26/2007/QĐ-UBND

Quyết định 26/2007/QĐ-UBND ban hành Quy chế tuyển chọn tổ chức tư vấn xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước thuộc tỉnh Khánh Hòa do Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa ban hành ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------- Số: 26/2007/QĐ-UBND Nha Trang, ngày 13 tháng 6 năm 2007 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ TUYỂN CHỌN TỔ CHỨC TƯ VẤN XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2000 VÀO HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC THUỘC TỈNH KHÁNH HÒA ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004; Căn cứ Quyết định 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước; Căn cứ Quyết định số 17/2006/QĐ-BKHCN ngày 12/9/2006 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban hành quy định về hoạt động tư vấn, đánh giá, chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 đối với cơ quan hành chính Nhà nước; Theo đề nghị của Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế tuyển chọn tổ chức tư vấn xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước thuộc tỉnh Khánh Hòa”. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký. Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc các Sở; Thủ trưởng các ban, ngành, các cơ quan, đơn vị; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã Cam Ranh, thành phố Nha Trang; các tổ chức, cá nhân tư vấn tham gia tuyển chọn chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Lê Xuân Thân QUY CHẾ TUYỂN CHỌN TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TƯ VẤN XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2000 VÀO HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC THUỘC TỈNH KHÁNH HÒA (Ban hành kèm theo Quyết định số 26/2007/QĐ-UBND ngày 13 tháng 6 năm 2007 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng Quy chế tuyển chọn tổ chức, cá nhân tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước thuộc tỉnh Khánh Hòa (sau đây gọi tắt là Quy chế) quy định cụ thể về điều kiện, tiêu chuẩn và quy trình xét chọn để tuyển chọn tổ chức, cá nhân tư vấn xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 (sau đây gọi tắt là tổ chức, cá nhân tư vấn). Quy chế này áp dụng cho các cơ quan hành chính Nhà nước thuộc tỉnh Khánh Hòa nằm trong Kế hoạch xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 do Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt. Điều 2. Nguyên tắc xét chọn Tổ chức, cá nhân tư vấn được tuyển chọn là đơn vị đáp ứng các điều kiện, tiêu chuẩn theo quy định tại Điều 4, 5 của Quy chế này và có giá tư vấn hợp lý, được Hội đồng tuyển chọn tư vấn (sau đây gọi tắt là Hội đồng) thẩm định và Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định công nhận. Việc xét chọn được thực hiện trên cơ sở đánh giá về năng lực, chất lượng và giá cạnh tranh về mức phí của dịch vụ tư vấn Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 giữa ít nhất 03 tổ chức tư vấn trong nước có năng lực tư vấn về ISO trong cơ quan hành chính Nhà nước. Chương II ĐIỀU KIỆN HOẠT ĐỘNG VÀ TIÊU CHUẨN CỦA TỔ CHỨC TƯ VẤN VÀ CHUYÊN GIA TƯ VẤN Điều 3. Điều kiện của tổ chức, cá nhân tham gia tuyển chọn tư vấn 1. Tổ chức, cá nhân tư vấn được tham gia tuyển chọn khi có đủ các điều kiện sau: a) Là doanh nghiệp, tổ chức khoa học và công nghệ hoặc tổ chức khác có năng lực và kinh nghiệm chuyên môn trong lĩnh vực tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, được thành lập theo quy định của pháp luật; b) Có chứng chỉ hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000; c) Có ít nhất 02 chuyên gia tư vấn đủ điều kiện theo quy định tại khoản 2 của Điều này; d) Được cấp giấy xác nhận đủ điều kiện họat động tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2000 đối với cơ quan hành chính Nhà nước của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. 2. Chuyên gia tư vấn thực hiện hoạt động tư vấn độc lập, tham gia tuyển chọn khi có đủ các điều kiện sau: a) Đã tốt nghiệp đại học; b) Đã được đào tạo về Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000; c) Đã được đào tạo và cấp chứng chỉ về quản lý hành chính Nhà nước; d) Đã có kinh nghiệm trong họat động tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng; đ) Có tư cách đạo đức tốt; có năng lực hành vi dân sự đầy đủ; e) Được cấp giấy xác nhận đủ điều kiện hoạt động tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 đối với cơ quan hành chính Nhà nước của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Trường hợp chuyên gia tư vấn đã tốt nghiệp Học viện hành chính quốc gia hoặc có bằng cử nhân Luật sẽ được xem xét để miễn điều kiện quy định tại điểm c, khoản 2 điều này. Chương III TUYỂN CHỌN TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TƯ VẤN ISO 9000:2001 Điều 4. Lập hồ sơ và thông báo đăng ký tuyển chọn 1. Lập hồ sơ mời tư vấn, bao gồm: a) Thư mời tư vấn; b) Quy chế tuyển chọn tư vấn; c) Các thông tin cơ bản có liên quan; d) Các điều kiện ưu đãi (nếu có); e) Điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng. 2. Thông báo đăng ký tuyển chọn Thông báo đăng ký tuyển chọn được thực hiện trên các phương tiện thông tin thích hợp, gửi trực tiếp cho các tổ chức, cá nhân tham gia tư vấn. 3. Mời tổ chức, cá nhân tư vấn Cơ quan xây dựng hệ thống (bên mời) cung cấp hồ sơ cho các tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn độc lập đã được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng cấp Giấy xác nhận đủ điều kiện hoạt động tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2000 đối với cơ quan hành chính Nhà nước. 4. Nhận và quản lý hồ sơ đăng ký tuyển chọn Bên mời chỉ nhận hồ sơ đăng ký tuyển chọn đúng hạn theo quy định của hồ sơ mời và quản lý theo chế độ quản lý hồ sơ “Mật”. Điều 5. Phương thức tuyển chọn và hồ sơ tham gia tuyển chọn 1. Phương thức tuyển chọn Tuyển chọn theo phương thức hai túi hồ sơ: Là phương thức mà tổ chức, cá nhân nộp đề xuất về kỹ thuật và đề xuất về giá trong từng túi hồ sơ riêng vào cùng một thời điểm. Túi hồ sơ đề xuất kỹ thuật sẽ được xem xét trước để đánh giá. Các tổ chức, cá nhân đạt số điểm kỹ thuật 70% trở lên sẽ được mở tiếp túi hồ sơ đề xuất về giá để xem xét. 2. Hồ sơ đăng ký tham gia tuyển chọn tư vấn (sau đây gọi là “Hồ sơ”) là một túi Hồ sơ chung bao gồm các tài liệu sau đây: - Giấy đăng ký tham gia dự thầu của tổ chức và cá nhân tư vấn; - Hai túi hồ sơ riêng để trong túi hồ sơ chung gồm: + Túi hồ sơ đề xuất kỹ thuật; + Túi hồ sơ đề xuất về giá. a) Túi hồ sơ đề xuất kỹ thuật: gồm 02 loại hồ sơ sau: - Hồ sơ đánh giá năng lực tư vấn: Giấy xác nhận đủ điều kiện hoạt động tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2000 của Tổng cục TC-ĐL-CL đối với cơ quan hành chính nhà nước. - Hồ sơ đánh gía chất lượng tư vấn gồm: + Danh sách các dự án đã tư vấn thành công trong lĩnh vực hành chính nhà nước và lĩnh vực tham gia tuyển chọn tư vấn do Thủ trưởng đơn vị xác nhận (nếu là tổ chức tư vấn) và các đơn vị được tư vấn xác nhận (nếu là chuyên gia tư vấn); + Bản kế hoạch hướng dẫn thực hành Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000, với số ngày có mặt trực tiếp của chuyên gia tư vấn tại cơ quan, đơn vị được tư vấn; bản tóm tắt nội dung các khóa đào tạo chính sẽ được thực hiện trong quá trình tư vấn; + Bản cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 đi đến thành công; + Bản cam kết bảo trì Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 sau đánh giá chính thức (trong 03 năm, nếu có). b) Túi hồ sơ đề xuất về giá Hồ sơ đề xuất về giá bao gồm: Bản dự toán tổng kinh phí tư vấn cho cơ quan, đơn vị thanh toán trọn gói (bao gồm: chi phí thực hiện tư vấn, thuế và các chi phí quản lý khác…) được lập thành dự toán chi phí cụ thể của từng phần công việc; phương thức thanh toán. 3. Hồ sơ gồm 01 bản gốc và 02 bản sao. 4. Hồ sơ phải được niêm phong và ghi rõ bên ngoài là: Hồ sơ chào giá cạnh tranh tư vấn ISO9001- 2000; tên tổ chức, cá nhân thực hiện tư vấn. 5. Thời hạn nộp Hồ sơ là 30 ngày, tính từ ngày thông báo mời tuyển chọn tổ chức thực hiện tư vấn. Hồ sơ phải được nộp đúng hạn, ngày nhận hồ sơ được tính là ngày ghi dấu của Bưu điện Khánh Hòa (gửi qua Bưu điện) hoặc dấu “đến” của văn thư cơ quan tiếp nhận hồ sơ (gửi trực tiếp). 6. Trước ngày hết hạn nộp hồ sơ, tổ chức và cá nhân tham gia tuyển chọn có quyền rút hồ sơ, thay hồ sơ mới, bổ sung hoặc sửa đổi hồ sơ đã nộp. Mọi sửa đổi, bổ sung phải nộp trước thời hạn xét chọn và là bộ phận cấu thành của hồ sơ. Điều 6. Tổ chức xét chọn 1. Cơ quan/đơn vị nằm trong danh sách được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000, chủ trì tổ chức việc tiến hành các thủ tục mời tư vấn và xét chọn. 2. Việc đánh giá các Hồ sơ để tuyển chọn tổ chức, cá nhân chủ trì thực hiện tư vấn do Hội đồng chuyên môn tiến hành. Hội đồng chuyên môn có từ 7 đến 9 thành viên là đại diện của các cơ quan sau: - Cơ quan/ đơn vị xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 (Chủ trì và thư ký hội đồng); - Sở Khoa học và Công nghệ (thành viên); - Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (thành viên); - Sở Nội vụ (thành viên); - Sở Kế hoạch và Đầu tư (thành viên); - Sở Tài chính (thành viên); - Cơ quan chủ quản (nếu có, thành viên). 3. Trường hợp sau khi mời tuyển chọn tổ chức tư vấn mà không đủ ba tổ chức, cá nhân và khi mời đến lần thứ hai vẫn chỉ có một hoặc hai đơn vị đăng ký tham gia tư vấn thì việc đánh giá, tuyển chọn tổ chức thực hiện dự án vẫn được tiến hành theo các tiêu chí và trình tự quy định tại các Điều 8, 9 Quy chế này. 4. Việc tuyển chọn tổ chức, cá nhân tư vấn căn cứ vào kết quả đánh giá Hồ sơ theo quy định tại Điều 10 Quy chế này. Điều 7. Phương thức đánh giá hồ sơ kỹ thuật Khi tiến hành đánh giá, Hội đồng mở túi hồ sơ kỹ thuật đánh giá các tiêu chí theo phương thức sau: 1. Việc đánh giá các Hồ sơ được tiến hành bằng cách cho điểm theo từng tiêu chí. Số điểm tối đa cho một hồ sơ là 100, cụ thể phân chia theo các tiêu chí như sau: a) Tiêu chí về năng lực đối với tổ chức, cá nhân tư vấn: Mức tối đa 30 điểm; b) Tiêu chí về chất lượng tư vấn gồm các đề xuất kỹ thuật của dự án: Mức tối đa 70 điểm; Chi tiết về đánh giá các tiêu chí và mức điểm để đánh giá tương ứng được quy định trong Phụ lục kèm theo Quy chế này. 2. Thủ tục đánh giá các hồ sơ của Hội đồng được quy định tại Điều 8 Quy chế này. Điều 8. Thủ tục đánh giá 1. Hội đồng phân công 02 thành viên am hiểu sâu lĩnh vực ISO 9001:2000 và 01 thư ký hội đồng làm phản biện để nhận xét và đánh giá tất cả các Hồ sơ liên quan đến dự án. 2. Thành viên phản biện có trách nhiệm nghiên cứu, phân tích, so sánh các hồ sơ liên quan đến từng dự án và viết bản nhận xét đánh giá từng hồ sơ theo các tiêu chí quy định tại Điều 7 Quy chế này. 3. Hội đồng tổ chức họp khi có ít nhất 2/3 thành viên có mặt, nghe ý kiến nhận xét, đánh giá của Thành viên phản biện, ý kiến góp ý của các Thành viên khác, kiến nghị những sửa đổi, bổ sung cần thiết về những nội dung hoặc các điểm cần lưu ý để hoàn thiện và tiến hành cho điểm vào Phiếu đánh giá đối với từng hồ sơ. 4. Thư ký Hội đồng có trách nhiệm lập biên bản đánh giá đối với từng hồ sơ, lập và gửi báo cáo kết quả đánh giá, danh sách xếp hạng các đơn vị được xét chọn cho Sở Khoa học và Công nghệ - Thường trực Ban chỉ đạo ISO 9000 của tỉnh. Điều 9. Điều kiện được xét chọn Tổ chức, cá nhân được chọn chủ trì thực hiện tư vấn dự án nếu đáp ứng các điều kiện sau: - Hồ sơ đảm bảo các yêu cầu như tại khoản 2,3,4,5,6 Điều 5 Quy chế này; - Hồ sơ được đánh giá với số điểm kỹ thuật đạt tối thiểu trên 70 điểm, trong đó số điểm về chất lượng tư vấn phải đạt tối thiểu 50 điểm và giá tư vấn sau khi hiệu chỉnh lỗi số học có giá cạnh tranh. Chương IV PHÊ DUYỆT, CÔNG BỐ KẾT QUẢ XÉT CHỌN VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG THỰC HIỆN Điều 10. Báo cáo và phê duyệt kết quả xét chọn 1. Cơ quan/đơn vị mời tư vấn lập báo cáo kết quả xét chọn, gửi Sở Khoa học và Công nghệ - Thường trực Ban chỉ đạo ISO 9000 xem xét, trình Ủy ban nhân dân tỉnh. 2. Sở Khoa học và Công nghệ có trách nhiệm thẩm định, trình Ủy ban nhân dân tỉnh ra Quyết định phê duyệt kết quả xét chọn tổ chức tư vấn trong thời hạn 05 ngày tính từ ngày nhận được báo cáo của đơn vị mời tổ chức, cá nhân tư vấn. Điều 11. Công bố kết quả xét chọn, ký hợp đồng thực hiện 1. Kết quả chọn tổ chức tư vấn sẽ được cơ quan mời tư vấn thông báo cho các tổ chức, cá nhân liên quan trong vòng 05 ngày sau khi được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt. Nội dung công bố bao gồm: Tóm tắt mục tiêu, yêu cầu và nội dung của dự án; tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân thực hiện tư vấn dự án; kinh phí và thời hạn thực hiện dự án. 2. Cơ quan/đơn vị mời tư vấn và tổ chức, cá nhân tư vấn được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt thương thảo nội dung và ký hợp đồng; thực hiện triển khai xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của cơ quan/đơn vị theo tiến độ hợp đồng đã ký. Chương V ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 12. Căn cứ vào Kế hoạch các cơ quan, đơn vị xây dựng và triển khai thực hiện hệ thống quản lý chất lượng được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt, Sở Khoa học và Công nghệ - Thường trực Ban chỉ đạo ISO 9000 của tỉnh thông báo và hướng dẫn các cơ quan/đơn vị tổ chức tuyển chọn đơn vị tư vấn theo quy định tại Quy chế này. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị phản ánh về Sở Khoa học và Công nghệ để tổng hợp, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, điều chỉnh./. PHỤ LỤC PHIẾU ĐÁNH GIÁ HỒ SƠ TỔ CHỨC, CÁ NHÂN THAM GIA TUYỂN CHỌN TƯ VẤN ISO 9001:2000 Tên cơ quan/đơn vị chủ trì tuyển chọn:.......................................... ....................................................................................................... TT Tên tiêu chí tuyển chọn Điểm chuẩn Tổ chức, cá nhân 1 Tổ chức, cá nhân n Ghi chú 1 Năng lực tư vấn 30 2 Chất lượng tư vấn 70 2.1 Danh sách các cơ quan hành chính nhà nước đã tư vấn phù hợp với lĩnh vực tuyển chọn: - Có dưới 2 đơn vị - Trên 2 đơn vị 15 5 10 2.2 Kế hoạch tư vấn: - Có bản kế hoạch tư vấn: - Hoàn thành đào tạo: + Dưới 10 tháng: + Trên 10 tháng: - Số ngày có mặt của chuyên gia tư vấn: + Từ 20 ngày trở lên + Dưới 20 ngày - Có đào tạo thêm chương trình quản lý khác (5S, Quản lý hành chính nhà nước …) 40 5 15 10 5 15 10 5 5 2.3 Bản cam kết cung cấp dịch vụ đến thành công 5 2.4 Bản cam kết bảo trì hệ thống 10 Nhận xét và kết luận: ....................................................................... Kiến nghị:......................................................................................... ..........., ngày ..... tháng ..... năm ...... Ký tên