Délibération portant avis sur la demande présentée par le Conseil Général de l'Ain et concernant la gestion informatisée de l'aide sociale à l'enfance et de l'action sociale de terrain NIS-ASE)
Nature: Avis

   La Commission Nationale de l'informatique et des Libertés,   Vu la Convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe sur la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;   Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à information, aux fichiers et aux libertés et le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978, pris pour son application ;   Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives ;   Vu les lois de décentralisation n° 83-8 du 7 janvier 1983 et n° 83-663 du 22 juillet 1983 ;   Vu la loi n° 86-17 du 6 janvier 1986 relative au transfert de compétence en matière sanitaire et sociale ;   Vu le décret n° 96-793 du 12 septembre 1996 relatif à l'autorisation d'utilisation du numéro d'inscription au Répertoire national d'identification des personnes physiques ;   Vu le titre II du Code de la Famille et de l'Aide Sociale relatif à l'action sociale en faveur de l'enfance et de la famille ;   Vu les délibérations n° 95-065 du 23 mai 1995, 96-058 du 9 juillet 1996 et 97-061 du 8 juillet 1997 ;   Vu le projet d'acte réglementaire présenté par le Conseil Général de l'Ain ;   Après avoir entendu Monsieur Pierre SCHAPIRA, Commissaire en son rapport, et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ;
   Considérant que le Conseil Général de l'Ain a saisi la Commission d'une demande d'avis relative à l'informatisation de la gestion de l'aide sociale à l'enfance ; que ce traitement automatisé de données nominatives intitulé ANIS-ASE assure, à titre principal, la gestion des missions du Conseil Général en matière d'aide sociale à l'enfance et à la famille, à savoir la mise en oeuvre et la gestion des procédures d'attribution des prestations d'aide sociale à l'enfance et à la famille, la gestion des informations relatives aux usagers bénéficiant des prestations d'aide sociale à l'enfance et à la famille et des actions sociales de terrain ainsi que la gestion financière et comptable du service ;   Considérant que le traitement consiste en une base de données unique, mise à la disposition, dans la limite de leurs attributions, des agents départementaux affectés aux missions de protection de l'enfance et à l'action sociale de terrain et consultable selon une procédure d'habilitation particulière ; que seuls les personnels directement concernés par le dossier sont habilités à consulter, modifier ou créer dans l'application les informations nominatives relatives à la nature des difficultés rencontrées par les personnes suivies, de leurs potentialités, ainsi qu'à la définition des objectifs à atteindre et à leur évaluation ; que la saisie de ces dernières informations revêt un caractère facultatif et que les informations telles qu'elles résultent des différentes rubriques du traitement ne devront être enregistrées que dans les strictes limites des besoins du travail poursuivi et à la seule initiative du personnel concerné ;   Considérant que les informations recueillies au titre de l'action sociale pourraient faire l'objet d'une exploitation statistique et anonyme, susceptible d'être utilisée par les services du Conseil Général afin d'évaluer les réponses apportées par les services sociaux aux problèmes rencontrés par les usagers ;   Considérant que, compte tenu du caractère facultatif de la saisie de certaines informations et du caractère subjectif de certaines codifications, l'exploitation, par le Conseil Général, de ces statistiques ne peut constituer un instrument de mesure de l'activité des travailleurs sociaux et des caractéristiques de la population suivie ;
   Considérant en outre que les travailleurs sociaux disposent de zones de texte libre destinées à dresser un diagnostic sur la situation rencontrée, ainsi qu'à compléter l'évaluation du travail social ; que toutes dispositions doivent être prises afin que ne soient portées dans ces zones de texte libre que des informations aisément vérifiables et accessibles aux intéressés ; qu'il résulte de la demande d'avis que ces informations seront systématiquement supprimées de l'application dès lors que la mesure visée sera accomplie ou l'objectif atteint ;   Considérant que les informations enregistrées sont relatives à l'identification des personnes bénéficiaires de prestations du service de l'aide sociale à l'enfance ou d'actions sociales de terrain, de leur situation économique et financière, de leur vie professionnelle et des enfants pris en charge par le service de l'aide sociale à l'enfance ; qu'en outre peuvent être enregistrées, à l'initiative du travailleur social en charge du dossier et selon une nomenclature de codes communiquée à la Commission, des indicateurs relatifs à la nature des difficultés et des potentialités rencontrées, aux objectifs à atteindre et à l'évaluation du travail social ; que les informations en rapport avec la justice concernent toutes les décisions prises par l'autorité judiciaire concourant aux missions de protection de l'enfance ; que le numéro de sécurité sociale est utilisé dans le cadre des missions d'aide sociale à l'enfance, lorsqu'il y a récupération auprès des caisses de sécurité sociale des prestations servies par les services ou lorsque les cotisations de sécurité sociale des bénéficiaires de l'aide sociale à l'enfance sont payées par les services ;   Considérant que les destinataires des informations sont, dans la limite de leurs attributions, les agents du département participant aux missions de protection de l'enfance et à l'action sociale de terrain, à l'exclusion des informations relatives à la nature des difficultés et des potentialités rencontrées, aux objectifs à atteindre et à l'évaluation du travail social qui sont, aux termes du projet d'acte réglementaire soumis à la Commission, réservées aux seuls travailleurs sociaux en charge du dossier ; que peuvent être destinataires des informations traitées, les représentants de l'autorité judiciaire concourant aux missions de protection de l'enfance, les personnels habilités des organismes sociaux compétents, à savoir, la caisse primaire d'assurance maladie, la caisse d'allocations familiales, le centre communal d'action sociale, les associations caritatives, dans la limite de leurs attributions et pour les informations les concernant, ainsi que les personnels habilités du service des finances et du budget du département pour les informations nécessaires aux procédures de mandatement et de suivi financier et de la paierie départementale de l'Ain pour les informations nécessaires à la mise en paiement des prestations financières ;
   Considérant que les données relatives aux procédures d'aide sociale à l'enfance sont conservées pendant vingt-quatre mois après la date de fin d'effet de la dernière prestation accordée à la personne concernée ; que les données relatives aux procédures d'action sociale de terrain sont conservées dix-huit mois après la date de fin d'effet de la procédure ; que les données nominatives concernant la ou les personnes concernées seront supprimées dès lors qu'aucune procédure n'est en cours et au terme des délais précédents ;   Considérant que le droit d'accès et de rectification des personnes intéressées, prévu en application des articles 34, 35 et 36 de la loi du 6 janvier 1978, s'exerce soit directement auprès du centre médico-social pour les informations visualisables par les agents habilités à ce niveau soit auprès de chaque responsable de circonscription d'action sociale compétente ;   Considérant que toutes dispositions doivent être prises afin d'informer clairement les usagers des destinataires des informations et des droits qui leur sont offerts au titre de la loi du 6 janvier 1978 et notamment de leur droit d'opposition ;   Considérant que des mesures de sécurité ont été prévues, notamment pour assurer un accès différencié des informations selon les habilitations des agents, sous forme de codes d'identification et d'autorisations personnalisés ; considérant que l'application a été conçue de façon à interdire aux utilisateurs d'extraire des données de la base afin de reconstituer des fichiers nominatifs, sans contrôle ;
   EMET un AVIS FAVORABLE au projet d'arrêté présenté par le Président du Conseil Général de l'Ain concernant la mise en oeuvre d'un traitement automatisé de données nominatives relatif à la gestion de l'aide sociale à l'enfance et de l'action sociale de terrain.   Le Président, Jacques FAUVET.