Turvallisuus kokousten ja kongressien näkökulmasta
Suuret ja suositut tilaisuudet, missä osallistujia on paljon, ovat herättäneet suuresti keskustelua niiden turvallisuuden kannalta. Maailmalla nykypäivänä tutuksi tulleet terrori-iskut haavoittavat pienin väliajoin ihmisten turvallisuuden tunnetta. Suomessa tapahtumien järjestämistä ja turvallisuustoimintaa ohjaa suuri määrä lainsäädäntöä. (Paasonen 2013, 7)
Jokainen ihminen kokee turvallisuuden omakohtaisesti, riippuen omasta taustasta ja kokemusmaailmasta käsin sekä ammattisidonnaisesti. Se voidaankin määrittää kuvaamalla sekä yksilöiden subjektiivisia kokemuksia, että valtioiden välisiä suhteita. (Iivari 2012) Turvalliseksi tilanteeksi luokitellaan tilaa, jossa riskit ovat hyväksyttävällä tasolla.
Turvallisuus on tärkeässä asemassa valittaessa kokous- tai kongressi-kaupunkia. Kohteessa olevat mahdolliset epävarmuustekijät rajoittavat mahdollisuuksia tulla valituksi. Asiakkaiden kokema turvallisuuden tunne on tärkeässä osassa matkailupalveluissa toteutettavaa turvallisuutta. Subjektiivisella turvallisuuskokemuksella onkin merkittävä vaikutus epävarmuustekijän muotoutumisen, asiakastyytyväisyyden ja kohteen imagon kannalta. (Iivari 2012)
Turvallisuuden merkitys kokouksia ja kongresseja järjestettäessä on lisääntynyt 2000-luvulla ja paikkaa valittaessa turvallisuudesta on tullut yksi tärkeimmistä valintakriteereistä. Poliittisesti kongresseja voidaan uhata muun muassa terrorismilla tai mielenosoituksilla, mutta todennäköisempiä riskejä ovat tulipalot, muut onnettomuustilanteet, varkaudet ja ilkivalta. (Blinnikka & Kuha 2004, 124)
Kokousten ja kongressien turvallisuuden lähtökohdat ovat melko samat. Molempien perus turvatoimet on oltava kunnossa, mutta kongressien järjestäminen vaatii erityistä huomioitavaa tapahtuman suuren koon ja kansainvälisyyden takia. Alustavissa suunnitelmissa on oltava selvitetty, miten rakennuksessa sijoitetaan esimerkiksi hätätilanteiden poistumisväylät, sammutusjärjestelmät, sammutuslaitteet ja millaisista materiaaleista kalusteet ja laitteet on valmistettu. (Rautiainen 2013)
Kokous- tai kongressipaikka neuvottelee ja hahmottelee yhdessä asiakkaan kanssa mahdollisia riskitilanteita, jotka liittyvät heidän kokoukseen tai kongressiin. Turvallisuudesta vastaava henkilö käyttää apunaan riskianalyysia, jonka tavoitteena on tunnistaa riskit ja arvioida vahinkotapahtuman todennäköisyys sekä mahdolliset vahingot. (Blinnikka & Kuha 2004, 178) Riskianalyysissä pitää ottaa huomioon muun muassa mitä voisi tapahtua, kenelle se voisi tapahtua, mitkä seikat sen voi aiheuttaa ja mikä on ilkivallan tarkoitus ja kuka sen voisi tehdä ja milloin.
Suurissa kokouksissa tai kongresseissa turvallisuuden kannalta tärkeää on valita tila, jossa on turvallisuuden perus edellytykset kunnossa eli esimerkiksi erilaiset luvat ja turvajärjestelmät kuten paloilmoitinjärjestelmät. Paikalla on myös oltava riittävä määrä järjestyksenvalvojia, ensiapupisteitä sekä tärkeää on ilmoittaa tapahtumasta paikalliselle poliisille, sairaalaan ja pelastuslaitokseen. Turvallisuuden kannalta olennaista on myös henkilöstön perehdyttäminen ja kouluttaminen turvajärjestelmien käyttöön. (Blinnikka & Kuha 2004, 124)
Kokous- ja kongressikeskukset haluavat tietää turvallisuuden kannalta, kuka alueella on oikeutettu liikkumaan. Kulunvalvonta tarkoittaa turvallisuusvalvontaa, jolla valvotaan alueen rajalla suoritettavaa liikennettä. Usein kulunvalvonta tapahtuu alueen raja-alueilla, joita ovat piha-alueet ja rakennukset. Videovalvonta toimii yhteistyössä kulunvalvonnan kanssa, mutta sitä voidaan myös käyttää alue- ja tilavalvonnassa. (Blinnikka & Kuha 2004, 176) Usein tapahtumaan osallistuvilla on mukanaan niin sanottu ”kulkukortti”, jolla he pystyvät osoittamaan, että ovat oikeutettua osallistumaan tapahtumaan. Kyseinen toimintatapa onkin helppo tapa ehkäistä vaaratilanteita.
Nykypäivänä tietoteknologian kehityksen myötä erilaiset tietoturvajärjestelmät ovat tärkeässä asemassa turvallisuuden kannalta. Muun muassa viruksentorjuntaohjelmat ja palomuurit ovat tärkeässä asemassa kansainvälisissä kokouksissa ja kongresseissa, jotta asiakkaan liikesalaisuudet voidaan turvata. (Blinnikka & Kuha 2004, 125)
Kokous- ja kongressijärjestelyissä turvatoiminnot jaetaan usein kahteen tasoon. Ensimmäinen taso on valtionhallinnon määrittelemä taso, jolloin Ulkoasiainministeriö pyytää suojelupoliisin turvallisuuskeskusta määrittelemään ja hoitamaan turvajärjestelyt usein yhteistyössä paikallisten viranomaisten kanssa. Tämän tasoisia tapahtumia ovat esimerkiksi kansainväliset kongressit, johon voi osallistua henkilöitä, joihin kohdistuu terrorismia. (Blinnikka & Kuha 2004, 177)
Turvallisuus ei välttämättä ole kokousjärjestäjän mielessä ensimmäisenä tapahtumaa suunniteltaessa. Esimerkiksi kansainvälisten kongressien järjestäjät pitävät Suomea turvallisena kokousmaana sen rauhallisuuden ja terrorismin vähäisyyden takia. Kyseiset ajattelutavat tuovat Suomelle kilpailuedun verrattuna muihin suosittuihin kokous- ja kongressikaupunkeihin. (Blinnikka & Kuha 2004, 177) Tilaisuuden jälkeen tapahtuvat turvajärjestelyt on myös hyvä ottaa huomioon, esimerkiksi panostamalla liikenteenohjaukseen. Tapahtumapaikkoja valvotaan ympäri vuorokauden, vaikka tiloissa ei olisikaan kokousta tai kongressia. Turvallisuus on nykyään aktiivista puuttumista mahdollisiin riskeihin. (Blinnikka & Kuha 2004, 178)
Kokous – ja kongressipalveluissa työskentelevän henkilön tulee tietää ja osata toimia yrityksen laatiman pelastussuunnitelman mukaan. Tämä tarkoittaa yrityksen vastuuta perehdyttää henkilökunta pelastussuunnitelman mukaisesti. Kokouksissa tai kongressissa saattaa olla samaan aikaan suuri määrä ihmisiä, joten henkilökunnan on osattava toimia hätätilanteen sattuessa. Henkilökunnan tulee osata muun muassa asiakkaan opastaminen pois hätätilanteesta olevasta tilasta. (Turvallisuus- ja kemikaaliviraston www-sivut 2017)
Yrityksessä työskentelevän henkilökunnan tulee tunnistaa mahdolliset riskit työssään ja osata hallita tai eliminoida ne tilanteen mukaan. Henkilökunnan pitää tietää miten toimia tulipalon syttyessä, murto tai ryöstötilanteessa, häiriökäyttäytyvän asiakkaan kanssa, uhkaustilanteessa esimerkiksi pommiuhka, erilaiset tapaturmat, sairauskohtaukset, ruokamyrkytys ja sähkölaitteiden keskeyttäminen. Hätätilanteessa henkilökunnan on osattava toimia niin, että asiakkaat pystytään pelastamaan ja ohjaaman pois hätätilanteesta. Henkilökunta tekee sisäisen hälytyksen ja ilmoittaa siitä hätänumeroon sekä ohjaa ammattiavun paikalle. (Matkailualan tutkimus- ja koulutusinstituutin www-sivut)
Kokous – ja kongressitilaisuuksissa saattaa olla mukana merkittäviä korkean tason henkilöitä, joiden paikallaoloon tuleen valmistautua erityisvalmisteluin esimerkiksi tiedottamiseen koskevat asiat sekä konflikteihin varautuminen. (Matkailualan tutkimus- ja koulutusinstituutin www-sivut 2017) Jos järjestettävä kongressi on iso ja paikalle saapuu merkittäviä henkilöitä tai kongressia uhkaa jokin ulkopuolinen uhka, niin järjestävä yritys voi ostaa turvapalveluyritykseltä koulutuksen henkilökunnalleen, jolloin yritys varmistaa henkilökunnan toimintavalmiuden. (Visit Finlandin www-sivut, 2017) (Aarrejärvi 2003, 84.)
Henkilökunnan on oltava tietoisia siitä ketkä henkilöt vastaavat turvallisuudesta yrityksessä kokouksen tai kongressin aikana. Henkilökunnalla pitää olla myös tarvittava koulutus hätätilanteiden sattuessa, kuten ensiaputaidot. Työnantaja voi tarvittaessa kouluttaa henkilökuntaansa näitä ensiaputaitoisiksi. (Turvallisuus- ja kemikaaliviraston www-sivut 2017)
Suomi on turvallinen maa kongressi- tai kokousmatkailijalle. Kokous- tai kongressimatkustaja tietää Suomen olevan sekä poliittisesti että yhteiskunnallisesti rauhallinen maa. (Aarrejärvi 2003, 83)
Kokouksen tai kongressin vuoksi matkustavalle henkilölle ei kuitenkaan riitä pelkästään tieto siitä, että maa on turvallinen vaan heille pitää tulla myös tunne turvallisuudesta henkilökunnan työskentelystä ja ammattitaidosta sekä tiloista missä toimitaan. Turvallisuuden voidaan sanoa olevan arvoa, jonka ihminen kokee. Arvo syntyy silloin kun tunne turvattomuudesta on poissa. (Verhelä, 141) Järjestäjän tulee huomioida myös eri kulttuureista tulevat osallistujat niin, että myös he saavat tarvittavat ohjeet ja tiedot omalla kielellään ja voivat toimia samalla tavoin kuin muut turvallisuuden vaarantuessa. Turvallisuusriskejä ei saa syntyä kielimuurin vuoksi. (Turvallisuus- ja kemikaaliviraston www-sivut 2017)
Turvallisuuden tunne voidaan rakentaa asiakkaalle positiiviseksi. Esimerkiksi markkinoinnilla ja ennakkotiedoilla voidaan luoda asiakkaalle tunne kokouksen järjestäjän luotettavuudesta ja kyvystä hoitaa turvallisuuteen liittyvät asiat hyvin. Kokouksen tai kongressin tilojen siisteys ja toimintaympäristö vaikuttavat myös turvallisuuteen esimerkiksi koneiden sekä laitteiden oikein sijoittelu ja laitteiden johdot ovat pois lattioilta tai käytäviltä. (Verhelä 2007, 147)
Kokouksen tai kongressinjärjestäjän on annettava osallistujalle tiedot turvallisuuteen liittyvistä asioista tai turvallisuusuhasta, jos sellaista kohdistuu järjestettävään kokoukseen tai kongressiin. (Turvallisuus- ja kemikaaliviraston www-sivut 2017)
Turvallisuusasiakirja perustuu kuluttajaturvallisuuslakiin (920/2011), joka sisältää kokonaisuudessaan olevan suunnitelman vaarojen ja riskien ehkäisemiseen sekä niiden hallitsemiseen. Turvallisuusasiakirja tulee olla laadittuna ennen palvelun tarjoamisen aloittamista. (Turvallisuus- ja kemikaaliviraston www-sivut 2017)
Asiakirja ei ole pakollinen kaikille kuluttajapalveluita tarjoaville. Turvallisuus- ja kemikaalivirasto TUKES on laatinut listan, joilta kaikilta turvallisuusasiakirja vaaditaan. (Turvallisuus- ja kemikaaliviraston www-sivut 2017) Kokous- ja kongressipalveluihin tämä liittyy siten, että turvallisuusasiakirja vaaditaan silloin, kun on kyseessä tapahtuma, johon liittyy riski esimerkiksi suuren väkijoukon takia. Pienille kokoustarjoajille tämä ei ole oleellista, mutta isompia kokouksia ja konferensseja järjestettäessä on turvallisuusasiakirja luotava.
Kokous- ja kongressipalvelut voidaan rinnastaa lupien perusteella tapahtuman järjestämiseen. Kokeneet kokouspalveluita tuottavat yritykset omaavat kaikki heille tarpeelliset luvat ja ovat ottaneet ne huomioon jo palvelun tarjoamisen suunnittelu vaiheessa.
Järjestäjän on otettava huomioon muun muassa näitä lakeja, joita ovat kokoontumislaki (530/1999), laki järjestyksenvalvojista (533/1999), pelastuslaki (468/2003), asetus pelastustoimesta (787/2003), kuluttajansuojalaki (38/1978), laki kulutustavaroiden ja kuluttajapalvelusten turvallisuudesta (74/2004), terveydensuojelulaki (763/1994), ympäristönsuojelulaki (86/2000), tuotevastuulaki (694/1990), vahingonkorvauslaki (412/2003), meluntorjuntalaki (382/1987) ja jätelaki (1072/1993). (Vinni 2014)
Kuluttajapalvelun tarjoaja on aina itse vastuussa, että hänellä on kaikki tarvittavat ja vaadittavat luvat toimintaan, sekä hän noudattaa kaikkia yritystä koskevia lakeja.
Pelastussuunnitelma on laadittava aina silloin, kun paikalla läsnä on samanaikaisesti vähintään 200 ihmistä tai jos tapahtumaan liittyy riskejä. Riskejä voi olla esimerkiksi kokouksen tai konferenssin luonne. Pelastussuunnitelma on toimitettava viimeistään 14 vuorokautta ennen palvelun tarjoamisen aloittamista. Monilla kokouspalveluita tarjoavilla löytyy pelastussuunnitelma jo valmiiksi, jos heillä on tarjota näin isot tilat käyttöä varten ja esimerkiksi hotelleilla, jotka voivat myös kokouspalveluita tarjota, on oltava pelastussuunnitelma jo valmiina.  (Vinni 2014, 25-26)
Pelastussuunnitelman tulee olla selkeä ja käytännöllinen ja sen tulee sisältää kaikki perustiedot, sekä mahdolliset riskit. Pienemmissä kokoustiloissa pelastussuunnitelma ei ole välttämätön, jolloin onnettomuuden sattuessa riittää, että paikalle hälytetään paikallisia aluepelastuslaitoksen yksiköitä. (Vinni 2014, 26)