693/QĐ-BTP

Quyết định 693/QĐ-BTP năm 2015 về Quy chế tổ chức họp trong hoạt động của cơ quan Bộ Tư pháp BỘ TƯ PHÁP -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 693/QĐ-BTP Hà Nội, ngày 09 tháng 4 năm 2015 QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC HỌP TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN BỘ TƯ PHÁP BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP Căn cứ Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13/3/2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp; Căn cứ Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước; Căn cứ Quyết định số 1685/QĐ-BTP ngày 05/7/2013 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành Quy chế làm việc của Bộ Tư pháp; Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1 . Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức họp trong hoạt động của cơ quan Bộ Tư pháp. Điều 2 . Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Điều 3 . Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, Giám đốc Sở Tư pháp, Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Như Điều 3 (để t/h); - Các Thứ trưởng (để biết); - Cục CNTT (để đăng Cổng TTĐT); - Lưu: VT, VP(PTH). BỘ TRƯỞNG Hà Hùng Cường QUY CHẾ TỔ CHỨC HỌP TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN BỘ TƯ PHÁP (Ban hành kèm theo Quyết định số 693/QĐ-BTP ngày 09 tháng 4 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp) Chương I: QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng 1. Quy chế này quy định việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị (sau đây gọi chung là họp) trong hoạt động quản lý, điều hành của Bộ Tư pháp do Lãnh đạo Bộ chủ trì hoặc Lãnh đạo Bộ ủy quyền cho Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ chủ trì. 2. Các cuộc họp nêu tại khoản 1 Điều này, gồm: a) Họp giao ban Lãnh đạo Bộ, giao ban Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, giao ban cấp Vụ: Là cuộc họp để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên. b) Họp tham mưu, tư vấn: Là cuộc họp để Lãnh đạo Bộ nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của Thủ trưởng các đơn vị, của các chuyên gia, nhà khoa học, nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền. c) Họp làm việc là cuộc họp của Lãnh đạo Bộ với Thủ trưởng các đơn vị để giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp, tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới. d) Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án. e) Họp (hội nghị) tổng kết hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị. f) Họp (hội nghị) sơ kết hoặc tổng kết chuyên đề là cuộc họp để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng. 3. Các hội nghị, lớp tập huấn, họp, hội thảo, tọa đàm có sự tham gia hoặc tài trợ của đối tác nước ngoài; tập huấn, hội thảo, toạ đàm khoa học; các cuộc họp của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội thuộc Bộ không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này. 4. Quy chế này áp dụng đối với cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Tư pháp và cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc tổ chức và tham dự họp quy định tại khoản 2 Điều này. Điều 2. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp 1. Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân công; cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cấp trên giải quyết. 2. Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự để đảm bảo cuộc họp có chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không phô trương, hình thức. 3. Chỉ tiến hành họp khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng. Không dùng cuộc họp để thay cho việc ban hành các quyết định quản lý, điều hành. 4. Thực hiện lồng ghép nội dung, kết hợp các cuộc họp với nhau để tổ chức họp một cách hợp lý, phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết. Điều 3. Các biện pháp để giảm bớt số lượng và nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp 1. Đẩy mạnh ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành (trao đổi thông tin trên mạng); tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp (sử dụng văn bản điện tử, họp trực tuyến). 2. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm, quý, tháng, tuần, bảo đảm khoa học, hợp lý, khả thi, phù hợp với yêu cầu quản lý, điều hành. 3. Các trường hợp không tổ chức họp: a) Phổ biến, quán triệt và triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của cấp trên, trừ văn bản quy định chủ trương, chính sách lớn, quan trọng, những nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách, khi cần thiết có thể tổ chức cuộc họp để quán triệt, tập huấn nhằm thống nhất nhận thức và hành động trong triển khai thực hiện, nhưng phải xin phép theo quy định tại Điều 4 của Quy chế này; b) Giải quyết những việc cụ thể đã được ủy quyền hoặc phân công, phân cấp rõ thẩm quyền và trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân cấp dưới giải quyết; c) Giải quyết những công việc mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật hoặc để giải quyết những công việc chuẩn bị trước cho việc tổ chức các cuộc họp, trừ trường hợp những cuộc họp lớn, quan trọng; d) Việc tổ chức các cuộc họp làm chậm trễ, gây khó khăn, phiền hà cho hoạt động tiếp nhận và xử lý công việc của cá nhân, tổ chức hoặc ảnh hưởng đến chế độ tiếp công dân, xử lý khiếu kiện của công dân theo quy định của pháp luật. Chương II: CHẾ ĐỘ HỌP Điều 4. Chế độ báo cáo xin phép tổ chức họp 1. Các cuộc họp phải xin phép Thủ tướng Chính phủ: a) Hội nghị để quán triệt, tổ chức triển khai trên phạm vi toàn quốc những chủ trương, chính sách lớn, quan trọng và cấp bách của Đảng và Nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực quản lý được phân công, thực sự thấy cần thiết; b) Hội nghị sơ kết, tổng kết chuyên đề không có quy định hoặc sự chỉ đạo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ nhưng thấy thực sự cần thiết phải tổ chức để sơ kết, tổng kết những vấn đề quản lý quan trọng thuộc phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý được phân công; c) Hội nghị toàn quốc để tổng kết đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm. 2. Các cuộc họp phải xin phép Bộ trưởng: a) Các cuộc họp có mời các cơ quan Tư pháp, cơ quan Thi hành án dân sự từ 10 tỉnh trở lên; b) Các cuộc họp quy định tại điểm a, e, f khoản 2 Điều 1; c) Các cuộc họp khác theo chỉ đạo của Thứ trưởng phụ trách. 3. Thủ trưởng đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp quy định tại khoản 1 Điều này phối hợp với Văn phòng Bộ chuẩn bị dự thảo văn bản xin phép Thủ tướng Chính phủ cho phép tổ chức cuộc họp, trình Bộ trưởng ký ban hành chậm nhất 10 ngày làm việc trước ngày dự kiến tổ chức họp. Đối với cuộc họp đột xuất, phải báo cáo xin phép ngay khi phát sinh nhu cầu. Thủ trưởng đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp quy định tại khoản 2 Điều này phải có văn bản xin phép và được sự đồng ý của Bộ trưởng trước 05 ngày làm việc dự kiến tổ chức họp. Đối với cuộc họp đột xuất, phải báo cáo xin phép ngay khi phát sinh nhu cầu. Văn bản xin phép phải nêu rõ mục tiêu, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, kinh phí, thời gian, địa điểm tổ chức họp. Điều 5. Thành phần tham dự cuộc họp 1. Căn cứ tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người triệu tập cuộc họp quyết định thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả. 2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được mời tham dự cuộc họp phải cử người tham dự đúng thành phần, có đủ thẩm quyền đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp. 3. Đơn vị hoặc cá nhân được mời dự họp có trách nhiệm thông báo trước cho đơn vị chủ trì tổ chức họp về việc không tham dự cuộc họp và lý do không tham dự. 4. Thư ký giúp việc Lãnh đạo Bộ và chuyên viên Văn phòng Bộ (Phòng Tổng hợp) được tham dự tất cả các cuộc họp do Lãnh đạo Bộ chủ trì, trừ những cuộc họp có nội dung mật phải được sự đồng ý của người chủ trì. Điều 6. Thời gian họp 1. Không quá 1/2 ngày đối với các cuộc họp quy định tại điểm a, b, c, d khoản 2 Điều 1 Quy chế này; 2. Không quá 1 ngày đối với Họp sơ kết 6 tháng, tổng kết chuyên đề; không quá 2 ngày đối với họp tổng kết công tác năm của ngành; 3. Các cuộc họp khác, căn cứ vào tính chất và nội dung để bố trí thời gian hợp lý, nhưng không quá 2 ngày. Điều 7. Trách nhiệm của Lãnh đạo Bộ hoặc Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ được ủy quyền chủ trì cuộc họp Lãnh đạo Bộ hoặc Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ được ủy quyền chủ trì cuộc họp (sau đây gọi là người chủ trì cuộc họp) có trách nhiệm: 1. Chỉ đạo chuẩn bị nội dung để tổ chức cuộc họp theo chủ trương đã được duyệt. 2. Quyết định không tiến hành cuộc họp đối với trường hợp tài liệu cuộc họp chuẩn bị không đầy đủ, nội dung không bảo đảm chất lượng hoặc thành phần tham dự cuộc họp không đúng với yêu cầu. 3. Tổ chức cuộc họp đảm bảo mục tiêu, chất lượng, hiệu quả: a) Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung và chương trình làm việc ngay khi bắt đầu cuộc họp; b) Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra và điều hành kỷ luật cuộc họp đi đúng trọng tâm và đảm bảo thời gian họp; c) Kết luận nội dung cuộc họp. Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp phải rõ ràng, cụ thể, chỉ đạo thời hạn giải quyết công việc đối với những vấn đề liên quan trong nội dung cuộc họp. 4. Người chủ trì cuộc họp theo sự phân công hoặc được uỷ quyền chịu trách nhiệm về nội dung, chương trình và tổ chức cuộc họp, báo cáo kết quả với người đã phân công, uỷ quyền. Người được phân công hoặc nhận ủy quyền chủ trì cuộc họp không được phân công hoặc ủy quyền tiếp cho người khác chủ trì cuộc họp khi chưa có sự đồng ý của người phân công, ủy quyền đầu tiên. Điều 8. Trách nhiệm của người tham dự họp 1. Nghiên cứu tài liệu của cuộc họp và chuẩn bị ý kiến phát biểu trước khi đến dự cuộc họp. 2. Tham dự cuộc họp đúng giờ và đủ thời gian cuộc họp, trừ trường hợp đột xuất và được sự đồng ý của người chủ trì cuộc họp. 3. Trình bày ngắn gọn ý kiến tại cuộc họp, đi thẳng vào nội dung vấn đề và không vượt quá thời gian mà người chủ trì cuộc họp cho phép. 4. Sử dụng văn bản, tài liệu được đơn vị chủ trì tổ chức họp cung cấp tại cuộc họp theo đúng chỉ dẫn về phạm vi lưu hành. 5. Không cung cấp thông tin, nội dung cuộc họp, tài liệu cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân không có thẩm quyền hoặc không trực tiếp thực hiện công việc liên quan đến cuộc họp. 6. Trong khi dự họp, không được làm việc riêng hoặc xử lý công việc không có liên quan đến nội dung cuộc họp. 7. Báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về nội dung, kết quả cuộc họp trong trường hợp được đơn vị cử đi họp. Điều 9. Bố trí sử dụng phòng họp tại Trụ sở cơ quan Bộ 1. Trên cơ sở Lịch công tác của Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ có trách nhiệm bố trí, sắp xếp phòng họp căn cứ vào tính chất, tầm quan trọng của cuộc họp, số lượng đại biểu, khả năng phòng họp, khả năng phục vụ, bảo đảm hợp lý theo thứ tự ưu tiên như sau: a) Các cuộc họp do Bộ trưởng chủ trì; b) Các cuộc họp do Thứ trưởng chủ trì; c) Các cuộc họp do Lãnh đạo Bộ ủy quyền cho Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ chủ trì. 2. Đối với các cuộc họp quy định tại điểm c khoản 1 Điều này, đơn vị chủ trì có trách nhiệm đăng ký phòng họp với Văn phòng Bộ chậm nhất vào thứ Năm của tuần trước khi tổ chức cuộc họp. 3. Thủ tục đăng ký sử dụng phòng họp do Chánh Văn phòng Bộ quy định. Chương III: QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỌP Điều 10. Xây dựng dự kiến kế hoạch tổ chức các cuộc họp 1. Các đơn vị thuộc Bộ có nhiệm vụ: a) Xây dựng Kế hoạch tổ chức các cuộc họp quy định tại khoản 1 Điều 4 Quy chế này do đơn vị mình chủ trì tổ chức tại Kế hoạch công tác hàng năm của đơn vị, trình Lãnh đạo Bộ phụ trách phê duyệt; b) Trước ngày 25 hàng tháng, các đơn vị thuộc Bộ đề xuất dự kiến kế hoạch tổ chức các cuộc họp do Lãnh đạo Bộ chủ trì của tháng tiếp theo, gửi Văn phòng Bộ tổng hợp, cho ý kiến trước khi trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt; c) Trên cơ sở Kế hoạch công tác hàng tháng của Lãnh đạo Bộ, chậm nhất là vào thứ Năm hàng tuần, các đơn vị thuộc Bộ đề xuất dự kiến kế hoạch tổ chức các cuộc họp do Lãnh đạo Bộ chủ trì của tuần tiếp theo, gửi Văn phòng Bộ tổng hợp, cho ý kiến trước khi trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt; d) Đối với cuộc họp đột xuất và cuộc họp phát sinh ngoài kế hoạch chung, đơn vị chủ trì tổ chức họp thống nhất với Văn phòng Bộ trước khi báo cáo Lãnh đạo Bộ quyết định. 2. Văn phòng Bộ có nhiệm vụ: a) Có ý kiến về sự cần thiết tổ chức họp do các đơn vị đề xuất, trình Lãnh đạo Bộ quyết định; b) Tổng hợp, xây dựng dự kiến kế hoạch tổ chức họp hàng tháng, hàng tuần vào Lịch công tác tháng, Lịch công tác tuần, báo cáo Lãnh đạo Bộ xem xét, quyết định; c) Đề xuất việc lồng ghép, kết hợp các cuộc họp có thể ghép chung về thành phần dự họp, thời gian, địa điểm tổ chức, trình Lãnh đạo Bộ quyết định; d) Công bố dự kiến Lịch công tác tháng, Lịch công tác tuần của Lãnh đạo Bộ trên Cổng thông tin điện tử của Bộ để các đơn vị theo dõi, thực hiện. 3. Nội dung dự kiến kế hoạch tổ chức họp gồm: - Mục đích, yêu cầu. - Người chủ trì. - Thành phần, số lượng đại biểu. - Thời gian, địa điểm. - Hình thức tổ chức cuộc họp (tập trung, trực tuyến). - Danh mục các tài liệu tại cuộc họp. - Dự kiến thành lập Ban Tổ chức cuộc họp (nếu cần thiết). - Phân công chuẩn bị và tổ chức phục vụ họp. - Tính chất của cuộc họp (công khai, kín), có hay không cho phép cung cấp thông tin cho báo chí về nội dung cuộc họp; xác định chỉ dẫn về phạm vi lưu hành của văn bản, tài liệu cung cấp tại cuộc họp. Điều 11. Chuẩn bị tài liệu họp 1. Tài liệu liên quan đến nội dung họp phải được chuẩn bị trước theo đúng yêu cầu và tiến độ đề ra, trong đó nêu rõ những nội dung cần trao đổi, tham khảo ý kiến hoặc xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ tại cuộc họp. Đối với những tài liệu trình bày trực tiếp tại cuộc họp dài trên 30 trang A4 thì ngoài bản chính phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung. 2. Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo, phối hợp với Văn phòng Bộ chuẩn bị tài liệu liên quan đến nội dung họp. Đối với các cuộc họp quy định tại điểm a, e, f khoản 2 Điều 1 Quy chế này, tài liệu cuộc họp phải trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt: a) Báo cáo chính phải trình Lãnh đạo Bộ duyệt trước ngày họp ít nhất 3 ngày làm việc; b) Các tài liệu khác phải trình Lãnh đạo Bộ duyệt trước ngày họp ít nhất 2 ngày làm việc. Điều 12. Gửi giấy mời, công văn triệu tập họp, chương trình, tài liệu họp 1. Đơn vị chủ trì tổ chức họp dự thảo giấy mời, công văn triệu tập họp gồm những nội dung sau: a) Cơ quan, đơn vị, người được mời tham dự họp; b) Nội dung cuộc họp; c) Người chủ trì cuộc họp; d) Thời gian, địa điểm họp; e) Đầu mối liên hệ thông tin về cuộc họp. d) Các nội dung khác (nếu có) như: thành phần dự họp; yêu cầu đối với tổ chức, cá nhân dự họp. 2. Thẩm quyền ký giấy mời, công văn triệu tập họp: a) Lãnh đạo Bộ ký giấy mời Lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Lãnh đạo các Bộ, ngành ở Trung ương, Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Lãnh đạo các tổ chức quốc tế ; b) Chánh Văn phòng Bộ ký thừa lệnh Bộ trưởng đối với giấy mời họp các cuộc họp liên ngành do Lãnh đạo Bộ chủ trì, trừ giấy mời theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều này; c) Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ ký thừa lệnh Bộ trưởng đối với giấy mời họp các cuộc họp do Lãnh đạo Bộ chủ trì và các cuộc họp Lãnh đạo Bộ phân công Thủ trưởng đơn vị chủ trì không thuộc quy định tại điểm a, điểm b khoản 2 Điều này. 3. Gửi giấy mời, công văn triệu tập họp: a) Đơn vị chủ trì tổ chức họp phối hợp với Văn phòng Bộ gửi giấy mời, công văn triệu tập trước ngày họp ít nhất là 3 ngày làm việc. Đối với cuộc họp mà thành phần dự họp là đại biểu trên phạm vi vùng, miền, cả nước thì Giấy mời phải được gửi trước ngày họp ít nhất là 5 ngày làm việc; b) Đơn vị chủ trì tổ chức họp phối hợp với Cục Công nghệ thông tin thông báo về việc tổ chức họp trên Cổng thông tin điện tử của Bộ. 4. Chương trình, tài liệu cuộc họp phải được gửi trước cho các thành phần tham dự cuộc họp ít nhất là 3 ngày làm việc, trừ các trường hợp sau: a) Cuộc họp giao ban Lãnh đạo bộ, giao ban Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, giao ban cấp Vụ được thực hiện theo quy định tại khoản 5 Điều 29, khoản 5 Điều 30 và khoản 4 Điều 31 Quy chế làm việc của Bộ; b) Cuộc họp đột xuất; c) Tài liệu phục vụ họp có chỉ dẫn về phạm vi lưu hành nội bộ, tài liệu mật, tuyệt mật, tối mật. 5. Phương thức gửi chương trình, tài liệu họp: a) Đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ, trừ trường hợp tài liệu nêu tại điểm c khoản 4 Điều này; b) Gửi qua hộp thư điện tử các cơ quan, đơn vị, cá nhân đã đăng ký, trừ trường hợp tài liệu nêu tại điểm c khoản 4 Điều này; c) Gửi tài liệu bằng văn bản giấy. 6. Trường hợp họp đột xuất, gấp thì giấy mời, chương trình và tài liệu họp có thể gửi bằng Fax, thư điện tử đồng thời với việc gửi bản chính. 7. Đối với thành phần tham dự cuộc họp là các đơn vị thuộc Bộ đã được bố trí trong Lịch làm việc tuần của Lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm chủ động cử người tham dự đúng thành phần. Đơn vị chủ trì tổ chức họp có thể thông báo qua điện thoại, thư điện tử. Trường hợp đơn vị thuộc Bộ không có người tham dự hoặc tham dự không đúng giờ, không đầy đủ thời gian cuộc họp, Văn phòng Bộ có văn bản thông báo tới Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ và hàng tháng tổng hợp, báo cáo Lãnh đạo Bộ tại cuộc họp giao ban Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ. Điều 13. Phân công chuẩn bị và phục vụ họp 1. Đối với cuộc họp được tổ chức tại Trụ sở cơ quan Bộ a) Văn phòng Bộ có nhiệm vụ: - Bố trí phòng họp, trang trí, khánh tiết, chuẩn bị phương tiện, thiết bị phục vụ họp; bố trí nhân viên lễ tân phục vụ các cuộc họp do Lãnh đạo Bộ chủ trì. - Phối hợp với đơn vị chủ trì tổ chức họp để in tài liệu họp của các đơn vị do Văn phòng Bộ quản lý kinh phí, trừ các trường hợp quy định tài liệu phải phát hành bằng bản điện tử. - Phối hợp với đơn vị chủ trì tổ chức họp để tổ chức đón đại biểu, ghi danh, phát tài liệu; hướng dẫn đại biểu đỗ xe đúng nơi quy định; đảm bảo an ninh trật tự bên ngoài phòng họp. Phối hợp với đơn vị chủ trì tổ chức họp để đảm bảo an ninh trật tự bên trong phòng họp khi được yêu cầu. - Tổ chức thông tin tuyên truyền, bố trí phương tiện đưa, đón đại biểu, chăm sóc y tế khi được yêu cầu. - Đối với các cuộc họp quy định tại khoản 1 Điều 4 Quy chế này thì Văn phòng Bộ có trách nhiệm thẩm tra toàn bộ công tác chuẩn bị tổ chức họp. b) Đơn vị chủ trì tổ chức họp có nhiệm vụ: - Phối hợp với Văn phòng Bộ để chuẩn bị các nội dung theo kế hoạch đã được duyệt. - Chuẩn bị kinh phí họp theo kế hoạch, dự toán được duyệt. - In tài liệu họp (đối với các đơn vị, các chương trình, dự án có kinh phí riêng). - Tổ chức đón đại biểu, ghi danh, phát tài liệu. Đơn vị chủ trì tổ chức họp bố trí người trực đón tiếp đại biểu tham dự trước khi cuộc họp diễn ra 15 phút. - Tổng hợp danh sách đại biểu, báo cáo người chủ trì cuộc họp. - Đảm bảo an ninh trật tự bên trong phòng họp. - Theo dõi họp, dự thảo thông báo kết luận cuộc họp của người chủ trì. - Đối với các cuộc họp đột xuất mà trong thành phần có cơ quan, đơn vị bên ngoài trụ sở cơ quan Bộ và các cơ quan thông tấn, báo chí để đưa tin về nội dung họp thì đơn vị chủ trì tổ chức họp có trách nhiệm thông báo với Văn phòng Bộ (Phòng Bảo vệ) để tạo điều kiện thuận lợi cho việc hướng dẫn các đại biểu trong việc ra vào trụ sở cơ quan Bộ. - Đơn vị chủ trì tổ chức họp có trách nhiệm kiểm tra thành phần tham dự cuộc họp trước ít nhất 01 buổi làm việc và báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của người chủ trì cuộc họp nếu thành phần tham dự không đáp ứng mục đích tổ chức cuộc họp. - Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công. c) Các đơn vị thuộc Bộ có liên quan có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ được phân công theo kế hoạch được duyệt. 2. Cuộc họp tổ chức ngoài Trụ sở cơ quan Bộ Đơn vị chủ trì tổ chức họp chủ động triển khai hoặc phối hợp với Văn phòng Bộ để triển khai theo kế hoạch được duyệt. Điều 14. Thẩm tra tài liệu giao ban Lãnh đạo Bộ 1. Đối với các cuộc họp giao ban Lãnh đạo Bộ, các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm chuẩn bị nội dung báo cáo và gửi tài liệu tới Văn phòng Bộ để thẩm tra trước cuộc họp ít nhất là hai ngày làm việc, trừ trường hợp theo yêu cầu báo cáo đột xuất của Lãnh đạo Bộ. 2. Trong thời hạn một ngày làm việc kể từ khi nhận được tài liệu, Văn phòng Bộ có trách nhiệm thẩm tra tài liệu. Trường hợp gửi tài liệu không đảm bảo thời gian để thẩm tra hoặc tài liệu không đầy đủ, không thể hiện đúng yêu cầu của Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ báo cáo Lãnh đạo Bộ xem xét không đưa nội dung đó vào chương trình họp giao ban. 3. Tại các cuộc họp giao ban Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ trình bày ý kiến thẩm tra đối với các vấn đề đưa ra tại cuộc họp giao ban trước khi các đơn vị có ý kiến và Lãnh đạo Bộ kết luận. Điều 15. Tổ chức họp 1. Đơn vị chủ trì tổ chức họp chịu trách nhiệm về nghi thức, giới thiệu đại biểu, chương trình; giúp người chủ trì cuộc họp điều hành họp theo chương trình. Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm về nghi thức, giới thiệu đại biểu, chương trình đối với các cuộc họp quy định tại khoản 1 Điều 4 Quy chế này và các cuộc họp khác do Bộ trưởng chủ trì, các cuộc họp do Thứ trưởng chủ trì có sự tham gia của lãnh đạo các Bộ, ngành. 2. Các báo cáo tại cuộc họp được trình bày tóm tắt nội dung hoặc chỉ nêu những vấn đề còn có ý kiến khác nhau; thời gian trình bày không quá 15 phút, trừ các cuộc họp quy định tại khoản 1 Điều 4 Quy chế này hoặc trường hợp khác do người chủ trì cuộc họp quyết định. 3. Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp phải ngắn gọn, tập trung vào những vấn đề được Lãnh đạo Bộ định hướng thảo luận, những vấn đề đang còn ý kiến khác nhau. Thời lượng mỗi ý kiến phát biểu tại cuộc họp là không quá 07 phút, trường hợp khác do người chủ trì cuộc họp quyết định. 4. Nội dung kết luận cuộc họp của người chủ trì phải rõ ràng, cụ thể, thể hiện đầy đủ nội dung và yêu cầu của cuộc họp. 5. Đơn vị chủ trì hoặc đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị nội dung họp có trách nhiệm thu hồi tài liệu có chỉ dẫn về phạm vi lưu hành nội bộ, tài liệu mật, tuyệt mật, tối mật đã phát cho các đại biểu tham dự cuộc họp. Điều 16. Biên bản cuộc họp và thông báo kết luận cuộc họp 1. Đối với cuộc họp quan trọng, theo chỉ đạo thì nội dung diễn biến của cuộc họp phải được đơn vị chủ trì tổ chức họp ghi thành biên bản. Biên bản phải được ghi đầy đủ, chính xác, có chữ ký xác nhận của người chủ trì cuộc họp và được lưu trữ theo đúng quy định. Thời hạn hoàn thành biên bản là 02 ngày làm việc kể từ thời điểm kết thúc cuộc họp. Biên bản cuộc họp gồm những nội dung chính sau đây: a) Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp; b) Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp; c) Ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp; d) Kết luận của người chủ trì. 2. Trong trường hợp cần thiết, người chủ trì cuộc họp quyết định việc ghi âm, ghi hình cuộc họp. Đơn vị chủ trì tổ chức họp tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp. Việc lưu trữ tài liệu ghi âm, ghi hình cuộc họp thực hiện theo đúng quy định. 3. Đối với những cuộc họp được Lãnh đạo Bộ chỉ đạo ban hành thông báo ý kiến kết luận, trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ thời điểm kết thúc cuộc họp, đơn vị chủ trì tổ chức họp có trách nhiệm gửi dự thảo văn bản thông báo kết luận cuộc họp lấy ý kiến Văn phòng Bộ trước khi trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt dự thảo. Chánh Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm ký ban hành tất cả các thông báo ý kiến kết luận các cuộc họp của Lãnh đạo Bộ trong hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan Bộ Tư pháp. 4. Văn bản thông báo ý kiến kết luận cuộc họp phải được ban hành chậm nhất 05 ngày làm việc sau khi kết thúc cuộc họp. Thời hạn ban hành Thông báo kết luận các cuộc họp giao ban Lãnh đạo Bộ, giao ban Thủ trưởng các đơn vị và giao ban cấp Vụ được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ. 5. Thông báo kết luận cuộc họp được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ. 6. Văn bản thông báo kết luận cuộc họp không thay thế cho việc ra văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt để giải quyết các vấn đề liên quan được quyết định tại cuộc họp. Điều 17. Triển khai, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện văn bản kết luận cuộc họp 1. Các đơn vị có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện những nội dung đã được kết luận tại cuộc họp. 2. Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm theo dõi chung và đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo Bộ tại các cuộc họp. Định kỳ hàng tháng, Văn phòng Bộ tổng hợp việc thực hiện Thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo Bộ tại các cuộc họp, báo cáo Lãnh đạo Bộ tại giao ban Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ. Định kỳ hàng quý, Văn phòng tổng hợp, kiểm tra, rà soát tình hình thực hiện Thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo Bộ tại các cuộc họp, báo cáo Lãnh đạo Bộ tại giao ban cấp Vụ. 3. Vụ Thi đua khen thưởng có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng Bộ đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ được giao tại Thông báo kết luận cuộc họp trong tiêu chí xét thi đua khen thưởng hàng năm của các đơn vị. Điều 18. Thay đổi, hoãn họp, hủy bỏ cuộc họp 1. Người chủ trì cuộc họp quyết định việc hoãn họp, thay đổi về thời gian, địa điểm, nội dung, chương trình họp hoặc huỷ bỏ cuộc họp. 2. Khi có quyết định thay đổi, hoãn họp, hủy bỏ cuộc họp, đơn vị chủ tổ chức họp có trách nhiệm thông báo tới cơ quan, đơn vị, người được mời dự họp ngay khi có quyết định thay đổi, hoãn họp, hủy bỏ cuộc họp bằng một trong các hình thức: điện thoại, thư điện tử, fax hoặc gửi thông báo bằng văn bản giấy. Điều 19. Công tác thông tin, truyền thông về cuộc họp 1. Tùy thuộc vào quy mô, nội dung, mức độ ảnh hưởng đối với xã hội của từng cuộc họp, đơn vị chủ trì tổ chức họp phối hợp với Văn phòng Bộ đề xuất các hình thức, nội dung thông tin, truyền thông trình Lãnh đạo Bộ quyết định. 2. Căn cứ vào nội dung thông tin, truyền thông, Văn phòng Bộ xây dựng phương án thực hiện và phối hợp với các đơn vị liên quan triển khai thực hiện các nội dung thông tin, truyền thông. 3. Văn phòng Bộ làm đầu mối cung cấp các thông tin, nội dung thông tin, truyền thông; phối hợp với Cục Công nghệ thông tin để đăng tải các nội dung thông tin, truyền thông trên Cổng thông tin điện tử của Bộ; phối hợp với các cơ quan thông tấn, báo chí để kịp đưa tin vào các thời điểm thích hợp trước, trong và sau cuộc họp. Chương IV: HỌP TRỰC TUYẾN Điều 20. Trách nhiệm của các đơn vị trong việc tổ chức họp trực tuyến Ngoài việc tuân thủ những quy định về trách nhiệm của các đơn vị liên quan trong việc tổ chức các cuộc họp nói chung thì đối với việc tổ chức họp trực tuyến, các đơn vị có trách nhiệm như sau: 1. Đơn vị chủ trì tổ chức họp: a) Chuẩn bị tài liệu phục vụ cuộc họp và gửi đơn vị chủ trì ở các điểm cầu họp trực tuyến trước 03 ngày làm việc dự kiến diễn ra cuộc họp; b) Rà soát, kiểm tra thành phần dự họp và họ, tên, chức danh người chủ trì tại các điểm cầu; c) Phối hợp với Cục Công nghệ thông tin để chuẩn bị các yêu cầu về lắp đặt thiết bị, các điều kiện truyền phát; d) Phối hợp với đơn vị chủ trì tại các điểm cầu trong công tác chuẩn bị, phục vụ cuộc họp ở các điểm cầu; đ) Khi thay đổi, hoãn họp trực tuyến phải thông báo trước ít nhất 03 ngày làm việc cho Cục Công nghệ thông tin, Văn phòng Bộ và các đơn vị khác có liên quan. e) Thực hiện các nhiệm vụ khác do người chủ trì cuộc họp phân công. 2. Cục Công nghệ thông tin: a) Phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ đảm bảo yêu cầu kỹ thuật tại tất cả các điểm cầu; b) Cử cán bộ vận hành kỹ thuật trong thời gian diễn ra họp trực tuyến. 3. Tùy thuộc vào nội dung cuộc họp, theo sự phân công của Lãnh đạo Bộ, Sở Tư pháp hoặc Cục Thi hành án dân sự tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi có điểm cầu: a) Phối hợp với Văn phòng Bộ và nhà cung cấp dịch vụ tại địa phương đảm bảo yêu cầu kỹ thuật của phòng họp trực tuyến; b) Nhận, in ấn tài liệu do Bộ (đơn vị chủ trì tổ chức họp) gửi để phục vụ đại biểu dự họp; c) Thông báo thành phần dự họp, họ và tên, chức danh người chủ trì tại điểm cầu địa phương về Bộ (đơn vị chủ trì tổ chức họp). Chương V: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 21. Tổ chức thực hiện 1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm quán triệt, phổ biến và tổ chức thực hiện Quy chế này trong phạm vi đơn vị mình; xây dựng và ban hành quy định về tổ chức họp trong nội bộ đơn vị. Tổng cục Thi hành án dân sự xây dựng và triển khai thực hiện Quy chế tổ chức họp trong hệ thống các cơ quan thi hành án dân sự. 2. Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin có trách nhiệm xây dựng và đảm bảo vận hành chuyên mục riêng về họp, giấy mời, tài liệu họp và Thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo Bộ tại cuộc họp trên Cổng thông tin điện tử của Bộ. 3. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị thuộc Bộ trong việc thực hiện Quy chế này, kịp thời báo cáo Lãnh đạo Bộ những vấn đề vướng mắc phát sinh; trường hợp cần thiết, đề xuất Lãnh đạo Bộ sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp./.