سامانه اطلاعاتی حسابداری
سامانه اطلاعاتی حسابداری (AIS) سامانه‌ای است از گردآوری، انبارش و پردازش داده‌های مالی و حسابداری که توسط تصمیم‌سازان استفاده می‌شوند.
یک سامانهٔ اطلاعاتی حسابداری معمولاً روشی مبتنی بر رایانه برای ردیابی فعالیت حسابداری در پیوستگی با منابع فناوری اطلاعات است. گزارش‌های آماری منتج از این سامانه می‌توانند به‌طور درون‌سازمانی توسط مدیران یا به‌طور بیرون‌سازمانی توسط دیگر گروه‌های ذی‌نفع از جمله سرمایه‌گذاران، اعتباردهندگان و مقامات مالیاتی استفاده شوند.
امنیت سامانه اطلاعاتی حسابداری به معنای حفاظت سامانه‌اطلاعاتی حسابداری در برابر دسترسی افراد غیرمجاز به اطلاعات - انبارش‌شده، در حال پردازش، یا گزارش‌شده - و خدمات است.
امروزه یکی از شاخه‌های تخصصی حسابداری، طراحی سامانه اطلاعاتی حسابداری است. مدیران برای تصمیم‌گیری راهبردی نیازمند اطلاعاتی هستند که عموماً به‌وسیله سامانه اطلاعاتی حسابداری فراهم می‌شود. کار سامانه اطلاعاتی پردازش داده‌ها است؛ اما گاه چنین تصور می‌شود که در سامانه‌های اطلاعاتی سازمان‌ها آنچه روی می‌دهد صرفاً پردازش ساده داده‌های خام و اولیه رویدادهای مالی و غیرمالی مؤثر بر فعالیت‌های سازمان است؛ ولی واقعیت این است که سطوح مختلف مدیران با مسائل متنوعی درگیرند که به‌لحاظ پیچیدگی شیوه‌های حل مسئله در درجات متفاوتی قرار دارند و نوع سامانه‌هایی که می‌توانند به حل این مجموعه متنوع کمک کنند، در طیفی از نظام‌های اطلاعاتی متعارف گذشته‌نگر تا سامانه‌های هوشمند آینده‌نگر قرار دارند که بحث برقراری امنیت در آن سامانه‌ها درخور توجه است. کنترل سامانه اطلاعاتی، به‌ویژه در مواردی که این سامانه از ایمنی کافی بر خوردار نباشد، امری ضروری است. زیرا خطراتی که این سامانه را می‌تواند تهدید کند، بسیار زیاد است. در شرکت‌ها و سازمان‌هایی که امنیت سامانه‌های اطلاعاتی آن ضعیف است، خطر نفوذ به آن سامانه‌ها و دستکاری اطلاعات آن زیاد و خسارت‌های وارد می‌تواند غیرقابل جبران باشد. نیاز به ایمنی اطلاعات ایجاب می‌کند که پیش‌بینی‌های لازم توسط مدیران صورت گیرد تا اطلاعات سامانه از ایمنی مناسبی برخوردار و اطلاعات آن اتکاپذیر باشد. تاکنون تحقیقات زیادی در مورد نقش و اهمیت سامانه اطلاعاتی حسابداری در تصمیم‌گیری و همچنین کیفیت اطلاعات در کارایی تصمیم‌گیری انجام شده‌است که همگی گویای نقش پررنگ آن در عرصه تصمیم‌گیری‌های اقتصادی مدیران است. از آن جا که اهمیت برقراری امنیت سامانه اطلاعاتی در پردازش اطلاعات مالی روزبه‌روز افزایش می‌یابد، موضوع امنیت در سامانه اطلاعاتی حسابداری و ایجاد آن در سازمان‌ها و شرکت‌ها، جایگاه ویژه‌ای را در بین مدیران، حسابداران و حسابرسان به‌وجود آورده است.محرمانه بودن به معنی آن سات که اطلاعات تنها برای کسانی که حق دانستن آن‌ها را دارند قابل افشا و نمایش است. زمانی که اطلاعات توسط شخصی غیرمجاز خوانده یا کپی می‌شود نتیجه آن از دست دادن قابلیت اعتماد است. برای بعضی از انواع اطلاعات، قابلیت اعتماد عاملی بسیار پراهمیت است. برای نمونه، اطلاعات تحقیقاتی، اسناد و مدارک مربوط به بیمه و مالیات، ویژگی‌های محصول جدید و راهبردهای سرمایه‌گذاری شرکت از این نوع اطلاعات است.
به این معنی است که اطلاعات د رمقابل تغییرات، تعدیلات و اشتباهات محافظت می‌شوند و اطلاعات به صورت صحیح و کامل نگهداری می‌شوند. زمانی که در شبکه ناامنی وجود دارد و اطلاعات با روش‌های غیرمنتظره ای تغییر می‌یابند با تعدیل می‌شوند نتیجه آن به عنوان نداشتن صحت و درستی اطلاعات شناحته می‌شود و به معنی آن است که تغییراتی غیرمجاز در اطلاعات ایجاد شده یا اشتباهاتی توسط نیروی انسانی رخ داده است. درستی و صحت اطلاعات برای حسابداری مالی اهمیت زیادی دارد در نتیجه فقدان صحت و درستی اطلاعات ممکن است از بین برود یا غیرقابل دسترس شود.
به معنی آن است که اطلاعات در زمان مورد نیاز در دسترس هستند و قابل کاربردند و اطمینان از اینکه فقط افراد مجاز در زمان مورد نیاز به اطلاعات دسترسی دارند. قابلیت دسترسی بیشترین اهمیت را در سازمان‌های خدماتی دارد. زمانی که کاربر قابلیت دسترسی به شبکه یا خدمات خاص فراهم شده توسط شبکه را نداشته باشد آن‌ها را رد می‌کند.
ایجاد امنیت در سیستمهای اطلاعاتی، به‌منظور تأمین هدفهای زیر است: اطلاعات قابل اتکا، اطلاعاتی است که جامع و کامل و بدون خدشه باشد؛ بنابراین اطلاعات نباید قابل دستکاری توسط افراد غیرمجاز باشد. بدین منظور باید از اطلاعات در برابر خطر اعمال هر گونه تغییر شامل افزودن، کاستن یا آلوده کردن یا شدن غیرمجاز تصادفی یا عمدی، محافظت شود. اشخاص حقیقی یا حقوقی غیرمجاز نباید بتوانند اطلاعات را در اختیار گیرند و درمعرض استفاده نامشروع قرار دهند. اطلاعات تنها باید برای به‌کارگیری در راه‌های مجاز، توسط اشخاص مجاز استفاده شود؛ بنابراین هر کاربر تنها اجازه دارد اطلاعات را در حدی که مجاز است، دریافت و برای کاربردهای خاص در اختیار گیرد. اطلاعات باید به‌موقع و به‌سرعت در اختیار کاربران مجاز قرار گیرد. کاربر مجاز باید بتواند در زمانی که به اطلاعات نیاز دارد به آن دسترسی داشته باشد.
بنابراین، مدیران هر سازمان باید اطمینان حاصل نمایند که سازمان از طریق موارد زیر برای سیستمهای اطلاعاتی امنیت اطلاعاتی ایجاد کرده‌است:
مدیران باید آگاه باشند که برای محافظت کامل از سرمایه‌های اطلاعاتی، به انواع گوناگونی از ابزار امنیتی نیاز دارند تا امنیت اطلاعات درسطح قابل‌قبولی در سازمان ایجاد شود. از طرفی، هیچ محصولی نمی‌تواند به تنهایی امنیت را تأمین نماید. به‌طور مثال، نرم‌افزار ضد ویروس بخش لازمی از یک برنامه خوب امنیتی می‌باشد که با نصب و تنظیم درست می‌توان حملات وارد به سیستم اطلاعاتی سازمان را کاهش داد. اما برنامه‌های ضد ویروس فقط قادرند با بدافزارها مقابله کنند. از طرفی چنین برنامه‌ای قادر نیست در برابر مزاحمی که قصد سوء استفاده از برنامه‌های مجاز سازمان را دارد، از سازمان محافظت کند. همچنین، نرم‌افزار ضد ویروس نمی‌تواند سازمان را در برابر کسی که قصد دارد به فایلهای آن سازمان دسترسی پیدا کند، محافظت نماید.
اما برای اینکه بتوان امنیت بهتری را در سیستم برقرار نمود و از اطلاعات آن سازمان محافظت کرد، می‌توان موارد زیر را در نظر داشت:
هر سیستم متعلق به سازمان باید قادر باشد تا دسترسی به پرونده‌های الکترونیکی را بر اساس نوع کد شناسایی که به کاربر داده شده‌است، محدود نماید. چنانچه این سیستم به‌طور صحیح پیکربندی شود، قادر خواهد بود تا دسترسی کاربران مجاز را محدود نماید و بدین ترتیب روی دسترسی کاربران کنترل داشته باشد. با استفاده از کنترل دسترسی، کسی که از یک سیستم آسیب‌پذیر قصد دسترسی به پرونده‌های سیستم را دارد، نمی‌تواند به‌عنوان مدیر سیستم آن پرونده‌ها را مشاهده کند.
یکی از روشهای اعتبارسنجی که سابقه زیادی هم دارد، استفاده از کلمه عبور است تا با استفاده از آن هویت افراد برای کامپیوتر تعیین گردد. اما با گذشت زمان معلوم گردید که این روش چندان مطمئن نیست، زیرا ممکن است کلمه عبور توسط افراد دیگر کشف گردد یا هنگام تایپ لو برود. از کارتهای هوشمند می‌توان برای اعتبارسنجی استفاده کرد که باعث کاهش خطر لو رفتن کلمه عبور می‌گردد.
زیست‌سنجی یکی از روشهای اعتبارسنجی است که می‌تواند خطر لو رفتن کلمه عبور را تا حد زیادی کاهش دهد.
سیستم تشخیص ورود غیرمجاز یکی از محصولاتی است که ادعا می‌کند مشکلات امنیتی را به‌طور کامل حل می‌کند. در این سیستم نیازی به محافظت فایل و سیستم نمی‌باشد، بلکه در این سیستم وقتی یک نفر وارد سیستم می‌شود و قصد دارد کار خطایی را انجام دهد، از ادامه کار او جلوگیری می‌شود.
یکی از بخش‌های مهم یک برنامه امنیتی خوب آن است که به دنبال راه‌های نفوذ در سیستم خود باشد و آن‌ها را بیابد. به کمک این جستجو، سازمان می‌تواند نقاط بالقوه موجود برای ورود مزاحمین را پیدا کند. البته سیستم به تنهایی قادر به حفاظت خود نخواهد بود و باید بعد از یافتن راه‌های نفوذ آن‌ها را مسدود کرد. یکی از نقائص این روش آن است که کاربران مجازی که دسترسی نادرست به اطلاعات دارند را کشف نمی‌کند و همچنین مزاحمینی که از قبل وارد سیستم شده‌اند را نمی‌تواند پیدا کند.
رمز نگاری از جمله اولین سازوکارهای امنیت مخابراتی می‌باشد که اطلاعات را به هنگام ارسال محافظت می‌کند. برای محافظت اطلاعاتی که به صورت فایل ذخیره می‌شوند نیز می‌توان از سیستم رمزنگاری استفاده کرد.
کنترل موردی و مقاطع زمانی خاص بر اطلاعات خروجی سیستم اطلاعاتی حسابداری از طریق بررسی و مشاهده مدارک و محاسبات آن به‌صورت دستی، موجب اطمینان نسبی از عدم دستکاری و وجود مشکل در سیستم خواهد شد.