547/QĐ-STNMT

Quyết định 547/QĐ-STNMT năm 2015 về Quy chế hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Quảng Ngãi UBND TỈNH QUẢNG NGÃI SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 547 /QĐ-STNMT Quảng Ngãi, ngày 19 tháng 11 năm 201 5 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ CỦA SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG GIÁM ĐỐC SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH QUẢNG NGÃI Căn cứ Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương; Căn cứ Quyết định số 287/QĐ-UBND ngày 09/9/2015 của UBND tỉnh Quảng Ngãi quy định thực hiện c ơ chế một cửa, c ơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước t ỉ nh Quảng Ngãi; Căn cứ Quyết định số 17/2015/QĐ-UBND ngày 07/5/2015 của UBND tỉnh về việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và c ơ cấu tổ chức của Sở Tài nguyên và Môi trường; Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Sở, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này là Quy chế hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Tài nguyên và Môi trường. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày. Điều 3. Chánh Văn phòng Sở; Trưởng các phòng, đơn vị trực thuộc Sở và các các tổ chức, cá nhân có liên quan căn cứ quyết định thi hành./. Nơi nhận: - Như điều 3; - UBND tỉnh (để báo cáo); - Sở Nội vụ; - GĐ, các PGĐ S ở TNMT; - Các Phòng, đ ơ n vị thuộc Sở; - C ổ ng TTĐT Sở TNMT; - Lưu: VT, VP (đtt). GIÁM ĐỐC Lê Mỹ Liên QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA CỦA SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG (Ban hành kèm theo Quyết định s ố 547 /QĐ-STNMT ngày 1 9 tháng 11 n ă m 2015 của Sở Tài nguyên và Môi trường) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi, đối tượng điều chỉnh 1. Quy chế này quy định về tổ chức và hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Tài nguyên và Môi trường 2. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Tài nguyên và Môi trường là đầu mối tập trung hướng dẫn thủ tục hành chính, tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, công dân để chuyển đến các phòng, đơn vị chuyên môn thuộc s ở giải quyết và nhận, trả kết quả cho tổ chức, công dân đối với các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tài nguyên và Môi trường Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính trực thuộc Văn phòng Sở Tài nguyên và Môi trường (sau đây g ọ i tắt là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả) có nhiệm vụ tiếp và hướng dẫn công dân, tổ chức đến liên hệ về những công việc thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết của Sở Tài nguyên và Môi trường; nhận hồ sơ sau khi đã được kiểm tra đầy đủ thủ tục theo quy định của các phòng chuyên môn và đơn vị thuộc Sở; điền đầy đủ thông tin và in giấy (viết giấy) biên nhận, trong đó phải hẹn thời gian trả kết quả thủ tục hành chính cho công dân và tổ chức. Điều 2. 1. Quy chế này được xây dựng trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Tài nguyên và Môi trường và các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở (sau đây gọi tắt là đơn vị) trong việc giải quyết các thủ tục hành chính áp dụng thực hiện theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường. 2. Việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được thực hiện trên 06 lĩnh vực sau: 2.1. Đất đai; 2.2. Đo đạc và bản đồ; 2.3. Tài nguyên Khoáng sản; 2.4. Tài nguyên nước; 2.5. Môi trường; 2.6. Biển và Hải đảo. 3. Những hồ sơ không thuộc các lĩnh vực được quy định tại khoản 2 Điều này thì không tiếp nhận tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; 4. Những hồ sơ không thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tài nguyên và Môi trường, thì cán bộ, công chức tại Bộ phận và trả kết quả có trách nhiệm hướng dẫn đ ể công dân, tổ chức liên hệ với c ơ quan có thẩm quyền giải quyết. Điều 3. Thời gian giải quyết hồ sơ, công việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả là thời gian làm việc theo quy định của Nhà nước (không kể ngày nghỉ theo quy định) và được xác định kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ của công dân và tổ chức. Chương II CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ NGUYÊN TẮC HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN Điều 4. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở do Chánh Văn phòng hoặc một Phó chánh Văn phòng làm Trưởng bộ phận (do Văn phòng Sở phân công) cùng một số công chức, viên chức thuộc các đơn vị (do Thủ trưởng các đơn vị phân công). Điều 5. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có những nhiệm vụ sau đây: 1. Tiếp công dân, tổ chức đến nộp hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính. 2. Hướng dẫn công dân, tổ chức trong việc hoàn thiện thủ tục hành chính, giấy tờ, biểu mẫu theo quy định. 3. Xử lý hồ sơ của công dân, tổ chức theo phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của mình. Trường hợp hồ sơ của công dân, tổ chức có liên quan đến trách nhiệm, quyền hạn của các cơ quan chuyên môn khác không thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở thì hướng dẫn cho tổ chức, công dân để thực hiện thủ tục hành chính theo qui định. 4. Nhận kết quả đã giải quyết, trả cho công dân, hướng dẫn công dân, tổ chức nộp phí, lệ phí theo quy định (nếu có). Điều 6. Trách nhiệm của công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả: 1. Đối với Trưởng bộ phận tiếp nhận v à trả kết quả của Sở: - Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; có trách nhiệm phân công, sắp xếp, bố trí vị trí nơi làm việc cho cán bộ, công chức phù hợp, thuận tiện trong việc giải quyết công việc của tổ chức, công dân; Là đầu mối phối hợp với các cán bộ lãnh đạo quản lý thuộc các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở; kịp thời giải quyết những vấn đề vướng mắc xảy ra trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao; Chủ trì phối hợp với các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc Sở xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế; quy trình tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả; quy chế phối hợp giữa Bộ phận tiếp nhận và trả k ế t quả của Sở với các c ơ quan chuyên môn có liên quan trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính thực hiện theo cơ chế “một cửa”, c ơ chế “một cửa liên thông”; - Theo dõi, t ổ ng h ợ p, báo cáo tình hình tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ của cán bộ thuộc Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; quản lý thời gian làm việc hàng ngày của cán bộ làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; Bố trí công chức có đủ năng lực, phẩm chất, có kỹ năng giao tiếp tốt làm nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ; tạo điều kiện để công chức, viên chức được tham gia đầy đủ các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ và kỹ năng do c ơ quan có thẩm quyền tổ chức; quán triệt nội dung quy chế này đến cán bộ, công chức, viên chức, đặc biệt là các đối tượng trực tiếp tham gia quy trình tiếp nhận, giải quyết công việc theo cơ chế “một cửa”, cơ chế “một cửa liên thông”. Chỉ đạo thực hiện niêm yết côn g khai (tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, C ổ ng thông tin điện tử của Sở, ...) các quy định về thành phần hồ sơ, quy trình thực hiện, thời hạn giải quyết, mức thu phí, lệ phí đối với từng hồ sơ công việc; mở s ổ góp ý, hòm thư góp ý; niêm yết công khai số điện thoại đường dây nóng (số điện thoại của lãnh đạo cơ qu an và c ơ quan tiếp nhận kiến nghị về giải quyết thủ tục hành chính) đ ể tiếp nhận những phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân. Thường xuyên tổ chức kiểm tra, theo dõi tình hình tiếp nhận, trả kết quả của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, việc xử lý, giải quyết công việc của bộ phận chuyên môn; định kỳ đánh giá tình hình giải quyết công việc để rút kinh nghiệm, đồng thời đề xuất, kiến nghị giải quyết các vướng mắc, khó khăn phát sinh trong quá trình thực hiện. 2. Đối với công chức, viên chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Chấp hành nghiêm túc thời gian làm việc theo quy định; Thực hiện nhiệm vụ do Trưởng bộ phận phân công; Hướng dẫn chính xác, đầy đủ, một lần đối với cá nhân, tổ chức đến giao dịch; tiếp nhận và bàn giao hồ sơ đúng quy trình quy định; Giúp Trưởng bộ phận tổng hợp tình hình tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ của công dân, tổ chức; Cập nhật thường xuyên, theo dõi hoạt động trên hệ thống s ổ sách, mẫu biểu; kết h ợ p với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, tổng h ợ p, cập nhật, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, thông tin trên hệ thống phần mềm ứ ng dụng theo quy định. Kịp thời cập nhật những quy định không phù hợp với tình hình thực tế, đề xuất Trưởng bộ phận để trình lãnh đạo Sở đề nghị cấp có thẩm quyền xem xét, điều chỉnh cho phù hợp; Phối hợp với các công chức các bộ phận có liên quan đ ể đảm bảo việc tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính của công dân, tổ chức đúng thời gian. Nghiêm cấm gây phiền hà cho công dân và tổ chức dưới mọi hình thức. Thực hiện nghiêm túc thời gian làm việc theo quy định; Do số lượng hồ sơ tiếp nhận giải quyết hàng ngày không nhiều nên khi có tổ chức, công dân đến nộp hồ sơ, Công chức chuyên trách của Văn phòng Sở thông báo cho người được các phòng, đơn vị cử trực tiếp kiểm tra hồ sơ phải có mặt để kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, thủ tục của tổ chức, công dân; Đ ố i với Công chức thuộc Văn phòng Sở phải mở sổ theo dõi hồ sơ (theo mẫu số 02 kèm theo qui định này); Lập Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (theo mẫu số 02 kèm theo qui định này); Điều 7. Mọi quy định về thủ tục hành chính, phí, lệ phí và thời gian giải quyết đối với từng hồ sơ công việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được niêm yết công khai ở nơi thuận tiện, thông thoáng để công dân, tổ chức dễ dàng nhận biết. Việc thu phí, lệ phí giải quyết các thủ tục hành chính được thu, nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; thu, quản lý và nộp phí, lệ phí theo qui định của pháp luật. Điều 8. Quy trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo cơ chế “một cửa, một cửa liên thông”: 1. Tiếp nhận hồ sơ. a) Theo nội dung công việc và thẩm quyền giải quyết của Sở, công dân, tổ chức không được nộp hồ sơ tại phòng chuyên môn, đơn vị thuộc Sở và các phòng, đơn vị thuộc Sở phải trực tiếp kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa của Sở. b) Công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phải nắm các qui định của pháp luật cũng như thành phần hồ sơ tiếp nhận và trình tự giải quyết để hướng dẫn công dân, tổ chức. Sau khi kiểm tra, đối chiếu, hồ sơ đúng theo qui định thì lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và Hẹn trả kết quả thành 02 liên , 01 (một) liên đ ể trao cho tổ chức, công dân để hẹn thời gian trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính; 01 (một) liên và hồ sơ tiếp nhận chuyển cho công chức thuộc Văn phòng Sở đ ể lập phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ, vô sổ theo dõi hồ sơ và giao cho đơn vị tham mưu giải quyết thủ tục hành chính. 2. Bàn giao hồ sơ. Hồ sơ thủ tục hành chính, sau khi tiếp nhận, phải được Trưởng bộ phận ký xác nhận trước khi bàn giao cho công chức thuộc các phòng, đơn vị giải quyết. Trong trường h ợ p Trưởng bộ phận vắng mặt thì công chức chuyên trách của Văn phòng Sở tiếp nhận hồ sơ trực tiếp bàn giao hồ sơ của công dân, tổ chức cho công chức chuyên môn nhưng sau đó phải báo cáo khi Trưởng bộ phận có mặt về hồ sơ được tiếp nhận. Công chức chuyên trách thuộc Văn phòng Sở có trách nhiệm bàn giao hồ sơ của công dân, tổ chức cho c ơ quan chuyên môn có liên quan ngay sau khi hoàn thành việc vô s ổ theo dõi và lập phiếu kiểm soát quá trình giải quyết. Việc bàn giao hồ sơ giữa bộ phận tiếp nhận và trả kết quả với cơ quan chuyên môn phải được thể hiện đầy đủ trên s ổ bàn giao (mỗi bên 01 quy ể n) và có đủ chữ ký hai bên giao - nhận đồng thời kèm theo mẫu số 04 - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ. Địa điểm giao nhận hồ sơ: Tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Tài nguyên và Môi trường. Thời gian giao nhận hồ sơ: Qui định tại điều 9 của quy chế này. 3. Xử lý, giải quyết hồ s ơ . a) Sau khi nhận hồ sơ do Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả bàn giao, c ơ quan chuyên môn có trách nhiệm tổ chức thực hiện theo đúng trình tự giải quyết thủ tục hành chính theo qui định của pháp luật. Trường hợp hồ sơ của công dân, tổ chức có liên quan đến trách nhiệm, quy ề n hạn của cơ quan chuyên môn khác thì c ơ quan chuyên môn tr ự c tiếp giải quyết h ồ sơ, chủ động ph ố i hợp với c ơ quan chuyên môn khác có liên quan cùng xử lý hồ sơ; b) Đ ố i với các hồ sơ cần có sự kiểm tra thực tế trước khi thẩm định thì cán bộ cơ quan chuyên môn phải báo cáo trực tiếp với cấp trên trực tiếp phụ trách. Quá trình ki ể m tra thực t ế phải được lập biên bản, ghi rõ các bên tham gia, thời gian, nội dung và kết quả kiểm tra. Biên bản được lưu gi ữ theo hồ sơ của công dân, tổ chức; c) Đối với những công việc theo quy định phải giải quyết trong ngày phải được niêm yết cụ th ể thời gian trả đ ể tổ chức, công dân chủ động về thời gian chờ nhận kết quả cũng như thực hiện việc nộp phí, lệ phí (nếu có) theo quy định của pháp luật. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả sau khi tiếp nhận phải chuyển ngay cho phòng, đơn vị có thẩm quyền giải quyết theo qui định. Trường h ợ p công chức chuyên môn giải quyết hồ sơ chậm hơn thời gian quy định thì phải có trách nhiệm thông báo lý do cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả bằng văn bản để có cơ sở giải thích cho côn g dân, tổ chức. d) Đối với hồ sơ sau khi đã tiếp nhận nhưng c ơ quan chuyên môn trực tiếp giải quyết nhận thấy không đủ điều kiện thì tùy theo qui định của từng lĩnh vực, cơ quan chuyên môn trả lại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả bằng văn bản đ ể hướng dẫn và trả cho tổ chức, công dân hoàn thiện (việc trả hồ sơ chưa đủ điều kiện phải kèm theo văn bản trả lời hoặc hướng dẫn b ổ sung theo qui định). 4. Thẩm quyền ký giải quyết hồ sơ. a) Đối với những loại hồ sơ thuộc thẩm quyền ký giải quyết của UBND tỉnh thì sau khi có kết quả giải quyết của UBND tỉnh, cơ quan chuyên môn thuộc Sở tiếp nhận và chuyển kết quả cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đ ể trả cho công dân, tổ chức; b) Đối với những loại hồ sơ thuộc thẩm quyền ký giải quyết của Giám đ ố c Sở, thì Giám đốc Sở ký giải quyết, sau đó chuyển lại cho cơ quan chuyên môn vào sổ theo dõi và được bàn giao cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đ ể trả cho công dân, tổ chức. Trường hợp những loại hồ sơ Giám đốc Sở ủy quyền ký giải quyết cho Phó Giám đốc Sở, thì Phó Giám đ ố c Sở ký giải quyết, sau đó chuy ể n lại cho cơ quan chuyên môn vào s ổ theo dõi và được bàn giao cho bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đ ể trả cho công dân, tổ chức. c) Đối với những loại hồ sơ theo quy định của pháp luật cho phép Lãnh đạo cơ quan chuyên môn ký giải quyết thì Lãnh đạo c ơ quan chuyên môn ký giải quyết, sau đó chuy ể n lại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. 5. Giao trả hồ sơ. Sau khi nhận kết quả đã giải quyết, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm trả h ồ sơ cho công dân, tổ chức sớm hơn hoặc đúng thời gian đã hẹn. Yêu cầu công dân, tổ chức ký nhận vào sổ theo dõi tiếp nhận và trả kết quả. Hướng d ẫ n công dân, t ổ ch ứ c nộp phí, lệ phí đối với những công việc được thu phí, lệ phí theo quy định. Trường hợp sau khi đã có kết quả giải quyết thủ tục hành chính nhưng thủ tục hành chính này phải tiếp tục hướng dẫn tổ chức, công dân thực hiện. 6. Lưu hồ sơ. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm lưu trữ S ổ tiếp nhận và trả kết quả thực hiện thủ tục hành chính theo quy định, các biểu mẫu báo cáo, Phiếu tiếp nhận hồ s ơ và hẹn trả kết quả (liên giao cho tổ chức, công dân). Khi công dân xuất trình lấy kết quả phải được thu giữ lại và lưu vào hồ sơ để theo dõi, đối chiếu; Các phòng, đơn vị thuộc Sở có trách nhiệm t ổ ng hợp, cập nhật, ghi chép đầy đủ các thông tin vào s ổ nhật ký, biểu mẫu; lưu trữ hồ sơ, tài liệu, thông tin và chuy ể n cho Trung tâm Công nghệ Thông tin t à i nguyên và Môi trường để lưu trữ theo qui định. Điều 9. Thời gian làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Thời gian tiếp nhận và trả kết quả đối với thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tài nguyên và Môi trường, là các ngày làm việc trong tuần (từ thứ Hai đến thứ Sáu) cụ th ể như sau: Buổi sáng: - Từ 07h00’ - 1 1 h 00 ’ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả - Từ 1 1 h 00 ’ - 1 1 h30’ bàn giao hồ sơ giữa Bộ phận tiếp nhận và Trả kết quả với các phòng, đơn vị chuyên môn thuộc Sở và các bộ phận của Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh chi nhánh các huyện, thành phố. Buổi chiều: - Từ 13h30’ - 16h30’ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả - Từ 16h30’ - 17h00’ bàn giao hồ sơ giữa Bộ phận tiếp nhận và Trả kết quả với các phòng, đơn vị chuyên môn thuộc Sở và các bộ phận của Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh chi nhánh các huyện, thành phố. Thời gian giải quyết các thủ tục hành chính đã được tiếp nhận tại Bộ phận tiếp nhận và Trả kết quả là thời gian theo quy định của Nhà nước và qui định của pháp luật có liên quan để xác định kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ của công dân và tổ chức. Đối với Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh chi nhánh các huyện, thành phố tổ chức tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa của địa phương hoặc tiếp nhận trực tiếp tại trụ sở làm việc của đơn vị cũng thực hiện theo quy chế này. Chương III MỐI QUAN HỆ PHỐI HỢP Điều 10. Mối quan hệ phối hợp giữa Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả với các phòng, đơn vị chuyên môn thực hiện cụ thể như sau: 1. Việc kiểm tra và tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính phải được kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của từng hồ sơ, nếu thủ tục còn vướng mắc, chưa rõ ràng thì người được giao nhiệm vụ kiểm tra phải hướng dẫn đồng thời lập phiếu hướng dẫn hồ sơ cho tổ chức, công dân. 2. Khi có văn bản mới chỉ đ ạo, hướng dẫn riêng liên quan đến quy định thủ tục hành tại Bộ phận tiếp nhận vả trả kết quả, các phòng, đ ơ n vị chuyên môn thuộc Sở phải có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo Sở đề nghị cấp có thẩm quyền công bố theo qui định. Điều 11. Trách nhiệm các cơ quan chuyên môn trực thuộc Sở: 1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ theo quy định, có trách nhiệm xử lý, trình lãnh đạo Sở ký giải quyết theo thẩm quyền đối với các hồ sơ do Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuy ể n đến. 2. Phối hợp chặt chẽ với công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong quá trình xử lý các công việc có liên quan, đảm bảo đúng thời gian quy định. Điều 12. Chế độ thông tin báo cáo 1. Công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện chế độ thông tin báo cáo ngày vào cuối giờ chiều; báo cáo tuần vào thứ Sáu với Trưởng bộ phận. 2. Định kỳ hàng tháng, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả t ổ ng h ợ p, báo cáo cho Trưởng bộ phận để đánh giá, rút kinh nghiệm trong công tác phối hợp tổ chức thực hiện nhiệm vụ và giải quyết kịp thời công việc giữa Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả với các cơ quan chuyên môn thuộc Sở. Trong trường hợp cần thiết, Trưởng bộ phận tổ chức họp đột xuất với các công chức chuyên môn đ ể đánh giá, rút kinh nghiệm trong công tác phối hợp thực hiện tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính. Chương IV KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT Điều 13. Khen thưởng - Công chức, viên chức, người lao động trong quá trình thực hiện nhiệm vụ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Tài nguyên và Môi trường có tinh thần, trách nhiệm, thái độ phục vụ và thực hiện tốt qui tắc ứng xử với tổ chức, công dân được đánh giá thông qua phiếu lấy ý kiến của Sở được Giám đốc Sở khen thưởng hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền khen thưởng. - Công chức, viên chức, người lao động trong quá trình tham mưu giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, công dân có tỷ lệ hồ sơ xử lý đúng hẹn đạt 100% s ố hồ sơ giao, trong đó có Ít nhất 20% số hồ sơ xử lý trước thời gian qui định được Giám đốc Sở khen thưởng hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền khen thưởng Điều 14. Kỷ luật Trong khi thi hành nhiệm vụ, nếu công chức của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và các công chức khác có liên quan thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc cố ý làm trái quy định của pháp luật và những quy định về tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo c ơ chế “một cửa, một cửa liên thông”, tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật về bồi thường nhà nước. Công dân, tổ chức trong quá trình liên hệ giải quyết công việc phải chấp hành các nội quy, những quy định của Quy chế này và các văn bản pháp luật khác. Khi phát hiện các hành vi quan liêu, tham nhũng, tiêu cực, thiếu trách nhiệm, cửa quyền, nhũng nhiễu, hách dịch của công chức, viên chức, người lao động làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và các công chức chuyên môn tham gia trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính th ì thông báo ngay với Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường; Chánh Thanh tra Sở hoặc cán bộ đầu mối kiểm soát thủ tục hành chính của Sở Tài nguyên và Môi trường. Chương V TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 15. 1. Thủ trưởng các phòng, đơn vị có liên quan thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm chỉ đạo và phối hợp tổ chức thực hiện Quy chế này. 2. Văn phòng Sở - Chủ trì, phối hợp v ớ i các phòng, đơn vị có liên quan chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này; kịp thời xử lý các vướng m ắ c phát sinh trong quá trình thực hiện; - Chịu trách nhiệm hướng dẫn chế độ thu, nộp các khoản phí, lệ phí theo qui định của pháp luật; - Chủ trì, phối hợp với các c ơ quan có liên quan triển khai việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc thực hiện giải quyết công việc theo cơ chế “một cửa”; duy trì hoạt động thường xuyên Cổ ng thông tin điện tử v à đăng tải các thủ tục hành chính có liên quan theo qui định. - Xây dựng kế hoạch phổ biến, tuyên truyền việc tổ chức thực hiện nội dung của Quy chế này. 3. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, công chức, viên chức, người lao động của các phòng, đơn vị thuộc Sở có trách nhiệm tổ chức và nghiêm túc thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc cần góp ý bổ sung, điều chỉnh thì Thủ trưởng các phòng, đơn vị gửi nội dung yêu cầu cho Sở Tài nguyên và Môi trường thông qua Trưởng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đ ể tổng hợp, báo cáo Sở Tài nguyên và Môi trường để xem xét điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp./. PHỤ LỤC BIỂU MẪU (Ban hành kèm theo Quyết định số 547 /STNMT ngày 19 th á ng 11 năm 2015 của và Môi trường tỉnh Quảng Ngãi) M ẫ u 01 M ẫ u Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ M ẫ u 02 M ẫ u Sổ theo dõi hồ sơ M ẫ u 03 M ẫu giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả M ẫ u 04 M ẫ u Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ Mẫu 01 TÊN CƠ QUAN …… BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: /HDHS Quảng Ngãi , ngày tháng năm 201 5 PHIẾU HƯỚNG DẪN HOÀN THIỆN HỒ SƠ Hồ sơ của:............................................................................................................................. Nội dung yêu cầu giải quyết: ................................................................................................... ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. Địa chỉ:.................................................................................................................................. Số điện thoại:.............................................. Email................................................................. Yêu cầu hoàn thiện hồ sơ gồm những nội dung sau: 1. .......................................................................................................................................... 2. .......................................................................................................................................... 3. .......................................................................................................................................... 4. .......................................................................................................................................... 5. .......................................................................................................................................... ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. Trong quá trình hoàn thiện hồ sơ nếu có vướng mắc, Ông (bà) có thể liên hệ với ………………… số điện thoại …………………………. đ ể được hướng dẫn./. NGƯỜI HƯỚNG DẪN (Ký và ghi rõ họ tên) Mẫu 02 TÊN CƠ QUAN …… BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- SỐ THEO DÕI TT Mã hồ sơ Tên TTHC Số lượng hồ sơ (bộ) Tên cá nhân, tổ chức Địa chỉ, số điện thoại Cơ quan chủ trì giải quyết Ngày, tháng, năm Trả kết quả Ghi chú Nhận hồ sơ Hẹn trả kết quả Chuy ể n h ồ s ơ đến c ơ quan giải quyết Nhận k ế t quả từ c ơ quan giải quyết Ngày, tháng, năm Ký nhận 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 12 14 Mẫu 3 TÊN CƠ QUAN … BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: ………/TNHS ……… , ngày ….. tháng …. năm ……. GIẤY TIẾP NHẬN HỒ SƠ VÀ HẸN TRẢ KẾT QUẢ Mã hồ sơ …………… (Liên: Lưu) Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả......................................................... Tiếp nhận hồ sơ của:.......................................................................... Địa ch ỉ :.............................................................................................. Số điện thoại:.................................. Email: ........................................ Nội dung yêu cầu giải quyết:.............................................................. 1. Thành ph ầ n hồ sơ nộp , g ồm: 1 . ..................................................................................................... 2. ..................................................................................................... 3 . ..................................................................................................... 4 . ..................................................................................................... 5 . ..................................................................................................... ......................................................................................................... 2. S ố lượn g hồ sơ:................................... (bộ): 3. Thời g ian g i ả i quyết hồ sơ theo qui định là:............................ (n g à y ) 4. Thời g ian nh ậ n hồ sơ: …..giờ ….. phút, n g ày …. thán g …. năm …….. 5. Thời gian trả kết qu ả giải quyết hồ sơ:.... giờ... phút, ngày . . . tháng … năm ……. 6. Nhận kết qu ả tại:............................................................................ Vào sổ theo dõi hồ sơ, Qu y ển số: …………. Số thứ tự........................ Ngư ờ i nộp hồ sơ (ký, g hi rõ họ tên) Người tiếp nhận hồ sơ (ký , g hi rõ họ tên) M ẫ u 3 TÊN CƠ QUAN …… BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: ………/TNHS ……… , ngày ….. tháng …. năm ……. GIẤY TIẾP NHẬN HỒ SƠ VÀ HẸN TRẢ KẾT QUẢ Mã hồ sơ …………… (Liên: giao khách hàng ) Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả......................................................... Tiếp nhận hồ sơ của:.......................................................................... Địa ch ỉ :.............................................................................................. Số điện thoại:.................................. Email: ........................................ Nội dung yêu cầu giải quyết:.............................................................. 1. Thành ph ầ n hồ sơ nộp , g ồm: 1 . ..................................................................................................... 2. ..................................................................................................... 3 . ..................................................................................................... 4 . ..................................................................................................... 5 . ..................................................................................................... ......................................................................................................... 2. S ố lượn g hồ sơ:................................... (bộ): 3. Thời g ian g i ả i quyết hồ sơ theo qui định là:............................ (n g à y ) 4. Thời g ian nh ậ n hồ sơ: …..giờ ….. phút, n g ày …. thán g …. năm …….. 5. Thời gian trả kết qu ả giải quyết hồ sơ:.... giờ... phút, ngày . . . tháng … năm ……. 6. Nhận kết qu ả tại:............................................................................ Vào sổ theo dõi hồ sơ, Qu y ển số: …………. Số thứ tự........................ Ngư ờ i nộp hồ sơ (ký, g hi rõ họ tên) Người tiếp nhận hồ sơ (ký , g hi rõ họ tên) (L ưu ý: Tổ chức, côn g dân ph ả i mang theo giấ y này đ ể nhận kết qu ả và nộp lại cho bộ phận tiếp nhận) Mẫu 4 TÊN CƠ QUAN …… BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: ………...KSGQHS ……… , ngày ….. tháng …. năm ……. PHIẾU KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH GIẢI QUYẾT HỒ SƠ Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả số: ………………………. (Chuyển kèm theo Phiếu ki ể m soát quá trình giải quyết hồ sơ này) Cơ quan, đơn vị (bộ phận) giải quyết hồ sơ:........................................................................... Cơ quan phối hợp giải quyết hồ sơ:........................................................................................ TÊN CƠ QUAN THỜI GIAN GIAO, NHẬN H Ồ SƠ K Ế T QUẢ GIẢI Q U Y Ế T HỒ S Ơ (Trước hạn / đúng hạn / quá hạn) Ghi chú 1. Giao: ……………… Bộ phận TN & TKQ 2. Nh ậ n ……………… .... giờ ... phút, ngày .... tháng .... năm .. Người giao Người nhận 1. Giao: ……………… .... giờ ... phút, ngày .... tháng .... năm .. 2. Nh ậ n: ……………… Người giao Người nhận 1. Giao: ……………… .... giờ ... phút, ngày .... tháng .... năm .. 2. Nh ậ n: ……………… ………………..……… ………… ………………..……… ………… 1. Giao: ……………… .... giờ ... phút, ngày .... tháng .... năm … Bộ phận TN & TKQ Người giao Người nhận 2. Nh ậ n ……………… Lưu ý: - Tại cột người giao và người nhận phải ký, ghi rõ họ tên. - Tùy theo qui trình luân chuy ể n hồ sơ giải quyết trong nội bộ của từng phòng, đơn vị (bộ phận) thì sắp xếp bố cục cho phù hợp