88337/CT-TTHT

Công văn 88337/CT-TTHT năm 2019 về sử dụng hóa đơn điện tử do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 88337/CT-TTHT V/v sử dụng h óa đơn điện tử Hà Nội , ngày 25 tháng 11 năm 2019 Kính gửi: Công ty C ổ phần Clay Việt Nam Mã số thuế: 0107595575; Địa chỉ: S ố nhà L2-7, ngõ 70, đường Lưu Hữu Phước, phường C ầu Diễn, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội. Trả lời công văn số không số ngày 13/11/2019 của Công ty C ổ phần Clay Việt Nam (sau đây gọi là Công ty) về việc đề nghị được sử d ụng hóa đ ơ n điện tử khi đang sử d ụ ng hóa đơn mua của cơ quan thuế, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau: - Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định: “3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: số 5 1 /20 1 0/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Ch í nh phủ quy định về hóa đơn bán hàng h ó a, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.” - C ă n cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướ ng dẫn hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng và quản lý h óa đơn điện tử khi bán h àng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 2 Điều 4 hướng dẫn như sau: “2. Điều kiện của tổ chức khởi tạo h ó a đơn Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung l à người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứ ng điều kiện sau: a) Là tổ chức k i nh tế c ó đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là t ổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử; c) Có đội ng ũ người thực th i đủ trình độ, khả năng tư ơ ng xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng h óa đơn điện tử theo quy định; d) Có chữ k ý điện tử theo quy định của pháp luật. đ) Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ li ệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứ ng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (h oặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn. e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu tr ữ dữ liệu đáp ứ n g các yêu c ầ u t ố i thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: - Hệ th ố ng lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng m i nh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu; - Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu kh i hệ thống gặp sự c ố : đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.” + Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 hướng dẫn như sau: “1 . Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đ ầ y đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệ u hóa đơn, định dạng truyền - nhận v à lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hóa, dịch vụ trên phương tiện điện tử của t ổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử và được lưu tr ữ trên phương tiện điện t ử của các bên theo quy định của pháp luật . T ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử t r ước khi khởi tạo h óa đơn điện tử phải ra quyết định á p dụng h óa đơ n điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc b ằ ng văn b ả n điện t ử gửi thông qua c ổ ng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo M ẫ u s ố 1 Phụ l ục ban hành kèm theo Thông tư này). Q uyết định áp d ụ ng hóa đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau: - Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng đ ể khởi tạo, lập hóa đơn điện tử . Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật s ố , từ t í nh, truyền d ẫ n không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự. - Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hóa đơn điện t ử , phần mềm ứng dụng; - Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ t ổ chức. - Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuy ể n và lưu trữ dữ liệu h óa đ ơ n điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm c ủ a người được thực hiện chuyển đổi hóa đ ơ n điện tử sang hóa đơn giấy. 2. Phát hành hóa đơn điện t ử Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đ ơ n điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo M ẫ u số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hóa đơn điện t ử , mã s ố thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đ ơ n, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đ ơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát h à nh tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ k ý điện tử của tổ chức phát hành (trư ờ ng h ợ p gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế). Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo h ó a đơ n điện tử phải gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đ ó nêu r õ số h óa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng. Trườ n g hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông b á o phát hành, tổ chức, khởi tạo hóa đơn điện t ử thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này. T ổ chức khởi tạo hóa đ ơn điện tử phải ký s ố vào hóa đơ n điện tử mẫu và gửi hóa đ ơn điện tử mẫu (th e o đúng đị nh dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đ ơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện t ử của tổ chức khởi tạo h ó a đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.”. - Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng d ẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị đinh số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 1 Điều 11 hướng dẫn như sau: “Điều 11. Đ ố i tượng mua h ó a đơn của cơ quan thuế 1. Cơ quan thuế bán h óa đơn cho các đ ố i tượng sau: a) T ổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng c ó hoạt động kinh doanh (bao gồm cả h ợ p tác xã, nhà thầu n ư ớc ngoài, ban quản lý dự án). T ổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng c ó hoạt động kinh doanh là các t ổ chức c ó hoạt động kinh doanh nh ư ng không được thành l ập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật k i nh doanh chuyên ngành khác. b) Hộ, cá nhân kinh doanh; c) Tổ chức k i nh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu. d) Doanh nghiệp đang sử dụng h ó a đơn tự i n, đặt in thuộc loại rủi ro cao về thuế; đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt i n có hành v i v i phạm về hóa đơn bị xử lý vi phạm hành ch í nh về hành v i tr ố n thuế, gian lận thuế. Doanh nghiệp hư ớ ng dẫn tại điểm d, đ khoản này mua hóa đơn của cơ quan thuế trong thời gian 12 th á ng. Hết thời gian 12 tháng, căn cứ tình hình sử dụng hóa đơn, việc kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp và đ ề nghị của doanh nghiệp, trong thời hạn 5 ngày làm việc, cơ quan thuế có văn bản thông báo doanh nghiệp chuyển sang tự tạo hóa đơn để sử dụng hoặc tiếp tục mua hóa đơn của cơ quan thuế nếu không đáp ứ ng điều kiện tự in hoặc đặt in hóa đ ơn (mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) ” . + Tại điểm b K ho ản 2 Điề u 12 hướng dẫn như sau: “… T ổ chức, doanh ng h iệp thuộc đ ố i tượng mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành chuyển sang tự tạo h óa đơn đặt in, hóa đơn tự i n hoặc hóa đơn điện tử để sử dụng thì phải dừng sử dụng h óa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tự tạo theo hướng dẫn tạ i Điều 21 Thông tư này.” + Tại điểm c Khoản 1 Điều 21 hướng dẫn như sau: “c) Tổ chức, hộ, c á nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì tổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn phải tiến hành hủy h ó a đơn theo hướng dẫn tại Điều 29 Thông tư này.” + Tại Điều 27 (được sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính) hướng dẫn như sau: “ Hàng quý, t ổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) c ó trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường h ợ p trong kỳ không sử dụng hóa đơn. B á o cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý I nộp chậm nh ấ t là ngày 30/4; qu ý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, qu ý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và qu ý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau (mẫu s ố 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Trường h ợ p trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0) Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được s ử dụng hóa đơn tự i n, đặt i n, doanh nghiệp thuộc l oại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua h óa đ ơn c ủ a cơ quan thuế theo hư ớ ng dẫn tại Điều 1 1 Thông tư này thực hiện nộp B á o cáo tình hình sử dụng h ó a đ ơ n theo tháng. …” C ă n cứ các qu y định trên, Công ty đã sử dụng hóa đ ơ n mua của cơ quan thuế từ tháng 11/2016 (đến nay hết thời hạn 12 tháng). Trường hợp Công ty đáp ứ ng các điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đ ơ n điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 4, Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính thì được sử dụn g hóa đơn điện tử. Trước khi sử dụng đề nghị Công ty thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy đ ị nh tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính. Công ty phải dừng sử dụng hóa đ ơ n mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụn g hóa đơn điện tử và thực hiện hủy hóa đ ơ n mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng theo quy định tại Thông tư s ố 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Công ty có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng h óa đ ơ n theo tháng từ ngày đầu tháng đến hết n g ày dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế và chuyển sang nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý cho cơ quan thuế kể từ ngày kế tiếp theo quy định tại Đi ề u 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu tr ên. Công ty Cổ phần C l ay Việt Nam phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật v ề tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. N ế u có vướng mắc, đề nghị Công ty liên hệ với Phòng Tuyên truyền Hỗ tr ợ NNT - Cục Thuế TP Hà Nội theo số điện thoại: 02437737940; địa chỉ: G23-24 Thành Công, quận Ba Đình, TP Hà Nội. Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty C ổ phần Clay Việt Nam được biết ./. Nơi nhận: - Như trên; - Phòng TKT2; - Lưu: VT, TTHT (2b). KT. CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG Nguyễn Tiến Trường