2025/SNV-VTLT

Công văn 2025/SNV-VTLT năm 2015 về hướng dẫn chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ do Sở Nội vụ tỉnh Hòa Bình ban hành UBND TỈNH HÒA BÌNH SỞ NỘI VỤ -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------------- Số: 2025/SNV-VTLT V/v hướng dẫn chỉnh lý hồ sơ , t à i liệu lưu trữ H òa Bình , ngày 16 tháng 09 năm 20 15 Kính gửi: - Các sở, ban, ngành của tỉnh; - UBND các huyện, thành phố. Thực hiện Chỉ thị số 14/CT- U BND ngày 14/7/2015 của Ủ y ban nhân dân tỉnh về việc giải quyết tài liệu tồn đọng tích đống của các cơ quan đơn vị trên địa bàn tỉnh; Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và tài liệu lư u trữ trên địa bàn tỉnh, Sở Nội vụ hướng dẫn tổ chức chỉnh lý hồ sơ tài liệu lưu trữ , để các cơ quan đơn vị trên địa bàn tỉnh thống nhất thực hiện, như sau: I. HƯỚNG DẪN CHUNG 1. Đối tượng và phạm v i áp d ụng - H ư ớ ng d ẫn này được áp dụng đ ể chỉnh lý c á c ph ô ng hoặc khối tài liệu hành chính tiếng Việt được hình thành trong quá trình hoạt động c ủ a các cơ quan nhà nước, t ổ chức xã hội, t ổ chức xã hội – ngh ề nghiệp, tổ ch ứ c kinh t ế , đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung l à cơ quan, tổ chức) thuộc nguồn nộp l ưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tại Quyết định số 487/QĐ- U BND ngày 08/4/2 01 3 c ủa UBND t ỉ nh. - Tài liệu phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đ ĩa âm thanh v à tài liệu trên các vật mang tin khác không thuộc phạm vi áp dụng của hướng dẫn này. 2. Khái niệm, mục đích, yêu cầu chỉnh lý a) Khái niệm: Ch ỉ nh l ý tài liệu là t ổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, tr o ng đó ti ế n hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục h ồ i hoặc l ập mới hồ sơ; xác định giá trị; hệ th ố ng h óa h ồ sơ, tài l iệu và là m các công cụ tra cứu đ ố i với phông hoặc kh ố i tài liệu đưa ra chỉnh lý. b) Mục đích: - Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu c ủ a phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo đi ề u kiện thuận lợi cho công tác quản lý bảo qu ả n và khai thác, sử dụng tài liệu; - Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu h ủy qua đó, góp p hần nân g cao hiệu qu ả sử dụng kho t à ng và trang thiết bị, phương ti ệ n bảo quản. c) Yêu cầu: T ùy theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức (kinh phí, thời gian, nhân lực, trình độ cán bộ, cơ sở vật ch ấ t) và t ình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý (mức độ phân loại, lập h ồ sơ) mà thực hiện chỉnh l ý ho à n chỉnh hoặc một s ố công đoạn của quy tr ì nh chỉnh lý (chỉnh lý sơ bộ). Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt được các yêu cầu sau: - Phân l oại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; - Xác định thời hạn bảo qu ả n cho hồ sơ, tài liệu được tính bằng n ăm và hồ sơ tài liệu có giá trị vĩnh viễn, t à i liệu hết giá trị để tiêu hủy theo quy định; - Hệ thống h óa hồ sơ, tài liệu; - Lập các công cụ tra cứu: mục l ục hồ sơ, tài liệu; cơ sở dữ liệu v à côn g cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng; - Lập danh mục t ài liệu hết giá trị loại ra để tiêu h ủy . 3. Nguyên tắc chỉnh lý: - Không phân tán phông lưu trữ. Tài liệu của từng đơn vị hình th ành p hông phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt; - Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới h ồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi , giải quyết công việc. - Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành tài liệu; sự liên hệ lôgíc và lịch sử của tài liệu. II. CHUẨN BỊ CHỈNH LÝ 1 . Giao nhận tài liệu - Đ ố i với lưu trữ cơ quan (Lưu trữ hiện hành) có c á n bộ quản lý kho lưu trữ và bộ phận chỉnh lý t ài liệu riêng thì khi xuất tài l iệu ra khỏi kho để chỉnh lý ph ả i tiến hành giao nhận tài liệu, số lượng tài liệu giao nhận được tính bằng mét giá; riê n g đối với các phông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ, phải ghi r õ số lượng cặp, hộp và số lượng hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. - Việc giao nhận tài liệu phải được lập thành biên bản theo mẫu đính kèm (Phụ lục số 01) 2. Vệ si nh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý Để hạn ch ế tác hại do bụi bẩn t ừ tài l iệu gây ra đối với người thự c hiện, trước khi chỉnh lý cần tiến hành vệ sinh sơ bộ tài liệu b ằ ng cách dùng các loại ch ổ i lông thích hợp để quét, chải bụi bẩn trên cặp, hộp hoặc bao gói t à i liệu, sau đ ó đ ế n từng tập tài li ệ u, Khi v ệ sinh và vận chuyển tài l iệu cần l ưu ý tránh l à m xáo trộn t rật tự sắp xếp các cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu cũng nh ư các hồ sơ hay các tập tài l iệu trong m ỗ i cặp, hộp hoặc bao g ó i; đồng thời, không làm hư hại t ài liệu. 3 . Khảo sát tài liệu a) Mục đ í ch, yêu cầu - Mục đích của việc khảo sát tài liệu là nhằm thu thập thông tin c ần thiết về tình hình của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, l àm cơ sở cho việc b i ên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý; lập kế hoạch và tiến hành sưu t ầ m, t hu thập những tài liệu ch ủ yếu còn thiếu để bổ sung cho phông và thực h iện chỉnh lý tài liệu đạt yêu cầu nghiệp vụ đặt ra. - Yêu cầu khảo sát tài liệu là phải xác định rõ những vấn đề sau: + Tên phông; giới hạn thời gian: thời gian sớm nhất và muộn nhất c ủa tài liệu trong phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý; + Khối l ượng tài liệu đưa ra chỉnh lý: số mét giá; s ố cặp, gói tài liệu và số lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản (đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ); + Thành phần tài liệu: tài liệu hành chính bao gồm những loại văn bản, giấy tờ chủ yếu gì; ngoài ra, trong phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý còn có những l oại tài liệu gì (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghi âm…); ... + Nội d ung của tài liệu: tài liệu của những đơn vị hay thuộc về những mặt hoạt động nào; những lĩnh vực, vấn đề chủ yếu và sự kiện quan trọng trong hoạt động của cơ quan, đơn vị hình t hành phông được phản ánh trong tài liệu; + Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý: Mức độ thiếu đủ của phông hoặc khối tài l iệu; Mức độ xử lý về nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị. Tình trạng vật lý của phông hoặc khối tài liệu; + Tình trạng công cụ thống kê, tra cứu. b) Trình tự tiến hành: Bước 1: Nghiên cứu biên bản, mục lục hồ sơ, tài l iệu giao nộp từ đơn vị, cá nhân vào lưu trữ để nắm được thông tin ban đầu về tài liệu. Bước 2: Trực tiếp xem xét khối tài liệu. Nếu có nhiều người cùng tham gia thì phân công m ỗ i người khảo sát một ph ầ n. Bước 3: Tập hợp thông tin và viết báo cáo kết quả khảo sát theo Đề cương biên soạn đính kèm (Phụ lục số 02). 4. T hu thập, bổ sung tài liệu Qua khảo sát tài liệu, nếu phát hiện thành phần tài liệu của phông còn thiếu, cần tiến h à nh thu thập, b ổ sung trước khi thực hiện chỉnh l ý. Phạm vi và thành p hần tài liệu cần thu thập, bổ sung được xác định căn cứ c á c yếu tố sau: - Mục đích, yêu cầu và phạm vi giới hạn tài liệu đưa ra ch ỉ nh lý; - Báo cáo k ế t quả khảo sát tài liệu - Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức - đơn vị h ì nh thành phông, của các đơn vị, bộ phận và nhiệm vụ của các cá nhân liên quan; - Sổ đăng ký văn bản đi, đến; - Biên bản giao nhận tài l iệu của các đơn vị, bộ phận và cá n hân (nếu có). Nguồn bổ sung tài liệu từ: thủ trưởng cơ quan, đơn vị; các đơn vị, cá nhân được giao giải quyết công việc; những người đã nghỉ hưu hoặc chu y ển công tác; cơ quan, tổ chức c ấ p t rên hoặc cơ quan, t ổ chức trực thuộc... 5. Biên soạn c ác văn bản hướng dẫn chỉnh lý v à l ập kế hoạch chỉnh l ý 5.1. Biên so ạ n bản lịch sử đơn v ị hình thành phông và l ịch sử phông Lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạ t động của đơn vị hình thành phông hoặc kh ố i tài liệu. Lịch sử phông là bản t óm t ắt t ình hình, đặc điểm của phông tài liệu . - Bản l ịch sử đơn vị hình thành phông và l ịch sử phông phải được biên soạn chi tiết, đầy đủ khi tổ chức chỉnh lý lần đầu; những lần chỉnh lý sau chỉ cần bổ sung thông tin về sự thay đổi trong tổ chức và hoạt động của đơn vị hì n h thành phông và về khối t ài liệu đưa ra chỉnh lý nh ằ m mục đích: + Làm căn cứ cho việc xây dựng kế hoạch chỉnh lý phù hợp; + Làm căn cứ cho việc biên soạn các văn bản hướng d ẫn ngh i ệp vụ cụ thể trong chỉnh lý như: hướng d ẫ n phân loại, lập h ồ sơ; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và phương án phân loại tài liệu; + Giúp cho những người tham gia thực hi ệ n ch ỉ nh lý nắm b ắ t một cách khái quát về lịch sử và hoạt động của đơn vị hình thành phông và về tình hình của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. - Khi biên soạn các văn bản này, cần tham khảo tư liệu liên quan về đơn vị và về phông tài liệu sau: + Các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản khác về việc thành lập, chia tách, sáp nhập...; quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông và các đơn vị cấu thành; + Các văn bản quy định về quan hệ, lề lối làm việc và chế độ công tác văn thư của đơn vị hình thành phông; + Các biên bản giao nhận tài liệu; mục lục hồ sơ, tài liệu nộp l ưu; sổ sách thống kê tài liệu và sổ đăng ký văn bản đi, đến; + Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; + Các tư liệu khác có liên quan. - Ngoài ra, có thể thu thập thông tin cần thiết từ các cán bộ, công chức, vi ê n chức trong cơ quan, đơn vị. Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông có thể biên soạn riêng hoặc gộp làm một, bao gồm 2 phần với những nội dung cụ thể theo Đề cương bi ê n soạn đính kèm (Phụ lục s ố 03 ). 5.2. Biên so ạ n bản h ư ớng dẫn phân loại , l ập hồ sơ Hư ớ ng dẫ n phân loại, lập hồ sơ l à bản hướng dẫn phân chia tài liệu của phông hoặc khối tài l iệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm l ớn, nhóm vừa, nhóm nh ỏ the o một phương án phân l oại nhất định và phương p h á p l ập hồ sơ; được dù n g làm căn c ứ đ ể những người tham gia chỉnh lý thực hiện việc phân loại t ài liệu, l ập h ồ sơ v à hệ th ố ng h óa hồ sơ toàn phông được thống nhất. Phương án phân loại tài liệu là bản dự kiến phân chia tài liệu thành các nhóm v à trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu c ủ a phông. Nội dung bản hư ớ ng d ẫ n phân loại, lập h ồ s ơ Bản hướng dẫn phân loại, l ập hồ sơ bao gồm 2 phần chính: hướng dẫn phân loại t ài liệu và hướng dẫn lập hồ sơ (Phụ lục số 04) a) Phần 1. Hướng dẫn phân loại tài liệu Nội dung của phần này bao g ồm phương án phân loại tài l iệu và những hướng dẫn cụ thể trong quá trình phân chia tài liệ u của phông hoặc khối t ài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ hay đưa t ài liệu vào các nhóm thích hợp. - Việc lựa chọn và xây d ựng phương án ph ân loại tài liệu đối vớ i phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý được tiến hành trên cơ sở vận dụng các nguyên tắc, phương pháp phân loại tài liệu phông lưu trữ vào tình hình thực tế của phông hoặc khối tài liệu, qua việc nghiên cứu bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông và báo cáo k ế t quả khảo sát tài liệu; đồng thời, căn cứ yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai th á c sử dụng tài liệu sau này. T ùy thuộc từng phông hoặc khối tài liệu cụ thể, có thể lựa chọn một trong những phương án phân loại tài liệu sau: + Phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian”: áp dụng đ ố i với tài liệu c ủ a đ ơ n vị h ì nh thành phông có cơ c ấ u t ổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, b ộ phận tương đ ố i rõ ràng, ổn định; + Phương án “thời gian - cơ cấu t ổ chức": áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi; + Phương án “mặt hoạt động - thời gian”: áp dụng đối với tài l iệu của đơn vị hình thành phông có cơ c ấ u t ổ chức hay thay đổi nhưng c ó chức năng, nhiệm vụ tương đối ổn định; + Phương án “thời gian - mặt hoạt động”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu t ổ chức và chức năn g , nhiệm vụ hay thay đổi, không rõ ràng hoặc đ ố i với tài liệu của các đơn vị hình thành phông hoạt động t heo nhiệm kỳ; + Phương án “vấn đề - thời gian” và “thời gian - vấn đề”: áp dụng đối với tài l iệu của đơn vị hình thành phông nhỏ, có ít tài liệu; đối với tài liệu phông lưu trữ cá nhân và các sưu lập tài liệu l ưu trữ. - Theo phương án phân loại đã l ựa chọn, các nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ có thể như sau: + Theo phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian”: các đơn vị tổ chức của đơn vị hình thành phông; năm; các lĩnh vực h o ặc nội dung hoạt động lớn của các đ ơn vị tổ chức; + Theo phương án “thời gian - cơ cấu tổ chức”: năm; các đơn vị tổ chức của đơn v ị hình thành phông; các lĩnh vực hoặc nội dung hoạt động lớn của các đơn vị tổ chức; + Theo phương án “mặt hoạt động - thời gian”: mặt hoạt động; năm; các lĩnh vực hoặc nội dung hoạt động lớn trong phạm vi một mặt hoạt động; + Theo phương án “thời g ian - mặt hoạt động”: năm ; mặt hoạt động; các lĩnh vực hoặc nội dung hoạt động lớn trong phạm vi một mặt hoạt động. b) Phần 2. Hướng dẫn lập hồ sơ Nội dung phần hướng dẫn lập hồ sơ bao gồm: - Hướng dẫn chi tiết về phương pháp tập h ợ p các v ă n bản, tài liệu theo đặc trưng chủ y ế u như vấn đề, tên gọi của văn bản, tác giả, cơ quan giao dịch, thời gian v . v .. thành hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài liệu còn ở trong tình trạng lộn xộn, chưa được lập hồ sơ. - Hướng dẫn chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ đ ối với những phông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng còn chưa chính xác, đầy đủ (chưa đạt yêu cầu nghiệp v ụ đặt ra). - Hướng dẫn viết tiêu đề hồ sơ: Tiêu đề hồ sơ bao gồm các yếu tố thông tin cơ bản, phản ánh khái quát nội dung của văn bản, t à i l iệu có trong hồ sơ, nhưng cần ngắn gọn, rõ ràng, chính xác và được thể hiện bằng ngôn ngữ phù h ợ p. Các yếu tố thông tin cơ bản của t iêu đề hồ sơ thư ờ ng gồm: Tên loại văn bản, tác giả, nội dung, địa đ i ể m, thời gian. Trật tự các y ế u t ố trên c ó th ể thay đổi tùy theo t ừ ng loại hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ được viết theo một số cách sau: Cách 1: Tên loại văn bản - nội dung - thời gian - tác giả: áp d ụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo công t ác t hường kỳ của cơ quan, ví d ụ : Chương trình, kế hoạch, báo cáo côn g tác năm 2010 của Sở Kế hoạch và Đầu tư. K ế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch nhà nước năm 2010 của Sở Công thương Cách 2: Tên loại văn bản - tác giả - nội dung - thời gian: áp dụng đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề, ví dụ: Chương trình, kế hoạch, báo cáo của Sở Nội vụ về kiện toàn chính quyền các cấp. Cách 3: Tập lưu (Quyết định, Báo cáo, Kế hoạch, công văn v . v . .) - thời gian - tác giả: áp dụng đối với các hồ sơ là tập lưu văn bản đi của cơ quan, ví dụ: Tập lưu Quyết định quý I năm 2002 của S ở Nội vụ tỉnh Hòa Bình. Cách 4 : Hồ sơ Hội nghị (Hội thảo) - nội dung - tác giả (cơ qua n tổ chức hoặc cơ quan chủ trì) - địa điểm - thời gian: áp dụng đối với hồ sơ hội nghị, hội thảo, ví dụ: Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác năm 2010 của Sở Nội vụ ngày 15/01/2011. Hồ sơ Hội thảo khoa học về “Xác định giá trị và loại h ủy tài liệu” do Chi cục Văn thư - Lưu trữ Sở Nội vụ tổ chức tại Chi cục từ 02-03/01/2013 Cách 5: Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: áp dụng đối với loại hồ sơ việc mà v ă n bản về quá trình giải quyết công việc còn lưu được khá đầy đủ, ví dụ: Hồ sơ về vụ cháy rừng tại huyện Kỳ Sơn ngày 02/02/2003. Hồ sơ về việc nâng hạng ngạch lương năm 2010. Cách 6: Hồ sơ - tên người: áp dụng đối với hồ sơ nhân sự, ví dụ: Hồ sơ của Nguyễn Văn A. - Hướng dẫn sắp xếp văn bản, tài liệu bên trong hồ sơ: T ùy theo t ừ ng loại hồ sơ mà biên soạn hướng dẫn cụ thể về việc sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ theo trình tự nhất định, bảo đảm phản ánh đ ược diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải quyết công việc trong thực t ế c ó thể áp dụng một s ố cách sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ, như sau: Cách 1: Theo số thứ tự và ngày tháng văn bản: đối với những h ồ sơ được lập theo đặc trưng chủ yếu là tên loại văn bản. Cách 2: Theo thời gian diễn biến của hội nghị, hội thảo; theo trì n h tự theo d õ i , g iả i quyết công việc: đối với hồ sơ hội nghị, h ội thảo; hồ sơ việc . Cách 3 : Theo tầm quan trọng của tác giả hoặc theo vần ABC...tên gọi tác giả , t ên địa danh: đối với những hồ sơ bao gồm các văn bản của nhiều tác giả; của các tác gi ả của một cơ quan chủ quản hay các tác giả là những cơ quan cùng cấp nh ưn g thuộc nhiều đị a phương khác nhau, ví dụ: Tập tài liệu của BCH TW Đảng, Quốc hội, Chính phủ chỉ đạo bầu cử Quốc hội năm 2010. Trong hồ sơ này, văn bản được sắp xếp theo tầm quan trọ n g của tác giả văn bản. Báo cáo công tác tuyển sinh các cấp năm học 2010 - 2011 của Phòng Giáo dục các huyện, thành phố thuộc tỉnh Hòa B ì nh. Trong hồ sơ này, các báo cáo được sắp xếp theo v ầ n ABC... tên Phòng Giáo dục các huyện, thành phố: Phòng Giáo dục huyện Cao Phong, Phòng Giáo dục huyện Đà Bắc, Ph ò ng Giáo dục huyện K ỳ Sơn, Phòng Giáo dụ c huyện Lạc Sơn... 5.3. Biên soạn b ả n hướng dẫn xác định giá trị tài liệu - Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phải được biên soạn chi ti ết, cụ thể đối với các phông tài liệu được chỉnh lý lần đầu; những lần sau chỉ cần sửa đổi bổ su n g cho phù hợp với tình hình thực tế kh ố i tài liệu đưa ra chỉnh lý. - Nội dung bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu bao gồm 2 phầ n chính: phần bản kê (dự kiến) các nhóm tài liệu cần giữ lại bảo quản hoặc loại ra khỏi phông v à phần hướng dẫn cụ thể được d ùng làm căn cứ để những người tham gia chỉnh lý thực hiện việc xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ được thống nhất (Phụ lục số 05). - Căn cứ để biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu gồm: + Các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá t rị tài liệu; + Các quy định của pháp luật có li ên quan đến thời hạn bảo quản t à i liệu: + Các bảng thời hạn bảo quản tài liệu Thông tư 09/2011/TT-BNV ng à y 03/6/2011; Thông tư 1 3/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ; bảng thời hạn bảo quản t à i liệu của ngành dọc cấp trên hoặc của cơ quan (nếu có); + Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị hình thành phông (nếu có); + Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông và hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; + Ngoài ra, cần tham khảo ý kiến của các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đặc biệt l à những người làm chuyên môn. 5.4. Lập kế hoạch chỉnh lý K ế hoạch chỉnh lý là bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân l ực và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý (Phụ lục số 0 6) . Khi chỉnh l ý các phông hoặc khối t ài liệu lớn với nhiều người tham gia thực hiện, cần phải xây d ự ng kế hoạch chỉnh lý chi tiết, cụ thể. Các v ă n bản hướng dẫn chỉnh l ý và k ế hoạch chỉnh lý phải được người có thẩm quyền p hê duyệt hoặc người có trách nhiệm thông qua và có thể b ổ sung, hoàn thiện tron g quá trình thực hiện cho phù hợp với thực tế. III. THỰC HIỆN CHỈNH LÝ 1. P hân loại tài liệu Căn cứ bản hướng dẫn phân loại, l ập hồ sơ tiến hành phân chia tài l iệ u thành c á c nhóm theo tr ì nh tự sau: Bước 1: Phân chia tài liệu ra thành các nhóm lớn; Bước 2: Phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành các nh ó m vừa; Bước 3: Phân chia tài liệu trong nhóm vừa thành c á c nhóm nhỏ. Trong quá trình phân chia tài l iệu thành c á c nhóm, nếu phát hiện thấy có b ả n chính, bản gốc của những văn bản, tài liệu có giá trị thuộc phông khác thì phải để riêng và lập thành danh mục để bổ s u ng cho phông đó. 2. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa hoàn th iện hồ sơ a) Lập hồ sơ đối với phông tài liệu chưa được lập hồ sơ Trong phạm vi các nhóm nhỏ, căn cứ bản hướng dẫn phân loại, l ập hồ s ơ và bản hướng d ẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành lập h ồ sơ k ế t h ợ p với xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho hồ sơ. Trong quá trình sắp xếp văn bản, tài l iệu trong mỗi hồ sơ, cần kết h ợ p xem xét loại ra khỏi hồ sơ nhữn g văn bản, tài liệu hết giá t rị. Đối với tài liệu h ế t giá trị, cũng phải vi ế t tiêu đề tóm tắt để thống kê thành danh mục tài l iệu hết giá trị. Tài liệu trùng thừa và tài liệu bị bao hàm thuộc h ồ sơ n ào phải được xếp ở cuối h ồ sơ đó và chỉ được l oại ra khỏi h ồ sơ sau khi đã được kiểm tra. Nếu một hồ sơ gồm nhiều văn bản, tài liệu và quá dày, cần phân ch i a thành các đơn vị bảo qu ả n một cách h ợ p lý (Độ d à y của mỗi đ ơn vị bảo quản không quá 03 cm) Mỗi hồ sơ được lập hoặc được chỉnh sửa hoàn thiện cần được để trong một tờ b ì a tạm hoặc một sơ mi kẹp ngoài tài liệu v à đánh một số tạm thời (S ố tạm thời có thể theo thứ tự của người thực hiện chỉnh lý ) ; đồng thời, ghi số tạm thời đó vào ô trống phía trên bên phải của thẻ hồ sơ và những thông tin ban đầu về mỗi h ồ sơ (s ố tạm trùng với s ố trên sơ mi hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài l i ệu có trong hồ sơ, thời hạn bảo quản, s ố tờ có t rong hồ sơ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản trên 20 năm) lên một tấm thẻ hồ sơ (Phụ lục số 07). b) Ch ỉ nh sửa hoàn thiện h ồ sơ Đối với phông tài liệu đã được lập hồ sơ, căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành kiểm tra toàn bộ h ồ sơ của phông; chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ kết h ợ p với xác định giá trị và định thời hạn bảo qu ả n đối với những hồ sơ được lập chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ. 3. Biên mục phiếu tin Việc biên mục phiếu tin hồ sơ và xây dựng cơ s ở dữ liệu (CSDL) quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu l ưu trữ tự động h óa c ó thể tiến hành một cách độc lập đ ố i với các phông tài liệu đã được chỉnh lý. Tuy nhiên, đối với các phông tài liệu chưa được chỉnh lý, nội dung này nên được kết h ợ p trong quá trình chỉnh lý. Phiếu tin hồ sơ hay phiếu mô tả hồ sơ là biểu ghi tổng hợp các thông tin về một hồ sơ hoặc một đơn vị bảo quản. Mỗi thông tin hoặc nhóm t hông tin được ghi trê n một ô mục (hay còn gọi là trường) c ủ a phiếu tin. Phiếu tin được dùng để nhập tin v à xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ s ơ , tài liệu lưu trữ t ự động h óa . Các t hông tin cơ bản về một hồ sơ hoặc một đơn vị bảo quản trên phiếu tin gồm: tên (hoặc mã) kho lưu trữ; tên (hoặc số) phông lưu trữ; số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tiêu đề hồ sơ, chú giải; thời gian của tài liệu; t hời hạn bảo quản và chế độ sử dụng. Ngoài ra, tùy theo yêu cầu của mỗi cơ quan, t ổ chức trong việc quản lý, tra tìm hồ sơ, tà i liệu l ưu trữ, có thể bổ sung các thông tin như bút tích; tình trạn g , vật lý v.v… (phụ lục 08) 4. Hệ thống hóa hồ sơ trên thẻ Bước 1 : s ắ p xếp các thẻ hồ sơ trong phạm v i mỗi nh ó m nhỏ; s ắp xếp các nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong m ỗ i nhóm lớn và c á c nhóm l ớn trong phông theo phương án phân loại tài l iệu thành 2 mục lục (01 mục lục hệ thống hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và hệ thống mục lục hồ sơ có thời hạn bảo quản tính bằng năm) Khi hệ thống h óa hồ sơ trên thẻ, phải kết hợp kiểm tra và tiến hành chỉnh sửa đối với những trường hợp hồ sơ được lập bị trùng lặp (trùng toàn bộ hồ sơ hoặc một số văn bản trong hồ s ơ) , bị xé l ẻ hay việc xác định giá trị cho hồ sơ, tài liệu chưa chính xác hoặc không t h ố ng nhất. Bước 2: Đánh số thứ tự chính thức cho hồ sơ lên thẻ hồ sơ (ô trống phía dưới bên phải của thẻ hồ sơ). 5. Biên m ụ c h ồ s ơ Việc biên mục hồ sơ gồm những nội dung sau: a ) Đ ánh số t ờ : Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy d ập số để đánh số thứ tự của tờ tài liệu, từ tờ đầu tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo qu ả n, số tờ được đánh bằng chữ số ảrập vào góc phải phía trên của tờ tài liệu. Trường hợp đánh nhầm số thì gạch đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với những tờ đã bị bỏ sót khi đánh số thì đánh số tr ùng với số của tờ trước đó và thêm chữ cái La tinh theo thứ tự abc ở sau, ví dụ: c ó 2 t ờ bị bỏ s ót khôn g đánh s ố sau tờ số 15 thì các tờ đó được đánh số trùng là 15a và 15b. Số lượng tờ t ài liệu có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo qu ả n nào phải đ ược bổ sung số lượng vào t hẻ hồ sơ đó. b) Viế t bìa hồ sơ: Căn cứ thẻ hồ sơ, ghi các thông tin: tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kế t thúc: số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (riêng số hồ sơ tạm thời được viết bằng bút chì) và thời hạn bảo qu ả n lên bìa hồ sơ được in sẵn theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 9251: 2012 “Bìa hồ sơ” được ban hành kèm theo Quyết định s ố 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và công nghệ. Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý: - Tên phông là tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông. Đối với những đơn vị hình thành phông có sự thay đổi về tên gọi nhưng về cơ bản, c ó chức năng, nhiệm vụ không thay đ ổ i (tức là chưa đủ đi ề u kiện để l ập phông mới) thì lấy tên phông là tên gọi cu ố i cùng của đơn vị hình thành phông; - Chữ viết t rên bìa phải rõ ràng, sạch, đẹp và đúng chính t ả; chỉ được viết tắt những từ đã quy định tro n g bảng chữ vi ết t ắ t; - Mực để viết bìa hồ sơ dù ng l oại mực đen, bền màu. c) Viết mục lục văn bản: Ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục l ục văn bản được in riêng hoặc phần mục lục văn bản đ ược in sẵn trong bìa hồ sơ t heo Tiêu chuẩn Quốc gia, TCVN 925 1 : 2012 “Bìa hồ sơ” được ban hành kèm theo Qu yết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và công nghệ. d) Viết ch ứ ng từ kết th ú c: Ghi số lượng tờ tài l iệu, s ố lượng t ờ mục lục văn bản (nếu được in riêng) và đặc điểm của t ài liệu (nếu có) trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc đư ợ c in r iêng hoặc phần chứng từ k ế t thúc được in sẵn t rong bìa h ồ sơ theo Tiêu chu ẩ n Qu ố c gia, TCVN 9251: 2012 “ B ì a hồ sơ ” đ ược ban hành kèm theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và công nghệ. Việc đánh số t ờ, viết mục lục văn bản và chứn g từ k ế t thúc áp dụng đối với những hồ sơ bảo q u ản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên. 6. Vệ sinh tài liệu; tháo bỏ ghim, kẹp; làm phẳ ng tài liệu - Dùng bàn chải thích hợp để quét chải làm sạch tài liệu; - Dùng các dụng cụ như: móc chuyên dùng... để gỡ bỏ ghim, kẹp tài liệu; - Làm phẳng tài liệu đ ố i với những tờ t ài liệu bị quăn, gấp, nhàu. 7. Thống k ê , kiểm t r a và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị 7.1. Thống kê tài liệu hết giá trị - Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được tập hợp thành các nhóm theo phương án phân loại và được thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị theo mẫu đính kèm (Phụ lục 9 ) Khi thống kê tài l iệu loại c ần lưu ý: + Các bó, gói tài liệu loại ra trong quá trình chỉnh lý được đánh số liên tục t ừ 01 đ ế n hết trong phạm vi toàn phông; + Trong mỗi bó, gói, các tập tài liệu được đánh số riêng, từ 01 đến hết. 7.2. Kiểm tra, làm th ủ tục tiê u hủy tài l iệu loạ i - Tài liệu hết giá trị loại ra t rong quá trình chỉnh lý phải được hộ i đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức kiểm tra, cấp có thẩm quy ề n th ẩ m định. - Qua kiểm tra và thẩm tra, những t ài liệu được yêu cầu giữ lại b ả o quản phải được l ập thành hồ sơ và s ắ p xếp vào vị trí phù hợp hoặc bổ sung vào c á c h ồ s ơ tương ứng của phông; đối với tài liệu hết giá trị về mọi phương diện, phải lập h ồ s ơ đ ề nghị tiêu h ủy trình cấp có thẩm quyền ra quy ế t định tiêu h ủy và tổ chức tiêu h ủy theo đúng quy định của pháp luật. 8. Kiểm tra số hồ sơ chính thức; vào bìa , hộp (cặp); viế t v à dán nhã n hộp (cặp) - Số hồ sơ được đánh l iên tục trong từng mục lục của phông: + Đối với những phông hoặc khối tài liệu được chỉnh lý lần đầu: Mỗi mục lục từ số 01 cho đến hết; + Đối với những đợt chỉnh lý sau: từ số tiếp theo số hồ sơ cuối cùng trong mục lục hồ sơ của khối tài liệu đó thuộc phông trong đợt chỉnh lý trước. - Vào bìa hồ sơ và đưa hồ sơ vào hộp (cặp). + Khi đưa tài liệu vào bìa hồ sơ phải căn cứ vào số trên thẻ hồ sơ và số tr ên sơ mi hồ sơ, s ố hồ sơ trên thẻ và số hồ sơ trên bìa hồ sơ để đưa tài liệu vào hồ sơ chính xác, chỉ tháo bỏ sơ mi hồ sơ sau khi kiểm tra các thông ti n tr ên bìa, thẻ, sơ mi đ ư ợc đảm bảo chính xác. + Đưa hồ sơ vào hộp và đánh số hộp t ừ hồ sơ đến hồ sơ trong h ộp lên nhãn tạm, theo thứ tự hệ thống hóa của mục lục hồ sơ t heo phông lưu trữ (lưu ý mỗi kho chỉ nên đánh một hệ thống số hộp để thuận tiện quản l ý) - Viết và d á n nhãn hộp (cặp): khi viết nhãn hộp (c ặ p), phải dù ng loại mực đen, bền màu; chữ viết trên nhãn phải rõ ràng, dễ đọc. Nhãn có thể được in sẵn theo mẫu đính kèm (Phụ l ục số 10 ) , có thể in trực tiếp lên g áy gộp hoặc in riêng theo kích thước phù h ợp với gáy của hộp (cặp) dùng để đựng tài liệu. 9. Xây dựng công cụ q u ản lý và tra t ìm h ồ sơ, tài liệu 9.1. Lập mục l ục h ồ sơ Việc lập mục l ục hồ sơ bao gồm những nội dung sau: - Viết lời nói đầu , trong đó giới thiệu tóm tắt về lịch sử đơn vị hình thành phông và l ịch sử phông; phương án phân loại tài liệu và kế t cấu của mục lục hồ sơ. - Viế t các bảng chỉ dẫn mục lục như bảng chỉ dẫn vấn đề; bảng chỉ dẫn tên người; bảng chỉ dẫn tên địa danh; bảng chữ viết tắt sử dụng trong mục lục. - Sử dụng các nội dung thông tin trên thẻ tạm, đánh máy và in mục lục thống kê hồ sơ của phông theo (Phụ lục s ố 11) 9.2. Đóng quyển mục lục Mỗi mục l ục hồ sơ được đóng thành 03 bộ (quyển) để phục vụ cho việc quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu. M ẫ u trình bày mục lục hồ sơ thực hiện theo mẫu quy định (Phụ l ục số 11 ) IV. KẾT THÚC CHỈNH LÝ 1. Kiểm tra kết quả chỉnh lý - Căn cứ để kiểm tra gồm: + Mục đích, yêu cầu của ( đ ợt chỉnh l ý ) ; + Các văn bản hướng dẫn chỉnh l ý đã ban hành; + Báo cáo k ế t quả khảo sát tài liệu; + Hợp đồng chỉnh l ý (nếu c ó ); + Biên bản giao nhận tài liệu để chỉnh lý; + Kế ho ạ ch chỉnh l ý. - Nội dung kiểm tra: + Kiểm tra trên các văn bản hướng dẫn chỉnh lý; mục lục hồ sơ; cơ sở dữ liệu và công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có) và danh mục tài liệu loại của phông hoặc khối tài liệu chỉnh l ý; + Kiểm tra thực tế tài liệu sau khi chỉnh lý. - Lập biên bản kiểm tra, nghiệm thu chỉnh l ý (nếu cần). 2. Bàn gi ao tài liệu vận chuyển tài l iệu vào kho và sắp xếp lên giá - Bàn giao tài liệu: + Tài liệu giữ lại bảo quản được bàn giao theo mục lục hồ sơ; + Tài li ệ u lo ạ i ra để tiêu h ủy đ ược bàn giao theo danh mục t à i li ệ u lo ạ i ; + Tài liệu chuyển phông khác hoặc để bổ sung cho phông. - Lập biên bản giao nhận tài liệu theo mẫu đính kèm (Phụ lục s ố 1 ) . - Vận chu yể n tài liệu vào kho bảo quản và sắp xếp lên giá. 3. Tổng kết chỉnh lý 3.1. Viết b á o cáo tổ ng kết chỉnh lý, trong đó trình bày tóm tắt về: a) Những kết qu ả đạt được: - Tổng số t à i liệu đưa ra chỉnh lý và tình t rạng t à i l iệu trước khi chỉnh l ý; - Tổng số tài liệu sau khi chỉnh lý, trong đó: + Số lượng tài liệu giữ lại bảo quản: số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, có thời hạn bảo quản tính bằng năm; + Số lượng tài liệu l oại ra để t iêu h ủy : bó hoặc gói, tập và tính theo mét giá; + Số lượng tài liệu chuyển phôn g khác hoặc để bổ sung cho phông; - Chất lượng hồ sơ sa u kh i chỉnh l ý so với yêu cầu nghiệp vụ. b) Nhận xét, đánh giá: - Tiến độ thực hiện đợt chỉnh lý so với kế hoạch; - Những ưu điểm, khuyết điểm tr o ng quá trình chỉnh lý ; - Kinh n ghiệm rút ra qua đợ t chỉnh lý. 3.2. Hoàn ch ỉ nh và bàn giao hồ sơ đợ t chỉnh lý Hồ sơ đợt chỉnh l ý để bàn g iao gồm: - Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; - Các văn bản hướng dẫn chỉnh l ý và kế hoạch chỉnh lý; - Mục l ụ c hồ sơ; cơ sở dữ l iệu và công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có); - Danh mục tài liệu hết giá trị của phông hoặc khối tài liệu chỉnh lý kèm theo bản thuyết minh; - Báo cáo kết quả đ ợ t chỉnh lý. Sở Nội vụ đề nghị Thủ trưởng các cơ quan, t ổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ tỉnh, tại Quyết định số 487/QĐ- U BND n g ày 08/4/2015 của UBN D tỉnh, căn cứ vào hướng dẫn trên, chỉ đạo và tổ chức thực hiện ch ỉ nh lý tài liệu l ưu trữ c òn tồn đọng, tích đống chưa chỉnh lý của cơ quan, tổ chức mình. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn vướng mắc đề nghị phản ánh về Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) bằng văn bản, hoặc điện thoại: 0218.3852540 để phối hợp giải quyết./. Nơi nhận: - Như trên; - UBND t ỉ nh (b/c); - Giám đốc , các Phó GĐ S ở ; - Chi cục VTLT; - Lưu: VT, CCVTLT. K(65) KT. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phạm Thị Tuyết PHỤ LỤC 1 TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------------- ………… , ngày …… tháng … năm … BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU - Căn cứ Công văn số … /SNV-VTLT ngày … tháng … năm 2015 của Sở Nội vụ về hướng dẫn chỉnh lý hồ sơ tài liệu lưu trữ trên nền giấy; - Căn cứ vào kế hoạch chỉnh lý tài liệu của (Cơ quan tổ chức....) Chúng tôi gồm: B Ê N GIAO: ....................................................................................................... , đại diện là: - Ô ng (bà): .......................................................................................................................... Chức vụ : ........................................................................................................................... - Ông (bà):.......................................................................................................................... Chức vụ:............................................................................................................................ B Ê N NHẬN : ...................................................................................................... , đại diện là: - Ô ng (bà): .......................................................................................................................... Chức vụ : ........................................................................................................................... - Ông (bà):.......................................................................................................................... Chức vụ:............................................................................................................................ Thống nhất l ập biên bản gi a o, nhận tài liệu để th ự c hiện chỉnh l ý theo quy định của nghiệp vụ lưu trữ , nội dung cụ th ể như sau: 1. T ê n khối, tài li ệu giao nhận:.............................................................................................. 2. Th ờ i gian của tài l iệu: ..................................................................................................... 3. Số l ượng tài liệu: - Tổng số hộp ( cặp):............................................................................................................ - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); ........................ Quy ra mét g i á : ................................ mét 4. T ì nh trạng tài liệu giao nhận: ......................................................................................................................................... 5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp l ưu kèm theo. Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ một bản, bên nhận (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản./. ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký và ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký và ghi rõ họ tên) Xác nhận của Lãnh đạo cơ quan (Ký tên và đóng dấu) Phụ lục 2: Đề cương biên soạn báo cáo kết quả khảo sát tài liệu BÁO CÁO KẾT QUẢ KHẢO SÁT TÀI LIỆU 1. Tên ph ông tài liệu: ...................................................................................................... 2. Giới hạn th ờ i gia n của tài liệu: ..................................................................................... 3. Khối lượng tài liệu : 3.1 Tài liệu hành chính: - Tổng số hộp (cặp):............................................................................................................ - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản):....................................................................................... - Quy ra mét giá:.......................................................................................................... mét. 3.2. Tài liệu khác (nếu có). 4. Thành phần và nội du n g của tài liệu: 4.1 . Thành phần tài liệu: ngoài tài liệu hành chính, tr ong phông hoặc khối tài liệu còn có những loại tài liệu gì (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghi âm...). 4.2. Nội dung của tài liệu: tài liệu của nhữ n g đơn vị tổ chức hay thuộc về mặt hoạt động nào; nh ữ ng lĩnh vực, vấn đề chủ yếu g ì . 5. Tình trạng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý: 5.1. Mức độ thi ế u đủ c ủ a phông hoặc khối tài liệu; 5.2. Mức độ xử lý về nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị v.v, .. . ; 5.3. T ì nh trạng vật lý của phông hoặc khối tài li ệ u. 6. Công cụ thống kê, tra cứu (nếu có). ………., ngày tháng năm 201… Người khảo sát (Ký tên) Phụ lục 3: Đề cương biên soạn B ả n l ịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông LỊCH SỬ Đ ƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG ---------------------------------------------------------- Giai đoạn: ----------------- I. LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG 1. Bối cảnh lịch sử; thời gian thành lập; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức - đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc (cần nêu rõ số, ký hiệu; ngày, tháng, năm và tác giả của văn bản thành lập cơ quan, tổ chức); 2. Những thay đổi, b ổ sung (nếu có) về: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các đơn vị trực thuộc; 3. Ngày, tháng, năm ngừng hoạt động (đối với đơn vị hình thành phông đã ng ừ ng hoạt động); 4. Quy chế, làm việc và chế độ công tác văn thư (nêu tóm tắt lề lối làm việc, quan hệ công tác và chế độ công tác văn thư) của cơ qua n , tổ chức và những t hay đổi quan trọng (nếu có). II. LỊCH SỬ PHÔNG 1 . Giới hạn th ờ i gian c ủ a t ài liệu. 2. Khối lượng tài liệu: 2.1. Tài liệu hành ch í nh: - T ổ ng s ố hộp (cặp): .......................................................................................................... ; - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản):...................................................................................... ; - Quy ra mét giá: ...................... mét. 2.2. Tài liệu khác (nếu có). 3. Thành phần và nội dung của tài li ệu: 3.1. Thành phần tài l iệu: - Tài liệu hành chính bao gồm những loại văn bản, giấy tờ chủ yếu gì; - Tài liệu khác (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghi âm...) (nếu có). 3.2. Nội dung của tài liệu, nêu cụ thể: - Tài liệu của những đơn vị tổ chức hay thuộc về mặt hoạt đ ộ ng nào; - Những lĩnh vực, vấn đề chủ yếu và sự kiện quan trọng gì trong hoạt động của đơn vị hình thành phông được phản ánh trong tài liệu. 4. Tìn h tr ạ ng của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý: 4.1. T ì nh hình thu thập tài l iệu vào lưu trữ của cơ quan, t ổ chức và giao nộp tài liệu vào l ưu trữ l ịch sử ( n ếu có); 4.2. Mức độ thi ế u đủ của phông hoặc kh ối tài l i ệu; 4.3. Mức độ xử lý về nghiệp vụ: phân l oạ i lập hồ sơ, xác định gi á trị v . v ....; 4.4. T ì nh trạng vật lý của phông hoặc khối tài li ệu. 5. Công cụ thống kê, tra cứu (nếu có). 6. Nhu cầu khai thác, sử dụng t ài liệu. Phê duyệt (của người có th ẩ m quyền hoặc người có trách nhiệm (nếu có)) (Ký tên) ………., ngày tháng năm 200… Người biên soạn (Ký tên) Phụ lục 4: Đề cương biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ Phông: …………………… Giai đoạn: ……… I. HƯỚNG D ẪN PHÂN LOẠ I TÀI LIỆU 1. Phương án phân loại tài liệu : - Căn cứ lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; - Căn cứ tình hình thực tế tài liệu của phông; - Căn cứ yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu, Tài liệu phông …………………………………………. được phân loại theo phương án ……………………………………….; cụ thể như sau: I. Tên nhóm l ớn (nhóm cơ bản) 1 1.1. Tên nhóm vừa 1 1.1.1 . Tên nhóm nhỏ 1 1.1.2. Tên n hóm nhỏ 2 1.1.3. T ên nhóm nhỏ 3 1.2. Tên nhóm vừa 2 …………………………….. II. Tên nhóm l ớn (nhóm cơ bản) 2 2.1. Tên nhóm vừa 1 2.1.1. Tên nhóm nhỏ 1 2.1.2. Tên nhóm nh ỏ 2 2.1.3. Tên nhóm nhỏ 3 2.2. Tên nhóm vừa 2 ……………………….. III. Tên nhóm lớn (nhóm cơ bản) 3 3.1. Tên nhóm vừa 1 ………………………… 3 .2. Tên nhóm vừa 2 …………………………. IV. ……………………… ………………………….. 2. Hướng dẫn cụ thể trong quá trình ph ân loại tà i liệu: Trong phần này, căn cứ tình hình thực tế của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, c ầ n trình bày những hướng d ẫ n chi ti ế t, cụ th ể v ề việc phân chia tài liệu thành các nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ để nh ữ ng người tham gia phân loại tài liệu thực hiện thống nhất. II. HƯỚNG DẪN LẬP HỒ S Ơ Trình bày các hướng dẫn chi tiết về: 1. Phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu thành hồ sơ đối v ớ i những phông hoặc khối tài liệu còn ở trong tình trạng lộn xộn, chưa được lập h ồ s ơ; 2. Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài liệu đã được l ập hồ sơ nh ư ng còn chưa chính xác, đầy đủ (chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ); 3. Việc viết tiêu đề hồ sơ; 4. Việc sắp x ếp v ă n bản, tài liệu bên tr ong hồ sơ; 5. Việc biên mục hồ sơ. Phê duyệt của người có th ẩ m quyền hoặc người có trách nhiệm (nếu có) (Ký tên) ………., ngày tháng năm 200… Người biên soạn (Ký tên) Phụ lục 5: Đề cương biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu HƯỚNG D ẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Phông……………………………. Giai đoạn: ……………….. Căn cứ ……… (nêu các căn cứ được vận dụng để biên soạn hướng dẫn xác định g iá trị tài liệu phông …………. , Việc xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho hồ s ơ , tài liệu trong quá trình chỉnh l ý phông được thực hiện theo hướng dẫn dưới đây: A. Nhóm hồ sơ, tài li ệu bảo quản vĩnh viễ n , lâu dài: liệt kê cụ thể các loại hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, lâu dài. B. Nhóm hồ sơ , tài liệu b ảo quản tạm thời: liệt kê cụ thể các loại hồ sơ, tài l iệu có thời hạn bảo quản tạm thời. C. Nhóm tài l i ệu l o ại ra khỏi phông : liệt kê cụ thể những loại tài l i ệu l oại ra khỏi phông, gồm: I . Tài liệu hết giá trị II. T à i liệu tr ù ng t hừa III. Tài liệu b ị b ao hàm IV . Tài liệ u không thuộc phông Ngoài ra trong văn bản này, cần trình bày những hướng dẫn chi tiết, cụ thể về việc xác định giá trị tài liệu và định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ để những người tham gia chỉnh lý thực hiện được thống nhất. Phê duyệt Phụ lục 6: Đề cương biên soạn kế hoạch chỉnh lý tài liệu KẾ HO Ạ CH CHỈNH LÝ TÀI L IỆU Phông…………………….. Giai đoạn: …………. 1. Mục đ í ch, yê u cầu của đ ợ t chỉnh l ý - Tổ chức khoa học tài liệu phông …………. phục vụ yêu cầu quả n lý, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu của phông. - Chỉnh lý theo Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính ban hành theo Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. - Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu trong quá trình chỉnh lý. 2. Nội du n g công v i ệc, phân công trách nh iệm và t hờ i hạn hoàn thà n h S t t Nội dung công việc Ngư ờ i thực h iện Ng ư ời ph ố i hợp Th ờ i hạn 1 Giao nhận tài liệu ……….. ……….. ……….. 2 Kh ả o sát tài liệu và viết báo cáo kết quả khảo sát ……….. ……….. ……….. 3 Vệ sinh sơ bộ tài l iệu ……….. ……….. ……….. 4 ……….. ……….. ……….. ……….. Các nội dung, các bước công việc và thời gian thực hiện cần được xác định cụ th ể và phân công trách nhiệm thực hiện rõ ràng. 3. Chuẩn bị địa điểm, phương tiện và văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý a) Chuẩn bị đ ị a điểm chỉnh lý: phòng làm việc, bàn ghế và phương tiện khác. b) V ă n phòng phẩm (giấy, bút bi, bú t chì mềm, bút đánh số hộp, mực, bút viết bìa và viết nhãn hộp; bìa hồ sơ; hộp đựng tài liệu; dao, kéo, thước kẻ....). 4. Kinh phí chỉnh lý: T ổ ng s ố : Trong đó: - Thuê lao động thực hiện chỉnh lý: - Mua phương tiện, văn phòn g ph ẩm phục vụ chỉnh lý : - Chi khác: Phê duyệt của người có th ẩ m quyền hoặc người có trách nhiệm (nếu có) (Ký tên) ………., ngày tháng năm 200… Người lập kế hoạch (Ký tên) Phụ lục 7: Mẫu thẻ hồ sơ THẺ HỒ SƠ Số Tiêu đề: ............................................................................................................................ ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... Từ ngày …/…/…..đến …/…/…….. Số tờ: …. THBQ……………… Số Ghi chú: - Số ô bên phải phía trên ghi số trùng với số sơ mi hồ sơ - Số ô bên phải phía dưới ghi số hồ sơ theo phương án hệ thống hóa Phụ lục 8: Mẫu phiếu tin và hướng dẫn biên mục phiếu tin MẪU PHIẾU TIN TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH (Trình bày trên 2 mặt của tờ giấy khổ A5: 148mm x 210mm) Mặt trước PHIẾU TIN 1. Tên (hoặc mã) kho lưu trữ: .................................................................................... 2. Tên (hoặc mã) phông: ............................................................................................ ............................................................................................................................... 3. S ố lưu trữ: a. Mục lục số: ..................................................................................... b. Hộp số: ................................................................................ c. Hồ sơ số: ............................................................................... 4. Ký hiệu thông tin: ................................................................................................. ............................................................................................................................... 5. Tiêu đề hồ sơ:...................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... 6. Chú giải: ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... Mặt sau ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... 7. Thời gian của tài liệu: ........................................................................................... a. Bắt đầu:………………………b. Kết thúc:................................................................. 8. Bút tích: .............................................................................................................. ............................................................................................................................... 9. S ố lượng t ờ :........................................................................................................ 10. Thời hạn bảo quản: .............................................................................................. 11. Chế độ sử dụng:................................................................................................. 12. T ì nh trạng vật lý: ................................................................................................. ............................................................................................................................... 13. Ghi Chú:............................................................................................................. ............................................................................................................................... ............................................................................................................................... HƯỚNG DẪN BIÊN MỤC PHIẾU TIN T ÀI LIỆU HÀNH CHÍNH 1. Hướng dẫn chung - Mỗi hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được biên mục lên một phiếu tin. - Khi biên mục, cần hạn chế tới mức tối đa sự trùng lặp thông tin trên một phiếu tin. - Không viết tắt những từ chưa được quy định trong bảng chữ viết tắt. - Việc viết hoa trên phiếu tin được thực hiện theo Quy định tạm thời về viết hoa trong Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính 2. Hướng dẫn cụ thể 2.1. Tên (hoặc mã) kho l ưu trữ: - Tên kho lưu trữ là tên của cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu l ưu trữ. Ví d ụ: Sở Giao Thông -Vận tải. - Trường hợp tên kho lưu trữ đã được mã hóa thì chỉ cần ghi mã kho lưu trữ. 2.2. Tên (hoặc số) ph ô ng l ưu trữ: - Tên phông lưu trữ là tên gọi chính thức của cơ quan, tổ chức - đơn vị hình thành phông. Nếu trong quá trình hoạt động, tên cơ quan, tổ chức c ó thay đ ổ i thì ghi tên gọi cu ố i cùng, các tên gọi khác viết trong ngoặc đơn (). Ví dụ: Sở Nội vụ (Ban Tổ chức chính quyền); - N ế u các phông trong kho đã được đánh số thì chỉ cần ghi s ố phông. Ví dụ: Phông U BHC Hòa Bình c ó số phông là 01 thì trong phiếu tin c hỉ cần ghi số 01. Phông UBND tỉnh Hòa B ì nh là 03 th ì trong phiếu tin chỉ cần ghi là 03 2.3. S ố lưu trữ: a. M ục lục s ố : Ghi số thứ tự của mục lục trong phông. b. Hộp số: Ghi số thứ tự của hộp theo mục lục hồ sơ. c. Hồ sơ số: Ghi số thứ tự của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản theo mục lục hồ sơ. 2.4. Ký hiệu thông tin: Ghi ký hiệu theo Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu th ờ i kỳ sau năm 1945 hoặc theo Khung phân loại P . Bu đê đ ố i với tài liệu thời kỳ Pháp thuộc (việc đánh ký hiệu thông tin theo Khung phân l oại th ố ng nhất thông tin tài liệu thời kỳ sau năm 1945 được t hực hiện theo hướng d ẫn riêng của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước). 2. 5. Tiêu đề h ồ sơ : Ghi tiêu đề hồ sơ theo mục lục hồ sơ đối với các phông đã được chỉnh lý. Trường hợp việc biên mục phiếu tin được kế t hợp tr ong quá trình chỉnh lý thì ghi nh ư tiêu đề hồ sơ đư ợ c lập. 2.6. Chú giải: Chú giải nhằm làm sáng tỏ nội dung, tên loại, độ gốc của v ă n bản; t ên người; vật mang tin và thời gian, địa điểm x ả y ra sự việc mà tiêu đề hồ sơ chưa phản ánh, hoặc phản ánh chưa đầy đủ. T ùy theo từng hồ sơ mà có chú giải thích h ợ p. - Chú giải về nội dung: + Không chú giải đối với các hồ sơ có tiêu đề là “Chương trình, k ế hoạch, báo cáo côn g tác định kỳ”. + Chỉ chú giải hồ sơ việc mà tiêu đề hồ sơ phản ánh còn chung chung hoặc quá khái quát nhằm làm rõ thêm nội dung vấn đề mà tài liệu có trong hồ sơ phản ánh. Ví dụ: Đ ối với hồ sơ có tiêu đề: “Hồ sơ đoàn ra, đoàn vào năm 2000 của Sở Kế hoạch và Đầu t ư” , cần chú giải tên các nước: đoàn ra: CHDC Đức, Pháp , Liên Xô, Ba Lan, Mông C ổ, Nhật, Mỹ; đoàn vào: Tiệp Khắc, Th ụy Điển, Pháp, Liên Xô. Đối v ớ i hồ sơ có tiêu đề: “Báo cáo của U BND tỉnh Hòa Bình về tình hình trật tự trị an ở xã Hang Kia và Pà Cò huyện Mai Châu năm 2010, chú giải là: sự việc x ả y ra ở khu vực xã Hang Kia.... - Ch ú giải về độ gốc, tên loại và tác giả của văn bản: + V ề độ gốc của văn bản: Độ g ốc ở đây được hiểu là tài liệu trong hồ sơ là bản gốc, bản chính, bản thảo hay bản sao của văn bản. Chỉ chú giải đối với các loại văn bản như văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản quan trọng khác có trong hồ sơ. + V ề tên loại văn bản: N ế u trong hồ sơ có nhiều loại văn bản mà tiêu đề chưa phản ánh hết thì cần chú giải nhưng không liệt k ê toàn bộ mà chỉ chú giải những loại văn b ả n có nội dung quan trọng hoặc cần đặc biệt lư u ý. + V ề tác giả văn bản: Chỉ chú giải về tác giả của nh ữ ng văn bản quan trọng hoặc có giá trị đặc biệt, tức là các cá nhân hoặc cơ quan, tổ chức làm ra văn bản. Các ch ú giải về độ gốc, tên loại và tác giả văn b ả n được viết liền nhau. - Chú giải về tên người: + N ếu t à i l iệu t rong hồ sơ đề cập đến các cá nhân quan trọng hoặc cần đặc biệt lưu ý thi cần chú giải. Ví dụ: đ ố i v ớ i hồ sơ “Công văn của Sở Nội vụ , Sở Kế Hoạch và Đầu tư, Sở Khoa học và công nghệ tỉnh Hòa Bình v/v mang tài liệu khoa học ra nước ngoài năm 1995-2000”, c ầ n chú giải về tên người như sau: Đề xuất cho ông Nguyễn Văn A mang tài liệu sang Trung Quốc để ký h ợ p đồng …. + Nếu cá nhân có nhi ề u bút danh, bí danh... thì sau các bút danh, bí danh cần viết tên chính thức thường d ùng của cá nhân đó được đặt trong ngoặc đơn. + Đối với những cá nhân giữ chức vụ lãnh đạo hoặc có học hàm, học vị thì chức vụ h o ặc học hàm, học vị được g hi trước họ và tên cá nhân. - Ch ú giải về thời gian sự kiện: Thời g i a n sự kiện là thời gian mà sự kiện x ả y ra. C ần ghi đầy đủ ngày, tháng, năm và cách nhau bằng dấu chấm. Đối với nh ữ ng ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì thêm số 0 ở trước. Trường h ợ p sự kiện kéo dài nhiều ngày hoặc nhiều tháng, năm thì giữa ngày , tháng, năm b ắ t đầu và ngày, tháng, năm k ế t thúc cách nhau bằng dấu gạch ngang (-). Ví dụ: 01 . 12.1970 - 12.01.1971. - Ch ú giải về địa điểm sự kiện: + Địa điểm sự kiện là nơi sự kiện diễn ra. Chú giải theo thứ tự tên gọi của xã (phường, thị trấn) - huyện (quận, thị xã , thành phố thuộc tỉnh) - tỉnh (thành phố trực thuộc Trung ương). + Nếu địa điểm sự kiện ngày nay đã mang tên mới t hì tên đó cần đ ư ợc chú giải sau tên cũ và đặt trong ngoặc đơn. - Chủ giải về v ậ t mang tin: Chú giải đối với tất cả những tài liệu ghi trên vật mang tin khác có trong hồ sơ, trừ tài liệu bằng giấy thông thường. Ví dụ: trong hồ sơ có ảnh thì chú giải ghi là: ảnh chụp ai hoặc sự kiện gì đang diễn ra ở đâu, khi nào và ảnh đó đang bảo quản ở đâu. 2.7. Thời gian của tài liệu: a) Bắt đầu: ghi thời gian sớm nhất của tài liệu có tr ong hồ sơ; b) Kết thúc: ghi thời gian muộn nhất của tài liệu có trong hồ sơ. Trường hợp thời gian bắt đầu và kết thúc của tài liệu trùng nhau thì ghi ở mục a. Ghi đầy đủ ngày, tháng, n ă m; giữa ngày, tháng, năm cách nhau bằng dấu chấm; đ ối v ớ i những ngày dưới 10 và các tháng 1, 2 thì thêm số 0 ở trước. 2.8. Bút tích: Bút tích là chữ ký, ghi chú, ý kiến nhận xét, ý kiến chỉ đạo giải quyết hay những sửa chữa, bổ sung ... trên văn bản của các nhân vật lịch sử, tiêu bi ể u. Đ ố i với tài liệu hành chính tiếng Việt th ờ i kỳ sau năm 1945, chỉ chú giải bằng cách ghi rõ họ tên (không ghi chức vụ) của những người giữ các chức vụ như Bí thư, c hủ tịch, giám đốc và các chức vụ tương đương của Đảng, chính quyền chức vụ lương đương có bút t ích trong hồ sơ. Trường hợp trong tài liệu ghi bí danh thì sau bí danh ghi họ tên của người đó. 2.9. Số tờ : Ghi tổng số tờ tài l iệu có trong hồ sơ. 2 .1 0. Thời hạn bảo qu ả n: Ghi thời hạn bảo quản được xác định đối với hồ sơ như: vĩnh viễn. 2.11. Chế độ sử dụng: Chỉ áp dụng đối v ớ i những hồ sơ, t ài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tức là thuộc trong các trường hợp sau: Ghi A: nếu tài liệu chứa đựng những tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước, Ghi B: nếu tà i liệu chứa đựng những tin thuộc phạm vi bí mật đời tư của công dân hoặc b í mật khác theo quy định của pháp l uật; - Ghi C: nếu tài liệu là bản gốc, bản chính của tài liệu đ ặc biệt quý, hiếm; - Ghi D: n ế u tài liệu bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng. 2.12. Tình trạng vật lý Mô tả tóm tắt về tình trạng vật lý của tài liệu có trong hồ sơ nếu tài l iệu bị hư hỏng như bị nấm mốc, ố vàng, chữ mờ, rách, thủng, d ính bết v.v... 2.13. Ghi ch ú : Ghi những thông tin cần thiết khác về tài liệu trong hồ sơ (nếu có)./. Phụ lục 9: Danh mục tài liệu loại DANH MỤC TÀI L I ỆU LOẠ I Bó/gói số Tập số Tiêu đề tập tài liệu Lý do loại Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) Phụ lục 10: Mẫu nhãn hộp (cặp) TÊN KHO LƯU TRỮ TÊN PHÔNG HOẶC PHÔNG SỐ HỘP (CẶP) SỐ ……………….. Từ hồ sơ số: ………………………. Đến hồ sơ số: ……………………… Phụ lục 11: Mẫu mục lục hồ sơ MỤC LỤC HỒ SƠ Hộp số Hồ sơ số Tiêu đề hồ sơ Thời gian hồ sơ Số tờ THBQ Chú thích: - Hộp số: hệ thống số hộp trong kho - Hồ sơ số: hệ thống số trong mục lục theo hệ thống hóa hồ sơ - Thời gian hồ sơ là thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của hồ sơ - Số tờ là tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ - THBQ: Vĩnh viễn hoặc tính bằng số năm