Délibération relative à la demande d'avis présentée par le ministère de la justice portant création d'un modèle-type concernant la gestion automatisée des conseils de prud'hommes
Nature: Avis

   La Commission nationale de l'informatique et des libertés,   Vu la convention du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;   Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;   Vu le code du travail, et notamment ses articles R. 515-1 et suivants ;   Vu le nouveau code de procédure civile, et notamment ses articles 879 et suivants ;   Vu l'article L. 421-1 du code de l'organisation judiciaire ;   Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application de la loi du 6 janvier 1978 précitée ;   Vu le décret n° 90-115 du 2 février 1990 portant application aux juridictions du troisième alinéa de l'article 31 de la loi du 6 janvier 1978 précitée ;   Vu le projet d'arrêté du Ministre d'Etat, Garde des Sceaux, Ministre de la Justice ;   Après avoir entendu Monsieur Christian DUPUY en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
   Considérant que la Commission nationale de l'informatique et des libertés a été saisie par le ministère de la justice d'une demande d'avis concernant la création d'un modèle-type de traitement appelé à être mis en oeuvre dans les greffes des conseils des prud'hommes pour assurer, d'une part, la gestion des dossiers dont est saisie cette juridiction et, d'autre part, la gestion des vacations et des déplacements des conseillers et des fonctionnaires du conseil ;   Considérant qu'en application de l'article L. 511-3 du code du travail, il existe dans chaque ressort de tribunal de grande instance au moins un conseil de prud'hommes, compétent pour procéder à une conciliation et, le cas échéant, juger les différends nés à l'occasion d'un contrat de travail ou dans le travail ;   Considérant que le traitement dont la mise en oeuvre est envisagée comporte deux finalités ;   Considérant que la première finalité est liée à l'activité juridictionnelle du conseil ; qu'il s'agit d'assurer le suivi des procédures, de contrôler les délais, d'assurer l'audiencement ainsi que l'édition des pièces de procédures et des décisions judiciaires ; qu'en outre, des statistiques sur l'activité de la juridiction seront également produites ;   Considérant que la seconde finalité concerne la gestion administrative de la juridiction ; qu'il s'agit d'assurer la comptabilité du fonctionnement du conseil et de gérer les vacations et les déplacements des conseillers et des fonctionnaires rattachés au conseil ;   Considérant que les modules concernant chacune de ces finalités sont distincts dans l'application ;   Considérant que les données enregistrées, les destinataires, la durée conservation sont différents d'un module à l'autre ;
   Considérant que les informations saisies pour le suivi des procédures, le contrôle des délais, l'audiencement, l'édition des pièces de procédure, des décisions judiciaires et la production de statistiques sont les suivantes :   - en ce qui concerne les parties : le nom, les prénoms, le sexe, la situation familiale, la nationalité, la profession, l'adresse, les décisions judiciaires antérieures et le montant des ressources des personnes sollicitant l'aide juridictionnelle ;   - en ce qui concerne les représentants légaux et les autres personnes (interprètes, experts, témoins) : le nom ou la raison sociale pour les personnes morales, les prénoms, le sexe, l'adresse ou le domicile élu et la qualité du représentant ;   - en ce qui concerne les procédures en cours : la date et le mode de saisine, la nature du contentieux, le numéro d'enrôlement, les dates d'audience, les dates et la nature des mesures d'instruction et des décisions ;   Considérant que ces différentes saisies sont de nature, dans certaines affaires, liées notamment à des conflits du travail, à faire apparaître l'appartenance syndicale d'une partie ;   Considérant que le décret n° 90-115 du 2 février 1990 autorise les juridictions à enregistrer les données sensibles visées par l'article 31 de la loi du 6 janvier 1978 ;
   Considérant que les informations saisies pour la gestion des personnels et de la comptabilité sont : le nom, les prénoms, le sexe, la situation familiale, la profession, l'adresse, le numéro de sécurité sociale, le numéro d'identité bancaire, les diplômes ou distinctions obtenus par les Conseillers Prud'homaux ou les fonctionnaires du greffe ;   Considérant que le décret n° 86-835 du 10 juillet 1986 autorise l'utilisation du numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques dans les fichiers du ministère de la justice pour la transmission de données d'ordre administratif aux organismes de sécurité sociale ;   Considérant que le recueil de ces informations est pertinent en considération de la finalité du traitement ;   Considérant qu'une distinction est opérée en ce qui concerne les destinataires des informations, qui ne pourront en prendre connaissance que dans la limite de leurs attributions ;   Considérant que les informations relatives aux procédures en cours sont accessibles aux seuls magistrats, conseillers et fonctionnaires du greffe ; que le Ministère de la Justice recevra quant à lui des statistiques ;   Considérant que les fonctionnaires du greffe et le Ministère de la Justice seront seuls destinataires des informations relatives à la gestion du personnel et à la comptabilité ;   Considérant que la durée de conservation des informations est également différenciée ;
   Considérant que les informations relatives aux procédures dont est saisi le Conseil des Prud'hommes sont conservées pendant une durée d'un an à compter de la date à laquelle la décision est devenue définitive ;   Considérant que les informations relatives à la gestion du personnel et à la comptabilité sont conservées pendant une durée de cinq ans ;   Considérant qu'à l'expiration de ces délais, les informations enregistrées sont effacées des fichiers informatiques ;   Considérant que ces délais de conservation ne sont pas excessifs ;   Considérant qu'une affiche apposée dans une partie des locaux du greffe du conseil des prud'hommes accessible au public informe les intéressés que les personnes désirant obtenir l'accès aux informations les concernant, peuvent présenter leur demande au greffier en chef ;   Considérant que le projet d'acte réglementaire exclut la possibilité pour une personne de se prévaloir de la faculté d'opposition énoncée par l'article 26, premier alinéa, de la loi du 6 janvier 1978 ;   Considérant que les juridictions qui souhaiteront mettre en oeuvre un tel traitement procéderont au moyen d'une déclaration de conformité adressée à la Commission nationale de l'informatique et des libertés ;   Considérant qu'un descriptif des mesures de sécurité et de confidentialité entourant le traitement devra y être joint ;
   Emet un avis favorable au projet d'arrêté du Ministre d'Etat, Garde des Sceaux, Ministre de la Justice portant création d'un modèle-type de traitement concernant la gestion des conseils de prud'hommes.    Le Président, Jacques FAUVET