Délibération n° 2016-257 du 21 juillet 2016 portant autorisation unique de transferts de données à caractère personnel hors Espace économique européen encadrés par les règles internes d'entreprise (BCR) « responsable de traitement » du groupe UCB (BCR-036)  

Nature: Référentiel/Règlement type/Norme

La Commission nationale de l'informatique et des libertés, Vu la convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ; Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ; Vu la  loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 25-II et 69 ; Vu le  décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 modifié pris pour l'application de la  loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 101 et 103 ;
Sur la proposition de Mme Marie-Hélène MITJAVILE, commissaire, et après avoir entendu les observations de M. Jean-Alexandre SILVY, commissaire du Gouvernement, 
Formule les observations suivantes : En vertu de l'article 68 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, les transferts de données à caractère personnel à destination de pays qui ne sont membres ni de l'Union européenne, ni de l'Espace économique européen et qui par conséquent n'ont pas transposé dans leur législation les dispositions de la directive n° 95/46/CE du 24 octobre 1995, relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, sont interdits. Néanmoins, il peut être fait exception à cette interdiction par application de l'article 69 de la loi précitée, notamment par décision de la Commission nationale de l'informatique et des libertés lorsqu'un niveau de protection suffisant est apporté aux données transférées par l'intermédiaire de règles internes (règles contraignantes d'entreprise ou  binding corporate rules  [BCR] constituant un code de conduite interne s'imposant à toutes les entités d'un groupe). Au terme d'une procédure de coopération européenne, la Commission nationale de l'informatique et des libertés et les autorités de protection des données compétentes ont reconnu la conformité de ces BCR  responsable de traitement  aux exigences posées par les documents de référence adoptés par le Groupe de travail de l'article 29. A ce titre, les BCR  responsable de traitement  du groupe UCB (dont le siège social mondial est situé allée de la Recherche, 60 - 1070 Bruxelles, Belgique) sont réputées apporter un niveau de protection suffisant aux données personnelles transférées au sein du groupe UCB. Par conséquent, les organismes mentionnés à l'article 1er ci-dessous, qui souhaiteront se référer à la présente autorisation unique n° BCR-036 et adresseront à cette fin à la Commission un engagement de conformité pour leurs transferts qui répondent strictement aux conditions définies dans la présente décision d'autorisation unique, seront autorisés à mettre en œuvre ces transferts. Tout transfert ne peut être autorisé que dans la mesure où : (i) Lorsque cela est requis, la formalité relative au traitement auquel ce transfert se rattache a été dûment accomplie auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés ; et (ii) Le transfert est réalisé dans le strict respect du cadre défini par ladite formalité. Par ailleurs, tout transfert de données à caractère personnel qui excéderait le cadre ou les exigences définis par la présente autorisation unique doit faire l'objet d'une décision d'autorisation spécifique.
Article 1
Sur les responsables de traitement/champ d'application. Peuvent seules adresser un engagement de conformité à la présente autorisation unique les entités du groupe UCB, agissant en qualité de responsable de traitement, étant juridiquement liées par les BCR  responsable de traitement  du groupe UCB et ayant mis en œuvre les engagements pris au titre des BCR.
Article 2
Sur les finalités des transferts. Conformément au champ matériel et à la description des transferts couverts par les BCR  responsable de traitement  du groupe UCB et à leurs annexes, sont autorisés les seuls transferts de données à caractère personnel ayant pour finalités : Finalités relatives aux transferts des données personnelles des salariés, des travailleurs externes et des employés des fournisseurs externes :
- la gestion du recrutement ; - la gestion administrative ; - la gestion des actions et des obligations liées à l'emploi (y compris les informations requises par l'Etat) ; - la gestion de la rémunération, des avantages et des incitations à long terme ; - la gestion de la formation, du développement et de l'éducation ; - la gestion des objectifs, de l'évaluation de la conduite et des performances des employés ; - la gestion des affectations et de la mobilité à l'international ; - la gestion de la santé et de la sécurité des employés ; - la gestion des talents et de l'organisation ; - la gestion des outils web collaboratifs du groupe, des boîtes de réception, de la solution de messagerie instantanée, ainsi que des autres systèmes d'information du groupe et de toutes les formes de médias et de services électroniques et numériques à l'usage des employés ; - la gestion des déplacements professionnels des employés et de leurs dépenses professionnelles ; - la gestion des travailleurs et des fournisseurs externes en rapport avec l'exécution de contrats signés avec ces travailleurs et fournisseurs externes.
Finalités relatives aux transferts des données personnelles des patients, des professionnels de santé et des personnels de soins :
- la gestion des activités de recherche et de développement, y compris les essais cliniques, les études épidémiologiques et les activités de recherche médicales similaires ; - la gestion des activités relatives à la pharmacovigilance et à la qualité des produits ; - la gestion des demandes d'information médicales par les professionnels de santé, les patients et le personnel soignant.
Finalités relatives aux transferts des données personnelles des professionnels de santé :
- la gestion de la relation client afin de réaliser des études de marché, d'accéder à un marché et d'assurer toute autre activité promotionnelle et de marketing réalisée dans le cadre réglementaire en vigueur.
Finalités relatives aux transferts des données personnelles des catégories précédemment listées :
- la gestion de la conformité, des enquêtes internes et des audits ; - la gestion des procédures judiciaires et des enquêtes commanditées par l'Etat.
Article 3
Sur les catégories de données personnelles transférées. Conformément au champ matériel et à la description des transferts couverts par les BCR  responsable de traitement  du groupe UCB et à leurs annexes, peuvent être transférées, dans le cadre des finalités décrites ci-dessus, les catégories de données à caractère personnel suivantes : Pour les données relatives aux salariés :
- état civil/identité/données d'identification ; - vie professionnelle ; - vie personnelle ; - données de connexion ; - numéro de sécurité sociale (uniquement dans le cadre de la gestion de la paie) ; - informations d'ordre économique et financier.
Pour les données relatives aux patients et au personnel soignant :
- état civil/identité/données d'identification ; - vie personnelle ; - informations d'ordre économique et financier ; - données de santé (dans les seuls cas où cela est justifié par la poursuite d'une finalité médicale ou scientifique légitime) ; - origine raciale ou ethnique (dans les seuls cas où cela est justifié par la poursuite d'une finalité médicale scientifique légitime).
Pour les données relatives aux professionnels de santé :
- état civil/identité/données d'identification ; - vie professionnelle ; - vie personnelle ; - informations d'ordre économique et financier.
Pour les données relatives aux travailleurs externes et aux employés des fournisseurs externes :
- état civil/identité/données d'identification ; - données de connexion ; - informations d'ordre économique et financier,
étant précisé que le transfert de données sensibles au sens de l'article 8 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée et le transfert de données relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté ne peuvent être réalisés que dans la mesure où : (i) Le traitement auquel ce transfert se rattache a préalablement fait l'objet, lorsque cela est requis, d'une autorisation par la Commission nationale de l'informatique et des libertés ; et (ii) Ce transfert est réalisé dans le strict respect du cadre défini par ladite autorisation.
Article 4
Sur les catégories de personnes concernées par les transferts. Conformément au champ matériel et à la description des transferts couverts par les BCR  responsable de traitement  du groupe UCB et à leurs annexes, peuvent être transférées, dans le cadre des finalités décrites ci-dessus, les données à caractère personnel relatives aux catégories de personnes suivantes :
- salariés, travailleurs externes et employés des fournisseurs externes ; - patients ; - clients (actuels ou potentiels) ; - personnel de santé et professionnels de santé.
Article 5
Sur les destinataires habilités à accéder aux données transférées. Peuvent seules être habilitées à accéder aux données les entités du groupe UCB juridiquement liées aux BCR  responsable de traitement  du groupe UCB et ayant mis en œuvre les engagements pris au titre de ces BCR, dont la liste à jour a été fournie à la Commission nationale de l'informatique et des libertés, et ce conformément aux BCR  responsable de traitement  du groupe UCB et à leurs annexes.
Article 6
Sur les informations relatives à chaque transfert. Les responsables de traitement doivent tenir à disposition des services de la Commission nationale de l'informatique et des libertés une liste (cf. modèle proposé en annexe 1 de la présente délibération) détaillée et à jour des transferts effectués sur la base des BCR  responsable de traitement  du groupe UCB, précisant, pour chaque transfert, les informations suivantes :
- la finalité générale du transfert ; - la ou les catégories de données à caractère personnel transférées ; - la ou les catégories de personnes concernées par le transfert ; - les informations relatives à chaque destinataire des données : - raison sociale ; - nom du groupe auquel le destinataire appartient et ayant adopté des BCR  responsable de traitement  ; - pays d'établissement ; - catégorie de destinataire (ex. : maison mère, filiale) ; et - nature du traitement opéré par ce dernier.
Article 7
Sur les droits d'accès, de rectification et d'opposition des personnes. Les droits d'accès, de rectification et d'opposition des personnes concernées définis au chapitre V de la loi du 6 janvier 1978 modifiée s'exercent auprès du ou des services que les responsables de traitement auront désignés.
Article 8
Sur l'information des personnes. Les responsables de traitement doivent avoir clairement informé les personnes concernées de l'existence de transferts de données vers des pays tiers et des modalités d'exercice de leurs droits d'accès, de rectification et d'opposition, dans les conditions prévues par les dispositions des articles 90 et 91 du décret du 20 octobre 2005 modifié (notamment la finalité du transfert, le pays d'établissement du destinataire des données…). La présente délibération sera publiée au Journal officiel de la République française.
ANNEXE 1 MODÈLE DE DOCUMENTATION SUR LES TRANSFERTS DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ENCADRÉS PAR DES BCR  RESPONSABLE DE TRAITEMENT 
TRANSFERT N° 1
MODIFICATIONS (préciser la date et l'objet)
Date de mise en œuvre
 
 
Finalité générale du transfert
 
 
Catégories de personnes concernées
 
 
Nature des données personnelles transférées
 
 
Destinataire 1
Raison sociale
 
 
Pays d'établissement
 
 
Type de destinataire (ex. : maison mère, filiale)
 
 
Nature du traitement opéré par le destinataire (ex. : lecture seule, saisie)
 
 
Destinataire 2
Raison sociale
 
 
Pays d'établissement
 
 
Type de destinataire (ex. : maison mère, filiale)
 
 
Nature du traitement opéré par le destinataire (ex. : lecture seule, saisie)
 
 
Le vice-président délégué, 
M.-F. Mazars