Délibération concernant les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion des fichiers de clients
Nature: Référentiel/Règlement type/Norme

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,    Vu les art. 6, 17 et 21 (par. 1) de la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés habilitant la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ;    Considérant que pour l'application de l'art. 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risques d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l'objet d'une déclaration simplifiée ;    Considérant que certains des traitements informatisés portant sur la gestion des fichiers de clients sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de l'article 17 susmentionné :   Décide :    ARTICLE 1er :    Les dispositions de la présente décision concernent les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion des clients. Elles ne sont pas applicables aux secteurs d'activités suivants : établissements bancaires ou assimilés, entreprises d'assurances, santé et éducation. Pour pouvoir faire l'objet de la procédure de déclaration simplifiée ces traitements doivent :    - ne porter que sur des données objectives aisément contrôlables par les intéressés grâce à l'exercice du droit individuel d'accès    - n'appliquer à ces données que des logiciels dont les résultats puissent être facilement contrôlés ;    - n'intéresser que des données contenues dans des fichiers appartenant à l'entreprise ;    - ne pas donner lieu à des interconnexions autres que celles nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'art. 2 ci-dessous ;    - comporter des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi ;    - satisfaire en outre aux conditions énoncées aux articles 2 à 5 ci-dessous.   ARTICLE 2 : FINALITE DES TRAITEMENTS    Les traitements doivent avoir pour seules fonctions :    - d'effectuer les opérations administratives liées :       - aux contrats,       - aux commandes,       - aux livraisons,       - aux factures       - à la comptabilité et en particulier à la gestion des comptes clients ;    - d'établir des statistiques commerciales ;    - de fournir des sélections de clients pour réaliser des actions de prospection et de promotion liées exclusivement aux activités propres à l'entreprise.   ARTICLE 3 : CATEGORIES D'INFORMATIONS TRAITEES    Dès lors que les dispositions de l'article 27 de la loi N° 78-17 du 6 Janvier 1978 ont été respectées lors de la collecte des informations traitées, celles-ci doivent relever seulement des catégories suivantes :    a) identité : nom, nom marital, prénoms, adresse, numéro de téléphone, code interne de traitement permettant l'identification du client (à l'exclusion du numéro national d'identité) ;    b) situation économique et financière : profession, domaine d'activité, relevé d'identité postale ou bancaire ;    c) consommation d'autres biens et services, notamment :    - les abonnements, article, produit, service faisant l'objet de l'abonnement, périodicité, montant, conditions ;    - les commandes, les bons de livraison et les factures : article, produit, service faisant l'objet de la commande et de la facture, conditions de livraisons, poids, volume, quantité, nombre, montant de la facture, origine de la vente (vendeur, représentant) ;    - la facturation et le paiement, conditions tarifaires (prix unitaires, prix de revient, remises), moyens de paiement, échéances ;    d) règlements des factures : règlements, reçus, impayés, relances, soldes ;    e) crédit : conditions et durée.   ARTICLE 4 : DUREE DE CONSERVATION    Les informations nominatives nécessaires aux traitements automatisés tels que définis aux articles 1, 2 et 3 ne peuvent être conservées au-delà de la durée prévue par la réglementation en vigueur et notamment par l'article 11 du code de commerce relatif à la durée de conservation des livres et documents créés à l'occasion d'activités commerciales.   ARTICLE 5 : DESTINATAIRES DES INFORMATIONS    Peuvent seuls dans les limites de leurs attributions respectives être destinataires des informations :    - les personnels chargés du service commercial et des services administratifs ;    - les supérieurs hiérarchiques de ces personnels ;    - les services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle ...) ;    - les entreprises extérieures liées contractuellement pour l'exécution du contrat ;    - les organismes publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales ;    - les auxiliaires de justice et les officiers ministériels dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances.   ARTICLE 6 : ENREGISTREMENTS ET TRAITEMENTS COMPLEMENTAIRES    Les traitements dont les finalités sont celles définies à l'article 2 ci-dessus qui comportent l'enregistrement d'informations n'appartenant pas aux catégories énumérées à l'article 3 ou qui aboutissent à la transmission, d'informations, en particulier à l'étranger, à des destinataires, autres que ceux définis à l'article 5, notamment les organismes chargés d'effectuer les recouvrements, doivent faire l'objet de déclarations complémentaires.