Kokous- ja kongressipalvelut
Tämä artikkeli käsittelee kokous- ja kongressipalveluita.
Termi MICE (meetings, incentives, conferencing and exhibitions/events) on lyhenne bisnesmatkailulle eli kokouksille, kannustematkoille, konferensseille, näyttelyille sekä tapahtumille. Kyseiset tapahtumat keskittyvät tiettyyn teemaan, aiheeseen tai tarkoitukseen. Tällaisia voivat olla esimerkiksi ammattijärjestöt, alueelliset edut tai koulutus-aiheet. Termin MICE tilalla käytetään nykyään useammin käsitettä ”meetings industry”.
MICE tarkoittaa erikoistunutta ryhmämatkailua, tarkemmin ilmaistuna bisnesmatkailua, jossa on omistauduttu suunnittelemaan ja varaamaan konferensseja, seminaareja ja muita tapahtumia sekä kehitytty koordinoimaan matkailualan yritysten verkottumista, hallintaa sekä edistämistä strategisilla aloitteilla. MICE-matkailu on merkittävä tulonlähde matkailualalle ja suuri matkailun tuottaja kansainvälisellä tasolla.
Maailmanlaajuisesti MICE-turismi on tuottoisa. Esimerkiksi erilaisissa yritysten tuotteiden näytteillepanoissa vierailee n. 260 miljoonaa ihmistä joka vuosi.
Kongressikaupungilta vaaditaan muun muassa hyviä liikenneyhteyksiä. Kotimaan pienkentiltä on helppo lentää pääkaupunkiseudulle, sekä Helsinki-Vantaan lentokentältä on hyvät yhteydet niin muuhun Eurooppaan kuin kaukaisempiinkin kohteisiin. Myös Suomen sisäiset julkiset liikenneyhteydet ovat toimivia, ja etenkin suurempiin kaupunkeihin on vaivatonta matkustaa.
Kongressikaupungilla täytyy olla tarjolla tarpeeksi tiloja tapahtumien järjestämistä varten. Lisäksi tilojen muuntautumiskyvystä on suuri etu järjestäjäkaupungille, sillä silloin niitä pystytään hyödyntämään monessa eri tapahtumassa, ja tilojen käyttöaste on korkeampi.
Kongressinjärjestäjäkaupungilla täytyy myös olla riittävästi resursseja majoituksen suhteen. Pienemmillä kaupungeilla on harvemmin mahdollisuus järjestää kävijämäärältään suuria kongresseja pienen majoituskapasiteettinsa vuoksi. Lisäksi varsinkin suuremmissa kaupungeissa on useita eri hotelleja, jotka pystyvät tarjoamaan asiakkailleen sekä majoituspalveluja että tiloja kokousten järjestämiseen.
On tärkeää, että kongressikaupungin olosuhteet ovat vakaat. Maan sisäisillä levottomuuksilla ja terrorismin uhkalla on huomattavat vaikutukset paitsi kongressimatkailuun, myös matkailuun yleensä. Suomi on tunnettu korkeasta turvallisuustasostaan, mikä toimii maalle suurena etuna.
Kansainvälisesti Suomi houkuttelee etenkin Euroopan ulkopuolelta tulevia kongressimatkailijoita puhtaan ilmastonsa ja turvallisuutensa vuoksi. Kokous- ja kongressikaupungeilta odotetaan vieraanvaraisuutta kongressimatkailijoita kohtaan. Kongressikaupungilla on hyvä olla tarjolla myös oheispalveluja, kuten kaupunkikierroksia tai kulttuuriohjelmapalveluita, sillä ulkomailta saapuvat kongressimatkailijat haluavat usein tutustua isäntäkaupunkiin ja sen kulttuuriin.
Helsinki on merkittävä kokous- ja kongressikaupunki niin kotimaassa kuin kansainvälisestikin. Vuonna 2016 julkaistun UIA:n (Union of International Associations) laatiman tilaston mukaan Helsinki on sijalla 24 maailman suosituimpien kongressikaupunkien joukossa. Suomen tilastoissa pääkaupunki on ylivoimaisesti ensimmäisellä sijalla.
Helsingissä järjestettävät kokoukset ja kongressit vaikuttavat merkittävästi kaupunkiin niin maineelliseesti kuin taloudellisestikin. Vuonna 2016 Helsingissä rekisteröitiin reilut 60 000 kongressimatkailijaa, ja Finland Convention Bureaun vuonna 2013 laaditun delegaattitutkimuksen mukaan yksittäinen kongressivierailija tuo Helsinkiin jopa reilut 1 800 euroa.
Suomessa olevista kongressikaupungeista Tampere on selkeästi toisena niin kävijämäärien, kuin kongressien määrien mukaan. Yleisesti kongressikävijöiden määrä Suomessa kasvoi vuonna 2016. Tuona vuotena myös Tampereella kongressikävijöiden määrä kasvoi noin 45 % edellisvuoteen verrattuna.
Kansainvälisten kongressien osajanottajamäärät ovat kehittyneet Suomessa tasaisesti vuosikausien ajan pieniä notkahduksia lukuun ottamatta. Vuonna 2016 osanottajien määrä kohosi räjähdysmäisesti jo yli sataantuhanteen ihmiseen.
Vuonna 2014 kokous- ja kongressimatkat toivat 124 miljoonan euron tulot Suomeen ja tuotto on kasvanut 71 prosenttia vuosina 2010–2015.
Vuonna 2015 kokous- ja kongressimatkat toivat 130 miljoonaa euroa Suomeen.
Kongressimatkaaja käyttää moninkertaisesti enemmän rahaa, kuin tavallinen keskimääräinen lomamatkailija ja he myös vierailevat pidempään. Arvioidaan, että Suomeen tuleva kongressimatkustaja kuluttaa päivässä noin 250 euroa.
Kokouspaikan valintaan vaikuttavat saatavuus, hintataso, vetovoimatekijät sekä niiden lisäksi mukavuudet ja palvelut. Tärkeitä ominaisuuksia hyvälle kokouspaikalle ovat sijainti ja kulkuyhteydet paikanpäälle. Nykypäivänä myös turvajärjestelyt ovat tärkeänä osana paikan valinnassa. Kokouspaikan valinnassa tarvitsee ottaa huomioon henkilömäärä ja minkälaiseen tarpeeseen paikka valitaan. Kokouspaikkoja löytyy niin perinteisistä tiloista erikoisempiin ja rennompiin tiloihin. Niiden yhteydessä saattaa olla vetovoimatekijöitä, kuten museoita, kulttuuria ja upeita miljöitä. Nykypäivänä kokouspaikoilta odotetaan erilaisia ja ainutlaatuisia ratkaisuja, niin ulkomuodon, sisustuksen kuin miljöönkin kannalta. Viihtyisät tilat takaavat nautinnollisia kokoushetkiä.
Kokouspaikoilta vaaditaan hyvät digitaaliset kokoustarpeistot, joiden on suotavaa olla nykyaikaisella tasolla. Tärkeitä välineitä ovat esimerkiksi datatykki, valkokankaat, hyvät internetyhteydet sekä tietokoneet oheislaitteineen. Kokoustiloissa on hyvä ottaa huomioon hyvät istuimet ja se, että jokaiselta paikalta on selkeä näköyhteys. Paikka tulisi olla riittävän korkea, jotta siellä pystytään käyttämään valkokangasta, joka näkyy jokaiselle yhtä hyvin. Hyvässä kokouspaikassa on otettu huomioon esteettömyys, jotta jokainen pystyy tulemaan paikalle.
Yhdysvalloissa järjestettiin vuonna 2012 lähes 2 miljoonaa erilaista MICE-tapahtumaa, joiden ansiosta ihmiset toivat tuottoa suoraan 280 miljardia dollaria ja epäsuoran vaikutuksen huomioon ottaen 770 miljardia dollaria. Näihin tapahtumiin osallistui yhteensä 225 miljoonaa ihmistä, mukaan lukien myös esim. tapahtumien järjestäjät.
Iso-Britanniassa järjestettiin 1,3 miljoonaa MICE-tapahtumaa vuonna 2011. Niihin osallistui 116,1 miljoonaa ihmistä, jotka kuluttivat hieman alle 40 miljardia puntaa. Tapahtumaan osallistuttiin yleensä keskimäärin kaksi päivää.
Thaimaassa MICE-matkailijoita kaikkineen oli 1 095 995 ja tuotto MICE:n kautta oli 9 5875 miljoona bahtia.
Vuonna 2014 puolestaan Australiassa erilaisiin yritystapahtumiin osallistuvat ihmiset kuluttivat 13 miljardia Australian dollaria.
Top 9 maat kansainvälisten yritystapahtumien järjestämisessä vuonna 2015 olivat järjestyksessä Yhdysvallat, Saksa, Iso-Britannia, Espanja, Ranska, Italia, Japani, Kiina ja Alankomaat. Kiina ja Alankomaat jakavat sijan numero 8.
Hyvän kongressikaupungin suurin tekijä on helppo saavutettavuus. Kaupungilla tulee olla hyvät kulkuyhteydet maan sisäisesti ja lento- ja laivayhteydet ulkomaille. Suomen kongressitilannetta tarkastellessa vuosi 2016 oli kansainvälisten kongressivieraiden määrällä mitattuna ennätyksellinen. Kaiken kaikkiaan kongressivieraita oli yli 101 500 ja heidän määränsä kasvoi yli 33 prosenttia vuoteen 2015 nähden. Mervi Toivosen, joka työskentelee Finland Convention Bureaulla, mukaan ennennäkemättömän kasvun ylläpitäminen vaatii muun muassa riittävästä hotellikapasiteetista huolehtimista myös jatkossa. Suurten kansainvälisten kongressien saaminen Suomeen on haastavaa, sillä kongressien hakuprosessit ovat yleensä pitkiä ja kansainvälinen kilpailu ankaraa. (Finland Convention Bureaun www-sivut, 2017)
Suomen pääkaupunki Helsinki kiinnostaa kansainvälisesti järjestöjä kongressien pitoon kaupungin hyvän maineen vuoksi. Sitä pidetään luotettavana, palvelujen tasoa korkeana sekä liikenneyhteyksiä erinomaisina. Lisäksi Helsinki on saanut tunnustusta turvallisuudestaan. Tärkeimmiksi kilpailueduiksi voidaan kuitenkin nostaa suomalaisten huippuosaaminen sekä tutkimusten korkea taso useilla tieteen aloilla. (Helsingin kaupungin www-sivut, 2017)
Kongressikävijöiden nouseva määrä näkyy myös taloudessa. Kansainväliseen kongressiin saapuessaan delegaatti kuluttaa keskimäärin noin 1635 euroa, eli lähes viisinkertaisesti enemmän kuin keskivertoturisti. Nykyisin ollaan kiinnostuttu maailmanlaajuisesti yhä enemmän pääkaupunkien ulkopuolisistakin sijainneista. Tilastojen mukaan Suomessa on monia varteenotettavia kongressikaupunkeja, jotka on huomioitu kansainvälisesti. Tämä tuo positiivista näkyvyyttä maalle. (Finland Convention Bureaun www-sivut, 2017)
Hyvä kokouspaikka ja sen ominaisuudet ovat aina kiinni tapahtumaa järjestävästä tahosta ja sen tarpeista. Erilaiset tapahtumat tarkoittavat sitä, että yritykset tarvitsevat usein hyvinkin erilaisia tiloja. Monet hyvän kokouspaikan perusominaisuudet pätevät kuitenkin useisiin erilaisiin tiloihin ja tapahtumiin.
Kokouspaikan sijainti on tärkeä tekijä. Vieraiden ja muiden kokoukseen osallistujien helpon saapumisen varmistamiseksi kokouspaikan tulisi sijaita hyvien liikenneyhteyksien äärellä. Henkilöautoilla saapuville vieraille tulisi löytyä helppo ja turvallinen pysäköintitila. Myös helppo saavutettavuus julkisella liikenteellä, esimerkiksi junalla on usein tärkeä ominaisuus hyvälle kokouspaikalle. Kokoukset saattavat houkutella osallistujia myös ulkomailta. Tällaisten kokousten järjestäminen lentokenttien läheisyydessä voi olla viisasta.
Sekä isommat että pienemmät kokoukset hyödyntävät erilaisia kokoustekniikoita. Näin ollen hyvästä kokoustilasta tulisi löytyä esimerkiksi kaiutinjärjestelmä, digitaalinen projektori sekä fläppitaulu. Kokousvieraiden käyttäessä omia tietokoneitaan, puhelimiaan sekä tablettejaan tulisi tilasta löytyä Wi-Fi yhteys vieraiden käyttöön. Kokouspaikkaa valittaessa kannattaa kiinnittää huomiota myös tilan kokoon. Kokoustila kannattaakin valita osallistujien määrään mukaan. Liian pieni tila tuntuu ahtaalta ja epämukavalta, kun taas liian suuri tila ja tyhjät paikat saattavat viestittää osallistujille epäonnistuneesta tapahtumasta, vaikka näin ei olisikaan.
Pidemmän aikaa kestäviä kokouksia varten on syytä pohtia majoitusratkaisuja. Vaikka kokous päättyisikin jo iltapäivästä, pidemmältä saapuneet vieraat voivat arvostaa mahdollisuutta levätä yön yli ja lähteä paluumatkalle levänneenä. Kokous- ja konferenssitilat, jotka tarjoavat majoitusta kohteessa voivat olla hyvä vaihtoehto useamman päivän kestävien tilaisuuksien järjestämiseen. Näin vieraat pääsevät rentoutumaan heti päivän päätteeksi ilman ylimääräisiä siirtymiä majoituskohteisiin.
Realistinen ja hyvin tehty suunnitelma rahoitukselle on onnistuneen kongressin perusta. Kustannusarvion ja budjetin tekeminen on ensimmäinen vaihe kongressin rahoitusta suunnitellessa. On hyvä tehdä perusteellinen taustatyö, ja tutkia aikaisemmin järjestettyjen kongressin rahoitussuunnitelma, joihin kuuluu mm. tapahtuman historia josta voidaan päätellä kongressin tason, osallistujien määrä osallistumismaksun suuruus. Edeltävistä talousarvioista nähdään mikä tulee rasittamaan rahoituksen suunnittelua.
Kongressin järjestelystä aiheutuvia kuluja on etukäteen vaikea tietää, ja siksi onkin selvitettävä, miten alkujärjestelyt kuten markkinointi- ja painatuskulut rahoitetaan. Kulut voivat vaihdella eri maiden hintatasojen mukaan.
Osallistumismaksuilla rahoitetaan yleensä suurin osa kongressin kuluista, mutta koska nämä eivät yleensä riitä kaikkien kulujen kattamiseen, on mietittävä vaihtoehtoisia rahoituslähteitä, kutenSuuret ja suositut tilaisuudet, missä osallistujia on paljon, ovat herättäneet suuresti keskustelua niiden turvallisuuden kannalta. Maailmalla nykypäivänä tutuksi tulleet terrori-iskut haavoittavat pienin väliajoin ihmisten turvallisuuden tunnetta. Suomessa tapahtumien järjestämistä ja turvallisuustoimintaa ohjaa suuri määrä lainsäädäntöä. (Paasonen 2013, 7)
Jokainen ihminen kokee turvallisuuden omakohtaisesti, riippuen omasta taustasta ja kokemusmaailmasta käsin sekä ammattisidonnaisesti. Se voidaankin määrittää kuvaamalla sekä yksilöiden subjektiivisia kokemuksia, että valtioiden välisiä suhteita. (Iivari 2012) Turvalliseksi tilanteeksi luokitellaan tilaa, jossa riskit ovat hyväksyttävällä tasolla.
Turvallisuus on tärkeässä asemassa valittaessa kokous- tai kongressi-kaupunkia. Kohteessa olevat mahdolliset epävarmuustekijät rajoittavat mahdollisuuksia tulla valituksi. Asiakkaiden kokema turvallisuuden tunne on tärkeässä osassa matkailupalveluissa toteutettavaa turvallisuutta. Subjektiivisella turvallisuuskokemuksella onkin merkittävä vaikutus epävarmuustekijän muotoutumisen, asiakastyytyväisyyden ja kohteen imagon kannalta. (Iivari 2012)
Turvallisuuden merkitys kokouksia ja kongresseja järjestettäessä on lisääntynyt 2000-luvulla ja paikkaa valittaessa turvallisuudesta on tullut yksi tärkeimmistä valintakriteereistä. Poliittisesti kongresseja voidaan uhata muun muassa terrorismilla tai mielenosoituksilla, mutta todennäköisempiä riskejä ovat tulipalot, muut onnettomuustilanteet, varkaudet ja ilkivalta. (Blinnikka & Kuha 2004, 124)
Kokousten ja kongressien turvallisuuden lähtökohdat ovat melko samat. Molempien perus turvatoimet on oltava kunnossa, mutta kongressien järjestäminen vaatii erityistä huomioitavaa tapahtuman suuren koon ja kansainvälisyyden takia. Alustavissa suunnitelmissa on oltava selvitetty, miten rakennuksessa sijoitetaan esimerkiksi hätätilanteiden poistumisväylät, sammutusjärjestelmät, sammutuslaitteet ja millaisista materiaaleista kalusteet ja laitteet on valmistettu. (Rautiainen 2013)
Kokous- tai kongressipaikka neuvottelee ja hahmottelee yhdessä asiakkaan kanssa mahdollisia riskitilanteita, jotka liittyvät heidän kokoukseen tai kongressiin. Turvallisuudesta vastaava henkilö käyttää apunaan riskianalyysia, jonka tavoitteena on tunnistaa riskit ja arvioida vahinkotapahtuman todennäköisyys sekä mahdolliset vahingot. (Blinnikka & Kuha 2004, 178) Riskianalyysissä pitää ottaa huomioon muun muassa mitä voisi tapahtua, kenelle se voisi tapahtua, mitkä seikat sen voi aiheuttaa ja mikä on ilkivallan tarkoitus ja kuka sen voisi tehdä ja milloin.
Suurissa kokouksissa tai kongresseissa turvallisuuden kannalta tärkeää on valita tila, jossa on turvallisuuden perus edellytykset kunnossa eli esimerkiksi erilaiset luvat ja turvajärjestelmät kuten paloilmoitinjärjestelmät. Paikalla on myös oltava riittävä määrä järjestyksenvalvojia, ensiapupisteitä sekä tärkeää on ilmoittaa tapahtumasta paikalliselle poliisille, sairaalaan ja pelastuslaitokseen. Turvallisuuden kannalta olennaista on myös henkilöstön perehdyttäminen ja kouluttaminen turvajärjestelmien käyttöön. (Blinnikka & Kuha 2004, 124)
Kokous- ja kongressikeskukset haluavat tietää turvallisuuden kannalta, kuka alueella on oikeutettu liikkumaan. Kulunvalvonta tarkoittaa turvallisuusvalvontaa, jolla valvotaan alueen rajalla suoritettavaa liikennettä. Usein kulunvalvonta tapahtuu alueen raja-alueilla, joita ovat piha-alueet ja rakennukset. Videovalvonta toimii yhteistyössä kulunvalvonnan kanssa, mutta sitä voidaan myös käyttää alue- ja tilavalvonnassa. (Blinnikka & Kuha 2004, 176) Usein tapahtumaan osallistuvilla on mukanaan niin sanottu ”kulkukortti”, jolla he pystyvät osoittamaan, että ovat oikeutettua osallistumaan tapahtumaan. Kyseinen toimintatapa onkin helppo tapa ehkäistä vaaratilanteita.
Nykypäivänä tietoteknologian kehityksen myötä erilaiset tietoturvajärjestelmät ovat tärkeässä asemassa turvallisuuden kannalta. Muun muassa viruksentorjuntaohjelmat ja palomuurit ovat tärkeässä asemassa kansainvälisissä kokouksissa ja kongresseissa, jotta asiakkaan liikesalaisuudet voidaan turvata. (Blinnikka & Kuha 2004, 125)
Kokous- ja kongressijärjestelyissä turvatoiminnot jaetaan usein kahteen tasoon. Ensimmäinen taso on valtionhallinnon määrittelemä taso, jolloin Ulkoasiainministeriö pyytää suojelupoliisin turvallisuuskeskusta määrittelemään ja hoitamaan turvajärjestelyt usein yhteistyössä paikallisten viranomaisten kanssa. Tämän tasoisia tapahtumia ovat esimerkiksi kansainväliset kongressit, johon voi osallistua henkilöitä, joihin kohdistuu terrorismia. (Blinnikka & Kuha 2004, 177)
Turvallisuus ei välttämättä ole kokousjärjestäjän mielessä ensimmäisenä tapahtumaa suunniteltaessa. Esimerkiksi kansainvälisten kongressien järjestäjät pitävät Suomea turvallisena kokousmaana sen rauhallisuuden ja terrorismin vähäisyyden takia. Kyseiset ajattelutavat tuovat Suomelle kilpailuedun verrattuna muihin suosittuihin kokous- ja kongressikaupunkeihin. (Blinnikka & Kuha 2004, 177) Tilaisuuden jälkeen tapahtuvat turvajärjestelyt on myös hyvä ottaa huomioon, esimerkiksi panostamalla liikenteenohjaukseen. Tapahtumapaikkoja valvotaan ympäri vuorokauden, vaikka tiloissa ei olisikaan kokousta tai kongressia. Turvallisuus on nykyään aktiivista puuttumista mahdollisiin riskeihin. (Blinnikka & Kuha 2004, 178)
Kokous – ja kongressipalveluissa työskentelevän henkilön tulee tietää ja osata toimia yrityksen laatiman pelastussuunnitelman mukaan. Tämä tarkoittaa yrityksen vastuuta perehdyttää henkilökunta pelastussuunnitelman mukaisesti. Kokouksissa tai kongressissa saattaa olla samaan aikaan suuri määrä ihmisiä, joten henkilökunnan on osattava toimia hätätilanteen sattuessa. Henkilökunnan tulee osata muun muassa asiakkaan opastaminen pois hätätilanteesta olevasta tilasta. (Turvallisuus- ja kemikaaliviraston www-sivut 2017)
Yrityksessä työskentelevän henkilökunnan tulee tunnistaa mahdolliset riskit työssään ja osata hallita tai eliminoida ne tilanteen mukaan. Henkilökunnan pitää tietää miten toimia tulipalon syttyessä, murto tai ryöstötilanteessa, häiriökäyttäytyvän asiakkaan kanssa, uhkaustilanteessa esimerkiksi pommiuhka, erilaiset tapaturmat, sairauskohtaukset, ruokamyrkytys ja sähkölaitteiden keskeyttäminen. Hätätilanteessa henkilökunnan on osattava toimia niin, että asiakkaat pystytään pelastamaan ja ohjaaman pois hätätilanteesta. Henkilökunta tekee sisäisen hälytyksen ja ilmoittaa siitä hätänumeroon sekä ohjaa ammattiavun paikalle. (Matkailualan tutkimus- ja koulutusinstituutin www-sivut)
Kokous – ja kongressitilaisuuksissa saattaa olla mukana merkittäviä korkean tason henkilöitä, joiden paikallaoloon tuleen valmistautua erityisvalmisteluin esimerkiksi tiedottamiseen koskevat asiat sekä konflikteihin varautuminen. (Matkailualan tutkimus- ja koulutusinstituutin www-sivut 2017) Jos järjestettävä kongressi on iso ja paikalle saapuu merkittäviä henkilöitä tai kongressia uhkaa jokin ulkopuolinen uhka, niin järjestävä yritys voi ostaa turvapalveluyritykseltä koulutuksen henkilökunnalleen, jolloin yritys varmistaa henkilökunnan toimintavalmiuden. (Visit Finlandin www-sivut, 2017) (Aarrejärvi 2003, 84.)
Henkilökunnan on oltava tietoisia siitä ketkä henkilöt vastaavat turvallisuudesta yrityksessä kokouksen tai kongressin aikana. Henkilökunnalla pitää olla myös tarvittava koulutus hätätilanteiden sattuessa, kuten ensiaputaidot. Työnantaja voi tarvittaessa kouluttaa henkilökuntaansa näitä ensiaputaitoisiksi. (Turvallisuus- ja kemikaaliviraston www-sivut 2017)
Suomi on turvallinen maa kongressi- tai kokousmatkailijalle. Kokous- tai kongressimatkustaja tietää Suomen olevan sekä poliittisesti että yhteiskunnallisesti rauhallinen maa. (Aarrejärvi 2003, 83)
Kokouksen tai kongressin vuoksi matkustavalle henkilölle ei kuitenkaan riitä pelkästään tieto siitä, että maa on turvallinen vaan heille pitää tulla myös tunne turvallisuudesta henkilökunnan työskentelystä ja ammattitaidosta sekä tiloista missä toimitaan. Turvallisuuden voidaan sanoa olevan arvoa, jonka ihminen kokee. Arvo syntyy silloin kun tunne turvattomuudesta on poissa. (Verhelä, 141) Järjestäjän tulee huomioida myös eri kulttuureista tulevat osallistujat niin, että myös he saavat tarvittavat ohjeet ja tiedot omalla kielellään ja voivat toimia samalla tavoin kuin muut turvallisuuden vaarantuessa. Turvallisuusriskejä ei saa syntyä kielimuurin vuoksi. (Turvallisuus- ja kemikaaliviraston www-sivut 2017)
Turvallisuuden tunne voidaan rakentaa asiakkaalle positiiviseksi. Esimerkiksi markkinoinnilla ja ennakkotiedoilla voidaan luoda asiakkaalle tunne kokouksen järjestäjän luotettavuudesta ja kyvystä hoitaa turvallisuuteen liittyvät asiat hyvin. Kokouksen tai kongressin tilojen siisteys ja toimintaympäristö vaikuttavat myös turvallisuuteen esimerkiksi koneiden sekä laitteiden oikein sijoittelu ja laitteiden johdot ovat pois lattioilta tai käytäviltä. (Verhelä 2007, 147)
Kokouksen tai kongressinjärjestäjän on annettava osallistujalle tiedot turvallisuuteen liittyvistä asioista tai turvallisuusuhasta, jos sellaista kohdistuu järjestettävään kokoukseen tai kongressiin. (Turvallisuus- ja kemikaaliviraston www-sivut 2017)
Turvallisuusasiakirja perustuu kuluttajaturvallisuuslakiin (920/2011), joka sisältää kokonaisuudessaan olevan suunnitelman vaarojen ja riskien ehkäisemiseen sekä niiden hallitsemiseen. Turvallisuusasiakirja tulee olla laadittuna ennen palvelun tarjoamisen aloittamista. (Turvallisuus- ja kemikaaliviraston www-sivut 2017)
Asiakirja ei ole pakollinen kaikille kuluttajapalveluita tarjoaville. Turvallisuus- ja kemikaalivirasto TUKES on laatinut listan, joilta kaikilta turvallisuusasiakirja vaaditaan. (Turvallisuus- ja kemikaaliviraston www-sivut 2017) Kokous- ja kongressipalveluihin tämä liittyy siten, että turvallisuusasiakirja vaaditaan silloin, kun on kyseessä tapahtuma, johon liittyy riski esimerkiksi suuren väkijoukon takia. Pienille kokoustarjoajille tämä ei ole oleellista, mutta isompia kokouksia ja konferensseja järjestettäessä on turvallisuusasiakirja luotava.
Kokous- ja kongressipalvelut voidaan rinnastaa lupien perusteella tapahtuman järjestämiseen. Kokeneet kokouspalveluita tuottavat yritykset omaavat kaikki heille tarpeelliset luvat ja ovat ottaneet ne huomioon jo palvelun tarjoamisen suunnittelu vaiheessa.
Järjestäjän on otettava huomioon muun muassa näitä lakeja, joita ovat kokoontumislaki (530/1999), laki järjestyksenvalvojista (533/1999), pelastuslaki (468/2003), asetus pelastustoimesta (787/2003), kuluttajansuojalaki (38/1978), laki kulutustavaroiden ja kuluttajapalvelusten turvallisuudesta (74/2004), terveydensuojelulaki (763/1994), ympäristönsuojelulaki (86/2000), tuotevastuulaki (694/1990), vahingonkorvauslaki (412/2003), meluntorjuntalaki (382/1987) ja jätelaki (1072/1993). (Vinni 2014)
Kuluttajapalvelun tarjoaja on aina itse vastuussa, että hänellä on kaikki tarvittavat ja vaadittavat luvat toimintaan, sekä hän noudattaa kaikkia yritystä koskevia lakeja.
Pelastussuunnitelma on laadittava aina silloin, kun paikalla läsnä on samanaikaisesti vähintään 200 ihmistä tai jos tapahtumaan liittyy riskejä. Riskejä voi olla esimerkiksi kokouksen tai konferenssin luonne. Pelastussuunnitelma on toimitettava viimeistään 14 vuorokautta ennen palvelun tarjoamisen aloittamista. Monilla kokouspalveluita tarjoavilla löytyy pelastussuunnitelma jo valmiiksi, jos heillä on tarjota näin isot tilat käyttöä varten ja esimerkiksi hotelleilla, jotka voivat myös kokouspalveluita tarjota, on oltava pelastussuunnitelma jo valmiina.  (Vinni 2014, 25-26)
Pelastussuunnitelman tulee olla selkeä ja käytännöllinen ja sen tulee sisältää kaikki perustiedot, sekä mahdolliset riskit. Pienemmissä kokoustiloissa pelastussuunnitelma ei ole välttämätön, jolloin onnettomuuden sattuessa riittää, että paikalle hälytetään paikallisia aluepelastuslaitoksen yksiköitä. (Vinni 2014, 26)
Suurissa kongresseissa ja tapahtumissa järjestäjän kannattaa pyytää ammattilaisten apua. Kongressialan ammattilaisten avulla ongelmatilanteilta vältytään, joten itse kongressin sisällön ja asiaohjelman suunnitteluun jää enemmän aikaa. Kongressipalvelutoimistot (Professional Congress Organiser; PCO) ovat kongressialan ammatiosaajia, jotka ovat erikoistuneet hoitamaan kongressien käytännön järjestelytehtäviä. Heidän tehtäviin kuuluu muun muassa kongressin talouden hoitaminen, kongressin painotuotteiden ja verkkosivujen suunnittelu ja valvonta, ilmoittautuminen ja siihen liittyvä maksuliikenne, kirjeenvaihto ja osallistumisvahvistukset, kuljetukset, sosiaalinen ohjelma ja majoituksen hoitaminen. (Kongressisuunnittelun opas 2013)
Professional Congress Organizer on kokouksien, kongressien ja muiden vastaavien tapahtumien järjestämisen ammattilainen. PCO on yritys, joka voi järjestää esimerkiksi kokousen tai kongressin yritykselle. PCO voi järjestää tapahtuman alusta loppuun tai vaihtoehtoisesti osan/osia siitä.(Visit Helsinki www- sivut 2016)
Society for Incentive Travel Excellence) perustettiin vuonna 1973 ja se koostuu 2000 jäsenestä ja 28:sta paikallisosastosta. Heidän jäsenensä ovat kannustematkojen ammattilaisia, jotka tietävät kokemuksen kautta että kannustava matkailu toimii. Se toimii palkitakseen, ylläpitääkseen ja motivoidakseen työntekijöitä. Maailmanlaajuisen SITE jäsenyhteisön tehtävänä on vahvistaa ja inspiroida tätä epätavallista alaa. SITE järjestää tapahtumia laajalti ympäri maailmaa. (Society for Incentive Travel Excellence www-sivut).
IBTM järjestää kansainvälisiä isoja Meetings Industry ammattilaismessuja. IBTM-tapahtumissa siis liikematkailun eli kokousten, konferenssien, kannustematkojen, näyttelyiden ja tapahtumien alan johtavat päättäjät kohtaavat ja saavat loistavan mahdollisuuden luoda uusia suhteita, tehdä globaalia kauppaa sekä edistää omaa liiketoimintaa. Kansainväliset, vaikuttavat tapahtumat ovat räätälöity juuri heidän markkinoilleen, ja tällä tavoin ne palvelevat sekä takaavat huipputason päätöksentekijöiden osallistumisen. Näyttelyt, messut ja muut tapahtumat tarjoavat uniikkeja palveluita ostajille ja myyjille ainutlaatuisten Hosted Buyer Program -ohjelmien kautta. Lisäksi jokaisessa IBTM-tapahtumassa on täysi verkostoitumistapahtuma sekä mahdollisuus osallistua myös korkeatasoiseen opetukseen. (IBTM Events www-sivut).
Usein kongresseja ja kokouksia järjestäessä kiinnitetään paljon huomiota myös siihen, mikä saa kokousvieraat virkistymään, ja säilyttämään mielenkiintonsa. Erilaista oheisohjelmaa voidaan järjestää monessa eri muodossa. Vieraille tarjotaan usein esimerkiksi kaupunkikierroksia, paikallisia erikoisuuksia ja tapahtumia sekä illanviettoa. 
Vapaa-ajan ohjelma voi vaikuttaa myönteisesti jopa osallistumispäätökseen.(VisitFinland, Kongressisuunnittelunopas, 11.9.2013) Yritysten ja yhdistysten virkistyspäivät ja kongressipäivät ovat hyvä tulon lähde hotelleille, koska esimerkiksi yritykset käyttävät nykyään enemmän rahaa oheisohjelmiin kokousten yhteydessä. Oheisohjelmia voivat olla erilaiset kauneushoidot tai hyvinvointiin liittyvät hoidot, kuten hieronnat.
Symposium on peräisin antiikin kreikasta. Se oli tärkeä osa antiikin Kreikan kulttuuria 7. vuosisadalla ennen ajanlaskumme alkua(eaa.). Symposiumeja pidettiin yksityisissä kodeissa, joihin erityisesti kreikkalaiset miehet kokoontuivat syömään, juomaan sekä laulamaan yhdessä. Symposiumien aikana miehet yleisesti keskustelivat myös erilaisista aiheista, kuten politiikasta, filosofiasta, runoudesta ja yleisistä päivän kysymyksistä ja puhuttavista aiheista.
Symposium on tieteellinen kokous tai keskustelutilaisuus, jossa jonkin tietyn alan asiantuntijat esitelmöivät määrätyistä aiheista. Esityksien aikana ja jälkeen esityksissä käsitellyistä asioista keskustellaan. Tarkoituksena on antaa käsiteltäviä ongelmia koskevia suosituksia. Symposium on kaavaltaan ja toteutukseltaan väljempi ja hieman vapaampi kuin esimerkiksi konferenssi ja se sisältää usein muutakin ohjelmaa kuin luentoja. Suomessa Suomen teologinen kirjallisuusseura järjestää vuosittain marraskuun puolessa välissä yksipäiväisen symposiumin, jossa esitellään uusinta aiheeseen liittyvää teologista tutkimusta, sekä tarkastellaan erilaisia ajankohtaisia teemoja. Symposiumissa esitellään myös erilaisia näkökulmia keskusteltavista aiheista. Kansainvälinen symposium on esimerkiksi EURO-CIU, joka järjestetään joka toinen vuosi Euroopassa. Symposium järjestettiin ensimmäisen kerran 1997 Pragessa. Se on järjestetty mm. Innsbruckissa 2011, Istanbulissa 2013, ja Antwerpissä 2015. Vuonna 2017 se järjestettiin Helsingissä.