Délibération concernant les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs aux instruments financiers.
Nature: Référentiel/Règlement type/Norme

   La Commission nationale de l'informatique et des libertés,   Vu la convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des  données à caractère personnel ;   Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;   Vu la loi n° 96-597 du 2 juillet 1996 de modernisation des activités financières ;   Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application des chapitres Ier à IV et VII de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;   Considérant que la CNIL est habilitée, en vertu des articles 6, 17 et 21 (paragraphe 1) de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ;   Considérant que, pour l'application de l'article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risques d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l'objet d'une déclaration simplifiée ;   Considérant que les traitements automatisés portant sur la gestion d'instruments financiers sont de ceux qui peuvent sous certaines conditions, relever de l'article 17 susmentionné,
   Décide :   Art. 1er - Les dispositions de la présente délibération concernent les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs aux instruments financiers mis en oeuvre par les prestataires de services d'investissement tels que définis par l'article 6 de la loi n° 96-597 du 2 juillet 1996 susvisée.   Pour pouvoir faire l'objet de la procédure de déclaration simplifiée de conformité à la présente norme simplifiée, ces traitements doivent :   - ne porter que sur des données objectives aisément contrôlables par les intéressés grâce à l'exercice du droit individuel d'accès ;   - n'appliquer à ces données que des logiciels dont les résultats puissent être facilement contrôlés ;   - ne pas procéder à des cessions ou locations des contenus des fichiers de l'organisme ;   - ne pas donner lieu à des interconnexions ou échanges autres que ceux nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'article 2 ci-dessous ;   - comporter des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi ;   - satisfaire en outre aux conditions énoncés aux articles 2 à 6 ci-dessous.
   Art. 2 - Finalités du traitement. - Le traitement doit avoir pour seules fonctions :   a) L'enregistrement, la mise à jour et l'exploitation des informations concernant les inscriptions en compte et les caractéristiques du fonctionnement de ces comptes ;   b) Le suivi des activités relatives aux instruments financiers ;   c) La gestion des opérations effectuées sur ces comptes, avec les émetteurs d'instruments financiers et les prestataires de services d'investissement au sens de la loi n° 96-597 du 2 juillet 1996 ;   d) La gestion des opérations effectuées pour le compte de l'Etat, des émetteurs publics ou privés auprès des détenteurs d'instruments financiers, associés, actionnaires, administrateurs, obligataires, rentiers ou porteurs de parts, de droits ou de bons ;   e) L'exécution des obligations fiscales ;   f) La gestion des différentes formes de participation, d'intéressement des salariés et d'actionnariat.
   Art. 3 - Catégories d'information traitées. - Dès lors que les dispositions de l'article 27 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 ont été respectées lors du recueil des informations traitées, celles-ci doivent relever seulement des catégories suivantes :   a) Identité : nom, prénoms, adresse(s) postale(s), adresse domicile, adresse fiscale, sexe, date et lieu de naissance, identité bancaire, nationalité, pays de l'adresse fiscale principale, statut de résident ;   b) Situation familiale : éléments sur la situation matrimoniale nécessaires à la tenue du compte ;   c) Catégorie socioprofessionnelle ou profession ;   d) Caractéristiques du compte et de l'instrument financier :   - nature du compte ;   - garanties ;   - limites d'utilisation du compte et conditions financières ;   - valeurs nominales ;   - prix d'émission ;   - date de jouissance ;   - délais de mise à disposition ;   - forme de titres ;   - statut fiscal ;   - date de négociation ;   - désignation de la valeur négociée ;   - quantité de titres, en dépôt ;   - virements fiscaux ;   - revenus d'instruments financiers ;   - gains et pertes ;   - montants soumis à double imposition ;   - quantité de valeurs mobilières négociées ;   - portefeuille titres ;   - capacité de placement ;   - cours de bourse ;   - informations spécifiques relatives à la gestion des différentes formes d'épargne salariale y compris l'actionnariat des salariés : salaires, montant des droits ;   e) informations en rapport avec la justice : capacité juridique.
   Art. 4 - Destinataires des informations. - Peuvent seuls, dans les limites de leurs attributions respectives, être destinataires de certaines des informations :   - les personnels habilités chargés de la tenue des comptes ;   - les supérieurs hiérarchiques de ces personnels ;   - les agents habilités des établissements liés contractuellement pour l'exécution de tâches se rapportant à la gestion d'instruments financiers et des espèces ;   - les agents habilités des autres établissements teneurs de comptes pour les transferts de fonds ;   - les agents habilités des façonniers, entreprises extérieures liées contractuellement pour l'exécution de ces tâches matérielles ;   - les auxiliaires de justice et officiers ministériels dans le cadre de leurs missions ;   - les agents habilités de la direction générale des impôts du Trésor public, de la Banque de France, des divers organismes publics habilités à les recevoir ;   - les agents habilités des autorités de tutelle, publiques ou privées, et des services chargés du contrôle (commissaires aux comptes, audit, services chargés des procédures internes ou externes de contrôle).
   Art. 5 - Durée de conservation - Les informations nominatives nécessaires aux traitements automatisés tels que définis aux articles 1er, 2 et 3 ne doivent pas être conservées au-delà de la durée prévue par la réglementation en vigueur et notamment par l'article 16 du code de commerce relatif à la durée de conservation des livres et documents créés à l'occasion d'activités commerciales, sous réserve des dispositions relatives à la prescription trentenaire.
   Art. 6 - Enregistrements et traitements complémentaires. - Les, traitements dont les finalités sont celles définies à l'article 2 ci-dessus qui comportent l'enregistrement d'informations n'appartenant pas aux catégories énumérées à l'article 3 ou aboutissant à la transmission d'informations à des destinataires autres que ceux définis à l'article 5 doivent faire l'objet selon qu'ils relèvent de l'article 15 ou de l'article 16 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, d'une demande d'avis ou d'une déclaration ordinaire.