1046/2013/QĐ-UBND

Quyết định 1046/2013/QĐ-UBND Quy chế quản lý công tác văn thư và lưu trữ tỉnh Cao Bằng ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CAO BẰNG ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 1046/2013/QĐ-UBND Cao Bằng, ngày 24 tháng 07 năm 2013 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH CAO BẰNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CAO BẰNG Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004; Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Căn cứ Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Căn cứ Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04 tháng 6 năm 2008 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của Sở Nội vụ, phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và cấp huyện; Căn cứ thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp; Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý công tác văn thư và lưu trữ tỉnh Cao Bằng. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký ban hành và thay thế Quyết định số 343/2010/QĐ-UBND ngày 16 tháng 3 năm 2010 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng ban hành Quy định công tác quản lý văn thư và lưu trữ tỉnh Cao Bằng Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Nguyễn Hoàng Anh QUY CHẾ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH CAO BẰNG ( Ban hành kèm theo Quyết định số 1046/2013/QĐ-UBND ngày 24 tháng 7 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng) Chương 1. QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng 1. Quy chế này Quy định về quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cao Bằng. a) Công tác văn thư gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư. b) Công tác lưu trữ gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. 2. Quy chế này được áp dụng với cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân Điều 2. Giải thích từ ngữ Trong Quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: 1. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức; 2. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền; 3. “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau; 4. “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính; 5. “Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính; 6. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định; 7. “Danh mục hồ sơ” là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ; 8. “Hồ sơ” là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân; 9. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. 10. “Tài liệu văn thư” là văn bản, tài liệu khác được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. 11. “Lưu trữ hiện hành” là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức. 12. “Lưu trữ lịch sử” là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác. 13. “Bảo sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ” là bản sao từ tài liệu lưu trữ theo phương pháp, tiêu chuẩn nhất định nhằm lưu giữ bản sao đó dự phòng khi có rủi ro xảy ra đối với tài liệu lưu trữ. Điều 3. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ 1. Sở Nội vụ có trách nhiệm tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra việc chấp hành các chế độ, quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ; hướng dẫn kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh và Chi cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh. 2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm trực tiếp quản lý kho lưu trữ; tiếp nhận tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh; thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ; phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. 3. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trong phạm vi quyền hạn và nhiệm vụ được giao có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định. 4 . Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm thực hiện các quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Điều 4. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư và lưu trữ cơ quan 1. Các cơ quan, tổ chức căn cứ vào khối lượng công việc cần có bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ (nhiệm vụ cụ thể quy định tại chương II và chương III của Quy chế này). 2. Phòng Nội vụ các huyện, thành phố tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện, thành phố hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện, thành phố chấp hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện, thành phố và lưu trữ huyện. Điều 5. Công chức, viên chức văn thư và lưu trữ Công chức, viên chức làm công tác văn thư và lưu trữ trong cơ quan, tổ chức phải được đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước; có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Điều 6. Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố có trách nhiệm bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách được giao hàng năm để cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị chuyên dụng, văn phòng phẩm, ứng dụng khoa học công nghệ phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ. Điều 7. Công tác văn thư và lưu trữ liên quan đến bảo vệ bí mật của nhà nước Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ liên quan đến bảo vệ bí mật nhà nước trong cơ quan, tổ chức phải thực hiện nghiêm quy định của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước năm 2000. Chương 2. CÔNG TÁC VĂN THƯ MỤC 1. SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 8. Hình thức văn bản 1. Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản quy định chi tiết biện pháp thi hành Luật này. a) Hội đồng nhân dân các cấp ban hành Nghị quyết để thi hành văn bản pháp luật của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội và các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên; b) Ủy ban nhân dân các cấp ban hành Quyết định và Chỉ thị để thi hành văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc Hội, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên; Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp. 2. Văn bản hành chính của các cơ quan, tổ chức đều được ban hành, gồm: Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, quy chế, quy định, thông báo, thông cáo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công. Điều 9. Thể thức văn bản 1. Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính a) Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau: - Quốc hiệu; - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; - Số, ký hiệu của văn bản; - Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; - Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; - Nội dung văn bản; - Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; - Dấu của cơ quan, tổ chức; - Nơi nhận; - Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật). b) Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định tại điểm a của khoản này, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức. c) Đối với công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công không bắt buộc phải có tất cả các thành phần thể thức trên và có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức. d) Bộ Tư pháp chủ trì, phối hợp với Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bầy văn bản quy phạm pháp luật; Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bầy văn bản hành chính 2. Thể thức văn bản chuyên ngành Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành thực hiện theo quy định của Bộ chuyên ngành 3. Thể thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức chính trị, chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định 4. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế. Điều 10. Soạn thảo văn bản 1. Việc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật về ban hành văn bản quy phạm pháp luật. 2. Quy trình soạn thảo văn bản khác được tiến hành như sau: a) Căn cứ tính chất, nội dung văn bản cần soạn thảo, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo. b) Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản; trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan. Những văn bản có tính chất quan trọng, phức tạp xét thấy cần thiết thì tham khảo ý kiến của các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan trước khi trình duyệt. Điều 11. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt 1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt; 2. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định. Điều 12. Đánh máy Việc đánh máy văn bản phải đảm bảo những yêu cầu sau: 1. Đánh máy hoàn chỉnh văn bản đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy, hoàn chỉnh văn bản phải hỏi lại người duyệt bản thảo đó. 2. Giữ bí mật nội dung văn bản trong thực hiện đánh máy, hoàn chỉnh văn bản đúng quy định. Điều 13. Kiểm tra vản bản trước khi ký ban hành 1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy /tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định. 2. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và phải ký nháy / tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”. Điều 14. Ký văn bản 1. Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật. 2. Đối với các cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể a) Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo Điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản dược quy định như sau - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức; - Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể ký thay (KT.) người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. b) Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng hành chính hoặc Trưởng một số tổ chức ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản hành chính thông thường. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. c) Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai. 3. Ký thừa uỷ quyền Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa uỷ quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức uỷ quyền. Điều 15. Nhân bản văn bản Bộ phận văn thư cơ quan, đơn vị thực hiện nhân bản đúng số lượng, đảm bảo thời gian và giữ bí mật theo đúng quy định. Điều 16. Bản sao văn bản 1. Các hình thức bản sao văn bản gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục 2. Thể thức bản sao được quy định gồm tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận. 3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý như bản chính. 4. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại Khoản 2 Điều này chỉ có giá trị thông tin, tham khảo. MỤC 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 17. Trình tự quản lý văn bản đến Văn bản đến, kể cả đơn thư khiếu nại, tố cáo (sau đây gọi chung là văn bản đến) của cơ quan, tổ chức và cá nhân gửi đến phải được quản lý theo trình tự: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến; giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc việc gải quyết văn bản đến. Điều 18. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Văn bản tiếp nhận từ các nguồn khác đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư thì các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Điều 19. Trình, chuyển giao văn bản đến 1.Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. 2. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản và phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản. Điều 20. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 1. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của Thủ trưởng và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. 2. Căn cứ nội dung văn bản đến, Thủ trưởng cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức. 3. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng hành chính hoặc người được giao trách nhiệm xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp; phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Điều 21. Trình tự quản lý văn bản đi Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (gọi chung là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự sau: 1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. 2. Công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu của chương trình phần mềm để đăng ký văn bản đi. 3. Văn thư đóng dấu cơ quan theo thẩm quyền người ký văn bản ban hành và đóng dấu khẩn, mật,…nếu có. 4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 5. Lưu văn bản đi. Điều 22. Chuyển phát và đính chính văn bản đi 1. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngày làm việc kế tiếp. Việc chuyển phát văn bản phải thực hiện ký nhận giữa bên giao và bên nhận văn bản 2. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Văn bản đã phát hành nhưng sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Điều 23. Lưu văn bản đi 1. Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và bản chính lưu trong hồ sơ. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải là bản ký trực tiếp và được sắp xếp thứ tự đăng ký. 2. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Văn bản quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải được in bằng loại giấy tốt và được in bằng mực bền lâu. MỤC 3. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 24. Quản lý và sử dụng con dấu 1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ,Thông tư Liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 6 tháng 5 năm 2002 của Bộ Công an - Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) về việc hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. 2. Con dấu của cơ quan, tổ chức được giao cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức quản lý và sử dụng có trách nhiệm thực hiện những quy định sau: a) Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được bảo quản tại văn thư cơ quan, không đưa con dấu ra khỏi phòng làm việc văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cơ quan và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc. Khi đóng dấu xong, con dấu được cất vào tủ, khi ra ngoài phòng làm việc, văn thư phải khoá tủ dấu. b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; c) Công chức, viên chức làm công tác văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức. Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; không được đóng dấu khống chỉ; 3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, văn thư phải báo cáo người có trách nhiệm làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản và báo cáo ngay lãnh đạo cơ quan cấp trên. 4. Khi có quyết định thay đổi tên gọi, chia, tách hoặc sáp nhập đơn vị hành chính, phải nộp con dấu cũ và làm các thủ tục xin khắc con dấu mới. Điều 25. Đóng dấu 1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng loại mực dấu màu đỏ theo quy định; 2. Khi đóng dấu lên chữ ký phải chùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái; 3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính phải do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, chùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục; 4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu treo trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành. MỤC 4. LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC Điều 26. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập 1. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm: a) Mở hồ sơ; b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; c) Kết thúc và biên mục hồ sơ; 2. Hồ sơ được lập phải đảm bảo các yêu cầu sau: a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết; b) Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mỗi liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc; c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều. Điều 27. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức 1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức a) Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này. b) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá 2 năm. c) Mọi cán bộ công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. 2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau: a) Tài liệu hành chính trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc; b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ sau một năm kể rừ năm công trình được nghiệm thu chính thức; c) Tài liệu xây dựng cơ bản chủ đầu tư phải nộp tài liệu xây dựng cơ bản sau ba tháng, kể từ khi công trình được quyết toán vốn đầu tư, đối với các dự án, công trình phải lưu trữ theo hướng dẫn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh; d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc. 3. Thủ tục giao nộp Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản. Điều 28. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành 1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình. 2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới; b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức mình. 3. Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. 4. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó. Chương 3. CÔNG TÁC LƯU TRỮ MỤC 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 29. Thu thập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 1. Hàng năm, công chức, viên chức cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ, cụ thể: 1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu. 2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưu trữ. 3. Phối hợp, hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 4. Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu. 5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu. Điều 30. Thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử 1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh có thẩm quyền thu thập, tiếp nhận tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và các tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức sau: a) Các cơ quan, tổ chức Nhà nước cùng cấp ở địa phương; b) Các doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; c) Các tổ chức khác theo quy định của pháp luật; d) Các cá nhân, gia đình, dòng họ tự nguyện tặng cho, ký gửi hoặc bán tài liệu lưu trữ. 2. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức a) Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định. Trường hợp cơ quan, tổ chức muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập; b) Giao nộp tài liệu trên cơ sở hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; giao nộp đầy đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèm theo; vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp. 3. Trách nhiệm của lưu trữ lịch sử: Lập kế hoạch thu thập tài liệu; phối hợp với lưu trữ hiện hành lựa chọn tài liệu cần thu thập; hướng dẫn lưu trữ hiện hành chuẩn bị tài liệu giao nộp; chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu; tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”. “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn. Lưu trữ của cơ quan, tổ chức và Chi cục Văn thư - Lưu trữ giữ mỗi loại một bản. 4. Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp phê duyệt. Thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thực hiện theo hướng dẫn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh. 5. Thời hạn nộp các loại tài liệu lưu trữ lịch sử: a) Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản sau mười năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức; b) Tài liệu phim, ảnh, mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu khác: sau hai năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức; 6. Quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức khác Tài liệu lưu trữ hiện hành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử được quản lý tại lưu trữ của cơ quan, tổ chức theo quy định của Quy chế này và quy định của pháp luật có liên quan. Điều 31. Chỉnh lý tài liệu 1. Bộ phận Văn thư. Lưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ tổ chức chỉnh lý tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ. 2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu sau: a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh; b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; c) Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu; d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu; e) Lập dạnh mục tài liệu hết giá trị. Điều 32. Xác định giá trị tài liệu 1. Bộ phận Văn thư, Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo cơ quan ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền. 1. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn; b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Điều 33. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan 1. Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, các cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. 2. Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm - Lãnh đạo cơ quan, tổ chức - Chủ tịch Hội đồng; - Đại diện của cơ quan lưu trữ cấp trên (nếu có) - Uỷ viên; - Lãnh đạo phòng, ban, đơn vị có tài liệu - Uỷ viên; - Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan, tổ chức - Uỷ viên (thư ký hội đồng); - Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị - Uỷ viên. 3. Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu: Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ tư vấn cho Lãnh đạo cơ quan, tổ chức quyết định mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản và danh mục tài liệu hết giá trị. 4. Phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu: a) Từng thành viên trong Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại. Kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần); b) Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến loại. Biên bản cuộc họp có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng và được lập thành 02 bản, một bản lưu tại hồ sơ huỷ tài liệu, một bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị; c) Thông qua biên bản trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức quyết định. Điều 34. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị 1. Nghiêm cấm các trường hợp tự tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu của đơn vị dưới bất kỳ hình thức nào và bán tài liệu tiêu huỷ ra thị trường tự do. 2. Quy trình tiêu huỷ tài liệu a) Lập danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; b) Trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức hồ sơ xét huỷ tài liệu hết giá trị; c) Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện việc xét huỷ tài liệu hết giá trị; d) Hoàn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; đ) Tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; e) Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị. 3. Hồ sơ trình xét huỷ tài liệu hết giá trị a) Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; b) Danh mục tài liệu hết giá trị; c) Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; d) Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại; đ) Dự thảo quyết định về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (nếu đơn vị chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu). 4. Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu huỷ Hồ sơ đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị: - Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị; - Danh mục tài liệu hết giá trị; - Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; - Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu. 5. Thẩm quyền quyết định tiêu huỷ tài liệu Lãnh đạo cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, đơn vị sau khi có ý kiến thẩm tra của cơ quan quản lý công tác văn thư, lưu trữ. 6. Hồ sơ tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bao gồm: a) Tờ trình về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; b) Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh; c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị; d) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (đối với đơn vị chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu); đ) Văn bản của cấp có thẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị; e) Quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; g) Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị; h) Biên bản về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; i) Các tài liệu khác có liên quan. 7. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, đơn vị có tài liệu huỷ trong thời hạn ít nhất 20 năm kể từ ngày tài liệu được tiêu huỷ. MỤC 2. THỐNG KÊ, BẢO QUẢN, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 35. Thống kê tài liệu lưu trữ 1. Đối tượng thống kê tài liệu lưu trữ bao gồm thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo chế độ định kỳ. Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12. 2. Việc gửi báo cáo thống kê lưu trữ: Ủy ban nhân dân cấp xã, các phòng, ban và cơ quan, tổ chức thuộc huyện gửi báo cáo về Phòng Nội vụ các huyện, thành phố; các cơ quan, tổ chức khác thuộc tỉnh gửi báo cáo về Sở Nội vụ tổng hợp và báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. 3. Các cơ quan, tổ chức thực hiện chế độ báo cáo thống kê theo mẫu và thời hạn theo quy định của Bộ Nội vụ và của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Điều 36. Bảo quản tài liệu lưu trữ 1. Nguyên tắc a) Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan do các cán bộ, công chức, đơn vị bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu đó. b) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào lưu trữ cơ quan và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ trang thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu. 2. Trách nhiệm a) Chánh Văn phòng cơ quan và Lãnh đạo các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy trình về bảo quản tài liệu lưu trữ: - Bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; - Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; - Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; - Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ. b) Cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm: - Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; - Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu trên cơ sở đó có kế hoạch bảo quản và tu bổ phục chế. 3. Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Điều 37. Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu 1. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cán bộ, công chức, viên chức trong, ngoài cơ quan, tổ chức và các nhu cầu riêng chính đáng. 2. Cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ phải có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng (do Lãnh đạo cơ quan, tổ chức uỷ quyền). Cán bộ, công chức ngoài cơ quan, tổ chức phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu. 3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu. Điều 38. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Tài liệu lưu trữ chỉ được nghiên cứu tại cơ quan. 2. Trường hợp đặc biệt do nhu cầu công tác cần sử dụng tài liệu ở ngoài cơ quan phải được Lãnh đạo cơ quan, tổ chức cho phép bằng văn bản. Người mượn tài liệu phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tài liệu và trả đúng hạn. 3. Đơn vị, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về bảo mật thông tin và phải giữ gìn bảo đảm an toàn tài liệu. Điều 39. Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan, tổ chức a) Lãnh đạo cơ quan, tổ chức cho phép sử dụng tài liệu loại mật. b) Chánh Văn phòng cho phép sử dụng tài liệu loại thường. 2. Tài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ đơn vị (có tư cách pháp nhân) a) Lãnh đạo đơn vị cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại mật. b) Trưởng phòng Hành chính cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại thường. 3. Việc sao chụp tài liệu lưu trữ do người cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ quyết định. Điều 40. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ cơ quan, tổ chức phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả theo đúng quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu. Chương 4. KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO Điều 41. Khen thưởng Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư và lưu trữ sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật. Điều 42. Xử lý vi phạm Người nào vi phạm quy định này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật. Điều 43. Khiếu nại, tố cáo 1. Tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; 2. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo. Chương 5. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 44. Các sở, ban, ngành, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp; tổ chức kinh tế; các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn căn cứ vào quy chế này xây dựng quy chế chi tiết về công tác văn thư và lưu trữ cho phù hợp với phạm vi đơn vị, ngành mình quản lý. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh kịp thời về Sở Nội vụ tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.