Délibération portant avis sur la mise en place, par la Société Nationale des Chemins de Fer, dans le cadre du système SOCRATE, du traitement automatisé dénommé "Bloc-notes".
Nature: Avis

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,   Vu la Convention du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;   Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ; vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application des chapitres I à IV et VII de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ;   Vu sa délibération n° 91.065 du 9 juillet 1991 portant avis favorable sur la mise en oeuvre, par la SNCF, du système SOCRATE ;   Vu le projet d'acte réglementaire portant création du traitement présenté par la SNCF relatif à la mise en oeuvre du traitement automatisé dénommé "BLOC-NOTES"
   Après avoir entendu Monsieur Pierre BRACQUE, commissaire en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, commissaire du gouvernement, en ses observations ;   Considérant que la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés est saisie, par la SNCF, de la mise en place, dans le cadre du système SOCRATE (système offrant à la clientèle des réservations d'affaires et de tourisme en Europe), d'une application nouvelle dénommée "BLOC-NOTES" ;   Considérant que ce traitement automatisé d'informations nominatives a pour objet d'identifier les clients utilisant fréquemment les services offerts par le système de réservation et de distribution SOCRATE ; qu'il doit permettre de conserver les données essentielles sur les clients afin de leur offrir un service personnalisé ;   Considérant que les informations du BLOC-NOTES sont transférées dans le "dossier-voyage" généré par le système SOCRATE ; qu'elles concernent également les entreprises ainsi que leurs salariés pour leurs déplacements professionnels ;
   Considérant que les données traitées sont relatives à : l'identité (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, raison sociale pour une entreprise), l'adresse professionnelle et la fonction dans l'entreprise pour les salariés, le mode de paiement, les habitudes de voyage et les préférences, les services associés utilisés, les services complémentaires habituellement demandés (location de voiture, bus, taxi, hôtel), toute autre information de nature à personnaliser la relation vendeur/client ;   Considérant que la rubrique concernant "les autres informations susceptibles de personnaliser la relation de vente" doit être supprimée afin d'éviter l'enregistrement d'informations pouvant porter atteinte à la vie privée de personnes ; qu'à l'exception de cette rubrique, toutes les autres données sont pertinentes, adéquates et non excessives au regard de la finalité du traitement ;   Considérant que le dossier "Bloc-Notes" est ouvert à l'initiative du vendeur, après accord du client ; qu'il convient que cet accord soit recueilli directement auprès de la personne concernée, qu'il s'agisse du particulier voyageant pour son propre compte ou de l'employé se déplaçant pour le compte de son entreprise ; que le projet d'acte réglementaire portant création du traitement doit comporter une disposition expresse en ce sens ;
   Considérant que la durée de conservation du dossier "BLOC-NOTES" est limitée à 180 jours ; que ce délai, fixé par le système lors de la création dudit dossier, est satisfaisant ;   Considérant que la SNCF ne conserve aucune information de nature à lui permettre d'établir l'historique des déplacements d'une personne ;   Considérant que les destinataires des données sont les agents SNCF et ceux des agences de voyage agréées par la SNCF, chargés de traiter les réservations et les ventes ; que peut également avoir accès aux informations un autre agent SNCF dûment habilité par un mot de passe ; que l'agence de voyage ayant créé le dossier peut autoriser sa filiale ou toute autre agence à obtenir lesdites données ;   Considérant que le droit d'accès aux informations, tel que prévu par l'article 34 de la loi de 1978 s'exerce soit auprès de la SNCF soit auprès de l'agence de voyage ayant créé le dossier ;
   Considérant que les mesures de sécurité mises en place sont satisfaisantes ;   Considérant que les agences de voyage agréées par la SNCF devront en tant qu'utilisateurs du traitement, adresser à la Commission une déclaration ordinaire, conformément aux dispositions de l'article 16 de la loi de 1978 ;
   Emet un avis favorable à la mise en oeuvre du traitement "BLOC-NOTES" sous réserve que le projet d'acte réglementaire portant création du traitement soit modifié afin :   - de préciser que l'ouverture du dossier "BLOC-NOTES" ne peu s'effectuer qu'après le recueil de l'accord des personnes concernées ;   - que soit supprimée, à l'article 2, la rubrique "toute information de nature à personnaliser la relation vendeur/client".   Le Président, Jacques FAUVET