3495/QĐ-UBND

Quyết định 3495/QĐ-UBND năm 2018 quy định về tiêu chí, đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 3495 /QĐ-UBND Đắk Lắk, ngày 26 tháng 12 năm 2018 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY ĐỊNH TIÊU CHÍ, ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐẮK LẮK CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011; Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều Luật Lưu trữ; Căn cứ Nghị định 110/20 0 4/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 899/TTr-SNV ngày 30/11/2018, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định tiêu chí, đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và được áp dụng để đánh giá, xếp loại hàng năm kết quả thực hiện công tác công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk. Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố, Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Như Điều 3; - Cục VT và LTNN (b/c); - CT, các PCT UBND tỉnh (b/c); - Sở Tài chính; - Ban Thi đua - Khen thư ở ng t ỉ nh; - Cổng Thông tin điện tử tỉnh; - Lưu: VT, TH (nk. 65 ). CHỦ TỊCH Phạm Ngọc Nghị QUY ĐỊNH TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐẮK LẮK (Kèm theo Quyết định số 3495/ QĐ-UBND ngày 26 / 1 2/2018 của C h ủ tịch UBND tỉnh) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng 1. Phạm vi điều chỉnh Quy định này quy định tiêu chí đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với các c ơ quan, đơn vị và địa phương trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk. 2. Đối tượng áp dụng a) Các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh; b) UBND các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; c) UBND các xã, phư ờ ng thị trấn thuộc UBND huyện, thị xã, thành phố. Điều 2. Mục đích, yêu cầu 1. Mục đích a) Giúp UBND tỉnh theo dõi, phát hiện, đánh giá những ưu, nhược điểm, từ đó đưa ra các biện pháp chỉ đạo nhằm phát huy những ưu điểm và khắc phục những nhược điểm trong công tác văn thư, lưu trữ; b) Nâng cao trách nhiệm của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị và địa phương đối với công tác văn thư, lưu trữ; c) Trên cơ sở hệ thống tiêu chí đánh giá đã ban hành, các cơ quan, đơn vị và địa phương chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, địa phương phù hợp với quy định của pháp luật và tình hình chung của tỉnh, trong đó có các giải pháp để khắc phục những nhược điểm, từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nền nếp; d) Quy định này là cơ sở để đánh giá kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh. Qua đ ó , t ừn g cơ quan, đơn vị, địa phương đánh giá được kết quả thực hiện của c ơ quan, đơn vị và địa phươ n g mình, đồng thời biết được kết quả thực hiện của cơ quan, đơn vị và địa phương khác, tạo động lực thúc đẩy phong trào thi đua giữa các cơ quan, đơn vị và địa phương, góp phần thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh; đ) Kết quả đá n h giá xếp loại công tác văn thư, lưu trữ là một trong các tiêu chí để đánh giá, xếp loại phong trào thi đua toàn diện thực hiện nhiệm vụ hằng năm của các cơ quan, đơn vị và địa phương. 2. Yêu cầu Việc đánh giá, xếp loại phải khoa học, công khai, minh bạch, khách quan, chính xác, phản án h đúng kết quả thực hiện của từng cơ quan, đơn vị và địa phương. Chương II QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI Điều 3. Nội dung đánh giá, xếp loại Tiêu chí đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Quy định này tính b ằ ng thang, bảng điểm gồm các nội dung sau: 1. Nội dung đ á nh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ bao gồm: a) Tổ chức, c h ỉ đạo, điều hành trong công tác văn thư, lưu tr ữ; b) Kết quả thực hiện công tác văn thư; c) Kết quả thực hiện công tác lưu trữ. 2. Tiêu chí đá nh giá cụ thể đối với các sở, ban, ngành được quy định tại Phụ lục I; đối với U B ND các huyện, thị xã, thành phố được quy định tại Phụ lục II; UBND các xã, p h ường, thị trấn được quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Quy định này. Điều 4. Phương pháp, thời gian tự đánh giá, xếp loại 1. Phương pháp tự đánh giá, xếp loại Căn cứ vào tiêu chí đánh giá, thủ trưởng các cơ quan, đ ơn vị và địa phương thành lập Hội đồng (hoặc Tổ) tự đánh giá kết quả công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị và địa phương mình. UBND các huyện, thị x ã , thành phố tự đánh giá theo các tiêu chí quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Quy định này. UBND các x ã , phường, thị trấn tự đánh giá theo các tiêu chí quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Quy định này. Các sở, ban, ngành tự đánh giá theo các tiêu chí quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Quy định này. 2. Thời gian tự đánh giá, xếp loại UBND các xã, phường, thị trấn tự đánh giá, xếp loại và báo cáo về UBND huyện, thị xã, thành phố trước ngày 15/11 hằng năm. UBND các huyện, thị xã, thành phố tổng hợp, thẩm định, xếp loại đối với UBND các xã, phường, thị trấn và tự đánh giá, xếp loại của UBND huyện, thị xã, thành phố báo cáo về Sở Nội vụ trước ngày 30/11 hằng năm. Các sở, ban, ngành tự đánh giá, xếp loại và báo cáo về Sở Nội vụ trước ngày 30/11 hằng năm. Đối với các sở, ban, ngành có đơ n vị trực thuộc, các sở, ban, ngành có thể ban hành tiêu chí riêng hoặc áp dụng tiêu chí quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Quy định này để đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc. Mốc thời gian tự đánh giá, xếp loại tính từ 01/11 năm trước đến 31/10 năm đánh giá. 3. Căn cứ vào thang điểm chuẩn của từng tiêu chí, các cơ quan, đơn vị và địa phương đối chiếu với kết quả công việc mà cơ quan, đơn vị và địa phương đã làm được hoặc chưa làm được để tự chấm điểm cho từng nội dung tiêu chí. Các cơ quan, đơn vị và địa phương có thể giải thích phần tự chấm điểm vào cuối bảng tiêu chí hoặc tại văn bản giải thích kèm theo kết quả đánh giá, xếp loại. a) Đối với công việc cơ quan, đơn vị, địa phương đã thực hiện hoàn chỉnh, đúng theo quy định: Chấm điểm tối đa theo thang điểm quy định; b) Đối với công việc cơ quan, đơn vị và địa phương đã triển khai nhưng chưa hoàn thành hoặc chưa đạt kết quả theo yêu cầu hoặc chưa đúng quy định: Trừ điểm theo quy định cụ thể tại các tiêu ch í ; c) Đối với công việc không thực hiện: Chấm 0 (không) điểm. 4. Đối với những cơ quan, đơn vị, địa phương mới thành lập, cơ quan, đơn vị, địa phương không có đơn vị trực thuộc, một số nội dung của công tác văn thư, lưu trữ trong tiêu chí chưa đủ thời gian thực hiện hoặc không phải thực hiện thì điểm xếp loại sẽ được giảm tư ơ ng ứng với số điểm của nội dung chưa thực hiện hoặc không phải thực hiện. Điều 5. Phương pháp kiểm tra, thẩm định, xếp loại và công bố xếp loại 1. Hội đồng (hoặc Tổ) của các cơ quan, đơn vị và địa phương thực hiện việc kiểm tra, thẩm định k ế t quả tự đánh giá của các đơn vị trực thuộc; báo cáo, đề xuất thủ trưởng cơ quan, đơn vị và địa phương xếp loại kết quả đối với các cơ quan, đơn vị trực thuộc. 2. Sở Nội vụ tổng hợp, thẩm định kết quả tự đánh giá, xếp loại của các cơ quan, đơn vị, địa phương, báo cáo UBND tỉnh trước 31/12 hằng năm. Tham mưu UBND tỉnh công bố kết quả xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk. 3. Cơ sở thẩm định, xếp loại a) Báo cáo k ế t quả tự đánh giá của cơ quan, đơn vị và địa phương (có kèm theo bảng tự chấm điểm); b) Hồ sơ, tài l iệu là kết quả của các nội dung đã thực hiện; c) Thông tin s ố liệu có liên quan từ các cơ quan có liên quan (nếu có); d) Kết quả ki ể m tra thực tế từng nội dung. Điều 6. Xếp loại kết quả X ếp loại kết quả công tác văn thư, lưu trữ trên cơ sở điểm tổng cộng của tất cả các tiêu chí th eo thang điểm: 1. Từ 90 điểm trở lên: X ếp loại Xuất sắc. 2. Từ 80 điểm đến dưới 90 điểm: X ếp loại Tốt. 3. Từ 70 điểm đến dưới 80 điểm: X ếp loại Khá. 4. Từ 50 điểm đến dưới 70 điểm: X ếp loại Trung bình. 5. Dưới 50 đ iểm: X ếp loại Yếu. Chương III TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 7. Trách nhiệm của thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố 1. Trách nhiệm của thủ trưởng các sở, ban, ngành Căn cứ Quy định này, triển khai và tổ chức đánh giá kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời, hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trực thuộc đánh giá kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và tổng hợp báo cáo kết quả về Sở Nội vụ theo đúng thời gian quy định. 2. Trách nhiệm của Chủ tịch UBND c á c huyện, thị xã, thành phố Căn cứ Quy định này, triển khai và tổ chức đánh giá kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời, hướng dẫn, tổng hợp, thẩm định, xếp loại đối với UBND các xã, phường, thị trấn và tự đánh giá, xếp loại của UBND huyện, thị xã, thành phố. Báo cáo kết quả về Sở Nội vụ theo đúng thời gian quy định. 3. Trách nhiệm của Giám đốc Sở Nội vụ a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra việc tổ chức thực hiện Quy định này; b) Tổng hợp, thẩm định kết quả tự chấm điểm của các cơ quan, đơn vị, và địa phương; tham mưu UBND tỉnh xếp loại, công bố kết quả xếp loại trên Cổng thông tin điện tử tỉnh Đắk Lắk; c) Hằng năm, xây dựng dự trù kinh phí tổ chức thẩm định kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị và địa phương trình Sở Tài chính tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí theo dự toán h à ng năm; d) Tùy theo yêu cầu nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của Trung ương, tình hình thực tế của tỉnh và kết quả tổ chức thực hiện tại các sở, ngành, huyện, nội dung, thang điểm các tiêu chí trong phụ lục có thể được sửa đổi, bổ sung, thay thế cho phù hợp. Sở Nội vụ có trách nhiệm đề xuất, tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh ban hành văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế. 4. Sở Tài chính Cân đối ngân sách, tham mưu UBND tỉnh bố trí kinh phí để Sở Nội vụ tổ chức thẩm định kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị và địa phương hằng năm. Điều 8. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc, phát sinh, Thủ trưởng các sở, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố kịp thời phản ánh về UBND tỉnh (thông qua Sở Nội vụ) để xem xét sửa đổi, bổ sung Quy định cho phù hợp./. PHỤ LỤC I TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CÁC SỞ, BAN, NGÀNH THUỘC TỈNH ĐẮK LẮK (Kèm theo Quyết định số: 3495 /QĐ-UBND ngày 26 /12/2018 của Chủ tịch UBND tỉnh) STT NỘI DUNG TIÊU CHÍ Điểm chuẩn Điểm tự ch ấ m Điểm x ế p loại Phần I. TỔ CHỨC, CHỈ ĐẠO, ĐI Ề U HÀNH CÔNG TÁC VĂN TH Ư , LƯU TRỮ 20 1 CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BỐ TRÍ NGƯỜI LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 5 1.1 Bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ - B ố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ chuy ê n trách hoặc văn thư kiêm lưu trữ ch ấ m 3 điểm - Nếu bố trí n gư ời làm công việc khác kiêm văn thư, lưu trữ chấm 2 điểm - Không bố trí người làm văn thư lưu trữ chấm 0 điểm 3 1.2 Trình độ chuyên môn của người làm công tác văn thư, lưu trữ - Đ ú ng tiêu chuẩn của ngạch văn thư, l ưu trữ ch ấ m 2 điểm - Không đ ú ng tiêu chuẩn của ngạch văn thư, l ưu trữ chấm 1 điểm 2 2 CHỈ ĐẠO, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TR Ữ 15 2.1 Chỉ đạo, triển khai, phổ biến các văn bản của Trung ương, của tỉnh liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ - Chỉ đạo, triển khai, phổ biến đầy đủ các văn bản của Trung ương, của t ỉ nh liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ (có văn bản chỉ đạo, triển khai riêng và c ó các hình thức phổ biến khác như: lồng ghép tại giao ban, họp cơ quan, giới thiệu trên Website nội bộ, photo văn bản gửi các đơn vị trực thuộc) chấm 3 điểm - Có chỉ đạo, triển khai, phổ biến các văn bản của Trung ương, của tỉnh liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ nhưng không đầy đủ ch ấ m 1 điểm - Không chỉ đạo, triển khai, phổ biến các văn bản của Trung ương, của tỉnh liên quan đến công tác văn thư, l ưu trữ chấm 0 điểm 3 2.2 Ban hành các văn bản của công tác v ă n thư, lưu trữ - Ban hành các văn bản của công tác văn thư, lưu trữ đầy đủ theo quy định như: Quy chế văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ hà n g năm; Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ) ch ấ m 5 điểm - Thiếu một tr o ng các văn bản trên mỗi văn bản trừ 1 điểm - Không ban hành tất c ả các văn bản trên ch ấ m 0 điểm 5 2.3 Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc - Ban hành Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc, thực hiện đúng theo Kế hoạch ch ấ m 3 điểm - Ban hành Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc nhưng không tổ chức kiểm tra ch ấ m 1 điểm - Không ban hạnh Kế hoạch và tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ (trừ các đơn vị cơ quan có thẩm quyền đã kiểm tra) ch ấ m 0 điểm * Các cơ qua n , đơn vị không c ó đơn vị trực thuộc ch ấ m điểm tối đa 3 2.4 Thực hiện báo cáo thống kê cơ sở, đột xuất, tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ trước năm chấm điểm - Báo cáo thố n g kê cơ sở, đột xuất, tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ đầy đủ, đúng thời gian quy định chấm 3 điểm - Có Báo cáo thống kê cơ sở, đột xuất, tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ nhưng trễ từ 01 ngày đến dưới 05 ngày so với quy địn h hoặc báo c á o sớm nhưng chưa đạt nội dung yêu cầu ch ấ m 2 điểm - Không Báo cáo thống kê cơ sở, đột xuất, tổng hợp công tác văn thư, l ư u trữ ch ấ m 0 điể m 3 2.5 Cử công chứ c , viên chức tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng văn thư, lưu trữ do tỉnh tổ chức - Cử công chức, viên chức tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng, người được cử đi tập hu ấ n, b ồ i dưỡng tham gia đầy đủ thời gian tập huấn chấm 1 điểm - Không cử c ông chức, viên chức tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng hoặc người được cử đ i tập huấn, bồi dưỡng không tham gia đ ầ y đ ủ thời gian tập huấn ch ấ m 0 điểm 1 P h ần II. CÔNG TÁC VĂN THƯ 45 1 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 10 1.1 Tiếp nhận, đ ă n g ký văn bản đến và trình xử lý và chuyển giao văn bản đ ế n đúng quy định - Văn bản đến thuộc diện phải đăng ký tại bộ phận văn thư được đóng dấu đến, được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến theo đúng quy định ch ấ m 3 điểm - Văn bản đến thuộc diện phải đăn g k ý tại bộ phận văn thư nhưng không được đóng dấu đến hoặc có đóng dấu đến nhưng không ghi số đến hoặc không ghi ngày tháng năm đến, không được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến theo đúng quy định ch ấ m 2 điểm - Không có sổ theo dõi chuy ể n giao văn bản hoặc c ó sổ nhưng người nhận văn bản không ký nhận văn bản chấm 1 điểm - Không chuyển giao văn bản đến cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý mà lưu tại văn thư cơ quan ch ấ m 0 điể m 3 1.2 Theo dõi kết quả xử lý văn bản đến - Quy định thời gian xử lý văn bản đến, c ó biện pháp để theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến hàng tu ầ n ch ấ m 3 điểm - Không quy định thời gian xử lý văn bản đến nhưng c ó biện pháp để theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến hàng tuần ch ấ m 2 điểm - Không quy định thời gian xử lý văn bản đến và không c ó biện pháp để theo d õ i kết quả xử lý v ăn bản đến ch ấ m 0 điểm 3 1.3 Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành - C ó ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành chấm 2 điểm - Chưa ứng dụng ch ấ m 0 điểm 2 1.4 Sổ đăng ký văn bản đến - Có sổ đăng ký văn bản đến, cập nhật thông tin trong sổ đầy đủ đ ú ng theo quy định ch ấ m 2 điể m - Có sổ đăng ký văn bản đến nhưng cập nhật thông tin trong sổ không đầy đủ hoặc cập nhật nhưng không đúng theo quy định ch ấ m 1 điểm - Không c ó sổ đăng ký văn bản đến chấm 0 điểm 2 2 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 10 2.1 Đăng ký, quản lý văn bản đi - C ó sổ đăng ký văn bản đi, cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi đ ú ng quy định chấm 2 điểm - Có s ổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, nhưng cập nhật chưa đầy đủ hoặc chưa đ ú ng nội dung thông t i n của sổ chấm 1 đi ể m - Không có sổ đ ăng k ý văn bản đi ch ấ m 0 điểm 2 2.2 V ề thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính - Văn bản đ úng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính ch ấ m 2 điểm - Văn bản sai về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính chậm 1 điểm 2 2.3 Chuyển phát v à theo dõi chuyển phát văn bản đi - Chuyển phát văn bản đi kịp thời, chặt chẽ (c ó s ổ theo dõi, cập nhật đầy đủ đ ú ng nội du ng theo quy định chấm 2 điểm - Chuyển phát văn bản đi chưa kịp thời hoặc quản lý văn bản chưa chặ t chẽ (có sổ theo dõi nhưng cập nhật chưa đầy đủ hoặc c hưa đ ú ng nội du ng theo quy định) ch ấ m 1 điểm - Chuyển ph át v ă n bản đi chưa kịp thời, không sổ theo dõi theo quy định ch ấ m 0 điểm 2 2.4 Lưu văn bản đi - Văn bản đ i được lưu đầy đủ tại văn thư cơ quan và tại bộ phận soạn thảo, bản lưu tại văn thư đã đóng d ấ u được sắp xếp theo thứ tự đăng ký ch ấ m 2 điểm - Văn bản đi được lưu đầy đủ tại văn thư cơ quan và tại bộ phận soạn thảo, bản l ưu tại văn thư đã đóng dấu nhưng chưa đ ược s ắ p xếp theo thứ tự đăng ký ch ấ m 1 điểm - Văn bản đi chỉ được lưu tại văn thư cơ quan, không lưu tại bộ phận soạn thảo hoặc ngược lại hoặc các bộ phận lưu không đầy đủ hoặc chưa đóng dấu ch ấ m 0 điểm 2 2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin tr ong quản lý văn bản di - Ứng dụng đ ược công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi hiệu q u ả ch ấ m 2 điểm - Ứng dụng được công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi chưa hiệu quả chấm 1 điểm - Không ứng dụng được công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi ch ấ m 0 điểm 2 3 QUẢN LÝ V À SỬ DỤNG CON DẤU 5 3.1 Quản lý và sử dụng con dấu - Quản lý và sử dụng con dấu đ ú ng quy định ch ấ m 5 điểm - Không phân công người quản lý con dấu hoặc ph â n công nhưng không đúng quy định ch ấ m 3 điể m - Còn để con dấu cho nhiều người sử dụng hoặc khi vắng mặt không làm biên bản bàn giao ch ấ m 2 điểm - Không c ó tủ, không có khóa hoặc có tủ nhưng không c ó kh ó a ch ấ m 1 điểm 5 4 LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC 20 4.1 Triển khai thực hiện lập hồ sơ công việc - Đã triển khai lập hồ sơ công việc, công chức, viên chức thự c hiện đầy đủ chấm 10 điểm - Đã triển khai lập hồ sơ công việc nhưng dưới 2/3 công chức, viên chức chưa thực hiện chấm 7 điểm - Đã triển khai lập hồ sơ công việc nhưng dưới 1/3 c ô ng chức, viên chức chưa thực hiện trừ 5 điểm - Chưa triển khai lập hồ sơ công việc chấm 0 điểm 10 4.2 Chất lượng của hồ sơ công việc được lập - Đã thực hiện việc lập hồ sơ công việc, hồ sơ được sắp xếp đúng quy định ch ấ m 10 điểm - Đã thực hiện việc lập hồ sơ công việc nhưng hồ sơ chưa được sắp xếp đúng quy định (chưa có mục lục văn bản; chưa đ á nh s ố tờ văn bản trong hồ sơ...) trừ 5 điểm - Thực hiện việc lập hồ sơ c ô ng việc không đúng quy định chấm 0 điểm 10 PH Ầ N III. C Ô NG TÁC LƯU TRỮ 35 1 KHO LƯU TRỮ 10 1.1 Ban hành Nội quy kho lưu trữ - Ban hành Nội quy kho lưu trữ đúng quy định chấm 2 điểm - Chưa c ó nội quy kho lưu trữ cơ quan ch ấ m 0 điểm 2 1.2 Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ - Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ đúng quy định chấm 4 điểm - Thiếu trang thiết bị bảo quản tài liệu: Gi á , kệ sắt để đựng tài liệu, Hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ; quạt thông gió, thiết bị phòng ch á y chữa ch á y... ch ấ m 2 điểm - Chưa có trang thiết bị bảo qu ả n tài liệu ch ấ m 0 điểm 4 1.3 Hiện trạng kho và sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ - B ố tr í Kho và tài liệu trong Kho đ ú ng quy định ch ấ m 4 điểm - Sắp xếp tài liệu trong Kho chưa đúng quy định (s ố thứ tự của hộp liên tiếp, sắp từ tr á i sang phải, từ trên xuống dưới, từ ngoài vào trong tính từ cửa kho), còn đ ể các vật tư khác trong Kh o tài liệu ch ấ m 2 điểm - Chưa b ố trí Kho hoặc phòng lưu trữ tài liệu ch ấ m 0 điểm 4 2 HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ 25 2.1 Thu thập, giao, nộp tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành - C ó kế hoạc h thu thập hồ sơ, tài liệu, thu thập hết tài liệu đến hạn nộp lưu vào lư u trữ cơ quan theo quy định ch ấ m 10 điểm - Có kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu nhưng chưa thu thập hết tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ q ua n theo quy định chấm 7 điểm - C ó biên bản nhưng không có mục lục hồ sơ nộp lưu theo đ ú ng qu y định hoặc ngược lại hoặc mục lục hồ sơ nộp lưu không đầy đủ các thông tin theo quy định ch ấ m 5 điểm - Không có biên bản và mục lục hồ sơ nộp lưu ch ấ m 3 điểm - Chưa có kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu tr ữ cơ quan theo quy định chấm 0 điểm 10 2.2 Chỉnh lý, hệ thống hóa tài liệu lưu trữ thu thập được trong năm - Đã chỉnh lý hệ thống hóa tài liệu lưu trữ thu thập được trong năm ch ư a đầy đủ các b ư ớc theo quy định chấm 8 điểm - Đã chỉnh lý hệ thống hóa tài liệu lưu trữ thu thập được trong năm chưa đầy đủ các bước theo quy định ch ấ m 5 điểm - Chưa chỉnh lý, hệ thống h ó a tài liệu lưu trữ thu thập được trong năm chấm 0 điểm 8 2.3 Ứng dụng c ô ng nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ - Ứ ng dụng đ ược công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ ch ấ m 2 điểm - Chưa ứng dụng ch ấ m 0 điểm 2 2.4 Quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Có các lo ạ i sổ để quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo đúng quy định ch ấ m 2 điểm - C ó các loại sổ để quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo đúng quy định nhưng chưa chặt chẽ (có đầy đủ các loại sổ theo quy định; mẫu sổ đúng quy định nhưng cập nhật thông tin chưa đầy đủ, chưa kịp thời hoặc nội dung chưa đ ú ng quy định) ch ấ m 1 điểm - Không có các loại sổ để quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chấm 0 điểm 2 2.5 Giao nộp tài liệu vào lưu trữ; lị c h sử - C ó kế hoạch giao nộp tài liệu lưu trữ, giao nộp đ ú ng theo kế hoạch ch ấ m 2 điểm - Có kế hoạch giao nộp tài liệu lưu tr ữ nhưng giao nộp không đ ú ng theo kế hoạch ch ấ m 1 điểm - Không có kế hoạch giao nộp tài liệu ch ấ m 0 điểm * Trường hợp lưu trữ lịch sử chưa c ó Kế hoạch thu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thì ch ấ m điểm tối đa 3 Tổng cộng 100 PHỤ LỤC II TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CÁC HUYỆN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ THUỘC TỈNH ĐẮK LẮK (Kèm theo Quyết định số 3495/QĐ- UBND ngày 26 /12/2018 của Chủ tịch UBND tỉnh) STT NỘI DUNG TIÊU CHÍ Điểm chuẩn Điểm tự chấm Điểm xếp loại Phần I. TỔ CHỨC, CHỈ ĐẠO, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 20 1 CÔNG TÁC T Ổ CHỨC V À BỐ TRÍ NGƯỜI LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 5 1.1 Bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ tại VP UBND huyện đúng tiêu chuẩn ngạch văn thư, lưu trữ - B ố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách hoặc văn thư kiêm lưu trữ, đ ú ng tiêu chuẩn của ngạch văn thư, lưu trữ chấm 3 điểm - Nếu b ố trí người làm công việc khác kiêm văn thư, lưu trữ, không đ ú ng tiêu chuẩn của ngạch văn thư, lưu trữ chấm 2 điểm - Không bố trí người làm văn thư lưu trữ ch ấ m 0 điểm 3 1.2 Bố trí công chức tham mưu công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý Kho lưu trữ huyện - B ố trí công chức tham mưu công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý Kho lưu trữ huyện chấm 2 điểm - Không b ố trí c ô ng chức tham mưu công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý Kho lưu trữ huyện chấm 0 điểm 2 2 CHỈ ĐẠO, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC V Ă N THƯ, LƯU TRỮ 15 2.1 Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ - Chỉ đạo, triển khai, phổ bi ế n đầy đủ các văn bản của Trung ương, của tỉnh liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ (có văn bản chỉ đạo, triển khai riêng và có các hình thức phổ biến khác như: lồng ghép tại giao ban, họp cơ quan, giới thiệu trên Website nội bộ, photo văn bản gửi các đơn vị trực thuộc) ch ấ m 3 đi ể m - Có chỉ đạo, triển khai, phổ bi ế n các văn bản của Tr u ng ương, của tỉnh liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ nhưng không đầy đủ chấm 1 điểm - Không chỉ đạo, triển khai, phổ biến các văn bản của Trung ương, của tỉnh l iên q ua n đến công tác văn thư, lưu trữ ch ấ m 0 điể m 3 2.2 Ban hành các v ă n bản của công tác văn thư, lưu trữ - Ban hành các văn bản của công tác văn thư, lưu trữ đầy đủ theo quy định như: Quy ch ế văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ hàng năm; Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ) ch ấ m 3 điểm - Thiếu một trong các văn bản trên mỗi văn bản trừ 1 điểm - Không ban hành t ấ t cả các văn bản trên ch ấ m 0 điểm 3 2.3 Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các phòng, ban chuyên môn và UBND các xã, phường, thị trấn thuộc huyện - Ban hành Kế hoạch kiểm tra, thực hiện đúng theo Kế hoạch chấm 3 điểm - Ban hành Kế hoạch kiểm tra nhưng không tổ chức kiểm tra chấm 1 điểm - Không ban h ành Kế hoạch và tổ chức kiểm tra (trừ các đơn vị cơ quan có thẩm quyền đã kiểm tra) chấm 0 điểm 3 2.4 Thực hiện báo cáo thống kê cơ sở, đột xuất, tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ trước năm chấm điểm - Báo cáo thống kê cơ sở, đột xuất, tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ đ ầ y đủ, đúng thời gian quy định ch ấ m 2 điểm - C ó Báo c á o thống kê cơ sở, đột xuất, tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ nhưng trễ từ 01 ngày đến dưới 05 ngày so với quy định hoặc báo cáo sớm nhưng chưa đạt nội dung yêu cầu ch ấ m 1 điểm - Không Báo c á o thống kê cơ sở, đột xuất, tổng hợp công tác văn thư, l ư u trữ chấm 0 điểm 2 2.5 Thực hiện chấm điểm, xếp loại, báo cáo tiêu chí công tác văn thư, lưu trữ của UBND các xã, phường, thị trấn thuộc huyện - Thực hiện chấ m điểm, xếp loại, báo c á o tiêu ch í c ô ng tác văn thư, lưu trữ đúng thời hạn chấm 2 điểm - Thực hiện ch ấ m điểm, xếp loại, báo cáo tiêu chí công tác văn thư, lưu trữ trễ so với quy định ch ấ m 1 điểm 2 2.6 Cử công chức, viên chức tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng văn thư, lưu trữ do tỉnh tổ chức - Cử công chức, viên chức tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng, ngư ờ i được cử đi tập huấn, bồi dưỡng tham gia đầy đủ thời gian tập huấn chấm 1 điểm - Không c ử công chức, viên chức tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng hoặc người được cử đi tập huấn, b ồ i dưỡng không tham gia đ ầ y đủ thời gian tập hu ấ n ch ấ m 0 điểm 1 2.7 Xây dựng Kế hoạch và tổ chức tập huấn, bồi dưỡng văn thư, lưu trữ - Xây dựng Kế hoạch và tổ chức tập huấn, bồi dưỡng văn thư, lưu trữ chấm 1 điểm - Không xây dựng Kế hoạch và tổ chức tập huấn, bồi dưỡng văn thư, lưu trữ ch ấ m 0 điể m 1 Phần II. CÔNG TÁC VĂN THƯ 45 1 QUẢN LÝ VĂN B Ả N ĐẾN 10 1.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến và trình xử lý và chuyển giao văn bản đến đúng quy định - Văn bản đến thuộc diện phải đăng ký tại bộ phận văn thư được đóng d ấ u đến, được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến theo đ ú ng quy định chấm 3 điểm - Văn bản đến thuộc diện phải đăng ký tại bộ phận văn thư nhưng không được đóng dấu đến hoặc c ó đóng dấu đến nhưng không ghi sổ đến hoặc không ghi ngày tháng năm đến, không được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến theo đ ú ng quy định chấm 2 điểm - Không có sổ theo dõi chuyển giao văn bản hoặc có sổ nhưng người nhận văn bản không k ý nhận văn bản chấm 1 điểm . - Không chuyển giao văn bản đến cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý mà lưu tại văn thư cơ quan ch ấ m 0 điể m 3 1.2 Theo dõi kết quả xử lý văn bản đến - Quy định thời gian xử lý văn bản đến, c ó biện pháp để theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến hàng tuần ch ấ m 3 điểm - Không quy định thời gian xử l ý văn bản đến nhưng có biện pháp để theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến hàng tuần ch ấ m 2 điểm - Không quy định thời gian xử lý văn bản đến và không c ó biện pháp đ ể theo dõi kết quả xử lý văn bản đến chấm 0 điểm 3 1.3 Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành - Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành c ó hiệu quả chấm 2 điểm - Ứ ng dụng phần mềm qu ả n lý văn bản và điều hành chưa hiệu quả ch ấ m 1 điểm - Chưa ứng dụng ch ấ m 0 điểm 2 1.4 Sổ đăng ký văn bản đến - Có sổ đăng k ý văn bản đến, cập nhật thông tin trong sổ đầy đủ đúng th e o quy định ch ấ m 2 điểm - Có sổ đăng ký văn bản đến nhưng cập nhật thông tin trong sổ không đầy đủ hoặc cập nhật nhưng không đ ú ng theo quy định chấ m 1 điểm - Không c ó sổ đăng ký văn bản đến chấm 0 điểm 2 2 QUẢN LÝ V Ă N BẢN ĐI 10 2.1 Đăng ký, quản lý văn bản đi - C ó sổ đăng ký văn bản đi, cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi đúng quy định ch ấ m 2 điểm - C ó sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý v ă n bản đi, nhưng cập nhật chưa đầy đủ hoặc chưa đúng nội dung thông tin của sổ chấm 1 điểm - Không c ó s ổ đăng ký văn bản đi ch ấ m 0 điểm 2 2.2 V ề thể thức v à kỹ thuật trình bày văn bản hành chính - Văn bản đú n g về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính c hấ m 2 điểm - Văn bản sa i về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính ch ấ m 1 điểm 2 2.3 Chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi - Chuyển phát văn bản đi kịp thời, chặt chẽ (c ó sổ theo dõi, cập nhật đầy đủ đ ú ng nội du ng theo quy định ch ấ m 2 điểm - Chuyển phát văn bản đi chưa kịp thời hoặc quản lý văn bản chưa chặt chẽ (c ó sổ theo dõi nhưng cập nhật chưa đầy đủ hoặc chưa đúng nội du ng theo quy định) ch ấ m 1 điểm - Chuyển phát văn bản đi chưa kịp thời, không sổ theo dõi theo quy định chấm 0 điểm 2 2.4 Lưu văn bản đi - Văn bản đi được lưu đầy đủ tại văn thư cơ quan và tại bộ phận soạn thảo, bản lưu tại văn thư đã đóng d ấ u được sắp xếp the o thứ tự đăng ký ch ấ m 2 điểm - Văn bản đi được lưu đầy đủ tại văn thư cơ quan và tại bộ phận soạn thảo, bản lưu tại văn thư đã đóng dấu nhưng chưa được sắp xếp theo thứ tự đăng ký ch ấ m 1 điểm - Văn bản đi ch ỉ được lưu tại văn thư cơ quan, không lưu tại bộ phận soạn thảo hoặc ngược lại hoặc các bộ phận lưu không đầy đủ hoặc chưa đ ó ng d ấ u ch ấ m 0 điểm 2 2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đi - Ứng dụng được công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi hiệu quả ch ấ m 2 điểm - Ứng dụng được công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi chưa hiệu quả ch ấ m 1 điể m - Không ứng dụng được công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi ch ấ m 0 điểm 2 3 QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 5 3.1 Quản lý và sử dụng con dấu - Quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định ch ấ m 5 điểm - Không phân công người quản lý con dấu hoặc phân công nhưng không đ ú ng quy định ch ấ m 3 điể m - Còn để con dấu cho nhiều người sử dụng hoặc khi v ắ ng mặt không làm biên bản bàn giao ch ấ m 2 điểm - Không c ó tủ, không c ó khóa hoặc có tủ nh ư ng không c ó khóa ch ấ m 1 điểm 5 4 LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC 20 4.1 Triển khai thực hiện lập hồ sơ công việc - Đã triển khai lập hồ sơ công việc, công chức, viên chức thự c hiện đầy đủ ch ấ m 10 đ i ể m - Đã triển khai lập hồ sơ công việc nhưng dưới 2/3 công chức, viên chức chưa thực hiện chấm 7 điểm - Đã triển khai lập hồ sơ công việc nhưng dưới 1/3 công chức, viên chức chưa thực hiện trừ 5 điểm - Chưa triển khai lập hồ sơ c ô ng việc chấm 0 điểm 10 4.2 Chất lượng của hồ sơ công việc được lập - Đã thực hiện việc lập hồ sơ công việc, hồ sơ được sắp xếp đúng quy định ch ấ m 10 điểm - Đã thực hiện việc lập hồ sơ công việc nhưng hồ sơ chưa được sắp xếp đúng quy định (chưa có mục lục văn bản; chưa đánh s ố t ờ văn bản trong hồ sơ...) trừ 5 điểm - Thực hiện việc lập hồ sơ công việc không đúng quy định chấm 0 điểm 10 PH Ầ N III. CÔNG TÁC LƯU TRỮ 35 1 KHO LƯU TRỮ 10 1.1 Ban hành Nội quy kho lưu trữ - Ban hành Nội quy kho lưu trữ đ ú ng quy định ch ấ m 2 điểm - Chưa có nội quy kho lưu trữ cơ quan ch ấ m 0 điểm 2 1.2 Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ - Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ đ ú ng quy định ch ấ m 4 điểm - Thiếu trang thiết bị bảo qu ả n tài liệ u: Gi á , kệ sắt để đựng tài liệu, Hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ; quạt thông gió, thiết bị ph ò ng cháy chữa ch á y... chấm 2 điểm - Chưa có trang thiết bị bảo quản tài liệu chấm 0 điểm 4 1. 3 Hiện trạng kho và sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ - Bố tr í Kho và tài liệu trong Kho đúng quy định ch ấ m 4 điểm - Sắp xếp tài liệu trong Kho chưa đ ú ng quy định (s ố thứ tự của hộp liên tiếp, s ắ p từ trái sang phải, từ trên xu ố ng dưới, từ ngoà i vào trong t í nh từ cửa kho), còn đ ể các vật tư khác trong Kho tài liệu chấm 2 điểm - Chưa b ố trí Kho hoặc phòng lưu trữ tài liệu chấm 0 điểm 4 2 HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ 25 2.1 Thu thập, giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành - Có kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu, thu thập hết tài liệu đến hạn nộp lưu vào l ư u trữ cơ quan theo quy định chấm 10 điểm - Có kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu nhưng chưa thu thập hết tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan theo quy định chấm 7 điểm - Có biên b ả n nhưng không c ó mục lục hồ sơ nộp lưu theo đúng q u y định hoặc ngược lại hoặc mục lục hồ sơ nộp lưu không đ ầ y đủ các thông tin theo quy định ch ấ m 5 điểm - Không có biên bản và mục lục hồ sơ nộp lưu chấm 3 điểm - Chưa có kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu t rữ cơ quan theo quy định ch ấ m 0 điểm 10 2.2 Chỉnh lý, hệ thống hóa tài liệu lưu trữ thu thập được trong năm - Đã chỉnh lý hệ thống hóa tài liệu lưu trữ thu thập được trong năm c hưa đầy đủ các bước theo quy định ch ấ m 8 điểm - Đã chỉnh lý hệ thống hóa tài liệu lưu trữ thu thập được trong năm chưa đầy đủ các bước theo quy định ch ấ m 5 điểm - Chưa chỉnh lý, hệ thống hóa tài liệu lưu trữ thu thập được trong năm ch ấ m 0 điểm 8 2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ - Ứ ng dụng được công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ ch ấ m 2 điểm - Chưa ứng dụng ch ấ m 0 điểm 2 2.4 Quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - C ó các loại sổ để quản lý, khai th á c, sử dụng tài liệu lưu trữ theo đúng quy định chấm 3 điểm - Có các loại sổ để quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo đ ú ng quy định nhưng chưa chặt chẽ (c ó đầy đủ các loại sổ theo quy định; mẫu sổ đúng quy định nhưng cập nhật thông tin chưa đầy đủ, chưa kịp thời hoặc nội dung chưa đúng quy định) ch ấ m 2 điể m - Không có các loại sổ để quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chấm 0 điểm 2 2.5 Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử - C ó kế hoạch giao nộp tài liệu l ư u trữ, giao nộp đúng theo kế hoạch chấm 2 điểm - C ó kế hoạch giao nộp tài liệu lưu trữ nhưng giao nộp không đ ú ng theo kế hoạch chấm 1 điểm - Không c ó kế hoạch giao nộp tài liệu ch ấ m 0 điểm * Trường hợp lưu trữ lịch sử chưa có Kế hoạch thu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thì ch ấ m điểm tối đa 3 Tổng cộng 100 PHỤ LỤC III TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CÁC XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN THUỘC TỈNH ĐẮK LẮK (Kèm theo Quyết định số: 3 495/QĐ-UBND ngày 26 /12/2018 của Chủ tịch UBND tỉnh) STT NỘI DUNG TIÊU CHÍ Điểm chuẩn Điểm t ự ch ấ m Điểm xếp loại Phần I. TỔ CHỨC, CHỈ ĐẠO, ĐI Ề U HÀNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 15 1 CÔNG TÁC T Ổ CHỨC VÀ BỐ TRÍ NGƯỜI LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 5 1.1 Bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ - Có b ố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ ch ấ m 3 điểm - Không bố trí người làm văn thư lưu trữ ch ấ m 0 điểm 3 1.2 Trình độ chuyên môn của người làm công tác văn thư, lưu trữ - Đúng tiêu chuẩn của ngạch văn thư, lưu trữ chấm 2 điểm - Không đúng tiêu chuẩn của ngạch văn thư, lưu trữ chấm 1 điểm 2 2 CHỈ ĐẠO, ĐI Ề U HÀNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TR Ữ 10 2.1 Chỉ đạo, triển khai, phổ biến các văn bản của Trung ương, tỉnh, huyện liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ - Chỉ đạo, triển khai, phổ biến đầy đủ các văn bản của Trung ươn g , t ỉ nh, huyện liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ chấm 3 điểm - Có chỉ đạo, triển khai, phổ biến các văn bản của Trung ương, t ỉ nh, huyện liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ nhưng không đầy đủ chấm 1 điểm - Không chỉ đạo, triển khai, phổ bi ế n các văn bản của Trung ươn g , tỉnh, huyện liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ chấm 0 điểm 3 2.2 Ban hành các văn bản của công tác văn thư, lưu trữ - Ban hành các văn bản của côn g tác văn thư, lưu trữ đầy đủ theo quy định như: Quy ch ế văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ hàng năm; Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ) chấm 3 điểm - Thi ế u một trong các văn bản trên mỗi văn bản trừ 1 điểm - Không ban hành tất cả các văn bản trên chấm 0 điểm 3 2.3 Thực hiện báo cáo thống kê cơ sở, đột xuất, tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ trước năm chấm điểm - Báo cáo thống kê cơ sở, đột xuất, tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ đầy đủ, đúng thời gian quy định chấm 3 điểm - C ó Báo cáo th ố ng kê cơ sở, đột xuất, tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ nhưng tr ễ từ 01 ngày đến dưới 05 ngày so với quy định hoặc báo c á o sớm nhưng chưa đạt nội dung yêu c ầ u chấm 2 điểm - Không Báo cáo thống kê cơ sở, đột xuất, tổng hợp công tác văn thư , lưu trữ chấm 0 điể m 3 2.4 Cử công chức, viên chức tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng văn thư, lưu trữ do huyện tổ chức - Cử công chức, viên chức tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng, ng ư ời được cử đi tập huấn, bồi dưỡng tham gia đầy đủ thời gian tập huấn chấm 1 điểm - Không cử công chức, viên chức tham gia các lớp t ập huấn, bồi dưỡng hoặc người được cử đi tập huấn, bồi dưỡng kh ô ng tham gia đầy đủ thời gian tập huấn chấm 0 điểm 1 Phần II. CÔNG TÁC VĂN THƯ 50 1 QUẢN L Ý VĂN BẢN ĐẾN 12 1.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến và trình xử lý và chuyển giao v ă n b ả n đến đúng quy định - Văn bản đ ến thuộc diện phải đăng ký tại bộ phận văn thư được đó ng dấu đến, được đ ă ng k ý vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến theo đúng quy đ ị nh chấm 3 điểm - Văn bản đến thuộc diện phải đăng ký tại bộ phận văn thư nhưng không được đ ó ng dấu đến hoặc c ó đóng dấu đến nhưng không ghi số đến hoặc không ghi ngày tháng năm đến, không được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến theo đúng quy định chấm 2 điểm - Không có sổ th eo dõi chuyển giao văn bản hoặc có sổ nhưng người nhận vă n bản không k ý nhận văn bản chấm 1 điểm - Không chuyển giao văn bản đ ế n cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý mà lưu tại văn thư cơ quan chấm 0 điểm 3 1.2 Theo dõi kết quả xử lý văn bản đến - Quy định thời gian xử lý văn bản đến, c ó biện pháp để theo dõi, đ ô n đốc việc xử lý văn bản đến hàng tuần chấm 3 điểm - Không quy định thời gian xử lý văn bản đến nhưng có biện pháp để theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến hàng tuần chấm 2 điểm - Không quy định thời gian xử lý văn bản đến và không có biện pháp đ ể theo dõi kết quả xử lý văn bản đến chấm 0 điểm 3 1.3 Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành - Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành có hiệu quả chấm 3 điểm - Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành chưa hiệu quả ch ấ m 2 điể m - Chưa ứng dụng chấm 0 điểm 3 1.4 Sổ đăng ký văn bản đến - C ó sổ đăng ký văn bản đến, cập nhật thông tin trong sổ đầy đủ đúng theo quy định chấm 3 điểm - C ó sổ đăng ký văn bản đến nhưng cập nhật thông tin trong sổ không đầy đủ hoặc cập nhật nhưng không đúng theo quy định chấm 1 điểm - Không c ó sổ đăng ký văn bản đến chấm 0 điểm 3 2 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 13 2.1 Đăng ký, quản lý văn bản đi - Có sổ đăng ký văn bản đi, cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi đ ú ng quy định chấm 3 điểm - C ó sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, nh ư ng cập nhật chưa đầy đủ hoặc chưa đ ú ng nội dung thông tin của sổ ch ấ m 1 điểm - Không c ó sổ đăng ký văn bản đi chấm 0 điểm 3 2.2 V ề thể thức và kỹ thuật tr ình bày văn bản hành chính - Văn bản đúng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính chấm 2 điểm - Văn bản sai về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính chấm 1 điểm 2 2.3 Chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi - Chuyển phát văn bản đi kịp thời, chặt chẽ (có sổ theo dõi, cập nhật đầy đủ đúng nội du ng theo quy định chấm 3 điểm - Chuyển phát văn bản đi chưa kịp thời hoặc quản lý văn bản chưa ch ặ t chẽ (c ó sổ theo dõi nhưng cập nhật chưa đầy đủ hoặc chưa đúng nội du ng theo quy định) chấm 2 điểm - Chuyển phát văn bản đi chưa kịp thời, không sổ theo dõi theo quy định chấm 0 điểm 3 2.4 Lưu văn bản đi - Văn bản đi được lưu đầy đủ tại văn thư cơ quan và tại bộ phận soạn thảo, bản lưu tại văn thư đã đóng dấu được sắp xếp th e o thứ tự đăng ký chấm 3 điểm - Văn bản đi được lưu đầ y đ ủ tại văn thư cơ quan và tại bộ phận soạn thảo, b ả n lưu tại văn thư đã đóng d ấ u nhưng ch ư a được sắp xếp theo th ứ tự đăng ký chấm 2 điểm - Văn bản đi chỉ được lưu tại văn thư cơ quan, không lưu tại bộ phận soạn thảo hoặc ngược lại hoặc các bộ phận lưu không đầy đủ hoặc chưa đ ó ng dấu chấm 0 điểm 3 2.5 Ứng dụng, công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đi - Ứng dụng được công nghệ thông tin vào qu ả n lý văn bản đi hiệ u quả ch ấ m 2 điể m - Ứ ng dụ n g được công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi chư a hiệu quả chấm 1 điểm - Không ứng dụng được công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đ i chấm 0 điểm 2 3 QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 5 3.1 Quản lý v à sử dụng con dấu - Quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định chấm 5 điểm - Không phân công người quản lý con dấu hoặc phân công nhưng không đúng quy định chấm 3 điểm - Còn để c o n dấu cho nhiều người sử dụng hoặc khi v ắ ng mặt không làm biên bản bàn giao chấm 2 điểm - Không c ó tủ, không có khóa hoặc có tủ nhưng không c ó kh ó a chấm 1 điểm 5 4 LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC 20 4.1 Triển khai thực hiện lập hồ sơ công việc - Đã triển khai lập hồ sơ công việc, công chức, viên chức thự c hiện đầy đủ ch ấ m 10 điể m - Đã triển kh ai lập hồ sơ công việc nhưng dưới 2/3 công chức, viên chức chưa thực hiện chấm 7 điểm - Đã triển khai lập hồ sơ công việc nhưng dưới 1/3 công chức, viên chức chưa thực hiện trừ 5 điểm - Chưa triển khai lập hồ sơ c ô ng việc chấm 0 điểm 10 4.2 Chất lượng của hồ sơ công việc được lập - Đã thực hiện việc lập hồ sơ công việc, hồ sơ được s ắ p xếp đúng quy định chấm 10 điểm - Đã thực hiện việc lập hồ sơ công việc nhưng hồ sơ chưa được s ắ p xếp đúng quy định (chưa c ó mục lục văn bản; chưa đánh s ố tờ văn bản trong hồ sơ...) trừ 5 điểm - Thực hiện việc lập hồ sơ công việc không đ ú ng quy định chấm 0 điểm 10 PHẦN III. CÔNG TÁC LƯU TRỮ 35 1 KHO LƯU TRỮ 10 1.1 Ban hành Nội quy kho lưu trữ - Ban hành Nội quy kho lưu trữ đ ú ng quy định chấm 2 điểm - Chưa có nội quy kho lưu trữ cơ quan chấm 0 điểm 2 1.2 Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ - Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ đ ú ng quy định chấm 4 điểm - Thiếu trang thiết bị bảo quản tài liệu: Giá, kệ sắt để đựng tài liệu, Hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ; quạt thông gió, thiết bị phòng cháy chữa cháy... ch ấ m 2 điểm - Chưa c ó trang thiết bị bảo quản tài liệu chấm 0 điểm 4 1.3 Hiện trạng kho và sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ - B ố trí Kho và tài liệu trong Kho đ ú ng quy định chấm 4 điểm - Sắp xếp tài liệu trong Kho chưa đ ú ng quy định (s ố thứ tự của hộp liên tiếp, s ắ p từ trái sang phải, từ trên xu ố ng dưới, từ ngoài vào trong tính từ cửa kho), còn để các vật tư khác trong Kho tài liệu ch ấ m 2 điểm - Chưa b ố trí Kho hoặc phòng lưu trữ tài liệu chấm 0 điểm 4 2 HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ 25 2.1 Thu thập, giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành - Có kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu, thu thập hết tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan theo quy định chấm 10 điểm - Có kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu nhưng chưa thu thập hết tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan theo quy định chấm 7 điểm - C ó biên bản nhưng không c ó mục lục hồ sơ nộp lưu theo đ ú ng quy định hoặc ngược lại hoặc mục lục hồ sơ nộp lưu không đ ầ y đủ các thông tin theo quy định ch ấ m 5 điểm - Không c ó biên bản và mục lục hồ sơ nộp lưu chấm 3 đi ể m - Chưa c ó kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan theo quy định chấm 0 điểm 10 2.2 Chỉnh lý, hệ thống hóa tài liệu lưu trữ thu thập được trong năm - Đã ch ỉ nh lý hệ thống hóa tài liệu lưu trữ thu thập được trong năm chưa đầy đủ các bước theo quy định chấm 8 điểm - Đã ch ỉ nh lý hệ thống hóa tài liệu lưu trữ thu thập được trong năm chưa đầy đủ các bước theo quy định chấm 5 điểm - Chưa c h ỉnh lý, hệ thống hóa tài liệu lưu trữ thu thập được trong năm chấm 0 điểm 8 2.3 Ứng dụng; công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ - Ứng dụ n g được công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu lư u trữ chấm 2 điểm - Chưa ứng dụng chấm 0 điểm 2 2.4 Quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Có các loại sổ để quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ th e o đ ú ng quy định chấm 2 điểm - Có các lo ại sổ để quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo đúng quy định nhưng chưa chặt chẽ (có đầy đủ các loại sổ theo quy định; mẫu s ổ đúng quy định nhưng cập nhật thông tin chưa đầy đủ, chưa kịp thời hoặc nội dung chưa đ ú ng quy định) chấm 1 điểm - Không c ó các loại sổ để quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu l ư u tr ữ chấm 0 điểm 2 2.5 Kế hoạch thu thập tài liệu vào lưu trữ cấp xã - C ó kế h o ạch thu thập tài liệu lưu trữ, giao nộp đ ú ng theo kế hoạch chấm 3 điểm - Có kế h o ạch thu thập tài liệu lưu trữ nhưng giao nộp không đ ú ng theo kế hoạch chấm 1 điểm - Không có kế hoạch thu thập tài liệu chấm 0 điểm 3 Tổng cộng 100