5180/CTHN-TTHT

Công văn 5180/CTHN-TTHT năm 2021 về việc sử dụng chữ ký điện tử trên hóa đơn thương mại và hợp đồng kinh tế do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành T Ổ NG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 5180/CTHN-TTHT V/v sử dụng chữ ký điện tử trên hóa đơn và hợp đồng Hà Nội, ngày 09 tháng 0 2 n ă m 2021 Kính gửi: Công ty TNHH Daisei Veho Works (Địa chỉ: Tầng 2, tòa nhà 25T2, l ô N 0 5 đường Trần Duy H ưn g, P . Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, TP Hà Nội - MST: 0107819899) Trả l ờ i công văn số 02-2021/DSVN/CV đề ngày 04/02/2021 của Công t y TNHH Daisei Veho Works (sau đây gọi là "Công ty") thay thế cho công văn số 01-2021/DSVN/CVN ngày 21/01/2021 hỏi về việc sử dụng chữ ký điện tử trên hóa đơn thương mại và hợp đồng kinh tế, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau: - Căn cứ Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốc hội + Tại Điều 4 giải thích từ ngữ: " ...6. Giao dịch điện tử là giao dịch được thực hiện bằng phương tiện điện tử. " + Tại Điều 15 quy định lưu trữ thông điệp dữ liệu: “1. Trường hợp pháp luật yêu cầu chứng từ, hồ sơ hoặc thông tin phải được lưu trữ thì chứng từ, hồ sơ hoặc thông tin đó có thể được hai trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu kh i đáp ứng các điều kiện sau đây: a) Nội dung của thông điệp dữ liệu đó có th ể truy cập và sử dụng được đ ể tham chi ế u kh i c ầ n thi ế t; b) Nội dung của thông điệp dữ liệu đó được lưu trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi , nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện ch í nh xác nội dung dữ liệu đó; c) Thông điệp dữ liệu đó được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định ngu ồ n gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận thông điệp dữ liệu. 2. Nội dung, thời hạn lưu trữ đ ố i với th ô ng điệp dữ liệu được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ:” + Tại Điều 33 quy định về hợp đồng điện tử: " Hợp đ ồ ng điện tử là hợp đồng được thi ế t lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này. " + Tại Điều 34 quy định về việc thừa nhận giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử: “Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đ ồ ng đó được th ể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.” + Tại Đi ề u 35 quy định về nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử: “ 1 . Các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng. 2. Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tu â n thủ các quy định của Luật này và pháp luật về hợp đồng: 3. Khi giao k ế t và thực hiện hợp đồng điện tử, các b ên có quyền th ỏa thuận v ề yêu c ầ u kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm t í nh toàn vẹn, bảo mật có li ên quan đến hợp đ ồ ng điện tử đó.” - Căn cứ Nghị định số 165/2018/NĐ-CP ngày 26/12/2018 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính + Tại Điều 3 giải thích từ ngữ: “...3. “Chứng từ điện tử trong hoạt động tài ch í nh” (gọi tắt là “chứng từ điện tử”) là thông tin được tạo ra, gửi đi , nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử kh i thực hiện giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính; bao g ồ m chứng từ, báo cáo, hợp đồng, thỏa thuận, thông tin giao dịch, thông tin thực hiện thủ tục hành ch í nh và các loại thông tin, dữ liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành...” + Tại Điều 5 quy định giá trị pháp lý của chứng từ điện tử: “Đi ề u 5. Giá trị pháp lý của chứng từ điện tử 1. Chứng từ điện tử phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về quản lý nhà nước, phù hợp với quy định của pháp luật chuyên ngành. Hình thức thể hiện, việc khởi tạo, gửi, nhận chứng từ điện tử và gi á trị pháp lý của chứng từ điện tử được thực hiện theo Luật giao dịch điện tử. 2. Chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc khi được thực hiện một trong các biện pháp sau: a) Chứng từ điện tử được kỹ số bởi cơ quan, tổ chức hoặc c á nhân kh ở i tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc c á nhân c ó trách nhiệm liên quan theo quy định của pháp luật chuyên ngành b) Hệ th ố ng thông tin có biện pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền gửi, nhận, lưu trữ trên hệ th ố ng; ghi nhận cơ quan, t ổ chức hoặc cá nhân đã khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, t ổ chức hoặc cá nhân c ó trách nhiệm liên quan đã tham gia xử lý chứng từ điện tử và áp dụng một trong các biện pháp sau để x á c thực cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân kh ởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, t ổ chức hoặc c á nhân có trách nhiệm liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử: xác thực bằng chứng thư số, xác thực bằng sinh trắc học, xác thực từ hai yếu tố trở lên trong đó có yếu tố là mã xác thực dùng một l ầ n hoặc mã xác thực ngẫu nhiên. c) Biện pháp khác mà các bên tham gia giao dịch th ố ng nhất lựa chọn, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, t í nh xác thực, t í nh chống ch ố i bỏ, phù hợp với quy định của Luật giao dịch điện tử.” + Tại Điều 9 quy định lưu trữ chứng từ điện tử: “ 1 . Chứng từ điện tử được lưu trữ theo q u y định của pháp luật chuyên ngành, phù h ợ p với môi trường, điều kiện lưu trữ điện tử và các quy định có liên quan của pháp luật về lưu trữ. 2. Cơ quan, đơn vị thực hiện lưu trữ chứng từ điện tử phải bảo đảm các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 15 Luật giao dịch điện tử.” - Căn cứ Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ ch ứ ng thực chữ ký số. + Tại Điều 8 quy định giá trị pháp lý của chữ ký số: “1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đ ố i với một thông điệp dữ liệu được xem l à đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đ ó được k ý b ằ ng chữ ký số và chữ k ý số đ ó được đảm bảo an toàn theo quy định tạ i Điều 9 Nghị định này. 2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan t ổ chức thì yêu cầu đ ó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đ ó được ký bởi chữ k ý số cơ quan, t ổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này. 3. Chữ k ý s ố và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định tại Chương V Nghị định này có giá trị pháp l ý và hiệu lực như chữ k ý số và chứng thư s ố do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.” + Tại Điều 43 quy định điều kiện sử dụng chứng thư số nước ngoài: “ 1 . Chứng thư s ố còn hiệu lực sử dụng. 2. Được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam hoặc chấp nhận trong giao dịch quốc tế. Trường hợp sử dụng chứng thư số nước ngoài cho máy chủ và phần mềm không cần giấy phép.” + Tại Điều 44 quy định đối tượng sử dụng chứng thư số nước ngoài: “ 1 . Tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam. 2. T ổ chức, c á nh ân Vi ệt Nam có nhu cầu giao dịch điện tử với đối tác nước ngoài mà chứng th ư s ố của các t ổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ k ý số t r ong nư ớc ch ư a được công nhận tại nư ớ c đó.” + Tại Điều 45 q uy định phạm vi hoạt động và thời hạn giấy phép sử dụng chứng thư số nước ngoài tại Vi ệ t Nam: “ 1 . Phạm vi hoạt động là các giao dịch điện tử của đ ối tượng sử dụng chứng thư số nước ngoài quy định tại Điều 44 Nghị định này. 2. Thời hạn giấy phép sử dụng chứng thư s ố nước ngoài tại Việt Nam l à 05 năm nh ư ng không quá thời gian hiệu lực của ch ứ ng thư số.” + Tại Điều 50 quy định nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân sử dụng chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam: “1. Sử dụng chứng thư số theo đúng phạm v i được ghi trong giấy phép sử dụng chứng thư s ố nước ngoài tại Việt Nam. 2. Báo cáo kh i có sự c ố hoặc theo yêu c ầ u về tình hình sử dụng chứng thư số nước ngoài tại Việt Nam với Bộ Thông tin và Truyền thông.” - Căn cứ Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế TNDN sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) quy định các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế: “ 1 . Trừ các khoản ch i không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọ i khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau: a) Khoản chi thực tế phát sinh li ên quan đến hoạt động sản xuất, ki nh doanh của doanh nghiệp. b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không d ù ng tiền mặt. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các v ă n bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng. …” Căn cứ các quy định trên, trường hợp Công ty thỏa thuận với khách hàng, nhà cung cấp nước ngoài sử dụng chứng từ điện tử (hợp đồng điện tử, văn bản điện tử...) trong các giao dịch, nếu đáp ứng các điều kiện quy định tại Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, Nghị định số 165/2018/NĐ-CP , Nghị định số 130/2018/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành, phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC nêu trên th ì được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Trong quá trình thực hiện chính sách thuế, trường h ợ p còn vướng mắc, đơn vị có thể tham khảo các văn bản hướng dẫn của Cục Thuế TP Hà Nội được đăng tải trên website http://hanoi.gdt.gov.vn hoặc liên hệ với Phòng Thanh tra - Kiểm Tra số 2 để được hỗ trợ giải quyết. Cục Thuế TP Hà Nội trả lời để Công ty TNHH Daisei Veho Works được biết và thực hiện./. Nơi nhận: - Như trên; - Phòng TTKT 2 ; - Phòng NVDTPC; - Website Cục Thuế; - Lưu: VT, TTHT(2) . KT. CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG Nguyễn Tiến Trường