70542/CT-TTHT

Công văn 70542/CT-TTHT năm 2019 về sử dụng hóa đơn điện tử do Cục thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 70542 /CT-TTHT V/v sử dụng hóa đơn điện tử Hà Nội, ngày 09 tháng 9 năm 2019 Kính gửi: Công ty TNHH Nikomix Việt Nam Mã số thuế: 0108254497; Địa chỉ: Tầng 11 S ố 4 Liễu Giai, P. C ống Vị, Q. Ba Đình, TP. Hà Nội Trả lời công văn không số ngày 26/8/2019 của Công t y TNHH Nikomix Việt Nam về việc đề nghị sử dụng hóa đơn điện tử, Cục Thuế TP Hà Nội có ý ki ế n như sau: - Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định hiệu lực thi hành: “3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 th á ng 10 năm 2020, các Nghị định: s ố 5 1 /20 1 0/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 n ă m 2014 của Ch í nh phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn c ò n hiệu l ực thi hành. ” - Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đ ơ n điện tử bán hàng hóa, cung ứng d ịch vụ quy định: + Tại khoản 2 Điều 4 quy định: “Điều 4. Nguyên tắc sử dụng, điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn đ i ện tử 2. Điều kiện của t ổ chức khởi tạo hóa đơn Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau: a) Là t ổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc l à tổ chức kinh t ế c ó sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ng â n hàng. b) C ó địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát , xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử; c) C ó đội ngũ người thực th i đủ trình độ, khả năng tương xứng v ớ i yêu cầu để thực hiện v i ệc khởi tạo, lập, sử dụng h óa đơn điện tử theo quy định; d) C ó chữ k ý điện tử theo quy định của pháp luật. đ) Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm k ế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng h óa , cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn. e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu t rữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thi ể u về chất lượng lưu trữ bao gồm: - Hệ th ố ng lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu; - Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự c ố : đảm bảo sao lưu dữ liệu của h óa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.” + Tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 7 quy định: “Điều 1. Khởi tạo, phát hành hóa đơn điện tử 1. Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đ ầ y đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền - nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hóa, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ v ề hóa đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước kh i khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp b ằ ng văn bản giấy hoặc bằng v ă n bản điện tử gửi thông qua c ổ ng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trá ch nhiệm về quyết định này (theo M ẫ u số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này). Q uyết định áp dụng hóa đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau: - Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử. Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện t ử hoặc công nghệ tương tự. - Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứ ng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hóa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng; - Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ t ổ chức. - Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang h ó a đơn giấy. 2. Phát hành hóa đơn điện tử Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản l ý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo M ẫ u số 2 Phụ l ục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hóa đơn điện tử, mã s ố thu ế , địa chỉ, điện thoại, các l oạ i hóa đơn phát hành (tên l oạ i hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, k ý hiệu m ẫ u số hóa đơn,ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)), ngày l ập Thông báo phát hành; tên, chữ k ý của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ k ý điện tử của t ổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua c ổ ng thông tin điện tử của cơ quan thuế). Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng. Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành m ớ i theo hướng dẫn tại khoản này. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải k ý s ố vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đ ú ng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử. Thông báo phát hành hóa đơn đ i ện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử m ẫ u) phả i niêm yết tạ i trụ sở t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đ ă ng tải trên trang thông tin điện tử của t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng h ó a đơn điện tử.” - Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định s ố 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định: + Tại khoản 1 Điều 11 quy định: “Điều 11. Đ ố i tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế 1. Cơ quan thuế bán hóa đơn cho các đ ố i tượng sau: a) T ổ chức không phải l à doanh nghiệp nhưng c ó hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban qu ả n lý dự án). Tổ chức không phải l à doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh l à các tổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành l ập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác. b) Hộ, cá nhân kinh doanh; c) T ổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực t iếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu. d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in thuộc loại rủi ro cao về thuế; đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm về hóa đơn vị xử lý vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế, gian lận thuế. Doanh nghiệp hướng dẫn tại điểm d, đ khoản này mua hóa đơn của cơ quan thuế trong thời gian 12 tháng. Hết thời gian 12 tháng, căn cứ tình hình sử dụng hóa đơn, việc kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp và đề nghị của doanh nghiệp, t r ong thời hạn 5 ngày l àm việc, cơ quan thuế có v ă n bản thông báo doanh nghiệp chuyển sang tự tạo hóa đơn để sử dụng hoặc tiếp tục mua hóa đơn của cơ quan thuế nếu không đáp ứng điều kiện tự in hoặc đặt i n hóa đơn (mẫu số 3.15 Phụ l ục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). ” + Tại điểm b Khoản 2 Điều 12 quy định: “ Điều 12. Bán hóa đơn do Cục Thuế đặt i n 2. B á n hóa đơn tại cơ quan thuế b) Trách nhiệm của cơ quan thuế ...Tổ chức, doanh nghiệp thuộc đ ố i tượng mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành chuyển sang tự tạo hóa đơn đặt i n, hóa đơn tự i n hoặc hóa đơn điện tử để sử dụng thì phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tự tạo theo hướng dẫn tại Đi ề u 21 Thông tư này.” + Tại điểm c Khoản 1 Đi ề u 21 quy định: “ Điều 21. Xử lý hóa đơn trong các t rường hợp không tiếp tục sử dụng 1. T ổ chức, hộ, cá nhân thông báo với cơ quan thuế hóa đơn không tiếp tục sử dụng trong các trường hợp sau: c) T ổ ch ứ c, hộ, cá nhân kinh doanh mua h ó a đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì t ổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn phải t i ến hành hủy hóa đơn theo hướng d ẫ n tại Điều 29 Thông tư này. ” + Tạt Điều 27 (được sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính) quy định: “Hàng quý; t ổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ qu a n th u ế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, k ể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Báo c á o tình hình sử dụng hóa đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0 ) Riêng doanh nghiệp sử dụng h ó a đơn tự i n, đặt in có hành v i v i phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt i n, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo hư ớ ng d ẫ n tại Đi ề u 11 Thông tư này thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đ ơ n theo tháng. …” Căn cứ các quy định trên, Công ty đã sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế từ tháng 01/2018 (đến nay hết thời hạn 12 tháng). Trường hợp Công ty không thu ộ c diện doanh nghiệp rủi ro cao về thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 11 Thông tư 39/2014/TT-BTC và đáp ứng các điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy đ ị nh tại Khoản 2 Điều 4, Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính thì được sử dụng hóa đơn điện tử. Trước khi sử dụng đề nghị Công ty thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính. Công ty phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng theo quy định tại Điều 29 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Công ty có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng từ ngày đầu tháng đến hết ngày dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế và chuyển sang nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý cho cơ quan thuế kể từ ngày kế tiếp theo quy định tại Điều 27 Thông tư số 3 9/2014/TT-BTC nêu trên. Công ty phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Nếu có vướng mắc, đề nghị Công ty liên hệ với Phòng Tuyên truyền Hỗ trợ NNT - Cục Thu ế TP Hà Nội theo s ố điện thoại: 02437737940; địa chỉ: G23 - 24 Thành Công, quận Ba Đình, TP Hà Nội. Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH Nikomix Việt Na m được biết. Nơi nhận: - Như trên; - Phòng TKT1; - Lưu: VT, TTHT(2b). CỤC TRƯỞNG Mai Sơn