TCVN5953:1995

Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5953:1995 (ISO/IEC GUIDE 61:1995) về Yêu cầu chung đối với việc đánh giá và công nhận các tổ chức chứng nhận do Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường ban hành TIÊU CHUẨN VIÊT NAM TCVN 5953:1995 ISO/IEC GUIDE 61:1995 YÊU CẦU CHUNG ĐỐI VỚI VIỆC ĐÁNH GIÁ VÀ CÔNG NHẬN CÁC TỔ CHỨC CHỨNG NHẬN General requirements for assessment and accreditation of certification/registration bodies Lời nói đầu TCVN 5953:1995 hoàn toàn tương đương với ISO/IEC Guide 61-1995. TCVN 5953:1995 do Ban kỹ thuật TCVN/TC 176 "Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng" biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường ban hành. YÊU CẦU CHUNG ĐỐI VỚI VIỆC ĐÁNH GIÁ VÀ CÔNG NHẬN CÁC TỔ CHỨC CHỨNG NHẬN General requirements for assessment and accreditation of certification/registration bodies Phần 1 - Khái quát 0 Mở đầu Tiêu chuẩn này qui định yêu cầu chung đối với cơ quan điều hành hệ thống công nhận. 1 Phạm vi áp dụng Tiêu chuẩn này qui định các yêu cầu chung mà một cơ quan phải tuân thủ nếu muốn được thừa nhận ở mức độ quốc gia hoặc quốc tế là có khả năng và tin cậy trong việc đánh giá và công nhận các tổ chức chứng nhận. Sự phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn là cơ sở để thống nhất các hệ thống quốc gia và tạo điều kiện cho các thỏa thuận về việc thừa nhận lẫn nhau trong việc công nhận giữa các cơ quan này. Mục tiêu hàng đầu của tiêu chuẩn này chỉ rõ việc công nhận là sự đảm bảo rằng thị trường có thể tin tưởng vào các chứng chỉ do các tổ chức đã được công nhận cung cấp thông qua đánh giá và thanh tra sau đánh giá. Tuy nhiên các tổ chức không phải là cơ quan công nhận có liên quan đến việc thừa nhận năng lực có thể sử dụng tiêu chuẩn này bằng việc thay thuật ngữ "công nhận" bằng "thừa nhận". Chú thích: 1) Các thỏa thuận về sự thừa nhận lẫn nhau trong việc công nhận với mục đích tháo bỏ những hàng rào ngăn cản việc buôn bán qua biên giới có thể có thêm các khía cạnh khác không đưa ra một cách đầy đủ trong các yêu cầu chung này. Ví dụ như việc trao đổi các nhân viên hoặc các chương trình đào tạo. Đặc biệt với mục tiêu tạo ra sự tin tưởng và hòa nhập trong việc lý giải và thực hiện các tiêu chuẩn, cơ quan công nhận cần khuyến khích việc hợp tác kỹ thuật và trao đổi kinh nghiệm giữa các tổ chức chứng nhận đã được công nhận, cơ quan công nhận cần có sự chuẩn bị để trao đổi thông tin về các thủ tục và thông lệ với các cơ quan công nhận khác. Chuẩn mực của các tổ chức chứng nhận thường có các yêu cầu không cụ thể như "nhân viên cần có đủ khả năng". Thừa nhận lẫn nhau trong việc công nhận đòi hỏi có sự hòa nhập trong việc lý giải các điều trên. 2) Tiêu chuẩn này gồm 3 phần. (Các tổ chức có liên quan đến việc thừa nhận năng lực mà không phải là cơ quan công nhận) có thể áp dụng phần I và phần III và thay thuật ngữ "công nhận" thành "thừa nhận". 2 Tiêu chuẩn trích dẫn ISO/IEC Hướng dẫn 2. Thuật ngữ và định nghĩa về tiêu chuẩn hóa và các hoạt động có liên quan. TCVN 5958:1995 (ISO/IEC Guide 25). Các yêu cầu chung đối với năng lực của Phòng hiệu chuẩn và thử nghiệm. ISO/IEC Hướng dẫn 27. Hướng dẫn hành động khắc phục của tổ chức chứng nhận trong trường hợp sử dụng sai dấu phù hợp. ISO/IEC Hướng dẫn 28. Qui định chung cho mô hình hệ thống chứng nhận sản phẩm của bên thứ ba. TCVN 5956 : 1995 (ISO/IEC Guide 62) Yêu cầu chung cho tổ chức tiến hành đánh giá và chứng nhận hệ thống chất lượng. TCVN 5955 : 1995 (ISO/CASCO 228) Yêu cầu chung đối với tổ chức điều hành hệ thống chứng nhận sản phẩm. TCVN 5814 - 1994 ( ISO 8402), Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng - Thuật ngữ và định nghĩa. TCVN 5950-1 : 1995 (ISO 10011-1), Hướng dẫn đánh giá hệ thống chất lượng - Phần 1 : Đánh giá TCVN 5950-2 : 1995 ( ISO 10011-2), Hướng dẫn đánh giá hệ thống chất lượng - Phần 2: Các chuẩn mực về trình độ đối với chuyên gia đánh giá hệ thống chất lượng. 3 Định nghĩa Các thuật ngữ tương ứng của ISO/IEC Hướng dẫn 2 và TCVN 5814 - 1994 (ISO 8402) được áp dụng trong tiêu chuẩn này. Phần 2 - Yêu cầu đối với cơ quan công nhận 4 Cơ quan công nhận 4.1 Qui định chung 4.1.1 Cơ quan công nhận phải hoạt động theo chính sách không có sự phân biệt đối xử và các thủ tục phải được sử dụng không làm cản trở hoặc cấm đoán việc xin công nhận của các tổ chức chứng nhận khác với qui định trong tiêu chuẩn này. 4.1.2 Cơ quan công nhận phải làm cho các dịch vụ của mình tiếp cận được với mọi tổ chức nộp đơn có các hoạt động thuộc lĩnh vực đã công bố. Không được có các điều kiện về tài chính hay các điều kiện khác không đúng mức. Quyền được công nhận không bị phụ thuộc vào qui mô của tổ chức chứng nhận hoặc tính chất hội viên của bất kỳ hiệp hội hoặc nhóm nào cũng như không phụ thuộc vào số lượng các tổ chức được công nhận. 4.1.3 Các chuẩn mực công nhận dùng để đánh giá năng lực của tổ chức nộp đơn phải theo TCVN 5955 : 1995 (ISO/CASCO 228) và TCVN 5956 : 1995 (ISO/IEC Guide 62) hoặc các tài liệu chuẩn khác liên quan đến chức năng của tổ chức đó. Nếu trong một chương trình công nhận cụ thể, cần có sự lý giải đối với các tài liệu này thì việc đó phải do một tiểu ban đáng tin cậy tương ứng hoặc do cá nhân đảm bảo đủ năng lực thực hiện và sau đó được cơ quan công nhận ban hành. 4.1.4 Cơ quan công nhận phải hạn chế các yêu cầu, các đánh giá và các quyết định công nhận trong khuôn khổ các vấn đề có liên quan trong phạm vi của công nhận được xét. 4.2 Tổ chức Cơ cấu tổ chức của cơ quan công nhận phải đảm bảo tạo ra được sự tin tưởng vào hệ thống công nhận đó. Đặc biệt, cơ quan công nhận phải: a/ khách quan; b/ chịu trách nhiệm về mọi quyết định liên quan đến việc cấp duy trì, mở rộng, đình chỉ và hủy bỏ công nhận; c/ xác nhận rõ cá nhân, nhóm hoặc bộ phận chịu trách nhiệm chung về: i/ thực hiện việc thử nghiệm, kiểm tra, đánh giá và công nhận theo như qui định trong tiêu chuẩn này; ii/ xây dựng các chính sách liên quan đến hoạt động của cơ quan công nhận; iii/ quyết định về việc công nhận; iv/ xem xét việc áp dụng các chính sách; v/ xem xét về tài chính của cơ quan công nhận; vi/ ủy quyền cho các bộ phận hay cá nhân, khi cần thiết, để đảm nhiệm các hoạt động xác định thay mặt cho tổ chức đó. d/ có văn bản thành lập cơ quan với tư cách một tổ chức hợp pháp; e/ có cơ cấu tổ chức dưới dạng văn bản bảo đảm sự vô tư, trong đó có một hoặc nhiều bộ phận có thẩm quyền để đảm bảo sự công bằng trong các hoạt động của cơ quan công nhận. Cơ cấu này phải tạo cho mọi bên hữu quan có thể tham gia xây dựng chính sách và nguyên tắc liên quan đến nội dung và chức năng của hệ thống công nhận; f/ đảm bảo rằng người ra quyết định về công nhận phải khác với người tiến hành đánh giá; g/ có quyền hạn và trách nhiệm phù hợp cho các hoạt động công nhận của cơ quan; h/ có các kế hoạch thích hợp để giải quyết trách nhiệm pháp lý nảy sinh từ sự điều hành và/ hoặc các hoạt động của cơ quan; i/ có sự ổn định về mặt tài chính và các nguồn lực cần thiết cho các hoạt động của hệ thống công nhận; j/ có đủ nhân viên có học vấn, được đào tạo và có hiểu biết kỹ thuật và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện các chức năng công nhận liên quan đến loại, phạm vi và khối lượng công việc phải đảm nhiệm, dưới sự điều hành của ban lãnh đạo có trách nhiệm; k/ có một hệ thống chất lượng đem lại lòng tin vào năng lực của cơ quan thực hiện hệ thống công nhận tổ chức chứng nhận; l/ có các chính sách và thủ tục phân biệt giữa hoạt động công nhận và các hoạt động khác mà cơ quan công nhận có tham gia; m/ lãnh đạo và nhân viên phải không chịu áp lực về tài chính, kinh doanh cũng như các áp lực khác có thể ảnh hưởng đến kết quả của quá trình công nhận; n/ có các điều lệ chính thức và cơ cấu tổ chức để chỉ định và điều hành các bộ phận liên quan đến quá trình công nhận; các bộ phận này phải không chịu các áp lực về tài chính, kinh doanh và các áp lực khác có thể ảnh hưởng đến quyết định của mình. Một cơ cấu tổ chức trong đó các thành viên được lựa chọn cân bằng các quyền lợi, trong đó không có nhóm quyền lợi nào giữ vị trí áp đảo thì có thể xem như thỏa mãn điều khoản này. o/ không được trực tiếp hay gián tiếp cung cấp: _ các dịch vụ liên quan đến việc công nhận cho tổ chức chứng nhận. _ các dịch vụ tư vấn nhằm có được hoặc duy trì công nhận; _ các dịch vụ nhằm thiết kế, áp dụng hoặc duy trì hệ thống chứng nhận; Có thể cung cấp các sản phẩm, quá trình hay dịch vụ khác trực tiếp hay gián tiếp với điều kiện chúng không làm tổn hại đến sự bảo mật, tính khách quan hoặc sự công bằng của quá trình và quyết định công nhận. p/ có các chính sách và thủ tục giải quyết các ý kiến phản ánh, khiếu nại và tranh chấp của các cơ quan hoặc các bên khác đối với việc công nhận hoặc các vấn đề khác. 4.3 Ký kết hợp đồng phụ Khi cơ quan công nhận quyết định ký kết hợp đồng phụ các công việc có liên quan đến công nhận ( ví dụ đánh giá) với một tổ chức hoặc cá nhân bên ngoài, thì phải soạn thảo văn bản thỏa thuận đề cập đến mọi vấn đề kể cả tính bảo mật và mâu thuẫn quyền lợi. Cơ quan công nhận phải: a/ chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc đã được ký kết hợp đồng phụ và tiếp tục chịu trách nhiệm đối với việc cấp, duy trì, mở rộng, đình chỉ hoặc hủy bỏ công nhận; b/ đảm bảo rằng tổ chức hoặc cá nhân nhận hợp đồng phải có năng lực và tuân thủ theo các điều khoản của tiêu chuẩn này và không có liên quan trực tiếp hoặc qua người thuê họ, đến việc thiết kế, thực hiện hay duy trì việc chứng nhận hoặc hệ thống chứng nhận để ảnh hưởng đến tính vô tư; c/ nhận được sự đồng ý của tổ chức xin công nhận. 4.4 Hệ thống chất lượng 4.4.1 Lãnh đạo cơ quan công nhận với trách nhiệm điều hành phải xác định và lập văn bản các chính sách bao gồm mục tiêu và cam kết đối với chất lượng. Lãnh đạo phải đảm bảo rằng chính sách này được thông hiểu được thực hiện và duy trì tại tất cả các cấp của cơ quan. 4.4.2 Cơ quan công nhận phải điều hành hệ thống chất lượng tuân theo những yếu tố tương ứng của tiêu chuẩn này và phù hợp với loại, phạm vi và khối lượng công việc tiến hành. Hệ thống này phải được lập thành văn bản và hệ thống văn bản này phải sẵn có cho các nhân viên của cơ quan công nhận sử dụng. Cơ quan công nhận phải đảm bảo áp dụng có hiệu quả các hướng dẫn và thủ tục đối với hệ thống chất lượng đã được lập thành văn bản. Cơ quan công nhận phải bổ nhiệm người làm việc trực tiếp với cấp quản lý cao nhất, người đó dù cương vị là gì phải có thẩm quyền để: a/ đảm bảo rằng hệ thống chất lượng được lập, thực hiện và duy trì phù hợp với tiêu chuẩn này và; b/ báo cáo về sự thực hiện hệ thống chất lượng cho lãnh đạo của cơ quan công nhận để xem xét và làm cơ sở cho việc cải tiến hệ thống chất lượng. 4.4.3 Hệ thống chất lượng phải được viết dưới dạng sổ tay chất lượng và các thủ tục chất lượng kèm theo. Sổ tay chất lượng phải có, hoặc đề cập đến ít nhất những điều sau: a/ công bố chính sách chất lượng; b/ mô tả ngắn gọn tư cách pháp nhân của cơ quan công nhận bao gồm cả tên của chủ sở hữu và hoặc tên của những người kiểm soát; c/ tên, trình độ, kinh nghiệm, và các chức năng nhiệm vụ của người điều hành và các nhân viên khác có ảnh hưởng đến chất lượng của chức năng công nhận; d/ sơ đồ tổ chức trong đó chỉ ra các cấp điều hành, trách nhiệm và sự phân định các chức năng bắt đầu từ người điều hành cao nhất và đặc biệt là mối liên quan giữa những người chịu trách nhiệm đánh giá và những người đưa ra quyết định liên quan đến công nhận; e/ mô tả tổ chức của cơ quan công nhận bao gồm chi tiết về từng cá nhân, nhóm người, hoặc các bộ phận được qui định trong điều 4.2. c/, các văn bản bổ nhiệm, chức năng nhiệm vụ và các quy tắc, thủ tục; f/ chính sách và các thủ tục để tiến hành việc xem xét của lãnh đạo; g/ các thủ tục quản trị bao gồm cả việc kiểm soát tài liệu; h/ các nhiệm vụ và dịch vụ mang tính điều hành và chức năng liên quan đến chất lượng, để từng nhân viên liên quan biết được mức độ và phạm vi trách nhiệm cá nhân của mình; i/ chính sách và thủ tục tuyển dụng và đào tạo các nhân viên kể cả chuyên gia đánh giá của cơ quan công nhận cũng như việc kiểm tra theo dõi chất lượng công việc của họ; j/ danh sách tổ chức ký hợp đồng phụ và thủ tục đánh giá và xem xét năng lực của tổ chức ký hợp đồng phụ; k/ thủ tục để xử lý sự không phù hợp và để đảm bảo tính hiệu quả khi thực hiện các hành động khắc phục; l/ chính sách và các thủ tục áp dụng cho quá trình công nhận, bao gồm: i/ các điều kiện về ban hành, lưu giữ và hủy bỏ các tài liệu công nhận; ii/ kiểm soát việc sử dụng và áp dụng các tài liệu trong công nhận; iii/ các thủ tục về việc đánh giá và công nhận tổ chức xin được công nhận; iv/ các thủ tục giám sát tổ chức đã được công nhận; m/ chính sách và thủ tục để xử lý các khiếu nại, ý kiến phản ảnh hoặc tranh chấp; n/ các thủ tục tiến hành đánh giá nội bộ dựa trên các điều khoản trong TCVN 5950-1 : 1995 (ISO 10011-1). 4.5 Điều kiện cấp, duy trì, mở rộng, đình chỉ và hủy bỏ công nhận 4.5.1 Cơ quan công nhận phải qui định các điều kiện đối với việc cấp, duy trì và mở rộng việc công nhận và các điều kiện theo đó việc công nhận có thể bị đình chỉ, hủy bỏ một phần hay toàn bộ đối với tất cả hay một phần phạm vi công nhận của tổ chức được công nhận, và đặc biệt phải yêu cầu tổ chức này thông báo ngay mọi sự thay đổi dự kiến đối với hệ thống chất lượng hay các thay đổi khác có thể ảnh hưởng đến sự phù hợp. 4.5.2 Cơ quan công nhận phải có thủ tục để: a) cấp, duy trì, đình chỉ hoặc hủy bỏ sự công nhân; b) mở rộng hoặc thu hẹp phạm vi công nhận; c) đánh giá lại trong trường hợp có những thay đổi ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động và điều hành của tổ chức được công nhận (như sự thay đổi về quyền sở hữu, thay đổi về nhân sự hoặc thiết bị) hoặc nếu việc phân tích các khiếu nại hoặc bất kỳ thông tin nào khác chứng tỏ rằng tổ chức được công nhận không còn phù hợp với các yêu cầu của cơ quan công nhận. 4.6 Đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo 4.6.1 Cơ quan công nhận phải định kỳ tiến hành đánh giá nội bộ và xem xét tất cả các thủ tục một cách có kế hoạch và có hệ thống để xác nhận rằng hệ thống chất lượng đang được thực hiện và có hiệu quả. Cơ quan công nhận phải đảm bảo rằng: a/ các nhân viên chịu trách nhiệm trong khu vực được đánh giá phải được thông báo về kết quả đánh giá; b/ các hành động khắc phục được thực hiện thích hợp và kịp thời; c/ các kết quả đánh giá được ghi thành văn bản; 4.6.2 Lãnh đạo của cơ quan với trách nhiệm điều hành phải định kỳ xem xét hệ thống chất lượng của mình để đảm bảo sự phù hợp liên tục và hiệu quả đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn này và chính sách, mục tiêu chất lượng đã công bố. Hồ sơ việc xem xét đó phải được lưu giữ. 4.7 Tài liệu 4.7.1 Cơ quan công nhận phải định kỳ cung cấp, và cập nhật ( thông qua các ấn phẩm, phương tiện thông tin điện tử hoặc các phương tiện khác) và sẵn sàng cung cấp khi có yêu cầu về: a/ các thông tin về thẩm quyền hoạt động của cơ quan công nhận; b/ một công bố bằng văn bản về hệ thống công nhận bao gồm các qui định và thủ tục cho việc cấp, duy trì, mở rộng, đình chỉ và hủy bỏ công nhận; c/ thông tin về quá trình đánh giá và công nhận; d/ bản mô tả cách thức cơ quan đạt được tài trợ và các thông tin chung về lệ phí mà tổ chức làm đơn xin công nhận hoặc đã được công nhận phải trả; e/ bản mô tả quyền hạn và nghĩa vụ của tổ chức xin công nhận và đã được công nhận như qui định, bao gồm các yêu cầu, phạm vi hay giới hạn sử dụng, biểu tượng của cơ quan công nhận và cách thức viện dẫn việc công nhận đã được cấp; f/ các thông tin về thủ tục xử lý các ý kiến phản ánh, khiếu nại và tranh chấp; g/ bản danh mục các tổ chức đã được công nhận bao gồm địa điểm, mô tả phạm vi được công nhận của từng tổ chức. 4.7.2 Cơ quan công nhận phải xây dựng và duy trì các thủ tục để kiểm soát tất cả các tài liệu và số liệu liên quan đến chức năng công nhận. Các tài liệu này phải được những người có năng lực và có thẩm quyền thích hợp xem xét và chấp nhận trước khi chúng được ấn hành kể cả lần ấn hành đầu tiên hay là các thay thế hoặc sửa đổi sau đó. Phải lưu giữ danh mục tất cả các tài liệu liên quan kèm theo sự xác định lần ấn hành hoặc sửa đổi bổ sung. Việc phân phối các tài liệu này phải được kiểm soát để đảm bảo rằng các tài liệu thích hợp đều sẵn có cho tất cả các nhân viên của cơ quan công nhận hoặc bên cung cấp khi có yêu cầu để thực hiện các chức năng có liên quan đến hoạt động của tổ chức xin công nhận hay đã được công nhận. 4.8 Hồ sơ 4.8.1 Cơ quan công nhận phải lưu giữ hệ thống hồ sơ để thích nghi được với các tình huống đặc biệt và tuân theo các qui định hiện hành. Hồ sơ phải chứng tỏ rằng các thủ tục công nhận đã được thực hiện một cách hiệu quả, đặc biệt với các tài liệu như đơn xin công nhận, báo cáo đánh giá, các tài liệu khác liên quan đến việc cấp, duy trì, mở rộng, đình chỉ hoặc hủy bỏ việc công nhận. Hồ sơ phải được phân định, quản lý và hủy theo một cách nào đó để đảm bảo sự hòa hợp của quá trình công nhận và sự bảo mật của các thông tin. Hồ sơ phải được bảo quản trong một thời gian nhất định để có thể chứng tỏ sự đáng tin cậy ít nhất trong một chu kỳ công nhận hoặc được qui định theo pháp luật. 4.8.2 Cơ quan công nhận phải có chính sách và các thủ tục để lưu giữ hồ sơ trong một thời hạn phù hợp với các qui định trong hợp đồng, trong điều lệ hoặc các qui định khác. Cơ quan công nhận phải có chính sách và thủ tục về sử dụng các hồ sơ trên theo điều 4.7.1 của tiêu chuẩn này. 4.9 Bảo mật 4.9.1 Cơ quan công nhận phải có hệ thống phù hợp với pháp luật hiện hành để đảm bảo tính bảo mật của các thông tin có được trong quá trình thực hiện công nhận tại tất cả các cấp của cơ quan, bao gồm tại các bộ phận và các tổ chức bên ngoài hoặc các cá nhân đại diện cho cơ quan công nhận. 4.9.2 Ngoài những điều qui định trong tiêu chuẩn này, không được tiết lộ thông tin về một tổ chức cụ thể cho một tổ chức thứ ba mà không có sự đồng ý bằng văn bản của tổ chức đó. Trong trường hợp thông tin phải được tiết lộ theo yêu cầu của luật pháp, tổ chức đó phải được thông báo về thông tin đã tiết lộ. 5 Nhân viên của cơ quan công nhận 5.1 Qui định chung 5.1.1 Các nhân viên của cơ quan công nhận có liên quan đến việc công nhận phải có đủ năng lực để thực hiện các chức năng được giao, bao gồm cả các vấn đề về chính sách và kỹ thuật có liên quan. 5.1.2 Các thông tin liên quan đến trình độ, đào tạo và kinh nghiệm của từng nhân viên có liên quan đến quá trình công nhận phải được cơ quan công nhận lưu giữ. Hồ sơ về đào tạo và kinh nghiệm phải được cập nhật. 5.1.3 Các văn bản hướng dẫn về nhiệm vụ và trách nhiệm của các nhân viên phải sẵn có để sử dụng. Các văn bản này phải được cập nhật thường xuyên. 5.2 Chuẩn mực trình độ đối với chuyên gia đánh giá 5.2.1 Để đảm bảo tiến hành một cách hiệu quả và thống nhất việc đánh giá, cơ quan công nhận phải đề ra các chuẩn mực tối thiểu về năng lực cho các chuyên gia đánh giá. 5.2.2 Các chuyên gia đánh giá cần thỏa mãn các yêu cầu của các tài liệu quốc tế tương ứng. Để đánh giá hệ thống chất lượng, những hướng dẫn cho việc đánh giá được qui định trong TCVN 5950-1 : 1995 (ISO 10011-1), và các chuẩn mực đối với chuyên gia đánh giá qui định trong TCVN 5950-2 : 1995 (ISO 10011-2). 5.3 Thủ tục tuyển chọn 5.3.1 Tuyển chọn chuyên gia đánh giá và chuyên gia kỹ thuật, nói chung Cơ quan công nhận phải có thủ tục để: a/ tuyển chọn chuyên gia đánh giá và nếu có thể cả chuyên gia kỹ thuật cơ sở năng lực, đào tạo, trình độ và kinh nghiệm; b/ đánh giá ban đầu việc điều hành của chuyên gia đánh giá trong khi đánh giá và tiếp tục theo dõi chất lượng hoạt động của chuyên gia đánh giá. 5.3.2 Phân công nhiệm vụ trong một cuộc đánh giá cụ thể Khi tuyển chọn đoàn đánh giá cho một cuộc đánh giá cụ thể, cơ quan công nhận phải tin chắc rằng các kỹ năng cần thiết cho mỗi phần việc là phù hợp. Đoàn đánh giá phải: a/ thông hiểu các luật lệ hiện hành, các thủ tục và các yêu cầu công nhận; b/ có kiến thức sâu về phương pháp đánh giá tương ứng và các tài liệu đánh giá. c/ có hiểu biết kỹ thuật thích hợp về các hoạt động cụ thể mà việc đánh giá đòi hỏi và khi cần thiết, các thủ tục kèm theo và khả năng không thực hiện chúng (các chuyên gia kỹ thuật không phải là chuyên gia đánh giá có thể thực hiện chức năng này); d/ có hiểu biết đủ để đánh giá một cách đáng tin cậy năng lực của tổ chức hoạt động trong phạm vi của mình; e/ có khả năng giao tiếp một cách có hiệu quả, viết và nói bằng ngôn ngữ cần thiết; f/ không bị rằng buộc bởi bất kỳ quyền lợi nào ảnh hưởng đến tính công bằng và không phân biệt đối xử của các thành viên trong đoàn. Ví dụ: i/ thành viên đoàn đánh giá hoặc tổ chức của họ không được cung cấp các dịch vụ tư vấn cho tổ chức xin công nhận hoặc cơ quan đã được công nhận dẫn đến sự thỏa hiệp trong quá trình và các quyết định công nhận. ii/ theo các chỉ thị của cơ quan công nhận, trước khi tiến hành công nhận, các thành viên của đoàn đánh giá phải thông báo cho cơ quan công nhận về mọi quan hệ trong quá khứ, hiện tại hoặc dự kiến trong tương lai giữa họ hoặc tổ chức của họ với tổ chức được đánh giá. 5.4 Ký hợp đồng với nhân viên đánh giá Cơ quan công nhận phải yêu cầu nhân viên đánh giá ký một bản hợp đồng hay một văn bản khác theo đó nhân viên đánh giá phải cam kết tuân thủ các qui định của cơ quan công nhận, bao gồm cả qui định có liên quan đến tính bảo mật và các qui định liên quan đến sự độc lập với các lợi ích kinh doanh hoặc lợi ích khác và các mối liên hệ trước đó và/hoặc hiện tại với tổ chức được đánh giá. Cơ quan công nhận phải đảm bảo và qui định được bằng văn bản rằng các nhân viên đánh giá thỏa mãn các yêu cầu về nhân viên đánh giá qui định trong tiêu chuẩn này. 5.5 Hồ sơ của nhân viên đánh giá 5.5.1 Cơ quan công nhận phải có và lưu giữ hồ sơ cập nhật của nhân viên đánh giá bao gồm: a/ tên và địa chỉ; b/ cơ quan quản lý, chức vụ; c/ trình độ học vấn và chức năng; d/ kinh nghiệm và đào tạo trong từng lĩnh vực phù hợp với năng lực của cơ quan công nhận; e/ ngày cập nhật gần nhất hồ sơ trên; f/ nhận xét thực hiện công việc; 5.5.2 Cơ quan công nhận phải đảm bảo và xác nhận rằng các cơ quan được ký hợp đồng phụ đều giữ các hồ sơ tuân theo các yêu cầu của tiêu chuẩn này về các nhân viên đánh giá ký hợp đồng phụ với cơ quan công nhận. 5.6 Thủ tục cho đoàn đánh giá Các đoàn đánh giá phải được cung cấp các hướng dẫn đánh giá được cập nhật và mọi thông tin liên quan đến hệ thống và thủ tục công nhận. 6. Quyết định công nhận 6.1 Quyết định công nhận hoặc không công nhận đối với một tổ chức dựa trên cơ sở các thông tin thu thập trong quá trình công nhận và mọi thông tin có liên quan khác. Người quyết định công nhận không được tham gia vào đánh giá. 6.2 Cơ quan công nhận không được ủy quyền đối với việc cấp, duy trì, mở rộng, tạm thời đình chỉ hoặc hủy bỏ công nhận cho tổ chức hoặc cá nhân bên ngoài. 6.3 Cơ quan công nhận phải trao cho mỗi tổ chức được công nhận các văn bản công nhận như quyết định hoặc chứng chỉ do người có thẩm quyền ký. Đối với tổ chức được công nhận và các chi nhánh của nó các văn bản này chỉ rõ: a/ tên và địa chỉ của tổ chức được công nhận; b/ phạm vi công nhận, thường bao gồm: i/ loại hệ thống chứng nhận; ii/ các tiêu chuẩn và/hoặc các tài liệu chuẩn và các yêu cầu pháp luật khác làm cơ sở cho sản phẩm, dịch vụ hay hệ thống được chứng nhận; iii/ ngành công nghiệp; iv/ chủng loại của sản phẩm; và c/ ngày bắt đầu có hiệu lực của công nhận và thời gian hiệu lực của công nhận. 6.4 Dựa trên đơn xin hoặc sửa đổi lĩnh vực công nhận đã cấp, cơ quan công nhận phải quyết định, nếu có, xem thủ tục đánh giá nào là thích hợp để xác định xem có cần sửa đổi hay không và phải có hành động thích hợp. 7 Viện dẫn tình trạng được công nhận 7.1 Cơ quan công nhận là chủ sở hữu của biểu tượng hoặc lôgô để sử dụng trong công nhận và phải có chính sách quản lý việc sử dụng đó. Thông thường chỉ cho phép tổ chức được công nhận viện dẫn tới việc được công nhận trong các chứng chỉ, báo cáo, văn phòng phẩm hoặc ấn phẩm liên quan đến các hoạt động đã được công nhận. 7.2 Cơ quan công nhận không được cho phép sử dụng dấu hiệu hoặc biểu tượng dẫn đến có thể hiểu sai rằng cơ quan công nhận đã chấp nhận sản phẩm, dịch vụ hoặc hệ thống được chứng nhận. Khi chỉ có hệ thống chất lượng của người cung cấp được chứng nhận thì biểu tượng hoặc logo không được sử dụng trên sản phẩm hay sử dụng theo cách nào khác để có thể lý giải như là một dấu hiệu về sự phù hợp của sản phẩm. Khi sản phẩm của người cung cấp đã được chứng nhận theo hệ thống chứng nhận sự phù hợp của sản phẩm thì biểu tượng hay logo có thể gắn lên sản phẩm nếu được cơ quan công nhận cho phép. 7.3 Việc viện dẫn không đúng về hệ thống công nhận hoặc sử dụng sai logo công nhận trong quảng cáo, catalog v.v… sẽ phải bị xử lý thích đáng. 8 Thay đổi trong yêu cầu công nhận Cơ quan công nhận phải thông báo ngay mọi thay đổi có thể trong các yêu cầu về việc công nhận. Trước khi quyết định hình thức và ngày hiệu lực của việc thay đổi, cơ quan công nhận phải tham khảo ý kiến của các bên hữu quan. Sau khi quyết định và công bố các yêu cầu đã thay đổi, cơ quan công nhận phải kiểm tra xác nhận mọi tổ chức đã được công nhận đang tiến hành những điều chỉnh cần thiết đối với các thủ tục của họ trong thời hạn mà cơ quan công nhận cho là hợp lý. 9. Ý kiến phản ánh, khiếu nại và tranh chấp 9.1 Cơ quan công nhận phải qui định thủ tục xử lý ý kiến phản ánh, khiếu nại và tranh chấp do các tổ chức chứng nhận hay các tổ chức khác gửi đến. 9.2 Cơ quan công nhận phải: a/ lưu giữ hồ sơ các ý kiến phản ánh, khiếu nại và tranh chấp và các biện pháp xử lý liên quan đến việc công nhận; b/ thực hiện các biện pháp phù hợp để khắc phục và phòng ngừa; c/ lập văn bản các công việc để tiến hành và đánh giá hiệu quả của chúng. 10 Sử dụng hồ sơ phản ảnh, khiếu nại và tranh chấp Cơ quan công nhận phải yêu cầu mọi tổ chức nộp đơn và đã được công nhận phải có sẵn các hồ sơ về tất cả mọi phản ảnh, khiếu nại và tranh chấp và các hành động tiếp theo, khi yêu cầu. Phần 3 - Yêu cầu đối với việc đánh giá 11 Xin công nhận 11.1 Thông tin về thủ tục 11.1.1 Bản mô tả chi tiết về thủ tục đánh giá và công nhận, các tài liệu có các yêu cầu về công nhận và các tài liệu nêu lên các quyền hạn và nghĩa vụ của tổ chức được công nhận phải được cập nhật và được gửi cho tổ chức chứng nhận xin công nhận. 11.1.2 Cơ quan công nhận phải yêu cầu mọi tổ chức a/ luôn tuân thủ các qui định của tiêu chuẩn này; b/ tạo điều kiện cần thiết để tiến hành đánh giá, bao gồm việc xem xét tài liệu, hồ sơ (bao gồm báo cáo đánh giá nội bộ) và nhân viên phục vụ cho mục đích đánh giá, giám sát, đánh giá lại và xử lý các ý kiến phản ảnh; c/ công bố phạm vi đã được công nhận; d/ không được sử dụng công nhận theo cách thức có thể làm mất uy tín của cơ quan công nhận và không được có bất kỳ một công bố nào có liên quan đến công nhận mà cơ quan công nhận có thể xem đó như là sự lạm quyền hoặc lừa đảo); e/ trong trường hợp bị đình chỉ hoặc hủy bỏ công nhận phải chấm dứt tất cả các loại quảng cáo có viện dẫn đến việc công nhận và phải trả lại các văn bản về công nhận mà cơ quan công nhận yêu cầu; f/ không được sử dụng việc công nhận để ám chỉ rằng tất cả các sản phẩm, hệ thống hoặc con người đã được cơ quan công nhận chấp thuận; g/ đảm bảo rằng không một văn bản công nhận, dấu hiệu hoặc báo cáo hay bất kỳ một nội dung nào đó của chúng bị sử dụng một cách sai lạc; h/ khi viện dẫn việc công nhận trên các phương tiện thông tin đại chúng như tài liệu, tờ giới thiệu hoặc quảng cáo, phải tuân theo các yêu cầu của cơ quan công nhận; 11.1.3 Khi phạm vi công nhận yêu cầu có liên quan đến một chương trình cụ thể, các diễn giải cần thiết phải được gửi cho tổ chức xin công nhận. 11.1.4 Các thông tin bổ sung có liên quan đến công nhận phải được cung cấp cho tổ chức chứng nhận khi cần thiết. 11.2 Nộp đơn 11.2.1 Cơ quan công nhận phải yêu cầu người đại diện được ủy quyền của tổ chức xin công nhận ký vào đơn xin công nhận chính thức trong đó hoặc kèm theo đó có: a/ phạm vi công nhận được xác định; b/ tổ chức xin công nhận phải thỏa thuận tuân theo các yêu cầu cho việc công nhận và cung cấp mọi thông tin cần thiết phục vụ việc đánh giá của cơ quan công nhận. 11.2.2 Tổ chức xin công nhận phải cung cấp các thông tin tối thiểu sau đây trước khi được đánh giá tại cơ sở: a/ các đặc điểm chung của tổ chức xin công nhận như tổ hợp chủ thể, tên, địa chỉ, tư cách pháp nhân các nguồn nhân lực và kỹ thuật; b/ các thông tin chung về tổ chức như chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ với tổ hợp chủ thể lớn và địa bàn hoạt động; c/ bản mô tả các hệ thống hoặc sản phẩm mà tổ chức đó chứng nhận và tiêu chuẩn hoặc tài liệu chuẩn khác được áp dụng; d/ một bản sao sổ tay chất lượng của tổ chức xin công nhận và các tài liệu kèm theo khi có yêu cầu. Các thông tin thu thập có thể được sử dụng cho việc chuẩn bị đánh giá tại cơ sở và phải được giữ bí mật. 12 Chuẩn bị đánh giá 12.1 Trước khi tiến hành đánh giá cơ quan công nhận phải tiến hành xem xét lại và lưu trữ hồ sơ, việc xem xét các yêu cầu cho việc công nhận nhằm đảm bảo rằng: a/ các yêu cầu cho việc công nhận đã hoàn toàn được xác định rõ, đã lập thành văn bản và được thông hiểu; b/ mọi sự hiểu sai giữa cơ quan công nhận và tổ chức xin công nhận đã được giải quyết; và c/ cơ quan công nhận phải có khả năng thực hiện dịch vụ công nhận có liên quan đến phạm vi của công nhận, địa bàn hoạt động của tổ chức xin công nhận và tất cả các yêu cầu đặc biệt khác như ngôn ngữ mà tổ chức xin công nhận sử dụng. 12.2 Cơ quan công nhận phải chuẩn bị kế hoạch cho các hoạt động đánh giá của mình để quản lý các công việc cần thiết. 12.3 Cơ quan công nhận phải chỉ định đoàn đánh giá có đủ trình độ thay mặt cơ quan để xem xét đánh giá mọi tài liệu đã thu thập được từ tổ chức xin công nhận và tiến hành việc đánh giá. Các chuyên gia trong lĩnh vực được đánh giá có thể cùng tham gia với đoàn đánh giá của cơ quan công nhận với tư cách cố vấn. Các chuyên gia này không nhất thiết phải thỏa mãn các yêu cầu đối với chuyên gia đánh giá qui định trong TCVN 5950-2 :1995 (ISO 10011-2). Hướng dẫn về tư cách cá nhân của họ được qui định trong TCVN 5950-2 ( ISO 10011-2), điều 7. 12.4 Tổ chức xin công nhận phải được thông báo tên các thành viên của đoàn đánh giá đã được chỉ định với đầy đủ các thông tin để nếu cần có thể khiếu nại việc chỉ định bất kỳ một chuyên gia đánh giá hoặc chuyên gia nào. 12.5 Đoàn đánh giá phải được chỉ định một cách chính thức và được cung cấp các tài liệu làm việc thích hợp. Sự ủy quyền cho đoàn đánh giá phải được xác định một cách rõ ràng và phải cho tổ chức xin công nhận biết. Đoàn đánh giá phải xem xét cơ cấu tổ chức và các thủ tục của tổ chức xin công nhận và khẳng định rằng chúng thỏa mãn các yêu cầu liên quan trong phạm vi xin công nhận và các thủ tục này được thực hiện và đem lại lòng tin đối với hoạt động chứng nhận của tổ chức đó. 13 Đánh giá 13.1 Đoàn đánh giá phải đánh giá tất cả các hoạt động của tổ chức xin công nhận thuộc phạm vi được xác định trong đơn xin công nhận theo các chuẩn mực công nhận. 13.2 Cơ quan công nhận phải chứng kiến ít nhất một lần toàn bộ việc đánh giá do tổ chức xin công nhận tiến hành trước khi công nhận lần đầu đối với bất kỳ chức năng nhiệm vụ nào đòi hỏi đánh giá hoạt động tại chỗ của tổ chức xin công nhận. 14 Báo cáo đánh giá 14.1 Cơ quan công nhận có thể chấp nhận các thủ tục báo cáo thích hợp với yêu cầu đề ra nhưng tối thiểu các thủ tục này phải đảm bảo: a/ có một buổi gặp gỡ giữa đoàn đánh giá và lãnh đạo tổ chức xin công nhận trước khi rời khỏi cơ sở, trong đó đoàn đánh giá đưa ra các dẫn chứng bằng văn bản hoặc bằng lời về sự phù hợp của tổ chức xin công nhận với các yêu cầu công nhận cụ thể và tạo điều kiện để tổ chức này đòi hỏi về những phát hiện và cơ sở của những phát hiện này; b/ đoàn đánh giá cung cấp cho cơ quan công nhận báo cáo về các phát hiện của đoàn liên quan đến sự phù hợp của tổ chức xin công nhận với tất cả các yêu cầu công nhận; c/ báo cáo về kết quả đánh giá phải được cơ quan công nhận thông báo ngay cho tổ chức xin công nhận, xác định rõ những điểm còn chưa phù hợp phải được khắc phục nhằm tuân thủ tất cả các yêu cầu công nhận; d/ cơ quan công nhận phải mời tổ chức xin công nhận góp ý kiến cho bản báo cáo và nêu rõ các hành động cụ thể phải thực hiện hoặc có kế hoạch thực hiện trong một thời gian xác định, nhằm khắc phục mọi sự không phù hợp với các yêu cầu công nhận đã được nêu ra khi đánh giá và thông báo cho tổ chức xin công nhận về sự cần thiết phải có đánh giá lại toàn bộ hay một phần hay bản công bố được khẳng định trong quá trình giám sát có cần được xem xét thích hợp hay không; e/ báo cáo phải bao gồm ít nhất: i/ ngày đánh giá; ii/ người chịu trách nhiệm về báo cáo; iii/ tên và địa chỉ tất cả các địa điểm đánh giá; iv/ phạm vi công nhận được đánh giá; v/ nhận xét về sự phù hợp của tổ chức xin công nhận với các yêu cầu công nhận và nếu có thể, việc so sánh với các kết quả của tổ chức đó; f/ giải thích sự khác nhau về thông tin được trình bày cho tổ chức này tại cuộc họp cuối cùng; 14.2 Nếu bản báo cáo cuối cùng được cơ quan công nhận thông qua khác với báo cáo nêu trong 14.1.c/, thì phải gửi đến tổ chức xin công nhận và giải thích mọi sự khác biệt so với bản báo cáo trước. Bản báo cáo cần nêu: a/ trình độ, kinh nghiệm và quyền hạn của các nhân viên được tiếp xúc; b/ sự thích hợp của tổ chức và các thủ tục nội bộ được tổ chức xin công nhận chấp nhận để xem lại lòng tin đối với chất lượng dịch vụ do họ cung cấp; c/ các hành động nhằm khắc phục bất kỳ sự không phù hợp nào, nếu có thể, gồm cả những sự không phù hợp từ những lần đánh giá trước. 15 Thủ tục giám sát và đánh giá lại 15.1 Cơ quan công nhận phải có văn bản chương trình phù hợp với sự công nhận đã cấp để tiền hành giám sát định kỳ và đánh giá lại với chu kỳ vừa đủ để xác nhận rằng tổ chức chứng nhận đã được công nhận vẫn tiếp tục tuân thủ các yêu cầu công nhận. Chú thích - Thông thường chu kỳ là một năm. 15.2 Các thủ tục giám sát và đánh giá lại phải nhất quán với các thủ tục đánh giá như đã mô tả trong tiêu chuẩn này. 15.3 Cơ quan công nhận phải có hệ thống hoạt động sao cho tổ chức đã được công nhận có thể thông báo ngay cho họ các thay đổi về bất cứ khía cạnh nào liên quan đến tình trạng hoặc hoạt động có thể ảnh hưởng đến: a/ tư cách pháp nhân, tình trạng kinh doanh hoặc tổ chức; b/ tổ chức và quản lý, ví dụ như các thành phần lãnh đạo chủ chốt; c/ chính sách và các thủ tục nếu cần; d/ cơ ngơi; hoặc e/ nhân viên, thiết bị, phương tiện, môi trường làm việc và các nguồn lực đáng kể khác; f/ và cũng thông báo cho cơ quan công nhận các vấn đề khác có thể ảnh hưởng đến khả năng của tổ chức được công nhận hoặc phạm vi các hoạt động được công nhận, hoặc sự phù hợp với các yêu cầu trong tiêu chuẩn này hoặc bất kỳ các chuẩn mực có liên quan về năng lực do cơ quan công nhận qui định.