1406/UBDT-VP

Công văn 1406/UBDT-VP hướng dẫn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ năm 2015 trở về trước vào lưu trữ Ủy ban Dân tộc ỦY BAN DÂN TỘC ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 1406/UBDT-VP V/v hướng d ẫ n nộp lưu hồ sơ , tài liệu từ năm 2015 trở về trước vào lưu trữ U BDT Hà Nội , ngày 15 tháng 12 năm 2015 Kính gửi: Các Vụ, đơn vị thuộc Ủ y ban Dân tộc Thực hiện các Quy định tại: Quyết định số 453/QĐ-UBDT ngày 04 tháng 1 1 năm 2014 c ủ a Bộ trư ở ng, Chủ nhiệm Ủ y ban Dân tộc về ban hành Quy ch ế công tác lưu trữ c ủ a Ủy ban Dân tộc, V ă n phòng đ ề nghị các Vụ, đơn vị kh ẩ n trương nộp lưu những hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong từ năm 2015 vào kho lưu tr ữ c ủ a Ủy ban và cần lưu ý một số nội dung sau: 1. Quy định thời hạn hồ sơ, tài liệu phải nộp lưu vào lưu trữ cơ quan: - Hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân nộp lưu vào lưu trữ Ủy ban được quy định trong thời hạn 01 năm, k ể từ ngày công việc k ế t thúc. - Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, k ể từ ngày côn g trình được quyết toán. 2. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ Ủy ban gồm: Toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau: - Các h ồ sơ nguyên tắc được dùng căn cứ theo d õ i, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của m ỗ i cá nhân giữ và có th ể tự loại hủy khi văn bản h ế t hiệu lực thi hành; - H ồ sơ v ề công việc chưa giải quyết xong; - Hồ sơ phối h ợ p giải quyết công việc (trường hợp trùng với h ồ sơ của đơn vị chủ trì); - Các văn bản, tài liệu gửi đ ể bi ế t, đ ể tham khảo. Lưu ý : Trường hợp các Vụ, đơn vị và cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải được Lãnh đạo Ủ y ban đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan, nh ưn g thời hạn giữ l ạ i không được quá 02 năm k ể từ ngày đ ế n hạn nộp lưu. 3. Quy định về giao nộp: Các Vụ, đơn vị trong cơ quan phải lập và giao nộp h ồ sơ công việc đã giải quyết xong theo chức năng, nhiệm vụ đã được phân công (Kèm theo Phụ lục 1: Hướng d ẫ n l ập hồ sơ, tài liệu hình thành ph ổ biến trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ đối với từng năm c ủ a các Vụ, đơn vị trực thuộc Ủy ban Dân tộc). Văn phòng Ủy ban không nhận hồ sơ công việc đã giải quyết xong nhưng trong tình trạng b ó g ói (hoặc đóng bao) vào kho lưu trữ cơ quan Ủy ban Dân tộc. 4. Thủ tục khi giao nộp tài liệu các Vụ, đơn vị cần thực hiện: - Lập 02 bảng k ê h ồ sơ tài liệu (theo mẫu đính kèm - Phụ lục 2): Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp mỗi bên gi ữ một bản. - Lập 02 biên bản giao nhận tài liệu (mẫu đính kèm - Phụ lục 3): Lưu trữ c ơ quan và đ ơ n vị giao nộp mỗi bên giữ một bản; - Nộp các hồ sơ, tài liệu theo bảng kê. 5. Thời gian giao nộp tài liệu đã giải quyết xong: Từ ngày 30/12/2015 đến ngày 30/01/2016. 6. Địa điểm giao nộp tài liệu: Tại kho lưu trữ Ủy ban Dân tộc, tầng 4, Phòng C404, Nhà C, 80 Phan Đình Phùng, Ba Đình, Hà Nội (Liên hệ với đồng chí Vi Thị Thủy, SĐT: 08043073). Văn phòng đề nghị các Vụ, đơn vị trực thuộc quan tâm và thực hiện./. Nơ i nh ậ n: - N hư trên; - TT. PCN Hà Hùng (để b/c); - Chánh Văn phòng (đ ể b/c); - Website Ủy ban Dân tộc; - Lưu: VP , VTLT. TL. BỘ TRƯỞNG, CHỦ NHIỆM KT. CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG Vũ Hữu Hoạt Phụ lục 1 HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ TRONG TỪNG NĂM CỦA CÁC VỤ, ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC ỦY BAN DÂN TỘC Stt Tên hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản Ghi chú Tài liệu tổng hợp 1 Văn b ả n quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấ u t ổ chức của Vụ, đơn vị Vĩnh vi ễ n 2 Quy chế làm việc của Vụ, đơn vị Vĩnh vi ễ n 3 Hồ sơ tổ chức hội nghị T ổ ng kết của Vụ, đơn vị Vĩnh vi ễ n 4 Chương trình, kế hoạch công tác dài hạn, hàng năm của Vụ, đơn vị Vĩnh vi ễ n 5 Báo cáo t ổ ng kết công tác năm của Vụ, đơn vị Vĩnh vi ễ n 6 Văn bản chỉ đạo cấp trên, các bộ, cơ quan ngang bộ, các Vụ, cơ q u an c ấ p dưới gửi có nội dung liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Vụ, đơn vị đ ể n g hiên cứ u , lưu, theo dõi. (Hồ sơ nguyên tắc) Tùy theo hiệu lực văn bản 7 V ă n b ả n chỉ đạo của Lãnh đạo Ủy ban đến Vụ, đơn vị: Thông báo kết luận của Lãnh đạo Ủy ban, Quyết định phân công nhiệm vụ... Vĩnh viễn Tài l iệu Văn thư, lưu trữ 8 Tập lưu và s ổ đăn g ký văn bản đi của Vụ, đơn vị Vĩnh viễn Tài liệu chuyên môn của Vụ, đ ơ n vị (Hồ sơ công vi ệ c) Đề nghị các V ụ , đơn vị lập hồ sơ công việc căn cứ vào: - Chức năng, nhiệm vụ của Vụ, đơn vị theo Quyết định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủ y ban quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu t ổ chức của Vụ, đơn vị mình; - Quyết định c ủ a Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc về việc giao nhiệm vụ, kế hoạch công tác cho Vụ, đơn vị theo từng năm. (L ưu ý : Trong các năm tri ể n khai nhiệm vụ được Lãnh đạo Ủy ban giao cho Vụ, đơn vị mà có những công việc phát sinh ngoài k ế hoạch công t ác được quy định trong các Qu yế t định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm thì các Vụ, đơn vị ti ế n hành l ậ p h ồ sơ trên cơ sở nội dung công việc phát sinh đ ó ). Thời hạn bảo quản của các hồ sơ công việc, đề nghị Vụ, đ ơ n vị căn cứ vào Thông tư s ố 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành ph ổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức để quy định thời hạn bảo quản đối với t ừn g hồ sơ công việc c ủ a Vụ, đơn vị. VÍ DỤ VỀ SẮP XẾP CƠ BẢN MỘT HỒ SƠ CÔNG VIỆC NỘP LƯU Trình tự lập hồ sơ : 1. M ở hồ sơ: - L à lấy một t ờ b ì a hồ sơ và g hi những thông tin ban đầu về hồ sơ như: ký hiệu h ồ sơ, tiêu đề h ồ sơ, năm mở hồ sơ. - Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở h ồ sơ về công việc đó. 2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào h ồ sơ: - Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào h ồ sơ tương ứng đã mở, k ể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm. - C ầ n thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát bi ể u của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tham dự hội nghị, hội thảo... bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc. 3. K ế t thúc hồ sơ: - Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhi ệ m: + Ki ểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ , nếu thiếu c ầ n b ổ sung cho đủ. + Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu có bản ch í nh (trừ b ả n thảo v ề v ấ n đ ề quan trọng có ghi ý kiến của L ã nh đạo Ủ y ban hoặc ý ki ế n góp ý của các cơ quan h ữ u quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ th ấ y c ầ n thi ế t phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không phải cần lưu giữ. + Sắp xếp các v ă n bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo th ờ i gian, tên loại, tác giả của văn bản... Mỗi đơn vị bảo quản trong h ồ sơ có đặc điểm chung, đủ yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập, (Ví dụ: Hồ sơ xây dựng văn b ả n quy phạm pháp luật có th ể phân thành các đ ơn vị bảo quản như: các l ầ n dự thảo, các lần hội thảo, các lần trình...). + Xem x é t lại thời hạn bảo quản c ủ a h ồ sơ (đối chiếu với danh mục hồ sơ và thực t ế tài liệu trong hồ sơ). - N ế u hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc k ế t th ú c h ồ sơ, hồ sơ đó được b ổ sung vào danh mục hồ sơ năm sau. VÍ DỤ: LẬP HỒ SƠ THI ĐUA KHEN THƯỞNG HÀNG NĂM Đ ơ n vị lập hồ sơ: Phòng Thi đua Khen thư ở ng - Văn phòng UBDT Tên h ồ sơ: Hồ sơ khen thưởng hàng năm của Ủy ban Dân tộc (đ ố i với cá nhân, tập th ể của các Vụ, đơn vị thuộc Ủy ban và cơ quan công tác dân tộc cấp tỉnh) gồm có: 1. Công văn của Ủy ban Dân tộc hướng dẫn t ổ ng kết công tác thi đua, khen thưởng nă m . 2. Các văn b ả n đề nghị xét thi đua, khen thưởng của các Vụ, đ ơ n vị t rực thuộc Ủy ban và cơ quan công tác dân tộc cấp tỉnh gồm: - Đ ăng ký thi đua của cá nhân, tập th ể ; - Tờ trình đ ề nghị xét thi đua, khen thưởng (kèm theo danh sách); - Biên bản họp bình xét thi đua của Hội đồng thi đua cơ sở hoặc liên tịch; - Báo cáo t ổ ng k ế t công tác thi đua khen thư ở ng; các báo cáo thành tích của tập th ể , cá nhân đ ề nghị khen thưởng; 3. Biên bản họp Hội đồng thi đua - Khen thưởng của Ủy ban Dân tộc; 4. Tờ trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban và các Quyết định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban về khen thưởng đối với cá nhân, tập thể (kèm theo d an h sách); 5. Các văn bản khác liên quan (nếu có)./. Phụ lục 2 DANH MỤC HỒ SƠ CỦA…….. (tên Vụ, đơn vị) Năm ……… Số và ký hi ệ u H S Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Đơn vị/ ngư ờ i lập hồ sơ Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) I. TÊN Đ Ề M Ụ C LỚN 1. Tên đề mục nhỏ Tiêu đ ề hồ sơ B ả n Danh mực hồ sơ này có ………… (1) hồ sơ, bao gồm: …………………… ( 2) hồ sơ bảo quản vĩnh vi ễ n; …………………… (2) hồ sơ bảo quản có thời hạn. QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (chữ ký) Họ và tên Hướng dẫn sử dụng: Cột 1: Ghi s ố và k ý hiệu của hồ sơ (theo hướng d ẫn tại Điểm d Khoản 3 Điều 13 của Th ô ng tư này) Cột 2: Ghi s ố t hứ tự và tên đ ề mục l ớ n, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ (theo hướng d ẫ n t ạ i Điểm d Khoản 3 Điều 1 3 của Thông tư này). Cột 3: Ghi thời hạn bảo qu ả n của hồ sơ: vĩnh vi ễ n hoặc thời hạn b ằng s ố năm cụ t hể; Cột 4: Gh i tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ; Cột 5: Gh i những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hồ sơ, h ồ sơ chuy ể n từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v .... ( 1) Ghi t ổ ng s ố h ồ sơ có trong Danh mục. (2) Ghi s ố lượng h ồ sơ bảo quản vĩnh vi ễ n, số lượng h ồ sơ bảo quản có thời hạn trong Danh mục./. Phụ lục 3 MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU ỦY BAN DÂN TỘC VĂN PHÒNG ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Hà Nội , ngày tháng năm BIÊN BẢN V ề việc giao nhận tài liệu Thực hiện Quyết định số 453/QĐ-UBDT ngày 4/11/2014 Quyết định ban hành Quy chế Lưu trữ của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủ y ban Dân tộc; và Căn cứ ………… (Danh mục h ồ sơ năm ……, K ế hoạch thu thập tài liệu ….. .), Chúng tôi gồm: B Ê N GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu) , đại diện là: - Ô ng (bà):........................................................................................... - Chức vụ công tác/chức danh: .......................................................................................... B Ê N NH Ậ N: (Lưu trữ cơ quan) , đại diện là: - Ô ng (bà):........................................................................................... - Chức vụ công tác/chức danh: .......................................................................................... Thống nhất l ập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau: 1. Tên kh ố i tài liệu giao nộp:............................................................................................... 2. Thời g ian của tài liệu:...................................................................................................... 3. Số lượng tài liệu: - T ổ ng số hộp (cặp):........................................................................................................... - T ổ ng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); ……………… Quy ra mét giá: …………….. mét 4. Tình trạng tài liệu giao nộp:....................................................................................... 5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo. Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ một bản, bên nhận (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản./. ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký tên và ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên và ghi rõ họ tên