8849/QĐ-UBND

Quyết định 8849/QĐ-UBND năm 2016 về Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trên địa bàn thành phố Đà Nẵng ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 8849 /QĐ-UBND Đà Nẵng, ngày 23 tháng 12 năm 201 6 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006; Căn cứ L uật Giao d ịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005; Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ v ề v iệ c ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nh à nước; Căn cứ Nghị quyết số 3 6 a/NQ - CP ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Chính ph ủ về Chính phủ điện tử. Căn cứ Hướng dẫn số 822/ HĐ -V TL TNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và L ư u tr ữ n hà nước về Quản lý văn b ả n đ i, văn bản đến và lập hồ sơ trên môi trường mạng; Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại T ờ trình số 668/TTr-STTTT ngày 11 tháng 11 năm 2016, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trên địa bàn thành phố Đà Nẵng. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Điều 3 . Chánh Văn phòng UBND thành phố, Giám đốc các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các quận, huyện, phường, xã và Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Nh ư Điều 3; - Bộ Thông ti n v à Truyền thông (đ ể báo cáo); - TTTU, T T HĐND thành phố (để báo cáo); - CT , các PCT UBND thành phố. - Lưu: VT, STTTT. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Đặng Việt Dũng QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG ( Ban hành kèm theo Quyết định số 8849/QĐ -U BND ngày 2 3 tháng 12 năm 2016 của UBND thành phố Đà Nẵng) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng 1. Quy chế n à y quy định việc qu ả n lý , vận h à nh và s ử dụn g Phần m ề m Quản lý văn bản và đi ề u hành (Ph ầ n m ề m Q L VB ĐH ) trên địa bàn thành ph ố Đà N ẵ ng. 2. Quy ch ế này á p dụng đối v ới c ác cơ quan, đơn vị , địa phương (sau đây gọ i chung l à cơ quan), c á n bộ , công ch ứ c , viên chức và người lao độ ng (CBCCVC-NL Đ ) sử dụng Ph ầ n m ềm QL VB ĐH của thành phố. 3. Quy chế này không áp dụng đ ối với các loại v ă n b ả n thu ộ c ch ế đố mật theo quy định hiện hành. Điều 2. Giải thích từ ngữ Trong Quy ch ế n à y, các từ ng ữ dưới đây đ ược hi ể u như sau : 1. Văn bản điện t ử : Là văn b ả n th ể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Trong phạm vi quy chế này, văn bản điện tử được phân thành ba loại: a) V ă n b ả n điện tử loại 1: Là tệp tin được hình thành từ lúc bắt đầu soạn thảo văn bản, sau đó được ký số bằng chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số con dấu cơ quan lên tệp tin. Văn bản điện tử loại 1 có giá trị pháp lý. b) Văn bản điện tử loại 2: Là tệp tin được số hóa từ bản gốc, bản chính văn bản giấy và sau đó cơ quan ban hành văn bản ký bằng chữ số của cơ quan lên tệp tin. Văn bản điện tử loại 2 có giá trị pháp lý. c) Văn bản điện tử loại 3: Là tệp tin được số hóa từ bản gốc, bản chính văn bản giấy và không được ký số bằng chữ ký số của cơ quan ban hành văn bản. Theo Khoản 2, Điều 35 Nghị định 64/2007/NĐ-CP , văn bản điện tử loại 3 chỉ có giá trị pháp lý khi văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản. 2. Liên thông văn bản: Là chức năng cho phép các cơ quan có tham gia sử dụng Phần mềm QLVBĐH có thể gửi, nhận văn bản điện tử với nhau trên phần mềm này. 3. Chữ ký số: Là một dạng chữ ký điện tử tạo ra bằng sự biến đổi một số thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Trong phạm vi quy chế này, khi sử dụng cụm từ chữ ký số tức là đề cập chữ ký số chuyên dùng do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp tuân thủ theo các quy định của Luật Giao dịch điện tử. 4. H ồ sơ điện tử: Là tập hợp các tài liệu đ iện tử có liên quan với nhau về một vấn đ ề , một sự việc, một đ ối t ượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo d õ i, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, cá nhân. 5. Lập hồ sơ điện tử : Là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm li ê n kết các tài liệu điện tử hình thành trong qu á trình theo d õi , giải quyết công việc của cơ quan, cá nhân thành hồ sơ điện tử. 6. Chánh văn phòng hoặc tương đương: Là trưởng phòng Hành chính - Tổ chức đối với Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Chánh văn phòng, Trư ở ng phòng Hành chính - Tổng hợp hoặc tương đương đối với các cơ quan khác. Điều 3. Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành 1. Ph ầ n mềm QLVBĐH là một thành phần cấu thành H ệ thống thông tin chính quyền điện tử thành phố Đà Nẵ ng có tên miền là cqdt.danang.gov.vn hoặc cgov.danang.gov.vn, dù n g đ ể quản lý văn bản đến, văn bản đi và quá trình xử lý văn bản của cơ quan. Đ ể sử dụng Ph ầ n mềm n à y, CBCCVC- N LĐ dùng t ê n tài khoản và mật khẩu thư điện tử của m ì nh để đăng nhập vào Hệ thống thông tin chính quyền điện t ử, tại giao diện chính của Hệ th ố ng thông tin chính quyền điện tử, CBCCVC-NLĐ kích chọn phần mềm QLVBĐH. 2. Mục đích của Phần mềm QLVBĐH a) T ă ng cường hi ệ u quả qu ả n lý công tác văn thư, lưu tr ữ, xử lý văn bản góp phần nâng cao hiệu quả chỉ đạo , điều hành của cơ quan, phối hợp giữa các cơ quan và giữa các CBCCVC-NLĐ tro ng thực thi công vụ. b) Tăng cường trao đổi văn bản điện tử bằng hình thức chuyển liên thông giữa các c ơ quan (liên thông dọc: tr ao đ ổi v ă n bản giữa cơ quan cấp trên và cơ quan cấp dưới; liê n thông ngang: trao đổi văn b ả n giữa các cơ quan cùng cấp) trên Phần mềm QLVBĐ H. 3. Các chức năng chính của Phần mềm Q L VBĐH a) Quản lý văn bản đến: Là chức năng cho phép người dùng tiếp nhận các văn bản đ iện tử và luâ n chuy ể n xử lý văn bản đ iện t ử trên môi trường mạng. Phần mềm QLVBĐH hỗ trợ việc tiếp nh ậ n văn bản điện tử thôn g qua hình thức đ ính k è m v ă n bản đ ã đ ược quét (scan) thành dạng tập tin hoặc tiếp nhận văn bản điện tử từ một phần mềm khác. Phân hệ này bao gồm các bước cơ bản sau: Văn thư đăng ký (nh ậ p) văn bản đến trên phần mềm và chuy ể n cho người có thẩm quyền phân phối v ă n b ả n c ủ a cơ quan, người có quyền phân phối văn bản chuyển cho bộ phận chuyên m ô n x ử lý, bộ phận chuyên môn xử lý và chuyên trình lãnh đ ạo cơ quan c ó thẩm quyền ban hành văn bản, l ã nh đạo cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản phê duyệt và chuyển cho văn thư ban hành. b) Quản lý công việc: Là chức năng cho phép người d ù ng tạo lập công việc, theo d õi , xử lý công việc do mình đề xuất hoặc theo yêu cầu c ủa l ã nh đạo . Ph â n hệ này bao gồm các bước: Tạo công việc, xử lý, phối hợp xử lý, l ã nh đạo bút phê xử lý, chuyển dự thảo v ă n b ả n xử lý công việc đến văn thư cơ quan. c) Qu ả n l ý và phát hành văn bản đi : Là chức năng hỗ trợ bộ phận v ă n thư tại cơ quan quản lý văn bản đi và phát hành văn bản đi đến các cơ quan có tham gia sử dụng Phần mềm QLVBĐH b ằ ng chức năng Liên thông văn bản. d) Liên thông văn bản: Là chức năng cho phép các cơ quan tham gia sử dụng Phần mềm QLVBĐH có th ể gửi, nhận v ă n bản đi ệ n tử giữa các cơ quan cùng cấp (liên thông ngang) và giữa cơ quan cấp trên và cơ quan cấp dưới (l iê n thông dọc) trên Phần m ề m QLVB Đ H. đ ) Lập hồ sơ công việc: Là chức năng cho phép CBCCVC-NLĐ liên k ế t các tài liệu điện tử có liên quan với nhau, đ ược hình thành tr ong qu á tr ì nh theo dõi, giải quyết công việc đ ể tạo lập thành hồ sơ công việc điện t ử. e) Thông báo nội bộ: Là chức năng dùng để thông báo thông tin chung cho CBCCVC-NLĐ trong cơ quan được biết. g) Tìm kiếm văn bản: Là chức năng cho phép CBCCVC-NLĐ tra cứu, tìm kiếm các văn bản điện tử một cách chính xác, kịp thời theo nhiều tiêu chí khác nhau dựa trên thuộc tính hoặc nội dung của văn bản. h) Báo cáo, thống kê: Là chức năng cho phép CBCCVC-NLĐ kết xuất các báo cáo, thống kê định k ỳ , đột xuất; in các loại s ổ quản lý văn bản đến, văn bản đi, hay tình trạng xử lý văn bản theo quy định c ủa Nhà nước về văn thư lưu trữ nhanh chóng, thuận tiện. i) Quản trị: Là chức năng cho phép người quản trị thiết lập cấu hình các Thông số của Phần mềm QLVBĐH như quản lý danh sách người dùng, quản lý nhóm người dùng, phân quyền cho người dùng và nhóm người dùng, t ắ t m ở các dịch vụ, theo dõi hoạt động của Phần m ề m QLVBĐH. Chương II QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 4. Nguyên tắc chung Tất cả các văn bản đ ế n, v ă n bản đi của cơ quan phải được quản lý t ập trung trên Phần mềm QLVBĐH, trừ v ăn bản thuộc chế độ mật. Điều 5. Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến 1. Kh i ti ế p nhận văn bản từ mọi nguồn (đường công văn, đường thư đi ệ n từ, fax, chuyển liên th ô ng trên Phần mềm QLVBĐH...), v ă n thư hoặc người được giao tiếp nh ậ n văn bản đến (sau đây gọi chung là văn thư) phải thực hiện kiểm tra các thông tin v à đăng ký văn bản đ ế n trên Phần m ề m QLVBĐH. 2. Văn bản điện tử được gửi li ê n thông trên Phần mềm QLVBĐ H ph ả i được v ă n thư tiếp nh ậ n và chuy ể n xử lý trong vòng 08 giờ làm việc kể từ thời đi ể m văn bản được g ửi đ ế n cơ quan trên Ph ầ n mềm QLVBĐH. 3. Văn bản đến có đóng dấu chi các mức độ khẩn; “ Hỏa tốcˮ, “Thượng khẩn” và “Kh ẩ n” phải đ ược đăng ký, trình và chuyển xử lý trên Phần mềm QLVBĐH ngay sau khi nhận. Tùy theo quy chế làm việc của mỗi cơ quan văn thư có th ể thông báo thêm cho người nhận b ằ ng các cách sau: Thông báo trực ti ế p, bằng điện thoại hoặc sử dụng Phần mềm QLVBĐH đ ể tự động gửi tin nh ắ n SMS hay gửi thư đ iện tử. Văn bản điện t ử có các m ứ c độ khẩn sẽ được tự động s ắ p xếp ở thứ tự đầu tiên trong “Danh sách v ă n bản chưa xử lý” của người nhận trên Phần mềm QLVBĐH. 4. Đối với dấu đến: a) Đ ối với văn bản đến là b ả n giấy: Văn thư đóng dấu đến theo quy định, thực hiện quét văn bản thành tệp tin và nhập tệp tin vào Phần mềm QLVBĐH. b) Đối với văn b ản đến là v ă n bản điện tử c ó giá trị pháp lý: V ă n thư không thực hiện đ óng dấu đến gi ố ng như thực hiện trên bản giấy. Các thông tin trên d ấ u đ ế n của văn bả n giấy số đ ược thay thế bằng các thông tin điện tử lưu trên Phần mềm QLVBĐH, cụ thể: STT Thông t i n trên dấu đến trên giấy Thông tin điện tử tương ứ ng trên Phần mềm QLVBĐH 1 Tên cơ quan, tổ chức Phần mềm QLVBĐH có th ể nhận bi ế t cơ quan, tổ chức nào đ ang tiếp nhận văn bản. 2 S ố đến Phần mềm QLVBĐH tự động đi ề n số đến theo k ế tiếp theo đúng quy định khi văn thư tiếp nh ậ n văn bản đến. 3 Ngày đến Phần mềm QLVBĐH tự động đi ề n ngày đến theo đúng ng à y văn thư tiếp nh ậ n nhận v ă n b ả n đ ến. 4 Chuy ể n Th ô ng tin chuy ể n c ó trong nội dung b ú t phê xử lý văn bản của người có thẩ m quyền. 5 Lưu hồ sơ s ố Phần mềm QLVBĐH hiển thị được các hồ sơ công việc mà văn bản đế n đã được lưu vào các hồ sơ đ ó 5. Đối với tr ường hợp văn bản điện tử được gửi trước trên Phần mềm QLVBĐH và có gửi thêm bản giấy của văn bản điện tử đó theo sau qua đường bưu điện, văn thư phải ti ế p nhận và trình xử lý v ă n b ả n điện tử trước theo đúng quy định tại Khoản 2 điều này. 6. Đối với trường hợp được từ chối tiếp nhận văn bản điện tử liên thông: a) Các trường hợp được từ chối tiếp nhận văn bản điện tử li ê n thông gồm: Gửi nhầm đơn vị nhận, văn b ả n đ iện t ử không đ ủ giá trị pháp lý. b) Khi từ chối văn bản điện tử, v ă n thư phải ghi rõ lý do từ chối tiếp nhận trên Phần mềm QLVBĐH. Điều 6. Trình, luân chuyển văn bản đến 1. Sau khi đăng ký, tiếp nh ậ n văn bản đến trên Phần mềm QLVBĐH, văn thư sử dụng Ph ầ n mềm QLVBĐ H đ ể trình v ăn b ả n đ ế n cho n g ười có thẩm quyền để xin ý kiến xử lý văn bản (Bút phê của người c ó th ẩ m quyền). 2. Bút phê của người có thẩm quyền trên Phần mềm QLVBĐH có giá trị tương đương với bút ph ê trên văn bản giấy . N ế u người c ó thẩm quyền đ ã bút phê trên Phần mềm QL V BĐH thì không c ầ n phải bút phê trên v ă n bản giấy. Điều 7. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 1. Sau khi nhận được văn bản đến trên Phần mềm QLVBĐH, bộ phận, cá nhân được giao trách nh i ệm chủ trì giải Quyết công việc phải thực hiện đúng thời hạn yêu cầu của các cấp lãnh đạo hoặc thời hạn y ê u cầu của văn bản. 2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực h i ện theo quy chế làm việc đã ban hành của c ơ quan. 3. Người được giao trách nhiệm báo cáo tình hình xử lý v ă n bản tổng hợp số liệu văn bản đ ế n, văn bản đến đã được giải q uyết, đã đ ế n hạn nhưng chưa được giải qu y ế t thực h iệ n trích xuất s ố liệu từ Phần mềm QLVB ĐH để kịp thời báo cáo người có th ẩ m quy ề n th eo quy chế làm việc đã ban hành của cơ quan. 4. Bắt buộc các CBCCV C- NLĐ khi xử lý văn bản, công việc đ ược giao phải thực hiện đ í nh kèm dự thảo và luân chuyển xử lý ch o c á c cá nh â n liên quan theo đúng quy trình xử lý văn bản của cơ quan bằng chức năng “Chuy ể n xử lý” trên Phần mềm QLVBĐH. 5. Khi lãnh đ ạo cơ quan đ ồ ng ý phê du y ệt dự thảo, l ã nh đạo c ơ quan s ử dụng chức năng “Chuy ể n ban hành” để chuy ể n dự thảo văn bản cho B ộ phận v ă n thư đ ể thực hiện ban hành văn bản. Điều 8. Phát hành văn bản đi điện tử 1. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản Đối với văn bản điện tử loại 1, sau khi nhận được bản điện t ử đã có chữ ký số của lãnh đạo cơ q u an, v ă n thư sử dụng phần mềm hiệu c h ỉ nh tập tin pdf để ghi số và ngày, tháng, n ă m ban hành của văn bản theo đ ú ng vị trí quy định như trên văn bản giấy. Tiếp theo, văn thư sử dụng ch ữ k ý số con d ấu của cơ quan ký ở góc trên cùng bên ph ả i trang đầu tiên của văn bản. 2. Lập sổ và đ ăng ký văn bản đi a) Lập sổ văn bản đi C ăn cứ vào tổng số v à s ố lượng mỗ i loại v ă n bản đ i h ằ ng năm, các cơ quan quy định cụ thể việc lập số đ ăng ký văn bản đi cho phù hợp. Trên c ơ sở này, văn thư có trách nhiệm tạo đầy đủ các s ổ văn bản đi đ ã quy định trên Ph ầ n m ề m QLVBĐH đầu mỗi năm làm việc. b) Đăng ký văn bản đi - Tất c ả văn bản đi của cơ quan bắt buộc phải chuyển thành bản đ iện tử có ch ữ ký số của cơ quan và được đăng ký trên Ph ầ n mềm QLVBĐH. - Văn thư có trách nhiệm sử dụng chức năng “Ban hành” từ danh sách “Chờ ban hành” trên Phần mềm QLVBĐH để thực hiện đăng k ý văn bản đi, nh ằ m liên kết thông tin văn b ả n đi với văn bản đến hoặc công việc mà văn bản đi đó xử lý. 3. Đóng dấu cơ quan và dấu ch ỉ m ứ c độ khẩn a) Đóng dấu cơ quan Trên Phần mềm QLVBĐH, môi trường đ i ện tử, con dấu truyền thống của cơ quan đ ược thay thế b ằ ng ch ữ ký điện t ử của cơ quan. b) Đ óng dấu chỉ m ức độ khẩn - Việc đóng dấu chỉ mức độ khẩn tr ê n văn bản đ i như truyền thống được thay th ế bằng cách nhập thông tin về mức độ khẩn trên Phần mềm QLVBĐH. - Văn bản đi có đ óng dấu chỉ mức độ kh ẩ n ph ả i được văn thư phát hành trên Phần mềm QLVB Đ H n ga y sau khi văn bản đ ược k ý . 4. Ph á t hành v ă n bản đi Bắt buộc các sở, ban, ngành, quận, huyện, phường, x ã khi phát hành văn bản đ i phải gửi 01 b ả n đ iện t ử có gi á trị pháp lý bằng chức năng liên thông trên Phần m ề m QLVBĐH cho các cơ quan nhận có tham gia sử dụng ph ầ n mềm n à y. Đối với v ă n bản đi ch ỉ gửi bản đ i ện tử (không gửi song song b ả n gi ấ y) văn thư các cơ quan phải đ á nh dấu “Không có văn b ản giấy” trên phần mềm QLVBĐH đ ể các cơ quan nhận dễ theo dõi, phân loại. 5. Lưu văn bản đi Một văn bản đi điện tử được lưu ít nhất hai bản: Một bản lưu tại t ài khoản văn thư và một bản lưu tại tài kho ả n của chuyên viên xử lý đ ể lập hồ sơ công việc. Điều 9. Lưu trữ văn bản điện tử 1. Việc lưu v ă n bản điện tử phải đảm bảo theo Điều 7 và Điều 8 tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ về việc Quy định chi tiết thi hành mộ t s ố điều của Luật Lưu tr ữ và Khoản 3, Mục II Hướng dẫn số 822/H Đ -VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu tr ữ nhà nước về vi ệ c quản lý văn bản đ i, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trư ờ ng mạng, 2. Đối với văn bản điện t ử loại 1: Không t ồ n tại văn bản gi ấ y gốc n ê n văn thư và cơ quan soạn th ả o ch ỉ lưu bản điện tử và tổ chức lưu tr ữ trên Phần m ề m QLVBĐH 3. Đối với văn b ả n điện lử loại 2: V ẫn tồn t ại văn bản giấy gốc nên văn bản này ph ả i được lưu hai bản, một bản giấy gốc l ưu tại văn thư cơ quan và một bản giấy chính lưu tr ong hồ sơ công việc của phòng ban hoặc chuyên viên xử lý như các văn bản giấy thông thường. 4. Đối với văn bản điện tử loại 3: Chỉ có giá trị ph á p lý để lưu tr ữ khi các cơ quan sử dụng chữ ký số cá nhân của người c ó thẩm quyền ký sao y b ả n chính và chữ ký số cơ quan để thực hiện sao y bản chính thành bản điện tử. 5. Các cơ quan CBCCVC-NLĐ phải lập hồ sơ công việc điện t ử cho các hồ sơ công việc mình được phân công theo dõi trên phần m ề m QLVBĐ H thông qua chức năng Quản lý h ồ sơ công việc. 6. B ắt buộc các cơ quan lập hồ sơ lưu văn bản đi của cơ quan hoàn toàn b ằ ng đi ệ n tử (lưu 100% vă n b ả n đi điện tử có ký số) trên Phần mềm QLVBĐH. Chương III TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ, CÁ NHÂN Điều 10. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông 1. Tham mưu, tr ì nh UB ND thành phố chỉ đạo, tổ chức thực hiện theo yêu cầu của Chính phủ, B ộ Thông tin và Truyền thông về quản lý, sử dụng Phần mềm QLVBĐH, thực hi ệ n liên thông Phần mềm QLVBĐH của thành phố với các cơ quan khác ngoài th ành phố khi có yê u c ầ u. 2. Theo dõ i , k iể m tra, tổ chức đào tạo, hướng dẫn cho các cơ quan và báo cáo, đề xuất các giải phá p cho UBND thành phố đ ể thúc đ ẩ y tình hình sử dụng Ph ầ n m ề m QLVBĐH lại c ác cơ quan đúng quy trì nh, mục đích và c ó hiệu quả. 3. Đối với các lỗi phát sinh của Ph ầ n mềm QLVBĐ H , ngay khi nhận được Biên bản ghi nhận lỗi của các cơ quan, Sở Thông tin và Truyền thông ưu tiên hiệu ch ỉ nh hoàn th à nh trong ngày và tối đa không quá 03 (ba) ngày làm việc. 4. Thực hiện thông báo (một trong các hình thức: bằng văn bản, tin nhắn SMS, thư điện tử...) cho các cơ quan trước khi ti ế n hành bảo trì, báo dưỡng và nâng cấp Ph ầ n mềm QLVBĐH. 5. Tha y mặt UBND thành phố Đà N ẵ ng quản lý bản quyền Phần mềm QLVBĐH để bảo đảm c á c quyền lợi của chủ sở hữu trí tuệ theo quy định của pháp luật hiện hành. 6. B ảo đảm hạ tầng, kỹ thuật, an toàn, an ninh thông t i n, khả năng sao lưu, dự ph ò ng dữ liệu để Phầ n mềm QLVBĐH hoạ t động ổ n định, thông su ố t. 7. Nghiên cứu áp dụng kỹ thuật, công nghệ mới để tham mưu UBND thành phố bổ sung kinh phí duy trì hằng năm nh ằ m nâng cấp, hiệu ch ỉ nh, bổ sung chức năng Phần m ề m QLVBĐH sao cho phù hợp v ớ i thực tế, nâng cao hiệu quả xử lý, điều hành công việc tại các cơ quan. Điều 11. Trách nhiệm của Sở Nội vụ 1. Hiệu ch ỉ nh, bổ sung và thống nhất quy trình về công tác văn thư, lưu trữ, công tác cải cách hành chính trong các cơ quan quản lý nhà nư ớ c thuộc thành phố phù hợp với các quy định mới của cơ quan có thẩm quyền theo từ ng năm, từ ng giai đoạn để làm cơ sở điều chỉnh Phần mềm QLVBĐH. 2. Theo dõi, đôn đốc các sở, ban, ngành, UBND các quận, huyện, phường, xã tích cực ứng dụng v ă n b ả n đi ệ n t ử tr ê n Phần m ề m QLVBĐH nhằm đẩy mạnh công tác cải cách hành chính. Điều 12. Trách nhiệm của các cơ quan sử dụng Phần mềm QLVBĐH 1. Cử người cán bộ tiếp nhận tài khoản Quản trị Phần mềm QLVBĐH của cơ quan mình từ Sở Thông tin và Truyền thông và thực hiện c ô ng tác qu ả n trị nội bộ của cơ quan. 2. Triển khai, ứng dụng Phần mềm QLVBĐH để chỉ đạo, điều hành, xử lý công việc hằng ngày của cơ quan, bảo đảm 100% văn bản đến, đi được lưu trên Phần m ề m QLVBĐH. 3. Thường xuyên t ổ ng hợp ý kiến góp ý của người sử dụng thuộc cơ quan mình và gửi về Sở Thông tin và Truyền th ông xem xét, nghiên cứu và tham mưu UBND th à nh phố quyết định để cải tiến Phần mềm QLVBĐH. Điều 13. Trách nhiệm của CBCCVC-NLĐ tham gia sử dụng Phần mềm QLVBĐH 1. Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan a) Gương m ẫ u sử dụng Phần m ề m QLVBĐH đ ể bút phê xử lý và chỉ đạo, điều hành công việc thay cho việc sử dụng văn bản giấy. b) Thường xuyên chỉ đạo CBCCVC-NLĐ trong cơ quan tí ch cực xử lý văn bản điện tử tr ê n Phần mềm QLVBĐH. 2. Trách nhiệm của Chánh văn phòng hoặc tương đương Chỉ đạo v ă n thư th ực hiện đăng ký 100% văn bản đến và 100% v ă n b ả n đi của cơ quan m ì nh trên Phần mềm QLVBĐH và tham mưu giải pháp đ ể quản lý, xử lý văn bản đi ệ n tử hiệu quả tr ê n Phần mềm QLVBĐH. Chịu trách nhiệm trước l ã nh đạo cơ quan về kết quả thực hiện. 3. Trách nhiệm của văn thư a) Đăng ký 100% văn bản đến, 100% văn bản đi của cơ quan trên Phần mềm QLVBĐH. b) Sử dụng hiệu q u ả chức n ă ng liên thô ng văn bản điện tử trong quá trình xử lý văn bản đ i, đến g i ữa các cơ quan theo các quy đ ị nh đã nêu tại Quy chế này. c) Sử dụng Phần mềm QLVBĐH để trích xuất báo cáo v ề công tác văn thư theo quy định hiện hành. 4. Trách nhiệm của CBCCVC-NL Đ a) Nghiêm túc sử dụng Phần mềm QLVBĐH v ào quá trình trao đ ổ i, điều hành và xử lý công việc tại cơ quan; tuân thủ đ ầ y đủ các quy định trong Quy chế này và tích cực đ ó ng góp ý kiến để hoàn thiện phần mềm. b) Chịu trách nhiệm về thông t i n trao đổi trên Phần mềm QLVBĐ H qua tài khoản cá nhân mình. Chịu trách nhiệm bảo mật tài khoản được cung cấp, không đ ể lộ hoặc cung cấp tài khoản của mình cho người khác. c) Khi Phần mềm QLVBĐH phát sinh lỗi trong quá trình sử dụng, phải thông báo ngay cho người quản trị Ph ầ n mềm QLVBĐH của cơ quan đ ể kịp thời chụp lại giao diện ph ầ n m ề m l ú c xảy ra l ỗ i và lập Biên bản Ghi nhận lỗi Ph ầ n mềm QLVBĐH (theo Mẫu số 1 kèm theo). 5. Trách nhiệm của người quản trị Phần mềm QLVBĐH của từng cơ quan a) Chịu trách nhiệm cấu hình Phần mềm QLVBĐH, tạo lập dữ liệu ban đầu cho phù hợp với nhu cầu sử dụng của cơ quan mình theo tài liệu hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông. b) Quản lý và ph ân quyền cho người dùng đúng với vai trò, tr ách nhiệm trong cơ quan. c) Hỗ trợ, hướng dẫn CBCCVC-NLĐ trong cơ quan sử dụng hiệu quả Phần mềm QLVBĐH. d) Thực hiện xóa tài khoản của các CBCCVC-NLĐ không còn công tác tại cơ quan trong vòng 01 (một) ngày làm vi ệ c. đ) Khi Phần mềm QLVBĐH phát sinh lỗi trong quá trình sử dụng, hướng dẫn CBCCVC-NLĐ thực hiện theo Đi ể m c Khoản 4 Điều này và kịp thời thông báo cho S ở Thông tin và Truyền thông x ử lý. e) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông trong quá trình thực hiện hiệu ch ỉ nh lỗi và xác nhận các lỗi đ ã được ch ỉ nh sửa theo Biên bản xử lý lỗi phần mềm (Mẫu số 2 của kèm theo). g) Không làm lộ lọt thông tin tài khoản người dùng của Phần mềm QLV BĐH mà mình được giao quản lý. Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 14. Khen thưởng và xử lý vi phạm 1. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm đánh giá mức độ sử d ụ ng hiệu quả Phần mềm QLVBĐH của các cơ quan định kỳ và đột xuất, tham mưu UBND thành phố hình thức khen thư ở ng đối với những cơ quan sử dụng hiệu quả và phê bình đối với cơ quan chưa sử dụng hiệu quả Ph ầ n mềm QLVBĐH. 2. Việc sử dụng P h ần mềm QLVBĐ H của các cơ quan là tiêu chí đ ánh giá khi bình xét các hình thức thi đua, khen thư ở ng cấp thành phố hằng năm đ ối với cơ quan và thủ trưởng cơ quan. 3. Các hành vi vi phạm quy định Q uy chế này, tùy theo mức độ vi p hạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật. Điều 15. Tổ chức thực hiện 1. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì tổ chức triển khai hướng dẫn thực hiện Quy chế này trên địa bàn thành phố, kiểm tra định kỳ báo cáo UBND thành phố t ì nh hình triển khai của các cơ quan. 2. Sở Tài chính tham mưu, trình UBND thành phố phê duyệt kinh phí hằng năm cho công tác quản lý, duy trì, vận hành và nâng cấp, mở rộng Phần mềm QLVBĐH trên địa bàn thành phố. 3. S ở Nội vụ đ ư a các tiêu chí đánh giá về mức độ ứ ng dụng Phần m ề m QLVBĐH trong xử lý văn bản và liên thông v ă n bản đ i ện t ử thành tiêu chí quan trọng trong công tác đán h giá x ế p hạng Cải cách hành chính và văn thư, lưu trữ và sử dụng k ế t qu ả đánh giá tình hình sử dụng Phần mềm QLVBĐH do Sở Thông tin và Truyền thông cung cấp đ ể thực hi ệ n công tác đánh giá. 4. Th ủ t rưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương chịu trách nhiệm trước UBND thành ph ố về việc tổ chức tr iển khai thực hiện Quy chế này tr ong phạm vi quản lý của mình. 5. Trong qu á trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc phát sinh, các cơ quan, cá nhân phản á nh về Sở Thông t i n và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo UBND thành phố xem xét, điều chỉnh./. PHỤ LỤC (Ban hành kèm theo Quy chế Qu ả n l ý, vận hành và sử dụng Phần mềm Qu ả n lý v ă n b ả n và điều hành thành phố Đà N ẵ ng) MẪU SỐ 1: BIÊN BẢN GHI NHẬN LỖI PHẦN MỀM TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: …/ BBGNL - QLVBĐH Đà Nẵng , ngày … tháng … năm … .. . BIÊN BẢN Ghi nhận lỗi Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành K í nh gửi: Sở Thông tin và Truyền thông Hôm nay, ngày …/…/……., Ph ần mềm QLVBĐH xảy ra lỗi như sau: 1. Người sử dụng/Phòng ban công tác: …………………………………………… 2. Vai trò sử dụng □ Lãnh đạo cơ quan □ Văn thư □ Chuyên viên □ L ã nh đạo ph ò ng/ban □ Một cửa □ Quản trị hệ thống 3. Thời điểm xảy ra lỗi: ………………………………………………………………. 4. Chức năng có xuất hiện lỗi □ Quản lý VB đến □ Li ê n thông VB □ Tìm kiếm VB □ Quản l ý công việc □ Lập hồ sơ công việc □ Báo cáo, thống k ê □ Quản lý và phá t hành VB đi □ Thông báo nội bộ □ Quản tr ị □ Khác: …………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… 5. Mô t ả chi tiết ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… Ch ú ý: Vui lò ng gửi kèm hình ảnh chụp lại giao diện phần m ề m lúc x ả y ra l ỗ i. 6. Kiến nghị, đề xuất ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… Quản trị Phần mềm QLVBĐH (Ký và ghi rõ họ tên) Người sử dụng (Ký và ghi rõ họ tên) MẪU SỐ 2: BIÊN BẢN XỬ LÝ LỖI PHẦN MỀM TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: …/ BBGNL - QLVBĐH Đà Nẵng , ngày … tháng … năm … .. . BIÊN BẢN Xử lý lỗi Ph ầ n mềm Quản lý văn bản và điều hành Kính gửi: Sở Thông tin và Truyền thông Hôm nay, ngày Phần mềm QLVBĐH đ ã đ ược hiệu ch ỉ nh các lỗi trong nội dung Bi ê n bản số..../BBGNL-QLVBĐH ngày ... / …/….: 1. Nguyên nhân x ả y ra lỗi …………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………….. 2. Gi ả i pháp xử lý …………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………….. 3. K ế t qu ả xử lý □ Hoàn thành. □ Ch ư a hoàn th à nh, chi tiết: …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………….. Đại diện S ở TT & TT (K ý và ghi rõ h ọ tên) Qu ả n trị Phần mềm QLVBĐH (Ký và ghi rõ họ tên)