86077/CT-TTHT

Công văn 86077/CT-TTHT năm 2019 về sử dụng hóa đơn điện tử do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 86077 /CT-TTHT V/v sử dụng hóa đơn điện tử Hà Nội, ngày 14 tháng 1 1 năm 2019 Kính gửi: Công ty TNHH Car Post Địa chỉ: A04, Tầng 1 tòa V4, Home city, Tổ 51, Phố Trung Kính, P . Yên Hòa, Q. C ầu Giấy, TP. Hà Nội - Mã số thuế: 0107496415 Trả lời công văn không số đề ngày 01/11/2019 của Công ty TNHH Car Post v ề việc đề nghị sử dụng hóa đơn điện tử, Cục Thu ế TP Hà Nội có ý kiến như sau: Căn c ứ khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định: “3. Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, các Nghị định: số 5 1 /20 1 0/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Ch í nh phủ quy định về hóa đơn b án hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành . ” Căn cứ Khoản 2 Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định: “2. Điều kiện của t ổ chức khởi tạo hóa đơn Người b á n hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hó a đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau: a) Là t ổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc l à tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truy ề n tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ h óa đơn điện tử; c) Có đội ng ũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc kh ở i tạo, lập, sử dụng h óa đơn điện tử theo quy định; d) C ó chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật . đ) Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết n ố i với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa , cung ứng dịch vụ được tự động chuy ể n vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời đ iể m lập hóa đơn. e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, l ư u trữ dữ l i ệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: - Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống l ưu trữ dữ liệu; - Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao l ưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.” Căn cứ Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định: “1. Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thi ế t lập đầy đủ c á c thông tin của người bán, l oạ i hóa đơn, k ý hiệu hóa đơn, định dạng tr u y ề n - n hận và lưu trữ h ó a đơn trước khi bán hàng hóa, dịch vụ trên phương tiện điện tử của t ổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật . Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước kh i khởi tạo hóa đơn điện t ử phải ra q u yết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo M ẫ u số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này). Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gồm các nội dung chủ y ế u sau: - Tên hệ th ố ng thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử. Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện t ử , kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự. - Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm v ề mặt kỹ thuật hóa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng; - Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ t ổ chức. - Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử l ý , luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổ i hóa đơn điện tử sang hóa đơn gi ấ y. 2. Phát hành hóa đơn điện tử Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản l ý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo M ẫ u số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hóa đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, k ý hiệu hóa đơn, ký hiệu m ẫ u số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, s ố lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ k ý của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế). Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ s ố hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ ti ế p tục sử dụng. Trường hợp có sự thay đ ổ i về nội dung đã thông báo phát hành, t ổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực h iện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này. T ổ chức khởi tạo h ó a đơn điện tử phải ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm h óa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin đ i ện tử của t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.” Căn cứ Khoản 1 Điều 11 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định: “Đi ề u 11. Đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế 1. Cơ quan thu ế bán hóa đơn cho các đối tượng sau: a ) T ổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án). T ổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh là các t ổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác. b) Hộ, cá nhân k i nh doanh; c) Tổ chức k i nh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu. d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in thuộc loại rủi ro cao về thuế; đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi v i phạm về hóa đơn bị xử lý v i phạm hành chính về hành vi trốn thuế, gian lận thuế. Doanh nghiệp hướng dẫn tại điểm d, đ khoản này mua hóa đơn của cơ quan thuế trong thời gian 12 th á ng. H ế t thời gian 12 tháng, căn cứ tình hình sử dụng hóa đơn, việc kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp và đề nghị của doanh nghiệp, t rong thời hạn 5 ngày làm việc, cơ quan thuế có văn bản thông báo doanh nghiệp chuyển sang tự tạo hóa đơn để sử dụng hoặc tiếp tục mua hóa đơn của cơ quan thu ế nếu không đáp ứng điều kiện tự i n hoặc đặt i n hóa đơn (mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) ”. + Tại điểm b Khoản 2 Điều 12 hướng dẫn như sau: “… T ổ chức, doanh nghiệp thuộc đ ố i tượng mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành chuy ể n sang tự tạo hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử để sử dụng thì phải dụng sử dụng h ó a đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn t ự tạo th eo hướng d ẫ n tại Đi ề u 21 Thông tư này.” + Tại điểm c Khoản 1 Điều 21 hướng dẫn như sau: “c) T ổ ch ứ c, hộ , cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì t ổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn theo hư ớ ng dẫn tại Điều 29 Thông tư này.” + Tại Điều 27 (được sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính) hướng dẫn như sau: " Hàng quý, t ổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản l ý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đ ơn. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Qu ý I nộp chậm nh ấ t l à ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất l à ngày 30/7, qu ý III nộp chậm nhất l à ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nh ấ t l à ngày 30/01 của năm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 b an hành kèm theo T hô ng tư này). Trường hợp t rong kỳ không sử dụng hóa đ ơn , tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn gh i số l ượng hóa đơn sử dụng bằng không ( = 0). Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt i n, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua h óa đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Đi ề u 11 Thông tư này thực hiện nộp Báo c á o tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng. …" Căn cứ các quy định trên, Công ty TNHH Car Post đã sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế từ tháng 11/2016 (đến nay hết thời hạn 12 tháng). Công ty TNHH Car Post đáp ứng các điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 4, Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính th ì được sử dụng hóa đơn điện tử. Trước khi sử dụng, đề nghị Công ty TNHH Car Post thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính. Công ty phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Công ty có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng từ ngày đầu tháng đến hết ngày dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế và chuyển sang nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý cho cơ quan thuế kể từ ngày kế tiếp theo quy định tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu trên. Công ty TNHH Car Post phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Nếu có vướng mắc, đề nghị Công ty TNHH Car Post liên hệ với Phòng Tuyên truyền Hỗ trợ NNT - Cục Thuế TP Hà Nội theo số điện thoại: 02437737940; địa chỉ: G23-24 Thành Công, quận Ba Đ ì nh, TP Hà Nội. Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công tv TNHH Car Post đ ượ c biế t./. Nơi nhận: - Như trên; - Phòng TKT2; - Lưu: VT, TTHT (2 b ) . KT. CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG Nguyễn Tiến Trường