319/KBNN-KHTH

Công văn 319/KBNN-KHTH về việc hướng dẫn quản lý, thanh toán vốn Chương trình 135 do Kho bạc Nhà nước ban hành KHO BẠC NHÀ NƯỚC ------- CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------- Số: 319/KBNN-KHTH V/v hướng dẫn quản lý, thanh toán vốn Chương trình 135 Hà Nội, ngày 04 tháng 3 năm 2009 Kính gửi: Kho bạc Nhà nước các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Thực hiện Thông tư Liên tịch số 01/2008/TTLT-UBDT-KHĐT-TC-XD-NNPTNT ngày 16/9/2008 của Liên bộ Uỷ ban Dân tộc- Kế hoạch và Đầu tư- Tài chính- Xây dựng- Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (sau đây gọi tắt là Thông tư 01/2008/TTLT) về hướng dẫn thực hiện Chương trình phát triển kinh tế-xã hội các xã đặc biệt khó khăn vùng đồng bào dân tộc và miền núi giai đoạn 2006-2010 (gọi tắt là Chương trình 135); Kho bạc Nhà nước (KBNN) hướng dẫn việc quản lý, kiểm soát thanh toán, báo cáo và quyết toán vốn Chương trình 135 như sau: I- ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG 1. Đối tượng: Công văn này được áp dụng cho các hoạt động thuộc Chương trình 135, bao gồm: - Dự án hỗ trợ phát triển sản xuất và chuyển dịch cơ cấu kinh tế, nâng cao trình độ sản xuất của đồng bào các dân tộc (sau đây gọi tắt là dự án hỗ trợ sản xuất); - Dự án phát triển cơ sở hạ tầng thiết yếu (gọi tắt là dự án cơ sở hạ tầng); - Dự án đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực cán bộ xã, thôn, bản và cộng đồng (gọi tắt là dự án đào tạo); - Chính sách hỗ trợ các dịch vụ, cải thiện và nâng cao đời sống nhân dân, trợ giúp pháp lý để nâng cao nhận thức pháp luật (gọi tắt là chính sách hỗ trợ đời sống). 2. Phạm vi áp dụng: - Các xã đặc biệt khó khăn (kể cả xã biên giới, xã an toàn khu) thuộc đối tượng đầu tư của Chương trình 135 theo các quyết định của Thủ tướng Chính phủ; - Các thôn, bản đặc biệt khó khăn ở các xã khu vực II, thuộc diện được đầu tư từ Chương trình 135 theo quyết định của cấp có thẩm quyền. II- CHUYỂN VỐN: - Từ năm 2009, việc chuyển vốn bổ sung có mục tiêu từ ngân sách trung ương cho ngân sách địa phương để thực hiện Chương trình 135 được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 115/2008/TT-BTC ngày 02/12/2008 của Bộ Tài chính về hướng dẫn một số điểm về tổ chức thực hiện dự toán ngân sách nhà nước năm 2009. Cụ thể: + Sở Tài chính các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là tỉnh) rút dự toán từ ngân sách trung ương để tạo nguồn bổ sung có mục tiêu cho ngân sách địa phương; + Việc chuyển vốn tại địa phương (từ cấp tỉnh đến cấp huyện, từ cấp huyện đến cấp xã) thực hiện theo quy định cụ thể của Uỷ ban nhân dân (UBND) tỉnh. KBNN cấp tỉnh, huyện thực hiện chuyển vốn Chương trình 135 từ ngân sách cấp tỉnh cho ngân sách cấp huyện, từ ngân sách cấp huyện cho ngân sách cấp xã căn cứ vào lệnh chi của cơ quan tài chính cấp trên (nếu cấp vốn bằng hình thức lệnh chi tiền), hoặc giấy rút dự toán của cơ quan tài chính cấp dưới (nếu cấp bằng hình thức rút dự toán của ngân sách cấp dưới) để tạo nguồn thanh toán cho Chương trình 135. Trường hợp ngân sách cấp huyện chuyển vốn bổ sung có mục tiêu cho ngân sách cấp xã thì UBND xã thực hiện chi từ ngân sách xã, trên các chứng từ chi phản ánh đúng nội dung chi, mã chương trình mục tiêu (CTMT) của Chương trình 135; - KBNN thực hiện quản lý, hạch toán nguồn vốn Chương trình 135 theo đúng cấp ngân sách (cấp tỉnh, huyện, xã). Vốn bổ sung có mục tiêu của ngân sách cấp trên cho ngân sách cấp dưới, khi thanh toán được hạch toán theo nguồn ngân sách cấp dưới; - Trường hợp thực hiện cơ chế cấp kinh phí uỷ quyền, cơ quan nhà nước cấp trên uỷ quyền xác định cơ quan cấp dưới được uỷ quyền là đơn vị dự toán đặc biệt và thực hiện phân bổ, giao dự toán như đối với các đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc. Việc chuyển kinh phí uỷ quyền thực hiện theo 2 hình thức: cơ quan được giao dự toán kinh phí uỷ quyền rút dự toán, hoặc cơ quan tài chính cấp trên lập lệnh chi tiền để chuyển tiền vào tài khoản tiền gửi kinh phí uỷ quyền của cơ quan tài chính cấp dưới. Khi cấp phát, thanh toán các khoản kinh phí uỷ quyền, KBNN thực hiện hạch toán vào chương và cấp ngân sách của đơn vị uỷ quyền. III- KIỂM SOÁT, THANH TOÁN VỐN: Đối tượng, nội dung chi, định mức chi đối với từng dự án, chính sách được thực hiện theo quy định tại Thông tư 01/2008/TTLT, Thông tư số 06/2007/TT-UBDT ngày 20/9/2007 của Uỷ ban Dân tộc về hướng dẫn thực hiện mức hỗ trợ các dịch vụ, cải thiện, nâng cao đời sống nhân dân, trợ giúp pháp lý, để nâng cao nhận thức pháp luật theo Quyết định số 112/2007/QĐ-TTg và văn bản hướng dẫn của cấp có thẩm quyền hướng dẫn thực hiện Chương trình 135. KBNN hướng dẫn cụ thể một số điểm sau: 1. Mở tài khoản: - Chủ đầu tư, các đơn vị được giao vốn, kinh phí thực hiện Chương trình 135 được mở tài khoản tại các đơn vị KBNN theo chế độ mở và sử dụng tài khoản do Bộ Tài chính quy định; - Hồ sơ, thủ tục mở tài khoản tại KBNN gồm: + Quyết định bổ nhiệm chức vụ của chủ tài khoản (thủ trưởng đơn vị), kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán), quyết định bổ nhiệm Trưởng Ban QLDA (nếu thành lập Ban QLDA); + Thông báo kế hoạch vốn, hoặc văn bản giao dự toán của cấp có thẩm quyền; + Giấy đăng ký mở tài khoản, đăng ký mẫu dấu, chữ ký (đối với Ban QLDA cấp xã thì sử dụng con dấu của UBND xã); - Chủ đầu tư, đơn vị sử dụng ngân sách gửi hồ sơ mở tài khoản cho bộ phận kế toán để làm thủ tục mở tài khoản. Bộ phận kế toán sao gửi 1 bộ hồ sơ mở tài khoản cho bộ phận kiểm soát, thanh toán vốn Chương trình 135 để có căn cứ kiểm soát, thanh toán; - Đối với các đơn vị được giao dự toán thực hiện các nhiệm vụ thuộc Chương trình 135 (các trường, phòng giáo dục) mở tài khoản lần đầu tại KBNN thì phải đăng ký với cơ quan tài chính để được cấp mã đơn vị có quan hệ với ngân sách theo Quyết định số 90/2007/QĐ-BTC ngày 26/10/2007 của Bộ Tài chính về việc ban hành quy định mã số các đơn vị có quan hệ với ngân sách; - Trường hợp Ban QLDA, các đơn vị đã có tài khoản khác tại KBNN thì khi mở thêm tài khoản để thanh toán vốn Chương trình 135, chỉ cần gửi thêm giấy đăng ký mở tài khoản. 2. Kiểm soát, thanh toán vốn dự án phát triển cơ sở hạ tầng: 2.1. Các điều kiện về hồ sơ thanh toán: Chủ đầu tư gửi KBNN các loại tài liệu sau (tài liệu gửi lần đầu, hoặc bổ sung, điều chỉnh- nếu có): - Báo cáo kinh tế- kỹ thuật (KT-KT); - Quyết định đầu tư (hoặc quyết định phê duyệt báo cáo KT-KT) của cấp có thẩm quyền (UBND huyện); - Các văn bản liên quan đến việc lựa chọn nhà thầu xây dựng, cung ứng hàng hoá, dịch vụ: quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, văn bản lựa chọn nhà thầu. Trường hợp chỉ định thầu, hoặc tự thực hiện các công việc không thông qua hợp đồng thì chủ đầu tư gửi đến KBNN dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt của từng công việc, hạng mục công trình; - Hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu, bao gồm các tài liệu kèm theo hợp đồng như: các điều kiện của hợp đồng, tài liệu bổ sung trong quá trình thực hiện hợp đồng, khối lượng công việc của hợp đồng theo hồ sơ chọn thầu, bảo lãnh tiền tạm ứng (nếu có). Chủ đầu tư không phải gửi KBNN các tài liệu kèm theo hợp đồng mang tính kỹ thuật chi tiết như: đề xuất của nhà thầu, các chỉ dẫn kỹ thuật, điều kiện tham chiếu, bản vẽ thiết kế, bản vẽ hoàn công, các tài liệu có tính kỹ thuật khác. Trường hợp trong nội dung báo cáo KT-KT có đóng kèm các tài liệu này thành một quyển thì KBNN nhận nhưng không xem xét các bản vẽ thiết kế, các nội dung có tính kỹ thuật và không chịu trách nhiệm kiểm soát các nội dung này; - Đối với các hợp đồng giữa chủ đầu tư với các nhóm hộ, cộng đồng tham gia xây dựng công trình thì nhóm hộ cử người đại diện ký hợp đồng, chủ đầu tư chịu trách nhiệm về tư cách đại diện của người ký hợp đồng; - Trong các tài liệu nêu trên, đối với các chứng từ quy định KBNN phải lưu để làm căn cứ thanh toán nhưng chỉ có một bản chính thì chủ đầu tư phải mang bản chính và bản sao có chứng thực của UBND cấp xã đến KBNN để kiểm tra, đối chiếu. KBNN lưu bản sao và trả lại bản chính cho chủ đầu tư. Một số loại tài liệu KBNN phải lưu bản chính (không nhận bản sao có đóng dấu chứng thực) gồm: quyết định phê duyệt báo cáo KT-KT, quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu hoặc chỉ định thầu, hợp đồng kinh tế. 2.2. Tạm ứng vốn: a) Thời điểm tạm ứng: Chủ đầu tư được tạm ứng vốn ngay khi có đủ các tài liệu gửi lần đầu quy định tại tiết a, điểm 2.1 nêu trên, theo các điều khoản thoả thuận trong hợp đồng. b) Về mức tạm ứng: - Đối với gói thầu thực hiện theo hình thức nhân dân tự làm được tạm ứng tối thiểu 50% giá trị hợp đồng (nhưng không vượt quá kế hoạch vốn hoặc dự toán năm bố trí cho gói thầu); - Đối với gói thầu do các doanh nghiệp thi công được tạm ứng tối thiểu 30% giá trị hợp đồng (nhưng không vượt quá kế hoạch vốn hoặc dự toán năm bố trí cho gói thầu). c) Hồ sơ tạm ứng: Ngoài các tài liệu gửi lần đầu, chủ đầu tư gửi đến KBNN: - Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; - Giấy rút vốn đầu tư. d) Quy trình xử lý tạm ứng: - Cán bộ KBNN được giao nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ, tài liệu tiến hành kiểm tra sự đầy đủ, tính pháp lý của hồ sơ theo quy định; lập phiếu giao nhận tài liệu, có hẹn ngày trả hồ sơ. Nếu phát hiện hồ sơ thiếu hoặc chưa đảm bảo tính pháp lý thì xử lý: + Trả lại toàn bộ hồ sơ (để thuận tiện cho chủ đầu tư trong việc bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ), hoặc chỉ nhận các loại tài liệu hợp pháp, hợp lệ; + Ghi trên phiếu hẹn (trả lại chủ đầu tư) về các tài liệu đã nhận, các tài liệu chưa hợp pháp, hợp lệ, các tài liệu còn thiếu, các yêu cầu bổ sung, hoàn thiện để chủ đầu tư có căn cứ thực hiện; + Trường hợp hồ sơ, thủ tục vi phạm các quy định về quản lý tài chính, hoặc chủ đầu tư có ý kiến đề nghị KBNN có văn bản chính thức về các hồ sơ, thủ tục chưa đúng quy định, thì cán bộ KBNN trình lãnh đạo KBNN ký văn bản trả lời chủ đầu tư; - Nội dung kiểm soát hồ sơ, quy trình luân chuyển chứng từ trong nội bộ KBNN được thực hiện theo các quy định hiện hành về quản lý, thanh toán vốn đầu tư; - Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ của chủ đầu tư, KBNN phải hoàn thành thủ tục tạm ứng, chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng. e) Thu hồi tạm ứng: Việc thu hồi tạm ứng được thực hiện khi thanh toán khối lượng hoàn thành, mức thu hồi tạm ứng và thời điểm thu hồi tạm ứng thực hiện theo điều khoản của hợp đồng và đảm bảo thanh toán hết khi hoàn thành khối lượng theo hợp đồng. 2.3. Thanh toán vốn: a) Hồ sơ thanh toán: Ngoài các tài liệu gửi lần đầu tại tiết a, điểm 2.1 nêu trên, mỗi lần thanh toán, chủ đầu tư còn gửi đến KBNN các tài liệu sau: - Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng (theo phụ lục số 2 kèm theo Thông tư số 06/2007/TT-BXD ngày 25/7/2007 của Bộ Xây dựng về hướng dẫn hợp đồng trong hoạt động xây dựng); - Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư; - Giấy rút vốn đầu tư, hoặc giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu thanh toán thu hồi tạm ứng); - Trường hợp thanh toán khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng (nhưng vẫn nằm trong mức vốn đầu tư được duyệt), chủ đầu tư gửi bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng (theo phụ lục số 4 kèm theo Thông tư số 06/2007/TT-BXD); - Trường hợp thanh toán các khoản mua hàng hóa, nguyên vật liệu do chủ đầu tư mua trực tiếp của người dân mà không có hóa đơn bán hàng, thì chủ đầu tư căn cứ vào giấy biên nhận mua bán có xác nhận của trưởng thôn nơi bán để lập bảng kê thanh toán (gồm nội dung mua hàng, số lượng hàng, giá cả, số tiền). Bảng kê thanh toán gửi KBNN phải có dấu xác nhận của UBND xã nơi mua hàng. b) Kiểm soát thanh toán: - KBNN thực hiện kiểm soát các nội dung theo quy định tại điểm 11 Thông tư số 130/2007/TT-BTC ngày 2/11/2007 của Bộ Tài chính: KBNN kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, trình tự, thủ tục đầu tư, các tính toán số học trong hồ sơ đề nghị thanh toán, đối chiếu giữa bảng tính giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng với khối lượng theo hợp đồng, hồ sơ dự thầu hoặc dự toán, KBNN căn cứ vào các điều khoản thanh toán được quy định trong hợp đồng (số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, thời điểm thanh toán và các điều kiện thanh toán) để thanh toán cho chủ đầu tư. Chủ đầu tư tự chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của khối lượng thực hiện, định mức, đơn giá, dự toán các loại công việc, chất lượng công trình; - Giá thanh toán đối với khối lượng công việc phát sinh: + Đối với khối lượng công việc phát sinh từ 20% trở xuống so với khối lượng công việc tương ứng trong hợp đồng và đã có đơn giá trong hợp đồng thì khối lượng công việc phát sinh được thanh toán theo đơn giá đã ghi trong hợp đồng; + Đối với khối lượng công việc phát sinh lớn hơn 20% so với khối lượng công việc tương ứng trong hợp đồng hoặc khối lượng công việc phát sinh chưa có đơn giá trong hợp đồng thì khối lượng công việc phát sinh được thanh toán theo đơn giá do chủ đầu tư phê duyệt theo quy định; + Đối với khối lượng công việc bổ sung ngoài phạm vi công việc quy định của hợp đồng áp dụng phương thức giá hợp đồng trọn gói thì giá trị bổ sung được lập dự toán và bên giao thầu và bên nhận thầu thống nhất ký hợp đồng bổ sung giá trị phát sinh này; - Việc quản lý chi phí đầu tư công trình thực hiện theo các tỷ lệ quy định tại Thông tư số 02/2008/TT-BXD ngày 02/01/2008 của Bộ Xây dựng về hướng dẫn lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng Chương trình phát triển kinh tế - xã hội các xã ĐBKK vùng đồng bào dân tộc và miền núi giai đoạn 2006-2010; - Thời hạn giải quyết hồ sơ của KBNN: + Trường hợp thanh toán cho các hợp đồng thanh toán nhiều lần (trừ thanh toán lần cuối): KBNN kiểm tra và thanh toán trong phạm vi 2 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp pháp, hợp lệ; + Trường hợp hợp đồng thanh toán 1 lần, hoặc thanh toán lần cuối của hợp đồng thanh toán nhiều lần: KBNN kiểm soát và thanh toán trong phạm vi 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp pháp, hợp lệ. 2.4. Lưu ý đối với một số khoản chi cụ thể: 2.4.1. Thanh toán gói thầu do cộng đồng tham gia: - Đối với công trình được giao cho người dân trong xã tự tổ chức thi công xây dựng, chủ đầu tư trực tiếp ký hợp đồng với tổ, đội thi công xây dựng. Hợp đồng giữa chủ đầu tư và tổ, đội thi công không yêu cầu có dấu của bên B. Bảng xác định giá trị khối lượng hoàn thành cần có chữ ký của chủ đầu tư và đại diện tổ, đội thi công và các bên giám sát (tư vấn giám sát, Ban giám sát xã); - Chủ đầu tư lập hồ sơ đề nghị tạm ứng, thanh toán cho tổ, đội thi công để thanh toán trực tiếp cho các cá nhân tham gia thi công. Trường hợp người đại diện cho tổ, đội thi công có tài khoản tại ngân hàng thì KBNN chuyển tiền vào tài khoản theo đề nghị của chủ đầu tư; - Chủ đầu tư căn cứ vào điều khoản của hợp đồng, tiến độ triển khai thi công để xác định mức tạm ứng phù hợp với nhu cầu vốn đầu tư công trình, hạn chế việc tạm ứng vượt quá nhu cầu vốn thực tế cho các tổ, đội thi công; - Chủ đầu tư, Ban giám sát của cộng đồng có trách nhiệm giám sát chặt chẽ việc thanh toán tiền công cho những người tham gia thi công. 2.4.2. Thanh toán chi phí Ban QLDA: - Chi phí Ban QLDA được lập chung trong dự toán dự án, công trình, hoặc lập thành dự toán riêng. Chủ đầu tư thực hiện việc lập, thẩm định, phê duyệt dự toán chi phí Ban QLDA để đảm bảo sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả và được phép điều chỉnh các khoản chi trong dự toán; - Chủ đầu tư được mở tài khoản tiền gửi chi phí quản lý dự án để nhận và sử dụng kinh phí quản lý (trường hợp quản lý nhiều dự án, công trình), hoặc thanh toán trực tiếp từ tài khoản thanh toán vốn của dự án, công trình. KBNN thực hiện tạm ứng, thanh toán trực tiếp từ tài khoản thanh toán vốn của dự án, hoặc chuyển tiền vào tài khoản tiền gửi của chủ đầu tư mở tại KBNN; - Hồ sơ đề nghị thanh toán chi phí quản lý dự án, ngoài các hồ sơ thanh toán chung của toàn bộ dự án theo tiết 2.1, 2.2 nêu trên, chủ đầu tư phải gửi KBNN: dự toán chi phí Ban QLDA (nếu lập thành dự toán riêng); bảng kê chứng từ (hoặc bảng kê thanh toán trong trường hợp chi mua sắm nhỏ lẻ, không có điều kiện lập chứng từ); uỷ nhiệm chi từ tài khoản tiền gửi, hoặc giấy rút tiền mặt từ tài khoản tiền gửi, séc lĩnh tiền mặt (nếu chi từ tài khoản tiền gửi). Nếu chủ đầu tư thuê tư vấn để quản lý một số công việc của Ban QLDA thì KBNN thực hiện kiểm soát thanh toán theo hợp đồng; - KBNN thực hiện kiểm soát, thanh toán theo các quy định về chi phí Ban QLDA có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước; các khoản chi bằng tiền mặt thực hiện theo chế độ quản lý tiền mặt qua KBNN hiện hành; - Khi dự án hoàn thành đưa vào sử dụng, chủ đầu tư lập quyết toán chi phí quản lý dự án cùng với báo cáo quyết toán dự án hoàn thành để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. 2.4.3. Thanh toán vốn công trình tạm: chi phí công trình tạm được khoán trong hợp đồng xây dựng thì thanh toán cùng với thanh toán khối lượng xây dựng hoàn thành. Chủ đầu tư, nhà thầu có thể sử dụng kinh phí này để xây dựng mới, thuê nhà tại hiện trường hoặc thuê phương tiện đưa đón nhân công,... tuỳ theo điều kiện cụ thể. 2.4.4. Chi phí bảo hiểm: phải có trong dự toán, hợp đồng bảo hiểm, trường hợp các công trình trên địa bàn các xã đặc biệt khó khăn, phí mua bảo hiểm đòi hỏi cao hơn mức quy định đối với các công trình thông thường thì chủ đầu tư báo cáo UBND huyện điều chỉnh dự toán. KBNN huyện thực hiện thanh toán chi phí bảo hiểm công trình theo dự toán được duyệt và hợp đồng mua bảo hiểm công trình. 2.4.5. Chi đền bù giải phóng mặt bằng: phải có dự toán và biên bản xác nhận khối lượng đền bù giải phóng mặt bằng đã thực hiện; khi thanh toán tạm ứng chi giải phóng mặt bằng, chủ đầu tư phải gửi KBNN bản danh sách ký nhận tiền của các hộ. 2.4.6. Chi phí khởi công, nghiệm thu, khánh thành: phải có dự toán, bảng kê thanh toán. 2.4.7. Chi lập báo cáo KT-KT: phải có trong dự toán hoặc kế hoạch vốn năm, nếu thuê tư vấn lập báo cáo KT-KT thì phải có hợp đồng; có quyết định phê duyệt báo cáo KT-KT. 2.4.8. Chi khảo sát, thiết kế: phải có hợp đồng tư vấn khảo sát, thiết kế; biên bản nghiệm thu hoặc bàn giao hồ sơ, công việc hoàn thành. 2.4.9. Chi phí thẩm định thiết kế, dự toán, quyết toán: nếu thuê tư vấn thẩm định thì phải có hợp đồng thẩm định; thông báo kết quả thẩm định của cơ quan thẩm định, hoặc văn bản phê duyệt của cấp có thẩm quyền (sau khi đã thẩm định). 2.4.10. Chi phí giám sát thi công: trường hợp thuê tư vấn giám sát thì phải có hợp đồng; trường hợp chủ đầu tư có cán bộ đủ năng lực giám sát, được chủ quản đầu tư cho phép tự thực hiện giám sát thì phải có văn bản giao nhiệm vụ giám sát của chủ đầu tư, dự toán được chủ đầu tư duyệt trong phạm vi tỷ lệ % quy định; đối với chi phí của Ban giám sát xã, khi thanh toán cần có dự toán do Ban giám sát xã lập được chủ đầu tư phê duyệt và bảng kê chi tiêu. 2.4.11. Đối với chi phí phá và tháo dỡ các vật kiến trúc cũ và thu dọn mặt bằng, phải có hợp đồng giữa chủ đầu tư và đơn vị nhận phá và tháo dỡ các vật kiến trúc cũ, biên bản thanh lý vật tư thu hồi (nếu có). 2.4.12. Đối với kinh phí hoạt động của cơ quan chỉ đạo Chương trình 135 ở các cấp tỉnh, huyện, KBNN thanh toán theo dự toán được UBND cùng cấp phê duyệt; phải có đủ hồ sơ, bảng kê chứng từ chi tiêu như đối với khoản chi phí Ban QLDA. 2.4.13. Duy tu, bảo dưỡng công trình hạ tầng: - Đối với những công trình hạ tầng phục vụ lợi ích chung trong phạm vi xã, thôn được sử dụng vốn hỗ trỡ từ ngân sách TW, ngân sách địa phương và các nguồn khác để duy tu bảo dưỡng: + Kinh phí duy tu bảo dưỡng được giao thành một mục trong ngân sách xã hàng năm. Căn cứ kế hoạch kinh phí, dự toán được UBND huyện giao, UBND xã giao cho Ban QLDA của xã lập dự toán chi tiết cho công tác duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa các công trình hạ tầng tại xã, gửi KBNN huyện để làm căn cứ cấp phát, thanh toán. Trên chứng từ chi, rút kinh phí của xã, phải ghi đầy đủ mã Chương trình mục tiêu theo Chương trình 135, chi tiết theo dự án cơ sở hạ tầng để theo dõi, hạch toán, thống kê báo cáo theo đúng nội dung; + Hồ sơ thanh toán gồm hợp đồng giữa UBND xã với các tổ, đội thi công, nhóm hộ, bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành, có xác nhận của trưởng thôn, hoặc đại diện Ban giám sát xã; - Đối với các công trình hạ tầng nằm trên địa bàn nhưng có tính chất sử dụng cho khu vực liên xã, không do xã quản lý thì việc duy tu bảo dưỡng do đơn vị được giao quản lý thực hiện từ nguồn kinh phí duy tu bảo dưỡng hàng năm của đơn vị; - Đối với những công trình phục vụ kinh doanh, dịch vụ hoặc lợi ích của hộ, nhóm hộ thì việc duy tu bảo dưỡng do người sử dụng quản lý tự làm. 2.5. Căn cứ xác định sự đầy đủ của hồ sơ thanh toán: KBNN căn cứ nội dung cụ thể của hồ sơ để xác định sự đầy đủ của các loại hồ sơ và các căn cứ thanh toán. Nếu trong một tài liệu phản ánh nhiều nội dung công việc thì được dùng làm căn cứ thanh toán cho nhiều loại chi phí. KBNN không yêu cầu chủ đầu tư gửi riêng từng loại tài liệu đối với từng khoản chi. 3. Kiểm soát thanh toán dự án hỗ trợ phát triển sản xuất, dự án đào tạo, chính sách hỗ trợ đời sống: 3.1. Hồ sơ thanh toán: - Điều kiện về hồ sơ thanh toán: chủ đầu tư, các đơn vị sử dụng kinh phí (sau đây gọi tắt là đơn vị sử dụng ngân sách) gửi KBNN các hồ sơ sau: + Dự toán chi tiết cho các nội dung hoạt động do cơ quan chủ quản giao; + Giấy rút dự toán, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (nếu thanh toán tạm ứng); + Đối với các nội dung cung ứng hàng hoá, máy móc, thiết bị, thuê dịch vụ phải tuân thủ các quy định về lựa chọn nhà thầu, theo quy định tại Thông tư liên tịch số 01/2008/TTLT và Sổ tay hướng dẫn đấu thầu áp dụng cho Chương trình 135 do cơ quan có thẩm quyền ban hành. Đơn vị sử dụng ngân sách gửi KBNN các hồ sơ về việc lựa chọn nhà thầu: quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, quyết định chỉ định thầu, văn bản lựa chọn nhà thầu bằng các hình thức chào hàng cạnh tranh, mua sắm trực tiếp; + Hợp đồng cung ứng hàng hoá, dịch vụ giữa đơn vị sử dụng ngân sách và nhà thầu, người cung ứng hàng hoá, dịch vụ, biên bản thanh lý hợp đồng hoặc biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng. Trường hợp cung ứng hàng hoá, dịch vụ nhỏ lẻ không có hợp đồng, đơn vị sử dụng ngân sách căn cứ vào dự toán, kế hoạch hoạt động để thực hiện mua sắm và lập bảng kê chứng từ làm căn cứ thanh toán. Đơn vị không phải gửi các chứng từ mua sắm chi tiết cho KBNN nhưng phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực, đầy đủ của bảng kê chứng từ và các tài liệu cung cấp cho KBNN; - Trên chứng từ rút dự toán, các đơn vị sử dụng ngân sách phải ghi rõ mã số Chương trình mục tiêu của Chương trình 135, chi tiết đến từng dự án, chính sách để KBNN có căn cứ hạch toán, tổng hợp báo cáo đầy đủ, chính xác. 3.2. Quy trình kiểm soát, thanh toán: - Cán bộ KBNN được giao nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ, tài liệu Chương trình 135 thực hiện kiểm tra sự đầy đủ, tính pháp lý của hồ sơ theo quy định; lập phiếu giao nhận tài liệu, có hẹn ngày trả hồ sơ. Quy trình giao nhận hồ sơ giữa KBNN với đơn vị sử dụng ngân sách thực hiện theo quy định tại tiết d, điểm 2.2 mục III của công văn này; - Việc thực hiện kiểm soát hồ sơ, luân chuyển, lữu trữ hồ sơ thực hiện theo các quy định hiện hành; - Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ của đơn vị , KBNN phải hoàn thành thủ tục tạm ứng, chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng. 3.3. Một số lưu ý về quản lý, thanh toán vốn: 3.3.1. Dự án hỗ trợ sản xuất: - Mức hỗ trợ cho các đối tượng thực hiện theo quy định của UBND tỉnh; trường hợp tại địa phương chưa ban hành định mức hỗ trợ thì mức căn cứ vào dự toán được cấp có thẩm quyền duyệt; - Mức tạm ứng, thời điểm và mức thu hồi tạm ứng căn cứ vào hợp đồng kinh tế và đề nghị của đơn vị, nhưng tối đa không vượt quá dự toán năm được giao của hoạt động đó; - Về hồ sơ thanh toán đối với dự án hỗ trợ sản xuất, ngoài quy định tại điểm 3.1 nêu trên, cần có: + Danh sách các hộ, nhóm hộ thuộc diện hỗ trợ, được UBND xã phê duyệt; + Dự án phát triển sản xuất được cấp có thẩm quyền duyệt (UBND huyện, hoặc UBND xã được huyện phân cấp quyết định); + Trường hợp mua giống cây trồng, vật nuôi, vật tư sản xuất, máy móc phục vụ sản xuất, chế biến,… của các hộ, cá nhân, tập thể không có tư cách pháp nhân, không có hoá đơn, chứng từ bán hàng thì đơn vị căn cứ giấy biên nhận mua bán có xác nhận của trưởng thôn nơi bán để lập bảng kê thanh toán. Bảng kê thanh toán gửi KBNN phải có dấu xác nhận của UBND xã nơi mua hàng; + Đối với các khoản hỗ trợ bằng tiền, hiện vật cho các hộ, nhóm hộ thì khi thanh toán phải có danh sách ký nhận tiền, hiện vật của các hộ, có xác nhận của trưởng thôn hoặc đại diện Ban giám sát xã, có dấu xác nhận của UBND xã. 3.3.2. Chính sách hỗ trợ đời sống: a) Hỗ trợ học sinh con hộ nghèo: - Đơn vị trực tiếp nhận tiền hỗ trợ: + Các trường được giao dự toán kinh phí hỗ trợ là đơn vị nhận và cấp phát tiền hỗ trợ đến học sinh. Trường hợp các trường không có bộ máy kế toán, không có tài khoản tại KBNN và UBND huyện giao dự toán cho các Phòng Giáo dục để trực tiếp thực hiện việc hỗ trợ học sinh con hộ nghèo thì Phòng Giáo dục làm thủ tục thanh toán kinh phí tại KBNN và chuyển cho các trường để hỗ trợ đến học sinh; + Trường hợp UBND huyện giao dự toán (hoặc cấp kinh phí bổ sung có mục tiêu) cho cấp xã để trực tiếp thực hiện hỗ trợ học sinh (đối với các lớp mẫu giáo và các bậc học khác), UBND xã lập danh sách con các hộ nghèo, trực tiếp nhận tiền hỗ trợ và cấp phát đến các lớp có học sinh; - Lập danh sách học sinh được nhận hỗ trợ: + Các trường gửi cho KBNN danh sách học sinh của từng trường, thuộc diện con hộ nghèo được nhận hỗ trợ, có xác nhận của UBND xã nơi hộ gia đình sinh sống (không yêu cầu có hộ khẩu thường trú tại xã). Trường hợp các trường (hoặc Phòng Giáo dục) tập trung danh sách học sinh tại nhiều xã thì trường (hoặc Phòng Giáo dục) căn cứ vào danh sách học sinh tại từng xã (có xác nhận của UBND xã) để lập danh sách chung của trường, của huyện, gửi KBNN để làm căn cứ tạm ứng, thanh toán kinh phí. Danh sách học sinh đề nghị hỗ trợ phải ghi rõ thời gian học thực tế và mức hỗ trợ với từng nhóm đối tượng học sinh để làm căn cứ thanh toán; + Đơn vị lập danh sách chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của danh sách học sinh được nhận hỗ trợ, thời gian học, mức tiền hỗ trợ; - Việc tạm ứng được thực hiện hàng tháng, trong phạm vi dự toán năm được giao. Khi có nhu cầu tạm ứng, đơn vị gửi KBNN dự toán kinh phí hỗ trợ học sinh được cấp có thẩm quyền giao cho đơn vị mình, giấy rút dự toán, danh sách học sinh thuộc diện được hỗ trợ có xác nhận của UBND xã; - Thanh toán tạm ứng: + Đối với các trường (hoặc xã) được giao dự toán kinh phí hỗ trợ và trực tiếp nhận tiền tại KBNN, khi thanh toán tạm ứng, trường (hoặc xã) lập và gửi KBNN danh sách học sinh được nhận tiền, có xác nhận của Ban giám hiệu nhà trường và đại diện hội phụ huynh học sinh; trường hợp hỗ trợ bằng hiện vật (dụng cụ học tập, hỗ trợ suất ăn cho học sinh) thì có xác nhận của Ban giám hiệu nhà trường và đại diện hội phụ huynh học sinh về tổng giá trị hiện vật đã hỗ trợ; + Trường hợp Phòng Giáo dục trực tiếp nhận tiền và cấp phát cho các trường, khi thanh toán tạm ứng, Phòng Giáo dục lập biểu tổng hợp học sinh được hỗ trợ tại các trường, gửi KBNN để làm căn cứ thanh toán, kèm theo bảng xác nhận của Ban giám hiệu và đại diện hội phụ huynh học sinh của từng trường về danh sách chi tiết số học sinh nhận tiền hỗ trợ; - Hình thức hỗ trợ bằng tiền mặt hoặc mua hiện vật để hỗ trợ trực tiếp (dụng cụ học tập, hỗ trợ suất ăn) cho học sinh do các đơn vị quyết định. Các khoản được phép chi tiền mặt thực hiện theo quy định về chế độ quản lý, sử dụng tiền mặt của NSNN qua KBNN; - Việc thanh toán tạm ứng được thực hiện 1 lần ngay sau khi kết thúc năm học và 1 lần khi kết thúc năm ngân sách. Việc thanh toán toàn bộ các khoản tạm ứng (kể cả số tạm ứng của năm học mới) phải thực hiện xong trước khi kết thúc năm ngân sách theo quy định hiện hành về quyết toán NSNN. b) Hỗ trợ hộ nghèo cải thiện vệ sinh môi trường: - KBNN thực hiện tạm ứng theo đề nghị của đơn vị sử dụng ngân sách, nhưng không vượt quá dự toán năm được giao. Trường hợp chi trả bằng tiền mặt, được tạm ứng 70% kinh phí hỗ trợ theo định mức, sau khi hoàn thành có xác nhận của trưởng thôn, bản sẽ được cấp đủ theo mức hỗ trợ đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Kinh phí tạm ứng được thu hồi khi công việc hoàn thành và đủ điều kiện thanh toán, đảm bảo thanh toán trước khi kết thúc năm ngân sách; - KBNN căn cứ hình thức thực hiện và đề nghị của đơn vị để chi trả bằng tiền mặt, hoặc chi trả vào tài khoản của đơn vị cung cấp vật tư, nguyên vật liệu, đơn vị nhận thầu thi công. Trường hợp đơn vị sử dụng ngân sách ký hợp đồng với các đơn vị có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng và có số tiền chi trả mỗi lần trên 5 triệu đồng thì phải chi trả qua tài khoản của đơn vị mở tại ngân hàng; - Trường hợp đơn vị mua vật liệu về phát cho dân thì khi thanh toán, phải có hợp đồng với người cung cấp hàng hoá, dịch vụ, có hoá đơn tài chính (nếu người cung cấp hàng hóa, dịch vụ là đơn vị có tư cách pháp nhân). Trường hợp mua vật tư tại chỗ trong dân, của nhóm hộ, cộng đồng thì đơn vị sử dụng ngân sách căn cứ vào giấy biên nhận mua hàng với các hộ, cá nhân, có xác nhận của trưởng thôn, bản nơi bán, lập bảng kê thanh toán, gửi KBNN để làm căn cứ thanh toán. Sau khi cấp phát vật liệu cho dân, đơn vị sử dụng ngân sách gửi KBNN bản danh sách các hộ nhận hỗ trợ ký nhận vật tư, có xác nhận của trưởng thôn (hoặc đại diện Ban giám sát xã) và xác nhận của UBND xã nơi có công trình để làm căn cứ thanh toán; - Trường hợp thuê các cá nhân, nhóm cộng đồng, đơn vị xây dựng nhà vệ sinh, chuồng trại và bàn giao cho các hộ thì cần có hợp đồng và bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành, có ký nhận của các hộ dân và xác nhận của trưởng thôn, Ban giám sát xã và UBND xã. IV- HẠCH TOÁN, KẾ TOÁN VÀ BÁO CÁO, QUYẾT TOÁN: 1. Về hạch toán, kế toán: - Việc mở và sử dụng tài khoản, phương pháp hạch toán kế toán các nghiệp vụ chuyển, nhận vốn, tạm ứng, cấp phát thanh toán vốn Chương trình 135 thực hiện theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính về Chế độ kế toán ngân sách nhà nước và hoạt động nghiệp vụ KBNN; - Đối với các khoản đóng góp bằng hiện vật, ngày công lao động của tổ chức, đơn vị, cá nhân cho các công trình, cơ quan tài chính (cấp huyện, xã) gửi lệnh ghi thu, ghi chi cho KBNN huyện. KBNN hạch toán ghi thu ngân sách của từng cấp huyện, xã, ghi chi vốn cho công trình. Giá trị lao động, vật tư đóng góp được tính và ghi tăng giá trị công trình. KBNN hạch toán, phản ánh riêng các khoản đóng góp theo đúng mục lục NSNN và mã Chương trình mục tiêu thuộc Chương trình 135. 2. Về chế độ báo cáo: - Báo cáo hàng tháng về tình hình thực hiện Chương trình 135 được thực hiện thống nhất với báo cáo các chương trình mục tiêu, theo quy định hiện hành về chế độ báo cáo thanh toán vốn chương trình mục tiêu hàng tháng. Tên gọi các dự án thành phần của Chương trình 135 được sửa đổi theo nội dung quy định tại công văn này; - Ngoài ra, định kỳ hàng quý, KBNN huyện, tỉnh báo cáo tình hình thanh toán vốn Chương trình 135 theo mẫu biểu số 01-BCQ135, 02-BCQ135 đính kèm công văn này, gửi về KBNN cấp trên và cơ quan thường trực Chương trình 135 tại địa phương; - Thời gian lập và gửi báo cáo quý: KBNN huyện gửi về KBNN tỉnh trước ngày 5 của tháng đầu quý sau, KBNN tỉnh báo cáo về KBNN trước ngày 10 của tháng đầu quý sau. Riêng báo cáo quý IV (báo cáo năm) phản ánh số liệu thanh toán vốn của cả năm kế hoạch tính đến ngày 31/01 năm sau; báo cáo của KBNN huyện lập và gửi trước ngày 10/02 năm sau, báo cáo của KBNN tỉnh gửi KBNN trước ngày 15/02 năm sau; - Trong báo cáo hàng quý IV của KBNN tỉnh, số liệu ở cấp huyện chỉ phản ánh tổng số vốn thanh toán của Chương trình 135 của mỗi huyện, riêng báo cáo quý IV (báo cáo năm) phải chi tiết theo từng dự án, chính sách của Chương trình 135 tại huyện; - Phòng (bộ phận) được giao kiểm soát, thanh toán vốn Chương trình 135 tổng hợp, lập báo cáo, đối chiếu với các bộ phận liên quan đảm bảo cung cấp số liệu đầy đủ, đúng thời hạn; - Ngoài báo cáo biểu số liệu, KBNN tỉnh, huyện báo cáo tình hình kiểm soát, thanh toán vốn, những vướng mắc và đề xuất biện pháp giải quyết với cơ quan thường trực quản lý Chương trình 135 tại địa phương, các cơ quan liên quan, UBND cùng cấp và KBNN cấp trên để theo dõi, chỉ đạo giải quyết. 3. Đối chiếu, xác nhận và cung cấp số liệu: - Hàng quý, KBNN huyện thực hiện đối chiếu số liệu, xác nhận trên báo cáo tình hình thực hiện và thanh toán vốn Chương trình 135 theo mẫu biểu và đề nghị của chủ đầu tư và cơ quan thường trực Chương trình 135 của huyện; - KBNN xác nhận về các chỉ tiêu cơ bản: kế hoạch vốn, dự toán năm, số vốn đã tạm ứng, thanh toán, chi tiết theo dự án, chính sách của Chương trình 135; - KBNN thống nhất với chủ đầu tư và cơ quan thường trực Chương trình 135 về thời kỳ lấy số liệu, thời gian thực hiện việc đối chiếu, xác nhận số liệu để đảm bảo thuận tiện trong công tác lập báo cáo của KBNN, tính thống nhất giữa số liệu của KBNN và các cơ quan liên quan; - Trường hợp cơ quan thường trực Chương trình 135 có văn bản đề nghị KBNN cung cấp báo cáo định kỳ hàng tháng để phục vụ việc quản lý, điều hành Chương trình, thì KBNN tỉnh, huyện cung cấp báo cáo hàng tháng về các chương trình mục tiêu (trong đó có Chương trình 135). 4. Quyết toán: - Việc xử lý vốn cuối năm và quyết toán vốn Chương trình 135 được thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính tại Thông tư số 108/2008/TT-BTC ngày 18/11/2008 của Bộ Tài chính về hướng dẫn xử lý ngân sách cuối năm và lập, báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước hàng năm. Cụ thể: + Vốn năm kế hoạch được tạm ứng, thanh toán đến hết ngày 31/12 năm kế hoạch; trường hợp có khối lượng công việc hoàn thành đến hết ngày 31/12 năm kế hoạch thì được thanh toán đến ngày 31/01 năm sau; + Số vốn năm kế hoạch đã thanh toán đến ngày 31/01 năm sau được tổng hợp quyết toán vào niên độ năm kế hoạch. Việc xử lý số dư tạm ứng và số vốn kế hoạch còn lại chuyển năm sau được thực hiện theo quy định hiện hành; - Kết thúc năm kế hoạch, KBNN quyết toán với cơ quan tài chính nơi cấp vốn về số vốn đã nhận, số vốn đã thanh toán, số vốn tạm ứng chưa thu hồi, số vốn còn lại để cơ quan tài chính tổng hợp quyết toán ngân sách. Số vốn còn lại được xử lý theo quyết định của cấp có thẩm quyền; - Hết năm kế hoạch, KBNN xác nhận số vốn đã thanh toán, số dư tạm ứng trong năm cho từng dự án, chính sách theo đề nghị của chủ đầu tư, đơn vị sử dụng ngân sách. Khi kết thúc xây dựng, hoàn thành bàn giao công trình cơ sở hạ tầng, KBNN xác nhận về số vốn đã thanh toán để chủ đầu tư lập quyết toán vốn đầu tư theo quy định; - Trường hợp số vốn đã thanh toán lớn hơn so với quyết toán được duyệt, KBNN phối hợp với chủ đầu tư, đơn vị sử dụng ngân sách thu hồi số vốn chênh lệch và xử lý theo quyết định của cấp có thẩm quyền. V- TỔ CHỨC THỰC HIỆN Công văn này có hiệu lực kể từ ngày ký, thay thế công văn số 2849/KB-KHTH ngày 29/12/2006 của Kho bạc Nhà nước về hướng dẫn quản lý, thanh toán vốn thuộc Chương trình 135 giai đoạn II. Giám đốc Kho bạc Nhà nước các tỉnh chỉ đạo các Kho bạc Nhà nước huyện trực thuộc và các bộ phận nghiệp vụ thực hiện đúng các quy định tại công văn này. Chương trình Phát triển kinh tế - xã hội các xã đặc biệt khó khăn vùng đồng bào dân tộc, miền núi giai đoạn 2006-2010 có ý nghĩa kinh tế - chính trị - xã hội quan trọng, thể hiện quyết tâm của Chính phủ về xoá đói, giảm nghèo, cải thiện và nâng cao đời sống nhân dân ở vùng đặc biệt khó khăn. Vì vậy, các Kho bạc Nhà nước cần bố trí cán bộ có năng lực, tăng cường công tác kiểm soát thanh toán vốn, đảm bảo đúng quy trình, thủ tục và thời hạn quy định, đảm bảo vốn được sử dụng đúng mục đích, hiệu quả; phối hợp chặt chẽ với các cơ quan liên quan để giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc phản ánh kịp thời về Kho bạc Nhà nước để xem xét giải quyết./. KT.TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Tạ Anh Tuấn