Délibération concernant une demande d'avis modificative relative à l'application "MEDOC" de la direction générale des impôts et portant notamment sur la gestion informatisée de la TVA intracommunautaire.
Nature: Avis

   La Commission nationale de l'informatique et des libertés,   Vu la convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;   Vu le règlement du Conseil des Communautés Européennes (CEE) n° 3330/91 du 7 novembre 1991 relatif aux statistiques des échanges de biens entre Etats membres, notamment ses articles 6, 10 et 11 ;   Vu le règlement du Conseil des Communautés Européennes (CEE) n° 218/92 du 27 janvier 1992 concernant la coopération administrative dans le domaine des impôts indirects (TVA), notamment ses articles 4, 6 et 9 ;   Vu la directive du Conseil des Communautés Européennes (CEE) n° 91/680 du 16 décembre 1991 complétant le système commun de la taxe sur la valeur ajoutée et modifiant, en vue de l'abolition des frontières fiscales, la directive n° 77/388 du 17 mai 1977 ;   Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, ainsi que son décret d'application n° 78-774 du 17 juillet 1978 ;   Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives ;   Vu la loi n° 92-677 du 17 juillet 1992 portant mise en oeuvre par la République Française de la directive du Conseil des Communautés Européennes (CEE) n° 91/680 du 16 décembre 1991 sus-mentionnée et de la directive (CEE) n° 92/12 relative au régime général, à la détention, à la circulation et au contrôle des produits soumis à accise, notamment ses articles 1 à 53 et 109 ;   Vu le projet d'arrêté du Ministre du Budget, porte-parole du Gouvernement ;    Après avoir entendu Monsieur Thierry CATHALA en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
   Considérant que le Ministre du Budget a saisi la Commission d'une demande d'avis modificative relative à une application dénommée "MEDOC" qui est développée par la Direction Générale des Impôts (DGI) ; que son principal objet est de déclarer les nouvelles caractéristiques de ce traitement qui résultent de la mise en place du régime d'imposition à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) des opérations intracommunautaires ;   Considérant que le traitement "MEDOC" est actuellement régi par un arrêté du Ministre chargé du budget en date du 25 octobre 1982 et relatif à la mise en oeuvre d'un traitement automatisé concernant les opérations administratives et comptables des recettes des impôts et des conservations des hypothèques et la gestion du répertoire magnétique des entreprises ; que cet arrêté a été modifié par les arrêtés du 7 décembre 1988 et du 12 novembre 1991 ;   Considérant que la Commission est saisie d'un nouveau projet d'acte réglementaire qui abroge et remplace l'arrêté du 25 octobre 1982 ; qu'il complète notamment la liste des services destinataires des informations ainsi que celle des liaisons informatisées mises en place avec d'autres applications ;
   Considérant que la finalité du traitement "MEDOC" est à la fois d'assurer :   - la tenue des fichiers des redevables permanents ("FRP"), dont l'objet est de recenser les agents économiques qui exercent à titre indépendant une activité de livraisons de biens ou de prestations de services, et qui sont à ce titre assujettis aux taxes sur le chiffre d'affaires, aux taxes assises sur les salaires, à la taxe professionnelle, à l'impôt sur les sociétés ou à l'un des régimes d'imposition des revenus professionnels à l'impôt sur le revenu,   - la gestion de la TVA intracommunautaire, au travers de la création d'une base de données nationale des personnes physiques et morales françaises et monégasques assujetties la TVA, et d'un fichier national des opérateurs intracommunautaires, constitué selon une périodicité trimestrielle,   - le suivi de l'assiette, du recouvrement et du contrôle des taxes sur le chiffre d'affaires, dont la TVA, par les services compétents des recettes des Impôts et des centres des impôts (CDI), et notamment la tenue des comptes d'obligations cautionnées,   - la gestion comptable des autres opérations de recouvrement de recettes fiscales (taxes sur les salaires, droits d'enregistrement, impôt de solidarité sur la fortune, droits de timbre) ou non fiscales (produits et revenus domaniaux), opérées par les comptables des recettes des impôts, notamment la tenue des comptes reliquataires et le suivi des procédures contentieuses,   - la gestion, par les bureaux des hypothèques les plus importants, de l'assiette, du recouvrement et du contrôle des droits d'enregistrement, des taxes de publicité foncière et des salaires des conservateurs, ainsi que l'enregistrement au registre des dépôts des actes authentiques et sous seing privé, au moyen d'un module spécifique dénommé "MEDOC CH" ;
   Sur le fichier des redevables permanents    Considérant que le "FRP" constitue pour les services de la DGI un fichier de référence, qui est utilisé pour le suivi des obligations déclaratives des contribuables professionnels, l'envoi des déclarations fiscales et l'obtention de données statistiques ; que ce fichier est, au plan technique, géré par des centres régionaux d'informatique sous la forme de dix bases de données régionales mises à jour par les recettes des impôts et les CDI, notamment à partir du fichier "SIRENE" de l'INSEE et des déclarations reçues par les centres de formalités des entreprises ;   Considérant que les catégories d'informations enregistrées sont :   - les nom, prénoms ou dénomination du contribuable,    - les adresses professionnelles (siège social, établissements ...),   - les numéros SIRET et SIREN,   - le numéro individuel d'identification "TVA",    - le numéro d'identification au "FRP" (codes département et service des impôts, numéro de dossier à la recette des impôts),   - le numéro fiscal national "SPI" (à terme),   - un code identifiant l'activité principale exercée (APE ou autre),   - la forme juridique, les dates de création et de cessation d'activité, l'inscription à une chambre des métiers,   - l'indication des régimes d'imposition à l'impôt sur le revenu au titre des revenus professionnels, à l'impôt sur les sociétés, aux taxes sur le chiffre d'affaires, aux taxes sur les salaires,   - le nom et l'adresse du mandataire ;   - les éléments d'assiette de la TVA déclarés,   - les montants créditeurs et débiteurs de TVA nationale et intracommunautaire déclarés ;
   Considérant que ces informations sont conservées pendant deux années à compter de l'année de cessation de l'activité du contribuable, pour les éléments d'identification et la nature des obligations fiscales, et pendant deux années à compter de l'année de souscription de la déclaration, pour les éléments d'imposition portés sur les déclarations de recettes ;   Considérant que le "FRP" est utilisé par les applications annuelles consacrées à l'exploitation des déclarations de bénéfices industriels et commerciaux (traitement "BIC") et de bénéfices non commerciaux ("BNC"), à la gestion du remboursement forfaitaire agricole de TVA ("RFA") et de la taxe professionnelle ; qu'un extrait du "FRP" est également transmis au traitement "Bénéfices Agricoles Réels" pour la réalisation de simulations et de travaux statistiques ;   Qu'en outre, les fichiers de redevables professionnels des inspections spécialisées, gérés dans le cadre des applications locales "AMIS" et "GEREP", sont constitués à partir d'une extraction du "FRP" ; qu'enfin, à terme, une liaison sera mise en place avec l'application "SPI" pour intégrer les redevables professionnels dans le fichier national des contribuables ;
   Considérant que les destinataires du "FRP" sont :   . en consultation directe :   - les agents habilités de la recette des impôts et du centre des impôts territorialement compétents pour la mise à jour des informations ;   - les agents des inspections spécialisées des centres des impôts, chargés du suivi des obligations déclaratives, via les traitements "AMIS" et "GEREP",   . sur demande préalable :   - les agents des services de contrôle ou de recherche situés dans les structures départementales, régionales, nationales ou spécialisées de la DGI,   - la direction des services généraux et de l'informatique et les directions départementales des services fiscaux, pour la gestion du remboursement des crédits de TVA,   - pour le seul numéro d'identification au "FRP" de leurs adhérents : les experts-comptables, centres de gestion agréés, associations de gestion agréées et autres centres relais "TDFC", afin de faciliter la transmission des données fiscales et comptables de leurs adhérents,   - l'INSEE, pour la tenue de son échantillon d'entreprises ;
   Sur le fichier national des assujettis à la TVA    Considérant que le règlement communautaire n° 218/92 du 27 janvier 1992 susvisé prévoit la mise en place d'un système commun de surveillance de la TVA dénommé "réseau VIES", qui permet le stockage et la transmission électronique de données sur la TVA intracommunautaire entre les Etats membres de l'Union Européenne ; qu'à ce titre, la DGI constitue un fichier des assujettis potentiels à la TVA intracommunautaire ;   Considérant que ce fichier recense l'ensemble des assujettis à la TVA - à titre obligatoire ou sur option -, les non-assujettis institutionnels et les assujettis exonérés ; qu'il est formé à partir d'une copie des "FRP" et d'un fichier des opérateurs monégasques, transmis par les services fiscaux de la Principauté de Monaco ;   Considérant que l'adjonction des redevables monégasques résulte de l'application de l'article 15 de la convention fiscale franco-monégasque du 18 mai 1963 et de l'article 1er de la directive n° 91/680 du 16 décembre 1991, en vertu desquels les opérations effectuées en provenance ou à destination de la Principauté de Monaco sont traitées, au sein de l'Union Européenne, comme des opérations effectuées en provenance ou à destination de la République française ;   Considérant que le fichier enregistre, pour chaque assujetti :   - le nom ou la dénomination,   - l'adresse,   - le numéro national individuel d'identification "TVA", qui est pour la France la combinaison des lettres "FR", du numéro SIREN et d'une clé spécifique,   - les dates de délivrance et de cessation de validité du numéro ;   Considérant que ces informations sont conservées pendant cinq années à compter de la cessation d'activité de l'entreprise et mise à jour quotidiennement ;   Considérant que pour éviter toute taxation à la TVA dans le pays de départ, les fournisseurs et les acquéreurs français de biens et services intracommunautaires doivent être répertoriés dans le fichier et communiquer leur numéro d'identification à la TVA à leurs partenaires commerciaux étrangers, ces derniers ayant l'obligation de reporter ce numéro sur leurs factures et déclarations à finalité fiscale et statistique ;
   Considérant que le fichier national est, d'une part, transmis à la Direction Générale des Douanes et Droits Indirects (DGDDI) aux fins de vérification des numéros d'assujettis mentionnés par les opérateurs français dans les déclarations d'échange de biens, et d'autre part, mis à la disposition des agents habilités de la DGI et de la DGDDI via le serveur télématique "INTRACOM" ;   Considérant que le même fichier peut être consulté, via le système européen d'échanges de données SITE et le réseau international INFONET, par les autorités administratives des autres Etats membres de l'Union Européenne, aux fins de contrôler les déclarations fiscales portant sur des livraisons intracommunautaires ; qu'en outre, il leur permet de confirmer ou d'infirmer aux opérateurs intracommunautaires étrangers la validité des numéros de TVA des opérateurs français, à l'exclusion de la transmission de tout autre renseignement ;   Considérant, en ce qui concerne les flux transfrontières de données, que le règlement n° 218/92 précité affirme le caractère confidentiel des informations transmises, qui sont couvertes par le secret professionnel et qui doivent bénéficier de la protection accordée à des informations de même nature par la loi nationale de l'Etat membre qui les reçoit ; que les informations ne sont délivrées aux Etats demandeurs membres de l'Union Européenne que pour une simple consultation, sans possibilité de les stocker sur support informatique en vue d'une utilisation ultérieure ; que la communication à un requérant des informations relatives à une personne déterminée suppose qu'il ait préalablement connaissance de son numéro de TVA ; que les informations consultées ne peuvent être utilisées à des fins non fiscales que si cet usage est conforme à la législation de l'Etat à l'origine des données ;
   Considérant enfin, qu'en vertu de l'article 9 du règlement n° 218/92, les informations ne peuvent être accessibles qu'aux agents directement concernés par l'assiette, la perception ou le contrôle administratif des impôts afin d'en assurer l'établissement ;   Considérant qu'il ressort de l'ensemble de ces dispositions que la transmission des informations à un autre Etat s'effectue dans le respect des principes de confidentialité et de finalité ;   Considérant en outre, que les droits d'accès et de rectification peuvent, à tout moment, être exercés auprès de l'administration fiscale et conduira notamment à la mise à jour des données consultables par les autorités étrangères ;
   Sur le fichier des opérateurs intracommunautaires   Considérant que le règlement n° 3330/91 du 7 novembre 1991 susvisé a instauré un système permanent de collecte statistique, dénommé "INTRASTAT", qui concerne les échanges de biens entre les Etats membres de l'Union Européenne ; qu'à ce titre, les services chargés de l'élaboration de ces statistiques doivent obtenir de l'administration fiscale communication d'un registre des opérateurs intracommunautaires ;   Considérant qu'il résulte de la répartition des compétences entre la DGI et la DGDDI en matière de TVA intracommunautaire que l'administration des douanes est notamment chargée d'établir les statistiques du commerce extérieur ; qu'à cette fin, elle doit recevoir de la DGI chaque trimestre les informations suivantes qui sont portées sur les déclarations de recettes par les entreprises ayant déclaré avoir effectué pendant la période écoulée des échanges intracommunautaires :   - le nom ou la dénomination de l'entreprise,   - le numéro individuel d'identification à la TVA,   - l'adresse fiscale,    - le montant des livraisons et des acquisitions intracommunautaires ;   Considérant que l'exploitation de ces informations par la DGDDI ne doit pas avoir d'autre objet qu'un usage statistique ;
   Sur les autres fonctions de l'application "MEDOC"   Considérant que les informations enregistrées à ce titre concernent :   - les nom, prénom ou dénomination du redevable,   - l'accomplissement de la formalité de l'enregistrement et de la délivrance des actes authentiques et sous seing privé,   - pour les régimes fiscaux déclaratifs, les renseignements portés sur les déclarations,   - les éléments d'assiette des impôts, droits et taxes,    - le montant de l'impôt à payer,   - les sommes dues,   - les obligations cautionnées,    - le suivi des procédures de recouvrement et l'apurement des recettes ;    Considérant que les informations relatives au recouvrement des impôts, droits et taxes sont conservées jusqu'à la fin de l'année civile suivant l'apurement de la dette du redevable ;   Considérant qu'une liaison informatisée est mise en place entre les traitements "MEDOC CH" et "MADERE 1", afin de permettre aux bureaux des hypothèques de répondre aux demandes de "renseignements sommaires urgents" grâce à une consultation du registre des dépôts des documents authentiques ou sous seing privé enregistrés ;   Considérant que les destinataires des informations sont :   - les agents des recettes des impôts, pour les seuls dossiers qui relèvent de leur ressort territorial, dans le cadre de leur habilitation,   - via le traitement GEREP, les agents des inspections spécialisées des centres des impôts, pour les informations portant sur les comptes gérés par la recette des impôts de leur ressort,   - les agents des bureaux des hypothèques, pour les seuls comptes relatifs à leurs usagers ;
   Sur les droits d'accès et de rectification   Considérant que les droits d'accès et de rectification doivent pouvoir s'exercer auprès de chacun des services utilisateurs de l'application "MEDOC" pour les informations dont il assure la gestion ;   Considérant que si la loi du 6 janvier 1978 n'ouvre les droits d'accès et de rectification qu'aux personnes physiques pour les seules informations qui leur sont directement liées, celles-ci doivent pouvoir obtenir communication de l'ensemble des informations susceptibles d'avoir une incidence patrimoniale ou morale sur leur situation personnelle, y compris lorsque ces informations concernent également des personnes morales dont elles seraient le représentant légal ;   Considérant que les formulaires de déclarations fiscales, qui indiquent que la loi du 6 janvier 1978 ne s'applique qu'aux informations communiquées par les entreprises individuelles, doivent être modifiés en conséquence ;    Considérant qu'une mention relative aux droits d'accès et de rectification doit également être portée sur les courriers édités par l'application à destination des redevables ;   Considérant que la Direction Générale des Impôts prévoit qu'elle pourra répondre aux demandes de droit d'accès dans un délai de trois mois renouvelable une fois ; que ce délai de réponse est excessif lorsqu'il n'est pas justifié par des circonstances spécifiques et impérieuses ; qu'en l'absence de telles justifications, le délai de réponse de l'administration ne saurait excéder deux mois ;
   Sur le projet d'arrêté   Considérant que l'article 6 du projet d'arrêté doit être complété, en ce qui concerne la liste des destinataires internes à la DGI, selon les indications qui précèdent ; qu'il convient notamment de distinguer les destinataires des "FRP" des destinataires des autres modules du traitement ;   Considérant que l'arrêté portant création du traitement devra être affiché dans les locaux ouverts au public des recettes des impôts et des bureaux des hypothèques utilisant l'application "MEDOC" ;
   EMET un avis favorable au projet d'arrêté ministériel sous réserve que :   - l'article 6 du projet d'arrêté distingue les destinataires des informations portées dans le "FRP" de ceux qui ont accès aux données enregistrées dans les autres modules du traitement "MEDOC",   - les droits d'accès et de rectification soient étendus à l'ensemble des informations susceptibles d'avoir une incidence patrimoniale ou morale sur la situation personnelle d'une personne physique, y compris lorsque ces informations concernent également une personne morale dont cette personne physique est le représentant légal,   - les mentions relatives aux droits d'accès et de rectification figurant sur les formulaires de déclarations fiscales soient modifiées en conséquence,   - que la même indication soit portée sur les courriers édités par l'application à destination des redevables,   - le délai de réponse de l'administration aux demandes de droit d'accès soit réduit à deux mois,   - l'arrêté soit affiché dans les locaux ouverts au public des services utilisateurs du traitement "MEDOC",
   RAPPELLE au ministère du Budget la nécessité de déclarer à la Commission, dans les meilleurs délais, les traitements automatisés mis en oeuvre par la DGDDI pour la gestion de la TVA intracommunautaire, notamment à partir des informations nominatives qui lui sont communiquées par la DGI.   LE PRESIDENT, Jacques FAUVET.