Délibération portant avis sur la demande présentée par le Conseil Général du Rhône et concernant la gestion informatisée de l'aide sociale à l'enfance et de l'action sociale de terrain NIS-ASE).
Nature: Avis

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,   Vu la Convention n° 108 du 28 janvier 1981 du Conseil de l'Europe sur la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;   Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978, pris pour son application ;   Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives ;   Vu les lois de décentralisation n° 83-8 du 7 janvier 1983 et n° 83-663 du 22 juillet 1983 ;   Vu la loi n° 86-17 du 6 janvier 1986 relative au transfert de compétence en matière sanitaire et sociale ;   Vu le décret n° 96-793 du 12 septembre 1996 relatif à l'autorisation d'utilisation du numéro d'inscription au Répertoire national d'identification des personnes physiques ;   Vu le titre II du Code de la Famille et de l'Aide Sociale relatif à l'action sociale en faveur de l'enfance et de la famille ;   Vu le projet d'acte réglementaire présenté le 28 janvier 1997 par le Conseil Général du Rhône ;   Après avoir entendu Monsieur Pierre SCHAPIRA, Commissaire en son rapport, et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations ;
   Considérant que le Conseil Général du Rhône a saisi la Commission d'une demande d'avis relative à l'informatisation de la gestion de l'aide sociale à l'enfance ; que ce traitement automatisé de données nominatives intitulé ANIS-ASE assure, à titre principal, la gestion des missions du Conseil Général en matière d'aide sociale à l'enfance et à la famille, à savoir la mise en oeuvre et la gestion des procédures d'attribution des prestations d'aide sociale à l'enfance et à la famille, la gestion des informations relatives aux usagers bénéficiant des prestations d'aide sociale à l'enfance et à la famille et des actions sociales de terrain ainsi que la gestion financière et comptable du service ;   Considérant que le traitement consiste en une base de données unique, mise à disposition des agents départementaux affectés aux missions de protection de l'enfance et à l'action sociale de terrain, dans la limite de leurs attributions et consultable selon une procédure d'habilitation particulière ; que seuls les personnels directement concernés par le dossier sont habilités à consulter, modifier ou créer dans l'application des informations nominatives relatives aux enfants en difficulté, aux difficultés rencontrées par les personnes suivies, à la définition des objectifs et projets et à leur évaluation ; que la saisine de ces dernières informations revêt un caractère facultatif et que les informations telles qu'elles résultent des différentes rubriques du traitement ne devront être enregistrées que dans les strictes limites des besoins du travail poursuivi et à la seule initiative du personnel concerné ;   Considérant en outre que les travailleurs sociaux disposent d'une zone de texte libre destinée à dresser un diagnostic sur la situation rencontrée ; que toutes dispositions doivent être prises afin que ne soient portées dans le traitement que des informations aisément vérifiables et accessibles aux intéressés ; considérant, en outre, que ces informations seront systématiquement supprimées de l'application dès lors que la mesure visée ou l'objectif sera atteint ;
   Considérant que les informations enregistrées sont relatives à l'identification des personnes bénéficiaires de prestations du service de l'aide sociale à l'enfance ou d'actions sociales de terrain, de leur situation économique et financière, de leur vie professionnelle et des enfants pris en charge par le service de l'aide sociale à l'enfance ; qu'en outre peuvent être enregistrées, à l'initiative du travailleur social en charge du dossier et selon une nomenclature de codes arrêtée par le responsable du traitement et communiquée à la Commission, des indicateurs relatifs à la nature des difficultés rencontrées, à l'objectif à atteindre et à l'évaluation du travail social ; que les informations en rapport avec la justice concernent toutes les décisions prises par l'autorité judiciaire concourant aux missions de protection de l'enfance ; que le numéro de sécurité sociale est utilisé dans le cadre des missions d'aide sociale à l'enfance, lorsqu'il y a récupération auprès des caisses de sécurité sociale des prestations servies par les services ou lorsque les cotisations de sécurité sociale des bénéficiaires de l'aide sociale à l'enfance sont payées par les services ;   Considérant que les destinataires des informations sont, dans la limite de leurs attributions, les agents du département participant aux missions de protection de l'enfance et à l'action sociale de terrain, à l'exclusion des informations relatives à la nature des difficultés rencontrées, à l'objectif à atteindre et à l'évaluation du travail social qui sont réservées aux seuls travailleurs sociaux en charge du dossier ; que peuvent être destinataires des informations traitées, les représentants de l'autorité judiciaire concourant aux missions de protection de l'enfance, les personnels habilités des organismes sociaux compétents, à savoir, notamment, la caisse primaire d'assurance maladie, la caisse d'allocations familiale, le centre communal d'action sociale, l'association collective d'aide au logement et les associations caritatives, dans la limite de leurs attributions et pour les informations les concernant, ainsi que les personnels habilités du service des finances et du budget du département pour les informations nécessaires aux procédures de mandatement et de suivi financier et de la paierie départementale du Rhône pour les informations nécessaires à la mise en paiement des prestations financières ;
   Considérant que les données relatives aux procédures d'aide sociale à l'enfance sont conservées pendant vingt-quatre mois après la date de fin d'effet de la dernière prestation accordée à l'individu ; que les données relatives aux procédures d'action sociale de terrain sont conservées dix-huit mois après la date de fin d'effet de la procédure ; que les données nominatives concernant le ou les individus du dossier familial seront supprimées dès lors qu'aucune procédure n'est en cours et au terme des délais précédents ;   Considérant que le droit d'accès et de rectification des personnes intéressées, prévu en application des articles 34, 35 et 36 de la loi du 6 janvier 1978, s'exerce auprès du responsable de la maison du département du Rhône dont dépend l'usager ou auprès des services départementaux chargés de la Vie Sociale ;   Considérant que toutes dispositions doivent être prises afin d'informer clairement les usagers des destinataires des informations et des droits qui leur sont offerts au titre de la loi du 6 janvier 1978 et notamment de leur droit de s'opposer, pour des raisons légitimes, à l'informatisation et à la consultation de leurs données personnelles par des services étrangers à l'instruction ou à la gestion de leur demande ;   Considérant que des mesures de sécurité ont été prévues, notamment pour assurer un accès différencié des informations selon les habilitations des agents, sous forme de codes d'identification et d'autorisations personnalisés ; considérant que l'application a été conçue de façon à interdire aux utilisateurs d'extraire des données de la base afin de reconstituer des fichiers nominatifs, sans contrôle ;
   EMET un AVIS FAVORABLE au projet d'arrêté présenté par le Président du Conseil Général du Rhône concernant la mise en oeuvre d'un traitement automatisé de données nominatives relatif à la gestion de l'aide sociale à l'enfance et de l'action sociale de terrain.   Jacques FAUVET