Google Apps for Work
Google Apps for Work (aiemmin Google Apps for Business) on pilvilaskentapohjainen toimisto-ohjelmistoista ja ryhmätyösovelluksista koostuva paketti sekä ohjelmisto, jota Google myy kuukausi- tai vuosimaksulla.
Pakettiin sisältyy Googlen suosittuja Web-sovelluksia, joita ovat esimerkiksi Gmail, Google Drive, Google Hangouts, Google-kalenteri ja Google Docs. Samoja tuotteita tarjotaan kuluttajille maksutta, mutta Google Apps for Work -paketissa mukana tulee yrityksille tarkoitettuja lisäpalveluita, kuten sähköpostiosoitteet omalle verkkotunnukselle (@omayritys.com), vähintään 30 Gt tallennustilaa tiedostoille ja sähköpostille sekä kaikkina viikonpäivinä kellon ympäri toimiva puhelin- ja sähköpostituki. Google Apps for Work on pilvilaskentapohjainen ratkaisu, jonka periaate on erilainen kuin valmiina myytävissä toimisto-ohjelmistoissa: asiakastietoja säilytetään Googlen tietoturvallisissa datakeskuksissa sen sijaan, että ne olisivat perinteiseen tapaan yritysten omiin tiloihin sijoitetuilla palvelimilla.
Googlen oman ilmoituksen mukaan Google Apps on käytössä yli viidessä miljoonassa yrityksessä eri puolilla maailmaa ja 60 prosentissa Fortune 500 -listalla olevista yrityksistä.Google Apps for Work -tuotteita ja palveluita ovat Gmail, Google-kalenteri, Google Drive, Google Hangouts, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Forms, Google Sivustot, Google+ ja Google Apps Holvi. Google Apps Holvi -palvelua lukuun ottamatta kaikkien edellä mainittujen käyttö sisältyy käyttäjäkohtaiseen perusmaksuun, joka on viisi dollaria kuukaudessa tai 50 dollaria vuodessa. Lisämaksusta saatavaan Drive for Work -pakettiin kuuluu Google Apps Holvi sekä rajoittamaton tallennustila. Sen käyttäjäkohtainen kuukausimaksu on 10 dollaria.
Maailman suosituimmaksi verkkopohjaiseksi sähköpostipalveluksi kasvanutta Gmailia ryhdyttiin aluksi tarjoamaan rajoitetulle asiakaskunnalle 1. huhtikuuta 2004 alkaen. Kaikkien kuluttaja-asiakkaiden saataville Gmail tuli vuonna 2007. Heinäkuussa 2012 Google ilmoitti, että Gmailin käyttäjiä on 425 miljoonaa.
Gmailin kuluttajakäyttöön tarkoitetussa ilmaisversiossa on tekstimuotoisia mainoksia, jotka perustuvat käyttäjien sähköpostiviestien sisältöön. Gmailin ominaisuuksia ovat esimerkiksi 15 Gt:n ilmainen tallennustila, säiemuotoon järjestetyt viestiketjut, kehittyneet hakuominaisuudet ja sovellusta muistuttava käyttöliittymä.
Google Apps for Work -pakettiin kuuluva Gmail muistuttaa ilmaisversiota, mutta siinä on esimerkiksi seuraavanlaisia, yrityskäyttäjiä varten suunniteltuja lisäominaisuuksia:Googlen tallennus- ja synkronointipalvelu julkistettiin 24. huhtikuuta 2012. Tässä vaiheessa tuotteen markkinoilletulosta oli liikkunut huhuja jo kuuden vuoden ajan. Googlen virallisen tiedotteen mukaan Google Drive on ”paikka, jossa voit luoda, jakaa ja säilyttää kaikkea tarpeellista ja tehdä yhteistyötä toisten kanssa”.
Google Drive -palvelun käyttäjät voivat ladata kaikenlaisia tiedostoja etäresurssipalvelimelle, jakaa niitä ja käyttää tiedostoja miltä tahansa tietokoneella, taulutietokoneella tai älypuhelimella. Mac- ja PC-koneille saatavan työpöytäsovelluksen avulla voi synkronoida omalla koneella ja etäresurssipalvelimella olevia tiedostoja. Sovellus luo tietokoneelle oman kansion, ja kaikki tiedostoihin tehdyt muutokset synkronoituvat myös Drivelle, verkkoon ja eri laitteille. Google Driven kuluttajaversiossa on yhteensä 15 Gt tallennustilaa, jota voi käyttää Gmailissa, Drivessä ja Google+:n valokuva-albumissa.
Google Apps for Work -paketin osana tarjottavassa Google Drive -palvelussa on esimerkiksi seuraavat yrityskäyttöön suunnitellut lisäominaisuudet:
Google Apps -pakettiin sisältyy verkkopohjaisia editorityökaluja, joilla voi laatia tekstimuotoisia tai asiakirjaformaatissa olevia asiakirjoja, laskentataulukoita, esityksiä ja kyselylomakkeita. Työkalukokonaisuus julkaistiin alun perin 11. lokakuuta 2006 nimellä Google Docs & Spreadsheets.
Google Docs, Sheets, Slides ja Forms -työkaluja voi käyttää millä tahansa verkkoselaimella tai verkkoyhteydessä olevalla mobiililaitteella. Asiakirjoja, laskentataulukoita, esityksiä ja kyselylomakkeita voi jakaa, kommentoida ja muokata yhdessä reaaliaikaisesti. Muita ominaisuuksia ovat esimerkiksi rajoittamaton muokkaushistoria, jonka avulla kaikki muutokset säilyvät turvallisesti yhdessä paikassa, sekä mahdollisuus muokata asiakirjoja ilman verkkoyhteyttä.
Heinäkuun 25. päivästä 2014 lähtien myös natiiveja Microsoft Office -tiedostoja on voinut muokata Google Docs, Sheets ja Slides -työkaluilla. Muun muassa Mashable-verkkolehden toimittaja totesi, että Googlen tarkoituksena on selvästi tarjota sovelluksiaan edullisempana vaihtoehtona yrityksille, joissa on toisinaan tarvetta Office-muotoisten tiedostojen muokkaamiselle.
Google Sivustot on 28. päivänä helmikuuta 2008 käyttöön otettu palvelu, jolla verkkosivustojen tekeminen ja muokkaaminen on mahdollista niillekin, jotka eivät hallitse HTML-ohjelmointikieltä tai verkkosivujen suunnittelua. Palvelulla voi tehdä sivustoja alusta alkaen itse tai hyödyntää valmiita pohjia, ladata sivustoille esimerkiksi valokuvia ja videoita sekä käyttöoikeuksia hallitsemalla valita, kuka voi katsella ja muokata yksittäisiä sivuja.
Google Sivustot oli alun perin osa maksullista Google Apps -ohjelmistopakettia, mutta pian sitä ryhdyttiin tarjoamaan myös kuluttajakäyttöön. Yritysasiakkaat voivat tehdä Google Sivustot -palvelulla projektisivustoja, intranet-sivustoja ja yleisölle tarkoitettuja sivustoja.
Gmailiin integroitavaksi suunniteltua Googlen verkkopohjaista kalenteripalvelua ryhdyttiin aluksi tarjoamaan kuluttajakäyttöön 13. huhtikuuta 2006 alkaen. Google-kalenteri hyödyntää iCal-standardia, joten se on yhteensopiva muiden kalenterisovellusten kanssa.
Googlen verkkopohjaisessa kalenterissa on integroitu, ryhmille tarkoitettu jaettava kalenteri. Yrityksissä on mahdollista luoda tiimikohtaisia kalentereita, joita voi jakaa koko yrityksen laajuisesti. Kalentereita voi siirtää toiselle henkilölle, joka voi hallita yksittäistä kalenteria ja siihen merkittyjä tapahtumia. Google-kalenterista voi myös tarkistaa, ovatko kokoustilat tai yhteiskäytössä olevat resurssit vapaana, ja lisätä niitä tapahtumiin.
Google-kalenterin ominaisuuksia ovat esimerkiksi seuraavat:
Google julkaisi 15. toukokuuta 2013 tiedotteen, jonka mukaan sen Google Talk-, Google Voice- ja Google+ Hangouts -palvelut korvataan uudella teksti-, ääni- ja videochatpalvelulla, jonka nimeksi tulee Google Hangouts. Hangouts-palvelun kuluttajaversiossa enintään 10 ja yrityskäyttöön tarkoitetussa versiossa enintään 15 henkilöä voi osallistua samaan keskusteluun tietokoneelta tai mobiililaitteelta. Osanottajat voivat jakaa näyttönsä, katsella tiedostoja ja muokata niitä yhdessä. Hangouts On Air -palvelulla voi tehdä suoria videolähetyksiä Google+:aan, YouTubeen ja omille verkkosivustoille.
Google Apps for Work -pakettiin kuuluvalla Hangouts-versiolla samaan keskusteluun osallistujia voi olla enintään 15, ja järjestelmänvalvoja voi rajoittaa Hangouts-palvelun käytön vain samaa verkkotunnusta käyttäville henkilöille, jolloin ulkopuoliset eivät voi osallistua keskusteluihin.
Hangouts-sovellus säilyttää viestit Googlen etäresurssipalvelimella. Viestihistorian voi ottaa pois käytöstä, jolloin keskusteluita ei tallenneta. Hangouts-palvelu voidaan integroida Google+:aan, jolloin kaikki jaetut kuvat säilyvät Google+:n yksityisessä, jaetussa valokuva-albumissa.
Google ilmoitti 30. heinäkuuta 2014, että kaikki Google Apps -sovelluksia käyttävät asiakkaat voivat käyttää myös Hangouts-palvelua, vaikka he eivät olisi luoneet profiilia Google+:aan. Samalla Google ryhtyi yhteistyöhön muita videochatpalveluita tarjoavien yritysten, kuten Blue Jeans Networkin ja InterCallin kanssa. 
Samassa yhteydessä Google ilmoitti, että Hangouts-palvelua koskevat samat palveluiden käyttöä koskevat ehdot kuin muitakin Google Apps for Work -sovelluksia, esimerkiksi Gmailia ja Driveä. Apps for Work -sovellusten käyttäjille tarjotaan myös ympäri vuorokauden kaikkina viikonpäivinä käytössä olevaa puhelintukea Hangouts-palvelulle ja ISO27001- ja SOC 2 -sertifiointia. Palvelulla on takuu, jonka mukaan se on käytössä 99,9 % ajasta.
Google ilmoitti Google+ -viestillä 19. joulukuuta 2014, että eräs Gmailiin integroidun Hangoutsin eniten toivotuista ominaisuuksista otetaan uudelleen käyttöön. Google Apps -järjestelmänvalvojat voivat valita, näkyvätkö käyttäjien tilaa ilmaisevat ilmoitukset vain sisäisesti.
Googlen oma yhteisöpalvelu Google+ otettiin käyttöön 28. kesäkuuta 2011. Aluksi kyseessä oli kokeilu, jossa palveluun pääsi liittymään vain kutsusta. Google+:aa pidettiin Googlen yrityksenä haastaa yhteisöpalvelujätti Facebook. Käyttöönoton jälkeen Google+ on jo ohittanut suosiossa Twitterin ja siitä on tullut Facebookin jälkeen maailman toiseksi suurin yhteisöpalvelu, mutta sitä on myös arvosteltu käyttäjien pettämisestä ja suositusliikenteen vähäisyydestä.
Google ilmoitti 27. lokakuuta 2011, että Google+:aa voivat käyttää ne, jotka käyttävät Google Apps -sovelluksia oppilaitoksessa, työssä tai kotona.
Google ilmoitti 29. elokuuta 2012, että pilottihankkeeseen osallistuneiden yritysasiakkaiden antaman palautteen perusteella Google+:n ominaisuuksia on muokattu yrityskäyttöön sopiviksi. Kyseisiä ominaisuuksia ovat esimerkiksi tiedostojen jakaminen vain organisaation sisällä sekä hallintaominaisuudet, joilla yksittäisten profiilien ja viestien näkyvyyttä rajoitetaan.
Google otti 5. marraskuuta 2013 käyttöön entistä turvallisemmat rajoitetut yhteisöt, joihin voivat liittyä vain samaan organisaatioon kuuluvat henkilöt. Järjestelmänvalvoja voi tehdä rajoitetuista yhteisöistä oletuksen ja päättää, milloin organisaation ulkopuoliset henkilöt voivat liittyä yhteisöön.
Yrityskäyttöön tarkoitettuun Google+:aan on suhtauduttu vaihtelevasti. Sitä on toisaalta kiitetty ominaisuuksista, joiden avulla myös pienyritykset voivat lisätä verkkonäkyvyyttään, mutta myös arvosteltu epäselvästä käyttötarkoituksesta. Google+:n on myös esitetty olevan tärkeä osa yritysten yhteisömarkkinointistrategiaa. Monissa verkkolehdissä on korostettu, että Google+ auttaa yrityksiä lisäämään Google-näkyvyyttään, sillä Google indeksoi välittömästi Google+-palveluun lähetetyt viestit.
Google Apps Holvin, vain Google Apps -asiakkaille arkistointiin ja lakisääteisten asiakirjojen säilytykseen tarkoitetun palvelun, julkaisemisesta tiedotettiin 28. maaliskuuta 2012. Holvin käyttäjät voivat hakea ja säilyttää sähköpostiviestejä, joita saatetaan tarvita riita-asioita ratkottaessa. Holvilla voi myös hallinnoida liiketoimintaan liittyviä tietoja toiminnan jatkuvuutta ja sääntelyn noudattamista varten. Holvin käyttäjät ovat 25. kesäkuuta 2014 lähtien voineet myös hakea, esikatsella ja viedä Google Drive -tiedostoja.
Google Apps Holvi kuuluu Drive for Work -pakettiin, jossa on rajoittamattomasti tallennustilaa. Paketin käyttäjäkohtainen kuukausimaksu on 10 dollaria.
Google Apps for Work -paketista saa aluksi käyttöön 30 päivän ilmaisen kokeiluversion, jossa käyttäjiä voi olla enintään 10. Koeajan jälkeen valittavana on vuosisopimus, jossa käyttäjäkohtainen vuosimaksu on 50 dollaria, tai joustava sopimus, jossa maksu käyttäjää kohti on viisi dollaria kuukaudessa tai 60 dollaria vuodessa. Molemmissa hinnoittelumalleissa laskutus tapahtuu kuukausittain.
Joustavan sopimuksen tehneet asiakkaat voivat ottaa käyttöön rajoittamattoman tallennustilan ja Google Apps Holvi -palvelun yhteensä 10 dollarin käyttäjäkohtaiseen kuukausihintaan. Yrityksille, joissa käyttäjiä on alle viisi, tallennustilaa on myös tässä tapauksessa käytössä enintään yksi teratavu käyttäjää kohti.
Google on ilmoittanut, ettei se omista asiakkaidensa tietoja. Tiedot on tallennettu Googlen datakeskuksiin, ja niitä voivat tarkastella vain tietyt työntekijät. Tietoja ei jaeta ulkopuolisille, niitä säilytetään vain asiakkaan haluaman ajan, ja Google Apps -sovellusten käytön päättyessä asiakas saa tiedot itselleen.
Google Apps -sovellusten tietoturva ja vaatimustenmukaisuus on yrityssovelluksilta edellytettävällä tasolla. Tästä osoituksena ovat esimerkiksi SSAE 16/SAE 3402 Type II, SOC 2 -auditointistandardin noudattaminen, ISO 27001 -sertifiointi ja Safe Harbor Privacy Principles -periaatteiden noudattaminen. Google Apps -sovelluksissa on tarvittaessa tuki myös toimialakohtaisille velvoitteille, esimerkiksi Yhdysvaltain sairausvakuutuksen siirrettävyydestä annetun Health Insurance Portability and Accountability Act -lain vaatimuksille. Google on ilmoittanut, että Google Apps -sovelluksissa on integroidut roskapostisuodattimet, joilla asiakirjat tarkistetaan virusten varalta ennen kuin käyttäjät lataavat viestejä omalle koneelleen.
Google varmistaa, että kaikki Google Drive -palveluun ladatut tiedostot on salattu ja että kaikki lähetetyt ja vastaanotetut sähköpostiviestit salataan datakeskusten välisessä liikenteessä. Google for Work -blogissa on kerrottu, että asiakastietojen suojaaminen perustuu sopimuksiin, minkä lisäksi palvelussa ei ole mainoksia eikä asiakkaiden tietoja hyödynnetä markkinointiviestinnän kohdentamisessa.
Google Apps -palvelun oman ilmoituksen mukaan sovelluksen ilmainen tai maksullinen versio on käytössä yli viidessä miljoonassa yrityksessä. Google for Work -divisioonan johtajan Amit Singhin mukaan 60 % Fortune 500 -yrityksistä käyttää Google for Work -palveluita. Asiakkaita on eri puolilta maailmaa ja kaikilla toimialoilla. Tunnettuja asiakkaita ovat esimerkiksi Uber, AllSaints, BuzzFeed, Design Within Reach, Virgin, PwC ja useat muut yritykset. Google Apps -palvelun asiakassivulla on esitelty useita Apps-sovellusten käyttäjiä.
Googlella on oma jälleenmyyjäverkosto, joka auttaa uusia asiakkaita Apps-sovellusten käyttöönotossa. Kumppaneita voi etsiä Partners-hakemistosta. Google aloitti 10. maaliskuuta 2014 suositteluohjelman, jossa suosittelija saa 15 dollaria jokaisesta uudesta käyttäjästä. Aluksi ohjelmaan osallistuminen oli mahdollista vain Yhdysvalloissa ja Kanadassa asuville. Suositteluohjelman sopimustekstistä käy ilmi, että suositusten määrää ei ole rajattu, mutta palkkion saa vain sadasta ensimmäisestä suosituksen perusteella käyttäjäksi ryhtyneestä.
Google otti käyttöön 4. joulukuuta 2014 Google for Work and Education Partner Program -kumppaniohjelman, jonka tarkoituksena on helpottaa tuotteiden ja palveluiden myyntiä sekä uusien tuotteiden kehittämistä kaikilla Google for Work and Education -ohjelmistopakettiin kuuluvilla alustoilla.
Vuonna 2010 perustetussa Google Apps Marketplace -verkkokaupassa myydään ensisijaisesti yrityksille tarkoitettuja, etäresurssipohjaisia sovelluksia, jotka parantavat Google Apps -sovellusten toiminnallisuutta. Marketplace-verkkokaupassa järjestelmänvalvojat voivat selata, ostaa ja ottaa käyttöön yrityksille tarkoitettuja, integroituja etäresurssisovelluksia. Verkkokauppa on käytössä Google Apps-, Google Apps for Work- ja Google Apps for Education -paketeille.
Sovellusten kehittäjät voivat myös kehittää eteenpäin verkkokaupassa saatavana olevia sovelluksia ja myydä siellä sovelluksia ja palveluita. Google ilmoitti 6. maaliskuuta 2014, että Google Apps -sovellusten käyttäjät ovat asentaneet Marketplacesta yli 200 miljoonaa sovellusta sen avaamisen jälkeen.
Googlen 17. syyskuuta 2014 julkaisemassa blogikirjoituksessa kerrotaan, että työntekijät voivat asentaa ulkopuolisten kehittämiä sovelluksia Marketplace-verkkokaupasta myös ilman järjestelmänvalvojaa.
Google Apps -sovelluksia on arvioitu useissa verkkolehdissä, ja niille on yleensä annettu 4–5 pistettä viidestä. Arvioissa Google Apps -sovellukset saavat kiitosta kilpailukykyisestä hinnoittelusta, kattavasta ohjelmistopaketista, helposta käyttöönotosta sekä toimivuudesta eri laitteissa. Toisaalta arvioissa on arvosteltu sitä, että Google Apps-, Google Presentations- ja Google Documents -sovelluksissa ei ole vastaavia ammattimaisen näköisten asiakirjojen laatimiseen vaadittavia ominaisuuksia kuin PowerPointissa ja Microsoft Wordissa.
Google Apps -paketin tärkein kilpailija on Microsoft Office 365, Microsoftin etäresurssipohjainen yritysratkaisu, johon kuuluu vastaavia tuotteita. Verkkolehdissä on yleensä otettu varovasti kantaa siihen, kumman ominaisuudet ovat parempia. Arvioijat ovat todenneet, että Google Apps ja Microsoft 365 saavat yhtä hyviä arvioita, mutta niiden ominaisuudet poikkeavat merkittävästi toisistaan.
Olennaisimmat erot koskevat hinnoittelua, tallennustilaa ja ominaisuuksien monipuolisuutta. Microsoft 365 -sovelluksissa on yleensä enemmän ominaisuuksia kuin Google Apps -sovelluksissa, mutta ominaisuuksista monet jäävät käyttämättä. Google ei anna tietoa liikevaihdostaan tai käyttäjämääristä, minkä vuoksi Google Apps- ja Microsoft Office -pakettien suosiota on vaikea verrata. Microsoftin Office 365 -tuotteilla oli lokakuussa 2014 yhteensä seitsemän miljoonaa käyttäjää, ja määrä oli kasvanut 25 prosenttia viimeisen vuosineljänneksen aikana. Microsoft on myös ilmoittanut, että se antaa rajoittamattomasti tallennustilaa asiakkaille, jotka hankkivat Microsoft Office 365 -paketin etäresurssiversion.
Tällä hetkellä mikään alkava yritys ei tarjoa vaihtoehtoja Google Apps -ohjelmistopaketille, sillä yhdellä tuotteella, esimerkiksi sähköpostilla, kilpailemiseen liittyy liian suuria kustannuksia, ja tuottomahdollisuudet ovat heikot.
Uusi Google Apps -tuoteversio, Apps with Unlimited Storage and Vault, on tuonut Google Apps -paketille uusia kilpailijoita, joita ovat esimerkiksi Box, Dropbox ja OneDrive.
Google Apps for Work kuuluu osana moniin muihin Googlen työkäyttöön tarkoitettuihin tuotteisiin. Näitä ovat esimerkiksi Google Cloud Platform, Google Search for Work, Google Maps for Work ja Google Chrome for Work.