1048/QĐ-UBND

Quyết định 1048/QĐ-UBND năm 2017 quy định về tiêu chí đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh Phú Yên ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH PHÚ YÊN -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 1048/QĐ-UBND Phú Yên, ngày 26 tháng 5 năm 2017 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY ĐỊNH TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ, ĐỊA PHƯƠNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH PHÚ YÊN ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH PHÚ YÊN Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011; Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ; Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 286/TTr-SNV ngày 08/5/2017, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định tiêu chí đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh Phú Yên. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Điều 3 . Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành tỉnh; các đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành tỉnh; đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND tỉnh; đơn vị lực lượng vũ trang; tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp; các cơ quan, tổ chức của Trung ương, các đơn vị thành viên của các tập đoàn kinh tế nhà nước, tổng công ty nhà nước được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc ở cấp tỉnh, cấp huyện; Giám đốc doanh nghiệp nhà nước do UBND tỉnh quản lý; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố, xã, phường, thị trấn chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Như Điều 3; - Bộ Nội vụ; - Cục V ăn thư và L ưu trữ Nhà nước; - Chủ tịch, c ác PCT UBND t ỉnh; - Sở Nội vụ; - Chi cục Văn thư - Lưu trữ; - Chánh, PVP UBND tỉnh; - Lưu: VT, NC Th . TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Trần Hữu Thế QUY ĐỊNH TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ, ĐỊA PHƯƠNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH PHÚ YÊN (Ban hành kèm theo Quyết định số 1048 /QĐ-UBND Ngày 26 tháng 5 năm 2017 của UBND tỉnh) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh Quy định này quy định các tiêu chí đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị và địa phương trên địa bàn tỉnh Phú Yên . Điều 2. Đối tượng áp dụng 1. Các sở và cơ quan tương đương ; Văn phòng Đoàn Đ ại biểu Quốc hội ; Văn phòng Hội đồng nhân dân t ỉnh. 2. Các đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành tỉnh. 3. Các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân t ỉnh. 4. Các đơn vị lực lượng vũ trang. 5. Các cơ quan, tổ chức của Trung ương, các đơn vị thành viên của các tập đoàn kinh tế nhà nước, tổng công ty nhà nước được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc ở cấp tỉnh, cấp huyện. 6. Các doanh nghiệp nhà nước do Ủy ban nhân dân t ỉnh quyết định. 7. Các tổ chứ c chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp . 8. Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các đơn vị trực thuộc. 9. Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn. (Sau đây gọi chung là cơ quan, đơn v ị, địa phương) Điều 3. Mục đích, yêu cầu 1. Mục đích a) T heo dõi, đánh giá những ưu, nhược điểm, từ đó đưa ra các giải pháp chỉ đạo nhằm thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ. b) N âng cao trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương . c) Căn cứ bảng tiêu chí đánh giá đã ban hành các cơ quan, đơn vị, địa phương chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định của pháp luật và của tỉnh, từ đó đề ra các giải pháp để khắc phục những hạn chế, từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp. d) Là cơ sở để đánh giá, xếp loại kết quả công tác văn thư, lưu trữ; q ua đó, các cơ quan, đơn vị , địa phương tự đánh giá kết quả thực hiện của cơ quan, đơn vị , địa phương mình và đồng thời biết được kết quả thực hiện của cơ quan, đơn v ị, địa phương khác, tạo động lực thúc đẩy phong trào thi đua giữa các cơ quan, đơn vị, địa phương góp phần thực hiện tốt hơn công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh. 2. Yêu cầu Việc đánh giá, xếp loại phải bảo đảm tính khoa học, công khai, minh bạch, khách quan, chính xác, phản ánh đúng kết quả thực hiện của các cơ quan, đơn vị , địa phương. Chương II NHỮNG QUY ĐỊNH ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI Điều 4. Nội dung đánh giá, xếp loại 1. Nội dung đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ bao gồm các tiêu chí sau: a) Công tác c hỉ đạo, điều hành công tác văn thư, lưu trữ. b) Kết quả thực hiện công tác văn thư. c) Kết quả thực hiện công tác lưu trữ. d) Kết quả được cộng điểm hoặc trừ điểm. 2. Các tiêu chí cụ thể được quy định tại Phụ lục kèm theo. Điều 5. Thời gian đánh giá 1. Việc đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ được tổ chức định kỳ hàng năm. 2. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp tỉnh tiến hành tự đánh giá, chấm điểm kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình vào cuối quý IV hàng năm và báo cáo về UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) trước ngày 15 tháng 01 của năm tiếp theo. 3. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp huyện và Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn tiến hành tự đánh giá, xếp loại kết quả của đơn vị mình và báo cáo kết quả về Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố (qua Phòng Nội vụ) trước ngày 15 tháng 01 hàng năm của năm tiếp theo. 4. Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố chịu trách nhiệm thẩm định, đánh giá kết quả của các cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp huyện và Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn , báo cáo Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, đồng thời tổng hợp báo cáo kết quả đánh giá xếp loại và gửi về Sở Nội vụ trước ngày 31 tháng 01 của năm tiếp theo . 5. Sở Nội vụ t ổng hợp kết quả đánh giá thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; thẩm định kết quả tự chấm điểm của các cơ quan, đơn vị , địa phương báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân t ỉnh trong tháng 02 hàng năm. Điều 6. Phương pháp chấm điểm 1. Dựa vào thang điểm của các nội dung trong Bộ tiêu chí, Hội đồng đánh giá đối chiếu kết quả công việc các cơ quan, đơn vị, địa phương đã làm được hoặc chưa làm được để tự chấm điểm cho các nội dung tương ứng, cụ thể như sau: a) Đối với công việc của các cơ quan, đơn vị , địa phương đã thực hiện hoàn chỉnh và có hiệu quả tốt: Có thể chấm điểm tối đa theo thang điểm quy định . b) Đối với công việc của các cơ quan, đơn vị , địa phương đã triển khai nhưng chưa hoàn thành hoặc chưa đạt kết quả theo yêu cầu đề ra: Chấm điểm theo các nội dung cụ thể đã quy định . c) Đối với công việc không thực hiện: Chấm 0 điểm. Các cơ quan, đơn vị , địa phương có thể thuyết minh, giải trình phần tự chấm điểm của mình vào cột ghi chú trong phụ lục hoặc làm văn bản giải trình kèm theo kết quả đánh giá, xếp loại. 2. Cộng điểm: Đối với các cơ quan, đơn vị , địa phương có các sáng kiến và chủ động trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. 3. Trừ điểm: Đối với các cơ quan, đơn vị , địa phương chấm điểm không chặt chẽ, không chính xác và báo cáo không đúng thời gian quy định. 4. Riêng đối với những cơ quan , đơn vị , địa phương mới thành lập sẽ thực hiện đánh giá kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong Bộ tiêu chí sau một năm hoạt động. Điều 7. Hội đồng đánh giá kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị, địa phương gồm có: 1. Đối với các cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp tỉnh a) Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị. b) Lãnh đạo Văn phòng (hoặc Phòng Hành chính - Tổng hợp) phụ trách công tác văn thư, lưu trữ. c) Trưởng các phòng, ban chuyên môn. d) Công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ. 2. Đối với Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố. b) Trưởng các phòng, ban chuyên môn. c) Công chức tham mưu công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ thuộc Phòng Nội vụ. 3. Đối với Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn . b) Công chức Văn phòng - Thống kê, phụ trách công tác văn thư, lưu trữ . c) Công chức khác khi được phân công. Chủ tịch Hội đồng là người đứng đầu chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị , địa phương. Tùy tình hình, đặc điểm và yêu cầu cụ thể, thủ trưởng cơ quan, đơn vị , địa phương có thể ủy quyền cho cấp phó làm Chủ tịch Hội đồng và mời thêm thành phần khác tham gia đánh giá. Điều 8. Tổ chức thẩm định 1. Trên cơ sở báo cáo kết quả tự đánh giá của các cơ quan, đơn vị , địa phương Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp, tổ chức thẩm định độc lập hoặc tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân t ỉnh thành lập Tổ thẩm định để thẩm định việc tự đánh giá của các cơ quan, đơn vị , địa phương; báo cáo Ủy ban nhân dân t ỉnh kết quả đánh giá, xếp loại thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị , địa phương. 2. Cơ sở để thẩm định a) Báo cáo kết quả tự đánh giá của cơ quan, đơn vị , địa phương (kèm theo bảng tự chấm điểm). b) Hồ sơ, tài liệu để chứng minh cho các nội dung hoạt động bao gồm: - Bản tự đánh giá; - Báo cáo công tác văn thư lưu trữ hàng năm và Báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ (theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ) ; - Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; - Danh mục hồ sơ. - Bảng thời hạn bảo quản tài liệu c) Thông tin số liệu từ các cơ quan chuyên môn có liên quan. d) Kết quả kiểm tra thực tế các tiêu chí. 3. Trong quá trình thẩm định, Sở Nội vụ có thể trưng tập một số công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị , địa phương để thực hiện nhiệm vụ thẩm định. Điều 9. Xếp loại kết quả Xếp loại kết quả công tác văn thư, lưu trữ trên cơ sở điểm tổng cộng của các tiêu chí và theo thang điểm: 1. Từ 90 đến 100 điểm: Xuất sắc. 2. Từ 80 điểm đến dưới 90 điểm: Tốt. 3. Từ 70 điểm đến dưới 8 0 điểm: Khá. 4. Từ 6 0 điểm đến dưới 7 0 điểm: Trung bình khá. 5 . Từ 5 0 điểm đến dưới 60 điểm : Trung bình. 6. Dưới 5 0 điểm: Chưa đạt . Kết quả đánh giá, xếp loại việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cuối mỗi năm là một trong những tiêu chí bình xét thi đua - khen thưởng hàng năm của các cơ quan, đơn vị , địa phương. Chương III TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 10. Trách nhiệm của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương Căn cứ Quy định này triển khai và tổ chức đánh giá kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc đánh giá kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và tổng hợp báo cáo kết quả về Ủy ban nhân dân t ỉnh (qua Sở Nội vụ) theo đúng thời gian quy định. Điều 11. Trách nhiệm của Sở Nội vụ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị , địa phương trên địa bàn tỉnh hướng dẫn, kiểm tra việc tổ chức thực hiện Quy định này; Tổng hợp và thẩm định kết quả tự chấm điểm của các cơ quan, đơn vị , địa phương; báo cáo và tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân t ỉnh xếp hạng, khen thưởng các tập thể, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ hàng năm và công bố kết quả xếp hạng trên Cổng T hông tin điện tử tỉnh Phú Yên . Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc, thủ trưởng các cơ quan, đơn v ị, địa phương, các cá nhân có liên quan kịp thời phản ánh về Ủy ban nhân dân t ỉnh (qua Sở Nội vụ) để xem xét sửa đổi, bổ sung Quy định cho phù hợp./. Tên cơ quan, đơn vị và địa phương ……… PHỤ LỤC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC, ĐƠN VỊ VÀ ĐỊA PHƯƠNG (Ban hành kèm theo Quyết định số 1048 /QĐ-UBND ngày 26 /5/2017 của UBND tỉnh) STT NỘI DUNG CÁC TIÊU CHÍ Điểm Ghi chú Chuẩn Tự chấm Phần I. NHỮNG NỘI DUNG CHÍNH 19 I CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ BỐ TRÍ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 4 1 Bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ 2 a) Có văn thư chuyên trách và lưu trữ chuyên trách 2 b) Văn thư kiêm lưu trữ 1,5 c) Có bố trí công chức, viên chức làm công việc khác kiêm văn thư, lưu trữ 1 d) Không bố trí 0 2 Trình độ chuyên môn của công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ 2 a) Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ 2 b) Cao đẳng, Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ 1,5 c) Đại học, cao đẳng các chuyên ngành khác đã qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ 1 d Trung cấp, cao đẳng, đại học các chuyên ngành khác 0,5 đ) Còn lại 0 II CHỈ ĐẠO, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 15 1 Chỉ đạo, triển khai, phổ biến các văn bản của Trung ương, của Tỉnh liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ 2 a) Có văn bản chỉ đạo, triển khai riêng và có các hình thức phổ biến khác (như lồng ghép tại giao ban, họp cơ quan, giới thiệu trên Website nội bộ, photo văn bản gửi các đơn vị trực thuộc) 2 b) Có văn bản chỉ đạo, triển khai riêng; không có hình thức phổ biến khác 1 c) Chỉ có phổ biến mà không có văn bản triển khai 0,5 d) Chưa có văn bản hướng dẫn triển khai và chưa có hình thức phổ biến 0 2 Ban hành, sửa đổi các văn bản công tác văn thư, lưu trữ 6 a) Quy chế công tác văn thư, lưu trữ 1 - Có ban hành 1 - Không ban hành 0 b) Danh mục hồ sơ hàng năm 2 - 100% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành 2 - Từ 85% đến dưới 100% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành 1,5 - Từ 70% đến dưới 85% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành 1 - Từ 50% đến dưới 70% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành 0,5 - Dưới 50% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành 0 c) Danh mục thành phần tài liệu 1 - Từ 80% đến 100% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành 1 - Từ 60% đến dưới 80% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành 0,5 - Dưới 60% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành 0 d) Bảng thời hạn bảo quản tài liệu 1 - Từ 80% đến 100% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành 1 - Từ 60% đến dưới 80% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành 0,5 - Dưới 60% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành 0 đ) Danh mục thành phần tài liệu của những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn 1 - Từ 80% đến 100% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành 1 - Từ 60% đến dưới 80% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành 0,5 - Dưới 60% cơ quan, đơn vị trực thuộc ban hành 0 3 Ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ 1 a) Có ban hành 1 b) Không ban hành 0 4 Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc (trừ các đơn vị cơ quan cấp trên đã kiểm tra) 2 a) Kiểm tra từ 90% đến 100% các đơn vị trực thuộc 2 b) Kiểm tra từ 80% đến dưới 90% các đơn vị trực thuộc 1,5 c) Kiểm tra từ 70% đến dưới 80% các đơn vị trực thuộc 1 d) Kiểm tra 50% đến dưới 70% các đơn vị trực thuộc 0,5 đ) Kiểm tra dưới 50% các đơn vị trực thuộc 0 5 Thực hiện báo cáo thống kê cơ sở đối với công tác văn thư, lưu trữ hàng năm 2 a) Thực hiện đầy đủ báo cáo thống kê cơ sở hàng năm đúng theo nội dung yêu cầu và đúng thời gian 2 b) Có báo cáo thống kê cơ sở nhưng trễ từ 01 ngày đến 05 ngày so với quy định hoặc báo cáo sớm nhưng chưa đạt nội dung yêu cầu 1 c) Không có báo cáo hoặc có báo cáo thống kê cơ sở nhưng trễ trên 05 ngày 0 6 Thực hiện các báo cáo đột xuất công tác văn thư, lưu trữ 1 a) Thực hiện đầy đủ báo cáo đột xuất đúng theo nội dung yêu cầu vàđúng thời gian quy định 1 b) Có báo cáo đột xuất nhưng trễ 02 ngày so với quy định hoặc báo cáo đúng hạn mà chưa đạt nội dung yêu cầu 0,5 c) Không có báo cáo hoặc có báo cáo nhưng trễ trên 02 ngày so với quy định 0 7 Cử cán bộ, công chức, viên chức tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng văn thư, lưu trữ do Tỉnh, huyện tổ chức 1 a) Công chức, viên chức được cử tham gia tập huấn đầy đủ không vắng buổi nào; hoặc trong năm không có mở lớp tập huấn 1 b) Công chức, viên chức được cử đi tập huấn không tham gia đầy đủ thời gian tập huấn 0,5 c) Không cử công chức, viên chức được cử đi tập huấn 0 Phần II. CÔNG TÁC VĂN THƯ 50 I QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 13 1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 1 a) 100% văn bản đến thuộc diện đăng ký tại bộ phận văn thư được tiếp nhận và đăng ký vào sổ, có đóng dấu đến và ghi số, ngày tháng năm đến theo đúng quy định 1 b) Vẫn còn văn bản đến thuộc diện phải đăng ký tại bộ phận văn thư nhưng không được đăng ký vào sổ hoặc không được đóng dấu đến hoặc có đóng dấu đến nhưng không ghi số đến hoặc không ghi ngày tháng năm đến theo quy định 0 2 Trình văn bản đến 1 a) 100% văn bản đến được trình cho người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết 1 b) Vẫncòn văn bản đến không được trình cho người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết 0 3 Chuyển giao văn bản đến 2 a) 100% bản chính văn bản đến được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý, nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ (dùng phần mềm quản lý văn bản hoặc dùng sổ chuyển giao văn bản và người nhận văn bản ký nhận đầy đủ) 2 b) 100% bản chính văn bản đến được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý, nhanh chóng, đúng đối tượng nhưng thiếu chặt chẽ (không dùng phần mềm quản lý văn bản hoặc không có sổ theo dõi chuyển giao văn bản hoặc có sổ nhưng người nhận văn bản không ký nhận) 1 c) Có sử dụng phần mềm quản lý văn bản mà không chuyển giao kịp thời văn bản đến cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm xử lý qua mạng hoặc quản lý văn bản bằng sổ mà không chuyển giao bản chính văn bản đến cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm xử lý mà lưu tại văn thư cơ quan hoặc chuyển giao văn bản còn để sai sót, thất lạc 0 4 Theo dõi kết quả xửlý văn bản đến 5 a) Có quy định thời gian xử lý và có biện pháp để theo dõi kết quả xử lý, tổng hợp báo cáo tình hình xử lý văn bản đến đúng quy định 5 b) Không quy định thời gian xử lý văn bản đến nhưng có biện pháp để theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến 4 c) Có quy định thời gian xử lý văn bản đến nhưng không có biện pháp để theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến 2 d) Không quy định thời gian xử lý văn bản đến và không có biện pháp để theo dõi kết quả xử lý văn bản đến 0 5 Sổ quản lý văn bản đến 2 a) Có sổ quản lý văn bản đến, 100% văn bản đến được cập nhật vào sổ, đẩy đủ và đúng các thông tin trong sổ theo quy định 2 b) Có sổ quản lý văn bản đến, 100% văn bản đến được cập nhật vào sổ nhưng cập nhật thông tin trong sổ không đầy đủ hoặc cập nhật nhưng không đúng theo quy định 1 c) Không có sổ quản lý văn bản đến, hoặc có sổ nhưng không cập nhật đầy đủ văn bản đến vào sổ 0 6 Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành 2 a) Ứng dụng có hiệu quả các nội dung quản lý văn bản đến từ phần mềm quản lý văn bản và điều hành, thực hiện in sổ quản lý văn bản đến từ phần mềm 2 b) Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành nhưng chưa ứng dụng được nội dung: in sổ quản lý văn bản đến từ phần mềm 1 c) Chưa ứng dụng 0 II QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 17 1 Ghi số và ngày tháng năm văn bản 2 a) 100% các văn bản đi được ghi số và ngày tháng năm theo đúng quy định 2 b) Từ 80% đến dưới 100% các văn bản đi được ghi số và ngày tháng năm theo đúng quy định 1 c) Từ 60% đến dưới 80% các văn bản đi được ghi số và ngày tháng năm theo đúng quy định 0,5 d) Dưới 60% các văn bản đi được ghi số và ngày tháng năm theo đúng quy định 0 2 Thể thức văn bản hành chính 3 a) 100% văn bản ban hành đúng thể thức 3 b) Từ 90% đến dưới 100% văn bản ban hành đúng thể thức 2,5 c) Từ 80% đến dưới 90% văn bản ban hành đúng thể thức 2 d) Từ 70% đến dưới 80% văn bản ban hành đúng thể thức 1,5 đ) Từ 60% đến dưới 70% văn bản ban hành đúng thể thức 1 e) Từ 50% đến dưới 60% văn bản ban hành đúng thể thức 0,5 g) Dưới 50% văn bản ban hành đúng thể thức 0 3 Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính 5 a) 100% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày 5 b) Từ 90% đến dưới 100% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày 4 c) Từ 80% đến dưới 90% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày 3 d) Từ 70% đến dưới 80% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày 2 đ) Từ 60% đến dưới 70% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày 1 e) Từ 50% đến dưới 60% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày 0,5 g) Dưới 50% văn bản ban hành đúng kỹ thuật trình bày 0 4 Đăng ký văn bản đi 2 a) 100% văn bản đi được cập nhật vào sổ đăng ký văn bản đi, có số, cập nhật đầy đủ, đúng các nội dung thông tin của sổ 2 b) 100% văn bản đi được cập nhật vào sổ đăng ký văn bản đi, có số nhưng cập nhật chưa đầy đủ hoặc chưa đúng nội dung thông tin của sổ 1 c) Không có sổ quản lý văn bản đi hoặc vẫn còn văn bản đi không được cập nhât vào sổ đăng ký văn bản đi 0 5 Chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi 1 a) Quản lý văn bản đi chặt chẽ (có sổ theo dõi và cập nhật nội dung theo đúng quy định) 1 b) Quản lý văn bản đi thiếu chặt chẽ (không có sổ theo dõi hoặc có sổ nhưng không cập nhật nội dung theo đúng quy định) 0 6 Lưu văn bản đi 2 a) Văn bản đi được lưu đầy đủ tại văn thư cơ quan và tại bộ phận soạn thảo, bản lưu tại văn thư đã đóng dấu và được sắp xếp theo thứ tự đăng ký 2 b) Văn bản đi được lưu đầy đủ tại văn thư cơ quan và tại bộ phận soạn thảo, bản lưu tại văn thư đã đóng dấu nhưng chưa được sắp xếp theo thứ tự đăng ký 1 c) Văn bản đi chỉ được lưu tại văn thư cơ quan, không lưu tại bộ phận soạn thảo hoặc ngược lại hoặc các bộ phận lưu không đầy đủ hoặc chưa đóng dấu 0 7 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đi 2 a) Ứng dụng có hiệu quả phần mềm quản lý văn bản và điều hành (thực hiện việc in sổ quản lý văn bản đi từ phần mềm theo định kỳ) 2 b) Có ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành nhưng chưa ứng dụng được nội dung: In sổ quản lý văn bản đi từ phần mềm theo định kỳ 1 c) Không phần mềm hoặc có mà không sử dụng 0 III QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 3 1 Công chức, viên chức quản lý và sử dụng con dấu 1 a) Có phân công quản lý con dấu theo đúng quy định 1 b) Không phân công quản lý con dấu hoặc phân công nhưng không đúng quy định 0 2 Cách thức quản lý con dấu khi được phân công 1 a) Được quản lý chặt chẽ theo quy định 1 b) Còn để con dấu cho nhiều người sử dụng hoặc khi vắng mặt không làm biên bản bàn giao 0 3 Phương tiện bảo quản con dấu 1 a) Có tủ, có khóa 1 b) Không có tủ, không có khóa hoặc có tủ nhưng không có khóa 0 IV LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC 17 1 Thực hiện lập hồ sơ công việc 9 a) 100% công chức lập hồ sơ công việc 9 b) Từ 90% đến dưới 100% công chức lập hồ sơ công việc 8 c) Từ 80% đến dưới 90% công chức lập hồ sơ 6 d) Từ 70% đến dưới 80% công chức lập hồ sơ công việc 4 đ) Từ 60% đến dưới 70% công chức lập hồ sơ công việc 3 e) Từ 50% đến dưới 60% công chức lập hồ sơ công việc 2 g) Dưới 50% công chức lập hồ sơ công việc 0 2 Chất lượng của hồ sơ công việc được lập 8 a) 100% hồ sơ được lập đúng theo quy định (hồ sơ phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đúng nhiệm vụ được giao giải quyết của cán bộ, công chức,viên chức tài liệu thu thập trong hồ sơ đầy đủ, có liên quan chặt chẽ với nhau, đúng trình tự diễn biến/giải quyết; có giá trị bảo quản đồng đều; tài liệu được sắp xếp và biên mục đầy đủ theo quy định) 8 b) Từ 90% đến dưới 100% hồ sơ được lập theo đúng quy định 6 c) Từ 80% đến dưới 90% hồ sơ được lập đúng theo quy định 5 d) Từ 70% đến dưới 80% hồ sơ được lập đúng theo quy định 4 đ) Từ 60% đến dưới 70% hồ sơ được lập đúng theo quy định 3 e) Từ 50% đến dưới 60% hồ sơ được lập đúng theo quy định 2 g) Dưới 50% hồ sơ được lập đúng theo quy định 0 Phần III. CÔNG TÁC LƯU TRỮ 31 I KHO LƯU TRỮ 8 1 Kho lưu trữ 3 a) Bố trí kho lưu trữ có đủ diện tích để bảo quản tài liệu theo quy định 2 b) Bố trí kho tạm để bảo quản tài liệu lưu trữ 1,5 c) Chưa có kho lưu trữ 0 2 Nội quy kho lưu trữ 1 a) Đã có nội quy kho lưu trữ cơ quan 1 b) Chưa có nội quy kho lưu trữ cơ quan 0 3 Các trang thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu như: Giá, kệ sắt để đựng tài liệu, hộp đựng tài liệu, quạt thông gió, thiết bị phòng cháy chữa cháy... 2 a) Có đầy đủ 100% các thiết bị bảo quản tài liệu (Máy điều hòa, quạt thông gió, máy hút ẩm, máy hút bụi, giá kệ đựng tài liệu, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ, thiết bị phòng cháy chữa cháy) 2 b) Thiếu trang thiết bị bảo quản tài liệu (thiếu mỗi thiết bị lấy 2 điểm trừ đi 0,25 điểm) 0,25 đến 1,75 c) Chưa có trang thiết bị bảo quản tài liệu 0 4 Thực hiện chế độ vệ sinh kho và tài liệu 2 a) Thường xuyên, định kỳ (kho sạch sẽ, không bị ẩm thấp, tài liệu được sắp xếp ngăn nắp, sạch sẽ, không bị mối, mọt...) 2 b) Thỉnh thoảng, không theo định kỳ (tài liệu trong kho còn bụi bẩn, kho không ngăn nắp ...) 1 c) Không thực hiện vệ sinh kho, để tài liệu nấm mốc, mối, mọt, mục nát... 0 II HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ 23 1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan 5 a) Có kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu và thực hiện thu thập 100% tài liệu vào kho theo quy định 5 b) Có kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu và thực hiện thu thập từ 80% đến dưới 100% tài liệu vào kho theo quy định 4 c) Có kế hoạch và thu thập được từ 70% đến dưới 80% tài liệu vào kho theo quy định 3 d) Có kế hoạch và thu thập được từ 60% đển dưới 70% tài liệu vào kho theo quy định 2 đ) Có kế hoạch và thu thập được từ 50% đến dưới 60% tài liệu vào kho theo quy định 1 e) Không có kế hoạch hoặc có kế hoạch mà thu thập dưới 50% tài liệu vào kho theo quy định 0 2 Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 2 a) Có biên bản, có mục lục hồ sơ nộp lưu theo đúng quy định 2 b) Có biên bản nhưng không có mục lục hồ sơ nộp lưu theo quy định hoặc ngược lại 1 c) Không có biên bản và mục lục hồ sơ nộp lưu 0 3 Hệ thống hóa, tổ chức sắp xếp tài liệu lưu trữ trong kho 6 a) 100% tài liệu trong kho được hệ thống hóa, sắp xếp có biên mục, có sổ mục lục hồ sơ 6 b) Từ 90% đến dưới 100% tài liệu trong kho được hệ thống hóa, sắp xếp 5 c) Từ 80% đến dưới 90% tài liệu trong kho được hệ thống hóa, sắp xếp 4 d) Từ 70% đến dưới 80% tài liệu trong kho được hệ thống hóa, sắp xếp 3 đ) Từ 60% đến dưới 70% tài liệu trong kho được hệ thống hóa, sắp xếp 2 e) Từ 50% đến dưới 60% tài liệu trong kho được hệ thống hóa, sắp xếp 1 g) Dưới 50% tài liệu được hệ thống hóa, sắp xếp 0 4 Xác định giá trị tài liệu 2 a) Có xác định thời hạn bảo quản đầy đủ cho từng hồ sơ lưu trữ theo quy định 2 b) Có xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ lưu trữ nhưng chưa đầy đủ 1 c) Chưa xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ lưu trữ 0 5 Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử 2 a) Có kế hoạch giao nộp tài liệu lưu trữ và giao nộp theo đúng kế hoạch 2 b) Có kế hoạch giao nộp tài liệu lưu trữ nhưng giao nộp không đúng theo kế hoạch 1 c) Không có kế hoạch giao nộp tài liệu hoặc có kế hoạch nhưng chưa thực hiện giao nộp tài liệu 0 6 Bảo quản tài liệu lưu trữ 2 a) Bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu lưu trữ; bảo vệ an toàn tài liệu; thực hiện vệ sinh kho tài liệu theo định kỳ; không để thất lạc, mất mát, hư hỏng, côn trùng xâm hại… 2 b) Bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu lưu trữ nhưng không thực hiện vệ sinh kho tài liệu theo định kỳ hoặc để xảy ra thất lạc, mất mát, hư hỏng, côn trùng xâm hại… 1 c) Bảo quản chưa tốt hồ sơ, tài liệu lưu trữ; không thực hiện vệ sinh kho tài liệu theo định kỳ; để xảy ra thất lạc, mất mát, hư hỏng, côn trùng xâm hại… 0 7 Quy định vềtổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 1 a) Có quy định 1 b) Chưa quy định 0 8 Tổ chức khai thác, sửdụng tài liệu 2 a) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu theo đúng quy định (dựa vào số liệu thống kê lượt người và số lượng tài liệu của đơn vị đưa ra phục vụ) 2 b) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu chưa đúng thủ tục hoặc chưa có sổ quản lý chặt chẽ 1 c) Chưa tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 0 9 Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ 1 a) Có 1 b) Chưa 0 Điểm tổng cộng 100 Phần IV. CÁCH TÍNH ĐIỂM CỘNG, ĐIỂM TRỪ I Điểm cộng tối đa 3 1 Đơn vị tự đánh giá, chấm điểm chặt chẽ, chính xác và báo cáo đúng thời gian quy định 1 2 Có nhiều cải tiến, sáng kiến làm tốt công tác văn thư, lưu trữ (nêu tên cải tiến, sáng kiến và tóm tắt kết quả đạt được; mỗi cải tiến, sáng kiến nếu được chấp nhận, được 0,5 điểm nhưng không quá 2 điểm) 2 II Điểm trừ tối đa -3 1 Được hỗ trợ kinh phí chỉnh lý tài liệu nhưng không thực hiện việc chỉnh lý hoặc thực hiện nhưng không đạt yêu cầu -1 2 Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị không đúng theo quy định -1 3 Đơn vị tự đánh giá, chấm điểm không chặt chẽ, không chính xác và báo cáo không đúng thời gian quy định -1 ……………, ngày …… .tháng … năm 201… Thủ trưởng cơ quan, đơn vị