76/2014/QĐ-UBND

Quyết định 76/2014/QĐ-UBND Quy chế về rà soát, đánh giá, công bố, công khai, quản lý, khai thác dữ liệu về thủ tục hành chính, chia sẻ thông tin và chế độ báo cáo về công tác kiểm soát thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh Nghệ An UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 76/2014/QĐ-UBND Nghệ An, ngày 17 tháng 10 năm 2014 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ VỀ RÀ SOÁT, ĐÁNH GIÁ, CÔNG BỐ, CÔNG KHAI, QUẢN LÝ, KHAI THÁC DỮ LIỆU VỀ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH, CHIA SẺ THÔNG TIN VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NGHỆ AN ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003; Căn cứ các Nghị định của Chính phủ: Nghị định số 20/2008/NĐ-CP ngày 14/02/2008 về tiếp nhận và xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức đối với các quy định hành chính, Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08/6/2010 về kiểm soát thủ tục hành chính, Nghị định số 48/2013/NĐ-CP ngày 14/5/2013 sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành chính; Căn cứ các Thông tư của Bộ Tư pháp: Thông tư số 05/2014/TT-BTP ngày 07/02/2014 hướng dẫn công bố, niêm yết thủ tục hành chính và báo cáo về tình hình, kết quả thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính, Thông tư số 07/2014/TT-BTP ngày 24/02/2014 hướng dẫn việc đánh giá tác động của thủ tục hành chính và rà soát, đánh giá thủ tục hành chính; Xét đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 1484/TTr-STP ngày 24 tháng 9 năm 2014, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1 . Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về rà soát, đánh giá, công bố, công khai, quản lý, khai thác dữ liệu về thủ tục hành chính, chia sẻ thông tin và chế độ báo cáo về công tác kiểm soát thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh Nghệ An . Điều 2 . Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 49/2011/QĐ-UBND ngày 14/10/2011 của UBND tỉnh về ban hành Quy chế phối hợp trong hoạt động kiểm soát và công bố thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh Nghệ An. Điều 3 . Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc Sở Tư pháp; Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Thái Văn Hằng QUY CHẾ RÀ SOÁT, ĐÁNH GIÁ, CÔNG BỐ, CÔNG KHAI, QUẢN LÝ, KHAI THÁC DỮ LIỆU VỀ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH, CHIA SẺ THÔNG TIN VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NGHỆ AN (Ban hành kèm theo Quyết định số 76/2014/QĐ-UBND ngày 17 tháng 10 năm 2014 của UBND tỉnh Nghệ An) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh Quy chế này quy định về rà soát, đánh giá, công bố, công khai, quản lý, khai thác dữ liệu về thủ tục hành chính, chia sẻ thông tin và chế độ báo cáo về công tác kiểm soát thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh Nghệ An. Điều 2. Đối tượng áp dụng 1. Các Sở, ban, ngành cấp tỉnh. 2. Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã (gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp huyện). 3. Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn (gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã). Điều 3. Giải thích từ ngữ 1. Công bố thủ tục hành chính là bước được tiến hành trước khi công khai thủ tục hành chính, thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh theo một quy trình chặt chẽ để đảm bảo độ chính xác, tin cậy của các thủ tục hành chính được công bố. 2. Công khai thủ tục hành chính là bước tiếp theo, trên cơ sở Quyết định công bố của Chủ tịch UBND tỉnh, gồm hai hình thức công khai bắt buộc là: công khai trên cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính và niêm yết tại trụ sở cơ quan, đơn vị trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức. 3. Niêm yết thủ tục hành chính là một trong hai hình thức công khai bắt buộc theo quy định của pháp luật, được thực hiện tại nơi trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính. 4. Đánh giá tác động của thủ tục hành chính là việc nghiên cứu, xem xét về sự cần thiết, tính hợp lý, tính hợp pháp của thủ tục hành chính và tính các chi phí mà cá nhân, tổ chức phải bỏ ra khi thực hiện thủ tục hành chính dự kiến ban hành để cân nhắc, lựa chọn phương án, giải pháp tối ưu cho việc ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung thủ tục hành chính. 5. Rà soát, đánh giá thủ tục hành chính là việc thống kê, tập hợp, đánh giá các thủ tục hành chính tại các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành nhằm phát hiện để kiến nghị cơ quan, người có thẩm quyền xem xét, quyết định việc sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc hủy bỏ những quy định về thủ tục hành chính không cần thiết, không hợp lý, không hợp pháp, không đáp ứng được các nguyên tắc về quy định thủ tục hành chính theo quy định của Chính phủ tại Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08/6/2010 về kiểm soát thủ tục hành chính, Nghị định số 48/2013/NĐ-CP ngày 14/5/2013 sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành chính. 6. Tính chi phí tuân thủ thủ tục hành chính là việc lượng hóa các chi phí mà cá nhân, tổ chức phải bỏ ra khi thực hiện thủ tục hành chính đã ban hành hoặc dự kiến ban hành. Chương II RÀ SOÁT, ĐÁNH GIÁ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH Điều 4. Cơ quan có trách nhiệm trong hoạt động rà soát, đánh giá thủ tục hành chính 1. Các Sở, ban, ngành cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện là cơ quan có trách nhiệm chủ trì rà soát, đánh giá thủ tục hành chính theo Kế hoạch để trình Chủ tịch UBND tỉnh công bố thực hiện các nhiệm vụ sau: a) Căn cứ Kế hoạch rà soát quy định thủ tục hành chính đã được Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành, trên cơ sở cập nhật các thủ tục hành chính mới, những vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện quy định thủ tục hành chính hoặc các phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân để lập kế hoạch rà soát quy định, thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực quản lý của cơ quan, đơn vị mình; b) Sau khi rà soát, đánh giá thủ tục hành chính, các Sở, ban, ngành cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện tổng hợp kết quả rà soát, đánh giá gồm: nội dung phương án đơn giản hóa thủ tục hành chính và sáng kiến cải cách thủ tục hành chính; lý do; chi phí cắt giảm khi đơn giản hóa, kiến nghị thực thi; đồng thời điền biểu mẫu rà soát, đánh giá; sơ đồ nhóm thủ tục hành chính trước và sau rà soát gửi về Sở Tư pháp (Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính) để xem xét, đánh giá chất lượng. Trên cơ sở đánh giá chất lượng của Sở Tư pháp , các Sở, ban, ngành cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện hoàn thiện kết quả rà soát, đánh giá và dự thảo Quyết định thông qua Phương án đơn giản hóa, sáng kiến cải cách thủ tục hành chính đối với từng lĩnh vực hoặc theo nội dung được giao chủ trì, theo mẫu tại Phụ lục VII ban hành kèm theo Thông tư số 07/2014/TT-BTP ngày 24/02/2014 của Bộ Tư pháp hướng dẫn việc đánh giá tác động của thủ tục hành chính và rà soát, đánh giá thủ tục hành chính , trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt. 2. C ác Sở, b an, n gành cấp tỉnh , Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm phối hợp với các Sở, b an, n gành cấp tỉnh , Ủy ban nhân dân cấp huyện chủ trì khi có yêu cầu. 3. Sở Tư pháp: là cơ quan có trách nhiệm xem xét, đánh giá chất lượng hồ sơ rà soát của các Sở, ban, ngành cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, thực hiện các nhiệm vụ: a) Hàng năm, xây dựng Kế hoạch rà soát quy định thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh và hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các Sở, b an, n gành, Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện kế hoạch rà soát; b) Xem xét, đánh giá chất lượng rà soát theo các nội dung; việc sử dụng biểu mẫu rà soát, đánh giá, bảng tính chi phí tuân thủ; chất lượng phương án đơn giản hóa; tỷ lệ cắt giảm số lượng thủ tục hành chính, cắt giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính theo mục tiêu Kế hoạch đề ra. 4. Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm đề xuất với Ủy ban nhân dân cấp huyện về những bất cập, những quy định hành chính không phù hợp đối với thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của cấp xã. Điều 5. Thời điểm tiến hành rà soát Việc rà soát thủ tục hành chính được tiến hành thường xuyên và khi có yêu cầu đột xuất của cơ quan cấp trên. Điều 6. Quy trình rà soát, đánh giá thủ tục hành chính Quy trình rà soát, đánh giá thủ tục hành chính thực hiện theo quy định tại Điều 12, Điều 13, Điều 14 Thông tư số 07/2014/TT-BTP. Chương III CÔNG BỐ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH Điều 7. Công bố thủ tục hành chính Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Quyết định công bố thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh, bao gồm: 1. Thủ tục hành chính thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh trực tiếp giải quyết. 2. Thủ tục hành chính thuộc các Sở, ban, ngành cấp tỉnh trực tiếp giải quyết . 3. Thủ tục hành chính thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện trực tiếp giải quyế t. 4. Thủ tục hành chính thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã trực tiếp giải quyết. Điều 8. Thống kê, cập nhật thủ tục hành chính 1. Sở Tư pháp hướng dẫn, đôn đốc các Sở, ban, ngành cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện thống kê, cập nhật các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị. 2. Các Sở, ban, ngành cấp tỉnh có trách nhiệm chủ trì rà soát thống kê, cập nhật thủ tục hành chính mới ban hành, thủ tục hành chính phải sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế; thủ tục hành chính phải hủy bỏ hoặc bãi bỏ thuộc thẩm quyền trực tiếp giải quyết của Sở, ban, ngành cấp tỉnh và Ủy ban nhân dân các cấp để trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh công bố. 3. Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm phối hợp với Sở, ban, ngành cấp tỉnh trong việc rà soát thống kê, cập nhật thủ tục hành chính mới ban hành, thủ tục hành chính phải sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế; thủ tục hành chính phải hủy bỏ hoặc bãi bỏ thuộc thẩm quyền trực tiếp giải quyết của cấp mình và cấp xã. 4. Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm đề xuất với Ủy ban nhân dân cấp huyện về đề nghị các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc rà soát, cập nhật thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp xã. 5. Việc thống kê, cập nhật thủ tục hành chính được thực hiện thường xuyên và khi có yêu cầu đột xuất của cơ quan cấp trên. Điều 9. Quy trình công bố thủ tục hành chính 1. Khi văn bản quy phạm pháp luật ban hành quy định liên quan đến thủ tục hành chính gồm: phát sinh thủ tục hành chính mới; sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc hủy bỏ, bãi bỏ thủ tục hành chính hiện hành thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân tỉnh, của các Sở, ban, ngành cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã thì chậm nhất trước 05 (năm) ngày làm việc tính đến ngày văn bản quy phạm pháp luật của Trung ương có quy định về thủ tục hành chính có hiệu lực thi hành và chậm nhất trước 02 (hai) ngày làm việc đối với trường hợp có bổ sung thủ tục hành chính hoặc bổ sung bộ phận tạo thành của thủ tục hành chính theo quy định tại văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh có quy định về thủ tục hành chính có hiệu lực thi hành, các Sở, ban, ngành cấp tỉnh có trách nhiệm xây dựng dự thảo Quyết định công bố thủ tục hành chính (cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã) gửi Sở Tư pháp để kiểm soát chất lượng trước khi trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, công bố. a) Hồ sơ đề nghị Sở Tư pháp kiểm soát chất lượng hồ sơ công bố thủ tục hành chính bao gồm: - Công văn đề nghị kiểm soát chất lượng dự thảo Quyết định công bố; - Dự thảo Tờ trình đề nghị ban hành Quyết định công bố thủ tục hành chính; - Dự thảo Quyết định công bố kèm Danh mục thủ tục hành chính và các mẫu đơn, tờ khai có liên quan (nếu có) (theo mẫu tại Phụ lục I ban hành kèm theo Quy chế này). b) Trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ gửi lấy ý kiến về dự thảo Quyết định công bố, Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm soát về hình thức, nội dung dự thảo Quyết định công bố và gửi văn bản góp ý kiến cho cơ quan soạn thảo. c) Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản góp ý của Sở Tư pháp, cơ quan soạn thảo nghiên cứu, hoàn chỉnh dự thảo Quyết định công bố kèm Danh mục thủ tục hành chính và các mẫu đơn, tờ khai có liên quan để trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, công bố. Hồ sơ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, công bố gồm: - Tờ trình đề nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định công bố thủ tục hành chính; - Công văn kiểm soát chất lượng dự thảo Quyết định công bố của Sở Tư pháp; - Dự thảo Quyết định công bố kèm Danh mục thủ tục hành chính và các mẫu đơn, tờ khai có liên quan (nếu có) sau khi đã hoàn thiện theo ý kiến của Sở Tư pháp. d) Quyết định công bố sau khi được ký ban hành theo quy định tại Điều 9 Quy chế này hoặc ký xác thực theo Khoản 2 Điều 10 Quy chế này phải được gửi đến Sở Tư pháp và Cục Kiểm soát thủ tục hành chính để theo dõi; đồng thời công khai trên trang Thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân tỉnh và trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính. 2. Trường hợp thủ tục hành chính trong Quyết định công bố của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ đã đảm bảo đầy đủ các bộ phận cấu thành thủ tục hành chính mà Ủy ban nhân dân tỉnh không ban hành văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến nội dung thủ tục hành chính được Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ công bố, trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Quyết định công bố của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, các Sở, ban, ngành cấp tỉnh có trách nhiệm: a) Thông báo cho Sở Tư pháp (Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính) về Quyết định công bố của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ. b) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định công bố dưới hình thức “Bản sao y bản chính” Quyết định công bố của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ. Chương IV CÔNG KHAI THỦ TỤC HÀNH CHÍNH Điều 10. Các hình thức công khai thủ tục hành chính Công khai bắt buộc các thủ tục hành chính trên cơ sở Quyết định công bố của Chủ tịch UBND tỉnh gồm: công khai trên cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính; niêm yết tại trụ sở cơ quan, đơn vị trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức và Cổng thông tin điện tử của tỉnh; Ngoài ra lựa chọn các hình thức công khai khác như: đăng tải trên trang thông tin điện tử của cơ quan thực hiện thủ tục hành chính; thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng, tập hợp các thủ tục hành chính theo lĩnh vực để đóng thành quyển đặt tại nơi tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính hoặc tại nhà văn hóa cộng đồng hoặc tại nơi sinh hoạt cộng đồng của các thôn, làng, bản, ấp, khóm hoặc các địa điểm sinh hoạt công cộng khác; in tờ rơi; sử dụng máy tính có kết nối với cơ sở dữ liệu quốc gia tại địa chỉ http://csdl.thutuchanhchinh.vn. Điều 11. Niêm yết thủ tục hành chính 1. Niêm yết công khai thủ tục hành chính trên bảng theo một hoặc nhiều cách thức sau đây: bảng gắn trên tường, bảng trụ xoay, bảng di động… phù hợp với điều kiện cụ thể của cơ quan thực hiện niêm yết. Vị trí đặt bảng phải thích hợp, không quá cao hoặc quá thấp để cá nhân dễ đọc, dễ tiếp cận. Nơi đặt bảng phải có khoảng trống đủ rộng để người đọc có thể tìm hiểu, trao đổi, ghi chép; không sử dụng kính, màng nhựa, lưới thép hoặc cửa có khóa để che chắn bảng niêm yết thủ tục hành chính. Bảng niêm yết thủ tục hành chính có kích thước thích hợp, đảm bảo niêm yết đầy đủ các thủ tục hành chính theo từng lĩnh vực và nội dung hướng dẫn về quyền phản ánh, kiến nghị và tiếp nhận phản ánh, kiến nghị (theo Mẫu số 01 tại Phụ lục II kèm theo Thông tư số 05/2014/TT-BTP ). 2. Thủ tục hành chính gắn trên Bảng niêm yết được chia thành tập theo từng lĩnh vực , kết cấu như sau : a) Danh mục thủ tục hành chính theo lĩnh vực được ghi rõ tên thủ tục hành chính và số thứ tự tương ứng của từng thủ tục hành chính (theo Mẫu số 02 tại Phụ lục II kèm theo Thông tư số 05/2014/TT-BTP ); b) Nội dung của từng thủ tục hành chính ( theo Mẫu số 03 tại Phụ lục II kèm theo Thông tư 05/2014/TT-BTP) được in một mặt trên trang giấy tối thiểu là khổ A4, kèm theo mẫu đơn, mẫu tờ khai (nếu có). Phông chữ sử dụng để trình bày là phông chữ tiếng Việt Unicode (Times New Roman), cỡ chữ tối thiểu là 14 theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6009:2001. Điều 12. Công khai trên cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính Sau khi nhận được Quyết định công bố đã được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký, ban hành do Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh gửi đến, Sở Tư pháp có trách nhiệm nhập dữ liệu thủ tục hành chính đã công bố và đề nghị Cục Kiểm soát thủ tục hành chính đăng tải thông tin về thủ tục hành chính t rên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính. Điều 13. Trách nhiệm công khai thủ tục hành chính 1. Các Sở, ban, ngành cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã: a) Phải tổ chức thực hiện kịp thời việc niêm yết công khai thủ tục hành chính, đảm bảo thủ tục hành chính được niêm yết đúng ngày Quyết định công bố có hiệu lực thi hành, phải bảo đảm chính xác, rõ ràng, đầy đủ các thủ tục hành chính và bộ phận tạo thành thủ tục hành chính theo Quyết định công bố; b) Đăng tải công khai trên trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị (đối với các Sở, ban, ngành cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện), tuyên truyền, thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng (đối với các Sở, ban, ngành cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã) các thủ tục hành chính thuộc phạm vi giải quyết; 2. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh: a) Chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm gửi Quyết định sau khi được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký, ban hành đến Sở Tư pháp để công khai Quyết định công bố; b) Quyết định công bố thủ tục hành chính được gửi bằng hình thức bản giấy hoặc văn bản điện tử. Cách thức gửi cụ thể như sau: - Quyết định công bố bằng hình thức bản giấy được gửi theo đường bưu điện, fax hoặc gửi trực tiếp; - Hình thức văn bản điện tử của Quyết định công bố là các tệp tin có thể chỉnh sửa, tái sử dụng (word, excel); các tệp tin PDF được lưu trữ dưới hình thức quét (scan) từ bản gốc. Quyết định công bố bằng văn bản điện tử được gửi dưới dạng word, excel và phải kèm theo tệp tin PDF để so sánh, đối chiếu, bảo đảm tính chính xác của Quyết định công bố. Chương V CHẾ ĐỘ THÔNG TIN, BÁO CÁO Điều 14. Quản lý, khai thác dữ liệu thủ tục hành chính, chia sẻ thông tin 1. Sở Tư pháp thường xuyên cập nhật kịp thời, trung thực các văn bản chỉ đạo, các bộ thủ tục hành chính và tình hình, kết quả hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính trên Cổng thông tin điện tử của tỉnh và các phương tiện thông tin đại chúng khác. 2. Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tạo lập, duy trì đường kết nối giữa Cổng thông tin điện tử của tỉnh với Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính theo chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và hướng dẫn của Cục Kiểm soát thủ tục hành chính - Bộ Tư pháp; hướng dẫn các Sở, ban, ngành cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã khai thác Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính. 3. Các Sở, ban, ngành cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã có trách nhiệm khai thác, sử dụng dữ liệu thủ tục hành chính trên Cổng thông tin điện tử của tỉnh và các kênh chia sẻ thông tin khác theo đúng quy định. Điều 15. Chế độ báo cáo 1. Định kỳ 6 tháng hoặc đột xuất theo yêu cầu của các cơ quan cấp trên, các Sở, ban, ngành cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã xây dựng báo cáo về tình hình và kết quả thực hiện hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính của cơ quan, đơn vị mình, gửi Sở Tư pháp để tổng hợp, trình Ủy ban nhân dân tỉnh và báo cáo Bộ Tư pháp theo yêu cầu. 2. Thời điểm chốt số liệu báo cáo định kỳ 6 tháng và báo cáo định kỳ 01 năm như sau: a) Kỳ báo cáo thống kê 6 tháng được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 30 tháng 6 hàng năm, gồm số liệu thống kê thực tế và số liệu thống kê ước tính. Số liệu thống kê thực tế được lấy từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 30 tháng 4 hàng năm (ngày chốt số liệu thực tế); số liệu thống kê ước tính được lấy từ ngày 01 tháng 5 đến hết ngày 30 tháng 6 hàng năm. b) Kỳ báo cáo thống kê 01 năm Kỳ báo cáo thống kê 01 năm được thực hiện hai lần trong năm, bao gồm: - Báo cáo năm lần một: Thời điểm lấy số liệu thống kê được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm, gồm số liệu thống kê thực tế và số liệu thống kê ước tính. Số liệu thống kê thực tế được lấy từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 10 hàng năm (ngày chốt số liệu thực tế); số liệu thống kê ước tính được lấy từ ngày 01 tháng 11 đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm. - Báo cáo năm chính thức: Thời điểm lấy số liệu thống kê được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm (ngày chốt số liệu thực tế). 3. Thời hạn báo cáo hàng năm như sau: a) Đối với Ủy ban nhân dân cấp xã: báo cáo 6 tháng trước ngày 8/5, báo cáo năm lần 1 trước ngày 8/11, báo cáo năm chính thức trước ngày 20/01; b) Đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện: báo cáo 6 tháng trước ngày 20/5, báo cáo năm lần 1 trước ngày 20/11, báo cáo năm chính thức trước ngày 20/02; c) Đối với các Sở, ban, ngành cấp tỉnh: báo cáo 6 tháng trước ngày 8/5, báo cáo năm lần 1 trước ngày 8/11, báo cáo năm chính thức trước ngày 20/01; 4. Việc ước tính số liệu báo cáo theo hướng dẫn tại khoản 3 Điều 6 Thông tư số 20/2013/TT-BTP. Điều 16. Trách nhiệm thực hiện báo cáo 1. Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm báo cáo theo nội dung tại các biểu mẫu số 06a/BTP/KSTT/KTTH, 07a/BTP/KSTT/KTTH tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 05/2014/TT-BTP và Báo cáo tình hình, kết quả thực hiện thủ tục hành chính theo mẫu tại Phụ lục 2a kèm theo Quy chế này. 2. Ủy ban nhân dân cấp huyện tổng hợp báo cáo của các đơn vị chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện và báo cáo của Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn huyện theo nội dung tại các biểu mẫu số 06a/BTP/KSTT/KTTH, 07b/BTP/KSTT/KTTH tại Phụ lục III và tổng hợp về tình hình, kết quả thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính theo Đề cương báo cáo tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư 05/2014/TT-BTP. 3. Các Sở, ban, ngành cấp tỉnh có trách nhiệm báo cáo theo nội dung tại các biểu mẫu số 06a/BTP/KSTT/KTTH, 07a/BTP/KSTT/KTTH tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 05/2014/TT-BTP và Báo cáo tình hình, kết quả thực hiện thủ tục hành chính theo mẫu tại Phụ lục 2b kèm theo Quy chế này. 4. Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tổng hợp báo cáo của các cơ quan chuyên môn về ngành, lĩnh vực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện và báo cáo của Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc Sở Tư pháp theo nội dung tại các biểu mẫu số 01b/BTP/KSTT/KTTH, 02b/BTP/KSTT/KTTH, 03c/BTP/KSTT/KTTH, 04b/BTP/KSTT/KTTH, 05b/BTP/KSTT/KTTH (nếu có), 06b/BTP/KSTT/KTTH, 07đ/BTP/KSTT/KTTH tại Phụ lục III và tổng hợp về tình hình, kết quả thực hiện kiểm soát thủ tục hành chính theo Đề cương báo cáo tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư 05/2014/TT-BTP. Chương VI TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 17. Tổ chức thực hiện 1. Thủ trưởng các Sở, ban, ngành cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm triển khai, tổ chức thực hiện Quy chế này. 2. Sở Tư pháp có trách nhiệm tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh hướng dẫn, đôn đốc việc triển khai, tổ chức thực hiện của các Sở, ban, ngành cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã. 3. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cấp, các ngành kịp thời phản ánh về Sở Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.