Délibération portant décision et recommandation relatives à un traitement automatisé d'informations nominatives concernant la gestion administrative de l'aide à l'enfance dans les Directions Départementales de l'Action Sanitaire et Sociale
Nature: Avis

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés saisie le 9 juin 1980 d'une déclaration du Ministre de la Santé et de la Sécurité Sociale relative au système informatique appelé "AUDASS-ENFANCE" (automatisation des directions départementales des affaires sanitaires et sociales pour l'aide à l'enfance) en application de l'art. 48 al. 1er de la loi du 6 janvier 1978 accompagnée d'une demande de ce ministre tendant à ce que la Commission utilisant les pouvoirs qu'elle tient du second alinéa de l'art. 48 évoque l'affaire et émette un avis motivé sur le système informatique en vue de l'intervention d'un texte réglementaire :    Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et notamment ses art. 15 et 48 ;    Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 ;    Vu le projet d'arrêté du Ministre de la santé et de la sécurité sociale relatif au système informatique appelé "AUDASS-ENFANCE" ;    Après avoir entendu les 8 juillet et 18 novembre 1980, M. Roland CADET rapporteur, et M. le Commissaire du Gouvernement, et ses observations :   Sur la procédure :    Considérant qu'aux termes de l'art. 48 de la loi du 6.1.1978 :    "A titre transitoire, les traitements régis par l'art. 15 ci-dessus et déjà créés, ne sont soumis qu'à une déclaration auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés dans les conditions prévues aux art. 16 et 17".    "La Commission peut toutefois, par décision spéciale, faire application des dispositions de l'art. 15 et fixer le délai au terme duquel l'acte réglementant le traitement doit être pris ..." ;    Considérant qu'au vu de la déclaration du système informatique "AUDASS-ENFANCE" déposée en application du 1er alinéa de l'art. 48, il apparaît opportun à la Commission qu'il soit procédé à un examen particulier de ce système et qu'intervienne un arrêté ministériel le réglementant ; que par suite, il y a lieu, faisant droit à la demande du Ministre de la santé et de la sécurité sociale, d'appliquer dans le cas de l'espèce les dispositions de l'art. 15 de la loi du 6 janvier 1978 et d'émettre un avis motivé sur le projet d'arrêté ministériel destiné à réglementer ce système.   Sur le fond :    Considérant qu'il résulte des dispositions du projet d'arrêté qui lui a été soumis par le Ministre de la santé et de la sécurité sociale :    1 - que les deux fichiers - fichier des bénéficiaires des aides et fichier des fournisseurs de services - que comporte le système informatique décrit dans le projet d'arrêté ministériel - ne contiennent plus que des données nominatives ne portant, ni directement, ni indirectement atteinte à la vie privée ou aux libertés ; qu'ont été notamment supprimées les informations relatives aux raisons sociales ou économiques ayant motivé l'octroi des aides aux enfants ainsi que les informations "en rapport avec la Justice" (fugues et incarcérations) ; qu'en outre, ont été éliminées les autres informations ne se rattachant pas à la gestion administrative des bénéficiaires de l'aide sociale et des fournisseurs de services ; qu'il n'existe enfin dans ces fichiers aucune des informations dont l'enregistrement est interdit par l'art. 31 de la loi du 6 janvier 1978 et qui seraient susceptibles de révéler directement ou indirectement les origines, les opinions ou les appartenances syndicales des personnes physiques ;    2 - que les données enregistrées dans les fichiers seront effacées au bout d'une période de quinze mois suivant, soit la date de sortie du service des intéressés - pour les bénéficiaires des aides - soit la date de la dernière opération comptable - pour les fournisseurs de services ;    3 - que les traitements dont le système informatique fait l'objet ont uniquement pour finalité d'assurer la gestion administrative des intéressés, celle des prestations et formes d'aides à l'enfance en application du titre I du Code de la famille et de l'aide sociale et de fournir des informations d'ordre comptable et des informations statistiques permettant l'orientation de la politique de protection sanitaire et sociale de l'enfance ;    4 - que ces traitements sont effectués dans des centres informatiques placés sous l'autorité ou la tutelle du Ministre de la santé et de la sécurité sociale, à l'exclusion de tout autre centre dépendant d'une administration différente ;    5 - que les informations enregistrées dans les fichiers ne sont accessibles qu'aux Directeurs départementaux des affaires sanitaires et sociales et, dans la limite de leurs attributions, aux personnels de leurs services ainsi qu'à ceux des organismes conventionnés et désignés par eux, ces personnels étant tenus au secret professionnel ; que ces informations ne font l'objet d'aucun rapprochement, ni d'aucune connexion, en dehors de ceux qui sont nécessaires pour la bonne marche des services ;    6 - que les conditions prévues pour l'exercice du droit d'accès des intéressés respectent les dispositions des art. 19 et 34 de la loi du 6 janvier 1978 ;   DECIDE :    Article 1er : Il est fait application de l'art. 15 de la loi du 6 janvier 1978 au système informatique appelé "AUDASS-ENFANCE".    Article 2 : Avis favorable est donné au projet d'arrêté présenté par le Ministre de la santé et de la sécurité sociale pour réglementer le système informatique appelé "AUDASS-ENFANCE".   Considérant, cependant qu'une très grande diversité des systèmes informatiques et des traitements existe dans le domaine de l'aide sociale à l'enfance, la Commission recommande au Ministre de la santé et de la sécurité sociale de procéder à une étude critique de l'ensemble de ces systèmes et de ces traitements et de rechercher si leur harmonisation avec le système AUDASS, qui semble souhaitable, peut être envisagée ; que désireuse d'être tenue au courant de ces recherches, elle demande au Ministre, de l'informer régulièrement au moins, tous les deux ans, des réalisations et des modifications envisagées ; que dans la situation actuelle, la Commission est amenée à fixer de la façon suivante les formalités à accomplir en ce qui concerne les traitements existants et ceux qui seraient ultérieurement créés dans le domaine de l'aide sociale à l'enfance :    1°) lorsqu'ils se révèlent conformes au modèle adopté par l'arrêté ministériel, les traitements existants et ceux qui seraient ultérieurement créés font l'objet d'une simple déclaration à la Commission, se référant à cet arrêté et qui serait accompagnée de l'engagement que le traitement satisfait aux exigences de la loi ;    2°) lorsqu'ils diffèrent en tout ou partie du modèle adopté par l'arrêté ministériel, les traitements existants et ceux qui seraient ultérieurement créés font l'objet de la procédure ordinaire de déclaration ou de demande d'avis à la Commission, telle qu'elle résulte des art. 48 et 15 de la loi du 6 janvier 1978.