Délibération portant avis sur le projet d'acte réglementaire présenté par la Caisse nationale d'assurance vieillesse concernant un modèle-type de gestion des absences du personnel
Nature: Avis

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,    Vu la Convention du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;    Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'Informatique, aux fichiers et aux libertés, et notamment ses articles 15, 18, 31, 34 et suivants ;    Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application des chapitres I à IV et VII de la loi du 6 janvier 1978 ;    Vu le code du travail et notamment le titre IV du Livre 1er, relatif au salaire ;    Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives ;    Vu le projet d'acte réglementaire de la Caisse Nationale d'Assurance Vieillesse relatif à la création d'un modèle-type de traitement automatisé d'informations nominatives destiné à la gestion de l'absentéisme du personnel ;    Vu le courrier en date du 20 décembre 1988, adressé par la Caisse Nationale d'Assurance Vieillesse au Ministre du Travail et de l'Emploi, lui demandant d'élaborer un projet de décret en Conseil d'Etat, autorisant la CNAV à utiliser le NIR pour la gestion de son personnel, conformément à l'article 18 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ;    Après avoir entendu Monsieur Marcel PINET en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ;   Considérant que la Caisse Nationale d'Assurance Vieillesse soumet à l'avis de la Commission un modèle-type national de gestion de l'absentéisme du personnel, qui permettra d'assurer les fonctions suivantes :    - Le calcul et la gestion des droits aux congés,    - la mise à jour des fichiers,    - la production des informations relatives au calcul des retenues,    - la réalisation de produits statistiques locaux et nationaux ;    Considérant que les catégories d'informations nominatives enregistrées concernent l'identité de l'agent, sa situation familiale et militaire, sa vie professionnelle ;    Considérant que la réalisation de produits statistiques locaux ne saurait donner lieu à la définition d'un profil individuel d'un salarié personnellement identifié ; qu'ainsi, ces produits ne peuvent être que collectifs et anonymes ;    Considérant en outre que la réalisation de produits statistiques locaux ou nationaux anonymes ne saurait aboutir à l'établissement de profils professionnels types dans le domaine de l'absentéisme, appelés à être utilisés à l'occasion des actes de gestion du personnel, et notamment lors d'opérations de recrutement ;    Considérant que la durée de conservation des informations recueillies n'excédera pas deux ans ; que si l'enregistrement des données relatives aux motifs d'absence est nécessaire au calcul de la rémunération et à la prise en compte des droits des salariés conformément aux dispositions du Code du Travail et de la Convention collective applicable, cet enregistrement ne doit cependant pas avoir pour conséquence la conservation de données sensibles sur support magnétique ; que par suite la durée de conservation de ces informations doit être limitée au temps indispensable à l'accomplissement des fonctions précitées, sans préjudice de l'application des dispositions de l'article R143-2 2ème alinéa du Code du Travail ;   Considérant qu'en application de l'article 18 de la loi du 6 janvier 1978, toute utilisation du Répertoire National d'Identification des Personnes Physiques, en vue d'effectuer des traitements nominatifs est autorisée par décret en Conseil d'Etat, pris après avis de la Commission ; que le traitement du numéro d'inscription au Répertoire, en dehors même de toute consultation directe du Répertoire, doit être regardé comme une utilisation dudit répertoire au sens de l'article 18 de la loi du 6 janvier 1978 et doit être en conséquence autorisé par décret en Conseil d'Etat ;    Considérant que par courrier du 20 décembre 1988 susvisé, la Caisse Nationale d'Assurance Vieillesse a saisi le Ministère du Travail et de l'Emploi d'une demande d'élaboration d'un projet de décret autorisant la CNAV à utiliser le NIR pour la gestion de son personnel ;    Considérant que l'enregistrement du numéro de sécurité sociale se justifie dans la mesure où les fonctions de gestion de l'absentéisme du personnel ont une implication sur le calcul de paie ;    Considérant que parmi les informations traitées figure l'appartenance syndicale des représentants du personnel, afin de permettre la gestion des crédits d'heures d'absences rémunérées affectées pour l'exercice des mandats électifs ; que l'agent demande à bénéficier de cette rémunération en précisant son appartenance syndicale au moyen d'un formulaire signé par lui et qui comporte la mention de l'accord exprès de l'intéressé pour la saisie de cette donnée ; que la durée de conservation des informations relatives aux mandats électifs n'excédera pas la durée des mandats, et que les formulaires devront en faire mention ;    Considérant que la mention "handicapé" a pour objet de permettre le bénéfice d'aménagements d'horaires particuliers ;    Considérant qu'au sein de chaque caisse, le droit d'accès et de rectification des agents s'exercera auprès du service du personnel dont ils dépendent ;   Emet, dans ces conditions, un avis favorable à la mise en oeuvre du traitement, sous les réserves précitées et sous réserve de la présentation d'un projet de décret en Conseil d'Etat ;    Précise que les organismes qui mettront en oeuvre le traitement, objet de la présente délibération, devront présenter à la CNIL une déclaration de conformité se référant au dit traitement et comportant un acte réglementaire ainsi qu'une description des mesures de sécurité et le lieu où doit s'exercer le droit d'accès ; qu'ils seront tenus en outre d'assurer l'affichage dans les locaux de l'acte réglementant le traitement.     Le Président, Jacques FAUVET