1121/QĐ-UBND

Quyết định 1121/QĐ-UBND năm 2014 về Quy chế quản lý, sử dụng phần mềm “Quản lý tiếp dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo” trong các cơ quan, đơn vị tỉnh Quảng Bình ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 1121/QĐ-UBND Quảng Bình , ngày 07 tháng 05 năm 2014 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG PHẦN MỀM “QUẢN LÝ TIẾP DÂN, GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO” TRONG CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TỈNH QUẢNG BÌNH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ Luật Công ng hệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006; Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công ng hệ thông tin trong hoạt động cơ quan Nhà nước; Căn cứ Quyết định số 1065/QĐ-TTg ngày 27 tháng 8 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Chương trình Quốc gia về ứng dụng công ng hệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước giai đoạn 2011 - 2015; Căn cứ Quyết định số 858/QĐ-TTg ngày 14 tháng 6 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án đổi mới công tác tiếp dân; Căn cứ Quyết định 2734/QĐ-UBND ngày 25 tháng 10 năm 2010 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện Đề án đổi mới công tác tiếp công dân của Thủ tướng Chính phủ; Căn cứ Quyết định số 2636/QĐ-UBND ngày 14 tháng 10 năm 2010 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc phê duyệt Kế hoạch ứng dụng công ng hệ thông tin của cơ quan Nhà nước tỉnh Quảng Bình giai đoạn 2011 - 2015 và Quyết định số 885/QĐ-UBND ngày 19 tháng 4 năm 2012 về việc ban hành Kế hoạch cải cách hành chính tỉnh Quảng Bình giai đoạn 2011 - 2020; Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1 . Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, sử dụng phần mềm “Quản lý tiếp dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo” trong các cơ quan, đơn vị tỉnh Quảng Bình. Điều 2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã và các tập thể, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Nguyễn Hữu Hoài QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG PHẦN MỀM “QUẢN LÝ TIẾP DÂN, GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO” TRONG CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TỈNH QUẢNG BÌNH (ban hành kèm theo Quyết định số 1121/QĐ-UBND ngày 07 tháng 5 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Bình) CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh Quy chế này quy định việc sử dụng phần mềm “Quản lý tiếp dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo” trong các cơ quan, đơn vị của tỉnh Quảng Bình có tham gia giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo. Điều 2. Phạm vi và đối tượng áp dụng Phần mềm “Quản lý tiếp dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo” được sử dụng để phục vụ việc quản lý, theo dõi và chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trong quá trình giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo gồm: Tiếp nhận đơn, chuyển xử lý đơn, theo dõi kết quả xử lý đơn, tiếp dân định kỳ, báo cáo thống kê; trừ các trường hợp đơn thuộc loại đặc biệt sẽ được quản lý riêng. Quy chế này áp dụng cho tất cả các đối tượng là lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên của Ủ y ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã và các sở, ngành có tham gia giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo. Điều 3. Một số quy định chuẩn thông tin - Sử dụng tốt nhất với trình duyệt Firefox để truy cập vào phần mềm theo địa chỉ sau: kntc.quangbinh.gov.vn . - Sử dụng phông chữ: Các thông tin, dữ liệu dạng ký tự dùng trong phần mềm phải sử dụng bộ mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 và dùng bộ gõ chữ Việt Unicode. - Sử dụng định dạng .pdf để quét và lưu file đính kèm trên phần mềm. - Thống nhất sử dụng các mẫu biểu trong công tác tiếp nhận, giải quyết đơn thư (chi tiết tại Phụ lục II kèm theo Q uy chế này) . Điều 4. Thông tin được cập nhật trên phần mềm - Thông tin về đơn thư. - Thông tin về ý kiến chỉ đạo giải quyết đơn thư của các cấp. - Thông tin về nội dung và tiến độ giải quyết đơn thư. - Thông tin về kết quả giải quyết đơn thư. Các thông tin trên được cập nhật theo vai trò phân quyền trên hệ thống tương ứng với quy trình giải quyết đơn thư trên phần mềm (chi tiết quy trình tác nghiệp tại Phụ lục I kèm theo Q uy chế này). CHƯƠNG II TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG PHẦN MỀM Điều 5. Quản trị chương trình phần mềm và truy cập thông tin 1. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh được giao nhiệm vụ tổ chức, quản lý và điều hành phần mềm “Quản lý tiếp dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo”, có trách nhiệm quản lý, thống kê báo cáo mọi thông tin xử lý đơn thư khi l ãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh có yêu cầu định kỳ hoặc đột xuất. 2. Công tác quản trị và hỗ trợ sử dụng như sau: - Trung tâm T in học - Công báo trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm: T hiết lập đường truyền truy cập, quản lý máy chủ và cơ sở dữ liệu của phần mềm trên máy chủ đặt tại Trung tâm; cấp phép địa chỉ truy cập cho các cơ quan, đơn vị; cấp tài khoản, phân quyền sử dụng cho cán bộ, công chức của các cơ quan, đơn vị tham gia sử dụng phần mềm. - Phòng Tiếp công dân trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm: T heo dõi công tác tiếp nhận, giải quyết đơn thư trong toàn tỉnh; hỗ trợ các đơn vị vận hành các chức năng của phần mềm; tham mưu quy trình vận hành và báo cáo lãnh đạo Văn phòng Ủ y ban nhân dân tỉnh về kết quả sử dụng phần mềm của các cơ quan, đơn vị. 3. Tất cả các cán bộ công chức, viên chức của các cơ quan liên quan có trách nhiệm thường xuyên sử dụng phần mềm theo tài khoản được cấp để giải quyết công việc được giao, cập nhật thông tin và xử lý đơn thư theo đúng quy trình được quy định. Thay đổi mật khẩu được cấp và tự bảo mật tài khoản của mình, không để lộ hoặc cung cấp tài khoản cho người khác biết. Điều 6. Các cơ quan, đơn vị khai thác, sử dụng phần mềm 1. Máy trạm của các cơ quan, đơn vị có kết nối vào hệ thống phần mềm “Quản lý tiếp dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo” phải được mở thường xuyên trong giờ làm việc. Các cán bộ, công chức ít nhất 1 ngày 4 lần mở vào đầu, cuối giờ làm việc buổi sáng và buổi chiều để kịp thời cập nhật, xử lý thông tin trên hệ thống. 2. Lãnh đạo cơ quan, đơn vị có trách nhiệm gương mẫu thực hiện và quán triệt, chỉ đạo tất cả các cán bộ công chức, viên chức của cơ quan sử dụng phần mềm trong theo dõi, luân chuyển xử lý văn bản giải quyết đơn thư nhằm nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm chi phí in ấn, sao chụp các loại văn bản, giấy tờ hành chính. 3. Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm giải trình trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh khi xảy ra tình trạng quá hạn xử lý đơn thư (báo đỏ) trên phần mềm. Cán bộ, công chức chịu trách nhiệm trước l ãnh đạo cơ quan, đơn vị mình về việc cập nhật thông tin xử lý đơn thư theo quy định . 4. Các cơ quan, đơn vị, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã phải định kỳ hàng tuần đánh giá kết quả giải quyết đơn thư, rà soát quy trình cập nhật thông tin đảm bảo trạng thái giải quyết đơn thư, vụ việc luôn là thông tin mới nhất tương ứng với thực tế xử lý. 5. Thông báo kịp thời những phát sinh, trục trặc có liên quan đến tài khoản truy cập, khai thác và sử dụng phần mềm về Trung tâm T in học - Công báo tỉnh để có biện pháp khắc phục. Điều 7. Trách nhiệm cập nhật, luân chuyển và xử lý thông tin trên hệ thống phần mềm 1. Lãnh đạo Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị phải trực tiếp xử lý trên phần mềm, nếu do bận công tác không trực tiếp xử lý được thì ủy nhiệm cho cán bộ, chuyên viên giúp việc cập nhật những thông tin do mình đã bút phê trên văn bản cần xử lý. 2. Tất cả cán bộ, công chức có liên quan đến xử lý đơn thư đều phải tham gia vào quy trình cập nhật thông tin xử lý đơn thư trên hệ thống phần mềm tương ứng với vai trò được phân quyền để không làm ách tắc việc luân chuyển thông tin trên mạng. 3. Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật làm p hần mềm tạm ngưng hoạt động, cán bộ, công chức có trách nhiệm cập nhật thông tin nêu tại Khoản 1, 2 của Điều này, tạm ghi nhận tiến trình xử lý đơn thư trên giấy hay bằng công cụ khác và tiếp tục cập nhật các thông tin đã xử lý vào phần mềm ngay sau khi sự cố kỹ thuật được khắc phục. CHƯƠNG III TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 8. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã có trách nhiệm tổ chức thực hiện và chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan thực hiện nghiêm túc Quy chế này. Điều 9. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề phát sinh, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết kịp thời. /. PHỤ LỤC I QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP HỆ THỐNG QUY ƯỚC CÁC KÝ HIỆU KHI VẼ LƯU ĐỒ STT Ký hiệu Ý nghĩa 1. Nối tiếp một công việc khác 2. Quan hệ hai chiều giữa các bước quy trình 3. Sự kiện phát sinh 4. Tiến hành đồng thời các bước quá trình từ một bước 5. Bắt đầu hoặc kết thúc một công việc 6. Bước công việc trên phần mềm 7. Điều khiển lựa chọn (đi tiếp hay rẽ nhánh) 8. Xử lý trên tài liệu giấy 9. Quá trình xử lý ngoài phần mềm 10. Nối tiếp với một lưu đồ khác 11. Điểm nối liên kết tiếp theo (sử dụng khi lưu đồ vượt quá trang) THUẬT NGỮ, KÝ HIỆU STT Ký hiệu Ghi chú 1. Cán bộ TCD Cán bộ tiếp công dân 2. KNTC Khiếu nại, tố cáo 3. SN Sở, ngành 4. QT Quy trình 5. TTT Thanh tra tỉnh 6. UBH Ủy ban nhân dân cấp huyện 7. UBT Ủy ban nhân dân tỉnh 8. VB Văn bản I. Quy trình tác nghiệp tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh I.1. Danh mục quy trình STT Mã Tên quy trình Ghi chú 1. QT01.UBT Đơn thuộc thẩm quyền UBND tỉnh, giao sở/ngành thụ lý Đơn được tiếp nhận tại P. Tiếp công dân của tỉnh 2. QT02.UBT Đơn thuộc thẩm quyền UBND tỉnh, chuyển Thanh tra tỉnh tham mưu hướng xử lý Đơn được tiếp nhận tại P. Tiếp công dân của tỉnh. Sau khi Thanh tra tỉnh tham mưu hướng xử lý sẽ giao sở, ngành thụ lý 3. QT03.UBT UBND tỉnh giao thụ lý đơn thư do Thanh tra tỉnh tiếp nhận và tham mưu hướng xử lý Đơn được tiếp nhận tại Thanh tra tỉnh và được xác định là thuộc thẩm quyền giải quyết của tỉnh 4. QT04.UBT Đơn không thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh, trả lại hoặc chuyển đơn Đơn được tiếp nhận tại P. Tiếp công dân của tỉnh