662/VTLTNN-TCCB

Công văn số 662/VTLTNN-TCCB về việc tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC ----- CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------- Số: 662/VTLTNN-TCCB V/v tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu Hà Nội, ngày 29 tháng 7 năm 2008 Kính gửi: - Văn phòng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; - Các Tập đoàn kinh tế, các Tổng công ty nhà nước. Theo số liệu tổng hợp từ Cục Phòng cháy, chữa cháy - Bộ Công an trong mấy năm gần đây, trên toàn quốc đã xảy ra 11.843 vụ cháy, tổng thiệt hại lên đến 2.736 tỷ đồng. Qua số điều tra xác minh của lực lượng phòng cháy, chữa cháy chuyên nghiệp của Công an và những kết luận của Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước sau khi thanh tra các vụ cháy xảy ra liên quan đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho thấy các nguyên nhân gây cháy chủ yếu: do sơ xuất, sự cố khi sử dụng lửa, xăng dầu, điện và thiết bị điện, do diện tích phòng, kho bảo quản hồ sơ, tài liệu không tuân thủ các quy định của pháp luật nên nhiều vụ cháy xảy ra đã thiêu huỷ hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại một số cơ quan, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp nhà nước ( Xem bảng tổng hợp gửi kèm). Để giảm thiểu các thiệt hại do cháy gây ra đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đề nghị Văn phòng các Bộ, ngành, Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và các Tập đoàn kinh tế, các Tổng công ty nhà nước triển khai một số công việc sau: - Trên cơ sở các phương án phòng cháy, chữa cháy chung đã xây dựng của các cơ quan, tổ chức, thủ trưởng các đơn vị cần tiến hành xây dựng phương án riêng đối với các phòng, kho bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; kịp thời xây dựng, bổ sung nội quy phòng cháy, chữa cháy của kho lưu trữ; thường xuyên tuyên truyền, phổ biến cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về phòng cháy, chữa cháy, đặc biệt đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công việc liên quan tới hồ sơ, tài liệu. - Thực hiện đúng chế độ nộp lưu và bảo quản tài liệu theo đúng quy định của nhà nước. - Đầu tư kinh phí xây dựng mới, cải tạo nâng cấp kho tàng phải theo đúng yêu cầu và các thông số kỹ thuật quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng. - Kịp thời báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về các vụ cháy xảy ra gây thiệt hại tới hồ sơ, tài liệu để Cục chỉ đạo các biện pháp khắc phục đối với hồ sơ, tài liệu bị cháy. Để thực hiện tốt công tác phòng cháy, chữa cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ tài liệu, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đề nghị Văn phòng các Bộ, ngành, các cơ quan thuộc Chính phủ, Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và các Tập đoàn kinh tế, các Tổng công ty nhà nước quan tâm chỉ đạo, đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thực hiện tốt những nội dung đã nêu trên./. Nơi nhận: - Như trên; - Bộ Nội vụ (để b/c); - Lãnh đạo Cục (03); - Các đơn vụ thuộc và trực thuộc Cục; - Lưu: VT, TCCB. Q. CỤC TRƯỞNG Vũ Thị Minh Hương SỐ LIỆU TỔNG HỢP MỘT SỐ VỤ CHÁY LIÊN QUAN ĐẾN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỪ NĂM 2001 ĐẾN NĂM 2007 Số TT Thời gian xảy ra cháy Địa điểm xảy ra cháy Tài liệu bị cháy 01 Tháng 2/2003 Trường cấp II-III Huỳnh Thúc Kháng, tỉnh Đắk Lắk Học bạ của học sinh 02 Tháng 11/2003 Công ty kho bãi thuộc Tổng công ty Địa ốc Sài Gòn, thành phố Hồ Chí Minh. Kho hồ sơ 03 Tháng 3/2004 Phòng Thương mại Vietsopetro, thành phố Vũng Tàu. Kho hồ sơ 04 Tháng 7/2004 Quĩ hỗ trợ phát triển Phú Yên, tỉnh Phú Yên. Tài liệu, giấy tờ 05 Tháng 2/2005 Trung tâm Kỹ thuật tài nguyên và môi trường, thành phố Cần Thơ. Kho lưu hồ sơ 06 Tháng 3/2005 Trường Trung học phổ thông bán công Phạm Ngọc Hiển – thành phố Cần Thơ Con dấu và ổ cứng máy tính chứa dự liệu khoảng 1.020 hồ sơ đăng ký dự thi đại học, cao đẳng 07 Tháng 11/2006 Kho lưu trữ hồ sơ bệnh án của Bệnh viện Việt Nam – Cu ba, thành phố Hà Nội Kho hồ sơ, giấy tờ, bệnh án 08 Tháng 12/2006 Trụ sở công an xã Quảng Tiến, thị xã Sầm Sơn, tỉnh Thanh Hoá Tài liệu, hồ sơ của công an xã 09 Tháng 7/2007 Trụ sở UBND xã Phú Phong, tỉnh Hà Tĩnh Tài liệu, hồ sơ, sổ sách của xã 10 Tháng 7/2007 Phòng Tài nguyên môi trường và Phòng Quản lý đô thị quận Tân Bình, Tp.Hồ Chí Minh Hồ sơ lưu trữ nhà đất 11 Tháng 1/2008 Trụ sở Chi cục thuế huyện La Grai Tài liệu của Đội thuế số 1 12 Tháng 3/2008 Trụ sở Hải quan Cà Mau, thành phố Cà Mau Hồ sơ tài liệu của phòng Nghiệp vụ 13 Tháng 4/2008 Ban quản lý dự án xây dựng Bình Chánh, thuộc UBND huyện Bình Chánh, thành phố Hồ Chí Minh Kho hồ sơ của Ban quản lý dự án