Délibération concernant la demande d'avis présentée par l'ordre des avocats du barreau de Paris relative à un traitement automatisé de données nominatives de gestion administrative et déontologique.
Nature: Avis

  la Commission nationale de l'informatique et des libertés ;   Vu la Convention du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;   Vu la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971 modifiée portant réforme de certaines professions judiciaires et juridiques ;   Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;   Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 modifié pris pour l'application de la loi du 6 janvier 1978 précitée ;   Vu le décret n° 91-1197 du 27 novembre 1991 organisant la profession d'avocat ;   Vu le règlement intérieur de l'ordre des avocats au barreau de Paris ;   Vu le projet d'acte réglementaire de l'ordre des avocats de Paris ; Après avoir entendu Monsieur Christian DUPUY,Commissaire,en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
   Considérant que la Commission nationale de l'informatique et des libertés a été saisie par l'ordre des avocats au barreau de Paris d'une demande d'avis relative à un traitement automatisé de données nominatives destiné à assurer la gestion administrative et déontologique des avocats qui y sont inscrits ;   Considérant qu'aux termes de l'article 17 de la loi du 31 décembre 1971 modifiée portant réforme de certaines professions judiciaires et juridiques, le conseil de l'ordre a pour attribution de traiter toutes questions intéressant l'exercice de la profession et de veiller à l'observation des devoirs des avocats, ainsi qu'à la protection de leurs droits ; qu'en outre, l'article 22 de la loi précitée prévoit que le conseil de l'ordre siégeant comme conseil de discipline poursuit et réprime les infractions et les fautes commises par les avocats inscrits au tableau ou sur la liste du stage ;   Considérant que le traitement soumis à la commission a pour finalité la gestion administrative des avocats inscrits au tableau de l'ordre des avocats du barreau de Paris, la gestion des "toques" au vestiaire de l'ordre, celle des plaquettes de présentation des cabinets, des conventions de correspondance organique, des stages et des actions de formation professionnelle offerts aux avocats, des bourses, ainsi que la gestion des dossiers d'arbitrage entre professionnels, des dossiers de déontologie, des dossiers de contestation d'honoraires et des instructions disciplinaires ;   Considérant que les informations nominatives enregistrées sont le numéro d'identification attribué à l'avocat par la caisse nationale des barreaux français, son sexe, ses noms et prénoms, ses date et lieu de naissance, sa nationalité, sa situation militaire, sa formation, ses diplômes et ses coordonnées professionnelles, ainsi que, le cas échéant, le cabinet auquel il collabore ou au sein duquel il est associé et l'indication de son statut de salarié ;   Considérant que si l'intéressé exerce au sein d'un cabinet, sont également enregistrés l'identifiant de la structure, son code au vestiaire de l'ordre, sa raison sociale, son adresse, les dates de création et, le cas échéant, de dissolution le nom des différents associés et collaborateurs, leur numéro d'identification, ainsi que les dates de début et de fin d'association ou de collaboration ;   Considérant que, s'agissant de la gestion déontologique, qui fait l'objet de modules séparés, accessibles à certains utilisateurs spécialement habilités, sont enregistrés le numéro de dossier, son type et le domaine dans lequel il intervient, les dates d'ouverture, de dernière modification et de fermeture, le nom de l'affaire, les coordonnées du demandeur et celles du défendeur, ainsi que les différents événements intervenus ;   Considérant que ces informations apparaissent pertinentes eu égard à la finalité du traitement ;
   Considérant que les informations traitées sont collectées directement auprès des avocats, que les intéressés sont informés de l'existence du traitement lors de leur demande d'admission au stage du barreau,pour les avocats dont c'est la première inscription,ou de demandes de renseignement,dans les autres cas ;   Considérant qu'il y a lieu, eu égard à la nature des informations traitées et à la finalité poursuivie, d'exclure la possibilité pour les intéressés de s'opposer, pour des raisons légitimes, à voir figurer dans le traitement des informations nominatives les concernant ;   Considérant que seuls les services de l'ordre, chacun en ce qui le concerne, ont accès aux informations traitées ; qu'en outre, les droits de chaque utilisateur sont limités par un mot de passe ; que, de surcroît, seules des personnes spécialement habilitées, au sein des services du bâtonnier, ont accès aux informations enregistrées dans les modules de gestion déontologique ; que celles figurant dans l'annuaire des avocats inscrits au  barreau sont destinées à être communiquées au grand public ;   Considérant que les informations traitées sont mises à jour conformément aux dispositions de l'article 37 de la loi du 6 janvier 1978 ; qu'en outre, en cas d'intervention d'une loi d'amnistie visant les sanctions disciplinaires, ces sanctions sont aussitôt effacées ;   Considérant toutefois que ces informations ne sauraient être conservées, s'agissant des modules relatifs à la déontologie ou au contentieux, au-delà du délai d'exercice des actions en responsabilité susceptibles d'être engagées à l'égard de l'avocat ;   Considérant que le droit d'accès s'exerce, s'agissant des informations traitées dans le cadre de la gestion administrative, auprès du service administratif de l'ordre des avocats et, s'agissant des informations traitées dans le cadre de la gestion déontologique, auprès du bâtonnier ;   Emet un avis favorable au projet d'acte réglementaire de l'ordre des avocats de Paris, portant création d'un traitement automatisé de gestion administrative et déontologique des avocats qui y sont rattachés.   Le Président, Jacques FAUVET