78142/CT-TTHT

Công văn 78142/CT-TTHT năm 2019 về sử dụng hóa đơn điện tử do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 7 8142 /CT-TTHT V/v sử dụng hóa đơn điện tử Hà Nội, ngày 14 tháng 10 năm 2019 Kính gửi: Công ty Cổ phần Adpia Địa chỉ: Tầng 30, tòa nhà Handico đường Phạm Hùng, P. M ễ Trì, Q. Nam Từ Liêm, TP. Hà Nội - Mã số thuế: 0107532712 Trả lời công văn không số đề ngày 17/9/2019 của Công ty Cổ phần Adpia về việc đề nghị sử dụng hóa đơn điện tử, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như s a u: Căn c ứ Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định: “3. Trong thời gian từ ngày 01 th á ng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: s ố 5 1 /2 01 0/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 th á ng 01 năm 2014 của Ch í nh phủ quy định về hóa đơn bán hàng h ó a, cung ứng dịch vụ v ẫ n còn hiệu lực thi hành. ” - Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng và quản lý hóa đ ơ n điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 2 Điều 4 hướng dẫn như sau: Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung l à người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng đ iều kiện sau: a) Là t ổ chứ c kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là t ổ chức k i nh tế c ó sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. b) C ó địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử; c) Có đội ng ũ người thực th i đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định; d) C ó chữ k ý điện tử theo quy định của pháp luật. đ) Có phần mềm b á n hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời đi ể m lập hóa đơn. e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng l ưu t r ữ bao gồm: - Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu; - Có quy t r ình sao lưu và phục hồi dữ liệu kh i hệ thống gặp sự c ố : đảm bảo sao lưu d ữ liệu của h óa đ ơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lư u trực tuy ế n toàn bộ dữ liệu. ” + Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 hướng dẫn như sau: “1 . Khởi tạo hóa đơn điện t ử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền - nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hóa , dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc c ủ a các tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử và được l ưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật . T ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng v ă n bản điện tử gửi thông qua c ổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu t rá ch nhiệm về quyết định này (theo M ẫ u s ố 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này). Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau: - Tên hệ th ố ng thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử. Ph ư ơng tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện t ử , kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện t ừ hoặc công nghệ tương tự. - Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứ ng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hóa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng; - Quy t rì nh khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức. - Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ t ổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. 2. Phát hành hóa đơn điện tử Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông b á o phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo ph á t hành hóa đơn điện tử (theo M ẫ u số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hóa đơn điện tử, mã s ố thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày b ắ t đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến s ố ...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơ n vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ k ý điện tử của t ổ chức phát hành ( tr ường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế). Trường hợp c ó sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu r õ s ố hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng. Trường hợp có sự thay đ ổi về nội dung đã thông báo phát hành, t ổ chức, khởi tạo hóa đ ơ n điện tử thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này . Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải k ý s ố vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tạ i trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đ ă ng tải trên trang thông tin điện tử của t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử. ". - Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 1 Điều 11 hướng dẫn như sau: “Điều 11. Đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế 1. Cơ quan thuế bán hóa đơn cho các đối tượng sau: a) T ổ chức không phải l à doanh nghiệp nhưng có hoạt động k i nh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án). T ổ chức không phải là doanh nghiệp nh ư ng có hoạt động kinh doanh l à các t ổ chức c ó hoạt động k i nh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác. b) Hộ, cá nhân kinh doanh; c) T ổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu. d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự i n, đặt i n thuộc loại rủi ro cao về thuế; đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự i n, đặt in c ó hành vi v i phạm về hóa đơn bị xử lý v i phạm hành chính về hành v i trốn thuế, gian lận thuế. Doanh nghiệp hướng dẫn tại điểm d, đ khoản này mua hóa đ ơ n của cơ quan thuế trong thời gian 12 tháng . Hết thời gian 12 tháng, căn cứ tình hình sử dụng hóa đơn, việc kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp và đề nghị của doanh nghiệp, trong thời hạn 5 ngày làm việc, cơ quan thuế có văn bản thông báo doanh nghiệp chuy ể n sang tự tạo hóa đơn để sử dụng hoặc tiếp tục mua hóa đơn của cơ quan thuế nếu không đáp ứng điều kiện tự i n hoặc đặt in hóa đơn (m ẫ u số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) ". + Tại điểm b Khoản 2 Điều 12 hướng dẫn như sau: “… Tổ chức , doanh nghiệp thuộc đối tượng mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành chuyển sang tự tạo hóa đơn đặt i n, hóa đơn tự i n hoặc hóa đơn điện tử đ ể sử dụng thì phải d ừn g sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế k ể từ ngày b ắ t đ ầ u sử dụng hóa đơn tự tạo theo hướng dẫn tại Điều 21 Thông tư này.” + Tại điểm c Khoản 1 Điều 21 hướng dẫn như sau: “c ) T ổ chức, hộ, c á nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì t ổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn phải tiến hành hủy h óa đơn theo h ướn g d ẫn tại Điều 29 Thông tư này.” + Tại Điều 27 (được sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC n g ày 25/8/2014 của Bộ Tài chính) hướng dẫn như sau: “Hàng quý, t ổ chức, hộ, cá nhân b án hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có t r ách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. B á o cáo tình hình sử dụng hóa đơn Qu ý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất l à ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất l à ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nh ấ t là ngày 30/01 của năm sau (m ẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Tr ư ờng hợp t r ong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0). Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt i n có hành vi v i phạm không được sử dụng hóa đơn tự i n, đặt i n, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo hướng d ẫ n tạ i Đi ề u 11 Thông tư này thực hiện nộp B á o cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng. …" Căn cứ các quy định trên, Công ty Cổ phần Adpia đã sử dụng hóa đ ơ n mua của cơ quan thuế từ tháng 12/2016 (đến nay hết thời hạn 12 tháng). Trư ờ ng h ợ p Công ty Cổ phần Adpia đáp ứng các điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đ ơ n điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 4, Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngà y 14/3/2011 của Bộ Tài chính thì được sử dụng hóa đơn điện tử. Trước khi sử dụng, đề n g hị Công ty Cổ phần Adpia thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính. Công ty phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu s ử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện hủy hóa đ ơ n mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Công ty có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng từ ngày đầu tháng đến hết ngày dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế và chuyển sang nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý cho cơ quan thuế k ể từ ngày kế ti ế p theo quy định tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu trên. Công ty Cổ ph ầ n Adpia phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy đ ị nh. Nếu có vướng mắc, đề nghị Công ty Cổ phần Adpia liên hệ với Phòng Tuyên truyền Hỗ trợ NNT - Cục Thuế TP Hà Nội theo số điện thoại: 02437737940; địa chỉ: G23-24 Thành Công, quận Ba Đình, TP Hà Nội. Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty Cổ phần Adpia được biế t./. Nơi nhận: - Như trên; - Phòng TKT1; - Lưu: VT, TTHT (2b). KT. CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG Nguyễn Tiến Trường