31/2009/QĐ-UBND

Quyết định 31/2009/QĐ-UBND ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ nhà nước tỉnh Gia Lai ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH GIA LAI -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 31/2009/QĐ-UBND Pleiku, ngày 03 tháng 9 năm 2009 QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TỈNH GIA LAI UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003; Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000; Căn cứ Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001; Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/ 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, Căn cứ Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an, Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCB ngày 06/5/2002 của Bộ Công an-Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ); Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ nhà nước tỉnh Gia Lai (có Quy chế kèm theo). Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 121/2003/QĐ-UB ngày 17/12/2003 của Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai về công tác lưu trữ Nhà nước của tỉnh. Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Thủ trưởng các Sở, Ban ngành tỉnh, Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành phố, các Doanh nghiệp nhà nước, Tổ chức chính trị-xã hội, Tổ chức xã hội-nghề nghiệp và các cơ quan, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Hoàng Công Lự QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC CỦA TỈNH GIA LAI (Kèm theo Quyết định số 31 /2009/QĐ-UBND ngày 03/9/2009 của UBND tỉnh) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều l. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh 1. Quy chế này quy định về công tác văn thư, lưu trữ nhà nước tại các cơ quan, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) trên địa bàn tỉnh Gia Lai. 2. Công tác văn thư quy định tại Quy chế này gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý, giải quyết văn bản và tài liệu khác; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức. 3. Công tác lưu trữ quy định tại Quy chế này gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng và công bố tài liệu lưu trữ trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Điều 2. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ 1. Công tác văn thư, lưu trữ nhà nước của tỉnh Gia Lai đặt dưới sự chỉ đạo thống nhất của Uỷ ban nhân dân tỉnh. Sở Nội vụ có trách nhiệm giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý công tác văn thư - lưu trữ của tỉnh, tham mưu cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc ban hành các văn bản chỉ đạo về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và hướng dẫn tổ chức thực hiện thống nhất các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh. 2. Giám đốc các Sở, Trưởng các Ban ngành tỉnh, Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành phố, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý của mình. 3. Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính người được giao nhiệm vụ tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình. 4. Cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên trong quá trình theo dõi giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm chỉnh quy định tại Quy chế này và quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Điều 3. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư và lưu trữ cơ quan, đơn vị 1. Trên cơ sở khối lượng công việc, các cơ quan, tổ chức thành lập phòng, tổ, bộ phận hoặc bố trí người làm công tác văn thư và lưu trữ (sau đây gọi chung là văn thư và lưu trữ cơ quan). 2. Văn thư cơ quan có nhiệm vụ: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến cán bộ, công chức, đơn vi được giao nhiệm vụ xem xét giải quyết; giúp Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; kiểm tra thể thức, hình thức và kỷ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm; đóng dấu mức độ mật, khẩn; đăng ký làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản lưu; quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức trong cơ quan. Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức. 3. Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ: Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành; thu hồ sơ, tài liệu đến hạn giao nộp vào lưu trữ hiện hành. Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu. Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu. Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị. Báo cáo thống kê tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ theo quy định. Điều 4. Cán bộ văn thư và cán bộ lưu trữ Cán bộ làm công tác văn thư và lưu trữ cơ quan, tổ chức phải đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành văn thư và lưu trữ theo quy định. Điều 5. Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ Hàng năm Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng kế hoạch kinh phí, các trang thiết bị chuyên dùng, nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu của công tác văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật. Điều 6. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ Mọi hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định tại Quy chế này. Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục 1. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 7. Hình thức văn bản 1. Văn bản quy phạm pháp luật: a) Hội đồng nhân dân ban hành: Nghị quyết; b) Ủy ban nhân dân ban hành: Quyết định, Chỉ thị. Các cơ quan, tổ chức khi được UBND phân công soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật của địa phương, phải gửi cơ quan tư pháp thẩm định về tính hợp hiến, hợp pháp, ngôn từ, kỹ thuật soạn thảo văn bản và tính thống nhất của văn bản trước khi trình cấp có thẩm quyền xem xét quyết định. Đối với dự thảo nghị quyết của HĐND do UBND trình thì cơ quan, tổ chức soạn thảo gửi dự thảo nghị quyết của HĐND; dự thảo tờ trình của UBND trình HĐND. Đối với dự thảo quyết định, chỉ thị của UBND thì cơ quan, tổ chức soạn thảo gửi dự thảo quyết định, chỉ thị của UBND; tờ trình của cơ quan soạn thảo. Đối với nghị quyết, quyết định có văn bản phụ thì cơ quan, tổ chức soạn thảo phải gửi kèm dự thảo văn bản phụ đó như: Quy định, quy chế, đề án, kế hoạch và các tài liệu có liên quan… 2. Văn bản hành chính thông thường: Trong quá trình hoạt động các cơ quan, tổ chức ban hành các văn bản để điều hành hoạt động hành chính của mình như: Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy phép, giấy đi đường, phiếu gửi, phiếu chuyển (phải đảm bảo thể thức và kỷ thuật trình bày văn bản theo quy định tại Điều 8 của Quy chế này). 3. Văn bản chuyên ngành: Một số ngành trong quản lý, điều hành đơn vị ngoài việc sử dụng các văn bản hành chính thông thường còn ban hành hành một số văn bản chuyên ngành thì phải thực hiện theo quy định của ngành đã thống nhất với Bộ Nội vụ. Điều 8. Thể thức văn bản 1. Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau: a) Quốc hiệu b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; c) Số, ký hiệu của văn bản; d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; đ) Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; e) Nội dung văn bản; g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; h) Dấu của cơ quan, tổ chức; i) Nơi nhận; k) Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật). Đối với công văn, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển, ngoài các thành phần được quy định trên có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; số điện thoại, số Telex, số Fax. 2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ. Điều 9. Soạn thảo văn bản 1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật. 2. Việc soạn thảo văn bản khác quy định như sau: a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo. b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: - Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; - Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo cơ quan tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo; - Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan. Điều 10. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt 1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. 2. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định. Điều 11. Đánh máy, nhân bản 1. Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó; 2. Nhân bản đúng số lượng quy định phát hành: a) Số lượng văn bản nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng nơi nhận văn bản. Nếu gửi nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị, cá nhân soạn thảo phải có phụ lục kèm theo để lưu ở văn thư theo dõi; b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, hoặc các cơ quan có liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng. 3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định. Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung, mức độ khẩn, mật của văn bản. 2. Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính các cơ quan, tổ chức, người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản. Điều 13. Ký văn bản 1. Các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. 2. Các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: a) Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức; Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. b) Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định tại khoản 1 của Điều này. 3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký. 4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. 5. Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các mực dễ phai. Điều 14. Bản sao văn bản 1. Các hình thức sao văn bản: Sao y bản chính, trích sao và sao lục; 2. Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ. 3. Việc trích sao, sao lục văn bản do lãnh đạo cơ quan, đơn vị quyết định (trừ văn bản mật, tối mật, tuyệt mật thực hiện theo quy định của Nhà nước về quản lý bí mật nhà nước). 4. Bản “Sao y bản chính”, bản “Trích sao” và bản “Sao lục” thực hiện đúng như quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính; 5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại khoản 1 của Điều này chỉ có giá trị thông tin, tham khảo; 6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan những ý kiến ghi bên lề văn bản hoặc phiếu xử lý văn bản của lãnh đạo. Trường hợp ý kiến phê chuẩn của lãnh đạo cơ quan cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hoá bằng văn bản hành chính. Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 15. Trình tự quản lý văn bản đến Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau: 1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; 2. Trình, chuyển giao văn bản đến; 3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Điều 16. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại bộ phận văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Văn thư có trách nhiệm bóc bì (trừ bì có đóng dấu Mật (A), Tối mật (B), Tuyệt mật (C) và bì gửi đích danh người nhận, gửi Đảng uỷ, Công đoàn, Đoàn Thanh niên hoặc ghi rõ "Chỉ người có tên trên bì mới được bóc" phải chuyển cả bì), làm thủ tục đăng ký tất cả công văn đến (kể cả công văn không được bóc bì), chuyển lãnh đạo cho ý kiến và lãnh đạo các tổ chức, cá nhân có trên trên bì. Đối với đơn khiếu nại, tố cáo nặc danh... người có trách nhiệm bóc bì phải giữ lại bì và đính kèm theo đơn. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Điều 17. Trình và chuyển giao văn bản đến 1. Văn bản đến phải được trình kịp thời cho người có trách nhiệm và chuyển giao các đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ mức độ hoả tốc, thượng khẩn, khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận. 2. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản. Điều 18. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. 2. Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức. 3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc: Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp; phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Điều 19. Trình tự quản lý văn bản đi Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự sau: 1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản. 2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có). 3. Đăng ký văn bản đi. 4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.5. Lưu văn bản đi. Điều 20. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản 1. Trước khi phát hành văn bản, Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết. 2. Việc đánh số văn bản thực hiện theo quy định tại khoản 3, mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ. 3. Văn bản “Mật” đi được đánh số và đăng ký riêng (theo quy định về bảo vệ bí mật nhà nhà nước). Điều 21. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật; lưu văn bản đi 1. Đóng dấu cơ quan được thực hiện theo quy định tại Điều 28 của Quy chế này; 2. Tuỳ theo mức độ phát nhanh, văn bản được xác định ở ba cấp độ: hoả tốc, thượng khẩn, khẩn; 3. Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định; 4. Đóng dấu khẩn, mật thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ. 5. Mỗi văn bản đi phải lưu tại cơ quan, tổ chức ít nhất hai bản; một bản lưu tại văn thư và một bản lưu hồ sơ công việc của bộ phận, cán bộ, công chức soạn thảo để theo dõi. Điều 22. Chuyển phát văn bản đi 1.Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục tại văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. 2. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh trước khi gửi văn bản chính thức. Điều 23. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi, đến tại các cơ quan, tổ chức thực hiện theo hướng dẫn tại văn bản số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Mục 3. LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 24. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập 1. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm: Mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; kết thúc và biên mục hồ sơ. 2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập: Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức; văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều. Điều 25. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức 1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức: a) Phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này. b) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không quá hai năm. c) Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. 2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau : a) Tài liệu hành chính: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc; b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: Sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức; c) Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán; d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: Sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc. 3. Thủ tục giao nộp: Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản. Điều 26. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành 1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các đơn vị, cá nhân thuộc phạm vi mình quản lý. 2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, người được giao nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức mình. 3. Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. 4. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc được phân công. Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 27. Quản lý và sử dụng con dấu 1. Việc quản lý và sử dụng con dấu tại các cơ quan, tổ chức phải được thực hiện theo quy định của Quy chế này và các văn bản pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu. 2. Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định: Không giao con dấu cho người khác quản lý khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức. Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Không được đóng dấu khống chỉ. 3. Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức phải được thực hiện theo quy định sau: a) Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức; b) Những văn bản do văn phòng hay đơn vị trực thuộc ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó theo đúng quy định. Điều 28. Đóng dấu 1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. 2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 (một phần ba) chữ ký về phía bên trái. 3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 29. Thu thập hồ sơ, tài liệu, vào lưu trữ cơ quan Hàng năm, lưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức mình (nhiệm vụ cụ thể thực hiện như quy định tại khoản 2, Điều 33 của Quy chế này). Điều 30. Chỉnh lý tài liệu 1. Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉnh lý tài liệu của mình: Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức (kinh phí, thời gian, nhân lực, trình độ cán bộ, cơ sở vật chất) mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một số công đoạn của quy trình chỉnh lý (chỉnh lý sơ bộ). 2. Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt được các yêu cầu: a) Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ đối với lưu trữ lịch sử; c) Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu; d) Lập mục lục hồ sơ, tài liệu; đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ. 3. Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ các cơ quan, tổ chức thực hiện theo hướng dẫn tại văn bản số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Điều 31. Xác định giá trị tài liệu 1. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm; b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ. 2. Ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu: Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chớnh, người được giao nhiệm vụ phụ trách công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức mình. 3. Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu: a) Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, các cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc quyết định: - Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản; - Danh mục tài liệu hết giá trị. b) Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm: - Đối với tài liệu bảo quản tại lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm: + Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc cấp phó của người đứng đầu đơn vị cơ quan, tổ chức làm Chủ tịch hội đồng. + Đại diện lãnh đạo phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc có tài liệu đưa ra xét huỷ làm Uỷ viên + Đại diện lưu trữ cơ quan, tổ chức làm Uỷ viên - Đối với tài liệu bảo quản tại lưu trữ lịch sử các cấp, Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm: + Đại diện Trung tâm lưu trữ tỉnh, Trưởng phòng Nội vụ cấp huyện làm Chủ tịch hội đồng. + Trưởng các bộ phận của Trung tâm lưu trữ tỉnh, cán bộ lưu trữ cấp huyện làm Uỷ viên. c) Phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu trong việc xét huỷ tài liệu hết giá trị: - Từng thành viên của Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại, kiểm tra thực tế tài liệu. - Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến loại. Nội dung cuộc họp được lập thành biên bản có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng. Biên bản được lập thành hai bản, một bản lưu tại hồ sơ huỷ tài liệu của cơ quan, tổ chức và một bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị. d) Hoàn chỉnh danh mục tài liệu hết giá trị và hồ sơ trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, gửi cơ quan có thẩm quyền thẩm tra. Điều 32. Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị 1. Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu huỷ thực hiện như sau: a) Sở Nội vụ thẩm tra tài liệu của Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện và của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh; b) Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố thẩm tra tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện và của xã; 2. Thẩm quyền quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị: a) Chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ tỉnh; b) Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Sở Nội vụ; c) Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại Lưu trữ huyện sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Sở Nội vụ; d) Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cấp huyện quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Phòng Nội vụ; đ) Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp xã quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của xã sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Phòng Nội vụ; e) Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện, thị xó, thành phố quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp. 3. Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị a) Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền; b) Khi tiêu huỷ tài liệu phải huỷ hết thông tin tài liệu; c) Việc tiêu huỷ tài liệu phải được lập biên bản có xác nhận của người thực hiện việc tiêu huỷ và của cơ quan, tổ chức có tài liệu; d) Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị tiêu huỷ trong thời hạn ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu bị tiêu huỷ. 4. Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị thực hiện theo Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn việc tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị. Điều 33. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử ( chỉ quy định đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ cấp huyện) 1. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức: a) Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định: - Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản: sau năm năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức. - Tài liệu phim, ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu khác: sau hai năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. - Tài liệu của các ngành quốc phòng, công an, ngoại giao: sau ba mươi năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức, trừ tài liệu chưa được giải mật và tài liệu còn giá trị hiện hành. b) Giao nộp tài liệu trên cơ sở hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; c) Giao nộp đầy đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèm theo; d) Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp. 2. Trách nhiệm của lưu trữ lịch sử: - Lập kế hoạch thu thập tài liệu; - Phối hợp với lưu trữ hiện hành lựa chọn tài liệu cần thu thập; - Hướng dẫn lưu trữ hiện hành chuẩn bị tài liệu giao nộp; - Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu; - Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”. “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” mỗi loại hai bản theo mẫu thống nhất do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn. Lưu trữ của cơ quan, tổ chức và lưu trữ lịch sử giữ mỗi loại một bản. Mục 2. THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC Điều 34. Thống kê nhà nước về lưu trữ 1. Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: Thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và cán bộ, công chức lưu trữ. 2. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo chế độ định kỳ. Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12. 3. Việc gửi báo cáo thống kê lưu trữ thực hiện như sau: Ủy ban nhân dân cấp xã, các phòng, ban và cơ quan, tổ chức thuộc UBND các huyện, thị xã, thành phố gửi báo cáo về Phòng Nội vụ; các huyện, thị xã, thành phố, sở, ban ngành và cơ quan, tổ chức khác thuộc tỉnh gửi báo cáo về Sở Nội vụ. Sở Nội vụ tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. 4. Các cơ quan, tổ chức thực hiện chế độ báo cáo thống kê theo biểu mẫu và thời hạn do Tổng cục trưởng Tổng cục Thống kê và Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định. (tại Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ). Điều 35. Bảo quản tài liệu lưu trữ 1. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ. 2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định sau đây về bảo quản tài liệu lưu trữ: a) Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định (theo Tụng tư số 09/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng); b) Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; c) Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ; đ) Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu; e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng; g) Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm. 3. Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ có trách nhiệm thu thập, quản lý, bảo vệ an toàn và phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhà nước. Mục 3. TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CƠ QUAN, TỔ CHỨC Điều 36. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Về đối tượng: a) Cán bộ, công chức trong và ngoài cơ quan đến nghiên cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ để thực hiện nhiệm vụ được giao. b) Cá nhân đến nghiên cứu, sử dụng tài liệu phục vụ cho các nhu cầu chính đáng. c) Người nước ngoài đến nghiên cứu tài liệu. 2. Về thủ tục: a) Các đối tượng là người trong cơ quan phải có ý kiến của lãnh đạo cơ quan cho phép được nghiên cứu, sử dụng những tài liệu có liên quan. b) Các đối tượng là người ngoài cơ quan khi đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải có giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị quản lý; nếu là công dân Việt Nam phải có Chứng minh nhân dân (hoặc giấy giới thiệu của chính quyền nơi cư trú). c) Đối tượng là người nước ngoài khi đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải có giấy giới thiệu của cơ quan quản lý người nước ngoài tại Việt Nam hoặc theo quy định tại Điều 39 của Quy chế này. d) Tất cả các đối tượng đến nghiên cứu tài liệu phải ghi vào Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu. đ) Thủ tục khai thác thực hiện theo quy định hiện hành của nhà nước. Điều 37. Các hình thức nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ: 1. Phòng đọc. 2. Trưng bày, triển lãm. 3. Công bố giới thiệu bằng danh mục thống kê, sách chỉ dẫn, sách tổng quát, các công trình nghiên cứu, các bài viết theo chuyên đề. Điều 38. Thẩm quyền cho sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Tại Trung tâm lưu trữ tỉnh: a) Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh duyệt cho phép người nước ngoài được sử dụng các loại tài liệu lưu trữ của tỉnh tại phòng đọc và quyết định việc cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ. b) Sở Nội vụ uỷ quyền cho Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh duyệt cho phép cán bộ, công chức trong, ngoài cơ quan và cá nhân đến nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ (trừ tài liệu mật) để thực hiện nhiệm vụ được giao và phục vụ các nhu cầu chính đáng của công dân. Những tài liệu thông thường, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh được phép cấp bản sao tài liệu lưu trữ. Trường hợp tài liệu nghiên cứu là tài liệu chỉ các mức độ mật phải có ý kiến trực tiếp của Giám đốc Sở Nội vụ. 2. Tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức (Lưu trữ huyện, thị xã, thành phố và Lưu trữ sở, ban ngành tỉnh): a) Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố, Giám đốc các sở, Thủ trưởng các ban ngành tỉnh duyệt cho phép người nước ngoài được sử dụng các loại tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình tại phòng đọc hoặc tại kho lưu trữ và quyết định việc cung cấp bản sao. b) Trưởng phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố, Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính các sở, ngành tỉnh duyệt cho phép cán bộ, công chức và nhân dân đến nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ, cấp bản sao đối với những tài liệu thông thường. Trường hợp tài liệu nghiên cứu là tài liệu mật phải có ý kiến chỉ đạo trực tiếp của Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành phố, Giám đốc sở, Thủ trưởng ban ngành tỉnh. Điều 39. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phải có các loại sổ sách để quản lý như: sổ đăng ký độc giả; sổ giao nhận tài liệu với độc giả. Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 40. Khen thưởng và xử lý vi phạm 1. Cơ quan, tổ chức và cá nhân có thành tích hoàn thành xuất sắc trong nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ; phát hiện, giao nộp, tặng cho cơ quan lưu trữ những tài liệu có giá trị và tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm; phát hiện, tố giác kịp thời hành vi chiếm đoạt, làm hư hại hoặc tiêu huỷ trái phép tài liệu lưu trữ nhà nước thì được xem xét khen thưởng theo quy định của pháp luật. 2. Cơ quan, tổ chức và cá nhân nào vi phạm các quy định của Quy chế này và các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật. Điều 41. Khiếu nại, tố cáo 1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo. 2. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo. Điều 42. Trách nhiệm thực hiện Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm chỉnh quy định tại Quy chế này và các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ./.