254/QĐ-VP

Quyết định 254/QĐ-VP năm 2010 ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng Bộ Tư pháp do Chánh Văn phòng Bộ Tư pháp ban hành BỘ TƯ PHÁP VĂN PHÒNG ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------- Số: 254/QĐ-VP Hà Nội, ngày 19 tháng 4 năm 2010 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG BỘ TƯ PHÁP CHÁNH VĂN PHÒNG BỘ TƯ PHÁP Căn cứ Nghị định số 93/2008/NĐ-CP ngày 22 tháng 8 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp; Căn cứ Quyết định số 1237/QĐ-BTP ngày 08 tháng 6 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Tư pháp; Căn cứ Quyết định số 880/QĐ-BTP ngày 28 tháng 4 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Quy chế làm việc của Bộ Tư pháp; Căn cứ Quyết định số 2377/QĐ-BTP ngày 02 tháng 11 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Quy chế làm việc mẫu của các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp; Xét đề nghị của Trưởng Phòng Tổng hợp, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế làm việc của Văn phòng Bộ Tư pháp. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Điều 3. Trưởng Phòng Tổ chức - Hành chính, các Trưởng phòng và tương đương, công chức và người lao động thuộc Văn phòng Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./. Nơi nhận: - Như Điều 3; - Bộ trưởng (để báo cáo); - Các Thứ trưởng (để báo cáo); - Các đơn vị thuộc Bộ (để phối hợp); - Đảng bộ VP, Công đoàn VP (để phối hợp); - Cổng thông tin điện tử của Bộ (để đăng tải); - Lưu: VT, TH. CHÁNH VĂN PHÒNG Lê Hồng Sơn QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG BỘ TƯ PHÁP (Ban hành kèm theo Quyết định số 254/QĐ-VP ngày 19 tháng 4 năm 2010 của Chánh Văn phòng Bộ Tư pháp) Chương I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh 1. Quy chế này quy định về nguyên tắc, trách nhiệm và phạm vi giải quyết công việc, mối quan hệ công tác và chế độ làm việc của Văn phòng Bộ Tư pháp (sau đây gọi là Văn phòng). 2. Công chức, người lao động của Văn phòng (sau đây gọi là công chức) chịu sự điều chỉnh của Quy chế này. Điều 2. Nguyên tắc làm việc 1. Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng; nguyên tắc tập trung, dân chủ; bảo đảm sự chỉ đạo, điều hành thống nhất, thông suốt của Chánh Văn phòng đối với các lĩnh vực công tác của Văn phòng; mọi hoạt động của Văn phòng phải tuân theo quy định pháp luật và của Bộ Tư pháp. 2. Thực hiện phân công, phân cấp rõ ràng, đề cao trách nhiệm và phát huy tính chủ động, sáng tạo của mỗi công chức. Trong phân công công việc, một người, một đơn vị được giao thực hiện nhiều công việc nhưng mỗi công việc chỉ do một đơn vị, một người chịu trách nhiệm chính. Công việc được giao cho đơn vị nào thuộc Văn phòng thì Trưởng phòng hoặc tương đương (sau đây gọi là Trưởng phòng) đó phải chịu trách nhiệm chính về công việc được giao. 3. Công chức giải quyết công việc theo đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân công; tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo quy định của pháp luật, của Bộ và Lãnh đạo Văn phòng; chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo cấp trên trực tiếp và trước pháp luật về việc thực hiện các công việc được giao. 4. Phát huy năng lực, sở trường của công chức, đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc và trong mọi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được pháp luật quy định. 5. Thực hiện cải cách hành chính, bảo đảm dân chủ, công khai, minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động của Văn phòng. Chương II: TRÁCH NHIỆM VÀ PHẠM VI GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC Điều 3. Chánh Văn phòng 1. Chánh Văn phòng là người lãnh đạo, quản lý, điều hành Văn phòng và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về việc quản lý, điều hành Văn phòng. Chánh Văn phòng thực hiện các trách nhiệm theo quy định tại Điều 6 Quy chế làm việc của Bộ ban hành kèm theo Quyết định số 880/QĐ-BTP ngày 28/4/2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp. 2. Chánh Văn phòng trực tiếp giải quyết các công việc sau đây: a) Công việc thuộc lĩnh vực do Chánh Văn phòng trực tiếp phụ trách; b) Công việc đã giao cho Phó Chánh Văn phòng phụ trách nhưng thấy cần thiết phải giải quyết vì cấp bách hoặc nội dung quan trọng hoặc do Phó Chánh Văn phòng được phân công vắng mặt; những việc các Phó Chánh Văn phòng còn có ý kiến khác nhau; c) Những công việc khác theo quy định của pháp luật hoặc do Bộ trưởng, Thứ trưởng giao hoặc uỷ quyền. 3. Chánh Văn phòng đưa ra thảo luận trong tập thể Lãnh đạo Văn phòng trước khi quyết định các vấn đề sau: a) Chương trình, kế hoạch công tác; báo cáo tổng kết của Văn phòng; b) Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn; dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do Văn phòng chủ trì xây dựng để Bộ trưởng trình cơ quan có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền; c) Dự toán, quyết toán ngân sách; các phương án đầu tư xây dựng cơ bản đối với những công trình Văn phòng được giao làm chủ đầu tư; chế độ chi tiêu nội bộ; kế hoạch mua sắm tài sản của Văn phòng và của cơ quan Bộ; d) Công tác tổ chức bộ máy, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật của Văn phòng; đ) Những vấn đề khác theo quy định của pháp luật hoặc do Chánh Văn phòng thấy cần thiết phải đưa ra thảo luận trong tập thể Lãnh đạo Văn phòng. Điều 4. Phó Chánh Văn phòng 1. Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng quản lý, điều hành Văn phòng, được Chánh Văn phòng phân công phụ trách một số lĩnh vực, nhiệm vụ công tác và tổ chức trực thuộc Văn phòng (sau đây gọi là Phòng); nhân danh và sử dụng quyền hạn của Chánh Văn phòng khi giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực được phân công; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được giao. 2. Phó Chánh Văn phòng có trách nhiệm: a) Chấp hành sự chỉ đạo, phân công công tác của Chánh Văn phòng; b) Chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện công việc trong các lĩnh vực, nhiệm vụ được phân công phụ trách; c) Giao nhiệm vụ và đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ đối với Phòng và lĩnh vực được phân công phụ trách; d) Ký thay Chánh Văn phòng các văn bản trong lĩnh vực được phân công phụ trách và các văn bản khác theo uỷ quyền của Chánh Văn phòng; đ) Phối hợp với Phó Chánh Văn phòng khác trong Văn phòng giải quyết công việc có liên quan; e) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao. 3. Phó Chánh Văn phòng phải báo cáo Chánh Văn phòng những vấn đề sau: a) Những vấn đề pháp luật chưa quy định, chưa có trong chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng hoặc mới phát sinh, nhạy cảm, quan trọng trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ được giao; b) Kết quả thực hiện chương trình, kế hoạch công tác và việc điều chỉnh nội dung, thời hạn các công việc đã được xác định trong chương trình công tác của Văn phòng thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách hoặc do Chánh Văn phòng giao. Đối với những nhiệm vụ, công việc do Lãnh đạo Bộ giao trực tiếp cho Ban Thư ký, Phó Chánh Văn phòng kiêm Trưởng Ban Thư ký phải báo cáo kịp thời Chánh Văn phòng tiến trình và kết quả thực hiện công việc; c) Những vấn đề có liên quan đến từ hai Phó Chánh Văn phòng trở lên nhưng các Phó Chánh Văn phòng còn có ý kiến khác nhau hoặc liên quan đến lĩnh vực do Chánh Văn phòng phụ trách; d) Những vấn đề khác khi Phó Chánh Văn phòng thấy cần thiết hoặc theo yêu cầu của Chánh Văn phòng. Điều 5. Trưởng và Phó trưởng các đơn vị trực thuộc Văn phòng 1. Trưởng phòng các đơn vị trực thuộc Văn phòng quản lý, điều hành hoạt động của phòng và trực tiếp thực hiện một số công việc trong lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ được phân công; chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Chánh Văn phòng về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao. 2. Trưởng phòng có trách nhiệm: a) Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành và hướng dẫn trực tiếp của Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp phụ trách; b) Xây dựng, trình Lãnh đạo Văn phòng phụ trách chương trình, kế hoạch công tác của phòng và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt theo đúng trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc; c) Chỉ đạo, hướng dẫn và phân công công việc cho công chức thuộc phòng thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao; theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc và đánh giá kết quả thực hiện công việc của công chức thuộc phòng; d) Chủ động phối hợp với các phòng khác thuộc Văn phòng để giải quyết các công việc có liên quan; báo cáo Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp phụ trách về các vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc những vấn đề còn có ý kiến khác nhau giữa các phòng; đ) Uỷ quyền cho một Phó Trưởng phòng quản lý, điều hành phòng khi vắng mặt; trường hợp vắng mặt trong giờ làm việc thì phải báo cáo và được sự đồng ý của Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp phụ trách; e) Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định; g) Quản lý tài sản, trang thiết bị, phương tiện làm việc của phòng được giao theo quy định; h) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách giao. 3. Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng điều hành hoạt động của phòng và trực tiếp thực hiện một số công việc trong lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ được phân công; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về kết quả thực hiện các nhiệm vụ đó; báo cáo Trưởng phòng về kết quả thực hiện những nhiệm vụ được giao phụ trách hoặc trực tiếp thực hiện; trường hợp vắng mặt trong giờ làm việc thì phải báo cáo và được sự đồng ý của Trưởng phòng. Điều 6. Công chức thuộc Văn phòng 1. Chấp hành sự chỉ đạo, hướng dẫn, phân công công tác của Trưởng phòng; chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật và trước Trưởng phòng; trường hợp được Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách phòng trực tiếp giao nhiệm vụ thì chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người đã giao nhiệm vụ, có trách nhiệm báo cáo Trưởng phòng để theo dõi và điều hành công việc của phòng. 2. Chủ động thực hiện các nhiệm vụ được phân công theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn giải quyết công việc. Phối hợp với công chức khác có liên quan giải quyết công việc; báo cáo Trưởng phòng hoặc Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp giao nhiệm vụ các vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc còn có ý kiến khác nhau. 3. Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụ được giao. Chấp hành nghiêm túc các quy định của pháp luật hiện hành, nội quy, quy chế của Bộ Tư pháp, Văn phòng, sự chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng và Trưởng phòng; thường xuyên học tập, nghiên cứu để nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn, trau dồi phẩm chất chính trị, đạo đức công vụ. 4. Chấp hành chế độ thông tin, báo cáo; quản lý, lưu giữ hồ sơ công việc; quản lý và sử dụng tài sản, phương tiện, trang thiết bị làm việc được giao theo quy định. 5. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của công chức theo quy định của pháp luật, cơ quan Bộ, Văn phòng và của phòng. Chương III: QUAN HỆ CÔNG TÁC Điều 7. Quan hệ công tác giữa Lãnh đạo Văn phòng 1. Chánh Văn phòng thông tin cho các Phó Chánh Văn phòng về các quan điểm, chủ trương, đường lối, chính sách, pháp luật và sự chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ trong các lĩnh vực, nhiệm vụ thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng. Chánh Văn phòng chỉ đạo sự phối hợp giữa các Phó Chánh Văn phòng theo chương trình, kế hoạch công tác và quy chế làm việc. Khi thực hiện công tác đánh giá, quy hoạch, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật đối với công chức thuộc các phòng, Chánh Văn phòng tham khảo ý kiến của Phó Chánh Văn phòng trực tiếp phụ trách phòng đó trước khi thực hiện các quy trình về công tác cán bộ theo quy định. 2. Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về việc quản lý các lĩnh vực, nhiệm vụ công tác được Chánh Văn phòng phân công phụ trách. Các Phó Chánh Văn phòng phối hợp với nhau trong công tác và thông tin kịp thời về việc giải quyết các công việc được phân công. Nếu có vấn đề liên quan đến lĩnh vực do Phó Chánh Văn phòng khác phụ trách thì Phó Chánh Văn phòng được giao chủ trì có trách nhiệm chủ động phối hợp với Phó Chánh Văn phòng đó để giải quyết; trường hợp còn có ý kiến khác nhau thì báo cáo Chánh Văn phòng quyết định. 3. Khi Chánh Văn phòng điều chỉnh sự phân công công tác giữa các Phó Chánh Văn phòng thì các Phó Chánh Văn phòng có trách nhiệm bàn giao nội dung công việc, hồ sơ, tài liệu có liên quan và báo cáo Chánh Văn phòng. Điều 8. Quan hệ công tác giữa Lãnh đạo Văn phòng với phòng 1. Ít nhất 3 tháng một lần, Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng làm việc với tập thể công chức của phòng được phân công phụ trách để nghe báo cáo, đánh giá tình hình, kết quả thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của phòng. 2. Trưởng phòng chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc và báo cáo kịp thời với Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp phụ trách về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao và đề xuất, kiến nghị các vấn đề cần giải quyết trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. 3. Trong quá trình giải quyết công việc, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, những vấn đề mới hoặc vượt quá thẩm quyền thì Trưởng phòng báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp phụ trách. Trường hợp có ý kiến khác với Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp phụ trách thì phải chấp hành sự chỉ đạo đó nhưng có quyền bảo lưu ý kiến và báo cáo với Chánh Văn phòng. Điều 9. Quan hệ giữa các phòng 1. Các phòng có trách nhiệm phối hợp giải quyết các vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ chung của đơn vị và chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng. 2. Trong quá trình triển khai thực hiện nhiệm vụ được giao, nếu có vấn đề phát sinh liên quan đến các phòng khác thì phòng được giao chủ trì có trách nhiệm chủ động phối hợp với phòng có liên quan đó để giải quyết. 3. Trường hợp vượt quá thẩm quyền hoặc có ý kiến khác nhau giữa các phòng thì Trưởng phòng có trách nhiệm báo cáo Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp phụ trách. Điều 10. Quan hệ công tác giữa Lãnh đạo Văn phòng với các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội thuộc Văn phòng Quan hệ công tác giữa Lãnh đạo Văn phòng với các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội thuộc Văn phòng được thực hiện theo quy định tại Điều 15 Quy chế làm việc của Bộ ban hành kèm theo Quyết định số 880/QĐ-BTP ngày 28/4/2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp. Chương IV: CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC Điều 11. Chế độ giao việc trong Văn phòng Chánh Văn phòng áp dụng hình thức phân công công việc như sau: 1. Chánh Văn phòng phân công công việc cho các Phó Chánh Văn phòng đối với các lĩnh vực, nhiệm vụ đã giao cho Phó Chánh Văn phòng giúp quản lý, điều hành. Đối với các lĩnh vực, nhiệm vụ Chánh Văn phòng phụ trách trực tiếp thì áp dụng hình thức phân công công việc trực tiếp đến Trưởng phòng. 2. Các Phó Chánh Văn phòng, trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn được giao, giúp Chánh Văn phòng tổ chức công việc đến các Trưởng phòng. Trong trường hợp cần thiết có thể áp dụng hình thức giao việc trực tiếp đến công chức chuyên môn hoặc nhóm công chức chuyên môn trên cơ sở đảm bảo đúng nguyên tắc làm việc quy định tại Điều 2 Quy chế này. 3. Đối với những công việc thuộc lĩnh vực, nhiệm vụ của Phó Chánh Văn phòng nhưng đòi hỏi về thời gian, sự phối hợp khẩn với các đơn vị, tổ chức, cá nhân khác ngoài Văn phòng thì Chánh Văn phòng có thể phân công trực tiếp đến phòng hoặc công chức chuyên môn. Phòng hoặc công chức chuyên môn được giao nhiệm vụ phải có trách nhiệm báo cáo kịp thời Phó Chánh Văn phòng phụ trách tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ. 4. Trong trường hợp Lãnh đạo Bộ giao nhiệm vụ trực tiếp cho Ban Thư ký thì Trưởng Ban Thư ký có trách nhiệm báo cáo kịp thời Chánh Văn phòng tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ. Điều 12. Lập chương trình, kế hoạch công tác 1. Chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng được xây dựng theo tháng, quý, 6 tháng, năm (sau đây gọi chung là chương trình) do Phòng Tổng hợp chủ trì xây dựng. 2. Trình tự xây dựng chương trình: a) Chương trình công tác năm: Chậm nhất là ngày 15/11 hàng năm, căn cứ vào phương hướng, nhiệm vụ và chương trình công tác của Bộ, Ngành, kết quả thực hiện công tác năm trước, các phòng dự kiến chương trình công tác năm của phòng đó và gửi Phòng Tổng hợp. Chậm nhất là ngày 30/11 hàng năm, trên cơ sở chương trình công tác năm của từng phòng, Phòng Tổng hợp lập dự thảo Chương trình công tác năm của Văn phòng. Chương trình công tác năm của Văn phòng được thảo luận tập thể tại Hội nghị tổng kết công tác năm và triển khai công tác năm tiếp theo của Văn phòng trước khi trình Lãnh đạo Bộ xem xét, phê duyệt. b) Chương trình công tác quý: Chậm nhất là ngày 20 của tháng cuối quý, căn cứ vào chương trình công tác năm, kết quả thực hiện nhiệm vụ của quý trước và các nhiệm vụ mới phát sinh, các phòng dự kiến chương trình công tác quý của đơn vị gửi Phòng Tổng hợp để lập chương trình công tác quý của Văn phòng, đưa ra giao ban cán bộ chủ chốt Văn phòng để lấy ý kiến trước khi trình Chánh Văn phòng phê duyệt. Trường hợp có sự điều chỉnh nội dung, tiến độ thực hiện công việc, phòng phải báo cáo và được sự đồng ý của Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp phụ trách, thông báo cho Phòng Tổng hợp để điều chỉnh chương trình công tác vào tháng, quý tiếp theo của Văn phòng. c) Chương trình công tác tháng: Hàng tháng, căn cứ vào chương trình công tác đã được phê duyệt và kết quả thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng, Phòng Tổng hợp xây dựng chương trình công tác tháng báo cáo tại Hội nghị cán bộ chủ chốt Văn phòng. 3. Căn cứ vào chương trình công tác của Văn phòng, các phòng chủ động triển khai công việc, nhiệm vụ đã được giao theo đúng trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc, thường xuyên báo cáo kết quả và tiến độ giải quyết công việc với Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp phụ trách. Điều 13. Theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác Hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và hàng năm hoặc theo yêu cầu, phòng rà soát, thống kê, đánh giá việc thực hiện chương trình công tác, gửi Phòng Tổng hợp để báo cáo Chánh Văn phòng về kết quả giải quyết các công việc được giao, những công việc còn tồn đọng, hướng giải quyết tiếp theo, kiến nghị việc điều chỉnh, bổ sung chương trình công tác trong thời gian tới. Kết quả thực hiện công việc là một tiêu chí quan trọng để xem xét, đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ của phòng và của từng công chức; là cơ sở để bình xét thi đua cuối năm và nâng lương theo chế độ. Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp phụ trách có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra các phòng trong việc triển khai thực hiện chương trình công tác của phòng. Phòng Tổng hợp giúp Chánh Văn phòng thường xuyên theo dõi, đôn đốc, tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện chương trình công tác của các phòng và của Văn phòng. Điều 14. Tiếp nhận, lập hồ sơ và nguyên tắc xử lý công việc 1. Việc tiếp nhận, lập hồ sơ và xử lý công việc được thực hiện theo Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư pháp ban hành kèm theo Quyết định số 2376/QĐ-BTP ngày 01 tháng 11 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp và quy định cụ thể sau đây: a) Phòng Tổ chức - Hành chính có trách nhiệm tiếp nhận, phân loại, đăng ký văn bản đến của Văn phòng Bộ; b) Ngay sau khi tiếp nhận văn bản đến, Phòng Tổ chức - Hành chính trình văn bản lên Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng uỷ quyền giải quyết để xử lý, giao cho phòng hoặc công chức có trách nhiệm thực hiện; c) Trong thời hạn không quá 01 ngày làm việc, kể từ khi Phòng Tổ chức - Hành chính trình văn bản đến, Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng uỷ quyền có trách nhiệm xử lý, chuyển lại văn bản cho Phòng Tổ chức - Hành chính trong đó giao rõ phòng chịu trách nhiệm thực hiện hoặc chủ trì thực hiện và các phòng phối hợp hoặc công chức có trách nhiệm thực hiện và thời hạn hoàn thành (nếu có). Ngay sau khi nhận lại văn bản, Phòng Tổ chức - Hành chính có trách nhiệm chuyển ngay văn bản đó đến phòng hoặc công chức được phân công thực hiện; d) Ngay sau khi nhận được văn bản từ Phòng Tổ chức - Hành chính, Trưởng phòng có trách nhiệm tổ chức thực hiện. Trong trường hợp Trưởng phòng vắng mặt thì Phó Trưởng phòng được Trưởng phòng uỷ quyền hoặc phân công phụ trách có trách nhiệm tổ chức thực hiện và báo cáo kết quả thực hiện với Trưởng phòng; 2. Tất cả các công việc phải được lập thành hồ sơ giải quyết công việc. Hồ sơ được lập khi bắt đầu triển khai công việc, được bổ sung trong quá trình thực hiện và được chuyển cho công chức làm công tác lưu trữ của phòng ngay sau khi hoàn thành công việc. Hồ sơ công việc sau khi hoàn thành, chuyển lưu trữ cần có các tài liệu chủ yếu sau đây: a) Yêu cầu giải quyết công việc (thể hiện dưới các hình thức như: chương trình, kế hoạch công tác; công văn đề nghị của Bộ, ngành, địa phương, văn bản thể hiện ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng, Trưởng phòng...); b) Tài liệu tham khảo phục vụ trực tiếp yêu cầu xử lý công việc; c) Các bản chỉnh sửa, chỉnh lý của các cấp lãnh đạo (Bộ, Vụ, Phòng), các ý kiến góp ý của công chức hoặc các phòng khác có liên quan (nếu có); d) Sản phẩm thể hiện kết quả thực hiện công việc (văn bản được người có thẩm quyền ký ban hành và các văn bản khác thể hiện kết quả giải quyết công việc như: chuyên đề nghiên cứu, kế hoạch, công văn, giấy tờ, tài liệu...); đ) Các giấy tờ, tài liệu khác có liên quan đến quá trình giải quyết công việc. 3. Phòng Tổ chức - Hành chính có nhiệm vụ theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến, lập hồ sơ đối với các văn bản của Văn phòng. Điều 15. Soạn thảo và ký duyệt văn bản Việc soạn thảo văn bản của đơn vị được thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của Bộ ban hành kèm theo Quyết định số 880/QĐ-BTP ngày 28/4/2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp và các quy định cụ thể sau: 1. Văn bản trình Lãnh đạo Bộ ký hoặc phê duyệt thì Chánh Văn phòng kiểm tra, ký tắt vào văn bản và chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ khi văn bản được ban hành. Trường hợp Phó Chánh Văn phòng trực tiếp phụ trách ký tắt thay Chánh Văn phòng các văn bản trên thì văn bản được gửi báo cáo Chánh Văn phòng và Lãnh đạo Bộ theo quy định. 2. Văn bản do Chánh Văn phòng ký thừa lệnh Bộ trưởng theo quy định hoặc được Bộ trưởng uỷ quyền thì Trưởng phòng hoặc công chức được phân công xây dựng văn bản ký tắt và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng khi văn bản được ban hành. Văn bản ký thừa lệnh được gửi báo cáo Lãnh đạo Bộ theo quy định. Trường hợp Phó Chánh Văn phòng ký thay Chánh Văn phòng các văn bản trên thì văn bản phải được gửi báo cáo Chánh Văn phòng và Lãnh đạo Bộ theo quy định. 3. Văn bản do Chánh Văn phòng ký ban hành và đóng dấu của Văn phòng thì Trưởng phòng được phân công xây dựng văn bản ký tắt và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng khi văn bản được ban hành. Trường hợp Phó Chánh Văn phòng ký thay Chánh Văn phòng các văn bản trên thì văn bản phải được gửi báo cáo Chánh Văn phòng và Lãnh đạo Bộ theo quy định. 4. Sau khi văn bản được ban hành, công chức được phân công xây dựng văn bản có trách nhiệm theo dõi và báo cáo về việc thực hiện văn bản với Trưởng phòng; trưởng phòng có trách nhiệm báo cáo về việc thực hiện văn bản với Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp phụ trách theo quy định. Điều 16. Chế độ họp Chế độ họp của văn phòng được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ ban hành kèm theo Quyết định số 880/QĐ-BTP ngày 28/4/2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp và các quy định cụ thể sau: 1. Họp giao ban Lãnh đạo Văn phòng: Lãnh đạo Văn phòng họp giao ban hàng tuần để đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác tuần trước và triển khai thực hiện công việc trong tuần tiếp theo. 2. Họp Văn phòng định kỳ: a) Hàng tháng, vào tuần thứ tư hàng tháng hoặc tuần đầu tháng tiếp theo, Chánh Văn phòng tổ chức họp cán bộ chủ chốt Văn phòng để thông báo các hoạt động của Bộ, Ngành và các tổ chức, đơn vị có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác tháng trước và triển khai thực hiện công việc trong tháng tiếp theo. Thành phần cuộc họp gồm có Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo các phòng, Bí thư và các Phó Bí thư Đảng bộ Văn phòng, Chủ tịch Công đoàn và người đứng đầu các tổ chức chính trị - xã hội khác của Văn phòng. Do đặc thù công việc, trong từng trường hợp cụ thể, Chánh Văn phòng quyết định có thể không mời toàn bộ thành viên Ban Thư ký. b) Hàng quý, vào tuần thứ tư của tháng cuối quý hoặc tuần đầu tháng tiếp theo, Chánh Văn phòng họp cán bộ chủ chốt Văn phòng để thông báo các hoạt động của Bộ, Ngành và các tổ chức, đơn vị có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, sơ kết tình hình thực hiện chương trình công tác quý và triển khai thực hiện chương trình công tác của quý tiếp theo và các nội dung khác theo Quy chế làm việc và Quy chế thực hiện dân chủ của Bộ. Thành phần cuộc họp gồm có Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo các phòng, Bí thư và các Phó Bí thư Đảng bộ Văn phòng, Chủ tịch Công đoàn và người đứng đầu các tổ chức chính trị - xã hội khác của Văn phòng. c) Việc tổ chức họp công chức để sơ kết, tổng kết, đánh giá việc thực hiện chương trình công tác của Văn phòng định kỳ sáu tháng và hàng năm được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ ban hành kèm theo Quyết định số 880/QĐ-BTP ngày 28/4/2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp. d) Phòng Tổ chức - Hành chính chủ trì, phối hợp với Phòng Tổng hợp đề xuất Lãnh đạo Văn phòng xem xét quyết định thời gian, thành phần và nội dung cuộc họp quy định tại điểm a và b khoản 2 Điều này. đ) Phòng Tổng hợp có trách nhiệm thông báo kết luận các cuộc họp đến các phòng. Các thông báo kết luận được gửi báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng trực tiếp phụ trách. 3. Họp Phòng: Hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và hàng năm, chậm nhất trong tuần đầu tiên ngay sau các cuộc họp Văn phòng định kỳ, Trưởng phòng tổ chức họp tập thể công chức của phòng dưới sự chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp phụ trách để thông báo tình hình hoạt động của đơn vị và của Bộ có liên quan; thảo luận các biện pháp tổ chức thực hiện chương trình công tác được giao. 4. Trong trường hợp cần thiết, Chánh Văn phòng họp công chức của Văn phòng, Trưởng phòng họp công chức của phòng để thảo luận và giải quyết công việc theo yêu cầu nhiệm vụ được giao hoặc theo yêu cầu của cấp trên. Điều 17. Chế độ thông tin Chế độ thông tin của Văn phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của Bộ ban hành kèm theo Quyết định số 880/QĐ-BTP ngày 28/4/2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp và các quy định cụ thể sau: 1. Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng uỷ quyền có trách nhiệm thông tin về việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ, Ngành; truyền đạt ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ tới công chức của Văn phòng; tiếp nhận và giải quyết hoặc báo cáo Lãnh đạo Bộ giải quyết những kiến nghị, đề xuất của công chức trong đơn vị có liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ của Bộ và của Văn phòng. 2. Trưởng phòng có trách nhiệm thông tin về việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của phòng; truyền đạt ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng tới công chức thuộc phòng; tiếp nhận, giải quyết hoặc báo cáo Lãnh đạo Văn phòng giải quyết những kiến nghị, đề xuất của công chức trong phòng có liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng và của phòng. 3. Ngoài các nhiệm vụ được quy định tại khoản 2 Điều này, theo chỉ đạo của Chánh Văn phòng thì chậm nhất là sau 02 ngày kể từ ngày diễn ra cuộc họp, Trưởng phòng Phòng Tổng hợp hoặc người được Chánh Văn phòng giao có trách nhiệm thông tin về kết luận các cuộc họp của Văn phòng được quy định tại Điều 16 Quy chế này đến các phòng, công chức thuộc Văn phòng. Căn cứ vào nội dung của thông tin và điều kiện cụ thể, các kết luận có thể được thông báo theo các hình thức sau: a) Phát hành kết luận bằng văn bản gửi tới các phòng hoặc công chức có liên quan thuộc Văn phòng; b) Niêm yết tại bảng thông báo chung của đơn vị; c) Gửi vào hộp thư điện tử của từng cán bộ, công chức thuộc đơn vị; d) Yêu cầu Trưởng phòng phổ biến trực tiếp đến các cán bộ, công chức của phòng; đ) Thông qua Cổng Thông tin điện tử của Bộ và các hình thức phù hợp khác. Chánh Văn phòng quyết định hình thức thông báo cụ thể đối với thông tin của mỗi cuộc họp. 4. Việc trả lời phỏng vấn báo chí và cung cấp thông tin cho cơ quan báo chí theo Quy chế làm việc của Bộ ban hành kèm theo Quyết định số 880/QĐ-BTP ngày 28/4/2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp. Điều 18. Chế độ báo cáo Chế độ báo cáo của Văn phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của Bộ và các quy định cụ thể sau: 1. Phó Chánh Văn phòng có trách nhiệm báo cáo Chánh Văn phòng: a) Định kỳ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và hàng năm về việc quản lý, điều hành lĩnh vực, nhiệm vụ được phân công phụ trách; kết quả thực hiện các nhiệm vụ được giao; b) Kết quả đi công tác, tham gia họp, hội thảo theo quy định; c) Báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Chánh Văn phòng, Lãnh đạo Bộ trực tiếp phụ trách. 2. Trưởng phòng có trách nhiệm báo cáo Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp phụ trách: a) Định kỳ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và hàng năm về tình hình và kết quả thực hiện các nhiệm vụ được giao của phòng; b) Kết quả đi công tác, tham gia họp, hội thảo theo quy định; c) Báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Chánh Văn phòng hoặc Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp phụ trách. 3. Công chức thuộc Văn phòng có trách nhiệm báo cáo Trưởng phòng, Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp phụ trách: a) Định kỳ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và hàng năm với Trưởng phòng về tình hình và kết quả thực hiện các nhiệm vụ được giao; b) Kết quả đi công tác, tham gia họp, hội thảo (đại diện cho Văn phòng) với Trưởng phòng, Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp phụ trách theo quy định; c) Báo cáo các nội dung khác theo quy định hoặc theo yêu cầu của Lãnh đạo Văn phòng phụ trách hoặc Trưởng phòng. 4. Nội dung, hình thức, thời hạn của các báo cáo được được quy định tại Điều này thực hiện theo quy định của Bộ và Chánh Văn phòng. Điều 19. Quản lý công văn, tài liệu Chế độ quản lý công văn, tài liệu của Văn phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật, các quy chế làm việc của Bộ và quy định cụ thể sau: 1. Công chức có trách nhiệm thực hiện các quy định của pháp luật, của Bộ và của Văn phòng về văn thư, lưu trữ. 2. Việc phát hành, theo dõi và lưu trữ công văn gửi đi của Văn phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế văn thư, lưu trữ của Bộ và các quy định cụ thể sau: a) Các văn bản do các phòng soạn thảo đều được đánh số theo hệ thống số chung của Văn phòng do Phòng Tổ chức - Hành chính thống nhất quản lý. b) Mỗi văn bản ngoài việc gửi đến những nơi có yêu cầu xử lý công việc hoặc báo cáo theo quy định tại Quy chế văn thư, lưu trữ của Bộ, còn phải gửi cho Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng trực tiếp phụ trách để theo dõi, chỉ đạo. 3. Công chức quản lý, lưu giữ, bảo mật hồ sơ, giấy tờ liên quan đến lĩnh vực công tác được giao theo quy định của pháp luật. Khi đi công tác, nghỉ phép, nghỉ việc riêng, công chức có trách nhiệm bàn giao hồ sơ, giấy tờ cho người được phân công thực hiện công việc. Điều 20. Quản lý lao động của Văn phòng 1. Việc quản lý lao động của Văn phòng tuân theo các quy định của pháp luật. 2. Công chức đi công tác, tham gia các cuộc họp, hội nghị, hội thảo theo sự phân công hoặc được sự đồng ý của Chánh Văn phòng. Chánh Văn phòng có trách nhiệm cử công chức có tiêu chuẩn phù hợp với yêu cầu công việc và chịu trách nhiệm về việc cử công chức. Công chức được cử là đại diện của Văn phòng tham gia đoàn công tác, cuộc họp, hội nghị, hội thảo, có trách nhiệm báo cáo với Lãnh đạo Văn phòng phụ trách về chương trình, nội dung, các ý kiến sẽ phát biểu. Sau khi kết thúc chuyến công tác hoặc tham gia họp, hội nghị, hội thảo thì công chức được cử có trách nhiệm báo cáo kết quả với Lãnh đạo Văn phòng phụ trách và Trưởng phòng. 3. Việc cử công chức đi đào tạo, bồi dưỡng ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định của Bộ. 4. Công chức nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ việc riêng từ 01 ngày trở lên phải báo cáo Lãnh đạo Văn phòng phụ trách và Chánh Văn phòng để giải quyết theo quy định của pháp luật. Điều 21. Giải quyết khiếu nại, tố cáo Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo của Văn phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và Quy chế giải quyết khiếu nại, tố cáo của Bộ Tư pháp. Điều 22. Quản lý tài sản Chế độ quản lý tài sản, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, chống tham nhũng của Văn phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và các quy chế của Bộ Tư pháp. Điều 23. Tiếp khách 1. Công chức làm việc tại trụ sở cơ quan không được tuỳ tiện đưa khách hoặc người nhà vào trụ sở cơ quan; trường hợp có khách đến liên hệ công tác, cần hướng dẫn khách chấp hành nội quy công sở; không để khách làm ảnh hưởng đến hoạt động chung của cơ quan, đơn vị. 2. Việc tiếp khách là công dân trong nước đến liên hệ giải quyết các công việc thuộc phạm vi thẩm quyền của Bộ được thực hiện theo Quy chế làm việc và các quy định có liên quan của Bộ tư pháp. 3. Việc tiếp khách không phải là công dân trong nước được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ và Quy chế quản lý hoạt động đối ngoại của Bộ Tư pháp./.