Délibération portant avis sur le projet d'acte réglementaire présenté par la mairie d'Hyères concernant un traitement automatisé de paie et de gestion du personnel.
Nature: Avis

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,    Vu la Convention du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;    Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, et notamment ses articles 15, 18, 34 et suivants,    Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application des chapitres I à IV et VII de la loi du 6 janvier 1978,    Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives,    Vu la délibération de la CNIL n° 88-86 du 8 juillet 1988 concernant les plaintes déposées contre la mairie d'Hyères,    Vu le projet d'acte réglementaire de la mairie d'Hyères relatif à l'utilisation d'un traitement automatisé d'informations nominatives destiné à la paie et à la gestion du personnel,    Vu le courrier en date du 4 octobre 1988, adressé par la Mairie d'Hyères au Ministre de l'Intérieur, lui demandant d'élaborer un projet de décret en Conseil d'Etat, autorisant les collectivités locales conformément à l'article 18 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée,    Après avoir entendu Monsieur Guy Georges en son rapport et Madame Charlotte-Marie Pitrat, Commissaire du Gouvernement en ses observations,   Considérant que la Mairie d'Hyères soumet à l'avis de la Commission un traitement automatisé de gestion du personnel, composé d'une base de données nominatives des agents qui permettra d'assurer les fonctions de paie administrative, de gestion des carrières et des absences,    Considérant que les catégories d'informations nominatives enregistrées concernent l'identité de l'agent, son numéro de sécurité sociale, sa situation familiale et militaire, sa formation, sa vie professionnelle ainsi que sa situation économique et financière.    Considérant qu'en application de l'article 18 de la loi du 6 janvier 1978, toute utilisation du Répertoire National d'Identification des Personnes Physiques, en vue d'effectuer des traitements nominatifs est autorisée par décret en Conseil d'Etat, pris après avis de la Commission ; que le traitement du numéro d'inscription au Répertoire, en dehors même de toute consultation directe du Répertoire, doit être regardé comme une utilisation dudit répertoire au sens de l'article 18 de la loi du 6 janvier 1978 et doit être en conséquence autorisé par décret en Conseil d'Etat,    Considérant que par courrier du 4 octobre 1988 susvisé, la Mairie d'Hyères a saisi le Ministère de l'Intérieur d'une demande d'élaboration d'un projet de décret autorisant les collectivités locales à utiliser le NIR pour la gestion de leur personnel,    Considérant que le système soumis à l'avis de la CNIL est constitué, sous forme d'une base de données, d'un fichier unique du personnel, intégrant le traitement de la paie ; que l'enregistrement du numéro de sécurité sociale se justifie dans la mesure où il permet le versement des cotisations de toutes natures aux organismes chargés d'une mission de sécurité sociale ; qu'en outre, les fonctions de gestion administrative du personnel ont une implication sur le calcul de paie,   Emet, dans ces conditions, un avis favorable au projet de texte qui lui est soumis, sous réserve de la présentation d'un projet de décret en Conseil d'Etat.     Le Président, Jacques FAUVET