53588/CT-TTHT

Công văn 53588/CT-TTHT năm 2019 về sử dụng hóa đơn điện tử do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 53588 /CT-TTHT V/v sử dụng hóa đơn điện tử Hà Nội, ngày 08 tháng 7 năm 2019 Kính gửi: Chi nhánh Công ty TNHH Schenker Việt Nam tại TP Hà Nội Mã s ố thuế: 0305269823-001; Địa chỉ: Tầng 8 tòa tháp IPH, 241 Xuân Thủy, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, TP Hà Nội. Trả lời công văn số 240519/ACC của Chi nhánh Công ty TNHH Schenker Việt Nam tại TP Hà Nội (sau đây gọi tắt là Chi nhánh Công ty) hỏi về sử dụng hóa đơn điện tử. Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau: - Căn cứ Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định: + Tại Điều 6 quy định các nội dung của hóa đơn điện tử: "Điều 6 . Nội dung của h ó a đơn điện tử 1. H ó a đơn điện tử có các nội dung sau: … e) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán; g) Chữ ký s ố , chữ ký điện tử của người mua (nếu có); … 2. Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể các nội dung hóa đơn điện tử và các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đủ những nội dung quy định tại khoản 1 Điều này. + Tại Điều 10 quy định về việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ gi ấ y như sau: " 1 . Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy. 2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi. 3. H ó a đơn điện tử được chuyển đ ổ i thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi s ổ , theo dõi theo quy định của ph á p luật về k ế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không c ó hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy t í nh tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thu ế theo quy định tại Nghị định này." + Tại Khoản 1 Điều 24 quy định về việc xử lý đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập như sau: “ 1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã lập hóa đơn điện tử không c ó mã của cơ quan thu ế và gửi cho người mua có sai sót (do người bán hoặc người mua phát hiện) thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi r õ sai sót, đ ồ ng thời người bán th ô ng báo với cơ quan thuế theo M ẫ u số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập c ó sai sót và lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót gửi cho người mua, cơ quan thuế.ˮ . + Tại Khoản 1, Khoản 3 Điều 35 quy định hiệu lực thi hành như sau: " 1. Nghị định này c ó hiệu l ực thi hành từ ngày 01 tháng 11 năm 2018. … 3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020 , các Nghị định: s ố 5 1 /2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và s ố 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn b á n hàng h ó a, cung ứng dịch vụ v ẫ n còn hiệu lực thi hành. - Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ như sau: + Tại Khoản 1 Điều 3 hướng dẫn: " 1 . H óa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện t ử . Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này." + Tại điểm e khoản 1 và khoản 2 Điều 6 quy định các nội dung trên hóa đơn điện tử: “ 1. H ó a đơn điện tử phải c ó các nội dung sau: … e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong tr ường hợp người mua là đơn vị kế toán. … 2. Một s ố trường hợp hóa đơn điện tử không c ó đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.” + Tại Điều 9 hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập như sau: " 1 . Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người b á n và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đ ồ ng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã th ỏa thuận. H ó a đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Người b á n thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này đ ể gửi cho người mua, trên hóa đơn đi ệ n tử mới phải c ó dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số..., k ý hiệu, gửi ngày tháng năm. 2. Trường hợp h ó a đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đ ó phát hiện sai sót thì người bán và ngư ờ i mua phải lập văn bản thỏa thuận c ó chữ ký điện tử của cả hai bên ghi r õ sai sót, đ ồ ng thời người bán lập hóa đơn điện tử điều ch ỉ nh sai sót. H óa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều ch ỉ nh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thu ế su ấ t thu ế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử s ố ..., k ý hiệu... Căn cứ vào h óa đơn điện tử điều ch ỉ nh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều ch ỉ nh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hóa đơn điều ch ỉ nh không được ghi số âm (-).” + Tại Điều 12 quy định về việc chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như sau: "1 . Nguyên tắc chuyển đổi Người bán hàng h ó a được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng m i nh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lư u thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đ ổ i sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, d ấ u của người bán. Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy đ ể phục vụ việc lư u trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật K ế toán . Hóa đơn điện tử chuy ể n đ ổ i sang hóa đơn giấy phục vụ l ưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này. 2. Điều kiện Hóa đơn điện tử chuyển sang h ó a đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau: a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của h ó a đơn điện tử gốc; b) Có k ý hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đ ổ i từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy; c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. 3. Giá trị pháp lý của các h óa đơn điện tử chuyển đổi Hóa đơn điện tử chuy ể n đ ổ i có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên h ó a đơn nguồn, k ý hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi đ ư ợc thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ đ i ện tử. 4. K ý hiệu riêng trên hóa đơn chuy ể n đ ổ i Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuy ể n đ ổ i từ hóa đơn điện tử sang h óa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đ ổ i và hóa đơn điện tử gốc - hóa đơn nguồn (ghi rõ “H Ó A ĐƠN CHUY Ể N Đ Ổ I TỪ H Ó A ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuy ể n đ ổ i; thời gian thực hiện chuyển đổi.” + Tại Khoản 2 Điều 14 quy định như sau: “2. Ngoài các nội dung hướng dẫn cụ thể tại Thông tư này, các nội dung khác được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 51/20 1 0/NĐ-CP ngày 1 4/05/20 1 0 của Chính phủ và Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính.” - Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại tiết b Khoản 3 Điều 4 hướng dẫn: “ - Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết p h ải có tiêu thức “dấu của người bán”.” - Thực hiện theo hướng dẫn tại công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/2/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc miễn chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử: “...trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nêu có các hồ sơ , chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu, ...thì người bán lập hóa đơn điện tử cho ng ư ời mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua. Bộ Tài chính giao Cục Thuế xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp đ ể hướng dẫn việc miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.” Căn cứ các quy định, hướng dẫn nêu trên, Cục Thuế TP Hà Nội trả lời nguyên tắc như sau: 1. V ề chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử (HĐĐT): Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu c ó các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa Ch i nhánh Công ty với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu, hồ sơ, chứng từ liên quan khác... thì Chi nhánh Công ty lập HĐĐT theo quy định, trên HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (trừ trường hợp người mua là đơn vị kế toán yêu cầu phải có chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn). 2. V ề việc miễn chữ ký của người đại diện theo pháp luật và miễn dấu của người bán trên hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT sang giấy: Trường hợp Công ty đáp ứng các điều kiện chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính và hệ thống HĐĐT cho phép kiểm soát chặt chẽ việc chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần th ì trên HĐĐT chuyển đổi sang hóa đơn giấy của Chi nhánh Công ty phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán và không nhất thiết phải có dấu của người bán (Trường hợp người đại diện theo pháp luật của Chi nhánh Công ty không trực tiếp ký vào tiêu thức người bán hàng thì thực hiện ủy quyền theo quy định của pháp luật về ủy quyền cho người trực tiếp bán hàng ký và ghi rõ họ tên trên HĐĐT chuyển đổi). Chi nhánh Công ty phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy. 3. V ề việc ký bằng tay trên văn bản thỏa thuận kh i phát hiện sai sót trong quá trình lập hóa đơn điện tử: Để tạo điều kiện thuận lợi cho Chi nhánh Công ty trong quá trình lập HĐĐT khi bán hàng hóa, trường hợp Chi nhánh Công ty phát hiện HĐĐT đã lập và gửi cho người mua có sai sót thì người bán và người mua được phép lập văn bản xác nhận sai sót bằng giấy có chữ ký của người mua và người bán. Chi nhánh Công ty (Người b á n) thực hiện lập HĐĐT thay thế hoặc HĐĐT điều ch ỉ nh sai sót theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính. Đề nghị của Chi nhánh Công ty về việc ký bằng tay trên văn bản thỏa thuận khi phát hiện sai sót trong quá trình lập hóa đơn điện tử đã được Cục Thuế TP Hà Nội gửi công văn xin ý kiến Tổng Cục Thuế. Trường hợp hướng dẫn của Tổng cục Thuế khác với nội dung hướng dẫn của Cục Thuế TP Hà Nội thì Cục Thuế TP Hà Nội sẽ thông báo để Chi nhánh Công ty được biết và điều ch ỉ nh theo quy định. Trong quá trình thực hiện, nếu còn vướng mắc đề nghị Chi nhánh Công ty liên hệ với Phòng Thanh tra - Kiểm tra số 2 để được hướng dẫn. Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Chi nhánh Công ty TNHH Schenker Việt Nam tại TP Hà Nội được biết và thực hiện ./. Nơi nhận: - Như trên; - Phòng DTPC; - Phòng TKT2; - Lưu: VT , T THT CỤC TRƯỞNG Mai Sơn