1947/QĐ-BHXH

Quyết định 1947/QĐ-BHXH năm 2011 thực hiện nghiệp vụ công tác thu bảo hiểm xã hội, y tế; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế của Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HÀ NỘI -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 1947/QĐ-BHXH Hà Nội, ngày 29 tháng 12 năm 2011 QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC THU BẢO HIỂM XÃ HỘI, BẢO HIỂM Y TẾ; QUẢN LÝ SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI, THẺ BẢO HIỂM Y TẾ. GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HÀ NỘI Căn cứ Quyết định số 4857/ QĐ- BHXH ngày 21/10/2008 của Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bảo hiểm xã hội địa phương; Căn cứ Quyết định số 1111/ QĐ – BHXH ngày 25/10/2011 của Tổng giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành Quy định quản lý bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; quản lý sổ bảo hiểm xã hội , thẻ bảo hiểm y tế; Xét đề nghị của Trưởng phòng Thu, Trưởng phòng Cấp sổ, thẻ. QUYẾT ĐỊNH Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định thực hiện nghiệp vụ công tác thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế trên địa bàn thành phố Hà Nội. Điều 2. Quyết định này được thực hiện từ ngày 01/01/2012. Các Ông (Bà): Trưởng các phòng và Giám đốc Bảo hiểm xã hội các quận, huyện, thị xã thuộc Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như điều 2; - Giám đốc, các Phó GĐ; - BHXH Việt Nam ( để b/c); - Lưu: VP; CST (5b); PT (5b). GIÁM ĐỐC Nguyễn Thị Phương Mai QUY ĐỊNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC THU BHXH, BHYT; QUẢN LÝ SỔ BHXH, THẺ BHYT TRÊN ĐỊA BÀN TP HÀ NỘI. (Ban hành kèm theo Quyết định số 1947/BHXH-QĐ ngày 29/12/2011 của Giám đốc Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội). A. VỀ THU BHXH, BHYT, BHTN. I. Phân cấp quản lý và thu BHXH, BHYT, BHTN 1- BHXH Thành phố Quản lý và thu BHXH, BHYT, BHTN đối với các đơn vị và người lao động (NLĐ) trong các đơn vị thuộc Bộ, Ban, Ngành Trung ương; các Sở, Ban, Ngành Thành phố và một số các đơn vị Liên doanh, VPĐD không phân cấp cho BHXH huyện. 2- BHXH quận, huyện, thị xã (BHXH huyện) 2.1 Quản lý và thu BHXH, BHYT, BHTN đối với các đơn vị và NLĐ trong các đơn vị đóng trụ sở (nơi đóng trụ sở chính hoặc cấp giấy phép kinh doanh) trên địa bàn huyện theo phân cấp của BHXH TP. 2.2 Quản lý và thu đối với các đối tượng tham gia BHXH tự nguyện (BHXH TN), BHYT tự nguyện (BHYT TN) trên địa bàn theo nơi đối tượng cư trú hoặc nơi NLĐ làm việc. 2.3 Quản lý các đại lý thu BHXH TN, BHYT TN thuộc địa bàn hoặc đang tham gia BHXH, BHYT, BHTN tại BHXH huyện 3. Nơi tham gia BHXH, BHYT, BHTN 3.1- Đối với đơn vị : Tham gia BHXH, BHYT, BHTN tại BHXH huyện nơi đơn vị đóng trụ sở chính (trừ trường hợp phân cấp riêng của BHXH thành phố). Chi nhánh của doanh nghiệp đóng tại BHXH huyện nơi cấp giấy phép kinh doanh cho chi nhánh (nếu đơn vị có đề nghị). Trường hợp đơn vị không đề nghị tách Chi nhánh để đóng, phải lập riêng Danh sách NLĐ làm việc tại Chi nhánh làm căn cứ thu theo lương tối thiểu vùng nơi NLĐ làm việc. 3.2- Đối với NLĐ : Tham gia theo đơn vị nơi NLĐ đang làm việc. Trường hợp NLĐ cùng làm việc từ 2 đơn vị trở lên thì chỉ tham gia BHXH, BHYT, BHTN tại 1 đơn vị có tiền lương, tiền công cao hơn hoặc nơi có thời hạn HĐLĐ, HĐLV (thời gian) làm việc dài hơn. 3.3- Đối với đối tượng tham gia BHXH TN và BHYT TN : Tham gia tại BHXH huyện nơi đang cư trú hoặc nơi đang làm việc (nếu không thuộc đối tượng tham gia BHXH, BHYT bắt buộc) thông qua đại lý thu của cơ quan BHXH hoặc trực tiếp tại cơ quan BHXH huyện. II. Thời điểm bắt đầu tham gia BHXH, BHYT, BHTN đối với 1 số đối tượng cần lưu ý 1- Đối với các trường hợp ký Hợp đồng thử việc, mùa vụ…: 1.1- NLĐ có thời gian thử việc ghi trong HĐLĐ mà hợp đồng đó thuộc diện tham gia BHXH, BHYT, BHTN thì đơn vị và NLĐ phải đóng đóng BHXH, BHYT, BHTN cho cả thời gian thử việc theo mức tiền lương, tiền công ghi trong HĐLĐ. 1.2- NLĐ ký HĐLĐ theo mùa vụ (dưới 3 tháng) liên tục thì từ hợp đồng lần 3 phải tham gia BHXH, BHYT, BHTN. 1.3- NLĐ ký HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định, nếu không ký tiếp hợp đồng mới nhưng vẫn tiếp tục làm việc tại đơn vị, thì sau 30 ngày phải đóng BHXH, BHYT kể từ ngày hết hạn hợp đồng cũ. 1.4- NLĐ đang tham gia BHXH, BHYT, BHTN nhưng nghỉ việc và không hưởng tiền lương, tiền công từ 14 ngày trở lên (số ngày làm việc có hưởng tiền lương, tiền công dưới 14 ngày, nhưng ít nhất 01 ngày), nếu đơn vị và NLĐ đề nghị thì được đóng BHXH, BHYT, BHTN cho cả tháng. 2- Đối với trường hợp tham gia BHTN 2.1- Điều kiện đóng BHTN NLĐ ký HĐLĐ hoặc HĐLV từ 12 tháng đến 36 tháng hoặc không xác định thời hạn trong đơn vị (kể cả các chi nhánh và văn phòng đại diện của đơn vị) có sử dụng từ 10 lao động trở lên; 10 lao động là người Việt Nam bao gồm cả cán bộ, công chức và lao động đang thực hiện HĐLĐ hoặc HĐLV theo mùa vụ hoặc theo công việc nhất định có thời hạn từ 3 tháng trở lên; 2.2- Thời điểm tính số lao động phải đóng BHTN - Căn cứ Danh sách lao động tham gia BHXH vào thời điểm ngày 01 tháng 01 hàng năm. - Trường hợp đang tham gia BHTN mà đơn vị giảm còn dưới 10 lao động, thực hiện tham gia BHTN cho những lao động còn lại đến hết năm đó; - Trường hợp đang tham gia BHXH mà đơn vị tăng đủ 10 lao động, thực hiện tham gia BHTN từ tháng tiếp theo. 3- Trường hợp không phải đóng 3.1- Số ngày làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày trở lên trong tháng thì đơn vị và NLĐ không phải đóng BHXH, BHYT, BHTN (trừ trường hợp không thu hồi được thẻ BHYT còn GTSD thì phải đóng BHYT đến hết GTSD thẻ); 3.2- Trường hợp nghỉ ốm từ 14 ngày trở lên không phải đóng BHXH, BHTN. 3.3- Thời gian nghỉ thai sản không phải đóng BHXH, BHYT, BHTN nhưng không được tính là (t) có tham gia BHTN để hưởng trợ cấp TN, được tính là (t) thạm gia BHXH (nếu đủ điều kiện hưởng trợ cấp thai sản); 3.4- NLĐ được cử đi học, thực tập, công tác, nghiên cứu ở nước ngoài nếu đã được hưởng chế độ bảo hiểm khám, chữa bệnh ở nước ngoài theo quy định của Nhà nước thì không phải đóng BHYT. 4. Báo tăng, giảm 4.1- Trường hợp số ngày làm việc có hưởng tiền lương, tiền công < 14 ngày: 4.1.1- Báo tăng : Tính đóng BHXH, BHYT, BHTN từ ngày đầu của tháng liền kề sau tháng chuyển đến hoặc tháng có hiệu lực của HĐLĐ, QĐ tuyển dụng; 4.1.2- Báo giảm : Tính giảm đóng BHXH, BHYT, BHTN từ ngày đầu của tháng hiện tại (tháng có số ngày làm việc < 14 ngày); * Lưu ý : Đối với NLĐ tăng mới hoặc ngừng việc, nghỉ việc trong tháng, có số ngày làm việc và hưởng tiền lương, tiền công < 14 ngày (điểm 4.1), nhưng có ít nhất 01 ngày làm việc có hưởng tiền lương, tiền công thì được đóng BHXH, BHYT, BHTN cho cả tháng nếu đơn vị và NLĐ đề nghị. 4.2- Trường hợp số ngày làm việc >= 14 ngày: 4.2.1- Báo tăng : Tính đóng BHXH, BHYT, BHTN từ ngày đầu của tháng chuyển đến hoặc tháng có hiệu lực của HĐLĐ, QĐ tuyển dụng (tháng hiện tại); 4.2.2- Báo giảm : Tính giảm đóng BHXH, BHYT, BHTN từ ngày đầu của tháng liền kề sau tháng ngừng việc, nghỉ việc;. III. Phương thức đóng 1. Đối với đối tượng tham gia đồng thời BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc 1.1 Đóng hàng tháng: - Thực hiện đối với tất cả các đơn vị; - Thời điểm đóng: Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đơn vị phải trích đóng cả khoản thuộc trách nhiệm đóng của đơn vị và khoản thuộc trách nhiệm đóng của NLĐ. 1.2 Đóng hàng quý hoặc 6 tháng một lần: - Thực hiện đối với các đơn vị được cơ quan BHXH chấp thuận (doanh nghiệp nông, lâm, ngư, diêm nghiệp… hoặc các đơn vị có sử dụng dưới 10 lao động thuộc hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác, cá nhân có thuê mướn trả công cho NLĐ). - Thời điểm đóng: Chậm nhất ngày cuối cùng của kỳ đóng, đơn vị phải chuyển đủ tiền vào tài khoản của cơ quan BHXH cả khoản thuộc trách nhiệm đóng của đơn vị và khoản thuộc trách nhiệm đóng của NLĐ. 1.3- Đóng hàng tháng, hàng quý hoặc 6 tháng một lần: - Thực hiện đối với phu quân, phu nhân và do đơn vị quản lý đối tượng đóng; - Thời điểm đóng: Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng (nếu đóng hàng tháng) hoặc ngày cuối cùng của kỳ đóng (nếu đóng hàng quý hoặc 6 tháng một lần). 1.4- Đóng hàng quý, 6 tháng hoặc 12 tháng một lần hoặc đóng trước một lần theo thời hạn ghi trong hợp đồng: - Thực hiện đối với NLĐ đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài (theo các loại hợp đồng) đã có thời gian tham gia BHXH bắt buộc, nhưng chưa hưởng trợ cấp BHXH 1 lần trước khi đi làm việc ở nước ngoài. 1.5- Đóng một lần: - Đối với NLĐ đã đủ tuổi đời nhưng còn thiếu tối đa 6 tháng để đủ 20 năm, được tự đóng thông qua đơn vị quản lý cuối cùng; - Đối với NLĐ bị chết nhưng thiếu tối đa 6 tháng để đủ 15 năm đóng BHXH, thân nhân NLĐ được tự đóng tiếp thông qua đơn vị nơi NLĐ làm việc trước khi chết hoặc đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH huyện nơi thân nhân NLĐ cư trú. 2- Đối với đối tượng chỉ tham gia BHYT bắt buộc 2.1- Đóng hàng tháng: - Người nước ngoài học tập tại Việt Nam được cấp học bổng từ NSNN Việt Nam, do cơ quan cấp học bổng đóng. Trường hợp Lưu học sinh tự túc (không được NSNN Việt Nam cấp học bổng) muốn tham gia BHYT, đơn vị quản lý lập Danh sách riêng và đóng tiền như đối với đối tượng tham gia BHYT tự nguyện. - Thân nhân NLĐ do đơn vị SDLĐ trích từ tiền lương, tiền công của NLĐ để đóng. 2.2- Đóng hàng quý: - Người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH, trợ cấp thất nghiệp hàng tháng. Do cơ quan BHXH chuyển từ quỹ BHXH và BHTN sang quỹ BHYT; - Cán bộ xã theo QĐ 130/CP và QĐ 111/HĐBT, Cựu chiến binh và TNXP, Người tham gia kháng chiến theo QĐ 290/2005/QĐ-TTg Đại biểu QH và HĐND các cấp, Bảo trợ xã hội hàng tháng, thân nhân Người có công. Do cơ quan quản lý đối tượng chuyển trong tháng đầu mỗi quý. - Người nghèo, trẻ em dưới 6 tuổi, người hiến tạng, cận nghèo, hộ gia đình nông, lâm, ngư nghiệp, HSSV do cơ quan tài chính chuyển tiền trong tháng đầu mỗi quý. 2.3- Đóng 6 tháng hoặc 1 năm một lần: - Đối tượng thuộc hộ cận nghèo do cá nhân đóng phần thuộc trách nhiệm phải đóng thông qua đại lý thu hoặc cơ quan BHXH huyện nơi cư trú; - Học sinh, sinh viên đóng phần thuộc trách nhiệm phải đóng cho nhà trường. 3- Đối với đối tượng tham gia BHXH tự nguyện - Người tham gia BHXH TN lựa chọn đóng theo tháng, quý hoặc 6 tháng /1 lần và đăng ký với cơ quan BHXH. Đóng tại BHXH quận, huyện nơi cư trú hoặc đại lý thu BHXH TN của cơ quan BHXH. - Thời điểm đóng: vào nửa đầu của kỳ đã đăng ký với cơ quan BHXH. - Trường hợp đang tham gia BHXH tự nguyện mà dừng đóng vì lý do nào đó thì chỉ được tham gia tiếp vào tháng đầu quý và phải đăng ký lại với cơ quan BHXH. - Trường hợp muốn thay đổi phương thức đóng chỉ được thực hiện sau ít nhất 6 tháng kể từ tháng tham gia. 4- Đối với đối tượng tham gia BHYT tự nguyện - Người tham gia BHYT TN lựa chọn đóng 6 tháng hoặc 1 năm /1 lần cho đại lý thu BHYT hoặc BHXH huyện nơi cư trú. - Trường hợp tiếp tục tham gia BHYT tự nguyện, chậm nhất trước 10 ngày khi thẻ BHYT hết hạn phải đóng tiền để được cấp thẻ mới có giá trị liên tục. Thẻ có giá trị sau 30 ngày đối với trường hợp tham gia lần đầu hoặc gián đoạn. * Lưu ý : - Để tạo điều kiện thuận lợi cho đối tượng, việc tổ chức thu BHXH TN, BHYT TN được thực hiện qua Đại lý hoặc tại cơ quan BHXH huyện vào ngày làm việc theo quy định. - Hàng tháng, BHXH huyện in Danh sách đối tượng đến hạn phải đóng BHXH TN, BHYT TN gửi Đại lý trước 1 tháng khi đến thời hạn phải đóng. IV. Mức đóng và căn cứ đóng 1. BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc 1.1- Mức đóng Mức đóng = Tỷ lệ tham gia x Tiền lương, tiền công tháng 1.2- Tiền lương, tiền công làm căn cứ đóng BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc 1.2.1- Đối với đơn vị thực hiện chế độ tiền lương do Nhà nước quy định * Tiền lương đóng gồm tiền lương theo ngạch, bậc, cấp bậc quân hàm và các khoản phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp thâm niên nghề (nếu có), hệ số chênh lệch bảo lưu (nếu có) đối với: - Áp dụng theo Nghị định 204/2004/NĐ-CP gồm: NLĐ trong các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp, đơn vị sự nghiệp ngoài công lập, CBCC, VC được cơ quan có thẩm quyền của Đảng, nhà nước luân chuyển, điều động, phân công hoặc tuyển dụng vào làm việc theo chỉ tiêu biên chế được giao tại các Hội được tổ chức, hoạt động theo Nghị định 45/2010/NĐ-CP ngày 21/4/2010 của Chính phủ; - Áp dụng theo Nghị định số 205/2004/NĐ-CP gồm: NLĐ trong các đơn vị là DNNN hoặc DNNN chuyển cổ phần, cán bộ, viên chức theo chỉ tiêu biên chế làm việc tại các Hội có tính chất đặc thù theo quy định tại Quyết dịnh số 68/2010/QĐ-TTg ngày 01/10/2010 của Thủ tướng Chính phủ thực hiện đầy đủ quy định tại các Điểm a, b, c, Khoản 6, Mục D Thông tư số 03/2007/TT-BLĐTBXH ngày 30/01/2007 của Bộ LĐ - TB&XH, trong đó, thời hạn đăng ký thang lương, bảng lương do Nhà nước quy định với cơ quan quản lý Nhà nước về lao động phải theo đúng quy định tại Thông tư số 28/2007/TT-BLĐTBXH ngày 05/12/2007 của Bộ LĐ - TB&XH; * Hợp đồng trong các cơ quan Nhà nước và đơn vị sự nghiệp của Nhà nước, tiền lương theo thỏa thuận của NSDLĐ và NLĐ, có thể áp dụng theo Nghị định 204/NĐ-CP hoặc ký hợp đồng bằng tiền nhưng không thấp hơn lương tối thiểu chung tại thời điểm đóng; Mức tiền lương, tiền công làm căn cứ đóng thấp nhất bằng lương tối thiểu chung, cao nhất bằng 20 lần lương tối thiểu chung. 1.2.2- Đối với đơn vị thực hiện chế độ tiền lương do NSDLĐ quy định * Tiền lương do NSDLĐ tự quy định là tiền lương, tiền công ghi trong HĐLĐ nhưng mức lương tham gia không thấp hơn lương tối thiểu vùng thời điểm đóng + 7% đào tạo (trừ 1 số chức danh không cần đào tạo). Nếu làm việc trong điều kiện nặng nhọc, độc hại thì phải cộng thêm 5%. * Bảng lương đơn vị tự xây dựng phải đảm bảo khoảng cách giữa 2 bậc liền kề tối thiểu 5% và phải đăng ký bảng lương với cơ quan quản lý Nhà nước về lao động theo đúng quy định tại Thông tư số 28/2007/TT-BLĐTBXH ngày 05/12/2007 của Bộ LĐ - TB&XH. Mức tiền lương, tiền công làm căn cứ đóng là tiền lương, tiền công ghi trong HĐLĐ nhưng thấp nhất bằng lương tối thiểu vùng, cao nhất bằng 20 lần lương tối thiểu chung. 2- BHXH tự nguyện 2.1 Mức đóng - Mức đóng = Tỷ lệ tham gia x Thu nhập - Trường hợp đã đóng đủ theo kỳ, sau đó Chính phủ quy định lương tối thiểu mới thì không phải đóng phần chênh lệch do tăng lương tối thiểu. 2.2. Thu nhập làm căn cứ đóng BHXH TN Thu nhập = Lmin chung + m x 50.000đ Mức thu nhập làm căn cứ đóng thấp nhất bằng lương tối thiểu chung, cao nhất bằng 20 lần lương tối thiểu chung, mỗi mức chênh lệch 50.000 đồng. 3- BHYT tự nguyện - Mức đóng = Tỷ lệ tham gia x Lương tối thiểu chung tại thời điểm đóng x số tháng tham gia. - Giảm mức đóng: Trường hợp tham gia theo hộ gia đình có cùng hộ khẩu và sống chung được giảm trừ mức đóng như sau: + Người thứ nhất đóng bằng mức quy định + Người thứ 2, 3, 4 đóng lần lượt bằng 90%, 80%, 70% mức đóng của người thứ nhất. + Người thứ 5 trở đi đóng bằng 60% mức đóng của người thứ nhất. - Trường hợp đã đóng một lần cho 6 tháng hoặc 12 tháng, sau đó Chính phủ quy định lương tối thiểu mới thì không phải đóng phần chênh lệch do tăng lương tối thiểu. 4- Tỷ lệ tham gia: theo bảng 01 tại phần phụ lục V. Truy thu 1. Thẩm quyền giải quyết 1.1- Giám đốc BHXH huyện, Trưởng phòng Thu : giải quyết truy thu nguyên lương trong thời hạn 12 tháng kể từ thời điểm báo tăng và các trường hợp đóng không đúng mức quy định (chênh lệch lương) đối với các đơn vị thuộc quyền quản lý, các trường hợp truy thu theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (kể cả kết luận của các đoàn thanh tra, kiểm tra). 1.2- Giám đốc BHXH Thành phố : giải quyết truy thu nguyên lương các trường hợp có thời gian truy thu từ 01/01/2007 trở đi do Phòng Thu và BHXH huyện báo cáo. 1.3- BHXH Việt Nam : giải quyết truy thu nguyên lương đối với các trường hợp có thời gian truy thu trước ngày 01/01/2007. 2- Nguyên tắc truy thu 2.1- Đối với các trường hợp truy thu nguyên lương : Tỷ lệ truy thu và tiền lương tối thiểu tính theo từng thời điểm và có tính lãi thời gian truy thu. 2.2 Đối với các trường hợp thu chênh lệch lương do đóng không đúng mức quy định : Tính theo lương tối thiểu từng thời điểm và tính phạt (nếu vi phạm pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN). VI. Hoàn trả (thoái trả) 1. Nguyên tắc 1.1- Đối với các đơn vị tham gia BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc : 1.1.1- Được hoàn trả lại tiền trong trường hợp: - Đơn vị đóng thừa tiền nhưng bị giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật và di chuyển nơi đăng ký tham gia. - Đơn vị không thuộc đối tượng tham gia nhưng đã chuyển tiền vào tài khỏan của cơ quan BHXH, hoặc đơn vị chuyển nhầm tiền không phải tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN; - Do Ngân hàng, Kho bạc hạch toán nhầm. 1.1.2- Không hoàn trả lại tiền, chỉ điều chỉnh giảm số phải thu trong trường hợp đóng trùng, báo giảm chậm cho NLĐ trong đơn vị. 1.2- Đối với NLĐ đóng trùng thời gian : 1.2.1- Trường hợp thời gian đóng trùng từ ngày 01/01/2012: thực hiện thoái trả cho nơi có HĐLĐ hoặc HĐLV có mức lương thấp hơn hoặc thời gian ngắn hơn. 1.2.2- Trường hợp thời gian đóng trùng trước ngày 01/01/2012: thực hiện thu tại đơn vị nơi NLĐ làm việc chính (đơn vị NLĐ hiện đang làm việc), thoái trả cho đơn vị còn lại (đơn vị cũ) thông qua cơ quan BHXH nơi đang quản lý đơn vị cũ. Trường hợp cá biệt nếu đơn vị cũ đã giải thể, phá sản hoặc ở tỉnh khác, hoặc thời gian thoái trả ngắn (từ 3 tháng trở xuống), có thể giải quyết thoái trả tại đơn vị NLĐ hiện đang làm việc. 1.3- Trường hợp cá nhân đã nộp tiền vào tài khoản nhưng không phải là tiền đóng BHXH, BHYT cũng được hoàn trả. 1.4- Trường hợp tham gia BHXH TN, BHYT TN chỉ được hoàn trả trong trường hợp đã đóng đủ tiền theo phương thức đã đăng ký mà chuyển sang tham gia BHXH bắt buộc, BHYT bắt buộc hoặc chết (BHYT TN chỉ được hoàn trả nếu người tham gia chết trước khi thẻ BHYT có GTSD). 1.5- Thẩm quyền giải quyết hoàn trả 1.5.1- Tất cả trường hợp hoàn trả lại tiền do đóng thừa, đóng nhầm cho đơn vị hoặc đối tượng tham gia tự nguyện (tiết 1.1.1 và điểm 1.3, điểm 1.4 mục 1) phải được BHXH TP đồng ý và ra quyết định theo mẫu C16-TS trước khi làm thủ tục điều chỉnh giảm số phải thu tại biểu D02-TS (nếu có) của đơn vị và hoàn trả tiền thừa cho đơn vị hoặc đối tượng. 1.5.2- Trường hợp thoái trả do NLĐ có thời gian đóng trùng: Giám đốc BHXH huyện hoặc Trưởng phòng Thu giải quyết đối với trường hợp đơn vị đề nghị đúng quy định tại tiết 1.2.2 điểm 1.2 mục 1 phần VI trên đây. Trường hợp không đúng quy định trên báo cáo Giám đốc BHXH Thành phố xem xét, quyết định. Trường hợp cá biệt cả đơn vị cũ và đơn vị mới không đề nghị, hướng dẫn NLĐ có đề nghị bằng văn bản, BHXH nơi đang quản lý NLĐ thực hiện điều chỉnh giảm thời gian đóng trùng sau khi có ý kiến của Giám đốc BHXH Thành phố. 1.5.3- Trường hợp nghỉ Thai sản, nghỉ không đóng BHXH (nghỉ không lương, báo giảm chậm …) 12 tháng trở xuống thì Giám đốc BHXH huyện giải quyết; trên 12 tháng do Giám đốc BHXH TP giải quyết. 2. Tỷ lệ thoái trả 2.1- Tỷ lệ thoái thu BHXH, BHTN: tính theo tỷ lệ đóng vào các quỹ BHXH dài hạn và BHTN nếu chưa xác nhận thời gian tham gia BHTN, trên cơ sở mức tiền lương tối thiểu từng thời điểm theo quy định. Trường hợp đã xác nhận thời gian tham gia BHTN chỉ được thoái thu quỹ hưu trí, tử tuất. 2.2- Trường hợp giảm đã có xác nhận về việc đã thu hồi thẻ BHYT, không cấp thẻ BHYT hoặc đã in thẻ BHYT nhưng chưa trả đơn vị được thoái thu thêm khoản đóng BHYT. Trường hợp tại thời điểm báo giảm chưa thu hồi được thẻ BHYT, sau đó mới thu hồi được thẻ thực hiện thoái thu kể từ thời điểm thu hồi thẻ BHYT (trước ngày mồng 06 thoái thu từ tháng hiện tại, từ ngày mồng 06 thoái thu từ tháng sau liền kề). VII Xử lý đối với các đơn vị nợ và đơn vị không còn hoạt động 1. Đối với đơn vị nợ 1.1- Đơn vị nợ đọng từ 3 tháng trở lên: cơ quan BHXH nơi trực tiếp quản lý đơn vị thực hiện: - Gửi văn bản đôn đốc 15 ngày/1 lần (gửi đảm bảo qua bưu điện hoặc lấy chữ ký của đơn vị nhận công văn); - Sau khi gửi 3 lần mà đơn vị không nộp thì thông báo cho cấp trên hoặc cơ quan chủ quản của đơn vị để đôn đốc đơn vị trả nợ; - Báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc cơ quan Thanh tra để thanh, kiểm tra và xử lý vi phạm hành chính (nếu đơn vị vẫn chưa đóng); - Sau đó, nếu đơn vị không thực hiện theo kết luận thanh, kiểm tra (12 tháng kể từ thời điểm đơn vị nợ), thực hiện lập hồ sơ khởi kiện. 1.2- Xác nhận thời gian tham gia BHXH đối với NLĐ trong các đơn vị nợ Trường hợp đơn vị có văn bản cam kết rõ lộ trình trả nợ và đã đóng đủ BHXH, BHYT, BHTN đối với NLĐ mà đơn vị có đề nghị, thực hiện xác nhận đến thời điểm NLĐ nghỉ việc (theo điểm đ khoản 1 điều 62 Quyết định 1111/BHXH-QĐ ngày 25/10/2011 của BHXH Việt Nam). Đối với các đơn vị nợ có cam kết lộ trình trả nợ nhưng không thực hiện, không giải quyết xác nhận các lần tiếp theo. 1.3- Thẩm quyền giải quyết: - Giám đốc BHXH huyện và Trưởng phòng Thu: giải quyết đối với các trường hợp đơn vị nợ dưới 3 tháng; - Giám đốc BHXH Thành phố giải quyết đối với các trường hợp đơn vị nợ từ 3 tháng trở lên. 2. Đối với các đơn vị không còn tồn tại hoặc dừng đóng 2.1- Đối với đơn vị không còn tồn tại : Trường hợp phát hiện đơn vị không còn tồn tại nhưng không thực hiện các thủ tục báo giảm, giải quyết chế độ BHXH, BHYT cho người lao động, thực hiện: - Giám đốc BHXH báo cáo UBND, cơ quan quản lý Nhà nước về lao động cùng cấp kiểm tra, lập biên bản xác định thời điểm đơn vị ngừng tham gia BHXH, BHYT do không còn tồn tại, không tiếp tục hoạt động sản xuất - kinh doanh; - Căn cứ biên bản kiểm tra, cơ quan BHXH chốt số tiền nợ BHXH, BHYT, BHTN đến thời điểm đơn vị ngừng hoạt động và dừng tính lãi chậm đóng, dừng tính số phải thu phát sinh và đưa ra theo dõi riêng. - Thực hiện xác nhận thời gian tham gia BHXH đối với NLĐ theo kết quả đóng của đơn vị khi có đề nghị. 2.2- Đối với đơn vị dừng đóng 2.2.1- Đơn vị tạm dừng đóng theo quy định (Quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền): - Lập hồ sơ và mở sổ theo dõi riêng; - Thông báo cho đơn vị chậm nhất trước 1 tháng khi hết thời hạn tạm dừng theo Quyết định của cấp có thẩm quyền cho phép. Trường hợp hết thời hạn tạm dừng mà đơn vị không tiếp tục tham gia, thực hiện như quy định đối với đơn vị tự dừng đóng. - Trường hợp truy thu vào quỹ hưu trí và tử tuất trong vòng 12 tháng kể từ thời điểm hết hạn tạm được dừng đóng thì không phải tính phạt chậm đóng. 2.2.2- Đối với đơn vị tự dừng đóng (bao gồm cả đơn vị có văn bản xin tự dừng đóng): Trường hợp đơn vị không giao dịch với cơ quan BHXH sau 6 tháng kể từ tháng có phát sinh cuối cùng, thực hiện: - Thông báo cho đơn vị đến giao dịch 15 ngày / 1 lần; - Sau 3 lần thông báo mà đơn vị không đến thì thực hiện như quy định tại điểm 2.1 khoản 2 mục VII phần A hướng dẫn này nếu đơn vị không còn tồn tại. Trường hợp đơn vị còn tồn tại yêu cầu đơn vị làm thủ tục tạm dừng đóng để lập hồ sơ và mở sổ theo dõi riêng; - Trường hợp đơn vị đề nghị giao dịch lại, thực hiện: + Tính số tiền phải thu và phạt chậm nộp để thông báo cho đơn vị chuyển vào tài khoản của cơ quan BHXH; + Thực hiện thủ tục giao dịch lại đối với đơn vị như trường hợp đăng ký mới. VIII. Quy định về lãi phạt chậm nộp 1- Mức phạt chậm nộp: Trường hợp chậm nộp theo quy định (kể cả đối với đơn vị đăng ký đóng theo quý hoặc 6 tháng hoặc 12 tháng) thì từ ngày thứ 30 trở đi phải tính phạt chậm nộp. Công thức tính theo Điều 56 QĐ 1111/BHXH-QĐ tỷ lệ phạt như sau: 1.1- Phạt chậm nộp quỹ BHXH : bằng lãi suất đầu tư quỹ BHXH hàng năm do Bảo hiểm xã hội Việt Nam thông báo; 1.2- Phạt chậm nộp quỹ BHTN : Từ năm 2012 lãi phạt chậm nộp BHTN bằng lãi phạt chậm nộp BHXH do BHXH Việt nam công bố. 1.3- Phạt chậm nộp BHYT theo lãi suất do Ngân hàng nhà nước VN công bố hàng tháng. Riêng đối tượng chỉ tham gia BHYT: - Hưu QĐ 130, Người có công, Cựu chiến binh, QĐ 290, HĐND, ĐBQH, BTXH, Thân nhân người LĐ, Lưu HS đóng tiền vào tháng đầu của quý, tính lãi theo quý. - Đối lượng Nghèo, cận nghèo, HSSV được đóng theo 6 tháng, hoặc 1 năm, tính lãi vào tháng 8 và tháng 2 hằng năm. 2- Phạt chậm nộp do truy thu 2.1 Trường hợp truy thu đối với các đơn vị tạm dừng 2.1.1- Đơn vị được phép tạm dừng theo quy định: Trường hợp truy thu vào quỹ hưu trí và tử tuất trong vòng 12 tháng kể từ thời điểm hết hạn tạm được dừng đóng thì không phải tính phạt chậm đóng. Sau 12 tháng đơn vị không thực hiện truy thu, thực hiện tính phạt chậm nộp theo quy định. 2.1.2- Đơn vị tự dừng đóng: Thực hiện như đối với trường hợp truy thu nguyên lương theo công thức tại Điều 57 QĐ 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 của Tổng Giám đốc BHXH VN 2.2- Các trường hợp truy thu nguyên lương sẽ phải tính lãi theo công thức tại Điều 57 Quyết định 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 của Tổng Giám đốc BHXH VN. 2.3- Các trường hợp truy thu phần chênh lệch so với mức phải đóng theo quy định: + Trường hợp do cơ quan có thẩm quyền ra Quyết định chậm (do khách quan) không phải tính phạt; + Trường hợp do vi phạm pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN phải tính phạt theo quy định (kể cả trường hợp CQ có thẩm quyền ra QĐ sai hoặc chậm do chủ quan); 3- Trường hợp được điều chỉnh giảm tiền phạt: Chỉ được thực hiện khi đã có phê duyệt của Giám đốc BHXH TP đối với các trường hợp đã báo có vào tài khoản của cơ quan BHXH, nhưng chưa đưa vào đối chiếu cho đơn vị. IX. Đơn vị di chuyển 1. Nguyên tắc chung Cơ quan BHXH nơi đang quản lý đơn vị (gọi chung là BHXH nơi đi) giải quyết việc cấp sổ, chốt sổ và quyết toán các chế độ ngắn hạn cho đơn vị trước khi làm thủ tục chuyển đi. Trường hợp cá biệt chưa giải quyết phải xác nhận rõ trong Biên bản xác nhận các số liệu đã thực hiện về BHXH-BHYT-BHTN. 2. Trình tự thực hiện 2.1- Đơn vị di chuyển : Căn cứ văn bản đề nghị của đơn vị, BHXH nơi đi thu đủ tiền BHXH, BHYT, BHTN và thực hiện các thủ tục di chuyển: lập các báo biểu theo quy định, chốt sổ BHXH, thu hồi thẻ BHYT còn giá trị sử dụng. 2.2- Đối với đơn vị khi di chuyển vẫn còn nợ BHXH : Yêu cầu đơn vị đóng đủ số tiền còn nợ, sau đó làm thủ tục di chuyển. Trường hợp đơn vị không đóng đủ, thực hiện: 2.2.1- Đối với đơn vị di chuyển trong nội tỉnh : BHXH nơi đi ghi sổ hoặc in tờ rời (nếu đơn vị hoặc NLĐ đề nghị) cho NLĐ theo kết quả đóng của đơn vị, đồng thời ghi rõ trong Biên bản đối chiếu với đơn vị. Khi đơn vị đã đóng đủ (có xác nhận của BHXH nơi đến), BHXH nơi đi thực hiện chốt sổ cho NLĐ đến thời điểm di chuyển. 2.2.2- Đối với đơn vị di chuyển đi ngoại tỉnh : Bắt buộc phải đóng đủ mới chốt sổ BHXH: - Làm thủ tục đối chiếu kết quả đóng đến thời điểm di chuyển; - BHXH nơi đi theo dõi số nợ của đơn vị và chưa làm thủ tục chốt sổ BHXH. Trường hợp cá biệt thực hiện chốt sổ cho NLĐ trong đơn vị nếu đơn vị đã nộp đủ tiền cho NLĐ cần chốt sổ. 2.3- Đối với các đơn vị đóng thừa BHXH, BHYT: 2.3.1- Nếu chuyển đi ngoại tỉnh : BHXH nơi đi làm thủ tục hoàn trả cho đơn vị số tiền đóng thừa. 2.3.2- Nếu di chuyển trong nội tỉnh: BHXH nơi đến tiếp nhận tiền thừa do BHXH nơi đi bàn giao; hướng dẫn đơn vị thiết lập biểu mẫu mới để làm thủ tục đăng ký mới và tiếp tục thu BHXH theo quy định. 2.3.3- Đối với các trường hợp chuyển đơn vị theo phân cấp quản lý : Thông báo cho đơn vị trước 3 tháng để nộp tiền, chốt sổ và hoàn thiện các thủ tục di chuyển (theo phụ lục đính kèm). X. Trình tự, thủ tục khởi kiện 1- Phân cấp khởi kiện: BHXH huyện thực hiện khởi kiện đối với các đơn vị do huyện trực tiếp quản lý; BHXH TP khởi kiện các đơn vị TP quản lý. 2. Trình tự thực hiện trước khi khởi kiện Đơn vị nợ đến 3 tháng (đối với đơn vị đóng theo tháng), 6 tháng (đối với đơn vị đóng theo quý), 9 tháng (đối với đơn vị đóng 6 tháng 1 lần), cơ quan BHXH nơi đang quản lý đơn vị thực hiện: - Tiếp tục lập Biên bản đối chiếu thu nộp (mẫu C05-TS) đối với đơn vị; - Các bước tiếp theo thực hiện như quy định về xử lý đối với các đơn vị nợ (tiết 1.1 điểm 1 mục VII phần A trên); 3. Thời hiệu khởi kiện Trường hợp đã quá thời hiệu xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực BHXH (1 năm kể từ ngày đơn vị nợ tiền BHXH, BHYT, BHTN) mà các cơ quan có thẩm quyền chưa xử lý thì lập hồ sơ khởi kiện đơn vị ra tòa án. 4. Hồ sơ khởi kiện gồm 4.1- Đơn khởi kiện: Đơn khởi kiện do Giám đốc BHXH Thành phố hoặc BHXH huyện đứng tên. 4.2- Tài liệu chứng minh tư cách nguyên đơn và người đại diện hợp pháp gồm: + Bản sao công chứng QĐ thành lập BHXH TP hoặc QH + QĐ bổ nhiệm Giám đốc BHXH Thành phố hoặc BHXH quận, huyện, thị xã; + Giấy ủy quyền người đại diện hợp pháp tham gia tố tụng (nếu GĐ không trực tiếp tham gia) + Bản sao công chứng CMND của người đại diện hợp pháp tham gia tố tụng 4.3- Tài liệu chứng minh tư cách bị đơn + Bản sao QĐ thành lập hoặc đăng ký KD của bị đơn; + Tài liệu chứng minh người đại diện hợp pháp của bị đơn (do bị đơn cung cấp) 4.4- Tài liệu làm căn cứ xác định tranh chấp và thời điểm bắt đầu tính thời hiệu khởi kiện: + Hồ sơ thu nộp BHXH, BHYT, BHTN; + Thông báo kết quả đóng của các năm liên quan; + Thông báo đôn đốc thu nộp BHXH, BHYT, BHTN. 4.5- Các tài liệu khác (nếu có) : Biên bản Thanh tra, Biên bản Kiểm tra, Văn bản kết luận xử lý sau Kiểm tra, Quyết định xử phạt vi phạm hành chính về BHXH của cơ quan có thẩm quyền kèm hồ sơ xử phạt… 5. Một số lưu ý khi khởi kiện 5.1- Phải thực hiện đúng theo trình tự đã quy định (không đi tắt, bỏ bước) 5.2- Khi khởi kiện phải đủ 3 điều kiện: + Không được ủy quyền trước khi khởi kiện + Đơn phải rõ yêu cầu + Phải có hồ sơ tài liệu kèm theo 5.3- Khi không tự cung cấp được chứng cứ phải có 2 điều kiện sau để gửi Tòa án đề nghị thu thập chứng cứ: - Có đơn yêu cầu Tòa án - Có lý do không thể tự cung cấp được 5.4- Trách nhiệm thụ lý và giải quyết - Trường hợp đã ra QĐ hành chính thì khởi kiện vụ án hành chính theo quy trình của tố tụng hành chính do Tòa Hành chính thụ lý và giải quyết. Chưa có QĐ thì khởi kiện vụ án dân sự theo quy trình của tố tụng dấn sự do Tòa Dân sự thụ lý và giải quyết. - Nếu đã lựa chọn ra QĐ hành chính để yêu cầu truy thu thì không khởi kiện vụ án dân sự được. Nếu thụ lý nhầm bị trả lại đơn sẽ ảnh hưởng đến thời hiệu khởi kiện. 5.5- Bị trả lại đơn khởi kiện khi - Đơn không rõ yêu cầu - Không đủ chứng cứ (hồ sơ không đầy đủ căn cứ) * Khi bị trả lại phải thực hiện thu thập chứng cứ bổ sung: - Sổ thu, chi (Foto đóng dấu giáp lai hoặc sổ gốc) - Hồ sơ liên quan 5.6- Ủy quyền Giám đốc cơ quan BHXH chỉ được ủy quyền sau khi đã khởi kiện. Giám đốc BHXH huyện ủy quyền cho cán bộ làm công tác thu hoặc kiểm tra (nếu có), Giám đốc BHXH Thành phố ủy quyền giao cho phòng Kiểm tra cử cán bộ tham gia tranh tụng tại Tòa án. B. VỀ CẤP SỔ BHXH, THẺ BHYT I. Sổ BHXH 1. Cấp mới, đổi hoặc cấp lại sổ BHXH. 1.1- BHXH Thành phố - Cấp mới đối với NLĐ trong các đơn vị do Thành phố trực tiếp trực tiếp quản lý và NLĐ có thời gian công tác trước ngày 01/01/1995; - Cấp lại, đổi sổ BHXH đối với các trường hợp đã cấp và ghi sổ trước ngày 01/01/2009. - Tờ khai tham gia BHXH do Giám đốc BHXH thành phố uỷ quyền cho Phó Giám đốc ký đối với các trường hợp có thời gian tham gia trước ngày 01/01/2007; ủy quyền cho Trưởng phòng Cấp sổ, thẻ ký đối với các trường hợp có thời gian tham gia từ ngày 01/01/2007 trở đi. - Bìa sổ BHXH và Tờ rời xác nhận quá trình tham gia BHXH do Giám đốc BHXH thành phố hoặc uỷ quyền cho Phó Giám đốc BHXH thành phố ký. 1.2- BHXH huyện thực hiện - Cấp mới đối với NLĐ trong các đơn vị trực tiếp quản lý có thời gian tham gia từ 01/01/1995 trở đi; - Cấp lại, đổi sổ BHXH đối với các trường hợp thuộc BHXH huyện quản lý thu (đang quản lý hoặc quản lý thu cuối cùng) đã cấp và ghi sổ từ ngày 01/01/2009 trở đi. - Bìa sổ BHXH và Tờ rời xác nhận quá trình tham gia BHXH do Giám đốc BHXH huyện ký trực tiếp, không quét chữ ký. 1.3- Một số lưu ý khi cấp sổ BHXH 1.3.1- Cấp mới sổ BHXH - Đối với các trường hợp tăng mới: Căn cứ Danh sách và Tờ khai do đơn vị chuyển đến khi báo tăng lao động, BHXH nơi quản lý đơn vị thực hiện cấp Tờ bìa sổ BHXH. Trường hợp phát hiện đã có sổ BHXH hướng dẫn đơn vị đề nghị NLĐ cung cấp sổ để ghi tiếp. Nếu NLĐ không cung cấp được, thực hiện cấp sổ mới theo số mới. Sau đó làm thủ tục hủy sổ, dồn sổ khi đơn vị đề nghị. - Trường hợp đã được cấp sổ BHXH tại đơn vị NLĐ đang làm việc, nhưng còn thời gian tham gia ở đơn vị khác chưa được ghi sổ, hướng dẫn đơn vị và NLĐ quay về nơi làm việc cũ để lấy xác nhận về thời gian tham gia và việc chưa được cấp sổ. BHXH nơi đang quản lý đơn vị căn cứ xác nhận đó để ghi bổ sung thời gian tham gia vào sổ cho NLĐ (không cấp thêm sổ mới tại đơn vị cũ); - Đối với trường hợp đang tham gia: BHXH nơi quản lý thu xác nhận thời gian và mức đóng theo từng thời điểm (trước ngày 01/01/2009). Bộ phận thu có trách nhiệm nhập dữ liệu trước khi chuyển đến bộ phận cấp sổ kiểm tra, đối chiếu với hồ sơ và Tờ khai để thực hiện in sổ BHXH (tờ bìa và tờ rời quá trình đã tham gia) đối với NLĐ. - Trường hợp NLĐ đã nghỉ việc, chưa tiếp tục tham gia BHXH ở đâu mà chưa được cấp sổ BHXH: BHXH huyện nơi quản lý thu cuối cùng đối với NLĐ hoặc BHXH TP (nếu có thời gian trước tháng 01/1995) có trách nhiệm cấp sổ BHXH cho NLĐ thông qua đơn vị quản lý cuối cùng trước khi NLĐ nghỉ việc. 1.3.2- Cấp lại sổ BHXH do mất - Trường hợp cấp lại sổ BHXH do mất, nếu NLĐ đóng BHXH ở nhiều đơn vị khác nhau, nhất thiết phải kê khai rõ trong đơn hoặc văn bản đề nghị của đơn vị về thời gian và mức đóng ở từng đơn vị, địa chỉ nơi các đơn vị đăng ký đóng BHXH. - Trường hợp NLĐ có thời gian tham gia BHXH ở tỉnh khác, nếu không có dữ liệu thì phòng Cấp sổ, thẻ có văn bản gửi BHXH các tỉnh liên quan đề nghị xác nhận quá trình tham gia BHXH để có cơ sở cấp lại sổ BHXH cho NLĐ. Đối với trường hợp này, việc giải quyết cấp lại sổ BHXH phụ thuộc vào xác nhận của BHXH các tỉnh, do vậy không xác định được thời hạn có thể giải quyết. Phòng Cấp sổ, thẻ thông báo cho Phòng (bộ phận) tiếp nhận để thông báo tới đơn vị hoặc NLĐ về thời hạn giải quyết. 1.3.3- Đổi lại sổ BHXH do hỏng Thực hiện cấp lại sổ BHXH trên cơ sở quá trình và mức đóng đã được ghi trên sổ BHXH cũ. Trường hợp sổ cũ rách, hỏng không thể đọc được, BHXH nơi đơn vị đóng có trách nhiệm xác nhận lại quá trình tham gia BHXH cuả NLĐ (như cấp lại do mất). 1.3.4- Cấp và quyết toán số sổ BHXH - BHXH Thành phố (phòng Cấp sổ, thẻ) có trách nhiệm cấp khoảng số sổ BHXH và quyết toán số sổ BHXH đối với phòng Thu và BHXH huyện cho đến khi có quy định mới; - Khi tăng mới lao động, thực hiện cấp số sổ chính thức, không cấp số sổ tạm; - Việc quyết toán số sổ được thực hiện hàng quý, không để rỗng số sổ (trừ trường hợp hủy, dồn sổ). - Khi quyết toán số sổ BHXH chỉ thực hiện theo Danh sách (không kèm theo Tờ khai), trong đó số sổ được cấp liên tục theo khoảng số do BHXH Thành phố cấp đối với từng quận, huyện. Trường hợp hủy sổ, rỗng số (nếu có) ghi rõ tại cột ghi chú trong Danh sách quyết toán số sổ. 2. Điều chỉnh sổ BHXH 2.1 BHXH TP (Phòng Cấp sổ, thẻ) thực hiện 2.1.1- Đối với sổ đã cấp trước ngày 01/01/2009 : Điều chỉnh nhân thân (nếu hồ sơ tham gia BHXH sai lệch với hồ sơ tư pháp của NLĐ, hoặc hồ sơ đúng nhưng Tờ khai tham gia BHXH sai), chức danh nghề, thời gian tham gia đối với sổ BHXH đã cấp trước ngày 01/01/2009 và sổ BHXH của người lao động thuộc các đơn vị do Thành phố trực tiếp quản lý. Thực hiện điều chỉnh trên sổ BHXH hiện có (sổ bìa xanh hoặc tờ bìa sổ nếu điều chỉnh nhân thân). Trường hợp điều chỉnh mức đóng phải căn cứ dữ liệu thu (nếu có) hoặc xác nhận của phòng Thu để thực hiện điều chỉnh. Sau khi điều chỉnh, thực hiện in lại tờ rời mới và thu hồi tờ rời cũ (đối với trường hợp đã in tờ rời) để lưu và hủy theo quy định. 2.1.2- Thẩm quyền ký : Điều chỉnh, bổ sung thời gian đóng BHXH, chức danh nghề...do Giám đốc hoặc Phó Giám đốc BHXH thành phố ký. 2.2 BHXH huyện thực hiện 2.2.1- Đối với sổ cấp từ ngày 01/01/2009 : Điều chỉnh nhân thân, chức danh nghề, thời gian tham gia đối với sổ BHXH của người lao động thuộc các đơn vị do BHXH quận, huyện, thị xã trực tiếp quản lý đã cấp từ ngày 01/01/2009 trở đi. 2.2.2- Đối với trường hợp sổ cấp trước ngày 01/01/2009: + Trường hợp nhân thân của NLĐ trong sổ BHXH đã khớp đúng với hồ sơ của NLĐ, nhưng dữ liệu đang quản lý bị sai lệch so với hồ sơ và sổ BHXH của NLĐ thì BHXH huyện (phòng thu) thực hiện điều chỉnh lại dữ liệu cho khớp đúng, không phải chuyển sổ BHXH về phòng Cấp sổ để điều chỉnh. + Trường hợp hồ sơ và Tờ khai tham gia BHXH của NLĐ đúng nhưng dữ liệu và sổ BHXH sai, BHXH huyện thực hiện điều chỉnh dữ liệu và chuyển về BHXH Thành phố để điều chỉnh sổ (nếu là sổ bìa xanh). 3. Hủy, dồn sổ BHXH: Tất cả các trường hợp hủy, dồn sổ BHXH đều do BHXH Thành phố thực hiện. BHXH huyện có trách nhiệm điều chỉnh số sổ BHXH cho NLĐ trong dữ liệu hiện đang quản lý khi có thông báo của BHXH Thành phố gửi về; Đối với trường hợp đã CDHĐ, BHXH nơi quản lý thu cuối cùng có trách nhiệm hiệu chỉnh số sổ theo thông báo của BHXH Thành phố và in chốt lại sổ BHXH cho NLĐ. 3.1 Trường hợp một người có từ 2 sổ BHXH trở lên 3.1.1- Trường hợp không trùng thời gian đóng : Bảo lưu số sổ BHXH có thời gian đóng trước, cấp sổ mới và ghi dồn thời gian đóng từ các sổ khác vào sổ cấp mới, các sổ cũ hủy (trừ trường hợp sổ bìa xanh). 3.1.2- Trường hợp có thời gian đóng trùng : NLĐ lựa chọn sổ để bảo lưu, ghi dồn thời gian sổ khác vào, sổ có thời gian bị trùng làm thủ tục thoái thu (nếu đơn vị còn tồn tại), hoặc giải quyết trợ cấp BHXH 1 lần (nếu đơn vị không còn tồn tại). 3.2- Trường hợp trùng số sổ BHXH : (1 số sổ BHXH cấp cho từ 2 người trở lên) thực hiện bảo lưu cho người có thời gian tham gia dài nhất, các sổ còn lại hủy và cấp sổ mới. 4. Xác nhận thời gian tham gia BHXH, BHTN 4.1- Phân cấp xác nhận 4.1.1- Giám đốc BHXH Thành phố - Xác nhận quá trình đóng đối với tất cả các trường hợp CDHĐ, di chuyển nơi làm việc, giải quyết chế độ, bảo lưu thời gian…cho người lao động thuộc các đơn vị do Thành phố trực tiếp quản lý và tất cả các trường hợp phát sinh trước ngày 01/01/2012. Không quét chữ ký và chỉ được phép ủy quyền cho Phó giám đốc BHXH Thành phố. - Xác nhận thời gian và mức đóng hàng năm (in tờ rời và thông báo hàng năm cho NLĐ) đối với toàn bộ NLĐ đang tham gia BHXH, BHTN trên địa bàn. Quét chữ ký của Giám đốc trên tờ rời hàng năm. - Xác nhận thời gian tham gia BHXH để làm căn cứ cấp sổ BHXH đối với NLĐ đã di chuyển đi trước ngày 01/01/2012 nhưng chưa được cấp sổ hoặc trường hợp đã được cấp nhưng bị mất sổ BHXH. Trường hợp do BHXH huyện trực tiếp quản lý, BHXH Thành phố (phòng Thu) căn cứ xác nhận của BHXH huyện để cấp Giấy xác nhận cho NLĐ. 4.1.2- Giám đốc BHXH huyện - Xác nhận quá trình đóng đối với tất cả các trường hợp CDHĐ, di chuyển nơi làm việc, giải quyết chế độ, bảo lưu thời gian…từ ngày 01/01/2012 trở đi (tính theo thời điểm ký xác nhận) cho NLĐ thuộc các đơn vị do BHXH huyện trực tiếp quản lý. Không quét chữ ký và không ủy quyền cho Phó giám đốc. - Xác nhận thời gian tham gia BHXH đối với NLĐ đã di chuyển trước ngày 01/01/2012 nhưng chưa được cấp sổ BHXH, hoặc đã được cấp sổ nhưng bị mất để chuyển BHXH Thành phố làm căn cứ cấp Giấy xác nhận cho NLĐ. 4.1.3- Trường hợp di chuyển phát hiện sai sót phải điều chỉnh - Trường hợp sai do tính tổng thời gian tham gia BHXH, BHTN bị sai: BHXH nơi đến thực hiện xác nhận lại cho đúng với thời gian tham gia đã được ghi sổ BHXH; - Trường hợp sai mức đóng: BHXH nơi đến chuyển lại cho BHXH nơi đi thực hiện kiểm tra, điều chỉnh lại sổ BHXH và làm thủ tục truy thu, thoái thu đối với đơn vị; - Trường hợp sau nhiều lần di chuyển mới phát hiện sai sót, BHXH nơi đang quản lý thu đối với NLĐ hướng dẫn đơn vị hiện quản lý NLĐ có văn bản đề nghị truy thu, thoái thu và điều chỉnh sổ BHXH cho NLĐ, hoặc hướng dẫn NLĐ đề nghị điều chỉnh sổ BHXH, trên cơ sở đó thực hiện điều chỉnh sổ BHXH trước khi xác nhận thời gian tham gia BHXH, BHTN đối với NLĐ. 4.2- Thẩm quyền giải quyết xác nhận 4.2.1- Trường hợp xác nhận để giải quyết chế độ hưu trí - Đối với các đơn vị đóng kịp thời, đầy đủ theo quy định: Thực hiện xác nhận trước tối đa 3 tháng (nếu có đề nghị) để đơn vị nộp hồ sơ giải quyết chế độ kịp thời theo quy định. - Đối với các đơn vị nợ: Thực hiện theo quy định tại tiết 1.3 điểm 1 mục VII phần A hướng dẫn này khi đơn vị đã nộp đủ số tiền phải đóng cho số lao động đề nghị xác nhận thời gian tham gia BHXH để giải quyết chế độ hưu trí. * Lưu ý : Khi xác nhận để giải quyết hưu, thực hiện thu hồi thẻ BHYT theo loại đối tượng đang làm việc: - Trường hợp thu hồi được thẻ BHYT: Thực hiện báo giảm BHXH, BHYT từ tháng NLĐ nghỉ hưu đến hết GTSD thẻ. Đồng thời, cấp lại thẻ BHYT khác có GTSD từ thời điểm thu hồi đến hết tháng NLĐ làm việc (trước tháng NLĐ nghỉ hưởng chế độ hưu trí) để trả đơn vị chậm nhất sau 03 ngày làm việc; - Trường hợp không thu hồi được thẻ, thực hiện truy thu BHYT từ tháng NLĐ nghỉ hưởng chế độ hưu trí đến hết GTSD thẻ. 4.2.2- Trường hợp xác nhận khác - Đối với trường hợp xác nhận để giải quyết trợ cấp thất nghiệp: Thực hiện kiểm tra, đối chiếu và loại trừ thời gian tham gia BHTN đã được hưởng trợ cấp thất nghiệp, tránh trường hợp xác nhận trùng lặp thời gian tham gia BHTN. Thực hiện xác nhận (chốt bảo lưu) trong tờ rời cuối cùng, không cấp Giấy xác nhận thời gian tham gia BHTN; - Đối với các đơn vị nợ: Thực hiện theo quy định tại điểm 1 mục VII phần A hướng dẫn này khi đơn vị đã nộp đủ số tiền phải đóng cho số lao động đề nghị xác nhận thời gian tham gia BHXH, BHTN. 4.3 Trình tự xác nhận 4.3.1- Đối với sổ bìa xanh - Chốt sổ đến 31/12/2008; - In tờ rời từ 01/01/2009 và chốt bảo lưu trong tờ rời cuối cùng; - Đóng dấu giáp lai giữa sổ bìa xanh và các tờ rời. Lưu ý : Trường hợp sổ đã chốt theo công văn số 3782/BHXH-CST ngày 19/10/2009 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam (đối với các địa phương chưa có đủ dữ liệu được phép ghi và chốt thời gian tham gia đến 31/12/2009 trên sổ BHXH bìa xanh) thì chỉ in tờ rời từ tháng tiếp theo. 4.3.2- Đối với sổ tờ rời - In tờ rời và chốt bảo lưu trong tờ rời cuối cùng; - Đóng dấu giáp lai giữa các tờ rời. II. Thẻ BHYT 1. Phân cấp 1.1- BHXH Thành phố thực hiện đối với - NLĐ trong các đơn vị do Thành phố trực tiếp quản lý; - Thân nhân sỹ quan, hạ sỹ quan, chiến sỹ các phòng nghiệp vụ thuộc Sở Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy (văn bản liên ngành số 1276/LN/BHXH-SCSPC&CC ngày 30/9/2011) - Đối tượng đang hưởng lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng; - Đối tượng tự nguyện tham gia BHYT. 1.2- BHXH huyện thực hiện đối với - NLĐ trong các đơn vị do BHXH huyện trực tiếp quản lý thu; - Các đối tượng còn lại. 2. Nguyên tắc chung khi cấp thẻ BHYT 2.1- Về nhân thân : 2.1.1- Căn cứ cấp thẻ BHYT : Nhân thân trong thẻ BHYT phải khớp đúng với nhân thân trong hồ sơ tham gia BHXH, BHYT hoặc hồ sơ hưởng BHXH, hoặc hồ sơ hưởng trợ cấp Người có công, Bảo trợ xã hội… của đối tượng; 2.1.2- Thẻ BHYT phải cấp theo ngày, tháng, năm sinh cụ thể. Trường hợp cá biệt không có ngày sinh, lấy theo ngày 01; không có ngày tháng sinh lấy ngày 00, tháng 00. 2.1.3- Trường hợp hồ sơ tham gia hoặc hưởng trợ cấp sai lệch với hồ sơ tư pháp: * Nếu là đối tượng hưu trí, MSLĐ hướng dẫn đối tượng có đơn đề nghị kèm 02 ảnh (01 ảnh 3x4cm; 01 ảnh 2x3cm): + Dán ảnh 3x4cm vào đơn, UBND xã xác nhận và đóng dấu giáp lai vào ảnh trên góc đơn; + Dán ảnh 2x3cm vào góc bên trái phần khung ảnh của Giấy chứng nhận hưu trí. + Sau đó, BHXH huyện nơi đang quản lý đối tượng chuyển toàn bộ hồ sơ về BHXH Hà Nội (phòng Hành chính) để đóng dấu nổi vào Giấy chứng nhận hưu trí. Khi đối tượng đi khám chữa bệnh, dùng Giấy chứng nhận hưu trí thay Chứng minh nhân dân. * Nếu là NLĐ đang tham gia BHXH, BHYT: + Trường hợp NLĐ kê khai hồ sơ tham gia BHXH không đúng với hồ sơ tư pháp thì phải có đơn đề nghị điều chỉnh hồ sơ tham gia BHXH, BHYT kèm theo bản chính Giấy khai sinh nộp cho đơn vị SDLĐ; + Đơn vị SDLĐ lập danh sách điều chỉnh thông tin (mẫu D07-TS) nộp về cơ quan BHXH nơi quản lý thu BHXH để điều chỉnh và in lại thẻ BHYT cho NLĐ. * Nếu là đối tượng khác (NCC, thân nhân NCC, BTXH, người nghèo, thân nhân công an…) + Trường hợp có Giấy chứng nhận (thẻ có ảnh của đối tượng có dấu giáp lai của cơ quan có thẩm quyền), khi đi khám chữa bệnh dùng Giấy chứng nhận thay Chứng minh nhân dân; + Trường hợp kê khai hồ sơ hưởng trợ cấp không đúng với hồ sơ tư pháp, cơ quan quản lý đối tượng làm thủ tục điều chỉnh và lập Danh sách đề nghị điều chỉnh (kèm theo hồ sơ hưởng của đối tượng đã được điều chỉnh) chuyển đến cơ quan BHXH nơi đang quản lý thu BHYT để điều chỉnh và in lại thẻ BHYT cho đối tượng. 2.2- Mã thẻ BHYT Mã thẻ BHYT đối với các trường hợp tham gia liên tục không thay đổi khi không thay đổi đơn vị (địa chỉ cư trú, nơi làm việc…), cụ thể: - Các đơn vị SDLĐ: Thẻ BHYT hàng năm của NLĐ không thay đổi mã thẻ trong thời gian NLĐ làm việc tại đơn vị. - HSSV tại từng trường: Mã thẻ BHYT đối với HSSV không thay đổi trong thời gian HSSV theo học tại trường; - Đối tượng khác: Mã thẻ BHYT không thay đổi nếu đối tượng không thay đổi nơi cư trú hoặc không thay đổi đơn vị quản lý đối tượng. 2.3- Giá trị sử dụng thẻ 2.3.1- Đối tượng bắt buộc: + Đối tượng HT, MS, TNLĐ-BNN hàng tháng, TC 91, QĐ 613, trợ cấp CB xã: tối đa 5 năm từ ngày cấp đến hết thời hạn theo giá trị sử dụng của cùng đối tượng đang hiện hành. + Đối tượng NCC,CCB, kháng chiến, thân nhân NCC, thân nhân sỹ quan, người hiến tạng, NLĐ ốm dài ngày tối đa 3 năm từ ngày cấp đến 31/12 năm thứ 2 sau năm cấp thẻ. + NLĐ, CBCC đang làm việc, BTXH, thân nhân NLĐ tối đa 2 năm kể từ ngày cấp đến 31/12 năm thứ nhất sau năm cấp thẻ. + Thân nhân hạ SQ, chiến sỹ nghĩa vụ thời hạn thẻ theo thời hạn phục vụ tại ngũ. + Đại biểu QH, HĐND theo nhiệm kỳ bầu cử + Người nghèo, cận nghèo, HSSV, hộ gia đình làm nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp: thời hạn sử dụng thẻ tương ứng thời hạn đóng tiền. + Trẻ em dưới 6 tuổi: thời hạn sử dụng thẻ kể từ ngày cấp đến khi đủ 72 tháng tuổi. 2.3.2- Đối tượng tự nguyện + Thời hạn sử dụng thẻ tương ứng thời hạn đóng tiền. + Thời hạn sử dụng thẻ sau 30 ngày đối với trường hợp tham gia BHYT lần đầu hoặc không liên tục. 2.4- Nơi đăng ký khám chữa bệnh (KCB) ban đầu: - Nơi đăng ký KCB ban đầu: cơ sở y tế tuyến huyện và tương đương trở xuống có ký HĐ với cơ quan BHXH (trừ đối tượng người có công, người cao tuổi và trẻ em dưới 6 tuổi). - Đối với các đơn vị thuộc ngành quản lý, được phép đăng ký KCB tại bệnh viện ngành. - Đối với các đơn vị có NLĐ đang làm việc tại tỉnh khác, được phép cấp thẻ có nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu ở ngoại tỉnh theo Danh mục cơ sở khám chữa bệnh của tỉnh đó cung cấp. - Đổi nơi đăng ký KCB ban đầu: thực hiện trong 10 ngày đầu quý. 2.5- Đổi, cấp lại thẻ BHYT - Thẻ BHYT cấp lại do mất, rách, hỏng: phải nộp phí theo quy định và thời hạn sử dụng ghi như thẻ đã mất, đổi. - Trường hợp mất cấp lại thẻ BHYT chỉ được được điều chỉnh nhân thân hoặc đổi nơi đăng ký KCB ban đầu sau 12 tháng kể từ ngày cấp lại. 2.6- Đối tượng di chuyển (CDHĐ, thôi việc hoặc nghỉ hưởng chế độ BHXH, BHTN hàng tháng…): Tất cả các trường hợp giảm đối tượng tham gia BHYT đều phải thực hiện giảm thẻ trong chương trình SMS. 2.6.1- NLĐ đang làm việc : - Trường hợp NLĐ nghỉ hưởng chế độ hưu trí: Thực hiện thu hồi và cấp thẻ BHYT như quy định tại tiết 4.2.1 điểm 4 mục I phần B trên đây. - Khi NLĐ chuyển nơi làm việc hoặc nghỉ hưởng chế độ BHXH, BHTN hàng tháng, thực hiện thu hồi thẻ BHYT còn giá trị sử dụng. Trường hợp không thu hồi được thẻ phải thực hiện truy thu đến hết giá trị sử dụng thẻ BHYT đã cấp. - Trường hợp di chuyển tập thể cả đơn vị hoặc 1 bộ phận của đơn vị, nếu đơn vị đề nghị tiếp tục sử dụng thẻ BHYT đã cấp, BHXH nơi đi phải có xác nhận rõ để BHXH nơi đến không làm thủ tục cấp thẻ mới, việc thu BHYT đối với số lao động này được thực hiện tại đơn vị mới. 2.6.2- HSSV di chuyển (kể cả nội và ngoại tỉnh) : không thu hồi thẻ BHYT, khi KCB kèm theo giấy tạm trú. 2.6.3- Trẻ em dưới 6 tuổi: - Trường hợp di chuyển đi ngoại tỉnh: BHXH huyện nơi đi thu hồi thẻ, làm thủ tục giảm thẻ trong SMS và xác nhận trước khi chuyển BHXH Thành phố ký, đóng dấu để chuyển đi. - Trường hợp di chuyển trong nội tỉnh: BHXH huyện nơi đi làm thủ tục giảm thẻ trong SMS, thu hồi thẻ (nếu có) và xác nhận trước khi chuyển đi. Trường hợp không thu hồi thẻ phải xác nhận rõ để BHXH huyện nơi đến không cấp thẻ mới, chỉ làm thủ tục tăng theo đề nghị của UBND xã, phường nơi trẻ chuyển đến. 2.6.4- Các đối tượng khác : khi di chuyển thực hiện giảm thẻ trong SMS và thu hồi thẻ BHYT còn giá trị sử dụng. Trường hợp không thu hồi được (trừ trường hợp chết) phải truy thu đến hết giá trị sử dụng thẻ. 3. Cấp thẻ BHYT hàng năm 3.1- Trình tự thực hiện - Tháng 10 hàng năm BHXH nơi quản lý đơn vị có văn bản hướng dẫn gửi kèm dữ liệu để các đơn vị thực hiện rà soát. - Thực hiện cấp tiếp thẻ BHYT cho đơn vị khi có văn bản đề nghị cấp thẻ BHYT kỳ tiếp theo (mẫu D01b-TS) của đơn vị. Văn bản phải gửi trước khi thẻ BHYT cũ hết thời hạn sử dụng ít nhất 30 ngày. Trường hợp khi thẻ BHYT hết hạn mà đơn vị chưa có văn bản đề nghị cấp thẻ kỳ tiếp theo thì cơ quan BHXH chỉ cấp thẻ có giá trị sử dụng từ thời điểm nhận được văn bản đề nghị của đơn vị. Thời hạn sử dụng ghi trên thẻ BHYT theo đề nghị của đơn vị, nhưng tối thiểu phải từ đủ 3 tháng trở lên. - Đối với đối tượng HSSV, cận nghèo, tự nguyện nhân dân chỉ được cấp thẻ BHYT khi đã thu đủ số tiền thuộc trách nhiệm đóng của người tham gia. 3.2- Thẩm quyền giải quyết cấp thẻ BHYT đối với các đơn vị nợ tiền 3.2.1- Giám đốc BHXH huyện hoặc Trưởng phòng thu : Trường hợp đơn vị sử dụng lao động thực hiện đầy đủ các báo biểu kê khai đối chiếu thu nộp, nhưng còn nợ BHXH, BHYT, BHTN dưới 06 tháng, BHXH huyện yêu cầu đơn vị có văn bản giải trình, xác định rõ kế hoạch trích nộp số tiền còn nợ BHXH, BHYT, BHTN và cam kết chuyển trước số tiền còn phải đóng về BHYT. Giám đốc BHXH huyện kiểm tra và giải quyết phát hành thẻ BHYT khi đơn vị đã chuyển số tiền phải đóng BHYT; 3.2.2- Giám đốc BHXH Thành phố : Các đơn vị sử dụng lao động nợ BHXH, BHYT, BHTN từ 06 tháng trở lên, BHXH huyện kiểm tra cụ thể và ghi ý kiến đề xuất vào văn bản đề nghị của đơn vị theo hướng dẫn ở trên, gửi về Phòng Thu để báo cáo lãnh đạo Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội xem xét, quyết định; 3.2.3- Trường hợp đơn vị không chuyển trước tiền BHYT: chỉ cấp thẻ đợt đầu năm tài chính có giá trị sử dụng không quá 3 tháng từ khi văn bản đề nghị của đơn vị được phê duyệt. Cơ quan BHXH nơi quản lý đơn vị theo dõi việc nộp tiền BHYT của đơn vị để tiếp tục cấp tiếp thẻ theo thẩm quyền. - Căn cứ số tiền BHYT đơn vị đã nộp và văn bản đề nghị (mẫu D01b-TS) của đơn vị để cấp tiếp thẻ BHYT cho NLĐ có giá trị sử dụng kể từ tháng tiếp theo hoặc từ thời điểm cơ quan BHXH nhận được báo có vào tài khoản và mẫu D01b-TS của đơn vị, thời hạn sử dụng của thẻ BHYT tương ứng với số tiền đơn vị đã nộp. Lưu ý : - Nghiêm cấm việc phát hành thẻ BHYT không đúng quy định hoặc in thẻ BHYT nhưng không trả đơn vị sử dụng lao động. - Trong thời gian đơn vị không đóng hoặc chậm đóng BHYT, nếu có phát sinh chi phí khám chữa bệnh của NLĐ thuộc quyền quản lý thì đơn vị phải có trách nhiệm tự thanh toán chi phí khám chữa bệnh cho người bệnh theo giá viện phí (công văn số 6168/BYT-BH ngày 01/10/2010 của Bộ Y tế, công văn số 5283/BHXH-KT ngày 08/12/2011 và số 473/BHXH-BT ngày 09/02/2012 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam). 3.3- Về cấp thẻ BHYT HSSV 3.3.1- Thời điểm thu tiền : Thực hiện thu trong 3 tháng đầu năm học hoặc đầu năm tài chính đối với từng trường cho phù hợp; 3.3.2- Cấp thẻ BHYT : Cấp thẻ BHYT cho HSSV theo năm học hoặc theo năm tài chính theo phương thức thu tiền đối với từng trường; 3.3.3- Đối với HSSV có thẻ BHYT thuộc các nhóm đối tượng khác : khi hết hạn thẻ thuộc đối tượng khác, HSSV được tham gia theo đối tượng HSSV, thực hiện thu và phát hành thẻ kể từ tháng liền kề sau tháng thẻ thuộc đối tượng khác hết hạn đến hết tháng cùng thời điểm kết thúc giá trị sử dụng thẻ chung của trường. 3.5- Cấp thẻ đối với trẻ em đã đủ 6 tuổi Khi hết hạn thẻ trẻ em, thực hiện thu và phát hành thẻ theo loại GD, quyền lợi 7, thời hạn từ khi trẻ đủ 72 tháng tuổi đến tháng liền kề trước tháng vào lớp 1. Mức thu như đối tượng tự nguyện; có thể thu qua trường mầm non, UBND xã, phường hoặc BHXH huyện. 4. Xác nhận thời gian tham gia BHYT 4.1- BHXH THành phố - Xác nhận thời gian tham gia BHYT để hưởng chế độ BHYT đối với đối tượng do BHXH Thành phố quản lý và cấp thẻ BHYT; - Căn cứ xác nhận của BHXH huyện, thực hiện xác nhận thời gian tham gia BHYT đối với đối tượng do BHXH huyện quản lý và cấp thẻ có thời gian tham gia liên tục (kể cả chậm đóng hoặc truy thu BHYT) nhưng thẻ có giá trị sử dụng không liên tục 4.2- BHXH huyện - Xác nhận thời gian tham gia BHYT để hưởng chế độ BHYT đối với đối tượng do BHXH huyện quản lý và cấp thẻ BHYT nếu thời gian tham gia liên tục và thẻ có giá trị sử dụng liên tục; - Xác nhận về việc đóng nộp tiền của đơn vị, việc cấp thẻ và giá trị sử dụng thẻ của đối tượng đối với trường hợp tham gia liên tục (kể cả chậm đóng hoặc truy thu BHYT) nhưng thẻ không liên tục, chuyển về BHXH Thành phố (kèm thẻ BHYT fotocoppy) để kiểm tra, đối chiếu và cấp xác nhận cho đối tượng hưởng quyền lợi BHYT. III. Quản lý phôi sổ, thẻ 1- Phòng Kế hoạch- tài chính - Viết phiếu nhập kho khi nhận phôi từ BHXH Việt Nam cấp về; - Viết phiếu xuất kho cho phòng Cấp sổ, thẻ hoặc BHXH huyện; - Phối hợp thực hiện kiểm kê việc sử dụng phôi tại phòng Cấp sổ, thẻ vào ngày cuối tháng; - Tổng hợp Biên bản kiểm kê của BHXH huyện và phòng Cấp sổ, thẻ chuyển về trước ngày mồng 10 hàng tháng. 2- Phòng Hành chính tổng hợp - Quản lý phôi do BHXH Việt Nam cấp về; - Xuất phôi cho BHXH huyện và phòng Cấp sổ, thẻ theo phiếu xuất; - Kiểm kê phôi tồn kho hàng tháng; - Tổng hợp phôi tờ bìa và tờ rời sổ BHXH, phôi thẻ BHYT hỏng do lỗi của nhà in để gửi kèm báo cáo về Bảo hiểm xã hội Việt Nam. - Lưu giữ phôi sổ, phôi thẻ đã in hỏng đến hết thời hạn quy định để hủy 3- Phòng cấp sổ thẻ và BHXH huyện - Kế toán BHXH huyện viết phiếu nhập khi nhận phôi do Thành phố cấp về; - Quản lý phôi và xuất cho cán bộ sử dụng; - Mở sổ theo dõi và quyết toán việc sử dụng theo phần mềm hàng ngày; - Kiểm kê hàng tuần giữa cán bộ quản lý với cán bộ sử dụng - Kiểm kê vào ngày cuối tháng giữa kế toán, thủ kho và bộ phận sử dụng. Chuyển Biên bản kiểm kê phôi sổ, thẻ kèm Báo cáo sử dụng phôi sổ, thẻ in từ chương trình SMS gửi về phòng KH-TC trước ngày 10 tháng sau liền kề. - Lưu toàn bộ thẻ BHYT, bìa sổ và tờ rời sổ BHXH do in sai, in hỏng trong quá trình tác nghiệp. Thời hạn lưu trữ 2 năm. * Lưu ý : - Khi nhận phôi thực hiện kiểm tra, trường hợp phát hiện in sai, in hỏng do lỗi của nhà in hoặc thừa, thiếu phôi phải lập Biên bản hiện trạng kèm phôi hỏng (nếu có) chuyển về phòng HCTH để tổng hợp báo cáo BHXH Việt Nam; - Tất cả thẻ BHYT thu hồi và sổ BHXH, thẻ BHYT in sai, hỏng do tác nghiệp đều phải cắt góc trước khi đưa vào lưu trữ theo quy định; - Hàng năm, BHXH Thành phố thành lập Hội đồng hủy sổ, thẻ do in hỏng, in sai trong quá trình tác nghiệp khi đã hết thời hạn lưu trữ. IV. Về lưu trữ hồ sơ 1- Nguyên tắc chung 1.1- Tất cả hồ sơ liên quan đến nghiệp vụ thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (kể cả các văn bản có phê duyệt của cơ quan BHXH theo thẩm quyền được phân cấp) đều được lưu trữ tại phòng (bộ phận) lưu trữ hồ sơ của cơ quan BHXH; 1.2- Hồ sơ phát sinh từ ngày 01/01/2012 được luân chuyển qua các bộ phận nghiệp vụ để kiểm tra, đối chiếu và giải quyết. Sau đó, được chuyển đến phòng (bộ phận) Tiếp nhận để trả kết quả giải quyết cho khách, đồng thời lưu trữ hồ sơ phát sinh theo từng đơn vị. 1.3- Tờ khai tham gia BHXH của NLĐ tăng mới được lưu tại bộ phận lưu trữ của cơ quan BHXH nơi thực hiện cấp sổ BHXH đối với NLĐ. 1.4 Các phôi tờ bìa và tờ rời sổ BHXH, thẻ BHYT in hỏng phải lưu tại bộ phận hành chính (hoặc thủ kho) của cơ quan BHXH nơi thực hiện trong thời hạn 02 năm. Khi hết thời hạn chuyển về BHXH Thành phố để hủy theo quy định. 2- Quy định cụ thể 2.1- Tại BHXH TP : Phòng Tiếp nhận và quản lý hồ sơ chịu trách nhiệm quản lý và lưu trữ toàn bộ các loại hồ sơ thu, sổ thẻ, chính sách, KH-TC…; - Hồ sơ thu BHXH, BHYT, BHTN của các đơn vị do Thành phố trực tiếp quản lý kèm thẻ BHYT thu hồi; ảnh của lao động tăng mới; - Tờ khai tham gia BHXH của NLĐ trong các đơn vị do Thành phố trực tiếp quản lý; - Bản sao hồ sơ và Phiếu thẩm định hồ sơ cấp sổ BHXH đối với NLĐ có thời gian công tác trước tháng 1/1995, điều chỉnh sổ các loại, đổi hoặc cấp lại sổ BHXH…. 2.2- Tại BHXH huyện : Bộ phận Tiếp nhận và quản lý hồ sơ của BHXH huyện thực hiện lưu trữ: - Hồ sơ thu BHXH, BHYT, BHTN của các đơn vị do BHXH huyện trực tiếp quản lý kèm thẻ BHYT thu hồi; ảnh của lao động tăng mới; - Tờ khai tham gia BHXH của NLĐ trong các đơn vị do BHXH huyện trực tiếp quản lý; - Bản sao hồ sơ điều chỉnh sổ các loại, đổi hoặc cấp lại sổ BHXH … đối với các trường hợp thuộc trách nhiệm của BHXH huyện giải quyết. V. Chế độ báo cáo và truyền dữ liệu 1. Chế độ báo cáo 1.1 Nguyên tắc chung 1.1.1- Các phòng (bộ phận) nghiệp vụ chịu trách nhiệm mở sổ theo dõi, chuyển dữ liệu, lập báo cáo và kế hoạch các loại theo quy định; 1.1.2- Khi lập báo cáo phải đối chiếu số liệu liên quan giữa các loại sổ và biểu báo cáo. Ví dụ: số người tham gia với số thẻ phát hành, số thẻ phát hành với số tiền phải thu, số thẻ phát hành với số tiền đã thu của 1 số đối tượng như cận nghèo, HSSV, tự nguyện… 1.2 Phân cấp lập biểu 1.2.1 BHXH huyện : Chịu trách nhiệm lập các biểu báo cáo sau gửi lên BHXH Thành phố: - Báo cáo tháng (mẫu B01-TS, B03-TS, B05-TS) trước ngày 03 tháng sau - Báo cáo quý (mẫu B02a-TS, B04a-TS) trước ngày 10 tháng đầu quý sau - Báo cáo năm (mẫu B02a-TS) trước ngày 10 tháng 01 năm sau. - Lập kế hoạch sử dụng phôi sổ BHXH, thẻ BHYT (mẫu K01-TS) gửi BHXH Thành phố trước ngày 15/6 hàng năm. 1.2.2 Phòng Thu : Chịu trách nhiệm lập các biểu báo cáo sau gửi lên BHXH VIệt Nam: - Báo cáo tháng (mẫu B01-TS, B03-TS, B05-TS) trước ngày 05 tháng sau - Báo cáo quý (mẫu B02a-TS, B02b-TS, B04a-TS, B04b-TS) trước ngày 25 tháng đầu quý sau. - Báo cáo năm (mẫu B02a-TS, B02b-TS) trước ngày 25 tháng 01 năm sau. 1.2.3- Phòng Cấp sổ, thẻ: chịu trách nhiệm lập các biểu báo cáo sau gửi lên BHXH Việt Nam - Báo cáo tháng (mẫu B01-TS) trước ngày 03 tháng sau; - Báo cáo quý (mẫu B01-TS) - Lập kế hoạch sử dụng phôi sổ BHXH, thẻ BHYT (mẫu K01-TS) gửi BHXH Việt Nam trước ngày 01/7 hàng năm. 2. Chuyển dữ liệu về BHXH Thành phố qua đường truyền FTP - Thứ ba và thứ sáu hàng tuần, BHXH huyện chuyển toàn bộ dữ liệu về BHXH Thành phố qua đường truyền FTP theo quy định hiện hành; - Ngày cuối tháng, thực hiện xuất File dữ liệu in thẻ BHYT của tháng chuyển qua đường truyền FTP về phòng Cấp sổ, thẻ; - Ngày 15 hàng tháng, Backup File dữ liệu thu đã khoá sổ tháng trước chuyển về phòng Thu qua đường truyền FTP. 3. Quy định đối với một số biểu báo cáo cụ thể 3.1 Báo cáo BHTN - Giao cho BHXH huyện chủ động làm việc với Phòng tài chính các quận, huyện, thị xã để thống nhất xác định và lập Danh sách các đơn vị thuộc Ngân sách quận, huyện, thị xã (có xác nhận của Phòng tài chính), gửi Phòng Thu BHXH TP báo cáo xin cấp kinh phí BHTN ngân sách quận, huyện. Thời hạn lập: Ngày 15/10 năm hiện tại (số liệu hết quý 3) và ngày 12/01 năm sau (số liệu hết quý 4). - Phòng thu BHXH TP: + Làm việc với các Sở, Ban, Ngành để lập Danh sách các đơn vị thuộc Ngân sách thành phố; + Nhận Danh sách các đơn vị thuộc ngân sách quận huyện và tổng hợp biểu 05 theo công văn số 3542/STC-HCSN ngày 13/8/2009 của Sở Tài chính gửi Sở Tài chính. Thời hạn lập: Ngày 20/10 năm hiện tại (số liệu hết quý 3) và ngày 15/01 năm sau (số liệu hết quý 4). + Lập biểu 05 theo công văn số 3542/STC-HCSN ngân sách trung ương hỗ trợ gửi BHXH VN. Thời hạn lập: Ngày 20/10 năm hiện tại (số liệu hết quý 3) và ngày 15/01 năm sau (số liệu hết quý 4). 3.2 Báo cáo các đối tượng người nghèo, hộ cận nghèo, trẻ em dưới 6 tuổi, HSSV, BHYT tự nguyện - Đối tượng người nghèo, hộ cận nghèo, trẻ em dưới 6 tuổi, BHYT tự nguyện: + Báo cáo tháng: BHXH huyện lập báo cáo gửi Phòng Thu BHXH TP ngày 2 hàng tháng. + Báo cáo quý: BHXH huyện lập báo cáo quý kèm Biên bản giao nhận thẻ gửi Phòng Thu BHXH TP ngày 15 tháng đầu quý sau. - Đối tượng HSSV: BHXH huyện lập báo cáo mẫu 01-BCHS; mẫu 02-BCHS theo công văn số 1581/BHXH-PT ngày 11/11/2011 của BHXH TP HN kèm Biên bản giao nhận thẻ gửi Phòng Thu trước ngày 30/11 hàng năm. - Hàng tháng, hàng quý, Phòng Thu BHXH TP lập báo cáo gửi BHXH VN và Sở lao động, Sở tài chính theo quy định. 3.3 Báo cáo BHXH tự nguyện: Hàng quý, BHXH huyện lập báo cáo quý gửi Phòng Thu BHXH TP ngày 2 tháng đầu quý sau. 3.4 Báo cáo chi tiết đơn vị nợ BHXH, BHYT mẫu B03-TS Trước ngày 03 hàng tháng, BHXH huyện báo cáo danh sách đơn vị nợ về Phòng Thu BHXH TP để tổng hợp báo cáo BHXH VN (số liệu báo cáo tính đến hết tháng liền kề trước). Lưu ý : cột Ghi chú phải ghi rõ nếu đang làm thủ tục khởi kiện đơn vị. 3.5 Báo cáo tình hình cấp sổ BHXH, thẻ BHYT: Trước ngày 05 hàng tháng, BHXH huyện tổng hợp báo cáo: - Tình hình cấp sổ BHXH, thẻ BHYT tháng trước gửi Phòng Cấp sổ, thẻ; - Báo cáo chi tiết số lượng sổ BHXH, thẻ BHYT hỏng do in kèm Biên bản kiểm kê phôi sổ BHXH, thẻ BHYT gửi Phòng KH-TC. C. TỔ CHỨC THỰC HIỆN 1. BHXH Thành phố 1.1- Hướng dẫn triển khai QĐ 1111 đối với cán bộ, công chức trong ngành và các đơn vị SDLĐ trên địa bàn; 1.2- Kiểm tra, tổng hợp những vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện để báo cáo BHXH Việt Nam. 2. BHXH huyện 2.1- Hướng dẫn triển khai QĐ 1111 đối với cán bộ, công chức trong đơn vị và các đơn vị SDLĐ trên địa bàn do BHXH huyện trực tiếp quản lý; 2.2- Kiểm tra, tổng hợp những vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện để báo cáo BHXH Thành phố; 3. Quy định chuyển tiếp 3.1- Từ ngày 01/01/2012, thực hiện: 3.1.1- Trong khi chưa có phần mềm mới và chưa triển khai quy định mới đối với các đơn vị SDLĐ, việc tiếp nhận thủ tục hồ sơ đối với các đơn vị vẫn thực hiện (kể cả đơn vị lập theo mẫu cũ hoặc mẫu mới). Toàn bộ hồ sơ do đơn vị chuyển đến và biểu mẫu trả lại đơn vị đều luân chuyển qua các bộ phận nghiệp vụ theo quy trình quy định tại hướng dẫn này. Các bộ phận nghiệp vụ thu nhập dữ liệu để in biểu từ phần mềm quản lý hiện tại, bộ phận cấp sổ thẻ thực hiện kiểm tra, đối chiếu đồng thời ký vào biểu mẫu (kể cả mẫu cũ) theo quy định trước khi trả đơn vị. Cụ thể: - Các biểu mẫu do trách nhiệm của Đơn vị SDLĐ lập: Chấp nhận cả 2 loại biểu mẫu cũ và mới (D02-TS; 01a-TBH, 02a-TBH, 03a-TBH, C2a-BH); - Các biểu mẫu còn lại do trách nhiệm của cơ quan BHXH lập: Thực hiện theo Quyết định 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 của BHXH Việt Nam. Những biểu mẫu chưa có trong phần mềm hiện tại tạm thời chưa thực hiện. Riêng biểu D02a-TS (QĐ 1111) được thay thế bằng biểu 03a-TBH (QĐ 902) nhưng phải có đầy đủ chữ ký của phòng (bộ phận) thu và phòng (bộ phận) sổ thẻ cho đến khi có phần mềm mới. 3.1.2- Giải quyết truy thu, xác nhận thời gian tham gia BHXH, BHTN đối với các trường hợp CDHĐ, di chuyển, giải quyết chế độ BHXH… theo phân cấp; 3.1.3- Tổ chức thu BHXH TN, BHYT TN vào các ngày làm việc tại Đại lý hoặc trực tiếp tại BHXH huyện. 3.2- Các quy định về nghiệp vụ thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT còn lại (theo hướng dẫn này) được thống nhất thực hiện kể từ ngày 01/4/2012. 3.3- Trong giai đoạn đầu, tùy theo tình hình thực tế Giám đốc BHXH huyện quyết định lưu trữ hồ sơ thu, cấp sổ thẻ (bao gồm cả Tờ khai tham gia BHXH, BHYT) tại bộ phận nghiệp vụ hay bộ phận một cửa. Sau khi có phần mềm thống nhất, thực hiện tách riêng bộ phận lưu trữ hồ sơ (lưu tất cả các loại hồ sơ, không lưu tại các bộ phận nghiệp vụ). Trên đây là Quy định thực hiện nghiệp vụ về công tác thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT trên địa bàn Thành phố Hà Nội theo quy định tại Quyết định số 1111/BHXH-QĐ ngày 25/10/2011 của Tổng giám đốc BHXH Việt Nam. Tùy điều kiện cụ thể về cơ sở vật chất và việc bố trí cán bộ tại từng đơn vị, Giám đốc BHXH huyện tổ chức thực hiện quy trình giải quyết nghiệp vụ trong nội bộ sao cho thuận lợi, quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân nếu để xảy ra sai sót, đảm bảo quản lý chặt chẽ và trả kết quả kịp thời, không để khách phải đi lại nhiều lần và tuyệt đối không gây phiền hà cho khách đến giao dịch. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc phản ánh về Bảo hiểm xã hội Thành phố (qua phòng Thu, phòng Cấp sổ, thẻ) tổng hợp, báo cáo Giám đốc để thống nhất hướng giải quyết ./.