Mail relay
Mail relay adalah fasilitas untuk mengirimkan email dengan menumpangkan kepada server yang disebut relay MTA(Mail Transport Agent). Server tersebut yang nantinya mengirimkan email ke alamat tujuan. Mail relay merupakan software SMTP Proxy sederhana dan Relay MTA yang berfungsi sebagai filter. Ada 2 jenis Mail relay, pertama "Closed Relay" yang berarti "secure" atau aman dalam artian pesan email hanya akan di relay oleh mail server untuk pengguna-pengguna yang terverifikasi memiliki akses untuk ke server relay. "Closed Relay" adalah pengaturan umumnya yang diberlakukan server internal untuk mencegah penyalahgunaan internet. Kedua, "Open Relay" merupakan server SMTP yang digunakan untuk mengirim surel-surel yang tidak terlindungi dan tidak terautentifikasi. Nama lain dari "Open Relay" adalah "Anonymous Relay" yang apabila diaktifkan maka server akan menghadapi risiko keamanan yang akan sangat merugikan server dan data-data di dalam server.
Fasilitas ini digunakan untuk mengurangi beban dari workstation atau PC untuk mengirimkan email dengan melakukan sentralisasi pengiriman email. akan tetapi fasilitas ini sering disalah pergunakan untuk mengirimkan "junk email", yang disebut "spam", dengan cara menumpang mail server milik orang lain. Akibat dari tumpangan ini, mail server tersebut menjadi terbebani dan dijadikan tempat untuk meluncurkan "spamming".
Relay Server atau internal server bertindak sebagai pusat atau sentralisasi pengiriman email. Pada saat email dikirimkan ke "relay server" pengirim email harus memiliki izin Protokol (komputer). Apabila dalam pengiriman terjadi kesalahan relay maka pengirim harus menghubungi "administrator" server untuk melakukan autentifikasi ke "relay server", karena umumnya pengaturan "relay server" adalah "closed relay" dengan maksud untuk menghindari "spam". Memutuskan mengubah pengaturan "relay server" menjadi "open relay" akan membuat server menjadi sasaran empuk para pengirim spam.
DNS adalah jantung dari komunikasi email dan semua komunikasi internet. DNS dapat melakukan pemetaan alamat IP agar semua aktivitas lalulintas internet dapat terekam dalam DNS. Dalam konfigurasi mail relay yang berkeamanan tinggi, penting untuk mendaftarkan alamat IP ke DNS("domain name system") server. Fungsi DNS mengubah nama situs menjadi alamat internet. Sistem penamaan domain ini digunakan untuk memasukkan alamat IP atau segmen IP dari komputer-komputer pengguna lokal yang akan dipakai untuk mengirimkan email agar tidak perlu melalui proses autentifikasi. Apabila alamat IP komputer tidak terdaftar, maka akan terjadi masalah relay dalam mengirimkan email.
Risiko terkena "spam" dapat terjadi pada "mail server" yang berada dalam status "open relay". Karena begitu banyaknya kombinasi dalam sistem-sistem jaringan, maka sangat sukar untuk mengetahui server yang sedang berada dalam keadaan "open relay". Untuk mengetahui apakah "mail server" berada dalam status "open relay" atau tidak, harus diadakan pengecekan dengan "open relay server test." Pengirim spam biasanya mengirim spam dengan menumpang "mail server" orang lain atau yang disebut pihak ketiga. "Mail server" pihak ketiga ini telah dibajak untuk memasukkan "junk email" melewati saringan spam miliknya. Akibatnya penerima email menjadi korban email sampah yang tidak dikehendaki, yang biasanya berisi penawaran produk, penawaran kerjasama, promosi, informasi palsu atau yang paling berbahaya adalah virus komputer.
Pengguna konfigurasi mail relay di Indonesia umumnya dipakai oleh instansi perusahaan, rumah sakit, universitas atau sekolah untuk mengirim email. Setiap server internal yang ingin mengirimkan email ke luar network, harus melewati mail relay terlebih dahulu untuk diproses bisa atau tidak dikirim ke alamat tujuan. Permasalahan yang kerap dihadapi dalam penggunaan mail relay adalah email tidak sampai ke server tujuan atau masuk ke junk/spam folder. masalah ini dapat disebabkan oleh banyak faktor, antara lain:
Dengan menggunakan ISP-SMTP Relay/MTA Relay permasalahan-permasalahan ini dapat diatasi karena dengan layanan ini pelanggan akan mendapat user name, password dan credit email (jumlah email yang diperbolehkan untuk dikirim dalam interval waktu tertentu).
Teori informasi (Shannon,1948) adalah disiplin ilmu dalam bidang matematika terapan yang berkaitan dengan kuantisasi data sehingga data atau informasi itu dapat disimpan dan dikirimkan tanpa kesalahan (error) melalui suatu kanal komunikasi. Shannon memperkenalkan pula konsep entropi untuk menghitung jumlah informasi yang terkandung di dalam sumber data. Shannon menggambarkan model komunikasi data melalui jaringan Internet yang terdiri dari "Encoder", "Channel", dan "Decoder". Mail relay merupakan salah satu teknologi penyimpanan dan pengiriman yang lebih besar untuk mengatasi masalah pembatasan yang dilakukan oleh ISP (Internet Service Provider) di Indonesia. Pemakaian "internal server" yaitu DNS server sebagai "Decoder" sekaligus "Encoder" kemudian peran mail relay sebagai "channel", dan Mailbox server sebagai "receiver" memungkinkan para pengguna lokal menerima dan mengirimkan email dengan aman dan menghindari kecenderungan terjadinya kesalahan relay karena kuantitas data yang masuk dan keluar telah terlindungi melalui proses autentifikasi di DNS server.
Mail relay memiliki kelebihan untuk menyampaikan pesan email dalam ke sejumlah besar alamat email secara simultan, sehingga mail relay sering dipergunakan sebagai alat marketing untuk promosi. Email yang dikirimkan biasanya berbentuk "koran", kartu ucapan dan brosur. Layanan Mail relay atau disebut juga layanan SMTP Relay telah membantu pengguna untuk berhasil mengatasi pembatasan yang dikenakan oleh ISP dalam proses pengiriman dan pengiriman email. Kecenderungan layanan ini yaitu server menerima mail dan mengantarkan semua mail ke penerima yang tepat. Perusahaan-perusahaan modern umumnya sangat bergantung dengan komunikasi email. Untuk para pejabat bisnis pengaturan mail ini akan menjamin mail yang disiapkan untuk para pelanggan pasti akan mencapai pelanggan.
Layanan mail relay atau SMTP Relay berfungsi untuk mengamankan data-data akademik seperti data pribadi berisi nama lengkap, NIM/nomor absensi, tanggal lahir, tahun lulus dan keterangan-keterangan lainnya yang bersifat rahasia. Data-data tersebut akan digunakan untuk kepentingan fasilitas akademik itu sendiri sehingga kerahasiaannya harus terjaga. Dengan mempergunakan layanan SMTP Relay, memungkinkan sebuah universitas hanya mengurus email user dengan domain pribadi universitas tersebut. Fasilitas SMTP pada fasilitas email ini biasanya hanya dilengkapi fitur penerimaan, tanpa fasilitas Open Relay atau pengiriman email via SMTP untuk para user. Fasilitas ini juga dilengkapi dengan teknologi untuk menangkal "spam".
Dalam sistem informasi rumah sakit sebelumnya masih bersifat konvensional atau offline. Namun pada sistem informasi rumah sakit yang sudah berbasis web, layanan Mail relay atau SMTP Relay bermanfaat untuk melindungi modul-modul yang bersifat rahasia seperti informasi pasien, rekaman medik, penagihan, farmasi, Dokter dan lain-lain. Biasanya informasi pasien mencakup nama, alamat, tempat tanggal lahir, nomor telepon , unit yang dikunjungi, tanggal kunjungan, jenis penyakit yang diderita, dokter yang menangani, tindakan yang diambil oleh dokter dan resep.