71438/CT-TTHT

Công văn 71438/CT-TTHT năm 2019 về sử dụng hóa đơn điện tử do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 71438/ CT-TTHT V/v sử dụng h óa đơn điện tử Hà Nội , ngày 11 tháng 09 năm 2019 Kính gửi: Công ty TNHH Office K Mã số thuế: 0107515925; Địa chỉ: Số 15, đường Nguyễn Du, P. Bùi Thị Xuân, Quận Hai Bà Trưng, TP Hà Nội. Trả l ờ i công văn không số ngày 29/8/2019 của Công ty TNHH Office K (sau đây gọi là Công ty) về việc đề nghị được sử d ụng hóa đơn điện tử khi đang sử dụng hóa đ ơ n mua của cơ quan thuế, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau: - Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định: “3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: số 51/20 1 0/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Ch í nh phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu l ực thi hành . ” - Căn cứ Thông tư s ố 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng và quản lý h óa đ ơ n điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 2 Điều 4 hướng dẫn như sau: “2. Điều kiện của t ổ chức khởi tạo hóa đơn Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người b á n) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau: a) Là tổ chức k i nh tế c ó đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thu ế ; hoặc là t ổ chức ki nh t ế c ó sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. b) C ó địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứ ng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ h óa đơn điện tử; c) C ó đội ng ũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, s ử dụng h óa đơn điện t ử theo quy định; d) C ó chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. đ) Có phần mềm bán hàng h óa , dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ l i ệu của h óa đơn điện tử bán hàng h óa , cung ứng dịch vụ được tự động chuy ể n vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập h óa đơn. e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu tr ữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: - Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu; - Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.” + Tại Khoản 1 , Khoản 2 Điều 7 hướng dẫn như sau: “1 . Khởi tạo h ó a đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết l ập đ ầy đ ủ c á c thông tin c ủ a người bán, loại hóa đơn, k ý hiệu h ó a đơn, định dạng truyền - nhận v à lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng h óa , dịch vụ trên phương tiện điện t ử của t ổ chức kinh doanh hoặc của các t ổ chức cung cấp dịch vụ về h óa đơn điện tử và được lưu trữ trên phươ n g tiện điện tử c ủ a các bên theo quy định của pháp luật. T ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo h óa đơn điện t ử phải ra quyết định á p dụng h óa đơn điện t ử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện t ử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo M ẫ u s ố 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này). Quyết định áp dụng h óa đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau: - Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng đ ể khởi tạo, lập h óa đơn điện tử. Phươ n g tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật s ố , từ t í nh, truyền dẫn không dây, quang học, điện t ừ hoặc công nghệ tương tự. - Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật h óa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng; - Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu h óa đơn điện tử trong nội bộ t ổ chức. - Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuy ể n và lưu trữ dữ liệu h óa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện t ử sang h ó a đơn giấy. 2. Phát hành h ó a đơn điện tử Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông b á o phát hành h ó a đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo ph á t hành hóa đơn điện t ử (theo M ẫ u s ố 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành h óa đơn điện tử, mã s ố thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại h óa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, k ý hiệu hóa đơn, k ý hiệu mẫu số h ó a đơn,ngày bắt đầu sử dụng, s ố lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ s ố ... đến số...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ k ý c ủ a n gườ i đại diện theo pháp luật và d ấ u của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ k ý điện t ử c ủ a t ổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế). Trường hợp có sự thay đổ i địa chỉ kinh doanh, t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải g ửi thông b á o phát hành h óa đơn cho cơ quan thuế nơ i chuyển đến, trong đó nêu rõ số h óa đơn đã ph á t hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng. Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức, khởi tạo hóa đ ơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải k ý s ố vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơ n điện t ử mẫu (theo đ ú ng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử. ”. - Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về h óa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Kho ả n 1 Điều 11 hướng dẫn như sau: “Điều 11. Đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế 1. Cơ quan thuế bán h óa đơn cho các đối tượng sau: a) T ổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động k i nh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban qu ả n lý dự án). Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh là các tổ chức có hoạt động kinh doanh nh ưn g không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật k i nh doanh chuyên ngành khác. b) Hộ, c á nhân k i nh doanh; c) T ổ chức k i nh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương ph á p trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu. d) Doanh nghiệp đang sử dụng hó a đơn tự in, đặt in thuộc loại rủ i ro cao về thuế; đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in c ó hành vi v i phạm về hóa đơn bị xử l ý vi phạm hành ch í nh về hành v i tr ốn thuế, gian lận thuế. Doanh nghiệp hướng dẫn tại điểm d, đ khoản này mua h óa đơn của cơ quan thuế t r ong thời gian 12 tháng. Hết thời gian 12 tháng, căn cứ tình hình sử dụng h óa đơn, việc kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp và đề nghị của doanh nghiệp, trong thời hạn 5 ngày làm việc, cơ quan thuế có văn bản thông báo doanh nghiệp chuyển sang tự tạo h óa đơn để sử dụng hoặc tiếp tục mua hóa đơn của cơ quan thuế nếu không đáp ứng điều kiện tự in hoặc đặt in hóa đơn (mẫu s ố 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này)”. + Tại điểm b Khoản 2 Điề u 1 2 hướng dẫn như sau: “… T ổ chức, d oa nh nghiệp t huộc đối tượng mua h óa đơn do cơ quan thuế phát hành chuyển sang tự tạo hóa đơn đặ t in, h óa đơn tự in hoặc h óa đơn điện tử để sử dụng thì phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tự tạo theo hư ớ ng dẫn tại Điều 21 Thông tư này.” + Tại điểm c Khoản 1 Điều 21 hướng dẫn như sau: “c) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì tổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn theo hướng dẫn tạ i Điều 29 Thông tư này.” + Tại Điều 27 (được sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính) hướng dẫn như sau: “Hàng quý, t ổ chức, hộ, cá nhân bán hàng h óa , dịch vụ (trừ đ ố i tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng h óa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, k ể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. B á o cáo tình hình sử dụng h óa đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; qu ý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, qu ý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi s ố lượng hóa đơn sử d ụ ng bằng không ( = 0) Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự i n, đặt i n có hành vi vi phạm không được sử dụng h ó a đ ơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua h óa đơ n c ủ a cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư này thực hiện nộp B á o c á o tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng. …” Căn c ứ các quy định trên. Công ty đã sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế từ th á ng 12/2016 (đến nay hết thời hạn 12 tháng). Trường hợp Công ty đáp ứng các điều kiện c ủ a tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 4, Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 c ủ a Bộ Tài chính th ì được sử dụn g h ó a đơn điện tử. Trước khi sử dụng đề nghị Công ty thực hiện Thông báo phát hành h ó a đ ơ n điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư s ố 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính. Côn g ty phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụn g hóa đ ơ n điện tử và thực hiện hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụn g theo quy đ ị nh tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài ch í n h Công ty có trách nhiệm nộp Báo cáo t ì nh hình sử dụng h óa đơn theo tháng từ ngày đầu tháng đến hết ngày dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế và chuyển sang nộp Báo cáo tình hình sử dụng h óa đơn theo qu ý cho cơ quan thuế kể từ ngày kế tiếp theo quy đ ị nh tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu tr ên. Công ty TNHH Office K phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc kh ở i tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Nếu có vướng mắc, đề nghị Công ty liên hệ với Phòng Tuyên truyền Hỗ trợ NNT - Cục Thuế TP Hà Nội theo số điện thoại: 02437737940; địa chỉ: G23-24 Thành Công, qu ậ n Ba Đình, TP Hà Nội. Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH Office K được biế t./. Nơi nhận: - Như tr ê n; - Phòn g TKT 2; - Lưu: VT, TTHT (2b). CỤC TRƯỞNG Mai Sơn