Sổ chấm công

Sổ chấm công là một bản ghi kế toán hầu như đã lỗi thời, đã đăng ký số giờ làm việc của nhân viên trong một tổ chức nhất định trong một giai đoạn nhất định. Những hồ sơ này thường chứa tên của nhân viên, loại công việc, giờ làm việc và đôi khi tiền lương được trả.

Trong thời gian thế kỷ 19 và đầu thế kỷ 20, sổ chấm công được giữ riêng biệt. Trong những ngày đó, sổ chấm công được tổ chức bởi thư ký công ty hoặc quản đốc hoặc máy chấm công chuyên ngành. Những sổ chấm công này đã được sử dụng bởi kế toán để xác định tiền lương phải trả. Dữ liệu được sử dụng trong kế toán tài chính để xác định chi phí lao động hàng tuần, hàng tháng và hàng năm và trong kế toán chi phí để xác định giá vốn. Cuối thế kỷ 19, thẻ chấm công được sử dụng để đăng ký giờ lao động.

Ngày nay, sổ thời gian có thể là một phần của hệ thống bảng lương tích hợp, hoặc hệ thống kế toán chi phí. Những hệ thống này có thể chứa các thanh ghi mô tả thời gian lao động để sản xuất sản phẩm, nhưng những thanh ghi đó không thường được gọi là sổ chấm công, mà là bảng chấm công.

== Lịch sử ==
Trước thế kỷ 19, nhân viên có thể được đăng ký vào biên chế, đặc biệt là trong các trường hợp như thuyền viên trên tàu hoặc binh lính đồn trú tại một địa điểm. Tiền lương được trả đã được ghi nhận trong sổ ngày, trong đó chi phí hàng ngày đã được đăng ký, và cuối cùng trong các tài khoản khác trong hệ thống sổ sách kế toán.

=== Nguồn gốc, đầu thế kỷ 19 ===
Vào thế kỷ 19 khi các tổ chức bắt đầu phát triển một sổ đăng ký riêng về giờ lao động, được gọi là sổ chấm công. Đã được sử dụng để giữ tài khoản của công việc được thực hiện. Loudon (1826) giải thích rằng, trong việc làm vườn, sổ sách cần thiết cho hệ thống lưu giữ tài khoản là, sổ chấm công, sổ tiền mặt, và sổ rừng hoặc sổ đồn điền. Loudon mô tả cách thời gian sách được xử lý trong những ngày đó: 

=== Kế toán trong công nghiệp, giữa thế kỷ 19 ===
Với sự xuất hiện của các cửa hàng máy móc lớn hơn giữa các phương pháp kế toán giữa thế kỷ 19 được phát triển trong các công ty trang trại lớn hơn đã được áp dụng trong ngành công nghiệp đang phát triển. Trong cuốn sách năm 1885 về kế toán nhà máy, Metcalfe đã đưa ra một mô tả về hệ thống đăng ký lao động bình thường vào giữa những năm 1870: 

- một, mẫu A, trong bản chất của một bảng lương, trong đó thời gian của mỗi người đàn ông trong mỗi ngày được nhập vào tổng;
- và các mẫu B và C, trong đó một nỗ lực được thực hiện để cho thấy thời gian được báo cáo đã được sử dụng như thế nào.
- Mẫu B chiếm một trang cho mỗi ngày và một dòng cho mỗi người đàn ông. Để lưu sao chép tên một lần nữa mỗi ngày, theo thông lệ, hãy dán một tờ giấy bay ở mặt sau của trang đầu tiên, được mở ra, phục vụ cho tất cả các trang kế tiếp và cũng có nhiều chỗ hơn cho hồ sơ việc làm hàng ngày.
- Mẫu C, là sự kết hợp về hình thức cũng như về tên, đã được sử dụng tại National Armory trong thời gian tôi phục vụ ở đó. Ưu điểm lớn của nó so với mẫu B là không gian rộng hơn mà nó dành cho việc chèn tên của các công việc mà công nhân đã tham gia. Nó cũng cho phép sử dụng đơn vị thời gian nhỏ hơn và do đó định nghĩa chính xác hơn về hồ sơ của nó; đối với mẫu B, không gian nhỏ được phân bổ cho một mô tả công việc, và nhu cầu viết lại nó mỗi ngày có xu hướng tự nhiên để hợp nhất các mục; trong khi ở dạng C, một mục nhập một lần được thực hiện tốt trong cả tháng, với điều kiện người thợ luôn gọi cùng một tác phẩm bằng cùng tên.
 Tuần tự Metcalfe đã thấy một loạt các phản đối chống lại việc đăng ký sổ chấm công hiện có (dựa trên mẫu B và C): 
1. Người thợ phải nhớ rất đột ngột tất cả các công việc anh ta đã làm trong ngày, rằng anh ta rất có thể phạm sai lầm bằng cách bỏ các công việc khác nhau dưới một cái đầu; hoặc bằng cách gọi cùng một tác phẩm bằng các tên khác nhau hoặc các tác phẩm khác nhau có cùng tên vào các ngày khác nhau.
2. Anh ta có thể sử dụng các thuật ngữ chung một cách lỏng lẻo, tính thời gian của mình, nói, cho "Hoa hậu. Sửa chữa, "" Đồ đạc trong cửa hàng "," Làm việc ", v.v., thay vì đặt cho nó những cái tên rõ ràng mà bản chất chính xác của nó có thể được phân biệt sau đây.
3. Trong trường hợp công nhân vắng mặt, trong cả ngày hoặc một khoảng thời gian trong ngày, không có gì ngoài ký ức của người quản đốc để dựa vào thực tế. Ví dụ, công nhân có thể được đánh dấu "vắng mặt" khi có mặt, hoặc có thể được ghi có vào một thời gian khi vắng mặt; trong mọi trường hợp, lỗi sẽ không được phát hiện cho đến khi bảng lương được ký, thậm chí sau đó trừ khi công nhân giữ thời gian riêng của mình, và trừ khi trong trường hợp sau, anh ta đã thành thật đủ để từ bỏ lợi thế do lỗi của người quản đốc.
4. Bên cạnh những lỗi như vậy trong việc nêu tổng lượng thời gian, những lỗi sau đây không thường xuyên xảy ra trong phân phối thời gian: Ở dạng B, người quản đốc, bị chật hẹp trong phòng nếu anh ta có nhiều mục để thực hiện trên một dòng, được dẫn đến viết tắt họ hoặc để cô đọng họ, để tự cứu mình rắc rối.
 Metcalfe quan tâm chính là, anh ta không thể tính toán chi phí trong các xưởng, và là lý do chính khiến anh ta thấy thiếu hồ sơ bằng văn bản.

=== Kế toán nhà máy, cuối thế kỷ 19 ===
Với sự phát triển hơn nữa của các cửa hàng máy móc thành các nhà máy sản xuất vào cuối thế kỷ 19, một loại hình kế toán mới, được gọi là kế toán nhà máy, đã xuất hiện để liên quan đến thực tiễn mới phức tạp hơn đó. Vào năm 1886, Thuyền trưởng Henry Metcalfe là người đầu tiên, đề xuất một hệ thống mới cho công việc mẫu trong cửa hàng máy móc. Hệ thống này đã giới thiệu một thẻ dịch vụ bổ sung cho việc đăng ký trực tiếp thời gian làm việc trên sàn công tác. Metcalfe (1886) đã giải thích: 

=== Hệ thống phát triển đầy đủ trở nên lỗi thời, phần đầu thế kỷ 20 ===
Đầu thế kỷ 20, cuốn sách thời gian đã trở thành một công cụ quản lý thường xuyên, đôi khi có hình dạng của một chất kết dính lá lỏng lẻo. Tuy nhiên, việc xử lý các tài khoản lao động tiếp tục gây ra những khó khăn lớn như Kirkman (1907) giải thích, và do đó ông đã giới thiệu cuốn sách theo dõi thời gian.: 

trong thế kỷ 20, cách thống kê thời gian làm việc bắt đầu thay đổi khi trích dẫn sau đây từ cửa hàng may mặc A. & L. Tirocchi ở Providence, Rhode Island từ 1915 đến 1947 tiết lộ: Hồ sơ biên chế tốt là một điều cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp. Một trong những loại hồ sơ cơ bản là sổ thời gian, với các mẫu in để ghi lại số giờ làm việc của nhân viên hàng tuần. A. & L. Với sự ra đời của kiểm soát sản xuất hiện đại và kế toán chi phí tiêu chuẩn vào những năm 1920 những cuốn sách thời gian truyền thống đã trở nên lỗi thời, như Herman M. Grasselt (1925), một cơ quan trong thương mại Làm giấy, giải thích: 

=== Hạn chế sử dụng trong phần thứ hai của thế kỷ 20 ===
 Trong phần thứ hai của thế kỷ 20, sách thời gian không hoàn toàn biến mất. Trong "quản trị văn phòng xây dựng" của mình "." Deatherage (1964) giải thích, sách thời gian vẫn còn hạn chế sử dụng trong hệ thống kiểm soát sản xuất của ông: Tác giả đã làm việc và đưa vào thực tế xây dựng cái được gọi là hệ thống chi phí Deatherage. Tính năng chiếm ưu thế là "một lần viết", tạo một số bản ghi cùng một lúc để loại bỏ càng nhiều càng tốt bất kỳ việc viết lại hoặc đăng lại, sử dụng các biểu mẫu được hỗ trợ bằng carbon và "hệ thống ghi hình". Về cơ bản, đây là cùng một "hệ thống sách" được sử dụng bởi người bán tạp hóa ở góc trong việc giữ tài khoản khách hàng cá nhân của mình. Hệ thống kiểm soát sản xuất Deatherage, v.v., được sử dụng bởi một số nhà sản xuất lớn nhất trong cả nước trong việc giữ chi phí sản xuất và cũng cho hồ sơ tồn kho, hồ sơ thiết bị, v.v. Khi hệ thống này được sử dụng, như với người bán tạp hóa ở góc, mục nhập ban đầu cho hồ sơ luôn được sử dụng, số dư hoặc tổng số được chuyển từ giao dịch cuối cùng. Được đăng hàng ngày, hồ sơ về tổng số tiếp tục trên vé, cho dù đó là lao động hay tài liệu, được nộp trong "tệp trực quan" để tổng số và đơn vị của ngày hôm trước được đọc trực tiếp bởi bất kỳ ai quan tâm. Nếu bạn đang chạy một tài khoản tính phí tại cửa hàng tạp hóa, ... Điều này tương đương với người quản đốc kiểm tra người đàn ông của mình vào buổi sáng trước khi công việc bắt đầu trong sổ thời gian của anh ta và phân bổ nơi những người đàn ông đang làm việc. Chức năng bổ sung là anh ta phải viết ra nơi những người đàn ông của anh ta thay vì bỏ bê việc này cho đến khi hết ca sau đó cố gắng nhớ anh ta có những người đàn ông nào trong ngày với mục đích đưa ra báo cáo của người quản đốc của anh ta, vào thời điểm anh ta đoán nó Một ví dụ khác là việc sử dụng sổ sách thời gian và tiền lương ở Úc. Tòa án Hòa giải và Trọng tài Liên bang (1967) đã giải thích: Trừ khi các thiết bị đo thời gian cơ học được sử dụng cho mục đích ghi lại thời gian bắt đầu và thời gian hoàn thành của nhân viên, mỗi chủ nhân sẽ cung cấp một sổ thời gian hoặc bảng chấm công để nhập tên và phân loại của nhân viên. Người sử dụng lao động phải được nhập mỗi ngày vào sổ thời gian hoặc bảng chấm công mỗi ngày thời gian bắt đầu và kết thúc mỗi ngày, thời gian cho phép cho bữa ăn, mỗi giờ làm việc của mỗi nhân viên và tiền lương nhận được mỗi tuần (bao gồm cả tiền làm thêm và các khoản thanh toán khác). Những mục đó ít nhất một lần một tuần được nhân viên xác nhận là hồ sơ thực sự về thời gian làm việc nếu anh ta rất hài lòng và sẽ được chứng nhận bằng chữ ký của người sử dụng lao động hoặc người đại diện hoặc người quản lý của anh ta. Sẽ là vi phạm giải thưởng này nếu bất kỳ người nào cố tình làm, xác nhận hoặc chứng nhận cho một mục nhập sai trong sổ chấm công hoặc bảng chấm công đó. Khi các thiết bị đo thời gian cơ học được sử dụng cho mục đích ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc của nhân viên, mỗi chủ nhân sẽ giữ một bản ghi để có thể dễ dàng xác định tên và phân loại của từng nhân viên, số giờ làm việc mỗi ngày và tiền lương nhận được mỗi tuần bao gồm cả làm thêm giờ và các khoản thanh toán khác)... Sổ thời gian, bảng chấm công hoặc hồ sơ cơ khí phải được lưu giữ ít nhất 3 năm sau khi hoàn thành. Hệ thống này tương tự với việc sử dụng bảng chấm công hiện đại.

=== Ngày nay ===
Ngày nay, cuốn sách thời gian có thể là một phần của hệ thống bảng lương tích hợp. Trong các doanh nghiệp nhỏ đôi khi sổ thời gian được sử dụng làm sổ điểm danh, để đăng ký thời gian nhân viên làm việc. Chúng có thể được sử dụng thay thế cho đồng hồ thời gian ở lối vào của một công ty, nơi nhân viên đăng ký. Một hệ thống khác là bảng chấm công, một hình thức mà nhân viên điền vào số giờ làm việc.

== Xem thêm ==
- Bảng lương
- Kiểm soát sản xuất
- Đồng hồ thời gian
- Quản lý thời gian
- Bảng chấm công
- Thời gian làm việc

== Đọc thêm ==
- Marshall Monroe Kirkman. "Khoa học đường sắt". Tập 9. 1894; Lần 2 sửa đổi và mở rộng ed. 1907.
- John Claudius Lớn, Bà Lớn tiếng (Jane) (1826/60). "Một Encyclopædia của Làm vườn."
- Thuyền trưởng Henry Metcalfe. "". New York, J. Wiley & Sons. 1885.