14/CT-UBND

Chỉ thị 14/CT-UBND năm 2015 về giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước các cấp tỉnh Lào Cai ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 14 / CT -UBND Lào Cai , ngày 06 tháng 10 năm 201 5 CHỈ THỊ VỀ GIẢM VĂN BẢN, GIẤY TỜ HÀNH CHÍNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC CÁC CẤP TỈNH LÀO CAI V ă n b ản , g iấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước là yêu cầu tất yếu nhằm bảo đảm cho côn g tác chỉ đạo, điều hành và trao đổ i thông tin giữa các cơ quan hành chính nhà nước và tron g nội bộ từng cơ quan. Trong nhữn g năm qua, với sự phát triển kinh tế - xã hội của t ỉ nh; đồng thời các quy định, ch ủ trương, chính sách của nh à nước ng ày c à ng hoàn thiện, yêu cầu việc chấp hành kỷ cương hành chính ngày càng chặt chẽ, đòi hỏi văn bản hành chính đ ể thông tin báo cáo, chỉ đạo điều hành, giải quyết công việc phải nhiều hơn, thường xuyên hơn. Văn bản, giấy tờ hành chính phần nào đã mang lại hiệu qu ả nhất định trong chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ của các cơ quan hành chính nhà nước, góp phần vào sự phát triển chung của tỉnh. Bên cạnh đó, quá trình thực hiện cải cách thủ tục hành chính, nhất là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong qu ả n lý đã tạo điều kiện đ ể các cơ quan hành chính nhà nước c ả i tiến công tác v ă n thư và quản lý văn bản, giấy tờ hành chính; có thêm nhiều công cụ, hình thức tiến bộ h ơ n đ ể trao đ ổ i thông tin, chỉ đạo điều hành với chất lượng, hiệu qu ả ngày càng đ ược nâng cao. Tu y nhiên, thời gian gần đây việc chấp hành Ch ỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc gi ả m văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước ở một số cơ quan, đơn vị, địa phương trong tỉnh còn thiếu nghiêm túc. Tình trạng lạm dụng văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước còn khá ph ổ biến. Việc in ấn, sao chụp và g ử i văn bản, tài liệu còn tùy tiện, lãng phí với những biểu hiện cụ thể như: chưa ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong trao đổi thông tin và chỉ đạo, điều hành; vẫn du y trì việc sao g ử i các văn b ả n của cấp trên, của Trung ương trong khi hoàn toàn có điều kiện tra cứu văn bản điện tử thay văn bản giấy; cùng một nội dung g ử i văn bản cho nhiều người, nhiều tổ chức trong một cơ quan; văn bản gửi vượt cấp; gửi đến cơ quan nhà nước cấp trên những văn bản không c ầ n thiết; văn bản báo báo còn dài dòng; một số sở ngành còn chưa ch ủ động xử l ý đề nghị của cá nhân, cơ quan, đơn vị g ửi đ ến , vẫn còn tâm l ý chờ UBND tỉnh có văn bản giao việc mới tham mưu , đề xuất; hoặc cố ý gửi văn bản lên UBND tỉnh để có văn bản chỉ đạo hoặc phiếu chuyển văn bản đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết; việc phối hợp ngang giữa các sở, ngành trong giải quyết công việc ch ư a thật tốt, tham mưu không hết nội dung, dẫn đến văn bản phải chuyển lòng vòng, phải giao việc đi, giao việc lại nhiều lần. Để khắc phục những tồn tại, hạn chế nêu trên , Chủ tịch Ủy ban nhân dân t ỉ nh yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp thuộc t ỉ nh (sau đây gọi tắt là các sở, ngành), Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố (sau đây gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp huyện) tổ chức thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: 1. Tổ chức thực hiện trong cơ quan và ch ỉ đ ạo các cơ quan trực thuộc, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn rà soát, s ử a đ ổ i, bổ sung và thực hiện nghiêm túc Quy chế làm việc; xây dựng, hoàn thiện quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản một cách hợp lý và khoa học, chú ý xem xét c ả i tiến việc in ấn, phát hành các loại văn bản, gi ấy tờ hành chính, quản lý chặt chẽ việc sao chụp và gửi các văn bản, giấy tờ hành chính trong nội bộ cũng nh ư ra ngoài cơ quan, đơn vị mình theo tinh thần triệt để tiết kiệm, chống lãng phí; nhanh chóng đ ư a công tác văn thư vào trật tự, nền nếp; triển khai thực hiện quản lý văn bản đi, văn bản đ ến và lập hồ sơ trong môi trường mạng theo Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư lưu tr ữ Nhà nước. 2. Giao nhiệm vụ cụ thể việc quản lý và phát hành văn bản hành chính cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòn g hành chính ki ể m tra việc gửi văn bản phải theo đúng những nơi nhận c ầ n thiết là các cơ quan thẩm quyền c ó chức năng tổ chức thực hiện, giám sát , kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản. Các văn bản, giấy tờ hành chính cần thiết đ ể thực hiện chức năng, thẩm quyền trong xử lý công việc như quyết định cá biệt, ch ỉ thị cá biệt, chương trình, kế hoạch, tờ trình và các văn bản chỉ đạo, điều hành phải g ử i đúng địa ch ỉ là cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm, thẩm quyền xử lý và thực hiện công việc; không g ử i cho cá nhân, cơ quan, đơn vị đ ể biết, đ ể tham khảo hoặc để thay cho báo cáo công việc đã làm. Đặc biệt phải chấn ch ỉ nh, chấm dứt nga y tình trạng gửi văn bản vượt cấp của các đơn vị trực thuộc sở, ngành, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn. 3. Chỉ đạo và tổ chức có hiệu quả công tác c ả i cách thủ tục hành chính: - Tích cực xem xét, rà soát các quy định về thủ tục hành chính, công bố hoặc trình cơ quan có thẩm quyền công bố; thực hiện niêm yết công khai những thủ tục cần thiết cho việc giải quyết những công việc thuộc thẩm quyền; kiên quyết loại bỏ các loại giấy tờ không hợp lý, không thật cần thiết. Các cơ quan, đơn vị, công chức, viên chức không tự đặt ra những loại giấ y tờ trái quy định; - Chuẩn hóa, ban hành đồng bộ , công khai các loại mẫu biểu, giấy tờ hành chính cần thiết đ ể giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức (thống nhất với quy định của Bộ, ngành Trun g ương, th ể thức kỹ thuật trình bày đơn giản, d ễ hiểu, dễ sử dụng); - Nghiên cứu đưa vào ứng dụng các loại giấy tờ văn bản hành chính có thể thực hiện được nhiều chức năng, giải quyết nhiều loại công việc trong một cấp quản lý, một cơ quan quản lý hoặc liên thông gi ữ a các sở, ngành, giữa cấp trên với cấp dưới; các việc liên quan đ ến công việc chính đều được thể hiện trong mẫu đơn, giấy phép đ ể nhân dân, tổ chức có nhu cầu đăng ký và cơ quan quản lý cho phép thực hiện theo quy định. 4. Đẩ y mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin, từng bước thay thế cơ bản việc dùng văn bản, g iấy tờ hành chính trong công tác thông tin báo cáo, công tác chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc. - Tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung b ả n quy định trong việc khai thác mạng tin học diện rộn g (WAN), Internet giữa các sở , ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện với Ủy ban nhân dân tỉnh; gi ữ a các sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện với nhau và với cấp dưới trong trao đ ổ i thông tin, l ấ y ý kiến góp ý dự thảo văn bản, cập nhật đầy đủ kịp thời các văn b ả n quy phạm pháp luật của Trung ương, địa phương, văn bản chỉ đạo của cấp trên phục vụ cho việc tra cứu của cán bộ, công chức thừa hành c ô n g vụ, hạn chế thấp nhất việc sao chụp văn bản nhận được từ cấp trên gửi cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc, công chức trong cơ quan. - Trong từng cơ quan, đơn vị phải ứng dụng tốt phần mềm dùng chung: Phần mềm "Quản lý v ă n b ả n và Hồ sơ công việc" trong quy trình soạn thảo, góp ý, xét duyệt và ban hành v ă n b ả n hành chính; phần mềm “ Trang Thông tin điện tử phục vụ điều hành" trong xây dựng Chương trình công tác, Điều hành (giao việc, nhận việc, thông tin điều hành), công tác hành chính quản trị, quản trị nhân sự trong nội bộ cơ quan. - Khuyến khích tận dụn g hệ thống thư đ iện t ử đ ể gửi , nhận các loại văn bản: thư mời, công văn, báo cáo các cấp, nh ữ ng thông tin ch ỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và các văn bản khác (trừ văn bản theo chế độ mật). Những văn bản được chuyển qua hệ thống thư điện tử phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đ ương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy. 5. Chỉ đạo Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn quản lý và khai thác tốt Công báo t ỉ nh được cấp đ ể phục vụ cho cán bộ, công chức nghiên cứu, thực hiện các ch ủ trương, chính sách của tỉnh, huyện và tuyên truyền, phổ biến chủ trương, chính sách đến nhân dân. 6. Cải tiến công tác báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất về tình hình kinh tế - xã hội của từng ngành, địa phương; việc tham mưu các kế hoạch, chương trình hành động của Ủy ban nhân dân tỉnh...theo hướng ng ắ n gọn, đi vào trọng tâm, trọng đi ể m, đ áp ứng yêu cầu qu ả n lý của Ủ y ban nhân dân tỉnh; các số liệu tình hình, việc phân công nhiệm vụ cụ thể nên đưa vào bảng biểu, phụ lục kèm theo. Ngoài những lĩnh vực phải báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng theo yêu cầu của Trung ươn g, của Ủy ban nhân dân tỉnh, các lĩnh vực còn lại thực hiện lồng ghép việc báo cáo các lĩnh vực công tác chuyên biệt trong báo cáo thực hiện nhiệm vụ chung của một cơ quan theo chế độ báo cáo tháng, quý và năm. 7. Riêng việc gửi văn bản , giấy tờ hành chính cho Ủy ban nhân dân tỉnh được quy định như sau: - Côn g việc thuộc thẩm quyền g iải quyết của Ủy ban nhân dân tỉnh thì sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện g ử i văn bản đ ến Ủy ban nhân dân tỉnh để xem xét giải quyết; đối với công việc thuộc trách nhiệm th ẩ m định của các sở, ngành trước khi trình UBND tỉnh th ì đồng gửi các sở, ngành đó để thẩm định. Không g ử i các cơ quan nh à nước khác có liên quan; - Những trường hợp thuộc thẩm quyền giải quyết của các sở, ban, ngành, Ủ y ban nhân dân cấp huyện thì ch ỉ gửi văn bản đ ề nghị đến các cơ quan này và không đồng thời gửi đến Ủy ban nhân dân t ỉ nh (trừ trường hợp UBND tỉnh yêu c ầ u); - Các trường hợp văn bản hành chính g ử i vượt cấp, giao Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chuy ể n trả lại cấp trên trực tiếp của đơn vị đã gửi văn bản, đồng thời yêu cầu thủ trưởng cơ quan này tiến hành kiểm đi ể m v ề ý thức chấp hành quy định g ử i văn bản của đơn vị đã gửi văn bản vượt cấp; - Các sở, ngành, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố khi g ử i các báo cáo, văn bản hành chính khác cho Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định chỉ gửi 01 bản cho Ủy ban nhân dân tỉnh, khôn g đồng thời g ửi văn bản có cùng một nội dung cho c ả Ch ủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng Ủy ban nhân dân t ỉ nh; - Không gửi cho Ủ y ban nhân dân tỉnh các văn bản do các sở, ngành yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện báo cáo chuyên đề để t ổ ng hợp xây dựng dự thảo báo cáo chung cho Ủy ban nhân dân tỉnh; - Các sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện không gửi các văn bản giải quyết công việc, văn bản chỉ đạo, điều hành nội bộ cơ quan, cấp dưới cho Ủy ban nhân dân tỉnh (thay cho báo cáo). - Các Hội và tổ chức khác do Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định thành lập hoặc cho phép thành lập chỉ gửi báo cáo đị nh kỳ hàng tháng, quý về tình hình hoạt động của tổ chức, đơn vị mình cho cơ quan quản lý nh à nước về ngành lĩnh vực mà Hội và tổ chức đó hoạt động đ ể t ổ ng hợp chung (không gửi trực t iếp về Ủy ban nhân dân tỉnh). - Các biên bản họp liên ngành phải do lãnh đạo đơn vị ký, không đ ể cấp phòng, chuyên viên ký. Trường hợp cử chuyên viên hoặc trư ở ng, phó phòng chuyên môn đi ki ể m tra , khảo sát thực địa nhưng khi k ý biên bản để báo cáo UBND tỉnh phải là lãnh đạo sở, ngành, huyện, thành phố k ý, có đ óng dấu theo quy định. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm đôn đốc và ki ể m tra các cơ quan hành chính, sự nghiệp các cấp trong t ỉ nh thực hiện nghiêm Chỉ thị này. Nơi nhận: - TT. T U , HĐND, UBND tỉnh; - V ă n phòng Tỉnh ủy ; - Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh; - Các sở, ban, ngành tỉnh; - UB MTTQ và các Đoàn th ể tỉnh; - HĐND TP L à o Cai; - UBND các huyện, TP; - Các Trường chuyên nghiệp tỉnh; - Các Tổ chức x ã hội, tổ chức x ã hội nghề nghiệp; - Đài PTTH, Báo Lào Cai; - Công b á o t ỉ nh; - Lãnh đạo V ă n phòng; - Lưu : VT, các CV , Trang TTĐT . CHỦ TỊCH Doãn Văn Hưởng