TCVN12199-1:2018

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 12199-1:2018 về Đặc tả dữ liệu của đối tượng trong quy trình lưu trữ hồ sơ - Phần 1: Đối tượng và hồ sơ TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN 12199-1:2018 ĐẶC TẢ DỮ LIỆU CỦA ĐỐI TƯỢNG TRONG QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ - PHẦN 1: ĐỐI TƯỢNG VÀ HỒ SƠ Recordkeeping metadata standard - Part 1: Agent and record Lời nói đầu TCVN 12199-1:2018 được xây dựng trên cơ sở các tiêu chuẩn ISO 23081-1:2006 và ISO 23081-2:2009. TCVN 12199-1:2018 do Viện Công nghệ thông tin, Đại học Quốc gia Hà nội biên soạn, Bộ Thông tin và Truyền thông đề nghị, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thẩm định, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố. Bộ tiêu chuẩn quốc gia TCVN 12199 gồm 02 phần: - TCVN 12199-1:2018, Đặc tả dữ liệu của đối tượng trong quy trình lưu trữ hồ sơ - Phần 1: Đối tượng và hồ sơ. - TCVN 12199-1:2018, Đặc tả dữ liệu của đối tượng trong quy trình lưu trữ hồ sơ - Phần 2: Các quy trình quản lý. ĐẶC TẢ DỮ LIỆU CỦA ĐỐI TƯỢNG TRONG QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ - PHẦN 1: ĐỐI TƯỢNG VÀ HỒ SƠ Recordkeeping metadata standard - Part 1: Agent and Record 1 Phạm vi áp dụng Tiêu chuẩn này quy định các dữ liệu đặc tả trong quy trình lưu trữ hồ sơ. Tiêu chuẩn nêu cụ thể các phần tử đặc tả cho đối tượng (con người, tổ chức, đơn vị cơ quan) vào hồ sơ dữ liệu. Tiêu chuẩn kỹ thuật này có thể áp dụng cho việc truy cập; cập nhật, chỉnh sửa và trao đổi các hồ sơ không phụ thuộc vào định dạng. Tiêu chuẩn này có thể áp dụng trong quá trình thiết kế và triển khai hệ thống thông tin quản lý hồ sơ, bao gồm cả hệ thống quản lý hồ sơ và tài liệu điện tử. 2 Tài liệu viện dẫn Các tài liệu viện dẫn sau là rất cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn. Đối với các tài liệu viện dẫn ghi năm công bố thì áp dụng bản được nêu. Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản mới nhất, bao gồm cả các sửa đổi. ISO 8601:2004, Data elements and interchange formats - Information interchange - Representation of dates and times (Phần tử dữ liệu và dạng thức trao đổi - Trao đổi thông tin - Biểu diễn thời gian). 3 Thuật ngữ và định nghĩa Tiêu chuẩn này áp dụng các thuật ngữ và định nghĩa sau đây. 3.1 Đối tượng (agent) Cá nhân, nhóm làm việc hoặc tổ chức, cơ quan chịu trách nhiệm hoặc tham gia vào việc tạo ra, ghi chụp, số hóa lại hồ sơ và/hoặc các quy trình quản lý hồ sơ. 3.2 Hồ sơ (record) Trong tiêu chuẩn này, thuật ngữ hồ sơ được dùng thay thế cho thuật ngữ hồ sơ điện tử. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. 3.3 Dữ liệu đặc tả (metadata) Là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu. 3.4 Thực thể (entity) Bất kì một đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng đang tồn tại, đã tồn tại và có thể tồn tại. Trong tiêu chuẩn này, thực thể là chỉ đối tượng và hồ sơ. 3.5 Thành phần dữ liệu (element) Đơn vị dữ liệu cung cấp thông tin về thực thể. Mỗi thành phần dữ liệu cung cấp một thành phần thông tin trong dữ liệu đặc tả của thực thể. Mỗi thành phần dữ liệu đơn được miêu tả thông qua tên và các đặc tính. 3.6 Thành phần dữ liệu chi tiết (element qualifier) Thành phần dữ liệu chi tiết dùng thể hiện các chi tiết cho thành phần dữ liệu nhằm cung cấp thêm thông tin về các thành phần dữ liệu. 3.7 Thực thể quan hệ (Related entity) Thực thể có liên quan đến thực thể đang được đề cập trong một hành động, một thao tác trong hệ thống quản lý hồ sơ cụ thể. 3.8 Tài liệu (document) Tài liệu là các loại văn bản pháp quy hoặc có tính pháp quy dùng làm căn cứ để xử lý, giải quyết các công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của một tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp nhất định. 3.9 Lưu vết (Event history) Thông tin theo thời gian về các thao tác thực hiện trong hệ thống, trên hồ sơ dữ liệu. 4 Cấu trúc dữ liệu đặc tả Cấu trúc dữ liệu đặc tả của đối tượng trong quy trình quản lý hồ sơ gồm các trường và Trường con sau: Trường Trường con Khuyến nghị sử dụng Kiểu phân loại đối tượng Tùy chọn Định danh đối tượng Bắt buộc Chuỗi mã số định danh Bắt buộc Chữ ký số Tùy chọn Tên đối tượng Bắt buộc Tên khác Tùy chọn Tên viết tắt Tùy chọn Thời gian thực hiện Tùy chọn Thời điểm bắt đầu Tùy chọn Thời điểm kết thúc Tùy chọn Thời gian xử lý Tùy chọn Đối tượng liên quan Bắt buộc Định danh của đối tượng liên quan Tùy chọn Loại liên hệ Tùy chọn Thời gian liên hệ Tùy chọn Địa chỉ Tùy chọn Địa chỉ giao dịch Tùy chọn Địa chỉ liên hệ Tùy chọn Thời gian địa chỉ có hiệu lực Tùy chọn Lưu vết Bắt buộc Định danh thao tác Bắt buộc Mô tả thao tác Bắt buộc Thời gian thực hiện thao tác Bắt buộc Cá nhân thực hiện thao tác Bắt buộc Cấu trúc dữ liệu đặc tả của dữ liệu trong quy trình quản lý hồ sơ gồm các Trường và Trường con sau: Trường Trường con Khuyến nghị sử dụng Kiểu phân loại hồ sơ Bắt buộc Định danh dữ liệu Bắt buộc Chuỗi mã số định danh Tùy chọn Mã vạch hoặc kiểu mã sử dụng trong quy trình Tùy chọn Tên Bắt buộc Tên khác Tùy chọn Tên viết tắt Tùy chọn Mô tả Tùy chọn Thời gian tạo lập Bắt buộc Thời điểm khởi tạo Tùy chọn Thời điểm đăng ký Tùy chọn Thời điểm chuyển đổi Tùy chọn Thời điểm khai báo Tùy chọn Đối tượng của dữ liệu Tùy chọn Thông tin về bìa hồ sơ Tùy chọn Quyền hạn Tùy chọn Không gian Tùy chọn Tên chu kỳ Tùy chọn Ngôn ngữ của dữ liệu Tùy chọn Kiểu dữ liệu Tùy chọn Định dạng của dữ liệu Bắt buộc Định dạng dữ liệu Tùy chọn Giá trị trung bình Bắt buộc Mở rộng Tùy chọn Môi trường khởi tạo gốc Tùy chọn Môi trường khởi tạo hiện tại Tùy chọn Dữ liệu liên quan Bắt buộc Định danh các thực thể quan hệ Tùy chọn Kiểu liên hệ Bắt buộc Thời gian liên hệ Tùy chọn Truy cập dữ liệu Bắt buộc Phân cấp an toàn Bắt buộc Báo trước Tùy chọn Quyền truy cập Tùy chọn Điều kiện sử dụng Tùy chọn Trạng thái truy cập Tùy chọn Thời gian quyết định Bắt buộc Thời gian hết hạn Tùy chọn Xử lý dữ liệu Bắt buộc Thẩm quyền xử lý Bắt buộc Thời gian lưu xử lý Bắt buộc Trạng thái xử lý Tùy chọn Thời hạn lưu trữ Tùy chọn 5 Biểu diễn của các trường cho đối tượng 5.1 Kiểu phân loại đối tượng (Agent category type) Định nghĩa Là trường xác định loại của đối tượng thực hiện nghiệp vụ với các chức danh cụ thể hay thay mặt, thừa lệnh của một tổ chức, cá nhân. Đối tượng được miêu tả gồm một cá nhân, một nhóm làm việc hoặc một tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp. Mục tiêu - Phân loại đối tượng. - Dễ hiểu hơn về đối tượng. - Hỗ trợ việc tìm kiếm đối tượng chịu trách nhiệm ở một thao tác cụ thể Yêu cầu Chỉ bắt buộc, nếu đối tượng được khởi tạo. Tính lặp lại Không Giá trị mặc định Không có giá trị mặc định. Khuôn dạng lưu trữ <meta name = “Kiểu phân loại đối tượng” content = “A1”> A1: Kiểu phân loại đối tượng (Xem Phụ lục E). Ví dụ <meta name = “Kiểu phân loại đối tượng” content = “Cá nhân”> Chú thích 5.2 Định danh đối tượng (Identifier) Định nghĩa Là định danh của đối tượng thực hiện thao tác. Định danh này dùng thống nhất trong toàn bộ quy trình quản lý hồ sơ Mục tiêu - Xác định được đối tượng thực hiện thao tác một cách duy nhất bằng mã số định danh. - Cung cấp tham chiếu tới đối tượng được mô tả thực hiện thao tác. - Cung cấp kết nối tới các đối tượng liên quan Yêu cầu Chỉ bắt buộc, nếu thao tác được khởi tạo. Tính lặp lại Không Trường con Tên Trường con Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại 5.2.1 Chuỗi mã số định danh Một chuỗi ký tự để định danh các thực thể trong một hệ thống. Sử dụng mã số của đơn vị hành chính theo QCVN 102:2016/BTTTT; đối với mã số nhân viên hiện chưa có quy định. Bắt buộc Không 5.2.2 Chữ ký số Theo quy định hiện hành Tùy chọn Không Giá trị mặc định Không có giá trị mặc định. Khuôn dạng lưu trữ <meta name = “Định danh đối tượng” content = “A1” digital_signature = “A2”> A1: Chuỗi ký tự định danh đối tượng. A2: Chuỗi ký tự thể hiện chữ ký số của đối tượng. Ví dụ <meta name = “Định danh đối tượng” content = “XYZ” digital_signature = “100...001”> Chú thích 5.3 Tên đối tượng (Agent title) Định nghĩa Tên của đối tượng thực hiện thao tác Mục tiêu - Hỗ trợ việc nhận biết và phân biệt đối tượng - Lưu lại tên khác và tên viết tắt của đối tượng Yêu cầu Bắt buộc Tính lặp lại Không Trường con Tên Trường con Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại 5.3.1 Tên khác Tùy chọn Không 5.3.2 Tên viết tắt Tùy chọn Không Giá trị mặc định Không có giá trị mặc định. Khuôn dạng lưu trữ <meta name = “Tên đối tượng” content = “A1” Alternative_title = “A2” Abbreviated_name = “A3”> A1: Tên đối tượng thực hiện thao tác A2: Tên khác. A3: Tên viết tắt. Ví dụ <meta name = “Tên đối tượng” content = “Hoa” Alternative_title = “0” Abbreviated-name = “H”> Chú thích Tên cá nhân phải được trình bày theo quy định hiện hành tương ứng với thao tác thực hiện và không bao gồm các danh từ nhân xưng như ông, bà, tiến sỹ 5.4 Thời gian thực hiện (Agent date) Định nghĩa Thời gian bắt đầu và kết thúc thao tác Mục tiêu - Ghi lại thời điểm bắt đầu thao tác, và - Ghi lại thời điểm kết thúc thao tác - Biết thời gian cần thiết hoàn thành thao tác Yêu cầu Tùy chọn Tính lặp lại Không Trường con Tên Trường con Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại 5.4.1 Thời gian bắt đầu Thời gian bắt đầu thao tác Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây Không 5.4.2 Thời gian kết thúc Thời gian kết thúc thao tác. Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây Không 5.4.3 Thời gian xử lý Khoảng thời gian tính từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc thao tác Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây Không Giá trị mặc định Không có giá trị mặc định Khuôn dạng lưu trữ <meta name = “Thời gian thao tác” start_time= “A1” end_time= “A2”> A1: Ngày bắt đầu được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS. A2: Ngày kết thúc được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS. Ví dụ <meta name = “Thời gian thao tác” start_time= “2014-08-16T09-15-35” end_time= “2014-08-16T09-17-20”> Chú thích Trường này chỉ có ý nghĩa khi có ít nhất một thành phần chi tiết có thông tin 5.5 Đối tượng liên quan (Agent relation) Định nghĩa Miêu tả về chức năng nhiệm vụ của đối tượng và mối liên hệ của với các đối tượng liên quan khi thực hiện thao tác xử lý hồ sơ Mục tiêu Đặc tả dữ liệu này dùng để miêu tả các thông tin về đối tượng liên quan khi thực hiện thao tác (ví dụ như thông tin các đơn vị được xin ý kiến, chức năng của đối tượng thực hiện thao tác hoặc xử lý hồ sơ) Yêu cầu Không bắt buộc Tính lặp lại Có Trường con Tên Trường con Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại 5.5.1 Định danh của đối tượng liên quan Sử dụng mã số của đơn vị hành chính theo QCVN 102:2016/BTTTT Không 5.5.2 Loại liên hệ Không 5.5.3 Thời gian bắt đầu liên hệ Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây. Không Giá trị mặc định Không có giá trị mặc định. Khuôn dạng lưu trữ <meta name = “Đối tượng liên quan” content = “A1” Related_entity_identifier = “A2” Relationship_type = “A3” start_time= “A4”> A1: Tên đối tượng liên quan A2: Chuỗi ký tự định danh của đối tượng liên quan tương ứng. A3: Loại liên hệ. A4: Thời gian bắt đầu liên hệ. Ví dụ <meta name = “Tên đối tượng liên quan” content = “Hoa” ldentification_of_agent_relation = “XYZ” Relationship_type = “Điều hành” start_time= “2014-08-16T09-15-35” > Chú thích - Trường Đối tượng liên quan có thể lặp lại, cho phép xác định, nhiều thực thể tham gia vào thao tác. 5.6 Địa chỉ/vị trí đối tượng (Agent location/address) Định nghĩa Địa chỉ hoặc vị trí thực của đối tượng Mục tiêu - Dễ dàng tiếp cận đối tượng - Hỗ trợ việc tìm kiếm đối tượng thực hiện thao tác và các thông tin về đối tượng Yêu cầu Tùy chọn Tính lặp lại Có Trường con Tên Trường con Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại 5.6.1 Địa chỉ giao dịch Địa chỉ vật lý của đối tượng Theo tiêu chuẩn ISO 8601 về khai báo địa chỉ Không 5.6.2 Địa chỉ liên hệ Địa chỉ chi tiết có thể liên lạc được với đối tượng Theo tiêu chuẩn ISO 8601 về khai báo địa chỉ Không 5.6.3 Thời gian địa chỉ có hiệu lực Thời gian có thể liên hệ với đối tượng tại địa chỉ liên hệ Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây. Không Giá trị mặc định Không có giá trị mặc định. Khuôn dạng lưu trữ <meta name = “Địa chỉ liên hệ” content = “A1” address = “A2” end_time= “A3”> A1: Chuỗi ký tự về địa chỉ liên hệ của đối tượng. A2: Chuỗi ký tự về địa chỉ giao dịch của đối tượng. A3: Thời gian có hiệu lực. A4: Ngày kết thúc được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS Ví dụ <meta name = “Địa chỉ liên hệ” content = “abc@gmail” address = “191 Ba Trieu, Hai Ba Trung District, Ha Noi” end_time= “2014-08-16T09-15-35”> Chú thích 5.7 Lưu vết (Agent event history) Định nghĩa Ghi lại sự thay đổi một trường hoặc một Trường con của dữ liệu đặc tả mô tả các sự kiện, hoạt động liên quan đến đối tượng Mục tiêu - Cung cấp lưu vết các hoạt động quản lý và các thao tác mà đối tượng thực hiện trên hồ sơ theo thời gian - Dễ dàng xác định hồ sơ nào thay đổi và nội dung nào của hồ sơ bị thay đổi trong một thao tác nhất định - Đóng góp vào việc đảm bảo tính xác thực của hồ sơ và thông tin lưu trong hồ sơ - Dễ dàng xác định và tìm kiếm đối tượng thực hiện thay đổi, và tham gia thực hiện quy trình quản lý, xử lý hồ sơ Yêu cầu Bắt buộc Tính lặp lại Có Trường con Tên Trường con Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại 5.7.1 Định danh thao tác (Event ID) Định danh duy nhất cho sự kiện làm thay đổi một trường hoặc một Trường con. Ví dụ: sự kiện bao gồm thay đổi, xóa, cập nhật Bắt buộc Không 5.7.2 Mô tả thao tác Mô tả dữ liệu đặc tả bị thay đổi như là kết quả của hành động cập nhật, chỉnh sửa của đối tượng lên hồ sơ, dữ liệu Bắt buộc Không 5.7.3 Thời gian thực hiện thao tác Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây Bắt buộc Không 5.7.4 Nhân viên thực hiện thao tác Chỉ cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp thực hiện thao tác Bắt buộc Không Giá trị mặc định Không có giá trị mặc định. Khuôn dạng lưu trữ <meta name = “Lịch sử chỉnh sửa” event_id= “A1” description= “A2” date = “A3” identifier = “A4”> A1: Định danh thao tác. Ví dụ 1 là thay đổi, 2 là xóa, 3 là cập nhật A2: Mô tả giá trị cũ của thành phần hoặc thành phần chi tiết của dữ liệu đặc tả bị thay đổi. A3: Thời gian thực hiện thao tác lên hồ sơ A4: Giá trị định danh của người thực hiện sự kiện làm thay đổi một trường hoặc một Trường con. Ví dụ <meta name = “Lịch sử chỉnh sửa” property_name= “Miêu tả” old_value= “Mô tả về thao tác Truy cập” event_id= “R135572007”> Chú thích Trường Lịch sử chỉnh sửa có thể lặp lại, cho phép mô tả lại chuỗi thay đổi của hồ sơ dữ liệu. 6 Biểu diễn của các trường cho hồ sơ 6.1 Kiểu phân loại hồ sơ (Record category type) Định nghĩa Trường này xác định mức độ phức tạp của các hồ sơ hoặc một nhóm các hồ sơ được lưu trữ. Các hồ sơ được phân loại thành: • Một hạng mục: một hồ sơ duy nhất, ví dụ như một bản báo cáo, email hay hóa đơn. • Một hồ sơ công việc: một chuỗi các hạng mục, các liên kết ảo hoặc thực, các tài liệu để thực hiện một công việc nhất định. • Một tập tin hoặc thư mục: một nhóm các hồ sơ liên quan, một nơi chứa các tài liệu, vật thể có liên quan. • Một chuỗi các hồ sơ: các hồ sơ lưu trữ hoặc có nguồn gốc giống nhau hoặc về các vấn đề có liên quan nhau do: - Các hồ sơ này được phân chia theo một hệ thống (theo chữ cái, số, thứ tự thời gian hoặc kết hợp cả hai trường hợp này); - Các hồ sơ là kết quả của cùng một nghiệp vụ, hoặc - Các hồ sơ có cùng định dạng và liên quan đến một chức năng cụ thể. • Một hệ thống lưu trữ hồ sơ: thường thuộc một tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp (bao gồm các hệ thống thông tin để lưu trữ và quản lý hồ sơ). Mục tiêu - Phân loại các hồ sơ theo mức độ phức tạp - Dễ dàng tìm kiếm và hiểu sơ lược về nội dung của các hồ sơ Yêu cầu Bắt buộc Tính lặp lại Không lặp lại Giá trị mặc định Hạng mục Khuôn dạng lưu trữ <meta name = “Kiểu phân loại hồ sơ” content = “A1”> A1: Tên Kiểu phân loại hồ sơ (Xem Phụ lục F) Ví dụ <meta name = “Kiểu phân loại hồ sơ” content = “Mục”> Chú thích 6.2 Định danh (Identifier) Định nghĩa Định danh duy nhất của hồ sơ chịu tác động của hoạt động quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa). Định danh này được cấp ngay khi hồ sơ được khởi tạo. Mục tiêu - Xác định duy nhất một hồ sơ hoặc một tập hợp các hồ sơ - Đảm bảo tìm được vị trí hồ sơ có thể được đặt - Tạo điều kiện cho việc sử dụng các hồ sơ - Đóng vai trò như một điểm tham chiếu cho các hồ sơ mô tả, và - Cung cấp một liên kết để mô tả hồ sơ và đóng vai trò như một liên kết đến các trường khác có liên quan Yêu cầu Bắt buộc. Tính lặp lại Có (nếu sử dụng phối hợp với Trường con 6.2.1) Trường con Tên Trường con Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại 6.2.1 Lĩnh vực Do tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp tự xác định Tùy chọn Có 6.2.2 Mã vạch Tùy chọn Có Giá trị mặc định Không có giá trị mặc định. Khuôn dạng lưu trữ <meta name = “Định danh” scheme = “A1” content = “A2”> A1: Tên sơ đồ định danh (Xem Phụ lục B) A2: Chuỗi ký tự định danh tương ứng với loại sơ đồ định danh Ví dụ <meta name = “Định danh” scheme = “ISBN” content = “R135572007”> Chú thích - Lĩnh vực do tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp tự xác định và chỉ có ý nghĩa trong nội bộ tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp đó; - Mã vạch là một chuỗi ký tự có thể đọc bằng máy và dùng để xác định định danh của vật thể được gắn mã vạch. Trong tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp có thể thay mã vạch bằng các loại mã khác phù hợp. - Trong đa số trường hợp ID của hồ sơ được tạo ra một cách tự động trong hệ thống quản lý hồ sơ. ID là duy nhất trong từng Lĩnh vực được lựa chọn cài sẵn trong phần mềm quản lý. 6.3 Tiêu đề hồ sơ (Record title) Định nghĩa Xác định tiêu đề hồ sơ đang triển khai thực hiện hoạt động quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa). Thường trường tên được mô tả chi tiết thêm với tên gọi khác và tên viết tắt của hồ sơ. Mục tiêu - Hỗ trợ trong việc xác định và phân biệt các hồ sơ, và - Tạo điều kiện tìm kiếm và thu hồi các hồ sơ. Yêu cầu Bắt buộc Tính lặp lại Có Trường con Tên Trường con Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại 6.3.1 Tên khác Tự chọn Có 6.3.2 Tên viết tắt Tự chọn Có Giá trị mặc định Không có giá trị mặc định Khuôn dạng lưu trữ <meta name = “Tiêu đề hồ sơ” content = “A1” Alternative_title = “A2” Abbreviated_name = “A3”> A1: Chuỗi ký tự nêu tiêu đề hồ sơ lưu trữ A2: Tên khác của hồ sơ A3: Tên viết tắt của hồ sơ Ví dụ <meta name = “Tiêu đề hồ sơ” content = “Giấy giới thiệu” Alternative_title = “0” Abbreviated_name = “0”> Chú thích - Tiêu đề hồ sơ: Là tên được gán cho hồ sơ để theo dõi - Tên thay thế: Là tên gọi khác của hồ sơ - Tên viết tắt: Thường là tập hợp ngắn gọn thể hiện tiêu đề hồ sơ - Nếu tiêu đề hồ sơ được tự động lấy từ thuộc tính tài liệu hoặc từ các trường chủ đề trong một email, người sử dụng phải được phép thay đổi dữ liệu đặc tả về tiêu đề hồ sơ để cung cấp một tên có ý nghĩa hơn nếu cần thiết. 6.4 Mô tả hồ sơ (Record discription) Định nghĩa Trường này là một đoạn văn bất kỳ mô tả của các nội dung và / hoặc mục đích của một hồ sơ hoặc một tập hợp các hồ sơ. Mục tiêu - Tăng cường thông tin đã có trong tiêu đề hồ sơ - Dễ dàng tìm kiếm và đưa ra sử dụng - Tạo điều kiện cho người dùng chọn lựa. Yêu cầu Tùy chọn Tính lặp lại Có Khuôn dạng lưu trữ <meta name = “Mô tả hồ sơ” content = “A1”> A1: Chuỗi ký tự mô tả về hồ sơ dữ liệu. Ví dụ <meta name = “Mô tả hồ sơ” content = “Tên tác giả”> Chú thích 6.5 Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc hồ sơ (Record date) Định nghĩa Phần tử đặc tả dữ liệu chỉ thời gian hoặc khoảng thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc hồ sơ hoặc một tập hợp hồ sơ Mục tiêu - Cung cấp ngày/thời gian chính xác thiết lập hồ sơ hoặc, nhóm hồ sơ - Đóng góp thêm vào giá trị cho hồ sơ Tạo điều kiện tìm kiếm, quản lý và sử dụng hồ sơ Yêu cầu Điều kiện Tính lặp lại Chỉ các Trường con được lặp lại Trường con Tên Trường con Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại 6.5.1 Thời gian khởi tạo (Creation date) Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây. Bắt buộc Không 6.5.2 Thời gian đăng ký (Registration date) Bắt buộc Không 6.5.3 Thời gian xử lý (transfer date) Bắt buộc Không 6.5.4 Thời gian công bố (declare date) Bắt buộc Không Giá trị mặc định Không Khuôn dạng lưu trữ <meta name = “Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc hồ sơ” creation-date = “A1” registration_date = “A2” transfer_date = “A3” declare_date = “A4”> A1: Ngày khởi tạo hồ sơ được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS. A2: Ngày đăng ký hồ sơ được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS. A3: Ngày xử lý hồ sơ được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS. A4: Ngày công bố hồ sơ được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS. Ví dụ <meta name = “Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc hồ sơ” creation_date = “2014-08-16T09-15-35” registration_date = “2014-08-17T09-15-35” transfer_date = “2014-08-18T09-15-35” declare_date = “2014-09-16T09-17-35”> Chú thích Trường về thời gian không sử dụng riêng một mình, thành phần này phải chứa thông tin về ít nhất là một Trường con bắt buộc của nó. - Thời gian khởi tạo: là ngày và thời gian khi hồ sơ được tạo ra. Ví dụ, đối với một lá thư ngày tạo ra là ngày được thể hiện trên lá thư. - Thời gian đăng ký: là ngày và thời gian hồ sơ được nhập thành công vào hệ thống lưu trữ hồ sơ. - Thời gian chuyển: là ngày mà một hồ sơ đã được chuyển ra khỏi sự giám sát của các cơ quan hiện tại để sang một tổ chức khác, ví dụ chuyển từ lưu trữ của Bộ TT&TT sang lưu trữ Nhà nước tại Bộ Nội vụ. - Ngày công bố hồ sơ: là ngày và thời gian mà một mục, đã có trong hệ thống, sau đó được tuyên bố là một hồ sơ. Đây là trường sử dụng cho các hệ thống cho phép lưu các bản dự thảo trong một mục, ngày dự thảo cuối cùng được thông qua chính là ngày mục này chuyển thành hồ sơ và được coi là ngày công bố hồ sơ này. 6.6 Chủ đề của hồ sơ (Record subject) Định nghĩa Phần tử đặc tả dữ liệu này xác định từ khóa chủ đề, trong đó mô tả các nội dung chủ đề của hồ sơ hoặc tập hợp các hồ sơ. Mục tiêu - Tạo điều kiện cho việc tìm kiếm và xử lý ở mức độ chi tiết hơn khi sử dụng tiêu đề hồ sơ và phân loại hồ sơ - Phân loại hồ sơ theo chủ đề, và - Xác định các hồ sơ cùng một chủ đề hoặc sử dụng để mô tả các nội dung của một tập hợp hồ sơ Yêu cầu Tùy chọn Tính lặp lại Có Trường con Tùy theo tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ Giá trị mặc định Không có Khuôn dạng lưu trữ <meta name = “Chủ đề của hồ sơ” content = “A1”> A1: Chuỗi ký tự mô tả về chủ đề của hồ sơ dữ liệu. Ví dụ <meta name = “Mô tả hồ sơ” content = “Xã hội”> Chú thích 6.7 Bìa của hồ sơ (Record coverage) Định nghĩa Phần tử đặc tả dữ liệu này xác định lĩnh vực hồ sơ có giá trị (ví dụ: tên địa điểm, khu vực hoặc khu vực địa lý) và / hoặc khoảng thời gian hồ sơ có giá trị. Mục tiêu - Tăng cường và bổ sung giá trị thông tin đối với hoạt động quản lý thao tác; - Tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm và truy lục hồ sơ. Yêu cầu Tùy chọn Tính lặp lại Có Giá trị mặc định Giá trị mặc định chỉ áp dụng cho các Trường con Trường con Tên Trường con Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại 6.7.1 Thẩm quyền Theo Quy định hiện hành Tùy chọn Có 6.7.2 Không gian Theo khu vực của chính quyền địa phương Tùy chọn Có 6.7.3 Tên giai đoạn Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây. Tùy chọn Có Khuôn dạng lưu trữ <meta name = “Bìa của hồ sơ” Jurisdiction = “A1” Spatial = “A2” Period_name “A3”> A1: Chuỗi ký tự mô tả thẩm quyền của hồ sơ. A2: Chuỗi ký tự mô tả không gian. A3: Giai đoạn hồ sơ được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS. Ví dụ <meta name = “Bìa của hồ sơ” Jurisdiction = “Bộ TTTT” Spatial = “Hà Nội” Period_name “2014-09-16T09-17-35”> Chú thích Bìa của hồ sơ chỉ có giá trị khi được sử dụng kết hợp với ít nhất một trong các phần tử dữ liệu chi tiết của nó. Trong đó: - Thẩm quyền nên được sử dụng cho các hồ sơ tài liệu về vấn đề liên quan đến các vấn đề pháp lý và chính trị của một khu vực địa lý cụ thể, xác định. - Không gian nên được sử dụng cho các hồ sơ tài liệu về các vấn đề liên quan đến các vấn đề địa lý, kinh tế, xã hội, văn hóa trong đó tập trung chủ yếu vào vị trí, hoặc chỉ cho phép xử lý trong bối cảnh địa lý xác định. - Tên giai đoạn được sử dụng khi đặc điểm thời gian liên quan đặc biệt đến hồ sơ, ví dụ, khi các hồ sơ chỉ có giá trị trong một thời gian cụ thể, hoặc để xác định khoảng thời gian liên quan đến nội dung của hồ sơ. 6.8 Ngôn ngữ của hồ sơ (Record language) Định nghĩa Phần tử đặc tả dữ liệu xác định ngôn ngữ (nói hoặc viết) thể hiện trong hồ sơ Mục tiêu - Dễ dàng trong việc tìm kiếm và xử lý hồ sơ - Giới hạn phạm vi tìm kiếm - Dễ dàng cho các tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp chức năng thực hiện các công việc có sử dụng tài liệu có nguồn gốc nước ngoài hoặc khi làm việc với các cộng đồng nhập cư. Yêu cầu Tùy chọn Tính lặp lại Có Giá trị mặc định Tiếng Việt Khuôn dạng lưu trữ <meta name = “Ngôn ngữ của hồ sơ” content = “A1”> A1: Chuỗi ký tự mô tả về ngôn ngữ của hồ sơ. Ví dụ <meta name = “Ngôn ngữ của hồ sơ” content = “Tiếng Anh”> Chú thích - Trường này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng khi hồ sơ có liên quan đến các tài liệu có ngôn ngữ khác nhau 6.9 Loại hồ sơ (Record type) Định nghĩa Phần tử đặc tả dữ liệu này xác định kiểu hồ sơ, hình thức hợp lý của nó Mục tiêu - Dễ dàng trong việc tìm kiếm và xử lý hồ sơ - Định hướng quản lý các đặc tính - Dễ hiểu các giải thích trong hồ sơ - Cung cấp thêm thông tin về hồ sơ Yêu cầu Tùy chọn Tính lặp lại Không Giá trị mặc định Không Khuôn dạng lưu trữ <meta name = “Loại hồ sơ” content = “A1”> A1: Chuỗi ký tự mô tả về loại hồ sơ dữ liệu (Xem Phụ lục G). Ví dụ <meta name = “Loại hồ sơ” content = “Hợp đồng”> Chú thích Sẽ có một vài kiểu loại hồ sơ rất phổ biến trong tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên có một vài hồ sơ rơi vào loại mở rộng thể hiện ở tiêu đề hồ sơ hoặc ở phần mô tả hồ sơ. Tuy nhiên định dạng của hồ sơ thì phải như nhau đối với mọi loại. 6.10 Định dạng hồ sơ (Record format) Định nghĩa Phần tử đặc tả dữ liệu này xác định phương thức truyền dữ liệu, định dạng dữ liệu, mức độ và hình dạng vật lý của một hồ sơ hoặc một tập hợp các hồ sơ. Mục tiêu - Dễ dàng quản lý hồ sơ hoặc một tập hợp các hồ sơ theo thời gian - Cung cấp thông tin về định dạng, phương tiện lưu trữ, kích thước vật lý và không gian lưu trữ cần thiết cho một hồ sơ hoặc một nhóm các hồ sơ - Tạo điều kiện tìm kiếm và xử lý hồ sơ - Kết hợp với các yêu cầu về công nghệ để lên kế hoạch quản lý các định dạng đặc biệt của hồ sơ theo thời gian. Yêu cầu Bắt buộc Tính lặp lại Chỉ các Trường con được lặp lại Trường con Tên Trường con Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại 6.10.1 Định dạng dữ liệu Phụ lục C Tùy chọn Có 6.10.2 Môi trường lưu trữ Phụ lục D Bắt buộc Không 6.10.3 Phần mở rộng Tùy chọn Tùy chọn Không 6.10.4 Môi trường khởi tạo gốc Tùy chọn Tùy chọn Không 6.10.5 Môi trường hiện tại Tùy chọn Tùy chọn Không Khuôn dạng lưu trữ <meta name = “Định dạng hồ sơ” Data_format = “A1” Medium = “A2” Extent = “A3” Original_creating_environment = “A4” Current_environment = “A5”> A1: Chuỗi ký tự mô tả định dạng dữ liệu (Xem Phụ lục C). A2: Chuỗi ký tự mô tả môi trường lưu trữ (Xem Phụ lục D). A3: Chuỗi ký tự mô tả phần mở rộng. A4: Chuỗi ký tự mô tả môi trường khởi tạo gốc. A5: Chuỗi ký tự mô tả môi trường hiện tại. Ví dụ <meta name = “Định dạng hồ sơ” Data_format = “.mng” Medium = “Album Ảnh” Extent = “0” Original_creating_environment = “0” Current_environment = “0”> Giá trị mặc định Không Chú thích - Các trường mô tả định dạng hồ sơ không được sử dụng một mình, mà phải kết hợp với ít nhất là một Trường con bắt buộc của nó. - Định dạng dữ liệu ghi lại các định dạng logic của dữ liệu trong các hồ sơ. Nó thường được nhận ra bằng phần mở rộng của tập tin của một hồ sơ. Ví dụ phần mở rộng “.pdf” biểu thị một tập tin sử dụng trong Adobe Portable Document Format. Thông tin về phiên bản cũng cần được thể hiện trong thành phần này. Định dạng dữ liệu được yêu cầu nhằm cung cấp thông tin cụ thể về các định dạng của một hồ sơ để người sử dụng biết chương trình nào thích hợp để mở hoặc đọc hồ sơ này. Các thông tin này có thể được chỉ định tự động do chương trình khởi tạo hồ sơ tự thiết lập (ví dụ: các văn bản sử dụng phần mềm microsoft word tự động nhận đuôi .doc hoặc .docx) hoặc được người khởi tạo thiết lập thủ công. - Môi trường lưu trữ là vật mang hoặc phương tiện cụ thể dùng để lưu trữ hồ sơ. Thông tin này cho phép người dùng biết và chỉ định các điều kiện để bảo quản và theo dõi hồ sơ, xác định được dung lượng lưu trữ và phương pháp lưu hồ sơ với mục đích bảo quản. Nó cũng cho phép xử lý hồ sơ thông qua vật lưu trữ, ví dụ, các đĩa CD-ROM. - Thành phần mở rộng: Thông tin về kích thước vật lý và/ hoặc dung lượng của hồ sơ. - Môi trường khởi tạo gốc: là thông tin về phần cứng, phần mềm và/ hoặc hệ điều hành ban đầu được sử dụng để tạo ra các hồ sơ. Các hồ sơ kỹ thuật số này cần được giữ lại trong một khoảng thời gian nhất định. - Môi trường hiện nay: cho phép nắm bắt thông tin về phần cứng, phần mềm và/ hoặc hệ điều hành cần thiết để xem hoặc truy cập vào một hồ sơ. Đây là thông tin cần thiết khi một bản ghi không thể được truy cập trong môi trường hoạt động tiêu chuẩn của các tổ chức kiểm soát. 6.11 Mối liên hệ của hồ sơ (Record relation) Định nghĩa Phần tử đặc tả dữ liệu này xác định và định nghĩa một mối quan hệ, hoặc thiết lập các mối quan hệ tồn tại giữa các hồ sơ/ đối tượng xử lý và quy trình chức năng. Mục tiêu Thiết lập các mối quan hệ ngữ cảnh giữa hồ sơ và/ hoặc hồ sơ khác, giữa người xử lý hồ sơ và các đơn vị chức năng trong quy trình xử lý hồ sơ Cung cấp bằng chứng về mối quan hệ của một hồ sơ với các hồ sơ khác, các người xử lý khác và với các quy trình khác; Cho phép tạo ra một chuỗi các bằng chứng bằng cách liên kết các hồ sơ liên quan Liên kết các đối tượng, hồ sơ và quy trình liên quan (được gọi chung là các thực thể) và cung cấp một bức tranh đầy đủ về các hoạt động của một cơ quan công quyền và giúp Dễ dàng nắm được thông tin về nội dung hồ sơ, và Dễ dàng sử dụng và thu hồi các hồ sơ. Yêu cầu Bắt buộc Tính lặp lại Có Giá trị mặc định Không Trường con Tên Trường con Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại 6.11.1 Định danh các đối tượng liên quan Một chuỗi ký tự để định danh các đối tượng trong một hệ thống, Ví dụ: Sử dụng mã số của đơn vị hành chính theo QCVN 102:2016/BTTTT; đối với mã số nhân viên hiện chưa có quy định; đối với hồ sơ thì số định danh do đơn vị quản lý hồ sơ quy định hoặc do chương trình quản lý hồ sơ tự sinh ra Bắt buộc Có 6.11.2 Loại quan hệ Phụ lục A Tùy chọn Có 6.11.3 Thời gian liên quan Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây. Tùy chọn Có Khuôn dạng lưu trữ <meta name = “Đối tượng liên quan” content = “A1” Related_entity_identifier = “A2” Relationship_type = “A3” start_time= “A4”> A1: Tên đối tượng liên quan A2: Chuỗi ký tự định danh của đối tượng liên quan tương ứng. A3: Loại liên hệ. A4: Thời gian bắt đầu liên hệ. Ví dụ <meta name = “Tên đối tượng liên quan” content = “Hoa” Related_entity_identifier = “XYZ” Relationship_type = “Khởi tạo” start_time= “2014-08-16T09-15-35” > Chú thích Trường chỉ mối liên hệ của hồ sơ này không sử dụng riêng một mình mà phải kết hợp ít nhất là với Trường con bắt buộc của nó. Trường con “Định danh các đối tượng liên quan” được hiểu là định danh của các hồ sơ, cá nhân hoặc tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp xử lý, truy cập, lưu trữ hoặc có các hoạt động liên quan đến hồ sơ. Trường “Loại quan hệ” chỉ ra bản chất của mối quan hệ giữa các tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp có hoạt động liên quan đến hồ sơ. Trường “Thời gian liên quan” là ngày mối quan hệ được tạo ra. Các Trường con này phải được duy trì như một tập hợp các thông tin có liên quan đối với từng mối quan hệ. Các loại mối quan hệ sau đây được coi như là bắt buộc: Trường hợp kiểu loại là 'mục' thì trong mối quan hệ: Hồ sơ với hồ sơ: “là một phần” của thể loại kiểu 'tệp' hoặc “quy trình” Hồ sơ với đối tượng: “được tạo ra bởi cá nhân” Hồ sơ với đối tượng: “nhận được bởi cá nhân” Trường hợp kiểu loại là 'tệp' thì trong mối quan hệ: Hồ sơ với hồ sơ: “có chứa” các loại “mục” Hồ sơ với đối tượng: “thuộc sở hữu” của loại đối tượng/ tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp Hồ sơ với đối tượng: “tài liệu” của loại “quy trình nghiệp vụ” Trong một hệ thống lưu trữ điện tử, mối quan hệ giữa hồ sơ với hồ sơ là bắt buộc. 6.12 Truy cập hồ sơ (Record access) Định nghĩa Phần tử đặc tả dữ liệu này quy định việc tiếp cận hồ sơ trong hệ thống lưu trữ điện tử. Các quy định này bao gồm các thông tin về phân quyền hoặc quy định pháp luật đối với việc truy cập các thông tin của hồ sơ. Việc quản lý truy cập được đưa thành một hồ sơ bao gồm phân loại an ninh, các vấn đề đảm bảo quyền riêng tư, quy tắc bảo mật, thời gian truy cập bị hạn chế hoặc các điều kiện quy định khác Mục tiêu - Tăng cường và bổ sung giá trị thông tin đối với việc quản lý các thao tác thực hiện trên hồ sơ; - Tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm và truy lục hồ sơ. Yêu cầu Bắt buộc Tính lặp lại Chỉ áp dụng cho các Trường con. Giá trị mặc định Giá trị mặc định chỉ áp dụng cho các Trường con. Trường con Tên Trường con Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại 6.12.1 Phân loại an ninh Theo các quy định hiện hành Bắt buộc Không 6.12.2 Cảnh báo Theo khu vực của chính quyền địa phương (Xem Phụ lục H) Tùy chọn Không 6.12.3 Quyền truy cập Theo các quy định hiện hành (Xem Phụ lục I) Tùy chọn Không 6.12.4 Điều kiện sử dụng Không có thông tin Tùy chọn Có 6.12.5 Cảnh báo về truy cập Không có thông tin Tùy chọn Có 6.12.6 Ngày bắt đầu hiệu lực Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây. Bắt buộc Có 6.12.7 Ngày hết hiệu lực Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây. Bắt buộc Có Khuôn dạng lưu trữ <meta name = “Truy cập hồ sơ” Security_classification = “A1” Caveat = “A2” Access_rights = “A3” Use_conditions = “A4” Access_statement = “A5” start_time= “A6” end_time= “A7”> A1: Chuỗi ký tự mô tả phân loại an ninh. A2: Chuỗi ký tự mô tả cảnh báo (Xem Phụ lục H). A3: Chuỗi ký tự mô tả quyền truy cập (Xem Phụ lục I). A4: Chuỗi ký tự mô tả điều kiện truy cập. A5: Chuỗi ký tự mô tả cảnh báo về truy cập. A6: Ngày bắt đầu được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS. A7: Ngày kết thúc được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS. Ví dụ <meta name = “Truy cập hồ sơ” Security_classification = “mật” Caveat = “Kiểm tra” Access_rights = “Không xuất bản” Use_conditions = “0” Access_statement = “0” start_time= “2014-08-16T09-15-35” end_time= “2014-08-16T09-17-20”> Chú thích Các trường không sử dụng một mình mà phải kết hợp với ít nhất một trường bắt buộc của nó. Đối với các Trường con thì: “Phân loại an ninh” mô tả mức độ bí mật của một hồ sơ và chỉ ra các hậu quả về tác động của nó đối với các cơ quan công quyền hoặc đất nước khi bị phát tán thông tin. “Cảnh báo” là các thông báo trước về quyền truy cập vào một hồ sơ nhất định cho những người có thẩm quyền muốn truy cập chúng. Thành phần này thường được sử dụng kết hợp với thành phần “Phân loại an ninh” để ngăn chặn mọi người vô tình truy cập. “Quyền truy cập” xác định khả năng tiếp cận của hồ sơ (hoặc các hạn chế áp dụng cho việc truy cập vào hồ sơ này). Một tập hợp các hồ sơ có thể 'thừa hưởng' cấp độ cao nhất của quyền truy cập từ các thông tin chứa trong đó. “Điều kiện sử dụng” mô tả các điều kiện để một hồ sơ có thể sẵn sàng để truy cập. “Cảnh báo về truy cập” mô tả lý do cụ thể tại sao phải áp dụng các giới hạn truy cập vào hồ sơ này (ví dụ: phân loại an ninh, cảnh báo trước hoặc điều kiện sử dụng), hoặc được dùng để thông báo các hình phạt áp dụng nếu người dùng cố tình truy cập hồ sơ này khi không đủ thẩm quyền. “Ngày bắt đầu hiệu lực” là ngày bắt đầu áp dụng việc hạn chế truy cập đối với một hồ sơ xác định. “Ngày hết hiệu lực” là ngày chấm dứt việc hạn chế truy cập đối với một hồ sơ xác định. Thông tin này cũng có thể là một khoảng thời gian được đặt tự động theo quy định của pháp luật hiện hành. Các thông tin về “Cảnh báo về truy cập”, “Ngày bắt đầu hiệu lực”, “Ngày hết hiệu lực” của một hồ sơ phải được kết nối với Trường con tương ứng. 6.13 Xử lý hồ sơ (Record disposal) Định nghĩa Phần tử đặc tả dữ liệu này làm rõ các quy trình cần thực hiện để đảm bảo việc xử lý một hồ sơ là phù hợp. Mục tiêu - Dễ dàng cho các hoạt động xử lý hoặc duy trì hồ sơ - Cung cấp bằng chứng về hoạt động xử lý hồ sơ - Là một tài liệu tham khảo cho các cơ quan về việc xử lý hồ sơ - Khởi tạo các hoạt động xử lý được phép và - Tạo điều kiện cho việc tìm kiếm /thu hồi các hồ sơ. Yêu cầu Bắt buộc Tính lặp lại Có Giá trị mặc định Không có thông tin Trường con Tên Trường con Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại 6.13.1 Thẩm quyền xử lý Theo các quy định hiện hành Bắt buộc Không 6.13.2 Thực thi Theo khu vực của chính quyền địa phương Bắt buộc Không 6.13.3 Trạng thái xử lý Xem Phụ lục I Tùy chọn Không 6.13.4 Ngày bắt đầu hiệu lực Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây. Bắt buộc Không 6.13.5 Ngày hết hiệu lực Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây. Bắt buộc Không 6.13.6 Công chức có trách nhiệm Không quy định Bắt buộc Không 6.13.7 Thông báo đóng hồ sơ Không quy định Tùy chọn Không 6.13.8 Thông cáo về việc xử lý hồ sơ Đoạn văn bản tùy chọn Tùy chọn Có Khuôn dạng lưu trữ <meta name = “Xử lý hồ sơ” Disposal_authorisation = “A1” Disposal_sentence = “A2” Disposal_status = “A3” start_time= “A4” end_time= “A5”> A1: Chuỗi ký tự mô tả thẩm quyền xử lý hồ sơ. A2: Chuỗi ký tự mô tả thực thi thẩm quyền xử lý hồ sơ. A3: Chuỗi ký tự mô tả trạng thái xử lý hồ sơ (Xem Phụ lục K). A4: Ngày bắt đầu được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS. A5: Ngày kết thúc được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS. Ví dụ <meta name = “Xử lý hồ sơ” Disposal_authorisation = “Theo dõi” Disposal_sentence = “0” Disposal_status = “Hủy bỏ” start_time= “2014-08-16T09-15-35” end_time= “2014-08-16T09-17-20”> Chú thích Trường về xử lý hồ sơ này không sử dụng một mình mà phải kết hợp với ít nhất là một Trường con bắt buộc của nó. Trường con “Thẩm quyền xử lý” là các thông tin về tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp thực hiện hành động xử các hồ sơ, ví dụ “ai được quyền xử lý”, “xử lý theo quy trình nào”. Nội dung này được quy định theo các chức năng quản lý của cơ quan quản lý nhà nước. Trường con “Thực thi” là các thông tin về hành động xử được áp dụng cho các hồ sơ, ví dụ “Lưu và theo dõi trong 5 năm” hoặc “Lưu giữ vĩnh viễn”. Trường con “Trạng thái xử lý” là thành phần cung cấp thông tin về tình trạng xử lý hồ sơ. Thường nhận các giá trị “Đang xử lý”, “Chưa xử lý” hoặc “Hủy bỏ”, “Đã kết thúc” tùy theo tình trạng xử lý. Trường “Ngày bắt đầu hiệu lực” là thông tin về ngày hồ sơ bắt đầu có hiệu lực. Thông tin này có thể được sử dụng để xác định xem hồ sơ cần xem xét lại sau bao lâu. Trường “Ngày hết hiệu lực” là thông tin ghi lại ngày kết thúc hồ sơ. Tuy nhiên, đối với các hồ sơ cần phải lưu giữ vĩnh viễn, ngày này chính là ngày hồ sơ được chuyển vào lưu trữ theo quy định (đôi khi Phần tử này được lấy tên là ngày chuyển giao). Trường “Công chức có trách nhiệm” xác định cụ thể cá nhân chịu trách nhiệm chính thức ký văn bản kết luận về xử lý hồ sơ, sự việc. Trường “Thông báo đóng hồ sơ” bao gồm thông tin về việc kết thúc việc xử lý của hồ sơ; về ngày và phương pháp xử lý và những người hoặc tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp chịu trách nhiệm thực hiện việc xử lý. Trường “Thông cáo về việc xử lý hồ sơ” cho phép thu bổ sung thông tin liên quan đến việc xử lý hồ sơ; Ví dụ, tại sao một hồ sơ cần xử lý lại, hoặc là một hồ sơ bị treo không xử lý do các lý do pháp lý. 6.14 Vị trí của hồ sơ (Record location) Định nghĩa Phần tử đặc tả dữ liệu này xác định vị trí thực tế hoặc “ảo” đang lưu trữ hồ sơ. Mục tiêu - Dễ dàng tìm kiếm và khôi phục các hồ sơ - Góp phần vào tính khả dụng của hồ sơ - Cho phép cơ quan công quyền để theo dõi vị trí của một hồ sơ, và - Giúp cơ quan công quyền để xác định rằng các hồ sơ được lưu trữ theo cách phù hợp Yêu cầu Bắt buộc áp dụng Tính lặp lại Chỉ các Trường con được lặp lại Giá trị mặc định Là tên của hệ thống lưu trữ điện tử Trường con Tên Trường con Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại 6.14.1 Vị trí hiện tại Do tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp có chức năng quy định Bắt buộc Không 6.14.2 Vị trí lưu trữ Do tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp có chức năng quy định Bắt buộc Không 6.14.3 Ngày lưu trữ Theo tiêu chuẩn ISO 8601:2004. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây. Bắt buộc Không Khuôn dạng lưu trữ <meta name = “Vị trí hồ sơ” Current_location = “A1” Store_location = “A2” Location_date = “A3”> A1: Chuỗi ký tự mô tả vị trí hiện tại hồ sơ. A2: Chuỗi ký tự mô tả vị trí lưu trữ hồ sơ. A3: Ngày lưu trữ được mã hóa gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây theo dạng YYYY-MM-DDTHH-MM-SS. Ví dụ <meta name = “Vị trí hồ sơ” Current_location = “Hồ sơ X” Store_Iocation = “Phòng lưu trữ hồ sơ” Location_date = “2014-08-16T09-17-20”> Chú thích Trường “Vị trí của một hồ sơ” không sử dụng một mình mà phải sử dụng cùng với ít nhất một Trường con bắt buộc của nó. Trường con “Vị trí lưu trữ” chỉ vị trí hiện tại chi tiết đang lưu trữ hồ sơ. Đôi khi, thông tin này có thể được đánh dấu là do một cá nhân cụ thể lưu trữ. Trường con “Vị trí lưu trữ” là vị trí của hệ thống lưu trữ hồ sơ. Trường con “Ngày lưu trữ” là thông tin về ngày tháng mà hồ sơ được chuyển đến vị trí lưu trữ hiện tại. 6.15 Lịch sử (History) Định nghĩa Phần tử đặc tả dữ liệu đưa ra thông tin về các sự kiện hoặc các hành động liên quan đến hoạt động quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và kế thừa). Mục tiêu - Đưa ra lịch sử các hoạt động kiểm soát và quản lý được thực hiện trên cơ sở một chức năng nghiệp vụ, hoạt động nghiệp vụ hoặc nhóm giao dịch qua thời gian; - Đưa ra một dấu vết có thể quản lý các thay đổi đối với các chức năng nghiệp vụ, và - Đóng góp vào tính xác thực các hồ sơ dữ liệu trong một chức năng thông qua việc chi tiết hóa các thay đổi đối với nhóm chức năng/giao dịch để yêu cầu tạo lập hồ sơ dữ liệu. Yêu cầu Bắt buộc Tính lặp lại Có Trường con Tên trường chi tiết Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại 6.15.1 Định danh sự kiện (Event ID) Thông tin duy nhất được cấp phát để xác định sự kiện Bắt buộc Có 6.15.2 Loại sự kiện Các thao tác có thể thực hiện Bắt buộc Có 6.15.3 Mô tả sự kiện Đoạn thông tin giải thích về sự kiện 6.15.4 Ngày tháng/thời gian sự kiện (Event date/time) Lưu lại ngày tháng về sự kiện đó. Bắt buộc Có 6.15.5 Người tiến hành hành động (Action officer) Chỉ ra cá nhân có trách nhiệm đối với sự kiện đó. Bắt buộc Có Giá trị mặc định Có thể được tạo từ quá trình quản lý hồ sơ dữ liệu và nhật ký kiểm tra hệ thống. Giá trị Ngày tháng/thời gian sự kiện phù hợp với các định dạng ngày tháng/thời gian được quy định trong ISO 8601. Biểu diễn theo định dạng YYYY-MM-DD và HH:mm:SS tương ứng năm-tháng-ngày và giờ-phút-giây. Chú thích Các sự kiện chính bắt buộc ghi lại cùng với các Trường con. 6.16 Phân loại hồ sơ (Record classiffication) Định nghĩa Phần tử đặc tả dữ liệu này xác định việc bảo quản, sử dụng, xử lý, kiểm soát, truy cập hoặc các hoạt động sử dụng được thực hiện trên một hồ sơ hoặc một tập hợp các hồ sơ. Mục tiêu - Tăng cường và bổ sung giá trị thông tin đối với hoạt động quản lý thao tác; - Tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm và truy lục hồ sơ. Yêu cầu Tùy chọn Tính lặp lại Có Giá trị mặc định Giá trị mặc định chỉ áp dụng cho các Trường con. Trường con Tên Trường con Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại 6.16.1 Mô tả chức năng Theo các quy định hiện hành. Xác định quy trình xử lý hồ sơ. Tùy chọn Không 6.16.2 Mô tả hoạt động Xác định hoạt động thực hiện trên hồ sơ. Tùy chọn Không 6.16.3 Mô tả quy trình Xác định các thao tác cụ thể trong quy trình xử lý hồ sơ Tùy chọn Có Khuôn dạng lưu trữ <meta name = “Phân loại hồ sơ” Function_descriptor = “A1” Activity_descriptor = “A2” Transaction_descriptor = “A3”> A1: Chuỗi ký tự mô tả chức năng của hồ sơ. A2: Chuỗi ký tự mô tả hoạt động của hồ sơ. A3: Chuỗi ký tự mô tả quy trình của hồ sơ. Ví dụ <meta name = “Phân loại hồ sơ” Function_descriptor = “Hướng dẫn” Activity_descriptor = “Áp dụng cho phòng” Transaction_descriptor = “Thứ tự áp dụng”> Chú thích Phân loại thường được áp dụng cho các tập tin. Các hạng mục áp dụng phân loại kế thừa từ phân loại các tập tin mà mục có liên quan đến. Tương tự như vậy, các hồ sơ trong một hệ thống có thể đều liên quan đến một chức năng và/ hoặc hoạt động. Trong tình huống này, việc phân loại có thể được áp dụng cho toàn bộ hệ thống chứ không phải cho từng hạng mục. 6.17 Đối tượng của hồ sơ (Record Agent) Định nghĩa Phần tử đặc tả dữ liệu này xác định các tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp, cá nhân chịu trách nhiệm về một số hành động thực hiện trên một hồ sơ hoặc tập hợp các hồ sơ. Mục tiêu - Đảm bảo trách nhiệm giải trình về quyết định lưu trữ hồ sơ quan trọng và - Cung cấp bối cảnh tạo ra các hồ sơ, và - Dễ dàng tìm kiếm và khôi phục các hồ sơ được một người cụ thể hoặc một cơ quan/ đơn vị cụ thể tạo ra. Yêu cầu Tùy chọn Tính lặp lại Có Giá trị mặc định Không Trường con Tên trường chi tiết Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại 6.17.1 Người khởi tạo hồ sơ Thông tin về tác giả nhằm xác định người, con người, nhóm làm việc hoặc tổ chức chịu trách nhiệm cho việc lập ra một mục, hoặc hồ sơ. Tùy chọn Không 6.17.2 Người nhận hồ sơ Thông tin xác định người nhận hồ sơ. Tùy chọn Không 6.17.3 Đăng ký hồ sơ Thông tin về hành động đăng ký các hồ sơ vào một hệ thống lưu trữ hồ sơ. Người đăng ký hồ sơ có thể hoặc có thể không phải là người tạo lập hồ sơ. Bắt buộc Không 6.17.4 Đơn vị chịu trách nhiệm Thông tin về tổ chức có trách nhiệm quản lý hồ sơ Bắt buộc Có Khuôn dạng lưu trữ <meta name = “Đối tượng của hồ sơ” Record_creator = “A1” Record_recipient = “A2” Record_registrar = “A3” Organisation_responsible = “A4”> A1: Chuỗi ký tự mô tả người khởi tạo hồ sơ. A2: Chuỗi ký tự mô tả người nhận hồ sơ. A3: Chuỗi ký tự mô tả đăng ký hồ sơ. A4: Chuỗi ký tự mô tả đơn vị chịu trách nhiệm. Ví dụ <meta name = “Đối tượng của hồ sơ” Record_creator = “X” Record_recipient “Y” Record_registrar = “0” Organisation_responsible = “Đơn vị X”> Chú thích - Trường con “Người tạo lập hồ sơ”, “Người nhận hồ sơ”: Những người tạo lập và nhận hồ sơ nên được xác định ở mức độ cụ thể nhất có thể: ví dụ, nêu tên cá nhân người tạo lập hồ sơ (nếu biết) chứ không phải chỉ là tên của tổ chức. - Trường con “Đơn vị chịu trách nhiệm” là tên của tổ chức chịu trách nhiệm quản lý đối với các hồ sơ. Tổ chức này có thể giống hoặc không giống với tổ chức chịu trách nhiệm cho việc khởi tạo ra các hồ sơ. - Đôi khi Trường con “Đăng ký hồ sơ” có thể được tự động tạo ra khi có thực hiện thao tác lưu trữ và được lấy từ thông tin đăng nhập của người sử dụng hệ thống. 6.18 Kiểm tra tính toàn vẹn (Integrity check) Định nghĩa Phần tử đặc tả dữ liệu này xác định hệ thống có sử dụng phương pháp để xác định liệu các bit tạo nên một hồ sơ số có bị thay đổi trong quá trình truyền tải hoặc lưu trữ hay không. Đôi khi được gọi là xác định sự nguyên vẹn của dữ liệu. Mục tiêu - Kiểm tra xem một đối tượng có bị thay đổi một cách trái phép hoặc chưa được ghi trong tài liệu không, và - Hỗ trợ việc bảo quản các hồ sơ dữ liệu theo thời gian. Yêu cầu Tùy chọn Tính lặp lại Không Trường con Tên Trường con Mô tả Yêu cầu Tính lặp lại 6.18.1 Tên hàm băm (Hash function name) Quy định phương pháp tiến hành kiểm tra tính toàn vẹn. Điều kiện Không 6.18.2 Tóm lược thông điệp (Message digest) Là giá trị thực để thể hiện hồ sơ dữ liệu đó, được tạo bởi hàm băm, thường được gọi là ‘checksum’. Điều kiện Không Giá trị mặc định Không có giá trị mặc định. Chú thích Yêu cầu bắt buộc khi có tiến hành kiểm tra tính toàn vẹn hồ sơ dữ liệu. Dữ liệu đặc tả này nên được tạo tự động để tiến hành kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu. Phụ lục A (Tham khảo) Mô hình quan hệ trong quy trình lưu trữ hồ sơ Quan hệ của các thực thể trong quy trình lưu trữ hồ sơ được mô tả trong Hình 1A. Trong hình còn thể hiện các thực thể ở các mức độ khác nhau trong quy trình. Ví dụ, đối tượng có ba mức độ khác nhau thể hiện trong quy trình là tổ chức, đơn vị/cơ quan, doanh nghiệp/ tổ chức, hoặc nhóm người hoặc là cá nhân tùy thuộc yêu cầu của quy trình. Hình A.1 - Mô hình quan hệ Phụ lục B (Tham khảo) Định danh Bảng B.1 - Các phương thức định danh hồ sơ Tên phương thức định danh Định nghĩa CRS Commonwealth Records Series System Hệ thống chuỗi hồ sơ khối thịnh vượng chung Một phương thức mô tả các hồ sơ và hoàn cảnh tạo ra và quản lý chúng theo thời gian DOI Digital Object Identifier Định danh đối tượng kỹ thuật số Một hệ thống được phát triển bởi tổ chức sáng lập DOI quốc tế để định danh và trao đổi sở hữu trí tuệ trong môi trường số ISBN International Standard Book Number Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho sách Một số 13 chữ số định danh duy nhất cho sách và các sản phẩm giống sách được xuất bản quốc tế ISSN International Standard Serial Number Mã số thứ tự tiêu chuẩn quốc tế Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho xuất bản phẩm nhiều kỳ (International standardserial number) Dãy số gồm tám chữ số kể cả chữ số kiểm tra và được đặt sau tiền tố ISSN, do Mạng ISSN cấp cho một xuất bản phẩm nhiều kỳ PURL Persistent Uniform Resource Locator Địa chỉ tài nguyên đồng nhất bền vững PURL là một bí danh công khai cho một tài liệu PURL không thay đổi, trong khi URL ngầm của tài liệu sẽ thay đổi phụ thuộc vào việc quản lý nó theo thời gian (ví dụ, được chuyển). Một PURL là một dạng của URN Sys ID [Name] System Assigned Identifier [System Name] Định danh gán hệ thống [Tên Hệ thống] Một định danh được tự động gán cho một thực thể bởi một hệ thống, một ứng dụng, một cơ sở dữ liệu ... Các đối tượng có thể chọn đặt tên (hoặc cung cấp liên kết đến thông tin về nó) hệ thống mà hệ thống này gán ID (ví dụ, ‘347134xt [AusTec v2.3]’) URI Uniform Resource Identifier Định danh tài nguyên thống nhất Cú pháp cho tất cả các tên/địa chỉ liên quan đến các tài nguyên URL Uniform Resource Locator Địa chỉ tài nguyên thống nhất Một kỹ thuật để chỉ tên và vị trí của các tài nguyên internet. URL đặc trưng cho tên và kiểu của tài nguyên, cũng như máy tính, thiết bị và thư mục mà nó có thể được tìm thấy URN Uniform Resource Number Mã số tài nguyên thống nhất Một kiểu của URl (tên và địa chỉ trên Internet) đảm bảo sự bền vững vượt quá bình thường gắn với tên miền hoặc tên máy chủ internet Phụ lục C (Tham khảo) Các kiểu khuôn dạng dữ liệu Các kiểu khuôn dạng dữ liệu được xây dựng theo phần tử khuôn dạng dữ liệu bản ghi. Hạn định các phần tử khuôn dạng dữ liệu ở đây chỉ liên quan đến các hồ sơ, dữ liệu kỹ thuật số. Các kiểu này chỉ mang tính minh họa, có thể mở rộng và bổ sung để bao trùm toàn bộ các khuôn dạng trong thực tế. Bảng C.1 - Các kiểu khuôn dạng dữ liệu Khuôn dạng dữ liệu Định nghĩa Tệp văn bản .doc Tài liệu Microsoft Word .log Tệp nhật ký .msg Thư tín e-mail .rtf Khuôn dạng văn bản giàu tính chất .txt Tệp văn bản nhị phân .wpd Tài liệu WordPerfect .wps Tài liệu bộ xử lý văn bản MS Tệp dữ liệu .123 Bảng tính Lotus 1-2-3 .csv Tệp giá trị phân tách bởi dấu phẩy .dat Tệp dữ liệu .db Tệp CSDL (Cơ sở dữ liệu) .dll Thư viện liên kết động .mdb Tệp CSDL (Cơ sở dữ liệu) Access của MS .pps Tệp trình chiếu PowerPoint .ppt Tệp trình chiếu .sql Dữ liệu ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc .wks Bảng tính công việc của Microsoft .xls Bảng tính Excel của Microsoft .xml Tệp ngôn ngữ đánh dấu mở rộng .pst Lưu trữ thông tin cá nhân (trong Microsoft Outlook/Exchange Server) Tệp Ảnh .mng Đồ họa mạng .pct Tệp hình ảnh Tệp Ảnh Raster .bmp Ảnh Bitmap .gif Tệp khuôn dạng trao đổi đồ họa .jpeg Tệp ảnh nén (Joint Photographic Experts Group) .jpg Tệp ảnh nén (Joint Photographic Group) .png Đồ họa mạng linh hoạt .psd Tài liệu Photoshop .psp Tệp ảnh Paint Shop Pro .tif Khuôn dạng tệp ảnh gắn thẻ Tệp Ảnh Vector .ai Tệp bộ minh họa Adobe .drw Tệp hình vẽ .dxf Khuôn dạng trao đổi hình vẽ .eps Tệp Photoshop được mã hóa .ps Tệp Photoshop .svg Đồ họa Vector có tỷ lệ Tệp Ảnh 3D .3dm Mô hình 3D Rhino .3dmf Siêu tệp QuyckDraw3D Tệp bố trí trang .indd Tệp AdobelnDesign .pdf Tệp khuôn dạng tài liệu di động (Portable Document Format) .qxd Tài liệu QuarkXpress .qxp Tài liệu dự án QuarkXpress6 Tệp Audio .aac Tệp mã hóa Audio tiên tiến .aif Khuôn dạng tệp trao đổi Audio .iff Khuôn dạng tệp trao đổi .m3u Tệp danh sách Media .mid Tệp ảnh tài liệu Microsoft (Microsoft Document Imaging) .midi Tệp MIDI .mp3 Tệp nén âm thanh (Movie Picture Experts Group-Layer 3) .mpa Tệp Audio MPEG .ra Tệp Audio Real .ram Tệp Audio Real .wav Tệp âm thanh WAVE của Windows .wma Tệp Audio Media của Windows Tệp Video .3gp Tệp 3 multimediaGPP .asf Tệp khuôn dạng hệ thống tiên tiến .asx Tệp ASF của Microsoft .avi Tệp xen AudioVideo .mov Tệp phim QuyckTime của Apple .mp4 Tệp VideoMPEG-4 .mpg Tệp VideoMPEG .qt Tệp phim QuyckTime của Apple .rm Tệp Media của Real .swf Tệp phim FlashMacromedia .wmv Tệp MediaVideo của Windows Tệp Web .asp Trang Server tích cực .css Các tập tin định kiểu theo tầng .htm Tệp ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản .html Tệp ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản .js Tệp JavaScript .jsp Trang JavaServer .php Tệp bộ xử lý siêu văn bản .xhtml Ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản mở rộng Phụ lục D (Tham khảo) Môi trường lưu trữ Môi trường Định nghĩa Album ảnh Một album để lưu trữ các bản in ảnh Thẻ Aperture Một thẻ với một hình ảnh phim micrographic cố định bên trong nó Hộp <chỉ định loại> Một hộp vật lý hoặc thùng carton để lưu trữ các tập tin hoặc mục bản ghi Thẻ <xác định kích thước> Một thẻ chỉ số vật lý cho các hồ sơ lập chỉ mục CD-R Phương tiện lưu trữ quang học, có thể được ghi vào một lần duy nhất Phim dùng để quay phim Phim chụp ảnh ở dạng cuộn hoặc (16 hoặc 35mm) được sử dụng để lưu trữ và hiển thị các hình ảnh chuyển động Hình trụ <xác định kích thước> Một hình trụ để lưu trữ bản đồ và kế hoạch,... DAT Digital Audio Tape - băng từ kỹ thuật số DVD (xác định cụ thể) Phương tiện lưu trữ quang học, có thể được ghi vào nhiều lần với mật độ cao. Phong bì (xác định cụ thể) Một hộp phong bì được sử dụng để lưu trữ thông tin về các công ty / báo cáo kỹ thuật,... Thư mục tập tin Một thư mục tập tin để lưu trữ vật lý cho các tổ chức mục lục Phim <xác định kích thước> Phim chụp ảnh ở dạng cuộn hoặc (16 hoặc 35 mm) được sử dụng để lưu trữ và hiển thị hình ảnh tĩnh Đĩa mềm Một đĩa máy tính di động, lưu trữ dạng từ tính, với khả năng lưu trữ hạn chế Đĩa cứng nội bộ Đĩa cố định gắn theo hệ thống nội bộ trong một máy tính Đĩa cứng kết nối mạng Một đĩa máy tính cố định của một máy tính có kết nối qua mạng Ổ đĩa JAZ Ổ đĩa di chuyển được Microfiche Phim ở dạng tấm (thường là 105 x 148 mm trong kích thước) được sử dụng để lưu trữ hình ảnh và văn bản đồ họa đã được giảm kích cỡ học điểm ảnh Microfilm Phim ở dạng cuộn (16mm hoặc 35mm) được sử dụng để giữ những hình ảnh và văn bản đã được giảm kích cỡ hoặc điểm ảnh Giấy (Kích cỡ xác định) Thường sử dụng để lưu trữ văn bản gốc và các hình ảnh / bản vẽ/ ảnh chụp cố định Ảnh chụp Hình ảnh dạng bản sao cứng. Không tính những ảnh được lưu trữ trong một album Slides 35mm Phim sử dụng cho nhiếp ảnh - định dạng 35 mm với một bức ảnh cho mỗi slide Đĩa từ Băng từ để ghi lại và lưu trữ hình ảnh di chuyển video và âm thanh. Theo hệ VHS, Beta Tập Một số cuốn sách số lượng ràng buộc, thường được sử dụng để đăng ký Đĩa ZIP Một ổ đĩa từ di động Phụ lục E (Tham khảo) Các Kiểu phân loại đối tượng Kiểu phân loại đối tượng Định nghĩa Cá nhân (Individual) Cá nhân thực hiện nghiệp vụ Nhóm làm việc (Workgroup) Tập hợp chính thức hoạt không chính thức của những người hoặc các vị trí trong nhóm cho mục đích quản lý để thu được kết quả Tổ chức (Organisation) Một tập hợp của những nhóm được kết nối với nhau bằng một ràng buộc để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể Phụ lục F (Tham khảo) Các Kiểu phân loại hồ sơ Kiểu phân loại hồ sơ Định nghĩa Mục (Item) Một mục lưu trữ riêng như thư, báo cáo, thời gian, hình ảnh, đối tượng hoặc email Chuỗi trao đổi (Transaction sequence) Một chuỗi các mục, vật lý hoặc ảo đã nối với nhau thành một tài liệu trong quá trình trao đổi Hồ sơ (File) Một tập các dữ liệu được lưu thành cùng một tập dựa trên quy trình nghiệp vụ. Tập có thể có hoặc không có tọa độ vật lý Chuỗi (Series) Một tập hợp các mục hoặc hồ sơ lưu trữ trong cùng một hệ thống, kết quả của quy trình nghiệp vụ Hệ thống hồ sơ lưu trữ (Recordkeeping system) Một hệ thống nắm bắt và bảo quản dữ liệu về các hoạt động nghiệp vụ công cộng Chú ý: hệ thống hồ sơ lưu trữ có thể là một hệ thống số thuần túy hoặc hệ thống quản lý các dữ liệu vật lý Phụ lục G (Tham khảo) Các kiểu loại hồ sơ Loại hồ sơ Định nghĩa Hợp đồng (Agreement) Hợp đồng, hợp đồng chính thức, giấy phép hoạt động, tài liệu riêng tư. Thư từ (Correspondence) Thư điện tử, fax, scan, thư báo, thư từ, chú thích vắn tắt, ... Mẫu (Form) Tài liệu có phần để trống để điền vào. Phần phụ nhìn thấy (Visual aid) Miêu tả sự nhìn thấy được bởi một thể loại như: đồ thị, biểu đồ, hình vẽ, ảnh, phim, đa phương tiện Quan điểm hợp pháp (Legal opinion) Lời khuyên hợp pháp cung cấp bởi tổ chức nguồn gốc bên trong hoặc bên ngoài. Xuất bản truyền thông (Media release) Các xuất bản và phát biểu chính thức để truyền thông. Tài liệu cuộc họp (Meeting document) Đề tài cuộc họp, thời gian, hồ sơ ghi chú, bài báo Kế hoạch (Plan) Ngân sách, kinh doanh, chiến lược, hành động, ... Chính sách/thủ tục (Policy/proceduce) Thủ tục, chính sách, chỉ dẫn hành động, phát biểu về vai trò, hướng dẫn thực hiện. Giới thiệu (Presentation) Áp phích, thư mới, giới thiệu, quảng cáo. Báo cáo (Report) Sự tiện lợi, đầu tư, nghiên cứu, kiểm tra, trạng thái, hoạt động, thường niên, ... Đệ trình (Submission) Đề xuất, đề xuất dự án, đề xuất chính thức, khả năng kinh doanh, nội các. Kỹ thuật (Technical) Tiêu chuẩn, chi tiết kỹ thuật, dự định (về kiến trúc), bản đồ (khảo sát, về topo) Phụ lục H (Tham khảo) Các kiểu cảnh báo Cảnh báo Định nghĩa Kiểm tra (Audit) Thông tin liên quan đến các hoạt động kiểm tra mà chỉ giới hạn truy cập trong văn phòng kiểm tra hoặc được lãnh đạo ủy quyền. Ví dụ, kiểm tra và báo cáo nguy cơ về an ninh và quản lý yếu kém. Ngân sách (Budget) Thông tin liên quan đến các hồ sơ ngân sách chính thức về các đệ trình và giao dịch tài chính mà chỉ giới hạn truy cập cho những cán bộ ngân sách, cán bộ tài chính hoặc được lãnh đạo ủy quyền. Ví dụ, báo cáo và đề xuất về ngân sách. Thành viên nội các (Cabinet) Các thông tin liên quan đến các hoạt động nội các mà chỉ giới hạn truy cập với văn phòng của các thành viên nội các hoặc được lãnh đạo ủy quyền. Ví dụ, ghi chú vắn tắt và báo cáo được chuẩn bị cho đề xuất nội các. Thương mại (Commercial) Các thông tin liên quan đến thu mua/hợp đồng hoặc các thông tin thương mại khác như các thuộc tính trí óc mà chỉ giới hạn truy cập đối với các nhân viên mua/hợp đồng hoặc được lãnh đạo ủy quyền. Ví dụ, yêu cầu nháp với thông tin đề xuất. Hội đồng (Council) Chỉ áp dụng đối với Hội đồng địa phương. Các thông tin liên quan đến tính toán của Hội đồng địa phương chỉ giới hạn một cách chính thức đối với những người được lãnh đạo ủy quyền hoặc các thành viên hội đồng. Ví dụ, thời gian cuộc họp hội đồng kết thúc Điều hành (Executive) Thông tin liên quan đến quản lý điều hành của tổ chức mà chỉ giới hạn một cách chính thức đối với quản lý hoặc người được lãnh đạo ủy quyền. Ví dụ, các báo cáo tài chính nhạy cảm, kế hoạch chiến lược. Tài chính (Finance) Thông tin liên quan đến hồ sơ tài chính chính thức liên quan đến các giao dịch tài chính mà chỉ được giới hạn truy cập đối với các nhân viên tài chính và người được lãnh đạo Nhân viên Thông tin liên quan đến hồ sơ nhân viên chính thức mà chỉ giới hạn truy cập đối với các nhân viên hành chính nhân sự và người được lãnh đạo ủy quyền. Phụ lục I (Tham khảo) Các kiểu quyền truy cập Quyền truy cập Định nghĩa Không phát hành Hồ sơ không được phát hành hoặc xuất bản Có thể phát hành Hồ sơ có thể được xuất bản, phát hành Có thể phát hành theo yêu cầu về tự do thông tin Hồ sơ có thể được xuất bản cho cá nhân hoặc tổ chức do yêu cầu về tự do thông tin. Phát hành giới hạn Do tính nhạy cảm riêng biệt và an ninh, hồ sơ có thể được xuất bản cho một số giới hạn cá nhân, hoặc những phần giới hạn của hồ sơ có thể được xuất bản để phát hành. Mở sau <x> năm Hồ sơ có thể mở cho truy cập công cộng sau một số năm nhất định Phụ lục K (Tham khảo) Các kiểu tình trạng xử lý Tình trạng xử lý Định nghĩa Hủy bỏ Hồ sơ đã được hủy bỏ theo một lịch xử lý. Vĩnh cửu Hồ sơ về các giá trị vĩnh cửu và đã được lưu giữ vĩnh cửu. Tạm thời Hồ sơ sẽ bị hủy bỏ tại một thời điểm trong tương lai. Chưa biết Hồ sơ không được theo dõi xử lý, hoặc không đủ thông tin về hồ sơ để xác định trạng thái của nó. Thư mục tài liệu tham khảo [1] QCVN 102:2016/BTTTT, Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành. [2] ISO 8601:2004, Data elements and interchange formats - Information interchange - Representation of dates and times. [3] ISO 23081-1:2006, Information and documentation - Records management processes - Metadata for records -- Part 1: Principles. [4] ISO 23081-2:2009, Information and documentation - Managing metadata for records - Part 2: Conceptual and implementation issues. [5] ISO 15489-1:2001, Information and documentation - Records management - Part 1: General. [6] ISO/TR 15489-2:2001, Information and documentation - Records management - Part 2: Guidelines. MỤC LỤC 1 Phạm vi áp dụng 2 Tài liệu viện dẫn 3 Thuật ngữ và định nghĩa 4 Cấu trúc dữ liệu đặc tả 5 Biểu diễn của các trường cho đối tượng 5.1 Kiểu phân loại đối tượng (Agent category type) 5.2 Định danh đối tượng (Identifier) 5.3 Tên đối tượng (Agent title) 5.4 Thời gian thực hiện (Agent date) 5.5 Đối tượng liên quan (Agent relation) 5.6 Địa chỉ/vị trí đối tượng (Agent location/address) 5.7 Lưu vết (Agent event history) 6 Biểu diễn của các trường cho hồ sơ 6.1 Kiểu phân loại hồ sơ (Record category type) 6.2 Định danh (Identifier) 6.3 Tiêu đề hồ sơ (Record title) 6.4 Mô tả hồ sơ (Record discription) 6.5 Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc hồ sơ (Record date) 6.6 Chủ đề của hồ sơ (Record subject) 6.7 Bìa của hồ sơ (Record coverage) 6.8 Ngôn ngữ của hồ sơ (Record language) 6.9 Loại hồ sơ (Record type) 6.10 Định dạng hồ sơ (Record format) 6.11 Mối liên hệ của hồ sơ (Record relation) 6.12 Truy cập hồ sơ (Record access) 6.13 Xử lý hồ sơ (Record disposal) 6.14 Vị trí của hồ sơ (Record location) 6.15 Lịch sử (History) 6.16 Phân loại hồ sơ (Record classiffication) 6.17 Đối tượng của hồ sơ (Record Agent) 6.18 Kiểm tra tính toàn vẹn (Integrity check) Phụ lục A (Tham khảo) Mô hình quan hệ trong quy trình lưu trữ hồ sơ Phụ lục B (Tham khảo) Định danh Phụ lục C (Tham khảo) Các kiểu khuôn dạng dữ liệu Phụ lục D (Tham khảo) Môi trường lưu trữ Phụ lục E (Tham khảo) Các Kiểu phân loại đối tượng Phụ lục F (Tham khảo) Các Kiểu phân loại hồ sơ Phụ lục G (Tham khảo) Các kiểu loại hồ sơ Phụ lục H (Tham khảo) Các kiểu cảnh báo Phụ lục I (Tham khảo) Các kiểu quyền truy cập Phụ lục K (Tham khảo) Các kiểu tình trạng xử lý Thư mục tài liệu tham khảo