Prosedur operasi standar
Prosedur operasi standar (Bahasa Inggris: "standard operating procedure", SOP) atau kadang disingkat POS, adalah suatu set instruksi yang memiliki kekuatan sebagai suatu petunjuk atau direktif. Hal ini mencakup hal-hal dari operasi yang memiliki suatu prosedur pasti atau terstandardisasi, tanpa kehilangan keefektifannya. Setiap sistem manajemen kualitas yang baik selalu didasari oleh POS.
Cara Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP)
Sebelum menyusun SOP, perusahaan atau organisasi sebaiknya sudah melakukan pemetaan proses bisnis ("Business Process Mapping"), sehingga akan memudahkan proses penyusunan SOP.
Untuk membuat atau menyusun standar operasional prosedur harus diperhatikan format yang akan digunakan.
Ada beberapa format standar operasional prosedur, antara lain:
1. Narasi
Ada dua jenis format narasi, yaitu: 1) narasi sederhana, dan 2) narasi "hierarchical".
Narasi sederhana dalah format SOP yang dibuat untuk aktivitas yang prosesnya pendek, berulang dan tidak memerlukan keputusan.
Narasi "hierarchical" adalah format SOP yang dibuat untuk menjelaskan proses aktivitas dengan menggunakan model hirarki. Format ini dapat digunakan untuk pengguna yang sudah mahir atau pemula. Bagi yang sudah mahir cukup melihat gambaran besarnya saja, sedangkan bagi pemula dapat melihat gambaran besar dan rinci.
2. Bagan Alir ("Flowchart")
Format ini digunakan untuk proses aktivitas yang panjang dan melibatkan pengambilan keputusan-keputusan.
3. Gambar (Image)
Format ini digunakan untuk langkah-langkah kerja yang panjang. Dan dalam penjelasannya biasanya disertai dengan gambar-gambra orang yang sedang melakukan aktivitas.
4. Video
Format SOP yang biasanya digunakan untuk menjelaskan operasi teknis visual. Cocok untuk orang-orang yang lebih mudah memahami dengan melihat daripada membaca.
Empat format tersebut dibaku, setiap perusahaan berbeda dalam menggunakannya. Ada yang benar-benar menggunakan salah satu format tersebut, tapi ada yang mengkombinasikan dua atau tiga format tersebut.
Bagian-bagian Standar Operasional Prosedur
Setelah memahami format SOP, langkah selanjutnya untuk menyusun SOP adalah memahami bagian-bagian SOP.
Ada dua bagian utama SOP, yaitu:1). elemen SOP, dan 2) atribut pengendali.
1. Elemen SOP
Paling tidak ada 10 (sepuluh) elemen SOP, yaitu:
1. Tujuan, elemen yang menjelaskan alasan dibuatnya SOP.
2. Ruang Lingkup, elemen yang menjelaskan tentang cakupan SOP.
3. Tanggungjawab, elemen yang menjelaskan tanggungjawab orang-orang yang terlibat/terkait dengan SOP.
4. Ketentuan, elemen yang menjelaskan mengenai aturan yang harus dijalankan pada saat menjalankan SOP.
5. Penjelasan istilah, elemen yang digunakan untuk menjelaskan istilah-istilah yang digunakan dalam SOP.
6. Referensi, elemen yang berisi rujukan yang digunakan bila tidak ada dalam SOP.
7. Peralatan, elemen yang menjelaskan peralatan, "tools", instrumen yang digunakan dalam pelaksanaan SOP.
8. Peringatan, elemen yang menjelaskan tentang hal-hal yang harus diperhatikan saat menjalankan SOP.
9. Prosedur, elemen yang berisi penjelasan prosedur bagaimana melakukan aktivitas, oleh siapa dan bertanggungjawab kepada siapa.
10. Lampiran, elemen yang berisi bagian dari SOP yang tidak dimasukkan dalam badan SOP karena bentuk dan jumlahnya tidak dapat dimasukkan dalam badan SOP.
2. Atribut
Atribut SOP biasanya diletakkan pada bagian paling atas dari badan SOP. Ada beberapa atribut, antara lain:
1. Judul, berisi judul SOP, misalnya: SOP Cara Membuat SOP.
2. Nama Penyusun, elemen yang berisi siapa saja yang bertanggunggungjawab menyusun SOP.
3. Waktu berlaku, elemen yang berisi masa berlakunya SOP.
4. Nomor, elemen yang berisi nomor SOP
5. Jumlah Revisi, elemen yang berisi jumlah revisi SOP
6. Nomor Halamn, elemen yang menunjukkan jumlah halaman SOP.
7. Pengesahan, elemen yang menunjukkan bukti sebuah SOP telah disahkan dan akan diimplementasikan.
Setelah perusahaan melakukan pemetaan proses bisnis, selanjutnya menguraikan dalam sesuai dengan bagian-bagian dan format tersebut. Maka jadilah sebuah Standar Operasional Prosedur.