Délibération portant avis sur le projet d'acte réglementaire présenté par le centre hospitalier régional de Reims concernant un modèle-type de paie et de gestion du personnel dénommé "SAGEPH".
Nature: Avis

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,     Vu la Convention du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;     Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'Informatique, aux fichiers et aux libertés ;    Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application des chapitres I à IV et VII de la loi du 6 janvier 1978 ;   Vu le code du travail et notamment le titre IV du Livre Ier, relatif au salaire ;    Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives ;    Vu le projet d'acte réglementaire du Centre Hospitalier Régional de Reims relatif à la création d'un modèle-type de traitement automatisé d'informations nominatives destiné à la paie et à la gestion du personnel des hôpitaux, dénommé "SAGEPH" ;   Après avoir entendu Monsieur Marcel PINET en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ;    Considérant que le Centre Hospitalier Régional de Reims soumet à l'avis de la Commission un modèle-type national de gestion du personnel, qui permettra d'assurer les fonctions suivantes :    - La gestion administrative du personnel : (recrutement, gestion des absences et des congés, gestion de carrière et du bilan social, gestion des effectifs, gestion de la formation professionnelle, gestion des rendez-vous de médecine préventive).     - Le traitement de la paie.   Considérant que les catégories d'informations nominatives enregistrées concernent l'identité de l'agent, sa situation familiale et sa situation au regard du service militaire, sa vie professionnelle, sa formation, ses diplômes, ses absences, le logement pour les internes, ainsi que les données économiques et financières permettant la liquidation et le paiement de sa rémunération ;    Considérant que l'enregistrement de la date d'adoption d'enfant est justifiée par l'attribution des congés d'adoption ; que l'information relative à l'activité du conjoint n'est enregistrée que pour les conjoints fonctionnaires ou assimilés et permettra l'octroi du supplément familial de traitement ; que les données relatives aux campagnes militaires interviennent dans le calcul des droits à la retraite et pour l'octroi de la médaille du travail ;   Considérant que la réalisation de produits statistiques locaux ne donnera pas lieu à la définition d'un profil individuel d'un salarié personnellement identifié ; qu'ainsi, ces produits ne seront que collectifs et anonymes ;    Considérant en outre que la réalisation de produits anonymes ne donnera pas lieu à l'établissement de profils professionnels types dans le domaine de l'absentéisme, appelés à être utilisés à l'occasion des actes de gestion du personnel, et notamment lors d'opérations de recrutement ;   Considérant que la durée de conservation des informations recueillies n'excédera pas deux années calendaires ; qu'en effet, si l'enregistrement des données relatives aux motifs d'absence est nécessaire au calcul de la rémunération et à la prise en compte des droits des salariés, conformément aux dispositions du Code du Travail et de la Convention Collective applicable, cet enregistrement ne doit cependant pas avoir pour conséquence la conservation de données sensibles sur support magnétique ; que par suite la durée de conservation de ces informations doit être limitée au temps indispensable à l'accomplissement des fonctions précitées, sans préjudice de l'application des dispositions de l'article R 143-2 - 2ème alinéa du Code du travail ;   Considérant qu'au sein de chaque organisme, le droit d'accès et de rectification des agents s'exercera auprès du service de gestion du personnel de l'organisme dont ils dépendent ;    Considérant que les organismes qui mettront en oeuvre le traitement, objet de la présente délibération devront présenter à la CNIL une demande d'avis allégée se référant audit traitement et comportant un projet d'acte réglementaire, un engagement de conformité, ainsi qu'une description des mesures de sécurité ; qu'ils seront tenus en outre d'assurer l'affichage dans les locaux de l'acte réglementant le traitement.    Emet, dans ces conditions, et sous le bénéfice des observations qui précèdent, un avis favorable à la mise en oeuvre du traitement "SAGEPH".    Le Président, Jacques FAUVET.