NL
10.3.2023
Publicatieblad van de Europese Unie
L 73/53
Aanhangsel 2 VERZOEK OM VOORUITBETALING VAN REISKOSTEN
1.
Gegevens van de reiziger — Gelieve ALLE velden met {*} in te vullen
Achternaam*: Voornaam*: Naam van de organisatie/instelling*: Functie: Paspoortnummer* (vereist voor boekingsdoeleinden): Telefoonnummer: E-mail: Titel en plaats van de vergadering: Vergaderdata:
Van:
Tot:
Reisroute:
Vertrek uit:
Aankomst in:
2.
Verzoekt het volgende te boeken — Kruis het desbetreffende vakje aan
REIS ☐ VERBLIJF ☐ BELANGRIJKE OPMERKINGEN VOOR DEELNEMERS: — Dit formulier vormt de basis voor de reis en/of het verblijf dat door het permanent secretariaat van de Vervoersgemeen­ schap namens de reiziger wordt geboekt.
Het wordt vooraf goedgekeurd door de directe overste van de reiziger en in gescande vorm ingediend via de mailbox van het permanent secretariaat: finance@transport-community.org — De reiziger is als enige verantwoordelijk voor de juistheid van de ingediende gegevens en draagt de volledige verant­ woordelijkheid voor onvolledige of foutieve gegevens die kunnen leiden tot de annulering, onmogelijkheid om te rei­ zen, wijziging van boekingsgegevens of bijkomende kosten die daaruit voortvloeien. — Extra kosten (gebruik van de minibar in het hotel, parkeergelden, extra overnachtingen enz.) worden niet vergoed. — De reiziger moet alle instapkaarten/tickets bewaren als bewijs van de reis; bij terugkeer stuurt hij/zij de gescande kopieën naar het hierboven vermelde e-mailadres. — Het permanent secretariaat boekt de reis en/of het verblijf binnen de beschikbare reis- en verblijfsaanbiedingen op de markt die in overeenstemming zijn met de plafonds en tarieven van de vergoedingsregeling. — Ondergetekende bevestigt dat hij/zij op de hoogte is van de terugbetalingsclausule in punt 6.6 van de terugbetalingsre­ gels: Indien de deelnemer niet in staat is om aan de vergadering deel te nemen om redenen die niet rechtstreeks aan de Vervoersgemeenschap kunnen worden toegeschreven, vergoedt de aanwijzende instelling of organisatie de door het permanent secretariaat gemaakte kosten voor de organisatie van de reis (bv. geboekte ticketkosten, met inbegrip van annuleringskosten).
Handtekening: ________________ Datum: _____________________ 3.
Hoofd van de aanwijzende instelling/organisatie: ___________ Datum: __________
VOOR INTERN GEBRUIK DOOR HET PERMANENT SECRETARIAAT VAN DE VERVOERSGE­ MEENSCHAP
Geraamde kosten (in EUR)
Beschikbaarheid van begrotingsmiddelen
Vliegticket / Treinticket / Busticket / Auto
JA ☐ NEE ☐
Verblijf
Financieel & rekenplichtige:
TOTAAL:
GOEDKEURING DOOR DE DIRECTEUR:
Begrotingsvastlegging nr.:
☐ Goedgekeurd ☐ Afgewezen