4666/QĐ-UBND

Quyết định 4666/QĐ-UBND năm 2015 về Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại cơ quan Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã giai đoạn 2016 - 2020 do tỉnh Nghệ An ban hành UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 4666/QĐ-UBND Nghệ An, ngày 14 tháng 10 năm 2015 QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC BAN HÀNH ĐỀ ÁN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG TẠI CƠ QUAN ỦY BAN NHÂN DÂN CÁC HUYỆN, THÀNH PHỐ, THỊ XÃ GIAI ĐOẠN 2016 - 2020 ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003; Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011; Căn cứ Luật Ngân sách Nhà nước ngày 26/5/2015; Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Căn cứ Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030; Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 245/TTr-SNV ngày 28/9/2015, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại cơ quan UBND các huyện, thành phố, thị xã giai đoạn 2016 - 2020 (có Đề án kèm theo). Điều 2. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký. Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các Sở: Nội vụ, Tài chính; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Lê Xuân Đại ĐỀ ÁN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG TẠI CƠ QUAN ỦY BAN NHÂN DÂN CÁC HUYỆN, THÀNH, THỊ GIAI ĐOẠN 2016 - 2020 (Ban hành kèm theo Quyết định số 4666/QĐ-UBND ngày 14/10/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An) Phần I ĐẶT VẤN ĐỀ I. SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ ÁN Tài liệu lưu trữ phản ánh một cách trung thực và toàn diện sự phát triển của đất nước, địa phương. Đây là nguồn tài sản, nguồn tài nguyên thông tin vô giá. Trong thời gian qua, các ngành, các cấp đã quan tâm trong việc thực hiện công tác lưu trữ tài liệu, qua đó góp phần gìn giữ và thúc đẩy hoạt động lưu trữ ngày càng vững mạnh, nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của nền hành chính nhà nước góp phần đẩy mạnh công tác cải cách hành chính. Tại Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X, Đảng Cộng sản Việt Nam đã đề ra chủ trương “bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ”; Luật Lưu trữ năm 2011 đã khẳng định nguyên tắc “Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam”. Tài liệu các Phông thuộc Lưu trữ lịch sử tỉnh Nghệ An được hình thành trong quá trình hoạt động và phát triển của các cơ quan, tổ chức và đã tồn tại qua nhiều thời kỳ lịch sử. Đây là khối tài liệu có giá trị quan trọng, phản ánh mọi hoạt động của đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của tỉnh ta. Thực tế số tài liệu này được nộp lưu về Lưu trữ lịch sử tỉnh và Lưu trữ của cơ quan chưa nhiều, hầu hết còn tồn đọng tại các phòng chuyên môn, chưa được sắp xếp, phân loại khoa học, tình trạng thất lạc, mất mát, hư hỏng tài liệu đã xảy ra... gây thiệt hại về tài sản, tổn thất về kinh tế. Theo Đề án quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Nghệ An, dự báo số tài liệu đến năm 2020 toàn tỉnh Nghệ An sẽ tăng khoảng 19.493 mét giá (trong đó tài liệu của các Sở, ban, ngành có 6.496 mét; huyện, thành, thị có 10.117 mét; xã, phường, thị trấn có 2880 mét). Như vậy, trong những năm tới số tài liệu tồn đọng tích đống, chưa được chỉnh lý tại các cơ quan, tổ chức ngày càng tăng thêm, đặc biệt là các cơ quan cấp huyện, nếu không nhanh chóng đưa ra những biện pháp tích cực giải quyết dứt điểm nguồn tài liệu này sẽ gây khó khăn cho công tác quản lý, điều hành, thực hiện bảo quản, thống kê theo quy định của Luật lưu trữ, không phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ và quan trọng hơn là gây hệ quả tài liệu tồn đọng, tích đống tiếp tục gia tăng, ngày càng hư hỏng nặng theo thời gian. Vì vậy, cần thực hiện có hiệu quả các mục tiêu, nhiệm vụ đặt ra trong quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ. Đối với các sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND các huyện, thành, thị trên địa bàn tỉnh, phấn đấu đến năm 2020 “ có 80% tài liệu được chỉnh lý khoa học, đưa vào bảo quản trong Kho lưu trữ và phát huy giá trị sử dụng ”. Đối với tài liệu của các Sở, ban, ngành cấp tỉnh, thực hiện Quyết định 500/QĐ-UBND ngày 28/02/2011 của UBND tỉnh, Sở Nội vụ (trực tiếp là Chi cục Văn thư - Lưu trữ) đã hướng dẫn triển khai và giải quyết cơ bản về tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống cho 15 cơ quan, đơn vị. Đối với tài liệu của UBND các huyện, thành, thị, hầu hết hiện nay đang gặp khó khăn trong việc thu thập, sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ. Nhìn chung các cơ quan chưa quan tâm dành nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ công tác này; chưa có định hướng, lộ trình thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ theo từng giai đoạn cụ thể. Vì vậy, tài liệu chủ yếu trong tình trạng tồn đọng, tích đống, bó gói quá lớn; cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí phục vụ công tác lưu trữ còn hạn chế; bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu, tài liệu không phát huy giá trị sử dụng. Việc chỉnh lý khoa học tài liệu cần phải được giải quyết. Căn cứ cơ sở pháp lý và xuất phát từ tình hình thực tiễn, việc xây dựng và ban hành Đề án chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng tại cơ quan UBND các huyện, thành phố, thị xã (sau đây gọi chung là các cơ quan cấp huyện) là hết sức cần thiết. II. CĂN CỨ PHÁP LÝ 1. Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011. 2. Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. 3. Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng. 4. Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy. 5. Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy. 6. Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030. 7. Quyết định số 6263/QĐ-UBND ngày 24/12/2013 của UBND tỉnh Nghệ An về ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Nghệ An. 8. Quyết định số 4248/QĐ-UBND ngày 30/9/2014 của UBND tỉnh về phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Nghệ An đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030. III. THỰC TRẠNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN UBND CÁC HUYỆN, THÀNH PHỐ, THỊ XÃ 1. Thực trạng Trong thời gian qua, một số huyện đã quan tâm bố trí kinh phí để chỉnh lý tài liệu tồn đọng như các huyện: Hưng Nguyên, Nam Đàn, Thanh Chương, Anh Sơn, Tương Dương, Quế Phong, Quỳ Hợp, Nghĩa Đàn, Yên Thành, Diễn Châu. Tuy nhiên nguồn kinh phí cấp chỉ đáp ứng được một phần rất ít so với khối lượng tài liệu cần chỉnh lý, vì vậy tình trạng tài liệu tích đống vẫn tiếp diễn và liên tục gia tăng. Số tài liệu này nếu không thu thập và chỉnh lý kịp thời sẽ bị xuống cấp hư hỏng, đồng thời đang chiếm một diện tích khá lớn tại các phòng làm việc của các cơ quan, tổ chức. Phần lớn tài liệu vẫn đang trong tình trạng bó gói, tích đống và được bảo quản tại các phòng chuyên môn, chưa thu thập, chỉnh lý đã gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động công việc của công chức, viên chức. Nguồn tài liệu này được hình thành trong quá trình giải quyết và thực hiện nhiệm vụ chính trị của các cơ quan trên các lĩnh vực: kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh - quốc phòng, khoa học kỹ thuật, công nghiệp… tất cả được phản ánh đầy đủ trong tài liệu lưu trữ. Không chỉ vậy, hàng năm số lượng tài liệu mới phát sinh ngày càng nhiều. Số tài liệu này được bảo quản ở những kho tạm, trên tầng áp mái, nóc tủ, gầm cầu thang, kể cả các ô cửa sổ với diện tích chật hẹp, thiếu các trang thiết bị bảo quản, cùng với những tác động hàng ngày từ môi trường, nắng nóng, ẩm thấp, điều kiện bảo quản không đáp ứng yêu cầu, đã và đang làm cho tài liệu xuống cấp trầm trọng, một số tài liệu bị rách thủng, mối xông, giòn, mục, mờ chữ, mất chữ, bị oxy hoá dẫn đến mất mát tài liệu ảnh hưởng đến hoạt động chung của cơ quan, đơn vị trong quá trình khai thác và nghiên cứu, tài liệu lưu trữ cơ quan không phát huy được giá trị sử dụng. Qua khảo sát thực tế nguồn tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được chỉnh lý tại 21 cơ quan UBND các huyện, thành, thị, tính đến thời điểm tháng 12/2014 trở về trước có 8.504 mét. Một số đơn vị có số lượng tài liệu tồn đọng nhiều như: thành phố Vinh 800 mét, huyện Thanh Chương 697 mét, huyện Yên Thành 675 mét, huyện Hưng Nguyên 646 mét, huyện Kỳ Sơn 563 mét,… Số lượng trên được khảo sát tại tất cả các phòng chuyên viên; tuy nhiên để giảm chi phí chỉnh lý, yêu cầu tài liệu trước lúc đưa ra chỉnh lý khoa học đối với khối tài liệu rời lẻ các phòng phải tự lọc bớt để loại bỏ trùng thừa, vì vậy dự kiến thực tế số lượng tài liệu phải giao nộp để thực hiện chỉnh lý ước khoảng 70% so với số lượng đã khảo sát. ( Chi tiết tại Phụ lục kèm theo ). 2. Nguyên nhân chủ yếu tác động đến tình trạng tài liệu tích đống, bó gói - Do nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ còn có những hạn chế, chưa đúng mức, có lúc, có nơi còn bị xem nhẹ; trong khi đó chưa có chế tài để áp dụng xử lý vi phạm trong công tác này; - Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị chưa quan tâm đúng mức, chưa coi đây là nhiệm vụ thường xuyên trong quá trình hoạt động của đơn vị; - Nguồn nhân lực đảm nhiệm công tác lưu trữ còn có một bộ phận chưa đáp ứng được yêu cầu trình độ chuyên môn nghiệp vụ, hoạt động kiêm nhiệm nên không có thời gian thực hiện các nghiệp vụ về bảo quản, chỉnh lý tài liệu; việc bố trí cán bộ làm công tác này thiếu ổn định, hay thay đổi dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao; - Công tác kiểm tra, giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ chưa thường xuyên; - Một số đơn vị thực hiện chỉnh lý tài liệu nhưng không chỉ đạo quyết liệt việc giao nộp tài liệu nên dẫn đến tình trạng “có chừng nào làm chừng đó” mà không chú ý đến vấn đề “thiếu đủ” của phông; - Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ chưa được quan tâm đầu tư đúng mức, đa phần tài liệu lưu trữ của các cơ quan, đơn vị phải bảo quản ở những kho tạm, chật hẹp, ẩm thấp, không đủ các trang thiết bị bảo quản tối thiểu theo quy định. Kinh phí dành cho hoạt động này còn hạn chế, chưa được quan tâm bố trí trong dự toán ngân sách hàng năm theo đúng quy định tại Điều 39 Luật lưu trữ; - Từ những năm 1990 đến nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế với những thành tựu về khoa học công nghệ, các loại máy móc cũng như phương tiện sao in ngày càng hiện đại, nhiều cơ quan, đơn vị đã lạm dụng máy móc để sao, in khiến lượng văn bản trùng thừa trong các cơ quan gia tăng nhanh chóng, khiến lượng tài liệu tích đống ngày càng nhiều; - Thời tiết diễn biến bất thường, nắng nóng nhiều, mưa bão thường xuyên, độ ẩm cao đã ảnh hưởng không nhỏ đến việc bảo quản tài liệu lưu trữ. Phần II MỤC TIÊU, YÊU CẦU VÀ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN I. MỤC TIÊU 1. Mục tiêu chung Tạo sự chuyển biến trong thực hiện Quy hoạch phát triển ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Nghệ An đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030. Đến năm 2020 có 80% tài liệu được chỉnh lý khoa học và đưa vào bảo quản trong Kho lưu trữ và phát huy giá trị sử dụng, phục vụ kịp thời cho công tác tra cứu góp phần vào hoạt động xây dựng và phát triển kinh tế xã hội của tỉnh. 2. Mục tiêu cụ thể - Tập trung chỉ đạo nhằm giải quyết tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan cấp huyện trên địa bàn tỉnh. Phấn đấu đến hết năm 2020 cơ bản không còn tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan UBND cấp huyện; - Tổ chức chỉnh lý khoa học tài liệu, đồng thời tiến hành lựa chọn, đưa vào bảo quản an toàn để nâng tuổi thọ tài liệu phục vụ việc khai thác, sử dụng; - Lập danh mục các loại tài liệu: tài liệu sử dụng rộng rãi và danh mục tài liệu có các mức độ mật nhằm quản lý khoa học và bảo đảm bí mật nhà nước; - Từng bước xây dựng, hoàn thiện hệ thống công cụ thống kê tra cứu truyền thống và áp dụng các thành tựu của khoa học công nghệ có hiệu quả, hệ thống cơ sở dữ liệu, số hoá tài liệu, hồ sơ để quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng thiết thực, phục vụ đắc lực cho công tác nghiên cứu; - Loại bỏ tài liệu hết giá trị, trùng thừa nhằm tiết kiệm kho tàng và các trang thiết bị; đồng thời làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định hiện hành; - Hình thành tư duy và phương pháp quản lý tài liệu lưu trữ một cách khoa học, yêu cầu cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ công việc, hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan hàng năm theo đúng quy định. II. YÊU CẦU 1. Trong quá trình thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu không làm ảnh hưởng đến các hoạt động chung của các cơ quan, tổ chức. 2. Việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ đưa vào bảo quản và khai thác sử dụng là trách nhiệm bắt buộc của các cơ quan cấp huyện khi thực hiện nhiệm vụ. 3. Khi chỉnh lý tài liệu lưu trữ phải dựa trên nguyên tắc tập trung thống nhất, không xé lẻ phông lưu trữ; tra cứu, khai thác tài liệu lưu trữ nhanh chóng, chính xác. 4. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đảm bảo các yêu cầu: - Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ; - Được xác định thời hạn bảo quản; - Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hóa; - Có mục lục hồ sơ và Danh mục tài liệu hết giá trị. 5. Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn bằng các thiết bị chuyên dụng, có hộp (cặp) theo tiêu chuẩn ngành, có mục lục hồ sơ. 6. Tất cả các tài liệu sau khi chỉnh lý được đưa vào bảo quản an toàn trong kho lưu trữ theo quy định để quản lý, khai thác sử dụng phục vụ cho nhu cầu của các cơ quan, tổ chức và công dân. III. GIẢI PHÁP 1. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, nâng cao ý thức đối với từng cán bộ, công chức, viên chức và những người làm công tác lưu trữ về Luật Lưu trữ và các văn bản quy định về công tác lưu trữ. Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý. 2. Các ngành, các cấp quan tâm đầu tư kinh phí cho công tác chỉnh lý tài liệu và xây dựng nâng cấp Kho lưu trữ của cơ quan nhằm bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. 3. Thực hiện nghiêm túc việc giao nộp tài liệu để chỉnh lý, mức độ thiếu đủ của phông, tránh tình trạng “có tài liệu gì thì chỉnh lý tài liệu đó”. 4. Các phòng chuyên môn cần lựa chọn, sàng lọc hồ sơ tài liệu liên quan đến chuyên môn của mình (bản nháp, bản trùng, sách, báo, tạp chí…) nhằm tạo thông thoáng phòng làm việc, giảm khối lượng tài liệu tích đống và giảm tối đa nguồn kinh phí thực hiện chỉnh lý. 5. Bố trí lực lượng cán bộ, viên chức có chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ để thực hiện chỉnh lý bao gồm: viên chức của Chi cục, cán bộ VTLT tại các đơn vị và nhân công thuê ngoài (nếu cần); ngoài ra có thể phối hợp với các cơ quan, tổ chức có chức năng thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu theo quy định hiện hành của Nhà nước; 6. Thông qua việc chỉnh lý tài liệu kết hợp hướng dẫn, bồi dưỡng hoặc tổ chức tập huấn để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng cho công chức, viên chức đang đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị. 7. Kiên quyết chỉ đạo nghiêm túc việc lập hồ sơ công việc, nhất là việc hình thành tư duy và phương pháp bảo quản và nộp lưu hồ sơ tài liệu cơ quan theo đúng các quy định hiện hành, đưa nội dung này vào tiêu chí xét thi đua hàng năm. Đồng thời nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý TCVN ISO vào công tác văn thư, lưu trữ để xây dựng quy trình “Quản lý hồ sơ, tài liệu”. 8. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ kết hợp xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ nhằm hỗ trợ cho công tác khai thác tài liệu phục vụ các nhu cầu chính đáng của độc giả. 9. Xác định trọng tâm, trọng điểm để thực hiện chỉnh lý nhằm giảm thiểu khối lượng tài liệu tồn đọng, tiết kiệm ngân sách và tạo điều kiện để bảo quản tốt nhất tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử. Phần III TỔ CHỨC THỰC HIỆN I. PHẠM VI THỰC HIỆN 1. Phạm vi thực hiện Đề án Bao gồm tài liệu tồn đọng được hình thành trong quá trình hoạt động tại Văn phòng HĐND - UBND, các phòng, ban thuộc cơ quan UBND huyện, thành, thị và kho lưu trữ huyện, thành, thị. 2. Thời gian thực hiện: Từ năm 2016 - 2020. Thời gian của tài liệu đưa ra chỉnh lý tính từ thời điểm thực hiện trở về trước. Với khối lượng tài liệu tương đối lớn 6.188 mét giá/21 cơ quan được thực hiện trong thời gian 5 năm, dự kiến kế hoạch mỗi năm thực hiện chỉnh lý 1.238 mét. Căn cứ vào khả năng đáp ứng kinh phí, các cơ quan, đơn vị liên quan chủ động bố trí kinh phí để thực hiện Đề án. Trong trường hợp cùng thời điểm nếu có nhiều cơ quan triển khai thì Đề án ưu tiên xử lý tài liệu các phông có số lượng tài liệu tích đống quá nhiều mà hiện tại không có nơi để bảo quản, tình trạng vật lý của tài liệu xuống cấp trầm trọng. 3. Nhân lực thực hiện Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực tiếp hướng dẫn việc chỉnh lý tài liệu. II. KINH PHÍ THỰC HIỆN 1. Cơ sở xây dựng dự toán kinh phí thực hiện - Căn cứ vào Nghị định số 66/2013/NĐ-CP ngày 27/6/2013 về việc Quy định mức l­ương tối thiểu chung; - Thực hiện theo Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế, kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; - Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy. 2. Nguồn kinh phí thực hiện đề án a) Dự kiến kinh phí: Tổng số tài liệu dự kiến chỉnh lý là 6.189 mét Dự kiến kinh phí để thực hiện là 42.978 triệu đồng. b) Về nguồn kinh phí thực hiện: - Căn cứ vào thực tế khả năng đáp ứng về nguồn ngân sách để xem xét việc hỗ trợ từ nguồn ngân sách tỉnh, cụ thể như sau: + Tối đa 50% kinh phí cho các huyện miền núi vùng cao gồm các huyện: Con Cuông, Tương Dương, Kỳ Sơn, Quế Phong, Quỳ Châu; + Tối đa 30% kinh phí cho 5 huyện miền núi còn lại gồm các huyện: Thanh Chương, Anh Sơn, Tân Kỳ, Nghĩa Đàn, Quỳ Hợp; + Tối đa 10% kinh phí cho thành phố Vinh, thị xã Hoàng Mai, thị xã Thái Hòa và thị xã Cửa Lò; + Tối đa 20% kinh phí cho các huyện miền xuôi còn lại. - Phần còn lại do ngân sách huyện, thành phố, thị xã tự đảm bảo theo phân cấp ngân sách và huy động nguồn vốn hợp pháp khác (nếu có). c) Lập dự toán, quản lý và sử dụng nguồn kinh phí: - Đối với kinh phí do ngân sách huyện tự đảm bảo: Hàng năm, UBND các huyện, thành phố, thị xã phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh căn cứ số lượng tài liệu thực tế cần chỉnh lý để lập dự toán kinh phí và bố trí trong phạm vi dự toán ngân sách chi thường xuyên của đơn vị; - Đối với kinh phí do ngân sách tỉnh hỗ trợ: Hàng năm cùng thời điểm xây dựng dự toán ngân sách nhà nước, căn cứ vào số lượng tài liệu cần chỉnh lý của năm sau, các huyện, thành phố, thị xã lập dự toán gửi Sở Tài chính. Trên cơ sở dự toán UBND các huyện, thành phố, thị xã lập (sau khi có ý kiến thống nhất của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh) và khả năng cân đối ngân sách hàng năm, Sở Tài chính tổng hợp cân đối chung vào dự toán ngân sách tỉnh (phần ngân sách tỉnh hỗ trợ), báo cáo UBND tỉnh trình HĐND tỉnh xem xét, quyết định. III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN 1. Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) triển khai thực hiện các nhiệm vụ sau: - Hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan chủ động lập kế hoạch, xây dựng dự toán kinh phí hàng năm để thực hiện chỉnh lý tài liệu theo Đề án; - Phối hợp với các cơ quan liên quan để thực hiện việc chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ; - Trường hợp các tổ chức, cá nhân có chức năng chỉnh lý tài liệu theo quy định của Nhà nước thì Chi cục là đơn vị giám sát chất lượng, số lượng tài liệu trước và sau khi chỉnh lý; - Thẩm định tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý để thực hiện việc tiêu hủy theo quy định hiện hành; - Hướng dẫn việc bố trí kho tàng và các trang thiết bị cần thiết để bảo vệ, bảo quản, sử dụng hồ sơ, tài liệu sau khi đã thực hiện chỉnh lý; - Hàng năm báo cáo kết quả thực hiện Đề án về UBND tỉnh và các cơ quan có thẩm quyền về tình hình, kết quả chỉnh lý. 2. Sở Tài chính - Căn cứ hồ sơ triển khai thực hiện việc chỉnh lý tài liệu theo Đề án của các huyện, thành phố, thị xã, thẩm định, trình UBND tỉnh xem xét, quyết định cấp phần kinh phí ngân sách tỉnh hỗ trợ cho các huyện, thành phố, thị xã theo tỷ lệ quy định; - Cấp phát kinh phí ngân sách tỉnh hỗ trợ, hướng dẫn các huyện thực hiện quản lý và quyết toán kinh phí theo đúng quy định hiện hành. 3. UBND các huyện, thành phố, thị xã - Cân đối ngân sách huyện và huy động nguồn hợp pháp khác (nếu có) để bố trí kinh phí thực hiện theo mục tiêu của Đề án này; - Phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ để xây dựng kế hoạch, lập dự toán chỉnh lý; - Bố trí kho tàng, giá đựng tài liệu và thực hiện việc quản lý, bảo quản an toàn tài liệu sau chỉnh lý. Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị đúng quy trình; - Không để tình trạng tài liệu tích đống, bó gói diễn ra sau khi đã chỉnh lý. Các cơ quan vi phạm sẽ chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh; - Chỉ đạo việc thực hiện rà soát, lựa chọn hồ sơ tài liệu liên quan đến chuyên môn của mình để giao nộp chỉnh lý, đồng thời thực hiện sàng lọc loại bỏ các loại tài liệu như: bản nháp, bản trùng, sách, báo, tạp chí… nhằm giảm tối đa nguồn kinh phí thực hiện chỉnh lý. 4. Các tổ chức, cá nhân thực hiện chỉnh lý tài liệu - Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh là cơ quan chủ trì hướng dẫn, chỉ đạo, triển khai thực hiện Đề án này và bố trí nhân lực thực hiện theo đúng quy định hiện hành; - Do đặc thù tài liệu lưu trữ liên quan đến bí mật nhà nước nên việc chỉnh lý tài liệu tại các địa phương khi lựa chọn các tổ chức cá nhân để thực hiện chỉnh lý phải đảm bảo tính bảo mật thông tin về hồ sơ, tài liệu. Trên đây là nội dung của Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại cơ quan UBND các huyện, thành phố, thị xã giai đoạn 2016 - 2020. Trong quá trình tổ chức thực hiện có vấn đề phát sinh, vướng mắc, các cơ quan báo cáo UBND tỉnh xem xét, điều chỉnh./. PHỤ LỤC THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG, TÍCH ĐỐNG TẠI CƠ QUAN UBND CÁC HUYỆN, THÀNH, THỊ TT Tên cơ quan, đơn vị Khối lượng tài liệu (mét) Tổng số (=4+5) Sơ bộ Y/c sàng lọc TL rời lẻ trước lúc c/lý giảm còn 70% Rời lẻ 1 UBND huyện Kỳ Sơn 409 50 359 513 2 UBND huyện Quế Phong 227 31 196 280 3 UBND huyện Quỳ Châu 221 25 196 280 4 UBND huyện Con Cuông 307 41 266 380 5 UBND huyện Tương Dương 103 19 84 120 6 UBND huyện Quỳ Hợp 166 15 150 215 7 UBND huyện Tân Kỳ 306 40 266 380 8 UBND huyện Anh Sơn 147 15 132 189 9 UBND huyện Thanh Chương 508 67 441 630 10 UBND huyện Nghĩa Đàn 166 26 140 200 11 UBND huyện Nghi Lộc 341 50 290 415 12 UBND huyện Diễn Châu 93 20 73 104 13 UBND huyện Yên Thành 491 60 430 615 14 UBND huyện Quỳnh Lưu 375 25 350 500 15 UBND huyện Hưng Nguyên 461 30 431 616 16 UBND huyện Nam Đàn 366 23 343 490 17 UBND huyện Đô Lương 472 120 351 502 18 UBND thành phố Vinh 572 40 532 760 19 UBND thị xã Thái Hoà 245 35 210 300 20 UBND thị xã Cửa Lò 142 30 112 160 21 UBND thị xã Hoàng Mai 72 23 49 70 Tổng cộng 6.189 785 5.404