44/KH-UBND

Kế hoạch 44/KH-UBND về công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 do tỉnh Đồng Tháp ban hành ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 44/KH-UBND Đồng Tháp, ngày 28 tháng 02 năm 2019 KẾ HOẠCH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2019 Thực hiện Công văn số 297/BNV-VTLTNN ngày 18 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2019, Uỷ ban nhân dân Tỉnh xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 với những như sau: I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU - Tiếp tục nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; phát huy vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính hiện nay. - Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu, trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; tiếp tục quán triệt, nâng cao nhận thức về vai trò quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, đơn vị. II. NỘI DUNG THỰC HIỆN 1. Công tác tuyên truyền, phổ biến Tiếp tục quán triệt, phổ biến, tuyên truyền các quy định của pháp luật và các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ bằng hình thức phù hợp với điều kiện của các ngành, địa phương. 2. Hoạt động văn thư, lưu trữ - Tổ chức thực hiện tốt công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến; triển khai và duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử phục vụ cho việc trao đổi, chia sẻ thông tin nội bộ, bảo đảm nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả; các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan được thực hiện trên môi trường mạng, sử dụng chữ ký số đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin. - Trong năm 2019, tất cả công chức, viên chức thực hiện đầy đủ việc lập hồ sơ công việc, triển khai lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng. - Tiếp tục rà soát, thực hiện việc giao nộp tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử Tỉnh theo quy định; tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo quy định; sưu tầm tài liệu quý hiếm. - Bố trí phòng, kho lưu trữ: 100 % cơ quan, đơn vị, địa phương bố trí phòng, kho và trang thiết bị để bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu. - Tiếp tục xây dựng kế hoạch xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống theo Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ. - Tiếp tục triển khai, thực hiện Đề án số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tỉnh. - Đẩy mạnh công tác nghiên cứu và ứng dụng công nghệ thông tin, khoa học và công nghệ trong hoạt động văn thư, lưu trữ; triển khai thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ với quản lý tài liệu điện tử; đầu tư, nâng cấp trang thiết bị, phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ, số hóa tài liệu. - Tổ chức đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 đối với các cơ quan, đơn vị, địa phương. 3. Công tác tổ chức Tiếp tục kiện toàn tổ chức, bộ máy theo hướng tinh gọn, bố trí công chức, viên chức, người phụ trách công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm tiêu chuẩn theo quy định. 4. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ. III. NHIỆM VỤ CỤ THỂ (Đính kèm Phụ lục) IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN 1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành Tỉnh; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố - Căn cứ Kế hoạch này và tình hình thực tế, xây dựng và tổ chức thực hiện có hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 tại cơ quan, đơn vị, địa phương; thực hiện chế độ báo cáo công tác văn thư, lưu trữ theo quy định, đảm bảo chất lượng và đúng thời hạn. - Bố trí kinh phí hàng năm cho công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ; kinh phí cho công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng từ năm 2015 trở về trước theo Chỉ thị 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ. 2. Sở Thông tin và Truyền thông Phối hợp với Sở Nội vụ hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với tài liệu điện tử; quản lý, bảo quản tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc và việc ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản, công tác lập hồ sơ trên môi trường mạng. 3. Sở Tài chính Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương lập dự toán kinh phí hàng năm cho công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ; kinh phí cho công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng từ năm 2015 trở về trước theo Chỉ thị 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ. 4. Sở Nội vụ - Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện các nhiệm vụ theo Kế hoạch này; đề xuất khen thưởng các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong công tác văn thư, lưu trữ theo quy định. - Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với tài liệu điện tử; quản lý, bảo quản tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc và việc ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản, công tác lập hồ sơ trên môi trường mạng. - Tổng hợp, báo cáo kết quả công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị, địa phương phản ánh về Uỷ ban nhân dân Tỉnh (qua Sở Nội vụ) để xem xét, giải quyết./. Nơi nhận: - Bộ Nội vụ; - Cục VTLTNN – Bộ Nội vụ; - Các sở cơ quan ngang sở; - Công ty TNHH MTV XSKT Đồng Tháp; - Các Công ty Cổ phần có vốn Nhà nước thuộc thẩm quyền quản lý của UBND Tỉnh; - Các hội đặc thù cấp tỉnh; - UBND huyện, thị xã, thành phố; - Lưu: VT, NC/NC (V). TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Đoàn Tấn Bửu PHỤ LỤC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2019 (Kèm theo Kế hoạch số 44 /KH-UBND ngày 28 tháng 02 năm 2019 của UBND tỉnh Đồng Tháp) Số TT Nội dung công việc Cơ quan chủ trì thực hiện Cơ quan phối hợp Thời gian hoàn thành I NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN 1 Tuyên truyền, phổ biến và triển khai các quy định pháp luật và các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ mới ban hành Sở Nội vụ Sở Thông tin và Truyền thông; Sở Tư pháp; các cơ quan, đơn vị, địa phương Năm 2019 2 Thường xuyên cập nhật, quán triệt, triển khai các quy định của pháp luật và các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ Các cơ quan, đơn vị, địa phương Sở Nội vụ Năm 2019 3 Rà soát, kịp thời sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị, địa phương UBND Tỉnh (Sở Nội vụ tham mưu); các cơ quan, đơn vị, địa phương Các cơ quan, đơn vị có liên quan Năm 2019 4 Thực hiện tốt công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến; triển khai và duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử phục vụ cho việc trao đổi, chia sẻ thông tin nội bộ bảo đảm nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả; các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan được thực hiện trên môi trường mạng, sử dụng chữ ký số đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin; tất cả cán bộ, công chức, viên chức thực hiện đầy đủ việc lập hồ sơ công việc, triển khai lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng Các cơ quan, đơn vị, địa phương Sở Nội vụ Năm 2019 5 Bố trí phòng, kho lưu trữ và trang thiết bị để bảo quản hồ sơ, tài liệu theo quy định Các cơ quan, đơn vị, địa phương Sở Nội vụ Quý I 6 Kiện toàn bộ máy, đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm tiêu chuẩn theo quy định Các cơ quan, đơn vị, địa phương Sở Nội vụ Quý I 7 Tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (tập trung cho công tác lập hồ sơ công việc, chỉnh lý tài liệu) Sở Nội vụ Các cơ quan, đơn vị, địa phương Quý II, III 8 Rà soát, giao nộp tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tỉnh; tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo quy định Các cơ quan, đơn vị, địa phương Sở Nội vụ Năm 2019 9 Tổ chức sưu tầm tài liệu quý, hiếm Sở Nội vụ Hội Khoa học lịch sử Tỉnh Năm 2019 10 Tiếp tục triển khai thực hiện Dự án “Số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Tháp” Sở Nội vụ Các Sở: Thông tin và Truyền thông, Tài chính, Kế hoạch và Đầu tư Năm 2019 11 Đẩy mạnh công tác nghiên cứu và ứng dụng công nghệ thông tin, khoa học và công nghệ trong hoạt động văn thư, lưu trữ; triển khai thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ với quản lý tài liệu điện tử; đầu tư, nâng cấp trang thiết bị phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ, số hóa tài liệu Sở Nội vụ Các Sở: Thông tin và Truyền thông, Tài chính, Kế hoạch và Đầu tư; các cơ quan, đơn vị, địa phương Năm 201 12 Tổ chức thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2019 Sở Nội vụ và các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện theo thẩm quyền quản lý Các cơ quan, đơn vị có liên quan Quý IV 13 Đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 Các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện theo Quyết định số 1161/QĐ-UBND-HC ngày 25/9/2018 của UBND Tỉnh Các cơ quan, đơn vị có liên quan Theo Quyết định số 1161/QĐ- UBND-HC II NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM 1 Thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ Lịch sử Các cơ quan, đơn vị, địa phương Sở Nội vụ Năm 2019 2 Xây dựng Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ trên địa bàn Tỉnh đến năm 2025, tầm nhìn đến năm 2035 UBND Tỉnh (Sở Nội vụ tham mưu) Các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan Quý II 3 Thực hiện Kế hoạch trao trả hồ sơ, kỷ vật cho cán bộ đi B của tỉnh Đồng Tháp, phục vụ Triển lãm “Hồ sơ kỷ vật đi B các tỉnh Đồng bằng Sông Cửu Long” Sở Nội vụ tham mưu, giúp UBND Tỉnh thực hiện Các Sở: Nội vụ; Lao động – Thương binh và Xã hội; Văn hoá, Thể thao và Du lịch; Hội Khoa học lịch sữ Tỉnh; UBND huyện, thị xã, thành phố Quý III 4 Tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ với các hình thức như: trưng bày, triển lãm, viết tin,… trên trang thông tin điện tử, các phương tiện truyền thông xã hội Sở Nội vụ Các cơ quan, đơn vị, địa phương Năm 2019 5 Tăng cường công tác bảo vệ bí mật Nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ Các cơ quan, đơn vị, địa phương Sở Nội vụ; Công an Tỉnh Năm 2019