117/CT-UBND

Chỉ thị 117/CT-UBND năm 2017 về tăng cường công tác văn thư, lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh An Giang ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 117/CT-UBND An Giang, ngày 10 tháng 01 năm 2017 CHỈ THỊ VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ PHÁT HUY GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH AN GIANG Ngày 28 tháng 11 năm 2016, Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang Quyết định số 78/2016/QĐ-UBND về việc bãi bỏ các Chỉ thị quy phạm pháp luật do Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành. Qua thời gian triển khai thực hiện Chỉ thị số 10/2011/CT-UBND ngày 20 tháng 9 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang về tăng cường công tác văn thư, lưu trữ. Công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh An Giang có nhiều chuyển biến tích cực như: Công tác triển khai, tuyên truyền được các cấp, các ngành quan tâm, từ đó nhận thức về vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ được nâng lên; đội ngũ công chức, viên chức văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh từng bước được tăng cường; công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ được chú trọng; sưu tầm tài liệu quý hiếm, chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng được quan tâm thực hiện,… Qua đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ cải cách hành chính hiện nay. Bên c ạnh những kết quả đạt được vẫn c òn t ồn tại một số hạn chế, kh ó khăn c ần khắc phục như: Tổ chức bộ m áy ngành văn thư, lưu tr ữ chưa được quan t âm đúng m ức; bi ên ch ế c ông ch ức, vi ên ch ức văn thư, lưu trữ ở một số cơ quan, tổ chức v à các đơn v ị trực thuộc c òn thi ếu, tr ình đ ộ chuy ên môn còn nhi ều hạn chế; kho lưu trữ ở một số cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện v à xã chưa đư ợc bố tr í ho ặc chưa được đầu tư x ây d ựng đ úng quy đ ịnh; việc triển khai lập hồ sơ c ông vi ệc v à giao n ộp hồ sơ, t ài li ệu v ào lưu tr ữ cơ quan chưa được thực hiện nghi êm túc,... Nh ằm khắc phục những tồn tại, hạn chế, đồng thời triển khai thực hiện c ó hi ệu quả c ác quy đ ịnh của ph áp lu ật về c ông tác văn thư, lưu tr ữ v à phát huy giá tr ị t ài li ệu lưu trữ tr ên đ ịa b àn t ỉnh, Chủ tịch Ủy ban nh ân dân t ỉnh chỉ thị: 1. Th ủ trưởng c ác s ở, ban, ng ành t ỉnh, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nh à nư ớc, c ác H ội đặc th ù thu ộc Ủy ban nh ân dân t ỉnh (sau đ ây g ọi chung l à các cơ quan, t ổ chức) a) Ti ếp tục qu án tri ệt thực hiện nghi êm túc Lu ật Lưu trữ, c ác quy đ ịnh của ph áp lu ật về văn thư, lưu trữ nhằm n âng cao nh ận thức, ý th ức tr ách nhi ệm của mỗi c ông ch ức, vi ên ch ức về vai tr ò, t ầm quan trọng của c ông tác văn thư, lưu tr ữ v à giá tr ị của t ài li ệu lưu trữ. b) Rà soát, s ửa đổi, bổ sung hoặc thay thế c ác văn b ản chỉ đạo, hướng dẫn về c ông tác văn thư, lưu tr ữ ph ù h ợp với quy định hiện h ành; xây d ựng c ác văn b ản nghiệp vụ gồm: Quy chế c ông tác văn thư, lưu tr ữ; Bảng thời hạn bảo quản t ài li ệu; Danh mục hồ sơ cơ quan; Danh mục th ành ph ần t ài li ệu thuộc diện nộp lưu v ào Lưu tr ữ lịch sử tỉnh. c) Ch ỉ đạo thực hiện chặt chẽ quy tr ình nghi ệp vụ c ông tác văn thư, lưu tr ữ; mỗi c ông ch ức, vi ên ch ức lập hồ sơ c ông vi ệc trong qu á trình gi ải quyết c ông vi ệc được giao v à giao n ộp hồ sơ, t ài li ệu đ ã gi ải quyết xong v ào lưu tr ữ cơ quan v à xem xét làm tiêu chí đánh giá thi đua hàng năm. d) B ố tr í phòng, kho lưu tr ữ hồ sơ, t ài li ệu v à các thi ết bị để bảo quản an to àn tài li ệu lưu trữ của đơn vị theo hướng dẫn tại Khoản 3 Muc II Th ông tư s ố 09/2007/TT-BNV ng ày 26 tháng 11 năm 2007 c ủa Bộ Nội vụ. e) Ứng dụng c ông ng h ệ th ông tin trong công tác văn thư, lưu tr ữ; quản l ý ch ặt chẽ văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ tr ên môi trư ờng mạng. f) B ố tr í công ch ức, vi ên ch ức l àm công tác văn thư, lưu tr ữ trong tổng bi ên ch ế được giao, đảm bảo ti êu chu ẩn chuy ên môn, nghi ệp vụ theo quy định tại Th ông tư s ố 13/2014/TT-BNV ng ày 31 tháng 10 năm 2014 và Thông tư s ố 14/2014/TT-BNV ng ày 31 tháng 10 năm 2014 c ủa Bộ Nội vụ; thực hiện chế độ tiền lương, phụ cấp độc hại đối với c ông ch ức, vi ên ch ức ng ành lưu tr ữ theo quy định. g) Các cơ quan, t ổ chức c ó tài li ệu tồn đọng, h àng năm ch ủ động lập kế hoạch, dự to án kinh phí th ực hiện chỉnh l ý h ồ sơ, t ài li ệu tại cơ quan, tổ chức m ình; đ ồng thời chuẩn bị hồ sơ, t ài li ệu thuộc Danh mục th ành ph ần t ài li ệu của c ác cơ quan, t ổ chức thuộc nguồn nộp lưu (Ban h ành kèm theo Quy ết định số 2286/QĐ-UBND ng ày 29 tháng 12 năm 2014 c ủa Ủy ban nh ân dân t ỉnh An Giang) để giao nộp v ào Lưu tr ữ lịch sử tỉnh theo quy định. h) Vi ệc ti êu h ủy t ài li ệu hết gi á tr ị tại c ác cơ quan, t ổ chức thuộc nguồn nộp lưu t ài li ệu v ào Lưu tr ữ lịch sử tỉnh (Ban h ành kèm theo Quy ết định số 2223/QĐ-UBND ng ày 14 tháng 10 năm 2015 c ủa Ủy ban nh ân dân t ỉnh An Giang) thực hiện đ úng quy đ ịnh tại Điều 28, Luật Lưu trữ. i) Th ực hiện nghi êm các quy đ ịnh của ph áp lu ật về bảo vệ b í m ật nh à nư ớc trong c ông tác văn thư, lưu tr ữ. j) Th ực hiện nghi êm túc ch ế độ b áo cáo th ống k ê công tác văn thư, lưu tr ữ v à tài li ệu lưu trữ theo Th ông tư s ố 09/2013/TT-BNV ng ày 31 tháng 10 năm 2013 c ủa Bộ Nội vụ. 2. Ch ủ tịch Ủy ban nh ân dân các huy ện, thị x ã, thành ph ố (sau đ ây g ọi chung l à c ấp huyện) a) Quán tri ệt thực hiện nghi êm túc Lu ật Lưu trữ v à các quy đ ịnh của ph áp lu ật về văn thư, lưu trữ cho c ác phòng, ban chuyên môn thu ộc Ủy ban nh ân dân c ấp huyện v à Ủy ban nh ân dân c ấp x ã nh ằm n âng cao nh ận thức, ý th ức tr ách nhi ệm của mỗi c ông ch ức, vi ên ch ức về vai tr ò, t ầm quan trọng của c ông tác văn thư, lưu tr ữ v à giá tr ị của t ài li ệu lưu trữ. b) Nâng cao công tác qu ản l ý nhà nư ớc về văn thư, lưu trữ; tăng cường kiểm tra việc chấp h ành các quy đ ịnh của ph áp lu ật về văn thư, lưu trữ; thường xuy ên t ổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho c ông ch ức, vi ên ch ức tại c ác cơ quan, đơn v ị tr ên đ ịa b àn. c) B ố tr í công ch ức, vi ên ch ức l àm công tác văn thư, lưu tr ữ c ó trình đ ộ từ trung cấp văn thư, lưu trữ trở l ên đúng v ới ti êu chu ẩn chức danh nghiệp vụ văn thư, lưu trữ v à th ực hiện chế độ tiền lương, phụ cấp độc hại theo quy định; d) Tri ển khai đến c ông ch ức, vi ên ch ức thực hiện nghi êm l ập hồ sơ c ông vi ệc trong qu á trình gi ải quyết c ông vi ệc được giao v à giao n ộp hồ sơ, t ài li ệu đ ã gi ải quyết xong v ào lưu tr ữ cơ quan v à xem xét làm tiêu chí đánh giá thi đua hàng năm. e) Đ ẩy mạnh ứng dụng c ông ng h ệ th ông tin trong công tác văn thư, lưu tr ữ; quản l ý ch ặt chẽ văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ trong m ôi trư ờng mạng. f) Ch ỉ đạo c ác phòng, ban chuyên môn thu ộc Ủy ban nh ân dân c ấp huyện v à c ấp x ã b ố tr í phòng, kho lưu tr ữ t ài li ệu c ó di ện t ích phù h ợp v à các thi ết bị cần thiết theo hướng dẫn tại Khoản 3 Muc II Th ông tư s ố 09/2007/TT-BNV ng ày 26 tháng 11 năm 2007 c ủa Bộ Nội vụ để quản l ý, b ảo quản an to àn h ồ sơ, t ài li ệu lưu trữ của đơn vị. Các đ ịa phương kh ó khăn trong vi ệc bố tr í phòng, kho lưu tr ữ t ài li ệu tại đơn vị do điều kiện diện t ích tr ụ sở l àm vi ệc kh ông đ ảm bảo, địa phương chủ động bố tr í qu ỹ đất, c ân đ ối ng ân sách đ ầu tư x ây d ựng Kho lưu trữ để lưu trữ tập trung hồ sơ, t ài li ệu của c ác phòng, ban chuyên môn, nh ằm thuận lợi trong c ông tác qu ản l ý và b ảo quản an to àn tài li ệu lưu trữ của địa phương. g) Ch ỉ đạo Ủy ban nh ân dân xã, phư ờng, thị trấn thực hiện nghi êm vi ệc quản l ý h ồ sơ , t ài li ệu h ình thành trong ho ạt động của Hội đồng nh ân dân và Ủy ban nh ân dân xã, phư ờng, thị trấn theo quy định tại Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ. h) Ch ủ động x ây d ựng kế hoạch v à d ự to án kinh phí th ực hiện chỉnh l ý tài li ệu tồn đọng tại c ác đơn v ị trực thuộc. H àng năm b ố tr í kinh phí th ực hiện chỉnh l ý tài li ệu tồn đọng ít nh ất cho 01 đơn vị thuộc Ủy ban nh ân dân c ấp huyện hoặc cấp x ã. 3. Giám đ ốc Sở Nội vụ a) Tham mưu Ủy ban nh ân dân t ỉnh ban h ành các văn b ản chỉ đạo, hướng dẫn c ông tác văn thư, lưu tr ữ v à tri ển khai thực hiện thống nhất tr ên đ ịa b àn t ỉnh. b) Ph ối hợp với c ác ngành ch ức năng đẩy nhanh tiến độ thực hiện Dự án đ ầu tư x ây d ựng Kho Lưu trữ chuy ên d ụng tỉnh An Giang . c) T ổ chức thu thập hồ sơ, t ài li ệu c ó giá tr ị bảo quản vĩnh viễn của c ác cơ quan, t ổ chức thuộc nguồn nộp lưu t ài li ệu v ào Lưu tr ữ lịch sử tỉnh theo quy định. d) Xây d ựng Đề án “Ch ỉnh l ý tài li ệu tồn đọng tỉnh An Giang” giai đoạn II (2018-2022) tr ình Ủy ban nh ân dân t ỉnh ph ê duy ệt. e) Xây d ựng Đề án s ố h óa tài li ệu lưu trữ tại một số cơ quan, tổ chức thuộc Đề án “Ch ỉnh l ý tài li ệu tồn đọng tỉnh An Giang” giai đoạn I (2013-2017) tr ình Ủy ban nh ân dân t ỉnh ph ê duy ệt. f) T ổ chức đ ào t ạo, bồi dưỡng, n âng cao nghi ệp vụ chuy ên môn cho đ ội ngũ c ông ch ức, vi ên ch ức l àm công tác văn thư, lưu tr ữ tại c ác cơ quan, t ổ chức tr ên đ ịa b àn t ỉnh. g) Tăng cư ờng thanh tra, kiểm tra chuy ên ngành vi ệc chấp h ành các quy đ ịnh của ph áp lu ật về văn thư, lưu trữ. Tập trung việc x ây d ựng Danh mục hồ sơ cơ quan; lập hồ sơ c ông vi ệc v à giao n ộp hồ sơ v ào lưu tr ữ cơ quan; c ông tác ch ỉnh l ý tài li ệu tồn đọng; bố tr í kho lưu tr ữ t ài li ệu; c ông tác b ảo quản hồ sơ, t ài li ệu tại c ác cơ quan, t ổ chức,... tổng hợp b áo cáo Ủy ban nh ân dân t ỉnh. 4. Giám đ ốc Sở T ài chính a) Hư ớng dẫn c ác s ở, ban, ng ành c ấp tỉnh, Ủy ban nh ân dân c ấp huyện lập dự to án kinh phí và th ẩm định tr ình c ấp c ó th ẩm quyền bố tr í kinh phí th ực hiện chỉnh l ý tài li ệu c òn t ồn đọng của c ác cơ quan, t ổ chức tr ên đ ịa b àn t ỉnh An Giang theo quy định của Luật Ng ân sách và các văn b ản ph áp lu ật c ó liên quan. b) B ố tr í kinh phí trong d ự to án ngân sách hàng năm cho các cơ quan, t ổ chức v à đ ịa phương để thực hiện tốt c ác quy đ ịnh của ph áp lu ật về c ông tác văn thư, lưu tr ữ theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ. 5. Giám đ ốc Sở Th ông tin và Truy ền th ông Ch ủ tr ì, ph ối hợp với Sở Nội vụ hướng dẫn c ác cơ quan, t ổ chức tr ên đ ịa b àn t ỉnh x ây d ựng m ã h ồ sơ lưu trữ văn bản điện tử tr ên ph ần mềm quản l ý văn b ản điện tử theo Quyết định số 41/2014/QĐ-UBND ng ày 17 tháng 11 năm 2014 c ủa Ủy ban nh ân dân t ỉnh An Giang v à Hư ớng dẫn số 822/HD-VTLTNN ng ày 26 tháng 8 năm 2015 c ủa Cục Văn thư v à Lưu tr ữ nh à nư ớc về hướng dẫn quản l ý văn b ản đi, văn bản đến v à l ập hồ sơ trong m ôi trư ờng mạng. Ủy ban nh ân dân t ỉnh y êu c ầu Thủ trưởng c ác s ở, ban, ng ành t ỉnh, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nh à nư ớc, c ác H ội đặc th ù thu ộc Ủy ban nh ân dân t ỉnh; cơ quan trung ương đ óng trên đ ịa b àn; Ch ủ tịch Ủy ban nh ân dân các huy ện, thị x ã, thành ph ố triển khai thực hiện nghi êm Ch ỉ thị n ày./. Nơi nh ận: - B ộ Nội vụ; - C ục Văn thư v à Lưu tr ữ Nh à nư ớc; - Chủ tịch v à các Phó Ch ủ tịch UBND tỉnh; - Văn phòng UBND t ỉnh; - Các S ở, ban, ng ành t ỉnh - Các đơn v ị s ự nghiệp, DNNN thuộc tỉnh; - Cơ quan TW đóng trên đ ịa b àn t ỉnh; - Các h ội đặc th ù thu ộc tỉnh; - UBND c ác huy ện, thị x ã, thành ph ố; - PNV các huy ện, thị x ã, thành ph ố; - Lưu: VT, SNV, TH. CH Ủ TỊCH Vương Bình Th ạnh