03-LB/TT

Thông tư liên tịch 03-LB/TT năm 1962 ban hành mẫu sổ sách công nhân, viên chức do Bộ Lao động - Bộ Nội vụ - Tổng cục Thống kê ban hành BỘ LAO ĐỘNG;BỘ NỘI VỤ-TỔNG CỤC THỐNG KÊ ******** VIỆT NAM DÂN CHỦ CỘNG HÒA Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ******** Số: 03-LB/TT Hà Nội , ngày 21 tháng 2 năm 1962 THÔNG TƯ LIÊN BỘ CỦA CỦA LAO ĐỘNG - NỘI VỤ VÀ TỔNG CỤC THỐNG KÊ SỐ 3-LB/TT NGÀY 21 THÁNG 2 NĂM 1962 VỀ VIỆC BAN HÀNH MẪU SỔ DANH SÁCH CÔNG NHÂN, VIÊN CHỨC BỘ TRƯỞNG BỘ LAO ĐỘNG-BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ-TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THỐNG KÊ Kính gửi -Các Bộ, các Tổng cục, các ngành T.W -Uỷ ban hành chính khu, thành, tỉnh -Các Chi CụcThống kê khu, thành, tỉnh -Các Sở, Ty, Phòng Lao động Hiện nay tình hình mẫu sổ sách để quản lý công nhân, viên chức trong các xí nghiệp chưa được thống nhất, mỗi ngành, mỗi địa phương hướng dẫn các cơ sở tiến hành theo một biểu mẫu, một hình thức sổ sách riêng. Do đó đã gây khó khăn cho cơ sở và số liệu thống kê cung cấp lên trên cũng không được đầy đủ, chính xác, ảnh hưởng đến công tác nghiên cứu, chỉ đạo chung. Để có một mẫu sổ theo dõi thống nhất, đơn giản, giúp cho các xí nghiệp tiến hành quản lý công nhân, viên chức được tốt, Liên Bộ ban hành mẫu số danh sách công nhân, viên chức dưới đây áp dụng cho các xí nghiệp thuộc khu vực sản xuất của Nhà nước (bao gồm quốc doanh và công tư hợp doanh). I. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU - Phục vụ cho các ngành, các xí nghiệp nắm vững được tình hình công nhân, viên chức nhằm sử dụng hợp lý sức lao động, đẩy mạnh sản xuất: - Làm cơ sở để phục vụ cho việc thi hành các chính sách, các chế độ và cung cấp tình hình để cấp trên nghiên cứu chỉ đạo được thống nhất, đưa công tác sử dụng nhân lực vào kế hoạch. II. NỘI DUNG QUYỂN DANH SÁCH CÔNG NHÂN, VIÊN CHỨC Quyển danh sách công nhân, viên chức gồm có 23 cột để ghi các chỉ tiêu cần thiết. Trường hợp xí nghiệp cần theo dõi thêm điểm gì thì có thể ghi bổ sung vào cột cước chú hoặc ghi thêm cột khác nhưng không được bỏ bớt các cột đã có trong quyển danh sách. III. PHẠM VI SỬ DỤNG VÀ ĐỐI TƯỢNG GHI CHÉP VÀO QUYỂN DANH SÁCH CÔNG NHÂN, VIÊN CHỨC 1. Phạm vi sử dụng quyển danh sách: Quyển danh sách công nhân, viên chức áp dụng chung trong phạm vi các xí nghiệp cơ sở thuộc các ngành kinh tế quốc dân trong khu vực sản xuất vật chất của Nhà nước, kể cả xí nghiệp Trung ương, xí nghiệp địa phương, xí nghiệp công tư hợp doanh và sẽ dùng thay thế các sổ sách theo dõi thống kê về nhân sự của xí nghiệp từ trước tới nay. Đối với các cơ quan quản lý (Ty, Cục...) mặc dầu được hạch toán chung với đơn vị cơ sở cũng chưa áp dụng quyển danh sách này. 2. Đối tượng ghi chép vào quyển danh sách: Đối tượng ghi chép vào quyển danh sách công nhân, viên chức là những người có sổ lao động, lý lịch hay phiếu cá nhân làm việc thường xuyên tại xí nghiệp, không kể ở cương vị công tác nào (cán bộ, nhân viên quản lý, cán bộ, nhân viên kỹ thuật, nhân viên phúc lợi xã hội, công nhân, lao động...) Những người trong lực lượng thường xuyên chưa có sở lao động, lý lịch hay phiếu cá nhân thì sau khi kê khai xong sổ lao động, lý lịch hay phiếu cá nhân, xí nghiệp mới ghi vào quyển danh sách. Đối với những người làm việc tạm thời (hợp đồng, công nhật, phụ động...) không có sổ lao động, lý lịch hay phiếu cá nhân thì không ghi vào quyển danh sách công nhân, viên chức, xí nghiệp có thể lập thành danh sách đơn giản riêng để quản lý. IV. NHIỆM VỤ CỦA CÁC BỘ, UỶ BAN HÀNH CHÍNH KHU, THÀNH PHỐ, TỈNH VÀ CÁC XÍ NGHIỆP TRONG VIỆC LẬP QUYỂN DANH SÁCH CÔNG NHÂN, VIÊN CHỨC Các Bộ, các Tổng Cục, các ngành chủ quản trực tiếp chỉ đạo hướng dẫn các xí nghiệp thuộc ngành mình trong việc lập sổ danh sách công nhân, viên chức. Tùy theo tình hình tổ chức của mỗi Bộ mà phân công Vụ Lao động tiền lương hay Vụ Tổ chức cán bộ chịu trách nhiệm chỉ đạo công tác này. Các Vụ khác có nhiệm vụ kết hợp công tác với Vụ đó để tiến hành được kết quả. Uỷ ban hành chính khu, thành phố, tỉnh và khu vực Vĩnh linh có trách nhiệm lãnh đạo việc lập sổ danh sách công nhân viên chức trong địa phương mình. Các Chi Cục Thống kê và các sở, ty, Phòng lao động giúp đỡ Uỷ ban hành chính địa phương hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các xí nghiệp ghi chép và quản lý quyển danh sách công nhân, viên chức. Đơn vị có trách nhiệm quản lý quyển danh sách công nhân, viên chức là đơn vị trực tiếp quản lý sổ lao động, lý lịch hay phiếu cá nhân, có quyền chứng thực việc kê khai của người lao động. Tuỳ theo tình hình tổ chức cụ thể của đơn vị đó mà phân công Phòng lao động tiền lương, Phòng Tổ chức cán bộ hay Phòng Thống kê nhân sự chịu trách nhiệm trực tiếp phụ trách ghi chép, theo dõi và quản lý quyển danh sách công nhân, viên chức. Các phòng khác có nhiệm vụ kết hợp chặt chẽ với Phòng ghi danh sách để cung cấp tình hình và số liệu khi cần thiết. Người được đơn vị giao cho chuyên trách giữ quyển danh sách công nhân, viên chức phải là người cẩn thận, phẩm chất chính trị tốt, có nhiệm vụ: - Bảo quản quyển danh sách công nhân viên chức và ghi chép theo sự hướng dẫn của Bộ chủ quản; - Bảo quản sổ lao động, lý lịch và phiếu cá nhân của công nhân, viên chức; - Liên hệ chặt chẽ với các Bộ môn giúp việc xí nghiệp để theo dõi, và kịp thời ghi bổ sung tình hình biến động của công nhân, viên chức; - Hàng quý, hàng năm báo cáo tổng hợp tình hình biến chuyển của công nhân, viên chức với Thủ trưởng xí nghiệp và với Bộ chủ quản; - Cung cấp số liệu thống kê cho các bộ môn trong xí nghiệp khi cần, để nghiên cứu hoặc báo cáo lên trên; - Cung cấp số liệu thống kê cho các cơ quan khác khi có sự quyết định của Thủ trưởng xí nghiệp; - Khi thay đổi công tác phải bàn giao cụ thể tình hình ghi chép với người mới, có Thủ trưởng xí nghiệp chứng thực ký tên, đóng dấu và sau khi bàn giao vẫn phải chịu trách nhiệm về nội dung ghi chép trong thời gian giữ sổ. V. THỜI GIAN THỰC HIỆN Để đảm bảo nguyên tắc thống nhất, các đơn vị trong phạm vi quy định bắt đầu dùng quyển danh sách công nhân, viên chức kể từ ngày ban hành thông tư này. Liên Bộ rất mong các Bộ, các Tổng Cục, các ngành, các địa phương, các xí nghiệp nghiên cứu kỹ, đặt kế hoạch cụ thể để thi hành thu nhiều kết quả. Trong khi thực hiện, nếu có gặp khó khăn, các ngành, các địa phương phản ánh về Bộ Lao động để Bộ Lao động kịp thời trao đổi với Liên Bộ giải quyết (Kèm theo bản phụ lục hướng dẫn nguyên tắc và nội dung ghi chép quyển danh sách công nhân, viên chức). Đặng Thi (Đã ký) Nguyễn Văn Tạo (Đã ký) Lê Tất Đắc (Đã ký) BẢN PHỤ LỤC HƯỚNG DẪN NGUYÊN TẮC VÀ NỘI DUNG GHI CHÉP QUYỂN DANH SÁCH CÔNG NHÂN, VIÊN CHỨC I. PHẦN GIẢI THÍCH THÊM 1.Thế nào là lực lượng thường xuyên: Lực lượng thường xuyên là những người làm việc thường xuyên, liên tục trong xí nghiệp. Những người đã làm thường xuyên, liên tục trong các dây chuyền sản xuất hay là có quan hệ đến các dây chuyền sản xuất hoặc phụ trách các công tác khác chủ yếu trong xí nghiệp, không kể là công nhân kỹ thuật, lao động phổ thông, nhân viên hành chính quản trị, đều là lực lượng thường xuyên. 2. Đối tượng cụ thể trong từng loại chức danh: a. Cán bộ, nhân viên quản lý: Chánh; Phó giám đốc, Chánh, phó quản đốc, Trưởng, Phó phòng nghiệp vụ, hành chính văn thư, kế toán, đánh máy, in ronéo, điện thoại, liên lạc, gác cổng, bảo vệ, thủ quỹ, thủ kho, quản lý, tiếp liệu, cảnh vệ, chữa cháy... b. Cán bộ, nhân viên kỹ thuật: Cán bộ kỹ thuật cao cấp, trung cấp, nhân viên giúp việc kỹ thuật, kể cả những người là nhân viên kỹ thuật hưởng lương theo thang lương kỹ thuật. c. Công nhân: 1. Công nhân có nghề: là người có một trình độ kỹ thuật nhất định và phải qua một thời gian học nghề nhất định (học trong các lớp đào tạo, hoặc trong thực tế công tác). Những người này thường gọi là công nhân kỹ thuật, công nhân lành nghề hoặc công nhân chuyên nghiệp như: mộc, nề, rèn, phay, tiện, nguội v.v.... 2. Công nhân không nghề : là người làm lao động phổ thông lao động giản đơn không có kỹ thuật như: lao động tạp vụ, gánh đất, gánh đá... d. Nhân viên phúc lợi xã hội: Cấp dưỡng, tiếp phẩm, giữ trẻ, y tá... II. PHẦN HƯỚNG DẪN VỀ NGUYÊN TẮC GHI CHÉP QUYỂN DANH SÁCH Căn cứ vào nội dung người lao động đã kê khai trong sổ lao động, lý lịch hay phiếu cá nhân, xí nghiệp ghi tóm tắt, đầy đủ vào các cột theo mẫu quyển danh sách nhằm đảm bảo tính chất thống nhất, chính xác để nắm được tình hình khi cần nghiên cứu. Mỗi sổ lao động, lý lịch hay phiếu cá nhân đều viết theo hàng ngang vào quyển danh sách. Chiều dài mỗi cột phải chứa đủ để ghi chép theo nội dung mỗi cột, có thể dài khoảng từ 3 đến 5 phân (0m030 đến 0m050). Sau này mỗi khi ghi bổ sung hoặc thay đổi điểm gì trong sổ lao động, lý lịch hay phiếu cá nhân, xí nghiệp cũng ghi thêm vào quyển danh sách. Để thuận tiện cho việc quản lý, tra cứu xí nghiệp tiến hành ghi vào quyển danh sách lần lượt theo từng loại chức danh trong mỗi bộ phận công tác (trực tiếp sản xuất và gián tiếp sản xuất). Lực lượng gián tiếp sản xuất ghi trước. Cụ thể: ghi thứ tự cán bộ, nhân viên quản lý, cán bộ, nhân viên kỹ thuật, nhân viên phúc lợi xã hội rồi mới ghi đến công nhân và lao động. Công nhân ghi theo từng loại thợ chuyên môn, mỗi loại thợ có thể ghi thứ tự theo ABC. Trường hợp người lao động chưa được phân công dứt khoát, còn làm tạm thời ở một bộ phận công tác nào thì chưa ghi vào quyển danh sách, chờ khi có quyết định của xí nghiệp rồi mới ghi. Trường hợp có sự thay đổi nơi làm việc và nghề nghiệp người lao động trong phạm vi xí nghiệp thì không phải xoá tên để ghi theo bộ phận công tác mới mà chỉ ghi rõ ngày tháng thuyên chuyển sang bộ phận công tác nào, ở cột cước chú. Sau khi ghi xong các loại chức danh trong mỗi bộ phận công tác (trực tiếp sản xuất và gián tiếp sản xuất) vào quyển danh sách, cần để chừa số trang giấy để tiếp tục ghi những người được bổ sung thêm do kê khai sổ lao động, lý lịch, phiếu cá nhân hay do yêu cầu phát triển sản xuất phải tăng thêm người. Số trang để chừa nên tính cho vừa phải. Khi bổ sung sẽ không ghi được theo thứ tự từng loại chức danh hoặc hết thợ nghề này mới tiếp đến thợ nghề khác như khi mới lập sổ danh sách, mà bổ sung người nào thì ghi ngay người ấy, theo từng bộ phận công tác. Đối với đơn vị có những tổ chức hoạt động theo ngành kinh tế khác nhau như có bộ phận sản xuất nông nghiệp, có bộ phận chế biến, sửa chữa máy móc, có bộ phận thương nghiệp bán hàng ăn uống, thì ghi danh sách theo tổ chức từng ngành kinh tế riêng, không nên ghi tổng hợp cả đơn vị để khỏi lẫn lộn. Trong mỗi tổ chức từng ngành kinh tế cũng ghi chép lần lượt vào quyển danh sách từng loại chức danh (ghi thứ tự cán bộ, nhân viên quản lý, cán bộ, nhân viên kỹ thuật, nhân viên phúc lợi xã hội trước rồi mới ghi đến công nhân, lao động). Đối với các nhà máy lớn, nhiều người thi có thể mỗi phân xưởng ghi riêng một quyển danh sách hoặc có nhiều quyển. Cách sắp xếp cũng theo nguyên tắc trên để ghi chép. Đối với đơn vị mà tính chất công tác biến động luôn như các công trường thuộc ngành kiến trúc, lâm nghiệp... các cửa hàng thuộc ngành thương nghiệp các đội công tác thuộc ngành giao thông, địa chất v.v... thì quyển danh sách này, do các Công ty ghi chép và quản lý. Khi có sự thay đổi nơi làm việc và nghề nghiệp người lao động từ đơn vị này sang đơn vị khác trong phạm vi Công ty thì không phải xoá tên để ghi theo đơn vị mới, mà chỉ ghi rõ ngày tháng thuyên chuyển sang đơn vị nào, ở cột cước chú trong quyển danh sách. Trường hợp người lao động chuyển công tác khỏi phạm vi Công ty quản lý, thì sẽ xóa tên trong quyển danh sách bằng mực đỏ (theo nguyên tắc quy định). III. PHẦN HƯỚNG DẪN VỀ NỘI DUNG GHI CHÉP QUYỂN DANH SÁCH A. CÁCH GHI Ở NGOÀI BÌA QUYỂN DANH SÁCH: 1. Tên đơn vị: Là đơn vị hiện nay quản lý sổ lao động, lý lịch hay phiếu cá nhân của người lao động. Ghi theo tên thường gọi Ví dụ: - Xí nghiệp sửa chữa đầu máy Gia Lâm; - Nông trường trồng lúa Sao vàng; - Công ty Kiến trúc Nam Hà Nội. 2. Địa chỉ: là nơi xí nghiệp sản xuất. Ghi theo tên huyện, thị xã, tỉnh hoặc tên quận (hay khu phố) thành phố. Không ghi tên thôn, xã hay số nhà, tên phố. 3. Tên Bộ hoặc ngành quản lý: Ghi theo tên Bộ chủ quản, ngành chủ quản trực tiếp quản lý. Ví dụ: Bộ Công nghiệp nặng, Bộ Kiến trúc, Bộ Nội thương. Ty Công nghiệp, Ty Kiến trúc, Ty Thương nghiệp. 4. Ngày chính thức khởi công xây dựng và ngày chính thức khách thành hay sản xuất: Cần sưu tầm đầy đủ ngày tháng năm, ghi theo ngày chính thức khởi công xây dựng và chính thức khánh thành hay sản xuất, không ghi theo thời gian chuẩn bị xây dựng hay sản xuất thử. Đối với xí nghiệp tiếp quản hoặc khôi phục thì không ghi ngày khánh thành, chỉ ghi ngày khôi phục bắt đầu sản xuất. B. CÁCH GHI Ở BÊN TRONG QUYỂN DANH SÁCH: Trên mỗi danh sách những người trong mỗi loại chức danh thì ghi tên loại chức danh đó lên đầu trang. Ví dụ : - Cán bộ quản lý - Nhân viên phục vụ - Cán bộ kỹ thuật - Công nhân - Nhân viên hành chính - lao động. Cột 1. Số thứ tự: Chỉ ghi số thứ tự danh sách theo hai loại bộ phận công tác hành chính: (cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, nhân viên hành chính, nhân viên phục vụ) và sản xuất: (công nhân, lao động) không ghi sổ thứ tự theo từng loại chức danh. Bộ phận công tác hành chính ghi trước. Bắt đầu danh sách bộ phận công tác sản xuất, số thứ tự lại bắt đầu từ số 1. Sau mỗi bộ phận có chừa khoảng cách để tiện ghi bổ sung tiếp thêm. Số thứ tự danh sách từng bộ phận phải ghi liên tục không bỏ cách quãng, sau này khi cần biết số lượng chỉ cần lấy số thứ tự cuối cùng trừ số hàng đã xoá tên (bằng mực đỏ) sẽ biết được số người hiện có trong từng bộ phận công tác hành chính và sản xuất. Cột 2. Số hiệu, ngày cấp sổ lao động, lý lịch và giấy chứng minh: Số hiệu và ngày cấp sổ lao động ghi ở trên, số hiệu và ngày cấp giấy chứng minh ghi ở dưới và ghi Ty, Sở Công an địa phương cấp sau số hiệu chứng minh thư. Ngày cấp sổ lao động ghi theo ngày tháng năm do cơ quan Lao động địa phương cấp (ở phía dưới trang cuối cùng quyển sổ lao động) không ghi theo ngày tháng năm của đơn vị chứng thực. Ví dụ cách ghi: - Sổ lao động : HN 02742 30/3/1961 - Giấy chứng minh : 07853 19/8/1959 CA Hà Nội. Đối với người có lý lịch cũng ghi sổ và ngày cấp sổ lý lịch và giấy chứng minh như cách ghi của người có sổ lao động. Cột 3 - Họ và tên, nam nữ, ngày sinh, dân tộc, tôn giáo, quê quán và chỗ ở hiện tại: Trong cột này có nhiều mục nên sẽ ghi thứ tự từ trên xuống dưới như sau: - Họ và tên: ghi chữ to (để dễ thấy) nếu cần ghi thêm tên thường gọi hay biệt hiệu kề dưới thì ghi chữ thường; - Nam hay nữ: ghi rõ thành cả chữ không ghi tắt, ghi cùng dòng với họ và tên và đóng ngoặc đơn. Ví dụ: (nam) hay (nữ). - Ngày tháng năm sinh: ghi đủ ngày tháng năm bằng chữ số như: sinh ngày 15/2/1929. - Dân tộc và tôn giáo: ghi rõ người thuộc các dân tộc như: Kinh, Mán, Thổ v.v... không thi chung là dân tộc Việt Nam. Người ngoại kiều cũng ghi rõ như: Hoa kiều, Ấn kiều, Pháp kiều... Tôn giáo: ghi Thiên chúa giáo, Phật giáo, Tin lành, Cao đài, Hòa - hảo (nếu có). Người không theo đạo nào thì ghi: không đạo. - Quê quán và chỗ ở hiện tại: ghi quê quán ở trên, chỗ ở, hiện tại ở dưới. Người ở trong tập thể không phải ghi chỗ ở hiện tại. Người ở ngoài tập thể nếu cần thiết thì sẽ ghi (kể cả trường hợp thay đổi chỗ ở). Ví dụ cách ghi cột 3: - Nguyễn Văn Nghiên (nam) - Sinh ngày 10/9/1930 - Kinh, Thiên chúa giáo - Xã Yên Mỹ, huyện Ý Yên, Nam Định - 39 Bà Triệu Hà Nội. Cột 4 - Thành phần gia đình và thành phần bản thân: Ghi rõ thành phần giai cấp của gia đình và của bản thân khi xuất thân như công nhân, dân nghèo thành thị, tiểu thương, bần nông, địa chủ... Thành phần gia đình (cha, mẹ hoặc người nuôi dưỡng từ lúc nhỏ coi như cha mẹ) ghi khi trưởng thành bắt đầu đi làm việc để sinh sống, không phải khai thành phần gia đình hiện nay. Trường hợp thoát ly khỏi gia đình từ trước cách mạng tháng 8/1945 lúc đó chưa rõ thành phần gia đình thì căn cứ vào tiêu chuẩn quy định thành phần hiện nay mà xác định. Nếu cha mẹ chết quá lâu, không biết rõ thành phần thì ghi cụ thể nghề nghiệp trước cha mẹ làm như: buôn bán, làm ruộng, làm thuê, công chức v.v... Chú ý: Thành phần gia đình, không ghi thành phần vợ hoặc chồng. Thành phần bản thân không ghi thành phần hiện nay mà ghi thành phần khi xuất thân khỏi gia đình đi làm ăn sinh sống. Thành phần gia đình ghi ở trên, thành phần bản thân ghi ở dưới. Ví dụ: - Gia đình: dân nghèo thành thị - Bản thân: công nhân Cột 5 - Số người trong gia đình bản thân trực tiếp nuôi: Không kể những người trong gia đình đã sinh sống độc lập như cha, mẹ, con cái có nghề nghiệp, gia đình ăn, ở riêng, không thường xuyên nhờ vả để sinh sống. Tổng số người trong gia đình bản thân trực tiếp nuôi được tách riêng và ghi tiếp ở dưới số người dưới 18 tuổi. Hàng năm tuổi của mọi người thay đổi và số người dưới 18 tuổi cũng như tổng số người trong gia đình cũng thay đổi nên hàng năm sẽ ghi bổ sung. Khi ghi chú ý ghi rõ ngày tháng năm để tiện theo dõi. Ví dụ: 30-12-1956 - tổng số: 6 - dưới 18: 2 30-12-1957 - tổng số: 7 - dưới 18: 3 Cột 6 - Ngày vào Đảng Lao động Việt Nam, ngày vào Đoàn Thanh niên Lao động, Công đoàn: Thêm cột này để kết hợp với yêu cầu, quản lý sổ lý lịch. Cột này ghi theo thứ tự: ngày tháng được kết nạp vào Đảng Lao động Việt Nam, ngày tháng được tuyên bố chính thức, ghi công tác Đảng cao nhất đã qua, ghi thành chữ như: khu uỷ viên, thành ủy viên, tỉnh uỷ viên, đảng ủy viên sư đoàn, đảng uỷ viên trung đoàn, đảng uỷ viên tiểu đoàn, huyện ủy viên, liên chi cơ quan, đảng ủy viên xí nghiệp, cơ quan, chi ủy, đảng viên. Chú ý: Chỉ ghi Đảng lao động Việt Nam, các đẳng phái khác không ghi. Ví dụ: - Vào Đảng: 26-12-1948 - Chính thức: 1-1-1950 Huyện ủy viên. Đối với người có sổ lao động và người chưa tham gia Đảng thì ghi rõ ngày tháng vào Công đoàn vào Thanh niên Lao động (hoặc đã vào Đoàn Thanh niên Cứu quốc trước kia) ghi rõ cả chức vụ cao nhất đã qua. Ví dụ: Vào Công đoàn : 26-1-1953 Chức vụ: chấp hành Công đoàn tỉnh. Quá trình làm việc từ trước tới nay. Cột 7 - Dưới chế độ cũ: a. Tổng số năm, tháng đã làm việc trong quân đội, cơ quan Nhà nước và các xí nghiệp thời đế quốc phong kiến: Thời gian ghi ở đây bao gồm tổng số cả 3 thời gian: làm trong quân đội, làm trong chính quyền, làm trong xí nghiệp thuộc Nhà nước đế quốc, phong kiến quản lý, không kể thời gian làm cho tư nhân. Thời gian ghi theo đơn vị tháng như 1 năm rưỡi ghi 18 tháng v.v... Ví dụ: tổng số: 18 tháng. b. Chức vụ cao nhất đã làm trong quân đội, cơ quan Nhà nước và các xí nghiệp thời đế quốc phong kiến: Ghi tách riêng chức vụ cao nhất trong quân đội, chức vụ cao nhất trong chính quyền, chức vụ cao nhất trong xí nghiệp thuộc Nhà nước đế quốc, phong kiến quản lý. Nếu tham gia cả ba, ghi chức vụ cao nhất cả 3 loại. Ghi rõ thời gian làm từng loại chức vụ. Ví dụ: - 5 tháng đội khố đỏ. - 6 tháng quận trưởng - 7 tháng đốc công nhà máy. Đối với người có sổ lao động căn cứ vào mục "quá trình làm việc trước khi cấp sổ" ở trong quyển sổ lao động, đối với người không có sổ lao động căn cứ vào lý lịch để tổng hợp và ghi vào cột này. Chú ý: Trong cột 7 có 2 mục nhỏ a và b nên khi ghi phải tuần tự từ trên xuống theo a, b cho khỏi lẫn lộn. Cột 8 - Dưới chế độ mới: - Tổng số năm tháng đã làm tạm thời cho Nhà nước Việt nam dân chủ cộng hòa: Thời gian ghi ở cột này bao gồm tổng số các thời gian làm việc tạm thời chưa được tuyển dụng chính thức ở xí nghiệp, ở cơ quan, ở công trường... thuộc Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa, quản lý, kể cả các cơ sở thuộc Trung ương và địa phương, không kể thời gian được huy động làm nghĩa vụ dân công hoặc làm công nhật tự do. Những thời gian làm tạm thời theo mùa, theo hợp đồng, làm không liên tục cũng được tính gộp lại để ghi (ghi theo đơn vị tháng). Ví dụ : làm tạm thời 1 năm ghi: tạm thời : 12 tháng - Ngày tháng được tuyển dụng chính thức làm cho Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa: Nếu thời gian làm liên tục từ trong kháng chiến đến nay thì ngày được tuyển dụng chính thức ghi theo tháng, năm thoát ly gia đình tham gia kháng chiến đã ở trong quân đội, cơ quan hay xí nghiệp của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa. Trường hợp làm không liên tục, bị gián đoạn, giải ngũ thôi công tác thì ngày được tuyển dụng chính thức ghi theo ngày được tái tuyển gần nhất. Nếu là nhân viên lưu dụng, công nhân tiếp quản ghi theo tháng năm được Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa quản lý. Nếu thời gian tuyển dụng sau hòa bình ghi theo ngày tháng năm được chính thức tuyển dụng. Cuối cùng cần ghi chú thêm chữ "kháng chiến" nếu là người có tham gia công tác trước ngày hòa bình, chữ "lưu dụng" hay "tiếp quản" nếu là viên chức của chế độ cũ được lưu lại công tác hoặc công nhân trong xí nghiệp đế quốc được Chính phủ ta tiếp quản sau ngày hòa bình. Ví dụ: tuyển dụng: 15-6-1949 "kháng chiến" - Chức vụ cao nhất đã qua trong quân đội, các xí nghiệp và cơ quan Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa: Trước khi cấp phát sổ lao động, ghi tách riêng chức vụ cao nhất đã qua trong quân đội (ghi rõ cả cấp quân hàm) chức vụ cao nhất trong chính quyền, chức vụ cao nhất trong xí nghiệp do Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa quản lý. Nếu đã tham ******pho to thiếu VIỆT NAM DÂN CHỦ CỘNG HÒA Độc lập - Tự do - Hạnh phúc DANH SÁCH CÔNG NHÂN, VIÊN CHỨC Tên đơn vị........................................................................................................ Địa chỉ.............................................................................................................. Tên Bộ hoặc ngành quản lý.............................................................................. Ngày chính thức khởi công xây dựng: ngày tháng năm 196 Ngày chính thức khánh thành hay sản xuất: ngày tháng năm 196 Quyển sổ....................... Từ năm........................... Đến năm........................ QUY TẮC BẢO QUẢN SỔ DANH SÁCH CÔNG NHÂN, VIÊN CHỨC 1. Sổ danh sách công nhân, viên chức này do cán bộ phụ trách tổ chức nhân sự hoặc cán bộ lao động tiền lương được đơn vị giao trách nhiệm giữ. Người giữ sổ phải là người cẩn thận, phẩm chất chính trị tốt. 2. Người giữ sổ phải có trách nhiệm bảo vệ sổ, không để thất lạc. Sau khi sử dụng không bỏ bừa bãi, phải cho vào tủ hoặc hòm, ngăn kéo bàn, có khóa. 3. Người giữ sổ (hoặc người trước đây đã được giao cho giữ sổ) không được tiết lộ những tài liệu ghi trong sổ, không được cho người khác mượn xem, nếu không có quyết định của thủ trưởng đơn vị. 4. Người giữ sổ phải giữ gìn sổ sạch sẽ, không được tự ý tẩy xoá, sửa chữa, không xé giấy trong sổ làm việc khác. Ghi sổ phải rõ ràng và bằng thứ mực tốt. 5. Mỗi khi có công nhân, viên chức bổ sung thêm do cấp phát sổ lao động, do ở nơi khác đến... người giữ sổ phải tiến hành ghi vào sổ, sau khi được Thủ trưởng đơn vị đồng ý, cho ghi. - Đối với những vấn đề cần phải bổ sung như: con cái, bậc lương, trình độ văn hóa... phải có sự xác nhận của đơn vị, trước khi ghi vào sổ. Hàng năm người giữ sổ phải kiểm tra một lần và bổ sung theo những quyết định mới, những thay đổi trong năm của từng người lao động chưa được ghi đầy đủ.