Délibération portant avis sur la création au sein des services de l'Etat dans le département d'un fichier automatisé de gestion des demandes d'aide publique déposées par les entreprises
Nature: Avis

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,    Vu la Convention du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;    Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, et notamment ses articles 15, 19, 20, 27, 29 et 31 ;    Vu la loi n° 82-213 du 2 mars 1982 relative aux droits et libertés des communes, des départements et des régions et notamment son article 48 ;    Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application de la loi du 6 janvier 1978 ;    Vu le décret n° 82-389 du 10 mai 1982 relatif aux pouvoirs du commissaire de la République et à l'action des services et organismes publics de l'Etat dans les départements et notamment ses articles 22 à 24 ;    Vu le projet d'arrêté autorisant la création au sein des services départementaux de l'Etat d'un fichier automatisé de gestion des demandes d'aide publique déposées par les entreprises ;    Après avoir entendu Monsieur Jean-Emile VIE, Commissaire en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ;   Considérant que le projet d'arrêté a pour objet d'autoriser la création au sein des services de l'Etat dans le département d'un traitement automatisé d'informations nominatives pour permettre au représentant de l'Etat d'assurer la gestion des dossiers de demandes d'aides publiques dans la limite des compétences qui lui sont dévolues ;    Considérant que sont seules recensées dans le fichier les entreprises qui adressent à la préfecture une demande d'aide publique ;    Considérant que ce fichier enregistre les données suivantes : - identité de l'entreprise : nom (raison sociale), adresse, téléphone, télex, forme juridique, numéro SIREN, code APE, noms des responsables, noms des établissements bancaires ; - situation économique de l'entreprise : société mère et filiales, emploi et activités, présence d'un syndicat, effectifs et chiffre d'affaire, évolution du capital, prêts bancaires ou fonds publics, comités, procédure judiciaire commerciale ;   Considérant que ces données apparaissent adéquates, pertinentes et non excessives par rapport à la finalité pour laquelle elles sont enregistrées ;    Considérant que les informations relatives aux syndicats présents dans l'entreprise ne faisant pas apparaître l'appartenance syndicale de salariés nommément désignés, elles ne relèvent pas de l'article 31 de la loi du 6 janvier 1978 ;    Considérant que le traitement prévoit l'utilisation de fichiers annexes contenant des données qui ne sont pas propres à chaque entreprise : table des sigles, tables des ministères, collectivités et syndicats, table des codes A.P.E., fichier des communes et des élus ;    Considérant que les élus ne sont pas destinataires des informations contenues dans la base de données PRISME et qu'aucune procédure leur permettant d'avoir accès aux informations nominatives les concernant n'a été mise en oeuvre ;    Considérant qu'au regard de la finalité du traitement, l'enregistrement d'informations relatives aux élus n'est pas pertinente ;    Considérant que les informations enregistrées ont pour origine exclusive le chef d'entreprise qui les communique à la préfecture, à l'occasion du dépôt d'un dossier de demande d'aide publique ; qu'il convient, que les formulaires desdites demandes comportent les mentions prescrites par l'article 27 de la loi du 6 janvier 1978 et qu'un modèle type de ces formulaires soit transmis à la Commission lors de l'envoi par les préfectures d'une déclaration relative à ce traitement ;   Considérant que peuvent seuls être destinataires des informations contenues dans la banque de données : le représentant de l'Etat dans le département et le bureau compétent en matière d'accueil des entreprises ;    Considérant que cette banque de données ne fait l'objet d'aucune connexion avec d'autres fichiers ;    Considérant que les informations relatives à l'identité de l'entreprise seront conservées durant son existence et celles relatives à sa situation économique pendant une durée maximale de cinq ans ;    Considérant que le droit d'accès est garanti par la procédure de délivrance d'un document récapitulatif appelé "fiche de synthèse de l'entreprise" ;    Considérant que le projet d'arrêté constitue un modèle-type national ; qu'en conséquence, la mise en oeuvre du traitement dans un département est subordonnée à l'envoi préalable à la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés d'une déclaration faisant référence au présent arrêté, et précisant le lieu exact d'implantation du traitement, les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité des informations, le lieu d'exercice du droit d'accès ainsi que les mesures prises pour respecter les dispositions de l'article 27 de la loi du 6 janvier 1978 ;   Emet un avis favorable au projet d'arrêté sous réserve qu'aucune information relative aux élus ne soit enregistrée dans la base de données.     Le Président, Jacques FAUVET