01/2006/QĐ-UBND

Quyết định 01/2006/QĐ-UBND ban hành Quy định về quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh Đồng Nai do Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai ban hành ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG NAI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -------------- Số: 01/2006/QĐ-UBND Biên Hòa, ngày 16 tháng 01 năm 2006 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA TỈNH ĐỒNG NAI. - Căn cứ điều 124 Luật tổ chức HĐND và UBND được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 26/11/2003; - Căn cứ Nghị định 55/2001/NĐ-CP ngày 23/8/2001 của Chính phủ về quản lý cung cấp và sử dụng dịch vụ Internet; - Căn cứ Quyết định 112/2001/QĐ-TTg ngày 25/7/2001 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án Tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001 - 2005; - Căn cứ Quyết định số 2324/QĐ.CT.UBT ngày 08/07/2002 của Ủy ban Nhân dân tỉnh Đồng Nai về phê duyệt Đề án tổng thể tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước tỉnh Đồng Nai giai đoạn 2001 - 2005 (Đề án 112 tỉnh Đồng Nai); - Xét đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh Đồng Nai; QUYẾT ĐỊNH Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh Đồng Nai. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký ban hành. Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các sở, Thủ trưởng các cơ quan thuộc tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa; cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước trong tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG NAI PHÓ CHỦ TỊCH Đinh Quốc Thái QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA TỈNH ĐỒNG NAI. (Ban hành kèm theo Quyết định số 01/2006/QĐ-UBND ngày 16/01 /2006 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Hệ thống thư điện tử của tỉnh Đồng Nai là thành phần của hệ thống thông tin điện tử của Chính phủ. Hệ thống thư diện tử là một thành phần cơ bản của Trung tâm Tích hợp dữ liệu của tỉnh (TTTHDL) được xây dựng trong Đề án Tin học hóa quán lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001 – 2005 (Đề án 112) nhằm phục vụ các cơ quan trong hệ thống chính trị của tỉnh (các cơ quan), các cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan trong tỉnh Đồng Nai sử dụng gửi, nhận thông tin dưới dạng thư điện tử qua mạng tin học diện rộng, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công. Điều 2. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chịu trách nhiệm quản lý hê thống thư điện tử của mình. Trung tâm Tin học Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (Trung tâm Tin học tỉnh) chịu trách nhiệm về quản trị kỹ thuật hệ thống thư điện tử và các dịch vụ cơ bản của hệ thống thông tin điện tử của tỉnh Đồng Nai. Điều 3. Quy định này áp dụng cho tất cả các cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức của tỉnh Đồng Nai khi khai thác và sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh. Chương II TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN TRONG HỆ THỐNG CHÍNH TRỊ TỈNH Điều 4. Hệ thống thư điện tử được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật tin học của tỉnh có kết nối đến mạng thông tin toàn cầu (Internet) gồm: Trung tâm thích hợp dữ liệu của tỉnh, mạng máy tính nội bộ (LAN) tại các cơ quan, mạng diện rộng (WAN) của tỉnh, của Chính phủ (CPNet) và Internet. Mỗi cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh tham gia vào hệ thống thư điện tử của tỉnh Đồng Nai chỉ được đăng ký và sử dụng một địa chỉ thư điện tử, thể hiện dưới dạng như sau: - Địa chỉ hộp thư điện tử cơ quan (các Sở, Ban, Ngành, Huyện, Thị, Thành…) có dạng “TênCQ@dongnai.gov.vn”, là thư dành cho các cơ quan trong hệ thống chính trị của tỉnh, được đặt tên địa chỉ thư điện tử theo quy định của Chính phủ. - Địa chỉ hộp thư điện tử cá nhân có dạng “tênCB-CC@dongnai.gov.vn” là hộp thư điện tử dành cho cán bộ, công chức trong các cơ quan của tỉnh. Mọi thông tin về cơ quan, cá nhân, khi đăng ký sử dụng hộp thư điện tử của tỉnh được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu đặt trong Trung tâm Tích hợp dữ liệu của tỉnh - gọi là “Danh bạ điện tử”của tỉnh Đồng Nai. Chương III . QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ Điều 5. Trách nhiệm của các đơn vị tham gia quản lý thư điện tử của tỉnh Đống Nai. 1. Văn phòng ủy ban nhân dân tỉnh: - Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm quản lý Danh bạ điện tử của tỉnh, cho phép đăng nhập, sửa đổi, loại bỏ các hộp thư điện tử trong Danh bạ điện tử của tỉnh. - Trung tâm Tin học tỉnh có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng thực hiện cập nhật thông tin vào hệ thống thư điện tử của tỉnh theo yêu cầu của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh. 2. Sở Nội vụ kiểm tra và cung cấp thông tin khi có sự thay đổi quá trình công tác của mỗi cán bộ công chức cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để cập nhật vào Danh bạ điện tử của mình. 3. Các cơ quan tham gia hệ thống thư điện tử của tỉnh có nhiệm vụ: a- Thông tin cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh về sự thay đổi của người sử dụng thư điện tử trong cơ quan mình để cập nhật các thông tin này vào Danh bạ điện tử của tỉnh. b- Bố trí người chuyên trách hoặc bán chuyên trách quản trị mạng của cơ quan, giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi, quản lý và cung cấp những thông tin có liên quan cho Văn phòng UBND tỉnh (Trung tâm Tin học tỉnh), trong đó bao gồm cả sự thay đổi của người sử dụng mạng trong cơ quan, đơn vị mình. 4. Trung tâm Tin học tỉnh có nhiệm vu: a- Quản trị hệ thống Danh bạ điện tử tỉnh. b- Cấp cho từng cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Đồng Nai địa chỉ thư điện tử mật khẩu sử dụng và khai thác thư điện tử khi được Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu. c- Quản trị Hệ thống thư điện tử của tỉnh, bảo đảm cho Hệ thống thư điện tử của tỉnh Đồng Nai hoạt động thông suốt, liên tục. d- Bảo đảm an toàn bảo mật thông tin đối với Hệ thống thư điện tử của tỉnh Đồng Nai theo chế độ mật quản lý quyền truy cập của các cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Đồng Nai. e- Hướng dẫn người sử dụng và phối hợp xóa bỏ thư rác hoặc các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ công tác nghiệp vụ chuyên môn. f- Cài đặt phần mềm ngăn ngừa, phòng chống Virus tin bọc đối với Hệ thống thư điện tử của tỉnh Đồng Nai. g- Lập và thực hiện chế độ sai lưu dự phòng dữ liệu của Hệ thống thư điện tử của tỉnh. h- Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Đồng Nai khai thác sử dụng Hệ thống thư điện tử của tỉnh Đồng Nai. i- Xây dựng kế hoạch và lập dự toán kinh phí hàng năm cho việc quản lý, xây dựng, lưu trữ và phát triển Hệ thống thư điện tử của tỉnh Đồng Nai thông qua Văn phòng UBND trình UBND tỉnh Đồng Nai phê duyệt. Điều 6. Cung cấp và quản lý hộp thư điện tử. Việc cung cấp và quản lý thư điện tử được áp dụng cho đối tượng là cán bộ, công chức, viên chức đương nhiệm, mới được tuyển vào làm việc trong tỉnh, thuyên chuyển công tác hoặc thôi không làm việc trong các cơ quan thuộc hệ thống chính trị tỉnh Đồng Nai. 1. Đối với cán bộ, công chức, viên chức đương nhiệm: Thủ trưởng các cơ quan trong tỉnh, Chánh Văn phòng HĐND và UBND các huyện, thị, thành phố lập danh sách gửi về Chánh Văn phòng UBND tỉnh có ý kiến và giao Trung tâm Tin học tỉnh tạo lập hộp thư cá nhân trong Danh bạ điện tử của tỉnh. 2. Đối với trường hợp công chức mới làm việc trong tỉnh. Sau khi có quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ mới của cơ quan có thẩm quyền và ý kiến của Chánh Văn phòng ủy ban nhân dân tỉnh, Quản trị mạng của Trung tâm Tin học tỉnh phải tạo lập một hộp thư mới trong Danh bạ điện tử cho cán bộ đó để tham gia hệ thống thông tin điện tử của tỉnh. 3. Đối với trường hợp công chức thay đổi vị trí công tác. Trung tâm Tin học tỉnh căn cứ vào Quyết định của cơ quan có thẩm quyền để cập nhật thông tin vào Danh bạ điện tử của tỉnh và loại hộp thư điện tử của cán bộ này ra khỏi hệ thống thông tin điện tử của tỉnh. 4. Đối với trường hợp công chức thôi không làm việc trong các cơ quan thuộc hệ thống chính trị tỉnh Đồng Nai hoặc về hưu. Trung tâm Tin học tỉnh căn cứ vào Quyết định của cơ quan có thẩm quyền để cập nhật thông tin vào Danh bạ điện tử của tỉnh và loại hộp thư điện tử của cán bộ này ra khỏi hệ thống thông tin điện tử của tỉnh. Điều 7. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư điện tử cá nhân. Các cán bộ, công chức, viên chức thuộc tỉnh Đồng Nai được cấp hộp thư điện tử cá nhân có trách nhiệm: 1. Bảo vệ và được phép thay đổi mật khẩu sử dụng thư điện tư. 2. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử của cá nhân. 3. Chịu trách nhiệm về nội dung thông tin của mình gửi lên mạng. 4. Không truy nhập vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng địa chi, hộp thư điện tử của mình. 5. Không được cung cấp mật khẩu, hoặc để lộ mật khẩu truy nhập vào Hệ thống thư điện tử cho người khác. Trường hợp bị mất quyền kiểm soát hộp thư hay mặt khẩu bị lộ phải báo ngay cho Trung tâm Tin học tỉnh để khắc phục. 6. Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử không đúng mục đích của Hệ thống thư điện tử tỉnh Đồng Nai thông qua địa chỉ của mình. 7. Khi gặp sự cố về hệ thống, phải báo bằng văn bản cho Trung tâm Tin học tỉnh để khôi phục, sửa chữa. Điều 8. Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư điện tử cơ quan. Hộp thư điện tử cơ quan là loại hộp thư đặc biệt dành để các cơ quan trong tỉnh trao đổi thông tin công tác của đơn vị. Các thông tin có dạng văn bản (Text) gửi qua hộp thư điện tử cơ quan phải thống nhất sử dụng các phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Hộp thư điện tử cơ quan do Thủ trưởng cơ quan quản lý, Thủ trưởng cơ quan có thể ủy quyền cho một cá nhân trong cơ quan sử dụng (theo chức năng nhiệm vụ, thường là Chánh Văn phòng của cơ quan). Khi thay đổi Thủ trưởng cơ quan thì phải bàn giao hộp thư điện tử cơ quan, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu, thông tin của hộp thư cơ quan cho Thủ trưởng mới. Các thư điện tử gửi đi hay nhận đến từ hộp thư điện tử cơ quan do Thủ trưởng cơ quan (hoặc người được Thủ trưởng ủy quyền) có trách nhiệm xử lý và thực hiện. Các thông tin dạng văn bản, báo cáo truyền nhận qua hộp thư điện tử cơ quan có hiệu lực thi hành như thông tin trên văn bản giấy. Tất cả các thư đến và thư đi trong hộp thư điện tử cơ quan đều phải được lưu trữ và bảo đảm tính nguyên vẹn của thông tin. Thủ trưởng cơ quan ban hành quy chế sử dụng thông tin được truyền qua hộp thư điện tử cơ quan, bảo đảm việc xử lý thông tin trong hộp thư điện tử cơ quan kịp thời, chính xác và an toàn. Khuyến khích các cơ quan sử dụng hình thức trao đổi thông tin qua hộp thư điện tử cơ quan, hộp thư điện tử của cá nhân cán bộ, công chức, viên chức. Điều 9. Các hành vi bị nghiêm cấm. 1. Tự tổ chức hệ thống thư điện tử riêng. 2. Sử dụng hộp thư điện tử của các tổ chức cá nhân dạng khác hoặc thư điện tử không đăng ký tên miền (Domain Name) với Trung tâm Internet Việt Nam (địa chỉ thư điện tử không có .vn phía sau) để trao đổi công việc trên hệ thống thông tin điện tử của tỉnh Đồng Nai. Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 10. Bản quy định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký ban hành. Điều 11. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Trung tâm Tin học tỉnh và Thủ trưởng các cơ quan tham gia vào Hệ thống thư điện tử có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện các quy định trên trong cơ quan mình. Cơ quan, cá nhân nào vi phạm quy định này phải chịu trách nhiệm xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành. Điều 12. Sở Tài chính căn cứ vào kế hoạch được UBND tỉnh phê duyệt hằng năm, phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh để bố trí kinh phí cho việc quản lý sử dụng và phát triển hệ thống thư điện tử của tỉnh. Điều 13. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, đề nghị các cơ quan gửi về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định. PHỤ LỤC TỔNG HỢP GÓP Ý QUY ĐỊNH HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH ĐỒNG NAI STT Tên CQ - Nội dung góp ý Tiếp thu của Văn phòng UBND tỉnh Sở Công nghiệp 1 Những ưu điểm của hệ thống thư điện tử tỉnh Đây là việc chấp hành quy định chung của Chính phủ 2 Để trao đổi với bên ngoài Xem điều 4: kết nối qua Internet 3 Thay đổi mật khẩu Trao đổi thông tin Cấp phát dung lượng - Bổ sung quyền thay đổi mật khẩu - Xem quy định chung - Tùy thuộc vào mức độ đầu tư và sử dụng Sở Nội vụ 4 Sở NV kiểm tra thông tin thay cho việc cung cấp thông tin Bỏ cụm từ “kịp thời” và bổ sung cụm từ “kiểm tra” vào điều 5 mục 2 5 Điều 5, mục 4-f: bổ sung cài đặt anti virus “và các cơ quan tham gia hệ thống thư điện tử” Do phân cấp quản trị hệ thống mạng nên TTTH không đồng ý với góp ý này 6 Điều 7, mục 5 và 7: “bằng phương tiện thông tin nhanh nhất để khôi phục sữa chữa” Để kiểm soát được việc tiếp nhận và xử lý các yêu cầu sữa chữa hệ thống, yêu cầu gửi về phải bằng văn bản thông qua fax, email (đính kèm văn bản)… vì thế không đồng ý với góp ý này. 7 Về công cụ tạo chữ ký điện tử - QĐ 280/TTg đã quy định về hiệu lực của các văn bản trao đổi trên mạng diện rộng Chính phủ. Việc trang bị chữ ký điện tử còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kỹ thuật, kinh phí triển khai, việc đánh giá và chấp nhận của Ban điều hành 112 CP nên chưa thể bổ sung vào quy định. 8 Điều 9, mục 2: tên miền .vn Hiểu nhằm ý: là cấm sử dụng thư điện tử có tên miền khác để trao đổi thông tin công vụ trong hệ thống. Sở Bưu chính viễn thông 9 Thay tênCB-CC@dongnai.gov.vn bằng Họ&tênCB-CC-Tênđơnvịcôngtác@dongnai.gov.vn Không thêm tên CQ vào phần tên tài khoản (account) email do khi luân chuyển CBCC từ CQ này sang CQ khác trong tỉnh phải đăng ký lại hộp thư. Nguyên tắc đặt tên tài khoản emali như sau: 1. Tên+chữ đầu của họ+chữ đầu của tên lót. 2. Nếu trùng, người thứ 2, 3, … sẽ đặt Tên+họ, Tên+họ+tênlót, … 10 Tự đặt mật khẩu Đã bổ sung tại điều 7, mục 1: Bảo vệ và được phép thay đổi mật khẩu sử dụng thư điện tử. 11 Điều 6, mục 4: bổ sung “hoặc xin nghỉ chuyển sang làm việc tại các đơn vị doanh nghiệp” Bổ sung đoạn đầu điều 6: thôi không làm việc trong các cơ quan thuộc hệ thống chính trị tỉnh Đồng Nai. Bỏ cụm từ “chuyển công tác ra khỏi tỉnh Đồng Nai” bằng cụm từ sửa đổi ở trên. Sở Nông nghiệp và PTNT 12 Điều 5, Khoản 2: viết lại cho thoát ý Ghi nhận: Bổ sung cụm từ “quá trình công tác” viết lại cho thoát ý 13 Điều 5, Khoản 3: “thống” Đã sửa chữa 14 Điều 5, điểm b: bán chuyên trách Bổ sung “hoặc bán chuyên trách” 15 Khoản 4, điểm d, f và g: đề nghị lồng nội dung Các điều này cụ thể và rõ ràng, không nên lồng ghép 16 Quyền sử dụng thực hiện giao dịch riêng tư Có quyền theo quy định của pháp luật 17 Điều 7-8: thay đổi mật khẩu Đã bổ sung điều 7, mục 1 Sở Thương mại Du lịch 18 Điều 8, đoạn 4: Chưa khả thi: Các thông tin dạng văn bản, báo cáo truyền nhận qua hộp thư điện tử cơ quan phải bảo đảm tính chính xác và có hiệu lực thi hành như thông tin trên văn bản giấy Bỏ cụm từ “phải bảo đảm tính chính xác” 19 Điều 9, mục 2: có được tiếp tực sử dụng thư điện tử dạng tên miền tênđơnvị.vn hoặc hcm.vnn.vn Điều này chỉ quy định cấm sử dụng thư điện tử để trao đổi thông tin công vụ. UBND TP Biên Hòa 20 Điều 5: trách nhiệm VP UBND huyện Theo mục 3: Các cơ quan tham gia hệ thống thư điện tử của tỉnh 21 Điều 5, khoản 4, mục c: hệ thống dự phòng Đây là yêu cầu kỹ thuật của TTTHDL không cần quy định chi tiết cho dịch vụ thư điện tử 22 Điều 8: Cụm từ “sử dụng phông Unicode và bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001” Sửa lại như sau: “sử dụng phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001” 23 Điều 9: có hành vi phát tán như rác Đã quy định trong việc sử dụng thư điện tử Sở Khoa học và Công nghệ 24 Điều 7: Khi gặp sự cố… Đã giải thích ở mục 7 25 Điều 9: mục 1: tự tổ chức hệ thống thư điện tử riêng Ý này nhằm nêu không được tổ chức thêm hệ thống thư điện tử để thống nhất sử dụng và không gây lãng phí. 26 Điều 9: mục 1: Trong hệ thống thông tin điện tử và trong hệ thống thư điện tử Hệ thống thông tin điện tử là chính xác: VD hệ thống QLVB sử dụng thư điện tử để trao đổi văn bản giữa các cơ quan… Sở Kế hoạch và Đầu tư 27 Điều 4, bổ sung dung lượng cấp phát cho một user Đã giải thích ở phần góp ý số 3 28 Điều 5, mục 4, phần phải: bổ sung thêm phần cứng hệ thống chống virus, hacker Hệ thống thư điện tử là một phần của Trung tâm tích hợp dữ liệu, việc bảo mật bằng phần cứng đã có đầu tư trong và sẽ quy định cụ thể khi hoàn tất đầu tư giai đoạn 1 của TTTHDL 29 Điều 7, mục 7: Việc sử dụng, cài đặt thư điện tử đã và sẽ được hướng dẫn cụ thể. Người sử dụng chịu trách nhiệm về phần mềm khai thác kèm theo máy tính cá nhân. Sự cố chỉ tập trung vào máy chủ của hệ thống thư và được Trung tâm tin học kiểm tra thường xuyên. 30 Điều 11: xử lý vi phạm Quyết định có căn cứ Nghị định 55/2001/NĐ-CP ngày 23/8/2001 của Chính phủ về quản lý, cung cấp và sử dụng dịch vụ Internet. 31 Thể thức văn bản Đã bổ sung theo góp ý Hết