16/2023/TT-BNV

BỘ NỘI VỤ ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 16/2023/TT-BNV Hà Nội, ngày 15 tháng 11 năm 2023 THÔNG TƯ QUY ĐỊNH ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT CHỈNH LÝ TÀI LIỆU NỀN GIẤY Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn cứ Nghị định số 32/2019/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2019 của Chính phủ quy định giao nhiệm vụ, đặt hàng hoặc đấu thầu cung cấp sản phẩm, dịch vụ công sử dụng ngân sách nhà nước từ nguồn kinh phí chi thường xuyên; Căn cứ Nghị định số 60/2021/NĐ-CP ngày 21 tháng 6 năm 2021 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập; Căn cứ Nghị định số 63/2022/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2022 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ; Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy. Điều 1. Phạm vi điều chỉnh Thông tư này quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy bao gồm quy trình; định mức lao động; định mức máy móc thiết bị; định mức công cụ dụng cụ; định mức vật tư, văn phòng phẩm; định mức tiêu hao năng lượng phục vụ chỉnh lý tài liệu. Điều 2. Đối tượng áp dụng Cơ quan, tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước thực hiện hoạt động chỉnh lý tài liệu nền giấy. Điều 3. Giải thích từ ngữ 1. Định mức lao động chỉnh lý tài liệu nền giấy là thời gian lao động hao phí để chỉnh lý hoàn thành một mét tài liệu, được tính bằng tổng của định mức lao động trực tiếp, định mức lao động quản lý và định mức lao động phục vụ a) Định mức lao động trực tiếp là tổng thời gian lao động trực tiếp thực hiện các bước công việc của quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy; b) Định mức lao động quản lý là tổng thời gian lao động quản lý quá trình chỉnh lý tài liệu; c) Định mức lao động phục vụ là tổng thời gian lao động thực hiện các công việc phục vụ chỉnh lý tài liệu gồm phục vụ địa điểm chỉnh lý; kiểm tra thiết bị, dụng cụ, phòng chỉnh lý; vệ sinh nơi làm việc; bảo vệ. 2. Định mức máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ là thời gian sử dụng máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ để thực hiện chỉnh lý 01 (một) mét tài liệu nền giấy. Định mức máy móc thiết bị và công cụ, dụng cụ được tính bằng ca, 01 (một) ca tương đương 8 giờ. Thời gian sử dụng các máy móc thiết bị được áp dụng theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính về hướng dẫn chế độ quản lý, tính hao mòn, khấu hao tài sản cố định tại cơ quan, tổ chức, đơn vị và tài sản cố định do Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp. 3. Định mức vật tư, văn phòng phẩm và định mức tiêu hao năng lượng là mức hao phí từng loại vật tư, văn phòng phẩm và năng lượng để chỉnh lý 01 (một) mét tài liệu nền giấy. 4. Mét tài liệu là chiều dài 01 (một) mét tài liệu được xếp đứng và sát cạnh nhau trước khi chỉnh lý. 5. Tài liệu rời lẻ là tài liệu chưa được phân loại, sắp xếp thành hồ sơ. 6. Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ là tài liệu đã được đưa về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể, tương ứng với một hồ sơ nhưng chưa đáp ứng yêu cầu về lập hồ sơ, cần được kiểm tra, bổ sung, chỉnh sửa. 7. Hệ số phức tạp là mức độ phức tạp của tài liệu đưa ra chỉnh lý. Mức độ phức tạp phụ thuộc vào các yêu cầu cần phải tác động trong quá trình chỉnh lý. Hệ số phức tạp căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị hình thành phông; thành phần tài liệu đa dạng, nội dung phức tạp; thời gian; ngôn ngữ và tình trạng vật lý của tài liệu. Điều 4. Định mức kinh tế - kỹ thuật 1. Căn cứ xác định định mức kinh tế - kỹ thuật bao gồm: Quy trình chỉnh lý tài liệu; định mức lao động; định mức máy móc thiết bị; định mức công cụ dụng cụ; định mức vật tư, văn phòng phẩm; định mức tiêu hao năng lượng; hệ số phức tạp. 2. Định mức kinh tế - kỹ thuật thực hiện quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (hệ số 01) áp dụng Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này. 3. Định mức kinh tế - kỹ thuật thực hiện quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu (hệ số 01) áp dụng Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này. 4. Hệ số phức tạp áp dụng Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này. Điều 5. Tổ chức thực hiện 1. Định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy quy định tại Thông tư này là định mức tối đa. Trong trường hợp cần thiết, các cơ quan, tổ chức xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị nhưng không vượt quá định mức ban hành tại Thông tư này. 2. Khuyến khích các cơ quan, tổ chức thực hiện hoạt động chỉnh lý tài liệu nền giấy không sử dụng ngân sách nhà nước áp dụng định mức kinh tế - kỹ thuật ban hành kèm theo Thông tư này. 3. Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và các cơ quan, tổ chức khác có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này. Điều 6. Hiệu lực thi hành 1. Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2024. 2. Thông tư này thay thế Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy. Trong quá trình triển khai thực hiện Thông tư, nếu có khó khăn vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh về Bộ Nội vụ để xem xét, quyết định./. Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng Chính phủ, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Văn phòng Chính phủ; - Văn phòng Trung ương Đảng và các ban của Đảng; - Văn phòng Tổng Bí thư; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Kiểm toán Nhà nước; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Tòa án nhân dân tối cao; - UBTƯ Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; - Ủy ban Quản lý vốn nhà nước tại doanh nghiệp; - Ủy ban Giám sát tài chính Quốc gia; - Cơ quan Trung ương của các tổ chức chính trị - xã hội; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Cục kiểm tra văn bản QPPL (Bộ Tư pháp); - Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Công báo; Cổng thông tin điện tử Chính phủ; - Bộ Nội vụ: Bộ trưởng, các Thứ trưởng, các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ Nội vụ; - Cổng TTĐT Bộ Nội vụ; - Lưu: VT, VTLTNN. BỘ TRƯỞNG Phạm Thị Thanh Trà PHỤ LỤC I QUY TRÌNH VÀ ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT CHỈNH LÝ TÀI LIỆU NỀN GIẤY (HỆ SỐ 01) (Ban hành kèm theo Thông tư số 16/2023/TT-BNV ngày 15 tháng 11 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ) I. QUY TRÌNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU NỀN GIẤY Bước 1. Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu. Bước 2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m). Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu. Bước 4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; Kế hoạch chỉnh lý; Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu). Bước 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại. Bước 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ a) Lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ - Tập hợp tài liệu thành hồ sơ; - Biên soạn tiêu đề hồ sơ; - Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ; - Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ; - Viết tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị. b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ - Kiểm tra hồ sơ đã được lập (nội dung tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, ...); - Bổ sung tài liệu, chỉnh sửa tiêu đề, xác định thời hạn bảo quản (nếu cần); - Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ. Bước 7. Viết các trường thông tin vào phiếu tin: số hồ sơ (số tạm); tiêu đề hồ sơ; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản. Bước 8. Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin. Bước 9. Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại. Bước 10. Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin. Bước 11. Biên mục hồ sơ a) Đánh số tờ tài liệu đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số lượng tờ vào phiếu tin; b) Biên soạn và in mục lục văn bản đối với hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; c) Viết/in bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc. Bước 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ. Bước 13. Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ. Bước 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ. Bước 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp). Bước 16. Viết/in và dán nhãn hộp (cặp). Bước 17. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá. Bước 18. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liệu. Bước 19. Lập mục lục hồ sơ a) Viết lời nói đầu; b) Biên soạn, in và đóng quyển mục lục hồ sơ (03 bộ). Bước 20. Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liệu loại a) Sắp xếp, bó gói, thống kê tài liệu loại; b) Viết thuyết minh tài liệu loại. Bước 21. Kết thúc chỉnh lý a) Hoàn thành và bàn giao hồ sơ phông; b) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý. II. ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT 1. Định mức lao động chỉnh lý tài liệu nền giấy Đơn vị tính: phút/mét tài liệu STT Nội dung công việc Lao động thực hiện Định mức lao động I Định mức lao động trực tiếp 1 Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 6,00 2 Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m) Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 30,00 3 Vệ sinh sơ bộ tài liệu Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 50,00 4 Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; Kế hoạch chỉnh lý; Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu) Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 120,00 5 Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại a) Đối với tài liệu rời lẻ Lưu trữ viên bậc 3/9 1.379,96 b) Đối với tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ Lưu trữ viên bậc 3/9 413,99 6 Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ a) Lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ Lưu trữ viên bậc 3/9 1.965,65 b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ Lưu trữ viên bậc 3/9 1.238,36 7 Viết các trường thông tin vào phiếu tin: số hồ sơ (số tạm); tiêu đề hồ sơ; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản Lưu trữ viên bậc 3/9 959,04 8 Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 679,28 9 Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại Lưu trữ viên bậc 4/9 86,40 10 Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin Lưu trữ viên trung cấp bậc 3/12 144,00 11 Biên mục hồ sơ a) Đánh số tờ tài liệu đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số lượng tờ vào phiếu tin Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 610,00 b) Biên soạn và in mục lục văn bản đối với hồ sơ bảo quản vĩnh viễn Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 1.219,00 c) Viết/in bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 790,00 12 Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ Lưu trữ viên bậc 3/9 191,81 13 Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 75,50 14 Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 155,30 15 Đưa hồ sơ vào hộp (cặp) Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 40,00 16 Viết/in và dán nhãn hộp (cặp) Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 35,00 17 Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 30,00 18 Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liệu Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 75,00 19 Lập mục lục hồ sơ a) Viết lời nói đầu Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 14,40 b) Biên soạn, in và đóng quyển mục lục hồ sơ (03 bộ) Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 211,32 20 Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liệu loại a) Sắp xếp, bó gói, thống kê tài liệu loại Lưu trữ viên trung cấp bậc 4/12 385,49 b) Viết thuyết minh tài liệu loại Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 4,80 21 Kết thúc chỉnh lý a) Hoàn thành và bàn giao hồ sơ phông Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 10,00 b) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý Lưu trữ viên bậc 5/9 14,40 Tổng cộng định mức lao động trực tiếp (1), trong đó: Tài liệu rời lẻ (1a) 9.282,35 Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (1b) 7.589,09 II Định mức lao động quản lý (được tính bằng 10% định mức lao động trực tiếp) (2) Lưu trữ viên bậc 4/9 Tài liệu rời lẻ (2a) 928,24 Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (2b) 758,91 III Định mức lao động phục vụ (được tính bằng 5% định mức lao động trực tiếp) (3) Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 Tài liệu rời lẻ (3a) 464,12 Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (3b) 379,45 IV Định mức lao động tổng hợp (bằng định mức lao động trực tiếp + định mức lao động quản lý + định mức lao động phục vụ) (1+2+3) Tài liệu rời lẻ (1a + 2a + 3a) 10.674,71 Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (1b + 2b + 3b) 8.727,45 2. Định mức máy móc thiết bị (tính cho 01 mét tài liệu) STT Danh mục thiết bị Đơn vị tính Định mức 1 Máy điều hòa nhiệt độ 12.000 BTU ca 4,84 2 Máy vi tính PC ca 17,43 3 Máy in A4 ca 4,50 4 Máy hút ẩm 170w ca 4,84 Định mức máy móc thiết bị trên được tính cho quy trình chỉnh lý tài liệu rời lẻ. Đối với quy trình chỉnh lý tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ được áp dụng 82% định mức trên. 3. Định mức công cụ dụng cụ (tính cho 01 mét tài liệu) STT Danh mục dụng cụ Đơn vị tính Thời hạn sử dụng (tháng) Định mức 1 Quần áo bảo hộ lao động ca 12 19,34 2 Quạt trần 0,1 kw ca 36 19,34 3 Quạt thông gió 0,04kw ca 36 19,34 4 Bộ đèn neon 0,04 kw ca 12 19,34 5 Ghế tựa ca 36 19,34 6 Bàn làm việc 1,2m ca 36 3,97 7 Xe đẩy tài liệu ca 36 8,63 8 Bàn làm việc dài 2m ca 36 15,54 9 Dập ghim cỡ to ca 24 1,50 Định mức công cụ dụng cụ trên được tính cho quy trình chỉnh lý tài liệu rời lẻ. Đối với quy trình chỉnh lý tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ được áp dụng 82% định mức trên. 4. Định mức vật tư, văn phòng phẩm (tính cho 01 mét tài liệu) STT Danh mục vật tư, văn phòng phẩm Đơn vị tính Số lượng Ghi chú Tài liệu kể từ ngày 30/4/1975 trở về trước, tài liệu cá nhân Tài liệu sau ngày 30/4/1975 1 Bìa hồ sơ (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) tờ 170,00 100,00 Theo tiêu chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành 2 Tờ mục lục văn bản (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) tờ 230,00 130,00 Theo tiêu chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành 3 Giấy trắng làm sơ mi khi lập hồ sơ tờ 170,00 100,00 Giấy trắng khổ A4, định lượng <70g/m 2 4 Giấy trắng in mục lục hồ sơ, nhãn hộp (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) tờ 40,00 30,00 Giấy trắng khổ A4, định lượng >80g/ m 2 5 Giấy trắng viết thống kê tài liệu loại (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) tờ 12,00 18,00 Giấy trắng khổ A4, định lượng >80g/ m 2 6 Phiếu tin (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) tờ 170,00 100,00 Theo tiêu chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành 7 Bút viết bìa chiếc 2,50 2,00 8 Bút viết phiếu tin, thống kê tài liệu loại chiếc 0,50 0,30 9 Bút chì đánh số tờ chiếc 0,30 0,20 10 Mực in mục lục hồ sơ, nhãn hộp hộp 0,03 0,02 11 Cặp, hộp đựng tài liệu chiếc 10,00 7,00 Theo tiêu chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành 12 Hồ dán nhãn hộp lọ 0,30 0,20 Hồ chất lượng cao, độ bám dính tốt, có hóa chất chống chuột và các côn trùng 13 Găng tay, khẩu trang, dao, kéo, dây buộc, bút xoá, chổi lông, khăn lau và các văn phòng phẩm khác có liên quan 5. Định mức tiêu hao năng lượng (tính cho 01 mét tài liệu) STT Danh mục trang thiết bị Đơn vị tính Công suất Định mức 1 Điều hoà nhiệt độ 12.000BTU kw 3,5 kw/h 135,37 2 Máy vi tính PC kw 0,25kw/h 34,86 3 Máy in A4 kw 0,36kw/h 12,96 4 Quạt trần 0.1 kw kw 0,2kw/h 7,74 5 Quạt thông gió 0.04kw kw 0,04kw/h 1,55 6 Bộ đèn neon 0.04kw kw 0,04kw/h 1,55 7 Máy hút ẩm 0,17kw kw 0,17kw/h 6,58 Định mức tiêu hao năng lượng được tính cho quy trình chỉnh lý tài liệu rời lẻ. Đối với quy trình chỉnh lý tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ được áp dụng 82% định mức trên./. PHỤ LỤC II QUY TRÌNH VÀ ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT CHỈNH LÝ TÀI LIỆU NỀN GIẤY PHỤC VỤ XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TÀI LIỆU LƯU TRỮ (HỆ SỐ 01) (Ban hành kèm theo Thông tư số 16/2023/TT-BNV ngày 15 tháng 11 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ) I. QUY TRÌNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU NỀN GIẤY Bước 1. Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu. Bước 2. Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m). Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu. Bước 4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; Kế hoạch chỉnh lý; Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu). Bước 5. Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại. Bước 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ a) Lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ - Tập hợp tài liệu thành hồ sơ; - Biên soạn tiêu đề hồ sơ; - Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ; - Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ; - Viết tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị. b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ - Kiểm tra hồ sơ đã được lập (nội dung tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, ...); - Bổ sung tài liệu, chỉnh sửa tiêu đề, xác định thời hạn bảo quản (nếu cần); - Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ. Bước 7. Viết các trường thông tin vào phiếu tin: số hồ sơ (số tạm); tiêu đề hồ sơ; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản; ngôn ngữ; bút tích; chế độ sử dụng; dấu chỉ mức độ mật; tình trạng tài liệu; ghi chú. Bước 8. Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin. Bước 9. Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại. Bước 10. Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin. Bước 11. Biên mục hồ sơ a) Đánh số tờ tài liệu đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số lượng tờ vào phiếu tin; b) Biên soạn và in mục lục văn bản đối với hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; c) Viết/in bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc. Bước 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ. Bước 13. Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ. Bước 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ. Bước 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp). Bước 16. Viết/in và dán nhãn hộp (cặp). Bước 17. Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá. Bước 18. Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liệu. Bước 19. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu. Bước 20. Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin. Bước 21. Lập mục lục hồ sơ a) Viết lời nói đầu; b) In và đóng quyển mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ). Bước 22. Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liệu loại a) Sắp xếp, bó gói, thống kê tài liệu loại; b) Viết thuyết minh tài liệu loại. Bước 23. Kết thúc chỉnh lý a) Hoàn thành và bàn giao hồ sơ phông; b) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý. II. ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT 1. Định mức lao động chỉnh lý tài liệu nền giấy Đơn vị tính: phút/mét tài liệu STT Nội dung công việc Lao động thực hiện Định mức lao động I Định mức lao động trực tiếp 1 Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 6,00 2 Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m) Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 30,00 3 Vệ sinh sơ bộ tài liệu Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 50,00 4 Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý (Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu; Kế hoạch chỉnh lý; Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu) Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 120,00 5 Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại a) Đối với tài liệu rời lẻ Lưu trữ viên bậc 3/9 1.379,96 b) Đối với tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ Lưu trữ viên bậc 3/9 413,99 6 Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn lập hồ sơ a) Lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ Lưu trữ viên bậc 3/9 1.965,65 b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ Lưu trữ viên bậc 3/9 1.238,36 7 Viết các trường thông tin vào phiếu tin: số hồ sơ (số tạm); tiêu đề hồ sơ; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản; ngôn ngữ; bút tích; chế độ sử dụng; dấu chỉ mức độ mật; tình trạng tài liệu; ghi chú Lưu trữ viên bậc 3/9 1.598,40 8 Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 679,28 9 Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại Lưu trữ viên bậc 4/9 86,40 10 Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin Lưu trữ viên trung cấp bậc 3/12 144,00 11 Biên mục hồ sơ a) Đánh số tờ tài liệu đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số lượng tờ vào phiếu tin Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 610,00 b) Biên soạn và in mục lục văn bản đối với hồ sơ bảo quản vĩnh viễn Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 1.219,00 c) Viết/in bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 790,00 12 Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ Lưu trữ viên bậc 3/9 191,81 13 Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 75,50 14 Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 155,30 15 Đưa hồ sơ vào hộp (cặp) Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 40,00 16 Viết/in và dán nhãn hộp (cặp) Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 35,00 17 Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 30,00 18 Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liệu Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 75,00 19 Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu Lưu trữ viên trung cấp bậc 3/12 360,00 20 Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin Lưu trữ viên bậc 3/9 72,00 21 Lập mục lục hồ sơ a) Viết lời nói đầu Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 14,40 b) In và đóng quyển mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ) Lưu trữ viên trung cấp bậc 3/12 15,00 22 Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liệu loại a) Sắp xếp, bó gói, thống kê tài liệu loại Lưu trữ viên trung cấp bậc 4/12 385,49 b) Viết thuyết minh tài liệu loại Lưu trữ viên chính bậc 2/8 hoặc lưu trữ viên bậc 7/9 4,80 23 Kết thúc chỉnh lý a) Hoàn thành và bàn giao hồ sơ phông Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12 10,00 b) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý Lưu trữ viên bậc 5/9 14,40 Tổng cộng định mức lao động trực tiếp (1), trong đó: Tài liệu rời lẻ (1a) 10.157,39 Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (1b) 8.464,13 II Định mức lao động quản lý (được tính bằng 10% định mức lao động trực tiếp) (2) Lưu trữ viên bậc 4/9 Tài liệu rời lẻ (2a) 1.015,74 Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (2b) 846,41 III Định mức lao động phục vụ (được tính bằng 5% định mức lao động trực tiếp) (3) Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 Tài liệu rời lẻ (3a) 507,87 Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (3b) 423,21 IV Định mức lao động tổng hợp (Bằng định mức lao động trực tiếp + định mức lao động quản lý + định mức lao động phục vụ) Tài liệu rời lẻ (1a + 2a + 3a + 3b) 11.681,00 Tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (1b + 2b + 3b) 9.733,75 2. Định mức máy móc thiết bị (tính cho 01 mét tài liệu) STT Danh mục thiết bị Đơn vị tính Định mức 1 Máy điều hòa nhiệt độ 12.000 BTU ca 5,29 2 Máy vi tính PC ca 19,25 3 Máy in A4 ca 6,92 4 Máy hút ẩm công suất 170w ca 5,29 Định mức máy móc thiết bị trên được tính cho quy trình chỉnh lý tài liệu rời lẻ. Đối với quy trình chỉnh lý tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ được áp dụng 84% định mức trên. 3. Định mức công cụ dụng cụ hệ số 1.0 (tính cho 01 mét tài liệu) STT Danh mục công cụ, dụng cụ Đơn vị tính Thời hạn sử dụng (tháng) Định mức 1 Quần áo bảo hộ lao động ca 12 21,16 2 Quạt trần 0,1 kw ca 36 21,16 3 Quạt thông gió 0,04kw ca 36 21,16 4 Bộ đèn neon 0,04 kw ca 12 21,16 5 Ghế tựa ca 36 21,16 6 Bàn làm việc 1,2m ca 36 4,16 7 Xe đẩy tài liệu ca 36 8,65 8 Bàn làm việc dài 2m ca 36 16,87 9 Ghim dập cỡ to ca 24 1,50 Định mức công cụ dụng cụ trên được tính cho quy trình chỉnh lý tài liệu rời lẻ. Đối với quy trình chỉnh lý tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ được áp dụng 84% định mức trên. 4. Định mức vật tư, văn phòng phẩm (tính cho 01 mét tài liệu) STT Danh mục vật tư, văn phòng phẩm Đơn vị tính Số lượng Ghi chú Tài liệu kể từ ngày 30/4/1975 trở về trước, tài liệu cá nhân Tài liệu sau ngày 30/4/1975 1 Bìa hồ sơ (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) tờ 170,00 100,00 Theo tiêu chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành 2 Tờ mục lục văn bản (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) tờ 230,00 130,00 Theo tiêu chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành 3 Giấy trắng làm sơ mi khi lập hồ sơ tờ 170,00 100,00 Giấy trắng khổ A4, định lượng <70g/m 2 4 Giấy trắng in mục lục hồ sơ, nhãn hộp (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) tờ 40,00 30,00 Giấy trắng khổ A4, định lượng >80g/ m 2 5 Giấy trắng viết thống kê tài liệu loại (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) tờ 12,00 18,00 Giấy trắng khổ A4, định lượng >80g/ m 2 6 Phiếu tin (đã bao gồm 5% tỷ lệ sai hỏng) tờ 170,00 100,00 Theo tiêu chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành 7 Bút viết bìa chiếc 2,50 2,00 8 Bút viết phiếu tin, thống kê tài liệu loại chiếc 0,50 0,30 9 Bút chì đánh số tờ chiếc 0,30 0,20 10 Mực in mục lục hồ sơ, nhãn hộp hộp 0,03 0,02 11 Cặp, hộp đựng tài liệu chiếc 10,00 7,00 Theo tiêu chuẩn do Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước ban hành 12 Hồ dán nhãn hộp lọ 0,30 0,20 Hồ chất lượng cao, độ bám dính tốt, có hóa chất chống chuột và các côn trùng 13 Găng tay, khẩu trang, dao, kéo, dây buộc, bút xoá, chổi lông, khăn lau và các văn phòng phẩm khác có liên quan 5. Định mức tiêu hao năng lượng (tính cho 01 mét tài liệu) STT Danh mục trang thiết bị Đơn vị tính Công suất Định mức 1 Điều hoà nhiệt độ 12.000BTU kw 3,5kw/h 148,13 2 Máy vi tính PC kw 0,25kw/h 38,50 3 Máy in A4 kw 0,36kw/h 19,93 4 Quạt trần 0.1 kw kw 0,2kw/h 8,46 5 Quạt thông gió 0.04kw kw 0,04kw/h 1,69 6 Bộ đèn neon 0.04kw kw 0,04kw/h 1,69 7 Máy hút ẩm 0,17kw kw 0,17kw/h 7,19 Định mức tiêu hao năng lượng được tính cho quy trình chỉnh lý tài liệu rời lẻ. Đối với quy trình chỉnh lý tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ được áp dụng 84% định mức trên./. PHỤ LỤC III HỆ SỐ PHỨC TẠP (Ban hành kèm theo Thông tư số 16/2023/TT-BNV ngày 15 tháng 11 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ) 1. Hệ số phức tạp căn cứ vào đơn vị hình thành phông STT Nhóm tài liệu Hệ số phức tạp Ghi chú I Tài liệu hành chính của cơ quan, tổ chức 1 Văn phòng Quốc Hội, Văn phòng Chính phủ và tương đương. 1,05 2 Văn phòng Chủ tịch nước; bộ, cơ quan ngang bộ; Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; Toà án nhân dân tối cao; Kiểm toán Nhà nước; Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và tương đương. 1,00 3 - Cơ quan thuộc Chính phủ; Tổng cục; Cục thuộc bộ; Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện và tương đương; - Tập đoàn kinh tế; tổng công ty nhà nước. 0,90 4 - Cục thuộc tổng cục; sở và tương đương; - Đơn vị sự nghiệp công lập thuộc bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Tổng cục; - Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã và tương đương. 0,80 5 - Chi cục; - Công ty trực thuộc tập đoàn kinh tế, tổng công ty nhà nước. 0,70 6 Đơn vị sự nghiệp công lập thuộc sở, cục, chi cục. 0,60 II Tài liệu chuyên môn 1 Tài liệu công trình xây dựng Phân loại theo văn bản quy định hiện hành về phân cấp công trình xây dựng và hướng dẫn áp dụng trong quản lý hoạt động đầu tư xây dựng a Công trình cấp đặc biệt 0,80 b Công trình cấp I 0,70 c Công trình cấp II 0,60 d Công trình cấp III 0,50 đ Công trình cấp IV 0,40 2 Hồ sơ bảo hiểm xã hội, hồ sơ vụ án, hồ sơ bệnh án, hồ sơ nhân sự, hồ sơ chương trình đề tài nghiên cứu khoa học,... 0,50 3 Sổ sách, chứng từ kế toán, hải quan, kho bạc, ngân hàng, thuế,... 0,40 2. Hệ số phức tạp căn cứ vào thời gian hình thành tài liệu Định mức lao động chỉnh lý tài liệu kể từ ngày 30 tháng 4 năm 1975 trở về trước, các tài liệu cá nhân được nhân với hệ số 1,5. 3. Hệ số phức tạp căn cứ vào đặc điểm và tình trạng vật lý của tài liệu Định mức lao động chỉnh lý tài liệu được nhân với hệ số 1,2 đối với những tài liệu đưa ra chỉnh lý có một hoặc nhiều hơn một trong các đặc điểm sau: giấy mỏng; chữ mờ; giấy dính bết; giấy khổ lớn hơn khổ A4. 4. Hệ số phức tạp đối với tài liệu tiếng nước ngoài Định mức lao động trực tiếp đối với các bước công việc phải sử dụng tiếng nước ngoài được nhân với hệ số 1,5 và được lấy làm căn cứ để xác định định mức lao động phục vụ, quản lý tương ứng. 5. Hướng dẫn áp dụng đối với tài liệu có nhiều hệ số phức tạp Định mức lao động chỉnh lý tài liệu được nhân đồng thời nhiều hệ số phức tạp nếu thuộc đối tượng áp dụng. Ví dụ: Căn cứ đơn vị hình thành phông xác định Phông A (tiếng Việt) có hệ số phức tạp là 0,9. Thời gian tài liệu trước 30/4/1975; tình trạng vật lý: giấy mỏng, chữ mờ. Như vậy, định mức lao động (ĐMLĐ) chỉnh lý tài liệu phông A được tính như sau: ĐMLĐ chỉnh lý tài liệu Phông A = ĐMLĐ hệ số 01 x 0,9 x 1,5 x 1,2