Délibération n° 2014-485 du 4 décembre 2014 autorisant THE WALT DISNEY COMPANY (France) SAS à mettre en œuvre un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la prévention de risque de corruption de ses « Agents ».
Nature: Autre autorisation

(Demande d’autorisation n° 1804886)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par THE WALT DISNEY COMPANY (France) SAS  d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la prévention de risque de corruption de ses « Agents »;
Vu la convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 7-5° et 25-I-4° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de Mme Marie-Hélène MITJAVILE, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
La société « THE WALT DISNEY COMPANY (France) SAS » (ci-après « WALT DISNEY FRANCE» fait donc partie du groupe de sociétés Disney, dont la maison mère, The Walt Disney Company est située en Californie aux Etats-Unis.
Sur la finalité
Sur le fondement de l’article 25-I-4 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui prévoit que sont soumis à autorisation préalable les traitements automatisés susceptibles, du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités, d’exclure des personnes du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat en l’absence de toute disposition législative ou réglementaire, la Commission a été saisie par la société WALT DISNEY FRANCE d’une demande d’autorisation relative à un traitement ayant pour finalité la prévention de la corruption et consistant à mettre en œuvre la politique et les procédures du groupe Disney destinées à évaluer le risque présenté par ses « Agents » en matière de corruption et à assurer la conformité aux réglementations anti-corruption applicables au groupe.Un « Agent », est une personne physique ou morale agissant pour le compte du groupe Disney ou de l’une de ses entités. La Commission considère qu’il y a lieu d’analyser le traitement au regard de l’article 7-5° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui dispose que les traitements de données à caractère personnel peuvent être mis en œuvre notamment dans l'intérêt légitime du responsable de traitement, dès lors que celui-ci est établi, sous réserve de ne pas méconnaître l'intérêt ou les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées. La société WALT DISNEY FRANCE se prévaut notamment à l’appui de sa demande d’autorisation des dispositions du « Foreign Corrupt Practices Act » américain (ci-après FCPA) en date du 20 décembre 1977, du « UK Bribery Act », ci-après UKBA et des articles 435-3 et suivants du code pénal français.Le renforcement des législations européenne et internationale en matière de lutte contre la corruption, en particulier dans le cadre des relations avec des agents publics, conduit des sociétés telles que WALT DISNEY FRANCE à mettre en place un système de détection et de prévention de la corruption. En particulier, la loi britannique « UK Bribery Act » (UKBA) du 8 avril 2010 impose la mise en œuvre de procédures de contrôles préalables (« due diligence ») dans les entreprises multinationales dans le domaine de la lutte contre la corruption.La société mère WALT DISNEY FRANCE est soumise au FCPA UK Bribery Act non seulement en ce qui concerne ses propres activités, mais aussi au titre des sociétés non américaines qui lui sont affiliées. S’agissant de l’UK Bribery Act, les sociétés françaises sont soumises à cette législation dès lors qu'elles ont une activité, même partielle, sur le territoire du Royaume-Uni, ou qu'elles sont partenaires de sociétés soumises à l’UKBA.Afin d’assurer la conformité du groupe à ses dispositions, The Walt Disney Company a mis en place une politique et des procédures internes encadrant les relations avec les Agents et applicables à toutes les sociétés du groupe, y compris la société WALT DISNEY France.Le traitement envisagé par la société WALT DISNEY FRANCE vise à identifier les transactions présentant un risque de corruption, par le biais d’un système reposant sur une évaluation progressive adaptée au risque encouru. La société WALT DISNEY France souhaite vérifier l’intégrité de ses Agents actuels et potentiels. Le traitement porte essentiellement sur des entités personnes morales et de manière ponctuelle sur des personnes physiques (« hommes clefs » des entités).Dans le cadre de la procédure de vérification, l’étendue des vérifications effectuées à l’égard de chaque Agent est graduée : analyse globale du risque, vérifications sur la réputation des Agents et renseignement d’un questionnaire. S’agissant de l’évaluation du risque, les profils de risque sont définis sur la base de différents facteurs, notamment la nature des prestations fournies ou qui seraient fournies par l’Agent au nom du Groupe, le type d’interaction de l’Agent (par exemple, si l’Agent a un rôle de lobbying auprès de représentants des pouvoirs publics, ou s’il interagit avec des représentants ministériels), et l’étendue du risque. La société WALT DISNEY Company a recours à la société Securimate, une société américaine spécialisée dans la gestion des programmes de conformité, pour effectuer des recherches d’ordre général, basées soit sur des informations limitées, telles que le nom de l’Agent et le pays où il se trouve ; soit basées sur des informations plus détaillées fournies par l’Agent par le biais d’un questionnaire, le « due diligence Questionnaire » (ci-après « DDQ »). S’agissant de la vérification de la réputation des Agents, les  « due diligences » pour les Agents présentant un niveau de risque faible sont limitées à une « vérification de leur réputation » au regard des risques de corruption (« Reputation Check ») dans Securimate. Ce Reputation Check consiste à rechercher le nom d’un Agent dans une base de données constituée de listes publiques (« Watchlists »). Si la vérification ne détecte aucune correspondance (« hit »), le Département Conformité approuvera l’Agent sans qu’aucune autre vérification ne soit nécessaire. Si des diligences supplémentaires sont requises, soit en cas de « hit » avéré, soit lorsque l’Agent présente un niveau de risque plus élevé, l’Agent sera invité, par mail, à compléter un DDQ  disponible sur une plateforme hébergée par Securimate. Le Département Conformité examine alors le DDQ pour identifier tout élément de nature à révéler un risque élevé de violation des lois anti-corruption. Le système Securimate effectue par ailleurs une recherche dans les listes des personnes faisant l’objet de sanctions financières ou de mesures de restriction fournies par ses prestataires (« Watchlists »).S’il n’y a pas de « hit » et pas d’autres facteurs révélant un risque élevé de violation des lois anti-corruption, le Département Conformité approuve l’Agent. Si les vérifications révèlent un « hit » (présence du nom de l’Agent dans une Watchlist), la société WALT DISNEY Company s’assure que le « hit » correspond bien à l’Agent concerné afin d’éviter tout risque de « hit » non pertinent. Ces étapes de confirmation incluent une analyse approfondie, des demandes d’informations complémentaires auprès des contacts commerciaux et juridiques au sein de l’entité du Groupe concernée et de l’Agent concerné. L’outil fourni par le prestataire de service est configuré de telle sorte que la société WALT DISNEY FRANCE ne puisse disposer que des informations spécifiques à la lutte contre la corruption.Les informations détectées lors de ces opérations de vérification peuvent conduire la société WALT DISNEY FRANCE à limiter la relation commerciale à un périmètre donné ou à suspendre la transaction engagée avec les personnes concernées, après consultation des listes des personnes faisant l’objet de sanctions financières ou de mesures de restriction fournies par ses prestataires. La Commission considère que les vérifications portant sur ces listes doivent procéder d’une obligation légale et ne doivent porter que sur une catégorie de personnes déterminée au regard du risque encouru conformément au principe de proportionnalité. Elle rappelle qu’aucune décision de refus d’entrée en relation ne peut être prise sur la base des seuls éléments d’information recueillis par le biais de l’outil utilisé, qui devront faire l’objet d’un examen individuel, permettant de lever les cas d’homonymies, après collecte, le cas échéant, d’informations complémentaires.La Commission considère que sont légitimes les vérifications portant sur les listes des personnes faisant l’objet de sanctions financières ou de mesures de restriction appliquées en France et dans le pays d’établissement de la maison mère et émises par une autorité publique dès lors que la société WALT DISNEY FRANCE est tenue de les appliquer.Dans ces conditions, la Commission estime que le traitement répond à l’intérêt légitime du responsable du traitement conformément à l’article 7-5° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. 
Sur les données traitées
Dans le cadre de la procédure de vérification préalable d’intégrité de l’Agent, les catégories de données collectées sont les suivantes :
Informations permettant l’identification de l’Agent (par exemple, nom et adresse) ; 
Informations légales ; 
Liens avec le gouvernement, des organismes publics ou des fonctionnaires ; 
Situation financière (solvabilité de l’entreprise) ; 
Membres du directoire, principaux salariés, principaux contacts professionnels intervenant dans le cadre des activités ; 
Existence de contentieux liés à la corruption ; 
Références clients et bancaires. 
Sur la base des informations fournies, des recherches d’intégrité sont lancées dans le système Securimate. 
Les éléments d’information utilisés par ce prestataire procèdent de sources officielles nationales et internationales, des informations issues de la presse, des décisions de justice ou d’autorités publiques.
La Commission considère que les données traitées sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité poursuivie.
Sur les destinataires
Les opérations de vérification sont réalisées par les personnes habilitées du Département Conformité (« Business Standards groupe ») situé au siège social de la société mère aux Etats-Unis et du prestataire de services Securimate.  La Commission considère que ces destinataires ont un intérêt légitime à accéder aux données traitées.
Sur l’information et le droit d’accès 
Les personnes concernées seront informées de la politique menée par WALT DISNEY FRANCE en matière de lutte contre la corruption via une mention figurant dans le contrat, le questionnaire et un avis relatif à la collecte et à l'utilisation des données fournies.Un contact et une adresse e-mail dédiés au sein du Groupe seront mis en place de manière à aider les Agents soumis à la procédure de vérification à se mettre en conformité avec les politiques du Groupe. Les personnes concernées pourront exercer leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition via cette adresse mail dédiée.
Sur les mesures de sécurité
Des mesures sont prises afin de préserver la sécurité et la confidentialité des données et, notamment, empêcher que des tiers non autorisés y aient accès. Les accès au système d’information et les opérations effectuées sur les supports d’enregistrement des données sont tracés.Le contrôle d’accès logique des personnes habilitées à accéder à l’application se fait par un mot de passe contenant au moins 8 caractères, dont au moins une lettre majuscule, une lettre minuscule et un chiffre. Les précédents mots de passe ne peuvent être réutilisés. Le mot de passe doit par ailleurs être différent de l’identifiant.Les mesures de sécurité envisagées n’appellent pas d’observations particulières ; la Commission rappelle la nécessité d’une mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques.
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données issues des questionnaires et rapports sont conservées par Securimate dans la base active 90 jours après la finalisation de la procédure de vérification, et le cas échéant de la clôture des dossiers comportant un risque particulier.Les données seront ensuite archivées pendant 10 ans pour pouvoir justifier des diligences auprès des autorités, le cas échéant. Elles ne seront accessibles que par le Département Conformité aux Etats-Unis. Les données sont transférées au Département Conformité de la société mère et à la société Securimate situées aux États-Unis et tous deux adhérents au Safe Harbor. 
Autorise, conformément à la présente délibération, WALT DISNEY FRANCE à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN