42/2011/QĐ-UBND

Quyết định 42/2011/QĐ-UBND về Quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính do Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang ban hành ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------- Số: 42/2011/QĐ-UBND Tiền Giang, ngày 19 tháng 12 năm 2011 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG Căn c ứ L u ật T ổ c h ứ c H ộ i đồng nh â n d â n và Ủ y ban nh â n dân ngày 26 th á ng 11 năm 2003; Căn c ứ Ng h ị đ ị nh s ố 110/2004/ N Đ -CP ngày 08 th á ng 4 n ă m 2004 c ủ a Chính p h ủ v ề c ông t á c v ă n t h ư ; Căn c ứ Ng h ị đ ị nh s ố 09/2010/ N Đ -CP ngày 08 th á ng 02 n ă m 2010 c ủ a Chính phủ s ử a đổi, b ổ sung m ộ t số đ i ều c ủ a Ng h ị đ ị nh s ố 110/2004/ N Đ -CP ngày 08 tháng 4 n ăm 2004 củ a Chính p h ủ v ề c ông tác v ă n t h ư ; Căn c ứ T hông t ư s ố 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 n ăm 2011 c ủ a Bộ N ộ i v ụ h ư ớ ng d ẫ n t h ể t h ứ c và k ỹ th u ậ t trình bày v ăn b ả n h à nh chính; Xét đề ng h ị c ủ a Gi á m đ ố c S ở N ộ i v ụ , QUYẾT ĐỊNH : Đ i ều 1. B a n h à nh k è m theo Qu y ết định này Quy đ ị nh v ề thể th ứ c và k ỹ th u ậ t t r ình bày v ăn b ả n h à nh chính. Đ i ều 2. Qu y ết định này có h i ệ u l ự c thi hành s a u 10 ngày k ể t ừ ngày ký. Nh ữ ng quy đ ị nh v ề t h ể t h ứ c và k ỹ th u ậ t t r ình bày v ăn b ản h à nh chính và b ả n s a o v ă n b ả n được quy định t ại Qu y ết định s ố 32/2005/ QĐ -UBND ngày 15 th á ng 7 n ăm 2005 c ủ a Ủ y ba n nhâ n dâ n t ỉn h T i ề n G ian g q u y địn h v ề th ể th ứ c v à k ỹ thu ậ t trìn h bà y vă n b ả n h ế t hi ệ u l ự c th i hành. Đ i ều 3. C hánh v ăn phòng Ủ y ban nh â n d â n t ỉ nh, Giám đ ố c S ở N ộ i v ụ , t h ủ t r ư ở ng c ác s ở, b a n, ng à nh t ỉ nh, C h ủ tị c h Ủ y ban nh â n d â n các hu y ện, th à nh, thị và Chủ t ị c h Ủ y ban nh â n d â n các xã, p h ư ờ ng, t h ị t r ấ n c h ị u t r á c h nh i ệm thi h à nh Qu y ết định nà y ./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Dương Minh Điều QUY ĐỊNH VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (Ban hành kèm theo Quyết định số 42/2011/QĐ-UBND ngày 19 tháng 11 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang) C h ương I QUY ĐỊNH CHUNG Đ i ều 1. P h ạ m vi và đ ố i t ư ợng áp d ụ n g Qu y ết định này quy định v ề t h ể th ứ c và kỹ th u ậ t trình bày v ăn b ả n h à nh chính và b ả n sao v ă n bản được á p d ụ ng đối v ớ i v ă n b ản c ủ a c ác cơ qu a n hành chính nhà n ư ớ c, t ổ c hứ c xã h ộ i, t ổ c h ứ c xã h ộ i - nghề ngh i ệp, t ổ c h ứ c kinh t ế và đ ơ n v ị v ũ t r ang nh â n d â n tr ê n địa b à n tỉ nh Tiền Giang. Đối v ớ i các ngành n h ư Kho b ạ c, Ng â n hàng, Th u ế, Tòa á n, Kiểm sát, Thanh t r a, B ảo h i ể m , Đ i ện l ự c, T h ố ng kê, B ư u đi ệ n, Thi h à nh án d â n s ự , Cô n g an, Qu â n s ự n ếu c ó quy định r i ê ng v ề t h ể t h ứ c và k ỹ th u ậ t t r ình bày v ăn b ả n h à nh c hính c ủ a ng à nh thì không á p d ụ ng theo Quy định nà y . Đ i ều 2. T h ể t h ứ c v ă n b ả n Thể t h ứ c v ăn b ản là t ập h ợ p các th à nh p h ầ n c ấu th à nh v ă n b ả n để đ ả m b ảo s ự chính xác, giá t r ị ph á p lý và trá c h nh i ệm c ủ a cơ quan b a n h à nh v ă n b ản đ ó. 1. Thể t hứ c v ăn b ả n hành chính b a o g ồ m c ác thành p h ầ n sau: a) Qu ố c hiệu; b) Tên c ơ qu a n, t ổ c h ứ c ban h à nh v ă n b ả n; c) S ố , ký h iệ u c ủ a vă n b ả n; d) Địa d a nh và ngà y , th á ng, n ăm ban hành v ă n b ả n; đ ) Tên loại và t r í c h y ếu nộ i dung c ủ a v ăn b ả n; e) N ộ i dung v ă n b ản; g) C h ứ c v ụ , h ọ t ê n và c h ữ ký củ a ngư ờ i c ó t h ẩm qu y ền; h) Dấu c ủ a c ơ qu a n, t ổ c h ứ c ; k) Nơi n h ận. 2. Đ ố i v ới c ông v ă n, ngo à i c á c th à nh p h ầ n được quy đ ị nh t ạ i kh o ả n 1 đ i ề u nà y , có t h ể b ổ sung đ ị a c h ỉ cơ qu a n, t ổ c h ứ c; địa c h ỉ thư đi ệ n tử (E- m ail ) ; s ố đi ệ n th o ạ i, s ố Tel e x, s ố F a x; địa c h ỉ Tr a ng thông tin đ i ện t ử (W ebsite) và bi ể u t ư ợ ng ( logo) củ a cơ qu a n, t ổ c h ứ c. 3. Đối v ới c ông đi ệ n, b ả n ghi n h ớ, b ả n c a m kết, b ả n t hỏ a th u ận, g i ấy c h ứ ng nhận, g i ấy ủ y qu y ền, g i ấy m ời, giấy g i ới th i ệu, g i ấy ng h ỉ phép, g i ấy đ i đường, g i ấy biên n h ậ n hồ s ơ, ph i ế u g ử i, ph i ế u c hu y ển, t h ư công không b ắ t b u ộ c phải c ó t ấ t c ả các th à nh p h ần t h ể t h ứ c tr ê n và có t h ể b ổ sung đ ị a c h ỉ c ơ quan, t ổ c h ứ c; đ ị a c h ỉ t h ư đ i ệ n t ử (E - m ail ) ; s ố đi ệ n thoại, s ố Tel e x, s ố Fax; đ ị a c h ỉ Tr a ng thông tin đ i ệ n t ử ( W ebsite) và biểu t ư ợ ng ( logo) c ủ a cơ qu a n, t ổ c h ứ c. Đ i ều 3. K ỹ th u ậ t trình bày v ă n b ả n K ỹ th u ật t r ình bày v ă n b ản quy định t ạ i Q uy đ ị nh này b a o g ồ m khổ giấ y , k i ể u t r ình bà y , đ ị nh l ề tr a ng v ă n b ả n, v ị trí t r ình bày các thành p h ần t h ể t h ứ c, phông c h ữ , cỡ c h ữ , k i ểu c h ữ và các chi t i ết t r ình bày khác, được áp d ụ ng đ ố i v ớ i v ă n b ản được s o ạn t h ảo tr ê n m á y vi tính s ử dụ ng c h ư ơ ng trình s o ạ n t h ả o v ă n b ả n (n h ư M ic r oso f t W o r d f or W indows) và in r a g i ấ y ; c ó thể áp d ụ ng đối v ới v ă n b ả n đư ợ c so ạ n t h ả o bằng các phư ơ ng pháp hay p h ư ơ ng ti ệ n k ỹ th u ậ t kh á c h o ặ c v ă n b ản đư ợ c làm trên g i ấy m ẫu in s ẵ n; không á p d ụ ng đối v ớ i v ă n b ả n được in th à nh s á ch, in tr ê n b á o, t ạ p chí và các l o ại ấn p h ẩm khác. Đ i ều 4. Phô n g c h ữ t rình b ày v ă n b ả n Phông c h ữ s ử d ụ ng t r ình bày v ă n b ả n tr ê n m á y vi tính là phông c h ữ t i ế ng Việt c ủ a b ộ m ã ký t ự Uni c ode th e o Ti ê u ch u ẩ n V i ệt Nam TCVN 6909:200 1 . Điều 5. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày 1. Khổ g i ấy V ăn b ả n hành c hính được trình bày trên k h ổ giấy A4 (210 m m x 297 m m ). Các v ă n b ả n n h ư gi ấ y g i ới th i ệ u, g i ấy bi ê n n h ậ n hồ s ơ, ph i ếu g ử i, ph i ếu chu y ển được t r ình b à y trên k h ổ giấy A5 (148 m m x 210 mm ) h o ặ c trên g i ấy m ẫu in s ẵ n (A5). 2. Kiểu trình bày V ăn b ả n h à nh c hính được trình bày th e o c h i ề u dài c ủ a tr a ng g i ấy k h ổ A4 (định h ư ớ ng b ả n in theo c h i ề u dài) T r ư ờ ng h ợ p n ộ i dung v ă n bản c ó các b ả ng, b i ể u n h ư ng không được làm th à nh các p h ụ lụ c r i ê ng thì v ăn b ả n có thể được trình bày th e o ch i ề u r ộ ng c ủ a tr a ng g i ấy ( đ ị nh h ư ớ ng b ả n in th e o c h i ều r ộ ng). 3. Định l ề tr a ng v ă n bản ( đối v ới k h ổ g i ấy A4) L ề trên: cá c h m ép tr ê n 20 m m ; Lề dưới: cách mép dưới 20mm; Lề trái: cách mép trái 30mm; L ề p h ả i : các h m é p ph ả i 2 0 m m. 4. V ị trí t r ình bày các thành p h ần t h ể t h ứ c v ă n b ản tr ê n m ộ t t r ang g i ấy k h ổ A4 được thể hi ệ n theo s ơ đồ b ố trí c á c th à nh p h ầ n t h ể th ứ c v ăn b ả n kèm theo Qu y ết định này (P h ụ lụ c I I ). V ị t r í t r ình bày các th à nh p h ầ n t h ể th ứ c v ăn b ả n tr ê n m ộ t trang g i ấy k h ổ A 5 được á p d ụ ng t ư ơ ng t ự th e o s ơ đồ t ạ i p h ụ l ụ c tr ê n. C h ương II THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN Đ i ều 6. Q u ố c h i ệu 1. Thể t hứ c Qu ố c h i ệu ghi t r ên v ă n b ả n bao g ồ m 2 dòng c h ữ : “ C ỘNG HÒA XÃ H ỘI C H Ủ NG H Ĩ A V I ỆT NA M ” và “ Độc lậ p - T ự do - Hạ nh phú c ”. 2. K ỹ th u ật trình bày Qu ố c hiệu được trình bày t ại ô s ố 1, ch i ế m kh o ảng 1/2 t r ang giấy th e o chiều ngang, ở phía t r ên, b ê n p h ả i. Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng đậm; Dòng thứ hai: “ Độc lậ p - Tự d o - H ạ nh phúc ” đư ợ c t r ình b à y b ằng c h ữ in t h ư ờ ng, c ỡ c h ữ t ừ 13 đ ế n 14 ( n ếu dòng t h ứ nh ấ t c ỡ c h ữ 12, thì dòng thứ h a i cỡ c h ữ 13; n ếu dòng t h ứ n h ấ t c ỡ c h ữ 13 thì dòng t h ứ hai c ỡ c h ữ 14), k i ể u c h ữ đứng, đ ậ m ; được đ ặ t canh g i ữ a d ư ớ i dòng t h ứ nh ấ t; c h ữ c á i đ ầ u c ủ a các c ụ m t ừ được viết hoa, g i ữ a c ác c ụ m t ừ có gạch n ố i, c ó cá c h c h ữ ; phía d ư ớ i c ó đường k ẻ ngang, n é t l i ền, c ó độ dài b ằng độ d à i c ủ a dòng c h ữ ( s ử dụ ng l ệ nh Draw, không dùng l ệ nh Underline ) , c ụ t h ể: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc l ậ p - T ự do - H ạ nh phúc --------------------------------------- Hai dòng trên được t r ình bày cách nhau dòng đ ơ n. Đ i ều 7. Tên c ơ qua n , t ổ c h ức ban hành v ă n b ả n 1. Thể t hứ c Đối v ớ i Đ o à n Đ ạ i b i ể u Q u ố c h ộ i t ỉ nh; H ộ i đồng nh â n d â n và Ủ y b a n nh â n d â n các c ấ p không ghi cơ qu a n c h ủ q u ản. Tên cơ qu a n, t ổ c h ứ c ban h à nh v ă n b ả n b a o g ồ m tên c ủ a cơ qu a n, t ổ c h ứ c c h ủ q u ả n t r ự c t i ế p ( n ế u có) và t ê n c ủ a c ơ qu a n, t ổ c h ứ c ban h à nh v ă n b ản. a) Tên c ơ qu a n, t ổ c h ứ c ban hành v ă n bản p h ải đư ợ c ghi đ ầ y đủ hoặc được v i ế t t ắ t th e o quy đ ị nh t ạ i v ăn b ản th à nh l ập, quy định c h ứ c n ăng, nhiệm v ụ , qu y ền h ạ n và c ơ c ấu t ổ c h ứ c b ộ m á y , phê ch u ẩn, c ấp g i ấy ph é p h o ạt động ho ặ c công n h ận t ư cá c h pháp nh â n c ủ a cơ quan, t ổ c h ứ c c ó thẩm qu y ề n. Ví d ụ 1: ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG ---------------- Ví d ụ 2: ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ MỸ THO ---------------- b) Đối với c á c s ở, b a n, ngành, các c ơ qu a n chu y ên m ôn th u ộ c UBND t ỉ nh có c ơ qu a n c h ủ q u ản c ấp tr ê n t r ự c t i ếp thì tên củ a cơ quan, t ổ c h ứ c c h ủ q u ản t r ự c t i ế p c ó t h ể v i ế t t ắt n h ữ ng c ụ m t ừ thông d ụ ng n h ư Ủ y ban nh â n d â n (UBND). Ví d ụ 1: UBND TỈNH TIỀN GIANG SỞ XÂY DỰNG ---------------- Ví d ụ 2: UBND TỈNH TIỀN GIANG SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ ---------------- 2. K ỹ th u ật trình bày Tên cơ qu a n, t ổ c h ứ c b a n h à nh v ăn b ả n đư ợ c t r ình bày t ạ i ô s ố 2; chiếm kh o ả ng 1/2 tr a ng g i ấy th e o c h i ề u ng a ng, ở phía tr ê n, b ê n t r ái. Tên cơ qu a n, t ổ c h ứ c c h ủ q u ả n tr ự c tiếp đư ợ c trình bày b ằng c h ữ in hoa, cùng c ỡ c h ữ n h ư cỡ c h ữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng. V í d ụ : UBND TỈNH TIỀN GIANG TRUNG T ÂM XÚC T I ẾN Đ Ầ U T Ư - T H ƯƠNG M Ạ I - DU L Ị CH ---------------- Các dòng c hữ tr ê n đ ư ợ c t r ình bày cách nh a u dòng đ ơ n. Đ i ều 8. S ố , k ý h i ệu c ủa v ă n b ả n 1. Thể t hứ c a) Số c ủ a v ă n b ản là s ố t h ứ t ự đ ă ng ký v ă n b ả n t ạ i v ă n t h ư c ủ a c ơ qu a n, t ổ c h ứ c. S ố c ủ a v ă n b ả n được ghi b ằ ng c h ữ s ố Ả -r ậ p, b ắt đ ầ u t ừ s ố 01 v à o ngày đ ầ u n ăm và k ết thúc v à o ngày 31 th á ng 12 hàng n ă m . b) Ký h i ệ u c ủ a v ăn bản - Ký hi ệ u c ủ a v ăn b ả n hành c hính có t ê n l o ại b a o g ồ m c h ữ viết t ắt t ê n l o ạ i v ă n b ả n theo b ả ng c h ữ v i ết t ắt tên l o ạ i văn bản và b ả n s a o kèm th e o Qu y ết định này (P h ụ l ụ c I) và c h ữ v i ế t t ắ t t ê n c ơ qu a n, t ổ c h ứ c b a n hành v ă n b ả n. S ố : …./T ê n l o ại v ă n b ả n-Tên c ơ qu a n b a n h à nh v ă n b ả n Ví d ụ : B á o c á o s ố 20 c ủ a UBND t ỉ nh Ti ề n Gi a ng b a n hành đ ư ợ c ghi n h ư sau: S ố : 20/BC-UB N D Qu y ết đ ị nh s ố 30 c ủ a Sở K ế h o ạ c h và Đ ầ u tư ban h à nh được ghi n h ư s a u: S ố : 30/ Q Đ -KH & Đ T - Ký hi ệ u c ủ a c ông v ă n b a o g ồ m c h ữ v i ết tắt t ê n c ơ quan, t ổ c h ứ c ban h à nh c ông v ă n và c h ữ v i ế t t ắt tên đ ơ n v ị s o ạn t h ả o c ông văn đ ó. S ố : …./ C ơ quan b a n h à nh - Đ ơ n v ị s o ạ n t h ả o Ví d ụ : C ông v ăn số 130 c ủ a UBND t ỉ nh do Phòng Nghi ê n c ứ u T ổ ng h ợp s o ạ n t h ả o được ghi n h ư s a u: S ố : 130/UB N D-TH Công v ă n s ố 215 c ủ a S ở Nộ i v ụ do V ă n phòng S ở s o ạ n t h ảo đư ợ c ghi n h ư sau: S ố : 215/SNV-VP - T r ư ờ ng h ợ p các H ộ i đồng, các B a n t ư v ấ n c ủ a cơ qu a n đư ợ c s ử d ụ ng con d ấ u c ủ a cơ quan để b a n hành v ăn b ả n và Hộ i đ ồ ng, Ban được ghi là “ c ơ quan” b a n h à nh v ăn bản thì p h ải l ấy số c ủ a H ộ i đ ồ ng, B an. Ví d ụ : Qu y ết định s ố 01 c ủ a H ộ i đồng thi tuyển công c h ứ c Sở N ộ i vụ được ghi n h ư s a u: S ố : 01/ Q Đ - HĐ TTCC - Việc ghi ký h i ệu c ông v ă n do UBND c ấp huyện, c ấ p xã b a n hành b a o gồ m c h ữ vi ế t tắt t ê n c ơ qu a n, t ổ c h ứ c b a n h à nh công v ăn và c h ữ v i ế t t ắ t tên l ĩ n h v ự c (Kinh t ế, Y t ế, Tài chính - K ế hoạ c h, Tài ngu y ên và M ôi t r ư ờ ng, N ộ i v ụ , Lao đ ộ ng Thư ơ ng binh và xã hộ i, … đư ợ c quy đ ị nh t ạ i M ụ c 2, Mụ c 3, C h ư ơ ng IV, L u ật T ổ c h ứ c Hộ i đ ồ ng nh â n d â n và Ủ y ban nh â n dân n ă m 2003) được gi ả i qu y ết t r ong công v ă n. C h ữ v i ế t t ắt tên c ơ quan, t ổ c h ứ c và các đ ơ n v ị trong m ỗ i cơ quan, t ổ c h ứ c hoặc lĩ nh v ự c đối v ới U B ND c ấp hu y ện, xã do c ơ quan, t ổ c h ứ c quy định cụ t h ể đ ả m b ả o n g ắ n g ọ n, d ễ h i ể u. Ví d ụ : C ông v ă n số 12 c ủ a UBND th à nh p h ố Mỹ Tho b a n h à nh g i ả i qu y ết v ề l ĩ nh v ự c kinh t ế đư ợ c ghi n h ư sau: S ố : 12/UBND-KT 2. K ỹ th u ật trình bày S ố , ký h i ệ u c ủ a v ă n b ản được t r ình bày t ại ô số 3, đ ư ợ c đ ặ t c anh g i ữ a d ư ớ i tên c ơ qu a n, t ổ c h ứ c b a n h à nh v ă n b ản. T ừ “ S ố ” được trình bày bằng c h ữ in t h ư ờ ng, ký h i ệu b ằ ng c h ữ in hoa, c ỡ c h ữ 13, k i ểu c h ữ đ ứ ng, s a u t ừ “ S ố ” có d ấ u h a i c h ấ m , v ới n h ữ ng s ố nhỏ h ơ n 10 phải ghi thêm s ố 0 phía t r ư ớ c, g i ữ a s ố và ký hiệu v ă n b ả n có d ấu g ạch c h é o, g i ữ a các nhóm c h ữ v i ế t t ắt trong ký h i ệ u v ă n b ả n có d ấ u g ạ ch n ố i, không cá c h c h ữ . Ví d ụ : S ố : 19/SNV-VP ( C ông v ă n c ủ a S ở N ộ i v ụ do V ă n phòng S ở s o ạ n t h ả o). S ố : 23/B C -SKH&CN (Báo c á o c ủ a S ở Khoa h ọ c và C ông ngh ệ ). Đ i ều 9. Đ ị a danh và ngày, t h áng, n ă m ban hành v ă n b ả n 1. Thể t hứ c a) Địa danh ghi t r ên v ă n b ả n là t ê n g ọ i chính t h ứ c c ủ a đ ơ n v ị hành c hính n ơ i c ơ qu a n, t ổ c h ứ c đ óng t r ụ s ở. - Đị a dan h gh i trê n v ă n b ả n c ủ a cá c c ơ quan , t ổ c h ứ c c ấ p tỉ n h l à tê n c ủ a t ỉ nh. Ví dụ: Văn bản của UBND tỉnh; các sở, ban, ngành và các đơn vị trực thuộc sở, ngành do UBND tỉnh Tiền Giang ký quyết định thành lập thì ghi địa danh là Tiền Giang, - Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan trung ương đóng trên địa bàn tỉnh Tiền Giang thì ghi địa danh là Tiền Giang , Ví d ụ : V ăn b ả n c ủ a K i ểm toán nhà n ư ớ c khu v ự c IX là cơ quan trung ư ơng đ óng tr ê n địa bàn t ỉ nh T i ề n Giang thì ghi đ ị a d a nh là Tiền Giang, - Địa d a nh ghi tr ê n v ă n bản c ủ a c á c cơ quan, t ổ c h ứ c c ấ p hu y ện, th à nh ph ố , t h ị xã là t ê n củ a hu y ện, th à nh p h ố , t h ị xã đ ó. Ví d ụ : V ăn b ả n c ủ a UBND thành p h ố Mỹ Tho và c ác phòng, ban th u ộ c th à nh phố M ỹ Tho thì ghi địa danh là Mỹ Tho, V ăn b ả n c ủ a UBND hu y ện C a i L ậy và các phòng, b a n th u ộ c hu y ện Cai L ậy thì ghi địa d a nh là Cai Lậy, - Địa danh ghi trên v ăn b ả n c ủ a H ộ i đ ồ ng nh â n d â n, Ủ y ban nh â n d â n và c ủ a c á c t ổ c h ứ c c ấp xã là t ê n c ủ a xã, phư ờ ng, t h ị t r ấn đ ó. Ví d ụ : V ăn bản củ a UBND p h ư ờ ng 4, th à nh p h ố Mỹ Tho thì ghi đ ị a d a nh là Phường 4, Văn bản của UBND xã Nhị Bình, huyện Châu Thành thì ghi địa danh là Nhị Bình, - Đối với các thị trấn có tên trùng với tên của huyện thì địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức thuộc thị trấn ghi thêm hai chữ thị trấn (TT.) Ví d ụ : V ăn b ả n c ủ a UBND t h ị t r ấn C h ợ G ạ o ( hu y ện C h ợ G ạo) b a n h à nh thì g h i đ ị a d a nh là TT. Chợ Gạo, b) Ngà y , th á ng, n ăm b a n h à nh v ă n b ản Ngà y , tháng, n ăm ban hành v ă n b ả n là ngà y , tháng, năm v ăn bản được ký và ban h à nh. Ngà y , tháng, n ăm b a n h à nh v ă n b ả n p h ải được viết đ ầ y đ ủ , các c h ỉ s ố ngà y , tháng, n ăm dùng c h ữ s ố Ả -r ậ p, đối v ớ i n h ữ ng s ố c h ỉ ng à y n h ỏ h ơ n 10 và th á ng 1, 2 p h ả i ghi th ê m s ố 0 phía trư ớ c. Ví d ụ : Tiền Giang, ngày 05 tháng 02 năm 2011 2. K ỹ th u ật trình bày Địa d a nh và ngà y , tháng, n ăm ban h à nh v ăn bản được t r ình b à y trên c ùng m ộ t dòng v ớ i s ố , ký h i ệ u v ă n b ả n, t ạ i ô s ố 4, b ằ ng c h ữ in thư ờ ng, c ỡ c h ữ 13, k i ể u c h ữ nghi ê ng, c á c c h ữ cái đ ầ u củ a địa danh p h ả i v i ế t hoa, sau đ ị a d a nh c ó d ấ u p h ẩ y , đ ị a d a nh và ngà y , th á ng, n ăm được đ ặ t c a nh g i ữ a d ư ớ i Q u ố c h i ệ u. V í d ụ : CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc l ậ p - T ự do - H ạ nh phúc --------------------------------------- Tiền Giang, ngày 22 tháng 02 năm 2011 Đ i ều 10. Tên l o ạ i và trích y ếu n ộ i du n g c ủa v ă n b ả n 1. Thể t hứ c Tên lo ạ i văn b ả n là tên c ủ a t ừ ng l o ại v ă n bản do c ơ quan, t ổ c h ứ c b a n h à nh. Khi ban h à nh v ăn b ản đ ề u p h ả i ghi tên l o ạ i, t r ừ c ông v ăn. Trích y ếu n ộ i dung củ a v ăn bản là m ộ t câu n g ắ n g ọ n h o ặc m ộ t c ụ m t ừ , phản á nh kh á i quát nộ i dung c h ủ y ếu củ a v ă n b ả n. 2. K ỹ th u ật trình bày Tên l o ạ i và trí c h yếu n ộ i dung v ăn b ản c ủ a các v ă n b ả n c ó ghi t ê n l o ạ i được trình bày t ại ô s ố 5a. Tên lo ạ i v ă n b ản ( nghị qu y ết, qu y ết định, c h ỉ th ị , thông b á o, báo c áo, k ế hoạch, t ờ trình và c á c l o ạ i v ă n b ả n khác có t ê n l o ại) được đ ặ t canh g i ữ a b ằ ng c h ữ in hoa, c ỡ c h ữ 14, k iể u c h ữ đứng, đ ậ m . Trích y ếu n ộ i dung văn b ản có t ê n l o ạ i được đ ặ t c a nh g i ữ a, ng a y d ư ớ i t ê n l o ạ i v ă n bản b ằ ng c h ữ in t h ư ờng, cỡ c h ữ 14, k i ể u c h ữ đ ứ ng, đ ậ m ; bên d ư ớ i trích y ếu có đường k ẻ ng a ng, nét l i ền c ó độ dài b ằng 1/2 độ d à i c ủ a dòng c h ữ và đ ặ t cân đối so v ới dòng c h ữ . Ví d ụ : QU Y ẾT ĐỊNH V ề v i ệc đ i ều đ ộ n g cán b ộ ---------------- Trích y ếu n ộ i dung c ông v ă n được t r ình bày t ại ô s ố 5b, s a u c h ữ “ V/v” b ằ ng c h ữ in t h ư ờng, c ỡ c h ữ 13, k i ểu c h ữ đ ứ ng, được đ ặ t c a nh gi ữ a d ư ớ i s ố và ký h i ệ u v ăn b ả n, cá c h dòng 6pt v ới số và ký h i ệu v ăn b ả n. Ví dụ: UBND TỈNH TIỀN GIANG SỞ NỘI VỤ -------- Số: 05/SNV-CBCC V/v xét nâng lương cho CBCC năm 2011 Đ i ều 11. N ộ i d ung v ă n b ả n 1. Thể t hứ c a) N ộ i dung v ă n b ản là thành p h ầ n c h ủ y ếu củ a v ăn b ả n. Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau: - Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật; - Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác; - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản; - Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó; - Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh). Ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”, trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó; - Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo (Phụ lục VI) kèm theo Quyết định này. b) Bố cục của văn bản Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể: Văn bản hành chính có thể được bố cục như sau: - Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm; - Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm; - Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm. Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề. 2. Kỹ thuật trình bày Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6. Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào 1.27 cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines). Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”. a) Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau: - Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; Ví dụ: C h ương I QUY ĐỊNH CHUNG - M ụ c: Từ “ M ụ c” và số thứ t ự c ủ a m ụ c được trình bày trên m ộ t dòng ri ê ng, c anh g i ữ a, b ằ ng c h ữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả-rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; Ví dụ: M ục 1 CÔNG TÁC V Ă N T H Ư - Đ i ề u: T ừ “ Đ i ều”, s ố t h ứ t ự và ti ê u đề c ủ a đ i ề u được t r ình bày b ằ ng c h ữ in t h ư ờ ng, cá c h l ề tr á i 1 def a ult t a b, s ố t h ứ t ự c ủ a đ i ều dùng c h ữ s ố Ả -r ậ p, sau s ố t h ứ t ự c ó d ấu c h ấ m ; c ỡ c h ữ 14, k iể u c h ữ đứng, đ ậ m . Ví d ụ : Đ i ề u 1. - Kh o ả n: Số thứ t ự c ác kh o ản t r ong m ỗ i m ụ c dùng c h ữ s ố Ả - rập, sau s ố t h ứ t ự c ó d ấ u c h ấ m , cỡ c h ữ 14, k i ểu c h ữ đứng; n ế u khoản có tiêu đ ề , s ố t h ứ t ự và ti ê u đề c ủ a kh o ả n được t r ình bày trên m ộ t dòng ri ê ng, b ằ ng c h ữ in t h ư ờ ng, c ỡ c h ữ 14, k iể u c h ữ đứng. Ví d ụ : 1. … - Đ i ể m : T h ứ t ự các đi ểm trong m ỗ i kho ả n dùng các c h ữ cái t i ếng V i ệt th e o t h ứ t ự abc, sau c ó d ấ u đ óng ng o ặc đ ơ n, b ằ ng c h ữ in t h ư ờ ng, c ỡ c h ữ 14, k iể u c h ữ đ ứ ng. Ví d ụ : a) … b) Trư ờ ng h ợ p n ộ i dung v ă n bản được ph â n chia th à nh c á c p h ầ n, m ụ c, kh o ả n, đ i ểm thì t r ình bày n h ư s a u: - Phần: Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng. Điều 12. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 1 . T h ể t h ứ c C h ứ c v ụ , h ọ , t ê n, c h ữ ký c ủ a ngư ờ i ký t h ể h i ệ n tính ph á p lý và n g ư ờ i c h ị u trá c h nh i ệm v ề n ộ i dung v ă n b ả n, n g ư ờ i ký p h ả i đ úng t h ẩm qu y ền. Khi ký v ă n b ả n không dùng bút c hì, không dùng m ự c đỏ hoặc các t h ứ m ự c d ễ ph a i. a) Việc ghi qu y ền h ạ n c ủ a ngư ờ i ký được t h ự c hiện n h ư sau: - T r ư ờ ng h ợ p ký th a y m ặt t ập t h ể thì p h ải ghi c h ữ vi ế t t ắ t “ TM.” (thay m ặt) v à o t r ư ớ c t ê n t ậ p t h ể lãnh đ ạ o h o ặc t ê n c ơ qu a n, t ổ c h ứ c; Ví d ụ : TM. Ủ Y BAN NHÂN DÂN T Ỉ NH C H Ủ T Ị CH - Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu; Ví d ụ : KT. C H Ủ T Ị CH PHÓ C H Ủ T Ị CH KT. GIÁM Đ Ố C PHÓ GIÁM Đ Ố C T r ư ờ ng h ợ p c ấp phó được gi a o p h ụ trá c h thì t h ự c hiện n h ư c ấp phó ký thay c ấp t r ư ở ng. - T r ư ờ ng h ợp ký t h ừ a l ệ nh thì p h ả i ghi c h ữ v i ế t t ắ t “ TL.” (t h ừ a l ệ nh) v à o t r ư ớ c c h ứ c v ụ c ủ a n g ư ờ i đ ứ ng đ ầ u c ơ qu a n, t ổ c h ứ c. Ví d ụ : TL. C H Ủ T Ị CH CHÁNH V Ă N PHÒNG TL. GIÁM Đ Ố C CHÁNH V Ă N PHÒNG - T r ư ờ ng h ợ p ký t h ừ a ủ y qu y ền thì p h ải ghi c h ữ v i ế t t ắ t “ TUQ.” (t h ừ a ủ y qu y ền) vào t r ư ớ c c h ứ c v ụ c ủ a n g ư ời đứng đ ầ u c ơ qu a n, t ổ c h ứ c. Ví d ụ : TUQ. GIÁM Đ Ố C T R ƯỞNG PHÒNG CÁN B Ộ CÔNG C H ỨC b) C h ứ c v ụ c ủ a ngư ờ i ký C h ứ c v ụ ghi t r ên v ă n b ả n là c h ứ c v ụ l ã nh đ ạ o c hính t h ứ c c ủ a n g ư ờ i ký v ă n b ả n trong c ơ quan, t ổ c h ứ c; c hỉ ghi ch ứ c v ụ n h ư C h ủ t ị c h, P hó c h ủ t ị c h, Giám đ ố c, P hó Gi á m Đốc, Q. Giám đốc (Qu y ền G iám đ ố c) v . v.. không ghi n h ữ ng c h ứ c v ụ m à nhà n ư ớ c không quy định như c ấ p phó t h ư ờ ng t r ự c, c ấ p phó phụ tr á ch, v . v… không ghi l ại tên c ơ qu a n, t ổ c h ứ c t r ừ c á c v ăn b ả n li ê n t ị ch, v ă n b ả n do h a i hay nh i ề u c ơ qu a n, t ổ c h ứ c b a n h à nh. C h ứ c danh ghi tr ê n v ăn b ản do c á c t ổ c h ứ c t ư v ấn ( không th uộ c cơ c ấ u tổ c h ứ c c ủ a cơ qu a n đ ư ợ c quy đ ị nh t r ong qu y ết đ ị nh th à nh l ập; qu y ết đ ị nh quy đ ị nh c h ứ c n ă ng, nh i ệm v ụ , cơ cấu tổ c h ứ c c ủ a cơ quan) b a n h à nh là c h ứ c d a nh l ã nh đ ạ o c ủ a ngư ờ i ký v ă n bản t r ong B a n h o ặ c H ộ i đồng. Đ ố i v ới những Ban, Hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong Ban hoặc hội đồng không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức. Đối với những Ban, Hội đồng được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan, tổ chức của người ký ở dưới. Ví d ụ : TM. H ỘI Đ Ồ NG C H Ủ T Ị CH (Chữ ký, dấu của UBND tỉnh) KT. T R ƯỞNG BAN PHÓ T R ƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu của UBND tỉnh) C H Ủ T Ị CH U B ND T Ỉ NH Ngu y ễn V ă n Kha n g PHÓ C H Ủ T Ị CH UBND T Ỉ NH D ương Minh Đ i ều c) H ọ tên b a o g ồ m h ọ , t ê n đ ệ m ( n ếu c ó) và t ê n c ủ a n g ư ờ i ký v ă n b ản. Đ ố i v ớ i v ă n b ả n quy p h ạ m pháp l u ậ t và v ă n bản h à nh chính, t r ư ớ c h ọ tên c ủ a ngư ờ i ký, không ghi h ọ c h àm , h ọ c v ị và các danh h i ệu vinh d ự khác. Đối với v ăn b ả n c ủ a các t ổ c h ứ c s ự nghi ệ p gi á o d ụ c, y t ế, khoa h ọ c hoặc l ự c l ư ợ ng v ũ tr a ng đư ợ c ghi thêm họ c hà m , h ọ c vị , qu â n hà m . 2. K ỹ th u ật trình bày Qu y ền h ạ n, c h ứ c v ụ c ủ a ngư ờ i ký được trình bày t ại ô số 7a, c h ứ c v ụ kh ác c ủ a ngư ờ i ký được t r ình bày t ạ i ô s ố 7b, c á c c h ữ viết t ắt qu y ền h ạ n n h ư : “ TM.”, “ KT.”, “ TL.”, “ TUQ.” và c hứ c v ụ c ủ a n g ư ời ký đư ợ c t r ình bày b ằ ng c h ữ in hoa, cỡ c h ữ 14, k iể u c h ữ đ ứ ng, đ ậ m . H ọ t ê n c ủ a ngư ờ i ký văn b ả n được trình bày tại ô s ố 7b, b ằng c h ữ in t h ư ờ ng, cỡ c h ữ 14, k i ểu c h ữ đứng, đ ậ m , được đ ặ t c anh g i ữ a so v ới quyền hạn, c h ứ c v ụ c ủ a ngư ờ i ký. C h ữ ký củ a ngư ờ i có t h ẩm qu y ền được trình bày t ại ô s ố 7c. Đ i ều 13. D ấ u c ủ a c ơ quan, t ổ c h ứ c Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Dấu được đóng vào khoảng giữa, mép phải của văn bản trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản. Sau khi người có thẩm quyền ký, văn bản ban hành phải được đóng dấu để đảm bảo tính pháp lý. Chỉ đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm qu y ền, không được đ óng d ấ u k h ố ng c h ỉ . D ấu c ủ a cơ qu a n, t ổ c h ứ c được t r ình bày t ại ô s ố 8 Đ i ều 14. N ơi n h ậ n 1. Thể t hứ c N ơi n h ậ n xác định nh ữ ng cơ qu a n, t ổ c hứ c, đ ơ n vị và cá nh â n nh ậ n v ă n b ả n v ớ i m ụ c đ í c h và trá c h nh i ệm cụ t h ể như để kiểm tra, giám sát; để xem xét, g i ả i quyết; để thi h à nh; để báo c áo; để tr a o đổi công v i ệ c ; để b i ế t và để l ư u. N ơi n h ậ n p h ả i được xác định c ụ thể t r ong v ăn b ả n. C ăn c ứ quy đ ị nh c ủ a pháp l u ật; c ă n c ứ c h ứ c n ă ng, nh i ệm vụ , qu y ền h ạn c ủ a c ơ qu a n, t ổ c h ứ c và qu a n h ệ công t á c; c ă n c ứ yêu c ầ u g i ải qu y ết công v i ệc, đ ơ n v ị h o ặ c c á nh â n s o ạ n t h ả o hoặc c h ủ trì so ạ n t h ả o c ó tr á ch nh i ệm đề xuất n h ữ ng cơ qu a n, t ổ c h ứ c, đ ơ n v ị và cá nhân n h ận v ă n b ản trình n g ư ờ i ký v ă n b ản qu y ết định. Đối v ớ i văn b ản c hỉ g ử i c ho m ộ t s ố đối t ư ợng cụ thể thì p h ả i ghi tên t ừ ng cơ qu a n, t ổ c h ứ c, cá nhân n h ậ n văn b ả n; đối v ớ i v ă n bản được g ử i c ho m ộ t h o ặc m ộ t s ố nhóm đ ố i t ư ợ ng n h ất định thì n ơ i n h ậ n được ghi c hung. Ví d ụ : - Các sở, b a n, ngành t ỉ nh; - Ủ y ban nh â n d â n c á c hu y ện, th à nh, t h ị . Đối với n h ữ ng v ăn bản c ó ghi tên l o ại, n ơ i n h ậ n bao g ồ m t ừ “ N ơi n h ậ n” và p h ầ n li ệ t kê c ác c ơ qu a n, t ổ c h ứ c, đ ơ n v ị và cá nh â n nh ậ n v ăn b ả n. Đối v ới c ông v ă n h à nh c hính, n ơi n h ận b a o g ồ m hai p h ần: - P h ầ n t h ứ nh ấ t b a o g ồ m t ừ “ Kính g ử i”, s a u đ ó là t ê n các c ơ qu a n, t ổ c h ứ c hoặc đ ơ n v ị , cá nhân t r ự c t i ế p g i ải qu y ết công v i ệc; - P h ầ n t h ứ ha i ba o gồ m t ừ “ N ơ i nh ậ n” , ph í a d ư ớ i l à t ừ “N h ư trê n ” , t i ế p th eo l à tê n cá c c ơ quan , t ổ ch ứ c , đơ n v ị v à c á nhâ n c ó liê n qua n khá c n h ậ n vă n bả n. 2 . K ỹ th uậ t trìn h bà y Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b a) P h ầ n n ơ i n h ậ n tại ô s ố 9a ( á p d ụ ng đối v ớ i công v ă n h à nh c hính) t r ình bày n h ư s a u: - T ừ “ Kính g ử i” và tên các c ơ quan, t ổ c h ứ c hoặc cá nh â n n h ận v ăn b ả n được trình bày b ằng c h ữ in t h ư ờ ng, c ỡ c h ữ 14, k i ể u c h ữ đứng. - Sau t ừ “ Kính g ử i” có d ấ u hai c h ấ m , n ế u c ông v ă n c h ỉ g ử i c ho m ộ t c ơ quan, t ổ c h ứ c hoặc m ộ t cá nhân thì t ừ “ Kính g ử i” và tên c ơ quan, t ổ c h ứ c, cá nhân được t r ình bày tr ê n c ùng m ộ t dòng; t r ư ờ ng h ợ p c ông v ă n g ử i c ho hai hay nh i ề u c ơ qu a n, t ổ c hứ c hoặc c á nh â n t r ở lên thì tên m ỗ i c ơ qu a n, t ổ c h ứ c, cá nhân được trình bày trên m ộ t dòng riêng, đ ầ u dòng c ó g ạ c h đ ầ u dòng, c uố i dò n g có dấu c h ấm p h ẩ y , c u ố i dòng c u ố i c ùng c ó d ấ u c h ấ m , các g ạch đ ầ u dòng đư ợ c trình bày t h ẳ ng h à ng v ớ i nh a u d ư ớ i dấu hai chấm. Ví dụ 1: Kính gửi: Sở Nội vụ tỉnh Tiền Giang Ví dụ 2: Kính gửi: - Các S ở, b a n, ng à nh t ỉ nh; - Phòng N ộ i vụ các hu y ện, th à nh, t h ị ; - UBND các xã, p h ư ờng, t h ị t r ấ n. b) P h ầ n n ơi n h ậ n t ại ô s ố 9b ( á p d ụ ng c hung đối v ới công v ăn h à nh chính và các l o ại v ă n b ả n khác) được trình bày n h ư s a u: - T ừ “ N ơi n h ậ n” đ ư ợ c t r ình bày tr ê n m ộ t dòng r i ê ng (ng a ng hàng v ớ i dòng c h ữ qu y ền h ạ n, c h ứ c v ụ c ủ a n g ư ờ i ký) và sát l ề tr á i; phía sau c ó d ấu hai c h ấ m , v i ết b ằng c h ữ in t h ư ờ ng, c ỡ c h ữ 12, k i ể u c h ữ nghi ê ng, đ ậ m ; - P h ần l i ệ t kê các c ơ quan, t ổ c h ứ c, đ ơ n vị và cá nh â n n h ận văn b ả n đư ợ c trình bày trên m ộ t dòng r i ê ng b ằ ng c h ữ in thư ờ ng, c ỡ c h ữ 11, kiểu c h ữ đứng, đ ầ u dòng có g ạ c h đ ầ u dòng, s á t l ề trái; c u ố i dòng có d ấu c h ấm phẩ y ; riêng dòng c u ố i c ùng b a o g ồ m c h ữ “ L ư u” s a u c ó d ấu hai c h ấ m ; t i ếp theo là c h ữ viết t ắ t “ VT” ( v ăn t h ư ), d ấ u p h ẩ y , c h ữ v i ế t t ắ t t ê n đ ơ n vị hay b ộ ph ậ n s o ạ n t h ả o văn b ả n và c u ố i c ùng là d ấ u c h ấ m . Ví d ụ : N ơ i n h ận: - Các S ở , ba n , n g ành t ỉ n h ; - CT v à các P C T UBND t ỉ n h; - L ưu: VT, NC. Đ i ều 15. Các t h ành p h ầ n t h ể t h ứ c k hác 1. Thể t hứ c a) D ấu chỉ m ứ c độ m ật Việc xác định và đ óng d ấ u độ m ật (tuyệt m ật, t ố i m ật h o ặc m ậ t), d ấ u t h u h ồ i đối v ớ i v ă n b ả n c ó n ộ i dung bí m ật nhà nư ớ c được t h ự c hi ệ n th e o quy định t ại Đ i ều 5, 6, 7, 8 c ủ a Pháp l ệ nh B ảo v ệ bí mật nhà n ư ớ c n ăm 2000. b) Dấu c h ỉ m ứ c độ k h ẩn Tùy theo mứ c độ c ầ n được c hu y ển phát nhanh, v ă n b ản được x á c định độ khẩn (k h ẩ n, t h ư ợng khẩn, h ỏ a t ố c, h ỏ a t ố c h ẹn g i ờ). Khi s o ạ n t h ả o v ă n b ả n c ó tính c h ấ t k h ẩ n, đ ơ n v ị h o ặ c cá nh â n so ạ n t h ảo v ăn b ả n đề xuất m ứ c độ k h ẩ n trình n g ư ờ i ký v ăn b ả n qu y ết đ ị nh. c) Đ ố i v ớ i n h ữ ng v ă n b ả n c ó p h ạm vi, đối t ư ợ ng được p h ổ bi ế n, s ử dụ ng h ạ n chế, s ử d ụ ng c á c c h ỉ d ẫn v ề phạm vi l ư u hành n h ư “ T R Ả LẠ I SAU KHI HỌ P ( H Ộ I NG H Ị)”, “ XEM XONG T R Ả L Ạ I”, “ LƯU HÀNH NỘI BỘ”. d) Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (Website). đ) Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành. e) Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề, văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng c h ữ s ố La Mã. g) Văn b ả n có h a i tr a ng t r ở lên thì p h ải đ á nh s ố tr a ng b ằ ng c h ữ s ố Ả -r ậ p. 2. K ỹ th u ật trình bày a) D ấu c h ỉ m ứ c độ m ật D ấu độ m ật có ba mứ c độ m ật x ếp th e o t h ứ t ự t ă ng d ần: “ Mật”, “ T ố i m ật” và “ T u y ệt m ật” và đư ợ c khắc s ẵ n. D ấu đư ợ c t r ình bày b ằng c h ữ in hoa, c ỡ c h ữ 14, k i ểu chữ đứng, đ ậ m và được đ ặ t c â n đ ố i trong khung hình c h ữ nhật v i ề n đ ơ n. D ấu độ m ật được đ óng v à o ô số 10, d ấu thu h ồ i được đ óng v à o ô s ố 11. b) Dấu c h ỉ m ứ c độ k h ẩn Co n d ấ u cá c đ ộ k h ẩ n đ ư ợ c k h ắ c sẵ n hìn h c h ữ nh ậ t c ó k íc h th ư ớ c 30m m x 8 mm ; 40mm x 8 mm ; 20 m m x 8 m m trên đ ó c á c c h ữ “ K H Ẩ N”, “ T H Ư Ợ NG K H Ẩ N”, “ H Ỏ A T Ố C” và “ H Ỏ A T Ố C HẸ N G I Ờ ” t r ình bày b ằ ng c h ữ in hoa, cỡ c h ữ 14, k i ể u c h ữ đứng, đ ậ m và đ ặ t c â n đ ố i t r ong khung hình c h ữ nhật v i ề n đ ơ n. D ấ u đ ộ kh ẩ n đ ư ợ c đón g và o ô s ố 10b . M ự c đ ể đ ón g d ấ u đ ộ k h ẩ n dùn g m à u đ ỏ t ư ơ i . c) Các c hỉ dẫn v ề ph ạ m vi l ư u h à nh Các c h ỉ d ẫn v ề phạm vi l ư u h à nh trình b à y t ại ô s ố 11, các c ụ m t ừ “ T R Ả LẠ I SAU KHI H Ọ P ( HỘ I NG H Ị)”, “ XEM XONG T R Ả LẠ I ”, “ L ƯU HÀNH NỘ I B Ộ ” t r ình bày cân đối t r ong khung hình c h ữ n h ậ t v i ền đ ơ n, b ằ ng c h ữ i n hoa, c ỡ c h ữ 14, k i ể u c h ữ đ ứ ng, đ ậ m . d) Đ ị a c h ỉ cơ qu a n, t ổ c h ứ c; địa c h ỉ t h ư đi ện t ử (E-M a il); s ố đ i ệ n th o ạ i, s ố Telex, s ố F a x; địa c h ỉ Trang thông tin đ i ệ n t ử ( W ebsite). Các thành phần này được trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản. đ) Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành Được trình bày tại ô số 13, ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng. e) P h ụ l ụ c v ăn b ả n P h ụ l ụ c v ă n b ả n đư ợ c t r ình bày tr ê n các trang r i ê ng; t ừ “ P h ụ l ụ c” và số t h ứ t ự c ủ a p h ụ l ụ c đ ư ợ c trình bày th à nh m ộ t dòng riêng, c anh g i ữ a, b ằng c h ữ in t h ư ờ ng, cỡ c h ữ 14, k i ểu c h ữ đứng, đ ậ m ; tên p h ụ l ụ c được t r ình bày canh g i ữ a, b ằ ng c h ữ in hoa, c ỡ c h ữ 14, k i ểu c h ữ đ ứ ng, đ ậ m . g) S ố tr a ng v ă n b ản Số tr a ng được trình bày tại góc p h ả i ở c u ố i tr a ng g i ấy (p h ần f oot e r) b ằ ng c h ữ s ố Ả -r ậ p, c ỡ c h ữ 14, k i ểu c h ữ đứng, không đ á nh s ố trang t h ứ nhất. Số tr a ng c ủ a phụ l ụ c được đ ánh s ố riêng th e o t ừ ng p h ụ l ụ c. Mẫu c h ữ và c hi t i ết trình bày các thành p h ầ n t h ể t h ứ c v ă n b ản th e o ( P h ụ lụ c IV) kèm theo Qu y ết đ ị nh nà y . M ẫ u t rìn h bà y m ộ t s ố lo ạ i v ă n b ả n h àn h chín h t h e o (P h ụ lụ c V ) kè m t h e o Q u yế t địn h nà y. Chương III THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢN SAO Đ i ều 16. T h ể t h ức b ả n sao Thể t hứ c s a o bao g ồ m : 1. Hình t h ứ c s a o: “ SAO Y B Ả N CHÍNH” h o ặc “ TRÍCH SAO” h o ặc “ SAO L Ụ C”. 2. Tên cơ quan, t ổ ch ứ c sao v ă n b ả n 3. S ố , ký h i ệ u b ản s a o b a o g ồ m s ố thứ t ự đ ă ng ký được đ á nh c hung c h o các lo ạ i bản s a o do c ơ qu a n, t ổ c h ứ c th ự c hiện và c h ữ v i ế t t ắt tên l o ạ i bản s a o th e o b ảng c h ữ v i ế t t ắ t tên l o ạ i v ă n b ản và b ản s a o kèm th e o Qu y ết định này (P h ụ lụ c I ). S ố đư ợ c ghi b ằ ng c h ữ s ố Ả -rập, b ắ t đ ầ u t ừ s ố 01 vào ng à y đ ầ u n ăm và k ế t thúc vào ngày 31 th á ng 12 h à ng n ă m . 4. Các th à nh p h ầ n t h ể t h ứ c khác c ủ a b ản s a o v ă n b ả n g ồ m : đ ị a danh, ngà y , th á ng, n ăm sao v ă n bản, qu y ền hạn, c h ứ c vụ , h ọ tên, c h ữ ký c ủ a ngư ờ i có t h ẩm qu y ền, d ấ u củ a cơ quan, t ổ c h ứ c s a o v ă n bản và n ơi n h ậ n v ă n bản s a o được th ự c h i ệ n th e o h ư ớ ng d ẫn tại Đ i ề u 9, 12, 13, 14 c ủ a Qu y ết đ ị nh này . Đ i ều 17. K ỹ t h u ậ t tr ình bày 1. Vị trí trình bày các thành phần thể thức bản sao (trên trang giấy khổ A4) Thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao kèm theo Quyết định này (Phụ lục III). Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao được photocopy, dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản. 2. Kỹ thuật trình bày bản sao a) C ụ m t ừ “ SAO Y B Ả N CHÍNH”, “ T R ÍCH SAO” h o ặc “ S AO L Ụ C” được t r ình bày t ại ô s ố 1 (Phụ l ụ c II I ) b ằ ng c h ữ in hoa, c ỡ c h ữ 14, k i ểu c h ữ đứng, đ ậ m . b ) Tê n c ơ quan , t ổ ch ứ c sa o v ă n b ả n t ạ i ô s ố 2 ; số , k ý h iệ u b ả n s a o tạ i ô s ố 3 ; đ ị a danh và ngà y , th á ng, n ăm sao t ạ i ô số 4; c h ứ c vụ , h ọ t ê n và c h ữ ký củ a n g ư ờ i có t h ẩm qu y ền t ạ i ô s ố 5a, 5b và 5 c ; d ấu c ủ a cơ quan, t ổ c h ứ c sao v ăn b ả n tại ô s ố 6; n ơi n h ận t ại ô s ố 7 đư ợ c t r ình bày theo h ư ớ ng d ẫ n t r ình bày các thành p h ầ n t h ể th ứ c t ạ i (P h ụ lụ c I II). Mẫu c h ữ và c hi t i ế t trình bày các th à nh p h ầ n t h ể th ứ c b ản s a o theo (P h ụ lụ c IV ) ; m ẫu trình b à y b ản sao theo ( P hụ l ụ c V) kèm theo Q u y ết định nà y . C h ương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Đ i ều 18. Tổ c h ứ c t h ực h i ện 1. Giám đ ố c Sở N ộ i v ụ c ó trá c h nh i ệm theo dõi, đ ôn đốc, k i ể m tra các c ơ quan, t ổ c h ứ c, địa p h ư ơ ng t h ự c hiện Q uy định nà y . 2. T h ủ t r ư ở ng các cơ qu a n, t ổ c h ứ c, địa phư ơ ng c h ị u t r ách nhiệm phổ b i ế n, t ổ c h ứ c t r i ể n khai th ự c h i ệ n Q uy đ ị nh này trong c ơ quan, t ổ c h ứ c, địa p h ư ơ ng m ình ( k ể cả c ác đ ơ n v ị t r ự c th u ộ c). Trong quá trình th ự c h i ệ n n ế u c ó phát sinh n h ữ ng v ấn đề c ầ n b ổ sung, s ử a đổi, đề ng h ị c ác ng à nh, địa phư ơ ng phản ảnh v ề Ủ y ban nh â n d â n t ỉ nh (qua Sở N ộ i v ụ ) để nghiên c ứ u, giải qu y ết./. FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN