Convention d’objectifs et de gestion (COG) 2009-2012 signée entre l’Etat et la CNAF, lorsqu’elles réalisent l’instruction de demandes de RSA par des familles monoparentales avec de jeunes enfants, toutes les CAF doivent proposer à ces familles une offre de rencontre. 
Selon les ressources et partenariats locaux de chaque CAF, une offre de service, modulable et graduée, d’accompagnement social pourra se matérialiser par :
- un appui au référent emploi en partenariat avec le Pôle emploi facilitant les démarches de recherche d’emploi des bénéficiaires du RSA ;
- un accompagnement à l’insertion sociale, par délégation du Conseil général, permettant de mieux accompagner le bénéficiaire face à ses difficultés sociales et familiales.
Finalité du traitement
La finalité du logiciel Accompagnement Social RSA (AS RSA) est de mettre en place une gestion informatisée de la relation entre la CAF concernée et l’allocataire bénéficiaire du RSA. 
Il sera l’outil informatique national mis à la disposition des CAF afin :
- de dématérialiser les dossiers individuels créés par les travailleurs sociaux dans l’exercice de leur mission d’accompagnement social (diagnostic de la situation et des besoins, plan d’action ou d’accompagnement, bilan de l’accompagnement) ;
- de recenser les actions mises en œuvre par les équipes sociales des CAF dans le cadre de l’offre de services d’accompagnement social en faveur des familles monoparentales bénéficiaires du RSA majoré ;
- d’évaluer l’efficacité de l’action institutionnelle en faveur des bénéficiaires du RSA majoré (module statistique d’extraction des données d’activité : nombre de bénéficiaires, profil des bénéficiaires, nature de l’intervention CAF, nature des problématiques sociales des bénéficiaires, nombre/nature/modalités de mise en œuvre des réponses CAF, situation du bénéficiaire à l’issue de l’intervention CAF). 
Ainsi, l’utilisation de ce logiciel offre à chaque CAF une plus grande visibilité de ses actions d’offres de contact, d’information, de conseil et de soutien, de ses actions d’appui social au référent emploi, de ses actions d’accompagnement du bénéficiaire du RSA dans le cadre d’un contrat d’engagements réciproques mais aussi des besoins des familles concernées.
Concrètement, ce logiciel permet aux professionnels de l’accompagnement social des CAF :
- de collecter et structurer les informations nécessaires à la réalisation des diagnostics sociaux ;
- d’élaborer, le cas échéant, les plans d’actions adaptés à la situation des familles ;
-de réaliser les différentes modalités de contractualisation avec les bénéficiaires ;
- d’éditer, à l’attention du bénéficiaire et des organismes responsable de l’insertion (Conseil général et/ou Pôle emploi), des documents retraçant les engagements contractualisés avec la CAF, ainsi que les actions mises en œuvre et les bilans de fin d’accompagnement.
Sur les catégories de données traitées
En premier lieu, les données administratives (nom, prénom, adresse, téléphone, date de naissance, âge, sexe, situation matrimoniale) et sociales (événement familial à l’origine de l’ouverture des droits RSA, personnes à charge du foyer, date d’ouverture des droits au RSA) sont automatiquement rapatriées de CRISTAL au moyen du dispositif d’accès aux données lors de la création des fiches identification. 
En second lieu, les données relatives à la situation sociale du bénéficiaire et à ses besoins sociaux sont celles que déclarent les personnes elles-mêmes, lors de l’entretien d’évaluation ou de diagnostic. Ces données sont saisies directement par le travailleur social ou le service social en charge de l’accompagnement de l’allocataire. Elles concernent les domaines suivants : l’accueil des enfants, l’accès aux droits, la famille et les liens de parentalité, le logement, la santé, la gestion du budget, la mobilité, l’emploi et la formation, les atouts du bénéficiaire susceptible d’être valorisés dans une démarche d’insertion. 
En troisième lieu, les données relatives aux actions mises en œuvre pour favoriser l’insertion sociale (nombre, nature et modalité d’action mise en œuvre pour accompagner l’allocataire) sont saisies directement par le travailleur social ou le service social en charge de l’accompagnement de l’allocataire. 
Certaines des données recueillies comportent une appréciation sur les difficultés sociales des familles, mais aussi sur leurs capacités à se mobiliser pour se réinsérer. Ces données résultent d’une appréciation de divers paramètres : le mode de garde des enfants (accueil des enfants), les droits légaux et sociaux (famille/parentalité, santé, accès aux droits), les ressources et la situation budgétaire du foyer (gestion du budget familial), le logement et enfin les qualités et aptitudes de la personne concernée. 
Ces données sont saisies directement par le travailleur social dans le logiciel, lors de l’entretien d’évaluation ou de diagnostic. Que la saisie soit à champ fermé (réponse à choix multiples) ou à champ libre (zones commentaires), le travailleur social de la CAF concernée effectue un enregistrement des données en présence de la personne concernée, et avec son accord. 
A cet égard, la Commission recommande que la saisie des items en champ libre soit strictement encadrée. Pour éviter l’enregistrement de commentaires inappropriés, et garantir que les données contenues dans les zones commentaires sont pertinentes, adéquates et non excessives au regard de la finalité du traitement, la Commission recommande que la mention suivante apparaisse (en filigrane ou en surimpression) dans chacun des champs libres accessible sur le progiciel : « Seules doivent être saisies les informations susceptibles d’être pertinentes au regard du contexte. Elles ne doivent pas comporter d’appréciation subjective, ni faire apparaître, directement ou indirectement, les origines raciales, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, les appartenances syndicales ou les mœurs de la personne concernée ».
La Commission prend acte qu’à l’issue de l’entretien, une édition papier de l’évaluation ou du diagnostic, reprenant l’ensemble des éléments déclarés par la personne, sera remise à l’allocataire et que ce document comportera une mention « Informatique et Libertés », informant l’allocataire de ses droits, notamment au titre des articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée.
Elle approuve qu’une information complémentaire spécifique soit faite concernant l’article 8 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, via l’intranet institutionnel de la branche Famille. 
Sur les catégories de destinataires
La Commission relève tout particulièrement que les informations à caractère personnel comportant des appréciations sur les difficultés sociales des allocataires saisies dans le logiciel ne sont pas communiquées aux partenaires des CAF et servent exclusivement aux travailleurs sociaux des CAF pour réaliser le diagnostic social et familial (sur la base de la fiche d’évaluation en cas d’appui au référent emploi et de la fiche diagnostic en cas d’accompagnement à l’insertion sociale). 
Les partenaires des CAF (Pôle emploi, Conseil général concerné ou autres organismes désignés par le ce dernier) ne sont pas habilités à recevoir communication des données enregistrées dans AS RSA. 
En revanche, au titre du suivi individualisé des mesures engagées par la CAF en faveur des bénéficiaires d’un accompagnement, ils reçoivent communication des informations contenues sur les notifications générées par l’applicatif aux différentes phases de l’accompagnement du bénéficiaire : proposition de réorientation, plan d’actions, contrat d’engagements réciproques, bilan de fin d’accompagnement. Ce qui n’appelle pas d’observation de la Commission. 
Sur la sécurité
Le traitement de la CNAF ne sera disponible que sur le réseau interne de la CAF, et à partir des postes de travail des agents de la CNAF.
Il met en œuvre des fonctionnalités de journalisation qui concernent uniquement les opérations de création ainsi que la dernière modification apportée à un dossier. Cette journalisation fait apparaitre uniquement l'identifiant de l'agent à l'origine de la création ou de la modification ainsi que la date de cette action. 
Concernant l’habilitation des agents, la Commission prend acte que les utilisateurs de l’application AS RSA sont habilités à accéder aux données de l’application en fonction de leurs compétences, classifiées en 4 groupes : 
1/ les personnes concernées par l’administration de l’application, 
2/ les personnes concernées par la mise en œuvre du « niveau 1 » (socle information conseil et soutien),
3/ les personnes concernées par la mise en œuvre du « niveau 2 » (appui  au référent emploi), 
4/ et les personnes concernées par la mise en œuvre du « niveau 3 » (accompagnement social contractualisé en qualité de référent social). 
Les agents n'ont accès qu'aux dossiers de leur CAF de rattachement. La désignation des utilisateurs de l’applicatif est à la charge de chaque CAF. Seuls les utilisateurs inscrits pour l’une ou l’autre des fonctions de la base peuvent avoir accès à celle-ci et aux informations qu’elle contient. 
L’ensemble de ces éléments n’appelle aucune observation de la Commission. 
Sur la conservation des données
La CNAF indique qu’elle conservera les données 2 années, à compter de la date de clôture de l’accompagnement social. Ce qui n’appelle aucune observation. 
Sur les droits des personnes 
Conformément à l’article 32 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, l’information des personnes aura lieu par la voie d’une mention sur le site Internet de la CNAF et de l’insertion de mentions légales sur le formulaire signé par le bénéficiaire de l’accompagnement.
Le droit d’accès et de rectification prévu par les articles 39 et suivants de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 s’exerce auprès du directeur de la caisse d’allocations familiales qui verse la prestation RSA de l’allocataire concerné.
Enfin, conformément à l’article 40 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, la Commission relève que tout bénéficiaire inscrit dans le traitement AS RSA sera en mesure de demander rectification des données le concernant, si celle-ci sont erronées ou incomplètes.
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En conclusion, la Commission autorise la Caisse nationale des allocations familiales à mettre en œuvre le traitement de données à caractère personnel Allocation Sociale RSA compte tenu que :
- les informations relatives aux allocataires bénéficiaires du RSA seront limitées aux informations strictement nécessaires à leur accompagnement ;
- l’accès à la base donnera lieu à un quadruple régime d’habilitations ; 
- les informations relatives aux personnes concernées seront saisies en présence de cette dernière, et feront l’objet d’un compte-rendu écrit soumis à la personne concernée à la fin de l’entretien. 
Le Président
Alex TURK