1681/QĐ-UBND

Quyết định 1681/QĐ-UBND năm 2013 về họp trực tuyến và quản lý, vận hành, sử dụng Hệ thống giao ban điện tử tỉnh Đắk Nông ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK NÔNG -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------- Số: 1681/QĐ-UBND Đắk Nông, ngày 25 tháng 10 năm 2013 QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH HỌP TRỰC TUYẾN VÀ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG HỆ THỐNG GIAO BAN ĐIỆN TỬ TỈNH ĐẮK NÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK NÔNG Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006; Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động Nhà nước; Căn cứ Quyết định số 119/QĐ-UBND ngày 25 tháng 01 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Nông về việc ban hành Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan nhà nước tỉnh Đắk Nông giai đoạn 2011 - 2015; Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 43/TTr-STTTT ngày 07 tháng 8 năm 2013, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định họp trực tuyến và quản lý, vận hành, sử dụng Hệ thống giao ban điện tử tỉnh Đắk Nông. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc các Sở, Ban, Ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã; Giám đốc Công ty Viễn thông Đắk Nông; Giám đốc Công ty Điện lực Đắk Nông và Thủ trưởng các cơ quan đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Như Điều 2; - CT, các PCT UBND tỉnh; - Lãnh đạo VP UBND tỉnh; - Các Phòng chuyên môn VPUBND tỉnh; - Lưu: VT, KHTH,CNXD(H).. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Nguyễn Bốn QUY ĐỊNH VỀ VIỆC HỌP TRỰC TUYẾN VÀ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG HỆ THỐNG GIAO BAN ĐIỆN TỬ TỈNH ĐẮK NÔNG (Ban hành kèm theo Quyết định số: 1681/QĐ-UBND ngày 25 /10/2013 của UBND tỉnh Đắk Nông) Chương 1. QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng 1. Quy định này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống giao ban điện tử tỉnh Đắk Nông. 2. Quy định này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống giao ban điện tử của tỉnh để tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo… trực tuyến trong và ngoài tỉnh và các đơn vị có liên quan. 3.Quy định các cuộc họp tổ chức theo hình thức giao ban điện tử; Quy định việc tổ chức giao ban điện tử. Điều 2. Giải thích từ ngữ 1. Đơn vị chủ trì cuộc họp là đơn vị đề xuất thời gian họp, chuẩn bị các nội dung họp và tổ chức cuộc họp. 2. Đơn vị quản lý, sử dụng phòng họp trực tuyến là đơn vị được đầu tư trang thiết bị hệ thống giao ban điện tử. 3. Điểm cầu chủ tọa là điểm cầu chính do đơn vị chủ trì cuộc họp sử dụng để tổ chức, điều hành phiên họp trực tuyến. 4. Cán bộ kỹ thuật là cán bộ phụ trách kỹ thuật tại điểm cầu chủ tọa và cán bộ kỹ thuật của Công ty Viễn thông Đắk Nông có trách nhiệm phối hợp vận hành, điều khiển kỹ thuật của hệ thống để chủ tọa phiên họp điều hành hội nghị thông suốt. 5. Cán bộ kỹ thuật đầu mối là cán bộ được giao nhiệm vụ vận hành hệ thống giao ban điện tử tại các điểm cầu nhánh. Điều 3. Mục đích sử dụng hệ thống giao ban điện tử 1. Sử dụng hệ thống giao ban điện tử nhằm tin học hóa các cuộc họp trong tỉnh, phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan Đảng, cơ quan quản lý nhà nước của tỉnh, đảm bảo hiệu quả, nhanh chóng, tiết kiệm và bảo mật thông tin. 2. Hệ thống giao ban điện tử được sử dụng vào việc tổ chức họp trực tuyến giữa: a) UBND tỉnh họp với UBND các huyện, thị xã; b) Các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh (các Sở, Ban, ngành) với đơn vị cấp huyện (phòng chuyên môn thuộc UBND các huyện, thị xã) theo ngành dọc; c) Các cuộc họp trực tuyến khác giữa các điểm cầu trong hệ thống (họp trực tuyến của 02 hay nhiều cơ quan, đơn vị) . Điều 4. Thành phần Hệ thống giao ban điện tử 1. Hệ thống giao ban điện tử bao gồm 01 hệ thống điều khiển đa điểm (MCU) đặt tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và 07 điểm cầu nhánh đặt tại Văn phòng HĐND và UBND các huyện gắn với hệ thống các phòng họp đảm bảo tiêu chuẩn, được kết nối thông qua mạng cáp quang chuyên dùng của tỉnh. 2. Hệ thống giao ban điện tử hoạt động trên nền tảng IP (Internet Protocol) riêng, có dải địa chỉ và tham số thiết lập mạng do Sở Thông tin và Truyền thông và Công ty Viễn thông Đắk Nông cung cấp để đảm bảo sự thống nhất chung trong quá trình quản lý, vận hành, sử dụng trên toàn hệ thống. 3. Số lượng điểm cầu có thể được mở rộng thêm tùy thuộc vào năng lực thiết bị điều khiển đa điểm (MCU), do đó khi có đầu tư, mở rộng điểm cầu của hệ thống giao ban điện tử, phải có ý kiến tham gia của Sở Thông tin và Truyền thông và sự đồng ý bằng văn bản của UBND tỉnh trên cơ sở đảm bảo hoạt động của toàn bộ hệ thống trước, trong và sau khi kết nối. Chương 2. QUY ĐỊNH HỌP TRỰC TUYẾN Điều 5. Các cuộc họp trực tuyến 1. Họp các tháng trong năm (tháng 1,2,4,5,7,8,10,11), Chủ tịch UBND tỉnh tổ chức họp với các Phó Chủ tịch UBND tỉnh và Thủ trưởng các đơn vị có liên quan, UBND các huyện, thị xã, để đánh giá tình hình kinh tế - xã hội, quốc phòng an ninh tháng trước và nhiệm vụ trọng tâm tháng tiếp theo. 2. Họp Ban an toàn giao thông tỉnh; 3. Họp Ban chỉ đạo phòng chống lụt bão; 4. Họp chuyên môn để trao đổi, thảo luận những vấn đề vướng mắc thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án. 5. Họp với Chính phủ, các Bộ ngành Trung ương về tình hình kinh tế xã hội và chuyên ngành của từng lĩnh vực. 6. Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác để quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội thuộc ngành, lĩnh vực quản lý được phân công; 7. Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề các Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện. Điều 6. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp 1. Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân công; cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc của cấp dưới; cấp dưới không đẩy công việc của mình cho cấp trên giải quyết. 2. Đối với những văn bản quy định chủ trương, chính sách lớn, quan trọng, những nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách về phát triển kinh tế - xã hội, khi cần thiết có thể tổ chức cuộc họp để quán triệt, tập huấn, nhằm thống nhất nhận thức và hành động trong triển khai thực hiện. 3. Giải quyết những công việc đột xuất trong tình hình có thiên tai, địch họa hoặc tình trạng khẩn cấp. Điều 7. Chuẩn bị nội dung các cuộc họp 1. Các cơ quan, đơn vị được phân công chuẩn bị nội dung các cuộc họp phải chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ, chu đáo, đúng yêu cầu về nội dung, số lượng và thời gian quy định về việc gửi văn bản. 2. Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến phải được chuẩn bị đầy đủ trước bằng văn bản và gửi cho các đơn vị liên quan qua hộp thư công vụ hoặc qua cổng thông tin điện tử trong tỉnh, các đơn vị tải về và phân phát tại cuộc họp tại điểm cầu của đơn vị mình. 3. Giấy mời họp phải được gửi trước ngày họp ít nhất là 03 ngày làm việc kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất. Điều 8. Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp 1. Tuỳ theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người triệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp cho phù hợp, đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả. 2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được mời họp phải cử người tham dự cuộc họp đúng thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp. 3. Trường hợp người được mời là Thủ trưởng cơ quan, đơn vị không thể tham dự cuộc họp, thì có thể uỷ quyền cho cấp dưới đi thay, nhưng phải báo cáo trước cho người chủ trì cuộc họp để có sự đồng ý hoặc cho phép. Điều 9. Những yêu cầu về tiến hành cuộc họp 1. Mỗi cuộc họp có thể kết hợp nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức và cách thức tiến hành phù hợp với từng vấn đề và điều kiện, hoàn cảnh cụ thể, để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng và hiệu quả giải quyết công việc. 2. Người chủ trì hoặc người được phân công báo cáo chỉ trình bày tóm tắt nội dung chính, cốt lõi của đề án, dự án, vấn đề được đưa ra cuộc họp, hoặc chỉ nêu những vấn đề còn nhiều ý kiến khác nhau, không trình bày toàn văn nội dung chi tiết cần xử lý tại cuộc họp. 3. Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp phải tập trung vào những vấn đề còn ý kiến khác nhau để đề xuất biện pháp xử lý, khắc phục. Điều 10. Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp 1. Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian và lịch trình của cuộc họp. 2. Xác định thời gian tối đa cho mỗi người trình bày ý kiến tại cuộc họp. 3. Điều khiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra. 4. Có ý kiến kết luận cuộc họp, trước khi kết thúc cuộc họp. 5. Giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ra văn bản thông báo kết quả cuộc họp đến các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan. Điều 11. Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp 1. Nghiên cứu tài liệu, văn bản của cuộc họp trước khi đến dự cuộc họp. 2. Chuẩn bị ý kiến phát biểu tại cuộc họp. 3. Phải đi dự họp đúng thành phần, đến họp đúng giờ và tham dự hết thời gian cuộc họp. Trường hợp vì lý do đột xuất, nếu được sự đồng ý của người chủ trì, người tham dự có thể đến muộn hoặc nghỉ sớm hơn thời gian kết thúc. 4. Khi dự họp, không được làm việc riêng hoặc xử lý công việc không liên quan đến nội dung cuộc họp. Không gọi hoặc nghe điện thoại trong phòng họp. 5. Trình bày ý kiến hoặc tranh luận tại cuộc họp phải ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề cần bàn và không vượt quá thời gian cho phép. 6. Trường hợp được cử đi dự họp thay, thì người dự họp thay phải báo cáo kết quả cuộc họp cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị đã cử đi họp. Điều 12. Trách nhiệm của Văn phòng UBND tỉnh 1. Bố trí, sắp xếp, tổ chức các cuộc họp một cách hợp lý. 2. Đôn đốc các đơn vị, phòng, ban được phân công chuẩn bị các tài liệu, văn bản thuộc nội dung cuộc họp đầy đủ, đúng yêu cầu quy định. 3. Tổ chức ghi biên bản cuộc họp. 4. Thông báo bằng văn bản ý kiến kết luận, chỉ đạo của người chủ trì cuộc họp. 5. Kiểm tra, đôn đốc, nắm tình hình và kết quả thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo tại cuộc họp. Chương 3. QUẢN LÝ HỆ THỐNG GIAO BAN ĐIỆN TỬ Điều 13. Các đơn vị có điểm cầu 1. Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng HĐND và UBND các huyện chịu trách nhiệm quản lý tài sản của Hệ thống giao ban điện tử theo các quy định về quản lý tài sản công hiện hành. 2. Bố trí cán bộ kỹ thuật đã được đào tạo để quản lý, vận hành và sử dụng thiết bị phòng họp giao ban điện tử theo đúng quy trình kỹ thuật, khi có nhu cầu thay đổi cán bộ kỹ thuật thì cơ quan phải kịp thời cử cán bộ thay thế và thông báo với Sở Thông tin và Truyền thông biết để đào tạo vận hành và sử dụng hệ thống. 3. Tuân thủ các quy định về đảm bảo an toàn kỹ thuật, duy tu bảo dưỡng, an toàn phòng chống cháy nổ… của phòng họp giao ban điện tử theo hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông. 4. Hàng năm, tổ chức đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống giao ban điện tử, gửi ý kiến đóng góp hoặc kiến nghị, đề xuất về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp và báo cáo UBND tỉnh. Điều 14. Cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu 1. Có trách nhiệm bảo quản toàn bộ hệ thống thiết bị phục vụ giao ban điện tử tại điểm cầu. 2. Trong quá trình bảo quản, vận hành hệ thống thiết bị giao ban điện tử tại điểm cầu có xảy ra sự cố như: hư hỏng, không vận hành được hệ thống, … thì tham mưu bằng văn bản cho Lãnh đạo đơn vị báo cáo UBND tỉnh thông qua Sở Thông tin và Truyền thông để kịp thời phối hợp, xử lý. Chương 4. VẬN HÀNH HỆ THỐNG GIAO BAN ĐIỆN TỬ Điều 15. Trách nhiệm của cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu chủ tọa 1. Chuẩn bị trước cuộc họp: a) Tiếp nhận thông tin của cán bộ kỹ thuật đầu mối tại các điểm cầu (qua điện thoại, Email, …) để phối hợp điều khiển hệ thống giao ban điện tử đảm bảo chất lượng trước, trong và sau cuộc họp trực tuyến. b) Kiểm tra thiết bị hệ thống, nguồn điện và điện dự phòng, điều chỉnh âm thanh, hình ảnh tại điểm cầu chủ tọa. c) Chủ trì, phối hợp với cán bộ kỹ thuật đầu mối tại các điểm cầu thiết lập các thông số kỹ thuật, kiểm tra kết nối, chất lượng âm thanh, hình ảnh cho hệ thống phục vụ cuộc họp; đồng thời, phối hợp với cán bộ kỹ thuật của Sở Thông tin và Truyền thông, Công ty Viễn thông Đắk Nông để hỗ trợ, xử lý kỹ thuật khi có sự cố xảy ra. d) Thiết lập các vị trí khung hình cần thiết phù hợp với sơ đồ vị trí các thành phần tham dự cuộc họp. 2. Điều khiển hệ thống trong cuộc họp: a) Điều khiển, vận hành toàn bộ hoạt động của hệ thống và điều chỉnh khung hình hiển thị cho phù hợp với từng thời điểm diễn ra trong cuộc họp; chỉ được bật micro khi có yêu cầu phát biểu của chủ trì cuộc họp. b) Chủ trì liên hệ với cán bộ kỹ thuật của Công ty Viễn thông Đắk Nông và cán bộ kỹ thuật đầu mối ở các điểm cầu khi có sự cố về đường truyền, tín hiện âm thanh, hình ảnh để kịp thời khắc phục, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn cuộc họp. c) Gửi các yêu cầu phát biểu tại các điểm cầu cho Chủ trì cuộc họp. d) Trong quá trình diễn ra cuộc họp, thường xuyên liên lạc, thông tin với cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu về hiện trạng hoạt động của mỗi điểm cầu thông qua điện thoại hoặc nhắn tin. 3. Kết thúc cuộc họp: Kiểm tra toàn bộ hệ thống trước khi tắt thiết bị và ngắt nguồn điện cung cấp cho toàn bộ hệ thống. Điều 16. Cán bộ kỹ thuật đầu mối tại các điểm cầu 1. Chuẩn bị trước cuộc họp: a) Kiểm tra thiết bị hệ thống, nguồn điện và điện dự phòng, điều chỉnh âm thanh, hình ảnh tại điểm cầu. b) Phối hợp với cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu chủ tọa thiết lập các thông số kỹ thuật, kiểm tra kết nối, chất lượng âm thanh, hình ảnh của hệ thống tại điểm cầu phục vụ cho cuộc họp. Phối hợp với cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu chủ tọa và cán bộ kỹ thuật của Trung tâm viễn thông gần nhất để hỗ trợ, xử lý kỹ thuật khi có sự cố xảy ra. c) Thiết lập các vị trí khung hình cần thiết phù hợp với sơ đồ vị trí các thành phần tham dự cuộc họp. 2. Điều khiển hệ thống trong cuộc họp: a) Vận hành hệ thống trong toàn bộ quá trình diễn ra cuộc họp, chỉ được bật micro khi có yêu cầu phát biểu của chủ trì cuộc họp. b) Điều chỉnh về các vị trí khung hình khi có đại biểu ở điểm cầu phát biểu. c) Không được tự ý hủy kết nối, kết nối lại, quay số hoặc điều chỉnh tới bất kỳ điểm cầu khác khi chưa có yêu cầu của cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu chủ tọa. d) Khi mất kết nối, phải phối hợp với cán bộ kỹ thuật của Trung tâm Viễn thông tại điểm cầu để khắc phục và thông báo kịp thời cho cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu chủ tọa về nguyên nhân, giải pháp, xác định thời gian khắc phục sự cố; báo cáo chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách để có kế hoạch điều chỉnh nội dung, thời gian cho phù hợp với thực tế. e) Tiếp nhận đăng ký phát biểu tại điểm cầu mình phụ trách, gửi yêu cầu phát biểu cho cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu chủ tọa bằng điện thoại. 3. Kết thúc cuộc họp: Kiểm tra toàn bộ hệ thống trước khi tắt thiết bị và ngắt nguồn điện cung cấp cho toàn bộ hệ thống. Điều 17. Cán bộ kỹ thuật của Sở Thông tin và Truyền thông, Công ty Viễn thông Đắk Nông và các Trung tâm viễn thông các huyện, thị xã: 1. Cán bộ kỹ thuật của Công ty Viễn thông Đắk Nông và các Trung tâm viễn thông huyện phải hỗ trợ, phối hợp với cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu để kiểm tra kết nối của đường truyền, thiết lập các thông số kỹ thuật, chất lượng âm thanh, hình ảnh của hệ thống tại điểm cầu mà mình được phân công trước và trong cuộc họp. Tham gia trực kỹ thuật trong suốt quá trình cuộc họp diễn ra. 2. Cán bộ kỹ thuật của Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu để xử lý kỹ thuật khi có sự cố xảy ra hoặc khi có yêu cầu của cán bộ kỹ thuật phụ trách điểm cầu. Chương 5. SỬ DỤNG HỆ THỐNG GIAO BAN ĐIỆN TỬ Điều 18. Sử dụng phòng họp giao ban điện tử 1. Phòng giao ban điện tử được bố trí ưu tiên phục vụ cho các cuộc họp giao ban trực tuyến, hạn chế tối đa việc sử dụng phòng họp này vào mục đích khác. 2. Các cuộc họp do Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh, các Sở, Ban, Ngành của tỉnh chủ trì họp trực tuyến với các huyện, thị xã và các đơn vị có liên quan thì được sử dụng phòng họp giao ban điện tử tại Văn phòng UBND tỉnh Đắk Nông. Trường hợp các đơn vị có phòng họp giao ban điện tử được phép kết nối với hệ thống giao ban điện tử của tỉnh thì sử dụng phòng họp giao ban điện tử tại đơn vị đó. 3. Các cuộc họp trực tuyến giữa các huyện, thị xã với nhau sử dụng phòng họp giao ban điện tử của đơn vị mình, đồng thời được cán bộ kỹ thuật của Văn phòng UBND tỉnh sử dụng Trung tâm điều khiển (MCU) đặt tại Văn phòng UBND tỉnh để điều khiển vận hành kỹ thuật phục vụ cuộc họp. Điều 19. Nguyên tắc sử dụng Hệ thống giao ban điện tử 1. Các cuộc họp trực tuyến do UBND tỉnh chủ trì thì Văn phòng UBND tỉnh chuẩn bị phòng họp và toàn bộ hệ thống. Trường hợp họp đột xuất, khẩn cấp theo yêu cầu của lãnh đạo thì Văn phòng UBND tỉnh chủ động thông báo bằng văn bản qua Fax, thư điện tử, điện thoại cho Sở Thông tin và Truyền thông, Công ty Viễn thông Đắk Nông, Công ty Điện lực Đắk Nông và các điểm cầu để kịp thời chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp. 2. Các cơ quan, đơn vị khi có nhu cầu sử dụng Hệ thống giao ban điện tử phải đăng ký với Văn phòng UBND tỉnh trước thời điểm diễn ra cuộc họp ít nhất 02 ngày, trừ trường hợp đột xuất do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định (như phục vụ chỉ đạo công tác phòng chống, khắc phục thiên tai, bão lũ, tìm kiếm cứu nạn … và các công tác đột xuất khác), ngay sau khi được Văn phòng UBND tỉnh sắp xếp lịch họp thì phải thông báo cho Văn phòng HĐND & UBND các huyện, Sở Thông tin và Truyền thông, Công ty Viễn thông Đắk Nông để phối hợp chuẩn bị hệ thống; đồng thời thông báo cho Công ty Điện lực Đắk Nông để có kế hoạch đảm bảo nguồn điện tại các điểm cầu. 3. Các đơn vị chủ trì sử dụng hệ thống giao ban điện tử chịu trách nhiệm gửi giấy mời, chuẩn bị nội dung, chương trình, tài liệu, chế độ hội họp và các điều kiện khác có liên quan. Nội dung giấy mời họp trực tuyến phải nêu rõ: Thời gian khai mạc cuộc họp; Thời gian kiểm tra hệ thống giao ban điện tử (trước ít nhất 01 giờ so với thời gian khai mạc cuộc họp) ; Thống nhất nội dung phòng trang trí (market); Thông tin liên hệ với cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu chủ tọa. 4. Mọi thông tin được cung cấp và tiếp nhận trên hệ thống giao ban điện tử đảm bảo nguyên tắc bảo mật, an ninh thông tin và đúng quy định của pháp luật. 5. Không sử dụng, di chuyển và cài đặt các thiết bị của hệ thống giao ban điện tử để phục vụ công việc không thuộc chức năng của hệ thống. Điều 20. Yêu cầu khi sử dụng Hệ thống giao ban điện tử 1. Không để vật dễ cháy, nổ, chất lỏng gần các thiết bị của hệ thống. 2. Đảm bảo điều kiện về âm thanh, ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, nguồn điện ổn định cho hệ thống. 3. Không tự ý di chuyển thiết bị hoặc thay đổi các tham số cấu hình hệ thống. 4. Giữ bí mật tài khoản truy cập vào hệ thống. 5. Không dùng tay, vật cứng chạm vào ống kính camera hoặc xoay camera. 6. Bật, tắt hệ thống đúng quy trình. 7. Ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống khi không sử dụng. 8. Thường xuyên vệ sinh hệ thống theo đúng quy trình, đặc biệt đối với thiết bị camera phải dùng khăn mềm tiêu chuẩn và chất tẩy rửa chuyên dụng. Chương 6. TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 21. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh 1. Tiếp nhận đăng ký, sắp xếp lịch họp trực tuyến trình Lãnh đạo UBND tỉnh quyết định. 2. Gửi thông báo (bằng văn bản, thư điện tử, điện thoại hoặc Fax) cho Sở Thông tin và Truyền thông, Công ty Viễn thông Đắk Nông, Công ty Điện lực Đắk Nông và các đơn vị có điểm cầu tham gia họp trực tuyến về kế hoạch bố trí các cuộc họp trực tuyến để chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật. 3. Bố trí ít nhất 01 cán bộ kỹ thuật để vận hành hệ thống giao ban điện tử và điều khiển hệ thống điều khiển đa điểm (MCU) đặt tại Văn phòng UBND tỉnh. Điều 22. Sở Thông tin và Truyền thông 1. Có trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật, đôn đốc các cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng có hiệu quả hệ thống giao ban điện tử. 2. Hàng năm đánh giá việc quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống giao ban điện tử, báo cáo UBND tỉnh. 3. Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp bảo dưỡng, nâng cấp, mở rộng hệ thống; kế hoạch đảm bảo về nguồn nhân lực, kế hoạch đào tạo các kiến thức mới về công nghệ và kỹ thuật cho cán bộ vận hành trình UBND tỉnh xem xét, phê duyệt. Điều 23. Sở Tài chính Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu cho UBND tỉnh bố trí kinh phí đảm bảo duy trì hoạt động thường xuyên và mở rộng điểm cầu hệ thống giao ban điện tử tỉnh Đắk Nông khi có nhu cầu. Điều 24. Các Sở, Ban, Ngành và các đơn vị liên quan 1.Tăng cường sử dụng Hệ thống giao ban điện tử trong việc tổ chức họp với các huyện, thị xã và các phòng, ban chuyên môn của huyện, thị xã. 2. Gửi đăng ký họp trực tuyến đến Văn phòng UBND tỉnh đúng thời gian quy định và phối hợp chặt chẽ với Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng HĐND và UBND các huyện, Công ty Viễn thông Đắk Nông và Công ty Điện lực Đắk Nông để chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp. 3. Khi có thay đổi về thời gian tổ chức họp phải thông báo kịp thời đến Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng HĐND và UBND các huyện, Viễn thông Đắk Nông và Công ty Điện lực Đắk Nông. Điều 25. Công ty Viễn thông Đắk Nông: 1. Đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng, dung lượng và bảo mật đường truyền dẫn theo đúng hợp đồng cung cấp dịch vụ, bảo đảm cho các cuộc họp trực tuyến của tỉnh không bị ngắt mạch hoặc gián đoạn. 2. Cung cấp địa chỉ liên hệ và cử cán bộ kỹ thuật ở mỗi điểm cầu thường trực xử lý sự cố suốt thời gian trước, trong và sau cuộc họp. Khi có thay đổi cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu, Công ty Viễn thông Đắk Nông phải có văn bản thông báo đến Văn phòng UBND tỉnh và Sở Thông tin và Truyền thông, UBND các huyện, các đơn vị có điểm cầu. 3. Có trách nhiệm bảo mật thông tin các cuộc họp theo quy định của pháp luật hiện hành. Điều 26. Công ty Điện lực Đắk Nông Có kế hoạch đảm bảo nguồn điện cho các điểm cầu của Hệ thống giao ban điện tử trong suốt thời gian trước, trong và sau cuộc họp theo thời gian và địa điểm do đơn vị chủ trì cuộc họp thông báo. Điều 27. Khen thưởng và xử lý vi phạm. 1. Các cơ quan, đơn vị, tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy định này được xét khen thưởng theo quy định hiện hành của Nhà nước. 2. Mọi hành vi vi phạm các điều khoản của Quy định này, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử lý vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại phải bồi thường theo quy định hiện hành. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vướng mắc cần điều chỉnh, bổ sung, các đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp trình UBND tỉnh xem xét, quyết định./.