Délibération portant avis sur le projet d'acte réglementaire présenté par la Caisse Nationale des Allocations Familiales, concernant un modèle-type de gestion du personnel
Nature: Avis

   La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés,    Vu la Convention du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel,    Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, et notamment ses articles 15, 18, 31, 34 et suivants,    Vu le décret n° 78-774 du 17 juillet 1978 pris pour l'application des chapitres I à IV et VII de la loi du 6 janvier 1978,    Vu la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives,    Vu le projet d'acte réglementaire de la Caisse Nationale des Allocations Familiales relatif à la création d'un modèle type de traitement automatisé d'informations nominatives destiné à la gestion du personnel,    Vu le courrier en date du 22 mars 1988, adressé par la Caisse Nationale des Allocations Familiales au Ministre des Affaires Sociales et de l'Emploi, lui demandant d'élaborer un projet de décret en Conseil d'Etat, autorisant les organismes de sécurité sociale à utiliser le NIR pour la gestion de leur personnel, conformément à l'article 18 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée,    Après avoir entendu Monsieur Guy GEORGES en son rapport et Madame Charlotte-Marie PITRAT, Commissaire du Gouvernement en ses observations,   Considérant que la Caisse Nationale des Allocations Familiales soumet à l'avis de la Commission un modèle type national de gestion du personnel, composé d'une base de données nominatives des agents qui permettra d'assurer les fonctions suivantes :    - la gestion administrative du personnel (absentéïsme, formation, déroulement de carrière),    - le traitement de la paie comprenant :      le calcul de la rémunération et de ses accessoires,      la réalisation des opérations résultant des dispositions légales et contractuelles y afférentes (cotisations de toute nature),    - la gestion budgétaire,    - la production de statistiques administratives.    Considérant que les catégories d'informations nominatives enregistrées concernent l'identité de l'agent, sa situation familiale et militaire, sa formation, sa vie professionnelle ainsi que sa situation économique et financière,    Considérant qu'en application de l'article 18 de la loi du 6 janvier 1978, toute utilisation du Répertoire National d'Identification des Personnes Physiques, en vue d'effectuer des traitements nominatifs est autorisée par décret en Conseil d'Etat, pris après avis de la Commission ; que le traitement du numéro d'inscription au Répertoire, en dehors même de toute consultation directe du Répertoire, doit être regardé comme une utilisation dudit répertoire au sens de l'article 18 de la loi du 6 janvier 1978 et doit être en conséquence autorisé par décret en Conseil d'Etat,    Considérant que par courrier du 22 mars 1988 susvisé, la Caisse Nationale des Allocations Familiales a saisi le Ministère des Affaires Sociales et de l'Emploi d'une demande d'élaboration d'un projet de décret autorisant les organismes de Sécurité Sociale à utiliser le NIR pour la gestion de leur personnel,    Considérant que le système soumis à l'avis de la CNIL est constitué, sous forme d'une base de données, d'un fichier unique du personnel, intégrant le traitement de la paie ; que l'enregistrement du numéro de sécurité sociale se justifie dans la mesure où il permet le versement des cotisations de toutes natures aux organismes chargés d'une mission de sécurité sociale ; qu'en outre, certaines fonctions de gestion administrative du personnel ont une implication sur le calcul de paie (absences, subrogation en cas de versement d'indemnités journalières) ;   Considérant que parmi les informations traitées figure l'appartenance syndicale des représentants du personnel, afin de permettre la gestion des crédits d'heures d'absences rémunérées affectées pour l'exercice des mandats électifs ; que l'agent demande à bénéficier de cette rémunération en précisant son appartenance syndicale au moyen d'un formulaire signé par lui ; que la durée de conservation des informations relatives aux mandats électifs n'excèdera pas la durée des mandats,    Considérant par conséquent que le fait, pour les représentants du personnel, de demander à bénéficier d'absences rémunérées en se prévalant de leur appartenance syndicale équivaut à exprimer leur consentement à l'enregistrement de cette information pour permettre le paiement des heures de délégation, conformément aux dispositions de l'article 31 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée,    Considérant que l'indication de l'origine des agents des départements et territoires d'Outre-mer a pour objet de permettre à ceux-ci de bénéficier de droits à congés particuliers,    Considérant que l'information relative à la date d'adoption de l'enfant est nécessaire dans la mesure où celle-ci ouvre droit à un congé d'adoption, et à la possibilité de bénéficier d'un congé parental avant le troisième anniversaire de l'enfant ; que toutefois la durée de conservation de cette information ne doit donc pas excéder trois ans,    Considérant qu'hormis l'information relative à l'adoption, les autres données relatives au statut de l'enfant - légitime, reconnu, recueilli - ainsi qu'à sa date d'entrée au foyer, ne sont pas pertinentes dans la mesure où elles n'ont pour conséquence aucune obligation ou droit particulier ; que leur enregistrement n'est donc pas justifié et que le projet d'acte réglementaire doit être modifié sur ce point ;   Emet, dans ces conditions, un avis favorable à la mise en oeuvre du traitement, sous réserve de la présentation d'un projet de décret en Conseil d'Etat.    Précise que les organismes qui installeront le traitement objet de la présente délibération devront présenter à la CNIL une déclaration de conformité se référant au dit traitement et comportant une description des mesures de sécurité et le lieu où doit s'exercer le droit d'accès ; qu'ils seront tenus en outre d'assurer l'affichage dans les locaux de l'acte réglementant le traitement.     Jacques FAUVET