Usimamizi wa Miradi
Usimamizi wa miradi ni taaluma ya kupanga, kuandaa na kusimamia rasilimali ili kuleta mafanikio ya kukamilisha malengo mahususi na malengo ya mradi.
Miradi inaweza kuwa ya muda mrefu au ya muda mfupi. Katika utendaji, usimamizi wa mifumo hii miwili mara nyingi hupatikana kuwa tofauti kabisa, na kwa hiyo inahitaji maendeleo ya ufundi stadi tofauti na kukumbatia usimamizi tofauti.
Mradi huwa ni jitihada ya muda mfupi, iliyo na mwanzo na mwisho ujulikanayo (kwa kawaida hufungwa na tarehe, lakini inaweza kufungwa na fedha au matokeo yanayojarajiwa), unaofanywa ili kutimiza malengo fulani, kwa kawaida ili kuleta mabadiliko yenye manufaa au yenye kuongeza thamani. Asili ya miradi kuwa ya muda mfupi ni kinyume na biashara ya kawaida (au operesheni) ambazo hurudiwa, yenye utendaji kazi wa kudumu au usiodumu sana ili kutengeneza bidhaa au huduma.
Changamoto ya misingi ya usimamizi wa miradi ni kutimiza malengo yote ya mradi na nia za mradi ilhali kuheshimu vikwazo vya mradi vilivyotambuliwa hapo awali ni muhimu. Vikwazo vya kawaida ni wigo, muda, na bajeti. Changamoto isiyo muhimu sana-na yenye malengo ya juu zaidi -ni changamoto ya kusawazisha ugawanaji na muungano wa pembejeo ili kutimiza malengo yaliyowekwa awali.
Usimamizi wa miradi umekuwa ukitekelezwa tangu mwanzo wa ustaarabu. Hadi 1900 vyama vya miradi ya uhandisi walikuwa ujumla kusimamiwa na ubunifu mbunifu s na mhandisi s wenyewe, kati ya wale kwa mfano Vitruvius (karne ya 1 KK), Christopher Wren (1632-1723), Thomas Telford (1757-1834) na Ufalme Isambard Brunel (1806 -- 1859) Ilikuwa katika miaka ya 1950 kwamba mashirika ilianza mradi systematiskt kutumia zana na mbinu za usimamizi na tata miradi. 
Kama somo, Usimamizi wa Miradi ulikua kutoka maeneo mbalimbali za matumizi yakiwemo ujenzi, uhandisi, na shughuli za ulinzi. Waasisi wa usimamizi wa miradi ni Henry Gantt, aliyeitwa baba wa kupanga na kudhibiti mbinu ambaye ni mashuhuri kwa ajili ya matumizi yake ya chati ya Gantt kama chombo cha usimamizi wa miradi; na Henri Fayol kwa ubunifu wake wa shughuli tano za usimamizi ambazo zinaunda msingi wa mili wa maarifa yanayohusiana na usimamizi wa miradi na programu. Gantt na Fayol walikuwa wanafunzi wa nadharia ya Winslow Frederick Taylor ya usimamizi wa kisayansi. Kazi yake ndiyo tangulizi ya zana za kisasa za usimamizi wa miradi pamoja na muundo wa kuvunja kazi (WBS) na upeanaji wa rasilimali.
Mwongo wa 1950 ndio unaoonyesha mwanzo wa enzi ya Usimamizi wa Miradi ya kisasa. Usimamizi wa mradi ulitambuliwa rasmi kama somo maalum linalotokana na somo la usimamizi. Katika nchi ya Marekani, kabla ya mwongo wa 1950, miradi ilikuwa ikisimamiwa kupitia mbinu ya haraka iliyoundwa mahususi kwasababu ya mradi huo iliyotumia Chati za Gantt, mbinu na zana zisizo rasmi . Wakati huo, mifano miwili ya hisabati ya kupanga miradi iliundwa. "Mbini ya Njia Muhimu" (CPM) iliundwa kama ubia kati ya Shirika la DuPont na Shirika la Remington Rand ili kusimamia miradi ya ujengaji wa viwanda. "Tathmini ya Programu na Mbinu ya Marudio" au PERT, ilitengenezwa na Booz-Allen & Hamilton kama sehemu ya programu ya nyambizi na yenye misaili iitwayo Polaris ya jeshi la majini la Marekani (kwa kushirikiana na Shirika la Lockheed ); Mbinu hizi za hisabati zilienea haraka ndani ya makampuni ya kibinafsi.
Wakati huohuo, mifano ya kupanga miradi ilipokuwa ikiundwa, teknolojia ya kupima gharama ya miradi, usimamizi wa miradi, na uhandisi wa kiuchumi ilikuwa ikibadilika, kutokana na na kazi tangulizi za Hans Lang na wengineo. Mwaka wa 1956, Shirika la Marekani la Wahandisi wa Gharama (iitwayoShirika la kimataifa la AACE ; Shirika la Maendeleo na Uhandisi wa Gharama) iliundwa na watendaji wa mapema wa usimamizi wa miradi na wahusika maalum wa upangaji, upimaji gharama , na udhibiti wa gharama / ratiba (udhibiti wa Miradi). AACE iliendelea na kazi yake ya uanzilishi na katika mwaka wa 2006 ilitoa mpango wa kwanza jumuishi wa sitakabadhi, programu na usimamizi wa miradi (Mkakati wa udhibiti wa gharama jumuisho).
Chama cha Kimataifa cha Usimamizi wa Miradi (IPMA) kilianzishwa huko Ulaya mnamo mwaka wa 1967, kama shirikisho la vyama kadhaa vya kimataifa vya usimamizi wa miradi. Hadi leo IPMA kimedumisha muundo wake wa shirikisho na sasa kinajumuisha vyama husika katika kila bara isipokuwa bara la Antaktika. IPMA hutoa Hakikisho ya programu yenye Viwango Vinne inayozingatia Utoshaelzaji wa msingi ya IPMA (ICB) http://www.ipma.ch/publication/Pages/ICB-IPMACompetenceBaseline.aspx. ICB inajumuisha utoshelezaji wa kanuni za kiufundi, utoshelezaji wa kanuni za muktadha na utoshelezaji wa kanuni za kitabia.
Mwaka wa 1969, Taasisi ya Usimamizi wa Miradi (PMI) iliundwa katika nchi ya Marekani. PMI inachapisha Kielekezo chenye Maarifa kuhusu Usimamizi wa Miradi (Kielekezo cha PMBOK), ambacho kinaelezea mazoea ya usimamizi wa miradi ambayo ni ya kawaida katika "miradi mingi, wakati mwingi." PMI pia hutoa hakikisho nyingi.
Kuna mbinu kadhaa za kusimamia shughuli za mradi ikiwemo inayobadilika, maingiliano, inayoongezeka, na mbinu yenye hatua kadhaa.
Bila kujali mbinu iliyotumiwa, ni sharti kutilia maanani madhumuni ya jumla ya mradi, muda, na gharama, pia na wajibu na majukumu ya washika dau wote.
Mkabala wa jadi wenye hatua kadhaa unajumuisha hatua zinazohitaji kukamilika. Katika "mkabala wa jadi", tunaweza kutofautisha sehemu 5 za mradi ( hatua 4 na kuongezea kudhibiti) katika utekelezaji wa mradi:Si miradi yote itakayopitia kila hatua kwasababu miradi inaweza kukatizwa kabla ya kukamilika. Baadhi ya miradi haifuati muundo uliopangwa na / au hatua ya ufuatiliaji. Baadhi ya miradi watapitia hatua 2, 3 na 4 multiple times.
Viwanda vingi hufanya mabadiliko madogo katika hatua hizi za mradi. Kwa mfano, wakati kazi ya kurasimu na kutengeneza matofali na chokaa ya kujenga inapofanywa, miradi kwa kawaida hupitia hatua za maendeleo kama Mipangilio ya awali, Urasimu wa Fikira , Urasimu wa Maazimio, Urasimu wa Maendeleo, Michoro ya Ujenzi (au Hati ya Mkataba ), na Usimamizi wa Ujenzi. Katika utengenezaji wa, programu , mbinu hii mara nyingi hujulikana kama kielelezo cha mporomoko wa maji yaani, mlolongo wa majukumu, moja baada ya nyingine kwa mfuatano. Katika utengenezaji wa programu mashirika mengi huendekeza Harakati ya Kufikiria kwa Umoja (RUP) ili kutosheleza mbinu hii, ingawa RUP haihitaji au haipendekezi kwa wazi zoezi hili. Mbinu ya mporomoko wa maji katika utengenezaji hufanya kazi vizuri kwa miradi midogo iliyoainiwa, lakini mara nyingi hushindwa katika miradi mikubwa ambayo haijaainiwa na yenye asili ya mafumbo. Mabadiliko yasiokuwa na uhakika yanaelezea baadhi ya hii kama mpangilio uliofanyawa kwenye awamu ya awali ya mradi hutaabika ya juu kiasi cha yenye athari ya kutokuwa na uhakika. Hii inakuwa kweli hasa kwasababu utengenezaji wa programu mara nyingi ni utambuzi wa bidhaa mpya au bidhaa riwaya. Katika miradi ambayo mahitaji hayajakamilishwa na yanaweza kubadilika, usimamizi wa mahitaji hutumika kukuza ufafanuzi sahihi na kamili wa tabia ya programu ambayo inaweza kutumika kama msingi wa utengenezaji wa programu Ingawa masuala yanaweza tofautiana kutoka sekta moja ya viwanda hadi nyingine, mwelekezo mzuri hufuata hatua za kawaida za kutatua tatizo - "kufafanua tatizo, kupima chaguzi, kuchagua njia, utekelezaji na tathmini."
Mkufu Muhimu wa Udhibiti wa Mradi (CCPM) ni utaratibu wa kupanga na kusimamia miradi ambao unaweka mkazo zaidi katika rasilimali (za kimwili na kibinadamu) zinazohitajika ili kutekeleza shughuli za mradi. Ni matumizi ya Nadharia ya Vipingamizi (TOC) katika miradi. Lengo ni kuongeza kasi ya shughuli zinazotekelezwa (au viwango vya kukamilika ) katika miradi ya shirika. Matumizi ya hatua tatu za kwanza kati ya hatua tano zinazolengwa na TOC, yanatambua kikwazo cha mfumo cha miradi yote na pia rasilimali vilevile. Ili kutumia kikwazo fulani vizuri, shughuli kwenye mkufu hupewa kipaumbele juu ya shughuli zingine zote. Hatimaye, miradi hupangwa na kusimamiwa ili kuhakikisha kwamba rasilimali iko tayari wakati majukumu muhimu ya mnyororo lazima yaanze, na kuelekeza rasilimali zingine zote kwa mnyororo muhimu.
Bila kujali aina ya mradi, mpangilio wa mradi lazima upitie usawazishaji wa rasilimali, na mlolongo mrefu wa kazi zinzokwazwa na rasilimali, kutambuliwa kama mnyororo muhimu. Katika mazingira ya miradi nyingi, usawazishaji wa rasilimali lazima ufanywe kati ya miradi. Hata hivyo, mara nyingi hutosha kubaini (au kuteua tu) "pipa" moja la raslimali- rasilimali ambalo ni kikwazo katika miradi yote-na kupanga miradi kwa kuzingatia upatikanaji wa rasilimali hiyo moja.
Katika masomo muhimu ya Usimamiaji wa, Miradi, imebainika kwamba baadhi ya mifano hii yenye msingi wa PERT haifai kwa ajili ya miradi mingi ya pamoja katika mazingira ya kikampuni ya leo. Idadi yao kubwa inalenga miradi mikubwa sana, ambayo huwa mmoja kwa muda, na isiyo ya kawaida, na sikuhizi kila aina ya usimamizi inaonyeshwa katika umbo la miradi.
Kutumia mifano tata kwa "miradi" (au "Shughuli") zinazochukua muda wa wiki kadhaa imethibitishwa kusababisha gharama zisizohitajika na uwezo mdogo wa kubadilika katika matukio kadhaa. Badala yake, wataalam wa usimamizi wa miradi hujaribu kutambua mifano tofauti "nyepesi", kama vile mbinu za Usimamizi wa Miradi unaobadilika zikiwemo Uandikaji Dubwana wa Programu na mbinu ya Scrum .
Kuunganishwa kwa Uandikaji Dubwana wa Programu na miradi mingine ni usimamizi dubwana wa mradi, ambayo inaweza kutumika pamoja na mifano ya michakato na kanuni za usimamizi wa mahusiano ya binadamu.
Mbinu ya mkufu wa tukio ni njia nyingine inayosaidia mbinuya njia muhimuna mbinu za usimamizi wa miradi yenye mkufu muhimu .
Mbinu ya mkufu wa tukio hutumika kutengeneza mifano ya matukio yasiyo na uhakika na ratiba ya mbinu ya uchambuzi wa mtandao ambalo lengo lake ni kutambua na kusimamia matukio na mkufu ya matukio yanayoathiri ratiba ya miradi. Mbinu ya mkufu wa tukio husaidia kupunguza madhara hasi ya sheria za kisaikolojia na mapendeleo, vilevile huruhusu utengenezaji rahisi wa mifano ya matukio yasiyo na uhakika katika ratiba ya mradi.
Mbinu ya mkufu wa tukio huzingatia kanuni zifuatazo.PRINCE2 ni mbinu ya muundo wa usimamizi wa miradi, iliyotolewa mwaka wa 1996 kama njia inayobadilikabadilika ya usimamizi wa miradi. Iliunganisha mbinu halisi ya PRINCE na mbinu ya MITP (kusimamia utekelezaji wa mradi toshelezi) ya IBM. PRINCE2 hutoa njia ya kusimamia miradi iliyo na mkakati ulioainishwa. PRINCE2 inaelezea taratibu za kuratibu watu na shughuli katika mradi, jinsi ya kubuni na kusimamia mradi huo, na nini cha kufanya kama mradi unahitaji kubadilishwa kama haiendelei kama ilivyopangwa.
Katika mbinu hii, kila mchakato unakadiriwa na pembejeo na matokeo yake na malengo na shughuli maalumu zanazohitaji kutekelezwa. Hii inaruhusu udhibiti wa automatiki wa swala lolote linaliepa kutoka kwa mpango uliowekwa. Kugawanywa katika hatua zinazoweza kusimamiwa, utaratibu huu unawezesha udhibiti wa kutosha wa rasilimali. Juu ya msingi wa ufuatiliaji wa karibu, mradi unaweza kutekelezwa katika njia iliyodhibitiwa na iliyopangwa.
PRINCE2 hutoa lugha ya kawaida kwa washiriki wote wa mradi huo. Wajibu na majukumu mbalimbali ya Usimamizi yanayohusika katika mradi yanaelezwa kikamilifu na yanaweza kubadilishwa kutosheleza utata wa mradi na ujuzi wa shirika.
Katika kuendeleza dhana ya udhibiti wa mradi kuna kujumuisha usimamizi wenye msingi wa mchakato Eneo hili limekuwa likiendeshwa na matumizi ya mifano iliyokomaa kama CMMI (Jumuisho la Mifano iliyokomaa ya kupima uwezo) na ISO/IEC15504 (Spice - Uboreshaji wa Michakato ya Programu na Upimaji Uwezo).
Mbinu za Usimamizi wa Miradi inayobadilika ikizingatia usimamizi wa mahusiano ya binadamu ina msingi katika mchakato wa mtazamo wa ushirikiano wa binadamu. Hii ni kinyume kabisa na mbinu za jadi. Katika mbinu ya utengenezaji wa programu kwa kutumia mbinu inayobadilika kwa urahisi au mbinu inayobadilika ya utengenezaji bidhaa , mradi unaonekana kama mfululizo wa kazi ndogo zilizofikiriwa na kutekelezwa kama hali inavyodai katika namna inayoweza badilishwa, kuliko kama mchakato uliyopangwa kabisa hapo awali .
Kwa kawaida, maendeleo ya mradi inajumuisha idadi ya vipengele: hatua nne au tano, na mfumo wa kudhibiti. Bila kujali mbinu iliyotumiwa, mchakato wa njia ya kutekeleza mradi huwa na hatua kubwa ambazo ni sawa.
Hatua muhimu kwa kawaida hujumuisha:Katika mazingira ya mradi yenye sehemu muhimu inayohitaji ufumbuzi (mfano, Utafiti na maendeleo), hatua hizi zinaweza zikisaidiwa na sehemu za uamuzi( uamuzi wa enda/ usiende) ambapo muendelezo wa mradi unajadiliwa na maamuzi kufanywa. Mfano ni Muigo wa Stage-Gate.
Hatua ya kuanza huamua maumbile na upeo wa maendeleo. Ikiwa hatua hii haitafanywa vizuri, hakuna uwezekano wa mradi kuwa na mafanikio katika kutimiza mahitaji ya biashara. Vidhibiti muhimu vya miradi vinavyohitajika hapa ni vile vya kuelewa mazingira ya biashara na kuhakikisha kwamba udhibiti wowote muhimu umejumuishwa kwenye mradi. Upungufu wowote unapaswa kuripotiwa na mapendekezo kufanywa ili kuyarekebisha.
Hatua ya Kuanza inapaswa kujumuisha mpango unaozunguka maeneo yafuatayo:Baadaa ya hatua ya kuanza, mfumo hutengenezewa rasimu. Mara kwa mara, mfano mdogo wa bidhaa ya mwisho hutengenezwa na kufanyiwa majaribio. Majaribio kwa ujumla hufanywa na jumuisho la wajaribu na watumiaji wa mwisho, na inaweza kufanywa wakati mfano unapotengenezwa au Sanjari. Udhibiti unapaswa kuwa ili kuhakikisha kwamba bidhaa ya mwisho itatimiza matakwa yaliyo katika specifikationer ratiba ya mradi. Matokeo ya hatua ya urasimu yanapaswa kujumuisha rasimu ya bidhaa ambay:Utekelezaji unajumuisha taratibu zinazotumika kukamilisha kazi iliyoainishwa katika mpango wa usimamizi wa mradi ili kutosheleza mahitaji ya mradi. Utekelezaji unahusisha kuratibu watu na rasilimali, na pia vilevile, kuunganisha na kufanya shughuli za mradi kulingana mpango wa usimamizi wa mradi. Matokeo hudhihirika kama matokeo kutoka michakato iliyofanywa kama ilivyoainishwa katika mpango wa usimamizi wa mradi.
aina ya rasimu..
Ufuatiliaji na Uthibitishaji inahusiana na michakato inayofanywa ili kuangalia utekelezaji wa mradi ili kutambua matatizo yanayoweza kutokea kwa muda mzuri na hatua ya kuzirekebisha ichukuliwe, inapohitajika, ili kudhibiti utendakazi wa mradi. Faida muhimu ni kwamba utendakazi wa mradi unaangaliwa na kupimwa mara kwa mara ili kubaini tofauti kutoka mpango wa usimamizi wa mradi.
Ufuatiliaji na Uthibitishaji unajumuisha:Katika miradi yenye awamu mbalimbali, mchakato wa Ufuatiliaji na Uthibitishaji pia hutoa maoni kati ya awamu ya mradi, ili kutekeleza vitendo vya kurekebisha au vya kuzuia ili mradi utosheleze matakwa ya mpango wa usimamizi wa mradi.
Utengenezaji wa mradi ni mchakato unaoendelea, na hujumuisha:Katika hatua hii, wakaguzi wanapaswa kutilia maanani jinsi matatizo ya watumiaji yanavyotatuliwa na kwa kasi gani.
Katika mkondo wa mradi wowote wa ujenzi, wigo wa kazi huweza kubadilika. Mabadiliko ni ya kawaida na ni sehemu inayotarajiwa ya mchakato wa ujenzi. Mabadiliko yanaweza kuwa matokeo ya mabadiliko muhimu katika rasimu, hali tofauti ya maeneo mbalimbali, upatikanaji wa vifaa, mabadiliko yaliyoitishwa na mkandarasi, uhandisi wa thamani na madhara kutoka watu wa nnje, kwa uchache. Zaidi ya utekelezaji wa mabadiliko katika eneo la mradi, mabadiliko huhitaji kunakiliwa katika stakabadhi kounyesha hasa nini kilichotengenezwa. Hii inajulikana kama Usimamizi wa Mabadiliko. Hivyo basi, mmiliki kawaida inahitaji rekodi ya mwisho ili kuonyesha mabadiliko yote au, zaidi hasa, mabadiliko yoyote ya dhahiri kwamba ändras sehemu ya kumaliza kazi. Kumbukumbu hufanywa katika hati ya mkataba - kwa kawaida, lakini siyo lazima, hufungwa na michoro ya usanifu. Bidhaa ya mwisho ya juhudi hii ni kile ambacho sekta ya viwanda huita michoro iliyojengwa, au kwa urahisi zaidi, "iliyojengwa." Matakwa ya kutoa michoro hii ni desturi katika mikataba ya ujenzi.
Wakati mabadiliko yanapoingizwa katika mradi, uwezekano wa mradi lazima uangaliwe. Ni muhimu kutopoteza malengo na shabaha ya awali ya miradi. Wakati mabadiliko yamapojilimbikiza, matokeo yaliyotabiriwa huenda yasihalalishe mapendekezo ya awali ya uwekezaji katika mradi huo.
Kufunga kunajumuisha kukubalika rasmi kwa mradi na kuisha kwake. Shughuli za usimamizi hujumuisha uhifadhi wa faili na kunakili mafunzo yaliyosomwa.
Awamu hii huwa na:Udhibiti wa mradi ni kile kipengele cha mradi ambacho huweka mradi kwenye utaratibu ufaao, muda uliokusudiwa na ndani ya bajeti. Udhibiti wa mradi huanza mapema katika mradi na mipango na huisha mwisho wa mradi na mapitio ya baada ya kutekelezwa, ikiwa na uhusika katika kila hatua ya mchakato. Kila mradi unapaswa kutathminiwa kwa kiwango sahihi cha udhibiti unaohitajika: kudhibiti sana hutumia muda, mwingi , ilhali udhibiti mdogo ni hatari sana. Kama udhibiti wa mradi hautatekelezwa ipasavyo, gharama ya biashara iwe wazi katika suala la makosa, marekebisho, na nyongeza ya ada ya ukaguzi.
Mifumo ya udhibiti inahitajika kwa ajili ya gharama, hatari, ubora, mawasiliano, wakati, mabadiliko, ununuzi, na rasilimali ya kibinadamu. Kwa kuongezea, wakaguzi wanatakiwa kufikiria jinsi miradi ni muhimu kwa taarifa za fedha, kwa kiwango kipi washika dau hutegemea udhibiti, na dhibiti ngapi zipo. Wakaguzi lazima waangalie mchakato wa maendeleo na taratibu ya jinsi inavyotekelezwa. Mchakato wa maendeleo na ubora wa bidhaa ya mwisho huweza pia kutathminiwa ikiwa inahitajika au ikiwa imeombwa. Biashara inaweza kuhitaji kampuni ya ukaguzi ishiriki katika mchakato wote ili kuyashika matatizo mapema ili yaweze kutatuliwa kwa urahisi. Mkaguzi anaweza kutumika kama mshauri wa udhibiti kama sehemu ya timu ya utekelezaji au kama mkaguzi huru kama sehemu ya ukaguzi.
Biashara kwa wakati mwingine hutumia mifumo rasmi ya michakato ya utengenezaji. Hii husaidia katika kuhakikishia kwamba mifumo inatengenezwa kwa mafanikio. Mchakato rasmi huwa na ufanisi zaidi katika kujenga dhibiti zenye nguvu, na wakaguzi wanatakiwa kuangalia mchakato huu ili kuthibitisha kwamba uliundwa vizuri na utafuatwa katika mazoezi. Mpango mzuri wa utengenezaji wa mifumo rasmi huwa na:Meneja wa miradi ni mtaalamu katika uwanja wa usimamizi wa miradi. Mameneja wa miradi wanaweza kuwa na wajibu wa kupanga, kutekeleza, na kufunga miradi yowote, kwa kawaida inayohusiana na sekta ya ujenzi, Usanifu wa majengo, mitandao ya kompyuta, mawasiliano ya simu au utengenezaji wa programu. Nyanja zingine nyingi katika utengenezaji, usanifu na viwanda vya huduma pia huwa na mameneja wa miradi.
Meneja wa mradi ni mtu aliyepewa wajibu wa kufanikisha malengo ya mradi yaliyosemwa. Majukumu muhimu katika usimamizi wa mradi ni kuweka malengo wazi na yanayoweza kutoshelezwa, ujenzi wa mahitaji ya mradi , na kusimamia vikwazo tatu kwa miradi, ambayo ni gharama, muda, na upeo.
Meneja wa mradi mara kwa mara huwa ni mwakilishi wa mteja na lazima aamue na kutekeleza mahitaji ya mteja, kwa kuzingatia ujuzi wa kampuni ambayo anawakilisha. Uwezo wa kukabiliana na taratibu mbalimbali za ndani za chama wakilishi, na kuunda viungo vya karibu na wawakilishi, ni muhimu katika kuhakikisha kwamba masuala muhimu ya gharama, muda, ubora na juu ya yote, kuridhika kwa mteja, yanaweza kutoshelezwa.
Kama jambo lolote linalofanywa na binadamu, miradi inahitaji kufanywa na kufikishwa ndani ya baadhi ya vikwazo. Mwanzoni, vikwazo hivi vimekuwa vikiorodheshwa kama "upeo," "wakati," na "gharama". Hizi hujulikana kama "Pembe Tatu za Usimamizi wa Mradi" ambapo kila upande unawakilisha kikwazo. Upande mmoja wa pembe tatu hauwezi kubadilishwa bila kuathiri nyingine. Machunguzi zaidi ya vikwazo hutenganisha "ubora" wa bidhaa au "utendaji" kutoka upeo, na hubadilisha ubora kama kikwazo cha nne.
Kikwazo cha wakati kinahusu kiasi cha muda inayopatikana ili kukamilisha mradi. Kikwazo cha gharama kinahusu hela iliyowekwa kwa bajeti kwasababu ya mradi. Kikwazo cha upeo kinahusu mambo ya lazima yanayohitaji kufanyika ili kutoa matokeo ya mwisho ya mradi. Vikwazo hivi vitatu mara nyingi huwa vikwazo vinavyoshindana: ongezeko kwa upeo humaanisha kuongezeka kwa wakati na kuongezeka kwa gharama, Kupunguzwa kwa wakati kunaweza kumaanisha kuongezeka kwa gharama na kupunguka kwa upeo, na bajeti kubwa inaweza kumaanisha kuongezeka kwa wakati na kupungua kwa upeo.
Somo la Usimamizi wa Mradi linahusu kutoa zana na mbinu zinazowezesha timu ya mradi (si meneja wa mradi tu) kuandaa kazi zao ili kukutana na vikwazo hivi.
Muundo wa Ugawaji wa Kazi (WBS) ni muundo wa mti, ambao unaonyesha ugawaji wa jitihada unaohitajika ili kufikia lengo fulani; kwa mfano mpango, mradi, na mkataba. WBS inaweza kuwa vifaa, bidhaa, huduma, au yenye mwelekeo wa mchakato.
WBS inaweza kuendelezwa kwa kuanzia na lengo la mwisho na kufululiza ugawanishaji wake kuwa vipengele katika masuala ya ukubwa, wakati, na wajibu (kwa mfano, mifumo, mifumo ndogo, vipengele, kazi, vikazi, na pakeji za kazi), ambayo inajumuisha hatua zote muhimu katika kufikia lengo. [23]
Muundo wa Ugawaji wa Kazi hutoa msingi wa kawaida kwa maendeleo ya asili ya upangaji kwa ujumla na udhibiti wa mkataba na ni msingi wa kugawanya kazi kuwa ongezeko lijulikanalo ambalo kutoka kwalo taarifa ya kazi yaweza kuendelezwa na ripoti za kiufundi, ratiba, gharama, na masaa ya kazi yanaweza kutengenezwa.
Mzunguko wa Maisha ya Programu (Uwekezaji) hujumuisha usimamizi wa mradi na mzunguko wa maisha ya utengenezaji wa mfumo moja kwa moja na shughuli zinazohusiana na upelekaji na oparesheni ya mfumo. Kwa Urasimu, usimamizi wa oparesheni za mfumo na shughuli zinazohusiana nayo hutokea baada ya kukamilika kwa mradi na hukosa kunakiliwa katika mwongozo huu.
Kwa mfano, angalia mchoro, katika Marekani, Idara ya Shughuli za Waliostaafu ya Marekani (VA) mzunguko wa maisha ya usimamizi wa Programu umeonyeshwa na kuelezwa katika msingi jumla wa Usimamizi wa Miradi ya IT ya VA kushughulikia ujumuishaji wa shughuli za usimamizi za mradi (uwekezaji) wa OMB Exhibit 300 na mchakato wa jumla wa bajeti ya mradi. Mchoro wa Msingi wa Usimamizi wa Mradi wa VA IT unaeleza kuhusu Milestone 4 ambayo hutokea wakati mfumo unapopelekwa kwa watumiaji wa mwisho na wakati wa ufungaji wa mradi. Awamu ya kufunga shughuli za mradi katika VA huendelea kupitia kupelekwa kwa mfumo kwa watumiaji wa mwisho hadi katika oparesheni za mfumo kwa minajili ya kuonyesha na kuelezea shughuli za mfumo ambazo VA huchukulia kama sehemu ya mradi. Mchoro unaonyesha vitendo na vifaa vinavyohusiana na mchakato wa Usimamizi wa Miradi na Programu za IT za VA.
Kumekuwa na majaribio kadhaa ya kutengeneza kanuniza Usimamizi wa Mradi kama vile:Kuongezeka kwa idadi ya mashirika ni kutumia, ni nini inajulikana kama, mradi wa usimamizi kwingineko (PPM) kama njia ya haki ya kuchagua miradi na usimamizi wa mradi kisha kutumia mbinu kama njia ya kutoa matokeo katika fomu ya faida ya performing binafsi au si-kwa-faida shirika.
Usimamizi wa mradi zinatumika mbinu 'kufanya miradi ya haki' na mbinu inayotumika katika hutumiwa PPM 'kufanya miradi haki'. Katika athari PPM ni kuwa utaratibu wa kuchagua kwa uteuzi na kuweka kipaumbele miongoni mwa rasilimali inter-kuhusiana na miradi ya viwanda na sekta nyingi.