نرم‌افزار مدیریت پروژه
نرم‌افزار مدیریت پروژه (Project Management Software) عبارتی است که انواع گوناگونی از نرم‌افزارها را شامل می‌شود از جمله تخمین زدن، طرح ریزی، زمان بندی، کنترل هزینه، مدیریّت بودجه، تخصیص منابع، نرم‌افزارهای ارتباطی و همکاری، مدیریت کیفیت، مستند سازی و سیستم‌های مدیریتی که همگی با پروژه‌های بزرگ و پیچیده سروکار دارند. این نرم‌افزارها می‌توانند جنبه عملیاتی را برای سطوح عملیاتی سازمان‌ها و جنبه اطلاعاتی را برای سطوح مدیران ارشد و میانی سازمان‌ها داشته باشند. مانند نرم‌افزارهای مربوط به سیستم اطلاعات مدیریت پروژه‌ها. این نرم‌افزارها شامل گانت چارت نمودار گانت می‌شوند که می‌توان با آن نشان داد چه زمانی یک کار شروع شده و در چه زمانی پایان می‌یابد.
یکی از مهم‌ترین اهداف، این نرم‌افزارها زمان بندی رویدادها و فعالیت‌ها است.
این گونه نرم‌افزارها با گرفتن ورودی می‌توانند اطلاعاتی را در مورد افراد و ذی‌نفعان مختلف فراهم سازند که با استفاده از این اطلاعات می‌توان میزان تلاش مورد نیاز برای به پایان رساندن پروژه را تعیین و تصدیق کرد. برخی از این ورودی‌ها عبارتند از:
نرم‌افزارهای مدیریت پروژه می‌تواند به عنوان یک برنامه برای کاربر بر روی سیستم رومیزی (Desktop Computer) اجرا شوند. که به تبعش نیاز به کارهای گرافیکی و ساخت رابط کاربری می‌باشد. نرم‌افزارهای دسکتاپ معمولاً داده هایشان را بر روی فایل ذخیره می‌کنند البته اکثراً می‌توانند داده هایشان را با دیگر کاربرها به اشتراک گذارند یا آن‌ها را در یک دیتابیس مرکزی ذخیره کنند. هرچند که یک طرح پروژهٔ ذخیره شده در فایل میتوند در شبکه بین کاربران به اشتراک گذاشته شود اما در آن واحد فقط یک کاربر می‌تواند به آن دسترسی داشته باشد.
به عنوان نمونه‌هایی از نرم‌افزارهای رومیزی مدیریت پروژه می‌توان ام‌اس پروجکت و پریماورا را نام برد.
نرم‌افزارهای مدیریت پروژه می‌توانند تحت وب به عنوان یک برنامه کاربردی وب پیاده‌سازی شوند. و می‌توان با یک مرورگر وب از طریق اینترانت یا اکسترانت به آن‌ها دسترسی داشت.این گونه نوعی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه‌ است که در خانه و معمولاً برای مدیریت روند زندگی و امور خانه (پروژه‌های خانگی) به کار برده می‌شود. اگر چه نسبت به سیستم‌های تک کاربره محیط کاربری ساده‌تری دارند ولی شباهت‌های قابل ملاحظه‌ای نیز دارند.
یک سیستم تک کاربره در زمان برنامه‌نویسی بر این اساس ساخته می‌شود که در یک لحظه فقط یک کاربر می‌تواند و نیاز است که بتواند پروژه را ویرایش کند. این در کمپانی‌های کوچک یا در جایی که تعداد کمی از افراد به روش بالا به پایین روی طرح ریزی پروژه مشارکت دارند به کار می‌رود. نرم‌افزارهای رومیزی عمدتا در این گروه قرار می‌گیرند.
یک سیستم جمعی طراحی می‌شود تا چندین کاربر بتوانند به صورت هم‌زمان بخش‌های مختلف یک طرح را تغییر دهند. مثلاً برای به روز رسانی حوزه‌ها افراد شخصا مسئول یکپارچگی چیزی هستند که درسراسر پروژه تخمین زده‌اند. ابزارهای مبتنی بر وب، از جمله اکسترانت اساساً در این گروه قرار می‌گیرند. اما محدودیت‌هایی دارند. از جمله این که کاربر بایستی برای استفاده از نرم‌افزار به اینترنت دسترسی داشته باشد. برای گذر از این محدودیت برخی از ابزارهای نرم‌افزارها از معماری client-server استفاده می‌کنند و یک نسخه برای کاربر که بر روی کامپیوتر رومیزی وی اجرا می‌شود را فراهم می‌سازند تا اطلاعات پروژه و وظایف را در اختیار دیگر اعضای تیم پروژه قرار دهد. البته این کار از طریق یک سرور مرکزی و زمانی انجام می‌شود که کاربر به شبکه وصل می‌شود. برخی از ابزارها به اعضای تیم پروژه اجازه می‌دهد تا در زمانی در شبکه نیستند اطلاعات زمان بندی کارها را تهیه و تنظیم کنند (البته اطلاعات دیگر اعضا ‘فقط خواندنی’ است). زمانی که دو باره به دیتا بیس متصل می‌شود همهٔ تغییرات با زمان بندی‌های دیگر همگام(synchronized) می‌شود.
یک سیستم یکپارچه مدیریت و طرح ریزی پروژه را با توجه به همهٔ جنبه‌های حیات کمپانی ترکیب می‌کند. برای مثال خطا در یک پروژه می‌تواند پیامدهایی بر دیگر پروژه‌ها داشته باشد، لیست مشتریان یک پروژه تبدیل به یک مدل ‘مدیریت ارتباطات مشتری’ می‌شود و هر شخص در طرح پروژه لیست کارها، تقویم و پیام‌های خودش را دارد که به صورت تابعی به پروژه شان متصل است. مثلاً ابزارهای تخصصی ای مثل SourceForge نرم‌افزارهای مدیریت پروژه را با یک نرم‌افزار سورس کنترل (CVS) و نرم‌افزار bug-tracking یکپارچه می‌کنند. به‌طوری‌که هر قسمت از اطلاعات در یک سیستم مشابهش یکپارچه‌سازی شود. در نرم‌افزار مدیریت پروژه، مدیر سیستم می‌تواند پروژه‌هایی را تعریف کند و کاربران مختلف را در یک تیم منسجم به کار گیرد. لفظ "پروژه" قابل تعمیم به هر فعالیتی است که در سازمان باید توسط کارمندان انجام و توسط مدیر کنترل شود.
از آنجایی که نرم‌افزارهای تخصصی ممکن است متداول باشند و به وفور توسط هر فروشنده ترفیع و ترویج یابند، ولی رنج عظیمی از ابزارهای نرم‌افزاری (و غیر نرم‌افزاری) برای طرح ریزی و زمان بندی پروژه‌ها به کار می‌روند. نرم‌افزارهای سالنامه‌ای (Calendaring Software)می‌توانند به آسانی مانند یک نرم‌افزار تخصصی کار زمان بندی را انجام دهند. صفحه گسترها (Spreadsheets) واقعا همه‌کاره‌اند و می‌توانند برای برآورد چیزهایی به کار آیند که طراح نمی‌تواند آن‌ها را پیش‌بینی کند.
موارد زیر ممکن است به‌طور کلی، یا در محصولات خاص، یا به برخی از توابع خاص در داخل محصولات صدق کنند:
اینکه PMO شما در حال حاضر چه فرآیندهایی را در حوزه مدیریت پروژه جاری ساخته است و اینکه اساساً فرآیندهای مدیریت پروژه به چه میزان با سایر فرآیندهای کلیدی سازمان در هم تنیده است، عامل بسیار مهمی در استقرار PMIS است. در این مورد به خصوص سازمان دو راه در پیش دارد: یا اینکه فرآیندهای خود را بر اساس فرآیندهای یک سامانه مدیریت پروژه که best practice‌ها در خود جای داده تغییر دهد و به عبارتی دست به مهندسی مجدد فرآیندهای خود بزند و یا ابزاری را انتخاب کند که بتواند را در عین دارا بودن best practiceها، امکان سازگار سازی با فرآیندهای داخلی سازمان را نیز داشته باشد.