21200/CT-TTHT

Công văn 21200/CT-TTHT năm 2020 về sử dụng hóa đơn điện tử do Cục thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 21200 /CT-TTHT V/v sử dụng hóa đơn điện tử Hà Nội , ngày 09 tháng 4 năm 2020 Kính gửi: Công ty TNHH Oyoung Beauty Việt Nam Địa chỉ: Tầng 4, Tòa nhà Viet Tower, số 1 Thái Hà, P. Trung Liệt, Q. Đống Đa, TP. Hà Nội - Mã số thuế: 0107648234 Trả lời công văn không số đề ngày 26/3/2020 của Công ty TNHH Oyoung Beauty Việt Nam (sau đây gọi là “Công ty”) về việc đề nghị sử dụng hóa đơn điện tử, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau: Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 1279/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định: “3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 th á ng 05 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực th i hành. ” C ă n cứ Kho ả n 2 Đi ề u 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Tài chính quy định: “2. Điều kiện của t ổ chức khởi tạo h ó a đơn Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau: a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là t ổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. b) Có địa điểm, c á c đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, ki ể m soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử; c) Có đội ng ũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định; d) Có chữ k ý điện tử theo quy định của pháp luật. đ) Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với ph ầ n mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn. e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về ch ấ t lượng lưu trữ bao gồm: - Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được ch ứ ng m i nh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu; - Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.” Căn cứ Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định: “ 1 . Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, k ý hiệu hóa đơn, định dạng truyền - nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hóa, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của ph á p luật. T ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước kh i khởi tạo hóa đơn điện tử phả i ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản l ý trực t i ếp b ằn g văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua c ổ ng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nh i ệm về quyết định này (theo M ẫ u s ố 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này). Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau: - Tên hệ th ố ng thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử. Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tỉnh, truyền d ẫ n không d ây, quang học, điện t ừ hoặc công nghệ tương tự. - Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hóa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng; - Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lư u trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức. - Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. 2. Phát hành hóa đơn điện tử Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản l ý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo M ẫ u s ố 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hóa đ ơ n điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, k ý hiệu mẫu số hóa đơn, ngày b ắ t đầu sử dụng, s ố lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ s ố ... đến số...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ k ý c ủa người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phá t hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường h ợ p gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông, qua cổng thông tin điện tử củ a cơ quan thuế). Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ k i nh doanh, t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phả i gửi thông b á o phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ s ố h óa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng. Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới theo hư ớ ng dẫn tại khoản này. T ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải k ý s ố vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phả i niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.”. Căn cứ Khoản 1 Điều 11 Thông tư số 39/2017/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định: “Điều 11. Đối tượng mua hóa đ ơn của cơ quan thuế 1. Cơ quan thuế bán hóa đơn cho các đối tượng sau: a) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án). Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh là các tổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác. b) Hộ, c á nhân kinh doanh; c) T ổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu. d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in thuộc loại rủi ro cao về thuế; đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự i n, đặt in có hành vi vi phạm về hóa đơn bị xử l ý v i phạm hành ch í nh về hành v i trốn thuế, gian lận thuế. Doanh nghiệp hư ớ ng dẫn tại điểm d, đ khoản này mua h óa đơn của cơ quan thuế trong thời 12 tháng. Hết thời gian 12 tháng, căn cứ tình hình sử dụng hóa đơn, việc kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp và đề nghị của doanh nghiệp, trong thời hạn 5 ngày làm việc, cơ quan thuế có văn bản thông báo doanh nghiệp chuyển sang tự tạo hóa đơn để sử dụng hoặc tiếp tục mua hóa đơn của cơ quan thuế nếu không đáp ứng điều kiện tự in hoặc in hóa đơn (mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này)”. + Tại điểm b Khoản 2 Điều 12 hướng dẫn như sau: “…. T ổ chức, doanh nghiệp thuộc đ ố i tượng mua h óa đơn do cơ quan thu ế phát hành chuy ể n sang tự tạo h óa đơn đặt in, h óa đơn tự in hoặc h óa đơn điện tử đ ể sử dụng thì phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tự tạo theo hư ớ ng d ẫ n tại Đ iề u 21 Thông tư này.” + Tại điểm c Khoản 1 Điều 21 hướng dẫn như sau: “c) Tổ chức, hộ, cá nhân k i nh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì tổ chứ c hộ, cá nhân mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn theo hư ớ ng dẫn tạ i Điều 29 Thông tư này.” + Tại Điều 27 (được s ử a đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư s ố 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính) hướng dẫn như sau: “Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đ ố i t ư ợng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, k ể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Qu ý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 v à quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0). Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đ ơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư này thực hiện nộp Báo cáo tình h ì nh sử dụng hóa đơn theo tháng. …” Căn cứ các quy định trên, Công ty TNHH Oyoung Beauty Việt Nam đã sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế từ tháng 01/2017 (đến nay hết thời hạn 12 tháng). Trường hợp Công ty đáp ứng các điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử the o quy định tại Khoản 2 Điều 4, Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính thì được sử dụng hóa đơn điện tử. Trước khi sử dụng, đề nghị Công ty thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính. Công ty phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Công ty có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng từ ngày đầu tháng đến hết ngày dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế và chuyển sang nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý cho cơ quan thuế kể từ ngày kế tiếp theo quy định tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu trên. Công ty phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Nếu có vướng mắc, đề nghị Công ty TNHH Oyoung Beauty Việt Nam liên hệ với Phòng Tuyên truyền Hỗ trợ NNT - Cục Thuế TP Hà Nội theo số điện thoại: 02437737940; địa chỉ: G23-24 Thành Công, quận Ba Đình, TP Hà Nội. Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH Oyoung Beauty Việt Nam được biết./. Nơi nhận: - Như trên; - Phòng TKT1; - Lưu: VT, TTHT (2b). KT. CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG Nguyễn Tiến Trường