29/VTLTNN-NVĐP

Công văn 29/VTLTNN-NVĐP năm 2015 hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 29/ VTLTNN-NVĐP V/v hướng d ẫ n ph ương h ướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Hà Nội, ngày 16 tháng 01 năm 2015 Kính gửi: Ủy ban nhân dân các t ỉ nh, thành phố trực thuộc Trung ương Thực hiện chức năng giúp Bộ tr ưở ng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi toàn quốc; đ ể các t ỉ nh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là các t ỉ nh) có căn cứ xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2015, đ ồ ng thời hướng d ẫ n các cơ quan, tổ chức trong t ỉ nh thực hiện kế hoạch, Cục Văn thư và Lưu tr ữ nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu tr ữ địa phương năm 2015 như sau: I. QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN 1. Quản lý công tác văn thư, lưu tr ữ a) Tuyên truyền, phổ bi ế n pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ Tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. b) Công tác tổ chức, nhân sự V ề công tác tổ chức, nhân sự, đề nghị Ủy ban nhân dân các t ỉ nh tập trung chỉ đạo các nội dung sau: - Kiện toàn tổ chức bộ máy, nhân sự theo các văn bản QPPL hiện hành, tập trung thực hiện các nội dung được quy định tại Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 c ủ a Bộ Nội vụ hướng d ẫ n chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của S ở Nội vụ thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc t ỉ nh. - Tuy ể n dụng, s ắ p xếp, bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ theo vị trí việc làm, đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức theo đúng quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành Lưu tr ữ và Thông tư s ố 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã s ố ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch c ô ng chức chuyên ngành văn thư. - Từn g bước áp dụng các định mức kinh tế - kỹ thuật về lưu trữ đã được ban hành, tiếp tục phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước xây dựng đ ể tiến tới hoàn thành cơ bản bộ định mức kinh tế - kỹ thuật ngành lưu trữ. - Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi toàn t ỉ nh. - Thực hiện t ốt các chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng hiện vật, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác lưu tr ữ theo quy định hiện hành. c) Xây dựng, ban hành văn b ả n quản lý, hướng d ẫ n về công t ác văn thư, lưu trữ H ướng d ẫ n các cơ quan, tổ chức ban hành mới và rà soát những văn bản đ ã ban hành không còn phù hợp để sửa đổi, bổ sung hoặc thay th ế như: Xây dựng Danh mục h ồ sơ hàng năm; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; B ằ ng thời hạn bảo qu ả n hồ sơ, tài liệu của cơ quan, t ổ chức... d. Kiểm tra công tác văn thư, lưu tr ữ Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn về công tác văn thư, các hoạt động lưu tr ữ đối với các cơ quan, tổ chức trong tỉnh, tập trung vào các nội dung: - Phổ biến, giới thiệu các văn bản quy phạm pháp luật; - Công tác tổ chức, biên chế (tổ chức; trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; chế đ ộ đối với công chức, viên chức làm công tác văn th ư , lưu trữ...); - Ban hành văn bản chỉ đạo, quản lý về công tác văn thư, lưu trữ; - Thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư; - Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu tr ữ . 2. Quản lý tài liệu l ưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử - Tổ chức thu thập tài liệu của các cơ quan, tổ chức đến hạn nộp lưu; - Tiếp tục ch ỉ nh lý tài liệu tồn đọng; - Thực hiện tốt công tác b ả o vệ, b ả o quản an toàn tài liệu lưu trữ; - T ổ chức sử dụng khai thác hiệu qu ả tài liệu lưu trữ. 3. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ a) Ứ ng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Chỉ đạo xây dựng các đề án, dự án, ứng dụng khoa học công nghệ vào công t ác văn thư, lưu trữ; xây dựng phần mềm quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng; xây dựng cơ sở dữ liệu và chu ẩ n hóa cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu. b) Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư, lưu tr ữ . c) Tri ể n khai các đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ. 4. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ Việc bố trí kinh phí đ ể thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ được thực hiện theo Điều 39 của Luật lưu tr ữ . II. CHỈ ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM NĂM 2015 Trong năm 2015, UBND các t ỉ nh cần tập trung chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ sau: 1. Ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào L ưu tr ữ lịch sử cấp t ỉ nh theo hướng dẫn tại Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014. 2. Thực hiện việc giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị b ả o qu ả n vĩnh viễn đang b ả o qu ả n tại Lưu trữ cấp huyện vào Lưu tr ữ lịch sử cấp t ỉ nh theo hướng d ẫ n tại Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014. 3. Tri ể n khai thực hiện các nội dung về quản lý chứng ch ỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014. 4. Tổ chức Hội nghị sơ kết 03 năm thực hiện Luật lưu trữ và Tổng kết 10 năm thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư. 5. Tăng cường chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nhằm nâng cao chất lượn g công tác lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức. 6. Tiếp tục xây dựng và tổ chức thực hiện Đề án ch ỉ nh lý t ài liệu lưu tr ữ t ồ n đọ ng. 7. Xây dựng và triển khai thực hiện Đề án quy hoạch ngành Văn thư, L ưu tr ữ của địa phương căn cứ vào Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ về việc ph ê duyệt Đề án quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030. 8. Các địa phương ch ủ động bố trí nguồn vốn để xây dựng kho lưu tr ữ chuyên dụng theo quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ. 9. Chỉ đạo các cơ quan, tổ chức trong t ỉ nh đầu tư kinh phí cho việc cải tạo, nâng cấp mở rộng phòng, kho, bố trí đủ diện tích và các trang thiết bị c ầ n thiết đ ể bảo quản an toàn tài liệu, phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu qu ả tài liệu lưu tr ữ . Đ ề nghị UBND các t ỉ nh, căn cứ vào văn bản hướng dẫn này và tình hình thực tế của m ỗ i địa phương đ ể xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu tr ữ năm 2015 của t ỉ nh. Trong quá trình tổ chức thực hiện nếu có khó kh ă n, vướng m ắ c, đề nghị các t ỉ nh liên hệ với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước theo địa ch ỉ : Cục Văn thư và Lưu tr ữ nhà nước, số 12 phố Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội hoặc theo Số ĐT: 04.37.661.072 để cùng phối hợp gi ả i quyết./. Nơi nhận: - Như trên; - TT r g. Nguyễn Duy Thăng ( đ ể b /c); - S ở Nội vụ các t ỉ nh (để phối hợp); - L ãnh đạo C ụ c (02b); - Website Cục VTLTNN; - Lưu: VT, NVĐP (09b). KT. CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG Hoàng Trường