44/2005/QĐ-TCT-TVQT

Quyết định 44/2005/QĐ-TCT-TVQT về Quy trình quản lý ấn chỉ thuế trên mạng máy tính do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành TỔNG CỤC THUẾ ******** CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ******** Số: 44/2005/QĐ-TCT-TVQT Hà Nội, ngày 25 tháng 1 năm 2005 QUYẾT ĐỊNH CỦA TỔNG CỤC THUẾ SỐ 44/2005/QĐ-TCT-TVQT NGÀY 25 THÁNG 01 NĂM 2005 VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH QUẢN LÝ ẤN CHỈ THUẾ TRÊN MẠNG MÁY TÍNH TỔNG CỤC TRƯ­ỞNG TỔNG CỤC THUẾ Căn cứ Quyết định số 218/2003/QĐ-TTg ngày 28/10/2003 của Chính phủ; quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế trực thuộc Bộ Tài chính. Căn cứ Nghị định số 89/2002/NĐ-CP ngày 07/11//2002 của Chính phủ; quy định về việc in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn. Căn cứ Thông t­ư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 89/2002/NĐ-CP ngày 07/11//2002 của Chính phủ; quy định về việc in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn. Căn cứ Quyết định số 30/2001/QĐ-BTC ngày 13/4/2001 của Bộ tr­ưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ in, phát hành, quản lý, sử dụng ấn chỉ thuế; và một số văn bản pháp luật khác về hoá đơn, chứng từ. Theo đề nghị của Tr­ưởng ban Tài vụ - Quản trị, Giám đốc Trung tâm Tin học- Thống kê Tổng cục Thuế. QUYẾT ĐỊNH : Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình quản lý ấn chỉ thuế trên mạng máy tính cấp: Tổng cục Thuế, Cục Thuế và Chi cục Thuế. Điều 2 : Quy trình quản lý ấn chỉ thuế trên mạng máy tính áp dụng thống nhất trong toàn ngành thuế. Điều 3: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Cục tr­ưởng Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ư­ơng; Trưởng ban Tổ chức cán bộ, Tr­ưởng ban Pháp chế - Chính sách, Tr­ưởng ban Tài vụ- Quản trị, Giám đốc Trung tâm Tin học- Thống kê thuộc Tổng cục Thuế chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. Nguyễn Thị Cúc (Đã ký) QUY TRÌNH QUẢN LÝ ẤN CHỈ TRÊN MẠNG MÁY TÍNH CẤP: TỔNG CỤC THUẾ, CỤC THUẾ VÀ CHI CỤC THUẾ (Ban hành kèm theo Quyết định số: 44/TCT/QĐ/TVQT Ngày 25 tháng 01 năm 2005 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế) A- MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU Nâng cao chất lượng công tác quản lý ấn chỉ thuế; ý thức chấp hành chính sách, pháp luật; từng bước hiện đại hoá công tác quản lý ấn chỉ thuế. Tăng cường công tác quản lý, giám sát của cơ quan Thuế cấp trên đối với cấp dưới trong việc in, phát hành, cấp phát, thanh toán, quản lý, sử dụng ấn chỉ thuế. Quy trình quản lý ấn chỉ thuế trên mạng máy tính h­ướng dẫn chi tiết, thống nhất các b­ước thực hiện từng phần việc: In, phát hành, cấp phát, thanh toán, quản lý, sử dụng ấn chỉ thuế ở từng cấp: Tổng cục Thuế, Cục Thuế và Chi cục Thuế. Các tổ chức, cá nhân trong ngành thuế được giao nhiệm vụ in, phát hành, cấp phát, thanh toán, quản lý, sử dụng ấn chỉ thuế phải chấp hành nghiêm chỉnh quy trình này. B- NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG 1. Phân loại ấn chỉ thuế : 1.1. Phân loại theo tính năng, tác dụng: - Các loại Biên lai thuế. - Các loại Biên lai, tem, vé phí, lệ phí - Các loại Hoá đơn (Hoá đơn do Bộ Tài chính in và phát hành, Hoá đơn tự in do các tổ chức, cá nhân in và phát hành). - Giấy nộp tiền (Giấy nộp tiền bằng tiền mặt, Giấy nộp tiền bằng chuyển khoản….) - Các loại Tem hàng nhập khẩu (Tem rượu, Tem điện lạnh…). - Các loại ấn chỉ khác (sổ, báo cáo, tờ khai các loại…). 1.2. Phân loại theo quản lý vốn: - Ấn chỉ cấp (Biên lai thuế, các loại ấn chỉ khác, các loại ấn chỉ cấp mẫu, tem hàng nhập khẩu…). - Ấn chỉ bán (Các loại Hoá đơn, các loại Biên lai phí, lệ phí…). 1.3. Phân loại theo đơn vị in, phát hành: - Ấn chỉ do Tổng cục Thuế in, phát hành (các loại biên lai, hoá đơn, tem hàng nhập khẩu….). - Ấn chỉ do Cục Thuế in, phát hành ( các loại biên lai, tem, vé thu phí, lệ phí, sổ, báo cáo các loại….). - Các loại ấn chỉ do các tổ chức, cá nhân tự in (các loại hoá đơn tự in, chứng từ thu phí, lệ phí tự in…). 2.Danh mục ấn chỉ : 2.1. Danh mục ấn chỉ thuế do Tổng cục Thuế in và phát hành: Tổng cục Thuế xây dựng danh mục ấn chỉ thuế do Tổng cục Thuế in và phát hành để sử dụng chung cho toàn ngành (Tổng cục Thuế, Cục Thuế và Chi cục Thuế). Trường hợp có thêm loại ấn chỉ, đổi tên ấn chỉ, đổi mẫu ấn chỉ… Tổng cục Thuế sẽ cập nhật, bổ sung để cơ quan Thuế các cấp sử dụng. 2.2. Danh mục ấn chỉ thuế Cục Thuế được uỷ quyền in và phát hành: Cục Thuế xây dựng danh mục ấn chỉ thuế do Cục Thuế được uỷ quyền in và phát hành để sử dụng chung cho Cục Thuế và Chi cục Thuế trực thuộc Cục Thuế. Trường hợp có thêm loại ấn chỉ, đổi tên ấn chỉ, đổi mẫu ấn chỉ… Cục Thuế sẽ cập nhật, bổ sung để các Chi cục Thuế sử dụng. 3. Danh mục kho ấn chỉ Kho ấn chỉ bao gồm các loại sau: - Kho chính. - Kho phụ. - Kho ấn chỉ không còn giá trị sử dụng. - Kho ấn chỉ thu hồi từ các đơn vị, cá nhân sử dụng. - Kho liên lưu ấn chỉ Danh mục kho ấn chỉ do kế toán ấn chỉ của từng cơ quan thuế lập. 4. Danh mục đơn vị, cá nhân sử dụng ấn chỉ thuế : Danh mục đơn vị, cá nhân sử dụng ấn chỉ gồm: - Danh mục đơn vị, cán bộ thuế thuộc cơ quan Thuế. - Danh mục đơn vị, cá nhân không thuộc cơ quan Thuế (gọi tắt là cơ quan ngoài). Danh mục đơn vị, cá nhân sử dụng ấn chỉ do kế toán ấn chỉ của từng cơ quan thuế lập. 5. Danh mục nhà in ấn chỉ thuế : Danh mục nhà in ấn chỉ thuế do Tổng cục Thuế xây dựng để sử dụng chung cho toàn ngành. 6. Cấp ấn chỉ mẫu : Việc cấp mẫu ấn chỉ do Tổng cục Thuế thực hiện. 7. In sổ, báo cáo kế toán ấn chỉ : Hàng tháng, hàng quý, hàng năm, cơ quan Thuế các cấp phải in sổ, báo cáo kế toán ấn chỉ, đóng dấu đưa vào lưu trữ theo quy định. C- NỘI DUNG QUY TRÌNH QUY TRÌNH QUẢN LÝ ẤN CHỈ TRÊN MẠNG MÁY TÍNH CẤP TỔNG CỤC THUẾ I. Quản lý in và phát hành ấn chỉ thuế 1. Lập kế hoạch in ấn chỉ thuế Hàng năm, vào ngày 15/11, căn cứ vào báo cáo kế hoạch in và sử dụng ấn chỉ do Cục Thuế gửi lên, Ban Tài vụ Quản trị Tổng cục Thuế lập kế hoạch in ấn chỉ thuế cho năm sau bao gồm: - Kế hoạch in ấn chỉ cấp phát theo quý, năm. - Kế hoạch in ấn chỉ bán theo quý, năm. - Kế hoạch in ấn chỉ cấp phát Tổng cục Thuế uỷ quyền cho Cục Thuế in và phát hành. - Kế hoạch in ấn chỉ bán Tổng cục Thuế uỷ quyền cho Cục Thuế in và phát hành. Nếu nhu cầu sử dụng ấn chỉ trong năm tăng , Ban Tài vụ Quản trị Tổng cục Thuế lập kế hoạch điều chỉnh năm theo công văn bổ sung của các Cục Thuế, vào tháng 9 hàng năm. 2. Theo dõi thực hiện hợp đồng in 2.1. Lập danh mục ấn chỉ thuế: Ban Tài vụ Quản trị căn cứ vào thông báo phát hành ấn chỉ của Tổng cục Thuế nhập vào máy tính danh mục ấn chỉ thuế do Tổng cục Thuế in và phát hành theo các chỉ tiêu sau: - Mẫu ấn chỉ. - Tên ấn chỉ. - Đơn vị tính. - Theo dõi ký hiệu. - Số ấn chỉ / 1 ký hiệu. - Đơn giá bán. - Giá thanh toán với Tổng cục, Cục thuế. - Loại ấn chỉ. 2.2 Lập danh mục nhà in: Ban Tài vụ Quản trị nhập vào máy tính danh mục nhà in ấn chỉ thuế theo các chỉ tiêu sau: - Số thứ tự. - Tên nhà in. - Mã số thuế đơn vị. - Ngày chấp thuận in ấn chỉ. - Địa chỉ. - Điện thoại, số fax. 2.3. Chuẩn bị lập hợp đồng in ấn chỉ thuế với nhà in: - Căn cứ vào kế hoạch in ấn chỉ thuế đã được Lãnh đạo Tổng cục Thuế duyệt, Ban Tài vụ Quản trị tiến hành chuẩn bị hợp đồng in các loại ấn chỉ thuế. - Những loại ấn chỉ mới ban hành hoặc những loại ấn chỉ cần sửa đổi, bổ sung, Ban Tài vụ Quản trị phải thiết kế mẫu ấn chỉ, giá in ấn chỉ trình lãnh đạo duyệt trước khi ký hợp đồng in. Mẫu ấn chỉ phải có ý kiến tham gia của các Ban: Pháp chế chính sách, Dự toán, Thanh tra trước khi trình lãnh đạo Tổng cục Thuế duyệt. 2.4. Lập hợp đồng in ấn chỉ thuế: - Ban Tài vụ Quản trị cùng nhà in lập hợp đồng in, trình lãnh đạo Tổng cục Thuế và giám đốc nhà in ký duyệt hợp đồng. - Hợp đồng in phải phản ảnh đủ các chỉ tiêu sau: Mẫu, loại ấn chỉ, ký hiệu, số lượng, từ số, đến số và các chỉ tiêu theo dõi hợp đồng kinh tế khác. Các loại ấn chỉ phải có: Số của mẫu ấn chỉ, tên ấn chỉ và ký hiệu ấn chỉ. Ký hiệu ấn chỉ gồm 02 chữ cái tiếng Việt in hoa và năm in (20 chữ cái tiếng Việt in hoa gồm có các chữ: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y). - Sau khi hợp đồng in được ký, Ban Tài vụ Quản trị nhập chi tiết số liệu trong hợp đồng in vào máy tính: mẫu, loại ấn chỉ, ký hiệu, số lượng, từ số, đến số và các chỉ tiêu theo dõi hợp đồng khác.Chương trình quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi hợp đồng và sổ theo dõi ký hiệu in ấn chỉ thuế. 2.5. Theo dõi thực hiện hợp đồng in: - Nhà in xuất ấn chỉ trả hàng, giao liên 2 hóa đơn xuất hàng cho Tổng cục Thuế, hóa đơn trả hàng phải ghi rõ số của hợp đồng in có hàng trả. - Căn cứ vào phiếu nhập ấn chỉ từ nhà in đã được Kế toán ấn chỉ lập trên máy tính; Chương trình quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ Theo dõi trả hàng từ nhà in, tính ra số hàng nhà in còn phải xuất trả. Ban Tài vụ Quản trị theo dõi được từng đợt trả hàng từ nhà in trên máy tính, số hàng đã trả, số hàng chưa trả. 2.6 Thanh lý hợp đồng in: Căn cứ hợp đồng, Hoá đơn trả hàng, Biên bản kiểm tra sản phẩm in...; Ban Tài vụ Quản trị lập Biên bản thanh lý hợp đồng, trình lãnh đạo Tổng cục duyệt; nhập vào máy tính các nội dung liên quan đến thanh lý hợp đồng. 3. Phát hành ấn chỉ : Đối với các loại ấn chỉ mới in lần đầu hoặc khi có sự thay đổi về mẫu, tên, giấy in, giá bán… của từng loại ấn chỉ, Tổng cục Thuế phải thông báo để Cục thuế các địa phương biết và thực hiện. II. Nhập ấn chỉ 1 . Nhập ấn chỉ từ nhà in : Kế toán ấn chỉ căn cứ vào hoá đơn xuất trả hàng của nhà in, lập phiếu nhập ấn chỉ trên máy tính, nhập các thông tin về hợp đồng in, hóa đơn trả hàng, chi tiết các loại ấn chỉ; in 3 liên phiếu nhập ấn chỉ, chuyển thủ kho. Chương trình Quản lý ấn chỉ, tự kiểm tra, chỉ chấp nhận phiếu nhập ấn chỉ ghi đúng số hợp đồng, đúng loại, ký hiệu ấn chỉ đặt in theo hợp đồng và ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST12/AC). Thủ kho căn cứ phiếu nhập để nhập kho, tra cứu phiếu nhập trên máy tính xác nhận đã nhập kho. Những người liên quan đến việc nhập kho phải ký vào 3 liên phiếu nhập, thủ kho lưu giữ liên 2, chuyển trả kế toán ấn chỉ liên 1, liên 3 giao cho người nhập kho. Trường hợp thủ kho phát hiện số liệu trên phiếu nhập sai so với thực tế nhập kho phải thông báo ngay với kế toán để sửa lại phiếu nhập ấn chỉ. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi thẻ kho tương ứng. 2. Nhập ấn chỉ do Tổng cục Thuế chuyển vào Đại diện Tổng cục Thuế tại thành phố Hồ Chí Minh : Kế toán ấn chỉ căn cứ vào phiếu xuất kho của Tổng cục Thuế tại Hà Nội chuyển vào, lập phiếu nhập ấn chỉ trên máy tính, in 3 liên phiếu nhập ấn chỉ, chuyển thủ kho. Thủ kho căn cứ phiếu nhập để nhập kho, tra cứu phiếu nhập trên máy tính xác nhận đã nhập kho. Những người liên quan đến việc nhập kho phải ký vào 3 liên phiếu nhập, thủ kho lưu giữ liên 2, chuyển trả kế toán ấn chỉ liên 1, liên 3 giao cho người nhập kho. Trường hợp thủ kho phát hiện số liệu trên phiếu nhập sai so với thực tế nhập kho phải thông báo ngay với kế toán để sửa lại phiếu nhập. Chương trình Quản lý ấn chỉ, tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST12/AC); ghi thẻ kho tương ứng. 3. Nhập ấn chỉ trả lại của Cục Thuế Kế toán ấn chỉ căn cứ phiếu xuất của Cục Thuế, lập phiếu nhập trên máy tính, in 3 liên chuyển thủ kho. Ấn chỉ do Cục Thuế trả lại kế toán chọn nhập kho (kho chính). Hai bước sau như nhập ấn chỉ từ nhà in ở điểm 1. Chương trình Quản lý ấn chỉ trên mạng máy tính ghi sổ Theo dõi tình hình ấn chỉ (ST12/AC); ghi thêm sổ theo dõi ấn chỉ bán thu tiền (ST11/AC) nếu là ấn chỉ bán; ghi thẻ kho tương ứng. 4. Nhập ấn chỉ thu hồi, trả lại từ đơn vị sử dụng Ấn chỉ trả lại để sử dụng tiếp: Kế toán chọn nhập vào kho chính, in 3 liên phiếu nhập, chuyển thủ kho. Ấn chỉ thu hồi để chờ huỷ: Kế toán chọn nhập vào kho ấn chỉ thu hồi từ đơn vị sử dụng, in 3 liên phiếu nhập, chuyển thủ kho. Thủ kho căn cứ phiếu nhập ấn chỉ để nhập kho (kho chính, kho thu hồi từ đơn vị sử dụng) sau đó tra cứu phiếu nhập ấn chỉ trên máy tính, thực hiện xác nhận đã nhập kho trên máy tính. Những người có liên quan đến việc nhập ấn chỉ phải ký vào 3 liên phiếu nhập, thủ kho lưu giữ liên 2, chuyển kế toán lưu liên 1, giao cho người nhập ấn chỉ liên 3. Ấn chỉ thu hồi từ đơn vị sử dụng chờ huỷ, không được phép xuất tiếp để sử dụng. Chương trình Quản lý ấn chỉ tổng hợp các loại ấn chỉ này để kế toán in được bảng kê ấn chỉ thu hồi từ các đơn vị sử dụng khi làm thủ tục đăng ký huỷ ấn chỉ với Tổng cục Thuế. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST12/AC), thẻ kho tương ứng. 5. Nhập ấn chỉ "điều chỉnh" Các trường hợp điều chỉnh: - Kiểm kê kho phát hiện thừa ấn chỉ. - Do xuất ấn chỉ sai lệch về loại ấn chỉ, ký hiệu hoặc số lượng, sau mới phát hiện. - Ấn chỉ đã nhập kho sau mới phát hiện thừa so với phiếu nhập. Kế toán căn cứ biên bản bàn giao, biên bản điều chỉnh hoặc quyết định xử lý, lập phiếu nhập, trên phiếu nhập được ghi chú thêm cụm từ "điều chỉnh", in 3 liên chuyển thủ kho. Những người có liên quan đến việc nhập ấn chỉ phải ký vào các liên phiếu nhập, thủ kho lưu giữ liên 2, chuyển kế toán lưu liên 1, giao cho người nhập ấn chỉ liên 3. Thủ kho không phải nhập kho thực tế nhưng vẫn phải tra cứu phiếu nhập ấn chỉ trên máy tính, xác nhận phiếu nhập kho. Trường hợp không có người nhập, thủ kho lưu giữ liên 2 và liên 3. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST12/AC), ghi thêm sổ theo dõi ấn chỉ bán thu tiền (ST11/AC) nếu điều chỉnh nhập ấn chỉ bán; ghi thẻ kho tương ứng. III. Xuất ấn chỉ 1. Lập danh mục đơn vị, cá nhân sử dụng ấn chỉ Danh mục đơn vị, cá nhân sử dụng ấn chỉ do kế toán ấn chỉ nhập vào máy tính theo các chỉ tiêu sau: Số thứ tự (theo số tự nhiên). Mã đơn vị, cá nhân. Tên đơn vị, cá nhân. Mã số thuế ĐTNT. Địa chỉ đơn vị, cá nhân. Loại đơn vị sử dụng ấn chỉ 2. Xuất ấn chỉ cho Đại diện Tổng cục Thuế tại thành phố Hồ Chí Minh Căn cứ đề nghị lĩnh ấn chỉ của Đại điện Tổng cục Thuế tại thành phố Hồ Chí Minh, kế toán ấn chỉ lập phiếu xuất trên máy, in 03 liên chuyển Thủ kho. Thủ kho căn cứ phiếu xuất để xuất kho, tra cứu phiếu xuất trên máy tính xác nhận đã xuất kho. Những người có liên quan đến việc xuất ấn chỉ phải ký vào các liên phiếu xuất, thủ kho lưu giữ liên 3, chuyển kế toán lưu liên 1, giao cho người nhận ấn chỉ liên 2. Trường hợp thủ kho phát hiện số liệu trên phiếu xuất sai so với thực tế tồn kho, phải thông báo ngay với kế toán để sửa lại phiếu xuất; thủ kho thực hiện xuất kho và xác nhận xuất kho sau khi kế toán đã sửa lại phiếu xuất. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST12/AC) và ghi sổ Theo dõi ấn chỉ bán thu tiền (ST 11/AC) nếu là ấn chỉ bán thu tiền; ghi thẻ kho tương ứng. 3. Xuất ấn chỉ cho Cục Thuế Kế toán ấn chỉ căn cứ vào giấy giới thiệu và bảng kê các loại ấn chỉ cần lĩnh của Cục Thuế, căn cứ vào số liệu ấn chỉ còn tồn kho trên máy tính, lập phiếu xuất ấn chỉ, in 3 liên, chuyển thủ kho. Thủ kho căn cứ phiếu xuất để xuất kho, tra cứu phiếu xuất trên máy tính xác nhận đã xuất kho. Những người có liên quan đến việc xuất ấn chỉ phải ký vào 3 liên phiếu xuất, thủ kho lưu giữ liên 3, chuyển kế toán lưu liên 1, giao cho người nhận ấn chỉ liên 2. Trường hợp thủ kho phát hiện số liệu trên phiếu xuất sai so với thực tế tồn kho, phải thông báo ngay với kế toán để sửa lại phiếu xuất; thủ kho thực hiện xuất kho và xác nhận xuất kho sau khi kế toán đã sửa lại phiếu xuất. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST12/AC) và ghi sổ Theo dõi ấn chỉ bán thu tiền (ST11/AC) nếu là ấn chỉ bán thu tiền; ghi thẻ kho tương ứng. 4. Xuất ấn chỉ cho các ngành khác Kế toán ấn chỉ căn cứ vào giấy giới thiệu và bảng kê các loại ấn chỉ cần lĩnh, số liệu ấn chỉ còn trong kho trên máy tính, lập phiếu xuất ấn chỉ, in 3 liên, chuyển thủ kho. Thủ kho căn cứ phiếu xuất để xuất kho, tra cứu phiếu xuất trên máy tính xác nhận xuất kho. Những người có liên quan đến việc xuất ấn chỉ phải ký vào các liên phiếu xuất, thủ kho lưu giữ liên 3, chuyển kế toán lưu liên 1, giao cho người nhận ấn chỉ liên 2. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST12/AC); ghi thẻ kho tương ứng. 5. Xuất chuyển kho nội bộ Xuất chuyển kho nội bộ: Sau khi kiểm kê kho hoặc phát hiện ấn chỉ bị mối mọt, hư hỏng, ấn chỉ hết hạn sử dụng, cần thanh huỷ, các loại ấn chỉ này được chuyển từ kho chính sang kho chờ hủy. Tồn ấn chỉ tại kho chờ huỷ vẫn được tính chung vào tồn kho của Tổng cục Thuế, đồng thời có thể theo dõi được tồn kho chờ huỷ riêng. Kế toán ấn chỉ căn cứ vào nhu cầu xuất chuyển kho nội bộ, lập phiếu xuất kho chuyển nội bộ trên máy tính, in 2 liên phiếu xuất, chuyển thủ kho. Thủ kho căn cứ phiếu xuất kho để xuất kho, tra cứu phiếu xuất trên máy tính xác nhận xuất kho. Những người có liên quan đến việc xuất kho chuyển nội bộ, ký vào các liên phiếu xuất, chuyển kế toán liên 1, thủ kho lưu giữ liên 2. Chương trình Quản lý ấn chỉ tổng hợp các loại ấn chỉ này để in được bảng kê ấn chỉ cần thanh huỷ khi Ban Tài vụ Quản trị làm thủ tục đăng ký thanh huỷ với Tổng cục Thuế. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi các sổ kế toán có liên quan; ghi thẻ kho tương ứng. 6. Xuất ấn chỉ mẫu Căn cứ văn bản xin cấp ấn chỉ mẫu của đơn vị, kế toán ấn chỉ trình lãnh đạo Tổng cục Thuế quyết định. Khi có quyết định, kế toán lập phiếu xuất từ kho chính sang kho phụ trên máy tính, in 3 liên phiếu xuất chuyển thủ kho; lập phiếu xuất ấn chỉ từ kho phụ trên máy tính, in 3 liên phiếu xuất chuyển thủ kho. Thủ kho căn cứ phiếu xuất để xuất kho, tra cứu phiếu xuất trên máy tính xác nhận xuất kho. Những người có liên quan đến việc xuất ấn chỉ phải ký vào các liên phiếu xuất, thủ kho lưu giữ liên 3, chuyển kế toán lưu liên 1, giao cho người nhận ấn chỉ liên 2. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST12/AC) phần cấp phát và phần sử dụng; ghi thẻ kho tương ứng. 7. Xuất ấn chỉ để thanh huỷ Kế toán ấn chỉ căn cứ vào quyết định thanh hủy, lập phiếu xuất từ kho chờ huỷ trên máy tính, in 3 liên phiếu xuất chuyển thủ kho. Thủ kho căn cứ phiếu xuất để xuất kho, tra cứu phiếu xuất trên máy tính xác nhận xuất kho. Những người có liên quan đến việc xuất ấn chỉ phải ký vào các liên phiếu xuất, thủ kho lưu giữ liên 3, chuyển trả kế toán liên 1 và giao cho Hội đồng thanh huỷ liên 2. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST12/AC); ghi thẻ kho tương ứng. 8. Xuất bán ấn chỉ Kế toán ấn chỉ kiểm tra thủ tục mua ấn chỉ của đơn vị sử dụng để lập hoá đơn bán ấn chỉ trên máy tính, in 4 liên. Kế toán và người mua ấn chỉ ký vào các liên hoá đơn bán ấn chỉ, chuyển bộ phận tài vụ. Ban Tài vụ Quản trị (Phòng Tài vụ) căn cứ hoá đơn bán ấn chỉ do người mua ấn chỉ chuyển đến, thu tiền, ký vào các liên hoá đơn bán ấn chỉ, giao cho người mua ấn chỉ chuyển thủ kho. Thủ kho ấn chỉ căn cứ vào hoá đơn bán ấn chỉ đã có chữ ký của kế toán ấn chỉ, tài vụ, ký vào các liên hoá đơn, xuất ấn chỉ và giao liên 2 cho người mua. Thủ kho lưu giữ liên 4, chuyển kế toán ấn chỉ liên 1; tài vụ liên 3, đồng thời tra cứu hóa đơn bán ấn chỉ, xác nhận xuất kho trên máy tính. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi các sổ kế toán và thẻ kho tương ứng. 9. Xuất ấn chỉ điều chỉnh Các trường hợp xuất điều chỉnh: + Trường hợp đã xuất sau đó mới phát hiện xuất thừa so với phiếu xuất ấn chỉ (có biên bản điều chỉnh), + Sau khi nhận ấn chỉ, người nhận ấn chỉ phát hiện sai lệch về loại ấn chỉ, ký hiệu hoặc số lượng ấn chỉ. (có biên bản sai lệch ấn chỉ thuế). Kế toán ấn chỉ căn cứ biên bản điều chỉnh, lập phiếu xuất, trên phiếu xuất được ghi chú thêm cụm từ "điều chỉnh", chuyển thủ kho. Những người có liên quan đến việc xuất kho điều chỉnh ấn chỉ phải ký vào phiếu xuất, chuyển kế toán liên 1, giao cho đơn vị nhận ấn chỉ điều chỉnh liên 2, thủ kho ấn chỉ lưu giữ liên 3. Thủ kho không phải xuất kho thực tế nhưng phải tra cứu phiếu xuất trên máy tính xác nhận xuất kho. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ Theo dõi tình hình ấn chỉ (ST12/AC) và ghi sổ Theo dõi ấn chỉ bán lấy tiền (ST11/AC) nếu là ấn chỉ bán thu tiền; ghi thẻ kho tương ứng. IV. Điều chuyển ấn chỉ từ cục thuế này sang cục thuế khác Tổng cục Thuế có thể điều động ấn chỉ giữa các Cục Thuế do điều chỉnh địa bàn hành chính như chia tách, sáp nhập… Căn cứ phiếu xuất kho của Cục Thuế có ấn chỉ điều chuyển, Kế toán ấn chỉ lập phiếu nhập kho, đồng thời lập phiếu xuất kho ấn chỉ cho Cục Thuế nhận ấn chỉ điều chuyển, in 3 liên phiếu nhập, 3 liên phiếu xuất, chuyển thủ kho. Thủ kho ấn chỉ Tổng cục Thuế không nhập, xuất kho thực tế, vẫn phải xác nhận nhập, xuất kho trên máy tính như các quy trình nhập, xuất ấn chỉ của Tổng cục Thuế; chuyển kế toán liên 1 của phiếu xuất và phiếu nhập, Cục Thuế có ấn chỉ điều chuyển liên 3, thủ kho liên 2 phiếu nhập, Cục Thuế nhận ấn chỉ điều chuyển liên 2, thủ kho liên 3 phiếu xuất. Chương trình Quản lý ấn chỉ ghi đồng thời nhập, xuất trên sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST12/AC); ghi tăng, giảm thẻ kho tương ứng. Cục Thuế điều chuyển ấn chỉ và Cục Thuế nhận ấn chỉ điều chuyển phải ký vào phiếu nhập, phiếu xuất điều chuyển. V. Quản lý kho ấn chỉ 1. Danh mục kho ấn chỉ Kho ấn chỉ trên máy tính bao gồm: + Kho chính. + Kho phụ. + Kho ấn chỉ không còn giá trị sử dụng. Kho ấn chỉ do kế toán ấn chỉ của Tổng cục Thuế nhập vào máy tính theo các chỉ tiêu sau: Số thứ tự kho. Mã kho. Tên kho. Địa chỉ kho. Tên thủ kho. 2. Theo dõi tồn kho ấn chỉ trên máy tính Tồn kho trên Thẻ kho được tính ngay sau khi thủ kho thực hiện xác nhận nhập hoặc xuất kho ấn chỉ. Sau khi thủ kho thực hiện xác nhận nhập hoặc xuất kho ấn chỉ, máy tính tự động khoá số liệu trên sổ kế toán, chứng từ nhập xuất để tránh việc sửa chữa số liệu. 3.Kiểm kê kho ấn chỉ 3.1. Thời điểm kiểm kê: - Kiểm kê định kỳ vào ngày 30/6 và ngày 31/12 hàng năm. - Kiểm kê đột xuất khi mất ấn chỉ, thiếu hụt ấn chỉ chưa rõ nguyên nhân, hoặc có quyết định kiểm kê của cơ quan kiểm tra. 3.2. Trình tự kiểm kê: + Khoá sổ kế toán, in bảng kiểm kê các loại ấn chỉ tồn kho tính đến ngày kiểm kê (mẫu BC25/AC). + Thực hiện điều chỉnh số liệu đối với những loại ấn chỉ có chênh lệch, in bảng kiểm kê (mẫu BC25/AC). + Lập phiếu nhập, phiếu xuất điều chỉnh những loại ấn chỉ không còn giá trị sử dụng chuyển từ kho chính sang kho ấn chỉ không còn giá trị sử dụng. VI. Theo dõi tình hình sử dụng ấn chỉ 1. Theo dõi sử dụng ấn chỉ của các Cục Thuế nhận tại Đại diện Tổng cục Thuế tại thành phố Hồ Chí Minh : Đại diện Tổng cục Thuế tại thành phố Hồ Chí Minh trực tiếp phát ấn chỉ cho các tỉnh phía Nam; nhận báo cáo BC 8/AC của các tỉnh phía Nam gửi về; tổng hợp lập báo cáo tình hình hình ấn chỉ phía Nam (BC 8/AC) gửi Tổng cục Thuế để tổng hợp chung cả nước. 2. Theo dõi sử dụng ấn chỉ của các đơn vị nhận ấn chỉ tại Tổng cục Thuế : Kế toán ấn chỉ nhập báo cáo BC8 /AC của các đơn vị sử dụng ấn chỉ vào máy tính, chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ Theo dõi tình hình ấn chỉ, phần "Theo dõi tình hình sử dụng" và tổng hợp tình hình sử dụng ấn chỉ của các đơn vị sử dụng ấn chỉ nhận từ Tổng cục Thuế. 3. Theo dõi sử dụng ấn chỉ của các Cục Thuế nhận tại Tổng cục Thuế : Hàng tháng, Ban Tài vụ Quản trị nhận dữ liệu từ các Cục Thuế truyền lên hoặc nhập vào máy tính báo cáo tình hình sử dụng ấn chỉ (BC8/AC) của Cục Thuế. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ Theo dõi tình hình ấn chỉ, phần "Theo dõi tình hình sử dụng" và tổng hợp tình hình sử dụng ấn chỉ của cả nước. 4. Theo dõi tình hình sử dụng hoá đơn : Hàng tháng, Ban Tài vụ Quản trị nhận dữ liệu từ các Cục Thuế truyền lên hoặc nhập vào máy tính báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn mẫu BC27/HĐ (gồm có hoá đơn do Bộ Tài chính phát hành và hoá đơn doanh nghiệp tự in) của các Cục Thuế. Chương trình QLAC tự động tổng hợp tình hình sử dụng hoá đơn của cả nước. VII. Thanh toán tiền bán ấn chỉ với cục thuế Hàng tháng, Cục Thuế chuyển tiền bán ấn chỉ về tài khoản của Tổng cục Thuế. Kế toán ấn chỉ nhập số tiền Cục Thuế chuyển về vào máy tính. Hàng quý, căn cứ vào số ấn chỉ bán được trong kỳ của từng Cục Thuế, hệ thống máy tính tự động tính số tiền phải chuyển trả Tổng cục Thuế trong kỳ, số tiền đã chuyển, số tiền còn phải chuyển và tỷ lệ phí phát hành để lại của từng Cục Thuế. Sau khi thanh toán tiền bán ấn chỉ với Cục Thuế, kế toán ấn chỉ Tổng cục Thuế in biên bản quyết toán thanh toán tiền ấn chỉ bán với Cục Thuế. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ kế toán ST 11/AC và tổng hợp quyết toán ấn chỉ bán theo quý của cả nước. VIII. Theo dõi tổn thất và xử lý tổn thất ấn chỉ 1. Theo dõi tổn thất ấn chỉ thuế 1.1. Theo dõi tổn thất ấn chỉ tại kho Tổng cục Thuế Kế toán ấn chỉ nhập báo cáo tổn thất ấn chỉ BC 21/AC vào máy tính. In thông báo mất ấn chỉ (BC 23/AC), gửi cho Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để truy tìm, ngăn chặn hành vi lợi dụng. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ Theo dõi tình hình ấn chỉ (ST 12/AC), sổ Theo dõi tình hình tổn thất và xử lý tổn thất ấn chỉ (ST 21/AC). 1.2. Theo dõi ấn chỉ bị mất tại đơn vị sử dụng Kế toán ấn chỉ của Tổng cục Thuế nhập báo cáo mất ấn chỉ BC 21/AC vào máy tính; in thông báo mất ấn chỉ (BC 23/AC), gửi cho Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để truy tìm, ngăn chặn hành vi lợi dụng. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình tổn thất và xử lý tổn thất (ST 21/AC). 2. Xử lý tổn thất ấn chỉ thuế 2.1. Xử lý tổn thất ấn chỉ tại kho Tổng cục Thuế Kế toán ấn chỉ nhập vào máy tính các báo cáo về tổn thất ấn chỉ; quyết định xử lý tổn thất của Cục Thuế thành phố Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh gửi lên. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ ST 12/AC và sổ ST 21/AC phần Xử lý tổn thất. 2.2. Xử lý tổn thất ấn chỉ tại đơn vị sử dụng do Tổng cục Thuế quản lý Kế toán ấn chỉ nhập vào máy tính các báo cáo về tổn thất ấn chỉ; quyết định xử lý tổn thất của Cục Thuế gửi lên. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ ST 21/AC phần kết quả xử lý. 3. Lập báo cáo tình hình tổn thất và xử lý tổn thất ấn chỉ thuế Hàng tháng, Ban Tài vụ Quản trị in báo cáo báo cáo tình hình tổn thất, xử lý tổn thất ấn chỉ tại Tổng cục Thuế, mẫu BC 24/AC. 4. Tổng hợp tổn thất và xử lý tổn thất toàn ngành Thuế Đại diện Tổng cục Thuế tại thành phố Hồ Chi Minh nhận dữ liệu về tình hình tổn thất ấn chỉ từ Cục Thuế truyền lên hoặc nhập vào máy tính báo cáo tình hình tổn thất BC 24/AC của các tỉnh phía Nam gửi về; tổng hợp lập báo cáo tình hình hình tổn thất ấn chỉ các tỉnh phía Nam (BC 24/AC) gửi Tổng cục Thuế để tổng hợp chung cả nước. Ban Tài vụ Quản trị nhận dữ liệu từ Cục Thuế các tỉnh phía Bắc và Đại diện Tổng cục Thuế tại thành phố Hồ Chí Minh truyền lên hoặc nhập vào máy tính báo cáo tình hình tổn thất và xử lý tổn thất ấn chỉ thuế (mẫu BC 24/AC). Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động tổng hợp tình hình tổn thất và xử lý tổn thất ấn chỉ toàn ngành Thuế. IX. Tổng hợp các loại báo cáo khác 1. Tổng hợp tình hình đình chỉ bán hoá đơn, đình chỉ sử dụng hoá đơn Đầu tháng, kế toán ấn chỉ nhận dữ liệu truyền hoặc nhập báo cáo tình hình đình chỉ bán hoá đơn và đình chỉ sử dụng hoá đơn của các Cục Thuế. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động tổng hợp tình hình đình chỉ bán hoá đơn và tình hình đình chỉ sử dụng hoá đơn cả nước. 2. Tổng hợp danh sách các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích Đầu tháng, kế toán ấn chỉ nhận dữ liệu truyền hoặc nhập báo cáo tình hình doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích của các Cục Thuế. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động tổng hợp tình hình cả nước. X. Nhận xét đánh giá tình hình quản lý sử dụng ấn chỉ thuế Định kỳ theo quy định hoặc theo yêu cầu của công tác quản lý ấn chỉ, cơ quan Thuế các cấp phải đánh giá tình hình thực hiện việc in, cấp phát, thanh toán, quản lý, sử dụng ấn chỉ thuế. QUY TRÌNH QUẢN LÝ ẤN CHỈ TRÊN MẠNG MÁY TÍNH CẤP CỤC THUẾ I. Quản lý in và phát hành ấn chỉ thuế 1. Lập kế hoạch sử dụng và kế hoạch in ấn chỉ thuế Hàng năm, vào ngày 15/10 phòng Quản lý ấn chỉ Cục Thuế căn cứ vào kế hoạch sử dụng ấn chỉ của các Chi cục Thuế, đơn vị sử dụng biên lai thu phí, lệ phí gửi lên và nhu cầu sử dụng ấn chỉ thuế của văn phòng Cục Thuế, lập kế hoạch sử dụng ấn chỉ thuế cho năm sau, gửi Tổng cục Thuế bao gồm: + Kế hoạch sử dụng ấn chỉ cấp do Tổng cục Thuế in và phát hành. + Kế hoạch sử dụng ấn chỉ bán do Tổng cục Thuế in và phát hành. + Kế hoạch in, sử dụng ấn chỉ cấp phát được Tổng cục Thuế uỷ quyền cho Cục Thuế in và phát hành. +Kế hoạch in, sử dụng ấn chỉ bán được Tổng cục Thuế uỷ quyền cho Cục Thuế in và phát hành. Nếu nhu cầu sử dụng ấn chỉ trong năm tăng, Cục Thuế làm công văn bổ sung kế hoạch sử dụng ấn chỉ gửi Tổng cục Thuế. Thời gian gửi kế hoạch bổ sung vào ngày 15 tháng 8 hàng năm. 2. Theo dõi thực hiện hợp đồng in 2.1. Lập danh mục ấn chỉ thuế: Phòng Quản lý ấn chỉ căn cứ vào thông báo phát hành ấn chỉ của Cục Thuế nhập vào máy tính danh mục ấn chỉ thuế do Cục Thuế in và phát hành theo các chỉ tiêu sau: - Mẫu ấn chỉ. - Tên ấn chỉ. - Đơn vị tính. - Theo dõi ký hiệu. - Số ấn chỉ / 1 ký hiệu. - Đơn giá bán. - Giá thanh toán với Chi cục thuế. - Loại ấn chỉ. 2.2. Chuẩn bị triển khai in ấn chỉ Căn cứ vào kế hoạch in ấn chỉ thuế đã được lãnh đạo Cục Thuế duyệt, phòng Quản lý ấn chỉ chuẩn bị triển khai in các loại ấn chỉ được Tổng cục Thuế uỷ quyền cho Cục Thuế in và phát hành. Những loại ấn chỉ mới ban hành hoặc những loại ấn chỉ cần sửa đổi, bổ sung, phòng Quản lý ấn chỉ phải thiết kế mẫu ấn chỉ. Mẫu ấn chỉ phải có ý kiến tham gia của các phòng: Dự toán, Thanh tra, phòng quản lý có liên quan trước khi trình lãnh đạo Cục Thuế duyệt. Đơn giá in ấn chỉ phải có sự thống nhất của phòng Quản tri -Tài vụ trước khi trình lãnh đạo Cục Thuế duyệt. 2.3. Lập hợp đồng in ấn chỉ thuế Phòng Quản lý ấn chỉ Cục Thuế cùng nhà in lập hợp đồng in trình lãnh đạo Cục Thuế và giám đốc nhà in ký duyệt. Hợp đồng in phải đủ các chỉ tiêu sau: mẫu ấn chỉ, loại ấn chỉ, ký hiệu, số l­ượng, từ số, đến số và các chỉ tiêu theo dõi hợp đồng kinh tế khác. Ký hiệu ấn chỉ gồm 02 chữ cái tiếng Việt in hoa và năm in (20 chữ cái tiếng Việt in hoa gồm có các chữ: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y). Sau khi hợp đồng được ký, phòng Quản lý ấn chỉ nhập hợp đồng vào máy tính các chỉ tiêu sau: số hợp đồng, chi tiết từng loại ấn chỉ, ký hiệu, số lượng, từ số, đến số trên hợp đồng in và các chỉ tiêu theo dõi hợp đồng khác. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi hợp đồng in, sổ theo dõi ký hiệu in từng loại ấn chỉ. 2.4. Theo dõi thực hiện hợp đồng in Nhà in xuất ấn chỉ trả hàng cho Cục Thuế phải lập hóa đơn xuất hàng, chuyển Cục Thuế liên 2. Hóa đơn phải ghi rõ số của hợp đồng in có hàng trả. Căn cứ vào phiếu nhập ấn chỉ từ nhà in do kế toán ấn chỉ lập trên máy tính, Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ Theo dõi trả hàng từ nhà in, tính ra số hàng nhà in còn phải xuất trả. Phòng Quản lý ấn chỉ xem được sổ Theo dõi trả hàng từ nhà in trên máy tính, số hàng đã trả, số hàng chưa trả. 2.5. Thanh lý hợp đồng in Căn cứ vào hợp đồng; biên bản kiểm tra sản phẩm in; hoá đơn trả hàng, phòng Quản lý ấn chỉ cùng nhà in lập biên bản thanh lý hợp đồng, trình lãnh đạo duyệt; nhập vào máy tính các nội dung liên quan đến thanh lý hợp đồng. 3. Thông báo phát hành Thông báo phát hành ấn chỉ được áp dụng đối với các loại ấn chỉ phát hành lần đầu hoặc khi có sự thay đổi về mẫu, tên, mẫu giấy in, giá bán… Cục Thuế phải thông báo phát hành để Tổng cục Thuế, Cục Thuế các địa phương được biết. II . Nhập ấn chỉ 1. Nhập ấn chỉ từ nhà in Kế toán ấn chỉ căn cứ vào hoá đơn xuất trả hàng của nhà in, lập phiếu nhập ấn chỉ trên máy tính, nhập các thông tin về hợp đồng in, hóa đơn trả hàng, chi tiết các loại ấn chỉ; in 3 liên phiếu nhập, chuyển thủ kho. Chương trình Quản lý ấn chỉ kiểm tra và chỉ chấp nhận nếu phiếu nhập ấn chỉ ghi đúng số hợp đồng in, đúng loại và ký hiệu ấn chỉ đặt in theo hợp đồng. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập để nhập kho, tra cứu phiếu nhập trên máy tính xác nhận nhập kho. Những người có liên quan đến việc nhập kho ấn chỉ phải ký vào 3 liên phiếu nhập, thủ kho lưu giữ liên 2, chuyển kế toán ấn chỉ liên 1, chuyển người nhập kho liên 3. Trường hợp thủ kho phát hiện số liệu trên phiếu nhập sai so với thực tế nhập kho, phải thông báo ngay với kế toán để sửa lại phiếu nhập ấn chỉ. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ Theo dõi tình hình ấn chỉ (ST 12/AC) ghi thẻ kho tương ứng. 2. Nhập ấn chỉ từ Tổng cục Thuế Kế toán ấn chỉ căn cứ phiếu xuất ấn chỉ của Tổng cục Thuế, lập phiếu nhập ấn chỉ trên máy tính, in 3 liên, chuyển thủ kho. Hai bước sau tương tự như nhập ấn chỉ từ nhà in. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ Theo dõi tình hình ấn chỉ (ST 12/AC); ghi sổ Theo dõi ấn chỉ bán thu tiền (ST 11/AC) nếu là ấn chỉ bán. 3. Nhập ấn chỉ trả lại của các Chi cục Thuế Kế toán ấn chỉ căn cứ phiếu xuất ấn chỉ của Chi cục Thuế, lập phiếu nhập ấn chỉ trên máy tính, in 3 liên phiếu nhập, chuyển thủ kho. Ấn chỉ trả lại của các Chi cục Thuế là loại ấn chỉ thu hồi để sử dụng tiếp: Kế toán chọn nhập kho chính. Số ấn chỉ này được phép xuất tiếp để sử dụng. Máy tính tự động ghi sổ ST 12/AC nếu là ấn chỉ cấp; ghi thêm sổ ST 11/AC nếu là ấn chỉ bán; ghi thẻ kho tương ứng. 4. Nhập ấn chỉ thu hồi để huỷ Nhập ấn chỉ thu hồi từ các Chi cục thuế: + Ấn chỉ chờ huỷ: Kế toán lập phiếu nhập trên máy tính, chọn nhập kho ấn chỉ chờ huỷ ( gồm: Ấn chỉ Tổng cục Thuế in phát hành và ấn chỉ Cục Thuế in phát hành). Số ấn chỉ này không được phép xuất tiếp để sử dụng. Máy tính tự động ghi sổ ST 12/AC, ST 11/AC nếu là ấn chỉ bán không còn giá trị sử dụng trong kho của Chi cục Thuế. + Ấn chỉ thu hồi từ các đơn vị sử dụng để huỷ: Kế toán lập phiếu nhập trên máy tính, chọn nhập kho ấn chỉ thu hồi từ các đơn vị sử dụng. Số ấn chỉ này không được phép xuất tiếp để sử dụng. Máy tính tự động ghi sổ ST 12/AC. Nhập ấn chỉ thu hồi từ đơn vị sử dụng do Cục Thuế quản lý: Kế toán lập phiếu nhập trên máy tính, chọn nhập kho thu hồi từ các đơn vị sử dụng. Máy tính tự động ghi sổ ST12/AC. Loại ấn chỉ này không được phép xuất tiếp để sử dụng. Thủ kho căn cứ phiếu nhập ấn chỉ để nhập kho, tra cứu phiếu nhập ấn chỉ trên máy tính xác nhận nhập kho. Những người có liên quan đến việc nhập ấn chỉ phải ký vào các liên phiếu nhập, thủ kho lưu giữ liên 2, chuyển trả kế toán ấn chỉ liên 1, giao cho người nhập kho liên 3. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ ST 12/AC riêng để theo dõi; ghi thẻ kho tương ứng. Máy tính tổng hợp để in được bảng kê các loại ấn chỉ cần thanh huỷ trình cơ quan Thuế cấp trên khi làm thủ tục đăng ký huỷ. 5. Nhập ấn chỉ "điều chỉnh" Các trường hợp nhập điều chỉnh: - Kiểm kê kho phát hiện thừa ấn chỉ (đã có Quyết định xử lý). - Sau khi nhận ấn chỉ, mang về Chi cục Thuế, người nhận ấn chỉ phát hiện sai lệch về loại ấn chỉ, ký hiệu hoặc số lượng ấn chỉ. (có Biên bản sai lệch ấn chỉ thuế). - Ấn chỉ đã nhập kho, khi xuất ấn chỉ phát hiện nhập thừa ấn chỉ từ nhà in so với phiếu nhập (có Biên bản điều chỉnh ấn chỉ thuế). - Ấn chỉ đã nhập kho, khi xuất ấn chỉ phát hiện nhập thừa ấn chỉ từ Tổng cục Thuế so với phiếu xuất của Tổng cục Thuế (có Biên bản điều chỉnh ấn chỉ thuế, và có phiếu xuất điều chỉnh số lượng ấn chỉ thừa của Tổng cục Thuế). Quy trình nhập điều chỉnh: - Kế toán căn cứ biên bản, phiếu xuất (của Tổng cục Thuế, Chi cục Thuế), quyết định xử lý để lập phiếu nhập trên máy tính, trên phiếu nhập ghi chú thêm cụm từ "điều chỉnh", in 03 liên phiếu nhập, chuyển thủ kho. - Thủ kho không phải nhập kho thực tế nhưng vẫn phải tra cứu phiếu nhập ấn chỉ trên máy tính, xác nhận phiếu nhập kho. Những người có liên quan đến việc nhập kho ấn chỉ điều chỉnh, ký vào 3 liên phiếu nhập, thủ kho lưu giữ liên 2, chuyển trả kế toán liên 1, giao cho người nhập kho liên 3. Trường hợp không có người nhập kho, thủ kho lưu giữ liên 2 và liên 3. - Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST 12/AC); ghi sổ theo dõi ấn chỉ bán thu tiền (ST 11/AC) nếu điều chỉnh nhập ấn chỉ bán; ghi thẻ kho tương ứng. 6. Nhập liên lưu ấn chỉ Cục thuế thực hiện nhập liên lưu của các đơn vị nhận và thanh toán ấn chỉ với Cục Thuế bằng CTT 25. Các đơn vị nhận và báo cáo tình hình sử dụng ấn chỉ với Cục Thuế bằng BC 8/AC thì liên lưu được để lại tại đơn vị quản lý, lưu trữ, thanh huỷ theo các quy định hiện hành. Căn cứ vào giấy đề nghị nộp lại liên lưu của đơn vị sử dụng, quản lý, kế toán ấn chỉ lập phiếu nhập kho (ghi rõ nhập liên lưu), in 03 liên chuyển thủ kho. Thủ kho căn cứ phiếu nhập liên lưu ấn chỉ để nhập kho, tra cứu phiếu nhập trên máy tính xác nhận nhập kho. Những người có liên quan đến việc nhập ấn chỉ phải ký vào các liên phiếu nhập, thủ kho lưu giữ liên 2, chuyển trả kế toán ấn chỉ liên 1, giao cho người nhập kho liên 3. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ ST 12/AC (mở riêng để theo dõi liên lưu); ghi thẻ kho tương ứng. Máy tính tổng hợp để in được bảng kê các loại liên lưu trình cơ quan Thuế cấp trên khi làm thủ tục đăng ký huỷ. III. Xuất ấn chỉ 1. Lập danh mục đơn vị, cá nhân sử dụng ấn chỉ Danh mục đơn vị, cá nhân sử dụng ấn chỉ do kế toán ấn chỉ nhập vào máy tính theo các chỉ tiêu sau: Số thứ tự (theo số tự nhiên). Mã đơn vị, cá nhân. Tên đơn vị, cá nhân. Mã số thuế ĐTNT. Địa chỉ đơn vị, cá nhân. Loại đơn vị sử dụng ấn chỉ. 2. Xuất ấn chỉ cho Chi cục Thuế Căn cứ vào giấy giới thiệu, kèm theo bảng kê các loại ấn chỉ cần lĩnh; căn cứ vào số liệu ấn chỉ còn tồn kho trên máy tính, kế toán ấn chỉ lập phiếu xuất ấn chỉ, in 3 liên, chuyển thủ kho. Thủ kho căn cứ phiếu xuất để xuất kho, tra cứu phiếu xuất trên máy tính xác nhận đã xuất kho. Những người liên quan đến việc xuất kho ấn chỉ ký vào các liên phiếu xuất, thủ kho lưu giữ liên 3, chuyển kế toán ấn chỉ liên 1, giao cho người nhận ấn chỉ liên 2. Trường hợp thủ kho phát hiện số liệu trên phiếu xuất sai so với thực tế tồn kho, phải thông báo ngay với kế toán để sửa lại phiếu xuất. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST 12/AC); ghi thêm sổ theo dõi ấn chỉ bán thu tiền (ST 11/AC) nếu là ấn chỉ bán; ghi thẻ kho tương ứng. 3. Xuất ấn chỉ nộp trả lại Tổng cục Thuế Trình tự các bước tương tự như xuất ấn chỉ cho Chi cục Thuế. 4. Xuất ấn chỉ cho đơn vị sử dụng Căn cứ vào giấy giới thiệu, kèm theo bảng kê các loại ấn chỉ cần lĩnh của đơn vị sử dụng (phòng ban, đơn vị uỷ nhiệm thu); căn cứ vào số liệu ấn chỉ còn trong kho, kế toán ấn chỉ lập phiếu xuất ấn chỉ trên máy tính, in 3 liên, chuyển thủ kho. Hai bước sau thực hiện như xuất ấn chỉ cho Chi cục Thuế. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST 12/AC), ghi sổ lĩnh thanh toán tiền và ấn chỉ (ST 10/AC); ghi thẻ kho tương ứng. 5. Xuất ấn chỉ chuyển kho nội bộ Xuất kho nội bộ gồm: + Xuất chuyển ấn chỉ từ kho chính sang kho chờ huỷ các loại ấn chỉ bị mối mọt, hư hỏng, hết hạn sử dụng theo biên bản kiểm kê kho . Chương trình Quản lý ấn chỉ tổng hợp các loại ấn chỉ này để kế toán in được bảng kê ấn chỉ bị mối mọt, hư hỏng, ấn chỉ hết hạn sử dụng, cần thanh huỷ khi làm thủ tục đăng ký huỷ với cơ quan Thuế cấp trên. + Xuất cho bộ phận bán hoá đơn, nếu kho Cục Thuế là kho chính thì kho bộ phận bán hoá đơn được gọi là kho phụ. Vì vậy xuất ấn chỉ cho bộ phận bán hoá đơn cũng được coi như xuất chuyển kho nội bộ. Tồn kho ấn chỉ tại kho phụ vẫn được tính chung vào tồn kho của Cục Thuế, đồng thời có thể theo dõi được tồn kho của bộ phận bán hoá đơn (kho phụ). Kế toán ấn chỉ căn cứ vào kiến nghị của Ban kiểm kê kho đã được lãnh đạo Cục Thuế phê duyệt, căn cứ vào tồn kho và nhu cầu cần lĩnh của bộ phận bán hoá đơn, căn cứ vào tồn kho ấn chỉ trên máy tính, kế toán lập phiếu xuất chuyển kho nội bộ. In 3 liên phiếu xuất, chuyển thủ kho. Những người có liên quan đến việc xuất kho điều chuyển nội bộ, ký vào 3 liên phiếu xuất. Thủ kho (kho chính) căn cứ phiếu xuất để xuất kho, sau đó tra cứu phiếu xuất trên máy tính, thực hiện xác nhận xuất kho. Trường hợp thủ kho của kho ấn chỉ chờ huỷ đồng thời là thủ kho ấn chỉ (kho chính) của Cục Thuế, thì thủ kho căn cứ phiếu xuất chuyển kho nội bộ để xuất kho thực tế, sau đó tra cứu phiếu xuất ấn chỉ trên máy tính và xác nhận xuất kho. Những người có liên quan đến việc xuất ấn chỉ phải ký vào các liên phiếu xuất, thủ kho lưu giữ liên 3, chuyển kế toán lưu liên 1, giao cho người nhận ấn chỉ liên 2. Trường hợp không có người nhận ấn chỉ, thủ kho lưu giữ liên 2 và liên 3. Cán bộ bán hoá đơn căn cứ phiếu xuất chuyển kho nội bộ để nhập kho, tra cứu phiếu xuất ấn chỉ trên máy tính xác nhận nhập kho. Những người liên quan đến việc xuất chuyển kho nội bộ phải ký xác nhận vào 3 liên của phiếu xuất, thủ kho giữ liên 3, chuyển kế toán liên 1, người nhận ấn chỉ lưu giữ liên 2. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ ST12/AC (thực chất giảm tồn kho chính, tăng tồn kho chờ huỷ hoặc tăng tồn kho bán, nhưng tổng tồn kho cả Cục Thuế không thay đổi); ghi thẻ kho tương ứng. 6. Xuất ấn chỉ để thanh huỷ Căn cứ văn bản chấp thuận huỷ ấn chỉ của Tổng cục Thuế ; căn cứ Quyết định của Cục Thuế về việc thành lập Hội đồng thanh huỷ ấn chỉ, kế toán ấn chỉ lập phiếu xuất ấn chỉ từ các kho chờ huỷ trên máy tính, in 3 liên phiếu xuất chuyển thủ kho. Thủ kho căn cứ phiếu xuất ấn chỉ để xuất kho, tra cứu phiếu xuất ấn chỉ trên máy tính, thực hiện xác nhận đã xuất kho. Những người liên quan đến việc xuất ấn chỉ để huỷ phải ký vào 3 liên phiếu xuất. Thủ kho lưu giữ liên 3, liên 1 chuyển trả kế toán và liên 2 giao cho Hội đồng thanh huỷ. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST 12/AC); ghi thêm sổ theo dõi ấn chỉ bán thu tiền (ST 11/AC) nếu là ấn chỉ bán không còn giá trị sử dụng ở kho; ghi thẻ kho tương ứng. 7 . Xuất bán ấn chỉ 7.1. Bán hoá đơn - Phòng Quản lý ấn chỉ kiểm tra thủ tục mua ấn chỉ của đơn vị sử dụng để lập hoá đơn bán ấn chỉ trên máy tính, in 4 liên, Kế toán và người mua ấn chỉ ký vào các liên của hoá đơn bán ấn chỉ, chuyển bộ phận tài vụ. - Máy tính kết nối đến dữ liệu đối tượng nộp thuế ngừng hoạt động, đã bỏ trốn, đã bị đình chỉ bán hoá đơn, đình chỉ sử dụng hoá đơn; kế toán ấn chỉ sẽ không thực hiện được các thủ tục bán hoá đơn cho các đối tượng này trên máy tính. - Phòng Quản trị Tài vụ căn cứ hoá đơn bán ấn chỉ, thu tiền, ký vào các liên hoá đơn chuyển thủ kho. - Thủ kho ấn chỉ căn cứ vào hoá đơn bán ấn chỉ có chữ ký của kế toán ấn chỉ, tài vụ, ký vào các liên, xuất kho, giao liên 2 hoá đơn bán ấn chỉ cho người mua. Thủ kho lưu giữ liên 4, chuyển kế toán ấn chỉ liên 1; tài vụ liên 3, đồng thời tra cứu hóa đơn bán ấn chỉ, xác nhận xuất kho trên máy tính. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ ST 12/AC, ghi sổ ST23/HĐ của Cục Thuế, ghi thẻ kho tương ứng; tự động truyền dữ liệu bán hóa đơn về Tổng cục Thuế ngay trong ngày. Kế toán ấn chỉ bán in bảng kê bán ấn chỉ cuối ngày,đối chiếu tiền bán ấn chỉ với phòng Quản trị - Tài vụ. Trường hợp Cục Thuế tổ chức bộ phận bán hoá đơn riêng, người kiểm tra thủ tục mua hoá đơn lập hoá đơn bán ấn chỉ trên máy tính, nhập chi tiết loại hoá đơn, ký hiệu, số thứ tự và số lượng hoá đơn bán cho các đơn vị. Người bán hoá đơn trong quy trình xuất bán hoá đơn này là thủ kho (kho phụ). Vì vậy, phòng Quản lý ấn chỉ chọn in 3 liên hoá đơn, liên 1 lưu tại bộ phận bán, liên 2 giao cho người mua hoá đơn và liên 3 người thu tiền giữ. 7.2. Bán biên lai, tem, vé thu phí, lệ phí Các bước thực hiện tương tự như bán hóa đơn. Kế toán ấn chỉ bán in bảng kê bán ấn chỉ trong ngày, đối chiếu tiền bán ấn chỉ với phòng Tài vụ. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ ST 12/AC, ghi sổ thanh toán tiền và ấn chỉ (ST 10/AC); ghi thẻ kho tương ứng. 7.3. Cấp lẻ hoá đơn Kế toán ấn chỉ lập hoá đơn bán ấn chỉ để xuất cả quyển hoá đơn cho bộ phận cấp lẻ hoá đơn (bộ phận cấp lẻ sử dụng mã số thuế của cơ quan Thuế để nhận quyển hoá đơn cấp lẻ). Cục Thuế dùng phí phát hành ấn chỉ để trả tiền mua hoá đơn cấp lẻ; trường hợp phí phát hành không đủ, Cục Thuế được sử dụng kinh phí để trả nốt. Thủ kho ấn chỉ căn cứ hoá đơn bán ấn chỉ để xuất hoá đơn cho bộ phận cấp lẻ hoá đơn, tra cứu hoá đơn bán ấn chỉ trên máy tính xác nhận xuất kho. Hàng tháng, bộ phận cấp lẻ hoá đơn lập báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn BC26/HĐ gửi kế toán ấn chỉ để tổng hợp chung toàn Cục Thuế. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ ST12/AC, ST 23/HĐ; ghi thẻ kho tương ứng. 8. Xuất ấn chỉ điều chỉnh 8.1. Các trường hợp xuất điều chỉnh: + Xuất trả Tổng cục thuế do thủ kho Tổng cục Thuế phát hiện Cục Thuế nộp ấn chỉ vào kho Tổng cục Thuế thừa so với phiếu xuất của Cục Thuế. + Xuất ấn chỉ trả cho Chi cục Thuế do thủ kho ấn chỉ Chi cục Thuế phát hiện thủ kho ấn chỉ Cục Thuế xuất thừa so với phiếu xuất của Cục Thuế. 8.2 Quy trình xuất điều chỉnh: - Kế toán ấn chỉ căn cứ biên bản điều chỉnh hoặc quyết định xử lý lập phiếu xuất trên máy tính, trên phiếu xuất ghi thêm cụm từ “điều chỉnh”. - Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST12/AC); ghi thêm sổ theo dõi ấn chỉ bán lấy tiền (ST 11/AC) nếu là ấn chỉ bán thu tiền; ghi thẻ kho tương ứng. - Thủ kho không phải xuất kho thực tế nhưng vẫn phải tra cứu phiếu xuất trên máy tính, xác nhận xuất kho. - Những người có liên quan đến việc xuất ấn chỉ phải ký vào 3 liên phiếu xuất, Thủ kho lưu giữ liên 3, chuyển kế toán lưu liên 1, giao cho người nhận ấn chỉ liên 2. IV. Điều chuyển ấn chỉ Các trường hợp điều chuyển: + Điều chuyển ấn chỉ do: Điều chỉnh địa bàn hành chính; điều chuyển ấn chỉ từ nơi thừa sang nơi thiếu. + Điều chuyển ấn chỉ của đơn vị do Cục quản lý, nay chuyển Chi cục quản lý và ngược lại. Kế toán ấn chỉ của cơ quan Thuế có ấn chỉ điều chuyển căn cứ vào biên bản bàn giao hoặc quyết định điều chuyển, lập phiếu xuất ấn chỉ nộp lên cơ quan Thuế cấp trên theo quy trình xuất ấn chỉ của cơ quan Thuế. Kế toán ấn chỉ Cục Thuế lập phiếu nhập ấn chỉ thu hồi từ cơ quan Thuế có ấn chỉ bị điều chuyển vào kho chính, đồng thời lập Phiếu xuất ấn chỉ cho cơ quan Thuế nhận ấn chỉ điều chuyển. Thủ kho ấn chỉ không nhập, xuất kho thực tế, nhưng vẫn phải xác nhận nhập, xuất kho ấn chỉ trên máy tính. Chương trình Quản lý ấn chỉ ghi đồng thời nhập, xuất trên sổ theo dõi tình hình ấn chỉ ST12/AC; ghi thẻ kho; ghi sổ theo dõi ấn chỉ bán thu tiền ST11/AC, nếu là ấn chỉ bán. Trường hợp nhập, xuất ấn chỉ điều chuyển là ấn chỉ bán của đơn vị do Cục quản lý, nay chuyển Chi cục quản lý và ngược lại, Kế toán ấn chỉ của Cục Thuế chỉ ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST 12/AC), không phải ghi sổ lĩnh, thanh toán tiền và ấn chỉ (ST 10/AC). Kế toán ấn chỉ cơ quan Thuế nhận ấn chỉ điều chuyển lập phiếu nhập ấn chỉ từ Cục Thuế theo quy trình nhập ấn chỉ của cơ quan Thuế. Cơ quan Thuế điều chuyển ấn chỉ và cơ quan Thuế nhận điều chuyển ấn chỉ phải ký xác nhận vào phiếu nhập, phiếu xuất điều chuyển. V. Quản lý kho ấn chỉ trên máy tính 1. Danh mục kho ấn chỉ Kho AC trên máy tính bao gồm: + Kho chính. + Kho phụ. + Kho ấn chỉ không còn giá trị sử dụng. + Kho ấn chỉ thu hồi từ các đơn vị, cá nhân sử dụng. + Kho liên lưu ấn chỉ. Danh mục kho ấn chỉ do kế toán ấn chỉ của Cục Thuế nhập vào máy tính theo các chỉ tiêu sau: Số thứ tự kho. Mã kho. Tên kho. Địa chỉ kho. Tên thủ kho. 2. Theo dõi tồn kho ấn chỉ trên máy tính Tồn kho ấn chỉ ở thẻ kho trên máy tính được xác định ngay sau khi thủ kho thực hiện xác nhận nhập hoặc xuất kho; đồng thời dữ liệu trên phiếu nhập, phiếu xuất ấn chỉ, trên sổ kế toán được chương trình quản lý ấn chỉ trên máy tính khoá lại, tránh việc sửa chữa dữ liệu. 3. Kiểm kê kho ấn chỉ Thời điểm kiểm kê: Kiểm kê định kỳ vào ngày 30/6 và ngày 31/12 hàng năm. Kiểm kê đột xuất khi có quyết định của các cơ quan có thẩm quyền. Trình tự kiểm kê: + Khoá sổ kế toán, in bảng kiểm kê các loại ấn chỉ đến ngày kiểm kê (mẫu BC25/AC). + Thực hiện điều chỉnh số liệu những loại ấn chỉ có chênh lệch, in bảng kiểm kê (mẫu BC25/AC). + Lập phiếu nhập, phiếu xuất điều chỉnh đối với những loại ấn chỉ không còn giá trị sử dụng chuyển từ kho chính sang kho ấn chỉ không còn giá trị sử dụng. VI. Theo dõi tình hình sử dụng ấn chỉ 1. Thanh toán biên lai thuế, biên lai thu phí và lệ phí Định kỳ, các đơn vị, cá nhân sử dụng biên lai thuế, biên lai thu phí, lệ phí nhận từ Cục Thuế, phải thực hiện thanh toán biên lai, thanh toán tiền thuế đã thu được theo đúng thủ tục và đúng lịch quy định bằng CTT 25/AC. Kế toán ấn chỉ nhập CTT 25/AC vào máy tính. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST 12/AC), ghi sổ lĩnh, thanh toán tiền và ấn chỉ (ST10/AC) của đơn vị. Đối với những đơn vị thực hiện báo cáo sử dụng ấn chỉ thuế theo mẫu BC8/AC, kế toán ấn chỉ nhập báo cáo tình hình sử dụng biên lai, (tem, vé) phí, lệ phí (BC8/AC) vào máy tính. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST12/AC) và tổng hợp tình hình sử dụng biên lai (tem, vé) phí, lệ phí của toàn Cục Thuế. 2. Theo dõi sử dụng ấn chỉ của Chi cục Thuế Phòng Quản lý ấn chỉ nhận dữ liệu truyền từ các Chi cục Thuế lên. Trường hợp Chi cục Thuế chưa thực hiện quy trình quản lý ấn chỉ trên mạng máy tính, phòng Quản lý ấn chỉ nhập vào máy tính Báo cáo tình hình sử dụng ấn chỉ (BC 8/AC) của Chi cục Thuế. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST12/AC), phần "Theo dõi tình hình sử dụng" và tổng hợp tình hình sử dụng của cả Cục Thuế (BC 8/AC) truyền lên Tổng cục Thuế. 3. Theo dõi sử dụng hoá đơn của các đối tượng nộp thuế Theo dõi sử dụng hoá đơn của các đối tượng nộp thuế tại văn phòng Cục Thuế - Hàng tháng, kế toán ấn chỉ nhận và nhập vào máy tính báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn (BC 26/AC) của đối tượng nộp thuế do Cục Thuế quản lý gửi đến. - Kế toán ấn chỉ nhận và nhập vào máy tính báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn (BC 26/AC) của ngành đặc thù được Tổng cục Thuế chấp thuận báo cáo sử dụng hoá đơn theo quý vào tháng cuối cùng của quý. - Quá thời hạn quy định phải nộp báo cáo, chương trình Quản lý ấn chỉ trên mạng máy tính tự tổng hợp để in được danh sách các đơn vị đã nộp báo cáo, các đơn vị chưa nộp báo cáo BC 26/AC. - Chương trình Quản lý ấn chỉ tổng hợp báo cáo BC 27/HĐ của các đối tượng nộp thuế do Cục Thuế quản lý theo tháng. Theo dõi sử dụng hoá đơn của các đối tượng nộp thuế tại các Chi cục Thuế Hàng tháng, phòng Quản lý ấn chỉ nhận dữ liệu truyền từ các Chi cục Thuế lên. Trường hợp Chi cục Thuế chưa thực hiện quy trình quản lý ấn chỉ trên mạng máy tính, phòng Quản lý ấn chỉ nhập vào máy tính Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn mẫu BC 27/HĐ của Chi cục Thuế gửi lên; tổng hợp báo cáo BC 27/HĐ của toàn Cục Thuế theo tháng và truyền lên Tổng cục Thuế. Theo dõi thanh quyết toán sử dụng hoá đơn năm của các đối tượng nộp thuế Báo cáo BC29/HĐ của từng đối tượng nộp thuế được tổng hợp từ báo cáo BC 26/HĐ trong năm. Kế toán ấn chỉ nhập BC 29/AC của các đối tượng nộp thuế do Cục Thuế trực tiếp quản lý và của các Chi cục Thuế gửi về vào máy tính. Máy tính tự tổng hợp quyết toán tình hình sử dụng hoá đơn BC 29/HĐ của cả Cục Thuế và truyền lên Tổng cục Thuế. VII. Thanh toán tiền bán ấn chỉ 1. Thanh toán tiền bán ấn chỉ với Chi cục Thuế Hàng tháng, Chi cục Thuế chuyển tiền bán ấn chỉ về tài khoản của Cục Thuế. Cuối tháng, lập Báo cáo thanh toán tiền bán ấn chỉ BC 20/AC gửi Cục Thuế. Kế toán ấn chỉ Cục Thuế nhập vào máy tính số tiền Chi cục Thuế thực chuyển về tài khoản của Cục Thuế. Hàng tháng, căn cứ Báo cáo thanh toán tiền bán ấn chỉ BC 20/AC của Chi cục Thuế, chương trình Quản lý ấn chỉ tự động tính ra số tiền bán ấn chỉ Chi cục Thuế phải nộp trong kỳ, số đã nộp và số còn phải nộp trong kỳ, phí phát hành được để lại Chi cục Thuế. Sau khi thanh toán tiền bán ấn chỉ với Chi cục Thuế, kế toán ấn chỉ Cục Thuế in Biên bản quyết toán tiền ấn chỉ bán với Chi cục Thuế. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ ST 11/AC. 2. Thanh toán tiền bán ấn chỉ với Tổng cục Thuế Hàng tháng, Cục Thuế chuyển tiền bán ấn chỉ về tài khoản của Tổng cục Thuế. Kế toán ấn chỉ Cục Thuế nhập vào máy tính số tiền thực chuyển về tài khoản của Tổng cục Thuế. Căn cứ vào tình hình xuất bán ấn chỉ của Cục Thuế, số thực chuyển lên Tổng cục Thuế, tỷ lệ phát hành phí của từng cấp, chương trình Quản lý ấn chỉ tổng hợp tình hình thanh toán ấn chỉ bán lấy tiền của toàn Cục Thuế theo tháng hoặc quý. Hàng quý, căn cứ vào lịch thanh toán ấn chỉ bán của Tổng cục Thuế, kế toán ấn chỉ in Báo cáo Thanh toán ấn chỉ bán lấy tiền (BC 20/AC) của Cục Thuế theo quý gửi Tổng cục Thuế và trực tiếp quyết toán tiền bán ấn chỉ với Tổng cục Thuế. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động tổng hợp báo cáo phí phát hành của toàn Cục Thuế. VIII. Theo dõi tổn thất và xử lý tổn thất ấn chỉ 1. Theo dõi tổn thất ấn chỉ thuế Theo dõi tổn thất ấn chỉ tại kho Cục Thuế - Khi phát hiện mất ấn chỉ tại kho Cục Thuế, thủ kho phải lập báo cáo mất ấn chỉ ngay theo mẫu BC 21/AC gửi phòng Quản lý ấn chỉ Cục Thuế. - Phòng Quản lý ấn chỉ nhập vào máy tính báo cáo mất ấn chỉ BC 21/AC tại kho Cục Thuế và in thông báo mất ấn chỉ mẫu BC 23/AC trên máy tính, gửi cho các Chi cục Thuế; các cơ quan nội chính trong tỉnh, thành phố; Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để truy tìm, ngăn chặn hành vi lợi dụng. - Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động truyền thông tin mất ấn chỉ về Tổng cục Thuế ngay trong ngày; đồng thời ghi sổ theo dõi tình hình tổn thất và xử lý tổn thất ấn chỉ mẫu ST 21/AC, ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ ST 12/AC phần tổn thất. Theo dõi tổn thất ấn chỉ tại các tổ chức, cá nhân thuộc Cục Thuế quản lý - Tổ chức, cá nhân mua, nhận ấn chỉ từ Cục Thuế, khi phát hiện mất ấn chỉ thuế phải báo cáo Cục Thuế ngay trong ngày theo mẫu BC 21/AC. - Kế toán ấn chỉ nhập báo cáo mất ấn chỉ mẫu BC 21/AC và in thông báo mất ấn chỉ mẫu BC 23/AC trên máy tính, gửi cho các Chi cục Thuế; các cơ quan nội chính trong tỉnh, thành phố; Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để truy tìm, ngăn chặn hành vi lợi dụng. - Chương trình Quản lý ấn chỉ truyền thông tin mất ấn chỉ về Tổng cục Thuế ngay trong ngày và tự động ghi các sổ (phần tổn thất): + Ghi sổ ST 21/AC nếu đơn vị, cá nhân làm mất hoá đơn, mất các liên ấn chỉ đã sử dụng. + Ghi sổ ST 21/AC và ST 12/AC, ST 10/AC nếu đơn vị, cá nhân làm mất biên lai thu thuế, thu (tem, vé) phí, lệ phí chưa sử dụng. 2. Xử lý tổn thất ấn chỉ thuế Xử lý tổn thất ấn chỉ tại kho Cục Thuế - Trong vòng 10 ngày, kể từ ngày nhận được báo cáo mất ấn chỉ tại kho của Cục Thuế, Cục Thuế lập biên bản vi phạm hành chính và ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo đúng thẩm quyền. - Phòng Quản lý ấn chỉ nhập quyết định xử lý tổn thất ấn chỉ vào máy tính. - Chương trình quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình tổn thất và xử lý tổn thất ấn chỉ (ST 21/AC) phần xử lý tổn thất; ghi sổ ST 12/AC; ghi thêm sổ theo dõi ấn chỉ bán thu tiền (ST 11/AC) nếu là ấn chỉ bán. Xử lý tổn thất ấn chỉ tại các tổ chức, cá nhân thuộc Cục Thuế quản lý - Trong vòng 10 ngày, kể từ ngày nhận được BC 21/AC của tổ chức, cá nhân, Cục Thuế lập biên bản vi phạm hành chính và ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo đúng thẩm quyền. - Phòng Quản lý ấn chỉ nhập Quyết định xử lý tổn thất vào máy tính. - Chương trình quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ ST 21/AC phần kết quả xử lý; ghi thêm sổ ST 12/AC sổ Theo dõi tình hình ấn chỉ và sổ ST 10/AC sổ lĩnh, thanh toán tiền và ấn chỉ nếu đơn vị, cá nhân làm mất biên lai thu thuế, thu phí, lệ phí. 3. Lập báo cáo tình hình tổn thất và xử lý tổn thất ấn chỉ thuế Hàng tháng, phòng Quản lý ấn chỉ in báo cáo tình hình tổn thất, xử lý tổn thất ấn chỉ mẫu BC 24/AC tại văn phòng Cục Thuế. Phòng Quản lý ấn chỉ nhận dữ liệu về tổn thất và xử lý tổn thất từ các Chi cục Thuế truyền lên. Trường hợp Chi cục Thuế chưa thực hiện Quy trình Quản lý ấn chỉ trên mạng máy tính, phòng Quản lý ấn chỉ nhập báo cáo tình hình tổn thất ấn chỉ mẫu BC21/AC của Chi cục Thuế gửi lên vào máy tính. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động tổng hợp tình hình tổn thất và xử lý tổn thất ấn chỉ ấn toàn Cục Thuế và truyền lên Tổng cục Thuế. IX. Quản lý hoá đơn tự in 1. Đăng ký mẫu hoá đơn tự in Đăng ký lần đầu: - Sau khi nhận hồ sơ đăng ký sử dụng hoá đơn tự in của tổ chức, cá nhân, chậm nhất sau 5 ngày (ngày làm việc), Cục Thuế phải có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ theo quy định. - Căn cứ vào công văn và hồ sơ đăng ký sử dụng hoá đơn tự in, phòng Quản lý ấn chỉ soạn thảo công văn chấp thuận (hoặc không chấp thuận) trình lãnh đạo Cục Thuế ký duyệt. Khi Cục Thuế chấp thuận, phòng Quản lý ấn chỉ nhập thông tin đăng ký sử dụng hoá đơn tự in vào máy tính các chỉ tiêu: Tên đơn vị, mã số thuế, địa điểm hoạt động, loại hoá đơn, mẫu hoá đơn… - Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ đăng ký sử dụng hoá đơn tự in (ST 27/HĐ), truyền số liệu lên Tổng cục Thuế để ghi sổ ST 27/HĐ tổng hợp cả nước; đồng thời truyền số liệu xuống Chi cục Thuế để ghi số ST 27/HĐ (nếu đăng ký in ở Cục Thuế, đăng ký lưu hành mẫu hoá đơn tại Chi cục Thuế). Đăng ký lần sau: - Đối tượng nộp thuế sử dụng hoá đơn tự in có công văn đề nghị bổ sung, thay đổi về hoá đơn gửi Cục Thuế trong các trường hợp sau: + Đăng ký thêm mẫu hoá đơn; + Bổ sung thay đổi chỉ tiêu; thay đổi nhà in; thay đổi tên đơn vị chính; thay đổi mã số thuế, thay đổi tên đơn vị trực thuộc; bổ sung hoặc xoá bỏ các đơn vị trực thuộc, huỷ bỏ hiệu lực sử dụng một số mẫu hoá đơn đã đăng ký. - Phòng Quản lý ấn chỉ soạn thảo công văn chấp thuận trình lãnh đạo Cục Thuế ký duyệt; nhập thông tin thay đổi vào máy tính. - Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi thông tin thay đổi vào sổ đăng ký sử dụng hóa đơn tự in ST 27/HĐ của Cục Thuế, truyền số liệu xuống Chi cục Thuế (nếu có) để ghi sổ ST 27/HĐ, truyền số liệu lên Tổng cục Thuế để ghi sổ ST 27/HĐ. 2. Đăng ký in hóa đơn tự in Đăng ký in lần đầu (được thực hiện cùng với đăng ký mẫu lần đầu): Căn cứ vào công văn chấp thuận mẫu hóa đơn và chấp thuận số lượng in lần đầu, đối tượng nộp thuế mới tiến hành in hóa đơn. Đăng ký in lần sau: Đối tượng nộp thuế đăng ký in tiếp hoá đơn tự in, phải báo cáo chi tiết số hoá đơn đã cấp, số còn tồn kho theo: tên đơn vị, mã số thuế tại địa phương, số lượng hoá đơn, ký hiệu, từ số đến số. Đồng thời đăng ký số lượng hoá đơn in tiếp gồm: Số lượng, ký hiệu, từ số đến số. 3. Đăng ký lưu hành hoá đơn tự in Phòng Quản lý ấn chỉ căn cứ vào hợp đồng in hoá đơn, thanh lý hợp đồng in hoá đơn hoặc hoá đơn trả hàng (đối với Tổng Công ty đăng ký kế hoạch in cả năm) hoặc Phiếu cấp hoá đơn của cấp trên (đối với Tổng Công ty in hoá đơn chung của các đơn vị phụ thuộc và phân bổ dần) nhập các thông tin: + Loại hoá đơn, ký hiệu, từ số đến số số, lượng hoá đơn thực tế đã in theo hợp đồng (hoặc theo kế hoạch đăng ký in năm ) hoặc số nhận từ cấp trên. + Loại hoá đơn , ký hiệu, từ số đến số, số lượng hoá đơn đăng ký lưu hành. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ Đăng ký lưu hành mẫu hóa đơn tự in (ST 25/HĐ) và tự động truyền số liệu đăng ký lưu hành hoá đơn tự in về Tổng cục Thuế. 4. Huỷ bỏ hiệu lực hoá đơn tự in Cục Thuế thực hiện huỷ bỏ hiệu lực việc chấp thuận sử dụng hoá đơn tự in khi phát hiện tổ chức, cá nhân đưa hoá đơn ra sử dụng nhưng không đăng ký lưu hành mẫu hoá đơn, không thông báo phát hành hoá đơn, hoá đơn in không đúng mẫu đăng ký, in trùng số, trùng ký hiệu... hoặc các trường hợp sáp nhập, giải thể, phá sản, ngừng kinh doanh hoặc chuyển sang sử dụng hoá đơn do Bộ Tài chính phát hành. Phòng Quản lý ấn chỉ căn cứ công văn huỷ bỏ hiệu lực sử dụng hoá đơn, nhập thông tin huỷ bỏ hiệu lực sử dụng hoá đơn tự in vào máy tính. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ ST 25/HĐ, ST 27/HĐ. 5. Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tự in Hàng tháng, các tổ chức, cá nhân tự in hóa đơn căn cứ số hoá đơn tồn kho đầu kỳ, hoá đơn sử dụng trong kỳ, tính số hoá đơn tồn kho cuối kỳ, lập báo cáo BC 26/HĐ gửi Cục Thuế. Phòng Quản lý ấn chỉ nhập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tự in của các đơn vị vào máy tính. Chương trình Quản lý ấn chỉ hỗ trợ kiểm tra dữ liệu đăng ký lưu hành hoá đơn tự in với dữ liệu trên báo cáo BC26 của tổ chức, cá nhân. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động tổng hợp tình hình sử dụng hoá đơn tự in của Cục Thuế mẫu BC 27/HĐ theo tháng gửi Tổng cục Thuế và tự động tổng hợp báo cáo BC 28/HĐ của Cục Thuế gửi Tổng cục Thuế. X. Tổng hợp các loại báo cáo khác 1. Tổng hợp tình hình đình chỉ bán hoá đơn, đình chỉ sử dụng hoá đơn Đầu tháng, phòng Quản lý ấn chỉ nhận dữ liệu tình hình đình chỉ bán hoá đơn, đình chỉ sử dụng hoá đơn truyền từ các phòng quản lý thuế thuộc Cục Thuế và các Chi cục Thuế lên. Trường hợp Chi cục Thuế chưa thực hiện Quy trình Quản lý ấn chỉ trên mạng máy tính, phòng Quản lý ấn chỉ nhập vào máy tính báo cáo tình hình đình chỉ bán hoá đơn, đình chỉ sử dụng hoá đơn của Chi cục Thuế gửi về. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động tổng hợp tình hình đình chỉ bán hoá đơn và tình hình đình chỉ sử dụng hoá đơn của toàn Cục Thuế truyền về Tổng cục thuế. 2. Tổng hợp danh sách các đối tượng nộp thuế bỏ trốn, mất tích mang theo hoá đơn Đầu tháng, phòng Quản lý ấn chỉ nhận dữ liệu các đối tượng nộp thuế bỏ trốn, mất tích mang theo hoá đơn từ các phòng quản lý thuế thuộc Cục Thuế và các Chi cục Thuế truyền lên. Trường hợp Chi cục Thuế chưa thực hiện Quy trình Quản lý ấn chỉ trên mạng máy tính, phòng Quản lý ấn chỉ nhập vào máy tính báo cáo các đối tượng nộp thuế bỏ trốn, mất tích mang theo hoá đơn của Chi cục Thuế gửi về. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động tổng hợp các đối tượng nộp thuế bỏ trốn, mất tích mang theo hoá đơn của toàn Cục Thuế, truyền về Tổng cục Thuế. XI. Nhận xét đánh giá tình hình quản lý sử dụng ấn chỉ thuế Định kỳ theo quy định hoặc theo yêu cầu của công tác quản lý ấn chỉ, cơ quan Thuế các cấp phải đánh giá tình hình thực hiện việc in, cấp phát, thanh toán, quản lý, sử dụng ấn chỉ. QUY TRÌNH QUẢN LÝ ẤN CHỈ TRÊN MẠNG MÁY TÍNH CẤP CHI CỤC THUẾ Lập kế hoạch sử dụng ấn chỉ thuế 1. Lập kế hoạch năm Hàng năm, vào ngày 01/10, Chi cục Thuế lập kế hoạch sử dụng ấn chỉ thuế cho năm sau gửi Cục Thuế bao gồm: + Kế hoạch sử dụng ấn chỉ cấp do Tổng cục Thuế in và phát hành. + Kế hoạch sử dụng ấn chỉ bán do Tổng cục Thuế in và phát hành. + Kế hoạch sử dụng ấn chỉ cấp được Tổng cục Thuế uỷ quyền cho Cục Thuế in và phát hành. + Kế hoạch sử dụng ấn chỉ bán Tổng cục Thuế uỷ quyền cho Cục Thuế in và phát hành. 2. Lập kế hoạch năm bổ sung Nếu nhu cầu sử dụng ấn chỉ trong năm tăng, Chi cục Thuế làm công văn bổ sung kế hoạch sử dụng ấn chỉ gửi Cục Thuế, thời gian gửi kế hoạch bổ sung vào đầu tháng 8 hàng năm. II. Nhập ấn chỉ 1. Nhập ấn chỉ từ Cục Thuế Kế toán ấn chỉ căn cứ vào phiếu xuất ấn chỉ của Cục Thuế, lập phiếu nhập trên máy tính, in 3 liên, chuyển thủ kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập ấn chỉ để nhập kho, tra cứu phiếu nhập trên máy tính xác nhận nhập kho. Những người liên quan đến việc nhập kho ấn chỉ phải ký vào các liên phiếu nhập, thủ kho lưu giữ liên 2, chuyển kế toán ấn chỉ liên 1, giao người nhập kho liên 3. Trường hợp thủ kho phát hiện số liệu trên phiếu nhập sai so với thực tế nhập kho, phải thông báo ngay với kế toán để sửa lại phiếu nhập kho. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST12/AC), ghi sổ theo dõi ấn chỉ bán thu tiền (ST 11/AC) nếu là ấn chỉ bán; ghi thẻ kho tương ứng. 2. Nhập ấn chỉ trả lại để sử dụng tiếp Căn cứ bảng kê ấn chỉ trả lại, kế toán ấn chỉ lập phiếu nhập ấn chỉ trên máy tính, chọn nhập kho chính, in 3 liên phiếu nhập, chuyển thủ kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập ấn chỉ để nhập kho, tra cứu phiếu nhập trên máy tính xác nhận nhập kho. Những người liên quan đến việc nhập kho ấn chỉ phải ký vào các liên phiếu nhập, thủ kho lưu giữ liên 2, chuyển trả kế toán ấn chỉ liên 1; giao cho người nhập ấn chỉ liên 3. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST12/AC), ghi sổ lĩnh, thanh toán tiền và ấn chỉ (ST 10/AC); ghi thẻ kho tương ứng. 3. Nhập ấn chỉ thu hồi để huỷ Kế toán ấn chỉ căn cứ bảng kê ấn chỉ thuộc diện thu hồi của đơn vị, cá nhân nộp trả cơ quan Thuế, lập phiếu nhập ấn chỉ trên máy tính, chọn nhập kho ấn chỉ thu hồi từ đơn vị sử dụng, in 3 liên phiếu nhập, chuyển thủ kho. Thủ kho căn cứ phiếu nhập ấn chỉ để nhập kho, tra cứu phiếu nhập ấn chỉ trên máy tính, thực hiện xác nhận đã nhập kho. Những người có liên quan đến việc nhập ấn chỉ phải ký vào các liên phiếu nhập, thủ kho lưu giữ liên 2, chuyển kế toán lưu liên 1, giao cho người nhập ấn chỉ liên 3. Ấn chỉ thu hồi từ đơn vị sử dụng để huỷ, không được phép xuất tiếp để sử dụng, nhưng vẫn được tổng hợp chung trong các sổ sách, báo cáo của Chi cục Thuế. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST12/AC), thẻ kho tương ứng. 4. Nhập liên lưu ấn chỉ Căn cứ vào giấy đề nghị nộp lại liên lưu của đơn vị, cá nhân sử dụng, quản lý ấn chỉ; kế toán ấn chỉ lập phiếu nhập kho (ghi rõ nhập liên lưu), in 03 liên chuyển thủ kho. Thủ kho căn cứ phiếu nhập để nhập kho, tra cứu phiếu nhập trên máy tính xác nhận nhập kho. Những người có liên quan đến việc nhập ấn chỉ phải ký vào các liên phiếu nhập, thủ kho lưu giữ liên 2, chuyển trả kế toán ấn chỉ liên 1, giao cho người nhập kho liên 3. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ ST 12/AC (mở riêng để theo dõi liên lưu); ghi thẻ kho tương ứng. Máy tính tổng hợp để in được bảng kê các loại liên lưu trình cơ quan Thuế cấp trên khi làm thủ tục đăng ký huỷ. 5. Nhập ấn chỉ "điều chỉnh" Các trường hợp điều chỉnh: - Kiểm kê kho phát hiện thừa ấn chỉ (đã có Quyết định xử lý). - Đã nhập ấn chỉ trả lại của cán bộ, sau đó phát hiện số lượng ấn chỉ thực nhập nhiều hơn phiếu nhập của Chi cục Thuế. - Đã nhập ấn chỉ từ Cục Thuế sau đó phát hiện số thực nhập nhiều hơn so với phiếu xuất của Cục Thuế (có Biên bản điều chỉnh ấn chỉ thuế). Quy trình nhập điều chỉnh: - Kế toán căn cứ biên bản điều chỉnh hoặc Quyết định xử lý để lập phiếu nhập điều chỉnh trên máy tính. - Thủ kho không phải nhập kho thực tế nhưng vẫn phải tra cứu phiếu nhập ấn chỉ trên máy tính xác nhận nhập kho. Những người liên quan đến việc nhập kho phải ký vào 3 liên phiếu nhập, thủ kho lưu giữ liên 2, chuyển trả kế toán ấn chỉ liên 1; giao cho người nhập ấn chỉ liên 3. Trường hợp không có người nhập ấn chỉ, thủ kho lưu giữ liên 2 và liên 3. - Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST12/AC); sổ lĩnh, thanh toán tiền và ấn chỉ (ST 10/AC) nếu là ấn chỉ cấp hoặc biên lai thu phí lệ phí; ghi sổ theo dõi ấn chỉ bán thu tiền (ST 11/AC) nếu điều chỉnh nhập ấn chỉ bán; ghi thẻ kho tương ứng. III. Xuất ấn chỉ 1. Xuất ấn chỉ cho cán bộ thuế, uỷ nhiệm thu Kế toán ấn chỉ căn cứ vào số liệu ấn chỉ còn trong sổ ST 10/AC của cán bộ, lập phiếu xuất ấn chỉ trên máy tính, in 3 liên chuyển thủ kho. Thủ kho căn cứ phiếu xuất để xuất kho, tra cứu phiếu xuất ấn chỉ trên máy tính xác nhận xuất kho. Những người liên quan đến việc xuất kho phải ký vào các liên phiếu xuất, thủ kho lưu giữ liên 3, chuyển trả kế toán ấn chỉ liên 1; giao cho người nhận ấn chỉ liên 2. Trường hợp thủ kho phát hiện số liệu trên phiếu xuất sai so với thực tế tồn kho, phải thông báo ngay với kế toán để sửa lại phiếu xuất kho. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST12/AC); ghi sổ lĩnh thanh toán tiền và ấn chỉ (ST 10/AC); ghi thẻ kho tương ứng. 2. Xuất ấn chỉ trả Cục Thuế Các trường hợp xuất ấn chỉ trả Cục Thuế: + Xuất trả lại Cục Thuế để tiếp tục sử dụng + Xuất ấn chỉ trong kho không còn giá trị sử dụng nộp lên Cục Thuế để chờ huỷ. + Xuất ấn chỉ thu hồi từ đối tượng nộp thuế nộp lên Cục Thuế để huỷ. Căn cứ quyết định của Cục Thuế về việc nộp trả hoặc thu hồi ấn chỉ về Cục Thuế, kế toán ấn chỉ căn cứ vào số liệu ấn chỉ còn trong kho tương ứng, lập phiếu xuất ấn chỉ trên máy tính để nộp trả lại Cục Thuế, in 3 liên, chuyển thủ kho. Thủ kho căn cứ phiếu xuất ấn chỉ để xuất kho, tra cứu phiếu xuất trên máy tính xác nhận xuất kho. Những người liên quan đến việc xuất kho ấn chỉ phải ký vào 3 liên phiếu xuất, thủ kho lưu giữ liên 3 lưu, chuyển trả kế toán ấn chỉ liên 1; giao cho người nhận ấn chỉ liên 2. Chương trình Quản lý ấn chỉ chỉ tự động ghi: + Sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST 12/AC kho chính) nếu là ấn chỉ trả lại Cục để tiếp tục sử dụng; ghi thêm sổ ST 11/AC nếu là ấn chỉ bán. + Sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST 12/AC Kho chờ huỷ) nếu là ấn chỉ trong kho không còn giá trị sử dụng nộp lên Cục Thuế để huỷ; ghi thêm sổ ST 11/AC nếu là ấn chỉ bán hư hỏng không còn giá trị sử dụng trong kho của Chi cục Thuế. + Sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST 12/AC kho thu hồi từ đối tượng nộp thuế) nếu là ấn chỉ thu hồi từ đối tượng nộp thuế. +Thẻ kho tương ứng. 3. Xuất bán ấn chỉ Bán hoá đơn - Kế toán ấn chỉ kiểm tra thủ tục mua hoá đơn của đối tượng nộp thuế; lập hoá đơn bán ấn chỉ trên máy tính, nhập chi tiết loại hoá đơn, ký hiệu, số thứ tự và số lượng hoá đơn bán cho đối tượng nộp thuế, sau đó in 4 liên hoá đơn bán ấn chỉ, Kế toán và người mua ấn chỉ ký vào hoá đơn bán ấn chỉ, chuyển bộ phận tài vụ. - Máy tính kết nối đến dữ liệu đối tượng nộp thuế ngừng hoạt động, đã bỏ trốn, đã bị đình chỉ bán hoá đơn, đình chỉ sử dụng hoá đơn; không cho kế toán ấn chỉ thực hiện các thủ tục bán hoá đơn cho các đối tượng này trên máy tính. - Cán bộ tài vụ căn cứ hoá đơn bán ấn chỉ để thu tiền, ký, đóng dấu đã thu tiền vào các liên chuyển thủ kho. - Thủ kho ấn chỉ căn cứ vào hoá đơn bán ấn chỉ đã đóng dấu thu tiền của tài vụ (thủ quỹ), ký vào các liên hoá đơn, xuất kho giao ấn chỉ và giao liên 2 hoá đơn bán ấn chỉ cho người mua. Thủ kho lưu giữ liên 4, chuyển kế toán ấn chỉ liên 1; tài vụ liên 3, đồng thời tra cứu hóa đơn bán ấn chỉ, xác nhận xuất kho trên máy tính. - Kế toán ấn chỉ ghi bằng tay vào sổ mua hoá đơn ST 22/HĐ của đối tượng nộp thuế. Sau khi kiểm tra việc đóng dấu, ghi tên của đối tượng nộp thuế trên các liên 2 hoá đơn, kế toán ấn chỉ trả sổ mua hoá đơn cho đối tượng nộp thuế. - Kế toán in bảng kê bán hoá đơn cuối ngày, cuối tháng để đối chiếu tiền bán ấn chỉ với bộ phận tài vụ. - Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST12/AC); ghi sổ theo dõi đơn vị, cá nhân mua hoá đơn (ST 23/HĐ); ghi thẻ kho tương ứng; truyền dữ liệu bán hóa đơn về Cục Thuế ngay trong ngày. Bán biên lai, tem, vé thu phí, lệ phí - Các bước thực hiện tương tự như bán hóa đơn. - Chương trình quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST12/AC); sổ lĩnh, thanh toán tiền và ấn chỉ (ST10/AC) để theo dõi thanh toán với đơn vị mua biên lai phí, lệ phí. 5. Bán hoá đơn cho bộ phận cấp lẻ hoá đơn Bộ phận cấp lẻ hoá đơn của Chi cục Thuế sử dụng mã số thuế của Chi cục để mua cả quyển hoá đơn phục vụ cho việc cấp lẻ hoá đơn cho đối tượng nộp thuế; hàng tháng phải lập báo cáo sử dụng hoá đơn cấp lẻ (BC26/HĐ), gửi kế toán ấn chỉ để tổng hợp chung toàn Chi cục. Kế toán ấn chỉ lập hoá đơn bán ấn chỉ trên máy tính, in 4 liên, chuyển thủ kho. Chi cục Thuế sử dụng phí phát hành ấn chỉ để trả tiền mua hoá đơn cấp lẻ; trường hợp phí phát hành không đủ, Chi cục được sử dụng kinh phí để trả nốt số tiền còn thiếu. Thủ kho căn cứ hoá đơn bán ấn chỉ để xuất kho, tra cứu hoá đơn trên máy tính xác nhận xuất kho. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST12/AC); ghi sổ theo dõi đơn vị, cá nhân mua hoá đơn (ST 23/HĐ); ghi thẻ kho tương ứng và truyền dữ liệu cấp lẻ hoá đơn về Cục Thuế ngay trong ngày. Kế toán ghi bằng tay vào sổ (ST 22/HĐ). 6. Xuất ấn chỉ điều chỉnh Kế toán ấn chỉ căn cứ biên bản điều chỉnh để lập phiếu xuất ấn chỉ điều chỉnh, in 03 liên phiếu xuất chuyển thủ kho. Thủ kho tra cứu phiếu xuất trên máy tính xác nhận xuất kho. Những người liên quan đến việc xuất kho ấn chỉ phải ký vào các liên phiếu xuất, thủ kho lưu giữ liên 3, chuyển kế toán ấn chỉ liên 1; giao cho người nhận ấn chỉ liên 2. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ ST 12/AC; sổ lĩnh, thanh toán tiền và ấn chỉ (ST 10/AC) nếu xuất thừa cho cán bộ thuế;ghi thẻ kho tương ứng. 7. Xuất điều chuyển ấn chỉ Đây là trường hợp xuất điều chuyển ấn chỉ của các đơn vị do Chi cục Thuế quản lý, nay được điều chuyển lên Cục quản lý. Kế toán ấn chỉ của Chi cục Thuế có ấn chỉ điều chuyển căn cứ vào biên bản bàn giao hoặc quyết định điều chuyển, lập phiếu xuất ấn chỉ nộp lên cấp trên theo quy trình xuất ấn chỉ của Chi cục Thuế. Những người liên quan đến việc xuất kho phải ký vào các liên phiếu xuất, thủ kho lưu giữ liên 3, chuyển kế toán ấn chỉ liên 1; giao cho người nhận ấn chỉ liên 2. Thủ kho ấn chỉ Cục Thuế mặc dù không xuất kho thực tế, nhưng vẫn phải thực hiện việc xác nhận xuất kho ấn chỉ trên máy tính. Chương trình Quản lý ấn chỉ ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ ST 12/AC; ghi thẻ kho tương ứng. 8. Xuất huỷ báo soát Căn cứ văn bản chấp thuận huỷ liên lưu ấn chỉ của cơ quan Thuế cấp trên; căn cứ Quyết định của Chi cục Thuế về việc thành lập Hội đồng thanh huỷ ấn chỉ, kế toán ấn chỉ lập phiếu xuất liên lưu ấn chỉ từ các kho liên lưu trên máy tính, in 3 liên phiếu xuất chuyển thủ kho. Thủ kho căn cứ phiếu xuất để xuất kho, tra cứu phiếu xuất liên lưu ấn chỉ trên máy tính xác nhận xuất kho. Những người liên quan đến việc xuất kho phải ký vào các liên phiếu xuất. Thủ kho lưu giữ liên 3, liên 1 chuyển trả kế toán và liên 2 giao cho Hội đồng thanh huỷ. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST 12/AC mở theo rõi riêng liên lưu); ghi thẻ kho tương ứng. IV. Quản lý kho ấn chỉ 1. Phân loại kho ấn chỉ trên máy tính - Kho chính. - Kho phụ. - Kho ấn chỉ không còn giá trị sử dụng. - Kho ấn chỉ thu hồi từ các đơn vị, cá nhân sử dụng. - Kho liên lưu ấn chỉ 2. Theo dõi tồn kho ấn chỉ trên máy tính Tồn kho ấn chỉ trên thẻ kho chỉ được tính khi thủ kho thực tế đã nhập, xuất kho và thực hiện xác nhận nhập hoặc xuất kho trên máy tính; đồng thời dữ liệu trên phiếu nhập, phiếu xuất ấn chỉ, trên sổ kế toán được chương trình quản lý ấn chỉ trên máy tính khoá lại, tránh việc sửa chữa dữ liệu. 3. Kiểm kê kho ấn chỉ Thời điểm kiểm kê: - Kiểm kê định kỳ vào ngày 30/6 và ngày 31/12 hàng năm. - Kiểm kê đột xuất khi mất ấn chỉ, thiếu hụt ấn chỉ chưa rõ nguyên nhân, hoặc có quyết định kiểm kê của cơ quan kiểm tra. Trình tụ kiểm kê: + Khoá sổ kế toán, in Bảng kiểm kê các loại ấn chỉ tồn kho tính đến ngày kiểm kê (mẫu BC 25/AC). + Thực hiện điều chỉnh số liệu đối với những loại ấn chỉ có chênh lệch, in bảng kiểm kê (mẫu BC 25/AC). + Lập phiếu nhập, phiếu xuất điều chỉnh những loại ấn chỉ không còn giá trị sử dụng chuyển từ kho chính sang kho ấn chỉ không còn giá trị sử dụng. V. Theo dõi tình hình sử dụng ấn chỉ 1. Thanh toán biên lai thuế, phí, lệ phí Cán bộ thuế, cán bộ uỷ nhiệm thu lập Bảng kê biên lai (CTT 25/AC) kèm theo các liên báo soát gửi kế toán ấn chỉ thuế. Kế toán ấn chỉ đối chiếu giữa bảng kê với các liên báo soát để thanh toán biên lai. Nhập các chỉ tiêu thanh toán biên lai vào máy tính. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST12/AC); ghi sổ lĩnh thanh toán tiền và ấn chỉ (ST10/AC); tổng hợp báo cáo BC8/AC gửi Cục Thuế. 2. Theo dõi sử dụng hoá đơn của đối tượng nộp thuế Kế toán ấn chỉ nhập báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn của các đối tượng nộp thuế vào máy tính. Quá thời hạn quy định phải nộp báo cáo, chương trình Quản lý ấn chỉ trên mạng máy tính tự tổng hợp để kế toán ấn chỉ in được danh sách các đơn vị đã nộp báo cáo, các đơn vị chưa nộp báo cáo BC 26/AC. Chương trình Quản lý ấn chỉ hỗ trợ kiểm tra dữ liệu xuất bán hoá đơn trong kỳ lưu trong máy tính với dữ liệu hoá đơn nhập về trong kỳ thể hiện trên báo cáo BC26/HĐ của đối tượng nộp thuế mua hoá đơn. Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động tổng hợp báo cáo của toàn Chi cục Thuế. 3. Theo dõi thanh quyết toán sử dụng hoá đơn năm của các đối tượng nộp thuế Báo cáo BC29/HĐ của từng đối tượng nộp thuế được tổng hợp từ báo cáo BC 26/HĐ trong năm. Kế toán ấn chỉ nhập BC 29/AC của các đối tượng nộp thuế do Chi cục Thuế trực tiếp quản lý vào máy tính. Máy tính tự tổng hợp quyết toán tình hình sử dụng hoá đơn BC 29/HĐ của toàn Chi cục Thuế và truyền lên Cục Thuế. VI. Thanh toán tiền bán ấn chỉ với cục thuế Kế toán ấn chỉ Chi cục Thuế nhập vào máy tính chứng từ chuyển tiền bán ấn chỉ trả cấp trên (số tiền thực chuyển hàng tháng). Chương trình Quản lý ấn chỉ căn cứ vào tình hình xuất bán ấn chỉ của Chi cục, căn cứ số tiền Chi cục Thuế thực trả Cục Thuế, tính tỷ lệ phát hành phí để lại Chi cục Thuế, lập báo cáo tổng hợp ấn chỉ bán thu tiền (BC 20/AC) của toàn Chi cục Thuế (chi tiết theo từng loại ấn chỉ bán). Từ 5 đến 10 ngày đầu của tháng sau, kế toán ấn chỉ bán Chi cục Thuế quyết toán ấn chỉ bán tháng trước với Cục Thuế. VII. Theo dõi tổn thất và xử lý tổn thất ấn chỉ 1. Theo dõi tổn thất ấn chỉ thuế Theo dõi tổn thất ấn chỉ tại kho - Kế toán ấn chỉ nhập BC 21/AC vào máy tính, in thông báo mất ấn chỉ BC23/AC gửi Cục Thuế và các cơ quan nội chính trong quận, huyện, thị xã…để truy tìm, ngăn chặn hành vi lợi dụng. - Chương trình quản lý ấn chỉ tự động truyền thông tin mất ấn chỉ về Cục Thuế ngay trong ngày; đồng thời ghi sổ theo dõi tình hình tổn thất và xử lý tổn thất ấn chỉ (ST 21/AC), ghi sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST 12/AC), ghi sổ theo dõi ấn chỉ bán thu tiền (ST 11/AC) (nếu là ấn chỉ bán). Theo dõi tổn thất ấn chỉ tại các tổ chức, cá nhân thuộc Chi cục Thuế quản lý - Kế toán ấn chỉ nhập báo cáo mất ấn chỉ mẫu BC 21/AC vào máy tính, in thông báo mất ấn chỉ mẫu BC 23/AC trên máy tính, gửi cho Cục Thuế và các cơ quan nội chính trong quận huyện, thị xã… để truy tìm, ngăn chặn hành vi lợi dụng. - Chương trình Quản lý ấn chỉ truyền thông tin mất ấn chỉ về Cục Thuế ngay trong ngày và tự động ghi các sổ kế toán có liên quan (phần tổn thất): + Ghi sổ ST 21/AC nếu đơn vị, cá nhân làm mất hoá đơn, mất các liên ấn chỉ đã sử dụng. + Ghi sổ ST 21/AC và ST 12/AC, ST 10/AC nếu là biên lai thu thuế, thu phí, lệ phí chưa sử dụng. 2.Xử lý tổn thất ấn chỉ thuế Xử lý tổn thất ấn chỉ tại kho Chi cục Thuế Cán bộ theo dõi tình hình tổn thất và xử lý tổn thất ấn chỉ nhập quyết định xử lý tổn thất ấn chỉ vào máy tính. Chương trình quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ theo dõi tình hình tổn thất và xử lý tổn thất ấn chỉ (ST 21/AC) phần xử lý tổn thất, ghi sổ ST 12/AC; ghi thêm sổ theo dõi ấn chỉ bán thu tiền (ST11/AC) nếu là ấn chỉ bán (ghi cột đã thanh toán và ghi giảm số nợ cuối kỳ). Xử lý tổn thất ấn chỉ tại các tổ chức, cá nhân thuộc Chi cục Thuế quản lý Cán bộ theo dõi tình hình tổn thất và xử lý tổn thất ấn chỉ nhập quyết định xử lý tổn thất vào máy tính. - Chương trình quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ ST 21/AC nếu đơn vị, cá nhân làm mất hoá đơn; ghi sổ ST 21/AC phần kết quả xử lý, ST12/AC sổ lĩnh, thanh toán tiền và sổ ST 10/AC nếu mất biên lai thu thuế, thu phí, lệ phí. 3. Lập báo cáo tình hình tổn thất và xử lý tổn thất ấn chỉ thuế Hàng tháng, kế toán ấn chỉ lập báo cáo tình hình tổn thất và xử lý tổn thất ấn chỉ thuế (BC 24/AC) trên máy tính, gửi Cục Thuế. VIII. Quản lý hoá đơn tự in 1. Theo dõi các tổ chức, cá nhân đăng ký lưu hành hoá đơn tự in Tổ chức, cá nhân làm thủ tục đăng ký mẫu và đăng ký in hoá đơn tự in với Cục Thuế. Chương trình Quản lý ấn chỉ trên mạng máy tính tự động nhận dữ liệu truyền từ Cục Thuế để ghi sổ ST 25/HĐ (sổ đăng ký lưu hành mẫu hoá đơn tự in) và sổ ST 27/HĐ (sổ theo dõi tổ chức, cá nhân đăng ký sử dụng hoá đơn tự in). Lưu ý: Hồ sơ đăng ký sử dụng hoá đơn tự in được lưu theo từng doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Kế toán ấn chỉ căn cứ vào hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hoá đơn trả hàng (đối với tổ chức, cá nhân đăng ký kế hoạch in cả năm) hoặc phiếu xuất hoá đơn của cấp trên (đối với tổ chức, cá nhân in hoá đơn chung của các đơn vị phụ thuộc và phân bổ dần) công văn đăng ký lưu hành mẫu hoá đơn, nhập vào máy tính các thông tin: + Loại hoá đơn, ký hiệu, từ số đến số, số lượng hoá đơn thực tế đã in theo hợp đồng (hoặc theo kế hoạch đăng ký in năm) hoặc số nhận từ cấp trên. + Loại hoá đơn, ký hiệu, từ số đến số, số lượng đăng ký lưu hành. Chương trình quản lý ấn chỉ tự động ghi sổ đăng ký lưu hành mẫu hóa đơn tự in (ST 25/HĐ) trong máy tính các thông tin: + Loại hoá đơn, ký hiệu, từ số đến số, số lượng in thực tế, + Ngày đăng ký lưu hành; + Tên loại hóa đơn đăng ký lưu hành; mẫu hóa đơn; ký hiệu; từ số…đến số; số lượng; nhà in. 2. Huỷ bỏ hiệu lực sử dụng hoá đơn tự in Thực hiện huỷ bỏ hiệu lực việc chấp thuận sử dụng hoá đơn tự in do Cục Thuế ra văn bản. Chương trình quản lý ấn chỉ tự động nhận số liệu truyền từ Cục Thuế đến Chi cục Thuế để ghi sổ ST 27/HĐ, ST 25/HĐ. 3. Bổ sung, thay đổi chỉ tiêu T hay đổi nhà in; thay đổi tên đơn vị chính; thay đổi mã số thuế, thay đổi tên đơn vị trực thuộc; bổ sung hoặc xoá bỏ các đơn vị trực thuộc, huỷ bỏ hiệu lực sử dụng một số mẫu hoá đơn đã đăng ký, chuyển địa điểm kinh doanh, sáp nhập. Tổ chức, cá nhân làm thủ tục đăng ký bổ sung, thay đổi với Cục Thuế. Chương trình quản lý ấn chỉ tự động nhận số liệu truyền từ Cục Thuế đến Chi cục Thuế để ghi sổ ST 27/HĐ, ST 25/HĐ. 4. Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tự in Hàng tháng, tổ chức, cá nhân tự in hóa đơn lập báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn gửi Chi cục Thuế. Một số ngành đặc thù có thể được nộp báo cáo hàng quý theo sự chấp thuận của Tổng cục Thuế. Cán bộ theo dõi hóa đơn tự in nhập dữ liệu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tự in của các tổ chức, cá nhân. Hàng tháng chương trình quản lý ấn chỉ tự động tổng hợp tình hình sử dụng hoá đơn của toàn Chi cục Thuế (BC 27/HĐ) gửi Cục Thuế. IX. Tổng hợp các loại báo cáo khác 1. Tổng hợp tình hình đình chỉ bán hoá đơn, đình chỉ sử dụng hoá đơn Kế toán ấn chỉ nhập báo cáo tình hình đình chỉ bán hoá đơn và đình chỉ sử dụng hoá đơn vào máy tính. Chương trình quản lý ấn chỉ tự động tổng hợp tình hình đình chỉ bán hoá đơn và tình hình đình chỉ sử dụng hoá đơn của Chi cục Thuế và truyền lên Cục Thuế. 2. Tổng hợp danh sách các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích Kế toán ấn chỉ nhập báo cáo tình hình doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích của Chi cục Thuế vào máy tính. Chương trình quản lý ấn chỉ tự động truyền số liệu lên Cục Thuế. X. Nhận xét đánh giá tình hình quản lý sử dụng ấn chỉ thuế Định kỳ theo quy định hoặc theo yêu cầu của công tác quản lý ấn chỉ, cơ quan Thuế các cấp phải đánh giá tình hình thực hiện việc in, cấp phát, thanh toán, quản lý, sử dụng ấn chỉ thuế. D- TỔ CHỨC THỰC HIỆN 1. Cơ quan Thuế các cấp phải quán triệt quy trình quản lý ấn chỉ trên mạng máy tính cho tất cả các cán bộ thuế, cán bộ thu phí, lệ phí thuộc phạm vi quản lý thực hiện đúng quy trình. 2. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc đề nghị các Cục Thuế phản ánh kịp thời về Tổng cục Thuế để nghiên cứu, hướng dẫn./.