Délibération concernant les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion des membres des associations à but non lucratif régies par la loi du 1er juillet 1901
Nature: Référentiel/Règlement type/Norme

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés ;    Vu les articles 6, 17 et 21 (par. 1) de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés habilitant la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ;    Considérant que pour l'application de l'article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risques d'atteintes à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l'objet d'une déclaration simplifiée    Considérant que certains des traitements automatisés concernant la gestion des membres des associations à but non lucratif régies par la loi du 1er juillet 1901 sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de l'article 17 susmentionné ;   Décide : ARTICLE 1ER :    Pour pouvoir faire l'objet de la procédure de déclaration simplifiée, les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion des membres des associations à but non lucratif régies par la loi du 1er juillet 1901 doivent :    - ne porter que sur des données objectives aisément contrôlables par les intéressés grâce à l'exercice du droit individuel d'accès ;    - n'appliquer à ces données que des logiciels dont les résultats puissent être facilement contrôlés ;    - ne pas donner lieu à des mises en relation, rapprochements ou interconnexions autres que ceux nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'article 2 ci-dessous ;    - comporter des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi ;    - satisfaire en outre aux conditions énoncées aux articles 2 à 4 ci-dessous.   ARTICLE 2 : FINALITES DU TRAITEMENT    Le traitement doit avoir pour seules fonctions :    a) de fournir des informations individuelles pour la gestion des membres, conformément aux dispositions statutaires qui régissent les intéressés ;    b) d'établir, pour répondre à des besoins de gestion, des états statistiques ou des listes de membres, notamment en vue d'adresser bulletins, convocations, journaux. Lorsque ces listes sont sélectives, les critères retenus doivent être objectifs et se fonder uniquement sur des caractéristiques qui correspondent à l'objet statutaire de l'association.   ARTICLE 3 : CATEGORIES D'INFORMATIONS TRAITEES    Dès lors que les dispositions de l'article 27 de la loi n° 78.17 du 6 janvier 1978 ont été respectées lors de leur recueil, les informations traitées qui ne doivent faire apparaître ni directement, ni indirectement les origines raciales ou les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou les appartenances syndicales des personnes, ne peuvent relever que des catégories suivantes :    a) identité : nom, prénoms, sexe, date de naissance, adresse, numéro de téléphone ;    b) vie associative : état des cotisations, position vis-à-vis de l'association, renseignements strictement liés à l'objet statutaire de l'association.    Dans tous les cas la liste des informations recueillies ainsi que l'article des statuts définissant l'objet de l'association devront être joints en annexe aux déclarations effectuées en vertu de la présente norme.   ARTICLE 4 : DUREE DE CONSERVATION    Les informations nominatives nécessaires à l'établissement des droits des membres de l'association, ne peuvent être conservées après la démission ou la radiation, sauf accord exprès de l'intéressé.   ARTICLE 5 : DESTINATAIRES DES INFORMATIONS    Peuvent seuls, dans la limite de leurs attributions respectives, être destinataires des informations :    a) les personnes statutairement responsables de la gestion de l'association ;    b) les services chargés de l'administration et de la gestion des membres ;    c) éventuellement les organismes gérant les systèmes d'assurance et de prévoyance, applicables aux activités de l'association.   ARTICLE 6 : ENREGISTREMENTS ET TRAITEMENTS COMPLEMENTAIRES    Les traitements dont les finalités sont celles définies à l'article 2 ci-dessus mais qui comportent l'enregistrement d'informations n'appartenant pas aux catégories énumérées à l'article 3 ou aboutissant à la transmission d'informations à des destinataires autres que ceux définis à l'article 5 doivent faire l'objet de déclarations complémentaires.