5052/BTC-VP

Công văn 5052/BTC-VP phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 do Bộ Tài chính ban hành BỘ TÀI CHÍNH ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 5052/BTC-VP V/v phương h ướ ng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 Hà Nội , ngày 18 tháng 04 năm 2014 Kính gửi: Thủ tr ưở ng các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ. Thực hiện các quy định của Nhà nước và của Bộ Tài chính về công tác v ă n th ư, lưu trữ; triển khai những nhiệm vụ tr ọ ng tâm về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 theo hướng dẫn tại Công văn số 103/VTLTNN-NVTW ngày 20/02/2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Bộ Nội vụ); để các đơn vị trong toàn ngành thực hiện thống nhất, Bộ Tài chính hướng dẫn triển khai một số nhiệm vụ trọng tâm về công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 như sau: 1. Tuyên truyền, phổ biến công tác văn thư - lưu trữ: Tiếp tục tăng cường tổ chức, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật hiện hành và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức trong toàn ngành để từng bước đưa công tác văn thư - lưu trữ tại các đơn vị đi vào nề nếp. Đối với Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan, Tổng cục Dự trữ, Kho bạc Nhà nước, Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước: đề nghị kịp thời chỉ đạo các đơn vị trực thuộc tổ chức tuyên truyền, phổ biến và tập huấn các văn bản mới về văn thư, lưu trữ, bảo mật; sao gửi văn bản tới các đơn vị trực thuộc để nghiên cứu và thực hiện. 2. Xây dựng và ban hành văn bản quản lý, chỉ đ ạ o công tác văn thư, lưu trữ: Các đơn vị cần tiếp tục rà soát, nghiên cứu, xây dựng văn bản hướng dẫn, quản lý công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật hiện hành của Bộ Tài chính, c ụ thể: - Các đơn vị n ế u chưa có quy chế, quy định về công tác văn thư, lưu tr ữ bảo mật phải nhanh chóng xây dựng và ban hành . - Đối với các văn bản quản lý về v ă n thư, lưu trữ, bảo mật đã ban hành trước đây, các đơn vị cần rà soát lại, nếu xét thấy chưa đầy đủ thì bổ sung sửa đ ổ i hoặc ban hành văn bản mới thay thế cho phù hợp với các quy định mới của Luật Lưu trữ và hướng dẫn của B ộ Nội vụ tại Thông tư số 04/2013 /TT -BNV ngày 16/4/2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. - Căn cứ Thông tư số 1 55/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính; các Tổng cục rà soát, xây dựng bảng thời hạn bảo quản đ ố i với c á c tài liệu chuyên ngành nếu cần thiết. 3. Công tác bảo mật: Đ ể tăng cường công tác bảo vệ bí mật nhà nước, đ ề nghị các đơn vị triển khai những công việc sau: - Thực hiện phổ biến, quán triệt tới cán bộ, công chức, viên chức nội dung Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nh à nước, Kế hoạch triển khai Chỉ thị số 05/CT-TTg ng à y 21/02/2012 của Thủ tướng Chính phủ về nâng cao chất lượng, hiệu quả c ô ng tác bảo vệ bí mật nhà nước (ban hành kèm theo Quy ế t định s ố 1973/QĐ-BTC ngày 07/8/2012 của Bộ Tài chính); Quyết định số 59/2013/QĐ-TTg ngày 15/10/2013 của Thủ tướng Chính phủ quy định danh mục bí mật nhà nước mức độ Tuyệt mật và Tối mật của ngành tài chính, Thông tư s ố 56/2013/TT-BCA-A81 ng à y 13/11/2013 c ủ a Bộ C ô ng an quy định danh mục bí mật nhà nước mức đ ộ M ậ t của ngành tài chính; Quy định về việc đảm bảo an toàn thông tin trên môi trường máy tính và mạng máy tính ban hành kèm theo Quyết định số 2615/Q Đ -BTC ngày 19/10/2012 của Bộ Tài chính và các văn bản hướng dẫn . - Các đơn vị căn cứ vào Danh mục bí mật Nhà nước của ngành tài chính (quy định tại Quy ế t định số 59/2013/QĐ-TTg ngày 15/10/2013 và Thông tư s ố 56/2013/TT-BCA-A8 1 ngày 13/11/2013) để c ó hướng dẫn cụ thể về quy định độ m ậ t (Tuy ệ t mật, Tối mật, Mật) đối với từng loại tài liệu của đơn vị mình. - Bố trí cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm công tác bảo vệ bí mật nhà nước; tổ chức cho cán bộ làm công tác có liên quan trực tiếp đến công tác bảo mật làm cam kết bằng văn bản không tiết lộ bí mật m à mình n ắ m giữ. - Quản lý chặt chẽ và có quy trình tiếp nhận, soạn thảo, lưu hành, in, sao, quản lý và l ưu trữ đối với v ă n bản, tài liệu và vật mang bí mật nhà nước. - Quản lý và sử dụng con dấu, sổ sách, phong bì, phần mềm để phục vụ việc giao, nhận, gửi, vận chuyển tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đi và đ ế n. Thực hiện đúng quy định về thẩm quyền quyết định việc sao, chụp tài liệu, văn bản mật. - Định kỳ hàng năm tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ và công tác bảo v ệ bí mật nhà nước , không chỉ cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu tr ữ mà l à tất cả cán bộ chuyên viên và lãnh đạo nhằm trang bị ki ế n thức c ầ n thiết cho cán bộ về công tác bảo mật. 4. Công tác văn thư: - Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra thực hiện việc soạn thảo, ban hành văn bản nhằm đảm bảo toàn bộ các văn bản ban hành đúng quy định về thẩm quyền , hình thức thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định tại Thông tư s ố 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn th ể thức và kỹ thuật tr ì nh b à y văn bản hành chính; Qu y ết định số 1313/QĐ-BTC ngày 28/5/2012 của Bộ Tài chính ban hành Quy chế công tác văn thư. - Việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ công việc, nộp lưu hồ sơ, tài liệu đ ế n hạn vào lưu trữ cơ quan phải tuân thủ nghiêm các quy định pháp luật hiện hành của Nhà nước và của Bộ Tài chính (Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngà y 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản , lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Quyết định s ố 1939/QĐ-BTC ngày 12/8/2011 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về công tác lập hồ sơ, danh mục hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ; Quyết định số 1313/QĐ-BTC ngày 28/5/2012 của Bộ Tài chính). - Việc quản lý và s ử dụng con dấu phải đảm bảo chặt chẽ, an toàn, thuận lợi, đúng các quy định hiện hành của Nhà nước và của Bộ Tài chính ( Điều 15 Quyết định số 1313/QĐ-BTC ngày 28/5/2012 của Bộ Tài chính ban hành Quy chế công tác văn thư). 5. C ô ng tác lưu trữ: 5.1. Các đơn vị cần xây dựng kế hoạch và tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đối với các công việc đ ã g i ải quyết xong từ năm 2012 tr ở về trước để nộp vào lưu trữ cơ quan (hoặc lưu trữ cơ quan cấp tr ên trực tiếp nếu không có kho lưu trữ riêng); ch ấ m dứt tình trạng lưu tài liệu tại các phòng, bộ phận nghiệp vụ không đúng quy định. 5.2. Việc ch ỉ nh lý tài liệu lưu trữ: - Các đơn vị cần xây dựng kế hoạch và bố trí đủ kinh phí để thực hiện ch ỉ nh l ý tài l iệu lưu trữ, giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu còn t ồ n đọng trong kho lưu trữ chưa được ch ỉ nh lý, xác định giá trị tài liệu ; thống kê và lập cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ. Đối với Tổng cục Dự trữ Nhà nước và Tổng cục Thuế: khẩn trương rà soát, báo cáo tình hình tài liệu tồn đọng theo chỉ đạo của Bộ tại công v ă n số 1 7548/BTC-VP và công văn s ố 17549/BTC-VP ngày 18/12/20 1 3. - Việc tổ chức chỉnh lý tài liệu cần tuân thủ nghiêm các quy định tại Công văn số 283/VTLTNN-N V TW ngày 19/3/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Quyết định số 4027-QĐ/BTC ngày 06/12/2005 về Quy chế chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc Bộ Tài chính và Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính. - Đối với những tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, đến thời hạn giao nộp, các đơn vị khẩn trương thực hiện giao nộp vào Lưu trữ lịch s ử theo đúng thời hạn quy định của pháp luật. 5.3. Bảo quản tài liệu tại lưu trữ cơ quan: - Kho l ưu trữ tài liệu cần có giải pháp chống nóng, chống ẩm, chống ngập nước, thông gió...; định kỳ thực hiện chế đ ộ vệ sinh kho, gi á tủ, t ài liệu, diệt c ô n trùng có hại và các biện pháp cần thiết để bảo quản an to à n, tài liệu không bị hư hỏng... - Đối với những đơn vị chưa có kho chuyên dụng để bảo quản tài liệu lưu trữ, đề nghị các đơn vị sắp xếp, bố trí kho lưu trữ và trang bị các phương tiện thiết yếu để bảo qu ả n an toàn t à i liệu như: đèn chiếu sáng, phương tiện báo cháy, chữa cháy, giá, hộp, cặp đựng tài liệu, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt thông gió... tránh t ì nh trạng tài liệu không được bảo quản và vẫn để tại phòng làm việc của các bộ phận chuyên môn. - Việc sắp xếp, đánh số hồ sơ tài liệu lưu trữ cần thực hiện đúng quy định để thuận tiện cho việc tra c ứu , tìm ki ế m; xây dựng và hoàn thiện các công cụ tra cứu thiết y ế u như mục l ục hồ sơ, mục lục văn bản, cơ sở dữ liệu quản lý, tra tìm tài liệu và các sổ quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu. B ố trí phòng đọc đủ điều kiện cho độc giả có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu; tổ chức phục vụ t ố t việc khai thác tài liệu cho các đối tượng độc gi ả đến khai thác trong t ấ t cả các ngày làm việc theo Nội quy quy định của Nhà nước, cơ quan. 6. Công tác tổ chức, nhân sự thực hiện văn thư, lưu trữ: - Tiếp tục kiện toàn tổ chức văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị; tổng kết đánh giá việc thực hiện Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 11/02/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức văn thư, l ưu trữ; báo cáo đề xuất những kh ó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện để Bộ Tài chính đề nghị Bộ Nội vụ nghiên c ứu sửa đổi Thông tư s ố 02/2010/TT-BNV ngày 11/02/2010, - Tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ đúng chuyên môn nghiệp vụ phù h ợ p với vị trí việc làm. Đ ố i với những đơn vị chưa có cán bộ làm công tác lưu trữ đề nghị Lãnh đạo các đơn vị cần bố trí, sắp xếp cán bộ kiêm nhiệm đ ể thực hiện các công tác lưu trữ theo đúng quy định. - Thực hiện đầy đủ, đúng chế độ về ch i bồi dưỡng độc hại theo hệ số lương hàng tháng, chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật và chế độ trang bị bảo hộ lao động cho cán bộ làm lưu trữ theo đ ú ng quy định hiện hành. 7. Công tác báo cáo thống kê, sơ kết, tổng kết: Thời gian vừa qua, nhìn chung các đơn vị đã thực hiện chế độ báo cáo thống kê cơ sở và thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ; tuy vậy vẫn còn có đơn vị chưa thực hiện tốt . Đề nghị các đơn vị thực hiện nghiêm túc, có chất lượng chế độ báo cáo thống kê cơ sở và thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ và thực hiện tốt các b á o cáo sơ kết, tổng kết về công tác văn thư, lưu trữ theo yêu cầu của Bộ Tài chính. 8. Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ: Tiếp tục duy trì, tăng cường các hình thức kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu tr ữ , bảo mật tại các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ. Các Tổng cục chủ động xây dựng kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn nghi ệ p vụ hàng năm đối với các đơn vị trực thuộc. Việc kiểm tra thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 1 87/VTLLNN-VP ngày 23/3/2007của Cục V ă n thư và Lưu trữ nhà nước và một số nội dung quy định về công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật của ngành. Dự kiến kế hoạch ki ể m tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 c ủ a B ộ Tài chính như sau: - Kế hoạch kiểm tra các đơn vị thuộc Bộ: Vụ Hành chính s ự nghi ệ p, Ủ y ban Chứng khoán Nhà nước và các đơn vị trực thuộc; Sở Giao d ị ch chứng khoán TP. Hồ Chí Minh . - Kế hoạch kiểm tra tại địa phương: S ố TT Tỉnh, thành phố Cục Thuế Kho bạc Cục Hải quan Cục Dự trữ Th ờ i gian thực hiện 1 Hà Nội X X X X Quý III 2 Thái Nguyên X X X 3 TP Hồ Chí Minh X X X X Quý IV 4 Tiền Giang X X 5 Cần Thơ X X X X Lịch kiểm tra cụ thể sẽ có thông báo sau, đề nghị các Tổng cục phối hợp c ử cán bộ tham gia đ ầ y đủ các đợt kiểm tra và hướng dẫn nghi ệ p vụ văn thư lưu trữ do Văn phòng Bộ chủ trì. Thủ trưở ng các đơn vị căn cứ vào phương hướng, nhiệm vụ nêu trên để chỉ đạo triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu tr ữ cho sát tình hình thực tế của đơn vị . Trong quá tr ì nh thực hiện, nếu có vấn đề chưa rõ đề nghị liên h ệ v ớ i V ă n phòng Bộ Tài chính theo S ố 04.2220.2828 (2023)./. Nơi nhận: - Như trên; - L ã nh đạo Bộ (để b/c); - Cục Văn thư và Lưu trữ NN; - Lưu: VT, VP. TL. BỘ TRƯỞNG KT. CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG Phạm Chí Thanh