1519/QĐ-UBND

Quyết định 1519/QĐ-UBND năm 2015 về Quy chế quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÀ RỊA – VŨNG TÀU -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 1519/QĐ-UBND Bà Rịa-Vũng Tàu, ngày 09 tháng 7 năm 2015 QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH BÀ RỊA – VŨNG TÀU CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH BÀ RỊA- VŨNG TÀU Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006; Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Căn cứ Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27 tháng 8 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011 – 2015; Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số: 19/TTr-STTTT ngày 01 tháng 6 năm 2015 về việc ban hành quy chế quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này quy chế quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu. Quy chế có 04 chương 18 điều. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Giám đốc Viễn thông Bà Rịa - Vũng Tàu, Giám đốc Công ty Điện lực Bà Rịa- Vũng Tàu và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Lê Thanh Dũng QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH BÀ RỊA – VŨNG TÀU (Ban hành kèm theo Quyết định số 1519/QĐ-UBND ngày 09 tháng 7 năm 2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Khái niệm chung về Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến 1. Hệ thống Hội nghị truyền hình (HNTH) trực tuyến: Là một hệ thống thông tin đa phương tiện thời gian thực, cho phép người sử dụng từ nhiều điểm cầu khác nhau, cách xa về địa lý có thể trao đổi thông tin, hình ảnh, âm thanh, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, giao ban, tập huấn. Các tín hiệu âm thanh và hình ảnh được truyền trực tiếp trong cùng một thời điểm diễn ra sự kiện và không bị hạn chế trong việc truyền đạt thông tin theo cả hai chiều. 2. Hệ thống HNTH trực tuyến của tỉnh là phương tiện để kết nối Ủy ban nhân dân tỉnh với các cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh (các cơ quan có trụ sở ở khoảng cách xa so với trụ sở Ủy ban nhân dân tỉnh) và các UBND cấp huyện để tổ chức các cuộc họp, hội nghị trực tuyến. Điều 2. Giải thích từ ngữ Trong quy định này các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: a) MCU (Multipoint Control Unit): Là thiết bị điều khiển trung tâm, có chức năng quản lý và xử lý đa điểm, giúp kết nối các đầu, cuối và tạo lập cuộc gọi, truyền/nhận hình ảnh giữa các điểm cầu với nhau. b) Điểm cầu trung tâm (hay Trung tâm điều khiển): Là nơi lắp đặt các thiết bị MCU để điều khiển các điểm cầu cuối nhằm mục đích thực hiện các cuộc họp trực tuyến của tỉnh. Đối với Hệ thống HNTH trực tuyến của tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu, điểm cầu trung tâm được đặt tại Sở Thông tin và Truyền thông. d) Điểm cầu cuối: Là nơi lắp đặt các thiết bị HNTH trực tuyến để kết nối với điểm cầu trung tâm. Điểm cầu này được đặt tại các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố của tỉnh. c) Điểm cầu chủ tọa: Là một điểm cầu cuối nhưng được sử dụng để chủ trì cuộc họp trực tuyến. Đối với Hệ thống HNTH trực tuyến của tỉnh, điểm cầu chủ tọa đặt tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để phục vụ hoạt động điều hành của thường trực Ủy ban nhân dân tỉnh. Điều 3. Mục đích của hệ thống hội nghị truyền hình và mục đích ban hành quy chế 1. Mục đích của hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến Hệ thống HNTH trực tuyến của tỉnh tổ chức các cuộc họp, hội nghị trực tuyến nhằm góp phần tích cực vào việc tiếp tục đổi mới, nâng cao hiệu quả trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan Đảng, cơ quan quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh, góp phần tiết kiệm trong việc tổ chức các sự kiện, cuộc họp, hội nghị, giao ban, tập huấn của tỉnh và có thể lưu lại toàn bộ nội dung cuộc họp. 2. Mục đích ban hành quy chế Quy định này nhằm đảm bảo cho các tổ chức, các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu sử dụng, quản lý, vận hành hệ thống HNTH trực tuyến một cách có hiệu quả; đáp ứng về tiêu chuẩn kỹ thuật, vận hành, sử dụng hệ thống HNTH trực tuyến để đảm bảo cho việc trao đổi thông tin, hình ảnh được thông suốt phục vụ công tác tổ chức các sự kiện, cuộc họp, hội nghị, giao ban, tập huấn của tỉnh. Điều 4. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh 1. Quy chế này quy định chi tiết về quản lý, vận hành, sử dụng Hệ thống HNTH trực tuyến của tỉnh và các điểm cầu cuối tại các cơ quan nhà nước của tỉnh kết nối với các cơ quan trung ương. 2. Quy chế này áp dụng cho các cơ quan, đơn vị tham gia quản lý, vận hành, sử dụng Hệ thống HNTH trực tuyến của tỉnh; Viễn thông Bà Rịa – Vũng Tàu; Công ty Điện lực Bà Rịa – Vũng Tàu và các cơ quan của tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu có quản lý, sử dụng các điểm cầu kết nối với các cơ quan trung ương. Điều 5. Trách nhiệm quản lý và sử dụng Hệ thống HNTH 1. Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu thống nhất quản lý Hệ thống HNTH trực tuyến và ủy quyền cho các điểm cầu tại các Sở, Ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố trực thuộc chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản, sử dụng các trang thiết bị đã được lắp đặt, bàn giao Hệ thống HNTH trực tuyến theo quy định của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật. 2. Đường truyền tín hiệu phục vụ HNTH trực tuyến từ tỉnh đến các huyện, thành phố là đường truyền luôn được ưu tiên cao nhất, chất lượng đường truyền phải luôn luôn ổn định. Cơ quan đơn vị nào được giao quản lý và vận hành hệ thống HNTH trực tuyến có trách nhiệm phối hợp với Viễn thông Bà Rịa – Vũng Tàu để được cung cấp đường truyền có tín hiệu tốt nhất. 3. Cán bộ trung tâm điều khiển phải có trách nhiệm điều phối chính, theo dõi tổng hợp,đề xuất phương án giải quyết sự cố sau khi thống nhất với cán bộ kỹ thuật ở điểm cầu cuối và cán bộ kỹ thuật của Viễn thông Bà Rịa – Vũng Tàu. 4. Cán bộ được giao quản lý, vận hành thiết bị, phòng HNTH trực tuyến tại các điểm cầu có trách nhiệm bảo quản toàn bộ hệ thống thiết bị đầu cuối phục vụ HNTH trực tuyến, phối hợp kịp thời với trung tâm điều khiển trong quá trình chuẩn bị cũng như khi diễn ra HNTH trực tuyến. Thiết bị HNTH trực tuyến cần bảo quản cẩn thận, kỹ lưỡng. Trong quá trình vận hành thiết bị tại các điểm đầu cuối, nếu xảy ra sự cố kỹ thuật thì cán bộ vận hành báo cáo kịp thời , phối hợp với cán bộ kỹ thuật của trung tâm điều khiển, cán bộ kỹ thuật Viễn thông Bà Rịa – Vũng Tàu để khắc phục kịp thời, thông báo về nguyên nhân sự cố và tìm giải pháp xử lý, xác định thời gian khắc phục sự cố đồng thời báo cáo chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách để điều chỉnh nội dung, thời gian cho phù hợp với thực tế. Chương II CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ Điều 6. Yêu cầu khi sử dụng Hệ thống HNTH 1. Không để các vật dễ cháy, nổ, chất lỏng, hóa chất gần các thiết bị của hệ thống. 2. Bảo đảm các điều kiện về phòng cháy, chữa cháy. 3. Bảo đảm các điều kiện về âm thanh, ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, nguồn điện ổn định cho hệ thống HNTH trực tuyến. 4. Không được tự ý di chuyển, sử dụng thiết bị vào mục đích khác hoặc thay đổi các tham số cấu hình hệ thống. 5. Giữ bí mật tài khoản truy cập vào hệ thống. 6. Không dùng tay, vật cứng chạm vào ống kính camera hoặc xoay camera. 7. Bật, tắt, vận hành hệ thống phải đúng quy trình kỹ thuật. 8. Ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống khi không sử dụng. 9. Thường xuyên vệ sinh hệ thống theo đúng quy trình, đặc biệt đối với thiết bị camera phải dùng khăn lau mềm tiêu chuẩn và chất tẩy rửa chuyên dụng. Điều 7. Sử dụng phòng họp trực tuyến 1. Phòng họp trực tuyến phải được bố trí ổn định, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về ánh sáng, trang trí, bàn, ghế, bảo đảm âm thanh, hình ảnh truyền, nhận rõ, nét và ưu tiên phục vụ cho các cuộc họp trực tuyến. 2. Các cuộc họp do Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì họp trực tuyến với các huyện, thành phố hoặc họp trực tuyến với cơ quan cấp trên sử dụng phòng họp trực tuyến tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh. 3. Các cuộc họp do các Sở, Ban, ngành chủ trì họp trực tuyến với các cơ quan, đơn vị liên quan ở các huyện, thành phố hoặc họp trực tuyến với cơ quan cấp trên sử dụng phòng họp trực tuyến Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc tại Sở Thông tin và Truyền thông. 4. Việc đăng ký sử dụng phòng họp trực tuyến được quy định tại khoản Điều 8 của Quy chế này. 5. Đơn vị và cá nhân sử dụng phòng họp trực tuyến có trách nhiệm thực hiện theo đúng quy định của phòng họp. Điều 8. Đăng ký sử dụng Hệ thống HNTH 1. Đơn vị chủ trì cuộc họp phải thông báo bằng văn bản cho Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu ít nhất 02 ngày trước khi tiến hành họp chính thức để chuẩn bị bố trí phòng họp và các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp; đồng thời thông báo cho Viễn thông Bà Rịa - Vũng Tàu và Công ty Điện lực Bà Rịa - Vũng Tàu trước 02 ngày để có kế hoạch bảo đảm đường truyền và nguồn điện tại các điểm cầu. 2. Trường hợp họp đột xuất, khẩn cấp (như lụt bão, thiên tai, hỏa hoạ) đơn vị chủ trì chủ động thông báo bằng văn bản qua Fax, E-mail, điện thoại cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông và các điểm cầu để kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp. 3. Các sở, ban, ngành tổ chức họp trực tuyến với các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND cấp huyện phải thống nhất thời gian sử dụng phòng họp trực tuyến với Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố đồng thời đăng ký với Sở Thông tin và Truyền thông trước khi phát hành văn bản mời họp để tránh sự trùng lặp. Điều 9. Công tác chuẩn bị trước cuộc họp HNTH 1. Công tác chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật trước cuộc họp được thực hiện như sau: a) Trung tâm điều khiển có trách nhiệm phối hợp với đơn vị chủ trì cuộc họp để thông báo thời gian chuẩn bị và họp chính thức cho cán bộ kỹ thuật của Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố có liên quan; b) Viễn thông Bà Rịa – Vũng Tàu thông báo thời gian chuẩn bị và họp chính thức cho cán bộ kỹ thuật của các Trung tâm trực thuộc đơn vị mình; c) Tổ chức kiểm tra chạy thử các thiết bị đầu cuối, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh chậm nhất 30 phút trước giờ khai mạc cuộc họp; d) Thiết lập các thông số kỹ thuật, điều khiển thiết bị hệ thống HNTH trực tuyến phục vụ cuộc họp được đảm bảo hoạt động thông suốt. 2. Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố bố trí, chỉ đạo cán bộ được giao nhiệm vụ vận hành hệ thống thực hiện các công việc sau đây: a) Kiểm tra thiết bị hệ thống, nguồn điện và điện dự phòng khi có sự cố mất điện đột xuất xảy ra, điều chỉnh âm thanh, ánh sáng, hình ảnh tại điểm cầu; b) Liên hệ với cán bộ chuyên môn tại Trung tâm điều khiển để kết nối vào hệ thống; c) Thiết lập các vị trí khung hình cần thiết phù hợp với sơ đồ vị trí các thành phần tham dự cuộc họp. Điều 10. Điều khiển hệ thống trong cuộc họp trực tuyến 1. Trách nhiệm của cán bộ kỹ thuật tại Trung tâm điều khiển: a) Trực tiếp điều chỉnh khung hình hiển thị hình ảnh, âm thanh, ánh sáng cho phù hợp với từng thời điểm diễn ra trong cuộc họp và điều chỉnh ánh sáng bên ngoài không chiếu trực tiếp vào màn hình làm ảnh hưởng chất lượng hình ảnh trong việc theo dõi cuộc họp; Khi điểm cầu trung tâm đang có người phát biểu, cán bộ phụ trách kỹ thuật phòng họp HNTH trực tuyến tại đó sẽ tắt toàn bộ Micro của các điểm cầu cuối thông qua thiết bị điều khiển để âm thanh đạt chất lượng tốt nhất; Khi ở điểm cầu nào có người phát biểu, cán bộ phụ trách vận hành tại Trung tâm điều khiển sẽ điều chỉnh hình ảnh, mức âm lượng cho phù hợp tại điểm cầu hội nghị đó; b) Phối hợp với cán bộ kỹ thuật của Trung tâm điều khiển và cán bộ phụ trách vận hành hệ thống ở các điểm cầu khi có sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh để kịp thời khắc phục, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn cuộc họp; c) Gửi các yêu cầu phát biểu tại các điểm cầu cho người chủ trì cuộc họp. 2. Trách nhiệm của cán bộ phụ trách vận hành tại điểm cầu chủ tọa và điểm cầu các huyện, thành phố: a) Phối hợp với các bộ phụ trách điều khiển tại điểm cầu trung tâm điều chỉnh hình ảnh, âm thanh, ánh sáng trong phòng họp đảm bảo chất lượng phục vụ cuộc họp; b) Kiểm tra và điều chỉnh ánh sáng bên ngoài không chiếu trực tiếp vào màn hình làm ảnh hưởng chất lượng hình ảnh trong việc theo dõi cuộc họp; c) Tham gia cận hành hệ thống trong toàn bộ quá trình diễn ra cuộc họp, chỉ được bật micro khi có yêu cầu phát biểu của người chủ trì cuộc họp; d) Điều chỉnh camera phù hợp với vị trí đại biểu ở điểm cầu đang phát biểu; e) Không được tự ý quay số tới bất kỳ điểm cầu nào trong hệ thống khi chưa có yêu cầu của cán bộ kỹ thuật Trung tâm điều khiển Hệ thống HNTH trực tuyến; f) Khi mất kết nối, phải phối hợp với cán bộ kỹ thuật của Trung tâm điều khiển để kiểm tra và khắc phục đồng thời thông báo kịp thời cho cán bộ kỹ thuật của Viễn Thông Bà Rịa - Vũng Tàu (bộ phận trực tiếp quản lý đường truyền tại điểm cầu đó) để kiểm tra nguyên nhân và có giải pháp xử lý, xác định thời gian khắc phục sự cố; báo cáo chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách đồng thời báo cáo bộ phận phụ trách điểm cầu chủ tọa để điều chỉnh nội dung, thời gian cho phù hợp với thực tế; g) Tiếp nhận đăng ký phát biểu của chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách và gửi cho cán bộ kỹ thuật tại Trung tâm điều khiển bằng điện thoại. 3. Kết thúc cuộc họp, cán bộ kỹ thuật ở Trung tâm điều khiển và các điểm cầu kiểm tra lại toàn bộ hệ thống, tắt thiết bị trước và sau đó ngắt nguồn điện cung cấp theo đúng quy trình. Chương III TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, VẬN HÀNH HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH BÀ RỊA – VŨNG TÀU Điều 11. Trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thông báo bằng văn bản cho Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, Viễn thông Bà Rịa - Vũng Tàu, Công ty Điện lực Bà Rịa - Vũng Tàu và các điểm cầu ít nhất 02 ngày trước khi tiến hành họp chính thức để chuẩn bị bố trí phòng họp và các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp, trừ trường hợp khẩn cấp, đột xuất. Điều 12. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông 1. Là đơn vị đầu mối quản trị, vận hành toàn bộ hệ thống; hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật; đôn đốc các cơ quan, ban, ngành, đơn vị quản lý và sử dụng có hiệu quả Hệ thống HNTH trực tuyến. Lập kế hoạch kiểm tra định kỳ hệ thống HNTH (phối hợp với các điểm cầu và Viễn thông Bà Rịa – Vũng Tàu) để kịp thời phát hiện và xử lý các sự cố đảm bảo hệ thống sẵn sàng hoạt động khi có yêu cầu sử dụng; Thông báo thời gian chuẩn bị và thời gian họp chính thức cho cán bộ kỹ thuật của các cơ quan, đơn vị có liên quan; Tổ chức kiểm tra, đấu nối các thiết bị đầu cuối đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh hoàn tất chậm nhất 30 phút trước giờ khai mạc cuộc họp; Thiết lập các thông số kỹ thuật, điều khiển thiết bị hệ thống HNTH trực tuyến phục vụ cuộc họp được hoạt động thông suốt. 2. Hàng năm rà soát Hệ thống HNTH trực tuyến, tiếp nhận và tổng hợp các ý kiến phản ánh của các cơ quan, đơn vị để nghiên cứu đưa ra các giải pháp nâng cấp, mở rộng hệ thống; đề xuất các kế hoạch bảo đảm về nguồn nhân lực, kế hoạch đào tạo các kiến thức mới về công nghệ và kỹ thuật cho cán bộ vận hành. 3. Tham mưu, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng kế hoạch đầu tư, nâng cấp, bảo trì Hệ thống HNTH trực tuyến cho các cơ quan liên quan trên địa bàn. 4. Tổng hợp danh sách các cán bộ kỹ thuật tham gia quản lý, vận hành Hệ thống HNTH trực tuyến và thông báo cho các điểm cầu và đơn vị liên quan biết để thuận tiện liên hệ và phối hợp. Điều 13. Trung tâm điều khiển 1. Tiếp nhận và sắp xếp lịch họp cho các cơ quan, đơn vị đăng ký sử dụng Hệ thống HNTH trực tuyến; bố trí cán bộ kỹ thuật chuẩn bị các điều kiện và điều khiển hệ thống cho các cuộc họp theo Điều 9, Điều 10 của Quy chế này. 2. Hàng năm lập dự toán kinh phí phục vụ cho việc quản lý, duy trì hoạt động, bảo trì, nâng cấp hệ thống và phục vụ việc họp trực tuyến tại Trung tâm điều khiển gửi cơ quan quản lý trực tiếp (Sở Thông tin và Truyền thông) để tổng hợp trong dự toán hoạt động của đơn vị. Điều 14. Điểm cầu tại các sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Các Sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện: 1. Ban hành và niêm yết nội quy phòng họp trực tuyến bảo đảm các điều kiện quy định trong Quy chế này. 2. Bố trí ổn định cán bộ kỹ thuật đã được đào tạo vận hành và sử dụng thiết bị phòng họp trực tuyến (tối thiểu mỗi đơn vị có 01 cán bộ chuyên trách). Cung cấp danh sách cán bộ kỹ thuật (họ tên, đơn vị, số điện thoại, email) về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp. Khi có yêu cầu thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử cán bộ thay thế và thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông biết để có kế hoạch đào tạo vận hành và sử dụng hệ thống. 3. Hàng năm lập dự toán kinh phí trong kinh phí hoạt động của đơn vị để phục vụ cho việc quản lý, duy trì, bảo trì, nâng cấp hệ thống và phục vụ họp trực tuyến tại điểm cầu do đơn vị quản lý. 4. Định kỳ cuối năm các cơ quan, đơn vị lập báo cáo đánh giá hiệu quả hoạt động của Hệ thống HNTH, gửi ý kiến, kiến nghị, đề xuất về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh. Điều 15. Các sở, ban, ngành 1. Tăng cường sử dụng Hệ thống HNTH trực tuyến trong việc tổ chức các cuộc họp với các huyện, thành phố và các phòng, ban chuyên môn của huyện, thành phố. 2. Phối hợp chặt chẽ với Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và Sở Thông tin và Truyền thông trong việc đăng ký thời gian tổ chức họp trực tuyến. 3. Gửi văn bản thông báo đến Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và Sở Thông tin và Truyền thông để các đơn vị bố trí cán bộ phụ trách vận hành hệ thống phục vụ cuộc họp. 4. Khi có sự thay đổi về thời gian tổ chức họp phải thông báo kịp thời đến các điểm cầu và Sở Thông tin và Truyền thông để các đơn vị bố trí cán bộ phụ trách vận hành hệ thống phục vụ cuộc họp. 5. Trường hợp họp đột xuất, khẩn cấp (như lụt bão, thiên tai, hỏa hoạn,…) đơn vị chủ trì chủ động thông báo bằng văn bản qua Fax, E-mail, điện thoại cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông và các điểm cầu để kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp Điều 16. Các cơ quan liên quan 1. Viễn thông Bà Rịa-Vũng Tàu: a) Cung cấp đường truyền, bảo đảm các chỉ tiêu kỹ thuật và chất lượng đường truyền dẫn cho Hệ thống HNTH trực tuyến ; đảm bảo đường truyền an toàn, hiệu quả và liên tục ; b) Cung cấp cho Sở Thông tin và Truyền thông địa chỉ liên hệ và cử cán bộ kỹ thuật thường trực xử lý sự cố trong thời gian chạy thử đường truyền và toàn bộ thời gian diễn ra trong cuộc họp chính thức. c) Có trách nhiệm bảo mật thông tin các cuộc họp theo các quy định của pháp luật hiện hành. đồng thời có trách nhiệm phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông xây dựng kinh phí duy trì đường truyền hệ thống HNTH trực tuyến tỉnh hàng năm theo đúng quy định. 2. Công ty Điện lực Bà Rịa-Vũng Tàu: a) Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc có kế hoạch đảm bảo cung cấp ổn định nguồn điện cho Trung tâm điều khiển và các điểm cầu của Hệ thống HNTH trực tuyến theo kế hoạch do đơn vị chủ trì cuộc họp thông báo. b) Cử cán bộ và cung cấp cho Trung tâm điều khiển, các điểm cầu địa chỉ liên hệ của cán bộ kỹ thuật thường trực xử lý sự cố điện trong thời gian chạy thử đường truyền và trong thời gian diễn ra cuộc họp. Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 17. Khen thưởng và xử lý vi phạm Công tác thi đua, khen thưởng, xử lý vi phạm, kỷ luật trong quá trình thực hiện Quy chế này được thực hiện theo các quy định hiện hành. Điều 18. Tổ chức thực hiện 1. Căn cứ vào Quy chế này, các cơ quan, đơn vị quản lý thiết bị hệ thống HNTH trực tuyến có trách nhiệm xây dựng Quy chế quản lý và vận hành hệ thống HNTH trực tuyến tại cơ quan, đơn vị mình đảm bảo an toàn và phát huy được hiệu quả thiết bị. 2. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quy chế này, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh theo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của cơ quan cấp trên có thẩm quyền. 3. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề vướng mắc, phát sinh các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.