23/QĐ-VP

Quyết định 23/QĐ-VP quy định sử dụng và quản trị chương trình phần mềm “Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc” của Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 23/QĐ-VP TP. Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 5 năm 2006 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ VIỆC SỬ DỤNG VÀ QUẢN TRỊ PHẦN MỀM “QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC” CỦA CHÍNH PHỦ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ. CHÁNH VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND THÀNH PHỐ Căn cứ Quyết định số 34/2003/QĐ-UB ngày 12 tháng 3 năm 2003 của Ủy ban nhân dân thành phố ban hành quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và quan hệ công tác của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố; Căn cứ Quyết định số 40/QĐ-VP ngày 30 tháng 5 năm 2003 của Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Quy chế về chế độ làm việc của Văn phòng; Căn cứ Quyết định số 94/QĐ-VP ngày 12 tháng 11 năm 2003 của Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố về “Quy định việc tiếp nhận, luân chuyển, xử lý và ban hành văn bản của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố”; Để cơ sở dữ liệu về công tác quản lý văn thư đi-đến trên mạng tin học tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố được tích hợp thống nhất ở Trung tâm tích hợp dữ liệu và giao tiếp thống nhất với cơ sở dữ liệu của Chính phủ (mạng tin học -112 Chính phủ); QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Kể từ ngày 15 tháng 5 năm 2006, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố đưa vào sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản và hồ sơ công việc” của Chính phủ tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố để cập nhật, xử lý văn bản đến; soạn thảo, trình ký, chuyển phát hành văn bản đi. Các dữ liệu văn bản đã nhập trong chương trình phần mềm văn thư trước đây phải được Trung tâm Tin học cùng đơn vị phát triển phần mềm tạo công cụ chuyển đổi, cập nhật lên chương trình phần mềm mới này để tiếp tục quản lý, khai thác, phục vụ cho yêu cầu chỉ đạo, điều hành của Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố. Điều 2. Ban hành kèm theo Quyết định này bản Quy định về việc sử dụng và quản trị chương trình phần mềm “Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc” (QLVB & HSCV). Điều 3. Quyết định này thay thế Quyết định số 121/QĐ-VP ngày 12 tháng 5 năm 2005 của Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố. Điều 4. Lãnh đạo Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố, Trưởng Phòng Hành chính – Tổ chức, Giám đốc Trung tâm Tin học, Trung tâm Lưu trữ, cán bộ – công chức thuộc Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố có trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Như điều 4; - TTHĐ: CT, PCT; ) - TTUB: CT, các PCT ) để báo cáo; - Các quận-huyện, sở-ngành (để biết); - VPHĐ-UB: CPVP; - Lưu (TTTH/Thanh). CHÁNH VĂN PHÒNG Trương Văn Lắm QUY ĐỊNH VỀ VIỆC SỬ DỤNG VÀ QUẢN TRỊ CHƯƠNG TRÌNH PHẦN MỀM “QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC” TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ. (Ban hành kèm theo Quyết định số 23 /QĐ-VP ngày 05 tháng 5 năm 2006 của Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Mục đích ứng dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc Việc tiếp nhận, luân chuyển, xử lý và ban hành văn bản bằng giấy tờ tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ, hướng dẫn chi tiết tại công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư-Lưu trữ Nhà nước và Quyết định số 94/QĐ-VP ngày 12 tháng 11 năm 2003 của Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố. Quy chế này quy định việc sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản và hồ sơ công việc” của Chính phủ (QLVB & HSCV) nhằm tạo ra cơ sở dữ liệu về tiếp nhận, luân chuyển và xử lý văn bản tại Văn phòng thống nhất với cơ sở dữ liệu của các cơ quan hành chính trên địa bàn thành phố, Trung ương và với các cơ quan hành chính các tỉnh, thành khác trên cả nước. Điều 2. Phạm vi ứng dụng Chương trình phần mềm “Quản lý văn bản và hồ sơ công việc” được sử dụng để quản lý văn bản đến, tiến trình xử lý văn bản, phát hành văn bản đi tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố, trừ các văn bản thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật, đơn thư tranh chấp, khiếu nại, tố cáo được quản lý theo quy trình và phần mềm riêng. Điều 3. Trách nhiệm cập nhật luân chuyển thông tin trên chương trình phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc 1. Tất cả cán bộ, công chức thuộc Văn phòng được phân công tham gia vào quy trình xử lý văn bản đến - đi tại Văn phòng đều được cấp một tài khoản (account) để truy cập phần mềm “Quản lý văn bản và hồ sơ công việc”, được cấp tài liệu và hướng dẫn sử dụng, có trách nhiệm xử lý văn bản đến và cập nhật những thông tin do mình đã xử lý vào chương trình phần mềm quản lý văn thư. 2. Do điều kiện công tác, Lãnh đạo Văn phòng có thể ủy nhiệm cho Phòng Hành chính - Tổ chức cập nhật những thông tin do Lãnh đạo Văn phòng đã bút phê chỉ đạo trên văn bản đến, hồ sơ công việc (các thông tin về phân công, phê duyệt tờ trình, dự thảo văn bản, chuyển xử lý...). 3. Các ý kiến của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố trên văn bản đến và trên hồ sơ xử lý sẽ do các Thư ký chịu trách nhiệm cập nhật vào chương trình phần mềm QLVB & HSCV. 4. Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật dẫn tới chương trình phần mềm QLVB & HSCV ngưng hoạt động, người có trách nhiệm cập nhật thông tin nêu tại khoản 1, 2, 3 điều này tạm thời ghi nhận việc xử lý bằng các phương tiện kỹ thuật khác và tiếp tục cập nhật các thông tin đã xử lý ngay sau khi sự cố kỹ thuật đã được khắc phục. 5. Người đang xử lý văn bản, hồ sơ công việc, ngay sau khi thực hiện xong phần việc của mình, có trách nhiệm chuyển thông tin về văn bản, hồ sơ công việc đó trên mạng tin học đồng thời với việc chuyển văn bản, hồ sơ giấy cho người xử lý kế tiếp theo quy trình. Riêng việc chuyển giao văn bản, hồ sơ từ Lãnh đạo Văn phòng đến người xử lý kế tiếp do Phòng Hành chính - Tổ chức thực hiện; việc giao - nhận văn bản, hồ sơ đến Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố do các Thư ký thực hiện. Trường hợp người xử lý kế tiếp nhận được văn bản, hồ sơ nhưng chưa nhận được thông tin về văn bản, hồ sơ đó trên mạng hoặc đã nhận thông tin trên mạng nhưng chưa nhận được văn bản, hồ sơ liên quan, thì có quyền yêu cầu người xử lý trước đó thực hiện việc cập nhật, luân chuyển thông tin trên mạng, luân chuyển văn bản, hồ sơ theo quy định tại Điều này để không làm ách tắc đường đi văn bản giấy và trên mạng. Điều 4. Quyền quản trị chương trình phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, phân quyền truy cập thông tin. 1. Phòng Hành chính - Tổ chức được Chánh Văn phòng ủy nhiệm quản trị nội dung chương trình phần mềm này, có trách nhiệm quản lý, báo cáo mọi thông tin về xử lý văn bản đến - đi và tình trạng hồ sơ khi Lãnh đạo Văn phòng có yêu cầu; định kỳ báo cáo một số thông tin theo quy chế này. Trưởng Phòng Hành chính - Tổ chức phân công thực hiện và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng phụ trách về việc thực hiện nhiệm vụ này. 2. Cán bộ, công chức thuộc Văn phòng được bố trí sử dụng máy trạm đều được xem thông tin văn bản đến, văn bản đi trên mạng nội bộ. Riêng thông tin về tờ trình xử lý văn bản đến, dự thảo văn bản đi thì người có trách nhiệm xử lý mới được xem, những bộ phận, cá nhân khác muốn biết thông tin này để phối hợp công tác thì liên hệ với người đang có trách nhiệm xử lý để trao đổi thông tin. Điều 5. Tài liệu hướng dẫn. Tài liệu hướng dẫn sử dụng và tài liệu quản trị chương trình phần mềm QLVB & HSCV do đơn vị thiết kế biên soạn, được Trung tâm Tin học cập nhật lại và phát hành đến từng người sử dụng và người quản trị. Chương II XỬ LÝ VĂN BẢN TRÊN CHƯƠNG TRÌNH PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC A. QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI PHÒNG HÀNH CHÍNH - TỔ CHỨC Điều 6. Cập nhật văn bản đến Khi tiếp nhận văn bản đến thuộc phạm vi quy định tại điều 2 Quy định này, nhân viên văn thư phải tiến hành cập nhật vào chương trình phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc như sau: 1. Đối với văn bản đến không đúng thể thức và thủ tục hành chính nêu trong Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ; hoặc tại điều 3 điểm 3.1 bản Quy định ban hành kèm theo Quyết định số 94/QĐ-VP ngày 12 tháng 11 năm 2003 của Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố (văn bản không có số, ngày, không đóng dấu, mực dấu không rõ ràng,...), nhân viên văn thư soạn thảo và in Phiếu trả trên chương trình phần mềm, trình Trưởng Phòng Hành chính - Tổ chức ký trả lại nơi phát hành theo quy định nêu trên. 2. Đối với các văn bản không thuộc trường hợp nêu tại khoản 1 điều này, nhân viên văn thư thực hiện nhập thông tin văn bản đến và chuyển xử lý, sau đó chuyển văn bản đến cho người, bộ phận có trách nhiệm xử lý theo quy trình, trong thời hạn 4 giờ làm việc kể từ khi nhận được văn bản đến. 3. Cập nhật thông tin văn bản đến ở 21 đề mục của trang quản lý được cập nhật có chọn lọc; không để trống các đề mục có dấu (*) và các đề mục sau: - Số ký hiệu gốc: chọn theo danh mục; - Trích yếu: nhập nguyên văn trích yếu trên văn bản, hoặc thêm chi tiết để phân biệt với các văn bản tương tự khác; - Tập tin đính kèm: phải quét (scaner) nếu văn bản đến phải xử lý nhưng không có kèm theo tập tin; Đối với những văn bản đến theo đường mạng, chỉ cần chọn vào sổ thì những thông tin nêu trên tự động cập nhật đầy đủ trên trang quản lý. Điều 7. Soạn văn bản đi Trong một số trường hợp Phòng Hành chính – Tổ chức được phân công tham mưu đề xuất xử lý văn bản đến hoặc soạn văn bản đi, thì người được phân công thực hiện theo quy định đối với chuyên viên (được trình bày tại mục B chương II Quy chế này). Điều 8. Phát hành văn bản đi 1. Khi nhận được hồ sơ văn bản đã được người có thẩm quyền duyệt bản thảo và ký bản chính thức, và thông tin đã được chuyển đến trên mạng tin học, Phòng Hành chính - Tổ chức (nhân viên văn thư đi) thực hiện các việc sau: - Sử dụng chức năng của chương trình phần mềm QLVB & HSCV để cấp số, ngày của văn bản đi. - Ghi đúng số và ngày ký văn bản đi vừa được cập nhật trong chương trình phần mềm vào văn bản đi có chữ ký chính thức. - Làm các thủ tục đóng dấu, phát hành văn bản giấy và phát hành tệp văn bản trên mạng này theo quy định. Đối với các văn bản có phụ lục, phải kèm đủ . 2. Trường hợp hồ sơ văn bản đi chỉ có bản thảo được ký duyệt nhưng chưa được đánh máy sạch (văn bản do sở - ngành dự thảo hoặc văn bản do chuyên viên soạn thảo nhưng người có thẩm quyền duyệt ký đã chỉnh sửa nội dung), thì Phòng Hành chính - Tổ chức cho đánh máy, gắn tập tin văn bản đi vào dữ liệu văn bản đến (hoặc chỉnh sửa tập tin đã có sẵn) và in bản sạch, trình ký chính thức, sau đó thực hiện việc phát hành như khoản 1 điều này. Điều 9. Quản trị chương trình phần mềm. Phòng Hành chính - Tổ chức kết hợp với Trung tâm Tin học thường xuyên rà soát, cập nhật các danh mục của chương trình phần mềm QLVB & HSCV nhằm bảo đảm các danh mục luôn đầy đủ và phù hợp với quy chế của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố; có quyền can thiệp và thực hiện việc chuyển thông tin trên mạng trong trường hợp người có trách nhiệm luân chuyển thông tin nêu tại Điều 3- khoản 5 không thực hiện đúng quy định, để không làm ách tắc trên mạng. Điều 10. Thống kê, báo cáo. Định kỳ hàng tháng, Phòng Hành chính - Tổ chức lập báo cáo Lãnh đạo Văn phòng các số liệu sau đây: - Tổng số văn bản đến trong tháng, số văn bản đến đã xử lý, số văn bản đến đang xử lý, số văn bản quá hạn xử lý. - Danh mục các văn bản đến quá hạn xử lý. - Các chuyên viên chưa chuyển trên mạng theo đúng quy định này. - Những tiện ích còn thiếu, cần chỉnh sửa để hoàn thiện phần mềm. B. QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI CHUYÊN VIÊN THAM MƯU XỬ LÝ VĂN BẢN Điều 11. Tiếp nhận văn bản đến trên chương trình phần mềm QLVB & HSCV. Chuyên viên phải cập nhật các thông tin xử lý văn bản và hồ sơ công việc do mình thụ lý vào chương trình phần mềm QLVB & HSCV để các thông tin về xử lý văn bản được quản lý đầy đủ trong cơ sở dữ liệu: a. Nút “ Chuyển tiếp văn bản ” dùng để chuyển tiếp văn bản trên mạng đến người khác có trách nhiệm xử lý. b. Nút “ Lưu tham khảo ” dùng để kết thúc xử lý văn bản trên mạng tin học (khi chuyên viên nhận văn bản chỉ để tham khảo, không phải xử lý). c. Nút “Xử lý văn bản” khi chọn, sẽ mở ra 3 lựa chọn: c.1. Khung “Lập phiếu XLVB” dùng để ghi nhận trên mạng lý do không xử lý văn bản này; chọn “Lưu”, văn bản này chuyển sang trạng thái kết thúc xử lý. c.2. Khung “ Dự thảo văn bản ” dùng xử lý văn bản một cách giản đơn, chuyên viên mở ra để ghi trích yếu, gắn tờ trình và tệp văn bản dự thảo, chuyển đến lãnh đạo phụ trách, người ký. Khi văn bản đi được phát hành thì văn bản đến này tự động chuyển sang trạng thái đã xử lý . c.3 Khung “Mở hồ sơ XLVB” dùng khi chuyên viên xử lý một văn bản có liên quan đến nhiều văn bản khác, có tham khảo ý kiến của các chuyên viên khác nên phải tạo thành một hồ sơ , cập nhật các thông tin liên quan. Khi văn bản đi được phát hành có theo dõi hồi báo ; chỉ khi chuyên viên thụ lý chọn “kết thúc hồ sơ” thì trạng thái theo dõi hồi báo của hồ sơ này mới chấm dứt. Điều 12. Xử lý văn bản đến 1. Khi nhận được hồ sơ, văn bản (giấy) do Phòng Hành chính - Tổ chức chuyển đến, chuyên viên lập tờ trình, dự thảo văn bản trước và lưu trữ trên máy tính của mình; sau đó vào phần mềm QLVB & HSCV để gắn kèm tờ trình và dự thảo văn bản vào giao diện xử lý văn bản, ghi trích yếu, chọn người xử lý kế tiếp và chọn nút chuyển; những dữ liệu này sẽ luân chuyển trên mạng đến người có trách nhiệm xử lý kế tiếp trong quy trình. Đồng thời, tờ trình và dự thảo văn bản cũng phải được in ra giấy, đính kèm theo hồ sơ liên quan, chuyển cho người có trách nhiệm xử lý kế tiếp, trừ một số công việc đơn giản không cần in tờ trình: trình sao y, trình ký phiếu chuyển, phiếu báo, phiếu trả. 2. Đối với hồ sơ do sở - ngành tham mưu, trình Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố đã có kèm dự thảo văn bản, chuyên viên thực hiện rà soát và chỉnh sửa trên dự thảo văn bản giấy. Việc chỉnh sửa tập tin của sở - ngành gửi đính kèm hoặc đánh máy lại do Phòng Hành chính - Tổ chức thực hiện theo Điều 8 khoản 2 quy định này; trừ trường hợp lãnh đạo giao chuyên viên phải dự thảo lại dựa trên dự thảo của sở ngành. 3. Trường hợp văn bản đến phải chờ tập hợp hồ sơ liên quan, chờ xác minh, chờ họp theo yêu cầu của Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố, chuyên viên phải cập nhật thông tin chỉ đạo này trong trang “LẬP PHIẾU XLVB\Tóm tắt quá trình xử lý” để ghi nhận văn bản này đang trong tình trạng chờ đủ để xử lý. Điều 13. Soạn thảo văn bản đi trong trường hợp không có văn bản đến. Văn bản đi không xuất phát từ yêu cầu của văn bản đến cũng phải được chuyên viên ghi nhận lại trên chương trình phần mềm QLVB & HSCV để những dữ liệu này được luân chuyển theo quy trình: soạn thảo, trình ký, phát hành văn bản, đồng thời phục vụ cho yêu cầu thống kê, quản lý văn bản đi của Văn phòng. Thực hiện như sau: - Mở giao diện chính của phần mềm QLVB & HSCV. - Bên phải giao diện chính trên màn hình, chọn khung “xử lý công việc”; bên phải giao diện chọn “tạo lập hồ sơ”; bên trái giao diện chọn “nhập mới”; trang “xử lý công việc” được mở ra; điền đầy đủ các đề mục trong trang và chọn “Lưu”; như vậy, một hồ sơ công việc vừa được chuyên viên tạo ra. Chọn hồ sơ công việc này, kèm tờ trình và văn bản dự thảo như đã nêu ở Điều 11- mục c.2. Điều 14. Kết nối nhiều văn bản đến có cùng nội dung yêu cầu giải quyết với văn bản đi có liên quan. 1. Khi nhận được nhiều văn bản đến có cùng nội dung yêu cầu giải quyết, chuyên viên phải sử dụng chức năng “Mở hồ sơ XLVB” (Điều 11- c.3); gắn các văn bản có liên quan vào văn bản đang được chọn xử lý, chương trình phần mềm QLVB & HSCV kết nối những văn bản này và xử lý cùng lúc, để thông tin văn bản đi được gắn vào các trang văn bản đến liên quan. 2. Trong trường hợp nhận được văn bản đến có nội dung yêu cầu giải quyết vấn đề đã có văn bản đi giải quyết trước đó, chọn “Lập phiếu XLVB” (Điều 11-c.1); ghi nhận số văn bản đi đã phát hành và chọn “lưu”. C. QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI THƯ KÝ CỦA THƯỜNG TRỰC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ Điều 15. Theo dõi và xử lý thông tin trên chương trình phần mềm QLVB & HSCV. Các Thư ký phải thường xuyên sử dụng tài khoản (account) của Thường trực Ủy ban mà mình giúp việc để thực hiện những công việc sau: - Xác nhận “văn bản hoàn thành” và chuyển (Phòng Hành chính làm thủ tục phát hành trên mạng), đồng thời chuyển văn bản và hồ sơ bằng giấy đến Phòng Hành chính để làm thủ tục phát hành bằng giấy. - Ghi nhận bút phê của Thường trực Ủy ban và chuyển lại cho chuyên viên xử lý tiếp (theo bút phê), đồng thời, văn bản và hồ sơ liên quan cũng được chuyển đến cho chuyên viên đó. Điều 16. Soạn văn bản đi Trong trường hợp Thư ký được Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố phân công tham mưu đề xuất xử lý văn bản đến hoặc soạn văn bản đi, thì thực hiện theo quy định đối với chuyên viên (được trình bày tại chương II, mục B Quy chế này) bằng tài khoản (account) của mình. Điều 17. Tra cứu, tìm kiếm thông tin, báo cáo. Tất cả các văn bản đến, văn bản đi trước đây đã được chuyển đổi và gắn vào phần mềm này. Thư ký có trách nhiệm tra cứu, tìm kiếm thông tin trên chương trình phần mềm quản lý văn thư và những phương tiện khác để phục vụ yêu cầu của Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố. D. QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ Điều 18. Theo dõi và xử lý thông tin trên chương trình phần mềm QLVB & HSCV. Chương trình phần mềm QLVB & HSCV có giao diện và các chức năng dành cho Lãnh đạo Văn phòng được thiết kế giống như giao diện và các chức năng dành cho Thường trực Ủy ban nhân dân thành phố (do Thư ký thao tác sử dụng). Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp sử dụng hoặc ủy quyền cho Phòng Hành chính thực hiện các thao tác cập nhật thông tin về phân công, duyệt tờ trình, chuyển xử lý, theo đúng các ý kiến của Lãnh đạo Văn phòng ghi trên văn bản, hồ sơ liên quan. Điều 19. Giám sát xử lý văn bản 1. Lãnh đạo Văn phòng phải thường xuyên theo dõi chương trình phần mềm QLVB & HSCV để nhận biết thông tin về tiến độ xử lý văn bản, hồ sơ của cá nhân mình và của Tổ chuyên viên, Phòng, Trung tâm do mình phụ trách, kịp thời đôn đốc xử lý các văn bản đến tồn đọng (nếu có). 2. Trường hợp phát hiện về văn bản, hồ sơ xử lý trễ hạn, Lãnh đạo Văn phòng phải chủ trì làm việc với Tổ chuyên viên, Phòng, Trung tâm do mình phụ trách để thảo luận, tìm biện pháp khắc phục, cải tiến và tổ chức thực hiện. Chương III TRÁCH NHIỆM CỦA TRUNG TÂM TIN HỌC THÀNH PHỐ VỀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG TRANG THIẾT BỊ TIN HỌC, CÁC CHƯƠNG TRÌNH PHẦN MỀM VÀ CƠ SỞ DỮ LIỆU Điều 20. Quản lý hệ thống trang thiết bị tin học của Văn phòng. Trung tâm Tin học thành phố có trách nhiệm: 1. Quản lý hệ thống cơ sở hạ tầng kỹ thuật mạng, cài đặt phần mềm hệ thống tại Văn phòng, bảo đảm hệ thống hoạt động ổn định, thông suốt, an toàn. Lập kế hoạch bảo trì hệ thống và đề xuất mua các trang thiết bị dự phòng để thay thế kịp thời khi xảy ra sự cố hư hỏng trong Văn phòng. 2. Lập kế hoạch đôn đốc và báo cáo định kỳ, trình Lãnh đạo Văn phòng phụ trách phê duyệt và tổ chức thực hiện: việc mở rộng áp dụng phần mềm QLVB & HSCV ở các cơ quan hành chính nhà nước, đảm bảo thông tin hành chính điện tử ngày càng rộng trên địa bàn thành phố; đảm bảo kết nối, trao đổi thông tin với Văn phòng Chính phủ và các cơ quan Trung ương. Điều 21. Quản lý phần mềm và dữ liệu. 1. Trung tâm Tin học thành phố có trách nhiệm tiếp nhận, quản lý các tài liệu kỹ thuật, phương tiện cài đặt chương trình phần mềm QLVB & HSCV tại Văn phòng; kết hợp cùng đơn vị triển khai để thực hiện việc cài đặt phần mềm trên máy chủ (server) và trên máy trạm cho người sử dụng; liên hệ và phối hợp với đơn vị thiết kế phần mềm để xử lý sự cố và cải tiến phần mềm. 2. Trung tâm Tin học thành phố có nhiệm vụ sao lưu dữ liệu trên toàn bộ các máy chủ theo định kỳ, có phương án phục hồi dữ liệu và hoạt động phần mềm trong thời gian ngắn nhất khi có sự cố. 3. Trung tâm Tin học có nhiệm vụ quản lý các máy chủ, cấp tài khoản đăng ký (account) cho từng người sử dụng phần mềm “QLVB & HSCV”, phân quyền theo đúng chức năng của từng đơn vị, cá nhân thuộc Văn phòng. 4. Trung tâm Tin học có quyền kiểm tra các máy trạm, đưa ra khuyến nghị hoặc thực hiện loại bỏ các chương trình phần mềm do cá nhân tự cài đặt có ảnh hưởng đến hoạt động bình thường của hệ thống mạng tin học thuộc Văn phòng./.