TCVN3990:2012

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 3990:2012 về Hệ thống tài liệu thiết kế xây dựng - Quy tắc thống kê và bảo quản bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN 3990:2012 HỆ THỐNG TÀI LIỆU THIẾT KẾ XÂY DỰNG - QUY TẮC THỐNG KÊ VÀ BẢO QUẢN BẢN CHÍNH HỒ SƠ THIẾT KẾ XÂY DỰNG System o f Design documents for construction - Registration and storage rules for the orginals o f building design documentation L ời nói đầu TCVN 3990 : 2012 thay thế TCVN 3990 : 1985 TCVN 3990 : 2012 được chuyển đổi từ TCVN 3990 : 1985 theo quy định tại khoản 1 Đi ề u 69 của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật và điểm b), kho ả n 1, điều 6 Nghị định 127/2007/NĐ-CP quy định chi ti ế t thi hành một số đi ề u của Luật tiêu chu ẩ n và Quy chuẩn kỹ thuật. TCVN 3990 : 2012 do Viện Kiến trúc, Quy hoạch Đô th ị và Nông thôn - Bộ Xây dựng biên soạn, Bộ Xây dựng đề nghị , Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thẩm định, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố. HỆ THỐNG TÀI LIỆU THIẾT KẾ XÂY DỰNG - QUY TẮC THỐNG KÊ VÀ BẢO QUẢN BẢN CHÍNH HỒ SƠ THIẾT KẾ XÂY DỰNG System o f Design documents for construction - Registration and storage rules for the orginals o f building design documentation 1. Phạm vi áp dụng Tiêu chuẩn này quy định những quy tắc thống k ê và bảo qu ả n bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng trong các tổ chức thiết kế. CHÚ THÍCH: Ti êu chuẩn này không áp dụng đối với bản chính hồ sơ thiết kế các công trình đặc biệt. 2. Quy định chung 2.1 . Bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng gồm các bản thuyết minh và bản vẽ. 2.2 . B ả n thuyết minh gồm: a) Các văn bản pháp l ý liên quan đến việc lập kế hoạch đầu tư; b) Báo cáo kinh tế kỹ thuật hoặc dự án đầu tư xây dựng; c) Các hồ sơ pháp lý làm cơ sở cho thiết kế như giấy cấp đất, các hồ sơ khảo sát trắc địa, địa chất công trình, đ ị a chất th ủy văn, khí tượng th ủy văn, vật liệu xây dựng, vật tư, lao động...; d) Bản thuyết minh hồ sơ thiết kế; e) Dự toán xây dựng công trình; f) Các văn b ả n liên quan đến việc xét duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật và hồ sơ thiết kế kỹ thuật; các văn bản pháp lý khác được bổ sung sau bước thiết kế kỹ thuật; g) Tổng dự toán thiết kế. 2.3. Bản vẽ gồm: a) Các bản vẽ trong bước thiết kế cơ sở ; b) Các bản vẽ trong bước thiết kế kỹ thuật; c) Các bản vẽ trong bước thiết kế bản v ẽ thi công. 2.4. Thời hạn bảo quản bản chính hồ s ơ thiết kế xây dựng theo hướng dẫn của cơ quan lưu tr ữ . Việc lựa chọn b ả n chính hồ sơ thiết kế xây dựng để bảo quản ở cấp nhà nước, cũng như việc loại các hồ sơ thiết kế để h ủy tuân theo quy định hiện hành có liên quan. 2.5. Việc thống kê và bảo quản bản chí nh hồ sơ thiết kế xây dựng ngoài việc phải tuân theo các quy định trong tiêu chuẩn này còn phải tuân theo các hướng dẫn nghiệp vụ và sự kiểm tra của hệ thống lưu trữ nhà nước. 3. Thống kê và bảo quản bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng 3.1. B ả n chính hồ sơ thiết kế xây dựng do tổ chức nào thiết kế phải được thống kê và bảo quản tại bộ phận lưu trữ của tổ chức đó. Chủ nhiệm công trình có trách nhiệm nộp đầy đủ b ả n chính hồ sơ thiết kế xây dựng như quy định tại 2.1. 3.2. Trước khi nhận bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng để bảo quản, bộ phận lưu trữ phải kiểm tra: a) Thành phần của hồ sơ như quy định tại 2.1; b) Các thủ tục pháp lý tr ê n bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng; c) Cách gấp, xếp đóng gói để bảo quản và sử dụng thuận tiện; CHÚ THÍCH: Trường hợp có nhiều sai sót ảnh hưởng đến chất lượng hồ sơ th ì bộ phận lưu trữ có quyền không chấp nhận . 3.3. Khi nhận bản c hí nh hồ sơ thiết kế xây dựng để bảo qu ả n phải ghi vào s ổ thống kê bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng. Cách phân loại hồ sơ và thứ tự ghi vào s ổ như quy định tại 2.1. Sổ thống k ê b ả n ch í nh hồ sơ thiết kế xây dựng xem Phụ lục A. 3.4. Mỗi bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng có một số hiệu thống kê do bộ phận lưu tr ữ cấp. Phải ghi s ố hiệu này và o góc ph í a trên b ê n trái của bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng và vào s ổ thống kê. 3.5. Để thuận tiện cho việc sử dụng, mỗi bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng cần lập một phiếu thư mục. Nội dung của phi ế u gồm: a) Số hiệu thống k ê ; b) Tên dự án hoặc công trình và địa điểm xây dựng; c) Bước thiết kế; d) Tên bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng; e) Số lượng t ờ (trang). 3.6. Khi c ầ n tham khảo hoặc sửa đổi, bổ sung và o bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng ph ả i được sự chấp thuận của ng ườ i có trách nhiệm. 3.7. Trước khi đưa các nội dung sửa đ ổ i, b ổ sung vào bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng cần sao chép lại bản này như nguyên bản để lưu trữ riêng. 3.8. Các bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng bị loại ra để h ủy cần tuân thủ quy định tại 2.4. B ả n chính của hồ sơ thiết kế xây dựng c ó từ năm 1954 trở về trước không được h ủy . 4. Phục hồi bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng 4.1. Trong quá trình bảo quản, sử dụng n ế u bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng cũ bị nhầu nát, hoen ố, phai mờ th ì bộ phận lưu trữ c ó trách nhiệm lập bi ê n bản đ ề nghị phục hồi gửi lên thủ trưởng tổ chức thiết kế. Sau khi có quyết định phục hồi, bộ phận lưu trữ phải có trách nhiệm phục hồi bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng cũ (b ả n mới gọi là bản ch í nh hồ sơ thiết kế xây dựng phục hồi). 4.2. Biên bản đề nghị phục hồi bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng bao gồm những nội dung sau: a) Tên công trình , địa điểm xây dựng ; b) T ê n bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng; c) Số lượng tờ (trang); d) T ì nh trạng bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng; e) Nguyên nh â n phục hồi; f) Ngày tháng năm và chữ ký của người phụ trách bộ phận lưu trữ. 4.3. Bản ch í nh của hồ sơ thiết kế xây dựng phục hồi có giá trị như bản chính của hồ sơ thiết kế xây dựng. 4.4. Được phép phục hồi bằng phương pháp thủ công hoặc bằng máy, nhưng phải đảm bảo chính xác như bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng cũ. Không cần đưa nội dung đ ã bị gạch xó a trên bản chính hồ sơ thiết k ế xây dựng cũ vào bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng phục hồi. 4.5. Các thay đổi mới muốn đưa vào bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng phục hồi ph ả i được sự chấp thuận của người có trách nhiệm trước khi phục hồi. 4.6. Khi phục hồi bằng phương pháp thủ công, các chữ ký, lời phê và ngày tháng được viết bằng chữ in và đặt trong ngoặc k é p. Thay chữ ký không rõ ràng bằng từ “chữ ký". 4.7. Trên bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng phục hồi phải có chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra và xác nhận. Lời xác nhận viết bằng mực đen ở giữa lề bên trái của tờ đó. VÍ DỤ : Phục hồi chính xác từ bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng….. Ngày...tháng...n ă m... 4.8. Ở góc phía trên bên trái của bản chính hồ sơ thiết kế phục hồi phải đóng dấu "bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng phục hồi". Ph í a dưới c â u này phải ghi số hiệu thống k ê như số hiệu thống kê trên bản nội dung ch í nh hồ sơ thiết kế cũ. 4.9. Trên bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng cũ phải đóng dấu "đã được thay th ế bằng bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng phục hồi" và đưa vào lưu tr ữ riêng. 4.10. Trong s ổ thống kê , ở cột dấu hiệu s ử a đổi thay thế phải ghi "đã được phục hồi". Phụ lục A ( Quy định ) Sổ thống kê bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng Tên nhà ( hoặc công trình) : ................................................................................................ Địa điểm xây dựng : .......................................................................................................... Giai đoạn thiết kế và ký hiệu : ........................................................................................... S ố thứ tự Ngày nhận S ố hiệu thống kê Tên bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng và k ý hiệu Dấu hi ệ u sửa đổi, thay thế Ghi chú 1 2 3 4 5 6 CHÚ THÍCH : Ký hiệu giai đoạn thiết kế và ký hiệu t ê n bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng d o các tổ chức thiết kế quy định . MỤC LỤC 1. Phạm vi áp dụng 2. Quy định chung 3. Thống kê và bảo quản bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng 4. Phục hồi bản chính hồ sơ thiết kế xây dựng Phụ lục A