02/KH-UBND

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH YÊN BÁI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 02/KH-UBND Yên Bái, ngày 04 tháng 01 năm 2024 KẾ HOẠCH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2024 Thực hiện Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011 và các quy định của Chính phủ, Kế hoạch của Ủy ban nhân dân tỉnh về Công tác văn thư, lưu trữ (1) ; Căn cứ tình hình thực tế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2024, như sau: I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU 1. Mục đích a) Tiếp tục thực hiện tốt công tác tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. b) Nâng cao nhận thức, trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị, địa phương, của công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Góp phần thực hiện tốt các mục tiêu đề ra tại Nghị quyết số 51-NQ/TU ngày 22/7/2021 của Tỉnh ủy về chuyển đổi số tỉnh Yên Bái giai đoạn 2021-2025, định hướng đến 2030. c) Đưa ra các giải pháp chỉ đạo để khắc phục những hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương. 2. Yêu cầu a) Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, căn cứ Kế hoạch của Ủy ban nhân dân tỉnh, triển khai thực hiện hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật và phù hợp với tình hình thực tế của các cơ quan, đơn vị, địa phương. b) Chỉ đạo quyết liệt việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh, đặc biệt là đối với hồ sơ điện tử. II. NỘI DUNG 1. Nhiệm vụ thường xuyên a) Nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức - Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến các quy định, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Trung ương và của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ. - Rà soát, sửa đổi bổ sung hoặc ban hành mới các văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế. Thời gian hoàn thành trong quý I năm 2024. - 100% các cơ quan, tổ chức ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan năm 2024. 100% cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện thực hiện tạo lập Danh mục hồ sơ trên hệ thống Voffice để tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ điện tử theo quy định. - 100% các cơ quan, tổ chức xây dựng Kế hoạch tự kiểm tra; thực hiện kiểm tra tối thiểu 50% đơn vị trực thuộc (nếu có). Thời gian hoàn thành trong quý IV/2024. - Tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật. - Tiếp tục kiện toàn, bố trí nhân sự làm văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ theo vị trí việc làm. - Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định. - Tăng cường đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý, điều hành, xử lý công việc, gửi nhận văn bản điện tử, kết nối, chia sẻ thông tin, trao đổi, xử lý hồ sơ qua mạng. b) Nhiệm vụ của Sở Nội vụ - Ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền và tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh. - Xây dựng kế hoạch tổ chức tập huấn và kế hoạch kiểm tra nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: Tổ chức 01 lớp tập huấn và thực hiện kiểm tra tối thiểu 10 cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, 05 cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh. - Thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về phê duyệt mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh; thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ và chứng chỉ hành nghề lưu trữ trên địa bàn. - Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tài liệu phục vụ lập bản sao bảo hiểm theo quy định. - Giới thiệu, công bố tài liệu lưu trữ theo quy định. - Thực hiện tốt các nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân tỉnh đặt hàng dịch vụ sự nghiệp công; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử tỉnh và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định. 2. Nhiệm vụ trọng tâm công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 Nhiệm vụ trọng tâm công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 và phân công tổ chức thực hiện theo Phụ lục chi tiết kèm theo Kế hoạch này. III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN 1. Sở Nội vụ a) Theo dõi, đôn đốc và đánh giá kết quả việc thực hiện Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 tại các cơ quan, đơn vị, địa phương để kịp thời tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh giải pháp tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong quá trình tổ chức thực hiện. b) Chủ trì phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông tập huấn, hướng dẫn sử dụng các chức năng phục vụ công tác lưu trữ điện tử trên hệ thống phần mềm. 2. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Chủ trì nâng cấp chức năng kho lưu trữ tài liệu điện tử của các ngành trên Hệ thống phần mềm điều hành, tác nghiệp (Voffice), đảm bảo kết nối với Hệ thống phần mềm lưu trữ tài liệu điện tử tỉnh Yên Bái. 3. Sở Thông tin và Truyền thông a) Chủ trì việc chuyển Hệ thống phần mềm lưu trữ tài liệu điện tử tỉnh Yên Bái tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử lên Trung tâm dữ liệu tỉnh Yên Bái. b) Nâng cấp Hệ thống phần mềm lưu trữ tài liệu điện tử tỉnh Yên Bái đảm bảo các chức năng, tính năng theo quy định sẵn sàng kết nối liên thông với Hệ thống phần mềm điều hành, tác nghiệp (Voffice) và các hệ thống khác khi có yêu cầu. c) Chịu trách nhiệm quản lý, vận hành, đảm bảo an toàn thông tin cho Hệ thống phần mềm lưu trữ tài liệu điện tử tỉnh Yên Bái. 4. Sở Tài chính: Chủ trì tham mưu cân đối bố trí kinh phí thực hiện các nội dung trong Kế hoạch này đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả theo đúng quy định của Luật Ngân sách nhà nước. 5. Sở Kế hoạch và Đầu tư: Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt chủ trương đầu tư các dự án thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật. 6. Các cơ quan, đơn vị, địa phương a) Xây dựng kế hoạch và chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý; gửi kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2024 về Sở Nội vụ trước ngày 15/02/2024. b) Đưa nội dung lập hồ sơ điện tử vào các tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao đối với công chức, viên chức. Trên đây là Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2024, yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức nghiêm túc triển khai thực hiện, trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc đề nghị phản ánh về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để xem xét, hướng dẫn, giải quyết./. Nơi nhận: - Bộ Nội vụ; - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; - Thường trực Tỉnh ủy; - Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh; - Sở Nội vụ; - Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; - CVP, các Phó CVP UBND tỉnh; - Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh; - Trung tâm điều hành thông minh tỉnh; - Lưu: VT, NC. CHỦ TỊCH Trần Huy Tuấn PHỤ LỤC CÁC NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM VÀ PHÂN CÔNG THỰC HIỆN (Kèm theo Kế hoạch số 02/KH-UBND ngày 04/01/2024 của UBND tỉnh Yên Bái) TT NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM Đơn vị chủ trì thực hiện Cơ quan/đơn vị phối hợp Thời gian hoàn thành 01 Chuyển Hệ thống phần mềm lưu trữ tài liệu điện tử tỉnh Yên Bái tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử lên Trung tâm dữ liệu tỉnh Yên Bái. Sở Thông tin và Truyền thông - Sở Nội vụ; - Văn phòng UBND tỉnh; Trước ngày 01/02/2024 02 Nâng cấp chức năng kho lưu trữ tài liệu điện tử của các ngành trên Hệ thống phần mềm điều hành, tác nghiệp (Voffice), hoàn thiện việc kết nối với Hệ thống phần mềm lưu trữ tài liệu điện tử tỉnh Yên Bái. Văn phòng UBND tỉnh - Sở Nội vụ; - Sở Thông tin và Truyền thông; - Đơn vị cung cấp phần mềm Hệ thống. Trước ngày 01/6/2024 03 Nâng cấp Hệ thống phần mềm lưu trữ tài liệu điện tử tỉnh Yên Bái đảm bảo các chức năng, tính năng theo quy định về công tác văn thư, lưu trữ điện tử; hoàn thiện việc kết nối liên thông với Hệ thống phần mềm điều hành, tác nghiệp (Voffice) và các hệ thống khác khi có yêu cầu. Sở Thông tin và Truyền thông - Sở Nội vụ; - Văn phòng UBND tỉnh; Trước ngày 01/6/2024 04 Xây dựng Kế hoạch tập huấn, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện lập hồ sơ điện tử trên hệ thống Voffice Sở Nội vụ - Văn phòng UBND tỉnh; - Đơn vị cung cấp phần mềm Voffice; - Các cơ quan, đơn vị, địa phương. Trước ngày 01/8/2024 05 Thực hiện bàn giao việc quản lý về hạ tầng công nghệ thông tin của phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tỉnh Yên Bái từ Trung tâm Lưu trữ lịch sử về Trung tâm Điều hành Thông minh để đảm bảo an toàn dữ liệu thông tin của tỉnh. Sở Nội vụ - Văn phòng UBND tỉnh; - Sở Thông tin và Truyền thông. Trước ngày 20/8/2023 06 Xây dựng văn bản hướng dẫn quy trình nộp lưu tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử trên hệ thống Voffice Sở Nội vụ - Văn phòng UBND tỉnh; - Các cơ quan, đơn vị, địa phương. Sau khi Hệ thống Voffice đáp ứng được yêu cầu quản lý tài liệu điện tử của cơ quan và kết nối liên thông với Hệ thống phần mềm lưu trữ tài liệu điện tử tỉnh Yên Bái 07 Chỉnh lý tối thiểu 20% tài liệu tồn đọng hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị từ năm 2021 trở về trước để thực hiện nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử theo quy định Các cơ quan, đơn vị, địa phương - Sở Nội vụ; - Sở Tài chính. Trước ngày 15/11/2024 08 Các cơ quan, đơn vị lập hồ sơ, tài liệu điện tử trên phần mềm Voffice tối thiểu đạt 30% số hồ sơ tài liệu hình thành trong năm 2024 Các cơ quan, đơn vị, địa phương Sở Nội vụ Trước ngày 31/12/2024 09 Thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Kế hoạch số 156/KH-UBND ngày 29/7/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh về thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử giai đoạn 2020-2025. Sở Nội vụ Các cơ quan, đơn vị theo Kế hoạch thu trong năm 2024 Trong Quý IV năm 2024 10 Tổ chức 01 cuộc trưng bày, giới thiệu, công bố tài liệu lưu trữ. Sở Nội vụ - Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; - Các cơ quan, đơn vị, địa phương. Trong năm 2024 11 Chỉnh lý và nộp lưu tài liệu lưu trữ các tài liệu dự án, công trình xây dựng theo quy định pháp luật và hướng dẫn của Sở Nội vụ. Các cơ quan, đơn vị, địa phương - Sở Nội vụ; - Sở Xây dựng. - Các cơ quan, đơn vị theo Kế hoạch do Sở Nội vụ ban hành Trong Quý IV năm 2024 (1) Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Quyết định số 71-QĐ/TTg ngày 10/02/2023 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt các nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia, giai đoạn II; Quyết định số 2194/QĐ-TTg ngày 24/12/2021 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình “Công bố tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước”; Kế hoạch số 156/KH-UBND ngày 29/7/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2020-2025; Kế hoạch số 157/KH-UBND ngày 29/7/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh về thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”.