Délibération portant avis sur un traitement automatisé relatif au suivi des procédures de contrôle de la Cour des comptes.
Nature: Avis

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,    Vu la convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;    Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978, pris pour son application ;    Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives ;   Vu la loi n° 67-483 du 22 juin 1967 relative à la Cour des comptes ;    Vu le décret n° 85-199 du 11 février 1985 relatif à la Cour des comptes, notamment ses articles 2 et 3 ;   Vu le projet d'arrêté du Premier président de la Cour des comptes ;   Après avoir entendu Monsieur Michel MONEGIER DU SORBIER en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
   Considérant que la Cour des comptes a saisi la Commission d'une demande d'avis relative à la mise en place d'un traitement automatisé d'informations nominatives dénommé ARPEGES, dont la finalité est d'assurer le suivi des procédures de contrôle des comptes et de la gestion des services, établissements et organismes qui entrent dans le champ de compétence de la Cour, que ces opérations revêtent ou non un caractère juridictionnel ;    Considérant que l'application vise, en premier lieu, à automatiser l'enregistrement, par les services du greffe de la Cour, de l'arrivée des comptabilités et pièces justificatives, ainsi que les mouvements de documents archivés ;   Qu'elle recense, en deuxième lieu, les principales étapes des procédures de vérification, à l'exception de la phase d'instruction, jusqu'au suivi des suites juridictionnelles ou administratives et des réponses qui leur sont apportées ;   Que l'application apporte, en troisième lieu, une aide à l'exécution des procédures propres au Parquet général près la Cour des comptes, qui ont trait au contrôle de la production des comptes dans les délais réglementaires ;    Qu'elle doit enfin aider à l'élaboration du programme annuel de contrôle de la Cour, en permettant notamment une prise en compte des dates des enquêtes précédentes ainsi que des charges et disponibilités des intervenants ;   Considérant que doivent être conservées en mémoire informatique les informations relatives aux deux derniers contrôles effectués, dans la limite de vingt ans ; que ces modalités de conservation s'appliquent :     - en ce qui concerne les comptables, y compris les personnes déclarées comptables de fait, à l'identité, à l'organisme d'affectation, aux dates de prise et de cessation des fonctions, ainsi qu'au déroulement et aux suites des contrôles se rapportant à leur activité ;   - en ce qui concerne les magistrats, rapporteurs extérieurs et assistants de vérification, à l'identité, au grade, à la chambre d'affectation et à la date de départ ; 
   Considérant par ailleurs que les références des documents sortis des archives et l'identité du demandeur sont enregistrées pendant la durée de l'emprunt ; que l'identité des correspondants administratifs est mémorisée jusqu'à la cessation de leurs fonctions ;   Considérant enfin que le nombre des vacations des magistrats et rapporteurs extérieurs, effectuées à la Cour ou hors chambre, est conservé pendant cinq ans ; que leur utilisation à de seules fins statistiques, à l'issue de la première année de conservation, justifie que ces informations ne soient enregistrées que sous forme anonyme après cette période ;    Considérant que l'ensemble de ces dispositions est pertinent et non excessif au regard des finalités poursuivies ; que toutefois, l'article 2 doit reprendre la totalité des catégories d'informations susvisées ;     Considérant que les destinataires des informations sont les magistrats de la Cour, les rapporteurs extérieurs, les assistants de vérification, le personnel du greffe et du service de documentation, ainsi que le Parquet général près la Cour des comptes ; que cette liste doit figurer de manière exhaustive à l'article 3 du projet d'arrêté ;      Considérant en outre, que la Cour a demandé à certaines administrations chargées de la gestion de comptables publics, de lui transmettre un fichier comportant, pour chaque comptable, l'identité, les dates d'affectation et le service concerné ; que toute administration envisageant de satisfaire cette demande devra préalablement au transfert des informations, accomplir les formalités préalables prévues par la loi ;   Considérant que les sécurités logiques applicables au traitement paraissent adéquates ;    Considérant que le droit d'accès et de rectification prévu aux articles 34 et suivants de la loi du 6 janvier 1978, qui concerne l'ensemble des informations qui peuvent être reliées à une personne physique, s'exerce auprès du secrétariat général de la Cour ;   Considérant que les magistrats et agents de la Cour sont personnellement informés de ces conditions d'exercice ; qu'il doit en être de même pour les comptables, notamment au moyen d'une mention portées sur les lettres de relance ;
   DONNE un avis favorable au projet d'arrêté du Premier président de la Cour des comptes, sous réserve :   - que l'article 2 mentionne le déroulement des contrôles ayant trait à l'activité des comptables, y compris des personnes déclarées comptables de fait,   - que l'article 3 soit complété par l'indication des rapporteurs extérieurs,    - que les comptables soient informés de leur droit d'accès par une mention portée notamment sur les lettres de relance,     - que les données relatives aux vacations des magistrats et autres rapporteurs soient rendues anonymes à l'issue de la première année de conservation. Le Président, Jacques FAUVET.