7117/QĐ-UBND

Quyết định 7117/QĐ-UBND năm 2013 Quy chế mẫu về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------- Số: 7117/QĐ-UBND Hà Nội, ngày 22 tháng 11 năm 2013 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ MẪU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC THÀNH PHỐ HÀ NỘI ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Căn cứ Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ thành phố Hà Nội tại Tờ trình số 2425/TT- SNV ngày 28 tháng 10 năm 2013, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế mẫu về công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, các Tổng công ty thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện, thị xã căn cứ vào Quy chế mẫu ban hành kèm theo quyết định này để xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan mình đảm bảo đúng pháp luật và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị. Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, các Tổng công ty thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện, thị xã và các cơ quan, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Nguyễn Thị Bích Ngọc QUY CHẾ MẪU CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC THÀNH PHỐ HÀ NỘI (Ban hành kèm theo Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội) Chương 1. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng 1. Phạm vi điều chỉnh Quy chế này được áp dụng cho công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức: Sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp; Tổng công ty; Ủy ban nhân dân các quận, huyện, thị xã); Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức); lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư; Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức). 2. Đối tượng áp dụng Cán bộ, công chức, viên chức và những người được giao thực hiện nhiệm vụ (gọi chung là cán bộ, công chức, viên chức) (tên cơ quan, tổ chức). Điều 2. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ 1. Trách nhiệm của Thủ trưởng (người đứng đầu) cơ quan, tổ chức (tên cơ quan, tổ chức) a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền; c) Xây dựng kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ. 2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính (gọi chung là Chánh Văn phòng), Trưởng phòng Nội vụ, Trưởng phòng Tư pháp (quận, huyện, thị xã), Trưởng phòng Pháp chế (sở, ban, ngành) (nếu có) a) Chánh Văn phòng hoặc người phụ trách công tác hành chính giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan và đơn vị trực thuộc; b) Trưởng phòng Nội vụ có trách nhiệm tham mưu giúp người đứng đầu Ủy ban nhân dân các quận, huyện, thị xã quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn; c) Trưởng phòng Pháp chế (nếu có) đối với các cơ quan, tổ chức; Trưởng phòng Tư pháp đối với các quận, huyện, thị xã có trách nhiệm thẩm định các văn bản quy phạm pháp luật và một số loại văn bản khác do Ủy ban nhân dân huyện giao trước khi cơ quan ban hành. 3. Trách nhiệm của Trưởng các phòng, ban, người đứng đầu các đơn vị trực thuộc Trưởng các phòng, ban, người đứng đầu các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ. 4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức Cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định của cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ. Điều 3. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Chương 2. CÔNG TÁC VĂN THƯ MỤC 1. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 4. Soạn thảo văn bản 1. Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật Soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của Luật số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân. Thể thức văn bản thực hiện tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Quyết định số 04/2012/QĐ-UBND ngày 01/3/2012 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội ban hành quy định về Quy trình soạn thảo, thẩm định, ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân Thành phố và dự thảo Nghị quyết của Hội đồng nhân dân Thành phố do Ủy ban nhân dân Thành phố trình. 2. Soạn thảo văn bản hành chính Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Phòng, ban, đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc như xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn, nơi nhận văn bản; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; trình duyệt dự thảo văn bản theo quy định hiện hành. Điều 5. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt Dự thảo văn bản do người có thẩm quyền (cấp Trưởng hoặc Phó) ký duyệt. Trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phê duyệt nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung. Điều 6. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 1. Người đứng đầu phòng, ban hoặc cá nhân đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định. 2. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”. Điều 7. Ký văn bản 1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của cơ quan (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức). 2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền Thủ trưởng cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.). 3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản. Điều 8. Bản sao văn bản 1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao. 2. Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV. 3. Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), Chánh Văn phòng cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) quyết định. 4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính. 5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo. 6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính. MỤC 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 9. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 1. Tiếp nhận văn bản đến Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có) kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận; b) Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản có chữ ký xác nhận của người chuyển văn bản; c) Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng Internet, Văn thư phải kiểm tra văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. 2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến a) Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau Loại phải bóc bì: Các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức; Loại không bóc bì: Các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký; Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. b) Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời; Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng. 3. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến a) Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”; b) Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu “Đến”; c) Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản; d) Mẫu dấu “Đến” và cách ghi các thông tin trên dấu “Đến” thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I (kèm theo văn bản này). 4. Đăng ký văn bản đến bằng sổ, bằng phần mềm quản lý văn bản đến trên máy vi tính a) Đăng ký văn bản đến bằng sổ Lập Sổ đăng ký văn bản đến: Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp. Trường hợp dưới 2.000 văn bản đến, nên lập hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản mật đến; Từ 2.000 đến dưới 5.000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan Trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến; Trên 5.000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan giao dịch nhất định và Sổ đăng ký văn bản mật đến; Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì lập thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật. Đăng ký văn bản đến: Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản đến, văn bản mật đến thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II (kèm theo văn bản này); Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư và cách đăng ký đơn, thư thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục III (kèm theo văn bản này); b) Đăng ký văn bản đến bằng phần mềm quản lý văn bản đến trên máy vi tính Yêu cầu chung đối với việc xây dựng phần mềm quản lý văn bản đến được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này; Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào phần mềm quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó; Văn bản đến được đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý. 5. Đăng ký đối với văn bản khẩn, mật Văn bản khẩn, mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng nội bộ và mạng Internet. Điều 10. Trình, chuyển giao văn bản đến 1. Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, lập phiếu xử lý và trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị, Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IV (kèm theo văn bản này). 2. Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng. Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp. 4. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào Sổ chuyển giao văn bản Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đến và cách ghi thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục V (kèm theo văn bản này). Điều 11. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 1. Giải quyết văn bản đến a) Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước; b) Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án giải quyết; đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân; Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan. 2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến a) Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết; b) Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức); theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật; c) Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; d) Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định; e) Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan. Mẫu Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VI (kèm theo văn bản này). MỤC 3. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 12. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản đi 1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản a) Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan và ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”; b) Trưởng phòng Tư pháp quận, huyện, thị xã; Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Pháp chế sở, ban, ngành kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản của cơ quan và ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”. 2. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản a) Ghi số văn bản Tất cả văn bản đi của cơ quan được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; Những nơi có phần mềm quản lý văn thư, văn bản soạn thảo sau khi được Lãnh đạo cơ quan phê duyệt các phòng, ban, đơn vị có trách nhiệm đăng ký văn bản vào phần mềm quản lý; Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng một sổ; Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ được đăng ký như sau: Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số; Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào sổ và hệ thống số riêng; Văn bản mật đi được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số riêng. b) Ghi địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành; Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ. Điều 13. Đăng ký văn bản đi 1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ Lập sổ văn bản đi: Căn cứ phương pháp ghi sổ và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Điểm a Khoản 2 Điều 5 của Quy chế này; các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi theo hướng dẫn Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ; Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi (kể cả bản sao văn bản và văn bản mật) thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII (kèm theo văn bản này). 2. Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng phần mềm quản lý văn bản đi được thực hiện theo quy định của pháp luật về lĩnh vực này; b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào phần mềm được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó; c) Văn bản đi được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính phải đảm bảo an toàn, được in ra giấy hàng ngày và đóng sổ để quản lý. Điều 14. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 1. Nhân bản a) Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần “Nơi nhận” của văn bản và đúng thời gian quy định; b) Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 03 năm 2002 của Chính phủ. 2. Đóng dấu cơ quan a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái; b) Việc đóng dấu giáp lai, dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành; c) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản. 3. Đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật a) Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ; b) Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 09 năm 2002 của Bộ Công an; c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c Khoản 2 Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Điều 15. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 1. Làm thủ tục phát hành văn bản a) Lựa chọn bì Bì văn bản được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư 12/2002/TT-BCA (A11); b) Trình bày bì và viết bì Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII (kèm theo văn bản này); c) Vào và dán bì Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản, mặt có chữ vào trong và không làm nhàu văn bản; Hồ dán bì phải có độ dính cao, mép bì được dán kín và không để hồ dán dính vào văn bản; d) Đóng dấu độ khẩn, mật và dấu khác trên bì Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản và Khoản 3 Thông tư 12/2002/TT-BCA (A11). 2. Chuyển phát văn bản đi Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày kể từ ngày ký văn bản a) Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập Sổ chuyển giao riêng; Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX (kèm theo văn bản này); Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ; b) Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi. Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ c) Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ; Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X (kèm theo văn bản này); Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có); d) Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng Trường hợp cần chuyển phát nhanh văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính; e) Việc chuyển văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11). 3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản; Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc; Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết; Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. Điều 16. Lưu văn bản đi 1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc. 2. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký. 3. Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải kèm theo bản dịch chính xác nội dung bằng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số. 4. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước. 5. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. Mẫu Sổ sử dụng bản lưu và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI (kèm theo văn bản này). MỤC 4. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 17. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập 1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc a) Mở hồ sơ Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục cập nhật các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ; b) Thu thập văn bản vào hồ sơ Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ; Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc); c) Kết thúc và biên mục hồ sơ Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ; Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ. 2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), đơn vị hình thành hồ sơ; b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều. Điều 18. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) 1. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức a) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều 18 của Quy chế này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan, tổ chức biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm; b) Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác. 2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc; b) Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản. 3. Thủ tục giao nhận Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và cán bộ, công chức, viên chức mỗi bên giữ một bản. Điều 19. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) 1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) Hàng năm Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình. Mẫu Danh mục hồ sơ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XII (kèm theo văn bản này). 2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn công chức, viên chức các phòng, ban, các đơn vị trực thuộc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; b) Trưởng các phòng, ban thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã kiểm tra, hướng dẫn công chức, viên chức các phòng, ban, các đơn vị trực thuộc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 3. Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị trực thuộc Người đứng đầu các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan. 4. Trách nhiệm của Văn thư, Lưu trữ cơ quan Công chức, viên chức Văn thư, Lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo đúng quy định của Nhà nước. 5. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức a) Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết; b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định. MỤC 5. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 20. Quản lý con dấu 1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức. Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng). 2. Các con dấu của cơ quan, tổ chức, con dấu đơn vị được giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức, viên chức Văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau: a) Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của công chức, viên chức Văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc; b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. 3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, cán bộ, công chức, viên chức Văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản. 4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách, sáp nhập hoặc giải thể phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới. Điều 21. Sử dụng con dấu 1. Cán bộ, công chức, viên chức Văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức. 2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền. 3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền. Chương 3. CÔNG TÁC LƯU TRỮ MỤC 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 22. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Hàng năm công chức, viên chức Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể: 1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu. 2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan. 3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”. 4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu. 5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu. Điều 23. Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ. 1. Nguyên tắc chỉnh lý: a) Không phân tán phông lưu trữ; b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập); c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức). 2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh; b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu; đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị. Điều 24. Xác định giá trị tài liệu 1. Phòng/Bộ phận Văn thư, Lưu trữ cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền. 2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể; b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Điều 25. Hủy tài liệu hết giá trị 1. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức quy định như sau: a) Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Thành phần của Hội đồng gồm: Chủ tịch Hội đồng; Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng; Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên; Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên; b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan; c) Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp. 2. Thủ tục quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy; Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền quy định tại Khoản 1 Điều 25 quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị; b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử; Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử; Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản. 3. Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị Quyết định thành lập Hội đồng; Danh mục tài liệu hết giá trị, tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu; Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị; Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền; Quyết định hủy tài liệu hết giá trị; Biên bản bàn giao tài liệu hủy; Biên bản hủy tài liệu hết giá trị. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu. Điều 26. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử; Tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các ngành công an, quốc phòng và các ngành khác phải nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 30 năm, kể từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày. MỤC 2. BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 27. Thống kê tài liệu lưu trữ Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ. Số liệu báo cáo thống kê hằng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 và gửi báo cáo thống kê tới cơ quan quản lý nhà nước là: Sở Nội vụ thành phố Hà Nội (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) vào ngày 15 tháng 01 năm sau. Điều 28. Bảo quản tài liệu lưu trữ 1. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức a) Chánh Văn phòng có trách nhiệm tổ chức thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ; b) Cán bộ, công chức, viên chức Văn thư, Lưu trữ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) có trách nhiệm: Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn và ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu. 2. Trách nhiệm của Lưu trữ Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã Phòng Nội vụ tham mưu giúp Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã chỉ đạo bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ. Điều 29. Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu 1. Đối tượng được khai thác, sử dụng tài liệu Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức). 2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Cán bộ, công chức, viên chức cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải được Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) hoặc Chánh Văn phòng đồng ý. Điều 30. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Có các hình thức sau: Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Xuất bản ấn phẩm lưu trữ; Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; Triển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ; Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ. Điều 31. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Thẩm quyền đối với Lưu trữ cơ quan a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định này và các quy định khác của pháp luật có liên quan đến quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mình; b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác. Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân. 2. Thẩm quyền đối với Lưu trữ lịch sử Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử quyết định việc cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng, trừ tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước và tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm. 3. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử a) Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý; b) Hàng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật. Điều 32. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử 1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật. 2. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan Người làm lưu trữ có trách nhiệm tham mưu, đề xuất cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện đúng quy định của pháp luật về lưu trữ tài liệu điện tử. 3. Trách nhiệm của bộ phận chuyên trách về công nghệ thông tin Đơn vị, bộ phận chuyên trách về công nghệ thông tin của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tham mưu, đề xuất cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức về ứng dụng công nghệ thông tin đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và thực hiện các biện pháp kỹ thuật để duy trì hoạt động của hệ thống quản lý tài liệu điện tử của cơ quan, tổ chức. 4. Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật về lưu trữ. 5. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử a) Tài liệu lưu trữ điện tử được xác định giá trị theo nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị nội dung như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác và phải đáp ứng các yêu cầu sau: Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh; Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh; b) Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng các điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 có giá trị như bản gốc. 6. Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử a) Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại; b) Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ. Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu; c) Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy trình sau: Lưu trữ cơ quan thông báo cho đơn vị giao nộp tài liệu Danh mục hồ sơ nộp lưu; Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp tài liệu thống nhất về yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển; Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo; Lưu trữ cơ quan kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút; Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng; Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; d) Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo quy trình sau: Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan thống nhất Danh mục hồ sơ nộp lưu, yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển; Lưu trữ cơ quan giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo; Lưu trữ lịch sử kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút; Lưu trữ lịch sử chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng; Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử; e) Tiêu chuẩn kỹ thuật trong quá trình nộp lưu và thu thập tài liệu lưu trữ điện tử giữa Lưu trữ cơ quan với Lưu trữ lịch sử phải được thực hiện theo tiêu chuẩn về trao đổi dữ liệu theo quy định của pháp luật. 7. Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử a) Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp; b) Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu; c) Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp. 8. Sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử a) Thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện như đối với tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác; b) Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang tin điện tử của cơ quan, tổ chức; c) Khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến; d) Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không được kết nối và sử dụng trên mạng diện rộng. 9. Hủy tài liệu lưu trữ điện tử a) Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị; b) Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được. Chương 4. KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO Điều 33. Khen thưởng và xử lý vi phạm 1. Tập thể, cá nhân trong các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt các quy định tại Quy chế này được khen thưởng theo quy định của Luật Thi đua khen thưởng và Nghị định số 42/2010/NĐ-CP ngày 15 tháng 4 năm 2010 của Chính phủ. 2. Công chức, viên chức vi phạm các quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu các hình thức kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật. 3. Trường hợp công chức, viên chức vi phạm các quy định tại Quy chế này mà gây thiệt hại vật chất của Nhà nước thì phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật hiện hành. Điều 34. Khiếu nại, tố cáo 1. Tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. 2. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo. Chương 5. TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 35. Tổ chức thực hiện 1. Các cơ quan, tổ chức căn cứ vào Quy chế mẫu này, xây dựng Quy chế của cơ quan, tổ chức cho phù hợp với tình hình thực tế. 2. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, cần điều chỉnh, bổ sung, Chánh Văn phòng hoặc người được phân công đề nghị Lãnh đạo cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định./. PHỤ LỤC I DẤU“ĐẾN” (Kèm theo Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội) 1. Mẫu dấu “Đến” 35mm 50mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẾN Số: ……………….. Ngày: ……………. Chuyển: …………………………… Lưu hồ sơ số: ……………………… a) Hình dạng và kích thước Dấu “Đến” phải được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 30mm x 50mm; b) Mẫu trình bày Mẫu dấu “Đến” được trình bày như minh hoạ tại hình vẽ ở trên. 2. Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến” a) Số đến Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; b) Ngày đến Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm, ví dụ: 01/01/2013, 31/12/2013. Giờ đến: Đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ”), cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30); c) Chuyển Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết; d) Lưu hồ sơ số Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo Danh mục hồ sơ cơ quan./. PHỤ LỤC II SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội) Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa và trang đầu Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày theo minh họa tại hình vẽ dưới đây. ………….(1)………….. ……………(2)…………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20…(3)…. Từ ngày …… đến ngày ….(4)………. Từ số…….. đến số ………..(5)……….. Quyển số: ……..(6)……… Ghi chú: (1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có); (2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị); (3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến; (4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ; (5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ; (6): Số thứ tự của quyển sổ. Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng. Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống giữa Từ số ... đến số ... và Quyển số. b) Phần đăng ký văn bản đến Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây: Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 2. Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 01/01, 27/7, 31/12. Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư. Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến. Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối năm, ví dụ: 01/01/2013, 31/12/2013. Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó. Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản. Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v...). Sổ đăng ký văn bản mật đến Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại và trích yếu nội dung Mức độ mật Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (9) Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giống như sổ đăng ký văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6). Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại Khoản 2 của Phụ lục này; riêng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền./. PHỤ LỤC III SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN, THƯ (Kèm theo Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội) 1. Mẫu sổ Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa và trang đầu Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký đơn, thư”; b) Phần đăng ký đơn, thư Phần đăng ký đơn, thư được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Ngày đến Số đến Họ tên, địa chỉ người gửi Ngày tháng Trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 2. Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 01/01,27/7, 31/12. Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. Số đến là số thứ tự đăng ký của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư được ghi số đến và đăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đến nói chung (nếu đơn, thư được lấy số đến và đăng ký chung với các loại văn bản đến khác). Cột 3: Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư. Cột 4: Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối năm, ví dụ: 01/01/2013, 31/12/2013. Trường hợp trên đơn, thư không ghi ngày tháng thì có thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện nhưng cần có ghi chú cụ thể. Cột 5: Ghi theo trích yếu nội dung được ghi trên đơn, thư. Trường hợp đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của đơn, thư đó. Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. Cột 7: Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn, thư. Cột 8: Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như đơn, thư lần thứ ...; đơn, thư không ghi ngày tháng, v.v...)./. PHỤ LỤC IV PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội) 1. Mẫu phiếu TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------- ……………., ngày … tháng …. năm 20… PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN …………………..(1)……………………….. …………………………………… Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức: (2) Ý kiến của lãnh đạo đơn vị: (3) Ý kiến đề xuất của người giải quyết: (4) 2. Hướng dẫn ghi (1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày, tháng, năm; cơ quan (tổ chức) ban hành và trích yếu nội dung của văn bản đến. (2): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo cơ quan, tổ chức (hoặc của người có thẩm quyền) giao đơn vị, cá nhân chủ trì, các đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải quyết văn bản đến (nếu có); thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải quyết. (3): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân; thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có) và ngày tháng năm cho ý kiến. (4): Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân và ngày tháng năm đề xuất ý kiến./. PHỤ LỤC V SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội) I. Sổ chuyển giao văn bản đến (loại thường) 1. Mẫu sổ Sổ chuyển giao văn bản đến nên được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm. a) Bìa và trang đầu Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đến” và không có dòng chữ “Từ số ... đến số ...”; b) Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến có thể được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) 2. Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 01/02, 31/12. Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”. Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản. Cột 5: Ghi những điểm cần thiết (bản sao, số lượng bản...). II. Sổ chuyển giao văn bản mật đến Ngày chuyển Số đến Mức độ mật Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) Trong trường hợp cần thiết, các cơ quan, tổ chức có thể lập sổ chuyển giao văn bản mật đến riêng. Mẫu sổ chuyển giao văn bản mật đến tương tự như sổ chuyển giao văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký chuyển giao văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Số đến” (cột 2). Việc đăng ký chuyển giao văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này, riêng ở cột 3 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến../. PHỤ LỤC VI SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội) 1. Mẫu sổ Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm. a) Bìa và trang đầu Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến”. b) Phần theo dõi giải quyết văn bản đến Phần theo dõi giải quyết văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 07 cột theo mẫu sau: Số đến Tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản Đơn vị hoặc người nhận Thời hạn giải quyết Tiến độ giải quyết Số, ký hiệu văn bản trả lời Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 2. Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi theo số đến được ghi trên dấu “Đến” và trong sổ đăng ký văn bản đến. Cột 2: Ghi tên loại đối với văn bản do các cơ quan, tổ chức gửi đến, đơn hoặc thư khiếu nại, tố cáo đối với đơn, thư; các nội dung khác ghi theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục II của Thông tư này. Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. Cột 4: Ghi thời hạn giải quyết văn bản đến theo quy định của pháp luật, quy định của cơ quan, tổ chức hoặc theo ý kiến của người có thẩm quyền. Cột 5: Ghi tiến độ giải quyết văn bản đến của các đơn vị, cá nhân so với thời hạn đã được quy định, ví dụ: đã giải quyết, chưa giải quyết v.v.... Cột 6: Ghi số và ký hiệu của văn bản trả lời văn bản đến (nếu có). Cột 7: Ghi những điểm cần thiết khác./. PHỤ LỤC VII SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI (Kèm theo Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội) I. Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường) 1. Mẫu sổ Sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm; a) Bìa và trang đầu Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản đi”. b) Phần đăng ký văn bản đi Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Số, ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 2. Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản. Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 01/02, 31/12. Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản. Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản. Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản. Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu. Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành. Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác. II. Sổ đăng ký văn bản mật đi Số, ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đi giống như sổ đăng ký văn bản đi (loại thường), nhưng phần dùng để đăng ký văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản” (cột 3). Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện tương tự như đối với văn bản đi (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này; riêng ở cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm quyền./. PHỤ LỤC VIII BÌ VĂN BẢN (Kèm theo Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội) 1. Mẫu bì văn bản a) Hình dạng và kích thước Bì văn bản phải được in sẵn, có hình chữ nhật. Kích thước tối thiểu đối với các loại bì thông dụng cụ thể như sau: - Loại 307mm x 220mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng để nguyên khổ giấy; - Loại 220mm x 158mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 2 phần bằng nhau; - Loại 220mm x 109mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 3 phần bằng nhau; - Loại 158mm x 1 15mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 được vào bì ở dạng được gấp làm 4 phần bằng nhau. b) Mẫu trình bày. Mẫu trình bày bì văn bản được minh hoạ theo hình vẽ. 2. Hướng dẫn trình bày và viết bì (1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản. (2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu cần). (3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần). (4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có). (5): Ghi số, ký hiệu các văn bản có trong phong bì. (6): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản. (7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản. (8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có)./. PHỤ LỤC IX SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI (Kèm theo Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội) 1. Mẫu sổ Sổ chuyển giao văn bản đi cho các cơ quan khác hoặc cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm a) Bìa và trang đầu Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đi”; b) Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi Phần đăng ký chuyển giao văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 05 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn bản Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) 2. Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đi; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 01/01, 26/10, 31/12. Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản. Cột 3: Nơi nhận văn bản - Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan, tổ chức; - Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản cho cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân khác. Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản. Cột 5: Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản, số lượng bì./. PHỤ LỤC X SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN (Kèm theo Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội) 1. Mẫu sổ Sổ gửi văn bản đi bưu điện phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm. a) Bìa và trang đầu Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ gửi văn bản đi bưu điện”; b) Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn bản Nơi nhận văn bản Số lượng bì Ký nhận và dấu bưu điện Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) 2. Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm gửi văn bản đi bưu điện; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 01/01, 27/8, 31/12. Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản. Cột 3: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản. Cột 4: Ghi số lượng bì của văn bản gửi đi. Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấu của bưu điện (nếu có). Cột 6: Ghi những điểm cần thiết khác./. PHỤ LỤC XI SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU (Kèm theo Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội) 1. Mẫu sổ Sổ sử dụng bản lưu nên được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm. a) Bìa và trang đầu Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ sử dụng bản lưu”. b) Phần đăng ký sử dụng bản lưu Phần đăng ký sử dụng bản lưu được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu sau: Ngày tháng Họ và tên của người sử dụng Số, ký hiệu, ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Hồ sơ số Ký nhận Ngày trả Người cho phép sử dụng Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) 2. Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm phục vụ yêu cầu sử dụng bản lưu; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 01/02/2013, 21/8/2013, 31/12/2012. Cột 2: Ghi họ và tên, đơn vị công tác của người sử dụng bản lưu. Cột 3: Ghi số và ký hiệu; ngày, tháng, năm của văn bản. Cột 4: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản. Cột 5: Ghi số, ký hiệu của tập lưu văn bản đi được sắp xếp theo thứ tự đăng ký tại văn thư. Cột 6: Chữ ký của người sử dụng bản lưu. Cột 7: Ghi ngày, tháng, năm mà người sử dụng (người mượn) phải trả lại bản lưu. Cột 8: Ghi họ tên của người duyệt cho phép sử dụng bản lưu. Cột 9: Ghi những điểm cần thiết như đã trả, ngày tháng trả (nếu người sử dụng trả muộn hơn thời hạn cho phép)./. PHỤ LỤC XII MẪU DANH MỤC HỒ SƠ (Kèm theo Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội) TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------- DANH MỤC HỒ SƠ CỦA ... (tên cơ quan, tổ chức) Năm ... (Ban hành kèm theo Quyết định số... ngày... tháng... năm của...) Sô và ký hiệu HS Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Đơn vị/ người lập hồ sơ Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN 1. Tên đê mục nhỏ Tiêu đề hồ sơ Bản Danh mục hồ sơ này có ………. (1) hồ sơ, bao gồm: ………………………… (2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; …………….………….. (2) hồ sơ bảo quản có thời hạn. QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (chữ ký, dấu) Họ và tên Hướng dẫn sử dụng: Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ. Cột 2: Ghi số thứ tự và tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ. Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: Vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể. Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ. Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v... (1) Ghi tổng số hồ sơ có trong Danh mục; (2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn trong Danh mục./.