Délibération relative à une demande d'avis de la Caisse Nationale des Allocations Familiales portant création d'un modèle-type concernant le traitement automatisé des affaires contentieuses.
Nature: Avis

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,   Vu la convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;   Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, et le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978, pris pour son application ;   Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives ;   Vu le code de la sécurité sociale, notamment ses articles L. 216-6, L. 223-1, L. 243-8, L. 583-3, R. 142-1 et suivants, ainsi que D. 256-6 ;   Vu les instructions de la direction générale de la sécurité sociale n° 11 du 7 mars 1956 et n° 8 du 18 novembre 1959 ;   Vu le projet de décision du conseil d'administration de la caisse nationale des allocations familiales ;
   Après avoir entendu Monsieur André PERDRIAU en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations ;   Considérant que la Caisse Nationale des Allocations Familiales (CNAF) a saisi la Commission d'une demande d'avis visant à la constitution d'un modèle-type, mis à la disposition des caisses d'allocations familiales, qui est relatif au traitement automatisé des dossiers suivis par leurs services contentieux ;   Considérant qu'en vertu de l'article L. 223-1 du code de la sécurité sociale, la CNAF est habilitée à prescrire aux caisses d'allocations familiales toutes mesures tendant à améliorer leur gestion ;   Considérant que pourront être déclarées selon une procédure simplifiée les applications conformes au modèle national, qui auront au moins l'une des finalités suivantes :   - la gestion des procédures devant la commission de recoure amiable et la notification des décisions,   - le suivi du recouvrement forcé des créances exécuté par des auxiliaires de justice,   - la création d'un fichier des créances admises en non-valeur ;
   Considérant, sur la première finalité, que sont informatisés les dossiers relatifs aux contestations des allocataires portant sur leur droit aux prestations et sur le montant de celles-ci, aux oppositions de tiers au versement des prestations, aux demandes de remise de dettes, aux demandes de dérogation aux conditions définies pour bénéficier des allocations de logement, ainsi qu'aux admissions en non-valeur des créances irrécouvrables ;   Considérant que les informations traitées peuvent comprendre, selon les besoins du service contentieux de la caisse, l'identité du requérant et de l'allocataire, ses ressources et charges, les prestations qu'il reçoit avec leurs critères d'attribution, la nature du litige, les documents fournis à l'appui de la requête, le montant et l'origine de la dette, les résultats de l'enquête administrative, ainsi que la nature de la décision de la commission et éventuellement de celles du conseil d'administration et du directeur régional des affaires sanitaires et sociales ;   Considérant que les enquêtes administratives et vérifications sur la situation des allocataires sont réalisées par des agents agréés et assermentés ; que la loi précise que ne peuvent être recueillies à cette occasion que des données strictement nécessaires à l'attribution des prestations familiales, notamment relatives à la situation de famille des allocataires, aux enfants et personnes à charge, à leurs ressources, au montant de leur loyer et aux conditions de logement ;
   Considérant que l'enregistrement de l'ensemble des informations susmentionnées apparait adéquat, pertinent et non excessif eu égard à la finalité poursuivie ;   Considérant que ces données sont effacées quatre mois après la décision de la commission de recours amiable, à l'exception de celles qui concernent les créances admises en non-valeur ; que ce délai n'est pas excessif ;   Considérant que les destinataires de ces informations sont les personnels administratifs et sociaux de la caisse, ses administrateurs qui composent la commission de recours amiable, le conseil d'administration dans son ensemble en cas d'évocation du dossier devant cette instance, ainsi que le directeur régional des affaires sanitaires et sociales qui peut annuler ou suspendre les décisions prises ;   Considérant, sur la deuxième finalité, que l'identité du débiteur et de l'huissier de justice en charge du dossier, ainsi que les différentes étapes de la procédure sont enregistrées ;   Considérant que ces renseignements sont conservés sur support informatique jusqu'au terme de la procédure de recouvrement des créances ; que cette solution est satisfaisante ;
   Considérant enfin, sur la troisième finalité, que l'ensemble des créances admises en non-valeur peuvent être répertoriées sur un registre informatisé, qui sera rapproché chaque année du fichier des allocataires de la même caisse, afin de détecter les débiteurs qui ne sont plus insolvables ;   Considérant que les informations relatives à ces créances sont conservées au maximum pendant dix années après la décision d'admission en non-valeur, et ce quelque soit le support utilisé à cette fin ; que cette durée ne parait pas excessive au regard des règles prévues par le code de la sécurité sociale en matière de documents comptables ;   Considérant que les allocataires concernés seront personnellement informés de leur droit d'accès et de rectification sur les courriers qui leur seront adressés à l'occasion de la gestion de ces dossiers contentieux ;
   EMET un avis favorable à la demande d'avis de la caisse nationale des allocations familiales,   DEMANDE que chacune des caisses d'allocations familiales souhaitant se référer à ce modèle type présente à la Commission une déclaration simplifiée précisant la ou les finalités du traitement automatisé qu'elle envisage de mettre en oeuvre pour la gestion des affaires contentieuses, et y joigne une annexe sur les caractéristiques techniques du traitement et les mesures de sécurité adoptées, ainsi qu'un engagement de conformité.   Le Président, Jacques FAUVET