Délibération portant sur la demande d'avis d'EDF-GDF services concernant le nouveau système d'information clientèle "OPTIMIA".
Nature: Avis

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés ;   Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;   Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 modifié pris pour son application ;   Vu le projet d'acte réglementaire présenté par Electricité de France et Gaz de France ;   Après avoir entendu Madame Isabelle JAULIN, Commissaire, en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ;
   Considérant que la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés est saisie d'une demande d'avis relative à la mise en oeuvre par Electricité de France et Gaz de France d'un traitement automatisé d'informations nominatives dénommé "OPTIMIA" ;   Considérant qu'Electricité de France et Gaz de France ont décidé de confier à un service commun dénommé EDF-GDF Services la gestion de ce traitement ;   Considérant que ce traitement a pour finalité la gestion du système d'information clientèle permettant l'accueil des abonnés, la gestion des interventions, la gestion des contrats, la gestion des relevés, la facturation, la perception des taxes, la mise en recouvrement des sommes dues, la gestion des comptes clients, et les actions de promotion des produits et services d'EDF-GDF;   Considérant que sont enregistrées dans le traitement :   - les informations permettant l'identification du client : la référence EDF-GDF, les nom, prénom, raison sociale pour les entreprises, adresse postale, identification postale ou bancaire et, lorsque le titulaire du contrat est une administration ou une personne morale chargée d'un service public, le nom du payeur et, le cas échéant, de l'utilisateur,   - les informations décrivant les caractéristiques techniques des branchements d'électricité et de gaz et des appareils de mesure relatifs à ces branchements,   - les informations contractuelles nécessaires à la facturation des contrats d'énergie et des services souscrits par les clients, les informations relatives au détail des éléments facturés ainsi que, le cas échéant, les renseignements élémentaires pertinents entrant dans le cadre d'un contentieux éventuel (dette du client, dates des lettres de rappel ...) ;
   Considérant en outre, que l'offre de certains services facultatifs ou la proposition de tarifs particuliers peut nécessiter la collecte d'informations complémentaires strictement nécessaires à la gestion des contrats ; qu'ainsi, EDF-GDF Services pourra procéder, avec l'accord du client, à la collecte du nombre d'occupants du logement afin de déterminer le tarif le plus adapté aux besoins du client ; que toutefois cette information sera traitée en temps réel et ne sera pas conservée dans le traitement ;   Considérant enfin que, s'il est loisible à EDF-GDF Services d'enregistrer dans une zone "bloc-note" le nom du responsable des travaux d'entretien, de réfection ou d'installation (propriétaire ou syndic), cette information ne pourra être collectée qu'à l'occasion d'un contact direct avec ce responsable qui devra, par ailleurs, en être informé conformément aux prescriptions de l'article 27 de la loi du 6 janvier 1978 ;   Considérant qu'en aucun cas ne sera collecté auprès d'un particulier, titulaire d'un abonnement, le nom du propriétaire du logement ; que pas davantage ne sera collecté auprès d'un titulaire d'abonnement qui n'en aurait pas fait la demande, le nom d'une tierce-personne qui procéderait au règlement des factures ; que lorsque le titulaire de l'abonnement souhaitera que les factures soient adressées à une tierce-personne pour paiement, cette tierce-personne en sera informée par EDF-GDF Services, dans les vingt-quatre heures, afin qu'elle puisse s'assurer de l'exactitude des informations enregistrées ;   Considérant, dans ces conditions, que les informations collectées sont pertinentes au regard des finalités du traitement ;   Considérant que les informations nominatives concernant l'identification de l'abonné et les éléments caractérisant un contrat seront conservées pendant la durée de vie de ce contrat et, s'agissant des éléments de facturation, 2 ans ;   Considérant que ces informations sont enregistrées, chacun pour ce qui le concerne, par chaque centre EDF-GDF Services ;
   Considérant que le traitement comporte une application dite "des abonnés résiliés à soldes non nuls" ; que cette application a pour objet de centraliser pendant une durée de six mois, les informations relatives aux abonnements qui, lors de leur résiliation, font apparaître un solde positif ou négatif ; que chaque centre transmettra périodiquement les noms, adresses et numéros de référence des nouveaux abonnés vers l'application centrale, la liste des rapprochements positifs leur étant, chacun pour ce qui le concerne, adressée en retour ; que cette application permettra au centre auprès duquel le nouvel abonné s'est adressé de proposer à son client de reporter le solde débiteur ou créditeur dans son nouveau compte avant que soit entreprise toute action contentieuse ;   Considérant que lors de la prise d'abonnement ou de sa modification le client sera informé des prescriptions de l'article 27 de la loi du 6 janvier 1978 qui figureront par ailleurs sur toutes les factures ; qu'en outre le système d'information permettra de fournir en temps réel au client, sur sa demande, l'ensemble des données enregistrées le concernant ;   Considérant qu'EDF-GDF Services envisage d'utiliser son fichier de clientèle pour proposer des services ou tarifs particuliers à ses clients ; qu'une telle utilisation ne sera en aucun cas opérée au bénéfice des filiales d'EDF et de GDF ; que pour ne concerner que des services d'EDF-GDF, il y a toutefois lieu de rappeler qu'une telle utilisation commerciale d'un fichier constitué à des fins de service public ne saurait être opérée pour promouvoir des produits ou services proposés dans le secteur concurrentiel ;   Considérant que les destinataires des informations sont au niveau de chaque centre d'EDF-GDF Services et, dans les limites de leurs attributions respectives : les agents chargés des interventions techniques, les agents gestionnaires de la clientèle, les supérieurs hiérarchiques de ces personnels ; que seront destinataires des informations nécessaires au règlement des factures les établissements bancaires, financiers ou postaux concernés ; que sont destinataires des informations relatives aux abonnements résiliés à solde non nul les agents responsables de l'application centrale concernée, les données relatives aux abonnements à solde non nul faisant l'objet au terme d'un délai de six mois d'une transmission au service du contentieux ; qu'en outre seront destinataires d'informations statistiques agrégées à la commune ou au secteur, le fonds d'amortissement des charges d'électrification, le ministère du logement et l'INSEE ;
   Considérant qu'il convient de rappeler que le principe de finalité interdit de faire jouer aux fichiers nominatifs placés sous la responsabilité d'EDF et de GDF un rôle de "fichier de référence" accessible sur simple demande d'ordre général émanant de personnes physiques ou de personnes morales ; qu'ainsi, sauf le cas où il en serait saisi par un tiers autorisé, au sens de l'article 29 de la loi du 6 janvier 1978, le responsable des traitements qui communiquerait à un tiers des informations enregistrées dans l'application "OPTIMIA" engagerait ses responsabilités civile et pénale ; que si EDF et GDF sont tenus de donner une suite favorable aux demandes présentées par des tiers autorisés au sens de l'article 29 précité, il convient que ces demandes soient ponctuelles et motivées, qu'elles ne portent que sur des informations individuelles et nominatives et qu'elles n'aboutissent pas à la communication ou à la transmission de fichiers ou de sous-ensembles de fichiers ou à l'organisation d'interconnections ;
   EMET un avis favorable au projet de décision portant création d'un système d'information clientèle dénommé OPTIMIA.   Le Président, Jacques FAUVET.