1232/QĐ-UBND

Quyết định 1232/QĐ-UBND năm 2011 về quy trình tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính trên địa bàn tỉnh Tây Ninh ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TÂY NINH -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 1232/QĐ-UBND Tây Ninh, ngày 17 tháng 6 năm 2011 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ PHẢN ÁNH, KIẾN NGHỊ CỦA CÁ NHÂN, TỔ CHỨC VỀ QUY ĐỊNH HÀNH CHÍNH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TÂY NINH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ Nghị định số 20/2008/NĐ-CP ngày 14 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ về tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về các quy định hành chính; Căn cứ Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 6 năm 2010 của Chính phủ về kiểm soát thủ tục hành chính; Căn cứ Thông tư liên tịch số 02/2011/TTLT-VPCP-BNV ngày 28 tháng 01 năm 2011 của Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính trên địa bàn tỉnh Tây Ninh. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Điều 3. Giao Văn phòng UBND tỉnh tổ chức triển khai, theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra và báo cáo tình hình tiếp nhận, xử lý các phản ánh kiến nghị của cá nhân, tổ chức theo quy định tại Quyết định này. Điều 4. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành thuộc tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Nguyễn Thị Thu Thủy QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ PHẢN ÁNH, KIẾN NGHỊ CỦA CÁ NHÂN, TỔ CHỨC VỀ QUY ĐỊNH HÀNH CHÍNH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TÂY NINH (Ban hành kèm theo Quyết định số 1232/QĐ-UBND, ngày 17 tháng 6 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh) I. CÁC QUY ĐỊNH CHUNG 1. Phạm vi điều chỉnh a) Văn bản này hướng dẫn thực hiện việc tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, đời sống nhân dân theo quy định tại Nghị định 20/2008/NĐ-CP , ngày 14 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ. b) Vă n bản này không quy định về các việc sau: - Khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo; - Tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị bằng hình thức phiếu lấy ý kiến; - Tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị trong nội bộ các cơ quan hành chính Nhà nước hoặc giữa các cơ quan hành chính Nhà nước với nhau. 2. Giải thích từ ngữ a) Quy định hành chính là những quy định về cơ chế, chính sách, thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động kinh doanh và đời sống nhân dân, thuộc phạm vi quản lý của các cơ quan hành chính Nhà nước, do cơ quan Nhà nước, người có thẩm quyền ban hành theo quy định của pháp luật. b) Phản ánh là việc cá nhân, tổ chức có ý kiến với cơ quan hành chính Nhà nước về những vấn đề liên quan đến quy định hành chính, bao gồm: Những vướng mắc cụ thể trong thực hiện; sự không hợp pháp, không hợp lý, không đồng bộ, không thống nhất với hệ thống pháp luật Việt Nam hoặc điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc gia nhập và những vấn đề khác. c) Kiến nghị là việc cá nhân, tổ chức có phản ánh với cơ quan hành chính Nhà nước và đề xuất phương án xử lý hoặc có sáng kiến ban hành mới quy định hành chính liên quan đến hoạt động kinh doanh, đời sống nhân dân. 3. Nội dung phản ánh, kiến nghị a) Phản ánh về hành vi: Những vướng mắc cụ thể trong thực hiện quy định hành chính do hành vi chậm trễ, gây phiền hà hoặc không thực hiện, thực hiện không đúng quy định hành chính của cơ quan hành chính Nhà nước, của cán bộ, công chức. b) Phản ánh về nội dung các quy định hành chính, gồm: Sự không phù hợp của quy định hành chính với thực tế; sự không đồng bộ, không thống nhất của các quy định hành chính; quy định hành chính không hợp pháp; quy định hành chính trái với các điều ước quốc tế mà Việt Nam đã ký kết hoặc gia nhập; những vấn đề khác liên quan đến quy định hành chính. c) Kiến nghị các phương án xử lý những phản ánh nêu trên và sáng kiến ban hành mới quy định hành chính liên quan đến hoạt động kinh doanh, đời sống nhân dân. 4. Yêu cầu chung đối với phản ánh, kiến nghị a) Sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt. b) Thể hiện rõ nội dung phản ánh, kiến nghị về các quy định hành chính liên quan đến hoạt động kinh doanh, đời sống nhân dân (không xử lý phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính liên quan đến khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo và các phản ánh, kiến nghị trong nội bộ các cơ quan hành chính hoặc giữa các cơ quan hành chính với nhau). c) Thông báo rõ tên, địa chỉ, số điện thoại (hoặc địa chỉ thư tín khi cần liên hệ) của cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị. 5. Tiếp nhận phản ánh, kiến nghị a) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh là đầu mối tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính ; có trách nhiệm cung cấp các mẫu văn bản phục vụ cho quá trình tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị và hướng dẫn cơ quan hành chính các cấp trên địa bàn tỉnh, cá nhân và tổ chức có phản ánh, kiến nghị thực hiện quy trình này. b) Địa chỉ tiếp nhận phản ánh, kiến nghị - Trụ sở: Phòng Kiếm soát thủ tục hành chính thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh, số 136 đường Trần Hưng Đạo, phường 2, thị xã Tây Ninh, tỉnh Tây Ninh. - Số điện thoại đường dây nóng: 066. 3813363 - Hộp thư điện tử: KiemsoatTTHC@tayninh.gov.vn 6. Liên hệ với cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị a) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh là đầu mối hỗ trợ cơ quan hành chính các cấp thực hiện việc liên hệ, trao đổi với cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị (sau đây gọi tắt là cá nhân, tổ chức) và chịu trách nhiệm về thể thức văn bản, thư điện tử được gửi cho cá nhân, tổ chức. b) Việc liên hệ, trao đổi với cá nhân, tổ chức trong quá trình tiếp nhận, xử lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh được thực hiện như sau: - Điện thoại: Chuyên viên được phân công xử lý phản ánh, kiến nghị của Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính đăng ký với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để sử dụng số điện thoại chuyên dùng gọi điện liên hệ, trao đổi với cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị. - Văn bản: Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính dự thảo văn bản, chuyển Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thừa lệnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký, gửi cho cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị. - Thư điện tử: Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính dự thảo nội dung file điện tử cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để gửi cho người nhận qua địa chỉ KiemsoatTTHC@tayninh.gov.vn c) Trường hợp cần thiết, Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính có thể mời cá nhân, tổ chức và các đơn vị có liên quan đến trao đổi trực tiếp. II. QUY TRÌNH TIẾP NHẬN PHẢN ÁNH, KIẾN NGHỊ 1. Bước 1. Tiếp nhận đơn, thư phản ánh, kiến nghị a) Đối với phản ánh, kiến nghị bằng văn bản được gửi trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện: Phòng Hành chính – Tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh tiếp nhận, đóng dấu và vào sổ công văn đến. b) Phản ánh, kiến nghị được gửi qua Trang thông tin điện tử, Cổng thông tin điện tử của UBND tỉnh: Sở Thông tin và Truyền thông khi nhận được phản ánh, kiến nghị có trách nhiệm in và chuyển qua Phòng Hành chính – Tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh tiếp nhận, đóng dấu và vào sổ công văn đến. c) Đối với phản ánh, kiến nghị qua hộp thư điện tử tiếp nhận phản ánh, kiến nghị: Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc Văn phòng UBND tỉnh là đơn vị quản lý hòm thư điện tử tiếp nhận phản ánh, kiến nghị. Khi nhận được đơn, thư phản ánh kiến nghị, Phòng có trách nhiệm in nội dung phản ánh, kiến nghị và thông tin về người phản ánh, kiến nghị và chuyển qua Phòng Hành chính – Tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh để đóng dấu và vào sổ công văn đến. d) Đối với phản ánh, kiến nghị qua điện thoại: Số điện thoại chính thức để tiếp nhận phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính đặt tại Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc Văn phòng UBND tỉnh. Phòng có trách nhiệm cử người trực thường xuyên. Khi có điện thoại phản ánh, kiến nghị, cán bộ tiếp nhận điện thoại có trách nhiệm ghi chép trung thực, đầy đủ thông tin (theo mẫu phụ lục I ban hành kèm theo quy trình này) và chuyển cho Phòng Hành chính – Tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh đóng dấu, vào sổ công văn. Cán bộ trực điện thoại khuyến khích cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị xác nhận lại phản ánh, kiến nghị bằng văn bản và gửi về Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính. đ) Trường hợp, cá nhân, tổ chức trực tiếp đến phản ánh với Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính, Phòng có trách nhiệm hướng dẫn cá nhân, tổ chức soạn thảo văn bản phản ánh, kiến nghị (theo mẫu phụ lục II ban hành kèm theo quy trình này) và gửi cho Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính. Khi nhận được phản ánh, kiến nghị, Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính chuyển qua Phòng Hành chính – Tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh để đóng dấu và vào sổ công văn. e) Ngoài các hình thức trên, trong trường hợp các cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có thông tin về phản ánh, kiến nghị thông qua các nguồn như: Báo chí, hội thảo, hội nghị... thì chủ động điền vào mẫu phản ánh, kiến nghị, ghi rõ nguồn thông tin và chuyển cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh. 2. Bước 2. Chuyển đơn thư phản ánh, kiến nghị để phân loại Sau khi Phòng Hành chính – Tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh đóng dấu công văn đến và vào sổ công văn, tất cả các văn bản có nội dung phản ánh, kiến nghị được chuyển về Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính để phân loại xử lý. 3. Bước 3. Phân loại đơn thư phản ánh, kiến nghị để xử lý a) Xác minh và làm rõ thông tin phản ánh, kiến nghị Khi nhận được đơn thư do Phòng Hành chính – Tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh chuyển đến để phân loại, xử lý. Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính liên hệ với cá nhân, tổ chức để xác minh tính xác thực của cá nhân, tổ chức cung cấp thông tin hoặc làm rõ các thông tin trong đơn, thư, cụ thể như sau: - Nếu nội dung đơn, thư bằng tiếng nước ngoài, Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính đề nghị cá nhân, tổ chức có đơn, thư chuyển nội dung phản ánh, kiến nghị sang tiếng Việt. - Đối với đơn, thư có nội dung không rõ ràng, Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính đề nghị cá nhân, tổ chức đã phản ánh, kiến nghị làm rõ nội dung, yêu cầu và đề nghị trong đơn, thư đó. - Đối với đơn, thư chưa xác định rõ tên, địa chỉ, số điện thoại (hoặc địa chỉ thư tín), Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính đề nghị cung cấp đầy đủ thông tin để bổ sung vào đơn thư. - Các nội dung khác nếu thấy cần thiết. b) Phân loại đơn, thư phản ánh, kiến nghị Sau khi đã làm rõ các thông tin, Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính tiến hành xem xét, phân loại đơn, thư thành các loại sau đây: - Các đơn, thư không phải là phản ánh, kiến nghị hoặc không đáp ứng yêu cầu đối với phản ánh, kiến nghị theo quy định tại Điều 7 Nghị định số 20/2008/NĐ-CP ngày 14 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ gồm: + Các đơn thư khiếu nại, tố cáo; + Các đơn thư hỏi, đáp pháp luật; + Các đơn, thư có nội dung là phản ánh, kiến nghị nhưng không xác định rõ tên, địa chỉ, số điện thoại của người phản ánh, kiến nghị và không thể liên hệ để xác minh được. + Các đơn, thư có nội dung không phải là phản ánh, kiến nghị hoặc không thể hiện rõ nội dung phản ánh, kiến nghị mặc dù cán bộ Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính đã xác minh nhưng không thể làm rõ nội dung phản ánh, kiến nghị. + Các đơn, thư có nội dung phản ánh, kiến nghị trong nội bộ các cơ quan hành chính, hoặc giữa các cơ quan hành chính với nhau. Đối với các đơn, thư nêu trên, Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính lưu hồ sơ và báo cáo Chánh Văn phòng UBND tỉnh về vấn đề này trong các báo cáo hàng tuần hoặc hàng tháng. - Các đơn thư là phản ánh kiến nghị nhưng không thuộc thẩm quyền xử lý của Chủ tịch UBND tỉnh gồm: + Phản ánh kiến nghị về hành vi chậm trễ, gây phiền hà hoặc không thực hiện, thực hiện không đúng quy định hành chính của cơ quan hành chính Nhà nước, đơn vị, của cán bộ, công chức không thuộc thẩm quyền quản lý của UBND tỉnh Tây Ninh. + Phản ánh, kiến nghị về nội dung quy định hành chính không thuộc phạm vi quản lý của UBND tỉnh Tây Ninh. Đối với các phản ánh, kiến nghị này, trong thời hạn 05 ngày làm việc, Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính dự thảo văn bản trình Chánh Văn phòng UBND tỉnh ký thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh, chuyển phản ánh kiến nghị tới cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận, đồng thời chuyển văn bản cho cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị để biết. - Các đơn thư là phản ánh, kiến nghị thuộc thẩm quyền xử lý của Chủ tịch UBND tỉnh Tây Ninh, gồm có: + Phản ánh về hành vi chậm trễ, gây phiền hà hoặc không thực hiện, thực hiện không đúng quy định hành chính của cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền quản lý của UBND tỉnh Tây Ninh. Trường hợp này, Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính dự thảo văn bản trình Chánh Văn phòng UBND tỉnh ký thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh chuyển phản ánh, kiến nghị tới các cơ quan, đơn vị bị phản ánh hoặc các cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý cán bộ, công chức có hành vi bị phản ánh để xử lý theo quy định của pháp luật; đồng thời yêu cầu báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh về kết quả xử lý trong thời hạn cụ thể (thời hạn này tùy thuộc vào tính chất phức tạp của vụ việc mà Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính yêu cầu); gửi kết quả xử lý cho cá nhân, tổ chức đã phản ánh kiến nghị để biết và Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính để tổng hợp. + Phản ánh kiến nghị về nội dung quy định hành chính thuộc phạm vi quản lý của UBND tỉnh Tây Ninh. Trường hợp này, Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính phải nghiên cứu các phản ánh, kiến nghị đã được quy định trong các văn bản thuộc thẩm quyền quản lý, ban hành, xử lý của UBND tỉnh Tây Ninh; trình tự xử lý phải tuân thủ đúng quy trình cụ thể nêu tại khoản 2, mục III của Quy trình này. III. TRÌNH TỰ XỬ LÝ PHẢN ÁNH, KIẾN NGHỊ VỀ QUY ĐỊNH HÀNH CHÍNH 1. Xử lý phản ánh, kiến nghị về hành vi chậm trễ, gây phiền hà hoặc không thực hiện, thực hiện không đúng quy định hành chính của cơ quan hành chính Nhà nước, của cán bộ, công chức theo trình tự sau: a) Các cơ quan, đơn vị chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện và UBND cấp xã tiếp nhận văn bản chuyển phản ánh, kiến nghị của Văn phòng UBND tỉnh hoặc cơ quan có thẩm quyền chuyển đến, vào sổ tiếp nhận, ghi rõ ngày, tháng, năm tiếp nhận, thời hạn phải xử lý và báo cáo. b) Căn cứ vào nội dung phản ánh, kiến nghị; quy định của pháp luật về quy định hành chính; quy định của pháp luật về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan hành chính Nhà nước; quy định của pháp luật về cán bộ, công chức và căn cứ vào quy trình tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị do UBND tỉnh ban hành. Các cơ quan, đơn vị chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện và UBND cấp xã tiến hành xử lý phản ánh, kiến nghị. c) Sau khi có kết quả chính thức của việc xử lý phản ánh, kiến nghị, các cơ quan, đơn vị chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện có văn bản báo cáo với UBND tỉnh về kết quả xử lý phản ánh, kiến nghị; đồng thời gửi kết quả này cho cá nhân, tổ chức biết. Đối với UBND cấp xã hàng tháng nếu có kết quả xử lý phản ánh, kiến nghị thì tổng hợp báo cáo UBND cấp huyện để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh. * Trường hợp phản ánh, kiến nghị liên quan đến hành vi của cán bộ, công chức của Văn phòng UBND tỉnh thuộc quyền quản lý của Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính phối hợp với Phòng Hành chính – Tổ chức tham mưu Chánh Văn phòng UBND tỉnh xử lý theo quy định. 2. Xử lý phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính theo trình tự sau: a) Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền phải làm việc trực tiếp với cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị để làm rõ những nội dung có liên quan. Trường hợp cần thiết, có thể mời thêm những tổ chức khác để cùng làm việc. b) Nghiên cứu, đánh giá và phân loại phản ánh, kiến nghị - Các phản ánh, kiến nghị chưa đủ cơ sở xem xét xử lý, cần tiếp tục tập hợp để nghiên cứu. Đối với các phản ánh, kiến nghị này, Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính tập hợp, dự thảo văn bản trình Chánh Văn phòng UBND tỉnh thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh ký gửi cho cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị biết; đồng thời báo cáo những phản ánh, kiến nghị này cho các cơ quan có thẩm quyền ở Trung ương biết, lưu trữ theo quy định. - Đối với phản ánh, kiến nghị có đủ cơ sở xem xét xử lý, Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính dự thảo văn bản trình Chánh Văn phòng UBND tỉnh ký thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh giao Sở Tư pháp thực hiện theo quy chế kiểm tra, tự kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh về kết quả xử lý, gửi kết quả xử lý cho cá nhân, tổ chức biết và Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính để tổng hợp. Trường hợp cần thiết, Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính có thể lựa chọn các phản ánh, kiến nghị về những quy định hành chính đang gây bức xúc, cản trở hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống của nhân dân để tham mưu Chánh Văn phòng UBND tỉnh báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh giao tổ chức xử lý theo đúng quy định tại khoản 2, Điều 14 Nghị định số 20/2008/NĐ-CP ngày 14/02/2008 của Chính phủ. Việc xem xét, đánh giá những quy định hành chính này phải tuân theo bốn tiêu chí có thứ tự ưu tiên là (1) Sự cần thiết; (2) Tính hợp lý; (3) Tính hợp pháp; (4) Chi phí tuân thủ thấp nhất. Kết quả xử lý chính thức những phản ánh, kiến nghị này chỉ được cơ quan có thẩm quyền ban hành sau khi các cơ quan, đơn vị hành chính đảm bảo đã phân tích, đánh giá đối với những quy định hành chính này theo đúng 04 tiêu chí đã nêu. 3. Công khai kết quả xử lý phản ánh, kiến nghị Toàn bộ kết quả xử lý phản ánh, kiến nghị phải được đăng tải công khai thông qua một hoặc nhiều hình thức sau: a) Đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của UBND tỉnh hoặc Trang thông tin điện tử (website) của cơ quan hành chính các cấp. b) Thông báo rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng. c) Thông báo cho cá nhân, tổ chức và các cơ quan có liên quan biết. d) Các hình thức khác. IV. TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC SỞ, NGÀNH TỈNH, UBND CẤP HUYỆN, UBND CẤP XÃ TRONG VIỆC THỰC HIỆN QUY TRÌNH NÀY 1. Trách nhiệm của Văn phòng UBND tỉnh: a) Là đầu mối tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính trên địa bàn tỉnh. b) Là trung gian hỗ trợ cơ quan hành chính các cấp liên hệ, tiếp xúc, trao đổi, trả lời, xử lý các phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính trên địa bàn tỉnh. c) Tổ chức triển khai và hướng dẫn cơ quan hành chính các cấp, đội ngũ cán bộ, công chức, cá nhân, tổ chức thực hiện phản ánh, kiến nghị theo đúng quy định của pháp luật và Quy trình này trên địa bàn tỉnh. d) Định kỳ hàng tháng, quý, năm báo cáo các cơ quan lãnh đạo có thẩm quyền ở địa phương và trung ương về tình hình tiếp nhận, xử lý phản ánh kiến nghị của cá nhân tổ chức trên địa bàn tỉnh; kịp thời báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh các biện pháp cần thiết để chấn chỉnh kỷ luật, kỷ cương hành chính trong việc xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức. đ ) Đăng tải công khai kết quả xử lý phản ánh, kiến nghị. e) Lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành toàn bộ các văn bản, giấy tờ có liên quan, kết quả của quá trình tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị. 2. Trách nhiệm của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện và UBND cấp xã a) Hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực hiện phản ánh, kiến nghị theo quy định tại Quy trình này. b) Tổ chức phổ biến công khai Quy trình này đến đội ngũ cán bộ, công chức thuộc quyền quản lý, đến các tổ chức, cá nhân có liên quan. c) Công khai địa chỉ trụ sở, số điện thoại đường dây nóng, hộp thư điện tử của Văn phòng UBND tỉnh tại bảng niêm yết thủ tục hành chính kèm theo chỉ dẫn cụ thể để cá nhân, tổ chức biết, gửi phản ánh kiến nghị về quy định hành chính. d) Tiến hành xử lý các phản ánh, kiến nghị trong phạm vi thẩm quyền theo quy định của pháp luật và theo quy định tại quy trình này do Văn phòng UBND tỉnh hoặc cơ quan có thẩm quyền chuyển đến. đ) Dành một nội dung trong các báo cáo định kỳ của cơ quan, đơn vị về công tác cải cách hành chính để báo cáo cho các cơ quan lãnh đạo có thẩm quyền về tình hình tiếp nhận, xử lý phản ánh kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính thuộc ngành, lĩnh vực hoặc địa bàn do cơ quan, đơn vị quản lý. e) Báo cáo cơ quan có thẩm quyền kết quả chính thức của việc xử lý phản ánh, kiến nghị, đồng thời gửi kết quả này cho cá nhân, tổ chức biết, công khai kết quả xử lý phản ánh, kiến nghị. Quy trình tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính được ban hành để áp dụng thống nhất tại tất cả các cấp chính quyền và các cơ quan, đơn vị hành chính trên địa bàn tỉnh Tây Ninh. Trong quá trình thực hiện, nếu có những khó khăn, vướng mắc phát sinh hoặc những vấn đề chưa phù hợp với tình hình thực tế của tỉnh. Các cá nhân, tổ chức phản ánh về Văn phòng UBND tỉnh để kịp thời tham mưu UBND tỉnh sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh Quy trình này./. PHỤ LỤC I PHIẾU TIẾP NHẬN PHẢN ÁNH, KIẾN NGHỊ QUA ĐIỆN THOẠI (Ban hành kèm theo Quyết định số 1232 /QĐ-UBND, ngày 17 tháng 6 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh) 1. Thông tin về cá nhân, tổ chức phản ánh, kiến nghị Tên cá nhân, tổ chức phản ánh, kiến nghị: ………………………………………………………….. ………………………………………………………….. Địa chỉ: ………………………………………………………….. Số điện thoại: ………………………………………………………….. Email: ………………………………………………………….. 2. Nội dung phản ánh, kiến nghị: …………………………………………………………………………………….………… …………………………………………………………………………………….………… …………………………………………………………………………………….………… …………………………………………………………………………………….………… …………………………………………………………………………………….………… …………………………………………………………………………………….………… …………………………………………………………………………………….………… …………………………………………………………………………………….………… …………………………………………………………………………………….………… …………………………………………………………………………………….………… …………………………………………………………………………………….………… Số điện thoại gọi đến:……………………… Thời gian phản ánh, kiến nghị:…..giờ……. phút Cán bộ tiếp nhận điện thoại (Ký và ghi rõ họ tên) PHỤ LỤC II PHIẾU PHẢN ÁNH, KIẾN NGHỊ TRỰC TIẾP VỀ QUY ĐỊNH HÀNH CHÍNH (Ban hành kèm theo Quyết định số 1232 /QĐ-UBND, ngày 17 tháng 6 năm 2011của Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh) 1. Thông tin về cá nhân, tổ chức phản ánh, kiến nghị Tên cá nhân, tổ chức phản ánh, kiến nghị: ………………………………………………………….. ………………………………………………………….. Địa chỉ: ………………………………………………………….. Số điện thoại: ………………………………………………………….. Email: ………………………………………………………….. 2. Nội dung phản ánh, kiến nghị: …………………………………………………………………………………….………… …………………………………………………………………………………….………… …………………………………………………………………………………….………… …………………………………………………………………………………….………… …………………………………………………………………………………….………… …………………………………………………………………………………….………… …………………………………………………………………………………….………… …………………………………………………………………………………….………… …………………………………………………………………………………….………… …………………………………………………………………………………….………… …………………………………………………………………………………….………… Đại diện tổ chức, hoặc cá nhân trực tiếp phản ánh, kiến nghị (Ký và ghi rõ họ tên)