14082/CT-TTHT

Công văn 14082/CT-TTHT năm 2020 về sử dụng hóa đơn điện tử khi đang sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------------- Số: 14082 /CT-TTHT V/v sử dụng h óa đơn điện tử Hà Nội, ngày 25 tháng 3 năm 2020 Kính gửi: Công ty TNHH Dion Software Mã số thuế: 0107544387; Địa chỉ: Tầng 5, tòa nhà VG, s ố 235 đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân Trung, quận Thanh Xuân, thành ph ố Hà Nội, Việt Nam. Trả lời công văn số không số ngày 19/3/2020 của Công ty TNHH Dion Software (sau đây gọi là Công ty) về việc đề nghị được sử dụng hóa đơn điện tử khi đang sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau: - Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định: “3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: s ố 5 1 /20 1 0/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Ch í nh phủ quy định v ề h ó a đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ v ẫ n còn hiệu lực th i hành.” - Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng và quản lý h óa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 2 Điều 4 hướng dẫn như sau: “2. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người b á n) khởi tạo h ó a đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau: a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức k i nh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lư u trữ h óa đơn điện tử; c) C ó đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu c ầ u để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định; d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật đ ) Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện t ử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ s ở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập h óa đơn. e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứ ng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: - Hệ th ố ng lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ th ố ng lưu trữ dữ liệu; - Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu kh i hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu. ” + Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 hướng dẫn như sau: “ 1 . Khởi tạo hóa đơn điện tử l à hoạt động tạo định dạng cho h óa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, k ý hiệu h óa đơn, định dạng truyền - nhận và lưu tr ữ h ó a đơn tr ước khi bán hàng hóa, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức k i nh doanh hoặc của các t ổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử và được l ưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật . T ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng h óa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng v ă n bản giấy hoặc bằng v ă n bản điện tử gửi thông qua c ổ ng thông tin điện tử của cơ quan thu ế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo M ẫ u s ố 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này). Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau: - Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập h óa đơn điện tử. Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện t ử hoặc công nghệ tương tự. - Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hóa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng; - Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức. - Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và l ưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nộ i bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. 2. Phát hành hóa đơn điện tử Trước kh i sử dụng h ó a đơn điện tử, t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo M ẫ u s ố 2 Phụ lục ban hành k è m theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hóa đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, k ý hiệu hóa đơn, k ý hiệu mẫu s ố hóa đơn , ngày bắt đầu sử dụng, s ố lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ k ý điện t ử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế). Trường hợp có sự thay đ ổi địa chỉ kinh doanh, t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông b á o phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng. Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, t ổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này. T ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải k ý số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện t ử . Thông báo phát hành hóa đơn điện t ử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.”. - C ă n cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị đ ị nh số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 1 Điều 11 hướng dẫn như sau: “Điều 11. Đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế 1. Cơ quan thuế bán hóa đơn cho các đ ố i tượng sau: a) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án). Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh l à các tổ chức c ó hoạt động k i nh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác. b) Hộ, c á nhân kinh doanh; c) T ổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu. d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự i n, đặt in thuộc loại rủi ro cao về thuế; đ ) Doanh nghiệp đang sử dụng h ó a đơ n tự in, đặt i n có hành vi vi phạm về hóa đơn bị xử lý v i phạm hành ch í nh về hành v i t r ốn thuế, gian lận thuế. Doanh nghiệp hướng dẫn tại điểm d, đ khoản này mua hóa đơn của cơ quan thuế tr ong thời gian 12 tháng. H ế t thời gian 12 tháng, căn cứ tình hình sử dụng hóa đơn, việc kê khai, nộp thuế c ủ a doanh nghiệp và đề nghị của doanh nghiệp, trong thời hạn 5 ngày làm việc, cơ quan thuế có v ă n bản thông báo doanh nghiệp chuyển sang tự tạo, h óa đơn để sử dụng hoặc tiếp tục mua hóa đơn của cơ quan thuế nếu không đáp ứng điều kiện tự i n hoặc đặt in h ó a đơn (mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) ”. + Tại điểm b Khoản 2 Điều 12 hư ớ ng dẫn như sau: “… Tổ chức, doanh nghiệp thuộc đối tượng mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hà nh chuyển sang tự tạo h óa đơn đặt i n, hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử để sử dụng thì phải dừng sử dụng h óa đơ n mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tự tạo theo hướng dẫn tại Điều 21 Thông tư này.” + Tại điểm c Khoản 1 Điều 21 hướng dẫn như sau: “c) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì t ổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn phải tiến hành hủy h óa đơn theo hướng dẫn tại Điều 29 Thông tư này.” + Tại Điều 27 (được sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư số 1 19/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính) hướng dẫn như sau: “Hàng qu ý , tổ chức, hộ, c á nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đ ố i tượng được cơ quan thuế cấp hóa đ ơn) c ó trách nhiệm nộp Báo c á o tình hình sử dụng h óa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đ ơn . Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nh ấ t là ngày 30/10 và qu ý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn gh i số lượng h ó a đơn sử dụng bằng không (=0) Riêng doanh nghiệp sử dụng h ó a đơn tự in, đặt in có hành vi v i phạm kh ô ng được sử dụng hóa đơn tự i n, đặt in, doanh nghiệp thuộc loạ i rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư này thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng. ..” Căn cứ các quy định trên, Công ty đã sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế từ tháng 10/2016 (đến nay hết thời hạn 12 tháng). Trường hợp Công ty đáp ứng các điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 4, Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính thì được sử dụng hóa đơn điện tử. Trước khi sử dụng đề nghị Công ty thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư s ố 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính. Công ty phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Công ty có tr ách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng từ ngày đầu tháng đến hết ngày dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế và chuyển sang nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý cho cơ quan thuế kể từ ngày kế tiếp theo quy định tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu trên. Công ty TNHH Dion Software phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Nếu có vướng mắc, đề nghị Công ty liên hệ với Phòng Tuyên truyền Hỗ tr ợ NNT - Cục Thuế TP Hà Nội theo số điện thoại: 02437737940; địa chỉ: G23-24 Thành Công, quận Ba Đình, TP Hà Nội. Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH Dion Software được biết./. Nơi nhận: - Như tr ê n; - Phòng TKT1; - Lưu: VT, TTHT (2b). KT. CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG Nguyễn Tiến Trường