Délibération relative au traitement automatisé de la comptabilité générale
Nature: Avis

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,    Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et notamment l'article 4 définissant les informations nominatives, l'article 6 conférant à la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés la mission d'informer toutes les personnes concernées de leurs droits et obligations, ainsi que les articles 15 et 16 ;    Vu les articles 8 à 11 du Code de Commerce définissant les obligations du commerçant pour la tenue de sa comptabilité et la conservation des documents comptables ;    Vu l'article 340 de la loi du 24 juillet 1966 faisant obligation aux sociétés commerciales de tenir un inventaire, un compte d'exploitation générale, un compte de pertes et profits et un bilan ;    Vu les articles 38 à sexdecies du CGI annexe III définissant les règles fiscales de tenue de la comptabilité ;    Vu le plan comptable général et notamment la section IV du titre I ch. I relative à l'utilisation des traitements automatisés et le titre II relatif à la comptabilité générale ;    Considérant que la tenue de la comptabilité générale des organismes publics ou privés, à laquelle des comptabilités auxiliaires sont éventuellement rattachées, est obligatoire en vertu des articles 8 à 10 du Code de Commerce et de l'article 340 de la loi du 24 juillet 1966 et que cette comptabilité ne pourrait être établie dans les conditions fixées par lesdits textes sans l'enregistrement de données nominatives ;    Considérant que si des informations nominatives figurent dans les systèmes automatisés de comptabilité générale, leur traitement a pour seul objet la représentation et les fluctuations du patrimoine de l'organisme ainsi que la constatation de sa situation financière ;    Que d'autre part, ces informations ne portent atteinte ni directement, ni indirectement à l'identité humaine, aux droits de l'homme, à la vie privée ou aux libertés individuelles ou publiques ;   Estime que de tels traitements ne constituent pas des traitements automatisés d'informations nominatives au sens de l'article 5 de la loi du 6 janvier 1978 et en conséquence, échappent à l'obligation de demande d'avis ou de déclaration inscrite dans les articles 15 et 16 de ladite loi sous réserve d'observer les conditions suivantes :    1 - le traitement automatisé de la comptabilité générale et des comptabilités auxiliaires qui peuvent lui être rattachées doit avoir pour seul objet la représentation et les fluctuations du patrimoine de l'organisme public ou privé et la constatation de sa situation financière ;    2 - les informations nominatives sont limitées comme suit :    nom et prénom, adresse, domiciliations bancaires, renseignements sur la nature des opérations effectuées ;    3 - les informations ne doivent pas faire l'objet d'une cession à des tiers ou d'un échange. Le traitement ne doit pas donner lieu à des interconnexions autres que celles nécessaires à l'objet défini ci-dessus.   Tout traitement automatisé de comptabilité générale ne répondant pas aux conditions ci-dessus, sera assujetti soit à une déclaration simplifiée s'il entre dans le cadre d'une norme publiée, soit, dans le cas contraire, d'une demande d'avis ou d'une déclaration ordinaire selon que le traitement relève de l'article 15 ou de l'article 16.