Délibération concernant les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la mise en recouvrement de certaines taxes et redevances par les collectivités territoriales et les établissements publics les regroupant.
Nature: Référentiel/Règlement type/Norme

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,    Vu les articles 6, 17 et 21 (par. 1) de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés habilitant la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ;    Considérant que pour l'application de l'article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risques d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l'objet d'une déclaration simplifiée ;    Considérant que certains des traitements informatisés portant sur la mise en recouvrement par les collectivités territoriales des taxes et redevances suivantes notamment : droit de voirie, droits de place des taxis, droits immobiliers, taxes des halles et marchés, taxes sur le chauffage et l'éclairage par électricité, taxes et redevances des cimetières, facturation des ordures ménagères lorsque la collectivité a opté pour le régime TVA, sont de ceux qui peuvent sous certaines conditions, relever de l'article 17 susmentionné ;   Décide :    Article 1er    Pour pouvoir faire l'objet de la procédure de déclaration simplifiée les traitements automatisés d'informations nominatives visés ci-dessus doivent :    - ne porter que sur des données objectives aisément contrôlables par les intéressés grâce à l'exercice du droit individuel d'accès    - n'appliquer à ces données que des logiciels dont les résultats puissent être facilement contrôlés ;    - ne pas donner lieu à des interconnexions autres que celles nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'article 2 ci-dessous ;    - comporter des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi ;    - satisfaire en outre aux conditions énoncées aux articles 2 à 5 ci-dessous.   Article 2 : FINALITES DES TRAITEMENTS    Les traitements doivent avoir pour seules fonctions :    - d'établir les factures ou les titres de recettes pour les services concernés ;    - d'établir toutes les pièces comptables nécessaires à la mise en recouvrement et la production des quittances des sommes dues ;    - de gérer les comptes des personnes concernées.   Article 3 : CATEGORIES D'INFORMATIONS TRAITEES    Dès lors que les dispositions de l'article 27 de la loi n° 78.17 du 6 janvier 1978 ont été respectées au moment de leur recueil, les informations traitées doivent relever seulement des catégories suivantes :    a) Identité, notamment : nom, nom marital, prénoms, adresse, numéro de téléphone, nationalité, identifiant (à l'exclusion du numéro national d'identité) informations complémentaires permettant d'effectuer le paiement (nom de la personne physique ou morale chargée d'effectuer le paiement) ;    b) Données objectives permettant d'établir les montants dus, notamment : tarification applicable, justification de réduction de tarif, numéro de taxe professionnelle, activité concernée, numéro d'inscription au registre du commerce, date du contrat, etc...    c) Renseignements élémentaires objectifs relatifs à la procédure dans le cadre d'un contentieux éventuel, notamment : date d'envoi d'une lettre recommandée, date d'intervention d'un huissier, etc...   Article 4 : DUREE DE CONSERVATION    Les informations nécessaires à l'établissement des mises en recouvrement des taxes et redevances relatives aux services concernés par la présente délibération ne doivent pas être conservées au-delà du troisième mois suivant le terme de la prescription de la créance considérée.   Article 5 : DESTINATAIRES DES INFORMATIONS    Outre les intéressés, peuvent seuls dans les limites de leurs attributions respectives être destinataires des informations :    - les services des collectivités territoriales chargés des opérations administratives et comptables, notamment les agents ayant à connaître des données et des résultats de traitement ;    - les supérieurs hiérarchiques des personnels de ces services ;    - les services du comptable public et des établissements bancaires, financiers ou postaux concernés par les opérations de mise en recouvrement ;    - les services de l'Etat habilités à exercer une tutelle ou un contrôle en la matière.   Article 6 : ENREGISTREMENT ET TRAITEMENTS COMPLEMENTAIRES    Les traitements dont les finalités sont celles définies à l'art. 2 ci-dessus mais qui comportent l'enregistrement d'informations n'appartenant pas aux catégories énumérées à l'art. 3 ou aboutissant à la transmission d'informations à des destinataires autres que ceux définis à l'art. 5 doivent faire l'objet, suivant qu'ils relèvent ou non de l'art. 48 de la loi du 6 janvier 1978, de déclarations ou de demandes d'avis complémentaires.