272/QĐ-KBNN

Quyết định 272/QĐ-KBNN năm 2009 về Quy trình quản lý nghiệp vụ kho quỹ trên máy tính trong hệ thống Kho bạc Nhà nước BỘ TÀI CHÍNH KHO BẠC NHÀ NƯỚC -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 272/QĐ-KBNN Hà Nội, ngày 09 tháng 4 năm 2009 QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ KHO QUỸ TRÊN MÁY TÍNH TRONG HỆ THỐNG KBNN TỔNG GIÁM ĐỐC KHO BẠC NHÀ NƯỚC Căn cứ Quyết định số 235/2003/QĐ-TTg ngày 13/11/2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Kho bạc Nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính; Căn cứ Quyết định số 61/2002/QĐ-BTC ngày 17/5/2002 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý trong hệ thống KBNN; Theo đề nghị của Trưởng Ban Kho quỹ, Giám đốc Trung tâm Tin học và thống kê, QUYẾT ĐỊNH Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này Quy trình quản lý nghiệp vụ kho quỹ trên máy tính trong hệ thống Kho bạc Nhà nước. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 472/QĐ-KBNN ngày 14/6/2006 của Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước. Chánh Văn phòng, Trưởng Ban Kho quỹ, Giám đốc Trung tâm Tin học và thống kê, Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./. Nơi nhận: - Như Điều 2; - Các KBNN tỉnh, tp trực thuộc TW; - Lưu VT, KQ. KT.TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Trần Minh Hằng QUY TRÌNH QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ KHO QUỸ TRÊN MÁY TÍNH TRONG HỆ THỐNG KHO BẠC NHÀ NƯỚC (Ban hành kèm theo Quyết định số 272/QĐ-KBNN ngày 09/4/2009 của Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước) Phần I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG 1. Phạm vi áp dụng: Quy trình quản lý nghiệp vụ trên máy tính áp dụng tại tất cả các đơn vị Kho bạc Nhà nước trong toàn hệ thống. 2. Các chức danh kho quỹ tham gia sử dụng chương trình: - Trưởng phòng kho quỹ. - Phó phòng kho quỹ. - Thủ kho. - Thủ quỹ. - Kiểm ngân. 3. Yêu cầu đối với cán bộ sử dụng chương trình: - Chấp hành nghiêm các văn bản, chế độ về quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá và tài sản quý do Bộ Tài chính, Kho bạc Nhà nước ban hành. - Thực hiện đúng các quy trình của chương trình quản lý nghiệp vụ kho quỹ (KQKB). - Khi chương trình KQKB trên máy tính gặp sự cố chưa khắc phục được, phải thực hiện ngay quy trình bằng phương pháp thủ công đã được quy định trong các văn bản chế độ hiện hành. Phần II QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ 1. Quản lý tiền mặt: 1.1. Quy trình thu tiền mặt: 1.1.1. Thu tiền mặt tại trụ sở KBNN: Mô tả quy trình: (1) Khách hàng giao chứng từ nộp tiền (giấy nộp tiền vào tài khoản, giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước bằng tiền mặt, biên lai thu phạt, phiếu thu...) cho kế toán. (2) Kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. Sau đó nhập thông tin chứng từ (số hiệu tài khoản, số tiền khách hàng phải nộp...) vào máy (chương trình Kế toán Ngân sách - KTKB), đồng thời ký trên giấy chức danh “kế toán”, nhưng chưa ký kiểm soát chức danh “Kế toán trưởng” và chuyển chứng từ sang phòng (bộ phận) kho quỹ theo đường dây nội bộ. (3) Kiểm ngân kiểm tra sự khớp đúng giữa thông tin nhập trên máy của kế toán và số tiền khách hàng phải nộp trên chứng từ, sau đó thu tiền theo bảng kê, ký và đóng dấu “Đã thu tiền” vào chứng từ và bảng kê; đồng thời nhập máy chương trình KQKB các thông tin về khách hàng (họ tên khách hàng, địa chỉ), chi tiết loại tiền thu. (4) Khách hàng nhận lại 1 liên chứng từ đã có chữ ký của kế toán viên, thủ quỹ và dấu “Đã thu tiền” từ cán bộ kiểm ngân. (5), (6) Kế toán nhận các liên chứng từ thu tiền mặt do kiểm ngân chuyển trả theo đường dây nội bộ và trình Kế toán trưởng. Kế toán trưởng ký kiểm soát trên giấy và máy. Trường hợp khách hàng cần chữ ký của Kế toán trưởng và dấu của bộ phận kế toán (hoặc dấu của điểm giao dịch) trên chứng từ thì kiểm ngân chuyển toàn bộ chứng từ cho kế toán ký, đóng dấu và trả lại 1 liên cho khách hàng. 1.1.2. Thu tiền mặt từ điểm thu chuyển về: Mô tả quy trình: Tại điểm thu, lập Bảng kê thu tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị (điểm thu) và 02 liên Bảng kê các loại tiền nộp. (1) Thủ quỹ điểm thu giao Bảng tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị kế toán phụ thuộc (điểm thu) và toàn bộ chứng từ thu cho kế toán trung tâm. (2) Kế toán trung tâm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. Sau đó hạch toán các nghiệp vụ kế toán liên quan đến chứng từ bảng kê thu; đồng thời ký trên giấy chức danh “kế toán” vào Bảng tổng hợp các nghiệp vụ tại đơn vị kế toán phụ thuộc (điểm thu), nhưng chưa ký kiểm soát chức danh “Kế toán trưởng” và chuyển chứng từ sang phòng (bộ phận) kho quỹ theo đường dây nội bộ. (3), (4): Thủ kho (thủ quỹ) trung tâm kiểm tra sự khớp đúng giữa thông tin nhập trên máy tính của kế toán và số tiền thực tế phải nộp trên Bảng kê các loại tiền nộp; sau đó nhận tiền do thủ quỹ điểm thu nộp và ký xác nhận trên Bảng kê các loại tiền nộp và sổ giao nhận tiền mặt, đồng thời nhập máy chương trình KQKB thông tin khách hàng (thủ quỹ điểm thu), số tiền thực tế đã thu; trả 01 liên Bảng kê các loại tiền nộp cho Thủ quỹ điểm thu; trả lại toàn bộ chứng từ thu cho Kế toán trung tâm, Thủ kho (thủ quỹ) trung tâm chỉ lưu 01 liên Bảng kê các loại tiền nộp. (5) Kế toán trung tâm nhận lại các chứng từ của điểm thu do Thủ kho (thủ quỹ) trung tâm chuyển trả theo đường dây nội bộ và trình Kế toán trưởng. Kế toán trưởng ký kiểm soát trên giấy và máy tính. 1.2. Quy trình chi tiền mặt: Mô tả quy trình: (1) Khách hàng giao chứng từ cho kế toán (séc lĩnh tiền mặt, giấy rút dự toán bằng tiền mặt...) (2) Kế toán kiểm tra chứng từ, nhập thông tin vào máy tính (chương trình KTKB), ký vào chức danh “Kế toán”, trình Kế toán trưởng và Giám đốc. (3) Kế toán trưởng kiểm soát chứng từ trên giấy và máy tính, nếu đúng thì ký chức danh “Kế toán trưởng” và ký trên máy tính; Giám đốc ký trên giấy vào chức danh “Giám đốc”; sau đó chuyển cho bộ phận Kế toán. (4) Kế toán chuyển chứng từ có đủ chữ ký kế toán, kế toán trưởng, Giám đốc cho cán bộ Kho quỹ theo đường dây nội bộ. (5) Thủ quỹ nhận và kiểm soát chứng từ (ngày tháng, họ tên, địa chỉ người lĩnh tiền; số CMND, ngày tháng năm cấp, nơi cấp CMND; số tiền bằng số, bằng chữ); Kiểm tra sự khớp đúng giữa thông tin trên máy do Kế toán chuyển sang và số liệu trên chứng từ; Lập bảng kê phân loại tiền; Nhập máy; Chi tiền cho khách hàng; Ký vào chức danh “Thủ quỹ” và đóng dấu “đã chi tiền” lên bảng kê và chứng từ chi. Khách hàng ký nhận vào các liên chứng từ chức danh “Người lĩnh tiền” và nhận tiền cùng 1 liên chứng từ do Thủ quỹ trả. (6) Kế toán nhận các liên chứng từ chi do kiểm ngân chuyển trả theo đường dây nội bộ. 1.3. Quy trình quản lý tạm ứng; hoàn tạm ứng giữa thủ kho (thủ quỹ) cho các bàn giao dịch (để có tiền lẻ trả lại cho khách hàng): Đối với những đơn vị KBNN có doanh số thu, chi tiền mặt lớn, để có tiền lẻ trả lại cho khách hàng đầu giờ sáng, thủ kho hoặc thủ quỹ có thể ứng một lượng tiền giao dịch nhất định cho các bàn thu, cuối ngày các bàn thu phải hoàn lại cho thủ kho (thủ quỹ) số tiền đã ứng. 1.3.1. Yêu cầu nghiệp vụ: - Đầu giờ sáng thủ kho (thủ quỹ) lập giấy đề nghị tạm ứng tiền lẻ, có Kế toán trưởng ký, trình Giám đốc duyệt. Sau đó, thủ kho (thủ quỹ) chuẩn bị tiền lẻ (theo quy định từng đơn vị) để tạm ứng cho từng bàn. Khi thủ kho (thủ quỹ) giao tiền cho các bàn phải lập bảng kê tiền, nhập máy theo dõi và ký sổ giao nhận tiền mặt. - Từng bàn khi nhận tiền do thủ kho (thủ quỹ) tạm ứng phải nhập máy tính (theo mã số từng bàn để theo dõi). - Cuối ngày các bàn phải hoàn số tiền tạm ứng lại cho thủ kho (thủ quỹ). Việc hoàn tạm ứng phải lập bảng kê và nhập máy tính. Số tiền hoàn tạm ứng bằng đúng số tiền đã nhận đầu giờ sáng (chi tiết từng loại tiền có thể thay đổi). 1.3.2. Quy trình xử lý trên máy tính: - Ứng tiền vào đầu giờ sáng: + Thủ kho (thủ quỹ) khi ứng tiền cho các bàn vào đầu giờ sáng nhập máy (theo mã số của mình) số tiền ứng cho từng bàn (nhập dương chi tiết từng loại tiền). + Từng bàn khi nhận tạm ứng, nhập máy (theo mã từng bàn) số tiền nhận tạm ứng (nhập dương chi tiết từng loại tiền). - Hoàn tạm ứng cuối ngày: + Các bàn hoàn tạm ứng lại cho thủ kho (thủ quỹ) số tiền giá trị đúng bằng số tiền đã nhận tạm ứng đầu giờ sáng (cơ cấu loại tiền có thể thay đổi do trả lại tiền lẻ cho khách hàng trong ngày), các bàn lập bảng kê loại tiền, nhập máy ( nhập âm chi tiết loại tiền hoàn lại cho thủ kho (thủ quỹ) ). + Thủ kho (thủ quỹ) nhận lại tạm ứng của các bàn và nhập máy số tiền hoàn tạm ứng (nhập âm chi tiết từng loại tiền do các bàn hoàn lại) . 1.4. Quy trình quản lý giao nhận tiền mặt: 1.4.1. Tại quầy giao dịch: - Đầu giờ làm việc thủ kho (thủ quỹ) giao tiền mặt cho các bộ phận chi tiền theo bó niêm phong, trường hợp giao các thếp, tờ lẻ phải kiểm đếm từng tờ. - Cuối mỗi ngày làm việc toàn bộ tiền mặt từ các bộ phận thu, bộ phận chi phải giao lại cho thủ quỹ. Việc giao nhận thực hiện theo bó niêm phong; trường hợp giao các thếp, tờ lẻ phải kiểm đếm từng tờ. Thủ kho (thủ quỹ) nhập máy chi tiết từng loại tiền để theo dõi. Từng lần giao nhận giữa thủ quỹ với các bộ phận giao dịch, người giao, người nhận phải ký xác nhận trên sổ giao nhận tiền mặt. Tổng số tiền mặt của bộ phận thu nộp cho thủ quỹ phải bằng toàn bộ số tiền mặt thu trong ngày ghi trên các chứng từ thu và trên các tờ kê phân loại tiền thu. Tổng số tiền mặt của bộ phận chi nộp lại cho thủ quỹ phải bằng tổng số tiền của bộ phận chi đã nhận của thủ quỹ trừ đi số tiền đã chi theo chứng từ và tờ kê phân loại tiền chi. 1.4.2. Tại điểm giao dịch (đơn vị phụ thuộc): - Căn cứ phiếu chi tạm ứng đầu ngày cho điểm giao dịch, thủ quỹ Trung tâm giao tiền mặt cho thủ quỹ điểm giao dịch. - Cuối ngày, căn cứ phiếu thu do kế toán Trung tâm chuyển đến kèm chứng từ thu, chi của điểm giao dịch, thủ quỹ điểm thu nộp tiền mặt cho thủ quỹ trung tâm. Quy trình nhập máy chương trình KQKB tương tự như quy trình thu, chi tại điểm 1.1.1, điểm 1.1.2 và điểm 1.2 nêu trên. 1.5. Quy trình quản lý việc đổi tiền trên máy: Việc đổi tiền cho khách hàng phải được sự đồng ý của lãnh đạo đơn vị và phải lập bảng kê, nhập máy theo dõi, quản lý. Để đảm bảo an toàn, tránh nhầm lẫn, việc đổi tiền chỉ được thực hiện thông qua thủ quỹ hoặc kiểm ngân chi; quy trình cụ thể như sau: - Lập bảng kê loại tiền nhận của người đổi, nhận tiền, nhập máy ( nhập âm chi tiết loại tiền nhận ). - Lập bảng kê loại tiền trả cho người đổi, nhập máy ( nhập dương chi tiết từng loại tiền trả cho người đổi ). - Trả tiền cho người đổi. 1.6. Quy trình xử lý tiền thừa phát sinh trong giao dịch: Cuối tháng, căn cứ số tiền thực tế chênh lệch (do tiền lẻ phát sinh trong quá trình giao dịch) giữa sổ kế toán và kho quỹ, kế toán lập phiếu thu và hạch toán theo quy định. Kho quỹ căn cứ vào phiếu thu của kế toán, sử dụng chức năng “Xử lý số liệu thừa, thiếu so với kế toán” trên chương trình KQKB để xử lý số tiền thừa phát sinh trong giao dịch. 1.7. Quy trình quản lý tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông: Cuối ngày, trước khi kiểm quỹ Thủ kho (thủ quỹ) thống kê chi tiết các loại tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, vào chức năng “Xử lý tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông” nhập số liệu, chương trình sẽ tự động trừ số tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông từng loại trong tổng số tiền tồn quỹ. Khi xuất nộp tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, thủ kho (thủ quỹ) nhập máy chi tiết các loại tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông xuất nộp vào phần “Xử lý tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông”. 1.8. Quy trình quản lý tiền giả: 1.8.1. Thu giữ tiền giả tại quầy giao dịch trong trụ sở : Mô tả quy trình: (1) Kiểm ngân -> (2) Kế toán -> (3) Thủ kho (1) Hàng ngày, khi thu tiền của khách hàng, phát hiện thấy có tiền giả, kiểm ngân phải thu giữ ngay hiện vật và nhập vào máy các nội dung theo yêu cầu như: Họ tên người giao, người nhận, địa chỉ, số tờ, loại tiền, đặc điểm…, chương trình sẽ kết xuất ra Biên bản thu giữ tiền giả (mẫu số 01- CV 1300/KB-NQ) và tự động cập nhật vào Sổ theo dõi thu giữ tiền giả, Sổ theo dõi nhập, xuất tiền giả, Báo cáo tình hình thu giữ tiền giả. Cuối ngày, kiểm ngân chuyển các Biên bản thu giữ tiền giả cho bộ phận kế toán để lập Phiếu nhập kho. (2) Bộ phận kế toán căn cứ vào Biên bản thu giữ lập phiếu nhập kho. (3) Căn cứ phiếu nhập kho, kiểm ngân bàn giao toàn bộ số tiền giả cho Thủ kho (kèm theo Biên bản thu giữ) làm thủ tục nhập kho. 1.8.2. Thu giữ tiền giả tại điểm thu ngoài trụ sở : (1) Thủ quỹ (điểm thu) -> (2) Kế toán -> (3) Thủ kho Mô tả quy trình: (1) Thủ quỹ điểm thu nộp toàn bộ Biên bản thu giữ tiền giả cho bộ phận kế toán làm Phiếu nhập kho. (2) Kế toán căn cứ vào các Biên bản thu giữ, lập Phiếu nhập kho. (3) Thủ quỹ (kiểm ngân) điểm thu nộp toàn bộ số tiền giả theo Phiếu nhập kho (kèm theo Biên bản thu giữ) cho Thủ kho làm thủ tục nhập kho. Thủ kho nhập vào máy các nội dung theo yêu cầu như: Họ tên người giao, người nhận, địa chỉ, số tờ, loại tiền, đặc điểm…, chương trình sẽ kết xuất ra Biên bản thu giữ tiền giả (mẫu số 01- Công văn số 1300/KB-NQ) và tự động cập nhật vào Sổ theo dõi thu giữ tiền giả, Sổ theo dõi nhập, xuất tiền giả, Báo cáo tình hình thu giữ tiền giả. 1.8.3. Nộp tiền giả về KBNN cấp trên, nộp Ngân hàng Nhà nước: - Tại Kho bạc Nhà nước quận, huyện: + Ngày cuối tháng (sau khi khóa sổ), KBNN quận, huyện truyền số liệu về tình hình thu giữ tiền giả trong tháng tại đơn vị lên cấp trên. + Ngày làm việc đầu tiên của tháng kế tiếp, Kế toán lập phiếu xuất kho số tiền giả nộp KBNN tỉnh, thành phố hoặc Ngân hàng. Thủ kho căn cứ vào Phiếu xuất kho, nhập máy các nội dung theo yêu cầu như: Họ tên người giao, người nhận, địa chỉ, số lượng từng loại tiền nộp, sêri…, sau đó in ra Biên bản giao, nhận tiền giả từ chương trình KQKB. Số liệu xuất kho tự động cập nhật vào Sổ theo dõi nhập, xuất tiền giả. - Tại Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố: + Trường hợp KBNN quận, huyện trực tiếp nộp tiền giả cho Ngân hàng trên địa bàn: KBNN tỉnh, thành phố căn cứ vào báo cáo bằng văn bản về tình hình thu giữ tiền giả tại KBNN quận, huyện (phiếu nhập kho của Ngân hàng, phiếu xuất kho của KBNN quận, huyện, Sổ theo dõi nhập, xuất tiền giả) để đối chiếu với số liệu truyền trên chương trình KQKB đảm bảo khớp đúng. + Trường hợp KBNN quận, huyện nộp tiền giả về KBNN tỉnh, thành phố: Căn cứ Phiếu xuất kho của KBNN quận, huyện, kế toán lập Phiếu nhập kho. Thủ kho căn cứ phiếu nhập kho và số tiền giả thực tế nộp, làm thủ tục nhập kho và nhập vào máy chi tiết từng loại tiền nhận, chương trình KQKB sẽ tự động cập nhật số liệu nhập kho vào Sổ theo dõi nhập, xuất tiền giả. Căn cứ Phiếu xuất kho, Sổ nhập xuất tiền giả của KBNN quận, huyện đối chiếu với số liệu truyền trên chương trình KQKB đảm bảo khớp đúng. Cuối tháng, sau khi nhận được số liệu của KBNN quận, huyện truyền về, KBNN tỉnh, thành phố vào chương trình in Báo cáo tình hình thu giữ tiền giả trong toàn tỉnh, thành phố (mẫu 16 Công văn 1188/KB-KQ) gửi KBNN và nộp toàn bộ số tiền giả cho Ngân hàng. Quy trình KBNN tỉnh, thành phố xuất kho tiền giả nộp Ngân hàng thực hiện tương tự như trường hợp KBNN quận, huyện nộp về KBNN tỉnh. 1.9. Quy trình quản lý trả lại tiền khách hàng nộp thừa: Sau khi xác định chính xác số tiền khách hàng nộp thừa, kiểm ngân nhập máy các nội dung: Họ tên người trả lại tiền thừa, họ tên và địa chỉ của người nộp tiền, ngày tháng nộp tiền, số tiền phải nộp theo chứng từ thu, số tiền thực nộp, số tiền nộp thừa; chương trình sẽ cập nhật số liệu vào Sổ theo dõi trả lại tiền khách hàng nộp thừa. 2. Quản lý giấy tờ có giá và tài sản quý: 2.1. Quy trình nhập, xuất giấy tờ có giá, tài sản quý: 2.1.1. Quy trình nhập giấy tờ có giá, tài sản quý: (1) Kế toán theo dõi ấn chỉ -> (2) Thủ kho -> (3) Kế toán theo dõi ấn chỉ Mô tả quy trình: (1) Căn cứ vào các hồ sơ, chứng từ có liên quan (lệnh điều chuyển, phiếu xuất kho của bên giao...) kế toán theo dõi ấn chỉ viết phiếu nhập kho và chuyển cho thủ kho theo đường dây nội bộ. (2) Thủ kho căn cứ vào hồ sơ, chứng từ và phiếu nhập kho do kế toán chuyển đến, tiến hành kiểm nhận, nhập kho; ký phiếu nhập, giao cho bên nhận 01 liên, lưu 01 liên và chuyển các chứng từ còn lại cho kế toán; nhập số liệu vào chương trình KQKB. (3) Kế toán nhận các chứng từ do thủ kho chuyển lại theo đường dây nội bộ. 2.1.2. Quy trình xuất giấy tờ có giá, tài sản quý: (1) Kế toán theo dõi ấn chỉ -> (2) Thủ kho -> (3) Kế toán theo dõi ấn chỉ Mô tả quy trình: (1) Căn cứ vào các hồ sơ, chứng từ có liên quan (lệnh điều chuyển ...) kế toán viết phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho theo đường dây nội bộ. (2) Thủ kho căn cứ vào hồ sơ, chứng từ và phiếu xuất kho do kế toán chuyển đến, tiến hành xuất kho; giao cho khách hàng 01 liên, lưu 01 liên và chuyển các chứng từ còn lại cho kế toán; nhập số liệu xuất kho giấy tờ có giá, tài sản quý vào chương trình KQKB. (3) Kế toán nhận các chứng từ do thủ kho chuyển lại theo đường dây nội bộ. 2.2. Quy trình nhập, xuất giấy tờ có giá hỏng, rách. 2.2.1. Quy trình nhập giấy tờ có giá hỏng, rách. 2.2.1.1. Khi phát hiện trong kho có giấy tờ có giá bị hỏng, rách. (1) Thủ kho -> (2) Kế toán theo dõi ấn chỉ -> (3) Thủ kho Mô tả quy trình: (1) Khi phát hiện trong kho có giấy tờ có giá bị hỏng, rách, Ban quản lý kho lập biên bản xác nhận sự việc chuyển Kế toán theo dõi ấn chỉ. (2) Kế toán theo dõi ấn chỉ căn cứ vào biên bản lập phiếu xuất kho đồng thời lập phiếu nhập hỏng giấy tờ có giá chuyển kho quỹ (bằng đường dây nội bộ). (3) Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu nhập hỏng giấy tờ có giá do Kế toán ấn chỉ chuyển đến thực hiện việc tách số giấy tờ có giá bị hỏng, rách này để theo dõi riêng. Đồng thời nhập máy phiếu xuất kho và nhập hỏng giấy tờ có giá trên chương trình. 2.2.1.2. Khi giấy tờ có giá đã xuất kho đem sử dụng bị hỏng, rách phải nhập về kho. (1) Kế toán bàn -> (2) Kế toán theo dõi ấn chỉ -> (3) Thủ kho Mô tả quy trình: (1)(2) Căn cứ vào số giấy tờ có giá thực tế bị hỏng do kế toán bàn chuyển đến, Kế toán theo dõi ấn chỉ làm thủ tục lập phiếu nhập hỏng chuyển kho quỹ (theo đường dây nội bộ). (3) Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập hỏng do Kế toán theo dõi ấn chỉ chuyển đến thực hiện thao tác lập phiếu nhập hỏng trên chương trình. 2.2.2. Quy trình xuất giấy tờ có giá hỏng, rách. Tương tự như quy trình xuất giấy tờ có giá, tài sản quý (Chỉ khác là Thủ kho vào phần xuất hỏng của chương trình để thực hiện việc xuất kho). Phần III SỔ NGHIỆP VỤ VÀ BÁO CÁO THỐNG KÊ KHO QUỸ 1. Các loại sổ kho quỹ và báo cáo trên máy: 1.1. Các loại sổ kho quỹ trên máy ( theo mẫu biểu đính kèm): - Sổ in ra cuối ngày: + Sổ quỹ tiền mặt (mẫu 09). + Sổ thu (chi) các loại tiền (mẫu số 10). + Sổ kiểm quỹ tiền mặt (mẫu số 14). - Sổ in ra cuối tháng: + Sổ theo dõi trả lại tiền khách hàng nộp thừa (mẫu số 12). + Sổ theo dõi thu giữ tiền giả (mẫu số 13a). + Sổ theo dõi nhập, xuất tiền giả (mẫu số 13b). - Sổ in ra theo từng lần phát sinh: + Sổ theo dõi nhập, xuất giấy tờ có giá (mẫu 01a). + Sổ theo dõi nhập, xuất giấy tờ có giá hỏng (mẫu 01b). + Sổ theo dõi nhập, xuất tài sản quý (mẫu 02). Lưu ý: Các loại sổ giao nhận có chữ ký của người giao, người nhận hoặc chữ ký của khách hàng phải dùng cả 2 loại sổ: Sổ trên máy và sổ bằng tay. Sổ trên máy để kết xuất ra báo cáo, sổ bằng tay để có chữ ký xác nhận 2 bên. 1.2. Các loại báo cáo thống kê nghiệp vụ kho quỹ trên máy: Chương trình KQKB tự động kết xuất các báo cáo nghiệp vụ tuỳ theo kỳ báo cáo (tháng, quý, năm) theo đúng quy định trong công văn số 1188 KB/KQ ngày 29/7/2004. - Báo cáo thống kê thu - chi các loại tiền - Báo cáo tình hình thu giữ tiền giả - Báo cáo trả lại tiền khách hàng nộp thừa. - Báo cáo chi tiết tình hình sử dụng giấy tờ có giá . - Báo cáo thống kê phương tiện kho quỹ. 2. In và bảo quản các loại sổ nghiệp vụ kho quỹ: - Các sổ nghiệp vụ do máy in theo hình thức tờ rời được đánh số trang và đủ chữ ký của các thành phần theo đúng mẫu quy định. - Cuối tháng các trang sổ được xếp thứ tự theo ngày; đóng thành tập và lưu theo chế độ quy định./.