160/CV-LT

Công văn 160/CV-LT về Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu chủ yếu của Đảng ở Trung ương do Cục Lưu trữ ban hành BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG CỤC LƯU TRỮ -------- ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM --------------- Số: 160-CV/TW Hà Nội, ngày 26 tháng 10 năm 1988 Kính gửi: CÁC CƠ QUAN ĐẢNG Ở TRUNG ƯƠNG Để thực hiện Quyết định số 20-QĐ/TW ngày 23-9-1987 của Ban Bí thư về "Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt nam", Cục Lưu trữ Trung ương ban hành "Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu của Đảng ở Trung ương". Các cơ quan chú ý vận dụng để xét chọn tài liệu chuẩn bị nộp lưu Kho lưu trữ Trung ương như đã được phổ biến trong Hội nghị bàn về công tác Văn thư- Lưu trữ vừa qua. Trong khi thực hiện, có vấn đề gì xin các đồng chí trao đổi kịp thời với Cục Lưu trữ Trung ương Đảng. CỤC TRƯỞNG Bùi Đình Kế BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN MẪU NHỮNG TÀI LIỆU CHỦ YẾU CỦA ĐẢNG Ở TRUNG ƯƠNG 1. Thời hạn bảo quản của tài liệu được quy định trên cơ sở giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử của tài liệu. 2. Bảng thời hạn bảo quản này quy định thời hạn bảo quản các nhóm tài liệu chủ yếu hình thành trong các hoạt động của các cơ quan Đảng ở Trung ương. Thời hạn bảo quản có hai mức: - Bảo quản vĩnh viễn: đối với những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử lâu dài. - Bảo quản có thời hạn ( 1 năm, 5 năm, 10 năm, 15 năm) đối với những tài liệu có giá trị thực tiễn trong thời gian nhất định. 3. Thời hạn bảo quản được xác định cho từng đơn vị bảo quản, trên cơ sở giá trị cao nhất của tài liệu trong đơn vị bảo quản đó. Thời hạn bảo quản được tính từ sau khi hình thành đơn vị bảo quản. 4. Những đơn vị bảo quản khi hết hạn bảo quản đã quy định phải được xác định lại giá trị (đánh giá - ĐG); nếu tài liệu vẫn còn giá trị thì gia hạn thêm thời gian bảo quản. Đối với các phông lưu trữ thiếu nhiều tài liệu mà không có khả năng bổ sung đủ thì nâng mức thời hạn bảo quản những tài liệu hiện có. 5. Thời hạn bảo quản những tài liệu chính của Đảng thực hiện theo Công văn số 12/TCQT ngày 20-4-1979 của Ban Tài chính - Quản trị Trung ương. 6. Bảng thời hạn bảo quản naỳ được sử dụng để định thời hạn bảo quản khi xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành ở văn thư, xác định giá trị tài liệu trong các kho lưu trữ của Đảng ở Trung ương. THỜI HẠN BẢO QUẢN MẪU NHỮNG TÀI LIỆU CHỦ YẾU CỦA ĐẢNG Ở TRUNG ƯƠNG PHẦN MỘT: TÀI LIỆU ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC CỦA ĐẢNG Số TT Tên loại tài liệu Thời hạn bảo quản A- CHUẨN BỊ ĐẠI HỘI I- TRƯỚC ĐẠI HỘI NỘI BỘ 1 Nghị quyết, chỉ thị, thông tri, thông báo của Trung ương về việc chuẩn bị đại hội (V/v triệu tập Đại hội, tổ chức bộ máy nhân sự chuẩn bị Đại hội...) Vĩnh viễn 2 Các bản dự thảo văn kiện Đại hội trình Ban chấp hành Trung ương, Bộ chính trị, sử dụng đại hội 3 cấp. Biên bản và các bản tổng hợp ý kiến tham gia dự thảo trong các hội nghị, đại hội trên Vĩnh viễn 3 Thư, điện trao đổi giữa Trung ương Đảng ta với các đảng anh em và các tổ chức quốc tế về Đại hội Vĩnh viễn II- ĐẠI HỘI NỘI BỘ 4 Tài liệu về tổ chức Đại hội: Thông tri triệu tập, danh sách đại biểu, khách mời, danh sách chủ tịch đoàn, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu. Báo cáo của ban thẩm tra tư cách đại biểu. Nội quy, chương trình Đại hội. Vĩnh viễn 5 Chương trình cụ thể hằng ngày trong Đại hội. Vĩnh viễn 6 Diễn văn khai mạc, các văn kiện phát hành tại Đại hội nội bộ Vĩnh viễn 7 Tài liệu về thảo luận văn kiện : - Các bản hướng dẫn thảo luận tổ, danh sách chia tổ 10 năm ĐG - Biên bản thảo luận tổ, tổng hợp ý kiến tham gia dự thảo văn kiện Vĩnh viễn 8 Các tham luận của đại biểu Vĩnh viễn 9 Tài liệu bầu cử, phiếu bầu 10 năm ĐG - Hướng dẫn thể lệ bâù cử, phiếu bâù - Bản đề nghị về tiêu chuẩn, số lượng, cơ cấu Ban chấp hành mới, danh sách ứng cử, đề cử, tóm tắt lý lịch của đại biểu ứng cử, đề cử -Danh sách ban kiểm phiếu đã được Đại hội thông qua, biên bản bầu cử, danh sách trúng cử Ban chấp hành Trung ương mới Vĩnh viễn 10 Biên bản Đại hội nội bộ Vĩnh viễn B- ĐẠI HỘI CHÍNH THỨC 11 Tài liệu về tổ chức Đại hội: Chương trình Đại hội, giới thiệu các đoàn đại biểu dự Đại hội, danh sách đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, danh sách đại biểu, khách mời Vĩnh viễn 12 Các văn kiện Đại hội (kể cả các bản trích đọc văn kiện Đại hội và văn kiện dịch ra tiếng nước ngoài) Vĩnh viễn 13 Các tham luận của đại biểu trong nước và quốc tế. Vĩnh viễn 14 Thư, điện gửi Đại hội - Báo cáo của đoàn thư ký về thư, điện chào mừng Đại hội - Thư, điện của các đảng anh em và các tổ chức quốc tế gửi Đại hội Vĩnh viễn - Thư, điện chào mừng Đại hội của các cơ quan, đoàn thể, cá nhân. Thư góp ý, khiếu nại với Đại hội. 10 năm ĐG 15 Biên bản, nghị quyết Đại hội, diễn văn bế mạc, thông báo về kết quả đại hội Vĩnh viễn 16 Nhật ký Đại hội Vĩnh viễn 17 Băng ghi âm các bài phát biểu tại Đại hội của các đồng chí lãnh đạo chủ chốt của Đảng, phim, ảnh Đại hội (kể cả trong Đại hội nội bộ...). Vĩnh viễn - Băng ghi âm các bài phát biểu của các đại biểu khác 10 năm ĐG C- TÀI LIỆU VỀ TỔ CHỨC PHỤC VỤ ĐẠI HỘI 18 Tài liệu về tổ chức, bộ máy phục vụ Đại hội Vĩnh viễn 19 Chương trình, kế hoạch phục vụ Đại hội, báo cáo tổng kết công tác phục vụ Đại hội Vĩnh viễn 20 Phù hiệu, huy hiệu đại biểu Vĩnh viễn 21 Sơ đồ chỗ ngồi của Chủ tịch đoàn, của đại biểu tại hội trường 10 năm ĐG 22 Sơ đồ bố trí nơi ăn, nghỉ của đại biểu - Công văn trao đổi giữa Tiểu ban tổ chức phục vụ Đại hội với các cơ quan về tổ chức phục vụ Đại hội. 5 năm ĐG - Giấy mời dự khai mạc, bế mạc, chiêu đãi, mít tinh, văn phòng phẩm phát cho đại biểu 5 năm ĐG 23 Danh sách các đơn vị và cá nhân phục vụ Đại hội được khen thưởng 10 năm ĐG 24 Tài liệu về tài chính của Đại hội (kinh phí, kế hoạch chi tiêu, quyết toán...) Theo quy định của Ban TCQTVT PHẦN II: TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG, BỘ CHÍNH TRỊ, BAN BÍ THƯ Số TT Tên loại tài liệu Thời hạn bảo quản A - TÀI LIỆU CỦA BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG, BỘ CHÍNH TRỊ, BAN BÍ THƯ 1 Tài liệu Hội nghị Ban chấp hành Trung ương : - Công văn triệu tập, danh sách đại biểu, danh sách đoàn chủ tịch, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, đề án, báo cáo trình bày trong hội nghị, tham luận của các đại biểu Vĩnh viễn - Các biên bản trong hội nghị, nghị quyết hoặc kết luận hội nghị, lời bế mạc thông báo hội nghị. Vĩnh viễn - Những dự thảo có bút tích các đồng chí trong Bộ Chính trị, Ban Bí thư, cố vấn của BCH TW. Vĩnh viễn - ảnh hội nghị, băng ghi âm bài phát biểu của các đồng chí trong Bộ chính trị, Ban Bí thư, cố vấn của Ban Chấp hành Trung ương. Vĩnh viễn - Ghi âm bài phát biểu của các đại biểu (không trong Bộ Chính trị, Ban Bí thư, cố vấn Ban Chấp hành TW) 5 năm ĐG - Tài liệu tham khảo trong hội nghị 5 năm ĐG 2 Tài liệu hội nghị Bộ Chính trị: 5 năm ĐG - Công văn mời họp, danh sách đại biểu dự họp, chương trình hội nghị, đề án, tờ trình, báo cáo trình bày trong hội nghị; dự thảo nghị quyết, chỉ thị - Bản tổng hợp ý kiến thảo luận, nghị quyết hoặc kết luận hội nghị, biên bản, thông báo về hội nghị. Vĩnh viễn 3 Tài liệu hội nghị Ban Bí thư: - Công văn mời họp, danh sách đại biểu, chương trình, đề án, tờ trình, báo cáo trình bày trong hội nghị. - Biên bản, kết luận hội nghị, thông báo về hội nghị Vĩnh viễn 4 Tài liệu hội nghị các Tiểu ban (UB) chuyên đề của Trung ương : - Công văn mời họp, danh sách đại biểu, chương trình, đề án, báo cáo trình trong hội nghị, tổng hợp ý kiến thảo luận Vĩnh viễn - Biên bản, kết luận hội nghị Vĩnh viễn 5 Tài liệu hội nghị cán bộ do Ban Bí thư triệu tập: - Công văn mời họp, danh sách đại biểu, chương trình hội nghị, lời khai mạc, các tài liệu đưa ra hội nghị, bản ghi ý kiến các đồng chí Ban Bí thư, những vấn đề cần thảo luận và bản tổng hợp ý kiến thảo luận. Vĩnh viễn 6 Tài liệu củă Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư ban hành: - Nghị quyết, quyết định, quy định, quy chế, chỉ thị, thông tri, thông báo, điện mật, công văn có nội dung quan trọng chỉ đạo các mặt công tác lớn Vĩnh viễn - Tài liệu nhân sự cao cấp ( nghị quyết, quyết định, thông báo, công văn) 70 năm ĐG - Công văn giao dịch thông thường 1 năm ĐG - Chương trình công tác năm, toàn khoá, kế hoạch thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của Trung ương Vĩnh viễn - Chương trình công tác quý, 6 tháng 10 năm ĐG - Chương trình công tác hằng tuần của Bộ Chính trị, Ban Bí thư 5 năm ĐG - Báo cáo quý, 6 tháng, năm, báo cáo chuyên đề; báo cáo kết quả thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của Trung ương Vĩnh viễn 7 Báo cáo kiểm điểm sự lãnh đạo của Ban Chấp hành Trung ương, báo cáo sơ kết, tổng kết công tác lãnh đạo, chỉ đạo theo từng nhiệm vụ đã quy định. Báo cáo thường kỳ về hoạt động của Bộ Chính trị, Ban Bí thư và của từng uỷ viên Trung ương Vĩnh viễn 8 Nhật ký công tác của Bộ Chính trị, Ban Bí thư Vĩnh viễn 9 Hồ sơ các chuyến đi công tác địa phương của các đồng chí trong Bộ Chính trị, Ban Bí thư, cố vấn của Ban Chấp hành Trung ương Vĩnh viễn 10 Tài liệu về các hoạt động đối ngoại: - Hồ sơ các chuyến đi thăm và hội đàm giữa Đảng ta với các đảng anh em Vĩnh viễn - Hồ sơ hội nghị quốc tế có đại biểu Đảng ta dự. Biên bản tiếp xúc giữa đại diện Trung ương Đảng ta với các đại diện sứ quán các nước tại Việt Nam và các khách quốc tế Vĩnh viễn - Thư, điện trao đổi giữa Trung ương Đảng ta, các đồng chí Bộ Chính trị, Ban Bí thư, cố vấn Ban chấp hành Trung ương với các Đảng anh em, các nước, các tổ chức, các nhà lãnh đạo và chính khách quốc tế. Vĩnh viễn B- TÀI LIỆU CÁC NƠI KHÁC GỬI ĐẾN BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG, BỘ CHÍNH TRỊ, BAN BÍ THƯ 11 Tài liệu của các tổ chức Đảng cấp Trung ương (kể cả đảng đoàn, đảng uỷ trực thuộc): - Báo cáo tổng kết công tác năm, nhiều năm, báo cáo chuyên đề, báo cáo về việc thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của Trung ương (nếu không có báo cáo lấy nghị quyết thay thế). Công văn xin ý kiến Trung ương (lưu kèm ý kiến trả lời). Vĩnh viễn - Dự thảo trình Trung ương không được chính thức ban hành 5 năm ĐG - Tài liệu nhân sự thuộc diện Trung ương quản lý -Báo cáo quý, 6 tháng 5 năm ĐG 5 năm ĐG - Chương trình công tác, báo cáo tuần, tháng và các tài liệu khác 1 năm ĐG 12 Tài liệu của Quốc hội, Hội đồng Nhà nước, Hội đồng Bộ trưởng: - Những văn bản trình xin ý kiến Bộ Chính trị, Ban Bí thư (đã có ý kiến giải quyết). Báo cáo tổng kết công tác năm, nhiều năm, báo cáo chuyên đề; báo cáo việc thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của Trung ương, báo cáo các vụ, việc lớn Vĩnh viễn - Tài liệu nhân sự thuộc diện Trung ương quản lý 5 năm ĐG - Chương trình công tác, báo cáo tuần, tháng, quý, 6 tháng và các tài liệu khác 1 năm ĐG - Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông tư... (trừ những tài liệu đã đưa vào những hồ sơ vấn đề). 5 năm ĐG 13 Tài liệu các Bộ, Tổng cục, Uỷ ban... các đoàn thể quần chúng ở Trung ương: - Công văn xin ý kiến Bộ Chính trị, Ban Bí thư, đề án Đại hội ( lưu kèm ý kiến giải quyết), Báo cáo tổng kết công tác năm, nhiều năm, báo cáo chuyên đề, báo cáo việc thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của Trung ương (nếu không có báo cáo lấy nghị quyết thay thế) Vĩnh viễn - Tài liệu nhân sự thuộc diện Trung ương quản lý 5 năm ĐG - Chương trình công tác; báo cáo tháng, quý, 6 tháng và các tài liệu khác 1 năm ĐG 14 Tài liệu các cấp uỷ địa phương gửi đến: - Công văn gửi xin ý kiến Bộ Chính trị, Ban Bí thư (lưu kèm công văn trả lời). Các tài liệu về Đại hội Đảng bộ tỉnh, thành, đặc khu. Vĩnh viễn - Báo cáo tổng kết năm, nhiều năm, báo cáo chuyên đề, báo cáo việc thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của Trung ương (không có báo cáo lâý nghị quyết thay thế) Vĩnh viễn - Biên bản, thông báo hội nghị, nghị quyết tỉnh uỷ. 15 năm ĐG - Chỉ thị, quyết định, thông tri, báo cáo 6 tháng của tỉnh uỷ 5 năm ĐG - Chương trình công tác; Báo cáo tháng, quý và các tài liệu khác 1 năm ĐG - Tài liệu của Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành, huyện (trừ những tài liệu đã đưa vào hồ sơ vấn đề) 1 năm ĐG 15 Báo cáo tổng kết năm, báo cáo chuyên đề, công văn xin ý kiến Bộ Chính trị, Ban Bí thư của các huyện điểm Vĩnh viễn 16 Đơn thư khiếu tố, kiến nghị của nhân dân: - Đơn thư có ý kiến giải quyết Vĩnh viễn - Kiến nghị của cán bộ, nhân dân về đường lối, chủ trương của Đảng và biện pháp giải quyết 10 năm ĐG PHẦN BA: TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG CÁC CƠ QUAN GIÚP VIỆC BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG (VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG, CÁC BAN, BÁO, TẠP CHÍ, TRƯỜNG ĐẢNG CAO CẤP) Số TT Tên loại tài liệu Thời hạn bảo quản A. TÀI LIỆU DO CƠ QUAN SẢN SINH RA 1 Hồ sơ hội nghị tổng kết ngành, hội nghị chuyên đề do cơ quan chủ trì (công văn triệu tập, danh sách đại biểu, Chương trình, báo cáo tại hội nghị, biên bản...) Vĩnh viễn 2 Hồ sơ các cuộc hội đàm, đón tiếp khách quốc tế; hồ sơ các chuyến đi thăm và làm việc ở nước bạn Vĩnh viễn 3 Biên bản các cuộc họp giữa lãnh đạo cơ quan với phụ trách các ngành, đảng đoàn, đại diện các tỉnh, thành uỷ về những vấn đề thuộc phạm vi cơ quan theo dõi Vĩnh viễn 4 Dự thảo các nghị quyết, chỉ thị, thông tri do cơ quan thảo trình Trung ương ban hành; Đề án trình hội nghị Ban chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, do cơ quan chuẩn bị. Vĩnh viễn 5 Quyết định, thông tri, tài liệu hướng dẫn báo cáo về việc thực hiện nghị quyết, chỉ thị của Trung ương Vĩnh viễn 6 Báo cáo tổng kết, báo cáo chuyên đề (kể cả các mẫu thống kê) hằng năm về tình hình của ngành hoặc khối công tác do cơ quan theo dõi Vĩnh viễn 7 Các bản báo in thử (ma két) đã duyệt để in chính thức phát hành 15 năm ĐG - Báo, tạp chí, tập san của chính cơ quan đó, giáo trình các lớp học, danh sách học viên các khoá của trường Đảng cao cấp Vĩnh viễn 8 Tài liệu nghiệm thu các đề tài nghiên cứu cấp Nhà nước, tài liệu duyệt các chức vụ khoa học Vĩnh viễn 9 Các bài đưa tin 1 năm ĐG 10 Biên bản họp lãnh đạo cơ quan Vĩnh viễn 11 Quyết định, quy định, quy chế, chế độ công tác của cơ quan và các vụ, phòng trực thuộc Vĩnh viễn 12 Chương trình, báo cáo công tác năm, nhiều năm của cơ quan và các cấp cục, vụ, phòng trực thuộc Vĩnh viễn 13 Hồ sơ cán bộ trong cơ quan 70 năm ĐG 14 Hồ sơ các đợt sinh hoạt chính trị, học tập các nghị quyết, chỉ thị của Trung ương trong nội bộ cơ quan 10 năm ĐG 15 Chương trình công tác, báo cáo quý, 6 tháng của cơ quan 5 năm ĐG 16 Chương trình công tác, báo cáo tháng của cơ quan 10 năm ĐG 17 Công văn trao đổi sự vụ của cơ quan, chương trình, báo cáo công tác tháng, quý, 6 tháng của các cục, vụ, phòng trong cơ quan 1 năm ĐG B- TÀI LIỆU CÁC CƠ QUAN KHÁC GỬI ĐẾN 18 Tài liệu của Trung ương gửi đến: - Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông tri, công văn về những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. - Các tài liệu khác Vĩnh viễn 19 Tài liệu của các cơ quan Đảng ở Trung ương gửi đến: 5 năm ĐG - Tài liệu gửi đến để phối hợp tổ chức thực hiện các chủ trương của Trung ương Vĩnh viễn - Các tài liệu khác 1 năm ĐG 20 Tài liệu của các cơ quan chính quyền, đoàn thể ở Trung ương gửi đến: - Báo cáo tổng kết công tác năm, nhiều năm, báo cáo chuyên đề, báo cáo việc thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của Trung ương về những vấn đề thuộc phạm vi cơ quan theo dõi (không có báo cáo, lấy nghị quyết thay thế) Vĩnh viễn - Tài liệu gửi xin ý kiến cơ quan (lưu kèm công văn trả lời) Vĩnh viễn - Quyết định, chỉ thị, thông tư của các bộ, ngành thuộc phạm vi cơ quan theo dõi 5 năm ĐG - Tài liệu nhân sự thuộc diện Trung ương quản lý 5 năm ĐG - Các tài liệu khác 1 năm ĐG 21 Tài liệu của các cơ quan trong ngành, cấp dưới gửi đến: - Báo cáo tổng kết công tác năm, nhiều năm, báo cáo chuyên đề, công văn xin ý kiến (lưu kèm ý kiến của cơ quan trả lời ) về việc thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của Trung ương trong phạm vi theo dõi của cơ quan. Vĩnh viễn - Các tài liệu khác 1 năm ĐG 22 Thư bạn đọc (ở các cơ quan báo chí) đã có ý kiến trả lời 5 năm ĐG