3020/QĐ-UBND

Quyết định 3020/QĐ-UBND năm 2014 về Quy định thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Quảng Nam UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 3020/QĐ-UBND Quảng Nam, ngày 03 tháng 10 năm 2014 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY ĐỊNH THỰC HIỆN CƠ CHẾ MỘT CỬA, CƠ CHẾ MỘT CỬA LIÊN THÔNG TẠI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NAM ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22 tháng 6 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương; Căn cứ Quyết định số 501/QĐ-UBND ngày 13 tháng 02 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch cải cách hành chính năm 2014; Xét đề nghị của Sở Nội vụ tại Tờ trình số 1005/TTr-SNV ngày 25/8/2014, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Quảng Nam. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1481/QĐ-UBND ngày 09/5/2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh quy định việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh; Quyết định số 2229/QĐ-UBND ngày 09/7/2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh quy định việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh. Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ; Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Như Điều 3; - Bộ Nội vụ; - TT Tỉnh uỷ, TT HĐND tỉnh; - CT, các PCT UBND tỉnh; - CPVP; - Lưu: VT, TH, HCTC, NC. TM. UỶ BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Lê Phước Thanh QUY ĐỊNH THỰC HIỆN CƠ CHẾ MỘT CỬA, CƠ CHẾ MỘT CỬA LIÊN THÔNG TẠI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NAM ( Ban hành kèm theo Quyết định số 3020 /QĐ-UBND ngày 03 tháng 10 năm 2014 của UBND tỉnh Quảng Nam ) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh Quy định này quy định về quy trình tiếp nhận, luân chuyển hồ sơ; giải quyết hồ sơ; trả kết quả; mối quan hệ và trách nhiệm của các cơ quan hành chính nhà nước và cán bộ, công chức, viên chức có liên quan trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Quảng Nam. Điều 2. Đối tượng áp dụng 1. Các Sở, Ban, ngành và các đơn vị trực thuộc Sở, Ban, ngành; 2. Uỷ ban nhân dân huyện, thành phố; 3. Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn; 4. Các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh có giao dịch hành chính công với cá nhân, tổ chức (theo bộ thủ tục hành chính của cơ quan ngành dọc cấp trên ban hành). Điều 3. Nguyên tắc thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông 1. Thủ tục hành chính phải được chuẩn hóa, đơn giản, rõ ràng và đúng quy định của pháp luật. 2. Công khai các thủ tục hành chính; mức thu phí, lệ phí; thành phần hồ sơ, giấy tờ và thời gian giải quyết công việc. 3. Cá nhân, tổ chức chỉ liên hệ giải quyết công việc tại một đầu mối là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. 4. Bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho cá nhân, tổ chức. 5. Bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ, đúng nguyên tắc giữa các bộ phận, cơ quan hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức. Điều 4. Lĩnh vực áp dụng cơ chế một cửa, một cửa liên thông 1. Lĩnh vực áp dụng cơ chế một cửa: Cơ chế một cửa được áp dụng trong quá trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính trên tất cả các lĩnh vực công việc liên quan trực tiếp tới cá nhân, tổ chức do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành tại quyết định công bố bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan, đơn vị được nêu tại Điều 2 Quy định này. 2. Lĩnh vực áp dụng cơ chế một cửa liên thông: Cơ chế một cửa liên thông được áp dụng trong quá trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính trên các lĩnh vực: Đầu tư, đất đai, đăng ký kinh doanh, cấp giấy phép xây dựng, cấp phiếu lý lịch tư pháp và một số lĩnh vực khác do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định. Điều 5. Thời gian tiếp nhận và giải quyết hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Tổ chức tiếp nhận và giải quyết hồ sơ vào tất cả các ngày làm việc từ thứ hai đến thứ sáu; thời gian làm việc: - Buổi sáng: Từ 07 giờ đến 11 giờ. - Buổi chiều: Từ 13 giờ 30 phút đến 16 giờ 30 phút. - Thời gian còn lại trong ngày làm việc dùng để sắp xếp, lưu trữ, cập nhật, chuyển hồ sơ và tiếp nhận hồ sơ đã giải quyết từ phòng chuyên môn, bộ phận có liên quan chuyển đến. Việc tổ chức làm việc vào ngày thứ bảy thực hiện theo quy định của Trung ương và Ủy ban nhân dân tỉnh. Điều 6. Nghiêm cấm các hành vi 1. Tự đặt ra các thủ tục hành chính ngoài quy định pháp luật hiện hành. 2. Hướng dẫn thủ tục hành chính nhiều lần, không rõ ràng, đầy đủ. 3. Sử dụng thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính làm điều kiện để vận động thu ngân sách ngoài quy định, thu vượt mức phí, lệ phí cho phép hoặc thực hiện các giao dịch khác. 4. Từ chối thực hiện, kéo dài thời gian thực hiện hoặc trả lại hồ sơ mà không nêu rõ lý do bằng văn bản. Chương II VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ Điều 7. Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được thành lập ở tất cả các cơ quan hành chính thuộc tỉnh Quảng Nam. 1. Tên giao dịch: a) Tên đầy đủ: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính. b) Tên gọi tắt: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. 2. Vị trí của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả a) Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ở các Sở, Ban, ngành đặt tại Văn phòng Sở, Ban, ngành và chịu sự quản lý toàn diện của Văn phòng Sở, Ban, ngành; đối với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh đặt tại Phòng Hành chính – Tổ chức và chịu sự quản lý toàn diện của Phòng Hành chính – Tổ chức. b) Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ở Ủy ban nhân dân cấp huyện đặt tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện và chịu sự quản lý, chỉ đạo của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện. c) Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ở Ủy ban nhân dân cấp xã đặt tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phụ trách. Điều 8. Diện tích làm việc, trang thiết bị làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả 1. Diện tích làm việc tối thiểu của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. - Đối với cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và tương đương: 40m 2 . - Đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện: 80 m 2 . - Đối với Ủy ban nhân dân cấp xã: 40 m 2 . Trong tổng diện tích làm việc của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phải dành khoảng 50% diện tích để bố trí nơi ngồi chờ cho cá nhân, tổ chức đến giao dịch. Trường hợp Trụ sở hiện tại chưa đáp ứng yêu cầu về diện tích, các cơ quan phải dành diện tích hợp lý để bố trí phòng làm việc của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và nơi ngồi chờ cho cá nhân, tổ chức. 2. Trang thiết bị của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả: Tối thiểu phải có máy vi tính, máy fax, máy in, điện thoại cố định, ghế ngồi, bàn làm việc, quạt mát và các trang thiết bị cần thiết khác để đáp ứng nhu cầu làm việc và yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước. Điều 9. Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả 1.Yêu cầu a) Đội ngũ công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đảm bảo đủ về số lượng và có chuyên môn nghiệp vụ phù hợp đáp ứng yêu cầu công việc. b) Có phẩm chất, đạo đức tốt, tinh thần trách nhiệm và tính chuyên nghiệp cao. 2. Trách nhiệm a) Thực hiện nghiêm túc, đầy đủ quy chế hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. b) Tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức thực hiện các giao dịch hành chính; có tác phong, thái độ lịch sự, nghiêm túc trong giao tiếp với cá nhân, tổ chức. c) Tiếp nhận hồ sơ, thủ tục hành chính của cá nhân, tổ chức theo quy định. d) Hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính đầy đủ, rõ ràng, chính xác, bảo đảm cá nhân, tổ chức chỉ phải bổ sung hồ sơ một lần. đ) Chủ động tham mưu đề xuất, sáng kiến cải tiến việc thực hiện thủ tục hành chính; kịp thời phát hiện, tham mưu với cơ quan, người có thẩm quyền để sửa đổi, bổ sung, thay đổi hoặc hủy bỏ, bãi bỏ các quy định về thủ tục hành chính không khả thi hoặc không phù hợp với điều kiện thực tế của tỉnh. e) Thực hiện các quy định của pháp luật khác có liên quan. 3. Quyền lợi a) Được tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ và văn hóa ứng xử, giao tiếp với cá nhân, tổ chức. b) Được trang bị đồng phục trong quá trình thực thi nhiệm vụ. c) Được hưởng chế độ bồi dưỡng theo quy định hiện hành. 4. Quản lý công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả a) Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả các Sở, Ban, ngành tỉnh chịu sự quản lý trực tiếp, toàn diện của Văn phòng Sở, Ban, ngành; đối với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, chịu sự quản lý trực tiếp, toàn diện của Phòng Hành chính-Tổ chức. b) Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu sự quản lý trực tiếp, toàn diện của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện. c) Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân cấp xã là công chức cấp xã theo quy định của Luật cán bộ, công chức và chịu sự quản lý của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Chương III QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG Điều 10. Tiếp nhận hồ sơ 1. Cá nhân, tổ chức có yêu cầu giải quyết công việc liên hệ, nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc cơ quan, đơn vị hoặc nộp hồ sơ qua đường bưu điện, qua mạng ở những nơi có điều kiện. 2. Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm hướng dẫn, xem xét hồ sơ của cá nhân, tổ chức: a) Trường hợp hồ sơ của cá nhân, tổ chức không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị thì hướng dẫn cụ thể, chu đáo để cá nhân, tổ chức đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định hiện hành . b) Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đầy đủ theo quy định thì hướng dẫn bằng phiếu hướng dẫn để cá nhân, tổ chức bổ sung, hoàn chỉnh. Việc hướng dẫn này được thực hiện theo nguyên tắc một lần, cụ thể, đầy đủ, theo đúng quy định đã được niêm yết công khai. c) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì viết hoặc in giấy biên nhận hồ sơ, nêu rõ ngày nhận, thời gian giải quyết và ngày hẹn trả kết quả (trừ trường hợp thời hạn giải quyết của thủ tục, hồ sơ theo quy định là trong buổi làm việc); cập nhật thông tin hồ sơ vào sổ hoặc phần mềm theo dõi tình hình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ. 3. Những hồ sơ, thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị và đã được cơ quan, đơn vị tiếp nhận nhưng không thể giải quyết do hồ sơ không hợp pháp, hợp lệ (sau khi đã xem xét kỹ hồ sơ) thì trả lại cho người nộp hồ sơ trong thời gian không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ; đồng thời kèm văn bản do lãnh đạo cơ quan, đơn vị ký (đối với các Sở, Ban, ngành) hoặc do trưởng phòng chuyên môn ký (đối với các huyện, thành phố) hoặc do lãnh đạo Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn ký, trong đó có thông báo rõ lý do vì sao hồ sơ không được giải quyết. Điều 11. Luân chuyển hồ sơ 1. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả lập phiếu lưu chuyển hồ sơ hoặc lưu chuyển theo phần mềm và chuyển hồ sơ cho phòng (hoặc công chức, viên chức) chuyên môn trong buổi làm việc. Trường hợp hồ sơ được tiếp nhận trong 30 phút cuối buổi làm việc thì có thể chuyển hồ sơ cho phòng (hoặc công chức, viên chức) chuyên môn vào đầu giờ của buổi làm việc kế tiếp. 2. Phòng (hoặc công chức, viên chức) chuyên môn có thẩm quyền xử lý, giải quyết hồ sơ có trách nhiệm: a) Tiếp nhận hồ sơ được luân chuyển. b) Trong trường hợp, phát hiện hồ sơ không đầy đủ, hợp lệ thì chuyển trả lại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, không trực tiếp yêu cầu cá nhân, tổ chức bổ sung hồ sơ. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm liên hệ với cá nhân, tổ chức để đề nghị hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định (có lý do hợp lý, đúng quy định và trên nguyên tắc bổ sung một lần). Điều 12. Xử lý, giải quyết hồ sơ 1. Phòng (hoặc công chức, viên chức) chuyên môn thẩm định, xử lý hồ sơ theo quy định hiện hành, trình lãnh đạo có thẩm quyền ký và chuyển trả kết quả giải quyết hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức theo thời hạn quy định. 2. Trường hợp hồ sơ của cá nhân, tổ chức có liên quan đến trách nhiệm, quyền hạn của các phòng (hoặc công chức, viên chức) chuyên môn khác thì phòng (hoặc công chức, viên chức) chuyên môn trực tiếp giải quyết hồ sơ chủ động phối hợp với phòng (hoặc công chức, viên chức) chuyên môn khác có liên quan cùng xử lý hồ sơ. 3. Đối với các hồ sơ cần có sự kiểm tra thực tế trước khi giải quyết thì công chức, viên chức chuyên môn phải có kế hoạch kiểm tra và báo cáo trực tiếp với lãnh đạo phòng chuyên môn (riêng đối với Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn thì báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn). Quá trình kiểm tra thực tế phải được lập biên bản, ghi rõ các bên tham gia, thời gian, nội dung và kết quả kiểm tra. Biên bản được lưu giữ theo hồ sơ. 4. Đối với hồ sơ liên thông, sau khi xử lý, công chức, viên chức chuyên môn chuyển hồ sơ cho cơ quan chức năng có trách nhiệm xử lý hồ sơ, kèm theo Phiếu lưu chuyển từng hồ sơ hoặc lưu chuyển theo phần mềm). Việc luân chuyển hồ sơ giữa các cơ quan, đơn vị trong quá trình giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa liên thông phải đảm bảo đúng thời hạn giải quyết tại từng đơn vị theo quy định. Thời gian công chức, viên chức chuyên môn chuyển giao hồ sơ cho cơ quan, đơn vị khác và thời gian công chức, viên chức chuyên môn nhận lại kết quả giải quyết từ cơ quan, đơn vị đó phải được thể hiện rõ trong phiếu lưu chuyển hồ sơ. Trường hợp hồ sơ do cơ quan, đơn vị giao hồ sơ chuyển đến chưa hợp lệ theo quy định, cơ quan, đơn vị nhận hồ sơ yêu cầu đơn vị giao hồ sơ bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ bằng Phiếu hướng dẫn, theo nguyên tắc cụ thể, một lần, đầy đủ. Đơn vị giao hồ sơ có trách nhiệm hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định. Điều 13. Mối quan hệ phối hợp 1. Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, nếu thủ tục còn vướng mắc, chưa rõ ràng thì công chức tiếp nhận hồ sơ trực tiếp trao đổi ngay với phòng (hoặc công chức, viên chức) chuyên môn để thống nhất trước khi nhận hồ sơ. 2. Nếu hồ sơ do công chức tiếp nhận hồ sơ chuyển đến mà phòng (hoặc công chức, viên chức) chuyên môn kiểm tra không đúng theo quy định thì phòng (hoặc công chức, viên chức) chuyên môn có quyền trả lại để bổ sung hồ sơ. Công chức tiếp nhận hồ sơ phải trực tiếp liên hệ và đề nghị tổ chức, cá nhân bổ sung hồ sơ. 3. Nếu công chức tiếp nhận hồ sơ có sai sót hai (02) lần trở lên thì tuỳ theo mức độ vi phạm phải bị xử lý hoặc thay đổi vị trí công tác. Trường hợp phòng (hoặc công chức, viên chức) chuyên môn giải quyết hồ sơ chậm hơn thời gian quy định thì phải có trách nhiệm thông báo lý do bằng văn bản để giải thích cụ thể với tổ chức, cá nhân. Nếu công chức, viên chức trực tiếp xử lý hồ sơ để chậm hơn thời gian quy định từ hai (02) lần trở lên thì tuỳ theo mức độ vi phạm phải bị xem xét xử lý hoặc thay đổi vị trí công tác. 4. Đối với các hồ sơ theo quy định trước khi giải quyết, phải lấy ý kiến của các cơ quan có liên quan bằng văn bản. Thời gian đề nghị các cơ quan tham gia ý kiến phải hợp lý, tùy thuộc vào nội dung lấy ý kiến nhưng không được ít hơn năm (05) ngày làm việc, kể từ ngày cơ quan được lấy ý kiến nhận được văn bản đến; trừ trường hợp nội dung công việc đã được quy định trong các văn bản của Bộ, ngành Trung ương và Ủy ban nhân dân tỉnh. Điều 14. Đối với những thủ tục hành chính do các Sở, Ban, ngành tiếp nhận nhưng thuộc thẩm quyền quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh thì các cơ quan, đơn vị tham mưu, gửi hồ sơ về Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh để làm đầu mối tiếp nhận, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết theo đúng quy định. Điều 15. Đối với các hồ sơ thực hiện theo cơ chế một cửa liên thông giữa các cơ quan, đơn vị, khi luân chuyển từ cơ quan, đơn vị này đến cơ quan, đơn vị khác, việc tiếp nhận được thực hiện tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, không nhận và trả kết quả trực tiếp tại các phòng, ban chuyên môn của các cơ quan, đơn vị. Điều 16. Trả kết quả Sau khi nhận hồ sơ đã giải quyết từ phòng chuyên môn, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện việc trả hồ sơ cho cá nhân, tổ chức theo đúng thời gian đã hẹn trong phiếu biên nhận hồ sơ; đề nghị cá nhân, tổ chức ký nhận kết quả vào phiếu biên nhận, ghi cụ thể thời gian nhận kết quả và lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan, đơn vị. Trường hợp thời gian nhận kết quả trên thực tế quá thời gian hẹn trả trên phiếu biên nhận mà lý do từ phía cá nhân, tổ chức thì Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ghi cụ thể lý do này vào phiếu biên nhận hồ sơ lưu tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và đề nghị cá nhân, tổ chức ký nhận kết quả. Định kỳ vào ngày làm việc cuối cùng hàng tháng, trưởng bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (hoặc công chức bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được phân công) có trách nhiệm thống kê tình hình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ; báo cáo thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Điều 17. Tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính trực tuyến 1. Thông tin về dịch vụ hành chính công trực tuyến a) Cổng thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị phải có mục “Dịch vụ hành chính công trực tuyến” thông báo danh mục các dịch vụ hành chính công và các dịch vụ hành chính công trực tuyến đang thực hiện và nêu rõ mức độ ứng dụng của dịch vụ. Các dịch vụ hành chính công trực tuyến được tổ chức, phân loại theo ngành, lĩnh vực, tên gọi và nội dung thủ tục hành chính để thuận tiện cho việc khai thác sử dụng. b) Thông tin về dịch vụ hành chính công trực tuyến phải được cập nhật, bổ sung, chỉnh sửa kịp thời ngay sau khi có sự thay đổi. c) Có chức năng hướng dẫn sử dụng, theo dõi tần suất sử dụng, quá trình xử lý, số lượng hồ sơ đã được xử lý và tra cứu hồ sơ trực tuyến để cá nhân, tổ chức theo dõi tình trạng hồ sơ đã nộp đối với từng dịch vụ hành chính công trực tuyến từ mức độ 3 trở lên. 2. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính trực tuyến mức độ 3 và mức độ 4 thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị (sau đây gọi tắt là hồ sơ trực tuyến): a) Tiếp nhận hồ sơ trực tuyến: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả có trách nhiệm theo dõi việc nộp hồ sơ trực tuyến qua cổng thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị. Trường hợp hồ sơ của cá nhân, tổ chức không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị thì hướng dẫn cá nhân, tổ chức thông qua điện thoại, địa chỉ email hoặc chức năng thông báo thuộc phần mềm hồ sơ trực tuyến để cá nhân, tổ chức liên hệ với cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết. Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đầy đủ theo quy định thì hướng dẫn cá nhân, tổ chức bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ thông qua điện thoại, địa chỉ email hoặc chức năng thông báo thuộc phần mềm hồ sơ trực tuyến. Việc hướng dẫn này được thực hiện theo nguyên tắc một lần, cụ thể, đầy đủ, theo đúng quy định đã được công khai. Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì cập nhật thông tin hồ sơ vào hệ thống theo dõi tình hình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ, sau đó chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn xử lý đồng thời thông báo với cá nhân, tổ chức thời hạn giải quyết hồ sơ (thông qua điện thoại, địa chỉ email hoặc chức năng thông báo thuộc phần mềm hồ sơ trực tuyến). Thời hạn giải quyết được tính từ ngày Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả nhận đủ hồ sơ trực tuyến hợp lệ của cá nhân, tổ chức. b) Lưu chuyển và xử lý hồ sơ trực tuyến. Việc lưu chuyển và xử lý hồ sơ trực tuyến của cá nhân, tổ chức được thực hiện theo quy định tại Điều 10, Điều 11 và Điều 12 Quy định này. c) Trả kết quả đối với hồ sơ trực tuyến Sau khi đã giải quyết xong, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện việc trả kết quả giải quyết hồ sơ cho cá nhân, tổ chức theo đúng thời gian đã hẹn. Đối với hồ sơ dịch vụ hành chính công trực tuyến mức độ 3, việc giao và nhận kết quả, thanh toán phí, lệ phí (nếu có) được thực hiện trực tiếp tại cơ quan, đơn vị. Đối với hồ sơ dịch vụ hành chính công trực tuyến mức độ 4, việc giao trả kết quả được thực hiện trực tuyến (thông qua email, chức năng trả kết quả thuộc phần mềm hồ sơ trực tuyến), gửi trực tiếp hoặc thông qua đường chuyển phát văn bản cho cá nhân, tổ chức. Việc thanh toán phí, lệ phí (nếu có) được thực hiện thông qua các công cụ thanh toán trực tuyến, chuyển khoản theo quy định hiện hành của pháp luật. Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 18. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc triển khai cơ chế một cửa, một cửa liên thông 1. Tổ chức việc tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo đúng Quy định này. 2. Bố trí đủ số lượng công chức có chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. 3. Bố trí phòng làm việc của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại nơi thuận tiện, có diện tích đáp ứng yêu cầu công việc. Trang bị đủ điều kiện cơ sở vật chất cần thiết phục vụ cho việc tiếp nhận hồ sơ và tiếp xúc, giao dịch với cá nhân, tổ chức; bố trí bàn, ghế, nước uống và các thiết bị điện tử hiện đại để phục vụ cá nhân, tổ chức khi đến giao dịch; ứng dụng công nghệ thông tin để tin học hóa các quy trình làm việc, phát triển số lượng và chất lượng, hiệu quả ứng dụng các dịch vụ hành chính công trực tuyến theo quy định hiện hành của Ủy ban nhân dân tỉnh. 4. Sử dụng đầy đủ và thường xuyên các biểu mẫu theo dõi tình hình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ: - Phiếu biên nhận hồ sơ (theo mẫu tại Phụ lục I). - Phiếu hướng dẫn thực hiện thủ tục hành chính (theo mẫu tại Phụ lục II). - Phiếu lưu chuyển hồ sơ (theo mẫu tại Phụ lục III). - Sổ theo dõi tình hình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ (theo mẫu tại Phụ lục IV) 5. Đối với các đơn vị có sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì tổ chức, sử dụng và trích xuất các loại phiếu, sổ quy định tại Điểm 4, Khoản này thông qua phần mềm; không sử dụng cùng lúc hai (02) mẫu khác nhau đối với mỗi loại phiếu, sổ theo dõi tại cơ quan, đơn vị. Cơ quan, đơn vị phải ban hành quyết định phân công và quy chế sử dụng, quản lý phần mềm; đôn đốc và theo dõi, kiểm tra việc sử dụng phần mềm của công chức tiếp nhận và giải quyết hồ sơ nhằm đảm bảo phần mềm được sử dụng để xử lý tất cả hồ sơ thủ tục hành chính thực hiện theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan, đơn vị. 6. Xây dựng quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị, quy chế làm việc của các phòng chuyên môn của cơ quan, đơn vị phù hợp với việc thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông. Ban hành quy chế tiếp nhận và giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan, đơn vị, trong đó quy định rõ quy chế hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan, đơn vị. 7. Công khai quy định, thủ tục hành chính một cách đầy đủ, thường xuyên, rõ ràng, dễ tiếp cận, dễ khai thác, dễ sử dụng theo quy định tại Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08/6/2010 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn về công khai thủ tục hành chính; công khai các chuẩn mực, quy định hành chính để cá nhân, tổ chức giám sát việc thực hiện. Thực hiện mở sổ góp ý, hòm thư góp ý; niêm yết công khai số điện thoại, hộp thư điện tử của lãnh đạo cơ quan, đơn vị và các trưởng phòng chuyên môn, sơ đồ làm việc của cơ quan, đơn vị. 8. Tổ chức các hình thức thông báo, tuyên truyền thích hợp về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông, bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị thông qua các phương tiện truyền thông, cổng/trang thông tin điện tử, các hình thức trực quan khác… để cá nhân, tổ chức được biết và giám sát việc thực hiện. 9. Thường xuyên tổ chức kiểm tra tình hình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả và công chức chuyên môn; rà soát, đánh giá tình hình công việc; chỉ đạo các giải pháp đổi mới và nâng cao chất lượng giải quyết thủ tục hành chính, nâng cao tính minh bạch, giảm thiểu chi phí và tuân thủ các quy định về thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức; kiến nghị với cơ quan có thẩm quyền những vướng mắc, khó khăn phát sinh trong quá trình thực hiện. Điều 19. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị liên quan 1. Sở Nội vụ a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy định này tại các cơ quan, đơn vị; phối hợp với các đơn vị có liên quan kịp thời xử lý các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện; báo cáo kết quả thực hiện cho Ủy ban nhân dân tỉnh. b) Tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định các lĩnh vực thực hiện theo cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh. 2. Sở Tư pháp: Tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hướng dẫn triển khai công tác kiểm soát thủ tục hành chính, ban hành quyết định công bố bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan, đơn vị. 3. Sở Thông tin và Truyền thông: Có trách nhiệm quản lý thống nhất hệ thống công nghệ thông tin tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; phối hợp với Báo Quảng Nam, Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh phổ biến, tuyên truyền rộng rãi nội dung Quy định này đến cá nhân, tổ chức để biết và giám sát việc thực hiện. 4. Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc và chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh trên các lĩnh vực được phân công, phân cấp quản lý nhà nước theo quy định. Điều 20. Khen thưởng và kỷ luật 1. Kết quả thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông là một trong những căn cứ đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ công tác hàng năm của người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước các cấp và của cán bộ, công chức. 2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp, Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước, cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông được xem xét, khen thưởng hàng năm theo quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng. Cán bộ, công chức có năng lực tốt trong thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông là nguồn cán bộ trong quy hoạch, được cơ quan xem xét, bổ nhiệm. 3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm các quy định hoặc cản trở việc tổ chức thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì xem như không hoàn thành nhiệm vụ công tác hàng năm; tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xem xét, xử lý theo quy định của pháp luật. Điều 21 . Trong quá trình triển khai thực hiện Quy định này, nếu có vướng mắc, phát sinh, các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét điều chỉnh, bổ sung theo quy định./. PHỤ LỤC I MẪU PHIẾU BIÊN NHẬN HỒ SƠ (Ban hành kèm Quyết định số 3020/QĐ-UBND ngày 03 tháng 10 năm 2014 của UBND tỉnh) TÊN ĐƠN VỊ BỘ PHẬN TN&TKQ -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số:………….. Quảng Nam , ngày ……tháng……năm…… GIẤY BIÊN NHẬN HỒ SƠ Họ và tên:………………......................................................................................... Chức vụ:……………………….................... Đã tiếp nhận hồ sơ của ông (bà):........................................................................... Thường trú tại:..................................................................................................... Số điện thoại:....................................................................................................... Tên thủ tục tiếp nhận:………………….......... ................................................................................................................................... Hồ sơ bao gồm:................................................................................................... 1.……………………………………………………………………………………….. 2......................................................................................................................... ........................................................................................................................... Nhận lúc:… …giờ……phút, ngày……….tháng………năm........................................ Thời gian trả kết quả: ngày……….tháng………năm................................................. Để biết thêm thông tin về thủ tục hành chính, tình trạng xử lý hồ sơ, ông (bà) vui lòng truy cập trang thông tin điện tử www……………hoặc điện thoại/nhắn tin đến số …… hoặc email cho chúng tôi theo địa chỉ ……. Nơi nhận: - ……………………; - Lưu: ……………… NGƯỜI TIẾP NHẬN (ký và ghi rõ họ tên) NGƯỜI NỘP HỒ SƠ (Ký và ghi rõ họ tên) NGƯỜI NHẬN KẾT QUẢ (Ký và ghi rõ họ tên) Thời gian nhận kết quả trên thực tế: ngày.…tháng.….năm…... PHỤ LỤC II MẪU PHIẾU HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH (Ban hành kèm Quyết định số 3020/QĐ-UBND ngày 03 tháng 10 năm 2014 của UBND tỉnh) TÊN ĐƠN VỊ BỘ PHẬN TN&TKQ -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số:………….. PHIẾU HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH Hồ sơ của Ông (Bà):............................................................................................ Loại thủ tục:……………… ([1])........................................................... Đề nghị Ông (Bà) bổ sung các loại giấy tờ sau: 1......................................................................................................................... 2......................................................................................................................... 3......................................................................................................................... ........................................................................................................................... Để biết thêm thông tin về thủ tục hành chính, tình trạng xử lý hồ sơ, ông (bà) vui lòng truy cập trang thông tin điện tử www…………… hoặc điện thoại/nhắn tin đến số …… hoặc email cho chúng tôi theo địa chỉ ……. ……………. , ngày……tháng…..năm……… NGƯỜI HƯỚNG DẪN (Ký và ghi rõ họ tên) PHỤ LỤC III MẪU PHIẾU LƯU CHUYỂN HỒ SƠ (Ban hành kèm Quyết định số 3020/QĐ-UBND ngày 03 tháng 10 năm 2014 của UBND tỉnh) TÊN ĐƠN VỊ BỘ PHẬN TN&TKQ -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số:………….. PHIẾU LƯU CHUYỂN HỒ SƠ Hồ sơ số:…………………..([2]) Loại thủ tục:…………………………(2).................................................................... Người nộp hồ sơ:................................................................................................. Thời gian tiếp nhận hồ sơ: ……giờ..…phút, ngày… tháng… năm............................. Thời gian trả kết quả theo quy định: ngày… tháng… năm........................................ Tên đơn vị/bộ phận Ngày giao/nhận hồ sơ Ghi chú - Giao: ………….. …………………. - Nhận: …………. …………………... …giờ..…phút, ngày…tháng…năm… NGƯỜI GIAO NGƯỜI NHẬN (ký, ghi rõ họ tên) ( ký, ghi rõ họ tên ) - Giao: ………….. …………………. - Nhận: …………. …………………... …giờ..…phút, ngày…tháng…năm… NGƯỜI GIAO NGƯỜI NHẬN (ký, ghi rõ họ tên) ( ký, ghi rõ họ tên ) - Giao: ………….. …………………. - Nhận: …………. …………………... …giờ..…phút, ngày…tháng…năm… NGƯỜI GIAO NGƯỜI NHẬN (ký, ghi rõ họ tên) ( ký, ghi rõ họ tên ) …………………. ……………………………………………………. …………………… PHỤ LỤC IV MẪU SỔ THEO DÕI TÌNH HÌNH TIẾP NHẬN VÀ GIẢI QUYẾT HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA (Ban hành kèm Quyết định số 3020/QĐ-UBND ngày 03 tháng 10 năm 2014 của UBND tỉnh) TÊN ĐƠN VỊ BỘ PHẬN TN&TKQ -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- SỔ THEO DÕI TÌNH HÌNH TIẾP NHẬN VÀ GIẢI QUYẾT HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA NĂM……….. Số TT Người nộp hồ sơ Địa chỉ Số điện thoại Tên thủ tục Số lượng hồ sơ Tên phòng (hoặc công chức, viên chức) xử lý hồ sơ Ngày Nhận hồ sơ tại Bộ phận TN&TKQ Ngày chuyển hồ sơ cho phòng (hoặc công chức, viên chức) chuyên môn Ngày nhận lại kết quả từ phòng (hoặc công chức, viên chức) chuyên môn Ngày trả kết quả theo Phiếu biên nhận Ngày trả kết quả theo thực tế Kết quả (văn bản đi) Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (1)Tên loại thủ tục hành chính được hướng dẫn (2) Số điện thoại của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc đơn vị (1) Số Giấy biên nhận hồ sơ (2)Tên loại thủ tục hành chính của hồ sơ