Délibération sur le projet de décret autorisant les employeurs à utiliser le répertoire national d'identification des personnes physiques dans les traitements automatisés de données relatives à la paie et à la gestion du personnel
Nature: Avis

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés ;    Vu la Convention du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;    Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 1er et 18 ;    Vu le code de la sécurité sociale ;    Vu le code du travail ;    Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application de la loi susvisée ;   Vu le décret n° 82-103 du 22 janvier 1982 relatif au Répertoire National d'Identification des personnes physiques ;    Vu le décret n° 85-420 du 3 avril 1985 relatif à l'utilisation du RNIPP par les organismes de sécurité sociale et de prévoyance ;    Vu le décret n° 87-1025 du 17 décembre 1987 relatif à l'utilisation du RNIPP par l'Agence Nationale pour l'Emploi et les institutions gestionnaires du régime d'assurance chômage ;    Vu le projet de décret autorisant les employeurs à utiliser le répertoire national d'identification des personnes physiques dans les traitements automatisés de données relatives à la paie et à la gestion du personnel ;   Après avoir entendu Monsieur Marcel PINET en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations, ainsi que le représentant du Ministre chargé de la tenue du répertoire ;    Considérant qu'en application de l'article 18 de la loi du 6 janvier 1978, toute utilisation du Répertoire National d'Identification des Personnes Physiques, en vue d'effectuer des traitements nominatifs est autorisée par décret en Conseil d'Etat, pris après avis de la Commission ; que le traitement du numéro d'inscription au Répertoire, en dehors même de toute consultation directe du Répertoire, doit être regardé comme une utilisation dudit répertoire au sens de l'article 18 de la loi du 6 janvier 1978 et doit être en conséquence autorisé par décret en Conseil d'Etat ;    Considérant que le projet de décret soumis à la Commission a pour objet d'autoriser les employeurs, tant dans le secteur public que dans le secteur privé à enregistrer et à utiliser le numéro de sécurité sociale des membres de leur personnel dans les traitements automatisés de données les concernant relatives à la paie et à la gestion ; qu'en effet l'enregistrement de ce numéro par les employeurs permet le versement de cotisations aux organismes de sécurité sociale et de prévoyance visés à l'article 1er du décret du 3 avril 1985 ; que cette utilisation ne doit pas avoir pour conséquence la transmission de ce numéro par les employeurs à des organismes non habilités à l'utiliser conformément aux dispositions de l'article 18 de la loi du 6 janvier 1978 ;   Considérant que l'article 1er du projet de décret soumis à la Commission doit être libellé de la manière suivante : "les employeurs publics ou privés sont autorisés à utiliser le répertoire national d'identification des personnes physiques dans les traitements automatisés de données relatives à la paie et à la gestion de leur personnel, pour la réalisation d'opérations résultant de dispositions législatives ou réglementaires et de conventions collectives, concernant les déclarations, les calculs de cotisations et de versements destinés aux organismes de protection sociale, de retraite et de prévoyance visés à l'article 1er du décret du 3 avril 1985" ;    Considérant que les états produits et les documents édités ne doivent porter mention du numéro de sécurité sociale que si celle-ci est strictement nécessaire et dans la mesure où la fonction de ces documents présente une relation avec la paie ou les organismes de protection sociale précités ; qu'en particulier, la présence de ce numéro sur les bulletins de paie est légitime dans la mesure où elle permet aux salariés de justifier de leurs droits auprès des organismes de protection sociale ;   Considérant par conséquent que le projet de décret doit être complété par un article 2 ainsi rédigé "les états produits et les documents édités ne doivent porter mention du numéro de sécurité sociale que si celle-ci est strictement nécessaire et dans la mesure où la fonction de ces documents présente une relation avec la paie ou les organismes de protection sociale précités" ;    Considérant enfin que le projet de décret doit également rappeler que l'autorisation donnée à l'article 1er vaut seulement pour les traitements automatisés de données ayant fait l'objet de demandes d'avis et de déclarations auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, dans le respect des articles 15, 16 et 17 de la loi du 6 janvier 1978, sauf application de l'article 48 de cette loi ;   Emet, sous réserve que le texte du projet de décret soit modifié conformément aux indications ci-dessus énoncées, un avis favorable au projet de décret modifié.    Jacques FAUVET