957/QĐ-UBND

Quyết định 957/QĐ-UBND năm 2013 về Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống thư điện tử dùng chung tỉnh Thái Nguyên ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 957/QĐ-UBND Thái Nguyên, ngày 22 tháng 5 năm 2013 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ DÙNG CHUNG TỈNH THÁI NGUYÊN CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003; Căn cứ Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11; Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005; Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng thư điện tử trong hoạt động cơ quan nhà nước; Căn cứ Chỉ thị số 05/CT-UBND ngày 24/02/2009 của UBND tỉnh Thái Nguyên về việc tăng cường sử dụng thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Thái Nguyên; Xét đề nghị của Sở Thông tin và Truyền thông, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống thư điện tử dùng chung tỉnh Thái Nguyên. (Có nội dung Quy chế kèm theo) Điều 2. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký. Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Trưởng Ban Chỉ đạo công nghệ thông tin của tỉnh; Giám đốc các Sở, Ban, ngành của tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Thườg trực Tỉnh ủy; - Thường trực HĐND tỉnh; - Chủ tịch và các PCT UBND tỉnh; - Sở Thông tin và Truyền thông; - Lãnh đạo VP: đ/c Hùng; - Trung tâm Thông tin tỉnh; - Chuyên viên các Phòng NCTH; - Lưu: VT, KTN,TH. Longtv.045/60b KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Nhữ Văn Tâm QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ DÙNG CHUNG TỈNH THÁI NGUYÊN (Ban hành kèm theo Quyết định số 957/QĐ-UBND ngày 22/5/2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống thư điện tử dùng chung trong hoạt động công vụ của các cơ quan, tổ chức nhà nước trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên (sau đây được gọi tắt là thư điện tử công vụ). Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp; các tổ chức chính trị - xã hội, chính trị - xã hội - nghề nghiệp; tổ chức kinh tế; các đơn vị vũ trang (sau đây gọi tắt là các cơ quan, tổ chức) trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên và các cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) trên địa bàn tỉnh. Điều 2. Giải thích từ ngữ 1. Thư điện tử là thông điệp dữ liệu được gửi đến một hoặc nhiều địa chỉ thư điện tử thông qua cơ sở hạ tầng thông tin. 2. Thư rác (spam) là thư điện tử, tin nhắn được gửi đến người nhận mà người nhận đó không mong muốn hoặc không có trách nhiệm phải tiếp nhận theo quy định của pháp luật. 3. Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Thông điệp dữ liệu trong hệ thống thư điện tử có giá trị tương đương bản gốc. 4. Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. 5. Mạng TSL: là mạng truyền số liệu chuyên dùng của cơ quan đảng, nhà nước. Điều 3. Hệ thống thư điện tử dung chung tỉnh Thái Nguyên 1. Hệ thống thư điện tử dùng chung tỉnh Thái Nguyên là phương tiện để cho cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh, cán bộ, công chức, viên chức đang làm việc tại các cơ quan nhà nước thuộc tỉnh gửi, nhận thông tin dưới dạng thông điệp điện tử qua mạng truyền số liệu truyền dùng (TSL) và mạng Internet nhằm phục vụ phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ và thực thi công vụ. Ngoài ra, hoạt động của Hệ thống thư điện tử còn có tác dụng: - Cung cấp một công cụ giúp người sử dụng tổ chức quản lý và lưu trữ toàn bộ thông tin, tài liệu trao đổi theo mục đích khác nhau; - Từng bước tăng cường nhận thức, trình độ và kỹ năng khai thác ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành, tác nghiệp trong các cơ quan nhà nước trong tỉnh. 2. Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị đầu mối chịu trách nhiệm tổ chức xây dựng, duy trì hoạt động của hệ thống thư điện tử dùng chung của tỉnh. Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông(CNTT-TT) trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị trực tiếp vận hành, duy trì đảm bảo hoạt động 24 giờ/ngày và 7 ngày/tuần, đảm bảo an toàn, bảo mật và an ninh thông tin cho hệ thống thư điện tử dùng chung của tỉnh. 3. Hệ thống thư điện tử thống nhất duy trì, vận hành trên mạng TSL và mạng Internet tại địa chỉ: http://mail.thainguyen.gov.vn; đặc tả (định dạng địa chỉ) hộp thư điện tử tỉnh Thái Nguyên: [tên hộp thư]@thainguyen.gov.vn), Việc chuẩn hoá cấu trúc, phương thức đặt tên các hộp thư điện tử theo Khoản 5 Điều 3 của quy chế này, trường hợp khác do sở Thông tin và Truyền thông quy định và hướng dẫn. 4. Hộp thư cơ quan, tổ chức: Hộp thư được cấp cho các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh có định dạng: tendonvi@thainguyen.gov.vn; trong đó tendonvi được viết tắt từ các chữ cái đầu của tên cơ quan, tổ chức. Đối với các cơ quan, tổ chức đã được phân bổ địa chỉ IP và tên miền thì tendonvi sẽ được lấy theo cấu trúc tên miền của cơ quan tổ chức đó. 5. Hộp thư cá nhân: Hộp thư cá nhân được cấp cho CBCCVC hiện đang công tác trong các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh với định dạng: Địa chỉ hộp thư = tên người dùng +viết tắt phần họ đệm+@thainguyen.gov.vn Trong đó tên người dùng theo kiểu chữ Việt liền, không có ký tự trống, không dấu. Trường hợp người đăng ký mới trùng cả họ và tên với một người đã có trong danh bạ địa chỉ thư điện tử thì người đăng ký sau phải chọn thêm một hoặc hai ký tự vào sau tên sử dụng trong địa chỉ thư điện tử. 6. Sổ địa chỉ trên hệ thống thư điện tử dùng chung tỉnh Thái Nguyên 6.1 Hệ thống cung cấp, sắp xếp, tập hợp danh sách người dùng theo từng cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh. Ví dụ: người dùng thuộc Công an tỉnh nằm trong thư mục Sổ địa chỉ\Công an tỉnh Thái Nguyên. 6.2 Hệ thống thư điện tử tỉnh Thái Nguyên cung cấp sẵn tiện ích các nhóm người nhận định hướng cho người dùng như: - Văn thư tất cả các cơ quan đơn vị, định dạng: vanthu.[viết tắt tên đơn vị]@thainguyen.gov.vn. Ví dụ: vanthu.sotttt@thainguyen.gov.vn. - Văn phòng tất cả các cơ quan đơn vị, định dạng: [tên cơ quan]@thainguyen.gov.vn. Ví dụ: sonoivu@thainguyen.gov.vn là địa chỉ hòm thư của Văn phòng sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên. 7. Dung lượng hộp thư Dung lượng tối thiểu của mỗi hộp thư điện tử phải đảm bảo từ 01 Gigabyte trở lên (các trường hợp đặc biệt sẽ có quy định cụ thể riêng), dung lượng tập tin đính kèm tối đa của mỗi thư là 30 Megabyte. Mọi thông tin của cơ quan, tổ chức và CBCCVC khi đăng ký sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh được lưu trữ tập trung trên hệ thống máy chủ cơ sở dữ liệu của tỉnh được gọi là "Danh bạ hộp thư điện tử công vụ". Điều 4. Các hành vi bị nghiêm cấm trong sử dụng hộp thư điện tử 1. Nghiêm cấm sử dụng hộp thư điện tử để gửi, nhận các nội dung thông tin trái với các qui định của pháp luật. Không được sử dụng các kỹ thuật tin học để phát tán vi rút máy tính thông qua hộp thư điện tử của mình. 2. Phát tán thư rác hoặc các thư điện tử không đúng mục đích lên hệ thống thư điện tử của tỉnh và các quy định khác tại Điều 7, Nghị định số 77/2012/NĐ-CP ngày 05/10/2012 của Thủ tướng Chính phủ về Chống thư rác. 3. Cản trở hoặc ngăn chặn trái phép quá trình truyền, gửi và nhận thông điệp dữ liệu. 4. Thay đổi, xoá, huỷ, sao chép, tiết lộ, hiển thị, di chuyển trái phép một phần hoặc toàn bộ thông điệp dữ liệu. Chương II SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ THƯ ĐIỆN TỬ TRONG THỰC THI CÔNG VỤ Điều 5. Nguyên tắc chung bắt buộc 1. Việc sử dụng thư điện tử công vụ của tỉnh để gửi, nhận văn bản, thông tin điện tử là bắt buộc đối với cơ quan nhà nước và cán bộ công chức, viên chức thực thi nhiệm vụ, trao đổi công việc. 2. Không sử dụng thư điện tử công vụ của tỉnh để trao đổi, gửi nhận văn bản, thông tin điện tử quy định nhà nước không cho phép hoặc mật, tuyệt mật. 3. Lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan đơn vị phải gương mẫu đi đầu trong việc sử dụng thư điện tử công vụ trong thực thi công việc, chức trách nhiệm vụ. 4. Tuân thủ nghiêm các quy định của pháp luật về an toàn, an ninh thông tin, quyền riêng tư, thông tin cá nhân... 5. Các cơ quan nhà nước phải công khai địa chỉ thư điện tử của mình trên cổng thông tin điện tử của tỉnh hoặc trang thông tin điện tử của cơ quan đơn vị mình. 6. Tuyệt đối không sử dụng các hệ thống thư điện tử miễn phí do các tổ chức nước ngoài cung cấp như: Yahoo, Gmail, Hotmail…trong trao đổi nghiệp vụ và thực thi công vụ. Điều 6. Những loại văn bản trao đổi qua hệ thống thư điện tử tỉnh Thái Nguyên và tính hợp pháp của nội dung thông tin 1. Các loại văn bản gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử gồm: Quyết định quy phạm pháp luật, chỉ thị, văn bản sao y, sao lục, trích lục, văn bản dự thảo xin ý kiến, giấy mời, chương trình, kế hoạch công tác, công văn, báo cáo và các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp, tài liệu dự án, những thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo (trừ các văn bản, tài liệu chứa nội dung thuộc danh mục bí mật Nhà nước quy định). 2. Những văn bản được chuyển qua hệ thống thư điện tử phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan Nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy. 3. Sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 và dùng bộ gõ chữ Việt Unicode, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính để thể hiện các nội dung, văn bản trao đổi trong hệ thống thư điện tử tỉnh Thái Nguyên. Điều 7. Tần suất kiểm tra thư và phản hồi thư Các cơ quan, tổ chức và CCVC thường xuyên truy cập vào hộp thư điện tử để nhận và hồi đáp kịp thời thư điện tử của các cơ quan, tổ chức, người dân và doanh nghiệp gửi đến: 1. Đối với hộp thư điện tử của đơn vị (hộp thư điện tử công vụ): Kiểm tra thư ít nhất 06 lần mỗi ngày vào đầu giờ, giữa giờ buổi sáng và buổi chiều các ngày làm việc. 2. Đối với hộp thư điện tử CCVC: Kiểm tra thư ít nhất 06 lần mỗi ngày vào đầu giờ buổi sáng và buổi chiều các ngày làm việc. Điều 8. Quy trình cấp mới, thay đổi, hủy bỏ hộp thư điện tử 1. Hộp thư điện tử của cơ quan, tổ chức: a) Đối với cơ quan, tổ chức: Căn cứ vào Thông tư hoặc Quyết định của cấp có thẩm quyền phê duyệt thành lập mới, giải thể hoặc thay đổi tên; Trung tâm CNTT-TT trực thuộc sở Thông tin và Truyền thông sẽ tạo lập, thay đổi hoặc hủy bỏ hộp thư điện tử của cơ quan, tổ chức đó. b) Đối với các đơn vị trực thuộc: Khi thành lập mới, giải thể hoặc thay đổi tên, đơn vị chủ quản có văn bản gửi Trung tâm CNTT-TT để tạo lập, thay đổi hoặc hủy bỏ hộp thư điện tử của đơn vị trực thuộc đó. 2. Hộp thư điện tử của CBCCVC: a) Đối với trường hợp tuyển dụng hoặc luân chuyển, điều động CCVC: Sau khi có quyết định, đơn vị chủ quản CCVC có văn bản đề nghị gửi Trung tâm CNTT-TT thông qua hộp thư điện tử chính thức của đơn vị hoặc văn bản yêu cầu để tạo lập hoặc thay đổi hộp thư điện tử cho CCVC đó (Hộp thư tiếp nhận, hỗ trợ giải quyết có địa chỉ: hotro@thainguyen.gov.vn). b) Đối với trường hợp CCVC nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc chuyển công tác khác ngoài các cơ quan, tổ chức trong tỉnh: Sau khi có quyết định, đơn vị chủ quản CCVC phải có văn bản gửi Trung tâm CNTT-TT để hủy bỏ hộp thư điện tử của CCVC đó. Điều 9. Trách nhiệm của CCVC sử dụng hộp thư điện tử 1. Hộp thư điện tử của CCVC được cấp để sử dụng trao đổi thông tin phục vụ tác nghiệp hàng ngày, hỗ trợ thực hiện nhiệm vụ và công tác chuyên môn được giao; Khi được cấp hộp thư điện tử và mật khẩu (password), CCVC phải truy cập vào hộp thư và thay đổi mật khẩu để đảm bảo an toàn, bảo mật của hộp thư điện tử được cấp. 2. Sử dụng hệ thống thư điện tử đúng quy trình, đúng mục đích; thực hiện nghiêm chế độ bí mật thư điện tử và chịu trách nhiệm về thông tin của mình khi gửi, nhận qua hộp thư điện tử. 3. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử cá nhân bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin trong quá trình sử dụng. 4. Nghiêm cấm việc cung cấp hoặc để lộ mật khẩu truy cập vào hộp thư điện tử cho cá nhân, tổ chức không thuộc phạm vi và trách nhiệm sử dụng hộp thư điện tử trên hệ thống thư điện tử của tỉnh. Có trách nhiệm bảo quản mật khẩu để đảm bảo an toàn cho hộp thư điện tử được cấp. Trường hợp bị lộ hoặc quên mật khẩu thì thông báo về Trung tâm CNTT-TT để được cấp lại mật khẩu mới. 5. Nghiêm cấm sử dụng hộp thư điện tử để gửi, nhận các nội dung thông tin trái với các qui định tại khoản 1 Điều 6 của Qui chế này. 6. Khi phát hiện các văn bản, tài liệu trong hộp thư có chứa các nội dung thuộc danh mục bí mật Nhà nước thì phải khẩn trương báo cáo với Thủ trưởng cơ quan, tổ chức mình. Thủ trưởng cơ quan, tổ chức nơi phát hiện các tài liệu Mật phải thông báo cho lãnh đạo sở Thông tin và Truyền thông và lãnh đạo cơ quan nơi gửi đi các văn bản, tài liệu đó để kịp thời gỡ bỏ, đồng thời phải thông báo cho các cơ quan chức năng xem xét mức độ lộ, lọt thông tin, tài liệu Mật để tìm biện pháp khắc phục. 7. Khi phát hiện những thư điện tử không đúng mục đích, thư điện tử có vi rút, thư rác phải xóa bỏ; trường hợp thư điện tử có nguy cơ phát tán lớn phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan và Trung tâm CNTT-TT để phối hợp xử lý kịp thời. 8. Khi phát hiện có lỗi hoặc gặp sự cố về sử dụng hộp thư điện tử phải thông báo về Trung tâm CNTT-TT để khắc phục, sửa chữa. Điều 10. Trách nhiệm của cá nhân quản lý hộp thư điện tử công vụ 1. Hộp thư điện tử công vụ là hộp thư cấp cho các cơ quan, tổ chức để trao đổi công tác, do Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hoặc ủy quyền bằng văn bản cho người có trách nhiệm trong đơn vị quản lý. 2. Khi có thay đổi Thủ trưởng cơ quan, tổ chức phải bàn giao địa chỉ hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu có trong hộp thư điện tử công vụ cho người có trách nhiệm tiếp nhận. 3. Khi nhận được thư điện tử gửi vào hộp thư điện tử công vụ thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức (hoặc người được ủy quyền) phải có trách nhiệm xử lý, tổ chức thực hiện và hồi đáp kịp thời thư điện tử cho các cơ quan, tổ chức, người dân và doanh nghiệp gửi đến. 4. Khi đơn vị phát hành văn bản giấy, trừ những văn bản mật, ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường, phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành chính thức) vào địa chỉ thư điện tử của cơ quan có tên trong phần “nơi nhận” hoặc cung cấp địa chỉ để có thể liên lạc, nhận văn bản điện tử. Điều 11. Trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức 1. Quản lý, chỉ đạo việc sử dụng hộp thư điện tử đúng mục đích, có hiệu quả và chịu mọi trách nhiệm về nội dung thông tin, bí mật tài khoản hộp thư điện tử công vụ. 2. Đi đầu, gương mẫu, đôn đốc việc sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Thái Nguyên tại cơ quan, tổ chức mình quản lý trong gửi/nhận văn bản, tài liệu, trao đổi công việc với các cơ quan, tổ chức, các CCVC và với người dân, doanh nghiệp, nhất là trong công tác cung cấp các dịch vụ công. 3. Thực thi quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử tại cơ quan, tổ chức mình quản lý. Coi việc sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Thái Nguyên như là phương tiện truyền, đưa thông tin thành mệnh lệnh hành chính của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức. Chương III QUẢN LÝ, DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH THÁI NGUYÊN Điều 12. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông 1. Tổ chức triển khai thực hiện các quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông và của UBND tỉnh có liên quan đến công tác quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Thái Nguyên. 2. Chủ trì tổ chức nâng cấp, xây dựng và phát triển mở rộng hạ tầng kỹ thuật nhằm đảm bảo tính ổn định, tốc độ trao đổi và dung lượng hộp thư của hệ thống thư điện tử tỉnh. 3. Triển khai các chính sách bảo mật, an ninh, an toàn thông tin cho hệ thống thư điện tử tỉnh. 4. Xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng thư điện tử cho CCVC của các cơ quan, tổ chức nhằm bảo đảm cho việc sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Thái Nguyên thông suốt và đạt hiệu quả. 5. Xem xét, đề xuất UBND tỉnh biểu dương, khen thưởng các đơn vị, cá nhân thường xuyên sử dụng hộp thư điện tử để trao đổi công việc. Điều 13. Trách nhiệm Văn phòng UBND tỉnh Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm phối hợp cùng với sở Thông tin và Truyền thông tham mưu cho UBND tỉnh ban hành quy định chi tiết danh mục các loại văn bản, tài liệu bắt buộc phải gửi qua đường thư điện tử; đi đầu, đôn đốc các đơn thuộc tỉnh khi thực hiện gửi/nhận, trao đổi thông tin với UBND tỉnh bằng hệ thống thư điện tử dùng chung tỉnh Thái Nguyên. Điều 14. Trách nhiệm của sở Nội vụ Sở Nội vụ có trách nhiệm tham mưu cho UBND tỉnh ban hành các cơ chế, chính sách thực hiện cải cách hành chính, thi đua khen thưởng có gắn với việc sử dụng thư điện tử công vụ của tỉnh. Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trên địa bàn trong việc quản lý, lưu trữ điện tử đối với các tài liệu, văn bản điện tử của cơ quan nhà nước lưu, truyền qua hệ thống thư điện tử của tỉnh. Điều 15. Trách nhiệm của Công an tỉnh Công an tỉnh phối hợp cùng sở Thông tin và Truyền thông trong việc xử lý các hành vi vi phạm theo các quy định tại Điều 4 của Quy chế này theo quy định của pháp luật. Điều 16. Trách nhiệm của Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông 1. Quản lý danh bạ điện tử tỉnh: Tạo lập, sửa đổi, loại bỏ và quản lý quyền truy cập sử dụng các hộp thư điện tử cho các cơ quan, tổ chức và các CCVC trên hệ thống thư điện tử tỉnh Thái Nguyên, cung cấp danh bạ điện tử cho Trung tâm Thông tin – Văn phòng UBND tỉnh khi có thay đổi và cập nhật mới trên Cổng thông tin điện tử tỉnh Thái Nguyên. 2. Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật cho hệ thống thư điện tử tỉnh (xây dựng, nâng cấp, duy trì hệ thống, đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật: tính ổn định, tốc độ trao đổi nội dung, dung lượng hộp thư, an toàn, bảo mật, khả năng lưu trữ dự phòng). 3. Hàng năm xây dựng dự toán kinh phí cho việc đào tạo, quản lý, vận hành, duy trì đảm bảo hệ thống thư điện tử của tỉnh hoạt động theo quy định tại mục 2, Điều 3 của Quy chế này, báo cáo gửi sở Thông tin và Truyền thông trình UBND tỉnh xem xét, phê duyệt. 4. Định kỳ hàng tháng báo cáo sở Thông tin và Truyền thông về tình hình vận hành, duy trì, trực hệ thống( có sự cố xảy ra, đề xuất…) hệ thống thư điện tử tỉnh Thái Nguyên. 5. Thông báo công khai và tiến hành khắc phục các sự cố ngay sau khi hệ thống thư điện tử tỉnh bị lỗi phải ngừng hoạt động. Nội dung thông báo phải nêu rõ thời gian phục hồi hệ thống. Điều 17. Trách nhiệm của Trung tâm thông tin thuộc văn phòng UBND tỉnh Trung tâm thông tin Tỉnh thuộc Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm cập nhật thường xuyên và đăng tải danh bạ thư điện tử của các cơ quan, đơn vị, CBCCVC trên Cổng thông tin điện tử của tỉnh Thái Nguyên. Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 18. Công tác kiểm tra 1. Các cơ quan, tổ chức phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng thư điện tử của CCVC trong công việc và coi đây là trách nhiệm, quyền hạn của CCVC trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm. 2. Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với sở Nội vụ tổ chức thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất về tình hình sử dụng thư điện tử tỉnh Thái Nguyên tại các cơ quan, đơn vị nhà nước trên địa bàn tỉnh, từ đó báo cáo UBND tỉnh đưa hoạt động này vào các phong trào thi đua, bình xét khen thưởng, kỷ luật. Điều 19. Khen thưởng và xử lý vi phạm 1. Các tập thể và cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế này được xét khen thưởng theo quy định. 2. Trường hợp vi phạm Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại phải bồi thường theo quy định của pháp luật. Điều 20. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc cần bổ sung, điều chỉnh, các đơn vị kịp thời phản ánh bằng văn bản gửi về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp, trình UBND tỉnh xem xét, quyết định./.