76608/CT-TTHT

Công văn 76608/CT-TTHT năm 2018 về kê khai, hạch toán chi phí đối với hóa đơn liên 2 bị mất do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 76608 /CT-TTHT V/v kê khai, hạch toán chi phí đối với hóa đơn liên 2 bị mất Hà Nội, ngày 19 tháng 11 năm 2018 Kính gửi: Công ty Lữ hành Hanoitourist (Đ/c: 18 Lý Thường Kiệt, P . Phan Chu Trinh, Q. Hoàn Kiếm, TP. Hà Nội MST: 0100107500-021) Trả lời công văn số 395/3/CTLH ngày 04/10/2018 của Công ty Lữ hành Tourist (sau đây gọi tắt là công ty) đề nghị hướng dẫn về việc kê khai, hạch toán chi phí đối với hó a đơn bị thất lạc. V ề vấn đề này, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau: - Căn cứ Điều 24 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định về xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn: “1. Tổ chức, hộ, cá nh â n kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đ ơn đã l ập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, ch á y, hỏng và thông báo vớ i cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu s ố 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Th ông t ư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ the o quy định của pháp luật thì ngày cuối c ù ng của thời hạn được tính là ngày tiếp the o của ngày nghỉ đó. 2. Trường hợp kh i bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm m ấ t, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ li ên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, k ý và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, k ý xác nhận của người đạ i diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có k ý xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn đ ể làm chứng từ kế toán và kê khai thuế . Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đ ơn . Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có li ên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuy ể n hóa đ ơn ) thì c ă n cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê đ ể xác định trách nhiệm và xử phạt người b á n hoặc người mua theo quy định.” - Căn cứ Thông tư 176/2016/TT-BTC ngày 31/10/2016 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17/1/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. + Tại Khoản 4 Điều 1 bổ sung điểm g vào Khoản 3 Điều 11 Thông tư 10/2014/TT-BTC quy định hành vi vi phạm quy định về sử dụng h ó a đ ơ n khi bán hàng hóa, dịch vụ: “3. Phạt t i ền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi: g) Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập (li ên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn kh i hóa đơn chưa đến thời gian lưu trữ hoặc h ó a đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ; trừ trường hợp mất, ch á y, hỏng h ó a đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền. Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (li ên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản gh i nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thu ế , có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và c ó một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tố i thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo. Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn, trừ liên giao cho khách hàng, trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán. Trường hợp người b á n tìm lại được hóa đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người b á n không bị phạt tiền. Trường hợp người bán làm mất, ch á y, hỏng các liên hóa đơn đ ã lập sa i và đã x óa bỏ (người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho các hóa đơn đã lập sai và đã x óa bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo. Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn đ ể báo cáo cơ q u an thuế thì xử phạt theo từng lần mất hóa đơn. Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) c ó liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người b á n thuê thì xử phạt người b á n theo quy định tại điểm này.” + Tại Khoản 6 Điều 1 sửa đổi, bổ sung Khoản 1 Điều 12 quy định hành vi vi phạm quy định về sử dụng hóa đơn của người mua: “ 1 . Phạt tiền từ 4.000.000 đ ồ ng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (li ên giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, k ê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự k i ện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền. Trường hợp mấ t, ch áy , hỏng h ó a đơn đã lập (liê n giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng m i nh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì x ử phạt ở mức tối thiểu của kh u ng tiền phạt; nếu c ó từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo. Trường hợp người mua tìm lại được hóa đơn đã mất và báo cáo lại với cơ quan thuế trước kh i cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền. Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều s ố hóa đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thu ế đủ căn cứ xác định t ổ chức, cá nhân gộp nhiều l ần mất hóa đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng l ần mất hóa đơn. Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (li ên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người mua thuê thì xử phạt người mua theo quy định tại khoản này. Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (l i ên giao cho khách hàng) trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.” - Căn cứ Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế TNDN sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) quy định các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế: “Điều 6. Các khoản ch i được trừ và không được trừ kh i xác định thu nhập chịu thuế. 1. Trừ các khoản ch i không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau: a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. b) Khoản ch i có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. c) Khoản chi nếu c ó hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần c ó giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) kh i thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt …” Căn cứ các quy định nêu trên và nội dung trình bày của công ty tại công văn cùng hồ sơ kèm theo, Cục Thuế TP Hà Nội tr ả lời nguyên tắc như sau: Trường hợp công ty sử dụng dịch vụ của Công ty cổ ph ầ n du lịch Asean Hạ Long, sau đó bên bán gửi hóa đơn cho bên mua bằng hình thức chuyển phát nhanh nhưng hóa đơn bị thất lạc do bên bán chuyển phát nhanh nhầm địa chỉ bên mua thì: - Khi phát hiện mất hóa đơn, bên bán phải lập báo cáo về việc mất hóa đơn và thông báo với cơ quan Thuế quản lý trực tiếp của mình theo quy định tại Kho ản 1 Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC nêu trên. - Bên bán và bên mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Ng ư ời mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Công ty được tính vào chi phí được trừ đối với khoản chi phí phát sinh do sử dụng dịch vụ của Công ty cổ phần du lịch Asean Hạ Long nêu trên nếu đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính. - Trường h ợ p mất hóa đơn đã lập (liên gi a o cho khách hàng) c ó liên quan đến bên thứ ba (đơn vị chuyển phát nhanh hóa đơn) thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hay người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người b á n hoặc người mua theo quy định tại Thông tư 176/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính nêu trên. Trường hợp còn vư ớ ng mắc đề nghị công ty liên hệ với Phòng Kiểm tra thuế số 2 - 187 giảng Võ để được hướng dẫn cụ thể. Cục Thuế TP Hà Nội trả lời để Công ty Lữ hành Hanoitourist được biết và thực hiện ./. Nơi nhận: - Như tr ê n; - Phòng Kiểm tra thuế số 2; - Phòng Quản lý ấn chỉ; - Phòng Pháp chế; - Lưu: VT, TTHT(2). KT. CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG Mai Sơn