70541/CT-TTHT

Công văn 70541/CT-TTHT năm 2019 về sử dụng hóa đơn điện tử do Cục thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 70541 /CT-TTHT V/v sử dụng hóa đơn điện tử Hà Nội, ngày 09 tháng 9 năm 2019 Kính gửi: Công ty TNHH Ri c hpeace Việt Nam (Địa chỉ: Ô 35, l ô C1, Khu ĐTM Đại Kim, P. Định Công, Q. Hoàng Mai, TP.Hà Nội - MST: 0108154855) Trả lời công văn không số của Công ty TNHH Richpeace Việt Nam (sau đây gọi là Công ty) về việc đề nghị được sử dụng hóa đơn điện tử, Cục thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau: - Căn cứ K h oản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định: “3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 3 1 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 05 năm 2010 và s ố 04/20 1 4/NĐ-CP ng à y 17 tháng 01 năm 2014 của Ch í nh phủ quy định về hóa đơn b á n hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực th i hành . ” - Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 2 Điều 4 hướng dẫn như sau: “2. Điều kiện của t ổ chức khởi tạo hóa đơn Người bán hàng h ó a, dịch vụ (sau gọi chung l à người b á n) khởi tạo hóa đ ơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau: a) Là tổ chức kinh tế c ó đủ điều kiện và đang thực hiện gia o dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc l à tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. b) C ó địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử; c) Có đội ng ũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu c ầ u để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định; d) C ó chữ ký điện tử theo quy định của ph á p luật . đ) Có phần mềm bán hàng h óa , dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của h óa đơn điện tử bán hàng h óa , cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời đi ể m lập h óa đơn. e) Có các quy trình sao l ưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, l ưu trữ dữ li ệu đáp ứng các yêu c ầ u t ố i thi ể u về chất lượng lưu trữ bao g ồ m: - Hệ thống lưu trữ dữ li ệu phải đáp ứng hoặc được chứng m i nh l à tương thích với các chu ẩ n mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu; - Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực t u yến toàn bộ dữ liệu.” + Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 hướng d ẫn như sau: “ 1. Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng tr u y ề n - nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hóa, dịch vụ t r ên phương tiện điện tử của t ổ chức kinh doanh hoặc của các t ổ chức cung cấp dịch vụ v ề h óa đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật. T ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo h óa đơn điện tử phải ra quy ế t định áp dụng h óa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo M ẫ u s ố 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này). Q uyết định áp dụng hóa đơn điện tử gồm các nộ i dung chủ yếu sau: - Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập h óa đơn điện tử. Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, đ i ện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự. - Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật h óa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng; - Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu h óa đơn điện tử trong nội bộ t ổ chức. - Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuy ể n và lưu trữ dữ liệu h óa đơn điện tử trong nội bộ t ổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đ ổ i hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. 2. Phát hành hóa đơn điện tử Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đ ơ n điện tử (theo M ẫ u số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành h óa đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại h óa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng; số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ k ý của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ k ý điện tử của t ổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường đ i ện tử thông qua c ổ ng thông tin điện tử của cơ quan thuế). Trường hợp có sự thay đ ổ i địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo h ó a đơn đi ện tử phải gửi thông báo phát hành h óa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu r õ số h óa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng. Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng d ẫ n tại khoản này. T ổ chức khởi tạo h ó a đơn điện tử phải ký s ố vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử m ẫ u (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tạ i trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đ ă ng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.”. - Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định s ố 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về h óa đ ơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 1 Điều 11 hướng dẫn như sau: “Điều 1 1. Đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế 1 . Cơ quan thuế bán hóa đơn cho các đ ố i tượng sau: a) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động k i nh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản l ý dự án). Tổ chức không phải là doanh nghiệp như n g có hoạt động kinh doanh là các t ổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác. b) Hộ, cá nhân kinh doanh; c) Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu. d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in thuộc loại rủi ro cao về thuế; đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự i n, đặt i n có hành v i v i phạm về hóa đơn bị xử lý vi phạm hành ch í nh v ề hành vi trốn thuế, gian lận thuế. Doanh nghiệp hướng dẫn tại điểm d, đ khoản này mua h óa đơn của cơ quan thuế t rong thời gian 12 th á ng. Hết thời gian 12 th á ng, căn cứ tình hình sử dụng hóa đơn, việc kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp và đ ề nghị của doanh nghiệp, tr ong thời hạn 5 ngày l àm việc, cơ quan thuế có v ă n bản thông báo doanh nghiệp chuy ể n sang tự tạo h óa đơn đ ể sử dụng hoặc tiếp tục mua h ó a đơn của cơ quan thuế nếu không đáp ứng đi ề u kiện tự i n hoặc đặt in h ó a đơn (mẫu số 3.15 Phụ l ục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) + Tại điểm b Khoản 2 Điều 12 hướng dẫn như sau: “ ...T ổ chức, doanh nghiệp thuộc đ ối tượng mua h óa đơn do cơ quan thuế phát hành chuyển sang tự tạo hóa đơn đặt in, h óa đơn tự i n hoặc h óa đơn điện tử để sử dụng thì phải dừng sử dụng h ó a đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tự tạo theo hướng dẫn tại Điều 21 Thông tư này.” + Tại điểm c Khoản 1 Điều 21 hướng dẫn như sau: “c) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế khô n g tiếp tục sử dụng thì tổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn theo hướng dẫn tại Điều 29 Thông tư này.” + T ại Đ iề u 27 (được sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính) hướng dẫn về việc nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đ ơ n như sau: “ Hàng quý, t ổ chức, hộ, cá nhân bán hàng h óa , dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế c ấ p hóa đơn) c ó trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Báo cáo tình hình sử dụng h óa đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, qu ý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng h ó a đơn sử dụng bằng không (=0) Riêng doanh nghiệp sử dụng h ó a đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt i n, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo hướng d ẫ n tại Điều 11 Thông tư này thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng...” Căn cứ các quy định trên, Công ty TNHH Richpeace Việt Nam đã sử dụng hóa đ ơ n mua của cơ quan thuế từ ngày 21/03/2018 (đến nay hết thời hạn 12 tháng). Trường hợp Công ty TNHH Richpeace Việt Nam đáp ứ ng các điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 4, Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính thì được sử dụng hóa đơn điện tử. Trước khi sử dụng, đề nghị Công ty thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính. Công ty phải dừng sử dụng hóa đ ơ n mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đ ầ u sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện hủy hóa đơn mua của cơ quan thu ế không tiếp tục sử dụng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Công ty có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng từ ngày đầu tháng đến hết ngày dừng sử dụng hóa đ ơ n mua của cơ quan thuế và chuyển sang nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý cho cơ quan thuế kể từ ngày kế tiếp theo quy định tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu trên. Công ty TNHH Richpeace Việt Nam phải hoàn toàn chịu tr ách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Nếu có vướng mắc, đề nghị Công ty TNHH Richpeac e Việt Nam liên hệ với Phòng Tuyên truyền Hỗ trợ NNT - Cục Thuế TP Hà Nội theo số điện thoại: 02437737940; địa chỉ: G23-24 Thành Công, quận Ba Đ ì nh, TP Hà Nội. Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH Richpeace Việt Nam được biết ./. Nơi nhận: - Như tr ê n; - Phòng TKT1; - Lưu: VT, TTHT(2b). CỤC TRƯỞNG Mai Sơn