1439/QĐ-BTTTT

Quyết định 1439/QÐ-BTTTT năm 2009 ban hành Quy định về hoạt động hợp tác quốc tế của Bộ Thông tin và Truyền thông do Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------- Số: 1439/QĐ-BTTTT Hà Nội, ngày 15 tháng 10 năm 2009 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ HOẠT ĐỘNG HỢP TÁC QUỐC TẾ CỦA BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG BỘ TRƯỞNG BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG Căn cứ Nghị định số 187/2007/NĐ-CP ngày 25 tháng 12 năm 2007 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Thông tin và Truyền thông; Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy định về hoạt động hợp tác quốc tế của Bộ Thông tin và Truyền thông”. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Điều 3. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./. Nơi nhận: Như điều 3 Bộ trưởng và các Thứ trưởng Lưu VT, HTQT. BỘ TRƯỞNG Lê Doãn Hợp QUY ĐỊNH VỀ HOẠT ĐỘNG HỢP TÁC QUỐC TẾ CỦA BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG (Ban hành kèm theo quyết định số 1439/QĐ-BTTTT ngày 15/10/2009 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng 1. Quy định này điều chỉnh các hoạt động hợp tác quốc tế của Bộ Thông tin và Truyền thông, 2. Quy định này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị và cá nhân thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông. Điều 2. Nguyên tắc hoạt động hợp tác quốc tế 1. Hoạt động hợp tác quốc tế nhằm mục đích tăng cường hiệu quả và nâng cao vị thế của ngành thông tin và truyền thông Việt Nam trong cộng đồng quốc tế, góp phần phục vụ và mang lại lợi ích cho ngành và quốc gia. 2. Bảo đảm thực hiện hiệu quả đường lối, chính sách đối ngoại của Đảng và Nhà nước trong lĩnh vực thông tin và truyền thông, giữ gìn bí mật và an ninh quốc gia theo quy định của pháp luật. 3. Bảo đảm sự chỉ đạo thống nhất của Bộ trưởng về hoạt động hợp tác quốc tế, phân công nhiệm vụ cụ thể và đề cao tính chủ động của các đơn vị, cá nhân trong việc thực hiện các hoạt động hợp tác quốc tế. 4. Bảo đảm hoạt động hợp tác quốc tế được thực hiện theo chương trình, kế hoạch hàng năm và đột xuất được Bộ trưởng phê duyệt; thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo theo quy định. Điều 3. Trách nhiệm tổ chức các hoạt động hợp tác quốc tế 1. Vụ Hợp tác quốc tế là đơn vị đầu mối tổ chức các hoạt động hợp tác quốc tế của Bộ theo quy định tại Điều 2, Quyết định số 09/2008/QĐ-BTTTT ngày 26/3/2008 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông. 2. Các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế triển khai các hoạt động hợp tác quốc tế thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; phân công cán bộ hoặc bộ phận thực hiện chức năng làm đầu mối triển khai các hoạt động hợp tác quốc tế của đơn vị và của Bộ. Chương II KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG HỢP TÁC QUỐC TẾ Điều 4. Xây dựng kế hoạch hoạt động hợp tác quốc tế hàng năm 1. Kế hoạch hoạt động hợp tác quốc tế của các đơn vị thuộc Bộ gồm: a) Các điều ước quốc tế, thoả thuận quốc tế dự kiến ký kết; b) Các chương trình, dự án kinh tế đối ngoại đang và sẽ triển khai; c) Các hoạt động triển khai các điều ước quốc tế và thoả thuận quốc tế mà Việt Nam đã ký kết; d) Đoàn ra, đoàn vào; đ) Hội nghị, hội thảo, khoá đào tạo quốc tế; e) Các vấn đề hợp tác quốc tế khác. 2. Các đơn vị thuộc Bộ lập kế hoạch cho hoạt động hợp tác quốc tế năm sau của đơn vị gửi về Vụ Hợp tác quốc tế trước ngày 31/7 hàng năm. 3. Vụ Hợp tác quốc tế phối hợp với các đơn vị liên quan thẩm định, trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt. Điều 5. Triển khai thực hiện kế hoạch 1. Vụ Hợp tác quốc tế thông báo kế hoạch hoạt động hợp tác quốc tế được Bộ trưởng phê duyệt cho các đơn vị liên quan thực hiện. 2. Đối với các hoạt động hợp tác quốc tế phát sinh hoặc trong kế hoạch nhưng có sự thay đổi, trên cơ sở đề nghị và giải trình của các đơn vị, Vụ Hợp tác quốc tế phối hợp với đơn vị liên quan (nếu cần thiết) thẩm định và trình Bộ trưởng phê duyệt. Chương III KÝ KẾT ĐIỀU ƯỚC QUỐC TẾ VÀ THOẢ THUẬN QUỐC TẾ Điều 6. Ký kết điều ước quốc tế 1. Việc ký kết và thực hiện điều ước quốc tế trong lĩnh vực thông tin và truyền thông được áp dụng theo các quy định của Luật ký kết, gia nhập và thực hiện điều ước quốc tế. 2. Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì tổ chức nghiên cứu, đề xuất, chuẩn bị nội dung và thủ tục để Bộ trưởng trình Chính phủ quyết định việc ký kết, gia nhập, phê chuẩn hoặc phê duyệt các điều ước quốc tế trong lĩnh vực thông tin và truyền thông; 3. Các đơn vị liên quan có trách nhiệm đề xuất nội dung, tham gia xây dựng dự thảo các điều ước quốc tế. Điều 7. Ký kết thỏa thuận quốc tế nhân danh Bộ 1. Việc ký kết và thực hiện các thoả thuận quốc tế trong lĩnh vực thông tin và truyền thông được áp dụng theo các quy định của Pháp lệnh ký kết và thực hiện thoả thuận quốc tế. 2. Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì việc đàm phán thỏa thuận quốc tế với danh nghĩa Bộ; lấy ý kiến của các đơn vị liên quan và trình Bộ trưởng quyết định chủ trương ký kết thoả thuận quốc tế; hướng dẫn việc triển khai thực hiện thỏa thuận đã ký kết. 3. Trường hợp đơn vị khác được Bộ trưởng giao chủ trì việc đàm phán thỏa thuận quốc tế, đơn vị được giao có trách nhiệm tổ chức đàm phán và phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế tổ chức thẩm định dự thảo, trình Bộ trưởng quyết định. 4. Các đơn vị liên quan có trách nhiệm tham gia đàm phán thỏa thuận quốc tế ký kết với danh nghĩa Bộ. Điều 8. Ký kết thỏa thuận quốc tế nhân danh đơn vị 1. Các đơn vị chủ động đề xuất và trình Bộ trưởng quyết định chủ trương ký kết thỏa thuận quốc tế với danh nghĩa đơn vị sau khi đã lấy ý kiến bằng văn bản của Vụ Hợp tác quốc tế và các đơn vị liên quan. Nội dung văn bản xin ý kiến của đơn vị chủ trì gồm: yêu cầu, mục đích, nội dung dự kiến thoả thuận, đánh giá sơ bộ tác động của thỏa thuận quốc tế về mặt chính trị, kinh tế, xã hội, tài chính và các tác động khác. 2. Sau khi được Bộ trưởng phê duyệt về chủ trương, đơn vị chủ trì tiến hành tổ chức đàm phán. Trong quá trình đàm phán, nếu có những vấn đề liên quan đến các Bộ, Ngành khác, đơn vị chủ trì đàm phán có trách nhiệm phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế đề xuất nội dung xin ý kiến các Bộ, Ngành đó. 3. Vụ Hợp tác quốc tế chịu trách nhiệm phối hợp với các đơn vị liên quan thẩm định, trình Bộ trưởng quyết định việc ký kết thoả thuận quốc tế. Hồ sơ trình Bộ trưởng quyết định việc ký kết gồm: a) Văn bản đề xuất của đơn vị chủ trì đàm phán ký kết thỏa thuận quốc tế: thoả thuận quốc tế, dự thảo thỏa thuận quốc tế bằng tiếng Việt hoặc bằng tiếng nước ngoài có bản dịch tiếng Việt kèm theo; đánh giá tác động của thỏa thuận quốc tế dự định ký về mặt chính trị, kinh tế, xã hội, tài chính và các tác động khác; b) Dự thảo Văn bản thỏa thuận quốc tế bằng tiếng Việt, tiếng nước ngoài (trong trường hợp thỏa thuận quốc tế chỉ được ký bằng tiếng nước ngoài thì phải có bản dịch thỏa thuận quốc tế bằng tiếng Việt kèm theo) đã được đơn vị chủ trì và đối tác thống nhất; c) Ý kiến của các đơn vị hữu quan trong Bộ; d) Ý kiến của các Bộ, Ngành liên quan (khi cần thiết); đ) Các tài liệu cần thiết khác. 4. Đối với các Biên bản làm việc, Biên bản ghi nhớ chỉ nhằm ghi nhận các kết quả làm việc chưa có cam kết cụ thể hoặc mang tính chất xã giao để chuẩn bị cho những cuộc gặp tiếp theo, thủ trưởng đơn vị chủ trì làm việc chịu trách nhiệm về nội dung đã ký và báo cáo Bộ trưởng kết quả làm việc, đề xuất nội dung hợp tác. Điều 9. Triển khai thực hiện các điều ước quốc tế và thỏa thuận quốc tế 1. Đối với các điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế ký kết với danh nghĩa Bộ, căn cứ theo yêu cầu và nội dung của điều ước và thỏa thuận quốc tế, Bộ trưởng quyết định giao đơn vị chủ trì triển khai thực hiện điều ước và thỏa thuận quốc tế. 2. Đối với các thỏa thuận quốc tế ký kết với danh nghĩa đơn vị thuộc Bộ, đơn vị ký kết thỏa thuận hợp tác quốc tế chịu trách nhiệm triển khai thực hiện. Chương IV THAM GIA HOẠT ĐỘNG TRONG CÁC TỔ CHỨC QUỐC TẾ VỀ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG Điều 10. Tham gia các hội nghị toàn thể 1. Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì, chịu trách nhiệm đề xuất với Bộ trưởng chủ trương tham gia và chủ trì, phối hợp với các đơn vị có chức năng liên quan để xây dựng phương án, chuẩn bị nội dung, thủ tục và tổ chức đoàn tham gia; thông báo kết quả của Hội nghị cho các đơn vị liên quan. 2. Các đơn vị thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm theo dõi nội dung của các Hội nghị có liên quan đến chức năng nhiệm vụ; tham gia nghiên cứu, đóng góp ý kiến để xây dựng nội dung; cử cán bộ, chuyên gia tham gia đoàn dự Hội nghị; thực hiện những nhiệm vụ cụ thể do Bộ trưởng phân công chuẩn bị cho việc tham gia Hội nghị. Điều 11. Tham gia các hội nghị, cuộc họp 1. Vụ Hợp tác quốc tế có trách nhiệm theo dõi quản lý, tổ chức, hướng dẫn và điều phối các đơn vị thuộc Bộ, các doanh nghiệp tham gia các hoạt động phù hợp với chức năng nhiệm vụ và khả năng của từng đơn vị. 2. Các đơn vị thuộc Bộ căn cứ theo chức năng nhiệm vụ, phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế xác định các hoạt động có liên quan để tổ chức nghiên cứu, xây dựng nội dung tham gia, kế hoạch tham gia hàng năm và từng giai đoạn, và phân công cán bộ theo dõi và có báo cáo kết quả định kỳ hoặc theo yêu cầu; thực hiện những nhiệm vụ do Bộ trưởng phân công. Điều 12. Tham gia các tổ chức quốc tế 1. Vụ Hợp tác quốc tế trình Bộ trưởng quyết định việc tham gia hoặc chỉ định các đơn vị thuộc Bộ, hiệp hội, doanh nghiệp tham gia vào các hoạt động của tổ chức quốc tế chuyên ngành thông tin và truyền thông. 2. Vụ Hợp tác quốc tế có trách nhiệm hướng dẫn thủ tục và nội dung tham gia cho các đơn vị thuộc Bộ, hiệp hội, doanh nghiệp tham gia; theo dõi và quản lý các hoạt động của các đơn vị thuộc Bộ, hiệp hội, doanh nghiệp trong các tổ chức quốc tế. 3. Các đơn vị thuộc Bộ căn cứ theo chức năng nhiệm vụ, phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế xây dựng nội dung tham gia, kế hoạch tham gia hàng năm, phân công cán bộ theo dõi và báo cáo kết quả định kỳ hoặc theo yêu cầu; thực hiện những nhiệm vụ do Bộ trưởng phân công. Chương V CÁC CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN KINH TẾ ĐỐI NGOẠI TRONG LĨNH VỰC THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG Điều 13. Các chương trình, dự án kinh tế đối ngoại: Các chương trình, dự án kinh tế đối ngoại trong lĩnh vực thông tin và truyền thông bao gồm: a) Chương trình, dự án hỗ trợ phát triển chính thức (viết tắt là ODA); b) Chương trình, dự án tài trợ quốc tế; c) Các khoản tài trợ, viện trợ phi dự án. Điều 14. Xây dựng kế hoạch và tổ chức vận động 1. Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì, phối hợp với Vụ Kế hoạch Tài chính và các đơn vị liên quan tổng hợp nhu cầu đăng ký, rà soát và thống nhất nội dung, xây dựng kế hoạch, danh mục yêu cầu tài trợ các chương trình, dự án kinh tế đối ngoại trong lĩnh vực thông tin và truyền thông; 2. Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì tổ chức vận động, đàm phán với các tổ chức quốc tế, các cơ quan tài trợ, hỗ trợ phát triển của nước ngoài, đề xuất và trình Bộ trưởng chỉ định đơn vị thực hiện. 3. Đối với các chương trình, dự án kinh tế đối ngoại do phía nước ngoài hoặc các tổ chức đề xuất, Vụ Hợp tác quốc tế là đầu mối, phối hợp với Vụ Kế hoạch Tài chính và các đơn vị liên quan thẩm định nội dung và đề xuất việc tiếp nhận trình Bộ trưởng xem xét quyết định. 4. Các đơn vị thuộc Bộ chủ động xây dựng kế hoạch và đề xuất chương trình, dự án kinh tế đối ngoại trên cơ sở nhu cầu thực tế theo chức năng, nhiệm vụ được giao. Việc đăng ký các chương trình, dự án phải được gửi về Vụ Kế hoạch Tài chính và Vụ Hợp tác Quốc tế theo thời gian quy định. Điều 15. Tổ chức đánh giá, thẩm định và phê duyệt 1. Vụ Kế hoạch Tài chính chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức việc đánh giá, thẩm định và triển khai các thủ tục phê duyệt theo quy định của pháp luật Việt Nam. 2. Đối với các chương trình dự, án kinh tế đối ngoại đã được đưa vào Danh mục yêu cầu tài trợ do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt hoặc được đăng ký trong khuôn khổ chương trình hỗ trợ song phương của Chính phủ các nước, Vụ Kế hoạch Tài chính là đầu mối, phối hợp với các đơn vị liên quan tổng hợp, thẩm định và báo cáo Bộ trưởng trước khi triển khai các thủ tục phê duyệt. Điều 16. Quản lý và tổ chức thực hiện 1. Vụ Kế hoạch Tài chính chịu trách nhiệm quản lý về tài chính, đầu tư và xây dựng cơ bản đối với các chương trình, dự án kinh tế đối ngoại trong lĩnh vực thông tin và truyền thông. 2. Trong quá trình triển khai thực hiện chương trình, dự án kinh tế đối ngoại, các đơn vị, doanh nghiệp hoặc ban quản lý dự án phải báo cáo Bộ Thông tin và Truyền thông khi có nội dung phát sinh và báo cáo đánh giá tiến độ định kỳ, hàng năm. Chương VI TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ ĐOÀN RA, ĐOÀN VÀO Điều 17. Tổ chức và quản lý đoàn ra 1. Việc cử đoàn ra nước ngoài và công tác quản lý đoàn ra của Bộ được áp dụng theo các quy định hiện hành của Nhà nước về quản lý đoàn ra và Quyết định số 515/QĐ-BTTTT ngày 31 tháng 3 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông về phân cấp quản lý cán bộ, công chức của Bộ Thông tin và Truyền thông ra nước ngoài. 2. Trong vòng 15 ngày kể từ ngày về nước, đoàn đi nước ngoài phải gửi báo cáo về hoạt động của đoàn trong thời gian ở nước ngoài, các thu hoạch và kiến nghị trình Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị quản lý trực tiếp. Sao gửi báo cáo (bản cứng và bản mềm) cho Vụ Tổ chức cán bộ và Vụ Hợp tác quốc tế để theo dõi, cho Trung tâm thông tin để khai thác kết quả; tổ chức giới thiệu các thu hoạch của đợt công tác theo yêu cầu của Bộ trưởng (nếu có). 3. Trường hợp đoàn không thực hiện hoặc vi phạm quy định về báo cáo kết quả đi công tác nước ngoài thì các thành viên của đoàn sẽ không được xem xét để cử ra nước ngoài trong những lần tiếp theo. Điều 18. Tổ chức và quản lý đoàn vào. 1. Lãnh đạo Bộ: a) Quyết định kế hoạch đón tiếp khách nước ngoài vào làm việc với Bộ và các đơn vị thuộc Bộ; b) Chủ trì đón tiếp khách mời của Lãnh đạo Bộ và khách mời của Lãnh đạo Đảng, Nhà nước, quốc hội ủy quyền cho Lãnh đạo Bộ chủ trì đón tiếp. 2. Vụ Hợp tác quốc tế có trách nhiệm: a) Xây dựng kế hoạch đoàn vào của Bộ, thẩm định và tổng hợp kế hoạch đoàn vào hàng năm của các đơn vị trình Lãnh đạo Bộ; b) Hướng dẫn các đơn vị xây dựng và thực hiện kế hoạch đoàn vào hàng năm; c) Làm thủ tục trình cấp có thẩm quyền mời các đoàn Bộ trưởng và người đứng đầu các tổ chức quốc tế hoặc cấp tương đương của nước ngoài vào làm việc theo quy định của pháp luật; d) Đề xuất với Lãnh đạo Bộ thành phần đoàn của phía Việt Nam, chương trình đón tiếp và làm việc, kế hoạch phân công chuẩn bị nội dung làm việc, công tác lễ tân đối ngoại phục vụ các đoàn Bộ trưởng, Thứ trưởng và cấp tương đương (như tổ chức đón tiếp, bố trí phiên dịch, phương tiện đi lại, ăn, ở và làm việc, chiêu đãi, quà tặng, đưa tiễn khách và các công việc liên quan đến lễ tân), dự kiến kinh phí (nếu có); đ) Hướng dẫn thủ tục xin cấp thị thực nhập cảnh (visa) đoàn vào cho các đơn vị thuộc Bộ. Giải quyết thủ tục nhập cảnh cho các đoàn vào của các đơn vị: Văn phòng, Thanh tra, các Vụ và Cơ quan đại diện Bộ; e) Báo cáo Lãnh đạo Bộ tình hình thực hiện các hoạt động đoàn vào của Bộ hàng năm. 3. Vụ Kế hoạch - Tài chính có trách nhiệm: a) Chủ trì, phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế hướng dẫn các đơn vị xây dựng kế hoạch đoàn vào hàng năm theo nguồn kinh phí ngân sách; b) Cân đối nguồn kinh phí phù hợp cho kế hoạch đoàn vào của Bộ; c) Thẩm định và đồng trình với Vụ Hợp tác quốc tế kế hoạch đoàn vào hàng năm của Bộ theo nguồn kinh phí ngân sách để Lãnh đạo Bộ phê duyệt; d) Hướng dẫn các chế độ chi tiêu cho hoạt động đoàn vào theo các quy định hiện hành của Nhà nước; e) Giải quyết các thủ tục, theo dõi và kiểm tra việc thanh, quyết toán kinh phí các đoàn vào của Bộ; 4. Văn phòng có trách nhiệm: a) Giải quyết thủ tục cấp phát kinh phí và thanh, quyết toán cho các đoàn vào bằng nguồn ngân sách của Bộ theo chế độ hiện hành; b) Gửi số liệu thống kê tình hình kinh phí đoàn ra nước ngoài bằng nguồn ngân sách của Bộ theo định kỳ 6 tháng và 1 năm cho Vụ Kế hoạch Tài chính và Vụ Hợp tác quốc tế để có cơ sở báo cáo Lãnh đạo Bộ điều chỉnh kế hoạch, ngân sách đoàn ra nước ngoài của Bộ; c) Bố trí lịch, chuẩn bị cơ sở vật chất và mời các đơn vị liên quan tham gia đối với các đoàn vào do Lãnh đạo Bộ chủ trì đón tiếp. 5. Các đơn vị liên quan có trách nhiệm: a) Xây dựng kế hoạch đoàn vào hàng năm và gửi về Vụ Hợp tác quốc tế để tổng hợp, thẩm định trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt; b) Tổ chức đón tiếp và quản lý toàn bộ chương trình hoạt động của các đoàn vào thuộc phạm vi đơn vị quản lý trong thời gian ở Việt Nam theo các quy định hiện hành; c) Phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế và Văn phòng Bộ để thực hiện các công việc liên quan đến các đoàn vào do Lãnh đạo Bộ chủ trì đón tiếp; d) Tổ chức việc giải quyết thủ tục nhập cảnh cho các đoàn vào trong phạm vi của đơn vị mình quản lý; e) Báo cáo công tác quản lý đoàn vào của đơn vị hàng năm về Vụ Hợp tác quốc tế. Điều 19. Tiếp khách nước ngoài. 1. Lãnh đạo Bộ làm việc hoặc tiếp các đoàn khách nước ngoài, Vụ Hợp tác quốc tế trình Lãnh đạo Bộ các thông tin về đối tác, nội dung và các đề xuất. Các đơn vị khi có yêu cầu đề nghị Lãnh đạo Bộ tiếp khách nước ngoài: có công văn gửi Vụ Hợp tác quốc tế để báo cáo Lãnh đạo Bộ và mời các đơn vị liên quan cùng dự. 2. Khi tiếp khác nước ngoài tại trụ sở của đơn vị, Thủ trưởng đơn vị chủ động tổ chức đón tiếp, làm việc với khách phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị và chịu trách nhiệm về các nội dung thoả thuận. Sau khi tiếp xúc, làm việc gửi kết quả về Vụ Hợp tác quốc tế để tổng hợp và báo cáo Bộ. 3. Các cán bộ, công chức được phân công dự tiếp khách, làm việc với khách nước ngoài phải nắm rõ nội dung công việc, mang trang phục lịch sự (com-lê, trang phục công sở) và có mặt trước giờ tiếp khách tối thiểu 5 phút. Chương VII TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO, KHOÁ ĐÀO TẠO QUỐC TẾ Điều 20. Thẩm quyền xét duyệt Hội nghị, hội thảo, khoá đào tạo quốc tế 1. Hội nghị, hội thảo, khoá đào tạo quốc tế tổ chức tại Việt Nam thuộc thẩm quyền xét duyệt của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông là những hội nghị, hội thảo và các khoá đào tạo quốc tế ngắn hạn phối hợp với đối tác nước ngoài có nội dung về chuyên môn, nghiệp vụ, khoa học kỹ thuật, công nghệ thuộc lĩnh vực thông tin và truyền thông. 2. Việc tổ chức và quản lý các Hội nghị, hội thảo, khoá đào tạo quốc tế trong lĩnh vực thông tin và truyền thông được áp dụng theo Quyết định số 122/2001/QĐ-TTg ngày 21/8/2001 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam. Điều 21. Trách nhiệm của các đơn vị liên quan đến tổ chức hội nghị, hội thảo, khoá đào tạo quốc tế 1. Vụ Hợp tác quốc tế là đầu mối quản lý các hội nghị, hội thảo, khoá đào tạo quốc tế tổ chức tại Việt Nam gồm: a) Tiếp nhận và có ý kiến đối với các văn bản xin phép của các cơ quan, đơn vị chủ trì hội nghị, hội thảo quốc tế trình Lãnh đạo Bộ quyết định và thông báo kết quả chính thức bằng văn bản; b) Phối hợp với Vụ Tổ chức Cán bộ có ý kiến đối với các văn bản của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ xin đăng ký tổ chức các khoá đào tạo quốc tế tại Việt Nam trình Lãnh đạo Bộ. c) Tổng hợp, đánh giá và kiến nghị về tình hình tổ chức các hội nghị, hội thảo, khoá đào tạo quốc tế trong phạm vi toàn Ngành báo cáo Bộ Nội vụ theo định kỳ 6 tháng và hàng năm; d) Hướng dẫn chi tiết việc thống nhất quản lý và các thủ tục liên quan. 2. Vụ Kế hoạch Tài chính hướng dẫn các quy định chi tiêu của Nhà nước đối với các hội nghị, hội thảo, khoá đào tạo quốc tế và chế độ kiểm tra tài chính. 3. Văn phòng Bộ và Phòng Kế toán có trách nhiệm hướng dẫn và giải quyết các thủ tục thanh quyết toán kinh phí tổ chức hội nghị, hội thảo, khoá đào tạo quốc tế nếu có sử dụng nguồn ngân sách của Bộ. 4. Trung tâm thông tin có trách nhiệm thu thập thông tin và tư liệu, tuyên truyền về các hoạt động hội nghị, hội thảo, khoá đào tạo quốc tế của Bộ. 5. Các đơn vị có liên quan có trách nhiệm phối hợp triển khai các nội dung liên quan theo sự phân công, chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ. Điều 22. Trách nhiệm của đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị, hội thảo, khoá đào tạo quốc tế 1. Các đơn vị khi chủ trì tổ chức các hội nghị, hội thảo, khoá đào tạo quốc tế phải có văn bản xin phép Lãnh đạo Bộ Thông tin và Truyền thông (gửi về Vụ Hợp tác quốc tế). a) Thời hạn gửi văn bản: Trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo, khoá đào tạo quốc tế ít nhất là 15 ngày (đối với hội nghị, hội thảo, khoá đào tạo xin phép Bộ) và 30 ngày (đối với hội nghị, hội thảo cần xin phép Thủ tướng Chính phủ) b) Nội dung văn bản xin phép gồm: mục đích, yêu cầu của hội nghị, hội thảo, khoá đào tạo quốc tế; nội dung chủ yếu, chương trình và các tài liệu cung cấp tại hội nghị, hội thảo, khoá đào tạo (nếu có); thời gian và địa điểm tổ chức, địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có); thành phần tham dự, số lượng đại biểu Việt Nam và đại biểu nước ngoài; kinh phí, trong đó nêu rõ phần kinh phí do phía nước ngoài chi và phía Việt Nam chi. 2. Thực hiện đúng các quy định hiện hành của Nhà nước và của Bộ về tổ chức hội nghị, hội thảo, khoá đào tạo quốc tế. Thủ trưởng của đơn vị chủ trì chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về nội dung, chương trình, tài liệu, số liệu và các ấn phẩm khác được phát hành trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo, khoá đào tạo quốc tế cũng như việc thực hiện các quy định về bảo mật trong thông tin tuyên truyền. 3. Trong trường hợp hội nghị, hội thảo, khoá đào tạo quốc tế có những diễn biến phức tạp, đơn vị chủ trì phải báo cáo ngay Bộ trưởng để chỉ đạo xử lý kịp thời. 4. Thực hiện việc chi tiêu, thanh quyết toán tài chính cho các hội nghị, hội thảo, khoá đào tạo quốc tế phải theo đúng chế độ hiện hành, hết sức tiết kiệm, tránh lãng phí. Đối với các hội nghị, hội thảo, khoá đào tạo quốc tế được tổ chức bằng nguồn ngân sách Nhà nước thì đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị, hội thảo, khoá đào tạo quốc tế phải lập dự toán kinh phí vào dự toán ngân sách hàng năm của đơn vị mình theo quy định về quản lý tài chính. 5. Trong vòng một tháng sau khi kết thúc, các đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo, khoá đào tạo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Bộ trưởng có trách nhiệm báo cáo Bộ trưởng kết quả việc tổ chức, sao gửi báo cáo (bản cứng và bản mềm) cho Vụ Hợp tác quốc tế để theo dõi, cho Trung tâm thông tin để khai thác kết quả. 6. Lưu trữ hồ sơ các hội nghị, hội thảo, khoá đào tạo quốc tế và có kế hoạch khai thác, phát huy kết quả hội nghị, hội thảo, khoá đào tạo quốc tế đã được tổ chức. Chương IX CÁC QUY ĐỊNH KHÁC Điều 23. Công tác văn thư đối ngoại Các công văn, tài liệu về hợp tác quốc tế phải được quản lý theo quy định của Nhà nước và các quy định của Bộ: 1. Văn phòng Bộ có nhiệm vụ chuyển các văn bản đối ngoại theo đúng các địa chỉ nơi nhận do các đơn vị chuẩn bị sau khi tham khảo ý kiến của Vụ Hợp tác quốc tế; 2. Các văn bản đến bằng tiếng nước ngoài khi trình Lãnh đạo Bộ xử lý cần có giải trình bằng tiếng Việt. 3. Các văn bản gửi đi bằng tiếng nước ngoài do Lãnh đạo Bộ ký phải đuợc Vụ Hợp tác quốc tế đồng trình và phải được trình bày theo mẫu có tiêu đề do Vụ Hợp tác quốc tế phát hành. 4. Thủ trưởng các đơn vị được phép ký các văn bản đối ngoại bằng tiếng nước ngoài khi được Bộ trưởng ủy quyền. 5. Vụ Hợp tác quốc tế là đầu mối giao dịch với các đối tác nước ngoài trong việc trao đổi các thông tin và các quan điểm chính thức của Bộ. Điều 24. Công tác khen thưởng Việc quản lý và tiến hành khen thưởng các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước có đóng góp tích cực đối với hoạt động hợp tác quốc tế trong lĩnh vực thông tin và truyền thông được áp dụng theo Luật Thi đua khen thưởng và Quy chế Thi đua khen thưởng của Bộ Thông tin và Truyền thông. Điều 25. Quản lý, lưu trữ tài liệu Các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm sao lục và gửi các văn bản thỏa thuận quốc tế về Vụ Hợp tác quốc tế để lưu trữ, thống kê và phục vụ cho công tác quản lý, theo dõi các hoạt động hợp tác quốc tế. Điều 26. Bảo mật Các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm nghiêm chỉnh chấp hành các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Chương X TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 27. Báo cáo thực hiện các hoạt động hợp tác quốc tế. 1. Các đơn vị, cá nhân được Bộ trưởng giao nhiệm vụ trong các hoạt động hợp tác quốc tế của Bộ có trách nhiệm báo cáo kết quả Bộ trưởng sau khi hoàn thành nhiệm vụ. 2. Định kỳ 6 tháng, hàng năm và trong trường hợp đột xuất các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm gửi báo cáo về việc thực hiện những nội dung có liên quan được điều chỉnh theo Quy định này về Vụ Hợp tác quốc tế trước ngày 15 tháng 6 hàng năm (đối với báo cáo 6 tháng) và trước ngày 15 tháng 12 (đối với báo cáo năm) để tổng hợp báo cáo Bộ trưởng. 3. Vụ Hợp tác quốc tế chịu trách nhiệm tổng hợp, định kỳ báo cáo Bộ trưởng và chuẩn bị các báo cáo thực hiện các hoạt động đối ngoại theo yêu cầu của Chính phủ và các Cơ quan quản lý Nhà nước liên quan; phối hợp với các đơn vị thuộc Bộ tổ chức giới thiệu kết quả của các hoạt động hợp tác quốc tế. Điều 28. Điều khoản thi hành 1. Các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ, căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của mình, tổ chức, hướng dẫn thực hiện Quy định này trong cơ quan, đơn vị. 2. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc hoặc phát sinh mới, các cơ quan, đơn vị phản ánh về Vụ Hợp tác quốc tế để tổng hợp trình Bộ trưởng xem xét, quyết định./.