Délibération concernant la demande d'avis présentée par le centre hospitalier spécialisé de Clermont de l'Oise relative à la gestion des dossiers médicaux.
Nature: Avis

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,    Vu la Convention du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;    Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, et notamment ses articles 15, 19, 26, 27, 34 et 40 ;   Vu l'article 378 du code pénal ;    Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives ;    Vu la loi n° 85-1468 du 31 décembre 1985 relative à la sectorisation psychiatrique ;    Vu sa délibération n° 90-64 portant mission de contrôle,    Vu le projet d'acte réglementaire présenté par le Centre Hospitalier spécialisé de Clermont-de-l'Oise ;   Après avoir entendu Monsieur JAQUET en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, en ses observations ;    Considérant que la Commission a été saisie par le Centre Hospitalier Spécialisé de CLERMONT de l'OISE, d'une demande d'avis relative à un traitement dénommé CIMAISE, dont la finalité est d'assurer la gestion des dossiers médicaux des malades hospitalisés ou suivis par le service FITZJAMES II ; qu'il permettra également la production de statistiques et comporte une fonction d'aide au codage diagnostic ;    Considérant que l'application est mise en oeuvre sur un micro-ordinateur non relié à un réseau de transmission et indépendamment des applications de gestion des tutelles, de gestion administrative et de facturation des frais de séjour d'ores et déjà implantées au Centre Hospitalier Spécialisé ; que toute autre configuration technique devra faire l'objet d'une déclaration de modification auprès de la Commission ;   Considérant qu'en l'état, l'accès à l'application est subordonnée à des procédures de contrôle d'accès par mots de passe ; que ceux-ci comportant au minimum 5 caractères sont attribués en fonction des habilitations des intervenants, sous la responsabilité du médecin chef de service ;    Considérant que sont collectées des données de nature administrative et médico-sociale nécessaires à la constitution de la fiche par patient, servant de base à l'élaboration du rapport de secteur qui doit être établi annuellement en application de la loi susvisée du 31 décembre 1985, que sont également enregistrées des données médicales relatives aux pathologies et au traitement des malades connus du service ; que ces données paraissent adéquates, pertinentes et non excessives par rapport à la finalité du traitement ;   Considérant que le dossier initial comprenait l'enregistrement sur un arbre généalogique de données nominatives concernant les proches du patient et relatives à leurs noms, prénoms, âge et profession de même qu'à leurs éventuels antécédents psychiatriques ou tous autres éléments, le cas échéant, fournis par le patient ; que ces données seraient collectées à l'insu des intéressés ; que les déclarants ont en conséquence renoncé à enregistrer des données nominatives sur des tiers ; qu'il en va différemment des appréciations portées par le malade et concourant à la thérapie qui pourraient éventuellement être enregistrées comme telles ;    Considérant que la durée de conservation des informations sur support magnétique initialement fixée à vingt ans a été limitée à cinq ans ;   Considérant que seuls en seront destinataires, le médecin chef de service ainsi que les personnels médicaux et paramédicaux placés sous son contrôle ;    Considérant que le dossier initial prévoyait la communication éventuelle de données nominatives aux malades, à des chercheurs extérieurs à l'hôpital, à des fins de recherches médicales ; que les intéressés, en application des articles 26 et 27 de la loi du 6 janvier 1978, devaient être informés, de façon générale, par voie d'affichage, de cette éventuelle transmission et de leur faculté de s'y opposer ;    Considérant qu'aux termes de l'article 6 de la Convention du Conseil de l'Europe, applicable à compter du 1er octobre 1985, "les données à caractère personnel révélant l'origine raciale, les optiques politiques, les convictions religieuses ou autres convictions ainsi que les données à caractère personnel relatives à la santé ou à la vie sexuelle, ne peuvent être traitées automatiquement à moins que le droit interne ne prévoie des garanties appropriées ... ;   Qu'il convient de proportionner les mesures de protection des données de nature à constituer ces garanties appropriées, aux finalités des applications concernées ; qu'ainsi en règle générale, la Commission subordonne la communication de données médicales, à des fins de recherche à des médecins non impliqués dans le traitement direct des malades concernés, au recueil préalable du consentement libre et éclairé de ces derniers.    Considérant toutefois qu'en l'espèce, compte-tenu de la nature des pathologies concernées, de la particulière sensibilité des données collectées et de la difficulté dans certains cas d'obtenir un consentement libre et éclairé des intéressés, il y a lieu d'exclure toute transmission de données sous forme nominative ;   Considérant que le droit d'accès constitue l'une des garanties essentielles de la protection des personnes ; que l'existence et les modalités d'exercice de ce droit seront portées à la connaissance de ces derniers ou de leurs représentants légaux, par voie d'affichage à l'entrée du service ;    Considérant que le traitement CIMAISE servira à la réalisation du rapport annuel de secteur prévu par la loi susvisée du 31 décembre 1985 relative à la sectorisation psychiatrique et qui permet une évaluation des modalités et de l'importance respective des prises en charge intra et extra hospitalière ; que seules des données statistiques agrégées et anonymes devront être transmises aux autorités de tutelle et organismes d'assurance maladie et que le système ne produira aucune statistique correspondant à un groupe de moins de 5 individus ;    Considérant que l'application comporte une fonction d'aide au diagnostic ; qu'il a paru nécessaire de recourir au conseil d'expert à même de donner une appréciation sur la validité scientifique du système ; que l'avis de la Commission est différé sur cette fonction afin de permettre un complément d'instruction ;   EMET, sous les réserves précitées, UN AVIS FAVORABLE au projet d'acte réglementaire qui lui est soumis.    Jacques FAUVET.