1872/CV-LS-PL

Công văn 1872/CV-LS-PL năm 2017 về giấy tờ thuộc diện miễn hợp pháp hóa lãnh sự do Cục Lãnh sự ban hành BỘ NGOẠI GIAO CỤC LÃNH SỰ ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 1872/CV-LS-PL V/v giấy tờ thuộc diện miễn hợp pháp hóa lãnh sự Hà Nội, ngày 04 tháng 5 năm 2017 Kính gửi: Cục Hộ tịch,quốc tịch, chứng thực (Bộ Tư pháp) Phúc công văn số 263/HTQTCT-HT ngày 23/3/2017 của Quý Cục về giấy tờ thuộc diện miễn hợp pháp hóa lãnh sự, Cục Lãnh sự xin trao đổi như sau: 1. Về việc xác định Cơ quan có thẩm quyền nước ngoài Tương tự như ở Việt Nam, các nước trên thế giới có nhiều loại giấy tờ và do các cơ quan có thẩm quyền khác nhau cấp, chứng thực và cơ quan này có thể được thay đổi phù hợp với nội luật của nước liên quan. Do vậy, việc lập danh sách cụ thể các cơ quan có thẩm quyền cấp, loại giấy tờ thuộc diện miễn hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự (HPH/CNLS) là không khả thi. Phù hợp với quy định tại các Hiệp định tương trợ tư pháp Việt Nam đã ký với các nước và Luật tương trợ tư pháp năm 2007, ta có thể thông qua tham vấn (consultation) đề nghị phía nước ngoài xác định cơ quan có thẩm quyền cấp các giấy tờ dân sự, thương mại, gia đình, lao động thông qua Cơ quan trung ương theo quy định của các hiệp định liên quan. Trên cơ sở này, đề nghị Quý Cục cân nhắc việc sử dụng kênh Cơ quan trung ương theo hiệp định xác định các cơ quan có thẩm quyền của nước đó và loại giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước đó cấp cho công dân họ để làm thủ tục đăng ký kết hôn tại Việt Nam. Tuy nhiên, trước hết, đề nghị Quý Cục phối hợp với Cục Lãnh sự và các cơ quan liên quan để xác định rõ “cơ quan có thẩm quyền” của phía Việt Nam, cũng như loại giấy tờ do cơ quan này cấp thuộc diện miễn HPH/CNLS theo các hiệp định, để trao đổi với phía Bạn thống nhất hướng áp dụng các hiệp định liên quan. 2. Về phạm vi giấy tờ, tài liệu được miễn HPH/CNLS Phù hợp với Luật tương trợ tư pháp 2007 (Điều 6), tương trợ tư pháp được thực hiện trên cơ sở yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thông qua ủy thác tư pháp ; và ủy thác tư pháp là yêu cầu bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài về việc thực hiện một hoặc một số hoạt động tương trợ tư pháp theo quy định của pháp luật nước có liên quan hoặc điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Như vậy, phù hợp với Luật tương trợ tư pháp, Cục Lãnh sự cho rằng “giấy tờ dùng cho mục đích TTTP” cần được hiểu là giấy tờ, tài liệu được chuyển giao giữa các cơ quan chức năng dùng cho mục đích tương trợ tư pháp theo quy định của hiệp định, thỏa thuận đó. Hay nói cách khác, đối với một số quốc gia, vùng lãnh thổ (như An-giê-ri, Ba Lan, Trung Quốc, Ca-dắc-xtan, Đài Loan) việc miễn HPH/CNLS chỉ được áp dụng trong trường hợp giấy tờ, tài liệu được chuyển giao giữa Cơ quan Trung ương theo quy định của hiệp định cụ thể. Do vậy, các giấy tờ do cá nhân, tổ chức nộp trực tiếp tại các cơ quan chức năng của Việt Nam (và ngược lại) không thuộc diện miễn hợp HPH/CNLS. 3. Về trường hợp các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho công dân Việt Nam mang về Việt Nam nhưng chưa được HPH/CNLS Theo quy định hiện hành, các giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, chứng thực (bao gồm cả giấy tờ, tài liệu cấp cho công dân Việt Nam) cần được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn HPH/CNLS, để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Phù hợp với thông lệ quốc tế và quy định hiện hành của Việt Nam, việc HPH/CNLS đối với giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của nước cấp có thể được thực hiện theo hai cách sau: (i) Tại nước ngoài: Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền của sở tại chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu sau đó chuyển tới Cơ quan đại diện Việt Nam ở sở tại để hợp pháp hóa lãnh sự. (ii) Tại Việt Nam: Cơ quan đại diện của nước cấp giấy tờ, tài liệu chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu sau đó sau đó chuyển tới Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh) để hợp pháp hóa lãnh sự. Nếu Cơ quan đại diện của nước ngoài tại Việt Nam không chứng nhận các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan chức năng của nước đó cấp (ví dụ Đại sứ quán Trung Quốc tại Hà Nội) để thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) thì cần thực hiện theo cách (i) nêu trên. Trong trường hợp người được cấp giấy tờ, tài liệu không thể sang nước ngoài để làm thủ tục CNLS/HPH thì có thể ủy quyền cho người khác làm thay thủ tục này. Cục Lãnh sự xin gửi kèm theo danh sách cập nhật (tháng 4/2017) các nước và loại giấy tờ, tài liệu được miễn HPH/CNLS để Quý Cục tham khảo, tổng hợp và hướng dẫn các địa phương biết, thực hiện (Danh sách này đã được cập nhật trên cổng thông tin điện tử của Cục Lãnh sự tại địa chỉ: www.lanhsuvietnam.gov.vn). Xin cảm ơn sự hợp tác của Quý Cục./. Nơi nhận: - Như trên - Lưu: VP, PL, HPH. KT. CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG Nguyễn Thị Hương Lan DANH SÁCH CÁC NƯỚC VÀ LOẠI GIẤY TỜ, TÀI LIỆU ĐƯỢC MIỄN HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ, CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ (Cập nhật tháng 4/2017) Các chữ viết tắt: HĐTTTP: Hiệp định tương trợ tư pháp CQTƯ: Cơ quan Trung ương HĐLS: Hiệp định lãnh sự VPKTVH: Văn phòng Kinh tế - Văn hóa TTTP: Tương trợ tư pháp HPH: Hợp pháp hóa lãnh sự CQĐD: Cơ quan đại diện CNLS: Chứng nhận lãnh sự STT Tên nước Loại giấy tờ Cơ quan cấp Cơ sở miễn HPH/CNLS Hướng dẫn áp dụng 01 Cộng hòa An-giê-ri Dân chủ và Nhân dân 1.1. Các giấy tờ, tài liệu dùng trong mục đích TTTP về hình sự Các cơ quan có thẩm quyền của hai Bên Điều 10 HĐTTTP về hình sự ngày 14/4/2010 Chỉ miễn HPH/CNLS giấy tờ dùng cho mục đích TTTP và chuyển qua các CQTƯ theo Hiệp định 1.2. Các giấy tờ dân sự, thương mại có chữ ký và con dấu chính thức của CQ có thẩm quyền cấp Các cơ quan có thẩm quyền Điều 5 HĐTTTP trong lĩnh vực dân sự và thương mại năm 2010 Chỉ miễn HPH/CNLS giấy tờ dùng cho mục đích TTTP và chuyển qua các CQTƯ theo Hiệp định 02 Cộng hòa Ba Lan 2.1. Các loại giấy tờ lao động (Điều 1.3), dân sự, gia đình, hình sự được cơ quan có thẩm quyền lập, chứng thực Các cơ quan có thẩm quyền của hai Bên Điều 14 và 15 HĐTTTP năm 1993 Chỉ miễn HPH/CNLS giấy tờ dùng cho mục đích TTTP theo Hiệp định 2.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự CQĐD của nước này tại nước kia Điều 34 HĐLS năm 1979 Được miễn HPH/CNLS 03 Cộng hòa Bun-ga-ri 3.1. Các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên Điều 12 HĐTTTP năm 1986 Được miễn HPH/CNLS 3.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự CQĐD của nước này tại nước kia Điều 33 HĐLS năm 1979 Được miễn HPH/CNLS 04 Cộng hòa Bê-la-rút 4.1. Các loại giấy tờ dân sự (thương mại), gia đình, lao động, hình sự Cơ quan nhà nước có thẩm quyền Điều 11 HĐTTTP năm 2000 Được miễn HPH/CNLS 4.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự CQĐD của nước này tại nước kia Điều 13 HĐLS năm 2008 Được miễn HPH/CNLS 05 Vương quốc Cam-pu-chia 5.1. Các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự Cơ quan nhà nước có thẩm quyền Áp dụng nguyên tắc có đi có lại Được miễn HPH/CNLS 5.2. Giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh, giải quyết các việc kết hôn, nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Cam-pu-chia tại khu vực biên giới Điều 4 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 Được miễn HPH 06 Cộng hòa Ca- dắc-xtan Bản án, quyết định của Tòa án, hoặc trích lục bản án, quyết định của Tòa án hoặc các tài liệu cần thiết khác có liên quan đến hộ tịch của công dân Bên ký kết Cơ quan nhà nước có thẩm quyền Điều 14 HĐTTTP về dân sự năm 2011 Chỉ áp dụng đối với giấy tờ, tài liệu chuyển giao qua kênh liên lạc theo quy định của Hiệp định 07 Cộng hòa Cu-ba 7.1. Các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự, lao động Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên Điều 13 HĐTTTP năm 1988 Được miễn HPH/CNLS 7.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự CQĐD của nước này tại nước kia Điều 12 HĐLS năm 1981 Được miễn HPH/CNLS 08 Trung Quốc(Đài Loan) Các loại giấy tờ dân sự, thương mại, hôn nhân, gia đình và lao động (Điều 1.2) có chữ ký và con dấu chính thức của CQ có thẩm quyền cấp Các cơ quan có thẩm quyền của hai Bên Điều 15 Thỏa thuận giữa hai VPKTVH về TTTP trong lĩnh vực dân sự Chỉ miễn HPH/CNLS giấy tờ dùng cho mục đích TTTP theo Thỏa thuận 09 Vương quốc Đan Mạch Giấy tờ dùng vào việc cho nhận nuôi con nuôi Cơ quan có thẩm quyền của hai Bên Điều 4 Hiệp định hợp tác về nuôi con nuôi năm 2003 Được miễn HPH 10 Vương quốc Hà Lan Giấy tờ, tài liệu của Việt Nam đã được chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam CH số HANOI/2015- 236 ngày 10/12/2015 (ĐSQ Hà Lan tại Hà Nội) Được miễn HPH (áp dụng đối với giấy tờ của Việt Nam) 11 Cộng hòa Hung- ga-ri 11.1. Các giấy tờ công hoặc giấy tờ tư có xác nhận, chứng nhận trong lĩnh vực dân sự, gia đình, hình sự và hành chính Các cơ quan có thẩm quyền của hai Bên Điều 16 HĐTTTP năm 1985 và Công hàm số 64/2007 ngày 09/05/2007 của ĐSQ Hungari tại Hà Nội Được miễn HPH/CNLS 11.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự CQĐD của nước này tại nước kia Điều 33 HĐLS năm 1979 Được miễn HPH/CNLS 12 Cộng hòa l-rắc Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự CQĐD của nước này tại nước kia Điều 40 HĐLS năm 1990 Được miễn HPH/CNLS 13 Cộng hòa l-ta-li-a Giấy tờ dùng vào việc cho nhận nuôi con nuôi Cơ quan có thẩm quyền của hai nước Điều 4 HĐ hợp tác về nuôi con nuôi năm 2003 Được miễn HPH/CNLS 14 CHDCND Lào 14.1. Các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên Điều 12 HĐTTTP năm 1988 Được miễn HPH/CNLS 14.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự CQĐD của nước này tại nước kia Điều 36 HĐLS năm 1985 Được miễn HPH/CNLS 14.3. Giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh, giải quyết các việc kết hôn, nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Lào tại khu vực biên giới Điều 4 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 Được miễn HPH 15 Mông Cổ 15.1. Các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên Điều 8 HĐTTTP năm 2000 Được miễn HPH/CNLS 15.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự CQĐD của nước này tại nước kia Điều 31 HĐLS năm 1979 Được miễn HPH/CNLS 16 Liên bang Nga 16.1. Các loại giấy tờ do cơ quan tư pháp lập hoặc chứng thực (gồm cả bản dịch, trích lục đã được chứng thực) Cơ quan Tư pháp của hai Bên Điều 15 HĐTTTP và PL về các vấn đề dân sự và hình sự năm 1998 Được miễn HPH/CNLS 16.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự CQĐD của nước này tại nước kia Điều 29 HĐLS năm 1978 (ký với Liên Xô) Được miễn HPH/CNLS 17 Nhật Bản 17.1. Các loại giấy tờ hộ tịch Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên Áp dụng nguyên tắc có đi có lại Được miễn HPH/CNLS 17.2. Giấy tờ dùng cho việc nhận nuôi con nuôi Cơ quan có thẩm quyền lập và chuyển qua các CQTƯ Điều 17 Hiệp định hợp tác về nuôi con nuôi Được miễn HPH/CNLS 18 Cộng hòa Pháp 18.1. Bản án, quyết định công nhận/thi hành án dân sự, các giấy tờ hộ tịch, giấy tờ dân sự dùng cho việc kết hôn, nuôi con nuôi, nhận cha, mẹ, con Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên - Điều 26 HĐTTTP về các vấn đề dân sự năm 1999 - Công hàm trao đổi giữa CLS và ĐSQ Pháp tại HN năm 2011 Được miễn HPH/CNLS 18.2. Giấy tờ dùng cho việc nhận nuôi con nuôi Cơ quan có thẩm quyền lập và chuyển qua các CQTƯ Điều 17 Hiệp định hợp tác về nuôi con nuôi Được miễn HPH/CNLS 18.3. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự CQĐD của nước này tại nước kia Điều 35.3 HĐLS ngày 21/12/1981 Được miễn HPH (phải được CNLS nếu phía Bên kia yêu cầu) 19 Ru-ma-ni Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự CQĐD của nước này tại nước kia Điều 22 HĐLS năm 1995 Được miễn HPH/CNLS 20 Cộng hòa Séc 20.1. Các loại giấy tờ dân sự (bao gồm các việc về gia đình và lao động) và hình sự Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên Điều 13 HĐTTTP năm 1982 (ký với Tiệp Khắc) Được miễn HPH/CNLS 20.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự CQĐD của nước này tại nước kia Điều 40 HĐLS năm 1980 (ký với Tiệp Khắc) Được miễn HPH/CNLS 21 Vương quốc Tây Ban Nha Các giấy tờ, tài liệu về hình sự Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên Điều 21 HĐ TTTP về hình sự năm 2015 Được miễn HPH/CNLS khi chuyển giao thông qua các Cơ quan trung ương 22 Liên bang Thụy Sỹ Giấy tờ dùng vào việc cho nhận nuôi con nuôi Cơ quan có thẩm quyền của hai Bên Điều 4 HĐ hợp tác về nuôi con nuôi năm 2005 Được miễn HPH 23 Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa 23.1. Các loại giấy tờ dân sự (thương mại, hôn nhân gia đình và lao động) và hình sự Tòa án hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên lập hoặc xác nhận, ký và đóng dấu chính thức Điều 29 HĐTTTP năm 1998 Miễn HPH/CNLS giấy tờ dùng cho mục đích TTTP theo HĐTTTP năm 1998 23.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự CQĐD của nước này tại nước kia Điều 45 HĐLS năm 1998 Được miễn HPH/CNLS 23.3. Giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh, giải quyết các việc kết hôn, nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Trung Quốc tại khu vực biên giới Điều 4 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 Được miễn HPH 24 U-crai-na 24.1. Các giấy tờ dân sự (thương mại, hôn nhân gia đình, lao động) và hình sự Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên Điều 12 HĐTTTP năm 2000 Được miễn HPH/CNLS 24.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự CQĐD của nước này tại nước kia Điều 42 HĐLS năm 1994 Được miễn HPH/CNLS 25 Cộng hòa Xlô-va-ki-a 25.1. Các loại giấy tờ dân sự (bao gồm các việc về gia đình và lao động) và hình sự Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên Điều 13 HĐTTTP năm 1982 (ký với Tiệp Khắc) Được miễn HPH/CNLS 25.2. Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự CQĐD của nước này tại nước kia Điều 40 HĐLS năm 1980 (ký với Tiệp Khắc) Được miễn HPH/CNLS 26 Cộng hòa In-đô-nê-xi-a Các tài liệu, hồ sơ dùng trong mục đích TTTP về hình sự, trừ trường hợp đặc biệt khi Bên được yêu cầu đề nghị rằng các hồ sơ hoặc tài liệu phải được chứng thực Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên Điều 19 HĐTTTP về hình sự ký ngày 07/6/2013, có hiệu lực từ ngày 22/1/2016 Chỉ áp dụng đối với giấy tờ, hồ sơ được chuyển giao theo Hiệp định Ghi chú: - Theo quy định tại Điều 9.4 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 5/12/2011 của chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải HPH, CNLS phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài thì cũng được miễn HPH, CNLS. - Việc thực hiện theo các Hiệp định nêu trên không ảnh hưởng đến việc HPH, CNLS giấy tờ theo yêu cầu của công dân tại các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam nhằm tạo thuận lợi cho công dân theo quy định tại Điều 10.2 Thông tư 01/2012/TT-BNG ngày 20/3/2012 của Bộ Ngoại giao Hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 5/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. - (*) Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa: Đối với giấy tờ như bằng cấp, chứng chỉ, lý lịch tư pháp (xác nhận không tiền án, tiền sự) và các giấy tờ liên quan khác do cơ quan công chứng của Trung Quốc hoặc cơ quan có thẩm quyền khác (bao gồm Hồng Kông, Ma Cao) chứng nhận, sau đó được Vụ Lãnh sự Bộ Ngoại giao Trung Quốc (hoặc cơ quan ngoại vụ địa phương Trung Quốc được ủy quyền) chứng thực thì phải HPH tại CQĐD Việt Nam tại Trung Quốc (Căn cứ theo nội dung công hàm trao đổi giữa Cục Lãnh sự và ĐSQ Trung Quốc tại Việt Nam).