Délibération sur le projet d'acte réglementaire présenté par la Caisse centrale de secours mutuels agricoles portant création d'un traitement automatisé de la déclaration préalable à l'embauche.
Nature: Avis

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,   Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;   Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;   Vu la loi n° 92-1446 du 31 décembre 1992 relative à l'emploi, au développement du travail à temps partiel et à l'assurance chômage ;   Vu le code du travail, notamment ses articles L 320, L 324-10, L 324-12 et L 620-3 ;   Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ;   Vu le décret n° 93-755 du 29 mars 1993 relatif à la déclaration préalable à l'embauche prévue aux articles L 320 et L 620-3 du code du travail et modifiant ce code (deuxième partie : décrets en Conseil d'Etat) ;   Vu le décret n° 85-420 du 3 avril 1985, relatif à l'utilisation du Répertoire national d'identification des personnes physiques par des organismes de sécurité sociale et de prévoyance ;   Vu les délibérations n° 93-054 et n° 93-055 du 29 juin 1993 ;   Vu le projet d'acte réglementaire présenté par le Président du Conseil d'Administration de la Caisse centrale de secours mutuels agricoles ;   Après avoir entendu Monsieur Guy GEORGES en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ; 
   - Sur la compétence du déclarant :    Considérant qu'au regard de la spécificité du traitement envisagé destiné à gérer les déclarations préalables à l'embauche que la loi n° 92-1446 du 31 décembre 1992 rend obligatoires à compter du 1er septembre 1993, la Caisse centrale de secours mutuels agricoles est recevable à présenter, conformément à l'article 15 de la loi du 6 janvier 1978, la demande d'avis qui s'y rapporte, et prenant acte que le Ministre de l'Agriculture a officiellement informé la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, par courrier en date du 6 septembre 1993, de son intention d'insérer dans un projet de loi relatif à l'organisation et au fonctionnement des organismes de mutualité sociale agricole une disposition ayant pour objet de consacrer l'existence et la compétence d'une instance nationale de mutualité sociale agricole.
   - Sur le projet de traitement présenté :   Considérant que l'article L 320 du Code du Travail, modifié par la loi n° 92-1446 du 31 décembre 1992, soumet les employeurs, à compter du 1er septembre 1993, à l'obligation d'effectuer une déclaration préalable à l'embauche (DPE) d'un nouveau salarié auprès des organismes de sécurité sociale dont ils dépendent en fonction de leur activité et de leur situation géographique, dans le but d'éviter aux corps de contrôle habilités de se heurter, dans les opérations de lutte contre le travail clandestin, au problème de la preuve certaine de la date d'embauche d'un salarié ;   Considérant que le projet de traitement soumis à la Commission a pour finalité de permettre à chaque caisse de MSA d'enregistrer les déclarations préalables à l'embauche d'un salarié afin de leur conférer une date certaine susceptible d'être vérifiée à l'occasion de l'accomplissement de leur mission de lutte contre le travail clandestin par les agents des corps de contrôle énumérés à l'article L 324-12 du code du travail ;   Considérant que les informations enregistrées sont relatives à l'identité de l'employeur (dénomination sociale ou nom et prénoms, code APE ou code NAF, adresse, numéro de l'employeur), à l'identité du salarié (nom et prénoms, nationalité, date et lieu de naissance, numéro national d'identification (NIR) et à l'embauche (date et heure de l'embauche, nature et durée du contrat de travail) ; que ces informations sont conformes à celles que prévoit, pour les salariés agricoles, les dispositions du décret n° 93-755 du 29 mars 1993 ;   Considérant que la saisie des informations peut être faite, soit par l'employeur dans le cas de l'utilisation du minitel, soit par le personnel habilité de la Caisse départementale de mutualité sociale agricole dans le cas de déclaration faite par tout autre moyen ;
   - Sur la collecte et l'utilisation du NIR :   - Considérant que l'information relative au NIR figure sur les documents qui ont servi à l'établissement de la déclaration préalable ;   Considérant que les caisses de mutualité sociale agricole sont autorisées, en application de l'article 1er-g du décret n° 85-420 du 3 avril 1985, à utiliser le RNIPP ; qu'il convient toutefois de préciser que cet enregistrement ne peut, pour le présent traitement, être utilisé à d'autres fins que la vérification de l'identité du salarié, ni être communiqué à quiconque ;   - Sur les dispositions relatives à la sécurité et à l'exercice du droit d'accès et de rectification :   Considérant que le droit d'accès et de rectification est assuré par l'envoi d'un accusé de réception à l'employeur récapitulant l'ensemble des informations enregistrées et lui donnant la possibilité de les rectifier ;   Considérant que ce document doit mentionner dans la partie détachable à remettre au salarié les prescriptions de l'article 27 de la loi du 6 janvier 1978 ; que l'information est dès lors assurée de manière satisfaisante ;   Considérant qu'il résulte du dossier que le droit d'accès et de rectification prévu par la loi du 6 janvier 1978 s'exerce pour les employeurs et les personnes faisant l'objet d'une déclaration préalable à l'embauche au siège de la Caisse départementale concernée ;     Considérant que les mesures de sécurité du système sont identiques à celles applicables aux traitements mis en oeuvre par les centres informatiques des caisses ; 
   - Sur la durée de conservation des informations :   Considérant qu'il résulte de l'article L 324-10 du code du travail que l'omission pour un employeur de procéder à la déclaration préalable d'embauche constitue, lorsqu'elle se cumule avec l'omission d'une autre des formalités obligatoires énumérées aux articles L 143-3, L 143-5 et L 620-3 du code du travail le délit de travail clandestin par dissimulation du salarié ; qu'ainsi, dès lors que le législateur a entendu conférer date certaine à la déclaration préalable à l'embauche en en confiant la gestion à un tiers, il apparaît pertinent que la preuve de cette déclaration et des informations qu'elle comporte soit conservée pendant une durée égale à celle pendant laquelle cette preuve peut être légalement recherchée ; qu'une durée de conservation égale à celle de la prescription de l'action publique en matière correctionnelle, soit trois ans, paraît justifiée ;
   - Sur les tiers autorisés à accéder au traitement :   Considérant que l'article L 324-12 du code du travail énumère les agents de contrôle habilités à constater les infractions définies par l'article L 324-9, incriminées par l'article L 324-10 et réprimées par les articles L 362-3 à L 362-6 ;    Considérant que les agents de contrôle habilités sont les suivants : les officiers et, sous leur contrôle, les agents de police judiciaire, les agents de la Direction générale des impôts, les agents de la Direction générale des douanes, les agents agréés à cet effet assermentés des organismes de sécurité sociale et des caisses de mutualité sociale agricole, les inspecteurs et les contrôleurs du travail placés sous l'autorité du ministre du travail, de l'emploi et de la formation professionnelle et du ministère de l'équipement, du logement, du transport et de l'espace, les inspecteurs du travail et les fonctionnaires de contrôle assimilés au sens de l'article L 611-10 du code du travail ainsi que les officiers et les agents assermentés des affaires maritimes ;    Considérant que ces agents pourront avoir communication des renseignements que l'exercice de leur mission requiert en s'adressant aux caisses de mutualité sociale agricole selon les conditions du droit commun ;   Considérant notamment qu'aucune consultation du fichier ne sera effectuée par la voie télématique par les agents des corps de contrôle susvisés ;    Considérant que les caisses de mutualité sociale agricole qui désireraient mettre en oeuvre ce traitement devront au préalable adresser à la Commission une déclaration simplifiée de référence à ce modèle accompagné d'un engagement de conformité à celui-ci et d'une annexe décrivant les mesures de sécurité mises en oeuvre ;    Emet un avis favorable au projet d'acte réglementaire portant création d'un traitement automatisé de la déclaration préalable à l'embauche.   Le Président, Jacques FAUVET.