815/QĐ-SYT

Quyết định 815/QĐ-SYT năm 2016 về Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ của Sở Y tế tỉnh Hà Giang UBND TỈNH HÀ GIANG SỞ Y TẾ ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 815 / QĐ-SYT Hà Giang, ngày 27 tháng 9 năm 2016 QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA SỞ Y TẾ HÀ GIANG GIÁM ĐỐC SỞ Y TẾ HÀ GIANG Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; Căn cứ Nghị định s ố 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ, về công tác văn thư; Nghị định số 09/20 1 0/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; Căn cứ Nghị định s ố 01/ 2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về việc Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Căn cứ Thông tư s ố 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Căn cứ Thông tư s ố 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số 07/20 1 2/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; Căn cứ Quyết định số 1510/ Q Đ-UBND ngày 13/7/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Giang về vị trí, chức nă ng , nhiệm vụ, quyền hạn và cơ c ấ u tổ chức của Sở Y tế tỉnh Hà Giang; Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Sở Y tế, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1 . Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ của Sở Y tế tỉnh Hà Giang. Điều 2 . Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Quyết định này thay thế Quyết định số 481/QĐ-SYT ngày 17/7/2013 của Sở Y tế Hà Giang. Điều 3 . Chánh Văn phòng, Thanh tra, Trưởng phòng chuyên môn, nghiệp vụ Sở Y tế, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm thi hành quyết định này./. Nơi nhận: - Như điều 3; - VP UBND t ỉ nh: - Chi cục VTLT t ỉ nh ; - ĐU, BGĐ S ở Y t ế; - Lưu VT , VP. GIÁM ĐỐC Lương Viết Thuần QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA SỞ Y TẾ HÀ GIANG (Ban hành kèm theo Quyết định s ố 815/QĐ-SYT, ngày 27/9/20 1 6 của Sở Y t ế tỉnh Hà Giang) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng 1. Quy ch ế này quy định về công tác qu ả n lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Sở Y tế tỉnh Hà Giang a) Công tác văn thư bao gồm: các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý, xử lý văn bản đến, văn bản đi, tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Y tế; Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; quản l ý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư b) Công tác lưu trữ bao gồm: các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Y tế. 2. Quy chế này đ ượ c áp dụng đối với các phòng chuyên môn, nghiệp vụ và công chức thuộc Sở Y tế tỉnh Hà Giang Điều 2. Giải thích từ ng ữ 1 . Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan bao gồm t ất cả những quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành của Sở Y tế để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. 2. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồ m văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (k ể c ả bản fax, văn bản được chuy ể n qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến Sở Y tế. 3. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (k ể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do Sở Y tế phát hành. 4. Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản. 5. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, t ổ chức ban hành và có chữ ký trực ti ế p của người có thẩm quyền. 6. B ả n chính văn bản là b ả n hoàn ch ỉ nh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành. 7. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính. 8. Bản trích sao là b ả n sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính. 9. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định. 10. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đ ề , một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thàn h trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của các phòng chuyên môn, nghiệp vụ và công chức thuộc S ở . 11. Lập hồ sơ là việc tập hợp, s ắ p xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của các phòng chuyên môn, nghiệp vụ và công chức thuộc Sở thành hồ sơ theo những nguyên t ắ c và quy định. 12. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuy ể n vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. 13. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, th ố ng kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Y tế, công chức. 14. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định nhữn g tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị. Điều 3. Trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ 1. Giám đ ố c chịu trách nhiệm chung về qu ả n lý công tác văn thư, lưu trữ tại Sở Y tế. a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành; b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đố i với các đơn vị trực thuộc; gi ả i quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền. 2. Lãnh đạo Văn phòng Sở (Phụ trách công tác hành ch í nh) giúp Giám đốc trực tiếp quản lý, kiểm tra và giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan. Đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, l ưu trữ cho các cơ quan và đơn vị trực thuộc Sở Y tế. 3. Trư ở ng các phòng chuyên môn, nghiệp vụ và Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về văn thư, lưu trữ. 4. Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, công chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định của cơ quan về văn thư, lưu trữ. Điều 4. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của Sở Y tế phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước. Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục 1. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 5. Hình thức văn bản G ồ m các loại hình văn bản sau: - Văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt), quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản th ỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đư ờ ng, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuy ể n, thư công . - Văn bản chuyên ngành; - Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài. Điều 6. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 1 . Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nộ i vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 2. Văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. 3. Văn bản chuyên ngành: Thực hiện theo quy định của cơ quan quản lý ngành. 4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài: Thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế. Điều 7. Soạn thảo văn bản 1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện các quy định của Luật số 80/2015/ Q H13 ngày 22/6/2015 ban hành văn bản quy phạm pháp luật. 2. Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện như sau: a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản c ầ n soạn thảo, lãnh đạo Sở giao cho một đơn vị hoặc một công chức soạn thảo hoặc ch ủ trì soạn thảo văn bản. b) Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ hoặc công chức đư ợ c giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: - Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; - Thu thập, xử l ý thông tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trình duyệt b ả n thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan. Điều 8. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt 1. Dự th ả o văn bản ph ả i do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản. 2. Trong trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo Sở phê duyệt, nhưng th ấ y c ầ n thi ế t phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì các phòng chuyên môn, nghiệp vụ hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung. Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 1. Lãnh đạo các phòng chuyên môn, nghiệp vụ và Thủ trư ở ng các đơn vị trực thuộc chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước Giám đốc Sở và trước pháp luật, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo Sở ký ban hành. 2. Chánh Văn phòn g giúp Giám đốc Sở tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, th ủ tục ban hành văn bản của Sở Y tế. K ý nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận” . Điều 10. Ký văn bản 1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy ch ế làm việc của Sở. 2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền Giám đốc k ý tất cả các văn bản do Sở Y tế ban hành. Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền ( phải ghi T U Q.), ký thay mặt (phải ghi TM.). 3. Không dùng bút chì, bút mực đ ỏ để ký văn bản. Điều 11. Bản sao văn bản 1. Các hình thức bản sao gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao. 2. Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV. 3. Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản: Giám đốc Sở có thẩm quyền quyết định sao y bản chính, sao lục, trích sao tất cả các văn bản. Chánh Văn phòng có thẩm quyền quyết định sao y bản chính, sao l ục, trích sao văn bản không thuộc danh mục bí mật nhà nước. 4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính. 5. B ả n sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại Kho ả n 1 Điều này thì ch ỉ có giá trị thông tin, tham khảo. 6. Không được sao, chụp, chuy ể n phát ra ngoài những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo Sở ghi trong văn bản c ầ n thiết cho việc giao dịch, trao đ ổ i công tác phải được th ể chế hóa bằng văn bản hành chính. Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 12. Nguyên tắc chung 1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Sở Y tế ban hành phải được qu ả n lý tập trung tại Văn thư Sở Y tế (sau đây gọi tắt là Văn thư) đ ể l à m thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các phòng, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. 2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chi các mức độ kh ẩ n: “H ỏ a tốc” (k ể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đ i phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuy ể n phát ngay sau khi văn bản được ký. 3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản l ý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước. Điều 13. Trình tự quản lý văn bản đến T ấ t cả văn bản đến S ở Y tế phải được quản lý theo trình tự sau: 1. Ti ế p nhận, đăng ký văn bản đến. 2. Trình, chuyển giao văn bản đến. 3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Điều 14. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, d ấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. 2. Đối với b ả n fax, ph ả i chụp lại trước khi đóng dấu Đ ế n; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có th ể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được b ả n chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (s ố đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở b ả n fax, bản chuy ể n phát qua mạng) . 3. Văn bản khẩn đ ế n ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì công chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo Sở, Chánh Văn phòng để xử lý. 4. Văn bản đến được đăng ký trên Cơ Sở dữ liệu (phần mềm) quản lý văn bản, hàng tháng nội dung đăng ký văn bản đến được in ra giấy để ngư ờ i nhận bản chính văn bản ký nhận và đóng s ổ để quản lý. 5. Văn bản mật đến được đăng ký theo mẫu “s ổ đăng ký văn bản mật đến” hoặc đăng ký băng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản mật trên má y vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet; văn bản mật đến phải được in ra giấy đ ể ký nhận bản chính và đóng s ổ để quản lý. Điều 15. Trình, chuyển giao văn bản đến 1 . Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. 2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn thư đăng ký tiếp và chuy ể n văn bản theo ý kiến chỉ đạo. 3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đún g đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Điều 16. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 1. Sau khi nhận được văn bản đến, lãnh đạo các phòng chuyên môn, nghiệp vụ có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo Sở; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật. 2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực theo Q uy chế làm việc của Sở Y tế. 3. Văn thư có trách nhiệm t ổ ng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết đ ể báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định. 4. Chánh Văn phòn g có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo Sở về tình hình giải quyết, tiến độ và kết qu ả giả i quyết văn bản đến để thông báo cho các phòng có liên quan. Điều 17. Trình tự giải quyết văn bản đi Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau : 1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản. 2. Đăng ký văn bản đi. 3. Nhân bản, đóng d ấ u cơ quan và d ấ u mức độ mật, khẩn 4. Làm thủ tục phát hành, chuy ể n phát, theo dõi việc chuy ể n phát văn bản đi 5. Lưu văn bản đ i Điều 18. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản 1. Ki ể m tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; n ế u phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. 2. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản a) Ghi số của văn bản - T ấ t cả văn bản đi đư ợc ghi s ố theo hệ th ố ng s ố chung của Sở Y tế do Văn th ư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. - Việc ghi s ố văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. b) Gh i ngày, tháng của văn bản - Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT - BNV . 3. Văn bản mật đi được đánh s ố và đăng ký vào một hệ thống s ổ riêng. Điều 19. Đăng ký văn bản 1. Lập sổ đăng ký văn bản đi a) Việc đăng ký văn bản đi vào Cơ Sở dữ liệu (phần mềm) quản lý văn bản đi được thực hiện theo Q uy định ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản điện tử và điều hành công việc của Sở Y tế. b) Văn bản đi được đăng k ý vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng s ổ để quản lý. 2. Văn bản mật đi được đăng ký theo mẫu “s ổ đăng ký văn bản mật đi” Điều 20. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 1. Nhân bản a) S ố lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi m à trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì các phòng chuyên môn, nghiệp vụ soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư. b) N ơ i nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản ch ỉ g ử i đến cơ quan, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, ph ố i hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi v ư ợt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo. c) Gi ữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đ úng thời gian quy định. d) Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, đơn vị và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định s ố 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định ch i tiết thi hành Pháp l ệnh Bảo vệ bí mật nhà n ư ớc. 2. Đóng dấu cơ quan a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu ph ả i trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ng ắ n, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định. c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo: Việc đóng dấ u lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một ph ầ n tên cơ quan, đơn vị hoặc tên của phụ lục. d) Đóng dấu giáp lai: Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ l ụ c văn bản, trùm lên một ph ầ n các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang. 3. Đóng dấu độ kh ẩ n, mật a) Việc đóng dấu các độ khẩn (KH Ẩ N, THƯỢNG KH Ẩ N, H Ỏ A TỐC, HỎA T Ố C HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Kho ả n 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV. b) Việc đóng dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, T Ố I MẬT, MẬT, TÀI LIỆU THU HỒI...) và mẫu dấu theo quy định tại khoản 4, Điều 16 Thông tư 33/2015/TT-BCA. c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TR Ả LẠI SAU KHI HỌP , XEM XONG TRẢ LẠI , LƯU H À NH NỘI BỘ ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/20 1 1/TT-BNV. Điều 21. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 1. Thủ tục phát hành văn bản Văn thư tiến hành các công việc sau đây khi phát hành: a) Lựa chọn b ì ; b) Viết bì; c) Vào bì và dán bì; d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có). 2. Chuy ể n phát văn bản đ i a) Những văn bản đã làm đầy đ ủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. b) Đối với những văn bản “HẸN GIỜ” , “HỎA TỐC”, “KH Ẩ N” , “THƯỢNG KH Ẩ N” phải được phát hành n g ay sau khi làm đ ầy đủ các thủ tục hành chính. c) Văn bản đi được chuy ể n phát qua bưu điện phải được đăng ký vào S ổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào s ổ ; d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các phòng chuyên môn, nghiệp vụ và công chức Sở Y tế hoặc cho các đơn vị trực thuộc trên Cơ sở dữ liệu (ph ầ n mềm ) quản lý văn bản; người chủ trì soạn thảo ph ả i nhận bản chính để lưu hồ sơ, trừ văn bản điện tử. đ) Chuy ể n phát văn bản đi b ằ ng máy fax, qua mạng Trong trường hợp c ầ n chuy ể n phát nhanh, văn bản đi có th ể được chuy ể n phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuy ể n qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ. e) Chuy ể n phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính ph ủ và quy định tại Điều 7 Thông tư s ố 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 3. Theo dõi việc chuy ể n phát văn bản đi a) Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuy ể n phát văn bản đi; b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi c ầ n lập Phiếu gửi do phòng hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định; c) Đ ố i với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, ph ả i theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu đ ể bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc; d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh V ă n phòng để x ử lý. Điều 22. Lưu văn bản đi 1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư Sở Y tế và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc. 2. Bản gốc lưu tại Văn thư Sở Y tế phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký. 3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước. 4. Văn thư có trách nhiệm l ập s ổ theo dõi và phục vụ kịp th ờ i yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Sở. Mục 3. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 23. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập 1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc a) Mở hồ sơ Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của S ở Y tế và thực tế công việc được giao, công chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. b) Thu thập văn bản vào hồ sơ - Công chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ; c) K ế t th ú c và biên mục hồ sơ - Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết th ú c. Công chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ; Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, công chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ. - Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn bi ế n công việc). 2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết. b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đú ng trình tự di ễ n biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều. Điều 24. Giao nhân hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Sở Y tế 1. Trách nhiệm công chức a) Công chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Sở Y tế theo thời hạn đ ượ c quy định tại Khoản 2 Điều này. Trường hợp các phòng chuyên môn, nghiệp vụ và công chức thuộc Sở có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đ ã đến hạn nộp lưu đ ể phục vụ công việc thì phải được Giám đốc Sở đồng ý và phải lập Danh mục h ồ sơ , tài liệu gi ữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của các phòng chuyên môn, nghiệp vụ và công chức không quá hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu. b) Công chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưu hư ở ng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ , tài liệu cho phòng hoặc cho người k ế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, đơn vị khác. 2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết th ú c; b) Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản; 3. Thủ tục giao nhận Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu các phòng, công chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ Sở Y tế và bên giao tài liệu mỗi bên gi ữ mỗi loại một bản. Điều 25. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Sở Y tế 1. Trách nhiệm của Giám đốc Hàng năm Giám đốc có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của Sở Y tế; ch ỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đ ối với các phòng chuy ê n môn, nghiệp vụ. 2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Tham mưu cho Giám đốc trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Sở Y tế. 3. Trách nhiệm của công chức Công chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết; Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định. 4. Trách nhiệm của công chức làm văn thư, lưu trữ Văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn các phòng và công chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước. Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 26. Quản lý con dấu 1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan. Lãnh đạo đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Y tế việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng). 2. Các con dấu của cơ quan, đơn vị được giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức, viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau: a) Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, đơn vị phải được sự đồng ý của người đ ứng đầu cơ quan, đơn vị và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được b ả o quản an toàn trong giờ c ũ ng như ngoài giờ làm việc; b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép b ằ ng văn bản của người có thẩm quyền. 3. Khi nét dấu bị mòn hoặc bi ế n dạng, cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, đơn vị làm thủ tục đ ổ i con dấu. Trường hợp con dấu bị mất , người đứn g đ ầ u cơ quan, đơn vị ph ả i báo cáo cơ quan công an, nơi x ả y ra mất con dấu, lập biên b ả n. 4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin kh ắ c con dấu mới. Điều 27. Sử dụng con dấu 1. Công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, đơn vị . 2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, th ể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền. 3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu s ẵ n trên giấy tr ắ ng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền. Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 28. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Hàng năm công chức lưu trữ của Sở Y tế có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, cụ thể: 1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu. 2. Ph ố i hợp với các đơn vị, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp l ưu vào Lưu trữ cơ quan. 3. Hướng dẫn các đơn vị, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”. 4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo qu ả n để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu. 5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên b ả n giao nhận tài liệu. Điều 29. Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu của Sở Y tế phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ. 1. Nguyên tắc ch ỉ nh lý a) Không phân tán phông lưu trữ; b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập); c) T à i liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạ t động của cơ quan. 2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh; b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra c ứ u khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu; đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị . Điều 30. Xác định giá trị tài liệu 1. Bộ phận Văn thư, Lưu trữ Sở Y tế có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo Sở ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền. 2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể; b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Điều 31. Hội đồng xác định giá trị tài liệu 1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho Giám đốc Sở trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để g iao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị. 2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do Giám đốc Sở quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm: a) Chủ tịch Hội đồng; b) Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đ ồ ng; c) Đại diện lãnh đạo các phòng chuyên môn, nghiệp vụ có tài liệu là ủy viên; d) Người am hi ể u về lĩnh vực có tài liệu cần xác định g iá trị là ủ y viên. 3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập th ể , k ế t luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc h ọ p để trình Giám đốc Sở. 4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Giám đốc Sở quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu đ ể giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; hủy tài liệu hết gi á trị theo quy định. Điều 32. Hủy tài liệu hết giá trị 1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định nh ư sau: a) Giám đốc Sở quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan; b) Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau: Theo đề nghị của Hội đồn g xác định giá trị tài liệu, Giám đốc Sở (thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc ngu ồ n nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử) đề nghị Chi cục Văn thư, l ưu trữ tỉnh thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; Giám đốc Sở (không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử) đề nghị Chi cục Văn thư, lưu trữ tỉnh có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy. Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của Chi cục Văn thư, lưu trữ tỉnh, Giám đốc Sở quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị; 3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy h ế t thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản. 4. H ồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có: a) Quyết định thành lập Hội đồng; b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; c) Biên bản h ọ p Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Biên bản h ọ p Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu; d) Văn bản đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị của Sở Y tế. đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của Sở Nội vụ. e) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị; g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy; h) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị. 5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan Sở Y tế có tài liệu bị hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu. Điều 33. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết th ú c, Sở Y tế có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Mục 2. BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 34. Bảo quản tài liệu lưu trữ 1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ Sở do các công chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu. 2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ Sở và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ của Sở Y tế. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho t à i liệu. 3. Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, n ổ , phòng ch ố ng thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ . Văn thư, lưu trữ của Sở có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho đ ể trong hộp (cặp), dán nh ã n ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu. Điều 35. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu 1. T ất cả cán bộ, công chức, viên chức trong, ngoài Sở và mọi cá n h ân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng. 2. Cán bộ, công chức, viên chức ngoài Sở nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được Lãnh đạo Sở hoặc Chánh Văn phòng đồng ý. 3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu v ì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được Lãnh đạo Sở hoặc Chánh Văn phòng đồng ý. Điều 36. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan. 2. Xu ất b ả n ấ n ph ẩ m lưu trữ. 3. Gi ớ i thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện t ử . 4. Tri ể n lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ. 5. Trích d ẫ n tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu. 6 . Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ. Điều 37. Quy định về sử dụng tài liệu Giám đốc Sở có thẩm quyền cho phép sử dụn g tại phòng đọc tất c ả tài liệu tại Lưu trữ cơ quan Sở. Chánh Văn phòng Sở có thẩm quyền cho phép sử dụng tại phòng đọc các tài liệu không thuộc danh mục bí mật nhà nước tại Lưu trữ cơ quan S ở . Người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc cho phép sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ. Điều 38. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Công chức, viên chức thuộc Sở được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi Giám đốc Sở cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó. 2. Giám đốc Sở quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan ra nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ ra kh ỏ i Lưu trữ cơ quan để sử dụng trong nước. 3. Tổ chức, cá nhân trước khi mang tài liệu lưu trữ đ ã được đăng ký ra nước ngoài phải thông báo cho Lưu trữ lịch s ử nơi đăng ký biết. Điều 39. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Lưu trữ Sở Y tế phải có Nội quy phòng đọc. 2. Nội quy Phòng đọc bao gồm các nội dung cần quy định sau: a) Thời gian phục vụ độc giả; b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu; c) Những vật d ụng được và không được mang vào phòng đọc; d) Quy định độc gi ả phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc; đ) Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, d ữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép; e) Ngoài các quy định trên, độc giả cần thực hiện nghiêm ch ỉ nh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định về s ử d ụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy n ổ của cơ quan, tổ chức. Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 40. Khen thưởng và xử lý vi phạm 1. Các đơn vị, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ được xét khen thưởng theo quy định của pháp luật. 2. Công chức, viên chức vi phạm các quy định tại Quy chế này th ì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật. 3. Trường hợp công chức, viên chức vi phạm quy định tại Quy chế này mà gây thiệt hại vật chất cho cơ quan phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật hiện hành về trách nhiệm vật chất đối với cán bộ, công chức, viên chức. Điều 41. Tổ chức thực hiện 1. Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ; Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm ph ổ biến, triển khai thực hiện Q uy chế này đến toàn th ể công chức, viên chức trong đơn vị. 2. Các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm Ban hành qu y chế công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị . 3. Chánh Văn phòng Sở có trách nhiệm đôn đốc, theo dõi việc thực hiện Quy chế này. 4. Trong quá trình t ổ ch ứ c thực hiện, nếu có vướng mắc các đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Y tế (qua Văn phòng) để tổng hợp , báo cáo Giám đốc Sở sửa đổi, bổ sung Quy ch ế này phù hợp tình hình thực tế./ .