84138/CT-TTHT

Công văn 84138/CT-TTHT năm 2019 về sử dụng hóa đơn điện tử do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 84138 /CT-TTHT V/v sử dụng h óa đơn điện t ử Hà Nội, ngày 07 tháng 11 năm 2019 Kính gửi: Công ty TNHH Công nghệ Prochem (Hà Nội) Địa chỉ: Số 36 - LK6C Làng Việt Kiều Ch â u Â u , Khu đô thị mới Mỗ Lao, P . Mỗ Lao, Q. Hà Đông, TP. Hà Nội - Mã số thuế: 0108070080 Trả lời công văn không số đề ngày 17/10/2019 của Công ty TNHH Công nghệ Prochem (Hà Nội) về việc đề nghị sử dụng hóa đ ơ n điện tử, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau: Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định: “3. Trong thời gian từ ngày 0 1/11/2 01 8 đến ngày 31/10/2020, các Nghị định: s ố 51/20 1 0/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và s ố 04/20 1 4/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Ch í nh phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu l ực th i hành.” Căn cứ Khoản 2 Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định: “2. Điều kiện của t ổ chức khởi tạo hóa đơn Người bản hàng h ó a, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơ n đi ện tử phải đáp ứng điều kiện sau: a) Là tổ chức k i nh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc l à tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. b) Có địa điểm, các đường tr uyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, ki ể m soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử; c) Có đội ng ũ người thực th i đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn đi ện tử theo quy định; d) C ó chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. đ) Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuy ể n vào ph ầ n mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời đi ể m lập hóa đơn. e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu c ầ u tối thiểu về chất lượng l ư u trữ bao gồm: - Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu; - Có quy t r ình sao lưu và phục hồi dữ liệu kh i hệ thống gặp sự c ố : đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang t i n hoặc sao l ưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.” Căn cứ Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định: “1 . Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho h ó a đơn, thi ế t lập đầy đủ c á c thông tin của người b á n, loại hóa đơn, k ý hiệu hóa đơn, định dạng truyền - nhận và lưu trữ hóa đơn trước kh i bán hàng hóa, dịch vụ trên phương tiện điện t ử c ủ a t ổ chức k i nh doanh hoặc của các t ổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện t ử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của ph á p luật. T ổ chức khởi tạo h ó a đơn điện tử trước kh i khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra quy ế t định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp b ằ ng văn bản giấy hoặc bằng v ă n bản điện t ử gửi thông qua C ổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo M ẫ u s ố 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này). Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gồm các nội dung chủ y ế u sau: - Tên hệ th ố ng thiết bị (tên các phương t i ện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng đ ể khởi tạo, lập hóa đơn điện tử. Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện t ử , kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện t ử hoặc công nghệ tương tự. - Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hóa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng; - Quy tr ình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức. - Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc li ên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu h óa đơn điện tử trong nội bộ t ổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuy ể n đ ổ i hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. 2. Phát hành hóa đơn điện tử Trước khi s ử dụng h ó a đơn điện tử, tổ chức khởi tạo h ó a đơn điện tử phải lập Thông b á o phát hành h ó a đơn điện tử gửi cơ quan thuế qu ả n lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo M ẫ u số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hóa đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại h ó a đ ơ n, ký hiệu hóa đơn, k ý hiệu mẫu số hóa đơ n , ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ s ố ... đến s ố ...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ k ý của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của t ổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua c ổ ng thông tin điện tử của cơ quan thuế). Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành h óa đ ơ n cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ s ố hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng. Trường hợp có sự thay đ ổ i về nội dung đã thông báo phát hành, t ổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới theo hư ớ ng dẫn tại khoản này. T ổ chức khởi tạo h ó a đơn điện tử phải ký s ố vào hó a đơn điện tử mẫu và gửi hóa đ ơn điện tử mẫu (theo đúng đình dạng gửi cho người mua) đ ế n cơ quan thuế theo đường điện tử. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của t ổ chức khởi tạo hóa đơn đ i ện tử trong thời gian sử dụng h óa đơn điện tử. ”. Căn cứ Khoản 1 Điều 11 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định: “Đ i ều 11. Đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế 1. Cơ quan thuế bán hóa đơn cho các đối tượng sau: a) Tổ chức không phải l à doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản l ý dự án). Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng c ó hoạt động kinh doanh l à các t ổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác. b) Hộ, cá nhân kinh doanh; c) Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu. d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự i n, đặt in thuộc loại rủi ro cao về thuế; đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự i n, đặt i n c ó hành vi vi phạm về hóa đơn bị xử l ý v i phạm hành chính về hành v i trốn thuế, gian lận thuế. Doanh nghiệp hư ớ ng d ẫ n tại điểm d, đ khoản này mua hóa đơn của cơ quan thuế trong thời gian 12 tháng. Hết thời gian 12 tháng, căn cứ tình hình sử dụng hóa đơn, việc kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp và đề nghị của doanh nghiệp, trong thời hạn 5 ngày làm việc, cơ quan thuế có văn bản thông báo doanh nghiệp chuyển sang tự tạo hóa đơn đ ể sử dụng hoặc tiếp tục mua hóa đơn của cơ quan thuế nếu không đáp ứng điều kiện tự i n hoặc đặt i n hóa đơn (mẫu s ố 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) ”. + Tại điểm b Khoản 2 Điều 12 hư ớ ng dẫn như sau: “ ... Tổ chức, doanh nghiệp th u ộc đối tượng mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành chuy ể n sang tự tạo hóa đơn đặt in, hóa đơn tự i n hoặc hóa đơn điện tử đ ể sử dụng thì phải d ừn g sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thu ế k ể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơ n tự tạo theo hướng d ẫ n tại Điều 21 Thông tư này.” + Tại điểm c Khoản 1 Điều 21 hướng dẫn như sau: “c) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không ti ế p tục s ử dụng thì t ổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn phải ti ế n hành hủy hóa đơn theo hướ n g dẫn tại Điều 29 Thông tư này.” + Tại Điều 27 (được sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC n g à y 25/8/2014 của Bộ Tài chính) hướng dẫn như sau: “ Hàng quý , t ổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đố i tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đ ơn. B á o cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; qu ý II nộp chậm nh ấ t l à ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình s ử d ụn g h ó a đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không ( = 0). Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự i n, đặt i n có hành v i vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao v ề thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tạ i Điều 11 Thông tư này thực hiện nộp B á o c á o tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng. …” Căn cứ các quy định trên, Công ty TNHH Công nghệ Prochem (Hà Nội) đã sử dụn g hóa đơn mua của cơ quan thuế từ tháng 12/2016 (đến nay hết th ờ i hạn 12 tháng). Trường hợp Công ty TNHH Công nghệ Prochem (Hà Nội) đáp ứng các điều kiện của tổ chức kh ở i tạo hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 4, Khoản 1 Điều 7 Thông tư s ố 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính thì được sử dụng hóa đơn điện tử. Trước khi sử dụng, đề nghị Công ty TNHH Công nghệ Prochem (Hà Nội) thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính. Công ty phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu s ử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Công ty có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng h óa đ ơ n theo tháng từ ngày đầu tháng đến hết ngày dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế và chuyển sang nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý cho cơ quan thuế kể từ ngày kế tiếp theo quy định tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu trên. Công ty TNHH Công nghệ Prochem (Hà Nội) phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn đ i ện tử theo quy định. Nếu có vướng mắc, đề nghị Công ty TNHH Công nghệ Prochem (Hà Nội) liên hệ với Phòng Tuyên truyền Hỗ trợ NNT - Cục Thuế TP Hà Nội theo số điện thoại: 02437737940; địa chỉ: G23-24 Th à nh Công, quận Ba Đình, TP Hà Nội. Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH Công nghệ Prochem (Hà Nội) được biế t. Nơi nhận: - Như tr ên; - Phòng TKT2; - Lưu: VT, TTHT (2b). KT. CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG Nguyễn Tiến Trường