13068/CT-TTHT

Công văn 13068/CT-TTHT năm 2020 về sử dụng hóa đơn điện tử do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 13068 /CT-TTHT V/v sử dụng h óa đơn điện tử Hà Nội, ngày 20 tháng 3 năm 2020 Kính gửi: Công ty TNHH Su Tech Mã số thu ế : 0108006536; Địa chỉ: Lk 1 -N 1 1, Lô LK76, khu Đô thị mới bắc An Khánh, xã An Khánh, huyện Hoài Đức, TP Hà Nội. Trả lời công văn số không số ngày 10/3/2020 của Công ty TNHH Su Tech (sau đây gọi là Công ty) về việc đề nghị được sử dụng hóa đ ơ n đ i ện tử khi đang sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau: - Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị đ ị nh số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định: “3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/20 1 4/NĐ-CP ngày 17 th á ng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu l ực thi hành .” - Căn cứ Thông tư s ố 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử d ụ ng và quản lý h óa đơn điện tử khi bán hàn g hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 2 Điều 4 hướng dẫn như sau: “2. Điều kiện của t ổ chức khởi tạo hóa đơn Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sa u : a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm so át xử l ý , sử dụng, bảo quản và lưu tr ữ h óa đơn điện tử; c) C ó đội ngũ người thực th i đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng h óa đơn điện tử theo quy định; d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật đ) Có phần mềm bán hàng h óa , dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của h óa đơn điện tử bán hàng h óa , cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập h óa đơn. e) C ó các quy tr ình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, l ưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: - Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu tr ữ dữ liệu; - Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao l ư u dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ li ệ u.” + Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 hướng dẫn như sau: “1. Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, k ý hiệu hóa đơn, định dạng truyền - nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng h óa , dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về h óa đơn điện t ử và được lưu trữ tr ên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước kh i khởi tạo h óa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng h óa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản l ý trực tiếp bằng văn bản giấy, hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo M ẫ u số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này). Quyết định áp dụng h óa đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau: - Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập h óa đơn điện tử. Phương tiện điện t ử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ t í nh, truyền dẫn không dây, quang học, điện t ử hoặc công nghệ tương tự. - Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật h óa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng; - Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu h óa đơn điện tử trong nộ i bộ t ổ chức. - Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu h óa đơn điện từ trong nội bộ t ổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người đ ược thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. 2. Phát hành hóa đơn điện tử Trước kh i sử dụng hóa đơn điện tử, t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông b á o phát hành hóa đơn điện t ử (theo M ẫ u s ố 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành h óa đơn điện tử, mã s ố thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại h óa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, k ý hiệu hóa đơn, k ý hiệu mẫu số hóa đơn,ngày bắt đầu sử dụng, s ố lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ s ố ... đến số...)), ngày lập Thông báo phát h à nh; tên, chữ k ý của người đạ i diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ k ý điện tử của t ổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế). Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, t ổ chức khởi tạo h ó a đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành h óa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ số h óa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng. Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức, khởi tạo hóa đơn điện t ử thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này. Tổ chức khởi tạo h ó a đơn điện tử phải k ý số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi h ó a đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tạ i trụ sở t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng t ả i tr ên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.” . - C ă n cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Ngh ị đ ị nh số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về h óa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 1 Điều 11 hư ớ ng dẫn như sau: “Điều 11. Đối tượng mua h ó a đơn của cơ quan thuế 1 . Cơ quan thuế b án h óa đơn cho các đối tượng sau: a) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, b an quản lý dự á n). Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng c ó hoạt động kinh doanh là các tổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác. b ) Hộ, cá nhân kinh doanh; c) T ổ chức k i nh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nh â n với doanh thu. d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự i n, đặt i n thuộc loại rủi ro cao về thuế; đ) Doanh nghiệp đang sử dụng h ó a đơn tự i n, đặt i n có hành vi vi phạm về hóa đơn bị xử lý vi phạm hành chính về hành v i trốn thuế, gian lận thuế. Doanh nghiệp hư ớ ng dẫn tại điểm d, đ khoản này mua h óa đơn của cơ quan thuế trong thời gian 1 2 tháng. H ế t thời gian 12 tháng, căn cứ tình hình sử dụng h óa đơn, việc kê khai, nộp thuế c ủ a doanh nghiệp và đề nghị của doanh nghiệp, trong thời hạn 5 ngày làm việc, cơ quan thuế có văn bản thông báo doanh nghiệp chuyển sang tự tạo h óa đơn để sử dụng hoặc tiếp tục mua hóa đơn của cơ quan thuế nếu không đáp ứng điều kiện tự i n hoặc đặt i n hóa đơn (mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này)”. + Tại điểm b Khoản 2 Điều 12 hướng dẫn như sau: “… T ổ chức, doanh nghiệp thuộc đ ố i tượng mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hàn h chuyển sang tự tạo h óa đơn đặt in, h óa đơn tự i n hoặc hóa đơn điện tử để sử dụng t hì phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa tự tạo theo hư ớ ng dẫn tạ i Điề u 21 Thông tư này.” + Tại điểm c Khoản 1 Điều 21 hướng dẫn như sau: “c) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì tổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn theo hướng dẫn tại Điều 29 Thông tư này.” + Tại Điều 27 (được sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính) hư ớ ng dẫn như sau: “Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng h óa , dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) c ó trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản l ý tr ực tiếp, kể cả tr ường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, qu ý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau (mẫu s ố 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng h ó a đơn sử dụng bằng không (=0) Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt i n c ó hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt i n, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế th u ộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo hư ớ ng dẫn tạ i Điều 11 Thông tư này thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng. …” Căn cứ các quy định trên, Công ty đã sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế từ tháng 11/2017 (đến nay hết thời hạn 12 tháng). Trường hợp Công ty đáp ứng các điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy đ ị nh tại Khoản 2 Điều 4, Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính thì được sử dụng hóa đơn điện tử. Trước khi sử dụng đề nghị Công ty thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính. Công ty phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài ch í n h. Công ty có tr ách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng từ ngày đ ầ u tháng đ ế n hết ngày dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế và chuyển sang nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý cho cơ quan thuế kể từ ngày kế tiếp theo quy định tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC n ê u tr ên. Công ty TNHH Su Tech phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Nếu có vư ớ ng mắc, đề nghị Công ty liên hệ với Phòng Tuyên truyền Hỗ tr ợ NNT - Cục Thuế TP Hà Nội theo số điện thoại: 02437737940; địa chỉ: G23-24 Thành Công, quận Ba Đình, TP Hà Nội. Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH Su Tech được biết ./. Nơi nhận: - Như tr ên; - Phòng TKT1; - Lưu: VT, TTHT (2b). KT. CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG Nguyễn Tiến Trường