Délibération relative à un projet d'arrêté portant création d'un traitement informatique de délivrance des visas dans les postes diplomatiques et consulaires mis en oeuvre par le ministère des affaires étrangères
Nature: Avis

   La Commission nationale de l'informatique et des libertés,   Saisie par le ministre des affaires étrangères d'un projet d'arrêté portant création d'un traitement informatique de délivrance des visas dans les postes diplomatiques et consulaires ;   Vu la Convention du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;   Vu la Convention d'application de l'Accord de Schengen du 14 juin 1985 relatif à la suppression graduelle des contrôles aux frontières communes, signée le 19 juin 1990 ;   Vu l'ordonnance n° 45-2658 du 2 novembre 1945 modifiée relative aux conditions d'entrée et de séjour des étrangers en France ;   Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, ainsi que son décret d'application n° 78-774 du 17 juillet 1978 ;   Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 modifiée sur les archives ;   Vu l'arrêté du 20 juin 1989 portant création d'un traitement informatique de délivrance des visas dans les postes diplomatiques et consulaires ;   Vu l'arrêté du 8 mars 1996 portant création d'un traitement informatique des demandes de visa soumises à la consultation des autorités compétentes des Etats parties à la Convention de Schengen ;   Vu le projet d'arrêté du ministre des affaires étrangères portant création d'un traitement informatique de délivrance des visas dans les postes diplomatiques et consulaires ;   Après avoir entendu Monsieur François GIQUEL, en son rapport, et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du gouvernement, en ses observations ;
   OBSERVE :   L'article 5-1 de l'ordonnance du 2 novembre 1945 modifiée relative aux conditions d'entrée et de séjour des étrangers en France dispose que tout étranger doit, pour entrer en France, être muni des documents et visas exigés par les conventions internationales et les règlements en vigueur. L'article 5 de la Convention d'application de l'accord de Schengen du 19 juin 1990, qui pose le principe de la libre circulation des personnes, mentionne la possession d'un visa comme l'une des conditions d'entrée sur le territoire des Etats Schengen, pour les ressortissants des Etats tiers qui n'en sont pas dispensés.   La délivrance des visas relève de la compétence des autorités consulaires françaises l'étranger, placées sous l'autorité du ministre des affaires étrangères. Pour faciliter la procédure d'instruction des demandes de visas par ses personnels, le ministère des affaires étrangères a décidé, en 1986, de mettre en oeuvre un traitement informatique de délivrance des visas, le réseau mondial visas. Cette application, qui a reçu un avis favorable de la Commission, a depuis lors dû être adaptée aux modifications intervenues en matière de délivrance des visas, en particulier lors de l'entrée en vigueur de la Convention d'application de l'Accord de Schengen, qui a contraint les Etats signataires à adopter une politique commune relative à la circulation des personnes et à harmoniser leur politique en matière de visa, et a nécessité la mise en oeuvre du réseau de consultation Schengen, soumis à l'avis de la Commission en 1995.   Le nouveau traitement dont la Commission est saisie par le ministère des affaires étrangères constitue une refonte du réseau mondial visas.
   1. La finalité du réseau mondial visas 2   Le traitement automatisé présenté par le ministère des affaires étrangères a pour objet de permettre l'instruction des demandes de délivrance des visas par les consulats et les sections consulaires des ambassades, en procédant notamment à l'échange d'informations avec le ministère de l'intérieur et les autorités centrales des Etats Schengen".
   L'article premier du projet d'arrêté soumis à l'avis de la Commission précise qu'à cet effet, plusieurs fichiers sont mis en oeuvre. Il s'agit :   - du fichier des demandes, délivrances et refus de visas, qui permettra de centraliser l'ensemble des demandes de visa, quelles que soient leurs modalités d'instruction et la décision prise par les autorités consulaires françaises (délivrance ou refus du visa) ;   - du fichier des répondants signalés, qui permettra d'enregistrer des données concernant des personnes physiques ou des organismes qui accueillent les demandeurs de visa lors de leur séjour en France. Les signalements opérés par les agents du ministère des affaires étrangères pourront être favorables, lorsque toute garantie aura été apportée sur la "fiabilité" du répondant, ou défavorables, lorsqu'à l'inverse, des craintes existeront quant à la participation du répondant à des actions contraires aux dispositions relatives au séjour des ressortissants étrangers en France ;   - du fichier des titres de voyage répertoriés, qui comportera des données concernant des titres de voyage considérés irrecevables lors d'une demande de délivrance de visa (titres déclarés volés, perdus, annulés ou falsifiés) ;   - du fichier des interventions, qui permettra d'enregistrer les interventions dont l'objet est soit d'appuyer une demande de délivrance de visa, soit de solliciter le réexamen d'une demande à la suite d'une décision de refus ;   - du fichier des demandes de cartes de commerçant, qui permettra d'enregistrer des données concernant les personnes qui sollicitent une carte de commerçant et dont la demande doit être conjointe à celle de la délivrance d'un visa de long séjour ;   - du fichier central d'attention, qui comportera des informations provenant du ministère des affaires étrangères et du ministère de l'intérieur. Les données fournies par le ministère de l'intérieur concerneront les personnes enregistrées dans le système d'information Schengen sur le fondement de l'article 96 de la Convention d'application de l'Accord de Schengen (non-admission) et les personnes inscrites dans le fichier des personnes recherchées au titre des catégories "TE" (opposition à entrée en France), "E11" et "E12" (étrangers faisant l'objet d'un arrêté ministériel d'expulsion du territoire français), et "IT" (ressortissants étrangers faisant l'objet d'une interdiction judiciaire du territoire). En outre, le ministère de l'intérieur transmettra au ministère des affaires étrangères une liste de personnes susceptibles de porter atteinte à la sûreté de l'Etat pour lesquelles il souhaite être consulté lorsque celles-ci sollicitent un visa.   - des fichiers consulaires d'attention, qui enregistreront les signalements de personnes, favorables ou défavorables, effectués par les postes consulaires. Ces fichiers locaux, propres à chaque poste, pourront le cas échéant être communs à l'ensemble des représentations consulaires françaises d'un même pays ou d'une même zone géographique.   - du fichier du suivi du contentieux, qui permettra de suivre les recours introduits devant les juridictions par les demandeurs de visas déboutés.
   2. Les informations enregistrées   Les informations enregistrées dans le réseau mondial visas 2 seront, outre les données figurant dans les fichiers d'attention, celles fournies par les personnes qui sollicitent la délivrance d'un visa lors du dépôt de leur demande (formulaire de demande, titre de voyage, justificatifs), complétées par des données concernant l'instruction de la demande. La liste exhaustive des données susceptibles d'être enregistrées sera annexée à l'arrêté portant création du réseau mondial visas 2.
   S'agissant plus particulièrement des informations concernant le demandeur du visa, la Commission prend acte de ce que les informations relatives aux parents du demandeur ne seront recueillies que si les autorités grecques doivent être consultées au titre du partenariat instauré entre les Etats signataires de la Convention Schengen. De la même manière, les coordonnées de l'employeur du demandeur ne seront collectées que si le demandeur du visa ne réside pas dans le ressort du poste consulaire où la demande est déposée.   La Commission relève par ailleurs que le rapprochement qui peut être opéré entre la nationalité d'origine et le statut actuel du demandeur est susceptible de faire indirectement apparaître des informations relevant, de l'article 31 de la loi du 6 janvier 1978. En conséquence, il appartient au ministère des affaires étrangères de faire figurer sur tous les formulaires de demande de visa une mention satisfaisant aux prescriptions de l'article 31 alinéa premier, qui autorise la collecte de ces données sensibles dès lors que l'intéressé y consent de manière expresse.   S'agissant des informations concernant la demande de visa, la Commission relève qu'au titre du motif du séjour envisagé en France ou dans l'un des Etats signataires de la Convention Schengen, des informations à caractère médical pourront être enregistrées dans le réseau mondial visas 2. Compte tenu de la sensibilité de ces données et de la confidentialité dont elles doivent bénéficier, de la possibilité pour les personnels du ministère des affaires étrangères chargés de la délivrance des visas de vérifier le bien-fondé de la demande au vu des justificatifs médicaux et, le cas échéant, de prendre l'attache de l'établissement d'accueil, la Commission estime que l'enregistrement dans le réseau mondial visas 2 de l'identité du médecin devant prodiguer les soins est excessif et non pertinent au regard de la finalité du traitement.
   3. Les durées de conservation des informations   Les durées de conservation des informations qui seront enregistrées dans le réseau mondial visas 2 différeront selon leur objet.   Les informations enregistrées dans le fichier des demandes, délivrances et refus de visas seront conservées deux ou cinq ans, si un visa de court ou de long séjour est délivré. Cette durée de conservation n'appelle aucune observation de la part de la Commission.   En revanche, si la demande de délivrance de visa est refusée, le ministère des affaires étrangères prévoit de conserver les informations pendant dix ans. Cette durée de conservation paraît excessive au regard de la finalité du traitement, la seule obligation pour le ministère des affaires étrangères étant, aux termes de l'Instruction Consulaire Commune applicable aux visas de court séjour, de conserver les informations, en cas de refus, au moins cinq ans. La Commission souhaite que la durée de conservation des informations relatives aux demandes de délivrance de visas refusées soit limitée à cinq ans. Cette durée n'emporte aucune conséquence sur l'archivage des informations qui ne présentent plus d'utilité administrative, qui sera alors soumis aux dispositions de la loi du 3 janvier 1979 modifiée sur les archives.   Le ministère des affaires étrangères prévoit que les informations enregistrées au titre du fichier des interventions seront conservées dix ans. S'agissant de données qui concernent des demandes de délivrance de visas, leur durée de conservation devrait être celle de la durée la plus longue admise pour la gestion des demandes, soit cinq ans.   Les informations saisies dans le fichier des cartes de commerçant seront conservées cinq ans si le visa demandé est délivré, dix ans s'il est refusé. La Commission estime que, quelle que soit la décision prise par le ministère des affaires étrangères, la durée de conservation de ces données ne doit pas excéder cinq ans.   Les données enregistrées au titre des contentieux seront conservées dix ans. La Commission estime sur ce point qu'il n'y a pas lieu de fixer a priori une durée de conservation spécifique, mais qu'en revanche, il convient de limiter la durée de conservation des informations à un an à compter de la date de la décision passée en force de chose jugée.   S'agissant des fichiers d'attention, le dossier soumis à l'avis de la Commission précise les données relatives aux personnes signalées par le ministère des affaires étrangères conservées quatre-vingt dix neuf mois au maximum, que les intéressés fassent l'objet d'une fiche d'opposition ou soient enregistrés au titre des répondants signalés, que ce soit par l'administration centrale ou par un poste consulaire. Cette durée de conservation paraît excessive. La Commission demande que les informations enregistrées dans les fichiers d'attention ne soient pas conservées au-delà de cinq ans.
   4. Les destinataires des informations   Aux termes de l'article 4 du projet d'arrêté, les destinataires des informations enregistrées dans le réseau mondial visas 2 seront, dans la limite de leurs attributions, les personnels du ministère des affaires étrangères compétents en matière de délivrance des visas (personnels des consulats, des ambassades, de la direction des Français à l'étranger et des étrangers en France, du bureau des visas et des passeports diplomatiques, et, au sein du service du protocole, les sous-directions des privilèges et immunités diplomatiques et consulaires), la direction des libertés publiques et des affaires juridiques du ministère de l'intérieur, le service de la police de l'air et des frontières, les autorités centrales des Etats Schengen.   Cette liste de destinataires n'appelle aucune observation de la part de la Commission.
   5. Les modalités d'exercice du droit d'accès   Le droit d'accès aux informations sera mixte.   Les informations enregistrées lors de la demande de visa feront l'objet d'un droit d'accès direct, qui pourra être exercé auprès du consulat ou de l'ambassade où la demande aura été déposée.   En revanche, les informations figurant dans les fichiers d'opposition ou d'attention, susceptibles de porter atteinte à la sûreté de l'Etat, la défense et la sécurité publique, feront l'objet d'un droit d'accès indirect, en application de l'article 39 de la loi du 6 janvier 1978.   La Commission prend acte de ce que les fichiers d'attention du ministère des affaires étrangères (fichier central ou fichiers consulaires) pourront être vérifiés en application de ces mêmes dispositions, le ministère des affaires étrangères s'étant engagé à prendre toutes mesures de nature à faciliter l'exercice du droit d'accès indirect par les membres de la CNIL, magistrats ou anciens magistrats, qui en ont la charge.   En outre, la Commission prend acte de ce que le ministère des affaires étrangères s'est engagé à compléter les mentions figurant sur le formulaire de demande de visa, afin d'indiquer les destinataires des informations et de faire état de la possibilité d'exercer le droit d'accès en application de l'article 39 de la loi pour les informations figurant dans les fichiers d'attention.
   6. Les mesures de sécurité   Les mesures de sécurité dont bénéficiera le réseau mondial visas 2 n'appellent aucune observation de la part de la Commission.
   PREND ACTE DE CE QUE :   - les données enregistrées dans le fichier central d'attention fournies par le ministère de l'intérieur concernent des personnes qui figurent dans le fichier des personnes recherchées ou qui sont signalées dans le système d'information Schengen sur le fondement de l'article 96 de la Convention d'application de l'accord de Schengen ;   - le ministère des affaires étrangères s'est engagé à compléter les mentions figurant sur les formulaires de demande de visa afin d'indiquer, d'une part, les destinataires des informations et, d'autre part, la possibilité d'exercer le droit d'accès en application de l'article 39 de la loi du 6 janvier 1978 pour les informations figurant dans les fichiers d'attention ;
   EMET UN AVIS FAVORABLE SUR LE PROJET D'ARRETE SOUS RESERVE QUE :   - le ministère des affaires étrangères fasse figurer sur l'ensemble des formulaires de demande de visa une mention satisfaisant aux prescriptions de l'article 31 alinéa premier, qui subordonne la collecte de données faisant directement ou indirectement apparaître les origines raciales ou les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, les appartenances syndicales ou les moeurs des personnes au recueil de l'accord exprès des intéressés ;   - l'identité du médecin devant prodiguer les soins au demandeur d'un visa ne soit pas enregistrée dans le traitement ;   - la durée de conservation des informations relatives aux demandes de délivrance d'un visa refusées, des informations enregistrées dans le fichier des interventions, des informations enregistrées dans le fichier des cartes de commerçant - que le visa de long séjour soit ou non délivré, des informations enregistrées dans les fichiers d'attention, qu'ils soient tenus par l'administration centrale ou par les postes locaux, des informations enregistrées dans le fichier des répondants signalés, soit de cinq ans ;   - la durée de conservation des informations enregistrées dans le fichier des contentieux soit limitée à un an à compter de la date de la décision passée en force de chose jugée.