1637/QĐ-UBND

Quyết định 1637/QĐ-UBND năm 2019 Quy chế về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân thành phố, quận, huyện, xã, phường, thị trấn, thành phố Cần Thơ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẦN THƠ ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 1637/QĐ-UBND Cần Thơ, ngày 08 tháng 7 năm 2019 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ VỀ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRÊN GIỮA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC THUỘC UBND THÀNH PHỐ, UBND QUẬN, HUYỆN, UBND XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẦN THƠ Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Căn cứ Luật Giao dịch điện tử từ ngày 29 tháng 11 năm 2005; Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006; Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước; Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước; Căn cứ Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức; Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 758/TTr-STTTT ngày 25 tháng 4 năm 2019, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước thuộc UBND thành phố, UBND quận, huyện, UBND xã, phường, thị trấn. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 608/QĐ-UBND ngày 14 tháng 02 năm 2015 của Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ về việc ban hành Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trong cơ quan nhà nước trên địa bàn thành phố Cần Thơ. Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc Sở, Thủ trưởng cơ quan, ban, ngành thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện, xã, phường, thị trấn và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Lê Quang Mạnh QUY CHẾ VỀ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ UBND THÀNH PHỐ, UBND QUẬN, HUYỆN, UBND XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN (Ban hành kèm theo Quyết định số: 1637/QĐ-UBND ngày 08 tháng 7 năm 2019 của Ủy ban nhân dân thành phố) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng 1. Quy chế này quy định việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử thông qua kết nối, liên thông các hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa các cơ quan nhà nước trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố, Ủy ban nhân dân quận, huyện, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn. 2. Quy chế này áp dụng đối với cán bộ, công chức, viên chức tham gia quản lý, thực hiện quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử thông qua kết nối, liên thông các hệ thống quản lý văn bản và điều hành tại cơ quan, đơn vị. 3. Khuyến khích các cơ quan, tổ chức không thuộc khoản 1 Điều này áp dụng theo quy định tại Quy chế này. 4. Quy chế này không áp dụng đối với tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật. Điều 2. Giải thích từ ngữ 1 . Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy. 2. Văn bản số hóa từ văn bản giấy là văn bản điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung, thể thức văn bản giấy và có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa. 3. Trục liên thông văn bản thành phố là giải pháp kỹ thuật, công nghệ được triển khai kết nối, liên thông Hệ thống quản lý văn bản và điều hành (sau đây gọi tắt là Hệ thống) của các Sở, ban ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã và các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố và kết nối với Trục liên thông văn bản quốc gia để gửi, nhận văn bản điện tử. Điều 3. Các loại văn bản điện tử và đầu mối gửi, nhận văn bản điện tử 1. Văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua Hệ thống có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy theo quy định tại Điều 4 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ. 2. Tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước phải được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành, trừ trường hợp Bên gửi hoặc Bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử. 3. Các loại văn bản chỉ gửi, nhận văn bản điện tử có ký số a) Văn bản quy phạm pháp luật theo thẩm quyền của Ủy ban nhân dân thành phố b) Quyết định, quy định của Ủy ban nhân dân thành phố c) Quyết định, Chỉ thị của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố, Quyết định của lãnh đạo các sở, ban ngành, địa phương d) Tờ trình đ) Công văn e) Báo cáo g) Kế hoạch h) Thông báo i) Hướng dẫn k) Giấy mời l) Phiếu gửi m) Phiếu chuyển n) Đề án p) Dự án q) Các loại văn bản theo danh mục do Ủy ban nhân dân thành phố ban hành chỉ gửi, nhận văn bản điện tử có ký số và theo quy định của pháp luật. 4. Đầu mối cơ quan, đơn vị gửi, nhận văn bản điện tử a) Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố và theo Quy chế làm việc. b) Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố, Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý và theo Quy chế làm việc, Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản của từng cơ quan, đơn vị. Điều 4. Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến, văn bản đi 1. Việc gửi, nhận văn bản điện tử phải thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật giao dịch điện tử và tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ. 2. Tất cả văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, đơn vị phải được đăng ký vào Hệ thống. 3. Số của một văn bản đến, văn bản đi là duy nhất trong Hệ thống của cơ quan, đơn vị. 4. Xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ, xác nhận văn bản đi được gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết. 5. Giải quyết văn bản đến, văn bản đi kịp thời, đúng thời hạn quy định tại Khoản 2 Điều 6 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ. 6. Bảo đảm văn bản được chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng. Chương II QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 5. Tiếp nhận văn bản điện tử đến 1. Trước khi tiếp nhận, Bên nhận cần kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn, tính xác thực (kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông) của văn bản điện tử đến và tiến hành tiếp nhận trên Hệ thống. Trường hợp không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử, Bên nhận cần kịp thời phản hồi thông qua Hệ thống để Bên gửi biết, xử lý theo quy định. 2. Sau khi tiếp nhận, Bên nhận có trách nhiệm phản hồi trạng thái đã nhận văn bản điện tử trên Hệ thống. Trường hợp nhận được thông báo thu hồi văn bản điện tử, Bên nhận có trách nhiệm hủy bỏ văn bản điện tử được thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo việc đã xử lý văn bản điện tử được thu hồi thông qua Hệ thống để Bên gửi biết. Điều 6. Đăng ký, số hóa văn bản đến 1. Đăng ký văn bản điện tử đến a) Trường hợp Bên gửi hoặc Bên nhận chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về kết nối, liên thông trong việc gửi, nhận văn bản điện tử qua Trục liên thông văn bản, văn thư cơ quan kiểm tra, cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 12, 13, 14,15, 16 Phụ lục IV Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ; 2. Số hóa văn bản đến từ văn bản giấy được quy định tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Điều 7. Trình, chuyển giao văn bản đến trong Hệ thống 1. Văn thư cơ quan trình cho người có thẩm quyền xem xét; 2. Người có thẩm quyền cho ý kiến phân công chỉ đạo xử lý văn bản đến; cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số 17, 18, 19 Phụ lục IV Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân thì cần giao rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp, thời hạn xử lý của mỗi đơn vị, cá nhân và và ý kiến chỉ đạo nội dung xử lý. Điều 8. Xử lý văn bản đến trong Hệ thống 1. Khi nhận được văn bản đến trong Hệ thống, đơn vị, cá nhân được giao chủ trì có trách nhiệm tổ chức thực hiện. 2. Cá nhân được giao nhiệm vụ xử lý văn bản có trách nhiệm xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đến theo Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị; cập nhật vào Hệ thống Trường thông tin số 2.3 Phụ lục IV Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. 3. Lưu đồ quản lý văn bản đến quy định chi tiết tại Phụ lục I Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Chương III QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 9. Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản 1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, trừ yếu tố thể thức ký số của người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 12, Điều 13 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ; 2. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản a) Dự thảo văn bản; đưa dự thảo văn bản vào Hệ thống; dự kiến mức độ “khẩn” (nếu có); xin ý kiến đóng góp; tiếp thu và hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo đơn vị xem xét; b) Cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số 4, 9, 10, 12, 15, 17 Phụ lục V Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ; 3. Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản xem xét, cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung dự thảo, chuyển dự thảo đến người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 4. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung kiểm tra, chuyển dự thảo cho văn thư cơ quan để trình người có thẩm quyền ký ban hành văn bản. 5. Văn thư cơ quan tiếp nhận bản dự thảo, kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết; chuyển dự thảo về định dạng .pdf (phiên bản 1.4 trở lên) trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành văn bản. Việc cập nhật số của văn bản; ngày, tháng, năm văn bản; tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản; số trang văn bản; mã định danh cơ quan, đơn vị nhận văn bản vào các Trường thông tin số 5, 7, 8, 11, 14.1 Phụ lục V Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống. 6. Lưu đồ soạn thảo, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy định chi tiết tại Phụ lục II Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Điều 10. Ban hành và phát hành văn bản 1. Ban hành văn bản điện tử a) Người có thẩm quyền ký ban hành văn bản ký số trên văn bản điện tử tại vị trí ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy và chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy là màu xanh, định dạng (.png) được quy định theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, chuyển văn thư cơ quan để làm thủ tục phát hành văn bản. b) Văn thư cơ quan thực hiện các bước - Cấp số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn bản bằng chức năng của Hệ thống; - In và đóng dấu của cơ quan, đơn vị để lưu tại văn thư 01 bản và số lượng bản giấy phải phát hành đến các đối tượng quy định tại Khoản 4 Điều 3 Quy chế này; - Ký số của cơ quan, đơn vị tại vị trí trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái; dấu của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản là màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png); Tên cơ quan, đơn vị, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601) được quy định theo Khoản 1, 2, 3 Điều 13 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ; - Phát hành văn bản điện tử. Bên gửi có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, bảo đảm văn bản điện tử được gửi đến đúng Bên nhận. Trường hợp thu hồi văn bản điện tử, Bên gửi phải thông báo trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành cho Bên nhận biết để xử lý văn bản điện tử được thu hồi theo Khoản 2 Điều 8 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ. c) Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số 6, 13, 14.2, 16 Phụ lục V Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. 2. Phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy Trường hợp cơ quan, đơn vị ban hành văn bản giấy, văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản giấy theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, ký số của cơ quan, đơn vị theo quy định tại Điểm c Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và phát hành văn bản số hóa. 3. Lưu văn bản điện tử vào Hệ thống. 4. Lưu đồ ký ban hành, đăng ký và phát hành văn bản quy định chi tiết tại Phụ lục III Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Điều 11. Quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, đơn vị trong công tác văn thư Thực hiện theo quy định tại Điều 14 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Chương IV LẬP VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 12. Yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử 1. Bảo đảm yêu cầu chung của việc lập và quản lý hồ sơ. 2. Bảo đảm tính xác thực của văn bản, tài liệu trong hồ sơ. 3. Được bảo đảm an toàn trong Hệ thống. Điều 13. Tạo lập hồ sơ điện tử 1. Căn cứ vào Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đi, văn bản đến và các tài liệu liên quan khác như: ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp, báo cáo giải trình và các nội dung khác liên quan trong quá trình giải quyết công việc; cập nhật vào Hệ thống Trường thông tin số 2.3 Phụ lục IV và Trường thông tin số 2.3 Phụ lục V Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Trường hợp phát sinh hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ đã ban hành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc cập nhật bổ sung hồ sơ vào Danh mục hồ sơ trong Hệ thống sau khi được phê duyệt. 2. Cá nhân được giao nhiệm vụ lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số 1.3, 2, 3, 4, 5, 6, 7 Phụ lục VI Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. 3. Mã hồ sơ gồm: a) Mã định danh của cơ quan, đơn vị lập danh mục hồ sơ Mã định danh của cơ quan, đơn vị quy định tại Quyết định số 1560/QĐ-UBND ngày ngày 19 tháng 6 năm 2018 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc ban hành mã định danh các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn thành phố Cần Thơ phục vụ kết nối, trao đổi văn bản điện tử thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Mã định danh của cơ quan, đơn vị được mặc định trong Hệ thống. b) Năm hình thành, số và ký hiệu hồ sơ Năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ được xác định theo Danh mục hồ sơ. Các thành phần của mã hồ sơ được phân định bằng dấu chấm. Ví dụ: 000.00.09.H13.2018.01TH (trong đó: 000.00.09.H13 là mã định danh của Sở Nội vụ; 2018 là năm hình thành hồ sơ; 01.TH là hồ sơ số 01 nhóm Tổng hợp) 4. Khi công việc hoàn thành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ và cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số 8, 11 Phụ lục VI Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. 5. Việc cập nhật mã định danh của cơ quan, đơn vị lập hồ sơ, năm hình thành hồ sơ, tổng số văn bản trong hồ sơ, tổng số trang của hồ sơ vào các trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Phụ lục VI Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống. Điều 14. Nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan 1. Việc nộp lưu, quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan và hủy tài liệu điện tử hết giá trị được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ- CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ. 2. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, có trách nhiệm nộp lưu tài liệu điện tử và các tài liệu định dạng khác nếu có vào Lưu trữ cơ quan. 3. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, đưa hồ sơ về chế độ quản lý “Hồ sơ lưu trữ điện tử” trong Hệ thống. 4. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy quy định tại Khoản 2 Điều 3 Quy chế này phải được lưu trữ dưới cả hai hình thức văn bản giấy và văn bản điện tử. 5. Cơ quan, đơn vị phải thường xuyên kiểm tra công tác sao, lưu bảo quản văn bản điện tử để đảm bảo an toàn, tính toàn vẹn và khả năng truy cập, khai thác của văn bản lưu điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại lưu trữ được thuận lợi nhưng phải đảm bảo không thay đổi nội dung được quy định theo Điều 7, 8, 9, 10, 11, 12 Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ. Chương V TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 15. Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố 1. Chủ trì tham mưu, thực hiện điều chỉnh, bổ sung danh mục văn bản gửi qua mạng thích hợp qua từng giai đoạn. 2. Tổng hợp, báo cáo kết quả gửi, nhận văn bản điện tử của các cơ quan nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân thành phố, Ủy ban nhân dân quận, huyện, xã, phường, thị trấn qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành. 3. Chủ trì đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan nhà nước thực hiện việc gửi nhận văn bản điện tử thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Điều 16. Sở Thông tin và Truyền thông 1. Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật tại Trung tâm dữ liệu thành phố, tổ chức quản lý, vận hành và nâng cấp các hệ thống dùng chung của thành phố hoạt động ổn định, thông suốt, an toàn và bảo mật thông tin của hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong các cơ quan nhà nước. 2. Quản lý thống nhất danh sách mã định danh của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử, tổng hợp, tham mưu cập nhật kịp thời mã định danh cơ quan khi có sự thay đổi về đơn vị hành chính, cơ cấu tổ chức của các cơ quan nhà nước. 3. Trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình gửi, nhận văn bản điện tử của các cơ quan nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành của thành phố; gửi về Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố tổng hợp, báo cáo. 4. Sao lưu định kỳ, đột xuất theo yêu cầu và phục hồi kịp thời nguyên trạng hệ thống quản lý văn bản và điều hành, cơ sở dữ liệu văn bản điện tử toàn thành phố. 5. Hỗ trợ kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố. 6. Căn cứ kế hoạch hàng năm, lập dự toán kinh phí từ nguồn sự nghiệp cho việc bảo trì, nâng cấp, mở rộng và hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong cơ quan nhà nước theo quy định để trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt. Điều 17. Sở Nội vụ 1. Phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Sở Thông tin và Truyền thông trong việc kiểm tra, đánh giá thực hiện Quy chế này, lồng ghép vào chỉ tiêu đánh giá cải cách hành chính tại cơ quan nhà nước và toàn thành phố. 2. Tham mưu ban hành quy định và hướng dẫn việc lưu trữ, giao nộp và bảo quản văn bản điện tử, hồ sơ điện tử thống nhất trong toàn thành phố. Điều 18. Sở Tài chính Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu cho Ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt kinh phí cho các hoạt động liên quan đến công tác quản lý, sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành của thành phố. Điều 19. Các cơ quan nhà nước 1. Cơ quan quán triệt và triển khai đầy đủ các nội dung tại Quy chế này để tăng cường trao đổi, sử dụng văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan. 2. Triển khai sử dụng có hiệu quả hệ thống quản lý văn bản và điều hành và chứng thư số được cấp để bảo đảm việc trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, giữa các cơ quan và tổ chức, cá nhân được thống nhất, toàn diện. 3. Ban hành Quy chế về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan. 4. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, kết hợp với các hình thức hỗ trợ, hướng dẫn nhằm khuyến khích tổ chức, cá nhân tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong việc trao đổi, giao dịch với cơ quan nhà nước. 5. Đảm bảo các điều kiện hạ tầng kỹ thuật phục vụ cho việc trao đổi, xử lý và sử dụng văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan; triển khai các biện pháp tổ chức, quản lý và xử lý kỹ thuật để đảm bảo an toàn, an ninh và bảo mật thông tin trong cơ quan. 6. Bố trí cán bộ, công chức, viên chức có trình độ tin học đáp ứng yêu cầu công việc để duy trì hoạt động trao đổi, quản lý, xử lý văn bản điện tử trên môi trường mạng, có trách nhiệm cập nhật, điều chỉnh hoặc bổ sung thông tin trong việc khai thác, sử dụng Hệ thống (thêm mới người dùng, cập nhật chức danh, thay đổi mật khẩu, thêm loại văn bản vào sổ,…) 7. Báo cáo tình hình thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử định kỳ hàng quý hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu, gửi Sở Thông tin và Truyền thông và Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố theo dõi, chỉ đạo. Điều 20. Khen thưởng và xử lý vi phạm 1. Hàng năm, Ủy ban nhân dân thành phố đánh giá hiệu quả việc gửi, nhận văn bản điện tử cơ quan nhà nước và có hình thức khen thưởng phù hợp với những cá nhân, tập thể sử dụng đạt hiệu quả cao. 2. Cơ quan nhà nước, cá nhân vi phạm Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ sẽ bị xử lý theo quy định hiện hành. Điều 21. Bổ sung, điều chỉnh Quy chế Trong quá trình thực hiện quy chế, nếu có khó khăn, vướng mắc phát sinh, cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp trình Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, điều chỉnh cho phù hợp./.