1552/QĐ-UBND

Quyết định 1552/QĐ-UBND năm 2014 công bố quy định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy trên địa bàn tỉnh Phú Yên ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH PHÚ YÊN ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 1552/QĐ-UBND Phú Yên, ngày 26 tháng 9 năm 2014 QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC QUY ĐỊNH ĐƠN GIÁ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU GIẤY TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH PHÚ YÊN Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003; Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011; Căn cứ Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; Căn cứ Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy; Theo đề nghị của Sở Nội vụ tại Tờ trình số 404/TTr-SNV ngày 08/9/2014 và thẩm định của Sở Tài chính tại Công văn số 2064/STC-CSVG ngày 22/8/2014, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy (Phụ lục 01 kèm theo) áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức sử dụng ngân sách Nhà nước trên địa bàn tỉnh. Các cơ quan, tổ chức khác được tham khảo đơn giá này để thực hiện hợp đồng chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Điều 2. Đơn giá quy định tại Điều 1 Quyết định này được tính đối với 01 mét giá tài liệu (tương đương 10 hộp) ban đầu đưa ra chỉnh lý bao gồm đơn giá tiền công, định mức vật tư, văn phòng phẩm và thuế. Các cơ quan, tổ chức khi thực hiện hợp đồng chỉnh lý tài liệu lưu trữ căn cứ vào nội dung công việc của bảng chi tiết về chi phí nhân công và định mức vật tư, văn phòng phẩm (Phụ lục 02.a, 02.b, phụ lục 3) để kiểm tra chất lượng định mức kinh tế kỹ thuật đối với tài liệu đã được chỉnh lý xong. Điều 3. Chánh Văn phòng UBND Tỉnh; Giám đốc các Sở: Nội vụ, Sở Tài chính; Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có liên quan và Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này kể từ ngày ký./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Phạm Đình Cự PHỤ LỤC 01 ĐƠN GIÁ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU GIẤY (Ban hành kèm theo Quyết định số 1552/QĐ-UBND ngày 26/9/2014 của UBND Tỉnh) Đơn vị tính: đồng/mét giá ban đầu đưa ra chỉnh lý STT Nhóm tài liệu Hệ số Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ Tài liệu rời lẻ Ghi chú Tiền vật tư, văn phòng phẩm Tiền công Đơn giá Tiền vật tư, văn phòng phẩm Tiền công Đơn giá A B C 1 2 3 = 1+2 4 5 6 = 4+5 I Tài liệu hành chính của cơ quan, tổ chức 1 Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh 1 390.000 5.626.829 6.016.829 390.000 6.341.346 6.731.346 Định mức lao động chi tiết của các bước công việc trong quy trình chỉnh lý theo Phụ lục 02.a và 02.b 2 Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện 0,9 390.000 5.064.146 5.454.146 390.000 5.707.211 6.097.211 3 Sở, ban, ngành và tương đương 0,8 390.000 4.501.463 4.891.463 390.000 5.073.077 5.463.077 4 Đơn vị sự nghiệp trực thuộc sở, ban, ngành và tương đương; các phòng, ban chuyên môn thuộc huyện, thành phố 0,7 390.000 3.938.780 4.328.780 390.000 4.438.942 4.828.942 5 HĐND, UBND xã, phường, thị trấn 0,6 390.000 3.376.097 3.766.097 390.000 3.804.808 4.194.808 II Tài liệu chuyên môn 1 Tài liệu công trình xây dựng cơ bản Phân loại theo Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 12/02/2009 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình và Nghị định số 83/2009/NĐ-CP về sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 12/02/2009 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình a Dự án quan trọng quốc gia 0,9 390.000 5.064.146 5.454.146 390.000 5.707.211 6.097.211 b Dự án nhóm A 0,8 390.000 4.501.463 4.891.463 390.000 5.073.077 5.463.077 c Dự án nhóm B, C 0,7 390.000 3.938.780 4.328.780 390.000 4.438.942 4.828.942 2 Hồ sơ bảo hiểm xã hội, hồ sơ vụ án, hồ sơ bệnh án, hồ sơ nhân sự, hồ sơ chương trình đề tài nghiên cứu khoa học… 0,6 390.000 3.376.097 3.766.097 390.000 3.804.808 4.194.808 Áp dụng đối với các cơ quan chuyên môn 3 Tài liệu nghiệp vụ kế toán, hải quan, kho bạc, ngân hàng,… (sổ sách, chứng từ) 0,5 390.000 2.813.415 3.203.415 390.000 3.170.673 3.560.673 PHỤ LỤC 02.A BẢNG CHI TIẾT VỀ CHI PHÍ NHÂN CÔNG CỦA CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC TRONG QUY TRÌNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU GIẤY HỆ SỐ 1,0 ĐỐI VỚI TÀI LIỆU CHƯA LẬP HỒ SƠ, RỜI LẺ (Ban hành kèm theo Quyết định số 1552/QĐ-UBND ngày 26/9/2014 của UBND Tỉnh) STT Nội dung công việc Ngạch, bậc viên chức Hệ số lương (Hi) Tiền lương thời gian (Vi) (đồng/ phút) Định mức lao động tổng hợp (Tsp, i) (phút) Đơn giá tiền lương (Vsp,i = Vi x Tsp,i) (đồng/mét giá tài liệu) A B C 1 2 3 (4) = (2)x(3) 1 Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 1,86 250,326 6,43 1.610 2 Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m) Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 1,86 250,326 32,13 8.043 3 Vệ sinh sơ bộ tài liệu Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 1,86 250,326 53,55 13.405 4 Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý: - Kế hoạch chỉnh lý. - Lịch sử hình thành phông, lịch sử phông. - Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu. - Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ. Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 4,34 559,521 128,52 71.910 5 Phân loại tài liệu theo hướng dẫn phân loại Lưu trữ viên bậc 4/9 hoặc lưu trữ viên trung cấp bậc 8/12 3,33 433,599 666,91 289.172 6 Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa lập hồ sơ (đối với tài liệu rời lẻ) Lưu trữ viên bậc 3/9 hoặc lưu trữ viên trung cấp bậc 7/12 3,00 392,456 4.479,67 1.758.073 7 Biên mục phiếu tin (các trường 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 11, 13, 14) Lưu trữ viên bậc 3/9 hoặc lưu trữ viên trung cấp bậc 7/12 3,00 392,456 1.711,89 671.842 8 Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 4,34 559,521 1.312,06 734.125 9 Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại Lưu trữ viên bậc 4/9 hoặc lưu trữ viên trung cấp bậc 9/12 3,33 433,599 92,53 40.121 10 Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin Lưu trữ viên trung cấp bậc 4/12 2,46 325,131 154,22 50.142 11 Biên mục hồ sơ - a Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền vào trường 10 phiếu tin Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 1,86 250,326 653,31 163.540 b Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 2,06 275,261 1.156,68 318.389 c Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 2,06 275,261 771,12 212.259 12 Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ Lưu trữ viên bậc 5/9 hoặc lưu trữ viên trung cấp bậc 10/12 3,66 474,742 487,41 231.394 13 Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 2,06 275,261 131,73 36.260 14 Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 1,86 250,326 525,18 131.466 15 Đưa hồ sơ vào hộp (cặp) Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 1,86 250,326 42,84 10.724 16 Viết và dán nhãn hộp (cặp) Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 2,06 275,261 37,49 10.320 17 Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 1,86 250,326 32,13 8.043 18 Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập Biên bản giao, nhận tài liệu Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 2,06 275,261 653,31 179.831 19 Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu Lưu trữ viên trung cấp bậc 3/12 2,26 300,196 1.542,24 462.974 20 Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin Lưu trữ viên bậc 3/9 hoặc lưu trữ viên trung cấp bậc 7/12 3,00 392,456 385,42 151.260 21 Lập mục lục hồ sơ - a Viết lời nói đầu Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 4,34 559,521 15,42 8.628 b Lập bảng tra cứu bổ trợ Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 4,34 559,521 61,69 34.517 c Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ) Lưu trữ viên trung cấp bậc 4/12 2,46 325,131 35,99 11.701 d Đóng quyển mục lục (03 bộ) Lưu trữ viên trung cấp bậc 4/12 2,46 325,131 35,87 11.662 22 Xử lý tài liệu loại: - a Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại Lưu trữ viên trung cấp bậc 4/12 2,46 325,131 412,86 134.234 b Viết thuyết minh tài liệu loại Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 4,34 559,521 5,14 2.876 23 Kết thúc chỉnh lý - a Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 2,06 275,261 2,14 589 b Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 4,34 559,521 10,28 5.752 15. 636 5.764.861 Cộng chi phí nhân công trước thuế Đối với tài liệu rời lẻ (Vsp = Vsp,1 + Vsp,2 + … + Vsp,6 + … + Vsp,23) 5.764.861 Cộng chi phí đã bao gồm thuế GTGT 10% Đối với tài liệu rời lẻ (Vsp x 1,1) 6.341.347 Ghi chú: Đơn giá tiền lương này được tính theo mức lương tối thiểu là 1.150.000 đồng. PHỤ LỤC 02.B BẢNG CHI TIẾT VỀ CHI PHÍ NHÂN CÔNG CỦA CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC TRONG QUY TRÌNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU GIẤY HỆ SỐ 1,0 ĐỐI VỚI TÀI LIỆU ĐÃ LẬP HỒ SƠ SƠ BỘ (Ban hành kèm theo Quyết định số 1552/QĐ-UBND ngày 26/9/2014 của UBND Tỉnh) STT Nội dung công việc Ngạch, bậc viên chức Hệ số lương (Hi) Tiền lương thời gian (Vi) (đồng/ phút) Định mức lao động tổng hợp (Tsp,i) (phút) Đơn giá tiền lương (Vsp,i = Vi x Tsp,i) (đồng/mét giá tài liệu) A B C 1 2 3 (4) = (2)x(3) 1 Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 1,86 250,326 6,43 1.610 2 Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m) Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 1,86 250,326 32,13 8.043 3 Vệ sinh sơ bộ tài liệu Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 1,86 250,326 53,55 13.405 4 Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý: - Kế hoạch chỉnh lý. - Lịch sử hình thành phông, lịch sử phông. - Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu. - Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ. Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 4,34 559,521 128,52 71.910 5 Phân loại tài liệu theo hướng dẫn phân loại Lưu trữ viên bậc 4/9 hoặc lưu trữ viên trung cấp bậc 8/12 3,33 433,599 666,91 289.172 6 Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu (tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ) Lưu trữ viên bậc 3/9 hoặc lưu trữ viên trung cấp bậc 7/12 3,00 392,456 2.824,55 1.108.511 7 Biên mục phiếu tin (các trường 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 11, 13, 14) Lưu trữ viên bậc 3/9 hoặc lưu trữ viên trung cấp bậc 7/12 3,00 392,456 1.711,89 671.841 8 Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 4,34 559,521 1.312,06 734.125 9 Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại Lưu trữ viên bậc 4/9 hoặc lưu trữ viên trung cấp bậc 9/12 3,33 433,599 92,53 40.121 10 Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin Lưu trữ viên trung cấp bậc 4/12 2,46 325,131 154,22 50.142 11 Biên mục hồ sơ - a Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền vào trường 10 phiếu tin Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 1,86 250,326 653,31 163.540 b Viết mục lục văn bản đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 2,06 275,261 1.156,68 318.389 c Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 2,06 275,261 771,12 212.259 12 Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ Lưu trữ viên bậc 5/9 hoặc lưu trữ viên trung cấp bậc 10/12 3,66 474,742 487,41 231.394 13 Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 2,06 275,261 131,73 36.260 14 Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 1,86 250,326 525,18 131.466 15 Đưa hồ sơ vào hộp (cặp) Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 1,86 250,326 42,84 10.724 16 Viết và dán nhãn hộp (cặp) Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 2,06 275,261 37,49 10.320 17 Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 1,86 250,326 32,13 8.043 18 Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập Biên bản giao, nhận tài liệu Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 2,06 275,261 653,31 179.831 19 Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu Lưu trữ viên trung cấp bậc 3/12 2,26 300,196 1.542,24 462.974 20 Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin Lưu trữ viên bậc 3/9 hoặc lưu trữ viên trung cấp bậc 7/12 3,00 392,456 385,42 151.260 21 Lập mục lục hồ sơ - a Viết lời nói đầu Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 4,34 559,521 15,42 8.628 b Lập bảng tra cứu bổ trợ Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 4,34 559,521 61,69 34.517 c Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ) Lưu trữ viên trung cấp bậc 4/12 2,46 325,131 35,99 11.701 d Đóng quyển mục lục (03 bộ) Lưu trữ viên trung cấp bậc 4/12 2,46 325,131 35,87 11.662 22 Xử lý tài liệu loại: - a Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại Lưu trữ viên trung cấp bậc 4/12 2,46 325,131 412,86 134.234 b Viết thuyết minh tài liệu loại Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 4,34 559,521 5,14 2.876 23 Kết thúc chỉnh lý - a Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ phông Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 2,06 275,261 2,14 589 b Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 4,34 559,521 10,28 5.752 13. 981 5.115.299 Cộng chi phí nhân công trước thuế Đối với tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (Vsp = Vsp,1 + Vsp,2 + … + Vsp,6 + … + Vsp,23) 13. 981 5.115.299 Cộng chi phí đã bao gồm thuế GTGT 10%: Đối với tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (Vsp x 1,1) 5.626.829 Ghi chú: Đơn giá tiền lương này được tính theo mức lương tối thiểu là 1.150.000 đồng. PHỤ LỤC 3 ĐỊNH MỨC VẬT TƯ, VĂN PHÒNG PHẨM CHỈNH LÝ 01 MÉT GIÁ TÀI LIỆU (Ban hành kèm theo Quyết định số 1552/QĐ-UBND ngày 26/9/2014 của UBND Tỉnh) STT Tên vật tư, văn phòng phẩm Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền (đồng/mét) 1 Bìa hồ sơ (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) tờ 126 1.000 126.000 2 Tờ mục lục văn bản (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) tờ 190 200 38.000 3 Giấy trắng làm sơ mi khi lập hồ sơ tờ 126 150 18.900 4 Giấy trắng in mục lục hồ sơ, nhãn hộp (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) tờ 40 130 5.200 5 Giấy trắng viết thống kê tài liệu loại (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) tờ 18 130 2.340 6 Phiếu tin (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) tờ 126 80 10.080 7 Bút viết bìa chiếc 5 8.000 40.000 8 Bút viết phiếu tin, thống kê tài liệu loại chiếc 1 2.500 2.500 9 Bút chì để đánh số tờ chiếc 0,5 2.500 1.250 10 Mực in mục lục hồ sơ, nhãn hộp hộp 0,01 900.000 9.000 11 Cặp, hộp đựng tài liệu chiếc 7 18.000 126.000 12 Hồ dán nhãn hộp lọ 0,25 2.000 500 13 Dao, kéo cắt giấy, ghim kẹp, dây buộc, bút xóa, chổi lông, các văn phòng phẩm khác 10.230 TỔNG CỘNG 390.000