مدرک
مدرک یا سند عبارت است از اطلاعات ثبت شده، اعم از نوشتاری، دیداری، شنیداری که به وسیله اشخاص حقیقی یا حقوقی ایجاد شده و دارای ارزش نگهداری باشد. بنا به تعریف قانون مدنی ایران درماده ۱۲۸۴، نوشته‌ای است که در مقام دعوی و دفاع قابل استناد باشد. هر سندی نوشته‌است، اما هر نوشته‌ای سند نیست؛ همچنانکه ماده ۱۲۸۵ قانون مدنی، شهادت نامه را سند ندانسته‌است.
معنی سند در دانشنامه‌های ایرانی چنین آمده‌است:
یکی از معانی مشهور سند در اصطلاح و فقه اسلامی، رُوات یک حدیث است. سند به معنی طریق متن است و منظور از متن، متن حدیث است که آن را لفظ حدیث گویند و معنی سند به طریق متن برای آن است که دانسته شود حدیث، برگرفته از قول چه کسی است.
در قوانین مالی ایران سند به صورت کلی تعریف نشده‌است، بلکه بر حسب مورد تعریف گردیده‌است. ماده ۱۶ قانون محاسبات عمومی (مکتوب ۲۱ سفر ۱۳۲۹): بودجه دولت سندی است که معاملات دخل و خرج مملکتی برای مدت معینی در آن پیش‌بینی و تثبیت می‌گردد. مدت مزبور را سند مالیه گویند، که عبارت است از یکسال شمسی.
هر نوشته‌ای که ذمه سازمان یا شخص حقیقی یا حقوقی را که به نحوی با سازمان طرف حساب و معامله‌است مشغول یا بری نماید یا مبین پرداخت وجهی جهت خرید کالا یا خدمات یا حاکی از انعقاد قرارداد یا وقوع عقدی باشد یا از آثار ناشی از حقوق خاصی حکایت نماید به شرط وجود اهلیت و دارا بودن امضاء مجاز لازم برای رسیدن به یکی از مقاصد، سند محسوب می‌شود.
در دوران قاجار به خصوص از زمان 'فتحعلی شاه'، اسناد به صورت آرشیو اداره بیوتات در دربار، نگهداری و در زمان ناصرالدین شاه، اسناد سیاسی در وزارت امور خارجه و اسناد مالی در دفتر میرزا یوسف خان مستوفی الممالک گردآوری می‌شد. وزارت خارجه ایران در سال ۱۲۷۸ توانست با پیروی از روش بایگانی کشورهای اروپایی، بایگانی خود را با رعایت اصول صحیح حفظ و نگهداری اسناد انسجام بخشد. در سال ۱۳۴۵، لایحه تأسیس 'سازمان اسناد ملی ایران' ارائه شد، در روز هفدهم اردیبهشت ماه، سال ۱۳۴۹، مجلس شورای ملی، قانون تأسیس این سازمان را تصویب کرد. اسناد ملی عبارت است از: کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها، عکسها، نقشه‌ها، کلیشه‌ها، نمودارها، فیلم‌ها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی که در دستگاه دولت تهیه شده یا به دستگاه دولت رسیده‌است و به‌طور مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران ارزش نگهداری داشته باشد.هر نوع نوشتهٔ خطی، چاپی، عکسی یا به صورتهای دیگر و هر شیئی مادی را که بتوان از محتوای آن اطلاعاتی بدست آورد دبیزه یا مدرک گویند. انواع سند:ارزش اسناد به اعتبار آن‌ها از نظر اداری یا اطلاعاتی است که در هر سند برای ادارهٔ ایجادکننده و بایگانی وجود دارد. بنابراین تعریف هر سند می‌تواند دارای ارزش‌های اداری و بایگانی باشد.
زمانی که کلیه اقدام‌های لازم بر روی سند انجام شده باشد و فعالیت یا عملی که منجر به ایجاد آن گردیده، تمام و کامل شود و در صورتی که در مراجع قضایی و قانون مطرح نبوده و همچنین موردنیاز دستگاه یا فرد ایجادکننده آن نباشد «ارزش اولیه سند» پایان می‌یابد و سند دارای «ارزش ثانویه» می‌گردد.
از ویژگی‌های اسناد رسمی در آیین دادرسی دادگاه‌ها و مراجع رسیدگی‌کنندهٔ غیر دادگستری این است که نمی‌توان نسبت به این اسناد، اظهار انکار یا تردید کرد و تنها می‌توان مدعی جعلی بودن شد. همچنین از دیگر ویژگی‌های این اسناد، قابلیت اجرای مفاد این اسناد از راه حاکمیت دولتی از قبیل دوایر اجرایی ادارهٔ ثبت اسناد و املاک است.
اسناد، از حیث اهمیت در نگهداری و انتشار، (از کم به زیاد) شامل طبقات زیر می‌شود: در هر سامانه‌ای، دایرهٔ شمول هر یک از طبقات فوق، متغیر است. ممکن است به جهت اهمیت موضوع برخی از اسناد، تصدی در بایگانی آن‌ها یا انتشار آن‌ها توسط قانون یا آیین‌نامه‌ای محدود شده باشد. برای نمونه در سال ۱۳۶۵ خورشیدی، آیین‌نامه اجرایی قانون انتشارات اسناد طبقه‌بندی شده توسط هیئت وزیران از نمونهٔ آیین‌نامه‌هایی است که انتشار اسناد را مطابق با همین طبقه‌بندی مذکور در فوق، محدود می‌کند.
اسناد و مدارک از حیث محتوا و موضوع به گروه‌های گوناگون قابل تقسیم می‌باشند. با وجود این که در هر یک از این اسناد، به موضوع ویژه‌ای پرداخته شده‌است، یا تشریح و روشن‌سازی مقوله خاصی مورد توجه قرار گرفته، اما به اعتبار ارتباط ذاتی دانش‌های انسانی با یکدیگر اسناد مربوط به یک موضوع می‌تواند در سایر بخش‌ها مورد استفاده قرار گیرد. از نظر موضوعی اسناد تنوع گسترده‌ای را در بر می‌گیرد. برخی از انواع اسناد از این گونه شامل موارد زیر است:
اسناد کوتاه مدت مانند تقاضانامه‌های معمولی یا اسنادی است که برای انجام امور شخصی کارکنان یا مثلاً در جریان ترمیم سازمان مربوط ایجاد می‌گردد، که این گونه اسناد به سرعت کامل می‌شوند و به همان سرعت نیز فاقد ارزش می‌گردند. اسناد بلند مدت اداری نیز نظیر اساسنامه‌ها، قوانین، آیین‌نامه‌ها، قراردادها که در برگیرنده سیاست‌ها، تعهدات، و حدود و وظایف و مسؤولیتهای کلی سازمان می‌باشد.
معاهدات بین‌المللی در صورتی لازم‌الاجرا است که از طرف دولت به مجلس شورای اسلامی ارائه و در آنجا به تصویب مجلس برسد یعنی در صورت مطابقت با قانون اساسی و مصالح کشور به تشخیص مجلس رسمیت و اعتبار پیدا می‌کند.
بایگانی در اصطلاح مدیریت اسناد به ۳ مورد گفته می‌شود:تشخیص ارزش اسناد (اداری و آرشیوی) را از اوراق زائد، ارزشیابی می‌گویند. اوراقی که فاقد ارزش‌های اولیه و ثانویه باشند اوراق زائد هستند.قانون مدنی ایران