2318/QĐ-UBND

Quyết định 2318/QĐ-UBND năm 2018 về Quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THỪA THIÊN HU Ế ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 2318/ QĐ-UBND Thừa Thiên Huế, ngày 17 tháng 10 năm 2018 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND CÁC HUY Ệ N, THỊ XÃ VÀ THÀNH PHỐ HUẾ ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước; Căn cứ Quyết định số 40/2018/QĐ-UBND ngày 02 tháng 7 năm 2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế về công tác văn thư trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế; Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Văn phòng HĐND và UBND các huyện, thị xã và thành phố Huế”. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã và thành phố Huế, Chánh Văn phòng HĐND và UBND các huyện, thị xã, thành phố Huế và Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Như Điều 3; - Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh; - Chi cục Văn thư - Lưu trữ; - Chánh Văn phòng và các PCVP; - Lưu: VT, CCHC, NV. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Phan Ngọc Thọ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI CỦA UBND TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND CÁC HUYỆN, THỊ XÃ VÀ THÀNH PHỐ HUẾ (Ban hành kèm theo Quyết định số 231 8/ QĐ-UBND ngày 1 7/10/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh) I. MỤC ĐÍCH Quy định rõ cách thức quản lý các văn bản đến, văn bản đi của UBND tại Văn phòng HĐND và UBND các huyện, thị xã và thành phố Huế theo một phương pháp th ố ng nh ấ t, khoa học nhằm đảm bảo giải quyết kịp thời, đầy đủ, chính xác, bảo mật và an toàn thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, quản lý điều hành công việc góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức. II. PHẠM VI ÁP DỤNG Quy trình này áp dụng đối với việc quản lý văn bản đến, văn bản đi thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tại Văn phòng HĐND và UBND các huyện, thị xã và thành phố Huế. III. NỘI DUNG QUY TRÌNH Bước Người thực hiện Trình t ự thực hiện Thời gian 1 V ă n thư - Tiếp nhận văn bản điện tử đến trong hệ thống phần m ề m quản lý văn bản và điều hành. - Đăng ký văn bản điện tử đến. Khi nhận được văn bản điện tử, Văn thư phải xử lý ngay trong vòng 2 giờ (theo giờ hành chính). - Đối với văn bản đến bằng giấy: Văn thư thực hiện kiểm tra địa chỉ, phân loại sơ bộ, đóng dấu “Đ ế n” và đối chiếu văn bản điện tử đến trên hệ thống: + Trường hợp văn bản đi ệ n tử đến đã được tiếp nhận và xử lý. V ă n thư ghi số đến và ngày đến trên văn bản giấy như số đến và ngày đến của văn bản điện tử đến và chuy ể n cho đơn vị hoặc cá nhân (chủ trì) đã nhận văn bản chuy ể n qua mạng. + Trường hợp không có văn bản điện tử đến trên hệ thống: Văn thư ghi số đến, ngày đến, số hóa văn bản đến và thực hiện đăng ký văn bản điện tử đến. - Chuyển văn bản điện tử cho Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện (gọi tắt là Chánh Văn phòng) qua ph ầ n m ề m. Sáng: 7h30; 9h30 Chiều: 13h30; 15h30 2 Chánh Văn phòng - Cho ý kiến chỉ đạo xử lý văn bản trên phần mềm. Đối với văn bản đến liên quan đến nhi ề u bộ phận hoặc nhiều cá nhân thì c ầ n ghi rõ bộ phận hoặc cá nhân chủ trì, bộ phận hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của m ỗ i bộ phận, cá nhân. - Chuyển văn bản cho công chức, viên chức chuyên môn Sáng: 8h; 1 0 h Chiều: 14h; 16h 3 Công chức, viên chức chuyên môn - Nghiên cứu, thu thập thông tin đ ể giải quyết văn bản. - Cập nhật ý kiến giải quyết văn bản đề nghị Lãnh đạo UBND huyện xem xét, quyết định. - Trường hợp cần xin ý kiến của lãnh đạo trên Phiếu xử lý văn bản đến: Công chức, viên chức chuyên môn in Phiếu xử lý văn bản đến kèm theo văn bản đến bằng giấy. - Dự thảo n ộ i dung văn bản, trao đổi, lấy ý kiến đóng góp (n ế u c ầ n), tiếp thu và hoàn thành dự thảo văn bản. - Xác thực bằng chữ ký số chịu trách nhiệm về nội dung. - Chuyển Chánh Văn phòng xem xét về nội dung, kiểm tra th ể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Theo thời gian quy định 4 Chánh V ă n phòng - Đối với văn bản UBND huyện ký ban hành: Chánh Văn phòng xem xét về nội dung, kiểm tra lần cuối về th ể thức, kỹ thuật trình bày văn bản điện tử (xác thực bằng chữ ký số) và chuyển Lãnh đạo UBND huyện ký ban hành văn bản. - Đối với văn bản ký thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện: Chánh Văn phòng xác thực b ằ ng chữ ký số ban hành văn bản và chuy ể n Văn thư làm thủ tục phát hành. Hàng ngày 5 Lãnh đạo UBND huyện - Xem xét, ký số văn bản - Chuyển Văn thư làm thủ tục phát hành Hàng ngày 6 Công chức, viên chức chuyên môn - Sau khi văn bản điện tử đã được xác thực chữ ký số đ ầ y đủ, công chức, viên chức chuyên môn in văn bản gi ấ y. - Ký nháy/tắt chịu trách nhiệm về nội dung và chuyển Chánh Văn phòng ký nháy/tắt chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hoặc ký ban hành văn bản đ ố i với trường hợp ký thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện. - Trình Lãnh đạo UBND huyện ký ban hành văn bản giấy - Chuyển bản giấy văn bản đi cho Văn thư đ ể làm thủ tục phát hành và đ ể lưu. Hàng ngày 7 Văn thư - Tiếp nhận văn bản đi bằng giấy. - Vào sổ văn bản đi: Ghi số, ngày, tháng và xác thực chữ ký s ố của cơ quan vào văn bản điện tử. - Ghi số và ngày, tháng vào văn bản giấy, nhân bản theo quy định và đóng d ấ u cơ quan vào văn bản gi ấ y. - Lưu 01 bản gốc văn bản đi bằng giấy theo quy định, chuy ể n 01 bản chính cho công chức, viên chức lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc. - Phát hành văn bản đi: + Đối với các loại văn bản phát hành hoàn toàn theo hình thức văn bản điện tử: Văn thư phát hành văn bản điện tử. + Đối với các loại văn bản phát hành theo hình thức văn bản điện tử và đồng thời gửi kèm văn bản giấy: Văn thư phát hành văn bản điện tử đ ồ ng thời làm thủ tục phát hành, chuyển phát văn bản đi bằng giấy. Hàng ngày Ghi chú: - Đ ố i với văn bản đến tiếp nhận sau 15 giờ hàng ngày (đ ố i với ng à y l àm việc) , sẽ được tính thời gian nhận là 07 giờ 30 phút ngày hôm sau (ngoại tr ừ v ăn bản hỏa t ốc ). - Đối với văn bản chuyển phát hành sau 16 giờ hàng ngày (đối với ng ày làm việc) , sẽ được tính thời gian nhận là 07 giờ 30 phút của ngày hôm sau và đ ố i với sáng thứ Bảy, chỉ phát hành văn bản hỏa t ố c. Văn bản chuy ể n phát hành bình thường vào ngày thứ Bảy sẽ được tính vào ngày thứ Hai của tu ầ n k ế tiếp./.