70/CT-TTHT

Công văn 70/CT-TTHT năm 2020 về sử dụng hóa đơn điện tử do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 70 /CT-TTHT V/v sử dụng h óa đơn điện tử Hà Nội, ngày 02 tháng 01 năm 2020 Kính gửi: Công ty TNHH Công trình Cơ Điện và Kỹ thuật KADA Địa chỉ: Căn hộ số 7, nhà A 1 , tập thể LMĐN & Xây d ựng, P . Nhân Chính, Q. Thanh Xuân, TP. Hà Nội - Mã số thuế: 0107561657 Trả l ời công văn không số đề ngày 26/12/2019 của Công ty TNHH Công trình Cơ Điện và Kỹ thuật KADA (sau đây gọi l à Công ty) về việc đề nghị sử dụng hóa đơn điện tử, Cục Thuế TP Hà Nội có ý ki ế n như sau: Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định: “3. Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020; các Nghị định: số 5 1 /20 1 0/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Ch í nh phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu l ực th i hành.” Căn cứ Khoản 2 Điều 4 Thông tư số 32/201 1 /TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định: “2. Điều kiện của t ổ chức khởi tạo hóa đơn Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau: a) Là t ổ chức kinh tế có đủ đi ề u kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đ á p ứng yêu cầu khai thác, ki ể m soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ h óa đơn điện t ử ; c) Có đội ng ũ người thực th i đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng h óa đơn điện tử theo quy định; d) C ó chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. đ) Có ph ầ n mềm bán hàng h óa , dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của h óa đơn điện tử bán hàng h óa , cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời đi ể m lập h óa đơn. e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứ ng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: - Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ th ố ng lưu trữ dữ liệu; - Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ th ố ng gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.ˮ Căn cứ Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định: “1. Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, k ý hiệu hóa đơn, định dạng truyền - nhận và lưu trữ hóa đơn trước kh i bán hàng h óa , dịch vụ trên phương tiện điện tử của t ổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ v ề h óa đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật . Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo h óa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng h óa đơn điện t ử gửi cho cơ quan thuế quản lý t rực tiếp bằng v ă n bản giấy hoặc bằng v ă n bản điện tử gửi thông qua c ổ ng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo M ẫ u s ố 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này). Quyết định áp dụng h óa đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau: - Tên hệ thống thiết bị (tên các phư ơ ng tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng đ ể khởi tạo, lập h óa đơn điện tử. Phương tiện điện tử l à ph ươ ng tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật s ố , từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện t ừ hoặc công nghệ tương tự. - Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứ ng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật h óa đơn điện tử , phần mềm ứng dụng; - Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu h óa đơn điện tử trong nội bộ t ổ chức. - Trách nh i ệm của từng bộ phận trực thuộc li ên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuy ể n và lưu trữ dữ liệu h óa đơn điện tử trong nội bộ t ổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đ ổ i hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. 2. Phát hành hóa đơn điện tử Trước kh i sử dụng hóa đơn điện t ử , t ổ chức khởi tạo h ó a đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành h ó a đơn điện tử (theo M ẫ u số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành h óa đơn điện tử, mã s ố thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại h óa đơn phát hành (tên loại h óa đ ơ n, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, s ố lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến s ố ...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường h ợ p g ửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ k ý điện tử của tổ chức phát hành ( tr ường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua c ổ ng thông tin điện tử của cơ quan thuế). Trường hợp có sự thay đ ổ i địa chỉ k i nh doanh, t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông b á o phát hành h óa đơn cho cơ quan thuế nơi chuy ể n đến, tr ong đ ó nêu r õ s ố h óa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng. Trường hợp c ó sự thay đ ổ i v ề nội dung đã thông báo phát hành, t ổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải k ý s ố vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức kh ở i tạo hóa đơn điện tử hoặc đ ă ng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.”. Căn cứ Khoản 1 Điều 11 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định: “Điều 11 . Đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế 1. Cơ quan thuế bán h óa đơn cho các đố i tượng sau: a) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nh ư ng có hoạt động kinh doanh (bao g ồ m cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án) . Tổ chức không phải l à doanh nghiệp nh ư ng có hoạt động k i nh doanh là các t ổ chức c ó hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác. b) Hộ, cá nhân kinh doanh; c) Tổ chức k i nh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu. d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt i n thuộc loại rủi ro cao về thuế; đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự i n, đặt i n có hành vi vi phạm về hóa đơn bị xử l ý v i phạm hành chính về hành v i tr ốn thuế, gian lận thuế. Doanh nghiệp hướng dẫn tại điểm d, đ khoản này mua h óa đơn của cơ quan thuế trong thời gian 12 tháng. Hết thời gian 12 tháng, căn cứ tình hình sử dụng h óa đơn, việc kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp và đề nghị của doanh nghiệp, trong thời hạn 5 ngày làm việc, cơ quan thuế có văn bản thông báo doanh nghiệp chuyển sang tự tạo h óa đơn để sử dụng hoặc tiếp tục mua hóa đơn của cơ quan thuế nếu không đáp ứ ng điều kiện tự i n hoặc đặt i n hóa đơn (mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này)”. + Tại điểm b Khoản 2 Điều 12 hướng dẫn như sau: “… Tổ chức, doanh nghiệp thuộc đối tượng mua h óa đơn do cơ quan thuế phát hành chuyển sang tự tạo hóa đơn đặt i n, hóa đơn tự in hoặc h óa đơn điện tử đ ể sử dụng thì phải d ừ ng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tự tạo theo hướng d ẫ n tại Đi ề u 21 Thông tư này.” + Tại điểm c Khoản 1 Điều 21 hướng dẫn như sau: “c) Tổ chức, hộ, cá nhân k i nh doanh mua hóa đ ơ n của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì tổ chức, hộ, cá nhân mua h ó a đ ơ n phải tiến hành hủy hóa đơn theo hướng dẫn tại Đi ề u 29 Thông tư này.” + Tại Điều 27 (đ ượ c sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính) hướng dẫn như sau: “Hàng qu ý , t ổ chức, hộ, cá nhân bán hàng h óa , dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng h óa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, k ể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Báo cáo tình hình sử dụng h óa đơn Qu ý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý I I nộp chậm nhất l à ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất l à ngày 30/01 của năm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Trường hợp t r ong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đ ơ n ghi số lượng h ó a đ ơ n sử dụng bằng không ( = 0). Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành v i vi phạm không được sử dụng hóa đ ơ n tự i n, đặt i n, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua h óa đơn của cơ quan thuế theo hướng d ẫ n tại Đi ề u 11 Thông tư này thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng. …ˮ Căn cứ các quy định trên, Công ty TNHH Công trình Cơ Điện và Kỹ thuật KADA đã sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế từ tháng 12/2016 (đến nay hết th ờ i hạn 12 tháng). Công ty đáp ứng các điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 4, Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính thì được sử dụng hóa đơn điện tử. Trước khi sử dụng, đề nghị Công ty thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính. Công ty phải dừng sử dụng hóa đ ơ n mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Công ty có trách nhiệm nộp Báo cáo t ì nh hình sử dụng h óa đ ơ n theo tháng từ ngày đầu tháng đến hết ngày dừng sử dụng hóa đ ơ n mua của cơ quan thuế và chuyển sang nộp Báo cáo tình hình sử dụng h óa đơn theo quý cho cơ quan thuế kể từ ngày kế tiếp theo quy định tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu trên. Công ty TNHH Công trình Cơ Điện và Kỹ thuật KADA phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đ ơ n điện tử theo quy định. Nếu có vướng mắc, đề nghị Công ty liên hệ v ớ i Phòng Tuyên truyền Hỗ trợ NNT - Cục Thuế TP Hà Nội theo số điện thoại: 02437737940; địa chỉ: G23-24 Thành Công, qu ậ n Ba Đình, TP Hà Nội. Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH Công trình Cơ Điện và Kỹ thuật KADA được biế t./. Nơi nhận: - Như trên; - Phòng TKT1; - Lưu: VT, TTHT (2b). KT. CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG Nguyễn Tiến Trường