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新型コロナウイルス感染症拡大期における区・自治会の活動

# 新型コロナウイルス感染症拡大期における区・自治会の活動

新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、令和3年1月7日付けで国による緊急事態宣言が発出され、令和3年2月7日までの1か月間、埼玉県を含む1都3県で外出や移動の自粛などが要請されました。

これを受け、区・自治会においても、行事や会合などの開催の延期や中止をご検討いただくとともに、引き続き、感染拡大の防止にご協力ください。

また、緊急事態宣言の解除に関わらず、今後、定期総会を予定する区・自治会においては、書面表決により議決する方法もありますので、以下をご参照の上、役員間でご検討いただくようお願いします。

## 総会を書面表決で行う場合の流れと進め方

### 書面表決の流れ

総会を書面表決で行う場合、区・自治会の規約または会則の中で、書面表決に関する手続きが規定されている必要があります。ただし、区・自治会の規約または会則に規定がなくても、総会を書面表決とすることやその方法などを役員で十分に協議の上、手続きを進めることも可能です。

書面表決の流れ(PDFファイル:352.6KB)

### 書面表決の進め方

提出期限や提出先を定め、「総会開催のお知らせ」「総会資料(議案書)」「書面表決書」を区民・会員に配布する。
区民・会員は「書面表決書」を提出する。
役員により総会（書面表決書の集計）を開催する。
議決結果（議事録）を作成する。
「議決結果のお知らせ」を区民・会員に回覧等で周知する。

以下のとおり「総会開催のお知らせ」「書面表決書」「議決結果のお知らせ」の作成例を掲載しますので、必要に応じて修正してご活用ください。

### 作成例

#### 総会開催のお知らせ

総会開催のお知らせ作成例ワード(Wordファイル:20.5KB)

総会開催のお知らせ作成例PDF(PDFファイル:183.3KB)

#### 書面表決書

##### 認可地縁団体

書面表決書（認可地縁団体）作成例ワード(Wordファイル:21KB)

書面表決書（認可地縁団体）作成例PDF(PDFファイル:173KB)

##### 認可地縁団体以外

書面表決書（認可地縁団体以外）作成例ワード(Wordファイル:20KB)

書面表決書（認可地縁団体以外）作成例PDF(PDFファイル:164.7KB)

#### 議決結果のお知らせ

議決結果のお知らせ作成例ワード(Wordファイル:20.5KB)

議決結果のお知らせ作成例PDF(PDFファイル:163.8KB)