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10.3.2023
Journal officiel de l’Union européenne
L 73/53
Appendice 2 DEMANDE DE PAIEMENT ANTICIPÉ DES FRAIS DE DÉPLACEMENT
1.
Données relatives au voyageur – veuillez remplir TOUS les champs marqués d’un {*}
Nom*: Prénom*: Nom de l’organisation/institution*: Fonction: Numéro de passeport* (requis à des fins de réservation): Numéro de téléphone: Courriel: Intitulé et lieu de la réunion: Dates de la réunion:
Du:
Au:
Itinéraire:
De:
À:
2.
Demande de réservation — veuillez cocher la case correspondante
DÉPLACEMENT ☐HÉBERGEMENT ☐ REMARQUES IMPORTANTES POUR LES PARTICIPANTS: — Ce formulaire doit permettre au secrétariat permanent de la Communauté des transports d’organiser les prestations de voyage au nom du voyageur.
Il est approuvé au préalable par le supérieur hiérarchique direct du voyageur et transmis sous forme scannée à l’adresse électronique du secrétariat permanent: finance@transport-community.org. — Le voyageur est seul responsable de l’exactitude des informations fournies et assume l’entière responsabilité des données incomplètes ou erronées susceptibles d’entraîner une annulation, une impossibilité de voyager, une modification des détails de la réservation et/ou des frais supplémentaires y afférents. — Aucun frais supplémentaire (utilisation du minibar à l’hôtel, frais de parking, nuits supplémentaires, etc.) n’est rem­ boursé. — Le voyageur est tenu de conserver tous les titres de transport/cartes d’embarquement comme preuves de déplacement et, au retour, il lui est demandé d’envoyer les copies scannées à l’adresse électronique susmentionnée. — Le secrétariat permanent organise les prestations de voyage dans le cadre des offres de déplacement et d’hébergement disponibles sur le marché qui correspondent aux plafonds et aux tarifs des règles de remboursement. — Le soussigné confirme avoir connaissance de la clause de remboursement prévue par la règle 6.6 des règles de rembour­ sement: Lorsque le participant n’est pas en mesure d’assister à la réunion — pour des raisons qui ne sont pas directe­ ment imputables à la Communauté des transports — l’institution ou l’organisation qui le désigne rembourse au secréta­ riat permanent les coûts exposés pour l’organisation du déplacement (par exemple, le coût des billets réservés, y compris les frais d’annulation).
Signature: ________________ Date: _____________________ 3.
Accord du responsable de l’institution/de l’organisation chargée de la désignation: _____________ Date: __________
RÉSERVÉ AU SECRÉTARIAT PERMANENT DE LA COMMUNAUTÉ DES TRANSPORTS
Coûts estimés (en EUR)
Budget disponible
Billet d’avion/billet de train/ticket de bus/voiture
OUI ☐ NON ☐
Hébergement
Gestionnaire financier & comptable:
TOTAL:
APPROBATION DU DIRECTEUR:
N° d’engagement budgétaire:
☐ Approuvé ☐ Non approuvé