1601/QĐ-UBND

Quyết định 1601/QĐ-UBND năm 2013 Danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh Tiền Giang ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 1601/QĐ-UBND Tiền Giang, ngày 08 tháng 7 năm 2013 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH DANH MỤC THÀNH PHẦN TÀI LIỆU THUỘC DIỆN NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ CỦA TỈNH TIỀN GIANG CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Căn cứ Quyết định số 448/QĐ-UBND ngày 27 tháng 02 năm 2012 của UBND tỉnh về ban hành Danh mục số 1 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh Tiền Giang; Căn cứ Quyết định số 887/QĐ-UBND ngày 06 tháng 4 năm 2012 của UBND tỉnh về ban hành Danh mục số 2 các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh Tiền Giang; Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 315/TTr-SNV ngày 27 tháng 6 năm 2013, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh Tiền Giang (Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ). Điều 2. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh Tiền Giang căn cứ Danh mục này và chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cơ quan xây dựng Danh mục thành phần tài liệu của cơ quan, tổ chức mình. Giám đốc Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tiến hành thu thập, chỉnh lý, lập Danh mục thành phần tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh để quản lý, bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật. Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh Tiền Giang chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký./. KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Trần Kim Mai DANH MỤC THÀNH PHẦN TÀI LIỆU THUỘC DIỆN NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ CỦA TỈNH TIỀN GIANG (Ban hành kèm theo Quyết định số 1601/QĐ-UBND ngày 08 tháng 7 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang) Phần I HƯỚNG DẪN VẬN DỤNG BẢN DANH MỤC I. MỤC ĐÍCH, ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG 1. Mục đích Dùng làm căn cứ để Sở Nội vụ hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị và lựa chọn hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh Tiền Giang. Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu dựa vào bản Danh mục này để lập Danh mục thành phần tài liệu cụ thể của cơ quan, tổ chức mình làm cơ sở tiến hành lựa chọn, giao nộp những tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn đã đến thời hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh Tiền Giang. 2. Đối tượng áp dụng Danh mục này được áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh Tiền Giang. Riêng thành phần tài liệu của Ủy ban nhân dân không thực hiện theo Danh mục này mà thực hiện theo hướng dẫn riêng. II. CẤU TẠO CỦA BẢN DANH MỤC Thành phần tài liệu được thống kê trong Danh mục được sắp xếp theo những nhóm vấn đề lớn. Nhóm vấn đề lớn được chia thành nhóm tài liệu phổ biến chung có ở hầu hết các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu và nhóm tài liệu chuyên môn ở mỗi cơ quan, tổ chức. Cụ thể: 1. Nhóm tài liệu phổ biến chung: gồm 13 nhóm: - Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp: Bao gồm những hồ sơ, tài liệu mang tính chất tổng hợp chung về các mặt hoạt động của cơ quan, không thuộc các lĩnh vực hoạt động cụ thể nào trong các nhóm còn lại. - Nhóm 2: Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê - Nhóm 3: Tài liệu tổ chức, cán bộ - Nhóm 4: Tài liệu lao động, tiền lương - Nhóm 5: Tài liệu tài chính, kế toán - Nhóm 6: Tài liệu xây dựng cơ bản - Nhóm 7: Tài liệu khoa học công nghệ - Nhóm 8: Tài liệu hợp tác quốc tế - Nhóm 9: Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo - Nhóm 10: Tài liệu thi đua, khen thưởng - Nhóm 11: Tài liệu pháp chế - Nhóm 12: Tài liệu về hành chính, quản trị công sở - Nhóm 13: Tài liệu của tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan. 2. Nhóm tài liệu chuyên môn: gồm 1 nhóm - Nhóm 1: Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ. III. MỘT SỐ LƯU Ý KHI VẬN DỤNG 1. Việc phân nhóm tài liệu trong Danh mục này chỉ mang tính tương đối; các cơ quan, tổ chức cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và tình hình thực tế tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức để xây dựng Danh mục thành phần tài liệu của cơ quan, tổ chức mình. 2. Khi xây dựng Danh mục, ngoài những hồ sơ, tài liệu đã được lập trong Danh mục này, khi thu thập, chỉnh lý sẽ phát hiện, phát sinh một số tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn mà chưa được đề cập trong bản Danh mục, các cơ quan, tổ chức bổ sung vào khối tài liệu của cơ quan, tổ chức và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh. 3. Những hồ sơ, tài liệu khác của cơ quan, tổ chức không được đề cập trong Danh mục này, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lưu trữ theo thời hạn quy định và khi hết hạn bảo quản thì làm thủ tục tiêu hủy theo quy định. Phần II DANH MỤC THÀNH PHẦN TÀI LIỆU THUỘC DIỆN NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ CỦA TỈNH TIỀN GIANG I. NHÓM TÀI LIỆU PHỔ BIẾN CHUNG 1. Tài liệu tổng hợp a) Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan. b) Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do cơ quan chủ trì tổ chức. c) Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm của ngành, cơ quan. d) Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc. đ) Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước. e) Hồ sơ tổ chức thực hiện chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan. g) Hồ sơ ứng dụng ISO của ngành, cơ quan. h) Tài liệu chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm về công tác thông tin, tuyên truyền của cơ quan. i) Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo (báo cáo, bản thuyết trình/giải trình, trả lời chất vấn tại Quốc hội, bài phát biểu tại các sự kiện lớn…) 2. Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê a) Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê dài hạn, hàng năm. * Tài liệu quy hoạch b) Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, cơ quan. c) Hồ sơ xây dựng đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan được phê duyệt. d) Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan. đ) Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý của ngành, cơ quan. e) Báo cáo tổng kết đánh giá thực hiện các đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình, mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý nhà nước. * Tài liệu kế hoạch g) Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm do cơ quan ban hành và thực hiện. h) Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch dài hạn, hàng năm của ngành, cơ quan. i) Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch dài hạn, hàng năm của các đơn vị trực thuộc. * Tài liệu thống kê k) Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản chế độ/quy định, hướng dẫn về thống kê của ngành. l) Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề dài hạn, hàng năm. m) Báo cáo tổng hợp điều tra cơ bản. n) Báo cáo phân tích và dự báo. 3. Tài liệu tổ chức, cán bộ a) Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/quy định, hướng dẫn về tổ chức, cán bộ. b) Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ dài hạn, hàng năm. c) Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức ngành, cơ quan. d) Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị trực thuộc. đ) Hồ sơ về việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể cơ quan và các đơn vị trực thuộc. e) Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức. g) Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế. h) Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ. i) Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức. k) Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của ngành, cơ quan. l) Tài liệu chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm về quản lý các cơ sở đào tạo, dạy nghề trực thuộc. 4. Tài liệu lao động, tiền lương a) Kế hoạch, báo cáo công tác lao động, tiền lương dài hạn, hàng năm. * Tài liệu lao động b) Hồ sơ xây dựng, ban hành định mức lao động của ngành và báo cáo thực hiện. c) Hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động của ngành. d) Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động hàng năm của ngành, cơ quan. đ) Hồ sơ về các vụ tai nạn lao động nghiêm trọng. * Tài liệu tiền lương e) Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương của ngành, cơ quan và báo cáo thực hiện. g) Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp của ngành và báo cáo thực hiện. 5. Tài liệu tài chính, kế toán a) Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định về tài chính, kế toán. b) Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán dài hạn, hàng năm. c) Hồ sơ ngân sách nhà nước hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc. d) Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán hàng năm. đ) Hồ sơ về xây dựng chế độ/quy định về giá. e) Hồ sơ, tài liệu về chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý nhà đất. g) Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính vụ việc nghiêm trọng tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc. h) Hồ sơ kiểm toán vụ việc nghiêm trọng tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc. 6. Tài liệu xây dựng cơ bản a) Hồ sơ về xây dựng chế độ/quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của ngành, cơ quan. b) Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản dài hạn, hàng năm. c) Hồ sơ xây dựng công trình nhóm A, công trình áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình được xếp hạng di tích lịch sử văn hóa. 7. Tài liệu khoa học công nghệ a) Hồ sơ về xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ của ngành, cơ quan. b) Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học do cơ quan tổ chức. c) Kế hoạch, báo cáo công tác khoa học, công nghệ dài hạn, hàng năm. d) Hồ sơ hoạt động của Hội đồng khoa học ngành, cơ quan. đ) Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học cấp nhà nước, cấp bộ, ngành. e) Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích được công nhận cấp nhà nước, cấp bộ, ngành. g) Hồ sơ xây dựng các tiêu chuẩn ngành. h) Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ của ngành, cơ quan. i) Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu của ngành, cơ quan. 8. Tài liệu hợp tác quốc tế a) Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan chủ trì. b) Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế dài hạn, hàng năm. c) Hồ sơ về xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế của ngành, cơ quan. d) Hồ sơ về thiết lập quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức nước ngoài. đ) Hồ sơ gia nhập thành viên các hiệp hội, tổ chức quốc tế. e) Hồ sơ tham gia các hoạt động của hiệp hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê…) g) Hồ sơ niêm liễm, đóng góp cho các hiệp hội, tổ chức quốc tế. h) Hồ sơ ký kết hợp tác đoàn ra. i) Hồ sơ ký kết hợp tác đoàn vào. k) Thư, điện, thiếp chúc mừng của các cơ quan, tổ chức nước ngoài nhân sự kiện quan trọng. 9. Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo a) Hồ sơ về xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo. b) Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo dài hạn, hàng năm. c) Hồ sơ thanh tra các vụ việc nghiêm trọng. d) Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo nghiêm trọng. đ) Báo cáo năm về hoạt động của tổ chức Thanh tra nhân dân. 10. Tài liệu thi đua, khen thưởng a) Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thi đua, khen thưởng. b) Hồ sơ hội nghị thi đua do cơ quan chủ trì tổ chức. c) Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng dài hạn, hàng năm. d) Hồ sơ khen thưởng cho tập thể và cá nhân của Chủ tịch Nước và Thủ tướng Chính phủ. đ) Hồ sơ khen thưởng đối với người nước ngoài. 11. Tài liệu pháp chế a) Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn về công tác pháp chế do cơ quan chủ trì. b) Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế dài hạn, hàng năm. c) Hồ sơ thẩm định văn bản quy phạm pháp luật. 12. Tài liệu về hành chính, quản trị công sở * Tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ a) Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ. b) Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ hàng năm, nhiều năm. c) Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước của ngành, cơ quan. d) Tập lưu, Sổ đăng ký văn bản đi (Quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn) của cơ quan. * Tài liệu quản trị công sở đ) Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị công sở. 13. Tài liệu tổ chức Đảng và các đoàn thể cơ quan * Tài liệu của tổ chức Đảng a) Hồ sơ Đại hội. b) Chương trình, kế hoạch và báo cáo tổng kết năm, nhiệm kỳ. c) Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, Chỉ thị, Nghị quyết của Trung ương và các cấp ủy Đảng. d) Hồ sơ về thành lập/sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng. * Tài liệu của tổ chức Công đoàn đ) Hồ sơ Đại hội. e) Chương trình, kế hoạch và báo cáo tổng kết năm, nhiệm kỳ. g) Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện Nghị quyết của tổ chức Công đoàn. h) Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của tổ chức công đoàn. * Tài liệu của tổ chức Đoàn Thanh niên i) Hồ sơ Đại hội. k) Chương trình, kế hoạch và báo cáo tổng kết năm, nhiệm kỳ. l) Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện Nghị quyết của Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niên. II. NHÓM TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ 1. Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản quản lý chuyên môn nghiệp vụ. 2. Hồ sơ hội nghị về chuyên môn nghiệp vụ do cơ quan tổ chức. 3. Kế hoạch, báo cáo hàng năm về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc. 4. Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm về quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ. 5. Hồ sơ xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện các chương trình mục tiêu, dự án chuyên môn. 6. Hồ sơ chỉ đạo điểm về chuyên môn nghiệp vụ. 7. Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ. 8. Hồ sơ giải quyết các vụ việc quan trọng trong hoạt động quản lý chuyên môn nghiệp vụ. 9. Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề./.