128/QĐ-VTLTNN

Quyết định 128/QĐ-VTLTNN năm 2009 về Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001: 2000 do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC ------ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------- Số: 128/QĐ-VTLTNN Hà Nội, ngày 01 tháng 06 năm 2009 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY TRÌNH “CHỈNH LÝ TÀI LIỆU GIẤY” THEO TCVN ISO 9001: 2000 CỤC TRƯỞNG CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC Căn cứ Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg ngày 01/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; Xét đề nghị của Trưởng ban Chỉ đạo ISO và Trưởng phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ Trung ương, QUYẾT ĐỊNH Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001: 2000 . Điều 2. Quyết định này thay thế Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22 tháng 8 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy trình Chỉnh lý tài liệu. Điều 3. Trưởng ban Chỉ đạo ISO, Trưởng phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ Trung ương, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. Nơi nhận: - Như Điều 3; - Lãnh đạo Cục (03); - Lưu: VT, TTNC. CỤC TRƯỞNG Vũ Thị Minh Hương CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC QUY TRÌNH Mã số: QT-TCKHTL-01 CHỈNH LÝ TÀI LIỆU GIẤY Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 01/6/2009 Lần sửa đổi: 00 Số trang: 25 1. Những người có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng nội dung của quy trình này. 2. Quy trình này được ban hành bởi Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. 3. Mỗi bộ phận chỉ được nhận duy nhất 01 bản chính, các bản sao có mã số khác với bản chính phải được loại bỏ ngay, tuyệt đối không được sử dụng. TÀI LIỆU NÀY ĐƯỢC GỬI TỚI: TT Nơi nhận 1 Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 2 Trưởng Phòng Chỉnh lý tài liệu 3 Trưởng Phòng Bảo quản tài liệu 4 Cán bộ làm công tác chỉnh lý 5 Hội đồng Xác định giá trị tài liệu SỬA ĐỔI: Lần sửa đổi Ngày sửa đổi Nội dung và hạng mục sửa đổi Người soạn thảo, sửa đổi Người xem xét Người phê duyệt Nguyễn Thị Thúy Bình Giám đốc TT Nghiên cứu khoa học Nguyễn Thị Tâm Phó Cục trưởng Cục VT&LT nhà nước Vũ Thị Minh Hương Cục trưởng Cục VT&LT nhà nước CỤC V ĂN T H Ư VÀ L Ư U T R Ữ NHÀ N Ư ỚC QUY TRÌNH Mã s ố: Q T- TC K HT L - 01 CHỈNH LÝ TÀI LIỆU GIẤY L ần ban h ành: 01 Ng à y ban hành: L ần s ửa đổi: 00 S ố trang: 25 1. MỤC ĐÍCH - H ư ớng dẫn t r ình t ự các b ư ớc c h ỉnh l ý t ài liệu giấy t ại các l ư u trữ l ịch s ử , l ư u t r ữ cơ quan. - L àm rõ trách nh i ệm của các c á nh â n, đ ơ n vị th ự c h i ện nh i ệm v ụ c h ỉnh l ý t ài l i ệ u . 2. PHẠM VI Á p dụ ng cho việc c h ỉnh l ý t ài l i ệu giấy t ại các l ư u trữ l ịch s ử v à l ư u t r ữ cơ quan. 3. TÀI LIỆU VIỆN DẪN - Pháp l ệnh L ư u t r ữ Q u ốc gia năm 2001; - Ng h ị đ ịnh 111/2004/ N Đ -CP ngày 08/4/2004 c ủa C h ính phủ q u y đ ịnh chi t i ết thi h ành m ột s ố đ i ều của P h áp l ệnh L ư u t r ữ Q u ốc gia nă m 2001; - T i êu ch u ẩn TCVN I S O 9001: 2000. 4. GIẢI THÍCH THUẬT NGỮ VÀ CHỮ VIẾT TẮT - C h ỉnh lý t ài l i ệ u : t ổ chức lại t ài l i ệu theo m ột p h ương án phân l o ại khoa học, trong đó tiến h ành c h ỉnh sửa h o àn th i ện, phục hồi hoặc lập m ới hồ sơ; xác đ ịnh giá trị; hệ thống hoá hồ s ơ, tài l i ệu và làm các công c ụ tra cứu đối v ới phông hoặc khối t ài l i ệu đ ưa ra c h ỉnh lý. - K ế hoạch chỉnh lý: b ản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân l ực v à cơ s ở vật chất phục vụ cho việc c h ỉnh l ý . - Đ ơ n v ị hình thành phông: C ơ quan, tổ chức hoặc cá nhân, gia đ ình, dòng h ọ h ình thành nên phông tài l i ệu. - L ịch sử đ ơ n vị hình thành phôn g : bản tóm tắt lịch sử t ổ chức và hoạt đ ộng của đơn v ị h ình thành phông h o ặc khối t ài l i ệu. - L ịch sử phô n g: b ản t ó m tắt t ình hình, đ ặc điểm của phông t ài l i ệ u . - H ồ s ơ : t ập văn bản, t ài l i ệu có liên quan v ới nhau về m ột vấn đề, m ột s ự việc, m ột đối t ư ợng cụ thể hoặc có m ột (hoặc m ột số) đặc điểm chung n h ư tên loại văn bản; c ơ quan, t ổ chức ban h ành văn b ản; th ời gian hoặc những đ ặc điểm khác, h ình thành trong quá trình theo dõi, g i ải q u y ết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của m ột c ơ quan, t ổ chức hoặc của m ột cá nhân. - L ập hồ s ơ: v i ệc tập hợp v à s ắp xếp văn bản, t ài l i ệu h ình thành trong quá trình theo dõi, g i ải q u y ết công việc t h ành h ồ sơ theo n h ững ng u y ên t ắc v à phương pháp n h ất định. - Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ: b ản h ư ớng dẫn phân chia t ài l i ệu của phông h o ặc khối t ài l i ệu đưa ra c h ỉnh lý t h ành các nh ó m l ớn, nhóm vừa, nh ó m nhỏ theo m ột ph ư ơng án phân l o ại nhất định v à phương pháp l ập hồ s ơ; đ ư ợc dùng làm căn c ứ để những n g ư ời tham gia chỉnh lý thực hiện việc phân loại tài l i ệu, lập hồ s ơ và h ệ thống hoá hồ s ơ toàn phông đ ư ợc thống nhất. - Phương án phân l o ại tài l i ệ u : là bản dự kiến phân c hia tài l i ệu t h ành các nhóm và t r ật tự sắp xếp các nh ó m t ài l i ệu của phông. - Ph i ếu tin: biểu ghi tổng hợp các thông tin về m ột hồ s ơ h o ặc m ột đ ơn v ị bảo quản. - Mục lục hồ sơ : Công c ụ tra cứu chủ y ếu trong các l ư u t r ữ, d ùng đ ể t h ống k ê, g i ới thiệu nội du n g hồ sơ, đ ơ n vị bảo quản của phông, s ư u tập l ư u t r ữ theo p h ư ơ ng án h ệ thống hoá. - BM- C LT L G : K ý h i ệ u cá c b iể u m ẫ u c ủ a Q u y t r ì n h C hỉ n h l ý t à i l i ệ u g i ấ y . 5. NỘI DUNG 5 . 1. Lưu đ ồ 5 . 2. Mô t ả chi tiết Bước 1. Giao, n h ận tài liệu Biên b ản giao nhận t ài l i ệu (B M -CLTL G -01) Bước 2. V ận chuyển t ài l i ệu từ kho bảo quản về đ ị a đ i ể m chỉnh lý Bước 3. V ệ sinh s ơ b ộ t ài l i ệu Bước 4. K h ảo sát v à biên s o ạn các văn b ản h ư ớng dẫn chỉnh lý - Kế hoạch chỉnh lý (BM-CLTL-02); - Lịch sử đơn vị hình thành thành phông, lịch sử phông (BM-CLTL-03); - Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (BM-CLTL-04); - Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ (BM-CLTL-05). Bước 5. Phân l o ại t ài l i ệu theo H ư ớng dẫn phân loại Bước 6. L ập hồ sơ h o ặc chỉnh sửa, h o àn th i ện hồ sơ, k ết hợp với xác đ ịnh giá trị t ài l i ệu s ơ theo H ư ớng dẫn lập hồ s ơ a) L ập hồ s ơ đ ối v ới t ài l i ệu c hưa đ ư ợc lập hồ s ơ - Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ - Biên soạn tiêu đề hồ sơ - Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa - Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ - Xác định tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu Kiểm tra việc lập hồ sơ theo những nội dung công việc quy định tại điểm a và tiến hành chỉnh s ửa, h o à n t h i ện đ ối v ớ i n h ữ ng h ồ s ơ c h ưa đ ạ t y êu c ầ u . Bước 7. Biên m ụ c ph i ếu tin (các tr ư ờng số : 1,2,4,5,6,7,8,9,11 , 13,1 4 ) Phiếu tin v à h ư ớng d ẫn biên m ục phiếu tin (B M -CLTL G -06) Bước 8. K i ể m tra, chỉnh sửa việc lập hồ s ơ và v i ệc b i ên m ục phiếu tin Bước 9. Hệ thống hoá phiếu tin theo p h ương án phân l o ại Bước 10. H ệ thống h oá h ồ s ơ theo ph i ếu tin Bước 11. Biên mục hồ s ơ a) Đánh s ố tờ cho t ài l i ệu b ảo quản từ 20 n ă m t r ở l ên và đ i ền số tờ v ào trường s ố 10 của phiếu tin b) V i ết m ục lục văn bản đ ối với t ài l i ệu bảo quản vĩnh viễn c) V i ết b ìa h ồ s ơ và c h ứng từ kết thú c . Bước 12. K i ể m tra v à c h ỉnh sửa việc b i ên mục hồ s ơ Bước 13. Đánh số chính thức cho hồ s ơ vào tr ư ờng s ố 3 c ủa phiếu tin và lên bìa h ồ s ơ Bước 14. V ệ sinh t ài liệu, tháo bỏ gh i m kẹp, l à m p h ẳ n g và đưa tài l i ệu v ào bìa h ồ s ơ a) V ệ sinh tài l i ệu b) T h á o b ỏ gh i m k ẹp c) L àm p h ẳng t ài l i ệu d) Đưa t ài l i ệu v à o bì a h ồ s ơ . Bước 15. Đưa h ồ s ơ vào h ộp (cặp) Bước 16. V i ết v à dán nhãn hộp (cặp) Nhãn h ộp (B M -CLTL G -0 7 ) Bước 17. V ận chuyển t ài l i ệu v ào kho và x ếp l ên giá Bước 18. Giao, n h ận tài l i ệu sau c h ỉnh lý Biên b ản gia o , n h ận t ài l i ệu (BM-CLTL G -01) Bước 19. N h ập phiếu tin v ào cơ s ở dữ liệu Bước 20. K i ể m tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin Bước 21. L ập m ục lục hồ s ơ a) V i ết lời nói đầu b) Lập các bản tra cứu bổ trợ c) T ập hợp dữ liệu v à in m ục lục hồ s ơ t ừ c ơ s ở dữ liệu ( 0 3 b ộ ) d) Đóng q u y ển m ục lục (03 bộ ) . Bước 22. X ử lý t ài l i ệu loại a) Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại (BM-CLTLG-08) b) Viết thuyết minh tài liệu loại c) Tổ chức tiêu huỷ tài liệu loại (thực hiện theo quy trình xử lý tài liệu loại) d) Bổ sung tài liệu giữ lại theo kết quả thực hiện quy trình xử lý tài liệu loại (nếu có). Bước 23. Kết thúc chỉnh lý a) H o àn c h ỉnh v à b àn giao h ồ s ơ p h ô ng b ) V i ết báo cáo tổng kết chỉnh lý c) T ổ chức họp rút kinh nghiệ m . 5 . 3. C ác biểu m ẫu - Biên b ản giao nhận t ài l i ệu: B M -CLTL G - 01 - K ế hoạch chỉnh lý: B M -CLTL G -02 - L ịch sử đ ơ n v ị h ình thành p h ô ng v à l ịch s ử p h ô ng: B M -CLTL G -03 - Hư ớng d ẫn x ác đ ịnh g i á t r ị t ài l i ệ u : B M -CLTL G -04 - H ư ớng dẫn phân loại, lập hồ s ơ: B M -CLTL G -05 - Ph i ếu tin v à Hư ớng dẫn b i ên m ục phiếu t in: B M -CLTL G -06 - Nhãn h ộp: BM-C L TL G -07 - Danh m ục t ài l i ệu loại: BM-CLTL G -08. BM-CLTLG-01 TÊ N C Ơ Q U A N T Ổ C H Ứ C (cơ quan, t ổ chức quản lý tài l i ệu) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------- ........., ngày tháng năm 200... BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU - Căn c ứ Q u y ết đ ịnh số / QĐ -VTLTNN ngày tháng năm 20 0 9 của Cục Văn t h ư và Lưu t r ữ nhà nước ban h ành Q u y trình C h ỉnh l ý t ài liệu g i ấy theo TCVN ISO 9001: 2000 - Căn c ứ: ............ . ………………… … (1) ……………………….. . ……………. . . …. ……………………………………………………………………………………………….. Chúng tôi g ồ m : BÊN GIAO: …………………… … (2) …………………………. . …, đ ại diện l à: - Ông (bà): .................................................. . ……........ . ............................................ C h ức vụ công tác/chức danh: ................................... . …………. . … ……............ - Ông (bà): ................................................................ . ……………….. . .................... C h ức vụ công tác/chức danh: ................................. . ………… . ........................... BÊN N H ẬN: …………………… … (3) ………...... . ……………… , đ ại diện l à: - Ông (bà): .......……................................................................................................. Chức vụ công tác/chức danh: ................................................……...................... - Ông (bà): .........................................................................……............................... Chức vụ công tác/chức danh: ........................................…….............................. Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu …………(4)…………….....…….. với những nội dung cụ thể như sau: 1. Tên phông (hoặc khối) tài liệu: ............................................................…...... 2. Thời gian của tài liệu: ....................................................................................... 3. Thành phần và số lượng tài liệu: 3.1. Tài liệu hành chính: - Tổng số hộp (cặp): ............................................................................................... - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): ...................…………………………......... - Quy ra mét giá: .............. mét 3.2. Tài liệu khác (nếu có): .................................................................................. ...........................................................................................……………………………….….. 4. Công c ụ tra cứu v à tài l i ệu l i ên quan kèm theo (5 ) : ............................................................................................ . …………….……………… . …... ................................................................................ . …………………………… . … ……..….. ................................................................................ . ……………………… . ………… . ……... Biên b ản n à y đ ư ợc lập t h ành hai b ản; m ỗi bên g i ữ m ột bản./. Đ ẠI D IỆN B ÊN GIAO ( Ký tên và ghi rõ h ọ t ên) Đ ẠI DIỆN B ÊN N H ẬN ( Ký tên và ghi rõ h ọ t ên) X ác n h ận của c ơ quan, t ổ c hức ( 6) ( c h ức vụ, chữ k í , h ọ t ên c ủa ng ư ời có thẩm quyền, đóng dấu) Ghi chú: 1 Căn c ứ kế hoạch công t ác hoặc hợp đồng chỉnh lý t ài l i ệu v .v… 2 , 3 G h i tên c ủa l ưu t r ữ trực tiếp quản lý t ài l i ệu, c h ẳ n g h ạn n h ư P h òng L ưu trữ Bộ … , Trung tâm L ưu t r ữ tỉnh …… ., L ưu t r ữ Sở/Ban …… .., L ưu t r ữ Công ty … … .., v . v… v à tên c ủa c ơ q u an, t ổ c h ức hoặc đ ơn v ị (nếu có) thực hiện chỉnh lý t ài l i ệu. 4 M ục đích hay g hi r õ lý do g iao n h ận: để chỉnh lý hoặc sau khi ch ỉ nh lý. 5 L i ệt k ê các công c ụ tra c ứ u v à tài liệu l i ên quan kèm theo ( n ếu có) n h ư: - M ục lục t ài l i ệu nộp l ư u ; - Các công c ụ tra t ìm khác n h ư bộ thẻ, c ơ s ở dữ liệu tra tìm t ự đ ộ n g ...; - Các tài l i ệu l i ên q uan khác như b ản lịch sử đ ơn v ị h ình thành phông và l ịch sử phôn g ; hướng dẫn phân loại, lập hồ s ơ; h ư ớng dẫn xác định g i á trị t ài l i ệu v . v .... 6 Xác n h ận c ủ a c ơ q u an, t ổ chức quản lý t ài l i ệu (tro n g những trường hợp l ưu t r ữ trực tiếp quản lý tài liệu không có con dấu r i ên g ). BM-CLTLG-02 KẾ HOẠCH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU Phông …….......... . ......................... . …. Giai đ o ạ n : ....................................... 1. M ục đích, y êu c ầu của đợt chỉnh lý - T ổ chức khoa học t ài l i ệu phông .......................... p h ục vụ y êu c ầu quản lý, bảo quản an toàn và t ổ chức sử dụng t ài l i ệu của phông. - B ảo vệ, bảo quản an t o àn tài l i ệu trong quá t r ình c h ỉnh lý. 2. N ội dung công việc, phân công trách nhiệm v à t h ời hạn h o àn thành Stt Nội dung công việc Ng ư ời thực h i ện Ng ư ời phối h ợp T h ời hạn 1 Giao n h ận t ài l i ệu .......... .......... .......... 2 Khảo sát t ài l i ệu v à viết báo cáo k ết quả khảo sát .......... .......... .......... 3 V ệ sinh sơ b ộ t ài l i ệu .......... .......... .......... 4 .................... .......... .......... .......... Các n ội d u ng, các b ư ớc công việc v à t h ời gian thực hiện cần đ ư ợc xác định cụ thể v à phân công trách nh i ệm thực hiện r õ ràng. 3. Ch u ẩn bị địa điể m , p h ương t i ện v à văn p h òng p h ẩm phục vụ chỉnh lý: a ) C h u ẩ n b ị đ ị a đ i ể m c h ỉ n h l ý : phòng làm việc, bàn ghế và phương tiện khác. b) Văn p h òng p h ẩm (giấy, bút bi, bút chì mềm, bút đánh số hộp, mực, bút viết bìa và viết nhãn hộp; bìa hồ sơ; hộp đựng tài liệu; dao, kéo, thước kẻ....). 4. Kinh phí c h ỉnh lý: Tổng số: Trong đó: - Thuê lao động thực hiện chỉnh lý: - Mua phương tiện, văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý: - Chi khác: Phê du y ệt ( c h ức vụ, chữ k í , h ọ t ên c ủa ng ư ời có t h ẩm quyền, đóng d ấu) ……, ngày tháng năm 200… Người lập kế hoạch ( K ý , h ọ tên) BM-CLTLG-03 LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG ................. . ........... . ........... . . . ................. . ........... . ........... . . . ................. . ... Giai đ o ạn: ........ . ......... . ................. I. LỊCH SỬ Đ ƠN V Ị H ÌNH THÀNH P HÔNG 1. Bối cảnh lịch sử; thời gian thành lập; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức - đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc (cần nêu rõ số, ký hiệu; ngày, tháng, năm và tác giả của văn bản thành lập cơ quan, tổ chức); 2. Những thay đổi, bổ sung (nếu có) về: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc; 3. Ngày, tháng, năm ngừng hoạt động (đối với đơn vị hình thành phông đã ngừng hoạt động); 4. Quy chế làm việc và chế độ công tác văn thư (nêu tóm tắt lề lối làm việc, quan hệ công tác và chế độ công tác văn thư) của cơ quan, tổ chức và những thay đổi quan trọng (nếu có). II. L ỊCH SỬ PHÔNG 1. G i ới hạn thời gian của t ài l i ệu. 2. Khối l ư ợng t ài l i ệu: 2.1. Tài liệu h ành chính: - T ổng số hộp (cặp): …………………………….. . ……………………………...; - T ổng số hồ s ơ (đơn v ị bảo quản): ………… … ……… . ……………………. . ; - Q u y ra m ét giá: .............. m ét. 2.2. Tài liệu khác ( nếu có ) . 3. Thành p h ần v à n ội dung của t ài l i ệu: 3.1. Thành p h ần t ài l i ệu: - Tài l i ệu hành chính bao g ồ m những loại văn bản, giấy tờ chủ y ếu gì; - Tài l i ệu khác ( t ài l i ệu k ỹ thuật, ph i m ảnh ghi â m ...) (nếu có). 3.2. N ội dung của t ài l i ệu, n êu c ụ thể: - Tài l i ệu của những đ ơn v ị tổ chức hay thuộc về m ặt hoạt động nào; - Những lĩnh vực, vấn đ ề chủ y ếu và s ự kiện quan trọng gì trong h o ạt đ ộng của đơn v ị h ình thành phông đ ư ợc phản ánh trong t ài l i ệu. 4. Tình t r ạng củ a ph ô n g h oặ c kh ố i t à i l i ệ u đ ư a r a c h ỉ n h l ý : 4.1. Tình hình thu t h ập t ài l i ệu v ào lưu t r ữ của c ơ quan, t ổ chức và giao n ộp t ài l i ệu v ào lưu t r ữ lịch sử ( nếu có ) ; 4.2 . M ứ c đ ộ t h iế u đ ủ c ủ a phôn g hoặ c k hố i t à i l i ệ u ; 4.3 . M ứ c đ ộ x ử l ý v ề n gh iệ p v ụ : phâ n l oạ i lậ p h ồ s ơ , x á c đ ị n h g i á t r ị v . v . … ; 4.4 . T ì n h t r ạ n g v ậ t l ý c ủ a phôn g hoặ c k hố i t à i l i ệ u . 5. C ông c ụ thống k ê, tra c ứu (nếu có). 6. Nhu c ầu khai thác, sử dụng t ài l i ệu. Phê du y ệt ( c h ức vụ, chữ k í , h ọ t ên c ủa ng ư ời có t h ẩm quyền, đóng d ấu) ……, ngày tháng năm 200… Người b i ên s o ạn ( K ý , h ọ tên) BM-CLTLG-04 HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Phôn g ......................................................... Giai đ o ạ n : .......................................... Căn c ứ ...... ( n êu các căn c ứ đ ư ợc vận dụng để b i ên s o ạn h ư ớng dẫn xác đ ịnh giá trị t ài l i ệu phông ......, Việc xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu trong quá trình chỉnh lý phông ................. được thực hiện theo hướng dẫn dưới đây: A. Nhóm hồ sơ, tài l i ệu bảo quản vĩnh viễn, lâu d ài: l i ệt k ê c ụ t h ể cá c loạ i h ồ s ơ , tà i l i ệ u c ó t h ờ i h ạ n b ảo quản vĩnh viễn, l âu dài. B. Nhóm h ồ sơ, tài liệu bảo quản tạm thời: liệ t k ê c ụ t h ể cá c l o ạ i h ồ s ơ , tà i l i ệ u c ó t h ờ i h ạ n b ảo quản tạm thời. C. Nhóm tài l i ệu loại ra khỏi phông: liệt kê c ụ t h ể những loại t ài l i ệu loại ra khỏi phông, g ồ m : I . T ài l i ệu h ết giá trị II. Tài l i ệu t r ùng t h ừa III. T ài l i ệu bị bao h à m I V . T ài l i ệu không thuộc phông Ngoài ra, trong văn bản này, cần trình bày những hướng dẫn chi tiết, cụ thể về việc xác định giá trị tài liệu và định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ để những người tham gia chỉnh lý thực hiện được thống nhất. Phê du y ệt ( c h ức vụ, chữ k í , h ọ t ên c ủa ng ư ời có t h ẩm quyền, đóng d ấu) ……, ngày tháng năm 200… Người b i ên s o ạn ( K ý , h ọ tên) BM-CLTLG-05 HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ Phôn g .....................……............................... Giai đ o ạ n : ................................. I. HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI T À I L I ỆU 1. Phương án phân l o ại t ài l i ệu: - Căn c ứ lịch sử đ ơn vị h ình thành phông và l ịch sử phông; - Căn cứ tình hình thực tế tài liệu của phông; - Căn cứ yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu, Tài liệu phông .........................................................…… được phân loại theo phương án ………………….…………………... ; cụ thể như sau: I. Tên nhóm lớn (nhóm cơ bản) 1 1.1. Tên nhóm vừa 1 1.1.1. Tên nhóm nhỏ 1 1.1.2. Tên nhóm nhỏ 2 1.1.3. Tên nhóm nhỏ 3 1.2. Tên nhóm vừa 2 .................................... II. Tên nhóm lớn (nh ó m cơ b ản) 2 2.1. Tên nh ó m v ừa 1 2.1.1. Tên nh ó m n h ỏ 1 2.1.2. Tên nh ó m n h ỏ 2 2.1.3. Tên nh ó m n h ỏ 3 2.2. Tên nh ó m v ừa 2 ....................................... III. Tên nh ó m l ớn (nh ó m cơ b ản) 3 3.1. Tên nh ó m v ừa 1 ......................................... 3.2. Tên n h ó m vừa 2 ........................................... I V . ..................................... ............................................ 2. H ư ớng dẫn cụ thể trong quá t r ình phân l o ại t ài l i ệ u Trong phần này, căn cứ tình hình thực tế của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, cần trình bày những hướng dẫn chi tiết, cụ thể về việc phân chia tài liệu thành các nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ để những người tham gia phân loại tài liệu thực hiện thống nhất. II. HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ Trình bày các hướng dẫn chi tiết về: 1. Phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu thành hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài liệu còn ở trong tình trạng lộn xộn, chưa được lập hồ sơ; 2. Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng còn chưa chính xác, đầy đủ (chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ); 3. Việc viết tiêu đề hồ sơ; 4. Việc sắp xếp văn bản, tài liệu bên trong hồ sơ; 5. Việc biên mục hồ sơ. Phê du y ệt ( c h ức vụ, chữ k í , h ọ t ên c ủa ng ư ời có t h ẩm quyền, đóng d ấu) ……, ngày tháng năm 200… Người b i ên s o ạn ( K ý , h ọ tên) BM-CLTLG-06 MẪU PHIẾU TIN (Trình bày trên hai mặt của tờ giấy khổ A5: 148 x 210) Mặt trước PHIẾU TIN 1. Tên (hoặc mã) kho lưu trữ....................................................................... 2. Tên (hoặc mã) phông: ............................................................................ ................................................................................................................. 3. Số lưu trữ: a. Mục lục số: ...................................................................... b. Hộp số: ........................................................................... c. Hồ sơ số: ........................................................................ 4. Ký hiệu thông tin: .................................................................................. ................................................................................................................. 5. Tiêu đề hồ sơ: ....................................................................................... ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. 6. Chú giải: ............................................................................................... ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. Mặt sau ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. 7. Thời gian của tài liệu: ............................................................................. a. Bắt đầu: …………………………. b. Kết thúc: ........................................... 8. Ngôn ngữ: ............................................................................................ 9. Bút tích: ................................................................................................ ................................................................................................................. 10. Số lượng tờ: ....................................................................................... 11. Thời hạn bảo quản: .............................................................................. 12. Chế độ sử dụng: ................................................................................. 13. Tình trạng vật lý: .................................................................................. ................................................................................................................. 14. Ghi chú: .............................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. HƯỚNG DẪN BIÊN MỤC PHIẾU TIN 1. Hướng dẫn chung - Mỗi hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được biên mục lên một phiếu tin. - Khi biên mục, cần hạn chế tới mức tối đa sự trùng lặp thông tin trên một phiếu tin. - Không viết tắt những từ chưa được quy định trong bảng chữ viết tắt. - Việc viết hoa trên phiếu tin được thực hiện theo Quy định tạm thời về viết hoa trong văn bản của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ được ban hành theo Quyết định số 09/1998/QĐ-VPCP ngày 22/12/1998 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ. 2. Hướng dẫn cụ thể 2.1. Tên (hoặc mã) kho lưu trữ: - Tên kho lưu trữ là tên của cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ. Ví dụ: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; Phòng Lưu trữ Bộ Công nghiệp; Trung tâm Lưu trữ tỉnh An Giang. - Trường hợp tên kho lưu trữ đã được mã hóa thì chỉ cần ghi mã kho lưu trữ. 2.2. Tên (hoặc số) phông lưu trữ: - Tên phông lưu trữ là tên gọi chính thức của cơ quan, tổ chức - đơn vị hình thành phông. Nếu trong quá trình hoạt động, tên cơ quan, tổ chức có thay đổi thì ghi tên gọi cuối cùng, các tên gọi khác viết trong ngoặc đơn ( ). Ví dụ: Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường (Ủy ban Khoa học Nhà nước, Ủy ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước); - Nếu các phông trong kho đã được đánh số thì chỉ cần ghi số phông. Ví dụ: Phông Phủ Thủ tướng bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có số phông là 02 thì trong phiếu tin chỉ cần ghi số 02. 2.3. Số lưu trữ: a. Mục lục số: Ghi số thứ tự của mục lục trong phông. b. Hộp số: Ghi số thứ tự của hộp theo mục lục hồ sơ. c. Hồ sơ số: Ghi số thứ tự của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản theo mục lục hồ sơ. 2.4. Ký hiệu thông tin: Ghi ký hiệu theo Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu thời kỳ sau năm 1945 hoặc theo Khung phân loại P. Bu-đê đối với tài liệu thời kỳ Pháp thuộc (việc đánh ký hiệu thông tin theo Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu thời kỳ sau năm 1945 được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước). 2.5. Tiêu đề hồ sơ: Ghi tiêu đề hồ sơ theo mục lục hồ sơ đối với các phông đã được chỉnh lý. Trường hợp việc biên mục phiếu tin được kết hợp trong quá trình chỉnh lý thì ghi như tiêu đề hồ sơ được lập. 2.6. Chú giải: Chú giải nhằm làm sáng tỏ nội dung, tên loại, độ gốc của văn bản; tên người; vật mang tin và thời gian, địa điểm xảy ra sự việc mà tiêu đề hồ sơ chưa phản ánh, hoặc phản ánh chưa đầy đủ. Tùy theo từng hồ sơ có chú giải thích hợp. - Chú giải về nội dung: + Không chú giải đối với các hồ sơ có tiêu đề là “Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác định kỳ”. + Chỉ chú giải hồ sơ việc mà tiêu đề hồ sơ phản ánh còn chung chung hoặc quá khái quát nhằm làm rõ thêm nội dung vấn đề mà tài liệu có trong hồ sơ phản ánh, ví dụ: Đối với hồ sơ có tiêu đề: “Báo cáo của giáo sư Hoàng Tụy về chuyến đi công tác một số nước năm 1985”, cần chú giải như sau: đi Pháp, CHLB Đức, CHDC Đức, Bỉ, Mỹ để dự hội thảo “Toán học cho lý thuyết tối ưu” và giảng về “Quy hoạch Lipschitz” “Quy hoạch D.C, Quy hoạch toán học”. Đối với hồ sơ có tiêu đề: “Hồ sơ đoàn ra, đoàn vào năm 1975 của Bộ Văn hóa”, cần chú giải tên các nước: đoàn ra, CHDC Đức, Pháp, Liên Xô, Ba Lan, Mông Cổ, Nhật, Mỹ; đoàn vào: Tiệp Khắc, Thụy Điển, Pháp, Liên Xô. Đối với hồ sơ có tiêu đề: “Công văn của HĐBT cho phép một số địa phương làm dịch vụ kiều hối và giao cho Tổng cục Hải quan trách nhiệm chính trong việc kiểm tra, kiểm soát hàng của Việt kiều gửi về năm 1985”, thì cần chú giải như sau: cho phép TP. Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh dùng kiều hối mua thuốc chữa bệnh, mua tư liệu sản xuất và trả tiền bằng đồng Việt Nam cho gia đình ở trong nước. Đối với hồ sơ có tiêu đề: “Công văn của HĐBT cho phép Bộ Nông nghiệp sử dụng ngoại tệ do UNDP/FAO trả theo Dự án 6CP/RAS /107/JPN năm 1985”, cần chú giải làm rõ tên Dự án: Dự án 6CP/RAS/107/JPN là Dự án về “Khảo sát tình trạng đất làm giảm năng suất cây trồng”. Đối với hồ sơ có tiêu đề: “Báo cáo của UBND tỉnh Nghệ Tĩnh về tình hình trật tự trị an ở 2 xóm Tân Yên và Hội Phước xã Tường Sơn huyện Anh Sơn năm 1978, chú giải là: sự việc xảy ra ở khu vực Thiên chúa giáo. - Chú giải về độ gốc, tên loại và tác giả của văn bản: + Về độ gốc của văn bản: Độ gốc ở đây được hiểu là tài liệu trong hồ sơ là bản gốc, bản chính, bản thảo hay bản sao của văn bản. Chỉ chú giải đối với các loại văn bản như văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản quan trọng khác có trong hồ sơ không phải là bản gốc, bản chính. + Về tên loại văn bản: Nếu trong hồ sơ có nhiều loại văn bản mà tiêu đề chưa phản ánh hết thì cần chú giải nhưng không liệt kê toàn bộ mà chỉ chú giải những loại văn bản có nội dung quan trọng hoặc cần đặc biệt lưu ý. + Về tác giả văn bản: Chỉ chú giải về tác giả của những văn bản quan trọng hoặc có giá trị đặc biệt, tức là các cá nhân hoặc cơ quan, tổ chức làm ra văn bản. Các chú giải về độ gốc, tên loại và tác giả văn bản được viết liền nhau. Ví dụ: đối với “Hồ sơ về đàm phán cho vay dài hạn, trao đổi hàng hóa và thanh toán từ năm 1976 đến năm 1981 giữa Việt Nam và CHDC Đức” thì chú giải về độ gốc, tên loại và tác giả văn bản như sau: Bản sao Thư của Thủ tướng Phạm Văn Đồng. - Chú giải về tên người: + Nếu tài liệu trong hồ sơ đề cập đến các cá nhân quan trọng hoặc cần đặc biệt lưu ý thì cần chú giải. Ví dụ: đối với hồ sơ “Công văn của Bộ Nội vụ, Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp và Ủy ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước v/v mang tài liệu khoa học ra nước ngoài năm 1976-1978”, cần chú giải về tên người như sau: Đề xuất cho ông Nguyễn Ngọc Châu mang tài liệu sang Liên Xô làm luận án phó tiến sĩ. + Nếu cá nhân có nhiều bút danh, bí danh … thì sau các bút danh, bí danh cần viết tên chính thức thường dùng của cá nhân đó được đặt trong ngoặc dơn. Ví dụ: anh Ba (Hồ Chí Minh), Trần Lực (Hồ Chí Minh)… + Đối với những cá nhân giữ chức vụ lãnh đạo hoặc có học hàm, học vị thì chức vụ hoặc học hàm, học vị được ghi trước họ và tên cá nhân. Ví dụ: Chủ tịch Hồ Chí Minh, Phó Thủ tướng Lê Thanh Nghị, Giáo sư Tôn Thất Tùng… - Chú giải về thời gian sự kiện: Thời gian sự kiện là thời gian mà sự kiện xảy ra. Cần ghi đầy đủ ngày, tháng, năm và cách nhau bằng dấu chấm. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì thêm số 0 ở trước. Trường hợp sự kiện kéo dài nhiều ngày hoặc nhiều tháng, năm thì giữa ngày, tháng, năm bắt đầu và ngày, tháng, năm kết thúc cách nhau bằng dấu ngạch ngang (-). Ví dụ: 01.12.1970 - 12.01.1971. - Chú giải về địa điểm sự kiện: + Địa điểm sự kiện là nơi sự kiện diễn ra. Chú giải theo thứ tự tên gọi của xã (phường, thị trấn) - huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) - tỉnh (thành phố trực thuộc Trung ương). + Nếu địa điểm sự kiện ngày nay đã mang tên mới thì tên đó cần được chú giải sau tên cũ và đặt trong ngoặc đơn. Ví dụ: Thăng Long ngày xưa nay đổi tên là Hà Nội thì cần chú giải như sau: Thăng Long (Hà Nội). - Chú giải về vật mang tin: Chú giải đối với tất cả những tài liệu ghi trên vật mang tin khác có trong hồ sơ, trừ tài liệu bằng giấy thông thường. Ví dụ: trong hồ sơ có ảnh thì chú giải ghi là: ảnh chụp ai hoặc sự kiện gì đang diễn ra ở đâu, khi nào và ảnh đó đang bảo quản ở đâu. 2.7. Thời gian của tài liệu: a) Bắt đầu: ghi thời gian sớm nhất của tài liệu có trong hồ sơ; b) Kết thúc: ghi thời gian muộn nhất của tài liệu có trong hồ sơ. Trường hợp thời gian bắt đầu và kết thúc của tài liệu trùng nhau thì ghi ở mục a. Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm; giữa ngày, tháng, năm cách nhau bằng dấu chấm; đối với những ngày dưới 10 và các tháng 1, 2 thì thêm số 0 ở trước. Ví dụ: Trong “Hồ sơ phê duyệt Dự án “Trung tâm thông tin nông nghiệp” của Bộ Nông nghiệp do FAO tài trợ năm 1985” có tài liệu sớm nhất là ngày 10.4.1985 và muộn nhất là ngày 22.5.1985 thì ghi: a) Bắt đầu: 10.4.1985; b) Kết thúc: 22.5.1985. 2.8. Ngôn ngữ: Chỉ chú giải những hồ sơ có tài liệu là ngôn ngữ khác với ngôn ngữ chính của khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. - Đối với hồ sơ có nhiều ngôn ngữ khác nhau thì ghi rõ (những) ngôn ngữ của tài liệu trong hồ sơ đó, ví dụ: Anh, Pháp, Thái. - Đối với những hồ sơ có cả tài liệu tiếng Việt và ngôn ngữ khác thì ghi tiếng Việt trước, sau đó là (các) ngôn ngữ khác, ví dụ: Việt, Anh; Việt, Anh, Nga… 2.9. Bút tích: Bút tích là chữ ký, ghi chú, ý kiến nhận xét, ý kiến chỉ đạo giải quyết hay những sửa chữa, bổ sung … trên văn bản của các nhà lãnh đạo, nhân vật lịch sử, tiêu biểu. Đối với tài liệu hành chính tiếng Việt thời kỳ sau năm 1945, chỉ chú giải bằng cách ghi rõ họ tên (không ghi chức vụ) của những người giữ các chức vụ như Tổng bí thư và các chức vụ tương đương của Đảng Cộng sản Việt Nam và của các tổ chức tiền thân của Đảng; Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Tổng thống, Thủ tướng và các chức vụ tương đương có bút tích trong hồ sơ. Ví dụ: Đỗ Mười, Tôn Đức Thắng, Võ Văn Kiệt … Trường hợp trong tài liệu ghi bí danh thì sau bí danh ghi họ tên của người đó. Ví dụ: Tô (Phạm Văn Đồng), Thận (Trường Chinh), Đề Thám (Hoàng Hoa Thám)… 2.10. Số tờ: Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ. 2.11. Thời hạn bảo quản: Ghi thời hạn bảo quản được xác định đối với hồ sơ như: vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời hoặc bằng số năm cụ thể 2.12. Chế độ sử dụng: Chỉ áp dụng đối với những hồ sơ, tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tức là thuộc trong các trường hợp sau: - Ghi A: nếu tài liệu chứa đựng những tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước. - Ghi B: nếu tài liệu chứa đựng những tin thuộc phạm vi bí mật đời tư của công dân hoặc bí mật khác theo quy định của pháp luật; - Ghi C: nếu tài liệu là bản gốc, bản chính của tài liệu đặc biệt quý, hiếm; - Ghi D: nếu tài liệu bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng. 2.13. Tình trạng vật lý: Mô tả tóm tắt về tình trạng vật lý của tài liệu có trong hồ sơ nếu tài liệu bị hư hỏng như bị nấm mốc, ố vàng, chữ mờ, rách, thủng, dính bết … 2.14. Ghi chú: Ghi những thông tin cần thiết khác về tài liệu trong hồ sơ (nếu có). BM-CLTLG-07 MẪU NHÃN HỘP 1. Hình dạng - Hình chữ nhật 2. Kích thước - Dài: 120mm - Rộng: 90mm 3. Các thông tin trên nhãn và kỹ thuật trình bày (theo mẫu) - Trường hợp dùng cặp đựng tài liệu thì thay “HỘP SỐ” bằng “CẶP SỐ” TÊN KHO LƯU TRỮ TÊN PHÔNG HỘP SỐ ……………….. Từ hồ sơ số: ……………………………….. Đến hồ sơ số: ……………………………… BM-CLTLG-08 DANH MỤC TÀI LIỆU LOẠI Phông/Khối tài liệu: ……………………….. Bó/gói số Tập số Tiêu đề tập tài liệu Lý do loại Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5)