Délibération portant avis sur un arrêté ministériel présenté par le ministère de la défense, relatif au traitement automatisé d'informations nominatives concernant la tenue du registre et du répertoire d'embauchage par les établissements relevant de ce ministère.
Nature: Avis

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,    Vu la Convention du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;    Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;    Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application de la loi du 6 janvier 1978 ;    Vu l'instruction ministérielle n° 32-133 du 29 juin 1984 relative à la tenue du registre d'embauchage des ouvriers du Ministère de la Défense ;    Vu le projet d'arrêté ministériel présenté par le ministre de la défense ;    Après avoir entendu Monsieur Jean MIALET en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ;   Considérant que la direction de la fonction militaire et des relations sociales du Ministère de la Défense souhaite mettre en oeuvre dans les établissements relevant du Ministère de la Défense de prendre un traitement automatisé de gestion de la tenue du registre et du répertoire d'embauchage des ouvriers relevant de ces établissements ;    Considérant que l'instruction n° 32-133 du 29 juin 1984 susvisée définit les conditions dans lesquelles doivent être tenus ces registres et ces répertoires d'embauchage ; que cette instruction organise l'automatisation de ces documents ;    Considérant que, en application des dispositions de l'article 2 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, le traitement ne pourra, en aucune hypothèse, servir exclusivement de fondement à la décision de recrutement des candidats ;    Considérant que les catégories d'informations collectées sont relatives à l'identité des personnes, leur situation familiale, militaire, au numéro et à la date du décret de naturalisation, leurs adresse et numéro de téléphone, leur vie professionnelle ; que ces informations sont pertinentes et non excessives au regard de la finalité poursuivie ;   Considérant que seuls le directeur, les directeurs-adjoints, le service du personnel et le service d'affectation de chaque établissement seront destinataires de ces informations ; qu'il n'est pas prévu de communication d'informations à des destinataires extérieurs à l'établissement concerné ;    Considérant que la durée de conservation des informations a été fixée à un maximum de 10 années ; que cette durée est excessive au regard de la finalité poursuivie ; qu'un délai de 5 années est suffisant pour permettre au Ministère de la Défense de prendre en compte les demandes d'emploi qui lui ont été adressées ;    Considérant qu'étant donné le caractère de modèle-type du dossier soumis à l'examen de la Commission, le service auprès duquel s'exercera le droit d'accès ainsi que les mesures de sécurité liées aux implantations locales ne sont pas précisées ; que, dans ces conditions, des précisions complémentaires devront être apportées pour chaque déclaration de mise en oeuvre en référence à ce modèle-type ;    Considérant que chaque établissement du Ministère de la Défense, souhaitant mettre en oeuvre ce traitement, devra donc adresser à la Commission, un formulaire de déclaration rempli au recto indiquant précisément à la rubrique 8 le service auprès duquel s'exerce le droit d'accès, un engagement de conformité au modèle et une annexe 13 relative aux mesures de sécurité, préalablement à sa mise en oeuvre ;   Dans ces conditions, émet un AVIS FAVORABLE au projet d'arrêté ministériel soumis à examen, sous réserve que la durée de conservation soit fixée à cinq années.     Le Président, Jacques FAUVET