1177/QĐ-UBND

Quyết định 1177/QĐ-UBND năm 2015 phê duyệt Quy chế làm việc của Ban Tiếp công dân tỉnh Thanh Hóa ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HÓA -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 1177/QĐ-UBND Thanh Hóa, ngày 07 tháng 4 năm 2015 QUYẾT ĐỊNH PHÊ DUYỆT QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA BAN TIẾP CÔNG DÂN TỈNH THANH HÓA CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HÓA Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003; Căn cứ Luật Tiếp công dân ngày 25/11/2013; Căn cứ Nghị định số 64/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Tiếp công dân; Căn cứ Quyết định số 4164/QĐ-UBND ngày 27/11/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc thành lập Ban Tiếp công dân tỉnh Thanh Hóa; Xét đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này “Quy chế làm việc của Ban Tiếp công dân tỉnh Thanh Hóa”. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc các sở, Thủ trưởng các ban, ngành, đơn vị cấp tỉnh; các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố; Trưởng ban Tiếp công dân tỉnh Thanh Hóa và các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. CHỦ TỊCH Nguyễn Đình Xứng QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA BAN TIẾP CÔNG DÂN TỈNH THANH HÓA (Ban hành kèm theo Quyết định số: 1177/QĐ-UBND ngày 07 tháng 4 năm 2015 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi, đối tượng điều chỉnh 1. Quy chế này quy định về nguyên tắc, trách nhiệm, quan hệ công tác và trình tự giải quyết công việc của Ban Tiếp công dân tỉnh Thanh Hóa (sau đây gọi tắt là Ban Tiếp công dân). 2. Cán bộ, công chức Ban Tiếp công dân và các đơn vị liên quan có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc nội dung quy định tại Quy chế này. Điều 2. Nguyên tắc làm việc của Ban Tiếp công dân 1. Ban Tiếp công dân làm việc theo chế độ thủ trưởng, chấp hành nghiêm túc sự lãnh đạo, chỉ đạo của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và Chánh Văn phòng UBND tỉnh; đề cao trách nhiệm của cá nhân cán bộ, công chức, đồng thời phải đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ, trao đổi thông tin giữa các bộ phận của Ban Tiếp công dân trong giải quyết công việc. 2. Giải quyết công việc đúng thẩm quyền, phạm vi trách nhiệm; tuân thủ trình tự, thủ tục, thời hạn giải quyết công việc theo quy định của pháp luật, chương trình, kế hoạch công tác và Quy chế làm việc của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh. 3. Mỗi bộ phận chuyên môn được giao cho một người phụ trách và chịu trách nhiệm chính; phụ trách bộ phận chuyên môn phải chịu trách nhiệm về công việc được giao; cấp trên không làm thay công việc của cấp dưới, tập thể không làm thay công việc của cá nhân. Điều 3. Nhiệm vụ của Ban Tiếp công dân 1. Tham mưu và tổ chức tiếp công dân thường xuyên theo quy định để tiếp nhận các khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của công dân; giải thích, hướng dẫn công dân thực hiện việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật; chấp hành quyết định giải quyết khiếu nại, quyết định xử lý tố cáo đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền giải quyết đúng chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; tiếp nhận đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thuộc thẩm quyền giải quyết, chỉ đạo điều hành của Chủ tịch UBND tỉnh. Tham mưu giúp Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu hoặc trực tiếp yêu cầu cơ quan Công an có biện pháp xử lý theo quy định của pháp luật đối với những người có hành vi đe dọa, xúc phạm người tiếp công dân; gây rối trật tự; kích động, lôi kéo khiếu kiện đông người, liên kết với người khác khiếu kiện trái pháp luật; công dân vi phạm các quy định của pháp luật trong việc thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo tại Trụ sở Tiếp công dân của tỉnh. 2. Chủ trì, điều hòa, phối hợp hoạt động giữa Ban Tiếp công dân với đại diện Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy, Ban Nội chính Tỉnh ủy, Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh trong việc tiếp công dân thường xuyên tại Trụ sở tiếp công dân tỉnh. 3. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chức năng phục vụ Chủ tịch UBND tỉnh tiếp công dân định kỳ, đột xuất; tham mưu dự thảo và ban hành thông báo kết luận hoặc chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh tại buổi tiếp công dân gửi đến các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết và thực hiện. 4. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tham mưu giải quyết các trường hợp đoàn đông người đến khiếu kiện tại cổng Trụ sở UBND tỉnh theo quy định của pháp luật. 5. Là đầu mối tiếp nhận, phân loại, xử lý đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh theo quy định của Luật Khiếu nại, Luật Tố cáo; dự thảo văn bản của Chủ tịch UBND tỉnh giao nhiệm vụ cho các cơ quan chuyên môn xác minh, kết luận vụ việc thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh; theo dõi, đôn đốc, tổng hợp, thẩm tra kết quả xác minh nội dung khiếu nại, tố cáo; tham mưu trình Chủ tịch UBND tỉnh ký ban hành quyết định giải quyết khiếu nại, xử lý tố cáo, giúp Chủ tịch UBND tỉnh theo dõi và quản lý quá trình tiếp nhận, xử lý và giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền. 6. Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các sở, ban, ngành cấp tỉnh, đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố trong việc thực hiện ý kiến chỉ đạo, kết luận của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trong công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo. 7. Theo dõi, đôn đốc các cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện các quyết định giải quyết khiếu nại đã có hiệu lực pháp luật, quyết định xử lý tố cáo, nội dung kết luận, chỉ đạo của Trung ương và Chủ tịch UBND tỉnh có liên quan đến công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo. 8. Định kỳ, thực hiện chế độ báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn phòng UBND tỉnh về tình hình tiếp công dân, xử lý đơn khiếu nại, tố cáo, kết quả thực hiện các quyết định giải quyết khiếu nại đã có hiệu lực pháp luật, quyết định xử lý tố cáo, các văn bản chỉ đạo của Trung ương và Chủ tịch UBND tỉnh. 9. Phối hợp tuyên truyền pháp luật liên quan đến công tác tiếp công dân, tập huấn, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho Ban Tiếp công dân các huyện, thị xã, thành phố và các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND tỉnh. 10. Xây dựng mối quan hệ công tác về tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo giữa Ban Tiếp công dân với Ban Tiếp công dân Trung ương, Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy, Ban Nội chính Tỉnh ủy, Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh, các sở, ban, ngành cấp tỉnh, đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố. 11. Tổ chức niêm yết, công khai các quy định của pháp luật liên quan đến công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo; các quyết định giải quyết khiếu nại, thông báo kết quả giải quyết đơn tố cáo theo quy định của Luật Khiếu nại, Luật Tố cáo. 12. Tổ chức quản lý công tác nghiệp vụ hành chính, ban hành văn bản, chuyển giao tài liệu của Ban Tiếp công dân đúng quy định của pháp luật. 13. Quản lý cán bộ, công chức, tài sản của Ban Tiếp công dân theo quy định của pháp luật và chỉ đạo của Chánh Văn phòng UBND tỉnh; kịp thời đề xuất bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ban Tiếp công dân và phục vụ Chủ tịch UBND tỉnh tiếp công dân theo quy định. Chương II TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN, CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC CỦA TRƯỞNG BAN, PHÓ TRƯỞNG BAN, CÁC BỘ PHẬN CHUYÊN MÔN, NGHIỆP VỤ VÀ CÔNG CHỨC BAN TIẾP CÔNG DÂN Điều 4. Trách nhiệm, quyền hạn của Trưởng ban 1. Trưởng ban là thủ trưởng đơn vị, lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Ban Tiếp công dân theo nhiệm vụ, quyền hạn đã được UBND tỉnh quy định; chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật, Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn phòng UBND tỉnh về toàn bộ công tác của Ban Tiếp công dân. 2. Đề nghị cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan cử cán bộ tham gia tiếp công dân thường xuyên tại trụ sở tiếp công dân của tỉnh; đề nghị lãnh đạo UBND các huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND tỉnh đến Trụ sở tiếp công dân tỉnh để tham gia tiếp công dân khi có vụ việc liên quan. 3. Đề nghị cơ quan, tổ chức, đơn vị, người có thẩm quyền xử lý đối với người có hành vi vi phạm pháp luật về tiếp công dân, nội quy, quy chế tiếp công dân. 4. Trách nhiệm, chế độ làm việc của Trưởng ban: a) Tổ chức thực hiện các văn bản chính sách pháp luật của Nhà nước, quyết định, chỉ thị, chỉ đạo của cơ quan cấp trên. Trực tiếp chỉ đạo công tác xây dựng nhiệm vụ trọng tâm, chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm của Ban Tiếp công dân. Chủ trì các cuộc họp giao ban chuyên môn hằng tuần, hằng tháng và đánh giá kết quả công tác hằng tháng, quý, năm của Ban Tiếp công dân. b) Trực tiếp chỉ đạo công tác tiếp dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo; điều hòa phối hợp công tác giữa lãnh đạo của Ban và các Bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ để đảm bảo các hoạt động trong Ban được thống nhất, hiệu quả. c) Chịu trách nhiệm về công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức của Ban Tiếp công dân. d) Đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của người tiếp công dân thuộc các cơ quan tham gia tiếp công dân thường xuyên tại Trụ sở Tiếp công dân tỉnh. đ) Khi đi công tác vắng mặt, Trưởng ban ủy quyền cho Phó trưởng ban giải quyết phần công việc thuộc thẩm quyền của Trưởng ban. 5. Thẩm quyền ký các loại văn bản của Trưởng ban: a) Thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh thông báo ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh gửi các cấp, các ngành để thực hiện; ký các văn bản chuyển đơn, chỉ đạo giải quyết và đôn đốc các cấp, ngành báo cáo kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét theo quy định. b) Ký các báo cáo, thông báo, nội quy, quy định của nội bộ Ban Tiếp công dân tỉnh. Điều 5. Trách nhiệm, quyền hạn của Phó Trưởng ban 1. Giúp việc Trưởng ban; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Trưởng ban và trước pháp luật về các phần việc được phân công; quản lý, chỉ đạo, điều hành, phân công cán bộ, công chức của Ban thực hiện nhiệm vụ tiếp công dân thường xuyên tại Trụ sở tiếp công dân; kiểm tra, đánh giá kết quả công tác của cán bộ, công chức. 2. Chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức văn bản, kiểm tra lần cuối trước khi báo cáo Trưởng ban trình xin ý kiến Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh Văn phòng UBND tỉnh hoặc ký ban hành. 3. Chủ động phối hợp, bàn bạc thống nhất, bảo đảm mọi công việc trong Ban được giải quyết nhanh chóng, kịp thời, không chồng chéo, trùng lặp hoặc bỏ sót công việc. 4. Tham mưu giúp Trưởng ban trong việc xây dựng và thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch, chương trình công tác của Ban Tiếp công dân. 5. Hằng tuần, tổng hợp tình hình công việc của Ban, báo cáo Trưởng ban để chỉ đạo, giải quyết công việc kịp thời. Hằng tháng, tổng hợp kết quả tiếp công dân, xử lý, đôn đốc và theo dõi kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo trình Trưởng ban xem xét, trước khi ký báo cáo Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn phòng UBND tỉnh và các đơn vị có liên quan. 6. Có trách nhiệm quản lý lao động, kỷ cương hành chính, đôn đốc cán bộ, công chức thực hiện công việc chuyên môn; tổng hợp, báo cáo tình hình công tác chuyên môn; tổ chức sinh hoạt, bình bầu thi đua khen thưởng định kỳ; thông báo kịp thời các thông tin, chỉ đạo của cấp trên cho cán bộ, công chức biết để thực hiện. 7. Chịu trách nhiệm lập dự toán kinh phí hoạt động hằng năm của Ban gửi Phòng Quản trị - Tài vụ, Văn phòng UBND tỉnh để xây dựng kế hoạch tài chính của năm ngân sách; xem xét, trình Trưởng ban ký đề nghị thanh toán, mua sắm, sửa chữa trang thiết bị, tài sản của Ban; chịu trách nhiệm quản lý công tác bảo đảm an toàn, an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ và công tác bảo vệ bí mật thông tin tài liệu của Ban Tiếp công dân. 8. Khi đi công tác phải báo cáo và được sự đồng ý của Trưởng ban Tiếp công dân. Khi nghỉ việc riêng phải báo cáo và được sự đồng ý của Chánh Văn phòng UBND tỉnh. 9. Thẩm quyền ký các loại văn bản của Phó Trưởng ban: Được ủy quyền ký thay Trưởng ban các loại văn bản sau đây (sau khi trình và được Trưởng ban đồng ý): Công văn hướng dẫn công dân thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo; Báo cáo hằng tháng về kết quả tiếp công dân, xử lý, đôn đốc và theo dõi kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo. Điều 6. Nhiệm vụ của các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Ban tiếp công dân tỉnh: 1. Bộ phận Tiếp công dân: giúp lãnh đạo Ban Tiếp công dân thực hiện những nhiệm vụ sau: a) Xây dựng lịch tiếp công dân, chuẩn bị hồ sơ tài liệu phục vụ việc tiếp công dân định kỳ, đột xuất của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh. b) Chịu tránh nhiệm chính trong việc tổ chức tiếp công dân thường xuyên tại Trụ sở Tiếp công dân tỉnh. c) Tham mưu dự thảo thông báo ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh trong các ngày tiếp công dân định kỳ, đột xuất, văn bản xử lý, chỉ đạo giải quyết đơn đã tiếp nhận qua tiếp công dân; thông báo từ chối tiếp công dân đối với trường hợp đã được cơ quan Nhà nước giải quyết đúng quy định của pháp luật. d) Phối hợp với cơ quan Công an bảo đảm an ninh, trật tự và an toàn cho người tiếp công dân tại Trụ sở tiếp công dân, xử lý người có hành vi vi phạm pháp luật. đ) Phối hợp với cơ quan Công an, chính quyền nơi phát sinh vụ việc khiếu kiện để tham gia tiếp, vận động, thuyết phục công dân chấp hành quy định của pháp luật hoặc có biện pháp đưa công dân trở về địa bàn giải quyết theo thẩm quyền. e) Theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ của người tham gia tiếp công dân thuộc cơ quan phối hợp tiếp công dân thường xuyên tại Trụ sở Tiếp công dân tỉnh. g) Thực hiện nhiệm vụ khác do Trưởng ban phân công. 2. Bộ phận Xử lý đơn: giúp lãnh đạo Ban Tiếp công dân tỉnh thực hiện những nhiệm vụ sau: a) Chịu trách nhiệm chính trong việc tham mưu xử lý đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh tiếp nhận qua bưu điện, văn thư hoặc do các cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền chuyển đến. b) Tham mưu ban hành các văn bản hướng dẫn, trả lời công dân; chuyển đơn, chỉ đạo cơ quan, người có thẩm quyền giải quyết; báo cáo, trả lời các cơ quan chuyển đơn về kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo; tham mưu ban hành văn bản chỉ đạo các sở, ban, ngành, cơ quan chuyên môn xác minh, kết luận vụ việc thuộc thẩm quyền giải quyết của Chủ tịch UBND tỉnh. c) Phối hợp chặt chẽ với chuyên viên tham mưu lĩnh vực báo chí xử lý thông tin đăng trên báo mạng liên quan đến khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm giải quyết của Chủ tịch UBND tỉnh. d) Thực hiện thủ tục uỷ quyền người tham gia tố tụng trong các vụ án hành chính theo yêu cầu của Tòa án. đ) Tham mưu ban hành các quyết định giải quyết khiếu nại, văn bản chỉ đạo xử lý kết quả xác minh đơn tố cáo thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh. e) Chuẩn bị tài liệu, hồ sơ phục vụ hội nghị Hội đồng Tư vấn pháp luật của tỉnh, hội nghị đối thoại với công dân theo quy định. g) Thực hiện nhiệm vụ khác do Trưởng ban phân công. 3. Bộ phận Tổng hợp và Kiểm tra: giúp lãnh đạo Ban Tiếp công dân tỉnh thực hiện những nhiệm vụ sau: a) Tham mưu ban hành văn bản chỉ đạo, điều hành thực hiện chức năng quản lý Nhà nước trong công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo. b) Tiếp nhận, theo dõi, tổng hợp mọi nguồn đơn, văn bản đến và báo cáo của các cơ quan, đơn vị về công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo. c) Tham mưu ban hành các văn bản chỉ đạo, đôn đốc các cơ quan, đơn vị giải quyết khiếu nại, tố cáo, báo cáo kết quả giải quyết. d) Phối hợp với các đơn vị có liên quan kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định của pháp luật về tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo. đ) Tham mưu trong công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ về tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo. e) Tham mưu thực hiện công tác hành chính, chính sách, chế độ và điều kiện phục vụ hội nghị, phục vụ công tác tiếp công dân. g) Thực hiện nhiệm vụ khác do Trưởng ban phân công. Điều 7. Trách nhiệm, chế độ làm việc của chuyên viên Ngoài việc thực hiện nhiệm vụ quy định tại Điều 6 trên đây, chuyên viên Ban Tiếp công dân còn phải thực hiện các nhiệm vụ sau: 1. Tham gia phục vụ Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh tiếp công dân định kỳ, đột xuất; tiếp công dân thường xuyên tại Trụ sở Tiếp công dân của tỉnh khi được phân công. 2. Thực hiện đúng nhiệm vụ được phân công và các công việc đột xuất khi lãnh đạo Ban Tiếp công dân giao; giải quyết công việc phải đảm bảo thời gian theo quy định. 3. Trong phạm vi nhiệm vụ được phân công, chủ động nắm tình hình và đề xuất giải pháp tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân; theo dõi, tổng hợp kết quả giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo; đôn đốc các sở, ban, ngành cấp tỉnh, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố. 4. Chủ động phối hợp với công chức các phòng chuyên môn thuộc Văn phòng UBND tỉnh, công chức của Ban Tiếp công dân và các đơn vị liên quan trong công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo. 5. Có tác phong làm việc cẩn thận, hòa nhã, khiêm tốn, văn minh, lịch sự, đúng quy định của pháp luật; tuyệt đối không gây phiền hà, hách dịch, cửa quyền trong giao tiếp và giải quyết công việc; bảo vệ tài sản công, giữ gìn phòng làm việc, Trụ sở Tiếp công dân gọn gàng, sạch sẽ. 6. Khi đi công tác hoặc nghỉ việc đột xuất phải báo cáo và được sự đồng ý của Trưởng ban Tiếp công dân. Chương III QUẢN LÝ ĐƠN, KHIẾU NẠI, TỐ CÁO VÀ CÁC HỒ SƠ LIÊN QUAN Điều 8. Quy định chung 1. Tất cả văn bản chuyển đơn đến từ các nguồn (trực tiếp, qua đường bưu điện) do văn thư nhận phải được đóng dấu đến và cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời vào Hệ thống chương trình quản lý văn bản hồ sơ công việc. 2. Đơn do Ban Tiếp công dân tiếp nhận (trực tiếp tại Trụ sở tiếp công dân, qua đường bưu điện); đơn do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh nhận, chuyển cho Ban Tiếp công dân để tham mưu giải quyết phải được cập nhật, xử lý và theo dõi đầy đủ trên phần mềm quản lý đơn khiếu nại, tố cáo. Điều 9. Soạn, chỉnh lý dự thảo văn bản 1. Ý kiến kết luận, chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh về giải quyết khiếu nại, tố cáo phải được cụ thể hóa bằng văn bản. 2. Đối với các văn bản của UBND tỉnh do các sở, ban, ngành dự thảo, chuyên viên được phân công theo dõi lĩnh vực phải thẩm tra, báo cáo Phó Trưởng ban trước khi trình Trưởng ban xem xét ký trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt. Điều 10. Lưu trữ văn bản, hồ sơ công việc 1. Bản gốc văn bản lưu tại văn thư Văn phòng UBND tỉnh. 2. Bản chính văn bản, bản thảo, phiếu trình giải quyết công việc và các tài liệu kèm theo lưu tại Bộ phận Tổng hợp và Kiểm tra, Ban Tiếp công dân. 3. Tất cả các văn bản của các cơ quan, đơn vị chuyển đến, Bộ phận Tổng hợp và Kiểm tra lưu giữ theo quy định. Trường hợp cần thiết, lãnh đạo Ban, các chuyên viên lưu bản sao. 4. Mọi cán bộ, công chức đều phải thực hiện nghiêm các quy định về bảo mật thông tin, tài liệu. Tuyệt đối không được cung cấp thông tin, tài liệu cho cá nhân, đơn vị ngoài cơ quan khi chưa được phép của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn phòng UBND tỉnh hoặc Trưởng ban Tiếp công dân. Chương IV QUY ĐỊNH VỀ VIỆC TRÌNH KÝ VÀ KIỂM TRA, ĐÔN ĐỐC THỰC HIỆN VĂN BẢN Điều 11. Quy định về việc trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký văn bản liên quan đến công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo 1. Văn bản liên quan đến công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo do Ban Tiếp công dân trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh, chuyên viên trình phải thẩm tra, nếu đã đúng, đủ thủ tục trình thì dự thảo văn bản, lập Phiếu trình giải quyết công việc ghi rõ nội dung trình; Phó Trưởng ban xem xét, cùng ký vào Phiếu trình giải quyết công việc; Trưởng ban xem xét ghi rõ ý kiến của mình và ký trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký chính thức. 2. Sau khi văn bản đã được Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký, văn thư, Phòng Hành chính - Tổ chức làm thủ tục phát hành đến đúng địa chỉ ghi trên văn bản, thời gian không quá 02 ngày làm việc. Điều 12. Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện văn bản và công việc được giao 1. Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm cập nhật nhiệm vụ Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh giao có liên quan đến giải quyết khiếu nại, tố cáo lên phần mềm Hệ thống theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ của UBND tỉnh. 2. Bộ phận Tổng hợp và Kiểm tra thuộc Ban Tiếp công dân phải thường xuyên theo dõi, tổng hợp việc thực hiện chỉ đạo và công việc của Chủ tịch UBND tỉnh giao các cơ quan, đơn vị; kịp thời tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh biểu dương những đơn vị thực hiện tốt và nhắc nhở, phê bình những đơn vị thực hiện chưa tốt công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh. 3. Căn cứ kết quả thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND tỉnh, Ban Tiếp công dân chủ động đề xuất chương trình, kế hoạch, thời gian tiến hành kiểm tra định kỳ và đột xuất việc thực hiện các văn bản, công việc được Chủ tịch UBND tỉnh giao các sở, ban, ngành cấp tỉnh, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố; đặc biệt là các văn bản có thời gian thực hiện, đảm bảo thực hiện nghiêm kỷ cương hành chính. 4. Qua quá trình tổng hợp và kiểm tra, kịp thời phát hiện các vướng mắc, tồn tại, kiến nghị biện pháp xử lý, đảm bảo chính xác, không trùng lặp, chồng chéo. Chương V CHẾ ĐỘ HỘI HỌP VÀ THÔNG TIN BÁO CÁO Điều 13. Chế độ họp giao ban 1. Trưởng ban, Phó trưởng ban họp giao ban ít nhất 01 tuần một lần. 2. Ban Tiếp công dân tổ chức họp giao ban chuyên viên ít nhất 01 tháng một lần vào tuần đầu tháng để trao đổi, rà soát, đánh giá kết quả công tác tháng trước. Trưởng ban chủ trì giao ban, khi Trưởng ban đi vắng, Phó trưởng ban thay mặt chủ trì giao ban. Bộ phận Tổng hợp và Kiểm tra ghi biên bản cuộc họp giao ban, tóm tắt các ý kiến phát biểu, diễn biến, kết quả buổi họp và ghi đầy đủ ý kiến kết luận của Chủ tọa. Điều 14. Chế độ thông tin, báo cáo 1. Trưởng các Bộ phận phải thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo quy định; có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo về phần công việc được phân công theo dõi theo yêu cầu của lãnh đạo Ban và Chủ tịch UBND tỉnh. 2. Bộ phận Tổng hợp và Kiểm tra có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo kết quả công tác tiếp công dân, tiếp nhận, xử lý, theo dõi kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo định kỳ hằng tháng, quý, 6 tháng và cả năm. Chương VI MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC VỚI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ KHÁC Điều 15. Đối với Ban Tiếp công dân Trung ương 1. Phối hợp với Ban Tiếp công dân Trung ương để nắm tình hình công dân trong tỉnh ra Trụ sở Tiếp công dân của Trung ương Đảng và Nhà nước khiếu kiện, nhất là trong dịp diễn ra các sự kiện quan trọng của đất nước để báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh chỉ đạo giải quyết; cung cấp tài liệu hồ sơ, thông tin kịp thời về kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo khi có yêu cầu của Ban Tiếp công dân Trung ương. 2. Là đầu mối giúp Chủ tịch UBND tỉnh trong việc phối hợp với Ban Tiếp công dân Trung ương, các cơ quan, đơn vị trong tỉnh có phương án đưa công dân của tỉnh khiếu kiện tại các cơ quan Trung ương trở về địa phương. Điều 16. Đối với Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy, Ban Nội chính Tỉnh ủy, Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh 1. Tiếp nhận các thông tin về sự lãnh đạo, chỉ đạo của Thường trực Tỉnh ủy, Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh có liên quan đến việc tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo để tổng hợp báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh, đặc biệt là những vụ việc nhạy cảm, phức tạp phải kịp thời đề xuất, báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, chỉ đạo giải quyết. 2. Tham mưu cho Văn phòng UBND tỉnh phối hợp với Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy, Ban Nội chính Tỉnh ủy, Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh cung cấp thông tin, tài liệu hồ sơ có liên quan trong công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo. 3. Phối hợp với Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh chuẩn bị đầy đủ các điều kiện để phục vụ Đại biểu Quốc hội, Đại biểu HĐND tỉnh tiếp công dân định kỳ. 4. Đề nghị Ủy ban Kiểm tra Tỉnh ủy, Ban Nội chính Tỉnh ủy, Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh cử cán bộ tham gia tiếp công dân thường xuyên tại Trụ sở Tiếp công dân của tỉnh. Điều 17. Đối với các sở, ban, ngành cấp tỉnh, đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố 1. Phối hợp chặt chẽ với các sở, ban, ngành cấp tỉnh, đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố để trao đổi, cung cấp thông tin, tài liệu hồ sơ nhằm phục vụ kịp thời, chính xác trong quá trình tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo. 2. Đôn đốc giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo trên địa bàn và thuộc lĩnh vực quản lý của các huyện, thị xã, thành phố, các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND tỉnh; kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh, các cơ quan Trung ương về các vụ khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền của các cấp, các ngành. 3. Đôn đốc, kiểm tra các huyện, thị xã, thành phố và các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND tỉnh về kết quả tiếp công dân, xử lý đơn; đồng thời hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ. Tham mưu tổ chức các hội nghị chuyên đề để học tập, trao đổi kinh nghiệm trong công tác tiếp công dân và xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo. Điều 18. Đối với các phòng tham mưu thuộc Văn phòng UBND tỉnh 1. Phối hợp chặt chẽ với các phòng tham mưu thuộc Văn phòng UBND tỉnh để trao đổi thông tin, thẩm tra nội dung dự thảo văn bản chỉ đạo, quyết định, thông báo giải quyết khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND tỉnh liên quan đến lĩnh vực chuyên môn mà phòng tham mưu theo dõi trước khi trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định. 2. Các văn bản chỉ đạo, quyết định, thông báo có liên quan đến công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị của Chủ tịch UBND tỉnh, Phó Chủ tịch UBND tỉnh do các phòng tham mưu soạn thảo và trình ký đều phải được gửi cho Ban Tiếp công dân để theo dõi, phục vụ công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo. Điều 19. Phối hợp đảm bảo an ninh, trật tự 1. Phối hợp với Công an tỉnh, Công an thành phố, Công an phường nơi đặt Trụ sở Tiếp công dân tỉnh bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn cho người tiếp công dân và xử lý người có hành vi vi phạm pháp luật tại Trụ sở tiếp công dân tỉnh. 2. Phối hợp với Công an, UBND nơi phát sinh vụ việc khiếu kiện đông người, phức tạp tham gia tiếp, vận động, thuyết phục công dân chấp hành quy định của pháp luật hoặc có biện pháp đưa công dân trở về địa bàn để giải quyết theo thẩm quyền. Chương VII QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI SẢN CƠ QUAN Điều 20. Trật tự và bảo quản tài sản Trụ sở Tiếp công dân Cán bộ, công chức làm nhiệm vụ tiếp công dân thường xuyên có trách nhiệm sử dụng, bảo quản các trang thiết bị của Trụ sở Tiếp công dân; kịp thời thông báo cho Phòng Quản trị - Tài vụ những thiết bị hư hỏng để báo cáo lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh chỉ đạo sửa chữa, thay thế kịp thời; giữ vệ sinh môi trường, cảnh quan Trụ sở Tiếp công dân; không hút thuốc trong phòng làm việc; không đi xe máy, xe đạp trong Trụ sở Tiếp công dân, để xe đúng nơi quy định. Điều 21. Quản lý và sử dụng tài sản cơ quan 1. Cán bộ, công chức Ban Tiếp công dân phải thực hiện chế độ bảo vệ tài sản công, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; ra khỏi phòng làm việc phải tắt các thiết bị điện. Không dùng điện thoại, máy tính cơ quan vào việc riêng. 2. Hằng năm, bộ phận Tổng hợp và Kiểm tra thực hiện việc kiểm kê, đánh giá tài sản; có kế hoạch trình lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh bảo dưỡng, sửa chữa, mua sắm mới các trang thiết bị phục vụ công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo. 3. Cán bộ, công chức khi nghỉ hưu, chuyển công tác có trách nhiệm bàn giao lại các trang thiết bị, phương tiện, tài liệu được giao quản lý, sử dụng cho cơ quan hoặc người kế tiếp công việc. Chương VIII ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 22. Cán bộ, công chức Ban Tiếp công dân; cán bộ, công chức Văn phòng UBND tỉnh; các tổ chức, cá nhân có liên quan khi quan hệ công tác với Ban Tiếp công dân chịu trách nhiệm thực hiện Quy chế này. Quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, phát sinh, đề nghị phản ánh về Ban Tiếp công dân để kịp thời tổng hợp trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp./.