中学校国語/現代文/報告書の書き方

実社会での報告書や説明文などでは、なるべく読み手に掛かる読解作業の手間を、減らす工夫をしなければなりません。
そのため、次の節で述べるような、以下の工夫が必要です。
※ 注意

報告書、レポートとは、何かを調査して、調べて分かった結果を、書類にまとめたものである。
書類にまとめる理由は、あとから見返せるようにするためです。
また、報告書を読む人は、アナタ以外の他人です。(あなた自身が読むために書き残す場合は、「メモ」「ノート」などと言います。)
学生レベルの報告書なら、もし、あなたと同じ学年の平均レベルの学力の他人が読んでも、理解できるように、書かなければなりません。
さらにまた注意事項として、書類を渡した相手(担任など)以外の第三者(学校なら先輩や後輩の生徒や担任以外の教師など、はたまた場合によっては学外の関係者など)が読む場合もありうるので、なるべく一般人が読んで分かるように書きましょう。特定の相手でないと通じないような書き方は、あまり好ましくないです。
そのため、報告書は書き方は、誰が書いても似たような書き方になってきます。作家性や独自性などは不要です。
あるビジネス報告書の書き方についての書籍でも、「ビジネス文書では複雑な文章、かっこいい文章、難しい語彙を使った文章を書こうとしない」のがコツだとあります。

「レポート」の意味について、英語としては不正確な用法だが、「レポート」と「報告書」とでは、慣習的に意味が違っている。「レポート」とは、報告に加えて、さらに分析などの入った書類のことであるという用法が、日本では慣例である。

単に起きただけのことを報告するだけの文章は、たしかに報告ではありますが、レベルが低いです。
「試合に負けた。」とか「テストで80点をとった。」とか、そういうのは報告です。
もちろん場合によっては、そういった「なるべく早い」報告が必要な場合もありますし、仕事でも起きたことを口頭またはメールなどの文面ですぐに行うこともあります。しかしそれは「報告書」とは言わず、単なる「報告」です。(「なるべく早く」を略して、俗(ぞく)に「なるはや」などと言います。たとえば会社で上司からの命令で、「なるはやで〇〇の件、報告、よろしく」みたいに命令される場合もあります。)
一言も「レベルが低い報告書」が悪いとは言っていません。ただ、レベルが低いものであることは知っておいてください。
「報告書」と言った場合、最低限、起きたことや気づいたことなどの全体像を短時間で読みやすく把握しやすくするために、たとえば、可能なら表やグラフなどを追加したり、あるいは箇条書きなどで冒頭に要点をまとめたりして、文章も使って、まとめたりしたものです。
統計レポートの場合なら、ひとまず情報の欠落なくまとめた上でなら、追加でさらに分析しやするために情報の欠落があっても追加の別グラフや別表などでまとめ方をするぶんには、構わないと思います。
一般に、表がなければグラフも無い文章だけのレポートより、表やグラフを追加したレポートのほうが、レベルの高いレポートです。ただし、作成に時間が掛かります。
さらに、分析を行って記述したり、分析のための追加調査とより深い分析を行ったりすると、もっとレベルの高いレポートになりますが、しかし分析のための調査や作成に時間が掛かってしまうというコストがあります。
あるいは、仕事の種類によっては提案などを行ったりすると、レベルの高いレポートになるかもしれません。
ただし、状況によっては、スピード重視のため、あえてレベルの低めのレポートにして提出したほうが良い場合もあるでしょう。グラフや表を追加したレベルのレポートで留める場合もあります。
社外の業界イベントの訪問の出張報告書とかなら、グラフや表は適さないので、そういう場合はグラフや表は不要です。
このように、報告書は、ジャンルによって、必要な書き方が変わります。
ほか、職場によっては、レポートの種類によっては、あらかじめ書式が決められている場合もあります。
たとえば、社外の業界イベントの訪問の報告書などなら、5W1H(いつ When ・どこで(Where)、誰が(Who)、何を(What)、なぜ(Why)、どのように(How))などは、あらかじめ書式で、
みたいに箇条書きなどで書式(よく「テンプレート」と言います)が決められているかもしれません。また、もし書式で上記のような事が決められていなくても、一般にこのように冒頭などに箇条書きすることが望ましいです。
細かいテンプレートは、それぞれの会社ごとに違うので、このページでは説明しません。
ただし、出張報告書の場合でも、出張で得られた知見などを分析的に報告することが求められています。
もし、提出までの時間に余裕があるなら、必ずしも出張中に気づいたことだけを書く必要は無く、出張で得られた知見をもとに関連性と有用性の高そうな話題を追加調査して得られた情報とその知見を書いても構わないと思います。そのほうがレベルが高いレポートと見なされるでしょう。
ただし、追加調査すると時間が掛かるので、もし「なるべく早く」が要求されている場合なら、出張中に気づいた情報だけで提出するほうが良いかもしれません。
上記のように、テンプレートを定めておくことで、あらかじめレポートに必要なレベルを事前に設定している会社もあります。
さて、たとえば、いったんレベル低めのレポートを提出した上で、上司が把握したら、その上でレベルの上がった分析レポートを提出する、みたいな二段階のレポート提出の可能性もあるかもしれません。
ただし、会社ではなく学校(小中高および大学)では、こういった2段階のレポート提出の話は、あまり聞きません。先生が忙しく、そこまでの時間がありません。
学校だと、学生の分析力をトレーニングするための目的で、分析のあるレポートまで要求することも、高校や大学のレポートではあるかと思います。(特に大学の2~3年生では論文に向けてのトレーニングとして、簡易な分析が要求されることもある)。
企業のレポートにはある程度のスピードが要求されるので、決して最初からミスなしの完璧は目指さずに、とりあえず一通りの完成をしたら提出して、上司の修正の指示を受けて、レポートを修正していきます。
まず、報告書の題名には、たとえば『○○について 報告』または『○○の調査結果』などのように、その書類の種類が報告書であることが分かるように題名をつける必要があります。
単に『○○について』という題名だと、後日、その書類が感想文なのか報告書なのか何だったかのか、第三者がひとめ見たときに、分からなくなってしまいます。報告書を管理する人のことを思いやりましょう。
また、企業などでは、報告書を要求する上司は、報告書以外にも他の多くの書類を管理していることが多く、それら他書類との混同をふせぐため、題名で報告書であることを明記する必要があります。
また、報告対象について(『○○について 報告』の「○○」の部分)の明記も、忘れないようにしましょう。
会社では通常、多くの事例についての報告書が管理されています。なので、報告対象について題名で説明がないと、分からなくなってしまいます。
なお、書き手に余裕があれば、報告書の題名は、下記のように、より具体的にしましょう。たとえば、もし報告書の目的が、もし提案ならタイトルは「○○について 提案書」のようにするのが合理的です。
あるいは提案ではなく、調査報告が目的の報告書なら「○○について 調査結果報告」などのように、具体的に目的が分かるようにするのが良いでしょう。。
資料集めなど調べることに夢中になって、教師が注意しないと、なかなか書き始めない生徒がときどきいるとのことです。特にネットがある現代、気を付けないと無制限に時間を調査でつぶしてしまうことになりがちです。
なので、さっさと書き始めるのがコツです。調査レポートだけでなく、大学や一部高校の卒業論文とかでも同様です。
とりあえず書き始めて、トライ&エラー(試行錯誤)を何回も繰り返して、たとえば出典を追加したりとか、論理構成を組み替えなおしたりとか、当初の「問い」を何度も直したりして、だんだんと文章の質を上げていくのが、調査レポートや論文の書き方です。
具体的に書き始めるためには、本を読んでいるときなどに、さっさと
のが有効です。
生徒はまず、情報収集は、メモ程度で終わらせます。パソコンがあるなら、単語や箇条書きなどの雑なメモでもいいので、さっさと実際にテキストファイルにメモします。文献でもネットでも、何かレポートに使えそうな情報を見つけたら、忘れないうちに、さっさと早めに単語・箇条書きなどでテキストファイルなどにその情報をメモします。
早めにメモしないと忘れてしまい、読み直し・検索しなおしなど時間が余計に掛かるので、なるべく早めにメモしておくと安全です。
メモの段階では文章を整えず、文章を整えるのは、実際にレポートを書く段階で十分です。
そして、レポートに必要な量の最低限の情報収集をしたら、とりあえず、なるべく早めに、情報・資料がやや不揃い(ふぞろい)でも、さっさと書き始めると良いでしょう。
なぜなら、書かずに「たぶんこの情報が必要になるだろう」と思って情報収集するよりも、実際に書き始めてみてから実際に必要になった情報を集めるほうが的確に情報を集められるからです。
ビジネスの世界での格言で、quick and dirty 「クイック・アンド・ダーティ」という言葉があり、意味はおおむね「完璧でなくてもいいので、さっさと始めろ」みたいな意味合いです。重要なのは、完璧よりも(とりあえずの)完成です。「完璧より完成」「完璧よりも完了」です。
「完璧を目指すよりも、まずは終わらせろ」は、大手SNSのフェイスブックのCEOであるマーク・ザッカーバーグの格言です。
報告書じたいの著者名として、自分の名前を、題名のあとの冒頭、または書類の末尾など、見つけやすい場所に入れる必要があります。
なぜなら、企業など実社会での報告書は、けっして1回書いて提出すれば終わりではなく、通常、書き直しを何度かする必要があるからです。
通常、報告書を渡された相手である上司が報告書の内容をチェックして、内容に不足や誤字や明確な間違いなどがないことを確かめ、もし不足などがあれば著者が追記や書き直しなどを求められることがあります。
上司は、あなた以外の人の書く書類も管理するので、なので書類には著者名が必要です。

なお、企業の報告書や大学でのレポート・論文では、表紙だけで1ページを使用します。企業などでの本格的なレポート・論文・報告書などの表紙には、そのレポート的な書類の管理のために必要な題名・著者名のほかに印刷による記載のほかに、印字などで管理部署などのハンコが押されたりして保管されたりするので、なので、表紙だけで1枚、必要です。
なので、本格レポートでは、本文の書き出しは(表紙から、ではなく)2枚目以降になります。(実際には、さらに目次などが加わるので、本文書き出しは3枚目以降になる可能性もある)
しかし中学・高校では、ここまでしなくても(表紙だけで1枚にしなくても)良いでしょう。

報告書には、正確さが必要です」。
このため、下記のように、報告書を書く際に、けっして、やってはいけない事があります。
レポートを書く際に、「やってはいけない」「やる必要はない」書き方の一覧は以下の通り。
上記の行為が、報告書での注意事項。
その他、「してはいけない」というほどの禁止事項ではないが、不要なこととしては、
があります。
なお、報告書・レポートの文体には、次の点に気をつけてください。
報告書やレポートは簡潔であることがもとめられます。そのため、字数が無駄に増えやすい敬体は使わず、常体で文章を書いていくのが基本です。
また、報告書などに限りませんが、書き言葉を使うのが鉄則です。文章は普段使うような言葉で書きがちですが、書くものは書き言葉でなければなりません。以下に、まちがえがちな話し言葉と書き言葉の一例をあげていきます。
もちろん、会話を引用した場合には話し言葉でもかまいません。ただし、「」をつけて会話であることを示してください。
また、敬体を使わないこととも関連しますが、尊敬語や謙譲語も、基本的には、組織内部(社内や学内)での報告書では不要です。
たとえば誰かが何かを言ったことを報告する場合、単に「〇〇が言うには、」のように書けば、一般の企業の報告書では充分でしょう。
もし、いちいち「おっしゃった」とか「申した」とか報告書で書くと、読み手にとっても面倒です。
たとえ敬体を社内のメール連絡などで使う場合でも、せいぜい「〇〇さんが言うには、〜〜 と言ってます。」のように丁寧語で書けば普通の企業では充分でしょう。
ただし、外部とのやりとりをする文書などでは、必要に応じて、敬語などを用いたアイサツ文などの書類を添える必要があるでしょう。
報告書を読む人物は、あなた以外の他人です。だから報告書では、勤務先・在籍先などの会社・組織で一番その分野に詳しくない人でも知っている情報を前提にして、報告書を書いてください。なので、場合によっては、世間の大人が知らないだろう専門知識や専門用語の使用が報告書で必要な場合には、報告書の内部で、その専門知識などの内容を1行〜2行程度で簡潔に紹介するなどの必要のある場合もあります。

当然です。物語文を書くのならともかく、報告書では嘘をついてはいけません。

起承転結とは、漢文での漢詩の絶句の書き方から生まれた文章の流れです。起承転結は、報告書の書き方ではありません。
報告書を書く時は、とくに こだわり のないかぎり、結論から書くべきです。
参考までに、報告書の例ではないですが、商業高校の教科書『ビジネス基礎』には、章『話し方と聞き方』とで「結論から先に話す。」「わかりやすい言葉を使う。」「聞き取りやすい声の大きさと速さで、相手の反応を確かめながら話す。」とあります。このように、ビジネスでは結論から話されるのを好みますので、とくに書式が指定されていないかぎりは、なるべく早めに結論や全体像などを相手に伝えるように心がけたほうが良い場合が多いと思われます。
商業高校の教科書『ビジネス・コミュニケーション』によると、ビジネス文書の場合では、「起承転結」の構成ではなく「結起承」(けっきしょう)の構成で書くことが望まれている場合も多いと言われている。
さて、報告書の話題に戻ります。
一般に、ビジネス系の文書では、書式が特に規定されてないかぎりは、最初に結論・要約を書くのが、ビジネス系の報告書では普通。
つまり、書式の指示が無い限り
のような順序で、書くのが良いでしょう。
起承転結で書いてしまうとよくない最大の理由は、「転」の部分です。冒頭の「起」で読者が予想したことが、「転」でどんでん返しで外れてしまうと、読者が読み返す必要が生じてしまいますし、読解にも時間が掛かります。
原稿用紙が何枚もある報告書を読みなおしたり読解したりする作業は、読者にとって、かなり労力が必要です。
なお、歌舞伎の用語で「序・破・急」(じょはきゅう)という用語がありますが、この「序・破・急」も起承転結と同様、報告書・レポート・論文などの書き方としては不適切です。
そもそも書類の目的として、報告書の目的は、何かを調査するためだし、レポートや論文の目的は、なにかの課題・疑問の問いを見つけることです。
いっぽう、起承転結や序破急は、起承転結の目的は漢詩の比喩の効果を高めるためのものだし、序破急の目的は日本舞踊を美しくみせるためのものなので、レポートなどとは目的がズレています。
どうしても論文・レポート・報告書などを文学などのジャンルに例えたいなら、小説や漢詩ではなく、さしずめ推理小説のようなものだろうと言われており、まるで探偵が証拠にもとづき犯人を絞り込んでいくように、レポートなどでも調査結果の事実にもとづいて分析などを確固たるものにしていく必要があります。
さて、結論が書類の冒頭と最後の両方に書かれるようなスタイル(結論→理由→結論)の文章構成を「双括式」(そうかつしき)と言います。
「序論→本論→結論 」または「経緯→結論」のように、最後にだけ結論が来るスタイルは「尾括式」(びかつしき)と言います。
「結論→理由」の順序のように、最初に結論が来るスタイルは「頭括式」(とうかつしき)と言います。

文章による報告書の場合、双括式で書けば、読み手にとって読みやすくなる場合が多いので、読者は、とくにこだわりのないかぎり双括式で書きましょう。
なぜ双括式だと読み手がラクになりやすいかというと、もし読み手が2回目の結論のある場所を読んだ時、その2回目の結論の直前の文が、理由の説明の終わりだと分かるので、読み手にとって理由の文の位置を特定するのがラクになり、そのため読み手が理由を分析するのもラクになります。
いっぽう頭括式だと、細かい分析が必要な報告書の場合には、理由を読み終えたあとに、いくつか前の文にもどって結論を確認する手間が生じるので、不便です。
あるいは尾括式だと、理由を読むときが暗中模索の状態になりやすく、報告書では、かなり面倒になりやすいのです。
なので、報告書では、双括式がいちばん便利なのです。

学生にとっては双括式という用語の暗記よりも、このスタイルを使いこなせるようになることのほうが重要です。
特に、1本の報告書のなかに、いくつかの小報告がある場合に、双括式が便利でしょう。なぜなら、1本の報告書の中のそれぞれの小報告をそれぞれ双括式で書くことにより、それぞれの小報告の範囲や境界が、読み手にとって明確になりますので、おすすめです。

ただし、調査対象が複雑だったり、相手の予備知識が不足している場合などは、結論より先に、必要に応じて予備知識などを手短かに冒頭の段落などで説明することもあります。
ただし、予備知識を書く場合は、なるべく短くするべきです。なぜなら、予備知識は、知りたいことの本質ではないからです。報告書を読む上司などが知りたいのは、問題点や、その問題の事実です。予備知識は、問題の起きてない部分なので、本質ではありません。

ですが、たとえ背景を先に書く場合でも、けっして、わざわざ起承転結のストーリーを長々と書いて誤解を招く必要は無いでしょう。
また、明確な結論が無い場合でも、概要を先に書くのが望ましい。
文学ではありませんので、なるべく管理しやすいように、あるいは今後の編集をしやすいように、形式的に書くべきです。
そのため、章番号や項目番号などのナンバリングも必要なら報告書に付けます。

報告書やレポートでは原則的に、レトリックなどの文学的表現は不要です。 修辞法(レトリックともいいます)については文法で解説しているので、そちらを見てください。ここでは、どうして修辞法を使わないのかを説明します。
修辞法は文章の中で、表現に余韻を持たせたり、読者に考えさせたりするために使われます。しかし、報告文はなるべく正確に物事を読者に伝えることが目的の文章です。文章の余韻や自分の感動、豊かな情景描写は報告する上で必要ではありません。あくまで、客観的な事実を簡潔かつ正確に伝えることが報告文の目的なのですから、読者に「この表現のセンスはいいね」「言葉の使い方が上手い」から言われることを目的としてはいけません。また、文法のページにもあるように、修辞法を使う文はイヤミでキザなイメージを与える可能性もあります。
また、読者に考えさせることで、解釈が分かれるような文章にするのも報告文の趣旨から外れます。事実を正確に伝えるという役割を果たさなくなるからです。
ただし、様子を伝えるのに「~のようだ(ような)」は使ってもいいでしょう。たとえば、「ネコのような大きさの動物」といった表現は、その動物の様子を正確に伝えるという役割を果たしています。この場合でも、あまり知られていないようなたとえを使ったり、独特のたとえは要りません。あくまで、誰でもイメージできる・分かるものでなければなりません。つまり、比喩を使う場合は、直喩(ちょくゆ)でたとえる必要があります。
隠喩(いんゆ)は、読み手に読解の負担を与えるので、避けてください。隠喩とは、たとえば、ネコのような大きさのネコ以外の動物(たとえばウサギなど)に対して、「ウサギはネコだ。」とかいうように、「ような」「ようだ」を省略する表現です。

「これから私は○○しようと思いました」などと今後の抱負やら予定が、文末などに書かれる場合がありますが、出題者から抱負の記述を要求されてないかぎり抱負は不要です。
中学校・高校によっては、教育的な理由から(「生徒に自分の意見を書く練習をさせたい」など)、報告書で今後の抱負を書かせる場合もありますが、本来は報告書では、抱負の記述は不要です。なぜなら抱負は、事実でもなければ、分析でもないからです。
それでも、どうしても抱負のような今後の目標を報告書に書く場合、段落を分けたほうが良いでしょう。つまり、抱負のための段落を、新たに用意します。報告書を受け取った人物が、第三者に報告書の内容を紹介する際、抱負が不要な場合には、抱負の段落を省いて紹介する事ができます。逆に第三者に抱負の内容を紹介したい場合でも、抱負の内容だけを抜粋する事もできます。
大学生の実験レポートなどでも、「今後の目標」は、行った実験データ部分の段落とは、段落が別々に分けられるのが通常でしょう。

まだ調べてないことについて、1日で調べられるような事なのに「もっと調べたいと思いました」程度の抱負・予定なら、書く必要はありません。むしろ、その程度の予定なら、書かないほうがマシかもしれません。
それとも、もし未調査のことがあって、それを調べるには数カ月や数年も掛かりそうなら、「○○を調べたいと思いました」と言うよりも、はっきりと「○○は未調査であり、今後の研究には、さらなる年月が調査に必要だろう」などと書くべきです。
たいていの場合、文献などでの調査中に、あなたの知らなかった新事実が判明するので、調査項目について全てを調べきるのは不可能ですし、調べきる必要もありません。
したがって、報告書では、例外として学校側から「○○について、文献△△で、すべてを調べろ」などと指定してないかぎり、項目すべてを調べきる必要がありません。提出期限までに調べられることを調べて、調べ終わらないことについては、未調査として扱えばいいだけです。
あまりにも未調査の項目が多すぎると、書き直しを命じられますが、中学生として、きちんと文献を調べているなら問題はありません。
だいたい、「○○を調べたい」と言われても、読者からすれば、「そんなに○○を調べたいなら、どうぞご自由に、実行すればいいんじゃないですかね?」って思うだけです。
中学生・高校生が1日か2日で調べられることに、世間一般の大人は、興味がありません。
大学の卒業研究みたいに数カ月も掛かったり、あるいは調査費用が高かったりするならばともかく、1日程度の調査で終わるだろう予定を紹介されても、大人の読者は「あ、そう。じゃあ、調べれば?」と思うだけです。
報告書で聞かれているのは、調査対象についての調査したデータとか、そのデータの分析です。あなたの今後の予定は聞いてないのです。 世間一般の大人は、あなたに興味は無いのです。
よほど面白いアイデアが思いついて、そのアイデアをアピールしたいならともかく、そうでないなら、今後の抱負は不要です。
報告書では、出題者から感想を指定されてない限り、感想を書く必要はありません。
それでも、もし、報告書で感想を書く必要のある場合は、手短かに要点を書きましょう。
感想も原則的に不要です。 なぜなら報告書の本質は、報告されたデータとか、そのデータに対する分析や調査結果です。あなたの感想には興味ないのです。
報告書の本質でない「感想」を、長々と説明されても、読者は困ります。
もし報告書で感想を書くにしても、なるべく、分析にも役立ちそうな感想を優先的に書くべきです。たとえば分析中に気になった事や、調査中に気になった事などがあれば、その気になった点とやらを書くのが良いでしょう。
気になった点を書くことは「感想」というよりも、今後の調査についての「意見」などに近いかもしれませんが、あまり細かいことは気にする必要はありません。 大人が書くレポートでも、最後に「感想」を書く場合は、実質的には、今後の調査についての「意見」を書いている場合が多いでしょう。

企業で必要な「感想」(自称)の具体例を挙げます
こういうのが、企業の報告書とかでの「感想」です。
つまり、予想外の現象に遭遇したり、設備不足・人員不足などの理由で、きちんと検証しきれていない現象があるので、あくまで推測にすぎず「思われる」とか「見える」とかで語尾を濁さざるを得ないが、しかし、報告の必要がありそうな重要そうな現象を発見したかもしれないときに、「感想」とかの項目を追加して、マトメて報告するテクニックを使う場合もあります。
はたして、企業のこういう想定外マトメの報告を「感想」と言うのが国語的に正当なのかという疑問はありますが、しかし、企業では、これが報告書の「感想」の実情です。文句を言うなら、経団連とかに文句を言ってください。
残念ながら、大学とかでレポートの書き方を教えている大学教授とかは、こういう実情を知らないので、あいかわらず読書感想文の感想みたいな感想をレポートなどで要求しますが、しかし企業の「感想」は意味が違います。
なお、たとえ想定外の特記事項の無い場合であっても、もし「感想」欄があるなら、下記のように、特記事項の無いことと、その根拠となる観察結果の印象などを書くと、読み手が検証しやすいので、便利です。
こう書くと、特記事項の無いと判断した根拠も読み手が分かるので、読み手はいちいち書き手の意図を確認する手間が減ります。

「感想」というより、「特記事項」や「追記事項」とでも言うべき項目のような気もしますが、しかし日本企業には、こういう言葉の使い方をしている企業もあるので、まあ必要に応じて、使い分けてください。
なお、「所感」または「所見」という場合もあります」。「考察」と言う場合もあります。
また、企業によって、特記事項的なことを「感想」という場合もあり、いっぽうで、読書感想文みたいな感想のほうは「所感」という企業もあれば、その逆の企業もあります、
つまり、特記事項的なことを「所感」といい、読書感想文的な感想のほうを「感想」という企業もあります。
企業によって用語の使い方がバラバラなので、読者は将来、就職先の用語に合わせてください。
それでも、どうしても報告書に、読書感想文みたいな感想を書くのだとしたら、 抱負と感想に要求される内容が似ているため、もし感想を書くなら、抱負とまとめても良いかもしれません。
しかし、単に「報告書を書いて、勉強になった」「ためになった」「もっと勉強しようと思いました」などの感想なら、わざわざ書くほどの必要がありません。
小学校・中学校での、人生で初めてかもしれない報告書の体験なら、感想を書くことにも教育的な意義があるかもしれません。しかし、大人の社会の報告書では、単純な「勉強になった」などの感想は不要です。

なお、さきほど(今後の調査についての)「意見」と言いましたが、日常語でいう「意見」とは意味が違い、報告書や論説文でいう「意見」とは根拠のある提案などのことです。もしくは、根拠をもとに、なにかを証明することです。どちらにせよ、根拠をともないます。
けっして、なんの根拠もない「〇〇すべきである。」(あるいは「〇〇するのが合理的だろう。」など)というだけの単独の文は、報告書でいう「意見」ではないのです。
「意見」とは、それにさらに論拠を加えたものです。
つまり
のような文章構成のことが、報告書でいう「意見」のことです。
このように、意見を提案する場合には、先に意見を書き、直後に理由を書くのがマナーです。。なぜならビジネス文書では、先に結論を書くのがマナーだからです。
あるいは他の文例構成としては、報告書によっては提案の直前の文で論拠を説明している場合もよくあるので、
のように書かれる場合もあるかもしれません。
ともかく、「提案」と「根拠」がセットでないと、報告書では「意見」として役立ちません。
意見を書く際には、提案のすぐ近くに、根拠を書く必要があります。

ただし、意見や提案は、報告書のメインではないです。
報告書は、あくまで、実際に起きたことを報告するのが本来の役割です。
どうしても意見や提案の書類が必要な場合は、なるべく別の段落または別の書類にまとめましょう。ただし企業の場合、意見や提案などは、書類ではなく口頭で済ます場合も多く、意見や提案の書類が造られない場合もあります。(提案や意見は却下される場合も多く、却下される事項の書類をいちいち作成するのは、企業では手間なので。)
それでも、もし意見や提案などの書類を作る場合なら、報告書のほうに「別紙にて意見/提案あります」のようなコメントで紹介するぶんには、構わないでしょう。
冒頭などで紹介するための結論(または要点)をまとめる場合は、まず下書きが必要です。
あらかじめ別の用紙に下書きして、思うことがあれば、どんどん書き出していくのが良いです。その際、パソコンのワープロソフトなどを用いて、下書きしてもよいでしょう。パソコンを用いると、今後の構成の編集でも楽をできます。
いったん紙やパソコンで書いてみると、意外と、書きたいことがどんどん思いつくものです。
文章を十行くらい書き出したら、そこでいったん、書いた内容の順序を入れ替えて、結論から文章が始まるという構成にします。パソコンがあると、この文章の順序を入れ替える作業が、コピーペーストのボタンだけで終わるので、とても便利です。
この結論から書き直した文章を核にして、文章を書いていくと、良いでしょう。
報告書では理想的には、調査や分析などが充分であるのが理想的ですが、しかし、時間や費用などの問題で、不十分な調査で終わってしまう場合もあります。
その場合、要点を冒頭に書こうにも、何が要点なのかすら不明なので、「結末・要点から書く」という手法では書きようが無いという状況になります。
このように、調査が不十分で要点を書けない場合の対応策として、仮説を報告書内の適切な場所に書くのが良いでしょう。
調べている最中で集めたデータなどをもとに、自分はどんなことを予想したか、そういったことを書くと良いでしょう。
もちろん、あくまで仮説なので、「仮説であるが、〇〇かもしれない、と思っている。」などと、仮説であることが読み手に伝わるように記述しておく必要があります。このように、仮説と事実とは、報告書では区別を明確にできるようにすべきです。
また、もちろんその仮説の前提となるデータも、可能なかぎり、報告書に記述しましょう。

報告書で、過去に実際に起きた出来事(できごと)を報告するとき、報告の順序では、かならずしも過去から順に報告する必要は無いです。
なぜなら、もし過去の出来事が多い場合、読者がいちばん知る必要のある現在のできごとに到達するまでに、時間がかなり掛かってしまいます。
なので、報告する出来事が多くなりそうな場合、まず最初に、現在起きていることを報告してしまいましょう。
そのあと、過去から順に現在まで報告するのです。
つまり、たとえば例文は
のような説明順になります。
つまり
のような文章構成になります。
また、このような説明の副次的なメリット(利点 のこと)として、いちばん重要である現在の情報の読み落しする可能性がなくなるのと、論理のつながりが明確になるので安全です。
上述のように最後にまた現在の話を書くこと、数学の定理の証明の文章のように、最後に提起された話題が再び来るので、論理構造が明確になります。
報告書というよりかは説明文の書き方の話なのですが、何かを説明するときは(※ 例外として、厳密な証明でない限りは)少しくらいの重複があっても論理のつながりを明確にすることを優先するのが、国際標準での論文や企業などでの報告書のスタイルです。言葉足らずになって論理が伝わらないよりも、少しくらいの説明の重複があってもいいので相手が確実に理解できるように説明することが、国際的にも求められていますし、文科系だけでなく科学技術の学会などの世界でも求められています。。1981年発売『理科系の作文技術』(木下是雄 著、中公新書)から、2011年の福島原発の事故調査委員会で委員長を勤めた工学者の畑村洋一郎が編集している機械設計論の本にも、そう書いてあり、時代を超えて通用する考え方です。
また、重複してでもいいので、なるべく、読み返しなどをしないで済むようにして、書類中での論理の流れを止めないようにする必要があります。
「パラグラフ ライティング」と言った場合、決して単に段落の冒頭に結論を書くだけでなく(それは出来て当然ですが)、さらに上述のように、言葉足らずにならないように、重複が少しあっても良いので説明内容の論理展開のつながりを明確にする文章構造も求められている事に注意してください。ビジネスマン向けのパラグラフライティングの入門書で、講談社ブルーバックス『論理が伝わる 世界標準の「書く技術」』でも、そうすべきだと主張されています。。
一般に説明やレポートと言うのは、読み手の時間節約のため説明の一部を抜粋しても内容が把握できるように書くことがビジネス現場で求められるので、ところどころ説明に重複があるのです。
また、派生的な効果ですが、抜粋しても分かるように説明することで、仮にどこか不明な説明不足な個所があっても、その説明不足ミスが全体に波及することを食い止めることができます。
たとえば大型客船や軍艦の設計など、大型の船舶の設計では、仮に座礁(ざしょう)やら敵軍からの砲弾の被弾などのせいで自分らの船に穴が一か所あいても、沈没しないように、船舶の内部をいくつかの開閉式の隔壁(かくへき)で区切ったブロックに分けて、浸水がブロック内にとどまるように設計します。
文章の設計でも同様に、もし何か説明不足があっても、ミスがブロック内にとどまるようにするための隔壁として、それぞれの章や段落ごとのブロック内にミスの影響を留められるよう、他の章や段落で説明したことでも多少の重複をして説明しましょう。
また、上述の参考文献の種類から、科学技術の世界の作業現場や開発現場でも、学会などの学術の世界でも、行政の世界でも(事故調査委員会は行政です)、ビジネスの世界でも、基本的には言葉足らずよりも重複してでも確実に伝えるほうがマシです。
戦前の電報の時代ではないので(「サクラサク」とかああいうのが電報)、特別な理由がないのに字数を減らしても無意味です。
レポートや論文だけでなく、政治家の演説でも同様に教育指導されます。講談社ブルーバックスの『「分かりやすい話し方」の技術―言いたいことを相手に確実に伝える15の方法』に、そう書いてあります(著者が元・議員秘書で、自由民主党議員の秘書です)。
ただし例外もあります。ソフトウェアのプログラムや、機械製造などの図面などといった詳細な設計をする分野では、重複のせいで指示ミスなどのさいの修正の手間が増やすので(たとえば、ある指示にミスが含まれていて、そのミスを含んだ指示を5回重複してしまうと、修正量が5倍になってしまう)、このような設計設計の分野では例外的に重複を避ける必要もあります。
文科系の評論家や文科系の大学教授などの学者のなかには、詩歌などを例にして重複を極端におそれる人もいますが、しかし報告書はけっして娯楽ポエムでもなければ、娯楽ソングの歌詞でもないので、少しくらいの言説の重複を避ける必要はありません。
もし大学教授あたりが何か知ったかぶりで何かの文献を権威にして文句を言ってきたら、上述の自民党議員秘書の講談社ブルーバックス文庫の書籍と、福島原発事故調査委員会委員長を勤めた畑村の書籍を論拠にして、反証しましょう。
「歌を歌う」とか「違和感を感じる」というような表現を『重言』(じゅうげん、じゅうごん)と言います。(※ ワープロソフトで漢字変換する際は「じゅうげん」で出す。「じゅうごん」だと変換できないソフトもある。)
国語教育では、いくつかの重言は不正解として扱われます。たとえば国語教師むけの教育書『変わる!高校国語の新しい理論と実践』(大修館書店)を読むと、「違和感を感じる」という表現を問題視しています。
しかし、講談社ブルーバックスの倉島保美 著『論理が伝わる 世界標準の「書く技術」』などで重言を不正解とする国語教育者が反論されているように、日本国民の総意としては合意が取れていませんし、世間にも重言が普及しているのが実態です(普及しているのが実態だからこそ教育書でも取り上げざるを得ない)。受け身の「ら」抜き言葉などと同様、普及しているのが実態です。
報告書の書き方とは直接の関係はありませんが、当wikiでは他にツッコめそうな単元のページが無いので、この単元を間借り(まがり)して、少しツッコんでおきます。
なお、中学高校の検定教科書では、重言については特に触れられておらず、したがって文法違反とも正当とも、どちらとも言われていません。『変わる!高校国語の新しい理論と実践』(大修館書店)の執筆者の一人に文科省の官僚の一人もいるので、もしかしたら検定官は重言を文法違反だと思っているのかもしれませんが、しかし文科省からは省庁の声明などは出せていません。
ハッキリ言うと、パラグラフライティングの教育を国語ではなく(高校の)英語教科書で行われているのですが、この英語教育で文章の書き方を教える例のように、日本の大学などの国語学者はもう、日本の理科系の知識人からは国語教育者として相手されてません。しかし、人気商売のビジネスマンとかは国語学者を参考にしているかもしれません。
なお、講談社ブルーバックスの著者の倉島保美は、民間や私企業だけでそういってるのではなく、大学などの公演などにも招かれてパラグラフライティングなどを教育指導している人です(たとえば東京都立大学の公演 2023.10.13「著者 倉島先生から教わる論理的な文章を書くための『パラグラフライティング講座』」開催について に招かれている人であり、リンク先に「対象者 本学教職員、博士後期課程学生、博士後期課程への進学を検討する博士前期課程学生」とあります)。手元に本が無いので大学名を忘れましたが、そのほかの大学の理系学部でも授業の講師をしていたはずです。
このように、ある大学の教育者が言っていることだからと言って、別に普遍の真実でも何でもなく、決して大学業界の多数での合意があるわけでもなく、業界や共同体の種類によって正解は変わるという事です。
文章というのは、客層によって文体などを変える必要があります。もっと言うと、報告書のような、ある程度の知的な文章を書く際は、あまりにも広すぎる客層は、避けたほうが安全です。
報告書と言うのは、仕事などに関して実際に起きている事を会社に報告するのが目的の書類ですので、決して暇つぶしなどに小説を読んでいる人は客層ではありません。だからこそ、パラグラフライティングを紹介している倉島などは、国文学者の文学でしか通用しない国語教育を批判しているわけです。
サラリーマンがフルタイムで1日8時間ほど働いた場合、最低でも月給で15万円以上は、もらえます。報告書とは、月15万円以上を毎月欠かさずに払ってくれる会社のために書く書類であり、仕事に関する出来事とその分析などを報告するために書くものです。決して、せいぜい月に3000円ていどしか払ってくれなくて払わない月もあるような暇つぶしの小説読者なんかのために書くものではありません。
本来なら、きちんと
みたいに指導してほしいものですが、困ったことに大学教師などでも、自分の業界の書き方だけを唯一正解のどこでも通用する書き方として指導する、ちょっと頭の悪い大学教師もいて、まったく淘汰されません。困ったものです。
だいたい、「違和感を感じる」という表現がダメだとして、ではどの表現が正解なのか、大修館書店の教育書は言いません。じゃあ「違和感がある」とか「違和を感じる」とかが正解なのか。
ハッキリ言って、「違和を感じる」なんて言い回し、世間では使われていません。
サイト 矢野 幸那 著『「違和感を感じる」という使い方は正しい? 間違い? 言い換え表現を紹介 』掲載日 2023/04/17 20:01 によると、「違和感を覚える」「違和感を抱く」などの言いかえを提唱しています。
しかし、そのほかの感情、たとえば「喜び」、「怒り」、「哀しみ・哀しみ」、「楽しみ」など喜怒哀楽(きどあいらく)について、
「喜びを感じる」は特に重複していませんし、「怒りを感じる」も特に重複していませんし、この流儀だと「違和感」だけ使い方が違ってしまい、不便です。
「快感を感じる」とかもダメなのか? じゃあ「快楽を感じる」はどうなのか? 「快感と快楽とで併用する動詞を変えるのは不便すぎないか?」とか、もしこう突っ込まれたら、どう反論するのか。
「快感を抱く」なんて言うか? 「快感を覚える」と言い換えると、少し意味合いが変わってしまう(「初めての快感」みたいな意味に受け取られる)。
あるいは「優越感」や「劣等感」は? さーて、どうする!?
ほーら、難しくなってきたー!
・・・・と、まあ、このように、日本語の文法と言うのは、とても難しく、実際には慣用などによって成り立っています。
あまりに慣用、慣例などが多すぎるので、日本在住の外国人にとっての日本語学習の負担にもなっているので、外国人との付き合い方にも影響を与えており、国際化の現代としては、言語文化の維持と国際化との両立とで、いろいろと悩みを抱えている日本人すらもいるくらいです。日本経済は貿易に成り立っている、という事も忘れるわけにはいきません。
さて、 矢野 幸那 著『「違和感を感じる」という使い方は正しい? 間違い? 言い換え表現を紹介 』掲載日 2023/04/17 20:01 では。
重言(二重表現)でも普通に使われる言葉も
同じ重言の中でも、一般的に許容されている表現もあります。例えば「犯罪を犯す」「被害を被る」などは、テレビや雑誌でも普通に使われている重言です。一方、「頭痛が痛い」「本を読書する」などは控えた方がいい重言とされています。判断が難しいですが、言い換え表現が存在するのであれば、そちらを使うのが無難です。
とあります。ご参考に。
「判断が難しいですが」とか「無難」と言われているように、現代語の文法的には正解とか間違いとかは、決められていません。もし決めている自称・国語学者がいたら、少なくとも現代語の学者としては確実にインチキ学者ですので、淘汰すべきです。
じっさい、明治時代から既に重言は存在しており、webサイトでは 「違和感を感じる」は誤用?正しい日本語の使い方 が紹介しています。
さらに綿谷は明治25年に出刊された『道楽全書之内』の巻頭に掲載された番付【重言競】を以下のように翻刻し、「すべて当時の実用語中から、“重言”といい得る用法の言葉を取り上げたもので、案外その語数の多いのに驚かされる」とも述べています。
番付【重言競】 行司:月夜の晩、見てごらん、明朝早朝 勤進元:学問を学ぶ、五戒の戒め 《東》 大関:後で後悔 関脇:何月の月 小結:旧暦の暦 前頭:1.一時間の間、2.珍物もの、3.夫婦二人、4.一所の所、5.五色の色、6.人は上人、7.面長な面(かお)、8.五桐ぎり、9.急ぐ急用、10.半紙の紙、11.白髪の髪、12.御神酒の酒、13.迷子の子、14.入札を入る、15.古いむかし、16.鉄道の道、17.遠い遠国、18.干物もの、19.上へ上る、20.山家の家 《西》 大関:理解の解 関脇:何日(いつか)の日 小結:何歳の年 前頭:1.一言の言葉、2.上品な品、3.幾人の人、4.別れて別々、5.金絲の絲、6.偏人な人、7.いゝ別嬪、8.紅葉の紅葉(こうよう)、9.廻文を廻す、10.木の葉ッぱ、11.船の船頭、12.燈明の明り、13.実子の子、14.落札が落る、15.今の当世風、16.馬車の車、17.近い近所、18.唐物もの、19.下へ下る、20.寺の寺内 (※「前頭」の1.~20.は、東西の対をわかりやすくするための便宜上ナンバリング)
「後で後悔」とか「月夜の晩」とか「学問を学ぶ」とか、21世紀でもよく聞きます。「見てごらん」は子どもに話かけるような表現であまり使われなくなっているかもしれませんが、特に文法的には問題視されていないのが現状です。(「ごらん」は「御覧」なので閲覧(えつらん)・観覧(かんらん)のような意味があり、「見る」とほぼ同じ意味)
サイト冒頭で、「重言」(じゅうげん、じゅうごん)のことばの意味を紹介しており、
「違和感を感じる」「馬から落馬する」「後で後悔する」「被害を被る」「犯罪を犯す」「頭痛が痛い」「必ず必要」「返事を返す」...。これらの表現にあなたは「違和感を感じる」でしょうか?
上記のような「同じ意味の語を重ねた言い方」は、「重言(じゅうごん/じゅうげん)」と呼ばれています。
と、あります。
このサイト著者は
一方、「我々」「泣き泣き」「またまた」「はやばや」「知らず知らず」などの、同じ単語または語根を重ねて一語とした複合語である「畳語(じょうご)」や、「歌を歌う」「舞を舞う」などの「同族目的語」は避ける必要はありません。
と言うが、このサイト著者は「違和感を感じる」を問題視していますが、だったら「違和感を感じる」は同族目的語だと言えば反論できてしまいます。つまり、「『違和感を感じる』が同族目的語ではない」という事をサイトは証明できていません。
「違和感」と「感じる」で「感」という漢字を2回使っているから同族目的語ではないというなら、「歌を歌う」も「後で後悔」もダメです。ろくに論理的に反論できていません。
要するに、単に文句を言う人が多ければ濫用を控えるべきだとして、文句を言う人が少なかったり偉い文学者とかが使っていれば問題視しない、という、非常にろくでもない理由で決まっているだけです。
小説家や詩人といった作家のような人気商売なら、それでもいいでしょう。なので文学部とかで文革作家志望のコースとかでそうするのも(重言を控えるのも)アリかもしれません。ですが、義務教育でそれを無批判に「正解」とされては困ります。「重言を問題視する人もいるので、文学部進学者もいる中学高校教育の場では重言を仕方なく控えてもらう。」というのなら分かりますが、それは公教育の都合でしかありません。
なぜなら、別に義務教育の国語教育は、作家志望者のコースではありません。義務教育の国語は、決して部活の文芸部の練習場ではありません。
そもそも、そういう文学寄りの国語教育が現実の大人社会で使う日本語とズレているのが2010年代に問題視されたからこそ、2022年の教育指導要領の改訂で、国語教育が大幅に改定されて、契約書の読み方だとか法律文の読み方を高校教育でもっと時間を掛けて教える事になったのです。(要するに、日本の大学の文学部の国文学科(こくぶんがっか)の国語学者が、少し文科省からは信用されていません。大学入試の国語の入試問題を作っている国語学者そのものが、文科省からは少し信用されていない、という意味です。)
なので、講談社ブルーバックスの著者の人たちのような理系の人たちも、そういう非論理的な日本の文系の業界の人たちを信用していません。パラグラフライティングの教育も、日本では国語学者たちはロクに紹介してこなかったので、理系の人たちが主導して(文学部ではなく理学部・工学部などの)理系の大学学部で教育してきたという歴史的経緯すらあるくらいです。
国語学者の浅知恵の教育ではなく、正しい国語教育をするなら
という事を基本的に教える必要があります。それゆえ、
という方針になるでしょう。
たとえば「ら」抜き言葉を不正解として問題視する勢力がある一方、「受け身」と「可能」の区別といった文意が明確になるとして活用する人もいます。たとえば「ら」抜き言葉の活用派の意見で、
「やれる」なら可能、「やられる」なら受け身、
といった使い分けができるとして「ら」抜き言葉を積極活用する人もいます。いっぽう、明治時代あたりに制定された文部省あたりの文法だと「やられる」でも可能の意味としても使えることになります。
もっと言うと、明治時代や昭和の敗戦などのあとの国語改革で文部省などの制定した文法と、実際に世間や小説やビジネスなどの場で使われている日本語とは、もう明治時代あたりから既に異なっています。
だから業界や地方などによって、通用している日本語が違います。
たとえば「私」の読みの「わたし」と「わたくし」の意味の違いすら、地域や年代によって違います。
逆に、
このように業界が異なれば、好ましいとされる表現も食い違っているくらい、実際の日本語の運用は業界などによってバラバラなのです。
だから、21世紀の現代の文部科学省では、現代語の国語教育としては小学校で習うような最低限の規則だけを定めて、あとはそれぞれの業界の慣例に任せており、決して文科省は深入りしていません。
日本では業界などによって、好ましいとされる表現の細部が変わるのが実態ですので、そういう業界差を教えないで「正解」と「不正解」の表現を決める人からは離れたほうが良いでしょう。例外的に、明らかな文法ミス、たとえば「私は have a ペンで~す」とか「ペンは、わたーしを、もってるでーす」みたいなカタコト外人みたいな表現を除けば、まず明確な正解・不正解が日本語にはないのが実態です。
日本語では、統一的な正解表現というのは、ありません。
明治や昭和の文部省(現在は文部科学省)などの定めた国文法や国語教育は、とりあえずの共通語のための文法に過ぎません。実際は、文部省の定めた文法ですら、方言の一種です。
まとめを箇条書きするなら、
という事を教えることと
とでも、なるでしょうか。
ときどき、企業の管理職や、または大学教員などでも多少の重複した説明を不正解とする人もいますが、講談社ブルーバックスの著者の政治家秘書や設計技術者などの書籍の知見や「同族目的語」の概念から、重複を不正解とする人は大した仕事をしてない人だという事が、分かります。そういう出来の悪い管理職のいる会社からは、ひそかに転職活動を開始するなどして、そっと離れましょう。
設計などのアイデア出しの際、いちいち言い換え表現とか考えるのが時間の無駄なので、同族目的語のように許容するのが実態です。だから元・設計技術者の倉島(NECで集積回路LSIの設計をしてた人です)は、重言を問題視してないわけです。
重言をやみくもに不正解とする人は、設計といった上流工程の仕事をしてない人(ここでは「上流」と言っても決して「身分が高い」という意味ではなく「最初のほうの工程」と言う意味です)、たとえば人格的に問題があって、そういう上流の仕事を任せてもらえない人なので、転職などをして離れる必要があります。
社会では、文句ばかりを言う層は、そもそも客層から排除されます。たとえばイスラム教徒は戒律(かいりつ)がきびしく文句を色々とつけてくるので、日本の創作物などでは、そもそもイスラム教徒を出さなくなり、最初から作品内にイアスラム教徒などは基本的に「居ない」ものとして扱われている傾向すらあります。もっとも、イスラム教徒も別に日本などとの商売のために宗教をしているわけではないので、それでも気にしていませんが。
東アジア系などの在日外国人なども同様で、最初から居ないものとして扱っている作品も多くあります。
企業の中には、金払いが悪いくせに口うるさい消費者を嫌って、そもそも一般消費者に向けては商品を販売していない企業すらも存在するくらいであり、そのような企業群をまとめて「B to B 」企業(ビー・トゥー・ビーきぎょう)と言います。Business to Business の略です。いっぽう、一般消費者向けの企業のことは「B to C 企業」と言い、to Consumer (消費者向け)の意味です。
消費しかしたことのない子どもには分からないのかもしれませんが、大衆むけ・消費者むけの商売というのは、今や、嫌々(いやいや)にやらされる仕事なのです。
株主などの外部向けの報告書や、一般消費者むけの報告書は、いやいや書かされるものです。株主に関しては、実際に数百万円以上を出資してくれたり、株式総会の会場に足を運んでくれるので、最低限の礼儀として、一応は義務教育教育レベルの敬語で書類を書いて、真摯に対応します。
音楽ミュージシャンなんか芸能人の一部も既にそうなっており、たとえば音楽CDなどを出してもケチくらい消費者に文句しか言われないし違法コピーも広まりやすいから、いまやライブイベント中心のミュージシャンすらもいるくらいです。実際にライブ会場という現地に実際に足を運んでくれる人だけを相手する、という商売です。万が一、ライブイベントが違法に録画されても、誰が録画したかを追跡しやすい(なので訴訟(そしょう)しやすい)、という利点もあります。おそらく、落語家や噺家(はなしか)なども同様の傾向でしょう。
いまや、宣伝のために仕方なく、最低限のCDやDVDや書籍を販売する、といった構造になっている業界すらも、あるくらいなのです。
さて、(外部向けではなく)社内向けの報告書で、いちいち「拝啓」だの「敬具」だの書いてたら、上司に馬鹿にされます。「そんなことに気を使ってるくらいなら、さっさと、起きたことだけを書いて、報告書を提出しろ」みたいに上司に指導されるのがオチです。
社外向けの書類だけ、仕方なく、無礼のないように最低限の礼儀として「拝啓」だの「~でございます」だのみたいな丁寧な表現を使うだけです。
企業社会での敬語と言うのは、中学校や高校の教科書や参考書にあるような敬語で十分です。
なお、敬語の使い方について、少しくらい丁寧すぎるぶんには、企業では問題ありません。
たとえば「~させていただきます事になります。」みたいな表現を敬語の使いすぎの表現みたいに批判する評論家もいますが、しかし小売業界では特に問題視はされていません。
あるいは、文章だと字数を短くするために「~します。」となって、口頭だと「~させていただきます」になったりと、文章と口頭とで言い回しが違うことすら、あります。
スーパーやデパートなど小売業界のレジ打ちの人の言葉遣いを「丁寧すぎる」と問題視する評論家もいますが、小売業界からは全く相手されていません。
学校の作文では、あまり、それぞれの段落にタイトルをつける事はないですが、しかし、企業などでのレポートは違います。
あなたが今このページで読んでいる文章にも各章にタイトルがあるように、レポートにも章ごとにタイトルがあると、管理しやすくなります。
また、そのタイトルのつけかたは、その章の調査対象などを簡潔に示すタイトルにしてください。
たとえば、日本の歴史についてのレポートで、ある章では日本の江戸時代の食文化について調査した結果を主に紹介しているなら、その章のタイトルは単に「江戸時代の食文化について」のような簡潔なタイトルで充分です。
けっして、世間の各種の広告のキャッチコピーなどのように、一見すると矛盾するようなタイトルをつけないでください。
たとえば、江戸時代の食文化のレポートなのに、人目を引こうと思って「江戸の寿司は未来だ!」(× ダメな例)とかの矛盾したタイトルをつけると、レポートの管理者(上司など)に読解作業の負担が掛かります。
なお、感想などの段落も、タイトルをつけるべきです。感想の欄のタイトルは「感想」で充分でしょう。

たとえば社会科の地理などのレポートで、特定の国の文化についてレポートを書く場合には、文献調査が必要でしょう。
たとえ、理科実験など実技関係のレポートでも、参考書も用意しておいて、必要に応じて、関連箇所を目次で探して読むと、良いでしょう。 (ただし、その科目の参考書が市販されてれば、の場合ですが)
参考書を読む必要が無いなら、参考書を読む必要はありません。調査時間も限られているだろうし、参考書のすべてを読む必要はありません。参考書については、目次で関連の深そうなテーマを1つか2つか探して、数ページでも読めば充分です。
それでも分からないことがあれば、そこで初めて、図書館を利用したり、インターネットを利用したりすればよいのです。
参考書を読めば分かるようなことを調べるのに、わざわざ図書館に行くのは、時間が大変に掛かります。それに夜中などは図書館が閉まっています。
中学の参考書だけでなく、高校の参考書・資料集も、文献調査の際に買っておくと、図書館で文献を探す時間を節約できて便利です。

内容の羅列をするなら、その文献を紹介すれば良いのです。そもそも内容の羅列は、学校側の出す課題のテーマにならないでしょう。そして、その文献の内容のうち、報告書で必要な箇所を紹介すれば、済むだけです。
教科書・参考書以外の本の内容を紹介する場合でも同様です。
説明のため、どうしても教科書または参考書の一文や語句などを紹介する必要がある場合などでも、紹介した文や語句についての自分(=あなた自身)の考えを、自分の理解できる言葉で説明してください。読者が知りたいのは、あなたの分析であり、べつにどこの教科書や参考書に、何が書いてあるかを知りたいのではありません。あなたの考えを説明するべきなのです。
なお、引用などが必要な場合なら、カギ括弧(「」とか『』)で くくって、また、引用であることを明記してください。この引用のルールは、引用のもとになった作品の作者の著作権などの権利を尊重するためです。

実技分野以外の、国語や社会科などのレポートなどで、文献を読んでレポートを書く課題の場合です。
文献調査によって書く報告書の場合、あなたの主張の根拠にした出典を紹介してください。あなたが調査のために読んだ本のタイトルなどです。読んだ本が複数冊ある場合は、最低でも1冊はタイトルを書いてください。
報告書にかぎらず、引用の場合には最低でも、その出典について、著者名・タイトル・出版社名 の3点は必ず記載するのがマナーです。
一般的には、大人の文献調査では、基本的には、出版社名・タイトル・著者名・出版年および版・参考にしたページなどを書きます。
このように、主張の根拠にした文献などを「参考文献」と言います。
引用とは、他の本に書いてあることを、そのまま書き写すことです。
たとえば『平家物語』から冒頭部を引用すると「祇園精舎の鐘の音、諸行無常の響きあり」となります。読みがな(「ぎおんしょうじゃ」とか「しょぎょうむじょう」とか)は、引用する必要は、ありません。
上記の平家物語からの引用の例のように、引用が必要な場合は、その引用した部分を、カギ括弧(「」など)で、くくってください。 上記の例では「祇園精舎の鐘の音、諸行無常の響きあり」の部分が、引用された箇所になります。
また、どこの本からの引用なのか、はっきりと分かるように紹介するべきです。上記の例の場合、『平家物語』という本からの引用だと分かります。
引用の文量は、最低限にしてください。また、引用の際には、原則的に文字を変えたりせず、そのまま書き写します。ただし、漢字が常用漢字以外などの場合、常用漢字に変えてもかまいません(この場合、常用漢字に変更したことは、いちいち説明しなくていい)。
しかし、そのような特別な理由が無いかぎり、そのまま記載するのが、引用のルールです。
もし、なんらかの特別な理由があって、そのまま記載できない場合には、その理由を手短かに説明するようにしましょう。そうでなければ、剽窃といって、他の人の文章をぬすんだのと同じ扱いになってしまいます。剽窃とみなされると、よくてレポートの書き直し、悪ければ0点扱いされてしまいます。

よくある、間違った引用の例として、作者名とその人の発言だけを紹介する例があります。
たとえば
※ ダメ名引用の記載の例
みたいな引用の仕方です。なお、この文章(夏は~季節)は検定図書からの引用で、学校図書(教科書出版社のひとつ)の中1国語の中にある文章。
この文章だけ紹介されても、紹介文を読まされた読者にとっては、裏づけ調査が不可能または困難です。どの文献を調べれば乗っているかすら明記していないので、この作家のすべての著作を把握しないと、裏づけ調査できなくなってしまいます。そして、そもそも、この作家のすべての著悪を把握しているような人にとっては、そもそも、「椎名誠」と出典の作者名を紹介する必要は無いので、よって読者にとっては作者名だけを紹介するのは無駄です。
正しい引用の仕方は、書籍名、作者名、ページ、出版年月日や第何版や第何刷などを正確に記述する必要があります。でないと、他の人が裏づけ調査をできないからです。
なので、正しい引用の仕方だと、たとえば
みたいに、どこから引用したのかを、きちんと第三者が「本当にもとの文献には、そう書いてあるか?」裏づけ調査をできるように引用を紹介する必要があります。
どうやら
みたいな、偉人の名文などの文章の紹介とかと混同しているような、まちがった引用の方法が、インターネットでは、ときどき見受けられます。(なお、パスカルとは西洋の哲学者・科学者のひとり。)
なお、このパスカルのような外国の偉人の文献での発言ですら、本来の引用なら、たとえば
みたいに、なにを調べれば裏づけ調査できるかのように描かないと、第三者が裏づけ調査しづらいために引用としては役立たず、あまり引用として正しいとは認められないでしょう。
まだしも、小学校や中学校など義務教育や公教育で習うような常識的な有名作から、
のように有名作を紹介するならともかく、
読者に知らない人も多いかもしれない作品ですら、書籍名すら挙げないのは、明確に引用としては間違っています。

物語文などでは文章の主語は省略される場合もあります。しかし、説明文や報告書などでは、なるべく主語を書いたほうが分かりやすいです。この箇条書き項目の「なるべく主語、あるいは目的語は省略せず、主語・目的語を書いたほうが分かりやすいです」という文章も、主語や目的語を省略せず、書いています。
また、できれば主語と述語とが、近くにあるほうが、読みやすくなります(日本語は述語で意味が確定するため)。
このため、もし一文の修飾語が長い場合には、文節を分ける工夫が必要です。
たとえば、
ではなくて、
のほうが、読みやすいでしょう。
このように正確さを損なわない範囲で、なるべく主語と述語を近づけましょう。
また、一般に物事を分かりやすく説明したい場合には、全体像や概要を先に述べてから、各論を述べたほうが伝わりやすいです。
なお、このように、レポートや報告書などの冒頭で述べる、全体像を手短かにまとめた段落のことを「アウトライン」(英:outline )といいます。(※ なお論文の場合は冒頭の要点の段落のことを「アブストラクト」というが、「アウトライン」と「アブストラクト」ではニュアンスが微妙に違う。論文の書き方については中学生には高度なため、説明を省略。
また、この冒頭の概要(読者向けのアウトライン)を書く順序としては、よくあるパターンとして、じつは、その書類執筆時の最後のほうの時点で書くことになる場合がよくあります。なぜなら、最後のほうの時点で冒頭を書いたほうが、書き手が書類で概要のあとに説明する内容をすでに分かっているので、より的確な概要を書くことができるからです。
パソコン時代の著作・編集は、じつはこういう順序になるのが普通です。手書きの時代とは、順序が違います。
ただし、もうひとつの別パターンとして、多くの要因からなる複雑なテーマを扱うレポートの場合には、下書きで冒頭に概要・序論などを先に書いて話題を限定して、自分のためのガイドラインとして概要・序論を活用しつつ、そのあとから、序論の方針にしたがって本論を書き加え、そして最後にまた冒頭の概要・序論を書きなおす、などというパターンもあります。
どちらのパターンにせよ結局、冒頭部は、本論を書いた後に、冒頭部の概要・序論を書き直す必要があります。
もし書類に目次をつける場合にも、おそらく目次を書く時点がいつかというと、スケジュールでは最後のほうの時点に目次を書くことになるでしょう。
さて、文章を書く際、主語と述語を近づけた文章構成にすれば、自然と、最初の主語・出後の文節で概要が述べられ、次の主語・述語の文節で各論が述べられるので、つたわりやすくなるので、一石二鳥です。
ただし、このように、主語と述語を近づけると、やや堅苦しい言い方だと受け取られる場合や、内容によっては不正確になってしまう場合もあるので、読者の中学生は、うまく使い分けてください。

日本語は、文章の最後まで読まないと意味が確定しません。そのため、一文が長いと、読む際の負担が増えます。この「一文は、短めに書く」という文章自体、なるべく短く書こうとしています。
一般に、ビジネス文書でも、一文はなるべく短く書くのがマナーとされています。
また、このため「~であるが、」など助詞「が」をあまり使わないのもテクニックです。逆接の助詞「が」を使うと文章が長くなりがちです。「~である。しかし」のように接続詞「しかし」に言い換えるのもテクニックです。「しかし」ではなく「ただし」のほうが適切な場合もありますので、文章に応じて使い分けてください。
なお、「であるが」「だが」は逆接でない場合も多くあります。どちらにせよ、「であるが」「だが」は、使う場合は文章が長くなりがちなので少し気を付ける必要があります。
理由を表す「であるから」「であるので」という長い言い回しもなるべく避けるべきで、改善策として「である。だから」「である。なので」のように2つの文に分けるほうが無難です。

日本語は、文章の最後まで読まないと意味が確定しません。日本語では、否定形(〜ない、〜しない、〜ず)などの動詞などは文の最後に来ます。否定形の前後では、文全体の意味が正反対に変わります。 たとえば、「食べない」は、「食べ」の段階では読み手・聞き手にとっては「食べたい」「食べるとき」「食べよう」「食べない」など、色々な可能性があります。
そのため、否定形があると、読み直しの手間が生じます。否定形が多いと、読み直しの手間が増えて、読みにくい文章になります。この箇条書き項目「なるべく肯定形で書く。あまり、否定形は用いない」という文章自体、「○○で書く」という肯定形の表現を優先し、「△△は用いない」というような否定形の表現を後回しにしています。
どうしても否定形だけでかく場合、まず、否定される語句を短くします。
たとえば、
という文章の場合、否定される語句は「右」という、たった1文字です。このように、たった数文字だけに短くします。
悪い例として、否定される語句が長い例文をみてみましょう。
なんて否定される語句の長い文を読まされたら、きっと読んでる人はムカつくつでしょう。なぜなら、読んでる人は、せっかく「ジュゲムジュゲムゴゴーノスリキレ」という長い語句を読んだのに、その後に「ではなくて」と否定されるので、いままで読んだ努力が無駄になってしまうからです。

あるいは、否定を使う場合のもうひとつの手法として、直前に疑問文をつけて「では、○○なのか?」と問うた直後に答えで「違う。○○ではない。」とかのように、「違う。」とかを前につけると、誤読のおそれが少ないでしょう。
「では、山田さんなのか? ちがう。『山田さん』ではなく『田山さん』である。」のように。
口頭で「ちがう」だと強すぎる表現で失礼だと感じる場合、「ちがうと思います」とか「ちがうのではないでしょうか?」みたいに、婉曲的な語尾をつける方向性で丁寧にしていくのが安全でしょう。
別の理由ですが、ある書籍では、一文に複数のテーマを設けると読みづらくなるので、「肯定」と「否定」は別々の文章に分けるべきだと主張しています。同様の理由で、「原因」と「結果」も1文には書かないようにすべきと主張しています。「原則」と「例外」も1文には書かないようにすべきと主張しています。

この単元では、おもに文章での報告方法を中心に説明します。
さて、肯定形を先に無く場合、注意すべきは、肯定形の文と否定形の文を、必要に応じて2つの文に分けることです。たとえば仮に
という文章があったとしましょう。
「フドシラ」「ペネモモ」「ロブキフ」とは、いまここで考えた固有名詞です。当然、辞書には載ってません。
さて、この文章(「フドシラはペネモモでありロブキフではない。」)では、肯定形(「〜であり」の部分)と否定形(「〜ではない」の部分)を、くっつけて、ひとつの文にしています。さて、結局、「フドシラ」とは「ペネモモ」なのでしょうか、それともペネモモではないのでしょうか?
解釈が、次のように何通りにも分かれます。
このように、肯定形と否定形をひとつの文にくっつけると、解釈の仕方が2通り以上、考えられる場合が生じるので、読む手にとっては面倒な事態が生じます。
なお、もし元の文(「フドシラはペネモモでありロブキフではない」)のかわりに「フドシラはロブキフではなく、ペネモモである」と書けば、解釈2の場合だと分かります。
そのため、どうしても肯定形と否定形を1つの文につなげる必要のある場合、否定形を先に持ってきましょう。
さて、もし「フドシラ」「ペネモモ」などの意味不明な単語ではなく、
という文章だったら、一般の読み手は「神奈川県」と「岡山県」は別の県だと知ってますから、山田くんの出身地を「神奈川県であり岡山県」という土地だと誤解する事はありません。
しかし、報告書で使うことになる単語は、必ずしも一般の読み手が知ってる単語だとは限りません。例えば、
とかになったら、もう読み手は、お手上げです。結局、ゴンザレスの出身地は「新井」なのでしょうか。それとも出身地は「新井」の「3丁目」ではなく、まったく別の場所なのでしょうか。
肯定形を先にかく手法には、こういうリスクがありますので、書類では、肯定形を先に書くのをやめて否定形を先に書く方が良い状況もあります。
しかし、口頭での報告では、

疑問点は、文中で早めに説明していただけると、読者にとっては読み返す手間が省けるので、疑問点は文中で早めに説明したほうが良いです。また、疑問「点」と表記しているように、できれば疑問の箇所は文中で明確にしておき、説明のための文とは、別の文とすべきでしょう。さきほどの「あまり、否定形は用いない」にする理由と似ていて、読み返しの手間が少ない文章構成にするほうが、読者にとって便利です。
・ ノウハウ(参考): 疑問文が長くなりそうなら、文頭で「疑問だが」などと述べてしまうのも、一つの手法。 日本語では、「ある文が疑問文であるかどうか」は、文末を読まないと分からないため(文末に「〜なのだろうか?」「〜ではないか?」などのように文末の表現を読まなければ分からない)、もし疑問文が長い場合、読者に長い文を読み返す必要が生じてしまいます。読者は、文末を読む手前の瞬間までは、てっきりその文を平叙文だと思って読んでいるのが普通です。読者は文末を読んでから、やっと、その文が疑問文だということに気付くのです。 読者が、文末を読んで疑問文だと気付いてから、文頭の内容を思い返したり、あるいは読みかえしたりして、疑問文の内容を把握しようとするのです。
もし、疑問文の文章が短くて、しかも単純な内容なら、通常の疑問文で構わないでしょう。短い文章を読み返すのに、たいした手間は掛からないからです。
でも、もし疑問文が長くて、しかも内容が難解なら?
そして、たいていの場合、学生の書く疑問文は長くなりがちです。何故かというと、報告書の書き手が分からない内容を、書き手自身が手短かに説明するのは困難だからです。そもそも短く説明するためには、要点を理解してなければなりません。しかし、そもそも分からない内容の要点を理解するというひとは、通常ありえません。しかも報告書に書くような難しいテーマなので、なかなか短く説明するのが難しいのです。
そのため、たいていの場合、疑問文は長くなりがちです。
そこで、もし報告書で疑問点を述べる場合、疑問文の冒頭で「疑問点であるが、〜」「疑問だが、〜」のように、文頭で最初っから、その文が疑問文である事を述べてしまえば、読者は読み返しの必要が減るので、読者にとって助かります。
英文法を考えてみれば、英語では、疑問文は冒頭に「Do you 」とか「Are you 」と表現していて、疑問文である事が明確です。日本語の報告書でも同様に、疑問がある場合は、文頭の表現を工夫して、疑問文であることを明確にしましょう。

たとえ読み手が文章を最後まで読まなくても、読み手が文意を予測できるようにして、冒頭に接続詞などを用いて、文意を示します。さっき読んだ冒頭文の「たとえ読み手が文章を最後まで読まなくても、」という文節自体が、「たとえ」という接続詞によって、文意を予測させています。
重要なのは、読み手にそのあとの文章を予想させることですので、必ずしも文法的には接続詞でなくても構いません。
たとえば文頭で「具体的には」と書けば、読み手にとっては、「あ、このあとに具体例が来るんだな」って予測できます。
「同様に」などの言い回しを文頭に持ってきた場合も同じく、読み手はその後の内容を予想できます。こういう文章テクニックを活用しましょう。

理由のひとつは、箇条書きによって、説明対象の全体像がハッキリするからです。
たとえば
と冒頭で箇条書きする事によって、これから説明する項目(「* なるべく主語〜」「* 一文は〜」「* なるべく肯定系〜」・・・「* なるべく結論から」)の全体の構造が、ハッキリします。ここでいう「構造」とは、「* なるべく主語〜」について説明と、「* 一文は〜」の説明が分離している事が分かるなどのように、何と何が分離しているかが分かります。
もし、「一文は短めに書き、さらになるべく肯定系で書き、そして接続詞を用いて文の概要を示し、」・・・などのように書いてしまうと、文章が長くなり、読者は読解をするのが大変になってしまいますし、構造がどうなってるかも分かりづらいです。
しかも構造が、次の例のように読者には何パターンも考えられてしまいます。たとえば、
のように、読者は色々なパターンを想定して、どの構造なのかを読解せねばならず、読者に余計な手間が増えます。
また、書く人の側も、接続詞の「さらに」「そして」など、文脈に応じて追加せねばならず、手間が増えて、大変になります。
箇条書きにしない場合、読者も、書き手も、ともに手間が増えてしまい、なにも良いことはありません。企業などでの報告書の実務では、積極的に箇条書きを用いたほうが良いでしょう。
この記事自体も、箇条書きを積極的に利用しています。学校の作文などでは、原稿用紙の都合などで箇条書きが難しい場合もありますが、念頭に入れてください。
なお、箇条書きをする際は、箇条書きされた各文の冒頭に「・」などの記号をつけて、箇条書きである事を分かりやすく表示しましょう。
なぜなら、読者にとっては、読み直しの手間が減ります。この記事自体、なるべく結論から書こうとしています。

報告書での文の読まれる順序は、かならずしも文章のはじめから文が読まれるとはかぎらず、抜粋などをされて、第三者の読者に途中だけ読まれる場合もあります。
もし書く際に代名詞(それ、あれ、あの人、彼、彼女、・・・などなど)を多用すると、読み手が代名詞の答えを探すために前の文を読み返す負担が増えるので、報告書や論文・レポートなどでは、なるべく代名詞を抑え、具体的な名称などで書いたほうが良いのです。
具体的な名称とは、たとえば「その本は」ではなくて、「その『我輩は猫である』という本は」のように具体名で言い換えるという事です。
他にも、段落の始めや、章の始めなどでは、読み手がわざわざ前の段落や前の章を読み返さなくてもすむように、代名詞や指示語の使用はひかえめにしたほうがいいでしょう。つまり、段落の始めなどでは、具体的に名称を書くほうが、きっと読みやすいのです。
中学生・高校生では、別に報告書の書き方をここまで練習する必要は無いでしょう。そもそも、学習時間も足りません。(学生は、他の教科・他の単元の学習もしなければならない。) 頭の片隅にでも、読者である中高生は、報告書の書き方を入れておいてください。
ただし、詩歌や俳句や物語文などの場合は、文を書く際のノウハウが、報告書とは変わります。俳句の場合は字数の制限がありますし、詩歌や物語文などの場合には音のリズムの関係もあるでしょうから、あまりに具体的に名称を書いてばかりいると、かえって読みづらくなってしまうかもしれません。このような詩歌などの場合には、指示語や代名詞も用いたほうが良いかもしれません。
書き手は用途に応じて、書き方を分けてください。

実務の報告書では、かならずしも、すべてを文章で表記する必要はなく、数値的なデータなら、グラフ(棒グラフや円グラフなど)で表示するほうが、ひと目で読み手が把握しやすく、読みやすい場合もあります。
パソコンの表計算ソフト(エクセルなど)には、グラフを作る機能もあります。
そしてワープロソフト(ワードなど)に、表計算ソフトで作ったグラフ画像を貼りつける機能があります。
文章を書いたばかりのときは、書き手の頭の中では、予備知識がフル稼働しているので、なかなか他人視点になれません。
なので、後日に読み返して見直したり、あるいは他人に読んでもらって改善点をもらうのも良いでしょう。
(※ 口頭発表は、中学3年の国語の範囲。)
口頭発表では、聞き手が、聞き返すことが、むずかしいのです。
もし、報告書の文章を読み返す場合なら、読み手が「読みかえそう」と思えば、時間さえあれば、いくらでも読み返せます。
しかし、口頭発表では、聞き手が、「聞きかえしたい」と思っても、話し手に頼める立場になければ、聞き返すことができません。
なので、もし、口頭発表をする場合は、このことの注意して、文章を、あらかじめ考えておく必要があります。
まず、報告書の書き方でも教えたように、要点を先に伝えるという方法を、口頭発表でも行います。 また、日本語の演説ならば、否定型ではなく肯定形で言い替えるという手法も、演説などの口頭発表では必要です。
さて、キング牧師の黒人差別反対の演説を、おそらく中学3年くらいに学校で習うと思います。
「私には、夢がある。」という、あの演説です。
キング牧師が、こういうふうに言ってるのは、かならずしも文芸的な表現とはかぎらず、演説のさいに、要点をさいしょに伝えるという手法を使った結果でもあるでしょう。
仮に、あなたが、キング牧師のあの時代のあの場所にいた観客の1人だとしましょう。演説者のキング牧師から「私には、夢がある。」という言葉を聞けば、聞き手は、「この発言のすぐあとに、これから、その夢の内容を語るんだな・・・」と予想できます。
で、その夢の内容が、黒人差別をやめさせたい、という、あの有名な演説なわけです。
いっぽう、もし、いきなり、キング牧師が夢の内容を語ったとしましょう。「私には、夢がある。」という前置きをいわずに、いきなり「黒人への差別を、やめさせたい。」とか言ったとしましょう。(なお、キング牧師のじっさいに言った演説は、もっと長く、何分間も話し続ける演説である。しかし、本wikibooksでは、説明を簡単にするため、仮に(かりに)、キング牧師の演説の内容が数秒だったと、置き換えることにする。)
観客の立場になってみましょう。すると、下記に述べますが、いくつかの欠点があるのです。
実際には英語で牧師は言ったのでしょうが、ここwikibooks日本語版では、日本の読者にわかりやすく問題点を伝えるため、かりに牧師が日本語で発音したとして、なにが欠点なのかを説明します。
仮に日本語で、キング牧師が「黒人への差別を、やめさせたい。」と演説したとしましょう。
数秒たって、
さて、さらに数秒たって、
このように、もし、あらかじめ「私には、夢がある。」とキング牧師が言ってないとしたら、 観客が、いきなり「こくじんへのさべつをやめさせるのが」と聞いても、例えば、もしかしたら、次のように予想するかもしれないのです。
このように、前置きの「私には、夢がある。」がないと、聞き手にとっては、まったく予想がつかないのです。
そして、もしも、話の内容について、まちがった予想をしてしまった聞き手は、そのあとの話を、聞きそびれてしまいます。かといって、観客が、話を聞いた時に、なにも予想しなければ、観客はその話(はなし)を理解できません。
だからこそ、演説では、結論を前置きとして、手短かにいうことが大切なのです。
その証拠に、ためしに、日本語に置き換えたバージョンのキング牧師のこの演説に、前置きがあったとしましょう。「私には、夢がある。」の前置きがあったとしましょう。
観客は、もう、ここまで聞いた時点で、予想できます、「キング牧師は、黒人差別をやめさせる事が、目標なんだ!!」って予想がつきます。
「私には、夢がある!」という前置きさえあれば、もはや、牧師の口から「やめさせのが、夢なんだ!」との発言を聞かなくても、観客はもう、予想できてしまうのです。黒人であるキング牧師の口から、「夢がある」と聞いた直後に、「黒人差別をやめさせることが」との発言を聞いた時点で、観客は、もう予想できるのです、「『私には夢がある。黒人差別をやめさせる事が、私の夢なんだ!』とか牧師が言おうとしてるんだな」という予想を。

報告書では、意見や提案は、上司や相手から特に要求されてないかぎり、事実を優先して報告するようにしましょう。
それでも、もしメールなどで、短い報告文や提案文を同じメールでひとまとめにする場合(相手が一度のメールを読むだけで済むので、企業社会では、よくある)、せめて段落・章などを分けましょう。

たとえば、もしアナタがIT業界に勤務するプログラマーだとして、ある会社での開発中のソフトウェアの不具合(ふぐあい)の連絡のための報告メールを書くなら、たとえば
みたいに、報告と案とは、別個の章にすべきでしょう。
こうすることで、たとえ提案が却下されたとしても、相手に不具合の報告がきちんと伝わります。
なお、提案をする場合も、最初に結論を書き、つまり、「最終的に、こうなったほうが良いと思う状態」な結論を先に書き、あとから、その提案を思いついた根拠を書きます。
こうすることで、相手が、読み返しする手間が減ります。
文章構成の順序として、提案では、結論が先、理由はその(結論の)直後に、といった構成です。

さて、提案は不採用になる場合もあるので、あまり長々と提案を書きすぎず、手短かに提案を書きましょう。
報告メールの提案の場合なら、提案として思いついた事と、その根拠を、せいぜい5行ていどで紹介するようにしましょう。

さて、もし何かの評論などで「意見」を書く場合では、「提案」に「根拠」がセットでないと、評論などは「意見」として役立ちません。
こう報告書で書くべき理由は、なぜなら報告書の読み手である上司や客などは、根拠の部分を読んで、提案を採用するかどうかを決めるからです。
提案の採用の権限をもっている人物は、大抵、あなたではなく、上司や、金を払う客です。
なので、もしも根拠の情報がなくて提案だけを書いても、まったく役立ちません。
もし根拠が無い場合、読み手は書き手の能力を疑い、「こいつ(書き手のこと)は自分の立場を理解できてないのではないか?」と疑うでしょう。
もし提案だけで根拠が書かれてない場合、読み手はおそらく書き手の能力を疑い、その時点で読み手は、書かれた提案を自動的に不採用にするでしょう。
なので、「提案」には「根拠」がセットでないと、役立ちません。
の公式だと思っておきましょう。
日常語でいう「意見」とは、何かの論文や評論などでいう「意見」とは、やや意味がちがうので、混同しないようにしましょう。

もし、評論や論説文などで提案をする場合、けっして、抽象的に「もっと改善を増やすべきだ」みたいな漠然(ばくぜん)とした事を言うべきではない、という事を意識すべきです。
つまり、意識すべきことして「具体的に何をどう変えれば改善になり、そのために我々はいま、こうすべきである」という事を念頭に、具体的に案を提案する必要があります。
たとえば、環境保護のための活動の提案ならば、
けっして漠然と「環境保護をすべきだ」ではなく、
たとえば、企業での提案にたとえれば、例文として
みたいに具体的に行動案を提案するべきです。
つまり、社会で必要な意見とは、
です。
提案は、
に分解されます。

社長の提案なら具体案が無くても部下が気をつかって代わりに具体案を考えてくれますが、しかし、もし新人や若手社員が具体例の無い提案をしても、企業の会社内部では、案の検討が後回しにされたり軽視されたりといった扱いになります。
なぜなら、たかが新人の気持ちの読解や心情の読解なんぞに、会社の上層部にとっては、時間を割きたくないからです。
なお、意見を書く場合だけでなく、(例外として数学の証明を除き、)一般の社会では、何かの理論を提唱(ていしょう)する場合も同様に、具体例と根拠をつける必要があります。
つまり
です。

「意見」について、長々と説明しましたが、しかし基本的に報告書では、意見は無くてもいいか、あっても手短かにすべきです。
また、メールなどで、なにかの提案メールを書く場合などでも、気をつけるべき事として、意見にともなう提案の論拠を、あまり長々と書きすぎないように、気をつけてください。
なぜなら、もし提案などを書いても、その提案が不採用になる場合もあります。不採用になるかもしれないのに、提案の論拠を長々と書かれては、上司にとって困ります。
しかし、たとえそれでも論拠を意見には書くべきです。論拠を書く理由は、上述のような上司を説得する理由のほかにも、理由がいくつかあります。
まず、調査した本人にとっては当然のよくある思考法であっても、それ以外の役職の人にとっては、以外とわかりづらい思考法の場合があります。なので、短くてもいいので、自分以外の役職の人にも思考が分かるように、どういう思考回路でどう提案しているのかを示す必要があります。
また、もう一つの理由とは、たとえ提案が不採用になっても、その論拠を導くための思考方法などは、別の報告や仕事などで活用できる場合があるからです。
論拠を読んだ上司が、回答として「君のこの提案は却下するが、しかし、きみの説明する根拠にも一定の事実がありそうなので、よって、別件であるが、わが社は□□をしようと思う」などのように、別の分野に流用される場合があります。
ともかく、もし意見をなにかの書類や仕事メールなどに書く場合には、主張する提案などに、論拠を手短かに加えましょう。
日本語では通常、通常の文章の文末には「。」をつけます。
市販の報告書の書き方入門本を見ても、文末は原則的に「。」をつけています。(たとえば 倉島保美『改訂新版 書く技術・伝える技術』あさ出版 )

例外的に文末に「。」をつけない場合とは、
小中高では会話文の最後に「。」をつける文体で紹介されます。たとえば
のように。
しかし市販の書籍の多くでは、会話文の最後には「。」をつけていないです。たとえば
のように、会話の最後の「。」は省略されることも、よくあります。
体言止めをレポートの文末で使うというミスが市販の入門書から報告されていますが、やはり体言止めの効果である余韻を残すことは、レポート・報告書の目的である正確な報告とはズレていますので、体言止めの濫用はひかえるべきでしょう。
もし、文献調査などをした報告書の場合、参考文献があるので、参考文献を末尾につけると、読者が検証しやすくなり、便利です。
引用箇所だけでなく、さらに巻末にも、こういった参考文献リストが必要です。
本wikiにも、(執筆時点の版では)参考文献リストが記載されていると思いますので、参考にしてください。
印刷する場合、ビジネスの報告書は基本、フォントサイズは12pくらいが目安です。
どうしても小さくする場合でも、最低でも 10.5pt はないと、老眼などの人が読めません。
提案書とか会議などで、よくあるダメな言い回しとして、「効率化するべき」とか「高度化するべき」とかいう文言があります。
「効率化するべき」とかの言い回しは、具体的な行動の提案になっておらず、目標に過ぎません。
新人とかに「効率化するべき」などと言われるまでなく、上司はとっくに仕事の効率化を目指しています。読み手である上司が提案書などで知りたいのは、効率化をするために「具体的に何をするか?」というアイデアです。
しかし「効率化するべき」とかの言い回しは、なんのアイデアにもなっていません。
こういう具体的な行動を伴わない用語は、気をつけましょう。なるべく、具体的な行動を伴わない用語は、提案や企画などでは避けるべきです。