2385/QĐ-TCHQ

Quyết định 2385/QĐ-TCHQ năm 2012 về Quy chế quản lý, sử dụng trang thiết bị chuyên dùng trong ngành Hải quan do Tổng cục trưởng Tổng cục hải quan ban hành BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC HẢI QUAN ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 2385/QĐ-TCHQ Hà Nội, ngày 29 tháng 10 năm 2012 QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ CHUYÊN DÙNG TRONG NGÀNH HẢI QUAN TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI QUAN Căn cứ Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước số 09/2008/QH12 ngày 03/6/2008; Căn cứ Nghị định số 52/2009/NĐ-CP ngày 03/6/2009 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước; Căn cứ Quyết định số 02/2010/QĐ-TTg ngày 15/01/2010 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan trực thuộc Bộ Tài chính; Căn cứ các Thông tư của Bộ Tài chính: số 245/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 quy định thực hiện một số nội dung của Nghị định số 52/2009/NĐ-CP ngày 03/6/2009 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật quản lý, sử dụng tài sản nhà nước; số 09/2012/TT-BTC ngày 19/01/2012 về việc sửa đổi, bổ sung Thông tư số 245/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 quy định thực hiện một số nội dung của Nghị định số 52/2009/NĐ-CP ngày 03/6/2009 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật quản lý và sử dụng tài sản nhà nước; Căn cứ Quyết định số 148/QĐ-BTC ngày 19/01/2012 của Bộ Tài chính về việc phân cấp, ủy quyền và tổ chức thực hiện đối với lĩnh vực tài chính, tài sản, đầu tư xây dựng, kiểm tra, kiểm toán nội bộ, ứng dụng công nghệ thông tin , đấu thầu, mua sắm tập trung trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, dự án vay nợ, viện trợ thuộc Bộ Tài chính; Căn cứ Quyết định số 790/QĐ-BTC ngày 30/3/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định quy chế quản lý và quy trình nghiệp vụ quản lý, xử lý tài sản tại các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập, các dự án sử dụng vốn nhà nước khi dự án kết thúc thuộc Bộ Tài chính; Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tài vụ - Quản trị, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1 . Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, sử dụng trang thiết bị chuyên dùng trong ngành Hải quan. Điều 2 . Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký, thay thế Quyết định số 669/QĐ-TCHQ ngày 31/3/2010 của Tổng cục Hải quan về việc ban hành Quy chế quản lý, sử dụng các trang thiết bị chuyên dùng trong ngành Hải quan. Vụ trưởng Vụ Tài vụ - Quản trị, Chánh Văn phòng Tổng cục Hải quan, Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Như Điều 2; - Bộ Tài chính (KHTC - để b/c); - Tổng cục trưởng (để b/c); - Website Hải quan; - Lưu: VT, TVQT (05b). KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG Nguyễn Văn Cẩn QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ CHUYÊN DÙNG TRONG NGÀNH HẢI QUAN (Ban hành kèm theo Quyết định số 2385/QĐ-TCHQ ngày 29 tháng 10 năm 2012 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh 1. Quy chế này quy định việc quản lý, sử dụng các trang thiết bị kỹ thuật chuyên dùng trong ngành Hải quan (sau đây gọi chung là tài sản), bao gồm: - Hệ thống máy soi hàng hóa, hành lý loại cố định hay di động (gọi tắt là máy soi nhỏ); - Hệ thống máy soi kiểm tra người (gọi tắt là máy soi kiểm thể); - Hệ thống máy soi Container; - Hệ thống cân ô tô; - Hệ thống camera giám sát; - Hệ thống thông tin vô tuyến điện; - Các loại máy đo, phát hiện phóng xạ dạng cá nhân, cầm tay (gọi tắt là máy phát hiện phóng xạ cá nhân); - Các loại máy đo, phát hiện phóng xạ dạng cổng; - Các trang thiết bị chuyên dùng khác phục vụ hoạt động kiểm tra, giám sát hải quan tại các đơn vị. Quy trình nghiệp vụ kiểm tra, giám sát hải quan bằng các trang thiết bị kỹ thuật này thực hiện theo quy định riêng. 2. Nguồn hình thành các tài sản thuộc phạm vi điều chỉnh tại quy chế này bao gồm: 2.1. Mua sắm từ nguồn kinh phí hoạt động của Tổng cục Hải quan; 2.2. Mua sắm từ nguồn kinh phí khác: nguồn vốn viện trợ của Chính phủ, tổ chức phi Chính phủ nước ngoài và tổ chức quốc tế khác; nguồn vốn vay ODA và các nguồn kinh phí hợp pháp khác; 2.3. Được cấp hiện vật từ nguồn viện trợ của Chính phủ, tổ chức phi Chính phủ nước ngoài và tổ chức quốc tế khác, nguồn vốn vay ODA; nguồn do tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước cho, tặng hoặc được điều chuyển từ các dự án nước ngoài tài trợ khi kết thúc hoạt động... Điều 2. Đối tượng áp dụng Các đơn vị, cá nhân thuộc đối tượng áp dụng của quy chế này gồm có: 1. Các Cục, Vụ chức năng liên quan thuộc cơ quan Tổng cục Hải quan; 2. Các Cục Hải quan tỉnh, liên tỉnh, thành phố trực thuộc Tổng cục Hải quan (sau đây gọi tắt là đơn vị trực tiếp quản lý tài sản); 3. Các Chi cục Hải quan cửa khẩu, Đội Kiểm soát Hải quan và đơn vị tương đương trực thuộc Cục Hải quan địa phương (sau đây gọi tắt là đơn vị sử dụng tài sản). 4. Các cá nhân được giao quản lý, sử dụng tài sản. Điều 3. Nguyên tắc quản lý, sử dụng tài sản 1. Việc quản lý, sử dụng các tài sản quy định tại Điều 1 Quy chế này phải thực hiện theo quy định của Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước; Nghị định số 52/2009/NĐ-CP ngày 03/6/2009 của Chính phủ; Thông tư số 245/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 và Thông tư số 09/2012/TT-BTC ngày 19/01/2012 của Bộ Tài chính; Quyết định số 790/QĐ-BTC ngày 30/3/2012 của Bộ Tài chính và các văn bản hướng dẫn của Tổng cục Hải quan. 2. Tài sản được trang bị phải bảo đảm tiêu chuẩn định mức, quy chuẩn kỹ thuật theo quy định của pháp luật; phù hợp với tình hình thực tiễn của đơn vị tiếp nhận, sử dụng; đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của đơn vị cũng như của Ngành. 3. Các đơn vị , cá nhân được giao sử dụng tài sản có trách nhiệm sử dụng tài sản đúng mục đích và công năng của tài sản, đúng quy trình của nhà sản xuất và quy trình nghiệp vụ Hải quan được cấp có thẩm quyền phê duyệt; bảo vệ - bảo quản tài sản để luôn có phương tiện kỹ thuật tốt phục vụ công tác. 4. Các đơn vị trực tiếp quản lý tài sản có trách nhiệm theo dõi tình hình sử dụng tài sản của đơn vị sử dụng trực thuộc, kịp thời xử lý khi đơn vị không còn hoặc giảm nhu cầu sử dụng; theo dõi tình hình tài sản để kịp thời có biện pháp xử lý khi tài sản gặp sự cố, cần bảo dưỡng... 5. Nghiêm cấm: việc trang bị không đúng mục đích, tiêu chuẩn gây lãng phí; trang bị nhưng không sử dụng hoặc sử dụng không hiệu quả; sử dụng sai mục đích, quy trình gây hư hỏng, thất thoát tài sản; cố ý làm hư hỏng tài sản; không quản lý tài sản dẫn đến hư hỏng, mất mát... 6. Đơn vị và cá nhân vi phạm Quy chế này, gây thất thoát , hư hỏng tài sản, ảnh hưởng tới việc thực hiện nhiệm vụ, công việc chung của đơn vị và toàn ngành tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý, kỷ luật theo quy định tại Điều 16 Quy chế này. Chương II MUA SẮM VÀ THUÊ TÀI SẢN Điều 4. Mua sắm tài sản 1. Việc tổ chức mua sắm tài sản thực hiện theo quy định tại Điều 4 Quyết định số 790/QĐ-BTC ngày 30/3/2012 của Bộ Tài chính. 2. Trình tự lập kế hoạch mua sắm thực hiện như sau: 2.1. Đơn vị trực tiếp quản lý tài sản phối hợp với các đơn vị sử dụng trực thuộc xây dựng kế hoạch mua sắm tài sản cùng thời điểm với quy trình lập dự toán chi ngân sách nhà nước hàng năm hoặc theo từng chương trình, kế hoạch cụ thể của Tổng cục. 2.2. Kế hoạch mua sắm phải bao gồm những nội dung chính sau: - Sự cần thiết trang bị tài sản (nêu rõ lý do cần trang bị; trang bị mới hay trang bị thay thế; đánh giá về số lượng, chủng loại đối tượng qua cửa khẩu cần sử dụng thiết bị để kiểm tra tính tại thời điểm báo cáo và dự kiến trong vòng 3-5 năm tới; đánh giá hiệu quả trang bị. - Phương án sử dụng, bố trí nhân sự sử dụng. - Phương án bố trí địa điểm lắp đặt, trang bị (không áp dụng đối với tài sản là máy phát hiện phóng xạ cá nhân): Đơn vị phải khảo sát địa điểm có tính lâu dài. Ổn định, không nằm trong diện thu hồi hay thay đổi quy hoạch của địa phương; đáp ứng yêu cầu diện tích lắp đặt thiết bị, hệ thống đường giao thông... của loại tài sản đề nghị trang cấp (có thuyết minh cụ thể). - Yêu cầu về tài sản (tính năng, thông số cơ bản kèm bảng so sánh kỹ thuật một số hãng thiết bị cùng loại nếu có). - Bố trí cơ sở vật chất khác đi kèm (nếu cần): Điện, nước, ánh sáng... Lưu ý: Trường hợp lập cùng dự toán chi NSNN hàng năm, ngoài việc ghi nhận số lượng, đơn giá tại các biểu mẫu dự toán của Tổng cục; toàn bộ nội dung kế hoạch mua sắm nói trên, đơn vị phải thuyết minh thành 01 phụ lục đính kèm báo cáo dự toán chi NSNN, 2.3. Căn cứ nhu cầu của đơn vị, hiện trạng tài sản đã trang bị cũng như yêu cầu phát triển, hiện đại hóa của ngành, Vụ Tài vụ - Quản trị phối hợp với các Vụ, Cục liên quan: rà soát, thẩm định kế hoạch mua sắm của đơn vị (chỉ xem xét những kế hoạch có đầy đủ các nội dung quy định tại điểm 2.2 Điều này); xây dựng kế hoạch mua sắm; trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Điều 5. Thuê tài sản 1. Việc thuê tài sản thực hiện theo quy định tại Điều 5 Quyết định số 790/QĐ-BTC ngày 30/3/2012 của Bộ Tài chính. 2. Phương án thuê tài sản bao gồm các nội dung sau: - Sự cần thiết thuê (nêu rõ lý do thuê; so sánh với tiêu chuẩn định mức; đánh giá về số lượng, chủng loại đối tượng qua cửa khẩu cần sử dụng thiết bị để kiểm tra tính tại thời điểm báo cáo và dự kiến trong vòng 3-5 năm tới; có so sánh hiệu quả giữa việc thuê so với việc đầu tư trang bị mới; trường hợp thuê tạm thời trong khi chờ đầu tư trang bị thì nêu sơ bộ phương án đầu tư trang bị mới, dự kiến thời gian hoàn thành ). - Phương án sử dụng, bố trí nhân sự sử dụng. - Phương án bố trí địa điểm lắp đặt, trang bị (đáp ứng yêu cầu về địa điểm lắp đặt tài sản được quy định tại điểm 22 Điều 4 Quy chế này). - Yêu cầu về tài sản (thuyết minh rõ tính năng, thông số cơ bản, có so sánh kỹ thuật một số hãng thiết bị cùng loại). - Thời hạn thuê (nêu rõ thời gian , căn cứ xác định). - Mức giá thuê tối đa (nêu rõ căn cứ xác định, báo giá đính kèm). Lưu ý: Trường hợp lập cùng dự toán chi NSNN hàng năm, ngoài việc ghi nhận số lượng, đơn giá tại các biểu mẫu dự toán của Tổng cục; toàn bộ nội dung phương án thuê nói trên, đơn vị phải thuyết minh thành 01 phụ lục đính kèm báo cáo dự toán. 3. Trường hợp cần thiết phải gia hạn thời gian thuê tài sản, đơn vị báo cáo cấp có thẩm quyền rõ lý do, thời gian thuê, chi phí thuê để cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định. Điều 6. Đào tạo, hướng dẫn sử dụng và các k hóa đào tạo đặc thù có liên quan khác (nếu có): 1. Việc đào tạo lần đầu do đơn vị cung cấp trang thiết bị thực hiện khi bàn giao, lắp đặt tài sản. Tổng cục sẽ tổ chức đào tạo tập trung hoặc đào tạo trực tiếp tại từng đơn vị . 2. Trong quá trình sử dụng tài sản, căn cứ trên nhu cầu của đơn vị, cá nhân sử dụng, đơn vị trực tiếp quản lý tài sản tổ chức tập huấn (đào tạo lại, đào tạo nâng cao) đầy đủ các nội dung này cho người sử dụng tài sản. Việc tổ chức tập huấn, đơn vị trực tiếp quản lý có thể tự thực hiện hoặc thuê đơn vị có chức năng thực hiện. Trình tự, thủ tục thuê đơn vị cung cấp dịch vụ đào tạo theo quy định của pháp luật và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính, Tổng cục Hải quan về đấu thầu lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ. Chương III LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI SẢN Điều 7. Hồ sơ tài sản Hồ sơ liên quan đến việc hình thành, biến động tài sản nhà nước bao gồm: 1. Tài liệu hình thành tài sản: Văn bản chấp thuận mua sắm của cấp có thẩm quyền; văn bản hợp đồng mua bán và hóa đơn GTGT; biên bản nghiệm thu, bàn giao; Quyết định bàn giao (trang cấp hoặc điều chuyển) tài sản. 2. Tài liệu kỹ thuật: Hướng dẫn sử dụng , bảo trì, khắc phục sự cố; catalogue; tài liệu bảo hành; phiếu bảo hành... đi kèm tài sản do nhà sản xuất cung cấp (Bản tiếng Anh/ tiếng Việt đĩa CD...). 3. S ổ lý lịch tài sản (theo Mẫu số 1 đính kèm Quy chế này). 4. Các văn bản liên quan đến việc thu hồi, điều chuyển, thanh lý, bán, tiêu h ủy tài sản. 5. Hồ sơ sửa chữa, bảo dưỡng, nâng cấp, cải tạo: Biên bản nghiệm thu (theo Mẫu số 2 đính kèm Quy chế này); văn bản phê duyệt phương án sửa chữa, nâng cấp cải tạo; hợp đồng, hóa đơn chứng từ... 6. Các báo cáo kê khai tài sản, báo cáo tình hình quản lý, sử dụng tài sản nhà nước theo quy định của Bộ Tài chính và Tổng cục Hải quan. 7. Giấy phép sử dụng của cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành (nếu có). 8. Cơ sở dữ liệu về tài sản nhà nước tại Chương trình quản lý tài sản và Chương trình quản lý đăng ký tài sản nhà nước theo quy định của Bộ Tài chính. Điều 8. Lập hồ sơ và Lưu gi ữ hồ sơ về tài sản 1. Các đơn vị được giao quản lý, sử dụng tài sản nhà nước và các cá nhân có liên quan trong phạm vi trách nhiệm của mình phải lập hồ sơ tài sản nhà nước theo quy định của pháp luật. 2. Đối với tài liệu quy định tại khoản 1 Điều 7 Quy chế này: 2.1. Trường hợp Tổng cục Hải quan tổ chức mua sắm tài sản theo phương thức tập trung; hoặc trường hợp tài sản hình thành từ các nguồn quy định tại điểm 2.3 Điều 1 Quy chế này: - Đơn vị được giao nhiệm vụ mua sắm tập trung, hoặc đơn vị chức năng (Vụ, Cục thuộc Tổng cục hoặc Cục Hải quan địa phương) được giao nhiệm vụ điều phối việc tiếp nhận hiện vật chịu trách nhiệm: + Lập hoặc thu thập, lưu giữ đầy đủ hồ sơ mua sắm, hình thành tài sản. + Tổng hợp hồ sơ báo cáo Tổng cục Hải quan (qua Vụ Tài vụ - Quản trị) để ban hành Quyết định bàn giao tài sản theo quy định hiện hành. - Vụ Tài vụ - Quản trị có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, báo cáo Lãnh đạo Tổng cục ban hành Quyết định bàn giao tài sản theo quy định, trong đó giao 02 bản cho đơn vị trực tiếp quản lý tài sản, 01 bản cho đơn vị mua sắm hoặc đơn vị điều phối để theo dõi, quản lý. 2.2. Trường hợp đơn vị trực tiếp quản lý tài sản thực hiện mua sắm tài sản, đơn vị trực tiếp quản lý tài sản chịu trách nhiệm lập, lưu giữ đầy đủ hồ sơ mua sắm, hình thành tài sản và ban hành Quyết định bàn giao tài sản theo quy định hiện hành. Quyết định này phải chuyển cho Vụ Tài vụ - Quản trị 01 bản để theo dõi, quản lý tài sản chung toàn ngành. 3. Đối với các tài liệu kỹ thuật quy định tại khoản 2 Điều 7 Quy chế này: 3.1. Đơn vị được giao nhiệm vụ mua sắm hoặc điều phối việc tiếp nhận tài sản chịu trách nhiệm đôn đốc nhà thầu cung cấp thiết bị hoặc nhà tài trợ cung cấp tối thiểu 03 bộ bản chính các tài liệu kỹ thuật đi kèm thiết bị để giao cho đơn vị trực tiếp quản lý, sử dụng và Vụ Tài vụ - Quản trị. 3.2. Đơn vị trực tiếp quản lý, đơn vị sử dụng tài sản và Vụ Tài vụ - Quản trị có trách nhiệm lưu giữ tài liệu kỹ thuật để phục vụ công tác nghiên cứu, tra cứu về tài sản. 4. Đối với các hồ sơ quy định tại khoản 3, 4, 5 Điều 7 Quy chế này: 4.1. Khi tiếp nhận tài sản, đơn vị trực tiếp quản lý tài sản có trách nhiệm lập 01 số lý lịch tài sản (áp dụng với trường hợp tiếp nhận tài sản chưa qua sử dụng hoặc tài sản điều chuyển từ đơn vị ngoài ngành). Trường hợp điều chuyển nội bộ trong ngành, đơn vị trực tiếp quản lý tiếp tục sử dụng s ổ lý lịch đã có của tài sản (được lập tại đơn vị cũ) để theo dõi tài sản. 4.2. Trong quá trình sử dụng tài sản, đơn vị trực tiếp quản lý tài sản phải ghi chép đầy đủ vào lý lịch tài sản: tình hình biến động của tài sản (thời gian sửa chữa, mức độ sửa chữa, tình trạng hiện tại...) và những nội dung khác mà đơn vị cho là cần thiết để phục vụ cho công tác quản lý, tổng hợp tình hình kỹ thuật, báo cáo Tổng cục hiệu quả trang bị và đề xuất phương án giải quyết. 4.3. Các biên bản nghiệm thu sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì, nâng cấp, cải tạo tài sản phải được lập với sự tham gia của đơn vị sử dụng tài sản, đơn vị trực tiếp quản lý tài sản, nhà cung cấp dịch vụ và các bên liên quan khác (nếu có). Đơn vị trực tiếp quản lý tài sản chịu trách nhiệm lưu giữ các biên bản này kèm hồ sơ liên quan (nếu có). Lưu ý biên bản phải đề cập các nội dung: tình trạng tài sản trước và sau khi bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp; chi tiết các công việc thực hiện; có sử dụng các thiết bị hiệu chuẩn quy định không; ngày giờ, địa điểm thực hiện; có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan... 5. Các báo cáo kê khai tài sản, báo cáo tình hình quản lý, sử dụng tài sản nhà nước do đơn vị trực tiếp quản lý, sử dụng tài sản lập theo mẫu quy định của Bộ Tài chính. Đơn vị trực tiếp quản lý , sử dụng tài sản có trách nhiệm lưu trữ các báo cáo này, đồng thời gửi báo cáo về các cơ quan quản lý cấp trên để quản lý chung theo quy định. 6. Giấy phép sở hữu, giấy phép sử dụng của cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành (giấy phép xây dựng cơ sở bức xạ, giấy phép tiến hành công việc bức xạ đối với các tài sản có nguồn phóng xạ bắt buộc phải đăng ký sử dụng; đăng ký tần số, đăng kiểm xe ô tô của một số trang thiết bị di động...) được lưu tại đơn vị sử dụng và giao cho những cá nhân sử dụng tài sản tại đơn vị quản lý. Thủ tục đăng ký, gia hạn quyền sở hữu, quyền sử dụng thực hiện theo quy định của pháp luật. 7. Cơ sở dữ liệu về tài sản nhà nước do đơn vị trực tiếp quản lý, đơn vị sử dụng thực hiện nhập liệu, kết xuất dữ liệu theo quy định của Bộ Tài chính và Tổng cục Hải quan. Chương IV SỬ DỤNG, BẢO QUẢN, BẢO DƯỠNG, SỬA CHỮA, NÂNG CẤP TÀI SẢN Điều 9. Sử dụng tài sản 1. Việc sử dụng tài sản phải tuân theo hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất đối với từng loại tài sản, quy định của Quy chế này và Quy trình nghiệp vụ kiểm tra, giám sát Hải quan được cấp có thẩm quyền phê duyệt. 2. Quy trình vận hành (khởi động, thao tác nút ấn...) đối với một số loại tài sản phức tạp được quy định tại các Phụ lục đính kèm Quy chế này. 3. Trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong quá trình sử dụng quy định tại Điều 12 Quy chế này. Điều 10. Bảo quản, vệ sinh tài sản 1. Trong quá trình sử dụng tài sản, đơn vị, cá nhân sử dụng tài sản có trách nhiệm bảo quản, vệ sinh tài sản theo hướng dẫn của nhà sản xuất tại các tài liệu kỹ thuật đi kèm tài sản và quy định tại Quy chế này. 2. Đơn vị trực tiếp quản lý tài sản có trách nhiệm trang bị dụng cụ phục vụ việc bảo quản, vệ sinh tài sản trên cơ sở đề xuất của đơn vị sử dụng tài sản. 3. Bảo quản tài sản: - Có biện pháp đảm bảo an ninh an toàn cho tài sản, chống mất mát trong và ngoài giờ làm việc một cách hợp lý. - Có biện pháp đảm bảo an toàn phòng chống cháy nổ, an toàn bức xạ cho tài sản, cho người sử dụng tài sản, cho khu vực đặt tài sản theo quy định của nhà nước và của Tổng cục Hải quan. - Có biện pháp phòng tránh ảnh hưởng của môi trường (mưa, bão, độ ẩm, nóng...), tránh tác hại của chuột bọ... đối với tài sản. - Khi không sử dụng tài sản do nhiều lý do (tạm thời chưa có nhu cầu sử dụng , hỏng chờ chế độ xử lý, chờ điều chuyển, thay đổi công nghệ...), tài sản vẫn phải được duy trì theo chế độ bảo quản kỹ thuật cao nhất có thể: bảo quản - bảo trì như thông thường (tại vị trí lắp đặt hoặc niêm cất trong kho). 4. Vệ sinh tài sản: - Việc vệ sinh cho tài sản phải được thực hiện hàng ngày vào đầu giờ ngày làm việc và kết thúc ngày làm việc. - Việc vệ sinh cho tải sản theo quy định của nhà sản xuất và quy định tại các Phụ lục đính kèm cho từng loại tài sản. Điều 11. Bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp, cải tạo tài sản 1. Bảo dưỡng tài sản: 1.1. Để đảm bảo hiệu quả hoạt động của tài sản, tài sản phải được bảo dưỡng, bảo trì định kỳ theo quy định của nhà sản xuất về thời gian, nội dung bảo dưỡng, bảo trì. 1.2. Đối với những tài sản mà việc bảo dưỡng, bảo trì sau bảo hành thuộc phạm vi cung cấp của hợp đồng mua sắm tài sản: - Đơn vị mua sắm tài sản có trách nhiệm thông báo nội dung bảo dưỡng, quy định bảo dưỡng trong hợp đồng tới đơn vị trực tiếp quản lý khi bàn giao tài sản. - Đơn vị trực tiếp quản lý và đơn vị sử dụng có trách nhiệm giám sát việc thực hiện bảo dưỡng của nhà thầu, thông báo tới đơn vị mua sắm nếu có phát sinh ngoài quy định bảo dưỡng được thông báo. 1.3. Trường hợp hợp đồng mua sắm không kèm nội dung bảo dưỡng sau bảo hành hoặc hết thời gian bảo dưỡng: - Tùy theo tính chất phức tạp của từng loại tài sản và nội dung bảo dưỡng; đơn vị trực tiếp quản lý phối hợp với đơn vị sử dụng tự tổ chức thực hiện việc bảo dưỡng, bảo trì tài sản hoặc thuê đơn vị, tổ chức có chức năng, đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 4 Điều này. - Kinh phí bảo dưỡng, bảo trì: Đơn vị trực tiếp quản lý chịu trách nhiệm xây dựng dự toán kinh phí bảo dưỡng tài sản hàng năm. 1.4. Nội dung bảo dưỡng, bảo trì cơ bản cho từng loại tài sản đ ượ c quy định tại các phụ lục đính kèm Quy chế này. 2. Sửa chữa tài sản: Trình tự sửa chữa tài sản thực hiện như sau: 2.1. Khi có báo cáo của đơn vị sử dụng tài sản về sự cố, hư hỏng tài sản, trường hợp không tự khắc phục được, đơn vị trực tiếp quản lý tài sản phải thông báo bằng văn bản tới nhà cung cấp dịch vụ sửa chữa đáp ứng điều kiện quy định tại khoản 4 Điều này (fax, e-mail...). Văn bản này phải đồng gửi Tổng cục Hải quan (Vụ Tài vụ - Quản trị) để theo dõi và phối hợp xử lý (nếu cần). Thời gian gửi thông báo chậm nhất không quá 01 ngày kể từ ngày tài sản bị hư hỏng. 2.2. Đơn vị trực tiếp quản lý, đơn vị sử dụng có trách nhiệm phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ sửa chữa để khảo sát, đánh giá lỗi kỹ thuật và lập phương án sửa chữa, trong đó: - Biên bản kiểm tra kỹ thuật phải nêu rõ nguyên nhân hư hỏng và có xác nhận của đơn vị sử dụng và nhà cung cấp dịch vụ sửa chữa. - Phương án sửa chữa phải có báo giá đính kèm để làm cơ sở duyệt sửa chữa và xây dựng dự toán. - Kinh phí thực hiện khảo sát, đánh giá lỗi kỹ thuật và lập phương án sửa chữa, đơn vị trực tiếp quản lý chịu trách nhiệm thương thảo và chi trả cho nhà cung cấp dịch vụ bằng nguồn kinh phí chi hoạt động đã được Tổng cục cấp. 2.3. Tổ chức sửa chữa: 2.3.1. Đơn vị trực tiếp quản lý chịu trách nhiệm ký hợp đồng sửa chữa, trong đó: a. Trường hợp sự cố, hỏng hóc xảy ra do lỗi của cá nhân, đơn vị sử dụng thì cá nhân, đơn vị sử dụng đó chịu trách nhiệm thanh toán chi phí sửa chữa cho sự cố gây ra. Kinh phí sử dụng cho việc sửa chữa khắc phục sự cố trường hợp do đơn vị sử dụng gây ra được lấy từ nguồn ngân sách chi thường xuyên của đơn vị quản lý tài sản (Tổng cục Hải quan không bố trí bổ sung thêm nguồn chi thường xuyên cho đơn vị để bù lại khoản đã chi sửa chữa này). b. Trường hợp sự cố, hỏng hóc tài sản xảy ra không phải do lỗi của người sử dụng và tài sản đã hết thời gian bảo hành, bảo trì: đơn vị trực tiếp quản lý căn cứ phân cấp thẩm quyền để tự quyết định hoặc báo cáo Tổng cục quyết định việc sửa chữa tài sản. - Khi báo cáo Tổng cục xét duyệt, đơn vị phải báo cáo rõ các nội dung: giải trình cụ thể nguyên nhân hư hỏng; nội dung sửa chữa; chi phí; lần sửa chữa gần đây nhất (thời gian, nội dung, chi phí); kèm các hồ sơ: biên bản kiểm tra kỹ thuật, phương án sửa chữa, báo giá.... Tổng cục không xem xét các trường hợp đề nghị sửa chữa tài sản không ghi rõ nguyên nhân hư hỏng, trách nhiệm của cá nhân, đơn vị liên quan. - Kinh phí sửa chữa được lấy từ nguồn kinh phí sửa chữa tài sản của đơn vị đã được Tổng cục giao trong dự toán chi NSNN hàng năm. Nếu nguồn kinh phí này không đủ, đơn vị báo cáo Tổng cục Hải quan xem xét, bố trí bổ sung (gửi kèm hợp đồng, hóa đơn, chứng từ sửa chữa liên quan). 2.3.2. Trường hợp sự cố, hỏng hóc tài sản xảy ra không phải do lỗi của người sử dụng và tài sản vẫn trong thời gian bảo hành, bảo trì: - Đối với tài sản hình thành từ các nguồn quy định tại điểm 2.1, 2.2 Điều 1 Quy chế này, đơn vị trực tiếp quản lý thông báo tới đơn vị mua sắm tài sản để yêu cầu nhà cung cấp thực hiện nghĩa vụ bảo hành, bảo trì theo đúng hợp đồng đã ký kết hoặc tự yêu cầu nhà cung cấp thực hiện (áp dụng khi đơn vị trực tiếp quản lý mua sắm tài sản). Trường hợp nhà cung cấp chậm xử lý hoặc không xử lý không vì nguyên nhân bất khả kháng quy định trong hợp đồng, đơn vị mua sắm phải sử dụng các quyền ghi trong hợp đồng để buộc nhà cung cấp thực hiện, hoặc phạt vi phạm hợp đồng, ghi nhận trách nhiệm của nhà cung cấp để có đánh giá khi tổ chức đấu thầu mua sắm lần sau. - Đối với tài sản hình thành từ các nguồn quy định tại điểm 2.3 Điều 1 Quy chế này, đơn vị trực tiếp quản lý căn cứ phiếu bảo hành để yêu cầu nhà cung cấp sửa chữa tài sản. 2.4. Thời gian sửa chữa (tính từ khi có quyết định phê duyệt đơn vị sửa chữa đến khi nghiệm thu tài sản đi vào hoạt động bình thường) tối đa không quá 30 ngày. Trường hợp việc sửa chữa kéo dài hơn quy định, đơn vị phải có báo cáo cấp có thẩm quyền cụ thể nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời. 2.5. Sửa chữa lớn tài sản: a. Các trường hợp sửa chữa lớn tài sản chuyên dùng bao gồm: - Giá trị sửa chữa lớn hơn 30% nguyên giá tài sản ban đầu. - Sửa chữa kèm thay thế bộ phận, linh kiện trọng yếu của thiết bị (đóng vai trò kỹ thuật then chốt, ảnh hưởng đến thời gian sử dụng của tài sản hoặc chiếm tỉ trọng từ 20% trở lên so với nguyên giá ban đầu…) b. Sau khi sửa chữa lớn tài sản, đơn vị trực tiếp quản lý có trách nhiệm thành lập hội đồng để đánh giá lại nguyên giá, thời gian sử dụng còn lại của tài sản theo quy định. 3. Nâng cấp, cải tạo tài sản: 3.1. Hàng năm, đơn vị trực tiếp quản lý phải tổ chức đánh giá tình trạng tài sản, so sánh với yêu cầu nhiệm vụ để xem xét việc cải tạo, nâng cấp tài sản. Trường hợp cần nâng cấp, cải tạo, đơn vị trực tiếp quản lý tài sản báo cáo về Tổng cục Hải quan. 3.2. Kế hoạch nâng cấp tài sản được lập cùng dự toán chi NSNN hàng năm và phải thuyết minh rõ: lý do, hình thức cải tạo, nâng cấp; tình trạng hiện tại của tài sản; đánh giá hiệu quả của việc nâng cấp so với trước khi nâng cấp, cải tạo và so với việc trang bị mới thay thế; chi phí thực hiện kèm hồ sơ liên quan để Tổng cục Hải quan xem xét, quyết định. 3.3. Sau khi cải tạo, nâng cấp, đơn vị trực tiếp quản lý có trách nhiệm thành lập hội đồng để đánh giá lại nguyên giá, thời gian sử dụng còn lại của tài sản theo quy định. 4. Thuê nhà cung cấp dịch vụ bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp tài sản: 4.1. Việc thuê đơn vị cung cấp dịch vụ bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp tài sản thực hiện theo quy định của pháp luật về đấu thầu và các quy định về của Bộ Tài chính, Tổng cục Hải quan… 4.2. Đơn vị cung cấp dịch vụ sửa chữa tài sản phải là đại diện (hoặc có giấy phép/ủy quyền bán hàng, sửa chữa, bảo dưỡng tài sản) tại Việt Nam của hãng sản xuất/ đại diện hợp pháp của hãng sản xuất tài sản cần sửa chữa. 4.3. Trường hợp đại diện hãng thông báo bằng văn bản về việc không thực hiện công việc sửa chữa, đơn vị trực tiếp quản lý tài sản liên hệ với đơn vị đáp ứng các yêu cầu sau: chuyên cung cấp dịch vụ bảo dưỡng, sửa chữa tài sản độc lập; được cấp có thẩm quyền tại Việt Nam cho phép hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ bảo dưỡng, sửa chữa tài sản; cán bộ thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa phải có chứng chỉ đào tạo về kỹ thuật bảo dưỡng, sửa chữa tài sản do chính hãng sản xuất cấp (chứng chỉ còn hiệu lực). 5. Các đơn vị quản lý, sử dụng tài sản có trách nhiệm trực tiếp giám sát nhà thầu thực hiện việc bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa, nâng cấp tài sản, nghiệm thu kết quả thực hiện. 6. Sau khi bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa, nâng cấp tài sản; tất cả vật tư, phụ tùng bị thay thế, thải bỏ phải được thu gom và xử lý chặt chẽ, tránh thất thoát và gây hại môi trường. 7. Nội dung, thời gian thực hiện các công việc này phải được ghi nhận vào lý lịch tài sản và ghi chi tiết vào biên bản đính kèm lý lịch tài sản. Điều 12. Trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong quá trình sử dụng tài sản 1. Trách nhiệm của Vụ Tài vụ - Quản trị 1.1. Vụ Tài vụ-Quản trị là đơn vị đầu mối chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Tổng cục Hải quan về tình hình tài sản, quản lý tài sản trong toàn ngành. 1.2. Đôn đốc, giám sát các đơn vị thực hiện đúng quy định tại Quy chế này. 1.3. Chủ trì xây dựng kế hoạch trang bị tài sản theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Quy chế này; kiểm tra, trình Lãnh đạo Tổng cục duyệt các phương án thuê tài sản theo quy định tại Điều 5 Quy chế này. 1.4. Bố trí kịp thời kinh phí cho đơn vị quản lý trực tiếp tài sản thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp tài sản (nếu có) cũng như kinh phí đào tạo, tập huấn cho người sử dụng tài sản. 1.5. Phối hợp với các đơn vị liên quan khi có báo cáo về hư hỏng tài sản để nhanh chóng đưa tài sản về hoạt động ổn định. 2. Trách nhiệm của Cục Giám sát quản lý về Hải quan, Cục Điều tra chống buôn lậu 2.1. Chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Tổng cục về tình hình sử dụng tài sản toàn ngành đối với những loại tài sản thuộc phạm vi quản lý; trong đó: - Cục Giám sát quản lý về Hải quan chịu trách nhiệm trong việc theo dõi, kiểm tra, giám sát việc khai thác, sử dụng các trang thiết bị được lắp đặt gắn với các quy trình nghiệp vụ. - Cục Điều tra chống buôn lậu chịu trách nhiệm trong việc theo dõi, kiểm tra, giám sát việc khai thác, sử dụng các trang thiết bị liên quan đến công tác chống buôn lậu. 2.2. Xây dựng cơ chế đánh giá và chủ trì tổ chức đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản thuộc phạm vi quản lý quy định tại điểm 2.1 khoản 2 Điều này (tối thiểu 01 lần/năm). 2.3. Phối hợp với Vụ Tài vụ - Quản trị xây dựng kế hoạch trang bị tài sản theo quy định tại Điều 4, 5 Quy chế này. 2.4. Phối hợp với Vụ Tài vụ - Quản trị báo cáo và đề xuất phương án xử lý đối với các trường hợp đơn vị không sử dụng tài sản; sử dụng không hiệu quả; đề nghị điều chuyển, thanh lý... 2.5. Triển khai thực hiện các quy định khác có liên quan tại Quy chế này. 3. Trách nhiệm của đơn vị trực tiếp quản lý tài sản 3.1. Chủ trì xây dựng kế hoạch mua sắm, sửa chữa, nâng cấp, thuê tài sản theo quy định tại Điều 4, 5 Quy chế này. 3.2. Bố trí lắp đặt tài sản được trang cấp, tài sản mua sắm theo đúng kế hoạch (vị trí, địa điểm) đã được Tổng cục Hải quan phê duyệt; Trường hợp cần thay đổi địa điểm trang bị, phải báo cáo và được phép của Tổng cục Hải quan. 3.3. Công khai, phổ biến các nội dung của Quy chế này cho các đơn vị sử dụng và các cán bộ phụ trách tại đơn vị quản lý; 3.4. Xây dựng quy định cơ chế phối hợp giữa đơn vị quản lý và đơn vị sử dụng trong quá trình quản lý, sử dụng tài sản (phối hợp khi tài sản hỏng hóc, giám sát đơn vị sửa chữa thực hiện...). 3.5. Giám sát việc sử dụng tài sản đúng mục đích, hiệu quả, phục vụ công tác quản lý của cơ quan Hải quan. 3.6. Theo dõi, đôn đốc đơn vị sử dụng tài sản thực hiện bảo quản, vệ sinh tài sản theo quy định tại Điều 10 Quy chế này. 3.7. Tổ chức thực hiện hoặc giám sát việc thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp tài sản theo quy định tại Điều 11 Quy chế này. 3.8. Đảm bảo chế độ cho người sử dụng theo quy định hiện hành. Đối với các tài sản liên quan đến phóng xạ, bức xạ, phải định kỳ tổ chức khám sức khỏe cho người sử dụng tài sản theo quy định của Bộ Y tế. 3.9. Định kỳ 06 tháng/lần tổ chức kiểm tra, đánh giá tình trạng, hiệu quả sử dụng tài sản đã trang bị cho các đơn vị trực thuộc. 3.10. Hạch toán, theo dõi giá trị của tài sản trên sổ sách kế toán theo đúng quy định về hạch toán, kế toán. 3.11. Chủ trì hoặc phối hợp với đơn vị sử dụng để thực hiện các thủ tục đăng ký giấy phép sử dụng, giấy phép sở hữu (bao gồm cả việc gia hạn các giấy phép này) theo quy định của pháp luật. 4. Trách nhiệm của đơn vị sử dụng tài sản 4.1. Bố trí 01 Lãnh đạo đơn vị sử dụng phụ trách quản lý kỹ thuật. 4.2. Phối hợp với đơn vị trực tiếp quản lý xây dựng kế hoạch trang bị, sửa chữa, nâng cấp tài sản phù hợp , hiệu quả. 4.3. Công khai, phổ biến nội dung Quy chế này và cơ chế phối hợp với đơn vị trực tiếp quản lý cho các cán bộ, công chức sử dụng tài sản tại đơn vị . 4.4. Sử dụng tài sản đúng mục đích, hiệu quả, phục vụ công tác quản lý của cơ quan Hải quan. 5. Trách nhiệm của Lãnh đạo đơn vị sử dụng phụ trách quản lý kỹ thuật 5.1. Bố trí người có sức khỏe, trình độ và theo đúng quy định tại khoản 6 Điều này để sử dụng tài sản. 5.2. Phân công rõ ràng cho những người có liên quan trong việc vận hành, sử dụng cũng như sự phối hợp trong công việc để đảm bảo an toàn, chính xác, hiệu quả khi khai thác tài sản. Các nội dung này phải được thể hiện bằng văn bản và được công khai cho các cán bộ quản lý, sử dụng biết. 5.3. Theo dõi thực trạng tài sản. Kịp thời đề xuất với đơn vị trực tiếp quản lý tài sản khi tài sản xảy ra sự cố, hư hỏng; khi không có nhu cầu sử dụng, không sử dụng thường xuyên hoặc khi cần cải tạo nâng cấp tài sản; phối hợp với đơn vị sửa chữa tài sản trong quá trình bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp. 5.4. Tổ chức thực hiện việc bảo quản, vệ sinh tài sản theo quy định tại Điều 10 Quy chế này. Tùy theo điều kiện làm việc của đơn vị, có phương án bảo vệ tài sản giữa các ca làm việc và ngoài giờ làm việc cho phù hợp. 5.5. Tổ chức theo dõi, quản lý lý lịch tài sản, lập nhật ký tài sản. 5.6. Xây dựng và thực hiện kế hoạch kiểm tra công tác quản lý, sử dụng tài sản thuộc đơn vị mình. 6. Trách nhiệm của người sử dụng tài sản 6.1. Chỉ những cán bộ, công chức, nhân viên Hải quan đã qua đào tạo, hướng dẫn sử dụng tài sản và các k hóa đào tạo đặc thù (an toàn phóng xạ,...), được giao nhiệm vụ vận hành sử dụng tài sản mới được sử dụng tài sản. 6.2. Người được giao sử dụng tài sản phải tuân thủ theo đúng hướng dẫn sử dụng, các quy định về an toàn khi vận hành... trong các tài liệu kỹ thuật được bàn giao kèm theo tài sản. Sử dụng tài sản theo đúng chức năng, đúng mục đích, đúng quy định tại Quy chế này. 6.3. Thực hiện bảo quản, vệ sinh tài sản theo quy định tại Điều 10 Quy chế này và quy định của đơn vị: kiểm tra thiết bị trước khi vận hành, sau khi kết thúc ca làm việc; trong ca làm việc, người sử dụng có trách nhiệm bảo vệ tài sản, không tự ý rời bỏ ca làm việc, không hút thuốc lá, không uống rượu bia; xếp cất, bàn giao tài sản khi hết ca làm việc theo quy định của đơn vị... 6.4. Trong quá trình vận hành tài sản, người sử dụng phải theo dõi và lưu ý các lỗi, dấu hiệu bất thường xảy ra với tài sản để kịp thời phát hiện hư hỏng. Khi có sự cố kỹ thuật xảy ra, người sử dụng phải: - Có biện pháp xử lý ngay tùy theo sự cố kỹ thuật, người sử dụng dừng hoạt động của thiết bị, không cho tài sản chạy cố, nhằm hạn chế thấp nhất hư hỏng. - Thông báo cho Lãnh đạo phụ trách kỹ thuật biết về sự cố đã xảy ra, biện pháp xử lý của mình, tình trạng tài sản hiện tại. 6.5. Ghi chép đầy đủ vào Nhật ký tài sản (Đối với các trường hợp nhiều người làm việc /01 ca, trưởng ca làm việc thực hiện việc ghi chép). Nội dung Nhật ký theo Mẫu số 4 đính kèm Quy chế này, bao gồm: Ngày giờ, ca làm việc, tên cán bộ công chức vận hành tài sản trong ca, tình hình hoạt động, sự cố xảy ra trong ca, biện pháp xử lý, kết quả, đề xuất (nếu có). 7. Trách nhiệm bàn giao tài sản nhà nước khi thay đổi tổ chức bộ máy, thay đổi người đứng đầu. 7.1. Khi có thay đổi tổ chức bộ máy ảnh hưởng đến công tác quản lý, sử dụng tài sản, cấp có thẩm quyền (Tổng cục Hải quan hoặc thủ trưởng đơn vị có sự thay đổi) phải tổ chức bản giao công tác quản lý, sử dụng tài sản cho người mới tiếp quản công việc theo quy định. Nội dung bàn giao bao gồm: tài sản, hồ sơ tài sản, các công việc dang dở, hướng dẫn cho người tiếp quản, tổ chức đào tạo sử dụng vận hành cho người mới... 7.2. Khi có thay đổi người đứng đầu cơ quan, đơn vị quản lý, sử dụng tài sản, người tiền nhiệm có trách nhiệm bàn giao tài sản cho cán bộ tiếp quản theo quy định. Nội dung bàn giao bao gồm: tài sản, các công việc dang dở liên quan đến tài sản, công tác quản lý tài sản... 8. Ngoài trách nhiệm quy định tại Điều này, trách nhiệm cụ thể của các đơn vị, cá nhân người sử dụng đối với từng loại tài sản quy định tại các Phụ lục đính kèm Quy chế này. Chương V CÁC QUY ĐỊNH KHÁC Điều 13. Xử lý tài sản thu hồi, điều chuyển, bán, thanh lý tài sản 1. Việc xử lý tài sản thu hồi, điều chuyển, bán, thanh lý các tài sản phải tuân theo quy định hiện hành của Nhà nước và phân cấp xử lý của Bộ Tài chính, Tổng cục Hải quan. 2. Trình tự, thủ tục và các hồ sơ trình duyệt thu hồi, điều chuyển, bán, thanh lý thực hiện theo hướng dẫn tại Nghị định 52/2009/NĐ-CP ngày 03/6/2009 của Chính phủ; Quyết định số 790/QĐ-BTC ngày 30/3/2012 của Bộ Tài chính và các văn bản hướng dẫn của Tổng cục Hải quan. 3. Các thay đổi khi xử lý tài sản thu hồi, điều chuyển, bán, thanh lý phải được ghi cụ thể vào số lý lịch tài sản. 4. Quy định cụ thể một số nội dung nghiệp vụ quản lý tài sản như sau: 4.1. Điều chuyển tài sản: 4.1.1. Khi đơn vị sử dụng trực thuộc tạm thời chưa sử dụng tài sản, giảm nhu cầu sử dụng tài sản, đơn vị trực tiếp quản lý xem xét cân nhắc: a. Bảo quản tại đơn vị để tiếp tục sử dụng khi có nhu cầu (chỉ áp dụng đối với những trường hợp tạm thời không có nhu cầu sử dụng trong vòng 02 tháng). Việc bảo quản thực hiện theo quy định tại Điều 9 Quy chế này. Đơn vị trực tiếp quản lý phải báo cáo về Tổng cục Hải quan (Vụ Tài vụ - Quản trị) để theo dõi, quản lý chung. b. Điều chuyển nội bộ (áp dụng đối với những trường hợp không còn nhu cầu sử dụng tài sản, giảm nhu cầu sử dụng , sử dụng không thường xuyên, không hiệu quả). Khi điều chuyển tài sản nội bộ, đơn vị trực tiếp quản lý có trách nhiệm thu hồi hồ sơ tài sản (bản gốc nhật ký sử dụng, tài liệu kỹ thuật) của đơn vị hiện đang sử dụng để bàn giao cho đơn vị sử dụng mới; đồng thời phải báo cáo về Tổng cục Hải quan (Vụ Tài vụ - Quản trị) để theo dõi, quản lý chung. 4.1.2. Trường hợp không thể điều chuyển nội bộ, đơn vị trực tiếp quản lý tài sản có trách nhiệm kịp thời báo cáo Tổng cục thu hồi để điều chuyển cho đơn vị khác, tránh lãng phí tài sản. Trường hợp không có đơn vị nào thông báo tiếp nhận tài sản điều chuyển, Tổng cục sẽ rà soát nhu cầu, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị để quyết định điều chuyển tài sản cho đơn vị . Khi điều chuyển tài sản, đơn vị hiện trực tiếp quản lý tài sản phải bàn giao đầy đủ hồ sơ tài sản cho đơn vị mới tiếp tục theo dõi, quản lý theo quy định, cụ thể: + Bản gốc: lý lịch tài sản, tài liệu kỹ thuật. Chỉ lưu bản sao các hồ sơ này tại đơn vị quản lý cũ. + Bản sao các Quyết định điều chuyển, thu hồi trước đây; + Bảng tổng hợp tình hình bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp, cải tạo tài sản từ khi sử dụng tài sản đến khi điều chuyển. 4.2. Thanh lý tài sản: - Chỉ thực hiện thanh lý tài sản đối với những tài sản bị hư hỏng, sửa chữa không hiệu quả, không thể tiếp tục sử dụng được; hoặc những tài sản không còn nhu cầu sử dụng , không thể điều chuyển cho đơn vị khác sử dụng. Đối với những tài sản đã sử dụng vượt quá thời gian theo quy định của chế độ, các đơn vị đặc biệt lưu ý chế độ bảo dưỡng, bảo trì định kỳ để tiếp tục sử dụng đến khi hư hỏng không thể sử dụng được mới được thanh lý. - Khi báo cáo đề nghị thanh lý tài sản, ngoài hồ sơ đề nghị thanh lý theo quy định, đơn vị trực tiếp quản lý tài sản phải có Biên bản kiểm tra thực trạng tài sản do đơn vị sửa chữa (đáp ứng điều kiện tại khoản 6 Điều 11 Quy chế này) thực hiện; văn bản xác nhận chất lượng tài sản của cơ quan chuyên môn (tùy theo loại tài sản) để cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định việc thanh lý tài sản. Điều 14. Chế độ báo cáo 1. Đơn vị sử dụng tài sản có trách nhiệm: - Thực hiện các chế độ báo cáo do đơn vị trực tiếp quản lý quy định. - Báo cáo đơn vị trực tiếp quản lý tài sản trường hợp tài sản gặp sự cố kỹ thuật, đơn vị không thể tự khắc phục. Thời gian báo cáo không quá 12 giờ kể từ khi xảy ra sự cố, hư hỏng. 2. Đơn vị trực tiếp quản lý tài sản thực hiện chế độ báo cáo sau: 2.1. Báo cáo kê khai tài sản: - Chế độ báo cáo kê khai tài sản nhà nước và lập Thẻ tài sản cố định, đơn vị thực hiện theo quy định tại Điều 13 Quyết định 790/QĐ-BTC ngày 30/3/2012 của Bộ Tài chính. - Báo cáo kê khai lần đầu: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký biên bản nghiệm thu tài sản, đơn vị phải lập báo cáo gửi cấp có thẩm quyền theo quy định. - Báo cáo kê khai bổ sung: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày có thay đổi tài sản (thay đổi về đơn vị quản lý, sử dụng; thanh lý, điều chuyển, thu hồi, thay đổi nguyên giá, mục đích sử dụng...) hoặc ngày nghiệm thu, đơn vị phải lập báo cáo bổ sung gửi cấp có thẩm quyền theo quy định. - Báo cáo kê khai định kỳ: Thực hiện cùng báo cáo kê khai định kỳ tất cả các tài sản phải kê khai gửi Vụ Tài vụ - Quản trị trước ngày 10/2 hàng năm. - Ngoài các văn bản báo cáo kê khai, đơn vị kê khai tài sản vào chương trình phần mềm Quản lý tài sản ngay sau khi tiếp nhận tài sản hoặc kê khai bổ sung sau khi thực hiện sửa chữa lớn, cải tạo, nâng cấp tài sản... 2.2. Báo cáo tình hình quản lý, sử dụng tài sản nhà nước: - Báo cáo tình hình quản lý, sử dụng tài sản hàng năm về Vụ Tài vụ - Quản trị: Thực hiện cùng báo cáo kê khai tài sản định kỳ hàng năm. Nội dung báo cáo thực hiện theo quy định tại Điều 14 Quyết định 790/QĐ-BTC ngày 30/3/2012 của Bộ Tài chính. - Báo cáo định kỳ tình hình sử dụng trang thiết bị kiểm tra giám sát Hải quan về Cục Giám sát quản lý về Hải quan; + Định kỳ hàng tháng vào ngày 20 đối với máy soi Container theo mẫu số 4 đính kèm Quy chế này. + Định kỳ hàng quý vào ngày 20 của tháng đầu tiên trong quý đối với các trang thiết bị chuyên dụng khác theo mẫu số 5 đính kèm Quy chế này. 2.3. Báo cáo kiểm kê định kỳ vào 31/12 hàng năm thông qua Chương trình phần mềm quản lý tài sản trong các đơn vị hành chính, sự nghiệp của Bộ Tài chính áp dụng trong ngành Hải quan. Thời gian gửi báo cáo về Vụ Tài vụ - Quản trị trước ngày 10/2 hàng năm. 2.4. Các loại báo cáo khác: - Báo cáo tình hình biến động của tài sản, thống kê chất lượng và hiệu quả hoạt động của các loại tài sản được trang bị theo yêu cầu đột xuất của Tổng cục. - Báo cáo Tổng cục Hải quan trường hợp tài sản gặp sự cố kỹ thuật, đơn vị không thể tự khắc phục; hoặc trường hợp cần bổ sung kinh phí sửa chữa tài sản. 2.5. Thủ trưởng đơn vị trực tiếp quản lý tài sản phải chịu trách nhiệm về nội dung báo cáo. Trường hợp nội dung báo cáo của đơn vị không đảm bảo chất lượng hoặc chậm thời gian, làm ảnh hưởng đến công tác tổng hợp, báo cáo Bộ; Thủ trưởng đơn vị đó phải chịu trách nhiệm trước Tổng cục. 3. Cục Giám sát quản lý về Hải quan có trách nhiệm tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng tài sản định kỳ theo quy định của Tổng cục Hải quan; chậm nhất 10 ngày kể từ ngày yêu cầu các đơn vị gửi báo cáo (ngày 20 hàng tháng), phải báo cáo Tổng cục, đề xuất chấn chỉnh nếu thấy cần thiết và phối hợp với Vụ Tài vụ - Quản trị xử lý các tài sản đơn vị không sử dụng, sử dụng sai, sử dụng không hiệu quả... 4. Vụ Tài vụ - Quản trị có trách nhiệm tổng hợp các báo cáo của đơn vị để trình Tổng cục Hải quan, Bộ Tài chính theo quy định hiện hành. Điều 15. Thanh tra, kiểm tra công tác quản lý, sử dụng tài sản 1. Đơn vị trực tiếp quản lý thực hiện thanh tra, kiểm tra định kỳ việc chấp hành quy chế quản lý sử dụng tài sản tại các đơn vị sử dụng tài sản trực thuộc. Thời gian thanh tra, kiểm tra do đơn vị trực tiếp quản lý xây dựng. 2. Vụ Tài vụ - Quản trị có trách nhiệm tổ chức hoặc phối hợp với các cơ quan, đơn vị chức năng thuộc Tổng cục Hải quan, thuộc Bộ Tài chính thực hiện việc thanh tra, kiểm tra việc chấp hành chế độ quản lý, sử dụng tài sản nhà nước theo quy định. 3. Các kế hoạch kiểm tra không chồng chéo về đối tượng, nội dung và thời điểm kiểm tra. Tối thiểu việc thanh tra, kiểm tra phải thực hiện ít nhất một lần trong thời gian 03 năm đối với mỗi đơn vị . Việc kiểm tra đột xuất được thực hiện theo yêu cầu của cấp có thẩm quyền. 4. Nội dung chi tiết kế hoạch thanh tra, kiểm tra phải được thông báo cụ thể tới đơn vị được thanh tra, kiểm tra. Chương VI TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 16. Xử lý vi phạm 1. Đơn vị và cá nhân vi phạm Quy chế này, gây thất thoát , hư hỏng tài sản, ảnh hưởng tới việc thực hiện nhiệm vụ, công việc chung của đơn vị và toàn ngành, trong đó một số trường hợp cụ thể được quy định như sau: 1.1. Sử dụng tài sản sai mục đích, sai quy trình, sai công năng dẫn đến hư hỏng tài sản. 1.2. Cố tình làm hư hỏng tài sản; tự ý tháo dỡ linh kiện, cài đặt, gỡ bỏ phần mềm của tài sản làm ảnh hưởng tới hoạt động của tài sản. 1.3. Không có phương án bảo quản, an toàn phòng chống cháy nổ, bảo vệ tài sản gây hư hỏng, thất thoát tài sản. 1.4. Không báo cáo, không có biện pháp xử lý kịp thời khi tài sản xảy ra sự cố hoặc khi không còn nhu cầu sử dụng tài sản. 1.5. Xây dựng kế hoạch trang bị không chuẩn xác dẫn đến tình trạng trang bị xong không sử dụng hoặc không có địa điểm sử dụng; 1.6. Không quản lý, lưu trữ dữ liệu nghiệp vụ thu được trong quá trình sử dụng tài sản phục vụ công tác theo quy định. Chỉnh sửa dữ liệu nghiệp vụ thu được dẫn tới làm sai lệch kết quả kiểm tra... 1.7. Không lập, không quản lý hồ sơ tài sản chặt chẽ. 2. Tùy theo mức độ vi phạm, cá nhân, đơn vị vi phạm sẽ bị kỷ luật theo quy định và phải bồi thường vật chất đối với những hư hỏng, thất thoát gây ra theo quy định tại Nghị định số 118/2006/NĐ-CP ngày 10/10/2006 của Chính phủ và quy định tại Thông tư liên tịch số 02/2008/TTLT-BNV-BTC ngày 20/5/2008 của Bộ Nội Vụ, Bộ Tài chính; hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật; 3. Đơn vị nào vi phạm, có cá nhân vi phạm thì thủ trưởng đơn vị quản lý, sử dụng tài sản nhà nước bị xử lý trách nhiệm theo quy định; Tổng cục Hải quan sẽ xem xét tạm dừng bố trí kinh phí (toàn bộ hoặc một phần kinh phí) mua sắm tài sản cố định vào dự toán ngân sách năm sau của đơn vị quản lý để xảy ra các vi phạm trên. Điều 17. Trách nhiệm của cơ quan, đơn vị 1. Vụ Tài vụ-Quản trị chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị thực hiện Quy chế này; tổng hợp các vướng mắc trong quá trình thực hiện. 2. Các Cục, Vụ chức năng liên quan, đơn vị điều phối tiếp nhận tài sản có trách nhiệm phối hợp cùng Vụ Tài vụ-Quản trị thực hiện các nội dung được quy định trong Quy chế này. 3. Thủ trưởng đơn vị trực tiếp quản lý tài sản, thủ trưởng đơn vị sử dụng tài sản phải thực hiện đầy đủ các quy định tại Quy chế này và các quy định khác của Nhà nước về quản lý tài sản nhà nước và an toàn, kiểm soát bức xạ. Điều 18. Điều khoản thi hành Vụ trưởng Vụ Tài vụ-Quản trị, Chánh Văn phòng Tổng cục Hải quan, Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy chế này. Trong quá trình triển khai thực hiện có vướng mắc, các đơn vị phản ánh kịp thời về Tổng cục Hải quan để xem xét, giải quyết./. PHỤ LỤC 1 MỘT SỐ QUY ĐỊNH CỤ THỂ ĐỐI VỚI CÁC LOẠI MÁY SOI NHỎ, MÁY SOI KIỂM THỂ (Ban hành kèm theo Quyết định số 2385/QĐ-TCHQ ngày 29 tháng 10 năm 2012 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan) Ngoài những quy định chung về quản lý, sử dụng tài sản quy định tại Quy chế này, các đơn vị có trách nhiệm thực hiện một số nội dung cụ thể sau: 1. Quy định về sử dụng tài sản: 1.1. Đơn vị sử dụng tài sản, Lãnh đạo phụ trách kỹ thuật có trách nhiệm: - Sử dụng các loại máy soi nhỏ, máy soi kiểm thể được trang cấp theo Quy trình nghiệp vụ được cấp có thẩm quyền phê duyệt. - Lưu trữ tất cả các dữ liệu hình ảnh hàng hóa, hành lý soi chiếu qua máy soi theo Quy trình nghiệp vụ, trong đó đảm bảo dữ liệu phải được lưu ra đĩa CD/DVD hoặc phương tiện lưu ngoài khác với thời hạn tối thiểu 01 năm. - Giám sát và quản lý dữ liệu lưu trữ; cung cấp dữ liệu lưu trữ khi có yêu cầu của cơ quan cấp trên về kiểm tra, thanh tra quá trình quản lý, sử dụng tài sản cũng như việc thực hiện nghiệp vụ hải quan của đơn vị. Trường hợp mất dữ liệu soi chiếu, tùy theo mức độ để có biện pháp khôi phục cũng như xử lý trách nhiệm cá nhân liên quan hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, xử lý. - Lập phương án sử dụng, bàn giao tài sản giữa các ca, kíp. 1.2. Cá nhân sử dụng tài sản có trách nhiệm: - Sử dụng đúng username được cấp để vận hành, khai thác máy. - Khi hết ca làm việc, người sử dụng phải khóa máy, kiểm tra tình trạng của máy soi lần cuối; bàn giao chìa khóa cho người sử dụng ở ca trực kế tiếp. Trường hợp không có người trực, giao chìa khóa cho Lãnh đạo phụ trách quản lý. - Chỉ được phép che đậy khi máy đã ở nhiệt độ theo quy định. - Không được cắt nguồn dẫn vào máy để máy có thể tự sấy tránh ẩm. - Khi chưa được phép của người hoặc cấp có thẩm quyền, người sử dụng không được tự ý làm các việc sau: + Không tự ý chỉnh, sửa, xóa dữ liệu hình ảnh hàng hóa, hành lý soi chiếu. + Không tự ý sử dụng các thiết bị lưu trữ ngoài (đĩa CD/DVD, USB, thẻ nhớ, đĩa mềm, ổ cứng ngoài...) để đưa dữ liệu vào hoặc lấy dữ liệu ra. Trường hợp được phép sử dụng thiết bị lưu trữ ngoài thì phải đảm bảo thiết bị đó không có virus trước khi đưa vào tài sản. + Không tự ý lắp đặt thêm hoặc tháo dỡ, sửa chữa các bộ phận, thiết bị của tài sản; không tự ý cài đặt các chương trình phần mềm hoặc gỡ bỏ các chương trình ứng dụng đã có sẵn. - Trường hợp mất dữ liệu soi chiếu, phải báo cáo Lãnh đạo phụ trách quản lý kỹ thuật để xem xét, có biện pháp khôi phục dữ liệu, xử lý trách nhiệm các cá nhân liên quan. - Trường hợp được phép của Lãnh đạo phụ trách kỹ thuật về việc sử dụng hỗ trợ kỹ thuật từ xa của nhà cung cấp máy để xử lý nhanh sự cố tài sản, sau khi khắc phục xong, cá nhân sử dụng phải lập văn bản báo cáo, ghi chép đầy đủ vào Nhật ký tài sản (nội dung thực hiện, lý do, phương thức hỗ trợ...) để Lãnh đạo phụ trách ký, xác thực. 2. Quy định về bảo quản, vệ sinh tài sản: 2.1. Ngoài chế độ bảo quản tài sản quy định trong các tài liệu kỹ thuật đi kèm máy, để đảm bảo hiệu quả hoạt động và kéo dài tuổi thọ của máy, hàng ngày, đầu giờ làm việc và kết thúc ngày làm việc, đội nghiệp vụ khai thác máy phải: - Vệ sinh khu vực đặt máy, vệ sinh chung cho máy sạch sẽ. - Kiểm tra những hư hỏng cơ học trên dây cáp, module điện, điện tử...; kiểm tra rèm chắn chì, nếu phát hiện bị rách, bị thiếu, các mảnh rèm chắn co giãn do nhiệt độ tạo khe hở... phải sửa chữa hoặc hiệu chỉnh trước khi bật máy. 2.2. Để tránh ảnh hưởng của nước và độ ẩm hoặc các tác động khác của môi trường, các đơn vị sử dụng phải: - Đảm bảo độ ẩm không gian đặt máy trong mức cho phép. Trong các phòng đặt tài sản ( tùy loại) nên có máy hút ẩm hoặc/và máy điều hòa không khí. - Hàng ngày có nhu cầu hoặc không có nhu cầu sử dụng máy, đều phải duy trì nguồn điện vào máy 24/24 để máy tự sấy tránh ẩm. Đối với những nơi có độ ẩm quá cao có thể sấy hoặc/và hút ẩm tùy theo thực tế. Lưu ý: Điện dùng cho máy phải dùng qua ổn áp để luôn bảo đảm máy hoạt động trong dải điện áp quy định. 3. Quy định về bảo dưỡng tài sản: 3.1. Nội dung bảo trì định kỳ (03 tháng /1 lần) đối với các loại máy soi hàng hóa , hành lý cố định hay di động thực hiện theo quy định của hãng sản xuất, tối thiểu gồm công việc sau: - Kiểm tra, loại bỏ các vết g ỉ sét của các thành phần cơ khí của máy, phục hồi các kết nối cơ khí. Kiểm tra độ kín của vỏ. - Kiểm tra các đèn hiệu trên thành máy. - Kiểm tra các rèm cao su chì và các tấm chì bảo vệ. - Kiểm tra các mối tiếp đất. - Kiểm tra hoạt động của băng tải, động cơ. - Làm vệ sinh bên ngoài và bên trong khoang kiểm tra (làm sạch các photocell đầu vào, ra). - Kiểm tra các nút dừng khẩn cấp, kiểm tra các công tắc k hóa liên động. - Kiểm tra và làm sạch các quạt gió, màng lọc thông khí. - Kiểm tra hoạt động của bàn phím điều khiển. - Kiểm tra chế độ làm việc của đầu phát X-quang. - Chỉnh độ chuẩn trục. - Chỉnh chế độ làm việc của các màn hiển thị. - Kiểm tra các tính năng xử lý hình ảnh, chức năng tài sản. - Đo độ rò phóng xạ (sử dụng máy đo phóng xạ còn hạn kiểm định) - riêng nội dung này thực hiện 06 tháng/1 lần hoặc khi thay đầu phát tia X-quang. - Kiểm tra độ đâm xuyên, phân giải (sử dụng bộ dụng cụ chuẩn ASTM 729 có 09 test). - Chuẩn cho chức năng hỗ trợ phát hiện ma túy, chất nổ bằng dụng cụ chuẩn của Hãng sản xuất. - Và các nội dung khác theo quy định của hãng sản xuất. 3.2. Nội dung bảo trì định kỳ (03 tháng/ lần) đối với các loại máy soi kiểm thể thực hiện theo quy định của hãng sản xuất, tối thiểu gồm công việc sau: - Kiểm tra bên ngoài tài sản, quét bụi, loại bỏ các vết gỉ sét của các thành phần cơ khí của máy, phục hồi các kết nối cơ khí. Kiểm tra độ kín của vỏ. - Kiểm tra tình trạng của các kết nối bên trong đến từng bộ phận; kiểm tra tình trạng cách ly của dây dẫn chính, cáp cao áp; kiểm tra và hiệu chỉnh điện trở của mạch nối đất. - Kiểm tra hoạt động của bộ phận di chuyển người được soi và bộ thiết bị lái dòng tia X giới hạn. Kiểm tra bộ phát tia X. - Kiểm tra mạch in điện tử, vệ sinh bảng mạch để tăng cường tiếp xúc. - Hiệu chỉnh bộ biến đổi hình ảnh X quang; hiệu chỉnh các chế độ hoạt động của tài sản; chỉnh chế độ làm việc của các màn hiển thị; kiểm tra máy tính tại trạm làm việc. - Kiểm tra độ rò phóng xạ (Sử dụng máy đo phóng xạ còn hạn kiểm định) - riêng nội dung này thực hiện 06 tháng/1 lần hoặc khi thay đầu phát tia X-quang. - Và các nội dung khác theo quy định của hãng sản xuất. 3.3. Riêng đối với các loại tài sản di động, xe ô tô chở tài sản phải được đảm bảo tình trạng kỹ thuật để xe được phép lưu hành theo quy định hiện hành của Nhà nước. 4. Trong quá trình bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa, nâng cấp, cải tạo phải thực hiện hiệu chuẩn tài sản bằng các thiết bị hiệu chuẩn chuyên dụng để đảm bảo hiệu quả kỹ thuật sau khi bảo dưỡng. PHỤ LỤC 2 MỘT SỐ QUY ĐỊNH CỤ THỂ ĐỐI VỚI ĐỐI VỚI HỆ THỐNG CÂN Ô TÔ (Ban hành kèm theo Quyết định số 2385/QĐ-TCHQ ngày 29 tháng 10 năm 2012 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan) Ngoài những quy định chung về quản lý, sử dụng tài sản quy định tại Quy chế này, các đơn vị có trách nhiệm thực hiện một số nội dung cụ thể sau: 1. Quy định về sử dụng tài sản: 1.1. Đối với đơn vị sử dụng tài sản, Lãnh đạo phụ trách kỹ thuật: - Sử dụng hệ thống cân ô tô được trang cấp theo Quy trình nghiệp vụ được cấp có thẩm quyền phê duyệt. - Lưu trữ tất cả các dữ liệu nghiệp vụ theo Quy trình nghiệp vụ. - Giám sát và quản lý dữ liệu lưu trữ; cung cấp dữ liệu lưu trữ khi có yêu cầu của cơ quan cấp trên về kiểm tra, thanh tra quá trình quản lý, sử dụng tài sản cũng như việc thực hiện nghiệp vụ hải quan của đơn vị. Trường hợp mất dữ liệu, tùy theo mức độ để có biện pháp khôi phục cũng như xử lý trách nhiệm cá nhân liên quan hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, xử lý. - Lập phương án sử dụng, bàn giao tài sản giữa các ca, kíp. 1.2. Đối với cá nhân sử dụng tài sản: - Khi hết ca làm việc, người sử dụng phải tắt thiết bị, kiểm tra tình trạng của thiết bị lần cuối. - Khi chưa được phép của người hoặc cấp có thẩm quyền, người sử dụng không được tự ý làm các việc sau: + Không được tự ý chỉnh, sửa, xóa dữ liệu lưu trữ. + Không tự ý lắp đặt thêm hoặc tháo dỡ, sửa chữa các bộ phận, thiết bị của tài sản. - Trường hợp mất dữ liệu, phải báo cáo Lãnh đạo phụ trách quản lý kỹ thuật để xem xét, có biện pháp khôi phục dữ liệu, xử lý trách nhiệm các cá nhân liên quan. 2. Quy định về bảo quản, vệ sinh tài sản: 2.1. Ngoài chế độ bảo quản tài sản quy định trong các tài liệu kỹ thuật đi kèm tài sản, để đảm bảo hiệu quả hoạt động và kéo dài tuổi thọ của tài sản, tùy theo đặc điểm công việc, Đội nghiệp vụ được giao nhiệm vụ khai thác tài sản quyết định thời gian thực hiện thường xuyên hàng ngày các công việc sau: - Vệ sinh khu vực đặt tài sản, vệ sinh chung cho tài sản sạch sẽ. - Kiểm tra những hư hỏng cơ học trên dây cáp, module điện, điện tử... - Đặc biệt không để các vật lạ chèn vào khe cân, ảnh hưởng tới sự dịch chuyển tự nhiên của bàn cân, làm sai lệch kết quả cân. 2.2. Để tránh ảnh hưởng của nước và độ ẩm hoặc các tác động khác, các đơn vị sử dụng phải có phương án chống úng ngập, đọng nước ở móng cân, chống chuột bọ cắn dây dẫn , thiết bị gây chập điện. 3. Quy định về bảo dưỡng tài sản: Nội dung bảo dưỡng định kỳ (06 tháng/ lần) đối với hệ thống cân ô tô thực hiện theo quy định của hãng sản xuất, tối thiểu gồm công việc sau: - Kiểm tra bề mặt bàn cân, quét dọn, làm vệ sinh sạch sẽ mặt cân, sau đó mở các nắp trên bàn cân để làm vệ sinh trên bề mặt móng cân. - Dùng sơn chống g ỉ sơn lại khung dầm bàn cân nếu cần. - Quét vệ sinh sạch sẽ móng cân, kiểm tra các Loadcell và dùng giẻ sạch lau ch ùi sạch sẽ cho các thiết bị trách sự ẩm ướt của thời tiết. - Kiểm tra các bộ phận chống xô dọc và xô ngang, dùng mỡ chịu nhiệt bôi mỡ các đầu ốc các phần của bàn cân. - Kiểm tra các dây tín hiệu và lau chùi sạch sẽ. Kiểm tra hoạt động của bàn phím điều khiển. Kiểm tra phần hút ẩm. - Bảo dưỡng Loadcell: + Dùng giẻ mềm và sạch sẽ, cồn 90 °C lau sạch Loadcell nhất là các đầu cắm dây tín hiệu. + Các đầu tiếp xúc với bàn cân và móng cân cân vệ sinh sạch sẽ và bôi mỡ trơn chịu nhiệt tại các điểm đó. + Dùng đồng hồ vạn năng kiểm tra tín hiệu: EX+ = kích thích +; EX- = kích thích -; DATA +/- = đường truyền dữ liệu hai h ướ ng; NC = dự trữ - không nối. Nếu thấy các tín hiệu bất thường đều phải thông báo với đơn vị có kỹ thuật hoặc nhà cung cấp thiết bị của hãng. PHỤ LỤC 3 MỘT SỐ QUY ĐỊNH CỤ THỂ ĐỐI VỚI ĐỐI VỚI HỆ THỐNG CAMERA (Ban hành kèm theo Quyết định số 2385/QĐ-TCHQ ngày 29 tháng 11 năm 2012 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan) Ngoài những quy định chung về quản lý, sử dụng tài sản quy định tại Quy chế này, các đơn vị có trách nhiệm thực hiện một số nội dung cụ thể sau: 1. Quy định về sử dụng tài sản: 1.1. Đối với đơn vị sử dụng tài sản, Lãnh đạo phụ trách kỹ thuật: - Sử dụng hệ thống camera được trang cấp theo Quy trình nghiệp vụ được cấp có thẩm quyền phê duyệt. - Lưu trữ tất cả các dữ liệu hình ảnh hàng hóa, hành lý soi chiếu qua máy soi theo Quy trình nghiệp vụ, trong đó đảm bảo dữ liệu phải được lưu ra đĩa CD/DVD hoặc phương tiện lưu ngoài khác với thời hạn tối thiểu 01 năm. - Giám sát và quản lý dữ liệu lưu trữ; cung cấp dữ liệu lưu trữ khi có yêu cầu của cơ quan cấp trên về kiểm tra, thanh tra quá trình quản lý, sử dụng tài sản cũng như việc thực hiện nghiệp vụ hải quan của đơn vị. Trường hợp mất dữ liệu soi chiếu, tùy theo mức độ để có biện pháp khôi phục cũng như xử lý trách nhiệm cá nhân liên quan hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, xử lý. - Lập phương án sử dụng, bàn giao tài sản giữa các ca, kíp. 1.2. Đối với cá nhân sử dụng tài sản: - Mỗi người sử dụng đều được cấp (hoặc được tiếp nhận từ người sử dụng trước đó) mã số sử dụng riêng. Sau khi được nhận mã số, người sử dụng tự thay đổi mã số để đảm bảo tránh nhiệm và quyền hạn của mình đã được phân quyền trong hệ thống. - Khi thuyên chuyển sang làm nhiệm vụ khác theo sự điều động công tác của tổ chức, người sử dụng phải có trách nhiệm bàn giao lại mã số sử dụng của mình cho người sử dụng thay thế (hoặc cho ng ườ i có trách nhiệm quản trị hệ thống camera khi chưa có người sử dụng thay thế). - Thực hiện đúng nội quy, quy định của đơn vị về sử dụng tài sản, bàn giao tài sản giữa các ca, kíp. - Khi chưa được phép của người hoặc cấp có thẩm quyền, người sử dụng không được tự ý làm các việc sau: + Không được tự ý chỉnh, sửa, xóa dữ liệu lưu trữ. + Không tự ý sử dụng các thiết bị lưu trữ ngoài (đĩa CD/DVD, USB, thẻ nhớ, đĩa mềm, ổ cứng ngoài...) để đưa dữ liệu vào hoặc lấy dữ liệu ra. Trường hợp được phép sử dụng thiết bị lưu trữ ngoài thì phải đảm bảo thiết bị đó không có virus trước khi đưa vào hệ thống. + Không tự ý lắp đặt thêm hoặc tháo dỡ, sửa chữa các bộ phận, thiết bị của tài sản; + Không tự ý cài đặt các chương trình phần mềm hoặc gỡ bỏ các chương trình ứng dụng đã có sẵn. - Trường hợp mất dữ liệu, phải báo cáo Lãnh đạo phụ trách quản lý kỹ thuật để xem xét, có biện pháp khôi phục dữ liệu, xử lý trách nhiệm các cá nhân liên quan. 2. Chế độ bảo dưỡng định kỳ (06 tháng/1 lần): Nội dung bảo dưỡng định kỳ (06 tháng /1 lần) đối với hệ thống camera thực hiện theo quy định của hãng sản xuất, tối thiểu gồm công việc sau: - Vệ sinh bên ngoài, quét bụi và kiểm tra, loại bỏ các vết gỉ sét của các thành phần cơ khí của các thiết bị, phục hồi các kết nối cơ khí. Kiểm tra độ kín của vỏ camera ngoài trời. - Kiểm tra sự thông suốt của đường truyền. - Vệ sinh các thiết bị về mặt công ng hệ thông tin (vệ sinh các chương trình, loại bỏ rác tin học, quét virus...). - Kiểm tra các mối tiếp đất của hệ thống. - Kiểm tra hoạt động của bàn phím điều khiển. - Chỉnh chế độ làm việc của các màn hiển thị. - Kiểm tra các tính năng của hệ thống. - Và các nội dung khác theo quy định của nhà sản xuất đối với từng loại thiết bị trong hệ thống. PHỤ LỤC 4 MỘT SỐ QUY ĐỊNH CỤ THỂ ĐỐI VỚI ĐỐI VỚI HỆ THỐNG THÔNG TIN VÔ TUYẾN ĐIỆN (Ban hành kèm theo Quyết định số 2385/QĐ-TCHQ ngày 29 tháng 11 năm 2012 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan) Ngoài những quy định chung về quản lý, sử dụng tài sản quy định tại Quy chế này, việc quản lý, sử dụng hệ thống thông tin vô tuyến điện thực hiện như sau: 1. Quy định về sử dụng: Đơn vị sử dụng có trách nhiệm thực hiện đăng ký tần số theo quy định hiện hành của nhà nước. 2. Quy định về bảo dưỡng: Chế độ bảo dưỡng định kỳ (06 tháng /1 lần) đối với hệ thống thông tin vô tuyến điện thực hiện theo quy định của hãng sản xuất, tối thiểu gồm công việc sau: - Kiểm tra tiếp địa cho cột an ten. - Kiểm tra đầu nối connector , phụ kiện. - Kiểm tra tham số phản xạ của cáp truyền dẫn tín hiệu. - Kiểm tra các điểm tiếp địa. - Kiểm tra cáp néo, sơn của cột an ten (theo định kỳ). - Kiểm tra công suất phát của trạm chuyển tiếp. - Kiểm tra ắc quy dự phòng. - Kiểm tra bộ xạc ắc quy. - Làm sạch máy bộ đàm, phụ kiện và bộ xạc. - Làm sạch các đầu tiếp xúc điện trên Pin. - Thử phủ sóng toàn bộ hệ thống. PHỤ LỤC 5 MỘT SỐ QUY ĐỊNH CỤ THỂ ĐỚI VỚI ĐỐI VỚI CÁC LOẠI MÁY PHÁT HIỆN PHÓNG XẠ CÁ NHÂN (Ban hành kèm theo Quyết định số 2385/QĐ-TCHQ ngày 29 tháng 11 năm 2012 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan) Ngoài những quy định chung về quản lý, sử dụng tài sản quy định tại Quy chế này, các đơn vị có trách nhiệm thực hiện một số nội dung cụ thể sau: 1. Quy định về hồ sơ tài sản: Đối với các hồ sơ tài sản quy định tại Điều 6 Quy chế này, những loại máy không có nguồn phóng xạ chuẩn đi kèm không cần lập lý lịch tài sản, đơn vị trực tiếp quản lý tự lập phương án theo dõi, quản lý cho phù hợp. 2. Quy định về sử dụng tài sản: - Các đơn vị phải sử dụng các loại máy phát hiện phóng xạ cá nhân được trang cấp khi thực hiện nhiệm vụ tại các khu vực có lắp đặt thiết bị liên quan đến phóng xạ, bức xạ; hoặc khi thực hiện nghiệp vụ trong Quy trình thủ tục hải quan tại địa bàn kiểm soát hải quan theo quy định của Tổng cục Hải quan. - Đối với những máy có nguồn phóng xạ chuẩn đi kèm, đơn vị sử dụng và cá nhân người sử dụng có trách nhiệm thực hiện theo quy định về quản lý, sử dụng nguồn phóng xạ của cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành. - Nghiêm cấm tự ý hiệu chỉnh máy, nguồn đo của máy. - Đơn vị sử dụng lập phương án sử dụng, bàn giao tài sản giữa các ca, kíp (tham khảo mẫu Nhật ký công tác đính kèm Quy chế này). 3. Quy định về bảo dưỡng tài sản: Đơn vị sử dụng có trách nhiệm bảo dưỡng tài sản theo hướng dẫn của nhà sản xuất. Việc lau chùi máy thực hiện bằng giẻ mềm, không sử dụng hóa chất. 4. Quy định về thay pin máy: Khi có chỉ thị hết pin, đơn vị sử dụng thay pin đúng loại cho máy, không sử dụng pin kiềm, pin sạc. PHỤ LỤC 6 MỘT SỐ QUY ĐỊNH CỤ THỂ ĐỐI VỚI ĐỐI VỚI HỆ THỐNG MÁY SOI CONTAINER CXG6 (Ban hành kèm theo Quyết định số 2385/QĐ-TCHQ ngày 29 tháng 11 năm 2012 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan) Ngoài những quy định chung về quản lý, sử dụng tài sản quy định tại Quy chế này, Phụ lục này quy định một số nội dung cụ thể khi quản lý, vận hành sử dụng hệ thống máy soi Container CXG6 (hãng L3), cụ thể: 1. Mô tả hệ thống máy soi Container loại cố định CXG6 trang bị ban đầu: - 01 tòa nhà máy soi xây dựng hoàn chỉnh theo dự án và các thiết bị lắp đặt văn phòng trong tòa nhà (gồm bàn ghế, thiết bị vệ sinh, thiết bị điện,...) và các tài liệu kỹ thuật kèm theo. - 01 hệ thống thiết bị máy soi gồm: thiết bị soi chiếu, hệ thống máy tính nghiệp vụ, hệ thống máy camera, hệ thống điều khiển vận hành,... và các tài liệu kỹ thuật kèm theo. - 01 hệ thống cấp điện cho tòa nhà máy soi. - 01 hệ thống cấp nước cho tòa nhà máy soi. - 01 hệ thống thoát nước cho tòa nhà máy soi. 2. Hồ sơ tài liệu của hệ thống và trách nhiệm lưu trữ của các đơn vị liên quan: Ngoài các hồ sơ tài sản quy định tại Chương III Quy chế này, hồ sơ máy soi Container CXG6 cũng như việc quản lý, lưu trữ thực hiện như sau: 2.1. Vụ Tài vụ - Quản trị có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ hệ thống máy soi CXG6 do Ban Quản lý dự án cung cấp sau khi Ban này giải thể: - Hợp đồng mua bán. - 01 bộ hồ sơ bàn giao tòa nhà bao gồm: + Facility work 1. + Facility work 2. + Facility work 3. + Bản vẽ hoàn công (kèm 02 đĩa CD tài liệu này). - 02 bộ hồ sơ bàn giao thiết bị gồm: Tài liệu hướng dẫn sử dụng và bảo dưỡng hệ thống thiết bị máy soi (kèm 01 đĩa CD tài liệu này). - 01 bộ hồ sơ kiểm tra số lượng, tính năng của hệ thống máy soi. 2.2. Đơn vị trực tiếp quản lý có trách nhiệm lưu giữ: - 01 bộ hồ sơ bàn giao tòa nhà bao gồm: + Facility work 1. + Facility work 2. + Facility work 3. + Bản vẽ hoàn công (kèm 01 đĩa CD tài liệu này). - 01 bộ hồ sơ bàn giao thiết bị gồm: Tài liệu hướng dẫn sử dụng và bảo dưỡng hệ thống thiết bị máy soi (kèm 01 đĩa CD tài liệu này). - 01 bộ hồ sơ kiểm tra số lượng, tính năng của hệ thống máy soi. 2.3. Đơn vị sử dụng có trách nhiệm lưu giữ: - 01 bộ hồ sơ bàn giao tòa nhà bao gồm: + Facility w ork 1. + Facility work 2. + Facility work 3. + Bản vẽ hoàn công. + 03 Bộ chìa khóa của toàn bộ tòa nhà, mỗi bộ gồm 20 chìa khóa: Đội vận hành máy soi sử dụng 01 bộ chìa khóa. Đơn vị sử dụng cất giữ, niêm phong 02 bộ chìa khóa. - 01 bộ hồ sơ bàn giao thiết bị gồm: Tài liệu hướng dẫn sử dụng và bảo dưỡng hệ thống thiết bị máy soi. - 01 bộ hồ sơ kiểm tra số lượng, tính năng của hệ thống máy soi. 3 . Quy định về sử dụng tài sản: 3.1. Đơn vị trực tiếp quản lý có trách nhiệm gia hạn đăng ký giấy phép hoạt động hệ thống máy soi. 3.2. Đối với đơn vị sử dụng tài sản, Lãnh đạo phụ trách kỹ thuật của đơn vị có trách nhiệm: - Đôn đốc việc sử dụng máy soi Container được trang cấp theo quy định của Tổng cục Hải quan tại Quyết định số 1628/QĐ-TCHQ ngày 20/7/2012 về việc ban hành quy trình kiểm tra hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu có sử dụng máy soi Container. - Kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản theo quy trình vận hành của nhà sản xuất và quy định tại Quy chế này. - Sao lưu (backup) dữ liệu hình ảnh đã soi chiếu vào đĩa zip. Khi dữ liệu hình ảnh đầy phải thay đĩa zip mới. - Bảo quản các đĩa zip đã sao lưu dữ liệu để phục vụ công tác tra cứu, tham khảo cũng như thanh tra, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, nhân viên khi có yêu cầu của cấp có thẩm quyền. Thời gian lưu trữ tối thiểu 01 năm. Trường hợp mất dữ liệu soi chiếu, tùy theo mức độ để có biện pháp khôi phục cũng như xử lý trách nhiệm cá nhân liên quan hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, xử lý. - Đơn vị sử dụng lập phương án sử dụng, bàn giao tài sản giữa các ca, kíp, ghi chép đầy đủ theo mẫu Nhật ký tài sản đính kèm Quy chế này. - Khi có sự cố kỹ thuật xảy ra với thiết bị máy soi phải chỉ đạo cho dừng hoạt động, báo cáo ngay cho cấp có thẩm quyền và thông báo kịp thời về sự cố kỹ thuật cho đại diện hãng sản xuất máy. 3.3. Đối với cá nhân sử dụng tài sản: - Vận hành tài sản theo quy trình của nhà sản xuất và quy định tại Quy chế này. - Khi hết ca làm việc, người sử dụng phải khóa máy, kiểm tra tình trạng của máy soi lần cuối; bàn giao chìa khóa cho người sử dụng ở ca trực kế tiếp. Trường hợp không có người trực, giao chìa khóa cho Lãnh đạo phụ trách quản lý, - Khi chưa được phép của người hoặc cấp có thẩm quyền, ng ườ i sử dụng không được tự ý làm các việc sau: + Không được tự ý chỉnh, sửa, xóa dữ liệu hình ảnh hàng hóa, hành lý soi chiếu. + Không tự ý sử dụng các thiết bị lưu trữ ngoài (đĩa CD/DVD, USB, thẻ nhớ, đĩa mềm, ổ cứng ngoài...) để đưa dữ liệu vào hoặc lấy dữ liệu ra. Trường hợp được phép sử dụng thiết bị lưu trữ ngoài thì phải đảm bảo thiết bị đó không có virus trước khi đưa vào tài sản. + Không tự ý lắp đặt thêm hoặc tháo dỡ, sửa chữa các bộ phận, thiết bị của tài sản; không tự ý cài đặt các chương trình phần mềm hoặc gỡ bỏ các chương trình ứng dụng đã có sẵn. - Trường hợp mất dữ liệu soi chiếu, phải báo cáo Lãnh đạo phụ trách quản lý kỹ thuật để xem xét, có biện pháp khôi phục dữ liệu, xử lý trách nhiệm các cá nhân liên quan. - Trường hợp máy soi xảy ra sự cố, phải ngừng hoạt động của máy. Báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý. 4. Quy định về bảo quản, vệ sinh tài sản - Đơn vị trực tiếp quản lý xem xét, bố trí dụng cụ cần thiết để bảo quản, vệ sinh tài sản theo đề xuất nhu cầu về chủng loại, số lượng của đơn vị sử dụng. - Đơn vị sử dụng tổ chức bảo quản toàn bộ hệ thống máy soi; vệ sinh sạch sẽ xung quanh và trong tòa nhà; nghiêm cấm đục, khoét tường tòa nhà máy soi (tránh rò rỉ phóng xạ); quét dọn đất, cát,...trong khu vực soi chiếu xe chở Container sau mỗi ca vận hành (tránh tắc hệ thống thoát nước bên trong phòng soi chiếu). 5. Quy định về bảo dưỡng tài sản 5.1. Nội dung bảo dưỡng hàng ngày: - Đơn vị thực hiện: Các nhân viên hải quan vận hành hệ thống máy soi. - Thời gian thực hiện: 30 phút trước khi làm việc hàng ngày. - Nội dung thực hiện như sau: + Kiểm tra về thiết bị cảnh báo an toàn: Kiểm tra trực quan tất cả đèn và còi cảnh báo bên trong và bên ngoài tòa nhà. + Kiểm tra vị trí và độ sạch của các cảm biến. + Dùng chổi quét sạch bụi, chướng ngại vật trên đường ray. + Kiểm tra trực quan hệ thống camera tự nhận diện số container. + Thực hiện kiểm tra âm thanh (kiểm tra còi báo). + Kiểm tra tất cả nút dừng khẩn cấp trong tòa nhà và máy gantry (10 nút E-stop, chuyển sang chế độ hoạt động ON). + Kiểm tra chìa khóa trên màn hình vận hành chuyển sang chế độ bật (Enable). 5.2. Nội dung bảo dưỡng hàng tuần: - Đơn vị thực hiện: Các nhân viên hải quan vận hành hệ thống máy soi. - Thời gian thực hiện: 60 phút trước khi làm việc ngày thứ 2 hàng tuần - Nội dung thực hiện như sau: + Thực hiện kiểm tra theo tất cả các nội dung của bảo dưỡng hàng ngày. + Kiểm tra trực quan hiện trạng của khung và thanh ngang máy Gantry. + Kiểm tra trực quan vỏ bọc các đường dây điện. + Kiểm tra trực quan độ sạch, chuyển động trơn tru hay hư hỏng của các cảm biến máy Gantry. + Kiểm tra trực quan độ sạch, hoạt động tốt hay hư hỏng của các công tắc. + Kiểm tra trực quan độ sạch, hư hỏng của các đèn cảnh báo. + Kiểm tra internet rack ở phòng điện. 5.3. Nội dung bảo dưỡng hàng tháng: - Đơn vị thực hiện: Đại diện hãng sản xuất. - Thời gian thực hiện: 60 phút trước khi làm việc trong ngày đầu tiên hàng tháng. - Nội dung thực hiện như sau: + Thực hiện kiểm tra theo tất cả các nội dung của bảo dưỡng hàng ngày, hàng tuần. + Kiểm tra trực quan bên ngoài hộp Detector (CXDA). + Kiểm tra trực quan sự hỏng hóc của mô tơ và hộp số máy Gantry. + Kiểm tra trực quan tất cả đèn và còi cảnh báo bên ngoài. + Kiểm tra trực quan sự hoạt động tốt hay hư hỏng của các nút điều khiển cảm biến của cửa vào, cửa ra. + Kiểm tra và bổ sung mực, trống của máy in. + Kiểm tra tất cả các nút dừng khẩn cấp. + Hệ thống phát tia X (Varian): Kiểm tra trực quan đường ống nối của hộp điều khiển nhiệt độ làm mát (TCU Temp); Kiểm tra trực quan sự an toàn của các hợp phần. + Kiểm tra điều hòa không khí: Kiểm tra lưới lọc khí. Vệ sinh hoặc thay thế lưới lọc. + Containment box: Đảm bảo công tắc bật sang chế độ ON. + Kiểm tra trực quan các camera tự nhận diện số container tại cổng entry door. + Kiểm tra hệ thống tại phòng tiếp nhận tờ khai. + Vệ sinh xung quanh khu vực 5.4. Nội dung bảo dưỡng hàng quý: - Đơn vị thực hiện: Đại diện hãng sản xuất. - Thời gian thực hiện: 60 phút trước khi làm việc ngày đầu tiên hàng quý. - Nội dung thực hiện như sau: + Thực hiện kiểm tra theo tất cả các nội dung của bảo dưỡng hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. + Kiểm tra máy Gantry: Kiểm tra sự hư hỏng hoặc bụi bẩn trên bề mặt kim loại của máy Gantry. Vệ sinh các chất bẩn hoặc sơn lại nếu cần thiết. + Kiểm tra các mối hàn trên đường ray. + Kiểm tra các then, khóa cài cửa ra, cửa vào. + Kiểm tra máy in phòng điều khiển, in thử các trang để kiểm tra màu mực. + Kiểm tra sự hư hỏng của các dây cáp nối từ UPS, đảm bảo UPS hoạt động tốt. + Kiểm tra bảng điện tổng, đảm bảo cầu dao hoạt động tốt. + Kiểm tra và loại bỏ bẩn trên các hộp thu nhận tia X (CXDA). + Kiểm tra các cáp và sự kết nối an toàn của tất cả detector thu nhận tia X (CXDA). + Phần mềm phân tích hình ảnh: Kiểm tra các chức năng xử lý ảnh. + Đảm bảo các file hình ảnh đã được lưu trữ vào đĩa. + Đảm bảo ổ cứng đã được lấp đầy dưới 50% dung lượng. + Đảm bảo toàn bộ đèn và còi cảnh báo hoạt động tốt. + Đảm bảo các thiết bị an toàn hoạt động bình thường. + Đảm bảo các tín hiệu bức xạ ở trạng thái tốt. + Kiểm tra trực quan hệ thống camera tự nhận diện số Container trước cửa vào. + Kiểm tra hệ thống tại phòng tiếp nhận tờ khai. + Kiểm tra và vệ sinh bảng điều khiển tại cửa vào. + Kiểm tra mô tơ bên trên khung cửa (shielding door). + Kiểm tra và vệ sinh bên trong của bảng điều khiển. + Soi chiếu thử Container và đảm bảo các hình ảnh hiện rõ ràng. 5.5. Nội dung bảo dưỡng 06 tháng: - Đơn vị thực hiện: Đại diện hãng sản xuất. - Thời gian thực hiện: 60 phút trước khi làm việc ngày đầu tiên của tháng kiểm tra. - Nội dung thực hiện như sau: + Thực hiện kiểm tra theo tất cả các nội dung của bảo dưỡng hàng ngày, hàng tuần, tháng, quý. + Vệ sinh DAS: Bộ phận phục vụ của hãng Varian thực hiện kiểm tra và bảo dưỡng 6 tháng. + Kiểm tra và vệ sinh bên ngoài tủ, hộp điện. + Máy tính DAS: Chạy chương trình Diplot và lưu giữ các kết quả của chương trình trên màn hình máy tính (bằng lệnh print screen) 5.6. Nội dung bảo dưỡng 06 tháng: - Đơn vị thực hiện: Đại diện hãng sản xuất. - Thời gian thực hiện: 60 phút tr ướ c khi làm việc ngày đầu tiên của năm kiểm tra. - Nội dung thực hiện như sau: + Thực hiện kiểm tra theo tất cả các nội dung bảo dưỡng hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, quý và 6 tháng. + Đo đạc và điều chỉnh điện thế đầu ra của nguồn cung cấp cho Detector thu nhận tia X (CXDA). + Bộ phận phục vụ của hãng Varian thực hiện kiểm tra và bảo dưỡng 6 tháng/lần. 5.7. Trong quá trình bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa, nâng cấp, cải tạo phải thực hiện hiệu chuẩn tài sản bằng các thiết bị hiệu chuẩn chuyên dụng để đảm bảo hiệu quả kỹ thuật sau khi bảo dưỡng. 5.8. Toàn bộ nội dung bảo dưỡng thực tế phải được ghi vào Biên bản để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra việc bảo dưỡng tài sản của đơn vị. 6. Quy định về quy trình vận hành máy soi CXG6: A. Kiểm tra và khởi động hệ thống: Công việc của Công chức Hải quan vận hành (System Operator) Bước 1 Rút chìa khóa “All Clear Switch” ở hộp điều khiển “DRIVERS DOOR INTERPACE PANEL CP8” trong phòng dành cho tài xế trước khi đi kiểm tra. Bước 2 Kiểm tra và bật sang chế độ hoạt động 09 nút dừng khẩn cấp (EMERGENCY STOP) trong phòng soi chiếu Container bao gồm: 04 nút ở vị trí các góc tường, 04 nút ở trên máy soi gantry, 01 nút ở hộp điều khiển “MAINTENANCE CP3” và các dây dẫn nối dừng khẩn cấp dọc hai bên phòng soi chiếu. Bước 3 Kiểm tra và loại bỏ các chướng ngại vật nằm chắn tại cửa vào (Entry Doors) và cửa ra (Exit Doors) của phòng soi chiếu. Bước 4 Kiểm tra và loại bỏ các chướng ngại vật nằm trên các đường ray Bước 5 Kiểm tra dung tích của dung dịch chất làm mát đầu phát tia X (TCU Coolant) trong ống nhựa trắng trên máy soi Gantry (trên mức minimum, còn màu đỏ). Bước 6 Kiểm tra không còn người trong phòng soi chiếu Container Bước 7 Bật cầu dao điện tổng của hệ thống máy soi. Bước 8 Cắm chìa khóa “AIl Clear Switch” vào hộp điều khiển “DRIVERS DOOR INTERFACE PANEL CP8” và bật sang chế độ ENABLE trong phòng dành cho tài xế. Bước 9 Kiểm tra màn hình hiển thị đo độ phóng xạ và hệ thống liên lạc qua bộ đàm tại phòng điều khiển máy soi. Bước 10 Nhấn phím “ON/OFF” để bật 03 màn hình hiển thị của hệ thống camera tòa nhà tại vị trí vận hành máy soi (OPERATOR STATION). Bước 11 Kiểm tra nút dừng khẩn cấp thứ 10 và bật chìa khóa sang chế độ ENABLE trên hộp điều khiển máy soi (OPERATOR PANEL CP4). Bước 12 Đăng nhập vào hệ thống điều khiển qua phím LOGIN trên màn hình điều khiển máy soi (OPERATOR PANEL CP4). User: OPERATOR ; Password : OPERATOR Nhấn phím “OK” , Nhấn phím “ENTER”. Bước 13 Nhấn phím “RESET” trên hộp điều khiển máy soi (OPERATOR PANEL CP4). Bước 14 Khởi động máy phát tia X và các mô tơ di chuyển bằng cách: - Nhấn phím “Power”. - Nhấn phím “X-Ray power Off” (chuyển từ màu đỏ sang màu xanh). - Nhấn phím “Axis 1 &2 Enable Off” (chuyển từ màu đỏ sang màu xanh). - Nhấn phím “Back” (để quay lại màn hình chính của người vận hành). Bước 15 Nhấn phím “X-ray” để kiểm tra quá trình khởi động đầu phát tia X Tại ô “Warmup Timer” sẽ thông báo thời gian còn lại của quá khởi động đầu phát tia X (420 giây đếm ngược). (Nếu không thấy thông báo thời gian khởi động tại đây thì nhấn phím “RESET”). Bước 16 Công chức Hải quan vận hành sẽ bật máy tính chủ (Host Computer) và các cán bộ khác trong nhóm cũng bật máy tính, cụ thể từng vị trí như sau: - 01 Công chức Hải quan ở phòng tiếp nhận tờ khai hải quan (Receptionist workstation) bật máy tính tại đây. - 05 Công chức Hải quan phân tích hình ảnh (Analyst workstation) bật 05 máy tính phân tích hình ảnh. - 01 Công chức Hải quan phụ trách đội phân tích hình ảnh (supervisor workstation) bật máy tính của phụ trách đội. - 01 Công chức Hải quan kiểm hóa thủ công (Inspection workstation) bật máy tính kiểm hóa thủ công. - Đăng nhập hệ thống máy tính tại vị trí tiếp nhận tờ khai bằng phím “LOGIN”, 05 vị trí phân tích hình ảnh và kiểm hóa thủ công bằng phím “LOGON” đều sử dụng chung: User: User1 , Password: Password1 hoặc User: User2 , Password: Password2 Đăng nhập máy tính tại vị trí phụ trách đội bằng phím “LOGON sử dụng User: Su1, Password: Su1 Bước 17 07 phím chức năng hiển thị tình trạng hệ thống (X-ray, Computer, E-stops, Doors, Sensors, Motion, Power) đã sẵn sàng hoạt động sẽ hiển thị màu xanh. (Nếu phím nào vẫn còn màu đỏ thì phải kiểm tra lại vị trí chưa sẵn sàng hoạt động hiển thị trên màn hình và nhấn phím “RESET”). Hệ thống đã sẵn sàng để soi chiếu. B. Quy trình soi chiếu Container: Chú ý: - Không thay đổi tốc độ quét của máy soi trong quá trình soi chiếu. - Không dừng máy lại trong quá trình soi chiếu. - Số ảnh container được soi chiếu lưu giữ tạm thời trong máy chủ chờ chuyển sang bộ phận phân tích hình ảnh là 07 ảnh. Bước 1 01 Công chức Hải quan tại Phòng Tiếp tân (Reception Room) tiếp nhận tờ khai hải quan bằng giấy. - Đặt tờ khai hải quan vào máy scan và nhấn phím “PDF” trên máy scan để scan tờ khai hải quan. - Chọn file đã scan trong mục MES bên trái màn hình máy tính. - Nhập mã số Container vào vị trí Manifest Id + Nếu mã số của Container đúng chuẩn thì nhấn “Accept”. + Nếu mã số của Container không đúng chuẩn thì nhập thêm mã số không đúng chuẩn đó vào vị trí Reenter và nhấn “Accept”. Bước 2 01 Công chức Hải quan vận hành hệ thống soi chiếu (System operator) sẽ nhấn nút OPEN trên bảng điều khiển cửa vào để mở cửa Entry Doors cho xe chở Container vào phòng soi chiếu. Bước 3 01 Công chức Hải quan ở vị trí hướng dẫn lái xe (Driver Room) sẽ rút chìa khóa “All Clear Switch” ở hộp điều khiển “DRIVERS DOOR INTERFACE PANEL CP8” trong phòng dành cho tài xế. - Hướng dẫn lái xe dừng đúng vị trí soi chiếu. - Kiểm tra không còn ai trong phòng soi chiếu và đưa tài xế vào phòng dành cho người lái xe. - Cắm chìa khóa “All Clear Switch” vào hộp điều khiển “DRIVERS D O OR INTERFACE PANEL CP8” và bật sang chế độ ENABLE. - Thông báo cho người vận hành máy soi qua bộ đàm và ngăn không cho mọi người mở cửa, đi vào phòng soi chiếu trong suốt quá trình soi chiếu. Bước 4 Công chức Hải quan vận hành (System Operator) quan sát trên màn hình camera, nhấn nút CLOSE trên bảng điều khiển cửa vào để đóng cửa Entry Doors lại, không thấy còn người trong phòng soi chiếu sẽ bắt đầu soi chiếu Container: - Nhấn phím “Operator”. - Nhấn phím “Standard” hoặc “High” hoặc “Maximum” để chọn tốc độ soi chiếu. - Nhấn phím “Start Scans” để bắt đầu soi chiếu (đèn vàng bắt đầu nhấp nháy). Sau 10 giây , màn hình hi ể n thị Ready to Run. - Nhấn phím “Run” (Tia X bắt đầu phát, còi báo hiệu kêu liên tục, đèn đỏ nhấp nháy liên tục). Sau khi scan xong toàn bộ Container, quá trình soi chiếu sẽ tự động kết thúc (tia X ngừng phát, còi báo hiệu dừng kêu, đèn đỏ tắt). - Nhấn nút OPEN trên bảng điều khiển cửa ra để mở cửa Exit door. - Thông báo qua hệ thống bộ đàm cho công chức Hải quan hướng dẫn lái xe vào phòng soi chiếu đưa Container ra ngoài bãi chờ kết quả phân tích hình ảnh. - Nhấn nút CLOSE trên bảng điều khiển cửa ra để đóng cửa Exit door và nhấn nút OPEN trên bảng điều khiển cửa vào để mở cửa Entry Door cho xe chở Container tiếp sau vào phòng soi chiếu. C. Quá trình xử lý hình ảnh - Các ảnh soi chiếu từ máy chủ và tờ khai hải quan từ phòng tiếp nhận tờ khai sẽ được truyền ngay lập tức sang máy tính của công chức Hải quan phân tích hình ảnh. - 05 Công chức Hải quan phân tích hình ảnh (Analyst workstation) sử dụng phần mềm trên máy tính xử lý hình ảnh thu được, (đánh dấu khu vực nghi ngờ trong Container, đề nghị kiểm tra bằng tay), viết nhận xét bằng biểu tượng Comment và chuyển hình ảnh bao gồm nhận xét qua người phụ trách đội bằng biểu tượng Clear/Reject Image. (Nếu cần thời gian giải lao hoặc trước khi ra về, để không tiếp nhận thêm hình ảnh phân tích, cán bộ phân tích hình ảnh nhấn phím Stop Receiving Cases trên thanh công cụ của phần mềm). - Người phụ trách Đội tiếp nhận hình ảnh từ công chức phân tích hình ảnh (có bao gồm ý kiến của người phân tích hình ảnh) sẽ xem xét và viết nhận xét bằng biểu tượng Comment, đưa ra quyết định bằng biểu tượng Clear/Reject Image + Nếu không có nghi vấn, in kết quả, chuyển hình ảnh (bao gồm nhận xét) qua bộ phận tiếp nhận tờ khai hải quan (Reception Room), cán bộ tiếp nhận tờ khai tiến hành làm thủ tục giải phóng Container cho chủ hàng. + Nếu có nghi ngờ, đánh dấu khu vực nghi ngờ trong Container, chuyển hình ảnh (bao gồm nhận nhận xét) đồng thời qua bộ phận tiếp nhận tờ khai hải quan (Reception Room) và bộ phận kiểm hóa thủ công (Inspection workstation). Tất cả các hình ảnh soi chiếu nếu nghi vấn chuyển sang kiểm hóa thủ công phải được in ra và ghi nhận xét để lưu trữ tại Đội thủ tục thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu bằng Container. *) Tại bộ phận tiếp nhận tờ khai hải quan (Reception Room) sẽ đề nghị các container khác thuộc cùng tờ khai hải quan phải quay lại bộ phận kiểm hóa thủ công (Inspection workstation) để kiểm tra và ghi nhận xét vào hình ảnh của container đã được kiểm tra, in kết quả và chuyển làm các thủ tục tiếp theo. *) Tại bộ phận kiểm hóa thủ công (Inspection workstation) sẽ tiến hành mở Container để kiểm tra và ghi nhận xét vào hình ảnh của container đã được kiểm tra, in kết quả và chuyển làm các thủ tục tiếp theo. D. Tắt hệ thống soi chiếu container Chú ý: - Không mở các hộp điều khiển hệ thống điện trong tòa nhà. - Không cài đặt thêm hoặc gỡ bỏ các phần mềm trong hệ thống máy tính. - Không cắm USB, ổ cứng ngoài,... vào hệ thống máy tính (tránh lây nhiễm virus) Bước 1 - 05 Cán bộ phân tích hình ảnh (Analyst workstation) thoát khỏi phần mềm phân tích hình ảnh bằng biểu tượng EXIT trên thanh công cụ của máy tính, chọn Yes (đồng ý thoát khỏi phần mềm phân tích hình ảnh). - Cán bộ phụ trách đội phân tích hình ảnh (supervisor workstation) thoát khỏi phần mềm phân tích hình ảnh bằng biểu tượng EXIT, chọn Yes. - Cán bộ kiểm hóa thủ công (Inspection workstation) thoát khỏi phần mềm phân tích hình ảnh bằng biểu tượng EXIT, chọn Yes. - Cán bộ tiếp nhận tờ khai hải quan thoát khỏi phần mềm bằng biểu tượng CLOSE (dấu X góc trên cùng bên phải). Bước 2 Cán bộ vận hành hệ thống soi chiếu (System Operator) tiến hành tắt hệ thống : - Nhấn phím “Computer” - Nhấn phím “Computer System Shutdown” để tắt các máy tính. (Các phím chức năng sẽ chuyển từ màu xanh sang đỏ, các máy tính đã tắt) - Nhấn phím “Back” để quay lại màn hình vận hành hệ thống - Nhấn phím “Power”. - Nhấn phím “X-ray Power ON” - Nhấn phím “Axis 1&2 Enable ON” (Các phím chức năng sẽ chuyển từ màu xanh sang đỏ, đã tắt nguồn điện phát tia X, tắt nguồn điện của mô tơ chuyển động) - Nhấn phím “Back” - Cán bộ vận hành hệ thống soi chiếu (System Operator) tắt tất cả bộ lưu điện UPS cho các máy tính. Bước 4: Trên màn hình hiển thị 07 phím chức năng (X-ray, Computer, E-stops, Doors, Sensors, Motion, Power) chuyển sang màu đỏ thì Cán bộ vận hành hệ thống soi chiếu (System Operator) nhấn phím “LOGOUT” và tắt cầu dao điện tổng của hệ thống máy soi trong phòng soi chiếu. PHỤ LỤC 7 MỘT SỐ QUY ĐỊNH CỤ THỂ ĐỐI VỚI ĐỐI VỚI HỆ THỐNG MÁY SOI CONTAINER HCV CAB 2000M (Ban hành kèm theo Quyết định số 2385/QĐ-TCHQ ngày 29 tháng 10 năm 2012 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan) Ngoài những quy định chung về quản lý, sử dụng tài sản tại Quy chế này, Phụ lục này quy định một số nội dung cụ thể khi quản lý, vận hành sử dụng hệ thống máy soi Container HCV CAB 2000M (hãng Smiths Detection), cụ thể: 1. Mô tả hệ thống máy soi Container CAB 2000M trang bị ban đầu: 1.1. 01 hệ thống thiết bị máy soi gồm: a. Hệ thống phát tia-X. b. Hệ thống thu tia-X. c. Phòng vận hành. Phòng này bao gồm các thiết bị: - Máy in. - Điều khiển từ xa cho hệ thống thủy lực. - Hệ thống máy tính bao gồm: + Trạm điều khiển hệ thống có hai màn hình và một bàn phím Hitrax. + Trạm giám sát trạng thái có một màn hình và một chuột. + Trạm phân tích ảnh có một màn hình, một bàn phím, một chuột. + Máy chủ gồm một màn hình, một bàn phím, một chuột. + Trạm lưu trữ. - 04 màn hình theo dõi các camera giám sát. - Các tủ điện. - Các tủ đựng tài liệu và đồ cá nhân. - Sạc pin cho bộ điều khiển từ xa, đèn chiếu sáng xách tay, bình chữa cháy, hộp y tế,... d. Các camera giám sát (04 camera lắp đặt trên khung soi). e. Các nút dừng khẩn cấp. 1.2. Hệ thống điều hòa. 1.3. Hệ thống thủy lực. 1.4. Máy phát điện. 1.5. Các thiết bị phụ trợ: a. Các cột và dây xích nhựa, các cột báo hình nón, các biển báo,.,. b. Thang (01 thang cao và 01 thang thấp). c. Hệ thống tường rào bảo vệ, kệ nâng. 2. Quy định về sử dụng tài sản: 2.1. Đơn vị trực tiếp quản lý có trách nhiệm gia hạn đăng ký giấy phép hoạt động hệ thống máy soi. 2.2. Đối với đơn vị sử dụng tài sản, Lãnh đạo phụ trách kỹ thuật của đơn vị có trách nhiệm: - Đôn đốc việc sử dụng máy soi Container được trang cấp theo quy định của Tổng cục Hải quan tại Quyết định số 1628/QĐ-TCHQ ngày 20/7/2012 về việc ban hành quy trình kiểm tra hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu có sử dụng máy soi Container. - Kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản theo quy trình vận hành của nhà sản xuất và quy định tại Quy chế này. - Sao lưu (backup) dữ liệu hình ảnh đã soi chiếu vào đĩa zip. Khi dữ liệu hình ảnh đầy phải thay đĩa zip mới. - Bảo quản các đĩa zip đã sao lưu dữ liệu để phục vụ công tác tra cứu, tham khảo cũng như thanh tra, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, nhân viên khi có yêu cầu của cấp có thẩm quyền. Thời gian lưu trữ tối thiểu 01 năm. Trường hợp mất dữ liệu soi chiếu, tùy theo mức độ để có biện pháp khôi phục cũng như xử lý trách nhiệm cá nhân liên quan hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, xử lý . - Đơn vị sử dụng lập phương án sử dụng, bàn giao tài sản giữa các ca, kíp, ghi chép đầy đủ theo mẫu Nhật ký tài sản đính kèm Quy chế này. - Khi có sự cố kỹ thuật xảy ra với thiết bị máy soi phải chỉ đạo cho dừng hoạt động, báo cáo ngay cho cấp có thẩm quyền và thông báo kịp thời về sự cố kỹ thuật cho đại diện hãng sản xuất máy. 2.3. Đối với cá nhân sử dụng tài sản: - Vận hành tài sản theo quy trình của nhà sản xuất và quy định tại Quy chế này. - Khi hết ca làm việc, người sử dụng phải khóa máy, kiểm tra tình trạng của máy soi lần cuối; bàn giao chìa khóa cho người sử dụng ở ca trực kế tiếp. Trường hợp không có người trực, giao chìa khóa cho Lãnh đạo phụ trách quản lý. - Khi chưa được phép của người hoặc cấp có thẩm quyền, người sử dụng không được tự ý làm các việc sau: + Không được tự ý chỉnh, sửa, xóa dữ liệu hình ảnh hàng hóa, hành lý soi chiếu. + Không tự ý sử dụng các thiết bị lưu trữ ngoài (đĩa CD/DVD, USB, thẻ nhớ, đĩa mềm, ổ cứng ngoài...) để đưa dữ liệu vào hoặc lấy dữ liệu ra. Trường hợp được phép sử dụng thiết bị lưu trữ ngoài thì phải đảm bảo thiết bị đó không có virus trước khi đưa vào tài sản. + Không tự ý lắp đặt thêm hoặc tháo dỡ, sửa chữa các bộ phận, thiết bị của tài sản; + Không tự ý cài đặt các chương trình phần mềm hoặc gỡ bỏ các chương trình ứng dụng đã có sẵn. - Trường hợp mất dữ liệu soi chiếu, phải báo cáo Lãnh đạo phụ trách quản lý kỹ thuật để xem xét, có biện pháp khôi phục dữ liệu, xử lý trách nhiệm các cá nhân liên quan. - Trường hợp máy soi xảy ra sự cố, phải ngừng hoạt động của máy. Báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý, 3. Quy định về bảo quản, vệ sinh tài sản - Đơn vị trực tiếp quản lý xem xét, bố trí dụng cụ cần thiết để bảo quản, vệ sinh tài sản theo đề xuất nhu cầu về chủng loại, số lượng của đơn vị sử dụng. - Đơn vị sử dụng tổ chức bảo quản toàn bộ hệ thống máy soi; vệ sinh sạch sẽ xung quanh; quét dọn đất, cát,...trong khu vực soi chiếu xe chở container sau mỗi ca vận hành. 4. Quy định về bảo dưỡng tài sản: Việc bảo dưỡng hệ thống CAB2000 thực hiện theo quy định của hãng sản xuất. Trong quá trình bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa, nâng cấp, cải tạo phải thực hiện hiệu chuẩn tài sản bằng các thiết bị hiệu chuẩn chuyên dụng để đảm bảo hiệu quả kỹ thuật sau khi bảo dưỡng. 5. Quy định về quy trình vận hành máy soi CAB 2000M: A. Quy trình khởi động Bước 1 Kiểm tra hệ thống trước khi vận hành: 1.1. Đánh giá trực quan toàn bộ khu vực soi chiếu: - Kiểm tra hư hỏng và va chạm ngoài vỏ máy; - Tất cả các chân đế máy soi đều đứng chắc chắn trên nền (không thể dịch chuyển bằng tay); - Máy được căn chỉnh thăng bằng (xem thước thăng bằng cạnh cửa chính); - Tất cả các cửa đều khớp với khung (các cạnh của cửa phải song song với khung). - Khung soi đứng vững trên mặt đất và các cáp gia cố của khung soi đều căng - Kiểm tra khung soi căn chỉnh chính xác với cabin (xem tia laser trên tấm phản xạ của khung soi) 1.2. Kiểm tra các thiết bị an toàn: - Kiểm tra các nút dừng khẩn cấp - Khóa liên động cửa phòng phát tia-X 1.3. Kiểm tra các thiết bị báo hiệu - Còi báo trên khung soi - Các đèn nháy màu cam trên khung soi - Các đèn chỉ thị tia-X phát màu vàng trên bàn phím HiTraX - Đèn giao thông hoạt động tốt 1.4. Kiểm tra thiết bị camera giám sát: Kiểm tra các camera quan sát toàn bộ khu vực soi chiếu; Điều chỉnh các màn hình camera trong phòng điều khiển 1.5. Kiểm tra mắt thần: Kiểm tra chức năng các mắt thần; Vệ sinh các mắt thần phát/thu và các tấm phản xạ 1.6. Kiểm tra chức năng các cảm biến trên màn hình giám sát trạng thái. 1.7. Kiểm tra đèn chiếu sáng: Các đèn trong phòng vận hành, các đèn pha làm việc bình thường. 1.8. Kiểm tra khu vực an toàn/ cấm đã được thiết lập chính xác (15m x 15m); thay thế tất cả các cọc tiêu giao thông, biển báo và dây xích đã hỏng. 1.9. Kiểm tra giao diện người sử dụng: - Kiểm tra chức năng các bộ phận và đèn trên bảng điều khiển chính - Kiểm tra các bộ phận điều khiển trên bàn phím HiTraX - Kiểm tra chức năng bộ điều khiển từ xa - Kiểm tra điều chỉnh các màn hình 1.10. Đảm bảo cửa của hệ thống điều hòa mở, kiểm tra chức năng hệ thống điều hòa. 1.11. Kiểm tra ắc quy: - Kiểm tra tình trạng của ắc quy khởi động của hệ thống thủy lực và máy phát điện - Vệ sinh ắc quy bằng khăn lau - Kiểm tra các dây bắt vào ắc quy đều chặt - Kiểm tra mức axit của ắc quy 1.12. Kiểm tra tình trạng các quạt thông gió trong tủ công tắc +125, vệ sinh và loại bỏ bụi bẩn. 1.13. Kiểm tra hệ thống thủy lực: - Ghi chú lại mức dầu của hệ thống thủy lực trong quá trình tắt hệ thống (60°C) - Kiểm tra dầu thủy lực có bị bẩn hay không - Kiểm tra các đầu ống và đầu nối xem có bị rò rỉ hay không (siết chặt tất cả các đầu nối) 1.14. Kiểm tra máy phát điện: Ghi chú lại số giờ hoạt động trên bảng điều khiển máy phát điện; kiểm tra trực quan tình trạng máy phát điện xem có bộ phận nào lỏng lẻo, có rò rỉ và khí thải Bước 2 Bật nguồn cung cấp - Nếu sử dụng nguồn xoay chiều AC: Phía sau Cab 2000, đảm bảo sử dụng điện 3 pha cấp nguồn cho Cab 2000. - Nếu sử dụng máy phát điện: Tại bảng +110 trong phòng vận hành, bật công tắc khởi động máy phát sang vị trí “I”. Máy phát sẽ tự khởi động sau khoảng 30 giây . Bước 3: Trong phòng điều khiển Tại bảng +110: 1. Xoay chìa khóa chọn nguồn từ vị trí “0” sang vị trí “1” (đối với máy phát) hoặc “2” (đối với nguồn ngoài). 2. Xoay công tắc màu đỏ theo chiều kim đồng hồ từ “OFF” sang “ON”. CHÚ Ý ● 3 đèn màu xanh lá phía trên sẽ sáng. ● Đèn chiếu sáng trong phòng sẽ bật (nếu công tắc đã được bật từ trước) ● Máy in sẽ tự khởi động và tự kiểm tra. Tại bảng +135: 3. Xoay chìa khóa cấp nguồn cho hệ thống máy tính (bên cạnh đèn màu xanh lá cây) từ “0” sang “I”. Hệ thống máy trạm phân tích hình ảnh sẽ tự khởi động. Chú ý: Đèn “Ready for mains of f” (màu xanh lá cây) sẽ sáng 4. Bấm nút Reset. 5. Đèn của nút Reset sẽ tắt. Chú ý: Nếu sau khi bấm Reset, đèn không tắt, cần kiểm tra lại các nút dừng khẩn cấp xem có nút nào bị nhấn hay không. Nếu có, kéo nút dừng khẩn cấp để giải phóng. Sau đó thực hiện lại bước 4 và 5 này. 6. Xoay chìa khóa (cạnh nút bấm màu trắng) từ “0” sang “I” 7. Bấm nút “X-Ray system enable” (nút bấm màu trắng) để khởi động hệ thống máy tính. Đèn của nút này sẽ sáng, Chú ý: + Trạm điều khiển hệ thống sẽ tự khởi động. + 4 màn hình camera sẽ khởi động + Đèn màu xanh “Ready for mains off ” sẽ tắt + Chờ hệ thống hoàn tất việc khởi động 8. Tiếp tục bấm nút “X-ray system enable” (nút bấm màu trắng). Hệ thống sẵn sàng khi nút “X- ray system enable” sáng màu trắng. Chú ý: Nếu màn hình hiển thị thông báo lỗi: + Đọc thông báo lỗi, ghi lại, khắc phục lỗi và liên hệ với kỹ thuật của Smiths Detection nếu thông báo lỗi bất thường. + Bấm “Ack all + close” để xác nhận thông báo và đóng cửa s ổ thông báo lỗi. B. Quy trình soi chiếu Bước 1: Trong phòng điều khiển: Cán bộ vận hành máy soi đảm bảo hệ thống sẵn sàng soi chiếu. Tại bảng +135: 1. Nút “X-ray system enable” sáng màu trắng 2. Kiểm tra ký hiệu đèn giao thông đang ở màu đỏ. 3. Kiểm tra hướng soi chiếu đúng. Hướng soi chiếu được thể hiện bằng mũi tên màu đen ở giữa màn hình. 4. Kiểm tra màn hình chính, đảm bảo tất cả các mức đều thể hiện màu xanh lá cây. - Đặc biệt là thông số LineSensor Humidity <> - Độ ẩm phòng (Compartment Humidity) <> 5. Cab 2000 đã sẵn sàng soi chiếu. Bước 2: Chuẩn bị soi chiếu (Cán bộ vận hành máy soi thực hiện) - Đảm bảo không có người nào đi lại trong khu vực hạn chế thông qua các màn hình camera. - Cán bộ vận hành máy soi liên lạc với các đồng nghiệp thông báo máy đã sẵn sàng soi chiếu - Liên lạc với các đồng nghiệp không cho bất cứ người nào đi lại trong khu vực soi chiếu Bước 3: Tại vị trí xe tải (Cán bộ điều khiển bên ngoài) 1. Giải thích cho lái xe biết Cab 2000 sẽ dùng tia-X để soi chiếu xe. 2. Yêu cầu lái xe chờ tín hiệu đèn giao thông. 3. Yêu cầu lái xe lái ở vận tốc khoảng 5 km/h. 4. Yêu cầu lái xe cung cấp tài liệu 5. Kiểm tra số đăng ký trùng với xe 6. Giao tài liệu cho người phân tích ảnh trong Cab 2000 để người phân tích ảnh so sánh. 7. Giải thích cho lái xe rằng KHÔNG người nào hay động vật sống nào được phép trong container khi soi chiếu Bước 4: Soi chiếu 1. Khi tất cả đã sẵn sàng, có thể bắt đầu quá trình soi chiếu. 2. Trên bàn phím Smiths Heimann, bấm phím để bắt đầu, Bước 5: Phân tích ảnh - So sánh các thành phần trong ảnh thu được với tài liệu khai báo. - Kiểm tra toàn bộ ảnh và đánh giá xe tải để đưa ra quyết định “Đồng ý” hoặc “Không đồng ý”. Trường hợp “Không đồng ý”: Cán bộ phân tích lưu lại ảnh soi chiếu; Cán bộ hướng dẫn xe tải tới “Trạm kiểm tra lại”. Bước 6: Soi xe tiếp theo Làm theo các bước trên khi hệ thống đã sẵn sàng cho việc soi chiếu xe tiếp theo. C. Quy trình tắt hệ thống Trong phòng điều khiển Để đảm bảo không mất nguồn đột ngột đối với hệ thống phân tích ảnh RIW, cần tắt hệ thống RIW trước khi tắt hệ thống Cab 2000. Để tắt hệ thống RIW, sử dụng máy chủ tắt máy trạm trước (Chuột phải chọn Shutdown), sau đó, tại tủ +130, bấm nháy nút nguồn để tắt máy chủ. Tại bảng +135: - Xoay chìa khóa (cạnh nút bấm màu trắng) từ “I” về “0”. - Chờ đèn “Ready for mains off” sáng màu xanh lá cây. Chú ý: Quá trình tắt máy tính mất khoảng 1 đến 2 phút. Nếu người vận hành không chờ đèn này sáng mà tắt nguồn luôn có thể sẽ gây hư hỏng nặng cho hệ thống máy tính. Xoay chìa khóa “System Mains On” (cạnh đèn màu xanh) từ vị trí “I” về vị trí “0” Tại bảng +110: - Xoay công tắc màu đỏ ngược chiều kim đồng hồ từ “ON” về “OFF” - Nếu sử dụng nguồn máy phát: xoay công tắc “G” từ “I” về “0”. - Xoay chìa khóa chọn nguồn về vị trí “0”. Chú ý: Sau khi hoàn tất quá trình tắt hệ thống trên: - Bấm bất kỳ nút dừng khẩn cấp nào trước khi rời phòng điều khiển. - Thu dọn đồ đạc và khóa tất cả các cửa. PHỤ LỤC 8 MỘT SỐ QUY ĐỊNH CỤ THỂ ĐỐI VỚI ĐỐI VỚI HỆ THỐNG MÁY SOI CONTAINER G6003 (Ban hành kèm theo Quyết định số 2385/QĐ-TCHQ ngày 29 tháng 10 năm 2012 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan) Ngoài những quy định chung về quản lý, sử dụng tài sản quy định tại Quy chế này, Phụ lục này quy định một số nội dung cụ thể khi quản lý, vận hành sử dụng hệ thống máy soi Container G6003 (hãng Raspiscan), cụ thể: 1. Hệ thống máy soi Container G6003 bao gồm: - 01 tòa nhà máy soi xây dựng hoàn chỉnh theo dự án và các thiết bị lắp đặt văn phòng trong tòa nhà (gồm bàn ghế, thiết bị vệ sinh, thiết bị điện,...) và các tài liệu kỹ thuật kèm theo. - 01 hệ thống thiết bị máy soi gồm: thiết bị soi chiếu, hệ thống máy tính nghiệp vụ, hệ thống máy camera, hệ thống điều khiển vận hành,... và các tài liệu kỹ thuật kèm theo. - 01 hệ thống cấp điện cho tòa nhà máy soi. - 01 hệ thống cấp nước cho tòa nhà máy soi. - 01 hệ thống thoát nước cho tòa nhà máy soi. 2. Hồ sơ tài liệu của hệ thống và trách nhiệm lưu trữ của các đơn vị liên quan: Ngoài các hồ sơ tài sản quy định tại Chương III Quy chế này, hồ sơ máy soi Container G6003 cũng như việc quản lý, lưu trữ thực hiện như sau: 2.1. Vụ Tài vụ - Quản trị có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ hệ thống máy soi CXG6 do Ban Quản lý dự án cung cấp sau khi Ban này giải thể: - Hợp đồng mua bán. - 01 bộ hồ sơ bàn giao tòa nhà bao gồm: + Facility work 1. + Facility work 2. + Facility work 3. + Bản vẽ hoàn công (kèm 02 đĩa CD tài liệu này). - 02 bộ hồ sơ bàn giao thiết bị gồm: Tài liệu hướng dẫn sử dụng và bảo dưỡng hệ thống thiết bị máy soi (kèm 01 đĩa CD tài liệu này). - 01 bộ hồ sơ kiểm tra số lượng, tính năng của hệ thống máy soi. 2.2. Đơn vị trực tiếp quản lý có trách nhiệm lưu giữ: - 01 bộ hồ sơ bàn giao tòa nhà bao gồm: + Facility work 1. + Facility work 2. + Facility w ork 3. + Bản vẽ hoàn công (kèm 01 đĩa CD tài liệu này). - 01 bộ hồ sơ bàn giao thiết bị gồm: Tài liệu hướng dẫn sử dụng và bảo dưỡng hệ thống thiết bị máy soi (kèm 01 đĩa CD tài liệu này). - 01 bộ hồ sơ kiểm tra số lượng, tính năng của hệ thống máy soi. 2.3. Đơn vị sử dụng có trách nhiệm lưu giữ: - 01 bộ hồ sơ bàn giao tòa nhà bao gồm: + Facility work 1. + Facility w ork 2. + Facility work 3. + Bản vẽ hoàn công. + 03 Bộ chìa khóa của toàn bộ tòa nhà, mỗi bộ gồm 20 chìa khóa: Đội vận hành máy soi sử dụng 01 bộ chìa khóa. Đơn vị sử dụng cất giữ, niêm phong 02 bộ chìa khóa. - 01 bộ hồ sơ bàn giao thiết bị gồm: Tài liệu hướng dẫn sử dụng và bảo dưỡng hệ thống thiết bị máy soi. - 01 bộ hồ sơ kiểm tra số lượng, tính năng của hệ thống máy soi. 3. Quy định về sử dụng tài sản: 3.1. Đơn vị trực tiếp quản lý có trách nhiệm gia hạn đăng ký giấy phép hoạt động hệ thống máy soi. 3.2. Đối với đơn vị sử dụng tài sản, Lãnh đạo phụ trách kỹ thuật của đơn vị có trách nhiệm: - Đôn đốc việc sử dụng máy soi Container được trang cấp theo quy định của Tổng cục Hải quan tại Quyết định số 1628/QĐ-TCHQ ngày 20/7/2012 về việc ban hành quy trình kiểm tra hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu có sử dụng máy soi Container. - Kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản theo quy trình vận hành của nhà sản xuất và quy định tại Quy chế này. - Sao lưu (backup) dữ liệu hình ảnh đã soi chiếu vào đĩa zip. Khi dữ liệu hình ảnh đầy phải thay đĩa zip mới. - Bảo quản các đĩa zip đã sao lưu dữ liệu để phục vụ công tác tra cứu, tham khảo cũng như thanh tra, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, nhân viên khi có yêu cầu của cấp có thẩm quyền. Thời gian lưu trữ tối thiểu 01 năm. Trường hợp mất dữ liệu soi chiếu, tùy theo mức độ để có biện pháp khôi phục cũng như xử lý trách nhiệm cá nhân liên quan hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, xử lý. - Đơn vị sử dụng lập phương án sử dụng, bàn giao tài sản giữa các ca, kíp, ghi chép đầy đủ theo mẫu Nhật ký tài sản đính kèm Quy chế này. - Khi có sự cố kỹ thuật xảy ra với thiết bị máy soi phải chỉ đạo cho dừng hoạt động, báo cáo ngay cho cấp có thẩm quyền và thông báo kịp thời về sự cố kỹ thuật cho đại diện hãng sản xuất máy. 3.3. Đối với cá nhân sử dụng tài sản: - Vận hành tài sản theo quy trình của nhà sản xuất và quy định tại Quy chế này. - Khi hết ca làm việc, người sử dụng phải khóa máy, kiểm tra tình trạng của máy soi lần cuối; bàn giao chìa khóa cho người sử dụng ở ca trực kế tiếp. Trường hợp không có người trực, giao chìa khóa cho Lãnh đạo phụ trách quản lý. - Khi chưa được phép của người hoặc cấp có thẩm quyền, người sử dụng không được tự ý làm các việc sau: + Không được tự ý chỉnh, sửa, xóa dữ liệu hình ảnh hàng hóa, hành lý soi chiếu. + Không tự ý sử dụng các thiết bị lưu trữ ngoài (đĩa CD/DVD, USB, thẻ nhớ, đĩa mềm, ổ cứng ngoài...) để đưa dữ liệu vào hoặc lấy dữ liệu ra. Trường hợp được phép sử dụng thiết bị lưu trữ ngoài thì phải đảm bảo thiết bị đó không có virus trước khi đưa vào tài sản. + Không tự ý lắp đặt thêm hoặc tháo dỡ, sửa chữa các bộ phận, thiết bị của tài sản; + Không tự ý cài đặt các chương trình phần mềm hoặc gỡ bỏ các chương trình ứng dụng đã có sẵn. - Trường hợp mất dữ liệu soi chiếu, phải báo cáo Lãnh đạo phụ trách quản lý kỹ thuật để xem xét, có biện pháp khôi phục dữ liệu, xử lý trách nhiệm các cá nhân liên quan. - Trường hợp máy soi xảy ra sự cố, phải ngừng hoạt động của máy. Báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý. 4. Quy định về bảo quản, vệ sinh tài sản - Đơn vị trực tiếp quản lý xem xét, bố trí dụng cụ cần thiết để bảo quản, vệ sinh tài sản theo đề xuất nhu cầu về chủng loại, số lượng của đơn vị sử dụng. - Đơn vị sử dụng tổ chức bảo quản toàn bộ hệ thống máy soi; vệ sinh sạch sẽ xung quanh và trong tòa nhà; nghiêm cấm đục, khoét tường tòa nhà máy soi (tránh rò rỉ phóng xạ); quét dọn đất, cát,...trong khu vực soi chiếu xe chở Container sau mỗi ca vận hành (tránh tắc hệ thống thoát nước bên trong phòng soi chiếu). 5. Quy định về bảo dưỡng, bảo trì tài sản 5.1. Bảo dưỡng hàng ngày: - Đơn vị thực hiện: Các nhân viên hải quan vận hành hệ thống máy soi. - Thời gian thực hiện: 30 phút trước khi làm việc hàng ngày. - Nội dung thực hiện như sau: + Đổ nước thải từ điều hòa. + Kiểm tra Gantry đảm bảo đường xe vào không có chướng ngại vật. + Kiểm tra tất cả các kết nối đến các thành phần Linac (Đầu phát Linac và Console) để đảm bảo rằng không thất thoát hoặc hư hỏng. + Kiểm tra đồng hồ áp lực khí SF6 trên (Linac) Accelerator, nếu thấp phải nạp thêm vào, kiểm tra lượng gas tự động nạp. + Kiểm tra tất cả các E-stop, và thiết lập lại nếu cần. + Kiểm tra hệ thống chức năng camera. + Kiểm tra chức năng chiếu sáng Gantry. + Kiểm tra bên ngoài của Gantry, kiểm tra có dấu hiệu thiệt hại cửa bảo vệ hay không. + Kiểm tra phòng UPS và cấu trúc Gantry có dấu hiệu thiệt hại không. + Kiểm tra hệ thống phân phối điện chính “Bật nguồn”, và sau đó kiểm tra các nút khóa điện (Switch), đo điện áp và ghi lại thông số. + Kiểm tra nguồn chính của UPS “Bật nguồn” và ghi ghi lại thông số. + Kiểm tra nhiệt độ của hệ thống UPS, kiểm tra ngẫu nhiên khi nhiệt độ bên ngoài được trên 25 °C. + Kiểm tra chìa khóa cho Máy gia tốc tuyến tính M3 (linac) đặt đúng vị trí hoạt động, và chắc rằng Linac làm ấm sau khi khởi động không có lỗi hiển thị. + Kiểm tra hệ thống cảnh báo, tất cả các đèn và âm thanh khi phát tia X. Xem trang bảo trì HMI để kiểm tra. + Sử dụng tài liệu kỹ thuật về bảo trì HMI để thực hiện và kiểm tra hệ thống điều khiển. + Kiểm tra khu vực soi chiếu Gantry được an toàn và không có chướng ngại vật. + Đảm bảo Gantry là ở đúng vị trí. + Đảm bảo tất cả mọi người phải rời khỏi Tòa nhà Gantry trước khi bắt đầu soi chiếu. - Tất cả nội dung thực hiện trên đây và những bất thường trong quá trình kiểm tra đều phải ghi vào mẫu biên bản kiểm tra của hãng sản xuất (Form Daily routines). Cán bộ thực hiện kiểm tra phải ký, ghi rõ họ tên, ngày giờ thực hiện vào biên bản. 5.2. Bảo dưỡng hàng tuần - Đơn vị thực hiện: Các nhân viên hải quan vận hành hệ thống máy soi, (có thể phối hợp cùng Công ty Hàn Việt). - Thời gian thực hiện: Trước khi làm việc ngày đầu tiên trong tuần. - Nội dung thực hiện như sau: + Làm các công việc trong công việc kiểm tra hàng ngày. + Thực hiện kiểm tra trực quan tổng thể hiện trạng của hệ thống và những nơi có chất lỏng có thể rò rỉ. + Kiểm tra áp suất khí SF6 và nạp nếu cần thiết. + Kiểm tra sự rạn vỡ trên đường ray, đường máng cáp và xung quanh Gantry. + Làm sạch tất cả các camera và ống kính. + Kiểm tra các phanh hãm của Gantry (over travel limit) hoạt động tốt. + Kiểm tra hệ thống điều hòa không khí. + Kiểm tra tất cả các cảnh báo và âm thanh hoạt động tốt. + Kiểm tra các đèn báo giao thông hoạt động tốt. + Kiểm tra mức dung dịch trên TCU. + Báo cáo lỗi bất kỳ xảy ra. - Tất cả nội dung thực hiện trên đây và những bất thường trong quá trình kiểm tra đều phải ghi vào mẫu biên bản kiểm tra của hãng sản xuất (Form Weekly routines). Cán bộ thực hiện kiểm tra phải ký, ghi rõ họ tên, ngày giờ thực hiện vào biên bản. 5.3. Chế độ bảo dưỡng hàng quý - Đơn vị thực hiện: Các nhân viên hải quan vận hành hệ thống máy soi và đại diện hãng sản xuất tại Việt Nam. - Thời gian thực hiện: Trước khi làm việc ngày đầu tiên trong quý. - Nội dung thực hiện như sau: + Làm sạch nội thất văn phòng, nhà soi. + Kiểm tra dữ liệu lưu trữ. + Báo cáo các vấn đề phát sinh. + Thực hiện kiểm tra tổng thể hệ thống, kiểm tra các hư hỏng và các nơi có chất lỏng có thể rò rỉ. + Kiểm tra áp suất khí SF6 và nạp nếu cần. + Tra dầu, mỡ tất cả các vòng bi và bộ phận chuyển động. + Làm sạch tất cả các camera và ống kính. + Kiểm tra các phanh hãm của Gantry (over travel limit) hoạt động tốt. + Làm sạch màn hình cảm ứng HMI. + Kiểm tra hệ thống điều hòa không khí. + Kiểm tra hoạt động của tất cả các cảnh báo. + Thay đổi bộ lọc và làm sạch tất cả các bảng điều khiển. + Kiểm tra mức dung dịch trên TCU, Làm sạch bộ lọc TCU (nếu cần). + Kiểm tra cabin XSC về các kết nối/ modules/ chuyển mạch. + Kiểm tra bảng điều khiển chính về các kết nối/ modules/ chuyển mạch. + Kiểm tra bảng điều khiển Gantry về kết nối/ modules/ chuyển mạch. + Kiểm tra tủ điều khiển cửa ra, vào về các kết nối/ modules. + Kiểm tra chức năng tất cả các nút E-stop, interlocks và đèn cảnh báo. + Ghi lại và tổng số tài liệu quét trong khoảng thời gian 3 tháng. + Báo cáo các lỗi nếu có. + Kiểm tra tất cả các kết nối Varian ở Modulator và bộ phận RF. + Ghi thông số Varian và đối chiếu với thông số trước đây. + Thực hiện quét và kiểm tra chất lượng hình ảnh (đính kèm báo cáo). + Kiểm tra tất cả các linh kiện dự phòng và dụng cụ sửa chữa. + Kiểm tra dầu trong động cơ chuyển động. Tra dầu mỡ ... - Tất cả nội dung thực hiện trên đây và những bất thường trong quá trình kiểm tra đều phải ghi vào mẫu biên bản kiểm tra của hãng sản xuất (Form Quarterly routines). Cán bộ thực hiện kiểm tra phải ký, ghi rõ họ tên, ngày giờ thực hiện vào biên bản. 5.3. Chế độ bảo dưỡng định kỳ 06 tháng/lần - Đơn vị thực hiện: Các nhân viên hải quan vận hành hệ thống máy soi (NVHQ), cán bộ kỹ thuật của đại diện hãng tại Việt Nam (VN) và chuyên gia bảo trì của hãng sản xuất (CG). - Thời gian thực hiện: 06 tháng/lần. - Nội dung thực hiện như sau: Bước Nội dung công việc Người thực hiện A 1 Lặp lại báo cáo ngày NV HQ A2 Trước khi làm công tác bảo trì hệ thống dọn dẹp khu vực văn phòng làm việc NVHQ A3 Trước khi làm công tác bảo trì hệ thống lưu trữ cơ sở dữ liệu quét NVHQ A4 Trước khi làm công tác bảo trì hệ thống báo cáo một số vấn đề NVHQ A5 Chạy chương trình “Check Disk” trên hệ thống PC’s kiểm tra ổ cứng CG A6 Chạy chương trình “Disk Defragmenter” trên hệ thống PC’s CG A7 Thực hiện kiểm tra trực quan tổng thể của hệ thống thiệt hại và rò rỉ chất lỏng VN A8 Kiểm tra áp suất khí SF6 và nạp tiền khi cần thiết VN A9 Bôi trơn tất cả các vòng bi và bộ phận chuyển động VN A10 Lấy mẫu dầu Gantry Drive và gửi đến phòng thí nghiệm để kiểm tra, nếu kết quả kiểm tra không đạt thì thay dầu mới VN A 11 Làm sạch tất cả các camera bao gồm bên trong, bên ngoài VN A12 Kiểm tra các thiết bị switches ngắt điện giới hạn vị trí VN A13 Làm s ạ ch màn hình HIM VN A14 Kiểm tra tất cả các máy điều hòa VN A15 Kiểm tra tình trạng của tất cả các đèn hiệu và âm thanh cảnh báo VN A16 Thay bộ lọc và làm sạch tất cả các tủ điều khiển VN A17 Kiểm tra mức nước trên TCU và rót thêm nếu cần thiết VN A18 Kiểm tra cabin XSC về các kết nối / modules / chuyển tiếp VN A19 Kiểm tra tủ điều khiển chính các kết nối / modules / chuyển tiếp VN A20 Kiểm tra tủ điều khiển Gantry các kết nối / modules / chuyển tiếp VN A21 Kiểm tra tủ điều khiển cửa ra các kết nối / modules VN A22 Kiểm tra tủ điều khiển cửa vào các kết nối / modules VN A23 Kiểm tra tình trạng của tất cả các nút e-stop, interlocks và đèn VN A24 Kiểm tra điện áp đầu ra của UPS và hoạt động chính xác VN A25 Kiểm tra các thiết bị điều hòa và quạt thông gió trong tủ điều khiển VN A26 Kiểm tra và nếu cần thiết làm sạch dàn làm lạnh ngưng tụ TCU VN A27 Ghi lại và tổng số tài liệu quét cho kỳ hàng quý VN A28 Đo Nhiệt độ không khí bên ngoài, nhiệt độ giảm xuống dưới -5 o C hoặc tăng lên trên 30 o C hệ thống phải để được hỗ trợ NVHQ A29 Thực hiện bất kỳ thay thế bảo hành và trả lại tất cả các bộ phận bị lỗi đến Rapiscan trong quý điều hành VN A30 Báo cáo lỗi nếu có VN A31 Kiểm tra tất cả các kết nối Varian ở cả hai đơn vị điều chế và RF CG A32 Ghi Varian đọc và kiểm tra so với trước đây (theo RapVQ.xls) CG A33 Thực hiện quét và kiểm tra chất lượng hình ảnh (đính kèm báo cáo) CG A34 Kiểm tra tất cả các phụ tùng và dụng cụ CG A35 Thực hiện kiểm tra đĩa, chống phân mảnh và sao lưu của tất cả các PC’S CG A36 Kiểm tra tình trạng tòa nhà để bảo vệ bức xạ CG A37 Thực hiện Varian PMI CG A38 Thực hiện, khảo sát tia bức xạ của trang web. CG - Tất cả nội dung thực hiện trên đây và những bất thường trong quá trình kiểm tra đều phải ghi vào mẫu biên bản kiểm tra của hãng sản xuất (Form Annual Inspection Checklist). Cán bộ thực hiện kiểm tra phải ký, ghi rõ họ tên, ngày giờ thực hiện vào biên bản. 5.7. Trong quá trình bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa, nâng cấp, cải tạo phải thực hiện hiệu chuẩn tài sản bằng các thiết bị hiệu chuẩn chuyên dụng để đảm bảo hiệu quả kỹ thuật sau khi bảo dưỡng. 6. Quy định về quy trình vận hành máy soi G6003: A. Quy trình kiểm tra và khởi động hệ thống máy soi (thực hiện bởi nhân viên kỹ thuật của Hải Quan) Kiểm tra hệ thống Thực hiện công việc kiểm tra hàng ngày theo quy định của nhà sản xuất Rapiscan (Form Daily checklist). Khởi động hệ thống Bước 1 Kiểm tra nguồn điện của toàn bộ nhà soi chiếu (trong phòng điện): + Nguồn điện lưới; + Nguồn điện UPS; + Hệ thống máy sử dụng nguồn điện 3 phase 420VAC với dòng điện của mỗi phase là 230VAC ± 10%. Chú ý: Kiểm tra bằng cách đọc chỉ số nguồn điện hiển thị trên tủ điện và tủ UPS. Bước 2 Khởi động hệ thống điện cho hệ thống máy soi: + Xoay công tắc nguồn từ vị trí OFF sang vị trí On tại tủ điện trong phòng điều khiển. + Khởi động hệ thống bằng cách xoay chìa khóa trên tủ điện sang vị trí ON. Bước 3 Hệ thống sẽ tự động khởi động máy chủ (Server); máy HMI; máy Camera và các máy trạm trong hệ thống theo qui trình được cài đặt tự động. Bước 4 Xoay cả 2 chìa khóa trên LINATRON (trong tủ máy chủ): chìa khóa CONTROL về vị trí Remote, chìa khóa BEAM về vị trí Enable. Bước 5 Kiểm tra lỗi của hệ thống (nếu có) được hiển thị trên màn hình HMI. Bấm nút Reset Alarm. Xử lý các lỗi nếu có theo thông báo lỗi hiển thị trên màn hình. Bước 6 + Bật hệ thống nguồn cho Gantry; + Trên màn hình HMI chọn tab “Initialise” và bấm nút Power Up. + Chờ cho tới khi hệ thống nguồn Gantry khởi động xong hoàn toàn và hiển thị bằng màu xanh lá cây với dòng chữ Active. Bước 7 Chọn tab “SYSTEM OVERVIEW” và làm theo các bước sau: + Bấm vào “Re-Integrate Safety Systems” + B ấ m vào “Safety Systems Engage” + Bấm vào “Light Curtain Healthy” + Bấm vào “Linac Safety Reset” Sau khi bấm các nút trên sẽ hiển thị bằng màu xanh lá cây và Linac bắt đầu quá trình khởi động (warm-up) trong 420 giây. Sau khi khởi động thành công, hệ thống Gantry đã sẵn sàng hoạt động “System Ready”. Bước 8 Kiểm tra lại toàn bộ hệ thống máy trạm đã khởi động xong và đăng nhập cho các máy trạm với tên đăng nhập và mật khẩu, (operator/operator) Trên màn hình HMI: kiểm tra tab “Alarm” xem có thông báo lỗi hay không. Nếu không có thông báo lỗi mới. Quay lại tab “System Overview”. Hệ thống đã sẵn sàng hoạt động. B. Quy trình vận hành hệ thống máy soi Rapiscan Gantry G6003: Công chức Hải quan tại bàn cân điện tử Hướng dẫn lái xe lên bàn cân điện tử và hướng dẫn chủ hàng tới vị trí Check-in để nhập thông tin hàng Công chức Hải quan tại máy Check-in - Tiếp nhận hồ sơ lô hàng. - Khi hệ thống nhận diện Container và xe đầu kéo hiển thị trên màn hình máy Check-in. Đối chiếu với giấy tờ của khách hàng và scan các giấy tờ vào hệ thống. - Kiểm tra và điền các thông tin của khách hàng theo các form: tên khách hàng, số Container, số xe đầu kéo, trọng lượng, hàng xuất hay hàng nhập ... - Sau khi điền xong các thông tin, bấm lưu để cập nhật thông tin cho công chức Hải quan ở vị trí Control để có thể bắt đầu soi chiếu. Công chức Hải quan tại máy Control - Kiểm tra an toàn cho toàn bộ hệ thống trên màn hình HMI và bằng Camera giám sát. - Thông tin bằng loa truyền thanh và bộ đàm tới công chức Hải quan tại bàn cân để đưa xe lên bàn cân. - Bấm nút check-in trên màn hình Control (bật đèn Trafic Light từ đỏ sang xanh) và mở cửa nhà soi để đưa xe tại bàn cân vào nhà soi. - Chờ thông tin cập nhật từ máy Check-in gửi sang, kiểm tra thông tin và lựa chọn tập tin đúng theo xe hàng đang trong nhà soi để bắt đầu soi chiếu. - Kiểm tra lại an toàn hệ thống và thông báo qua loa truyền thanh trước khi soi chiếu. - Bấm nút bắt đầu soi trên màn hình Control để bắt đầu quá trình soi chiếu. - Sau khi soi chiếu xong, hình ảnh soi chiếu được tự động gửi tới 1 trong 5 máy trạm phân tích hình ảnh (được đăng ký “login” và đang rảnh). - Mở cửa nhà soi và thông báo cho công chức Hải quan hướng dẫn lái xe điều khiển xe ra khỏi nhà soi. Công chức Hải quan làm nhiệm vụ đảm bảo an toàn bên trong nhà soi - Hướng dẫn cho xe vào đúng vị trí đỗ bên trong nhà soi. - Yêu cầu lái xe, phụ xe vào vị trí phòng chờ cho lái xe. Kiểm tra để đảm bảo rằng không có người bên trong nhà soi trước khi soi chiếu. - Đóng và khóa cửa tại phòng chờ cho lái xe và thông báo tới công chức Hải quan tại máy Control biết đã sẵn sàng để soi chiếu. Vặn chìa khóa liên động. - Nhận thông báo từ công chức Hải quan tại máy Control sau khi soi chiếu hoàn thành để đưa lái xe và điều khiển xe ra khỏi nhà soi an toàn. Công chức Hải quan tại máy trạm phân tích hình ảnh mức 1 (5 máy) và máy trạm phân tích mức 2 (SuperVisor) - Máy trạm phân tích hình ảnh mức 1: + Phân tích hình ảnh và đối chiếu với hồ sơ lô hàng để đánh giá. + Nếu phát hiện các nghi vấn, đánh dấu vùng nghi vấn (nếu có) và ghi chú thích cho nghi vấn. + Sau khi phân tích, đánh dấu cho hình ảnh là Không có gì (pass) hay Có nghi vấn (checked) để hoàn tất quá trình phân tích. + Bấm nút chuyển SuperVisor nếu không phát hiện được đối tượng nghi vấn (hoặc yêu cầu SuperVisor quyết định cho hình ảnh) - Máy trạm phân tích hình ảnh mức 2: Phân tích lại các hình ảnh do công chức Hải quan tại máy trạm mức 1 gửi tới yêu cầu quyết định hoặc phân tích lại các hình ảnh bị đánh dấu cần kiểm tra (checked) do công chức Hải quan tại máy trạm kiểm tra mức 1 đã đánh dấu. Công chức Hải quan tại máy trạm kiểm tra thủ công - Nhận các báo cáo và hình ảnh soi chiếu do các công chức Hải quan tại các máy trạm phân tích hình ảnh đã đánh dấu cần kiểm tra thủ công. - Xem trên hình ảnh soi chiếu vị trí nghi vấn đề phối hợp với các công chức Hải quan khác tìm kiếm đối tượng nghi vấn bằng thủ công được nhanh hơn. PHỤ LỤC 9 MỘT SỐ QUY ĐỊNH CỤ THỂ ĐỐI VỚI ĐỐI VỚI HỆ THỐNG MÁY SOI CONTAINER HCVM 3528L (Ban hành kèm theo Quyết định số 2385/QĐ-TCHQ ngày 29 tháng 10 năm 2012 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan) Ngoài những quy định chung về quản lý, sử dụng tài sản tại Quy chế này, Phụ lục này quy định một số nội dung cụ thể khi quản lý, vận hành sử dụng hệ thống máy soi container HCVM 3528L (hãng Smiths Detection), cụ thể: 1. Mô tả hệ thống máy soi container HCVM 3528L trang bị ban đầu: 1.1. Một hệ thống tia X gồm: nguồn phát tia X và hệ thống chuẩn trực; hệ thống thu tia X. 1.2. Một hệ thống công ng hệ thông tin gồm: - Hai trạm phân tích hình ảnh (RIW). Mỗi trạm gồm một bộ máy tính, hai màn hình LCD 22” độ phân giải cao, cùng bàn phím và chuột. - Một hệ thống cơ sở dữ liệu (DBW). Trạm này trang bị nền tảng SQL, được trang bị màn hình phẳng LCD 22”, bàn phím và chuột. - Một hệ thống điều khiển và giám sát (CMW) toàn bộ hệ thống soi chiếu, hiển thị trên màn hình LCD phẳng 22”. - Một trạm Check-In (CIW). Máy tính trạm Check-in được trang bị cùng màn hình LCD 22”, một máy quét phẳng A4 và một máy in laser màu A4. - Một bộ nhớ dữ liệu (SU) với hệ thống đĩa dự phòng RAID. - Một hệ thống sao lưu, back up (ARU), gồm ổ ghi DVD-R/-RW và một ổ cứng lưu trữ gắn ngoài USB với dung lượng > 2 TB. - Một máy in laser màu A4 độ phân giải cao. - Thiết bị kết nối không dây. 1.3. Một bộ điều khiển hệ thống, gồm: - Một bộ điều khiển logic khả trình PLC. - Một thiết bị đo phóng xạ trong khoang vận hành. - Hệ thống CCTV gồm 7 camera giám sát (kể cả 1 camera PTZ), hình ảnh hiển thị trên màn hình CMW. - Một hệ thống Camera tự động nhận dạng biển số xe ô tô, số Container, có ba camera OCR. - Hệ thống bộ đàm gồm 01 bộ đàm cố định trong phòng vận hành và 01 bộ đàm cầm tay cho nhân viên vận hành bên ngoài máy soi. - Một hệ thống hàng rào Hồng ngoại phát hiện và cảnh báo khi có người đi vào khu vực ảnh hưởng bức xạ - Một thiết bị kiểm soát tốc độ xe ô tô chạy qua máy soi. - Thiết bị dừng khẩn cấp ở khu vực bên ngoài và bên trong khoang vận hành (gồm 10 thiết bị dừng khẩn cấp tích hợp trên hệ thống soi chiếu và 01 nút dừng khẩn cấp tại bộ điều khiển từ xa). - Một hệ thống đèn báo và còi báo động chỉ ra hệ thống máy soi đang trong chế độ tắt, chế độ chuẩn bị phát và đang phát tia X. 1.4. Một xe chở (L) gồm: - Một xe Mercedes ACTROS 2532 NL (tay lái bên trái), ba trục, được trang bị hệ thống trợ lực tay lái, hệ thống phanh chống bó cứng ABS, tiêu chuẩn khí thải Euro 5. - Một khoang vận hành chứa các trạm phân tích hình ảnh (RIW) và thiết bị điều khiển, vận hành hệ thống soi chiếu, trang bị đầy đủ điều hòa nhiệt độ, có hai (2) chỗ ngồi cho Nhân viên phân tích hình ảnh và chỗ ngồi cho nhân viên vận hành hệ thống để điều khiển và vận hành hệ thống soi chiếu. - Một khoang kỹ thuật gồm một tủ kỹ thuật và một tủ máy tính. - Một khoang lái có một ghế cho lái xe và hai ghế cho hành khách, được trang bị điều hòa nhiệt độ. - Một cần thủy lực hỗ trợ hệ thống soi chiếu tia X và hệ thống thu tia X. - Thiết bị cảnh báo va chạm để cảnh báo va chạm khi máy soi tiến gần đến vật thể khác trong quá trình soi chiếu. - Một hệ thống báo cháy và chữa cháy. - Hai bộ lưu điện UPS, mỗi UPS có công suất 3KVA đảm bảo duy trì hoạt động của hệ thống công ng hệ thông tin trên xe máy soi. - Một bộ lưu điện UPS được trang bị thêm. - Một máy phát điện động cơ diesel công suất xấp xỉ 44 kVA. - Một cáp cấp nguồn để kết nối trực tiếp nguồn điện lưới 3 pha. 2. Quy định về sử dụng tài sản: 2.1. Đơn vị trực tiếp quản lý có trách nhiệm gia hạn đăng ký giấy phép hoạt động hệ thống máy soi, đăng kiểm với xe ô tô di động theo quy định. 2.2. Đối với đơn vị sử dụng tài sản, Lãnh đạo phụ trách kỹ thuật của đơn vị có trách nhiệm: - Đôn đốc việc sử dụng máy soi Container được trang cấp theo quy định của Tổng cục Hải quan tại Quyết định số 1628/QĐ-TCHQ ngày 20/7/2012 về việc ban hành quy trình kiểm tra hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu có sử dụng máy soi Container. - Kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản theo quy trình vận hành của nhà sản xuất và quy định tại Quy chế này. - Sao lưu (backup) dữ liệu hình ảnh đã soi chiếu vào đĩa zip. Khi dữ liệu hình ảnh đầy phải thay đĩa zip mới. - Bảo quản các đĩa zip đã sao lưu dữ liệu để phục vụ công tác tra cứu, tham khảo cũng như thanh tra, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, nhân viên khi có yêu cầu của cấp có thẩm quyền. Thời gian lưu trữ tối thiểu 01 năm. Trường hợp mất dữ liệu soi chiếu, tùy theo mức độ để có biện pháp khôi phục cũng như xử lý trách nhiệm cá nhân liên quan hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, xử lý. - Đơn vị sử dụng lập phương án sử dụng, bàn giao tài sản giữa các ca, kíp, ghi chép đầy đủ theo mẫu Nhật ký tài sản đính kèm Quy chế này. - Khi có sự cố kỹ thuật xảy ra với thiết bị máy soi phải chỉ đạo cho dừng hoạt động, báo cáo ngay cho cấp có thẩm quyền và thông báo kịp thời về sự cố kỹ thuật cho đại diện hãng sản xuất máy. 2.3. Đối với cá nhân sử dụng tài sản: - Vận hành tài sản theo quy trình của nhà sản xuất và quy định tại Quy chế này. - Khi hết ca làm việc, người sử dụng phải khóa máy, kiểm tra tình trạng của máy soi lần cuối; bàn giao chìa khóa cho người sử dụng ở ca trực kế tiếp. Trường hợp không có người trực, giao chìa khóa cho Lãnh đạo phụ trách quản lý. - Khi chưa được phép của người hoặc cấp có thẩm quyền, người sử dụng không được tự ý làm các việc sau: + Không được tự ý chỉnh, sửa, xóa dữ liệu hình ảnh hàng hóa, hành lý soi chiếu. + Không tự ý sử dụng các thiết bị lưu trữ ngoài (đĩa CD/DVD, USB, thẻ nhớ, đĩa mềm, ổ cứng ngoài...) để đưa dữ liệu vào hoặc lấy dữ liệu ra. Trường hợp được phép sử dụng thiết bị lưu trữ ngoài thì phải đảm bảo thiết bị đó không có virus trước khi đưa vào tài sản. + Không tự ý lắp đặt thêm hoặc tháo dỡ, sửa chữa các bộ phận, thiết bị của tài sản; + Không tự ý cài đặt các chương trình phần mềm hoặc gỡ bỏ các chương trình ứng dụng đã có sẵn. - Trường hợp mất dữ liệu soi chiếu, phải báo cáo Lãnh đạo phụ trách quản lý kỹ thuật để xem xét, có biện pháp khôi phục dữ liệu, xử lý trách nhiệm các cá nhân liên quan. - Trường hợp máy soi xảy ra sự cố, phải ngừng hoạt động của máy. Báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý. 3. Quy định về bảo quản, vệ sinh tài sản - Đơn vị trực tiếp quản lý xem xét, bố trí dụng cụ cần thiết để bảo quản, vệ sinh tài sản theo đề xuất nhu cầu về chủng loại, số lượng của đơn vị sử dụng. - Đơn vị sử dụng tổ chức bảo quản toàn bộ hệ thống máy soi; vệ sinh sạch sẽ xung quanh; quét dọn đất, cát,...trong khu vực soi chiếu xe chở Container sau mỗi ca vận hành. 4. Quy định về bảo dưỡng tài sản: Việc bảo dưỡng hệ thống HCVM 3528L thực hiện theo quy định của hãng sản xuất. Trong quá trình bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa, nâng cấp, cải tạo phải thực hiện hiệu chuẩn tài sản bằng các thiết bị hiệu chuẩn chuyên dụng để đảm bảo hiệu quả kỹ thuật sau khi bảo dưỡng. 5. Quy trình vận hành: A. Quy trình khởi động Bước 1: Kiểm tra hệ thống trước khi vận hành: - Kiểm tra mức nhiên liệu. - Kiểm tra lốp xe. - Đảm bảo không có chất lỏng nào bị rò rỉ. - Kiểm tra trực quan bên ngoài xe. Bước 2: Thiết lập hàng rào hồng ngoại - Đỗ xe chở HCVM vào vị trí. - Đảm bảo khu vực không có vật gì cản trở khung soi hoặc các bộ phận của hệ thống. - Độ dốc không quá 3%. - Thiết lập hàng rào hồng ngoại Bước 3: Quan sát xung quanh khu vực soi chiếu - Đảm bảo khu vực soi chiếu sạch sẽ và bằng phẳng. - Đảm bảo không ai trong khu vực di chuyển của khung soi và các bộ phận di chuyển của hệ thống. - Kiểm tra tất cả các nút dừng khẩn cấp đã nhả. Bước 4: Chuyển xe chở sang chế độ soi chiếu - Tắt động cơ xe, kích hoạt phanh tay, chuyển hộp số về 0. - Xoay chìa khóa xe sang ignition (các đèn chỉ thị của bảng hiển thị bật). - Chờ 15 giấy, các đèn của bảng hiển thị tắt. - Chuyển HCVM sang chế độ soi chiếu bằng cách bấm nút biểu tượng hình “con rùa”, đèn chỉ thị màu đỏ sẽ sáng. Bước 5: Khởi động máy phát điện - Trước khi khởi động máy phát điện, đảm bảo công tắc chọn nguồn ở vị trí giữa. - Bật công tắc khởi động máy phát. - Chuyển công tắc chọn nguồn sang vị trí “Máy phát điện”. Hệ thống được cấp nguồn. Bước 6: Giải phóng nút dừng khẩn cấp và xác nhận lỗi - Lấy điều khiển từ xa cầm tay từ khoang vận hành. - Kéo nút dừng khẩn cấp và bấm cùng lúc hai nút biểu tượng <|> để bật nguồn cho điều khiển từ xa. Đèn phía trên của điều khiển từ xa sẽ sáng. - Bấm nút - Đảm bảo pin dự phòng của điều khiển từ xa đang cắm trong bộ sạc. - Kéo nhả tất cả các nút dừng khẩn cấp của HCVM nếu cần. Bước 7: Bật nguồn hệ thống - Vặn - Bấm Alt+Alt trên bàn phím của trạm làm việc. Nhập “sh1” trong “User name” và bấm Enter hoặc bấm “OK”, sau đó nháy đúp chuột vào CMW. - Bấm Bước 8: Mở khung soi - Bấm và giữ nút - Âm cảnh báo sẽ được phát ra trong quá trình mở khung soi. - Âm cảnh báo sẽ dừng khi khung đã tới vị trí cuối cùng. Bước 9: Bật hệ thống bộ đàm - Bật nguồn hệ thống bộ đàm và kiểm tra tình trạng hoạt động của nó. Cung cấp bộ đàm cầm tay cho nhân viên tiếp nhận hồ sơ. - Kiểm tra Thiết bị phát hiện phóng xạ đang hoạt động. Bước 10: Kiểm tra trạng thái hệ thống - Kiểm tra các lỗi hoặc các điều kiện thiếu trên trạm điều khiển và giám sát CMW. - Nếu một lỗi hay một điều kiện còn thiếu được hiển thị, phải xác định và xử lý trước khi tiếp tục vận hành. HCVM sẽ không thể soi chiếu cho đến khi tất cả các lỗi và các điều kiện đều được xử lý. - Kiểm tra lần cuối việc thiết lập hàng rào hồng ngoại, sử dụng trạm CMW. Trạng thái của hàng rào hồng ngoại sẽ hiển thị dạng khung màu xanh lá cây, thể hiện hàng rào hồng ngoại đang hoạt động tốt. - HCVM đã sẵn sàng soi chiếu. B. Quy trình soi chiếu Chế độ di động 1. Kiểm tra trước khi soi chiếu - Kiểm tra điều kiện các lốp. - Sử dụng camera giám sát trong phòng vận hành để quan sát khu vực soi chiếu. - Kiểm tra khu vực đảm bảo không có cản trở gây mất an toàn. 2. Trạng thái hệ thống - Kiểm tra trên trạm CMW tất cả các điều kiện đã đạt và không có lỗi nào xảy ra. - Nếu các điều kiện ban đầu chưa đạt, hoặc còn lỗi nào chưa khắc phục, CMW sẽ hiển thị thông báo lỗi. - Xóa lỗi sau đó trên bảng điều khiển CD1, bấm 3. Xe vào khu vực soi chiếu - Hướng dẫn xe vào khu vực soi chiếu và dừng tại vị trí đã chỉ sẵn. - Lái xe tắt động cơ, kéo phanh tay, ra khỏi xe cùng với tất cả các hành khách và giao tài liệu hải quan cho nhân viên tiếp nhận hồ sơ (RO). - Dẫn lái xe và các hành khách ra khỏi khu vực soi chiếu. 4. Hồ sơ soi chiếu - Tạo một file hồ sơ soi chiếu trên trạm check-in, nhập vào các dữ liệu hành chính liên quan tới xe và tải của xe, và số hóa các tài liệu hải quan (quét tài liệu). 5. Nút - Bấm và giữ nút đèn nháy màu xanh lá 6. Cho phép soi chiếu - Để khởi động soi chiếu, người vận hành hệ thống (SO) yêu cầu người tiếp nhận hồ sơ (RO) thông qua bộ đàm. Cả SO và RO phải xác nhận rằng khu vực soi chiếu đã an toàn để soi chiếu. 7. Xác nhận soi chiếu - Người tiếp nhận hồ sơ (RO) sẽ cho phép soi chiếu bằng cách bấm hai lần nút 8. Kiểm tra trạng thái hệ thống - Hệ thống đã sẵn sàng soi chiếu và chờ HCVM di chuyển thông qua bảng điều khiển CD1. 9. HCVM bắt đầu di chuyển - Chọn hướng soi chiếu bằng cách bấm nút - HCVM bắt đầu di chuyển sau một khoảng trễ ngắn (15 đến 20 giây: thời gian để khởi động chu trình và phát tia X). - Mọi chuyển động của HCVM lúc này là do động cơ điện. 10. Soi chiếu xe - Kiểm tra quá trình soi chiếu trên màn hình CCTV: + Đèn chỉ thị “X-ray on” sẽ sáng trên bảng điều khiển CD1 khi tia X phát, và: + HCVM sẽ di chuyển. Tốc độ di chuyển được định nghĩa bởi tốc độ soi chiếu đã cài đặt. + Còi báo phát ra âm cảnh báo. + Đèn báo màu đỏ bên ngoài HCVM sẽ nháy sáng. - Quá trình này được hiển thị trên màn hình CMW khi đang soi chiếu và tia X đang phát. 11. Kết thúc soi chiếu - Khi phát hiện ra điểm cuối xe tải, tia X ngừng phát và HCVM ngừng di chuyển một cách tự động. Việc dừng này được hệ thống điều khiển sử dụng các cảm biến phát hiện. - Trong quá trình soi chiếu, trạm PAT sẽ hiển thị hình ảnh thu thập được trong thời gian thực. - Khi kết thúc soi chiếu, xác nhận rằng hình ảnh “tốt” đã có được và đã hiển thị đúng, hệ thống sẽ tự động reset và sẵn sàng cho lần soi chiếu tiếp theo. - Sau khi soi chiếu, có hai trường hợp đặc biệt có thể xảy ra sau khi tự động dừng: + Không phát hiện ra xe cần soi chiếu (hình ảnh sẽ là một vùng trắng), + Không phát hiện ra điểm cuối của xe được soi chiếu (hình ảnh sẽ bị cắt). - Các trường hợp ngoại lệ này đòi hỏi phải thực hiện soi chiếu lại. 12. Xe ra khỏi khu vực soi chiếu - Hướng dẫn lái xe tới xe của anh ta và hướng dẫn cho xe ra khỏi khu vực soi chiếu. - Xe tiếp theo được phép đi vào khu vực soi chiếu. Chế độ dừng và đi 1. Kiểm tra trước khi soi chiếu - Chế độ dạng cổng này đòi hỏi phải lắp thêm radar phát hiện tốc độ. - Kiểm tra khu vực đảm bảo không có cản trở gây mất an toàn. 2. Trạng thái hệ thống - Kiểm tra trên trang “Configuration” của CMW đã chọn chế độ “Stop & Go”. - Kiểm tra tất cả các điều kiện đã đạt và không có lỗi nào được phát hiện trên trạm CMW. - Xóa lỗi sau đó trên bảng điều khiển CD1, bấm 3. Xe vào khu vực soi chiếu - Xe dừng tại đầu vào khu vực soi chiếu và lái xe đưa tài liệu khai báo hải quan cho nhân viên tiếp nhận hồ sơ (RO). - RO hướng dẫn cho lái xe: lái xe qua máy soi chậm, tốc độ ổn định trong khoảng từ 7 đến 12km/h. - Xe tiến vào khu vực soi chiếu và dừng tại vị trí đã vạch sẵn. 4. Tạo hồ sơ soi chiếu - Tạo file hồ sơ soi chiếu của xe trên trạm check-in, nhập vào các dữ liệu hành chính liên quan tới xe và tải của nó, và số hóa các tài liệu khai báo hải quan (quét tài liệu). 5. Cho phép soi chiếu - Nhân viên tiếp nhận hồ sơ (RO) kiểm tra khu vực bảo vệ phóng xạ và cho phép soi chiếu bằng cách bấm nút xác nhận trên điều khiển từ xa hai lần. 6. Xe tải di chuyển - Xe tải di chuyển tiến lên với tốc độ chậm. Cảm biến thứ nhất LS1 phát hiện ra cabin lái xe. Đèn báo sẽ chuyển sang màu đỏ và âm báo dạng liên tục được phát ra. - Cảm biến thứ hai LS2 phát hiện ra tải của xe. Tia X sắp phát. 7. Soi chiếu xe - Tia X bắt đầu phát ngay khi cabin lái xe đi qua cảm biến cuối LS3. Đèn báo màu đỏ sẽ nháy và một tín hiệu âm biến điệu được phát ra. 8. Kết thúc soi chiếu - Trong quá trình soi chiếu, trạm PAT sẽ hiển thị hình ảnh thu thập được trong thời gian thực. - Tia X tự động ngừng phát ngay khi cảm biến cuối LS3 không còn phát hiện thấy xe nữa. - Đèn báo chuyển sang màu vàng và âm báo dừng. 9. Xe ra khỏi khu vực soi chiếu - Xe tiếp tục di chuyển và rời khỏi khu vực soi chiếu. - Hình ảnh tia-X tự động được gửi tới trạm phân tích hình ảnh RIW. Quyết định sẽ được đưa ra trên trạm này: hàng hóa nghi ngờ hay không nghi ngờ. Chế độ luồng tự d o (Free flow) 1. Kiểm tra trước khi soi chiếu - Chế độ dạng cổng này đòi hỏi phải lắp thêm radar phát hiện tốc độ, một rào chắn, đèn hai màu, các cảm biến vào và ra (LSE và LSX). - Kiểm tra khu vực đảm bảo không có cản trở gây mất an toàn. 2. Trạng thái hệ thống - Kiểm tra trên trang “Configuration” của CMW đã chọn chế độ “Free Flow”. - Kiểm tra tất cả các điều kiện đã đạt và không có lỗi nào được phát hiện trên trạm CMW. - Xóa lỗi sau đó trên bảng điều khiển CD1, bấm 3. Xe vào khu vực soi chiếu - Xe dừng tại đầu vào khu vực soi chiếu và lái xe đưa tài liệu khai báo hải quan cho nhân viên tiếp nhận hồ sơ (RO). - RO hướng dẫn cho lái xe: lái xe qua máy soi chậm, tốc độ ổn định trong khoảng từ 7 đến 12km/h. 4. Khởi động chu trình - Chỉ thực hiện cho lần soi chiếu đầu tiên, nhân viên vận hành hệ thống (SO) kiểm tra đảm bảo khu vực đã an toàn thông qua CCTV và bắt đầu quá trình soi chiếu bằng cấm bấm nút sáng màu xanh lá “Start Sequence” trên bảng điều khiển CD1. 5. Cho phép soi chiếu - Chỉ thực hiện cho làn soi chiếu đầu tiên, nhân viên tiếp nhận hồ sơ (RO) kiểm tra khu vực bảo vệ phóng xạ và cho phép soi chiếu bằng cách bấm nút xác nhận trên điều khiển từ xa hai lần. - Đèn hai màu chuyển sang màu xanh lá, cho phép xe vào khu vực soi chiếu. 6. Xe di chuyển - Cảm biến vào (LSE) phát hiện xe di chuyển, sẽ vô hiệu hóa hàng rào hồng ngoại để xe đi vào. Hàng rào hồng ngoại sẽ được kích hoạt trở lại ngay khi xe đi qua cảm biến. - Xe di chuyển với tốc độ chậm. Cảm biến thứ nhất LSI phát hiện cabin lái xe. Đèn báo sẽ chuyển sang màu đỏ và âm báo dạng liên tục được phát ra. - Cảm biến thứ hai LS2 phát hiện ra tải của xe. Tia X sắp phát. 7. Soi chiếu xe - Tia X bắt đầu phát ngay khi cabin lái xe đi qua cảm biến cuối LS3. Đèn báo màu đỏ sẽ nháy và một tín hiệu âm biến điệu được phát ra. 8. Kết thúc soi chiếu - Trong quá trình soi chiếu, trạm PAT sẽ hiển thị hình ảnh thu thập được trong thời gian thực. - Tia X tự động ngừng phát ngay khi cảm biến cuối LS3 không còn phát hiện thấy xe nữa. - Đèn báo chuyển sang màu vàng và âm báo dừng. 9. Xe ra khỏi khu vực soi chiếu - Xe tiếp tục di chuyển và rời khỏi khu vực soi chiếu. - Hình ảnh tia-X tự động được gửi tới trạm phân tích hình ảnh RIW. Quyết định sẽ được đưa ra trên trạm này: hàng hóa nghi ngờ hay không nghi ngờ. - Đèn hai màu ở lối vào tự động chuyển sang màu xanh lá, cho phép xe tiếp theo đi vào khu vực soi chiếu. Từ lúc này, việc soi chiếu được thực hiện từ bước 6. C. Quy trình tắt hệ thống 1. Kiểm tra trước khi thực hiện - Đảm bảo rằng không còn quy trình soi chiếu nào đang thực hiện. 2. Không hình ảnh nào hiển thị - Đảm bảo tất cả các hình ảnh đã được xử lý trước khi thoát trạm phân tích ảnh RIW. 3. Gập lại khung soi - Bấm và giữ nút - Âm cảnh báo ngắt quãng sẽ phát ra. - Âm cảnh báo phát ra trong quá trình di chuyển của khung soi và sẽ dừng khi khung đạt vị trí cuối cùng. 4. Tắt nguồn hệ thống - Bấm nút - Tắt máy soi bằng 5. Ngắt nguồn cấp - Xoay công tắc chọn nguồn về vị trí giữa (công tắc sẽ hướng lên trên). Tr ướ c khi ngắt nguồn, đảm bảo hệ thống máy tính đã tắt hoàn toàn. 6. Tắt máy phát điện - Tắt máy phát điện bằng công tắc khởi động máy phát trên bảng điện. 7. Kích hoạt - Bấm nút dừng khẩn cấp để tắt điều khiển từ xa. - Tháo pin và lắp pin vào bộ sạc để sạc. - Lắp pin dự phòng đã sạc đầy trước đó vào điều khiển từ xa để sử dụng cho lần tiếp theo. 8. Tháo hàng rào hồng ngoại - Đặt các hàng rào hồng ngoại vào khoang lưu trữ. - Để các pin của hàng rào hồng ngoại vào đúng vị trí để các pin này được sạc. MẪU SỐ 01 LÝ LỊCH TÀI SẢN (Ban hành kèm theo Quyết định số 2385/QĐ-TCHQ ngày 29 tháng 10 năm 2012 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan) S ổ lý lịch số: …………../HQ.... 1. Thông tin chung: Nhãn hiệu tài sản: ………………………………… Số máy S/N: .................................... Năm sản xuất: ……………………………………. Nước sản xuất:................................ Chủ đầu tư: ……………………………………… Năm đưa vào sử dụng:…………………………….. Đơn vị/Vị trí lắp đặt khi đưa vào sử dụng: .................................................................... (1) 2. Các tham số kỹ thuật chính: .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... Các chức năng/ tính năng cơ bản: .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... Bảng kê dụng cụ, phụ kiện, tài liệu kèm theo TT Tên, quy cách Số lượng Mô tả Ghi chú Đính kèm s ổ lý lịch: - Bảng tình hình di chuyển. - Bảng tình trạng kỹ thuật Đơn vị sử dụng ……, ngày…. tháng…. năm…. Thủ trưởng đơn vị trực tiếp quản lý Ghi chú: (1): Trường hợp tài sản sau khi bàn giao được điều chuyển cho đơn vị khác, đơn vị quản lý cũ ghi chi tiết điều chuyển vị trí vào biểu tình hình di chuyển nội bộ và chuyển toàn bộ hồ sơ cho đơn vị quản lý mới tiếp tục theo dõi. TÌNH HÌNH DI CHUYỂN TÀI SẢN TÀI SẢN …………………………………………..(*) (Đính kèm Lý lịch tài sản số …………………………….) TT Thời gian di chuyển Nơi đi (**) Nơi đến (**) Lý do di chuyển Tình trạng máy lúc bàn giao Ghi chú Ghi chú: (*): Ghi rõ tên model/ số hiệu (Serial Number) (**): Ghi rõ tên địa điểm, đơn vị sử dụng, đơn vị trực tiếp quản lý, có ký/ đóng dấu xác nhận hoặc ghi rõ “Kèm theo Biên bản bàn giao ngày….” Vào cột “Ghi chú” TÌNH TRẠNG KỸ THUẬT TÀI SẢN ……………………………………………….(1) (ĐÍNH KÈM LÝ LỊCH TÀI SẢN số …………………………………………………) TT Tình trạng tài sản Kh ắ c phục Tài liệu khác đính kèm (8) Thời gian đánh gi á T ì nh trạng(3) Nguyên nhân hư hỏng (4) Ghi chú Xác nhận của đơn vị sử dụng/ đơn vị quản Iý(5) Thời gian Cá nhân/ đơn vị sửa chữa (6) Nguyên nhân (7) Biện pháp (7) Kết quả Ghi chú Hoạt động tốt Hư hỏng 1 [Thời gian bắt đầu sử dụng tại đơn vị] 2 ……. (2) Ghi chú: (1) Ghi rõ tên mo d el/ số hiệu (Ser i al Number) (2): Thời gian đánh giá thực trạng tài sản (tùy theo điều kiện làm việc của đơn vị); hoặc thời gian tiến hành bảo dưỡng bảo trì; hoặc thời gian xảy ra hư hỏng tài sản. (3): Đánh dấu “X” vào ô tương ứng (4): Nêu rõ nguyên nhân hư hỏng. Trường hợp không xác định được nguyên nhân ghi rõ “Chưa xác định được” (5): Ký và ghi rõ họ tên người sử dụng/ đóng dấu xác nhận của đơn vị (6): Có thể là người sử dụng/ đơn vị sử dụng tự khắc phục được sự cố hoặc thuê đơn vị ngoài thực hiện (Ghi rõ họ tên) (7): Ghi nguyên nhân hỏng hóc, biện pháp xử lý (bao gồm cả phụ tùng thay thế) (8): Biên bản khắc phục sự cố và các tài liệu khác nếu có MẪU SỐ 02 BIÊN BẢN NGHIỆM THU BẢO DƯỠNG/SỬA CHỮA/NÂNG CẤP/CẢI TẠO TÀI SẢN (Ban hành kèm theo Quyết định số 2385/QĐ-TCHQ ngày 29 tháng 10 năm 2012 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan) Hôm nay, ngày ... tháng ... năm…, tại ............................................................................ ........................................................................ chúng tôi, đại diện cho các bên, gồm có: I. Bên A: 1. ( Đơn vị quản lý - nếu có)............................................................................................ : Ông/ Bà: - Chức vụ: Ông/ Bà: - Chức vụ: Ông/ Bà: - Chức vụ: 2. (Đơn vị sử dụng)....................................................................................................... : Ông/ Bà: - Chức vụ: Ông/ Bà: - Chức vụ: Ông/ Bà: - Chức vụ: II. Bên B (Đơn vị bảo dưỡng/sửa chữa).......................................................................... : Địa chỉ: Số điện thoại: - Fax: Ông/ Bà: - Chức vụ: Giấy CMT/ Giấy giới thiệu: Ông/ Bà: - Chức vụ: Giấy CMT/ Giấy giới thiệu: Thông tin chung: Nhãn hiệu máy: Số máy S/N:Nước sản xuất: Năm sản xuất: Năm đưa vào sử dụng : Tình trạng tài sản trước khi tiến hành bảo trì (sửa chữa): .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... Nguyên nhân sơ bộ .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... Nội dung thực hiện và kết quả: TT Nội dung Kết quả Ghi chú Đề xuất khác (nếu có): .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... Chúng tôi thống nhất và xác nhận các nội dung sửa chữa trên đây là đúng thực tế triển khai (và tuân theo nội dung hợp đồng sửa chữa số....). Biên bản này được lập thành….. bản, mỗi bản.... trang, có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản, 01 bản gửi Tổng cục Hải quan./. Đại diện Bên A Đại diện Bên B Ghi chú: - Các nội dung sửa chữa do đơn vị sửa chữa thực hiện phải được ghi nhận đầy đủ vào Biên bản - Nội dung bảo trì phải ghi đầy đủ theo quy định tại Điều 12 Quy chế này. MẪU SỐ 03 NHẬT KÝ TÀI SẢN (Ban hành kèm theo Quyết định số 2385/QĐ-TCHQ ngày 29 tháng 10 năm 2012 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan) [Tên Đơn vị trực tiếp quản lý] [Tên Đơn vị sử dụng] NHẬT KÝ SỬ DỤNG TÀI SẢN TẠI…………………………. ( Lý lịch số ………………………… ) Thời gian Ca làm việc Cá nhân sử dụng máy Tình hình hoạt động của tài sản Sự cố xảy ra (nếu có) Ghi chú Chữ ký của cá nhân sử dụng Hiện tượng Biện pháp khắc phục Kết quả Đề xuất khác Ghi chú: Đối với hệ thống máy soi Container, các đơn vị sử dụng s ổ nhật ký theo dõi này thay thế cho mẫu ban hành kèm theo Quyết định 1628/QĐ-TCHQ ngày 20/7/2012 của Tổng cục Hải quan. MẪU SỐ 04 BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG MÁY SOI CONTAINER (THÁNG /20....) (Ban hành kèm theo Quyết định số 2385/QĐ-TCHQ ngày 29 tháng 10 năm 2012 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan) Cục Hải quan ……………………………………………………. Chi cục Hải quan ………………………………………………. I. Kết quả hoạt động soi chiếu. Tổng số tờ khai kiểm tra qua máy soi Tổng số Container kiểm tra qua máy soi Tổng số Container mở kiểm tra sau khi soi chiếu Tỷ lệ % mở kiểm tra so với (2) Tổng số Container phát hiện vi phạm Tỷ lệ % vi phạm phát hiện so với (2) (1) (2) (3) (4) (5) (6) Xuất khẩu Nhập khẩu II. Kết quả kiểm tra, phát hiện vi phạm. Ngày/tháng/năm Tờ khai số Xuất khẩu/ nhập khẩu Doanh nghiệp Nội dung khai Kết quả soi và kiểm tr a Kết quả xử lý III. Tình trạng máy soi. Ngày/ tháng/ năm Ca làm việc Sự cố, v ướn g m ắ c Hiện trạng khi xảy ra sự cố, vướng mắc Kh ắ c phục Do nghiệp vụ Do kỹ thuật, m á y móc Biện pháp khắc phục Kết quả Các sự c ố khác: ....................................................................................................................................... Đánh giá hoạt động chung: ....................................................................................................................................... Đề xuất/k i ến nghị: Người lập biểu ……, ngày….. tháng….. năm ….. LÃNH ĐẠO CỤC MẪU SỐ 05 BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ CHUYÊN DỤNG (QUÝ /20….) (Ban hành kèm theo Quyết định số 2385/QĐ-TCHQ ngày 29 tháng 10 năm 2012 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan) Cục Hải quan ................................................................................................................. Ch i cục Hải quan ........................................................................................................... I. Tình hình hoạt động Kim ngạch xuất khẩu Kim ngạch nhập khẩu Số lượng tờ khai XK Số lượng tờ khai NK Số lượng Container XK Số lượng Container NK Số lượt khách xuất cảnh Số lượt khách nhập cảnh II. Tình hình sử dụng trang thiết bị STT Tên thiết bị, ký/mã hiệu máy Nơi đặt máy Tình trạng hoạt động của hệ thống Số lần sử dụng thiết bị/ quý Số vụ vi phạm phát hiện/ quý Nội dung vi phạm Hoạt động tốt Hư hỏng Không sử dụng Biện pháp khắc phục Kết quả sau khi khắc phục I Máy soi hành lý, hàng hóa 1 II Cân ô t ô 1 III Máy phát hiện, máy đo phóng xạ 1 IV ….. Người lập biểu ……, ngày….. tháng….. năm ….. LÃNH ĐẠO CỤC