Délibération concernant les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion des bénéficiaires des régimes de retraite et de prévoyance
Nature: Référentiel/Règlement type/Norme

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,    Vu les articles 6, 17 et 21 (par. 1) de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés habilitant la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ;   Considérant que pour l'application de l'article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant pas de risques d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l'objet d'une déclaration simplifiée ;    Considérant que certains traitements automatisés portant sur la gestion des bénéficiaires des régimes de retraite et de prévoyance sont de ceux qui peuvent sous certaines conditions, relever de l'article 17 susmentionné ;   ARTICLE 1er    Pour pouvoir faire l'objet de la procédure de déclaration simplifiée, les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs aux participants des institutions qui liquident les retraites et des institutions de prévoyance régies par l'article L.4 du code de la sécurité sociale, par les articles 43 et 58 du R.A.P. du 8 juin 1946, par l'article 1050 du code rural et par le R.A.P. du 21 mai 1953 doivent :    ne porter que sur des données objectives aisément contrôlables par les intéressés grâce à l'exercice du droit individuel d'accès,    n'appliquer à ces données que des logiciels dont les résultats puissent être facilement contrôlés,    ne pas donner lieu à des interconnexions autres que celles nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'article 2 ci-dessous,    comporter des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi,    satisfaire, en outre, aux conditions énoncées aux articles 2 à 5 ci-dessous.   ARTICLE 2 - FINALITE DU TRAITEMENT    Le traitement doit avoir pour seules fonctions :    A - l'appel et la vérification des cotisations pour le compte de chaque participant,    l'enregistrement et la conservation de ces renseignements dans le temps,    le calcul des points ou annuités de retraite acquis en contrepartie des cotisations ou attribués en application des dispositions conventionnelles,    la transmission des informations aux participants et aux employeurs en ce qui concerne le personnel,    la tenue du compte individuel des droits acquis.    B - le calcul du montant des droits à servir et le paiement de ces droits aux bénéficiaires des prestations de retraite, de prévoyance ou de l'action sociale,    l'attribution d'avantages particuliers résultant du règlement de l'institution, notamment en matière de prévoyance et d'action sociale,    le calcul des cotisations à verser aux organismes sociaux,    le calcul des retenues acceptées par les bénéficiaires au titre de la prévoyance et des remboursements de prêts et de celles résultant de saisies-arrêt ou de demandes de paiement direct de pensions alimentaires,    les déclarations annuelles de revenus à fournir à l'administration fiscale,    C - pour tous les bénéficiaires :    l'établissement des statistiques non nominatives pour les besoins propres des institutions ou des associations ou unions regroupant les institutions visées à l'article 1er,    la coordination administrative entre les institutions visées à l'article 1er,    l'utilisation des noms et adresses des bénéficiaires pour la diffusion de tous les types de correspondance, notes d'information, circulaires, convocations, questionnaires ou enquêtes leur étant destinés et provenant de l'institution,    l'organisation des élections aux assemblées générales ou conseils d'administration.   ARTICLE 3 - CATEGORIES D'INFORMATIONS TRAITEES    Les informations traitées doivent seulement relever des catégories suivantes :    a) identité (nom patronymique, nom marital, prénom, sexe, date et lieu de naissance, numéro de régime de base (sécurité sociale, agriculture, mines, etc), numéro d'identification propre à l'institution,    b) situation de famille, notamment situation matrimoniale, existence et nombre d'enfants ou autres personnes à charge, en vue d'établir des droits,    c) éléments annexes à l'identité, ancien déporté, ancien combattant handicapé, invalide, inapte au travail, nécessaires pour la détermination de ces droits,    d) éléments nécessaires à l'attribution des fonds de l'action sociale (ressources, habitat, état de santé),    e) historique de carrière comprenant pour chaque entreprise : identification de l'employeur, période d'emploi, catégorie professionnelle correspondante, montant des droits acquis ou attribués pour les périodes assimilées à des périodes d'emploi (interruption de service pour faits de guerre, maladie ou chômage),    f) pour chaque période : éléments générateurs de droits, notamment assiette et taux de cotisations, nature et durée des périodes d'interruption de travail,    g) historique des bases de paiement successives, montant des paiements ou remboursements opérés et motif ; montant des retenues, montant imposable et exonération des cotisations sociales ; adresse et mode de paiement, éventuellement domiciliation bancaire ou postale,    h) indication de la nature des fonctions relatives à l'administration des institutions (délégués à l'assemblée générale, administrateur, etc).   ARTICLE 4 - DUREE DE CONSERVATION    Les informations individuelles nécessaires à l'établissement, à la liquidation et au paiement des droits des bénéficiaires, sont conservées sans autre limite de durée que l'extinction définitive des droits directs ou dérivés et des avantages particuliers.   ARTICLE 5 - DESTINATAIRES DES INFORMATIONS    Peuvent seuls et dans la limite de leurs attributions respectives, être destinataires des informations :    les agents chargés des opérations de gestion technique du compte individuel du participant, du calcul des droits à la retraite et de la gestion technique et comptable des comptes retraite,    les agents chargés de l'étude et de l'attribution éventuelle des droits ou avantages particuliers et annexes résultant du règlement de l'institution, notamment en matière de prévoyance ou d'action sociale,    la hiérarchie de ces agents,    les associations ou unions regroupant les institutions visées à l'article 1er,    les autres institutions visées à l'article 1er procédant, à partir des mêmes éléments, au calcul, à l'attribution et au paiement d'avantages de retraite ou de prévoyance, ou à caractère social,    les organismes chargés du paiement,    les employeurs du cotisant ou anciens employeurs du retraité dans le cadre d'actions les concernant et dans les limites définies dans l'article 2,    * les organismes sociaux, l'administration fiscale ou les autorités judiciaires concernés.   ARTICLE 6 - ENREGISTREMENTS ET TRAITEMENTS COMPLEMENTAIRES    Les traitements dont les finalités sont celles définies à l'article 2 ci-dessus mais qui comportent l'enregistrement d'informations n'appartenant pas aux catégories énumérées à l'article 3 ou aboutissant à des destinataires autres que ceux définis à l'article 5 doivent faire l'objet de déclarations complémentaires.