95628/CT-TTHT

Công văn 95628/CT-TTHT năm 2019 về sử dụng hóa đơn điện tử khi đang sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 95628 /CT-TTHT V/v sử dụng h óa đơn điện tử Hà Nội, ngày 23 tháng 12 năm 2019 Kính gửi: Công ty TNHH Dios Investment Vina Mã số thuế: 0107614309; Địa chỉ: Tầng 4, tòa nhà Eurowindow Multicomplex, s ố 27 đường Trần Duy Hưng, phường Trung Hòa, quận C ầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam. Trả lời công văn số kh ô ng số ngà y 11/12/2019 của Công ty TNHH Dios Investment Vina (sau đây gọi là Công ty) về việc đề ngh ị được sử dụng hóa đ ơ n điện tử khi đang sử dụng hóa đ ơ n mua của cơ quan thuế, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau: - Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định: “3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 th á ng 10 năm 2020 , các Nghị định: s ố 5 1 /20 1 0/NĐ-CP ngày 14 th á ng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 th á ng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.” - Căn cứ Thông tư s ố 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướ ng d ẫ n về khởi tạo, phát hành, sử dụng và quản lý h óa đ ơ n điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 2 Điều 4 hướng dẫn như sau: “2. Điều kiện của t ổ chức khởi tạo hóa đơn Người bán hàng h ó a, dịch vụ (sau gọi ch u ng là người bán) khởi tạo hóa đơn điệ n tử phải đáp ứng điều kiện sau: a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là t ổ chức k i nh tế c ó sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ng â n hàng. b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu kha i thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ h óa đơn điện tử; c) Có đội ng ũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng h óa đơn điện tử theo quy định; d) C ó chữ k ý điện tử theo quy định của pháp luật. đ) C ó phần mềm b á n hàng h óa , dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của h óa đơn điện tử b á n hàng h óa , cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập h óa đơn. e) Có các quy trình sao l ưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng c á c yêu cầu t ối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: - Hệ th ố ng lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống l ưu trữ dữ liệu; - Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự c ố : đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao l ưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.” + Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 hướng dẫn như sau: “ 1. Khởi tạo hóa đơn điện t ử là hoạt động tạo định dạng cho h ó a đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền - nhận và l ưu trữ hóa đơn trước khi b á n hàng h óa , dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức k i nh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về h óa đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các b ê n theo quy định của pháp luật . T ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước kh i khởi tạo h óa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng h óa đơn điện t ử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng v ă n bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo M ẫ u s ố 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư n à y). Quyết định áp dụng h óa đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau: - Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng d ụ ng dùng để khởi tạo, lập h óa đơn điện t ử . Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ t í nh, truyền dẫn không dây, quang học, điện t ừ hoặc công nghệ tương tự. - Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật h óa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng; - Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu h óa đơn điện t ử trong nội bộ tổ chức. - Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc li ên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ li ệu h óa đơn điện tử trong nội bộ t ổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang h ó a đơn giấy. 2. Phát hành hóa đơn điện t ử Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện t ử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản l ý trực tiếp. Thông b á o phát hành hóa đơn điện tử (theo M ẫ u số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành h óa đơn điện tử, mã s ố thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại h óa đơn phát hành (tên loại h ó a đơn, k ý hiệu hóa đơn, k ý hiệu mẫu s ố hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, s ố lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ s ố ... đến s ố ...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ k ý của người đại diện theo pháp luật và d ấ u c ủ a đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thu ế b ằ ng giấy); hoặc chữ k ý điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế). Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành h óa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đ ó nêu rõ số h óa đơn đã phát hành chưa sử d ụ ng, sẽ tiếp tục sử dụng. Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ký s ố vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm h ó a đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo h ó a đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện t ử của t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng h ó a đơn điện tử.”. - Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về h óa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 1 Điều 11 hướng dẫn như sau: “Điều 11. Đ ố i tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế 1. Cơ quan thuế bán h óa đơn cho các đối tượng sau: a) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản l ý dự án). Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh là các tổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác. b) Hộ, cá nhân kinh doanh; c) Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu. d) Doanh nghiệp đang sử dụng h ó a đơn tự in, đặt in thuộc loại rủi ro cao về thuế; đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự i n, đặt i n có hành vi vi phạm về h ó a đơn bị xử lý v i phạm hành chính về hành v i trốn thuế, gian lận thuế. Doanh nghiệp hướng dẫn tại điểm d, đ khoản này mua h óa đơn của cơ quan thuế trong thời gian 12 tháng. Hết thời gian 12 tháng, căn cứ tình hình sử dụng h óa đơn, việc kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp và đề nghị của doanh nghiệp, trong thời hạn 5 ngày làm việc, cơ quan thuế c ó văn bản thông b á o doanh nghiệp chuyển sang tự tạo h óa đơn để sử dụng hoặc tiếp tục mua hóa đơn của cơ quan thuế nếu không đáp ứng điều kiện tự in hoặc đặt in h ó a đơn (mẫu s ố 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này)ˮ . + Tại điểm b Khoản 2 Điều 12 hướng dẫn như sau: “… T ổ chức, doanh nghiệp thuộc đối tượng mua h óa đơn do cơ quan thuế phát hàn h chuyển sang tự tạo h óa đơn đặt in, h óa đơn tự i n hoặc h óa đơn điện tử để sử dụng thì phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tự tạo theo hư ớ ng dẫn tại Điều 21 Thông tư này . ” + Tại điểm c Khoản 1 Điều 21 hướng dẫn như sau: “c) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh mua h ó a đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì tổ chức, hộ, c á nhân mua hóa đơn phải tiến hành hủy h ó a đơn theo hư ớ ng dẫn tại Điều 29 Thông tư này.” + Tại Điều 27 (được sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính) hướng dẫn như sau: “Hàng quý, tổ chức, hộ, c á nhân bán hàng h óa , dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) c ó trách nhiệm nộp B á o cáo tình hình sử dụng h óa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. B á o cáo tình hình sử dụng h óa đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; qu ý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và qu ý IV nộp chậm nhất là ngày 30/0 1 của năm sau (mẫu số 3.9 Phụ l ục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Trường hợp trong kỳ không sử dụng h ó a đơn, tại B á o cáo tình hình sử dụng h ó a đơn ghi số lượng h ó a đơn sử dụng bằng không (=0) Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi v i phạm không được sử dụng h ó a đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua h óa đơn c ủ a cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 1 1 Thông tư này thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng. …ˮ Căn cứ các quy định trên, Công ty đã sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế từ tháng 9/2017 (đến nay hết thời hạn 12 tháng). Trường hợp Công ty đáp ứng các điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy đ ị nh tại Khoản 2 Điều 4, Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 c ủ a Bộ Tài chính thì được sử dụng hóa đơn điện tử. Trước khi sử dụng đề nghị Công ty thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy đ ị nh tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính. Công ty phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Công ty có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng h óa đơn theo tháng từ ngày đầu tháng đến hết ngày dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế và chuyển sang nộp Báo cáo tình hình sử dụng h óa đơn theo quý cho cơ quan thuế kể từ ngày kế tiếp theo quy đ ị nh tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu trên. Công ty TNHH Dios Investment Vina phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật v ề tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Nếu có vướng mắc, đề nghị Công ty liên hệ với Phòng Tuyên truyền Hỗ trợ NNT - Cục Thuế TP Hà Nội theo số điện thoại: 02437737940; địa chỉ: G23-24 Thành Công, quận Ba Đình, TP H à Nội. Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH Dios Investment Vina được biết./. Nơi nhận: - Như tr ê n; - Phòng TKT1; - Lưu: VT, TTHT (2b). KT. CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG Nguyễn Tiến Trường