Délibération relative à la création par la direction de la comptabilité publique d'un traitement automatisé permettant la gestion comptable des établissements publics de santé, sociaux et médico-sociaux
Nature: Avis

   La Commission nationale de l'informatique et des libertés,   Vu la convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;   Vu la loi n° 18-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, ainsi que son décret d'application n° 78-774 du 17 juillet 1978 ;   Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives ;   Vu les articles L. 115-1, R. 115-1 et R. 115-2 du Code de la sécurité sociale ;   Vu le décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 portant également général sur la comptabilité publique ;   Vu le projet d'arrêté présenté par le ministère de l'Economie, des finances et de l'industrie ;   Après avoir entendu Monsieur Thierry CATHALA en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement, en ses observations ;
   Considérant que le ministère de l'Economie, des finances et de l'industrie a saisi la Commission d'une demande d'avis relative au projet de traitement automatisé "HTR" de la Direction de la comptabilité publique (DCP), qui doit être mis à la disposition des comptables du Trésor chargés de la gestion comptable des établissements de santé, sociaux et médico-sociaux, tels que les hôpitaux, maisons de retraite ..., à l'exception de la Trésorerie générale de l'Assistance-Publique-Hôpitaux de Paris qui dispose d'une application spécifique ;   Considérant que le traitement "HTR" a pour finalités :   - l'élaboration des prévisions budgétaires de ces établissements,   - la tenue de leur comptabilité,   - le suivi du recouvrement des titres de recettes en cas de facturation individuelle adressée aux bénéficiaires des soins,   - le suivi de l'exécution des dépenses ordonnées par les services ordonnateurs,   - la gestion des ressources des personnes hébergées dans ces établissements,   - la mise en place de liaisons informatisées avec les services ordonnateurs, qui concernent tant la réception des informations nécessaires aux opérations de dépenses, de recettes et de trésorerie, que la mise à leur disposition en retour des éléments relatifs à l'exécution des dépenses et des recettes ainsi qu'à la comptabilité ;   Considérant que le traitement "HTR" permet le regroupement, dans un seul compte-client, de l'ensemble des titres de recettes de même nature qui se rapportent à un même débiteur, afin d'améliorer l'efficacité des poursuites ;   Considérant que l'article R. 115-1 du Code de la sécurité sociale (CSS), tel qu'il résulte du décret n° 96-793 du 12 septembre 1996, autorise les professionnels, institutions ou établissements qui dispensent à des assurés sociaux et à leurs ayants droit des actes ou prestations pris totalement ou partiellement en charge à l'assurance maladie - y compris les comptables publics attachés le cas échéant à ces établissements - à utiliser le numéro d'inscription au Répertoire national d'identification des personnes physiques (NIR), également appelé numéro de sécurité sociale ;
   Considérant que l'article R. 115-2 du CSS habilite les comptables publics à utiliser le NIR dans les traitements qu'ils effectuent pour le recouvrement de créances auprès des assurés sociaux soignés par les établissements publics de santé ; que le recouvrement des produits divers qui ne sont pas liés à une activité sanitaire, tels que les factures de téléphone ou de blanchisserie ou les loyers, ne peut pas s'effectuer sur la base du MR, mais sur celle d'identifiants stables spécifiques attribués par l'ordonnateur ou par le poste comptable ; qu'il en va de même lorsque le débiteur est distinct de l'assuré social, ou encore pour l'ensemble des débiteurs des établissements qui n'ont pas d'activité sanitaire, ainsi que pour les débiteurs non résidents ;   Considérant que les agents habilités des postes comptables qui utilisent le traitement "HTR", habilités à utiliser le NIR pour le seul recouvrement des créances hospitalières, ne sont autorisés à communiquer le NIR que dans le cadre de leurs échanges avec l'établissement ordonnateur et avec les organismes de sécurité sociale chargés de la gestion d'un régime obligatoire, notamment dans le cadre des demandes de renseignements présentées, pour le recouvrement de créances hospitalières, au titre du droit de communication des agents du Trésor, sur le fondement de l'article L. 115-1 du CSS ;   Considérant par ailleurs, que la DCP envisage que les demandes de renseignements présentées par les comptables du Trésor aux organismes de sécurité sociale au titre du droit de communication, qui sont actuellement transmises sur support papier ou informatique, soient remplacées par la consultation directe par minitel des fichiers des organismes de sécurité sociale ;   Considérant à cet égard, que l'exercice du droit de communication par les services du Trésor ne peut se traduire que par l'envoi aux organismes interrogés de demandes de renseignements à la fois ponctuelles - c'est-à-dire visant une ou plusieurs personnes préalablement identifiées ou identifiables - et motivées - c'est-à-dire permettant au destinataire de la requête de s'assurer de son fondement juridique - ; que l'ouverture, au bénéfice des agents du Trésor, d'un accès aux fichiers internes des organismes précités ne saurait être envisagée sans répondre à ces critères ;
   Considérant en outre, que toute demande de renseignements adressée au titre de l'exercice du droit de communication pour le recouvrement des créances des établissements publics susmentionnés ne doit mentionner que les seuls textes qui servent de base juridique à la requête, en fonction de la nature des créances à recouvrer et de l'organisme interrogé ;   Considérant que les catégories d'informations enregistrées dans le traitement sont :   . pour le suivi du recouvrement des titres de recettes :   - l'identité, l'adresse, les références bancaires du débiteur,   - le numéro de sécurité sociale de l'assuré social (pour les créances hospitalières),   - un code indiquant ou non l'identité entre le débiteur et l'assuré social,   - le nom, l'adresse, la date de naissance du patient,   - les dates de début et de fin du séjour,   - un code service, identifiant le service émetteur du titre de recettes,   - l'objet du titre,   - un code produit (consultation ou soins externes, hospitalisation, hébergement ...),   - un code résidence, permettant de distinguer les résidents des non-résidents,   - les nom, adresse et références bancaires de l'employeur (dans le seul cas où celui-ci participe au règlement des prestations),   - les informations de facturation,   - le détail des sommes dues et des règlements effectués,   - les nom et adresse du tiers saisi, des débiteurs solidaires,   - un bloc notes comportant, lorsque les titres de recettes sont dématérialisés, les renseignements que le comptable doit connaître pour satisfaire les demandes de renseignements du débiteur,   . pour le suivi des dépenses des établissements publics :   - l'identité, le numéro SIRENE, l'adresse, les références bancaires du créancier,   - l'objet du mandat, les informations de mandatement,   - le détail des sommes dues et des règlements effectués,   - l'identité et les références bancaires du cessionnaire,   . pour la gestion des ressources des personnes hébergées :   - ses nom et date de naissance,   - la date d'admission à l'aide sociale,   - l'établissement de rattachement,   - la nature et le montant des ressources et des prélèvements,   - les nom, adresse et références bancaires des bénéficiaires des dépenses,   - un bloc note, utilisé pour enrichir le dossier d'informations sur l'origine et les modalités de gestion des ressources (organismes versant des prestations, nom du tuteur ...) ;
   Considérant que, parmi les informations transmises au comptable du Trésor, certaines données, telles que l'indication de la spécialité du service médical, sont susceptibles de fournir, fût-ce indirectement, des informations de nature médicale ; qu'il importe en conséquence que toutes dispositions soient prises pour que le secret de ces informations soit préservé, notamment en limitant les transmissions aux strictes nécessités des opérations de recouvrement des produits hospitaliers ;   Considérant que les informations sont conservées :   - dans le fichier des titres de recettes : pendant un an après la clôture de l'exercice pour les titres apurés ou prescrits,   - dans le fichier des débiteurs : pendant une année à compter de l'apurement ou de la prescription de la totalité de la dette de la personne, en l'absence de tout nouveau titre de recettes en instance,   - dans le fichier historique des mandats apurés et dans le fichier des créanciers : pendant quatre années à compter de la clôture de l'exercice,   - dans le fichier des opérations comptables liées à la gestion des ressources des hébergés : pendant deux années après la fin de l'exercice ;   Considérant que des liaisons informatisées peuvent être remises en place entre les postes comptables utilisant le traitement "HTR" et :   - les ordonnateurs : pour les seules opérations de prise en charge les concernant,   - les huissiers : dans le cadre des poursuites à effectuer,   - les organismes de protection sociale : pour les règlements effectués,   - l'ensemble des organismes de sécurité sociale chargés de la gestion d'un régime obligatoire : dans le cadre de la recherche de renseignements, sur le fondement de l'article L. 115-1 du CSS,   - les services de la Direction générale des impôts : exclusivement dans le cadre de l'interrogation du fichier "FICOBA" ;   Considérant que, pour les établissements publics rattachés à un poste comptable, de telles transmissions peuvent prendre la forme d'une consultation directe des informations les concernant qui sont contenues dans l'application "HTR" ;   Considérant que les débiteurs et créanciers doivent être informés de leur droit d'accès et de rectification au moyen d'une mention portée sur les courriers édités par l'application, notamment dans le cadre des procédures de relance et de poursuite des redevables défaillants ;
   RAPPELLE que les receveurs hospitaliers ne sont habilités à transmettre le NIR que dans le cadre de leurs échanges avec l'établissement ordonnateur et les organismes de sécurité sociale, notamment dans le cadre de la recherche de renseignements prévue à l'article L. 115-1 du CSS ;   RAPPELLE que l'exercice du droit de communication par les services du Trésor ne peut se traduire que par l'envoi aux organismes interrogés de demandes de renseignements à la fois ponctuelles - c'est-à-dire visant une personne identifiée ou identifiable - et motivées - permettant au destinataire de s'assurer du fondement juridique de la requête - ;   RAPPELLE la nécessité, dans le cadre de tout recouvrement de créances publiques, de ne faire figurer, sur les demandes de renseignements adressées au titre de l'exercice du droit de communication, que les seuls textes servant de base juridique à la requête, en fonction de la nature des créances à recouvrer et de l'organisme interrogé ;   EMET un avis favorable au projet d'arrêté présenté par le ministère de l'Economie, des finances et de l'industrie, sous réserve que son article 2 soit complété sur la base de la présente délibération afin de comporter la liste exhaustive des catégories d'informations traitées.   LE PRESIDENT, Jacques FAUVET