Toiminnanohjausjärjestelmä
ERP-järjestelmä (Enterprise Resource Planning) eli toiminnanohjausjärjestelmä on yrityksen tietojärjestelmä, joka integroi eri toimintoja, esimerkiksi tuotantoa, jakelua, varastonhallintaa, laskutusta ja kirjanpitoa. ERP-ajattelumalli on laajennettu MRP II:sta (Manufacturing Resource Planning), joka puolestaan on MRP:n (Material Requirements Planning) seuraaja.
ERP-järjestelmään voi sisältyä erilaisia osioita, esimerkiksi palkan­laskenta, kirjanpito, reskontra, varastonhallinta, tuotannonohjaus sekä materiaalin, projektien, huollon, resurssien ja omaisuuden hallinta. Tyypillistä on että nykyaikaisissa järjestelmissä osiot ovat siis erillisiä moduleita, joita voidaan ostaa ja ottaa käyttöön vaiheittain.
ERP-järjestelmillä pyritään parantamaan yrityksen tehokkuutta niin toiminnallisesti kuin taloudellisestikin (esim. varastojen vähennys) integroimalla samaan järjestelmään eri osastoja palvelevia osioita - tiedot tallennetaan samaan tietokantaan, jolloin reaaliaikaisen tietojen jako eri toimintojen välillä on helppoa. ERP mahdollistaa reaaliaikaisen tiedonsiirron myös saman arvoketjun eri yritysten välillä. Reaaliaikaisen tiedonsiirron avulla pyritään vähentämään päällekkäistä työtä ja nopeuttamaan asioiden käsittelyä ja päätöksentekoa. Päätöksenteko nopeutuu kun päätöksentekijöillä on helposti käytössään ajankohtaista tietoa.
Reaaliaikainen tiedon jako mahdollistaa koko yrityksen toiminnan parantamisen osastokohtaisen toiminnan optimoimisen sijasta. Aiemmin suunnittelussa tarvittava tieto siirrettiin toisille osastoille kausittain, esimerkiksi kuukausittain. Kukin osasto suunnitteli omaa toimintaansa tämän kausittaisen informaation perusteella, esimerkiksi optimaaliset oston ja tuotannon eräkoot. Vanhat toimintamallit ovat juurtuneet käytännöiksi, joita muutetaan vähitellen kun huomataan parempia toimintamalleja, jota reaaliaikainen tiedonvälitys mahdollistaa.
Nykyajan liike-elämässä on kaikilla käytössään jokin järjestelmä liiketoiminnan ohjaukseen. ERP onkin syntynyt korvaamaan manuaalista kirjanpitoa ja toimintoja ja siten nopeuttamaan jokapäiväistä työskentelyä. Tietojärjestelmien kehityksen myötä on selvää, että myös yritysten kaikki toiminnot linkittyvät johonkin tietojärjestelmään.
ERP-järjestelmät ovat usein monimutkaisia kokonaisuuksia, joiden ylläpitäminen vaatii runsaasti asiantuntemusta. Perinteisesti monilla yrityksillä on ollut tapana tehdä ja ylläpitää toiminnanohjaukseen käytetyt järjestelmät itse, mutta nykyään monet ovat siirtyneet käyttämään valmiita ohjelmistoja, muun muassa järjestelmien monimutkaisuudesta johtuen.
ERP-järjestelmän käyttöönotto ja käyttö niin itse tehtynä kuin ostettunakin on useimmiten erittäin kallista ja aikaavievää. Järjestelmän hankinta- tai valmistuskustannusten lisäksi kustannuksia aiheuttavat ja aikaa vievät muun muassa järjestelmän mukauttaminen yritykselle sopivaksi ja henkilökunnan kouluttaminen järjestelmän käyttöön ja sen mukana muuttuviin toimintatapoihin. Usein järjestelmiä ei kannata mukauttaa liikaa yrityksen spesifisiin toimintamalleihin, jolloin kustannussäästösyistä valitaan omien toimintaprosessien muuttaminen. ERP:tä käyttöönotettaessa standardoidaan yrityksen dokumentit, perustiedot ja mittarit.
APS (Advanced Planning & Scheduling)-järjestelmät on kehitetty täydentämään ERP-järjestelmiä tuotannonsuunnittelun osalta. Suomenkielessä puhutaan usein hienokuormitusohjelmistoista tai vain tuotannonsuunnitteluohjelmistoista.
Usein ERP-järjestelmä liitetään MES-järjestelmään (Manufacturing Execution System). MES-järjestelmä on tuotannon- tai valmistuksenohjausjärjestelmä, joka yhdistää ERP-järjestelmän varsinaiseen tehdasautomaatioon. MES-järjestelmää käytetään tuotannon operatiivisten toimintojen hallintaan ja informaation välittämiseen ERP-järjestelmän ja tehdasautomaation välillä.