20/2012/QĐ-UBND

Quyết định 20/2012/QĐ-UBND về Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng mạng văn phòng điện tử liên thông tỉnh Thái Bình ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI BÌNH -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------- Số: 20/2012 /QĐ-UBND Thái Bình , ngày 19 tháng 12 năm 201 2 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG MẠNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ LIÊN PHÒNG TỈNH THÁI BÌNH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI BÌNH Căn cứ Luật Tổ chức H ội đ ồng nhân dân và Ủ y ban nhân dân ngày 26/11/2003; Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủ y ban nhân dân ngày 03/12/2004; Căn cứ Luật Giao d ịch điện tử ngày 29/11/2005; Căn c ứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006; Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về việc ứng dụng công ngh ệ thông tin trong hoạt đ ộng của cơ quan nhà nước; Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt đ ộng của cơ quan nhà nước; Xét đề nghị của Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 51/TTr-STTTT ngày 27/1 1 /2012, QUYẾT ĐỊNH Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng mạng văn phòng điện tử liên thông tỉnh Th á i Bình. Điều 2. Giao Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với các sở ngành liên quan hướng dẫn thi hành Quyết định này. Điều 3. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký. Điều 4. Chánh Văn phòng Ủ y ban nhân dân tỉnh; các Giám đố c sở, Thủ tr ưở ng ban, ngành thuộc Ủ y ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủ y ban nhân dân các huyện, thành phố; Chủ tịch Ủ y ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ . Nơi nhận: - Bộ Thông tin và Truyền thông; - Cục Kiểm tra văn bản QPPL, Bộ Tư pháp; - TT Tỉnh ủy, TT HĐNĐ tỉnh; - Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh; - Như Điều 4; - Lưu: VT, TH. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Phạm Văn Sinh QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG MẠNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ LIÊN THÔNG TỈNH THÁI BÌNH (Ban hành kèm theo Quyết định số 20/2012/QĐ-UBND ngày 19 tháng 12 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh) Chương 1. QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Mạng văn phòng điện t ử liên thông tỉnh Thái Bình 1 . Mạng văn phòng điện tử liên thông tỉnh Thái Bình (sau đây gọi t ắ t là mạng văn phòng điện tử liên thông) là phần mềm tin học hoạt động trên mạng máy tính được sử dụng trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Thái Bình đ ể quản lý văn bản và tạo lập hồ sơ công việc, tạo ra cơ sở dữ liệu điện tử về trao đ ổ i và xử tý văn bản liên thông qua môi trường mạng bao gồm: quản lý văn bản đến; ti ế n trình x ử lý, phát hành văn bản đi; quản lý hồ sơ công việc đ ể phục vụ công tác trao đ ổ i thông tin, đi ề u hành tác nghiệp và quản lý theo chức năng, nhiệm vụ được phân công. Mạng văn phòng điện tử liên thông có địa chỉ truy cập trên mạng internet là: http://mvp.thai b inh.gov.vn. Điều 2. Phạm vi và đối tượng áp dụng 1. Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng mạng văn phòng điện tử liên thông trong hoạt động của các cơ quan, đ ơ n vị trong tỉnh. 2. Quy chế này áp dụng đối với các sở, ban, ngành thuộc Ủ y ban nhân dân tỉnh; Ủ y ban nhân dân huyện, thành phố; Ủ y ban nhân dân xã, phường, thị trấn và các cơ quan t ổ chức khác tham gia vào hệ thống (sau đây gọi tắt là các cơ quan, đơn vị) đ ể vận hành, sử dụng mạng văn phòng điện tử liên thông. Điều 3. Cập n hậ t, luân chuyển thông tin trong mạng văn phòng điện tử l iên thông 1. Cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị được cấp tài khoản đ ể truy cập mạng văn phòng điện tử liên thông có trách nhiệm xử lý văn bản và cập nhật những th ô ng tin theo nhiệm vụ được phân công, tuân thủ tài liệu hướng dẫn về quy trình vận hành, sử dụng phần mềm. 2. Trong trường hợp xảy ra sự c ố kỹ thuật dẫn tớ i việc mạng văn phòng điện tử liên thông ngừng hoạt động, người có trách nhiệm cập nhật thông tin tạm thời ghi nhận việc xử lý bằng các phương tiện khác (ghi nhận bằng giấy tờ hoặc tr ê n tệp văn bản,...) và cập nhật các thông tin đã xử lý vào hệ thống ngay sau khi sự c ố kỹ thuật được khắc phục. 3. Nghiêm túc tuân thủ quy trình và hướng dẫn sử dụng phần mềm, cập nhật đầy đủ các nội dung vào phần mềm theo yêu c ầ u đặt ra. Điều 4. Sử dụng chữ ký số trên mạng văn phòng điện tử liên thông 1. Mạng văn phòng điện tử liên thông được tích hợp chữ ký số để xác thực tính pháp lý của các văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan, đơn vị. Văn bản đ iện tử đã được ký số phải được tiếp nhận và xử lý đúng quy trình nhằm đảm bảo tính kịp thời, an toàn, bảo mật, tin cậy và xác thực của dữ liệu. 2. Chữ ký s ố sử dụng trong mạng văn phòng điện tử liên thông d o cơ quan chứng thực chữ ký số chuyên dùng của Nhà nước cung cấp. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ các cơ quan, đơn vị triển khai sử dụng chữ ký số. 3. Văn bản do các cơ quan, đơn vị phát hành được trao đổi trên mạng văn phòng điện tử liên thông phải đảm bảo tích hợp chữ ký số theo đúng các quy định tại Luật Giao d ịch điện tử và các văn bản liên quan nh ằ m đảm bảo tính an toàn, bảo mật, tin cậy, xác thực của d ữ liệu. Điều 5 . Các văn bản trao đổi trong mạng văn phòng điện tử liên thông Các văn bản trao đổi trong mạng văn phòng điện tử liên thông gồm: Giấy mời họp, tài liệu phục vụ họp; các văn bản đ ể biết, để báo cáo; thông báo chung; thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; l ịch công tác; các chương trình, k ế hoạch của cơ quan; các tài liệu cần trao đổ i trong quá trình xử lý công việc và các loại v ă n bản khác; trừ các văn bản thuộc loại mật, tối mật, tuyệ t mật, đơn thư tranh chấp, khiếu nại, tố cáo hoặc các văn b ả n đặc biệt khác. Chương 2. QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG Điều 6. Nguyên tắc quản l ý , vận hành và sử dụng 1. Việc sử dụng hệ thống phải thực hiện đầy đủ các quy định về an toàn an ninh thông tin như: bảo đảm các yêu cầu k ỹ thuật về an toàn sử dụng điện, phòng ch ố ng cháy nổ, thiên tai; ngăn chặn, phòng chống virus xâm nhập vào hệ thống. 2. Các dữ liệu, thông tin truyền tải trên hệ thống mạng văn phòng điện tử l iên thông được định kỳ sao chép, lưu trữ theo các quy định hiện hành. 3. Ki ể m soát chặt chẽ những người tham gia sử dụng và các mật kh ẩ u truy nhập hệ thống; việc cài đặt các phần mềm mới lên máy chủ của hệ thống và máy t rạm của các cơ quan, đơn vị tham gia sử dụng hệ thống . 4. Thông tin trong hệ thống phải được thực hiện theo các quy định của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và các quy định của ngành đọc về công tác bảo mật. Nghiêm cấm các hành vi: cản trở hoặc ngăn chặn trái phép quá trình trao đ ổ i dữ liệu; thay đổi, hủy, sao chép, tiết lộ, d i chuyển trái phép một phần hoặc toàn bộ các thông điệp dữ liệu. 5. Thực hiện việc điện tử hóa văn bản và ký số trên các văn bản d o cơ quan, đơn vị phát hành (trừ các văn bản thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật, đ ơ n thư tranh chấp, khiếu nại, tố cáo hoặc các văn bản đặc biệt khác) để cập nhật, lưu trữ vào mạng văn phòng điện tử liên thông. 6. Văn bản do cơ quan, đơn vị phát hành khi cập nhật vào mạng văn phòng điện tử l iên thông, bên cạnh các tệp dữ liệu được số hóa bằng phương pháp qué t văn bản (scan) phải cập nhật kèm theo cả tệp dữ liệu gốc của văn bản được tạo ra đ ối với các văn bản quan trọng như văn bản quy phạm pháp luật, các ch ươ ng trình, k ế hoạch của t ỉ nh... đ ể thuận tiện trong quá trình khai thác, sử dụng . 7. Khi nhận được văn bản điện tử từ các ngu ồ n khác (thư điện tử, ph ầ n m ề m gửi nhận văn bản khác), người trực ti ế p nhận và xử lý văn bản phải báo cáo thủ trưởng cơ quan, đơn vị và chuyên cán bộ văn thư đ ể cập nhật vào mạng văn phòng điện tử liên thông. 8. Sử dụng bộ mã tiếng Việt Unico d e chuẩn TCVN 6909-2001 để trao đổi thông tin trong hệ thống mạng văn phòng điện tử liên thông. Điều 7. Quy định đối với văn thư các cơ quan, đơn vị 1. Cập nhật văn bản đến: Sử dụng mạng văn phòng điện tử liên thông đ ể tiếp nhận, s ố hóa, khai báo các thông s ố văn bản đến nhận được từ các nguồn: Văn bản g iấ y (nhận qua đư ờng bưu điện hoặc nhận trực tiếp), văn bản điện tử nhận qua ph ầ n m ề m điện tử, thư điện tử, văn bản nhận được qua các nguồn khác. 2. Phát hành văn bản đi: Sử dụng mạng văn phòng điện tử liê n thông để số hóa, khai báo các thông s ố văn bản do cơ quan ban h à nh, thực hiện ký số chuyển các văn bản cho các cơ quan, đơn vị l iên quan; thực hiện phát hành văn bản giấy theo ch ỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, đ ơn vị. Điều 8. Quy định đố i với các cán bộ công chức, viên chức khi xử lý văn bản 1. Văn bản đến: Cán bộ, công chức, vi ê n chức thực hiện việ c tiếp nhận trên m ạng văn phòng điện tử liên thông tối thiểu mỗi ngày làm việc 01 l ầ n. Trong quá trình xử lý phải cập nhật các thông tin, báo cáo tiến độ xử lý văn bản và hồ sơ công việc do mình thụ lý vào mạng văn phòng điện tử liên thông để được quản lý đ ầ y đủ trong cơ sở dữ liệu. 2. Văn bản đi: Ngay sau khi văn bản đi đã được ký ban hành, cán bộ soạn thảo ti ế n hành cập nhật bổ sung tệp tài liệu g ố c của văn bản, đồng thời phải ki ể m tra, hiệu chỉnh các thông số văn bản do văn thư cập nhật, bổ sung các thông số theo dõi ti ế n trình xử l ý văn bản đi. 3. Văn bản dự thảo: Sử dụng trong trường hợp cán bộ trình văn bản d ự thảo thông qua mạng văn phòng điện tử li ên thông, đ óng góp ý ki ế n với các văn bản d ự thảo do cán bộ khác chuy ể n đến và thực hiện chữ ký số cá nhân (nếu có) lên các văn bản d ự thảo. 4. Trong quá trình xử lý văn bản: N ế u các chỉ đạo, thông tin phát sinh hoặc có nhiều văn bản khác l iên quan đến văn bản đang xử lý, cán bộ xử lý phải cập nhật, kết n ố i vào hồ sơ xử lý của văn bản. Điều 9. Quy định đối với lãnh đạo cơ quan, đơn vị; lãnh đạo phòng, ban, đơn vị tr ự c thu ộ c 1. Lãnh đạo cơ quan, đơn vị và lãnh đạo các phòng, b an, đơn vị trực thuộc phải thư ờn g xuyên theo dõi mạng văn phòng điện tử liên thông để nhận bi ế t thông tin về tiến độ xử lý văn bản, kịp thời đôn đốc xử lý, không để tồn đọng các văn bản đ ế n. 2. Lãnh đạo cơ quan, đơn vị sử dụng mạng văn phòng điện tử liên thông đ ể chuyển văn b ả n đến các cá nhân hay phòng, ban, đơn vị trực thuộc xử lý; cho phép phát hành văn bản đi và quyết định việc phát hành hoàn toàn bằng văn bản điện tử hay kết hợp phát hành cả văn bản điện tử và văn bản giấy. 3. Trường hợp phát hiện văn bản, hồ sơ xử lý qu á hạn, lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải kịp thời chỉ đạo, đôn đốc các bộ phận liên quan xử lý khắc phục . 4. Lãnh đạo các phòng, ban, đơn vị trực thuộc thường xuyên giao việc và đ ôn đốc nhắc nhở cán bộ thực hiện xử lý văn bản đúng tiến độ, cập nhật hồ sơ công việc đúng quy định trong mạng văn phòng điện tử liên thông. 5. N ế u lãnh đạo các phòng, ban, đơn vị trực thuộc trực tiếp xử lý văn bản đ ế n, soạn thảo văn bản đi thì phải thực hiện như trường hợp đ ố i với cán bộ xử lý văn bản. Điều 10 . Tổ chức, vận hành mạng văn phòng điện tử li ê n thông 1. Mạng văn phòng điện tử liên thông được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin bao gồm: mạng cục bộ của các cơ quan, đơn vị, mạng d iện rộng của tỉnh và mạng Internet; được quản trị tập trung tại Trung tâm Tích hợp dữ liệu của tỉnh. 2. Sở Thông tin và Truyền thông l à đơn vị đầu mối quản lý, quản trị kỹ thuật, quản trị cơ sở dữ liệu và hạ tầng kỹ thuật mạng văn phòng điện tử liên thông tại Tr u ng t âm Tích hợp dữ liệu của tỉnh. 3. Các cơ quan, đơn vị phải quản lý và bảo vệ an toàn hệ thống mạng máy tính và các k ế t nối Internet của cơ quan, đơn vị mình; cử 01 cán bộ có chuyên môn làm đ ầ u m ố i đ ể liên hệ và ph ố i hợp xử lý sự c ố (n ế u có) với Sở Thông tin và Truyền thông trong quá tr ì nh khai thác, sử dụng hệ thống mạng văn phòng điện tử liên thông. Điều 11. Kinh phí d uy trì hoạt động của hệ t h ống văn phòng điện t ử liên thông Căn cứ vào yêu cầu thực tế trong quá trình quản trị và vận hành hệ thống, Sở Thông tin và Truyền thông l ập kế hoạch trình Ủ y ban nhân dân tỉnh xem xét quyết định nguồn kinh phí phục vụ việc nâng cấp, bảo d ưỡng, sửa chữa các trang thi ế t bị ph ầ n cứng, ph ầ n mềm và các hoạt động khác của hệ th ố ng mạng văn phòng điện tử liên thông. Chương 3. TRÁCH NHIỆM SỬ DỤNG HỆ THỐNG MẠNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ LIÊN THÔNG Điều 12. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị 1. Sử dụng hệ thống mạng văn phòng điện tử l iên thông đ ể chỉ đạo, điều hành, xử lý công việc hàng ngày của cơ quan, đơn vị. 2. Chịu trách nhiệm về nội dung, độ chính xác và bảo mật các thông tin trao đổi t rên hệ thống mạng văn phòng điện tử liên thông. 3. Các cơ quan đơn vị tự trang bị h ệ thống máy tính, mạng cục bộ, đường truyền Internet đảm bảo yêu c ầ u thực hiện nhiệm vụ; chịu trách nhiệm xử lý các sự cố về máy tính, mạng máy tính của cơ quan, đơn vị. 4. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tổ chức việc quản lý và sử dụng chứng thực chữ ký số của cơ quan như quản lý và sử dụng con d ấu. 5. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị phải ban hành quy chế sử dụng mạng văn phòng điện tử trong nội bộ cơ quan và chịu trách nhiệm về việc sử dụng mạng văn phòng điện tử liên t hông trong hệ thống chung của tỉnh. 6. Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị phải thường xuyên tham gia sử dụng và đôn đ ốc nhắc nhở cán bộ công chức, vi ê n chức thực hiện đúng Quy chế này cùng các quy định khác có liên quan. Điều 13. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông Đảm bảo d uy trì, vận hành hệ thống, kịp thời khắc phục sự c ố , đảm b ả o thông suốt phục vụ công tác ch ỉ đạo điều hành trên phần mềm. Quản lý và cung cấp các tài khoản riêng cho từng cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, đơn vị trên hệ thống phục vụ công tác. 2. Chủ trì tổ chức thực hiện và định kỳ sao lưu dữ liệu, lưu trữ thông tin điện tử của hệ thống để đảm bảo an toàn, an ninh mạng, bảo mật thông tin của hệ thống theo các quy định hiện hành. 3. Xây d ựng và tổ chức thực hiện k ế hoạch hằng năm cho việc nâng cấp, b ả o dưỡ ng, phát tri ể n cơ sở hạ tầng của hệ thống để đáp ứng nhu cầu khai thác và sử dụng. 4. Xây d ựng kế hoạch, tổ chức các lớp tập huấn hướng d ẫn sử dụng phần mềm hệ thống mạng văn phòng điện tử liên thông khi có yêu cầu hoặc nâng cấp l ên các phiên bản mới. 5. Định kỳ hằng năm hoặc đột xuất tổng hợp s ố liệu trong công tác quản lý, đi ề u hành của các cơ quan, đơn vị trên hệ thống mạng văn phòng điện tử liên thông báo cáo Ủ y ban nhân dân tỉnh. 6. Lập đường d ây nóng hỗ trợ kỹ thuật cho người sử dụng; thường trực tiếp nhận những đề xuất, góp ý trong quá trình vận hành, sử dụng hệ thống mạng văn phòng điện tử liên thông. Điều 14. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức 1. Tự qu ả n lý tài khoản, bảo vệ mật khẩu sử dụng của cá nhân; không truy nhập vào t ài kho ả n của người khác và không để người khác sử dụng địa chỉ, tài khoản của mình trên mạng văn phòng điện tử liên thông. Trường hợp m ấ t mật khẩu phải báo cáo cơ quan chủ quản để thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông xử lý kịp thời. 2. Thường xuyên thực hiện tiếp nhận, báo cáo công việc và trao đ ổ i thông tin trên mạng văn phòng điện tử liên thông để trả lời kịp thời, nắm b ắ t nội dung, xử lý công việc cụ th ể được phân công một cách nhanh nh ấ t, hiệu quả nh ấ t. 3. Chịu trách nhiệm về các nội dung văn bản, thông tin trao đổi trên hệ thống mạng văn phòng điện tử liên thông. 4. Chấp hành nghiêm túc sự phân công nhiệm vụ của lãnh đạo cơ quan, đơn vị và lãnh đạo phòng, ban, đơn vị trực thuộc để kịp thời xử lý văn bản, thông tin trao đ ổ i trên hệ th ố ng mạng văn phòng điện tử liên thông. 5. Quản lý và lưu tr ữ tài liệu theo đúng các quy định của Luật L ưu trữ. 6. Khi gặp sự cố trong quá trình sử dụng hệ thống mạng văn phòng điện tử l iên thông, phải báo cáo người có thẩm quyền đ ể kịp thời xử lý. Chương 4. TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 15. Tổ chức thực hiện Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc Quy chế này. Đơn vị, cá nhân nào có hành vi vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định hiện hành. Trong qu á trình thực hiện, nếu có những vướng mắc phát sinh cần điều chỉnh, bổ sung, các cơ quan, đơn vị phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để t ổ ng hợp, báo cáo Ủ y ban nhân dân tỉnh xem xét, sửa đ ổ i, b ổ sung Quy ch ế cho phù hợp./ .