1399/QĐ-UBND

Quyết định 1399/QĐ-UBND năm 2014 Quy chế quản lý, sử dụng hộp thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 1399 /QĐ- U BND Bạc Liêu, ngày 29 tháng 08 năm 2014 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỘP THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẠC LIÊU CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ Luật Công ng hệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006; Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công ng hệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước; Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của c ơ quan nhà nước; Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn b ả n điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Xét đề n g hị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 80/TTr-STTTT ngày 19 tháng 8 năm 2014, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về quản lý, sử dụng hộp thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Bạc Liêu. Điều 2. Giao Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với các Sở, Ban, Ngành, các cơ quan, đơn vị và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố triển khai, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện Quy chế này. Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các Sở, Ban, Ngành và cơ quan, đơn vị cấp tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố căn cứ quyết định thi hành. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 348/QĐ-CT n g ày 14 tháng 6 năm 2005 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bạc Li ê u./. Nơi nhận: - Như Điều 3 ; - Thường trực Tỉnh ủy; - Thường trực HĐND tỉnh; - CT, các PCT UBND tỉnh; - Ủy ban Mặt trận Tổ quốc tỉnh; - Các PCVP UBND tỉnh; - TP Văn xã; - Cổng TTĐT tỉnh; - Lưu: VT, (TTH).01. KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Lê Minh Chiến QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỘP THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BẠC LIÊU (Ban hành kèm theo Quyết định số 1399 /QĐ- UBND , ngày 29 tháng 8 n ă m 2014 của Ủ y ban nh â n dân tỉnh Bạc Liêu) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng 1. Phạm vi điều chỉnh Quy chế này quy định việc quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Bạc Liêu. Trách nhiệm quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Bạc Liêu của cơ quan tổ chức và cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh nh ằ m phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng , nhiệm vụ được phân công. 2. Đối t ư ợng áp dụng a) Các Sở, Ban, Ngành, đoàn thể, các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố , đơn vị sự nghiệp công lập và cán bộ, công chức , viên chức, người lao động (sau đây gọi tắt là công chức, viên chức) . b) Các c ơ quan, tổ chức, cá nhân khác c ó sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh Bạc Liêu. Chương II TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH BẠC LIÊU Điều 2. Hệ thống thư điện tử tỉnh Bạc Liêu 1. Hệ thống thư điện tử tỉnh Bạc Liêu là thành phần trong hệ thống thông tin hành chính điện tử t ỉ nh Bạc Liêu, l à phương tiện giúp cho các cơ quan , tổ chức ; c ô ng chức, viên chức sử dụng để trao đổi, gửi nh ậ n thông tin phục vụ hoạt động đi ề u hành, tác nghiệp của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng một cách nhanh chóng và thuận tiện. 2. Các hộp thư điện tử của hệ thống t hư điện tử được tạo lập, quản lý và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu đặt tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu của tỉnh có tên miền l à http://mail.baclieu.gov.vn. 3. Hệ thống thư điện tử phải đ ả m bảo về an toàn, an ninh thông tin và tuân thủ các yêu c ầ u k ỹ thuật theo hướng dẫn của Bộ Thông tin và Truyền thông. Điều 3. Định dạng địa chỉ hộp thư điện tử Định dạng địa chỉ hộp thư điện tử tỉnh Bạc Liêu gồm 2 loại: 1. Hộp thư cho các cơ quan, tổ chức (gọi chung là hộp thư công vụ). Là hộp thư dùng chung của một cơ quan, tổ chức được quy định như sau: tendonvi@baclieu.gov.vn; trong đó tên đơn vị là các chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức được cấp hộp thư và được đặt sao cho không trùng nhau (ví dụ hộp thư công vụ của Sở Nội vụ có địa chỉ như sau: snv@baclieu.gov.vn). 2. Hộp thư dành cho cá nhân là hộp thư dùng riêng cho từng công chức, viên chức có định dạng như sau: tenhodem@baclieu.gov.vn; trong đó tên họ đệm được đặt tên theo nguyên tắc tên người sử dụng viết bằng tiếng Việt không dấu + chữ cái đầu của họ + chữ cái đầu của tên đệm (ví dụ Nguyễn Văn An có địa chỉ hộp thư điện tử như sau: annv@baclieu.gov.vn). Trong trường hợp tên hộp thư điện tử bị trùng sẽ thay đổi trên cơ sở đề nghị của lãnh đạo cơ quan, tổ chức sao cho dễ hiểu, dễ nhớ đến hộp thư điện tử muốn khai báo. Điều 4. Cấp mới, thay đổi, hủy bỏ hộp thư 1. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia vào hệ thống thư điện tử của tỉnh, khi có nhu cầu cấp mới, thay đổi hoặc hủy bỏ hộp thư điện tử phải có văn bản đề nghị gửi về Sở Thông tin và Truyền thông. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm cập nhật kịp thời các thông tin thay đổi vào danh bạ thư điện tử của tỉnh đảm bảo tính thống nhất người sử dụng trong hệ thống cơ sở dữ liệu thư điện tử. 2. Các hộp thư điện tử không truy xuất trong 6 tháng kể từ ngày được cấp hoặc lần truy xuất sau cùng sẽ bị thu hồi, các đơn vị, tổ chức, công chức, viên chức có nhu cầu sử dụng lại phải lập thủ tục như người hay cơ quan, tổ chức mới. Điều 5. Quy định đối với các văn bản được trao đổi qua hệ thống thư điện tử 1. Văn bản phải được định dạng theo tiêu chuẩn được Bộ Thông tin Truyền thông quy định hiện hành như (txt), (.doc), (.odt), (.ods), (.pdf), … 2. Bộ ký tự và mã hóa cho tiếng Việt trong văn bản điện tử bắt buộc sử dụng thống nhất theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (Unicode). 3. Cơ quan phát hành văn bản có trách nhiệm lưu trữ văn bản gốc theo quy định của pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ. Điều 6. Quy định về tiêu đề (subject) thư điện tử 1. Tiêu đề thư điện tử được ghi bằng tiếng Việt. 2. Trường hợp dùng thư điện tử để gửi văn bản điện tử thì tiêu đề thư điện tử phải ghi nội dung trích yếu của văn bản điện tử chính gửi kèm theo thư điện tử đó. 3. Trường hợp khác tiêu đề thư điện tử phải ghi vắn tắt nội dung cần trao đổi qua hộp thư điện tử. Chương III SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH BẠC LIÊU Điều 7. Các loại văn bản, tài liệu được trao đổi qua hệ thống thư điện tử 1. Các loại văn bản, tài liệu (ngoại trừ nh ữ ng văn bản mật) được trao đ ổ i thông qua hệ th ố ng thư điện tử, bao gồm: a) L ị ch l à m việc, lị ch công tác (tu ầ n, tháng, quý,...) của lãnh đạo Ủy ban nh â n d â n tỉnh, Ủ y ban nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân xã, các S ở, Ban , Ngành, các cơ quan, đơn vị,... b) Thư mời dự họp, dự hội nghị và các tài liệu kèm theo. c) Các tài liệu phục vụ cho các cuộc họp, hội nghị để nghiên cứu trước hoặc đ ể góp ý. d) C á c t à i li ệ u trao đ ổ i phục vụ công việc, các văn bản sao y đ) Báo cáo chuyên đề; báo cáo tuần, tháng, quý, năm. e) Các văn bản dự thảo để xin ý kiến, văn bản để biết hoặc để báo cáo. g) H ồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính liên thông giữa các cơ quan , đơn vị,... h) Các văn bản chỉ đạo , điều hành liên quan đến th ực hi ệ n thủ tục hành chính. 2. Giá trị pháp l ý văn b ả n điện tử: a) Văn bản điện tử ph ù h ợ p với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý t ươ ng đương với văn bản gi ấ y trong giao d ịch gi ữ a các cơ quan nhà nước. b) Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước không nhất thiết phải sử dụng ch ữ ký điện tử n ế u văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm t í nh xác thực về ngu ồ n g ố c và sự toàn vẹn của văn bản. Điều 8. Kiểm tra thư và phản hồi thư 1. Các cơ quan, tổ chức , được cấp hộp thư điện tử phải có trách nhiệm phân công người thường xuyên truy cập, kiểm tra th ô ng tin trên hệ thống để nhận và xử lý , trả lời thư đ iện tử của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và công dân theo yêu c ầ u. 2. Đối với hộp thư điện tử của côn g chức, viên chức cũng phải thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử của m ì nh đ ể xử lý kịp thời thư điện t ử gửi đến . Chương IV TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH BẠC LIÊU Điều 9. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông 1. Tổ chức triển khai tuyên truyền và hướng d ẫ n chi tiết các quy định của Bộ Thông tin v à Truyền thông và của Ủy ban nhân dân t ỉ nh c ó liên quan đ ế n công tác quản lý, duy trì hoạt động hệ th ố ng thư điện tử t ỉ nh Bạc Liêu c ó hiệu quả. 2. Phối hợp với Trun g tâm ứng cứu khẩn cấp máy tính (VNCERT), C ụ c Tin học h ó a thuộc Bộ Thông tin và Truyền th ô ng để đảm bảo c ô ng tác an toàn , an ninh thông tin mạng, phòng chống thư rác cho h ệ thống thư đi ệ n tử . Sao cho : a) Các thông tin t à i k h oản trên hộp thư điện tử của đơn vị , cán bộ , côn g chức, viên chức, người lao động đảm b ảo không bị l ấ y c ắ p v à không được thay đ ổ i thông tin n ế u không c ó sự đ ồ ng ý của chủ t à i kho ả n. b) Đảm bảo không có thư rác v à virus gửi từ h ệ thống hộp thư điện tử bên ngoài vào hệ thống hộp th ư điện tử của tỉnh. 3. Phối hợp với Cục Cơ yếu Chính phủ từng bước triển khai ứng dụng chứng thực ch ữ ký điện tử vào việc gửi nhận văn bản trên m ô i trư ờ ng mạng thay th ế cho văn bản giấy tờ thông thư ờ ng. 4 . Có trác h nh iệm quản lý, xây dựng , phát triển và bảo trì hệ thống thư điện tử. 5. Chủ động kịp thời thực hiện các biện pháp kỹ thuật cần thiết nh ằ m đ ả m b ảo hạ t ầ ng kỹ thuật cho hoạt động của hệ thống thư điện t ử đ ược an to à n th ô ng su ố t, liên tục v à tốc độ trao đổi cao. 6. Quản lý danh bạ thư điện tử (tạo lập, sửa đổi, loại bỏ) và quản lý quyền sử dụng truy cập thư điện tử của các cơ quan, tổ chức và công chức, viên chức trên hệ thống thư điện tử hiệu quả. 7. Theo dõi, tổng hợp và báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh về tình hình sử dụng hệ thống thư điện tử định kỳ hàng năm. Thực hiện báo cáo thống kê tổng hợp về tình hình sử dụng hệ thống thư điện tử theo yêu cầu của Bộ Thông tin và Truyền thông. Điều 10. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức sử dụng hệ thống thư điện tử 1. Thông báo việc thay đổi thông tin liên quan về hộp thư điện tử của cá nhân trong cơ quan, tổ chức gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để kịp thời cập nhật. 2. Đảm bảo các điều kiện về hạ tầng kỹ thuật, an toàn thông tin, trình độ tin học của cán bộ, công chức, viên chức để trao đổi thông tin qua hệ thống thư điện tử tại cơ quan, đơn vị được thông suốt và ổn định. 3. Thường xuyên kiểm tra , đôn đốc công chức , v iên chức sử dụng hệ th ống thư điện tử phục vụ gửi, nhận văn bản tài liệu , trao đổi công việc với các c á nhân trong và ngoài cơ quan, đơn vị. 4. Phối hợp Sở Thông tin và Truyền thông t ổ chức, xây dựng, ban hành Quy ch ế sử dụng thư điện tử đ ố i với cơ quan, đơn vị mình quản lý . Điều 11. Trách nhiệm của công chức, viên chức sử dụng hộp thư cá nhân Ngư ờ i sử dụng c ầ n chú ý tuân thủ đ ầ y đủ các nguyên tắc cơ b ả n sau : 1. Không sử dụng các hộp thư cá nhân dạng kh á c (có phần mở rộng không phải …..@............. gov.vn) để trao đổi công việc của cơ quan, tổ chức trên môi trường mạng Internet. 2. Đổi mật khẩu ban đ ầ u được Sở Thông tin và Truyền thông cấp nh ằ m bảo mật thông tin. Trường hợp quên bị mất quyền kiểm soát thư điện tử công v ụ, c á nhân, phát hiện có lỗi hoặc có sự cố với h ệ thống thư điện t ử , báo ngay cho c á n bộ chuyên trách công ng hệ thông tin của đơn vị t ổ ng hợp báo cáo đ ế n Sở Thông tin và Truy ề n thông có giải pháp phối hợp khắc phục, xử lý. 3. Bảo vệ mật khẩu sử dụng Thư điện tử của mình; không cung cấp hoặc để lộ mật kh ẩ u vào hệ thống thư đ iện tử cho người khác và chịu trách nhi ệ m v ề n ộ i dung thư điện tử của mình. 4 . Không truy nhập v à o hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ hộp thư điện tử của mình. 5. Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử có nội d ung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác thông qua địa chỉ sử dụng của mình. 6. Không thực hiện các hành vi bị cấm khác theo quy định của pháp luật. 7. Hạn chế việc truy cập hộp thư điện tử bằng các thiết bị không đảm bảo an toàn hoặc h ệ th ố ng mạng không an toàn như: truy cập vào hệ thống thư đi ệ n t ử thông qua các dịch vụ mạng Internet công cộng không r õ ngu ồ n g ố c Điều 12. Xử lý công việc khi sử dụng hệ thống thư điện tử Thực hiện khi nhận các loại văn bản t ừ hộp thư điện tử 1. Đ ố i với hộp th ư điện tử chung của cơ quan Cán bộ được phân công quản lý hộp thư điện tử của cơ quan phải kiểm tra v à nhận các loại văn bản được gửi qua E mail (trừ các thư rác quảng cáo) v à lưu v à o máy tính làm việc của mình. Chuyển nội d ung file đã nhận (gửi, nhận fi l e trực tiếp, hoặc email của thủ trư ở ng, trường hợp thật c ầ n thiết mới in ra bản gi ấ y) cho th ủ trưởng để ph â n công xử lý trực tiếp . 2. Đ ố i với hộp th ư cá nhân của công ch ứ c, viên chức Trực ti ế p xử l ý các loại văn bản đã nhận trong hộp thư điện tử cá nhân . Chương V TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 13. Công tác báo cáo Các cơ quan, tổ chức hàng năm báo cáo kết quả thực hiện Quy chế này theo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ủy ban nhân dân tỉnh và Sở Thông tin và Truyền thông. Điều 14. Khen thưởng và xử lý kỷ luật 1. Đối với tập thể, cá nhân thực hiện tốt các quy định trong Quy chế này được đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh Bạc Liêu khen thưởng nhân dịp tổng kết. 2. Thực hiện Quy chế này được Ủy ban nhân dân tỉnh Bạc Liêu đưa vào nội dung đánh giá chỉ tiêu cải cách hành chính hàng năm của các cơ quan nhà nước trong tỉnh. 3. Trường hợp cá nhân, tập thể vi phạm các điều khoản trong Quy chế này sẽ bị xử lý kỷ luật theo pháp luật hiện hành. Điều 15. Lãnh đạo các Sở, Ban, Ngành, các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức thực hiện. Điều 16. Sửa đổi, bổ sung Quy chế Trong quá trình thực hiện, nếu có nội dung nào chưa hợp lý, các Sở, Ban, Ngành và cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung Quy chế này cho phù hợp.