48813/CT-TTHT

Công văn 48813/CT-TTHT năm 2019 về sử dụng hóa đơn điện tử do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 48813/CT-TTHT V/v sử dụng hóa đơn điện tử Hà Nội, ngày 24 tháng 6 năm 2019 Kính gửi: Công ty TNHH Yale Gls Việt Nam Mã s ố thuế: 0108661252; Địa chỉ: P701, tầng 7, tòa nhà Âu Việt Building, số 1 Lê Đức Thọ, P . Mai Dịch, Q. Cầu Giấy, TP Hà Nội, Việt Nam. Trả lời công văn không số ngày 18/6/2019 của Công ty TNHH Yale Gls Việt Nam về việc đề nghị sử dụng hóa đơn điện tử, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau: Căn cứ Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 sửa đổi Khoản 5 Điều 5 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định: “5. Tổ chức kinh doanh c ó thể đồng thời cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau. Nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử.” Căn cứ Khoản 1, 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định: “ 1. Nghị định này c ó hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 11 năm 2018. … 3. Trong thời gian từ ngày 01 /11/2018 đến ngày 31/10/2020, các Nghị đ ịnh số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và s ố 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng h ó a, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.” Căn cứ Khoản 2 Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định: “ 2. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau: a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. b) Có địa điểm, c á c đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và l ưu trữ hóa đơn điện tử; c) Có đội ng ũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu đ ể thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định; d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. đ ) C ó phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn. e) C ó các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: - Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu; - Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu kh i hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuy ế n toàn bộ dữ liệu.” Căn cứ Khoản 1 và Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định: “ 1 . Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền - nhận và lưu trữ hóa đơn trước kh i bán hàng hóa, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện t ử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước kh i khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua c ổ ng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (t heo M ẫ u s ố 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này). Quyết định á p dụng hóa đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau: - Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử. Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền d ẫ n không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự. - Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hóa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng; - Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức. - Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. 2. Phát hành hóa đơn điện tử Trư ớ c kh i sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo M ẫ u s ố 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hóa đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, k ý hiệu hóa đơn, k ý hiệu mẫu s ố hóa đơn, ngày bắt đ ầ u sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ s ố ... đến số...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế b ằng đường điện tử thông qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế). Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông b áo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuy ể n đến, trong đó nêu rõ s ố hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng. Trường hợp có sự thay đ ổ i về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ký s ố vào hóa đơn điện tử m ẫ u và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tả i trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử .”. Căn cứ theo quy định nêu trên, trường hợp Công ty TNHH Yale Gls Việt Nam đáp ứng các điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đ ơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 4, Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính thì được sử dụng hóa đ ơn điện tử. Trước khi sử dụng, đề nghị Công ty TNHH Yale Gls Việt Nam thực hiện Thông báo phát hành hóa đ ơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính. Công ty TNHH Yale Gls Việt Nam phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đ ơn điện tử theo quy định. Nếu có vướng mắc, đề nghị Công ty TNHH Yale Gls Việt Nam liên hệ vớ i Phòng Tuy ê n truyền Hỗ trợ NNT - Cục Thuế TP Hà Nội theo số điện thoại 02437737940; địa chỉ: G23-24 Thành Công, quận Ba Đình, TP Hà Nội . Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH Yale Gls Việt Nam đượ c biết./. Nơi nhận: - Như trên; - Phòng TKT1; - Lưu: VT,TTHT(2b). CỤC TRƯỞNG Mai Sơn