06/2012/QĐ-UBND

Quyết định 06/2012/QĐ-UBND quy định gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính Nhà nước, đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh Bình Phước ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH PHƯỚC -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 06/2012/QĐ-UBND Đồng Xoài, ngày 22 tháng 3 năm 2012 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY ĐỊNH GỬI, NHẬN VĂN BẢN ĐIỆN TỬ GIỮA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC, ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH PHƯỚC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH PHƯỚC Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003; Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh ngày 3/12/2004; Căn cứ Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước; Căn cứ Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về việc Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Theo đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh tại Tờ trình số: 176/TTr-VPUBND ngày 19 tháng 3 năm 2012, QUYẾT ĐỊNH : Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính Nhà nước,đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh Bình Phước . Điều 2. Quyết định này thay thế Quyết định số 2605/QĐ-UBND ngày 14/9/2009 của UBND tỉnh và có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký. Điều 3. Các ông (bà) Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các Sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã có trách nhiệm thi hành Quyết định này ./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CHỦ TỊCH Trương Tấn Thiệu QUY ĐỊNH VỀ VIỆC GỬI, NHẬN VĂN BẢN ĐIỆN TỬ GIỮA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC, ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH (Ban hành kèm theo Quyết định số: 06/2012/QĐ-UBND ngày 22/3/2012 của UBND tỉnh Bình Phước) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Đối tượng và phạm vi áp dụng Quy định này quy định việc gửi, nhận văn bản điện tử đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc sự quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh (sau đây gọi là cơ quan nhà nước) trên địa bàn tỉnh. Điều 2. Mục đích 1. Thay thế một cách căn bản văn bản giấy trong hoạt động của cơ quan nhà nước, thực hiện cải cách, đơn giản hoá thủ tục hành chính, thực hiện tiết kiệm, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác chỉ đạo điều hành và phục vụ người dân của các cơ quan nhà nước. 2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, công tác văn thư và quản lý văn bản hành chính trong hoạt động của cơ quan nhà nước ở các cấp. 3. Cung cấp công khai, minh bạch, kịp thời, đầy đủ và chính xác trên môi trường mạng những thông tin theo quy định của khoản 2, Điều 28 của Luật Công nghệ thông tin; pháp luật về phòng, chống tham nhũng và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và các quy định khác của pháp luật về công khai, minh bạch thông tin. 4. Các loại biểu mẫu hành chính cần thiết giải quyết công việc cho công dân, tổ chức từng bước được chuẩn hoá theo quy định tại Điều 19 Nghị định 64/2007/NĐ-CP và công bố công khai trên trang thông tin điện tử của cơ quan nhà nước. 5. Cơ quan nhà nước phải xây dựng và ban hành quy chế sử dụng mạng nội bộ, bảo đảm khai thác hiệu quả các giao dịch điện tử trong xử lý công việc của mọi cán bộ, công chức, viên chức, đồng thời bảo đảm an toàn thông tin theo quy định tại Điều 41 Nghị định 64/2007/NĐ-CP ; tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức kiến thức, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc. 6. Cơ sở dữ liệu của cơ quan nhà nước phải cập nhật đầy đủ hoặc có đường liên kết đến các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên phục vụ cho việc tra cứu trên môi trường mạng của cán bộ, công chức, viên chức nhằm hạn chế việc sao chụp văn bản giấy nhận được từ cơ quan cấp trên để gửi cho các cơ quan, tổ chức trực thuộc. 7. Thực hiện số hoá thông tin và lưu trữ dữ liệu theo quy định Điều 28 Nghị định 64/2007/NĐ-CP. Điều 3. Yêu cầu 1. Cơ quan nhà nước có trách nhiệm cải tiến và chuẩn hóa các quy trình công việc theo hướng phù hợp với chương trình cải cách hành chính đồng thời phát huy tối đa khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý các quy trình sau đây: a) Văn bản phát hành phải đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, chính xác, đúng thẩm quyền và đúng đối tượng. b) Hoạt động nội bộ và giao dịch với các cơ quan nhà nước khác; c ) Giao dịch với tổ chức, cá nhân, đặc biệt trong hoạt động cung cấp các dịch vụ hành chính công. d) Hệ thống gửi nhận phải an toàn, bảo mật hệ thống bao gồm : Đảm bảo an ninh, an toàn, bảo mật tại thiết bị đầu cuối; Đảm bảo an toàn khi đăng nhập, khai thác hệ thống và trên đường truyền; Đảm bảo đúng các quy định về bảo mật. 2. Cơ quan nhà nước có trách nhiệm ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp (viết tắt là QLVB&ĐHTN) trong các hoạt động của cơ quan mình để quản lý văn bản điện tử và tiết kiệm chi phí in ấn, photocopy, v.v… 3. Người đứng đầu cơ quan nhà nước ở các cấp có trách nhiệm chỉ đạo : Ứ ng dụng công nghệ thông tin vào xử lý công việc ; T ăng cường sử dụng văn bản điện tử, từng bước thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin ; Bảo đảm an ninh, an toàn, bảo mật thiết bị đầu cuối ( máy tính, tài khoản đăng nhập) của đơn vị. 4 Sở Thông tin và Truyền thông từng bước triển khai kết nối các hệ thống QLVB&ĐHTN giữa các đơn vị với nhau để tăng cường khả năng liên thông giữa các quy trình công việc, cải tiến các quy trình công việc đòi hỏi có sự phối hợp của nhiều cơ quan nhà nước nhằm giảm tối đa thời gian xử lý. Điều 4. Giải thích từ ngữ 1. Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự. 2. Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. 3. Người khởi tạo thông điệp dữ liệu là cơ quan, tổ chức, cá nhân tạo hoặc gửi một thông điệp dữ liệu trước khi thông điệp dữ liệu đó được lưu giữ nhưng không bao hàm người trung gian chuyển thông điệp dữ liệu. 4. Hệ thống thông tin là hệ thống được tạo lập để gửi, nhận, lưu trữ, hiển thị hoặc thực hiện các xử lý khác đối với thông điệp dữ liệu. 5. Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản, hình ảnh, video...) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó. 6. Chứng thực chữ ký điện tử là việc xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử. 7. Giao dịch điện tử là giao dịch được thực hiện bằng phương tiện điện tử. 8. Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. 9. An toàn thông tin bao gồm các hoạt động quản lý, nghiệp vụ và kỹ thuật đối với hệ thống thông tin nhằm bảo vệ, khôi phục các hệ thống, các dịch vụ và nội dung thông tin đối với nguy cơ tự nhiên hoặc do con người gây ra. Việc bảo vệ thông tin, tài sản và con người trong hệ thống thông tin nhằm bảo đảm cho các hệ thống thực hiện đúng chức năng, phục vụ đúng đối tượng một cách sẵn sàng, chính xác và tin cậy. An toàn thông tin bao hàm các nội dung bảo vệ và bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu, an toàn máy tính và an toàn mạng. Điều 5. Các dạng văn bản điện tử 1. Các dạng văn bản điện tử theo Quy định này bao gồm: a) Phù hợp với tiêu chuẩn quy định được ban hành theo Quyết định số 19/2008/QĐ-BTTTT ngày 09/4/2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông về ban hành quy định áp dụng tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước và Quyết định số 20/2008/QĐ-BTTTT ngày 09/4/2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông về ban hành danh mục tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước; b) Tệp (file) dạng văn bản (txt, doc, rtf, odt,...), file dạng bảng tính (csv, .xls, .ods) được tạo lập bằng các phần mềm thông dụng (Microsoft Office, Open Office...); c) Tệp (file) dạng ảnh thông dụng (dạng PDF, ODF tạo ra từ máy quét); d) Tệp (file) đồ thị, đồ họa phục vụ quản lý chuyên ngành. 2. Bộ mã chữ tiếng Việt sử dụng trong văn bản điện tử phải là phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt, theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Điều 6. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử 1. Văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước. 2. Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử nếu văn bản đó có thông tin về người gửi , bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản , được xác thực bằng địa hệ thống lưu trữ điện tử của nơi gửi nếu việc thực hiện gửi nhận bằng ứng dụng phần mềm máy tính đã được thống nhất giữa nơi gửi và nơi nhận, hệ thống cần lưu trữ bản gốc, nhằm đảm bảo tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản . Chương II THỰC HIỆN GỬI, NHẬN VĂN BẢN ĐIỆN TỬ Điều 7. Quy định gửi, nhận văn bản điện tử 1. Thực hiện việc gửi, nhận văn bản điện tử bao gồm các loại văn bản: Sao y, Lịch làm việc, Công văn, Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo, Thư mời, Thông báo, Kế hoạch - Chương trình, những thông tin chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo, các tài liệu phục vụ cuộc họp, trao đổi phục vụ công việc, văn bản khẩn, những văn bản gửi đến những cơ quan để biết, để báo cáo, trừ những văn bản mật. 2. Chỉ gửi văn bản giấy đến các đơn vị, cá nhân trong và ngoài tỉnh chưa có trong danh sách trao đổi văn bản trong hệ thống QLVB&ĐHTN. Điều 8. Cập nhập và gửi văn bản điện tử 1. Sau khi văn bản được thủ trưởng đơn vị ký duyệt, căn cứ vào nhiệm vụ được giao văn thư kiểm tra thể thức, trình tự, thẩm quyền ký và thực hiện quy trình cấp số hiệu và đóng dấu văn bản đi (văn bản giấy). 2. Kiểm tra tính toàn vẹn, xác thực của tệp (file) văn bản điện tử và đảm bảo tính toàn vẹn, tin cậy so với văn bản giấy được ký duyệt và gửi tệp (file) văn bản điện tử đến đối tượng cần gửi theo "Nơi nhận" được ghi trên văn bản. Điều 9. Tiếp nhận văn bản điện tử và lập hồ sơ lưu trữ 1. Kiểm tra tính xác thực về nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản; lưu văn bản điện tử vào cơ sở dữ liệu văn bản đến của đơn vị. 2. Khi tiếp nhận văn bản đến trên mạng máy tính hoặc trên giấy, văn thư phải tiến hành cập nhật thông tin vào phần mềm, đồng thời đưa vào cơ sở dữ liệu văn bản của cơ quan nhà nước . Cập nhật vào phần mềm đầy đủ các tiêu chí: Ngày đến, số đến, số ký hiệu, cấp cơ quan, cơ quan phát hành, nơi gửi, trích yếu, ngày ký, người ký, sổ văn bản đến,…, quét (scan) văn bản giấy thành dạng tập tin .PDF (hoặc .ODF) để đính kèm vào phần mềm. Tệp (file) đính kèm có thể ứng dụng chữ ký số hoặc mã hóa để tăng cường tính bảo mật thông tin. 3. Việc sao lưu hoặc các biện pháp tiếp nhận khác phải chỉ ra được thời gian gửi và phải kiểm tra được tính toàn vẹn của văn bản điện tử. 4. Hàng ngày, trong giờ hành chính, cơ quan phải định kỳ thường xuyên, truy cập hộp thư điện tử hoặc phần mềm để kịp thời chuyển, gửi và lưu văn bản điện tử. Điều 10. Xử lý văn bản điện tử Cơ quan nhà nước có quyền sử dụng các biện pháp kỹ thuật đối với văn bản điện tử nếu thấy cần thiết để làm cho văn bản điện tử đó dễ đọc, dễ lưu trữ và dễ phân loại nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung văn bản điện tử đó. Điều 11. Thời điểm gửi, nhận văn bản điện tử 1. Thời điểm gửi một văn bản điện tử tới cơ quan nhà nước là thời điểm văn bản điện tử này nhập vào hệ thống thông tin nằm ngoài sự kiểm soát của người khởi tạo. 2. Thời điểm nhận một văn bản điện tử là thời điểm văn bản điện tử nhập vào hệ thống thông tin được chỉ định. Điều 12. Các hành vi bị nghiêm cấm trong việc gửi và nhận văn bản điện tử 1. Phát tán virus trong hệ thống gửi và nhận văn bản điện tử. 2. Truy cập trái phép vào hệ thống thông tin của các cơ quan nhà nước để thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật và quy định của Nhà nước. 3. Tạo ra thông điệp dữ liệu trong việc gửi nhận văn bản điện tử nhằm thực hiện hành vi trái pháp luật. 4. Cản trở hoặc ngăn chặn trái phép quy trình truyền, gửi và nhận văn bản điện tử. 5. Thay đổi, xóa, hủy, tiết lộ, hiển thị, di chuyển trái phép một phần hoặc toàn bộ nội dung của văn bản điện tử. 6. Tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành hoặc có hành vi khác nhằm phá hoại hạ tầng công nghệ trong gửi nhận văn bản điện tử. 7. Các văn bản thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật được quản lý riêng tuyệt đối không được thực hiện gửi nhận văn bản điện tử. 8. Khi văn bản ban hành gửi tới các cơ quan nhà nước trên hệ thống phải được cố định. Không được phép chỉnh sửa bất cứ chi tiết nào của văn bản điện tử kể cả ngày, giờ gửi để đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản điện tử. Văn bản đã được gửi thông qua hệ thống nếu có sai sót bắt buộc phải có văn bản đính chính cho văn bản này. Chương III ĐẢM BẢO AN TOÀN THÔNG TIN Điều 13. Nguyên tắc bảo đảm an toàn thông tin 1. Việc bảo đảm an toàn thông tin là yêu cầu bắt buộc trong quá trình thiết kế, xây dựng, vận hành, nâng cấp và hủy bỏ các hạ tầng kỹ thuật của cơ quan nhà nước. 2. Thông tin số thuộc quy định danh mục bí mật Nhà nước của các cơ quan nhà nước phải được phân loại, lưu trữ, bảo vệ trên cơ sở quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước. 3. Cơ quan nhà nước phải xây dựng nội quy bảo đảm an toàn thông tin; có cán bộ phụ trách quản lý an toàn thông tin; áp dụng, hướng dẫn và kiểm tra định kỳ việc thực hiện các biện pháp bảo đảm cho hệ thống thông tin trên mạng đáp ứng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về an toàn thông tin. 4. Áp dụng quy trình bảo đảm an toàn dữ liệu bao gồm: a) Lưu trữ dự phòng; b) Sử dụng mật mã để bảo đảm an toàn và bảo mật dữ liệu trong lưu trữ và giao dịch theo quy định của Nhà nước về mật mã; c) Quản lý chặt chẽ việc di chuyển các trang thiết bị công nghệ thông tin lưu trữ các thông tin thuộc danh mục bí mật Nhà nước; d) Giám sát các khâu tạo lập, xử lý và hủy bỏ dữ liệu; đ) Các quy trình bảo đảm an toàn dữ liệu khác. 5. Áp dụng quy trình quản lý an toàn hạ tầng kỹ thuật bao gồm: a) Các giải pháp bảo vệ nhằm ngăn chặn và phát hiện sớm việc truy cập trái phép vào mạng máy tính hay thiết bị lưu trữ dữ liệu; b) Áp dụng các công nghệ xác thực, cơ chế quản lý quyền truy cập và cơ chế ghi biên bản hoạt động của hệ thống để quản lý và kiểm tra việc truy cập mạng; c) Kiểm soát chặt chẽ việc cài đặt các phần mềm mới lên máy chủ và máy trạm; d) Theo dõi thường xuyên tình trạng lây nhiễm và thực hiện loại bỏ phần mềm độc hại khỏi hệ thống; đ) Các quy trình quản lý an toàn hạ tầng kỹ thuật khác. 6. Điều kiện bảo đảm thực hiện nhiệm vụ an toàn thông tin: a) Cán bộ, công chức, viên chức phải nắm vững các quy định của pháp luật và nội quy của cơ quan nhà nước về an toàn thông tin; b) Cán bộ kỹ thuật về an toàn thông tin phải được tuyển chọn, đào tạo, huấn luyện, thường xuyên bồi dưỡng nghiệp vụ phù hợp với nhiệm vụ được giao và được tạo điều kiện làm việc phù hợp; c) Cơ quan nhà nước ưu tiên sử dụng lực lượng kỹ thuật về an toàn thông tin của mình; khi cần thiết có thể sử dụng dịch vụ của các tổ chức bảo đảm an toàn thông tin đủ năng lực được Nhà nước công nhận; d) Hạ tầng kỹ thuật phải được định kỳ kiểm tra, đánh giá hoặc kiểm định về mặt an toàn thông tin phù hợp các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quy định. Điều 14. Trách nhiệm giải quyết và khắc phục sự cố an toàn thông tin 1. Trách nhiệm của cơ quan nhà nước có hạ tầng kỹ thuật bị sự cố: a) Áp dụng mọi biện pháp để khắc phục và hạn chế thiệt hại do sự cố xảy ra, lập biên bản báo cáo cho cơ quan cấp trên quản lý trực tiếp; b) Trường hợp có sự cố nghiêm trọng vượt quá khả năng khắc phục của đơn vị, phải báo cáo ngay cho cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền quy định tại Điều 43, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ; c) Tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan chức năng tham gia khắc phục sự cố và thực hiện theo đúng hướng dẫn; d) Cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những thông tin cần thiết cho cơ quan cấp trên quản lý trực tiếp. 2. Trách nhiệm của cơ quan cấp trên quản lý trực tiếp: a) Tùy theo mức độ của sự cố, hướng dẫn hoặc cử cán bộ có thẩm quyền đến cơ sở để hướng dẫn, giúp đỡ khắc phục sự cố; b) Huy động các phương tiện cần thiết để khắc phục sự cố. 3. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông: a) Tùy theo mức độ sự cố hướng dẫn hoặc điều phối lực lượng ứng cứu để tham gia khắc phục sự cố; b) Phối hợp với các cơ quan có liên quan để điều tra khắc phục sự cố; Chương IV TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC, ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP Điều 15. Trách nhiệm của các cơ quan nhà nước khi tham gia gửi, nhận văn bản điện tử l. Người đứng đầu cơ quan nhà nước có trách nhiệm chỉ đạo việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý công việc, tăng cường sử dụng văn bản điện tử, từng bước thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin. 2. Trừ trường hợp có quy định khác của pháp luật, mạng nội bộ của cơ quan nhà nước phải kết nối với cơ sở hạ tầng thông tin của Nhà nước để thực hiện việc gửi, trao đổi, xử lý văn bản hành chính trong cơ quan hoặc với các cơ quan, tổ chức khác thông qua môi trường mạng. 3. Đảm bảo điều kiện hạ tầng tối thiểu để thực hiện gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước triển khai các giải pháp kỹ thuật để đảm bảo về an ninh, an toàn, bảo mật. 4. Từng bước số hóa toàn bộ văn bản, tài liệu, thông tin trao đổi trong cơ quan nhà nước. 5. Các loại biểu mẫu hành chính cần thiết giải quyết công việc cho người dân, tổ chức từng bước được chuẩn hóa công bố công khai trên trang thông tin điện tử của tỉnh hoặc của cơ quan nhà nước. 6. Cơ sở dữ liệu về văn bản điện tử phải cập nhật đầy đủ hoặc có đường liên kết đến các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên phục vụ cho việc tra cứu trên môi trường mạng của cán bộ, công chức, viên chức nhằm hạn chế việc sao chụp văn bản giấy nhận được từ cơ quan cấp trên để gửi cho các cơ quan, tổ chức trực thuộc. 7. Quản lý, chỉ đạo và triển khai gửi, nhận văn bản điện tử của đơn vị theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước và của Quy định này. 8. Chịu trách nhiệm về thời gian, nội dung, độ chính xác và bảo mật các thông tin trong quá trình sử dụng giao dịch văn bản điện tử. 9. Phân công bộ phận hoặc cán bộ phụ trách thường xuyên theo dõi việc thực hiện gửi và nhận văn bản điện tử. 10. Cơ quan nhà nước phải xây dựng và ban hành quy chế sử dụng mạng nội bộ, bảo đảm khai thác hiệu quả các giao dịch điện tử trong xử lý công việc của mọi cán bộ, công chức, viên chức, đồng thời bảo đảm an toàn thông tin theo quy định tại Điều 41, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ; tạo điều kiện tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức kiến thức, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc. 11. Báo cáo kết quả thực hiện định kỳ vào ngày 15 hàng tháng và đột xuất theo hướng dẫn, yêu cầu của Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Thông tin và Truyền thông. 12. Trường hợp cần bản chính hoặc bản sao y bằng giấy cần gửi đăng ký với đơn vị phát hành để nhận văn bản chính hoặc bản sao y bằng giấy. Điều 16. Trách nhiệm của Văn phòng UBND tỉnh 1. Đề xuất thống nhất các biểu mẫu điện tử chung trong việc thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử, hướng dẫn việc cải tiến, chuẩn hóa và áp dụng các quy trình công việc chung, bảo đảm đồng bộ quy trình công việc giữa các cơ quan nhà nước. 2. Kiểm tra, giám sát và đôn đốc các cơ quan nhà nước thực hiện gửi nhận văn bản điện tử. 3. Quản lý, vận hành, hướng dẫn sử dụng cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành, tác nghiệp của ngành hoặc địa phương; bảo đảm kỹ thuật, an toàn thông tin. 4. Đề xuất, xây dựng các chính sách, mô hình, quy định, đảm bảo an ninh thông tin vận hành thông suốt, an toàn trên đường truyền mạng số liệu dùng chung của tỉnh. 5. Đề xuất, xây dựng, tổ chức lập kế hoạch và lập dự toán kinh phí hàng năm cho công tác bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan nhà nước và đảm bảo điều kiện hạ tầng kỹ thuật triển khai vận hành trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt. Điều 17. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông 1. Thực hiện nhanh việc đưa hệ thống gửi, nhận văn bản dùng chung cho toàn tỉnh đi vào hoạt động. 2.Từng bước triển khai ứng dụng chữ ký điện tử trong việc thực hiện quản lý, gửi, nhận văn bản điện tử thay cho văn bản giấy tờ thông thường. 3. Định kỳ hàng năm, tổ chức đánh giá tình hình triển khai văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước. 4. Phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc thực hiện gửi nhận văn bản điện tử của các cá nhân, đơn vị trong công việc, coi đây là trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ, công chức, viên chức, đơn vị trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm. 5. Đề xuất, xây dựng các chính sách, quy định về lưu trữ thông tin số của các cơ quan nhà nước, quy định về kiểm tra chữ ký điện tử với các văn bản có chữ ký điện tử. Điều 18. Trách nhiệm của Sở Nội vụ 1. Nghiên cứu bổ sung vào nội dung bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm của các cá nhân, cơ quan nhà nước trong việc thực hiện tốt gửi nhận văn bản điện tử, tiết kiệm giấy tờ, góp phần cải cách hành chính. 2. Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh đảm bảo bổ sung tối thiểu nhân lực có đủ trình độ chuyên môn về tin học làm việc tại các cơ quan nhà nước để đáp ứng công tác triển khai đạt hiệu quả. Điều 19. Trách nhiệm của Sở Kế hoạch Đầu tư, Sở Tài chính Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính bố trí kinh phí và hướng dẫn lập dự toán kinh phí tổ chức thực hiện theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nước và các văn bản pháp luật có liên quan nhằm đảm bảo duy trì, vận hành các hệ thống thông tin dùng chung được thường xuyên liên tục. Chương V TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 20. Hướng dẫn thi hành 1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy định này. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức triển khai thực hiện; định kỳ hàng tháng, 06 tháng báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh kết quả thực hiện. 2. Văn phòng UBND tỉnh giúp Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện, kịp thời báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, có hình thức xử lý phù hợp đối với các tổ chức, cá nhân không thực hiện nghiêm Quy định này. Điều 21. Xử lý vi phạm Cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan đơn vị nào vi phạm Quy định này phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành. Điều 22. Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có những vấn đề khó khăn, vướng mắc, các đơn vị, địa phương phản ánh với Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung Quy định cho phù hợp./.