75032/CT-TTHT

Công văn 75032/CT-TTHT năm 2020 về sử dụng hóa đơn điện tử khi đang sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế do Cục thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 75032 /CT-TTHT V/v sử dụng hoá đơn điện tử Hà Nội, ngày 13 tháng 8 năm 20 20 Kính gửi: Công ty TNHH YOUNCHANG Việt Nam Mã số thuế: 0107929098; Địa chỉ: Tòa nhà Sudico (HH3) đường Mễ Trì, KĐT Mỹ Đình - Mễ Trì, P.Mỹ Đình 1, Q.Nam T ừ Liêm, TP Hà N ộ i Trả lời công văn không số ngày 16/7/2020 của Công ty TNHH YOUNCHANG Việt Nam (sau đây gọi là Công ty) về việc đề nghị được sử dụng hóa đơn điện tử khi đang sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế, Cục thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau: - Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định: “3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 3 1 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: s ố 5 1 /2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 05 năm 2010 và s ố 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng h ó a, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu l ực thi hành.” - Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài ch ính hướng dẫn hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng và quản lý hoá đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 2 Điều 4 hướng dẫn như sau: “2. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung l à người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng đi ề u kiện sau: a) Là t ổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. b) Có địa đi ể m, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử l ý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử; c) Có đội ng ũ người thực th i đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu đ ể thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định; d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. đ) C ó phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện từ bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuy ể n vào ph ầ n mềm (hoặc cơ sở dữ l i ệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn. e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thi ểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: - Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu; - Có quy trình sao l ưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lư u dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.” + Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 hướng dẫn như sau: “ 1 . Khởi tạo h ó a đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đ ầ y đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, k ý hiệu hóa đơn, định dạng truy ề n - nhận và lưu trữ h ó a đơn trước khi b á n hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức lành doanh hoặc của các t ổ chức cung c ấ p dịch vụ về hoá đơn điện tử và được l ưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hoá đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản gi ấ y hoặc băng văn bản điện tử gửi thông qua công thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo M ẫ u s ố 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này). Quy ế t định áp dụng hoá đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau: - Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng đ ể khởi tạo, lập hoá đơn điện tử. Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện t ử hoặc công nghệ tương tự. - Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, ph ầ n mềm ứng dụng; - Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lư u trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ t ổ chức. - Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuy ể n và hai trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. 2. Phát hành hóa đơn điện tử Trước kh i sử dụng h ó a đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông b á o phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo M ẫ u số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành h óa đơn điện tử, mã s ố thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại h óa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, k ý hiệu mẫu số h ó a đơn,ngày bắt đầu sử dụng, s ố lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ k ý của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ k ý điện tử của t ổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế). Trường hợp có sự thay đ ổ i địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hoá đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đ ó nêu rõ số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng. Trường hợp c ó sự thay đổi về nội dung đã thông bá o phát hành, tể chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông b áo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này. T ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải k ý số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử. Thông bá o phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử. ”. - Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 1 Điều 11 hướng dẫn như sau: “Điều 11. Đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế 1. Cơ quan thuế hán hoá đơn cho các đối tượng sau: a) Tổ chức không phải l à doanh nghiệp nhung có hoạt động k i nh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án). Tổ chức không phải l à doanh nghiệp nhưng c ó hoạt động k i nh doanh là các t ổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác . b ) Hộ, cá nhân kinh doanh; c) Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu. d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in thuộc loại rủi ro cao về t huế; đ) Doanh nghiệp đang sử dụng h ó a đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm v ề hóa đơn bị xử l ý vi phạm hành ch í nh về hành v i trốn thuế, gian lận thuế. Doanh nghiệp hư ớ ng dẫn tại điểm d, đ khoản này mua hoá đơn của cơ quan thuế trong thời gian 12 tháng. H ế t thời gian 12 tháng, căn cứ tình hình sử dụng hoá đơn, việc kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp và đề nghị của doanh nghiệp, trong thời hạn 5 ngày làm việc, cơ quan thuế có văn bản thông báo doanh nghiệp chuyển sang tự tạo hoá đơn đ ể sử dụng hoặc tiếp tục mua hóa đơn của cơ quan thuế nếu không đáp ứng điều kiện tự in hoặc đặt i n hóa đơn (m ẫ u s ố 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) + Tại điểm b Khoản 2 Điều 12 hướng dẫn như sau: “… Tổ chức, doanh nghiệp thuộc đ ố i tượng mua hoá đơn do cơ quan thuế phát hành chuyển sang tự tạo hoá đơn đặt in, hoá đơn tự in hoặc hoá đơn điện tử đ ể sử dụng thì ph ải dừng sử dụng h ó a đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đ ầ u sử dụng h ó a đơn tự tạo theo hướng d ẫ n tại Điều 21 Thông tư này.” + Tại điểm c Khoản 1 Điều 21 hướng dẫn như sau: “c) T ổ chức, hộ, cá nhân k i nh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuê không tiếp tục sử dụng thì tổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn theo hư ớ ng dẫn tại Điều 29 Thông tư này.” + Tại Điều 27 (được sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính) hướng dẫn như sau: “Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân hán hàng hoá, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn Qu ý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; qu ý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, qu ý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau (mẫu s ố 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo c á o tình hình sử dụng h ó a đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0) Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành v i vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thu ế thuộc diện mua hoá đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư này thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng. …” Căn cứ các quy định tr ên, Công ty đã sử dụng hóa đ ơ n mua của cơ quan thuế từ tháng 10/2018 (đến nay đã hết hạn 12 tháng). Trường hợp Công ty đáp ứng các điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy đ ị nh tại Khoản 2 Điều 4, Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính thì được sử dụng hóa đơn điện tử. Trước khi sử dụng đề nghị Công ty thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy đinh tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính. Công ty phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Công ty có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo tháng từ ngày đầu tháng đến hết ngày dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế và chuyển sang nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo quý cho cơ quan thuế kể từ ngày kế tiếp theo quy định tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu trên. Công ty phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy đ ị nh. Trong quá trình thực hiện chính sách thuế, trường hợp còn vướng mắc, đề nghị Công ty tham khảo các công văn hướng dẫn của Cục Thuế TP Hà Nội được đ ă ng tải trên website http://hanoi.gdt.gov.vn (Chuyên mục "Hệ thống văn bản Cục Thuế"), hoặc liên hệ với Phòng Thanh tra- kiểm tr a Thuế số 1- Cục thuế TP Hà Nội để được hỗ trợ kịp thời. Cục Thuế TP H à Nội thông báo để Công ty TNHH YO U NCHANG Việt Nam được b i ết . / . Nơi nhận: - Như trên; - Phòng TKT1; - Lưu: VT, TTHT(2b). KT. CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG Nguyễn Tiến Trường