Délibération concernant les traitements automatisés d'informations nominatives mis en oeuvre par les communes ou syndicats de communes dont la population ne dépasse pas 10.000 habitants en vue de l'information de leur population
Nature: Référentiel/Règlement type/Norme

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,    Vu la Convention du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;    Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés particulièrement ses articles 6, 17, 21 (paragraphe 1) habilitant la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés à édicter, en vertu de son pouvoir réglementaire, des normes simplifiées concernant certains traitements automatisés d'informations nominatives ;    Considérant que, pour l'application de l'article 17 susvisé, il faut entendre par norme simplifiée l'ensemble des conditions que doivent remplir certaines catégories les plus courantes de traitements pour être regardées comme ne comportant manifestement pas de risque d'atteinte à la vie privée et aux libertés et comme pouvant dès lors faire l'objet d'une déclaration simplifiée ;    Considérant que certains traitements automatisés portant sur la constitution de fichier d'habitants dans les communes de moins de 10.000 habitants à des fins d'information de la population, sont de ceux qui peuvent, sous certaines conditions, relever de l'article 17 susmentionné.   Décide :     Article 1er     Pour pouvoir faire l'objet de la procédure de déclaration simplifiée, les traitements automatisés d'informations nominatives relatifs à l'information de la population dans les communes dont la population ne dépasse pas 10.000 habitants doivent :    Ne concerner que les personnes ayant accepté de répondre aux demandes des municipalités, conformément aux dispositions des articles 26 et 27 de la loi du 6 janvier 1978 ;    Ne porter que sur les données décrites à l'article 3 de la présente délibération, aisément contrôlables par les intéressés grâce à l'exercice du droit individuel d'accès conformément au chapitre V de la loi du 6 janvier 1978 ;    Ne pas donner lieu à des interconnexions autres que celles nécessaires à l'accomplissement des fonctions énoncées à l'article 2 ci-dessous ;    Comporter des dispositions propres à assurer la sécurité des traitements et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi ;    Satisfaire en outre aux conditions énoncées aux articles 2 à 5 ci-dessous.   Article 2     Finalité du traitement :     Le traitement ne doit pas tenir d'autres fonctions que :    a) L'envoi par la municipalité de courriers personnalisés aux administrés à des fins d'information sur l'activité et les services offerts par la municipalité, à l'exclusion de toute cession à des fins commerciales ou politiques ;    b) L'établissement de statistiques liées à l'action municipale ;   Article 3     Catégories d'informations traitées :     Sous réserve de l'application de l'article 26 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et dès lors que les dispositions de l'article 27 de la même loi ont été respectées lors du recueil ou de la mise à jour des informations traitées, celles-ci doivent relever seulement des catégories suivantes dans la mesure où elles sont nécessaires à l'exécution des finalités énumérées à l'article 2 :    a) identité : nom, nom marital, prénoms, sexe, date de naissance, adresse ;    b) situation familiale ; composition de la famille (prénoms, âge des enfants) ;    c) profession ;    d) qualité de responsable d'une association à condition de recueillir l'accord écrit de l'intéressé lorsque cette mention fait apparaître directement ou indirectement les origines raciales ou les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou les appartenances syndicales des personnes intéressées.   Article 4     Destinataires des informations :     Peuvent seuls être destinataires des informations :    1) le maire ;    2) les adjoints et les membres du conseil municipal dans la limite de leurs attributions ;    3) le secrétaire de mairie sur décision du maire ;    4) les tiers autorisés en vertu de dispositions légales.   Article 5     Durée de conservation     Les informations nominatives nécessaires aux traitements automatisés, tels que définis aux articles 1er, 2 et 3, ne peuvent être conservées qu'en tant de besoin et dans le respect de la réglementation en matière de prescription.   Article 6     Enregistrements et traitements complémentaires :     Les traitements dont les finalités sont celles définies à l'article ci-dessus mais qui comportent l'enregistrement d'informations n'appartenant pas aux catégories énumérées à l'article 3 ou aboutissant à la transmission d'informations à des destinataires autres que ceux définis à l'article 4 doivent faire l'objet d'une demande d'avis au sens de l'article 15 de la loi du 6 janvier 1978.    Il en est de même pour les traitements dont les finalités excèdent celles qui sont prévues à l'article 2.   Article 7     Publicité du traitement :     La décision de création de ce traitement devra faire l'objet de mesures de publicité auprès des personnes concernées, par voie d'affichage dans les locaux de la mairie, et préciser le service auprès duquel s'exerce le droit d'accès et de rectification.     Le Président, Jacques FAUVET