563/QĐ-UBCK

Quyết định 563/QĐ-UBCK năm 2013 về Quy chế hướng dẫn công ty đại chúng sử dụng Hệ thống công bố thông tin của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước BỘ TÀI CHÍNH ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 563/QĐ-UBCK Hà Nội, ngày 11 tháng 09 năm 2013 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ HƯỚNG DẪN CÔNG TY ĐẠI CHÚNG SỬ DỤNG HỆ THỐNG CÔNG BỐ THÔNG TIN CỦA ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC CHỦ TỊCH ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC Căn cứ Nghị định s ố 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Ch í nh phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước; Căn cứ Nghị định số 58/2012/NĐ-CP ngày 20/7/2012 của Ch í nh phủ về việc Quy định ch i tiết và hướng dẫn thi hành một s ố điều của Luật Chứng kho á n và Luật sửa đ ổ i, bổ sung một số điều của Luật Chứng khoán; Căn cứ Quyết định s ố 112/2009/QĐ-TTg ngày 11/9/2009 của Thủ tướng Ch í nh phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước; Căn cứ Thông tư s ố 52/2012/TT-BTC ngày 5/4/2012 của Bộ Tài ch í nh Hướng dẫn về việc công b ố thông tin trên thị trường chứng kho á n; Căn cứ Thông tư s ố 130/2012/TT-BTC ngày 10/8/2012 của Bộ Tài ch ín h hướng dẫn việc mua lại c ổ phiếu, bán cổ phiếu quỹ và một s ố trường hợp phát hành thêm c ổ phiếu của công ty đại chúng; Căn cứ Thông tư s ố 204/2012/TT-BTC ngày 19/11/2012 của Bộ Tài chính ban hành hướng dẫn hồ sơ, thủ tục chào bán chứng khoán ra công chúng; Căn cứ Thông tư s ố 87/2013/TT-BTC ngày 28/6/2013 của Bộ Tài ch í nh về hướng dẫn giao dịch điện tử trên thị trường chứng khoán; Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Công nghệ Thông tin, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế hướng dẫn công ty đại chúng sử dụng Hệ thống công bố thông tin của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 25 tháng 9 năm 2013. Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, Cục trưởng Cục Công nghệ Thông tin, Vụ trưởng Vụ Quản lý Phát hành, Tổng Giám đốc Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh, Tổng Giám đốc Sở Giao dịch Chứng khoán Hà Nội, các công ty đại chúng và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Như điều 3; - Lưu: VT, CNTT (10b). CHỦ TỊCH Vũ Bằng QUY CHẾ HƯỚNG DẪN CÔNG TY ĐẠI CHÚNG SỬ DỤNG HỆ THỐNG CÔNG BỐ THÔNG TIN CỦA ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC (Ban hành theo Quyết định s ố 5 63 /QĐ-UBCK ngày 1 1 tháng 3 năm 2013 của Chủ tịch Ủ y ban Chứng kho á n Nhà nước) Chương 1. QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm v i điều chỉnh, đối tượng áp dụng 1. Quy chế này hướng dẫn các công ty đại chúng sử dụng Hệ thống công bố thông tin (IDS) của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước (UBCKNN) để thực hiện báo cáo và công bố thông tin theo hình thức điện tử. 2. Quy chế này áp dụng cho đối tượng là các công ty đại chúng đã đăng ký công ty đại chúng với UBCKNN (ngoại trừ các công ty chứng khoán và công ty quản lý quỹ đầu tư chứng khoán) tham gia sử dụng và cung cấp thông tin dữ liệu cho Hệ thống công bố thông tin của UBCKNN. Điều 2. Giải thích từ ngữ Trong quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: 1. I DS (lnformat i on D i sclosure System) là Hệ thống tiếp nhận báo cáo và công bố thông tin công ty đại chúng của U BCKNN, bao gồm: Trang "Hệ thống công bố thông tin IDS" trên cổng thông tin điện tử của UBCKNN và "Phần mềm hỗ trợ công bố thông tin" trên IDS. 2. Mật khẩu phức tạp là mật khẩu đáp ứng yêu cầu sau: - Có tối thiểu 8 ký tự; - Gồm tối thiểu 3 trong số 4 loại ký tự sau: chữ cái viết hoa (A-Z), chữ cái viết thường (a-z), chữ số (0-9), các ký tự khác trên bàn phím máy tính (~, !, ...). 3. Chứng thư s ố công cộng là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng trong các hoạt động công cộng. 4. Token là thiết bị đáp ứng tiêu chuẩn của Bộ Thông tin và Truyền thông để lưu trữ chứng thư số công cộng và khóa bí mật của người sử dụng. Điều 3. Các yêu cầu chung 1. Công ty đại chúng phải thực hiện cài đặt Phần mềm hỗ trợ công bố thông tin do UBCKNN cung cấp trên máy tính của công ty để thực hiện kết nối với Hệ thống công b ố thông tin (IDS). 2. Công ty đại chúng phải sử dụng Phần mềm hỗ trợ công bố thông tin để khai báo những thông tin cơ sở về công ty trên IDS ngay sau khi được cấp tài khoản và cập nhật khi có thay đổi. 3. Công ty đại chúng sử dụng tài khoản do U BCKNN cung cấp và chữ ký số công cộng để thực hiện báo cáo và công bố thông tin điện tử trên IDS. Chương 2. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG CÔNG BỐ THÔNG TIN Điều 4. Yêu cầu về kỹ thuật 1. Máy tính sử dụng để gửi báo cáo và công bố thông tin: - Cài đặt phần mềm tối thiểu không thấp hơn: Windows XP SP3, bộ ứng dụng văn phòng Microso f t Office 2003, phần mềm Microso ft .NetFramework 4. - Máy tính phải được kết nối internet. 2. Thiết bị lưu chứng thư số công cộng (Token) do nhà cung cấp dịch vụ chứng thư số công cộng cấp. Điều 5. Các yêu cầu dữ liệu của báo cáo 1. Công ty đại chúng gửi các báo cáo và công bố thông tin dưới dạng file lên IDS, danh mục các báo cáo và thông tin công bố được liệt kê tại Phụ lục 1 kèm theo Quy chế này, bao gồm: - Các báo cáo liên quan đến việc thực hiện công bố thông tin ra công chúng. - Các báo cáo liên quan đến việc phát hành chứng khoán ra công chúng. 2. Định dạng file báo cáo: - File biểu mẫu của các báo cáo và công bố thông tin được định dạng file Excel, các fil e đính kèm phải được định dạng file PDF. - Đảm bảo thứ tự của các cột, các ô khi thực hiện báo cáo theo đúng biểu mẫu quy định. - Định dạng font chữ: Thông tin nhập vào IDS phải sử dụng sử dụng Tiếng Việt với font chữ Tiếng Việt Unicode TCVN 6909:2001. 4. Đặt tên file: Tên file báo cáo được đặt theo định dạng sau: Trong đó: - “-” và chữ thường. Phần - - + Nếu là báo cáo định kỳ, ghi bằng chữ và số theo kỳ báo cáo (VD: thang10, quy3, nam2013) và tóm tắt nội dung không quá 20 ký tự (nếu có). + Các tài liệu khác ghi tóm tắt nội dung không quá 30 ký tự. Điều 6. Qu y trình cấp tài khoản sử dụng IDS Quy trình cấp tài khoản cho các công ty đại chúng được thực hiện như sau: Bước 1: Công ty đại chúng thực hiện đăng ký tham gia sử dụng IDS với UBCKNN theo mẫu Phiếu đăng ký tại Phụ lục 2 kèm theo Quy chế này và gửi Phiếu đăng ký tới UBCKNN (Cục Công nghệ thông tin (CNTT)). Bước 2: Trường hợp Phiếu đăng ký hợp lệ, UBCKNN (Cục CNTT) căn cứ các thông tin trên Phiếu đăng ký để thực hiện tạo lập tài khoản (account) và tiến hành phân quyền sử dụng IDS cho công ty đại chúng. Trường hợp Phiếu đăng ký không hợp lệ, UBCKNN (Cục CNTT) sẽ gửi thông báo cho Công ty trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được phiếu đăng ký. Bước 3: UBCKNN (Cục CNTT) gửi thông báo cung cấp cho các công ty đại chúng Thông tin về tài khoản sử dụng IDS theo mẫu trong Phụ lục 3 và các tài liệu hướng dẫn bao gồm: Hướng dẫn sử dụng IDS và đĩa CD-ROM cài đặt chương trình. Bước 4 : Ngay sau khi nhận được thông tin về tài khoản Công ty đại chúng thực hiện cài đặt Phần mềm thu thập báo cáo trên máy tính, thực hiện kết nối, đổi mật khẩu tài khoản theo hướng dẫn trong tài liệu Hướng dẫn sử dụng. Công ty đại chúng phải gửi xác nhận bằng văn bản đã cài đặt và sử dụng IDS theo mẫu xác nhận trong Phụ lục 4 kèm theo Quy chế này và gửi cho UBCKNN (Cục CNTT) Trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày gửi thông tin tài khoản nếu UBCKNN (Cục CNTT) không nhận được Phiếu xác nhận sử dụng IDS của công ty đại chúng, tài khoản sẽ tự động dừng hoạt động. Điều 7. Quy trình gửi báo cáo và công bố thông tin trên IDS 1. Các công ty đại chúng thực hiện gửi báo cáo và công b ố thông tin trên IDS theo quy trình sau: Bước 1: Chuẩn bị (soạn thảo) báo cáo để gửi lên UBCKNN. Người sử dụng vào thư mục C:\Client_Map trên máy đã cài đặt Phần mềm thu nhận dữ liệu báo cáo để lấy file excel biểu mẫu báo cáo và nhập các thông tin cho báo cáo. Bước 2: Đăng nhập vào phần mềm thu nhận dữ liệu báo cáo bằng tài khoản đã được cấp. Bước 3: Trên phần mềm thu nhận dữ liệu báo cáo thực hiện việc nhập thông tin, đính kèm file báo cáo, thao tác kết nối Token chữ ký số công cộng và gửi báo cáo. Bước 4: Kiểm tra hộp thư email của công ty để nhận thông báo đã gửi báo cáo thành công từ IDS. ( chi tiết các bước thực hiện quy trình gửi báo c á o, gửi báo c á o thay th ế , hủy b á o c á o, khai báo và cập nhật thông tin cơ sở theo hướng d ẫn chi ti ế t trong tài liệu Hướng dẫn sử dụng IDS) 2. Trường hợp hệ thống của công ty đại chúng có sự cố dẫn đến không gửi được báo cáo, công ty thông báo cho UBCKNN b ằ ng điện thoại và gửi báo cáo bằng văn bản có đóng dấu đúng thời hạn theo quy định. Thời gian gửi báo cáo được tính theo dấu bưu điện. Sau khi sự cố được khắc phục, công ty đại chúng gửi lại báo cáo qua IDS. 3. Trường hợp IDS của UBCKNN gặp sự cố, UBCKNN thông báo cho các công ty đại chúng thông qua cổng thông tin điện t ử của UBCKNN hoặc qua email của công ty đại chúng và đề nghị các công ty đại chúng gửi báo cáo bằng bản cứng có đóng d ấ u đúng thời hạn theo quy định. Thời gian gửi báo cáo được tính theo d ấ u bưu điện. Sau khi sự c ố được kh ắ c phục, công ty đại chúng gửi lại báo cáo điện tử qua IDS. 4. Th ờ i gian nhận báo cáo điện t ử qua IDS được căn cứ trên nhãn th ờ i gian công ty nhận Email phải hồi từ IDS. Điều 8. Hướng dẫn về quản lý và sử dụng tài khoản 1. Công ty đại chúng chỉ được cấp duy nhất một tài khoản truy cập IDS bao gồm tên và mật khẩu của tài khoản sử dụng; Công ty đại chúng phải chịu trách nhiệm trong việc quản lý, sử dụng và bảo mật tài khoản được cấp. 2. Công ty đại chúng sử dụng IDS thực hiện thay đổi mật khẩu lần đầu tiên đăng nhập và tối thiểu ba tháng một (01) lần phải thay đổi mật khẩu; Mật khẩu tài khoản của công ty đại chúng tham gia sử dụng IDS phải được đặt ở mức "mật khẩu phức tạp". 3. Trong trường hợp phát hiện nguy cơ lộ thông tin về tài khoản và mật khẩu sử dụng, Công ty đại chúng cần thực hiện báo cáo ngay về UBCKNN (Cục CNTT) qua Email (file gửi có chữ ký Số)/Fax và/hoặc Công văn. UBCKNN (Cục CNTT) sẽ khó a tài khoản sử dụng ngay sau khi nhận được báo cáo của Công ty đại chúng và gửi thông báo cung cấp lại tài khoản sử dụng cho Công ty đại chúng trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận được báo cáo bằng văn bản của Công ty đại chúng. Đối với trường hợp quên mật khẩu, công ty đại chúng cần liên hệ với U BCKNN (Cục CNTT) để được hướng dẫn và cấp lại. Trong khoảng thời gian chờ cung cấp lại tài khoản và mật khẩu, công ty đại chúng phải thực hiện báo cáo và công bố thông tin bằng bản cứng đối với UBCKNN. Điều 9. Hướng dẫn đảm bảo an toàn dữ liệu cho IDS 1. Các công ty đại chúng phải sử dụng chữ ký số công cộng để gửi báo cáo và công bố thông tin qua IDS. Việc cung cấp chữ ký số công cộng do các doanh nghiệp được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép thực hiện. 2. Công ty đại chúng tham gia sử dụng IDS phải tuân thủ quy định về phân quyền sử dụng, bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu; không được thực hiện phát tán virus máy tính, sử dụng tài khoản, mật khẩu khác để thâm nhập hệ thống. 3. Công ty đại chúng phải tuân thủ các quy định về báo cáo và công bố thông tin tại các văn bản pháp luật đã được ban hành; không được tự ý thay đổi định dạng bi ể u mẫu báo cáo trên IDS. Trường hợp cần thay đổi, sửa chữa phải có văn bản đề nghị và phải được sự đồng ý của UBCKNN. Điều 10. Trách nhiệm của công ty đại chúng 1. Công ty đại chúng và người phụ trách công bố thông tin phải chịu trách nhiệm trong việc quản lý, sử dụng tài khoản được cấp cũng như nội dung công bố thông tin trên IDS của công ty đại chúng. 2. Sử dụng công cụ phần mềm thu nhận dữ liệu báo cáo do UBCKNN cung cấp để gửi thông tin cơ sở, các báo cáo và công bố thông tin trên IDS của UBCKNN. 3. Cung cấp và công bố thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời để phục vụ công tác quản lý thông tin công bố của UBCKNN theo quy định tại Điều 5 và Điều 11 của Quy chế này, chịu trách nhiệm trước pháp luật về thông tin và th ờ i hạn được công bố. 4. Công ty đại chúng phải có trách nhiệm thường xuyên cập nhật phần mềm thu nhận dữ liệu báo cáo, các biểu mẫu báo cáo do UBCKNN cung cấp thông qua IDS. Chương 3. HƯỚNG DẪN VỀ NGHIỆP VỤ CÔNG BỐ THÔNG TIN Điều 11. Thông tin báo cáo và công bố qua IDS Các thông tin được báo cáo và công bố qua IDS bao gồm: 1. Các thông tin công bố định kỳ, bất thường và thông tin công bố theo yêu cầu qu y định tại Thông tư 52/2012/TT-BTC ngày 5/4/2012 hướng dẫn về việc công bố thông tin trên thị trường chứng khoán. 2. Các thông tin liên quan đến chào bán chứng khoán ra công chúng, bao gồm: - Thông báo chào bán ra công chúng; - Báo cáo kết quả chào bán ra công chúng; - Báo cáo tiến độ sử dụng vốn; - Báo cáo thay đổi mục đích sử dụng vốn. 3. Các thông tin liên quan đến chào bán cổ phiếu ra riêng lẻ bao gồm: - Báo cáo kết quả phát hành cổ phiếu riêng lẻ; - Thông báo thay đổi phương án sử dụng số tiền thu được từ đợt chào bán cổ phiếu riêng lẻ. 4. Các thông tin liên quan đến phát hành cổ phiếu để trả cổ tức, phát hành cổ phiếu để tăng vốn điều lệ từ nguồn vốn chủ sở hữu, phát hành cổ phiếu cho cán bộ công nhân viên công ty, bao gồm: - Thông báo phát hành cổ phiếu trả cổ tức, thông báo phát hành cổ phiếu tăng vốn điều lệ từ nguồn vốn chủ sở hữu và thông báo phát hành cổ phiếu cho cán bộ công nhân viên công ty; - Báo cáo kết quả phát hành cổ phiếu trả cổ tức, báo cáo kết quả phát hành cổ phiếu tăng vốn điều lệ từ nguồn vốn chủ sở hữu và báo cáo kết quả phát hành cổ phiếu cho cán bộ công nhân viên công ty. 5. Các thông tin liên quan đến giao dịch cổ phiếu quỹ bao gồm: - Thông báo giao dịch cổ phiếu quỹ; - Báo cáo kết quả giao dịch cổ phiếu quỹ; - Thông báo quyết định thay đổi phương án giao dịch cổ phiếu quỹ; - Thông báo thay đổi phương án giao dịch cổ phiếu quỹ; 6. Các thông tin về chào mua công khai: - Thông tin về việc nhận được đề nghị chào mua công khai; - Ý kiến của HĐQT của công ty đại chúng về đề nghị chào mua công khai. Điều 12. Thông tin cơ sở 1. Thông tin cơ sở bao gồm các thông tin chung về công ty đại chúng, thông tin v ề Hội đ ồ ng quản trị, Ban ki ể m soát, Ban lãnh đạo và danh sách cổ đông lớn. 2. Công ty đại chúng thực hiện việc khai báo thông tin cơ sở trong thời hạn 24h kể sau thời điểm nhận được thông báo của Ủy ban chứng khoán nhà nước về việc cấp tài khoản và mật khẩu truy cập IDS. 3. Công ty đại chúng có trách nhiệm cập nhật các thông tin cơ sở khi phát sinh các thay đổi liên quan đến thông tin cơ sở. Việc cập nhật thông tin cơ sở được thực hiện đồng thời với việc gửi công bố thông tin qua IDS theo các hướng dẫn tại Khoản 1 Điều 11 của Quy chế này. Điều 13. Thời điểm công bố thông tin 1. Các công ty đại chúng phải thực hiện công bố thông tin theo đúng các quy định hiện hành. Đối với các thông báo nêu tại Điều 11 của Quy chế này, bao gồm: - Thông báo chào bán ra công chúng; - Thông báo phát hành cổ phiếu trả cổ tức, thông báo phát hành cổ phiếu tăng vốn điều lệ từ nguồn vốn chủ sở hữu và thông báo phát hành cổ phiếu cho cán bộ công nhân viên công ty; - Thông báo giao dịch cổ phiếu quỹ; - Thông báo quyết định thay đổi phương án giao dịch cổ phiếu quỹ; - Thông báo thay đổi phương án giao dịch cổ phiếu quỹ; Công ty đại chúng chỉ được gửi qua IDS sau khi được Ủy ban chứng khoán Nhà nước cấp Giấy chứng nhận chào bán hoặc có chấp thuận bằng văn bản gửi cho công ty đại chúng. 2. Thời điểm báo cáo và công bố thông tin được xác định là thời điểm hệ thống IDS nhận được thông tin và được thông báo cho công ty trong thư điện tử gửi vào tài khoản được đăng ký của Công ty với UBCKNN. Điều 14. Nghĩa vụ công bố thông tin và nghĩa vụ báo cáo Việc công bố thông tin của Công ty đại chúng qua IDS được xác định đồng thời hoàn thành nghĩa vụ công bố thông tin và nghĩa vụ báo cáo Ủy ban chứng khoán nhà nước được quy định trong các văn bản pháp lý hiện hành. Chương 4. TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 15. Tổ chức thực hiện Trong thời hạn 02 tháng kể từ ngày (Quyết định ban hành Quy chế này có hiệu lực thi hành) các công ty đại chúng thực hiện báo cáo cho UBCKNN song song hai hình thức là báo cáo điện tử qua IDS và báo cáo bằng văn bản. Sau thời hạn này các công ty đại chúng chỉ thực hiện gửi báo cáo điện tử qua IDS. Điều 16. Hỗ trợ kỹ thuật và nghiệp vụ UBCKNN thực hiện hỗ trợ kỹ thuật và nghiệp vụ cho các công ty đại chúng sử dụng IDS. 1. Đối với các yêu cầu về kỹ thuật Các công ty đại chúng liên hệ với Cục Công nghệ Thông tin: Điện thoại 04.3934.0750 (máy lẻ 402 hoặc 418); 04.3935.0800 hoặc 04 . 3935.0177 hoặc 04.3935.1078; hoặc qua địa chỉ email: hotroids@ssc.gov.vn; hoặc làm việc trực tiếp bộ phận hỗ trợ kỹ thuật tại Cục Công nghệ Thông tin, phòng 417, tầng 4, tòa nhà UBCKNN, 164 Trần Quang Khải, Ho à n kiếm, Hà Nội. 2. Đối với các yêu cầu về nghiệp vụ Các công ty đại chúng liên hệ với Vụ Quản lý Phát hành chứng khoán: Điện thoại: 04.3934.0750 máy lẻ 344 hoặc qua địa chỉ email: quanlyphathanh@ssc.gov.vn. Điều 17. Sửa đổi bổ sung 1. Trong quá trình thực hiện Quy chế nếu có khó khăn vướng mắc, đề nghị các công ty đại chúng phản ánh kịp thời về UBCKNN để được hỗ trợ và giải quyết. 2. Việc thay thế sửa đổi bổ sung Quy chế này do Chủ tịch UBCKNN quyết định./. PHỤ LỤC 1 DANH SÁCH BIỂU MẪU BÁO CÁO I. CÔNG B Ố THÔNG TIN ĐỊNH KỲ, BẤT THƯỜNG VÀ CÁC THÔNG TIN KHÁC TT Biểu mẫu Định dạng Thời hạn công bố 1 Báo cáo tài chính kiểm toán năm (BCTC) của doanh nghiệp; tổ chức tín dụng và ngân hàng; doanh nghiệp bảo hiểm; doanh nghiệp môi giới bảo hiểm; đều bao gồm các báo cáo sau: 1. Bảng cân đối kế toán. 2. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. 3. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (trực tiếp) 4. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (gián tiếp). 5. Bản thuyết minh báo cáo tài chính. 1. Các file c ầ n định dạng EXCEL và l ấy toàn bộ dữ liệu bao gồm: - Bảng c â n đối kế toán - Báo c á o kết quả hoạt động k i nh doanh 2. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (trực tiếp và gi á n tiếp). 2. Bản g ốc kèm thu y ết minh báo cáo tài chính đư ợ c g ửi dưới dạng đ í nh kèm. Thời hạn cuối cùng công bố thông tin về báo cáo tài chính năm không quá chín mư ơi (90) ngày, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. 2 Báo cáo tài chính bán niên (chỉ áp dụng đối với công ty đại chúng quy mô lớn và công ty niêm yết ). 1. Các file c ầ n định dạng EXCEL và lấy toàn bộ dữ liệu bao gồm: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo c á o lưu chuyển tiền tệ (trực tiếp và gián tiếp). 2. Bản gốc kèm thu yế t minh BTCT được gửi dưới dạng đính kèm. 1. Đ ố i với các Công ty chỉ lập báo cáo tài chính bán niên độc lập soát xét thì thời hạn nộp trong vòng bốn mươi lăm (45) ngày kể từ ngày kết thúc 06 tháng đầu năm tài chính. 2. Đối với các Công ty phải nộp báo cáo tài chính bán niên soát xét Công ty mẹ và BCTC kiểm toán thì thời hạn nộp 2 báo cáo này là trong vòng sáu mươi (60) ngày kể từ ngày kết thúc 06 tháng đầu năm tài chính. 3 Báo cáo tài chính quý (chỉ áp dụng đối với công ty đại chúng quy mô lớn và công ty niêm yết ) Các f i le c ầ n định dạng EXCEL và l ấy toàn bộ dữ liệu bao gồm: - B ả ng cân đối kế toán - Báo c á o kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lưu chuy ể n ti ề n tệ (trực tiếp và gián tiếp ). 2. B ả n gốc kèm thuyết minh BTCT được gửi dưới dạng đính kèm. 1. Đ ố i với các Công ty chỉ nộp báo cáo tài chính quý độc lập thì thời hạn nộp BCTC là hai mư ơ i (20) ngày , kế từ ngày kết thúc quý. 2. Báo cáo tài chính quý của công ty mẹ và Báo cáo tài chính h ợ p nhất hoặc Báo cáo tài chính tổng hợp trong thời hạn bốn mư ơ i lăm (45) ngày , kể từ ngày kết thúc quý. 4 Báo cáo thường niên Gửi bản g ố c dưới dạng File đính kèm Thời hạn nộp trong vòng hai mư ơi (20) ngày sau khi công b ố BCTC năm được kiểm toán. 5 Báo cáo tình hình quản trị công ty Gửi bản g ố c dưới dạng File đính kèm. Thời hạn nộp báo cáo quản trị (06) tháng và năm chậm nhất là ba mươi (30) ngày , kể từ ngày kết thúc kỳ báo cáo. 6 Họp Đại hội đồng cổ đông Gửi bản g ố c dưới dạng File đính kèm Nghị quyết ĐHĐCĐ thời hạn công bố 24 giờ quy định tại Tiết 1.3 Khoản 1 Điều 8 TT 52/2012/TT-BTC Tài liệu họp công bố trên trang Web Công ty đồng thời mời họp và hướng dẫn truy cập trang Web cho các cổ đông trước khai mạc họp chậm nhất mười lăm (15) ngày 7 Công b ố thông tin Ý ki ế n ngoại trừ/lưu ý của công ty kiểm toán Gửi bản g ố c dưới dạng File đính kèm Công bố thông tin trong thời hạn 24 giờ . 8 Công b ố thông tin 24 giờ Gửi bản g ố c dưới dạng File đính kèm Các thông tin bất thường phải được công bố trong vòng 24h được quy định rõ tại T hông tư 52/2012/TT-BTC ngày 5/4/2012 9 Công bố thông tin 72 giờ Gửi bản gốc dưới dạng File đính kèm. Các thông tin b ấ t thường phải được công bố trong vòng 72h được quy định rõ tại T hông tư 52/2012/TT-BTC ngày 5/4/2012 10 Công bố thông tin theo yêu c ầ u và Thông báo Ngày đăng ký cuối cùng thực hiện quyền cho cổ đông hiện hữu Gửi bản gốc dưới dạng File đính kèm. CTĐC phải báo cáo UBCKNN chậm nhất là mười (10) ngày làm việc trước ngày đăng ký cuối cùng dự kiến thực hiện quyền cho cổ đông. Các thông tin Công bố theo yêu cầu được quy định rõ tại T hông tư 52/2012/TT-BTC ngày 5/4/2012 11 Chào Mua công khai 11.1 Công bố thông tin về việc nhận được đề nghị chào mua công khai. Gửi bản g ố c dưới dạng File đính kèm. Trong vòng ba (03) ngày kể từ ngày Công ty đại chúng nhận được tài liệu đăng ký chào mua công khai. 11.2 Công bố ý kiến của HĐQT Công ty với đề nghị chào mua công khai Gửi bản gốc dưới dạng File đính kèm Trong vòng mư ờ i ( 10 ) ngày k ể từ ngày Công ty đại chúng nhận được tài liệu đăng ký chào mua công khai. 13 Mua C ổ phiếu quỹ 13.1 Công bố thông tin về mua cổ phiếu quỹ. Căn cứ vào b iể u mẫu gốc, Hệ thống IDS xây dựng thành file EXCEL. Công ty nhập thông tin công bố vào file excel này, sau đó gửi thông qua hệ thống IDS và Đính kèm bản gốc. Trong th ời hạn bảy (07) ngày làm việc kể từ ngày U BCKNN thông báo về việc nhận được đầy đủ tài liệu báo cáo việc mua cổ phiếu quỹ, công ty đại chúng phải công bố thông tin trên phương tiện thông tin đại chúng theo Phụ lục số 02 của Thông tư 130/2012/TT-BTC. 13.2 Báo cáo kết quả giao dịch cổ phiếu quỹ Căn cứ vào bi ể u mẫu gốc, Hệ thống IDS xây dựng thành f i le EXCEL. Công ty nhập thông tin công bố vào file excel này, sau đó gửi thông qua hệ thống IDS và Đính kèm bản gốc. Trong th ời hạn mười (10) ngày làm việc k ể từ ngày kết thúc giao dịch mua lại cổ phiếu, công ty đại chúng phải gửi báo cáo kết quả giao dịch cho UBCKNN và công bố thông tin ra công chúng. Trong trường h ợ p công ty đại chúng không thực hiện hết số lượng cổ phiếu dự kiến mua lại, công ty đại chúng phải và công bố lý do không hoàn thành 14 Bán cổ phiếu quỹ 14.1 Công bố thông tin về bán c ổ phiếu quỹ Căn cứ vào bi ểu mẫu gốc, Hệ thống IDS xây dựng thành file EXCEL. Công ty nhập thông tin công bố vào file excel này, sau đó gửi thông qua hệ thống IDS và đính kèm bản gốc. Trong th ờ i hạn bảy (07) ngày làm việc k ể từ ngày UBCKNN thông báo về việc nhận được đầy đủ tài liệu báo cáo việc bán cổ phiếu quỹ, công ty đại chúng phải công bố thông tin trên phương tiện thông tin đại chúng theo Phụ lục số 02 của Thông tư 130/2012/TT-BTC. 14.2 Báo cáo k ế t quả giao dịch Căn cứ vào bi ể u mẫu gốc, Hệ thống IDS xây dựng thành file EXCEL. Công ty nhập thông tin công bố vào file excel này, sau đó gửi thôn g qua hệ thống I DS và đính kèm bản gốc. Trong th ời hạn mư ời (10) ngày làm việc kể từ ngày kết thúc giao dịch bán c ổ phiếu quỹ, công ty đại chúng phải gửi báo cáo kết quả giao dịch cho UBCKNN và công bố thông tin ra công chún g theo mẫu tại Phụ lục số 05 của Thông tư 130/2012/TT-BTC Trong trường hợp công ty đại chúng không thực hiện hết số lượng cổ phiếu dự kiến bán, công ty đại chúng phải báo cáo và công bố lý do không hoàn thành. 15 Thay đổi giao dịch cổ phiếu quỹ 15.1 Công bố thông tin về quyết định thay đổi. Căn cứ vào bi ể u mẫu gốc, Hệ thống IDS xây dựng thành file EXCEL. Công ty nhập thông tin công bố vào f ile excel này, sau đó gửi thông qua hệ thống IDS và đính kèm bản gốc. CTĐC phải CBTT về quyết định thay đổi trên phương tiện thông tin đại chúng trong thời hạn hai mươi bốn (24) giờ kể từ khi ra quyết định thay đổi việc bán cổ phiếu quỹ. 15.2 Thông báo về việc thay đ ổi Gửi bản g ố c dưới dạng File đính kèm. Công ty đại chúng thông báo về việc thay đổi trên phương tiện thông tin đại chúng đồng thời gửi cho Ủy ban Chứng khoán Nhà nước trong thời hạn hai mươi bốn (24) giờ kể từ khi được Ủy ban Chứng khoán Nhà nước chấp thu ậ n. II. CÔNG BỐ THÔNG TIN VỀ CHÀO BÁN, PHÁT HÀNH TT Biểu mẫu Định dạng Thời hạn công bố 1 Công bố thông báo chào bán ra công chúng. Căn cứ vào biểu mẫu gốc, Hệ thống IDS xây dựng thành file EXCEL. Công ty nhập thông tin công bố vào file excel này, sau đó gửi thông qua hệ thống IDS và đính kèm bản gốc (Phụ lục 9). Trong thời hạn bảy (07) ngày làm việc , kể từ ngày GCN đăng ký chào b á n chứng khoán có hiệu lực, tổ chức chào bán công bố thông tin về việc chào bán. 2 Báo cáo k ế t quả chào bán Căn cứ vào bi ể u mẫu gốc, Hệ thống IDS xây d ựn g thành f i le EXCEL. Công ty nhập thông tin công bố vào file excel này, sau đó gửi thông qua hệ thống I DS và đính kèm b ả n gốc. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày kết thúc đ ợt chào bán , t ổ chức phát hành phải báo cáo Ủ y ban Ch ứ ng khoán Nhà nước kết quả chào bán kèm theo xác nhận của ng â n hàng thương mại nơi mở tài khoản phong tỏa về số tiền thu được từ đợt chào bán. 3 Báo cáo ti ế n độ sử dụng vốn Căn cứ vào biểu mẫu gốc, Hệ thống IDS xây dựng thành f i le EXCEL. Công ty nhập thông tin công bố vào file excel này, sau đó gửi thông qua hệ thống IDS và đính kèm bản gốc. Đối với trường hợp huy động vốn để thực hiện các dự án đầu tư, định kỳ sáu (06) tháng kể từ ngày hoàn thành đợt chào bán cho đến khi hoàn thành dự án, tổ chức phát hành phải báo cáo Ủy ban Chứng khoán Nhà nước và công bố thông tin về ti ế n độ sử dụng vốn thu được từ đợt chào bán. 4 Báo cáo thay đ ổ i mục đích sử dụng vốn Gửi bản gốc dưới dạng File đính kèm. Trường hợp HĐQT có quyết định thay đ ổ i mục đích sử dụng v ố n theo ủy quyền của ĐHĐCĐ, trong th ờ i hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi mục đích sử dụng vốn, tổ chức phát hành phải báo cáo Ủy ban Chứng khoán Nhà nước 5 Công bố thông tin của UBCKNN chào bán cổ phiếu riêng lẻ Căn cứ vào biểu mẫu gốc, Hệ thống IDS xây dựng thành file EXCEL. Công ty nhập thông tin công bố vào file excel này, sau đó gửi thông qua hệ thống IDS và đính kèm bản gốc. Trong thời hạn 15 ngày k ể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký đầy đủ và hợp lệ, cơ quan nhà nước có thẩm quyền thông báo cho tổ chức đăng ký và công bố trên trang thông tin điện tử về việc chào bán cổ phiếu riêng lẻ của tổ chức đăng ký. 6 Báo cáo k ế t quả đợt chào bán cổ phiếu riêng lẻ Căn cứ vào biểu mẫu gốc, Hệ thống IDS xây dựng thành file EXCEL. Công ty nhập thông tin công bố vào file excel này, sau đó gửi thông qua hệ thống IDS và đính kèm bản gốc. Trong vòng mười (10) ngày k ể từ khi hoàn thành đợt chào bán, tổ chức phát hành gửi báo cáo kết quả đợt chào bán cho UBCKNN. 7 Công bố quyết định thay đổi phương án sử dụng số tiền thu được từ đợt chào bán cổ phiếu riêng lẻ Gửi bản gốc dưới dạng File đính kèm. Trong th ờ i hạn mười (10) ngày k ể từ ngày có Quyết định của HĐQT theo ủy quyền của ĐHĐCĐ về việc thay đổi phương án sử dụng số tiền thu được từ đợt chào bán cổ phiếu riêng lẻ, tổ chức phát hành phải báo cáo UBCKNN 8 Công bố thông tin về việc phát hành cổ phiếu để trả cổ tức Căn cứ vào biểu mẫu gốc, Hệ thống IDS xây dựng thành file EXCEL. Công ty nhập thông tin công bố vào file excel này, sau đó gửi thông qua hệ thống IDS và đính kèm bản gốc. Trong thời hạn bảy (07) ngày làm việc kể từ ngày UBCKNN thông báo về việc nhận được đầy đủ tài liệu báo cáo phát hành cổ phiếu đ ể trả cổ tức, t ổ chức phát hành phải công bố thông tin về việc phát hành trên các phương tiện thông tin đại chúng ít nhất b ả y (07) ngày trước thời điểm dự kiến thực hiện việc phát hành. 9 Báo cáo kết quả phát hành cổ phiếu để trả cổ tức Căn cứ vào biểu mẫu gốc, Hệ thống IDS xây dựng thành file EXCEL. Công ty nhập thông tin công bố vào file excel này, sau đó gửi thông qua hệ thống IDS và đính kèm bản gốc. Trong thời hạn mười (10) ngày làm việc kể từ ngày hoàn thành việc phát hành cổ phiếu để trả cổ tức, tổ chức phát hành phải gửi báo cáo kết quả phát hành cho UBCKNN và công bố thông tin ra công chúng theo mẫu. 10 Công bố thông tin về việc phát hành cổ phiếu để tăng vốn cổ phần từ nguồn vốn chủ sở hữu Căn cứ vào biểu mẫu gốc, Hệ thống IDS xây dựng thành file EXCEL. Công ty nhập thông tin công bố vào file excel này, sau đó gửi thông qua hệ thống IDS và đính kèm bản gốc. Trong thời hạn bảy (07) ngày làm việc kể từ ngày UBCKNN thông báo về việc nhận được đầy đủ tài liệu báo cáo phát hành cổ phiếu để tăng vốn cổ phần từ nguồn vốn chủ sở hữu, t ổ chức phát hành phải công bố thông tin về việc phát hành trên các phương tiện thông tin đại chúng ít nhất bảy (07) ngày làm việc trước thời đi ể m dự kiến thực hiện phát hành. 11 Báo cáo kết quả phát hành cổ phiếu để tăng vốn cổ phần từ nguồn vốn chủ sở hữu Căn cứ vào biểu mẫu gốc, Hệ thống IDS xây dựng thành file EXCEL. Công ty nhập thông tin công bố vào file excel này, sau đó gửi thông qua hệ thống IDS và đính kèm bản gốc. Trong thời hạn mười (10) ngày làm việc kể từ ngày hoàn thành việc phát hành cổ phiếu để tăng vốn cổ phần từ nguồn vốn chủ sở hữu, tổ chức phát hành phải gửi báo cáo kết quả phát hành cho UBCKNN và công bố thông tin ra công chúng 12 Công bố thông tin về việc phát hành cổ phiếu theo chương trình lựa chọn cho người lao động Căn cứ vào biểu mẫu gốc, Hệ thống IDS xây dựng thành file EXCEL. Công ty nhập thông tin công bố vào file excel này, sau đó gửi thông qua hệ thống IDS và đính kèm bản gốc. Trong thời hạn (07) ngày làm việc kể từ ngày UBCKNN thông báo về việc nhận được đầy đủ tài liệu báo cáo phát hành cổ phiếu theo chương trình lựa chọn cho người lao động trong công ty, tổ chức phát hành phải công b ố thông tin v ề việc phát hành tr ên các phương tiện thông tin đại chúng ít nhất bảy (07) ngày làm việc trước thời điểm dự kiến thực hiện việc phát hành theo. 13 Báo cáo kết quả phát hành c ổ phiếu theo chương trình lựa chọn cho người lao động Căn cứ vào biểu mẫu gốc, Hệ thống IDS xây dựng thành file EXCEL. Công ty nhập thông tin công bố vào file excel này, sau đó gửi thông qua hệ thống IDS và đính kèm bản gốc. Trong thời hạn (10) ngày làm việc kể từ ngày hoàn thành việc phát hành , tổ chức phát hành phải gửi báo cáo kết quả phát hành cho Ủy ban Chứng khoán Nhà nước và công bố thông tin ra công chúng . Báo cáo kết quả phát hành cổ phi ếu theo chương trình lựa chọn cho người lao động trong công ty phải kèm theo danh sách về số lượng cổ phần đã mua và có chữ ký của người lao động được tham g ia mua cổ phiếu. PHỤ LỤC 2 MẪU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG HỆ THỐNG Tên công ty ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- ĐĂNG KÝ THAM GIA SỬ DỤNG HỆ THỐNG CÔNG BỐ THÔNG TIN (IDS) Kính gửi: Ủy ban Chứng khoán Nhà nước Công ty ............................................................................................................................... Xác nhận tham gia Hệ thống Công bố thông tin (IDS) và đăng ký thông tin tạo tài khoản sử dụng Hệ th ố ng như sau: 1. Tên Công ty:.................................................................................................................... 2. Địa chỉ:........................................................................................................................... 3. Email: ................................................ Điện thoại .......................... Fax:.......................... 4. Ngành kinh doanh chính:.................................................................................................. 5. Sàn niêm yết (*): ................................. Mã chứng khoán(*):.............................................. 6. Số giấy ĐKKD: .................................... Nơi cấp:.............................................................. 7. Thông tin về chữ ký số công cộng mà Công ty đang sử dụng: - Công ty có sử dụng chữ ký số: □ Có □ Không - Tên nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số (nếu có):...................................................................... - Tên nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số dự kiến sử dụng (nếu không): .......................................................................................................................................... 8. Thông tin về cán bộ trực tiếp tham gia sử dụng Hệ thống IDS: STT Chức vụ Họ và tên Email Điện thoại Cán bộ phụ trách công bố thông tin Cán bộ hỗ trợ kỹ thuật tin học Chúng tôi xin cam kết các thông tin trên đây là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã đăng ký./. Ngày ... tháng ... năm ... Người đại diện theo pháp luật (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Ghi chú: - (*) Đ ối với công ty niêm yết - Đ ề nghị Quý Công ty gửi bản đăng ký này cho UBCKNN theo địa c hỉ : Cục CNTT - Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội Điện thoại: 04.3935.0177; Fax: 04.39350943 Email: hotroids @ ssc.sov.vn PHỤ LỤC 3 THÔNG BÁO THÔNG TIN TÀI KHOẢN THÔNG TIN TÀI KHOẢN SỬ DỤNG HỆ TH Ố NG CÔNG BỐ THÔNG TIN (IDS) 1. Tên công ty: 2. Địa chỉ: 3. Mã tài khoản: 4. Thông tin tài khoản: Tên đăng nhập Mật khẩu Email liên lạc 5. Yêu cầu kh i sử dụng tài khoản: - Công ty thực hiện cài đặt phần mềm và đ ổ i mật khẩu ngay sau khi nhận được thông tin tài khoản. - Công ty gửi lại Phiếu xác nhận (theo mẫu kèm theo) đến Cục Công nghệ Thông tin - Ủy ban Chứng khoán Nhà nước. Trong thời hạn 45 ngày kể từ ngày gửi thông tin tài khoản nếu Cục Công nghệ Thông tin không nhận được Phiếu xác nhận, tài khoản sẽ tự động dừng hoạt động. - Địa chỉ email trên của công ty là địa chỉ ema i l duy nhất được sử dụng để nhận thông tin phản hồi sau khi gửi báo cáo từ hệ thống IDS. Trong trường hợp thay đ ổ i email liên lạc hoặc tên đăng nhập, công ty phải thông báo cho Cục Công nghệ Thông tin - Ủy ban Chứng khoán Nhà nước. 6. Tài liệu gửi kèm: - CD-ROM cài đặt chương trình và thông tin phần mềm công bố thông tin; - Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm công bố thông tin. 7. Địa chỉ hỗ trợ và giải đáp các vấn đề liên quan - Cục Công nghệ Thông tin - Ủy ban Chứng khoán Nhà nước; - Địa chỉ: số 164 Trần Quang Khải, Hoàn Kiếm, Hà Nội; - Điện thoại: 04.3934.0750 (máy lẻ 402 hoặc 418); 04.3935.0800 hoặc 04.3935.0177 hoặc 04.3935.1078; - Fax: 04.39350943; Email: hotroids@ssc.gov.vn; PHỤ LỤC 4 MẪU PHIẾU XÁC NHẬN Tên công ty ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- PHIẾU XÁC NHẬN SỬ DỤNG HỆ TH Ố NG CÔNG B Ố THÔNG TIN (IDS) Kính gửi: Cục Công nghệ Thông tin - Ủy ban Chứng khoán Nhà nước Công ty ......................................................................................................... xác nhận: - Đã nhận được Thông tin tài khoản sử dụng Hệ thống Công bố thông tin (IDS) của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước. - Đã thực hiện cài đặt và đổi mật khẩu phần mềm công bố thông tin (IDS) ngay sau khi nhận được thông tin tài khoản. Công ty ................................................................................. xin cam kết bảo mật thông tin tài khoản và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật v ề thông tin công bố./. ………, Ngày ... tháng ... năm ... Người đại diện theo pháp luật (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Ghi chú: Đề nghị Quý Công ty gửi Phiếu xác nhận theo địa chỉ: - Cục Công nghệ Thông tin - Ủy ban Chứng khoán Nhà nước - Địa chỉ: 164 T rầ n Quang Khải, Hoàn Ki ế m, Hà Nội - Điện thoại: 04.3935.0177; 04.3934.0750 (ext 418) - Fax: 04.39350943 - Email: hotro i ds@ssc.gov.vn