2701/2005/QĐ-UBND

Quyết định 2701/2005/QĐ-UBND về Quy định công tác Văn thư và Lưu trữ tỉnh Cao Bằng ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CAO BẰNG -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------- Số: 2701/2005/QĐ-UBND Cao Bằng, ngày 21 tháng 10 năm 2005 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TỈNH CAO BẰNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CAO BẰNG Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ Pháp lệnh lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001; Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia; Thực hiện Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/5/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan; Xét đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh Cao Bằng, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1 . Ban hành kèm theo Quyết định này bản Quy định về công tác Văn thư và Lưu trữ tỉnh Cao Bằng. Điều 2 . Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1430/QĐ-LT-UB ngày 24/7/1998 của UBND tỉnh Cao Bằng. Điều 3 . Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành; các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp; tổ chức kinh tế; các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Như điều 3 (để thi hành); - Cục VT và LTNN (b/c); - Cục Kiểm tra VB- Bộ Tư pháp; - TT. UBND tỉnh; - CVP, các PVP; - Các Đ/c CV; - Phòng HC-QT; - Lưu: VT, TTLT. TM. UBND TỈNH CAO BẰNG CHỦ TỊCH Lô Ích Giang QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ TỈNH CAO BẰNG (Ban hành kèm theo Quyết định số 2701/2005/QĐ-UBND ngày 21 tháng 10 năm 2005 của UBND tỉnh Cao Bằng) Chương 1. QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh Quy định được áp dụng đối với các Sở, ban, ngành; các huyện, thị xã; các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp; tổ chức kinh tế; các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân trong phạm vi toàn tỉnh (Sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức). Đối tượng điều chỉnh của quy định là công tác văn thư và lưu trữ: - Công tác Văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. - Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Điều 2. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ - Trung tâm Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho UBND tỉnh chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện quản lý Nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh và trực tiếp quản lý kho lưu trữ tỉnh. - Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư và lưu trữ theo quy định của Nhà nước và UBND tỉnh. - Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư và lưu trữ phải thực hiện nghiêm chỉnh quy định này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư và lưu trữ. Điều 3. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư và lưu trữ cơ quan - Các cơ quan, tổ chức căn cứ khối lượng công việc phải có bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư - lưu trữ (nhiệm vụ cụ thể quy định tại chương II, III của quy định này). - Văn phòng HĐND và UBND các huyện, thị xã (sau đây gọi chung là huyện) có bộ phận văn thư và lưu trữ chuyên trách giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện và quản lý công tác Văn thư – lưu trữ của toàn huyện; Bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ lịch sử của huyện; thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành tại Văn phòng HĐND và UBND huyện. Điều 4. Cán bộ văn thư và cán bộ lưu trữ Cán bộ làm công tác văn thư và lưu trữ trong cơ quan, tổ chức phải được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành văn thư và lưu trữ theo quy định của Nhà nước. Điều 5. Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã có trách nhiệm bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách được giao hàng năm để cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm chuyên dùng phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư và lưu trữ. Điều 6. Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ Mọi hoạt động trong công tác Văn thư và Lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước ngày 28/12/2000 và Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/03/2002 Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước. Chương 2. CÔNG TÁC VĂN THƯ MỤC 1. SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 7. Hình thức văn bản - Văn bản Quy phạm pháp luật: Theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND số 31/2004/QH11, ngày 03/12/2004 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; + HĐND các cấp được ban hành Nghị quyết để thi hành Văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội và các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên; + UBND các cấp được ban hành Quyết định và Chỉ thị để thi hành Văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội và các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên; văn bản do UBND ban hành còn để thi hành Nghị quyết của HĐND cùng cấp. - Văn bản hành chính: Gồm có Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt), thông báo, thông cáo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, công văn, … tất cả các cơ quan, tổ chức đều được ban hành. Điều 8. Thể thức văn bản - Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số văn bản nhất định theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư và Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Thể thức văn bản bao gồm các thành phần chính như: Quốc hiệu; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của Văn bản; Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận; Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những loại văn bản khẩn, mật). - Đối với văn bản quy phạm pháp luật còn phải ghi thêm năm ban hành văn bản sau số của văn bản (Ví dụ số: 26/2005/QĐ-UBND) . Điều 9. Soạn thảo văn bản - Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12/11/1996; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16/12/2002 và Luật ban hành Văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND, ngày 03/12/2004. - Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau: + Căn cứ tính chất, nội dung văn bản cần soạn thảo, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo. + Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; Thu thập xử lý thông tin có liên quan; Soạn thảo văn bản; Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan. Điều 10. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt - Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. - Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định. Điều 11. Đánh máy, nhân bản Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau: - Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó; - Nhân bản đúng số lượng quy định; - Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định. Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành - Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản. - Chánh Văn phòng UBND các cấp (sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng); Trưởng phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng (sau đây gọi tắt là Trưởng phòng hành chính); người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm) phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản. Điều 13. Ký văn bản - Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ Thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. - Đối với các cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể: + Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo Điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức; Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. - Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. - Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản hành chính thông thường. - Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai. Điều 14. Bản sao văn bản - Các hình thức bản sao văn bản gồm: + Bản sao y bản chính: Là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính; + Bản trích sao: Là bản trích sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính; + Bản sao lục: Là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định. - Thể thức bản sao được quy định gồm: Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận. - Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định trên có giá trị pháp lý như bản chính. - Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định chỉ có giá trị thông tin, tham khảo. MỤC 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 15. Trình tự quản lý văn bản đến Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là văn bản đến), phải được quản lý theo trình tự: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; Trình, chuyển giao văn bản đến; Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Điều 16. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Điều 17. Trình, chuyển giao văn bản đến - Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. - Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản và phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản. Điều 18. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến - Thủ trưởng cơ quan, tổ chức phải có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của Thủ trưởng và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. - Căn cứ nội dung văn bản đến, Thủ trưởng cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức. - Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp; Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết; Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Điều 19. Trình tự quản lý văn bản đi Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản; Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); Đăng ký văn bản đi; Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; Lưu văn bản đi. Điều 20. Chuyển phát văn bản đi - Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. - Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh. Điều 21. Việc lưu văn bản đi - Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ công việc. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải là bản ký trực tiếp và được sắp xếp thứ tự đăng ký. - Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải được làm bằng loại giấy tốt và được in bằng mực bền lâu. (Nghiệp vụ quản lý văn bản đi được thực hiện theo quy định của Nhà nước và Văn bản hướng dẫn của Văn phòng UBND tỉnh). MỤC 3. LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC Điều 22. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập - Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; Cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân; - Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm; Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; Kết thúc và biên mục hồ sơ; - Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập: Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức; Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều. Điều 23. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức - Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức: + Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định; + Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm; + Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. - Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau: + Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc; + Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức; + Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán; + Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc. - Thủ tục giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản. Điều 24. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan - Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình. - Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ: Tham mưu cho Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới; Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức mình. - Trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. - Mỗi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, phải lập hồ sơ về công việc đó. MỤC 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 25. Quản lý và sử dụng con dấu - Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ và các quy định của Pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu. - Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau: + Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; + Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; Không được đóng dấu khống chỉ. - Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của Văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau: Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức; Những văn bản do Văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của Văn phòng hay dấu của đơn vị đó. Điều 26. Đóng dấu - Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định; Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. - Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. Chương 3. CÔNG TÁC LƯU TRỮ MỤC 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 27. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Hàng năm, lưu trữ cơ quan có trách nhiệm: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập; Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; - Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu; Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”. “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn. Đơn vị hoặc cá nhân nộp lưu và lưu trữ của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản. Điều 28. Chỉnh lý tài liệu - Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉnh lý tài liệu của mình; Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được các yêu cầu sau: + Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy đối với lưu trữ lịch sử; + Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; Lập mục lục hồ sơ, tài liệu; Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy. - Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo hướng dẫn của Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước và Trung tâm lưu trữ tỉnh. Điều 29. Xác định giá trị tài liệu - Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau: + Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm; + Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy. - Lưu trữ các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nghiên cứu xây dựng trình cấp có thẩm quyền Ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức trên cơ sở bảng thời hạn bảo quản mẫu của lưu trữ cấp trên. Điều 30. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan - Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, các cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Thủ trưởng cơ quan, tổ chức về việc quyết định: Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản; Danh mục tài liệu hết giá trị. - Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm: + Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện và cấp phó của người đứng đầu đối với cơ quan, tổ chức khác: Chủ tịch Hội đồng; + Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: Ủy viên. + Đại diện của lưu trữ cơ quan, tổ chức: Ủy viên. - Hội đồng làm việc theo phương thức sau đây: + Từng thành viên Hội đồng xem xét Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản; Danh mục tài liệu hết giá trị; đối với danh mục tài liệu hết giá trị, cần kiểm tra thực tế tài liệu; + Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số; + Thông qua biên bản, trình Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quyết định. Điều 31. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị - Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy được quy định như sau: + Lưu trữ tỉnh thẩm tra tài liệu của lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện và của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh; + Lưu trữ huyện thẩm tra tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện và của xã; + Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp trên thẩm tra tài liệu của các đơn vị trực thuộc không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử. - Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị: + Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại lưu trữ tỉnh; + Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ tỉnh; + Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản tại lưu trữ huyện sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ tỉnh; + Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ huyện; + Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của xã sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của lưu trữ huyện; + Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp. - Tiêu hủy tài liệu hết giá trị: + Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền; Khi tiêu hủy tài liệu phải hủy hết thông tin tài liệu; + Việc tiêu hủy tài liệu phải được lập thành biên bản có xác nhận của người thực hiện việc tiêu hủy và của cơ quan, tổ chức có tài liệu; Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị tiêu hủy trong thời hạn ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu bị tiêu hủy. - Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo hướng dẫn của Trung tâm lưu trữ tỉnh. Điều 32. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử + Trung tâm Lưu trữ tỉnh; Lưu trữ huyện, thị xã thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là lưu trữ huyện) có thẩm quyền thu thập tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức sau: + Các cơ quan, tổ chức Nhà nước cùng cấp ở địa phương; + Các doanh nghiệp Nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; + Các tổ chức khác theo quy định của pháp luật; - Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức: + Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định này. Trường hợp cơ quan, tổ chức muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập; + Giao nộp tài liệu trên cơ sở hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được thống kê thành “Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu”; Giao nộp đầy đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèm theo; Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp. - Trách nhiệm của lưu trữ lịch sử: Lập kế hoạch thu thập tài liệu; Phối hợp với lưu trữ hiện hành lựa chọn tài liệu cần thu thập; Hướng dẫn lưu trữ hiện hành chuẩn bị tài liệu giao nộp; Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu; Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”. “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn. Lưu trữ của cơ quan, tổ chức và lưu trữ lịch sử giữ mỗi loại một bản. - Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp phê duyệt. Thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp thực hiện theo hướng dẫn của Trung tâm lưu trữ tỉnh và lưu trữ huyện. - Thời hạn giao nộp các loại tài liệu vào lưu trữ lịch sử: + Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản sau năm năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức của tỉnh; + Tài liệu phim, ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu khác: sau hai năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. + Tài liệu của các ngành quốc phòng, Công an: sau ba mươi năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. MỤC 2. THỐNG KÊ BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN Điều 33. Thống kê tài liệu lưu trữ - Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: Thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và cán bộ, công chức lưu trữ. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo chế độ định kỳ. Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12. - Việc gửi báo cáo thống kê lưu trữ được quy định như sau: + UBND cấp xã, các phòng, ban và cơ quan, tổ chức thuộc huyện gửi báo cáo về lưu trữ huyện; Các huyện, thị xã và cơ quan, tổ chức khác thuộc tỉnh gửi báo cáo về lưu trữ tỉnh. + Lưu trữ tỉnh tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. - Các cơ quan, tổ chức thực hiện chế độ báo cáo thống kê theo quyết định số: 13 và 14/2005/QĐ-BNV ngày 6/01/2005 của Bộ Nội vụ về việc Ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở và thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ. Điều 34. Bảo quản tài liệu lưu trữ - Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ. - Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định sau đây về bảo quản tài liệu lưu trữ: + Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; + Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ như: Máy điều hòa nhiệt độ, quạt thông gió, giá sắt đựng tài liệu, hộp cát tông… Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ; Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu. MỤC 3. TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 35. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Đối tượng được phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: - Cơ quan, tổ chức, cá nhân được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm lưu trữ tỉnh và Lưu trữ các huyện, thị xã để phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của mình theo quy định của pháp luật. - Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có tài liệu và các quy định của pháp luật có liên quan. 2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: - Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ lịch sử: + Người đến khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ lịch sử vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu và có Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (nếu là người nước ngoài); trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có thêm đề cương nghiên cứu. + Người xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ gián tiếp hoặc từ xa vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc của chính quyền địa phương nơi cư trú. - Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành do Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quy định. Điều 36. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Tổ chức phòng đọc để độc giả nghiên cứu tài liệu tại phòng đọc; - Cấp bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ. + Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì cho phép sao tài liệu lưu trữ; + Việc sao tài liệu lưu trữ phải do cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ thực hiện. - Công bố tài liệu lưu trữ: + Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện cho phép công bố tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện. + Thủ trưởng cơ quan, tổ chức cho phép công bố tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi của cơ quan, tổ chức. Điều 37. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ lịch sử của địa phương mình. - Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức của mình. Điều 38. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phải có các loại sổ sách để theo dõi, quản lý như: Sổ đăng ký độc giả, sổ cho mượn tài liệu lưu trữ. Điều 39. Khen thưởng - Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư và lưu trữ sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật. Điều 40. Xử lý vi phạm Người nào vi phạm quy định này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật. Chương 4. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 41 . Các Sở, ban, ngành, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp; tổ chức kinh tế; các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân; UBND các huyện, thị xã căn cứ vào bản quy định này xây dựng văn bản quy định chi tiết về công tác văn thư và lưu trữ cho phù hợp với phạm vi đơn vị mình, ngành mình quản lý. Điều 42 . Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành; các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp; tổ chức kinh tế; các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã có trách nhiệm thực hiện bản quy định này./.