2863/QĐ-UBND

Quyết định 2863/QĐ-UBND năm 2017 về Đề án giải quyết tài liệu tồn đọng tỉnh Quảng Trị, giai đoạn 2018-2022 ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG TRỊ ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 28 63/ Q Đ-UBND Quảng Trị , ngày 23 tháng 10 năm 2017 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH ĐỀ ÁN GIẢI QUYẾT TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG TỈNH QUẢNG TRỊ, GIAI ĐOẠN 2018 - 2022 ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG TRỊ Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Căn cứ Luật Lưu trữ năm 2011; Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/201 3 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Căn cứ Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Căn cứ Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế k ỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy; Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản các nhóm h ồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; C ă n cứ Quyết định số 1425/QĐ-UBND ngày 24/6/2016 của UBND tỉnh Quảng Trị ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Trị; Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số: 249/TTr-SNV ngày 15/8/2017 và thẩm định của Giám đốc Sở Tài chính tại Công văn số: 2746/STC- HCSN ngày 21/9/2017, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành Đề án giải quyết tài liệu tồn đọng tỉnh Quảng Trị, giai đoạn 2018-2022, với những nội dung chủ y ế u sau: 1. Tên đề án: " Đ ề án gi ả i quyết tài liệu tồn đọng tỉnh Quảng Trị, giai đoạn 2018-2022". 2. C ơ quan thực hiện - Cơ quan chủ quản: Sở Nội vụ tỉnh Quảng Trị. - Đơn vị chủ trì thực hiện: Chi cục Văn thư - Lưu trữ t ỉ nh Quảng Trị. - Cơ quan phối hợp: 25 cơ quan, đơn vị trong phạm vi Đề án. 3. Mục tiêu Đề án - Giải quyết cơ bản tình trạng tài liệu chưa được tổ chức s ắ p xếp, phân loại khoa học, xác định giá trị tài liệu t ồ n đọng tại các cơ quan, đơn vị trên cơ sở lập ra một trật tự mới trong việc quản lý tài liệu lưu trữ, bắt đầu bằng việc hướng dẫn thực hiện một cách nghiêm túc, bắt buộc công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ hiện hành ở các cơ quan hàng năm theo đúng quy định của pháp luật; - Thu thập, chỉnh lý 1.798 mét giá tài liệu từ năm 2010 tr ở về trước của 25 Sở, ngành tương đương và các cơ quan có chức năng quản lý nhà nước thuộc Sở, ngành. - Thực hiện các biện pháp k ỹ thuật nhằm hạn chế nguy cơ hủy hoại, kéo dài tu ổ i thọ tài liệu lưu trữ. - Lựa chọn, giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản Vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử để phục vụ khai thác, s ử dụng phục vụ hoạt động các cơ quan, tổ chức và công dân trên địa bàn tỉnh; - Lập danh mục các loại tài liệu: tài liệu có các mức độ mật, tài liệu hạn chế sử dụng, tài liệu quý, hiếm nhằm quản lý khoa học tài liệu và bảo đảm bí mật nhà nước; - Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị. - Từng bước xây dựng hoàn thiện hệ thống công cụ th ố ng kê tra cứu, số hóa tài liệu Lưu trữ để quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng các phông lưu trữ tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh. 4. Nhiệm vụ đề án a) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê và sắp xếp khoa học, bảo quản an toàn và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện đúng theo quy định tại công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; b) Thực hiện các biện pháp kỹ thuật nh ằ m kéo d à i thời gian sử dụng đối với các phông tài liệu có giá trị lớn, có tần s ố khai thác sử dụng cao... đang có nguy cơ xuống cấp. 5. Lộ trình thực hiện S ố TT Năm Khối lượng thực hiện (mét) Đơn vị thực hiện 01 2018 333 Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ, Sở Tài chính, Chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng, Chi cục Quản lý thị trường 02 2019 368 Thanh tra t ỉ nh, Sở Giao thông Vận tải, Sở Thông tin Truyền thông, Sở Tư pháp, Ban quản lý Khu kinh tế tỉnh 03 2020 387 Sở Y tế, Sở Tài nguyên và Môi trường, Chi cục Bảo vệ môi trường, Sở Giáo dục và Đào tạo, Hội Chữ thập đỏ tỉnh 04 2021 341 Sở Văn hóa Th ể thao và Du lịch, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Ban Dân tộc t ỉ nh, Ban Thi đua - Khen thưởng tỉnh 05 2022 369 Sở Công thương, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Khoa học và Công nghệ, Hội Văn học và Nghệ thuật tỉnh, Chi cục Phát triển Nông thôn tỉnh Tổng cộng 1.798 6. Giải pháp thực hiện: 6.1. Các Sở, ngành: Có trách nhiệm quan tâm, sắp xếp và bố trí nguồn kinh phí thường xuyên hoặc huy động các nguồn hợp pháp khác (nếu có) để hàng năm thực hiện công tác v ă n thư, lưu trữ, tránh tình trạng trông chờ vào ngân sách dẫn tới chậm tiến độ thực hiện Đề án. Xác định trọng tâm, trọng điểm để thực hiện chỉnh lý nh ằ m giảm thiểu khối lượng t à i liệu t ồ n đọng, ti ế t kiệm ngân sách và tạo điều kiện đ ể bảo quản tốt nhất tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử. Bố trí kinh phí để mua sắm trang thiết bị, sửa chữa nâng cấp phòng kho để bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ; 6.2. Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ tiếp nhận nh ữ ng hồ sơ, tài liệu đã được phân loại sơ bộ, đồng thời tổ chức lao động có chuyên môn nghiệp vụ đạt yêu cầu về chất lượng và kỹ thuật, phối hợp với các cơ quan, tổ chức thực hiện các kh â u nghiệp vụ mà cán bộ l ưu trữ của các cơ quan, tổ chức không thể thực hiện được đ ể chỉnh lý khoa học tài liệu theo đúng quy định của Nhà nước. Hàng năm chỉ đạo việc kiểm tra chọn lựa những tài liệu có giá trị giao nộp vào Lưu trữ lịch s ử và thực hiện việc tiêu hủy tài liệu h ế t giá trị theo quy định. 7. Kinh phí thực hiện a) Tổng kinh phí: 6.540.000 ngàn đồng (Sáu tỷ, năm trăm b ố n mươi triệu đồng chẵn), trong đó: - Năm 2018: 1.282.000 ngàn đồng; - Năm 2019: 1.295.000 ngàn đồng; - Năm 2020: 1.410.000 ngàn đồng; - Năm 2021: 1.242.000 ngàn đồng; - Năm 2022: 1.311.000 ngàn đồng. b) Nguồn kinh phí: Ngân sách địa phương được phân b ổ hàng năm theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước. Điều 2. Tổ chức thực hiện 1. Thủ trưởng các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử phối hợp Chi cục Văn thư - Lưu trữ trong việc lập kế hoạch chỉnh lý hoàn chỉnh d ứ t điểm số tài liệu tồn đọng từ lúc hình thành đến năm 2010 sẽ thực hiện theo thời gian đã phân chia của Đề án (từ 2018 - 2022). 2. Sở Nội vụ xây dựng k ế hoạch cụ thể, phối hợp với các cơ quan đ ể thực hiện Đề án, chỉ đạo Chi cục V ă n thư - Lưu trữ hướng dẫn nghiệp vụ cho các cơ quan, đơn vị thực hiện phân loại sơ bộ; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý sơ bộ thực hiện chỉnh lý tài liệu theo đúng quy định của Nhà nước. 3. Các cơ quan, tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình có trách nhiệm phối hợp với Chi cục V ă n thư - Lưu trữ thực hiện Đề án này. 4. Sở Tài chính chủ trì, ph ố i hợp với Sở Nội vụ xem xét thẩm định bố trí kinh phí thực hiện Đề án theo đúng quy định. 5. Việc thanh quyết toán chỉ được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật có liên quan. Điều 3. Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở Tài chính, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này . Nơi nhận: - Như Điều 3; - TT HĐND tỉnh: - CT, PCT UBND tỉnh; -Các PVP UBND tỉnh; - Chi cục VTLT t ỉ nh; -Lưu: VT, TM T H NC. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Nguyễn Đức Chính ĐỀ ÁN GIẢI QUYẾT TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG TỈNH QUẢNG TR Ị , GIAI ĐO Ạ N 2018 - 2022 (Ban hành kèm theo Quyết định s ố 2863 /QĐ-UBND ngày 23 / 10 /20 1 7 của Ủy ban nhân dân tỉnh Qu ả ng Trị) MỞ ĐẦU Công tác Lưu trữ ra đời do sự đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Từ kh i thành lập đến nay, công tác lưu trữ luôn được coi là một mắt xích không th ể thiếu trong bộ máy quản lý nhà nước, đồng thời là một trong những mặt hoạt động của công tác quản lý nhà nước, quản lý x ã hội. Ngày nay, do những yêu cầu mới của đất nước, công tác lưu trữ ngày càng có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội. Quan tâm làm t ố t công tác l ưu trữ, cung cấp kịp thời thông tin cho hoạt động quản l ý sẽ góp phần bảo đảm cho hoạt động của n ề n hành chính nhà nước được thông suốt. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ là phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống. Từ đó kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp ph ầ n thực hiện tốt các mục tiêu qu ả n lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách n ề n hành chính ở nước ta hiện nay. "Tài liệu lưu trữ quốc gia là di s ả n của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam x ã hội chủ nghĩa". Đ ể bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu qu ả tài liệu Lưu trữ quốc gia, nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội và mọi công dân đối với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia. Với tầm quan trọng và giá trị đặc biệt đó, tài liệu l ưu trữ phải được lựa chọn, sắp xếp và bảo quản theo quy định của pháp luật, Tài liệu lưu trữ phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời s ố ng chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội của địa phương, tài liệu lưu trữ của các cơ quan đã đang và sẽ góp phần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc nói chung, cũng như việc phát triển về mọi mặt kinh tế xã hội của tỉnh nhà nói riêng. Chúng không ch ỉ là bằng chứng không gì thay thế về quá trình hoạt động của cơ quan quyền lực nhà nước, cơ quan chính quyền và các cơ quan chuyên môn của tỉnh, phản ánh trung thực từng thời kỳ lịch sử quan trọng trong bảo vệ và xây dựng tỉnh Quảng Trị từ khi tỉnh nhà được lập lại cho đến thời kỳ đổi mới và hội nhập, mà còn là di sản của Quốc gia, của dân tộc, chính vì giá trị vô giá đó, th ế hệ chúng ta phải trân trọng v à gi ữ gìn. Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng là cơ sở đ ể thực hiện số hóa tài liệu Lưu trữ lịch sử, đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác lưu trữ của tỉnh nhà. Phần I THỰC TRẠNG, CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN I. THỰC TRẠNG 1. Thực trạng công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ: Công tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa quan trọng đối với việc bảo qu ả n, lư u trữ tài l iệu, v ă n b ả n trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế , an ninh, quốc phòng và văn hóa xã hội của đ ấ t nước. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh Quảng Trị: Thời gian qua UBND tỉnh ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nh ằ m quản lý th ố ng nhất về mặt chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư, Lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Công tác văn thư, lưu trữ có nhiều chuyển bi ế n tích cực như các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh đã quan tâm đến việc bố trí cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ làm công tác lưu trữ; chủ động bố trí phòng, kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ; hàng năm nhiều cơ quan đơn vị đã triển khai chỉnh lý tài liệu, phân loại, xác định giá trị... phục vụ tốt nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu trong cơ quan, tổ chức và yêu cầu của xã hội. Tuy nhiên, việc bố trí cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ còn thiếu về số lượng, yếu về chuyên môn, đặc biệt l à cán bộ lưu trữ chuyên trách; công tác đào t ạ o, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức, đa số cán bộ chuyên môn chưa lập được hồ sơ công việc do mình theo dõi phụ trách. Từ đó công tác lưu trữ chưa được thực hiện theo quy định và t à i liệu lưu trữ ngày càng tích đống. Thực trạng tài liệu l ưu trữ: C ông tác thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh trước năm 2010 còn nhiều yếu kém. Tài liệu lưu trữ của nhiều cơ quan, tổ chức trong t ì nh trạng bó gói, đ ó ng cặp; không có phương tiện bảo quản; đ ể rải rác tại các phòng làm việc, kho tạm, nhà xe, nhà kho, hành lang, cầu thang; chưa chỉnh lý và nộp vào lưu trữ đúng quy định. Vì vậy, nhi ề u tài liệu bị m ố i xông, mục nát ẩ m m ố c, nhàu nát, tình trạng vật lý xuống cấp trầm trọng. Nguyên nhân do các các cơ quan, tổ chức thiếu công chức, viên chức lưu trữ chuyên trách và chưa có kinh nghiệm xử lý khối lượng tài liệu lớn; cơ quan không có kinh phí tổ chức ch ỉ nh lý (v ì nguồn kinh phí thường xuyên cho hoạt động của cơ quan không th ể giải quyết được). Theo s ố lượng khảo sát 111/365 cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu, s ố lượng tài liệu tồn đọng còn rất lớn (hơn 7.000 mét giá ). - Thời gian qua, UBND tỉnh và một số cơ quan đơn vị đã quan tâm cấp kinh phí tổ chức chỉnh lý tài liệu để nộp vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh như: Văn phòng HĐND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Giao thông vận tải, Sở Tài chính, Sở Nội vụ, Ban Thi đua - Khen th ưởn g tỉnh, Sở Xây dựng, Đài Phát thanh - Truyền hình tỉnh, Sở Nông nghiệp và PTNT, Trung tâm Phát triển Quỹ đất tỉnh... các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn cũng đã bố trí kinh phí cho công tác Lưu trữ tốt như Cục thuế tỉnh, Kho bạc Nhà nước tỉnh, Cục Hải quan Quảng Trị...Tuy nhiên, nguồn kinh phí còn quá hạn hẹp so với khối lượng tài liệu đang tồn đọng. 2. Đánh giá thực trạng: - Tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh Quảng Trị chủ yếu được hình thành từ sau ngày tỉnh nhà được lập lại tháng 7 năm 1989, một số huyện tài liệu có từ sau 1956 như Vĩnh Linh (1956); Hướng Hóa (1980), Triệu Phong (1986), Sở Giáo dục và Đào tạo (1979),.. Qua gần 30 năm xây dựng đổi mới và hội nhập, tỉnh Quảng Trị đã đạt được nhi ề u thành tựu to lớn, cùng bắt nhịp với sự phát triển chung của toàn xã hội trên nhiều lĩnh vực kinh tế, chính trị, v ă n hoá x ã hội, khoa học k ỹ thuật, công nghệ thông tin, công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp..., tất cả đã được ghi lại đầy đủ nhất trong tài liệu lưu trữ, đó là bằng chứng thật không gì có thể thay th ế được và càng không thể mua được bằng tiền khi tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc bị m ấ t đi. Đ ể lưu giữ cho muôn đời sau tìm về cội nguồn, biết được công sức, trí tuệ của người đi trước. - Phần lớn các cơ quan chưa quan tâm đến công tác l ưu trữ và tài liệu lưu trữ nên việc chỉ đạo công chức, viên chức chuyên môn lập và nộp lưu hồ sơ công việc được phân công phụ trách chưa triệt đ ể . Việc bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở hầu hết các Sở, Ban ngành còn kiêm nhiệm nhiều việc (văn thư, lễ tân, phục vụ, thủ quỹ...), yếu về chuyên môn, đặc biệt là lưu trữ chuyên trách càng thi ế u chỉ tiêu biên ch ế , Từ đó, công tác lưu trữ không thực hiện theo quy định nên tài liệu lưu trữ ngày càng tồn đọng nhiều thêm. Tài liệu được hình thành từ năm 1956-1990 đã bị ố vàng, nấm mốc nhiều tài liệu bị rách, giòn, mục, mờ ch ữ hoặc mất ch ữ . Hầu như toàn bộ tài liệu giấy đã bị oxy hoá ở mức cao, bị hủy hoại từng phần và có nguy cơ hủy hoại hàng loạt, khối tài liệu này đã xuống cấp. Kho bảo quản tài liệu chỉ là kho tạm, chật hẹp, ẩm thấp, không có đủ các trang thiết bị bảo quản tối thiểu. Ngoài ra các cơ quan chưa bố trí kinh phí, nhân l ực nên các công việc xử l ý nghiệp vụ mới chỉ thực hiện ở mức độ rất hạn chế, một số ít tài liệu được phân loại, s ắ p x ế p sơ bộ và công cụ tra cứu chủ yếu là sổ đăng ký văn bản, còn lại trong tình trạng lẫn lộn, về cơ bản chưa được chỉnh lý, xác định giá trị và chưa có các công cụ thống kê tra cứu cần thiết theo yêu cầu của công tác lưu trữ; - Tại cấp huyện có cán bộ lưu trữ chuyên trách nên đã chỉnh lý được một phần, giảm thiểu tài liệu tồn đọng như: Thành phố Đông Hà, huyện Hải Lăng, Đakrông. Tuy nhiên, phần lớn các huyện chưa chỉnh lý, thu tài liệu về Lưu trữ huyện như: Gio Linh, Vĩnh Linh, Triệu Phong, Hướng Hóa,... - Tại cấp xã hầu như tài liệu chưa được chỉnh lý, còn bó gói, cặp tạm, tủ tạm, công tác chỉnh lý tài liệu chưa được quan tâm, chưa thu thập, bảo quản thống nhất. Nhìn chung, tình trạng vật lý cũng như tình trạng xử lý nghiệp vụ của phần l ớn tài liệu hiện bảo quản tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp l ưu vào lưu trữ lịch sử chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ. Thực trạng đó đã không những gây khó khăn lớn đối với công tác quản lý và phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của xã hội mà còn dẫn tới nguy cơ tài liệu lưu trữ bị hủy hoại hoàn toàn. Trước thực trạng này nếu không được sự quan tâm đầu tư kịp thời của các cấp, các ngành thì chỉ trong một thời gian không xa di sản quý giá có một không hai này sẽ bị hủy hoại thì đến lúc đó dù được đ ầ u tư thoả đáng cũng không phục h ồ i được. 3. Nguyên nhân: - Tài liệu hình thành với thời gian tồn tại khá dài, những nguyên nhân tác động trực tiếp ảnh hưởng như: môi trường khí hậu, các loại côn trùng phá hoại, điều kiện bảo quản không đáp ứng yêu cầu, phần lớn tài liệu đã bị xuống cấp, một bộ phận đáng k ể đã và đang bị hư hỏng ở mức độ khác nhau, tài liệu lưu trữ được ghi bằng những phương pháp ghi tin r ấ t khác nhau như viết tay, đánh máy, in Ronéo, hình ảnh, ghi âm…, với các chất liệu ghi tin như mực viết, chì, giấy carbon, mực in... và lưu trữ trên các vật mang t i n khác nhau như giấy, phim ảnh, băng và đĩa từ... trong đ ó giấy là phương tiện chủ y ế u. Đồng thời giấy được sử dụng đ ể làm tài liệu cũng r ấ t đa dạng, phong phú về chủng loại như giấy làm từ rơm rạ, bã mía, giấy pơ-luya, gi ấ y can ... và rất khác nhau về chất lượng. - Ngoài những nguyên nhân khách quan do lịch sử để lại, trong nhiều năm qua, đa số các cơ quan xây dựng mới không quan tâm bố trí xây dựng kho bảo quản, tài liệu Lưu trữ hoặc b ả o quản ở những kho tạm hoặc phòng làm việc, chật hẹp, ẩm thấp, không có đầy đủ các trang thiết bị bảo quản tối thiểu (cặp, hộp, kệ giá). - Biên ch ế văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm nên công tác lưu trữ phần lớn bỏ ngỏ. Việc xử lý các bước nghiệp vụ đối với tài liệu tồn đọng chưa thực hiện được. - Tình trạng vật lý cũng như xử lý nghiệp vụ chuyên môn phần lớn chưa đạt yêu c ầ u về nghiệp vụ chuyên ngành m à còn dẫn tới nguy cơ tiềm ẩn là nhiêu tài liệu lưu trữ sẽ bị thất lạc, mất mát, h ủ y hoại hoàn toàn. - Do khó khăn v ề cơ s ở vật chất, nguồn kinh phí, nhân lực và một phần do nhận thức của một số lãnh đạo, công chức, viên chức về vai trò của công tác Lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nói riêng. Để khắc phục những tồn tại trên, đưa công tác lưu trữ của tỉnh ngày càng đi vào nền nếp, góp phần bảo quản an toàn, phát huy giá trị tài liệu l ưu trữ. Sở Nội vụ đã chỉ đạo Ch i cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức đi khảo sát 111 cơ quan, đơn vị tiêu biểu trên t ổ ng số 356 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu. II. SỰ CẦN TH IẾ T Trước yêu cầu cấp bách của Công tác lưu trữ, ngày 02/3/2007 Thủ tướng Chính phủ đ ã ban hành Chỉ thị s ố 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường bảo vệ và phát huy g i á trị tài liệu lưu trữ, nhằm giữ gìn, bảo vệ và phát huy giá trị di sản quý giá của dân tộc cho thế hệ sau, trong đó ghi r õ “Đ ế n năm 2010, các ngành các cấp phải giải quyết xong cơ bản tình trạng tài liệu hiện đang còn t ồ n đọng trong kho lưu trữ chưa được phân loại, lập h ồ sơ, xác định giá trị tài liệu, thống k ê và lập cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ...”. Ngày 28/5/2007 UBND tỉnh Quảng Trị ban hành Công văn số 1247/UBND-LT về việc triển khai thực hiện Chỉ thị 05/2005/CT-TTg trong đó chỉ đạo: “Trình UBND tỉnh phê duyệt đề án giải quyết tài liệu tồn đọng chưa ch ỉ nh lý tại các Sở, Ban ngành cấp tỉnh đ ể thực hiện, đến năm 2010 phải giải quyết xong tài liệu tồn đọng...”; Ngày 23/6/2015 UBND tỉnh ban hành Chỉ thị số 09/CT-UBND về Tăng cường giải quyết tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Quảng Trị, trong đó y êu c ầ u Sở Nội vụ: “Chủ trì xây dựng hoàn thiện Đề án giải quyết tài liệu t ồ n đọng tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2015-2020; phối hợp với Sở Tài chính lập dự toán kinh phí trình UBND tỉnh xem xét giải quyết nhằm chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng và nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh”. Xác định tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nhất là việc bảo quản, lưu giữ, phát huy giá trị tài liệu đối với cơ quan, tổ chức, ngày 07/9/2017 Thủ tướng Chính phủ ban hành Ch ỉ thị s ố 35/CT-TTg về tăng cường công tác lập h ồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu v à o l ưu trữ c ơ quan, lưu trữ lịch s ử , trong đ ó yêu cầu các Bộ, ngành, chủ tịch UBND các t ỉ nh, thành phố có trách nhiệm chỉ đạo việc giải quy ế t tài liệu tồn đọng: “Chậm nhất đến h ế t năm 202 1 , các ngành, các c ấ p gi ả i quyết dứt đi ể m tài liệu được hình thành từ năm 20 1 5 trở về trước đang bó g ó i, t ồ n đọng tại các c ơ quan, t ổ chức" Triển khai thực hiện Ch ỉ thị số 35/CT-TTg ngày 28/9/201 7 U BND tỉnh đã ban hành văn bản s ố 4821/UBND-NC về việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện nhiệm vụ trọng tâm : “Đến năm 2021, phải giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu từ 2015 trở về trước đang tồn đọng, tích động tại các cơ quan, đơn vị. Đồng thời bố trí kho lưu trữ đáp ứng yêu c ầ u bả o qu ả n an toàn tài liệu theo quy định... nh ằ m phục vụ khai thác, phát huy giá trị tài liệu lưu tr ữ ” . Thực hiện chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Nội vụ, hiện nay các tỉnh đã xây dựng đề án giải quyết t à i liệu tồn đọng và triển khai thực hiện có hiệu quả, tỉnh Quảng Trị trong những năm gần đây đ ã c ấ p kinh phí cho các đơn vị để tổ chức chỉnh lý tài liệu t ồ n đọng, tuy nhiên so với thực tế tài liệu còn nhiều (hơn 7.000 mét giá). Đề án là một trong những giải pháp đồng bộ nhằm tiến tới số hóa tài liệu lưu trữ. Đề án giải quyết tài liệu tồn đọng tỉnh Quảng Trị sẽ giúp cho việc bảo toàn nguyên vẹn, thống nhất tài liệu lưu trữ, tránh được tài liệu bị phân tán, xé lẻ, tạo điều kiện cho việc xây dựng công cụ tra cứu khoa học, th ố ng nhất. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu: Tài liệu được thu thập thường xuyên, đầy đủ có chất lượng, đảm bảo sự tin cậy đối với người khai thác sử dụng. Công tác chỉnh lý tài liệu có vai trò quan trọng trong công tác tổ chức khoa học tài liệu của cơ quan, đơn vị, mang tính khoa học và thực tiễn sâu s ắ c, thể hiện qua việc phân loại, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ thống kê, tra tìm... Đ ể hạn chế các nguy cơ hư h ỏ ng, m ấ t mát tài liệu, kh ắ c phục những tồn tại hiện nay trong công tác lưu trữ, khối lượng tài liệu tồn đọng của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh cần được chỉnh lý, s ắ p xếp khoa học, đ ầ u tư trang thiết bị bảo quản, xây dựng công cụ tra cứu nhằm hướng tới mục đích của công tác lưu trữ là việc phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội, của quốc gia thông qua việc khai thác các thông tin có trong tài liệu lưu trữ. Đứng trước tình hình tài liệu tồn đọng ở các cơ quan, tổ chức như tình trạng đã nêu trên Sở Nội vụ xây dựng Đề án "Giải quyết tài liệu tồn đọng" nhằm giải quyết tình trạng tài liệu tồn đọng, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả các tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Việc xây dựng Đề án ch ỉ nh lý tài liệu tồn đọng, tích đống là h ế t sức cần thiết, đ ể có thể bố trí đủ n gu ồn ngân sách cho công tác giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của tỉnh, cần phải được sự quan tâm thực sự của lãnh đạo các cấp, có như vậy mới có thể lựa chọn những tài liệu có g i á trị thuộc thành phần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử để bảo quản, tạo điều kiện thuận lợi để khai thác, sử dụng và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ cho quá trình điều hành, quản lý của các cơ quan được hiệu quả, góp phần phát triển kinh tế - xã hội của địa phương III. CƠ SỞ PHÁP LÝ: 1. Các văn bản của Trung ương: - Luật Lưu trữ năm 2011; - Nghị định số 01/2012/NĐ-CP ngày của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; - Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; - Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Th ủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; - Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế k ỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; - Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy; - Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản các nhóm h ồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; - Thông tư số 17/20I4/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử các cấp; - Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. 2. Các văn bản của tỉnh: - Công văn số 1247/UBND-LT ngày 28/5/2007 của UBND tỉnh Quảng Trị về việc triển khai thực hiện Chỉ thị 05 của Thủ tướng Chính phủ; - Quyết định số 1425/QĐ-UBND ngày 24/6/2016 của UBND tỉnh về việc Ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; - Quyết định 1042/QĐ- U B ngày 14/6/2013 của UBND tỉnh Quảng Trị ban hành danh mục thành ph ầ n h ồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ tỉnh; - Chỉ thị 07/CT-UBND ngày 20/5/2014 của UBND tỉnh về tăng cường quản lý nhà nước về công tác văn thư, Lưu trữ trên địa bàn tỉnh Quảng Trị; - Chỉ thị 09/CT-UBND ngày 23/6/2015 UBND tỉnh về tăng cường giải quyết tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Quảng Trị ; - Kế hoạch số 460/KH-UBND ngày 16/02/2017 của UBND tỉnh Quảng Trị về công tác văn thư, l ưu trữ năm 2017; - Công văn số 4821/UBND-NC ngày 28/9/2017 của UBND tỉnh Quảng Trị về việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ Phần II NỘI DUNG ĐỀ ÁN I. MỤC TIÊU: 1. Mục tiêu chung: Giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng giai đoạn từ năm 1986 - 2010 của các Sở, ban, ngành và các cơ quan, tổ chức trong tỉnh là việc làm h ế t sức c ầ n thiết nhằm bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, nh ằ m nâng cao vai trò trách nhiệm của cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội và mọi công dân đối với việc bảo vệ, quản l ý và sử dụng tài liệu Lưu trữ quốc gia phục vụ cho công tác xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng và nhu cầu của nhân dân trên đ ị a bàn tỉnh. 2. Mục tiêu cụ thể: - Giải quyết cơ bản tình trạng tài liệu chưa được tổ chức sắp xếp, phân loại khoa học, xác định giá trị tài liệu t ồ n đọng tại các cơ quan, đơn vị trên cơ sở lập ra một trật tự mới trong việc quản lý tài liệu lưu trữ, bắt đầu b ằ ng việc hướng dẫn thực hiện một cách nghiêm túc, b ắ t buộc công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ hiện hành ở các cơ quan hàng năm theo đúng quy định của pháp luật; - Thu thập, chỉnh lý 1.798 mét tài liệu từ năm 2010 trở về trước của 25 Sở, ngành tương đương, các hội và các cơ quan có chức năng quản lý nhà nước thuộc Sở, ngành. - Thực hiện các biện pháp k ỹ thuật nhằm hạn ch ế nguy cơ hủy hoại, kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ. - Lựa chọn, giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử để phục vụ khai thác, sử dụng phục vụ hoạt động các cơ quan, tổ chức và công dân trên địa bàn tỉnh; - Lập danh mục các loại tài liệu: tài liệu có các mức độ mật, tài liệu hạn chế sử dụng, tài liệu quý, hi ế m nhằm quản lý khoa học tài liệu và bảo đảm bí mật nhà nước; - Trang bị một số thiết bị cần thiết bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; - Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị; - Từng bước xây dựng hoàn thiện hệ thống công cụ th ố ng kê tra cứu, số hóa tài liệu lưu trữ để quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng các phông lưu trữ tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh. 3. Khối lượng, phạm vi của Đề án: 3.1. Khối lư ợ ng: Thực hiện kế hoạch khảo sát tại v ă n bản s ố 205/KH-SNV ngày 06/06/2013 của Sở Nội vụ về khảo sát tài liệu tồn đọng các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Trị; Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã khảo sát 111 cơ quan đơn vị, trên t ổ ng số 365 cơ quan thuộc nguồn nộp lưu. K ế t quả thống kê 7.256 mét giá (phụ lục 01) . Sau kh i chọn lọc đã loại những cơ quan đơn vị có dưới 10 mét giá; những cơ quan, đơn vị trực thuộc Trung ương; các đơn vị sự nghiệp. Đối với các Sở, ban ngành thuộc UBND tỉnh không đưa vào đề án vì từ năm 2011 đến nay các ngành tự b ố tr í kinh phí thường xuyên đ ể xử lý hoặc UBND tỉnh đã cấp kinh phí hàng năm đ ể giải quyết tài liệu tồn đọng như Văn phòng UBND tỉnh, Sở Xây dựng, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Đài Phát thanh - Truyền hình, Chi cục Văn thư - Lưu trữ.... Giai đoạn 2018-2022 thực hiện 25 cơ quan, tổ chức; số lượng tài liệu 1.798 mét giá. Cụ thể từng nhóm cơ quan, đơn vị như sau (phụ lục 02) : - Nhóm 1: Gồm 18 Sở, ngành thuộc tỉnh: - Nhóm 2: Gồm 07 đơn vị thuộc Sở và tổ chức khác: 1.561 mét giá 237 mét giá 3.2. Phạm vi của Đề án a) Phạm vi: Các Sở ngành và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu có s ố lượng tài liệu từ 10 mét giá trở lên. b) Thời gian: - Thời gian thực hiện Đề án: từ năm 2018 đến năm 2022 - Thời gian của tài liệu: Giới hạn thời gian của tài liệu là từ khi thành lập cơ quan, đơn vị đến năm 2010 3.3. Cơ quan thực hiện - Cơ quan chủ trì: Chi cục Văn thư - Lưu trữ chủ trì thực hiện. - Cơ quan phối hợp: Các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Đề án. III. NHỮNG NỘI DUNG CHÍNH VÀ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN Việc phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản an toàn và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ triển khai thực hiện còn rất hạn chế. Lý do cơ bản là phần lớn tài liệu các cơ quan, tổ chức đang quản lý ở dưới dạng bó, gói lẫn lộn, nhiều về khối lượng, phong phú về nội dung, đa dạng v ề thể loại. Muốn quản lý được chặt chẽ tài liệu và sử dụng có hiệu quả thì khối tài liệu đó phải được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, th ố ng kê và sắp xếp khoa học theo các nội dung sau: 1. Những nội dung chính a) Kh ố i lượng công việc: Khối lượng tài liệu cần chỉnh lý hoàn chỉnh 1.798 mét giá , gồm khối tài liệu hành chính của các Sở, ngành tiêu bi ể u thuộc khối nghiên c ứ u t ổ ng hợp ( trừ các Sở, ngành từ 2010 đến nay đ ã được UBND tỉnh b ố trí k i nh ph í hàng năm), tài liệu XDCB, tài liệu chuyên ngành của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh (các Chi cục và tương đương c ó chức năng quản l ý nhà nước) , hiện đang bảo quản tại phòng, kho lưu trữ cơ quan. b) Yêu cầu: Thực hiện theo quy trình nghiệp vụ theo Thông tư 03/2010/TT-BNV; Thông tư 12/2010/TT-BNV và hướng dẫn tại văn bản số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 và các văn bản có liên quan. - Trong quá trình thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu không làm ảnh hưởng đến các hoạt động chung của các cơ quan, tổ chức. - Khi chỉnh lý tài liệu lưu trữ phải dựa trên nguyên t ắ c tập trung th ố ng nh ấ t, không xé lẻ phông lưu trữ; tra cứu, khai thác tài liệu lưu trữ nhanh chóng, chính xác. - Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây: + Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ l ưu trữ; + Được xác định thời hạn bảo quản; + Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá; + Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị. - Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn bằng các thiết bị chuyên dụng, có hộp (cặp) theo tiêu chuẩn ngành, có mục lục hồ sơ. - T ấ t cả các tài liệu sau khi chỉnh lý được đưa vào bảo quản an toàn trong kho lưu trữ theo quy định đ ể quản lý, khai thác sử dụng phục vụ cho nhu cầu của các cơ quan, tổ chức và công dân. - Đối với tài liệu hết giá trị (thực hiện theo hướng dẫn số 879/VTLTNN- NVTW ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước). 2. Lộ trình Thời gian thực hiện Đề án: 5 năm b ắ t đầu từ năm 2018 đến năm 2022. Sau khi đề án được phê duyệt, S ở Nội vụ xây dựn g kế hoạch cụ thể đ ể thực hiện theo lộ trình từ 2018 - 2022 (phụ l ục số 03) a) Năm 2018 gồm: + Số cơ quan được chỉnh lý: 05 cơ quan. + S ố tài liệu cần chỉnh lý: 333 mét giá. + Kinh phí dự kiến: 1.282.000.000 đồng (Một tỷ, hai trăm tám mươi hai triệu đồng). b) Năm 2019 gồm: + Số cơ quan được chỉnh lý: 05 cơ quan. + Số tài liệu cần chỉnh lý: 368 mét giá. + Kinh phí dự kiến: 1.295.000.000 đồng (Một t ỷ , hai tr ă m chín mươi lăm triệu đồng). c) Năm 2020 gồm: + Số cơ quan được chỉnh lý: 05 cơ quan. + Số tài liệu cần chỉnh lý: 387 mét giá. + Kinh phí dự ki ế n: 1.410.000.000 đồng (Một tỷ, bốn trăm mười triệu đồng) . d) Năm 2021 gồm: + S ố cơ quan được chỉnh lý: 05 cơ quan. + Số tài liệu cần chỉnh lý: 341 mét giá. + Kinh phí dự kiến: 1.242.000.000 đồng (Một tỷ, hai trăm b ố n mươi hai triệu đồng). đ) Năm 2022 gồm: + Số cơ quan được chỉnh lý: 05 cơ quan. + Số tài liệu cần chỉnh lý: 369 mét giá. + Kinh phí dự kiến: 1.311.000.000 đồng (Một tỷ, ba trăm mười một triệu đồng). 3. Giải pháp: 3.1. Các Sở, ngành: Với quan điểm xử lý tài liệu tồn đọng, tích đ ố ng tại là h ế t sức cần thiết, đề nghị các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm quan tâm, s ắ p x ế p và bố trí nguồn kinh phí thường xuyên hoặc huy động các nguồn hợp pháp khác (nếu có) để hàng năm thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, tránh tình trạng trông chờ vào ngân sách dẫn tới chậm ti ế n độ thực hiện Đề án. 3.2. Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ t iế p nhận những hồ sơ, tài liệu đã được phân loại sơ bộ, đồng thời tổ chức lao động có chuyên môn nghiệp vụ đạt yêu cầu về chất lượng và kỹ thuật, phối hợp với các cơ quan, tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ mà cán bộ lưu tr ữ của các cơ quan, tổ chức không thể thực hiện được đ ể chỉnh lý khoa học tài liệu theo đúng quy định của Nhà nước. Sau khi kết thúc Đề án, trên cơ sở đánh giá hiệu quả của giai đoạn 1, UBND tỉnh sẽ xem xét và quyết định việc thực hiện đối với các cơ quan, tổ chức và các huyện, thị xã, thành phố và giai đoạn tiếp theo. IV. KINH PHÍ THỰC HI Ệ N 1. Kinh phí, định mức - Định mức chi phí nhân công chỉnh lý tài liệu: Áp dụng theo Thông tư số 12/2010/TT-BNV ng à y 26/11/2010; Thông tư 03/2010/TT-BNV 26/11/2010 của Bộ Nội vụ, các văn bản có quy định liên quan và c ă n cứ khối lượng tài liệu thực tế của đơn vị vị mình, các cơ quan, đơn vị xây dựng định mức nhân công, văn phòng ph ẩ m cụ thể đ ể phục vụ công tác chỉnh lý tài liệu hợp lý. - Đơn g i á vật tư, văn phòng phẩm được tính theo đơn giá thị trường tại thời điểm thực hiện chỉnh lý tài liệu (Phụ l ục 04). Ngoài ra các cơ quan đơn vị cần bố trí phòng, kho lưu tr ữ , đáp ứng đủ diện tích và các tiêu chuẩn để bảo quản khối tài liệu sau khi ch ỉ nh lý; đầu tư mua sắm trang thiết bị bảo quản theo tiêu chuẩn của ngành như: Giá đựng tài liệu, máy hút ẩm, máy điều hòa nhiệt độ, b ì nh chữa cháy, hệ thống quạt thông gió... 2. Tổng dự toán: 6.540.000.000 đồng (Sáu tỷ, năm trăm bố n mươi triệu đồng). 3. Nguồn kinh phí thực hiện Đề án: Ngân sách địa phương cấp hàng năm qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh (Sở Nội vụ). Hàng năm, căn cứ Đề án đã được UBND tỉnh phê duyệt, Sở Nội vụ ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện theo lộ trình, đảm bảo tiến độ đề ra; Sở Tài chính căn cứ kế hoạch, th ẩ m định cấp kinh phí. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh thông báo và phối hợp với các cơ quan, đơn vị thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng theo kế hoạch. V. T Ổ CH Ứ C TH Ự C HI Ệ N 1. Sở Tài chính: Căn cứ hồ sơ triển khai thực hiện việc chỉnh lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức, thẩm định trình UBND tỉnh xem xét, quyết định cấp kinh phí ngân sách tỉnh theo quy định; thẩm định kinh phí đảm bảo triển khai Đề án; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện đúng mục đích và thanh quyết toán đúng quy định hiện hành. 2. Sở Nội vụ có trách nhiệm rà soát, kiểm tra số liệu thực tế đ ã thực hiện sơ bộ, lập kế hoạch cụ thể cho từng năm theo Đề án đã được phê duyệt. Theo dõi, định kỳ báo cáo tiến độ, chất lượng thực hiện Đề án cho UBND tỉnh. 3. Đối với các Sở, ngành, tổ chức trong phạm vi Đề án: - Rà soát, thống kê số lượng tài liệu tồn đọng của cơ quan, đơn vị, thực hiện các bước đơn giản, phân loại sơ bộ, loại nh ữ ng tài liệu h ế t giá trị, trùng thừa, tài liệu tham khảo, giảm thiểu kinh phí đến mức thấp nhất, sau khi hoàn thành, báo cáo thống kê Sở Nội vụ để lập Kế hoạch cụ th ể chỉnh lý từng năm theo Đề án. - Phối hợp với Sở Nội vụ tổ chức lập kế hoạch cụ thể hàng năm đ ể chỉnh lý dứt điểm số tài liệu tồn đọng của đơn vị mình theo Đề án của Ủy ban nhân dân tỉnh. Từ nay đến 2022 phải giải quyết xong tình trạng tài liệu tồn đọng chưa được s ắ p x ế p chỉnh lý trong nhiều năm qua tại các cơ quan, tổ chức trong Đề án. - Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu nhằm lựa chọn những h ồ sơ, tài liệu có giá trị, thời hạn bảo quản vĩnh viễn để nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Phần I II KẾT LUẬN Hiện nay, các cơ quan, tổ chức trong tỉnh đang b ả o quản một khối lượng lớn tài liệu h ì nh thành trong quá trình hoạt động mà chưa được sắp xếp, chỉnh lý, nhất là các hu y ện, thành phố, thị x ã . Khối tài liệu này có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa xã hội, giáo dục, khoa học... và đang ở tình trạng tích đống, có d ấ u hiệu mối mọt, hư hỏng, mục nát nếu không được quan tâm xử lý, UBND tỉnh đề nghị lãnh đạo các ngành, các cấp: 1. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, nâng cao ý thức đối với từng cán bộ, công chức, viên chức và những người làm công tác Lưu trữ về Luật Lưu trữ và các văn bản quy định về công tác lưu trữ. Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý. 2. Quan tâm đầu tư kinh phí cho công tác chỉnh lý tài liệu và xây dựng nâng cấp Kho lưu trữ của cơ quan nh ằ m bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. 3. Đối với các cơ quan, đơn vị có khối lượng tài liệu dưới 10 mét, các đơn vị sự nghiệp trong tỉnh và các Sở ngành có tài liệu từ 2010 trở đi, các Ban Quản lý Dự án, các huyện, thành phố, thị xã; các cơ quan thuộc Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh, các đơn vị sự nghiệp, các doanh nghiệp nhà nước ưu tiên bố trí kinh phí đ ể chỉnh lý khối tài liệu còn tồn đọng, đầu tư trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước. PHỤ LỤC SỐ 01 DANH SÁCH CÁC ĐƠN VỊ CÓ TÀI LIỆU T Ồ N ĐỌNG T Ừ NĂM 1986-2010 Kinh Phí chỉnh lý tài liệu giấy TT Tên cơ quan, đơn vị Tổng số tài liệu giấy (m é t giá) Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (mét giá) Đơn giá gồm nhân công (Nghìn đồng) Thành tiền (Nghìn đồng) Tài liệu chuyên ngành, xây dựng cơ bản (mét giá) Đơn giá gồm nhân công (Nghìn đồng) Thành tiền (Nghìn đồng) Văn phòng phẩm 925.180đ/ mét Tổng cộng kinh phí đề nghị cấp (Nghìn đồng) Ghi chú 1 2 3=4+7 4 5 6=4*5 7 8 9=7*8 10=3* 925.180 11=6+9+10 12 1 VP Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đ ồng nhân dân tỉnh 41 41 3.544.237 145.314 0 2.480.966 0 37.932 183.246 2 Sở Nội vụ 130 130 2.835.390 368.601 2 . 480.966 0 120.273 488 . 874 3 Sở Tài chính 82 82 2.835.390 232.502 2.480.966 0 75.865 308.367 4 Chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng 40 40 2.835.390 113.416 2.480.966 0 37.007 150.423 5 Ban dân tộc 40 40 2.835.390 113.416 2.480.966 0 37.007 150.423 6 Thanh tra t ỉ nh 23 13 2.835.390 36.860 10 2.480.966 24.810 21.279 82949 7 Sở giao thông vận t ả i 170 30 2.835.390 85.062 140 2.480.966 347.335 157.281 589.678 8 Sở Thông tin truyền thông 40 40 2.835.390 113.416 2.480.966 0 37.007 150.423 9 Sở Tư pháp 30 30 2.835.390 85.062 2.480.966 0 27.755 112.817 10 Chi cục Bảo vệ môi trường 12 8 2 . 835.390 22.683 4 2.480.966 9.924 11.102 43.709 11 Sở Y tế 157 132 2.835.390 374.271 25 2 . 480.966 62.024 145.253 581.549 12 Sở Tài ngu yê n và Môi trườn g 78 48 2.835.390 136.099 30 2.480.966 74 . 429 72.164 282.692 13 Chi cục quản lý thị trường 40 40 2.835.390 113.416 2.480.966 0 37.007 150.423 14 Trường CĐSP tỉnh Qu ả ng Trị 70 70 2.835.390 198.477 2.480.966 0 64.763 263.240 15 Hội chữ thập đ ỏ 20 2 2.835.390 5.671 18 2.480.966 44.657 18.504 68.832 16 Sở Văn hóa - Thể thao và Du lịch 150 80 2.835.390 226.831 70 2.480.966 173.668 138.777 539.276 17 Sở kế hoạch và đầu tư 65 65 2.835.390 184.300 2.480.966 0 60.137 244.437 18 Sở lao động TB và XH 70 40 2.835.390 113.416 30 2.480.966 74.429 64.763 252.608 19 Ban qu ả n lý các Khu kinh tế 105 5 2.835.390 14.177 100 2.480.966 248.097 97.144 359.418 20 Ban Thi đua - Khen thư ở ng t ỉ nh 16 3 2.835.390 8.506 13 2.480.966 32.253 14.803 55.562 21 Sở Công thương 60 60 2.835.390 170.123 2.480.966 0 55.511 225.634 22 Sở NN và PTNT tỉnh 130 10 2.835,390 28.354 120 2.480.966 297.716 120.273 446.343 23 Sở Khoa học và Công nghệ 70 69 2.835.390 195.642 1 2.480.966 2.481 64.763 262.886 24 Hội V ă n học nghệ thuật 17 6 2.835.390 17.012 11 2.480.966 27 . 291 15.728 60.031 25 Chi cục phát triển nông thôn 92 7 2.835.390 19.848 85 2.480.966 210.882 85.117 315.847 26 Sở Ngoại vụ 7 4 2.835.390 11.342 3 2.480.966 7.443 6.476 25.260 27 Ban chỉ đạo phòng chống tham nhũng 3 3 2.835.390 8.506 2 . 480.966 0 2.776 11.282 28 Ban qu ả n lý Khu du lịch t ỉ nh 63 1 2.835.390 2.835 62 2.480966 153.820 58.286 214.941 29 B ả o hiểm xã hội tỉnh 146 9 2.835.390 25.519 137 2.480.966 339.892 135.076 500.487 30 Bưu điện t ỉ nh 75 5 2.835.390 14.177 70 2.480.966 173.668 69.389 257.234 31 Viễn Thông Qu ả ng Trị 277 12 2.835.390 34 .0 25 265 2.480.966 657.456 256.275 947.756 32 Ngân hàng chính sách xã hội 112 3 2.835.390 8.506 109 2.480 966 270.425 103.620 382.551 33 Hội từ thiện 2 2 2.835.390 5.671 2.480.966 0 1.850 7.521 34 Li ê n minh HTX và DN ngoài qu ố c doanh 10 10 2.835.390 28.354 2.480.966 0 9.252 37.606 35 Hội Nhà báo tỉnh 4 1 2.835.390 2.835 3 2.480.966 7.443 3.701 13.979 36 Hội B ả o trợ người tàn tật và tr ẻ em mồ côi 3.5 1 2.835.390 2.835 2.5 2.480.966 6.202 3.238 12.276 37 Hội Đô ng y 5 5 2.835.390 14.177 2.480.966 0 4.626 18.803 38 Hội Người mù 4,6 3,6 2.835.390 10.207 1 2.480.966 2.481 4.256 16.944 39 Hội Khu y ến học 4 4 2.835.390 11.342 2.480.966 0 3.701 15.043 40 Hội Nạn nhân chất độc màu da cam/Dioxin 0,3 0,3 2.835.390 851 2.480.966 0 278 1.129 41 Hội Làm vườn 1 1 2.835.390 2.835 2.480.966 0 925 3.760 42 Hội Người cao tu ổ i 1,5 1,5 2.835.390 4.253 2.480.966 0 1.388 5.641 43 Trung tâm tin học thuộc VP UBND tỉnh 5 5 2.835.390 14.177 2.480.966 0 4.626 18.803 44 Ban Tôn giáo t ỉ nh 6 6 2.835.390 17.012 2 . 480.966 0 5.551 22.563 45 Chi cụ c Th ú Y t ỉ nh 5 5 2.835.390 14.177 2.480.966 0 4.626 18.803 46 Chi cục quản lý chất lượng nông lâm thủy sản 4 4 2.835.390 11.342 2.480.966 0 3.701 15.043 47 Trung tâm điều tra, quy hoạch, thiết kế nông - lâm Qu ả ng Trị 14 14 2.835.390 39.695 2.480.966 0 12.953 52.648 48 Trường Trung học NN và PTNT 10 8 2.835.390 22.683 2 2.480.966 4.962 9.252 36.897 49 Trung tâm khuyến nông - Khuyến ngư 15 15 2.835.390 42.531 2.480.966 0 13.878 56.409 50 Trung tâm nước sinh hoạt vệ s i nh môi trường nông thôn 65 15 2.835.390 42.531 50 2.480.966 124.048 60.137 226.716 51 Trung tâm gi ố ng thủy s ả n 2 2 2 . 835.390 5.671 2.480.966 0 1.850 7 . 52 1 52 Sở giáo dục và đào tạo 120 50 2.835.390 141.770 70 2.480.966 173.668 111.022 426.459 53 BQL rừng phòng hộ Dakrông, Hướng Hóa 10 10 2.835.390 28.354 2.480.966 0 9.252 37.606 54 BQL rừng phòng hộ lưu vực sông Bến Hải 8 8 2.835 . 390 22.683 2.480.966 0 7.401 30.084 55 BQL r ừn g phòng hộ lưu vực sông Thạch Hãn 12 1 2.835.390 2.835 11 2.480.966 27.291 11.102 41.228 56 BQL DA phát triển nông thôn t ổ ng hợp các tỉnh miền Trung 25 5 2.835.390 14.177 20 2.480.966 49.619 23.130 86.926 57 Chi cục khai thác và bảo vệ nguồn lợi thủy sản 2 2 2.835.390 5.671 2.480.966 0 1.850 7.521 58 Chi cục thủy lợi, đê điều 190 25 2.835.390 70.885 165 2.480 . 966 409.359 175.784 656.028 59 Trung tâm giáo dục thường xuyên tỉnh 4 4 2.835.390 11.342 2.480.966 0 3.701 15.043 60 Chi cục an toàn vệ sinh thực phẩm 0,5 0,5 2.835.390 1.418 2.480.966 0 463 1.881 61 Chi cục dân số KHHGĐ 4 4 2.835.390 11.342 2.480.966 0 3.701 15.043 62 Trường Trung học y tế 10 10 2.835.390 28.354 2.480.966 0 9.252 37.606 63 Bệnh viện đa khoa tỉnh 6 6 2.835.390 17.012 2.480.966 0 5.551 22.563 64 Trung tâm y t ế dự phòng 20 20 2.835.390 56.708 2.480.966 0 18.504 75.212 65 Trung tâm Truyền thông giáo dục sức khỏe 1 1 2.835.390 2.835 2.480.966 0 925 3.760 66 Trung tâm phòng chống các bệnh x ã hội 40 40 2.835.390 113.416 2.480.966 0 37.007 150.423 67 Trung tâm Ki ể m nghiệm thuốc MP và TP 17 17 2.835.390 48.202 2.480.966 0 15.728 63.930 68 Trung t â m chăm sóc sức khỏe sinh sản 10 10 2.835.390 28.354 2.480.966 0 9.252 37.606 69 Trung tâm giám định y khoa 30 30 2.835.390 85.062 2.480.966 0 27.755 112.817 70 Trung tâm phòng chống HIV/AIDS 10 10 2.835.390 28.354 2.480.966 0 9.252 37.606 71 Trung tâm công nghệ thông tin và truyền thông 2 2 2.835.390 5.671 2.480.966 0 1.850 7.521 72 Trung tâm trợ giúp pháp lý 25 25 2.835.390 70.885 2.480.966 0 23.130 94.015 73 Phòng công chứng số 1 14 14 2.835.390 39.695 2.480.966 0 12.953 52.648 74 Trung tâm Văn hóa tỉnh 22 22 2.835.390 62.379 2.480.966 0 20.354 82.733 75 Trung tâm Bảo tồn Di tích và Danh thắng 24 17 2.835.390 48.202 7 2.480.966 17.367 22.204 87.772 76 Bảo Tàng t ỉ nh 10 10 2.835 390 28.354 2.480.966 0 9.252 37.606 77 Thư viện t ỉ nh 8 8 2.835.390 22.683 2.480.966 0 7.401 30.084 78 Đoàn nghệ thuật tổng hợp t ỉ nh 20 18 2.835.390 51.037 2 2.480.966 4.962 18.504 74.503 79 Trung tâm phát hành phim và chi ế u bóng 20 17 2.835.390 48.202 3 2.480.966 7.443 18.504 74.149 80 Trung lâm huấn luyện và thi đ ấ u thể dục thể thao 24,5 24,5 2.835.390 69.467 2.480.966 0 22.667 92.134 81 Trường Trung cấp nghề 15 15 2.835.390 42.531 2.480.966 0 13.878 56.409 82 Trung tâm giới thiệu việc làm 20 20 2.835.390 56.708 2.480.966 0 18.504 75.212 83 Trung tâm Điều dưỡng Thương binh và Bảo trợ xã hội 2 2 2.835.390 5.671 2.480.966 0 1.850 7.521 84 Trung tâm Thông tin và Thông tin khoa học công nghệ 10 10 2.835.390 28.354 2.480.966 0 9.252 37.606 85 Trung tâm ứ ng dụng tiến bộ khoa học công nghệ 7 7 2.835.390 19.848 2.480.966 0 6.476 26.324 86 Liên hiệp các hội khoa học công nghệ 5 5 2.835.390 14.177 2.480.966 0 4.626 18.803 87 Trung tâm Khuyến công và Xúc tiến thương mại 4,3 4,3 2.835.390 12.192 2.480.966 0 3.978 16.170 88 Trung tâ m công nghệ thông tin Tài nguyên và Môi trường 100 2.835.390 0 100 2.480.966 248.097 92.518 340.615 89 Trung tâm quan trắc và kỹ thuật môi trường 11 3 2.835.390 8.506 8 2.480.966 19.848 10.177 38.531 90 Trung tâm kỹ thuật tài nguyên và m ô i trường 15 15 2.835.390 42.531 2.480.966 0 13.878 56.409 91 Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất 14 14 2.835.390 39.695 2.480.966 0 12.953 52.648 92 Đoạn qu ả n lý đ ường sông 12 12 2.835.390 34.025 2.480.966 0 11.102 45.127 93 Trung tâm qu ả n lý bến xe khách 128 128 2.835.390 362.930 2.480.966 0 118.423 481.353 94 Trường Trung cấp nghề giao thông vận tải 40 40 2.835.390 113.416 2.480.966 0 37.007 150.423 95 BQL DA đầu tư v à xây dựng giao thông 110 39 2.835.390 110.580 71 2.480.966 176.149 101.770 388.499 96 Trung tâm Đăng kiểm phương tiện cơ giới thủy bộ 48 48 2.835.390 136.099 2.480.966 0 44.409 180.508 97 Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh Quảng Trị 30,6 30,6 2.835.390 86.763 2.480.966 0 28.311 115.074 98 Trung tâm phát triển Quỹ đất 4 4 2.835.390 11.342 2.480.966 0 3.701 15.043 99 Viện kiểm sát nhân dân tỉnh 20 20 2,835.390 56.708 2.480.966 0 18.504 75.212 100 T òa án nhân dân 60 5 2.835.390 14.177 55 2.480 . 966 136.453 55.511 206.141 101 Chi cục văn thư - lưu trữ (Tài liệu UBND giai đoạn 2000- 2004) 50 50 2.835.390 141.770 2.480.966 0 46.259 188.029 Phòng Nội vụ các huyện 1 Hải l ă ng 608,6 608,6 2.835.390 1.725.618 2.480.966 0 563.065 2.288.683 2 Đakrông 376,4 357,8 2.835.390 1.014.503 18.6 2.480.966 46.146 348.238 1.408.887 3 Vĩnh Linh 324 324 2.835.390 918.666 2.480.966 0 299.758 1.218.424 4 Thành phố Đông Hà 491,5 491,5 2.835.390 1.393.594 2.480.966 0 454.726 1.848 320 5 Huyện đảo C ồn C ỏ 80 50 2.835.390 1 4 1. 770 30 2.480.966 74.429 74.014 290.212 6 Gio Linh 218,4 202,7 2.835.390 574 . 734 15,7 2.480.966 38.951 202.059 815.744 7 Triệu Phong 209,4 209,4 2.835 . 390 593.731 2.480.966 0 193.733 787.464 8 Thị xã Quảng Trị 209,8 209,8 2.835.390 594.865 2.480.966 0 194.103 788.968 9 Hướng Hóa 409,7 369,4 2.835390 1.047.393 40,3 2.480.966 99.983 379.046 1.526.422 10 Cam Lộ 340 290 2.835.390 822.263 50 2.480.966 124 . 048 314.561 1.260.872 T ổ ng cộng 7.256 5.228 14.851 . 000 2.028 5.032.000 6.713.000 26.596.000 PHỤ LỤC SỐ 02 TỔ NG H ỢP KINH PHÍ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU T Ồ N ĐỌNG GIAI ĐOẠN 2018-2022 Tổ ng s ố tài liệu (m é t giá) Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ Tài liệu chu yê n ngành, XDCB VPP 925.180 đ/m é t Tổng cộng kinh phí đ ề nghị cấp (nghìn đồng) TT Tên cơ quan, đơn vị Số mét Đơn giá nhân công ( đ ồng) Thành tiền (nghìn đồng) Số mét Đơn giá nhân công (đồng) Thành tiền (nghìn đ ồng) 1 2 3=4+7 4 5 6=4*5 7 8 9=7*8 10=3* 925.180 11=6+9+10 I. Các s ở , ngành thuộc tỉnh 1 VP Hội đồng nhân dân tỉnh 41 41 3.544.237 145.314 2.480.966 0 37.932 183.246 2 Thanh tra t ỉ nh 23 13 2.835.390 36.860 10 2.480.966 24.810 21 . 279 82.949 3 Sở lao động TB và XH 70 40 2.835.390 113.416 30 2.480.966 74.429 64.763 252.608 4 Ban quản lý các khu kinh t ế 105 5 2.835.390 14.177 100 2.480.966 248.097 97 . 144 359.418 5 Sở Công thương 60 60 2.835.390 170.123 2 .4 80.966 0 55.511 225.634 6 Sở Tài nguyên và Môi trường 78 48 2 . 835.390 136.099 30 2.480.966 74.429 72.164 282.692 7 Sở giao thông vận tải 170 30 2.835.390 85.062 140 2.480.966 347.335 157.281 589.678 8 Sở Nội vụ 130 130 2.835.390 368.601 2.480.966 0 120.273 488.874 9 Sở kế hoạch v à đầu tư 65 65 2 . 835.390 184.300 2.480.966 0 60.137 244.437 10 Sở NN và PTNT t ỉ nh 130 10 2.835.390 28.354 120 2.480 . 966 297.716 120.273 446.343 11 Sở Thông tin tru y ền thông 40 40 2 835.390 113.416 2.480.966 0 37.007 150.423 12 Sở Tư pháp 30 30 2.835.390 85.062 2.480.966 0 27.755 112.817 13 Sở Y t ế 157 132 2.835.390 374.271 25 2.480.966 62.024 145.253 581.549 14 Sở Giáo dục và Đào tạo 120 70 2.835390 198.477 50 2.480.966 124.048 111.022 433.548 15 Sở Khoa học và Công nghệ 70 69 2.835.390 195.642 1 2.480.966 2.481 64.763 262.886 16 Ban dân t ộc 40 40 2 . 835.390 113.416 2.480.966 0 37 . 007 150.423 17 Sở Văn h ó a - Th ể thao và Du lịch 150 80 2.835.390 226.831 70 2.480 . 966 173.668 138.777 539.276 18 Sở Tài chính 82 82 2 . 835.390 232.502 2.480.966 0 75.865 308.367 1.561 5.695.000 II. Đơn vị thuộc sở và tổ chức khác 1 Hội chữ thập đỏ 20 2 2.835.390 5.671 18 2.480.966 44.657 18.504 68.832 2 Hội V ă n hoc n ghệ thuậ t 17 6 2.835390 17.012 11 2.480.966 27.291 15.728 60.031 3 Chi cục Bảo vệ môi trường 12 8 2.835.390 22.683 4 2.480.966 9.924 11.102 43.709 4 Ban Thi đua - Khen thư ở ng t ỉ nh 16 3 2.835.390 8.506 13 2.480.966 32.253 14.803 55.562 5 Chi cục phát triển nông thôn 92 7 2.835.390 19.848 85 2.480.966 210.882 85.117 315.847 6 Chi cục tiêu chuẩn đo lư ờ ng chất lượng 40 40 2.835.390 113.416 2.480.966 0 37.007 150.423 7 Chi cục quản lý thị trường 40 40 2.835.390 113.416 2.480.966 0 37.007 150.423 237 845.000 T ổ ng cộng 1.798 6.540.000 PHỤ LỤC SỐ 03 PHÂN CHIA THEO LỘ TRÌNH Tổ ng s ố tài liệu (m é t giá) Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ Tài liệu chu yê n ngành, XDCB VPP 925.180 đ/m é t Tổng cộng kinh phí đ ề nghị cấp (nghìn đồng) TT Tên cơ quan, đơn vị Số mét Đơn giá nhân công ( đ ồng) Thành tiền (nghìn đồng) Số mét Đơn giá nhân công ( đ ồng) Thành tiền (nghìn đồng) 1 2 3 4 5 6=4*5 7 8 9=7*8 10=3* 925.180 11=6+9=10 Năm 2018 1 VP Hội đồng nhân dân tỉnh 41 41 3.544.237 145.314 2.480.966 0 37.932 183.246 2 Sở Nội vụ 130 130 2.835.390 368.601 2.480.966 0 120.273 488.874 3 Sở Tài chính 82 82 2.835.390 232.502 2.480.966 0 75.865 308.367 4 Chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng 40 40 2.835.390 113.416 2.480.966 0 37.007 150.423 5 Chi cục quản lý thị trường 40 40 2.835.390 113.416 2.480.966 0 37.007 150.423 Cộng 333 333 0 1.282.000 Năm 2019 1 Thanh tra t ỉ nh 23 13 2.835.390 36.860 10 2.480.966 24.810 21.279 82.949 2 Sở giao thông vận t ả i 170 30 2.835.390 85.062 140 2.480.966 347.335 157.281 589.678 3 Sở Thông tin truyền thông 40 40 2 . 835.390 113.416 2.480.966 0 37.007 150.423 4 Sở Tư pháp 30 30 2.835.390 85.062 2.480.966 0 27.755 112.817 5 Ban qu ả n lý các khu k i nh t ế 105 5 2.835.390 14 . 177 100 2.480 . 966 248 . 097 97.144 359.418 Cộng 368 118 250 1.295.000 Năm 2020 1 Sở Y t ế 157 132 2.835.390 374.271 25 2.480.966 62.024 145.253 581.549 2 Sở Tài nguyên và Môi trường 78 48 2.835.390 136.099 30 2.480.966 74.429 72.164 282.692 3 Chi cục Bảo v ệ môi trường 12 8 2.835.390 22.683 4 2.480.966 9.924 11.102 43.709 4 Sở Giáo dục và Đào tạo t ỉnh 120 70 2.835.390 198.477 50 2.480.966 124.048 111.022 433.548 5 Hội ch ữ thập đỏ 20 2 2 . 835.390 5.671 18 2.480.966 44.657 18.504 68.832 Cộng 387 260 127 1.410.000 Năm 2021 1 Sở Văn hóa - Thể thao và Du lịch 150 80 2.835.390 226.831 70 2.480.966 173.668 138.777 539.276 2 Sở kế hoạch và đầu tư 65 65 2.835.390 184.300 2.480.966 0 60.137 244.437 3 Sở lao động Thương binh và Xã hội 70 40 2.835.390 113.416 30 2.480.966 74.429 64.763 252.608 4 Ban dân tộc 40 40 2.835.390 113.416 2.480.966 0 37.007 150.423 5 Ban Thi đua - Khen thưởng tỉnh 16 3 2 835.390 8.506 13 2.480.966 32.253 14.803 55.562 Cộng 341 228 113 1.242.000 Năm 2022 1 Sở Công thương 60 60 2.835.390 170.123 2.480.966 0 55.511 225.634 2 Sở NN và PTNT t ỉ nh 130 10 2.835.390 28.354 120 2.480.966 297.716 120.273 446.343 3 Sở Khoa học và Công nghệ 70 69 2.835.390 195.642 1 2.480.966 2.481 64.763 262.886 4 Hội V ă n học nghệ thuật 17 6 2.835.390 17.012 11 2.480.966 27 . 291 15.728 60.031 5 Chi cục phát triển nông thôn 92 7 2.835.390 19.848 85 2.480.966 210.882 85.117 315.847 Cộng 369 152 217 1.311.000 T ổ ng cộng 1.798 6.540.000 PHỤ LỤC 04 ĐỊNH MỨC VẬT T Ư , V Ă N PHÒNG PHẨM CHỈNH LÝ TÀI LIỆU (T ài liệu sau 1975 - ĐVT: 01 mét gi á ) Th eo Thông tư số 03/2010/TT -BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuậ t ch ỉ nh lý tài liệu giấy TT Nội dung ĐVT Đ ị nh mức Đơn giá Thành tiền (đồng) 1 B ì a hồ sơ đã bao gồm 5% tỉ lệ sai hỏng tờ 120 3.500 đ 420.000 2 Tờ mục lục v ă n b ả n (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai h ỏng ) tờ 190 120 đ/tờ 22.800 3 Gi ấ y tr ắ ng làm sơ mi khi lập hồ sơ tờ 126 140 đ /tờ 17.640 4 Gi ấy trắng in mục lục hồ sơ, nhãn hộp (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) tờ 40 140 đ/tờ 5.600 5 Giấy trắ ng vi ế t th ố ng kê tài liệu loại (đ ã bao gồm 5% t ỷ lệ sai hỏng) tờ 18 140 đ/tờ 2.520 6 Phiếu tin (đ ã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) tờ 126 120 đ /tờ 15.120 7 Bút viết bìa chiếc 5 10.000 đ 50.000 8 Bút v iế t phi ế u tin, thống kê tài liệu loại chiếc 1 10.000 đ 10.000 9 Bút chì đ ể đánh s ố tờ chiếc 1/2 3.000 đ 1.500 10 Mực i n mục lục hồ sơ, nhãn hộp hộp 1/100 150.000 đ 1.500 11 Cặp, hộp đựng tài liệu chiếc 10 35.000 đ 350.000 12 H ồ d án nhãn hộp lọ 1/4 2.000 đ 500 13 Dao, kéo c ắ t gi ấ y, ghim kẹp, dây buộc, bút xóa, chổi lông, các văn phòng phẩm khác 28.000 Cộng 925.180 PHỤ LỤC 05 CÁCH XÁC ĐỊNH ĐƠN GI Á TI Ề N LƯƠNG CỦA CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC TRONG QUY TRÌNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU GIẤY CÓ HỆ SỐ 1,0 ) (Theo thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội Vụ) Số TT Nội dung công việc Ngạch, bậc viên chức Hệ số lương (Hi) Tiền lương thời gian (Vi) (đồng/ phút) Định mức lao động tổng h ợ p (Tsp,i) (phút) Đơn giá tiền lương (Vsp, i = Vi x Tsp,i) (đồng/mét giá tài liệu) A B C (1 ) (2) (3) (4) = (2)x(3) 1 Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu Lưu trữ viên trung c ấ p bậc 1/12 1 , 86 157,71 6,43 1.013 2 Vận chuy ể n tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m) Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 1,86 157,71 32,13 5.067 3 Vệ sinh sơ bộ tài liệu Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 1,86 157,71 53,55 8.445 4 Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn ch ỉ nh lý: - Kế hoạch chỉnh lý; - Lịch sử đơn vị hình thành ph ô ng, lịch s ử phông; - Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; - Hướng dẫ n phân loại, lập hồ sơ. Lưu trữ viên chính bậc 2/8 ho ặ c lưu trữ viên bậc 7/9 4,34 352,38 128,52 45.288 5 Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại Lưu trữ viên bậc 4/9 hoặc lưu trữ viên trung cấp bậc 8/12 3,33 273,10 666,91 182.133 6 Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập h ồ sơ a) Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa lập hồ sơ (tà i liệu rời lẻ) Lưu trữ viên bậc 3/9 hoặc lưu trữ viên trung cấp bậc 7/12 3,00 247,19 4.479,67 1.107.348 b) Chỉnh sửa, hoàn thiện h ồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu (tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ) Lưu trữ viên bậc 3/9 hoặc lưu trữ viên trung cấp bậc 7/12 3,00 247,19 2,824,55 698 . 211 7 Biên mục phiếu tin (các trường 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 11, 13, 14) Lưu trữ viên bậc 3/9 hoặc Lưu trữ viên trung cấp b ậ c 7/12 3.00 247,19 1,711,89 423.168 8 Kiểm tra, ch ỉ nh s ử a việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 4,34 352,38 1.312,06 462.346 9 Hệ thống hóa phi ế u tin theo phương án phân loại Lưu trữ viên bậc 4/9 hoặc lưu trữ viên trung cấp bậc 9/12 3,33 273,10 92,53 25.271 10 Hệ th ố ng hóa hồ sơ theo phiếu tin Lưu trữ viên trung cấp bậc 4/12 2,46 204,80 154,22 31.586 11 Biên mục hồ sơ a Đánh số tờ cho t à i liệu bảo qu ả n từ 20 năm tr ở l ê n và điền vào trường 10 của phi ế u tin Lưu trữ viên trung c ấ p bậc 1/12 1,86 157,71 653,31 103.031 b Vi ế t mục lục văn bản đối với tài liệu bảo qu ả n vĩnh vi ễ n Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 2,06 173,41 1.156,68 200.575 c Viết bìa h ồ sơ và chứng từ kết thúc Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 2,06 173,41 771,12 133.716 12 Kiểm tra và chỉnh s ử a việc biên mục hồ sơ Lưu trữ viên bậc 5/9 hoặc l ưu trữ viên trung cấp bậc 10/12 3,66 299,00 487,41 145.738 13 Đ á nh số chính thức cho hồ sơ vào trường s ố 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 2,06 173,41 131,73 22.843 14 Vệ sinh tài liệu, tháo b ỏ ghim, kẹp, làm ph ẳ ng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 1.86 157,71 525,18 82.823 15 Đưa hồ sơ vào hộp (cặp) Lưu trữ viên 1,86 157,71 42,84 6.756 16 Viết và dán nhãn hộp (cặp) Lưu trữ viên trung c ấ p bậc 2/12 2,06 173,41 37 , 49 6.500 17 Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 1,86 157 , 71 32 , 13 5.067 18 Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập Biên bản giao, nhận tài liệu Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 2,06 173,41 653,31 113.287 19 Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu Lưu trữ viên trung cấp bậc 3/12 2,26 189 , 1 1 1.542,24 291.645 20 Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin Lưu trữ viên bậc 3/9 hoặc lưu trữ viên trung cấp bậc 7/12 3,00 247,19 385,42 95.274 21 Lập mục lục hồ sơ a) Vi ế t lời nói đ ầ u Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 4,34 352,38 15,42 5.435 b) Lập bảng tra cứu b ổ trợ Lưu trữ vi ê n chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 4,34 352,38 61,69 21.738 c) Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ) Lưu trữ viên trung cấp bậc 4/12 2,46 204,80 35,99 7.370 d) Đóng quy ể n mục lục (03 bộ) Lưu trữ viên trung cấp bậc 4/12 2,46 204.80 35,87 7.345 22 Xử lý tài liệu loại a) Sắp xếp, b ó g ó i, thống kê danh mục tài liệu loại Lưu trữ viên trung cấp bậc 4/12 2,46 204,80 412 , 86 84.556 b) Viết thuy ế t minh tài liệu loại Lưu trữ viên ch í nh bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 4,34 352 , 38 5 , 14 1.812 23 Kết thúc chỉnh lý a) Hoàn ch ỉ nh và bàn giao hồ sơ phông Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 2,06 173,41 2,14 371 b) Viết báo cáo t ổ ng kết ch ỉ nh lý Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 4,34 352,38 10,28 3.623 Cộng chi phí nhâ n công Đối với tài liệu rời lẻ (Vsp = Vsp, 1 + Vsp2 + ... + Vsp,6a + ... + Vsp,23). 15.636 3.631.170 Đối với tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (Vsp = Vsp, 1 + Vsp,2 + ... + Vsp,6b + ... + Vsp,23). 13.981 3.222.034 Cộng ch i phí đã bao gồm thuế GTGT 10% Đối với tài liệu r ờ i lẻ (Vsp x 1 , 1 ) 3.994.287 Đối với tài liệu đã n ộ p h ồ sơ sơ b ộ (Vsp x 1,1) 3.544.237 Gh i chú: Cách tính tiền lương thời gian của từng BCV - Vi tại cột số (2) = (730.000 x Hi x 1,1 x 1,22 + 730.000 x 0,2) : (26 x 8 x 6), trong đ ó 730.000 đồng là mức lươ n g tối thiểu chung quy định tại Nghị định số 28/2010/NĐ-CP ngày 25/3/2010 của Chính phủ; hệ số lương (Hi) theo Bảng lương chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ, viên chức trong các đơn vị sự nghiệp của nhà nước ban hành kèm theo Nghị định 204/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ; hệ số ngày ngh ỉ hư ở ng lương theo chế độ 10%; các khoản nộp theo lương 22% (BHXH 16%, BHYT 3%, BHTN 1%, KPCĐ 2%); phụ cấp độc hại 20%; 26 ngày công/tháng; 8 g i ờ/ngày; 60 phút/giờ. PHỤ LỤC SỐ 06 CƠ SỞ TÍNH ĐƠN GIÁ NHÂN CÔNG CH Ỉ NH LÝ TÀI LIỆU T Ồ N Đ Ọ NG T Ừ GIAI ĐOẠN 2018-2022 T ài liệu lập h ồ sơ s ơ b ộ Tài liệu r ời lẻ T à i l i ệu chuyên ngành, XDCB Ghi chú TT Tên cơ quan, đơn vị Đơn giá theo TT 12/2010/T T-BNV Hệ số điều chỉnh theo TT 03/2010/ TT-BNV Đơn giá áp dụng Đơn giá theo TT 12/2010/T T-BNV Hệ số điều chỉnh theo TT 03/2010/ T T-BNV Đơn giá áp dụng Đơn giá theo TT 12/2010/ TT-BNV Hệ số điều chỉnh theo TT 03/2010/ TT-BNV Đơn giá áp dụng 1 Cấp t ỉ nh: Hội đ ồ ng nhân dân tỉnh 3.544.237 1,0 3.544.237 3.994.287 1,0 3.994.287 3.544.237 0.7 2.480.966 Đối với tài liệu XDCB thì được phân loại theo NĐ 12/2009/NĐ-CP (Tài liệu công trình XDCB T ỉ nh Qu ả ng T rị ch ủ yếu thuộc dự án nhóm B.C) 2 S ở , Ban ngành và tương đương 3.544.237 0,8 2.835.390 3.994.287 0,8 3. 1 95.430 3.544.237 0,7 2.480.966