1196/QĐ-UB

Quyết định 1196/QĐ-UB năm 2000 quy định tạm thời về công tác quản lý sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ tỉnh Tuyên Quang UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH TUYÊN QUANG ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 1196/QĐ-UB Tuyên Quang, ngày 22 tháng 9 năm 2000 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY ĐỊNH TẠM THỜI VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ SỬ DỤNG HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH TUYÊN QUANG Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 21 tháng 6 năm 1994; Căn cứ Nghị định 142/CP ngày 28 - 9 - 1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ; Thực hiện Công văn số 66/NVĐP ngày 11 - 3 - 1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quy định đề công tác lưu trữ tại UBND các cấp, QUYẾT ĐỊNH Điều 1. Nay ban hành kèm theo Quyết định này bản quy định tạm thời về công tác quản lý sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ tỉnh Tuyên Quang. Điều 2. Các ông (bà) Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. TM. UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH TUYÊN QUANG K/T CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Vũ Mạnh Thắng QUY ĐỊNH TẠM THỜI VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ SỬ DỤNG HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG (Ban hành kèm theo Quyết định số 1196/QĐ-UB ngày 22/9/2000 của UBND tỉnh Tuyên Quang) I- NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Tất cả các công văn, tài liệu quản lý Nhà nước, tài liệu khoa học kỹ thuật (dự án, đồ án, thiết kế, bản vẽ, bản đồ, công trình nghiên cứu khoa học, công trình xây dựng cơ bản, phát minh sáng chế luận án tốt nghiệp... ); Tài liệu chuyên môn (sổ, sách, thống kê, biểu báo, hồ sơ nhân sự…) bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn học - nghệ thuật, âm bản, dương bản các bộ phim, các bức ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình, băng đĩa từ, sổ công văn, nhật ký, hồi ký, sổ ghi Nghị quyết các cuộc họp... được hình thành trong quá trình hoạt động của các Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể, UBND các huyện, thị xã trên địa bàn tỉnh Tuyên Quang không kể thời gian, các loại hình tài liệu, được tập trung thống nhất quản lý ở bộ phận, phòng, kho lưu trữ các ngành, các cấp để phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học. Tài liệu phải là bản gốc, bản chính của văn kiện, trong trường hợp do hậu quả lịch sử không còn bản chính mới được thay thế bằng bản sao có giá trị như bản chính. Điều 2. Hồ sơ tài liệu lưu trữ của các Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể, UBND các cấp là di sản văn hóa thuộc một phần của phông tài liệu lưu trữ Quốc gia, không cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nào được chiếm dụng làm của riêng. Nghiêm cấm việc mua bán, trao đổi, tiêu hủy trái phép hồ sơ tài liệu lưu trữ. Điều 3. Sở Tài chính vật giá căn cứ nhu cầu của mỗi ngành, mỗi cấp để xác định bố trí đủ kinh phí cho công tác lưu trữ của từng cơ quan, đơn vị. Điều 4. Thủ trưởng các ngành, các cấp trong phạm vi quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn; tổ chức quản lý hồ sơ lài liệu lưu trữ và chấp hành nghiêm chỉnh những quy định của Nhà nước. II- QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1. Lập hồ Sơ: Điều 5. Công Chức, Viên chức làm công việc bằng văn bản hoặc liên quan đến công văn tài liệu trong mỗi cơ quan, đơn vị tùy theo nhiệm vụ phải lập hồ sơ phần việc của mình phụ trách. Việc lập hồ sơ trong mỗi cơ quan, đơn vị phải được tiến hành dưới sự hướng dẫn của cán bộ lưu trữ và theo đúng các thể thức, phương pháp do Cục Lưu trữ Nhà nước quy định. Điều 6. Hồ sơ công việc của công chức, viên chức khi lập phải đảm đảo mối liên hệ giữa các văn bản với nhau về cùng một vấn đề, một sự việc sắp xếp các văn bản trong hồ sơ theo trật tự, thời gian và biên mục bên trong, bên ngoài đầy đủ. Điều 7. Hồ sơ tên gọi: Gồm các tập công văn đi ở mỗi cơ quan, được phân loại thành từng hồ sơ có cùng tên gọi giống nhau như các tập lưu: Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo, Công văn... Tùy theo khối lượng tài liệu nhiều hay ít mà kết thúc hồ sơ theo tháng, qúy, 6 tháng hoặc 1 năm. Bộ phận văn thư cơ quan phải đảm bảo lưu đủ công văn tài liệu (Bản chính và phụ lục kèm theo) sắp xếp theo thứ tự đúng với số đã đăng ký trong sổ công văn đi và chịu trách nhiệm lập hồ sơ theo tên gọi. Điều 8. Hồ sơ nguyên tắc bao gồm những văn bản pháp quy như: Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Hướng dẫn hoặc giải thích về chế độ thính sách. Mỗi công chức, viên chức tùy theo yêu cầu công việc của mình, tập hợp những văn bản pháp quy về từng mặt nghiệp vụ nhất định để làm căn cứ giải quyết công việc hàng ngày. Điều 9. Cuối mỗi năm công chức, viên chức trong từng cơ quan tự kiểm tra, hoàn thiện toàn bộ hồ sơ của mình và giao nộp hồ sơ tài liệu năm trước vào lưu trữ cơ quan. Trường hợp cần giữ lại để nghiên cứu tiếp phải được sự đồng ý của Thủ trưởng và lưu trữ cơ quan. 2. Thu nộp hồ sơ tài liệu: Điều 10. Các Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể thuộc danh mục nộp lưu hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ Nhà nước tỉnh Tuyên Quang chỉ được giữ hồ sơ tài liệu về công việc đã giải quyết xong trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hồ sơ công việc đã kết thúc. Sau 10 năm phải đem nộp những hồ sơ đó vào kho lưu trữ Nhà nước tỉnh trường hợp cần giữ lại sử dụng tiếp đối với loại tài liệu đã đến hạn nộp lưu, phải được sự đồng ý của cơ quan lưu trữ tỉnh. Điều 11. Các ngành: Công an, Quân sự được lập phòng, kho lưu trữ riêng, không phải nộp hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ Nhà nước tỉnh, nhưng phải chịu sự chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi địa phương và báo cáo thống kê hàng năm về lưu trữ tỉnh. Điều 12. Hồ sơ tài liệu của một cơ quan này sáp nhập vào một cơ quan khác hoặc của hai cơ quan sáp nhập vào một cơ quan mới thì lưu trữ cơ quan được sáp nhập hay cơ quan mới lập tiếp nhận và quản lý. - Đối với cơ quan giải thể thuộc cấp nào thì chuyển giao vào kho lưu trữ Nhà nước cấp ấy quản lý. - Trường hợp một cơ quan được tách ra hai hoặc nhiều cơ quan thì phần hồ sơ, tài liệu liên quan đến công việc của cơ quan mới nào sẽ do cơ quan ấy tiếp nhận để sử dụng. Điều 13. Tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan phải là hồ sơ, nếu chưa lập thành hồ sơ thì công chức viên chức giao nộp tài liệu phải có trách nhiệm cùng với lưu trữ cơ quan lập hồ sơ về phần việc của mình và làm thủ tục giao nộp. Biên bản giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan làm thành 2 bản, nơi giao và nơi nhận mỗi bên giữ 1 bản (xem phụ lục 2,2a). Điều 14. Tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ Nhà nước tỉnh, huyện, thị xã phải là hồ sơ có giá trị, đã được chỉnh lý kèm theo mục lục hồ sơ và đơn vị giao nộp chịu trách nhiệm vận chuyển đến nơi nhận. Nếu tài liệu chưa được chỉnh lý, chưa phân loại thành hồ sơ thì bên giao có trách nhiệm đầu tư kinh phí để chỉnh lý. (Biên bản giao nhận tài liệu xem phụ lục 1,1a). Điều 15. Phòng, kho lưu trữ các ngành, các cấp có trách nhiệm sưu tầm bổ sung những hồ sơ, tài liệu còn thiếu thuộc thẩm quyền của ngành mình, cấp mình về quá trình hình thành và phát triển của cơ quan đơn vị qua các thời kỳ lịch sử, những tài liệu về các danh nhân nổi tiếng hoạt động trong các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội... đủ điều kiện thành lập phông lưu trữ cá nhân. 3. Thống kê sắp xếp bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ: Điều 16. Các Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể, UBND các huyện, thị xã thực hiện chế độ báo cáo, thống kê định kỳ hàng năm hoặc báo cáo đột xuất về tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quyết định Liên Bộ giữa Cục Lưu trữ Nhà nước và Tổng Cục Thống kê số 149-LB/CLT-TCTK ngày 23 - 10 - 1987. (Báo cáo gửi về Trung tâm lưu trữ tỉnh). Điều 17. Mỗi bộ phận, phòng hoặc kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê hồ sơ tài liệu đang lưu giữ và các công cụ tra tìm tài liệu như: Sổ nhập hồ sơ tài liệu, sổ đăng ký các phông lưu trữ, mục lục hồ sơ của từng phông, sổ theo dõi sử dụng hồ sơ lưu trữ (Xem phụ lục 3, 4, 5). Điều 18. Hồ sơ tài liệu lưu trữ phải để nơi cao ráo, thoáng mát phòng hoặc kho lưu trữ cần trang bị các phương tiện để bảo quản như cặp, hộp, giá đựng tài liệu... và có biện pháp phòng cháy, có công cụ chữa cháy; Việc sắp xếp, bảo quản hồ sơ tài liệu trong từng hộ phận, phòng hoặc kho lưu trữ được tiến hành theo phương pháp do Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn tại Văn bản số 111/NVĐP ngày 4 - 4 - 1995. Điều 19 . Những đơn vị có tài liệu mang tính đặc thù như âm bản, dương bản các bộ phim, tài liệu ghi âm, các bức ảnh, băng, đĩa từ... cần có những trang bị hoặc biện pháp cần thiết để bảo quản tài liệu lâu dài. 4. Xác định giá trị và tiêu hủy tài liệu lưu trữ: Điều 20. Chỉ được phép tiêu hủy những hồ sơ tài liệu đã hết giá trị do Hội đồng xác định giá trị có thẩm quyền quyết định. Thành phần Hội đồng xác định giá trị bao gồm: a) Đối với kho lưu trữ tỉnh: - Chánh văn phòng UBND tỉnh làm Chủ tịch Hội đồng. - Đại diện bộ phận hoặc cơ quan, đơn vị có tài liệu tiêu huỷ làm Ủy viên. - Phụ trách kho lưu trữ của tỉnh làm Uỷ viên. b) Đối với các Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể: - Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính làm Chủ tịch hội đồng. - Đại diện bộ phận có tài liệu làm Uỷ viên (Nếu nhiều bộ phận thì đại diện của bộ phận nào có nhiều tài liệu tiêu hủy làm Ủy viên). - Phụ trách lưu trữ của Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể làm Uỷ viên. c) Đối với UBND các huyện, thị xã: - Chánh văn phòng UBND các huyện, thị xã làm Chủ tịch Hội đồng. - Đại diện bộ phận hoặc cơ quan, đơn vị có tài liệu tiêu huỷ làm Ủy viên. - Phụ trách lưu trữ huyện, thị xã làm Ủy viên. Điều 21. Khi tiêu hủy hồ sơ tài liệu đã hết giá trị được Hội đồng cho phép, phải lập thành biên bản, tài liệu tiêu hủy được thống kê cụ thể, chi tiết từng loại, có ý kiến xác nhận của cơ quan chuyên môn cấp trên trực tiếp chứng kiến việc tiêu hủy trọn vẹn (xem phụ lục 6). 5. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Điều 22. Các phòng, kho lưu trữ phải xây dựng bản nội quy quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, quy định cho từng đối tượng là công chức, viên chức trong cơ quan; công chức, viên chức ngoài cơ quan và nhân dân có nhu cầu chính đáng, chỉ được nghiên cứu tại chỗ, không mang tài liệu ra khỏi khu vực; trường hợp cần sao chụp công chứng phải có ý kiến của người có thẩm quyền. Điều 23. Tất cả mọi phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ tài liệu phải đưa Chánh, Phó Văn phòng hoặc Trưởng, Phó phòng hành chính đồng ý; trường hợp đối tượng người nước ngoài và tài liệu thuộc loại trong danh mục bí mật Nhà nước cần sử dụng phải thực hiện theo Nghị định 84/HĐBT ngày 9 - 3 - 1992 của Hội đồng Bộ trưởng ban hành "Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước" và được Thủ trưởng các ngành, hoặc Chủ tịch UBND các cấp cho phép (xem phụ lục 7, 8). Điều 24. Người sử dụng có trách nhiệm quản lý chặt chẽ hồ sơ tài liệu được cung cấp nghiên cứu không được làm nhàu nát, hư hỏng, xem xong phải sắp xếp lại theo trật tự và bàn giao lại đầy đủ, nếu làm mất lài liệu, cán bộ lưu trữ phải lập biên bản và báo cáo người có thẩm quyền xử lý. Điều 25. Trung tâm lưu trữ, các phòng, kho lưu trữ, có trách nhiệm cấp bản sao công văn tài liệu và chứng thực về tài liệu lưu trữ đang quản lý cho người sử dụng khi đã có ý kiến của người có thẩm quyền. III- HỆ THỐNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƯU TRỮ Điều 26 . Ở tỉnh thành lập kho lưu trữ Nhà nước tỉnh do Văn phòng UBND tỉnh trực tiếp quản lý và giúp UBND tỉnh thống nhất về công tác lưu trữ, đồng thời xây dựng các chế độ quản lý, nghiệp vụ lưu trữ hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện chế độ đó trong phạm vi toàn tỉnh. Tổ chức việc thu nhận toàn bộ những hồ sơ tài liệu của các Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể đến hạn nộp vào kho lưu trữ tỉnh để bảo quản và tổ chức sử dụng. Điều 27. Mỗi Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể phải bố trí nơi để tài liệu lưu trữ và phân công cán bộ chịu trách nhiệm để bảo quản toàn bộ hồ sơ tài liệu của cơ quan theo chế độ tập trung thống nhất. Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính phụ trách công tác lưu trữ và giúp lãnh đạo Sở, Ban, Ngành thực hiện chế độ lưu trữ và quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ theo quy định. Điều 28. Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã thành lập kho lưu trữ huyện, thị xã do Văn phòng UBND huyện trực tiếp quản lý và có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ công lác lưu trữ cho UBND xã, phường, thị trấn, các đơn vị trực thuộc; xây dựng bản danh mục nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ huyện, trực tiếp tổ chức thu nộp hồ sơ tài liệu của HĐND, UBND, Văn phòng UBND huyện, thị xã và các phòng, Ban, Công ty, trạm trại thuộc huyện, thị xã quản lý và tổ chức sử dụng theo quy định hiện hành. IV- KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT Điều 29. Cơ quan, tập thể, cá nhân có thành tích trong việc quản lý hồ sơ tài liệu được khen thưởng, nếu vi phạm những điều trong bản Quy định này thì tùy theo mức độ nặng nhẹ mà bị xử lý kỷ luật bằng biện pháp hành chính hoặc truy tố trước pháp luật. V- ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 30. các Sở, Ban, Ngành, UBND các huyện, thị xã căn cứ bản Quy định này, xây dựng bản quy định chi tiết - cụ thể về công tác quản lý hồ sơ tài liệu cho phù hợp với cơ quan, đơn vị mình quản lý. Điều 31 . Các ông (bà) Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã có trách nhiệm thực hiện bản Quy định này. MỤC LỤC HỒ SƠ NỘP LƯU (Phụ lục 1a) Hộp cặp số Hồ sơ (Đơn vị BQ) số TIÊU ĐỀ HỒ SƠ Số tờ Thời gian của tài liệu GHI CHÚ Phụ lục 1 MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU Số: ……………….. Căn cứ vào Điều 32 của Điều lệ về công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP ngày 28 - 9 - 1963 của Hội đồng Chính phủ; Căn cứ……………………………………………………………………... Hôm nay, ngày tháng năm , chúng tôi gồm: Đại diện (Bên nhận tài liệu) 1. 2. 3. Đại diện……(tên cơ quan nộp lưu) 1. 2. 3. Cùng thống nhất giao nộp tài liệu vào bảo quản tại kho lưu trữ….như sau: 1. Tên khối tài liệu…………. ……………………………… 2. Thời gian từ……………… ……………………………… 3. Số lượng tài liệu…………. ……………………………… 4. Số bản mục lục hồ sơ lưu trữ…… ……………………………… 5. Các văn bản khác…………. ……………………………… 6. Tình trạng tài liệu………… ……………………………… Biên bản này lập thành 2 bản, bên giao giữ 1 bản, bên nhận giữ 1 bản NGƯỜI GIAO (Họ tên, chữ ký) NGƯỜI NHẬN (Họ tên, chữ ký) CHỨNG THỰC CỦA CƠ QUAN Đại diện lưu trữ………………. (Chức vụ, họ tên, chữ ký, đóng dấu) Đại diện cơ quan nộp lưu (Chức vụ, họ tên, chữ ký, đóng dấu) Phụ lục 2 MẪU BIÊN BẢN GIAO NỘP TÀI LIỆU LƯU TRỮ CƠ QUAN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ TÀI LIỆU Số: ……………….. - Căn cứ Điều 9 Quy định về công tác quản lý và sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ tỉnh Tuyên Quang (Quyết định số: /QĐ-UB ngày tháng năm 2000 của Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành kèm theo quy định). - Căn cứ ......................... Hôm nay, ngày tháng năm Tại: Chúng tôi gồm có: Người giao: Bộ phận công tác: Chức vụ: Người nhận: Bộ phận công tác: Chức vụ: Cùng nhau thống nhất giao nhận tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan như sau: 1) Tổng số hồ sơ giao: (Có danh mục kèm) 2) Thời gian của tài liệu: 3) Các văn bản khác: 4) Tình trạng tài liệu: Biên bản này lập thành hai bản như nhau, bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản. Người giao (Họ tên, chữ ký) Chứng thực của cơ quan Người nhận (Họ tên, chữ ký) DANH MỤC HỒ SƠ TÀI LIỆU NỘP VÀO KHO LƯU TRỮ CƠ QUAN (Phụ lục 2a) Hồ sơ số Cặp số NỘI DUNG HỒ SƠ Số tờ Thời gian bảo quản GHI CHÚ Phụ lục 3 MẪU SỔ NHẬP TÀI LIỆU Số TT Ngày nhập Người nhập Cơ quan nhập Tên phông Số phông Năm của tài liệu Căn cứ nhập T.trạng tài liệu Số lượng GHI CHÚ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Ghi chú: - Sổ này dùng để thống kê toàn bộ các lần nhập tài liệu vào lưu trữ không kể số lượng nhiều hay ít. Ghi ngay khi nhập. - Cột (5), (6) nếu có tên và số phông (hoặc bộ sưu tập) thì ghi, nếu là tài liệu hỗn tạp thì để trống. - Cột (8) ghi số của biên bản giao nhận tài liệu. Phụ lục 4 MẪU ĐĂNG KÝ CÁC PHÔNG TÀI LIỆU Số phông Ngày tháng nhập lần đầu Tên phông Thời gian đơn vị hình thành phông GHI CHÚ 1 2 3 4 5 Ghi chú: - Cột 1: Dùng để thống kê toàn bộ các phông có trong lưu trữ, mỗi phông chỉ được ghi 1 lần nhập đầu tiên của phông đó vào lưu trữ (Trung tâm lưu trữ tỉnh). - Cột 2: Ghi ngày tháng nhập lần đầu tiên của phông vào kho lưu trữ tỉnh. - Cột 3: Ghi tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông. Nếu tên thay đổi nhiều lần thì ghi tên cuối cùng. - Cột 5: Dùng để ghi sự thay đổi địa điểm bảo quản của phông nếu phông được chuyển hẳn sang lưu trữ khác. Chỉ căn cứ thay đổi và số lượng tài liệu chuyển đó. MẪU SỔ THEO DÕI SỬ DỤNG HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Phụ lục 5 Số TT Họ và tên độc giả và nơi cấp GGT Hình thức sử dụng (Đọc, mượn, sao) Hồ sơ số Phông số Thời gian của TL Nội dung của TL Ngày mượn Ký nhận Ngày trả Ký nhận GHI CHÚ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Phụ lục 6 MẪU BIÊN BẢN TIÊU HỦY HỒ SƠ - TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN TIÊU HỦY HỒ SƠ TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Căn cứ Điều 35, 36, 37 Nghị định 142/CP ngày 28 - 9 - 1963 của Hội đồng Bộ trưởng (Nay là Chính phủ) ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ; Căn cứ các Điều 20, 21 của Quyết định số /QĐ-UB ngày tháng 8 năm 2000 của UBND tỉnh Tuyên Quang ban hành bản Quy định vê công tác quản lý và sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ tỉnh Tuyên Quang; Căn cứ ......................... Hôm nay ngày tháng năm tại: Hội đồng xác định giá trị gồm: 1. 2. 3. 4. ..............lưu trữ cấp trên chứng kiến có ............... Chúng tôi đã cùng nhau xem xét và xác định giá trị lại lần cuối toàn bộ ................. (cặp, bó) hồ sơ tài liệu hết giá trị theo quy định và cùng thống nhất đưa số tài liệu trên đi tiêu hủy (có phụ lục kèm theo). Địa điểm tiêu hủy tại ....................... Hình thức tiêu hủy ........................... Thời gian tiêu hủy: Từ ....... giờ ngày tháng năm Đến ...... giờ ngày tháng năm Các thành viên Hội đồng cùng chứng kiến việc liêu hủy này từ đầu đến cuối một cách trọn vẹn và thống nhất lập biên bản này thành 3 bản như nhau. - 1 bản gửi lưu trữ cấp trên - 1 bản gửi lưu trữ tại nơi có lài liệu - 1 bản lưu trữ cơ quan XÁC NHẬN (Ký, họ tên) XÁC NHẬN LƯU TRỮ CẤP TRÊN (Ký, họ tên) LƯU TRỮ (Ký, họ tên) BỘ PHẬN CÓ TÀI LIỆU (Ký, họ tên) MỤC LỤC HỒ SƠ TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Cặp, bó số Hồ sơ tài liệu số Nội dung tài liệu Lý do loại GHI CHÚ 1 2 3 4 5 Phụ lục 7 MẪU PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Tên lưu trữ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM …………………......... Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Ngày tháng năm PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU Số:…………… 1. Họ và tên độc giả:……………………… 2. Cơ quan công tác:……………………… 3. Công văn, giấy giới thiệu số: ngày tháng năm 4. Đề tài nghiên cứu:……………………… 5. Mục đích nghiên cứu:………………….. 6. Thời gian nghiên cứu:………………….. Số thứ tự KÝ HIỆU TRA TÌM NỘI DUNG TÀI LIỆU Tên số phông Số mục lục Hồ sơ số Tờ số Đề nghị của thủ trưởng cơ quan, kho lưu trữ XÉT DUYỆT CỦA NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN ĐỘC GIẢ (Ký, họ tên) Phụ lục 8 MẪU PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA ĐỘC GIẢ NGƯỜI NƯỚC NGOÀI Tên lưu trữ………………. ………………….............. PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU CỦA ĐỘC GIẢ NGƯỜI NƯỚC NGOÀI Số:…………… 1. Họ và tên độc giả:……………………… 2. Quốc tịch……….……………………… 3. Cơ quan chủ quản:…………………….. 4. Đề tài nghiên cứu:……………………… 5. Mục đích nghiên cứu:………………….. 6. Thời gian nghiên cứu:………………….. Số thứ tự KÝ HIỆU TRA TÌM NỘI DUNG TÀI LIỆU Tên số phông Số mục lục Hồ sơ số Tờ số Đề nghị của người phụ trách kho lưu trữ Ngày tháng năm ĐỘC GIẢ (Ký, họ tên) Xét duyệt của người có thẩm quyền