Délibération portant sur un projet d'arrêté présenté par la Grande Chancellerie de la Légion d'Honneur portant création du fichier automatisé des membres des ordres nationaux et de la médaille militaire.
Nature: Avis

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,    Vu la Convention du Conseil de L'Europe du 28 janvier 1981 sur la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;    Vu la loi du 29 floréal an X ;    Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;    Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les Archives ;    Vu le Code de procédure pénale ;    Vu le décret n° 62-1472 du 28 novembre 1962 portant Code de la Légion d'Honneur et de la Médaille Militaire ;    Vu le décret n° 63-1196 du 3 décembre 1963 portant création d'un Ordre National du Mérite ;   Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application des chapitres I à IV et VII de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 ;    Vu le décret n° 91-336 du 4 avril 1991 modifiant le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application des chapitres I à IV et VII de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 ;    Vu le projet d'arrêté présenté par la Grande Chancellerie de la Légion d'Honneur portant création du fichier automatisé des Membres des Ordres Nationaux et de la Médaille Militaire ;   Après avoir entendu Monsieur le Président Jacques THYRAUD en son rapport, et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ;    Considérant que la Commission est saisie par la Grande Chancellerie de la Légion d'Honneur d'un projet d'arrêté portant création du fichier automatisé des Membres des Ordres Nationaux et de la Médaille Militaire ;    Considérant que la Grande Chancellerie de la Légion d'Honneur envisage de mettre en oeuvre un traitement automatisé d'informations nominatives relatif à la gestion des membres des Ordres Nationaux et de la Médaille Militaire dont la triple finalité est :    - le remplacement des fichiers manuels,    - le traitement des procédures de réception dans les Ordres,    - le suivi des effectifs des Membres des Ordres ;    Considérant que la finalité décrite correspond aux missions de la Grande Chancellerie de la Légion d'Honneur conformément aux décrets n° 62-1472 du 28 novembre 1962 et n° 63-1196 du 3 décembre 1963 ;   Sur les informations collectées    Considérant que les informations collectées sont relatives à l'état civil, l'adresse personnelle ou de fonction, la nationalité ou la date de naturalisation, la qualité détenue ou la profession, aux distinctions détenues et aux questions disciplinaires ;    Considérant que les informations relatives à la nationalité et à la qualité des personnes concernées relèvent de l'article 31 alinéa 1er de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 qui interdit la collecte et la conservation des informations qui directement ou indirectement font apparaître les origines raciales ou les opinions politiques, philosophiques religieuses ou les appartenances syndicales des personnes sans leur accord exprès ;    Considérant que la Commission est saisie pour avis conforme d'un projet de décret portant application des dispositions de l'article 31 alinéa 3 de la loi du 6 janvier 1978 précitée autorisant cette collecte sans l'accord exprès des intéressés ; que ce projet de décret prévoit dans son article 1er que les données ne sont collectées et conservées que dans la mesure où elles justifient la proposition de distinction ou l'octroi de décoration ; que la collecte de ces informations est justifiée du fait de son utilité pour les missions de la Grande Chancellerie ;   Considérant que les informations relatives aux questions disciplinaires sont susceptibles d'entraîner la collecte en parallèle de données concernant les infractions, les condamnations ou les mesures de sûreté ;    Considérant que l'article 30 de la loi du 6 janvier 1978 précitée dispose que "sauf dispositions législatives contraires, les juridictions et autorités publiques agissant dans le cadre de leurs attributions légales ... peuvent seules procéder au traitement automatisé des informations nominatives concernant les infractions, condamnations ou mesures de sûreté" ;    Considérant que l'article 776 du Code de procédure pénale prévoit que le bulletin n° 2 du casier judiciaire est délivré "aux préfets et aux administrations publiques de l'Etat saisis de ...    propositions relatives à des distinctions honorifiques ou ... en vue de poursuites disciplinaires ..." ;   Considérant que les décrets du 28 novembre 1962 et du 3 décembre 1963 donnent compétence à la Grande Chancellerie pour avoir connaissance des condamnations pénales prononcées à l'encontre d'un membre des Ordres Nationaux ou de la Médaille Militaire ;    Considérant que les informations relatives à la discipline ne figureront pas dans les fichiers automatisés en tant que telles mais qu'un signe clignotant apparaîtra sur l'écran pour renvoyer en référence au dossier manuel ; que par conséquent, il conviendra de demander à la Grande Chancellerie de la Légion d'Honneur de préciser dans l'acte réglementaire ces dispositions ;    Considérant par ailleurs qu'il conviendra de demander à la Grande Chancellerie de la Légion d'Honneur de procéder à l'effacement des condamnations pénales lorsqu'elles ont été suivies d'une amnistie;   Sur la durée de conservation des données    Considérant que la durée de conservation des informations sera conforme à la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les Archives ;    Sur l'interconnexion du traitement    Considérant que le traitement envisagé ne sera interconnecté avec aucun autre fichier ;   Sur les destinataires des informations    Considérant que les destinataires des informations seront :    1. le Grand Chancelier de la Légion d'Honneur,    2. le Secrétaire Général,    3. les fonctionnaires dûment habilités des Services de la Grande Chancellerie ;    Considérant que le Président de la République, Grand Maître des Ordres Nationaux, et les membres des Conseils des Ordres pourront être destinataires de certaines informations en tant que tiers autorisés, lorsqu'ils en feront la demande ;   Sur le droit d'accès    Considérant que la Grande Chancellerie prévoit un accès direct au fichier envisagé, conformément aux dispositions de l'article 34 de la loi du 6 janvier 1978 ;   Sur les mesures de sécurité et de contrôle    Considérant que les mesures de sécurité envisagées sont satisfaisantes ;    Considérant qu'une procédure de journalisation sera mise en oeuvre pour assurer un contrôle a posteriori des consultations du fichier ;   DEMANDE A LA GRANDE CHANCELLERIE DE LA LEGION D'HONNEUR :    - de modifier l'article 2 du projet d'acte réglementaire pour y indiquer que les informations relatives aux questions disciplinaires ne figureront pas en tant que telles dans le traitement mais qu'un signe particulier apparaîtra sur l'écran pour renvoyer en référence au dossier manuel ;    - de procéder à l'effacement des condamnations pénales lorsqu'elles ont été suivies d'une amnistie .   EMET, sous réserve des observations précitées, un AVIS FAVORABLE au projet d'arrêté portant création du fichier des membres des Ordres Nationaux et de la Médaille Militaire.    Le Président, Jacques FAUVET.