Kansallisarkisto
Kansallisarkisto (lyhenne KA, vuosina 1869–1994 Valtionarkisto, ) on valtion virasto, joka vastaa arkistotoimesta Suomen alueella. Se kuuluu hallinnollisesti opetus- ja kulttuuriministeriön alaisuuteen. Kansallisarkisto muodosti aiemmin yhdessä seitsemän maakunta-arkiston kanssa Suomen arkistolaitoksen, mutta vuonna 2017 maakunta-arkistot sulautettiin osaksi Kansallisarkistoa ja vanhan arkistolaitoksen rakenteet purettiin.
Kansallisarkiston tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien viranomaisten asiakirjojen säilyminen ja toimia arkistotoimen asiantuntijaviranomaisena sekä edistää kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien yksityisten asiakirjojen säilymistä ja hankkia niitä kokoelmiinsa. Tämän lisäksi arkisto huolehtii säilyttämänsä asiakirjallisen kulttuuriperinnön tarjoamisesta tutkijoiden käyttöön. Se osallistuu myös alansa tutkimus- ja kehittämistoimintaan.
Kansallisarkisto toimii heraldisten kysymysten asiantuntijavirastona Suomessa. Se vahvistaa valtion, kuntien ja kirkon käyttämät heraldiset tunnukset sekä virastojen sinetit ja esimerkiksi huvialusten ja armeijan joukko-osastojen liput. Kansallisarkiston kirjasto toimii arkistotoimen, heraldiikan ja sigillografian erikoiskirjastona. Kansallisarkisto tarjoaa opastusta toimialaansa kuuluvissa asioissa niin yksityishenkilöille, yhteisöille kuin viranomaisillekin.
Kansallisarkiston johtajana toimii pääjohtaja, jolla on valtionarkistonhoitajan arvonimi. Kansallisarkistossa työskenteli noin 240 henkilöä vuonna 2018. Arkisto jakautuu aineistohallinnan, tietopalvelun, tutkimuksen ja kehittämisen ja toiminnanohjauksen vastuualueisiin.Kansallisarkisto toimii yhdeksällä eri paikkakunnalla: Helsingissä, Hämeenlinnassa, Inarissa, Joensuussa, Jyväskylässä, Mikkelissä, Oulussa, Turussa ja Vaasassa. Kansallisarkiston kokonaisaineistomäärä on noin 210 hyllykilometriä.Lisäksi Inarissa saamelaiskulttuurikeskus Sajoksessa toimii vuonna 2012 perustettu Saamelaisarkisto, jonne saamelaisviranomaiset siirtävät pysyvästi säilytettävät paperiasiakirjansa. Lisäksi arkisto ottaa vastaan saamentutkimukselle merkittävien yksityishenkilöiden, sukujen, yhdistysten, säätiöiden ja yritysten arkistoja. Arkistoitujen asiakirjojen lisäksi Saamelaisarkistossa on nauhoitearkisto audiovisuaaliselle aineistolle ja äänitteille.
Kansallisarkisto sai alkunsa vuonna 1809, kun Suomen sodan päättäneessä Haminan rauhansopimuksessa Ruotsi määrättiin luovuttamaan Suomea koskevat asiakirjat ja arkistot Venäjän haltuun. Tukholmaan lähetettiin vuonna 1810 arkistokomissio valitsemaan Suomea koskevat aineistot Ruotsin arkistoista. Työ oli odotettua hitaampaa, sillä ruotsalaiset olivat haluttomia noudattamaan vaatimuksia arkistojen luovuttamisesta. Niinpä elokuussa 1810 päätettiin kuljettaa siihen mennessä saatu aineisto Suomeen ja jatkaa työtä myöhemmin. Tukholmaan saapui 26. lokakuuta laiva, jolla vietiin Turkuun 83 laatikollista aineistoa. Juhannuksen 1811 tienoilla aineistoa vietiin vielä viisi laatikollista lisää.
Aineistoille vuokrattiin Turun Akatemiatalon alakerrasta kaksi huonetta, joihin sijoitettiin Ruotsista tuotujen aineistojen lisäksi yliopiston kanslerinviraston asiakirjat. Arkistoa hoitamaan palkattiin ylimääräinen vahtimestari, joka ei kuitenkaan pidemmän päälle kyennyt hoitamaan kaikkia arkistotehtäviä. Siksi Suomen senaatti anoi keisarille 30. heinäkuuta 1816 lähettämässään kirjeessä lupaa palkata virkailija hoitamaan ja järjestämään senaatin arkistoa. Keisari hyväksyi esityksen ja antoi 25. marraskuuta luvan pysyvän arkistoviran perustamiseen. Tätä pidetään Kansallisarkiston varsinaisena perustamispäivänä.
Senaatin arkiston ensimmäiseksi arkistonhoitajaksi nimitettiin Johan Henrik Calonius 29. tammikuuta 1817. Hänen alaisuudessaan arkisto siirtyi Helsinkiin, josta vuonna 1812 oli tullut Suomen suuriruhtinaskunnan pääkaupunki. Arkistot sisältäneet puulaatikot kuljetettiin Helsinkiin sadan hevosen kolonnassa, joka lähti Turusta 15. maaliskuuta 1819 ja saapui Helsinkiin neljä päivää myöhemmin. Ne sijoitettiin aluksi nykyisen Eteläesplanadin alkupäässä sijainneisiin kivimakasiineihin, mutta siirrettiin samalla tontilla sijainneeseen kivitaloon, kun makasiinit havaittiin kosteiksi. Senaatti pääsi muuttamaan Carl Ludvig Engelin suunnittelemaan Senaatintaloon syyskuussa 1822, ja ilmeisesti myös arkisto siirtyi silloin sinne. Senaatin käyttökirjasto sijoitettiin alempaan kerrokseen, kun taas Ruotsista siirretty historiallinen arkisto sijoitettiin vintille. Tästä seurasi se, että kun tutkijoiden annettiin vapaasti työskennellä vinttitiloissa, sieltä vietiin tuhansia asiakirjoja ja monista jäljelle jääneistäkin sinetit. Historiallisen arkiston alennustilaan kiinnitettiin huomiota vasta vuonna 1843, jolloin arkistoa järjestämään ja luetteloimaan palkattiin Helsingin keisarillisen Aleksanterin yliopiston dosentti Edvard Grönblad. Tehtävää ei annettu arkistonhoitajille, sillä Caloniuksen seuraajat Gustaf Adolf Öhman, Gustav Erik Adolf Estlander, Johan Jakob Nyberg ja Gustaf Pehrman olivat kaikki juristeja, joita historiantutkimus tai arkistohallinnan kehittäminen ei kiinnostanut, eikä kukaan heistä ollut virassa kauaa.
Vuonna 1862 arkistonhoitajaksi nimitettiin Karl August Bomansson, joka oli väitellyt tohtoriksi Ahvenanmaan muinaismuistoja käsittelevällä väitöskirjallaan vuonna 1858. Hänet nimitettiin vuonna 1862 myös Helsingin yliopiston Pohjoismaiden historian dosentiksi. Hän alkoi kehittää arkiston toimintaa ja määritteli arkistonhoitajan tehtäviksi huolenpidon historiallisista ja senaatilta tulevista asiakirjoista, yleisön ja tutkijoiden opastamisen sekä keskeisten asiakirjojen julkaisemisen. Hänen ehdotuksestaan senaatin arkistosta tuli 10. toukokuuta 1869 annetun asetuksen myötä Suomen valtionarkisto. Bomansson jatkoi arkistonhoitajana myös Valtionarkistossa, vaikka olikin jo vuonna 1865 ehdottanut virkanimikkeen muuttamista valtionarkistonhoitajaksi. Ehdotus toteutui lopulta vuonna 1880, jolloin Bomanssonista tuli ensimmäinen valtionarkistonhoitaja. Hän pyrki koko virkauransa ajan laajentamaan arkiston kokoelmia, joihin ei hänen mukaansa kuulunut vuonna 1862 yhtäkään keskiaikaista asiakirjaa. Bomanssonin käynnistämässä hankintaohjelmassa kopioitiin aineistoa sekä Moskovassa että Tukholmassa, esimerkiksi vanhan Suomen alueen tilikirjat ja Käkisalmen lääniä Ruotsin vallan aikana koskeneet asiakirjat.
Bomansson rekrytoi arkiston amanuenssiksi muinaistutkija Johan Reinhold Aspelinin. Aspelin oli vuonna 1870 perustamassa Suomen Muinaismuistoyhdistystä, ja alkoi sen jälkeen hiljalleen irtautua arkistotehtävistä. Hänen sijalleen Bomansson löysi toisen muinaistutkijan, ahvenanmaalaisen Reinhold Hausenin. Hänet otettiin vuonna 1872 ylimääräiseksi amanuenssiksi, nimitettiin pari vuotta myöhemmin toiseksi amanuenssiksi, ja vuonna 1878 hän korvasi Aspelinin amanuenssina. Vuonna 1880 Hausenin virkanimike muuttui aktuaariksi, ja hänestä tuli Bomanssonin ensimmäinen sijainen. Hausen kokosi arkistoon aineistoa työskennellen Tukholmassa, Kööpenhaminassa, Riiassa ja Pohjois-Saksassa. Syksyllä 1880 hän joutui kuitenkin pitkälti luopumaan keruumatkoista ja tieteellisestä työstä, kun hänet nimitettiin 11. marraskuuta virkaa tekeväksi valtionarkistonhoitajaksi silmäsairaudesta kärsineen Bomanssonin anottua virkavapaata.
Bomansson ei enää kyennyt palaamaan virkaansa ja pyysi marraskuussa 1882 eroa. Virkaa haki Hausenin lisäksi yllättäen Aspelin. Valinnasta muodostui myös kielipoliittinen kysymys, sillä Aspelin kuului fennomaaneihin, kun taas Hausen edusti maltillisempaa linjaa. Aspelin sai taakseen tukijoita senaatista, mutta virkaan valittiin silti arkistotoiminnassa kokeneempi Hausen. Hänet nimitettiin virkaan 12. toukokuuta 1883, minkä jälkeen hän alkoi kehittää arkiston toimintaa ja arkistonhallintaa. Viranomaiset tuottivat 1880-luvulla noin 200 hyllymetriä asiakirjoja vuodessa, eikä kaikkea ollut mahdollista säilyttää. Hausen valmisteli vuonna 1883 laajan seulontasuunnitelman, jossa hän katsoi, että hallinnon ja historiantutkimuksen kannalta merkityksettömät asiakirjat voitiin hävittää. Niinpä 1880-luvulta alkaen Valtionarkisto säilytti vain tutkimukselle relevanttia aineistoa. Arkiston ohjaustoiminta keskittyi viranomaisten pysyvästi säilytettävän aineiston tallettamiseen ja toisaalta tutkimusmielessä toissijaisen aineiston hävittämiseen. Lisäksi huomiota kiinnitettiin esimerkiksi säilytysolosuhteisiin ja arkistoitavien asiakirjojen paperin ja musteen laatuun.
Vaikka senaatti pyrki 1880-luvulla karsimaan pysyvästi säilytettävää aineistoa, Valtionarkiston tilat senaatin rakennuksessa kävivät yhä ahtaammiksi. Arkistolla oli 1880-luvun alussa käytössään jo 16 huonetta sekä senaatin kirjastoksi tarkoitettu galleriasali. Hajanaisten tilojen valvominen oli vaikeaa, paloturvallisuus oli huono ja osassa tiloista oli kosteusvaurioita. Senaatti antoi vasta valtionarkistonhoitajaksi valitulle Hausenille tehtäväksi ryhtyä valmistelemaan varta vasten Valtionarkistolle suunnitellun rakennuksen pystyttämistä. Hausen sai rakennuksen poikkeuksellisuuden vuoksi valita vapaasti haluamansa arkkitehdin tekemään suunnitelmat. Hän päätyi Gustaf Nyströmiin, joka toimi Polyteknillisessä opistossa nuorempana rakennuskonstruktio-opin opettajana. Nyström matkusti senaatin myöntämällä stipendillä tutustumaan Ruotsin, Saksan, Englannin, Ranskan ja Itävallan arkistorakennuksiin kesällä 1884, minkä jälkeen hän aloitti suunnittelutyön. Luonnokset ja kustannusarvio valmistuivat toukokuussa 1885, ja keisari myönsi senaatin esityksestä heinäkuussa 1886 kustannusarvion mukaisesti varoja arkiston rakentamiseksi. Valtionarkistolle oli varattu valtion omistama kallioinen tyhjä tontti Helsingin Kruununhaassa, ja sinne alettiin tehdä arkiston perustuksia syksyllä 1886. Rakennustyöt päättyivät syksyllä 1890 ja katselmus toimitettiin 22. lokakuuta.
Vielä 1850-luvulla oli tavallista, että arkistorakennuksissa ei ollut erillistä makasiinitilaa, vaan aineisto oli tutkijoiden ja muiden vierailijoiden vapaasti käsiteltävissä. Kun British Museumissa ja Ranskan kansalliskirjastossa otettiin käyttöön erillinen makasiini, tällainen järjestely alkoi yleistyä muuallakin. Myös Valtionarkiston rakennukseen tuli erikseen tutkijatila ja makasiini, ja lisäksi niitä yhdistävä kapeampi virasto-osa. Lukusalissa oli suuret ikkunat, jotka toimivat samalla valaistuksena, sillä sähkövaloa ei vielä ollut ja kaasuvalo taas ei tullut kyseeseen paloturvallisuussyistä. Salin kulmissa oli asiakirjahissit, joilla painavia niteitä saatiin liikuteltua. Salin seinillä kulki rautaiset portaat ja kerrostasanteet. Myös makasiinissa oli suuret ikkunat valaistuksen vuoksi. Sen välitasojen lattiat rakennettiin valurautatangoista, jotta ikkunoista tuleva valo pääsisi mahdollisimman hyvin koko makasiiniin. Rakennuksesta tehtiin paloturvallinen rakennusainevalinnoilla sekä palomuureilla, jotka jakoivat makasiinin kolmeen palo-osastoon. Muilta osin paloturvallisen makasiinin hyllyt tehtiin tosin kustannussyistä puusta, mutta tämä oli yleinen käytäntö myös ulkomailla. Arkiston katolle sijoitettiin Carl Eneas Sjöstrandin veistosryhmä, jonka keskellä on Suomea edustava naishahmo ja sen vierellä kirjuri ja historiankirjoittaja. Valtionarkisto oli valmistuessaan Euroopan modernein arkistorakennus.
Vaikka Valtionarkiston kehittäminen ja uudisrakennushanke veivät 1880-luvulla suuren osan Hausenin ajasta, hän jatkoi silti myös tieteellistä toimintaa, etenkin keskiajan lähteiden kokoamista ja julkaisemista. Hän paneutui 1880-luvulla Turun tuomiokirkon Mustaan kirjaan, johon oli koottu keskiajan hiippakuntahallinnon asiakirjoja. Hän täydensi sitä, järjesteli tietoja ja toimitti siitä uuden laitoksen, jonka Valtionarkisto julkaisi vuonna 1890. Hänen suurtyönsä oli kuitenkin Suomen keskiajan lähteiden kokonaisesityksen julkaiseminen "Finlands medeltidsurkunder" -julkaisusarjana, jonka ensimmäinen osa kahdeksasta valmistui 1910.
1800-luvun loppu ja 1900-luvun alku oli Valtionarkistolle uuden rakennuksen valmistumisesta huolimatta vaikeaa aikaa. Välit Ruotsin valtionarkistoon kiristyivät, kun Hausen vaati vuonna 1881 rauhansopimuksen mukaisesti Suomea koskevia asiakirjoja luovutettavaksi. Ruotsalaiset kieltäytyivät vedoten siihen, että sopimus koski vain hallinnon tarvitsemia asiakirjoja, ei tutkimuksen kannalta tarpeellisia lähdeaineistoja. Venäjän asiainhoitaja esitti vuonna 1884 Ruotsille nootin, johon se vastasi toisella nootilla. Kiristyneet välit vaikuttivat tiedonsaantiin, ja niin valtionarkisto kuin sota-arkisto epäsivät Hausenilta luvan saada käyttöönsä Suomea koskevaa aineistoa. Lisäksi venäläistämistoimet alkoivat kiihtyä. Ministerivaltiosihteeri Theodor Bruun oli vuonna 1882 siirrättänyt Suomea koskevia asiakirjoja Pietarissa sijainneesta Suomen valtiosihteerinviraston arkistosta Valtionarkistoon. Lisäksi Hausen oli vuonna 1899 keisarin Suomen asiain kansliapäällikkö Carl Alexander Armfeltin kanssa onnistunut salaa siirtämään lisää aineistoa. Vuonna 1901 keisari määräsi uuden ministerivaltiosihteeri von Plehwen esityksestä Bruunin aikana toimitetut asiakirjat siirrettäväksi venäläisen valtakunnanneuvoston arkistoon. Tätä pidettiin toimenpiteenä, jolla Venäjä olisi saanut kannaltaan kiusalliset asiakirjat pois suomalaistutkijoiden ulottuvilta. Senaatti sai viivytettyä päätöksen toimeenpanoa, ja helmikuussa 1901 vapaaehtoiset jäljensivät luovutettavia aineistoja aamusta iltaan. Sortokausien välissä alkuperäiset asiakirjat palautettiin Valtionarkistoon, mutta toisen sortokauden myötä vuonna 1910 ne siirrettiin Suomen valtiosihteerinvirastoon rakennettuun arkistoon Pietariin.
Ensimmäisen maailmansodan syttymisen myötä venäläistämistoimet kiihtyivät. Venäjän hallinnolle uhkana pidettyjä virkamiehiä erotettiin ja vangittiin. Valtionarkisto sai venäläistämistoimista osansa, kun valtionarkistonhoitaja Hausen pakotettiin eroamaan, sillä hän oli keväällä 1916 julkaissut löytämiään Suomen sodan aikaisia kirjeitä, jotka kuvasivat muun muassa armeijan heikkoa johtamista ja sotilaiden kärsimystä. Senaatin talousosaston varapuheenjohtaja Mihail Borovitinov antoi Hausenille kaksi vaihtoehtoa: joko hän eroaisi tai hänet karkotettaisiin ja hän menettäisi eläkkeensä. Hausenin eroanomus hyväksyttiin 12. joulukuuta 1916. Hänen tilalleen nimitettiin ilman hakua 4. tammikuuta 1917 Valtionrautateiden liikennekonttorin tariffitoimiston II luokan liikennetarkastaja Leo Harmaja. Harmaja kuitenkin erosi virasta jo 2. toukokuuta 1917. Tällä kertaa virka julistettiin haettavaksi. Myös Hausen haki sitä, mutta hänen sijastaan valtionarkistonhoitajaksi nimitettiin 5. heinäkuuta Hausenin ensimmäisenä sijaisena toiminut Valtionarkiston historiallisen osaston johtaja Johan Wilhelm Ruuth.
Itsenäistymistä seurannut sisällissota vuonna 1918 häiritsi arkiston toimintaa niin, että se pidettiin kiinni tammikuun 26. päivästä huhtikuun 22. päivään, ja vasta vuoden 1918 lopulla toiminta alkoi kunnolla vakiintua. Vaikka aukioloaikoja oli pidennetty tutkijasaliin syksyllä 1917 saadun sähkövalon ansiosta, tutkijoiden määrä oli vähentynyt neljänneksellä. Heti sisällissodan taisteluiden päätyttyä arkistonhoitaja Kaarlo Blomsted teki aloitteen sisällissodan ajan asiakirjojen ja muistelmien kokoamiseksi ja järjestämiseksi. Arkistoon saatiin hankkeen puitteissa yksityishenkilöiden muistelmia sekä viranomaisten arkistoja, ja valtioneuvoston päätöksellä väliaikainen lennätinhallitus ja rautatiehallitus määrättiin luovuttamaan arkistolle hallussaan olleet sähkösanomat marraskuun 1917 ja kesän 1918 väliseltä ajalta. Kerättyä aineistoa käytti vuonna 1918 asetettu Vapaussodan historian komitea, joka keräsi myös tahollaan tietoa ja aineistoa sisällissodan tapahtumista. Komitean työn tuloksena julkaistiin sodan kuusiosainen historiikki "Suomen vapaussota vuonna 1918".
Suomen ja Neuvostoliiton välisessä Tarton rauhansopimuksessa vuonna 1920 sovittiin myös arkistojen siirtämisestä maiden välillä, jotta mahdollisilta kiistoilta vältyttäisiin. Neuvottelujen jälkeen virallinen sopimus asiakirjojen palauttamisesta solmittiin Helsingissä 18. kesäkuuta 1924. Suomeen siirrettiin Pietarin valtiosihteerinviraston arkistosta Suomea koskevat asiakirjat, ja lisäksi Suomi sai muun muassa Suomen entisen passitoimiston arkistot ja Suomen Pankin Pietarin-konttorin arkistot. Lisäksi sovittiin, että Suomeen tuli siirtää Suomenlinnaa koskevat asiakirjat Ruotsin vallan ajalta. Neuvostoliittoon sen sijaan siirrettiin Suomeen sijoitettuna olleiden venäläisjoukkojen ja sotilaallisten laitosten arkistot. Viranomaisten välinen tehtävänjako ei kuitenkaan Suomessa toiminut, ja venäläisten asiakirjoja oli vuosina 1917–1918 päätynyt Sota-arkistoon ja Kansallismuseoon. Lisäksi osa aineistosta tuhoutui tai hävitettiin tarpeettomana.
Valtionarkiston toiminta alkoi sota-ajan jälkeen vakiintua 1920-luvulla. Järjestämis- ja luettelointityöllä pyrittiin edistämään arkistojen käytettävyyttä, ja asiakirjojen tutkimuskäyttöä nopeutettiin laatimalla lähdejulkaisuja. Yksityisarkistojen hankkiminen nousi yhä tärkeämmäksi tehtäväksi, ja sillä haluttiin varmistaa kansakunnan historiaan kuuluvien kirjeiden, päiväkirjojen ja muun keskeisen yksityisen aineiston säilyminen. Siitä huolimatta arkiston käyttö väheni 1920-luvun alussa, sillä pääkaupunkiseudun ulkopuolella asuneilla tutkijoilla ei vaikean taloustilanteen vuoksi ollut mahdollisuutta työskennellä pidempiä aikoja arkistossa. Valtionarkistossa nähtiin, että kauan vireillä ollut ajatus maakunta-arkistoista tulisi toteuttaa ensi tilassa, jotta tutkijoilla olisi mahdollisuus työskennellä lähempänä kotiseutuaan. Jo muutaman vuoden kuluttua tieteellinen toiminta alkoi kuitenkin vireytyä ja humanistisen ja yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen painoarvo kasvaa. Myös kiinnostus sukututkimukseen lisääntyi itsenäisyyden alkuvuosina, ja vuodesta 1924 Suomen Sukututkimusseura alkoi jäljentää Suomen luterilaisten seurakuntien historiakirjoja Valtionarkiston tiloissa, ja kopiot talletettiin arkistoon. Kopiontityö jatkui aina 1940-luvulle saakka.
Autonomian ajan loppuvuosina arkistoon tulleiden asiakirjojen myötä vuonna 1890 valmistuneen arkistorakennuksen tilat alkoivat loppua kesken. Vuonna 1917 Valtionarkisto otti yhteyttä senaatin kirkollis- ja opetusasiain toimikunnan puoleen lisärakennuksen saamiseksi, mutta ensimmäisen maailmansodan hankalan poliittisen ja taloudellisen tilanteen vuoksi asia ei edennyt. Itsenäistymisen myötä Valtionarkistoon tuli muun muassa entisestä kenraalikuvernöörin kanslian arkistosta 340 hyllymetriä aineistoa, kun normaali vuosikertymä oli 150 hyllymetriä. Niinpä tilantarpeesta tuli entistä akuutimpi. Valtionarkistonhoitaja J. W. Ruuth kääntyi vuonna 1918 jälleen kirkollis- ja opetusasiain toimikuntaan, joka myönsikin arkistolle varat tilapäisen lisätilan vuokraamiseksi Korkeavuorenkadun ja Punanotkonkadun kulmassa olleesta rakennuksesta. Vuonna 1919 käyttöön tullut vuokratilakaan ei ratkaissut vielä tilanpuutetta, sillä sisällissodan jälkiselvittelyistä ja Venäjän kanssa käydyistä rauhanneuvotteluista oli tulossa suuri määrä arkistoitavia asiakirjoja. Ongelmaan tartuttiin kuitenkin toden teolla vasta vuonna 1924, kun ministeriö asetti maakunta-arkistovaltuuskunnan selvittämään pitkään suunnitelmissa olleiden maakunta-arkistojen perustamista.
Taloudellisesti vaikeana aikana uusien valtion laitosten perustaminen oli vaikea päätös, ja opetusministeriö vetosi siksi kuntiin ja kaupunkeihin, jotta ne ottaisivat vastuulleen osan kuluista. Ajatus valtiollisesta arkistosta herätti kuitenkin suurta innostusta maakunnissa. Erityisen innokkaita oltiin Viipurissa, jossa lähdettiin heti ajamaan maakunta-arkiston saamista kaupunkiin. Hanke nähtiin siellä koko maakunnan yhteisenä tavoitteena, ja hanketta sitoutuikin parissa viikossa tukemaan taloudellisesti viisi kaupunkia, kaksi kauppalaa ja 30 maalaiskuntaa. Viipurin kaupunginhallitus luovutti Tervaniemessä sijainneen puolivalmiin venäläisen kirkon maakunta-arkiston käyttöön ilmaiseksi. Muutostyöt todettiin kuitenkin niin kalliiksi, että olisi halvempaa rakentaa arkistolle uudisrakennus, jolle varattiinkin tontti Pontuksenkadulta. Kun arkistoasia ei pariin vuoteen edennyt, tontille rakennettiin kansakoulun laajennusosa, ja keskeneräistä kirkkoa alettiin taas tarkastella arkistokäytön kannalta. Uudet suunnitelmat laati arkkitehti Uno Ullberg, ja Tervaniemi valittiin lopulta alkuvuodesta 1931 arkiston ensisijaiseksi sijoituspaikaksi.
Prosessi Viipurissa kesti kuitenkin niin kauan, että ensimmäinen maakunta-arkisto ehdittiin perustaa Hämeenlinnaan. Kaupunki vuokrasi valtiolle kaupungintalon kirjastosta ”sopivan huoneiston 30 vuodeksi erinäisillä valtiolle edullisiksi katsottavilla ehdoilla”. Valtionarkisto puolsi kaupungin ehdotusta ja esitti 31. tammikuuta 1927 maakunta-arkistoa perustettavaksi Hämeenlinnaan. Määrärahojen myöntämisen ja kunnostustöiden jälkeen asetus Hämeenlinnan maakunta-arkiston perustamisesta annettiin 8. heinäkuuta 1927, ja maakunta-arkistonhoitajaksi määrättiin Valtionarkiston amanuenssi Yrjö Nurmio. Hänen alaisuudessaan uuteen arkistoon siirrettiin suurin osa Hämeen läänin valtionhallinnon asiakirjoista vuoden loppuun mennessä. Arkisto avattiin virallisesti tutkijoiden käyttöön vuonna 1929. Tampereelta ehdotettiin vuonna 1935 maakunta-arkiston siirtymistä sinne, mutta ehdotus ei johtanut tuloksiin.
Hämeenlinnan jälkeen seuraavia maakunta-arkistoja kaavailtiin Turkuun ja Ouluun. Molemmat hankkeet saivat rahoituksen kuntoon vuonna 1930, ja rakennustyöt aloitettiin. Sen sijaan Viipurin hanke ei vieläkään edennyt huolimatta maakunnan aktiivisuudesta arkistoasiassa. Asetus Oulun maakunta-arkistosta annettiin 14. tammikuuta 1932 ja Turun maakunta-arkistosta 9. kesäkuuta 1932. Viipurin Tervaniemeenkin saatiin lopulta maakunta-arkisto helmikuun alussa 1934, ja saman vuoden kesällä avattiin viides maakunta-arkisto Vaasan uuteen arkisto- ja kirjastotaloon.
Maakunta-arkistojen perustamisen lisäksi Valtionarkisto laajeni myös Helsingissä, sillä valtio myönsi vuonna 1927 rahoituksen lisärakennukselle. Suunnitelmat Snellmaninkadun varteen rakennetulle lisäsiivelle oli tehnyt jo vuonna 1922 arkkitehti Magnus Schjerfbeck. Se vastasi perusilmeeltään ja tyyliltään alkuperäistä arkistorakennusta, mutta poikkesi yksityiskohtien osalta. Uudisrakennus valmistui vuonna 1928, ja se liitettiin aiemmin erillisenä rakennuksena olleeseen tutkijasaliin. Samalla toimistotiloja sisältänyt yksikerroksinen rakennus korotettiin kaksikerroksiseksi, sillä tutkijakäyntien ja tilattujen aineistojen määrä oli kasvanut ja henkilökuntaa palkattiin lisää. Lisärakennuksen ja maakunta-arkistojen perustamisen myötä 1920-luvun loppu ja 1930-luvun alku olivatkin Valtionarkiston voimakkainta kasvun aikaa.
Maailmanpoliittisen tilanteen kiristyessä 1930-luvun lopulla alettiin valtion laitoksissa varautua uuden suursodan uhkaan. Heikon taloustilanteen vuoksi 1903-luvulla rakennettuihin uusiin arkistorakennuksiin ei ollut rakennettu aineistolle suojatiloja pommitusten varalta, vaikka Valtionarkisto olikin sellaista esittänyt. Tilanteen muuttuessa kesän 1939 jälkeen entistä uhkaavammaksi todettiin, että aineistoja oli pakko evakuoida. Aineistosiirrot ennalta määritettyihin suojavarastoihin aloitettiin syksyllä 1939. Arkiston kaikki asiakirjat jaettiin kolmeen ryhmään. Niistä turvaan maaseudulle kuljetettiin tutkimuksen ja hallinnon kannalta tärkeimmät asiakirjat sekä muut aineistot, jotka ”myöskin oli ehdottomasti koetettava pelastaa”. Kolmannen ryhmän aineistot jätettiin arkiston tiloihin Helsinkiin. Kahteen ensimmäiseen ryhmään oli kuitenkin luokiteltu liikaa aineistoa, eikä kaikkea voitu siirtää. Lisäksi tarvittavien varojen puuttuessa asiakirjat jouduttiin säilömään höylätystä laudasta tehtyihin pakkilaatikoihin. Lokakuun loppuun mennessä Valtionarkistosta oli siirretty turvaan noin 1 400 laatikkoa.
Lokakuussa 1939 siirrettiin Turun maakunta-arkistosta aineistoa Laitilaan, Hämeenlinnasta Lepaan kartanoon ja Oulusta Muhokselle. Sodan sytyttyä 30. marraskuuta 1939 aineistojen evakuointi jatkui ja muuta toimintaa pyrittiin pitämään yllä mahdollisuuksien mukaan. Valtionarkistonhoitaja Kaarlo Blomstedt siirtyi 1. joulukuuta Vaasaan, jonne tuotiin myös Helsingistä evakuoituja arkistoja. Vaasan ajateltiin olevan tarpeeksi kaukana rajalta, jotta sinne ei kohdistettaisi ilmapommituksia. Kaupunkia pommitettiin kuitenkin jo joulukuussa 1939, ja arkistorakennus kärsi vaurioita 29. ja 31. joulukuuta. Talon lähelle pudonneet pommit rikkoivat ikkunat ja vaurioittivat vesiputkia, mikä nosti veden rakennuksen kellaritiloihin. Lisäksi sirpaleet vaurioittivat joitakin asiakirjoista. Myös Oulun arkistorakennukseen osui 21. tammikuuta 1940 palopommeja sekä miinapommi. Arkistotilojen yläpuolinen museo tuhoutui ja arkisto kärsi huomattavia vesivahinkoja, rakennukseen tuli halkeamia ja sen sähkö- ja vesijohdot vioittuivat.
Sodan aikana erityisesti Viipurin maakunta-arkiston asema oli vaikea, koska kaupunki sijaitsi hyvin lähellä Neuvostoliiton rajaa. Sieltä siirrettiinkin 227 hyllymetriä aineistoa muun muassa Vaasaan, ja lisäksi useat Viipurin hiippakunnan seurakunnat lähettivät aineistojaan turvaan. Osa aineistosta oli ehditty lähettää Sisä-Suomeen jo ennen sotaa, vaikka vahvan rakennuksen arveltiinkin kestävän mahdollisia pommitusvaurioita jonkin verran muita arkistoja paremmin. Sinne jääneet aineistot selvisivät sodasta lähes vahingoittumattomina, sillä arkisto kärsi pommituksissa vain vähäisiä vaurioita. Sotaa seuranneiden alueluovutusten vuoksi arkisto jäi kuitenkin Neuvostoliiton haltuun. Sodan alta turvaan siirrettyjä aineistoja ei uskallettu vielä välirauhan aikana palauttaa alkuperäisille sijoilleen tilanteen epävakauden vuoksi. Luovutetuille alueille jääneitä aineistoja yritettiin saada takaisin Suomeen, mutta Neuvostoliitto ei ollut halukas neuvottelemaan asiasta.
Jatkosodan alkuvaiheen hyvästä sotilaallisesta menestyksestä huolimatta Valtionarkisto jatkoi aineistojen evakuointia. Asiakirjoja siirrettiin Helsingin päärakennuksesta muualle maahan 300 laatikollista. Siirroista ja sodasta huolimatta vuosi 1941 oli arkistoissa melko normaali, ja poikkeusolot näkyivät lähinnä henkilöstöpulana suuren osan henkilöstöstä ollessa asepalveluksessa tai muissa tehtävissä. Poikkeuksen muodosti Viipurin maakunta-arkisto, joka muutti vuonna 1941 takaisin Viipuriin, vaikka sen toiminta jatkuikin samanaikaisesti myös Helsingissä vielä vuonna 1942, kun olosuhteita Viipurissa ei ollut saatu vakautettua. Viipuriin talvisodan lopussa jääneitä aineistoja oli siirretty kokoamiskeskuksiin ja osin myös hävitetty. Niitä löytyi vielä vuonna 1942 ympäri takaisin vallattuja alueita. Esimerkiksi Tienhaaran kattohuopatehtaan varastossa oli 400 tonnia ”jätepaperia”, jonka joukossa oli erilaisia asiakirjoja, ja 50 tonnia oli jo ehditty kuljettaa Enson paperitehtaalle.
Valtionarkistonhoitajan virkanimike muuttui arkistolaitoksen pääjohtajaksi vuonna 1992. Pääjohtajan virkaan liittyy kuitenkin edelleen valtionarkistonhoitajan arvonimi. Vuosina 1949–1992 valtionarkistonhoitajilla oli professorin arvonimi. Valtionarkistonhoitajina ja pääjohtajina ovat toimineet:Kansallisarkiston vanhin asiakirja on 1. lokakuuta 1316 päivätty Kuningas Birgerin suojeluskirje Karjalan naisille. Keskiajalta asiakirjoja on Kansallisarkistossa alkuperäisinä 66 ja jäljennöksinä 223. Vanhinta yhtenäistä asiakirjasarjaa ovat 1530-luvulta alkavat paikallishallinnon tiliasiakirjat eli voudintilit.
Ruotsin ajan keskeisiä asiakirjasarjoja ovat voudintilien lisäksi läänintilit, tuomiokirjat, seurakuntien arkistot ja maanmittausasiakirjat. Näiden asiakirjojen kattavuus on hyvin suuri, mistä on hyötyä ennen kaikkea sukututkimukselle. Autonomian ajan keskeisiä lähteitä ovat puolestaan Suomen oman keskushallinnon asiakirjat sekä Valtiosihteerinviraston ja Kenraalikuvernöörinkanslian arkistot. Myös autonomisen Suomen oman sotaväen (niin sanottu vanha väki) arkistoja säilytetään Kansallisarkistossa. 1900-luvun keskeisimmät arkistokokonaisuudet käsittelevät Suomen sisällissotaa, talvisotaa ja jatkosotaa. Viime sotiin liittyviä asiakirjoja on Kansallisarkistossa noin 20 hyllykilometriä.
Kansallisarkistossa on myös monien keskeisten poliittisten ja yhteiskunnallisten vaikuttajien yksityisarkistoja. Muun muassa Suomen kaikkien presidenttien arkistot ovat Kansallisarkistossa. Poikkeuksena on Urho Kekkonen, joka perusti oman arkistonsa vuonna 1970.
Suuri osa kartta-aineistosta kuuluu viranomaistyön seurauksena syntyneisiin laajempiin kokonaisuuksiin, joista vanhimmat alkavat 1600-luvulta. Lisäksi Kansallisarkiston kokoelmissa on yksittäisiä karttoja ja karttakokoelmia esimerkiksi tilojen ja karttakeräilijöiden arkistoista. Suurimman karttakokoelman muodostavat Maanmittauslaitoksen uudistusarkisto ja siihen sisältyvät maakirjakartat. Niihin kuuluu 726 000 karttaa ja niihin liittyvää asiakirjaa 1600-luvulta 1900-luvulle.
Lähtökohtaisesti Kansallisarkistossa säilytetyt aineistot ovat julkisia ja maksutta kaikkien käytettävissä. Joidenkin aineistojen käyttöä on kuitenkin rajoitettu lainsäädännön, aineiston luovuttajan kanssa tehdyn sopimuksen tai aineiston huonon kunnon vuoksi.
Kansallisarkisto ylläpitää useita verkkopalveluita. Arkistojen Portti -palvelu sisältää tietoa eri aineistoista ja opastaa käyttäjän oikean aineiston ääreen. Astia-palvelulla, jonka käyttäjäksi kuka tahansa voi rekisteröityä, voi tilata asiakirjoja käytettäväksi tutkijasaliin. Astian avulla voi myös tilata maksullisia aineistokaukolainoja, hakea käyttölupia rajoituksenalaiseen aineistoon ja tilata kopioita asiakirjoista. Vakka-kokoelmatietokanta sisältää arkistoaineistojen luettelo- ja kuvailutiedot. Puolustushallinnon aineistot puolestaan on listattu Aarre-arkistorekisteriin.
Muiden verkkopalveluiden ja tietokantojen lisäksi Kansallisarkisto perusti vuonna 2003 Kansallisarkiston digitaaliarkiston. Sinne on ladattu pääasiassa tekijänoikeuksista ja muista käyttörajoituksista vapaata aineistoa, jota voi vapaasti selata internetissä, tallentaa ja käyttää. Toukokuuhun 2018 mennessä Digitaaliarkistoon oli tallennettu yli 69,2 miljoonaa tiedostoa.
Kansallisarkiston kirjasto on valtakunnallinen arkistoalan, asiakirjadiplomatiikan sekä heraldiikan ja sigillografian tieteellinen erikoiskirjasto. Sen kokoelmissa on hakuteoksia, lähdeteoksia, virallisjulkaisuja sekä Suomen ja lähialueen historiaa, oikeus-, hallinto- ja yhteiskuntatieteitä käsittelevää ja paikallishistoriallista kirjallisuutta sekä suku-ja henkilöhistoriallisia kirjoja. Kirjasto palvelee kokoelmillaan ensisijaisesti arkistoalaan sekä asiakirjalähteisiin perustuvaa tutkimusta, Kansallisarkistosta tietoa hakevia asiakkaita sekä henkilökuntaa virkatehtävissä. Kirjaston vastuulla on Kansallisarkiston tehtävissä ja asiakaspalvelussa tarvittava kirjallisuus ja muu kirjastojen tietoaineisto. Kansallisarkiston kirjasto on alansa ainoa tieteellinen erikoiskirjasto, joka kuuluu kansalliseen kirjastoverkostoon.
Kansallisarkiston kirjaston kokoelmissa on yhteensä noin 334 000 koti- ja ulkomaista nidettä sekä noin 200 nimekettä aikakauslehtiä eri kielillä. Arkistoalaa, historiaa ja lähdejulkaisuja käsittelevän kirjallisuuden lisäksi kirjastolla on laaja heraldiikkaa ja sigillografiaa käsittelevä kirjakokoelma ja historian tutkimuksen kannalta merkittävä kokoelma ennen vuotta 1850 painettua kirjallisuutta. Kokoelmiin hankitaan ensisijaisesti arkistoalaan, asiakirjahallintoon ja arkistojen käyttöön liittyvää sekä heraldista kirjallisuutta. Mahdollisuuksien mukaan hankitaan myös keskeistä Suomen historian perustutkimusta käsittelevää kirjallisuutta. Kirjastolle tulevat lahjoitukset koostuvat pääasiassa genealogisesta ja paikallishistoriallisesta kirjallisuudesta.
Avokokoelmaan sijoitettu kirjallisuus on vapaasti käytettävissä tutkijasaleissa. Muu kuin avokokoelman kirjallisuus on kirjaston suljetussa kokoelmassa, josta julkaisut on erikseen tilattava käyttöön tutkijasaleihin. Kansallisarkiston kirjaston kokoelmista ei anneta kotilainoja, mutta niitä voi tilata arkiston muihin toimipaikkoihin, ja kopioita on mahdollista hankkia. Kirjaston kokoelmiin hankittu aineisto on luetteloitu Kansalliskirjaston ylläpitämään erikoiskirjastojen Erkki-tietokantaan. Tietokantaan on viety kirjaston avokokoelmaan sijoitettu kirjallisuus ja kaikki kausijulkaisut. Myös varastokirjastoa ollaan viemässä tietokantaan.
Kansallisarkisto julkaisee joko painettuina, digitaalisina tai sähköisinä julkaisuina laitoksen omien tutkimusprojektien tuloksia, arkistoalan tutkimusta sekä Suomen historian lähteistöön liittyvää ja lähdepohjaista tutkimusta. Kansallisarkisto tukee yhteistyössä muiden tahojen kanssa julkaisutoimintaa, joka edistää Kansallisarkiston tunnettuutta ja kansallisen asiakirjallisen kulttuuriperinnön tuntemusta.
Kansallisarkistolla on neljä keskeistä julkaisusarjaa, joita ovat sarjajulkaisut, monografiat, muut julkaisut ja verkko-oppaat.
Toimituksia ja monografiat -sarjat ovat Kansallisarkiston pääasialliset yleiset julkaisusarjat. Toimituksia-sarjassa julkaistaan esimerkiksi käsikirjoja ja artikkelikokoelmia, näyttelyihin liittyviä kirjoja sekä Kansallisarkiston järjestämien arkistoalan ammatillisten kongressien ja seminaarien julkaisuja. Monografiat-sarjassa ilmestyy muun muassa laajempia tutkimuksia, kuten tutkimusprojektien julkaisemia kirjoja ja raportteja, väitöskirjoja ja muita tutkielmia.
Muut julkaisut -sarja sisältää muun muassa Kansallisarkiston säännöllisesti ilmestyvät painatteet sekä sen tutkimusprojektien julkaisemat digitaaliset tai sähköiset opinnäytteet, artikkelit ja esitelmät.
Kansallisarkiston julkaisutoiminnalla on varsin pitkät perinteet. Valtionarkistonhoitaja Reinhold Hausen teki laajan elämäntyön juuri lähdejulkaisujen toimittajana. Hänen toimittamansa viisiosaisen julkaisusarjan "Bidrag till Finlands historia" ensimmäinen osa (niteet 1–2) ilmestyi vuosina 1881–1883. Seuraavana oli vuonna 1890 julkaistu "Registrum ecclesiae Aboensis eller Åbo domkyrkas svartbok med tillägg ur Skoklosters Codex Aboensis" eli nk. Turun tuomiokirkon Mustakirja.
Laaja 8-osainen lähdejulkaisusarja "Finlands medeltidsurkunder" ilmestyi vuosina 1910–1935 ja keskiajan sinettejä ja vaakunoita käsittelevä kirja "Finlads medeltidssigill" vuonna 1900. Turun tuomiokirkon Mustakirja -teokseen sisältyvät asiakirjat sekä Suomen keskiaikaiset asiakirjat (Finlands medeltidsurkunder) on digitoitu ja ne sisältyvät Diplomatarium Fennicum -tietokantaan. Myös teos "Finlands medeltidssigill" on digitoitu ja julkaistu Kansallisarkiston verkkosivuilla.
Lisätäkseen keskustelua arkistoon liittyvistä kysymyksistä Kansallisarkisto alkoi julkaista vuonna 1973 "Yleisarkistojen tiedotuksia" -nimistä arkistoalan aikakauslehteä, jonka nimi muutettiin myöhemmin "Arkistoviestiksi". Vuodesta 2009 lähtien lehden nimi on ollut "Akti". "Akti" ilmestyy kaksi kertaa vuodessa ja palvelee sekä arkistotoimen ammattilaisia että kaikkia arkistoalasta kiinnostuneita.
Viimeisten vuosien aikana Kansallisarkiston oma julkaisutoiminta on vähentynyt ja valmistuneet teokset julkaistaan entistä enemmän yhteistyössä kaupallisten kustantajien kanssa. Viimeisimpiin julkaisuihin kuuluu Kansallisarkiston näyttelyihin liittyviä julkaisuja sekä tutkimusprojektien julkaisemia monografioita, artikkelikokoelmia ja raportteja.
Uudet julkaisut lisätään Kansallisarkiston verkkosivuilla olevaan julkaisuluetteloon. Luettelossa on tiedot kaikista Kansallisarkiston eri aikoina ilmestyneistä julkaisuista. Luetteloon liitetään myös laitoksen sähköiset ja digitaaliset (pdf-muotoiset) julkaisut. Kaikki Kansallisarkiston ISBN ja ISSN -tunnuksin varustetut julkaisut sisällytetään laitoksen sarjoihin.