2011/TCT-CS

Công văn 2011/TCT-CS năm 2018 về hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế ban hành BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC THUẾ ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 2011 /TCT-CS V/v hóa đơn điện tử Hà Nội , ngày 25 tháng 05 năm 2018 Kính gửi: Công ty TNHH Trà đen Việt Nam (322 Bà Hạt, Phường 09, Quận 10, TP Hồ Ch í Minh) Tổng cục Thuế nhận được công văn số 4315/VPCP-ĐMDN ngày 10/5/2018 của Văn phòng Chính phủ chuyển kiến nghị của Công ty TNHH Trà đen Việt Nam về hóa đơn điện tử. V ề vấn đề này, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau: Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện từ bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: - Tại Khoản 1 Điều 3 quy định: “ 1 . Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, l ưu tr ữ và quản lý bằng phương tiện điện tử . Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy t í nh của tổ chức đã được cấp mã s ố thuế khi b á n hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”. - Tại Khoản 1 Điều 11 quy định việc lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử: “1. Người bán, người mua hàng hóa , dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ k ế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên. Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp h ó a đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đ ĩ a cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử”. -Tại Khoản 1 Điều 12 quy định về chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy: “ 1 . Nguyên tắc chuyển đổi Người b á n hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng h óa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứ n g minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải c ó chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người b á n. Người mua, người b á n được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật K ế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đ ổ i sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ k ế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này. 2. Điều kiện Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau: a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc; b) Có k ý hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy; c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. 3. Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về t í nh toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử. 4. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi K ý hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt gi ữ a hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc - hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN T Ử" ); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi” . Căn cứ các quy định trên, trường hợp Công ty TNHH Trà đen Việt Nam mua hàng hóa, dịch vụ của người bán có sử dụng hóa đơn điện tử thì Công ty TNHH Trà đen Việt Nam sử dụng hóa đơn điện tử của người bán để kê khai thuế, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính. Công ty TNHH Trà đen Việt Nam là đơn vị kế toán có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến đ ể bảo vệ dữ liệu của hóa đ ơ n điện tử. Trường hợp Công ty TNHH Trà đen Việt Nam có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC nêu trên. Tổng cục Thuế trả lời để Công ty TNHH Trà đen Việt Nam được biết./ . Nơi nhận: - Như trên; - Văn phòng Chính phủ (để báo cáo); - Vụ ĐMDN - VPCP (để báo cáo); - C ổ ng thông tin điện t ử Chính phủ; - Phó TCT Cao Anh Tuấn (để báo c á o); - Vụ PC - BTC; - Vụ PC - TCT; - Website TCT; - Lưu: VT, CS (3b) . TL. TỔNG CỤC TRƯỞNG VỤ TRƯỞNG VỤ CHÍNH SÁCH Lưu Đức Huy