مراحل بناء وتنمية المجموعات المكتبية
الخطوة الأولى :
إن عمليه بناء عملية مجموعات المكتبة تشمل تحديد ميادين القوة والضعف في المجموعات بالنسبة لإحتياجات المستفيدين والموارد المتاحة للمكتبة والعمل على تصحيح الضعف القائم إن وجد .
وعمليه البناء لا تتوقف على عملية التزويد فقط .. بل على عدد من العناصر والعمليات التى تشكل في مجموعها عمليه بناء المجموعات وتشمل هذه العناصر :
تحليل مجتمع الستفيدين 
سياسة بناء المجموعات 
الإختيار 
التزويد 
التعشيب 
التقييم
توجد عده طرق للتعرف على مجتمع المستفيدين من خلاال 
المسح العام ( التعرف على الأبعاد المختلفة لخصائصهم ... كالمستوى الثقافى والتعليمى والحاله الاجتماعية والعادات التقاليد الساندة والوضع الإقتصادى واللغات المنتشرة والديانات والمذاهب السائده 
المسح الخاص (وبيكون لرواد المكتبة الفعلين الذين يستخدمون المكتبة ويستفيدون من خدماتها بشكل دايم )
تستخدم عده اساليب لجمع المعلومات عن المستفيدين 
وأهم هذه الأساليب :-
المقابلات الشخصية
الملاحظات المباشره
الإستبيانات 
وأساليب آخرى كالإطلاع على سجلات المكتبة الخاصة وسجلات الإعاره
مناقشات وندوات 
... ونحاول فيما يلى مناقشة هذه التساؤلات 
أ- مدى التغطية لمجتمع المكتبة
ب- جمع المعلومات عن الدراسة
جـ- المعلومات التى يجب التحقق منها 
1- معلومات زمنية (تاريخية)
2- معلومات مكانية ، جغرافية
و- معلومات اقتصادية وتجارية
وتعتمد عملية تحديد احتياجات المستفيدين على عدد من العوامل التى يقع بعضها داخل المكتبة نفسها وبعضها خارجها وأهم هذه العوامل
منتجو المواد المكتبة وموزعوها
البنية الهيكلية وتنظيم المكتبة نفسها 
... يجب أن تكون هناك سياسة واضحة ومكتوبة لبناء وتطوير المجموعات المكتبية تتضمن الفلسفة العامة للمكتبة وفلسفتها في الإختيار والأسس التى تتحكم في عمليات الشراء والإهداء والتبادل والإيداع القانونى .
تشمل عناصر هذه السياسة عادة على النقاط التالية :
تحيد الأهداف العامة
تحديد طبيعة مجتمع المستفيدين 
توضيح مجالات اهتمامات المكتبة
تحديد مصادر وطرق التزويد
جوانب الإستفادة من وضع خطة للتنمية في النقاط التالية:
- تساعد على فهم طبيعه المجموعات المكتبيه والإتجاهات المناسبة لنموها حتى تلبى احتياجات ورغبات مجتمع المكتبة المراد خدمته.
- تساهم على مواجهه شكاوى وإعتراضات أى فرد أو فئه من فئات مجتمع المكتبة بشأن مصدر أو مجموعة من مصادر المعلومات بالمكتبة ، أو خدمة أو عملية معينة تقوم بها المكتبة . كتنقية وإستبعاد مصادرالمعلومات على سبيل ا لمثال .
أ- تساعد الخطة على التوصل إلى وجهه نظر موحدة حول ماهية المجالات الموضوعية التى تحتاج إلى تطوير
ب- تقدم على التنسيق المسبق بين الأفراد المسئولين عن المجموعة المكتبيه في الوقت الحالى والمستقبل .
جـ- تساند على تحقيق الإتساق بين المجموعات المكتبية .
د- تعمل على اتخاذ القرارات بالنسبة للموضوعات المتعلقة ببناء وتنمية المجموعات المكتبية .
1- وصف عام للمجتمع المستفيد من الخدمات يبين ملاحمه العامة للمواد المكتبية .
2- الإسهام في التحديد الدقيق لفئات المجتمع المزمن تقديم الخدمة له .
3- الإلتزام بالمصادر التى سوف توفرها المكتبة من حيث المجالات الموضوعية التى تغطيها ، ونوعيات وأشكال تلك المصادر .
4- المساعدة في توضيح تفصيلى لدورالمكتبة فىالبرامج التعاونية لتنمية المجموعات .
5- القيود العامة والأولويات لتنمية المجموعات ، كتلك المتعلقة بالمصادر القديمة ، وعدد النسخ التى توفرها المكتبة من نفس مصادر المعلومات .
6- تقدم الوصف مفصل لأنواع الخدمات التى تقدمها المكتبة وإحتياجات مجتمع المكتبة التى ينبغى تلبيتها بتوفير مصادر المعلومات .
ثالثاً : توضيح مجالات الإهتمام :-
يفضل تحديد مصادر المعلومات التى يتم اقتنائها ، وفئات المستفيدين مع خدمتهم في كل مجال وكذلك كثافه التغطية في الحدود الموضوعية والتى يمكن أن تقسم إلى ثلاث مستويات مختلفه على النحو التالى :-
1- المستوى الموضوعى .
2- المستوى اللغوى .
3- المستوى الزمنى والتاريخى .
رابعاً : تحديد مصادر (طرق التزويد)
1- الهدايا .
2- الإستبعاد .
3- الإحلال .
4- الرفان وشكاوى القراء .
5- التقييم .
6- الإيداع القانونى .
7- البرامج التعاونية .
يعتبر عملية تنفيذ وتابعة الإجراءات التى تتخذها المكتبة من أجل الحصول على مصادر المعلومات التى تم اختيارها ، ولا تقتصر عملية التزويد على تأمين مصادرالمعلومات التى تم إختيارها للمكتبة من خلال قبول الهدايا أو التتبادل بين المكتبات والشراء التعاونى لمصادر المعلومات بل تتضمن شراء المصادر أيضاً .
فإن التزويد يعتبر بشكل عام بإنه عمليه توفير أو الحصول على المواد المكتبية المختلفة المناسبة لمجتمع المستفيدين منها من خلال المصادر المختلفة للتزويد وذلك بعد إختيار دقيق لها ضمن شروط أو سياسة اختيار معينة وكذلك ضمن ميزانية محددة .
المبادئ الأساسية لعمليات التزويد :
1- ضرورةالتنسيق بين قسم التزويد والأقسام الآخرى ذات العلاقة المرتبطة بالمكتبة .
2- طلب المواد المكتبيه المناسبة بالرعه الممكنة في جميع أشكال الأوعية .
3- البساطة في الإجراءات وعد التعقيد .
4- الدقة في جميع مراحل عملية التزويد حسب خطة المكتبة .
1- المساعدة في تنظيم مقترحات الطلاب .
2- إستقبال المواد المكتبية المختلفة .
3- تصدير المواد المكتبية خارج المكتبة .
4- المساعدة في عملية اختيار الكتب .
5- المساهمة في تقديم كل المعلومات المتصلة بالكتب والناشرين .
6- العمل على إرسال التوصيات ومتابعتها .
7- العمل على مراجعه التوصيات على فهارس المكتبة .
1- السجل الخاص بالدوريات .
2- السجلات المالية .
3- سجل اعهدة .
4- سجل المطبوعات .
5- السجل الخاص بالمطبوعات المرغوب فيها .
6- سجل التوصيات المرسلة .
7- الأدوات الخاصة بإقتناء الكتب .
8- المكتبات الإدارية :.
عن طريق بندين وهما :
أ- التزويد عن طرق الشراء .
ب- التزويد بمصادر المعلومات عن طرق التبادل والهدايا .
أولاً : التزويد عن طرق الشراء ويتمثل في الخطوات التالية :
1- تسليم قوائم مصادرالمعلومات :
هذه القوائم عبارة عن مجموعة اختيارات من مجتمع آخرى يتم إختيارها بواسطة القائمين على الإختيار لتلبى احتياجات المستفيدن .
2- التحقيق الورقى وذلك عن طريق :
- الفهرسة العامة للمكتبة .
- فهرسة أوامر التوريد .
- فهرسة المطبوعات .
3- لبحث الورقى :
يتم مراجعة صحة بيانات مصادر المعلومات الذى يتم اختياره لتصحيح أى اخطاء موجوده به .
4- تحديد مكان التزويد بالمكتبة .
5- إعداد أوامر التوريد وإرسالها :
ويحتوى امر الشراء والتوريد على ثلاث عناصر هى :
- بيانات الأوعية .
- سعر النسخة .
- عدد النسخ المطلوبة من كل وعاء .
6- المتابعة :
يتم المتابعة من خلال مراجعة فهارس أوامر التوريد التى تبين تاريخ إرسال أوامر التوريد وتتم المتابعة بعدة طرق منها الهاتف والفاكس والتلكس ، كما يمكن للمكتبة ان تستخدم هذه الطرق في إلغاء بعض أوامر التوريد .
7- تسليم مصادر المعلومات ويجب إتباع التالى :
- فتح الطرد والشحنة بالكامل .
- مراجعة فاتورة المورد من خلال الفهرسة .
- ضم المصادر المعلوماتية بإستخدام شعار المكتبة .
8- إرسال المصادر خارج المكتبة :-
حيث يتم إعادة شحن مصادر المعلومات التى وصلت إلى المكتبة عن طريق الخطأ ليتم اعادتها إلى المورد ، كما يتم إرسال مصادر المعلومات للتجليد والصيانة ولأغراض الإهداء والإعاره والتبادل بين المكتبات .
يوجد سببين للإقتصار على التبادل بالدوريات دون غيرها وهما :
1- سهوله تبادل الدوريات ، من خلال العنواوين بالدورية .
2- التبادل بإستخدام مصادر أخرى يحتاج إلى مجهود كبير .
خطوات التبادل :-
1- حصر مصادر وأوعيه المعلومات المتاحة لدى الكمية لإجراء عملية التبادل .
2- تحديد الجهات المناسبة للتبادل معها .
3- الإتفاق على الأسس لعملية التبادل وأهم هذه الاسس هى :
- التبادل المتاح بالإنتاج العملى والفكرى .
- التبادل بإعداد النسخ والعنواوين .
- التبادل حسب القيمة العلمية والمادية للإنتاج لمصادر التعلم .
4- منظم عملية التبادل بين الجهتين من خلاال :
- فهرسة بأسماء وعناوين الجهات المتبادلة .
- سجل لحق مصادر المعلومات المراد عمليه التبادل عليها .
5- تقويم عمليه التبادل عن طريق وجود برنامج مستمر لعملية التبادل وحصر المميزات والعيوب من خلاال هذه العملية .
1- مطبوعات الجامعات .
2- مطبوعات الجمعيات العلمية ، والمؤسسات الأكاديمية .
3- مطبوعات المكتبات ومعاهد البحث .
4- مطبوعات المنظمات الإقليمية والدولية .
5- المواد الزائدة عن الحاجة .
6- الرسائل الجامعية .
7- النسخ المكررة المخطوطات أو الكتب النادرة أو الدوريات القديمة التى يمكن تصوير نسخ منها على ميكروفيلم أو زيروكس .
1- سجل بأسماء وعناوين المكتبات التى يتم التبادل معها .
2- سجل دفترى خاص ببيانات عمليه التبادل التى تتم بين المكتبة والمكتبات الآخرى .
3- سجل خاص بالمطبوعات الدورية .
ينبغى عند اختيار المكتبة التى يتم التبادل معها مراعاه التجانس والمقاربه في التخصص حتى تكون الفائده محققه بين الطرفين كما يتم إعداد قائمة بأسماء وعناوين المكتبات التى تتوسم فيها الرغبة في التبادل في ضوء التجانس بين المكتبات
القنوات المهمة التى تحصل عن طريقها المكتبات على العديد من مصادر المعلومات التى لا تكلف ميزانيتها شيئاً ، إضافه إلى الحصول على الكثير من المصادر التى لا يمكن الحصول عليها عن طريق آخر حيث انها لا تباع . وبالتالى لا تشترى بل توزع على جبهات معينه ، وتضطر المكتبة أحياناً إلى طلب مثل تلك المصادر التى توزع مجانا .
ولا يمكن بالطبع لأى مكتبة لها مكانتها أن تقبل كل ما يقدم لها من هدايا وينبغى أن تكون لكل مكتبة شروطها في الهدايا المناسبة وهى كالتالى :-
الشرط الأول : مدى مطابقه التخصصات الموضوعيه للمواد المهداه لسياسه الإقتناء التى تتبعها المكتبة .
الشرط الثانى : مدى تكرار المواد المهداه لمقتنيات المكتبة .
الشرط الثالث : مدى حداثه المواد المهداه .
في عندى نوعين من الشروط عند إرسال هدايا للمكتبه 
شروط دائمة 
شروط مؤقته
1- تسلم المكتبة مصادر أوعيه المعلومات المهداة وتسجيل البيانات البيليوجرافيه الخاصة بها مع اسم وعنوان صاحب الهديه في سجل خاص بالهدايا حتى يسهل متابعة وتنميه الإهداء كمصدر مهم من مصادر التزويد في بناء المجموعات المكتبيه . كما تحتفظ بعض المكتبات أيضا بفهرس بطاقى بأسماء المهدين تدون فيها تلك الهدايا .
2- ختم أو لصق بطاقة مطبوعه داخل مصادر المعلومات تشير إلى أنه هديه كنوع من الإعراب عن الشكر للمهدى ، ومما يشجع الآخرين على تقديم مثل تلك الهدايا للمكتبة .
3- إرسال خطاب شكر لصاحب الهدايا واحيانا شهادات تقدير خاصة وذلك حسب قيمة تلك الهدايا كنوع من التقدير والإعراب عن الشكر .
4- عمل الإحصائات الكاملة ودقيقة تبين مصادرها وطبيعتها ومقارنتها بالإحصاءات السابقة .
1- الأساتذه الذين يقومون بالإستعداد للإعتزال .
2- طلبه الدراسات العليا .
3- المؤلفون لإتاحة أعمالهم لأجيال الآخرى القادمة .
4- ورثة رجال الفكر والعلماء .
5- المؤسسات التى تحرص على تسجيل تاريخها .
6- من يقوم بجمع الكتب النادرة .
الإعتبارات التى يجب مراعتها في المكتبة لعملية التقويم المستمر :
- مراعاة الفروق الفردية بين الطلاب ، والإختلاف في القدرات والإهتمامات والميول .
- توفير مجموعه واعه من الأدب الإبتكارى الخلاق وما يقابلة من المواد السمعية والبصريه .
- تغطية كافة متطلبات المناهج الدراسية من المواد على إختلاف أشكالها ومقابله الإحتياجات المتنوعة للمستفيدين من طلاب ومعلمين .
- تحقيق التوازن والتكافؤ بين الحجم الكلى للمجموعات وعدد الطلاب بالمرسة .
- مراعاه متطلبات الجماعات الخاصة بالمدرسة وخلفياتها الثقافية .
ويلاحظ ان هذه الإعتبارات الخمسة قد تضمنت عددا من المبادئ التى يجب اتباعها عند بناء وتنمية المجموعات بالمكتبات المدرسية ، ومن هذه المبادئ :
- توفير المواد التثقيفية التى تعين الطلاب على قضاء وقت الفراغ في التسلية المفيده ، فضلاً عن تنمية التذوق الأدبى والجمالى لديهم .
- تكامل مجموعات المواد وشمولها لكافه اوعية المعلومات المطبوعه والغير مطبوعه .
- تنوع موضوعات المواد ومستوياتها لمقابله القدرات والميول المتباينه للطلاب .
1- وضع سياسة تنمية المقتنيات .
2- الحكم على مدى فاعلية سياسة تنمية المقتنيات .
3- الحكم على مدى صلاحية المقتنيات .
4- تحديد جوانب الضعف في المقتنيات وعلاجها .
- عدد العناوين .
- عدد المجلدات .
- عدد المقتنيات المرتبطة بكل فئه من فئات المستفيدين .
- عدد المقتنيات في كل مجال أو تخصص من التخصصات .
- حداثة نشر المقتنيات .
1- الطريقة النوعية .. ( وتشمل على الطر قوالأساليب التالية ) :- 
- استخدام قوائم الفحص المعياريه والقوائم المقارنة .
- حداثة المجموعات المكتبية .
- فاعلية استخدام المجموعات المكتبية .
- صالحة التداول المكتبى .
- شموليه وتكامل المجموعات المكتبية .
2- الطريقة الكمية وتتمثل في التالى :
- الحجم الكلى للمجموعات .
- معدل النمو الجارى .
- حجم المجموعات وتوزيعها .
- الإتفاق أو الإختلاف على المجموعات .
3- أسس ومبادئ عملية التقييم :
- مدى تغطية مصادر المعلومات للموضوع .
- تحديد الغرض من مصادر المعلومات .
- طرق المعالجه داخل المصادر .
- الشكل من حيث التعليم .
- الإتفاق مع التعاقد مع المكتبات الآخرى .
- طرق وأساليب الإختيار .
وهناك أساليب وحركات آخرى للتقييم وتشمل التالى :
1- بيانات على هيئة التأليف .
2- بيانات على هيئة التحرير والمراجعه .
3- بيانات على هيئة المسؤلين عن إنتاج المادة العلمية .
4- المعالجة الموضوعية لشكل الوعاء .
5- المعالجه الموضوعيه لمحتوى الوعاء .
6- شكل وترتيب المادة المكتبيه .
7- الشكل المادى والسعر .
8- تقييم الدوريات .
9- تقييم المواد السمعية والبصرية .
1- الشكل المادى
2- طريقه التنظيم 
3- مستوى التأليف 
4- مدى فائده المصدر المرجعى 
5- اسلوب المعالجه 
6- حدود التغطية ومدى السعه