54761/CT-TTHT

Công văn 54761/CT-TTHT năm 2019 về sử dụng hóa đơn điện tử do Cục thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 54761/ CT-TTHT V/v sử dụng hóa đơn điện tử Hà Nội , ngày 12 tháng 07 năm 2019 K í nh gửi: Công ty TNHH Taiyu Việt Nam Mã số thuế: 0108164356; Địa chỉ: Phòng 302, tầng 3 tòa nhà số 101, Láng Hạ, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa TP Hà Nội. Trả lời công văn không số ngày 02/7/2019 của Công ty TNHH Taiyu Việt Nam về việc đề nghị được sử dụng hóa đơn điện tử khi đang sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế, Cục thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau: - Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định: “Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và s ố 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.” - Căn cứ Thông tư số 32/201 1 /TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 2 Điều 4 hướng dẫn như sau: “2. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau: a) Là tổ chức k i nh t ế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. b) C ó địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và l ưu trữ hóa đơn điện tử; c) C ó đội ng ũ người thực th i đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định; d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. đ) Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết n ố i với phần mềm kế toán, đ ảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự đ ộng chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn. e) C ó các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: - Hệ thống l ưu trữ dữ li ệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu; - C ó quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu kh i hệ th ố ng gặp sự c ố : đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuy ế n toàn bộ dữ liệu.” + Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 hướng dẫn như sau: “1. Khởi tạo hóa đơn điện t ử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, th iế t l ập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, k ý hiệu hóa đơn, định dạng truyền - nhận và lưu trữ h ó a đơn trước khi bán hàng hóa , dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về h óa đơn đ iện tử và được l ưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hóa đơn đ i ện tử phải ra q uyế t định áp dụng h óa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản gi ấ y hoặc bằng v ă n b ả n điện tử gửi thông qua c ổ ng thông tin điện tử của cơ quan thu ế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo M ẫ u s ố 1 Phụ l ục ban hành kèm theo Thông tư này). Qu yết định áp dụng hóa đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau: - Tên hệ th ố ng thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng đ ể khởi tạo, lập h óa đơn điện tử. Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật s ố , từ t í nh, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự. - Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hóa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng; - Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức. - Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đ ổ i h ó a đơn điện tử sang hóa đơn giấy. 2. Phát hành hóa đơn điện tử Trư ớ c khi sử dụng hóa đơn điện t ử , tổ chức khởi tạo h ó a đơn điện tử phải l ậ p Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành h ó a đơn điện tử (theo M ẫ u s ố 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hóa đơn điện tử, mã số thuế, địa ch ỉ , điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại h ó a đơn, k ý hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu s ố hóa đơn,ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến s ố ...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế b ằ ng gi ấ y); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hàn h (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế). Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuy ể n đến, trong đó nêu rõ số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng. Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải k ý số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo h ó a đơn điện tử hoặc đ ă ng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử ” . - Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 1 Điều 11 hướng dẫn như sau: “Điề u 11 . Đối tượng mua h ó a đơn của cơ quan thuế 1. Cơ quan thuế bán hóa đơn cho các đối tượng sau: a) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng c ó hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án). Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng c ó hoạt động kinh doanh là các tổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác. b) Hộ, cá nhân kinh doanh; c) Tổ chức k i nh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu. d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự i n, đặt i n thuộc loại rủi ro cao về thuế; đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành v i vi phạm về hóa đơn bị xử lý vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế, gian lận thuế. Doanh nghiệp hướng dẫn tại điểm d, đ khoản này mua hóa đơn của cơ quan thuế trong thời gian 12 tháng. H ế t thời gian 12 tháng, căn cứ tình hình sử dụng hóa đơn, việc kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp và đề nghị của doanh nghiệp, trong thời hạn 5 ngày làm việc, cơ quan thuế có văn bản thông báo doanh nghiệp chuy ể n sang tự tạo hóa đơn đ ể sử dụng hoặc t i ếp tục mua hóa đơn của cơ quan thuế nếu không đáp ứng điều kiện tự in hoặc đặt i n hóa đơn (mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này)”. + Tại điểm b Khoản 2 Điều 12 hướng dẫn như sau: “… Tổ chức, doanh nghiệp thuộc đối tượng mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành chuy ể n sang tự tạo hóa đơn đặt i n, hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử đ ể sử dụng thì phải d ừn g sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế k ể từ ngày bắt đ ầ u sử dụng h ó a đơn tự tạo theo hướng dẫn tại Điều 21 Thông tư này.” + Tại đi ể m c Khoản 1 Điều 21 hướng dẫn như sau: “ c) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì tổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn theo hư ớ ng d ẫ n tại Điều 29 Thông tư này.” + Tại Điều 27 (được sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT- BTC n g à y 25/8/2014 của Bộ Tài chính) hướng dẫn như sa u : “Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân b á n hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thu ế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nh ấ t là ngày 30/01 của năm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng h ó a đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không ( = 0) Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự i n, đặt i n có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt i n, doanh nghiệp thuộc loại rủ i ro cao về thuế thuộc diện mua h óa đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư này thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng. …” Căn cứ các quy định trên, Công ty TNHH Taiyu Việt Nam đã sử dụng hóa đ ơn mua của cơ quan thuế từ tháng 01/2018 (đến nay hết thời hạn 12 tháng). Trường hợp Công ty TNHH Taiyu Việt Nam đáp ứng các điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 4, Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính thì được sử dụng hóa đơn điện tử. Trước khi sử dụng, đề nghị Công ty TNHH Taiyu Việt Nam thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ T à i chính. Công ty TNHH Taiyu Việt Nam phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Công ty có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng từ ngày đầu tháng đến hết ngày dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế và chuyển sang nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý cho cơ quan thuế kể từ ngày kế tiếp theo quy định tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu trên. Công ty TNHH Taiyu Việt Nam phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Nếu có vướng mắc, đề nghị Công ty TNHH Taiyu Việt Nam l i ên hệ với Phòng Truy ê n truyền Hỗ trợ NNT - Cục Thuế TP Hà Nội theo số điện thoại: 02437737940; địa chỉ: G23-24 Thành Công, quận Ba Đình, TP Hà Nội. Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH Taiyu Việt Nam được biết./. Nơi nhận: - Như trên; - Phòng TKT2; - Lưu: VT, TTHT(2b). CỤC TRƯỞNG Mai Sơn