1407/2001/QĐ-NHNN

Quyết định 1407/2001/QĐ-NHNN về Chế độ quản lý, sử dụng và hạch và hạch toán tài sản cố định, công cụ lao động, vật liệu của Ngân hàng nhà nước do Thống đốc Ngân hàng nhà nước ban hành NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC ******** CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ******** Số: 1407/2001/QĐ-NHNN Hà Nội, ngày 12 tháng 11 năm 2001 QUYẾT ĐỊNH CỦA THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM SỐ 1407/2001/QĐ-NHNN NGÀY 12 THÁNG 11 NĂM 2001 BAN HÀNH CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG, VÀ HẠCH TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH, CÔNG CỤ LAO ĐỘNG, VẬT LIỆU CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC Căn cứ Luật Ngân hàng Nhà nước số 01/1997/QH10 ngày 12/12/1997; Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày 2/3/1993 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ; Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính, QUYẾT ĐỊNH Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này "Chế độ quản lý, sử dụng và hạch toán tài sản cố định, công cụ lao động, vật liệu của Ngân hàng Nhà nước". Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký. Những quy định trước đây về quản lý và hạch toán tài sản cố định, công cụ lao động, vật liệu của Ngân hàng Nhà nước trái với Chế độ này hết hiệu lực thi hành. Điều 3. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước, Giám đốc Chi nhành Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. Nguyễn Thị Kim Phụng (Đã ký) CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG VÀ HẠCH TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH, CÔNG CỤ LAO ĐỘNG, VẬT LIỆU CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC (Ban hành kèm theo Quyết định số 1407/2001/QĐ-NHNN ngày 12 tháng 11 năm 2001 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước) Chương 1 QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều hành và đối tượng áp dụng Chế độ này quy định việc quản lý, sử dụng và hạch toán đối với các loại tài sản (bao gồm tài sản cố định, công cụ lao động và vật liệu) tại các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước gồm: Các Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, Cục Quản trị, Văn phòng đại diện Ngân hàng Nhà nước tại TP. Hồ Chí Minh, Cục Công nghệ tin học Ngân hàng, và các đơn vị sự nghiệp không hưởng kinh phí từ Ngân sách Nhà nước (dưới đây gọi là các đơn vị Ngân hàng Nhà nước). Điều 2. Tiêu chuẩn và căn cứ xác định tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình, công cụ lao động, vật liệu (dưới đây gọi tắt là tài sản) 1. Tài sản cố định hữu hình: là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể (từng đơn vị tài sản có kết cấu độc lập hoặc một hệ thống gồm nhiều tài sản liên kết với nhau để thực hiện một hay một số chức năng nhất định mà nếu thiếu bất kỳ một bộ phận nào trong đó thì cả hệ thống không hoạt động được) và có đủ cả hai tiêu chuẩn sau đây: - Có giá trị từ 5.000.000 (năm triệu) đồng trở lên - Có thời gian sử dụng từ một năm trở lên. Trường hợp một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau, trong đó mỗi bộ phận cấu thành có thời gian sử dụng khác nhau và nếu thiếu một bộ phận nào đó mà cả hệ thống vẫn thực hiện được chức năng hoạt động chính của nó mà do yêu cầu quản lý, sử dụng tài sản cố định đòi hỏi phải quản lý riêng từng bộ phận thì mỗi bộ phận tài sản đó được coi là tài sản cố định hữu hình độc lập. 2. Tài sản cố định vô hình: Là những tài sản cố định không có hình thái vật chất cụ thể, thể hiện một lượng giá trị đã được đầu tư thoả mãn cả hai tiêu chuẩn như tài sản cố định hữu hình (Ví dụ: chi phí để có quyền sử dụng đất, chi phí mua phần mềm máy vi tính). 3. Công cụ lao động: là các loại tài sản, dụng cụ, đồ dùng không đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định (không đủ cả hai tiêu chuẩn hoặc chỉ có một trong hai tiêu chuẩn). 4. Vật liệu: là các loại tài sản tiêu hao trong quá trình sử dụng hoặc biến đổi thành thực thể vật chất của sản phẩm như (Ví dụ: giấy trắng đặc biệt, giấy tờ in, vật liệu văn phòng, phụ tùng thay thế, xăng dầu) và các loại đồ dùng có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn hoặc lắp đặt bổ sung vào các tài sản khác. Điều 3. Nguồn vốn, nguồn kinh phí mua sắm tài sản. 1. Đối với tài sản cố định: Nguồn vốn mua sắm tài sản cố định và xây dựng cơ bản được hình thành từ nguồn vốn ngân sách cấp, nguồn vốn khấu hao, tiền thanh lý tài sản cố định, nguồn vốn được trích vào chi phí bằng 12% giá trị tài sản cố định theo quy định hiện hành, các nguồn vốn bổ sung khác trong quá trình hoạt động. Nguồn vốn mua sắm tài sản cố định và xây dựng cơ bản được quản lý và hạch toán tập trung tại Vụ Kế toán - Tài chính và cấp cho các đơn vị Ngân hàng Nhà nước được phép mua sắm tài sản cố định và xây dựng cơ bản. 2. Đối với công cụ lao động: nguồn kinh phí mua sắm và sử dụng công cụ lao động của Ngân hàng Nhà nước nằm trong tổng số chi phí quản lý của Ngân hàng Nhà nước được phép chi tiêu hàng năm. Căn cứ vào kế hoạch chi phí quản lý hàng năm được Thống đốc Ngân hàng Nhà nước phê duyệt, Vụ Kế toán - Tài chính xét duyệt hạn mức kinh phí mua sắm và sử dụng công cụ lao động trong tổng số chi phí quản lý duyệt cho từng đơn vị Ngân hàng Nhà nước hàng năm. Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước chỉ được chi mua sắm và sử dụng công cụ lao động trong phạm vi hạn mức kinh phí được duyệt. 3. Đối với vật liệu: Nguồn kinh phí mua sắm và sử dụng vật liệu của Ngân hàng Nhà nước nằm trong tổng số chi phí quản lý của Ngân hàng Nhà nước được phép chi tiêu hàng năm. Căn cứ vào kế hoạch chi phí quản lý hàng năm được Thống đốc Ngân hàng Nhà nước phê duyệt, Vụ Kế toán - Tài chính xét duyệt hạn mức kinh phí mua sắm và sử dụng vật liệu trong tổng số chi phí quản lý duyệt cho từng đơn vị Ngân hàng Nhà nước hàng năm. Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước chỉ được sử dụng vật liệu trong phạm vi hạn mức kinh phí được duyệt và số điều hoà từ nguồn kinh phí khác (nếu chỉ tiêu vật liệu không phải là chỉ tiêu khống chế). Điều 4. Trách nhiệm của Vụ Kế toán - Tài chính trong việc quản lý tài sản của Ngân hàng Nhà nước. 1. Quản lý các nguồn vốn, nguồn kinh phí mua sắm tài sản của hệ thống Ngân hàng Nhà nước. 2. Hướng dẫn, kiểm tra việc mua sắm, quản lý, sử dụng tài sản tại các đơn vị Ngân hàng Nhà nước. 3. Tham mưu cho Thống đốc Ngân hàng Nhà nước trong việc quản lý, sử dụng và phát triển nguồn vốn, nguồn kinh phí mua sắm tài sản trong toàn hệ thống ngân hàng Nhà nước. Điều 5. Trách nhiệm của các đơn vị Ngân hàng Nhà nước. 1. Thực hiện đúng các quy định về mua sắm, sử dụng, quản lý tài sản của Nhà nước, của Ngân hàng nhà nước và các quy định khác có liên quan của Nhà nước, đảm bảo tính hiệu quả và tiết kiệm chi phí. 2. Có biện pháp bảo vệ an toàn tài sản, đảm bảo cho tài sản hoạt động tốt và sử dụng lâu dài. 3. Tất cả các loại tài sản của Ngân hàng Nhà nước tại đơn vị phải được hạch toán chính xác, đầy đủ, kịp thời vào sổ sách kế toán và thực hiện báo cáo theo đúng quy định hiện hành. Điều 6. Lập kế hoạch về tài sản: 1. Đối với tài sản cố định: Hàng năm, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải lập các kế hoạch sau đây: - Kế hoạch về đầu tư xây dựng cơ bản (kể cả việc cải tạo, trang bị mới các thiết bị bảo vệ của kho tiền). - Kế hoạch mua xắm tài sản cố định và phương tiện tin học. - Kế hoạch sửa chữa tài sản cố định. 2. Đối với công cụ lao động và vật liệu: Các đơn vị lập dự toán chung trong kế hoạch thu chi tài chính hàng năm. Điều 7. Xử lý tổn thất tài sản 1. Tài sản được coi là tổn thất trong những trường hợp sau: + Tài sản bị mất, hỏng, không đảm bảo chất lượng trong quá trình sử dụng hoặc bảo quản. + Tài sản là vật liệu hao hụt quá định mức quy định. 2. Khi phát hiện tài sản bị tổn thất các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải lập ngay Biên bản để làm căn cứ xử lý. 3. Việc xử lý tổn thất tài sản các đơn vị Ngân hàng Nhà nước được xử lý theo quy định về quản lý các Nguồn vốn, quỹ và thu chi tài chính của Ngân hàng Nhà nước. Chương 2 QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI SẢN MỤC 1 QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Điều 8. Phân loại tài sản cố định hữu hình 1. Nhà cửa, vật kiến trúc: Là các loại tài sản cố định hình thành sau quá trình thi công, xây dựng cơ bản (Ví dụ: trụ sở, nhà làm việc, nhà kho, trụ sở kiêm kho tiền, nhà ở, nhà nghỉ). 2. Máy móc, thiết bị: - Máy móc thiết bị động lực (Ví dụ: Máy phát điện, máy biến áp, thiết bị nguồn điện). - Máy móc thiết bị công tác: + Máy móc, thiết bị loại điện tử tin học (Ví dụ: Máy vi tính, máy in). + Máy móc thông tin liên lạc, điện ảnh, y tế. + Máy bơm nước. - Dụng cụ làm việc đo lường, thí nghiệm: + Thiết bị kiểm tra, đếm, phân loại tiền và ngân phiếu thanh toán. + Thiết bị thử nghiệm, đo lường vàng bạc đá quý, kim loại quý. 3. Dụng cụ quản lý: - Máy điều hoà (gồm cả điều hoà hệ thống). - Bàn ghế, tủ, giá, kệ các loại. - Két sắt. - Máy hút bụi, hút ẩm, thiết bị chống mối mọt. - Các tài sản cố định dùng cho công tác quản lý khác. 4. Thiết bị, phương tiện vận tải: bao gồm ô tô, xe máy, phương tiện bốc dỡ, nâng hàng, các phương tiện đường thuỷ. 5. Các tài sản cố định khác: Là các loại tài sản cố định không thuộc các nhóm nói trên: - Các loại máy móc thiết bị không dùng cho hoạt động chính hoặc không phục vụ cho công tác quản lý của Ngân hàng Nhà nước (Ví dụ: Máy giặt, máy lọc nước, tủ lạnh, tủ đông lạnh, tủ đựng thức ăn, thang máy (nếu hạch toán riêng), nhạc cụ). - Thiết bị y tế. - Các tài sản cố định khác. Điều 9. Phân loại tài sản cố định vô hình Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước thực hiện phân loại chi tiết từng loại tài sản cố định vô hình theo thực tế phát sinh. Điều 10. Xác định nguyên giá tài sản cố định 1. Xác định nguyên giá tài sản cố định được xác định theo nguyên tắc sau: a. Nguyên giá tài sản cố định mua sắm bao gồm: giá mua thực tế phải trả (giá ghi trên chứng từ), trừ đi các khoản giảm giá, chiết khấu (nếu có), và cộng với các chi phí có liên quan trong quá trình mua sắm như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí lắp đặt, chạy thử trước khi đưa tài sản cố định vào sử dụng, thuế và lệ phí trước bạ (nếu có). b. Nguyên giá tài sản cố định hình thành từ xây dựng cơ bản: là giá quyết toán của công trình xây dựng theo quy định tại Điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành cộng với các chi phí khác có liên quan và lệ phí trước bạ (nếu có). c. Nguyên giá tài sản nhận bàn giao: là nguyên giá ghi trên sổ kế toán của đơn vị bàn giao. d. Nguyên giá tài sản cố định được cấp, được biếu, tặng: là giá trị theo đánh giá thực tế của Hội đồng giao nhận và các chi phí khác có liên quan như chi phí vận chuyển, lắp đặt, chạy thử trước khi đưa tài sản cố định vào sử dụng e. Nguyên giá tài sản cố định vô hình: - Chi phí về đất sử dụng: nguyên giá là toàn bộ các chi phí thực tế đã chi ra có liên quan trực tiếp tới đất sử dụng bao gồm: tiền chi ra để có quyền sử dụng đất, chi phí cho đền bù, giải phóng mặt bằng, san lấp mặt bằng, lệ phí trước bạ (nếu có), không bao gồm các chi phí chi ra để xây dựng các công trình trên đất. - Các tài sản cố định vô hình khác: nguyên giá là toàn bộ các chi phí thực tế đã chi ra để có được tài sản cố định vô hình tín đến thời điểm đưa tài sản cố định vô hình vào sử dụng. 2. Nguyên giá tài sản cố định chỉ thay đổi trong các trường hợp sau: - Nâng cấp tài sản cố định. - Tháo dỡ bớt một số bộ phận của tài sản cố định. - Đánh giá lại tài sản cố định. Quá trình sửa chữa tài sản cố định (bao gồm cả sửa chữa lớn) không làm tăng giá trị tài sản cố định. Điều 11. Mua sắm tài sản cố định 1. Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước chỉ được mua sắm tài sản cố định thực sự cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ và công tác quản lý tại đơn vị hoặc mua sắm tài sản cố định mới thay thế các tài sản cố định đã bị hư hỏng, không sử dụng được nữa. 2. Khi cần mua sắm tài sản cố định, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải có công văn đề nghị mua sắm tài sản cố định, nêu rõ loại tài sản cố định cần mua sắm, lý do mua sắm tài sản cố định, kèm theo dự toán mua sắm tài sản cố định gửi Vụ Kế toán - Tài chính để thẩm định và trình cấp có thẩm quyền duyệt. 3. Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước chỉ được tiến hành mua sắm tài sản cố định sau khi đề nghị mua sắm tài sản cố định và dự toán đã được cấp có thẩm quyền duyệt bằng văn bản. Trong phạm vi dự toán được duyệt, các đơn vị được phép tạm ứng để mua tài sản cố định. 4. Trong quá trình mua sắm tài sản cố định, thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm quản lý việc chi tiêu mua sắm tài sản cố định, đảm bảo tiết kiệm, thực hiện đúng các văn bản quy định về mua sắm tài sản của Nhà nước và của Ngân hàng Nhà nước, đảm bảo mua sắm đúng loại tài sản đã được duyệt. 5. Khi nhập tài sản cố định, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải thành lập Hội đồng giao nhận tài sản cố định có đại diện của cả bên giao và bên nhận. Hội đồng giao nhận tài sản cố định phải làm đầy đủ các thủ tục nghiệm thu tài sản cố định và lập biên bản giao nhận tài sản cố định theo quy định. Đối với tài sản cố định được biếu tặng, nếu chưa rõ giá trị hạch toán thì các đơn vị phải lập Hội đồng xác định giá trị của tài sản tiếp nhận để làm cơ sở hạch toán nhập tài sản cố định (thực hiện theo Điều 21 của Chế độ này). 6. Khi hoàn thành việc mua sắm tài sản cố định, các đơn vị gửi hồ sơ quyết toán về Vụ Kế toán - Tài chính để thẩm định và trình cấp có thẩm quyền duyệt. Khi quyết toán mua sắm tài sản cố định đã được cấp có thẩm quyền duyệt bằng văn bản, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước tiến hành ghi nhập tài sản cố định theo giá trị quyết toán được duyệt. 7. Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải kiểm tra, kiểm soát hồ sơ của tài sản cố định (gồm hồ sơ kế toán và hồ sơ kỹ thuật) đảm bảo đầy đủ các loại giấy tờ và lưu trữ theo đúng quy định của chế độ lưu trữ chứng từ hiện hành. Điều 12. Trích khấu hao tài sản cố định 1. Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước trích khấu hao tất cả tài sản cố định tại đơn vị, trừ các tài sản cố định sau đây không phải trích khấu hao: - Các tài sản cố định đã trích khấu hao hết nguyên giá. - Các tài sản cố định đã ngừng sử dụng, chờ thanh lý. - Các loại tài sản cố định khác khi có văn bản quy định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước. 2. Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước trích khấu hao tài sản cố định theo quy định sau: - Xác định mức trích khấu hao trung bình hàng năm của tài sản cố định bằng cách lấy nguyên giá tài sản cố định chia cho thời gian sử dụng của tài sản cố định (thời gian sử dụng làm căn cứ trích khấu hao thực hiện theo quy định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước). - Xác định mức trích khấu hao tài sản cố định hàng tháng bằng cách lấy mức trích khấu hao trung bình hàng năm chia cho 12 tháng. - Khi xác định mức trích khấu hao hàng năm, các đơn vị được phép làm tròn số (lấy đến hàng đơn vị), mức trích khấu hao năm cuối cùng là giá trị còn lại của tài sản cố định tính đến đầu năm. 3. Tài sản cố định tăng, giảm trong tháng thì được bắt đầu trích khấu hao hoặc ngừng trích khấu hao vào tháng tiếp theo. 4. Mức trích khấu hao tài sản cố định chỉ thay đổi trong các trường hợp sau: - Khi thay đổi số năm sử dụng làm căn cứ trích khấu hao tài sản cố định theo quy định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước; - Khi thay đổi nguyên giá của tài sản cố định. - Khi thay đổi thời gian sử dụng (làm căn cứ trích khấu hao) của tài sản cố định do đánh giá lại thời gian sử dụng của tài sản cố định khi nâng cấp. Khi thay đổi các yếu tố trên, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước xác định lại mức trích khấu hao hàng năm cho những năm tiếp theo bằng cách lấy giá trị còn lại của tài sản cố định chia cho thời gian sử dụng còn lại của tài sản cố định. 5. Hàng tháng, sau khi tính toán mức trích khấu hao tài sản cố định, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải lập "Bảng kê trích khấu hao tài sản cố định" làm căn cứ lập chứng từ trích khấu hao tài sản cố định. Điều 13. Nâng cấp tài sản cố định 1. Việc nâng cấp tài sản cố định được quy định cụ thể như sau: a. Đối với tài sản cố định là công trình xây dựng cơ bản: nâng cấp là việc xây dựng thêm một hoặc một số hạng mục công trình chính bổ sung thêm vào công trình xây dựng cơ bản hiện có, làm tăng thêm diện tích sử dụng hoặc tăng tuổi thọ của công trình so với thiết kế ban đầu. b. Đối với tài sản cố định là máy móc thiết bị, phương tiện vận tải: nâng cấp là việc bổ sung thêm một hoặc một số bộ phận làm cho tài sản cố định có thêm tính năng tác dụng mới (tính năng tác dụng mới phải là tính năng tác dụng chính của tài sản cố định) hoặc nâng cao năng lực hoạt động của tài sản cố định, kéo dài tuổi thọ của tài sản cố định so với thiết kế ban đầu. 2. Khi cần tiến hành nâng cấp tài sản cố định, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải có công văn đề nghị cho phép nâng cấp tài sản cố định, ghi rõ hiện trạng tài sản cố định, tình hình sử dụng, lý do nâng cấp gửi Vụ Kế toán - Tài chính để trình cấp có thẩm quyền xem xét, chấp thuận. Sau khi đề nghị nâng cấp tài sản cố định đã được cấp có thẩm quyền chấp thuận, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước lập dự toán, thiết kế kỹ thuật (nếu nâng cấp nhà cửa, vật kiến trúc) gửi Vụ Kế toán - Tài chính để thẩm định và trình cấp có thẩm quyền duyệt. 3. Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước chỉ được tiến hành nâng cấp tài sản cố định sau khi dự toán và thiết kế đã được cấp có thẩm quyền duyệt bằng văn bản. Trường hợp nâng cấp tài sản cố định là máy móc thiết bị, các đơn vị được tạm ứng vốn để tiến hành các hoạt động nâng cấp, sau đó thanh toán các khoản chi nâng cấp tài sản cố định tương tự như trường hợp mua sắm tài sản cố định. Trường hợp nâng cấp nhà cửa, kho tàng, các đơn vị chỉ được tiến hành các hoạt động nâng cấp sau khi Vụ Kế toán - Tài chính đã chuyển vốn đầu tư xây dựng cơ bản về cho đơn vị. 4. Các chi phí nâng cấp tài sản cố định được thực hiện bằng vốn đầu tư xây dựng cơ bản và mua sắm tài sản cố định do Vụ Kế toán - Tài chính cấp. Sau khi thực hiện nâng cấp, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải gửi hồ sơ quyết toán về Vụ Kế toán - Tài chính để thẩm định và trình cấp có thẩm quyền duyệt. Giá trị nâng cấp tài sản cố định phải được ghi tăng nguyên giá tài sản cố định. Điều 14. Sửa chữa tài sản cố định 1. Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước được sửa chữa tài sản cố định để duy tu, bảo dưỡng, chống xuống cấp, sửa chữa những hư hỏng phát sinh trong quá trình hoạt động của tài sản cố định nhằm khôi phục lại năng lực hoạt động bình thường của tài sản cố định. 2. Trường hợp việc xét duyệt chủ trương sửa chữa tài sản cố định thuộc thẩm quyền của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước hoặc Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính thì các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải có công văn đề nghị cho phép sửa chữa tài sản cố định, ghi rõ hiện trạng tài sản cố định, tình hình sử dụng, lý do sửa chữa gửi Vụ Kế toán - Tài chính để thẩm định và trình cấp có thẩm quyền xem xét, chấp thuận. Sau khi đề nghị sửa chữa tài sản cố định đã được cấp có thẩm quyền chấp thuận, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước lập dự toán và thiết kế (nếu sửa chữa nhà cửa, vật kiến trúc) gửi Vụ Kế toán - Tài chính để thẩm định và trình cấp có thẩm quyền duyệt. Sau khi dự toán sửa chữa tài sản cố định được cấp có thẩm quyền duyệt bằng văn bản, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước mới được tiến hành sửa chữa tài sản cố định. 3. Trường hợp sửa chữa tài sản cố định mà thủ trưởng đơn vị Ngân hàng Nhà nước được phân cấp chịu trách nhiệm xem xét, chấp thuận về chủ trương, tổ chức thẩm định và duyệt dự toán, thiết kế thì các đơn vị tiến hành sửa chữa tài sản cố định sau khi thủ trưởng đơn vị duyệt. 4. Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm quản lý, kiểm tra, theo dõi quá trình sửa chữa tài sản cố định, đảm bảo chi tiêu tiết kiệm, đúng dự toán được duyệt, đảm bảo chất lượng. 5. Khi hoàn thành sửa chữa tài sản cố định, đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải có quyết toán từng hạng mục công trình sửa chữa được cấp có thẩm quyền duyệt. Đồng thời, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải rà soát lại các hồ sơ chứng từ có liên quan đến việc sửa chữa tài sản cố định và lưu trữ theo đúng quy định của chế độ lưu trữ chứng từ hiện hành. 6. Chi phí về sửa chữa tài sản cố định được ghi vào chi bảo dưỡng sửa chữa tài sản trong phạm vi dự toán được cấp có thẩm quyền duyệt. Điều 15. Đánh giá lại tài sản cố định 1. Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước chỉ được đánh giá lại tài sản cố định khi có văn bản của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước yêu cầu đánh giá lại tài sản. 2. Khi đánh giá lại tài sản cố định, đơn vị phải thành lập Hội đồng đánh giá lại tài sản cố định, thành phần bắt buộc của Hội đồng gồm có: Thủ trưởng đơn vị, trưởng phòng kế toán, trưởng phòng hành chính quản trị, kiểm soát viên trưởng (đối với các đơn vị có bộ phận kiểm soát). Sau khi đánh giá lại tài sản cố định, Hội đồng phải lập "Biên bản đánh giá lại tài sản cố định" làm cơ sở hạch toán điều chỉnh giá trị tài sản trên sổ sách kế toán và gửi về Vụ Kế toán - Tài chính, Điều 16. Đánh giá lại thời gian sử dụng làm căn cứ trích khấu hao của tài sản cố định. 1. Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải đánh giá lại thời gian sử dụng tài sản cố định sau khi tiến hành nâng cấp tài sản cố định để làm căn cứ trích khấu hao. 2. Khi đánh giá lại thời gian sử dụng tài sản cố định, đơn vị phải thành lập Hội đồng đánh giá lại thời gian sử dụng tài sản cố định. Thành phần bắt buộc của Hội đồng gồm: Thủ trưởng đơn vị, Trưởng phòng kế toán, Trưởng phòng hành chính quản trị, Kiểm soát viên trưởng (đối với các đơn vị có bộ phận kiểm soát), cán bộ kỹ thuật. 3. Thời gian sử dụng được đánh giá lại theo các căn cứ sau: + Thời gian sử dụng theo thiết kế trước và sau khi nâng cấp. + Quy mô công trình nâng cấp tài sản cố định (về chi phí, mức độ kỹ thuật). + Tình trạng kỹ thuật của tài sản cố định sau khi nâng cấp. + Mục đích và hiệu suất sử dụng ước tính của tài sản cố định trước và sau khi nâng cấp. 4. Sau khi đánh giá lại tài sản cố định, đơn vị phải lập biên bản đánh giá lại thời gian sử dụng tài sản cố định (gửi một bản về Vụ Kế toán - Tài chính) và xác định lại mức trích khấu hao tài sản cố định. Điều 17. Thanh lý, tài sản cố định 1. Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước được thanh lý tài sản cố định trong những trường hợp sau: - Tài sản cố định đã khấu hao hết giá trị và sử dụng đủ thời gian quy định. - Tài sản cố định bị hỏng, không sửa chữa được. - Tài sản cố định chuyển Sở Nhà đất để thực hiện hoá giá theo quy định. - Các tài sản cố định không sử dụng được tại đơn vị và không có yêu cầu điều chuyển đi đơn vị khác. 2. Khi cần thanh lý tài sản cố định, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải có công văn ghi rõ hiện trạng tài sản cố định và lý do thanh lý (trường hợp thanh lý máy móc thiết bị, phương tiện vận tải thì phải có ý kiến của cán bộ kỹ thuật) gửi Vụ Kế toán - Tài chính để thẩm định và trình cấp có thẩm quyền duyệt. Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước chỉ được thanh lý tài sản cố định sau khi đề nghị thanh lý tài sản cố định đã được cấp có thẩm quyền duyệt bằng văn bản. 3. Khi thanh lý tài sản cố định, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải thành lập Hội đồng thanh lý tài sản cố định, các thành phần bắt buộc của Hội đồng gồm: Thủ trưởng đơn vị, Trưởng phòng kế toán, Kiểm soát viên trưởng (đối với các đơn vị có bộ phận kiểm soát), Trưởng phòng hành chính quản trị, cán bộ kỹ thuật. Hội đồng thanh lý tài sản cố định có nhiệm vụ xác định hiện trạng kỹ thuật, giá trị tài sản và tổ chức quá trình thanh lý. Đối với hoá giá tài sản cố định, thành phần Hội đồng phải thêm đại các đơn vị có liên quan tại địa phương. 4. Sau khi thanh lý tài sản cố định, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải lập "Biên bản thanh lý tài sản cố định" và gửi Báo cáo kết quả thanh lý tài sản cố định về Vụ Kế toán- Tài chính. 5. Số tiền thu về thanh lý tài sản cố định sau khi trừ đi chi phí, đơn vị phải nộp hết về Vụ Kế toán - Tài chính. Điều 18. Điều chuyển tài sản cố định 1. Tài sản cố định không cần dùng tại các đơn vị Ngân hàng Nhà nước được điều chuyển đến đơn vị Ngân hàng Nhà nước khác có nhu cầu sử dụng tài sản cố định đó. Việc điều chuyển tài sản cố định giữa các đơn vị Ngân hàng Nhà nước chỉ được thực hiện theo văn bản của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước. 2. Khi điều chuyển tài sản cố định, đơn vị điều chuyển tài sản và đơn vị nhận tài sản phải tổ chức Hội đồng giao nhận tài sản, gồm đại diện của cả hai bên. Hội đồng có nhiệm vụ xác định số lượng, giá trị (nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại), hiện trạng của tài sản bàn giao, các hồ sơ, chứng từ có liên quan và lập "Biên bản gia nhận tài sản". Biên bản giao nhận được lập thành 3 bản, mỗi bên lưu một bản và gửi một bản về Vụ Kế toán - Tài chính. Điều 19. Thuê, cho thuê tài sản cố định 1. Khi cần thuê hoặc cho thuê, tài sản cố định, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải có văn bản, ghi rõ tài sản cố định cần thuê hoặc cho thuê, mục đích thuê hoặc cho thuê gửi Vụ Kế toán - Tài chính để thẩm định và trình cấp có thẩm quyền duyệt. 2. Các đơn vị chỉ được tiến hành thuê hoặc cho thuê tài sản cố định sau khi đã được cấp có thẩm quyền duyệt và chấp thuận bằng văn bản. 3. Khi thuê hoặc cho thuê tài sản, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải lập hợp đồng thuê hoặc cho thuê tài sản. 4. Đối với tài sản cố định cho thuê, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước vẫn phải tiếp tục trích khấu hao như các tài sản cố định khác. 5. Đối với tài sản cố định đi thuê, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước không trích khấu hao. Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải trích khấu hao đối với các tài sản thuê Tài chính. 6. Tiền thu về cho thuê, đơn vị phải chuyển hết về Vụ Kế toán - Tài chính (trừ trường hợp Thống đốc Ngân hàng Nhà nước có quy định khác). Chi phí về thuê tài sản cố định, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước được ghi vào các khoản chi khác tại đơn vị. Điều 20. Kiểm kê tài sản cố định 1. Vào cuối tháng 12 hàng năm, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải tiến hành kiểm kê tài sản cố định tại đơn vị mình. Đơn vị cũng có thể tổ chức kiểm kê đột xuất khi cần thiết (khi có thay đổi về thủ kho hoặc khi xảy ra thiên tai hoặc các sự kiện bất thường khác làm ảnh hưởng đến tài sản của đơn vị). 2. Khi kiểm kê, đơn vị phải thành lập Hội đồng kiểm kê, thành phần bắt buộc của Hội đồng gồm: Thủ trưởng đơn vị, Trưởng phòng kế toán, Trưởng phòng Hành chính quản trị, kiểm soát viên trưởng (đối với các đơn vị có bộ phận kiểm soát), và cán bộ kỹ thuật (nếu cần thiết). Hội đồng kiểm kê chịu trách nhiệm tổ chức quá trình kiểm kê chặt chẽ, chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê. 3. Khi kiểm kê, đơn vị phải kiểm kê về số lượng, chất lượng và chủng loại tài sản cố định, so sánh với số liệu trên sổ kế toán để phát hiện các trường hợp tài sản thừa thiếu, mất phẩm chất. 4. Sau khi kiểm kê, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải lập "Biên bản kiểm kê tài sản" theo mẫu quy định. Sau đó, đơn vị phải điều chỉnh lại số liệu kế toán cho phù hợp với thực trạng tài sản tại đơn vị mình theo kết quả kiểm kê. 5. Căn cứ vào kết quả kiểm kê các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải rà soát lại sổ kế toán, nếu do ghi sổ nhầm thì phải điều chỉnh lại sổ kế toán, đồng thời, phải điều chỉnh lại các khoản chi phí có liên quan. Trường hợp không phải do ghi sổ nhầm thì xử lý: - Đối với tài sản cố định phát hiện thừa: đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải tìm chủ sở hữu của tài sản đó và trả lại tài sản cho chủ sở hữu. Nếu không tìm được chủ sở hữu thì các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải có văn bản gửi Vụ Kế toán - Tài chính để xem xét xử lý theo quy định hiện hành. - Đối với tài sản cố định phát hiện thiếu, hỏng, giảm chất lượng thì xử lý như trường hợp tổn thất tài sản tại Điều 7. 6. Căn cứ vào các biên bản kiểm kê, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước lập và gửi báo cáo kết quả kiểm kê về Vụ Kế toán - Tài chính theo đúng quy định của Chế độ báo cáo hiện hành. MỤC 2 QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CÔNG CỤ LAO ĐỘNG, VẬT LIỆU Điều 21. Phân loại công cụ lao động và vật liệu 1. Phân loại công cụ lao động: a. Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phân loại công cụ lao động theo công dụng, chủng loại của công cụ lao động. Công cụ lao động tại các đơn vị Ngân hàng Nhà nước chủ yếu gồm các loại chính sau: Bàn, ghế, đồng hồ, quạt, tủ, xe (xe đạp, xe đẩy), hòm, kệ, giường, máy tính để bàn, máy tính bỏ túi, máy đánh chữ, máy cassette, ti vi, video, tủ lạnh, máy điều hoà, máy điện thoại, máy nhắn tin, máy ảnh, máy đếm tiền, máy phát hiện tiền giả, ổn áp, UPS, biến thế, dụng cụ cân, đo, dụng cụ y tế, máy sấy tay, quạt thông gió, máy hút bụi, hút ẩm, máy khoan, máy cắt, máy đục, thiết bị bảo vệ (Ví dụ: súng, gậy điện tử, bình hơi cay) dụng cụ giảng bài (Ví dụ: máy chiếu), bình nóng lạnh, nhạc cụ. Một số dụng cụ nếu hạch toán riêng từng chiếc như: micro, âm ly, loa, mô đem, data switch. Các dụng cụ, thiết bị, đồ đạc khác không đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định (có thể phân loại chi tiết theo thực tế phát sinh). b. Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước căn cứ vào hướng dẫn nói trên và tình hình thực tế tại đơn vị để phân loại công cụ lao động tại đơn vị cho phù hợp với yêu cầu quản lý. Đối với các loại công cụ lao động có số lượng ít, tương đối giống nhau về chức năng, công dụng, không cần thiết phải theo dõi riêng từng loại thì có thể gộp chung vào một loại. Đối với các công cụ lao động cùng công dụng chung nhưng công dụng cụ thể hoặc chủng loại có khác nhau, nếu số lượng nhiều hoặc giá cả chênh lệch lớn thì có thể phân loại chi tiết hơn. c. Các loại tài sản sau đây có giá trị thấp, chống hỏng, lắp đặt bổ sung vào tài sản khác hoặc cấp phát cho cá nhân sử dụng thì không hạch toán vào công cụ lao động mà hạch toán vào vật liệu như các công cụ ăn uống, nhà bếp (Ví dụ: phích nước, ấm chén, bát đĩa, xô chậu, xoong nồi), dụng cụ nhà khách (Ví dụ: chăn, màn, chiếu, đệm, gối), dụng cụ trang trí (ví dụ: phông màn, rèm cửa, tranh tượng, thảm, lọ hoa, chậu cảnh, gương soi). 2. Phân loại vật liệu: a. Giấy trắng đặc biệt: là các loại giấy chuyên dùng để in các sản phẩm đặc biệt của Ngân hàng Nhà nước (Ví dụ: tiền, ngân phiếu thanh toán). b. Giấy tờ in quan trọng (còn gọi là ấn chỉ quan trọng): là các loại giấy tờ in có tính chất quan trọng nhưng chưa đưa ra sử dụng để thực hiện các nghiệp vụ liên quan (Ví dụ: lệnh phát hành, các loại séc, tín phiếu, trái phiếu, kỳ phiếu). c. Giấy tờ in thông thường: là các loại giấy tờ in không thuộc giấy tờ in quan trọng. d. Vật liệu văn phòng: là các loại vật liệu dùng cho công tác văn phòng (Ví dụ: bút, mực, cặp). e. Phụ tùng thay thế: là các loại phụ tùng dự trữ để tthay thế cho máy móc thiết bị, phương tiện vận tải. g. Xăng, dầu và các loại nhiên liệu khác. h. Công cụ lao động chưa dùng: Các loại công cụ lao động chưa xuất dùng, còn đang bảo quản trong kho cũng được coi như một loại vật liệu để thuận tiện cho việc kiểm kê và theo dõi. i. Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu không thuộc các nhóm trên. Đối với các loại phế liệu thu hồi từ quá trình sử dụng không xác định được giá trị, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước cũng phân loại vào "Vật liệu khác" và mở sổ theo dõi chặt chẽ để thanh lý hoặc sử dụng vào các nhu cầu khác của đơn vị (nếu có). Để quản lý chặt chẽ các loại vật liệu, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phân loại vật liệu chi tiết hơn theo từng thứ vật liệu (Ví dụ: giấy tờ in quan trọng phân loại thành: séc, lệnh phát hành...). Điều 22. Xác định giá trị vật liệu, công cụ lao động mua vào 1. Giá trị vật liệu, công cụ lao động mua ngoài: là giá mua ghi trên hoá đơn của người bán, trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có) và cộng với các chi phí hợp lệ có liên quan đến vật liệu, công cụ lao động mua vào có đầy đủ chứng từ hợp lệ chứng minh, phát sinh trước khi đưa tài sản vào sử dụng (Ví dụ: chi phí vận chuyển, bảo quản). Trường hợp các chi phí thu mua, bảo quản liên quan đến nhiều loại vật liệu, công cụ lao động, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải phân bổ cho từng loại vật liệu, công cụ lao động, trường hợp không thể phân bổ được cho từng loại thì thủ trưởng đơn vị xem xét từng trường hợp và phê duyệt, cho phép ghi trực tiếp các khoản chi này vào chi nghiệp vụ. 2. Trường hợp vật liệu sau khi nhập kho phải xuất kho để gia công chế biến cho phù hợp với mục đích sử dụng thì giá trị vật liệu nhập kho từ gia công chế biến là giá trị vật liệu xuất kho cộng với các chi phí có liên quan đến việc gia công chế biến vật liệu (bao gồm cả chi phí vận chuyển, bảo quản, nếu có). Điều 23. Mua sắm công cụ lao động và vật liệu 1. Thủ trưởng các đơn vị Ngân hàng Nhà nước chịu trách nhiệm quản lý việc mua sắm công cụ lao động, vật liệu tại đơn vị, đảm bảo tiết kiệm, đúng chế độ Nhà nước, xem xét, phê duyệt từng lần mua vật liệu, công cụ lao động tại đơn vị. 2. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật liệu, công cụ lao động, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải lập kế hoạch mua vật liệu và công cụ lao động cho từng năm, quý, tháng. 3. Đối với vật liệu, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải có kế hoạch dự trữ vật liệu cho từng năm, quý, tháng được thủ trưởng đơn vị phê duyệt. Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước không được dự trữ quá nhiều vật liệu, gây lãng phí. Đối với công cụ lao động, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước chỉ được dự trữ công cụ lao động trong trường hợp cần thiết. Khi đưa công cụ lao động vào dự trữ phải được thủ trưởng đơn vị phê duyệt cho từng lần. 4. Khi hoàn thành việc mua sắm công cụ lao động, vật liệu, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải làm các thủ tục sau: - Tổ chức Ban kiểm nhận, gồm Thủ trưởng đơn vị, Trưởng phòng kế toán, Kiểm soát viên trưởng (đối với các đơn vị có bộ phận kiểm soát), Trưởng phòng hành chính để kiểm nhận về số lượng, chất lượng, giá trị, chủng loại của công cụ lao động, vật liệu mua về. + Đối với công cụ lao động, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước lập "Biên bản kiểm nhận công cụ lao động" cho từng trường hợp mua sắm công cụ lao động. + Đối với vật liệu, nếu phát hiện vật liệu mua không đúng quy định, các đơn vị lập biên bản để làm căn cứ xử lý. Trường hợp nhập công cụ lao động, vật liệu với quy mô lớn hoặc có tính chất lý, hoá phức tạp hoặc vật tư quý hiếm thì đơn vị làm thủ tục kiểm nghiệm và lập Biên bản kiểm nghiệm công cụ lao động (vật liệu). - Làm thủ tục nhập kho hoặc bàn giao cho đơn vị hoặc cá nhân sử dụng. Điều 24. Xác định giá trị công cụ lao động và vật liệu phân bổ vào chi phí. 1. Đối với công cụ lao động: các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phân bổ toàn bộ giá trị công cụ lao động vào chi phí khi đưa ra sử dụng. 2. Đối với vật liệu: các đơn vị Ngân hàng Nhà nước ghi giá trị vật liệu xuất dùng vào chi phí. Đối với giá trị vật liệu xuất kho, đơn vị phải xác định phương pháp tính giá thực tế vật liệu xuất kho thích hợp (Giá nhập kho thực tế của vật liệu hoặc giá bình quân). Điều 25. Sửa chữa công cụ lao động 1. Thủ trưởng các đơn vị Ngân hàng Nhà nước quyết định việc sửa chữa công cụ lao động, xét duyệt dự toán và quyết toán việc sửa chữa công cụ lao động tại đơn vị. Việc sửa chữa công cụ lao động phải đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả, có đầy đủ chứng từ hợp lệ. 2. Chi phí sửa chữa công cụ lao động được ghi vào chi phí sửa chữa, bảo dưỡng tài sản trong phạm vi dự toán được duyệt. Điều 26. Thanh lý công cụ lao động, vật liệu 1. Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước được thanh lý các công cụ lao động hư hỏng không sửa chữa được, các loại vật liệu tồn kho lâu ngày không sử dụng, bị hư hỏng hoặc không cần thiết phải tiếp tục dự trữ. 2. Thủ trưởng đơn vị quyết định việc thanh lý công cụ lao động, vật liệu tại đơn vị mình. 3. Khi thanh lý công cụ lao động, vật liệu đơn vị phải thành lập Hội đồng thanh lý công cụ lao động và lập "Biên bản thanh lý công cụ lao động" như trường hợp thanh lý tài sản cố định. 4. Số tiền về thanh lý công cụ lao động sau khi trừ đi chi phí (nếu có) được ghi vào khoản thu khác tại đơn vị. Điều 27. Thuê, cho thuê công cụ lao động. 1. Thủ trưởng đơn vị quyết định việc thuê hoặc cho thuê công cụ lao động tại đơn vị mình. Khi thuê hoặc cho thuê công cụ lao động, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải lập hợp đồng cho thuê công cụ lao động. 2. Tiền thu về cho thuê công cụ lao động được hạch toán vào thu nghiệp vụ. Chi phí thuê công cụ lao động được ghi vào các khoản chi khác tại đơn vị. Điều 28. Kiểm kê công cụ lao động Các đơn vị Ngân hàng Nhà nước thực hiện kiểm kê công cụ lao động, vật liệu tương tự như kiểm kê tài sản cố định. Trường hợp kiểm kê vật liệu, thành phần Hội đồng kiểm kê bao gồm cả thủ kho vật liệu. Đối với công cụ lao động, vật liệu phát hiện thừa mà không tìm được chủ sở hữu thì thủ trưởng đơn vị được phép quyết định ghi nhập tài sản và tăng thu nghiệp vụ tại đơn vị. Trường hợp công cụ lao động, vật liệu phát hiện thiếu, hỏng, giảm phẩm chất thì xử lý như Điều 7. Chương 3 HẠCH TOÁN TÀI SẢN MỤC 1 HẠCH TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Điều 29. Hạch toán mua sắm tài sản cố định 1. Tại các đơn vị Ngân hàng Nhà nước: - Khi cần mua sắm tài sản cố định, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước lập công văn kèm theo dự toán mua sắm tài sản cố định gửi Vụ Kế toán - Tài chính để thẩm định và trình cấp có thẩm quyền duyệt. - Sau khi dự toán mua sắm tài sản cố định đã được cấp có thẩm quyền duyệt bằng văn bản, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước thực hiện mua sắm tài sản cố định theo quy định hiện hành và được phép tạm ứng trong phạm vi dự toán được duyệt để mua sắm tài sản cố định và Nợ TK "Mua sắm tài sản cố định" Có TK thích hợp (trả khách hàng hoặc thanh toán tạm ứng) - Sau khi hoàn thành việc mua sắm tài sản cố định, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước lập báo cáo quyết toán, gửi Vụ Kế toán - Tài chính để thẩm định và trình cấp có thẩm quyền duyệt. Sau khi báo cáo quyết toán mua sắm tài sản cố định đã được cấp có thẩm quyền duyệt bằng văn bản, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước ghi nhập tài sản cố định theo đúng giá trị quyết toán được duyệt: Nợ TK Tài sản cố định thích hợp Có TK "Mua sắm tài sản cố định" 2. Vụ Kế toán - Tài chính có trách nhiệm: - Xét duyệt hoặc trình Thống đốc Ngân hàng Nhà nước duyệt (đối với những tài sản cố định thuộc thẩm quyền xét duyệt của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước) dự toán, quyết toán mua sắm tài sản cố định của các đơn vị Ngân hàng Nhà nước. - Kiểm tra, theo dõi việc thực hiện dự toán mua sắm tài sản cố định của các đơn vị Ngân hàng Nhà nước - Kiểm tra, theo dõi việc ghi nhập tài sản cố định tại các đơn vị Ngân hàng Nhà nước theo đúng quyết toán mua sắm tài sản cố định được duyệt. Điều 30. Hạch toán nhập tài sản cố định được cấp, được biếu tặng 1. Trường hợp các đơn vị Ngân hàng Nhà nước nhận trực tiếp tài sản được cấp, được biếu tặng từ tổ chức cấp, biếu, tặng: a. Tại các đơn vị Ngân hàng Nhà nước: Căn cứ vào biên bản giao nhận tài sản cố định được cấp, được biếu tặng, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước ghi nhập tài sản cố định và chuyển vốn về Vụ Kế toán - Tài chính: Nợ TK "Tài sản cố định" Có TK "Chuyển tiền đi năm nay" b. Tại Vụ Kế toán - Tài chính: Khi nhận được giấy báo chuyển tiền của các đơn vị Ngân hàng Nhà nước ghi nhập tài sản cố định được cấp, được biếu tặng và chuyển vốn về Vụ Kế toán - Tài chính, hạch toán: Nợ TK "Chuyển tiền đến năm nay" Có TK "Vốn đầu tư xây dựng cơ bản và mua sắm tài sản cố định" 2. Trường hợp tài sản được cấp, được biếu, tặng được giao cho Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, sau đó điều chuyển cho đơn vị Ngân hàng Nhà nước sử dụng: a. Tại Vụ Kế toán - Tài chính: Căn cứ vào biên bản giao nhận tài sản cố định được cấp, được biếu, tặng giữa đơn vị cấp, biếu, tặng với Ngân hàng nhà nước, Vụ Kế toán - Tài chính hạch toán: Nợ TK "Chuyển tiền đi năm nay" Có TK " Vốn đầu tư xây dựng cơ bản và mua sắm tài sản cố định" b. Tại các đơn vị Ngân hàng Nhà nước: Khi nhận được tài sản cố định được cấp, được biếu tặng do Ngân hàng Nhà nước chuyển giao cho đơn vị sử dụng, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải làm đầy đủ thủ tục giao nhận tài sản cố định. Căn cứ vào giấy báo chuyển tiền đến của Vụ Kế toán - Tài chính, hạch toán: Nợ TK "Tài sản cố định" (Tài khoản cấp III thích hợp) Có TK "Chuyển tiền đến năm nay" Điều 31. Hạch toán nâng cấp tài sản cố định Trường hợp các đơn vị Ngân hàng Nhà nước thực hiện nâng cấp tài sản cố định, sử dụng vốn đầu tư xây dựng cơ bản do Ngân hàng Nhà nước cấp thì thủ tục hạch toán nâng cấp tài sản cố định phải thực hiện theo đúng quy định về kế toán mua sắm tài sản cố định và xây dựng cơ bản hiện hành. Khi công trình nâng cấp hoàn thành, đưa vào sử dụng, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước không hạch toán theo dõi riêng mà phải ghi tăng nguyên giá tài sản cố định đã được nâng cấp. Điều 32. Hạch toán trích khấu hoa tài sản cố định Hàng tháng, căn cứ vào "Bảng kê trích khấu hao tài sản cố định", các đơn vị Ngân hàng Nhà nước lập chứng từ hạch toán: Nợ TK "Khấu hao cơ bản tài sản cố định" Có TK "Hao mòn tài sản cố định" Điều 33. Hạch toán sửa chữa tài sản cố định 1. Khi phát sinh các khoản chi phí sửa chữa tài sản, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước lập đầy đủ chứng từ và hạch toán: Nợ TK "Tạm ứng bảo dướng và sửa chữa tài sản " Có các tài khoản thích hợp 2. Khi quyết toán chi phí sửa chữa lớn được cấp có thẩm quyền duyệt bằng văn bản, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước căn cứ vào "Biên bản giao nhận tài sản cố định sửa chữa lớn", biên bản nghiệm thu và văn bản duyệt quyết toán, hạch toán: Nợ TK "Bảo dưỡng và sửa chữa tài sản" Có TK "Tạm ứng bảo dưỡng và sửa chữa tài sản" Điều 34. Hạch toán thanh lý tài sản cố định 1. Tại các đơn vị Ngân hàng Nhà nước: a. Khi phát sinh các khoản thu và các khoản chi về thanh lý tài sản cố định, đơn vị phải lập đầy đủ các chứng từ hợp lệ và hạch toán: - Đối với các khoản thu về thanh lý: Nợ các tài khoản thích hợp Có TK "Các khoản khác phải trả" - Mở một tiểu khoản riêng - Đối với các khoản chi về thanh lý: Nợ TK "Các khoản khác phải thu" - Mở một tiểu khoản riêng Có các Tài khoản thích hợp b. Đơn vị chuyển số tiền thu về thanh lý, sau khi đã trừ đi chi phí thanh lý về Vụ Kế toán - Tài chính và hạch toán: Nợ TK "Các khoản khác phải trả" CóTK "Các khoản khác phải thu" Có TK "Chuyển tiền đi năm nay" hoặc Có TK "Thanh toán khác giữa các đơn vị Ngân hàng Nhà nước" nếu là Cục công nghệ tin học ngân hàng c. Khi công ciệc thanh lý đã hoàn thành, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước căn cứ vào "BIên bản thanh lý tài sản cố định", hạch toán: - Đối với các tài sản cố định chưa khấu hoa hết, ghi giảm tài sản cố định và chuyển số giá trị còn lại chưa khấu hao về Vụ Kế toán - Tài chính, hạch toán: Nợ TK "Hao mòn tài sản cố định" Nợ TK "Chuyển tiền đi năm nay" hoặc Nợ TK "Thanh toán khác giữa các đơn vị Ngân hàng Nhà nước" nếu là cục công nghệ tin học ngân hàng Có TK "Tài sản cố định" - Đối với các tài sản cố định đã khấu hao hết, các đơn vị ghi giảm tài sản cố định và hạch toán: Nợ TK "Hao mòn tài sản cố định" Có TK "Tài sản cố định" d. Sau khi thanh lý tài sản cố định, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải ghi vào "Thẻ tài sản cố định" của tài sản cố định thanh lý (phần ghi giảm tài sản cố định) và lưu thẻ tài sản cố định thanh lý vào tập hồ sơ riêng "Thẻ tài sản cố định đã thanh lý". Đồng thời ghi vào "Sổ tài sản cố định" phần ghi giảm tài sản cố định, dòng tương ứng với tài sản cố định thanh lý. 2. Tại Vụ Kế toán - Tài chính: a. Khi nhận được giấy báo chuyển tiền của các đơn vị Ngân hàng Nhà nước chuyển số tiền thu về thanh lý tài sản cố định (sau khi đã trừ đi chi phí thanh lý), hạch toán: Nợ TK "Chuyển tiền đến năm nay" hoặc Nợ TK "Thanh toán khác giữa các đơn vị Ngân hàng Nhà nước" nếu là Cục công nghệ tin học ngân hàng Có TK "Vốn đầu tư xây dựng cơ bản và mua sắm tài sản cố định" b. Khi nhận được giấy báo chuyển tiền của các đơn vị Ngân hàng Nhà nước chuyển số giá trị còn lại chưa trích khấu khao về, hạch toán: Nợ TK "Vốn đầu tư xây dựng cơ bản và mua sắm tài sản cố định" Có TK "Chuyển tiền đến năm nay" hoặc có TK "thanh toán khác giữa các đơn vị Ngân hàng Nhà Nước" nếu là Cục công nghệ tin học ngân hàng. Điều 35. Hạch toán điều chuyển tài sản cố định 1. Tại đơn vị Ngân hàng Nhà nước chuyển tài sản cố định: Căn cứ vào "Biên bản giao nhận tài sản", xử lý: - Đối với nguyên giá tài sản cố định, đơn vị lập giấy báo Nợ gửi đơn vị nhận tài sản và hạch toán: Nợ TK "Chuyển tiền đi năm nay" hoặc Nợ TK "Thanh toán khác với các đơn vị Ngân hàng Nhà nước" (Nếu là Cục công nghệ tin học Ngân hàng) Có TK "Tài sản cố định" - Đối với số khấu hao đã trích, đơn vị lập giấy báo có gửi đơn vị nhận tài sản và hạch toán: Nợ TK "Hao mòn tài sản cố định" Có TK "Chuyển tiền đi năm nay" hoặc Có TK "Thanh toán khác với các đơn vị Ngân hàng Nhà nước" (Nếu là Cục công nghệ tin học ngân hàng) 2. Tại đơn vị Ngân hàng Nhà nước nhận tài sản: Khi nhận được tài sản cố định do đơn vị khác chuyển đến, đơn vị phải làm đầy đủ các thủ tục nhập tài sản cố định và xử lý như sau: - Đối với nguyên giá tài sản cố định, căn cứ vào giấy báo chuyển tiền của đơn vị điều chuyển tài sản gửi đến, sau khi đối chiếu khớp đúng với "Biên bản giao nhận tài sản", hạch toán: Nợ TK "Tài sản cố định" Có TK "Chuyển tiền đến năm nay" hoặc Có TK"Thanh toán khác với các đơn vị Ngân hàng Nhà nước" (Nếu là Cục Công nghệ tin học ngân hàng) - Đối với khấu hao cơ bản đã trích, căn cứ vào giấy báo Có của đơn vị điều chuyển tài sản, sau khi đối chiếu khớp đúng với "Biên bản giao nhận tài sản", hạch toán: Nợ TK "Chuyển tiền đến năm nay" hoặc Nợ TK' Thanh toán khác với các đơn vị Ngân hàng Nhà nước" (Nếu là Cục Công nghệ tin học ngân hàng) Có TK "Hao mòn tài sản cố định" Điều 36. Hạch toán tài sản cố định thừa thiếu phát hiện trong kiểm kê 1. Tại các đơn vị Ngân hàng Nhà nước: Nếu tài sản thừa thiếu do ghi sổ nhầm thì các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải hạch toán điều chỉnh lại sổ sách tuỳ theo từng trường hợp tăng, giảm tài sản cụ thể. Nếu không phải do ghi sổ nhầm thì xử lý: a. Trường hợp tài sản cố định phát hiện thừa: Sau khi nhận được văn bản của Vụ Kế toán - Tài chính cho phép ghi nhập tài sản cố định thì hạch toán: Nợ TK "Tài sản cố định" Có TK "Chuyển tiền đi năm nay" (gửi Vụ Kế toán - Tài chính) Có TK "Thanh toán khác giữa các đơn vị Ngân hàng Nhà nước" (Nếu là Cục Công nghệ tin học ngân hàng) b. Trường hợp tài sản cố định phát hiện thiếu: căn cứ vào văn bản về việc xử lý tài sản cố định phát hiện thiếu của Vụ Kế toán - Tài chính, hạch toán giảm tài sản cố định: Nợ "Hao mòn tài sản cố định" (Số khấu hao đã trích) Nợ TK "Các khoản phải bồi thường của cán bộ, nhân viên Ngân hàng Nhà nước" (Số tiền người có lỗi phải bồi thường) Nợ TK thích hợp (Tuỳ theo từng nguồn vốn bù đắp tổn thất tài sản) Có TK "Tài sản cố định" (Nguyên giá tài sản cố định). 2. Tại Vụ Kế toán - Tài chính: a. Trường hợp tài sản cố định phát hiện thừa tại các đơn vị Ngân hàng Nhà nước và được phép ghi nhập tài sản cố định: Khi nhận được giấy báo chuyển tiền ghi nhập tài sản cố định của các đơn vị Ngân hàng Nhà nước, hạch toán: Nợ TK "Chuyển tiền đến năm nay" Có TK "Vốn đầu tư xây dựng cơ bản và mua sắm tài sản cố định" b. Trường hợp tài sản cố định phát hiện thiếu tại các đơn vị Ngân hàng Nhà nước; Vụ Kế toán - Tài chính xử lý nguồn bù đắp tổn thất tài sản để thông báo cho đơn vị thực hiện. Điều 37. Hạch toán kết quả đánh giá lại tài sản cố định 1. Tại các đơn vị Ngân hàng Nhà nước: Căn cứ vào giá trị tăng, giảm của nguyên giá, giá trị còn lại và giá trị hao mòn của tài sản cố định ghi trên "Biên bản đánh giá lại tài sản cố định" các đơn vị Ngân hàng Nhà nước lập chứng từ hạch toán: + Nếu nguyên giá tăng, hạch toán: Nợ TK "Tài sản cố định" (tiểu khoản thích hợp) (giá trị nguyên giá tăng thêm) Có TK "hao mòn tài sản cố định" (Giá trị hao mòn tăng thêm) Có TK "Chuyển tiền đi năm nay" (Chênh lệch giữa giá trị nguyên giá tăng thêm và giá trị hao mòn tăng thêm) hoặc Có TK "Thanh toán khác với các đơn vị Ngân hàng Nhà nước" (Nếu là Cục Công nghệ tin học ngân hàng) + Nếu nguyên giá giảm ghi bút toán ngược lại. 2. Tại Vụ Kế toán - Tài chính: Khi nhận được "Biên bản đánh giá lại tài sản cố định" của các đơn vị Ngân hàng Nhà nước chuyển về cùng các giấy báo Nợ, báo Có, hạch toán như sau: + Nếu là nguyên giá tăng, hạch toán: Nợ TK "Chuyển tiền đến năm nay" hoặc Nợ TK "Thanh toán khác với các đơn vị ngân hàng Nhà nước" (Nếu là Cục Công nghệ tin học ngân hàng) Có TK "Vốn đầu tư xây dựng cơ bản và mua sắm tài sản cố định" + Nếu nguyên giá giảm ghi bút toán ngược lại. MỤC 2 HẠCH TOÁN CÔNG CỤ LAO ĐỘNG VÀ VẬT LIÊỤ Điều 38. Hạch toán mua công cụ lao động và đưa công cụ lao động vào sử dụng 1. Khi xuất tiền tạm ứng cho cán bộ mua công cụ lao động, hạch toán: Nợ TK "Tạm ứng chi tiêu hành chính quản trị" Có TK "Tiền mặt" hoặc tài khoản thích hợp khác 2. Sau khi mua sắm công cụ lao động, làm đầy đủ thủ tục nghiệm thu, kế toán căn cứ "Biên bản kiểm nhận công cụ lao động" và "Giấy thanh toán tiền tạm ứng", trường hợp thanh toán trực tiếp cho người bán thì căn cứ vào chứng từ thanh toán như: Phiếu chi, séc, uỷ nhiệm chi, hạch toán: Nợ TK "Công cụ lao động đang dùng" (Nếu đưa công cụ lao động ra sử dụng ngay) Nợ TK "Vật liệu" (nếu nhập kho) Có TK "Tạm ứng mua sắm hành chính quản trị" hoặc TK thích hợp để thanh toán cho người bán Trường hợp đưa công cụ lao động ra sử dụng, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải ghi vào "Sổ theo dõi công cụ lao động đang dùng" Trường hợp nhập kho công cụ lao động thì đơn vị phải làm thủ tục nhập kho như trường hợp vật liệu. 3. Trường hợp đưa công cụ lao động ra sử dụng ngay, đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải đồng thời ghi bút toán phân bổ giá trị công cụ lao động vào chi phí: Nợ TK "mua sắm công cụ lao động" Có TK "Giá trị công cụ lao động đang dùng đã ghi vào chi phí" 4. Trường hợp xuất kho công cụ lao động, đưa vào sử dụng, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước phải làm đầy đủ thủ tục xuất kho như vật liệu, căn cứ vào "Phỉếu xuất kho" hạch toán: Nợ TK "Công cụ lao động đang dùng" Có TK "Vật liệu" (hoặc tài khoản thích hợp khác) Đồng thời ghi bút toán phân bổ gía trị công cụ lao động vào chi phí và ghi vào "Sổ theo dõi công cụ lao động đang dùng". Điều 39. Hạch toán thanh lý công cụ lao động 1. Khi công cụ lao động đã hư hỏng và được thanh lý, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước căn cứ vào "Biên bản thanh lý công cụ lao động", hạch toán: Nợ TK "Giá trị công cụ lao động đang dùng đã ghi vào chi phí" Có TK "Công cụ lao động đang dùng" 2. Đối với các khoản thu được từ thanh lý công cụ lao động, các đơn vị Ngân hàng Nhà nước căn cứ vào chứng từ thu, hạch toán: Nợ TK "tiền mặt" hoặc TK thích hợp khác Có TK "các khoản thu khác" Điều 40. Hạch toán nhập kho vật liệu 1. Kế toán vật liệu căn cứ vào hoá đơn mua hàng của người bán (do người trực tiếp mua vật liệu chuyển tới) để lập " Phiếu nhập kho" thành 3 liên. Kế toán phải ký vào "Phiếu nhập kho" và chuyển trưởng phòng kế toán và Thủ trưởng đơn vị ký duyệt, sau đó, giao cả 3 liên cho người nhập vật liệu mang đến kho vật liệu làm thủ tục nhập kho. 2. Căn cứ vào "Phiếu nhập kho", Thủ kho làm thủ tục nhập kho và ghi số thực nhập vào cả 3 liên "Phiếu nhập kho". Thủ kho và người giao vật liệu phải ký vào cả 3 liên "Phiếu nhập kho" và xử lý: + Một liên do thủ kho giữ để làm căn cứ ghi "thẻ kho" hoặc "Sổ kho". + Một liên chuyển cho Phòng kế toán để ghi sổ kế toán. + Một liên chuyển cho Phòng hành chính quản trị để theo dõi. 3. Phòng kế toán căn cứ vào "Phiếu nhập kho" và hoá đơn mua vật liệu để thanh toán tạm ứng hoặc thanh toán cho người bán theo đúng số lượng thực nhập. Căn cứ vào "Phiếu nhập kho" và chứng từ thanh toán (Giấy thanh toán tạm ứng, phiếu chi, uỷ nhiệm chi, séc), hạch toán: Nợ TK "Vật liệu" Có TK thích hợp Sau đó, kế toán vật liệu căn cứ vào "Phiếu nhập kho" để ghi "Sổ chi tiết vật liệu". Điều 41. Hạch toán xuất vật liệu 1. Khi cần lĩnh vật liệu, bộ phận xin lĩnh phải có đơn xin lĩnh vật liệu chuyển Phòng hành chính quản trị xem xét. Nếu xét thấy có thể cấp vật liệu theo yêu cầu sử dụng của đơn vị xin lĩnh thì Trưởng Phòng hành chính quản trị ký xác nhận vào đơn xin lĩnh vật liệu và chuyển cho Thủ trưởng đơn vị ký duyệt cho phép cấp vật liệu. Trường hợp xuất kho vật liệu để cấp phát cho các đơn vị sử dụng theo kế hoạch thì Phòng hành chính quản trị phải có giấy đề nghị cấp phát vật liệu theo kế hoạch trình thủ trưởng đơn vị phê duyệt trước khi thực hiện. 2. Căn cứ vào đơn xin lĩnh vật liệu của bộ phận sử dụng hoặc giấy đề nghị cấp vật liệu theo kế hoạch đã được thủ trưởng đơn vị phê duyệt, kế toán vật liệu lập "Phiếu xuất kho" thành 3 liên. Kế toán phải ký vào cả 3 liên "phiếu xuất kho" và chuyển cho Trưởng phòng kế toán và Thủ trưởng đơn vị ký duyệt, sau đó, chuyển cả 3 liên cho người lĩnh vật liệu mang đến kho vật liệu để làm thủ tục xuất kho. 3. Căn cứ vào "Phiếu xuất kho", thủ kho làm thủ tục xuất vật liệu và ghi sổ thực xuất vào cả 3 liên "Phiếu xuất kho". Thủ kho và người lĩnh vật liệu phải ký vào cả 3 liên "phiếu xuất kho" và xử lý: + Một liên do thủ kho giữ để ghi "Thẻ kho" hoặc "Sổ kho". + Một liên chuyển cho Phòng kế toán để ghi sổ kế toán. + Một liên chuyển cho Phòng hành chính quản trị để theo dõi. 4. Căn cứ vào một liên "Phiếu xuất kho" do thủ kho giao lại, kế toán vật liệu hạch toán" Nợ TK ""Chi về vật liệu và giấy tờ in" (hoặc tài khoản thích hợp khác) Có TK "Vật liệu" Sau đó, kế toán vật liệu phải ghi "Sổ kế toán chi tiết vật liệu" như trường hợp nhập kho vật liệu. Điều 42. Đối chiếu số liệu hạch toán nhập, xuất vật liệu Cuối tháng, kế toán vật liệu và thủ kho phải đối chiếu giữa "Sổ kế toán chi tiết vật liệu" (cột số lượng) và "Thẻ kho", đảm bảo khớp đúng từng loại vật liệu. Sau khi đã đối chiếu khớp đúng giữa "Sổ kế toán chi tiết vật liệu" và "Thẻ kho", kế toán vật liệu căn cứ "Sổ kế toán chi tiết vật liệu" (phần giá trị) để lập "Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu", sau đó, đối chiếu số tổng cộng trên "Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu" với số liệu của tài khoản "Vật liệu" trên "Bảng cân đối tài khoản tháng", đảm bảo khớp đúng. Điều 43. Quy trình nhập, xuất và ghi sổ đối với giấy trắng đặc biệt, giấy tờ in quan trọng Đối với vật liệu là giấy trắng đặc biệt, giấy tờ in quan trọng (ấn chỉ quan trọng), quy trình nhập xuất vật liệu và ghi sổ được thực hiện theo văn bản quy định riêng, không áp dụng theo các Điều 40, 41 nói trên. Cuối tháng, kế toán vẫn phải tổng hợp vào "Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu" để tiến hành đối chiếu như điều 42 nêu trên. Chương 4 ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 44. Tổ chức thực hiện 1. Vụ Kế toán - Tài chính chịu trách nhiệm tổ chức triển khai, hướng dẫn việc thực hiện Chế độ này tại các đơn vị Ngân hàng Nhà nước. 2. Vụ Tổng kiểm soát chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện Chế độ này tại các đơn vị Ngân hàng Nhà nước theo chức năng, nhiệm vụ của mình. Điều 45. Sửa đổi bổ sung Việc sửa đổi, bổ sung Chế độ này do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định.