Délibération portant avis sur le projet d'acte réglementaire présenté par le centre hospitalier général de Saint-Gaudens concernant un modèle-type de gestion du personnel "AGAPE".
Nature: Avis

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,    Vu la Convention du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;    Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, et notamment ses articles 15, 18, 34 et suivants ;    Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application des chapitres I à IV et VII de la loi du 6 janvier 1978 ;    Vu le code du travail et notamment le titre IV du livre 1er, relatif au salaire ;    Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives ;    Vu le projet d'acte réglementaire du Centre Hospitalier Général de St-Gaudens relatif à la création d'un modèle-type de traitement automatisé d'informations nominatives destiné à la gestion du personnel ;    Après avoir entendu Monsieur Marcel PINET en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ;   Considérant que le Centre Hospitalier Général de Saint-Gaudens soumet à l'avis de la Commission un modèle-type national de gestion du personnel, qui permettra d'assurer les fonctions suivantes :    - la saisie et la mise à jour en temps réel des variables d'activité des agents à prendre en compte dans la paie du mois ;    - la gestion des carrières ;    - la gestion prévisionnelle des absences et des congés ;    - la gestion des convocations aux visites médicales obligatoires (sans aucune donnée médicale) ;    - la gestion de la formation continue ;    - la gestion des effectifs et du budget, afin de permettre une meilleure affectation des agents sur les postes budgétaires, en fonction du budget et des moyens en personnel ;    - la gestion des demandes d'emploi ;    - l'édition des états du bilan social.   Considérant que les catégories d'informations nominatives enregistrées concernent l'identité de l'agent, sa situation familiale et militaire, sa vie professionnelle ;    Considérant que des terminaux-écrans seront installés dans les services assurant tout ou partie de la gestion du personnel ; que chacun de ces services n'aura accès qu'aux informations qui lui sont nécessaires ;    Considérant que la réalisation de produits statistiques ne saurait donner lieu à la définition d'un profil individuel d'un salarié personnellement identifié ; qu'ainsi, ces produits ne peuvent être que collectifs et anonymes ;    Considérant en outre que la réalisation de produits statistiques anonymes ne saurait aboutir à l'établissement de profils professionnels types dans le domaine de l'absentéisme, appelés à être utilisés à l'occasion des actes de gestion du personnel, et notamment lors d'opérations de recrutement ;    Considérant que la durée de conservation des informations recueillies n'excèdera pas deux ans ; que si l'enregistrement des données relatives aux motifs d'absence est nécessaire au calcul de la rémunération et à la prise en compte des droits des salariés conformément aux dispositions du Code du travail et de la convention collective applicable, cet enregistrement ne doit cependant pas avoir pour conséquence la conservation de données sensibles sur support magnétique ; que par suite la durée de conservation de ces informations doit être limitée strictement au temps indispensable à l'accomplissement des fonctions précitées, sans préjudice de l'application des dispositions de l'article R. 143-2 2ème alinéa du code du travail ;    Considérant qu'en application de l'article 18 de la loi du 6 janvier 1978, toute utilisation du Répertoire National d'Identification des Personnes Physiques, en vue d'effectuer des traitements nominatifs est autorisée par décret en Conseil d'Etat, pris après avis de la Commission ; que le traitement du numéro d'inscription au Répertoire, en dehors même de toute consultation directe du Répertoire, doit être regardé comme une utilisation dudit répertoire au sens de l'article 18 de la loi du 6 janvier 1978 et doit être en conséquence autorisé par décret en Conseil d'Etat ;   Considérant que le Centre Hospitalier Général de St-Gaudens a saisi le Ministère du travail et de l'emploi d'une demande d'élaboration d'un projet de décret autorisant les hôpitaux qui mettront en oeuvre le traitement "AGAPE" à utiliser le NIR pour la gestion de leur personnel ;    Considérant que l'enregistrement du numéro de sécurité sociale se justifie dans la mesure où les fonctions de gestion du personnel ont une implication sur le calcul de la paie ;    Considérant qu'au sein de chaque hôpital, le droit d'accès et de rectification des agents s'exercera auprès de la direction de l'organisme dont ils dépendent ;   Emet, dans ces conditions, un AVIS FAVORABLE à la mise en oeuvre du traitement "AGAPE" sous les réserves précitées ;    Précise que les organismes qui mettront en oeuvre le traitement objet de la présente délibération devront présenter à la CNIL une demande d'avis allégée de conformité se référant audit traitement et comportant un projet d'acte réglementaire ainsi qu'une description des mesures de sécurité et le lieu où doit s'exercer le droit d'accès ; qu'ils seront tenus en outre d'assurer l'affichage dans les locaux de l'acte réglementant le traitement.      Le Président, Jacques FAUVET