Délibération portant autorisation de mise en oeuvre par le Conseil Général du Val-de-Marne d'un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place à titre expérimental d'un observatoire social des publics accueillis en circonscription d'actions sanitaires et sociales, dénommé "ISIS" nformations statistiques sur l'insertion sociale).
Nature: Autre autorisation

   La Commission nationale de l'informatique et des libertés,   Vu la convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;   Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;   Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, et notamment son article 25-7° ;   Vu la demande d'autorisation présentée le 11 août 2004 par le Conseil Général du Val-de-Marne de mise en oeuvre d'un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité la mise en place à titre expérimental d'un observatoire social des publics accueillis en circonscription d'actions sanitaires et sociales, dénommé "ISIS" (informations statistiques sur l'insertion) ;   Après avoir entendu M. Hubert Bouchet, commissaire, en son rapport, et Mme Pascale Compagnie, commissaire du Gouvernement, en ses observations.
   Formule les observations suivantes :   Le Conseil général du Val-de-Marne a saisi la CNIL de la mise en oeuvre, à titre expérimental, d'un traitement automatisé de données à caractère personnel ayant pour finalité principale la production de statistiques anonymisées relatives à la situation sociale du public accueilli dans les différentes circonscriptions d'actions sociales de la direction de l'action sociale départementale, en vue d'adapter ses actions individuelles et collectives aux besoins des usagers.   Le traitement vise également à améliorer l'accueil des usagers des services sociaux du Conseil général grâce à l'intégration d'un outil de messagerie électronique.  Enfin, il permet la production d'éléments statistiques d'appréciation de l'activité de chaque circonscription et d'éléments individuels relatifs à l'activité des agents des services sociaux.  L'application ainsi mise en place est dénommée ISIS.   La Commission considère qu'il y a lieu de faire application des dispositions de l'article 25-7° de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui soumet à autorisation les traitements de données comportant des appréciations sur les difficultés sociales des personnes.   Les moyens centraux de cette application sont implantés au centre de production informatique départemental.  Elle sera utilisable à partir des postes informatiques situés dans les locaux de chacune des 20 circonscriptions d'actions sanitaires et sociales du département du Val-de-Marne.   L'application ISIS permet l'enregistrement informatique de données à caractère personnel :   - d'une part, dans une "fiche usager simplifiée" permettant l'identification d'un usager, sur laquelle s'appuie le module de messagerie.  Cette fiche informatisée ne contient que les seuls nom, prénom, sexe, date de naissance, adresse, téléphone, fax, et courriel de la personne accueillie, ainsi que l'identification du travailleur social référent.  Elle est distincte de la "fiche observatoire".   - d'autre part, dans une "fiche observatoire", accessible aux seuls travailleurs sociaux référents ou aux "référents délégués" désignés par lui et distincte de la "fiche usager simplifiée".   Cette fiche contient les écrans suivants :  "état-civil usager", "données sociodémographiques", "situation actuelle", "origine de la demande", "problématiques", "actes réalisés", et "rendez-vous réalisés".
   Le traitement permet ainsi la saisie, dans la "fiche observatoire", des problématiques identifiées des personnes, susceptibles de comporter des appréciations sur les difficultés sociales, selon les différentes rubriques suivantes : "problématiques financières", "problèmes de logement", "problématique emploi/insertion", "problèmes conjugaux", "problèmes de santé", "problématiques liées à l'enfance, aux jeunes", et "problématiques personnes vulnérables".   A cet effet, les travailleurs sociaux renseignent dans la "fiche observatoire" de l'application les problématiques rencontrées par la personne prise en charge, à l'issue d'un entretien téléphonique ou d'un entretien en face à face avec cette dernière.   Les items de ces rubriques ne peuvent être renseignés que sous la forme d'une case à cocher, indiquant ainsi que le travailleur social a identifié cette problématique comme caractérisant la situation de l'usager pris en charge par le service social.  ISIS ne contient en conséquence aucune zone de saisie libre sur les problématiques exprimées.   Les données seront conservées deux ans après le dernier contact de l'usager avec le service social départemental.  Toutefois la "fiche usager simplifiée" sera conservée pendant cinq ans à compter du dernier contact pris, uniquement afin de permettre aux travailleurs sociaux de savoir que l'usager a déjà été accueilli ou accompagné par la circonscription et de connaître son ancien référent.   L'application ISIS bénéficie d'un niveau de sécurité important et tous les échanges entre le centre de production informatique départemental et les circonscriptions utiliseront un réseau virtuel privé sécurisé.   La Commission prend par ailleurs acte de ce que le Conseil général s'engage à mettre en oeuvre le chiffrement des données à caractère personnel contenues dans la base de données, une procédure de blocage de l'accès à l'application après trois tentatives d'accès infructueuses, la conservation et l'exploitation du journal des connexions à l'application, ainsi que l'insertion d'une clause de confidentialité dans le contrat de prestation destiné à assurer la maintenance du matériel et de l'application.
   Sur les finalités statistiques poursuivies :   Le traitement vise principalement à produire des statistiques sociales à partir des renseignements saisis dans la "fiche observatoire" de l'application.  Ces statistiques seront disponibles pour chacun des niveaux départemental, de circonscription, et communal. Elles viseront à permettre l'amélioration du service rendu aux usagers en adaptant les prestations et les pratiques du service social à leurs besoins.   Seules les données de la "fiche observatoire" feront l'objet d'une exploitation statistique, sur la base d'une copie anonymisée des données contenues dans ISIS (par effacement des noms, prénom, adresse, et coordonnées téléphoniques des personnes prises en charge).   Les calculs statistiques seront décidés et opérés par la direction de l'action sociale départementale sur cette copie anonymisée de la base active, puis seront mis à disposition des utilisateurs des circonscriptions sous forme de graphes ou de tableaux informatisés.   Les utilisateurs des circonscriptions ne disposeront donc d'aucune possibilité de requête.  Ils n'auront accès qu'aux seuls documents statistiques édités par la direction de l'action sociale départementale, mis à jour tous les trois mois.
   Sur la production d'indicateurs relatifs à l'activité des travailleurs sociaux :   L'application vise également à produire des indicateurs, tant statistiques qu'individuels, sur l'activité des travailleurs sociaux, à permettre aux agents eux-mêmes ainsi qu'à leur hiérarchie, dans chaque circonscription, de disposer d'éléments sur leur activité en vue d'adapter au mieux leur action aux besoins des usagers, de permettre une évaluation du service rendu aux usagers, et de rechercher la meilleure répartition des moyens disponibles sur le territoire de la direction de l'action sociale départementale.   Le Conseil général précise que les éléments individuels de suivi de l'activité ainsi édités ne sont pas associés à des critères de performance, que seuls en sont destinataires, par circonscription, les agents eux-mêmes ainsi que leur hiérarchie de proximité (responsables de circonscription ou leurs adjoints), que les directions, Président et vice-Président du Conseil général et les élus ne seront destinataires que d'informations statistiques anonymes.   Compte tenu de l'ensemble de ces éléments, la Commission considère que cette finalité n'appelle pas d'observations particulières.  La Commission recommande toutefois au Conseil général du Val-de-Marne de procéder à la consultation préalable des instances représentatives du personnel.
   Sur la pertinence des données traitées, en particulier des "problématiques identifiées" :   La Commission prend acte de ce que les items retenus ont été définis en concertation avec des groupes de travail composés de travailleurs sociaux et de personnel administratif.   La Commission observe que, dans les rubriques "problématiques liées à l'enfance, aux jeunes" et "problématiques personnes vulnérables", l'application contient ainsi les items "prévention", "risque de danger" et "avérée" relatifs à une situation de maltraitance.   Ainsi, les travailleurs sociaux dits "de polyvalence" (c'est-à-dire non spécialisés sur un domaine d'intervention particulier) seront amenés à renseigner uniquement la colonne prévention, puis à transmettre le dossier à leurs collègues spécialisés dans les questions d'enfance maltraitée.  Ces derniers auront alors la possibilité de compléter les items "risque de danger" ou "avérée".   La Commission prend acte de l'engagement du Conseil général de revoir cette gradation en trois items afin de ne conserver que les items "prévention" et "avérée", dans la mesure où il n'existe pas de travailleurs sociaux spécialisés pour cette rubrique, qui concerne principalement les personnes âgées dépendantes ou handicapées.   Par ailleurs, dans la mesure où l'item "Prévention" est, en réalité, destiné à ne jouer qu'un rôle d'alerte des travailleurs sociaux spécialisés à l'enfance, il serait préférable de remplacer le terme "prévention" par celui, plus conforme à l'objectif recherché, d' "alerte".   En ce qui concerne la pertinence des items de la sous-rubrique intitulée "Signes et symptômes repérés, la Commission souhaite qu'en raison de son imprécision et compte tenu de l'existence d'un item libellé "problèmes de comportement", la problématique "mal être" soit remplacée par la rubrique "repli sur soi", seul exemple donné pour l'illustration de cet item.   Dans la mesure où le Conseil général précise expressément que la mise en oeuvre du traitement à titre expérimental devra permettre de "vérifier la compréhension et la justesse des items proposés et, le cas échéant, d'apporter tous les ajustements nécessaires", la Commission demande, en tout état de cause, à être destinataire du bilan de l'expérimentation.  Elle demande également à être saisie, à l'issue de la phase d'expérimentation, de la pertinence du catalogue définitif des items figurant dans la "fiche observatoire" qui sera retenu à l'issue de l'expérimentation au regard des objectifs statistiques poursuivis.
   Le droit d'accès défini au chapitre V de la loi du 6 janvier 1978 s'exercera auprès du service social départemental ou auprès du responsable de chaque circonscription.  Une affiche d'information sera diffusée à cet effet dans les différents locaux des circonscriptions d'action sanitaire et sociale recevant du public.   Les destinataires des informations seront pour l'exercice de leurs missions, dans la limite de leurs attributions et en fonction de leurs habilitations respectives, les agents de la direction de l'action sociale départementale.   Chaque utilisateur de l'application disposera, en fonction de ses habilitations, d'un identifiant et d'un mot de passe personnel.   Au sein de chaque circonscription d'actions sociales, les travailleurs sociaux, le secrétariat et les responsables de la circonscription auront accès à la liste des rendez-vous, à la liste et aux contenus des messages, aux données de la "fiche état-civil simplifiée" et à la liste des actes professionnels demandés par les travailleurs sociaux de cette circonscription.   Au sein de leur circonscription, seuls les travailleurs sociaux seront habilités à accéder à la partie "fiche observatoire" de l'application ISIS.  Les travailleurs sociaux auront par ailleurs la possibilité de permettre à un autre travailleur social de leur circonscription nommément désigné d'accéder aux dossiers de leur portefeuille, suivant une procédure d'habilitation particulière et sous leur entière responsabilité.   Les travailleurs sociaux auront également, dans les mêmes conditions, la possibilité d'habiliter une personne du secrétariat de la circonscription à accéder, dans la limite de leurs attributions, aux dossiers de leur portefeuille.   Autorise, dans ces conditions, le Conseil général du Val-de-Marne à mettre en oeuvre un traitement de données à caractère personnel, comportant une phase d'expérimentation pendant une durée de six mois, ayant pour finalité principale l'observation statistique de la population accueillie par les circonscriptions d'actions sociales du département.   Le président, Alex TURK.