Délibération n° 2014-213 du 6 mai 2014 autorisant la Régie Autonome des Transports Parisiens (RATP) à mettre en œuvre un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité l’exclusion d’agents du bénéfice de la « bourse d’échange des opérateurs SEM/B1 ».
Nature: Autre autorisation

(Demande d’autorisation n° 1717686)
La Commission nationale de l'informatique et des libertés,
Saisie par la société autorisant la Régie Autonome des Transports Parisiens (RATP) d’une demande d’autorisation concernant un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité l’exclusion d’agents du bénéfice de la « bourse d’échange des opérateurs SEM/B1 » ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment son article 25-I-4° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
Vu le dossier et ses compléments ;
Sur la proposition de M. Eric PERES, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement,
Formule les observations suivantes :
Responsable du traitement
Le responsable de traitement est la Régie Autonome des Transports Parisiens (RATP).
Sur la finalité
Le département SEM (Services et Espaces Multimodaux)  de la RATP a mis en place une bourse d’échange pour permettre aux agents de la sous-filière B1 d’une même ligne d’échanger leurs services ou repos avec leurs collègues de même métier. L’objectif de dispositif est de donner davantage de souplesse aux agents pour gérer au mieux l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. 
Le présent traitement a pour finalité de permettre à la RATP d’exclure certains agents du bénéfice de cette bourse d’échange.
Une telle exclusion peut intervenir pour les motifs suivants : 
L’agent n’a pas les compétences et aptitudes professionnelles requises pour prétendre au poste objet de l'échange ;
L’agent fait l’objet de restriction médicale ;
L’agent n’a pas assuré un échange qu'il s’était engagé à faire (exclusion sur demande du supérieur hiérarchique).
La Commission considère les finalités poursuivies comme déterminées, explicites et légitimes. 
Par ailleurs, elle considère qu’il y a lieu de faire application des dispositions de l’article 25-I-4° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements automatisés susceptibles, du fait de leur nature, de leur portée ou de leurs finalités, d’exclure des personnes du bénéfice d’un droit, d’une prestation ou d’un contrat en l’absence de toute disposition législative ou réglementaire. 
Sur les données traitées
Les données enregistrées sont relatives : 
A l’identification de l’agent concerné : nom, prénom, matricule de l’agent, adresse électronique professionnelle ou personnelle (facultatif) ;
A la vie professionnelle de l’agent concerné : situation professionnelle, affectations prévisionnelles (pour les personnes exclues pour ne pas avoir assuré un échange) ;
Date de début et de fin d’exclusion et références du courrier adressé à l’agent.
La Commission considère que ces données sont pertinentes au regard de la finalité poursuivie. 
Sur les destinataires
Les destinataires des données sont les suivants : 
Le service RH des différentes Unités Opérationnelles du département SEM ;
Le pôle RH du département SEM ;
Les supérieurs hiérarchiques des agents concernés.
Ces destinataires n’appellent pas d’observation de la part de la Commission.
Sur l’information et le droit d’accès 
Les personnes concernées sont informées de la possibilité qu’elles soient exclues par une mention dans l'Accord Cadre Bourse échange.En cas d’exclusion, les agents concernés en sont informés lors d’un entretien avec leur supérieur hiérarchique, à l’occasion duquel ils peuvent faire part de leurs observations. A l’issue de cet entretien, les agents reçoivent un courrier postal confirmant leur exclusion. Les personnes peuvent exercer leurs droits d’accès et de rectification auprès de leur supérieur hiérarchique ou du Correspondant Informatique et Libertés de la RATP, LAC JV27, 13, rue Jules Valles – 75547 PARIS CEDEX 11.  La Commission estime que ces modalités d’information et d’exercice des droits sont satisfaisantes. 
Sur les mesures de sécurité
La base de données est hébergée au sein du réseau du responsable de traitement.Les environnements de production et de développement sont distincts et les développements sont réalisés sur des données fictives.Des profils d’habilitation définissent les fonctions ou les types d’informations accessibles à un utilisateur et le contrôle d’accès se fait par l’intermédiaire d’une authentification par identifiant mot de passe. Le mot de passe est composé de 8 caractères alphanumériques minuscules et majuscules et le renouvellement est opéré tous les 6 mois.Le traitement met en œuvre une journalisation des accès à l’application. Le responsable de traitement s’engage à ce que les actions de consultation, de modification, de création ou de suppressions soient tracées cela afin de garantir l’intégrité des données présentes dans la base de données. Cela d’autant plus dans le cas d’un fichier alimenté manuellement.La liste d’exclusion se présente sous la forme d’un fichier Excel hébergé dans un espace de stockage uniquement accessible aux personnes habilitées.Les mesures de sécurité décrites par le responsable de traitement sont conformes à l’exigence de sécurité prévue par l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. La Commission rappelle toutefois que cette obligation nécessite la mise à jour des mesures de sécurité au regard de la réévaluation régulière des risques. 
Sur les autres caractéristiques du traitement
Les données sont conservées pendant une durée maximale de deux ans, puis elles sont supprimées et l’agent peut à nouveau bénéficier de la bourse d’échange.Lorsque l’agent est exclu de la bourse d’échange en raison de son inaptitude ou d’une restriction médicale, ses données sont conservées pendant toute la durée de la période d’inaptitude ou de la restriction. La Commission estime que cette durée de conservation est pertinente au regard de la finalité poursuivie par le traitement. 
Autorise, conformément à la présente délibération, la Régie Autonome de Transports Parisiens (RATP) à mettre en œuvre le traitement susmentionné.
La Présidente
I. FALQUE-PIERROTIN