3417/QĐ-UBND

Quyết định 3417/QĐ-UBND năm 2012 phê duyệt báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng hệ thống phần mềm điều hành tác nghiệp Q-Office trên địa bàn tỉnh Quảng Nam UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 3417/QĐ-UBND Quảng Nam, ngày 25 tháng 10 năm 2012 QUYẾT ĐỊNH PHÊ DUYỆT BÁO CÁO KINH TẾ - KỸ THUẬT ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP Q-OFFICE TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NAM ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003; Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006; Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/04/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Nghị định số 102/2009/NĐ-CP ngày 06/11/2009 của Chính phủ về quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách Nhà nước; Theo Công văn số 3364/BTTTT-ƯDCNTT ngày 17/10/2008, Công văn số 2589/BTTTT-ƯDCNTT ngày 24/8/2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông về hướng dẫn xác định giá trị phần mềm và hướng dẫn xác định chi phí phát triển, nâng cấp phần mềm nội bộ; Theo Công văn số 999/UBND-VX ngày 30/3/2011 của UBND tỉnh Quảng Nam về việc xây dựng và triển khai hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp cho các Sở, Ban, ngành, huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh; Xét hồ sơ kèm Tờ trình số 376/TTr-STTTT ngày 02/7/2012 của Sở Thông tin và Truyền thông về việc xin phê duyệt dự án đầu tư xây dựng hệ thống phần mềm điều hành tác nghiệp Q-Office trên địa bàn tỉnh Quảng Nam và kết quả thẩm định số 375/TĐ-STT&TT ngày 02/7/2012; Theo đề nghị phê duyệt báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng hệ thống phần mềm điều hành tác nghiệp Q-Office trên địa bàn tỉnh Quảng Nam của Sở Kế hoạch và Đầu tư tại Tờ trình số 592/TTr-SKHĐT ngày 24/10/2012, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Phê duyệt báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng hệ thống phần mềm điều hành tác nghiệp Q-Office trên địa bàn tỉnh Quảng Nam gồm các nội dung sau : 1. Tên dự án: Hệ thống phần mềm điều hành tác nghiệp Q-Office trên địa bàn tỉnh Quảng Nam. 2. Chủ đầu tư: Sở Thông tin và Truyền thông. 3. Tổ chức lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật: Công ty cổ phần An Tiến. 4. Mục tiêu đầu tư: Nâng cao hiệu quả điều hành, quản lý và lưu trữ hồ sơ tại các cơ quan quản lý Nhà nước thông qua môi trường Internet. Góp phần vào kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2011 - 2015. 5. Nội dung và quy mô đầu tư: - Xây dựng phần mềm điều hành tác nghiệp Q-Office. - Cài đặt cấu hình đồng bộ và hướng dẫn vận hành tại các cơ quan quản lý Nhà nước (60 đơn vị): + Năm 2013: 20 đơn vị. + Năm 2014: 20 đơn vị. + Năm 2015: 20 đơn vị. 6. Địa điểm đầu tư: Tại các cơ quan quản lý Nhà nước trên địa bàn tỉnh Quảng Nam. 7. Thiết kế sơ bộ: TT Tên chức năng Mô tả chi tiết 1 Quản trị danh mục Cho phép tạo lập, quản lý các danh mục cho người sử dụng, ví dụ danh mục sổ văn bản, hồ sơ công việc, danh mục loại văn bản, lĩnh vực, cơ quan, phòng ban, chức danh, … 2 Quản lý văn bản đến 2.1 Nhập văn bản đến vào hệ thống Cho phép định nghĩa và phân loại các loại văn bản đến, nhập các thuộc tính văn bản đến, nhập nội dung toàn văn của văn bản đến thông qua máy quét hoặc tệp đính kèm 2.2 Chuyển xử lý văn bản đến theo quy trình điện tử đã được phê duyệt trong thiết kế 2.3 Ghi ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo 2.4 Theo dõi tình trạng xử lý văn bản đến Hỗ trợ lãnh đạo các cấp tùy theo thẩm quyền có thể theo dõi tình trạng xử lý văn bản văn bản đến (bao gồm văn bản đi) theo các trạng thái: - Văn bản trong hạn đã xử lý. - Văn bản trong hạn đang xử lý. - Văn bản trong hạn chưa xử lý. - Văn bản quá hạn đã xử lý. - Văn bản quá hạn đang xử lý. - Văn bản quá hạn chưa xử lý. - Văn bản đến hạn chưa xử lý (hạn xử lý) - Văn bản bằng ngày hiện tại. - Văn bản đến hạn đang xử lý. 2.5 Tìm kiếm, tra cứu văn bản đến - Tìm kiếm văn bản theo các thuộc tính văn bản, tìm kiếm toàn văn. - Tra cứu văn bản theo thời gian, theo biểu thức logic, theo tình trạng xử lý. 3 Quản lý văn bản đi 3.1 Quản lý quá trình soạn thảo, dự thảo văn bản đi Quá trình soạn thảo văn bản đi áp dụng theo hướng dẫn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ: - Tạo lập dự thảo văn bản đi. - Chỉnh sửa dự thảo văn bản đi. - Thẩm tra văn bản đi. - Tra cứu, tìm kiếm dự thảo văn bản đi. - Và các chức năng khác. 3.2 Quản lý quá trình phát hành văn bản đi Quá trình soạn thảo văn bản đi áp dụng theo hướng dẫn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ: - Tự động cập nhật các thông tin văn bản đi. - Nhập các thông tin bổ sung cho văn bản đi. - Nhập nội dung toàn văn văn bản đi (gắn tệp điện tử, hoặc quét văn bản). - Tra cứu, tìm kiếm văn bản đi. 4 Quản lý giao việc 4.1 Tạo công việc và giao việc Thực hiện theo quy trình điện tử đã được phê duyệt trong thiết kế 4.2 Theo dõi tình trạng xử lý công việc Cho phép Lãnh đạo theo dõi tình trạng xử lý công việc theo 4 trạng thái sau: - Công việc trong hạn đang xử lý. - Công việc trong hạn chưa phân xử lý. - Công việc quá hạn đã phân xử lý. - Công việc quá hạn chưa phân xử lý. 4.3 Ghi ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo 4.4 Xử lý công việc được giao Xử lý và cập nhật trạng thái xử lý công việc, lựa chọn một trong các trạng thái ở múc 4.2 5 Quản lý văn bản nội bộ Quản lý văn bản nội bộ thực hiện các chức năng: - Tạo lập văn bản nội bộ. - Chỉnh sửa, xóa văn bản nội bộ. - Chuyển Văn thư cấp số/ hoặc trực tiếp chuyển sang các đơn vị cần thông báo, cần xin ý kiến. - Tra cứu, tìm kiếm văn bản nội bộ. - Và các chức năng khác. 6 Quản lý hồ sơ công việc 6.1 Quản lý thư mục lưu trữ hồ sơ công việc Quản lý thư mục lưu trữ hồ sơ công việc bao gồm: - Lập thư mục lưu hồ sơ công việc. - Sửa/xóa thư mục lưu hồ sơ công việc. - Phân quyền thư mục hồ sơ công việc. 6.2 Quản lý hồ sơ công việc Quản lý hồ sơ công việc bao gồm: - Tạo lập hồ sơ công việc: Hồ sơ xử lý văn bản, hồ sơ giải quyết công việc, hồ sơ soạn thảo văn bản, hồ sơ văn bản liên quan, hồ sơ theo dõi hồi báo, … - Sửa/xóa hồ sơ công việc. - Phân quyền hồ sơ công việc. - Gắn/bỏ các tài liệu trong hồ sơ. - Cập nhật kết quả xử lý hồ sơ công việc. - Và các chức năng khác. 7 Báo cáo thống kê 7.1 In sổ văn bản đến đi In sổ văn bản đến/đi theo số và theo ngày 7.2 In báo cáo thông kê tình trạng xử lý văn bản - In báo cáo thống kê số lượng văn bản đến đã giải quyết, chưa giải quyết trong hạn và chưa giải quyết quá hạn. - Theo thời gian. - Theo đơn vị/ theo cá nhân. 8 Quản trị người dùng Quản trị phòng ban, vai trò, người dùng 9 Quản trị hệ thống Quản trị thông tin về cấu hình hệ thống: Thiết lập tham số cấu hình cho kết nối máy in, cơ sở dữ liệu, các hệ thống khác, thiết lập tham số chế độ làm việc, chế độ nhật ký, đăng nhập/đăng xuất, … 8. Tổng mức đầu tư: 3.858.000.000 đồng ( Ba tỷ, tám trăm năm tám triệu đồng ), gồm: - Chi phí xây dựng phần mềm: 500.000.000 đồng. - Chi phí nâng cấp phần mềm tại 60 đơn vị: 3.000.000.000 đồng. - Chi phí quản lý dự án: 82.000.000 đồng. - Chi phí tư vấn đầu tư: 56.000.000 đồng. - Chi phí khác: 37.000.000 đồng. - Chi phí dự phòng: 183.000.000 đồng. 9. Nguồn vốn đầu tư: Ngân sách Nhà nước. 10. Hình thức quản lý: Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án. 11. Thời gian thực hiện dự án: Từ năm 2013 - 2015. Điều 2. Tổ chức thực hiện: - Sở Thông tin và Truyền thông căn cứ vào báo cáo kinh tế - kỹ thuật được duyệt đầu tư phát huy hiệu quả; chịu trách nhiệm quản lý đảm bảo chất lượng dự án và thực hiện đầy đủ các hồ sơ, thủ tục theo quy định hiện hành của Nhà nước. - Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính phối hợp với các ngành chức năng theo dõi giám sát việc thực hiện dự án. Điều 3. Chánh Văn phòng UBND Tỉnh; Giám đốc các Sở: Kế hoạch và Đầu tư, Tài chính, Thông tin và Truyền thông; Giám đốc Kho bạc Nhà nước tỉnh Quảng Nam; Chủ tịch UBND các Huyện, Thành phố; Thủ trưởng các cơ quan liên quan căn cứ Quyết định thi hành. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký./. Nơi nhận: - Như Điều 3; - CPVP; - Lưu: VT, KTN, KTTH. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Nguyễn Ngọc Quang