2685/NHNN-KTTC

Công văn số 2685/NHNN-KTTC về việc hướng dẫn quy trình hạch toán, luân chuyển chứng từ, mở sổ kế toán tại Phòng/ Điểm giao dịch của Quỹ tín dụng nhân dân cơ sở do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM ----- CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------- Số: 2685/NHNN-KTTC V/v Hướng dẫn quy trình hạch toán, luân chuyển chứng từ, mở sổ kế toán tại Phòng/ Điểm giao dịch của QTDCS Hà Nội, ngày 21 tháng 3 năm 2008 Kính gửi: - Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh, thành phố - Quỹ tín dụng nhân dân cơ sở Để thống nhất quy trình hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu phát sinh, luân chuyển chứng từ và mở sổ kế toán tại Phòng giao dịch, Điểm giao dịch của Quỹ tín dụng nhân dân cơ sở (QTDCS), Ngân hàng Nhà nước Việt Nam hướng dẫn QTDCS thực hiện như sau: I- NGUYÊN TẮC CHUNG - Phòng giao dịch, Điểm giao dịch (gọi tắt là Phòng/ Điểm giao dịch ) là đơn vị phụ thuộc của QTDCS, hạch toán báo sổ, không có bảng cân đối riêng, có con dấu để sử dụng trong giao dịch, chịu sự quản lý toàn diện và trực tiếp của QTDCS, hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ đã được Hội đồng quản trị QTDCS quy định. - Giám đốc QTDCS phải quy định cụ thể giới hạn các loại nghiệp vụ được thực hiện, giới hạn tối đa trong từng nghiệp vụ Phòng/ Điểm giao dịch được phép thực hiện, quy chế quản lý đối với “thẻ lưu” tiền gửi tiết kiệm, Hồ sơ tín dụng, tài sản cầm cố, thế chấp của Phòng/ Điểm giao dịch, quy trình giao nhận, bảo quản tiền mặt, ấn chỉ quan trọng, tài sản quý, giấy tờ có giá, tài sản cầm cố, thế chấp giữa trụ sở chính QTDCS với Phòng/ Điểm giao dịch, phù hợp với quy định hiện hành và đảm bảo an toàn tài sản. - Hoạt động nghiệp vụ của Phòng/ Điểm giao dịch phải tuân thủ đúng theo quy định hiện hành về cơ chế nghiệp vụ và trong phạm vi chức năng nhiệm vụ, giới hạn nghiệp vụ được giao. - Tổ chức công tác kế toán tại Phòng/ Điểm giao dịch phải tuân thủ Luật kế toán, các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán của Nhà nước, Ngân hàng Nhà nước ban hành. - Phòng/ Điểm giao dịch phải tổ chức ghi chép kịp thời, đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán theo quy định hiện hành nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản. - Cuối ngày làm việc, Phòng/ Điểm giao dịch thực hiện giao nộp tồn quỹ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng về trụ sở chính QTDCS để bảo quản trong kho tiền. Việc bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng từ trụ sở chính QTDCS đến Phòng/ Điểm giao dịch và ngược lại phải đảm bảo yêu cầu tuyệt đối bí mật, an toàn tài sản theo quy định hiện hành. - Phòng kế toán QTDCS mở các tài khoản chi tiết như tiền gửi tiết kiệm, cho vay,… theo từng Phòng/ Điểm giao dịch để xử lý số liệu hoạt động của Phòng/ Điểm giao dịch, phản ánh vào Bảng cân đối tài khoản kế toán của QTDCS, làm cơ sở kiểm soát, đối chiếu với số liệu chi tiết ( theo từng khách hàng, khoản vay… ) tại Phòng/ Điểm giao dịch. II- SỔ KẾ TOÁN - Phòng/ Điểm giao dịch thực hiện mở sổ kế toán, ghi chép sổ kế toán; sửa chữa sai sót; khóa sổ kế toán; lưu trữ, bảo quản sổ kế toán theo quy định hiện hành về chế độ sổ kế toán. - Phòng/ Điểm giao dịch mở các loại sổ sau: + Sổ kế toán: · Sổ quỹ tiền mặt ( được lập theo quyển, đánh thứ tự từng trang, đóng dấu giáp lai giữa các trang ); · Nhật ký quỹ; · Bảng cân đối chứng từ; · Liệt kê chứng từ ( được lập 02 liên, trong đó 01 liên đính kèm chứng từ kế toán trong ngày gửi về Phòng kế toán QTDCS, 01 liên xếp theo số thứ tự để cuối tháng đóng thành tập lưu tại Phòng/ Điểm giao dịch ); · Bảng tổng hợp số liệu hoạt động; · Sổ kế toán chi tiết; · Sổ theo dõi phát tiền vay; · Sổ theo dõi tài sản cầm cố thế chấp; · Sao kê các khoản cho vay; · Sao kê chi tiết tiền gửi tiết kiệm theo từng hình thức; · Sao kê các khoản phải thu, phải trả; · Bảng kiểm kê ấn chỉ quan trọng ( được lập 02 liên, trong đó 01 liên lưu tại Phòng/ Điểm giao dịch, 01 liên nộp về trụ sở chính QTDCS cùng với số ấn chỉ trắng tồn quỹ cuối ngày). + Sổ quản lý và theo dõi ấn chỉ trắng quan trọng. + Sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, các nhân viên, kiểm soát viên, người phê duyệt. Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải lập thành hai bộ (có giá trị pháp lý như nhau), đánh số trang, đóng dấu giáp lai và được Giám đốc QTDCS phê duyệt. Một bộ sổ do Trưởng Phòng/ Điểm giao dịch quản lý, một bộ sổ gửi Giám đốc QTDCS (hoặc người được uỷ quyền) để tiện tra cứu, kiểm tra khi cần thiết. + Sổ giao nhận chứng từ giữa Phòng/ Điểm giao dịch với Phòng kế toán QTDCS. + Ngoài ra, Phòng/ Điểm giao dịch có thể mở thêm các loại sổ chi tiết khác theo yêu cầu quản lý. III- TRÌNH TỰ LẬP, LUÂN CHUYỂN, KIỂM TRA CHỨNG TỪ VÀ GHI SỔ KẾ TOÁN - Tất cả các chứng từ kế toán do Phòng/ Điểm giao dịch lập hoặc khách hàng lập phải được kế toán viên, kiểm soát viên, người phê duyệt (đối với những chứng từ có quy định phải phê duyệt) kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và ký trên chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán. - Kế toán thực hiện luân chuyển, kiểm tra chứng từ và ghi sổ kế toán phải đảm bảo nguyên tắc ghi Nợ trước, ghi Có sau, hoặc đồng thời ghi Nợ, ghi Có. + Đối với chứng từ thu tiền mặt, phải đảm bảo thu tiền đầy đủ trước khi ghi có vào tài khoản khách hàng. + Đối với chứng từ chi tiền mặt, phải đảm bảo kiểm soát, ghi sổ kế toán đầy đủ, chính xác trước khi chi tiền cho khách hàng. - Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: + Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; + Kế toán viên, kiểm soát viên, người phê duyệt (đối với những chứng từ có quy định phải phê duyệt), thủ quỹ (đối với chứng từ tiền mặt) kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và ký trên chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán. + Phân loại chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán chi tiết; + Cuối ngày, Kế toán sắp xếp toàn bộ chứng từ phát sinh trong ngày theo từng loại nghiệp vụ cùng với Bảng liệt kê chứng từ, Bảng cân đối chứng từ, Bảng tổng hợp số liệu hoạt động để chuyển về Phòng Kế toán QTDCS kiểm tra, xử lý hạch toán, phản ánh vào Bảng cân đối tài khoản của QTDCS và lưu trữ, bảo quản theo quy định. - Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán: + Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; + Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; + Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán, nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (không xuất quỹ, thanh toán,…) đồng thời báo ngay cho cấp có thẩm quyền biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. IV- QUY TRÌNH HẠCH TOÁN KẾ TOÁN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CHỦ YẾU 1. Kế toán nghiệp vụ tiếp quỹ, nộp tiền mặt 1.1. Kế toán nghiệp vụ tiếp quỹ tiền mặt: 1.1.1. Tại Phòng kế toán QTDCS: Căn cứ vào Giấy đề nghị tiếp quỹ ( phụ lục 01 ) của Phòng/ Điểm giao dịch đã được Giám đốc QTDCS phê duyệt, Kế toán lập Phiếu Chi và hạch toán: a) Trường hợp giao nhận tiền tại trụ sở chính QTDCS: Số tiền tiếp quỹ Nợ TK 1012- Tiền mặt tại đơn vị hạch toán báo sổ (mở TK chi tiết theo Phòng/ Điểm giao dịch tạm ứng tiền) Có TK 1011- Tiền mặt tại đơn vị b) Trường hợp giao nhận tiền tại Phòng/ Điểm giao dịch: + Khi xuất kho tiền, Kế toán hạch toán: Nợ TK 1019- Tiền mặt đang vận chuyển (mở TK chi tiết theo Phòng/ Điểm giao dịch tạm ứng tiền) Có TK 1011- Tiền mặt tại đơn vị + Khi nhận được Biên bản giao nhận tiền mặt ( phụ lục 02 ) có đầy đủ chữ ký của người giao, thủ quỹ, kiểm soát và trưởng Phòng/ Điểm giao dịch, Kế toán lập phiếu chuyển khoản, hạch toán: Nợ TK 1012- Tiền mặt tại đơn vị hạch toán báo sổ (mở TK chi tiết theo Phòng/ Điểm giao dịch tạm ứng tiền) Có TK 1019- Tiền mặt đang vận chuyển (TK chi tiết đã mở theo Phòng/ Điểm giao dịch tạm ứng tiền) 1.1.2. Tại Bộ phận kế toán Phòng/ Điểm giao dịch: Căn cứ vào liên 2 Phiếu chi, Biên bản giao nhận tiền đã có đủ chữ ký khớp đúng với số tiền thực tế được tiếp quỹ, kế toán Phòng/ Điểm giao dịch lập Phiếu thu, vào Sổ nhật ký quỹ (tài khoản 1012- Tiền mặt tại đơn vị hạch toán báo sổ) số tiền được tiếp quỹ. 1.2. Kế toán nghiệp vụ nộp tiền mặt về trụ sở chính QTDCS: 1.2.1. Tại Bộ phận kế toán Phòng/ Điểm giao dịch: Căn cứ vào số tiền mặt nộp về trụ sở chính QTDCS, Kế toán Phòng/ Điểm giao dịch lập Phiếu chi tiền mặt tại đơn vị hạch toán báo sổ, đồng thời lập giấy nộp tiền để nộp về quỹ chính, vào Sổ nhật ký quỹ (tài khoản 1012- Tiền mặt tại đơn vị hạch toán báo sổ) số tiền xuất quỹ nộp về quỹ chính. 1.2.2. Tại Phòng kế toán QTDCS: Căn cứ vào Giấy nộp tiền của Phòng/ Điểm giao dịch, Kế toán hạch toán: Số tiền nộp Nợ TK 1011- Tiền mặt tại đơn vị Có TK 1012- Tiền mặt tại đơn vị hạch toán báo sổ (mở TK chi tiết theo Phòng/ Điểm giao dịch nộp tiền) 2. Nghiệp vụ huy động vốn tại Phòng/ Điểm giao dịch 2.1. Kế toán nhận tiền gửi tiết kiệm 2.1.1. Quy trình lập và kiểm soát chứng từ - Khi khách hàng có nhu cầu gửi tiền tiết tiệm, Kế toán giao dịch hướng dẫn khách hàng viết đầy đủ các yếu tố trên chứng từ gửi tiền theo mẫu in sẵn của QTDCS, ghi số Chứng minh thư nhân dân (CMTND) ( Trường hợp người gửi tiền là người giám hộ hoặc người đại diện theo pháp luật, ngoài việc xuất trình CMTND hoặc hộ chiếu, phải xuất trình các giấy tờ chứng minh tư cách của người giám hộ hoặc người đại diện theo pháp luật của người chưa thành niên…), sau đó ký tên và ghi rõ họ tên trên chứng từ gửi tiền. - Kế toán giao dịch kiểm tra các yếu tố trên chứng từ gửi tiền, số tiền lãi trả trước (đối với hình thức tiền gửi tiết kiệm trả lãi trước) của khách hàng, lập sổ tiết kiệm và sổ kế toán chi tiết tiền gửi tiết kiệm ( thẻ lưu ), đồng thời đề nghị người gửi tiền đăng ký chữ ký mẫu trên thẻ lưu. Sau đó thực hiện ghi số sổ tiết kiệm, số hiệu tài khoản vào nơi quy định trên giấy gửi tiền, thẻ lưu, ký tên trên sổ tiết kiệm, giấy gửi tiền, thẻ lưu; vào nhật ký quỹ và chuyển toàn bộ chứng từ sang thủ quỹ để thu tiền. - Thủ quỹ hướng dẫn khách hàng lập bảng kê các loại tiền thu ( theo mẫu in sẵn của QTDCS ). Thủ quỹ thực hiện thu đủ tiền, ký tên và đóng dấu “đã thu tiền”, đóng dấu “đã trả lãi” ( đối với hình thức tiền gửi tiết kiệm trả lãi trước ) trên các chứng từ; vào sổ quỹ và chuyển toàn bộ chứng từ cho Kiểm soát viên. - Kiểm soát viên phải kiểm soát lại tính hợp lệ, hợp pháp, đối chiếu khớp đúng các yếu tố trên chứng từ gửi tiền, số tiền lãi trả trước (đối với hình thức tiền gửi tiết kiệm trả lãi trước), sổ tiết kiệm, thẻ lưu, ký tên trên chứng từ và chuyển các chứng từ này sang Kế toán để hạch toán và trả sổ tiền gửi tiết kiệm cho khách hàng. - Kế toán giao sổ tiết kiệm cho khách hàng, trong sổ tiết kiệm phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định hiện hành về Quy chế tiền gửi tiết kiệm của Ngân hàng Nhà nước và có dấu “đã trả lãi” đối với sổ tiết kiệm trả lãi trước. 2.1.2. Hạch toán kế toán a) Tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn, tiền gửi tiết kiệm trả lãi sau: Căn cứ chứng từ gửi tiền tiết kiệm hợp lệ, hợp pháp do kiểm soát viên chuyển sang, Kế toán hạch toán: Số tiền khách hàng gửi Nợ TK 1012- Tiền mặt tại đơn vị hạch toán báo sổ Có TK 4231- Tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn (mở TK chi tiết theo từng sổ tiền gửi) Hoặc Có TK 4232- Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn (mở TK chi tiết theo từng sổ tiền gửi) Hoặc Có TK 4238- Tiền gửi tiết kiệm khác (mở TK chi tiết theo từng sổ tiền gửi) b) Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn trả lãi trước: Số tiền khách hàng thực nộp vào Phòng/Điểm giao dịch Căn cứ chứng từ gửi tiền tiết kiệm hợp lệ, hợp pháp do kiểm soát viên chuyển sang, Kế toán hạch toán: Nợ TK 1012- Tiền mặt tại đơn vị hạch toán báo sổ Số tiền lãi khách hàng đã lĩnh trước Nợ TK 388- Chi phí chờ phân bổ (mở TK chi tiết tiền gửi tiết kiệm trả lãi trước) Số tiền khách hàng gửi (số thực nộp + lãi lĩnh trước) Có TK 4232- Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn (mở TK chi tiết theo từng sổ tiền gửi) Số tiền khách hàng gửi (số thực nộp + lãi lĩnh trước) Hoặc Có TK 4238- Tiền gửi tiết kiệm khác (mở TK chi tiết theo từng sổ tiền gửi) Lưu ý: Chứng từ gửi tiền tiết kiệm trả lãi trước cần có đầy đủ thông tin về số tiền lãi lĩnh trước, số tiền thực nộp. 2.2. Kế toán phân bổ lãi trả trước, lãi phải trả (dự chi) đối với tiền gửi tiết kiệm: Định kỳ hàng tháng theo quy định , vào cuối ngày tính lãi dự chi, phân bổ lãi trả trước, Kế toán Phòng/ Điểm giao dịch thực hiện: + Thực hiện kiểm tra số liệu chi tiết lãi phải trả, lãi trả trước của từng khoản tiền gửi tiết kiệm đảm bảo khớp đúng với số dư tài khoản 4913- Lãi phải trả cho tiền gửi tiết kiệm bằng đồng Việt Nam, tài khoản 388- Chi phí chờ phân bổ theo dõi cho Phòng/Điểm giao dịch. + Lập bảng kê tính lãi phải trả ( phụ lục 10 ), bảng kê tính lãi trả trước theo từng món tiền gửi ( phụ lục 11 ), Trưởng Phòng/ Điểm giao dịch kiểm tra tính chính xác, ký vào Bảng kê tính lãi, Kế toán thực hiện hạch toán: Số tiền lãi phải trả của tháng a) Đối với hình thức tiết kiệm trả lãi sau: Nợ TK 801- Trả lãi tiền gửi Có TK 4913- Lãi phải trả cho tiền gửi tiết kiệm bằng đồng Việt Nam b) Đối với hình thức tiết kiệm trả lãi trước: Phân bổ số tiền lãi trả trước của tháng vào chi phí Nợ TK 801- Trả lãi tiền gửi Có TK 388- Chi phí chờ phân bổ (Tài khoản chi tiết đã mở) 2.3. Kế toán trả (gốc, lãi) tiền gửi tiết kiệm 2.3.1. Kế toán trả (gốc, lãi) tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn a) Trả lãi tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn: - Lãi tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn được tính theo phương pháp tích số và trả theo định kỳ tháng. - Định kỳ hàng tháng theo quy định , Kế toán thực hiện tính lãi cho tất cả các tài khoản tiết kiệm không kỳ hạn, thực hiện nhập lãi vào tài khoản tiết kiệm của người gửi tiền ( lãi nhập gốc ), Kế toán lập phiếu chuyển khoản và hạch toán: Số tiền lãi Nợ TK 801- Trả lãi tiền gửi Có TK 4231- Tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn (TK chi tiết theo từng sổ gửi tiền đã mở) Kế toán ghi số tiền lãi nhập gốc vào thẻ lưu để theo dõi. - Khi khách hàng đến Phòng/ Điểm giao dịch lĩnh lãi hàng tháng: Kế toán yêu cầu khách hàng làm thủ tục lĩnh tiền lãi từ số lãi đã nhập gốc. b) Trả gốc tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn: - Khi khách hàng có nhu cầu rút tiền gửi tiết kiệm, Kế toán hướng dẫn khách hàng viết giấy lĩnh tiền ( theo mẫu in sẵn của QTDCS ), ký tên theo đúng chữ ký mẫu đã đăng ký khi gửi tiền và ghi rõ họ tên, đồng thời xuất trình sổ tiết kiệm và CMTND. Trong trường hợp người gửi tiền không thể đến Phòng/ Điểm giao dịch để rút tiền gửi tiết kiệm thì người lĩnh thay phải xuất trình giấy ủy quyền của người gửi tiền ( có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền ) kèm theo CMTND của người lĩnh thay. - Kế toán giao dịch sau khi nhận và kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp trên giấy lĩnh tiền, sổ tiết kiệm, CMTND, giấy ủy quyền ( nếu có ), đối chiếu thẻ lưu với sổ tiết kiệm của khách hàng, chữ ký mẫu của khách hàng ký trên thẻ lưu với chữ ký trên giấy lĩnh tiền do khách hàng lập, khớp đúng, xử lý: (i) Trường hợp khách hàng rút một phần số tiền ghi trên sổ tiết kiệm: Kế toán ghi số tiền khách hàng lĩnh theo giấy lĩnh tiền vào sổ tiết kiệm, thẻ lưu, ký tên trên các chứng từ, vào nhật ký quỹ và chuyển sang Kiểm soát viên (kế toán không phải tính lãi ngay khi chi trả tiền gửi). - Kiểm soát viên phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, đối chiếu khớp đúng các yếu tố giữa các chứng từ, CMTND, giấy ủy quyền ( nếu có ) của người lĩnh tiền, ký tên trên chứng từ và chuyển chứng từ sang cho kế toán - Căn cứ vào các chứng từ trên, Kế toán hạch toán và chuyển chứng từ cho thủ quỹ để trả tiền cho khách hàng: Số tiền khách hàng rút Nợ TK 4231- Tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn (TK chi tiết theo từng sổ gửi tiền đã mở) Có TK 1012- Tiền mặt tại đơn vị hạch toán báo sổ - Sau khi nhận dạng, đối chiếu giữa khách hàng và CMTND, Thủ quỹ yêu cầu khách hàng ký tên vào chỗ quy định trên giấy lĩnh tiền, bảng kê các loại tiền chi, vào sổ quỹ và thực hiện chi trả tiền, trả lại CMTND, sổ tiết kiệm cho khách hàng và chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp, lưu trữ theo quy định. (ii) Trường hợp khách hàng rút hết số tiền ghi trên sổ tiết kiệm: Kế toán thực hiện tính lãi trong tháng chưa nhập gốc ( nếu có ) và hướng dẫn khách hàng viết giấy lĩnh tiền. Kế toán thực hiện tất toán sổ tiết kiệm cho khách hàng và thu lại sổ tiết kiệm của khách hàng để đóng cùng với giấy lĩnh tiền của khách hàng trong tập chứng từ vào ngày tất toán sổ tiết kiệm. Trình tự các bước thực hiện tương tự như trường hợp (i) nêu trên. Bút toán hạch toán: Số tiền lãi Nợ TK 801- Trả lãi tiền gửi Số tiền gốc Nợ TK 4231- Tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn Số tiền chi trả khách hàng {gốc cộng (+) lãi} (TK chi tiết theo từng sổ gửi tiền đã mở) Có TK 1012- Tiền mặt tại đơn vị hạch toán báo sổ 2.3.2. Kế toán trả (gốc, lãi) tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn Quy trình kế toán trả gốc, lãi tiền gửi tiền tiết kiệm có kỳ hạn thực hiện tương tự như quy trình kế toán trả gốc, lãi tiền tiết kiệm không kỳ hạn. Hạch toán kế toán được thực hiện như sau: 2.3.2.1. Trường hợp rút gốc và lãi tiền gửi tiết kiệm đúng hạn a) Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn trả lãi trước: (i) Kế toán trả lãi: + Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn trả lãi trước ngay khi gửi tiền: Kế toán hạch toán như điểm b mục 2.1- Kế toán nhận tiền gửi tiết kiệm. + Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn trả lãi định kỳ: Định kỳ trả lãi trước, Kế toán tính toán số lãi phải trả cho khách hàng, hạch toán: Số tiền lãi trả trước cho khách hàng Nợ TK 388- Chi phí chờ phân bổ (mở TK chi tiết tiền gửi tiết kiệm trả lãi trước) Có TK 1012- Tiền mặt tại đơn vị hạch toán báo sổ (ii) Kế toán trả gốc (tất toán sổ): Vào ngày đến hạn, khách hàng làm thủ tục lĩnh tiền, Kế toán hạch toán: Số tiền khách hàng gửi Nợ TK 4232- Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn Số tiền khách hàng gửi (mở TK chi tiết theo từng sổ tiền gửi) Hoặc Nợ TK 4238- Tiền gửi tiết kiệm khác Số tiền thanh toán cho khách hàng (mở TK chi tiết theo từng sổ tiền gửi) Có TK 1012- Tiền mặt tại đơn vị hạch toán báo sổ b) Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn trả lãi sau: (i) Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn trả lãi sau vào ngày đến hạn: Vào ngày đến hạn, khách hàng làm thủ tục lĩnh tiền, Kế toán tính toán lãi và gốc phải trả cho khách hàng, tất toán số lãi đã hạch toán dự trả. Bút toán hạch toán: Số lãi đã hạch toán dự trả Nợ TK 4913- Lãi phải trả cho tiền gửi Tổng số lãi trừ (-) Số lãi đã hạch toán dự trả tiết kiệm bằng đồng Việt Nam Nợ TK 801- Trả lãi tiền gửi Số tiền khách hàng gửi (gốc) Nợ TK 4232- Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn (mở TK chi tiết theo từng sổ tiền gửi) Số tiền khách hàng gửi (gốc) Hoặc Nợ TK 4238- Tiền gửi tiết kiệm khác Số tiền thanh toán cho khách hàng {gốc cộng (+) lãi} (mở TK chi tiết theo từng sổ tiền gửi) Có TK 1012- Tiền mặt tại đơn vị hạch toán báo sổ (ii) Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn trả lãi sau theo định kỳ: + Kế toán trả lãi : Định kỳ trả lãi sau, khách hàng lĩnh lãi, Kế toán tính toán lãi phải trả, hạch toán: Số lãi đã hạch toán dự trả Nợ TK 4913- Lãi phải trả cho tiền gửi Tổng số lãi trừ (-) Số lãi đã hạch toán dự trả tiết kiệm bằng đồng Việt Nam Nợ TK 801- Trả lãi tiền gửi Số tiền lãi phải thanh toán cho khách hàng Có TK 1012- Tiền mặt tại đơn vị hạch toán báo sổ + Kế toán trả gốc (tất toán sổ): Vào ngày đến hạn, khách hàng làm thủ tục lĩnh tiền, Kế toán tính toán lãi phải trả của kỳ trả lãi cuối cùng, hạch toán: Số lãi đã hạch toán dự trả Nợ TK 4913- Lãi phải trả cho tiền gửi Tổng số lãi trừ (-) Số lãi đã hạch toán dự trả tiết kiệm bằng đồng Việt Nam Nợ TK 801- Trả lãi tiền gửi Số tiền khách hàng gửi (gốc) Nợ TK 4232- Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn (mở TK chi tiết theo từng sổ tiền gửi) Số tiền khách hàng gửi (gốc) Hoặc Nợ TK 4238- Tiền gửi tiết kiệm khác Số tiền thanh toán cho khách hàng {gốc cộng (+) lãi} (mở TK chi tiết theo từng sổ tiền gửi) Có TK 1012- Tiền mặt tại đơn vị hạch toán báo sổ 2.3.2.2. Trường hợp rút tiền gửi tiết kiệm trước hạn QTDCS phải có quy định (hoặc thoả thuận) cụ thể với khách hàng gửi tiền về việc rút tiền gửi tiết kiệm trước hạn theo từng hình thức gửi tiền tiết kiệm có kỳ hạn phù hợp với quy định hiện hành về Quy chế tiền gửi tiết kiệm. Việc rút gốc và lãi tiền gửi tiết kiệm trước hạn của Phòng/ Điểm giao dịch được thực hiện theo quy định của QTDCS. a) Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn trả lãi trước: Khách hàng có nhu cầu rút tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn trả lãi trước, Kế toán căn cứ vào quy định của QTDCS về việc rút tiền gửi tiết kiệm trước hạn, hướng dẫn khách hàng làm thủ tục rút tiền. Kế toán tính toán số gốc và lãi phải trả cho khách hàng theo quy định của QTDCS ( nếu có ), thu hồi số lãi đã trả trước cho khách hàng nhưng khách hàng không được hưởng, tất toán số tiền đã hạch toán vào TK 388- Chi phí chờ phân bổ và hạch toán giảm chi phí trả lãi. b) Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn trả lãi sau: Khách hàng có nhu cầu rút tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn trả lãi sau, Kế toán căn cứ vào quy định của QTDCS về việc rút tiền gửi tiết kiệm trước hạn, hướng dẫn khách hàng làm thủ tục rút tiền, tính toán số gốc và lãi phải trả cho khách hàng theo quy định của QTDCS ( nếu có ), tất toán số tiền đã hạch toán vào TK 4913- Lãi phải trả cho tiền gửi tiết kiệm bằng đồng Việt Nam và hạch toán giảm chi phí trả lãi. 2.3.2.3. Trường hợp kéo dài kỳ hạn gửi Khi đến hạn thanh toán tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn, nếu người gửi tiền không đến lĩnh và không có yêu cầu gì khác thì Phòng/ Điểm giao dịch có thể nhập lãi vào gốc và kéo dài thêm một kỳ hạn mới theo thỏa thuận của QTDCS với người gửi tiền phù hợp với quy định hiện hành. 3. Nghiệp vụ cho vay tại Phòng/ Điểm giao dịch 3.1. Kế toán phát tiền vay: Kế toán tiếp nhận bộ hồ sơ vay vốn của khách hàng, thực hiện kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của bộ hồ sơ cho vay, đối chiếu khớp đúng các yếu tố như tên người vay, CMTND, số tiền vay… trên các chứng từ của bộ hồ sơ vay vốn. Căn cứ vào hợp đồng tín dụng đã được cán bộ có thẩm quyền phê duyệt và chứng từ chi tiền đã có đủ chữ ký theo quy định, Kế toán hạch toán: Số tiền giải ngân cho khách hàng theo Hợp đồng tín dụng Nợ TK cho vay thích hợp (TK nợ đủ tiêu chuẩn thích hợp thuộc nhóm TK 21) (mở TK chi tiết thích hợp theo từng khách hàng vay) Có TK 1012- Tiền mặt tại đơn vị hạch toán báo sổ Trường hợp khách hàng thực hiện cầm cố sổ tiết kiệm, thế chấp Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất ở/ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất để đảm bảo khoản vay, ngoài bút toán định khoản như trên, Kế toán lập phiếu nhập tài sản cầm cố/ thế chấp chuyển thủ quỹ nhập tài sản cầm cố/ thế chấp theo quy định, kế toán thực hiện hạch toán ngoại bảng và vào sổ theo dõi chi tiết theo từng khách hàng cầm cố, thế chấp để theo dõi, ghi: Giá trị tài sản cầm cố/ thế chấp Nợ TK 994- Tài sản cầm cố, thế chấp của khách hàng (mở TK chi tiết theo từng loại tài sản thế chấp, cầm cố) 3.2. Kế toán lãi phải thu (dự thu) Định kỳ hàng tháng theo quy định, vào cuối ngày tính lãi dự thu, Kế toán Phòng/ Điểm giao dịch lập bảng kê tính lãi phải thu theo từng món tiền vay thuộc nhóm nợ đủ tiêu chuẩn ( phụ lục 12 ), Trưởng Phòng/ Điểm giao dịch kiểm tra tính chính xác và ký vào bảng kê tính lãi. Trên cơ sở Bảng kê tính lãi, Kế toán thực hiện hạch toán: Số lãi dự thu của tháng Nợ TK 3941- Lãi phải thu từ cho vay bằng đồng Việt Nam Có TK 702- Thu lãi cho vay 3.3. Kế toán thu nợ (gốc, lãi) khoản vay Căn cứ vào thỏa thuận (lịch trả nợ) giữa khách hàng với Phòng/ Điểm giao dịch và được quy định tại Hợp đồng tín dụng. a) Thu nợ gốc: Khi khách hàng đến trả nợ gốc, căn cứ vào chứng từ nộp tiền của khách hàng, Kế toán hạch toán: Số tiền trả nợ Nợ TK 1012- Tiền mặt tại đơn vị hạch toán báo sổ Có TK cho vay thích hợp thuộc nhóm TK 21 (TK chi tiết thích hợp đã mở tương ứng) Trong trường hợp tất toán khoản vay, sau khi khách hàng nộp đủ số tiền trả nợ (gốc, lãi), Kế toán ghi số tiền thu nợ, lãi vào Hợp đồng tín dụng và rút số dư. Hồ sơ tín dụng của các khoản vay đã tất toán được lưu cùng chứng từ thu nợ để chuyển về phòng kế toán QTDCS. Kế toán làm thủ tục giải chấp, lập phiếu xuất tài sản cầm cố/ thế chấp, và xuất sổ theo dõi chi tiết theo từng khách hàng cầm cố, thế chấp và hạch toán: Có TK 994- Tài sản cầm cố, thế chấp của khách hàng (TK chi tiết thích hợp đã mở tương ứng) Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu xuất tài sản cầm cố/ thế chấp đã được trưởng Phòng/ Điểm giao dịch phê duyệt, yêu cầu khách hàng ký trên Phiếu xuất tài sản và trả lại Sổ tiết kiệm cho khách hàng đã cầm cố, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà và quyền sử dụng đất ở/ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã nhận thế chấp cho khách hàng. b) Thu lãi cùng với thu nợ gốc: Kế toán tính toán số tiền lãi khách hàng phải trả và căn cứ vào giấy nộp tiền của khách hàng, Kế toán tất toán số lãi đã hạch toán dự thu. Bút toán hạch toán: Tổng số tiền khách hàng thanh toán {gốc cộng (+) lãi} Nợ TK 1012- Tiền mặt tại đơn vị hạch toán báo sổ Số lãi đã hạch toán dự thu Có TK 3941- Lãi phải thu từ cho vay Tổng số lãi trừ (-) Số lãi đã hạch toán dự thu bằng đồng Việt Nam Và/ Hoặc Có TK 702- Thu lãi cho vay Nợ gốc khách hàng thanh toán Có TK cho vay thích hợp thuộc nhóm TK 21 (TK chi tiết thích hợp đã mở tương ứng) Đồng thời hạch toán Có TK 941- Lãi cho vay chưa thu được bằng đồng Việt Nam ( nếu có ). c) Thu lãi: Khi khách hàng đến trả lãi, căn cứ vào giấy nộp tiền của khách hàng, Kế toán tất toán số lãi đã hạch toán dự thu. Bút toán hạch toán: Tổng số tiền lãi khách hàng thanh toán Nợ TK 1012- Tiền mặt tại đơn vị hạch toán báo sổ Số lãi đã hạch toán dự thu Có TK 3941- Lãi phải thu từ cho vay Tổng số lãi trừ (-) Số lãi đã hạch toán dự thu bằng đồng Việt Nam Có TK 702- Thu lãi cho vay Đồng thời hạch toán xuất TK 941- Lãi cho vay chưa thu được bằng đồng Việt Nam ( nếu có ). 3.4. Chuyển nhóm nợ Căn cứ vào thời gian quá hạn và/ hoặc kết quả phân loại nợ theo các tiêu chí phân loại nợ theo quy định hiện hành, Kế toán Phòng/ Điểm giao dịch thực hiện chuyển toàn bộ số dư nợ sang nhóm nợ thích hợp như sau: a) Kế toán chuyển từ nhóm nợ “đủ tiêu chuẩn” sang các nhóm nợ thích hợp khác: + Bút toán hạch toán đối với nợ gốc: Số dư nợ gốc ghi trên Hợp đồng tín dụng Nợ TK nhóm nợ tương ứng chuyển đến (TK chi tiết thích hợp tương ứng khi chuyển nhóm nợ) Có TK nợ đủ tiêu chuẩn thích hợp chuyển đi (TK chi tiết thích hợp đã mở) + Đối với nợ lãi (lãi đã dự thu, chưa thu): Số lãi cho vay đã hạch toán dự thu nhưng chưa thu được Nợ TK 809- Chi phí khác Có TK 3941- Lãi phải thu từ cho vay bằng đồng Việt Nam Đồng thời hạch toán ngoại bảng để theo dõi và đôn đốc thu hồi: Nợ TK 941- Lãi cho vay chưa thu được bằng đồng Việt Nam b) Kế toán chuyển từ các nhóm nợ thích hợp khác về nhóm nợ “đủ tiêu chuẩn”: + Bút toán hạch toán đối với nợ gốc: Số dư nợ gốc ghi trên Hợp đồng tín dụng Nợ TK nợ đủ tiêu chuẩn thích hợp chuyển đến (TK chi tiết thích hợp tương ứng chuyển đến) Có TK nhóm nợ thích hợp chuyển đi (TK chi tiết thích hợp đã mở) + Bút toán hạch toán lãi: Hạch toán xuất ngoại bảng số lãi chưa thu đã hạch toán nợ ngoại bảng ( nếu có ): Có TK 941- Lãi cho vay chưa thu được bằng đồng Việt Nam Đồng thời hạch toán lãi dự thu ( nếu có ): Nợ TK 3941- Lãi phải thu từ cho vay bằng đồng Việt Nam Có TK 702- Thu lãi cho vay c) Kế toán chuyển nhóm nợ giữa các nhóm 2, 3, 4, 5 với nhau: Bút toán hạch toán: Số dư nợ gốc ghi trên Hợp đồng tín dụng Nợ TK nhóm nợ tương ứng chuyển đến (TK chi tiết thích hợp tương ứng khi chuyển nhóm nợ) Có TK nhóm nợ thích hợp chuyển đi (TK chi tiết thích hợp đã mở) d) Lưu ý: + Tuỳ theo quy định của QTDCS về việc hạch toán lãi dự thu khi chuyển nhóm nợ, Phòng/ Điểm giao dịch thực hiện theo từng bút toán hoặc theo định kỳ tính lãi dự thu và phải đảm bảo tính nhất quán về phương pháp lựa chọn trong năm tài chính. + Đối với các khoản nợ (thuộc các nhóm nợ 2, 3, 4, 5) định kỳ tính lãi, Phòng/Điểm giao dịch vẫn tiếp tục tính lãi phải thu nhưng không được hạch toán vào TK 3941- Lãi phải thu từ cho vay bằng đồng Việt Nam mà hạch toán vào TK 941- Lãi cho vay chưa thu được bằng đồng Việt Nam để tiếp tục theo dõi và tận thu lãi. 4. Xử lý cuối ngày làm việc: 4.1. Tại Phòng/Điểm giao dịch 4.1.1. Kiểm kê, đối chiếu: Sau khi kết thúc giao dịch, cuối ngày Kế toán Phòng/ Điểm giao dịch phải làm các công việc sau: + Cộng “Nhật ký quỹ”, rút số dư. + In báo cáo ngày (Sổ kế toán chi tiết; Liệt kê chứng từ; Bảng cân đối chứng từ; Bảng tổng hợp số liệu hoạt động và các báo cáo khác theo quy định nội bộ) và thực hiện: · Kiểm soát, đối chiếu các chứng từ gốc phát sinh trong ngày với sổ kế toán chi tiết, Bảng liệt kê chứng từ, đảm bảo khớp đúng về số chứng từ, tài khoản ghi Nợ/ ghi Có và số tiền. · Đối chiếu số liệu trên Liệt kê chứng từ với Bảng cân đối chứng từ. Yêu cầu số liệu trên Bảng cân đối chứng từ: Tổng doanh số phát sinh Nợ = Tổng doanh số phát sinh Có. · Đối chiếu số liệu trên Bảng cân đối chứng từ với Bảng tổng hợp số liệu hoạt động. · Trên cơ sở Bảng tổng hợp số liệu hoạt động, lập chứng từ hạch toán theo tài khoản do Phòng kế toán QTDCS đã mở làm cơ sở để xử lý hạch toán, phản ánh số liệu hoạt động của Phòng/ Điểm giao dịch vào Bảng cân đối tài khoản của QTDCS . + Đối chiếu số liệu, kiểm kê hiện vật (tiền mặt, ấn chỉ quan trọng, tài sản cầm cố/ thế chấp) đảm bảo khớp đúng với số liệu trên sổ kế toán. - Thủ quỹ thực hiện cộng “sổ quỹ tiền mặt”, rút số dư, kiểm tra, đối chiếu số liệu về tiền mặt, ấn chỉ quan trọng, tài sản cầm cố/ thế chấp (theo quy chế của QTDCS) đảm bảo khớp đúng giữa hiện vật với số liệu trên sổ kế toán theo dõi. - Việc kiểm kê cuối ngày đối với tiền mặt, ấn chỉ quan trọng, tài sản cầm cố/ thế chấp (theo quy định của QTDCS) do Thủ quỹ, Kế toán, Trưởng Phòng/ Điểm giao dịch thực hiện theo quy định hiện hành. 4.1.2. Kết thúc ngày làm việc: · Toàn bộ chứng từ phát sinh trong ngày (sắp xếp theo trình tự phát sinh) cùng với 01 liên Liệt kê chứng từ, hồ sơ tín dụng của các khoản vay đã tất toán, cân đối chứng từ và Bảng tổng hợp số liệu hoạt động nộp về Phòng Kế toán QTDCS. · Đối với tiền mặt tồn quỹ, tài sản quý, giấy tờ có giá và ấn chỉ quan trọng cuối ngày được giao nộp về trụ sở chính QTDCS để bảo quản trong kho tiền theo quy định hiện hành. · Thẻ lưu tiết kiệm, Hồ sơ tín dụng, tài sản cầm cố/ thế chấp bảo quản theo quy chế của QTDCS. 4.2. Tại Phòng Kế toán QTDCS Xử lý hạch toán số liệu của Phòng/ Điểm giao dịch vào Bảng cân đối tài khoản kế toán: Kế toán QTDCS kiểm tra, đối chiếu toàn bộ chứng từ gốc phát sinh trong ngày cùng với Liệt kê chứng từ, Bảng cân đối chứng từ và Bảng tổng hợp số liệu hoạt động do Phòng/ Điểm giao dịch chuyển về, đảm bảo khớp đúng; thực hiện xử lý hạch toán vào các tài khoản kế toán thích hợp để phản ánh vào Bảng cân đối tài khoản kế toán của QTDCS, sắp xếp chứng từ theo từng loại nghiệp vụ và từng Phòng/ Điểm giao dịch, thực hiện lưu trữ, bảo quản theo quy định. 5. Công việc kế toán ngày cuối tháng tại Phòng/Điểm giao dịch: Vào ngày làm việc cuối tháng, sau khi xử lý hoàn tất công việc tại điểm 4.1, Kế toán Phòng/ Điểm giao dịch thực hiện các công việc sau: · Sao kê chi tiết các khoản tiền gửi tiết kiệm còn số dư, đảm bảo đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sao kê, thẻ lưu với số dư tài khoản theo dõi hoạt động của Phòng/ Điểm giao dịch trên Bảng cân đối tài khoản kế toán; · Sao kê chi tiết các khoản cho vay còn số dư, đảm bảo đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sao kê, hợp đồng tín dụng, bảng kê tính lãi dự thu (tài khoản nội và ngoại bảng) với số dư trên Bảng cân đối tài khoản kế toán; · Sao kê các khoản phải thu, phải trả, đối chiếu khớp đúng với số dư trên bảng cân đối tài khoản kế toán ( nếu có ); · Thực hiện kiểm kê tài sản cầm cố thế chấp theo quy chế của QTDCS, đối chiếu khớp đúng với số dư tài khoản 994- Tài sản thế chấp cầm cố của Phòng/ Điểm giao dịch; · Lập các loại báo cáo theo quy định của QTDCS. 6. Định kỳ theo quy định của QTDCS ( tối đa 12 tháng ), Phòng/ Điểm giao dịch phải tổ chức đối chiếu, xác minh giữa số dư tiền gửi, tiền vay với khách hàng. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị phản ánh kịp thời về Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ( Vụ Kế toán- Tài chính ) để nghiên cứu, giải quyết./. Nơi nhận: - NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố; (sao gửi và chỉ đạo các QTDCS trên địa bàn thực hiện) để báo cáo - PTĐ Đặng Thanh Bình - PTĐ Nguyễn Minh Tuấn - Vụ Các TCTD hợp tác - Thanh tra NHNN để phối hợp - Lưu VT, KTTC2. TL. THỐNG ĐỐC KT. VỤ TRƯỞNG VỤ KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH PHÓ VỤ TRƯỞNG Nguyễn Thị Thanh Hương FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN