247/1999/QĐ-NHNN6

Quyết định 247/1999/QĐ-NHNN6 năm 1999 ban hành Chế độ giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 247/1999/QĐ-NHNN6 Hà Nội, ngày 14 tháng 07 năm 1999 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH CHẾ ĐỘ GIAO NHẬN, BẢO QUẢN, VẬN CHUYỂN TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC - Căn cứ Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam số 01/1997/QH10 ngày 12/12/1997, Luật Các tổ chức tín dụng số 02/1997/QH10 ngày 12/12/1997; - Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày 02/03/1993 của Chính phủ về Nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ; - Căn cứ Nghị định số 81/1998/NĐ-CP ngày 01/10/1998 của Chính phủ về In, đúc, bảo quản, vận chuyển và tiêu hủy tiền giấy, tiền kim loại; bảo quản vận chuyển tài sản quý, giấy tờ có giá trong hệ thống Ngân hàng; - Căn cứ Nghị định số 87/1998/NĐ-CP ngày 31/10/1998 của Chính phủ về Phát hành, thu hồi và thay thế tiền giấy, tiền kim loại; - Theo đề nghị của Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ, QUYẾT ĐỊNH Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Chế độ giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá”. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký và thay thế các Quyết định sau đây của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước: Quyết định số 113/NH-QĐ ngày 24/08/1991 ban hành Quy định về quản lý, bảo quản, điều chuyển và giao nhận các loại quỹ tiền trong ngành Ngân hàng; Quyết định số 184/NH-QĐ ngày 10/10/1991 về Chế độ quản lý kho, quỹ trong ngành Ngân hàng; Quyết định số 49/QĐ-NH6 ngày 12/03/1992 về Quy định thu nhận, tiền mặt bằng túi niêm phong của khách hàng nộp vào ngân hàng, Quyết định số 259/QĐ-NH6 ngày 22/10/1994 ban hành Quy chế về nhận bảo quản tài sản quý hiếm; Quyết định số 82/QĐ-Nh6 ngày 23/03/1995 ban hành Quy định vận chuyển hàng đặc biệt trong ngành Ngân hàng; Quyết định số 308/QĐ-NH ngày 31/10/1995 ban hành Quy định về quản lý nghiệp vụ kho quỹ và điều hòa tiền mặt thực hiện trên máy vi tính; Mục III Thông tư số 15/TT-NH2 ngày 12/11/1992 của Ngân hàng Nhà nước về thủ tục giao nhận, bảo quản ngân phiếu thanh toán; Quyết định số 93/NHQĐ ngày 20/07/1984 về Chế độ quản lý kho tiền của hệ thống Ngân hàng Nhà nước Việt Nam; Quyết định số 129/NH-QĐ ngày 21/09/1989 ban hành Quy định quản lý quỹ nghiệp vụ trong ngành Ngân hàng của Tổng Giám đốc Ngân hàng Nhà nước. Điều 3. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Nghiệp vụ phát hành và kho quỹ, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước Trung ương, Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố, Tổng Giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng, Tổng Giám đốc Tổng Công ty vàng bạc đá quý Việt Nam các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. KT. THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC PHÓ THỐNG ĐỐC Đỗ Quế Lượng CHẾ ĐỘ GIAO NHẬN, BẢO QUẢN, VẬN CHUYỂN TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ (Ban hành theo Quyết định số 247 ngày 14 tháng 7 năm 1999 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Chế độ này quy định việc giao nhận tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá giữa Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng với khách hàng, giữa Ngân hàng Nhà nước với tổ chức tín dụng; giao nhận tiền mặt, giấy tờ có giá giữa Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng (dưới đây gọi tắt là ngân hàng) với Kho bạc Nhà nước; giao nhận, bảo quản tài sản quý nhận gửi giữa tổ chức tín dụng với khách hàng; tổ chức quản lý, giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng. Điều 2. Các loại tiền mặt (tiền giấy và tiền kim loại); tài sản quý (kim khí quý, đá quý, ngoại tệ, các loại tài sản quý khác); giấy tờ có giá (ngân phiếu thanh toán, thương phiếu, tín phiếu, trái phiếu, kỳ phiếu, công trái, các loại giấy tờ có giá khác theo quy định của pháp luật) được bảo quản tại các kho tiền Ngân hàng Trung ương, kho tiền Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố, Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước (dưới đây gọi tắt là Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước) và kho tiền tổ chức tín dụng; ngoài ra kho tiền tổ chức tín dụng còn bảo quản giấy tờ, tài sản quý, giấy tờ có giá thế chấp, cầm cố các khoản vay (nếu có) và hiện vật quý của các tổ chức, cá nhân gửi. Điều 3. Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng phải bố trí, xây dựng kho tiền; nơi giao dịch tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá (gọi tắt là nơi giao dịch) và trang bị hệ thống thiết bị, phương tiện kỹ thuật tiêu chuẩn Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định để bảo quản an toàn tài sản của ngân hàng và khách hàng. Điều 4. Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ, Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố có trách nhiệm tổ chức thực hiện giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền, tài sản quý, giấy tờ có giá đảm bảo an toàn, tiết kiệm chi phí, lao động và hướng dẫn, kiểm tra công tác ngân quỹ của các tổ chức tín dụng theo Chế độ này. Điều 5. Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định thành lập hoặc giải thể Quỹ dự trữ phát hành, Quỹ nghiệp vụ phát hành và kho tiền thuộc hệ thống Ngân hàng Nhà nước. Các tổ chức tín dụng được lập Quỹ nghiệp vụ để giao dịch tiền mặt với khách hàng Tổng Giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng quyết định thành lập hoặc giải thể Quỹ nghiệp vụ và kho tiền thuộc hệ thống tổ chức tín dụng. Điều 6. Không được bố trí vợ, chồng, bố, mẹ, con, anh, chị, em ruột của Giám đốc, Phó Giám đốc ngân hàng làm thủ kho; thủ quỹ; Trưởng, Phó phòng kho, phòng Tiến tệ - Kho quỹ, phòng Ngân quỹ và cũng không được bố trí những người có quan hệ trên đây cùng giữa chìa khóa cửa kho tiền, cùng công tác trên một xe hay đoàn xe vận chuyển hàng đặc biệt hoặc cùng công tác ở bộ phận tiền tệ, ngân quỹ của một đơn vị ngân hàng. Người đã và đang chịu các hình thức kỷ luật (từ mức khiển trách trở lên) về những khuyết điểm có liên quan đến việc thất thoát tài sản trong kho quỹ ngân hàng và trên đường vận chuyển, không được bố trí làm kiểm ngân, thủ quỹ, thủ kho tiền, phụ kho, tham gia vận chuyển hàng đặc biệt. Chương II KIỂM ĐẾM, ĐÓNG GÓI VÀ GIAO NHẬN TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ Mục I. QUY ĐỊNH VỀ ĐÓNG GÓI, NIÊM PHONG TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ Điều 7. Quy cách đóng bó tiền mặt: 1. Đối với tiền giấy: a. Cứ 100 (một trăm) tờ cùng mệnh giá sắp thành một thếp, dùng một đoạn dây đay, gai, cói nhỏ buộc (hoặc dùng băng giấy) ở vị trí 1/3 chiều dài của thếp tiền. b. Cứ 10 (mười) thếp tiền cùng mệnh giá đóng thành một bó, dùng dây xe (sợi, đay, gai) nguyên sợi (không có nút nối) đóng bó tiền chặt chẽ. Các loại tiền nhỏ từ 500 đồng trở xuống buộc 2 vòng ngang song song, cách đều và một vòng chạy giữa chiều dọc bó tiền (gọi là 2 ngang, 1 dọc). Các loại tiền có mệnh giá từ 1.000 đồng trở lên, giấy tờ có giá, ngoại tệ buộc 3 ngang 1 dọc. Tại các điểm giao nhau giữa các dây ngang và dây dọc phải quấn vòng qua nhau để giữ cho bó tiền chắc chắn, mối buộc thắt nút hai đầu dây đặt trên bề mặt tờ lót niêm phong bó tiền. 2. Đối với tiền kim loại: a. Cứ 100 (một trăm) miếng cùng mệnh giá sắp thành một thỏi, dùng giấy quấn lại, dấu kín hai đầu giấy vào mép dọc thỏi. b. Cứ 10 (mười) thỏi đóng thành một túi, dùng dây xe (sợi, đay, gai) buộc thắt miệng túi tiền. Điều 8. Niêm phong bó, bao tiền và các phương tiện bảo quản tài sản trong kho quỹ ngân hàng: 1. Dùng loại giấy mỏng để in niêm phong bó, bao tiền, in sẵn (đầy đủ, rõ ràng) các yếu tố, kích thước niêm phong bó tiền phù hợp với kích thước của từng loại tiền. Niêm phong của loại tiền nào thì dùng cho loại tiền đó. Mỗi tổ chức tín dụng được quy định mẫu giấy riêng để in niêm phong các loại tiền và sử dụng thống nhất trong toàn bộ hệ thống. Giấy niêm phong bao tiền đã qua lưu thông được bảo quản trong túi nilon mỏng (không ép plastic). 2. Các yếu tố trên giấy niêm phong: a. Đối với niêm phong bó (tiền giấy), túi (tiền kim loại): - Tên ngân hàng cấp trên trực tiếp (nếu có) - Tên ngân hàng niêm phong bó tiền - Loại tiền - Số lượng tờ (tiền giấy) hoặc số lượng đơn vị (tiền kim loại) - Số lượng tờ (tiền giấy) hoặc số lượng đơn vị (tiền kim loại) - Số tiền trong bó - Họ tên, chữ ký của người đếm, đóng bó, niêm phong - Ngày, tháng, năm đóng bó và niêm phong (Niêm phong này chỉ có giá trị trong nội bộ ngân hàng Khách hàng nhận tiền phải đếm ngay trước mặt người phát tiền) b. Đối với bao tiền: Đối với bao tiền đã qua lưu thông: - Tên ngân hàng cấp trên trực tiếp (nếu có) - Tên Ngân hàng niêm phong bao tiền - Loại tiền - Số lượng bó tiền trong bao ... (mỗi bó đủ 10 thếp, nguyên niêm phong, niêm phong đầy đủ các yếu tố). - Số tiền trong bao - Người đóng bao niêm phong, kẹp chì: + Họ và tên, chữ ký + Họ và tên, chữ ký - Ngày, tháng, năm đóng bao, niêm phong, kẹp chì Đối với tiền mặt mới in: mỗi gói tiền (10 bó) trong bao tiền có giấy niêm phong ghi các yếu tố (nhà máy in, loại tiền, số sêri, người đóng gói, đóng bao, năm sản xuất). Ngoài vỏ bao ghi ký hiệu loại tiền, năm sản xuất, số sêri c. Cách ghi các yếu tố của niêm phong: trên giấy niêm phong bó, bao tiền phải ghi đầy đủ, rõ ràng các yếu tố (số tiền, họ và tên, chữ ký của người kiểm đếm, đóng gói niêm phong; ngày, tháng, năm đếm kiểm, đóng gói niêm phong) bằng bút bi mực tốt, không dùng bút bi và mực dễ phai, phải ghi bằng tay, không đánh máy, không photocopy. 3. Trên niêm phong bó, bao tiền phải đóng dấu của ngân hàng, Kho tiền Trung ương có bó hay bao tiền (dấu đóng ở góc trên bên phải, chờm lên một phần tên của ngân hàng có bó, bao tiền); có thể sử dụng dấu chuyên dùng cho bộ phận kho quỹ, mẫu dấu này do ngân hàng có con dấu thông báo cho các ngân hàng trên địa bàn tỉnh, thành phố; đơn vị có con dấu thông báo trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước. 4. Niêm phong bó tiền: giấy niêm phong phải được dán trên tờ giấy lót và mối dây buộc thắt nút bó tiền. 5. Niêm phong bao tiền và tài sản khác: dùng dây nguyên sợi (dây thép nhỏ, dây đay, gai, sợi tốt; không nối, không thắt nút) buộc thắt chặt miệng bao (hoặc gấp miệng, khâu kín 2 lần qua lại, mũi khâu dầy, cách nhau 2-3 cm), dán tờ niêm phong lên điểm buộc và hai đầu dây, khi dán niêm phong phải tách riêng cho 2 đầu cách nhau, hoặc dùng phương pháp niêm phong kẹp chì. Niêm phong bằng kẹp chì: mỗi kho tiền Trung ương, từng chi nhánh ngân hàng dùng một kẹp chì có dấu hiệu riêng biệt, phải đảm bảo bí mật của mẫu kẹp chì và có nội dung bảo quản, sử dụng. Khi niêm phong, phải xuyên 2 đầu dây buộc qua giấy niêm phong rồi mới kẹp chì, dấu hiệu phải nổi rõ giữa mặt viên chì. 6. Niêm phong cửa kho tiền, tủ, hòm, két sắt, phải dùng giấy mỏng, có đủ chữ ký của các thành viên tham gia giữ chìa khóa, niêm phong cửa kho tiền phải đóng dấu ngân hàng. 7. Những người có họ và tên, chữ ký trên tờ giấy niêm phong phải chịu trách nhiệm tài sản về bó, túi hay bao tiền đã niêm phong. Điều 9. 1. Quy cách đóng gói bao tiền: Cứ 20 bó tiền cùng mệnh giá tiền được đóng thành một bao; Đối với tiền mới in: cứ 10 bó đóng thành 1 gói, 2 gói đóng thành 1 bao; b. Các bó tiền trong bao phải đủ các tiêu chuẩn đã nêu ở Điều 7 và Điều 8 Chế độ này; c. Bao tiền đóng thành hình khối vuông vức, miệng bao buộc thắt nút chặt (hoặc gấp miệng và khâu kín) bằng dây nguyên sợi theo quy định ở Khoản 5 Điều 8 Chế độ này; d. Hai người cùng đóng bao (kiểm tra từng bó tiền và xếp vào bao, niêm phong, kẹp chì bao tiền) và cùng chịu trách nhiệm tài sản trong bao tiền. 2. Bao để đóng gói tiền mặt, tài sản trong kho tiền, vận chuyển trên đường, phải dùng vải sợi bông loại tốt, may bằng loại chỉ chắc, bền; không dùng bao nylon, đay, gai. Mỗi loại tiền được dùng một loại bao riêng để dễ phân biệt (về màu sắc vải hoặc đường sọc). Điều 10. Việc đóng gói, kiểm đếm, giao nhận các loại vàng bạc, đá quý, kim loại quý khác, ngọc trai, kim cương được Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định tại một văn bản riêng. Điều 11. Đóng bó, niêm phong ngoại tệ thực hiện như đóng bó, niêm phong tiền mặt; đóng gói và niêm phong giấy tờ có giá cũng thực hiện như đóng bó, đóng bao và niêm phong tiền mặt theo quy định tại Mục I Chương II Chế độ này. Mục II. KIỂM ĐẾM VÀ GIAO NHẬN TIỀN MẶT, NGOẠI TỆ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ Điều 12. Kiểm đếm, giao nhận tiền mặt giữa ngân hàng với khách hàng (cá nhân, đơn vị, tổ chức kinh tế có giao dịch tiền mặt với ngân hàng): 1. Các khoản thu, chi tiền mặt của Quỹ nghiệp vụ tổ chức tín dụng, Quỹ nghiệp vụ phát hành Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước (dưới đây gọi tắt là Quỹ nghiệp vụ) với khách hàng, phải thực hiện kiểm đếm từng tờ (tiền giấy) hoặc từng đơn vị (tiền kim loại). Nghiêm cấm việc chi theo bó tiền nguyên niêm phong của ngân hàng cho khách hàng. Khi thu, chi tiền mặt đối với khách hàng phải thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ (Phụ lục số 1 của Chế độ này). Thủ quỹ hoặc kiểm ngân phải hướng dẫn khách hàng sắp xếp tiền mặt theo từng loại, mỗi loại theo bó, thếp; sắp xếp riêng tiền lành, tiền rách để chuẩn bị nộp vào ngân hàng. Chọn lọc và kiểm đếm tờ đối với tiền mặt do khách hàng nộp vào ngân hàng thực hiện theo trình tự sau: a. Kiểm đếm tổng số: toàn bộ số tiền khách hàng nộp theo bảng kê, phải nhận cùng một lúc, kiểm đếm đúng tổng số bó (mỗi bó đủ 10 thếp) và số tờ lẻ; b. Kiểm đếm tờ: mở từng bó tiền ra đếm kiểm từng tờ; vừa kiểm đếm, vừa chọn lọc, sắp xếp tiền lành riêng, tiền rách riêng; chú ý phát hiện tiền lẫn loại, tiền bị phá hoại, tiền giả, tiền mẫu... Nếu phát hiện tiền bị phá hoại, tiền giả hay nghi giả, tiền mẫu, thì lập biên bản kèm theo tang vật để các bộ phận chức năng xử lý theo chế độ hiện hành. Không để lẫn lộn tiền đã đếm kiểm với tiền chưa đếm kiểm. 2. Để tạo điều kiện thu nhận hết tiền mặt cho khách hàng trong ngày, các ngân hàng có thể tổ chức phương thức thu nhận theo túi niêm phong như sau: a. Phạm vi áp dụng: Được ngân hàng thu nhận tiền theo túi niêm phong: + Có tài khoản tiền gửi (tài khoản đang hoạt động) tại ngân hàng; + Có tín nhiệm với ngân hàng trong việc nộp tiền mặt; + Thường xuyên nộp tiền mặt vào ngân hàng; + Có ký hợp đồng về thu nhận tiền mặt bằng túi niêm phong, hợp đồng đang còn hiệu lực pháp lý. - Chỉ áp dụng đối với các loại tiền có mệnh giá vừa và nhỏ (quy định tại Phụ lục số 4 của Chế độ này). b. Khi giao nhận tiền mặt theo túi niêm phong phải thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ (Phụ lục số 4) của Chế độ này. c. Số tiền mặt ngân hàng thu nhận qua túi niêm phong của khách hàng, được ngân hàng hạch toán (ghi Có) ngay trong ngày vào tài khoản tiền gửi hoặc tài khoản cho vay, tài khoản chuyển tiền đi cho khách hàng; Ngày làm việc tiếp theo ngân hàng phải tổ chức đếm kiểm tờ số tiền đã thu theo túi niêm phong của khách hàng hôm trước, có sự chứng kiến của khách hàng hoặc có giấy ủy quyền của khách hàng cho ngân hàng thành lập Hội đồng tổ chức đếm kiểm tờ (nếu khách hàng tín nhiệm); Điều 13. Giao nhận tiền mặt giữa Ngân hàng Nhà nước với tổ chức tín dụng; giữa các tổ chức tín dụng; giữa ngân hàng với Kho bạc Nhà nước: 1. Giao nhận theo bó tiền đủ 10 thiếp, nguyên niêm phong, trên giấy niêm phong ghi đầy đủ các yếu tố trong các trường hợp: a. Giao nhận trong nội bộ một ngân hàng, tổ chức tín dụng; b. Giao nhận tiền mặt trên cùng địa bàn tỉnh, thành phố: giữa Ngân hàng Nhà nước với tổ chức tín dụng Nhà nước; Giữa Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng Nhà nước với Kho bạc Nhà nước, Công ty vàng bạc - đá quý và giữa các tổ chức tín dụng Nhà nước với nhau; Những bó tiền của tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước giao nộp cho Ngân hàng Nhà nước được quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này phải là những bó tiền của chính đơn vị hoặc của các chi nhánh cùng hệ thống tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước trên địa bàn tỉnh, thành phố. 2. Có thể giao nhận theo bao tiền nguyên niêm phong kẹp chì trong các trường hợp: a. Đối với các loại tiền mới in, thực hiện giao nhận theo nguyên bao niêm phong kẹp chì của Nhà máy in Ngân hàng trong các trường hợp nêu ở Khoản 1 Điều này; b. Xuất, nhập giữa Quỹ dự trữ phát hành với Quỹ nghiệp vụ phát hành trong nội bộ Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước (trừ các loại tiền đình chỉ lưu hành nếu không đủ chẵn bao). Điều 14. Giao nhận tiền mặt giữa Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng Nhà nước với các tổ chức tín dụng ngoài tổ chức tín dụng Nhà nước trên cùng địa bàn tỉnh, thành phố được thực hiện như sau: 1. Đối với đơn vị đủ các điều kiện đảm bảo an toàn tài sản trong kho quỹ theo quy định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước (chủ yếu về kho tiền, nơi giao dịch, tổ chức chấp hành chế độ quản lý kho quỹ ngân hàng, chất lượng đội ngũ cán bộ kho quỹ) thì thực hiện như đối với tổ chức tín dụng Nhà nước tại Điều 13 Chế độ này. 2. Đối với tổ chức tín dụng ngoài tổ chức tín dụng Nhà nước chưa có đủ các điều kiện theo quy định hiện hành, thì Ngân hàng Nhà nước chỉ tổ chức thu nhận tiền mặt theo bó đủ 10 thếp nguyên niêm phong, nhưng phải ký hợp đồng cam kết chịu trách nhiệm tài sản về tiền mặt thừa thiếu trong các bó tiền đã giao theo Chế độ này. Thống đốc Ngân hàng Nhà nước giao Vụ trưởng Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ và Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước kết hợp kiểm tra, hướng dẫn các tổ chức tín dụng ngoài tổ chức tín dụng Nhà nước để đủ điều kiện cho áp dụng chế độ giao nhận tiền mặt trong nội bộ ngành Ngân hàng như đối với tổ chức tín dụng Nhà nước. Điều 15. Kiểm đếm trong giao nhận tiền mặt theo bao hay theo bó tiền nguyên niêm phong (ghi rõ trong biên bản giao nhận tiền) được thực hiện theo trình tự: 1. Trường hợp giao nhận theo bao: a. Đếm đủ tổng số bao; b. Kiểm tra từng bao tiền về tình trạng bên ngoài, đảm bảo bao còn nguyên vẹn không chắp vá, không có hiện tượng nghi vấn về các đường chỉ may, bao tiền được đóng chặt chẽ vuông vức, còn nguyên niêm phong (dây buộc nút hay khâu bao còn nguyên sợi và xuyên qua giấy niêm phong), trên giấy niêm phong ghi đầy đủ các yếu tố, có đầy đủ họ, tên, chữ ký của 2 người cùng đóng bao tiền; kẹp chì chặt chẽ, ký hiệu của ngân hàng phải nổi rõ giữa viên chì theo đúng quy định. Đối với bao tiền mới phải kiểm tra kẹp chì của Nhà in ngân hàng, ký hiệu loại tiền, năm sản xuất, số sêri ghi trên bao tiền. 2. Trường hợp giao nhận theo bó: a. Đếm đủ tổng số bó; b. Kiểm tra từng bó (bó tiền đủ 10 thếp), việc đóng bó chặt chẽ, còn nguyên niêm phong (dây buộc bó tiền còn nguyên sợi, giấy niêm phong còn lành và ghi đầy đủ các yếu tố); c. Hai bên giao, nhận tiền phải ký xác nhận việc giao nhận bó tiền trên niêm phong từng bó (chữ ký của người giao nhận này được đăng ký tại Ngân hàng Nhà nước để đối chiếu, xác định rõ trách nhiệm khi xảy ra thừa thiếu). Điều 16. Ngân hàng, Kho bạc Nhà nước thành lập Hội đồng kiểm đếm tờ số tiền đã nhận theo phương thức giao nhận theo bó đủ 10 thếp nguyên niêm phong có sự chứng kiến của người đại diện đơn vị giao (hoặc được đơn vị giao ủy quyền) và phải kiểm đếm xong trong thời gian quy định sau: 1. Thời gian đếm kiểm: a. Trong thời gian 1 tháng kể từ khi nhận tiền điều chuyển từ Kho tiền Trung ương, Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, chi nhánh tổ chức tín dụng tỉnh, thành phố khác đến; b. Trong thời gian 15 ngày kể từ khi Kho bạc Nhà nước nhận tiền từ các ngân hàng trên địa bàn tỉnh, thành phố; c. Trong thời gian 15 ngày kể từ khi tổ chức tín dụng nhận tiền từ Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng khác trên địa bàn tỉnh, thành phố (nếu đơn vị nhận cần phải kiểm đếm tờ do không tín nhiệm số tiền đã giao nhận theo bó nguyên niêm phong). 2. Trình tự kiểm đếm tờ của bó tiền: a. Trước khi mở một bó tiền để kiểm đếm, người kiểm soát kỹ bó tiền đó theo đúng nguyên tắc quy định. b. Phải dùng dao hoặc cắt dây buộc của bó tiền để không làm rách giấy niêm phong và phải giữ giấy niêm phong cho đến khi đếm xong bó bạc, không được để lẫn lộn giấy niêm phong bó tiền này với niêm phong bó tiền khác. c. Thực hiện kiểm đếm từng tờ và xử lý khi kiểm đếm tờ theo Điều 17 Chế độ này. Điều 17. Xử lý khi kiểm đếm tờ của từng bó tiền: 1. Nếu bó tiền không thừa, thiếu, lẫn loại, người kiểm đếm thứ hai hủy ngay niêm phong của bó tiền đó và đóng gói, niêm phong tiền mới. 2. Nếu phát hiện có các trường hợp như: thừa (thiếu) tờ, lẫn loại, có tiền màu, tiền giả, tiền bị phá hoại; lẫn tiền rách nát (đối với bó tiền lành), lẫn những tờ tiền lành, mới (đối với các bó tiền rách nát) thì xử lý như sau: a. Đối với các bó tiền có tiền giả, tiền bị phá hoại, tiền mẫu... thì rút các tờ đó ra giữ lại kèm với tờ niêm phong của bó tiền và báo cáo với Hội đồng kiểm đếm và người chứng kiến (nếu có), để kiểm tra lại, lập biên bản và xử lý theo chế độ hiện hành; b. Sau khi đã loại trừ các tờ tiền giả, tiền bị phá hoại, tiền mẫu, nếu tổng số còn lại đủ 100 tờ cùng mệnh giá, được xác định là bó tiền đủ, thì đóng gói và niêm phong đúng quy định. c. Bó tiền được xác định là thừa hoặc thiếu thì báo cáo Hội đồng kiểm đếm và người chứng kiến (nếu có) để kiểm tra lại và xử lý bằng cách: nếu thừa tờ thì rút ra các tờ thừa, nếu thiếu tờ thì bù vào cho đủ để đóng gói; giữ giấy niêm phong của bó tiền thừa (thiếu), ghi ở mặt sau của tờ niêm phong về các yếu tố: ngày tháng năm đếm kiểm, kết quả đếm kiểm, xác định bó tiền thừa hay thiếu (số tờ, thành tiền), kể cả trường hợp lẫn loại dẫn đến thiếu hoặc thừa tiền và ký tên xác nhận, đồng thời yêu cầu người chứng kiến (nếu có) ký tên, sau đó nộp cho Hội đồng kiểm đếm để làm căn cứ lập biên bản; d. Đối với các bó tiền đủ số tiền (về giá trị) nhưng có lẫn loại tiền, phải đổi những tờ lẫn loại để đóng thếp, bó cho đủ số tờ cùng mệnh giá tiền. Nếu có lẫn tiền rách nát vào bó tiền lành và ngược lại cũng phải đổi để lấy tiền lành hoặc rách nát để đóng bó riêng theo đúng quy định. Điều 18. Trường hợp đã nhận theo bao tiền nguyên niêm phong kẹp chì mà phải tổ chức kiểm đếm tờ: Hội đồng kiểm đếm tổ chức kiểm đếm các bó, thếp tiền trong bao, cuối cùng là kiểm đếm tờ trong các bó tiền. Trình tự kiểm đếm: 1. Trước hết phải kiểm tra tình trạng thực tế từ bên ngoài của bao tiền; 2. Mở bao tiền, kiểm tra, đếm đủ số lượng bó tiền so với số lượng ghi trên niêm phong bao tiền; 3. Kiểm tra từng bó tiền. Nếu các nội dung cần kiểm soát đều khớp đúng với các yếu tố ghi trên niêm phong thì hủy giấy niêm phong của bao tiền đó. Trường hợp bao tiền có thừa, thiếu, lẫn loại các bó tiền; các bó tiền có thừa, thiếu thếp; trên niêm phong không có đủ các yếu tố, thì lập biên bản ghi rõ thực trạng kèm theo giấy niêm phong của bao tiền để xử lý. Sau đó kiểm đếm từng tờ và xử lý theo trình tự quy định tại Điều 16 và Điều 17 Chế độ này. Điều 19. Người chứng kiến là người đại diện cho ngân hàng bên giao đến chứng kiến việc tổ chức kiểm đếm của Hội đồng kiểm đếm ngân hàng bên nhận. Người chứng kiến phải là người có nghiệp vụ kho - quỹ và có tinh thần trách nhiệm cao, có tín nhiệm trong công tác; Ngân hàng có tiền giao, trực tiếp cử người đến ngân hàng, Kho bạc Nhà nước nơi nhận chứng kiến. Giám đốc ngân hàng phải có ủy quyền bằng văn bản và xác nhận chữ ký của người chứng kiến gửi tới ngân hàng nhận tiền; Trường hợp tiền mặt của các tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước nộp vào Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước trên địa bàn tỉnh, thành phố, sau đó điều chuyển di tỉnh, thành phố khác thì Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước nơi xuất cử người hoặc điều động người từ các tổ chức tín dụng đi chứng kiến; nếu chi cho tổ chức tín dụng trên địa bàn mà đơn vị nhận cần lập Hội đồng đếm kiểm tờ hoặc chi cho Kho bạc Nhà nước thì việc cử người đi chứng kiến theo quy định này. Tiền mặt đã lưu thông được nhập về Kho tiền Trung ương, sau đó điều chuyển đi chi nhánh Ngân hàng Nhà nước các địa phương khác thì khi tiền Trung ương trực tiếp xuất giao tiền cử cán bộ đi chứng kiến. Điều 20. Người chứng kiến phải trực tiếp xem xét, chứng kiến việc đếm kiểm. Nếu Hội đồng xác định về các trường hợp sai sót (không còn nguyên niêm phong của bao tiền, bó tiền; phát hiện các trường hợp thừa thiếu, lẫn loại, trên giấy niêm phong ghi không đủ, đúng các yếu tố) trong các bao tiền, bó tiền đếm kiểm, phải trực tiếp xem xét, xác định đúng thực trạng ký tên xác nhận vào mặt sau của tờ giấy niêm phong bao hay bó tiền có sai sót đó. Điều 21. Trường hợp các ngân hàng tín nhiệm lẫn nhau, Kho bạc Nhà nước tín nhiệm tiền của ngân hàng không cần phải chứng kiến trực tiếp thì Giám đốc ngân hàng, Giám đốc kho tiền Trung ương xuất giao tiền có ủy quyền bằng văn bản cho ngân hàng, Kho bạc Nhà nước nhận tiền lập Hội đồng kiểm đếm. Điều 22. Kiểm đếm, giao nhận ngoại tệ, giấy tờ có giá: 1. Chỉ thu nhận những loại ngoại tệ ngân hàng đang mua vào. Kiểm đếm, giao nhận ngoại tệ giữa ngân hàng với khách hàng; giữa Kho tiền Trung ương với Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước; giữa các chi nhánh Ngân hàng Nhà nước; giữa Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước với tổ chức tín dụng; giữa các tổ chức tín dụng phải thực hiện kiểm, đếm từng tờ và thực hiện theo quy trình quy định tại Phụ lục số 2 của Chế độ này). 2. Kiểm đếm, chọn lọc, xử lý khi kiểm đếm tờ giấy tờ có giá thực hiện như đối với tiền mặt. 3. Giao nhận giấy tờ có giá trị thực hiện như sau: a. Giao nhận giữa ngân hàng với khách hàng; giữa Ngân hàng Nhà nước với tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước; giữa tổ chức tín dụng với Kho bạc Nhà nước; giữa các tổ chức tín dụng phải kiểm, đếm từng tờ và thực hiện theo quy trình thu chi tiền mặt quy định tại Phụ lục số 1 của Chế độ này. b. Giao nhận giữa Nhà in ngân hàng với Kho tiền Trung ương, giữa Kho tiền Trung ương với Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước; giữa các Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước; giữa các Kho tiền Trung ương: - Giấy tờ có giá mới in giao nhận theo bao nguyên niêm phong như đối với tiền mặt hoặc bó nguyên niêm phong (nếu không chẵn bao); giấy tờ có giá đã qua lưu thông thì giao nhận theo bó nguyên niêm phong của Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước. Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước nhận phải thành lập Hội đồng kiểm đếm tờ trước khi chi cho tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước hay khách hàng; - Giấy tờ có giá hết thời hạn lưu hành: giao nhận theo bó nguyên niêm phong của Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước. Chương III QUẢN LÝ TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ TRONG KHO QUỹ NGÂN HÀNG Mục I. TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ KHO QUỹ NGÂN HÀNG Điều 23. Vụ trưởng Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ, Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước là người thay mặt Thống đốc Ngân hàng Nhà nước; Giám đốc chi nhánh tổ chức tín dụng là người thay mặt Tổng Giám đốc tổ chức tín dụng phải chịu trách nhiệm về công tác quản lý, đảm bảo an toàn tuyệt đối, bí mật toàn bộ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và kho tiền tại đơn vị mình, phải trang bị những phương tiện, thiết bị đảm bảo an toàn; áp dụng các biện pháp cần thiết nhằm chống mất mát, nhầm lẫn, đề phòng trộm cướp, hỏa hoạn, ngập lụt, chống ẩm ướt, mối mọt và các nguyên nhân khác đảm bảo chất lượng các loại tiền, tài sản. Giám đốc phải quản lý và giữ chìa khóa một ổ khóa cánh cửa ngoài của cửa kho tiền; trực tiếp mở, khóa cửa; cùng vào, ra kho tiền với các thành viên giữ chìa khóa kho tiền để giám sát việc xuất, nhập, bảo quản tài sản trong kho tiền. Điều 24. Trưởng phòng Kế toán chịu trách nhiệm quản lý, giám sát đảm bảo an toàn tuyệt đối tài sản trong kho quỹ và có nhiệm vụ chủ yếu: 1. Tổ chức hạch toán tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá theo chế độ kế toán - thống kê; hướng dẫn, kiểm tra việc mở và ghi chép sổ sách của thủ quỹ, thủ kho tiền; 2. Quản lý và giữ chìa khóa một ổ khóa cách cửa ngoài cửa kho tiền; trực tiếp mở, khóa cửa; cùng vào, ra kho tiền với các thành viên giữ chìa khóa cửa kho tiền để giám sát việc xuất, nhập, bảo quản tài sản trong kho tiền; 3. Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế toán và sổ sách của thủ quỹ, thủ kho tiền đảm bảo tính chất hợp lệ, hợp pháp và sự khớp đúng; 4. Trực tiếp kiểm kê tài sản định kỳ hoặc đột xuất đảm bảo sự khớp đúng giữa tồn quỹ thực tế với tồn quỹ trên sổ sách kế toán và số sách của thủ quỹ, thủ kho tiền, ký xác nhận tồn quỹ thực tế trên sổ quỹ, số theo dõi từng loại tài sản, sổ kiểm kê, thẻ kho. Điều 25. Thủ kho tiền hoặc thủ quỹ ngân hàng là người chịu trách nhiệm chính đảm bảo an toàn tuyệt đối các loại tài sản bảo quản trong kho tiền; thực hiện xuất nhập kho hoặc thu chi tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá tại nơi giao dịch chính xác, kịp thời, đầy đủ. 1. Nhiệm vụ cụ thể: - Thực hiện việc xuất - nhập kho hay thu - chi tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, giấy tờ in quan trọng từng lần theo đúng lệnh, đúng chứng từ kế toán, bảng kê hay biên bản giao nhận tiền mặt, tài sản hợp lệ, hợp pháp; - Mở các sổ quỹ, sổ chi tiết theo dõi từng loại tiền, tài sản, thẻ kho, các sổ sách cần thiết khác; ghi chép và bảo quản các sổ sách, giấy tờ đầy đủ, rõ ràng, chính xác; -Tổ chức sắp xếp tiền, tài sản trong kho tiền và nơi giao dịch gọn gàng kho học theo đúng quy định, áp dụng các biện pháp chống ẩm mốc, mối xông, chuột cắn, đảm bảo vệ sinh kho tiền và quầy giao dịch; - Quản lý và giữ chìa khóa 1 ổ khóa thuộc cánh cửa trong cửa kho tiền bảo quản tài sản được giao. Thủ quỹ, thủ kho có quyền: - Từ chối xuất nhập, thu chi bất kỳ tài sản nào nếu không có lệnh, chứng từ kế toán hợp pháp; - Không cho nhập vào kho tiền những tài sản, giấy tờ không được quy định bảo quản trong kho tiền; - Không cho những người không có trách nhiệm, không được lệnh vào nơi giao dịch và kho tiền do mình quản lý. 2. ở Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, thủ kho tiền bảo quản Quỹ dự trữ phát hành và các tài sản khác trong kho tiền. Nếu kho tiền chỉ có một cửa kho thì thủ kho tiền giữ chìa khóa cửa kho tiền theo quy định, cuối ngày tài sản Quỹ nghiệp vụ phát hành phải đóng gói niêm phong trong các bao, hòm và gửi vào kho tiền bảo quản, có biên bản giao nhận và ghi sổ gửi sổ tài sản đúng quy định. 3. ở các Kho tiền Trung ương, có thể bố trí một số thủ kho tiền: thủ kho Quỹ dự trữ phát hành; thủ kho tài sản quý, tài sản nhận gửi, các giấy tờ tin quan trọng; thủ kho giấy tờ có giá. 4. Giúp cho thủ quỹ, thủ kho tiền trong việc kiểm đếm, vận chuyển, đóng gói tiền mặt, tài sản có một số kiểm ngân, nhân viên kỹ thuật vàng bạc, đá quý và một số nhân viên bốc xếp vận chuyển. ở các kho tiền Trung ương có một tổ kiểm ngân và một tổ vận chuyển bốc xếp làm công việc đếm kiểm và vận chuyển, bốc xếp tài sản. Điều 26. Trưởng phòng Tiền tệ - kho quỹ hoặc Trưởng phòng Ngân quỹ; có nhiệm vụ như sau: 1. Trực tiếp tổ chức thực hiện nghiệp vụ quản lý kho quỹ, điều hành, phối hợp hoạt động của các tổ công tác (tổ thu, tổ chi, tổ kiểm ngân, tổ bốc xếp, vận chuyển); 2. Hướng dẫn nghiệp vụ quản lý kho quỹ, an toàn kho quỹ; 3. Tổ chức việc đếm kiểm, đóng gói, giao nhận, sắp xếp, bảo quản tài sản; bảo vệ kho tiền; vận chuyển hàng đặc biệt; 4. Tổ chức chuẩn bị tốt các điều kiện cho việc kiểm kê tài sản và tham gia kiểm tra, kiểm kê, bàn giao tài sản kho quỹ. Điều 27. Tùy theo yêu cầu, quy mô hoạt động quản lý hay kinh doanh của các cấp ngân hàng mà tổ chức mô hình bộ phận nghiệp vụ kho quỹ theo quy định sau: 1.Đối với ngân hàng có địa bàn hoạt động rộng (có nhiều cửa hàng, bàn tiết kiệm, bàn đổi tiền, phòng giao dịch) hoặc có số lượt khách giao dịch nhiều, phải tổ chức riêng tổ thu, tổ chi hoặc có thu, chi nhiều loại tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá phải có tổ chức bộ phận quỹ hoàn chỉnh, gồm có: a. Trưởng quỹ. b. Thủ quỹ tiền mặt, giấy tờ có giá; thủ quỹ ngoại tệ; thủ quỹ các chứng từ có giá trị ngoại tệ; thủ quỹ vàng bạc. Từng thủ quỹ phải chịu trách nhiệm tài sản trong phạm vi được giao. c. Tổ thu, tổ chi, tổ kiểm ngân (mỗi tổ có Tổ trưởng và một số kiểm ngân). ở những nơi có điều kiện tổ chức một số tổ thu, mỗi tổ thu đảm nhận kiểm đếm tờ toàn bộ số tiền nhận của khách hàng, thì không cần tổ chức tổ kiểm ngân. d. Tổ chức tín dụng có thể bố trí 1 thủ kho tiền: thủ kho không trực tiếp giao dịch với khách hàng mà chỉ được giao nhiệm vụ bảo quản tài sản trong kho tiền. Cuối ngày làm việc, tiền mặt, tài sản sau khi đã kiểm kê, Trưởng quỹ hoặc thủ quỹ giao sang cho thủ kho bảo quản trong kho tiền; đầu ngày hôm sau thủ kho giao tiền mặt, tài sản cho thủ quỹ hoặc Trưởng quỹ. Ngoài ra thủ kho còn được giao nhiệm vụ bảo quản tài sản quý thế chấp, cầm đồ; hiện vật quý nhận gửi (nếu có). Nếu không bố trí thủ kho tiền thì có thể Trưởng quỹ kiêm nhiệm thủ kho tiền hay chỉ định một thủ quỹ kiêm thủ kho tiền. 2. Đối với ngân hàng không cần tổ chức nhiều tổ thu, chi riêng, không cần bố trí Trưởng quỹ, thì bộ phận quỹ chỉ cần một thủ quỹ và một, hai kiểm ngân; thủ quỹ phải trực tiếp đảm nhận các nhiệm vụ tương ứng của Trưởng quỹ và các Tổ trưởng trên đây. 3. Đối với ngân hàng chỉ bố trí một thủ quỹ kiêm cả thu và chi tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá thì quỹ phải tự đảm nhận tất cả mọi công việc và tự chịu trách nhiệm tài sản. Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán, Trưởng phòng Tiền tệ - kho quỹ (Ngân quỹ) phải kiểm tra, giám sát thường xuyên việc của thủ quỹ. 4. Các ngân hàng có tổ chức bộ phận quỹ theo Khoản 2, Khoản 3 Điều này, thủ quỹ trực tiếp chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản tài sản trong kho tiền. 5. Các tổ chức công tác lưu động, bộ phận làm thêm ca, bàn thu đổi tiền tệ có thể phải bố trí một người kiêm một số hành nghiệp vụ (lập chứng từ, hạch toán, thu, phát tiền) thì Giám đốc ngân hàng phải có văn bản giao nhiệm vụ cụ thể và áp dụng phương thứ cho nhận tạm ứng tiền đầu ngày và thanh toán dứt điểm trong ngày số tiền đã tạm ứng. Điều 28. Trưởng quỹ là người điều hành mọi công việc thu - chi tiền mặt, bảo quản an toàn tiền mặt, tài sản khác trong kho quỹ. Nhiệm vụ chủ yếu của Trưởng quỹ: 1. Chỉ đạo, điều hành công việc hàng ngày của các tổ trưởng, thủ quỹ; 2. Hướng dẫn khách hàng về thủ tục giấy tờ và chuẩn bị tiền khi giao dịch với ngân hàng; xử lý các việc phát sinh hàng ngày trong quan hệ giao dịch tiền mặt giữa ngân hàng với khách hàng; nghiên cứu ý kiến của khách hàng để xây dựng phong cách, thái độ phục vụ văn minh lịch sự của anh chị em thủ quỹ, kiểm ngân; 3. Tổ chức và kiểm tra việc ghi chép sổ sách, giấy tờ về hoạt động của quỹ nghiệp vụ; 4. Hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra trong phạm vi được giao việc thực hiện chế độ quản lý kho quỹ và các văn bản khác có liên quan; 5. Chủ động giải quyết và tham mưu cho các bộ phận chức năng trong cơ quan, Giám đốc ngân hàng các ngành có liên quan trong việc kiểm tra, xác minh, xử lý các vụ thiếu, thừa nhầm lẫn, hư hỏng tiền bạc trong kho quỹ; các trường hợp tiền bị phá hoại; tiền giả phát hiện được khi thu tiền mặt của khách hàng; 6. Phó Trưởng quỹ làm các công việc do Trưởng quỹ phân công và thay Trưởng quỹ khi vắng mặt. Điều 29. Đối với các ngân hàng có tổ chức nhiều tổ thu, tổ chi bố trí thủ quỹ làm Tổ trưởng tổ thu hay Tổ trưởng tổ chi. 1. Tổ trưởng có nhiệm vụ: - Tổ chức thực hiện quy trình thu hoặc chi tiền mặt đối với khách hàng thuộc trách nhiệm tổ được phân công; - Kiểm tra các kiểm ngân trong tổ về kiểm đếm, đóng gói niêm phong tiền mặt; - Tổ trưởng tổ thu trực tiếp giao tiền thu được của tổ (đã được kiểm đếm, đóng gói, niêm phong) cho Trưởng quỹ từng lần trong ngày và cuối ngày; - Tổ trưởng tổ chi trực tiếp nhận tiền từ Trưởng quỹ để chi trong ngày, kiểm tra toàn bộ chứng từ, giấy tờ cần thiết và số tiền của mỗi món chi, trước khi phát tiền cho từng khách hàng; - Trực tiếp ghi chép sổ sách, xử lý chứng từ. 2. Trong một ngày giao dịch, trong bất kỳ trường hợp nào cũng không được bố trí Tổ trưởng tổ thu kiểm Tổ trưởng tổ chi và ngược lại. 3. Tổ chức tín dụng được phép kinh doanh ngoại tệ, có thu, chi ngoại tệ và các chứng từ có giá trị ngoại tệ cần tổ chức thu, chi ngoại tệ riêng. Điều 30. Tổ kiểm ngân có nhiệm vụ tổ chức kiểm đếm tờ, chọn lọc số tiền đã nhận của khách hàng theo túi niêm phong hay những món tiền thu khối lượng lớn mà tổ thu đã nhận bó đếm thếp, chuyển sang cho tổ kiểm ngân đếm tờ, để thu ngay cho khách hàng trong ngày. Tổ kiểm ngân của các kho tiền Trung ương giúp việc các Hội đồng kiểm đếm, chọn lọc các loại tiền đã nhận từ các chi nhánh Ngân hàng Nhà nước về. 1. Tổ trưởng tổ kiểm ngân nhận các bao, túi tiền nguyên phong của Trưởng quỹ hoặc thủ quỹ hay Tổ trưởng tổ thu giao để tổ chức đếm kiểm tờ. 2. Tổ trưởng giao tiền trực tiếp cho từng kiểm ngân hay nhóm kiểm ngân kiểm đếm, chọn lọc tiền theo từng đơn vị khách hàng nộp tiền. 3. Kiểm ngân phải làm đầy đủ đúng quy định khi mở bao nguyên niêm phong kiểm bó, thếp, khớp đúng với các yếu tố ghi trên niêm phong bao tiền; sau đó kiểm đếm tờ trước sự chứng kiến của khách hàng hay Hội đồng đếm kiểm. Mọi thừa thiếu bó, thếp trong bao tiền phải xử lý đúng quy định hiện hành. 4. Sau khi kiểm ngân đếm xong từng món tiền, hay cuối mỗi buổi, cuối mỗi ngày làm việc, Tổ trưởng kiểm ngân nhận lại số tiền đã đếm kiểm, kiểm tra lại các bó tiền đã niêm phong, giao toàn bộ cho Trưởng quỹ. Trường hợp có tiền chưa đếm hết cũng phải đóng gói niêm phong đúng quy định, giao cho Trưởng quỹ. Tổ trưởng phải mở sổ sách theo dõi cụ thể số tiền nhận được và giao cho Trưởng quỹ, tổ thu theo từng đơn vị khách hàng, chi tiết theo từng loại tiền (số lượng bao, bó, tổng số tiền). Đồng thời lập sổ theo dõi số tiền giao nhận cụ thể với từng kiểm ngân, nhóm kiểm ngân khi giao nhận phải ký xác nhận rõ ràng. Điều 31. Nhiệm vụ chủ yếu của kiểm ngân là kiểm đếm, đóng gói, sắp xếp tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá theo Chế độ này. Điều 32. Nhân viên bốc xếp vận chuyển (còn gọi là phụ kho) trực tiếp giúp thủ quỹ, thủ kho tiền về các việc kiểm đếm, đóng gói, vận chuyển, bốc xếp tiền mặt, tài sản, vật tư chuyên dùng cho kho quỹ. Thực hiện nhiệm vụ áp tải hàng đặc biệt (nếu có đủ điều kiện) theo quy định tại chương IV của Chế độ này; được thay thế thủ kho tiền khi vắng mặt nếu có văn bản chỉ định của Giám đốc ngân hàng. ở các ngân hàng không cần bố trí nhân viên bốc xếp vận chuyển chuyên trách thi kiểm ngân, thủ quỹ, thủ kho tiền trực tiếp đảm nhận nhiệm vụ bốc xếp vận chuyển tiền mặt, tài sản kho quỹ. Điều 33. Khi đã ứng dụng công nghệ thông tin, mô hình tổ chức nghiệp vụ ở Phòng Tiền tệ - kho quỹ ngân hàng, Kho tiền Trung ương hình thành 2 bộ phận riêng biệt: 1. Giao dịch với khách hàng, bảo quản tài sản kho quỹ do thủ quỹ, thủ kho tiền đảm nhận. 2. Trưởng (hoặc Phó) phòng Tiền tệ - kho quỹ. Giám đốc Kho tiền Trung ương (hoặc Phó Giám đốc) Thứ trưởng nhiệm vụ kiểm soát thông tin nhập vào máy, kiểm soát đảm bảo thực hiện quy trình nghiệp vụ thu chi tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá (đây là bộ phận kiểm soát nghiệp vụ nội bộ Phòng hoặc nội bộ Kho tiền Trung ương). Điều 34. Thủ kho tiền ở Kho tiền Trung ương do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước bổ nhiệm, theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ - Đào tạo và Vụ trưởng Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ. Các thủ quỹ, thủ kho tiền của Chi nhánh ngân hàng do Giám đốc chi nhánh ngân hàng bổ nhiệm. Giám đốc ngân hàng có quyết định bổ nhiệm và bãi miễn cán bộ giữ các chức danh quản lý bộ phận kho quỹ quy định tại Điều 27 trên đây; quyết định biên chế, bố trí cán bộ, nhân viên theo đúng chức danh (hoặc kiêm nhiệm chức danh cấp dưới). Đối với chi nhánh trực thuộc tổ chức tín dụng cấp trên, nếu được tổ chức Quỹ nghiệp vụ thì Giám đốc tổ chức tín dụng cấp trên trực tiếp quyết định bổ nhiệm, bãi miễn cán bộ quản lý bộ phận nghiệp vụ kho quỹ theo đề nghị của Giám đốc tổ chức tín dụng trực thuộc. Điều 35. Việc lựa chọn thủ quỹ, thủ kho tiền, kiểm ngân, phụ kho của các ngân hàng và Kho tiền Trung ương phải đảm bảo đúng các quy định của Nhà nước và của ngành. Trong công tác tổ chức cán bộ, phải chú trọng giáo dục phẩm chất đạo đức, quan tâm thường xuyên đến hoàn cảnh gia đình, quan hệ xã hội, quan hệ kinh tế của những cán bộ trực tiếp làm công tác kho quỹ. Soát xét thường xuyên đội ngũ cán bộ kho quỹ, kịp thời đưa ra khỏi công tác kho quỹ những cán bộ kém mất phẩm chất; có liên quan đến các hoạt động hụi, họ, đề, cờ bạc, buôn lậu, kinh doanh bất hợp pháp. Cán bộ trực tiếp làm công tác kho quỹ như: Thủ quỹ, thủ kho tiền, kiểm ngân, phụ kho phải thuộc biên chế chính thức hoặc hợp đồng dài hạn của ngân hàng. Điều 36. Quy định ủy quyền của các thành viên tham gia quản lý kho quỹ: 1. Giám đốc ngân hàng được ủy quyền bằng văn bản cho các Phó Giám đốc thay mình quản lý kho quỹ trong một thời gian nhất định, người được ủy quyền phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Giám đốc về việc quản lý kho quỹ theo Chế độ này. 2. Trưởng phòng Kế toán được ủy quyền bằng văn bản cho Phó trưởng phòng thay mình quản lý kho quỹ trong một thời gian nhất định, phải được Giám đốc ngân hàng chấp nhận bằng văn bản. Người được ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và Giám đốc ngân hàng về quản lý kho quỹ theo Chế độ này. 3. Thủ quỹ, thủ kho tiền chỉ được đề nghị Giám đốc ngân hàng cử người thay mình trong các trường hợp nghỉ phép, nghỉ làm việc theo chế độ: ốm đau, đi công tác, đi họp, đi học. Mỗi lần thủ quỹ, thủ kho tiền cần nghỉ việc trong các trường hợp trên, phải có văn bản đề nghị và được Giám đốc chấp thuận. Giám đốc có văn bản cử người thay thế và phải tổ chức kiểm kê, bàn giao tài sản. Người được cử thay thế phải chịu trách nhiệm đảm bảo bí mật, an toàn tuyệt đối tài sản trong thời gian được giao nhiệm vụ. 4. Khi Giám đốc hay trưởng phòng Kế toán vắng mặt, Giám đốc ngân hàng quyết định tổ chức kiểm kê và bàn giao tài sản trong kho quỹ (có thể bàn giao một phần hay toàn bộ tài sản, nếu phần nào không phải bàn giao, cần niêm phong bảo quản riêng) để người nhận có trách nhiệm đầy đủ. 5. Khi bàn giao lại tài sản, người được ủy quyền phải báo cáo lại công việc đã làm về quản lý kho quỹ cho người ủy quyền và các thành viên tham gia quản lý kho quỹ biết. Người được ủy quyền không được ủy quyền tiếp cho người khác thay thế mình. Mục II. NGUYÊN TẮC THU - CHI TIỀN MẶT, GIẤY TỜ CÓ GIÁ VÀ TÀI SẢN QUÝ TRONG CÁC QUỹ NGÂN HÀNG Điều 37. Mọi khoản thu, chi tiền mặt, mua bán tài sản quý, giấy tờ có giá (gọi tắt là tiền mặt, tài sản) của ngân hàng đều phải thực hiện thông qua quỹ ngân hàng. Nghiêm cấm thu chi tiền mặt tài sản để ngoài quỹ; giả thu, giả chi. Thu, chi tiền mặt, tài sản phải căn cứ vào chứng từ kế toán hợp pháp theo quy định hiện hành của Nhà nước, của Ngân hàng Nhà nước và của từng hệ thống ngân hàng quy định. Trước khi thu, chi tiền mặt và tài sản, nhân viên thu hoặc chi phải kiểm soát tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán. Thu, chi tiền mặt phải tuân thủ đúng quy trình nghiệp vụ (Phụ lục số 1) của Chế độ này). Khi có thu, chi ngoại tệ ngoài việc tuân thủ quy trình nghiệp vụ đã quy định như đối với tiền mặt theo Phụ lục số 1, còn phải tuân thủ những quy định tại (Phụ lục số 2 của Chế độ này). Trường hợp ứng dụng công nghệ thông tin vào nghiệp vụ thu, chi tiền mặt; xuất nhập tài sản phải tuân thủ quy trình nghiệp vụ tại (Phụ lục số 3 của Chế độ này). Khi tổ chức thu tiền mặt của khách hàng theo túi niêm phong, ngoài tuân thủ các quy định chung còn phải tuân thủ quy trình nghiệp vụ tại (Phụ lục số 4 của chế độ này). Điều 38. Mỗi chứng từ kế toán thu tiền mặt hoặc nhập kho tài sản phải kèm theo một Bảng kê phân loại tiền nộp do khách hàng lập (hoặc một Biên bản giao nhận tiền) theo mẫu in sẵn thống nhất. Mỗi chứng từ kế toán chi tiền mặt thủ quỹ phải lập Bảng kê chi các loại tiền; mỗi chứng từ kế toán xuất kho tài sản, thủ kho tiền phải lập Biên bản giao nhận tiền mặt, tài sản. Căn cứ để lập Bảng kê các loại tiền chi hay Biên bản giao nhận là tổng số tiền ghi trên chứng từ kế toán và tính chất của khoản chi, cơ cấu tiền mặt theo quy định và thực tế các loại tiền mặt hiện có trong Quỹ ngân hàng để chi ra các loại tiền lưu thông đang cần thiết. Tổng số các loại tiền trên bảng kê hay biên bản giao nhận phải khớp đúng với số tiền ghi bằng số và bằng chữ trên chứng từ kế toán. Điều 39. Tiền mặt thu vào hay chi ra (hoặc xuất nhập tài sản khác), phải đảm bảo đủ và đúng với tổng số tiền, tổng giá trị tài sản ghi bằng số và bằng chữ trên chứng từ kế toán; đủ và đúng về số lượng, giá trị từng loại tiền, tài sản và tổng số tiền ghi trên bảng kê hay biên bản giao nhận. Thu chi tiền mặt, xuất nhập tài sản thực hiện vào ngày, tháng, năm nào thì trên chứng từ kế toán, bảng kê phân loại tiền hay biên bản giao nhận tài sản, sổ quỹ, sổ thu, sổ chi và sổ nhật ký quỹ của kế toán phải ghi đúng ngày, tháng, năm đó. Trên chứng từ kế toán và bảng kê thu, chi các loại tiền hay biên bản giao nhận tiền, tài sản phải có chữ ký của khách hàng và thủ quỹ, thủ kho tiền ngân hàng theo mẫu mực và vị trí quy định. Điều 40. Không thu vào các quy ngân hàng các loại tiền của khách hàng đem nộp không đủ tiêu chuẩn lưu thông do nguyên nhân có tính chất phá hoại, tiền giả, tiền mẫu... Khi phát hiện các loại tiền này, kiểm ngân phải báo cáo với Trưởng quỹ hoặc thủ quỹ để lập biên bản, giữ lại hiện vật và xử lý theo các quy định hiện hành. Khi thu tiền phải chọn lọc riêng tiền lành đủ tiêu chuẩn lưu thông và tiền rách nát do quá trình lưu thông đúng theo tiêu chuẩn quy định hiện hành và đóng gói riêng từng loại. Tất cả các đơn vị ngân hàng có giao dịch tiền mặt trực tiếp với khách hàng (cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp và cá nhân) có trách nhiệm phải thu nhận và đổi tiền rách nát thường xuyên, thuận tiện cho khách hàng mỗi khi họ có yêu cầu. Tiền mặt chi ra cho khách hàng phải là tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông. Điều 41. Thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá qua quỹ ngân hàng đều phải đếm kiểm qua tay hai người, nếu có một người thì phải tự mình kiểm tra lại. Khách hàng nộp tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải chứng kiến khi ngân hàng kiểm đếm tài sản của mình nộp. Khách hàng lĩnh tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải kiểm đếm lại trước khi rời khỏi quầy chi của ngân hàng. Ngân hàng phải tạo điều kiện để cho khách hàng chứng kiến việc ngân hàng kiểm đếm tiền khách hàng nộp và khách hàng kiểm đếm lại khi lĩnh tiền ngân hàng. Điều 42. Việc ghi chép sổ sách và xử lý chứng từ của từng môn thu hay chi tiền mặt tài sản phải theo đúng quy trình nghiệp vụ. Sau khi hoàn thành mỗi món thu hay chi, thủ quỹ, thủ kho tiền trả một liên bảng kê hoặc biên bản giao nhận cho khách hàng và giao ngay các chứng từ thu - chi đó cho kế toán bằng đường dây nội bộ (các loại sổ sách được quy định tại Phụ lục số 5 của Chế độ này). Hàng ngày, hàng tháng các bảng kê phân loại tiền và biên bản giao nhận tiền, tài sản được đóng thành tập gồm 2 phần thu và chi, phần thu xếp trên, phần chi ở dưới; trong từng phần sắp xếp theo thứ tự chứng từ kế toán từ đầu đến cuối ngày (tháng) giao dịch. Các bảng kê và biên bản giao nhận này được bảo quản trong thời hạn 2 năm. Chương IV BẢO QUẢN TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ TRONG KHO QUỹ NGÂN HÀNG Mục I. TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT KHO TIỀN, NƠI GIAO DỊCH VÀ CÁC HỆ THỐNG THIẾT BỊ, PHƯƠNG TIỆN KỸ THUẬT, ĐẢM BẢO AN TOÀN KHO QUỸ Điều 43. Kho tiền, nơi giao dịch, các hệ thống thiết bị, phương tiện kỹ thuật đảm bảo an toàn kho quỹ ngân hàng phải tuân thủ tiêu chuẩn do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định. Mục II. BẢO QUẢN TIỀN MẶT VÀ TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ KHI GIAO DỊCH Điều 44. 1. Giám đốc ngân hàng, Trưởng phòng Kế toán, Trưởng phòng Tiền tệ, thủ quỹ, kiểm ngân và những người khác có nhiệm vụ vào nơi giao dịch phải mặc áo choàng ngoài (không có túi), không được mang túi xách, ví, cặp, tiền bạc, tài sản cá nhân khác; phải khóa cửa ra vào, khi ai cần ra ngoài ra phải báo cáo và được trưởng quỹ (thủ quỹ) đồng ý mở cửa cho ra. Trước khi ra khỏi nơi giao dịch phải cất hết tiền, vàng bạc, tài sản khác vào tủ, két sắt và đóng khóa cẩn thận. 2. Những người được làm việc trong nơi giao dịch không được làm việc riêng và tuyệt đối không được ở lại trong giờ nghỉ tại nơi giao dịch. Ngân hàng Nhà nước không được bố trí một mình thủ quỹ làm việc ở nơi giao dịch. 3. Người nào không có nhiệm vụ không được vào trong quầy giao dịch. 4. Cấm tuyệt đối người ngoài cơ quan ngân hàng vào bên trong nơi giao dịch, trường hợp cần thiết phải được Giám đốc ngân hàng chấp thuận. 5. Nơi giao dịch phải có nội quy cụ thể. Điều 45. Trong giờ làm việc, tất cả tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá phải được xếp gọn gàng ngăn nắp trong các hòm, tủ, két sắt theo từng loại tiền, từng loại tài sản. Không được để tiền, tài sản đã giao nhận, kiểm đếm hoặc đã nhận xong của khách hàng trên mặt bàn làm việc, nhất là bàn gần khách hàng giao dịch. Hết giờ làm việc buổi sáng, phải khóa và niêm phong các két sắt có bảo quản tiền, tài sản (niêm phong có chữ ký của người được giao quản lý phương tiện và Trưởng quỹ hay Tổ trưởng trưởng tổ thu, chi) hoặc đưa tài sản vào bảo quản trong kho tiền. Hết giờ làm việc trong ngày, toàn bộ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá được đưa vào bảo quản trong kho tiền. Điều 46. Tổ thu không được giao tiền trực tiếp cho tổ chi (hoặc ngược lại) mà chỉ nhận hoặc giao trực tiếp với Trưởng quỹ hay thủ quỹ (giữa các tổ thu với Trưởng quỹ; giữa Trưởng quỹ với các tổ chi). Trường hợp thu tiền theo túi niêm phong hoặc món tiền khối lượng lớn, tổ thu không thể trực tiếp đếm tờ được thì Tổ trưởng tổ thu hoặc Trưởng quỹ giao sang cho tổ kiểm ngân tổ chức đếm kiểm tờ. Trong ngày, các tổ thu, tổ kiểm ngân có thể giao tiền nhiều lần theo yêu cầu của Trưởng quỹ hoặc thủ quỹ, nhưng chỉ giao bó nguyên niêm phong; các thếp và tờ lẻ để giao vào lần cuối cùng trong ngày. Tổng số tiền của tổ thu giao các lần trong ngày cho Trưởng quỹ hay thủ quỹ hoặc Tổ trưởng tổ kiểm ngân phải bằng tổng số tiền thu ghi trên các chứng từ thu của kế toán và trên các bảng kê phân loại tiền thu trong ngày. Trong ngày, các tổ chi có thể nhận tiền từ Trưởng quỹ vào đầu ngày và một số lần trong ngày để chi cho khách hàng, nhưng chỉ nhận chẵn bó, nguyên niêm phong. Số tiền chưa chi hết của quỹ chưa chi hết của tổ chi cuối ngày, các bảng kê chi tiền trong ngày, được giao lại đầy đủ cho Trưởng quỹ. Mỗi lần giao nhận giữa Trưởng quỹ hay thủ quỹ với các tổ thu, tổ chi, tổ kiểm ngân hoặc giữa tổ thu và tổ kiểm ngân phải ghi sổ theo dõi giao nhận hoặc lập biên bản giao nhận và ghi sổ theo dõi (ghi rõ từng loại tiền, số lượng bó, tổng số tiền) và chữ ký xác nhận của các bên giao nhận. Điều 47. Các phương tiện bảo quản tiền mặt, tài sản tại nơi giao dịch như két, tủ sắt, xe lưới sắt, phải có ít nhất 2 ổ khóa do thủ quỹ được giao trực tiếp bảo quản tài sản và Trưởng quỹ (hoặc tổ trưởng tổ thu, tổ chi) hay Trưởng phòng, mỗi người quản lý một ổ khóa và giữa chìa khóa; phải có văn bản phân công và giao cho từng người có trách nhiệm sử dụng và bảo quản phương tiện. Có sổ sách theo dõi qúa trình thay đổi người sử dụng chìa khóa các phương tiện này. Chìa khóa đang dùng phải bảo quản ở két sắt ở nơi làm việc, không được mang ra khỏi cơ quan. Chìa khóa dự phòng được niêm phong và bảo quản như đối với chìa khóa dự phòng của phương tiện bảo quản trong kho tiền quy định tại Điều 58, khi mất mát, hư hỏng được xử lý theo như Điều 63 của Chế độ này. Mục III. SẮP XẾP, BẢO QUẢN TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ TRONG KHO TIỀN NGÂN HÀNG Điều 48. Tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, từng loại phải được bảo quản riêng biệt trong kho tiền ngân hàng: 1. Tiền mặt của mỗi quỹ (Quỹ dự trữ phát hành, Quỹ nghiệp vụ phát hành) được bảo quản riêng ở từng kho tiền hoặc từng gian kho. 2. Mỗi loại tài sản quý (ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim loại quý khác) được bảo quản riêng theo tính chất hoặc quyền sở hữu: tài sản của Nhà nước, tài sản thuộc vốn kinh doanh của ngân hàng; hiện vật, tài sản quý nhận bảo quản, tài sản quý thế chấp, cầm đồ. Từng loại tài sản quý được bảo quản riêng ở két, tủ sắt, từng khu vực hay từng gian kho. 3. Các loại giấy tờ có giá, bảo quản riêng ở một gian kho, từng loại được bảo quản riêng trong các tủ, két sắt. 4. Đối với tổ chức tín dụng khi thực hiện dịch vụ cho thuê tủ, két sắt phải có 1 kho riêng đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật của kho tiền để bảo quản các tủ, két sắt cho thuê. Điều 49. Các loại tiền mặt, tài sản khác bảo quản trong kho tiền ngân hàng phải được chọn lọc, đánh giá chất lượng, kiểm đếm số lượng, đóng gói niêm phong đúng quy cách, được xếp gọn gàng khoa học. 1. Tiền mặt bảo quản trong kho tiền phải được đóng bao, niêm phong theo quy định hoặc trong túi niêm phong (tiền nhận theo túi niêm phong của khách hàng) và được xếp trên giá, mỗi loại tiền được xếp theo từng khu vực, từng khối riêng, cách xa từng kho. Các khối tiền lớn phải chia ô, mỗi ô cách biệt nhau để tạo thông thoáng, thuận tiện cho việc xuất nhập và có thể đi lại kiểm tra kho tiền dễ dàng. Sắp xếp để phân biệt rõ tiền lành, tiền rách, tiền không còn giá trị lưu hành. 2. Từng loại tài sản quý được bảo quản trong từng gói, bao có niêm phong để trong hộp tôn nhỏ, có số hiệu, có khóa. Tất cả các bao, gói, hộp tôn nhỏ có niêm phong đều được đưa vào bảo quản trong tủ, két sắt có khóa. 3. Các loại giấy tờ có giá bảo quản trong kho tiền được đóng gói, niêm phong, bảo quản riêng theo từng loại trong bao, két sắt, tủ sắt, hòm tôn. 4. Khi sắp xếp các loại tài sản trong kho tiền, cần bố trí để đảm bảo thực hiện nguyên tắc: tài sản nhập vào trước thì xuất ra trước. 5.Không được để trong kho tiền các vật dụng có thể cắt mở, đóng gói tiền bạc, tài sản như: dao, kéo, bao, dây buộc, niêm phong bao hay bó tiền, kẹp chì; các chất dễ cháy nổ: xăng, dầu, ga, nến, diêm, bật lửa. Nghiêm cấm dùng ngọn lửa trần trong kho tiền. Mục IV. SỬ DỤNG, BẢO QUẢN CHÌA KHÓA KHO TIỀN Điều 50. Cửa kho tiền có hai lớp cánh và ba ổ khóa. Lớp cánh cửa ngoài có hai ổ khóa, do Giám đốc ngân hàng hay Giám đốc Kho tiền Trung ương (được Vụ trưởng Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ ủy quyền) và Trưởng phòng Kế toán mỗi người quản lý một ổ khóa và giữ chìa khóa. Lớp cánh cửa trong có một ổ khóa do thủ kho tiền hoặc thủ quỹ quản lý và giữ chìa khóa. Thủ quỹ, thủ kho tiền còn quản lý và giữ chìa khóa các ổ khóa cửa gian kho và chìa kháo các phương tiện bảo quản (két, tủ sắt) bảo quản tài sản được giao. Đối với các loại khóa này, thủ quỹ, thủ kho tiền phải ghi rõ ký hiệu, số thứ tự để dễ nhận biết, tránh nhầm lẫn. Điều 51. Mỗi ổ khóa cửa kho tiền, cửa gian kho, và khóa các phương tiện bảo quản (két, tủ sắt) nói trên, phải luôn luôn có đủ và đúng hai chìa: một chìa sử dụng hàng ngày và một chìa dự phòng (hai chìa mang cùng một số, ký hiệu). Nếu khóa mã số, thì chìa khóa là một tổ hợp gồm mã số và chìa định vị. Điều 52. Chìa khóa sử dụng hàng ngày của cửa kho tiền, từng thành viên giữ chìa khóa phải bảo quản chu đáo tại két sắt riêng đảm bảo an toàn đặt tại nơi làm việc trong trụ sở cơ quan. Trường hợp dùng khóa mã số, thì tự tay từng người quản lý ổ khóa đặt mã số và ghi lại mã số chính xác, dễ đọc lên giấy (phải ghi hai đến ba mã số, trong đó có một mã số đang dùng và một đến hai mã số để thay đổi thường xuyên), từng mã số đưa vào một phong bì riêng dán kín, niêm phong và cùng với chìa định vị bảo quản tại két sắt nêu trên. Chỉ khi nào quên mã số, mới bóc niêm phong để xem, sau đó niêm phong mới để bảo quản. Nếu muốn sử dụng mã số khác ngoài các mã số được niêm phong, phải có văn bản báo cáo Giám đốc ngân hàng; khi được cho phép bằng văn bản, ngân hàng phải làm thủ tục mở hộp chìa khóa dự phòng, thay mã số khác và gửi chìa khóa dự phòng cửa khóa tiền theo quy định tại Điều 55, 56, 59 Chế độ này. Điều 53. 1. Chìa khóa đang sử dụng của các tủ, két sắt (nếu có) của gian kho nào thì được bó chung trong một hộp sắt nhỏ bảo quản ở một trong những két sắt đặt tại gian kho đó. 2. Chìa khóa gian kho, két sắt bảo quản hộp chìa khóa nêu ở khoản 1 trên do thủ quỹ, thủ kho tiền bảo quản như chìa khóa cửa kho tiền tại Điều 52 Chế độ này. Điều 54. Mỗi lần cần bàn giao chìa khóa kho tiền theo quy định, hai bên phải trực tiếp giao, nhận chìa khóa và ký nhận vào Sổ bàn giao chìa khóa kho tiền. Trường hợp dùng khóa mã số, khi cần bàn giao chìa khóa cửa kho tiền, cả ba thành viên giữ chìa khóa cửa kho tiền phải có mặt để mở cửa kho tiền. Người giao chìa khóa phải xóa mã số, hai bên bàn giao chìa định vị, người nhận cài đặt mã số của mình ở ổ khóa được giao quản lý. Sau đó từng thành viên tiến hành khóa cửa kho tiền theo quy định. Điều 55. Quy định niêm phong chìa khóa dự phòng của cửa kho tiền: 1. Từng thành viên giữ chìa khóa cửa kho phải tự tay đưa chìa khóa của ổ khóa do mình quản lý kèm theo bảng kê ghi rõ, chính xác: số lượng chìa khóa, số hiệu từng chìa khóa, họ và tên, chức vụ, ngày tháng năm, ký tên vào phong bì hoặc túi vải tốt niêm phong lại. Niêm phong phải ghi đầy đủ các yếu tố cần thiết như bảng kê bên trong túi. Nếu khóa mã số, thì từng thành viên giữ chìa khóa cửa kho tiền và những người được ủy quyền, từng người phải ghi từ 2 đến 3 mã số đúng với mã số đã thực hiện theo Điều 52 Chế độ này và làm thủ tục niêm phong như trên. 2. Cả ba thành viên giữ chìa khóa cửa khoa tiền và những người được ủy quyền chứng kiến việc đưa các túi niêm phong chìa khóa dự phòng vào một hộp tôn khóa lại, niêm phong; lập biên bản và cùng ký tên trên niêm phong hộp tôn. Biên bản ghi rõ họ, tên, chức vụ cán bộ niêm phong hộp tôn, số lượng, số hiệu chìa khóa trong mỗi túi niêm phong. Chìa khóa hộp tôn này có 2 chìa khóa, Giám đốc ngân hàng và thủ quỹ hoặc thủ kho tiền mỗi người bảo quản 1 chìa tại két sắt bảo quản chìa khóa cửa kho tiền nêu trên. Điều 56. Sau khi niêm phong và lập biên bản, các hộp sắt chìa khóa dự phòng phải được Giám đốc ngân hàng giao cho hai thành viên tham gia giữ chìa khóa cửa kho tiền trực tiếp áp tải gửi ở kho tiền ngân hàng khác ngay trong ngày. Khi giao nhận và vận chuyển phải thực hiện đúng quy định vận chuyển hàng đặc biệt. Ngân hàng nhận gửi căn cứ vào giấu đề nghị, biên bản niêm phong hộp chìa khóa dự phòng, biên bản giao nhận của ngân hàng gửi, lập phiếu nhập kho, làm thủ tục giao nhận, ghi sổ sách theo dõi và có nhiệm vụ bảo quản an toàn, nguyên vẹn niêm phong hộp chìa khóa trong kho tiền của mình. Điều 57. Kho tiền Trung ương gửi chìa khóa dự phòng cửa kho tiền tại kho tiền chi nhánh Ngân hàng Nhà nước gần nhất. Riêng Kho tiền I Trung ương, chìa khóa dự phòng cửa kho tiền do Vụ trưởng Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ bảo quản trong két sắt an toàn tại nơi làm việc trong trụ sở cơ quan. Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước gửi chìa khóa dự phòng tại kho tiền Ngân hàng thương mại. Chi nhánh ngân hàng thương mại quốc doanh có thể gửi chìa khóa dự phòng vào kho tiền chi nhánh Ngân hàng Nhà nước hay ngân hàng thương mại gần nhất. Các tổ chức tín dụng khác ký hợp đồng gửi chìa khóa dự phòng vào kho tiền ngân hàng gần nhất. Điều 58. Quy định bảo quản các chìa khóa dự phòng của các khóa khác trong kho tiền: Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán cùng chứng kiến thủ quỹ, thủ kho tiền lập bảng kê ghi rõ ký hiệu, số thứ tự chìa khóa dự phòng của cửa gia kho, két, tủ sắt đặt tại các gian kho, rồi đưa tất cả vào một hộp tôn nhỏ, khóa hộp. Cả Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán thủ quỹ hoặc thủ kho tiền cùng niêm phong, lập biên bản như đối với chìa khóa dự phòng cửa kho tiền và cùng chứng kiến việc đưa gửi hộp chìa khóa dự phòng này tại két của Giám đốc ngân hàng. Chìa khóa hộp chìa khóa dự phòng này cũng do thủ quỹ hoặc thủ kho và Giám đốc mỗi người bảo quản một chìa tại két bảo quản chià khóa đã quy định. Điều 59. Chỉ được mở các hộp sắt đựng chìa khóa trong các trường hợp sau đây: 1. Lấy ra để sử dụng ngay do mất chìa khóa đang dùng hàng ngày hoặc cần phải mở cửa kho trong trường hợp khẩn cấp mà người quản lý chìa khóa đi vắng. 2. Cắt thêm các chìa khóa dự phòng của các ổ khóa kho mới, thay mã số khác. 3. Rút các chìa khóa dự phòng của các ổ khóa kho đã được thay mới. 4. Kiểm tra, kiểm kê chìa khóa dự phòng theo lệnh bằng văn bản của Thủ trưởng ngân hàng cấp trên. 5. Mỗi lần cần mở hộp chìa khóa dự phòng cửa kho tiền, Giám đốc ngân hàng làm giấy đề nghị gửi Gián đốc ngân hàng cấp trên trực tiếp nêu rõ lý do. Nếu được lệnh cho phép của Giám đốc ngân hàng cấp trên, thì ủy quyền cho hai người tham gia giữ chìa kho tiền đến ngân hàng nhận gửi, cùng với cả 3 thành viên giữ chìa khóa cửa kho tiền của ngân hàng sở tại xem xét kỹ, chướng kiến tình trạng nguyên niêm phong của hộp chìa khóa dự phòng đã gửi và lập biên bản về tình trạng nguyên vẹn niêm phong. Sau đó làm thủ tục giao nhận đúng quy định và tổ chức vận chuyển về. Khi mở hộp chìa khóa dự phòng phải có sự chứng kiến của Giám đốc, Trưởng phòng kế toán và thủ quỹ hoặc thủ kho tiền. 6. Việc mở hộp chìa khóa dự phòng của các loại khóa khác nhau trong kho tiền do Giám đốc ngân ngân hàng quyết định, có biên bản chi tiết và sự chứng kiến trực tiếp của Giám đốc, Trưởng phòng kế toán và thủ quỹ hoặc thủ kho tiền. Điều 60. Nghiêm cấm việc làm thêm chìa khóa. Trường hợp chìa của ổ khóa lắp trên 2 lớp cánh cửa kho tiền bị hư hỏng mà chưa có điều kiện thay khóa khác, cần làm lai đẻ thay thế, thì phải báo cáo lên ngân hàng cấp trên trực tiếp theo hệ thống dọc và được cho phép bằng văn bản. Việc làm lại chìa khóa mới, do thợ khóa của ngân hàng đảm nhiệm và dưới sự chứng kiến của người được Giám đốc ủy quyền. Trường hợp ngân hàng chưa có thợ khóa phải liên hệ với Công ty Cơ khí ngân hàng hoặc thợ khóa của ngân hàng trung ương. Được đối không được thuê thợ khóa ngoài làm chìa khóa kho tiền. Điều 61. Các cán bộ được giao nhiệm vụ bảo quản và sử dụng chìa khóa có trách nhiệm bảo đảm an toàn bí mật chìa khóa được giao. 1. Không làm thất lạc, mất mát, hư hỏng. Tuyệt đối không cho người khác xem, cần, cất giữ hộ. 2. Không mang chìa khóa ra ngoài trụ sở cơ quan. 3. Trường hợp chìa khóa đang dùng hàng ngày bị mất, người làm mất chìa khóa phải báo cáo ngay với Giám đốc bằng văn bản, nói rõ nguyên nhân, thời gian và địa điểm làm mất chìa khóa. Trường hợp bị mất chìa khóa cửa kho tiền Giám đốc ngân hàng phải báo cáo mất ngay với cơ quan công an cùng cấp, đồng thời báo cáo ngay về ngân hàng cấp trên (như đối với việc báo cáo thiếu mất tài sản). Sau đó lập biên bản về việc mất chìa khóa và làm các thủ tục xin lấy hộp sắt đựng chìa khóa dự phòng đã quy định để sử dụng tạm, trước khi được đổi ổ khóa mới (việc thay khóa không quá 24 giờ). Điều 62. Giám đốc ngân hàng phải theo dõi, kiểm tra, tuyệt đối không được để xảy ra tình trạng vì điều động cán bộ hay bất cứ nguyên nhân nào khác mà lần lượt các chìa khóa của các ổ khóa cửa kho tiền giao vào tay một người. Nếu xảy ra tình trạng này, tất cả các ổ khóa cửa kho tiền đã bị lộ bí mật, bị mất chìa và Giám đốc ngân hàng nơi để xảy ra tình trạng đó phải chịu trách nhiệm như chính mình đã làm lộ, làm mất chìa khóa cửa kho tiền. Điều 63. Các ổ khóa cửa kho tiền, các ổ khóa khác trong kho quỹ ngân hàng bị lộ bí mật hoặc bị mất chìa khóa phải thay thế bằng các ổ khóa mới. Các ký hiệu mật khóa số bị lộ, phải thay thế ngay bằng các ký hiệu mới. Người làm lộ, làm mất chìa khóa phải được kiểm điểm nghiêm túc và phải bồi thường toàn bộ chi phí về thay ổ khóa mới; tùy mức độ thiệt hại, người làm lộ, làm mất chìa khóa phải chịu kỷ luật hành chính hoặc xử lý theo pháp luật. Điều 64. Để có thể mở được kho tiền ngay khi có công việc khẩn cấp, cần trang bị phương tiện thông tin cần thiết cho những người được phân công giữ chìa khóa cửa kho tiền. Gặp trường hợp hỏa hoạn, thiên tai, địch hoạ, nếu thiếu 1, 2 người giữ chìa khóa, thì thủ trưởng đơn vị cho phép sử dụng chìa khóa dự phòng; nếu quá khẩn cấp thì cho phá cửa để cứu tài sản Nhà nước và báo cáo ngay tình hình đến ngân hàng cấp trên. Mục V. VÀO, RA KHO TIỀN Điều 65. Chỉ có các cán bộ, nhân viên quy định dưới đây, khi cần thiết mới được vào kho tiền: 1. Giám đốc ngân hàng và các cán bộ khác có trách nhiệm giữ chìa khóa cửa kho tiền. 2. Thống đốc, Phó Thống đốc Ngân hàng Nhà nước vào kiểm tra các kho tiền Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng. 3. Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc tổ chức tín dụng, Giám đốc và Phó Giám đốc phụ trách tiền tệ kho quỹ của tổ chức tín dụng cấp trên vào kiểm tra kho tiền thuộc hệ thống mình quản lý. 4. Cán bộ của Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng cấp trên về kiểm tra có giấy ủy quyền của Thủ trưởng Ngân hàng cấp trên trực tiếp quản lý kho tiền, hoặc giấy ủy quyền của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước cho phép kiểm tra kho tiền. 5. Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng tỉnh, Phó Giám đốc phụ trách tiền tệ kho quỹ, cán bộ được Giám đốc chi nhánh Ngân hàng tỉnh ủy quyền vào kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất kho tiền của các ngân hàng, tổ chức tín dụng trên địa bàn tỉnh, thành phố. 6. Trưởng phòng nghiệp vụ Kho tiền Trung ương, Trưởng phòng Tiền tệ (Ngân quỹ) của ngân hàng vào kho tiền để tổ chức việc xuất nhập, sắp xếp, bảo quản, kiểm kê tài sản trong kho tiền. 7. Kiểm soát viên của ngân hàng vào kho tiền để giám sát việc xuất nhập tài sản. 8. Các nhân viên phụ kho được giao nhiệm vụ bốc xếp, vận chuyển tài sản bảo quản trong kho tiền (đã có quyết định bằng văn bản của Giám đốc ngân hàng). 9. Các thành viên khác của Hội đồng kiểm kê tài sản kho quỹ định kỳ, đột xuất. 10. Công nhân làm nhiệm vụ sửa chữa khóa kho và trang thiết bị trong kho tiền theo giấy phép của Giám đốc ngân hàng. Điều 66. Các trường hợp được vào kho tiền: 1. Thực hiện các lệnh, các phiếu xuất, nhập tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá. 2. Đưa tiền mặt của Quỹ nghiệp vụ, tài sản quý, giấy tờ có giá vào bảo quản trong kho tiền theo quy định và lấy ra để sử dụng hàng ngày; 3. Kiểm tra, kiểm kê tài sản trong kho tiền theo định kỳ hoặc đột xuất; 4. Quét dọn, bốc xếp, đảo kho; 5. Sửa chữa trang thiết bị trong kho tiền; 6. Cứu tài sản trong kho tiền khỏi mưa bão, lũ lụt, trộm cướp, cháy, phá hoại. Điều 67. Mỗi lần vào, ra kho tiền, phải đăng ký và ký nhận vào sổ “Đăng ký vào kho tiền”. Nội dung sổ ghi rõ: họ và tên người vào, vào gian kho nào, mục đích vào kho, thời điểm vào, thời điểm ra. Mọi người cùng vào, cùng làm việc và cùng ra một lần. Gặp trường hợp đang làm việc nhưng có một trong ba người có trách nhiệm quản lý kho tiền ra ngoài, thì tất cả mọi người phải ra ngoài. Khi vào, thủ quỹ hoặc thủ kho tiền là người đầu tiên, khi ra thủ quỹ hoặc thủ kho tiền là người ra cuối cùng. Ra khỏi kho tiền mọi người phải ký tên xác nhận trên sổ đăng ký vào kho tiền. Điều 68. 1. Không được mang theo tài sản riêng như tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá (ngoài đồ trang sức đã được kê khai), túi xách, cặp, ví và các chất dễ nổ, dễ cháy vào kho tiền. Nghiêm cấm hút thuốc trong kho tiền. 2. Trước khi vào và sau khi ra khỏi kho tiền, mọi thành viên vào kho tiền phải có mặt đầy đủ tại gian đệm, đứng cách cửa kho tiền ít nhất 3 m (sau vạch chỉ dẫn) để chứng kiến các thành viên giữ chìa khóa kho tiền mở, đóng cửa kho tiền. Việc mở và đóng các ổ khóa cửa kho tiền theo nguyên tắc từng người một và theo đúng thứ tự, khi mở cửa kho tiền: Giám đốc, Trưởng phòng kế toán, thủ quỹ hoặc thủ kho tiền; ngược lại khi đóng cửa kho tiền: thủ quỹ hoặc thủ kho tiền, Trưởng phòng Kế toán, Giám đốc. 3. Trước khi mở khóa, nhân viên an toàn kho và thủ quỹ hoặc thủ kho tiền phải quan sát kỹ tình trạng bên ngoài ổ khóa và cửa kho tiền. a. Nếu thấy có vết tích nghi vấn, phải ghi đầy đủ nghi vấn mới được mở khóa; b. Nếu thấy có vết tích biểu hiện rõ đã có kẻ gian xâm nhập kho hoặc có ý đồ xâm nhập phải giữ nguyên vẹn hiện trường, mời công an đến xem xét, lập biên bản, sau đó mới mở khóa vào kho tiền. 4. Trước khi ra khỏi tiền phải: a. Kiểm tra các thứ cần mang ra ngoài kho; b. Tắt hệ thống điện chiếu sáng trong kho tiền, chỉ để hệ thống chống đột nhập, báo cháy hoặc; c. Thủ quỹ hoặc thủ kho tiền và nhân viên an toàn kho phải kiểm tra lại lần cuối cùng trước khi đóng cửa kho tiền. Mục VI. CANH GÁC, BẢO VỆ KHO TIỀN, NƠI GIAO DỊCH Điều 69. Ngoài giờ làm việc, phải khóa cửa trụ sở làm việc (trụ sở kiêm kho tiền) và không ai được tự ý ở lại một mình tại nơi làm việc (ngoài lực lượng bảo vệ trực và nhân viên trực điều khiển thiết bị an toàn kho tiền đã được phân công). Các bộ phận khác làm việc ngoài giờ ít nhất có 2 người trở lên, được Giám đốc ngân hàng cho phép bằng văn bản và thông báo cho bộ phận bảo vệ biết. Điều 70. Mỗi kho tiền cần bố trí một nhân viên an toàn kho tiền, là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc ngân hàng trong việc thực hiện các nghiệp vụ đảm bảo an toàn kho tiền, nhân viên an toàn kho tiền có các nhiệm vụ sau: 1. Kiểm tra tại chỗ các điều kiện đảm bảo an toàn cho việc xuất, nhập tài sản trong kho tiền và khi tổ chức vận chuyển đi, đến theo lệnh của cấp có thẩm quyền; kiểm tra công tác an toàn kho tiền trong giờ làm việc. 2. Kiểm soát và giám sát những người được vào làm việc trong kho tiền. Trường hợp có nghi vấn, được quyền kiểm tra, soát xét những người ra, vào kho tiền. 3. Kiểm tra việc chấp hành quy định ra vào kho tiền. 4. Đề xuất và kiến nghị với Giám đốc ngân hàng về các biện pháp tổ chức bảo vệ an toàn trong kho tiền. 5. Nếu ở các kho tiền không bố trí nhân viên an toàn kho chuyên trách, thì Giám đốc ngân hàng giao cho thủ kho tiền kiêm nhiệm vụ của nhân viên an toàn kho tiền. Điều 71. Kho tiền phải được canh gác, bảo vệ thường xuyên, nghiêm ngặt 24/24 giờ/ ngày kể cả ngày nghỉ, ngày lễ, tết, các ngày hội ở địa phương. Tại mỗi kho tiền, được trang bị các phương tiện bảo vệ (súng, đạn), các công cụ hỗ trợ và các phương tiện báo cháy, chữa cháy, chống đột nhập, phòng chống bão lụt. Điều 72. Việc canh gác, bảo vệ kho tiền chủ yếu do lực lượng bảo vệ chuyên trách ngân hàng đảm nhiệm. Giám đốc ngân hàng cần phân công cán bộ lãnh đạo và cán bộ nhân viên trong cơ quan thay phiên nhau tham gia bảo vệ ngoài giờ, ban đêm, các ngày nghỉ, ngày lễ, ngày tết. Các kho tiền Ngân hàng Trung ương, Kho tiền Ngân hàng Nhà nước tỉnh có lực lượng cảnh sát bảo vệ. Các kho tiền tổ chức tín dụng ngoài lực lượng chuyên trách bảo vệ, tùy theo từng trường hợp và đặc điểm cụ thể của từng kho tiền để ký hợp đồng với công an địa phương để có lực lượng cảnh sát bảo vệ. ở các nơi này phải có phương án phối hợp và phân định rõ trách nhiệm của các lực lượng làm nhiệm vụ bảo vệ. Điều 73. Việc bảo vệ kho tiền được kết hợp chặt chẽ với việc bảo vệ chung trụ sở cơ quan. Ngân hàng phối hợp chặt chẽ lực lượng bảo vệ của cảnh sát và quân đội trong địa bàn để bàn bạc, xây dựng phương án bảo vệ, phương án hiệp đồng tác chiến cụ thể. Giám đốc ngân hàng phải chủ động đề xuất và thường xuyên đôn đốc thực hiện các phương án đó. Không để các tụ điểm đông người như bán hàng nước, điểm bán bàn xổ số, xăng dầu, bến xe gắn máy, xe thô xơ, họp chợ... gần kho tiền và quầy giao dịch. Điều 74. Những người được giao nhiệm vụ chuyên trách bảo vệ kho cũng như cán bộ, nhân viên khác được huy động làm nhiệm vụ bảo vệ, phải nêu cao tinh thần cảnh giác, dũng cảm bảo vệ kho khi xảy ra sự việc khẩn cấp để bảo đảm kho an toàn. Thủ trưởng ngân hàng hoặc, người được ủy quyền; những cán bộ, nhân viên làm nhiệm vụ chuyên trách bảo vệ, cán bộ nhân viên được huy động làm nhiệm vụ bảo vệ tùy theo chức trách, nhiệm vụ đều phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, nếu sơ suất để xẩy ra tình trạng tiền và tài sản trong kho bị trộm cướp, phá hoại. Điều 75. Các cán bộ, nhân viên (kể cả cán bộ lãnh đạo) được huy động canh gác bảo vệ kho ngoài giờ làm việc, làm đêm được nghỉ bù hoặc được hưởng tiền bồi dưỡng theo chế độ. Chương V GIAO NHẬN, BẢO QUẢN TÀI SẢN QUÝ CỦA KHÁCH HÀNG GỬI Điều 76. Tổng Giám đốc tổ chức tín dụng xem xét điều kiện kho tiền, phương tiện bảo quản của các đơn vị trực thuộc để quyết định việc ho làm dịch vụ bảo quản hiện vật quý, giấy tờ có giá như: cổ phiếu, trái phiếu, tín phiếu, ký phiếu và cho thuê két, tủ sắt. Hướng dẫn và quy định cụ thể đối với các tổ chức, cá nhân người Việt Nam và người nước ngoài gửi vào kho tiền thuộc hệ thống mình quản lý những hiện vật quý, chứng từ có giá thuộc quyền quản lý, sở hữu hợp pháp và không yêu cầu điều kiện cất giữ, bảo quản đặc biệt. Điều 77. Tổ chức tín dụng làm dịch vụ bảo quản hiện vật quý, chứng từ có giá và cho thuê két, tủ sắt đảm bảo đủ những điều kiện sau: có khả năng quản lý tốt; kho được xây dựng và gia cố chắc chắn, đảm bảo các tiêu chuẩn theo quy định, có thể bố trí được các gian kho riêng hay các khu riêng biệt trong các gian kho; trong kho phải có đủ các phương tiện bảo quản như két, tủ sắt có khóa chắc chắn đảm bảo an toàn tuyệt đối tài sản cho khách hàng và cho bản thân các tổ chức tín dụng. Điều 78. Hộp bảo quản tài sản và niêm phong: 1. Hiện vật quý, chứng từ có giá được bảo quản trong hộp sắt có khóa và niêm phong. Hộp bảo quản phải được đánh số thứ tự. Tiêu chuẩn, kích cỡ các hộp bảo quản tài sản do Tổng giám đốc các tổ chức tín dụng quy định. 2. Niêm phong được làm bằng các chất liệu như giấy, chì (kẹp chì) có đủ độ tin cậy theo quy định tại Điều 8 Chế độ này. Niêm phong phải đảm bảo không bị mất, biến dạng các yếu tố ghi trên đó. Điều 79. Về cách nhận và giao trả lại tài sản cho khách hàng. 1. Tổ chức tín dụng phải hướng dẫn và chứng kiến, giám sát khi khách hàng tự tay gói và niêm phong gói hiện vật quý, chứng từ có giá của mình trước khi đưa vào trong hộp bảo quản của ngân hàng cùng với bảng kê tài sản, tự khóa (bằng khóa của khách hàng) và niêm phong bên ngoài hộp tài sản. 2. Khi giao trả lại tài sản, các tổ chức tín dụng yêu cầu khách hàng phải kiểm tra khóa và niêm phong bên ngoài hộp tài sản trước khi mở hộp bảo quản để nhận lại tài sản. Tự tay khách hàng hủy niêm phong, mở khóa hộp tài sản và kiểm tra tiếp niêm phong của gói tài sản bên trong hộp với sự chứng kiến của đại diện tổ chức tín dụng. 3. Về thủ tục nhận bảo quản hiện vật quý, chứng từ có giá và cho thuê két, tủ sắt do Tổng giám đốc quy định, trong đó cần quy định rõ trách nhiệm của mỗi bên và những biện pháp xử lý khi có các vấn đề nảy sinh như trường hợp một trong các bên vi phạm hợp đồng, niêm phong hộp bảo quản bị mất dấu, tài sản khi giao trả lại cho khách hàng không còn nguyên vẹn theo biên bản giao, nhận giữa tổ chức tín dụng và khách hàng. Điều 80. Bộ phận kế toán và bộ phận kho quỹ của tổ chức tín dụng nơi nhận bảo quản hiện vật quý, chứng từ có giá và cho thuê tủ két sắt phải mở sổ sách theo dõi các hộp tài của khách hàng, mở sổ nhật ký theo dõi từng lần giao dịch và thực hiện kiểm kê đối chiếu định kỳ như đối với tài sản khác bảo quản trong kho tiền. Các thành viên tham gia chìa khóa kho tiền của tổ chức tín dụng chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và là đại diện của đơn vị trực tiếp giao dịch với khách hàng, nhận bảo quản hiện vật quý, chứng từ có giá và cho thuê tủ két sắt. Căn cứ trên cơ sở giá trị tài sản nhận bảo quản, hoặc theo các kích thước hộp bảo quản tài sản, kích thước két, tủ sắt cho thuê Tổng Giám đốc tổ chức tín dụng quy định mức phí dịch vụ thích hợp với điều kiện của từng khu vực, từng đối tượng khách hàng và đảm bảo bù đắp một phần khấu hao cơ bản kho tiền và phương tiện bảo quản, chi phí quản lý, chi phí lập hồ sơ. Chương VI VẬN CHUYỂN HÀNG ĐẶC BIỆT Điều 81. Hàng đặc biệt nói trong chương VI này bao gồm: tiền mặt, tài sản quý giấy tờ có giá trong kho quỹ ngân hàng. Điều 82. Việc tổ chức vận chuyển hàng đặc biệt trong ngành ngân hàng phải đáp ứng yêu cầu: 1. Thực hiện kịp thời điều lệnh chuyển tiền mặt, tài sản của cấp có thẩm quyền 2. Phục vụ kịp thời nhiệm vụ điều hòa tiền mặt, ngoại tệ của Ngân hàng Nhà nước hoặc nhiệm vụ kinh doanh, dịch vụ thu phát tiền mặt của tổ chức tín dụng. 3. Đảo bảo bí mật, an toàn tuyệt đối tài sản vận chuyển, con người phương tiện vận chuyển. Điều 83. Việc tổ chức vận chuyển hàng đặc biệt phải tuân theo quy trình hoàn chỉnh: bắt đầu từ khi nhận hàng, đóng gói niêm phong tài sản và phương tiện bảo quản; bốc xếp lên xe; vận chuyển trên đường, đến địa điểm nhận; giao hàng và hoàn thành đầy đủ các thủ tục giao nhận mới kết thúc. Việc giao nhận hàng đặc biệt (kể cả khi nhận hàng để vận chuyển đi và khi giao hàng cho nơi nhận) phải làm đầy đủ thủ tục giấy tờ theo chế độ kế toán và thực hiện kiểm đếm, giao nhận, đóng gói niêm phong tài sản theo Chế độ này. Điều 84. 1. Vận chuyển hàng đặc biệt từ Kho tiền Trung ương đến các Chi nhánh Ngân hàng nhà nước, giữa các Kho tiền Trung ương, giữa các Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước với nhau phải có Lệnh điều chuyển của Vụ trưởng Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ. 2. Vận chuyển hàng đặc biệt từ ngân hàng này sang ngân hàng khác trên cùng địa bàn tỉnh thành phố hoặc trong nội bộ một ngân hàng; giữa nhà máy in Ngân hàng với Kho tiền Trung ương; vận chuyển tài sản quý giữa các chi nhánh cùng hệ thống tổ chức tín dụng, phải có lệnh chi tiền, lệnh xuất kho để vận chuyển đi như phiếu chi, phiếu xuất kho; lệnh rút tiền và vận chuyển về như séc lĩnh tiền mặt... (coi như kiêm lệnh điều chuyển) của Giám đốc ngân hàng, tổ chức tín dụng, nhà máy in ngân hàng. 3. Vận chuyển tiền mặt giữa các chi nhánh trong cùng hệ thống tổ chức tín dụng nhưng khác địa bàn tỉnh, thành phố phải có Lệnh điều chuyển của Tổng Giám đốc tổ chức tín dụng. 4. Ngân hàng Nhà nước vận chuyển ngoại tệ ra nước ngoài nộp vào tài khoản Ngân hàng Nhà nước tại ngân hàng nước ngoài phải có Lệnh điều chuyển của Thống đốc ngân hàng Nhà nước. Tổ chức tín dụng vận chuyển ngoại tệ nộp vào tài khoản của tổ chức tín dụng tại ngân hàng nước ngoài phải có Lệnh điều chuyển của Tổng Giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng. Điều 85. Trong khi giao nhận và vận chuyển hàng đặc biệt, người áp tải hàng phải có giấy ủy quyền của Vụ trưởng Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ hoặc Giám đốc ngân hàng. Nếu vận chuyển ngoại tệ của Ngân hàng Nhà nước (tổ chức tín dụng) ra nước ngoài nộp vào tài khoản, người áp tải phải có giấy ủy quyền của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước hoặc Tổng giám đốc tổ chức tín dụng. Trước khi giao hàng cho người nhận, phải kiểm tra giấy ủy quyền và tình hình thực tế của tổ vận chuyển về các yếu tố (thẩm quyền của người ủy quyền, nội dung, nhiệm vụ; thời gian vận chuyển; nơi giao, nơi nhận hàng; phương tiện bảo quản; phương tiện vận chuyển; số lượng, giá trị hàng đặc biệt; tuyến đường đi; điều kiện nhân thân của người áp tải, người điều khiển phương tiện, cảnh sát bảo vệ về các nội dung: Họ tên, chức vụ, nơi công tác, chứng minh nhân dân hay quân nhân) Điều 86. Vụ Nghiệp vụ phát hành và kho quỹ có nhiệm vụ tổ chức tiếp nhận, vận chuyển hàng đặc biệt từ sân bay; bến cảng, ga tầu, nhà in về các kho tiền Trung ương. 1. Vụ Nghiệp vụ phát hành và kho quỹ tổ chức vận chuyển tiền mặt giữa các kho tiền Trung ương, giữa các chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, từ các Kho tiền Trung ương đến các chi nhánh Ngân hàng Nhà nước và ngược lại. 2. Trường hợp Kho tiền Trung ương thực hiện vận chuyển theo Luật điều chuyển tiền mặt giữa các Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, giữa Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước với Kho tiền Trung ương, Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước nơi giao làm thủ tục giấy tờ giao hàng và tổ chức giao nhận trực tiếp với người áp tải là cán bộ Kho tiền Trung ương (có giấy ủy quyền nhận hàng và vận chuyển bằng văn bản của Vụ trưởng Vụ Nghiệp vụ phát hành và kho quỹ). Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, Kho tiền Trung ương nơi nhận làm thủ tục nhận hàng và tổ chức giao nhận trực tiếp với người áp tải trên. 3. Khi Kho tiền Trung ương chưa đủ lực lượng cán bộ để đảm bảo được việc giao nhận hàng theo phương thức quy định tại Khoản 2 Điều này thì chi nhánh Ngân hàng Nhà nước nơi giao làm thủ tục giấy tờ và tổ chức giao nhận tiền mặt cho người áp tải là đại diện Ngân hàng Nhà nước nhận hàng (có giấy ủy quyền của Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước nhận hàng) hoặc làm thủ tục giấy tờ, tổ chức áp tải hàng và giao hàng tại Kho tiền Trung ương. Vụ trưởng Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ có giấy ủy quyền hoặc hàng từ nơi giao đến nơi nhận cho lái xe của Kho tiền Trung ương. Điều 87. Nhà in ngân hàng chịu trách nhiệm tổ chức vận chuyển hàng đặc biệt trong phạm vi quản lý của mình đã được Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định. Điều 88. 1. Tổng giám đốc tổ chức tín dụng có trách nhiệm tổ chức vận chuyển hàng đặc biệt của hệ thống mình. 2. Giám đốc chi nhánh tổ chức tín dụng tỉnh, thành phố tổ chức vận chuyển hàng đặc biệt giữa các đơn vị trong cùng hệ thống trên địa bàn. 3. Việc vận chuyển hàng đặc biệt trong nội bộ một ngân hàng: từ các cửa hàng, phòng giao dịch, bàn tiết kiệm, bàn đổi tiền về trụ sở chính và ngược lại do Giám đốc ngân hàng tổ chức thực hiện. 1. Vận chuyển hàng đặc biệt giữa các tổ chức tín dụng khác hệ thống trên cùng địa bàn tỉnh, thành phố do tổ chức tín dụng giao hàng tổ chức vận chuyển. Nếu giao nhận hàng với Ngân hàng Nhà nước thì do tổ chức tín dụng tổ chức vận chuyển. Mục II. PHƯƠNG TIỆN VẬN CHUYỂN, BẢO QUẢN HÀNG ĐẶC BIỆT Điều 89. Vận chuyển hàng đặc biệt phải sử dụng xe chuyên dùng, chủ yếu bằng ôtô chuyên dùng đủ tiêu chuẩn kỹ thuật do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định. Nếu đường giao thông khó khăn, không thể đi được xe ôtô thì mới được phép vận chuyển bằng các phương tiện khác như: xe gắn máy, thuyền (xuồng) máy. Trường hợp này do Giám đốc ngân hàng tổ chức vận chuyển quyết định và có biện pháp để đảm nhiệm an toàn tài sản. Những trường hợp đột xuất hoặc có khối lượng vận chuyển lớn, giá trị tài sản cao, đường dài, phải thuê phương tiện ngoài như: máy bay, tàu hỏa, tàu biển hoặc phương tiện khác do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định (đối với hàng đặc biệt thuộc Ngân hàng Nhà nước quản lý), do Tổng Giám đốc tổ chức tín dụng quyết định (đối với hàng đặc biệt do tổ chức tín dụng quản lý). Điều 90. 1. Vận chuyển bằng ôtô chuyên dùng, hàng đặc biệt phải được đóng bao, niêm phong kẹp chì. Trong khoang chứa hàng chỉ được chứa hàng đặc biệt theo đúng lệnh điều chuyển của cấp có thẩm quyền. 2. a. Vận chuyển bằng xe gắn máy, thuyền (xuồng) máy, hàng đặc biệt phải đóng gói trong bao niêm phong (có 1 lớp nilon), chứa trong hòm tôn có then ngang, khóa chắc chắn, có niêm phong. b. Nếu xe, thuyền máy chuyên dùng có gắn phương tiện bảo quản (két sắt nhỏ) thì hàng đặc biệt được đóng gói trong bao niêm phong (có 1 lớp nilon). 3. Vận chuyển bằng máy bay: nếu hợp đồng thuê trọn cả chuyến máy bay thì thực hiện theo Điểm a Khoản 2 Điều này. Nếu mang hàng đặc biệt theo người trên khoang hành khách thì hàng đặc biệt phải được đóng gói như Điểm b Khoản 2 Điều này và bảo quản trong cặp loại tốt, có khóa tốt. 4. Vận chuyển bằng tàu biển, tàu hỏa, hàng đặc biệt phải chứa trong cantainer có khóa, niêm phong kẹp chì. 5. Khi vận chuyển tài sản quý phải đóng gói niêm phong, bảo quản trong hòm tôn, cài then ngang, khóa chắc chắn và được niêm phong kẹp chì. Mục III. NHIỆM VỤ, TRÁCH NHIỆM CỦA ĐƠN VỊ VÀ CÁ NHÂN TRONG VẬN CHUYỂN HÀNG ĐẶC BIỆT Điều 91. 1. Những người tổ chức và tham gia trong việc vận chuyển phải tuyệt đối giữ bí mật các yếu tố sau theo chế độ bảo mật: a. Thời gian vận chuyển (ngày, giờ đi, đến); b. Hành trình vận chuyển (địa điểm, nơi đi, nơi đến, tuyến đường đi); c. Loại hàng vận chuyển, khối lượng, giá trị; d. Phương tiện vận chuyển, bảo quản: bí mật loại phương tiện vận chuyển, phương tiện bảo quản tài sản. 2. Trên xe vận chuyển hàng đặc biệt, tuyệt đối không cho bất kỳ người nào không có nhiệm vụ đi cùng, trường hợp đặc biệt phải được Giám đốc ngân hàng, Giám đốc Kho tiền Trung ương cho phép bằng văn bản. 3. Trước khi xe hàng xuất phát, ngân hàng giao phải điện báo nội bộ bằng mật mã đã quy định cho ngân hàng nhận về thời gian, địa điểm xuất phát; tuyến đường đi; dự kiến thời gian đến để ngân hàng nhận phối hợp với cơ quan cảnh sát địa phương bảo vệ hàng trên đường và tổ chức tiếp nhận hàng chu đáo, an toàn. Điều 92. Những cá nhân, đơn vị làm nhiệm vụ vận chuyển ở các ngân hàng phải thường xuyên chuẩn bị đầy đủ các phương tiện vật tư như: xe, linh kiện dự phòng, xăng dầu, các phương tiện bảo quản hàng ngày; giấy ưu tiên (qua phà, cầu, đi vào đường cấm, đi trong giờ cao điểm) để chủ động trong vận chuyển nói chung và trước mỗi chuyến vận chuyển nói riêng. Bộ phận vận chuyển hàng đặc biệt ở các ngân hàng không phụ thuộc vào bộ phận khác về cung cấp xăng dầu, vật tư, nhằm giữ được bí mật tuyệt đối khi vận chuyển. Điều 93. Phải bố trí, tổ chức vận chuyển hàng đặc biệt vào ban ngày, không được đi trên đường ban đêm (trừ trường hợp vận chuyển bằng máy bay, tàu hỏa, tàu biển), tránh giao nhận hàng vào ban đêm. Do vậy, phải chuẩn bị làm thủ tục, giấy tờ, giao hàng xong vào thời gian hợp lý (do Vụ trưởng Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ quy định đối với Kho tiền Trung ương, Giám đốc chi nhánh ngân hàng quy định trong phạm vi mình quản lý) để xe hàng xuất phát, đi trên đường và tới điểm giao hàng, đỗ xe nghỉ qua đêm theo đúng lịch trình đã được Giám đốc ngân hàng duyệt. Nếu đi đường dài, xe nghỉ dọc đường không được đỗ nơi đông người, nơi họp chợ. Nếu nghỉ trên đường qua đêm, phải đưa xe hàng vào trụ sở ngân hàng gần nhất hoặc đơn vị quân đội, công an để bảo vệ hàng an toàn. Ban đêm phải đưa hàng vào bảo quản trong kho tiền ngân hàng, nếu không thể gửi hàng được vào kho tiền của ngân hàng sở tại thì phải kết hợp với cơ quan ngân hàng và bố trí các ca trực canh gác xe hàng, đảm bảo an toàn tuyệt đối. Điều 94. Các ngân hàng (nhất là Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước) trên địa bàn có tuyến đường xe hàng đặc biệt của các ngân hàng đi qua, nhận được thông báo nội bộ, phải có phương án phối hợp với cơ quan cảnh sát địa phương để bảo vệ, thường xuyên liên lạc với xe vận chuyển qua máy thông tin để nắm tình hình cụ thể đảm bảo an toàn cho xe hàng qua tuyến đường địa phương mình. Nếu có sự cố dọc đường, ngân hàng địa phương phải chủ động bàn bạc với lực lượng cảnh sát địa phương, cùng lực lượng của xe vận chuyển có biện pháp giải quyết để đảm bảo an toàn tài sản. Trường hợp cần thiết phải đề nghị Uỷ ban nhân dân các cấp phối hợp và có trách nhiệm xử lý kịp thời những sự cố xảy ra. Trường hợp có xe hàng đặc biệt trong ngành ngân hàng nghỉ lại qua đêm tại trụ sở ngân hàng, Giám đốc ngân hàng sở tại phải phối hợp với đoàn trưởng (hay chủ hàng) để có phương án bảo vệ hàng qua đêm an toàn. Điều 95. Khi hàng đến nơi nhận, đơn vị nhận hàng phải huy động cán bộ công nhân viên trong đơn vị tiếp nhận hàng nhanh nhất, không kể trong hay ngoài giờ làm việc, ban đêm hoặc ban ngày nghỉ để đưa hàng vào kho tiền bảo quản an toàn. Điều 96. Các xe hàng đặc biệt của hệ thống Ngân hàng Nhà nước, phải do cảnh sát có vũ trang bảo vệ; tùy theo khối lượng, giá trị và tính chất của mỗi chuyến hàng mà ngân hàng bàn bạc với cảnh sát cùng cấp để quyết định về số người đi bảo vệ, nhưng ít nhất phải có 2 cảnh sát bảo vệ cho một xe hàng. Tổ chức tín dụng ký hợp đồng với lực lượng cảnh sát địa phương để bảo vệ an toàn các chuyến hàng đặc biệt. Trường hợp vận chuyển trong phạm vi địa bàn quận, huyện, thị xã, liên xã, nếu đã có phương án phối hợp bảo vệ của lực lượng cảnh sát thì có thể dùng lực lượng bảo vệ chuyên trách của cơ quan để bảo vệ chuyến hàng, bảo vệ phải được trang bị vũ khí, bình xịt, roi điện để sử dụng khi cần thiết. Điều 97. Trên mỗi xe vận chuyển hàng đặc biệt, không kể đoạn đường xa hay gần phải bố trí ít nhất một người áp tải phụ trách chuyến hàng vận chuyển, hai cảnh sát bảo vệ và một người điều khiển phương tiện (những người này phải được Thủ trưởng đơn vị ủy quyền và giao nhiệm vụ bằng văn bản). Những người được cử làm nhiệm vụ vận chuyển hàng đặc biệt phải là người có tín nhiệm, có nghiệp vụ chuyên môn, nắm được các quy định về vận chuyển hàng đặc biệt. Nếu khối lượng vận chuyển lớn, phải tổ chức vận chuyển theo đoàn xe có một số người áp tải, thì Giám đốc chỉ định một cán bộ áp tải làm trưởng đoàn Điều 98. 1. Người áp tải hàng đặc biệt là người được Vụ trưởng Vụ Nghiệp vụ phát hành và kho quỹ (đối với Kho tiền Trung ương) hoặc giám đốc Ngân hàng ủy quyền bằng văn bản việc giao nhận hàng và áp tải hàng, tổ chức vận chuyển trên đường an toàn. Người áp tải hàng phải là cán bộ ngân hàng (trong biên chế hoặc hợp đồng dài hạn), nắm vững nghiệp vụ kho quỹ ngân hàng, có tín hiệu trong công tác, được tin cậy; có khả năng độc lập, chủ động trong công tác, ít nhất qua 1 năm làm nghiệp vụ kho quỹ ngân hàng. 2. Người áp tải hàng đặc biệt là người chỉ huy chung, chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn hàng đặc biệt trên đường vận chuyển (từ khi nhận đến khi giao hàng), cụ thể: a. Phải tổ chức giao nhận hàng nhanh chóng, chính xác, bí mật. Tổ chức đóng gói, niêm phong tài sản và phương tiện bảo quản đúng quy định. b. Phải dự kiến thời gian nhận hàng, đi trên đường, thời gian đến địa điểm giao hàng, để bố trí các chặng dừng xe cho thích hợp. Khi đến địa điểm giao hàng, chủ hàng phải nhanh chóng giao ngay cho đơn vị nhận hàng. c. Trong thời gian từ lúc nhận hàng đến lúc giao hàng xong, người áp tải không được rời xe hàng để làm việc riêng, không nhờ người khác bảo quản hộ. Trường hợp phải nghỉ qua đêm tại ngân hàng, cơ quan công an, quân đội, phải kết hợp với lực lượng cảnh sát bảo vệ của chuyến hàng, lực lượng làm nhiệm vụ thường trực bảo vệ tại cơ quan đó để có phương án bảo vệ và bố trí canh gác để đảm bảo an toàn tuyệt đối tài sản. Nếu gửi hàng vào kho tiền ngân hàng, khi gửi cũng như khi nhận lại phải kiểm soát kỹ tình trạng bên ngoài và niêm phong các bao, gói hàng. Có nhiệm vụ tổ chức thực hiện và chỉ đạo việc giao nhận, vận chuyển hàng đúng những quy định về vận chuyển, bảo quản hàng an toàn. d. Trên đường vận chuyển nếu có sự cố như: xe hỏng hoặc xảy ra các tình huống làm cản trở quá trình vận chuyển, phải cùng lái xe, lực lượng bảo vệ tìm biện pháp khắc phục nhanh nhất và phải thông tin ngay về nơi quản lý, chi nhánh ngân hàng gần nhất bằng ký hiệu mật đã quy định. Điều 99. Trách nhiệm của lực lượng cảnh sát, bảo vệ hàng đặc biệt trên đường vận chuyển: 1. Phải có các phương án bảo vệ hàng, người và phương tiện trong quá trình vận chuyển từ khi bắt đầu nhận hàng đến khi giao hàng xong và trở về trụ sở cơ quan an toàn. 2. Chấp hành đúng quy định trong khi vận chuyển theo chế độ này. 3. Dọc đường khi xảy ra sự cố (như có hiện tượng phá hoại tài sản, trộm cướp...) lực lượng bảo vệ phải trực tiếp chỉ huy, phân công các thành viên trong đoàn cùng chiến đấu bảo vệ hàng, con người, phương tiện. 4. Liên lạc với cấp có thẩm quyền khi cần thiết. Xử lý trường hợp cụ thể trên đường vận chuyển, không được để dừng xe, bị khám xét ở các trạm kiểm soát, các đội tuần tra cơ động. 5. Trên đường vận chuyển, nếu xe bị hỏng, phải cùng lái xe và áp tìm mọi biện pháp khắc phục sự cố nhanh nhất. Điều 100. Người điều khiển phương tiện vận chuyển hàng đặc biệt có trách nhiệm: 1. Phải chấp hành đầy đủ quy định trong vận chuyển hàng đặc biệt theo chế độ này.ư 2. Phải chịu trách nhiệm kỹ thuật của phương tiện vận chuyển. Trước khi xe xuất phát phải kiểm tra chất lượng phương tiện và các điều kiện để xe hoạt động bình thường (xăng dầu, phụ tùng thay thế) để đảm bảo trên đường vận chuyển an toàn. 3. Tuân thủ sự chỉ đạo của chủ hàng và lực lượng bảo vệ hàng. 4. Cùng lực lượng bảo vệ hàng và chủ hàng vận chuyển hàng đến nơi an toàn. 5. Chấp hành luật lệ giao thông, chủ động mua vé qua cầu, phà nhanh chóng. Điều 101. Trường hợp phải bố trí xe hộ tống, xe hộ tống phải đi sau cùng và luôn bám sát xe hàng hoặc đoàn xe. Trên xe hộ tống có đoàn trưởng và một số cảnh sát được bố trí thêm để bảo vệ xe hàng hay đoàn xe từ phía ngoài (ngoài lực lượng cảnh sát bảo vệ của mỗi xe hàng theo quy định tại Điều 96 Chế độ này). Điều 102. Trường hợp cần thiết vận chuyển hàng đặc biệt bằng máy bay, ngân hàng phải ký kết hợp đồng bảo vệ đặc biệt với chủ phương tiện, ký hợp đồng bảo hiểm tài sản vận chuyển (nếu cần thiết). Phải bố trí ít nhất 2 người áp tải hàng trên máy bay. Điều 103. Ngân hàng tổ chức vận chuyển phải mở sổ theo dõi từng chuyến hàng, từ khâu bố trí nhân lực vận chuyển, thực hiện lịch trình trên đường, giao nhận hàng đến khi trở về trụ sở của mình. Điều 104. Trường hợp vận chuyển trên đường ngoài giờ, tổ chức canh gác bảo vệ xe hàng ban đêm, những người thi hành nhiệm vụ được hưởng phụ cấp làm ngoài giờ, phụ cấp làm đêm theo chế độ hiện hành. Chương VII KIỂM TRA, KIỂM KÊ, BÀN GIAO, XỬ LÝ THỪA THIẾU TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ TRONG KHO QUỹ NGÂN HÀNG Mục I. KIỂM TRA, KIỂM KÊ, BÀN GIAO TÀI SẢN TRONG KHO QUỹ NGÂN HÀNG Điều 105. Giám đốc ngân hàng phải có kế hoạch và tổ chức thực hiện kiểm tra công tác đảm bảo an toàn kho quỹ và kiểm kê tiền mặt, tài sản trong kho quỹ ngân hàng, các ngân hàng cấp dưới thuộc quyền quản lý. Kiểm tra công tác an toàn kho quỹ là xem xét toàn diện hoặc từng mặt, theo định kỳ hoặc đột xuất việc chấp hành chế độ quản lý kho quỹ, tổ chức thực hiện các chủ trương, chỉ thị cấp bách của Ngân hàng Trung ương về công tác tiền tệ kho quỹ trong từng thời kỳ; kiểm tra, kiểm kê đảm bảo sự khớp đúng giữa thu, chi, tồn quỹ thực tế bằng hiện vật với sổ sách của kế toán, thủ quỹ, thủ kho tiền theo chế độ Nhà nước, quy định của Ngành, nhằm phát huy những ưu điểm, phát hiện những khuyết điểm, tồn tại, tìm nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục, đảm bảo an toàn tuyệt đối tiền mặt, tài sản trong kho quỹ. Điều 106. Quy định định kỳ kiểm tra, kiểm kê như sau: 1. Kiểm tra toàn diện công tác đảm bảo an toàn kho quỹ và tổng kiểm kê tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá mỗi năm 2 lần vào 0 giờ ngày 01 tháng 7. 2. Kiểm kê Quỹ dự trữ phát hành và các tài sản bảo quản trong kho tiền được tiến hành vào cuối ngày làm việc cuối tháng của tất cả các tháng trong năm. 3. Kiểm kê Quỹ nghiệp vụ ngân hàng, giấy tờ có giá, tài sản quý vào cuối giờ làm việc hàng ngày (không để sang ngày sau). 4. Kiểm tra, kiểm kê đột xuất trong các trường hợp: a. Khi thay đổi một trong ba người (Giám đốc, Trưởng phòng kế toán thủ quỹ hoặc thủ kho tiền); b. Khi thay đổi ổ khóa, mất một, hai hoặc tất cả các chìa khóa cửa kho; c. Khi khả nghi có kẻ gian xâm nhập kho tiền, quầy quỹ nghiệp vụ hoặc tài sản vận chuyển trên đường; phát hiện có nhầm lẫn về tài sản trong khi xuất nhập kho; d. Khi có lệnh, ủy quyền bằng văn bản của Thủ trưởng Ngân hàng cấp trên, khi có lệnh của Giám đốc ngân hàng; e. Kiểm tra việc kiểm đếm tiền mặt và chọn lọc các loại tiền không đủ tiêu chuẩn lưu hành. 5. Giám đốc ngân hàng và Thủ trưởng cơ quan ngân hàng cấp trên có thể tiến hành kiểm kê, tổng kiểm kê đột xuất tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá của Ngân hàng bất cứ lúc nào. Điều 107. Khi có thay đổi hẳn hoặc tạm thời một trong ba người (Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán, thủ quỹ hoặc thủ kho tiền) hay khi thủ quỹ hoặc thủ kho tiền được nghỉ phép, nghỉ việc theo chế độ, ốm đau, đi công tác, đi học, đi họp... phải tiến hành bàn giao tiền mặt và các tài sản khác trong kho quỹ ngân hàng. 1. Tùy theo yêu cầu công việc, công tác tổ chức, thời gian nghỉ, tạm nghỉ mà Giám đốc có thể quyết định bằng văn bản việc bàn giao từng phần hay bàn giao toàn bộ tiền mặt, tài sản khác bảo quản trong kho quỹ và một số nhiệm vụ quản lý khác. 2. Nội dung bàn giao toàn bộ như sau: - Tất cả các loại tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá; - Tất cả sổ sách, tài liệu, chứng từ, số liệu về tiền và tài sản; - Tất cả sổ sách, giấy tờ về công tác quản lý tiền mặt, tài sản các quỹ và các tài sản khác bảo quản trong kho tiền; - Chìa khóa cửa kho tiền, các gian kho, chìa khóa két, tủ sắt; - Tất cả các phương tiện chuyên dùng cho công tác kho quỹ; - Tình hình đội ngũ cán bộ nhân viên kho quỹ; - Các công việc khác về các kho quỹ đang làm dở. 3. Phải lập Hội đồng để kiểm kê, bàn giao tiền, tài sản như kiểm kê định kỳ và lập biên bản bàn giao. 4. Người nhận phải trực tiếp xem xét, kiểm tra, kiểm đếm không được ủy quyền cho người khác làm thay. Điều 108. Mỗi lần kiểm tra, kiểm kê, bàn giao tài sản kho quỹ và các trường hợp khác phải tổ chức kiểm đếm tờ các loại tiền, giấy tờ có giá đã nhận theo bao, bó nguyên niêm phong từ địa phương khác, ngân hàng khác được quy định trong Chế độ này, Giám đốc ngân hàng ra quyết định thành lập Hội đồng kiểm kê, kiểm đếm. 1. Thành phần của Hội đồng như sau: - Chủ tịch Hội đồng: Giám đốc Ngân hàng. - Các ủy viên gồm có: Trưởng phòng Kế toán, Trưởng phòng Tiền tệ, Kiểm soát trưởng (hoặc Kiểm soát viên). Hội đồng trưng tập một số cán bộ giúp việc trực tiếp kiểm tra, đếm kiểm tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá (ghi rõ họ và tên, chức vụ, nhiệm vụ cụ thể được giao khi trưng tập trong văn bản). 2. Trường hợp cần kiểm kê, kiểm tra đột xuất đều phải thành lập Hội đồng kiểm kê, thành phần hội đồng do Thủ trưởng cấp quyết định kiểm tra chỉ định bằng văn bản, nhưng không được ít hơn thành phần quy định tại Khoản 1 Điều này. 3. Việc kiểm kê Quỹ nghiệp vụ, tài sản quý, giấy tờ có giá cuối ngày do Giám đốc ngân hàng, Trưởng phòng Kế toán thực hiện; trường hợp vắng mặt không tham gia trực tiếp được thì từng thành viên nói trên có thể ủy quyền cho 1-2 cán bộ cấp phó hoặc 1 hay 2 người tin cẩn thay mình trong việc kiểm kê. Khi cần thiết, Giám đốc ngân hàng có thể huy động thêm một số cán bộ nhân viên giúp việc kiểm kê cuối ngày. Điều 109. Quy định về nội dung, phương pháp kiểm tra, kiểm kê. 1. Kiểm tra toàn diện hoặc từng mặt việc chấp hành chế độ quản lý kho quỹ trong ngành Ngân hàng, tổ chức thực hiện các chủ trương, chỉ thị cấp bách của Ngân hàng Trung ương về công tác tiền tệ kho quỹ trong từng thời kỳ, có nhận xét đánh giá bằng văn bản; nêu rõ, cụ thể những vấn đề tồn tại và kiến nghị biện pháp khắc phục. Kiểm tra sự chính xác của việc ghi chép sổ sách, chấp hành quy định sửa chữa số liệu do ghi chép sai; sự khớp đúng số liệu trên chứng từ, sổ quỹ với sổ kế toán. 2. Kiểm kê hiện vật các loại tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và các tài sản khác để đảm bảo sự khớp đúng giữa tài sản thực tế hiện có (tồn quỹ thực tế) với số dư trên sổ kế toán và sổ quỹ (hoặc sổ theo dõi xuất nhập tài sản). Các thành viên tham gia kiểm kê phải trực tiếp kiểm đếm từng bó, gói nguyên niêm phong; xem xét niêm phong và tình trạng bên ngoài nguyên vẹn của niêm phong bó tiền hoặc tài sản quý, giấy tờ có giá. Nếu thấy khả nghi, phải mở ra đếm hiện vật bên trong, hoặc đếm lại từng tờ (đối với tiền mặt). Đếm kiểm xong từng loại, lại xếp vào gói, bao niêm phong đúng quy định. Kiểm đếm xong loại này mới sang loại khác. Khi kiểm kê phải phân biệt rõ ràng tài sản đã kiểm rồi và phần chưa đếm kiểm; phải ghi kết quả kiểm kê (chi tiết các loại tài sản theo số lượng, giá trị) vào sổ sách quy định. Đối chiếu tài sản thực tế đã kiểm kê (số lượng, giá trị) với số dư trên sổ sách của kế toán và thủ quỹ (hoặc thủ kho tiền); nếu có chênh lệch (thừa hoặc thiếu) thì Giám đốc ngân hàng, Trưởng phòng Kế toán, Kiểm soát viên, Trưởng phòng Tiền tệ, thủ quỹ hoặc thủ kho tiền phải xem xét truy cứu ngay trách nhiệm tài sản, lập biên bản, ghi sổ kế toán và xử lý nghiêm túc, kịp thời theo quy định hiện hành. 3. Thủ quỹ (hoặc thủ kho tiền) có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ điều kiện cho kiểm tra, kiểm kê: a. Đóng gói, niêm phong, sắp xếp tài sản gọn gàng, khoa học theo đúng quy định; xuất trình đầy đủ hiện vật, chứng từ, sổ sách có liên quan phục vụ cho kiểm tra, kiểm kê; b. Có mặt tại chỗ để bảo quản tài sản, sổ sách và chứng kiến việc kiểm tra, kiểm kê, tạo điều kiện cho kiểm tra, kiểm kê được chính xác, đầy đủ; nhưng không được trực tiếp tham gia kiểm đếm tài sản kiểm kê; c. Thủ quỹ (hoặc thủ kho tiền) có quyền và có nhiệm vụ xem xét lại toàn bộ tài sản, sổ sách, giấy tờ, nội dung biên bản, trước khi xác nhận kết quả kiểm tra, kiểm kê để ký vào Biên bản. 4. Trưởng phòng Kế toán phải xuất trình các sổ sách kế toán có liên quan đến tài sản kiểm kê và lập Biên bản kiểm kê theo mẫu đã quy định. Trưởng đoàn kiểm tra lập Biên bản kiểm tra. Biên bản được thông qua công khai, các thành viên hội đồng kiểm kê, thủ quỹ (hoặc thủ kho tiền) phải ký tên xác nhận. Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán, thủ quỹ (hoặc thủ kho tiền) phải ký tên xác nhận số liệu kiểm kê trên sổ quỹ hoặc sổ kiểm kê (nếu có) và sổ kế toán. Điều 110. Hàng tháng, vào cuối ngày làm việc cuối tháng, việc kiểm kê Quỹ dự trữ phát hành tại Kho tiền Trung ương do Hội đồng kiểm kê của Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ thực hiện theo nội dung: kiểm kê hiện vật, đối chiếu thực tế kiểm kê hiện vật với sổ quỹ, sổ kế toán; kiểm tra việc chấp hành chế độ quản lý, bảo quản tài sản, lập báo cáo gửi Thống đốc Ngân hàng Nhà nước. Điều 111. Định kỳ 6 tháng một lần (vào ngày 01 tháng 01 và ngày 01 tháng 7 năm) hoặc đột xuất, Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ra quyết định kiểm tra và kiểm kê Quỹ dự trữ phát hành tại các Kho tiền Trung ương. Hội đồng kiểm kê và kiểm tra Quỹ dự trữ phát hành định kỳ 6 tháng và cuối năm gồm có các thành viên sau: - Vụ trưởng Vụ Tổng kiểm soát Ngân hàng Nhà nước, Chủ tịch Hội đồng; - Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính, ủy viên; - Vụ trưởng Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ, ủy viên. Hội đồng được trực tập một số cán bộ giúp việc. Điều 112. Cuối giờ làm việc hàng ngày, khi Quỹ nghiệp vụ ngân hàng đã ngưng giao dịch với khách hàng, Giám đốc ngân hàng phải tổ chức việc kiểm kê tồn Quỹ nghiệp vụ hàng ngày. Các thành viên kiểm kê phải trực tiếp xem xét kỹ việc đóng và niêm phong bó, bao tiền theo đúng quy định. Đối với tiền chưa chẵn bó, phải kiểm đếm tờ. Khi xét thấy cần thiết có thể mở một số bao, bó hoặc tất cả các bao, bó tiền trong Quỹ nghiệp vụ kiểm đếm từng tờ. Sau khi kiểm đếm xong phải đóng bó, bao niêm phong lại theo đúng quy định; phải ghi chi tiết từng loại tiền vào sổ quỹ (hoặc sổ kiểm kê) Quỹ nghiệp vụ. Đối chiếu tổng số tiền mặt thực tế đã kiểm kê với số dư trên sổ quỹ và sổ kế toán; nếu có sự chênh lệch giữa tiền mặt thực tế với sổ sách thì phải xử lý kịp thời theo quy định. Mục II. XỬ LÝ THỪA THIẾU TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ TRONG KHO QUỹ NGÂN HÀNG Điều 113. Xử lý thừa thiếu tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong giao nhận, đếm kiểm: Trường hợp thiếu tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá theo Biên bản của các Hội đồng kiểm đếm, kiểm kê theo quy định của Chế độ này, những người có tên trên niêm phong bao, bó tiền, tài sản phải chịu bồi thường 100% giá trị tài sản thiếu. Nếu tái phạm sẽ tùy mức độ mà phải chịu kỷ luật hành chính. Trường hợp nghiêm trọng sẽ bị xử lý theo pháp luật như các trường hợp thiếu mất tiền trong kho quỹ ngân hàng. 1. Trường hợp đã giao nhận theo bó tiền (sau đó phải kiểm đếm tờ) hay các trường hợp khác cần kiểm đếm tờ các bó tiền trong kho quỹ ngân hàng hoặc trường hợp giao nhận theo bao tiền (sau đó phải kiểm đếm bó, thếp, tờ) mọi thừa thiếu phải lập biên bản trong đó ghi rõ loại tiền; tên ngân hàng có bó (bao) tiền; họ và tên người đếm kiểm; ngày tháng năm đóng bó, đóng bao; thừa, thiếu, lẫn loại tiền (số lượng, thành tiền); giữ lại niêm phong bao, bó tiền đó và gửi kèm theo biên bản cho đơn vị có bó (bao) tiền để xử lý. Theo biên bản của Hội đồng kiểm đếm, nếu chênh lệch thừa tiền (tổng số tiền thừa lớn hơn tổng số tiền thiếu) thì báo Có cho ngân hàng, Kho bạc Nhà nước bên giao. Nếu chênh lệch thiếu tiền (tổng số tiền thừa nhỏ hơn tổng số tiền thiếu), thì báo Nợ cho ngân hàng, Kho bạc Nhà nước bên giao. Nếu không có chênh lệch thừa thiếu, thì không báo nợ (báo có) nhưng phải gửi các loại giấy tờ cần thiết trên đây cho ngân hàng, Kho bạc Nhà nước giao tiền để tiếp tục xử lý thừa thiếu theo Khoản 2 Điều này. 2. Trường hợp tiền nộp vào Ngân hàng Nhà nước trên địa bàn, sau đó điều chuyển đi địa phương khác hay chi cho Kho bạc Nhà nước, tổ chức tín dụng trên địa bàn tỉnh, thành phố: Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước trên địa bàn có tiền xuất giao (kể cả giao cho Kho tiền Trung ương) căn cứ vào Biên bản kiểm đếm của Hội đồng kiểm đếm, niêm phong các bao, bó tiền thừa, thiếu do Chi nhánh ngân hàng Nhà nước, Kho bạc Nhà nước hoặc tổ chức tín dụng bên nhận gửi đến để hoàn trả hoặc truy thu đối với từng ngân hàng có liên quan trên địa bàn theo chênh lệch thừa hoặc chênh lệch thiếu tiền. Tại các ngân hàng có liên quan, xử lý tiếp tục như sau: - ở Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, Kho tiền Trung ương: nếu trong bao tiền (thiếu bó, thiếu thếp trong các bó tiền), thiếu tờ trong các bó tiền mà trên niêm phong không có đủ các yếu tố để truy cứu được trách nhiệm cá nhân người đếm kiểm, đóng gói, giao nhận thì những người có tên trên niêm phong bao tiền phải bồi thường 100% giá trị tiền thiếu; - Nếu có thiếu tờ trong bó tiền của Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, Kho tiền Trung ương, tổ chức tín dụng thì người có tên trên niêm phong bó tiền đó phải bồi thường 100% giá trị tiền thiếu; - Trường hợp có thừa bó, thếp tiền trong các bao tiền đã được giao nhận, kiểm đếm, thì chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố có bao tiền đó ghi thu nghiệp vụ của đơn vị mình. Các trường hợp thừa tờ trong bó tiền, cũng được ghi thu nghiệp vụ cho ngân hàng có tên trên bó tiền. Nhưng trước khi xử lý như trên, các ngân hàng phải tích cực truy tìm khách hàng đã nộp thừa để trả lại đầy đủ, chính xác số tiền đã nộp thừa. Các trường hợp phát hiện thừa thiếu tiền mặt trong khi kiểm tra, kiểm kê định kỳ hay đột xuất cũng được xử lý theo Khoản 2 Điều 113 này. Các trường hợp thừa thiếu tờ trong các bó tiền của các ngân hàng trên cùng địa bàn tỉnh, thành phố có Biên bản của Hội đồng kiểm đếm của ngân hàng đã nhận tiền cũng được xử lý theo điều này. Điều 114. Các trường hợp khác khi phát hiện thừa, thiếu tiền và tài sản trong kho quỹ ngân hàng, trên đường vận chuyển, Giám đốc Ngân hàng (hoặc người chủ chuyến hàng) phải quyết định kiểm kê ngay tại chỗ toàn bộ tài sản theo đúng chế độ. Giám đốc Ngân hàng, Trưởng phòng Kế toán, Trưởng phòng Tiền tệ phải trực tiếp xem xét, kiểm tra, lập biên bản, ghi sổ sách kịp thời và truy cứu trách nhiệm của những người có liên quan và trách nhiệm cá nhân từng người gây ra thừa thiếu tiền, tài sản. Những trường hợp vi phạm dẫn đến mất mát tài sản phải được xử lý thu hồi ngay toàn bộ giá trị tài sản thiếu mất. Những vụ thiếu mất Quỹ nghiệp vụ ngân hàng từ một triệu đồng trở lên, các vụ thiếu mất Quỹ dự trữ phát hành không kể số lượng bao nhiêu, phải điện báo cáo cấp trên theo hệ thống dọc; báo cáo Ngân hàng Nhà nước trên địa bàn, đồng thời điện báo cáo Ngân hàng nhà nước (Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ) chậm nhất sau 24 giờ. Những vụ mất tiền và tài sản từ 5 triệu đồng trở lên thì Giám đốc ngân hàng phải quyết định đình chỉ công tác đối với những người có liên quan đến việc thiếu mất tài sản, đồng thời báo cáo và xin chỉ thị giải quyết của ngân hàng cấp trên. Điều 115. Đối với các cá nhân có hành vi vi phạm chế độ quản lý, bảo quản, vận chuyển tiền và tài sản của kho quỹ ngân hàng hàng ngày, phát hiện được hoặc khi kiểm tra, thanh tra (tuy chưa dẫn tới mất tiền và tài sản) thì chiếu theo trách nhiệm của từng thành viên có liên quan có thể phải chịu kỷ luật hành chính (khiển trách, cảnh cáo, hạ ngạch, bậc, cách chức, buộc thôi việc). Điều 116. Vừa chịu kỷ luật hành chính vừa phải bồi thường ngay 100% giá trị tài sản thiếu mất cho ngân hàng trong các trường hợp: nếu do sơ xuất trong việc thực hiện chế độ dẫn đến mất tiền mặt, tài sản khác trong kho quỹ hoặc trên đường vận chuyển, qua điều tra xác minh không thấy có biểu hiện tham ô, lợi dụng, giá trị tài sản mất nhỏ (dưới 5 triệu đồng) và những người có lỗi tự giác bồi thường toàn bộ tài sản ngay cho ngân hàng, phải nghiêm khắc kiểm điểm trước Hội đồng kỷ luật cơ quan và xử lý kỷ luật hành chính tùy theo mức độ vi phạm. Điều 117. Trường hợp do sơ xuất trong giao nhận, đếm kiểm dẫn đến thiếu mất tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và những người có lỗi không thể bồi thường ngay tài sản cho công quỹ (qua xác minh không có biểu hiện tham ô, lợi dụng, lấy cắp công quỹ) thì các cấp ngân hàng phải thành lập Hội đồng xử lý thừa thiếu tài sản, để xử lý các vụ, việc thiếu tài sản, để xử lý các vụ, việc thất thoát tài sản: Các thành viên của các Hội đồng xử lý thừa thiếu tiền, tài sản là những người không có liên quan đến các vụ, việc thất thoát tiền và tài sản cần xử lý. 1. ở Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước: a. Hội đồng xử lý thừa, thiếu mất tài sản kho quỹ có các thành viên sau: - Chủ tịch: Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước; - Phó Chủ tịch: Kiểm soát trưởng; Các ủy viên: Trưởng phòng Kế toán, Trưởng bộ phận Tổ chức nhân sự, Trưởng phòng Tiền tệ. b. quyền hạn, trách nhiệm của Hội đồng: xử lý kịp thời trong phạm vi 1 tháng (kể từ khi phát sinh) các vụ thừa, thiếu mất tài sản từ 20 triệu đồng trở xuống. Điều tra xác minh, lập hồ sơ, kiến nghị xử lý để gửi Hội đồng cấp trên xử lý những vụ thiếu, mất tài sản giá trị trên 20 triệu đồng. 2. ở Ngân hàng Nhà nước a. Hội đồng xử lý thiếu mất tài sản kho quỹ có các thành viên: - Chủ tịch: Vụ trưởng Vụ Tổng kiểm soát; - Phó Chủ tịch: Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính; Các ủy viên là: Vụ trưởng Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ và Đào tạo; b. Quyền hạn, trách nhiệm của Hội đồng: xử lý trong phạm vi 3 tháng các vụ thiếu mất tiền, tài sản trị giá trên 20 triệu đồng trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước và những vụ mất tiền và tài sản ở Kho tiền Trung ương. 3. ở chi nhánh tổ chức tín dụng (tỉnh, huyện, quận, thị xã): a. Hội đồng xử lý có các thành viên như Điểm a Khoản 1 trên đây. b. Quyền hạn, trách nhiệm của Hội đồng xử lý ở tổ chức tín dụng huyện, quận, thị xã: xử lý kịp thời trong phạm vi 1 tháng các vụ việc thừa, thiếu tiền, tài sản trong kho quỹ Ngân hàng dưới 5 triệu đồng; c. Quyền hạn, trách nhiệm của Hội đồng xử lý tổ chức tín dụng tỉnh, thành phố (nếu có): xử lý trong phạm vi 3 tháng các vụ thừa, thiếu tiền và tài sản trong hệ thống từ 5 triệu đồng đến 20 triệu đồng. 4. Hội đồng xử lý ở tổ chức tín dụng tỉnh cùng hội đồng cấp dưới, xem xét, điều tra các vụ thiếu, mất tiền, tài sản trên 20 triệu đồng để kiến nghị lên Hội đồng Trung ương xử lý, xem xét, trả lời các đơn khiếu nại quyết định xét xử của Hội đồng cấp dưới và thông báo cho Hội đồng cấp dưới thuộc quyền quản lý biết. 5. ở tổ chức tín dụng Trung ương, Tổng công ty vàng bạc, đá quý: a. Hội đồng xử lý có các thành viên: - Chủ tịch: Tổng Giám đốc; - Phó Chủ tịch: Trưởng phòng Kiểm soát nội bộ; Các ủy viên: Trưởng phòng Tổ chức - Nhân sự, Trưởng phòng Kế toán, Trưởng phòng Ngân quỹ. b. Trách nhiệm, quyền hạn của Hội đồng xử lý: trong phạm vi 3 tháng xử lý các vụ thiếu mất tiền trên 20 triệu đồng trong hệ thống và các vụ mất tiền tại Hội sở Trung ương. 6. Những vụ thiếu mất tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý có liên quan đến một số đơn vị ngân hàng khác hệ thống Ngân hàng Nhà nước phối hợp với Hội đồng xử lý thiếu mất của tổ chức tín dụng Trung ương để xử lý. 7. Các kết luận của Hội đồng xử lý phải được chấp hành nghiêm túc. Giám đốc Ngân hàng nơi xảy ra các vụ thiếu mất tài sản chịu trách nhiệm trực tiếp thực hiện quyết định của các cấp Hội đồng đã xử lý tại đơn vị và cấp trên. 8. giám đốc ngân hàng và những người có liên quan đến vụ thiếu, mất tiền đã xử lý bồi thường tài sản tại Điều 117 này, còn phải xử lý kỷ luật hành chính tùy theo mức độ vi phạm. Điều 118. Giám đốc, Phó giám đốc, Trưởng phòng Kế toán, Trưởng phòng Tiền tệ (Ngân quỹ), có trách nhiệm quản lý, giám sát và bảo quản an toàn tài sản trong kho quỹ ngân hàng, nếu do thiếu tinh thần trách nhiệm, không kiểm tra đôn đốc việc chấp hành chế độ quản lý kho quỹ, để cán bộ thuộc quyền quản lý trực tiếp, tận dụng sơ hở, tham ô, lợi dụng, lấy cắp tiền mặt, tài sản quý trong kho quỹ ngân hàng, có giá trị lớn tính nghiêm trọng thì bị kỷ luật hành chính từ mức cảnh cáo đến cách chức, điều động đi làm công tác khác. Nếu có liên đới vật chất đến vụ mất tiền, mất tài sản thì phải bồi hoàn, trường hợp nghiêm trọng sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Điều 119. Đối với cán bộ, nhân viên làm công tác kho quỹ ngân hàng, nếu tham ô, lợi dụng tiền mặt, tài sản khác trong kho quỹ, thì phải bồi thường 100% giá trị tiền, tài sản thiếu và buộc thôi việc; trường hợp nghiêm trọng sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Điều 120. Những cán bộ, nhân viên ngân hàng và chiến sỹ cảnh sát làm nhiệm vụ vận chuyển hàng đặc biệt có thành tích xuất sắc, dũng cảm chiến đấu bảo vệ tài sản thì được xét khen thưởng đột xuất. Trường hợp vi phạm chế độ để thất thoát, hư hỏng tài sản thì tùy theo mức độ mà xử lý kỷ luật hành chính, bồi thường thiệt hại; trường hợp nghiêm trọng sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Điều 121. Tất cả cán bộ, nhân viên làm công tác kho quỹ quy định ở Chế độ này được hưởng chế độ phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, nặng nhọc bảo hộ lao động theo quy định của Nhà nước và của ngành. Điều 122. Giám đốc ngân hàng tổ chức sơ kết 6 tháng và tổng kết hàng năm về công tác an toàn kho quỹ. Báo cáo sơ kết, tổng kết gửi về Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước và tổ chức tín dụng Trung ương (nếu có). Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng Trung ương tổng kết công tác an toàn kho quỹ ngân hàng trên địa bàn hay hệ thống tổ chức tín dụng, báo cáo gửi Ngân hàng Nhà nước. Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ tổng hợp an toàn ngành trình Thống đốc Ngân hàng Nhà nước. Chương VIII ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 123. Vụ trưởng Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện Chế độ này trong toàn ngành Ngân hàng. Khi sử dụng công nghệ mới trong kiểm đếm, chọn lọc, đóng gói các loại tiền mặt, tài sản trong kho quỹ ngân hàng, Thống đốc Ngân hàng Nhà nước giao cho Vụ trưởng Vụ Nghiệp vụ phát hành và Kho quỹ hướng dẫn quy trình nghiệp vụ cụ thể. Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước kiểm tra việc tổ chức thực hiện Chế độ này của các tổ chức tín dụng trên địa bàn tỉnh, thành phố. Tổng Giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng căn cứ Chế độ này, hướng dẫn thực hiện thống nhất trong hệ thống. Vụ trưởng Vụ Tổng kiểm soát và Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, Tổng Giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng tổ chức công tác kiểm soát, giám sát an toàn tài sản kho quỹ theo Chế độ này. Điều 124. Tổng Giám đốc tổ chức tín dụng quy định trong hệ thống về quy trình nghiệp vụ thu chi tiền mặt, ngoại tệ (kể cả khi ứng dụng công nghệ thông tin), quy trình thu nhận tiền mặt của khách hàng theo túi niêm phong; quy trình nghiệp vụ khi sử dụng máy đếm kiểm, chọn lọc, đóng gói các loại tiền mặt, tài sản; quy định về loại, màu sắc vải, kích thước bao, túi đựng tiền mặt, tài sản kho quỹ; dịch vụ bảo quản tài sản của khách hàng; quy định về khen thưởng cán bộ kho quỹ có thành tích xuất sắc, các hình thức kỷ luật; xử lý những vụ mất tiền trong kho quỹ và trên đường vận chuyển thuộc hệ thống tổ chức tín dụng phù hợp với chế độ của Nhà nước và quy định của ngành nhằm đảm bảo an toàn tuyệt đối tài sản của ngân hàng và phục vụ tốt khách hàng. PHỤ LỤC SỐ 1 QUY TRÌNH THU CHI TIỀN MẶT CỦA NGÂN HÀNG ĐỐI VỚI KHÁCH HÀNG I. QUY TRÌNH THU TIỀN MẶT 1. Nhận giấy nộp tiền, bảng kê phân loại tiền do khách hàng nộp. Kiểm soát tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ; việc chấp hành những quy định về ghi chép các yếu tố trên chứng từ; sự khớp đúng giữa chứng từ và bảng kê các loại tiền nộp về các yếu tố: ngày, tháng, năm nộp tiền, họ và tên người nộp, địa chỉ, nội dung khoản tiền nộp, số tiền bằng số, bằng chữ ghi trên chứng từ thu có khớp đúng với nhau và số tiền đó có khớp đúng với số tiền ghi trên bảng kê không. Nếu có gì nghi vấn phải kiểm tra lại, nếu chứng từ thu tiền (phiếu thu) do Kế toán ngân hàng lập, thì phải đối chiếu lại với kế toán. 2. Căn cứ vào chứng từ, bảng kê nộp tiền của khách hàng để nhận toàn bộ số tiền khách hàng nộp cùng một lúc, gồm đủ các loại tiền theo các bó chẵn, thếp lẻ, tờ lẻ. 3. Đếm tiền mặt theo tờ (tiền giấy) theo từng đơn vị (tiền kim loại). Đếm loại nào xong loại đó và đánh dấu theo dõi trên bảng kê đó. Cách thức đếm tiền: Đếm bó chẵn, thếp chẵn trước, rồi đến tờ lẻ sau. Khi cắt dây các bó tiền ra đếm tờ phải giữ nguyên niêm phong bó tiền cũ của khách hàng nộp để xử lý khi phát hiện thừa thiếu (nếu tiền có niêm phong và khách hàng yêu cầu). 4. Kiểm lại toàn bộ số tiền đã đếm đúng với bảng kê, theo từng loại và tổng số đảm bảo đã nhận đủ. 5. Cất toàn bộ số tiền đã đếm và đóng gói xong vào hòm, két của mình, khóa lại. 6. Ghi sổ quỹ (hoặc sổ thu tiền của quầy) theo đúng số tiền đã nhận. 7. Ký tên và đóng dấu “đã thu tiền” lên chứng từ thu và bảng kê. 8. Phát biên lai “đã thu tiền”cho khách hàng nộp tiền, rồi lưu bảng kê, chuyển chứng từ thu tiền cho kế toán. Những vấn đề cần chú ý trong khi thu tiền mặt: * Đối với khách hàng yêu cầu phải làm đầy đủ các công việc sau: - Giấy nộp tiền phải ghi đầy đủ các yếu tố, tổng số tiền bằng số, bằng chữ phải khớp đúng; - Có bảng kê phân loại tiền (hoặc biên bản giao nhận tiền khi xuất nhập Quỹ dự trữ)... - Tiền mặt phải được chọn lọc tiền lành riêng, tiền rách riêng, sắp xếp thành các bó thếp đầy đủ. Khi giao tiền phải chứng kiến gân hàng đếm tờ, nếu có thừa thiếu thì kịp thời xử lý theo phương pháp: Thừa: Khách hàng nhận lại số tiền thừa. Thiếu: Khách hàng phải bù thêm cho đủ, đúng theo giấy nộp tiền và bảng kê. Nếu không có đủ tiền bù, phải lập lại giấy nộp tiền theo đúng số tiền thực tế ngân hàng đã nhận. Nếu khách hàng chưa giao dịch thường xuyên với ngân hàng, cần hướng dẫn cụ thể cách sắp xếp tiền theo từng loại, mỗi loại được xếp theo từng thếp, từng bó; số tiền lẻ tờ để riêng..., cách lập Bảng kê các loại tiền nộp để tạo điều kiện cho giao dịch kịp thời, văn minh; việc giao nhận, đếm kiểm và chứng kiến của cả ngân hàng và khách hàng chính xác. * Về phía Ngân hàng: - Mỗi món tiền thu phải đếm qua tay hai người (người thứ nhất thu, người thứ hai kiểm tra lại). Nếu chỉ có một người thu thì phải tự mình kiểm tra lại; - Việc đếm và đóng gói, niêm phong bó tiền phải theo đúng quy định; - Đóng các bó tiền đã được chọn lọc, theo từng loại tiền, tiền lành riêng, tiền rách tiền và đủ 1.000 tờ (10 thếp, mỗi thếp 100 tờ), dùng dây đay nhỏ buộc thếp tiền, dây (đay, gai, sợi) xe buộc bó tiền chặt chẽ; - Bó tiền loại nào dùng giấy niêm phong của loại tiền đó và phải ghi đầy đủ các yếu tố đã quy định theo mẫu giấy in sẵn; - Người đếm, đóng gói và niêm phong phải chịu trách nhiệm về sự thừa thiếu trong bó tiền của mình. II. QUY TRÌNH CHI TIỀN MẶT KHI CHI TIỀN MẶT CHO KHÁCH HÀNG, NHÂN VIÊN CHI TIỀN PHẢI LÀM ĐẦY ĐỦ THEO QUY TRÌNH SAU: 1. Nhận và kiểm soát chứng từ của người nhận tiền (séc lĩnh tiền mặt, hoặc các loại giấy lĩnh tiền mặt khác) do kế toán chuyển sang bằng đường dây nội bộ, phải có đủ các yếu tố, chú ý một số yếu tố sau: - Số chứng từ, ngày tháng năm; họ và tên, địa chỉ người lĩnh tiền; - Số tiền bằng số, bằng chữ trên chứng từ khớp đúng, viết đúng quy định; - Chữ ký và dấu của chủ tài khoản; - Chữ ký của cán bộ ngân hàng có trách nhiệm cho lĩnh vực tiền mặt. 2. Lập bảng kê phân loại tiền chi trả (căn cứ vào tính chất của khoản chi và cơ cấu các loại tiền hiện có tại quỹ). Tự kiểm soát sự khớp đúng giữa chứng từ chi và bảng kê về các nội dung: ngày, tháng, năm chi tiền; họ và tên, địa chỉ của người lĩnh tiền; tổng số tiền (số tiền bằng số và bằng chữ). 3. Chuẩn bị tiền mặt theo bảng kê đã lập (theo bó, thếp, tờ lẻ). 4. Đếm kiểm lại tiền mặt đúng với số tiền ghi trên chứng từ chi tiền. 5.Ghi sổ chi tiền của quầy chi và ký tên trên chứng từ, bảng kê. 6. Gọi khách hàng đến nhận tiền theo (số thứ tự, họ tên) ghi trên chứng từ (hoặc theo tích kê chi tiền đã phát). Chú ý trước khi phát tiền yêu cầu khách hàng: - Nêu rõ số tiền khách hàng cần lĩnh; - Xuất trình giấy chứng minh nhân dân (hoặc quân nhân) và kiểm tra đúng họ tên người được lĩnh tiền mới phát tiền; - Khách hàng phải viết rõ họ tên và ký trên chứng từ, bảng kê nhận tiền. 7. Phát tiền cho khách và chứng kiến khách hàng đếm lại tiền. 8. Đóng dấu “đã chi tiền” lên chứng từ, bảng kê rồi xếp lưu hồ sơ. Những chú ý khi chi tiền cho khách hàng: - Mỗi món chi tiền cho khách hàng phải kiểm đếm qua tay hai người. Nếu có một người thì phải tự mình kiểm tra lại (phúc hạch). - Yêu cầu khách hàng kiểm tra lại tiền, xác nhận đủ trước lúc ra khỏi quầy chi tiền; - Tiền chi ra cho khách hàng phải là tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông. PHỤ LỤC SỐ 2 THU, CHI NGOẠI TỆ, CÁC LOẠI CHỨNG TỪ CÓ GIÁ TRỊ NGOẠI TỆ Khi thu chi tiền mặt ngoại tệ và các chứng từ có giá trị ngoại tệ, ngoài việc tuân thủ quy trình nghiệp vụ như đối với thu, chi tiền mặt “VND” quy định tại Phụ lục số 1, còn phải chú ý: - Chỉ thu nhận những loại ngoại tệ hiện tại ngân hàng đang mua vào; - Phải thu hoặc chi đúng loại ngoại tệ ghi trên chứng từ (ký hiệu ngoại tệ; tên ngoại tệ; chú ý phát hiện tiền giả, tiền đã có thông báo mất, tiền hết hạn lưu hành...); Trường hợp gặp ngoại tệ khó tiêu thụ, tùy mức độ để xử lý (không nhận, chỉ nhận giữ hộ hoặc thoả thuận nhưng nếu không tiêu thụ được thì ghi nợ lại tài khoản của khách hàng hoặc trả lại...); Nếu tiền chưa kết luận là giả thì yêu cầu khách hàng đổi hoặc làm thủ tục gửi đi giám định; Trường hợp phát hiện tiền giả, tiền do trộm cắp, trước hết yêu cầu khách hàng xác nhận số seri tờ bạc, sau đó làm thủ tục lập biên bản thu lại tờ bạc và xử lý theo quy định; Tiền đã kết luận là giả thì trên biên bản phải ghi đầy đủ các yếu tố: Loại tiền, số bảng in, năm phát hành, ký hiệu tên bảng, họ và tên, địa chỉ người có tiền giả, biên bản có đầy đủ chữ ký của các bên có liên quan. Người giám định và người duyệt giám định phải chịu trách nhiệm nếu tờ bạc đó không phải là giả. PHỤ LỤC SỐ 3 QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ VÀ XỬ LÝ SỐ LIỆU THU - CHI TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ TẠI BỘ PHẬN TIỀN TỆ - KHO QUỹ NGÂN HÀNG KHI ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN: 8 * Đối với giấy nộp tiền, phiếu thu, phiếu nhập kho: 1. Thủ quỹ nhận giấy nộp tiền và bảng kê thu các loại tiền do khách hàng nộp; thủ kho tiền nhận phiếu nhập kho và biên bản giao nhận tài sản (nếu nhập kho Quỹ dự trữ phát hành từ Quỹ nghiệp vụ phát hành, thủ kho phải lập biên bản giao nhận tài sản). Thủ quỹ hoặc thủ kho tiền phải kiểm tra đầy đủ các yếu tố trên chứng từ và thu nhận đủ tiền theo đúng quy trình đã quy định tại Phụ lục số 1 Chế độ này. 2. Thủ quỹ (thủ kho tiền) nhập số liệu từ bảng kê và giấy nộp tiền vào máy. 3. Chuyển giấy nộp tiền hoặc phiếu thu, bảng kê thu các loại tiền và thông tin đã nhập sang bộ phận kiểm soát. 4. Trưởng (Phó) phòng Tiền tệ kiểm soát việc thu tiền mặt thực tế theo đúng quy trình nghiệp vụ và kiểm tra số liệu đã nhập vào máy, chấp nhận đúng và chuyển trả lại cho thủ quỹ. 5. Máy tiến hành cập nhật tự động số liệu đã được kiểm tra đúng vào sổ quỹ (hay sổ thu tiền) và sổ thu - chi các loại tiền. 6. Thủ quỹ (thủ kho tiền) thực hiện xử lý chứng từ, bảng kê (biên bản giao nhận) theo đúng quy trình thu tiền mặt đã quy định. * Đối với chứng từ chi, phiếu xuất kho: 1. Chứng từ chi (xuất kho) từ kế toán chuyển sang. Sau khi đã kiểm tra đầy đủ các yếu tố, thủ quỹ (thủ kho tiền) căn cứ vào tính chất của khoản chi, quy định về cơ cấu các loại tiền và thực tế các loại tiền hiện có trong quỹ để lập bảng kê chi tiền mặt (hoặc biên bản giao nhận) trên máy vi tính. 2. In bảng kê chi các loại tiền hoặc biên bản giao nhận. Chuyển bảng kê (biên bản giao nhận), phiếu chi và thông tin đã nhập sang cho bộ phận kiểm soát. 3. Chuẩn bị tiền mặt theo bảng kê đã lập. 4. Bộ phận kiểm soát, kiểm soát các yếu tố theo quy định và chuyển giao lại chứng từ, thông tin cho thủ quỹ (thủ kho tiền). 5. Máy tiến hành cập nhật tự động số liệu đã được kiểm tra đúng vào sổ quỹ hay sổ chi tiền và sổ thu - chi các loại tiền. 6. Thủ quỹ (thủ kho tiền) ký tên trên chứng từ, bảng kê. Sau đó làm thủ tục giao tiền cho khách hàng và xử lý chứng từ theo đúng quy trình chi tiền mặt tại Phụ lục số 1 của Chế độ này. Trưởng (phó) phòng Tiền tệ kiểm soát việc chi tiền mặt theo đúng quy trình nghiệp vụ. Xử lý cuối ngày 1. Qua một ngày làm việc, sau khi đã kiểm tra toàn bộ chứng từ trên máy, kiểm soát làm thủ tục kết thúc các hoạt động giao dịch trong ngày. 2. Thực hiện kiểm kê Quỹ nghiệp vụ cuối ngày và tiến hành xử lý thừa (thiếu) nếu có. Kiểm soát lập và in số kiểm kê, có chữ ký xác nhận Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán, thủ quỹ. Các số liệu đã được ghi chép, xử lý trong ngày lưu trong máy làm căn cứ để bộ phận kiểm soát đối chiếu với số liệu kiểm kê Quỹ nghiệp vụ cuối ngày. Số liệu lưu trong máy về tồn quỹ nghiệp vụ, số lượng giá trị từng loại tiền và số liệu trên sổ kiểm kê Quỹ nghiệp vụ phải hoàn toàn khớp đúng. 3. Thủ quỹ làm thủ tục khóa sổ cuối ngày và in sổ quỹ. Giám đốc ngân hàng, Trưởng phòng Kế toán, thủ quỹ hoặc thủ kho tiền ký tên xác nhận tồn quỹ trên sổ quỹ. Nếu cần thiết có thể in sổ thu - chi các loại tiền để sử dụng, thông thường thì sổ này được in vào cuối tháng. 4. Cuối tháng các thông tin được nhập vào các loại sổ của Quỹ nghiệp vụ, được chuyển về bộ phận thống kê để sử dụng kịp thời. 5. Trường hợp có tổ chức tổ thu, tổ chi riêng, thì từng tổ mở sổ thu tiền hoặc sổ chi tiền. Số liệu từ các bảng kê thu (chi) được nhập trực tiếp vào sổ thu tiền hoặc sổ chi tiền. Cuối ngày từng tổ khóa sổ thu tiền hoặc sổ chi tiền và giao nộp toàn bộ tiền tồn quỹ cho trưởng quỹ. Trưởng quỹ kiểm tra tổng số tiền thu (chi), các chứng từ, bảng kê, máy sẽ tự động tổng hợp số liệu vào sổ quỹ. 6. Đối với tiền mặt thuộc Quỹ dự trữ phát hành thực hiện xử lý cuối tháng, kiểm kê, khóa sổ vào cuối tháng cũng theo quy trình trên. 7. Đối với thu chi ngoại tệ, các loại tài sản khác, giấy tờ có giá, quy trình luân chuyển chứng từ, xử lý số liệu phát sinh và xử lý cuối ngày cũng thực hiện như đối với tiền mặt thuộc Quỹ nghiệp vụ. PHỤ LỤC SỐ 4 QUY TRÌNH, THỦ TỤC GIAO NHẬN TIỀN MẶT CỦA KHÁCH HÀNG THEO TÚI NIÊM PHONG 1. Khách hàng phải làm đầy đủ các thủ tục nộp tiền mặt vào ngân hàng theo quy định hiện hành (giấy nộp tiền mặt vào ngân hàng theo quy định hiện hành (giấy nộp tiền, bảng kê phân loại tiền) 2. Ngân hàng thu tiền theo quy trình tiền mặt được quy định tại Phụ lục số 1. Các loại tiền từ 10.000 đ trở lên và tiền không chẵn bó phải kiểm đếm tờ thu nhận ngay. Các loại tiền từ 5.000 đ trở xuống (trường hợp không đếm hết) thì kiểm đếm bó (đủ 10 thếp) và đếm đủ tổng số bó tiền. 3. Thủ quỹ Ngân hàng chứng kiến khách hàng làm các thủ: bỏ tiền vào túi (túi đựng tiền phải chắc chắn, không rách) niêm phong miệng túi chặt chẽ, niêm phong ghi rõ họ, tên, địa chỉ khách hàng, loại tiền nộp, số bó, số tiền trong mỗi túi, ngày, tháng, năm niêm phong và ký tên. 4. Ngân hàng cùng khách hàng xác nhận: - Số tiền đã đếm kiểm tờ; - Số tiền chưa đếm kiểm tờ, nhưng đã kiểm đếm thếp, bó theo loại tiền, theo túi niêm phong. Tổng hợp lại đối chiếu với giấy nộp tiền của khách hàng, nếu khớp đúng (số tiền nộp bằng số và bằng chữ), thì thủ quỹ ngân hàng ký vào chỗ người thu tiền trên giấy nộp tiền, rồi chuyển qua (đường dây nội bộ) sang bộ phận kế toán của ngân hàng để hạch toán ghi Có tài khoản thích hợp cho khách hàng. 5. Những túi tiền niêm phong đã thu, được bảo quản trong kho tiền theo chế độ hiện hành. Trách nhiệm của các bên: 1. Trách nhiệm của ngân hàng: Sau khi thu nhận xong bằng hình thức túi niêm phong phải thực hiện các nghiệp vụ: hạch toán, quản lý, bảo quản, đảm bảo coi như khách hàng đã hoàn thành thủ tục nộp tiền mặt; Bộ phận kho quỹ của ngân hàng (nơi có thu tiền qua túi niêm phong) phải mở sổ theo dõi tiền của từng khách hàng; Bảo quản túi niêm phong chắc chắn, an toàn đến khi mở túi niêm phong kiểm đếm lại theo quy trình đã quy định; Trường hợp niêm phong túi tiền bị thay đổi trước khi mở để kiểm đếm tờ, mà tiền hoặc tổ chức Hội đồng đếm kiểm tờ (khi khách hàng tín nhiệm ủy quyền bằng văn bản cho ngân hàng đếm kiểm). 2. Trách nhiệm của khách hàng: Chấp hành đầy đủ các quy định trong quy trình giao nhận tiền mặt theo túi niêm phong trên đây; Chấp hành thời hạn quy ước chứng kiến việc ngân hàng kiểm đếm lại số tiền đã thu qua túi niêm phong (nếu tín nhiệm ngân hàng, phải có văn bản ủy quyền cho ngân hàng lập Hội đồng đếm kiểm); Chịu trách nhiệm vật chất trong việc thừa, thiếu tờ trong bó tiền trong các túi nguyên niêm phong, theo quy định xử lý thừa thiếu sau đây. Xử lý thừa, thiếu trong khi kiểm đếm tờ các bó tiền trong túi niêm phong: Thừa tờ trong bó tiền, ngân hàng trả ngay số tiền thừa đó cho khách hàng; - Thiếu tờ trong bó tiền, yêu cầu khách hàng nộp ngay số tiền thiếu cho ngân hàng. Nếu khách hàng chưa có tiền nộp ngay thì lập biên bản, ghi nợ khách hàng, trong phạm vi 2 ngày làm việc phải hoàn trả đủ ngân hàng. Quá hạn trên, khách hàng phải chịu phạt theo lãi suất nợ quá hạn đối với số tiền thiếu, nghiêm trọng hơn sẽ bị truy tố trước pháp luật. PHỤ LỤC SỐ 5 CÁC LOẠI SỔ SÁCH VÀ BÁO CÁO TRONG NGHIỆP VỤ KHO QUỹ NGÂN HÀNG 1. Các loại sổ sách Sổ sách dùng cho Quỹ nghiệp vụ 1. Sổ quỹ (tiền mặt VND, ngoại tệ, giấy tờ có giá) 2. Sổ thu tiền hoặc sổ chi tiền (của từng tổ thu hoặc tổ chi) 3. Sổ theo dõi giao nhận tiền trong nội bộ (giữa thủ quỹ với trưởng tổ thu, tổ chi) 4. Sổ theo dõi Quỹ nghiệp vụ dự trữ 5. Sổ kiểm kê Quỹ nghiệp vụ hàng ngày 6. Sổ xuất nhập vàng, đá quý, kim loại quý khác 7. Sổ thu - chi các loại tiền 8. Sổ theo dõi theo trả tiền thừa cho khách hàng 9. Sổ theo dõi thiếu mất tiền * Sổ sách dùng cho Quỹ dự trữ phát hành, các loại tài sản khác bảo quản trong kho tiền 1. Sổ Quỹ dự trữ phát hành (sổ tổng hợp, sổ chi tiết tiền lành, tiền rách, tiền đình chỉ lưu hành). 2. Sổ theo dõi các loại tiền 3. Sổ kiểm kê 4. Sổ theo dõi nhập, xuất tài sản khác (sổ tổng hợp, sổ chi tiết) 5. Sổ theo dõi nhập xuất giấy tờ, tài sản quý, giấy tờ có giá thế chấp, cầm cố khoản vay (mở sổ và theo dõi theo từng loại riêng biệt). * Sổ sách dùng chung cho kho tiền 1. Thẻ kho 2. Sổ bàn giao chìa khóa cửa kho tiền 3. Sổ đăng ký vào kho tiền 4. Sổ theo dõi về lịch sử, quá trình xây dựng sửa chữa, gia cố kho tiền và các thiết bị an toàn trong kho tiền, phương tiện vận chuyển. II. Báo cáo, điện báo: Các báo cáo, điện báo thực hiện theo Chế độ thông tin báo cáo của ngành ngân hàng (do mạng máy tính cung cấp). Báo cáo công tác an toàn kho quỹ 6 tháng và cả năm gửi bằng hình thức văn bản. (Nếu tài sản kiểm kê hàng ngày), đánh giá số thứ tự liên tục trong tháng (nếu tài sản kiểm kê cuối tháng), đánh số liên tục trong 1 năm với các loại tài sản khác. Các loại sổ Quỹ, sổ thu tiền, sổ chi tiền trên mỗi trang sổ do máy tính tự động cung cấp, phải có chữ ký của Giám đốc Ngân hàng (đóng dấu Ngân hàng) xác nhận sự chính xác của số trang sổ và các số liệu trên trang sổ, thay cho việc đánh số trang, đóng dấu giáp lai và ký xác nhận trên tờ bìa và từng trang sổ theo phương pháp ghi chép bằng tay. Nghiêm cấm việc sửa chữa số liệu trên trang sổ bằng bất kỳ hình thức nào. Việc quản lý sổ sách, đĩa từ ghi lưu các số liệu có liên quan khi sử dụng và đưa vào lưu trữ theo chế độ hiện hành.