91456/CT-TTHT

Công văn 91456/CT-TTHT năm 2019 về sử dụng hóa đơn điện tử khi đang sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 91456 /CT-TTHT V/v sử d ụng h óa đơn điện tử Hà Nội, ngày 06 tháng 12 năm 2019 Kính gửi: Công ty TNHH S-COLORFUL Mã số thuế: 0107533498; Địa chỉ: Tầng 4 tòa nhà H U D3 Tower, 121-123 đường Tô Hiệu, phường Nguyễn Trãi, quận Hà Đông, Hà Nội. Trả lời công văn số không số ngày 25/11/2019 của Công ty TNHH S -COLORFUL (sau đây gọi là Công ty) về việc đề nghị được sử dụng hóa đơn điện tử khi đang sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau: - Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định: “3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: s ố 51/20 1 0/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/20 1 4/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Ch í nh phủ quy định về hóa đơn b án hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành . ” - Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 2 Điều 4 hướng dẫn như sau: “2. Điề u kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung l à người b án) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứn g điều kiện sau: a) Là t ổ chức k i nh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc l à tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và l ưu trữ hóa đơn điện tử; c) C ó đội ngũ người thực th i đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định; d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật đ) Có phần mềm bán hàng h óa , dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn. e) C ó các quy trình sao lưu dữ liệu, khô i phục dữ li ệu, lưu trữ dữ li ệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: - Hệ thống l ưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng m i nh là tương thích với các chuẩn mực về hệ th ố ng lưu trữ dữ liệu; - Có quy trình sao l ư u và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.” + Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 hướng dẫn như sau: “1. Khởi tạo hóa đơn điện t ử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người b án, loại hóa đơn, k ý hiệ u hóa đơn, định dạng truyền - nhận và lưu tr ữ hóa đơn trước khi bán hàng hóa, dịch vụ trên phương tiện điện tử của t ổ chức k i nh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện t ử của các bên theo quy định của pháp luật. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện t ử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo M ẫ u s ố 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này). Quyết định áp dụng hóa đơn điện t ử gồm các nội dung chủ yếu sau: - Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử. Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật s ố , từ t í nh, truyền dẫn không dây, quang học, điện t ừ hoặc công nghệ tương tự. - Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứ n g dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hóa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng; - Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức. - Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ t ổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi h ó a đơn điện tử sang h ó a đơn giấy. 2. Phát hành hóa đơn điện tử Trước kh i sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành h ó a đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý t rực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo M ẫ u số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông t ư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành h óa đơn điện tử, mã s ố thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, k ý hiệu h ó a đơn, k ý hiệu mẫu s ố hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông b á o phát hành (từ số... đến số...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ k ý của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông b á o phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ k ý điện tử của t ổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế). Trường hợp có sự thay đổ i địa chỉ k i nh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ s ố hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng. Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, t ổ chức, khởi tạo h ó a đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới theo hư ớn g dẫn tại khoản này. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ký s ố vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đ ơ n điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm h ó a đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đ ă ng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.”. - Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị đ ị nh số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về h óa đ ơ n bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 1 Điều 11 hướng dẫn như sau: “Điều 11. Đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế 1. Cơ quan thuế b á n hóa đơn cho các đối tượng sau: a) T ổ chức không phải là doanh nghiệp nh ư ng có hoạt động k i nh doanh (bao g ồ m cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án). Tổ chức không phải l à doanh nghiệp nhưng có hoạt động k i nh doanh l à các t ổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành l ập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác. b) Hộ, cá nhân kinh doanh; c) Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ l ệ % nhân với doanh thu. d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự i n, đặt i n thuộc loại rủi ro cao về thuế; đ) Doanh nghiệp đang sử dụng h ó a đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm về hóa đơn bị xử lý v i phạm hành ch í nh về hành v i tr ố n thuế, gian lận thuế. Doanh nghiệp hướng dẫn tại điểm d, đ khoản này mua hóa đơn của cơ quan thuế trong thời gian 12 tháng. H ế t thời gian 12 tháng, căn cứ tình hình sử dụng hóa đơn, việc kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp và đề nghị của doanh nghiệp, trong thời hạn 5 ngày làm việc, cơ quan thuế c ó v ă n bản thông báo doanh nghiệp chuyển sang tự tạo hóa đơn để sử dụng hoặc tiếp tục mua hóa đơn của cơ quan thuế nếu không đáp ứng điều kiện tự i n hoặc đặt in hóa đơn (mẫu số 3.15 phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) ”. + Tại điểm b Khoản 2 Điều 12 hướng dẫn như sau: “… Tổ chức, doanh nghiệp thuộc đối tượng mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành chuyển sang tự t ạo hóa đơn đặt in , hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử để sử dụng thì phải dừng sử dụng hóa đơn mua c ủ a cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tự tạo theo hướng dẫn tại Điều 2 1 Thông tư này.” + Tại điểm c Khoản 1 Điều 21 hướng dẫn như sau: “c) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh mua h ó a đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử d ụ ng thì t ổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn the o hướng dẫn tại Điều 29 Thông tư này.” + Tại Điều 27 (được sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính) hướng dẫn như sau: “ Hàng qu ý , t ổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp h ó a đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản l ý trực tiếp, kể c ả trường hợp trong kỳ không s ử dụng hóa đơn. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, qu ý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau (mẫu s ố 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không ( = 0) Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự i n, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự i n, đặt i n, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua h óa đ ơ n của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư này thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng. …” Căn cứ các quy định trên, Công ty đã sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế từ tháng 01/2017 (đến nay hết thời hạn 12 tháng). Trường hợp Công ty đáp ứ ng các điều kiện c ủ a tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 4, Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính thì được sử dụng hóa đ ơ n điện t ử . Trước khi sử dụng đề nghị Công ty thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy đ ị nh tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư s ố 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính. Công ty phải d ừ ng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể t ừ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chín h Công ty có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng h óa đ ơ n theo tháng từ ngày đầu tháng đến hết ngày dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế và chuyển sang nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý cho cơ quan thuế kể t ừ ngày kế tiếp theo quy định tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu trên. Công ty TNHH S-COLORFUL phải hoàn toàn chịu tr ách nhiệm tr ước pháp luật về tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Nếu có vướng mắc, đề nghị Công ty liên hệ với Phòng Tuyên truyền Hỗ tr ợ NNT - Cục Thuế TP Hà Nội theo số điện thoại: 02437737940; địa chỉ: G23-24 Thành Công, quận Ba Đình, TP Hà Nội. Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH S -COLORFUL được biế t./. Nơi nhận: - Như trên; - Phòng TKT1; - Lưu: VT, TTHT (2b). KT. CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG Nguyễn Tiến Trường