Délibération portant avis sur les conditions d'informatisation des centres de formalités des entreprises abrités respectivement par : la chambre de métiers de Loire-Atlantique, le greffe du tribunal de commerce de Saint-Nazaire, la chambre de commerce et d'industrie de Nantes, la chambre de commerce et d'industrie de Saint-Nazaire.
Nature: Avis

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,    Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, notamment ses articles 15, 20 et 48 ;    Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application des chapitres 1er à IV et VII de la loi n° 78-17 du 16 janvier 1978 ;    Vu le décret n° 81-257 du 18 mars 1981 créant les Centres de Formalités des Entreprises ;    Vu les projets d'actes réglementaires des présidents des Chambres de Commerce et d'Industrie de Nantes et St-Nazaire, du président de la Chambre de Métiers de Loire-Atlantique, du greffier en chef du greffe du Tribunal de Commerce de Saint-Nazaire.    Après avoir entendu en son rapport M. SARAZIN, et en ses observations M. LEMOINE, Commissaire du Gouvernement :   1/ Sur la compétence de la Commission pour statuer sur les projets ci-dessus :    CONSIDERANT :    - que, si la plupart des informations enregistrées dans les Centres de Formalités des Entreprises ont trait à l'activité des entreprises en tant que personnes morales, certaines de ces informations concernent les dirigeants et associés et ont un caractère nominatif.    ESTIME EN CONSEQUENCE :    - que la mise en oeuvre des applications considérées relève de la procédure de l'article 15 de la loi du 6 janvier 1978.   2/ Sur la portée de la présente délibération :    CONSTATANT :    - que les quatre projets visés ci-dessus portent sur des applications locales identiques et concernent les organismes d'un même département ;    CONSIDERE :    - qu'il y a lieu, en conséquence, de les joindre et de statuer en une seule délibération.   3/ Sur le fonctionnement du système automatisé des Centres de Formalités des Entreprises :    PRENANT ACTE DU FAIT :    - qu'aux termes de leur décret institutif n° 81-257 du 18 mars 1981, les Centres de Formalités des Entreprises constituent des lieux où s'effectuent, sur un seul et même document, plusieurs formalités de déclaration destinées à divers organismes ;    RELEVANT :    - que les centres n'ont pas la personnalité morale, au contraire des organismes les abritant ;    - que, selon l'organisme qui les abrite, les centres sont compétents pour une catégorie d'entreprise déterminée ;    - qu'en outre, au niveau géographique, chaque centre est compétent à l'égard des entreprises dont le siège social, l'établissement principal ou un établissement est situé dans son ressort.    CONSIDERANT :    - que les informations faisant l'objet de formalités de déclarations effectuées dans les Centres de Formalités des Entreprises correspondent strictement aux obligations légales auxquelles sont tenues les entreprises à l'occasion des événements affectant leurs activités ;    - que seules sont transmises aux différents destinataires les informations auxquelles ils peuvent prétendre dans le cadre de leurs attributions légales ;    - que seuls sont destinataires desdites informations les organismes suivants :    . La Chambre de Métiers (qui tient le Répertoire des Métiers) ;    - le greffe du Tribunal de Commerce - ou, à défaut, le Tribunal de Grande Instance statuant commercialement - qui assure la tenue du Registre du Commerce et des Sociétés ;    - les services des Impôts ;    - l'URSSAF ou la Caisse de Sécurité Sociale ;    - l'Inspecteur du Travail ;    - l'INSEE (qui tient notamment le Répertoire des Entreprises) ;    - les ASSEDIC ;    - que, seules sont reçues dans ces Centres des déclarations afférentes à la création, le transfert, les modifications ou la cessation définitive de l'activité, à l'exclusion de toutes autres déclarations (en particulier, les déclarations fiscales concernant l'assiette ou le recouvrement des droits et visas ; les déclarations relatives aux modifications de l'effectif des salariés pour fixer notamment le montant des contributions sociales ; les déclarations relatives à des mesures de publicité autres que celles figurant aux registres du commerce et des sociétés, et des agents commerciaux).   4/ Sur le contrôle formel :    CONSTATANT :    - que, pour l'accomplissement de leur mission, les Centres de Formalités des Entreprises sont conduits à exercer un contrôle formel des déclarations reçues par eux ;    - que ce contrôle formel consiste uniquement à veiller à ce que les déclarations soient complètes et assorties des pièces justificatives nécessaires, et à s'assurer de leur conformité par rapport à la situation antérieure déjà enregistrée de l'entreprise.   5/ Sur la transmission sélective des données :    CONSIDERANT :    - que le système automatisé des Centres de formalités des Entreprises est fondé sur le principe de la transmission sélective des données ;    DEMANDE :    - que toutes garanties soient prises pour en assurer le respect et éviter les détournements de finalité ;    - qu'à cet effet, les liasses par l'intermédiaire desquelles sont effectuées les déclarations, fassent apparaître clairement, conformément aux prescriptions de l'article 27 de la loi du 6 janvier 1978, la nature des informations transmises à chaque catégorie de destinataires ;   6/ Sur les garanties de la confidentialité des informations :    CONSIDERANT :    - que les informations nominatives enregistrées aux Centres de Formalités des Entreprises ont un caractère confidentiel (en particulier, en tant qu'elles concernent la situation ou le régime matrimonial) ;    DEMANDE :    - que toutes les mesures de sécurité soient mises en oeuvre pour assurer la confidentialité des informations ;    - qu'à cet effet, les organismes abritant des Centres de Formalités des Entreprises mettent en oeuvre des programmes de formation destinés à préparer les agents des Centres de Formalités des Entreprises à leur mission et, qu'à cette occasion, une obligation de discrétion leur soit imposée ;   7/ Sur le droit d'accès et de rectification :    CONSIDERANT :    - que les Centres de Formalités des Entreprises, simples lieux de transit, ne constituent pas de fichier sur la base des informations qu'ils transmettent ;    ESTIME EN CONSEQUENCE :    - que le droit d'accès n'a pas lieu de s'exercer auprès des Centres, mais auprès des organismes destinataires des informations ;   8/ Sur la mise à jour des informations :    CONSIDERANT :    - que l'inexactitude ou la péremption d'une information peut apparaître à l'occasion du contrôle au fond exercé par chaque destinataire, de même qu'à l'occasion de l'exercice du droit d'accès ;    DEMANDE :    - que soient appliqués strictement les articles 37 et 38 de la loi du 6 janvier 1978 relatifs aux droits d'accès et de rectification ;   SOUS LES RESERVES ENONCEES CI-DESSUS,    EMET UN AVIS FAVORABLE A LA MISE EN OEUVRE des traitements considérés ;    DEMANDE TOUTEFOIS ;    - que toute extension vers de nouveaux destinataires fasse l'objet d'une demande d'avis auprès de la Commission ;    - que soit adressé avant la fin de 1983, par les différents organismes déclarants, un rapport d'activité.