993/QĐ-UBND

Quyết định 993/QĐ-UBND năm 2017 về phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tại cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh và huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Sơn La giai đoạn 2017-2021 ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH SƠN LA ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 993/QĐ-UBND Sơn La, ngày 20 tháng 4 năm 2017 QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỒN ĐỌNG TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH VÀ UBND CÁC HUYỆN, THÀNH PHỐ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH SƠN LA GIAI ĐOẠN 2017 - 2021 CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015; Căn cứ Luật L ưu tr ữ năm 2011; Căn cứ Luật Ngân sách Nhà nước năm 2015; Căn cứ Chỉ thị s ố 05/2007/CT-TT g ngày 02/3/2007 của Thủ tướ ng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Căn cứ Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt Quy hoạch ngành v ă n thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030; Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 266/TTr-SNV ngày 22 tháng 3 năm 2017, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Phê duyệt Đề án chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Sơn La giai đoạn 2017 - 2021 (có Đề án kèm theo) . Điều 2. Giao Sở Nội vụ phối hợp với Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả Đề án này. Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các Sở: Nội vụ, Tài chính; Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh và các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký. Nơi nhận: - Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh; - N hư điều 3; - L ã nh đạo VP; phòng TH, - Chi cục V ă n th ư lưu trữ tỉnh; - L ưu : VT, NC, D50 b KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH THƯỜNG TRỰC Tráng Thị Xuân ĐỀ ÁN CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỒN ĐỌNG TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH VÀ UBND CÁC HUYỆN, THÀNH PHỐ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH SƠN LA GIAI ĐOẠN 2017 - 2021 (Ban hành kèm theo Quyết định số 993/Q Đ -UBND ngày 20 tháng 3 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Sơn La) Phần I SỰ CẦN THIẾT BAN HÀNH ĐỀ ÁN I. CĂN CỨ PHÁP LÝ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN 1. Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011. 2. Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng c ườ ng bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. 3. Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho l ưu trữ chuyên dụng. 4. Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy. 5. Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy. 6. Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt Qu y hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030. 7. Quyết định số 17/2014/QĐ-UBND ngày 13/8/2014 của UBND tỉnh Sơn La ban hành Quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Sơn La. 8. Chỉ thị s ố 09/CT-UBND ngày 10/5/2016 của UBND tỉnh về việc tăng cường quản lý công tác v ă n thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh S ơ n La, giai đoạn 2016-2020; 9. Quyết định số 2171/QĐ-UBND ngày 09/9/2016 của UBND tỉnh về Phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Sơn La đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030. II. THỰC TRẠNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1. T hự c tr ạ ng Thực trạng hiện nay, phần lớn tài liệu vẫn đang trong tình trạng bó gói, tích đống và được bảo quản tại các phòng chuyên môn, chưa thu thập, chỉnh l ý đã gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động công việc của công chức, viên chức. Nguồn tài liệu này được hình thành trong quá trình giải quyết và thực hiện nhiệm vụ chính trị của các cơ quan trên các lĩnh vực: kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh - quốc phòng, khoa học kỹ thuật, công nghiệp…tất cả được phản ánh đầy đủ trong tài liệu lưu trữ. Không chỉ vậy, hàng năm s ố lượng tài liệu mới phát sinh ngày càng nhiều. S ố tài liệu này được bảo quản ở những kho tạm, hành lang, nóc tủ, gầm c ầ u thang với diện tích chật hẹp, thiếu các trang thiết bị bảo quản, cùng với những tác động hàng ngày từ môi trường, nắng nóng, ẩ m thấp, điều kiện bảo quản không đáp ứng yêu c ầ u, đã và đang làm cho tài liệu xuống cấp tr ầ m trọng, một số tài liệu bị mố i xông, giòn, mục, mờ chữ, m ấ t chữ, bị oxy h óa dẫn đ ế n mất mát tài liệu ảnh hưởng đến hoạt động chung của cơ quan, đơn vị trong quá trình khai thác v à nghiên cứu , tài liệu lưu tr ữ cơ quan không phát huy được giá trị sử dụng. Qua khảo sát và báo cáo thống kê tài liệu tồn đọng của 31 cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Sơn La (sau đây gọi t ắ t là cơ quan, đơn vị), còn 4.277 mét tài liệu từ năm 2015 trở về trước chưa được chỉnh lý. Theo Đề án quy hoạch ngành văn thư, l ưu trữ tỉnh Sơn La, dự báo số tài liệu đến năm 2020 toàn tỉnh S ơ n La sẽ đưa vào Lưu trữ lịch s ử t ỉ nh kho ả ng 4.500 mét giá tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong Kho l ưu trữ chuyên dụng của tỉnh; 70% tài liệu trong kho lưu trữ các sở, ngành, huyện, thành phố, các xã, phường, thị trấn được phân loại, ch ỉ nh lý và được hệ thống hóa theo quy định. Như vậy, trong nh ữ ng năm tới số tài liệu tồn đọng tích đ ố ng, chưa đ ược chỉnh lý tại các cơ quan, tổ chức ngày càng tăng thêm, đặc biệt là các cơ quan cấp huyện, nếu không nhanh chóng, kịp thời đưa ra nh ữ ng biện pháp tích cực giải quyết dứt điểm nguồn tài liệu này sẽ gây khó khăn cho công tác quản lý , điều hành, thực hiện bảo quản, thống kê theo quy định của Luật lưu trữ, không phát huy đ ược giá trị của tài liệu lưu trữ và quan trọng hơn là gây hệ qu ả tài liệu tồn đọng, tích đống tiếp tục gia tăng, ngày càng hư hỏng nặng theo thời gian. V ì vậy, cần thực hiện có hiệu quả các mục tiêu, nhiệm vụ đặt ra trong qu y hoạch ngành văn thư, lưu trữ. Đối với các sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh, phấn đấu đến năm 2020 “có 80% tài l iệu được ch ỉ nh l ý khoa học, đưa vào bảo quản trong Kho lưu trữ và phát huy giá trị sử dụng ” . Đối với tài liệu của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thực hiện Quyết định số 1184/QĐ-UBND ngày 16/5/2014 của UBND tỉnh về việc phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu tr ữ t ồ n đọng của các cơ quan tỉnh Sơn La năm 2014 - 2015 (Sở Nội vụ đã hướng dẫn tổ chức chỉnh l ý hoàn ch ỉ nh thí đ i ể m được 02 cơ quan); Quyết định số 2116/QĐ-UBND ngày 13/8/2014 của UBND tỉnh về việc Phê duyệt Đề án Nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ v à nộp l ưu hồ sơ, tài liệu tại lưu tr ữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Sơn La giai đoạn 2015 - 2017; Sở Nội vụ (trực tiếp là Chi cục Văn thư - Lưu tr ữ ) đã hướng dẫn triển khai và giải quyết cơ bản (bước 1 lập hồ sơ hiện hành) cho 18 cơ quan, đơn vị. Đối với tài liệu của UBND các huyện thành phố hầu hết hiện nay đang g ặ p khó kh ă n trong việc thu thập, s ắ p x ế p, b ả o quản tài liệu l ưu tr ữ . Nhìn chung các cơ quan chưa quan tâm dành nguồn lực c ầ n thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ công tác này; chưa có định hướng, lộ trình thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ theo từng giai đoạn cụ thể. Vì vậy, tài liệu chủ yếu trong tình trạng tồn đọng, tích đ ố ng, bó gói quá lớn; cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí phục vụ công tác lưu trữ còn hạn chế; bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu l ưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu, tài liệu không phát huy giá trị sử dụng. Việc ch ỉ nh lý khoa học tài liệu đang là vấn về cấp bách cần phải được giải quyết. 2. Nguyên nhân - Nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ còn có những hạn chế, chưa đúng mức, có lúc, có nơi còn bị xem nhẹ; trong khi đó chưa có chế tài đ ể áp dụng xử lý vi phạm trong công tác này; - Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị chưa quan tâm đúng mức, chưa coi đây là nhiệm vụ thường xuyên trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị; - Nguồn nhân lực đảm nhiệm công tác lưu tr ữ còn có một bộ phận chưa đáp ứng được yêu cầu trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đa số là hoạt động kiêm nhiệm nên không có thời gian thực hiện các nghiệp vụ về bảo quản, chỉnh lý tài liệu; việc bố trí cán bộ làm công tác này thiếu ổn định, hay thay đổi dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao; - Công tác kiểm tra, giám sát hoạt động văn thư, lưu trữ chưa thường xuyên; - Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ chưa được quan tâm đầu tư đúng mức, đa phần tài liệu lưu trữ của các cơ quan, đơn vị phải bảo quản ở nh ữ ng kho tạm, chật hẹp, ẩm thấp, không đủ các trang thiết bị bảo quản t ố i thi ể u theo quy định. Kinh phí dành cho hoạt động này còn hạn chế, chưa được quan tâm bố tr í trong dự toán ngân sách hàng năm theo đúng quy định tại Điều 39 Luật lưu trữ; - Từ những năm 1990 đến nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế với những thành tựu về khoa học công nghệ, các loại máy móc cũng như phương tiện sao in ngày càng hiện đại, nhiều cơ quan, đơ n vị đã lạm dụng máy móc để sao, in khi ế n lượng văn bản trùng thừa trong các cơ quan gia tăng nhanh chóng, khiến lượng tài liệu tích đ ố ng ngày càng nhi ề u; - Thời tiết diễn bi ế n bất thường, nắng nóng nhiều, mưa bão thường xuyên, độ ẩm cao đã ảnh hưởng không nhỏ đến việc bảo quản tài liệu lưu tr ữ . Căn cứ cơ sở pháp lý v à xuất phát từ tình hình thực tiễn, việc xây dựng và ban hành Đề án chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Sơn La (sau đây gọi tắt là cơ quan, đơn vị), là hết sức cấp bách và c ầ n thiết. III. SỰ CẦN THIẾT BAN HÀNH ĐỀ ÁN 1. Tài liệu lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển c ũ ng như đ ời sống chính trị, kinh t ế , v ă n h óa , xã hội của m ỗ i cơ quan, địa phương; vừa có giá trị thực tiễn trong công tác quản lý, chỉ đạo điều hành, phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội, quốc phòng, an ninh; vừa có giá trị lịch sử; là tài sản qu ý giá của Quốc gia, di sản văn hóa của dân tộc. Trong thời gian qua, Đảng và Nhà nước ta luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và xem đây là một ngành không thể thiếu trong bộ máy nhà nước. Tại Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X, Đảng Cộng sản Việt Nam đã đề ra chủ trương “bảo vệ và phát huy giá trị c ủ a tài liệu lưu trữ”; Luật Lưu trữ năm 2011 đã khẳng định nguyên tắc “Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Ph ò ng lưu trữ quốc gia Việt Nam”. Ngày nay, trước nh ữ ng yêu cầu đổi mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý x ã hội, công tác lưu trữ càng có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời s ố ng xã hội, nhất là trong tiến trình cải cách hành chính Nhà nước. 2. Đối với tỉnh S ơ n La, tài liệu các Ph ò ng thuộc Lưu tr ữ lịch sử t ỉ nh được hình thành trong quá trình hoạt động và phát triển của các cơ quan, tổ chức và đã tồn tại qua nhiều thời kỳ lịch sử. Đây là kh ố i tài liệu có giá trị quan trọng, phản á nh mọi hoạt động của đ ời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của t ỉ nh S ơ n La. Nh ư ng thực tế hiện nay s ố tài liệu này được nộp lưu về Lưu trữ lịch sử t ỉ nh và Lưu trữ của cơ quan rất ít, hầu hết còn t ồ n đọng tại các phòng chuyên môn, chưa được s ắ p xếp, phân loại khoa học, tình trạng thất lạc, mất mát, hư h ỏ ng tài liệu đã xảy ra... gây thiệt hại về tài sản, tổn thất về kinh tế. 3. Giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng, tích đống từ năm 2016 trở về trước tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Sơn La, nh ằ m bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu tr ữ ; nâng cao vai trò, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và mọi công dân đối với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu tr ữ phục vụ công tác xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng trên địa bàn tỉnh. 4. Thực hiện hệ thống hóa, chỉnh lý, sắp xếp, xác định giá trị tài liệu lưu tr ữ có th ờ i hạn và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu tr ữ lịch sử tỉnh. Từng bước hiện đại hóa công tác v ă n thư lưu trữ, xây dựng công cụ thống kê, tra cứu, bảo quản an toàn t à i liệu lưu tr ữ tại các cơ quan, đơn vị. 5. Hướng dẫn các nguyên tắc, phương pháp và bồi dư ỡ ng kiến thức chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị; chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu tr ữ trên phạm vi toàn tỉnh. Đảm bảo nguyên t ắ c quản lý t à i liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật, bắt buộc cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phải tiến hành lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan hàng năm theo quy định. Để đưa công tác lưu trữ của tỉnh đi vào nề nếp, góp phần bảo quản an toàn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; đồng thời tổ chức thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường b ả o vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, đó là “ Đến năm 2010 , các ngành , c ác c ấ p phải gi ả i quyết x o ng c ơ bản tình trạng tài l iệu hiện đang còn t ồ n đọng trong kho lưu trữ chưa được phân loại l ập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, thống kê và l ập cơ sở d ữ liệu phục vụ quản lý tra tìm tài liệu lưu trữ ” ; thì việc xây dựng và ban hành Đề án chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh S ơ n La giai đoạn 2017-2021 là hết sức cần thiết. Phần II NỘI DUNG CỦA ĐỀ ÁN I. MỤC TIÊU, YÊU CẦU VÀ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN 1. Mục tiêu 1.1. Mục tiêu chung Tạo sự chuyển biến trong thực hiện Quy hoạch phát triển ngành văn thư, lưu trữ tỉnh S ơ n La đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030. Đến năm 2020 có 70% tài liệu được chỉnh lý khoa học và đưa vào bảo quản trong Kho lưu trữ và phát huy giá trị sử dụng, phục vụ kịp thời cho công tác tra cứu góp phần vào hoạt động xây dựng và phát triển kinh tế xã hội của tỉnh. 1.2. Mục tiêu cụ thể - Tập trung chỉ đạo quyết liệt, nh ằ m giải quyết tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đ ố ng tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Sơn La. Phấn đấu đến hết năm 2020 cơ bản không còn tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, đơn vị. - Tổ chức chỉnh lý khoa học tài liệu, đồng thời tiến hành lựa chọn, đưa vào bảo quản an toàn đ ể nâng tu ổ i thọ tài liệu phục vụ việc khai thác, sử dụng. - Lập danh mục các loại tài liệu; tài liệu sử dụng rộng rãi và danh mục tài liệu có các mức độ mật nh ằ m quản lý khoa học và bảo đảm bí mật nhà nước. - Từng bước xây dựng, hoàn thiện hệ thống công cụ thống kê tra cứu truyền thống và áp dụng các thành tựu của khoa học công nghệ có hiệu quả, hệ thống cơ sở dữ liệu, s ố h óa tài liệu, hồ sơ để quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng thiết thực, phục vụ đắc lực cho công tác nghiên cứu. - Loại b ỏ tài liệu hết giá trị, trùng thừa nh ằ m tiết kiệm kho tàng và các trang thiết bị; đồng thời làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết gi á trị theo đúng quy định hiện hành. - Hình thành tư duy và phương pháp quản lý tài liệu lưu tr ữ một cách khoa học, yêu cầu cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ công việc, hồ sơ hiện hành và nộp l ưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan hàng năm theo đúng quy định. 2. Yêu cầu của Đề án 2.1. Trong quá trình thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu không làm ảnh hưởng đến các hoạt động chung của các cơ quan, đơn vị. 2.2. Việc ch ỉ nh l ý hồ sơ, t à i liệu lưu trữ đ ưa vào b ả o quản và khai thác sử dụng là trách nhiệm bắt buộc của các cơ quan, đơn vị khi thực hiện nhiệm vụ. 2.3. Khi chỉnh lý tài liệu lưu trữ phải dựa trên nguyên tắc tập trung thống nhất, không xé l ẻ ph ô ng lưu trữ; tra cứu, khai thác tài liệu lưu trữ nhanh chóng, chính xác. 2.4. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đảm bảo các yêu cầu: - Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ; - Được xác định thời hạn bảo quản; - Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống h ó a; - Có mục lục hồ sơ và Danh mục tài liệu hết giá trị. 2.5. Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn b ằ ng các thiết bị chuy ê n dụng, có hộp (cặp) theo tiêu chuẩn ngành, có mục lục hồ sơ. 2.6. Tất cả các tài liệu sau khi chỉnh lý được đưa vào bảo qu ả n an toàn trong kho lưu tr ữ theo quy định để quản lý, khai thác sử dụng phục vụ cho nhu c ầ u của các c ơ quan, tổ chức và công dân. 3. Giải pháp thực hiện 3.1. Đ ẩ y mạnh công tác tuyên tru y ền, nâng cao ý thức đối với từng cán bộ, công chức, viên chức và những người làm công tác lưu trữ về Luật Lưu trữ và các văn bản quy định về công tác lưu trữ. Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý. 3.2. Các ngành, các cấp quan tâm đầu tư kinh phí cho công tác chỉnh lý tài liệu và xây dựng nâng cấp Kho lưu trữ của cơ quan nhằm bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu tr ữ . 3.3. Thực hiện nghiêm túc việc giao nộp tài liệu để chỉnh lý, mức độ thi ế u đủ của phông, tránh tình trạng “có tài liệu gì thì chỉnh lý tài liệu đó”. 3.4. Các phòng chuyên môn cần lựa chọn, sàng lọc hồ sơ tài liệu liên quan đến chuyên môn của mình (bản nháp, bản trùng, sách, báo, tạp chí...) nhằm tạo thông thoáng phòng làm việc, giảm kh ố i lượng tài liệu tích đ ố ng và giảm tối đa nguồn kinh phí thực hiện chỉnh lý. 3.5. Bố trí lực lượng cán bộ, viên chức có chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ, cán bộ VTLT tại các cơ quan, đơn vị để thực hiện chỉnh lý; ngoài ra có thể phối hợp với các cơ quan, tổ chức có chức năng thực hiện công tác ch ỉ nh lý t ài liệu theo quy định hiện hành của Nhà nước (thuê nhân công ngoài); 3.6. Thông qua việc chỉnh lý tài liệu kết hợp hướng dẫn, bồi dưỡng hoặc tổ chức tập huấn để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng cho công chức, viên chức, nhất là cán bộ đang đảm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị. 3.7. Ch ỉ đ ạo quy ế t liệt, nghiêm túc việc lập h ồ s ơ c ô ng việc, nh ấ t là việc h ì nh thành tư duy và phương pháp bảo quản và nộp l ưu hồ sơ t à i liệu cơ quan theo đúng các quy định hiện hành, đ ưa nội dung này vào tiêu chí xét thi đ ua hàng năm. Đồng thời nghiên c ứ u áp dụng hệ thống quản lý TCVN ISO vào công tác văn thư, lưu trữ để xây dựng quy trình “Quản lý hồ sơ, tài liệu”. 3.8. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ kết h ợ p xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ nh ằ m hỗ trợ cho công tác khai thác tài liệu phục vụ các nhu c ầ u chính đáng của đ ộ c giả. 3.9. Xác định trọng tâm, trọng điểm để thực hiện chỉnh lý nh ằ m giảm thi ể u khối lượng tài liệu tồn đọng, tiết kiệm ngân sách và tạo điều kiện đ ể b ả o quản tốt nhất tài liệu có giá trị thực ti ễ n và giá trị lịch sử. II. PHẠM VI THỰC HIỆN 1. Phạm vi thực hiện Đề án Bao gồm tài liệu tồn đọng được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thuộc UBND huyện, thành phố và kho lưu trữ các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Sơn La. 2. Thời gian th ự c hi ệ n: Từ năm 2017 - 2021. Thời gian của tài liệu đưa ra chỉnh lý tính từ thời điểm thực hiện trở về trước. Với khối lượng tài liệu tương đ ố i lớn 4.277 mét giá/31 cơ quan được thực hiện trong thời gian 5 năm, dự kiến kế hoạch mỗi năm thực hiện chỉnh lý 855 mét. Căn cứ vào khả năng đáp ứng kinh phí, các cơ quan, đơ n vị liên quan chủ động bố trí kinh phí để thực hiện Đề án. Trong trường hợp cùng thời điểm nếu có nhiều cơ quan triển khai thì Đề án ưu tiên xử lý tài liệu các phông có s ố lượng tài liệu tích đống quá nhi ề u mà hiện tại không có nơi để bảo quản, tình trạng vật lý của tài liệu xuống cấp tr ầ m trọng. 3. Nhân lực thực hiện - Cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan, đơn vị thực hiện phân loại bước 1 lựa chọn, sàng lọc hồ sơ tài liệu liên quan đến chuyên môn của mình (bản nháp, bản trùng, sách, báo, tạp chí...), tài liệu của cá nhân, phòng, đơn vị trước khi đưa ra chỉnh lý. - Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị. - Liên hệ với các cơ quan, tổ chức có chức năng thực hiện công tác ch ỉ nh lý tài liệu theo quy định hiện hành của Nhà nước (thuê nhân công ngoài). - Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Trung tâm Lưu tr ữ lịch sử t ỉ nh) trực tiếp hướng dẫn việc chỉnh lý tài liệu. III. KINH PHÍ THỰC HIỆN 1. Cơ sở xây dựng dự toán kinh phí thực hiện - C ă n c ứ vào Nghị định số 66/2013/NĐ-CP ng ày 27/6/2013 v ề việc Quy định mức lương t ố i thi ể u chung; - Thực hiện theo Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế, kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; - Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy. 2. Nguồn kinh phí thực hiện đề án a) Dự kiến kinh ph í : T ổ ng số tài liệu dự kiến chỉnh lý là 4.277 mét Dự kiến kinh phí để thực hiện là 24.782.450.000 đồng. (Hai mươi bốn tỷ, b ả y trăm tám mươi hai triệu bốn trăm năm mươi nghìn đ ồ ng ch ẵ n) . Trong đ ó : - Kinh phí ngân sách tỉnh hỗ trợ các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh: 1.344.756.000 đồng - Kinh phí ngân sách các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh tự cân đối: 5.379.027.000 đồng - Kinh phí ngân sách tỉnh hỗ trợ HĐND và UBND 12 huyện, thành phố: 6.568.105.000 đồng. - Kinh phí ngân sách HĐND và UBND 12 hu y ện, thành phố tự cân đ ố i: 11.490.563.000 đồng. b) V ề nguồn kinh phí thực hiện: - Căn cứ vào thực t ế khả năng đáp ứng về n g uồn ngân sách để xem xét việc hỗ trợ từ nguồn ngân sách tỉnh, cụ thể như sau: + Tối đa 20% kinh phí cho 19 cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh. + Tối đa 30% kinh phí cho 6 huyện: Vân Hồ, Mộc Châu, Yên Châu, Mai Sơn, Thuận Châu, Sông Mã và thành phố Sơn La. + Tối đa 50% kinh phí cho 5 huyện nghèo gồm các huyện: Mường La, Quỳnh Nhai, Phù Yên, B ắ c Yên, S ốp Cộp. (Mức kinh phí nhà nước cấp cho đơn vị thực hiện đề án sẽ được hòa chung vào t ổ ng kinh phí thực hiện chỉnh lý tài l iệu). - Ph ầ n còn lại do ngân sách các cơ quan, đơn vị tự đ ả m bảo theo phân cấp ngân sách và huy động nguồn vốn h ợ p pháp khác (nếu có). c) Lập dự toán, quản lý và sử dụng nguồn kinh phí: - Đối với kinh phí do ngân sách do các cơ quan, đơn vị tự đảm bảo. Hàng năm, phối hợp với Sở Nội vụ (Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn Thư - Lưu trữ tỉnh) căn cứ số lượng tài liệu thực tế cần chỉnh lý để lập dự toán kinh ph í và bố trí trong phạm vi d ự toán ngân sách chi thường xu yê n của đơn vị; - Đố i với kinh phí do ngân sách t ỉ nh hỗ trợ: Hàng năm cùng thời đ i ể m xây dựng dự toán ngân sách nhà nước, căn cứ vào s ố lượng tài liệu c ầ n chỉnh lý của năm sau, các cơ quan, đơn vị lập dự toán gửi Sở Tài chính. Trên cơ sở dự toán của cơ quan, đơn vị lập (sau khi có ý kiến th ố ng nh ấ t của Trung tâm Lưu tr ữ lịch s ử trực thuộc Chi cục V ă n thư - Lưu tr ữ , Sở Nội vụ) và khả năng cân đ ố i ngân sách hàng năm, Sở Tài chính tổng hợp cân đối chung vào dự toán ngân sách tỉ nh (phần ngân sách tỉnh hỗ trợ), báo cáo UBND tỉnh trình HĐND tỉnh xem xét, quyết định. Phần III TỔ CHỨC THỰC HIỆN I. TRÁCH NHIỆM CỦA CƠ QUAN THAM MƯU 1. Sở Nội vụ (Trung tâm Lưu trữ lịch s ử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ) triển khai thực hiện các nhiệm vụ sau: - Hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan chủ động lập kế hoạch, xây dựng dự toán kinh phí hàng năm đ ể thực hiện chỉnh lý tài liệu theo Đề án; - Phối hợp với các cơ quan liên quan để hướng dẫn, thực hiện việc ch ỉ nh lý khoa học tài liệu lưu trữ; - Trường hợp các tổ chức, cá nhân có chức năng chỉnh lý tài liệu theo quy định c ủ a Nhà nước thì Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ là đơn vị thẩm định hồ sơ, giám sát chất lượng, số lượng tài liệu trước và sau khi chỉnh lý; - T hẩm định tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình ch ỉ nh lý để thực hiện việc tiêu hủy theo quy định hiện hành; - Hướng dẫn việc b ố trí kho tàng và các trang thiết bị cần thiết để bảo vệ, bảo quản, sử dụng h ồ sơ, tài liệu sau khi đã thực hiện chỉnh lý; - Hàng năm báo cáo kết quả thực hiện Đề án về UBND tỉnh và các cơ quan có thẩm quyền về tình hình, kết quả ch ỉ nh lý. 2. Sở Tài chính - Căn cứ hồ sơ triển khai thực hiện việc ch ỉ nh lý tài liệu theo Đề án của các cơ quan, đơn vị thẩm định, trình UBND tỉnh xem xét, quyết định cấp ph ầ n kinh phí ngân sách tỉnh hỗ trợ cho các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; UBND các huyện, thành phố theo tỷ lệ quy định; - Cấp phát kinh phí ngân sách tỉnh hỗ trợ, hướng dẫn các huyện thực hiện quản lý và quyết toán kinh phí theo đúng quy định hiện hành. II. TRÁCH NHIỆM CỦA CƠ QUAN THỰC HIỆN ĐỀ ÁN 1. Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; UBND các huyện, thành phố - Cân đ ố i ngân sách và huy động nguồn hợp pháp khác (nếu có) để bố trí kinh phí thực hiện theo mục tiêu của Đề án n à y; - Ph ố i h ợ p với Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục V ă n thư - Lưu trữ đ ể xây dựng kế hoạch, lập dự toán chỉnh lý; - Bố trí kho tàng, giá đựng tài liệu và thực hiện việc qu ả n lý, bảo quản an toàn tài liệu sau chỉnh lý. Tổ chức tiêu hủy tài liệu h ế t giá trị đúng quy trình; - Chấm dứt tình trạng tài liệu tích đ ố ng, b ó gói diễn ra sau khi đã chỉnh lý. Các cơ quan vi phạm sẽ chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh; - Chỉ đạo việc thực hiện rà soát, lựa chọn hồ sơ tài liệu liên quan đ ế n chuyên môn của mình để giao nộp chỉnh lý, đồng thời thực hiện sàng lọc loại bỏ các loại tài liệu như: bản nháp, bản trùng, sách, báo, tạp chí... nhằm giảm tối đa nguồn kinh phí thực hiện chỉnh lý. 2. Các tổ chức, cá nhân thực hiện chỉnh lý tài liệu - Trung tâm L ưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ là cơ quan ch ủ trì hướng dẫn, chỉ đạo, triển khai thực hiện Đề án này; đồng thời thẩm định, giám sát, b ố trí nhân lực thực hiện theo đúng quy định hiện hành; đ ảm bảo tiến độ, chất lượng. - Do đặc th ù tài liệu lưu trữ liên quan đến bí mật nhà nước nên việc chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan, địa phương khi lựa chọn (thuê khoán) các tổ chức cá nhân để thực hiện chỉnh lý phải đảm bảo tính bảo mật thông tin về hồ sơ, tài liệu; trước khi nhận ký hợp đồng phải gửi hồ sơ xin ý ki ế n thẩm định của Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ. Trên đây là nội dung của Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; UBND các huyện, thành phố giai đoạn 2017 - 2021. Trong quá trình tổ chức thực hiện có v ấ n đề phát sinh, vướng m ắ c, các cơ quan phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh xem xét, điều chỉnh./. PHỤ LỤC 1 BẢNG KINH PHÍ NHÂN CÔNG CHỈNH LÝ CÁC SỞ, BAN, NGÀNH, ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP, HUYỆN, THÀNH PHỐ (2017-2018) (Kèm theo Quyết định số 993 /QĐ-UBND ngày 20/4/2017 của UBND tỉnh) S ố T T Tên cơ quan, đơn vị Khối lượng tài liệu (mét) Đơn giá 1 mét tài liệu Tổng kinh phí Ngân sách hỗ trợ 20 % Ngân sách hỗ trợ 30% Ngân sách hỗ trợ 50% Ngân sách các c ơ quan tự c â n đ ố i Lộ trình thực hiện Năm 2017 Năm 2018 N ă m 2019 Năm 2020 Năm 2021 Đoàn đ ại bi ể u Quốc h ộ i, Hội đ ồng nhân d ân t ỉ nh 1 Văn phòng UBND tỉnh 0 0 2 Đoàn đ ại biểu Quốc hội và HĐND 0 0 Sở, ban ngành t ỉ nh 1 Sở Nội vụ 0 0 2 S ở Kế hoạch - Đầu t ư 0 0 3 Sở Giáo dục đào tạo 150 4.879.967 731.995.000 146.399.000 585.596.000 x 4 Sở tư pháp 26.5 4.879.967 129 . 319 . 000 25.863.800 103.455.200 x 5 Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 7 4.879.967 34.160.000 6.832.000 27.328.000 x 6 S ở Giao thông - Vận t ả i 0 0 7 S ở xây dựng 350 4.879.967 1.707.988.000 341.597.600 1.366.390.400 x 8 S ở t ài nguyên và môi trường 0 0 9 Sở lao động, thương binh và x ã hội 250 4 . 879.967 1.219.992.000 243.998.400 975.993.600 x 10 Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch - 0 0 11 S ở công thương 200 4.879.967 975.993.000 195.198.600 780.794.400 x 12 Sở Y t ế 100 4.879.967 487.997.000 97.599.400 390.397.600 x 13 Sở Thông tin và Truyền thông 0 0 14 Thanh tra tỉnh 10 4.879.967 48.800.000 9.760.000 39.040.000 x 15 Sở khoa h ọ c và công nghệ 5 4.879.967 24.400.000 4.880.000 19.520.000 x 16 Sở ngoại vụ 0 0 17 Ban dân tộc 0 0 18 Ban quản lý các khu C N 0 0 19 Ban quản lý Dự án Đ ầ u tư XD tỉnh 0 0 20 Đ ài phát thanh và truyền hình t ỉ nh 0 0 23 BQL di dân TĐC 0 0 T ổ ng cộng 1,098.5 5.360.644.000 1.072.128.800 4.288.515.200 HĐND v à UBND 12 huyện, T P c á c phòng, ban trực thuộc huyện, thành phố Hội đồng và UBND 12 huyện, TP 1 Huyện Mai S ơn 26 4.440.596 115.455.000 34.636.500 80.81 8 .500 x 2 Huyện Vân H ồ 210 4.440.596 932.525.000 279.757.500 652.767.500 x 3 Huyện Yên Châu 40 4.440.596 177.624.000 53.287.200 124.336.800 x 4 UBND thành phố Sơn La 90 4.440.596 399.654.000 1 19.896.200 279.757.800 x 5 Huyện Sông Mã 220 4.440.596 976.931.000 293.079.300 683.851.700 x 6 Huyện T hu ận Châu 1044 4.440.596 4.635.982.000 1.390.794.600 3.245.187.400 x 9 H uyện Mộc Châu 536 4.440.596 2.380.159.000 714.047.700 1.666.111.300 x Cộng 9.618.330.000 6.73.831.000 7 Huyện Mường La 7 4.440.596 31.084.000 15.542.000 15.542.000 x 8 Huyện Quỳnh Nhai 130 4.440.596 577.277.000 288.638.500 288.638.500 x 10 Huyện Phù Yên 95.5 4.440.596 424.077.000 212.038.500 212.038.500 x 11 Huyện Bắc Yên 480 4.440.596 2.131.486.000 1.065.743.000 1.065.743.000 x 12 Huyện S ố p Cộp 300 4.440.596 1.332.179.000 666.089.500 666.089.500 x Cộng 3178.5 4.496.103.000 0 2.885.499.000 2.248.051.500 2.248.051.500 T ổ ng cộng 4.277 19.475.077.000 1.072.128.800 2.885.499.000 2.248.051.500 13.269.397.700 PHỤ LỤC 1 BẢNG KINH PHÍ VĂN PHÒNG PHẨM CÁC SỞ, BAN, NGÀNH, ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP, HUYỆN, THÀNH PHỐ (2017-2021) (TỈNH HỖ TRỢ 20%; 30%, 50%) (Kèm theo Quyết định s ố 99 3 / QĐ -UBND ngày 20/4/2017 của U B ND t ỉ nh) Số TT Tên cơ quan, đơn vị Khối lượng tài liệu (mét) Đơn giá 1 mét tài liệu T ổ ng kinh phí Ngân sách hỗ trợ 20% Ngân sách hỗ trợ 30% Ngân sách hỗ trợ 50% Ngân sách các cơ quan t ự cân đối Lộ trình thực hiện N ăm 2017 Năm 2018 Năm 2019 N ăm 2020 Năm 202 1 Đ oàn đại biểu Qu ốc hội, H ộ i đồng nhân d ân tỉnh 1 Văn phòng UBND tỉnh 0 0 2 Đoàn đại biểu Quốc h ộ i và HĐND 0 0 Sở, ban ngành t ỉ nh 1 Sở N ộ i v ụ 0 0 2 S ở Kế hoạch - Đầu tư 0 0 3 S ở Giáo dục đào tạo 150 1.240.910 186.137.000 37.227.400 148.909.600 x 4 S ở tư pháp 26.5 1.240.910 32.884.000 6.576.800 26.307.200 x 5 Sở Nông nghiệp và Phát tri ển nông thôn 7 1.240.910 8.686.000 1.737.200 6.948.800 x 6 S ở Giao thông - Vận t ả i 0 0 7 Sở xây dựng 350 1.240.910 434.319.000 86.863.800 347.455.200 x 8 Sở tài nguyên và m ô i trườ ng 1.240.910 0 9 Sở lao động, thương binh và xã hội 250 1.240.910 310.228.000 62.045.600 248.182.400 x 10 S ở Văn h ó a, Thể thao và Du lịch 0 0 11 Sở công thương 200 1.240.910 248.182.000 49.636.400 198.545.600 x 12 Sở Y tế 100 1.240.910 124.091.000 24.818.200 99.272.800 x 13 Sở Thông tin và Truyền thông 0 0 14 Thanh tra tỉ nh 10 1.240.910 12.409.000 2.481.800 9.927.200 x 15 S ở khoa học và công nghệ 5 1.240.910 6.205.000 1.241.000 4.964.000 x 16 Sở ngoại vụ 0 0 17 B a n dân tộc 0 0 18 Ban qu ả n lý các khu CN 0 0 19 Ba n qu ả n lý Dự án Đầu tư XD tỉnh 0 0 20 Đài phát thanh v à truyền hình t ỉ nh 0 0 23 BQL di dân TĐC 0 0 Tổng cộng 1,099 1.363.141.000 272.628.200 1.090,512.800 Nhóm III HĐ ND v à U BND 12 huyện, TP các phòng, ban tr ự c thuộc huyện, thành phố Hội đ ồng v à U BND 12 huyện, TP 1 Huyện Mai Sơn 26 1.240.910 32.264.000 9.679.200 22.584.800 x x 3 UBND thành phố Sơn La 90 1.240.910 111.682.000 33 . 504 . 600 78.177.400 x 4 Huyện Yên Châu 40 1.240.910 49.636.000 14.890.800 34.745.200 x 5 Huy ệ n Vân Hồ 210 1.240.910 260.591.000 78.177,300 182.413.000 x 6 Huy ệ n Sông Mã 220 1.240.910 273.000.000 81.900.000 191.100.000 x 7 Huyện M ộ c Châu 536 1.240.910 665.128.000 199.538.400 465.589.600 x Cộng 2.687.811.000 8 Huy ệ n Mường La 7 1.240.910 8.686.000 4.343.000 4.343.000 x 9 Huy ệ n Quỳnh Nhai 130 1.240.910 161.318.000 80.659.000 80.659.000 x 10 Huy ệ n Phù Y ê n 95.5 1.240.910 118.507.000 59.253.500 59.253.500 x 1 1 Huy ệ n Bắc Yên 480 1.240.910 595.637.000 297.818.500 297.818.500 x 12 Huy ệ n S ốp C ộ p 300 1.240.910 372.273.000 186.136.500 186.136.500 x Cộng 3178.5 1.256.421.000 0 806.343.300 628.210.500 2.509.678.200 Tổng cộng 4277 5.307.373.000 272.628.200 806.343.300 628.210.500 3.600.191.000