64619/CT-TTHT

Công văn 64619/CT-TTHT năm 2019 về sử dụng hóa đơn điện tử do Cục thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 64619 /CT-TTHT V/v sử dụng hóa đơn điện tử Hà Nội, ngày 15 tháng 8 năm 2019 Kính gửi: Công ty TNHH Thương mại J Power Mã số thuế: 0107522954; Địa chỉ: S ố 35 đường Nguyễn Ngọc Vũ, phường Trung Hòa, quận C ầu Giấy, Hà Nội. Trả lời công văn không số của Công ty TNHH Thư ơ ng mại J Power (sau đây gọi là Công ty) về việc đề nghị được sử dụng hóa đơn điện tử khi đang s ử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế. Cục thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau: - Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định: “3. Trong thời gian từ ngày 0 1 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và s ố 04/2014/NĐ-CP ngày 1 7 tháng 01 năm 2014 của Ch í nh phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu l ực th i hành.” - Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chín h hướng dẫn hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng và quản lý hóa đơn điện t ử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 2 Điều 4 hướng dẫn như sau: “2. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn Người bán hàng h ó a, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau: a) L à tổ chức kinh tế c ó đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là t ổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử t r ong hoạt động ngân hàng. b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử; c) C ó đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương x ứ ng với yêu cầu để thực hiện việc khởi t ạ o, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định; d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật . đ) Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuy ể n vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệ u ) kế t o án tại thời điểm lập hóa đơn. e) Có các quy trình sao l ưu d ữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về ch ấ t lư ợn g lưu trữ bao gồm: - Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được ch ứ ng m i nh là tương thích với c á c chuẩn mực về hệ th ố ng lưu trữ dữ liệu; - Có quy trình sao l ưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuy ế n toàn bộ dữ liệu.” + Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 hướng dẫn như sau: “1. Khởi tạo hóa đơn điện tử l à hoạt động tạo định dạng cho h ó a đơn, thiết lập đầy đ ủ các thông tin của người bán, loại h ó a đ ơ n, ký hiệu h ó a đơn, định dạng truyền - nhận và lưu trữ h ó a đơn trước khi bán hàng hóa, dịch vụ trên phương tiện điện t ử của tổ chức kinh doanh hoặc của các t ổ chức cung cấp dịch vụ về h óa đ ơ n điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật . T ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng v ă n bản điện t ử gửi thông qua c ổ ng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo M ẫ u số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này). Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau: - Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập h óa đơn điện tử. Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật s ố , từ tính, truyền dẫn không d â y, quang học, điện t ử hoặc công nghệ tương tự. - Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật h óa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng; - Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức. - Trách nhiệm của t ừ ng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu h óa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. 2. Phát hành hóa đơn điện tử Tr ư ớc khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo M ẫ u số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành h óa đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại h óa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, k ý hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu s ố hóa đơn, ngày bắt đ ầ u sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ k ý của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện t ử của cơ quan thuế). Trường hợp có sự thay đ ổ i địa chỉ k i nh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông b á o phát hành h óa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ số h óa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng. Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải k ý s ố vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử. Thông báo phát hành h óa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.”. - Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 1 Điều 11 hư ớ ng dẫn như sau: “ Điều 11 . Đối tượng mua h ó a đơn của cơ quan thuế 1. Cơ quan thuế bán h óa đơn cho các đố i tượng sau: a) T ổ chức không phải l à doanh nghiệp nhưng c ó hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản l ý dự án). T ổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh l à các t ổ chức có hoạt động k i nh doanh nh ư ng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác. b) Hộ, c á nhân kinh doanh; c) T ổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp tr ực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu. d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt i n thuộc loại rủ i ro cao về thuế; đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành v i v i phạm về hóa đơn bị xử lý v i phạm hành chính về hành vi trốn thuế, gian lận thuế. Doanh nghiệp hướng dẫn tại điểm d, đ khoản này mua h óa đơn của cơ quan thuế trong thời gian 12 tháng. H ế t thời gian 12 tháng, căn cứ tình hình sử dụng h óa đơn, việc kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp và đề nghị của doanh nghiệp, trong thời hạn 5 ngày làm việc, cơ quan thuế có v ă n bản thông báo doanh nghiệp chuyển sang tự tạo h óa đơn để sử dụng hoặc tiếp tục mua hóa đơn của cơ quan thuế nếu không đáp ứng điều kiện tự in hoặc đặt in hóa đơn (mẫu s ố 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này)”. + Tại điểm b Khoản 2 Điều 12 hướng dẫn như sau: “… Tổ chức, doanh nghiệp thu ộ c đối tượng mua h óa đơn do cơ quan thuế phát hành chuyển sang tự tạo h óa đơn đặt in, h óa đơn tự i n hoặc hóa đơn điện tử để sử dụng thì phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tự tạo theo hư ớ ng dẫn tại Điều 21 Thông tư này.” + Tại điểm c Khoản 1 Điều 21 hướng dẫn như sau: “ c) T ổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì t ổ chức, hộ, cá nh â n mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn theo hướng dẫn tại Điều 29 Thông tư này.” + Tại Điều 27 (đ ượ c sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính) h ướ ng dẫn như sau: “Hàng qu ý , t ổ chức, hộ, c á nhân bán hàng h óa , dịch vụ (trừ đối tượng đ ượ c cơ quan thuế cấp hóa đơn) c ó trách nhiệm nộp Báo c á o tình hình sử dụng h óa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Báo cáo tình hình sử dụng h óa đơn Qu ý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất l à ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư nà y ). Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không ( = 0) Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được s ử dụng hóa đơn tự in, đặt i n, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua h óa đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư này thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng h ó a đơn theo tháng. …” Căn cứ các quy định trên, Công ty đã sử dụng hóa đơn mua của của cơ quan thuế từ tháng 11/2016 (đến nay hết thời hạn 12 tháng). Trường hợp Công ty đáp ứ ng các điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 4, Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính thì được sử dụng hóa đơn điện t ử . Trước khi sử dụng đề nghị Công ty thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính. Công ty phải d ừ ng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện t ử và thực hiện hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Công ty có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng h óa đơn theo tháng từ ngày đầu tháng đến hết ngày dùng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế và chuyển sang nộp Báo cáo tình hình sử dụng h óa đơn theo quý cho cơ quan thuế kể từ ngày kế tiếp theo quy định tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu trên. Công ty phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Nếu có vướng mắc, đề nghị Công ty liên hệ với Phòng T u yên truyền Hỗ trợ NNT - Cục Thuế TP Hà Nội theo số điện thoại: 02437737940; địa chỉ: G23-24 Thành Công, quận Ba Đình, TP Hà Nội. Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH Thương mại J Power được biết. /. Nơi nhận: - Như trên; - Phòng TKT1; - Lưu: VT , TTHT(2b). CỤC TRƯỞNG Mai Sơn