1026/QĐ-HQBD

Quyết định 1026/QĐ-HQBD năm 2016 Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Cục Hải quan tỉnh Bình Dương TỔNG CỤC HẢI QUAN CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH DƯƠNG ---------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 1026 /QĐ- HQBD Bình Dương , ngày 20 tháng 12 năm 2016 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH DƯƠNG CỤC TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN BÌNH DƯƠNG Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về việc Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ; Căn cứ Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 6/11/2013 của Bộ Tài chính quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành Tài chính; Căn cứ Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu l ưu trữ vào lịch sử các cấp; Căn cứ Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp; Căn cứ Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính; Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Cục Hải quan tỉnh Bình Dương. QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Cục Hải quan tỉnh Bình Dương. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và được áp dụng thống nhất trong toàn Cục từ ngày 01/01/2017. Điều 3. Chánh Văn phòng, Trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc, CBCC Cục Hải quan tỉnh Bình Dương chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./. Nơi nhận: - Như điều 3 ; - TCHQ; - LĐ Cục (để b/c); - Lưu: VT, VP. CỤC TRƯỞNG Nguyễn Phước Việt Dũng QUY CHẾ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CỤC HẢI QUAN BÌNH DƯƠNG (Ban hành kèm theo Quyết định số 1026/QĐ-HQBD ngày 20 tháng 12 năm 2016 của Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Bình Dương) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng 1. Phạm vi áp dụng Quy chế này quy định việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Cục Hải quan tỉnh Bình Dương. 2. Đối tượng áp dụng - Quy chế này được áp dụng đối với Kho lưu trữ Cục và các Chi cục trực thuộc Cục. - Lãnh đạo, CBCC các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục; tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan đến khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Cục và Kho lưu trữ của các Chi cục trực thuộc. Điều 2. Giải thích từ ng ữ 1. Tài liệu, tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, b ả n chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. 2. Bản gốc văn bả n là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được Cục Hải quan tỉnh Bình Dương ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quy ề n. 3. Bản gốc, bản ch í nh văn b ả n là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản, có chữ ký sống t r ực tiếp của ngư ờ i có thẩm quyền và được Cục Hải quan tỉnh Bình Dương ban h à nh. 4. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện t ừ bản chính. 5. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bán trích sao phải được thực hiện từ bản chính. 6. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định. 7. Phông lưu trữ l à toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của Cục Hải quan tỉnh Bình Dương. 8. Chứng thực tài liệu là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ và bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Điều 3. Thành phần tài liệu tại Kho lưu trữ Cục Hải quan Bình Dương 1. Tài liệu của Phông lưu trữ Cục Hải quan Bình Dương từ khi thành lập đến nay. 2. Tài liệu của các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục giao nộp vào Kho lưu trữ Cục. 3. Hồ sơ khai báo Hải quan bao gồm: tờ khai Hải quan, hồ sơ thanh khoản hàng SXXK, Gia công... 4. Các hồ sơ, tài liệu khác có giá trị còn đa ng l ưu giữ. Điều 4. Các hình thức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Sử dụng tài liệu ngay tại kho. 2. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ. 3. Cấp bản chứng thực tài liệu lưu trữ. 4. Cho mượn tài liệu. Chương II QUY ĐỊNH CỤ THỂ Điều 5. Thẩm quyền khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Đối với tài liệu mật: thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư 161/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 31/10/2014 về quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước của ngành Tài chính. 2. Đối với tài liệu thường : Chánh Văn phòng hoặc người được ủy quyền quản lý công tác lưu trữ cho phép sử dụng tài liệu thường. 3. Tài liệu lưu trữ mang ra ngoài cơ quan - Đối với việc mang tài liệu lưu trữ mang ra ngoài cơ quan hoặc mang ra nước ngoài để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng do Lãnh đạo Cục quyết định. - CBCC các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục khi có nhu cầu mượn và mang tài liệu lưu trữ ra ngoài cơ quan để phục vụ công tác nghiệp vụ của đơn vị phải lập phiếu yêu cầu mượn tài liệu theo phụ lục VII và do Chánh Văn phòng hoặc người được ủy quyền quyết định. - Tài liệu mang ra ngoài cơ quan phải được sử dụng đúng mục đích, bảo quản và hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó. 4. CBCC bộ phận lưu trữ các đơn vị p hải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ theo Phụ lục VIII để quản l ý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu, định kỳ cuối năm báo cáo Chánh Văn phòng, thủ trưởng đơn vị tình hình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Điều 6. Quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Các đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng. 2. Khi khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ công vụ, các đơn vị, cá nhân phải có văn bản đề nghị ghi rõ mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (Phụ lục l). Các đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan phải có giấy gi ớ i thiệu ghi rõ mục đích khai thác , sử dụng tài liệu lưu trữ và phải được Lãnh đạo cơ quan có thẩm quyền đồng ý. 3. Cá nhân trong và ngoài cơ quan khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được lãnh đạo cơ quan có thẩm quyền đồng ý. 4. Thực hiện nghiêm túc nội quy khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; phải có trách nhiệm giữ gìn bí mật những thông tin của tài liệu lưu trữ theo chế độ bảo mật hiện hành, đảm bảo bí mật quốc gia; thực hiện đúng các quy định về khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. 5. Đối với các tài l iệu có nguy cơ bị hư hỏng chỉ được khai thác và sử dụng ngay tại kho lưu trữ hoặc mượn phục vụ cho hoạt động công vụ dưới dạng là bản sao hợp pháp. Điều 7. Tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Tiếp nhận yêu cầu khai thác tài liệu Việc tiếp nhận yêu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ được thực hiện trong các ngày làm việc, từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần (trừ các ngày nghỉ theo quy định). Trong trường hợp đặc biệt, theo yêu cầu của Lãnh đạo Cục, Chánh văn phòng hoặc người được ủy quyền bố trí công chức, viên chức phục vụ ngoài gi ờ làm việc. 2. Giải quyết yêu cầu khai thác tài liệu lưu trữ - Đối với đơn vị, cá nhân thuộc Cục: từ 1 đến 3 ngày làm việc. - Đối với tổ chức, cá nhân ngoài cơ quan: không quá 7 ngày làm việc. Điều 8. Trách nhiệm của Văn phòng Cục 1. Trách nhiệm của Chánh văn phòng hoặc người được ủy quyền - Trình lãnh đạo Cục xem xét, phê duyệt quy trình, thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của đơn vị, tổ ch ứ c, cá nhân có nhu cầu tại Điều 6 quy chế này. - Ký duyệt các văn bản yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định tại Kho ả n 2 Điều 5 Quy chế này. - Quản lý tài liệu lưu trữ của toàn bộ cơ quan. - Quản lý, bảo quản các công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ. 2. Trách nhiệm của CBCC kho lưu trữ - Làm thủ tục tiếp nhận và giao tài liệu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ sau khi được cấp trên phê duyệt. - Ký duyệt xuất, nhập tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ. - Thu thập, quản lý, bảo quản an toàn bí mật tài liệu lưu trữ, không cho phép mang bản g ố c, bản chính tài liệu lưu trữ ra khỏ i kho lưu trữ khi chưa được phép của cấp trên theo quy định; phục vụ tốt việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. - Hướng dẫn cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan thực hiện đúng các quy định khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. - Quản lý những tài liệu lưu trữ và các trang thiết bị của kho lưu trữ. - Lập sổ theo dõi việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (Phụ lục II) . - Thực hiện đúng các quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Điều 9. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Sử dụng tài liệu ngay tại kho. - Kho lưu trữ Cục bố trí các trang thiết bị cần thiết (bàn, ghế, tủ), công cụ tra cứu tài liệu (máy vi tính, phần mềm quản lý, mục lục hồ sơ...) để phục vụ tốt nhu c ầ u khai thác tài liệu lưu trữ. - Cán bộ Kho lưu trữ trực tiếp hư ớ ng dẫn và phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngay tại Kho lưu trữ. 2. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ. - Tài liệu được sao dưới các hình thức: sao chụp, in từ bản số hóa nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu từ nguyên bản tài liệu lưu trữ. - Bản sao tài liệu bao gồm: bản sao không chứng thực và bản sao có chứng thực theo yêu cầu của người khai thác tài liệu. - Việc sao tài liệu lưu trữ do cán bộ kho lưu trữ thực hiện sau khi có ý kiến đồng ý của cấp trên. 3. Cấp bản chứng thực tài liệu lưu trữ. a) Hình thức chứng thực tài liệu bao gồm: chứng thực bản sao nguyên văn toàn bộ văn bản, tài liệu và chứng thực bản sao một phần nội dung thông tin của văn bản, tài liệu. b) Nội dung chứng thực tài liệu - Cán bộ Kho lưu trữ xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu giữ của tài liệu đang bảo quản tại Kho lưu trữ gồm: Tờ số, hồ sơ số, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong sổ chứng thực (Phụ lục VI). Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên dấu chứng thực (Phụ lục IX). - Cán bộ Kho lưu trữ điền đầy đủ các thông tin vào dấu chứng thực đóng trên bản sao ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình Lãnh đạo Văn phòng ký xác nhận và đóng dấu của cơ quan. - Trang đầu tiên của bản sao đóng dấu bản sao (Phụ lục IX) vào chỗ trống phía trên bên phải. Đối với văn bản, tài liệu có từ 02 tờ trở lên, sau khi chứng thực phải được đóng dấu giáp lai. Cán bộ kho lưu trữ có trách nhiệm lưu 01 bản chứng thực để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết. Hồ sơ chứng thực tài liệu được bảo quản ít nhất 20 năm, kể từ ngày chứng thực. c) Việc chứng thực tài liệu lưu trữ phải đảm bảo trung thực, khách quan, chính xác. Người chứng thực phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực. 4. Cho mượn tài liệu. - Cơ quan, tổ chức, cá nhân phải lập văn bản đề nghị mượn tài liệu lưu trữ trong đó ghi rõ loại tài liệu, thời gian mượn, thời gian trả. - Người mượn phải thực hiện các thủ tục nghiên c ứ u và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên Phòng lưu trữ. - Người mượn không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép. - Ngoài các quy định trên, người mượn cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra , vào cơ quan; Quy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan, tổ chức. - Công chức, viên chức lưu trữ cơ quan phải lập các Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký người mượn hồ sơ để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu. /. Gh i chú: Tổ chức, cá nhân và cán bộ Kho lưu trữ phải sử dụng các biểu mẫu theo quy định khi khai thác, sử dụng tài liệu. (Từ phụ lục I đến phụ lục VIII). Phụ lục I TỔNG CỤC HẢI QUAN CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH DƯƠNG ---------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: / PĐK-KTTL Bình Dương , ngày tháng năm 2016 PHIẾU ĐĂNG KÝ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Kính gửi: ...................................................... Họ và tên: ............................................................................................................................. Ngày, tháng, năm sinh: ........................................................................................................ Số chứng minh nhân dân: ................................................................................................... Đơn vị công tác: .................................................................................................................. Địa chỉ liên hệ: .................................................................................................................... . ……………………………………………………………………………………………………… Số điện thoại: ...................................................................................................................... Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: ....................................................................... . ……………………………………………………………………………………………………… . ……………………………………………………………………………………………………… Thời gian khai thác, sử dụng tài liệu: .................................................................................. Tôi xin thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế của Cục hải quan tỉnh Bình Dương và những quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. XÉT DUYỆT CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG ... ........... ., ngày tháng năm 2016 Người đăng ký Phụ lục II TỔNG CỤC HẢI QUAN CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH DƯƠNG ---------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- SỔ ĐĂNG KÝ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1. Quy cách sổ a) Khổ giấy A4 b) Kiểu trình bày ngang. 2. Cấu t ạ o sổ a) Tờ bìa gồm các thông tin: - Tên cơ quan: + Dòng trên: CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH DƯƠNG + Dòng dưới: VĂN PHÒNG - Tên sổ: Sổ đăng ký khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Địa danh và thời gian sử dụng Sổ b) Nội dung sổ: STT Ngày tháng năm đăng ký Họ và tên người yêu c ầ u Quốc tị ch Số CMNN/Hộ chiếu Cơ quan công tác Nội dung khai thác Địa chỉ li ê n hệ, Số ĐT Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (1) Số thứ tự: Ghi số thứ tự người đăng ký trong năm. (2) Ngày/tháng/năm: Ghi ngày tháng năm người yêu cầu sử dụng tài liệu. (3) Họ và tên: Ghi họ và tên người đăng ký sử dụng tài liệu. (4) Quốc tịch: Ghi Quốc tịch người đăng ký sử dụng tài liệu. (5) Số CMNN/Hộ chiếu: Ghi Số CMNN/Hộ chiếu người ĐK sử dụng tài liệu. (6) CQ công tác: Ghi tên cơ quan công tác của người đăng ký sử dụng tài liệu. (7) Nội dung khai thác: Ghi nội dung người đăng ký sử dụng tài liệu yêu cầu. (8) ĐC liên hệ, số ĐT: Ghi địa chỉ và số ĐT của người đăng ký sử dụng tài liệu. (9) Ghi chú: Ghi chép khác. Phụ lục III TỔNG CỤC HẢI QUAN CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH DƯƠNG ---------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: / PYC-STL Bình Dương , ngày tháng năm 2016 PHIẾU YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU Họ và t ê n: ............................................................................................................................. Ngày, tháng, năm sinh: ........................................................................................................ Số chứng minh nhân dân: ................................................................................................... Đơn vị công tác: ................................................................................................................... Địa chỉ liên hệ: ..................................................................................................................... ............................................................................................................................................... Số điện thoại: ........................................................................................................................ STT Tên phông Ký hiệu hồ sơ/tài liệu Tên văn bản/tài liệu Từ tờ đến tờ Tổng số trang Ghi chú XÉT DUYỆT CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG ... ........... ., ngày tháng năm 2016 Người yêu cầu Phụ lục IV TỔNG CỤC HẢI QUAN CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH DƯƠNG ---------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- SỔ ĐĂNG KÝ PHIẾU YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU 1. Quy cách sổ a) Khổ giấy A4 b) Kiểu trình bày ngang. 2. Cấu tạo sổ a) Tờ bìa gồm các thông tin: - Tên cơ quan: + Dòng trên: CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH DƯƠNG + Dòng dưới: V ĂN PHÒNG - Tên sổ: Sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu lưu trữ - Địa danh và thời gian sử dụng Sổ b) Nội dung sổ: STT Ngày tháng năm đăng ký Họ và tên người yêu c ầ u Cơ quan công tác Tên phông/ khối tài liệu Ký hiệu h ồ sơ/tài liệu Tên văn bản/tài liệu Từ tờ đến tờ Tổng số trang (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (1) Số thứ tự: Ghi số thứ tự người đăng ký trong năm. (2) Ngày/tháng/năm: Ghi ngày tháng năm người yêu cầu sao tài liệu. (3) Họ và tên: Ghi họ và tên người đăng ký sao tài liệu. (4) CQ công tác: Ghi tên cơ quan công tác của người đăng ký sao chụp tài liệu. (5) Tên phông/khối tài liệu: Ghi tên phông/khối tài liệu người yêu cầu sao chụp tài liệu. (6) Ký hiệu hồ sơ/tài liệu: Ghi ký hiệu hồ sơ/tài liệu người yêu cầu sao chụp tài liệu. (7) Tên văn bản/tài liệu: Ghi tên văn bản/tài liệu người yêu cầu sao chụp tài liệu. (8) Từ tờ đến tờ: Ghi cụ thể từ tờ đến tờ văn bản/tài liệu người yêu cầu sao chụp tài liệu. (9) Tổng số trang: Ghi tổng số trang người yêu cầu sao chụp tài liệu. Phụ lục V TỔNG CỤC HẢI QUAN CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH DƯƠNG ---------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: / PYC-CTTL Bình Dương , ngày tháng năm 2016 PHIẾU YÊU CẦU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU Họ và tên: ............................................................................................................................. Ngày, tháng, năm sinh: ........................................................................................................ Số chứng minh nhân dân: ................................................................................................... Đơn vị công tác: ................................................................................................................... Địa chỉ liên hệ: ..................................................................................................................... .............................................................................................................................................. Số điện thoại: ....................................................................................................................... STT Tên phông Ký hiệu hồ sơ/tài liệu Tên văn bản/tài liệu Từ tờ đến tờ Tổng số trang Ghi chú XÉT DUYỆT CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG ... ........... ., ngày tháng năm 2016 Người yêu cầu Phụ lục VI TỔNG CỤC HẢI QUAN CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH DƯƠNG ---------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- SỔ ĐĂNG KÝ PHIẾU YÊU CẦU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU 3. Quy cách sổ c) K hổ giấy A4 d) Kiểu trình bày ngang. 4. Cấu t ạ o sổ c) Tờ bìa gồm các thông tin: - Tên cơ quan: + Dòng trên: CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH DƯƠNG + Dòng dưới: VĂN PHÒNG - Tên sổ: Sổ đăng ký phiếu yêu cầu sao tài liệu lưu trữ - Địa danh và thời gian sử dụng Sổ d) Nội dung sổ: STT Ngày tháng năm chứng thực Họ và tên người yê u c ầ u Cơ quan công tác Tên văn bản/tài liệu Số ch ứ ng thực Tổng số trang Người k ý chứng th ực Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (1) Số thứ tự: Ghi số thứ tự người đăng ký chứng thực tài liệu trong năm. (2) Ngày/tháng/năm: Ghi ngày tháng năm người yêu cầu chứng thực tài liệu. (3) Họ và tên: Ghi họ và tên người đăng ký chứng thực tài liệu. (4) CQ công tác: Ghi tên cơ quan công tác của người đăng ký chứng thực tài liệu. (5) Tên văn bản/tài liệu: Ghi tên văn bản/tài liệu người yêu cầu chứng thực tài liệu. (6) Số chứng thực: Ghi số chứng thực tài liệu. (7) Tổng số trang: Ghi tổng số trang người yêu cầu chứng thực tài liệu. (8) Người ký chứng thực: Ghi tên người có thẩm quyền ký chứng thực. (9) Ghi chú: Ghi ch é p khác. Phụ lục VII TỔNG CỤC HẢI QUAN CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH DƯƠNG ---------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: / PYC-MTL Bình Dương , ngày tháng năm 2016 PHIẾU YÊU CẦU MƯỢN TÀI LIỆU Họ và tên: ............................................................................................................................ Đơn vị: ................................................................................................................................. Đề nghị đ ơ n vị: .................................................................................................................... V ui lòng cho mượn những tài liệu - hồ sơ sau: STT Tên hồ sơ Mã số Thời gian trả Mục đích sử dụng Ý KIẾN CỦA ĐƠN VỊ CUNG CẤP □ Chấp nhận □ Không chấp nhận Lý do không chấp nhận: …………………. ………………………………………………. ……………………………………………….. Ngày…….tháng……..năm 20…… ĐƠN VỊ CUNG CẤP Ngày…….tháng……..năm 20…… ĐƠN VỊ ĐỀ NGHỊ Tình trạng hồ sơ khi trả: □ Chấp nhận □ Không chấp nhận Ý kiến khác: ......................................................................................................................... ……………………………………………………………………………………………………… .. ……………………………………………………………………………………………………… .. ……………………………………………………………………………………………………… .. ĐƠN VỊ CUNG CẤP Ngày…….tháng……..năm 20…… ĐƠN VỊ ĐỀ NGHỊ Phụ lục VIII TỔNG CỤC HẢI QUAN CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH DƯƠNG ---------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- SỔ ĐĂNG KÝ PHIẾU YÊU CẦU MƯỢN TÀI LIỆU 1. Quy cách sổ a) Khổ giấy A4 b) Kiểu trình bày ngang. 2. Cấu tạo sổ a) Tờ bìa gồm các thông tin: - Tên cơ quan: + Dòng trên: CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH DƯƠNG + Dòng dưới: VĂN PHÒNG - Tên sổ: Sổ đăng ký phiếu yêu cầu mượn tài liệu - Địa danh và th ờ i gian sử dụng Sổ b) Nội dung sổ: STT Ngày tháng năm mượn tài li ệ u Họ và tên người yêu c ầ u Cơ quan công tác Tên văn bản/ tài liệu Mục đích sử dụng Ký nhận tài liệu Th ờ i gian trả tài liệu Ký giao tr ả tài liệu (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (1) Số thứ tự: Ghi số thứ tự người đăng ký mượn tài liệu trong năm. (2) Ngày/tháng/năm mượn tài liệu : Ghi ngày tháng năm người yêu cầu mượn tài liệu. (3) Họ và tên: Ghi họ và tên người đăng ký mượn tài liệu. (4) CQ công tác: Ghi tên cơ quan công tác của người đăng ký mượn tài liệu. (5) Tên văn bản/tài liệu: Ghi tên văn bản/tài liệu người yêu cầu mượn tài liệu. (6) Mục đích sử dụng : Ghi mục đích mượn tài liệu. (7) Ký nhận tài liệu: người mượn tài liệu ký nhận. (8) Ngày/tháng/năm trả tài liệu: Ghi ngày tháng năm giao trả tài liệu cho kho lưu trữ. (9) Ký trả tài liệu: người mượn tài liệu ký trả tài liệu cho kho lưu trữ. Phụ lục IX MẪU DẤU SAO VÀ CHỨNG THỰC TÀI LIỆU 1. M ẫ u dấu sao BẢN SAO a) Hình dạng: Hình chữ nhật b) Kích thước: Dài: 25 mm, rộng: 10 mm 2. Dấu ch ứ ng thực tài liệu a) Hình dạng: Hình chữ nhật b) Kích thước: Dài 80 mm, rộng: 40 mm c) Các thông tin trên Dấu chứng thực bản sao từ nguyên bản tài liệu lưu trữ Chứng thực bản sao đúng với nguyên bản trong hồ sơ lưu trữ Tài liệu được sao từ: Phông: ............................................................ Mục lục số: ……..Hồ sơ số:……….Tờ số: ……. Số chứng thực: …………… ………….., ngày.... tháng... năm.......... CHÁNH VĂN PHÒNG (Ký, đóng dấu) d) Các thông tin trên Dấu chứng thực bản sao một phần của tài liệu Chứng thực bản sao đúng với nguyên bản trong hồ sơ lưu trữ Nội dung văn bản, tài liệu được sao từ Phông: ............................................................ Mục lục số: ……..Hồ sơ số:……….Tờ số: ……. Số chứng thực: …………… ………….., ngày.... tháng... năm.......... CHÁNH VĂN PHÒNG (Ký, đóng dấu)