32/2016/QĐ-UBND

Quyết định 32/2016/QĐ-UBND Quy chế quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số chuyên dùng trong cơ quan nhà nước tỉnh Hà Tĩnh ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ TĨNH ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 32/2016/QĐ-UBND Hà Tĩnh , ngày 05 tháng 07 năm 20 16 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CHỮ KÝ SỐ, CHỨNG THƯ SỐ CHUYÊN DÙNG TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH HÀ TĨNH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22/6/2015; Căn cứ Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số; Căn cứ Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ ch ứ ng thực chữ ký số; Căn cứ Nghị định số 170/2013/NĐ-CP ngày 13/11/2013 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số và Nghị định số 106/201 1 /NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007; Căn cứ Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng quy định về cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội; Xét đề nghị của Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 43/TTr-STTTT ngày 27/6/2016; Báo cáo thẩm định của Sở Tư pháp tại Văn bản số 390/BC-STP ngày 07/6/2016, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1 . Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số chuyên dùng trong cơ quan nhà nước tỉnh Hà Tĩnh. Điều 2 . Giao Sở Thông tin và Truyền thông, phối hợp với Sở Nội vụ, Văn phòng UBND tỉnh hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện và định kỳ báo cáo UBND tỉnh. Điều 3. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Giám đốc Sở Nội vụ; Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã; các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Như Điều 3; - Bộ Thông tin và Truyền thông; - Ban Cơ yếu Chính phủ; - Vụ Pháp ch ế , Bộ Thông tin và Truyền thông; - Cục Kiểm tra văn bản - Bộ Tư pháp; - Đ/c Bí thư, đ/c PBT T ỉ nh ủy; - TT HĐND tỉnh; - Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh; - UBMTTQ và các đoàn thể cấp tỉnh; - Chánh VP, các Phó VP UBND tỉnh; - Cổng thông tin điện tử của tỉnh; - Trung tâm Công báo-Tin học; - Website Sở Tư pháp; - Lưu: VT, VX; - Gửi: Bản giấy và điện tử. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Đặng Quốc Vinh QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CHỮ KÝ SỐ, CHỨNG THƯ SỐ CHUYÊN DÙNG TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH HÀ TĨNH (Ban hành kèm theo Quyết định số /2016/QĐ-UBND ngày / /2016 của UBND tỉnh Hà Tĩnh) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi, đối tượng áp dụng 1. Quy chế này quy định về quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số chuyên dùng trong cơ quan nhà nước tỉnh Hà Tĩnh (sau đây cơ quan nhà nước tỉnh Hà Tĩnh được gọi tắt là cơ quan). 2. Quy chế này áp dụng đối với cơ quan; đơn vị, tổ chức trực thuộc cơ quan; cá nhân là cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong các cơ quan (sau đây gọi là tổ chức, cá nhân). 3. Khuyến khích các tổ chức, cá nhân khác áp dụng quy định này. Điều 2. Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: 1. “Chứng thư số” là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp. 2. “Chứng thư số có hiệu lực” là chứng thư số chưa hết hạn, không bị tạm dừng hoặc bị thu hồi. 3. “Chứng thư số chuyên dùng” là chứng thư số được cấp bởi Ban cơ yếu Chính phủ. 4. “Thông điệp dữ liệu” là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. 5. “Chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác: a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa. b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên. 6. “Ký số” là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu. 7. “Khóa bí mật” là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng, được dùng để tạo chữ ký số. 8. “Người ký” là thuê bao dùng đúng khóa bí mật của mình để ký số vào một thông điệp dữ liệu dưới tên của mình. 9. “Người nhận” là tổ chức, cá nhân nhận được thông điệp dữ liệu được ký số bởi người ký, sử dụng chứng thư số của người ký đó để kiểm tra chữ ký số trong thông điệp dữ liệu nhận được và tiến hành các hoạt động, giao dịch có liên quan. 10. “Thuê bao” là tổ chức, cá nhân được cấp chứng thư số, chấp nhận chứng thư số và giữ khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số được cấp đó. 11. “Người quản lý thuê bao” là cá nhân được người có thẩm quyền quy định tại Điều 6 Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng quyết định ủy quyền thực hiện nhiệm vụ quản lý thuê bao. 12. “Thu hồi chứng thư số” là làm mất hiệu lực của chứng thư số một cách vĩnh viễn từ một thời điểm xác định. 13. “Văn bản điện tử” là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. 14. “Khóa công khai” là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng, được sử dụng để kiểm tra chữ ký số được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa. 15. “Thiết bị lưu khóa bí mật” là thiết bị vật lý chứa chứng thư số và khóa bí mật của thuê bao. Điều 3. Giá trị pháp lý của chữ ký số 1. Giá trị pháp lý của chữ ký số được quy định tại Điều 8 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số. 2. Giá trị pháp lý của chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 170/2013/NĐ-CP ngày 13/11/2013 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số và Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007. Điều 4. Nội dung và thời hạn của chứng thư số 1. Nội dung chứng thư số được quy định tại Điều 8 Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng quy định về cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị-xã hội. 2. Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số được quy định tại Điều 9 Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng quy định. 3. Các loại chứng thư số được quy định tại Điều 10 Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng. Điều 5. Các hành vi bị nghiêm cấm trong sử dụng chữ ký số, chứng thư số chuyên dùng Các hành vi bị nghiêm cấm trong sử dụng chữ ký số, chứng thư số chuyên dùng áp dụng theo quy định tại Khoản 1, Khoản 2, Khoản 3 Điều 7 Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ. Chương II QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CHỮ KÝ SỐ, CHỨNG THƯ SỐ Điều 6.Người quản lý thuê bao 1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh ủy quyền cho Chánh văn phòng UBND tỉnh thực hiện trách nhiệm của người quản lý thuê bao đối với chứng thư số chuyên dùng do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp cho các cơ quan và tổ chức, cá nhân thuộc các cơ quan. 2. Chánh Văn phòng UBND tỉnh thực hiện trách nhiệm Người quản lý thuê bao, không được ủy quyền cho người khác. 3. Hồ sơ ủy quyền thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng. Điều 7. Điều kiện cấp mới, gia hạn chứng thư số 1. Điều kiện cấp mới chứng thư số được quy định tại Điều 13 Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng. 2. Điều kiện gia hạn chứng thư số được quy định tại Điều 16 Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng. Điều 8. Quy trình cấp, gia hạn chứng thư số 1. Trường hợp cấp hoặc gia hạn chứng thư số cho tổ chức, cá nhân: - Bước 1: Tổ chức, cá nhân lập hồ sơ đề nghị theo mẫu (mẫu số 01, mẫu số 03). - Bước 2: Các sở, ban, ngành cấp tỉnh, UBND cấp huyện tập hợp hồ sơ đề nghị của các tổ chức, cá nhân thuộc thẩm quyền quản lý; lập danh sách đề nghị theo các mẫu ( mẫu số 02, mẫu số 04 ) gửi đến người quản lý thuê bao. - Bước 3: Người quản lý thuê bao thực hiện nhiệm vụ của người quản lý thuê bao theo quy định tại Điều 15, Điều 17 Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng. Trường hợp hồ sơ đề nghị không hợp lệ, người quản lý thuê bao thông báo và hướng dẫn cụ thể cho thuê bao hoàn thiện hồ sơ. Trường hợp đề nghị không được chấp nhận, người quản lý thuê bao thông báo rõ lý do cho thuê bao biết. - Bước 4: Người quản lý thuê bao bàn giao chứng thư số tới thuê bao; quá trình giao nhận giữa các bên phải lập biên bản ( theo mẫu số 06 ). Khi chứng thư số có hiệu lực, thông báo cho thuê bao biết để sử dụng. 2. Trường hợp cấp hoặc gia hạn chứng thư số cho thiết bị, dịch vụ, phần mềm: Người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu được cơ quan, tổ chức giao quản lý chứng thư số cho thiết bị, dịch vụ, phần mềm lập hồ sơ đề nghị cấp chứng thư số theo mẫu (M ẫu số 05 ) gửi đến người quản lý thuê bao. Người quản lý thuê bao thực hiện các nội dung bước 3, bước 4 theo quy định tại Khoản 1 Điều này. Điều 9. Thu hồi chứng thư số 1. Các trường hợp phải thu hồi chứng thư số được quy định tại Điều 18 Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng. 2. Thẩm quyền đề nghị thu hồi chứng thư số được quy định tại Điều 19 Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng. 3. Hồ sơ, trình tự, thủ tục thu hồi chứng thư số áp dụng theo quy định tại Điều 20 Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng. Điều 10. Thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật sau khi chứng thư số hết hạn sử dụng hoặc chứng thư số bị thu hồi Nội dung về thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật sau khi chứng thư số hết hạn sử dụng hoặc chứng thư số bị thu hồi áp dụng theo quy định tại Điều 21 Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng. Điều 11. Thay đổi thông tin người quản lý chứng thư số đối với chứng thư số của cơ quan, tổ chức (hoặc chứng thư số của thiết bị, dịch vụ, phần mềm) Điều kiện và Quy trình thực hiện thay đổi thông tin người quản lý chứng thư số áp dụng theo quy định tại Điều 22 Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng. Điều 12. Cấp chứng thư số sau khi chứng thư số cũ hết hạn hoặc chứng thư số bị thu hồi Nội dung về cấp chứng thư số sau khi chứng thư số cũ hết hạn hoặc chứng thư số bị thu hồi áp dụng theo quy định tại Điều 23 Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng. Điều 13. Quản lý thiết bị lưu khóa bí mật Nội dung về Quản lý thiết bị lưu khóa bí mật áp dụng theo quy định tại Điều 25 Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng. Điều 14. Khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật Nội dung về khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật áp dụng theo quy định tại Điều 24 Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng. Điều 15. Quản lý và sử dụng chứng thư số 1. Cán bộ văn thư của cơ quan là người được lãnh đạo cơ quan giao quản lý và sử dụng chứng thư số của cơ quan; có trách nhiệm thực hiện các quy định tại Điều 18, Điều 23 Quy chế này đối với chứng thư số được giao quản lý. 2. Chứng thư số của các chức danh nhà nước, người có thẩm quyền ký văn bản của cơ quan, tổ chức thuộc cơ quan theo quy định của pháp luật chỉ được sử dụng để thực hiện các giao dịch theo đúng chức danh của người đó. 3. Việc ký thay, ký thừa lệnh theo quy định của pháp luật được thực hiện bởi người có thẩm quyền; người ký thay, ký thừa lệnh sử dụng chứng thư số cá nhân của mình để ký số lên văn bản. 4. Chữ ký số của cơ quan chỉ được sử dụng để thực hiện các giao dịch theo đúng quy định về quản lý và sử dụng con dấu. Điều 16. Áp dụng chữ ký số đối với văn bản điện tử 1. Tất cả văn bản đã được các cơ quan ban hành, bản điện tử trong giao dịch giữa các cơ quan phải được ký số. 2. Các loại văn bản được công bố (theo quy định của pháp luật), khi đăng tải trên Cổng/Trang thông tin điện tử, trên các hệ thống thông tin của các cơ quan phải được ký số. 3. Các biểu mẫu điện tử cung cấp cho các tổ chức, người dân và doanh nghiệp qua dịch vụ công trực tuyến mức độ 2 trở lên thì không ký số. 4. Các văn bản dự thảo (bản điện tử) khi trình cấp trên xem xét ban hành thì không ký số. Điều 17. Giá trị pháp lý của các loại văn bản điện tử được ký số 1. Văn bản điện tử được ký số bởi chữ ký số hợp pháp của cá nhân có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy có cùng nội dung, được ký tay bởi chính cá nhân người đó (không có con dấu). 2. Văn bản điện tử được ký số bởi chữ ký số hợp pháp của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu, có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy có cùng nội dung được người có thẩm quyền đó ký tay và được đóng dấu theo quy định. 3. Văn bản điện tử được số hóa nguyên bản từ văn bản giấy đã được ký và đóng dấu có giá trị tương đương với văn bản giấy nếu được ký số bởi chữ ký số hợp pháp của cơ quan ban hành văn bản giấy đó. 4. Trong trường hợp văn bản điện tử tương ứng của văn bản giấy cần nhiều chữ ký tay và con dấu của các bên liên quan theo quy định, thì văn bản điện tử đó sẽ có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy khi được ký số đầy đủ bởi chữ ký số hợp pháp của các bên tương ứng. 5. Dấu giáp lai, dấu treo: a) Chữ ký số đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản điện tử nên trường hợp văn bản điện tử (có nhiều trang trong cùng một tệp - file) được ký số bởi chữ ký số hợp pháp thì có giá trị bao gồm giá trị tương ứng của dấu giáp lai trên văn bản giấy. b) Nếu văn bản điện tử có các tài liệu, phụ lục kèm theo cùng nằm trong một tệp (file) với văn bản chính được ký số bởi chữ ký số hợp pháp thì các tài liệu, phụ lục kèm theo đó có giá trị tương đương với bản giấy có dấu treo hợp pháp của các tài liệu, phụ lục tương ứng. Nếu các tài liệu, phụ lục kèm theo không cùng nằm trong một tệp (file) với văn bản chính thì các tài liệu, phụ lục đi kèm phải được ký số bởi chữ ký số hợp pháp của cơ quan ban hành văn bản mới đảm bảo giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy có dấu treo của cơ quan đó. Điều 18. Kiểm tra chữ ký số Trước khi chấp nhận chữ ký số của người ký trên văn bản điện tử, người nhận phải sử dụng phần mềm đi kèm với thiết bị lưu khóa bí mật đã được Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp để kiểm tra tính xác thực chữ ký số, các thông tin cần kiểm tra gồm có: hiệu lực, phạm vi sử dụng, giới hạn trách nhiệm và những thông tin khác liên quan đến chứng thư số của người ký; chữ ký số phải được tạo bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số của người ký. Điều 19. Lưu trữ, sử dụng văn bản điện tử đã ký số 1. Trường hợp nhận văn bản đến bằng đường điện tử có sử dụng chữ ký số, văn thư các cơ quan phải thực hiện ngay việc lấy số đến và đưa vào hệ thống quản lý văn bản và điều hành hoặc các phần mềm có tính năng tương tự của cơ quan. 2. Văn bản điện tử đã được ký số được lưu trữ, bảo quản, khai thác và sử dụng theo quy định tại Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ và các quy định khác của pháp luật, hướng dẫn của cơ quan chức năng về lưu trữ tài liệu điện tử. 3. Trong trường hợp cần thiết, các cơ quan có thể in văn bản điện tử có ký số, vào số và lưu trữ theo quy trình thông thường của văn bản giấy. Chương III TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CHỮ KÝ SỐ, CHỨNG THƯ SỐ Điều 20. Văn phòng UBND tỉnh 1. Chánh Văn phòng UBND tỉnh thực hiện trách nhiệm, nhiệm vụ của người quản lý thuê bao theo quy định tại Điều 6, Điều 8 Quy chế này và các nhiệm vụ theo quy định tại Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng. 2. Hàng năm tham mưu UBND tỉnh ban hành Kế hoạch, dự toán kinh phí triển khai ứng dụng chữ ký số chuyên dùng trong các cơ quan nhà nước của tỉnh và tổ chức thực hiện. 3. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, các cơ quan liên quan kiểm tra việc quản lý, sử dụng chứng thư số, chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, cá nhân trong phạm vi thẩm quyền quản lý. 4. Định kỳ hoặc đột xuất báo cáo Ban Chỉ đạo công nghệ thông tin tỉnh (qua cơ quan thường trực Sở Thông tin và Truyền thông), UBND tỉnh về việc quản lý, cấp phát, sử dụng, thu hồi, gia hạn và nhu cầu sử dụng chứng thư số, chữ ký số trong các cơ quan. 5. Hỗ trợ các cơ quan trong việc quản lý, sử dụng chữ ký số, chứng thư số. Điều 21.Sở Thông tin và Truyền thông 1. Phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh và các cơ quan liên quan phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng chứng thư số, chữ ký số chuyên dùng trong các cơ quan. 2. Tham mưu UBND tỉnh triển khai ứng dụng chữ ký số vào các hệ thống thông tin của các cơ quan. 3. Phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh, Sở Nội vụ và các đơn vị liên quan, tham mưu UBND tỉnh ban hành danh mục các loại văn bản được sử dụng hoàn toàn dưới dạng điện tử trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước trên địa bàn, phù hợp với lộ trình xây dựng chính phủ điện tử của tỉnh. 4. Định kỳ và đột xuất báo cáo UBND tỉnh, Bộ Thông tin và Truyền thông về việc quản lý, sử dụng chữ ký số, chứng thư số chuyên dùng trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh. Điều 22. Sở Nội vụ 1. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và các đơn vị liên quan xây dựng các văn bản quy định về lưu trữ văn bản điện tử; tổ chức, hướng dẫn các cơ quan thực hiện. 2. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan về vị trí trình bày thông tin chữ ký số trên văn bản hành chính. Điều 23. Đối với thuê bao 1. Thực hiện các nhiệm vụ của Thuê bao được quy định tại Điều 30 Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng. 2. Cung cấp chứng thư số và những thông tin cần thiết cho các cơ quan tiến hành tố tụng, cơ quan an ninh để phục vụ việc bảo đảm an ninh quốc gia hoặc điều tra tội phạm theo quy định của pháp luật. 3. Trong quá trình ứng dụng chữ ký số, chứng thư số nếu có vướng mắc về mặt kỹ thuật, các thuê bao liên hệ với cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin của đơn vị mình để được hỗ trợ. Điều 24. Đối với bên chấp nhận chữ ký số 1. Trước khi chấp nhận chữ ký số của người ký, người nhận phải kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số trên văn bản điện tử theo quy định tại Điều 18 Quy chế này. 2. Người nhận chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật khi: a) Không kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số theo quy định tại Điều 18 Quy chế này. b) Đã biết hoặc được thông báo về sự không còn tin cậy của chứng thư số và khóa bí mật của người ký nhưng vẫn chấp nhận chữ ký số của người ký. Điều 25. Thủ trưởng, người đứng đầu các cơ quan 1. Tổ chức triển khai sử dụng có hiệu quả chữ ký số, chứng thư số đã cấp cho cơ quan, cá nhân thuộc quyền quản lý nhằm tăng cường trao đổi, đăng tải, công bố văn bản điện tử được ký số theo quy định tại Quy chế này. 2. Thường xuyên kiểm tra nhằm đảm bảo việc quản lý, sử dụng chữ ký số, chứng thư số tại cơ quan mình được thực hiện theo Quy chế này và các quy định khác có liên quan. 3. Căn cứ yêu cầu đảm bảo an toàn và xác thực thông tin trong giao dịch điện tử phục vụ nhiệm vụ của cơ quan, đề xuất cấp, gia hạn, đề nghị thu hồi, mở khóa chứng thư số cho cá nhân, cơ quan, địa phương, đơn vị trực thuộc. Thu hồi thiết bị lưu khóa bí mật của các tổ chức, cá nhân thuộc quyền bàn giao cho người quản lý thuê bao. 4. Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin về thuê bao đề nghị cấp, gia hạn chứng thư số thuộc cơ quan, địa phương, đơn vị trực thuộc. 5. Định kỳ 06 tháng, hàng năm hoặc đột xuất báo cáo về việc quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số trong hoạt động của cơ quan, gửi về UBND tỉnh (thông qua Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng UBND tỉnh) để tổng hợp. 6. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan có liên quan trong công tác thanh tra, kiểm tra việc quản lý, sử dụng chữ ký số, chứng thư số của cá nhân, cơ quan, địa phương, đơn vị trực thuộc. Điều 26. Trách nhiệm của cán bộ văn thư, cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin 1. Cán bộ, công chức làm công tác văn thư có trách nhiệm: a) Thực hiện ký số văn bản điện tử và phát hành văn bản điện tử đã ký số qua mạng theo quy định. b) Thực hiện việc tiếp nhận, lưu trữ văn bản điện tử theo quy định. c) Chịu trách nhiệm tiếp nhận, quản lý và sử dụng chứng thư số của cơ quan, quản lý thiết bị lưu khóa bí mật theo quy định. d) Tham gia các chương trình tập huấn, hướng dẫn ứng dụng chữ ký số do cơ quan cấp trên hoặc do tỉnh tổ chức. 2. Cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin trong các cơ quan có trách nhiệm: a) Cài đặt phần mềm ký số, cập nhật phiên bản mới phần mềm ký số (nếu có), hỗ trợ kỹ thuật và hướng dẫn trong quá trình sử dụng chữ ký số cho cán bộ, công chức được cấp chứng thư số. b) Tham gia các chương trình chuyển giao, tập huấn, hướng dẫn ứng dụng chữ ký số do cơ quan cấp trên hoặc do tỉnh tổ chức. Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 27.Khen thưởng, xử lý vi phạm 1. Hàng năm, Sở Thông tin và Truyền thông thực hiện đánh giá, xếp hạng về tình hình quản lý, ứng dụng chữ ký số, chứng thư số của các cơ quan. Đưa các tiêu chí đánh giá, xếp hạng chữ ký số vào trong Bộ tiêu chí đánh giá mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước. Trên cơ sở đó, đề xuất UBND tỉnh xem xét khen thưởng các cơ quan, cá nhân theo quy định. 2. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm Quy chế này, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật theo trách nhiệm, xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định hiện hành của pháp luật. Điều 28. Điều khoản thi hành 1. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với các cơ quan, cá nhân liên quan hướng dẫn triển khai và kiểm tra việc thực hiện Quy chế này. 2. Thủ trưởng các cơ quan và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc Quy chế này. 3. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan kịp thời báo cáo về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./. PHỤ LỤC CÁC BIỂU MẪU (Ban hành kèm theo Quyết định số /2016/QĐ-UBND ngày / /2016 của UBND tỉnh Hà Tĩnh) MẪU SỐ 01 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------- VĂN BẢN ĐỀ NGHỊ CẤP (GIA HẠN) CHỨNG THƯ SỐ CHO CÁ NHÂN Kính gửi: Chánh Văn phòng UBND tỉnh Hà Tĩnh Họ và tên (chữ in hoa): ............................................................ Giới tính: □ Nam □ Nữ Ngày sinh: …. /.……/….. Nơi sinh: .................................................................................. Số CMTND/Hộ chiếu: …………Ngày cấp:…………….. Nơi cấp:…………………… Địa chỉ thư điện tử (1):..................................................................................................... Cơ quan, tổ chức công tác (2): ....................................................................................... Chức vụ: ........................................................................................................................ Địa chỉ: .......................................................................................................................... Điện thoại:...................................................... Fax: ........................................................ Số chứng thư số cũ (nếu có): ………… Ngày cấp ……… Ngày hết hạn: ………….. Thời hạn hiệu lực của chứng thư số (tối đa là 10 năm): ………. Năm Tài liệu kèm theo (3): a) Bản sao có công chứng giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu hoặc xác thực bằng văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức; b) Bản sao có công chứng quyết định hoặc xác thực bằng văn bản của cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp chức danh nhà nước, người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu. Xác nhận của cơ quan quản lý trực tiếp (Ký tên, đóng dấu và ghi rõ họ tên) <Địa danh>, ngày…. tháng …. năm ….. Người khai (ký và ghi rõ họ tên) __________ Ghi chú: (1) Địa chỉ thư điện tử là địa chỉ hộp thư liên lạc chính của thuê bao được cấp bởi cơ quan, tổ chức mình. (2) Tên cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp và các cơ quan quản lý cấp trên (3) Trường hợp đề nghị cấp chứng thư số cho chức danh nhà nước, người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu. - Biểu mẫu gửi cơ quan quản lý trực tiếp (các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện) để tổng hợp gửi người quản lý thuê bao. MẪU SỐ 02 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- ……….,ngày … tháng … năm …… DANH SÁCH Đề nghị cấp (gia hạn) chứng thư số cho cá nhân Kính gửi: Chánh Văn phòng UBND tỉnh Hà Tĩnh Số lượng đăng ký: …………………………………………………… Danh sách đăng ký: STT Họ tên Ngày sinh Số CMTND/Hộ chiếu/ngày cấp/nơi cấp Tên cơ quan, đơn vị Tỉnh/Thành phố Chức vụ Chức danh của người có thẩm quyền (1) Địa chỉ thư điện tử Số chứng thư số cũ (nếu có) 1 2 Người lập (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng cơ quan, đơn vị (ký tên, đóng dấu) Tài liệu kèm theo: Văn bản đề nghị cấp (gia hạn) chứng thư số cho cá nhân và các văn bản liên quan (Theo Mẫu số 01). Ghi chú: (1) Trường hợp đề nghị cấp chứng thư số cho chức danh nhà nước, người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu, đề nghị gửi kèm các văn bản sau: - Bản sao hợp lệ giấy chứng nhận đã đăng ký (hoặc xác nhận bằng văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp) mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức. - Bản sao hợp lệ quyết định (hoặc xác nhận bằng văn bản của cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp) chức danh nhà nước, người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu. MẪU SỐ 03 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------- VĂN BẢN ĐỀ NGHỊ CẤP (GIA HẠN) CHỨNG THƯ SỐ CHO CƠ QUAN, TỔ CHỨC Kính gửi: Chánh Văn phòng UBND tỉnh Hà Tĩnh I. Thông tin đăng ký chứng thư số: Tên cơ quan, tổ chức được cấp chứng thư số (1):……………………………………… Địa chỉ:…………………………………………………………………………………. Địa chỉ thư điện tử (2):…………………………………………………………………. Số chứng thư số cũ (nếu có): ……………… Ngày cấp: ……….. Ngày hết hạn:……... Thời hạn hiệu lực của chứng thư số (tối đa là 10 năm): …….năm II. Thông tin của người quản lý chứng thư số (3): Họ và tên (chữ in hoa): ……………………………..Giới tính:…□ Nam □ Nữ Ngày sinh: ……..…….….. Nơi sinh:.................................................................. Số CMTND/Hộ chiếu: …………………… Ngày cấp:…………….. Nơi cấp:....……. Địa chỉ thư điện tử:…………………………………………………………………….... Cơ quan, tổ chức công tác (4): …………………………………………………………. Chức vụ:………………………………………………………………………………… Địa chỉ:………………………………………………………………………………….. Điện thoại: ……………………… …………Fax:……………………………………… Tài liệu kèm theo: a) Bản sao có công chứng giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu hoặc xác thực bằng văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức; b) Bản sao có công chứng quyết định hoặc xác thực bằng văn bản của cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp chức danh nhà nước, người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu. Xác nhận của cơ quan, tổ chức đăng ký (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên) ……., ngày…. tháng …. năm ….. Người quản lý chứng thư số (Ký và ghi rõ họ tên) Ghi chú: (1), (4) Tên cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp và các cơ quan quản lý cấp trên. (2) Địa chỉ thư điện tử là địa chỉ hộp thư liên lạc chính của thuê bao được cấp bởi cơ quan, tổ chức mình. (3) Người quản lý chứng thư số là người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu. - Biểu mẫu gửi cơ quan quản lý trực tiếp (các sở, ban, ngành, UBND cấp huyện) để tổng hợp gửi người quản lý thuê bao. MẪU SỐ 04 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- <Địa danh>,ngày … tháng … năm …….. DANH SÁCH Đề nghị cấp (gia hạn) chứng thư số cho cơ quan, tổ chức Kính gửi: Chánh Văn phòng UBND tỉnh Hà Tĩnh Số lượng đăng ký: …………………………………………………… Danh sách đăng ký: STT Thông tin người quản lý chứng thư số Thông tin đăng ký chứng thư số Số chứng thư số cũ (nếu có) Họ tên Ngày sinh Số CMTND/ Ngày cấp/ Nơi cấp Cơ quan, tổ chức công tác (1) Địa chỉ thư điện tử Tên cơ quan, tổ chức (2) Tỉnh/ Thành phố Địa chỉ thư điện tử 1 2 Người lập (ký và ghi rõ họ tên) Thủ trưởng cơ quan, đơn vị (ký tên, đóng dấu) Tài liệu kèm theo: Văn bản đề nghị cấp (gia hạn) chứng thư số cho cơ quan, tổ chức và các văn bản liên quan (theo Mẫu số 03). Ghi chú: (1), (2) Tên cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp và các cơ quan quản lý cấp trên. Đối với trường hợp cấp mới đề nghị gửi kèm bản sao hợp lệ giấy chứng nhận đã đăng ký (hoặc xác nhận bằng văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp) mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức. MẪU SỐ 05 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc <Địa danh>, ngày... tháng... năm … VĂN BẢN ĐỀ NGHỊ CẤP (GIA HẠN) CHỨNG THƯ SỐ CHO THIẾT BỊ, DỊCH VỤ, PHẦN MỀM Kính gửi: Chánh Văn phòng UBND tỉnh I. Thông tin đăng ký chứng thư số: Loại chứng thư số (1): …………………………………………………………………. Tên đăng ký chứng thư số (2): …………………………………………………………. Cơ quan, tổ chức quản lý chứng thư số (3): ……………………………………………. Số chứng thư số cũ (nếu có): …………….Ngày cấp: ………….. Ngày hết hạn: …….. Thời hạn đề nghị cấp (tối đa là 10 năm): ……………………………..năm Chúng tôi cam đoan thiết bị (dịch vụ, phần mềm) đăng ký chứng thư số trên đây thuộc sở hữu của cơ quan, tổ chức theo quy định tại Khoản 4, Điều 13 Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng. II. Thông tin người quản lý chứng thư số (4): Họ và tên (chữ in hoa): ……………………………… Giới tính: □ Nam □ Nữ Ngày sinh: ………./ ………./……….………. Nơi sinh: ……………………………… Số CMND/Hộ chiếu: …………………… Ngày cấp: ……………… Nơi cấp: ……… Địa chỉ thư điện tử (5): …………………………………………………………………. Cơ quan, tổ chức công tác (6): ………………………………………………………… Chức vụ: ……………………………………………………………………………….. Địa chỉ: …………………………………………………………………………………. Điện thoại: ……………………………………. Fax: …………………………………. Xác nhận của cơ quan, tổ chức đăng ký (Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên) Người quản lý chứng thư số (Ký và ghi rõ họ tên) Ghi chú: (1) Các loại chứng thư số Web Server (SSL), VPN Server, Mail Server, Code Signing. Nếu là loại khác thì ghi rõ mục đích sử dụng. (2) Tên đăng ký chứng thư số cho thiết bị, dịch vụ được khai báo thông tin theo thứ tự ưu tiên sau: Tên miền hoặc Địa chỉ IP hoặc Tên thiết bị. (3), (6) Tên cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp và các cơ quan quản lý cấp trên. (4) Người quản lý chứng thư số là người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu. (5) Địa chỉ thư điện tử là địa chỉ hộp thư liên lạc chính của thuê bao được cấp bởi cơ quan, tổ chức mình. MẪU SỐ 06 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------- BIÊN BẢN GIAO NHẬN THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT Hôm nay, vào hồi … giờ… ngày … tháng….năm…., tại …………chúng tôi gồm: ……. I. Bên giao: ..................................................................................................................... Họ và tên: ...................................................................................................................... Cơ quan, tổ chức công tác:............................................................................................. Địa chỉ: .......................................................................................................................... Đại diện:......................................................................................................................... Chức vụ:......................................................................................................................... II. Bên nhận: .................................................................................................................. Họ và tên: ...................................................................................................................... Cơ quan, tổ chức công tác:............................................................................................. Địa chỉ: .......................................................................................................................... Đại diện:......................................................................................................................... Chức vụ:......................................................................................................................... Hai bên thống nhất việc giao nhận thiết bị lưu khóa bí mật như sau: Bên giao đã giao cho Bên nhận: ……… (bằng chữ:………………………….) bộ, cụ thể như sau: STT Họ tên Số hiệu chứng thư số Số hiệu thiết bị lưu khóa bí mật Lý do giao nhận (1) Thời điểm có hiệu lực của chứng thư số (2) (Ngày/tháng/năm) Ghi chú (3) 1 2 Biên bản giao nhận được làm thành 02 bản, Bên giao giữ 01 bản, Bên nhận giữ 01 bản. ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký tên, đóng dấu) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên, đóng dấu) Ghi chú: (1) Ghi rõ lý do giao nhận (cấp mới, thu hồi, …) (2) Ghi rõ thời điểm có hiệu lực của chứng thư số đối với trường hợp cấp mới.