Délibération concernant les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion des fichiers de clientèle des entreprises dont l'objet social inclut la vente par correspondance
Nature: Référentiel/Règlement type/Norme

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,    Vu les articles 6, 17 et 21 (paragraphe 1) de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés habilitant la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ;    Vu la délibération n° 80-10 du 1er avril 1980 portant adoption d'une recommandation relative à la mise en oeuvre du droit individuel d'accès aux fichiers automatisés ;   Considérant que pour l'application de l'article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risques d'atteinte à la vie privée et aux Libertés et comme pouvant dès lors faire l'objet d'une déclaration simplifiée ;    Considérant que certains des traitements informatisés portant sur la gestion des fichiers de clientèle des entreprises dont l'objet social inclut la vente par correspondance sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de l'article 17 mentionné :   DECIDE : Article 1er :    Les dispositions de la présente décision concernent les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion des fichiers de clientèle des entreprises dont l'objet social inclut la vente par correspondance. Pour pouvoir faire l'objet de la procédure de déclaration simplifiée ces traitements doivent :    - ne porter que sur des données objectives aisément contrôlables par les intéressés grâce à l'exercice du droit individuel d'accès ;    - n'appliquer à ces données que des logiciels dont les résultats puissent être facilement contrôlés ;    - ne pas donner lieu à des interconnexions autres que celles nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'article 2 ci-dessous ;    - comporter des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi ;    - satisfaire en outre aux conditions énoncées aux articles 2 à 5 ci-dessous.   Article 2 : FINALITE DES TRAITEMENTS    Les traitements doivent avoir pour seules fonctions :    - d'effectuer les opérations liées :    . aux commandes,    . aux livraisons,    . aux factures,    . à la comptabilité et en particulier à la gestion des comptes clients,    . aux conséquences des opérations commerciales et promotionnelles avec le client actuel et potentiel.    - de fournir des sélections de population pour réaliser exclusivement des études de marché et des actions de promotion et de prospection ;    - d'établir des statistiques commerciales.   Article 3 : CATEGORIES D'INFORMATIONS TRAITEES    Sous réserve de l'application de l'article 26 de la loi n° 78.17 du 6 janvier 1978, et dès lors que les dispositions de l'article 27 ont été respectées lors du recueil des informations traitées, celles-ci doivent relever seulement des catégories suivantes :    a) Identité : nom, nom marital, titre, prénoms, adresse, numéro de téléphone, code interne de traitement permettant l'identification du client (à l'exclusion du numéro national d'identité) ;    b) Nombre d'enfant(s) au foyer ;    c) catégories socio-professionnelles, domaines d'activité, relevé d'identité postale ou bancaire ;    d) consommation d'autres biens et services notamment :    . média et moyens de communication ;    . origine de la commande ;    . demandes de documentation ;    . demandes d'examen ou d'essai ;    . abonnements : article, produit, service faisant l'objet de l'abonnement, périodicité, montant, conditions ;    . commandes, bons de livraison et factures : article, produit, service faisant l'objet de la commande et de la facture, conditions de livraison, poids, volume, quantité, nombre, montant de la facture, origine de la vente ;    . correspondances avec le client, service après-vente ;    . facturation et paiement : conditions tarifaires (prix unitaire, prix de revient, remises), moyens de paiement, échéances ;    . retour des articles ;    e) règlement des factures : règlements, reçus, impayés, relances, soldes ;    f) crédit : conditions et durée.   Article 4 : DUREE DE CONSERVATION    Les informations nominatives nécessaires aux traitements automatisés tels que définis aux articles 1, 2 et 3 ne peuvent être conservées après la dernière mise à jour, au-delà de la durée prévue par la réglementation en vigueur et notamment par l'article 11 du Code de Commerce relatif à la durée de conservation des livres et documents créés à l'occasion d'activités commerciales.   Article 5 : DESTINATAIRES DES INFORMATIONS    Peuvent seuls dans les limites de leurs attributions respectives être destinataires de certaines des informations :    - les personnels chargés de l'expédition, du service commercial et des services administratifs et financiers ;    - les supérieurs hiérarchiques de ces personnels ;    - les services chargés du contrôle (commissaires aux comptes, audit, services chargés de procédure interne de contrôle ...) ;    - les entreprises extérieures liées contractuellement pour l'exécution de l'objet commercial ;    - les organismes publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales ;    - les auxiliaires de justice et les officiers ministériels dans le cadre de leur mission de recouvrement de créance et de contrôle des concours et promotion.    Par dérogation les nom, prénoms, titres, adresse, téléphone, catégories socio-professionnelles, peuvent être transmis à des entreprises extérieures dès lors que celles-ci s'engagent à ne les utiliser que pour s'adresser directement aux intéressés dans les conditions fixées par la présente délibération.   Article 6 : ENREGISTREMENTS ET TRAITEMENTS COMPLEMENTAIRES    Les traitements dont les finalités sont celles définies à l'article 2 ci-dessus qui comportent l'enregistrement d'informations n'appartenant pas aux catégories énumérées à l'article 3 ou qui aboutissent à la transmission d'informations, en particulier à l'étranger, à des destinataires autres que ceux définis à l'article 5, notamment les organismes chargés d'effectuer les recouvrements, doivent faire l'objet de déclarations complémentaires.