406/QĐ-BTP

Quyết định 406/QĐ-BTP năm 2011 về Quy chế quản lý hoạt động đối ngoại của Bộ Tư pháp do Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành BỘ TƯ PHÁP -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------- Số: 406/QĐ-BTP Hà Nội, ngày 29 tháng 3 năm 2011 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐỐI NGOẠI CỦA BỘ TƯ PHÁP BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP Căn cứ Nghị định số 93/2008/NĐ-CP ngày 22 tháng 8 năm 2009 của Chính phủ quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp; Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý hoạt động đối ngoại của Bộ Tư pháp. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1113/2005/QĐ-BTP ngày 05 tháng 5 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Quy chế hoạt động đối ngoại của Bộ Tư pháp. Điều 3. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, Giám đốc Sở Tư pháp, Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Như Điều 3; - Thủ tướng Chính phủ (để b/c); - Phó Thủ tướng Trương Vĩnh Trọng (để b/c); - Ban Đối ngoại Trung ương, Bộ Ngoại giao, Bộ Công an; - Các Thứ trưởng Bộ Tư pháp; - Cổng thông tin điện tử Bộ Tư pháp; - Lưu: VT, HTQT (H.02). BỘ TRƯỞNG Hà Hùng Cường QUY CHẾ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐỐI NGOẠI CỦA BỘ TƯ PHÁP (Ban hành kèm theo Quyết định số 406/QĐ-BTP ngày 29 tháng 3 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng 1. Quy chế này điều chỉnh hoạt động đối ngoại do Bộ Tư pháp, các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp, cán bộ, công chức, viên chức của Bộ Tư pháp hoặc chức danh thuộc biên chế Bộ Tư pháp quản lý (sau đây gọi tắt là cán bộ, công chức), thực hiện với danh nghĩa Bộ Tư pháp hoặc đơn vị thuộc Bộ Tư pháp, bao gồm: a) Đàm phán, ký kết và thực hiện các điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế, các dự án, chương trình, kế hoạch và hoạt động hợp tác quốc tế của Bộ Tư pháp (sau đây gọi chung là văn kiện hợp tác quốc tế) theo quy định của pháp luật hiện hành; b) Vận động, điều phối, trình phê duyệt, tiếp nhận, sử dụng nguồn tài trợ của nước ngoài, bao gồm cả nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) và nguồn hỗ trợ phi chính phủ nước ngoài, kể cả tiếp nhận tài trợ cho các hoạt động hợp tác quốc tế nằm trong các chương trình, dự án do Bộ, ngành khác chủ trì quản lý; c) Tổ chức hoặc tham gia tổ chức các hội nghị, lớp tập huấn, họp, gặp gỡ, tiếp xúc, hội thảo có sự tham gia hoặc tài trợ của đối tác nước ngoài (sau đây gọi là hội nghị, hội thảo quốc tế); d) Tổ chức đoàn ra, đoàn vào, tiếp khách quốc tế; đ) Các hoạt động về lễ tân đối ngoại; e) Các hoạt động hợp tác quốc tế khác theo quy định của pháp luật và Quy chế này. 2. Mọi hoạt động đối ngoại của Bộ Tư pháp phải được thực hiện theo quy định của pháp luật và Quy chế này. Hoạt động đối ngoại của các cơ quan quản lý thi hành án dân sự, cơ quan thi hành án dân sự được thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế này và quy định của Bộ Tư pháp về phân cấp quản lý công chức, công chức lãnh đạo cơ quan quản lý thi hành án dân sự và cơ quan thi hành án dân sự. Điều 2. Nguyên tắc hoạt động đối ngoại 1. Giữ vững nguyên tắc độc lập, chủ quyền quốc gia, phù hợp với đường lối, chủ tr­ương, chính sách đối ngoại của Đảng và pháp luật của Nhà nước; giữ gìn bí mật và đảm bảo an ninh quốc gia theo quy định của Đảng và Nhà nước. 2. Thực hiện đa dạng hóa, đa phương hóa quan hệ đối ngoại của Bộ Tư pháp; chủ động, tích cực trong quan hệ đối ngoại, nhất là với các đối tác chiến lược, đối tác truyền thống; đề cao hiệu quả, thực chất trong các hoạt động đối ngoại, nhất là đối với các chương trình, dự án; tập trung cho các nhiệm vụ trọng tâm của Bộ, Ngành trong từng giai đoạn và từng năm; tiếp thu những tri thức và kinh nghiệm tốt của các nước một cách chọn lọc, phù hợp với truyền thống pháp luật và điều kiện, hoàn cảnh của Việt Nam. 3. Bảo đảm sự chỉ đạo thống nhất của Bộ trưởng Bộ Tư pháp đối với các hoạt động đối ngoại, tăng cường phân cấp đồng thời với đề cao trách nhiệm của Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ, Giám đốc các Ban Quản lý chương trình, dự án trong việc quản lý và thực hiện các hoạt động đối ngoại của Bộ Tư pháp. 4. Bảo đảm quản lý thống nhất, sử dụng tiết kiệm, hiệu quả, đúng mục đích, đúng quy định, công khai, minh bạch các nguồn kinh phí của các chương trình, dự án, hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của pháp luật. 5. Tôn trọng pháp luật và thông lệ quốc tế. Điều 3. Thẩm quyền của Bộ trưởng Bộ Tư pháp trong hoạt động đối ngoại 1. Bộ trưởng quyết định những vấn đề sau: a) Quyết định hoặc trình cơ quan có thẩm quyền quyết định các chủ trương, định hướng hợp tác với nước ngoài về pháp luật và tư pháp; b) Ký hoặc trình cấp có thẩm quyền ký các văn kiện hợp tác quốc tế; c) Phê duyệt hoặc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt kế hoạch triển khai thực hiện các văn kiện hợp tác quốc tế; d) Phê duyệt hoặc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt kế hoạch hàng năm về hoạt động đối ngoại của Bộ Tư pháp; đ) Quyết định việc thành lập Ban Quản lý ch­ương trình, dự án và bộ máy giúp việc đối với các Ban Quản lý ch­ương trình, dự án hợp tác quốc tế theo quy định của pháp luật; e) Quyết định nhân sự đi công tác nước ngoài; g) Quyết định các vấn đề khác về đối ngoại theo quy định của pháp luật. 2. Bộ trưởng có thể ủy quyền cho Thứ trưởng hoặc Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ thực hiện một hoặc một số việc tại khoản 1 Điều này theo quy định của Quy chế làm việc của Ban Cán sự Đảng Bộ Tư pháp và Quy chế làm việc của Bộ Tư pháp. Chương II KẾ HOẠCH HÀNG NĂM VỀ HOẠT ĐỘNG ĐỐI NGOẠI VÀ ĐIỀU PHỐI HOẠT ĐỘNG ĐỐI NGOẠI Điều 4. Căn cứ xây dựng kế hoạch hàng năm về hoạt động đối ngoại Bộ Tư pháp xây dựng kế hoạch hàng năm về hoạt động đối ngoại căn cứ vào chủ tr­ương, đường lối, chính sách của Đảng về đối ngoại, cải cách pháp luật và cải cách tư pháp; Chương trình xây dựng luật, pháp lệnh của Quốc hội và Ủy ban thường vụ Quốc hội; Chương trình công tác hàng năm của Chính phủ và chương trình, kế hoạch công tác trọng tâm của Bộ, Ngành Tư pháp. Điều 5. Trình tự xây dựng kế hoạch hàng năm về hoạt động đối ngoại 1. Trước ngày 10 tháng 7 hàng năm, các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp có trách nhiệm đề xuất các hoạt động đối ngoại của năm kế tiếp (kể cả các hoạt động đối ngoại nằm trong khuôn khổ các chương trình, dự án do các Bộ, ngành khác là cơ quan chủ quản), gửi Vụ Hợp tác quốc tế để tổng hợp. 2. Vụ Hợp tác quốc tế lập dự toán kinh phí thực hiện các hoạt động đối ngoại năm kế tiếp gửi Vụ Kế hoạch-Tài chính tổng hợp vào ngân sách năm kế tiếp gửi Bộ Tài chính. 3. Chậm nhất là ngày 30 tháng 10 của năm trước, trên cơ sở ngân sách nhà nước bố trí cho hoạt động đối ngoại, Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì xây dựng kế hoạch đối ngoại của năm gửi Vụ Kế hoạch-Tài chính để thẩm định về kinh phí. 4. Trên cơ sở tổng hợp ý kiến thẩm định của Vụ Kế hoạch-Tài chính, chậm nhất là ngày 30 tháng 11 hàng năm, Vụ Hợp tác quốc tế hoàn thành dự thảo kế hoạch hàng năm về hoạt động đối ngoại của Bộ, báo cáo Bộ trưởng xem xét, phê duyệt hoặc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định của pháp luật hiện hành. Điều 6. Nội dung kế hoạch hàng năm về hoạt động đối ngoại 1. Kế hoạch hàng năm về hoạt động đối ngoại của Bộ Tư pháp thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ: - Các Đoàn ra, Đoàn vào do Bộ Tư pháp chủ trì tổ chức hoặc đón tiếp có sự tham gia của thành viên cấp Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng; - Các hội nghị, hội thảo quốc tế do Bộ Tư pháp hoặc đơn vị thuộc Bộ chủ trì tổ chức cần xin phép Thủ tướng Chính phủ theo quy định của pháp luật; - Các chương trình, dự án hợp tác quốc tế, bao gồm cả dự án ODA và phi chính phủ nước ngoài theo quy định của pháp luật. 2. Kế hoạch hàng năm về hoạt động đối ngoại của Bộ Tư pháp thuộc thẩm quyền phê duyệt của Bộ trưởng Bộ Tư pháp: - Các đề án, văn bản hoặc lĩnh vực công tác của Bộ, ngành cần có sự hỗ trợ của đối tác nước ngoài; - Các văn kiện hợp tác quốc tế dự kiến đàm phán, ký kết và thực hiện; - Kế hoạch thực hiện các văn kiện hợp tác quốc tế theo quy định của Luật Ký kết, gia nhập và thực hiện điều ước quốc tế năm 2005 và Pháp lệnh Ký kết và thực hiện thỏa thuận quốc tế năm 2007; - Đoàn ra, Đoàn vào có sự tham gia của thành viên từ cấp Lãnh đạo Vụ trở xuống; - Hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Bộ trưởng theo quy định của pháp luật; - Các hoạt động đối ngoại khác thuộc thẩm quyền quyết định của Bộ trưởng. Điều 7. Tổ chức thực hiện kế hoạch hàng năm về hoạt động đối ngoại 1. Trên cơ sở kế hoạch hàng năm về hoạt động đối ngoại đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, đơn vị được giao chủ trì thực hiện hoạt động đối ngoại xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện, báo cáo Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng được Bộ trưởng ủy quyền (sau đây gọi chung là Lãnh đạo Bộ), đồng thời sao gửi cho Vụ Hợp tác quốc tế để tổng hợp và theo dõi chung. Các đơn vị chủ trì phải bảo đảm chế độ báo cáo đầy đủ, đúng tiến độ. 2. Vụ Hợp tác quốc tế giúp Bộ trưởng theo dõi, đánh giá việc thực hiện kế hoạch hàng năm về hoạt động đối ngoại. Điều 8. Điều phối hoạt động đối ngoại 1. Vụ Hợp tác quốc tế giúp Bộ trưởng điều phối hoạt động đối ngoại theo các tiêu chí sau đây: a) Sự phù hợp với các nhiệm vụ, giải pháp trong chiến lược, chương trình công tác giai đoạn và hàng năm của Bộ, Ngành Tư pháp; mức độ ưu tiên của nội dung hợp tác trong hoạt động đối ngoại; b) Kinh nghiệm quản lý và năng lực thực hiện nhiệm vụ hợp tác, tiếp nhận và sử dụng nguồn hỗ trợ; c) Mức độ trùng lặp về nội dung hợp tác; d) Tổng thể các nhu cầu hợp tác quốc tế của Bộ, ngành và các đơn vị thuộc Bộ; đ) Khả năng hướng đối tác hợp tác sang những nội dung ưu tiên hợp tác khác; e) Các yếu tố khác cần được cân nhắc trước khi quyết định hợp tác. 2. Hàng năm, căn cứ vào các nội dung được quy định tại Chương II Quy chế này, Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng danh mục các đề án, văn bản, lĩnh vực và vấn đề (sau đây gọi tắt là đề án, văn bản) cần ưu tiên hợp tác quốc tế, trình Bộ trưởng phê duyệt. 3. Các đề án, văn bản cần hỗ trợ từ hợp tác quốc tế nhưng không nằm trong danh mục ưu tiên quy định tại khoản 2 Điều này có thể được các đơn vị đề xuất với Vụ Hợp tác quốc tế để nghiên cứu, tổng hợp và trình Bộ trưởng xem xét, quyết định trước khi trao đổi với đối tác nước ngoài. 4. Căn cứ vào Kế hoạch hàng năm về hoạt động đối ngoại đã được phê duyệt, Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc Bộ tổ chức Hội nghị điều phối hỗ trợ quốc tế về pháp luật. 5. Ban Quản lý các chương trình, dự án hợp tác quốc tế căn cứ vào các quy định tại Điều này, kế hoạch hoạt động và nguồn lực sẵn có của mình đề xuất khả năng hỗ trợ đối với các đề án, văn bản nằm trong danh mục ưu tiên được quy định tại khoản 2 Điều này. Việc xây dựng chương trình hoạt động hàng năm của các chương trình, dự án hợp tác quốc tế thuộc Bộ quản lý phải có ý kiến của Vụ Hợp tác quốc tế trước khi trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt. Chương III ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN VĂN KIỆN HỢP TÁC QUỐC TẾ Điều 9. Đàm phán, ký kết văn kiện hợp tác quốc tế 1. Bộ trưởng phân công đơn vị chủ trì và đơn vị phối hợp đàm phán, ký kết, thực hiện văn kiện hợp tác quốc tế trên cơ sở đề xuất của Vụ Hợp tác quốc tế và ý kiến của các đơn vị liên quan. 2. Quy trình đàm phán, ký kết và thực hiện văn kiện hợp tác quốc tế tuân thủ quy định hiện hành của Luật Ký kết, gia nhập và thực hiện điều ước quốc tế năm 2005, Pháp lệnh Ký kết và thực hiện thỏa thuận quốc tế năm 2007, các văn bản quy phạm pháp luật về quản lý và sử dụng ODA, quản lý, sử dụng nguồn hỗ trợ phi chính phủ nước ngoài và các Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA), viện trợ phi chính phủ nước ngoài của Bộ Tư pháp được ban hành theo Điều 32 Quy chế này. Điều 10. Triển khai thực hiện văn kiện hợp tác quốc tế 1. Căn cứ yêu cầu và nội dung của từng văn kiện hợp tác quốc tế, trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tình hình thực tế của các đơn vị thuộc Bộ, Vụ Hợp tác quốc tế đề xuất để Bộ trưởng quyết định đơn vị chủ trì thực hiện văn kiện hợp tác quốc tế và đơn vị phối hợp. Trong quá trình thực hiện văn kiện hợp tác quốc tế, nếu phát sinh vấn đề phức tạp hoặc phải thay đổi nội dung văn kiện hợp tác quốc tế về mục tiêu, kết quả đầu ra, ngân sách, tiến độ, đối tượng thụ hưởng, đơn vị chủ trì thực hiện văn kiện hợp tác quốc tế có trách nhiệm phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế và các đơn vị phối hợp báo cáo Bộ trưởng xem xét, quyết định. 2. Đối với văn kiện hợp tác quốc tế là ch­ương trình, dự án tiếp nhận viện trợ hoặc sử dụng vốn vay của nước ngoài, đơn vị chủ trì phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế trình Bộ trưởng ban hành quyết định thành lập Ban Quản lý chương trình, dự án và phê duyệt Quy chế tổ chức, hoạt động của Ban Quản lý ch­ương trình, dự án đó ngay sau khi văn kiện hợp tác quốc tế được cấp có thẩm quyền phê duyệt. 3. Đơn vị chủ trì chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về hoạt động của Ban Quản lý ch­ương trình, dự án và các hoạt động cụ thể của chương trình, dự án; phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế xây dựng kế hoạch tổng thể thực hiện chương trình, dự án, trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt theo quy định. Sau khi có phê duyệt của Lãnh đạo Bộ, đơn vị chủ trì gửi bản sao kế hoạch cho Vụ Hợp tác quốc tế để tổng hợp và theo dõi, đôn đốc thực hiện. Chương IV TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ Điều 11. Thủ tục xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quản lý của Thủ tướng Chính phủ 1. Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quản lý của Thủ tướng Chính phủ theo quy định của pháp luật, trước khi trình Lãnh đạo Bộ, đơn vị chủ trì tổ chức phải lấy ý kiến của Vụ Hợp tác quốc tế, Vụ Tổ chức cán bộ và Văn phòng Bộ về những nội dung sau: a) Mục đích; b) Nội dung; c) Sự phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Bộ Tư pháp, mức độ phù hợp với nhiệm vụ trọng tâm của Bộ, Ngành Tư pháp; d) Thời gian và địa điểm tổ chức; đ) Thành phần tham dự; người trình bày; e) Nguồn kinh phí tổ chức hội nghị, hội thảo. 2. Sau khi có ý kiến bằng văn bản của Vụ Hợp tác quốc tế, Vụ Tổ chức cán bộ và Văn phòng Bộ, đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị, hội thảo trình Lãnh đạo Bộ ký văn bản xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đó. Hồ sơ trình Bộ trưởng phải giải trình rõ tất cả các ý kiến còn khác nhau giữa các đơn vị (nếu có) về các nội dung quy định tại khoản 1 Điều này. Điều 12. Thủ tục xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Bộ trưởng 1. Chậm nhất 10 ngày làm việc trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, đơn vị chủ trì lấy ý kiến của Vụ Hợp tác quốc tế, Vụ Tổ chức cán bộ và Văn phòng Bộ, trình Lãnh đạo Bộ cho phép tổ chức. Nếu hội nghị, hội thảo tổ chức ở địa phương ngoài Hà Nội, sau khi có ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo Bộ, đơn vị chủ trì phải thông báo cho Văn phòng Bộ về thời gian, địa điểm tổ chức hội thảo. Nếu tổ chức ở các tỉnh, thành phố phía Nam thì đồng thời phải gửi thông báo cho Cơ quan đại diện của Bộ Tư pháp tại thành phố Hồ Chí Minh để phối hợp. 2. Đối với hội nghị, hội thảo đã nằm trong kế hoạch hàng năm về hoạt động đối ngoại hoặc trong văn kiện hợp tác quốc tế đã được phê duyệt, đơn vị chủ trì cần tuân thủ khoản 1 Điều này chỉ trong trường hợp có sự thay đổi về các điểm từ điểm a đến điểm e, khoản 1, Điều 11 Quy chế này. 3. Trường hợp kinh phí tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế được lấy từ khoản viện trợ ODA hoặc khoản viện trợ phi chính phủ nước ngoài mà ch­ưa làm thủ tục tiếp nhận viện trợ, trước khi trình Lãnh đạo Bộ cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, đơn vị chủ trì phải hoàn thành thủ tục xin tiếp nhận viện trợ theo quy định của pháp luật hiện hành. Điều 13. Thủ tục xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của các tổ chức nước ngoài Thủ tục xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của các tổ chức nước ngoài do Bộ Tư pháp cấp giấy phép hoạt động tuân theo quy định tại khoản 3, Điều 4 Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30 tháng 11 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam. Điều 14. Trách nhiệm tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế 1. Đơn vị chủ trì hội nghị, hội thảo có trách nhiệm: a) Chuẩn bị và chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung các tài liệu, báo cáo tham luận, các tư liệu, thông tin tại hội nghị, hội thảo, cũng như nội dung các ấn phẩm phát hành trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế; b) Thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, các quy định về thông tin tuyên truyền về hội nghị, hội thảo; c) Thông báo ngay cho Vụ Hợp tác quốc tế để phối hợp xử lý hoặc báo cáo cơ quan có thẩm quyền xử lý kịp thời trong trường hợp hội nghị, hội thảo có những diễn biến phức tạp; d) Thực hiện chi tiêu, thanh quyết toán tài chính theo quy định của pháp luật; đ) Gửi báo cáo bằng văn bản tới các cơ quan có thẩm quyền theo quy định hiện hành (theo mẫu quy định tại Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg ngày 30 tháng 11 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam) và sao gửi Vụ Hợp tác quốc tế để tổng hợp, theo dõi chung trong thời hạn không quá 10 ngày, kể từ ngày kết thúc hội nghị, hội thảo; e) Trong thời hạn 30 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc hội nghị, hội thảo, tổ chức in ấn, phát hành và khai thác kết quả của hội nghị, hội thảo dưới hình thức kỷ yếu, tài liệu tham khảo hoặc các hình thức thích hợp khác; chuyển các tài liệu, thông tin của hội nghị, hội thảo cho các đơn vị liên quan thuộc Bộ Tư pháp và thư viện của Bộ để l­ưu giữ và sử dụng chung. g) Thực hiện các công việc cần thiết khác để tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo đúng pháp luật, phù hợp với nội dung, chương trình đã được phê duyệt. 2. Vụ Hợp tác quốc tế có trách nhiệm: a) Phối hợp, hướng dẫn đơn vị chủ trì hội nghị, hội thảo tiến hành thủ tục nhập, xuất cảnh cho chuyên gia nước ngoài (nếu có); b) Phối hợp với đơn vị chủ trì giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo Bộ trưởng quyết định các vấn đề vướng mắc phát sinh trong thời gian tổ chức hội nghị, hội thảo. 3. Các đơn vị khác thuộc Bộ có trách nhiệm: a) Phối hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức hội nghị, hội thảo theo sự phân công của Lãnh đạo Bộ; b) Tạo điều kiện thời gian và bố trí công việc hợp lý để cán bộ, công chức của đơn vị tham dự hội nghị, hội thảo đầy đủ, đúng đối tượng. Chương V TỔ CHỨC ĐOÀN RA, ĐÓN ĐOÀN VÀO MỤC I. ĐOÀN RA Điều 15. Đoàn ra cấp Bộ trưởng 1. Đoàn ra do Bộ trưởng làm Trưởng Đoàn: a) Bước 1: Chậm nhất là 30 ngày làm việc trước khi đoàn ra, Vụ Hợp tác quốc tế phối hợp với Văn phòng Bộ tiến hành thủ tục xin phép Thủ tướng Chính phủ cho phép Bộ trưởng đi công tác nước ngoài. b) Bước 2: - Chậm nhất là 20 ngày làm việc trước khi Đoàn ra, Vụ Hợp tác quốc tế đề xuất và báo cáo Bộ trưởng xem xét, quyết định giao các đơn vị chuẩn bị nội dung cho Đoàn. Trong thời hạn chậm nhất là 05 ngày làm việc trước khi Đoàn lên đường, các đơn vị được phân công chuẩn bị nội dung phải có văn bản gửi Vụ Hợp tác quốc tế để tổng hợp, báo cáo Bộ trưởng về kết quả chuẩn bị; - Sau khi có ý kiến của Thủ tướng Chính phủ cho phép Bộ trưởng đi công tác nước ngoài, Vụ Tổ chức cán bộ chủ trì, phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế và các đơn vị có liên quan thuộc Bộ đề xuất thành phần Đoàn, trong đó có đại diện Lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế và Văn phòng Bộ, trình Bộ trưởng xem xét, quyết định. c) Bước 3: Sau khi có phê duyệt của Bộ trưởng về thành phần Đoàn, Văn phòng Bộ chủ trì, phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế lên kế hoạch đưa Đoàn đi và đón Đoàn về; chuẩn bị các điều kiện cần thiết theo quy định của pháp luật. d) Bước 4: Vụ Hợp tác quốc tế có trách nhiệm hoàn thành các thủ tục về hộ chiếu, visa, lễ tân đối ngoại, thông báo cho cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước liên quan, đảm bảo cho Đoàn lên đường đúng kế hoạch. 2. Đoàn ra có Bộ trưởng tham gia: Trong trường hợp Bộ trưởng tham gia các Đoàn lãnh đạo cấp cao của Đảng và Nhà nước hoặc các Đoàn do Bộ, ngành, cơ quan khác tổ chức, Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì, phối hợp với Văn phòng Bộ, Vụ Tổ chức cán bộ và các đơn vị có liên quan chuẩn bị nội dung, nhân sự và điều kiện cần thiết, báo cáo Bộ trưởng xem xét, quyết định. Điều 16. Đoàn ra cấp Thứ trưởng 1. Đoàn ra do Thứ trưởng làm Trưởng Đoàn: a) Bước 1: Ngay sau khi có ý kiến của Bộ trưởng đồng ý cho phép Thứ trưởng đi công tác nước ngoài, Vụ Tổ chức cán bộ chủ trì, phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế và các đơn vị có liên quan thuộc Bộ đề xuất thành phần Đoàn, trong đó có đại diện Vụ Hợp tác quốc tế, xin ý kiến của Thứ trưởng là Trưởng Đoàn, trình Bộ trưởng xem xét quyết định. b) Bước 2: Vụ Hợp tác quốc tế đề xuất các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung và báo cáo Thứ trưởng là Trưởng Đoàn. Trong thời hạn chậm nhất là 05 ngày làm việc trước khi Đoàn lên đường, đơn vị được phân công chuẩn bị nội dung làm việc phải có văn bản báo cáo Trưởng Đoàn về kết quả chuẩn bị, đồng thời sao gửi Vụ Hợp tác quốc tế; c) Bước 3: Sau khi có phê duyệt của Bộ trưởng về thành phần Đoàn, Văn phòng Bộ chủ trì, phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế lên kế hoạch đưa Đoàn đi và đón Đoàn về; chuẩn bị các điều kiện cần thiết theo quy định của pháp luật. d) Bước 4: Vụ Hợp tác quốc tế có trách nhiệm hoàn thành các thủ tục về hộ chiếu, visa, lễ tân đối ngoại, thông báo cho cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước liên quan, đảm bảo cho Đoàn lên đường đúng kế hoạch. 2. Đoàn ra có Thứ trưởng tham gia: Trong trường hợp Thứ trưởng tham gia các Đoàn lãnh đạo cấp cao của Đảng và Nhà nước hoặc các Đoàn do Bộ, ngành, cơ quan khác tổ chức, Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì, phối hợp với Văn phòng Bộ, Vụ Tổ chức cán bộ và các đơn vị có liên quan chuẩn bị nội dung, nhân sự và điều kiện cần thiết, báo cáo Bộ trưởng xem xét, quyết định. Điều 17. Đoàn ra do lãnh đạo cấp Vụ hoặc chuyên viên làm Trưởng Đoàn hoặc tham gia 1. Đối với Đoàn ra gồm 01 người, sau khi có đề nghị của Thủ trưởng đơn vị quản lý cán bộ, công chức, Vụ Tổ chức cán bộ chủ trì, phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế trình Bộ trưởng xem xét, quyết định. 2. Đối với Đoàn ra từ 02 người trở lên do lãnh đạo cấp Vụ hoặc chuyên viên làm Trưởng Đoàn, căn cứ vào mục đích, yêu cầu, nhiệm vụ cụ thể của từng Đoàn, Vụ Tổ chức cán bộ chủ trì, phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế và các đơn vị có liên quan thuộc Bộ đề xuất các thành viên trong Đoàn, trình Bộ trưởng xem xét, quyết định. Trường hợp được cử đi tham gia đàm phán các điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế hoặc tham gia các diễn đàn, hội nghị quốc tế về lĩnh vực chuyên môn, cán bộ, công chức được cử tham gia phải đảm bảo trình độ chuyên môn, ngoại ngữ và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu của từng hoạt động cụ thể. 3. Trong thời hạn chậm nhất là 05 ngày làm việc trước khi Đoàn ra, đơn vị được phân công chuẩn bị nội dung phải hoàn thành việc chuẩn bị nội dung, báo cáo Trưởng Đoàn bằng văn bản, chủ trì và phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế thực hiện các công việc về lễ tân đối ngoại, thông báo cho cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài. 4. Trong trường hợp lãnh đạo cấp Vụ hoặc chuyên viên tham gia các Đoàn ra do các Bộ, ngành hoặc cơ quan khác chủ trì, Vụ Tổ chức cán bộ phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế và đơn vị liên quan đề xuất cử người bảo đảm chuyên môn, ngoại ngữ và kinh nghiệm cần thiết tham gia Đoàn, báo cáo Bộ trưởng xem xét, quyết định. Điều 18. Đi công tác nước ngoài có kết hợp việc riêng và đi nước ngoài về việc riêng 1. Bộ trưởng cho phép đi công tác nước ngoài có kết hợp việc riêng đối với cán bộ, công chức thuộc Bộ; cho phép đi nước ngoài về việc riêng đối với cán bộ, công chức là Lãnh đạo Bộ, lãnh đạo Tổng Cục Thi hành án dân sự, lãnh đạo cấp Vụ và tương đương của các đơn vị khác thuộc Bộ. 2. Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ cho phép đi nước ngoài về việc riêng đối với cán bộ, công chức thuộc các đơn vị thuộc Bộ, trừ các cán bộ, công chức được quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều này. 3. Tổng Cục trưởng Tổng Cục Thi hành án dân sự, Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự và Thủ trưởng các đơn vị có tài khoản riêng cho phép cán bộ, công chức từ cấp Phòng trở xuống thuộc đơn vị mình đi nước ngoài về việc riêng, đồng thời thông báo cho Vụ Tổ chức cán bộ và Vụ Hợp tác quốc tế để theo dõi chung. Điều 19. Họp Đoàn 1. Đối với các Đoàn do Bộ trưởng làm Trưởng Đoàn: trước khi Đoàn lên đường, Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì, phối hợp với Văn phòng Bộ tổ chức họp Đoàn và mời đại diện Bộ Ngoại giao tham dự cuộc họp Đoàn. Các thông tin cơ bản cần giới thiệu trong buổi họp Đoàn bao gồm: tình hình hợp tác với đối tác trong thời gian qua; các kết quả hợp tác chủ yếu về cùng chủ đề (đối với các Đoàn khảo sát); thông tin về hậu cần cho Đoàn ra và những vấn đề cần lưu ý khác. 2. Đối với các Đoàn do Thứ trưởng làm Trưởng Đoàn: tùy tình hình thực tế và theo yêu cầu của Trưởng Đoàn, Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì, phối hợp với Văn phòng Bộ tổ chức họp Đoàn. Các thông tin cơ bản cần giới thiệu trong buổi họp Đoàn như quy định tại khoản 1 Điều này. 3. Đối với các Đoàn do cấp Vụ trở xuống làm Trưởng Đoàn: theo yêu cầu của Trưởng Đoàn, trước khi Đoàn lên đường, đơn vị chủ trì tổ chức Đoàn ra có trách nhiệm phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế và Vụ Tổ chức cán bộ tổ chức họp Đoàn. Điều 20. Tổ chức thực hiện Đoàn ra 1. Trưởng Đoàn chịu trách nhiệm về các hoạt động của Đoàn từ khi ra nước ngoài đến khi về Việt Nam, nghiêm chỉnh chấp hành các quy định của Đảng và Nhà nước về quản lý Đoàn ra. 2. Đối với các Đoàn ra sử dụng ngân sách nhà nước, trong thời hạn chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày Đoàn lên đường, Văn phòng Bộ có trách nhiệm hoàn thành việc mua vé máy bay, tạm ứng kinh phí cho Đoàn. 3. Trong trường hợp vì lý do khách quan hoặc theo yêu cầu công việc mà Đoàn không thể về nước đúng thời hạn, Trưởng Đoàn hoặc cán bộ, công chức (đối với Đoàn chỉ gồm 01 người) có trách nhiệm liên lạc, báo cáo Vụ Tổ chức cán bộ. Trong trường hợp cần thiết, Vụ Tổ chức cán bộ chủ trì, phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế báo cáo Lãnh đạo Bộ xem xét, quyết định. 4. Trong thời hạn chậm nhất là 10 ngày làm việc sau khi Đoàn về nước, theo sự phân công của Trưởng Đoàn, thành viên trong Đoàn có trách nhiệm hoàn thành báo cáo kết quả chuyến đi, trình các cấp có thẩm quyền. 5. Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi Đoàn về nước, tùy trường hợp cụ thể, Trưởng Đoàn có trách nhiệm chuyển những hồ sơ, tài liệu chuyên môn do đối tác nước ngoài tặng, biếu, cung cấp tới Viện Khoa học pháp lý, Vụ Tổ chức cán bộ hoặc đơn vị chủ trì Đoàn ra để khai thác và sử dụng chung. 6. Trường hợp cần thiết, Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì, phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ và Văn phòng Bộ báo cáo Lãnh đạo Bộ cho phép tổ chức tọa đàm báo cáo kết quả, thông tin về chuyến đi. MỤC II. ĐOÀN VÀO Điều 21. Thủ tục đón và đưa Đoàn Bộ trưởng Tư pháp các nước hoặc cấp t­ương đương 1. Ngay sau khi nhận được thông báo ý kiến của Thủ tướng Chính phủ cho phép đón Đoàn Bộ trưởng Tư pháp/Pháp luật các nước hoặc cấp t­ương đương (sau đây gọi tắt là Bộ trưởng Tư pháp các nước), Vụ Hợp tác quốc tế phối hợp với Văn phòng Bộ, các đơn vị có liên quan thuộc Bộ và Bộ Ngoại giao xây dựng kế hoạch chi tiết đón Đoàn và chương trình làm việc của Đoàn, trình Bộ trưởng xem xét, phê duyệt. Các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm thực hiện kế hoạch chi tiết đón Đoàn đã được Bộ trưởng phê duyệt. 2. Vụ Hợp tác quốc tế bố trí phiên dịch; tháp tùng Đoàn đi thăm và làm việc với các cơ quan trung ­ương, địa ph­ương theo kế hoạch chi tiết đã được phê duyệt. 3. Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì, phối hợp với Văn phòng Bộ tổ chức đón, đưa Đoàn tại sân bay, khách sạn và trụ sở cơ quan Bộ; dự trù kinh phí, phương tiện và các điều kiện cần thiết khác theo quy định của pháp luật để phục vụ việc tiếp và làm việc với Đoàn. 4. Trong thời hạn chậm nhất là 10 ngày làm việc sau khi Đoàn rời Việt Nam, Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan thuộc Bộ hoàn thành báo cáo về kết quả chuyến công tác của Đoàn tại Việt Nam, trình Bộ tr­ưởng ký báo cáo Thủ tướng Chính phủ. 5. Trong trường hợp Bộ trưởng Tư pháp các nước đi tháp tùng Đoàn lãnh đạo cấp cao của nước ngoài tới Việt Nam, hoặc không đi theo lời mời của Bộ trưởng Tư pháp Việt Nam, hoặc được cơ quan, tổ chức hữu quan đề nghị lãnh đạo Bộ Tư pháp Việt Nam tiếp xã giao, sau khi nhận được đề nghị tiếp, Vụ Hợp tác quốc tế phối hợp với Văn phòng Bộ báo cáo Bộ trưởng kế hoạch tiếp đón và tổ chức thực hiện kế hoạch đó sau khi được Bộ trưởng phê duyệt. 6. Vụ Hợp tác quốc tế lập hồ sơ Đoàn vào, thực hiện việc l­ưu giữ hồ sơ theo quy định và chuyển cho thư viện của Bộ các tài liệu (nếu có) để khai thác và sử dụng chung. Điều 22. Thủ tục đón và đưa Đoàn Thứ trưởng Tư pháp các nước và cấp tương đương 1. Ngay sau khi có sự đồng ý của Bộ trưởng về việc đón Đoàn Thứ trưởng Tư pháp/Pháp luật các nước và cấp tương đương (sau đây gọi tắt là Đoàn Thứ trưởng Tư pháp các nước), Vụ Hợp tác quốc tế phối hợp với Văn phòng Bộ và các đơn vị liên quan xây dựng kế hoạch chi tiết đón Đoàn và chương trình làm việc của Đoàn, trình Bộ trưởng xem xét, phê duyệt. Các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm tuân thủ chương trình đón tiếp đã được phê duyệt. 2. Vụ Hợp tác quốc tế bố trí phiên dịch; tháp tùng Đoàn đi thăm và làm việc với các cơ quan trung ­ương, địa ph­ương theo kế hoạch chi tiết. 3. Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì, phối hợp với Văn phòng Bộ tổ chức đón, đưa Đoàn tại sân bay, khách sạn và trụ sở cơ quan Bộ; dự trù kinh phí, phương tiện và các điều kiện cần thiết khác theo quy định của pháp luật để phục vụ việc tiếp và làm việc với Đoàn. 4. Trong thời hạn chậm nhất là 10 ngày làm việc sau khi Đoàn rời Việt Nam, Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan thuộc Bộ hoàn thành báo cáo về kết quả chuyến công tác của Đoàn tại Việt Nam, trình Bộ tr­ưởng. 5. Trong trường hợp Thứ trưởng Tư pháp các nước đi tháp tùng Đoàn lãnh đạo cấp cao của nước ngoài tới Việt Nam, hoặc không đi theo lời mời của Bộ Tư pháp Việt Nam, hoặc được cơ quan, tổ chức hữu quan đề nghị lãnh đạo Bộ Tư pháp Việt Nam tiếp xã giao, sau khi nhận được đề nghị tiếp, Vụ Hợp tác quốc tế phối hợp với Văn phòng Bộ báo cáo Bộ trưởng kế hoạch tiếp đón và tổ chức thực hiện kế hoạch đó sau khi được Bộ trưởng phê duyệt. 6. Vụ Hợp tác quốc tế lập hồ sơ Đoàn vào, thực hiện việc l­ưu giữ hồ sơ theo quy định và chuyển cho thư viện của Bộ các tài liệu (nếu có), để khai thác và sử dụng chung. Điều 23. Thủ tục đón và làm việc với các Đoàn cấp Vụ hoặc các Đoàn chuyên gia nước ngoài vào Việt Nam 1. Căn cứ vào kế hoạch hàng năm về hoạt động đối ngoại hoặc báo cáo (đối với các Đoàn không nằm trong Kế hoạch) đã được Bộ trưởng phê duyệt về việc đón Đoàn cấp Vụ hoặc Đoàn chuyên gia (sau đây gọi là Đoàn chuyên gia) vào Việt Nam, đơn vị chủ trì đón tiếp phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế và Văn phòng Bộ xây dựng kế hoạch chi tiết đón Đoàn, trình Lãnh đạo Bộ xem xét, quyết định. 2. Đơn vị chủ trì chịu trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh kế hoạch chi tiết đón Đoàn đã được phê duyệt, xử lý hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý các vấn đề phát sinh. 3. Văn phòng Bộ chuẩn bị phòng làm việc và các điều kiện cần thiết khác theo quy định về tiếp đón Đoàn chuyên gia nước ngoài. 4. Trong thời hạn chậm nhất là 10 ngày làm việc sau khi Đoàn chuyên gia rời Việt Nam, đơn vị chủ trì báo cáo Bộ trưởng bằng văn bản về kết quả đón và làm việc với Đoàn, đồng thời sao gửi Vụ Hợp tác quốc tế để tổng hợp và theo dõi chung. 5. Trong trường hợp cơ quan, tổ chức liên quan đề nghị Bộ đón và làm việc với Đoàn chuyên gia nước ngoài, Vụ Hợp tác quốc tế phối hợp với Văn phòng Bộ và các đơn vị liên quan báo cáo Lãnh đạo Bộ xin chủ trương; tổ chức thực hiện sau khi có ý kiến của Lãnh đạo Bộ. Ch­ương VI CÁC HOẠT ĐỘNG ĐỐI NGOẠI KHÁC Điều 24. Thủ tục xin tiếp khách quốc tế không thuộc trường hợp quy định tại các điều từ Điều 21 đến Điều 23 Quy chế này 1. Việc tiếp khách quốc tế tại trụ sở cơ quan Bộ Tư pháp phải tuân thủ các quy định của pháp luật và Quy chế này. 2. Trong trường hợp Bộ trưởng tiếp khách quốc tế tại cơ quan Bộ Tư pháp theo đề xuất của Vụ Hợp tác quốc tế, thì Vụ Hợp tác quốc tế có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng Bộ, thông báo đến các đơn vị có liên quan thuộc Bộ để thu xếp và tổ chức buổi tiếp, đảm bảo đúng quy định về lễ tân đối ngoại. Báo Pháp luật Việt Nam và Cục Công nghệ thông tin có mặt để đưa tin. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có liên quan, trong trường hợp được mời tham dự buổi tiếp cùng Bộ trưởng có trách nhiệm tham dự đầy đủ, trường hợp không thể tham dự buổi tiếp thì cần báo cáo trước Bộ trưởng. 3. Trong trường hợp Thứ trưởng tiếp khách quốc tế tại cơ quan Bộ Tư pháp theo đề xuất của Vụ Hợp tác quốc tế, thì Vụ Hợp tác quốc tế có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng Bộ và các đơn vị có liên quan thuộc Bộ thu xếp và tổ chức buổi tiếp, đảm bảo đúng quy định về lễ tân đối ngoại. Tùy từng trường hợp cần thiết, Báo Pháp luật Việt Nam và Cục Công nghệ thông tin được mời để đưa tin. Đại diện cấp Vụ của các đơn vị thuộc Bộ có liên quan, trong trường hợp được mời tham dự buổi tiếp cùng Thứ trưởng có trách nhiệm tham dự đầy đủ, trường hợp không thể tham dự buổi tiếp thì cần báo cáo trước Thứ trưởng. 4. Các đơn vị thuộc Bộ đề nghị tiếp khách quốc tế phải lấy ý kiến của Vụ Hợp tác quốc tế và các đơn vị liên quan trước khi trình Lãnh đạo Bộ xem xét, quyết định. 5. Trong trường hợp Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ được Bộ trưởng, Thứ trưởng ủy quyền tiếp khách quốc tế, thì trước khi diễn ra buổi tiếp, Thủ trưởng đơn vị chủ trì thông báo Vụ Hợp tác quốc tế về kế hoạch tiếp khách và chủ động triển khai thực hiện. Chậm nhất là 03 ngày làm việc sau khi kết thúc buổi tiếp, Thủ trưởng đơn vị chủ trì tiếp báo cáo Lãnh đạo Bộ bằng văn bản kết quả buổi tiếp, đồng thời sao gửi cho Vụ Hợp tác quốc tế. 6. Các đơn vị do tính chất công việc có nhu cầu phải thường xuyên tiếp khách quốc tế, thì có thể báo cáo Lãnh đạo Bộ lịch tiếp khách quốc tế định kỳ và phối hợp với Văn phòng Bộ tổ chức đón tiếp; định kỳ hàng tháng báo cáo Lãnh đạo Bộ tình hình tiếp khách quốc tế, đồng thời sao gửi cho Vụ Hợp tác quốc tế để tổng hợp, theo dõi chung. 7. Thủ trưởng đơn vị chủ trì tiếp khách quốc tế phải trực tiếp hoặc ủy quyền cho người có đủ thẩm quyền, năng lực phù hợp với nội dung, mục đích buổi tiếp thực hiện việc tiếp khách quốc tế; chịu trách nhiệm về nội dung buổi tiếp, báo cáo kết quả buổi tiếp và các công việc dự kiến tiếp theo buổi tiếp. Điều 25. Chuẩn bị về nội dung, hình thức và tiếp khách quốc tế 1. Đơn vị chủ trì tiếp chỉ được phép trao đổi về những nội dung thuộc chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của đơn vị mình. 2. Đơn vị chủ trì tiếp phải chuẩn bị trước nội dung, dự kiến tình huống xảy ra cần xử lý. Trường hợp nội dung dự kiến trao đổi mang tính phức tạp, nhạy cảm hoặc vượt phạm vi thẩm quyền, đơn vị chủ trì phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế báo cáo Lãnh đạo Bộ xem xét, quyết định. 3. Các cuộc tiếp khách nước ngoài tại cơ quan Bộ chỉ được tổ chức tại phòng tiếp khách do Văn phòng Bộ bố trí theo yêu cầu của đơn vị chủ trì. Không tiếp khách quốc tế tại phòng làm việc của cán bộ, công chức. Khi tiếp phải có ít nhất 02 (hai) người cùng dự. Đơn vị chủ trì tiếp khách phải cử cán bộ, công chức đón khách ít nhất trước 10 (mười) phút trước khi diễn ra buổi tiếp. Các đơn vị phải mở Sổ theo dõi để ghi chép đầy đủ nội dung các cuộc tiếp khách quốc tế, phục vụ cho công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật. 4. Văn phòng Bộ phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế bố trí về lễ tân đối ngoại phục vụ tiếp khách nước ngoài. 5. Cán bộ, công chức được cử tiếp khách quốc tế có trách nhiệm ghi chép đầy đủ nội dung và báo cáo Thủ trưởng đơn vị quản lý mình về kết quả buổi tiếp. Trong trường hợp cần thiết, Thủ trưởng đơn vị phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế báo cáo Lãnh đạo Bộ kết quả buổi tiếp để xin ý kiến chỉ đạo. 6. Cán bộ, công chức của Bộ Tư pháp khi tiếp xúc, trao đổi với khách quốc tế về nội dung liên quan đến công việc qua điện thoại, thư điện tử hoặc các phương tiện khác cần báo cáo kịp thời và đầy đủ với Thủ trưởng đơn vị. Tuyệt đối không được trao đổi về các nội dung ngoài phạm vi thẩm quyền của mình. Điều 26. Tiếp xúc khách quốc tế Cán bộ, công chức của Bộ Tư pháp có thể tiếp xúc, gặp gỡ khách quốc tế để trao đổi công việc nhưng chỉ được trao đổi về vấn đề thuộc thẩm quyền và phải báo cáo lại Thủ trưởng đơn vị quản lý mình về kết quả buổi tiếp. Trong trường hợp cần thiết, Thủ trưởng đơn vị phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế báo cáo Lãnh đạo Bộ kết quả buổi tiếp để xin ý kiến chỉ đạo. Điều 27. Lễ tân trong công tác đối ngoại Cán bộ, công chức Bộ Tư pháp khi tham gia hoạt động đối ngoại cần tuân theo quy định về lễ tân đối ngoại của Nhà nước và Quy chế văn hóa công sở của Bộ Tư pháp. Điều 28. Quản lý Công hàm 1. Vụ Hợp tác quốc tế là đầu mối quản lý Công hàm của Bộ Tư pháp. 2. Khi nhận được Công hàm của đối tác nước ngoài, căn cứ vào nội dung, đơn vị thuộc Bộ nhận được Công hàm trực tiếp xử lý hoặc chuyển cho đơn vị phụ trách nội dung xử lý. Trong trường hợp nội dung trong Công hàm thuộc thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo Bộ, đơn vị xử lý Công hàm phải lấy ý kiến của Vụ Hợp tác quốc tế, trình Lãnh đạo Bộ xem xét, quyết định. 3. Các đơn vị chức năng trả lời Công hàm bằng hình thức công văn hành chính. Trong trường hợp cần trả lời bằng hình thức Công hàm, thì chuyển nội dung cho Vụ Hợp tác quốc tế để làm đầu mối trả lời đối tác nước ngoài. 4. Công hàm phải được ghi đầy đủ ngày, tháng, năm, số Công hàm, chữ ký nháy của lãnh đạo Vụ Hợp tác quốc tế và được đóng dấu treo của Bộ Tư pháp. Điều 29. Quản lý quà tặng, quà biếu của khách quốc tế tặng chung cho Bộ, các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp Quà tặng, quà biếu của khách quốc tế tặng chung cho Bộ, cho các đơn vị thuộc Bộ cần được gửi cho Văn phòng Bộ để Văn phòng Bộ tiếp nhận, tổ chức theo dõi, phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế, Vụ Tổ chức cán bộ đề xuất việc sử dụng vào các mục đích chung của Bộ Tư pháp. Chương VII TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 30. Chế độ báo cáo định kỳ Chế độ báo cáo định kỳ tuân thủ quy định của pháp luật về điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế, viện trợ ODA, viện trợ phi chính phủ nước ngoài, hội nghị, hội thảo quốc tế và Quy chế này. Điều 31. Nhiệm vụ, quyền hạn của Vụ Hợp tác quốc tế Vụ Hợp tác quốc tế Bộ Tư pháp có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực hiện quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại của Bộ theo quy định của pháp luật và Quy chế này; hướng dẫn, đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này. Điều 32. Nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị thuộc Bộ về hoạt động đối ngoại 1. Văn phòng Bộ đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất cho các hoạt động đối ngoại. 2. Vụ Tổ chức cán bộ chủ trì, phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế và các đơn vị có liên quan đề xuất nhân sự cho các hoạt động đối ngoại, trình Bộ trưởng xem xét, quyết định. 3. Vụ Kế hoạch-Tài chính có trách nhiệm: a) Cân đối, bố trí kinh phí cho hoạt động đối ngoại theo quy định của pháp luật về ngân sách; thống nhất quản lý các khoản kinh phí hỗ trợ cho các chương trình, dự án; kiểm tra, xét duyệt quyết toán kinh phí các chương trình, dự án theo quy định của pháp luật; b) Trên cơ sở các quy định của pháp luật và Quy chế này, chủ trì, phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế và các đơn vị thuộc Bộ xây dựng, trình Bộ trưởng ban hành Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA), viện trợ phi chính phủ nước ngoài của Bộ Tư pháp. 4. Các đơn vị khác thuộc Bộ, trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình, phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế thực hiện các hoạt động đối ngoại theo sự phân công của Lãnh đạo Bộ. 5. Ban Quản lý ch­ương trình, dự án hợp tác quốc tế thuộc Bộ, thông qua đơn vị được Bộ trưởng phân công chủ trì thực hiện chương trình, dự án, có trách nhiệm: a) Phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế và các đơn vị liên quan thuộc Bộ tham mưu cho Bộ trưởng quyết định hoặc trình cơ quan có thẩm quyền quyết định các vấn đề liên quan đến việc thực hiện chương trình, dự án; b) Tổ chức triển khai thực hiện chương trình, dự án theo đúng kế hoạch đã được Bộ trưởng phê duyệt và chịu trách nhiệm về tiến độ, kết quả thực hiện; c) Chấp hành chế độ báo cáo theo quy định của pháp luật và Quy chế này; d) Tuân thủ sự hướng dẫn, kiểm tra của Vụ Hợp tác quốc tế trong các vấn đề đối ngoại. 6. Đơn vị được Bộ trưởng phân công chủ trì thực hiện chương trình, dự án hợp tác quốc tế có trách nhiệm bảo đảm việc tuân thủ Quy chế này đối với các chương trình, dự án, hoạt động được phân công chủ trì./.