3161/QĐ-UBND

Quyết định 3161/QĐ-UBND năm 2015 về Quy chế tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------- Số: 3161 /QĐ-UBND Bà Rịa - Vũng Tàu , ngày 25 tháng 1 2 năm 201 5 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủ y ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 03/6/2008; Căn cứ Quyết định 76/2010/ Q Đ-TTg ngày 30 tháng 11 năm 2010 của Thủ tướng Chính ph ủ về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc t ế tại Việt Nam; Căn cứ Quyết định 1402/QĐ-UBND ngày 24/6/2011 của U BND tỉnh về việc ủy quyền cho Giám đốc Sở Ngoại vụ ký Giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh; Quy ế t định 1510/QĐ- U BND ngày 07/8/2012 về việc công b ố sửa đ ổi , bổ sung các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quy ế t của Sở Ngoại vụ; Xét đề nghị của Sở Ngoại vụ tại Tờ trình s ố : 111/TTr-SNgV ngày 19 tháng 10 năm 2015 về việc trình Quyết định ban hành Quy chế tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc t ế tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Điều 2. Giám đốc Sở Ngoại vụ có trách nhiệm triển khai, hướng dẫn thực hiện quy chế này. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, đoàn thể thuộc tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố thuộc tỉnh và các tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Bộ Ngoại giao; - Ban ĐNTW; - TTr. TU, TTr. HĐND; - Ch ủ tịch, các PCT UBND t ỉnh; - Như Điều 3; - Sở Tư pháp; - TTCB, Website Văn phòng UBND tỉnh; - Lưu: VT, TH. KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Lê Thanh Dũng QUY CHẾ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU (Ban hành kèm theo Quyết định số 3161 /QĐ-UBND ngày 25 tháng 12 năm 2015 c ủa Chủ tịch Ủ y ban nhân dân t ỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh Hội nghị, hội thảo qu ố c tế thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này là hoạt động hội họp có yếu tố nước ngoài, được t ổ chức theo hình thức trực tiếp trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, hoặc theo hình thức trực tuyến với ít nhất là một đầu cầu thuộc địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, bao gồm: 1. Hội n g hị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức, có sự tham gia hoặc tài trợ của nước ngoài trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. 2. Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức nước ngoài tổ chức trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. 3. Riêng hội nghị, hội thảo, có sự tham gia hoặc tài trợ của nước ngoài t ổ chức trên địa bàn tỉnh mà được Ủ y ban nhân dân (UBND) tỉnh phê duyệt và cấp kinh phí bằng văn bản thì khôn g phải thực hiện theo quy trình cấp phép tại Quy chế này. 4. Họp báo qu ố c tế không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này. Điều 2. Đối tượng điều chỉnh 1. Các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp côn g lập, các tổ chức chính trị - xã hội, các hội đoàn th ể c ấ p tỉnh; Ủ y ban nhân dân các huyện, thành ph ố thuộc tỉnh (sau đây gọi tắt là UBND cấp huyện); các cơ quan Trun g ương đóng trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu; các doanh nghiệp và các t ổ chức khác được thành lập theo quy định của pháp luật; các cơ quan, t ổ chức Trung ương hoặc địa phương khác đến t ổ chức hội nghị, hội thảo quốc t ế trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu (sau đây gọi t ắt là các cơ quan, tổ chức Việt Nam). 2 . Các cơ quan, tổ chức nước ngoài (sau đây gọi tắt là các tổ chức nước ngoài) đã được cấp có th ẩ m quyền c ủa Việt Nam cho phép hoạt động trên l ãn h thổ Việt Nam. Chương II THẨM QUYỀN CẤP PHÉP VÀ QUY TRÌNH, THỦ TỤC HỒ SƠ XIN PHÉP TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ Điều 3. Thẩm quyền cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu 1. Hội nghị, hội thảo quốc tế phải xin phép Thủ tướng Chính phủ theo quy định tại khoản 1, Điều 3, Quyết định 76/2010/QĐ-TTg. 2. Chủ tịch UBND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế như sau: a) Hội nghị, hội thảo quốc tế đ ược tổ chức tại tỉnh Bà R ịa - Vũng Tàu, có đại bi ể u tham dự là Tỉnh trưởng, Thị trưởng hoặc các chức vụ tương đương của các nước, các vùng lãnh th ổ , các tổ chức quốc t ế ; người đ ứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự n ước ngoài tại Việt Nam. b) Hội nghị, hội thảo qu ố c tế do UBND tỉnh chủ trì tổ chức và ph ối hợp với Bộ, ngành Trung ương tổ chức trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. 3. Giám đốc Sở Ngoại vụ quyết định việc c ấ p phép tổ chức các hội nghị, hội thảo qu ốc tế tr ê n địa bàn tỉnh đ ối với các hội nghị, hội thảo qu ốc t ế do các cơ quan, t ổ chức Việt Nam và các t ổ chức nước ngoài theo ủy quyền của Chủ tịch UBND tỉnh tại Quyết định s ố 1402/QĐ- U BND ngày 24/6/2011, trừ các hội nghị, hội thảo quốc tế quy định tại Khoản 1, khoản 2, Điều 3 và khoản 3, khoản 4, Điều 1 của Quy chế này. Điều 4. Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế 1. Các cơ quan, tổ chức Việt Nam và các t ổ chức nước ngoài có kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu gửi hồ sơ đến S ở Ngoại vụ qua đường bưu điện, nộp trực tiếp hoặc tại Văn phòng Sở Ngoại vụ hoặc trực tuyến tại website Sở Ngoại vụ. 2. Sở Ngoại vụ tiếp nhận, thẩm tra hồ sơ và giải quyết hoặc tham mưu giải quyết như sau: a) Đ ối với các trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh quy định tại Khoản 2, Đi ề u 3 của Quy ch ế này, S ở Ngoại vụ ti ế p nhận, th ẩ m tra h ồ sơ và làm thủ tục tham mưu trình Chủ tịch UBND tỉnh. b) Đối với các trường hợp do Giám đ ốc Sở N goại vụ cấp phép theo ủy q uyền của Chủ tịch UBND tỉnh quy định tại Khoản 3, Điều 3 của Quy chế này, S ở Ngoại vụ tiếp nhận, th ẩm tra h ồ sơ và làm thủ tục c ấ p phép t ổ chức hội nghị, hội thảo qu ố c t ế . c) Trường h ợp cần lấy ý kiến của các cơ quan chức n ăng liên quan (đối với h ồ sơ thuộc th ẩ m quy ề n của Chủ tịch UBND tỉnh và Giám đ ố c Sở Ngoại vụ tỉnh) , Sở Ngoại vụ làm thủ tục lấy ý kiến trước khi trình Chủ tịch U BND tỉnh cấp phép hoặc trước khi Giám đ ố c Sở Ngoại vụ c ấ p phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. d) Trường h ợp h ồ sơ không hợp lệ, Sở Ngoại vụ trả hồ sơ và có trách nhiệm hướng d ẫn bổ sung đầy đủ, đúng theo quy định. đ) Sau khi có văn bản cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo q uốc tế của cấp có thẩm quyền, cơ quan chủ trì t ổ chức hội nghị, hội thảo qu ốc t ế tiến hành hội nghị, hội thảo theo đúng nội dung, chương trình, kế hoạch, địa điểm, thành phần tham dự đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Điều 5. Hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế 1. Văn bản xin phép tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế (theo mẫu 1 đính kèm), bao gồm các nội dun g quy định tại khoản 2, khoản 3, Điều 4, Quyết định 76/2010/QĐ-TTg như sau: a) Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích của hội thảo, hội nghị; b) Thời gian và địa điểm t ổ chức hội thảo, hội nghị; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có); c) Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp tổ chức hội thảo, hội nghị trực tuyến); d) Nội dung, chương trình làm việc và các hoạt độn g bên lề hội thảo, hội nghị; e) Thành phần tham gia t ổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có); g) Thành phần tham dự: số lượng và cơ c ấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài (đại bi ể u nước ngoài cần cung cấp rõ quốc tịch, số hộ chiếu, ngày cấp hộ chi ế u); h) Thôn g tin về báo cáo viên người nước ngoài trình bày trong hội nghị, hội thảo (lý lịch trích ngang, trình độ chuyên môn); i) Nguồn kinh phí (cơ quan chi trả, ph ối hợp chi trả hoặc cơ quan tài trợ). 2. Đ ối với các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hoặc các cơ quan, t ổ chức Việt Nam khác tổ chức hội nghị, hội thảo qu ốc tế, bản sao Giấy chứng nhận đ ă ng ký kinh doanh, Giấy phép hoạt động theo đúng ngành nghề đ ăng ký hoặc chứng từ chứng minh tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật Việt Nam được nộp kèm h ồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo qu ốc tế. 3. Đối với các tổ chức nước ngoài, hồ sơ xin phép t ổ chức hội nghị, hội th ả o quốc tế phải đính kèm bản sao giấy phép hoạt động do cơ quan có th ẩ m quyền cấp phép cho tổ ch ức nước ngoài đó hoạt động tại Việt Nam. Điều 6. Thời hạn nộp hồ sơ, số lượng hồ sơ, thời gian giải quyết hồ sơ 1. Thời hạn nộp hồ sơ: ít nhất là 20 ngày làm việc trước ngày dự kiến t ổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. 2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ hồ s ơ . 3. Thời hạn giải quyết a) Đối với hồ sơ do Giám đốc Sở Ngoại vụ cấp phép: không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ h ợp lệ. Trường hợp phải lấy ý kiến của các cơ quan liên quan thì thời hạn trên được kéo dài thêm nhưng không quá 10 ngày làm việc. b) Đối với hồ sơ do Chủ tịch UBND tỉnh cấp phép: Sở Ngoại vụ thẩm định hồ sơ và trình Chủ tịch UBND tỉnh trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc, k ể từ ngày nhận đ ủ hồ sơ hợp lệ. Sở Ngoại vụ th ẩ m định hồ sơ, lấy ý ki ế n các cơ quan liên quan, tổng h ợp và tr ình Chủ tịch UBND tỉnh trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc. C ăn cứ hồ sơ trình của Sở Ngoại vụ, Chủ tịch U BND tỉnh xem xét và cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trong vòng không quá 10 n g ày làm việc, kể từ ngày S ở Ngoại vụ trình hồ sơ. Chương III TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ Điều 7. Trách nhiệm của cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế 1. Nộp hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo với thành phần hồ sơ và thời hạn nộp hồ sơ quy định tại Điều 5 và Kh oản 1, Đi ề u 6 c ủa Quy chế này. 2. Tiến hành hội nghị, hội thảo theo đúng chương trình, thời gian, địa điểm, nội dung tài liệu, thành phần tham dự đã được cơ quan c ó th ẩ m quyền phê duyệt. 3. Chịu trách nhiệm về nội dun g các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu sử dụng tại hội nghị, hội thảo nội dung các ấn phẩm phát hành trước, trong v à sau hội n g hị, hội thảo. 4. Thực hiện quy định về an ninh trật tự, bảo vệ bí mật Nhà nước, các quy định hiện hành về thông tin, tuyên truyền và các quy định của pháp luật Việt Nam trước, trong và sau hội nghị, hội thảo. 5. Có v ă n bản thông báo cho Sở Ngoại vụ và Công an tỉnh thành phần đại biểu là n gười nước ngoài tham dự hội n g hị, hội thảo để ph ối hợp qu ản lý đoàn vào. 6. Trường hợp có vấn đề phát sinh trong thời gian tổ chức hội nghị, hội thảo quốc t ế thì phải kịp thời thông báo cho cơ quan cấp phép tổ chức hội nghị, hội th ả o để ph ối hợp giải quyết. 7. Gửi báo cáo tóm t ắ t kết quả hội nghị, hội thảo đến cơ quan cấp phép tổ chức hội nghị, hội th ảo trong thời hạn không quá 15 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc hội nghị, hội thảo qu ố c tế (theo mẫu số 2 kèm theo). Điều 8. Trách nhiệm quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế 1. Ch ủ tịch U BND t ỉnh thống nhất qu ả n lý Nhà nước trên phạm vi toàn tỉnh. 2. Sở Ngoại vụ a) Là cơ quan đầu mối để tham mưu Ủ y ban nhân d ân tỉnh quản lý nhà nước về việc t ổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh. b) Là cơ quan đầu m ối để tiếp nhận, thẩm định hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo qu ốc tế trên địa bàn tỉnh của các cơ quan, tổ chức trước khi giải qu yết hoặc trình Chủ tịch Ủ y ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định. c) Có trách nhiệm l ấ y ý kiến của các cơ quan trung ương, địa phương có liên quan đ ối với hội n gh ị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh. d) Thanh tra, kiểm tra hoạt động tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh có biện pháp xử lý kịp thời đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của Qu y chế này trong qu á trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc t ế . e) Yêu cầu cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, s ố liệu tại hội nghị, hội thảo, nội dung các ấn ph ẩ m phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo. g) Kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo mật Nhà nước; phối hợp với S ở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan liên quan kiểm tra việc thực hiện các quy định về thông tin tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo. h) Theo dõi, tổng hợp báo cáo Ủ y ban nhân dân tỉnh và Bộ Ngoại giao về tình hình tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn t ỉnh theo quy định. 3. Công an tỉnh a) Tham mưu cho Chủ tịch Ủ y ban nhân dân tỉnh về những vấn đề có liên quan đến an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội trong hội nghị, hội thảo quốc tế. b) Phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan liên quan quản lý, hướng dẫn và kiểm tra việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. c) Phối h ợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra, xử lý theo thẩm quyền hoặc tham mưu U BND tỉnh xử lý đ ối với các cơ quan, t ổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của Quy chế này. 4. Sở Thôn g tin và Truyền thông Chủ trì, phối hợp với Sở N g oại vụ và các cơ quan liên quan hướng dẫn, quản lý nhà nước về thông tin truyền thông và các quy định của pháp luật về hoạt động thông tin, tuyên truyền, phát hành các ấn phẩm trước, trong và sau hội n ghị , hội thảo quốc t ế . 5. Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Có trách nhiệm quản lý, giải quyết thủ tục treo băng rôn, phướn quảng cáo và các hình thức quảng bá sau khi đã được cơ quan có th ẩ m quy ề n c ấ p phép t ổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. 6. Các Sở, ban ngành, hội, đoàn th ể , UBND các huyện, thành phố a) Chịu trách nhiệm phối hợp thẩm định hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến các lĩnh vực do mình quản lý theo chức n ăng , nhiệm vụ được giao. b) Khi được lấy ý kiến, phải có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được v ă n bản đề nghị của S ở N g oại vụ. N ếu quá thời hạn trên mà không có văn bản trả lời thì được xem như đồn g ý. c) Phối hợp với Sở N g oại vụ, Công an tỉnh và các cơ quan, địa phương liên quan quản lý hoạt động tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế theo lĩnh vực và địa bàn quản lý của mình; đ ề nghị cấp có th ẩ m quyền đình chỉ hội n g hị, hội thảo quốc tế nếu phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật và các quy định tại Quy chế này. d) Khi có phát sinh những vấn đề hội nghị, hội thảo quốc t ế , phải kịp thời thông báo cơ quan chức năng để ph ối h ợp giải quyết. Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 9. Khen thưởng và xử lý vi phạm 1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế này được đề nghị xét, khen thưởng theo quy định c ủa pháp luật về thi đua khen thưởng. 2. Nếu phát hiện việc tổ chức hội nghị, hội th ả o quốc tế có d ấu hiệu vi phạm pháp luật và các quy định của Quy chế này, Sở Ngoại vụ có quyền đình chỉ việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Trong trường hợp vượt quá thẩm quyền, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm báo cáo Ủ y ban nhân dân tỉnh và phối hợp với các cơ quan liên quan đ ể xử lý vi phạm. Trong các trường hợp khác, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm sẽ xử lý theo quy định của pháp luật. Điều 10. Sửa đổi, bổ sung Quy chế Trong quá trình triển khai thực hiện Quy chế này, nếu có vướng mắc phát sinh, các cơ quan, đơn vị, tổ chức phản ánh về Sở Ngoại vụ để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét sửa đ ổi , bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế./. PHỤ LỤC MẪU VĂN BẢN XIN PHÉP TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ VÀ MẪU BÁO CÁO KẾT QUẢ HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ ( Ban hành kèm theo Quyết định số 3161 /QĐ-UBND ngày 25 th áng 12 năm 2015 của Ch ủ tịch U BND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu về tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo qu ố c tế trên địa bàn tỉnh) M ẫu 1: Công văn xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu gửi S ở Ngoại vụ tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC XIN PHÉP TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------- Số: ……………. (Địa điểm) , ngày ….. tháng …… năm …… Kính gửi: Sở Ngoại vụ tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu (Tên cơ quan, tổ chức xin phép t ổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế) xin phép tổ chức hội nghị, hội th ả o qu ố c tế với nội dung như sau: 1. Tên hội nghị, hội thảo 2. Lý do, danh nghĩa, mục đích hội nghị, hội thảo 3. Nội dung, chương trình của hội nghị, hội thảo (đính kèm chương trình chi tiết); Nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề hội thảo, hội nghị; 5. Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường h ợp tổ chức hội thảo, hội nghị trực tuyến); 5. Người chủ trì, đồng chủ trì (nếu có) 6. Các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức (phía Việt Nam và phía nước ngoài) 7. Thông tin về báo cáo viên người nước ngoài (lý lịch trích ngang chi tiết, trình độ chuyên môn) (trường hợp nhiều h ơn 05 người phải lập thành danh sách); 8. Thành phần tham dự, s ố lượng và cơ cấu thành phần đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài (trường hợp nhiều hơn 05 người phải lập thành danh sách) 9. Nguồn kinh phí Đề nghị Sở Ngoại vụ tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu và các cơ quan có thẩm quyền xem xét, chấp thuận việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế nói trên. Nơi nhận: - Như trên; - (Các cơ quan liên quan); - Lưu: .... THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐƯỢC CẤP PHÉP TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ (Ký tên và đóng dấu) M ẫu 2: Báo cáo tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế gửi Cơ quan cấp phép TÊN CƠ QUAN TỔ CHỨC ĐƯỢC CẤP PHÉP TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------- Số: ……………. (Địa điểm) , ngày ….. tháng …… năm …… BÁO CÁO Tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế về….. Kính gửi: ( Tên cơ quan cấp phép ) 1. Tên hội nghị, hội thảo 2. Mục đích hội n g hị, hội thảo 3. Nội dung, chương trình c ủa hội nghị, hội thảo 4. Thời gi an và địa điểm t ổ chức hội nghị, hội thảo 5. Người chủ trì, đồng chủ trì (nếu có) 6. Các cơ quan, đ ơ n vị chịu trách nhiệm tổ chức (phía Việt Nam và phía nước ngoài) 7. Thông tin về báo cáo viên người nước n goài 8. Thành phần tham dự, số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài (đính kèm danh sách - nếu có) 9. Nguồn kinh phí 10. Đánh giá tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo 11. Những vướn g mắc, vấn đề phát sinh trong hội nghị, hội thảo đã hoặc chưa được xử lý (nếu có) 12. Những đề xu ấ t, kiến nghị (nếu có). Nơi nhận: - Như trên; - (Các cơ quan liên quan); - Lưu: .... THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐƯỢC CẤP PHÉP TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ (Ký tên và đóng dấu) BẢNG T ỔNG HỢP Ý KI Ế N CÁC CƠ QUAN, Đ ƠN VỊ LIÊN QUAN Dự Thảo Quyết Định B an hành Quy Chế Tổ Ch ức , Quản lý Hội N ghị , Hội Thảo Quốc T ế tại t ỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu STT Tên cơ quan Đồng ý S ửa đ ổi Bổ sung Ý ki ế n khác/Ghi chú Giải pháp I UBND huyện, thành phố thuộc tỉnh 1 Thành ph ố Vũng Tàu x 2 Huyện Châ u Đức x 3 Huyện Côn Đảo x 4 Huyện Tân Thành x 5 Huyện Đất Đ ỏ Tại dự th ả o Quy ch ế : - Khoản 3, Điều 1 , Chương 1 : từ “ Riêng hội nghị, .... Đã được UBN D tỉnh ... Quy chế này” thành “ Riêng hội nghị, ... đã được Ủ y ban nhân dân (viết t ắt UBND) t ỉnh ... Quy chế này” - Điểm 2, Điều 3, Chương II: t ừ “ Chủ tịch Ủ y ban nhân dân t ỉnh ...” thành “ " Chủ tịch UBND tỉnh....” - Tại Khoản 2, Đi ề u 4 và Khoản 1, Đ iều 5, Chương II và Khoản 2, Điều 8, Chương III: Đ iều chỉnh các mục theo thứ tự tiếng Việt - Tại Khoản 6, Điều 8, Chương III: điều ch ỉnh “Các Sở, ban, ngành, hội, đoàn thể và UBND các huyện, thành phố” - Bỏ Điều 10, Chương IV - Tại Khoản 1, Điều 11, Chư ơ ng IV: đ iều ch ỉnh thành "….. theo dõi, thanh tra, ...” Tại dự thảo Quy ết định: - Căn cứ Luật ban hành văn b ả n quy phạm phát luật ngày 03/6/2008. - Tại điều 1, b ổ sung “Quy chế này gồm 4 chương, 11 điều” Tại đi ề u 2, bổ sung “Quyết định này có hiệu lực sau 07(bảy) ngày kể từ ngày ký và thay thế quyết định....” Đ ồng thuận và ch ỉnh sửa theo góp ý . Riêng phần góp ý tại điều 2, dự thảo Quyết định, do trước đây tỉnh chưa c ó Quyết định về ban hành Quy chế tổ chức, qu ả n lý hội nghị, hội th ả o quốc tế n ê n sẽ không có phần “ … thay thế Quyết định ...” 6 Thành ph ố Bà Rịa x II Sở, Ban, ngành t huộc tỉnh 1 S ở Công thương Tại d ự thảo Quy chế: Điểm b, Khoản 3, Điều 6: “Đối với hồ sơ do Chủ tịch UBND tỉnh cấp phép: Sở Ngoại vụ th ẩ m định hồ sơ và trình Chủ tịch UBND t ỉnh trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc, k ể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp phải l ấy ý kiến của các cơ quan liên quan thì thời hạn trên được kéo dài thêm nhưng không quá 10 ngày làm việc. Căn cứ hồ sơ trình c ủa S ở Ngoại vụ, Chủ tịch UBND t ỉnh xem x é t và cấp phép tổ chức hội nghị, hội th ả o trong thời hạn không quá 15 ngày làm việc, kể từ ngày Sở Ngoại vụ trình hồ s ơ ” Theo Quyết định 76/2010/QĐ-TTg các cơ quan, tổ chức xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo phải trình ít nhất là 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức, do đó, sửa đổi như sau: "Đối với hồ sơ do Chủ tịch UBND tỉnh cấp phép: Sở Ngoại vụ thẩm định hồ sơ và trình Chủ tịch UBND tỉnh trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Truờng hợp phải lấy ý kiến c ủa các cơ quan liên quan thì thời hạn trên được kéo dài thêm nhưng không quá 10 ngày làm việc. Căn cứ hồ sơ trình c ủa Sở Ngoại vụ. Ch ủ tịch UBND t ỉnh xem xét và c ấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày Sở Ngoại vụ trình hồ sơ" 2 S ở Giáo dục và đào tạo x 3 Sở Giao thông vận tải Tại dự thảo Quy ch ế : Tại khoản 3, Điều 1 : b ổ sung “hội nghị, hội thảo xúc tiến đầu tư logistics và cảng biển, do Sở Giao thông vận tải tham mưu U B ND tỉnh tổ chức thì không phải thực hiện theo quy trình cấp phép tại Quy chế này.” Đ ồng thuận 4 Sở K ế hoạch và đầu tư T ại dự thảo Quy chế: V ề thời gian giải quyết hồ sơ thuộc thẩm quy ề n c ủ a Chủ tịch UBND tỉnh và Giám đốc Sở Ngoại vụ: rút ng ắ n thời gian giải quyết hồ sơ từ 20 ngày xuống còn 15 ngày . - Quy định rõ thời gian thực hiện c ủa từng cơ quan, bộ phận liên quan để phân định rõ trách nhiệm trong quá trình tổ chức thực hiện. - Theo Quyết định 76/2010/QĐ-TTg các cơ quan, t ổ chức xin phép t ổ chức hội nghị, hội th ả o phải trình ít nhất là 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức. - Đã có quy định rõ thời gian thực hiện c ủa từng cơ quan, bộ phận liên quan tại Điều 6. 5 S ở Khoa học Công nghệ x 6 Sở Lao động, Thương binh và Xã hội x 7 S ở Nội vụ x 8 Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn Tại dự thảo Qu y ch ế : - Điều chỉnh số thứ tự các Khoản tại Điều 5. Điểm a, Khoản 2, Điều 4: Không phù hợp - Đã loại bỏ. 9 Sở Tài chính x 10 Sở Tư pháp - Xây dựng dự thảo Quyết định ban hành Quy chế và lấy ý kiến góp ý c ủa các đố i tượng chịu sự tác động trực tiếp c ủa văn bản. - Thực hiện đánh giá tác động đối với th ủ tục hành chính. - Trên cơ s ở các ý kiến góp ý c ủa các cơ quan, đơn vị vào dự thảo, Sở Ngoại vụ xem xét hoàn chỉnh dự thảo và g ửi hồ sơ đ ế n Sở Tư pháp thẩm định tr ước khi trình UBND tỉnh ký ban hành. 11 Sở Xây dựng x 12 Sở Y t ế x 13 Ban quản lý các khu công nghiệp x 14 BCH Tỉnh Đoàn x 15 Công an tỉnh x 16 Ban Nội Chính x ỦY BAN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU SỞ NGOẠI VỤ -------- Biểu mẫu 01A/ĐG-KSTT BI ỂU ĐÁNH GIÁ TÁC ĐỘNG CỦA THỦ TỤC HÀNH CHÍNH Tên dự án, dự thảo: Quyết đ ịnh ban hành Quy ch ế tổ chức, quản lý hội ng hị , hội th ả o quốc tế trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu I. SỰ CẦN THIẾT CỦA QUY ĐỊNH VỀ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TẠI DỰ ÁN, DỰ THẢO 1. Nội dung cụ th ể trong ngành, lĩnh vực mà Nhà n ước cần quản lý ? Nội dung 1: Q uy định về tổ chức, quản lý hội nghị, hội th ảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu - Lý do Nhà nước cần qu ản lý: quy định cụ thể về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại địa phương là một trong các nội dung qu ản lý th ống nh ấ t các hoạt động đ ối ngoại trên địa bản t ỉnh . - Nêu rõ đi ều , khoản và tên văn b ả n quy định (nếu nội dung nà y đã được quy định/ban hành): Căn cứ khoản 5, Điều 5 và Điều 15, Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 67/2011/QĐ-TTg ngày 12/12/2011 c ủa Thủ tướng Chính ph ủ về quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại của các Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành ph ố trực thuộc Trung ương. Nội dung cụ th ể như sau: + Khoản 5, Điều 5: Quy định Ch ủ tịch UBND tỉnh quyết định và chịu trách nhiệm việc tổ chức và qu ả n lý hội nghị, hội thảo quốc tế; .... + Điều 15: Ủ y ban nhân dân tỉnh thực hiện việc tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế theo Quyết định số 76/2010/ Q D-TTg ngày 30 tháng 11 năm 2010 c ủa Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và các quy định c ủ a pháp luật hiện hành. Riêng đối với các hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài phát sinh đột xuất chưa kịp lấy ý kiến bằng văn b ản c ủa các Bộ, cơ quan liên quan nhưng không có tính chất phức tạp, nhạy cảm, Ủ y ban nhân dân tỉnh ch ủ động quyết định thực hiện và báo cáo Bộ Ngoại giao sau khi kết thúc hoạt động. 2. Nội dung quyền, n ghĩa vụ và l ợi ích h ợp pháp cụ thể của cá nhân, tổ chức cần được bảo đảm? a) Q u y ền: Cơ quan, tổ chức Việt Nam và cơ quan, tổ chức nước ngoài được quyền tổ chức hội nghị, hội thảo quốc t ế tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu khi có nhu cầu. b) Nghĩa vụ: Cơ quan, tổ chức Việt Nam và cơ quan, tổ chức nước ngoài thực hiện theo đúng quy định hướng dẫn của thủ tục hành chính và quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành. 3. Những biện pháp c ó thể sử dụng để thực hiện Yêu cầu quản lý nhà nước ; b ảo đảm quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của cá nhân, t ổ chức nêu trên? a) Đối v ới Nội d ung 1 tại Mục [ 1.1 ] hoặc [ 1. 2 ] : - Quy định TTHC: R + Tên TTHC 1: cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc t ế trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu (i) TTHC được: Quy định mới  Sửa đổi, bổ sung R Thay thế TTHC khác  (ii) C ó thể quy định hình thức đơn gi ả n hơn đ ối với TTHC này không? Có  Không R Nếu KHÔNG, nêu rõ lý do: cho phép bằng văn bản là hình thức giản đ ơn , tiết kiệm chi phí. 4. Lý do lựa chọn biện pháp quy định TTHC a) Đối v ới Nội dung 1 tại Mục [ 1. 3.a ] - TTHC 1: + Lý do (nếu được sửa đổi, bổ sung, thay thế TTHC khác đ ề nghị nêu rõ ưu đi ể m so với TTHC hiện hành): - Các quy định tại Quyết định 1510/ Q Đ-UBND và Quyết định 1402/QĐ-UBND chưa nêu cụ thể một số hội nghị, hội thảo quốc tế không thực hiện theo quy trình cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc t ế , không quy định rõ thời gian thực hiện th ủ tục hành chính. - Quyết định 1402/QĐ- U BND chưa phân cấp cụ thể các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định c ủa U BND t ỉnh và Sở Ngoại vụ. - Việc quy định rõ thời gian thực hiện thủ tục hành ch ính tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, quy định rõ vai trò của các cơ quan quản lý nhà nước tại t ỉnh v/v quản lý hội nghị, hội thảo quốc t ế trên địa b à n tỉnh + Lý do không lựa chọn biện pháp khác: biện pháp cho phép t ổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế bằng văn bản cho phép, có kèm theo mẫu đơn xin phép và mẫu báo cáo kết quả hội thảo giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cho cơ quan, tổ chức xin phép cũng như cơ quan giải quyết TTHC. II. ĐÁNH GIÁ S Ự C Ầ N TH IẾT , TÍNH HỢP LÝ, TÍNH HỢP PHÁP CỦA TỪNG B Ộ PHẬN C ẤU THÀNH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH (C ơ quan chủ trì soạn thảo sử dụng Phần II Biểu 01A /ĐG-KS TT đ ể đánh giá đ ối với từng TTHC dự kiến quy định tại dự án, dự thảo) TH Ủ TỤC HÀNH CHÍNH : cho phép tổ chức hội nghị, hội th ả o quốc tế trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu 1. Tên t hủ tục hành chính a) Có được quy định rõ ràng và cụ thể không? Có R Không £ Nếu KH ÔNG , nêu rõ lý do: …………………………………………………………………………. b) Có chính xác và thống nhất với các văn b ả n quy phạm pháp luật có quy định về thủ tục hành chính này không? Có R Không £ Nếu KHÔNG, nêu rõ lý do: …………………………………………………………………………. 2. Trình tự thực hiện a) Có được quy định rõ ràng và cụ thể về các bước thực hiện không? Có R Không £ Nêu rõ l ý do: …………………………………………………………………………………………………. + Tạo căn cứ pháp lý để các cơ quan liên quan thực hiện nhiệm vụ. + Tạo điều kiện để cơ quan, tổ chức có nhu cầu tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thực hiện quy trình, th ủ tục nhanh chóng, thuận tiện mà vẫn đảm bảo tuân thủ quy định c ủa pháp luật hiện hành. b) Có được quy định hợp lý giữa các bước thực hiện để tạo thuận lợi, tiết kiệm chi phí cho cơ quan nhà nước, cá nhân, tổ chức khi thực hiện? Có R Không £ Nêu rõ lý do: …………………………………………………………………………………………………… c) Có được quy định, phân định rõ trách nhiệm và nội dung công việc của cơ quan nhà nước và cá nhân, tổ chức khi thực hiện không? Có R Không £ Nêu rõ lý do: …………………………………………………………………………………………………… d) Có áp dụng cơ chế liên thông không? Có R Không £ Nêu rõ lý do: …………………………………………………………………………………………………… e) C ó quy định việc kiểm tra, đánh giá, xác minh thực tế c ủa cơ quan nhà nước không? Có R Không £ Nếu có , nêu rõ: - Lý do quy định: + Theo quy định tại điểm a, khoản 2 và điểm a, khoản 3, Điều 4, Quyết định 76/2010/QĐ-TTg thực hiện việc kiểm tra, đánh giá, xác minh thực tế b ằng cách lấy ý kiến b ằng văn bản c ủa các cơ quan liên quan. + Nh ằm đ ả m bảo đúng đ ối tượng đi ề u chỉnh của th ủ tục hành chính với đ ầ y đ ủ tư cách pháp nhân và nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành. - Căn cứ quy định: + Được quy định mới tại dự án, dự thảo £ + Đã được quy định tại văn b ản khác R Nêu rõ điều, khoản và tên văn bản tương ứng: điểm a, khoản 2 và điểm a, khoản 3, Điều 4, Quyết định 76/2010/QĐ-TTg. - Các biện pháp có thể t hay thế: Có £ Không R N ếu CÓ , nêu rõ lý do vẫn quy định như t ại d ự án, d ự thảo: …………………………………………….. 3. Cách thức thực hiện a) Nộp hồ sơ: Trực tiếp R Bưu điện R Mạng R b) Nhận kết qu ả : Trực tiếp R Bưu điện R Mạng £ - Có được quy định rõ ràng, cụ thể không? Có R Không £ Nêu rõ lý do: giảm chi phí đi lại, thời gian, bảo đảm tiện lợi cho cá nhân, tổ chức đến làm thủ tục. - Có được quy định phù hợp và tạo thuận lợi, tiết kiệm chi phí cho cơ quan nhà nước, cá nhân, tổ chức khi thực hiện không? Có R Không £ Nêu rõ lý do: giảm chi phí đi lại, thời gian, bảo đ ảm tiện lợi cho cá nhân, tổ chức đ ến làm th ủ tục. 4. Hồ sơ a) Tên thành phần hồ sơ 1: Công văn xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế - Nêu rõ lý do quy định: + Theo quy đ ịnh tại điểm b, khoản 2, và điểm a, khoản 3, Điều 4, Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg về việc tổ chức, quản lý hội nghị, hội thảo qu ốc tế tại Việt Nam. + Căn cứ để xem xét việc xin phép t ổ chức hội nghị, hội thảo quốc t ế tại t ỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu c ủa cá nhân, tổ chức - Yêu cầu, quy cách: Văn bản (tờ tr ình , đề án, công văn xin p hép , đ ơn xin phép, ...), bao gồm các nội dung sau: a. Lý do, d anh nghĩa t ổ chức, mục đích c ủa hội nghị, hội th ả o; b. Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có); c. H ình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp tổ chức hội nghị, hội th ả o trực tuyến); d. Nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động b ên l ề hội nghị, hội thảo; e. Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có); g. Thành phần tham dự: số lượng và cơ c ấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đại biểu Việt Na m và đại bi ể u có quốc tịch nước ngoài (đại biểu nước ngoài cần cung cấp rõ quốc tịch, số hộ chiếu, ngày cấp hộ chiếu); h. Thông tin về báo cáo viên người nước ngoài trình bày trong hội nghị, hội thảo (lý lịch trích ngang, trình độ chuyên môn); i. Nguồn kinh phí (cơ quan chi trả, phối hợp chi tr ả hoặc cơ quan tài trợ). - Lý do quy định: + Đối với điểm a, b, c, d, e: theo quy định tại điểm b, khoản 2 và điểm a, khoản 3, Điều 4, Quyết định 76/2010/ Q Đ-TTg + Đ ối với điểm g: theo quy định tại điểm đi ể m b, kho ả n 2 và điểm a, khoản 3, Điều 4, Quyết định 76/2010/QĐ-TTg về “Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu, bao gồm cả đ ại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch n ước ngoài”; b ổ sung “. . .(đại biểu nước ngoài cần cung cấp rõ quốc tịch, số hộ chiếu, ngày cấp hộ chi ế u)”. Lý do: căn c ứ để phối h ợp với Công an tỉnh để quản lý xuất, nhập cảnh của người nước ngoài, qu ả n lý người nước ngoài trong thời gian lưu trú trên địa bàn t ỉnh . + Đ ối với điểm h: kiểm tra sự phù hợp c ủa người nước ngoài đối với hội nghị, hội thảo quốc tế đ ang xin phép tổ chức; đồng thời, tránh việc lợi dụng hội nghị, hội th ảo quốc tế, dùng người nước ngoài tuyên truyền, diễn biến hòa bình, ch ống phá Nhà nước. b) Tên thành phần hồ sơ 2: Bản sao giấy đăng ký kinh doanh, Giấy phép hoạt động theo đúng ngành nghề đăng ký hoặc ch ứng từ chứng minh tư cách pháp nhân theo quy định c ủa pháp luật Việt Nam (dành cho đ ối tượng là các công ty, doanh nghiệp tư nh ân , hoặc các cơ quan, t ổ chức Việt N am khác) ; b ả n sao giấy phép ho ạ t động do cơ quan có th ẩ m quy ề n cấp phép cho tổ chức nước ngoài đó hoạt động tại Việt Nam. (dành cho đối t ượng là các tổ chức nước ngoài) - N êu rõ lý do quy đ ịnh : xác minh tư cách pháp nhân tại thời điểm dự kiến tổ chức hội nghị, hội th ả o quốc tế; tránh việc các cá nhân, tổ chức không có đầy đủ tư cách pháp nhân tuyên truyền, dụ dỗ, lôi kéo và xâm hại lợi ích của người tham gia hội nghị, hội thảo; tránh việc các cá nhân, tổ chức ch ống đ ối Nhà nước lợi dụng hội nghị, hội thảo quốc tế để tuyên truyền, diễn biến, đưa các thông tin sai sự thật. - Yêu cầu, quy cách: B ản sao đã được công ch ứng Lý do quy định: bảo đảm bản sao không bị sai lệch, chỉnh sửa so với b ả n gốc để làm căn cứ xem xét. Các thành phần hồ sơ nêu trên có bao gồm đầy đủ các giấy tờ, tài liệu để ch ứng minh việc đáp ứng yêu cầu, điều kiện thực hiện TTHC không? Có R Không  Nếu KHÔNG, nêu rõ lý do: ………………………………………………………………………………. Số lượng bộ hồ sơ: 01 (một) bộ Lý do (nếu quy đ ịnh từ 02 b ộ hồ sơ trở lên) : …………………………………………………………... 5. Th ời hạn giải quyết - Có được quy định rõ ràng và cụ thể không? Có R Không  - Nêu rõ lý do: đ ả m b ả o cơ quan, tổ chức được kịp thời cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế - Thời hạn: a. Thời hạn nộp hồ sơ: ít nhất là 20 ngày làm việc tr ước ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế b. Thời hạn giải quyết: + Đ ối với hồ sơ do Giám đốc Sở Ngoại vụ cấp phép: - Không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. - Trường hợp phải lấy ý kiến của các cơ quan liên quan: không quá 10 ngày làm việc + Đối với hồ sơ do Chủ tịch UBND t ỉ nh cấp phép: không quá 15 ngày làm việc - Sở Ngoại vụ thẩm định hồ sơ và trình Chủ tịch UBND tỉnh trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đ ủ hồ sơ hợp lệ. - Trường hợp lấy ý kiến của các cơ quan liên quan: Sở Ngoại vụ thẩm định hồ sơ, lấy ý kiến các cơ quan liên quan, tổng hợp và tr ình Chủ tịch UBND t ỉnh trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc. - Căn cứ hồ sơ trình của Sở Ngoại vụ, Chủ tịch UBND tỉnh xem xét và cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trong vòng không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày Sở Ngoại vụ trình hồ sơ. - Lý do: + Điểm a: theo quy định tại điểm b, khoản 2 và điểm a, khoản 3, Điều 4, Quyết định 76/2010/QĐ- T Tg quy định thời hạn nộp hồ sơ ít nh ấ t là 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc t ế . Tuy nhiên, để tránh bị đ ộng cho t ổ chức xin phép và đơn vị giải quy ết h ồ sơ vào những th ời gian ( n h ấ t là các dịp l ễ , T ế t, các dịp có kỳ nghỉ dài), n ên quy định thời gian là 20 ngày làm việc. + Điểm b: đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện, phù hợp với việc giải quyế t công việc cho cơ quan, tổ chức xin phép hội thảo và cơ quan thực hiện TTHC,đồng thời, phù hợp với quy định tại điểm a. 6. C ơ quan thực hiện - Có được quy định rõ ràng, cụ thể về cơ quan thực hiện không? Có R Không  Nêu rõ lý do:………………………………………………………………………………………………… - Có được quy định áp dụng tối đa các giải pháp phân cấp hoặc ủ y quyền cho cơ quan hành chính cấp dưới hoặc địa phương giải quyết không? Có R Không  Nêu rõ lý d o: Căn cứ Quyết định 1402/QD-UBND ngày 24/6/2011 của Chủ tịch U BND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu về việc ủy quyền cho Giám đốc Sở Ngoại vụ ký Giấy ph ép t ổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. 7. Đối tượng thực hiện a) Đối tượng thực hiện: - Tổ chức: Trong nước R Nước ngoài  Mô tả rõ: các cơ quan, tổ chức thực hiện TTHC và các cơ quan, tổ chức có nhu c ầu xin ph é p tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh, cụ thể như sau: 1. Các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, các t ổ chức chính trị - xã hội, các hội đoàn thể cấp tỉnh; Ủ y ban Nhân dân các huyện, thành phố thuộc tỉnh; các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu; các doanh nghiệp và các tổ chức khác được thành lập theo quy định của pháp luật; các cơ quan, tổ chức Trung ương hoặc địa phương khác đến tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu 2. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài đã được cấp có th ẩm quy ề n của Việt Nam cho phép hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam. - Cá nhân: Trong nước  Nước ngoài  Mô tả rõ: ………………………………………….. b) Phạm vi áp dụng: - Toàn quốc R Vùng  Địa phương R - Nông thôn  Đô thị  Miền núi  Biên giới, hải đảo  c) Dự kiến số lượng đối tượng thực hiện/1 năm: 15 - Lý do quy định: + V ề đối tượng: theo quy định tại Điều 2, Quyết định 76/2010 /Qđ -TTg + V ề phạm vi: TTHC áp dụng cho các cơ quan, tổ chức trong phạm vi toàn quốc có nhu cầu tổ chức hội nghị, hội th ả o quốc tế tại t ỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu - Có thể mở rộng/ thu hẹp đối tượng , phạm vi để tăng số đ ối tượng thực hiện được hưởng lợi không?: Có  Không R - Nêu rõ lý do: không áp dụng cho cá nhân (trong nước và nước ngoài) do không có quy định tại Quyết định 76/2010/QĐ-TTg Đồng thời, để b ả o đảm an ninh về chính trị - tư tưởng, bảo đảm lợi ích cho người tham dự hội thảo, các cơ quan, tổ chức nước ngoài ch ỉ được thực hiện hội nghị, hội thảo quốc tế khi đã được cấp có thẩm quyền của Việt Nam cho phép hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam. 8. Phí, lệ phí a) TTHC có quy định về phí, lệ phí không? - Phí: Không R Có  - Lệ phí: Không R Có  - Mức phí, lệ phí: + Mức phí (hoặc đính kèm biểu phí): không quy định + Mức lệ phí (hoặc đính kèm biểu lệ phí): không quy định + Mức phí, lệ phí có phù hợp không: Có R Không  Lý do: giảm thiểu chi phí tối đa cho công dân. - Mức phí, lệ phí được quy định tại: + Dự án, dự thảo R + Văn b ả n khác R (i) Nêu rõ điều, khoản và tên văn b ản ứng: …………………………………………… (ii) N ếu chưa ban hành, nêu rõ lý do: ………………………………………………….. b) Ngoài phí, lệ phí cá nhân, tổ chức có các chi trả nào khác? Không R Có  - N ội dung chi trả: ………………………………………………………………………… Lý do chi trả: ……………………………………………………………………………… - Mức chi trả: ……………………………………………………………………………… Mức chi trả này có phù hợp không: Có  Không  Lý do:……………………………………………………………………………………….. c) Dự kiến chi ph í tuân thủ TTHC: Mức chi phí này có phù hợp không: Có  Không  Lý do:………………………………………………………………………………………. 9. M ẫu đơn, tờ khai TTHC có quy định về mẫu đơn, tờ khai không? Có R Không  - Nếu CÓ, quy định về: M ẫu đơn R Tờ khai  - Nếu KHÔNG, nêu rõ lý do: ………………………………………………………………… a) Tên mẫu đơn , t ờ khai 1: Công văn xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo qu ốc tế tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu Có quy định việc xác nhận tại đơn, tờ khai không? Có  Không R Nếu CÓ, nêu rõ: - Lý do: …………………………………….. - Có quy định rõ cơ quan nhà nước hay người có thẩm quyền và nội dung xác nhận không? Có  Không R Nêu rõ lý do: …………………………… Những nội dung (nh óm ) thông tin cần cung cấp trong mẫu đ ơn , t ờ khai: a. Tên hội nghị, hội thảo; b. Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích c ủa hội nghị, hội th ả o; b. Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo; địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có); c. Nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động b ên lề hội nghị, hội thảo (đính kèm ch ương trình chi tiết); d. H ình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp tổ chức hội nghị, hội thảo trực tuyến); d . Người chủ trì, đồng ch ủ trì (n ế u có); đ. Các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức (phía Việt Nam và phía nước ngoài); e. Thông tin về báo cáo viên người nước ngoài trình bày trong hội nghị, hội thảo (lý lịch trích ngang, trình độ chuyên môn) (trường hợp nhiều hơn 05 người phải lập thành danh sách); g. Thành phần tham dự, số lượng và cơ c ấu thành phần đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài (trường hợp nhiều h ơn 05 người phải lập thành danh sách); h. Nguồn kinh phí (cơ quan chi trả, phối hợp chi trả hoặc cơ quan tài trợ). b) Tên mẫu đơn, tờ khai 2: Báo cáo tóm t ắ t kết quả hội nghị, hội thảo quốc tế về ...(tên hội nghị, hội thảo) Những nội dung (nhóm) thông tin cần cung cấp trong mẫu đơn, tờ khai: 1. Tên hội nghị, hội thảo 2. Mục đích hội nghị, hội thảo 3. Nội d ung, chương trình của hội nghị, hội thảo 4. Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo 5. Người ch ủ trì, đồng ch ủ trì (nếu có) 6. Các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức (phía Việt Nam và phía nước ngoài) 7. Thông tin về báo cáo viên người nước ngoài 8. Thành phần tham dự, số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài 9. Nguồn kinh phí 10. Đánh giá tóm tắt kết qu ả hội nghị, hội thảo 11. Những v ướng mắc, vấn đề phát sinh trong hội nghị, hội thảo đã hoặc chưa được xử lý (nếu có) 12. Những đề xuất, kiến nghị (nếu có) 10. Yêu cầu, điều kiện TTHC này có quy định yêu cầu, điều kiện không? Không R có  11. K ết quả - Giấy phép  - Có quy định về thời hạn có giá trị hiệu lực: Có  Không  + Nếu CÓ, nêu thời hạn cụ thể:…………………………..tháng/năm + Nếu KHÔNG, nêu rõ lý do: Văn bản chấp thuận chỉ áp dụng 1 lần cho 1 hội nghị, hội thảo quốc tế đã được xin phép, hết hiệu lực khi hết thời gian tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. - Phạm vi có giá trị hiệu lực: Toàn quốc  Địa phương R Lý do: Văn bản chấp thuận của Sở Ngoại vụ tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu và chủ tịch UBND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu chỉ có hiệu lực trên địa bàn tỉnh. - Có thể kéo dài thời hạn/ thay đổi phạm vi giá trị hiệu lực: Có R Không  Lý do: trong trường hợp cơ quan, tổ chức xin phép đổi thời gian tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, giữ nguyên các nội dung, thành phần tham dự thì cơ quan thực hiện TTHC thay đổi thời gian giá trị hiệu lực của văn bản chấp thuận. - Có quy định điều kiện có hiệu lực của kết quả: Có  Không R Lý do: …………………………………………………………………………………………… - M ẫu kết quả TTHC có phù hợp về nội dung, hình thức: Có R Không  Lý do: …………………………………………………………………………………………… - Giấy chứng nhận  - Giấy đăng ký  - Chứng chỉ  - Thẻ  - Quyết định hành chính  - Văn bản xác nhận/ chấp thuận R - Loại khác  Đề nghị nêu rõ:……………………………………… 12. Quy định về từng bộ phận cấu thành của TTHC có mâu thuẫn, chồng chéo hoặc không phù hợp, thống nhất với quy định t ại các văn bản khác không? a) Với văn b ả n của cơ quan cấp trên - Có  Không  - Nếu CÓ, đề nghị n ê u rõ: + Tên bộ phận cấu thành:…………………………………………………………………….. + Nêu rõ điều, khoản, tên văn b ản tương ứng và lý do vẫn quy định như tại dự án, dự thảo: …………………………………….. b) Với văn bản của cơ quan khác - Có  Không  - Nếu CÓ, đề nghị n ê u rõ: + Tên bộ phận cấu thành:…………………………………………………………………….. + Nêu rõ điều, khoản, tên văn b ản tương ứng và lý do vẫn quy định như tại dự án, dự thảo: …………………………………….. c) Với Điều ước quốc tế mà Việt Nam gia nhập, ký kết - Có  Không  - Nếu CÓ, đề nghị n ê u rõ: + Tên bộ phận cấu thành:…………………………………………………………………….. + Nêu rõ điều, khoản, tên văn b ản tương ứng và lý do vẫn quy định như tại dự án, dự thảo: …………………………………….. III . THÔNG TIN LIÊN HỆ Họ và tên người điền: Nguyễn Thị Thùy Liên - chuyên viên, Phòng Lễ tân và H ợp tác Quốc tế, Sở Ngoại vụ tỉnh BR-V T Điện thoại cố định: 064 .3856 120 ( ext: 104); Di đ ộng : 0906671139 ; E-mail: lienntt@songoaivu.baria-vungtau.gov.vn