983/2006/QĐ-BTM

Quyết định 983/2006/QĐ-BTM về quy chế làm việc của Bộ Thương mại do Bộ trưởng Bộ Thương mại ban hành BỘ THƯƠNG MẠI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------- Số: 983/2006/QĐ-BTM Hà Nội, ngày 07 tháng 6 năm 2006 QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA BỘ THƯƠNG MẠI BỘ TRƯỞNG BỘ THƯƠNG MẠI Căn cứ Nghị định số 29/2004/NĐ-CP ngày 16 tháng 01 năm 2004 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Thương mại; Căn cứ Quyết định số 337/2005/QĐ-TTg ngày 19 tháng 12 năm 2005 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Xét đề nghị của Chánh Văn phòng và Vụ trưởng Vụ Pháp chế, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế làm việc của Bộ Thương mại. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo và thay thế Quyết định số 996/1998/TM-VP ngày 01 tháng 9 năm 1998 của Bộ trưởng Bộ Thương mại. Điều 3. Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ và cán bộ, công chức, nhân viên của Bộ Thương mại chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Bộ trưởng, các Thứ trưởng; - Các đơn vị thuộc cơ quan Bộ; - Công báo; - Trang mạng MOT; - Lưu: VT, VP (TH), PC. BỘ TRƯỞNG Trương Đình Tuyển QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA BỘ THƯƠNG MẠI (Ban hành kèm theo Quyết định số 0983/2006/QĐ-BTM ngày 07 tháng 6 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Thương mại) Chương 1. QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh Quy chế này quy định nguyên tắc, chế độ trách nhiệm, lề lối làm việc, quan hệ công tác và trình tự giải quyết công việc của các đơn vị, cá nhân thuộc cơ quan Bộ Thương mại. Điều 2. Đối tượng áp dụng 1. Tất cả cán bộ, công chức, nhân viên, đơn vị thuộc cơ quan Bộ Thương mại và các tổ chức, cá nhân có quan hệ làm việc với Bộ Thương mại. 2. Các Tham tán thương mại và Tuỳ viên thương mại ngoài việc tuân thủ quy định của Quy chế này còn phải tuân thủ theo Quy chế làm việc của Thương vụ ban hành kèm theo Quyết định số 0653/2004/QĐ-BTM ngày 26 tháng 5 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Thương mại. Điều 3. Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: 1. “ Lãnh đạo Bộ” là Bộ trưởng, các Thứ trưởng. 2. “ Đơn vị thuộc cơ quan Bộ” là các Vụ, Cục, Ban, Thanh tra Bộ, Văn phòng Ủy ban quốc gia về hợp tác kinh tế quốc tế và Văn phòng Bộ. 3. “ Thủ trưởng đơn vị” là Vụ trưởng, Cục trưởng, Trưởng Ban, Chánh Thanh tra và Chánh Văn phòng. 4. “ Lãnh đạo đơn vị” bao gồm Thủ trưởng đơn vị và Phó Thủ trưởng đơn vị. 5. “ Văn bản” là tất cả các loại công văn, tài liệu thuộc các hình thức văn bản quy phạm pháp luật (Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư), văn bản hành chính (Quyết định cá biệt, Chỉ thị cá biệt, thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận, hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển), văn bản chuyên ngành, văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, điều ước quốc tế được gửi đến Bộ Thương mại hoặc từ Bộ Thương mại gửi đi. 6. “ Mạng eMOT” là mạng nội bộ ngành thương mại, có địa chỉ nội bộ là http://emot. 7. “ Mạng MOT” là trang web của Bộ Thương mại trên internet, có địa chỉ là http://www.mot.gov.vn. Điều 4. Nguyên tắc làm việc 1. Bộ Thương mại là cơ quan của Chính phủ, làm việc theo chế độ Thủ trưởng. Mọi hoạt động của Bộ đều phải tuân thủ quy định của pháp luật và Quy chế làm việc của Bộ. Cán bộ, công chức, nhân viên thuộc cơ quan Bộ phải xử lý và giải quyết công việc đúng phạm vi trách nhiệm, thẩm quyền. 2. Trong phân công công việc, mỗi việc chỉ được giao một đơn vị, một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Nếu công việc đã được giao cho đơn vị thì Thủ trưởng đơn vị đó phải chịu trách nhiệm chính về công việc được phân công. 3. Bảo đảm tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo đúng quy định của pháp luật, chương trình, kế hoạch, lịch làm việc và Quy chế làm việc, trừ trường hợp đột xuất hoặc có yêu cầu của cơ quan cấp trên. 4. Bảo đảm phát huy năng lực và sở trường của cán bộ, công chức, nhân viên, đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc và trong mọi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được pháp luật quy định. 5. Bảo đảm dân chủ, rõ ràng, công khai, minh bạch và hiệu quả trong mọi hoạt động. Điều 5. Yêu cầu chung với cán bộ, công chức, nhân viên của Bộ 1. Thực hiện đầy đủ các quy định của Pháp lệnh cán bộ, công chức và những quy định khác của pháp luật; chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo đơn vị về việc hoàn thành công vụ của mình. 2. Làm việc với tinh thần tận tụy, sáng tạo, trung thực, không vụ lợi, không tham nhũng; tích cực học tập để nâng cao trình độ về chính trị, chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ. 3. Nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, hiểu biết sâu sắc tình hình thực tiễn trong lĩnh vực mình đảm nhiệm, bám sát ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ để xử lý công việc được giao, đảm bảo khách quan, đúng đắn và kịp thời. 4. Chủ động phối hợp công tác, trao đổi thống nhất ý kiến về các vấn đề có liên quan, cung cấp thông tin hoặc tiến hành thảo luận trong đơn vị, nhóm công tác khi cần thiết trong quá trình xử lý công việc cụ thể. 5. Không được có thái độ và hành vi cửa quyền, hách dịch, sách nhiễu đối với tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc. 6. Không được lợi dụng vị trí công tác để thu lợi cá nhân dưới mọi hình thức trong khi giải quyết việc công hoặc có những thái độ và hành vi khác làm ảnh hưởng đến uy tín của Bộ Thương mại. Chương 2. TRÁCH NHIỆM, PHẠM VI GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC VÀ QUAN HỆ CÔNG TÁC Điều 6. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Bộ trưởng 1. Bộ trưởng là người đứng đầu Bộ Thương mại và có trách nhiệm: a) Chỉ đạo, điều hành Bộ thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo đúng quy định của Hiến pháp, Luật Tổ chức Chính phủ, các văn bản quy phạm pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Thương mại; b) Phân công công việc cho các Thứ trưởng; phân cấp cho Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương giải quyết một số công việc thuộc ngành, lĩnh vực thương mại; uỷ quyền cho Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ thực hiện một số công việc cụ thể trong khuôn khổ pháp luật; chủ động phối hợp với các Bộ, cơ quan khác để xử lý các vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ của Bộ Thương mại hoặc các vấn đề do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phân công; c) Chỉ đạo việc hướng dẫn, thanh tra, kiểm tra hoạt động của Uỷ ban nhân dân các cấp, Sở Thương mại, Sở Thương mại - Du lịch (sau đây gọi chung là Sở Thương mại), các tổ chức khác, các đơn vị thuộc Bộ trong việc thực hiện pháp luật, nhiệm vụ đã phân công, phân cấp thuộc lĩnh vực thương mại; d) Ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng. 2. Phạm vi giải quyết công việc của Bộ trưởng a) Những công việc thuộc thẩm quyền quy định trong Hiến pháp, Luật Tổ chức Chính phủ, Quy chế làm việc của Chính phủ, các văn bản pháp luật liên quan và những công việc quy định tại khoản 1 Điều này; b) Những công việc được Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao hoặc uỷ quyền; c) Trực tiếp giải quyết một số việc tuy đã giao cho Thứ trưởng, nhưng do thấy cần thiết vì nội dung vấn đề cấp bách hoặc quan trọng, hay do Thứ trưởng đi công tác vắng; những việc liên quan đến từ hai Thứ trưởng trở lên nhưng các Thứ trưởng có ý kiến khác nhau; d) Phân công một Thứ trưởng làm nhiệm vụ Thứ trưởng thường trực, giúp Bộ trưởng điều hành công việc chung của Bộ. 3. Những công việc cần thảo luận tập thể Lãnh đạo Bộ trước khi Bộ trưởng quyết định: a) Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển ngành, lĩnh vực; b) Chương trình công tác, kế hoạch xây dựng văn bản quy phạm pháp luật hàng năm và dài hạn của ngành thương mại; dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật trình Chính phủ, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Quốc hội quyết định; c) Kế hoạch của ngành thương mại triển khai các chủ trương, chính sách quan trọng của Đảng, Nhà nước, các văn bản quy phạm pháp luật quan trọng của cấp trên đã ban hành; d) Các chương trình, dự án trọng điểm của ngành thương mại; đ) Phân bổ và điều chỉnh các nguồn vốn đầu tư hàng năm; e) Công tác tổ chức bộ máy và nhân sự của Bộ Thương mại theo quy định; g) Báo cáo hàng năm về tổng kết tình hình thực hiện kế hoạch Nhà nước và kiểm điểm sự chỉ đạo điều hành của Bộ Thương mại; h) Những vấn đề về ký kết và tham gia các điều ước quốc tế, kế hoạch thực hiện các cam kết bảo đảm hội nhập quốc tế; i) Những vấn đề khác mà Bộ trưởng thấy cần thiết phải đưa ra thảo luận. Trong trường hợp không có điều kiện tổ chức thảo luận tập thể, theo chỉ đạo của Bộ trưởng, đơn vị chủ trì đề án phối hợp với Văn phòng Bộ lấy ý kiến các Thứ trưởng, trình Bộ trưởng quyết định. Sau khi các Thứ trưởng đã có ý kiến, Bộ trưởng xem xét quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Điều 7. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Thứ trưởng 1. Trách nhiệm giải quyết công việc của Thứ trưởng: Thứ trưởng là người giúp Bộ trưởng và được Bộ trưởng phân công trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực và địa bàn công tác, phụ trách một số đơn vị và được sử dụng quyền hạn của Bộ trưởng, nhân danh Bộ trưởng khi giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực được phân công và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về những quyết định của mình. Khi Bộ trưởng điều chỉnh sự phân công giữa các Thứ trưởng thì các Thứ trưởng phải bàn giao nội dung công việc, hồ sơ, tài liệu liên quan cho nhau và báo cáo Bộ trưởng. 2. Phạm vi giải quyết công việc của Thứ trưởng: a) Chỉ đạo việc thực hiện công tác quản lý Nhà nước, xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược phát triển, quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án và các văn bản quản lý khác trong lĩnh vực được Bộ trưởng phân công; b) Chỉ đạo kiểm tra việc triển khai thực hiện các chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước, các quyết định của Bộ trưởng trong phạm vi được phân công, phát hiện và đề xuất những vấn đề cần sửa đổi, bổ sung; c) Chủ động giải quyết công việc được phân công, nếu có vấn đề liên quan đến lĩnh vực của Thứ trưởng khác thì trực tiếp phối hợp với Thứ trưởng đó để giải quyết. Trường hợp cần có ý kiến của Bộ trưởng hoặc giữa các Thứ trưởng còn có các ý kiến khác nhau, phải báo cáo Bộ trưởng quyết định; d) Đối với những vấn đề thuộc về chủ trương hoặc có tính nguyên tắc mà chưa có văn bản quy định hoặc những vấn đề nhạy cảm dễ gây tác động đến tình hình kinh tế - xã hội của đất nước, tình hình của ngành thương mại, việc ký kết thoả thuận quốc tế và những vấn đề quan trọng khác thì Thứ trưởng phải xin ý kiến của Bộ trưởng trước khi quyết định. Điều 8. Thứ trưởng thường trực Thứ trưởng thường trực, ngoài việc thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên theo phạm vi được phân công, còn có quyền hạn và nhiệm vụ sau: 1. Được Bộ trưởng uỷ quyền thay mặt Bộ trưởng, chỉ đạo giải quyết các công việc chung của Bộ và ký văn bản thay Bộ trưởng khi Bộ trưởng vắng mặt; 2. Được Bộ trưởng uỷ quyền chủ trì việc phối hợp hoạt động giữa các Thứ trưởng; 3. Giải quyết một số công việc cấp bách của Thứ trưởng khác khi Thứ trưởng đó vắng mặt theo uỷ quyền của Bộ trưởng. Điều 9. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Thủ trưởng đơn vị 1. Thủ trưởng đơn vị là người đứng đầu đơn vị, chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ về mọi mặt hoạt động công tác của đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ đã được quy định tại Quyết định số 1595/2004/QĐ-BTM ngày 02 tháng 11 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Thương mại về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ, Thanh tra, Văn phòng Bộ và các quy định khác của Bộ trưởng Bộ Thương mại và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan. Tuỳ theo điều kiện công tác cụ thể, Thủ trưởng đơn vị có thể đảm nhiệm một hoặc một số lĩnh vực công tác chuyên môn nhưng không để ảnh hưởng đến việc điều hành chung. 2. Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm: a) Chủ động tổ chức thực hiện công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về kết quả thực hiện công việc được giao; thực hiện đầy đủ chế độ thông tin, báo cáo theo quy định của pháp luật và của Bộ; b) Những việc phát sinh vượt quá thẩm quyền phải kịp thời báo cáo Lãnh đạo Bộ phụ trách cho ý kiến chỉ đạo để giải quyết, không chuyển công việc thuộc nhiệm vụ, thẩm quyền của đơn vị mình sang đơn vị khác hoặc lên Lãnh đạo Bộ; không giải quyết công việc thuộc nhiệm vụ, thẩm quyền của đơn vị khác; c) Chủ động phối hợp với Thủ trưởng các đơn vị khác để xử lý những vấn đề có liên quan đến những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình và thực hiện nhiệm vụ chung của Bộ; d) Thực hiện những nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Bộ giao; được Bộ trưởng uỷ quyền giải quyết hoặc ký thừa lệnh một số văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng và phải chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật và trước Bộ trưởng về nội dung được uỷ quyền; đ) Xây dựng và kiểm tra việc thực hiện quy chế làm việc của đơn vị theo hướng dẫn của Bộ; phân công công tác trong Lãnh đạo đơn vị và cán bộ, công chức thuộc quyền quản lý; e) Khi vắng mặt khỏi cơ quan phải uỷ quyền cho một Phó Thủ trưởng quản lý, điều hành đơn vị; vắng từ 02 ngày làm việc trở lên phải báo cáo Lãnh đạo Bộ phụ trách bằng văn bản và thông báo cho Chánh Văn phòng Bộ. Việc vắng mặt do đi công tác thực hiện theo quy định tại Điều 52 của Quy chế này. Người được uỷ quyền chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị, Bộ trưởng và trước pháp luật về mọi hoạt động của đơn vị trong thời gian được uỷ quyền; g) Điều hành đơn vị mình chấp hành chính sách, pháp luật của Nhà nước, quy chế của Bộ, các chủ trương, chính sách của chính quyền địa phương nơi đơn vị đóng trụ sở; h) Tiếp nhận toàn bộ văn bản từ văn thư đơn vị và các đơn vị khác chuyển đến để phân công trong Lãnh đạo đơn vị và cán bộ, công chức, nhân viên xử lý. Đôn đốc, chỉ đạo chung trong Lãnh đạo đơn vị và cán bộ, công chức, nhân viên hoàn thành công việc theo đúng tiến độ, bảo đảm chất lượng; i) Quản lý chặt chẽ đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên trong đơn vị nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị được giao, thực hiện nghiêm túc chế độ công vụ, nội quy, quy chế làm việc của Bộ và đơn vị; kiến nghị Lãnh đạo Bộ việc tiếp nhận, bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện các chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, nhân viên của đơn vị theo các quy định của pháp luật. k) Tổ chức và chủ trì các cuộc họp của đơn vị để sơ kết, tổng kết, kiểm điểm công tác, trao đổi kinh nghiệm, nhằm nâng cao trình độ về mọi mặt cho cán bộ, công chức, nhân viên trong đơn vị; l) Khi được Lãnh đạo Bộ uỷ nhiệm đại diện cho Bộ Thương mại tham dự các cuộc họp, hội nghị của Bộ, ngành, địa phương, phải chuẩn bị tài liệu và lấy ý kiến các đơn vị có liên quan để phát biểu nội dung đã được Lãnh đạo Bộ thông qua. Đối với những vấn đề phát sinh mới chưa chuẩn bị và chưa được Lãnh đạo Bộ thông qua, chỉ phát biểu với tư cách người đứng đầu của đơn vị thuộc Bộ và báo cáo Lãnh đạo Bộ. Điều 10. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Phó Thủ trưởng đơn vị Phó Thủ trưởng đơn vị là người giúp Thủ trưởng đơn vị, được Thủ trưởng đơn vị phân công và uỷ nhiệm trực tiếp chỉ đạo, điều hành một số lĩnh vực công việc, chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị và trước Lãnh đạo Bộ về lĩnh vực công việc được phân công . Điều 11. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của cán bộ, công chức, nhân viên 1. Chủ động nghiên cứu, tham mưu về lĩnh vực chuyên môn được phân công theo dõi, các công việc được Lãnh đạo đơn vị hoặc Lãnh đạo Bộ giao theo chức năng, nhiệm vụ chuyên môn của đơn vị. 2. Chịu trách nhiệm cá nhân trước Lãnh đạo đơn vị, trước Lãnh đạo Bộ và trước pháp luật về ý kiến đề xuất, tiến độ, chất lượng, hiệu quả của từng công việc được giao; về hình thức, thể thức, trình tự và thủ tục ban hành văn bản và quy trình giải quyết công việc được phân công theo dõi. 3. Thực hiện các quy định của pháp luật về cán bộ, công chức; các quy định của Bộ và đơn vị. Điều 12. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của Thư ký Lãnh đạo Bộ 1. Thư ký Lãnh đạo Bộ bao gồm Thư ký Bộ trưởng và Thư ký Thứ trưởng, trực tiếp nhận nhiệm vụ và chịu trách nhiệm về kết quả công việc trước Lãnh đạo Bộ và Chánh Văn phòng Bộ. Thư ký Lãnh đạo Bộ không làm thay công việc chuyên môn của cán bộ, công chức, nhân viên các đơn vị. Khi xem xét, kiểm tra văn bản do các đơn vị trình Lãnh đạo Bộ, nếu thấy cần góp ý về nội dung, thủ tục thì Thư ký Lãnh đạo Bộ chủ động trao đổi với cán bộ, công chức, nhân viên hoặc Lãnh đạo đơn vị trình. Nếu sau khi trao đổi vẫn có ý kiến khác nhau thì Thư ký Lãnh đạo Bộ phải báo cáo Lãnh đạo Bộ về nội dung vấn đề này và bảo lưu ý kiến của mình. Trường hợp Lãnh đạo Bộ có ý kiến chỉ đạo gấp đến Lãnh đạo đơn vị thì Thư ký Lãnh đạo Bộ chủ động liên hệ trực tiếp với Lãnh đạo đơn vị đó hoặc cán bộ, công chức, nhân viên theo dõi lĩnh vực để thực hiện. 2. Thư ký Lãnh đạo Bộ phải truyền đạt trung thực ý kiến của Lãnh đạo Bộ, của các đơn vị và phải chịu trách nhiệm về nội dung đó. 3. Thư ký Lãnh đạo Bộ chịu trách nhiệm giúp Lãnh đạo Bộ xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm trình Lãnh đạo Bộ xem xét quyết định. Điều 13. Quan hệ giữa Lãnh đạo Bộ với Thủ trưởng đơn vị 1. Lãnh đạo Bộ phụ trách định kỳ hoặc đột xuất làm việc với Thủ trưởng các đơn vị hoặc làm việc với Thủ trưởng từng đơn vị, để trực tiếp nghe báo cáo tình hình, chỉ đạo việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị và của Bộ. 2. Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm báo cáo kịp thời với Lãnh đạo Bộ về kết quả thực hiện công tác và kiến nghị các vấn đề cần giải quyết khi thực hiện các quy định tại Điều 9 của Quy chế này và những vấn đề về cơ chế, chính sách cần sửa đổi, bổ sung; kiến nghị sửa đổi, bổ sung chương trình, kế hoạch công tác phù hợp với yêu cầu của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và của Bộ. Điều 14. Quan hệ giữa Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ 1. Thủ trưởng đơn vị khi được giao chủ trì giải quyết các vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị khác phải trao đổi ý kiến với Thủ trưởng đơn vị đó. Thủ trưởng đơn vị được hỏi ý kiến có trách nhiệm trả lời theo đúng yêu cầu của đơn vị chủ trì. 2. Theo phân công của Bộ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm phối hợp thực hiện các dự án, chương trình của Bộ. Đối với những vấn đề liên quan đến nhiều đơn vị mà vượt quá thẩm quyền giải quyết hoặc không đủ điều kiện thực hiện thì Thủ trưởng đơn vị chủ trì báo cáo, đề xuất Lãnh đạo Bộ xem xét, quyết định. Điều 15. Quan hệ công tác giữa Bộ với cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương 1. Bộ có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của Sở Thương mại thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Các Sở Thương mại chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ về nghiệp vụ chuyên môn; chịu sự kiểm tra, thanh tra của Bộ về việc chấp hành chính sách, pháp luật, chiến lược, quy hoạch và kế hoạch phát triển ngành thương mại đã được phê duyệt ở địa phương. Lãnh đạo Bộ phải dành thời gian đi công tác địa phương, cơ sở (định kỳ, đột xuất) để kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo thực hiện các công việc thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của Bộ. 2. Giám đốc Sở Thương mại tổ chức triển khai thực hiện các chương trình công tác lớn của Bộ Thương mại tại địa phương; báo cáo Bộ kết quả công tác của Sở theo quy định; tham gia đầy đủ các hoạt động chung và tham dự các cuộc họp Bộ triệu tập đúng với thành phần quy định; thực hiện đầy đủ các quy định quản lý của Bộ đối với toàn ngành. Điều 16. Các quan hệ công tác khác 1. Quan hệ làm việc giữa Bộ trưởng với Ban Chấp hành Trung ương và các Ban của Đảng, các cơ quan của Quốc hội, Chính phủ, các Bộ, ngành, các địa phương, Cơ quan Trung ương của các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp thuộc ngành, lĩnh vực được thực hiện theo quy định của Hiến pháp, Luật tổ chức Chính phủ và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan. Liên hệ chặt chẽ với Văn phòng Chính phủ để thường xuyên trao đổi thông tin, phối hợp, rà soát việc thực hiện chương trình công tác, bảo đảm hoàn thành có chất lượng, đúng tiến độ các đề án, công việc được giao theo sự chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ. Thường xuyên phối hợp với Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong việc chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ của ngành thương mại, chăm lo xây dựng các Sở Thương mại ở địa phương vững mạnh, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên có chất lượng chuyên môn, kỹ năng hành chính và kỷ luật, kỷ cương bảo đảm hoàn thành mọi nhiệm vụ. 2. Quan hệ công tác giữa Lãnh đạo Bộ với Ban Cán sự Đảng của Bộ thực hiện theo quy định của Trung ương Đảng và Quy chế làm việc của Ban Cán sự Đảng. 3. Quan hệ giữa Lãnh đạo Bộ với Đảng uỷ cơ quan Bộ thực hiện theo quy định của Đảng và các quy định về việc phối hợp công tác của Bộ. 4. Quan hệ giữa Lãnh đạo Bộ với Công đoàn ngành Thương mại – Du lịch Việt Nam được thực hiện theo Quy chế hoặc Nghị quyết liên tịch về mối quan hệ công tác và lề lối làm việc giữa Lãnh đạo Bộ và Ban Thường vụ Công đoàn ngành Thương mại – Du lịch Việt Nam. 5. Quan hệ giữa Lãnh đạo Bộ với các tổ chức chính trị - xã hội trong cơ quan Bộ: a) Sáu tháng một lần Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng được Bộ trưởng uỷ quyền làm việc với Ban Thường vụ các tổ chức chính trị - xã hội cơ quan Bộ để thông báo những chủ trương công tác của Bộ, biện pháp giải quyết những kiến nghị của đoàn viên, hội viên và lắng nghe ý kiến đóng góp của các tổ chức, đoàn thể về hoạt động của Bộ; b) Người đứng đầu các tổ chức chính trị - xã hội cơ quan Bộ được mời tham dự các cuộc họp, hội nghị do Lãnh đạo Bộ chủ trù có nội dung liên quan đến hoạt động, quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của đoàn viên, hội viên tổ chức đó; c) Bộ trưởng tạo điều kiện thuận lợi để các tổ chức trên hoạt động có hiệu quả, góp phần thực hiện thắng lợi nhiệm vụ chính trị của Bộ được Nhà nước giao; tham khảo ý kiến của các tổ chức trước khi quyết định các vấn đề có liên quan đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của đoàn viên, hội viên. 6. Quan hệ giữa Thủ trưởng đơn vị thuộc cơ quan Bộ với cấp uỷ, các tổ chức quần chúng và cán bộ, công chức, nhân viên trong đơn vị: a) Thủ trưởng đơn vị tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức Đảng và các đoàn thể hoạt động theo đúng điều lệ, tôn chỉ, mục đích; phối hợp với cấp uỷ Đảng và các tổ chức quần chúng chăm lo và tạo điều kiện làm việc, học tập và nâng cao trình độ chính trị, chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, nhân viên trong đơn vị; bảo đảm thực hiện Quy chế dân chủ trong hoạt động của cơ quan, xây dựng nền nếp văn hoá công sở và kỷ luật, kỷ cương hành chính; b) Cán bộ, công chức là đảng viên, hội viên các đoàn thể phải gương mẫu hoàn thành tốt công việc được giao theo đúng quy định của pháp luật về cán bộ, công chức; nghiêm chỉnh thực hiện các quy định về nhiệm vụ và trách nhiệm của người đảng viên, hội viên và các quy định có liên quan đến công vụ của cán bộ, công chức; giải quyết công việc đúng thủ tục và thời gian; chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị về kết quả thực hiện công việc được giao. Chương 3. CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC Điều 17. Các loại chương trình công tác 1. Chương trình công tác năm: a) Yêu cầu: - Những đề án, công việc đăng ký trong chương trình công tác năm của Bộ phải thể hiện kết hợp giữa các nhiệm vụ nêu trong các văn bản, ý kiến chỉ đạo của cấp trên với sự chủ động đề xuất của đơn vị. Mỗi đề án, công việc cần xác định rõ nội dung chính; đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, người phụ trách, cấp trình và thời hạn trình từng cấp; - Các đơn vị phải chịu trách nhiệm về tiến độ chuẩn bị và nội dung thực hiện công việc mà mình kiến nghị đưa vào chương trình công tác của Bộ. b) Phân công thực hiện: - Văn phòng Bộ chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc cơ quan Bộ xây dựng chương trình công tác năm của Bộ; - Chậm nhất vào ngày 05 tháng 11 năm trước, các đơn vị thuộc cơ quan Bộ gửi Văn phòng Bộ danh mục công việc cần trình các cấp trong năm sau. Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổng hợp trình Lãnh đạo Bộ ký gửi Văn phòng Chính phủ đăng ký những công việc của Bộ đưa vào chương trình công tác trình Chính phủ trước ngày 15 tháng 11 hàng năm; - Chậm nhất 05 ngày làm việc sau khi Văn phòng Chính phủ gửi chương trình công tác năm của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Bộ phải cụ thể hoá thành dự thảo chương trình công tác năm của Bộ gửi các đơn vị liên quan để tham gia ý kiến; - Các đơn vị phải có ý kiến chính thức bằng văn bản gửi Văn phòng Bộ để tổng hợp xin ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng. Văn phòng Bộ giúp Bộ trưởng tham khảo ý kiến của các Thứ trưởng thông qua hình thức quy định tại khoản 3, Điều 6 Quy chế này để thông qua Chương trình công tác năm của Bộ; - Chánh Văn phòng Bộ trình Bộ trưởng ký ban hành và gửi Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ thực hiện. Ngoài việc thực hiện các quy định tại Quy chế này, chương trình xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật còn phải thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản có liên quan; 2. Chương trình công tác quý: a) Yêu cầu: Những đề án, công việc ghi trong chương trình công tác quý của Bộ phải xác định rõ nội dung chính, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, người phụ trách, trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ hay Bộ trưởng, Thứ trưởng quyết định và thời hạn trình. b) Phân công thực hiện: - Chậm nhất là ngày 15 của tháng cuối quý, các đơn vị phải gửi dự kiến chương trình công tác quý sau cho Văn phòng Bộ. Những công việc bổ sung hoặc có sự điều chỉnh về thời gian thì phải có văn bản báo cáo Lãnh đạo Bộ. Quá thời hạn trên, đơn vị nào không gửi coi như không có nhu cầu điều chỉnh; - Chậm nhất là ngày 20 của tháng cuối quý, Văn phòng Bộ tổng hợp chương trình công tác quý sau của Bộ, trình Bộ trưởng xem xét, quyết định. Những vấn đề trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, nếu có sự thay đổi về thời gian, Văn phòng Bộ phải có văn bản trình Lãnh đạo Bộ ký đề nghị Thủ tướng Chính phủ cho điều chỉnh. Chỉ sau khi được chấp nhận, các đơn vị mới được thực hiện theo tiến độ mới. Chương trình công tác quý I được thể hiện trong báo cáo và chương trình công tác năm; Chương trình công tác quý II được thể hiện trong báo cáo và chương trình công tác 6 tháng. 3. Chương trình công tác tháng: a) Hàng tháng, các đơn vị căn cứ chương trình công tác quý để xây dựng và triển khai thực hiện chương trình công tác tháng. Nếu tiến độ thực hiện chương trình công tác tháng bị chậm, đơn vị chủ trì phải báo cáo Bộ trưởng trước ngày 20 hàng tháng; b) Chậm nhất là ngày 27 hàng tháng, Văn phòng Bộ tổng hợp chương trình công tác tháng sau của Bộ trình Bộ trưởng xem xét, quyết định và thông báo cho các đơn vị. Chương trình công tác tháng đầu quý được thực hiện cụ thể trong chương trình công tác quý. 4. Chương trình công tác tuần của Lãnh đạo Bộ (Lịch làm việc tuần): a) Căn cứ chương trình công tác tháng và sự chỉ đạo của Bộ trưởng, Văn phòng Bộ phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng chương trình công tác tuần, trình Lãnh đạo Bộ duyệt và gửi các đơn vị, đưa lên mạng eMOT vào chiều thứ sáu hàng tuần; b) Khi có sự thay đổi chương trình công tác tuần của Lãnh đạo Bộ, Thư ký Lãnh đạo Bộ kịp thời thông báo cho Trưởng phòng Tổng hợp Văn phòng Bộ cập nhật thông tin trên mạng eMOT và thông báo cho các đơn vị liên quan biết. 5. Chương trình công tác của các đơn vị thuộc cơ quan Bộ: a) Căn cứ chương trình công tác của Bộ và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao, các đơn vị xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị và tổ chức thực hiện. Chương trình này phải xác định rõ trách nhiệm đến từng cán bộ, công chức trong đơn vị; đồng thời, thể hiện rõ lịch trình thực hiện công việc, bảo đảm tiến độ trình Lãnh đạo cấp trên xem xét theo chương trình công tác của Bộ; b) Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, tạo điều kiện để đơn vị hoàn thành chương trình, kế hoạch công tác. Trường hợp do những khó khăn chủ quan, khách quan không hoàn thành được công việc theo tiến độ, kế hoạch đã định, phải kịp thời báo cáo Lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnh vực và thông báo cho Văn phòng Bộ biết để điều chỉnh chương trình chung và tìm giải pháp khắc phục. c) Chương trình công tác tuần của đơn vị được đăng ký trên mạng eMOT và có văn bản xác nhận do Lãnh đạo đơn vị ký gửi về Văn phòng Bộ (Phòng Tổng hợp) trước 11h00 sáng thứ Sáu hàng tuần để đưa vào lịch làm việc tuần của Bộ. Trường hợp đột xuất, đăng ký trực tiếp với Lãnh đạo Văn phòng. Điều 18. Chuẩn bị đề án, dự án 1. Căn cứ Chương trình công tác năm, Thủ trưởng đơn vị được giao chủ trì đề án, dự án bao gồm cả dự án xây dựng văn bản quy phạm pháp luật (sau đây gọi chung là đề án) phải lập kế hoạch chi tiết về xây dựng đề án. Sau khi được Lãnh đạo Bộ đồng ý, đơn vị chủ trì phải thông báo kế hoạch đó đến Văn phòng Bộ để theo dõi, đôn đốc việc thực hiện. Đơn vị chủ trì phải phối hợp chặt chẽ với các cơ quan, đơn vị liên quan để thực hiện đúng kế hoạch đã được phê duyệt. Đối với việc chuẩn bị các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, ngoài việc tuân theo các quy định tại Quy chế này còn phải thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản có liên quan và Quy chế soạn thảo, thẩm định dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Thương mại ban hành kèm theo Quyết định số 1117/2003/QĐ-BTM ngày 08 tháng 9 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Thương mại. 2. Nếu đơn vị chủ trì thay đổi thời hạn trình và nội dung của đề án thì phải báo cáo và được sự đồng ý của Lãnh đạo Bộ phụ trách. Điều 19. Quan hệ phối hợp trong chuẩn bị đề án 1. Thủ trưởng đơn vị chủ trì xây dựng đề án (sau đây gọi là chủ đề án) mời Thủ trưởng các đơn vị liên quan đến bàn việc chuẩn bị đề án hoặc đề nghị cử cán bộ tham gia chuẩn bị đề án. Đơn vị được mời có trách nhiệm cử người tham gia theo đề nghị của chủ đề án. Người được cử là đại diện của đơn vị tham gia chuẩn bị đề án phải thường xuyên báo cáo và xin ý kiến Thủ trưởng đơn vị trong quá trình tham gia xây dựng đề án. Các hoạt động phối hợp này không thay thế các thủ tục lấy ý kiến chính thức quy định tại khoản 2 Điều này. 2. Sau khi đề án đã được chuẩn bị xong, chủ đề án phải lấy ý kiến chính thức của các đơn vị liên quan bằng các hình thức sau đây: a) Tổ chức họp: Chủ đề án gửi trước giấy mời và tài liệu họp đến Thủ trưởng các đơn vị liên quan. Chủ đề án chủ trì cuộc họp, giới thiệu nội dung và thu thập ý kiến để bổ sung hoàn chỉnh đề án. Những ý kiến thảo luận phải được ghi vào biên bản có chữ ký của chủ tọa cuộc họp. Đơn vị được mời họp phải cử đại diện có đủ thẩm quyền đến họp, phát biểu ý kiến chính thức của đơn vị. Trường hợp đại diện đơn vị được mời vắng mặt, chủ đề án gửi phần kết luận có liên quan cho đơn vị đó và Thủ trưởng đơn vị đó phải trả lời bằng văn bản. b) Gửi công văn lấy ý kiến: Chủ đề án gửi bản thảo cuối cùng của đề án và hồ sơ kèm theo đến Thủ trưởng đơn vị có liên quan để lấy ý kiến. Thủ trưởng đơn vị được hỏi ý kiến có trách nhiệm phát biểu ý kiến chính thức bằng văn bản, gửi chủ đề án trong khoảng thời gian quy định theo quy chế làm việc của Bộ. Văn bản góp ý kiến phải ghi rõ những điểm đồng ý, không đồng ý, những kiến nghị về việc sửa đổi, bổ sung. Nếu hồ sơ đề án chưa rõ hoặc do vấn đề phức tạp cần có thêm thời gian nghiên cứu thì đơn vị được hỏi ý kiến có quyền yêu cầu chủ đề án làm rõ hoặc cung cấp thêm các tài liệu cần thiết và thoả thuận thời hạn trả lời, nhưng tối đa không quá thời hạn theo quy định tại Quy chế này và các văn bản khác có liên quan của Bộ; c) Gửi lấy ý kiến qua mạng eMOT: nội dung và thời hạn thực hiện như điểm b khoản 2 Điều này. Điều 20. Theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác 1. Hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và hàng năm, Thủ trưởng các đơn vị rà soát, thống kê đánh giá việc thực hiện chương trình công tác của đơn vị, gửi Văn phòng Bộ để tổng hợp, báo cáo Bộ trưởng về kết quả xử lý các công việc được giao, những công việc còn tồn đọng, hướng xử lý tiếp theo, kiến nghị việc điều chỉnh, bổ sung chương trình công tác thời gian tới. 2. Thứ trưởng được phân công phụ trách đề án, dự án có trách nhiệm chỉ đạo các đơn vị triển khai thực hiện theo kế hoạch được duyệt; báo cáo Bộ trưởng trước khi nghiệm thu, phê duyệt hoặc trình cấp trên. 3. Văn phòng Bộ có nhiệm vụ thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc chuẩn bị các đề án của các đơn vị thuộc cơ quan Bộ; hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cuối năm có báo cáo kết quả thực hiện chương trình công tác của Bộ. Kết quả thực hiện chương trình công tác phải được coi là một tiêu chí quan trọng để xem xét, đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ của mỗi đơn vị. Chương 4. TRÌNH TỰ VÀ THỦ TỤC GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC Điều 21. Cách thức giải quyết công việc của Lãnh đạo Bộ 1. Lãnh đạo Bộ xem xét, giải quyết công việc trên cơ sở “ Phiếu trình” ban hành kèm theo Quyết định số 0292/2005/QĐ-BTM ngày 25 tháng 02 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Thương mại. 2. Lãnh đạo Bộ chủ trì họp, làm việc với Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, chuyên gia liên quan để tham khảo ý kiến trước khi giải quyết những vấn đề quan trọng, cần thiết mà chưa xử lý ngay được bằng cách thức quy định tại khoản 1 Điều này. Điều 22. Thủ tục gửi văn bản, trình giải quyết công việc 1. Thủ tục trình Lãnh đạo Bộ giải quyết công việc: a) Công văn, tờ trình Lãnh đạo Bộ phải do Lãnh đạo đơn vị thuộc cơ quan Bộ, Giám đốc, Phó Giám đốc Sở Thương mại ký và đóng dấu (nếu có) đúng thẩm quyền; b) Đối với những vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị khác, trong hồ sơ trình nhất thiết phải có ý kiến chính thức bằng văn bản của các đơn vị liên quan; những đề xuất của địa phương có liên quan đến cơ chế, chính sách cho vùng hoặc lãnh thổ phải có ý kiến bằng văn bản của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Riêng đối với những hồ sơ, tờ trình liên quan đến chế độ chi tiêu tài chính và chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, đơn vị trình phải trao đổi thống nhất với Lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực liên quan. Thư ký Lãnh đạo Bộ có trách nhiệm báo cáo Chánh Văn phòng về các hồ sơ, tờ trình này trước khi trình Lãnh đạo Bộ. c) Hồ sơ trình đối với các văn bản, đề án bao gồm: - Tờ trình Bộ trưởng phải thuyết minh rõ nội dung chính của đề án, luận cứ của các kiến nghị, các ý kiến khác nhau. Đối với văn bản quy phạm pháp luật, nội dung tờ trình phải theo đúng quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn thi hành. Đối với điều ước quốc tế và thoả thuận quốc tế phải theo đúng quy định của các văn bản có liên quan. Lãnh đạo đơn vị có văn bản trình ký phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung văn bản và phải ký tắt vào văn bản trước khi trình lên Lãnh đạo Bộ; - Văn bản hoặc ý kiến của đơn vị thẩm định đề án theo quy định của pháp luật và Quy chế của Bộ; - Báo cáo giải trình việc tiếp thu ý kiến tham gia của các đơn vị có liên quan, kể cả ý kiến tư vấn khác (nếu có); - Các tài liệu cần thiết khác. 2. Các công văn, tờ trình đề nghị giải quyết công việc chỉ gửi 01 bản chính đến Lãnh đạo Bộ, đơn vị có thẩm quyền giải quyết. Nếu cần gửi đến các Lãnh đạo Bộ, đơn vị khác có liên quan để biết hoặc phối hợp thì chỉ ghi tên các Lãnh đạo Bộ, đơn vị đó ở phần “Nơi nhận” của văn bản. 3. Đối với các cơ quan, tổ chức không thuộc sự quản lý của Bộ về hành chính hoặc chuyên môn theo ngành, thì thực hiện thủ tục gửi công văn đến Bộ theo quy định hiện hành của pháp luật về công tác văn thư. Cơ quan, tổ chức nước ngoài có thể thực hiện thủ tục gửi công văn đến Bộ theo thông lệ quốc tế. Điều 23. Tiếp nhận văn bản gửi đến Bộ 1. Văn phòng Bộ tiếp nhận văn bản đến Bộ Thương mại theo quy định tại Quy chế tiếp nhận, luân chuyển, xử lý và lưu trữ văn bản trong cơ quan Bộ Thương mại ban hành kèm theo Quyết định số 0292/2005/QĐ-BTM ngày 25 tháng 02 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Thương mại. 2. Văn phòng Bộ tiếp nhận văn bản đến Bộ Thương mại liên quan đến hàng dệt may theo quy định tại Quy chế xử lý công việc trong lĩnh vực phân giao hạn ngạch hàng dệt may xuất khẩu ban hành kèm theo Quyết định số 1700/2004/QĐ-BTM ngày 19 tháng 11 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Thương mại. Điều 24. Quản lý văn bản 1. Văn phòng Bộ có trách nhiệm phân giao văn bản đến cho các đơn vị; quản lý văn bản phát hành, đánh máy, in sao, lưu trữ văn bản, hồ sơ tài liệu Bộ Thương mại; đôn đốc và lập hồ sơ theo dõi thời gian xử lý văn bản tại các đơn vị và báo cáo tổng hợp tình hình xử lý văn bản của các đơn vị tại cuộc họp giao ban hàng tháng của Bộ. 2. Thủ trưởng đơn vị thuộc cơ quan Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về tình hình xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình. Đơn vị có trách nhiệm thống kê, cập nhật đầy đủ văn bản và thông tin về quá trình xử lý văn bản của đơn vị vào máy tính theo chương trình quản lý văn bản, thông tin của Bộ Thương mại. 3. Cán bộ, công chức, nhân viên có trách nhiệm nghiên cứu, xử lý văn bản đến; soạn thảo văn bản đúng thủ tục quy định, đúng thời hạn và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, nội dung văn bản mình soạn thảo; lập hồ sơ công việc, quản lý hồ sơ, tài liệu và thực hiện chế độ bảo mật theo quy định tại Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trong ngành thương mại ban hành kèm theo Quyết định số 0161/2005/QĐ-BTM ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Thương mại. 4. Thư ký Lãnh đạo Bộ có trách nhiệm theo dõi, quản lý hồ sơ tài liệu gửi Lãnh đạo Bộ; kiểm tra thủ tục hành chính, hồ sơ, phiếu trình trước khi trình Lãnh đạo Bộ duyệt, ký. 5. Vụ trưởng Vụ Thương mại điện tử có trách nhiệm quản lý việc sử dụng mạng MOT và eMOT của Bộ Thương mại; tăng cường áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý văn bản trong Bộ Thương mại. 6. Văn bản sau khi giải quyết xong đều phải lập thành hồ sơ công việc do cán bộ, công chức, nhân viên phụ trách phần việc đó quản lý và có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu về Phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ theo đúng quy định. Khi chuyển công tác hoặc nghỉ hưu, cán bộ, công chức, nhân viên phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người mới thay có sự xác nhận của Lãnh đạo đơn vị. Đối với các đơn vị thuộc cơ quan Bộ có tư cách pháp nhân thì văn bản hành chính có đóng dấu của đơn vị thực hiện lưu trữ tại văn thư của đơn vị. Điều 25. Trách nhiệm của Văn phòng Bộ trong việc trình Lãnh đạo Bộ giải quyết công việc 1. Văn bản trình Lãnh đạo Bộ ký đều phải chuyển qua Phòng Tổng hợp – Văn phòng Bộ để kiểm tra. Các đơn vị không được trực tiếp trình văn bản lên Lãnh đạo Bộ không qua Phòng Tổng hợp. Phòng Tổng hợp chỉ trình Lãnh đạo Bộ những vấn đề thuộc phạm vi giải quyết của Lãnh đạo Bộ khi có đủ thủ tục và hồ sơ quy định tại Điều 22 của Quy chế này. Những vấn đề liên quan đến lĩnh vực công tác của Văn phòng, đơn vị trình phải lấy ý kiến Lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực liên quan trước khi trình Lãnh đạo Bộ. 2. Khi nhận được hồ sơ đề án, công việc của các đơn vị, địa phương gửi trình Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ có nhiệm vụ: a) Thẩm tra về mặt thủ tục: Nếu hồ sơ đề án, công việc trình không đúng theo quy định, trong thời gian không quá 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ trình, Văn phòng Bộ gửi lại đơn vị trình và nêu rõ yêu cầu để thực hiện đúng quy định. Đối với những vấn đề cần giải quyết gấp, Văn phòng Bộ làm Phiếu báo cho đơn vị, địa phương trình bổ sung thêm hồ sơ, đồng thời báo cáo Lãnh đạo Bộ biết; b) Thẩm tra về mặt thể thức văn bản: Nếu nội dung đề án, công việc trình không thuộc thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo Bộ, không bảo đảm phù hợp giữa nội dung hồ sơ và nội dung của dự thảo văn bản sẽ ban hành hoặc hồ sơ chưa đủ rõ để có thể ra quyết định, trong thời gian không quá 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ trình, Văn phòng Bộ trả lại văn bản cho cơ quan trình và nêu rõ lý do trả lại; c) Thẩm tra về nội dung: Nếu trong nội dung đề án, công việc còn có những vấn đề chưa rõ hoặc còn có ý kiến khác nhau về quan điểm xử lý giữa các đơn vị có liên quan, Văn phòng Bộ yêu cầu chủ đề án giải trình thêm hoặc theo uỷ quyền của Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách, trong trường hợp cần thiết, Chánh Văn phòng Bộ tổ chức họp với chủ đề án và các đơn vị liên quan hoặc gửi văn bản lấy thêm ý kiến các đơn vị khác để xử lý và báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực quyết định. 3. Chậm nhất trong thời hạn 1/2 ngày làm việc, kể từ khi nhận hồ sơ đúng thủ tục, Văn phòng Bộ phải hoàn chỉnh hồ sơ và thủ tục trình Lãnh đạo Bộ. 4. Hồ sơ trình Lãnh đạo Bộ phải được Văn phòng Bộ lập danh mục (bao gồm cả hồ sơ trên máy vi tính) để theo dõi quá trình xử lý. Điều 26. Xử lý hồ sơ trình và thông báo kết quả 1. Chậm nhất trong 02 ngày làm việc, kể từ ngày Văn phòng Bộ trình, Lãnh đạo Bộ có trách nhiệm xử lý hồ sơ trình và có ý kiến chính thức vào Phiếu trình. 2. Đối với những đề án, công việc mà Lãnh đạo Bộ yêu cầu tham khảo ý kiến tư vấn của các chuyên gia, yêu cầu chủ đề án và đơn vị liên quan giải trình trước khi quyết định, Văn phòng Bộ có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị đầy đủ các nội dung và tổ chức để Lãnh đạo Bộ họp, làm việc với các chuyên gia, chủ đề án và các đơn vị có liên quan theo quy định tại Điều 27 của Quy chế này, trước khi quyết định. Trong trường hợp cần thiết, Lãnh đạo Bộ có thể uỷ quyền cho Chánh Văn phòng Bộ hoặc Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ chủ trì các cuộc họp quy định tại khoản 2 Điều này và báo cáo bằng văn bản với Lãnh đạo Bộ về kết quả cuộc họp. 3. Đối với những công việc thuộc phạm vi các công việc mà tập thể Lãnh đạo Bộ thảo luận trước khi Bộ trưởng quyết định quy định tại khoản 3 Điều 6 của Quy chế này, Lãnh đạo Bộ, theo lĩnh vực được phân công, xem xét nội dung và tính chất của từng đề án để quyết định: a) Cho phép chủ đề án hoàn thành thủ tục và đăng ký với Văn phòng Bộ để bố trí trình tập thể Lãnh đạo Bộ tại phiên họp gần nhất; b) Giao chủ đề án chuẩn bị thêm nếu xét thấy nội dung chưa đạt yêu cầu; c) Giao chủ đề án làm thủ tục lấy ý kiến các đơn vị liên quan theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 của Quy chế này. 4. Căn cứ ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ về nội dung đề án, công việc, Thủ trưởng đơn vị chủ trì phối hợp với Văn phòng Bộ hoàn chỉnh dự thảo văn bản để ký ban hành. Những nội dung có liên quan đến cơ chế, chính sách thì nhất thiết phải thể hiện thành văn bản gửi cho đơn vị hoặc địa phương có liên quan. Đối với các vấn đề trình về công việc chuyên môn, sau khi Lãnh đạo Bộ đã có ý kiến vào hồ sơ thì Văn phòng Bộ thông báo cho đơn vị trình biết, không cần thiết phải ra văn bản của Bộ. 5. Chậm nhất 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được đầy đủ hồ sơ, nếu chưa có quyết định cuối cùng của Lãnh đạo Bộ thì Văn phòng Bộ phải thông báo bằng văn bản cho đơn vị hoặc địa phương trình đề án, công việc biết rõ lý do. Điều 27. Tổ chức họp xử lý công việc thường xuyên 1. Trong trường hợp cần thiết, Lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnh vực họp với các chuyên gia, chủ đề án và đại diện các đơn vị có liên quan để nghe ý kiến tư vấn, tham mưu trước khi quyết định giải quyết công việc. a) Trách nhiệm của Văn phòng Bộ: - Đôn đốc đơn vị chủ đề án chuẩn bị đầy đủ tài liệu họp, gửi giấy mời cùng tài liệu đến các thành phần được mời trước ngày họp ít nhất 03 ngày làm việc (trừ trường hợp đặc biệt nếu Lãnh đạo Bộ đồng ý thì mới được gửi tài liệu muộn hơn); - Chuẩn bị địa điểm và các điều kiện phục vụ cho cuộc họp, phối hợp với các đơn vị liên quan để thực hiện nhiệm vụ này nếu cuộc họp được tổ chức ở ngoài cơ quan Bộ; b) Trách nhiệm của chủ đề án: - Chuẩn bị đầy đủ tài liệu họp theo thông báo của Văn phòng Bộ; - Chuẩn bị ý kiến giải trình các vấn đề liên quan đến nội dung họp; - Hoàn chỉnh đề án hoặc văn bản trình theo kết luận của Lãnh đạo Bộ; - Ghi biên bản cuộc họp và khi cần thiết có thể ghi âm; - Phối hợp với Văn phòng Bộ thông báo bằng văn bản kết luận của Lãnh đạo Bộ về nội dung cuộc họp (nếu cần). 2. Tập thể Lãnh đạo Bộ họp để giải quyết các công việc quy định tại khoản 3 Điều 6, họp giao ban định kỳ thực hiện theo các thủ tục liên quan quy định tại Chương V của Quy chế này. Chương 5. TỔ CHỨC CÁC HỘI NGHỊ VÀ CUỘC HỌP Điều 28. Các loại cuộc họp và hội nghị 1. Căn cứ yêu cầu công việc và phạm vi lĩnh vực công tác, Bộ tổ chức các hội nghị và cuộc họp trên nguyên tắc thiết thực, hiệu quả và tiết kiệm. 2. Các cuộc họp bao gồm họp Lãnh đạo Bộ thường kỳ 10 ngày một lần, họp giao ban hàng tháng, họp liên ngành, họp liên tịch, họp của Lãnh đạo đơn vị. 3. Các hội nghị bao gồm hội nghị thương mại toàn quốc, hội nghị tham tán thương mại, hội nghị cán bộ, công chức cơ quan Bộ Thương mại và các hội nghị chuyên đề (triển khai, sơ kết, tổng kết một hoặc một số chuyên đề), hội nghị tập huấn công tác chuyên môn. Điều 29. Họp của Lãnh đạo Bộ Lãnh đạo Bộ họp thảo luận các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của Bộ theo quy định sau đây: 1. Họp giao ban 10 ngày một lần: Bộ trưởng chủ trì họp giao ban với các Thứ trưởng để nghe các Thứ trưởng báo cáo tình hình công tác thuộc lĩnh vực mình phụ trách và bàn những công việc mà Bộ trưởng thấy cần trao đổi tập thể. 2. Họp giao ban hàng tháng: Hàng tháng họp giao ban được tổ chức vào tuần cuối của tháng để các đơn vị báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch thương mại, chương trình công tác trong tháng của Bộ và của đơn vị mình, bàn biện pháp chỉ đạo thực hiện công tác trọng tâm tháng tới. Các cuộc họp giao ban vào các tháng: 3, 6, 9, 12 trong năm tổng kết tình hình thực hiện kế hoạch thương mại, chương trình công tác của quý, nửa năm và cả năm. Thành phần họp giao ban hàng tháng gồm Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo đơn vị thuộc cơ quan Bộ, Viện Nghiên cứu Thương mại, Tổng biên tập các báo thuộc Bộ, Thường trực Đảng uỷ cơ quan Bộ, Chủ tịch Công đoàn Ngành Thương mại - Du lịch Việt Nam, Chủ tịch Công đoàn cơ quan Bộ Thương mại, Bí thư Đoàn TNCS Hồ Chí Minh cơ quan Bộ. Riêng các cuộc họp giao ban tháng 3, 6, 9, 12, Văn phòng Bộ mời thêm Vụ trưởng Phụ trách Văn phòng Bộ Thương mại tại thành phố Hồ Chí Minh tham dự. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày Lãnh đạo Bộ họp định kỳ hàng tháng, Văn phòng Bộ phải thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo Bộ tại cuộc họp. 3. Họp chuyên đề: Họp chuyên đề được tổ chức để Lãnh đạo Bộ thảo luận và quyết định những vấn đề lớn về chủ trương, chính sách; công tác tổ chức cán bộ; chương trình công tác và những vấn đề có tính chất liên ngành của Bộ với cơ quan cấp trên. Thành phần dự họp chuyên đề thực hiện theo chỉ đạo của Bộ trưởng. Điều 30. Họp liên ngành 1. Họp liên ngành giữa các đơn vị thuộc cơ quan Bộ với các cơ quan ngoài Bộ để thảo luận các vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ hoặc để giải quyết các công việc do các cơ quan cấp trên giao. 2. Thành phần dự họp liên ngành phụ thuộc vào nội dung của từng cuộc họp. 3. Đơn vị chủ trì nội dung có trách nhiệm trình Lãnh đạo Bộ phụ trách để đăng ký lịch họp, gửi giấy mời, đăng ký phòng họp và chuẩn bị các vấn đề khác liên quan đến chương trình họp. Điều 31. Họp liên tịch 1. Họp liên tịch giữa Lãnh đạo Bộ với Thường trực Đảng uỷ, Công đoàn ngành, Công đoàn cơ quan Bộ, Đoàn TNCS Hồ Chí Minh cơ quan Bộ được tổ chức một năm hai lần vào cuối tháng 6 và cuối tháng 12 hàng năm. 2. Họp liên tịch tập trung thảo luận tình hình chung về công việc chuyên môn, về tư tưởng, đời sống và công tác nội bộ; bàn các mặt công tác cần có sự phối hợp đồng bộ giữa chính quyền, Đảng uỷ, Công đoàn và Đoàn Thanh niên. Điều 32. Họp của Lãnh đạo đơn vị Lãnh đạo đơn vị họp thảo luận các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị theo quy định sau: 1. Giao ban tuần nhằm hội ý, trao đổi về tình hình hoạt động của đơn vị trong tuần và công tác trọng tâm tuần tới; giải quyết hoặc phân công giải quyết những vấn đề còn vướng mắc của đơn vị. 2. Họp đột xuất được tổ chức theo yêu cầu của Thủ trưởng đơn vị để thảo luận và quyết định những vấn đề có tính bất thường liên quan đến đơn vị. Điều 33. Hội nghị cán bộ, công chức cơ quan Bộ Thương mại 1. Hội nghị cán bộ, công chức cơ quan Bộ Thương mại được tổ chức hàng năm nhằm kiểm điểm các hoạt động của cơ quan Bộ và tình hình thực hiện Quy chế dân chủ trong cơ quan Bộ giữa hai kỳ hội nghị và bàn phương hướng trong thời gian tới. 2. Thành phần tham dự Hội nghị cán bộ, công chức bao gồm Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo đơn vị thuộc cơ quan Bộ, Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch Công đoàn, Bí thư Đoàn thanh niên cơ quan Bộ, Trưởng ban nữ công, Trưởng ban Thanh tra nhân dân và đại diện cán bộ công chức các đơn vị thuộc cơ quan Bộ. Điều 34. Hội nghị thương mại toàn quốc 1. Hội nghị thương mại toàn quốc được tổ chức hàng năm nhằm tổng kết công tác toàn ngành giữa hai kỳ hội nghị và triển khai chương trình công tác và kế hoạch phát triển thương mại trong thời gian tiếp theo. 2. Thành phần tham dự Hội nghị thương mại toàn quốc bao gồm Lãnh đạo Bộ, Thường trực Đảng uỷ cơ quan Bộ, Lãnh đạo Công đoàn Ngành Thương mại – Du lịch Việt Nam, Lãnh đạo đơn vị thuộc cơ quan Bộ, Giám đốc các Sở Thương mại, Sở Thương mại - Du lịch và các tổ chức, cá nhân khác theo giấy mời của Bộ Thương mại. Điều 35. Hội nghị tham tán thương mại 1. Hội nghị tham tán thương mại được tổ chức hai năm một lần nhằm kiểm điểm tình hình hoạt động thương mại giữa Việt Nam với các thị trường ngoài nước và bàn phương hướng triển khai công tác thị trường ngoài nước trong thời gian tiếp theo. 2. Thành phần tham dự Hội nghị tham tán thương mại bao gồm Lãnh đạo Bộ, Thường trực Đảng uỷ cơ quan Bộ, Lãnh đạo Công đoàn Ngành Thương mại - Du lịch Việt Nam, các Tham tán thương mại, Lãnh đạo đơn vị thuộc cơ quan Bộ và các tổ chức, cá nhân khác theo giấy mời của Bộ Thương mại. Điều 36. Công tác chuẩn bị hội nghị, họp 1. Duyệt kế hoạch: a) Bộ trưởng quyết định tổ chức các Hội nghị, cuộc họp sau: - Hội nghị cán bộ, công chức cơ quan Bộ Thương mại; - Hội nghị thương mại toàn quốc và Hội nghị Tham tán thương mại (trên cơ sở ý kiến đồng ý của Thủ tướng Chính phủ); - Hội nghị chuyên đề, tập huấn (thuộc lĩnh vực Bộ trưởng chủ trì); - Họp Lãnh đạo Bộ thường kỳ; - Họp tập thể Lãnh đạo Bộ, các cuộc họp khác để giải quyết công việc; - Lãnh đạo Bộ làm việc với Lãnh đạo các cơ quan Trung ương, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. b) Thứ trưởng quyết định tổ chức các cuộc họp thuộc lĩnh vực Thứ trưởng được phân công phụ trách, bao gồm: - Họp, làm việc tại các đơn vị, địa phương; - Hội nghị chuyên đề, tập huấn; - Các cuộc họp khác để giải quyết công việc do Thứ trưởng chủ trì. c) Thủ trưởng các đơn vị quyết định các cuộc họp do Lãnh đạo đơn vị chủ trì để giải quyết các công việc chuyên môn và các công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ. 2. Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị: Đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị để xin ý kiến Lãnh đạo Bộ quyết định về: - Nội dung hội nghị, phân công chuẩn bị các báo cáo; - Thành phần, thời gian, địa điểm họp; - Dự trù kinh phí (nội dung chi, nguồn tài chính); - Dự kiến thành lập Ban tổ chức hội nghị (nếu có); - Dự kiến chương trình hội nghị; - Các vấn đề cần thiết khác. 3. Chuẩn bị và thông qua báo cáo: a) Văn phòng Bộ thông báo cho các đơn vị liên quan biết các báo cáo chính, báo cáo tóm tắt và các tài liệu cần phải chuẩn bị. Đơn vị chủ trì nội dung được phân công dự thảo và trình Lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnh vực duyệt báo cáo và các tài liệu cần thiết khác. Thủ trưởng đơn vị được phân công có trách nhiệm kiểm tra kỹ về nội dung, hình thức các báo cáo, tài liệu trước khi trình Lãnh đạo Bộ duyệt; b) Thời hạn trình Lãnh đạo Bộ duyệt báo cáo: - Báo cáo phải gửi Văn phòng Bộ trước ngày hội nghị ít nhất 05 ngày làm việc để kịp hoàn tất các thủ tục trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt; - Các chương trình, dự án lớn phải thông qua tại cuộc họp Lãnh đạo Bộ thường kỳ hàng tháng và phải gửi đến Lãnh đạo Bộ trước khi họp 02 ngày; - Các báo cáo chuyên đề cần Lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnh vực duyệt phải gửi trước khi họp 01 ngày. c) Đối với hội nghị ngành có nội dung liên quan đến nhiều đơn vị, Văn phòng Bộ có trách nhiệm đôn đốc các đơn vị dự thảo báo cáo và trình Lãnh đạo Bộ đúng thời gian quy định; kịp thời báo cáo Lãnh đạo Bộ giải quyết những vấn đề vượt quá khả năng và quyền hạn của đơn vị. Các cuộc họp chỉ đề cập đến một nội dung theo chuyên ngành thì đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung theo kế hoạch; d) Các báo cáo thông qua Lãnh đạo Bộ gồm: Báo cáo tổng kết công tác chỉ đạo điều hành sáu tháng, một năm, năm năm của Bộ; Báo cáo tổng kết thực hiện các chương trình, dự án, công việc quy định tại khoản 3 Điều 6 của Quy chế này; Báo cáo kết quả triển khai thực hiện các chương trình lớn của Bộ. 4. Mời họp: Văn phòng Bộ ký và gửi giấy mời theo đúng danh sách thành phần mời họp. Giấy mời cấp Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh và tương đương trở lên dự họp phải do Lãnh đạo Bộ ký. 5. In tài liệu và chuẩn bị các điều kiện phục vụ họp: a) Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm in ấn các tài liệu họp do các đơn vị thuộc cơ quan Bộ chuẩn bị. Các đơn vị thuộc Bộ có kinh phí riêng phải tự in tài liệu họp theo số lượng cần thiết; b) Nếu tổ chức họp ở trong cơ quan Bộ, Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm bố trí phòng họp trên cơ sở đăng ký của các đơn vị bằng văn bản do Lãnh đạo đơn vị ký. Nếu tổ chức họp ở ngoài cơ quan Bộ, Văn phòng Bộ bố trí xe đưa đón chung, nơi ăn, nghỉ cho đại biểu thuộc cơ quan Bộ. Đại biểu các đơn vị có kinh phí riêng do các đơn vị đó bảo đảm phương tiện đi lại và ăn nghỉ theo chế độ hiện hành; c) Kinh phí cuộc họp được chi theo quy định chung của Nhà nước và kế hoạch được duyệt nhưng phải bảo đảm tiết kiệm; d) Chương trình họp do đơn vị được phân công chủ trì dự thảo, trình Lãnh đạo Bộ duyệt. Điều 37. Tổ chức họp 1. Triển khai việc tổ chức họp: a) Sau khi chương trình đã được phê duyệt, đơn vị chủ trì tổ chức họp chịu trách nhiệm triển khai thực hiện; đăng ký đại biểu và nội dung tham luận để báo cáo người chủ trì họp và xử lý những tình huống cần thiết khác; b) Tại cuộc họp, người chủ trì họp điều hành cuộc họp theo chương trình dự kiến; tuỳ theo yêu cầu thực tế có thể quyết định điều chỉnh chương trình họp nhưng phải thông báo để những người dự họp biết; c) Người chủ trì họp điều hành cuộc họp phải kết luận rõ ràng về các nội dung, chuyên đề đã được thảo luận trong cuộc họp. 2. Ghi biên bản và thông báo kết quả họp: a) Đơn vị chủ trì nội dung họp chịu trách nhiệm cử thư ký ghi biên bản họp (nếu cần) và soạn thảo thông báo kết luận tại cuộc họp của Lãnh đạo Bộ, gửi Chánh Văn phòng Bộ để trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt trước khi ký ban hành; b) Văn phòng Bộ phối hợp với các đơn vị có liên quan dự thảo thông báo hội nghị ngành, cuộc họp Lãnh đạo Bộ thường kỳ, giao ban Lãnh đạo Bộ hàng tuần, các cuộc họp của Lãnh đạo Bộ với Lãnh đạo các cơ quan Trung ương, các địa phương và các đơn vị trong ngành; c) Đơn vị chủ trì nội dung họp dự thảo thông báo kết luận các hội nghị chuyên đề; các cuộp họp của Lãnh đạo Bộ giải quyết công việc đột xuất; d) Các trường hợp khác do Lãnh đạo Bộ phân công. 3. Báo cáo kết quả họp: a) Thứ trưởng báo cáo kết quả hội nghị do mình chủ trì với Bộ trưởng sau khi hội nghị kết thúc; b) Đối với hội nghị, cuộc họp do Lãnh đạo Bộ uỷ quyền cho Thủ trưởng các đơn vị chủ trì, sau khi kết thúc, người được uỷ quyền phải báo cáo Lãnh đạo Bộ phụ trách về kết quả hội nghị, cuộc họp và những vấn đề vượt quá thẩm quyền giải quyết của đơn vị để Lãnh đạo Bộ xử lý kịp thời. 4. Các công việc sau họp: Văn phòng Bộ cùng với đơn vị được phân công có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện những nội dung Lãnh đạo Bộ đã kết luận tại các hội nghị, cuộc họp; kiểm tra, đôn đốc, tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Bộ về kết quả thực hiện kết luận đó. Chương 6. BAN HÀNH CÁC VĂN BẢN CỦA BỘ Điều 38. Thời hạn ban hành văn bản 1. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày văn bản được ký ban hành, Văn phòng Bộ có trách nhiệm gửi văn bản cho các tổ chức và cá nhân có liên quan. 2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày Lãnh đạo Bộ thông qua hoặc cho ý kiến chỉ đạo về nội dung đề án, dự án, công việc, Văn phòng Bộ phối hợp với các đơn vị có liên quan hoàn chỉnh thủ tục để ban hành văn bản hoặc thông báo ý kiến kết luận của Lãnh đạo Bộ tại cuộc họp. Điều 39. Quy định về việc ký các văn bản 1. Bộ trưởng ký các văn bản sau: a) Văn bản quy phạm pháp luật theo thẩm quyền, văn bản quản lý hành chính của Bộ, các thoả thuận quốc tế, các văn bản về tổ chức bộ máy và nhân sự theo quy định của pháp luật; b) Các văn bản trình các cơ quan, Lãnh đạo Đảng, Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; c) Phê duyệt các dự án, đề án, văn bản, hiệp định được Thủ tướng Chính phủ uỷ quyền; d) Phê duyệt chủ trương đầu tư các dự án, theo quy định về công tác quản lý đầu tư xây dựng cơ bản của nhà nước và của Bộ; đ) Văn bản uỷ quyền cho Vụ trưởng, Cục trưởng, Chánh Thanh tra Bộ, Chánh Văn phòng Bộ giải quyết một số công việc thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng trong thời gian xác định; e) Các quyết định về tuyển dụng, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, đi công tác, đi học đối với cán bộ, công chức thuộc thẩm quyền được phân cấp quản lý theo quy định của pháp luật. 2. Thứ trưởng được Bộ trưởng giao ký các văn bản: a) Quyết định cá biệt, quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán, tổng quyết toán, quyết toán các hạng mục công trình, dự án đầu tư theo quy định về công tác quản lý đầu tư và xây dựng của nhà nước và của Bộ, thanh lý tài sản cố định và các văn bản xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực được Bộ trưởng phân công phụ trách; b) Một số văn bản quy định tại khoản 1 Điều này theo lĩnh vực hoặc khối do Bộ trưởng giao phụ trách. Khi Bộ trưởng vắng mặt, Thứ trưởng Thường trực ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng. 3. Ngoài các văn bản quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này, Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ sau đây được ký thừa lệnh Bộ trưởng các văn bản sau: a) Chánh Văn phòng Bộ ký thừa lệnh Bộ trưởng các văn bản phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ; các văn bản thông báo, truyền đạt ý kiến của Lãnh đạo Bộ; các văn bản hướng dẫn về công tác văn phòng, lưu trữ; các văn bản sao lục văn bản của các cơ quan Nhà nước cấp trên và của Bộ và các văn bản do Lãnh đạo Bộ uỷ quyền trực tiếp. b) Chánh Thanh tra Bộ ký thừa lệnh Bộ trưởng các văn bản hướng dẫn về công tác thanh tra, kiểm tra, báo cáo công tác thanh tra quý, năm, các văn bản trả lời về nghiệp vụ thanh tra và các văn bản do Lãnh đạo Bộ uỷ quyền trực tiếp. c) Cục trưởng các Cục thuộc cơ quan Bộ ký các văn bản để thực hiện nhiệm vụ thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ do đơn vị mình phụ trách và các văn bản do Lãnh đạo Bộ uỷ quyền trực tiếp. 4. Thủ trưởng đơn vị thuộc cơ quan Bộ ký thừa lệnh Bộ trưởng một số loại văn bản theo quyết định riêng của Bộ trưởng cho Lãnh đạo từng đơn vị; 5. Phó Thủ trưởng đơn vị ký thay Thủ trưởng đơn vị một số văn bản được Thủ trưởng đơn vị phân công phụ trách. 6. Thẩm quyền ký trả lời văn bản do các Bộ, ngành hoặc địa phương gửi được thực hiện theo nguyên tắc: văn bản của Bộ, ngành, địa phương do cấp nào ký thì văn bản trả lời do cấp tương đương ký. Thẩm quyền ký văn bản gửi các Bộ, ngành hoặc địa phương được thực hiện theo nguyên tắc gửi cho cấp nào thì do cấp tương đương của Bộ Thương mại ký. 7. Về thẩm quyền ký văn bản: sẽ được quy định chi tiết tại một văn bản riêng, tuân thủ theo các quy định tại Quy chế này. Điều 40. Phát hành văn bản 1. Văn phòng Bộ có trách nhiệm phát hành các văn bản của Bộ sau khi cấp có thẩm quyền ký, đồng thời tổ chức việc cập nhật vào mạng eMOT. 2. Vụ Pháp chế tổ chức việc đăng lên mạng MOT các văn bản quy phạm pháp luật do Bộ phát hành. 3. Báo, tạp chí của Bộ có trách nhiệm đăng danh mục, giới thiệu nội dung các văn bản quy định tại khoản 1 Điều này. 4. Việc phát hành văn bản và quản lý văn bản phát hành phải đảm bảo thực hiện đúng pháp luật về quản lý tài liệu, thông tin thuộc danh mục bí mật Nhà nước. Điều 41. Sao, lưu văn bản 1. Mỗi văn bản phát hành đi (bao gồm cả công hàm, công điện và văn bản đối ngoại gửi cho nước ngoài) phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại Văn thư của Bộ và một bản lưu trong hồ sơ của đơn vị trình. 2. Điều ước quốc tế trong lĩnh vực thương mại được lưu ít nhất hai bản chính ở Bộ Thương mại; một bản lưu tại Vụ Pháp chế và một bản lưu trong hồ sơ của đơn vị phụ trách thị trường. 3. Việc sao gửi văn bản đi trong cơ quan Bộ được thực hiện như sau: a) Tất cả các văn bản phát hành đi của Bộ do Lãnh đạo Bộ ký đều phải sao gửi Bộ trưởng; b) Các văn bản đi của Bộ được liệt kê dưới đây đều phải sao gửi tất cả các Thứ trưởng: - Văn bản quy phạm pháp luật của Bộ; - Văn bản gửi các cơ quan Đảng, - Văn bản gửi Chủ tịch nước, Văn phòng Chủ tịch nước; - Văn bản gửi Quốc hội, Văn phòng Quốc hội, văn bản trả lời ý kiến kiến nghị của cử tri và chất vấn của đại biểu Quốc hội; - Văn bản gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ; - Các Quyết định cá biệt của Bộ về bổ nhiệm, điều động, thuyên chuyển công tác, khen thưởng, kỷ luật, thanh tra, kiểm tra, thành lập các tổ, nhóm công tác, cử cán bộ đi công tác, đào tạo ở nước ngoài. c) Đối với các văn bản đi khác, đơn vị soạn thảo báo cáo Lãnh đạo Bộ ký văn bản quyết định việc sao gửi cho các Lãnh đạo Bộ có liên quan. d) Việc sao gửi đối với các văn bản thuộc diện mật phải tuân thủ Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước trong ngành Thương mại ban hành theo Quyết định số 0161/2005/QĐ-BTM ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Thương mại. Chương 7. KIỂM TRA VIỆC THỰC HIỆN VĂN BẢN VÀ NHIỆM VỤ ĐƯỢC GIAO Điều 42. Mục đích của việc kiểm tra Kiểm tra việc thực hiện các văn bản của Bộ nhằm: 1. Đôn đốc, hướng dẫn việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hành chính của Bộ, của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; kịp thời phát hiện, xử lý những vấn đề vướng mắc nảy sinh trong thực tiễn; 2. Bảo đảm cho hoạt động chỉ đạo điều hành được thông suốt; giữ nghiêm kỷ cương, kỷ luật trong hệ thống hành chính nhà nước; chống tham nhũng, lãng phí và mọi biểu hiện quan liêu, hách dịch, cửa quyền; 3. Đề cao ý thức kỷ luật và trách nhiệm cá nhân của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo đơn vị và cán bộ, công chức, nhân viên thuộc cơ quan Bộ; 4. Tăng cường bám sát cơ sở, tổng kết rút kinh nghiệm trong chỉ đạo, điều hành, bảo đảm cho các chủ trương, chính sách đi vào cuộc sống và phát huy hiệu quả tốt trên các lĩnh vực của đời sống kinh tế – xã hội. Điều 43. Phạm vi và đối tượng kiểm tra 1. Phạm vi: Bộ Thương mại có trách nhiệm kiểm tra việc thi hành các văn bản của cấp trên và của Bộ Thương mại ban hành có quy định những nhiệm vụ, công việc mà Bộ và các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ, ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý có trách nhiệm thực hiện. 2. Đối tượng: Các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ, ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý chiụ sự kiểm tra của Bộ. 3. Việc kiểm tra đối với các Bộ, ngành khác, Uỷ ban nhân dân các cấp trong việc thi hành các văn bản có liên quan được tiến hành theo các quy định của pháp luật. Điều 44. Thẩm quyền kiểm tra 1. Bộ trưởng kiểm tra mọi hoạt động của các đơn vị thuộc Bộ, ngành, lĩnh vực trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ và của cá nhân Bộ trưởng theo quy định của pháp luật. 2. Thứ trưởng kiểm tra hoạt động của các đơn vị, lĩnh vực chuyên môn được phân công phụ trách và thực hiện các nhiệm vụ kiểm tra do Bộ trưởng giao. 3. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm kiểm tra trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quy định và kiểm tra việc thực hiện các công việc do Lãnh đạo Bộ uỷ quyền hoặc giao chủ trì. Điều 45. Hình thức kiểm tra 1. Đơn vị tự kiểm tra: Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ thường xuyên tổ chức tự kiểm tra việc thi hành các văn bản, công việc được giao tại các đơn vị, phát hiện các vướng mắc và đề xuất biện pháp xử lý kịp thời. 2. Tiến hành tự kiểm tra: a) Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo đơn vị thuộc cơ quan Bộ và các công chức được giao nhiệm vụ kiểm tra tiến hành làm việc trực tiếp tại đơn vị cần kiểm tra để nắm tình hình; b) Lãnh đạo Bộ yêu cầu các cơ quan, đơn vị báo cáo bằng văn bản về tình hình và kết quả thực hiện các văn bản, công việc được giao; c) Bộ trưởng uỷ quyền cho một cán bộ cấp Vụ, Cục chủ trì việc kiểm tra hoặc quyết định thành lập các đoàn kiểm tra việc thi hành các văn bản trong từng lĩnh vực hoặc từng công việc cần tập trung chỉ đạo trong từng thời kỳ. Đơn vị chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng đề cương kiểm tra, trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt và triển khai thực hiện; d) Kiểm tra thông qua tổ chức hội nghị sơ kết, tổng kết việc thực hiện đối với chương trình, dự án lớn; đ) Hình thức khác do Bộ trưởng quyết định. Điều 46. Báo cáo kết quả kiểm tra 1. Khi kết thúc kiểm tra, người chủ trì kiểm tra phải thông báo kết quả kiểm tra với Thủ trưởng đơn vị được kiểm tra và báo cáo với Thủ trưởng phụ trách kiểm tra. Báo cáo phải nêu rõ nội dung kiểm tra, đánh giá những mặt được và chưa được, những sai phạm cùng biện pháp khắc phục và kiến nghị hình thức xử lý (nếu có). 2. Thủ trưởng đơn vị kiểm tra có văn bản báo cáo Lãnh đạo Bộ kết quả kiểm tra, đồng thời thông báo cho các đơn vị được kiểm tra và các đơn vị có liên quan trong Bộ. Nếu phát hiện sai phạm thì xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến nghị cấp có thẩm quyền xử lý. Thủ trưởng đơn vị kiểm tra có trách nhiệm theo dõi việc xử lý sau khi kiểm tra, yêu cầu đơn vị được kiểm tra khắc phục những sai phạm theo quyết định của cấp có thẩm quyền, báo cáo kết quả khắc phục sau kiểm tra đối với Lãnh đạo Bộ. 3. Định kỳ cuối mỗi quý, Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ báo cáo Lãnh đạo Bộ tình hình thực hiện các văn bản, các công việc được Lãnh đạo Bộ giao theo thẩm quyền của đơn vị mình. 4. Văn phòng Bộ tổng hợp chung, báo cáo Lãnh đạo Bộ tình hình kiểm tra việc thi hành các văn bản, các công việc được Lãnh đạo Bộ giao tại Hội nghị sơ kết 6 tháng đầu năm và Hội nghị tổng kết công tác hàng năm của Bộ. Chương 8. TỔ CHỨC TIẾP CÔNG DÂN Điều 47. Trách nhiệm của Bộ trưởng 1. Bộ trưởng tiếp công dân định kỳ mỗi tháng một lần vào 8h00 sáng thứ sáu của tuần thứ ba trong tháng. 2. Chỉ đạo Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ và Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ phối hợp thực hiện nghiêm túc nhiệm vụ tiếp dân đến khiếu nại, tố cáo, phản ánh, kiến nghị; kịp thời giải quyết theo thẩm quyền các khiếu nại, tố cáo; trân trọng lắng nghe ý kiến của công dân để cải tiến, nâng cao hiệu quả công tác theo Quy chế tổ chức tiếp công dân ban hành kèm theo Quyết định số 2214/QĐ-BTM ngày 15 tháng 8 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Thương mại. Điều 48. Trách nhiệm của Văn phòng Bộ 1. Bố trí phòng tiếp dân và các điều kiện, trang thiết bị cần thiết phục vụ công tác tiếp công dân tại trụ sở cơ quan Bộ ở Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh; chỉ dẫn, tiếp đón công dân theo đúng quy định. 2. Thông báo kịp thời cho Thanh tra Bộ khi có công dân đến yêu cầu giải quyết khiếu nại, tố cáo. 3. Bố trí lịch để Lãnh đạo Bộ tiếp công dân hàng tháng theo quy định của pháp luật và đề nghị của Chánh Thanh tra Bộ. Điều 49. Trách nhiệm của Thanh tra Bộ 1. Bố trí cán bộ thường trực tiếp công dân tại phòng tiếp công dân của Bộ. Việc tiếp công dân và giải quyết khiếu nại, tố cáo thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo, tiếp công dân và theo Quy chế tổ chức tiếp công dân ban hành kèm theo Quyết định số 2214/QĐ-BTM ngày 15 tháng 8 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Thương mại. 2. Yêu cầu Thủ trưởng các đơn vị có liên quan cử cán bộ có thẩm quyền tham gia tiếp công dân tại phòng tiếp công dân khi cần thiết. 3. Hướng dẫn trả lời việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của công dân. 4. Chủ động phối hợp với các đơn vị có liên quan chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để Lãnh đạo Bộ tiếp công dân. 5. Thực hiện chế độ báo cáo với Lãnh đạo Bộ và Tổng Thanh tra về công tác tiếp công dân. Điều 50. Trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ 1. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm phối hợp với Chánh Thanh tra Bộ trong việc tiếp công dân, xử lý các khiếu nại, tố cáo, phản ánh, kiến nghị của công dân. 2. Cử cán bộ có chuyên môn theo đúng yêu cầu của Thanh tra Bộ để cùng phối hợp tiếp công dân tại phòng tiếp công dân; cử cán bộ tham gia đoàn thanh tra, kiểm tra xử lý các vụ việc cụ thể theo chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ và yêu cầu của Thanh tra Bộ. Chương 9. ĐI CÔNG TÁC, TIẾP KHÁCH Điều 51. Kế hoạch đi công tác 1. Văn phòng Bộ có trách nhiệm tổng hợp kế hoạch đi công tác trong và ngoài nước của Lãnh đạo Bộ. 2. Đơn vị có trách nhiệm xây dựng kế hoạch đi công tác trong và ngoài nước của đơn vị mình trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt. 3. Đối với những nhiệm vụ đột xuất, việc đi công tác của Lãnh đạo và cán bộ, công chức, nhân viên các đơn vị do cấp có thẩm quyền quyết định. 4. Chương trình đi công tác của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo đơn vị phải được cập nhật trên mạng eMOT. Điều 52. Thẩm quyền quyết định đi công tác 1. Bộ trưởng xem xét, quyết định: a) Việc đi công tác trong và ngoài nước của Thứ trưởng. Căn cứ vào chương trình công tác của Thứ trưởng và phân công của Bộ trưởng, đơn vị được giao chủ trì làm Tờ trình trình Bộ trưởng phê duyệt. Nếu đi công tác ngoài nước, đơn vị chủ trì chuyển Tờ trình đã được Bộ trưởng phê duyệt cho Vụ Tổ chức cán bộ làm Quyết định trình Bộ trưởng ký. b) Việc đi công tác trong nước quá 03 ngày làm việc hoặc đi công tác ngoài nước của Thủ trưởng đơn vị. Thủ trưởng đơn vị phải có Tờ trình (kèm theo chương trình công tác cụ thể) trình Bộ trưởng phê duyệt. Nếu đi công tác ngoài nước, Thủ trưởng đơn vị chuyển Tờ trình đã được Bộ trưởng phê duyệt cho Vụ Tổ chức cán bộ làm Quyết định trình Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng ký. 2. Thứ trưởng phụ trách đơn vị xem xét, quyết định: a) Việc đi công tác trong nước từ 03 ngày làm việc trở xuống của Thủ trưởng đơn vị. Thủ trưởng đơn vị phải có Tờ trình (kèm theo chương trình công tác cụ thể) trình Thứ trưởng phụ trách đơn vị phê duyệt. b) Việc đi công tác trong và ngoài nước của Phó Thủ trưởng đơn vị và đi công tác, học tập tại nước ngoài của cán bộ, công chức. Đơn vị phải có Tờ trình (kèm theo chương trình công tác cụ thể) do Thủ trưởng đơn vị trực tiếp ký báo cáo Thứ trưởng phụ trách đơn vị xem xét, phê duyệt. Nếu đi công tác, học tập tại nước ngoài, đơn vị chuyển Tờ trình đã được Thứ trưởng phê duyệt cho Vụ Tổ chức cán bộ làm Quyết định trình Thứ trưởng ký. 3. Thủ trưởng đơn vị xem xét, quyết định việc đi công tác trong nước của cán bộ, công chức, nhân viên đơn vị thuộc quyền quản lý theo kế hoạch đã được Lãnh đạo Bộ phê duyệt. Đối với cán bộ, công chức, nhân viên cơ quan Bộ đi công tác trong nước bằng phương tiện máy bay nhưng không đủ tiêu chuẩn đi bằng phương tiện máy bay thì phải trao đổi thống nhất với Lãnh đạo Văn phòng và Thứ trưởng phụ trách đơn vị quyết định. Điều 53. Đi công tác trong nước 1. Tham gia đoàn công tác liên ngành: a) Việc cử cán bộ, công chức tham gia đoàn công tác của Nhà nước, các đoàn công tác liên ngành tại địa phương, đơn vị (gọi chung là cơ sở) phải theo đúng thành phần được yêu cầu. Những vấn đề liên quan đến ngành thương mại phải được chuẩn bị bằng văn bản theo yêu cầu của trưởng đoàn công tác; b) Khi kết thúc chương trình công tác, chậm nhất sau 05 ngày làm việc, cán bộ tham gia đoàn phải báo cáo bằng văn bản gửi Thủ trưởng đơn vị đã cử đi công tác về kết quả của chương trình công tác, những vấn đề có liên quan đến ngành do cơ sở đề nghị khi làm việc với đoàn, kết luận của trưởng đoàn. 2. Lãnh đạo Bộ tổ chức đoàn đi công tác cơ sở: a) Khi có chủ trương của Lãnh đạo Bộ, đơn vị được giao chủ trì phối hợp với Văn phòng Bộ liên hệ với cơ sở để thống nhất chương trình, kế hoạch làm việc liên quan để chuẩn bị. b) Thủ trưởng các đơn vị cử cán bộ tham gia đoàn công tác theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ, đồng thời đảm bảo yêu cầu quy định tại điểm a khoản 3 Điều này; c) Các báo cáo và tài liệu cần chuẩn bị xong trước ngày làm việc, báo cáo Lãnh đạo Bộ, gửi trước cho các đơn vị, cơ quan liên quan; d) Trước ngày làm việc, đơn vị chủ trì phải thống nhất với đơn vị cơ sở lần cuối về chương trình và kế hoạch làm việc. Theo chương trình, kế hoạch đã thống nhất, xử lý các tình huống phát sinh, trình xin ý kiến Lãnh đạo Bộ khi vượt quá thẩm quyền. Nội dung làm việc phải chuẩn bị xong trước ngày làm việc và bảo đảm yêu cầu của Lãnh đạo Bộ; đ) Sau khi hoàn thành chương trình, kế hoạch làm việc, đơn vị chủ trì phối hợp với đơn vị cơ sở dự thảo thông báo về kết quả làm việc, ý kiến kết luận của Lãnh đạo Bộ, gửi Chánh Văn phòng Bộ để trình Lãnh đạo Bộ duyệt trước khi ban hành. Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện thông báo của Bộ. 3. Các đoàn công tác khác: a) Thủ trưởng đơn vị khi cử cán bộ thuộc thẩm quyền quản lý đi công tác phải đảm bảo đúng thành phần liên quan đến nội dung, chương trình công tác; nếu thời gian công tác từ 02 ngày làm việc trở lên, phải bố trí người thay thế giải quyết công việc thường xuyên; b) Đoàn được cử đi công tác tại cơ sở phải chuẩn bị kế hoạch, chương trình, nội dung, báo cáo Lãnh đạo phụ trách và thông báo cho cơ sở trước khi đến ít nhất 03 ngày làm việc: - Đoàn công tác được bố trí xe đi chung để tiết kiệm kinh phí; - Không bố trí kết hợp chương trình tham quan du lịch trong thời gian công tác; - Đoàn công tác tại cơ sở chỉ làm việc và giải quyết những vấn đề đúng nội dung, chương trình đã thông báo và đúng thẩm quyền của đoàn, đồng thời ghi nhận đầy đủ những kiến nghị có liên quan đến ngành của cơ sở; - Trong thời hạn 03 ngày làm việc, sau khi đi công tác về, trưởng đoàn công tác phải có báo cáo bằng văn bản với Thủ trưởng đơn vị đã cử đi công tác về kết quả, những kiến nghị của cơ sở có liên quan đến ngành, đề xuất giải pháp tổ chức thực hiện những kiến nghị đó. Điều 54. Đi công tác nước ngoài 1. Tham gia các đoàn công tác của Lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ và liên ngành: a) Cán bộ, công chức được cử tham gia các đoàn công tác phải chuẩn bị bằng văn bản những vấn đề liên quan đến ngành thương mại theo yêu cầu của đoàn công tác và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung các văn bản đó; b) Sau khi hoàn thành chương trình công tác, trong thời hạn 05 ngày làm việc, cán bộ tham gia đoàn phải báo cáo Lãnh đạo Bộ bằng văn bản về kết quả làm việc, ý kiến kết luận của trưởng đoàn liên quan đến ngành thương mại. 2. Các đoàn công tác do Lãnh đạo Bộ chủ trì: a) Khi có đoàn do Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng làm trưởng đoàn đi thăm và làm việc chính thức với các nước, các tổ chức quốc tế, dự hội nghị quốc tế, hội nghị Uỷ ban liên Chính phủ với các nước, đơn vị được Bộ trưởng phân công chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan chịu trách nhiệm chuẩn bị thủ tục thành lập đoàn, nội dung chương trình, chuẩn bị báo cáo trình trưởng đoàn phê duyệt, cử cán bộ của đơn vị tham gia đoàn và chủ trì tổ chức thực hiện chương trình công tác, chuẩn bị báo cáo kết quả công tác theo quy định; b) Đoàn do Lãnh đạo Bộ chủ trì dự hội nghị, hội thảo, tham quan, khảo sát khác, đơn vị chủ trì nội dung chịu trách nhiệm chuẩn bị, tổ chức chương trình và thông báo bằng văn bản cho Văn phòng Bộ để theo dõi, tổng hợp. 3. Các đoàn công tác khác của Bộ a) Chỉ tổ chức các đoàn đi công tác theo kế hoạch đã được duyệt trong chương trình đặt ra của Bộ, trong các dự án, chương trình hợp tác. Ngoài trường hợp nêu trên, việc tổ chức đoàn đi công tác phải có văn bản báo cáo rõ mục đích, nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm, chương trình, nguồn kinh phí gửi Văn phòng Bộ để trình Lãnh đạo Bộ duyệt. Chỉ thông báo cho đối tác nước ngoài mời và làm thủ tục khác, sau khi được sự đồng ý của Lãnh đạo Bộ; b) Thành phần đoàn đi phải đúng đối tượng, phù hợp với nội dung, chương trình làm việc; c) Thủ trưởng các đơn vị ngoài việc đi dự các hội nghị, hội thảo ở nước ngoài theo kế hoạch, chỉ được phép tham quan, khảo sát ở nước ngoài khi nội dung phù hợp với lĩnh vực chuyên môn được phân công phụ trách không quá 2 lần mỗi năm và không được sử dụng kinh phí từ ngân sách đoàn ra của Bộ, trừ khi được Bộ trưởng phân công; d) Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ đi công tác nước ngoài phải có văn bản báo cáo Bộ trưởng. Vụ Tổ chức cán bộ chỉ làm các thủ tục cho chuyến đi sau khi được Bộ trưởng đồng ý. 4. Trách nhiệm của trưởng đoàn do Bộ trưởng cử: a) Tổ chức thực hiện nội dung chương trình và mọi hoạt động của đoàn ở nước ngoài theo đúng chương trình đã duyệt và theo quy định của pháp luật; b) Sau khi kết thúc chương trình công tác, trong thời hạn 5 ngày làm việc, phải có báo cáo bằng văn bản gửi Lãnh đạo Bộ và các đơn vị có liên quan. Điều 55. Tiếp khách trong nước 1. Các cuộc tiếp và làm việc chính thức theo chương trình của Lãnh đạo Bộ: a) Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm bố trí chương trình để Lãnh đạo Bộ tiếp khách là Lãnh đạo Đảng và Nhà nước, lãnh đạo Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Lãnh đạo Tỉnh uỷ, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Lãnh đạo các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương và các chức danh tương đương, các đoàn đại biểu và khách mời theo chương trình của Lãnh đạo Bộ; b) Khi có kế hoạch làm việc với khách, Văn phòng Bộ thống nhất với cơ quan khách về kế hoạch chuẩn bị để báo cáo Lãnh đạo Bộ. Kế hoạch phải chi tiết có phân công cụ thể: Chuẩn bị báo cáo, thành phần tham dự; phương án đón tiếp đại biểu; bảo vệ an ninh (nếu cần); phòng làm việc; nội dung chương trình làm việc. Sau khi kế hoạch được phê duyệt, Văn phòng Bộ thông báo các đơn vị phân công chuẩn bị; mời các đơn vị liên quan tham dự; kiểm tra đôn đốc và chịu trách nhiệm về công tác chuẩn bị; tổ chức việc đón khách; ghi danh sách đại biểu; phát tài liệu, ghi biên bản buổi làm việc... 2. Đối với các cuộc tiếp xã giao, thăm và làm việc của Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ có trách nhiệm bố trí chương trình và chủ trì công tác phục vụ theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ, phù hợp với pháp luật và quy chế của Bộ. 3. Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức tiếp và làm việc với Lãnh đạo Sở, Lãnh đạo các đơn vị ngang cấp về các nội dung thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị, hoặc theo yêu cầu của Lãnh đạo Bộ. Trong quá trình giải quyết công việc, nếu nội dung có liên quan đến đơn vị khác thì có thể mời họp hoặc trực tiếp xin ý kiến đơn vị có liên quan; những nội dung vượt quá thẩm quyền giải quyết của đơn vị, Thủ trưởng đơn vị phải trực tiếp báo cáo và xin ý kiến Lãnh đạo Bộ. Điều 56. Tiếp khách nước ngoài 1. Đối với các đoàn khách nước ngoài đến theo chương trình đón tiếp của Trung ương Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ mà có phân công Lãnh đạo Bộ đón tiếp, đơn vị được Lãnh đạo Bộ phân công có nhiệm vụ liên hệ với cơ quan đề nghị tiếp để bố trí nghi thức, chương trình tiếp, báo cáo Lãnh đạo Bộ được phân công tiếp khách ít nhất 01 ngày làm việc trước khi tiếp. 2. Các cuộc đón, tiếp và làm việc chính thức với các đoàn khách nước ngoài theo lời mời của Bộ trưởng hoặc theo đề nghị của khách đã được Bộ trưởng đồng ý, các cuộc tiếp xã giao của Lãnh đạo Bộ đối với khách nước ngoài được thực hiện theo các quy định về tiếp khách nước ngoài của Bộ. 3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ tổ chức tiếp và làm việc với khách nước ngoài theo phân cấp của Bộ trưởng trong phạm vi công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền của đơn vị. Hàng quý, các đơn vị tổng hợp kết quả các chương trình làm việc với khách nước ngoài gửi Văn phòng Bộ để tổng hợp, báo cáo Lãnh đạo Bộ. Văn phòng Bộ phối hợp với các đơn vị thuộc cơ quan Bộ bảo đảm nghi lễ và thủ tục ngoại giao, đồng thời phối hợp để xử lý những vấn đề phát sinh trong mỗi cuộc tiếp khách nước ngoài. Chương 10. CHẾ ĐỘ BÁO CÁO, THÔNG TIN Điều 57. Thứ trưởng báo cáo Bộ trưởng 1. Tình hình thực hiện những công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách, những việc vượt quá thẩm quyền giải quyết và những việc cần xin ý kiến Bộ trưởng. 2. Nội dung và kết quả các hội nghị, cuộc họp khi được Bộ trưởng uỷ quyền tham dự hoặc chỉ đạo các hội nghị đó. 3. Kết quả làm việc và những kiến nghị đối với Bộ của các ngành, địa phương và đối tác khác khi được cử tham gia các đoàn công tác ở trong nước cũng như nước ngoài. Điều 58. Các đơn vị thuộc cơ quan Bộ báo cáo Lãnh đạo Bộ 1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Bộ phải thực hiện đầy đủ chế độ thông tin báo cáo Lãnh đạo Bộ theo quy định của Bộ. Báo cáo 06 tháng, báo cáo năm phải thông qua Thứ trưởng phụ trách lĩnh vực. Khi có vấn đề phát sinh vượt quá thẩm quyền quản lý của đơn vị, Thủ trưởng đơn vị phải báo cáo kịp thời lên Lãnh đạo Bộ để xử lý. 2. Ngoài việc thực hiện các quy định tại khoản 1 Điều này, Chánh Văn phòng Bộ còn phải thực hiện nhiệm vụ sau đây: a) Tổ chức cung cấp thông tin hàng ngày cho Lãnh đạo Bộ về các vấn đề đã được giải quyết; b) Chuẩn bị báo cáo giao ban Lãnh đạo Bộ thường kỳ; c) Tổng hợp và xây dựng báo cáo chương trình công tác của Bộ trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và các cơ quan Nhà nước cấp trên; d) Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc cơ quan Bộ, các Sở Thương mại thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin, báo cáo và tổ chức khai thác thông tin phục vụ sự chỉ đạo điều hành của Bộ trưởng; đ) Đề xuất và báo cáo Lãnh đạo Bộ những vấn đề cần xử lý qua phản ánh của báo chí, dư luận xã hội liên quan đến ngành thương mại. Điều 59. Cung cấp thông tin về hoạt động của các đơn vị thuộc cơ quan Bộ Các đơn vị thuộc cơ quan Bộ có trách nhiệm thông báo bằng những hình thức thích hợp, thuận tiện để cán bộ, công chức nắm bắt được những thông tin sau đây: 1. Chủ trương chính sách của Đảng, Nhà nước và của Bộ liên quan đến công việc của đơn vị và của ngành thương mại; 2. Chương trình công tác của Bộ và của đơn vị, kinh phí hoạt động và quyết toán kinh phí hàng năm (nếu có); 3. Tuyển dụng, đi học, khen thưởng, kỷ luật, nâng bậc lương, nâng ngạch và bổ nhiệm cán bộ, công chức; 4. Văn bản kết luận về việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong đơn vị; 5. Nội quy, quy chế làm việc của Bộ, của đơn vị; 6. Các vấn đề khác theo quy định. Điều 60. Cung cấp thông tin về hoạt động của Bộ Thương mại 1. Về cung cấp thông tin: a) Bộ trưởng quy định về quản lý công tác thông tin của Bộ; bảo đảm thường xuyên cung cấp thông tin phục vụ sự chỉ đạo điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và của các Bộ; tạo điều kiện cho các cơ quan thông tin đại chúng trong việc cung cấp thông tin chính xác, kịp thời về hoạt động của ngành thương mại cho nhân dân; b) Bộ tổ chức thường xuyên việc điểm báo và thực hiện việc trả lời trên báo chí các đề nghị của cơ quan báo chí và yêu cầu của Thủ tướng Chính phủ; yêu cầu các cơ quan báo chí đã đăng, phát các tin, bài có nội dung sai sự thật phải cải chính hoặc Bộ thực hiện các quyền khác theo quy định của pháp luật; c) Trong cung cấp thông tin không được để lộ các thông tin thuộc danh mục bí mật Nhà nước và thông tin về những công việc nhạy cảm đang trong quá trình xử lý. d) Việc cung cấp thông tin theo quy định tại khoản này phải tuân thủ Quy chế cung cấp thông tin thương mại phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Bộ ban hành kèm theo Quyết định số 445/2004/QĐ-BTM ngày 12 tháng 4 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Thương mại; 2. Việc trả lời phỏng vấn báo chí và cung cấp thông tin cho cơ quan báo chí thực hiện theo quy định của pháp luật và Quy chế làm việc của Bộ Thương mại với cơ quan báo chí ban hành kèm theo Quyết định số 0125/2004/QĐ-BTM ngày 06 tháng 02 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Thương mại. Điều 61. Truyền thông tin trên mạng MOT 1. Các văn bản sau đây được đăng trên mạng MOT: a) Các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến ngành thương mại đã ban hành; b) Các văn bản hành chính, báo cáo các loại, biểu mẫu và văn bản khác được Chánh Văn phòng Bộ chỉ định; c) Các văn bản của Nhà nước cung cấp cho các cơ quan, đơn vị trong Bộ kịp thời nắm được các thông tin về chính sách, pháp luật mới, dự thảo các văn bản do các cơ quan trong Bộ soạn thảo hoặc do các cơ quan khac gửi đến để tổ chức lấy ý kiến, góp ý hoàn chỉnh nội dung văn bản. 2. Văn phòng Bộ phối hợp với Vụ Thương mại điện tử có trách nhiệm khai thác và phổ biến những thông tin trên mạng tin học diện rộng của Chính phủ, các văn bản quy phạm pháp luật, các báo cáo và các thông tin liên quan khác để phục vụ có hiệu quả công tác điều hành của Chính phủ và Lãnh đạo Bộ. 3. Các đơn vị thuộc cơ quan Bộ phải thực hiện chế độ trao đổi thông tin qua mạng MOT của Bộ theo quy định. Thường xuyên theo dõi thông tin trên mạng tin học để kịp thời nhận văn bản chỉ đạo điều hành và các thông tin do Bộ gửi để quán triệt và thực hiện. 4. Việc cập nhật thông tin trên trang tin điện tử của Bộ (mạng MOT và eMOT) phải chấp hành các quy định pháp luật về đăng tin trên Internet và Quy chế cung cấp thông tin cho website và mạng nội bộ của Bộ Thương mại ban hành kèm theo Quyết định số 1717/QĐ-BTM ngày 20 tháng 6 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Thương mại. Chương 11. VĂN HOÁ CÔNG SỞ Điều 62. Trang phục công sở 1. Cán bộ, công chức, nhân viên cơ quan Bộ thực hiện nếp sống văn minh, phong cách giao tiếp, ứng xử lịch sự, hoà nhã; trang phục gọn gàng phù hợp với hoạt động của công sở. 2. Cán bộ, công chức, nhân viên cơ quan Bộ phải đeo thẻ công chức khi ra, vào cơ quan Bộ và trong giờ làm việc. Cán bộ, công chức, nhân viên cơ quan Bộ phải đi giày hoặc dép có quai hậu trong giờ làm việc. 3. Cán bộ, công chức, nhân viên được trang bị đồng phục để thực hiện nhiệm vụ phải mặc đồng phục trong thời gian làm việc. Khi giao tiếp với khách đến trụ sở cơ quan Bộ phải lịch sự và đúng mực. Điều 63. Vệ sinh công sở 1. Cán bộ, công chức, nhân viên cơ quan Bộ có trách nhiệm giữ gìn vệ sinh cơ quan, bảo đảm môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp. 2. Hàng tháng các đơn vị tổ chức kiểm tra, thu dọn các tài liệu đã xử lý xong hoặc đã hết giá trị sử dụng để tổ chức lưu trữ hoặc huỷ theo quy định của pháp luật. Đối với những vật tư, thiết bị văn phòng không còn sử dụng được, các đơn vị có trách nhiệm giao Văn phòng Bộ để tổ chức thanh lý, huỷ bỏ theo quy định. Các đơn vị thuộc cơ quan Bộ có tư cách pháp nhân thực hiện thanh lý, huỷ bỏ vật tư, thiết bị văn phòng theo phân cấp quản lý tài sản, tài chính hiện hành và phù hợp với các quy định của pháp luật. 3. Hàng ngày, các đơn vị phải tổ chức quét dọn, sắp xếp phòng làm việc, kiểm tra an toàn điện và các điều kiện khác. Trường hợp có hư hỏng, mất an toàn thì báo ngay cho Phòng Quản trị – Văn phòng Bộ để kiểm tra, sửa chữa. Các đơn vị thuộc cơ quan Bộ có tư cách pháp nhân có trách nhiệm phân công trách nhiệm cho một phòng chức năng thực hiện kiểm tra, theo dõi, sửa chữa tài sản, thiết bị của đơn vị mình. Điều 64. Sử dụng tài sản công 1. Cán bộ, công chức, nhân viên cơ quan Bộ có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản, quản lý chặt chẽ và sử dụng tiết kiệm, hiệu quả tài sản công. Nếu để xảy ra sự cố gây thiệt hại tài sản công do nguyên nhân chủ quan thì cán bộ công chức gây thiệt hại ngoài việc chịu trách nhiệm kỷ luật về hành chính còn phải bồi thường vật chất đối với thiệt hại đã gây ra. 2. Khi ra khỏi phòng làm việc từ một giờ đồng hồ trở lên phải tắt điện, quạt máy hoặc điều hoà. Trước khi rời khỏi cơ quan phải tắt hết các công tắc điện, kiểm tra lại các ổ điện để bảo đảm an toàn. Điện thoại cơ quan Bộ chỉ được sử dụng cho mục đích giải quyết công việc. Không sử dụng điện thoại cơ quan để trao đổi việc cá nhân. Việc trao đổi qua điện thoại phải ngắn gọn, tránh kéo dài nhằm đảm bảo hiệu quả công việc, chống lãng phí. 3. Việc sử dụng xe ô tô cơ quan Bộ phục vụ công tác thực hiện theo Quy chế quản lý, sử dụng xe ô tô phục vụ công tác của các đơn vị thuộc cơ quan Bộ ban hành kèm theo Quyết định số 1407/2004/QĐ-BTM ngày 30 tháng 9 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Thương mại. Điều 65. Sửa chữa phương tiện phục vụ công việc Các đơn vị phát hiện hư hỏng hoặc gặp sự cố khi khai thác sử dụng các phương tiện làm việc, các thiết bị văn phòng như máy tính, đèn điện, điều hoà, bàn ghế,... cần báo cho Văn phòng Bộ hoặc đơn vị đầu mối để kiểm tra, sửa chữa kịp thời. Điều 66. Làm việc ngoài giờ hành chính 1. Ngoài thời gian làm việc theo quy định của Nhà nước, cán bộ, công chức, nhân viên cơ quan Bộ có nhu cầu làm việc ngoài giờ hoặc phải làm việc vào ngày thứ bảy, chủ nhật phải thông báo cho Văn phòng Bộ. 2. Khi làm việc ngoài giờ hành chính, cán bộ, công chức, nhân viên cơ quan Bộ phải chấp hành các quy định về trật tự, vệ sinh, sử dụng tài sản công đúng quy định. Văn phòng Bộ có trách nhiệm bảo đảm an toàn cơ quan, không cho phép những người không có phận sự vào trụ sở làm việc của cơ quan Bộ. Chương 12. XỬ LÝ VI PHẠM VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 67. Xử lý vi phạm 1. Cán bộ, công chức, nhân viên Bộ Thương mại vi phạm các quy định tại Quy chế này thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu một trong các hình thức kỷ luật sau đây: a) Khiển trách; b) Cảnh cáo; c) Hạ bậc lương; d) Hạ ngạch lương; đ) Cách chức; e) Buộc thôi việc. 2. Các hình thức kỷ luật theo quy định tại khoản 1 Điều này được áp dụng theo quy định của pháp luật hiện hành về xử lý kỷ luật đối với cán bộ, công chức. 3. Tính chất và mức độ vi phạm của cán bộ, công chức, nhân viên được xem xét trong bình bầu thi đua, khen thưởng của cá nhân, đơn vị. 4. Trường hợp cán bộ, công chức, nhân viên của cơ quan Bộ vi phạm các quy định tại Quy chế này mà gây thiệt hại vật chất cho tổ chức, cá nhân liên quan thì phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật hiện hành về trách nhiệm vật chất đối với cán bộ, công chức. Điều 68. Khen thưởng Việc nghiêm chỉnh thực hiện quy định tại Quy chế này của cán bộ, công chức, nhân viên được xem xét trong bình bầu thi đua khen thưởng của cá nhân, đơn vị, là một trong những tiêu chí để xem xét nâng bậc lương và là điều kiện để được cử thi nâng ngạch công chức. Điều 69. Tổ chức thực hiện 1. Văn phòng Bộ phổ biến, theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế làm việc của Bộ báo cáo Lãnh đạo Bộ. 2. Thủ trưởng các đơn vị phổ biến Quy chế này tới cán bộ, công chức, nhân viên của đơn vị mình. 3. Cán bộ, công chức, nhân viên các đơn vị có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh Quy chế này. 4. Các đơn vị thuộc cơ quan Bộ căn cứ vào Quy chế này xây dựng và ban hành Quy chế làm việc của đơn vị mình. 5. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề gì vướng mắc, các đơn vị, cá nhân kịp thời phản ánh về Văn phòng Bộ để tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Bộ xem xét, sửa đổi, bổ sung./.