Délibération portant avis sur un projet d'arrêté présenté par les Ministres des Affaires Sociales et du Travail, de l'Emploi et de la Formation Professionnelle, relatif à un traitement automatisé dont la finalité principale est la gestion des dossiers de COTOREP
Nature: Avis

La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, Vu la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, et notamment ses articles 15, 19, 27, 34 et 40 ; Vu l'article 378 du Code Pénal relatif au secret professionnel ; Vu la loi n° 75-534 du 30 Juin 1975 d'orientation en faveur des personnes handicapées, et notamment son article 14 ; Vu le décret n° 76-478 du 2 Juin 1976 relatif à la composition et au mode de fonctionnement de la Commission Technique d'Orientation et de Reclassement Professionnel ; Vu le décret n° 78-774 du 17 Juillet 1978 pris pour l'application de la loi susvisée ; Vu le projet d'arrêté présenté par les Ministres des Affaires Sociales, et du Travail, de l'Emploi et de la Formation Professionnelle ; Après avoir entendu Monsieur Guy GEORGES, en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations ;Considérant que le Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Formation Professionnelle crée à l'intention des secrétariats des Commissions Techniques d'Orientation et de Reclassement Professionnel (COTOREP) de chaque département, un modèle national de traitement automatisé d'informations nominatives dont la finalité principale est l'instruction administrative des demandes, le suivi des décisions et la production de statistiques destinées à orienter les politiques de prise en charge des handicapés ; Considérant, en effet, que les COTOREP ont pour mission d'une part, d'apprécier l'aptitude au travail des adultes handicapés et d'assurer leur orientation et leur reclassement professionnels, d'autre part d'évaluer leur taux d'invalidité en vue de l'attribution de certaines aides ; Considérant qu'à ces fins, il est procédé à l'enregistrement d'informations concernant non seulement l'identité du demandeur, les types de demandes et la nature des décisions prises, mais également l'origine et le type de handicap ; Prenant acte que ces deux dernières informations, saisies sous la forme de codes cryptés, ne feront l'objet que d'un traitement statistique anonyme ; Considérant que l'ensemble des informations seront effacées à l'issue d'un délai de un an à compter de la cessation d'effet de la décision dont la durée est fixée par le COTOREP, conformément aux dispositions réglementaires en vigueur ; Considérant, néanmoins, qu'il est prévu de conserver l'identité des personnes concernées jusqu'à leur décès, de façon à faciliter une recherche éventuelle de leur dossier manuel ; Considérant qu'une durée de conservation aussi longue n'est pas justifiée eu égard à la finalité du traitement ; qu'il importe en conséquence, de la limiter à dix ans à compter de la cessation d'effet de la décision. Considérant que les informations contenues dans les fichiers sont destinées, dans la limite de leurs attributions définies par la loi du 30 Juin 1975, aux organismes débiteurs de prestations ainsi qu'éventuellement aux organismes de placement ou de formation ; Considérant que la confidentialité des données nominatives traitées sur informatique doit être garantie par l'adoption, dans chaque COTOREP, de dispositifs particuliers, en ce qui concerne la sécurité physique et logique du traitement ; Prenant acte qu'aucune interconnexion ou transmission informatique ne sera réalisée ;Considérant que le droit d'accès constitue l'une des garanties essentielles de la protection des personnes ; qu'en conséquence, l'existence et les modalités d'exercice de ce droit, telles que prévues aux articles 34 et 40 de la loi du 6 Janvier 1978, doivent être portées expressément à la connaissance des personnes concernées, notamment lors de l'envoi des lettres accusant réception de leur demande et leur notifiant la décision ; Considérant que les différents formulaires de demandes doivent être modifiés de façon à comporter les prescriptions de l'article 27 de la loi du 6 Janvier 1978 ;EMET un avis favorable à la création du traitement, sous réserve que : - d'une part, le projet d'arrêté créant le traitement soit modifié en ce qui concerne la durée de conservation des données dans le fichier archives, fixée à 10 ans à compter de la cessation d'effet de la décision ; - d'autre part, que la Commission soit saisie, dans un délai de trois mois à compter de la notification du présent avis, des mesures d'information des personnes concernées sur l'existence d'un droit d'accès, et de la mise en conformité des questionnaires avec les prescriptions de l'article 27 de la loi du 6 Janvier 1978 ;PRECISE que les directions départementales du travail et de l'emploi, qui implanteront ce traitement dans la COTOREP de leur ressort, devront présenter à la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, une demande d'avis se référant audit traitement et comportant une description des mesures de sécurité envisagées et le lieu où doit s'exercer le droit d'accès. Le Président, Jacques FAUVET.