3118/BHXH-CST

Công văn 3118/BHXH-CST năm 2016 về rà soát và bàn giao sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động do Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh ban hành BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM BẢO HIỂM XÃ HỘI TP. HỒ CHÍ MINH ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 3118/BHXH-CST V/v rà soát và bàn giao sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động TP. Hồ Chí Minh , ngày 26 tháng 12 năm 2016 Kính gửi: Các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn Thành phố Căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 được Quốc hội thông qua ngày 20/11/2014 quy định s ổ bảo hiểm xã hội do người lao động lưu giữ và bảo quản; Căn cứ công văn s ố 4027/BHXH-ST ngày 14/10/2016 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về việc hướng d ẫ n rà soát và bàn giao sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động. B ả o hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn quy trình thực hiện bàn giao s ổ bảo hiểm xã hội cho người lao động như sau: I. Quy trình rà soát dữ quá trình tham gia BHXH 1. Cơ quan BHXH cung cấp dữ liệu chi tiết toàn bộ quá trình tham gia BHXH của người lao động đang quản lý trên trang thông tin điện tử http://c 1 3.bhxhtphcm.gov.v n/ . 2. Đ ơn vị sử dụng lao động chuyển dữ liệu và thông tin tham gia cho từng người lao động rà soát, ki ể m tra, đối chiếu với nguyên tắc sau: 2.1. V ề nhân thân: rà soát họ, tên đệm; ngày tháng năm sinh, trường hợp giữa sổ, dữ liệu và ngày tháng sinh không khớp nhau thì căn cứ giấy khai sinh để điều chỉnh; giới tính; quốc tịch. 2.2. Thời gian tham gia BHXH: thực hiện rà soát đối với thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp của người lao động chưa hưởng. 2.3. Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, tên đơn vị: sổ bảo hiểm xã hội hoặc dữ liệu không thể hiện hoặc ghi không rõ chức danh nghề, hoặc g hi chưa đúng chức danh n g hề nặng nhọc độc hại thì đơn vị lập điều chỉnh theo đúng quy định. 2.4. Tiền lương, tiền công, phụ cấp đóng hảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp chưa đúng thì đơn vị lập điều chỉnh lại cho đúng quy định. 2.5. Nơi làm việc: người lao động có nơi làm việc khác trụ sở chính nơi ký h ợ p đồng lao động thì đơn vị phải điều chỉnh địa điểm nơi làm việc cho đúng quy định (xã, huyện, t ỉ nh). Sau khi người lao động kiểm tra dữ liệu thông báo cho đơn vị để ki ể m tra, xác định lại các trường h ợ p sai sót thì lập h ồ sơ giao dịch điện tử theo Phi ế u giao nhận h ồ sơ 103 để điều chỉnh trước khi chuyển sổ cho cơ quan BHXH. Lưu ý: Trường hợp đơn vị nộp hồ sơ và đang được cơ quan B HXH rà soát s ổ BHXH nếu có phát sinh người la o động nghỉ việc hoặc hưởng chế độ BHXH thì lập Phiếu yêu cầu trả lại sổ do đ ã nộp cho cơ quan BHXH (m ẫ u s ố 02a) theo phi ế u GNHS 333 đ ể nhận lại sổ B H XH, lập thủ tục chốt sổ hoặc giải quyết ch ế độ cho người lao động kịp thời. II. Quy trình chuyển và bàn giao sổ bảo hi ể m xã hội 1. Đơn vị sử dụng lao động: - Đơn vị rà soát, kiểm tra d ữ liệu đóng BHXH của từng người lao động, trường hợp nếu có sai sót đ ơn vị lập hồ sơ điều chỉnh với cơ quan b ả o hiểm xã hội. - Nộp trực tiếp s ổ BHXH tại cơ quan BHXH theo Phiếu giao nhận hồ sơ 320 đồng th ờ i g ở i f ile d ữ liệ u danh sách giao nhận s ổ BHXH (m ẫ u s ố 01) gởi qua địa ch ỉ email của cán bộ thu: + Đối với sổ B H XH theo mẫu mới (chỉ có tờ bìa sổ) được cấp tại thành phố Hồ Chí Minh với 4 s ố đ ầ u là 7909xxxxxx trở v ề sau đến 791 6 xxxxxx thì đơn vị không chuyển tờ bìa cho cơ quan BHXH. + Đ ố i với s ổ BHXH theo mẫu mới (s ổ gồm có tờ bìa và tờ rời) thì đơn vị chuyển toàn bộ s ổ cho cơ quan BHXH đ ể rà soát, bổ sung cơ sở dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN chưa hưởng. + Đ ố i với sổ BHXH theo mẫu cũ (46 hoặc 24 trang) thì đ ơ n vị chuyển toàn bộ sổ và các tờ rời (nếu có) cho cơ quan BHXH để bổ sung cơ s ở dữ liệu đồng thời thu hồi sổ m ẫ u cũ và c ấp lại tờ bìa, tờ rời quá trình đóng BHXH, BHTN chưa hưởng. Lưu ý : s ổ BHXH theo m ẫ u cũ (46 hoặc 24 trang) ghi quá trình đ ó ng BHXH, BHTN đến tháng 12/2009. - Nhận Phiếu hướng dẫn b ổ sung hồ sơ (mẫu số 02) từ cơ quan BHXH, chuyển cho người lao động b ổ sung hồ sơ (nếu có). - Nhận sổ BHXH (tờ b ì a, tờ rời) từ cơ quan BHXH, bàn giao sổ cho người lao động theo Danh sách giao nhận sổ BHXH (mẫu số 01) có ký nhận của người lao động. - Sau khi bàn giao s ổ cho người lao động nếu tiếp tục cần điều chỉnh thì đơn vị lập thủ tục đề nghị điều chỉnh theo quy định đã ban hành. 2. Cơ quan BHXH: - Tiếp nhận sổ BHXH theo PGNHS 320. - Chuyển đơn vị Phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ (M ẫ u số 02) (nếu có). - Chuyển trả tờ rời và sổ B H XH cho đơn vị để trả cho người lao động. III. Th ờ i gian thực hiện - Từ ngày 03/01/2017 đến 31/03/2017: cơ quan BHXH thông báo cho các đ ơ n vị sử dụng lao động rà soát dữ liệu theo thứ tự khối loại hình doanh nghiệp. - Từ ngày 01/04/2017 đơn vị sử dụng lao động nộp hồ sơ theo PGNHS 320 cho cơ quan bảo hiểm xã hội. - Từ ngày cơ quan B H XH nhận được sổ do đơn vị nộp tiến hành rà soát, xử lý, hoàn ch ỉ nh cơ sở dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN chưa hưởng đ ể in tờ bìa (n ế u có), tờ rời s ổ BHXH chuyển trả qua tổ chức dịch vụ bưu chính cho đơn vị trong thời hạn 60 ngày làm việc (đối với đơn vị đông lao động trở lên cơ quan BHXH sẽ thông báo riêng). - Ngay sau khi nhận được sổ từ cơ quan B H XH đơn vị chuyển trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động trong thời hạn 20 ngày và yêu cầu người lao động ký xác nhận trên Danh sách giao nhận sổ BHXH. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc các đơn vị kịp thời phản ánh về Bảo hiểm xã hội Thành ph ố để được kịp thời hướng dẫn, giải quyết./. Nơi nhận: - Ban Giám đốc BHXHTP; - Các phòng chức năng BHXHTP; - BHXH quận, huyện; - Đăng t ả i trên Website BHXH/TP; - Lưu: VT. KT. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Nguyễn Thị Thu HƯỚNG DẪN LẬP Danh sách giao nhận sổ bảo hiểm xã hội (M ẫ u số 01) 1. Mục đích: để tổng hợp số người lao động và số lượng sổ BHXH đơn vị nộp cho cơ quan BHXH và số lượng sổ BHXH cơ quan BHXH bàn giao cho đơn vị để bàn giao người lao động 2. Trách nhiệm lập: Đơn vị sử dụng lao động thực hiện rà soát lập danh sách toàn bộ người lao động đang tham gia BHXH tại đơn vị. 3. Thời gian lập: sau khi đơn vị sử dụng lao động thực hiện rà soát, phân loại sổ BHXH. 4. Phương pháp lập: - Ghi đầy đủ thông tin của đơn vị: tên đơn vị, mã đơn vị, địa chỉ. - Cột 1: ghi số thứ tự từ 1 đến hết số người lao động nộp sổ BHXH cho cơ quan BHXH. - Cột 2: ghi họ và tên của từng người lao động theo sổ BHXH. - Cột 3: ghi số sổ tương ứng với tên của người lao động. - Cột 4: người lao động ký, ghi rõ họ, tên khi nhận sổ BHXH. - Cột 5: ghi nội dung cần ghi chú. - Danh sách được sắp xếp theo thứ tự tăng dần: sổ mẫu cũ (24 hoặc 46 trang), sổ mẫu mới (sổ gồm có tờ bìa và tờ rời kèm theo), sổ mẫu mới (chỉ có tờ bìa sổ). - Đơn vị: ký, đóng dấu khi nộp sổ BHXH cho cơ quan BHXH và khi nhận lại sổ từ cơ quan BHXH. Ghi chú: - Đơn vị nộp toàn bộ sổ BHXH của người lao động theo danh sách cho cơ quan BHXH. - Cơ quan BHXH chuyển trả sổ BHXH cho đơn vị qua tổ chức dịch vụ bưu chính. - Danh sách giao nhận sổ BHXH (M ẫ u s ố 01) lập thành 02 bản, đơn vị lưu 01 bản, cơ quan BHXH lưu 01 bản. Tên đơn vị: ............................. Mã đơn vị: .............................. Địa chỉ: ................................... M ẫ u số 01 (Ban hành kèm theo Công văn số: 4027/BHXH-ST ngày 14/10/2016 của BHXH Việt Nam) DANH SÁCH GIAO NHẬN SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI STT Họ và tên Số sổ BHXH Ký nhận của người lao động Ghi chú 1 2 3 4 5 1 2 … Tổng số sổ BHXH đơn vị nộp cho cơ quan BHXH: ................................................................. (Bằng chữ: ........................................................................................................................... ) Tổng số sổ BHXH cơ quan BHXH bàn giao cho đơn vị: .......................................................... (Bằng chữ: ........................................................................................................................... ) ………., ng à y… ….. tháng… ….. năm… ….. ………., ng à y… ….. tháng… ….. năm… ….. BÊN GIAO (Đơn vị) BÊN NHẬN (Cơ quan BHXH) BÊN GIAO (Cơ quan BHXH) BÊN NHẬN (Đơn vị)