Délibération portant avis sur les demandes présentées par le ministère de l'économie, des finances et du budget, concernant la mise en oeuvre d'une carte à mémoire multiservices pour la gestion du personnel permettant la réalisation d'une carte d'identité professionnelle, la gestion du temps de présence et le contrôle des accès physiques à certaines zones du ministère
Nature: Avis

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,    Vu la Convention du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;    Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'Informatique, aux Fichiers et aux Libertés, et notamment ses articles 15, 19, 27, 34 et suivants ;    Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application des chapitres I à IV et VII de la loi du 6 janvier 1978 ;    Vu les trois demandes d'avis présentées par le Ministère de l'Economie, des Finances et du Budget relatives à la mise en oeuvre d'une carte à mémoire multiservices pour la gestion des agents ;    Vu la plainte, enregistrée sous le numéro 89-366 dont le syndicat CFDT du Ministère de l'Economie, des Finances et du Budget a saisi la CNIL, en date du 17 avril 1989 ;    Après avoir entendu Monsieur Marcel PINET en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ;   Considérant que le Ministère de l'Economie, des Finances et du Budget soumet à l'avis de la Commission un projet de traitement automatisé de gestion des agents, utilisant une carte à mémoire multiservices, portant sur les fonctions suivantes :    - l'identification visuelle des agents, pour la réalisation d'une carte d'identité professionnelle,    - la gestion des horaires,    - le contrôle des accès à certaines zones du Ministère ;   Sur les conditions de mise en oeuvre d'une carte à mémoire multiservices :    Considérant que si la mise en oeuvre du dispositif proposé se justifie par la simplification qu'elle apportera pour l'exploitation des fonctions ci-dessus mentionnées, la capacité de la carte à mémoire qui sera ainsi utilisée apparaît largement excédentaire par rapport aux besoins desdites fonctions ; que de la sorte de nouvelles applications seront possibles par l'emploi du même dispositif ; que ce développement ne devra intervenir qu'en étant assorti du respect des garanties et procédures prévues par la loi ; que la mise en place sur la carte à mémoire de nouveaux services devra s'effectuer sous le double contrôle effectif de la direction du personnel et des services généraux du Ministère, ainsi que de la Commission de développement de l'informatique et de la bureautique de ce Ministère, et sous leur responsabilité ; que toute extension d'une application figurant déjà sur la carte, et toute application nouvelle notamment, toute application dite décentralisée, à l'initiative d'une direction, d'un bureau ou service, à l'intérieur du Ministère ou d'un établissement relevant de celui-ci, devront, avant tout commencement de mise en oeuvre, y compris le simple recueil et stockage de données, être soumises à l'avis préalable de la CNIL .    Considérant qu'aucune interconnexion entre les diverses applications de la carte à mémoire ne devra être établie ; que ces applications ne devront pas être utilisées en vue d'exercer une surveillance du déroulement des activités d'un agent au cours de sa journée de travail ; que le droit d'accès et de rectification prévu par les articles 34 et 36 de la loi du 6 janvier 1978, qui constitue une garantie essentielle pour les agents, devra pouvoir être exercé effectivement, totalement et sincèrement ; que l'information précise du personnel devra être systématiquement réalisée et complétée à chaque extension ;   Sur les applications présentées par les demandes d'avis :    Considérant au titre de la carte d'identité professionnelle :    Que les informations traitées seront :    - Sur la partie externe de la carte :    . le numéro du porteur,     . les nom et prénom,    . le grade,     . la direction d'appartenance,     . la photographie du visage de l'agent    - Dans le microprocesseur de la carte :    . le numéro de la carte,     . le numéro du porteur,    . le nom,     . le prénom,     . la date de validité de la carte physique,     . le grade    - Que les informations enregistrées dans le serveur seront identiques à celles portées dans le microprocesseur ;    . Que le bureau P3 de la Direction du personnel et des services généraux est responsable du service, et seul destinataire des informations ;    . Qu'une interconnexion est prévue avec le fichier du personnel pour mettre à jour automatiquement les données concernant l'agent ;   Considérant au titre de la gestion des horaires des agents :    . Que les données nominatives traitées seront les suivantes :    - dans le microprocesseur de la carte :    . le n° de série de la carte identifiant le porteur    - Dans le fichier central "horaires" :    . le numéro du porteur    . le n° de série de la carte    . le code sexe    . la zone année de naissance    . le code catégorie : - nom et prénom                          - affectation de l'agent                          - mouvements horaires                           - régime et programme horaires                          - compteurs de temps                           - indicateurs d'anomalies      . Que des statistiques non nominatives pourront être faites à partir de ces informations ; que la réalisation de produits statistiques ne saurait aboutir à l'établissement de profils professionnels types appelés à être utilisés à l'occasion des actes de gestion du personnel ;     . Que le fichier "horaires" sera conservé deux mois ; que la conservation des informations par les services gestionnaires du personnel de chaque direction ne doit pas excéder la durée nécessaire à la prise en compte des droits des agents ; qu'au surplus, elle ne doit pas avoir pour conséquence la conservation de données sensibles ;    . Que les informations sont destinées dans leur totalité aux services gestionnaires du personnel de chaque Direction, au titre des agents dont ils ont la charge ;     . Qu'aucune interconnexion n'est envisagée ;   Considérant, au titre du contrôle des accès à certaines zones du Ministère :    . Que les informations nominatives traitées dans le fichier central seront les suivantes :    . le n° du porteur    . le nom    . le prénom    . l'affectation    . les zones géographiques autorisées et dates de validité    . les plages horaires    . le numéro d'immatriculation du véhicule (cas du parking) ;    . Que les seuls destinataires de ces informations seront :    - le bureau A1 de la Direction du personnel et des services généraux ;    - chaque service responsable de la gestion d'un contrôle d'accès physique pour les agents soumis à son contrôle ;    . Qu'aucune interconnexion n'est prévue ;    . Qu'il ne sera pas procédé à un suivi individuel des allées et venues des agents, dans la mesure où les mouvements d'entrées et sorties ne seront pas saisis ;   Considérant au titre de la sécurité et de la confidentialité des données :    . Que l'utilisation de la carte par chacune des directions devra être précédée d'actions d'information auprès des agents, et de sensibilisation auprès des utilisateurs, afin d'attirer leur attention sur la nécessité d'observer une certaine déontologie dans la gestion des données dont ils disposent ;    . Qu'entre les différentes fonctions de la carte, l'accès s'effectuera par l'intermédiaire d'un répertoire (ou table d'allocation) permettant le cloisonnement par zones protégées par des codes secrets ; qu'en particulier, aucune interconnexion ne sera organisée entre les fonctions de gestion des horaires, et celle de contrôle des accès, ni sur la carte, ni sur le serveur ;    . Que l'information relative au numéro de sécurité sociale ne sera pas inscrite dans la carte ;   Considérant au titre du droit d'accès et de rectification des membres du personnel ;     . Que la multiplication des procédures et des intermédiaires est de nature à dissuader les titulaires de l'exercice de ce droit fondamental ;    . Que la CNIL devra en conséquence être saisie avant la mise en oeuvre du traitement de nouvelles modalités d'exercice du droit d'accès permettant à chaque agent de consulter librement, directement et sans intermédiaire l'intégralité du contenu de sa carte au moyen d'un code personnel et confidentiel ;     . Que les personnels seront individuellement informés du contenu du projet de carte à mémoire multiservices, et notamment de l'exercice des droits d'accès aux informations contenues dans la carte, par publication interne et grâce à une brochure qui sera remise en même temps que la carte ;   Emet un avis favorable à la mise en oeuvre du traitement, sous réserve de l'ensemble des observations ci-dessus émises ;    Demande à être saisie, avant la mise en oeuvre du système, d'un nouveau dispositif permettant l'exercice du droit d'accès et de rectification dans les conditions ci-dessus rappelées ;    Estime en conséquence nécessaire de vérifier sur place les conditions d'exploitation et de mise en oeuvre du système.    Demande que les actes réglementaires correspondant aux trois fonctions ci-dessus analysées soient complétés pour répondre aux observations et demandes formulées dans la présente délibération.    Jacques FAUVET.