2060/BHXH-VP

Công văn 2060/BHXH-VP năm 2014 tự công bố và áp dụng, duy trì, cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 2060/BHXH-VP V/v: tự công bố và áp dụng, duy trì, cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 Hà Nội, ngày 11 tháng 06 năm 2014 Kính gửi: - Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc BHXH Việt Nam. Theo Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng HTQLCL vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước, kể từ ngày 18/5/2014, việc cấp giấy chứng nhận HTQLCL cho các đơn vị được thay thế bằng việc các đơn vị tự công bố HTQLCL phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008; để Bảo hiểm xã hội (BHXH) tỉnh, thành phố , BHXH các quận, huyện, thị xã và các đơn vị sự nghiệp trực thuộc BHXH Việt Nam (sau đây gọi chung là các đơn vị) triển khai việc tự công bố HTQLCL và áp dụng, duy trì, cải tiến HTQLCL theo quy định, BHXH Việt Nam yêu cầu các đơn vị thực hiện một số nội dung sau: 1. Việc tự công bố HTQLCL được thực hiện khi các đơn vị triển khai đầy đủ các công việc theo quy định và hướng dẫn của đơn vị tư vấn, đồng thời hoàn thành các nội dung: a) Phối hợp với công ty tư vấn tổ chức đầy đủ các khóa đào tạo Nhận thức chung về ISO 9001:2008 và Đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ theo yêu cầu của Tiêu chuẩn; b) Tổ chức áp dụng hệ thống văn bản, tài liệu và quy trình đã được người đứng đầu cơ quan phê duyệt vào hoạt động của đơn vị, đảm bảo hiệu quả, đúng quy định. c) Thực hiện đánh giá nội bộ, khắc phục ngay các điểm không phù hợp của hệ thống văn bản, tài liệu, quy trình. d) Tiến hành xem xét của lãnh đạo, cải tiến HTQLCL, bảo đảm phù hợp với các yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, quy định của pháp luật và thực tế tại cơ quan. 2. Về việc tự công bố HTQLCL Các đơn vị áp dụng HTQLCL ra Quyết định công bố HTQLCL phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 (bao gồm cả Danh mục quy trình giải quyết thủ tục hành chính, quy trình giải quyết công việc nội bộ áp dụng và Bản tự công bố) và thực hiện niêm yết tại trụ sở cơ quan, đồng thời đăng tải trên trang thông tin điện tử của đơn vị (nếu có). Trong đó: - Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc BHXH Việt Nam công bố Quyết định theo Phụ lục I đính kèm Công văn này. - BHXH tỉnh, BHXH huyện công bố Quyết định theo Phụ lục II đính kèm Công văn này. Để đảm bảo chứng minh quá trình xây dựng, áp dụng và cải tiến liên tục HTQLCL, trước khi thực hiện việc tự công bố phù hợp Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, các đơn vị phải đảm bảo hoàn thiện các hồ sơ, tài liệu cần thiết sau: - Quyết định thành lập Ban chỉ đạo ISO/Tổ triển khai ISO tại cơ quan và phân công nhiệm vụ các thành viên. - Quyết định ban hành, áp dụng HTQLCL trong cơ quan. - Chính sách chất lượng, - Mục tiêu chất lượng cơ quan năm công bố; - Báo cáo đánh giá tổng hợp các đợt đánh giá nội bộ trước khi công bố theo mẫu BM-NB...-03.05 thuộc Quy trình Đánh giá chất lượng nội bộ; - Biên bản họp xem xét của lãnh đạo trước khi công bố theo mẫu BM- NB...- 07.02 thuộc Quy trình xem xét của Lãnh đạo đối với HTQLCL; - Các tài liệu khác có liên quan. (Quyết định công bố và các hồ sơ, tài liệu nêu trên được lưu trữ theo quy định tại cơ quan công bố ). 3. Thường xuyên duy trì, cải tiến HTQLCL a) Kịp thời tổng hợp, báo cáo BHXH Việt Nam điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung những bất cập của quy trình giải quyết thủ tục hành chính. b) Chủ động cập nhật các thủ tục hành chính mới do BHXH Việt Nam xây dựng bổ sung hoặc thay thế; chỉnh sửa những thay đổi về cơ sở pháp lý viện dẫn trong hệ thống văn bản, tài liệu, trong các quy trình giải quyết thủ tục hành chính hoặc các nội dung không phù hợp trong quy trình giải quyết công việc nội bộ của đơn vị. c) Thực hiện ban hành lại hệ thống văn bản, tài liệu, quy trình sau khi cập nhật, sửa đổi, bổ sung. Trong quá trình thực hiện các nội dung trên, các đơn vị phối hợp chặt chẽ, thường xuyên tham vấn, xin ý kiến các chuyên gia tư vấn và thường trực Ban Chỉ đạo ISO cấp trên để kịp thời hướng dẫn, chỉ đạo xử lý các khó khăn, vướng mắc, đảm bảo áp dụng có hiệu quả HTQLCL trong hoạt động của các đơn vị. 4. Chế độ thông tin báo cáo Sau khi hoàn thành việc tự công bố, định kỳ 6 tháng và hàng năm, Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tổng hợp kết quả thực hiện báo cáo về BHXH Việt Nam theo mẫu quy định tại Phụ lục III kèm theo Công văn này. 5. Tổ chức thực hiện a) Việc triển khai HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của Ngành là yêu cầu bắt buộc của Chính phủ. Để đảm bảo kế hoạch tiến độ chung của Ngành, BHXH Việt Nam yêu cầu các đơn vị triển khai thực hiện nghiêm túc các nội dung trên. Đối với các đơn vị đã triển khai xây dựng và áp dụng HTQLCL theo kế hoạch năm 2013, việc tự công bố HTQLCL phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 phải hoàn thành trước ngày 20/6/2014. b) Giao BHXH tỉnh, thành phố chỉ đạo BHXH huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc triển khai kịp thời các nội dung nêu trên theo yêu cầu của BHXH Việt Nam. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị các đơn vị phản ánh kịp thời về BHXH Việt Nam (qua Văn phòng, đơn vị thường trực Ban Chỉ đạo ISO của Ngành) để xem xét, giải quyết./, Nơi nhận: - Như trên; - Tổng Giám đốc (để b/c); - Các Phó Tổng Giám đốc; - Các thành viên Ban Chỉ đạo ISO Ngành; - Lưu: VT, VP(2). KT. TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Đỗ Thị Xuân Phương PHỤ LỤC I MẪU QUYẾT ĐỊNH CÔNG BỐ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG PHÙ HỢP VỚI TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 VÀ BẢN CÔNG BỐ (Kèm theo Công văn số: 2060/BHXH-VP ngày 11 tháng 6 năm 2014 của BHXH Việt Nam) BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM TÊN ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP…. ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: …../QĐ-BHXH …., ngày … tháng … năm …. QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC CÔNG BỐ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG PHÙ HỢP TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP ………………. Căn cứ ... quy định về CN, NV, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị sự nghiệp...; Căn cứ Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước; Theo đề nghị của ... tên đơn vị dự thảo, trình Quyết định.., QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Công bố Hệ thống quản lý chất lượng tại ... tên đơn vị sự nghiệp ... phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 theo quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ đối với các lĩnh vực hoạt động trong Danh mục ban hành kèm theo Quyết định này. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ban hành. Điều 3. Tổ triển khai ISO, các phòng chức năng thuộc tên đơn vị sự nghiệp chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Như Điều 3; - Ban Chỉ đạo ISO ngành BHXH (để báo cáo) ; - Tên Đơn vị tư vấn (để phối hợp); - Lưu ... GIÁM ĐỐC (Ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu) DANH MỤC CÁC QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC THUỘC LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG CỦA TÊN ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP THEO HTQLCL ĐƯỢC CÔNG BỐ PHÙ HỢP TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 (Ban hành kèm theo Quyết định số: /……… ngày... tháng... năm .... của... người đứng đầu cơ quan...). 1- Quy trình... 2- Quy trình... 3- Quy trình... ……… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- BẢN CÔNG BỐ …..TÊN ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP…. công bố Hệ thống quản lý chất lượng tại ... tên đơn vị sự nghiệp ... phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 đối với... (Ban hành kèm theo Quyết định số ..../QĐ-... ngày ... tháng ... năm ... của Người đứng đầu cơ quan) Bản công bố này có hiệu lực kể từ ngày ban hành …….,ngày….. tháng….. năm ……. NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU ĐƠN VỊ (Ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu) PHỤ LỤC II MẪU QUYẾT ĐỊNH CÔNG BỐ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG PHÙ HỢP VỚI TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 VÀ BẢN CÔNG BỐ (Kèm theo Công văn số: 2060/BHXH-VP ngày 11 tháng 6 năm 2014 của BHXH Việt Nam) BẢO HIỂM XÃ HỘI ……. BẢO HIỂM XÃ HỘI … ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: …../QĐ-BHXH …., ngày … tháng … năm …. QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC CÔNG BỐ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG PHÙ HỢP TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 GIÁM ĐỐC BHXH TỈNH/THÀNH PHỐ ……… Căn cứ ...quy định về CN, NV, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BHXH tỉnh/thành phố...; Căn cứ Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước; Theo đề nghị của ... tên đơn vị dự thảo, trình Quyết định.., QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Công bố Hệ thống quản lý chất lượng tại BHXH …. phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 theo quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ đối với các lĩnh vực hoạt động trong Danh mục ban hành kèm theo Quyết định này. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ban hành. Điều 3. Ban Chỉ đạo ISO (hoặc Tổ triển khai ISO), các phòng (hoặc bộ phận) chức năng thuộc BHXH ….. chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Như Điều 3; - Ban Chỉ đạo ISO ngành BHXH (để b/c) ; - Ban Chỉ đạo ISO BHXH tỉnh; - Tên Đơn vị tư vấn (để phối hợp); - Lưu ... GIÁM ĐỐC (Ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu) DANH MỤC CÁC LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG CỦA BHXH …..THEO HTQLCL ĐƯỢC CÔNG BỐ PHÙ HỢP TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 (Ban hành kèm theo Quyết định số: /…….ngày... tháng ... năm .... của ... người đứng đầu cơ quan...). I- THỦ TỤC HÀNH CHÍNH:.... quy trình 1- Lĩnh vực Thu BHXH, BHYT, BHTN:….quy trình, cụ thể: - Quy trình... - Quy trình... 2- Lĩnh vực cấp s ổ BHXH, thẻ BHYT:....quy trình, cụ thể: - Quy trình... - Quy trình... 3- Lĩnh vực giải quyết chế độ BHXH:....quy trình, cụ thể: - Quy trình... - Quy trình... 4- Lĩnh vực giải quyết chế độ BHYT:....quy trình, cụ thể: - Quy trình... - Quy trình... 5- Lĩnh vực chi trả các chế độ BHXH, BHYT:....quy trình, cụ thể: - Quy trình... - Quy trình... II- GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC NỘI BỘ:….quy trình, cụ thể: 1- Quy trình... 2- Quy trình... CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- BẢN CÔNG BỐ BẢO HIỂM XÃ HỘI …. công bố Hệ thống quản lý chất lượng tại BHXH….. phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 đối với... (Ban hành kèm theo Quyết định số ..../QĐ-... ngày ... tháng ... năm ... của Giám đốc BHXH…..) Bản công bố này có hiệu lực kể từ ngày ban hành …….,ngày….. tháng….. năm ……. Giám đốc (Ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu) PHỤ LỤC III MẪU BÁO CÁO TÌNH HÌNH XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN 9001:2008 (Kèm theo Công văn số: 2060/BHXH-VP ngày 11 tháng 6 năm 2014 của BHXH Việt Nam) BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM……. BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH/THÀNH PHỐ…. ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: ….. …., ngày … tháng … năm …. BÁO CÁO KẾT QUẢ XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2008 Kính gửi: Bảo hiểm xã hội Việt Nam Thực hiện Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước, Bảo hiểm xã hội tỉnh/thành phố... báo cáo tình hình xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 (thời điểm báo cáo) tại các cơ quan, đơn vị trong phạm vi quản lý như sau: 1. Kết quả xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008: STT Tên cơ quan BHXH Địa chỉ liên hệ (ĐT,Fax, người đại diện) Tên tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn (nếu có ) Số lượng thủ tục hành chính đã xây dựng và áp dụng HTQLCL Tình hình công bố HTQLCL phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 Kết quả kiểm tra Tên tổ chức chứng nhận, chuyên gia đánh giá (nếu có) Ghi chú Đã công bố Chưa công bố Đáp ứng yêu cầu Chưa đáp ứng yêu cầu 1 BHXH tỉnh 2 BHXH huyện 3 ….. 4 …. 2. Đánh giá, nhận xét: a) Tự đánh giá về hiệu quả của việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 tại các cơ quan, đơn vị: ………………………………………….. b) Tình hình xử lý vi phạm đối với hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 tại các cơ quan, đơn vị: ………… c) Nhận xét về hoạt động tư vấn của các tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn; hoạt động phối hợp kiểm tra của tổ chức chứng nhận, chuyên gia đánh giá (nếu có):…………………………… d) Nêu những thuận lợi, khó khăn và những vấn đề tồn tại trong việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 tại các cơ quan, đơn vị, phân tích nguyên nhân: - Về phía cơ quan, đơn vị đã và đang xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng: …….. …………………………………………………………………………………………………… - Về phía Ban chỉ đạo ISO Bảo hiểm xã hội Việt Nam: …………………………………… - Về tình hình kiểm tra hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng tại các cơ quan, đơn vị: …………………………………………… - Về việc lựa chọn (kiến nghị lựa chọn) tổ chức tư vấn, chuyên gia tư vấn, tổ chức chứng nhận, chuyên gia đánh giá (nếu có): …………………………………… - Về các nội dung khác có liên quan: ………………………………………………………… 3. Đề xuất, kiến nghị (nếu có): ………………………………………………………………… Bảo hiểm xã hội tỉnh/thành phố... báo cáo tình hình xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 tại các cơ quan, đơn vị trong phạm vi quản lý để Bảo hiểm xã hội Việt Nam tổng hợp, theo dõi và quản lý./. GIÁM ĐỐC (Ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu)