567/QĐ-KBNN

Quyết định 567/QĐ-KBNN năm 2012 về Quy chế kiểm soát nghiệp vụ kế toán trong hệ thống Kho bạc Nhà nước BỘ TÀI CHÍNH KHO BẠC NHÀ NƯỚC -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 567/QĐ-KBNN Hà Nội, ngày 31 tháng 05 năm 2012 QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN TRONG HỆ THỐNG KHO BẠC NHÀ NƯỚC TỔNG GIÁM ĐỐC KHO BẠC NHÀ NƯỚC Căn cứ Quyết định số 108/2009/QĐ-TTg ngày 26/08/2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Kho bạc Nhà nước (KBNN) trực thuộc Bộ Tài chính; Căn cứ Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước; Căn cứ Quyết định số 120/2008/QĐ-BTC ngày 22/12/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về Chế độ kế toán ngân sách và hoạt động nghiệp vụ KBNN; Căn cứ Thông tư số 212/2009/TT-BTC ngày 06/11/2009 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện kế toán nhà nước áp dụng cho Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và KBNN (TABMIS); Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kế toán Nhà nước, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1 : Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế kiểm soát nghiệp vụ kế toán trong hệ thống KBNN”. Điều 2 : Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Điều 3 : Thủ trưởng các đơn vị thuộc KBNN, Giám đốc KBNN tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Giám đốc KBNN quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - KBNN các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Các đơn vị thuộc KBNN; - Lưu: VT, KTNN. TỔNG GIÁM ĐỐC QUY CHẾ KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN TRONG HỆ THỐNG KHO BẠC NHÀ NƯỚC (Ban hành kèm theo Quyết định số 567/QĐ-KBNN ngày 31/5/2012 của Tổng Giám đốc KBNN) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Mục đích công tác kiểm soát nghiệp vụ kế toán Công tác kiểm soát nghiệp vụ kế toán tại các đơn vị Kho bạc Nhà nước (KBNN) nhằm mục đích: 1. Đảm bảo các quy trình nghiệp vụ kế toán được thực hiện theo đúng chế độ quy định, đảm bảo an toàn tiền và tài sản của Nhà nước. 2. Phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm, áp dụng các biện pháp xử lý các hành vi vi phạm theo đúng thẩm quyền đã được phân cấp trong hệ thống KBNN. 3. Tổ chức rút kinh nghiệm, đánh giá những tồn tại, tìm ra nguyên nhân và đưa ra phương hướng, biện pháp khắc phục nhằm tăng cường hiệu quả công tác kế toán nghiệp vụ tại đơn vị. Điều 2. Đối tượng áp dụng quy trình kiểm soát nghiệp vụ kế toán Quy trình kiểm soát nghiệp vụ kế toán áp dụng cho các đơn vị KBNN, bao gồm: 1. Các đơn vị thuộc cơ quan KBNN, gồm: Vụ Kế toán Nhà nước, Sở Giao dịch KBNN. 2. KBNN các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (KBNN tỉnh). 3. KBNN quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, phòng giao dịch trực thuộc KBNN tỉnh (KBNN huyện). Điều 3. Phạm vi điều chỉnh 1. Phạm vi điều chỉnh của Quy chế này bao gồm các nghiệp vụ kế toán ban hành kèm theo Quyết định số 120/2008/QĐ-BTC ngày 22/12/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính (BTC) về Chế độ kế toán ngân sách nhà nước và hoạt động nghiệp vụ KBNN; Thông tư số 212/2009/TT-BTC ngày 06/11/2009 của BTC về hướng dẫn thực hiện Chế độ kế toán nhà nước áp dụng cho Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc (TABMIS) và các văn bản hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung (nếu có). 2. Tài liệu kế toán thuộc phạm vi điều chỉnh của Quyết định này gồm các tài liệu trên giấy hoặc tài liệu dưới hình thức dữ liệu điện tử, bao gồm: - Chứng từ kế toán; - Sổ kế toán; - Báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị; - Tài liệu khác có liên quan đến kế toán. 3. Các chương trình ứng dụng để thực hiện các nghiệp vụ kế toán, bao gồm: Các chương trình phần mềm ứng dụng tin học đã được triển khai nhằm phục vụ cho công tác kế toán, hoạt động thanh toán tại các đơn vị KBNN, như chương trình KTKB2008, KT-WAN, TABMIS, TTĐT, BTĐT, TCS, BMS, KTBC, … Điều 4. Nhiệm vụ của công tác kiểm soát nghiệp vụ kế toán Công tác kiểm soát nghiệp vụ kế toán tại các đơn vị KBNN có các nhiệm vụ sau: 1. Kiểm soát tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ kế toán phát sinh; tính hiệu lực, hiệu quả của hoạt động kế toán tại đơn vị; công tác tổ chức và điều hành hoạt động thực hiện nhiệm vụ được giao và các hoạt động khác thuộc bộ máy kế toán nhà nước trong Hệ thống Kho bạc Nhà nước. 2. Kiểm soát chất lượng và độ tin cậy của các thông tin báo cáo của các đơn vị KBNN thông qua báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và các báo cáo khác. 3. Kiểm soát sự tuân thủ các cơ chế tài chính, chế độ chính sách của Nhà nước liên quan đến kiểm soát chi (KSC) ngân sách nhà nước (NSNN) và công tác quản lý tiền và tài sản của Nhà nước. 4. Xây dựng báo cáo về kết quả kiểm soát nghiệp vụ kế toán, tình hình xử lý các vi phạm đã được phát hiện tại các đơn vị thuộc hệ thống KBNN. Điều 5. Yêu cầu của công tác kiểm soát nghiệp vụ kế toán 1. Công tác kiểm soát nghiệp vụ kế toán tại đơn vị KBNN phải đảm bảo thực hiện ngay trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của từng cán bộ, công chức làm kế toán nghiệp vụ. Hoạt động kiểm soát nghiệp vụ kế toán tại từng đơn vị KBNN phải đảm bảo tính thận trọng, nghiêm túc, trung thực và khách quan. 2. Công tác kiểm soát nghiệp vụ kế toán phải đảm bảo tính thường xuyên, liên tục. Các đơn vị KBNN phải có biện pháp phổ biến, tuyên truyền để cán bộ, công chức trong đơn vị mình đều có trách nhiệm tham gia công tác kiểm soát nghiệp vụ kế toán một cách toàn diện trước, trong và sau khi hạch toán kế toán. Điều 6. Hình thức kiểm soát nghiệp vụ kế toán 1. Kiểm soát thường xuyên (1) Kiểm soát nghiệp vụ thường xuyên là hình thức kiểm soát được thực hiện trước, trong và sau khi hạch toán kế toán, được thực hiện đối với các đối tượng sau: - Kế toán viên (KTV) tự kiểm soát nghiệp vụ của mình khi thực hiện các hoạt động nghiệp vụ kế toán; - Kế toán trưởng (KTT) hoặc người được ủy quyền kiểm soát nghiệp vụ của kế toán viên và hoạt động nghiệp vụ của chính mình; - Giám đốc (GĐ) hoặc người được ủy quyền kiểm soát nghiệp vụ của kế toán trưởng, kế toán viên thuộc đơn vị mình và hoạt động nghiệp vụ của chính mình. (2) Mỗi cá nhân tham gia xử lý công việc liên quan đến các nghiệp vụ kiểm soát đều có trách nhiệm rà soát các phần công việc đã thực hiện trước đó và công việc đang thực hiện của chính mình. (3) Khi phát hiện ra những sai phạm, vướng mắc cần phải báo cáo người phụ trách trực tiếp để có biện pháp xử lý kịp thời. 2. Kiểm soát theo hình thức kiểm tra kế toán 2.1. Hình thức kiểm tra (1) Kiểm tra theo kế hoạch: Công tác tự kiểm tra định kỳ nghiệp vụ kế toán phải được lập kế hoạch và tiến hành theo đúng trình tự quy định, có các bước công việc và phương pháp thực hiện riêng biệt, đảm bảo tính phù hợp trong các hoàn cảnh khác nhau. (2) Kiểm tra đột xuất Việc kiểm tra đột xuất không được lập kế hoạch và nội dung từ trước. Tổng Giám đốc KBNN, Giám đốc KBNN tỉnh căn cứ vào tình hình cụ thể, các biến động có tính chất bất thường để ra quyết định kiểm tra làm rõ các vụ việc. Tuỳ theo hoàn cảnh cụ thể và mục đích kiểm tra mà người ra quyết định kiểm tra phải đưa ra những nội dung cần kiểm tra phù hợp với yêu cầu quản lý của mình. 2.2. Đối tượng kiểm tra + Vụ Kế toán Nhà nước kiểm tra công tác kế toán tại KBNN tỉnh, Sở Giao dịch KBNN theo quyết định của Tổng giám đốc KBNN; + Phòng Kế toán Nhà nước thuộc KBNN tỉnh kiểm tra công tác kế toán tại KBNN huyện, Phòng giao dịch KBNN tỉnh theo quyết định của Giám đốc KBNN tỉnh. Chương II QUY ĐỊNH CỤ THỂ I. KIỂM SOÁT QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN Điều 7. Kiểm soát việc tổ chức bộ máy kế toán nghiệp vụ Đơn vị KBNN chấp hành nghiêm chỉnh nguyên tắc phân công, bố trí cán bộ kế toán nghiệp vụ theo quy định, trong đó lưu ý một số nội dung sau: 1. Về việc phân công trách nhiệm - KTV được giao giữ tài khoản của đơn vị, cá nhân có giao dịch với KBNN (đơn vị giao dịch), có trách nhiệm bảo quản bản đăng ký mẫu chữ ký và mẫu dấu của khách hàng, trực tiếp thực hiện kiểm soát mẫu dấu, chữ ký trên các chứng từ giao dịch tại KBNN; các KTV phải đăng ký mẫu chữ ký với Kế toán trưởng. - KTT, phó phòng Kế toán nhà nước KBNN tỉnh, tổ phó tổ Kế toán nhà nước tại KBNN huyện (trong trường hợp thực hiện nhiệm vụ kiểm soát kế toán) không được trực tiếp thực hiện các công việc kế toán cụ thể, giao dịch với khách hàng, hoặc công tác tài vụ nội bộ. - KTV được giao giữ tài khoản tiền gửi của KBNN tại ngân hàng không được kiêm nhiệm kế toán thanh toán bù trừ. - KTV giữ tài khoản tiền gửi ngân hàng không được giữ tài khoản điều chuyển vốn. - Trường hợp KBNN giao nhận chứng từ trực tiếp với ngân hàng, người thực hiện việc giao nhận chứng từ trực tiếp với ngân hàng không được kiêm nhiệm kế toán tài khoản tiền gửi KBNN tại ngân hàng. - Kế toán ấn chỉ đặc biệt trong kho tiền không được làm công việc trực tiếp sử dụng ấn chỉ (ví dụ: không làm kế toán thu phạt,...). - Người có quan hệ gia đình (Bố, mẹ, vợ, chồng, con cái, anh, chị, em ruột) không được bố trí cùng trong một bộ phận (phòng) kế toán. - Việc phân công, bố trí cán bộ kế toán trong các quy trình giao dịch một cửa thực hiện theo quy định riêng của Bộ Tài chính và KBNN. 2. Nguyên tắc bố trí nhằm đảm bảo quy trình TABMIS - Người có quyền phê duyệt hoặc được ủy quyền phê duyệt không được trực tiếp phê duyệt các giao dịch do chính mình tạo với vai trò là người nhập yêu cầu và đệ trình phê duyệt. - Người sử dụng TABMIS không được sử dụng mật khẩu, tài khoản đăng nhập và tập quyền của người khác để thực hiện các quy trình nghiệp vụ không thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao. 3. Các trường hợp thay đổi phân quyền cho cán bộ kế toán - Trường hợp cán bộ kế toán luân chuyển công tác, nghỉ hưu hoặc vì lý do nào khác không tiếp tục công việc đang phụ trách, Giám đốc (Thủ trưởng) đơn vị KBNN cần tổ chức đảm bảo việc thực hiện nghiêm túc quy trình, thủ tục bàn giao công việc, thu hồi các tài khoản và quyền đăng nhập hệ thống thông tin theo quy trình an toàn bảo mật trong quá trình sử dụng các hệ thống ứng dụng của BTC và KBNN. - Trường hợp KTT đi vắng, đơn vị phải tổ chức thực hiện bàn giao công việc cho người được Giám đốc đơn vị chỉ định, ghi sổ nội dung bàn giao giữa người giao và người nhận, có chữ ký xác nhận của lãnh đạo đơn vị KBNN. Trường hợp KTT đi vắng dài ngày, cần lập biên bản bàn giao chi tiết, cụ thể, trong đó ghi rõ thời hạn và nội dung cần bàn giao. - Trường hợp KTV đi vắng, phải thực hiện bàn giao công việc cho KTV do KTT chỉ định, ghi sổ nội dung bàn giao, có chữ ký xác nhận của KTT. Điều 8. Kiểm soát chứng từ kế toán Đơn vị KBNN phải tổ chức kiểm soát chứng từ kế toán nghiệp vụ từ khâu thu thập (hoặc lập), phân loại, xử lý, ký duyệt trên chứng từ, hạch toán kế toán đến khâu lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán theo quy định. Trong đó lưu ý các yêu cầu sau: 1. Đối với quy trình lập và kiểm soát chứng từ kế toán - Tuân thủ các yêu cầu kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán (biểu mẫu, chữ ký, dấu đóng,... trên chứng từ kế toán) theo quy định tại Quyết định số 120/2008/QĐ-BTC ngày 22/12/2008 của Bộ trưởng BTC về việc ban hành chế độ kế toán ngân sách nhà nước và hoạt động nghiệp vụ KBNN, Thông tư số 212/2009/QĐ-BTC ngày 06/11/2009 của BTC về việc hướng dẫn thực hiện kế toán nhà nước áp dụng cho Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và nghiệp vụ KBNN (TABMIS). Từ chối thanh toán tất cả những hồ sơ, chứng từ không đủ điều kiện pháp lý theo quy định. - Tổ chức thực hiện kiểm soát, đối chiếu nghiêm túc đối với từng chứng từ rút tiền, chứng từ thanh toán, chuyển tiền của khách hàng, đảm bảo chữ ký của KTT và thủ trưởng đơn vị, dấu trên chứng từ của đơn vị giao dịch gửi đến KBNN phải đúng mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký tại KBNN. KTT và thủ quỹ đơn vị KBNN nhận đủ liên chứng từ theo quy định, yêu cầu đơn vị giao dịch phải trực tiếp ký trên từng liên của chứng từ bằng bút có mực không phai; không được ký lồng bằng giấy than, ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, photo chữ ký, chữ ký khắc sẵn. - Đơn vị KBNN không được lập thay chứng từ của khách hàng. Trường hợp chứng từ không đủ điều kiện hạch toán phải trả lại cho đơn vị; không nhận thừa chứng từ; trường hợp các liên chứng từ còn thừa trong bộ chứng từ do đơn vị giao dịch lập gửi đến phải được hủy bỏ kịp thời theo quy định, tránh nhầm lẫn. - Đối với các đơn vị KBNN đã triển khai và sử dụng TABMIS là hệ thống chính, tiếp tục thực hiện theo mẫu chứng từ ban hành theo Quyết định số 120/2008/QĐ-BTC ngày 22/12/2008 của Bộ trưởng BTC và các văn bản hướng dẫn khác cho đến khi có quy định mới của BTC. - Chứng từ do KBNN lập (Ủy nhiệm chi, phiếu chuyển khoản, phiếu điều chỉnh sai lầm,...) phải trên cơ sở chứng từ gốc và phải được lưu trữ kèm chứng từ gốc (có thể là bản chính hoặc bản in phục hồi tùy theo từng trường hợp cụ thể). Khi phê duyệt chứng từ, lãnh đạo đơn vị KBNN phải kiểm tra đầy đủ các yếu tố trên chứng từ, căn cứ theo quy định, trong đó lưu ý một số nội dung sau: + Đối với các trường hợp chuyển vốn, Ủy nhiệm chi phải được đính kèm Lệnh chuyển vốn, Lệnh điều chuyển vốn đã được phê duyệt (bản chính). + Phiếu chuyển khoản chuyển lại món tiền cho đơn vị do kế toán KBNN nhập sai thông tin trên chương trình phải được đính kèm với chứng từ của đơn vị, bản in phục hồi chứng từ ngân hàng trả lại. + Phiếu điều chỉnh sai lầm trong trường hợp điều chỉnh theo đề nghị của đơn vị phải được đính kèm công văn đề nghị điều chỉnh của đơn vị. Trường hợp điều chỉnh do KTV KBNN hạch toán sai thì phải ghi rõ nội dung, nguyên nhân điều chỉnh, số bút toán, ngày đã ghi số bút toán cần điều chỉnh, đồng thời phải tìm lại chứng từ gốc để đối chiếu nội dung đã hạch toán sai. Trường hợp điều chỉnh theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, cần ghi rõ nội dung điều chỉnh, trích dẫn rõ số, ngày tháng và cơ quan ban hành văn bản. - Mẫu chứng từ sử dụng để hạch toán phải phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không sử dụng sai mẫu biểu hạch toán. Tất cả bút toán điều chỉnh sai lầm trên chương trình kế toán đều phải được lập chứng từ điều chỉnh (bản giấy) trình lãnh đạo đơn vị KBNN phê duyệt. Nghiêm cấm việc lập chứng từ khống, ký thay các chức danh không đúng quy định của chế độ kế toán. - KTT (hoặc người được ủy quyền) có trách nhiệm kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán trước, trong và sau khi thực hiện quy trình hạch toán kế toán, đảm bảo tuân thủ đúng theo quy định của Nhà nước. 2. Đối với việc ký chứng từ kế toán của KBNN - KTV phải ký trên các chứng từ kế toán thuộc phần hành nghiệp vụ mình đã trực tiếp thực hiện theo đúng trách nhiệm được giao. - KTT (hoặc người được ủy quyền), Giám đốc đơn vị KBNN (hoặc người được ủy quyền) phải thực hiện ký trên tất cả các chứng từ kế toán có quy định và in sẵn chức danh ở phần chữ ký. - Thủ kho, thủ quỹ phải ký trên các chứng từ kế toán có liên quan đến việc xuất, nhập kho, quỹ; thu, chi tiền mặt. - Việc ký trên chứng từ phải đảm bảo nguyên tắc một người trong đơn vị chỉ được phép ký theo 01 chức danh trên chứng từ kế toán, chữ ký phải đúng theo mẫu chữ ký đã đăng ký với lãnh đạo đơn vị. 3. Đối với quy trình luân chuyển chứng từ kế toán - Chứng từ kế toán giao nhận giữa đơn vị KBNN với các đơn vị, cá nhân phải đảm bảo đúng theo yêu cầu nghiệp vụ. Chứng từ kế toán phải được luân chuyển nhanh chóng, kịp thời đáp ứng yêu cầu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hạch toán trên chương trình kế toán kể từ khi nhận chứng từ cho đến khi nghiệp vụ được xử lý xong, đưa vào lưu trữ, bảo quản theo chế độ quy định. Đảm bảo không xảy ra chậm trễ, để tồn đọng chứng từ qua nhiều ngày, làm ách tắc trong thanh toán của đơn vị, tổ chức có giao dịch với KBNN. - Đối với hình thức chi ngân sách bằng Lệnh chi tiền tại các đơn vị đã triển khai TABMIS, cần phối hợp, trao đổi với cơ quan tài chính, hoàn thiện thông tin được phép để xử lý kịp thời theo quy trình nghiệp vụ. - Việc luân chuyển chứng từ từ bộ phận này sang bộ phận khác trong cùng một đơn vị KBNN phải được thực hiện theo đường nội bộ, không được giao chứng từ cho đơn vị giao dịch chuyển hộ. - Đối với chứng từ kế toán KBNN giao nhận với ngân hàng: + Chỉ giao, nhận những chứng từ hợp pháp, hợp lệ; phải vào sổ giao nhận chứng từ, có ký nhận đầy đủ bên giao và bên nhận; chứng từ chuyển qua đường điện tử phải được kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ theo đúng quy trình trước khi thực hiện hạch toán. + Khi giao nhận chứng từ với ngân hàng, không được giao cho kế toán giữ tài khoản tiền gửi của KBNN tại ngân hàng. + Người đi giao dịch chứng từ trực tiếp với ngân hàng phải được sự phân công của Lãnh đạo đơn vị KBNN bằng văn bản và phải thông báo với ngân hàng nơi đơn vị KBNN mở tài khoản. Khi có sự thay đổi người đi giao dịch với Ngân hàng, đơn vị KBNN phải có văn bản khác thay thế, ghi rõ thời gian thực hiện, thống nhất với Ngân hàng đảm bảo nguyên tắc không giao dịch với người không được KBNN chỉ định bằng văn bản. Kế toán viên làm nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng phải trực tiếp đi giao nhận chứng từ với ngân hàng, không được nhờ đơn vị giao dịch chuyển hộ chứng từ trong mọi trường hợp. 4. Đối với quy trình kiểm soát, đóng, lưu trữ chứng từ kế toán cuối ngày - Sau khi hoàn thành các công việc, KTV cần thực hiện in ngay Liệt kê chứng từ kế toán theo mã nhân viên để kiểm tra đối chiếu chứng từ phát sinh trong ngày. Người được giao nhiệm vụ in Liệt kê chứng từ của tất cả các mã nhân viên theo từng phân hệ để kiểm tra, đối chiếu đảm bảo tất cả chứng từ hạch toán đều được lưu vào tập chứng từ ngày, ký tên vào bảng liệt kê và chịu trách nhiệm về sự đầy đủ, chính xác của toàn bộ chứng từ đã kiểm tra, đóng vào tập chứng từ ngày. - Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký nhận vào bảng liệt kê chứng từ. - Đối với đơn vị đã triển khai TABMIS, phải in liệt kê chứng từ theo quy định. Việc đóng chứng từ hàng ngày phải được thực hiện kịp thời, không được để dồn lại nhiều ngày, trong đó lưu ý KTT không được kiêm nhiệm việc đóng và lưu trữ chứng từ. - Các đơn vị KBNN thực hiện việc kiểm soát, đóng và lưu trữ chứng từ kế toán hàng ngày theo đúng quy định tại Quy chế bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán hiện hành. Trong đó lưu ý thực hiện: + Đối với Bảng xác nhận đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi của đơn vị, liên lưu tại KBNN được sắp xếp theo thứ tự mã tài khoản tự nhiên từ bé đến lớn, mã ĐVQHNS từ bé đến lớn theo từng tài khoản tự nhiên của tất cả các đơn vị và được đóng theo tháng. + Đối với Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách cấp theo hình thức rút dự toán tại KBNN, liên lưu tại KBNN được sắp xếp theo thứ tự mã tài khoản tự nhiên từ bé đến lớn, mã ĐVQHNS từ bé đến lớn theo từng tài khoản tự nhiên của tất cả các đơn vị và được đóng theo quý. 5. Đối với quy trình xử lý chứng từ trên hệ thống thông tin kế toán Đơn vị KBNN phải tổ chức thực hiện quy trình xử lý chứng từ trên hệ thống thông tin kế toán theo đúng chế độ quy định, trong đó lưu ý một số nội dung sau: - Về nguyên tắc hạch toán kế toán trên hệ thống thông tin kế toán phải trên cơ sở chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử đã được mã hóa bằng chữ ký số theo quy định hiện hành. - Trường hợp sử dụng chứng từ giấy, việc phê duyệt chứng từ trên hệ thống cần đảm bảo việc đối chiếu thông tin trên hệ thống khớp đúng với chứng từ giấy. - Việc lập, luân chuyển, phê duyệt chứng từ trên hệ thống phải đảm bảo đúng quy trình đã được quy định; các chứng từ hạch toán vào hệ thống hoặc chuyển hóa thành chứng từ điện tử đều phải đảm bảo đã được đủ các chức danh phê duyệt theo quy định. Điều 9. Kiểm soát tài khoản kế toán và phương pháp hạch toán Đơn vị KBNN phải tổ chức kiểm soát đảm bảo việc sử dụng tài khoản và hạch toán kế toán theo đúng chế độ quy định, trong đó cần lưu ý các yêu cầu sau: 1. Kiểm soát việc sử dụng các tài khoản kế toán phù hợp Các đơn vị KBNN cần thực hiện kiểm tra, rà soát lại các tài khoản sử dụng cho từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo việc sử dụng tài khoản kế toán một cách phù hợp và theo đúng chế độ quy định. Đảm bảo việc sử dụng đúng các tài khoản phải thu, phải trả, các tài khoản trung gian theo đúng tính chất tài khoản, đảm bảo không sử dụng nhầm lẫn các tài khoản này dẫn đến sai lệch số dư tài khoản. 2. Kiểm soát chặt chẽ số dư một số tài khoản a) Đối với nghiệp vụ kế toán thực hiện theo Quyết định số 120/2008/QĐ-BTC ngày 22/12/2008 của Bộ trưởng BTC: Đối với các TK 662.90, 663.91, hàng ngày phải thực hiện sao kê chi tiết đối chiếu khớp đúng với bảng cân đối tài khoản về doanh số phát sinh và số dư tài khoản, bản sao kê chi tiết được đóng vào tập chứng từ ngày (lưu ngay sau bảng cân đối tài khoản). b) Đối với nghiệp vụ kế toán thực hiện theo Thông tư số 212/2009/TT-BTC ngày 06/11/2009 của BTC: (1) Cuối ngày, theo dõi số dư của các TK 1392, TK 3392, trường hợp các tài khoản này có số dư khác không (0) cần đối chiếu chi tiết theo từng chứng từ chưa được xử lý ghi Nợ đối với TK 3392, ghi Có đối với TK 1392 để theo dõi, quản lý các tài khoản, đảm bảo có đầy đủ chứng từ kế toán, xử lý kịp thời số dư các tài khoản trung gian, tránh sai sót phát sinh. (2) Hàng ngày, thực hiện rà soát, kiểm tra các số dư TK, trường hợp phát hiện TK chi NSNN có số dư Có; TK thu NSNN có số dư Nợ; các TK thu, chi hạch toán không được kết hợp với mã cấp NS; TK dự toán có số dư thực; tài khoản trong bảng cân đối có số dư dự chi sau khi kết sổ; mục tạm thu, tạm chi kết hợp với tài khoản thực thu, thực chi trong cân đối ngân sách, cần phải làm rõ nguyên nhân, điều chỉnh và xử lý kịp thời. (3) Hàng ngày kiểm tra số dư các TK 3991, 3972, 3933, trường hợp các tài khoản này có số dư Nợ, cần phải làm rõ nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời. (4) Cuối tháng phải thực hiện sao kê chi tiết các chứng từ chuyển đến chưa được xử lý đầy đủ các bước theo quy trình, đối chiếu đảm bảo khớp đúng với số dư các tài khoản, với số liệu trên Bảng cân đối tài khoản. 3. Tất toán tài khoản không hoạt động Định kỳ (tháng, năm), các đơn vị KBNN thực hiện rà soát tình hình phát sinh các nghiệp vụ kinh tế của các tài khoản như sau: - Đối với đơn vị KBNN chưa triển khai TABMIS, trường hợp tài khoản của đơn vị, tổ chức, cá nhân không hoạt động liên tục sau thời gian 12 tháng (trừ TK thanh toán vốn đầu tư) được xử lý theo quy định tại Quyết định số 30/2005/QĐ-BTC ngày 26/5/2005 của Bộ trưởng BTC về việc ban hành chế độ mở và sử dụng tài khoản tại KBNN. - Đối với đơn vị KBNN đã triển khai TABMIS, trường hợp tài khoản của đơn vị, tổ chức, cá nhân không hoạt động liên tục sau thời gian 24 tháng (trừ TK chi NSNN cho đầu tư) được xử lý theo quy định tại Thông tư số 109/TT-BTC ngày 01/8/2011 của BTC về việc hướng dẫn mở và sử dụng tài khoản tại KBNN trong điều kiện áp dụng TABMIS. 4. Đảm bảo việc hạch toán đúng các nguyên tắc, quy trình kế toán trên TABMIS Đối với các đơn vị KBNN đã thực hiện Chế độ kế toán nhà nước áp dụng cho TABMIS, cần đảm bảo các nội dung sau: - Chấp hành nghiêm chỉnh việc hạch toán kế toán trên các phân hệ được quy định tại Công văn số 383/KBNN-KT ngày 02/3/2010, Công văn số 2374/KBNN-KTNN ngày 30/12/2010 của KBNN và các văn bản khác về việc hướng dẫn chế độ kế toán của BTC và KBNN. - Hạch toán đúng trình tự các bước theo quy trình nghiệp vụ, đúng phân hệ quy định; - Hạch toán đúng loại bút toán: + Các bút toán thực chi phải được hạch toán đúng loại bút toán thực. + Bút toán dự chi chỉ được hạch toán đối ứng tài khoản quỹ dự chi, với tài khoản thực chi và tài khoản ứng trước có đủ điều kiện thanh toán. + Việc hạch toán kế toán dự toán phải được thực hiện trên phân hệ quản lý phân bổ ngân sách (BA), không được hạch toán trên phân hệ sổ cái (GL). 5. Đối chiếu số dư tài khoản cân đối thu chi trên TABMIS (TK 5511) Thường xuyên đối chiếu số dư tài khoản cân đối thu chi, đảm bảo sau khi chạy chương trình cân đối thu chi, số dư TK 5511 luôn bằng tổng số thu NS năm trước (số thực thu) trừ đi tổng số chi ngân sách năm trước (số thực chi) theo từng cấp ngân sách. 6. Kiểm soát việc hạch toán xử lý sai lầm đã được phát hiện đối với đơn vị KBNN triển khai TABMIS Căn cứ thực tế thiết lập của hệ thống, các đơn vị triển khai TABMIS cần lưu ý tổ chức thực hiện xử lý sai lầm theo nguyên tắc sau: + Đối với những trường hợp sai lầm phát hiện ngay trong ngày nhưng hệ thống không cho phép xóa, kế toán phải lập chứng từ điều chỉnh, kể cả các bút toán hủy, đảo trên hệ thống. + Đối với những sai sót phát hiện vào các ngày tiếp sau của ngày phát sinh nghiệp vụ, sau khi đã kết sổ, KTV phải lập chứng từ điều chỉnh vào ngày thực hiện điều chỉnh sai sót, không được phép quay lại ngày quá khứ để điều chỉnh sai sót. Trường hợp bút toán liên quan đến thu chi ngân sách năm trước, chỉ được phép hạch toán điều chỉnh vào kỳ 13 phân hệ Quản lý sổ cái (GL), kỳ 12 với ngày hiệu lực 31/12 của năm trước trên các phân hệ phụ sau khi được mở kỳ, đồng thời chỉ hạch toán những bút toán theo quy định. + Đối với các giao dịch sai lầm phát hiện ngay trong ngày thì chứng từ điều chỉnh chỉ cần chữ ký của KTV và KTT, Giám đốc không cần ký trên chứng từ điều chỉnh. Trên phân hệ Quản lý chi (AP), phân hệ Quản lý thu (AR) phải thực hiện đảo âm đối với giao dịch sai lầm theo đúng quy trình nghiệp vụ. Khi phát hiện sai lầm trên phân hệ Quản lý Sổ cái (GL), phải lập bút toán điều chỉnh Đỏ, Đen, không thực hiện hủy bút toán để không làm phát sinh tăng doanh số. 7. Kiểm soát các bút toán điều chỉnh trên các phân hệ phụ đối với các đơn vị triển khai TABMIS Các đơn vị KBNN phải thực hiện đúng quy trình điều chỉnh trên các phân hệ phụ (AR và AP) để tránh phát sinh tăng doanh số. Trong trường hợp đã chuyển dữ liệu về phân hệ Quản lý Sổ cái (GL) làm phát sinh tăng doanh số của tài khoản liên quan do bút toán điều chỉnh chưa được chọn đảo dấu, các đơn vị KBNN cần phải thực hiện điều chỉnh doanh số trên phân hệ Quản lý Sổ cái (GL). 8. Quy trình kiểm soát nghiệp vụ Lệnh chi tiền trên TABMIS - Đơn vị KBNN cần kiểm tra tính hợp lý, khớp đúng của các thông tin mã đơn vị có quan hệ với ngân sách, mã tổ chức ngân sách, phương thức thanh toán và các thông tin khác, đảm bảo thực hiện thanh toán an toàn, chính xác. - Đối với Lệnh chi tiền phát sinh mới, cơ quan tài chính và KBNN phối hợp xử lý dứt điểm từ khâu nhập liệu đến khâu kết sổ bút toán. KBNN thực hiện đầy đủ các bước của quy trình nghiệp vụ, chỉ thực hiện báo Có cho đơn vị thụ hưởng sau khi kết sổ bút toán. Trường hợp phát hiện sai sót sau khi bút toán đã được nhập, cần trao đổi thống nhất trước khi chuyên viên tài chính thực hiện xóa Lệnh chi tiền. Sau khi xóa Lệnh chi tiền, cơ quan tài chính và KBNN phối hợp rà soát lại các thông tin đã xóa, đảm bảo không ảnh hưởng đến số liệu, làm thủ tục hủy chứng từ phục hồi nếu đã in. Sau đó nhập lại Lệnh chi tiền đã bị xóa theo đúng quy trình hệ thống theo nguyên tắc nêu trên. - Trường hợp Lệnh chi tiền do cơ quan Tài chính nhập vào hệ thống có ngày hạch toán trước 7 ngày so với thời điểm Lãnh đạo cơ quan Tài chính phê duyệt Lệnh chi tiền, để thời gian hiệu lực phù hợp với ngày thực hiện Lệnh chi tiền, KBNN có thể thống nhất với cơ quan Tài chính hủy Lệnh chi tiền đã nhận để sửa lại ngày hạch toán trên TABMIS và thực hiện lại quy trình phê duyệt. Thời gian cụ thể để hủy Lệnh chi tiền KBNN tỉnh, thành phố có thể thống nhất với cơ quan tài chính địa phương, để tránh vướng mắc khi thực hiện. Điều 10. Kiểm soát số liệu trên sổ kế toán Đơn vị KBNN phải tổ chức kiểm soát đầy đủ, chính xác số liệu trên sổ kế toán, trong đó lưu ý đảm bảo các yêu cầu sau: 1. Thực hiện việc in, chấm số liệu, ký trên sổ kế toán, đóng và đưa vào lưu trữ theo đúng quy định hiện hành, trong đó lưu ý các sổ chi tiết cần phải in theo quy định. 2. Đối với Sổ chi tiết tài khoản tiền mặt (bao gồm VND và ngoại tệ) Sau khi in sổ từ chương trình kế toán, cho đến khi có quy định về việc bổ sung, sửa đổi biểu mẫu sổ kế toán, ghi bổ sung thêm chức danh “Thủ quỹ” trước chức danh “Kế toán”; bổ sung chức danh “Giám đốc” sau chức danh “Kế toán trưởng” và thực hiện ký đầy đủ các chức danh trên, đóng dấu của đơn vị KBNN trước khi đưa vào lưu trữ. Đối với các đơn vị đã triển khai TABMIS là hệ thống chính, việc đối chiếu số liệu quỹ tiền mặt với sổ kế toán chi tiết tiền mặt cần lưu ý một số nội dung sau: - Cuối ngày làm việc, đối chiếu số liệu tồn quỹ tiền mặt được thực hiện theo hướng dẫn cụ thể của KBNN. Trong đó lưu ý các bước công việc sau: + Cuối ngày làm việc lập “Bảng kê tồn quỹ tiền mặt cuối ngày” theo hướng dẫn của KBNN. + Đối chiếu số liệu kho quỹ, xử lý các sai lệch nếu có. + Đầu giờ sáng ngày làm việc kế tiếp, đối chiếu tồn quỹ tiền mặt cuối ngày, đối chiếu số liệu với Sổ kế toán chi tiết tiền mặt theo mẫu S2-02/KB-TABMIS sau khi in. - “Bảng kê tồn quỹ tiền mặt cuối ngày” và sổ chi tiết tiền mặt cùng ngày được lưu trong tập chứng từ kế toán hàng ngày theo quy định. - Trường hợp cuối ngày làm việc, sau khi thực hiện đầy đủ các quy trình nghiệp vụ theo quy định, kế toán có thể in sổ kế toán chi tiết tiền mặt trên chương trình TABMIS. Trong trường hợp này, đơn vị không cần lập “Bảng kê tồn quỹ tiền mặt cuối ngày”, mà thực hiện đối chiếu trực tiếp trên sổ kế toán chi tiết tiền mặt vào thời điểm cuối ngày làm việc. 3. Đối với sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng Đảm bảo thực hiện một số nội dung đối với sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng (bao gồm VND và ngoại tệ), như sau: - Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng được in hàng ngày, gồm 02 liên: 01 liên đóng vào tập chứng từ ngày, 01 liên dùng để đối chiếu số liệu với sổ chi tiết tài khoản tiền gửi của KBNN do Ngân hàng cung cấp. Sổ chi tiết tài khoản tiền gửi của KBNN do ngân hàng gửi đến hàng ngày được lưu kèm với sổ chi tiết tài khoản hàng ngày của KBNN; bảng xác nhận số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng hàng tháng được lưu kèm với sổ chi tiết ngày cuối cùng trong tháng; sắp xếp theo thứ tự thời gian, đóng lưu trữ theo tháng. - Sau khi in sổ từ chương trình kế toán, ghi bổ sung thêm chức danh “Giám đốc” sau chức danh “Kế toán trưởng” và thực hiện ký đầy đủ các chức danh trên, đóng dấu KBNN trước khi đưa vào lưu trữ. Lưu ý đảm bảo từng người ký tên vào sổ chi tiết tài khoản tiền gửi Ngân hàng phải kiểm tra đối chiếu số liệu giữa Sổ của KBNN và sổ chi tiết của Ngân hàng, đảm bảo khớp đúng từng bút toán phát sinh, số dư rồi mới thực hiện ký xác nhận. - Hàng ngày, đơn vị KBNN phải thực hiện đối chiếu số liệu giao dịch (doanh số và số dư tài khoản) trên tài khoản tiền gửi của KBNN tại ngân hàng với ngân hàng nơi đơn vị KBNN mở tài khoản. Chậm nhất là đầu giờ ngày làm việc kế tiếp, kế toán trưởng phải trình Giám đốc đơn vị KBNN “Sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng” in từ chương trình kế toán kèm Sổ chi tiết tài khoản của KBNN tại ngân hàng do ngân hàng gửi đến, đảm bảo số liệu hoàn toàn khớp đúng. Trường hợp có chênh lệch, phải xác định nguyên nhân, thuyết minh rõ lý do chênh lệch và kịp thời xử lý theo quy định, nếu không xác định được nguyên nhân thì phải báo cáo về KBNN cấp trên để có biện pháp xử lý. - Hàng tháng, vào ngày làm việc đầu tiên của tháng sau, kế toán trưởng trình Giám đốc ký xác nhận số liệu trên “Bảng xác nhận số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng” tháng trước của KBNN mở tại ngân hàng; sau đó gửi Ngân hàng để kiểm tra, đối chiếu và ký xác nhận. Trường hợp chênh lệch số liệu với ngân hàng, phải xác định nguyên nhân, thuyết minh rõ lý do chênh lệch và kịp thời xử lý theo quy định, nếu không xác định được nguyên nhân thì phải báo cáo về KBNN cấp trên để có biện pháp xử lý. 4. Đối với số liệu tài khoản thanh toán vốn Thực hiện đối chiếu số liệu các tài khoản điều chuyển vốn giữa KBNN cấp trên và KBNN cấp dưới hàng tháng trước ngày mùng 05 tháng sau liền kề. Vào ngày đầu tháng sau, KBNN cấp trên in 02 liên sổ chi tiết tài khoản thanh toán vốn, ký, đóng dấu (ghi rõ ngày… tháng…. năm…) và gửi cho KBNN cấp dưới để đối chiếu số liệu, nếu khớp đúng KBNN cấp dưới xác nhận và gửi trả KBNN cấp trên 01 bản, 01 bản đóng lưu trước ngày 10 tháng sau. Trường hợp có chênh lệch phải kịp thời xác minh nguyên nhân và có biện pháp xử lý đảm bảo quản lý chặt chẽ, an toàn. 5. Đối với các sổ chi tiết tài khoản thanh toán liên kho bạc Đơn vị KBNN đảm bảo đối chiếu số liệu các tài khoản thanh toán Liên kho bạc theo đúng quy trình đã quy định, cụ thể: - Hàng ngày, hàng tháng, TTV và KTT các đơn vị KBNN thực hiện kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán – thanh toán, đảm bảo: + Tổng số tiền trên các Lệnh thanh toán đi nội tỉnh, ngoại tỉnh, chi tiết LCN, LCC có trạng thái “Thành công” trên các bảng kê khớp đúng với phát sinh trên sổ chi tiết của các TK LKB đi nội tỉnh, ngoại tỉnh, chi tiết LCN, LCC tương ứng. + Tổng số tiền trên các Lệnh thanh toán nội tỉnh, ngoại tỉnh đến, chi tiết LCN, LCC trên các bảng kê khớp đúng với phát sinh trên sổ chi tiết của các TK LKB đến nội tỉnh, ngoại tỉnh, chi tiết LCN, LCC tương ứng. + Trường hợp có chênh lệch giữa kế toán và thanh toán cần tìm nguyên nhân, xử lý kịp thời hoặc có thuyết minh cụ thể. Toàn bộ các Bảng kê thanh toán và sổ chi tiết LKB nêu trên phải kiểm tra, đối chiếu và ký duyệt đầy đủ các chức danh và lưu vào tập chứng từ ngày theo quy định. - Hàng tháng, văn phòng KBNN tỉnh thực hiện đối chiếu kế toán – thanh toán của toàn tỉnh đảm bảo khớp đúng giữa kế toán – thanh toán (nội tỉnh, ngoại tỉnh); khớp đúng giữa TK Liên kho bạc đi nội tỉnh và TK Liên kho bạc đến nội tỉnh. Trường hợp có chênh lệch cần tìm nguyên nhân và xử lý kịp thời, dứt điểm hoặc phải có thuyết minh cụ thể. - Hàng tháng, chậm nhất ngày 10 tháng sau liền kề: + KBNN tỉnh gửi đối chiếu số liệu thanh toán (tổng số món thanh toán, tổng số tiền thanh toán liên kho bạc đi lệnh chuyển Nợ, liên kho bạc đi lệnh chuyển Có, liên kho bạc đến lệnh chuyển Nợ, liên kho bạc đến lệnh chuyển Có) với số liệu kế toán (tài khoản Liên kho bạc đi lệnh chuyển Nợ, tài khoản Liên kho bạc đi lệnh chuyển Có, tài khoản Liên kho bạc đến lệnh chuyển Nợ, tài khoản Liên kho bạc đến lệnh chuyển Có), số chênh lệch (nếu có) của liên kho bạc nội tỉnh, liên kho bạc ngoại tỉnh về Vụ Kế toán Nhà nước (Phòng Thanh toán). + Hàng tháng, Vụ Kế toán Nhà nước (Phòng Thanh toán) chịu trách nhiệm thực hiện đối chiếu số liệu hạch toán của toàn quốc, đảm bảo khớp đúng. Điều 11. Kiểm soát nghiệp vụ đối chiếu với đơn vị có quan hệ giao dịch với KBNN Đơn vị KBNN tổ chức đối chiếu số liệu với các đơn vị có giao dịch với KBNN vào cuối tháng hoặc vào ngày đầu tháng sau (thực hiện theo quý đối với dự toán), đảm bảo kiểm soát các giao dịch theo đúng chế độ quy định, trong đó cần lưu ý các nội dung sau: - Kế toán viên phụ trách đơn vị giao dịch, sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu của đơn vị, ký xác nhận và chuyển cho KTT hoặc người được ủy quyền ký vào bảng xác nhận đối chiếu. Trường hợp phát hiện chênh lệch khi đối chiếu phải tìm nguyên nhân báo cáo kịp thời cho Lãnh đạo đơn vị KBNN để có ý kiến chỉ đạo xử lý. - Đối với tài khoản tiền gửi của đơn vị, KBNN xác nhận đối chiếu các tài khoản, bao gồm số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư tài khoản. - Đối với tài khoản thu NSNN các cấp, tài khoản tạm thu, tạm giữ, KBNN xác nhận cả doanh số và số dư tài khoản (cả tổng số và chi tiết theo MLNS). - Đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách cấp theo hình thức rút dự toán tại KBNN theo quy định hiện hành, đồng thời đảm bảo đối chiếu đầy đủ số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ. Đối với các đơn vị KBNN đã triển khai TABMIS, đơn vị KBNN xác nhận đối chiếu doanh số và số dư tài khoản dự toán (tổng số và chi tiết theo MLNS) đối với ngân sách trung ương và ngân sách xã; xác nhận đối chiếu số đã giảm trừ dự toán (cam kết chi, tạm ứng, thực chi theo tổng số và chi tiết theo MLNS) đối với ngân sách tỉnh và ngân sách huyện. Số phát sinh và số dư tài khoản dự toán ngân sách cấp tỉnh và huyện do cơ quan tài chính đồng cấp xác nhận. Điều 12. Kiểm soát báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị Công tác thực hiện chế độ báo cáo cần phải được tổ chức theo chế độ quy định, trong đó lưu ý các nội dung sau: 1. Đảm bảo tính nhất quán của số liệu 1.1. Kế toán trưởng nghiệp vụ KBNN tỉnh, thành phố là người chịu trách nhiệm toàn diện và trực tiếp về tất cả các vấn đề liên quan đến số liệu báo cáo kế toán NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN tại đơn vị mình trước Giám đốc KBNN tỉnh và Vụ trưởng Vụ kế toán Nhà nước - KBNN, trực tiếp giải trình số liệu và tổ chức thực hiện tổng hợp báo cáo về Vụ Kế toán Nhà nước - KBNN. 1.2. Trên chương trình KTKB, trường hợp có thay đổi bất cứ yếu tố nào thuộc dữ liệu quá khứ: Tài khoản, các đoạn mã, niên độ kế hoạch, cấp, niên độ Ngân sách,... không thể chỉnh sửa bằng bút toán theo quy định, bắt buộc phải can thiệp vào cơ sở dữ liệu đều phải có báo cáo bằng văn bản và được sự đồng ý của KBNN trước khi điều chỉnh, sau đó thực hiện việc truyền lại dữ liệu từ ngày có thay đổi. 1.3. Trên chương trình TABMIS, trường hợp bắt buộc phải điều chỉnh lại dữ liệu quá khứ ở các kỳ đã được đóng, đơn vị KBNN phải trình bày rõ nguyên nhân về KBNN (Vụ Kế toán Nhà nước) theo đúng quy trình mở lại kỳ quá khứ và chỉ được phép thực hiện bút toán đã đề nghị. Thư trả lời tra soát hoặc văn bản giải trình số liệu của KBNN tỉnh, thành phố gửi về KBNN yêu cầu phải có chữ ký của Lãnh đạo KBNN tỉnh, thành phố và được đóng dấu theo quy định. 1.4. Hàng tháng, sau khi kết thúc hết các giao dịch của ngày cuối tháng, chấm đối chiếu số liệu đảm bảo khớp đúng, thực hiện in các báo cáo có liên quan, gửi cho các đơn vị và lưu trữ theo đúng chế độ quy định. Đảm bảo chấp hành theo đúng thời gian truyền báo cáo (đối với chương trình KTKB, thời gian đóng/mở kỳ (đối với chương trình TABMIS) theo quy định. Đối với các tỉnh áp dụng chương trình TABMIS: + Phải đóng kỳ tháng trước khi chạy báo cáo, tránh trường hợp có nhiều kỳ cùng mở trên hệ thống dễ gây nhầm lẫn, khó kiểm soát. + Các sai sót phát hiện trong quá trình hạch toán được điều chỉnh vào ngày hiện thời, nghiêm cấm việc lấy lại ngày quá khứ để điều chỉnh số liệu. Bút toán điều chỉnh được hạch toán trên cơ sở chứng từ đã được lãnh đạo đơn vị KBNN phê duyệt, đóng lưu vào tập chứng từ ngày theo thứ tự sắp xếp liệt kê chứng từ. 1.5. KTT các đơn vị KBNN chịu trách nhiệm kiểm tra số liệu đảm bảo sự hợp lý, khớp đúng giữa các chỉ tiêu liên quan trên các báo cáo kế toán, kịp thời phát hiện chênh lệch hoặc những điểm bất hợp lý để có phương án xử lý, khắc phục đảm bảo an toàn trong hoạt động nghiệp vụ KBNN. 2. Đảm bảo tính thống nhất số liệu - Hàng tháng, quý, năm bộ phận kế toán phối hợp với bộ phận KSC đối chiếu chính xác số liệu chi đầu tư theo quy định của Thông tư 50/2011/TT-BTC ngày 21/04/2011 về chế độ và biểu mẫu báo cáo tình hình thực hiện vốn đầu tư XDCB thuộc nguồn vốn NSNN. Đối chiếu chính xác số liệu quyết toán chi đầu tư XDCB hàng năm với bộ phận KSC theo Thông tư số 210/2010/TT-BTC ngày 20/12/2010 của BTC quy định việc quyết toán vốn đầu tư XDCB thuộc nguồn vốn NSNN theo niên độ ngân sách hàng năm và các văn bản quy định của BTC, KBNN. 3. Đảm bảo tính kịp thời của số liệu báo cáo Đơn vị KBNN phải tổ chức thực hiện việc lập và nộp báo cáo cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền đúng thời hạn quy định. 4. Đảm bảo yêu cầu kết xuất báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị trên TABMIS 4.1. Việc kết xuất báo cáo theo chế độ quy định trên TABMIS được thực hiện theo các nguyên tắc sau đây: (1) Báo cáo tài chính chỉ được tổng hợp hàng tháng, năm sau khi đã đóng kỳ kế toán tháng (đối với báo cáo tháng), đảm bảo đóng tất cả các kỳ kế toán tháng trong năm (đối với báo cáo năm) và được gửi cho các cơ quan, đơn vị có liên quan theo quy định. Trước khi gửi, KTT các đơn vị KBNN chịu trách nhiệm đối chiếu số liệu đảm bảo chính xác, khớp đúng giữa các báo cáo (với số liệu báo cáo của các đơn vị có liên quan). (2) Các đơn vị KBNN đảm bảo phân công cụ thể việc khai thác báo cáo phù hợp với đặc điểm của việc vận hành hệ thống thông tin thống nhất trên toàn quốc. Việc kết xuất các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị do kế toán tổng hợp hoặc KTT thực hiện trong phạm vi đơn vị mình theo các cấp huyện, tỉnh và toàn quốc. (3) Các đơn vị KBNN lưu ý không thực hiện kết xuất các báo cáo tài chính để đối chiếu số liệu phục vụ tác nghiệp hàng ngày. 4.2. Việc kết xuất báo cáo đã thiết lập sẵn trên TABMIS, trường hợp chỉ cần kiểm tra số liệu hạch toán, đối chiếu nhanh số dư các tài khoản, các đơn vị KBNN không kết xuất và in các mẫu biểu báo cáo mà thực hiện kiểm tra, đối chiếu số liệu qua chức năng truy vấn thông tin của hệ thống, đảm bảo tốc độ xử lý thông tin nhanh, kịp thời. Điều 13. Kiểm soát hoạt động thanh toán Đơn vị KBNN cần đảm bảo thực hiện chính xác, an toàn các quy trình thanh toán gồm thanh toán điện tử liên kho bạc, thanh toán bù trừ, thanh toán điện tử liên ngân hàng, thanh toán song phương, thanh toán tiền gửi với ngân hàng, trong đó lưu ý các nội dung sau: 1. Đối với quy trình lập, hạch toán và kiểm soát chứng từ kế toán trong hoạt động thanh toán, cần lưu ý một số nội dung sau đây: - Phân loại chứng từ, hạch toán theo đúng kênh thanh toán; đúng phân hệ (đối với TABMIS); lựa chọn kênh thanh toán phù hợp đảm bảo thời gian thanh toán, tiết kiệm phí chuyển tiền thanh toán. - Chứng từ thanh toán đi, đến phải được hạch toán, thanh toán kịp thời, đầy đủ, chính xác. - Đối với đơn vị KBNN triển khai TABMIS, cần lưu ý thêm: + Trường hợp do lỗi hệ thống dẫn đến bút toán bị treo không thực hiện được đầy đủ quy trình hoặc kế toán nhập giao dịch hạch toán sai phải thực hiện hủy giao dịch, đảo bút toán theo đúng bản chất nghiệp vụ. Kế toán phải lập chứng từ (phiếu) điều chỉnh, phần nội dung trên phiếu điều chỉnh phải ghi rõ lý do hủy giao dịch, đảo bút toán. + Đối với chứng từ thanh toán là lệnh chi tiền, sau khi KTV KBNN xác nhận Lệnh chi tiền do cơ quan tài chính nhập trên hệ thống phải thực hiện in Lệnh chi tiền phục hồi ngay làm căn cứ để trình ký KTT; Lãnh đạo đơn vị KBNN khi phê duyệt trên hệ thống, thực hiện ký trên Lệnh chi tiền phục hồi, đơn vị KBNN thực hiện đóng dấu, lưu trữ theo quy định. + Để đảm bảo có đầy đủ thông tin thanh toán, đối với chứng từ thanh toán chuyển ngoài hệ thống thực hiện trên Phân hệ quản lý chi (AP), kế toán không hạch toán trên Phân hệ quản lý sổ cái (GL). + Trường hợp chuyển tiền thu hộ NSNN cho Kho bạc khác qua kênh thanh toán điện tử liên kho bạc, kế toán thực hiện trên Phân hệ quản lý sổ cái (GL), không thực hiện trên Phân hệ quản lý thu (AR). 2. Đối với quy trình luân chuyển chứng từ trong hoạt động thanh toán, cần đảm bảo các yêu cầu sau: - Kiểm soát chặt chẽ các giao diện đi, đến của chương trình thanh toán điện tử liên kho bạc, thanh toán điện tử liên ngân hàng, thanh toán điện tử song phương. Trong trường hợp xảy ra lỗi chạy giao diện, cần đối chiếu dữ liệu sai lầm, thực hiện nhập thủ công, đảm bảo không chuyển tiền hoặc nhập lệnh 2 lần. Trong trường hợp này, cần tăng cường kiểm soát khi nhận lệnh, kịp thời phát hiện các Lệnh thanh toán sai hoặc chuyển tiền 2 lần do KBNN A mắc sai lầm hoặc KBNN B nhập thừa đối với 1 Lệnh thanh toán đến. - Các thông tin Lệnh thanh toán đi (đối với các thông tin được phép chỉnh sửa: Tên đơn vị trả tiền thuộc khối an ninh, quốc phòng; nội dung thanh toán) trên các chương trình thanh toán được thanh toán viên chỉnh sửa phải đảm bảo chính xác theo chứng từ gốc. - Định kỳ hàng ngày, hàng tháng thực hiện công tác kiểm tra, đối chiếu (kiểm tra, đối chiếu truyền tin và kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán – thanh toán; kiểm tra tình trạng lệnh; các quan hệ cân đối hạch toán kế toán ...). - Hàng ngày, các TK chờ xử lý, sai lầm trong thanh toán phải được đối chiếu khớp đúng với bảng cân đối tài khoản. Chứng từ báo Có kèm theo phải có đầy đủ chữ ký, dấu đỏ, không sử dụng chứng từ photo. Trường hợp thất lạc chứng từ gốc, đơn vị phải phục hồi chứng từ thất lạc theo quy định tại Thông tư 96/2010/TT-BTC ngày 05/7/2010 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do các nguyên nhân khách quan. - Luân chuyển chứng từ thanh toán điện tử liên kho bạc, thanh toán bù trừ, thanh toán điện tử liên ngân hàng, thanh toán song phương, thanh toán tiền gửi với ngân hàng theo đường nội bộ, đúng quy trình như sau: (1) KTV sau khi kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ chứng từ đơn vị giao dịch mang tới, tiến hành ký xác nhận trên chứng từ giấy, đồng thời nhập giao dịch hạch toán trên chương trình kế toán máy, đệ trình phê duyệt lên kế toán trưởng, thực hiện luân chuyển chứng từ giấy lên kế toán trưởng. (2) KTT ký kiểm soát chứng từ giấy đồng thời ký giao dịch hạch toán trên chương trình kế toán máy, thực hiện luân chuyển chứng từ giấy lên giám đốc. (3) Giám đốc ký kiểm soát chứng từ giấy. (4) Sau khi chứng từ giấy đã được ký, đóng dấu, giao dịch hạch toán trên chương trình kế toán máy đã được phê duyệt đầy đủ, TTV tiếp nhận chứng từ giấy đồng thời nhận giao dịch thanh toán sang chương trình thanh toán xử lý (nếu thanh toán điện tử), trường hợp thanh toán thủ công tiến hành tách 02 liên chứng từ báo Nợ hoặc báo Có sang ngân hàng, lập bảng kê chứng từ thanh toán đi ngân hàng, chấm chứng từ với bảng kê thanh toán, trường hợp thanh toán điện tử tiến hành chỉnh sửa lệnh thanh toán, xác nhận lệnh thanh toán, chuyển chứng từ giấy đến người kiểm soát thanh toán. (5) KTT ký kiểm soát lệnh thanh toán trên chương trình thanh toán, ký bảng kê chứng từ thanh toán. (6) Giám đốc ký kiểm soát lệnh thanh toán trên chương trình thanh toán (đối với quy trình thanh toán quy định phải được giám đốc phê duyệt), ký bảng kê chứng từ thanh toán. Trường hợp chưa nhập và ký kiểm soát chứng từ trên chương trình kế toán (KTKB hoặc TABMIS), không được phép nhập thủ công và truyền đi thanh toán trên các chương trình thanh toán điện tử (trường hợp cần thiết để đi thanh toán phải được phép phép của KBNN, sau đó đảm bảo nhập đầy đủ trên chương trình kế toán). 3. Đối với quy trình sử dụng, bảo quản và thu hồi chứng thư điện tử theo các quy định đã ban hành, cần lưu ý: Các đơn vị KBNN đặc biệt lưu ý các chứng thư điện tử ít được sử dụng phải được quản lý, bảo quản an toàn, thường xuyên kiểm tra đảm bảo có thể sẵn sàng sử dụng được, mã số PIN phải được ghi nhớ an toàn bảo mật tránh tình trạng lâu ngày quên mã số PIN, rà soát việc sử dụng chứng điện tử ủy quyền tại đơn vị, có thể sẵn sàng sử dụng nhằm đảm bảo hoạt động thanh toán được thông suốt. Điều 14. Kiểm soát hoạt động mở và sử dụng tài khoản tại KBNN Các đơn vị KBNN cần đảm bảo thực hiện đầy đủ quy định hiện hành về mở và sử dụng tài khoản tại KBNN, trong đó cần đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu sau đây: - Theo dõi, thống kê các đơn vị có quan hệ với ngân sách ngừng hoạt động theo từng năm, các dự án đầu tư xây dựng cơ bản đã tất toán tài khoản . - Đảm bảo thực hiện nghiêm túc việc t ừ chối việc thu hoặc chi trả cho đơn vị, tổ chức, cá nhân trong các trường hợp sau: + Vi phạm chế độ quản lý tài chính, chế độ mở và sử dụng tài khoản tại KBNN. + Không thực hiện đúng thủ tục thanh toán; không chấp hành đúng các quy định về chi trả, thanh toán qua KBNN. - Thực hiện phong tỏa hoặc tự động trích tài khoản của Chủ tài khoản theo quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. - Đảm bảo mỗi giao dịch rút hoặc chuyển tiền của các đơn vị, tổ chức đều được kiểm soát đầy đủ các yếu tố về chữ ký, con dấu, phù hợp với nội dung đã đăng ký mở tài khoản giao dịch tại KBNN. - Mẫu dấu, chữ ký của các đơn vị, tổ chức, cá nhân phải được từng kế toán viên có liên quan giữ và quản lý chặt chẽ, không để thất lạc, bảo đảm đối chiếu kịp thời với đơn vị khi giao dịch. - Trường hợp đơn vị có thay đổi về nhân sự có liên quan đến hoạt động giao dịch với KBNN, cần đảm bảo đầy đủ các tài liệu liên quan, làm căn cứ để kiểm soát giao dịch với đơn vị. - Trường hợp đơn vị có thay đổi mẫu dấu, cần kịp thời đăng ký lại mẫu dấu của đơn vị trong hồ sơ mở tài khoản giao dịch với KBNN. Điều 15. Kiểm soát công tác lưu trữ tài liệu kế toán Thủ trưởng đơn vị KBNN có trách nhiệm tổ chức công tác lưu trữ tài liệu kế toán tại đơn vị mình theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán. Trong đó lưu ý các yêu cầu sau: - Tất cả các tài liệu kế toán sau khi hoàn thành quy trình nghiệp vụ, phải được rà soát, đối chiếu và thực hiện bảo quản, lưu trữ theo quy định. - Đối với tài liệu kế toán hết hạn bảo quản cần tiêu hủy phải được Hội đồng tiêu hủy tài liệu tại đơn vị kế toán rà soát, đối chiếu và quyết định về danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy theo đúng chế độ quy định. - Thủ trưởng các đơn vị thuộc KBNN, Giám đốc KBNN các cấp chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện và kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy tài liệu kế toán theo đúng quy định. - KTT (hoặc phụ trách kế toán) phối hợp với người chịu trách nhiệm về công tác tin học của đơn vị (đối với các tài liệu được lưu trữ dưới hình thức dữ liệu điện tử) chỉ đạo việc sắp xếp, bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán theo đúng quy định; chịu trách nhiệm về việc sử dụng tài liệu kế toán trong thời gian bảo quản tại đơn vị, phòng (bộ phận) Kế toán nhà nước, phòng (bộ phận) Tin học (nếu có), Phòng (bộ phận) Tài vụ và trong kho lưu trữ. - Đảm bảo sắp xếp đầy đủ chứng từ hàng ngày, in đầy đủ các tài liệu kế toán để lưu vào tập chứng từ kế toán ngày, sắp xếp theo thứ tự quy định, đảm bảo dễ tra cứu. - Đảm bảo khâu giao, nhận tài liệu kế toán theo đúng quy định, thực hiện đầy đủ các thủ tục bàn giao. - Đảm bảo việc in, đóng, sắp xếp sổ kế toán theo quy định, đảm bảo thực hiện đầy đủ các yếu tố pháp lý của Sổ kế toán. - Đảm bảo việc in, đóng, sắp xếp báo cáo kế toán theo quy định, đảm bảo thực hiện đầy đủ các yếu tố pháp lý của báo cáo kế toán. - Đóng tài liệu kế toán và đưa vào lưu trữ theo đúng thời hạn đối với cả tài liệu giấy và tài liệu điện tử. - Sử dụng và cung cấp tài liệu kế toán đang được lưu trữ theo đúng quy định. II. KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ LIÊN QUAN TRÊN HỆ THỐNG THÔNG TIN Điều 16. Kiểm soát việc thiết lập các quy trình quản lý ứng dụng 1. Thủ trưởng đơn vị KBNN cần tổ chức thực hiện các quy định về quy trình quản lý ứng dụng của các hệ thống thông tin để đảm bảo an toàn hệ thống, an toàn bảo mật thông tin dữ liệu. Trong đó lưu ý các nội dung sau đây: - Chỉ thực hiện các công việc quản trị ứng dụng hệ thống theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao; kịp thời phát hiện các vấn đề vướng mắc và phối hợp các đơn vị liên quan xử lý dứt điểm, đảm bảo hệ thống vận hành an toàn, ổn định, thông suốt; tổ chức quản lý dữ liệu hệ thống một cách đầy đủ, nhất quán trong suốt vòng đời ứng dụng. - Thực hiện đúng quy trình đối với các yêu cầu về điều chỉnh, bổ sung thông tin người sử dụng và tài khoản đăng nhập hệ thống và kịp thời thông báo cho đơn vị; cấp các tập trách nhiệm cho người sử dụng đúng theo nguyên tắc. Áp dụng các phương pháp làm việc phù hợp để đẩy nhanh tiến độ công việc, đảm bảo cho hệ thống thông tin vận hành được liên tục tại đơn vị. - Tổ chức hướng dẫn vận hành hệ thống và giám sát tình hình thực hiện, hướng dẫn của các đơn vị và người sử dụng; giám sát và theo dõi việc sử dụng tài khoản đăng nhập hệ thống; kịp thời phát hiện và điều chỉnh các sai sót trong quá trình vận hành để có biện pháp điều chỉnh phù hợp; hướng dẫn các đơn vị thực hiện các công việc liên quan đến người sử dụng và tài khoản đăng nhập hệ thống. - Triển khai thực hiện nghiêm túc, chính xác các quy định về an toàn, bảo mật hệ thống thông tin ngành Tài chính và hệ thống KBNN. 2. Cán bộ, công chức thực hiện quyền thiết lập các chức năng quản trị ứng dụng phải thực hiện đúng quy trình, trong đó cần đảm bảo cáo nội dung sau đây: - Đảm bảo thực hiện nghiêm túc các quy định về bảo mật, an toàn hệ thống tại đơn vị theo đúng các quy định hiện hành. Chấp hành các quy định về an toàn thông tin của ngành Tài chính khi triển khai các hệ thống ứng dụng. - Không cho người khác sử dụng tài khoản đăng nhập trên chương trình ứng dụng và mật khẩu của mình để thực hiện các nghiệp vụ trên chương trình ứng dụng. - Thực hiện các công việc quản trị hệ thống, quản trị ứng dụng theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao; kịp thời phát hiện các vấn đề và phối hợp các cá nhân, đơn vị liên quan xử lý dứt điểm, đảm bảo hệ thống vận hành an toàn, thông suốt để thực hiện quản lý dữ liệu hệ thống một cách đầy đủ, thống nhất trong suốt vòng đời ứng dụng. - Thực hiện các yêu cầu về điều chỉnh, bổ sung thông tin người sử dụng và tài khoản đăng nhập hệ thống và kịp thời thông báo cho đơn vị; tiến hành cấp mới tài khoản đăng nhập hệ thống theo đúng định mức quy định; chấp hành đúng nguyên tắc gán các quyền cho người sử dụng. Áp dụng các phương pháp làm việc phù hợp để đẩy nhanh tiến độ công việc, đảm bảo cho hệ thống vận hành được liên tục tại đơn vị. Kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài khoản đăng nhập hệ thống của đơn vị để đảm bảo tăng cường hiệu năng của hệ thống. - Định kỳ hàng quý, tiến hành rà soát các tài khoản đăng nhập hệ thống không sử dụng trên hệ thống hoặc các tài khoản đăng nhập hệ thống sử dụng chưa đúng phạm vi nhiệm vụ để trình lãnh đạo ra quyết định thu hồi. - Tham gia hướng dẫn vận hành hệ thống và giám sát tình hình thực hiện, hướng dẫn của các đơn vị và người sử dụng; giám sát và theo dõi việc sử dụng tài khoản đăng nhập hệ thống; kịp thời phát hiện và điều chỉnh các sai sót trong quá trình vận hành để có biện pháp điều chỉnh phù hợp; hướng dẫn các đơn vị thực hiện các công việc liên quan đến người sử dụng và tài khoản đăng nhập hệ thống. Điều 17. Kiểm soát quy trình quản lý người sử dụng 1. Thủ trưởng đơn vị thành viên tham gia TABMIS thực hiện các quy trình quản lý người sử dụng trên các hệ thống thông tin cần tổ chức thực hiện các quy định để đảm bảo an toàn hệ thống, an toàn bảo mật thông tin dữ liệu. Trong đó lưu ý các nội dung sau đây: - Tổ chức thực hiện, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc (nếu có) vận hành hệ thống theo đúng các quy định, hướng dẫn; giám sát, hướng dẫn các cán bộ trong đơn vị thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được giao trên hệ thống ứng dụng. - Triển khai thực hiện các quy định về bảo mật, an toàn hệ thống tại đơn vị theo đúng các quy định hiện hành. Chấp hành các quy định về an toàn thông tin của ngành Tài chính khi tham gia trên hệ thống ứng dụng. - Phối hợp chặt chẽ, hiệu quả với các đơn vị liên quan trong việc xử lý các vấn đề về người sử dụng và tài khoản đăng nhập trên hệ thống, đảm bảo các giao dịch dở dang được xử lý hết trước khi đề nghị điều chỉnh thông tin tài khoản đăng nhập trên hệ thống; thực hiện đúng, kịp thời các yêu cầu của KBNN về việc bổ sung, điều chỉnh người sử dụng và tài khoản đăng nhập trên hệ thống. - Thông báo kịp thời với KBNN về các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng tài khoản đăng nhập hệ thống để được hướng dẫn, phối hợp xử lý theo đúng yêu cầu, kỹ thuật nghiệp vụ; không được tự ý xử lý khi chưa có hướng dẫn của KBNN và các đơn vị liên quan. - Đơn vị được cấp tài khoản dùng chung để nhập, khai thác dữ liệu còn có trách nhiệm tổ chức phân công nội bộ rõ ràng, cụ thể các cán bộ sử dụng tài khoản dùng chung của đơn vị để nhập, khai thác dữ liệu hiệu quả và hợp lý đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu. 2. Cán bộ được cấp quyền truy cập phải thực hiện đúng quy trình, trong đó cần đảm bảo các nội dung sau đây: - Thực hiện các quy định về bảo mật, an toàn hệ thống tại đơn vị theo đúng các quy định hiện hành. Chấp hành các quy định về an toàn thông tin của BTC khi tham gia hệ thống. - Nghiêm cấm việc cho người khác mượn tài khoản đăng nhập hệ thống và mật khẩu của mình để thực hiện các thao tác nghiệp vụ trên hệ thống. Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được giao trên hệ thống theo quy định. - Trường hợp phát hiện các vấn đề bất thường trong quá trình vận hành và sử dụng hệ thống, phải thông báo ngay về KBNN để được hướng dẫn xử lý đảm bảo đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, nghiệp vụ. - Chịu sự giám sát và theo dõi của quản trị hệ thống trong quá trình sử dụng tài khoản đăng nhập hệ thống. Trước khi đề nghị điều chỉnh luồng phê duyệt của tài khoản đăng nhập hệ thống, người sử dụng có trách nhiệm xử lý hết các giao dịch dở dang. - Trường hợp các cán bộ sử dụng tài khoản chung để nhập, khai thác dữ liệu, không tiết lộ mật khẩu cho các cán bộ khác không có trách nhiệm nhập, khai thác dữ liệu. Trong trường hợp thay đổi người sử dụng, các cán bộ mới tiếp nhận bàn giao tài khoản khai thác dữ liệu phải đổi lại mật khẩu. Điều 18. Kiểm soát quy trình truyền và nhận báo cáo 1. Đảm bảo yêu cầu chốt số liệu báo cáo - Hàng tháng, sau khi tổng hợp xong số liệu báo cáo toàn quốc, KBNN thực hiện việc chốt số liệu với các KBNN tỉnh, thành phố đảm bảo số liệu này không được thay đổi, trừ trường hợp đặc biệt phải có ý kiến đồng ý bằng văn bản của KBNN. - Trường hợp có thay đổi số liệu, việc chỉnh sửa được thực hiện theo quy định tại Điều 12 Quy chế này. Trường hợp chưa được sự đồng ý của KBNN (Vụ Kế toán Nhà nước), nếu đơn vị KBNN vẫn thực hiện truyền lại báo cáo của các tháng KBNN đã chốt số liệu, hoặc điều chỉnh lại số liệu, KBNN sẽ có văn bản chấn chỉnh, phê bình đối với từng trường hợp và gửi cho Giám đốc KBNN tỉnh, thành phố. 2. Đảm bảo yêu cầu của công tác điện báo Các đơn vị KBNN phải nghiêm túc chấp hành thời gian điện báo hàng ngày, trước khi nhập điện báo vào chương trình cần kiểm tra tính hợp lý giữa các số liệu của các chỉ tiêu điện báo, đối chiếu với cân đối và báo cáo thu, chi NSNN để xác định số liệu đúng. Trường hợp không kết xuất được điện báo hoặc không đăng nhập được vào chương trình điện báo, các đơn vị KBNN phải báo cáo tình hình về KBNN (Vụ Kế toán Nhà nước) để xử lý kịp thời. Hàng tháng phải thực hiện điều chỉnh số liệu điện báo (bức điện ngày 32) đảm bảo số liệu luỹ kế trên điện báo và bảng cân đối tài khoản, báo cáo thu, chi NSNN khớp đúng. Điều 19. Kiểm soát đảm bảo thực hiện quy trình xử lý trung tâm của hệ thống: 1. Phòng xử lý trung tâm (XLTT) thuộc KBNN cần phải tổ chức thực hiện đúng quy trình làm việc, trong đó cần lưu ý các nội dung sau: 1.1. Việc thiết lập, khởi tạo mới các dữ liệu hệ thống phải được thực hiện từng bước theo đúng hướng dẫn vận hành chương trình, có kiểm tra, kiểm soát đảm bảo các chức năng của chương trình hoạt động ổn định, chính xác; đảm bảo an toàn, khớp đúng dữ liệu. Hoạt động thiết lập hệ thống phải được thực hiện căn cứ vào: - Yêu cầu cụ thể của từng Quy trình nghiệp vụ Kế toán đang thực hiện tại đơn vị theo các quy định hiện hành của BTC và KBNN. - Kết quả khảo sát, phân tích và phương án thực hiện chi tiết đã được Lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt. Phòng XLTT có trách nhiệm tổ chức kiểm tra, kiểm soát toàn bộ quá trình thiết lập; xác nhận và bàn giao kết quả thiết lập hệ thống cho đơn vị vận hành; tổ chức hướng dẫn, hỗ trợ vận hành hệ thống trong suốt quá trình hoạt động của đơn vị. 1.2. Việc thiết lập, điều chỉnh, bổ sung người sử dụng và luồng công việc chỉ được thực hiện căn cứ vào văn bản đề nghị của đơn vị đã được Lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt cho phép thực hiện. Trước khi thực hiện thiết lập, điều chỉnh phải kiểm tra đảm bảo không vi phạm các nguyên tắc bố trí, phân công cán bộ Kế toán theo quy định; hoàn thành xử lý các giao dịch có liên quan đến người sử dụng và luồng phê duyệt được đề nghị điều chỉnh. Tuân thủ nghiêm túc các nguyên tắc bảo mật thông tin người sử dụng, dữ liệu kế toán theo quy định hiện hành của BTC và KBNN. 1.3. Duy trì, cập nhật các danh mục dùng chung trên ứng dụng theo đúng quy định hiện hành của BTC và KBNN trên cơ sở tuân thủ quy trình vận hành chương trình. Việc tạo mới, điều chỉnh thuộc tính các danh mục chỉ được thực hiện theo quyết định phê duyệt của Lãnh đạo có thẩm quyền và theo đúng quy trình vận hành chương trình. 1.4. Thực hiện giám sát tình trạng hoạt động hàng ngày của ứng dụng theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao; phát hiện và kịp thời báo cáo Lãnh đạo theo thẩm quyền về các vấn đề phát sinh để có biện pháp xử lý phù hợp. Trường hợp phát hiện các sự cố đặc biệt, khẩn cấp có ảnh hưởng đến an toàn tài sản, phải tìm mọi cách báo cáo Lãnh đạo có thẩm quyền trong thời gian ngắn nhất để quyết định phương án xử lý. Nghiêm cấm sử dụng quyền quản trị hệ thống để thực hiện các thao tác nghiệp vụ, hành vi làm ảnh hưởng đến tính chính xác của số liệu, thay đổi luồng công việc, thiết lập các tham số hệ thống khi chưa có quyết định phê duyệt của Lãnh đạo có thẩm quyền, tự ý điều chỉnh các giao dịch… làm ảnh hưởng đến sự vận hành của ứng dụng, gây mất an toàn tiền và tài sản của Nhà nước. 2. Các đơn vị KBNN cần phải bố trí cán bộ làm đầu mối tại địa phương liên hệ với Phòng XLTT để tạo lại mật khẩu, thay đổi user (thêm mới/hết hiệu lực), thay đổi các quyền, luồng phê duyệt cho người sử dụng trên TABMIS và các nội dung khác liên quan đến danh mục dùng chung, kết hợp chéo, đóng, mở kỳ... Cán bộ được phân công các nhiệm vụ trên phải được lãnh đạo KBNN tỉnh, thành phố ký quyết định phân công và đăng ký gửi về Vụ Kế toán Nhà nước - KBNN (Phòng XLTT). Điều 20. Kiểm soát quy trình nghiệp vụ trên các chương trình thanh toán Ngoài việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ theo quy định, đối với các chương trình thanh toán các đơn vị KBNN cần lưu ý một số nội dung sau đây: - Tuân thủ chặt chẽ các quy định của KBNN trong việc thực hiện đối chiếu kế toán - thanh toán. - Thực hiện công tác đối chiếu truyền tin nội, ngoại tỉnh khớp đúng theo từng ngày. - Các đơn vị KBNN thực hiện đối chiếu số liệu giữa kế toán và thanh toán hàng ngày và từ đầu năm đến hiện tại, bao gồm tất cả các hình thức thanh toán: thanh toán bù trừ, thanh toán LKB, thanh toán LNH, thanh toán qua tài khoản tiền gửi ngân hàng, thanh toán song phương đảm bảo các quan hệ cân đối kế toán và thanh toán khớp đúng theo từng ngày (trường hợp sai lệch phải có thuyết minh). Mọi sai sót, chậm trễ phải được phối hợp giải quyết trong thời gian ngắn nhất. - Tăng cường kiểm tra, giám sát, phối hợp giữa cán bộ nghiệp vụ, cán bộ tin học và cán bộ thuộc các bộ phận liên quan để kịp thời phát hiện và xử lý dứt điểm các chênh lệch, các sai sót nghiệp vụ, trục trặc kỹ thuật hệ thống, trong từng ngày giao dịch. - Xử lý thủ công theo đúng bản chất nghiệp vụ đối với các khoản chênh lệch về số liệu kế toán, thanh toán (nếu có). Đối với các đơn vị đã triển khai TABMIS, cần lưu ý: - Kiểm tra các Lệnh thanh toán đã, chưa chuyển sang ngân hàng, kiểm tra các Lệnh thanh toán thành công, các bút toán huỷ, đảo (không thành công) trong TABMIS theo quy định. - Các giao dịch LKB chưa kịp chuyển đi thanh toán trong ngày, các đơn vị không cần xóa các giao dịch LKB trên hệ thống TABMIS, có thể thực hiện đi thanh toán vào ngày hôm sau và thuyết minh chênh lệch số liệu giữa kế toán và thanh toán. - Ngoài các quy định kiểm tra, đối chiếu về kế toán, thanh toán thông thường, để đảm bảo an toàn, cuối ngày làm việc, các đơn vị sử dụng TABMIS phải đặc biệt chú ý các chứng từ chưa kịp chuyển đi ngân hàng, phải thực hiện hủy bỏ thanh toán và thuyết minh chênh lệch giữa Bảng kê, số liệu thanh toán Ngân hàng với số liệu kế toán của tài khoản tiền gửi ngân hàng. Điều 21. Kiểm soát việc thực hiện quy trình giao diện đối với đơn vị đã triển khai TABMIS Trong điều kiện thực hiện triển khai TABMIS, các đơn vị KBNN phải kiểm soát chặt chẽ giao diện của các hệ thống thanh toán điện tử (Thanh toán điện tử LKB, thanh toán bù trừ điện tử, thanh toán điện tử liên ngân hàng, thanh toán điện tử song phương) với TABMIS, giao diện TCS với hệ thống TABMIS; tuân thủ quy trình nghiệp vụ của các hệ thống thanh toán điện tử và các quy định khác liên quan, đảm bảo thanh toán được kịp thời, an toàn và thông suốt. Trong đó lưu ý một số nội dung sau: - Tuân thủ chặt chẽ các quy định trong kế toán, thanh toán điện tử để hạn chế lỗi thuộc về người sử dụng dẫn đến việc thực hiện giao diện giữa TCS và hệ thống TABMIS, giữa hệ thống TABMIS và hệ thống thanh toán điện tử không thành công. - Trường hợp không thực hiện được các chương trình giao diện thanh toán điện tử; không thực hiện được truyền, nhận lệnh, cán bộ tin học và nghiệp vụ phối hợp kiểm tra tình trạng tại các giao diện. Phải xác định rõ lỗi thuộc về hệ thống nào để gửi yêu cầu đề nghị xử lý. Trường hợp không xác định rõ nguyên nhân cần phối hợp các đơn vị liên quan (nhà thầu IBM, Cục CNTT, Vụ KTNN - KBNN) để xử lý dứt điểm hoặc báo cáo KBNN cấp trên để có phương án xử lý kịp thời. - Trường hợp giao diện không thành công hoặc giao diện chậm, ảnh hưởng đến công tác thanh toán không kịp thời cho khách hàng, các đơn vị KBNN có thể thực hiện nhập Lệnh thanh toán thủ công. Khi thực hiện nhập Lệnh thanh toán thủ công, các đơn vị lưu ý khi kiểm soát các Lệnh thanh toán đi, đảm bảo không để xảy ra tình trạng Lệnh thanh toán bị truyền đi 2 lần. Trường hợp khi giao diện đầu vào không thực hiện được, đơn vị đã thực hiện nhập thủ công vào hệ thống TABMIS, cần phải lưu ý kiểm tra các bút toán giao diện đầu vào TABMIS của thời gian hệ thống có phát sinh lỗi. - Ngoài việc đối chiếu số liệu kế toán, thanh toán hàng ngày, các đơn vị cần thực hiện đối chiếu số liệu kế toán, thanh toán đến ngày hiện thời, đảm bảo không xảy ra tình trạng Lệnh thanh toán đến được hạch toán 2 lần trong hệ thống TABMIS. Điều 22. Kiểm soát quy trình đóng mở kỳ kế toán trên TABMIS 1. Thủ trưởng các đơn vị KBNN chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện để đảm bảo quy trình đóng mở kỳ kế toán theo đúng quy định. Đảm bảo thống nhất quy trình phối hợp về việc đóng, mở kỳ trên TABMIS giữa Vụ KTNN và các đơn vị KBNN tham gia TABMIS, đảm bảo việc đóng, mở kỳ đúng thời hạn và quản lý thống nhất, đồng bộ số liệu trên bộ sổ hợp nhất với số liệu trên các bộ sổ tỉnh, làm cơ sở cho cơ quan tài chính và KBNN các cấp khai thác số liệu chính xác. 2. Vụ trưởng Vụ kế toán nhà nước - KBNN tổ chức thực hiện đảm bảo các công việc sau đây: - Hướng dẫn các đơn vị KBNN xử lý các giao dịch dở dang, điều chỉnh các giao dịch lỗi, đảm bảo số liệu chính xác trên các bộ sổ; tổ chức thực hiện mở lại kỳ quá khứ trên các bộ sổ tỉnh của các KBNN tỉnh; Theo dõi thời gian đóng kỳ hàng tháng và việc thực hiện mở lại kỳ quá khứ trên các bộ sổ tỉnh. - Kiểm tra số liệu trên bộ sổ hợp nhất và các bộ sổ tỉnh; Thông báo đóng kỳ trên bộ sổ hợp nhất khi số liệu đã chính xác; thông báo mở lại kỳ trên bộ sổ tỉnh để các KBNN tỉnh, thành phố thực hiện điều chỉnh số liệu trên bộ sổ tỉnh; - Phối hợp với các KBNN tỉnh, thành phố xử lý các giao dịch dở dang, điều chỉnh các giao dịch trên bộ sổ tỉnh và bộ sổ hợp nhất. Theo dõi tình hình xử lý giao dịch dở dang tại KBNN tỉnh, thành phố thống nhất biện pháp xử lý. - Thực hiện mở kỳ kế tiếp trên các bộ sổ tỉnh, bộ sổ hợp nhất đảm bảo các giao dịch được thực hiện bình thường; - Hàng tháng thực hiện đóng kỳ lần đầu trên các bộ sổ: Trước ngày 10 hàng tháng với bộ sổ tỉnh; - Theo dõi tình hình đóng, mở kỳ hàng tháng; các yêu cầu mở, đóng kỳ quá khứ của các KBNN tỉnh. 3. Giám đốc KBNN tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm tổ chức để đảm bảo các yêu cầu sau: 3.1. Đối với KTT KBNN tỉnh, thành phố: - Chịu trách nhiệm về số liệu kế toán trên bộ sổ tỉnh; đôn đốc các đơn vị liên quan để xử lý các giao dịch dở dang trên bộ sổ tỉnh, đảm bảo đóng kỳ hàng tháng trên các phân hệ trước ngày 10 hàng tháng ; - Kịp thời thông báo và tiếp nhận các thông tin liên quan đến việc xử lý cuối kỳ trên địa bàn tỉnh với Phòng XLTT và Bộ phận Tổng hợp thuộc Vụ Kế toán nhà nước - KBNN; - Gửi đề nghị mở lại kỳ kế toán, báo cáo cụ thể các thông tin liên quan đến việc mở kỳ quá khứ về Bộ phận Tổng hợp và Phòng XLTT; - Báo cáo hoàn thành việc xử lý các giao dịch liên quan về Phòng XLTT và Bộ phận Tổng hợp và đề nghị đóng kỳ liên quan; - Trường hợp không hoàn thành việc xử lý các giao dịch dở dang cuối tháng đúng kỳ hạn, kịp thời báo cáo cụ thể về Phòng XLTT và Bộ phận Tổng hợp để cùng phối hợp xử lý. 3.2. Đối với XLTT tỉnh, thành phố: - Đảm bảo hỗ trợ KTT và các đơn vị trên địa bàn trong việc thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến đóng, mở kỳ trên bộ sổ tỉnh; - Chịu trách nhiệm hướng dẫn người sử dụng trên địa bàn thực hiện tìm kiếm, truy vấn, điều chỉnh các giao dịch trên bộ sổ tỉnh; - Tham mưu cho các cấp Lãnh đạo về việc xử lý các giao dịch dở dang theo đúng quy trình nghiệp vụ và quy trình tác nghiệp trên TABMIS. Điều 23. Kiểm soát đảm bảo an toàn mật khẩu truy cập Các đơn vị KBNN cần phải tổ chức đảm bảo quy trình bảo mật khẩu truy cập hệ thống đảm bảo an toàn khi vận hành hệ thống: 1. Quản lý an toàn mật khẩu 1.1. Đối với chương trình TABMIS: Khi tài khoản đăng nhập TABMIS bị khóa do nhập sai mật khẩu 3 lần trở lên, người sử dụng phải báo cho XLTT tỉnh, XLTT tỉnh báo về Phòng XLTT để thiết lập mật khẩu mới, thông tin XLTT tỉnh báo về Phòng XLTT ngoài tên tài khoản đăng nhập phải có thông tin về địa chỉ hòm thư điện tử cá nhân trong hệ thống thư điện tử KBNN và số điện thoại cá nhân của cán bộ có tài khoản cần đổi mật khẩu. Sau khi đổi mật khẩu, Phòng XLTT thông báo mật khẩu mới cho người sử dụng qua hòm thư điện tử trong hệ thống KBNN. Trường hợp hòm thư điện tử bị trục trặc làm cho việc gửi/nhận thư không thực hiện được thì Phòng XLTT thông báo mật khẩu mới cho người sử dụng qua số điện thoại cá nhân. Nghiêm cấm việc thông báo mật khẩu của người sử dụng vào hòm thư điện tử hoặc số điện thoại không phải của cá nhân có tài khoản cần thay đổi mật khẩu. 1.2. Đối với chương trình quản lý thu TCS: Đảm bảo việc quản lý an toàn mật khẩu phù hợp với việc triển khai TCS phân tán và TCS tập trung. 1.3. Đối với chương trình KTKB: - Quyền quản trị hệ thống phải do Trưởng phòng tin học KBNN tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm. Nghiêm cấm việc trao mật khẩu quyền quản trị hệ thống cho KTT KBNN tỉnh, KTT KBNN huyện, đặc biệt là quyền liên quan đến việc tạo mới người sử dụng trên KTKB. - Định kỳ hàng tháng, KTT KBNN tỉnh, huyện phải báo cáo tình hình nhân sự kế toán của đơn vị mình về KBNN tỉnh, quản trị hệ thống KTKB phải cập nhật kịp thời mọi thay đổi. Đối với những cán bộ không tham gia tác nghiệp trên KTKB, quản trị hệ thống phải thực hiện làm hết hiệu lực tài khoản đăng nhập của những cán bộ này 2. Đối với các đơn vị đã triển khai TABMIS cần đảm bảo thực hiện theo đúng phân quyền: Các đơn vị KBNN cần tổ chức đảm bảo cán bộ công chức trong đơn vị và các đối tượng liên quan không được vi phạm một số hành vi sau: 2.1. Chiếm đoạt, sử dụng trái phép tài khoản đăng nhập hệ thống của người khác để thực hiện các công việc không thuộc chức năng nhiệm vụ của mình trên hệ thống. 2.2. Cố tình sử dụng tài khoản đăng nhập hệ thống được cấp để thực hiện các tác vụ không thuộc phạm vi, nhiệm vụ được giao trên hệ thống. 2.3. Cố tình sử dụng tài khoản đăng nhập hệ thống được cấp để thực hiện các tác nghiệp làm ảnh hưởng đến hiệu suất của hệ thống; tác động đến các quy trình nghiệp vụ, làm ảnh hưởng đến các giao dịch trên hệ thống. 2.4. Cấp các tập trách nhiệm quản trị ứng dụng và phát triển ứng dụng cho các đối tượng không đúng theo quy định. 2.5. Thực hiện các hành động ảnh hưởng đến bảo mật hệ thống, làm ảnh hưởng đến tính chính xác của số liệu, làm ảnh hưởng đến an toàn tài sản. Chương III TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 24. Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị KBNN 1. Tổ chức quán triệt về sự cần thiết và yêu cầu, nội dung của công tác kiểm soát nghiệp vụ kế toán. Căn cứ theo quy định trong Quy chế này triển khai thực hiện các quy định, nguyên tắc, phương pháp kiểm soát nghiệp vụ kế toán phù hợp với thực tế tổ chức bộ máy và hoạt động của đơn vị mình và các đơn vị trực thuộc. 2. Xây dựng kế hoạch chi tiết kiểm soát nghiệp vụ kế toán, chỉ đạo việc tổ chức thực hiện theo hình thức kiểm tra nghiệp vụ kế toán trong đơn vị mình căn cứ các nội dung được quy định trong Quy chế này. 3. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm soát nghiệp vụ kế toán đối với các đơn vị cấp dưới thuộc sự quản lý điều hành của mình theo các nội dung quy định của Quy chế này. 4. Đôn đốc thực hiện các biện pháp khắc phục những tồn tại được phát hiện trong quá trình kiểm tra. Xử lý các hành vi vi phạm của các bộ phận, cá nhân thuộc thẩm quyền của mình. Trường hợp phát hiện có những biểu hiện vi phạm pháp luật hoặc có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng các nguyên tắc tài chính, kế toán cần báo cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiến hành kiểm tra, thanh tra để làm rõ sự việc. Điều 25. Trách nhiệm của KTT đơn vị KBNN 1. Thực hiện chỉ đạo của thủ trưởng đơn vị để tiến hành quy trình kiểm soát nghiệp vụ kế toán, tự kiểm tra theo các nội dung đã nêu trong quy chế này phù hợp với đặc điểm của đơn vị. 2. Trực tiếp kiểm tra kế toán nghiệp vụ tại các đơn vị, bộ phận được giao, trong quá trình kiểm tra phải chấp hành đúng các quy định, các chế độ hiện hành về KSC NSNN. 3. Đôn đốc các đơn vị, các bộ phận trong đơn vị thực hiện việc kiểm soát nghiệp vụ kế toán. 4. Tổng hợp tình hình kiểm soát nghiệp vụ báo cáo và đề xuất các biện pháp giải quyết, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và ra quyết định xử lý. Điều 26. Trách nhiệm của cán bộ, công chức làm kế toán nghiệp vụ thuộc KBNN 1. Chấp hành các quy định hiện hành về kế toán và tuân thủ các quy định về quy trình kiểm soát nghiệp vụ kế toán được quy định trong Quy chế này. 2. Cung cấp đầy đủ tài liệu cần thiết phục vụ cho công việc kiểm tra, phối hợp và tạo điều kiện thuận lợi cho người được giao nhiệm vụ kiểm tra hoàn thành công việc của mình. 3. Chấp hành các ý kiến kết luận, thực hiện các biện pháp khắc phục các tồn tại được phát hiện trong quá trình kiểm soát nghiệp vụ kế toán. Điều 27. Chế độ báo cáo 1. Định kỳ hàng quý, các đơn vị KBNN tổng hợp tình hình thực hiện quy chế kiểm soát nghiệp vụ kế toán tại đơn vị mình và báo cáo KBNN cấp trên trước ngày 15 của tháng cuối quý. 2. Hàng năm, các đơn vị KBNN tổng hợp tình hình thực hiện quy chế kiểm soát nghiệp vụ kế toán tại đơn vị mình và báo cáo KBNN cấp trên trước ngày 01/12 hàng năm./. TỔNG GIÁM ĐỐC