05/2016/QĐ-UBND

Quyết định 05/2016/QĐ-UBND Quy định về trao đổi và sử dụng, văn bản điện tử trong cơ quan Nhà nước tỉnh Nam Định ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NAM ĐỊNH -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------- Số: 05/2016 /QĐ-UBND Nam Định , ngày 16 tháng 03 năm 201 6 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ VIỆC TRAO ĐỔI VÀ SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH NAM ĐỊNH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NAM ĐỊNH Căn cứ Luật T ổ chức chính quyền địa phương n gày 19/6/2015; Căn cứ Luật ban hành văn b ả n quy phạm pháp luật c ủa Hội đồng nhân dân và Ủ y ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004; Căn cứ Luật Giao dịch điện t ử ngày 29 tháng 11 năm 2005; Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006; Căn cứ Nghị định số 26/2007/ND-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính ph ủ quy định về chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực ch ữ ký số; Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 c ủa Chính ph ủ về việc ứng dụn g công nghệ thông tin trong hoạt động c ủa cơ quan nhà nước; Căn cứ Nghị định s ố 106/2011/ND-CP ngày 23 tháng 11 năm 2011 c ủa Chính ph ủ s ửa đ ổi , b ổ sung một số điều của N g hị định số 26/2007/NĐ-CP c ủa Chính ph ủ ngày 15 tháng 02 năm 2007 quy định về chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện t ử về ch ữ ký số và dịch vụ chứng thực ch ữ ký s ố ; Xét đề nghị của Giám đốc S ở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình s ố 87/TTr-STTTT ngày 01 tháng 03 năm 2015; B áo cáo thẩm đ ịnh của Sở Tư pháp tại v ă n b ả n số 18/BC-STP ngày 24/02/2016, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Q u y ết định này Q uy định về việc trao đ ổi và s ử dụn g , văn b ả n điện tử trong các cơ quan Nhà nước t ỉnh Nam Định. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày k ể từ ngày ký. Điều 3. Chánh Văn phòn g U BND t ỉnh ; Giám đốc các S ở , Ban, Ngành của t ỉnh ; Ch ủ tịch Ủ y ban nhân dân các huyện, thành phố; Th ủ trưởng các cơ quan liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./. Nơi nhận: - N hư Điều 3; - B ộ Thông tin và Truyền thông; - Cục kiểm tra văn bản-B ộ Tư pháp; - TT T ỉnh ủy , TT HĐND t ỉnh ; - Ch ủ tịch, các PTC UBN D t ỉnh; - LĐVP: T ỉnh ủy, ĐĐBQH-HDND, UBND t ỉnh ; - Cổng thông tin điện t ử t ỉ nh; Công báo t ỉnh; - Lưu: VP1, VP5 TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Phạm Đình Nghị QUY ĐỊNH VỀ VIỆC TRAO ĐỔI VÀ SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH NAM ĐỊNH (Ban hành kèm theo Quyết định số : 05 /2016/QĐ-UBND ngày 16 /3/2016 c ủa Ủ y ban nhân dân t ỉnh Nam Định) Ch ương I CÁC QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 . Đối tượng và phạm vi điều ch ỉnh 1. Phạm vi điều chỉnh: Q uy định này quy định về việc trao đổi và sử dụng văn b ả n điện tử trong quản lý và điều hành của các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Nam Định. 2. Đối tượng áp dụng: các cơ quan hành chính nhà nước t ỉnh Nam Định; các cán bộ, công chức, viên chức (sau đây gọi tắt là cán bộ) trong các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh Nam Đ ịnh và các đơn vị trực thuộc các cơ quan này. Điều 2. Giải thích từ ngữ 1. Thông điệp d ữ liệu là thôn g tin được tạo ra, được g ửi đi, được nhận và được lưu tr ữ b ằng phương tiện điện t ử (Kho ả n 12, Điều 4, Luật Giao dịch Đ iện t ử ng à y 29/11/2005). 2. Văn bản điện t ử là văn b ả n được th ể hiện dưới dạng thôn g điệp d ữ liệu (Kho ả n 8, Đ iều 3, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP). 3. Trao đ ổi văn b ả n điện t ử là việc s ử dụng gi ải pháp, thiết bị công nghệ thông tin để gửi, nhận văn bản điện t ử qua môi trường mạng. 4. Hồ sơ điện t ử là H ồ sơ đ ược th ể hiện dưới dạng thông điệp d ữ liệu. Điều 3. Các hệ thống thông tin phục vụ trao đ ổ i văn bản điện tử Các hệ thống thông tin phục vụ trao đổi và s ử dụng văn b ả n đ iện t ử , hồ sơ điện t ử gồm: 1. H ệ thống thư điện t ử công vụ của UBND t ỉnh ; 2. H ệ thống quản lý văn b ả n và điều hành ( Q LVB&ĐH) của các cơ quan, đơn vị; 3. Hệ thống "Một c ửa điện tử” c ủa các cơ quan, đơn vị. Ch ương II THỰC HIỆN TRAO ĐỔI VÀ SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ Điều 4. Gửi, nhận văn bản điện tử 1. Tất cả các văn b ả n c ủa các cơ quan nhà nước tr ê n địa bàn t ỉ nh Nam Định đ ược gửi, nhận dưới dạng văn b ả n điện t ử , trừ văn b ả n mật, tuyệt mật, tối mật. 2. Các văn b ả n điện t ử đ ược gửi thêm b ả n giấy gồm: a) Văn b ả n quy phạm pháp luật; b) Các loại văn b ả n thuộc kho ả n 1 Điều này nhưng bên g ửi và b ê n nhận không có đ ủ đ iều kiện kỹ thuật cho phép để g ửi nhận dưới dạng văn b ả n điện t ử ; c) V ă n b ả n, hồ sơ, tài liệu có quy định phải g ửi bản giấy; d) V ă n b ả n gửi cho cá nhân đ ể thực hiện. Điều 5. Gi á trị pháp lý của văn b ản trong g ửi , nhận văn bản điện t ử 1. Văn b ả n đ iện t ử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn b ả n giấy trong giao dịch gi ữa các cơ quan nhà nước. 2. Văn b ả n đ iện t ử g ửi đến cơ quan nhà nước không nh ấ t thiết ph ả i s ử dụng ch ữ ký điện t ử nếu văn b ả n đó có thông tin về người gửi, b ảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn c ủa văn bản. Điều 6. Tiếp nhận, xử lý hồ sơ điện tử tại bộ phận Một cửa 1. T iếp nhận, tạo lập và g ửi hồ sơ điện tử Khi nhận đ ược hồ sơ giấy hoặc hồ sơ điện t ử , cán bộ tiếp nhận và trả kết qu ả có trách nhiệm kiểm tra giá trị pháp lý của hồ sơ, nếu đảm b ảo , tiến hành tạo lập hồ sơ đ iện t ử trong phần mềm “Một c ửa điện tử” đ ể gi ả i quyết hoặc g ửi hồ sơ điện tử cho các đơn vị giải quyết liên thông theo quy đ ịnh. 2. X ử lý hồ sơ điện t ử Việc x ử lý hồ sơ điện t ử đ ược thực hiện theo quy trình như đối với xử lý hồ sơ giấy. 3. Các cơ quan nhà nước có trách nhiệm xây dựn g quy trình, quy định chi tiết việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ th ủ tục hành chính điện tử của cơ quan mình. Điều 7. Gửi , nhận văn b ả n điện t ử qua hệ th ố ng th ư điện tử công vụ c ủa tỉnh 1. S ử dụng hộp thư điện t ử công vụ c ủa cơ quan nhà nước a) Hộp thư điện t ử công vụ c ủa cơ quan nhà nước được sử dụng cho việc gửi, nhận văn b ả n điện tử. b) Th ủ tr ưởng cơ quan giao cho văn thư qu ản lý hộp thư điện t ử công vụ c ủa cơ quan. Văn thư qu ản lý, b ảo mật hộp thư điện t ử công vụ và chịu trách nhiệm về hoạt động c ủ a hộp thư điện t ử cô ng vụ c ủa cơ quan. 2. S ử dụng hộp thư điện t ử công vụ của cá nhân a) Cán bộ, công chức, viên chức và nhân viên hợp đồng trong các cơ quan nhà nước s ử dụng hộp thư điện t ử trong hệ thống thư điện t ử công vụ t ỉnh Nam Đ ịnh được cấp đ ể trao đ ổi cô ng việc chuyên môn. b) Cán bộ, công chức, viên chức và nhân viên h ợp đồng ph ả i qu ả n lý, b ả o mật hộp thư đ iện t ử côn g vụ và chịu trách nhiệm về hoạt động c ủa hộp thư điện t ử côn g vụ c ủa mình. Điều 8. Gửi , nhận văn b ả n điện tử qua Phần mềm Q LVB&ĐH 1. Các cơ quan nhà nước ph ải ưu tiên s ử dụng Phần mềm QLVB&ĐH đ ể gửi, nhận văn b ả n điện t ử t rong nội bộ cơ quan và giữa cơ quan nhà nước với nhau. 2. Văn thư chịu trách nhiệm về giá trị pháp lý của văn b ản điện t ử đến và đi g ắ n trong ph ầ n mềm Q LVB&Đ H c ủa cơ quan. 3. Văn b ả n điện tử được trao đ ổi trong nội bộ cơ quan nhà nước qua Phần mềm QL VB& Đ H không ph ải g ử i kèm bản giấy. 4. Ý kiến chỉ đạo, điều hành và các thông điệp dữ liệu đính kèm được trao đ ổi trên Phần mềm Q LVB& ĐHQ có giá trị tương đ ương với ý kiến được ghi trên văn b ả n giấy thông thường. 5. Cơ quan, t ổ chức hoặc cá nhân đ ược giao quản lý, vận hành Phần mềm Q LVB&ĐH của các cơ quan nhà nước không được can thiệp, làm thay đ ổi hoặc sai lệch giá trị pháp lý, tính toàn vẹn và bảo mật c ủa văn b ả n điện t ử được trao đ ổi trên hệ th ố ng này. Chương III ĐẢM BẢO AN TOÀN THÔNG TIN Đ iều 9. Các hành vi bị nghiêm cấm trong việc gửi, nhận và sử dụng văn b ản điện t ử 1. Phát tán thư rác và virus vào mạng. 2. Truy cập trái phép vào hệ thống thông tin của các cơ quan nhà nước đ ể thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật và quy định c ủa Nhà nước. 3. Tạo ra thông điệp d ữ liệu trong việc gửi, nhận văn b ả n điện t ử nh ằ m thực hiện hành vi trái pháp luật. 4. C ả n tr ở hoặc ngăn chặn trái phép quy trình truyền, gửi và nhận văn b ản điện t ử . 5. Thay đ ổi , xóa, h ủy , sao chụp, tiết lộ, hiển thị, di chuy ể n trái phép một phần hoặc toàn bộ nội dung c ủa văn bản điện t ử . 6. Tạo ra hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành hoặc có hành vi khác nh ằm phá hoại hạ tầng công nghệ trong g ửi , nhận văn b ả n điện t ử . 7. Các văn bản thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật được qu ả n lý riêng, tuyệt đ ối không đ ược thực hiện g ửi , nhận văn b ả n điện t ử . 8. Dự th ả o, lưu giữ trên máy tính và thiết bị điện t ử có kết nối mạng tin học (LAN, WAN, Internet) các văn b ả n, tài liệu, số liệu thuộc bí mật nhà nước. Đi ề u 10. Trách nhiệm bảo đảm an toàn thông tin 1. Thủ tr ưởng các cơ quan nhà nước có trách nhiệm đ ả m b ả o an toàn thông tin c ủ a đơn vị m ình . Đả m b ả o các hệ thống thông tin c ủa cơ quan hoạt động an toàn trong mọi tình huống. 2. Cơ quan nhà nước ph ải xây dựn g nội quy bảo đ ả m an toàn thông tin c ủa cơ quan mình; c ó cán bộ phụ trách qu ản lý an toàn thông tin; áp dụng, hướng d ẫ n và ki ể m tra định kỳ việc thực hiện các biện pháp b ảo đ ả m cho hệ thống thô ng tin trên mạng đáp ứng các tiêu chu ẩ n, quy chu ẩ n k ỹ thuật về an toàn th ông tin. Điều 1 1. Trách nhiệm gi ả i quyết và khắc phục sự cố an toàn thông tin 1. Cơ quan nhà nước có hạ tầng k ỹ thuật bị sự c ố : a) Ph ả i áp dụng mọi biện pháp đ ể kh ắ c phục và hạn chế thiệt hại do sự cố x ảy ra, lập biên b ả n báo cáo kịp thời cho S ở Thông tin & Truyền thôn g và cho cơ quan cấp trên quản lý trực tiếp; b) Tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan chức năng tham gia kh ắ c phục sự cố và thực hiện theo đúng hướng d ẫ n. 2. Cơ quan cấp trên quản lý trực tiếp: a) Tùy theo mức độ c ủa sự cố, hướng d ẫ n hoặc c ử cán bộ có th ẩ m quyền đến cơ s ở đ ể hướng d ẫ n, gi úp đ ỡ kh ắc phục sự cố; b) H uy động các phươn g tiện cần thiết để kh ắ c phục sự c ố . 3. Sở Thông tin và Truyền thông: a) Hướn g dẫn, kiểm tra công tác an toàn, an ninh thông tin cho các cơ quan Nhà nước trên đ ịa bàn; b) Tham gia kh ắ c phục sự cố, điều tra nguyên nhân sự cố, kiến nghị cơ quan về gi ả i pháp xử lý và k hắc phục sự c ố . Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 12. Trách nhiệm Sở Thông tin và Truyền thông 1. Ch ủ trì ph ối hợp với các cơ quan liên quan t ổ chức tri ể n khai thực hiện Q uyết định này. 2. Tổ chức triển khai công tác vận động, tuyên truyền s ử dụng hệ thống văn b ả n điện t ử trong hoạt động c ủa cơ quan nhà nước. 3. Hàng năm t ổng kết, đánh giá và báo cáo Ch ủ tịch UBND t ỉnh việc thực hiện quy định này c ủ a các cơ quan nhà nước t ỉnh Nam Định. Điều 13. Trách nhiệm của th ủ trư ở ng các cơ quan nhà nước 1. Th ủ tr ưởng cơ quan nhà nước có trách nhiệm ch ỉ đ ạo việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong cơ quan mình đ ể thực hiện trao đổi và sử dụng văn b ả n điện tử, hồ sơ điện t ử ; x ử lý công việc, s ử dụng v ă n bản điện t ử thay thế văn b ả n giấy tron g qu ả n lý, đi ều hành và trao đổi thô ng tin. 2. Ch ỉ đ ạo việc thiết lập cơ sở d ữ liệu văn b ả n điện tử c ủa cơ quan. 3. Quyết định phân công cán bộ chuyên trách công n ghệ thông tin qu ả n trị hệ thốn g các ph ần mềm c ủa đơn vị. Đ iều 14. Đ iều khoản thi hành Trong quá trình t ổ chức thực hiện, nếu có những vấn đề khó khăn, vướng m ắ c, các đ ơn vị, địa phương ph ả n ánh với S ở Thông tin và Truyền thông đ ể t ổng h ợp , trình Ủy ban nhân dân t ỉnh xem xét, s ửa đổi , b ổ sung Quy đ ị nh cho phù h ợp ./.