76694/CT-TTHT

Công văn 76694/CT-TTHT năm 2019 về sử dụng hóa đơn điện tử do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 7 6694 /CT-TTHT V/v sử dụng hóa đơn điện tử Hà Nội, ngày 0 7 tháng 10 năm 2019 Kính gửi: Công ty TNHH VSP Việt Nam Địa chỉ: Nhà số 20, đường Vĩnh Phúc, KĐT Long Việt, thị trấn Quang Minh, H. Mê Linh, TP Hà Nội - Mã số thu ế : 0108273690 Trả lời công văn không số đề ngày 17/9/2019 của Công ty TNHH VSP Việt Nam về việc đề nghị sử dụng hóa đơn điện tử, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau: Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định: “ 3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: s ố 5 1 /20 10 /NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 0 4/20 1 4/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 n ă m 2014 của Ch í nh phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ v ẫ n còn hiệu lực th i hành.” - Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng và quản lý hóa đ ơ n điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 2 Điều 4 hư ớ ng dẫn như sau: Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung l à người bán) khởi tạo hóa đơ n điện tử phải đáp ứng điều kiện sau: a) Là tổ chức k i nh tế có đủ đi ề u kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử tr ong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc l à t ổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử; c) Có đội ng ũ người thực th i đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định; d) Có chữ k ý điện tử theo quy định của pháp luật. đ) Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết n ố i với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu củ a hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển v à o phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn. e) C ó các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, l ưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: - Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh l à tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu; - Có quy trình sao lưu và phục h ồ i dữ liệu khi hệ th ố ng gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuy ế n toàn bộ d ữ liệu.” + Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 hướng dẫn như sau: “ 1 . Khởi tạo h ó a đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, k ý hiệu hóa đơn, định dạng truy ề n - nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng h óa , dịch vụ trên phương tiện đ i ệ n tử của t ổ chức kinh doanh hoặc của các t ổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử và được lưu trữ t r ên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật . T ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước kh i khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra q u y ế t định áp dụng h óa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp b ằ ng v ă n bản gi ấ y hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua Cổ ng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu t rá ch nhiệm về quyết định này (theo M ẫ u s ố 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này). Quyết định áp dụng hóa đơn đ i ện tử gồm các nội dung chủ yếu sau: - Tên hệ th ố ng thiết bị (tên c á c phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử. Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện t ử , kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự. - Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hóa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng; - Quy tr ì nh khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức. - Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ t ổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. 2. Phát hành hóa đơn điện tử Trước khi sử dụng h ó a đơn điện tử, t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông b á o phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành h ó a đơn điện tử (theo M ẫ u s ố 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hóa đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, k ý hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng h óa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường h ợ p gửi đến cơ quan thu ế bằng đường điện tử thông qua cổ ng thông tin điện tử của cơ quan thuế). Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ k i nh doanh, t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ s ố hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng. Trường hợp c ó sự thay đổi về nội dung đã th ô ng báo phát hành, tổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành m ớ i theo hướng dẫn tại khoản này. T ổ chức kh ởi tạo hóa đơn điện tử phải k ý số vào h ó a đơn điện tử mẫu và gửi h óa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử. Thông báo phát hành h ó a đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử. ” - Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 1 Điều 11 hướng dẫn như sau: “Điều 11. Đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế 1. Cơ quan thuế bán hóa đơn cho các đ ố i tượng sau: a) T ổ chức không phải là doanh nghiệp nh ư ng có hoạt động k i nh doanh (bao g ồ m cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản l ý dự án). T ổ chức không phải l à doanh nghiệp nhưng có hoạt động k i nh doanh là các t ổ chức có hoạt động kinh doanh nh ư ng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật k i nh doanh chuyên ngành khác. b) Hộ, cá nhân kinh doanh; c) Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu. d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự i n, đặt in thuộc loại rủi ro cao về thuế; đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự i n, đặt i n có hành vi vi phạm về hóa đơn bị xử lý v i phạm hành ch í nh về hành v i tr ố n thuế, gian lận thuế. Doanh nghiệp hướng dẫn tại điểm d, đ khoản này mua h óa đơn của cơ quan thuế trong th ờ i gian 12 tháng. Hết thời gian 12 tháng, căn cứ tình hình sử dụng hóa đơn, việc kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp và đề nghị của doanh nghiệp, trong thời hạn 5 ngày làm việc, cơ quan thuế có văn bản thông báo doanh nghiệp chuyển sang tự tạo hóa đơn để sử dụng hoặc tiếp tục mua hóa đ ơ n của cơ quan thuế nếu không đáp ứng điều kiện tự in hoặc đặt i n hóa đơn (mẫu s ố 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) ”. + Tại điểm b Khoản 2 Điều 12 hư ớ ng dẫn như sau: “… T ổ chức doanh nghiệp thuộc đối tượng mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành chuy ể n sang tự tạo h óa đơn đặt i n, hóa đơn tự i n ho ặc hóa đơn điện tử đ ể sử dụng thì phải d ừn g sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế k ể từ ngày bắt đ ầu sử dụng hóa đơn tự tạo theo hướng dẫn tại Điều 21 Thông tư này.” + Tại điểm c Khoản 1 Điều 21 hướng dẫn như sau: “ c) T ổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì t ổ ch ứ c, hộ, cá nhân mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn theo hư ớn g d ẫ n tạ i Đi ề u 29 Thông tư này.” + Tại Điều 27 (được sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC n g ày 25/8/2014 của Bộ Tài chính) hướng dẫn như sau: “ Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đ ối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đ ơn ) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý t r ực tiếp, kể cả trường h ợ p trong kỳ không sử dụng hóa đơn. B á o cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý I nộp chậm nh ấ t l à ngày 30/4; qu ý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và qu ý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 c ủ a năm sau (mẫu s ố 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Th ô ng tư này). T rườn g hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượ n g hóa đơn , sử dụng bằng không (=0) Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành v i v i phạm không đ ư ợc sử dụng hóa đơn tự i n, đặt i n, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao v ề thuế thuộc diện mua hóa đ ơn của cơ quan thuế theo hướng d ẫ n tại Điều 11 Thông tư này thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng. …” C ă n cứ các quy định trên, Công ty TNHH VSP Việt Nam đã sử dụng hóa đ ơ n mua của cơ quan thuế từ tháng 8/2018 (đến nay hết thời hạn 12 tháng). Trường hợp Công ty TNHH VSP Việt Nam đáp ứng các điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đ ơ n điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 4, Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính thì được sử dụng hóa đ ơ n điện tử. Trước khi sử dụng, đề nghị Công ty TNHH VSP Việt Nam thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính. Công ty phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đ ơ n điện tử và thực hiện hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Công ty có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng từ ngày đầu tháng đến hết ngày dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế và chuyển sang nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý cho cơ quan thuế kể từ ngày kế tiếp theo quy định tại Điều 27 Thông tư s ố 39/2014/TT-BTC nêu trên. Công ty TNHH VSP Việt Nam phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Nếu có vướng mắc, đề nghị Công ty TNHH VSP Việt Nam liên hệ v ớ i Phòng Tuyên truyền Hỗ trợ NNT - Cục Thuế TP Hà Nội theo số điện thoại: 02437737940; địa chỉ: G23-24 Thành Công, quận Ba Đình, TP Hà Nội. Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH VSP Việt Nam được biế t./. Nơi nhận: - Như trên; - Phòng TKT1; - Lưu: VT, TTHT (2b). KT. CỤC TRƯỞNG PHÓ C ỤC TRƯỞNG Nguyễn Tiến Trường