أيزو/آي إي سي 17025 سؤال وجواب/المتطلبات الإدارية
جواب: نعم، وعلى هذا الأساس تنطبق كل من 4-6-1 و 4-6-4.
سؤال: ما هي أنواع الخدمات واللوازم المغطاة تحت الفقرة 4-6-1؟
جواب: كما تشير المواصفة، كل ما له علاقة بجودة نتائج الفحص و/أو المعايرة مثل:
سؤال: هل يجب إرفاق السجلات التي تتضمن فحص مطابقة ما تم استلامه من خدمات، لوازم و/أو مواد مستهلكة مع الشحنة/الصندوق/التشغيلة المحددة؟
الجواب: بالرجوع للفقرة 4-6-2 نجد ضرورة الاحتفاظ بالسجلات التي تثبت المطابقة ولا يشترط تسجيل رقم التشغيلة مثلاً لكل سجل، بل المطلوب وجود إمكانية كافية من التسلسل أو التتبع (Traceability) لنظام السجلات التي توثق نتائج ما تم عمله لإثبات المطابقة، بحيث أن هذه المعلومات يمكن التعرف عليها واسترجاعها في حال ان عملية التدقيق تطلبت ذلك وفقاً للفقرة 4-13-2-1 من هذه المواصفة في حالة وجود أي خطاْ. إن هذا التسلسل أو التتبع للسجلات يجب أن يمكن المختبر ومن خلال عملية التدقيق من معرفة ماهي المواد المعطوبة وما هي الفحوصات التي تأثرت أو يمكن ان تكون قد تأثرت نتيجة استخدام هذه المادة.
سؤال: ما هي الطرق التي يمكن ان يتبعها المختبر للحصول على التغذية الراجعة من الزبائن؟ وكيف يمكن تحليل النتائج؟
جواب: كما تقترح الملاحظة أسفل الفقرة 4-7-2 فإن هنالك طرق عديدة يمكن ان يلتمسها المختبر للحصول على التغذية الراجعة من زبائنه طالما أن هذه التغذية الراجعة يتم الحصول عليها بطرق عامة ويتم التطرق فيها ليس فقط للتقرير أو شهادة الفحص/المعايرة بل كذلك لكل عناصر العلاقة بين الزبون والمختبر (على سبيل المثال خدمة الزبائن، الوقت المستغرق في الخدمة، ملائمة الخدمة...الخ). يمكن استخدام المسوحات، موقع المختبر على الشبكة العنكبوتية، وجود عبارة على تقرير أو شهادة الفحص/المعايرة تلتمس التغذية الراجعة أو أية طريقة طالما تم توجيه الزبون أو تم إعلامه بالآلية التي يمكن أن يقدم بها تغذيته الراجعة. بإمكان المختبرات التي تخدم مؤسساتها خاصةً الحصول على التغذية الراجعة بنفس طريقة المختبرات التي تعمل على أسس تجارية، مثل إرسال استبيان لمهندسي الشركة والمختصين بتطوير المنتج أو من خلال اللقاءات مع الدوائر الأُخرى. وعلى كل ومن أجل الالتزام بمتطلبات هذه الفقرة (4-7-2) فلا بد للمختبر من الاحتفاظ بسجلات التغذية الراجعة وكذلك بسجلات للطريقة التي تم فيها استخدامها (مناقشتها من خلال اجتماع المراجعة الإدارية على سبيل المثال).
سؤال: ما الذي يشكل الشكوى حسب الفقرة 4-8؟
جواب: ليس من الضروري ان تكون الشكوى مكتوبة، من الممكن ان تكون عن طريق الهاتف أو مشافهةً. من الضروري عمل سجل للشكوى وتوجيهها إلى الشخص المعني لحلها. يجب أن يحتوي ملف (كُتيب الجودة) على دليل لكيفية متى يصبح النقاش شكوى ويجب توثيق كل الشكاوى في ملف يحتوي على مادة الشكوى وحلولها. يمكن ان تأتي الشكاوى من الزبائن الخارجيين أو من المؤسسة التي تتضمن هذا المختبر.
يجب عدم الخلط بين الشكاوى التي تشير إليها هذه الفقرة (4-8) وبين الشكاوى على نوعية المنتج الحقيقي الذي تم فحصه أو معايرته. يوفر ISO 10002:2004 دليل مفصل لكيفية التعامل مع الشكاوى.
سؤال: هل يجب على المختبر أن يحتفظ بسجلات لإثبات أن كل المتطلبات الخمسة في الفقرة 4-9-1 تم تعريفها لكل من حالة من الأعمال غير المطابقة؟
جواب: نعم فإن هذه الفقرة بمتطلباتها الخمس تؤكد أنه يجب على المختبر أن يكون لديه إجراءات للتأكد من انه تم استيعاب هذه المتطلبات حالما كانت تنطبق. ومن اجل إثبات أن إجراءات المختبر بالفعل تستوعب ذلك، فعلى المقيم توقع حدوث أي منها، ويجب أن يحتوي أي سجل للعمل غير المطابق هذه المتطلبات محددةً.
سؤال: تشير الفقرة 4-10 إلى موضوع التحسين وبالنظر بمضمون الفقرة نجد أنها تشير إلى سياسة وأهداف الجودة، نتائج التدقيق، تحليل البيانات، الإجراءات التصحيحية والوقائية واجتماع المراجعة الإدارية. فما هي المتطلبات الإضافية لهذه الفقرة؟
جواب: نعم نوافقك القول أن هذه المتطلبات قد تم ذكرها في أماكن أخرى في هذه المواصفة. إذا كان لديك سجل ملائم يثبت أنه قد تم استكمال هذه المتطلبات وتم البناء عليها للتحسين المستمر في نظام الإدارة للمختبر، فيعتبر ذلك دليل كافي للوفاء بمتطلبات هذه الفقرة.
سؤال: تشير الفقرة 4-12-1 إلى وجوب تطوير «خطط عمل» وأن يتم تطبيقها ومراقبتها، فهل يجب توثيقها كذلك؟
جواب: نعم يجب ذلك وهذا هو الإثبات على تنفيذ «الإجراءات الوقائية»
سؤال: ما هو الفرق بين الإجراء التصحيحي والإجراء الوقائي؟
جواب: الإجراء التصحيحي هو البحث بطريقة نظامية عن حالة من عدم المطابقة. وحتى إذا تم أخذ الخطوات الكفيلة بعدم حدوث عدم المطابقة مرة أُخرى إلا أن هذا يعتبر جزء فقط من الإجراء التصحيحي وليس إجراء وقائي. في حين أن الإجراء الوقائي هو كشف استباقي لمشكلة محتملة أو أية إمكانية للتحسين. جوهرياً لا داعي لأي إجراء (الذي يتخذ عادةً في حالة عدم المطابقة) في حالة الإجراء الوقائي.
سؤال: هل يعتبر الإجراء التصحيحي ناقصاً إذا لم يتم تحديد «السبب الجذري»؟
جواب: نعم يعتبر كذلك ومن الواجب تقديم الحقائق الموضوعية عن انه تم تحليل السبب الجذري ويعتبر هذا كما أشارت المواصفة من أصعب الخطوات وهنالك آليات معينة يتم إتباعها لذلك.