621/QĐ-UBND

Quyết định 621/QĐ-UBND năm 2012 quy định về tiêu chí đánh giá, xếp loại thi đua thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại các Sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân cấp huyện của tỉnh Hà Tĩnh ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ TĨNH ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 621 /QĐ-UBND Hà Tĩnh , ngày 05 tháng 03 năm 201 2 QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC BA N HÀNH QUY ĐỊNH TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI T HI ĐUA THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠ I C Á C S Ở , BAN, NGÀNH V À UBND C Ấ P HUYỆN ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003; C ă n cứ Luật Thi đua, Khen thư ở ng ngày 26/11/2003; Nghị định số 42/2010/NĐ-CP ng à y 15/4/2010 của Chính phủ Quy định chi tiết thi h à nh một số điều của Luật Thi đua, Khen thưởng và Luật s ử a đ ổ i, bổ sung Luật Thi đua, Khen thư ở ng; Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về Công tác v ă n thư; N ghị định số 11 1 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Quy định ch i tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu tr ữ Quốc gia; X é t đề nghị của G i ám đốc Sở Nội vụ, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định n à y "Quy định tiêu ch í đ á nh g i á, xếp loại thi đua thực hiện công tác v ă n th ư , lưu trữ tại các Sở, ban, ngành và UBND huyện, thành phố, thị x ã trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh" . Điều 2. Giao S ở Nội vụ ki ể m tra, t ổ ng hợp việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tạ i các sở, ban, ngành và UBND huyện, th à nh phố, thị xã báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét quy ế t đ ị nh. Đ iề u 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành k ể từ ngày ban hành. Chánh Văn phòng, G iám đốc Sở Nộ i vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch UBND huyện, thành phố, thị xã; Thủ trưởng các cơ quan liên quan có trách nhiệm thi hành Quyết định n à y./. Nơi nhận: - Như Điều 3; - Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước; TT.TU, TT.HĐND tỉnh; - Chủ tịch, các PCT UBND; - Ban thi đua khen thưởng tỉnh; - Chi cục văn thư - Lưu trữ; - Lưu: VT, NC, QLVTLT; TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Nguyễn Thiện QUY ĐỊNH TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ, X Ế P L OẠI THI ĐUA THỰC HIỆN CÔNG TÁC V Ă N THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÁC SỞ, BAN, NGÀNH VÀ UBND HUYỆN, THÀNH PHỐ, THỊ XÃ (Ban hành kèm theo Quyết định số 621 /QĐ-UBND ngày 05 tháng 3 năm 2012 của U BN D tỉnh Hà T ĩ nh) Chương 1 QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh . 1. Quy định này quy định tiêu chí đ á nh gi á , xếp loại thi đua khen thưởng đối v ớ i c ơ quan, tổ chức trong việc thực hiện Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh đi vào n ề nếp; nâng cao hiệu lực, hiệu qu ả quản lý của bộ má y nhà nước. 2. Đ á nh giá v i ệc thực hiện công tác v ă n thư, lưu trữ trên các lĩnh vực công tác tổ chức và cán bộ v ă n thư, lưu trữ; ban hành văn bản qu ả n l ý v ă n th ư , l ư u tr ữ ; hoạt động nghiệp vụ v ă n thư; chỉnh lý t à i l i ệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị; kho lưu trữ và bảo quản tài liệu lưu trữ; khai thác sử dụng tài liệu; ứng dụng công nghệ thông tin tro ng v ă n thư, lưu trữ; Tổ chức t ổ ng kết công tác v ă n thư, lưu trữ; thực h i ện các chế độ thông tin, báo cáo đột xuất hoặc theo yêu cầu v à chế độ báo cáo thống kê định kỳ để xếp loại phong trà o thi đua toàn diện về thực hiện nhiệm vụ chính trị hàng n ă m của các địa phương, đơn vị. Điều 2 . Đối tượng áp dụng. 1. Đố i v ới tập th ể : Các sở, ban, ngành cấp tỉnh; UBND các huyện thành phố, thị xã; hội, doanh nghiệp nhà nư ớ c; cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn v à đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc tỉnh Hà T ĩn h . 2. Đối với cá nhân: Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị x ã ; Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh; hội, doanh nghiệp nhà nước; cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn và đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc tỉnh Hà Tĩnh. Điều 3 . Nguyên tắc đánh giá, x ế p loại. 1. Việc đá nh giá, xếp loại thi đua về công tác v ă n thư, lưu trữ của các đơn vị, địa phương c ă n cứ v à o các quy định hiện hành và theo các t i êu chí của Q uy định này được thực hiện hàng năm. 2 . K ế t quả đ á nh giá, xếp loại thi đua về công tác v ă n thư lưu trữ là một tiêu chí đ ể xét khen thư ở ng toàn diện hàng năm c ủa t ổ ch ứ c, đơn vị. Chỉ xem xét khen thưởng đối với các tổ chức, đơn vị đạt loại khá trở l ên. 3 . K ế t quả đ á nh g i á x ế p loại thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của các đơn vị, địa phương được xếp loại 4 loại như sau: a) Loại Tốt; b) Loại Khá; c) Loại Trung bình; d) Loại Yếu . Chương II TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ Điều 4 . Nội dung đánh giá xếp loại thi đua về thực hiện c ô ng tác văn thư, lưu trữ gồm: 1. Công tác tổ chức và cán bộ v ă n thư, lưu trữ; 2. Ban hành văn bản qu ả n lý v ă n thư, lưu trữ; 3. Hoạt động nghiệp vụ văn thư; 4. Ch ỉ nh lý tài liệu và tiêu hủy t ài liệu hết giá trị; 5. Kho tàng và bảo qu ả n t ài liệu lưu trữ; 6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu; 7 . Thực hiện các chế độ thông tin, báo c á o đột xuất hoặc theo yêu cầu và chế độ báo cáo định kỳ. Điều 5 . Bảng chấm đi ể m thi đua và xếp loại. 1. Bảng tiêu chí đánh giá S TT Tiêu ch í đánh giá Đ i ể m 1 Công tác t ổ ch ứ c và cán bộ v ă n thư, lưu trữ 10 1.1 - Bố trí cán bộ đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ làm văn thư, lưu trữ. 6 1. 2 - Thực hiện tốt các chế độ phụ cấp cho cán bộ lưu trữ theo quy định hiện hành. 4 2 Ban hành v ă n bản quản lý văn thư, l ưu trữ 10 2.1 - Ban h à nh quy chế v ă n thư, lưu trữ 5 2.2 - Ban hành danh mục hồ sơ, v ă n bản chỉ đạo công tác VTLT 5 3 Hoạt động nghiệp vụ văn thư 30 3.1 - C ô ng tá c soạn thảo v à ban hành văn bản; 5 + Tốt ( 8 5%- 100 % v ă n b ả n ban hành đ ú ng th ể thức, đúng quy trình, thủ tục ban hành v ă n bản) 5 + Khá (7 0 %-85% văn bản ban hành đ ú ng t h ể thức, đúng quy trình, thủ tục ban hành văn bản) 3 + Trung bình (50% -70% văn bản ban hành đúng thể th ức, đúng quy trình, thủ tục ban hành văn bản) 2 3.2 - C ô ng tác quản lý v ă n bản đ i , văn bản đến 5 + Tốt (Lập h ồ sơ văn bản đi , đến; qu ả n lý bằng s ổ (hoặc ứng dụng CNTT) đầy đủ; đ ó ng dấ u đến, ghi s ố đến; văn bản lưu đ ó ng d ấ u đầy đủ; phân loại văn bản đi ,...). 5 + Khá (Thực hiện đ ược các nhiệm vụ: Lập hồ sơ văn bản đ i , đến; qu ả n lý bằng s ổ (hoặc ứng dụng CNTT) đầy đ ủ ; đóng dấu đ ế n, ghi s ố đ ế n; văn bản lưu đóng dấu đ ầy đủ; ph â n loại v ă n b ả n đi,… nh ư ng chưa đầy đ ủ ). 3 + Trung b ì nh (Ch ỉ thực hiện đ ược một số nhiệm vụ quản lý văn bản đ i đến). 2 3.3 - Ứ ng dụng c ô ng nghệ thông tin vào qu ả n lý văn bản đi đến 5 3.4 - Thực hiện chế độ l ập hồ sơ và giao nộp hồ sơ và o lưu trữ cơ quan 10 + Tốt (85%- 1 00% các phòng ban chuyên môn, công chức, vi ê n chức l ập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ vào l ưu trữ cơ quan đ ú ng thời hạn, theo danh mục h ồ sơ cơ quan). 10 + Kh á (70 % -85% các phòng ban chuyên môn, c ô ng chức, vi ê n chức lập h ồ sơ c ô ng việc; giao nộp hồ sơ vào l ưu trữ cơ quan đ ú ng thời hạn, theo danh mục hồ sơ cơ quan). 7 + Trung bình (50%-7 0 % các ph ò ng ban chuyên môn, công chức, viên chức lập h ồ sơ c ô ng việc; giao nộp h ồ sơ vào lưu trữ cơ quan đ ú ng thời hạn, theo danh mục hồ sơ cơ quan). 5 3.5 - Quản lý và sử dụng con dấu 5 + Tốt (Thực hiện t ố t quy định v ề con dấu; qu ả n l ý , c ấ t giữ cẩn thận, có tủ, két cất gi ữ d ấ u). 3 + Khá (Thực hiện quy định về con dấu; quản lý, cất giữ c ẩ n thận). 3 + Trung bình 2 4 Chỉnh lý tà i liệu và ti ê u hủy tài l iệu hết giá trị 20 4 .1 - Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 15 + Xuất s ắ c (ch ỉ nh lý hoàn chỉnh toàn bộ tài liệu thu vào lưu tr ữ theo đúng quy trình nghiệp vụ). 15 + Tốt (chỉnh lý t ừ 70% đến 90% tài liệu thu vào l ưu trữ theo đ ú ng q u y trình nghiệp vụ). 12 + Khá (chỉnh lý từ 50% đến dưới 70% tài liệu thu vào lưu trữ theo đ ú ng q u y trình nghiệp vụ). 8 + Trung bình (ch ỉ nh lý từ 50% đến dư ớ i 70% t à i liệu thu và o lưu trữ theo đ ú ng quy trình nghiệp vụ). 5 4.2 - Thực hiện việc tiêu h ủy t ài liệu đ ú ng quy định (Lập hội đồng x ác định giá trị tài liệu, trình cấp thẩm quyền phê duyệt...) 5 5 Kho lưu trữ và bảo quản tài liệu lưu trữ 10 5.1 - B ố trí phòng kho lư u trữ 5 * B ố trí đ ược kho đủ diện tích ≥ 20m 2 , bảo đảm các yêu cầu k ỹ thuật 5 * Kho tạm (D i ện tích < 20m 2 , ch ư a đảm bảo các y ê u cầu kỹ thuật). 2 5.2 - Các trang thiết bị, phương tiện b ảo quản tài liệu 3 + Tố t (Đầy đủ trang thiết bị b ả o qu ả n: Giá, t ủ ; hộp theo quy định; c ó các phương tiện b á o ch á y, phương tiện chữa cháy; m á y hút ẩm; qu ạ t thông gió; ẩm k ế ; nhiệt k ế ...); 3 + Khá (Đ ầ y đủ trang thiết bị bảo quản: Giá tủ; hộp theo quy định; c ó các phương tiện b á o cháy , phương tiện chữa cháy; …) 2 + Trung bình 1 5 . 3 - Thực hiện chế độ th ố ng kê, kiểm tra, vệ sinh kho tàng v à tà i liệu 2 + Thường xuyên, định kỳ 2 + Kh ô ng thư ờ ng xuyên, không định kỳ 1 6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 10 6 .1 - C ó nội quy , quy chế khai thác sử dụng tài liệu 2 6.2 - C ó phương tiện và các công c ụ tra c ứu (mục l ục hồ sơ cơ sở dữ li ệu...) 2 6.3 - Phục vụ khai thác, sử d ụ ng t à i liệu 6 + Tốt (phục vụ đ ầ y đủ, kịp t hờ i yêu cầu khai thác s ử dụng). 6 + Kh á 4 + Trung bình 2 7 Thực hiện các chế độ th ô ng tin, báo cáo đ ột xuất hoặc theo yêu cầu và chế độ báo cáo thống k ê định k ỳ 10 7 . 1 - Thực hiện đ ầy đ ủ , đúng thời hạn 10 7 . 2 - Có thực hiện nhưng chưa đầy đủ hoặc chưa đúng hạn . .. 5 T ổ ng cộng 1 00 2. Thang điểm x ế p loại M ức Đi ể m đạt đ ượ c Mức độ hoàn thành Loại Ghi chú 1 85 ≤ ĐI Ể M ≤ 100 Thực hiện 7/7 tiêu chí, kh ô ng có chỉ s ố nào trung bình Tốt 2 70 ≤ ĐI Ể M < 84 Thực hiện 5/7 tiêu chí Thực hi ệ n 6 hoặc 7 tiêu chí nhưng có ch ỉ số trung b ì nh. Khá 3 50 ≤ Đ IỂM < 70 Trung bình 4 ĐI Ể M < 50 Y ếu Chương III TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 6 . Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã; Giám đốc các sở; Th ủ trưởng các ban, ngành, cơ quan Trung ương đ ó ng trên địa bàn t ỉ nh; doanh nghiệp nhà nước; hội v à đơn vị sự nghiệp Nhà nước thuộc t ỉ nh tổ chức triển khai v à chỉ đạo thực hiện Quy định này; tự đánh giá xếp loại thi đua về công tác v ă n thư, lưu tr ữ tạ i đơn vị, địa phương m ì nh; đồng thời nộp báo c á o tự đ á nh giá cho điểm, xếp loại thực hiện công tác v ă n thư, lưu trữ v ề UBND tỉnh (qua Ch i cục V ă n th ư - Lưu trữ, Sở Nội vụ) trước ngày 30 tháng 11 hàng năm đ ể t ổ ng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh. Điều 7. Sở Nội vụ th à nh l ậ p T ổ đánh gi á kết quả thực hiện công tác v ă n thư, lưu trữ đ ố i với các đơn vị, địa phương. T ổ c ó nhiệm vụ tổ chức k iể m tra, thẩm định kết qu ả tự đánh giá, xếp loại của các đơn vị, tiến hành bỏ phiếu xếp loại và báo cáo Chủ tịch U BND tỉnh xem xét quy ế t định. Điều 8. Trong quá trì nh thực hiện, các đ ị a phương, cơ quan, đơn vị xét thấy đi ể m nào ch ư a phù hợp thì có ý kiến bằng văn bản gửi về UBND tỉnh (qua Chi cục V ă n thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ) để t ổ ng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh bổ sung, sửa đ ổi ./.