1601/THPT

Hướng dẫn 1601/THPT việc cấp phát văn bằng tốt nghiệp bậc trung học (phổ thông, bổ túc) và giấy chứng nhận trúng tuyển vào lớp 10 trung học phổ thông do Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Ninh Thuận ban hành UBND TỈNH NINH THUẬN SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------- Số: 1601/THPT Phan Rang, ngày 15 tháng 10 năm 2004 HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN VIỆC CẤP PHÁT VĂN BẰNG TỐT NGHIỆP BẬC TRUNG HỌC (PHỔ THÔNG, BỔ TÚC) VÀ GIẤY CHỨNG NHẬN TRÚNG TUYỂN VÀO LỚP 10 THPT Kính gửi: - Các trường, trung tâm trực thuộc; - Các phòng GD – ĐT huyện, thị. Trước đây, Sở GD - ĐT đã ban hành nhiều công văn hướng dẫn việc cấp phát văn bằng tốt nghiệp và giấy chứng nhận trúng tuyển đầu cấp học (công văn số: 1977/NV-PT ngày 06/12/1996; công văn số: 2233/NV-PT ngày 16/7/1997; công văn số: 09/THPT ngày 06 tháng 01/2000). Tuy nhiên, qua thực tế áp dụng; một số đơn vị trường học vẫn còn lúng túng, nhầm lẫn, chưa thực hiện hết và đúng đủ những yêu cầu hoàn thiện bằng tốt nghiệp trước khi cấp phát cho học sinh. Nhằm chấn chỉnh những thiếu sót đã và đang xảy ra; đồng thời triển khai cập nhật những nội dung mới đã được Bộ GD & ĐT ban hành và thuận tiện trong quá trình sử dụng; Sở GD – ĐT hướng dẫn thực hiện thống nhất việc cấp phát văn bằng tốt nghiệp bậc Trung học Phổ thông và Bổ túc) và giấy chứng nhận trúng tuyển vào lớp 10 THPT như sau: A. CÁC VĂN BẢN PHÁP QUY: 1. Quyết định số: 52/2002/QĐ-BGD&ĐT ngày 26/12/2002 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT về việc ban hành quy định quản lý văn bằng, chứng chỉ giáo dục phổ thông, giáo dục trung học chuyên nghiệp, giáo dục đại học và sau đại học. 2. Văn bản số: 6025/THPT ngày 17/7/2003 của Bộ GD&ĐT về việc hướng dẫn quản lý, cấp phát bằng THPT, THCS. 3. Văn bản số: 6477/GDTX ngày 30/7/2003 của Bộ GD&ĐT về việc hướng dẫn quản lý, cấp phát bằng Bổ túc THPT, Bổ túc THCS. B. QUY ĐỊNH: 1. Các loại văn bằng tốt nghiệp bậc Trung học (Phổ thông và Bổ túc) đều do Bộ GD&ĐT thống nhất quy định, quản lý các mẫu, việc in, thủ tục cấp phát, thu hồi, hủy bỏ. 2. Văn bằng tốt nghiệp THPT, THCS, Bổ túc THPT và Bổ túc THCS chỉ cấp một lần. 2.1. Trường hợp thất lạc hoặc hư hỏng (kể cả các trường hợp hư hỏng do cá nhân bảo quản, do chỉnh sửa các chi tiết hộ tịch, do sơ suất trong quá trình hoàn thiện văn bằng) bản chính văn bằng tốt nghiệp sẽ được xem xét cấp bản sao văn bằng tốt nghiệp. 2.2. Nếu thất lạc hoặc hư hỏng cả bản chính và toàn bộ bản sao văn bằng tốt nghiệp (đã xin cấp khi còn bản chính văn bằng), chỉ xem xét cấp thêm bản sao văn bằng đối với các trường hợp đặc biệt. 2.3. Việc cấp bản sao văn bằng tốt nghiệp sẽ có hướng dẫn riêng: 3. Văn bằng tốt nghiệp được xem là hợp lệ khi bảo đảm đủ 03 yêu cầu sau: 3.1. Văn bằng phải có đầy đủ các quy định về mẫu phôi văn bằng tốt nghiệp của từng cấp học và ngành học (màu sắc ở trang 1 và 4, quốc huy, dấu chìm của Bộ GD&ĐT, tem bảo hiểm, hoa văn ở trang 2 và 3, số hiệu văn bằng, tên văn bằng…) 3.2. Các chi tiết trong trang 2 và trang 3 phải được điền đủ (kể cả ảnh học sinh được cấp văn bằng, chữ ký, dấu tên người ký, dấu cơ quan cấp văn bằng,…) 3.3. Các thông tin trong nội dung văn bằng không có dấu vết tẩy xóa, sửa chữa (kể cả sửa chữa và có đóng dấu của cơ quan cấp văn bằng). Như vậy, trên văn bằng tốt nghiệp, dấu của cơ quan cấp văn bằng chỉ được đóng ở chữ ký người ký cấp văn bằng (dấu màu đỏ) và đóng ở ảnh của học sinh được cấp văn bằng (dấu nổi). 4. Khi phát văn bằng tốt nghiệp bậc Trung học (Phổ thông và Bổ túc) nhất thiết phải bảo đảm nguyên tắc: Văn bằng phải được hoàn thiện đúng đủ và phát trực tiếp cho học sinh. Trong quá trình tiếp nhận và phát văn bằng tốt nghiệp cho học sinh, nhà trường cần phát hiện những thiếu sót của bộ phận hoàn thiện văn bằng tốt nghiệp, như: Phôi bằng không đạt yêu cầu, thiếu chữ ký của lãnh đạo Sở GD&ĐT, thiếu dấu nổi đóng ở ảnh học sinh, thiếu dấu tên người ký, thiếu dấu Sở GD-ĐT,… để kịp thời bổ sung hoàn thiện. 5. Việc phát văn bằng tốt nghiệp bậc Trung học (Phổ thông và Bổ túc) sẽ được thực hiện và quản lý theo Sổ cấp phát bằng bậc Trung học đã được Bộ GD&ĐT ấn hành kể từ năm 2002. C. HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN: I. VĂN BẰNG TỐT NGHIỆP 1. Sử dụng sổ cấp phát văn bằng tốt nghiệp: 1.1. Nhằm mục đích sử dụng có hiệu quả, tinh giảm các cột mục ít thông tin hoặc thông tin đã được thống nhất chung, bổ sung các yêu cầu cần thiết và nhanh chóng trong quy trình cấp phát văn bằng tốt nghiệp; Sở điều chỉnh một số cột mục và hướng dẫn sử dụng sổ cấp phát văn bằng bậc Trung học (Phổ thông và Bổ túc) như sau: * Cột 1 (Số thứ tự): Được sử dụng đồng thời để xác định về Sổ vào sổ cấp bằng (sẽ ghi ở cuối trang 2 của văn bằng tốt nghiệp). * Cột 8 (Ngày vào sổ cấp bằng): Sẽ chuyển thành yêu cầu về ngày tháng năm mà học sinh đến nhận văn bằng tốt nghiệp. * Cột 9 (Số vào sổ cấp bằng – đã được xác định ở cột 1): Sẽ chuyển thành yêu cầu về ghi rõ họ tên người ký nhận văn bằng tốt nghiệp. * Cột 11 (Ghi chú): Cần sử dụng để ghi nhận các tình huống như: Trường hợp ủy quyền nhận văn bằng (quan hệ với học sinh); Học sinh học lớp cuối cấp ở trường khác nhưng đăng ký thi và được cấp phát văn bằng tốt nghiệp tại đơn vị (được thể hiện trong nội dung của trang 3); Thí sinh tự do;… * Phía trên khung của mẫu số cấp văn bằng cần ghi nhận thành dòng các thông tin: + Khóa thi ngày tháng năm (Đặc biệt lưu ý những năm tổ chức thi tốt nghiệp nhiều kỳ, như ở Bổ túc THCS). + Ngày tháng năm vào sổ cấp bằng (hằng năm, Sở GD – ĐT sẽ quy định thống nhất chung cho toàn tỉnh). + Ngày tháng năm ký cấp văn bằng (ghi nhận ngày tháng năm ký văn bằng của Giám đốc Sở GD – ĐT) 1.2. Đối với các đơn vị cùng lúc phải cấp phát hai loại văn bằng tốt nghiệp của hai cấp học (THCS và THPT) hoặc hai ngành học (Phổ thông và Bổ túc) khác nhau, nhất thiết cần phải được tách riêng thành những cuốn sổ cấp phát văn bằng tốt nghiệp độc lập nhau để tiện việc theo dõi, quản lý quá trình cấp phát văn bằng tốt nghiệp. 2. Quy trình phát văn bằng tốt nghiệp của nhà trường: 2.1. Sau khi nhận danh sách tốt nghiệp chính thức của đơn vị, nhà trường tổ chức thực hiện việc sao chép danh sách học sinh được công nhận tốt nghiệp vào sổ cấp phát văn bằng tốt nghiệp (từ cột 1 đến cột 6). 2.2. Khi nhận văn bằng tốt nghiệp cần tiếp tục thực hiện khâu chuẩn bị ở sổ cấp phát văn bằng tốt nghiệp về các nội dung: Ghi nhận khóa thi ngày; Ngày vào sổ cấp bằng; Ngày ký cấp văn bằng; thực hiện điền đủ cột 7 (Số hiệu của bằng được cấp). 2.3. Các cột còn lại (cột 8 đến cột 11): Sẽ được thực hiện đầy đủ trong quá trình cấp phát văn bằng tốt nghiệp. 2.4. Khi cấp phát văn bằng tốt nghiệp cho học sinh, nhà trường có nhiệm vụ kiểm tra và hoàn thiện văn bằng; như điền đủ các chi tiết: Vào sổ cấp bằng sổ và ngày tháng năm cấp bằng (hai dòng ở cuối trang 2, phía dưới ảnh của học sinh trong văn bằng). 2.5. Về ghi nhận vào sổ cấp bằng số: Sở gợi ý phương án như sau: Số vào sổ ( số thứ tự ở sổ phát bằng/ tên trường (viết tắt) – huyện thị (viết tắt) Ngoài ra, các đơn vị có thể chọn phương án ghi nhận số vào sổ cấp bằng sao cho thuận tiện, gọn và phản ánh được đơn vị đã trực tiếp quản lý và phát bằng cho học sinh; tuyệt đối không được ghi nhận đơn thuần chỉ có các con số. 3. Trường hợp ủy quyền nhận văn bằng tốt nghiệp: 3.1. Nếu gia đình học sinh nhận thay: Không nhất thiết phải thực hiện thủ tục ủy quyền nhưng phải xuất trình các loại giấy tờ sau: a. Sổ hộ khẩu gia đình. b. Thẻ chứng minh nhân dân của người nhận thay. c. Khi ký nhận vào sổ phát bằng cần ghi rõ “nhận thay” , ký tên và ghi rõ họ tên người nhận (không ký tên của học sinh). 3.2. Những cá nhân khác nhận thay: Thực hiện thủ tục ủy quyền (như quy định tại trang 3 của sổ cấp phát văn bằng bậc Trung học) 3.3. Tuyệt đối không cấp phát văn bằng tốt nghiệp trong các trường hợp sau đây: a. Nhận tập thể (có thể do đơn vị nào đó cử cán bộ nhận thay nhiều văn bằng tốt nghiệp cùng lúc). b. Bạn học cùng lớp nhận thay và không có thủ tục ủy quyền. 4. Quy cách ảnh dán văn bằng tốt nghiệp: Thực hiện theo hướng dẫn tại bản đính kèm công văn số: 995/THPT ngày 05 tháng 5/2003 của Sở GD – ĐT (có kèm theo công văn này). 5. Trường hợp nhận bổ sung văn bằng tốt nghiệp của học sinh (do văn bằng tốt nghiệp chưa được dán ảnh nên còn lưu giữ tại Sở): Cần thực hiện đúng quy trình sau: 5.1. Nhà trường nhận và kiểm tra quy cách ảnh. 5.2. Cử người trực tiếp mang về Sở; có giấy giới thiệu của phòng GD – ĐT huyện, thị (đối với văn bằng tốt nghiệp THCS), giấy giới thiệu của Hiệu trưởng nhà trường (đối với văn bằng tốt nghiệp THPT). 5.3. Cử người nhận về, vào sổ và ngày tháng năm cấp bằng. 5.4. Thực hiện thủ tục phát bằng. Do nhà trường còn phải tiếp tục hoàn thiện bằng tốt nghiệp cho đúng đủ (điền số vào sổ và ngày tháng năm cấp bằng) nếu Sở không thể làm việc trực tiếp với học sinh. Quy trình trên, đều phải do nhà trường cử cán bộ, giáo viên thực hiện. II. GIẤY CHỨNG NHẬN TRÚNG TUYỂN VÀO LỚP 10 THPT Nhằm mục đích tăng cường công tác quản lý học sinh cấp THPT; từ nhiều năm qua, Sở GD – ĐT đã có chủ trương và thực hiện việc cấp giấy chứng nhận trúng tuyển vào lớp đầu cấp học của bậc Trung học (kể cả hệ Công lập và Bán công). Đến nay, giấy chứng nhận trúng tuyển vào lớp 10 THPT đã được Bộ GD & ĐT quy định chính thức bắt buộc phải có trong hồ sơ chuyển trường của học sinh cấp THPT. Để việc cấp phát giấy chứng nhận vào lớp 10 THPT được bài bản và có nền nếp, Sở quy định một số vấn đề liên quan như sau: 1. Đây là loại hồ sơ mang tính chất địa phương, chưa có mẫu phôi giấy chứng nhận và những quy định cấp phát thống nhất chung toàn quốc của Bộ GD & ĐT. Vì vậy, trước mắt vẫn thực hiện và áp dụng theo các quy định của Sở GD – ĐT (về quản lý, in ấn, mẫu phôi, cơ quan cấp, sửa chính các nội dung giấy chứng nhận,…) 2. Giấy chứng nhận trúng tuyển vào lớp 10 THPT chỉ cấp 01 lần 3. Trường hợp bị thất lạc hoặc hư hỏng, sẽ xác nhận vào đơn xin xác nhận đã trúng tuyển (theo mẫu đính kèm theo công văn này). 4. Trường hợp chỉnh sửa các chi tiết hộ tịch: 4.1. Thủ tục chỉnh sửa: Thực hiện theo mục D của công văn này. 4.2. Thực hiện chỉnh sửa: Do chỉ sử dụng trong cấp học, thời gian có hiệu lực ngắn nên việc chỉnh sửa các chi tiết trên giấy chứng nhận trúng tuyển vào lớp 10 THPT sẽ được thực hiện trực tiếp lên giấy chứng nhận và có đóng dấu của cơ quan cấp giấy chứng nhận (Sở GD – ĐT). 5. Trường hợp học sinh chuyển trường đi trước khi được cấp giấy chứng nhận trúng tuyển, nhà trường cần lưu giữ cẩn thận và có thể cấp phát về sau, khi học sinh có yêu cầu. D. CHỈNH SỬA CÁC CHI TIẾT HỘ TỊCH: Hàng năm, số lượng trường hợp chỉnh sửa các chi tiết hộ tịch trong văn bằng tốt nghiệp và giấy chứng nhận trúng tuyển vào lớp 10 THPT khá lớn; tình huống chỉnh sửa phổ biến vẫn là sai lệch năm sinh (điều chỉnh năm sinh làm nhỏ tuổi lại). Nay Sở quy định và hướng dẫn việc chỉnh sửa các chi tiết hộ tịch như sau: I. QUY ĐỊNH: 1. Loại giấy tờ làm cơ sở pháp lý để xin điều chỉnh các chi tiết hộ tịch trong văn bằng tốt nghiệp và giấy chứng nhận trúng tuyển: 1.1. Loại giấy tờ duy nhất được dùng làm cơ sở pháp lý là giấy khai sinh; không dựa trên các loại hồ sơ khác như: Sổ hộ khẩu gia đình, thẻ chứng minh nhân dân. 1.2. Việc sử dụng giấy khai sinh làm cơ sở pháp lý nguyên gốc để chỉnh sửa các chi tiết hộ tịch trong văn bằng tốt nghiệp được thực hiện theo yêu cầu sử dụng giấy khai sinh tại công văn số: 805/THPT ngày 27/9/2002 và công văn số: 985/THPT ngày 22/4/2003 của Sở GD – ĐT về hướng dẫn và bổ sung việc sử dụng giấy khai sinh trong nhà trường các cấp học phổ thông và bổ túc. 2. Hồ sơ chỉnh sửa văn bằng tốt nghiệp và giấy chứng nhận trúng tuyển gồm có: 2.1. Giấy khai sinh (là cơ sở pháp lý nguyên gốc và giấy khai sinh bị sai lệch). 2.2. Đơn xin điều chỉnh văn bằng tốt nghiệp (theo mẫu chung) 2.3. Thẻ chứng minh nhân dân (nếu có). 2.4. Ảnh dán văn bằng (đúng quy cách) Ngoài ra, đương sự cần phải mang theo các loại giấy tờ cần chỉnh sửa như: Văn bằng tốt nghiệp, giấy chứng nhận trúng tuyển (nếu có). 3. Về đơn xin điều chỉnh các chi tiết hộ tịch (họ, tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh) trong văn bằng tốt nghiệp: Thống nhất áp dụng mẫu đơn đính kèm công văn này. 4. Quy trình tiến hành chỉnh sửa văn bằng tốt nghiệp: 4.1. Liên hệ phòng GD – ĐT huyện, thị (nếu là văn bằng PTCS, THCS) hoặc trường THPT, trung tâm GD Thường xuyên (nếu là văn bằng PTTH, Tú Tài, THPT) để kiểm tra đối chiếu hồ sơ thi tốt nghiệp. 4.2. Thực hiện đơn xin điều chỉnh văn bằng tốt nghiệp (điền đủ các yêu cầu trong nội dung đã đề cập trong mẫu đơn) 4.3. Mang đầy đủ hồ sơ về Sở GD – ĐT để kiểm tra lần cuối và tiến hành thao tác thay bằng tốt nghiệp. II. THỰC HIỆN 1. Yêu cầu khi thực hiện mẫu đơn như sau: 1.1. Người làm đơn: a. Trường hợp người được cấp văn bằng tốt nghiệp còn nhỏ tuổi: Người làm đơn sẽ là cha, mẹ hoặc người giám hộ, người đỡ đầu. b. Đối với người được cấp văn bằng tốt nghiệp đã lớn tuổi: Trực tiếp làm đơn. 1.2. Thực hiện các nội dung của mẫu đơn (xem các mục ở mẫu đơn): (1), (8) : Đối với văn bằng tốt nghiệp PTCS, THCS: Do phòng GD – ĐT huyện, thị có ý kiến (kể cả văn bằng Phổ thông hoặc văn bằng Bổ túc). Mặc dù học sinh đó hiện đang theo học tại các trường THPT, trung tâm GD Thường xuyên, các trung tâm KTTH – HN Đối với văn bằng tốt nghiệp PTTH, Tú Tài, THPT: Do trường THPT (nếu văn bằng Phổ thông), trung tâm GD Thường xuyên (nếu văn bằng Bổ túc) có ý kiến. (2) : Người được cấp văn bằng tốt nghiệp đang làm việc gì thì ghi việc ấy (đang học trường nào hoặc đang ở nhà hoặc đang làm việc ở cơ quan nào) (3), (5) : Nêu các chi tiết cụ thể cần chỉnh sửa trong văn bằng tốt nghiệp (họ, tên, ngày, tháng, năm, nơi sinh). (4) : Nếu đúng và rõ nguyên nhân làm sai lệch các chi tiết hộ tịch (do gia đình nộp giấy khai sinh không đúng hoặc do nhà trường lập hồ sơ thì sai hoặc do người hoàn thiện văn bằng làm sai) (6) : Nêu chi tiết hộ tịch đúng. (7): Nêu chi tiết hộ tịch sai. 2. Đối với các phòng GD – ĐT huyện, thị hoặc các trường THPT, trung tâm GD Thường xuyên khi có ý kiến cần xác định những yêu cầu sau: 2.1. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các loại hồ sơ làm cơ sở pháp lý để xin điều chỉnh của học sinh và gia đình, như: giấy khai sinh, học bạ, văn bằng cấp dưới,… 2.2. Ý kiến phải nêu rõ đúng sai, được điều chỉnh hay không, hồ sơ hợp lệ hay không… và đề nghị Sở GD – ĐT xem xét giải quyết. Tuyệt đối không được ghi vắn tắt, không thể hiện rõ trách nhiệm (ví dụ: kính chuyển Sở GD – ĐT xem xét giải quyết) hoặc không ghi gì cả (chỉ có chữ ký). 2.3. Sau khi đã kiểm tra, xác định độ tin cậy của hồ sơ xin điều chỉnh các chi tiết hộ tịch; nhà trường, phòng GD – ĐT phải đối chiếu với hồ sơ thì đang lưu giữ và điều chỉnh những chi tiết đã chấp nhận sửa đổi, Bảo đảm sao cho, hồ sơ thì được lưu giữ tại các đơn vị và tại Sở GD – ĐT là thống nhất và hoàn toàn khớp với nhau. 3. Đối với các trường hợp chỉnh sửa các chi tiết hộ tịch nhưng không có giấy khai sinh làm cơ sở pháp lý nguyên gốc và không thực hiện được bản sao giấy khai sinh từ sổ gốc: Nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cá nhân sử dụng được văn bằng tốt nghiệp; Sở thống nhát phương án xử lý như sau: 3.1. Trường hợp người được cấp văn bằng tốt nghiệp đã lớn tuổi: Thay thế giấy khai sinh bằng 02 loại giấy tờ sau: a. Bản photo có công chứng thẻ chứng minh nhân dân. b. Đơn đề nghị xác nhận ngày tháng năm sinh đúng (có xác nhận của cơ quan công tác và công an xã, phường). 3.2. Trường hợp người được cấp văn bằng tốt nghiệp còn nhỏ tuổi Đây là tình huống không thường xảy ra nhưng nếu vì một lý do nào đó mà không thể cung cấp được loại giấy khai sinh làm cơ sở pháp lý nguyên gốc, có thể thực hiện các loại hồ sơ để thay thế như sau: a. Giấy khai sinh (hiện đang có). b. Đính kèm theo văn bằng tốt nghiệp cấp học dưới. 4. Trường hợp thay văn bằng tốt nghiệp do “ dán nhầm ảnh” : Cần thực hiện các thủ tục sau: 4.1. Đơn đề nghị thay văn bằng tốt nghiệp (có xác nhận của nhà trường). 4.2. Ảnh dán văn bằng. Ngoài ra, đương sự cần phải mang theo loại giấy tờ cần chỉnh sửa như: Văn bằng tốt nghiệp. 5. Đối với giấy chứng nhận trúng tuyển vào lớp 10 THPT: 5.1. Thông thường được điều chỉnh cùng lúc với văn bằng tốt nghiệp THCS. 5.2. Nếu chỉ điều chỉnh giấy chứng nhận trúng tuyển vào lớp 10 THPT, cần thực hiện các thủ tục như sau: a. Đơn xin chỉnh sửa (có xác nhận của nhà trường). b. Văn bằng tốt nghiệp THCS. Ngoài ra, đương sự cần phải mang theo loại giấy tờ cần chỉnh sửa như: Giấy chứng nhận trúng tuyển. 6. Thời gian chỉnh sửa: Từ tháng 8 hàng năm và kết thúc vào cuối học kỳ I của các năm học. E. HIỆU LỰC ÁP DỤNG: 1. Đây là công văn hướng dẫn riêng về việc cấp phát văn bằng tốt nghiệp bậc Trung học (Phổ thông và Bổ túc), giấy chứng nhận trúng tuyển vào lớp 10 THPT của Sở GD – ĐT, được thống nhất áp dụng trong phạm vi toàn tỉnh; kể từ khi cấp phát văn bằng tốt nghiệp năm 2003. Những công văn hướng dẫn trước đây, nếu trái với nội dung công văn này đều không còn hiệu lực áp dụng. 2. Các phòng GD – ĐT huyện thị cần tổ chức việc sao lục công văn này và gởi đến các đơn vị trực thuộc có liên quan để thực hiện được nhất quán, tránh sai lệch và không tuân thủ đúng quy định chung của toàn ngành. 3. Thủ trưởng các trường học có kế hoạch nhân bản và cung cấp đầy đủ cho các bộ phận liên quan để thực hiện, đồng thời lưu trữ và bảo quản cẩn thận để sử dụng lâu dài. Nếu có nội dung mới được chỉ đạo từ Bộ GD & ĐT, Sở chỉ hướng dẫn bổ sung và không lập lại những vấn đề đã nêu trên. 4. Nhằm mục đích góp phần tích cực vào công tác cải cách hành chính, Sở yêu cầu Thủ trưởng các đơn vị cần thông báo công khai và rộng rãi những quy định và quy trình cấp phát, chỉnh sửa văn bằng tốt nghiệp, giấy chứng nhận trúng tuyển vào lớp 10 THPT của ngành GD- ĐT cho gia đình học sinh, nhân dân được biết và thực hiện. 5. Trong quá trình thực hiện, nếu có gì vướng mắc, cần phản ánh ngay về Sở GD – ĐT (phòng Trung học Phổ thông) để xử lý và thống nhất chung trong toàn tỉnh. Nơi nhận: - Như trên (để thực hiện); - Vụ GDTrH (thay báo cáo) - Lãnh đạo Sở GD –ĐT - Các phòng liên quan - Các chuyên viên - Lưu THPT GIÁM ĐỐC Phạm Hồng Cường (Mẫu đính kèm công văn số: 1601/THPT ngày 15/10/2004 của Sở GD – ĐT) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------- ĐƠN XIN ĐIỀU CHỈNH HỌ, TÊN, NGÀY THÁNG NĂM SINH, NƠI SINH TRONG VĂN BẰNG TỐT NGHIỆP:………….. Kính gửi: - UBND xã, phường:………………………………….... - Phòng GD – ĐT (trường THPT):…………………… (1) - Sở GD – ĐT Ninh Thuận. 1. Tôi tên:........................................................................................ tuổi:................. Quê quán:................................................................................................................ Hiện cư ngụ tại:....................................................................................................... Nghề nghiệp: .......................................................................................................... Có con tên là: ......................................................................................................... Hiện đang (làm gì): ............................................................................................. (2) 2. Sự sai khác về họ, tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh cụ thể:....................... (3) Nguyên nhân dẫn đến sự sai khác đó là:............................................................ (4) 3. Chấp hành quy định của Nhà nước và hướng dẫn của Sở GD – ĐT Ninh Thuận về việc thay đổi họ, tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh của học sinh, nay tôi xin điều chỉnh:............... (5) .......... theo đúng hồ sơ quản lý hộ khẩu của chính quyền địa phương là: .............................. (6) ............................... thay vì: ..................................................... (7) Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai trên đây. XÁC NHẬN CỦA UBND XÃ, PHƯỜNG ……………….ngày …. tháng … năm ……. Người viết đơn Ý KIẾN CỦA PHÒNG GD – ĐT (TRƯỜNG THPT): ............................................. 8)