Délibération concernant les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion des fichiers de destinataires d'une publication périodique de presse
Nature: Référentiel/Règlement type/Norme

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés ;    Vu les articles 6, 17 et 21 (par. 1) de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, habilitant la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ;    Vu la délibération n° 80-10 du 1er avril 1980 portant adoption d'une recommandation relative à la mise en oeuvre du droit individuel d'accès aux fichiers automatisés ;    Vu la loi du 29 juillet 1881 sur la liberté de la presse ;    Considérant que pour l'application de l'article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risques d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l'objet d'une déclaration simplifiée ;    Considérant que certains traitements automatisés portant sur la gestion des fichiers de destinataires d'une publication périodique de presse sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de l'article 17 mentionné.   Décide :    Article 1er :    Les dispositions de la présente décision concernant les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à la gestion des fichiers de destinataires d'une publication périodique de presse. Pour pouvoir faire l'objet de la procédure de déclaration simplifiée, ces traitements doivent :    ne porter que sur des données objectives aisément contrôlables par les intéressés grâce à l'exercice du droit individuel d'accès,    n'appliquer à ces données que des logiciels dont les résultats puissent être facilement contrôlés,    ne pas donner lieu à des interconnexions autres que celles nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'article 2 ci-dessous,    comporter des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi,    satisfaire en outre, aux conditions énoncées aux articles 2 à 5 ci-dessous.   ARTICLE 2 : FINALITE DES TRAITEMENTS Les traitements doivent avoir pour seules fonctions :    d'effectuer les opérations liées :    - aux commandes,    - aux livraisons,    - aux factures.    - à la comptabilité et en particulier à la gestion des abonnés,    - aux résultats des opérations commerciales et promotionnelles avec l'abonné actuel ou potentiel.    de fournir des sélections de populations liées à la vocation de la publication pour réaliser exclusivement des études de marché et des actions de promotion et de prospection ;    d'établir des statistiques commerciales.   ARTICLE 3 : CATEGORIES D'INFORMATIONS TRAITEES    Sous réserve de l'application de l'article 26 de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 et dès lors que les dispositions de l'article 27 de la même loi ont été respectées, les personnes auprès desquelles sont recueillies les renseignements devront notamment être informées de l'existence d'un droit d'accès et de rectification et, tout éditeur s'engageant à indiquer à ses abonnés, par tout moyen à sa convenance, qu'ils peuvent s'opposer individuellement à ce que leurs noms et adresses soient mis à la disposition d'autres personnes physiques ou morales, les informations traitées doivent relever seulement des catégories ci-après :    a) identité : nom, nom marital, titre, prénoms, adresse, code interne du traitement permettant l'identification de l'intéressé, sexe et en ce qui concerne les mineurs seulement l'âge ;    b) nombre d'enfants au foyer ;    c) catégorie socio-professionnelle, domaines d'activités, relevé d'identité postale ou bancaire ;    d) consommation d'autres biens et services, notamment :    médias et moyens de communication,    origine de la commande,    demandes de documentation,    demandes d'examen ou d'essai,    abonnements : article, produit, service faisant l'objet de l'abonnement, périodicité, montant, conditions, primes,    commandes, bons de livraison et facture : article, produit, service faisant l'objet de la commande et de la facture, conditions de livraison, poids, volume, quantité, nombre, montant de la facture, origine de la vente ;    correspondance avec l'intéressé, service après-vente ;    facturation et paiement ; conditions tarifaires (prix unitaires, prix de revient, remises), moyens de paiement, échéance ;    retour des articles.    e) règlement des factures ; règlements reçus, impayés, relances, soldes ;    f) crédit : conditions et durée.   ARTICLE 4 : DUREE DE CONSERVATION    Les informations nominatives nécessaires aux traitements automatisés tels que définis aux articles 1, 2 et 3 ne peuvent être conservées plus d'un an après l'expiration de l'abonnement à l'exception de celles qui seraient nécessaires à l'établissement de documents comptables prévus par les articles 8, 9 et 11 du Code du Commerce.   ARTICLE 5 : DESTINATAIRES DES INFORMATIONS    Peuvent seuls, dans les limites de leurs attributions respectives, être destinataires des informations :    les personnels chargés du service commercial et des services administratifs et financiers ;    les supérieurs hiérarchiques de ces personnels ;    les services chargés du contrôle (Commissaires aux comptes, audits, services chargés des procédures internes de contrôle ...) ;    les entreprises extérieures liées, contractuellement pour l'exécution de l'objet commercial ;    les organismes publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales ;    les auxiliaires de justice et les officiers ministériels dans le cadre de leur mission recouvrement de créance.    Par dérogation, les nom, prénoms, titre, adresse, catégorie socio-professionnelle peuvent être transmises à d'autres utilisateurs, dès lors que ces derniers s'engagent à ne les exploiter que pour s'adresser directement aux intéressés dans le cadre défini par la présente délibération.   ARTICLE 6 : ENREGISTREMENTS ET TRAITEMENTS COMPLEMENTAIRES    Les traitements dont les finalités sont celles définies à l'article 2 ci-dessus qui comportent l'enregistrement d'informations n'appartenant pas aux catégories énumérées à l'article 3 ou qui aboutissent à la transmission d'informations, en particulier à l'étranger, à des destinataires, autres que ceux définis à l'article 5, notamment, les organismes chargés d'effectuer les recouvrements, doivent faire l'objet de déclarations complémentaires.