91778/CT-TTHT

Công văn 91778/CT-TTHT năm 2019 về sử dụng hóa đơn điện tử khi đang sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 91778 /CT-TTHT V/v sử dụng hóa đơn điện tử Hà Nội, ngày 09 tháng 12 năm 2019 Kính gửi: Công ty TNHH Century Global Việt Nam Mã số thuế: 0108120334; Địa chỉ: Tầng 15, tòa nhà Nam Cường, KM4 đường Tố Hữu, phường La Khê, quận Hà Đông, TP Hà Nội, Vi ệ t Nam Trả l ờ i công văn số không số ngà y 04/11/2019 của Công ty TNHH Century Global Việt Nam (sau đây gọi là Công ty) về việc đề nghị được sử dụng hóa đơn điện tử khi đang sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau: - Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định: “3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: s ố 51/20 10 /NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Ch í nh phủ quy định về hóa đơn b án hàng hóa, cung ứng d ịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành. ” “Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng d ẫ n hướng d ẫ n v ề khởi tạo, phát hành, sử dụng và quản lý hoá đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 2 Điều 4 hướng dẫn như sau: “ 2. Điều kiện của t ổ chức khởi tạo hóa đơn Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn đ i ệ n tử phải đáp ứng điều kiện sau: a) Là t ổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ h óa đơn điện t ử ; c) Có đội ng ũ người thực th i đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định; d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn. e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, l ưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu tr ữ bao gồm: - Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng m i nh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống l ưu trữ dữ liệu; - Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu kh i hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao l ưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu. ” + Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 hướng dẫn như sau: “ 1. Khởi tạo hóa đơn điện tử l à hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng tr u yền - nhận và l ưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện t ử của t ổ chức kinh doanh hoặc của các t ổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật . Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước kh i khởi tạo hoá đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện t ử gửi thông qua C ổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo M ẫ u số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này). Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau: - Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng d ụ ng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử. Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ t í nh, truyền dẫn không dây, quang học, điện t ử hoặc công nghệ tương tự. - Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng; - Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức. - Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ t ổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện ch u yển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. 2. Phát hành hóa đơn điện tử Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành h ó a đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành h ó a đơn điện tử (theo M ẫ u số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã s ố thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, k ý hiệu hóa đơn, k ý hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, s ố lượng h ó a đơn thông b á o phát hành (từ số... đến số...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ k ý điện tử của t ổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế). Trường hợp c ó sự thay đổi địa chỉ k i nh doanh, t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo ph á t hành hoá đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đ ó nêu r õ số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng. Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải k ý số vào hóa đơn điện t ử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đ ă ng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.”. - Căn c ứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 1 Điều 11 hướng dẫn như sau: “Điều 11. Đ ối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế 1. Cơ quan thuế bán hoá đơn cho các đối tượng sau: a) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng c ó hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác x ã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án). T ổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng c ó hoạt động kinh doanh l à các tổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác. b) Hộ, cá nhân kinh doanh; c) Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu. d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự i n, đặt in thuộc loại rủi ro cao về thuế; đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm về hóa đơn bị xử lý vi phạm hành ch í nh về hành v i trốn thuế, gian lận thuế. Doanh nghiệp hướng dẫn tại điểm d, đ khoản này mua hoá đơn của cơ quan thuế trong thời gian 12 tháng. Hết thời gian 12 tháng, căn cứ tình hình sử dụng hoá đơn, việc kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp và đề nghị của doanh nghiệp, trong thời hạn 5 ngày làm việc, cơ quan thuế có văn bản thông báo doanh nghiệp chuyển sang tự tạo hoá đơn để sử dụng hoặc tiếp tục mua hóa đơn của cơ quan thuế nếu không đáp ứng điều kiện tự i n hoặc đặt i n hóa đơn (mẫu s ố 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này)” . + Tại điểm b Khoản 2 Điều 12 hướng dẫn như sau: “… T ổ chức, doanh nghiệp thuộc đối tượng mua hoá đơn do cơ quan thuế phát hàn h chuyển sang tự tạo hoá đơn đặt in, hoá đơn tự i n hoặc hoá đơn điện tử để sử dụng thì phải dừng sử dụng hó a đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tự tạo theo hư ớ ng d ẫ n tại Điều 21 Thông tư này. ” + Tại điểm c Khoản 1 Điều 21 hướng dẫn như sau: “c ) T ổ chức, hộ, c á nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không ti ế p tục sử dụng thì tổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn theo hư ớ ng dẫn tại Điều 29 Thông tư này.” + Tại Điều 27 (được sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính) hướng dẫn như sau: “ Hàng quý, t ổ chức, hộ, cá nhân b á n hàng hoá, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế c ấ p h ó a đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn cho cơ quan thuế qu ả n lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, qu ý I I I nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn gh i số lượng hóa đ ơn sử dụng bằng không (=0) Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt i n có hành v i vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự i n, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hoá đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư này thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng. …” Căn cứ các quy định trên, Công ty đã sử dụng hóa đơn mua của của cơ quan thuế từ tháng 03/2018 (đến nay hết thời hạn 12 tháng). Trường hợp Công ty đáp ứng các điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy đ ị nh tại Khoản 2 Điều 4, Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 c ủa Bộ Tài chính th ì được sử dụng hóa đơn điện tử. Trước khi sử dụng đề nghị Công ty thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư s ố 32/2011/TT- BTC của Bộ Tài chính. Công ty phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính Công ty có tr ách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo tháng từ ngày đ ầ u tháng đ ế n hết ngày dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế và chuyển sang nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo quý cho cơ quan thuế kể từ ngày kế tiếp theo quy định tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu trên. Công ty TNHH Century Global Việt Nam phải hoàn toàn chịu tr ách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Nế u có vư ớ ng mắc, đề nghị Công ty liên hệ với Phòng Tuyên truyền Hỗ trợ NNT - Cục Thuế TP H à Nội theo s ố điện thoại: 02437737940; địa ch ỉ: G23-24 Thành Công, quận Ba Đình, TP Hà Nội. Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH Century Global Việt Nam được biết./. Nơi nhận: - Như trên; - Phòng TKT 1 ; - Lưu: VT, TTHT (2 b ) KT. CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG Nguyễn Tiến Trường