103/VTLTNN-NVTW

Công văn 103/VTLTNN-NVTW về phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 của cơ quan, tổ chức trung ương do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 103/VTLTNN-NVTW V/v phương hướng nhiệm vụ công t ác văn thư, lưu trữ năm 2014 của các cơ quan, tổ chức trung ương Hà Nội , ngày 20 tháng 02 năm 2014 Kính gửi: - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Toà án nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - Các Tập đoàn kinh tế nhà nước và T ổ ng công ty 91. Thực hiện chức năng giúp Bộ tr ưở ng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước v ề công tác văn thư, lưu tr ữ trong phạm vi toàn quốc; đ ể các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước, Ki ể m toán Nhà nước, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Toà án nhân dân tối cao, các Tập đoàn kinh tế nhà nước và T ổ ng công ty 91 có căn cứ xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2014, đồng thời hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc tri ể n khai thực hiện kế hoạch, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công lác văn thư, lưu trữ năm 2014 như sau: I. QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN 1. Quản lý công tác văn thư, lưu trữ a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ Tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật hiện hành và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lư u trữ theo quy định của Luật lưu trữ. b) Công tác tổ chức, nhân sự - Tiếp tục kiện toàn tổ chức văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị; tăng cường người làm công tác văn thư, lưu trữ đúng chuyên môn nghiệp vụ phù hợp với vị trí việc làm . - Thường xuyên tổ chức t ậ p huấn nghiệp vụ, đ ồ ng thời tạo đi ề u kiện cho người làm công tác văn thư, lưu trữ (đặc biệt ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc) tham gia các lớp đ à o tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ. - Thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho công chức, viên chức l ưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành. e) Xây dựng v à ban h à nh v ă n bản quản lý , chỉ đạo văn thư, lưu trữ Xây dựng, sửa đổi, bổ sung các văn bản hướng dẫn về văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật và thực tế của ngành, của cơ quan, cụ thể: - Q uy chế công tác văn thư, lưu trữ; - Danh mục hồ sơ của cơ quan và hướng dẫn lập hồ sơ công việc ; - Bảng thời hạn bảo quản t à i liệu chuyên môn, nghiệp v ụ của ngành, lĩnh vực; - Quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan. d) Kiểm tra , hướng dẫn nghiệp vụ Tăng cường kiểm tra, hướng d ẫn nghiệp vụ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý. Nội d ung kiểm t ra tập trung vào việc triển khai thực hiện các quy định pháp luật v ề văn thư, lưu trữ. Số lượng các đơn vị được kiểm tra trong năm 2014 phấn đấu đ ạ t 50 - 70% tr ê n t ổ ng số các đơn vị . 2. Hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ a) Nghiệp vụ văn thư Tổ chức hướng dẫn thực hiện các ho ạ t động nghiệp vụ văn thư như: soạn thảo, ban hành v ă n bản; qu ả n lý v ă n bản đi, đến và quản lý và sử dụng con dấu theo quy đ ịnh của pháp luật. b) Nghiệp vụ lưu trữ - Thực h iện các quy định của pháp luật về: thu thập, ch ỉ nh lý, xác định giá trị t ài liệu lưu trữ; - Thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định của pháp luật hiện hành; - Các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia ti ế n hành lựa chọn h ồ sơ, tài liệu và tổ chức giao nộp hồ s ơ , tài liệu theo đúng thành phần nội dung và thời hạn quy định; - Thực hiện nghi ê m túc chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu và báo cáo thố n g kê về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định; - Thực hiện chế độ bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (tình hình kho, trang thiết bị và các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ). - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: bố trí phòng đọc có đ ủ tr ang thiết bị cho độc gi ả khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ cơ quan; ti ế p tục xây dựng và hoàn thiện các công cụ tra c ứu; s ổ sách quản lý việc khai thác sử dụng tài l iệu và độc gi ả ; chủ động công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu tr ữ . 3. Hiện đại hoá công tác văn thư, lưu trữ a) Ứ ng d ụ ng công nghệ thông tin v à o việc qu ả n lý văn bản và quản lý t à i liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. b) Nghiên cứu áp d ụ ng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 v à o công tác văn thư, lưu trữ. c) Triển khai các đ ề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ. 4. Kin h phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ Bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ theo quy định t ại Điều 39 Luật lưu trữ. II. CHỈ ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM Trong n ăm 2014, các cơ quan, tổ chức c ầ n tập trung chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ sau: 1. Xây dựng, sửa đ ổ i, bổ sung Bảng thời hạn b ả o quản tài liệu chuyên ngành. 2. Chấn chỉnh việc thực hiện chế độ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơ quan theo quy định của pháp luật, chấm dứt tình trạng công chức, viên chức không lập hồ sơ công việc. 3. Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc thu thập hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong từ năm 2012 trở về trước vào Lưu trữ của cơ quan. 4. Giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu hiện đang còn tồn đọng tr ong kho lưu trữ chưa được ch ỉ nh lý, xác định giá tr ị tài liệu, thống kê và lập cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý, tr a t ì m tài liệu lưu trữ theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Ch ỉ thị 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 v/v tăng c ườ ng và bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. 5. Bố tr í kho lưu trữ có đủ diện tích và bảo đảm yêu cầu kỹ thuật để bảo quản an toàn t à i liệu lưu trữ theo Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng d ẫ n về kho lưu trữ chuyên dụng. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đ ề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh bằng văn b ả n về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước theo địa ch ỉ : số 12 phố Đào Tấn, Ba Đình, Hà Nội hoặc trao đổi qua điện thoại số: 04.37665864 và 04.37669022 hoặc email: lad uye n@archives.gov.v n để cùng phối hợp giải quyết ./. Nơi nhận: - Nh ư trê n; - TTrg. Nguy ễ n Duy Thăng (để b/c); - L ã nh đạo Cục (02); - Website Cục; - Lưu: VT, NVTW (02). CỤC TRƯỞNG Vũ Thị Minh Hương