10/2007/QĐ-UBND

Quyết định 10/2007/QĐ-UBND quy định tổ chức các cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Hà Nam ỦY BAN NHÂN DÂN TINH HÀ NAM -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 10/2007/QĐ-UBND Phủ Lý, ngày 08 tháng 6 năm 2007 QUYẾT ĐỊNH VỀ BAN HÀNH QUY ĐỊNH TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HÀ NAM ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ NAM Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ về ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước; Căn cứ Quyết định số 1131/2004/QĐ-UBND ngày 14 tháng 8 năm 2004 của Ủy ban nhân dân tỉnh về ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh nhiệm kỳ 2004 - 2009; Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định tổ chức các cuộc họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Hà Nam. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký. Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; các thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các Sở, ban, ngành của tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. TM. UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH CHỦ TỊCH Trần Xuân Lộc QUY ĐỊNH TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HÀ NAM (Ban hành kèm theo Quyết định số 10/2007/QĐ –UBND ngày 08 tháng 6 năm 2007 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Nam) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng. 1. Phạm vi điều chỉnh: a) Quy định này điều chỉnh việc tổ chức các cuộc họp của cơ quan hành chính, cá nhân có thẩm quyền quản lý hành chính thuộc Uỷ ban nhân dân các cấp; b) Phiên họp của tập thể Ủy ban nhân dân được thực hiện theo quy định của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân và Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân các cấp, không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy định này. 2. Đối tượng áp dụng: a) Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và Ủy viên Ủy ban nhân dân tỉnh, cấp huyện, cấp xã; b) Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh và Uỷ ban nhân dân cấp huyện (gọi chung là Thủ trưởng cơ quan chuyên môn) ; c) Người đứng đầu các tổ chức tư vấn do Uỷ ban nhân dân tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện thành lập. Điều 2. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp. 1. Bảo đảm giải quyết công việc kịp thời, đúng thẩm quyền được phân công, tạo sự minh bạch trong phân cấp theo đúng quy định của pháp luật, tránh trùng lặp, đùn đẩy trách nhiệm giải quyết công việc của cấp dưới lên cấp trên và ngược lại . 2. Chỉ tổ chức cuộc họp khi có nội dung cần thiết phải tập trung thảo luận thống nhất trong chỉ đạo, điều hành và tổ chức thực hiện. 3. Phải chuẩn bị thật tốt nội dung chương trình, các điều kiện, phương tiện phục vụ cuộc họp, thực hiện lồng ghép nội dung công việc kết hợp các vấn đề một cách hợp lý để nâng cao chất lượng và hiệu quả các hội nghị. 4. Người chủ trì cuộc họp chịu trách nhiệm chỉ đạo, phân công các đơn vị tham gia tổ chức phục vụ cuộc họp. 5. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân các cấp, trưởng phòng hành chính (đối với cơ quan không có Chánh Văn phòng) chịu trách nhiệm là đầu mối trong việc tổ chức các điều kiện cần thiết cho cuộc họp. Điều 3. Quy trình tổ chức các cuộc họp. Các cuộc họp được tổ chức thực hiện theo quy trình thống nhất như sau: 1. Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp (trừ các cuộc họp bất thường giải quyết các công việc đột xuất khẩn cấp) . 2. Chuẩn bị cuộc họp bao gồm: a) Chuẩn bị nội dung cuộc họp chu đáo, đảm bảo yêu cầu ngắn gọn, rõ mục đích, đầy đủ tài liệu thông tin liên quan đến việc cần giải quyết; b) Chuẩn bị cho việc tiến hành cuộc họp bao gồm: hình thức nội dung thảo luận, tổ chức cuộc họp và các điều kiện vật chất khác bao gồm phòng họp, trang thiết bị phục vụ; giấy mời hoặc triệu tập cuộc họp phải ghi rõ thành phần mời hoặc triệu tập. 3. Tổ chức tiến hành cuộc họp do người chủ trì chỉ đạo điều hành, thảo luận nội dung, tổng hợp các ý kiến phát biểu và kết luận. Phân công người viết biên bản cuộc họp, ra thông báo kết luận để tổ chức thực hiện; tổng hợp và lưu trữ hồ sơ tài liệu cuộc họp. Chương II CÁC CUỘC HỌP CỦA CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH, CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN, CẤP XÃ Điều 4. Các cuộc họp do Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các cấp chủ trì, hoặc Uỷ viên Uỷ ban nhân dân được chủ tịch Uỷ ban nhân dân cùng cấp uỷ quyền chủ trì. 1. Họp giao ban hàng tuần: Do Chủ tịch chủ trì, cùng các Phó Chủ tịch, lãnh đạo Văn phòng xem xét toàn diện kết quả chỉ đạo, tổ chức, thực hiện nhiệm vụ công tác tuần, triển khai và xây dựng lịch công tác tuần tới; thảo luận và thống nhất những vấn đề thuộc thẩm quyền do các cơ quan chuyên môn, Uỷ ban nhân dân cấp dưới trình. 2. Họp tham mưu tư vấn: Do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch, Uỷ viên Uỷ ban nhân dân phụ trách lĩnh vực chủ trì để nghe ý kiến đề xuất và kiến nghị của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm thu thập thông tin, xác lập cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền. 3 . Họp để kiểm tra và giải quyết, quyết định những vấn đề, những việc vượt thẩm quyền: Do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phụ trách lĩnh vực chủ trì để giải quyết những công việc vượt quá thẩm quyền hoặc kiểm tra trực tiếp, tại chỗ tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới. 4. Họp (hội nghị) tập huấn, triển khai: Do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch, Uỷ viên Ủy ban nhân dân phụ trách lĩnh vực chủ trì nhằm quán triệt, thống nhất nhận thức và chỉ đạo tổ chức thực hiện về nội dung các chủ trương, chính sách lớn trong quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh. 5. Họp (hội nghị) sơ kết hoặc tổng kết chuyên đề: Do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phụ trách lĩnh vực chủ trì nhằm đánh giá tổng hợp tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách của cơ quan cấp trên được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản chỉ đạo của cấp uỷ, Hội đồng nhân dân các cấp về nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh. 6. Họp (hội nghị) tổng kết năm: Do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phụ trách lĩnh vực chủ trì nhằm, đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác năm theo chỉ đạo của cơ quan cấp trên đã được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản chỉ đạo của cấp uỷ; Hội đồng nhân dân các cấp; xây dựng phương hướng nhiệm vụ công tác năm sau cho cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước. 7. Các cuộc họp quy định tại khoản 2, 3, 4, 5, 6 phải được đăng ký trong Chương trình công tác tháng theo các trình tự quy định của pháp luật về chế độ họp. Điều 5. Nội dung cuộc họp của Chủ tịch với các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp. 1. Giải quyết những vấn đề có tính chất liên ngành đã được Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn phối hợp xử lý, nhưng còn có ý kiến khác nhau. 2. Những vấn đề do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp dưới và người đứng đầu các tổ chức chính trị, chính trị xã hội đề nghị nhưng vượt thẩm quyền giải quyết của cơ quan cấp dưới, Thủ trưởng cơ quan chuyên môn. 3. Những vấn đề đột xuất, mới phát sinh, các sự cố nghiêm trọng như thiên tai, dịch bệnh, thảm họa, tai nạn xảy ra trên địa bàn tỉnh vượt khả năng giải quyết của các cấp, các ngành. 4. Những kiến nghị với Chính phủ và các Bộ - Ngành Trung ương, cơ quan nhà nước cấp trên. 5. Thông qua các Đề án, Dự án, Báo cáo chuyên đề lớn liên quan đến nhiều ngành, nhiều lực vực để trình cấp Uỷ, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cùng cấp; kế hoạch triển khai thực hiện sự chỉ đạo của Trung ương, Nghị quyết cấp uỷ và Nghị quyết Hội đồng nhân dân cùng cấp; những nội dung có liên quan đến cơ chế, chính sách chưa được cơ quan có thẩm quyền quy định hoặc những vấn đề quan trọng khác; trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền phải thông qua tập thể Uỷ ban nhân dân. 6. Những vấn đề khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân quyết định. Điều 6. Nội dung cuộc họp do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân được phân công phụ trách lĩnh vực chủ trì. 1. Trực tiếp giải quyết những vấn đề thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. 2. Kiểm tra, đôn đốc và trực tiếp giải quyết những khó khăn, vướng mắc của cơ quan chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp dưới và các đơn vị trực thuộc theo sự phân công. 3. Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân chủ trì họp để kiểm tra, cho ý kiến chỉ đạo việc chuẩn bị nội dung thuộc lĩnh vực phụ trách để trình Lãnh đạo Ủy ban và các Thành viên Uỷ ban thông qua. Điều 7. Nội dung cuộc họp do Ủy viên Ủy ban nhân dân các cấp, Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, cấp huyện, cấp xã chủ trì theo uỷ quyền của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cùng cấp. 1. Giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp hoàn chỉnh nội dung được uỷ quyền trình Lãnh đạo Ủy ban nhân dân xem xét thông qua; hoặc điều hòa, phối hợp hoạt động, giải quyết vụ việc có tính liên ngành, vượt thẩm quyền của cơ quan chuyên môn; báo cáo Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cùng cấp về kết quả cuộc họp, về các nội dung đã thống nhất, nội dung còn có ý kiến khác nhau, những đề xuất kiến nghị và chịu trách nhiệm về nội dung kết luận tại cuộc họp trước Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cùng cấp. 2. Theo chỉ đạo của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân, Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, cấp huyện được chủ trì cuộc họp với Lãnh đạo cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cùng cấp để xây dựng, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện Chương trình công tác năm của Ủy ban nhân dân cùng cấp (tháng 6 và tháng 12 hàng năm). Điều 8. Không tổ chức các cuộc họp trong các trường hợp sau: 1. Cuộc họp do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch, Ủy viên Ủy ban nhân dân chủ trì trong đó: a) Nội dung thuộc thẩm quyền của Thủ trưởng cơ quan chuyên môn, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định của pháp luật và theo sự phân cấp, ủy quyền của Ủy ban nhân dân; b) Nội dung kiến nghị là biện pháp cụ thể để triển khai thực hiện chủ trương đã được Ủy ban nhân dân kết luận; c) Hội nghị triển khai công tác, trừ trường hợp cần thiết theo chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; d) Nội dung chuẩn bị không đúng trình tự và không đăng ký trong kế hoạch, không được Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phụ trách đồng ý; đ) Hội nghị giao ban thường kỳ hàng tháng với Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp dưới; e) Trong trường hợp Lãnh đạo Ủy ban nhân dân phải tập trung chỉ đạo các công tác trọng tâm, đột xuất. 2. Những việc đã được pháp luật quy định giải quyết bằng cách thức khác không cần thiết phải thông qua cuộc họp. Chương III CÁC CUỘC HỌP CỦA CƠ QUAN CHUYÊN MÔN Điều 9. Các cuộc họp của Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh và cấp huyện. 1. Họp giao ban: Do Thủ trưởng cơ quan chủ trì cùng với Phó Thủ trưởng cơ quan họp với người đứng đầu các đơn vị trực thuộc nhằm kiểm điểm, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ hàng tuần, chỉ đạo đôn đốc thực hiện công việc thời gian tiếp theo. 2. Họp làm việc: Do Thủ trưởng hoặc Phó thủ trưởng cơ quan chủ trì, theo lĩnh vực được phân công phụ trách làm việc với Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân và thủ trưởng cơ quan chuyên môn cấp dưới giải quyết những vấn đề thuộc lĩnh vực quản lý ngành vượt quá thẩm quyền, hoặc kiểm tra tại chỗ việc thực hiện nhiệm vụ công tác chuyên ngành của cấp dưới. 3. Họp triển khai nhiệm vụ chuyên môn: Do thủ trưởng cơ quan chủ trì để triển khai đôn đốc nhiệm vụ chuyên môn; thảo luận những vấn đề về chuyên môn kỹ thuật nghiệp vụ để xây dựng, hoàn thiện các Dự án, Đề án lớn; lấy ý kiến chuyên gia, nhà khoa học để đề xuất với cấp uỷ, chính quyền. 4. Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề theo chỉ đạo của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cùng cấp: Do Thủ trưởng cơ quan chủ trì nhằm đánh giá tình hình triển khai, kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách của Nhà nước, của địa phương. 5. Họp tổng kết công tác năm trong nội bộ cơ quan, đơn vị nhằm kiểm điểm việc thực hiện nhiệm vụ kế hoạch đề ra. 6. Các cuộc họp quy định tại khoản 2, 3, 4, 5 phải được chuẩn bị đăng ký trong chương trình công tác tháng, theo các trình tự quy định của pháp luật về chế độ họp. Điều 10. Nội dung họp do Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn chủ trì. Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn được Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phân công chủ trì các cuộc họp sau: 1. Tổ chức lấy ý kiến của Thủ trưởng cơ quan có liên quan để xây dựng và hoàn thiện các đề án, dự án, chương trình hành động, chương trình công tác liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực trình Ủy ban nhân dân cùng cấp. 2. Tổ chức sơ kết, tổng kết, đánh giá việc thực hiện các chuyên đề theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ do cơ quan chuyên môn phụ trách. 3. Giải quyết những nội dung công việc theo chức năng nhiệm vụ để phục cuộc họp của Lãnh đạo Ủy ban nhân dân. Điều 11. Chủ tịch Ủy ban nhân dân quyết định cho cơ quan chuyên môn cùng cấp tổ chức cuộc họp trong các trường hợp sau: 1. Hội nghị toàn ngành ở địa phương để tổng kết công tác năm, triển khai nhiệm vụ năm sau. 2. Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm, được mời lãnh đạo cơ quan chuyên môn cấp trên, lãnh đạo cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cùng cấp và lãnh đạo, cán bộ, công chức chuyên môn của Ủy ban nhân dân cấp xã tham dự . 3. Hội nghị tập huấn, triển khai nhiệm vụ do Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân triệu tập, được mời Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp dưới, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn khác có liên quan cùng cấp tham dự. 4. Hội nghị kỷ niệm ngày truyền thống của ngành (đối với năm chẵn) , đón nhận danh hiệu vinh dự Nhà nước trao tặng. * Trước khi tổ chức các hội nghị nêu ở khoản 1, 2, 3, 4 Điều 10, cơ quan tổ chức hội nghị phải có văn bản trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cùng cấp chấp thuận về chủ trương, nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị. Chương IV CHUẨN BỊ NỘI DUNG CUỘC HỌP Điều 12. Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp. 1. Căn cứ vào Chương trình công tác năm, Văn phòng Ủy ban nhân dân các cấp xây dựng Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm (có phân chia nội dung từng tháng, tuần) trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp quyết định. 2. Định kỳ hàng tháng cơ quan chuyên môn phải gửi đăng ký nội dung, thời gian và tài liệu về Văn phòng Ủy ban nhân dân cùng cấp để thẩm tra và bố trí lịch họp của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân. Điều 13. Chuẩn bị hồ sơ cuộc họp. Hồ sơ cuộc họp gồm: 1. Tờ trình của Thủ trưởng cơ quan đề nghị tổ chức họp, nêu rõ: sự cần thiết, cơ sở pháp lý, quá trình chuẩn bị, ý kiến góp ý của các cơ quan phối hợp, những ý kiến thống nhất, nội dung chưa thống nhất, nội dung xin ý kiến. 2. Đề án chi tiết phản ảnh toàn bộ nội dung xin ý kiến, kèm phụ lục số liệu thống kê, biểu bảng minh họa, các tài liệu khác có liên quan. 3. Báo cáo thẩm định của cơ quan chức năng (nếu có). 4. Dự thảo văn bản trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp ký ban hành và các dự thảo hướng dẫn thi hành. 5. Các tài liệu khác có liên quan. Hồ sơ cuộc họp phải gửi trước 7 (bảy) ngày qua Văn phòng Ủy ban nhân dân; trường hợp đột xuất, cấp bách có thể ngắn hơn nhưng không chậm quá 03 (ba) ngày làm việc. N gay khi tiếp nhận hồ sơ cuộc họp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân có trách nhiệm rà soát nội dung, trình tự và thủ tục chuẩn bị; nếu đảm bảo theo quy định thì trong thời gian 01 ngày (một) trình xin ý kiến Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp xếp lịch họp, nếu chưa đạt yêu cầu thì ký phiếu chuyển hồ sơ về cơ quan soạn thảo để bổ sung. Chương V NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CUỘC HỌP VÀ VĂN HOÁ TRONG HỘI HỌP Điều 14. Thực hiện tốt công tác phối hợp trong việc chuẩn bị nội dung họp. Cơ quan, đơn vị được phân công chuẩn bị nội dung, chương trình hội nghị phối hợp với Văn phòng Uỷ ban nhân dân và các cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện chu đáo công tác chuẩn bị quy trình tổ chức cuộc họp. Phối hợp phải đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi cơ quan, tổ chức; đ ảm bảo tính khách quan; đảm bảo chất lượng chuyên môn các nội dung tham gia phối hợp; đảm bảo đúng thời gian; tính kỷ luật, kỷ cương, đề cao trách nhiệm cá nhân của Thủ trưởng và cán bộ công chức tham gia hoạt động phối hợp. Điều 15. Nâng cao trách nhiệm cá nhân của người tham dự cuộc họp. 1. Người dự họp phải đi họp đúng thành phần, đúng giờ, ngồi đúng vị trí theo sự sắp xếp của Ban tổ chức hội nghị và tham d ự hết thời gian của cuộc họp (trường hợp người được triệu tập vắng, cử cấp dưới đi họp thay phải báo cáo và được người chủ trì cuộc họp đồng ý. Trường hợp cần thiết nếu được người chủ trì đồng ý thì có thể cử trưởng phòng hoặc chuyên viên cùng dự họp để giải trình, nhưng không cử chuyên viên dự họp thay). 2. Nghiên cứu tài liệu và c huẩn bị trước ý kiến tham luận; phát biểu tại hội nghị cần ngắn gọn, chất lượng, đúng trọng tâm không vượt quá thời gian quy định (trong trường hợp xin ý kiến đóng góp vào dự thảo văn bản, nếu tại hội nghị người dự họp không phát biểu thì ngay sau khi kết thúc cuộc họp phải gửi lại bản góp ý cho Ban tổ chức hội nghị ) . 3. Tất cả các thành viên dự họp đều tắt điện thoại di động hoặc chuyển sang chế độ rung; không gọi hoặc nghe điện thoại trong phòng họp; cấm hút thuốc lá, không trao đổi những nội dung ngoài chủ đề cuộc họp, không đọc báo hoặc nói chuyện, làm việc riêng. 4. Người được cử đi họp thay có trách nhiệm báo cáo kết quả cuộc họp cho Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về ý kiến phát biểu tại cuộc họp. Điều 16. Các biện pháp giảm họp. 1. Lồng ghép các cuộc họp có nội dung, thành phần tham dự một cách hợp lý để tổ chức chung trong một cuộc họp. 2. Tổng hợp các khó khăn vướng mắc, các kiến nghị vào các báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề để cấp trên kịp thời nắm thông tin và giải quyết. 3. Tăng cường đi cơ sở để giải quyết kịp thời các khó khăn, vướng mắc của cấp dưới. 4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng có hiệu quả mạng tin học diện rộng để trao đổi thông tin, hạn chế công văn giấy tờ và hạn chế các cuộc họp chỉ do thiếu thông tin. 5. Những cuộc họp để bàn bạc thống nhất ý kiến giữa ngành chủ trì với ngành có liên quan, không nhất thiết phải mời lãnh đạo tỉnh chủ trì; trường hợp các ngành còn có ý kiến chưa thống nhất thì ngành chủ trì gửi văn bản để xin ý kiến lãnh đạo tỉnh và các ngành có liên quan mà không cần tổ chức cuộc họp. Điều 17. Tổ chức kiểm tra, đôn đốc theo dõi việc thực hiện các kết luận tại hội nghị. 1. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân các cấp có trách nhiệm thông báo ý kiến kết luận cuộc họp bằng văn bản đến các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan để tổ chức thực hiện trong vòng 04 (bốn) ngày làm việc kể từ ngày tổ chức cuộc họp. 2. Thủ trưởng các Sở, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp dưới có liên quan dự họp, phải tổ chức triển khai thực hiện ngay những nội dung được kết luận tại hội nghị không chờ Thông báo kết luận (trừ những nội dung đòi hỏi phải có văn bản theo quy định của pháp luật trước khi thực hiện). 3. Đối với những nội dung yêu cầu phải xử lý bằng văn bản chỉ đạo khác, Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân phân công chuyên viên căn cứ vào Thông báo kết luận cuộc họp, tổ chức soạn thảo văn bản trình Lãnh đạo Ủy ban nhân dân cùng cấp ký ban hành; thường xuyên báo cáo tình hình và đề xuất biện pháp để Lãnh đạo Ủy ban nhân dân cùng cấp chỉ đạo thực hiện. 4. Kết luân cuộc họp của cơ quan chuyên môn do Thủ trưởng, người được uỷ quyền chủ trì chỉ đạo tổ chức thực hiện theo thẩm quyền. Chương VI ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 18. Quản lý chế độ họp và tổ chức thực hiện. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, Chủ tịch Ủy ban nhân các cấp có trách nhiệm tổ chức thực hiện nghiêm túc Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ và những nội dung trong Quy định này thuộc phạm vi thẩm quyền được giao; thực hiện các biện pháp, đổi mới sự chỉ đạo điều hành, cải tiến và nâng cao chất lượng các cuộc họp. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện. Trước ngày 25 của tháng cuối quý, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã lập báo cáo việc thực hiện Quy định này về Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh để tổng hợp báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh và Thủ tướng Chính phủ. Trong quá trình tổ chức thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc các đơn vị phản ánh kịp thời bằng văn bản về Ủy ban nhân dân tỉnh để xem xét, sửa đổi, bổ sung./.