1572/BHXH-VP

Công văn 1572/BHXH-VP năm 2019 về quản lý lưu trữ, sử dụng văn bản điện tử theo Thông tư 01/2019/TT-BNV do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 1572/BHXH-VP V/v qu ả n lý l ưu tr ữ , sử dụng v ă n b ả n đ iện t ử theo Th ô ng t ư s ố 01 /2 0 19/TT-BNV Hà Nội, ngày 14 tháng 5 năm 201 9 Kính gửi: - Các đơn vị tr ự c t huộc BHXH Việt Nam; - B ả o hiểm xã hội các tỉnh, thành phố tr ự c thuộc Trung ương . Thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ v ề việc gửi, nh ậ n văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nh à nước; Th ô ng tư số 01/2019/TT-BNV ng à y 24/01/2019 c ủa Bộ Nội Vụ về Quy định quy trình trao đ ổ i, lưu trữ, x ử l ý t à i liệu đ iện t ử trong công tác v ă n thư, các ch ứ c n ă ng cơ b ả n của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong qu á tr ì nh xử lý công việc của các cơ quan, t ổ chức. Trong th ời gian ch ờ sửa đ ổ i bổ sung Quyết định số 5 99 /QĐ-BHXH ng à y 15/05/2018 của B ả o hi ể m x ã h ội (BHXH) Việt Nam ban h à nh quy ch ế Quy đ ịnh tạm thời việc quản lý, sử dụng v ă n bản, h ồ sơ điện t ử t r ên hệ th ố ng Qu ả n lý v ă n bản và điều hành BHXH Việt Nam hư ớ ng d ẫ n b ổ sung quy trình trao đổi, lưu trữ , x ử lý t à i l i ệu đ iện tử trong c ô ng tác v ă n thư trên hệ th ố ng Quản lý văn b ả n v à điều h à nh (E-Off i ce) và g ử i, nhận văn b ả n trên trục liên th ô ng v ă n b ả n Qu ố c gia (trừ mộ t s ố v ă n b ả n mật theo quy định của p háp l uậ t) và quy định tại Quyết đ ị nh s ố 599/QĐ- B HXH cụ thể như sau: 1 . Quản lý văn b ả n đến 1.1. Nguyên tắc v à yêu cầu qu ả n l ý - T ất cả v ă n b ả n đ ến c ơ quan BHXH, bao gồm: BHXH Việt Nam, BHXH các t ỉ nh, th à nh ph ố tr ự c thuộc Trung ương (viết tắt là BHXH tỉnh) v à BHXH các huyện, thị x ã , th à nh phố thuộc tỉnh (viết tắt là BHXH huy ệ n ) phải đ ă ng k ý vào hệ thống quản lý v ă n b ả n v à điều hành . S ố đế n của v ă n b ả n là duy nhất trong hệ thống quản lý v ă n b ả n của BHXH các c ấ p. - Khi nhận được v ă n b ả n đến phải ki ể m tra t í nh hợp lệ, hợp pháp của v ă n b ả n ( k i ểm tra chữ ký s ố theo quy định tại th ô ng t ư s ố 41 /2 01 7/TT - B TTTT ngày 19/12/2017 của B ộ Trư ở ng Bộ thông t in và Truyền t h ô ng); c ậ p nhật v ào Ph ầ n mềm, gi ả i qu yết k ị p thời theo đú ng th ời hạn quy định và thông báo ngay bằng phương tiện đ i ện tử cho cơ quan, đơn vị, t ổ ch ứ c gửi về việc đã nhận v ă n bản. 1.2. Đăng ký s ố hóa văn bản đến a) Đối với v ă n bản điện tử đến - Văn thư cơ quan, đơn vị thực hiện kiểm tra cập nhật vào hệ thống các trường thông tin (điểm 1, Phụ l ục 01). - Cấu trúc và định dạng các trường thông tin theo quy chuẩn kỹ thuật Quốc gia về cấu trúc m ã định danh và định dạng dữ liệu g ói tin phục vụ kết nối các Hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01/4/2016 của Bộ Trư ở ng Bộ Thông tin và Truyền thông và Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ. - Số đến, thời gian đến cơ quan BHXH được lưu trong Hệ thống E-Office. b) Đối với văn bản đến là văn bản giấy - Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến theo định dạng Portable Document Format (*.pdf), phiên bản 1.4 trở lên; ảnh màu; độ phân giải tối thiểu 200dpi; tỷ lệ số hóa 100%; xác định số và ký hiệu hồ sơ văn bản đến theo danh mục hồ sơ của cơ quan BHXH các cấp. - Ký số của cơ quan BHXH các cấp ở vị trí góc trên, bên phải trang đầu văn bản ( điểm 1 , Phụ l ụ c 02) ; hình ảnh dấu của cơ quan BHXH Việt Nam, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh, BHXH huyện; thông tin tên cơ quan, thời gian ký ( ngày tháng năm giờ phút, giây theo tiêu chuẩn ISO 8601); chuy ể n Lãnh đạo, đơn vị xử lý. 2. Quản lý văn bản đi 2.1. Nguyên t ắ c và yêu cầu quản lý - Tất cả văn bản đi của cơ quan BHXH các cấp phải được đăng ký vào hệ thống E-Office (trừ văn bản mật) . Số của văn bản đi là duy nhất trong Hệ thống quản lý văn bản đi của cơ quan BHXH các cấp. - Thể thức và kỹ thuật trình bày thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ và Thông tư số 01/201 1 /TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội Vụ. 2.2. Soạn thảo và phát hành văn bản điện tử - Quy trình soạn thảo văn bản và quản lý thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan BHXH thực hiện theo quy định tại Quyết định số 599/QĐ-BHXH ngày 15/05/2018 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam. - Văn bản phát hành sử dụng chữ ký s ố của cá nhân và đơn vị do Ban Cơ Y ế u Chính phủ cấp. - Vị trí người có thẩm quyền ký, tại vị trí như trên văn bản giấy, hình ảnh mầu xanh, định dạng (*.png). - Vị trí ký của cơ quan BHXH là h ì nh ả nh dấu của cơ quan BHXH các cấp trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người c ó thẩm quyền về phía bên trái ( điểm 2, Phụ lục 02) , bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (*.png). - Thông tin ch ữ ký s ố bao gồm: tên cơ quan tổ chức, thời g i an ký (ngày tháng năm, giờ, phút, giây), theo tiêu chuẩn ISO 8601. 3. Tạo lập và lưu trữ hồ sơ điện tử 3. 1. Yêu cầu Việc tạo lập hồ sơ điện tử bảo đảm yêu cầu chung của việc lập và quản lý hồ sơ; bảo đảm tính xác thực của v ă n bản tài liệu trong hồ sơ và đảm bảo an toàn trong hệ thống. 3.2. Tạo l ập hồ sơ điện tử - Cá nhân được giao nhiệm vụ lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào phần mềm E-Off i ce các trường thông tin (điểm 2, Phụ lục 0 1 ). Mã định danh của cơ quan BHXH các cấp thực hiện theo quy định tại Quyết định số 1097/QĐ-BHXH ngày 13/9/2018 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam. - Khi kết thúc công việc cá nhân được giao nhiệm vụ cập nhật vào Hệ thống E-Office các trường thông tin (điểm 2, Phụ lục 0 1 ). - Việc cập nhật mã định danh của cơ quan BHXH, năm hình thành hồ sơ, tổng số văn bản trong hồ sơ, tổng số trang của hồ sơ (điểm 2, Phụ lục 0 1 ) - Việc nộp lưu quản lý hồ sơ điện tử tại lưu trữ cơ quan và hủy tài liệu hết giá trị thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ. 4. Tổ chức thực hiện 4.1. Các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh, BHXH huyện phổ biến, triển khai các nội dung hướng dẫn tại Công văn này tới toàn thể công chức, viên chức, người lao động thuộc đơn vị quản lý. 4.2. Trung tâm Công nghệ thông tin có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng BHXH Việt Nam và đơn vị cung cấp phần mềm hiệu ch ỉ nh phần mềm E-Office theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ. 4 . 3 . V ă n ph ò ng BHXH Việt Nam có trá ch nhiệm kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các đơn vị tr ự c thuộc v à BHX H các T ỉ nh thực hiện đ ú ng theo hướng dẫn t ại Cô ng v ă n n à y . Yêu cầu các đơn vị nghiêm túc triển khai thực hiện, tr o ng quá trình thực hiện có vư ớ ng m ắ c kịp thời phản ánh về BHXH Việt Nam (V ă n phòng) đ ể đ ược hướng dẫn, xử lý./. Nơi nhận: - Như trên; - Văn phòng Chính phủ; (để b/c) - Bộ Nội Vụ ; (để b/c) - Tổng Giám đốc; (để b/c) - Các Ph ó Tổ ng Giám đố c; - C ô ng ty Tecap ro ; - Lưu VT , VP ( CNTT) . KT. TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Nguyễn Đình Khương PHỤ LỤC 01 1. Đăng ký số h óa văn bản đến STT Trường thông tin Tên (viết tắt tiếng Anh) K iể u dữ liệu Đ ộ dài 1 Tên loại văn bản TypeName String 100 2 Số của v ă n bản CodeNumber String 11 3 Ký hiệu của văn bản CodeNotation String 30 4 Ngày, tháng, năm văn bản IssuedDate Date 10 5 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản OrganName String 200 6 Trích yếu nội dung Subject String 500 7 Ngôn ngữ Language String 30 8 Ghi chú Description String 500 9 Ngày, tháng, năm đến ArrivalDate Date 10 10 S ố đến ArrivalNumber Number 10 11 Chức vụ, họ tên người ký Signer I nfo 12 Mức độ khẩn Priority Number 1 2. Tạo lập và lưu trữ hồ sơ điện tử 2.1 Tạo lập hồ sơ STT Trường thông tin Tên (viết tắt tiếng Anh) Kiểu dữ liệu Độ dài 1 Số và ký hiệu hồ sơ FileNotation String 20 2 Tiêu đ ề hồ sơ Title String 500 3 Thời hạn bảo quản Maintenance String 30 4 Chế độ sử dụng Rights String 30 5 Người lập hồ sơ Creator String 30 6 Ngôn ng ữ Language String 50 7 Thời gian bắt đầu StartDate Date 10 2.2 Cập nhật thông tin vào hồ sơ khi kết thúc công việc STT Trường thông tin Tên (viết tắt tiếng Anh) Ki ể u d ữ liệu Độ dài 1 Thời gian kết thúc EndDate Date 10 2 Ghi chú Description String 500 2.3 Cập nhật mã định danh của cơ quan BHXH STT Trường thông tin Tên (viết tắt tiếng Anh) Kiểu dữ li ệ u Độ dài 1 Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ Organld String 13 2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog Number 4 3 Tổn g số văn bản trong hồ sơ DocTotal Number 4 4 T ổ ng số trang của hồ sơ PageTotal Number 4 PHỤ LỤC SỐ 02