Délibération portant avis sur le projet de décision portant création d'un fichier des enquêtes au sein du service de l'Inspection de la Commission des opérations boursières.
Nature: Avis

   La Commission nationale de l'informatique et des libertés ;   Saisie par la Commission des opérations de bourse (C.O.B.) d'une demande d'avis relative à la mise en oeuvre, au sein de son service de l'inspection, d'un traitement automatisé de données nominatives dénommé "fichier des enquêtes" et ayant pour finalité la conservation et la gestion d'informations utiles à la constatation des infractions que la C.O.B. a pour mission de rechercher et plus particulièrement la tenue d'un répertoire des personnes rencontrées au cours des enquêtes effectuées par ce service ;   Vu la Convention du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel   Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;   Vu le code monétaire et financier, notamment ses articles L. 621-1 à L. 621-21 et L. 642-1 à L. 642-3 ;   Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 modifié pris pour l'application de la loi du 6 janvier 1978 précitée ;   Vu le projet de décision du président de la Commission des opérations de bourse ;   Après avoir entendu Monsieur Pierre LECLERCQ, commissaire, en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, commissaire du gouvernement, en ses observations ;
   OBSERVE :   La Commission des opérations de bourse (C.O.B.) a saisi la Commission nationale de l'informatique et des libertés d'une demande d'avis relative à la mise en oeuvre, au sein de son service de l'inspection, d'un traitement automatisé de données nominatives dénommé " fichier des enquêtes " et ayant pour finalité la conservation et la gestion d'informations utiles à la constatation des infractions que la C.O.B. a pour mission de rechercher et plus particulièrement la tenue d'un répertoire des personnes rencontrées au cours des enquêtes effectuées par ce service.   La C.OB., autorité administrative indépendante régie par les dispositions des articles L. 621-1 à L. 621-21 et L. 642-1 à L. 642-3 du code monétaire et financier, est chargée de veiller à la protection de l'épargne investie dans les instruments financiers et tous autres placements donnant lieu à appel public à l'épargne, à l'information des investisseurs et au bon fonctionnement des marchés d'instruments financiers.   Aux termes de l'article L. 621-10 du code précité, elle dispose notamment, pour mener à bien sa mission, d'enquêteurs habilités qui peuvent se faire communiquer et obtenir copie de tous documents, convoquer et entendre toute personne susceptible de leur fournir des informations et accéder aux locaux à usage professionnel.   Le traitement envisagé a pour finalité de recenser des informations concernant les personnes auditionnées par le service de l'inspection de la C.O.B. et celles ayant fait l'objet, à l'issue d'une enquête, soit d'une lettre d'observation, soit de l'ouverture d'une procédure de sanction par la C.O.B., soit de la transmission du dossier à une autre autorité, nationale ou étrangère, compétente en la matière ou au procureur de la République.
   Les informations nominatives recensées dans ce traitement sont : l'identité des personnes physiques concernées (nom, prénoms, date et lieu de naissance), leurs fonctions au moment de l'enquête, l'identité de leur employeur et de la personne morale dans laquelle l'intéressé occupe, le cas échéant, une fonction de dirigeant, le lieu de commission des faits (département ou ville), les noms et numéros de l'enquête et, enfin, la suite donnée à l'enquête sous la forme d'un code (1 : classement ; 2 : lettre d'observation de la C.O.B. ; 3 : ouverture d'une procédure de sanction administrative ; 4 : transmission au parquet ; 5 : au Conseil des marchés financiers ; 6 : au Conseil de discipline de la gestion financière ; 7 : à la Commission bancaire ; 8 : à la Commission de contrôle des assurances ; 9: à la Compagnie nationale des commissaires aux comptes ; 10 : à une autorité étrangère). Ces informations apparaissent pertinentes au regard de la finalité du traitement.   Les informations nominatives traitées seront conservées dix années sur support informatique à partir du jour soit de la transmission du rapport d'enquête à un rapporteur désigné par le président de la C.O.B., à une autorité nationale compétente ou au procureur de la République, soit de son classement.   Les décisions de classement, décisions administratives ne faisant pas grief et n'étant pas nécessairement définitives, figureront dans le fichier des enquêtes, à l'instar des autres informations concernant une enquête donnée. En conséquence, les personnes concernées pourront en avoir communication à l'occasion de l'exercice de leur droit d'accès, qui s'exercera directement à l'égard des informations figurant dans le fichier des enquêtes.
   Seuls auront accès au contenu de ce fichier, en raison de leurs fonctions, les enquêteurs du service de l'inspection de la C.O.B. titulaires d'une habilitation, et ce dans le cadre strict de leurs activités professionnelles. En outre, ces personnels ne pourront interroger directement le fichier dont la création est envisagée, tâche qui sera dévolue à une seule personne. Ces possibilités d'interrogation seront limitées à trois critères : le nom de famille de la personne concernée, la raison sociale de l'entreprise concernée ou le nom donnée à l'enquête.   S'agissant des mesures de sécurité, le fichier projeté sera implanté sur un poste unique qui ne sera pas en réseau et ne sera connecté à aucun autre fichier ; son accès sera protégé par un mot de passe.   En application des dispositions de l'article 45 de la loi du 16 juillet 1992 portant adaptation au marché unique européen de la législation applicable en matière d'assurance et de crédit et de celles de l'article 68 de la loi du 2 juillet 1996 relative à la modernisation des activités financière, il est prévu que les autorités nationales en relation avec le service de l'inspection de la C.O.B. puissent être rendues destinataires des analyses, expertises et conclusions des enquêtes menées par ce service. En aucun cas ces autorités ne seront destinataires d'informations nominatives issues directement du fichier projeté.
   La C.O.B. peut également, aux termes de l'article L. 621-21 du code monétaire et financier, communiquer, à leur demande et sous réserve de réciprocité, les informations qu'elle détient ou recueille aux autorités des Etats membres des Communautés européennes exerçant des compétences analogues et tenues au même respect du secret professionnel ou à des autorités de autres Etats parties à l'accord sur l'Espace économique européen.   En cas de transmission d'informations à des autorités étrangères, le service de l'inspection rappellera systématiquement à ses homologues les obligations de confidentialité et de secret qui s'attachent à cette communication.   Toutefois, ces différentes autorités, nationales comme étrangères, n'étant pas visées en tant que destinataires, la C.O.B. devra avant publication compléter l'article 3 du projet de décision portant création du traitement envisagé sur ce point.   La C.O.B. a souhaité faire application des dispositions du dernier alinéa de l'article 27.   La C.O.B. a également souhaité exclure, en application de l'article 26 de loi, la possibilité pour les intéressés de s'opposer à ce que des informations nominatives les concernant soient saisies et traitées dans le fichier projeté.
   PREND ACTE de l'engagement du président de la C.O.B. d'informer les intéressés de leurs droits par une référence dans la brochure intitulée "Vos droits à l'occasion d'une enquête de la Commission de opérations de bourse".   EMET, AU BENEFICE DE CES OBSERVATIONS, et sous réserve que soit modifié l'article 3 du projet d'acte réglementaire portant création du fichier des enquêtes de la C.O.B. s'agissant des destinataires des informations enregistrées dans ce traitement, un avis favorable à la création, par le projet de décision qui lui est soumis, de ce traitement.   Le Président, Michel GENTOT.