2175/QĐ-KTNN

Quyết định 2175/QĐ-KTNN năm 2014 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 2175/QĐ-KTNN Hà Nội, ngày 01 tháng 12 năm 2014 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC TỔNG KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC Căn cứ Luật Kiểm toán nhà nước; Căn cứ Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 ngày 03 tháng 6 năm 2008; Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 ; Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà nước , QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ban hành và thay thế Quyết định số 431/QĐ-KTNN ngày 01 tháng 7 năm 2004 của Tổng Kiểm toán Nhà nước về việc ban hành Quy chế thực hiện công tác văn thư của Kiểm toán Nhà nước cùng Quyết định số 1653/QĐ-KTNN ngày 19 tháng 10 năm 2005 của Tổng Kiểm toán Nhà nước về việc ban hành Quy chế thực hiện công tác lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước. Điều 3 . Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Như Điều 3; - Lãnh đạo KTNN; - Văn phòng Đảng - Đoàn thể; - Lưu: VT, VP (HC). TỔNG KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC Nguyễn Hữu Vạn QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC (Ban hành kèm theo Quyết định số 2175/QĐ-KTNN ngày 01 tháng 12 năm 2014 của Tổng Kiểm toán Nhà nước) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo của Kiểm toán Nhà nước, được áp dụng thống nhất đối với các đơn vị, tổ chức, cá nhân thuộc Kiểm toán Nhà nước và liên quan đến hoạt động của Kiểm toán Nhà nước. Điều 2. Giải thích từ ngữ 1. Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Kiểm toán Nhà nước; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, đơn vị; quản lý và sử dụng con dấu. 2. Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Kiểm toán Nhà nước. 3. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật), đơn, thư gửi đến Kiểm toán Nhà nước và các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước. 4. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do Kiểm toán Nhà nước phát hành. 5. Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản. 6. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được Kiểm toán Nhà nước ban hành và có chữ ký trực tiếp của Lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước hoặc người được ủy quyền. 7. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được Kiểm toán Nhà nước ban hành. 8. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính. 9. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính. 10. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định. 11. Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. 12. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. 13. Lưu trữ cơ quan, đơn vị (Lưu trữ của cơ quan Kiểm toán nhà nước, lưu trữ của các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước) là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị. 14. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác (các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia). 15. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân. 16. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Kiểm toán Nhà nước, các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước, tổ chức, cá nhân. 17. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của Kiểm toán Nhà nước, các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. 18. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ đơn vị, lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử. 19. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của Kiểm toán Nhà nước và các đơn vị, tổ chức trực thuộc. 20. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị. Điều 3. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ 1. Trách nhiệm của Văn phòng Kiểm toán Nhà nước Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà nước có trách nhiệm tham mưu giúp Tổng Kiểm toán Nhà nước trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ: a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành; b) Trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Kiểm toán Nhà nước; c) Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước. 2. Trách nhiệm của các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của Kiểm toán Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị. 3. Trách nhiệm của công chức, viên chức, người lao động thuộc Kiểm toán Nhà nước Trong quá trình giải quyết công việc, công chức, viên chức và người lao động phải nghiêm túc thực hiện các quy định của Kiểm toán Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Điều 4. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước phải thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định của Kiểm toán Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước. Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục 1. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 5. Hình thức văn bản Các hình thức văn bản do Kiểm toán Nhà nước ban hành, bao gồm: - Văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước được ban hành để quy định, hướng dẫn các chuẩn mực kiểm toán nhà nước; quy định cụ thể quy trình kiểm toán, hồ sơ kiểm toán; - Văn bản hành chính: Quyết định, Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Phương án, Đề án, Báo cáo, Kế hoạch, Tờ trình, Công văn, Biên bản, Giấy mời và các loại giấy tờ khác; - Văn bản chuyên ngành liên quan đến hoạt động kiểm toán; - Văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài. Điều 6. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 1. Thực hiện theo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Kiểm toán Nhà nước, văn bản hướng dẫn cụ thể về các mẫu sử dụng trong hoạt động kiểm toán. 2. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế. Điều 7. Soạn thảo văn bản 1. Văn bản quy phạm pháp luật của Kiểm toán Nhà nước được xây dựng, soạn thảo theo Quyết định số 02/2008/QĐ-KTNN ngày 15 tháng 02 năm 2008 của Tổng Kiểm toán Nhà nước ban hành Quy chế soạn thảo, thẩm định và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Kiểm toán Nhà nước và Quyết định số 02/2009/QĐ-KTNN ngày 07 tháng 4 năm 2009 của Tổng Kiểm toán Nhà nước về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 02/2008/QĐ-KTNN. 2. Văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành và các loại văn bản khác được xây dựng, soạn thảo theo yêu cầu, nội dung sau: a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo và chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, tổ chức, Tổng Kiểm toán Nhà nước giao cho đơn vị, tổ chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản. b) Đơn vị, tổ chức được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: - Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; - Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Những văn bản quan trọng hoặc trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Tổng Kiểm toán Nhà nước tham khảo ý kiến các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo. Điều 8. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt. 1. Trách nhiệm của đơn vị, tổ chức trình dự thảo văn bản a) Thủ trưởng đơn vị, người đứng đầu tổ chức (Ban, Hội đồng...) ký trình Tổng Kiểm toán Nhà nước dự thảo văn bản và kèm theo các tài liệu có liên quan. Thủ trưởng đơn vị, người đứng đầu tổ chức phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản. Văn bản trình phải thuyết minh rõ nội dung công việc, kiến nghị, đề xuất giải quyết (nếu có). Trường hợp nội dung trình phức tạp hoặc có liên quan đến đơn vị khác, thủ trưởng đơn vị trình phải báo cáo giải trình chi tiết kèm theo văn bản trình và ý kiến bằng văn bản của các đơn vị có liên quan. b) Văn bản, hồ sơ của các đơn vị, tổ chức trình Tổng Kiểm toán Nhà nước phải gửi qua Văn phòng Kiểm toán Nhà nước (đầu mối tiếp nhận là Phòng Thư ký - Tổng hợp). Đơn vị, tổ chức soạn thảo văn bản có trách nhiệm tiếp thu ý kiến thẩm định để sửa đổi hoàn thiện dự thảo. Trường hợp đơn vị, tổ chức soạn thảo văn bản không thống nhất ý kiến thẩm định thì báo cáo Tổng Kiểm toán Nhà nước xem xét, quyết định. 2. Trách nhiệm của Văn phòng Kiểm toán Nhà nước a) Khi nhận được hồ sơ trình dự thảo văn bản của các đơn vị, tổ chức, Văn phòng Kiểm toán Nhà nước có trách nhiệm kiểm tra, rà soát về thủ tục, thể thức, nội dung văn bản trước khi trình Tổng Kiểm toán Nhà nước. b) Trường hợp dự thảo văn bản trình kèm theo tài liệu có liên quan đã đảm bảo thủ tục, nội dung và thể thức, Văn phòng Kiểm toán Nhà nước trình Tổng Kiểm toán Nhà nước hoặc Phó Tổng Kiểm toán Nhà nước được ủy nhiệm xem xét, phê duyệt. c) Trường hợp dự thảo văn bản trình không đảm bảo thủ tục, nội dung chưa đạt yêu cầu hoặc thể thức văn bản không đúng quy định hoặc không kèm đầy đủ văn bản, tài liệu có liên quan, Văn phòng Kiểm toán Nhà nước làm phiếu trả lại đơn vị, tổ chức trình để sửa đổi, bổ sung. 3. Dự thảo văn bản phải do Tổng Kiểm toán Nhà nước hoặc người được ủy quyền phê duyệt văn bản. Trong trường hợp dự thảo đã được phê duyệt nhưng cần thấy phải sửa đổi, bổ sung thì đơn vị hoặc tổ chức được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa đổi, bổ sung. Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 1. Thủ trưởng đơn vị, tổ chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu./.) trước khi trình Tổng Kiểm toán Nhà nước ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn (nếu có); đối chiếu quy định của pháp luật và quy định của Kiểm toán Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước xác định độ mật (nếu có), đối tượng nhận văn bản. 2. Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà nước có trách nhiệm tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Kiểm toán Nhà nước. Lãnh đạo Văn phòng Kiểm toán Nhà nước hoặc công chức thực hiện việc kiểm tra lần cuối trước khi ký ban hành phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở phần “Nơi nhận”. Điều 10. Ký văn bản 1. Thẩm quyền ký văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật và Quy chế làm việc của Kiểm toán Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định số 1817/QĐ-KTNN ngày 03 tháng 12 năm 2012 của Tổng Kiểm toán Nhà nước, cụ thể như sau: a) Tổng Kiểm toán Nhà nước có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của Kiểm toán Nhà nước. b) Phó Tổng Kiểm toán Nhà nước được Tổng Kiểm toán Nhà nước giao ký thay các văn bản để xử lý các vấn đề phát sinh theo lĩnh vực được Tổng Kiểm toán Nhà nước phân công phụ trách và các văn bản thuộc lĩnh vực Tổng Kiểm toán Nhà nước trực tiếp điều hành khi được Tổng Kiểm toán Nhà nước ủy quyền. c) Thủ trưởng các đơn vị tham mưu, các Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành được ký thừa lệnh các văn bản theo lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ được phân công sau khi được Lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước phê duyệt trừ trường hợp đã được ủy quyền, phân cấp bằng văn bản của Tổng Kiểm toán Nhà nước hoặc có chỉ đạo trực tiếp của Lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước. d) Thủ trưởng các đơn vị sự nghiệp, Kiểm toán Nhà nước khu vực được ký các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã được phân công, phân cấp quản lý. đ) Phó thủ trưởng các đơn vị được phép ký thay các văn bản thuộc thẩm quyền khi được thủ trưởng đơn vị ủy quyền. e) Trong một số trường hợp đặc biệt, Tổng Kiểm toán Nhà nước giao thủ trưởng đơn vị ký thừa ủy quyền một số văn bản thuộc thẩm quyền ký của Tổng Kiểm toán Nhà nước. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và được giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được giao ký thừa ủy quyền không được ủy quyền cho người khác ký. 2. Chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản a) Chức vụ của người ký văn bản: - Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách... - Đối với những Ban, Hội đồng được phép sử dụng con dấu của Kiểm toán Nhà nước, đơn vị (đã được quy định trong văn bản thành lập Ban, Hội đồng), ngoài việc ghi chức vụ lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng phải ghi thêm chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan ở trên dòng “họ và tên” của người ký. b) Họ và tên người ký văn bản: Bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên người ký văn bản. - Đối với văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, trước họ, tên của người ký không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Đối với văn bản giao dịch về khoa học ghi thêm học hàm, học vị. - Đối với những loại văn bản là thư công (thư chúc mừng, thư khen, thư thăm hỏi,...) chỉ ghi chức vụ của người gửi thư và không đóng dấu cơ quan, đơn vị. 3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản. Điều 11. Bản sao văn bản 1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao. 2. Thể thức bản sao thực hiện theo Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Kiểm toán Nhà nước. 3. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính. Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản tại cơ quan Kiểm toán Nhà nước do Tổng Kiểm toán Nhà nước quyết định; Tổng Kiểm toán Nhà nước ủy quyền cho Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà nước ký sao các văn bản trong hoạt động của Kiểm toán Nhà nước, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ ký sao những văn bản của Kiểm toán Nhà nước về công tác tổ chức, cán bộ. 4. Bản chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của bản chính) không thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này thì chỉ có giá trị thông tin tham khảo. 5. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài Kiểm toán Nhà nước những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước ghi trong văn bản cần thiết trong việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính. Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 12. Nguyên tắc chung 1. Tất cả các văn bản đi, văn bản đến của Kiểm toán Nhà nước phải được quản lý tập trung tại văn thư cơ quan (thuộc phòng Hành chính - Văn phòng Kiểm toán Nhà nước) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. 2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành và chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. 3.Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành và của Kiểm toán Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước. Điều 13. Trình tự quản lý văn bản đến Tất cả văn bản đến Kiểm toán Nhà nước phải được quản lý theo trình tự sau: 1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; 2. Trình, chuyển giao văn bản đến; 3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Điều 14. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. 2. Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”. Sau đó khi nhận được bản chính phải đóng dấu “Đến” vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng). 3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, người tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà nước, Tổng Kiểm toán Nhà nước để kịp thời xử lý, giải quyết. 4. Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc phần mềm “Hệ chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Kiểm toán Nhà nước”. 5. Văn bản mật đến được đăng ký riêng. Điều 15. Trình, chuyển giao văn bản đến 1. Văn bản đến sau khi được đăng ký phải trình Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà nước (theo sự ủy quyền của Tổng Kiểm toán Nhà nước) để giải quyết chuyển đến đơn vị, tổ chức, cá nhân thực hiện, xử lý theo yêu cầu của văn bản. Nếu văn bản có nội dung quan trọng, phức tạp, Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà nước đề xuất xin ý kiến chỉ đạo của Tổng Kiểm toán Nhà nước sau đó chuyển giao cho đơn vị, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. 2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn thư cơ quan đăng ký tiếp và chuyển văn bản đến các đơn vị, tổ chức, cá nhân theo ý kiến chỉ đạo. Đối với văn bản chuyển đến nhiều đơn vị thì bản chính gửi đến đơn vị chủ trì, giải quyết công việc, gửi file văn bản điện tử đến các đơn vị liên quan có nhiệm vụ phối hợp hoặc thông báo để biết. Tuyệt đối không được tự ý sao, chụp, giao văn bản đến các đơn vị, tổ chức, cá nhân khi chưa có ý kiến chỉ đạo. 3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và đảm bảo bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản. Điều 16. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 1. Trách nhiệm của đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến a) Sau khi nhận được văn bản đến từ Văn phòng Kiểm toán Nhà nước, đơn vị, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Tổng Kiểm toán Nhà nước; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật. Những việc phát sinh vượt quá thẩm quyền phải kịp thời báo cáo Tổng Kiểm toán Nhà nước hoặc Phó Tổng Kiểm toán Nhà nước được phân công phụ trách để cho ý kiến chỉ đạo. Đơn vị được giao chủ trì chủ động đề xuất việc phối hợp với các đơn vị có liên quan giải quyết, xử lý theo chức năng, nhiệm vụ được giao. b) Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của Kiểm toán Nhà nước. 2. Trách nhiệm của Văn phòng Kiểm toán Nhà nước a) Văn phòng Kiểm toán Nhà nước có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến của các đơn vị; tổng hợp văn bản đến đã được giải quyết hoặc đã đến hạn chưa được giải quyết để báo cáo Tổng Kiểm toán Nhà nước về tình hình tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến. b) Đối với văn bản đến có dấu “ Tài liệu thu hồi”, Văn phòng Kiểm toán Nhà nước có trách nhiệm theo dõi, thu hồi tài liệu hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định. c) Đối với văn bản đến có đóng dấu mật, Văn phòng Kiểm toán Nhà nước có trách nhiệm quản lý, chuyển giao, theo dõi theo chế độ mật. Điều 17. Trình tự giải quyết văn bản đi Tất cả các văn bản do Kiểm toán Nhà nước ban hành phải được quản lý theo trình tự sau: 1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản; 2. Đăng ký văn bản đi; 3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có); 4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; 5. Lưu văn bản đi. Điều 18. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản 1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trước khi phát hành văn bản, văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra một lần nữa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu phát hiện sai sót thì báo cáo Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà nước xem xét, giải quyết. 2. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản a) Ghi số của văn bản - Tất cả văn bản đi của Kiểm toán Nhà nước được ghi số liên tục theo hệ thống số của Kiểm toán Nhà nước do Văn phòng Kiểm toán Nhà nước thống nhất quản lý. Căn cứ số lượng văn bản, tên loại, tính chất và nội dung văn bản, Văn phòng Kiểm toán Nhà nước phân thành nhiều hệ thống số cho văn bản. - Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, 2 Điều 8 Quyết định số 757/QĐ-KTNN ngày 15 tháng 6 năm 2011 của Tổng Kiểm toán Nhà nước ban hành Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Kiểm toán Nhà nước. Số văn bản được ghi bằng số Ả rập bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. b) Ghi ngày, tháng của văn bản Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được viết bằng chữ số Ả rập. Đối với những ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi phải ghi thêm số 0 ở trước. 3. Văn bản mật đi được đánh số riêng. Điều 19. Đăng ký văn bản 1. Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc phần mềm “Hệ chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Kiểm toán Nhà nước”. 2. Căn cứ tổng số văn bản phát hành trong năm, số lượng mỗi loại văn bản và tính chất, nội dung, mức độ “mật” của văn bản, văn bản được đăng ký theo từng loại sổ khác nhau. Văn bản mật đi được đăng ký riêng. Điều 20. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 1. Nhân bản a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản. Trường hợp văn bản được gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu tại văn thư cơ quan. b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản. Căn cứ yêu cầu giải quyết và tính chất của công việc, đơn vị, tổ chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân nhận văn bản trình Tổng Kiểm toán Nhà nước xem xét, quyết định; không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo trừ trường hợp được Tổng Kiểm toán Nhà nước phê duyệt. c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện nhân bản theo đúng thời gian quy định. d) Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 6 Quyết định số 876/2006/QĐ-KTNN ngày 22 tháng 11 năm 2006 của Tổng Kiểm toán Nhà nước ban hành Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của Kiểm toán Nhà nước. 2. Đóng dấu cơ quan a) Khi đóng dấu lên chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định. c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục. d) Đóng dấu giáp lai Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 tờ giấy. 3. Đóng dấu độ khẩn, mật Việc đóng dấu và vị trí đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC), các độ mật (MẬT, TỐI MẬT, TUYỆT MẬT), dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, 2 Điều 15 Quyết định số 757/QĐ-KTNN ngày 16 tháng 6 năm 2011 của Tổng Kiểm toán Nhà nước ban hành Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Kiểm toán Nhà nước. Điều 21. Thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 1. Chuyển phát văn bản đi a) Tất cả văn bản khi làm xong thủ tục đăng ký, nhân bản, đóng dấu, vào bì phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, ban hành chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ban hành. b) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận. c) Văn bản được chuyển giao trực tiếp và chuyển qua mạng cho các đơn vị, cá nhân phải được ký nhận vào sổ chuyển giao, xác nhận văn bản. d) Đối với những văn bản “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” phải được chuyển phát ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục ban hành. Trong trường hợp cần thiết, văn bản được fax hoặc chuyển qua mạng cho nơi nhận trước khi gửi bản chính. đ) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 7 Quyết định số 876/2006/QĐ-KTNN ngày 22 tháng 11 năm 2006 của Tổng Kiểm toán Nhà nước ban hành Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của Kiểm toán Nhà nước. e) Việc chuyển giao văn bản đến cơ quan, tổ chức, đơn vị trong và ngoài ngành, Văn phòng Kiểm toán Nhà nước chủ trì phối hợp với các đơn vị để thực hiện. 2. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi a) Công chức làm nhiệm vụ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. b) Đối với những văn bản đi đã chuyển phát nhưng không có người nhận do thay đổi địa chỉ mà bưu điện trả lại thì phải thông báo cho đơn vị, tổ chức soạn thảo văn bản để giải quyết, đồng thời ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết. c) Trường hợp những văn bản được đóng dấu “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” đơn vị chủ trì, soạn thảo văn bản có trách nhiệm theo dõi, thu hồi theo quy định. d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà nước, thủ trưởng đơn vị để kịp thời xử lý, giải quyết. Điều 22. Lưu văn bản đi 1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại văn thư cơ quan và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị, tổ chức soạn thảo văn bản. Bản gốc phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký. 2. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước của Kiểm toán Nhà nước. Điều 23. Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản của các Kiểm toán nhà nước khu vực, các đơn vị sự nghiệp Căn cứ quy định của Kiểm toán Nhà nước, thủ trưởng các Kiểm toán Nhà nước khu vực, các đơn vị sự nghiệp ban hành quy định cụ thể về công tác soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản của đơn vị nhưng không được trái với quy định của Quy chế này. Mục 3. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 24. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập 1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc a) Mở hồ sơ Căn cứ vào danh mục hồ sơ và kế hoạch công tác hàng năm của Kiểm toán Nhà nước, đơn vị trực thuộc; công chức, viên chức được giao giải quyết, theo dõi công việc có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao. Khi lập hồ sơ, người lập hồ sơ phải mở hồ sơ về những công việc được giao, theo dõi, giải quyết, bao gồm: chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ, làm bìa hồ sơ. Trong quá trình giải quyết công việc, người lập hồ sơ sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ. b) Thu thập văn bản vào hồ sơ - Sau khi mở hồ sơ, người lập hồ sơ có trách nhiệm thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc vào hồ sơ; từ văn bản đầu tiên (có thể là văn bản đến) cho đến các ý kiến đóng góp của các đơn vị trong và ngoài ngành (nếu có), ý kiến chỉ đạo, giải quyết của Lãnh đạo Kiểm toán Nhà nước, văn bản đi của cơ quan, đơn vị… - Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc). c) Kết thúc và biên mục hồ sơ Khi công việc giải quyết xong là thời điểm hồ sơ công việc kết thúc. Người lập hồ sơ phải thực hiện các công việc sau để hoàn chỉnh hồ sơ như: kiểm tra, xem xét thu thập, bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản thảo, các tư liệu, sách báo không cần thiết để trong hồ sơ; sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự thời gian giải quyết; chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ nếu các văn bản, tài liệu trong hồ sơ chưa phù hợp với tiêu đề hồ sơ dự kiến ban đầu. Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và thời hạn 20 năm trở lên người lập hồ sơ phải biên mục văn bản trong hồ sơ. Nội dung của việc biên mục văn bản trong hồ sơ bao gồm ghi tên loại văn bản, tài liệu, trích yếu nội dung, thời gian của văn bản, tài liệu, thứ tự, số tờ của văn bản, tài liệu được sắp xếp trong hồ sơ. 2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Kiểm toán Nhà nước, đơn vị hình thành hồ sơ; b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; c) Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều. Điều 25. Giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào bộ phận Lưu trữ 1. Trách nhiệm của đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ a) Người lập hồ sơ phải có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của đơn vị (Phòng Tổng hợp thuộc các đơn vị tham mưu, Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành; Văn phòng thuộc các Kiểm toán Nhà nước khu vực, các đơn vị sự nghiệp) theo thời hạn được quy định tại Khoản 3 Điều này. Công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác. b) Các Đoàn kiểm toán của các Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành, các vụ tham mưu có trách nhiệm giao nộp hồ sơ kiểm toán về lưu trữ của đơn vị (do Phòng Tổng hợp quản lý). Các Đoàn kiểm toán của các Kiểm toán Nhà nước khu vực có trách nhiệm giao nộp hồ sơ kiểm toán về Văn phòng thuộc Kiểm toán Nhà nước khu vực. 2. Trách nhiệm nhận hồ sơ, tài liệu của lưu trữ. Lưu trữ đơn vị, lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ để quản lý và phục vụ cho việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu. 3. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu a) Đối với tài liệu hành chính: trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc. b) Đối với tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán. c) Đối với hồ sơ kiểm toán: Hồ sơ kiểm toán của các Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành, Kiểm toán Nhà nước khu vực, các đơn vị tham mưu được giao chủ trì cuộc kiểm toán được lưu trữ tại đơn vị trong thời gian 24 tháng kể từ ngày 31 tháng 12 của năm phát hành Báo cáo kiểm toán. Hết thời hạn trên, toàn bộ hồ sơ kiểm toán của đơn vị phải nộp về Lưu trữ cơ quan KTNN (Văn phòng Kiểm toán Nhà nước) và được lưu trữ tối thiểu 20 năm đến khi có Quyết định tiêu hủy tài liệu của Tổng KTNN. d) Trường hợp các tổ chức, cá nhân thuộc các đơn vị tham mưu, các Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành đã đến hạn nộp lưu hồ sơ theo điểm a, b, c Khoản 3 Điều này nhưng có nhu cầu cần giữ lại hồ sơ, tài liệu để tham khảo phục vụ yêu cầu công việc thì phải báo cáo Tổng Kiểm toán Nhà nước xin gia hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị (qua Văn phòng Kiểm toán Nhà nước). Đối với tổ chức, cá nhân thuộc Kiểm toán Nhà nước khu vực, các đơn vị sự nghiệp phải báo cáo thủ trưởng đơn vị xin gia hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu (qua Văn phòng Kiểm toán Nhà nước khu vực, Văn phòng đơn vị sự nghiệp). 4. Thủ tục giao nhận Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu, đơn vị hoặc công chức, viên chức giao tài liệu phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, lưu trữ giữ 01 bản. Điều 26. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan , đơn vị 1. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà nước a) Tham mưu cho Tổng Kiểm toán Nhà nước trong việc xây dựng danh mục hồ sơ của Kiểm toán Nhà nước, chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước. b) Chỉ đạo tổ chức thực hiện thu nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị tham mưu, các Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành và hồ sơ kiểm toán của các Kiểm toán Nhà nước khu vực vào lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước. 2. Trách nhiệm của thủ trưởng các đơn vị trực thuộc a) Thủ trưởng các đơn vị tham mưu, các Kiểm toán Nhà nước chuyên ngành có trách nhiệm chỉ đạo việc lập hồ sơ, quản lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước. b) Thủ trưởng các Kiểm toán Nhà nước khu vực và các đơn vị sự nghiệp có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại đơn vị; giao nộp hồ sơ kiểm toán của đơn vị vào lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước. 3. Trách nhiệm của công chức, viên chức Công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị theo quy định của quy chế này. 4. Trách nhiệm của công chức, viên chức văn thư, lưu trữ a) Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc lập hồ sơ công việc trong đơn vị, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, đơn vị. b) Hàng năm, xây dựng kế hoạch thu nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 27. Quản lý con dấu 1. Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà nước chịu trách nhiệm trước Tổng Kiểm toán Nhà nước việc quản lý, sử dụng con dấu của Kiểm toán Nhà nước và con dấu của Văn phòng Kiểm toán Nhà nước. 2. Thủ trưởng các Kiểm toán Nhà nước khu vực và các đơn vị sự nghiệp chịu trách nhiệm trước Tổng Kiểm toán Nhà nước việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị. 3. Con dấu phải được giao cho công chức, viên chức bảo quản an toàn và sử dụng tại phòng làm việc. Trường hợp đặc biệt cần mang con dấu ra ngoài trụ sở làm việc để giải quyết công việc phải được sự đồng ý của Tổng Kiểm toán Nhà nước hoặc thủ trưởng đơn vị (đối với các Kiểm toán nhà nước khu vực, các đơn vị sự nghiệp) và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu; không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. 4. Khi nét dấu bị mòn, biến dạng hoặc có sự thay đổi về tổ chức, tên gọi của Kiểm toán Nhà nước và các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước, Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà nước phải báo cáo Tổng Kiểm toán Nhà nước làm thủ tục xin khắc dấu mới. Trường hợp con dấu, Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu bị thất lạc, thủ trưởng đơn vị được giao quản lý và sử dụng dấu phải báo cáo Tổng Kiểm toán Nhà nước để thông báo với cơ quan công an nơi xảy ra mất con dấu, Giấy chứng nhận mẫu dấu. Điều 2 8. Sử dụng con dấu 1. Công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của Kiểm toán Nhà nước, của đơn vị. 2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền. 3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền. Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục 1 . CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 2 9. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Hàng năm, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước và đơn vị, cụ thể: 1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu. 2. Phối hợp và hướng dẫn các đơn vị, công chức, viên chức xác định chuẩn bị những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”. 3. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu. 4. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu. Điều 30. Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu của Kiểm toán Nhà nước và các Kiểm toán Nhà nước khu vực, các đơn vị sự nghiệp phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ. 1. Nguyên tắc chỉnh lý a) Không phân tán phông lưu trữ; b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập); c) Hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của Kiểm toán Nhà nước và các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước. 2. Hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh; b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu được thực hiện theo Quyết định số 1888/QĐ-KTNN ngày 10 tháng 12 năm 2010 của Tổng Kiểm toán Nhà nước Quy định Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Kiểm toán Nhà nước. c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu: căn cứ vào trình tự các nhóm hồ sơ, tài liệu theo theo Quyết định số 1888/QĐ-KTNN những hồ sơ, tài liệu có nội dung, vấn đề liên quan đến nhau được sắp xếp gần nhau nhằm tránh bị xé lẻ hồ sơ, tài liệu cùng một sự việc. d) Công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu; đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị. Điều 3 1. Xác định giá trị tài liệu 1. Căn cứ vào tình hình thực tiễn, Văn phòng Kiểm toán Nhà nước có nhiệm vụ rà soát, tham mưu giúp Tổng Kiểm toán Nhà nước xây dựng, sửa đổi, bổ sung Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Kiểm toán Nhà nước trình Tổng Kiểm toán Nhà nước ký ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ. 2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể; b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Điều 32. Hội đồng xác định giá trị tài liệu 1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Kiểm toán Nhà nước có chức năng tham mưu giúp Tổng Kiểm toán Nhà nước trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước, lựa chọn tài liệu lưu trữ của lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước để giao nộp vào lưu trữ lịch sử và loại hủy tài liệu hết giá trị. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Kiểm toán Nhà nước do Tổng Kiểm toán Nhà nước quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm: a) Phó Tổng Kiểm toán Nhà nước phụ trách Văn phòng Kiểm toán Nhà nước - Chủ tịch Hội đồng; b) Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà nước - Phó Chủ tịch Hội đồng; c) Trưởng phòng Lưu trữ - Thư viện: ủy viên, Thư ký; d) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: ủy viên; đ) Công chức có chuyên môn về lĩnh vực cần xác định giá trị tài liệu: ủy viên (nếu có). 2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của các Kiểm toán Nhà nước khu vực và các đơn vị sự nghiệp do thủ trưởng đơn vị quyết định thành lập. Hội đồng xác định giá trị tài liệu của đơn vị có chức năng tham mưu giúp thủ trưởng đơn vị lựa chọn tài liệu để lưu trữ tại đơn vị và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử. Thành phần của Hội đồng bao gồm: a) Thủ trưởng đơn vị hoặc Phó thủ trưởng đơn vị được ủy quyền - Chủ tịch Hội đồng; b) Chánh Văn phòng: Phó Chủ tịch Hội đồng; c) Đại diện bộ phận lưu trữ đơn vị; ủy viên, Thư ký; d) Công chức có chuyên môn về lĩnh vực cần xác định giá trị tài liệu: ủy viên (nếu có). 3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình Tổng Kiểm toán Nhà nước hoặc thủ trưởng đơn vị xem xét, giải quyết. Điều 3 3. Hủy tài liệu hết giá trị 1. Hồ sơ, tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy bao gồm những văn bản, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, không cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học lịch sử theo quy định tại Quyết định số 1888/QĐ-KTNN ngày 10 tháng 12 năm 2010 của Tổng Kiểm toán Nhà nước ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Kiểm toán Nhà nước và những tài liệu có thông tin trùng lặp. 2. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị a) Tổng Kiểm toán Nhà nước quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước; b) Thủ trưởng các Kiểm toán Nhà nước khu vực, đơn vị sự nghiệp quyết định việc hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị tại Lưu trữ đơn vị. 3. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị a) Đối với Lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước: Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan Kiểm toán Nhà nước, Tổng Kiểm toán Nhà nước đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy. Căn cứ ý kiến thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Tổng Kiểm toán Nhà nước ra Quyết định hủy tài liệu hết giá trị của Kiểm toán Nhà nước. b) Đối với lưu trữ của các Kiểm toán Nhà nước khu vực và đơn vị sự nghiệp: Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu của đơn vị, thủ trưởng các Kiểm toán Nhà nước khu vực và đơn vị sự nghiệp đề nghị Trung tâm Lưu trữ Quốc gia (nơi đơn vị thuộc nguồn nộp lưu theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy. Căn cứ các ý kiến trên, thủ trưởng đơn vị báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của Tổng Kiểm toán Nhà nước trước khi quyết định hủy tài liệu hết giá trị của đơn vị. 4. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải đảm bảo hủy hết thông tin trong tài liệu, không thể phục hồi, khai thác được và phải được lập thành biên bản. 5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có: a) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu; b) Danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; d) Văn bản của Kiểm toán Nhà nước hoặc các Kiểm toán Nhà nước khu vực, đơn vị sự nghiệp đề nghị thẩm định tài liệu; đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại điểm a, b khoản 3 Điều này. e) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị; g) Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị để hủy; h) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị. 6. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, đơn vị hủy tài liệu ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu. Điều 3 4. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan Kiểm toán Nhà nước, các Kiểm toán Nhà nước khu vực và các đơn vị sự nghiệp thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử. Điều 35. Trách nhiệm giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử 1. Lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước, Kiểm toán Nhà nước khu vực và các đơn vị sự nghiệp có trách nhiệm: a) Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; b) Lập danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật; c) Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu vào lưu trữ lịch sử. 2. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao, nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản, đơn vị giao, nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia giữ 02 bản; được lưu vĩnh viễn tại đơn vị giao hồ sơ, tài liệu và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, nơi nhận tài liệu. Mục 2. BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 3 6. Bảo quản tài liệu lưu trữ 1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ do các công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu. 2. Hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào lưu trữ và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ, tủ đựng tài liệu. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu. 3. Văn phòng Kiểm toán Nhà nước có trách nhiệm hướng dẫn thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ. 4. Công chức, viên chức làm nhiệm vụ lưu trữ có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho hoặc tủ, giá hồ sơ, tài liệu để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu. Điều 37. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu 1. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước, các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu riêng chính đáng của cơ quan, đơn vị, cá nhân trong và ngoài ngành Kiểm toán Nhà nước. 2. Các đơn vị, cá nhân trong ngành đến khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích công vụ phải có văn bản, giấy đề nghị của đơn vị và được sự đồng ý của Chánh Văn phòng Kiểm toán Nhà nước (đối với hồ sơ, tài liệu được bảo quản tại lưu trữ cơ quan Kiểm toán Nhà nước), thủ trưởng đơn vị của các Kiểm toán Nhà nước khu vực, đơn vị sự nghiệp (đối với hồ sơ, tài liệu được bảo quản tại lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước khu vực và đơn vị sự nghiệp). Cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan Kiểm toán Nhà nước vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu gửi Tổng Kiểm toán Nhà nước (thông qua Văn phòng Kiểm toán Nhà nước) xem xét, quyết định. Cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các Kiểm toán Nhà nước khu vực, các đơn vị sự nghiệp vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu gửi thủ trưởng đơn vị xem xét, quyết định. 3. Các cơ quan, cá nhân ngoài Kiểm toán Nhà nước đến khai thác, sử dụng, nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu của cơ quan cử đến và ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được sự đồng ý của Tổng Kiểm toán Nhà nước (đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan Kiểm toán Nhà nước), thủ trưởng các Kiểm toán Nhà nước khu vực và đơn vị sự nghiệp (đối với tài liệu lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước khu vực và đơn vị sự nghiệp). 4. Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật nhà nước phải được thực hiện theo Điều 9 Quyết định số 876/2006/QĐ-KTNN ngày 22 tháng 11 năm 2006 của Tổng Kiểm toán Nhà nước ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Kiểm toán Nhà nước. 5. Các tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật chỉ được sử dụng rộng rãi trong các trường hợp sau đây: a) Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước; b) Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu “mật” nhưng chưa được giải mật; c) Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu “tối mật”, “tuyệt mật” nhưng chưa được giải mật. 6. Trường hợp đơn vị, cá nhân mang tài liệu lưu trữ ra khỏi lưu trữ cơ quan để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác phải được sự đồng ý của Tổng Kiểm toán Nhà nước hoặc thủ trưởng đơn vị (đối với các Kiểm toán Nhà nước khu vực, đơn vị sự nghiệp) và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó. Điều 3 8. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của lưu trữ cơ quan, lưu trữ đơn vị. 2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ. 3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên trang thông tin điện tử của Kiểm toán Nhà nước. 4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ tại Phòng Truyền thống của Kiểm toán Nhà nước. 5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong các công trình nghiên cứu. Điều 3 9. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ 1.Văn phòng Kiểm toán Nhà nước, Văn phòng của các Kiểm toán Nhà nước khu vực, đơn vị sự nghiệp có trách nhiệm ban hành nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và nội quy phòng đọc của Kiểm toán Nhà nước, của đơn vị, cụ thể: - Thời gian phục vụ người khai thác, sử dụng tài liệu; - Các giấy tờ người khai thác, sử dụng tài liệu cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu; - Những vật dụng được và không được mang vào phòng đọc; - Quy định người khai thác, sử dụng tài liệu phải chấp hành và thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu và các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan; - Người khai thác, sử dụng tài liệu không được tự ý sao, chụp tài liệu, dữ liệu thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được sự đồng ý của người có thẩm quyền. 2. Công chức, viên chức lưu trữ phải lập các loại sổ nhập, theo dõi việc khai thác, sử dụng tài liệu; phục vụ kịp thời, đúng đối tượng và theo đúng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được các cấp lãnh đạo phê duyệt. Mục 3. KINH PHÍ THỰC HIỆN CÔNG TÁC LƯU TRỮ Điều 40. Đảm bảo kinh phí cho công tác lưu trữ 1. Bảo đảm kinh phí cho công tác lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước từ nguồn kinh phí thường xuyên. 2. Sử dụng kinh phí trong các hạng mục: a) Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ; b) Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và công cụ phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; c) Chỉnh lý tài liệu lưu trữ; d) Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ; đ) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ lưu trữ; e) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ. Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 41 . Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước có trách nhiệm phổ biến đến công chức, viên chức và người lao động của đơn vị để thi hành Quy chế này. Giao Văn phòng Kiểm toán Nhà nước tổ chức thực hiện và hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước việc thực hiện Quy chế này. Điều 42. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh mới hoặc khó khăn, vướng mắc, các đơn vị cần phản ánh kịp thời về Văn phòng Kiểm toán Nhà nước để tổng hợp, báo cáo Tổng Kiểm toán Nhà nước xem xét, sửa đổi cho phù hợp./.