نظم معلومات
نظام المعلومات نظام يتكون من أشخاص، وسجلات البيانات، وعمليات يدوية وغير يدوية، ويقوم هذا النظام بمعالجة البيانات والمعلومات في أي منظومة. أو هو مجموعة من العناصر المتداخلة التي تعمل مع بعضها البعض لجمع ومعالجة وتخزين وتوزيع المعلومات المتوفرة عن موضوع ما بشكل منهجي لدعم اتخاذ القرار ولدعم التنظيم والتحكم والتحليل في المنظمة وبناء تصور حالي ومستقبلي واضح عن موضوع البحث.
وعادة ما يستخدم هذا المصطلح خطأ باعتباره مرادفا لنظم المعلومات المحوسبة، والتي هي ليست سوى تقنية معلوماتية وعبارة عن أحد عناصر نظام المعلومات. وتعتبر نظم المعلومات المحوسبة جزء من دراسة تقنية المعلومات. وبالرغم من هذا فإنه يجب التمييز بينهم وبين نظم المعلومات التي تشملهم. ونظم المعلومات هي البرامج التي تستخدم في أرشفة وإدارة وتنظيم البيانات والحصول على المخرجات من خلال اجراءات معينه يتم إنشاءها وفق اليه سير العمل في أي مؤسسة اما تكنولوجيا المعلومات : فهي عبارة عن الابتكارات والأدوات والتقنيات المبتكره في مجال تكنولوجيا المعلومات ونظم المعلومات تستخدم تقنيات التكنولوجيا حيث ان تكنولوجيا المعلومات هي السباقه دوما ومن ثم تأتي نظم المعلومات تستخدم التقنيات الجديدة التي تم ابتكارها في عالم تكنولوجيا المعلومات.
توجد العديد من نظم المعلومات المختلفة منها على سبيل المثال:
نشأ علم نظم المعلومات كأحد أفرع علم الحاسوب، كمحاولة لفهم ولفلسفة إدارة التقنية داخل المنظمات. ثم تبلور ليصبح مجال رئيسي في الإدارة, حيث تزايدت التأكيدات بأنه مجال هام للبحوث في الدراسات الإدارية، وهو يدرس في جميع الجامعات الكبرى والمدارس التجارية في العالم.
و لقد باتت المعلومات وتقنية المعلومات في يومنا هذا أحد الموارد الخمسة المتاحة للمدراء لتشكيل المؤسسة إلى جانب الموارد البشرية والموارد المالية والمواد الخام والآلات. وهنالك كثير من الشركات التي استحدثت منصب رئيس قسم المعلومات (CIO) والذي يوازي عدة مناصب أخرى مثل الرئيس التنفيذي (CEO) ورئيس قسم المالية (CFO) ورئيس قسم العمليات (COO) ورئيس قسم التقنية (CTO).
وصّف Ciborra دراسة نظم المعلومات بأنها هي الدراسة التي تتعامل مع تطبيقات تقنية المعلومات في المنظمات والمؤسسات والمجتمع بصفة عامة.
و هنالك العديد من الجامعات والكليات التي تمنح درجة البكالريوس والدرجات العليا في نظم المعلومات والمجالات المتصلة بها.
لضمان نجاح تخطيط نظم المعلومات، يجب الاهتمام بمجموعة من المبادئ الإدارية الخاصة بتخطيط نظم المعلومات لضمان نجاح هذه الخطط في تحقيق مرادها، ومنها:يجب مراعاة الاهتمام بخلق التوازن بين الاحتياجات العامة للنظم جميعها وبين ما تحتاجه نظم هذه الدائرة، من أجل تقليل الفجوات الفنية بين هذه النظم، لأنها تؤدي إلى عدم توافق النظم مع بعضها بعضًا، لذا فتقوم أحيانًا بالمهمات نفسها تقريبًا.
و لضمان هذا التوافق فإنه يجب أن يكون هناك مرجعية فنية مركزية مسبقًا، تأخذ على عاتقها اتخاذ القرارات المتعلقة بالمعايير الفنية، للنظم كلها في المؤسسة، وأن تكون ملمّة بكل ما يخص النظم المعلوماتية المتوافرة.عندما يتم تقييم معدات النظام وبرمجياته، فإنه يجب أن يتم تقييمها أيضًا كأحد العناصر في النظام الكلي، فلو تم تحديث الأجهزة المستخدمة لنظام بزيادة سعة ذاكرتها، فإن ذلك قد لا يعود بالفائدة المرجوّة إذا بقي النظام، مستخدِمًا البرمجيات القديمة، نفسها التي لا يمكن الوصول إلى الذاكرة التي تمت زيادتها إلى الأجهزة.لا تقتصر تكاليف نظم المعلومات على تكاليف اقتناء المعدات والبرمجيات، بل تشمل أيضًا تكاليف تركيب الأجهزة وربطها بالشبكة، وتكاليف تدريب المستخدمين ودعمهم، وغيرها.تصمم معظم نظم المعلومات كي تكون صالحة للاستخدام عدة سنوات، لذا يجب أن تكون قابلة للإدامة حتى في حالة عدم وجود الأشخاص الذين قاموا ببنائها، وهذا يتطلب أن يكون النظام محكم البناء، إضافة إلى ضرورة الاعتناء بتوثيقه الذي يشمل جميع التعديلات التي أجريت عليه. علمًا بأنه من الأفضل تقسيم الأنظمة إلى وحدات Modules؛ لتسهيل عمليات الصيانة والتطوير والمتابعة.
قد تفشل نظم المعلومات حتى لو تم إعدادها بصورة جيدة، إذا أُهمل العنصر البشري، أو لم يقم بالدور المناط به بالكفاءة المطلوبة، فالنظام لا ينجح دون وجود أشخاص مؤهلين يدركون آليته وأهميته.
يشكل إهمال الجوانب الفنية للنظام، مثل عدم متابعة قواعد البيانات، وعدم حل المشكلات التي تطرأ عليها جراء الحمل الزائد Overload، أو جرّاء أخطاء المستخدمين، خطرًا على أداء النظام، حيث يجب أن تخطط الإدارة للنظام وتدعمه فنيًا بوجود جهة فنية مختصة لضمان نجاح النظام، ويعد هذا العامل في النظام "العامل الفني" من عوامل النجاح الحرجة لنظام المعلومات.
وهو وسيلة تحدد بها النظم التي تدعم إستراتيجية المؤسسة، ويزود بها النظام بإطار للتطبيق الفعال. انطلاقا من دراسة تشخيصية ووصفية للوضعية الحالية.
ويبقى هناك أهمية لعمل مراجعة دورية، ما يعني تغييرًا في ظروف بيئة عمل المؤسسة.
تبدأ هذه المرحلة بعد انتهاء مرحلة دراسة جدوى النظام المعلوماتي في المؤسسة، وبعد التأكد من جدوى وأهمية بناء أو تطوير النظام للمؤسسة، وهي من أجل إعداد خطة إرشادية لنظام المعلومات تتضمن مراحل حياة النظام بالتفصيل.
تمثل المبررات الأساسية التي انشئ النظام من اجل تحقيقها حيث يسارع مخطّط النظام إلى وضع صورة متكامله للخطه الرئيسة، ويتم ذلك بعد تحديد الأهداف مباشرة.
وتعد الأهداف مصدر التحكم بالنظام ويجب على الموظفين أن يقوموا بالرجوع إلى الأهداف الموضوعه وذلك لمعرفة أن ذلك يتماشى مع أهداف المؤسسة وللتأكد من عدم حدوث خطأ في العمل (اذا كان لا يتماشى مع اهداف المؤسسة)لأن حدوث خطأ وان كان بسيطا قد يؤدي إلى تفاقم في المشكلة بالتالي حدوث خلل بالنظام.
كما تقوم الأهداف الموضوعه بمساعدة الموظفين بالمؤسسه وتخفيف الأعباء عنهم وذلك من خلال التزامهم بالخطط الموضوعه.
يفترض تتضمُّن الخطة على الموارد والإمكانات المتاحة مثل: المعدات، الأفراد المؤهلين، البرمجيات، وميزانية التشغيل، لكي يتم تحديد المطلوب من هذه الموراد والإمكانات.يتم تحديد المقاييس التي سيتم من خلالها مقارنة الأداء الفعلي مع الخطة الموضوعة مسبقًا من قِبَل فريق إدراة نظم المعلومات، وبعض هذه الأدوات:
نظم المعلومات تهتم بتطوير واستخدام وإدارة البنية الأساسية لتقنية المعلومات في المنظمة.
في عصر المعلومات الذي تلى العصر الصناعي تحولت الشركات من الاعتماد على المنتجات إلى الاعتماد على المعرفة, بمعنى ان العاملين في السوق اليوم يتنافسون على العملية والابتكار عوضا عن المنتج; فقد تحول التركيز عن كيفية المنتج وكميته إلى التركيز على عملية الإنتاج نفسها والخدمات المصاحبة لها.
و يعتبر الأفراد بالإضافة إلى الخبرة والدراية والابتكارات (براءات الاختراع، وحقوق الطبع والاسرار التجارية) من أكبر ممتلكات أي شركة اليوم، ولكي يكون مشغل السوق قادر على المنافسة يجب أن يمتلك بنية أساسية قوية للمعلومات تكمن في قلب البنية التحتية لتقنية المعلومات. وعلى ما سبق، فإن دراسة نظم المعلومات تركز على التقنية لماذا وكيف يمكن ان توظف بطريقة مثلى لخدمة تدفق المعلومات داخل المنظمة. أضافة إلى كيفية بناء النظم
لنظم المعلومات مجالات عمل مختلفة وهي:
و كل تخصص ينقسم إلى عدة تخصصات تتداخل مع غيرها من التخصصات والعلوم مثل العلوم الإدارية وعلوم الحاسوب والبرمجة والهندسة والعلوم البحتة والعلوم السلوكية والاجتماعية وإدارة الأعمال.
ترتبط عمليتي التخطيط للمؤسسة وتخطيط نظم المعلومات في علاقتين، وهما:العلاقة الأساسية: السهم الأسود ( التغيير )، وعلاقة السهم الأحمر ( القيود ).
تعد هذه العلاقة، العلاقة الأساسية التي تربط بين التخطيط للمؤسسة ككل، والتخطيط لنظم المعلومات التي سيتم إضافتها أو تطويرها في المؤسسة. وتمثل هذه العلاقة، علاقة بين احتياجات وفرص واستراتيجيات المؤسسة (كوحدة اقتصادية كاملة)، واحتياجات وفرص واستراتيجيات نظم المعلومات التقنية في المؤسسة، وتنظيم العمل في المؤسسة والذي يتمثل في الهيكل التنظيمي الخاص بها، وأخيرًا البنية التحتية لتقنية المعلومات المتوافرة في المؤسسة.
وتعبر عن أن كل من احتياجات واستراتيجيات المؤسسة ونظم المعلومات بالإضافة إلى تنظيم العمل في المؤسسة، كل ذلك يؤثر في البنية التحتية للتقنية المتوافرة في المؤسسة، وتطور وتحديث هذه التقنية،و يتطلب من المؤسسة أن تقوم بتطوير البنية التحتية للمؤسسة، حتى تتناسب مع أهداف وطموحات المؤسسة التي تم تغييرها.
وتمثل هذه العلاقة المقاومة والقيود على علاقة السهم الأسود، حيث تعبر هذه العلاقة عن تقليل الإدارة للطموحات والأهداف التي تم تحديدها في خطة المؤسسة وخطة النظم، وتوقف التغيير في الهيكل التنظيمي، بما يضمن التناسب مع البنية التحيتة لتقنية المعلومات في المؤسسة.
تنتج علاقة السهم الأحمر (القيود على التغيير) بسبب القصور في البنية التحتية، من حيث حاجتها للوقت والجهد والتكلفة من أجل التغيير، لذا ومن أجل جعل الخطة منطقية، وممكنة الإنجاز، يتم صياغة الخطط الإستراتيجية للمؤسسة والنظم، بشكل يضمن سيرها بتوازن مع القصور الحاصل في تغيير البنية التحتية بسهولة.
يتحكم قسم نظم المعلومات جزئيا بتقنية المعلومات; والتي يتم تطويرها واستخدامها وتطبيقاتها وتأثيراتها على الاعمال التجارية أو الشركات.
و قد قسّم Langefors نظم المعلومات المحوسبة كالتالي:
Rockart et. Al (1996) Eight imperatives for the new IT organization Sloan Management review
Langefors, Börje (1973). Theoretical Analysis of Information Systems. Auerbach. ISBN 0-87769-151-7
Ciborra, C. (2002) Labyrinths of Information, Oxford, Oxford University Press