54/2012/QĐ-UBND

Quyết định 54/2012/QĐ-UBND về Quy định việc ghi chép, thống kê, xây dựng hồ sơ, báo cáo về công tác tiếp dân, xử lý đơn thư, giải quyết khiếu nại, tố cáo do Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Tĩnh ban hành ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ TĨNH -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------- Số: 54 /201 2 /QĐ-UBND Hà Tĩnh , ngày 18 tháng 09 năm 201 2 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY ĐỊNH VIỆC GHI CHÉP, THỐNG KÊ, XÂY DỰNG HỒ SƠ, BÁO CÁO VỀ CÔNG TÁC TIẾP DÂN, XỬ LÝ ĐƠN THƯ, GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH C ă n cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003; Căn cứ Luật Thanh tra n ă m 2010; C ă n cứ Luật ban h à nh Văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và U BND ngày 03/12/2004; Căn c ứ Luật Khiếu nại n ă m 2011; Luật Tố cáo năm 2011; Theo đ ề n g hị c ủ a Ch á nh Thanh tra tỉnh tại V ă n bản số 315/TT - DA ngày 12/9/2012; ý kiến th ẩ m định của Sở Tư pháp tại Văn bản số 953/B C- STP ngày 13/9/2012, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành quy định việc ghi chép, thống kê, xây dựng hồ sơ, báo cáo về công tác tiếp dân, xử lý đơn thư, giải quyết khiếu nại, tố cáo. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ban hành. Các văn bản có nội dung trái với quy định này đều bị bãi bỏ. Chánh Văn phòng UBND t ỉ nh, Chánh Thanh tra t ỉ nh, Giám đốc các Sở, Thủ t r ưở ng các ban, ngành c ấ p t ỉ nh; Chủ tịch UBND các huyện, thành ph ố , thị xã và các t ổ chức, cá nhân có liên quan chịu t rách nhiệm thi hành Quy ế t đ ịnh này./. Nơi nhận: - Webs it e Chính ph ủ ; - Thanh tra Chính ph ủ ; - Cục Ki ể m tra VB Q PPL - B ộ Tư pháp; - TT T ỉ nh ủy, TT HĐND tỉnh; - Ch ủ tịch, các PCT UBND tỉnh; - Như Điều 2; - S ở Tư pháp; - Trung tâm Công b á o - Tin học t ỉ nh; - Trụ s ở Tiếp công dân tỉnh; - L ưu : VT, NC. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Võ Kim Cự QUY ĐỊNH BAN HÀNH QUY ĐỊNH VIỆC GHI CHÉP, THỐNG KÊ, XÂY DỰNG HỒ SƠ, BÁO CÁO VỀ CÔNG TÁC TIẾP DÂN, XỬ LÝ ĐƠN THƯ, GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO (Ban hành kèm theo Quyết định số 54/QĐ-UBND ngày 18/9/2012 của UBND tỉnh) Chương 1. QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Đối tượng, phạm vi điều chỉnh 1. V ă n b ả n n à y quy định việc ghi chép, thống kê, b á o cáo về công tác tiếp dân, xử lý đơn th ư , giải quyết khiếu nại , t ố cáo; xây dựng hồ sơ vụ việc và báo cáo kết quả giải quyết các vụ việc khiếu nại tố cáo. 2. Quy định này á p dụng cho c á c sở , ban , ngành, trụ sở tiếp công dân thuộc UBND tỉnh; U BND huyện, thị xã, th à nh phố và các đơn vị trực thuộc. Điều 2. Nguyên tắc chung 1. Việc ghi chép, thống kê tình hình kết quả công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo phả i chính xác, phản á nh đầy đủ, khách quan theo hệ thống s ổ sá c h, biểu mẫu quy định. 2. Xây dựng hồ sơ vụ việc phải mang tính hệ thống, cập nhật, khoa học. 3 . Thực hiện nguyên tắc bảo mật trong quản lý v à s ử dụng hồ sơ, tài liệu khiếu nại, tố cáo theo qu y định của pháp luật Báo cáo c ô ng tác tiếp dân, xử lý đơn thư và giải quyết kh i ếu nại, t ố cáo phải đầy đủ, kịp thời đúng quy định. Điều 3. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan nhà nước và các tổ chức Thanh tra nhà nước 1. Các s ở , ban, ngành cấp tỉnh và U BND huyện, thành phố, thị xã có trách nhiệm báo cáo về công tác tiếp dân, xử lý đơn thư và giải quyết khiếu nại, t ố cáo g ử i U BND t ỉ nh và Thanh tra t ỉ nh theo quy định . 2. Các t ổ chức Thanh tra Nhà nước thực hiện việc báo cáo về công tác ti ế p dân, gi ả i quyết khi ế u nại, tố cáo và xây dựng, qu ả n lý, lưu trữ hồ sơ vụ việc khi ế u nại, tố cáo trên địa bàn hoặc thuộc phạm vi quản lý của ngành; t ổ ng hợp thông tin, xây dựng báo cáo hồ sơ vụ việc khiếu nại, tố cáo thuộc phạm vi quản l ý của đơn vị, ngành theo qu y định. Điều 4. Hình thức báo cáo 1. Báo cáo bằng v ă n bản gửi UBND tỉnh và Thanh tra tỉnh t heo định kỳ và độ t xuất khi có y ê u cầu. 2. Báo cáo dưới dạng f ile điện tử gửi qua hệ thống M - OFFIC E của cơ quan Thanh tra tỉnh. Chương 2. BÁO CÁO VỀ CÔNG TÁC TIẾP DÂN, XỬ LÝ ĐƠN THƯ VÀ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO Điều 5. Công tác tiếp dân, xử lý đơn thư và hệ thống sổ sách, biểu mẫu 1. Công tác tiếp dân, gi ả i quyết khiếu nại, t ố cáo là tr ách nhiệm c ủ a Thủ tr ưở ng cơ quan qu ả n lý Nhà nước theo quy định tại Luật Khi ế u nại, Luật T ố cáo. 2. Khi công dân trực tiếp phản ánh hoặc có đơn kh iế u nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh ... gửi đến. Bộ phận tiếp dân phải ghi chép phản ánh vào s ổ tiếp công dân theo quy định. Định kỳ hàng th á ng hoặc khi c ó yêu cầu của c ấ p có t h ẩ m quyền bộ phận tiếp dân c ó trách nhiệm th ố ng k ê , t ổ ng hợp về công tác tiếp dân, xử lý đ ơn thư tham mưu giúp Thủ trưởng cơ quan quản lý Nhà nước cùng cấp xây dựng báo cáo v ề công tác này theo quy định. 3. X ử lý đơn thư là việc phân loại, đề xuấ t thụ lý giải quyết các đ ơ n khiếu nại, đơn tố cáo, đ ơ n phản ánh, kiến nghị liên quan đến khi ế u nại, t ố cáo thuộc t h ẩ m quyền. Đối với những vụ việc không thuộc th ẩ m quyền hướng dẫn người khi ế u nại hoặc chuy ể n đơn tố cáo, đơn phản ánh, kiến nghị liên quan đến khiếu nại, tố cáo đến cơ quan, đơn vị, người có thẩm quyền giải quyết. Việc tiếp nhận xử lý đơn thư phải được phản ánh vào hệ th ố ng s ổ sách tiếp dân v à thực hiện đúng quy định tại Thông tư số 04/2010/TT-TTCP ngày 26/8/2010 của Thanh tra Ch í nh phủ. Điều 6. Hệ thống sổ sách về tiếp dân, xử lý đơn thư và giải quyết khiếu nại, tố cáo Hệ thống s ổ sách về khiếu nại, tố cáo là các s ổ sách dùng đ ể ghi chép, phản ánh về tình hình t iế p nhận, kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo, được s ử d ụng v à quản lý theo yêu cầu của công t á c thanh tra nh ằ m theo dõi t ổ ng quát t ì nh hình khiếu nại, tố cáo, là tài liệu làm c ă n cứ đ ể lập các báo cáo theo quy định. Các sổ sách đ ể ghi chép về công tá c tiếp dân và xử lý đ ơn thư, kết qu ả giải quyết khiếu nại, t ố cáo bao gồm: S ổ ti ế p d â n; S ổ đăng k ý xử lý đơn kh iế u nại, tố cáo; Sổ theo dõi, thụ lý đơn khiếu nại, t ố cáo; Phiếu hướng dẫn; Phi ế u chuy ể n đơn và Phiếu báo t in; hồ sơ giải quyết vụ việc. 1. Sổ tiếp dân: D ù ng đ ể ghi chép theo trình tự thời gian vi ệ c tiếp dân thường xuyên của bộ phận chuyên môn và tiếp dân định kỳ của l ã nh đ ạo. S ố liệu được phản á nh trong sổ là cơ sở đ ể tổng hợp, đánh giá tình h ì nh k ế t quả ti ế p dân của cơ quan, đơn vị. S ổ tiếp dân d o cán bộ phụ trách tiếp dân ghi chép và quản lý, sử dụng t heo qu y định. 2. Sổ đăng ký x ử lý đơn khiếu nại, tố cáo: Dùng để đăng ký đ ơn khiếu nại, t ố cáo sau khi đã được cán bộ nghiệp vụ phân loại x ử lý. Việc đ ă ng ký, xử lý phải được gh i chép vào s ổ kịp thời, ch í nh xác. S ổ đơn được đ ă ng ký vào s ổ là căn cứ đ ể theo dõi, tổng hợp, báo c á o t ì nh hình và kết quả giải quyết c ủ a cơ quan, đơn vị. 3. Sổ theo dõi thụ lý đơn khiếu nại, tố cáo: Dùng đ ể đăng ký, theo dõi quy trình thụ lý giải quyết các vụ việc khiếu nại, t ố cáo thuộc th ẩ m quyền của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Cán bộ gh i s ổ phải ghi đ ầ y đủ các nội dung theo trình tự thời gian phát sinh và kết quả giải quyết vụ việc. S ố vụ việc được theo dõi phản ánh trong S ổ là c ơ s ở đ ể t ổ ng hợp vụ việc thuộc thẩm quyền v à kết quả giải quyết trong từng thời gian của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị. S ổ thụ lý đơn khi ế u nại, tố cáo của UBND c ấ p nào do Văn phòng U BND cấp đó quản lý. 4. Các loại phiếu: Phiếu hướng dẫn: Dùng để hướng dẫn cho công dân trực tiếp hoặc gửi đơn đến đ ú ng cơ quan có th ẩ m quyền đ ể khiếu nại theo đúng quy định của pháp luật; Phiếu chuy ể n đơn: Dùng để chuy ể n đ ơ n tố cáo của c ô ng dân, tổ chức đ ế n cơ quan có th ẩ m quyền gi ải quyết; Phiếu báo tin: Dùng để t hông báo cho công dân biết việc đơn đ ã được tiếp nhận, x ử l ý theo quy định của Pháp luật. Các loại phiếu này do cán bộ tiếp dân x ử lý đơn thư lập và quản lý. Điều 7. Báo cáo định kỳ công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo 1. Báo cáo công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo tại quy định này là v ă n b ả n tổng hợp phản ảnh đầy đủ kết quả hoạt động về tiếp d â n, giải quyết khiếu nại, tố cáo của UBNĐ cấp huyện, của các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của UBND t ỉ nh; báo cáo phải bảo đảm chính xác , khách quan, đ ầy đủ, kịp thời theo qu y định. 2. Định kỳ UBND cấp huyện và c á c s ở , ngành phải xây dựng báo cáo về kết quả tiếp dân, xử lý đơn thư c ủ a địa phương, c ủ a ngành mình theo: Quý, 6 t háng, 9 tháng và báo cáo n ăm. Ngoài ra UBND cấp huyện và các sở, ngành phải xây d ựng báo c á o về k ế t quả ti ế p dân, xử lý đơn thư h à ng tháng gửi Thanh tra t ỉ nh trước ngày 15 đ ể t ổ ng hợp b á o cáo UBND tỉnh. Nộ i dung ch í nh trong báo cáo của UBND cấp huyện và các sở, ban, ngành gồm: - Tình hình chung về khiếu nại, t ố cáo trên địa b à n hoặc thuộc phạm vi quản l ý của ngành; - Số đo à n đông người trong tháng (báo cáo cụ th ể từng đo à n v à nội dung khi ế u nại, tố c á o, phản ánh); - Tiếp nhận và xử lý đơn thư khiếu nại, kiến nghị phản ảnh; Kết quả xác minh, kết luận, quyết định gi ả i quyết vụ việc khiếu nại thuộc th ẩ m qu y ền (s ố vụ, số vụ t ổ chức đối thoại trước khi kết luận, kết quả đúng sai và quyết định giải quyết của cấp có th ẩ m quyền); - Tiếp nh ậ n và x ử lý đơn tố cáo (báo cá o cụ thể tố cáo c ó li ê n quan tham nhũng); k ế t quả xác minh, kết luận, quyết định giải quyết vụ việc tố cáo thuộc thẩm quyền (s ố vụ, s ố vụ t ổ ch ứ c đối thoại trước khi kết luận, kết qu ả đ ú ng sai và quyết định giải quyết c ủ a cấp có th ẩ m quyền); - K ế t quả thanh tra, ki ể m tra việc thực hiện Lu ậ t Khiếu nại, Luật Tố cáo; - Kết quả thực hiện các quyết định giải quyết khiếu nại, tố cáo (về kinh tế, hành chính, h ì nh sự). Điều 8. Báo cáo đột xuất và báo cáo chuyên đề 1. Ngoài việc báo cáo theo định kỳ quy định tại Điều 7 quy đ ị nh này, Thủ tr ưở ng các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND huyện, thành ph ố , thị x ã có trách nhiệm báo cáo đột xu ấ t t ì nh h ì nh về c ô ng tác tiếp dân và xử lý đơn thư tại cơ quan, địa phương mình cho UBND tỉnh hoặc Thanh tra t ỉ nh khi có yêu cầu. 2. Báo cáo chuy ê n đề về khiếu nại, tố cáo là báo cáo chuyên về lĩnh vực khiếu nại, tố cáo c ó đề cương riêng theo hướng dẫn của Thanh tra Chính ph ủ . Kh i UBND t ỉ nh, Thanh tra tỉnh yêu cầu báo cáo chuyên đề về khiếu nại, t ố cáo Thủ trưởng các sở , ban, ngà n h và Ch ủ tịch UBND huyện, thành phố, thị x ã có trách nhiệm xây dựng các nội dung báo cáo theo đúng đề cương và gửi kịp thời về cơ quan có yêu cầu. Điều 9. Hệ thống biểu mẫu kèm báo cáo về công tác tiếp dân, xử lý đơn thư và giải quyết khiếu nại, tố cáo 1. Biểu mẫu cung cấp số liệu là bộ chỉ số về các thông tin khiếu nại, tố cáo theo quy định tại văn bản này, yêu cầu UBND cấp huyện, cấp x ã và các sở, ban, ngành cấp t ỉ nh phải tổng hợp gửi kèm báo cáo theo định kỳ hoặc đột xuất. 2. Biểu mẫu có 04 nội dung ch í nh: (1) Công tác tiếp dân; (2) giải quyết khiếu nại; (3) Công tác g i ả i quyết tố cáo; (4) Nhận xét đánh g iá v à ki ế n nghị đề xuất. Trong các nội dung trên có các nội dung chi tiết, cụ thể khác (có mẫu chi tiết kèm theo). Chương 3. BÁO CÁO QUÁ TRÌNH, KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO Điều 10. Vụ việc khiếu nại, tố cáo 1. Vụ việc khiếu nại, tố cáo là khiếu nại, t ố c á o của công d â n, đ ủ điều kiện thụ l ý theo qu y định của pháp luật và đã được cấp có thẩm quyền thụ lý để xem x ét , giải quyế t. 2. B á o cáo quá trình, k ế t quả giải quyết vụ việc khiếu nại, tố cáo l à: B áo cáo c ủ a Thủ trưởng cơ quan Nhà nước về việc xem xét gi ả i quyết khiếu nại, tố cáo c ủ a c ô ng dân từ khi bắt đầu thụ lý cho đến thời đi ể m báo cáo (báo cáo quá trình, kết quả gi ải quyết vụ việc khiếu nại, tố cáo phải kèm hồ sơ vụ việc). Điều 11. Xây dựng hồ sơ vụ việc khiếu nại, tố cáo 1. H ồ sơ vụ việc khiếu nại, tố cáo (bằng gi ấ y và điện tử ) l à toàn bộ giấy tờ, tài liệu, chứng cứ liên quan đến quá trình tiếp nhận, thụ l ý , giải quyết vụ việc khiếu nại, tố cáo. Hồ s ơ vụ việc phải được xây dựng từ khi bắt đầu phát sinh vụ vi ệ c cho đến khi kết thúc quá trình giải quyết vụ việc. Thông qua hồ sơ vụ việc xác định được c á c thông tin v ề người khiếu nại, tố cáo; nội dung khi ế u nại, t ố cáo; việc giải quy ế t của chính quyền các c ấ p; các tài liệu, ch ứ ng c ứ c ó liên quan. 2. Th ủ tr ưở ng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành ph ố có trách nhiệm xây dựng hồ sơ vụ việc khiếu nại, t ố cáo trên địa bàn và thuộc th ẩ m quy ề n cung c ấ p cho Thanh tra t ỉ nh theo định kỳ báo cáo và theo y ê u c ầ u đột xuất. Điều 12. Các tài liệu trong hồ sơ vụ việc khiếu nại, tố cáo 1. Đối với vụ việc khiếu nại, gồm: Đơn khiếu nại; Quyết định thụ lý vụ việc; Quyết định thành l ậ p Đoàn thanh tra, kiểm tra (T ổ công tác) hoặc v ă n bản giao nhiệm vụ; Báo cáo kết quả kiểm tra, xác minh; Kết luận của Đoàn thanh tra, Tổ công tác hoặc Thanh tra viên; Q uyết định giải quyết khiếu nại và các tài liệu, chứng cứ c ó li ên quan đến kết luận, giải quyết vụ việc. 2. Đối với vụ việc tố c á o, gồm: Đơn tố cáo; Quyết định thụ lý vụ việc; Quyết định th à nh l ậ p Đoàn thanh tra, kiểm tra (Tổ công tác) hoặc văn bản giao nhiệm vụ; Báo cáo kết quả kiểm tra, xác minh; Kết luận của Đoàn thanh tra hoặc Thanh tr a vi ê n; Thông báo kết quả giải quyết; Quyết định xử lý và các tài liệu, ch ứ ng cứ có liên quan đến kết luận, xử lý vụ việc. Điều 13. Báo cáo vụ việc khiếu nại, tố cáo 1. Đ ố i với những vụ việc chưa được giải quy ết theo đúng trình tự (không ban hành quyết đ ị nh giải quyết), Thủ trưởng các s ở , ban, ngành và Chủ tịch UBND huyện, thành ph ố , thị xã có trách nhiệm b áo cáo kèm h ồ sơ vụ việc khi có yêu cầu. 2. Đ ố i v ớ i những vụ v i ệc đ ã được giải quyết theo đúng tr ì nh tự (ban hành quyết định), sau khi ban hành quyết định giải quyết Thủ tr ưở ng các sở , ban , ngành và Chủ tịch UBND huyện, thành ph ố , thị xã có trách nhiệm xây dựng h ồ sơ vụ việc gử i về Thanh tra tỉnh kèm báo cáo tóm tắt vụ việc . 3. Đ ối với những vụ việc khiếu nại, tố cáo kéo dài, Thủ tr ưở ng các sở, ban, ngành và Ch ủ tịch UBND huyện, thành ph ố , thị xã phải cung c ấ p h ồ s ơ và d ự thảo công v ă n trả lời cho các cơ quan c ấ p trên hoặc các cơ quan thông tin đại ch ú ng khi c ó yêu c ầ u. Điều 14. Báo cáo các vụ việc khiếu nại, tố cáo đột xuất, bất thường 1. Báo cáo độ t xuất, bất thường là báo cáo kh i trên địa bàn huyện, t hành ph ố , thị xã, lĩnh vực (sở, ngành) qu ả n lý phát sinh vụ việc mớ i , bất thường, nghiêm trọng, phức tạp trên các lĩnh vực kinh tế, x ã hội, an ninh, quốc phòng, liên quan đ ế n chính trị, ảnh h ưở ng đến an ninh, tr ậ t tự liên quan trực ti ế p tới chức năng , nhiệm vụ quản l ý thì UBND cấp huyện, cấp xã và cơ quan thanh tra cùng c ấ p phải có trách nhiệm báo cáo kịp thời với UBND tỉnh và Chánh Thanh tra tỉ nh để n ắ m bắt tình hình, chỉ đạo, phối hợp xử lý. 2. Nội dung báo cáo đột xuất nêu ng ắ n gọn, cụ thể diễn biến sự việc, nguyên nhân phát sinh, các biện pháp x ử lý đã áp dụng, kết quả x ử lý và các ki ế n nghị (kèm các hồ sơ t à i li ệu có liên quan), đề xuất các phương án xử l ý xin ý kiến chỉ đạo của UBND t ỉ nh, Chánh Thanh tr a t ỉ nh. Chương 4. QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG Điều 15. Lưu trữ hồ sơ, tài liệu về khiếu nại, tố cáo 1. H ồ sơ tài liệu về khiếu nại, tố c á o, bao gồm: Các văn b ả n ch ỉ đạo điều hành về công tác tiếp dân, x ử lý đơn thư, giải quyết khiếu nại, tố cáo; các loại b á o cáo về công tác tiếp dân, xử lý đơn thư và g iả i quyết khiếu nại, tố cáo; hồ sơ các vụ việc. 2. UBND huyện, thành phố, thị xã và các cơ quan Nh à nước thuộc quyền quản l ý c ủ a UBND t ỉ nh có trách nhiệm lưu trữ h ồ sơ tài liệu v ề khi ế u nại, tố cáo theo hai hình thức chính: Hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử. - Hồ sơ giấy là việc lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ n ă m 2011; việc lưu trữ bằng h ồ sơ giấy phải được thực hiện một cách khoa học đảm bảo thuận lợi cho việc tra cứu, khai thác thông tin khi cần thiết . - Hồ sơ điện tử là việc lưu trữ dưới dạng file đ iện t ử . - Ngoài các hình thức lưu trữ tr ê n, hệ thống thông tin khi ế u nại, tố cáo có th ể được lưu trữ bằng b ă ng hình, đĩa hình và các hình thức khác. Điều 16. Quản Lý hồ sơ, tài liệu về khiếu nại, tố cáo và sổ sách tiếp dân 1. Hồ sơ tài liệu về khiếu nại, tố cáo phải được quản lý chặt ch ẽ , có hệ thống, đảm b ả o tính bảo mật theo quy định; các cơ quan, đơn vị phải cử cán bộ làm nhiệm vụ đ ầ u m ố i có chuyên môn, tinh thần trách nhi ệ m cao để quản lý hồ sơ, tài liệu c ủ a cơ quan, đơn vị mình. Thanh tra tỉnh c ó trách nhiệm qu ả n lý hồ sơ tài liệu khiếu nại, t ố c á o toàn tỉnh; Thanh tra cấp huyện có trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu khiếu nại, tố cáo thuộc phạm vi địa ph ươn g m ì nh; thanh tra các sở, ban, ngành cấp t ỉ nh có trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu khiếu nại, tố cáo thuộc phạm vi quản l ý nhà nước của sở, ngành theo lĩnh vực. 2. Các tổ chức, cá nhân được giao quản lý và sử dụng hệ th ố ng s ổ sách tiếp dân có trách nhiệm b ả o quản, ghi chép đầy đủ, chính xác , kịp thời theo đúng quy định. Trong trường hợp bị mất s ổ hoặc hư h ỏ ng phải kịp thời báo cáo cho Thủ tr ưở ng cơ quan quản lý Nhà nước cùng cấp đ ể có biện pháp x ử lý. Điều 17. Khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu về khiếu nại, tố cáo Việc khai t hác hồ sơ, t ài liệu về khi ế u nại, tố cáo được th ự c hiện qua hai hình thức: Khai thác tự do và khai thác có điều ki ệ n. 1. Khai thác tự do là việc khai thác các thông tin đ ã đ ược công khai có tại nơi lưu t rữ và Tr u ng tâm thư viện ngành Thanh tra. 2. Khai thác có điều kiện là việc khai thác thông tin ch ỉ được th ự c hiện kh i có ý kiến đồng ý bằng v ă n bản của l ã nh đạo cơ quan, đơn vị; những th ô ng tin này ch ỉ cho ph é p những cán bộ trong ngành hoặc những người c ó trách nhiệm t rong hoạt động giải quy ế t khi ế u nại, t ố cáo được phép khai thác. Chương 5. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 18. Trách nhiệm thi hành và xử lý vi phạm 1 . Thanh tra tỉnh có trách nhiệm giúp UBND tỉnh t ổ chức xây dựng, quản lý hồ sơ tài liệu về khiếu nại, tố cáo tr ên phạm vi t oàn tỉnh. 2. Các sở, ban, ngành c ấ p tỉnh, UBND huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm xây dựng, quản lý hồ sơ tài liệu khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền v à thuộc lĩnh vực quản lý của ngành, c ủ a địa phuơng. 3. T ổ chức, c á nhân nào vi phạm, tùy theo tính chất mức độ sẽ bị xem xét xử l ý kỷ luật theo quy định hiện hành. Điều 19. Công tác đảm bảo và tổ chức thực hiện 1 . Kinh phí đ ả m bảo cho việc xây dựng, lưu tr ữ , quản lý, khai thác, sử dụng thực hiện theo phân c ấ p qu ả n lý ngân sách. 2. Trong quá trình thực hiện n ế u c ó gì vướn g mắc ph ả n ánh về Thanh tra tỉnh để Tổng hợp b á o c á o UBND t ỉ nh xem xét sửa đ ổ i, b ổ sung cho phù hợp ./.