Délibération portant avis sur le traitement automatisé présenté par le ministère des affaires étrangères relatif à la gestion par chaque ambassade de France à l'étranger de ses activités protocolaires (suivi des personnalités en relation avec l'ambassade, aide à la gestion des activités protocolaires)
Nature: Avis

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,    Vu la Convention du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;    Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;    Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application des chapitres I à IV et VII de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;    Vu le décret n° 79-433 du 1er juin 1979 relatif aux pouvoirs des ambassadeurs et à l'organisation des services de l'Etat à l'étranger ;    Vu le projet d'arrêté présenté par le Ministère des Affaires Etrangères ;    Après avoir entendu Monsieur Jacques THYRAUD, Commissaire en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations ;   Considérant que la Commission est saisie par le Ministère des Affaires Etrangères d'une demande d'avis relative à la création d'un traitement automatisé concernant la gestion pour chaque Ambassade de France à l'étranger de ses activités protocolaires (suivi des personnalités en relation avec l'Ambassade, aide à la gestion des activités protocolaires) ;    Considérant que les informations recueillies sous forme de questionnaire devront répondre aux exigences de l'article 27.    Considérant que le traitement automatisé soumis à l'examen de la Commission constitue un modèle type susceptible d'être utilisé par les postes diplomatiques français à l'étranger ; qu'il appartiendra à chaque Ambassade mettant en oeuvre ce traitement, d'effectuer auprès de la Commission une demande d'avis comportant un projet d'acte réglementaire, un formulaire ainsi qu'un engagement de conformité ;   Considérant que les informations collectées sont relatives à l'état-civil, l'activité professionnelle, à des éléments protocolaires (titres, distinctions) des personnes ; que ces informations sont adéquates pertinentes et non excessives par rapport à la finalité pour laquelle elles sont collectées ;    Considérant que les informations relatives aux personnes seront conservées tant que la personne pourra être invitée et en toute hypothèse pour une durée maximum de 50 années ; que les informations relatives aux réceptions auxquelles les personnes ont participé seront conservées pendant une année ;    Considérant que les mesures de sécurité et de confidentialité prévues sont satisfaisantes et que les fichiers seront consultés par le personnel de l'Ambassade habilité à cet effet ;   Dans ces conditions, émet un avis favorable à la mise en oeuvre de ce traitement sous réserve que les Ambassades prennent toutes les mesures nécessaires à l'information des personnes concernées.     Le Président, Jacques FAUVET