11222/CT-TTHT

Công văn 11222/CT-TTHT năm 2020 về sử dụng hóa đơn điện tử Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 1 1222 /CT-TTHT V/v sử dụng hóa đơn điện tử Hà Nội, ngày 1 3 tháng 3 năm 2020 Kính gửi: Công ty TNHH Hexagon Mi Việt Nam M ã s ố thuế: 0108088955; Địa chỉ: B5-16, Khu chức năng đô thị Thành phố Xanh, phường C ầu Diễn, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội, Việt Nam. Trả lời công văn số không số ngày 26/02/2020 của Công ty TNHH Hexagon Mi Việt Nam (sau đây gọi là Công ty) về việc đề nghị được sử dụng hóa đơn điện tử khi đang sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau: - Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị đ ị nh s ố 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định: “ 3. Tr o ng thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/20 1 4/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định v ề hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu l ực thi hành." - Căn cứ Thông tư s ố 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng và quản lý hoá đơn điện tử khi bán hàn g hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 2 Điều 4 hướng dẫn như sau: “2. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau: a) Là t ổ c hức kinh tế c ó đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai th uế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. b) Có địa điểm, các đường tr uyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử; c) C ó đội ng ũ người thực th i đủ trình độ, khả năng tư ơn g xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định; d) Có chữ k ý điện tử theo quy định của pháp luật. đ) C ó ph ầ n mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán; đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào ph ầ n mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập ho á đơn. e) C ó các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng l ưu trữ bao gồm: - Hệ thống l ưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ th ố ng l ưu trữ dữ liệu; - Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.” + Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 hướng dẫn như sau: 1 . Khởi tạo h ó a đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết l ập đầy đủ các thông tin của người b án, loại hóa đơn, k ý hiệu h ó a đơn, định dạng truyền - nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi b án hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của t ổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật . T ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hoá đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế qu ả n l ý trực tiếp bằng v ă n bản giấy hoặc b ằ ng v ă n bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo M ẫ u số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này). Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau: - Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử. Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ t í nh, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự. - Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng; - Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện t ử trong nội bộ t ổ chức. - Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong n ội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. 2. Phát hành h ó a đơn điện tử Trước kh i sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo M ẫ u số 2 Phụ lục ban hành kèm the o Thông tư này) gồm c á c nội dung: tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hoá đơn phát hành (tên loại h ó a đơn, ký hiệu hóa đơn, k ý hiệu mẫu s ố hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, s ố lượng hóa đơn thông b á o phát hành (từ số... đến s ố ...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đạ i diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện t ử thông qua c ổ ng thông tin điện tử của cơ quan thuế). Trường hợp c ó sự thay đổi địa chỉ k i nh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hoá đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ s ố hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng. Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, t ổ chức, khởi tạo h ó a đơn điện tử thực hiện thông b á o phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải k ý số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện t ử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử. Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 1 Điều 11 hướng dẫn như sau: “Điều 11. Đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế 1. Cơ quan thuế bán hoá đơn cho các đ ố i tượng sau: a) T ổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng c ó hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban qu ả n lý dự án ). T ổ chức không phải l à doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh là các t ổ chức c ó hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác. b) Hộ, cá nhân k i nh doanh; c) Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh th u. d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt i n thuộc loại rủi ro cao về thuế; đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự i n, đặt in có hành v i vi phạm về hóa đơn bị xử l ý v i phạm hành ch í nh về hành v i trốn thuế, gian lận thuế . Doanh nghiệp hướng dẫn tại điểm d, đ khoản này mua hoá đơn của cơ quan thuế trong thời gian 12 tháng. H ế t thời gian 12 th á ng, căn cứ tình hình sử dụng hoá đơn, việc kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp và đề nghị của doanh nghiệp, trong thời hạn 5 ngày làm việc, cơ quan thuế c ó v ă n bản thông báo doanh nghiệp chuyển sang tự tạo hoá đơn để sử dụng hoặc tiếp tục mua hóa đơn của cơ quan thuế nếu không đáp ứ n g điều kiện tự i n hoặc đặt in hóa đơn (mẫu s ố 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thô n g tư này)”. + Tại điểm b Khoản 2 Đi ề u 12 hướng d ẫ n như sau: “… T ổ chức, doanh nghiệp thuộc đ ố i tượng mua hoá đơn do cơ quan thu ế phát hành chuyển sang tự tạo hoá đơn đặt i n, hoá đơn tự i n hoặc hoá đơn điện tử để sử dụn g thì phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tự tạo theo hướng dẫn tại Điều 21 Thông tư này.” + Tại điểm c Khoản 1 Đ i ều 21 hướng dẫn như sau: “c) Tổ chức, hộ, cá nhân k i nh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì t ổ chức, h ộ , c á nhân mua h ó a đơn phải tiến hành hủy hó a đơn theo hướng dẫn tại Điều 29 Thông tư này.” + Tại Điều 27 (được sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính) hướng dẫn như sau: "Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng ho á , dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn Qu ý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; qu ý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, qu ý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0) Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in c ó hành v i vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hoá đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư này thực hiện nộp Báo c á o tình hình sử dụng h ó a đơn theo tháng. …” Căn cứ các quy định tr ên, Công ty đã sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế từ tháng 06/2018 (đến nay hết thời hạn 12 tháng). Trường hợp Công ty đáp ứng các điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 4, Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính thì được sử dụng hóa đơn điện tử. Trước khi sử dụng đề nghị Công ty thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính. Công ty phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính; Công ty có tr ách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo tháng từ ngày đầu tháng đến hết ngày dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế và chuyển sang nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo quý cho cơ quan thuế kể từ ngày kế tiếp theo quy định tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu trên. Công ty TNHH Hexagon Mi Việt Nam phải hoàn toàn chịu trách nhiệm tr ước pháp luật về tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện t ử theo quy định. Nếu có vướng mắc, đề nghị Công ty liên hệ với Phòng Tuyê n truyền Hỗ trợ NNT - Cục Thuế TP Hà Nội theo số điện thoại: 02437737940; địa chỉ: G23-24 Thành Công, quận Ba Đình, TP Hà Nội. C ục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH Hexagon Mi Việt Nam được biết./. Nơi nhậ n: - Như trên; - Phòng TKT1; - Lưu: VT, TTHT (2b) KT. CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG Nguyễn Tiến Trường