64071/CT-TTHT

Công văn 64071/CT-TTHT năm 2019 về sử dụng hóa đơn điện tử do Cục thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 64071 /CT-TTHT V/v sử dụng hóa đơn điện tử Hà Nội, ngày 13 tháng 8 năm 2019 Kính gửi: Công ty Cổ phần Thương mại Minh Hoa M ã số thuế: 0100365269; Địa chỉ: Số 174 Thái Hà, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, TP Hà Nội. Trả lời công văn s ố 01/CV-MH ngày 24/6/2018 và công văn số 02/CV-MH ngày 02/8/2018 của Công ty Cổ phần Thương mại Minh Hoa (sau đây gọi tắt là Công ty) về việc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT), Cục thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau: - Căn cứ Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định v ề hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định: + Tại Điều 6 quy định các nội dung của hóa đơn điện tử: “ Điều 6. Nội dung của hóa đơn điện tử 1. Hóa đơn điện tử c ó các nội dung sau: … e) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người b án; g) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có); … 2. Bộ Tài ch í nh hư ớ ng dẫn cụ thể các nội dung hóa đơn điện tử và các trường hợp h ó a đơn đ i ện tử không nh ấ t thiết phải có đủ những nội dung quy định tại Khoản 1 Đi ề u này. + Tại Điều 10 quy định về việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy như sau: “1 . Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy. 2. Việc chuyển đổi hóa đơn đi ện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đ ú ng giữa nội dung của hóa đơn điện t ử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi. 3. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy ch ỉ c ó gi á trị lưu giữ để gh i s ổ, t heo d õ i theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không c ó h iệu lực để giao dịch , thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy t í nh tiền c ó kết n ố i chuy ể n dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này. ” + Tại Khoản 1 Điều 24 quy định về việc xử lý đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập như sau: “1. Doanh nghiệp, t ổ chức kinh tế đã lập hóa đơn điện tử không c ó mã của cơ quan thu ế và gửi cho người mua có sai sót (do người bán hoặc người mua phát hiện) thì người bán và người mua phải lập v ă n bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, đồng thời người bán thông b á o với cơ quan thuế theo M ẫ u số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập h ó a đơn điện tử mới thay th ế hóa đơn đã lập c ó sai sót gửi cho người mua, cơ quan thuế . ” . + Tại Khoản 1, Khoản 3 và Khoản 4 Điều 35 quy định hiệu lực thi hành như sau: “ 1. Nghị định này có hiệu lực th i hành từ ngày 01 tháng 11 năm 20 1 8. … 3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 n ă m 2020 các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và s ố 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Ch í nh phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ v ẫ n còn hiệu lực thi hành . 4. Kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các Nghị định: s ố 5 1 /20 1 0/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/20 1 4/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Ch í nh phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hết hiệu l ực th i hành .” - Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng d ẫ n v ề khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ như sau: + Tại Khoản 1 Điều 3 hướng dẫn: “1 . Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản l ý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này. ” + Tại điểm e Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 quy định các nội dung trên hóa đơn điện tử: “ 1. Hóa đơn điện t ử phải có các nội dung sau: … e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ k ý điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán. … 2. Một s ố trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài ch í nh . ” + Tại Điều 9 hướng dẫn xử lý đối với hóa đ ơ n điện tử đã lập như sau: “ 1. Trư ờ ng hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi c ho người mua, người bán và người mua chưa kê khai th u ế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc h ủy hóa đơn điện tử c ó hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã th ỏa thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước c ó th ẩ m quyền. Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này đ ể gửi cho người mua, trên hóa đơn đi ệ n tử mới phải có dòng chữ “ hóa đơn này thay thế h ó a đ ơ n số..., ký hiệu, gửi ngày tháng năm. 2. Trường hợp hóa đơn đã l ập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng d ịch vụ, người b á n và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai s ó t thì người bán và người mua phải l ập v ă n bản thỏa thuận có chữ k ý điện tử của cả hai bên gh i rõ sai sót, đồng thời người bán l ập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót. H óa đơn điện tử lập sau gh i rõ điều chỉnh (tăng, giảm) s ố lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế gi á trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho h óa đơn điện tử s ố . . ., k ý hiệu... Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thu ế và hóa đơn hiện hành. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi s ố âm (-). + Tại Điều 12 quy định về việc chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đ ơn giấy như sau: “1. Nguyên tắc chuyển đ ổ i Người bán hàng hóa được chuyển đ ổ i hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình l ưu thông và chỉ được chuy ể n đ ổ i một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang h ó a đơn giấy để chứng m i nh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Đi ề u này và phải có chữ k ý người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người b á n. Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy đ ể phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế t oán theo quy định của Luật K ế t oán . H ó a đơn điện tử chuy ể n đ ổ i sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tạ i Khoản 2, 3, 4 Điều này. 2. Điều kiện Hóa đơn điện tử chuy ể n sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau: a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của h ó a đơn điện tử gốc; b) Có k ý hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ h ó a đơn điện tử sang hóa đơn giấy; c) Có chữ k ý và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. 3. Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổ i Hóa đơn điện t ử chuyển đổi có giá trị pháp l ý kh i bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ k ý , họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đ ổ i chứ n g từ điện tử. 4. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đ ổ i Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuy ể n đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ c á c thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đ ổi và hóa đơn điện tử gốc - h ó a đơn nguồn (gh i r õ “H ÓA ĐƠN CHUY Ể N Đ Ổ I TỪ H ÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuy ể n đổ i ; thời gian thực hiện chuyển đ ổ i. ” + Tại Khoản 2 Điều 14 quy định như sau: “2. Ngoài các nội dung hướng dẫn cụ thể tại Thông tư này, các nội dung khác được thực hiện theo quy định tạ i Nghị định số 5 1 /20 1 0/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ và Thông tư số 153/20 1 0/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính. ” - Tại công v ă n số 2402/BTC-TCT ngày 23/2/2016 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử hướng dẫn: “...trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị k ế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng m i nh v i ệc cung c ấ p hàng hóa, dịch vụ giữa người b á n với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,... thì người bán lập hóa đơn điện t ử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ k ý điện tử của người mua. Bộ Tài chính giao Cục Thuế xem xét từng trường hợp phát s i nh cụ th ể và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp đ ể hướng d ẫ n việc mi ễ n tiêu thức chữ k ý điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.” Căn cứ các quy định trên, Cục Thuế TP Hà Nội trả lời nguyên tắc như sau: 1. Về việc miễn chữ ký số của người mua trên hóa đơn điện tử: Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa Công ty với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu, hồ sơ, chứng từ liên quan khác... thì Công ty lập HĐĐT theo quy định, trên HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (trừ trường hợp ng ư ời mua là đơn vị kế toán yêu cầu phải, có chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn). 2. Về việc lập hóa đơn điều chỉnh khi chưa kê khai thuế: Trường hợp Công ty có HĐĐT đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế GTGT nế u phát hiện sai th ì không thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh. Công ty chỉ được h ủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Công ty (Người bán) thực hiện lập HĐĐT mới để gửi cho ng ư ời mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số..., ký hiệu, gửi ngày tháng năm” theo quy định tại Khoản 1 Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính. Việc hủy HĐĐT có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thỏa thuận. HĐĐT đã hủy phải được lưu tr ữ phục vụ việc tr a cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. 3. Về chữ ký của người đại diện pháp l u ật và tiêu thức dấu người bán trên HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy: Trường hợp Công ty tổ chức mô hình bán lẻ hàng hóa tại 03 điểm kinh doanh với nhiều ch i dẫn đến việc luân chuyển hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy về trụ sở chính để ký và đóng dấu của người bán gặp khó khăn, nếu việc chuyển đổi HĐĐT đáp ứng các điều kiện theo quy định của Thông tư số 32/2011/TT-BTC và hệ thống HĐĐT cho phép kiểm soát chặt chẽ việc chuyển đổi HĐĐT sang giấy và chỉ được chuyển đổi 01 lần thì trên HĐĐT chuyển đổi không nhất thiết phải có dấu của người bán. Các tiêu thức khác vẫn phải đảm bảo theo quy định. Công ty được ủy quyền cho cơ sở bán hàng ký trên HĐĐT chuyển đổi. Công ty phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy. 4. Về chữ ký điện tử trên văn bản thỏa thuận khi phát hiện sai sót trong quá trình lập HĐ ĐT: Để tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty trong quá trình lập HĐĐT khi bán hàng hóa, tr ường hợp Công ty phát hiện HĐĐT đã lập và gửi cho người mua có sai sót thì người bán và người mua được phép lập văn bản xác nhận sai sót bằng giấy có chữ ký của người mua và người bán. Công ty (Người bán) thực hiện lập HĐĐT thay thế hoặc HĐĐT điều chỉnh sai sót theo quy đ ị nh tại Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính. Các nội dung về việc miễn tiêu thức dấu người bán trên HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy, về việc ký bằng tay trên văn bản thỏa thuận khi phát hiện sai sót trong quá tr ình lập HĐĐT đã được Cục Th u ế TP Hà Nội gửi công v ă n xin ý kiến Tổng Cục Thuế, trường hợp hư ớ ng dẫn của Tổng cục Thuế khác với nội dung hướng dẫn của Cục Thuế TP Hà Nội, sẽ thông báo để Công ty được biết và điều chỉnh theo quy định. Trong quá trình thực hiện, nếu còn vướng mắc đề nghị Công ty liên hệ với Phòng Thanh tra - Kiểm tra số 5 để được hướng dẫn. Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty C ổ phần Thương mại Minh Hoa được biết và thực hiện. /. Nơi nhận: - Như trên; - Tổng cục Thuế (để báo cáo); - Phòng TKT5; - Phòng DTPC; - Lưu: VT,TTHT(2). CỤC TRƯỞNG Mai Sơn