03/2011/QĐ-UBND

Quyết định 03/2011/QĐ-UBND về quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ trong hoạt động các cơ quan nhà nước tỉnh Gia Lai ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH GIA LAI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 03/2011/QĐ-UBND Pleiku, ngày 04 tháng 3 năm 2011 QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TRONG HOẠT ĐỘNG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH GIA LAI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003; Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND năm 2004; Căn cứ Luật Công nghệ thông tin; Luật Giao dịch điện tử; Căn cứ Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số; Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Căn cứ Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ "Phê duyệt chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011 - 2015"; Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 500/TTr-STTTT ngày 07 tháng 12 năm 2010, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ trong hoạt động các cơ quan nhà nước tỉnh Gia Lai. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký. Điều 3. Các ông (bà): Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, Thủ trưởng các sở, ban, ngành và C hủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố; T hủ trưởng các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. Nơi nhận: - Như điều 3; - Văn phòng Chính phủ (b/cáo); - TT Tỉnh uỷ (b/cáo); - Bộ TT&TT (b/cáo); - Thường trực HĐND tỉnh; - Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND tỉnh; - Cục Kiểm tra văn bản - Bộ Tư Pháp; - Ban chỉ đạo CNTT của tỉnh; - Ban Chỉ đạo CCHC của tỉnh; - Các Ban Đảng của Tỉnh uỷ; - Mặt trận và các đoàn thể thuộc tỉnh; - Công báo; - Lưu: VT, VX, CV các khối. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KT.CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Hoàng Công Lự QUY CHẾ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TRONG HOẠT ĐỘNG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH GIA LAI (Ban hành kèm theo Quyết định số: 03 /2011/QĐ-UBND ngày 04 tháng 03 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng 1. Quy chế này quy định chi tiết việc quản lý, sử dụng, khai thác hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước tỉnh Gia Lai (sau đây gọi tắt là hệ thống thư điện tử) và các vấn đề liên quan. 2. Quy chế này được áp dụng đối với tất cả các cơ quan, đơn vị, địa phương, cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) trên địa bàn tỉnh Gia Lai và các cá nhân, đơn vị liên quan tham gia khai thác, sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh Gia Lai phục vụ mục đích công tác và giao dịch hành chính. Điều 2. Giải thích thuật ngữ 1. Tên miền: Là tên được sử dụng để định danh địa chỉ Internet của máy chủ gồm các dãy ký tự cách nhau bằng dấu chấm “.”. 2. Hạ tầng kỹ thuật: L à tập hợp thiết bị tính toán, thiết bị ngoại vi, thiết bị kết nối mạng, thiết bị phụ trợ, mạng nội bộ, mạng diện rộng. 3. Cơ sở hạ tầng thông tin: Là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thông, mạng Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu. 4. Hệ thống thông tin: Là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm máy tính và các hệ thống mạng truyền thông, được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin nhằm phục vụ con người. 5. Văn bản điện tử: L à văn bản thể hiện dưới dạng thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. 6. Thư điện tử: Là thông điệp dữ liệu được gửi đến một hoặc nhiều địa chỉ thư điện tử thông qua cơ sở hạ tầng thông tin. 7. Địa chỉ thư điện tử: Địa chỉ điện tử là địa chỉ mà người sử dụng có thể nhận hoặc gửi thông điệp dữ liệu thông qua cơ sở hạ tầng thông tin. 8. Hộp thư điện tử: Là nơi lưu trữ dữ liệu về nội dung thư điện tử và địa chỉ thư điện tử của hộp thư. 9. Hệ thống thư điện tử: Là một hệ thống thông tin cho phép tạo lập, lưu trữ hộp thư điện tử và tạo, trao đổi các thư điện tử qua mạng máy tính. 10. Phương tiện điện tử: Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự. Điều 3. Hệ thống thư điện tử tỉnh Gia Lai 1. Hệ thống thư điện tử của tỉnh có tên miền hoạt động là http://mail.gialai.gov.vn . Hệ thống thư điện tử là thành phần trong các hệ thống thông tin tỉnh Gia Lai, được sử dụng nhằm mục đích cung cấp phương tiện trao đổi thông tin chính thức cho CBCCVC và các cơ quan, đơn vị nhà nước của tỉnh Gia Lai. 2. Hệ thống thư điện tử được thiết lập và vận hành trên hệ thống hạ tầng kỹ thuật tin học của tỉnh, hệ thống thư điện tử cho phép các tài khoản thư điện tử thuộc hệ thống có thể gửi, nhận thư trong nội bộ và với các địa chỉ thư điện tử khác trên mạng internet. Điều 4. Các tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng 1. Hệ thống thư điện tử được xây dựng, thiết lập đảm bảo đầy đủ các chức năng, các yêu cầu kỹ thuật của hệ thống thư điện tử theo hướng dẫn tại Công văn số 1654/BTTTT-ƯDCNTT ngày 27/5/2008 và quy định áp dụng các tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước tại Quyết định số 19/2008/QĐ-BTTTT ngày 9/4/2008, Quyết định số 20/2008/QĐ-BTTTT ngày 9/4/2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông. 2. Các thông tin, dữ liệu trao đổi qua hệ thống thư điện tử sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 được quy định tại Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg ngày 10/6/2002 của Thủ tướng Chính phủ. Điều 5. Các nguyên tắc chung 1. Hoạt động của hệ thống thư điện tử đảm bảo tuân thủ theo Luật Công nghệ thông tin và Luật Giao dịch điện tử. 2. Việc trao đổi, gửi, nhận các thông tin mật, các thông tin được quy định không trao đổi bằng thư điện tử phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định khác về quản lý thông tin trên i nternet. 3. Các thông tin tài khoản thư điện tử, mật khẩu và các thông tin trao đổi hợp pháp của các cơ quan, cá nhân thông qua hệ thống thư điện tử được đảm bảo bí mật theo quy định của pháp luật. 4. Địa chỉ hộp thư điện tử của các cơ quan, đơn vị và CBCCVC được công khai để thuận tiện cho việc trao đổi, thông tin liên lạc trong công việc và tiếp nhận, trả lời công dân. 5. Địa chỉ thư điện tử trong hệ thống thư điện tử tỉnh Gia Lai là duy nhất không được trùng lặp. Chương II TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ Điều 6. Tổ chức hệ thống Hệ thống thư điện tử được cài đặt, vận hành dựa trên hạ tầng kỹ thuật Công nghệ thông tin của tỉnh do Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Gia Lai quản lý và được kết nối vào mạng internet. Hệ thống thư điện tử được đảm bảo hoạt động thường xuyên liên tục, các thông tin tài khoản và hộp thư điện tử được lưu trữ và quản lý tập trung tại Sở Thông tin và Truyền thông. Điều 7. Định dạng địa chỉ hộp thư điện tử 1. Định dạng địa chỉ hộp thư điện tử thuộc hệ thống thư điện tử tỉnh Gia Lai: - Dạng tổng quát: [tên hộp thư]@gialai.gov.vn - Định dạng địa chỉ hộp thư điện tử của các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh: [tên cơ quan, đơn vị]@gialai.gov.vn - Định dạng địa chỉ hộp thư điện tử các đơn vị, bộ phận trực thuộc các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh: [tên bộ phận/phòng ban].[tên cơ quan, đơn vị/ địa danh]@gialai.gov.vn - Định dạng địa chỉ hộp thư điện tử cá nhân: [tên cá nhân].[tên cơ quan, đơn vị/tên địa danh]@ gialai.gov.vn 2. Tên hộp thư - Tên hộp thư điện tử của các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh là tên đầy đủ của cơ quan đơn vị bằng tiếng Việt không dấu, viết liền đầy đủ (hoặc viết tắt trong trường hợp tên dài), không có khoảng trống. Ví dụ: + Địa chỉ thư điện tử Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Gia Lai: sothongtintruyenthong@gialai.gov.vn hoặc stttt@gialai.gov.vn. + Địa chỉ thư điện tử UBND huyện Đăk Đoa: ubnddakdoa@gialai.gov.vn. - Tên hộp thư điện tử các bộ phận, phòng ban hoặc các đơn vị trực thuộc các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh là tên đầy đủ (hoăc tên viết tắt trong trường hợp tên dài) của bộ phận, phòng ban bằng tiếng Việt không dấu, viết liền không khoảng trắng, kết hợp với tên đơn vị chủ quản viết tắt (đối với các đơn vị là UBND các huyện, thị xã, thanh phố thì sử dụng tên địa danh) và được phân cách với nhau bằng ký tự . (dấu chấm). Ví dụ: Địa chỉ hộp thư phòng Công nghệ thông tin thuộc Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Gia Lai : congnghethongtin.stttt@gialai.gov.vn hoặc cntt.stttt@gialai.gov.vn. Địa chỉ hộp thư phòng Văn hoá-Thông tin thuộc Huyện Đăk Đoa: vanhoathongtin.dakdoa@gialai.gov.vn hoặc vhtt.dakdoa@gialai.gov.vn. - Tên cá nhân trong địa chỉ thư điện tử là tên của người sử dụng hộp thư điện tử cá nhân kết hợp với các ký tự viết tắt họ và tên lót. + Định dạng tên cá nhân trong hộp thư: [tên][họ viết tắt][tên lót viết tắt]. Ví dụ: Địa chỉ hộp thư điện tử của Cao Thị Phương Thuý là công chức thuộc Sở Thông tin và Truyền Thông tỉnh Gia Lai: thuyctp.stttt@gialai.gov.vn . Địa chỉ hộp thư điện tử của Trần Đình Nguyên công chức thuộc Văn phòng UBND huyện Đăk Pơ: nguyentd.dakpo@gialai.gov.vn + Đối với các trường hợp trùng tên cá nhân trong địa chỉ hộp thư của các CBCCVC thuộc cùng một đơn vị nhưng có họ và tên đầy đủ khác nhau thì tên cá nhân trong địa chỉ thư gồm tên lót (chỉ lấy tên lót liền kề với tên) và tên viết đầy đủ, kết hợp với họ và tên lót còn lại (trong trường hợp tên lót có hơn 2 tên). Ví dụ: Địa chỉ hộp thư điện tử của Trương Hoàng Tiến Minh và Trần Huỳnh Tấn Minh cùng thuộc đơn vị Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Gia Lai: tanminhth.stttt@gialai.gov.vn và tienminhth.stttt@gialai.gov.vn. + Đối với các trường hợp trùng tên cá nhân trong địa chỉ hộp thư của CBCCVC thuộc cùng đơn vị và có họ và tên đầy đủ giống nhau, thì tên cá nhân trong địa chỉ thư sẽ theo định dạng chung về tên cá nhân, kết hợp với các thành phần phụ khác (như ngày, tháng, năm sinh, quê quán, nơi sinh....). Điều 8. Các hành vi nghiêm cấm 1. Không được dùng hộp thư điện tử có tên miền @gialai.gov.vn vào việc riêng; 2. Không lưu chuyển trên Hệ thống thư điện tử của tỉnh các văn bản, tài liệu có tính mật theo quy định của pháp luật; 3. Các hành vi phát tán virus, thư rác trên hệ thống thư điện tử; các hành vi phá hoại gây ảnh hưởng đến uy tín, danh dự của đơn vị, cá nhân hoặc ảnh hưởng đến hệ thống sẽ bị xử lý theo pháp luật. Chương III TỔ CHỨC SỬ DỤNG VÀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ Điều 9. Gửi và nhận văn bản qua hệ thống thư điện tử 1. Gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử các loại văn bản như: a) Thông báo; b) Lịch công tác; c) Văn bản trao đổi phục vụ công việc giữa các cơ quan; d) Tài liệu phục vụ hội họp (trừ các cuộc họp về an ninh quốc phòng , trật tự xã hội, các cuộc họp khác theo quy định về bảo mật thông tin); e) Văn bản gửi đến các cơ quan để biết, để báo cáo. 2. Khuyến khích tận dụng hệ thống thư điện tử gửi, nhận các loại văn bản như: a) Thư mời, Giấy mời, Giấy triệu tập; b) Công văn; c) Những văn bản chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; d) Báo cáo các cấp; e) Và các văn bản khác. 3. Việc quy định các loại văn bản trao đổi qua thư điện tử thực hiện theo Chỉ thị số 34/2008/QĐ-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ (trừ những văn bản mật và những văn bản đã gửi bằng các phương tiện điện tử khác). Các văn bản điện tử phù hợp với các quy định tại khoản 1 và 2 điều này được gửi từ hộp thư điện tử đơn vị thuộc hệ thống thư điện tử của tỉnh được xem là thông tin chính thức và có giá trị pháp lý như văn bản giấy. 4. Khi phát hành văn bản giấy, trừ những văn bản mật, ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan có tên trong phần “nơi nhận” (đối với trường hợp các cá nhân, đơn vị đã công khai địa chỉ thư điện tử). 5. Những văn bản khi luân chuyển trên hệ thống thư điện tử của tỉnh phải được thực hiện theo khoản 2 điều 4 của Quy chế này. Điều 10. Quản lý, sử dụng hộp thư điện tử đơn vị 1. Hộp thư điện tử đơn vị do thủ trưởng đơn vị quản lý. Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho một hoặc một số người trong đơn vị sử dụng. 2. Hàng ngày vào đầu và giữa giờ hành chính các buổi sáng và chiều (tối thiểu 04 lần trong ngày), thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền có trách nhiệm kiểm tra, xử lý thông tin nhận được qua hộp thư điện tử đơn vị. Xóa bỏ những thư điện tử không cần thiết ( thư rác ) và các thư điện tử hết hạn lưu trữ để tránh tình trạng tràn dung lượng hộp thư. 3. Khi nhận được các loại văn bản được quy định tại khoản 2, Điều 9 8 của Quy chế được gửi qua hộp thư đơn vị thì được xử lý như văn bản đến đồng thời gửi thư thông báo đã nhận được đến hộp thư gửi. 4. Trong phạm vi nội bộ từng đơn vị, thủ trưởng đơn vị có thể quy định việc sử dụng thư điện tử đơn vị để gửi thông tin đến các hộp thư điện tử của CBCCVC của đơn vị như một thông báo hay công bố mệnh lệnh hành chính của Thủ trưởng đơn vị. 5. Đối với các thư điện tử được các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp gửi đến hộp thư của cơ quan, đơn vị để hỏi các vấn đề liên quan đến cơ quan, đơn vị hoặc thuộc lĩnh vực đơn vị quản lý thì đơn vị có trách nhiệm trả lời theo quy định của pháp luật thông qua thư điện tử. 6. Chỉ những thông tin phục vụ công tác mới được trao đổi qua hộp thư điện tử đơn vị. Mọi tổ chức cá nhân không được sử dụng hộp thư này để trao đổi những thông tin quảng cáo, thông tin mang tính chất cá nhân hoặc những thông tin không chính thức khác. Điều 11. Quản lý, sử dụng hộp thư điện tử cá nhân 1. Các CBCCVC thường xuyên kiểm tra, sử dụng hộp thư điện tử cá nhân để phục vụ công việc có hiệu quả và chịu trách nhiệm về các nội dung được gửi đi từ hộp thư điện tử của mình. 2. Các cá nhân sử dụng hộp thư điện điện tử có trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân của hộp thư điện tử của mình như: thay đổi mật khẩu khởi tạo khi được cấp hộp thư, không để lộ mật khẩu cho người khác biết,... và thực hiện các biện pháp khác để bảo vệ hộp thư cá nhân. 3. Không phát tán thư rác hoặc gửi các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác thông qua địa chỉ thư điện tử của mình. Điều 12. Trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị, cá nhân sử dụng hộp thư điện tử 1. Chấp hành các quy định của pháp luật, quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh . Thực hiện các biện pháp bảo mật, an toàn, an ninh thông tin, phòng chống virus t heo hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Gia Lai. 2. Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm trong việc quản lý và sử dụng có hiệu quả hệ thống thư điện tử trong đơn vị mình. Thủ trưởng đơn vị có thể uỷ quyền cho cán bộ phụ trách về CNTT của đơn vị trực tiếp quản trị các tài khoản thư điện tử thuộc đơn vị. 3. Đơn vị cung cấp công khai danh bạ địa chỉ thư điện tử của các đơn vị và CBCCVC để thuận tiện cho việc trao đổi, thông tin, liên lạc. 4. Các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân đã được cấp hộp thư điện tử có trách nhiệm thông báo (có thể thông báo qua thư điện tử) cho trung tâm CNTT-TT những thay đổi liên quan đến hộp thư điện tử trong các trường hợp sau: - Các cá nhân đã được cấp hộp thư điện tử khi chuyển công tác sang cơ quan, đơn vị, địa phương khác thuộc tỉnh. - Các cơ quan, đơn vị có CBCCVC được tuyển dụng mới, thôi việc hoặc chuyển công tác ra ngoài tỉnh - Các cơ quan, đơn vị có thay đổi về cơ cấu tổ chức như thêm, bớt hoặc thay đổi tên các phòng ban hoặc đơn vị trực thuộc. 5. Khi gặp sự cố và các vướng mắc liên quan đến sử dụng hộp thư điện tử phải báo ngay cho Trung tâm CNTT-TT để kịp thời xử lý, khắc phục. Điều 13. Quản lý hệ thống thư điện tử 1. Uỷ ban nhân dân tỉnh Gia Lai thống nhất quản lý nhà nước đối với Hệ thống thông tin thư điện tử của tỉnh theo quy định của pháp luật. 2. Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan chuyên môn giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện công tác quản lý nhà nước đối với hệ thống thư điện tử của tỉnh, có trách nhiệm chủ trì thực hiện các công việc: Tổ chức triển khai thực hiện các quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông và của Ủy ban nhân dân tỉnh có liên quan đến công tác quản lý, sử dụng, điều hành hoạt động hệ thống thư điện tử. a) Tiếp nhận và chuyển yêu cầu cho Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông tỉnh thực hiện dựa theo các quy định của Quy chế này. Phân quyền quản trị hệ thống thư điện tử cho các đơn vị trong việc sửa đổi, huỷ bỏ các tài khoản thư điện tử cá nhân của CBCCVC thuộc đơn vị. b) Nghiên cứu, tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo các công việc có liên quan đến hoạt động hệ thống thư điện tử của tỉnh, theo thẩm quyền. Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo lộ trình, tiến độ thực hiện các chỉ tiêu theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông, Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc sử dụng thư điện tử trên địa bàn tỉnh. c) Phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh hướng dẫn cụ thể những loại văn bản hành chính, thông tin được gửi qua hệ thống thư điện tử, văn bản thư điện tử phải có gửi kèm văn bản giấy, văn bản khuyến khích tận dụng hệ thống thư điện tử để gửi và nhận. d) Tổ chức thanh tra, kiểm tra hoạt động hệ thống thư điện tử của tỉnh và xử lý các vi phạm đúng theo quy định của pháp luật. e) Báo cáo định kỳ, đột xuất về hoạt động hệ thống thư điện tử trên địa bàn tỉnh. 3. Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông có nhiệm vụ: Quản lý danh bạ thư điện tử của tỉnh, tiếp nhận các đề nghị của các đơn vị trên địa bàn tỉnh để xem xét tạo mới, sửa đổi, huỷ bỏ các hộp thư điện tử. Thông báo các thay đổi về thư điện tử, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị các vấn đề liên quan đến hệ thống thư điện tử và cung cấp các thông số kỹ thuật cần thiết để người dùng kết nối với hệ thống thư điện tử. Bảo vệ mật khẩu các hộp thư, bí mật nội dung của từng hộp thư và thực hiện các biện pháp để đảm bảo các vấn đề an toàn, an ninh của hệ thống thư điện tử. Triển khai các chính sách bảo mật, an ninh, an toàn cho hệ thống nhằm bảo đảm cho việc sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh có hiệu quả, thông suốt. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật cho hệ thống thư điện tử của tỉnh hoạt động thường xuyên liên tục và xây dựng các phương án nâng cấp, duy trì hệ thống, bảo đảm an toàn an ninh thông tin và các điều kiện kỹ thuật khác : tính ổn định, tốc độ trao đổi, dung lượng hộp thư, an toàn, bảo mật, khả năng lưu trữ dự phòng… Tiến hành các biện pháp khắc phục các sự cố liên quan đến hệ thống thư điện tử nhanh chóng, kịp thời. Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng thư điện tử cho cán bộ, công chức, viên chức. Đánh giá việc triển khai và hiệu quả thực tế sử dụng thư điện tử và đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng thư điện tử tại các đơn vị. Đề xuất cho Sở Thông tin và Truyền thông trong việc thu hồi hộp thư điện tử nếu tổ chức, cá nhân không sử dụng trong thời gian dài (quá 6 tháng). Sở Thông tin và Truyền thông phải thông báo đến tổ chức, cá nhân đó 15 ngày trước khi thu hồi. Điều 14. Trách nhiệm của các cơ quan đơn vị liên quan 1. Sở Nội vụ phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông đưa tiêu chí về mức độ sử dụng thư điện tử vào đánh giá nỗ lực cán bộ, công chức, viên chức và của các cơ quan đơn vị. 2. Sở Kế hoạch và Đầu tư có trách nhiệm cân đối kinh phí cho các dự án đầu tư xây dựng và mua sắm thiết bị cho hệ thống thư điện tử đảm bảo các điều kiện kỹ thuật để vận hành. 3. Sở Tài chính có trách nhiệm bảo đảm kinh phí duy trì hoạt động hệ thống thư điện tử và các kinh phí khác liên quan đến công tác tuyên truyền, tập huấn, cài đặt, triển khai sử dụng thư điện tử tại các cơ quan, đơn vị trong tỉnh. 4. Các sở, ban ngành và UBND các huyện, thị xã, thành phố: Tuyên truyền nâng cao nhận thức trong cán bộ, công chức về việc sử dụng thư điện tử trong công việc. Bố trí cán bộ phụ trách về công nghệ thông tin để quản trị hệ thống thư điện tử, phối hợp với các cán bộ thuộc Sở Thông tin và Truyền thông trong việc triển khai hệ thống thư điện tử và hướng dẫn sử dụng thư điện tử tại đơn vị. Chương I V TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 15. Xử lý vi phạm Các tập thể, cá nhân vi phạm các quy định tại Quy chế này tùy theo mức độ vi phạm sẽ chịu trách nhiệm kỷ luật theo quy định của pháp luật hiện hành. Điều 16. Công tác kiểm tra, báo cáo 1. Định kỳ hằng quý các cơ quan, đơn vị báo cáo UBND tỉnh tình hình sử dụng thư điện tử và thực hiện Quy chế này tại đơn vị mình. Sở Thông tin và Truyền thông là đầu mối tiếp nhận và tổng hợp số liệu báo cáo từ các đơn vị và báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Thông tin và Truyền thông. 2. Giao Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh, Sở Nội vụ và các đơn vị liên quan kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Quy chế tại các đơn vị. Điều 17. Điều khoản thi hành 1. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và các sở, ngành có liên quan tổ chức hướng dẫn, triển khai thực hiện Quy chế này. 2. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này trong phạm vi quản lý của mình. 3.Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề khó khăn, vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân phản ánh với Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.