2789/BKHĐT-KTDN

Công văn 2789/BKHĐT-KTDN năm 2015 Hướng dẫn của UN-EU về định mức chi phí địa phương trong hợp tác phát triển với Việt Nam do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 2789/BKHĐT-KTĐN V/v giới thiệu Hướng dẫn của UN-EU về định mức chi phí địa phương trong hợp tác phát triển với Việt Nam (Bản cập nhật 2015) Hà Nội, ngày 11 tháng 05 năm 2015 Kính gửi: - Văn phòng Quốc hội; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; Căn cứ công thư ngày 23 tháng 12 năm 2014 của Văn phòng Liên hợp quốc (LHQ) và Liên minh Châu Âu (EU) tại Việt Nam về việc cập nhật Hướng dẫn của LHQ-EU về định mức chi phí địa phương trong hợp tác phát triển tại Việt Nam năm 2015 ( sau đây gọi tắt là Hướng dẫn 2015) , Bộ Kế hoạch và Đầu tư đã chủ trì, phối hợp với Bộ Tài chính, LHQ và EU cập nhật và hoàn tất Hướng dẫn 2015. Hướng dẫn 2015 đã được đại diện Bộ Kế hoạch và Đầu tư, LHQ và EU được ký cuối tháng 4 năm 2015 và chính thức có hiệu lực từ ngày 01/5/2015. Hướng dẫn này áp dụng phương pháp luận giống như tr ướ c đây với các bản hướng dẫn 2009, 2012 và 2013 và có một vài điểm mới sau đây: 1. Một số thuật ngữ sử dụng trong Hướng dẫn 2015 được hiệu chỉnh rõ nghĩa và chính xác hơn. 2. Các định mức, chi phí được cập nhật theo giá thị trường năm 2014, có tính đến độ trượt giá theo công bố của Chính phủ Việt Nam. 3. Một số quy định cụ thể đã được điều chỉnh hoặc bổ sung mới như bổ sung định mức trần cho tổ chức hội nghị hội thảo tại khách sạn 3 sao hoặc tương đương, định mức cho dịch ngôn ngữ ký hiệu... 4. Việc xác định tiêu chí tuyển chọn, nhiệm vụ trong điều khoản giao việc của cán bộ dự án và chuyên gia tư vấn trong nước rõ ràng và cụ thể hơn. Bộ Kế hoạch và Đầu tư gửi tới Quý Cơ quan Bản Hướng dẫn nói trên để Quý cơ quan áp dụng định mức chi phí cập nhật 2015 cho các dự án của LHQ, EU do mình quản lý. Bộ Kế hoạch và Đầu tư mong nhận được sự hợp tác của Quý Cơ quan./. Nơi nhận : - Như trên; - Văn phòng Liên Hợp Quốc tại VN; - Phái đoàn Iiên minh Châu Âu tại VN; - Lưu VT, KTĐN, D. TL. BỘ TRƯỞNG CHÁNH VĂN PHÒNG Tống Quốc Đạt HƯỚNG DẪN CỦA LHQ-EU VỀ CHI PHÍ ĐỊA PHƯƠNG TRONG HỢP TÁC PHÁT TRIỂN VỚI VIỆT NAM Bản cập nhật năm 2015 DO CÁC CƠ QUAN LHQ TẠI VIỆT NAM, PHÁI ĐOÀN LIÊN MINH CHÂU ÂU TẠI VIỆT NAM VÀ BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ VIỆT NAM BAN HÀNH LỜI NÓI ĐẦU Chúng tôi vui mừng giới thiệu bản Hướng dẫn cập nhật này với một hệ thống các định mức thống nhất cho các chi phí phát sinh ở địa phương liên quan đến công tác quản lý Hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) tại Việt Nam. Đây là kết quả của sự hợp tác chung giữa Chính phủ Việt Nam (CPVN). Liên Hợp Quốc (LHQ) và Liên minh Châu Âu (EU). Chúng tôi hoan nghênh Chính phủ Việt Nam đã chủ trì sáng kiến ba bên này, qua đó làm tăng tính minh bạch và tạo cơ sở để hài hòa hóa và điều chỉnh tuân thủ hệ thống quốc gia giữa các nhà tài trợ và Chính phủ Việt Nam theo tinh thần của Cam kết Hà Nội về nâng cao hiệu quả viện trợ. Có thể thấy trong Hướng dẫn này các thành quả của sự nỗ lực chung. Liên Hợp Quốc và Liên minh Châu Âu cam kết sẽ áp dụng tối đa có thể Hướng dẫn này trên cơ sở tuân thủ các quy định của mọi tổ chức . Chúng tôi khuyến khích các nhà tài trợ khác sử dụng Hướng dẫn này cho các chương trình, dự án ODA của mình tại Việt Nam. Chúng tôi tin tưởng chắc chắn rằng các định mức chi tiêu hài hòa này sẽ đóng góp thiết thực vào việc nâng cao hiệu quả viện trợ tại Việt Nam. Hà Nội, tháng 4 năm 2015 Nguyễn Chí Dũng Thứ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư Việt Nam Pratibha Mehta Điều phối viên thường trú Liên Hợp Quốc tại Việt Nam Franz J essen Đại sứ/ Trưởng Phái đoàn Liên minh Châu Âu tại Việt Nam MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT GIỚI THIỆU GIẢI THÍCH TỪ NGỮ Cơ quan hoặc Đối tác thực hiện dự án Cán bộ dự án Nhân s ự cung cấp d ịch vụ Cuộc h ọ p dự án đ ịnh kỳ Cuộc họp, hội nghị hoặc sự kiện cấp cao Công tác phí Giấy ch o phép làm việc cho dự án Kinh nghiệm phù hợp PHẠM VI ÁP DỤNG CÁC NGUYÊN T Ắ C CHỈ ĐẠO 1. Đóng góp của Việt Nam cho ngân sách của dự án, chương trình 2. Cán bộ dự án 3. Nhân sự cung cấp dịch vụ 4. Công tác phí TIÊU CHUẨN CHẾ ĐỘ XÂY DỰNG ĐỊNH MỨC 1. Thanh toán 2. Luật Việt Nam 3. Định mức 4. Công tác phí 5. Đi lại 6. Cán bộ dự án: 7. Cuộc họp - Hội nghị - Sự kiện 8. Nhân sự cung cấp dịch vụ: 9. Cán bộ hướng dẫn - hỗ tr ợ: 10. Phụ cấp làm việc tại vùng khó khăn PHỤ LỤC Phụ lục I - Hạn mức chi phí cán bộ dự án Phụ l ụ c II - Nhân lực cung cấp dịch vụ Phụ lục II -A: Chuyên gia tư vấn trong nước Phụ lục II -B: Phiên dịch Phụ l ục II-C : Biên dịch Phụ lục II -D: Cán bộ hướng dẫn - h ỗ trợ (áp dụng nếu th ấ y phù hợp) Phụ lục III - Công tác phí Phụ lục IV - Chi phí trọn gói tổ chức cuộc họp, hội nghị ha y sự kiện cấp cao Phụ lục V - Thanh toán chi phí sử dụng phương tiện đi lại của cá nhân theo km Phụ lục VI - Chi phí taxi đi sân bay Phụ lục VII - Các vùng (huyện) khó khăn DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT B ộ KHĐT Bộ Kế hoạch và Đầu tư B ộ TC Bộ Tài chính CPVN Chính phủ Việt Nam CQTH Cơ quan hoặc Đối tác thực hiện dự án E U Liên minh Châu Âu LHQ Liên Hợp Quốc ODA Hỗ trợ phát triển chính thức TOR Điều khoản tham chiếu GIỚI THIỆU Tháng 6 năm 2009, Chính phủ Việt Nam, LHQ và EU đã lần đầu tiên giới thiệu Hướng dẫn của LHQ - EU về Chi phí địa phương trong Hợp tác phát triển với Việt Nam (Bản năm 2009). Đây là một nỗ lực phối hợp toàn diện nhằm hướng tới việc thu hẹp dần khoảng cách giữa hệ thống của nhà tài trợ với hệ thống của Chính phủ đối với các chương trình, dự án ODA tại Việt Nam dựa trên phương pháp tiếp cận thị trường tự do. Định mức chi tiêu này cũng thể hiện dự định của Chính phủ trong việc cập nhật định mức chi tiêu của mình gần hơn với điều kiện thị trường. Kể từ năm 2009 đến nay, bản Hướng dẫn của LHQ - EU này đã chứng tỏ tính đúng đắn của phương pháp tiếp cận và đem lại kết quả khả quan giúp nâng cao hiệu quả viện trợ và tăng cường lợi ích quốc gia nhằm tiếp tục hỗ trợ việc thực hiện các chương trình và dự án ODA tại Việt Nam. Hướng dẫn của LHQ - EU về các định mức chi tiêu được xây dựng dựa trên những nguyên tắc sau đây: · Phản ánh tinh thần của Cam kết Hà Nội, đặc biệt trong khía cạnh hài hòa hóa và tuân thủ hệ thống quốc gia; tăng cường vai trò làm chủ và năng lực trong các hệ thống khu vực công liên quan đến ODA tất cả ở các cấp ; · Bảo đảm tính minh bạch và trách nhiệm giải trình khi sử dụng nguồn vốn ODA trong các thỏa thuận cụ thể về ODA; · Đảm bảo cung cấp các nguồn lực một cách phù hợp, kịp thời và thực hiện dự án đạt hiệu quả; · Hướng dẫn có cấu trúc đơn giản, rõ ràng để thực hiện; · Sử dụng các điều kiện thị trường của địa phương thông qua việc áp dụng các tiêu chuẩn chế độ gắn với các yếu tố thị trường được tham chiếu trên cơ sở phương pháp luận phù hợp; · Áp dụng các thông lệ tốt nhất; · Tạo điều kiện thuận lợi cho Nhóm Công tác ba bên 1 xem xét lại định mức chi phí ít nhất mỗi năm một lần trên cơ sở sử dụng cùng một phương pháp luận. GIẢI THÍCH TỪ NG Ữ Cơ quan hoặc Đối tác thực hiện dự án Là cơ quan hoặc tổ chức do Chính phủ và LHQ hoặc EU lựa chọn và được ghi trong Đề cương chi tiết hoặc Văn kiện chương trình, dự án để trực tiếp quản lý và thực hiện một chương trình hoặc một dự án do tổ chức LHQ và EU hỗ trợ. Cán bộ dự án Là cá nhân (làm việc tại các vị trí nêu tại Phụ lục 1) ký hợp đồng trực tiếp với CQTH thông qua quá trình tuyển chọn để cung cấp dịch vụ cho CQTH theo như Điều khoản tham chiếu công việc (TOR) đã được thống nhất Nhân sự cung cấp dịch vụ Những cá nhân không phải là cán bộ dự án đáp ứng các yêu cầu của dự án trong việc hỗ trợ dự án về một lĩnh vực, vấn đề, hoạt động kỹ thuật, chuyên môn cụ thể của dự án trong một khoảng thời gian nhất định theo kế hoạch hoạt động của dự án. Nhân sự cung cấp dịch vụ bao gồm các loại nhân sự chủ yếu sau: Chuyên gia tư vấn Là cá nhân được ký hợp đồng thông qua quá trình tuyển chọn để hoàn thành công việc cụ thể trong khoảng thời gian nhất định theo như TOR đã được thống nhất. Phiêu dịch Biên dịch viên Là những chuyên gia kinh nghiệm có xác nhận chính thức về khả năng cung cấp dịch vụ biên, phiên dịch (kể cả ngôn ngữ ký hiệu) chất lượng cao trong lĩnh vực chuyên môn phù hợp cho các tổ chức LHQ, EU hay các tổ chức tài trợ quốc tế khác (hoặc) cho các dự án của các tổ chức này để cung cấp dịch vụ dịch thuật đối với các hoạt động đặc thù của dự án. Cán bộ hướng dẫn - hỗ trợ Là cá nhân được giao trách nhiệm chuẩn bị và (hoặc) góp ý chính thức cho tài liệu gốc, và (hoặc) hướng dẫn, tổ chức và (hoặc) cung cấp đầu vào kỹ thuật hoặc tri thức… cho các hoạt động tập huấn và hội thảo của dự án. Cuộc họp dự án định kỳ Là những cuộc họp liên quan đến công việc quản lý dự án. Cuộc họp, hội nghị hoặc sự kiện cấp cao Là sự kiện có sự chủ trì hoặc tham gia của cấp Bộ trưởng hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trở lên bên phía Việt Nam và (hoặc) cấp Đại sứ/ Trưởng phái đoàn trở lên bên phía nhà tài trợ. Công tác phí Công tác phí bao gồm các khoản hỗ trợ cho chi phí ăn, ở và các khoản tiêu vặt khác kể cả chi phí đi lại từ nơi nghỉ qua đêm khi đi công tác đến địa điểm họp và làm việc đầu tiên trong địa bàn công tác và ngược lại. Giấy cho phép làm việc cho dự án Là văn bản xác nhận của đại diện đơn vị nơi cá nhân đang làm việc cho phép được tham gia cung cấp dịch vụ cho chương trình, dự án trong một thời gian nhất định. Kinh nghiệm phù hợp Là kinh nghiệm làm việc toàn thời gian sau khi tốt nghiệp trong lĩnh vực chuyên môn chính được yêu cầu đối với vị trí đó theo quy định trong TOR. PHẠM VI ÁP DỤNG Hướng dẫn của LHQ - EU này áp dụng cho các hoạt động của các dự án, chương trình do LHQ và/hoặc EU hỗ trợ theo Văn kiện Dự án và hoặc theo Kế hoạch hoạt động đã được phê duyệt và do CQTH và các cơ quan đối tác khác thực hiện tại Việt Nam. Các định mức chi tiêu nêu trong Hướng dẫn của LHQ - EU này quy định về các chi phí quản lý và thực hiện dự án nói chung. Đối với những khoản chi tiêu đặc thù không được quy định trong các định mức chi tiêu này, CHTH sẽ xây dựng các định mức bổ sung theo lĩnh vực cụ thể trên cơ sở thống nhất với Bộ KHĐT, Bộ TC và nhà tài trợ. Hướng dẫn của LHQ - EU được ban hành cả ngôn ngữ tiếng Anh và tiếng Việt và có giá trị như nhau. Trong trường hợp hãn hữu mà có sự khác nhau giữa hai thứ tiếng, bản tiếng Anh sẽ được sử dụng để các bên tham khảo chức thức. Các quy định chi tiêu nêu trong Hướng dẫn này có hiệu lực kể từ ngày ký và được áp dụng cho tất cả các dự án, chương trình mới và đang thực hiện. Đối với các dự án đang thực hiện và đã được cam kết chính thức, việc áp dụng tùy thuộc vào nguồn vốn sẵn có trong năm tài chính hiện thời của dự án. Hướng dẫn của LHQ - EU này, khi được áp dụng, sẽ thay thế hoàn toàn các định mức chi tiêu theo Hướng dẫn của LHQ - TU trước đây. CÁC NGUYÊN TẮC CHỈ ĐẠO 1. Đóng góp của Việt Nam cho ngân sách của dự án, chương trình Chính phủ Việt Nam dự kiến sẽ đóng góp các khoản chi phí sau: i. Lương và các khoản phụ cấp cho cán bộ Chính phủ của CQTH và cho cán bộ Chính phủ được biệt phái làm việc cho chương trình, dự án. ii. Chi phí cho Văn phòng dự án: Điện, nước, thông tin liên lạc trong nước, trụ sở văn phòng và các trang thiết bị văn phòng còn hoạt động được (nếu có). iii. Chi phí vận hành dự án: Điện, nước, nơi làm việc, xăng dầu, chi phí bảo trì và sửa chữa trang thiết bị và xe cộ của dự án nếu quyền sở hữu các trang thiết bị đó đã được nhà tài trợ ch uy ển giao cho CQTH. iv. Trên nguyên tắc và trong điều kiện có thể , chi phí đối với các trang thiết bị của CQTH khi cơ quan này sử dụng các trang thiết bị đó cho các hoạt động đào tạo, hội thảo và hội nghị của dự án. v. Chi phí cho các cuộc họp dự án định kỳ. Trừ trường hợp nêu tại các Mục (i) và (iv) nói trên, khi CQTH không có khả năng đóng góp thì phần chi phí này sẽ do ngân sách dự án chi trả trên cơ sở có đề nghị chính thức của CQTH và được nhà tài trợ chấp thuận bằng văn bản. Trong trường hợp CQTH không phải là cơ quan của Chính phủ Việt Nam, CQTH có trách nhiệm đóng góp các khoản chi từ mục (ii) đến mục (v) ở trên. 2. Cán bộ dự án Cán bộ dự án phải được tuyển dụng từ bên ngoài của CQTH trong trường hợp (a) khi CQTH không có khả năng cung cấp nhân lực của mình theo yêu cầu để thực hiện chương trình, dự án và (hoặc) (b) khi CQTH có nguồn nhân lực nhưng không thể hoặc không khả thi trong việc sử dụng nguồn nhân lực này của CQTH cho chương trình, dự án. Cán bộ dự án được tuyển dụng và được trả lương theo các điều kiện nêu tại Phụ lục 1. Trong những trường hợp mà người được t uy ển vào làm cán bộ dự án không muốn rời bỏ cơ quan, tổ chức mà mình đang làm để làm việc cho chương trình, dự án, họ phải có Giấy cho phép làm việc cho dự án của đại diện cơ quan, tổ chức này. 3. Nhân sự cung cấp dịch vụ i. Chuyên gia tư vấn, Phiên - Biên dịch viên , Cán bộ hướng dẫn - hỗ trợ phải được tuyển dụng từ bên ngoài của CQTH để hỗ trợ CQTH thực hiện một công việc cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định theo Kế hoạch hoạt động đã được phê d uy ệt. Trong trường hợp nếu nhân sự cung cấp dịch vụ được lựa chọn đang làm việc chính thức cho một cơ quan, tổ chức nào đó, họ phải có Giấy cho phép làm việc cho dự án của đại diện cơ quan, tổ chức này. ii. Trong trường hợp thị trường lao động trong nước không cung cấp được nhân sự với chuyên môn chuyên ngành theo yêu cầu của công việc dự án như tại điểm 3(i) nêu trên của ban hướng dẫn này. Có thể tuyển người thuộc biên chế của CQTH làm nhân sự cung cấp dịch vụ của dự án với điều kiện: - Người được tuyển chọn phải có chuyên môn chuyên ngành như yêu cầu và đáp ứng được các yêu cầu về trình độ theo qui định trong TOR; - Có giấy cho phép làm việc chỗ dự án của đại diện CQTH; - Được sự chấp thuận của nhà tài trợ; iii. Nhân sự cung cấp dịch vụ được trả thù lao theo các điều kiện và quy định như sau: - Chuyên gia tư vấn được trả thù lao theo thỏa thuận (chẳng hạn, theo ngày hoặc theo tháng) theo các định mức quy định tại Phụ lục II-A hoặc một khoản thù lao cố định được xác định thông qua đấu thầu cạnh tranh. - Phiên dịch hoặc biên dịch viên được trả thù lao theo các định mức quy định tại Phụ lục II-B (cho mức phí phiên dịch) và Phụ lục II-C (cho định mức phí biên dịch). - Cán bộ hướng dẫn - hỗ trợ - được trả thù lao theo các định mức quy định tại Phụ lục II-D. iv. Mức phí thù lao cho Chuyên gia tư vấn, Phiên dịch viên là biên dịch viên, tùy theo từng trường hợp cụ thể, cũng có thể được xác định thông qua quá trình đấu thầu cạnh tranh. 4. Công tác phí Công tác phí được chi trả theo đại biểu hoặc người tham dự để trang trải các chi phí gồm nghỉ qua đêm ở địa bàn khác nơi cư trú khi tham gia các khóa tập huấn, hội thảo, hội nghị, các chuyến giám sát hay các chuyến công tác khác ở Việt Nam theo yêu cầu của Giám đốc dự án hoặc người được ủy quyền khác trên cơ sở kế hoạch hoạt động đã được phê duyệt. Công tác phí sẽ được thanh toán toàn bộ khi chi phí ăn, ở và các chi phí liên quan khác không được chi trả từ bất kỳ nguồn nào khác, công tác phí sẽ bị khấu trừ khi dự án hoặc các đơn vị liên quan khác của dự án chính thức chi trả cho các khoản sau đây: (a) Nơi chỗ ở được thu xếp, giảm phí thuê phòng như quy định cụ thể tại Phụ lục III: (b) Nếu các bữa ăn được cung cấp giảm 30% tiền ăn và tiêu vặt quy định tại Phụ lục III cho mỗi bữa trưa hoặc bữa tối và 15% cho bữa sáng. Nếu việc tổ chức ăn trưa kinh tế hơn thì chương trình, dự án nên tổ chức ăn trưa cho người tham dự đối với các sự kiện tổ chức cả năm. Khi không thể tổ chức ăn trưa, sẽ thanh toán 30% định mức tiền ăn và tiêu vặt của một ngày trong Công tác phí qui định tại Phụ lục III cho đại biểu/người tham dự không đủ tiêu chuẩn được hưởng công tác phí. Đối với các chuyến đi công tác kéo dài 10 tiếng trở lên bao gồm cả thời gian đi và về trong cùng một ngày, công tác phí sẽ được thanh toán theo định mức ăn và tiêu vặt tại Phụ lục III về địa điểm công tác. Đối với các sự kiện diễn ra trong nửa ngày thì công tác phí sẽ không được thanh toán cho đại biểu hoặc người tham dự. Đối với các ch uy ến đi công t ác có ngày cuối cùng kéo dài từ 10 tiếng trở lên bao gồm cả thời gian đi lại, công tác phí cho ngày đó sẽ đ ượ c thanh toán 60% định mức ăn và tiêu vặt quy định tại Phụ lục III về địa điểm công tác. Việc thanh toán được thực hiện theo hình thức trả k hoán trọn gói. TIÊU CHUẨN CHẾ ĐỘ XÂY DỰNG ĐỊNH MỨC 1. Thanh toán Trong trường hợp các định mức chi tiêu được quy định bằng Đô la Mỹ, việc thanh toán sẽ được thực hiện bằng đồng Việt Nam, sử dụng tỷ giá hối đoái của ngày thanh toán do nhà tài trợ áp dụng. 2. Luật Việt Nam CQTH có trách nhiệm thực hiện các quy định của Luật Việt Nam trong việc thanh toán, giữ lại và lưu hồ sơ... đối với các khoản thuế (Ví dụ: Thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân...) và các khoản tiền bảo hiểm (V í dụ: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp...) 3. Định mức Các định mức quy định trong Hướng dẫn này là mức tổng (chẳng hạn, bao gồm các khoản thuế, bảo hiểm và các loại trợ cấp (nếu có)). 4. Công tác phí Định mức công tác phí cho đại biểu hoặc người tham dự các cuộc hội thảo, cuộc họp và hội nghị được xác định dựa trên tiêu chuẩn chất lượng trung bình, tương đương với mức của khách sạn 3 sao. Bữa sáng, bữa trưa và bữa tối cũng xác định theo mức chất lượng trung bình, tương đương với các bữa ăn phục vụ tại khách sạn 3 sao. Tham khảo định mức tại Phụ lục III. 5. Đi lại Chi phí đi lại được quy định như sau: i. Đối với việc di chuyển bằng đường không, đường bộ, đường thủy, áp dụng tuyến đường ngắn nhất và trực tiếp nhất theo hạng phổ thông phù hợp với cơ cấu giá vé rẻ nhất sử dụng phương tiện giao thông công cộng; và khi quyết định phương tiện đi lại thì cũng phải cân nhắc thời gian tối thiểu dành để đi lại. ii. Ch i trong trường hợp mục (i) không thể áp dụng do không có phương tiện giao thông công cộng thì mới được phép sử dụng phương tiện đi lại cá nhân cho mục đích của dự án và sẽ được hoàn trả ở mức chuẩn theo km và theo độ dài quãng đường và phải được phép trước của Giám đốc dự án hoặc người được ủy quyền dựa theo kế hoạch hoạt động đã được duyệt. Tham khảo định mức t ại Phụ lục V; iii. Việc thanh toán chi phí sử dụng phương tiện đi lại cho từng cá nhân đơn lẻ chỉ được thực hiện khi không thể sắp xếp được phương tiện đi lại chung. iv. Việc thuê phương tiện đi lại chỉ được thực hiện cho một số công việc cụ thể như giám sát dự án và phải được sự chấp thuận trước của Giám đốc dự án hoặc người được ủy quyền dựa theo kế hoạch hoạt động đã được duyệt và sử dụng mức giá của thị trường đối với phương tiện đi lại thông thường. v. Đối với việc di ch uy ển bằng đường hàng không, mà theo đó cá nhân người đi lại phải di chuyển đến và về từ sân bay, một khoản thanh toán k hoán trọn gói sẽ được hoàn trả cho cá nhân đi lại bằng taxi. Tham khảo định mức tại Phụ lục VI. Trừ trường hợp (ii) và (v) nêu trên, khi thực hiện thanh toán thì người đi lại cần phải trình đầy đủ các chứng từ liên quan. 6. Cán bộ dự án: Hạn mức chi phí cán bộ dự án và việc phân loại cán bộ dự án sẽ được xác định trên cơ sở các khảo sát thị trường trong nước về công việc tương ứng. Hạn mức chi phí cán bộ dự án phải phù hợp với hạn mức chi phí phổ biến ở các dịch vụ và công việc tương tự trên thị trường lao động trong nước. Tham khảo định mức tại Phụ lục 1. 7. Cuộc họp - Hội nghị - Sự kiện i. Thông thường, chi phí phòng họp cho các cuộc họp, hội nghị hay sự kiện và các chi phí liên quan không được cao hơn về tiêu chuẩn và chi phí của khách sạn 3 sao hoặc tương đương và không vượt quá mức giá theo quy định về “mức tiêu chuẩn” trong Phụ lục IV. ii. Trong trường hợp cuộc họp, hội nghị hay sự kiện cấp cao mà phải được tổ chức ở các khách sạn có tiêu chuẩn cao hơn quy định (3 sao) theo như đã được phê d uy ệt trong kế hoạch hoạt động quý thì chi phí trọn gói tổ chức sự kiện theo đầu người cho sự kiện cả ngày hoặc sự kiện nửa ngày của các khách sạn có tiêu chuẩn cao hơn này không được vượt quá định mức quy định cụ thể về “mức cao” tại Phụ lục IV. Trong trường hợp tổ chức các cuộc họp, hội nghị hay sự kiện cấp cao nằm ngoài kế hoạch hoạt động quý đã phê d uy ệt thì việc tổ chức này phải được sự chấp thuận bằng văn bản của nhà tài trợ. iii. Chi phí trọn gói tổ chức sự kiện theo đầu người là chi phí tổng bao gồm chi phí thuê phòng tổ chức sự kiện và chi phí cho 2 bữa nghỉ giải lao trà/cà phê và bữa ăn trưa cho sự kiện cả ngày; 1 bữa nghỉ giải lao trà/cà phê và/hoặc bữa trưa cho sự kiện nửa ngày và các thiết bị cung cấp miễn phí kèm theo như micro bàn, micro không dây, hệ thống âm thanh cơ bản, phông màn sự kiện, giấy và bút viết, nước uống cho người tham dự cuộc họp tùy theo chính sách của từng khách sạn. Chi phí trọn gói tổ chức sự kiện không bao gồm chi phí cho thiết bị dịch và tai nghe phục vụ hội thảo Trong trường hợp cần có thêm các khoản chi để hỗ trợ người tàn tật tham dự sự kiện, cần được nhà tài trợ phê duyệt trước. 8. Nhân sự cung cấp dịch vụ: Định mức được xây dựng để phản ánh chung mức chi trả tương đương với mức lương của cán bộ dự án và bao gồm chi phí cho các dịch vụ tư vấn, biên dịch, phiên dịch, cán bộ hướng dẫn - hỗ trợ, cho việc cung cấp các đầu vào kỹ thuật, soạn thảo báo cáo kỹ thuật, văn bản chính sách,... Tham khảo định mức tại Phụ lục II-A đến Phụ lục II-D. 9. Cán bộ hướng dẫn - hỗ trợ Cán bộ hướng dẫn - hỗ trợ từ bên ngoài CQTH chỉ được h uy động khi đóng góp của họ cho dự án không quá 5 ngày làm việc liên tục. Số lượng cán bộ hỗ trợ công tác tổ chức tập huấn, hội thảo không quá 2 người. Tham khảo định mức tại Ph ụ lục Il-D. 10. Phụ cấp làm việc tại vùng khó khăn Phụ cấp làm việc tại vùng khó khăn nhằm mục đích bù đắp cho các nhân sự cung cấp dịch vụ hay nhân sự dự án nằm vùng tại những địa điểm theo quy định của Chính phủ là những vùng (h uy ện) nghèo và khó khăn nhất trong cả nước. Phụ cấp làm việc tại vùng khó khăn sẽ được áp dụng cho các vùng (62 h uy ện) theo Danh mục các vùng (huyện) nghèo nhất của Việt Nam vào ngày 1 tháng 3 năm 2010 kèm Nghị q uy ết 30a/2008/NQ-CP của Chính phủ ban hành ngày 27 tháng 12 năm 2008 (Tham khảo định mức tại Phụ lục VII). Mức phụ cấp khó khăn được xác định tối đa là 10% của hạn mức chi phí tương ứng. PHỤ LỤC PHỤ LỤC I - HẠN MỨC CHI PHÍ CÁN BỘ DỰ ÁN Hạn mức chi phí tối đa 2 theo tháng (Tính theo Đô la Mỹ và thanh toán bằng Đồng Việt Nam) Bậc 1 Bậc 2 Bậc 3 Bậc 4 Bậc 5 Nhóm tham khảo 2-5 năm kinh nghiệm phù hợp toàn thời gian 6-10 năm kinh nghiệm phù hợp toàn thời gian 11-15 năm kinh nghiệm phù hợp toàn thời gian 16-20 năm kinh nghiệm phù hợp toàn thời gian Trên 20 năm kinh nghiệm phù hợp toàn thời gian 1. Giám đ ố c Dự án/ Điều phối viên dự án/Quản lý dự án 1 .270 1.483 1.696 1 .909 2.121 2. Ch uy ê n gia k ỹ thuật 1.058 1.167 1.434 1.622 1.811 3. Trợ lý hành chính/Thư ký, Kế toán viên, Phiên dịch/Biên dịch viên dự án 718 849 980 1.110 1.241 4. Thư ký, lái xe, nhân viên tạp vụ, người đưa thư, lao động 338 386 434 483 530 Ghi chú: Kinh nghiệm làm việc chỉ được xét đến nếu phù hợp với lĩnh vực t uy ển chọn như yêu cầu quy định trong TOR của từng vị trí và toàn thời gian sau khi tốt nghiệp. Kinh nghiệm làm việc bán thời gian hoặc kinh nghiệm làm việc trong thời gian học đại học sẽ không được xét đến. Các điều kiện tuyển chọn đối với Nhóm tham khảo 1, 2 và 3 đòi hỏi có bằng tốt nghiệp đại học. Trong trường hợp ứng viên trình độ Tiến sĩ hoặc Thạc sĩ thì kinh nghiệm trong lĩnh vực phù hợp theo yêu cầu sẽ được giảm đi 2 năm. Đối với Nhóm 4, điều kiện tuyển chọn đòi hỏi tối thiểu phải có chứng nhận tốt nghiệp Trung học phổ thông. Phụ lục II - Nhân lực cung cấp dịch vụ Phụ lục II-A: Chuyên gia t ư vấn trong nước Mức của Chuyên gia tư vấn trong n ướ c Loại Phạm vi công việc Trình độ học vấn và kinh nghiệm công tác tối thiểu trong lĩnh vực phù hợp Mức lương theo Đô la Mỹ và thanh toán bằng Đồng Việt Nam Tối đa theo ngày Tối đa theo tháng VNM 1 Thực hiện các nhiệm vụ dưới sự giám sát của mộ t cá nhân khác Có bằng tốt nghiệp đại học và có từ 3-5 năm kinh nghiệm toàn thời gian trong lĩnh vực phù hợp 72 1.080 VNM 2 Thực hiện các nhiệm vụ xây dựng hoặc qu ả n lý Có bằng tốt nghiệp đại học và có từ 4-6 năm kinh nghiệm toàn thời gian trong lĩnh vực phù hợp 117 1.751 VNM 3 Xây dựng, tổ chức và quản lý các nhiệm vụ/ch ỉ đạo một nhóm các tư vấn/giám sát một nhóm các cố vấn chuyên môn hoặc đa lĩnh vực Có bằng Thạc sỹ liên quan và có từ 5-10 năm kinh nghiệm toàn thời gian trong lĩnh vực phù hợp 192 2.881 VNM 4 Lãnh đạo một nhóm được giao xây dựng, thực hiện, theo dõi và phát triển các chương trình và/hoặc các chiến lược, chính sách phát triển ở tầm quốc gia. Có bằng Thạc sỹ liên quan và có trên 10-15 năm kinh nghiệm toàn thời gian trong lĩnh vực phù hợp 270 4.043 Ghi chú: Ng uy ên tắc chính để quyết định mức phí tư vấn phù hợp trước tiên dựa vào bản chất của công việc hay phạm vi công việc và sau đó dựa vào yêu cầu về trình độ học vấn và kinh nghiệm công tác trong lĩnh vực phù hợp. Mức phí tư vấn KHÔNG được q uy ết định chỉ đơn thuần dựa vào trình độ học vấn và kinh nghiệm làm việc mà một tư vấn có. Các điều kiện t uy ển chọn đối với các đối tượng thuộc VNM 1 và VNM 2 đòi hỏi có bằng tốt nghiệp đại học. Trong trường hợp ứng viên trình độ Tiến sĩ hoặc Thạc sĩ thì kinh nghiệm trong lĩnh vực phù hợp theo yêu cầu sẽ được giảm đi 2 năm. Các định mức này có thể áp dụng cho chuyên gia tư vấn quốc tế khi có sự nhất trí giữa các bên liên quan. Phụ lục II-B: Phiên dịch Phí phiên dịch (tính theo Đô la Mỹ và thanh toán bằng Đồng Việt Nam) Mức Phí Dịch đồng thời ( *) Cả ngày 600 Nửa ngày 300 Một giờ 75 Dịch thường Cả ngày 200 Nửa ngày 100 Giờ 25 Phí phiên dịch ngôn ngữ ký hiệu (tính theo Đô la Mỹ và thanh toán bằng Đồng Việt Nam) M ứ c Phí Bằng tiếng Việt Cả ngày 100 Nửa ngày 50 Từ tiếng Anh sang tiếng Việt hoặc Việt- Anh Cả ngày 600 Nửa ngày 300 (*) Mức dịch đồng thời được thanh toán theo nửa ngày hoặc cả ngày và không theo số lượng người cung cấp dịch vụ. Phụ lục Il-C: Biên dịch Phí biên dịch (tính theo Đô la Mỹ và thanh toán bằng Đồng Việt Nam) Tiếng Anh hoặc tiếng của một nước thuộc EU sang tiếng Việt 11 USD/trang (g ồ m 350 từ) Tiếng Việt sang tiếng Anh hoặc tiếng của một nước thuộc EU 11 USD/trang (g ồ m 350 từ) Ghi chú: Các mức trên có thể tăng và cao nhất đến mức 10% trong trường hợp ngoại lệ trên cơ sở ngân sách của dự án đáp ứng được, có giải trình của CQTH và được nhà tài trợ chấp nhận. Trong trường hợp tài liệu yêu cầu dịch ban đầu có sự thay đổi mà cần phải chỉnh sửa lại bản đã dịch của tài liệu ban đầu này thì có thể áp dụng định mức sửa đổi biên dịch cho tài liệu đã dịch theo mức 2 USD/trang (gồm 350 từ) đối với toàn bộ tài liệu. Phụ lục II-D: Cán bộ hướng dẫn - hỗ trợ (áp dụng nếu thấy phù hợp) Mức tính theo ngày (đơn vị: Đồng Việt Nam) 1. Thực hiện nhiệm vụ phức tạp yêu cầu có kiến thức kỹ thuật chuyên sâu, làm việc độc lập, có kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề, có khả năng giao tiếp tốt. 900.000 2. Thực hiện những nhiệm vụ phức tạp đòi hỏi có kiến thức về kỹ thuật, làm việc độc lập và có kỹ năng phân tích. 700.000 3. Hỗ trợ hành chính và hậu c ầ n 300.000 Phụ lục III - Công tác phí Địa điểm/ Khu vực Công tác phí (Tính bằng Đô la Mỹ và thanh toán bằng tiền Đồng Việt Nam) Định mức phòng ở Định mức ăn và tiêu vặt Tổng Các quận nội thành TP. Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh 41 34 75 Các quận nội thành thuộc TP. Cần Thơ, TP. Đà Nẵng và TP. Hải Phòng Các thành phố du lịch trọng điểm gồm TP. Đà Lạt, TP. Đồ Sơn, TP. Hội An, TP. Huế, TP. Hạ Long, TP. Nha Trang, Phú Quốc và TP. Vũng Tàu 37 30 67 - Các tỉnh lỵ khác và thị trấn Sapa - Các huyện ngoại thành TP. Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, TP. Cần Thơ, TP. Đà Nẵng và TP. Hải Phòng 22 19 41 Các nơi khác 16 14 30 Phụ lục IV - Chi phí trọn gói tổ chức cuộc họp, hội nghị hay s ự kiện cấp cao Địa điểm/ Khu vực Chi phí tối đa trọn gói theo đầu người (Tính bằng Đô la Mỹ và thanh toán bằng tiền Đồng Việt Nam) Sự kiện nửa ngày Sự kiện cả ngày Mức tiêu chuẩn Mức cao Mức tiêu chuẩn Mức cao Các quận nội thành TP. Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh 22 29 40 - Các quận nội thành thuộc TP. Cần Thơ, TP. Đà Nẵng và TP. Hải Phòng - Các thành phố du lịch trọng điểm gồm TP. Đà Lạt, TP. Đồ Sơn, TP. Hội An, TP. Huế, TP. Hạ Long, TP. Nha Trang, Phú Quốc và TP. Vũng Tàu 16 18 26 32 Các nơi khác 14 15 22 27 Phụ lục V - Thanh toán chi phí sử dụng phương tiện đi lại của cá nhân theo k m Mức thanh toán chi phí sử dụng phương tiện theo Km 0,175 USD Việc thanh toán chi phí sử dụng phương tiện đi lại của cá nhân chỉ áp dụng đối với các ch uy ến công tác, các cuộc họp và hội nghị được tổ chức tại địa điểm không thuộc nơi thường trú. Phụ lục VI - Chi phí taxi đi sân bay STT Sân bay Địa điểm Taxi sân bay - vé một chiều (Tính bằng Đồng Việt Nam) 1 Đ iện Biên Đi ện Biên 30.000 2 Nội Bài TP. H à Nội 300.000 3 Cát Bi TP. Hả i Phòng 115.000 4 Vinh TP. Vinh 110.000 5 Đồn g Hới Đ ồng Hới 170.000 6 Ph ú Bài TP. Huế 220.000 7 Đà Nẵng TP. Đà Nẵng 75.000 8 Chu Lai TP. Tam Kỳ và TP Quảng Ngãi 595.000 9 Plêiku TP. Plêiku 105.000 10 Phù Cát TP. Quy Nhơn 365.000 11 T uy Hòa Tuy Hòa 1 15.000 12 Bu ô n Ma Thuột TP. Buôn Ma Thuột 1 65.00 0 13 Cam Ranh TP. Nha Trang 315.000 14 Liên Khương TP. Đà Lạt 290.000 15 T â n Sơn Nhất TP. Hồ Chí Min h 150.000 16 Rạch Soi Rạch Giá 145.000 17 Phú Quốc Phú Quốc 85.000 18 Cần Thơ TP. Cần Thơ 250.000 19 Côn Đ ả o Côn Đ ảo 290.000 20 Cà Mau Cà Mau 45.000 P hụ lục VII - Các vùng (huyện) khó khăn Tỉnh Số huyện nghèo nhất Tên huyện Hà Giang 6 Đồng Văn, Mèo Vạc, Yên Minh, Quản Bạ, Hoàng Su Phì, Xín Mần Cao Bằng 5 Bảo Lâm, Bảo Lạc, Thông Nông, Hà Quang, Hạ Lang Lào Cai 3 Si Ma Cai , Mườn g Kh ươ n g, Bắc Hà Yên Bái 2 Mù Căn g Ch ả i , Trạm Tấu Bắc Kạn 2 Ba B ể, Pắc Nậm Bắc Giang 1 Sơn Động P h ú Thọ 1 Tân Sơn S ơ n La 5 Sốp Cộp, Phù Yên, Bắc Yên, Mường La, Q u ỳnh Nhai Lai Châ u 5 Mường Tè, Phong Thổ, Sìn Hồ, Than Uyên, Tân Yên Đ iện Biên 4 Điện Biên Đông, Mường Nhé, Tủa Ch ùa, Mường Áng Th anh Hóa 7 Lang Chánh, Thường Xuân, Quan Hóa, Quan Sơn, Mường Lát, Như Xuân, Bá Thước Nghệ An 3 Kỳ Sơn , T ươ ng Dươn g, Quế Phong Quảng Bình 1 Minh Hóa Quản g Trị 1 Đa Krôn g Qu ả n g Ngãi 6 Sơn Hà, Trà Bồng, Sơn Tây, Minh Long, Tây Trà, Ba Tơ Qu ả n g Nam 3 Phước S ơ n , Tây Gian g , Nam Trà My Bình Đ ịnh 3 An Lão , Vĩnh Thạnh, Vân Canh Ninh Thuận 1 Bắc Ái Kon Tum 2 Tu Mơ Rông, Kou Pl ông Lâm Đồng 1 Đam Rông U N-EU GUIDELINES FOR FINANCING OF LOCAL COSTS IN DEVELOPMENT CO-OPERATION WITH VIET NAM Version 2015 ISSUED BY UN AGENCIES IN VIET NAM, THE EU DELEGATION TO V I ET NAM AND THE MINISTRY OF PLANNING AND INVESTMENT OF VIET NAM PREFACE We are pleased to present these updated guidelines, including a set of unified norms for local costs related to the managemen t of Official Development Assistance (ODA) in Viet Nam. This is a result of a joint collaboration between the Government of Viet Nam (GoV). United Nations (UN) and European Union (EU). We commend the GoV for leading this tripartite initiative, thereby creating greater transparency and a basis for ha r mionization and alignment between donors and Government, in the spirit of the Ha Noi Core Statement on Aid Effectiveness. The results of this joint endeavour can be fo und in these guidelines. The U N/EU is committed to fol l ow these guidelines as much as possible subject to their respective rules and regulations. Other donors are invited to use these guidelines for their ODA projects/programmes in Viet Nam. We firmly believe that these harmonized cost norms wi l l make a tangible contribution to improving aid effect i veness in Viet Nam. Ha Noi, April 2015 Nguyen Chi Dzung Vice Minister Ministr y of Planning and Investment of Viet Nam Pratibha Mehta Resident Coordinator United Nations in Viet Nam Franz Jessen Ambassador/Head of Delegation of the European Union to Viet Nam TABLE OF CONTENT PREFACE TABLE OF CONTENT LIST OF ACRONYMS INTRODUCTION GLOSSARY OF KEY TERMS Implementing Partner/Agenc y Project Personnel Service Providers Regular Project M e etings A High Level Meeting, Con f erence or Event Per Diem Authorization to Work for a Project Relevant Experience SCOPE OF APPLICATION G U IDING PRINCIPLES 1. Viet Nam Contributions to Project/Programme Budgets 2. Project Personnel 3. Service Providers 4. Per Diem Q U ALITATIVE STANDARDS 1. Payment 2. Vietnamese La w 3. Rates 4. Per Diem 5. Travel 6. Project Personnel 7. Meetings/Con f erences/Events 8. Ser v ice Providers 9. Resource Persons 10. Hardship Allowance ANNEXES Annex I - Project Personnel Pro Forma Costs Annex II - Service Providers An n ex I I-A: National Consultants Ra t es Annex I I-B: Interpre t ation Services Rate A n nex II-C: Translation Ra t es Annex II-D: Resource Person Rates (where app l icable) Annex III - Per Diem: Annex IV - Meeting Package Cost Annex V - Reimbursement per Kilometre for Use of Private Vehicle Annex VI - Airport Taxi Annex VII - Hardship (District) Locations LIST OF ACRONYMS EU European Union GoV Government of Viet Nam IP Implementing Partner/Agency MOF Ministry of F inance MPI Ministry of Planning and Investment ODA Off i cial Development Assistance TOR Terms of Reference UN United Nations INTRODUCTION In June 2009 , the GoV, UN and EU for the f ir st time introduced the common UN-EU Guidelines for Financing of Local Costs in Development Co-operation with Viet Nam (Version 2009). This all-encompassing concerted effort - based upon an open market approach - was considered a significant step towards gradual alignment of donor cost norms and GoV systems for ODA-funded programmes and projects in Viet Nam. It also signi fi ed the GoV’s intention to progressively update its cost norms closer to market conditions. Since 2009, the common UN-EU Guidelines approach has brought positive results for improving aid effectiveness and strengthening national ownership in Viet Nam and f urther facilitate the implementation of ODA-funded programmes and projects in Viet Nam. This common UN-EU Guidelines document is based upon the following principles: · Re f lect the spirit of the Ha Noi Core Statement in respect of harmonization and alignment, with increased ownership and capacity in public systems involved in ODA, at all levels · Ensure transparency and accountabilit y in utilizing ODA resources under speci fi c ODA agreements · Enable appropriate resourcing and effective implementation of projects in a timely manner · Simpli f y s t ructures giving clear guidelines for implementation · Use of local market conditions through the application of qualitative standards linked to respe c tive reference markets using an established methodology · Encourage the adoption of best practices · Facilitate periodical reviews of rates, at least annually , using the same methodology suggeste d by the Tripartite Working Group 1 . GLOSSARY OF KEY TERMS Implementing Partner/Agency Is the entity selected b y the GoV, UN and the EU and documented in the detailed project outline or project document to d irectl y manage and implement a programme or project supported b y a UN Agenc y or the E U . Project Personnel An in d ividua l (in a position as identi fi ed in Annex I ) directly contracted through a se l ection process by the IP to provi d e services to the IP as per the agreed terms of re f erence (TOR). Service Providers Individuals who are not pr oje ct personn e l and meet the requirements ident ifi ed by the project to provide technical and pro f essional support services in speci fi c fi elds, issues and activities durin g a speci fi ed period as designated in the work plan. Service providers include the follo w ing: Consu l tants Tasked to provide specific and time bound outputs, for which they are contracted through a selection process , as per the agreed TOR. I n te rpre t ers Transl at ors Experienced pro f essionals w ith a prov e n o ff icia l record of providi ng h ig h quali ty translation/in t erpretation services (including sign lan g uage) for UN a g encies , the EU or other international donor organizations and (or) their projects , in relevant sub j ect areas to provide interpretation/translation services in support of speci fi c project activities. Resource Persons Individuals who are required to prepare and / or provi d e inputs to finalize resource materials , organize/facilitate and/or provide technical/intellectual inputs for training , seminar and workshop events of a speci fi c project. Regular Project Meetings Meetings that concern project mana g ement. A High Level Meeting, Conference or Event An event chaired or participated in by a representative equal to or higher than a minister or provincial people’s committee chairman from the GoV side and/or a representative equal to or higher than an ambassador/head of mission from the donor side. Per Diem Comprises the total allowance intended to cover accommodation, meals and sundry expenses (incidentals), including transport costs from place of accommodation t o the fi rst meeting location in the area of official business, and vice versa. Authorization to Work for a Project Authorization to work for a project must be in the form of written permission from an appropriate representative of an employer to an individual to work as project personnel or a s ervice provider for a project/programme for a specified period of time. Relevant Experience Full-time work experience after graduation in the area o f expertise as required in the TOR. SCOPE OF APPLICATION These common UN-EU guidelines are applicable t o activities under projects/programmes f unded by the UN and/or EU that are approve d in pro j ect documents and/or work plans and implemented by IPs and other counterparts in Viet Nam. The cost norms in these common UN-EU guidelines concem general project management and implem e ntation costs. For speci fi c cost categories not covere d in the common UN-EU guide li nes, they can be addressed by additional sector-speci fi c c ost norms and/or cost norms established by legally reco gni zed implementin g pa r tners approved b y the MPI , MOF and donors. The guidelines ar e available i n En g lish and Vietnamese languages and both versions are considered to be of equal o ff icial standing. In the unlikely case of discrepancies between the t w o versions, the English version wi ll tak e precedence over the Vietnamese on e . These guidelines become ef f ective for all new and ongoing project/programmes as of the date of signature of this document. In the case of ongoins and official l y committed projects/programmes, the application is subject to their cu rr ent fi nancial y ear bud ge t availabili ty . These common UN-EU guidelines, when implemented, will completely supersede all previous common UN-EU guidelines. GUIDING PRINCIPLES 1. Viet Nam Contributions to Project/Programme Budgets The GoV is expected to meet the following costs: i. Salaries and allowances for GoV officials of the implementing partners, and for GoV off i cials on secondment to the project/programme ii. Project office costs: encompassing electricity, local telecommunications services, water, office space as well as office equipment and fu rn iture, if available in working condition iii. Project operational costs: encompassing electricity, water, work space, fuel, maintenance and repair costs for project equipment and vehicles if own e rship of equipment and vehicles has been transferred to the IP iv. Use of IP’s facilities, in principle when feasible, for trainings, workshops and seminars are to be provided on a gratis basis v . Costs of organizing regular project meetings. Except in the cases of (i) and (iv) above, if the required contribution from the IP is beyond its capacity, upon fo rm al approval of the corresponding donor, the shortfall in f unding could be fi lled by the project budget based on the submission of an official request by the IP. If a IP is not a GoV entity, the IP will be responsible for costs as outlined above in points (ii) to (v). 2. Project Personnel Project personnel are e m ployed from outside an IP in cases (a) when the IP is not in a position to provide personnel with a level of competence required for the implementation of the projec t/ programme fro m its own resources, and/or (b) where other circumstances do not make it possible or feasible to use IP personne l . Project personnel are recruited and remunerated under conditions speci fi ed in Annex I . If prospective project personnel do not resign from his/her current job to work/consult for the project/programme for a speci fi c amount of time, authorization to work for the pr oj ect is required from the appropriate representative of his/her e mployer. 3. Service Providers i. Consultants, interpreters, translators and resource persons must be recruited from outside IP to provide services for a speci fi c task or assignment conducted during a specified period of time as designated in the work plan. In cases where the recruited s ervice provider is currently employed, an authorization to work for the project is required. ii. I n cases when the local labour mark e t cannot provide the personnel as speci fi ed under item 3(i) above with specialized expertise as required by the pro j ect , staff members of the IP can be recruited as s ervice providers provided that: - Th ey have specialized expertise required and meet the qualifications as outlined in TORs: - The y have authorization to w ork issued by the I P; - Their recruitment is agreed upon by the donor. iii. Service providers are remunerated as per the followin g : - Consultants are paid on an agreed basis (e.g. daily or monthly) at rates outlined in Annex I I-A or as a fi xed amount resulting from competitive bidding. - lnterpreters or translators are paid at rates as per A n nex II-B for interpretation services and Annex Il-C for translation services. - Resource persons are paid at rates as per Annex II-D. iv. Remuneration fơr consultants , interpreters and translators may also b e determined by a competitive bidding process on a case-by-case basis. 4. Per Diem Per diems are paid to cover the costs of participation in trainings, workshops, seminars , conferences, monitoring missions or any other mission in Viet Nam, including ove rn ight stay(s) awa y from an employee's habitual place of residence as required by the project director or designated person based o n the approved work plan. The full per diem will only be paid in cases where accomm o dation, meals and other expenses are not covered by any other means. The per diem will be r e duced if o ffi cialIy covered by proj e ct or project-r e lated entities under the fo ll owing circumstances: (a) if accommodat i on is provided , the p e r di e m w ill be reduced by the amount speci fi ed as the room rate as per Annex III, (b) if meals are provided , then the meals and inci d entals amounts as per Ann e x III will be re d uced by 30 % each for lunch and dinner and 15% for break fa st. Lunch should be provided b y the pro j ec t /programme for fu ll-day events if the project decides it is more economical to do so. If lunch cannot be arranged, 30% of the applicabie meals and incidentals column of Ann e x III is to b e paid to participants w ho are not eligible for a per diem. For o ffi cial travel or a mission exceeding 10 hours , including travel time and retu rn ing the same day , the full amount speci f ied in the meals and incidentals column of Annex II I for the place of the mission is applicable for the per diem. For half-day even t s, no per diem is provided to participants. If the last day of the official travel/mission exceeds 10 hours or more including travel time, 60% of the a m ount specified in the meals and incidentals column of Annex in for the place of the mission is applicable for the per diem of the last day. Payment will be made on a lump sum basis. QUALITATIVE STANDARDS 1. Payment ln the case of cost norm items stipulated in US Dollars , payments will be made in Viet Nam Dong, using the exchange rat e o f the da y of payment applied by the corresponding donor. 2. Vietnames e Law The IP is responsible for appl y ing Vietnamese Law in terms of pa y ment , retention, filing, etc , for taxes (PIT , VAT, etc.) and i nsurance (health , social, unemployment , etc.). 3. Rates The rates in th e s e common UN-EU guid elines are all-inclusive rates (i.e. inclusive of all applicable tax and insurance , and other subsidies, if an y ). 4. P e r Diem Per diem rates for participants of workshops , meetings and con f erences are based on mid-range quality , equivalent to a three-star hotel. Breakfast , lunch and d inner are also based on mid-range quality, equivalent to that served in a three-star hotel. See A n nex III . 5. Travel Transportation costs are set as follows: i. For air , land , waterway travel , the most direct and economic route in economy class in accordance with the least costl y fare str u c t ure usi ng p u blic transportation and time least spent travelline should be taken into account when d ecidin g the mode of transport. ii. Private transportation for project-related purposes is only p e rmitted when point (i) above cannot be applied due to the unavailability of public transportation. The use o f priva t e transportation for project-related purposes is onl y reimbursed at a s tandard cost p e r kilometre on distance basis upon prior approval of the project director or d e signat e d person based on the approved work p l an. See Annex V. iii. The cost of use of individual/pri v ate transportation shall only be reimbursed when join t /pooled transportation cannot be arranged. iv. Rental o f di ff erent transporta t ion, which should be of a non-luxurious nature , shall onl y be undertaken for speci fi c tasks such as project monitoring and with prior approval of the project director bas e d on the approved work plan using the prevailing market rate. v . For air t ravel requiring jou rn eys to and from an airport , a lump sum reimbursement of a person's taxi tra v el costs will apply. See Annex VI. With the exception of points (ii) and (v) above, supporting d ocumentation must be provided with all expense claims. 6. Project Personnel The project personnel pro forma costs and categorisation will be referenced to local market surveys for equivalent work. The pr oj ect personnel pro forma costs must be consistent with prevailing levels for similar services and comparable work in the local labour market. See Annex I . 7. Meetings/Conferences/Events i. Generally , meeting room costs for meetings/conferences/events and other associated costs should not be higher in s tandard and cost than those of a three-star hotel or equivalent and not exceed the rates under ‘ s tandard level’ in Annex IV. ii. In cases of high level meetings, conferences or events where a higher s tandard (higher than three-star) is required as approved in the quarterly work plan , the meeting package cost per participant of this higher s tandard for a half or full day event hotel should not exceed the rates speci fi ed under ‘high level’ in A nn ex IV. In cases where high level meetings, con f erences or events are to be held in a hotel of higher s tandard and have yet to be approved in the quarterly work plan, official written acceptance by the donor must be obtained. iii. The meeting package cost per participant include meeting roo m rental, costs for two tea breaks and a lunch for a full day event, a tea break and lunch for a half day event along with the provision of complimentary equipment such as table microphones , wireless microphones, sound system, event backdrops, note pads, pencil and water for all participants in accordance with the policy of the hotel. The meeting package does not include translation equipment or conference headphones. Prior approval should be obtained fr om the donor in case of additional expenses is charged to facilitate the participation of disabled people. 8. Service Providers Rates are established to broadly re f lect pay that is comparable to the remuneration of project personnel and covers services for consultancies, translat i on, interpretation, resource persons, technical inputs , production of technical reports and policy papers, etc. See Annex II-A to Annex II-D. 9. Resource Persons Resource persons can onl y be contracted if their input does not exceed f i ve consecutive working da y s. The number of resource persons provi d in g or g anizalional support to an even t should no t exceed more than t wo people. See Ann ex II -D. 10. Hardship Allowance The hardship allowance aims to compensate non-resident s ervice providers/pr oj ect personnel livin g long-term in di ff icult conditions at locations declared by the GoV as the poorest districts in Viet Nam. The hardship allo w ance is applied to districts as indicated in the lis t of 62 poorest districts of Viet Nam publish e d on 1 March 2010 in accordance to the G ov e rn ment Resolution No.30a/2008/NQ-CP on 27 December 2008 (See Annex VII). This allowance is based upon a maximum 10% increase in s tandard rates. ANNEXES Annex I - Project Personnel Pro Forma Costs Max i mum Monthly Pro Forma Cost 2 Per Project Personnel - USD (payable i n VND) Step 1 Step 2 Step 3 Step 4 Step 5 Reference Category 2 to 5 Yr. relevant f ull time Experience 6 to 10 Yr. relevant f ull time Experience 11 to 15 Yr. relevant Experience 16 to 20 Yr. R elevant Experience 20 Yr. R elevant Experience and Over 1. Project Director/ Coordinator/ Manager 1, 270 1 , 483 1 , 696 1, 909 2 , 121 2. Technical Specialist 1,058 1,167 1,434 1,622 1,811 3. Project Administrative Assistant/ Secretary, Accountant, Interpreter/ Translator 718 849 980 1,110 1,241 4. Clerk, Driver, Auxiliary Staff, Messenger, Cleaner (Secondary education) 338 386 434 483 530 Note: Work experience is only counted if it is relevant to the scope of work for the position and full time after university graduation. Part-time work or experience gained during university study should not be counted. Quali fi cation for reference categories 1 , 2 and 3 requires a University degree. Should an applicant possess a PhD or a Master ’ s degree then the required relevant experience can be reduced by two years. For posts under re f erence category 4, the minimum requirement is secondary/high school education g raduation. Annex II - Service Providers Annex II - A: National Consultants Rales National Consultants Rates Category Scope of Service Relevant Education and Work Experience Remuneration in USD payable in VND Dail y Maximum Monthly Maximum VNM 1 Working on an assignment under the supervision of another p e rson University Degree plus 3-5 years relevant full time experience 72 1,080 VNM 2 Formulating or managing assignments Universi ty De gr ee plus 4-6 y ears relevant full time experience 117 1,751 VNM3 Formulating , organizin g and managing assi g nments/lea d ing a small team of a d visers/supervisin g a team of technical or multi sector advisers Master’s Deeree plus 5-10 years re l evant ful l time experience 192 2,881 VNM4 Leading a team entrusted with conceiving, implementing. monitorin g , dev e lopment programmes and/or strate gi es of national scope or development policies Master ’ s Degree p l us 10-15 relevant full time experience 270 4,043 Note : The gui d in g principle defining a suitable consultancy rate is based firstly on the nature of the assignment/scope of s ervice and secondl y on the relevant education and work experience required to accomplish it. The rate should not solely be based on a c onsultant ’ s general education and work experience. Qualification for the first two categories, VNM 1 and VNM 2, requires a University decree. But, if an applicant possesses a PhD or a Master ’ s degree , the required relevant full-time work experience could be reduced by two y ears. These rates are also applicable to inte rn ational consultants as and when agreed upon between the related parties. Annex II-B: Interpretatlon Services Rate Interpretation Rat e s in USD (payabl e in VND) Level Rate Simultaneous ( *) Daily 600 Half Day 300 Hourly 75 Non Simultaneous Daily 200 Half Day 100 Hourly 25 Sign Languag e Interpretat i on Rat e s in USD (payable in VND) Rate In Vietnamese Half Day 100 Hourly 50 English-Vietnamese or Vietnamese-English Daily 600 Half Day 300 (*) The simultaneous interpretation services rate is paid per full or half day irrespective of the number of people providing the s ervice. A nnex II-C: Translation Rates Translation Rates in USD (payable in VND) English/EU Language to Vietnamese USD 11 per page of 350 words Vietnamese to English/EU Lan g uage USD 11 per page of 350 words N ote: Rates may be increased by up t o 10% in e xceptional circumstances , subject to availabilit y of f unds with j usti fic ation by the IP and approval of the d onor(s). In cases where there is a chan g e or revision to the original document requiring additional translation, an additional char g e of USD2 per page o f 350 words will appl y . A nn ex I I-D: Resource Person Rates (where applicab l e) Resource Person Daily Rates (VND) 1. Complex tasks that require thorough technical knowledg e, autonomy, analytical and problem solving skills, and ability to communicate clearly. 900 , 000 2. Comple t ed tasks that require technical knowledge, autonomy, and analytical skills. 700,000 3. Lo g istics and administrative support. 300 , 000 Annex III - Per diem Location Per Die m - USD payabe in VND Area Room Rate Meals & Inci d entals Total U rban Districts of Ha Noi and Ho Chi Minh City 41 34 75 - Urban Districts of Can Tho City, Da Nang City and Hai Phong City 37 30 67 - Tourism cities including Da Lat, Do Son, Hoi An, Hue, Ha Long, Nha Trang, Phu Quoc and Vung Tau - Other townships and Sa Pa town 22 19 41 - Rural Districts of Ha Noi and Ho Chi Minh City, Can Tho City, Da Nang City and Hai Phong City Elsewhere 16 14 30 Annex IV - Meeting Package Cost (payable in VND) Location/Area Maximum Per Participant AII Inclusive - USD (payable in VND) Half day event Full day event Standard Level High Level Standard Level High Level U rban Districts of Ha Noi and Ho Chi Minh City 19 22 29 40 - Urban Districts of Can Tho City, Da Nang City and Hai Phong City - Tourism cities including Da Lat, Do Son, Hoi An, Hue, Ha Long, Nha Trang, Phu Quoc and Vung Tau 16 18 26 32 Elsewhere 14 15 22 27 Annex V - Reimbursement per Kilometre for Use of Private Vehicle Reimbursement rate per Km USD 0.175 Reimbursement will only app ly for missions, meetings and con f erences , which take place outside of the of fi ce/project duty station. Annex VI - Airport Taxi No. Airport Location Airport Taxi - One Way (Amount in VND) 1 Dien Bien Dien Bien 30,000 2 Noi Bai Ha Noi City 300 , 000 3 Cat Bi Hai Phong City 115 , 000 4 Vinh Vinh City 110 , 000 5 Dong Hoi Dong Hoi City 170 , 000 6 Phu Bai Hue City 220 , 000 7 Da Nang Da Nang City 75 , 000 8 Chu Lai Tam Ky City and Quang Ngai City 595 , 000 9 Pleiku Pleiku City 105 , 000 10 Phu Cat Quy Nhon City 365 , 000 11 Tuy Hoa Tuy Hoa City 1 15 , 000 12 Buon Ma Thuot Buon Ma Thuot City 1 65 , 00 0 13 Cam Ranh Nha Trang City 315 , 000 14 Lien Khuong Da Lat City 290 , 000 15 Tan Son Nhat Ho Chi Minh City 150,000 16 Rach Soi Rach Gia 145 , 000 17 Phu Quoc Phu Quoc 85 , 000 18 Can Tho Can Tho City 250 , 000 19 Con Dao Con Dao 290 , 000 20 Ca Mau Ca Mau 45 , 000 Annex VII - Hardship (District) Locations Province Number of Poorest Districts Districts Ha Giang 6 Dong Van, Hoang Su Phi, Meo Vac , Quan Ba , Yen Minh, Xin Man Cao Bang 5 Bao Lac, Bao Lam , Ha Lang, Ha Quang, Thong Nong Lao Cai 3 Bac Ha , Muong Khuong, Si Ma Cai Yen Bai 2 Mu Can g Chai, Tram Tau Bac Kan 2 Ba B e , Pac Nam Bac Giang 1 Son Dong Phu Tho 1 Tan Son Son La 5 Bac Yen , Muong La, Phu Yen , Q uynh Nhai, Sop Cop Lai Chau 5 Muong Te, Phong Tho, Sin Ho , Tan Yen , Than Uy en Dien Bien 4 Dien Bien Dong, Muon g Ang , Muon g Nhe, Tua Chua Thanh Hoa 7 Ba Thuoc, Lang Chanh, Muong Lat , Nhu Xuan , Quan Hoa , Quan Son, Thuong Xuan Nghe An 3 Ky Son, Que Phong, Tuong Duong Quang Binh 1 Minh Hoa Quang Tri 1 Da Krong Quang Ngai 6 Ba To, Minh Long , Son Ha, Son Ta y, Ta y Tra, Tra Bong Quang Nam 3 Nam Tra My, Phuoc Son, Ta y Gian g Binh Dinh 3 An Lao , Van Canh , Vinh Thanh Ninh Thuan 1 Bac Ai Kon Tum 2 Kon Plong , Tu Mo Rong Lam Don g 1 Dam Rong 1 Nhóm Công tác ba bên gồm đại diện của các cơ quan Chính phủ Việt Nam (Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính), E U và LHQ. 2 Hạn mức chi phí được quy định ở đây là mức tổng (nghĩa là đã bao gồm cả phần đóng góp của người sử dụng lao động và người lao động, các khoản thuế và bảo hiểm theo quy định), và hạn mức chi phí năm cao nhất được tính với 12 tháng dựa vào hạn mức chi phí theo tháng nêu trên. 1 Tripartite Working Group consists of representatives from GoV agencies (MPI and MOF), the UN and EU. 2 The pro forma cost is all-inclusive (i.e. inclusive of employer’s and employee ’ s contributions and other app li cable tax and i nsurance), and the maximum yearly cost is the monthly cost multiplied by 1 2 equal payments.