3131/2005/QĐ-UBND

Quyết định 3131/2005/QĐ-UBND về phê duyệt Đề án Cải tiến và nâng cao chất lượng các cuộc hội họp ở các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh An Giang đến năm 2007 ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 3131/2005/QĐ-UBND Long Xuyên, ngày 21 tháng 11 năm 2005 QUYẾT ĐỊNH V/V PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN "CẢI TIẾN VÀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÁC CUỘC HỘI HỌP Ở CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH AN GIANG" ĐẾN NĂM 2007 ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND được Quốc hội thông qua ngày 26/11/2003; Căn cứ Quyết định số 169/2003/QĐ-TTg ngày 12/8/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hoá công sở của hệ thống hành chính nhà nước giai đoạn I (2003 - 2005); Căn cứ chương trình Cải cách hành chính giai đoạn 2002 - 2005 của UBND tỉnh An Giang được ban hành tại Quyết định số 2580/2002/QĐ.UB ngày 30/10/2002; Căn cứ chương trình công tác số 01/CTr-UB ngày 20/01/2005 của UBND tỉnh An Giang về một số giải pháp chủ yếu cần tập trung chỉ đạo, điều hành thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và ngân sách nhà nước năm 2005; Theo đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh An Giang, QUYẾT ĐỊNH : Điều 1. Phê duyệt Đề án "Cải tiến và nâng cao chất lượng các cuộc hội họp ở các cơ quan hành chính nhà nước tỉnh An Giang" đến năm 2007. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký. Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở, Ban, ngành tỉnh và Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành phố chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./. Nơi nhận: - TT. TU, HĐND, UBND tỉnh; - Văn phòng Chính phủ (1+2); - Cục Kiểm tra văn bản - Bộ Tư Pháp; - Như điều 3; - UBMTTQ và các đoàn thể cấp tỉnh; - Lãnh đạo Văn phòng; - Các phòng trực thuộc Văn phòng; - Lưu: VTLT. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CHỦ TỊCH Nguyễn Hoàng Việt ĐỀ ÁN CẢI TIẾN VÀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÁC CUỘC HỘI HỌP Ở CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH AN GIANG ĐẾN NĂM 2007 (Ban hành kèm theo Quyết định số: 3131/2005/QĐ-UBND ngày 21 tháng 11 năm 2005 của UBND tỉnh An Giang) Phần thứ nhất SỰ CẦN THIẾT PHẢI CẢI TIẾN VÀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỘI HỌP 1. Thực trạng hội họp vừa qua Thời gian qua, trong chỉ đạo, điều hành và quản lý nhà nước, UBND tỉnh, các ngành, các cấp trong tỉnh đã tổ chức nhiều cuộc họp, hội nghị quan trọng để triển khai, giải quyết các vấn đề bức xúc nhằm đưa các chủ trương, chính sách của Đảng, nhà nước đi vào cuộc sống một cách thống nhất trong cả hệ thống chính trị với hiệu quả cao nhất giúp nền kinh tế tỉnh nhà không ngừng phát triển, đời sống nhân dân từng bước được nâng lên, nền quốc phòng an ninh và trật tự an toàn xã hội được đảm bảo. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn nhiều cuộc họp chưa đi vào chiều sâu hoặc hiệu quả đạt được chưa cao, các cuộc họp không có chọn lọc ngày càng nhiều (nhất là họp sơ kết, tổng kết, họp mặt ngày thành lập ngành...) gây lãng phí, tốn kém nhiều tiền của, tiêu phí thời gian, mất mát công sức của những đơn vị tổ chức cũng như người tham dự cuộc họp. Riêng trong năm 2004, UBND tỉnh đã ký thư mời họp, hội nghị do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh chủ trì 348 cuộc, bình quân 1,34 cuộc họp mỗi ngày làm việc (chưa kể Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh phải tham dự các cuộc họp do Chính phủ, Bộ ngành Trung ương mời dự và các cuộc họp do Sở, ban, ngành hoặc UBND huyện, thị xã, thành phố mời). 6 tháng đầu năm 2005, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh đã tổ chức và tham gia 265 cuộc họp, bình quân 2 cuộc mỗi ngày làm việc (trong đó: 175 cuộc tại UBND tỉnh, 50 cuộc tại các ngành tỉnh, 10 cuộc tại huyện, thị, thành và 30 cuộc tại các tỉnh, thành khác do Trung ương mời). Đây là một thực tế mà gần đây báo chí thường nêu, lãnh đạo các ngành, địa phương thường kêu ca vì thời gian dành cho các cuộc họp nhiều hơn là dành cho chỉ đạo chuyên môn và đi công tác cơ sở để nắm tình hình. 2. Một số vấn đề bất cập - Nhiều cuộc họp được tổ chức nhưng không đưa ra được giải pháp nào mới hoặc không có kết luận cụ thể làm cho công tác triển khai hay thực hiện của đơn vị thừa hành gặp nhiều khó khăn. - Sự phối hợp giữa các đơn vị, địa phương thiếu chặt chẽ nên đôi lúc có nhiều cuộc họp được tổ chức cùng thời gian làm cho nhiều đơn vị không đủ lãnh đạo để tham dự, phải cử cấp phòng tham dự làm cho hiệu quả đạt được không cao do không thể quyết được những vấn đề quan trọng. - Nhiều cuộc họp, mặc dù mời rất nhiều thành phần nhưng chủ yếu vẫn chỉ để nghe đọc báo cáo, đọc văn bản đã phát sẳn... gây tốn kém, lãng phí nhưng hiệu quả đạt được thấp. - Tài liệu tại cuộc họp nhiều khi rất nhiều nhưng chỉ được phát cho đại biểu trước đó vài giờ nên không có thời gian để đọc và nghiên cứu, đưa đến các ý kiến đóng góp không sâu. - Nhiều đại biểu khi phát biểu không đi vào trọng tâm lại dài lê thê khiến cho cuộc họp kéo dài thời gian và gây nhàm chán. - Một số nội dung thuộc trách nhiệm của ngành chuyên môn nhưng đôi khi không làm việc trước với các ngành khác hoặc địa phương có liên quan mà tổ chức họp để xin ý kiến của lãnh đạo cấp trên. - Rất nhiều đại biểu, trong cuộc họp thường để chuông điện thoại di động reo hoặc nói chuyện điện thoại lớn tiếng, nói chuyện riêng, đọc báo… gây khó chịu cho người xung quanh và gây mất tập trung của buổi họp. 3. Nguyên nhân - Công tác chuẩn bị cho một cuộc họp, hội nghị chưa tốt, không khoa học. Nhiều cuộc họp do quy định thời gian quá cận ngày họp nên cơ quan chuyên môn không chuẩn bị kịp tài liệu, không đảm bảo phát hành trước cho đại biểu nghiên cứu. - Công tác phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị có liên quan chưa thật sự khoa học nên cần phải tổ chức nhiều cuộc họp để trao đổi, thống nhất... Một số cuộc họp chỉ nhằm mục đích san sẻ trách nhiệm từ cá nhân sang tập thể, mặc dù công việc đó không phải là trách nhiệm chung của tập thể. - Tính quyết đoán và dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan chưa cao; vai trò nghiên cứu, phối hợp và tổ chức thực hiện các văn bản của cấp trên còn thụ động, hạn chế chưa được phát huy ngang tầm với vị trí, chức năng của một cơ quan quản lý, ngành, lĩnh vực hoặc quản lý lãnh thổ. - Trách nhiệm và năng lực của cấp thừa hành hạn chế nên đùn đẩy lên cấp trên, đề nghị họp để xin ý kiến. - Việc chấp hành văn bản cấp trên của các đơn vị cấp dưới chưa thật sự nghiêm túc; kết quả thực hiện, các khó khăn vướng mắc đều thiếu báo cáo kịp thời nên cần phải tổ chức nhiều cuộc họp để giải quyết. - Cấp trên thiếu thông tin của cấp dưới do các báo cáo thường chỉ nêu sự vụ, sự việc mà thiếu tổng hợp, phân tích đánh giá và đặc biệt ít nêu các khó khăn, vướng mắc và các kiến nghị cần thiết để cấp trên kịp thời giải quyết, cho ý kiến. - Cách trình bày các nội dung cần truyền tải trong cuộc họp thường chỉ mang tính một chiều, không sinh động (chỉ có người đọc báo cáo bằng lời, không có hình ảnh minh hoạ kèm theo…) nên không thu hút, không gây sự chú ý, tập trung cho người dự… Từ những thực trạng và nguyên nhân trên, việc cải tiến hội họp ở các ngành, các cấp là cần thiết và phải được cải cách mạnh mẽ trong thời gian tới để các cuộc họp ngày càng đạt được hiệu quả cao, phục vụ tích cực cho hoạt động điều hành, chỉ đạo của UBND tỉnh, tiến tới một nền hành chính khoa học, hiện đại đáp ứng nhu cầu đổi mới. Phần thứ hai NỘI DUNG ĐỀ ÁN I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU VÀ ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN 1. Mục đích - Nâng cao chất lượng các cuộc họp, hội nghị; rút ngắn thời gian, tập trung được trí tuệ của các thành phần tham dự cuộc họp nhằm đạt được hiệu quả cao nhất của các vấn đề cần bàn, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong chỉ đạo, điều hành của các ngành, các cấp, phục vụ tích cực cho việc phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh. - Giảm các cuộc họp, hội nghị mang tính hình thức và không quan trọng góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, tiết kiệm thời gian, công sức và tiền của xã hội; tăng thời gian để lãnh đạo ngành, địa phương đi kiểm tra thực tế ở cơ sở để có những giải pháp sát hợp trong chỉ đạo điều hành quản lý nhà nước địa phương góp phần thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, ổn định xã hội. Phát huy vai trò nghiên cứu, quyết đoán của người đứng đầu cơ quan trên tinh thần dám nghĩ, dám làm và dám chịu trách nhiệm trong các hoạt động lãnh đạo, điều hành của người thủ trưởng cơ quan với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn đã được pháp luật quy định. 2. Yêu cầu - Đơn vị tổ chức cuộc họp phải có sự sắp xếp về hình thức, nội dung, thời gian một cách khoa học để đạt được hiệu quả cao nhất trong và sau cuộc họp. - Sau mỗi cuộc họp, hội nghị phải có những kết luận hoặc thống nhất những nội dung, vấn đề cần thiết trong tổ chức triển khai, thực hiện. Các biên bản, thông báo kết luận cuộc họp phải được gửi đến các thành viên tham gia cuộc họp và các đơn vị, cá nhân thực hiện với nội dung rõ ràng là làm gì? đơn vị, cá nhân nào làm? thời gian nào làm xong? - Chỉ giảm đối với các cuộc họp, hội nghị có nội dung không quan trọng, ít tác dụng. Giảm hội họp nhưng vẫn phải đảm bảo được các hoạt động phối hợp, chỉ đạo, điều hành, quản lý nhà nước của các ngành và UBND các cấp một cách thống nhất, khả thi và hiệu quả. 3. Đối tượng thực hiện: Tất cả các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp các ngành, các cấp thuộc tỉnh. II. CÁC GIẢI PHÁP 1. Nâng cao chất lượng các cuộc họp: - Đơn vị tổ chức cuộc họp phải chuẩn bị một cách khoa học về tài liệu, thời gian, các nội dung cần thảo luận... Các báo cáo chính và chương trình họp phải được gửi trước cho đại biểu hoặc gửi kèm theo thư mời (chậm nhất là 02 ngày làm việc trước cuộc họp) để đại biểu có thời gian đọc, nghiên cứu đóng góp ý kiến được sâu và chuẩn xác. Trong thư mời nên có gợi ý các vấn đề cần thảo luận để đại biểu tham gia. - Đối với các hội nghị mang tính chuyên đề hoặc đề án phức tạp thì cơ quan chủ trì phải gửi tài liệu trước cho đại biểu chậm nhất là 5 ngày (trước ngày hội nghị). Nếu cần có sự đóng góp trước thì quy định thời gian gửi đóng góp ý kiến trước 2 ngày hội nghị để cơ quan chủ trì tổng hợp chung báo cáo tại hội nghị (nhằm giảm bớt thời gian hội nghị). - Thành viên được mời phải đến dự họp đúng thành phần và đúng giờ theo thư mời (kể cả chủ trì cuộc họp), phải mang theo tài liệu đã gửi trước và chuẩn bị các nội dung cần phát biểu hoặc góp ý. Nếu vì một lý do nào đó đơn vị dự họp cử người không đúng thành phần theo thư mời thì thủ trưởng đơn vị được mời phải báo cáo cho thủ trưởng đơn vị tổ chức cuộc họp biết và phải được sự đồng ý của đơn vị tổ chức (nếu không đảm bảo thì không cử người tham gia), đồng thời phải chịu trách nhiệm về các ý kiến, biểu quyết của người được cử dự họp. - Các báo cáo, tham luận trình bày tại cuộc họp, hội nghị phải được tóm tắt (nếu không cần thiết không đọc lại toàn bộ văn bản), có giải thích hoặc so sánh và đưa ra các vấn đề cần trao đổi, thảo luận, những vấn đề còn có ý kiến khác nhau; nên trình bày tóm tắt trên màn ảnh (qua máy chiếu over head hoặc projector) để nội dung được rõ ràng, sinh động. - Tuỳ tính chất cuộc họp, cần tính kỹ thời gian và thành phần sao cho nhiều thành viên được mời tham gia cuộc họp được phát biểu ý kiến trực tiếp hoặc bằng văn bản. Các ý kiến phát biểu nên ngắn gọn, đi sâu vào trọng tâm vấn đề, có giải pháp tổ chức thực hiện khả thi và hiệu quả. 2. Tiến tới giảm họp, hội nghị - Lồng ghép các cuộc họp có nội dung, thành phần tham dự gần giống nhau để tổ chức chung trong một cuộc họp. - Tổng hợp các khó khăn vướng mắc, các kiến nghị vào các báo cáo định kỳ, chuyên đề để cấp trên kịp thời nắm thông tin và giải quyết. - Tăng cường chỉ đạo thông qua văn bản, công điện của cấp trên. Văn bản nên ngắn gọn, nội dung cụ thể, rõ ràng, chỉ rõ cá nhân, đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện, thời gian thực hiện, thời gian báo cáo... Hàng quý, tổ chức sơ kết thông qua văn bản gửi Sở, ngành, huyện, thị, thành góp ý. Trong văn bản cần nêu rõ việc chấp hành chỉ đạo của ngành, địa phương, chỉ rõ những cá nhân, đơn vị không chấp hành hoặc chấp hành không đúng nội dung chỉ đạo, không thực hiện đúng thời gian quy định. - Xây dựng các buổi họp chuyên đề cùng với họp giao ban hàng tuần để lãnh đạo nắm thông tin và giải quyết kịp thời các khó khăn vướng mắc của từng lĩnh vực thuộc chuyên đề. - Lãnh đạo tăng cường đi cơ sở để giải quyết kịp thời các khó khăn, vướng mắc của cấp dưới. - Tăng cường sự phối hợp giữa các ngành, các cấp một cách có hiệu quả, bằng nhiều hình thức, với trách nhiệm cao. Thực hiện đúng quy chế làm việc của UBND tỉnh, quy chế làm việc của ngành, của địa phương, nhất là các quy chế phối hợp. - Định kỳ tuần, tháng, quí, năm, cơ quan, đơn vị phải xây dựng kế hoạch, chương trình công tác để chủ động trong thực hiện nhiệm vụ cũng như trong tổ chức hội họp. - Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin; tăng cường sử dụng hệ thống mạng tin học diện rộng theo Đề án 112 để trao đổi thông tin, hạn chế công văn giấy tờ và hạn chế các cuộc họp chỉ do thiếu thông tin. 3. Một số quy định cụ thể a) Các cuộc họp, hội ý phải xác định lịch thời gian cụ thể, phù hợp với nội dung cần trao đổi (ví dụ: 1 giờ, 2 giờ...), không nhất thiết phải là 01 buổi hoặc 01 ngày. Các cuộc họp mang tính định kỳ, giao ban nên quy định thống nhất thời gian, địa điểm, thành phần dự họp để các đơn vị chủ động sắp xếp tham dự mà không cần thư mời. b) Lãnh đạo cuộc họp phải có đủ thẩm quyền giải quyết những vấn đề mà cuộc họp thảo luận, bàn bạc; phải chuẩn bị kỹ trước các nội dung cần kết luận, không kết luận chung chung gây khó thực hiện cho cấp thừa hành. c) Đối với việc phổ biến các chủ trương, chính sách và văn bản quy phạm pháp luật, cơ quan chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện phải gửi văn bản, kèm hướng dẫn chi tiết để UBND tỉnh ban hành; chỉ tổ chức hội nghị triển khai khi thực sự cần thiết, nhất là đối với các vấn đề mang tính chất quan trọng, có ảnh hưởng đến phạm vi rộng được UBND tỉnh cho phép. d) Thủ trưởng Sở, ban, ngành tham gia họp, hội nghị, hội thảo do các Bộ, ngành Trung ương triệu tập phải báo cáo xin ý kiến của Chủ tịch UBND tỉnh (nhằm đảm bảo việc dự họp đúng thành phần, hạn chế tối đa việc lợi dụng họp hội để đi tham quan, du lịch; giúp Chủ tịch UBND tỉnh chủ động trong việc phân công, bố trí công việc được phù hợp). e) Các cuộc họp, hội nghị sơ kết, tổng kết của các ngành tỉnh có mời thủ trưởng Sở, ban, ngành khác của tỉnh hoặc lãnh đạo UBND huyện, thị xã, thành phố phải báo cáo UBND tỉnh và chỉ được tổ chức khi được sự đồng ý của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh. f) Các cuộc họp do UBND cấp huyện tổ chức có mời lãnh đạo UBND tỉnh hoặc thủ trưởng các sở ngành tỉnh thì Chủ tịch UBND cấp huyện phải báo cáo, xin ý kiến UBND tỉnh. Ngoại trừ các trường hợp làm việc riêng giữa ngành và địa phương. g) Chỉ được mời những người thực sự liên quan mật thiết đến nội dung cuộc họp để khi về có thể triển khai thực hiện tốt hoặc có đóng góp cho cuộc họp. Các cuộc họp, hội nghị có nội dung liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực chỉ nên triệu tập người đứng đầu và nếu cần thiết chỉ thêm một người có khả năng tiếp thu và triển khai các nội dung của cuộc họp, hội nghị. h) Việc sơ kết, tổng kết bằng con đường văn bản theo quy trình sau: đơn vị chủ trì gửi dự thảo báo cáo cho ngành, địa phương có liên quan (có quy định thời gian). Các ngành và địa phương khi nhận được dự thảo báo cáo, có trách nhiệm nghiên cứu đóng góp bằng văn bản gửi cho đơn vị chủ trì theo đúng thời gian yêu cầu. Sau đó đơn vị chủ trì hoàn chỉnh báo cáo chính thức và gửi lại cho các đơn vị có liên quan và cấp trên. i) Trong thời gian họp, tất cả đại biểu dự họp không được nói chuyện riêng, đọc báo, để điện thoại reo hoặc nói chuyện điện thoại trong cuộc họp gây mất tập trung. j) Các báo cáo xin ý kiến Chủ tịch UBND tỉnh để tham dự hoặc tổ chức cuộc họp có thể bằng văn bản, Email hoặc qua điện thoại, fax (nơi nhận trực tiếp là Văn phòng UBND tỉnh). Đối với đề nghị tổ chức cuộc họp và dự kiến thành phần mời họp phải gửi chậm nhất từ 3-5 ngày trước cuộc họp để báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh. Khi nhận được đề nghị của các ngành tỉnh và địa phương về hội họp, Văn phòng UBND tỉnh phải báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh để xin ý kiến và trả lời ngay cho đơn vị đề nghị (bằng văn bản, Email hoặc qua điện thoại, fax), chậm nhất là qua đến ngày thứ hai kể từ khi nhận được đề nghị. k) Các cuộc họp, hội nghị không được tổ chức - Các cuộc họp, hội nghị chưa chuẩn bị kỹ nội dung yêu cầu để đảm bảo chất lượng của cuộc họp như đã nêu ở phần đầu. - Các cuộc họp cần sự thống nhất ý kiến của các ngành liên quan đối với một vấn đề nào đó (nên trao đổi bằng văn bản). Trừ những trường hợp cần phải có sự thống nhất chỉ đạo của lãnh đạo cấp trên thì phải tổ chức họp để thống nhất trong triển khai hành động. - Các cuộc họp, hội nghị triển khai các văn bản hướng dẫn của Trung ương. Nếu có vướng mắc các ngành tỉnh nên kiến nghị với Trung ương và ban hành văn bản giải thích, hướng dẫn bổ sung. - Các cuộc họp chỉ để nghe báo cáo tình hình (do thiếu thông tin), thay cho việc thực hiện chế độ đi cơ sở để trực tiếp kiểm tra, giám sát theo quy định. - Các cuộc họp để lấy ý kiến xây dựng, hoàn thiện các đề án, dự án. - Các cuộc họp mời nhiều người đến chỉ để triển khai phổ biến một chủ trương, một văn bản (nên soạn văn bản hướng dẫn để thống nhất trong triển khai thực hiện). - Các cuộc họp sơ kết, tổng kết ngành... nhưng với những nội dung không thật sự bức xúc (nên tổ chức sơ kết, góp ý bằng văn bản). - Các cuộc họp kỷ niệm ngày thành lập ngành thường niên (chỉ nên tổ chức vào những năm chẵn như 5 năm, 10 năm hoặc có chỉ đạo chung từ Trung ương). - Các cuộc họp giao ban thường kỳ giữa Chủ tịch UBND cấp huyện và Chủ tịch UBND cấp xã. l) Các cuộc họp, hội nghị được tổ chức - Các cuộc họp đột xuất nhằm giải quyết những vấn đề mới nảy sinh, cần thống nhất nhận thức và các giải pháp thực hiện; các các cuộc họp mang tính chất chuyên đề hoặc giải quyết những vấn đề lớn, có tầm ảnh hưởng rộng; các hội nghị tập huấn về chuyên môn. - Các cuộc họp định kỳ mà quy chế làm việc của đơn vị hoặc cấp trên qui định (nếu xét thấy cần thiết). Chế độ họp giao ban: mỗi tuần 01 lần (đối với những đơn vị cần nắm và giải quyết nhiều thông tin); chế độ họp báo: mỗi tháng một lần (giữa ngành tỉnh và ngành chuyên môn địa phương nhằm nắm bắt và xử lý kịp thời những khó khăn, vướng mắc trong công tác chuyên môn và công tác quản lý nhà nước tại địa phương). - Các cuộc họp sơ kết, tổng kết của ngành chỉ tổ chức khi xét thấy cần thiết, bức xúc và nên tổ chức nội bộ. Thông thường nên trao đổi, góp ý, tổng hợp qua con đường văn thư hoặc qua mạng tin học. Phần thứ ba TỔ CHỨC THỰC HIỆN 1. Trách nhiệm tổ chức thực hiện Đề án - Văn phòng UBND tỉnh là cơ quan thường trực tổ chức thực hiện Đề án. - Văn phòng UBND tỉnh xây dựng kế hoạch cải tiến hội họp tại Văn phòng UBND tỉnh; tham mưu giúp Chủ tịch UBND tỉnh theo dõi, quản lý các cuộc họp, hội nghị ở các sở ngành, huyện, thị, thành; tham mưu đề xuất Chủ tịch UBND tỉnh khen thưởng các đơn vị, cá nhân làm tốt; kiểm điểm trách nhiệm đối với các đơn vị, cá nhân chưa thực hiện tốt. - Thủ trưởng các Sở, ban, ngành tỉnh và Chủ tịch UBND huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm quán triệt cho tất cả cán bộ công chức và các đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch cụ thể tại cơ quan, đơn vị và địa phương theo nội dung Đề án để thực hiện. 2. Thời gian và tiến độ thực hiện - Đề án này được thực hiện đến hết năm 2007. Các ngành, các cấp xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện đề án một cách khả khi, hiệu quả trong những tháng cuối năm 2005 và cho cả các năm 2006 và 2007. - Trong quá trình thực hiện, các ngành, các cấp tăng cường sự phối hợp, trao đổi thông tin với nhau; định kỳ hàng quý báo cáo, phản ánh về những điểm làm được, thuận lợi cũng như những điểm còn vướng mắc, khó thực hiện của Đề án về Văn phòng UBND tỉnh. Những quy định trong đề án có thể bổ sung, sửa đổi cho phù hợp hơn với tiến trình cải cách hành chính của tỉnh và những quy định mới của Chính phủ./.