823/QĐ-BNN-ĐMDN

Quyết định 823/QĐ-BNN-ĐMDN năm 2012 về Quy chế tổ chức và hoạt động của Kiểm soát viên Công ty mẹ - Tập đoàn Công nghiệp Cao su Việt Nam do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------- Số: 823/QĐ-BNN-ĐMDN Hà Nội, ngày 16 tháng 04 năm 2012 QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA KIỂM SOÁT VIÊN CÔNG TY MẸ - TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP CAO SU VIỆT NAM BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN Căn cứ Luật Doanh nghiệp năm 2005; Căn cứ Nghị định số 01/2008/NĐ-CP ngày 03/01/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Nghị định số 75/2009/NĐ-CP ngày 10/9/2009 của Chính phủ sửa đổi Điều 3 Nghị định số 01/2008/NĐ-CP ngày 03/01/2008 của Chính phủ; Căn cứ Nghị định số 25/2010/NĐ-CP ngày 19/3/2010 của Chính phủ về chuyển đổi công ty nhà nước thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên và tổ chức quản lý công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu; Căn cứ công văn số 6221/VPCP-ĐMDN ngày 06/9/2011 của Văn phòng Chính phủ về việc phê duyệt Quy chế tổ chức hoạt động và kế hoạch công tác của Kiểm soát viên Công ty mẹ - Tập đoàn Công nghiệp Cao su Việt Nam; Xét đề nghị của Hội đồng thành viên Tập đoàn Công nghiệp Cao su Việt Nam tại Tờ trình số 28/TTr-HĐTVCSVN ngày 04/02/2012 về việc phê duyệt ban hành Quy chế về tổ chức và hoạt động của Kiểm soát viên Tập đoàn Công nghiệp Cao su Việt Nam; Xét đề nghị của Vụ trưởng - Trưởng ban Ban Đổi mới và Quản lý doanh nghiệp nông nghiệp, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức và hoạt động của Kiểm soát viên Công ty mẹ - Tập đoàn Công nghiệp Cao su Việt Nam, gồm 05 Chương, 16 Điều. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trưởng – Trưởng ban Ban Đổi mới và Quản lý doanh nghiệp nông nghiệp, Thủ trưởng các đơn vị có liên quan thuộc Bộ, Hội đồng thành viên, Kiểm soát viên, Tổng giám đốc và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Như Điều 2; - Thủ tướng Chính phủ; - Văn phòng Chính phủ; - Bộ Kế hoạch và Đầu tư; - Lưu: VT, ĐMDN. (4b) KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Diệp Kỉnh Tần QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA KIỂM SOÁT VIÊN CÔNG TY MẸ - TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP CAO SU VIỆT NAM (Ban hành kèm theo Quyết định số 823/QĐ-BNN-ĐMDN ngày 16 tháng 4 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và PTNT) Chương 1. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được thống nhất và hiểu như sau: 1. Luật Doanh nghiệp là Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29/11/2005. 2. Tập đoàn là Công ty mẹ - Tập đoàn Công nghiệp Cao su Việt Nam – Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, do Nhà nước sở hữu 100% vốn điều lệ được chuyển đổi từ công ty nhà nước theo Quyết định số 981/QĐ-TTg ngày 25/6/2010 của Thủ tướng Chính phủ. 3. Điều lệ là Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty mẹ - Tập đoàn Công nghiệp Cao su Việt Nam. 4. Công ty con là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên hạch toán độc lập do Công ty mẹ - Tập đoàn công nghiệp cao su Việt Nam là chủ sở hữu 100% vốn điều lệ hoặc nắm giữ cổ phần, vốn góp chi phối; hoạt động theo Luật Doanh nghiệp. 5. Doanh nghiệp thành viên là doanh nghiệp do Tập đoàn, công ty con của Tập đoàn hoặc công ty con các cấp tiếp theo trực tiếp nắm giữ 100% vốn điều lệ, hoặc nắm giữ cổ phần, vốn góp chi phối; giữ quyền chi phối đối với doanh nghiệp đó. 6. Đơn vị thành viên là doanh nghiệp thành viên, các đơn vị sự nghiệp, các công ty liên kết, các công ty tự nguyện liên kết. 7. Đơn vị sự nghiệp, công ty liên kết và công ty tự nguyện liên kết là các đơn vị công ty được quy định tại Điều 1 của Điều lệ Tập đoàn. 8. Các chức vụ, quản lý, điều hành tại Tập đoàn bao gồm: Thành viên Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc, các Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng, trưởng các Ban nghiệp vụ và Ban kiểm soát nội bộ của Tập đoàn. 9. Kiểm soát viên nội bộ là Kiểm soát viên do Hội đồng thành viên bổ nhiệm, được ghi tại Điều 39 của Điều lệ Tập đoàn. 10. Người có liên quan: theo quy định tại khoản 17 Điều 4 Luật Doanh nghiệp. 11. Chủ sở hữu: Nhà nước là chủ sở hữu đối với Tập đoàn, Chính phủ thống nhất quản lý và tổ chức thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu đối với Tập đoàn, Thủ tướng Chính phủ trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ thực hiện một số quyền của chủ sở hữu. Điều 2. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh 1. Quy chế này quy định về cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn, chế độ phân công phân cấp, trách nhiệm, quy trình làm việc đối với Kiểm soát viên và các mối quan hệ của Kiểm soát viên tại Tập đoàn để thực hiện các quyền, nghĩa vụ, nhiệm vụ của Kiểm soát viên đã được quy định. 2. Đối tượng điều chỉnh của Quy chế này là các Kiểm soát viên, các tổ chức và cá nhân có liên quan đến hoạt động của Kiểm soát viên trong Tập đoàn. Chương 2. CƠ CẤU TỔ CHỨC, NGUYÊN TẮC HOẠT ĐỘNG, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, NGHĨA VỤ, QUYỀN HẠN CỦA KIỂM SOÁT VIÊN Điều 3. Cơ cấu tổ chức, nguyên tắc hoạt động của Kiểm soát viên 1. Cơ cấu tổ chức: - Kiểm soát viên Tập đoàn được Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn bổ nhiệm (theo ủy quyền của Thủ tướng Chính phủ) gồm 03 (ba) người, trong đó có 01 (một) kiểm soát viên phụ trách chung để lập kế hoạch công tác, phân công điều phối công việc của kiểm soát viên. Kiểm soát viên có thể làm việc chuyên trách hoặc không chuyên trách. - Nhiệm kỳ của Kiểm soát viên không quá 03 (ba) năm. Trong trường hợp vào thời điểm hết hạn bổ nhiệm mà các Kiểm soát viên chưa được chủ sở hữu bổ nhiệm lại hoặc chưa điều động làm công việc khác thì vẫn tiếp tục thực hiện quyền và nhiệm vụ cho đến khi được bổ nhiệm lại hoặc điều động làm công việc khác. - Tiêu chuẩn, điều kiện của Kiểm soát viên được quy định tại khoản 4 Điều 71 Luật Doanh nghiệp. - Kiểm soát viên không đồng thời giữ chức vụ quản lý, điều hành doanh nghiệp hoặc là người có liên quan đến người quản lý, điều hành doanh nghiệp theo qui định tại các điểm a, c và đ khoản 17 Điều 4 Luật Doanh nghiệp. - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật Kiểm soát viên: Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm khen thưởng, kỷ luật Kiểm soát viên, Kiểm soát viên phụ trách chung do Chủ sở hữu quyết định theo quy định của Pháp luật và Điều lệ Tập đoàn. 2. Nguyên tắc hoạt động: a) Nguyên tắc độc lập: Kiểm soát viên hoạt động độc lập về nghiệp vụ, tuân thủ pháp luật và chỉ đạo của chủ sở hữu. Chịu trách nhiệm cá nhân về phần việc của mình trước pháp luật và trước chủ sở hữu, đảm bảo tính khách quan trung thực của các báo cáo, kết luận giám sát và đề xuất của mình khi thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của Kiểm soát viên Tập đoàn; b) Tôn trọng pháp luật và đảm bảo hoạt động bình thường, không gây cản trở đến công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Tập đoàn, không can thiệp vào những công việc ngoài phạm vi, nhiệm vụ được giao. c) Không được tiết lộ kết quả kiểm soát khi chưa được chủ sở hữu cho phép, không được tiết lộ bí mật liên quan đến công nghệ, bí quyết sản xuất riêng của Tập đoàn trong thời gian thực hiện chức năng, nhiệm vụ Kiểm soát viên và trong thời hạn tối thiểu là hai (02) năm sau khi thôi chức vụ Kiểm soát viên. d) Kiểm soát viên được phân công thực hiện nhiệm vụ trong lĩnh vực nào thì chịu trách nhiệm trực tiếp về kết quả công việc được giao tại lĩnh vực đó, đồng thời cùng với các Kiểm soát viên khác chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động chung của các Kiểm soát viên. Điều 4. Chức năng, nhiệm vụ: 1. Chức năng: Kiểm soát viên giúp thực hiện quyền của chủ sở hữu thông qua việc kiểm tra, kiểm soát các hoạt động trong quản lý, điều hành công việc kinh doanh của Tập đoàn. 2. Nhiệm vụ: a) Kiểm tra tính hợp pháp, trung thực, cẩn trọng của Hội đồng thành viên và Tổng giám đốc trong tổ chức thực hiện quyền chủ sở hữu, trong quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh và đầu tư của Tập đoàn; b) Thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo đánh giá công tác quản lý và các báo cáo khác trước khi trình chủ sở hữu hoặc cơ quan nhà nước có liên quan; Tham gia ý kiến trong việc Hội đồng thành viên lựa chọn, phê chuẩn tổ chức kiểm toán độc lập thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính của Tập đoàn. c) Khi có đơn thư khiếu nại, tố cáo gửi Kiểm soát viên thì Kiểm soát viên có trách nhiệm thông báo nội dung với Hội đồng thành viên, nếu nội dung có liên quan đến nhiệm vụ hoạt động của Kiểm soát viên thì Kiểm soát viên kiểm tra làm rõ và thông báo lại kết quả với Hội đồng thành viên, đương sự. Trường hợp không thuộc phạm vi nhiệm vụ của Kiểm soát viên thì chuyển lại đơn thư đến Ban thanh tra của Tập đoàn để giải quyết theo thẩm quyền; d) Đề nghị Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc Tập đoàn các giải pháp sửa đổi bổ sung, cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành công việc kinh doanh và đầu tư của Tập đoàn trước khi kiến nghị chủ sở hữu; e) Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu, quyết định của chủ sở hữu. Điều 5. Nghĩa vụ, trách nhiệm của Kiểm soát viên 1. Tuân thủ pháp luật, quy chế hoạt động, điều lệ Tập đoàn, Quyết định của chủ sở hữu trong việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. 2. Thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng tốt nhất nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp tối đa của Tập đoàn và chủ sở hữu. 3. Trung thành với lợi ích của Tập đoàn, Chủ sở hữu. Trong quá trình kiểm soát không sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của Tập đoàn, lạm dụng địa vị chức vụ và tài sản của Tập đoàn để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của bất kỳ tổ chức và cá nhân khác. 4. Thông báo kịp thời đầy đủ và chính xác cho Tập đoàn về doanh nghiệp thành viên và người có liên quan đến Kiểm soát viên làm chủ hoặc có cổ phần, vốn góp chi phối. Thông báo này được niêm yết tại trụ sở chính và chi nhánh của Tập đoàn. 5. Chịu sự kiểm tra, giám sát của chủ sở hữu đối với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Kiểm soát viên. Chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu và trước pháp luật về các hành vi cố ý bỏ qua hoặc bao che các vi phạm tại Tập đoàn. Trường hợp Kiểm soát viên vi phạm quy định tại Điều lệ, Quy chế này quyết định vượt thẩm quyền, lạm dụng chức vụ, quyền hạn gây thiệt hại cho Tập đoàn và chủ sở hữu thì tùy theo mức độ phải bồi thường thiệt hại hoặc bị xử lý theo quy định của pháp luật. 6. Kịp thời phát hiện, ngăn chặn và báo cáo chủ sở hữu về những hoạt động không bình thường, trái quy định hoặc có dấu hiệu vi phạm pháp luật, Điều lệ, Quy chế và các quy định khác của Tập đoàn; 7. Kiểm soát viên có trách nhiệm báo cáo của Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc và chủ sở hữu theo định kỳ hàng quý, năm. Sau mười lăm (15) ngày kết thúc năm, Kiểm soát viên phải có văn bản báo cáo kết quả công tác gửi Hội đồng thành viên và báo cáo chủ sở hữu. 8. Khi cơ quan thanh tra, kiểm tra của nhà nước tiến hành thanh, kiểm tra các hoạt động của Tập đoàn, nếu có yêu cầu của các cơ quan này và được sự chấp thuận của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên của Tập đoàn thì Kiểm soát viên có trách nhiệm cung cấp các tài liệu và phối hợp làm việc chặt chẽ. 9. Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật. Điều 6. Quyền hạn của Kiểm soát viên 1. Kiểm tra, giám sát việc quản lý và điều hành của Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc, bộ máy tham mưu giúp việc của Tập đoàn và Doanh nghiệp thành viên theo kế hoạch hoặc đột xuất. 2. Có quyền tiếp cận bất kỳ hồ sơ, tài liệu nào có liên quan đến nhiệm vụ kiểm soát tại trụ sở chính hay chi nhánh, văn phòng đại diện của Tập đoàn, Doanh nghiệp thành viên mà Kiểm soát viên thực hiện kiểm tra. Các cá nhân, tổ chức có trách nhiệm cung cấp tài liệu cần thiết phục vụ cho việc kiểm tra giám sát và phải chịu trách nhiệm về sự đúng đắn, trung thực, chính xác và hợp pháp của tài liệu, số liệu đã cung cấp. 3. Được sử dụng hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ để thực hiện nhiệm vụ của Kiểm soát viên, được quyền yêu cầu các bộ phận nghiệp vụ giải trình, xuất trình các văn bản, chứng từ, sổ sách và các tài liệu liên quan khác trong hoạt động của Tập đoàn để thực hiện nhiệm vụ. Được sử dụng con dấu của Tập đoàn trong việc phát hành các văn bản của Kiểm soát viên. Khi thực hiện nhiệm vụ, nếu xét thấy cần thiết, Kiểm soát viên có quyền gửi văn bản đề nghị Hội đồng thành viên, Tổng Giám đốc cho trưng dụng một số cán bộ nghiệp vụ làm việc trong Tập đoàn để giúp Kiểm soát viên thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát. 4. Được tham dự các cuộc họp – liên quan đến tổ chức thực hiện quyền của chủ sở hữu và các nội dung giám sát của chủ sở hữu tại Tập đoàn do Hội đồng thành viên chủ trì; họp giao ban hàng tháng, quý, họp sơ kết 6 tháng và tổng kết hàng năm; họp chuyên đề chuẩn bị các đề án trình Hội đồng thành viên do Tổng Giám đốc chủ trì; các lớp đào tạo nghiệp vụ của Tập đoàn,… khi tham gia họp, Kiểm soát viên có quyền phát biểu ý kiến và có quyền đưa ra các kiến nghị nhưng không tham gia biểu quyết. 5. Được Văn phòng và các Ban của Tập đoàn cung cấp thông tin về quản lý nghiệp vụ theo hệ thống phát hành văn bản trong nội bộ Tập đoàn như Nghị quyết của Hội đồng thành viên, kết luận họp giao ban hàng tuần của Ban Tổng giám đốc, các văn bản có liên quan đến việc thực hiện các Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng thành viên, Báo cáo tài chính của công ty mẹ Tập đoàn, Báo cáo kiểm toán độc lập và các văn bản pháp quy của nhà nước. 6. Thảo luận với Kiểm toán độc lập về tính chất, phạm vi kiểm toán trước khi Kiểm toán bắt đầu làm việc và cùng bàn bạc giải quyết những vấn đề tồn tại phát sinh trong quá trình kiểm toán Báo cáo tài chính công ty mẹ Tập đoàn. 7. Có thể tham gia với các Ban thuộc bộ máy điều hành để thực hiện việc kiểm tra theo chương trình định kỳ hoặc đột xuất. 8. Trong trường hợp cần thiết Kiểm soát viên được mời các chuyên gia, tổ chức tư vấn chuyên ngành để phục vụ công tác của Kiểm soát viên, sau khi có ý kiến đồng ý của Hội đồng thành viên và chủ sở hữu. Chương 3. CHẾ ĐỘ, PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC VÀ QUYỀN LỢI CỦA KIỂM SOÁT VIÊN Điều 7. Chế độ làm việc Văn bản của Kiểm soát viên báo cáo chủ sở hữu và Hội đồng thành viên được gửi theo chế độ gửi công văn; được sử dụng phương tiện làm việc của Tập đoàn; được thanh toán các chi phí theo chế độ khi thực hiện nhiệm vụ. Nếu phát hiện thấy vụ việc đang diễn ra, làm thiệt hại đến vốn, tài sản của Tập đoàn thì kiểm soát viên được trực tiếp gặp người phụ trách công việc đó kiến nghị biện pháp giải quyết. Trong trường hợp không có biện pháp điều chỉnh nào tốt hơn thì Kiểm soát viên có quyền yêu cầu người phụ trách dừng ngay công việc đó và báo cáo Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc biết để có chỉ đạo tiếp theo. Khi phát hiện Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc vi phạm nghĩa vụ của người quản lý theo điều 72 Luật Doanh nghiệp, Điều lệ Tập đoàn hoặc phát hiện những vụ việc đang xảy ra tại Tập đoàn có biểu hiện sai nguyên tắc, sai chế độ quy định, làm thiệt hại đến vốn và tài sản của Tập đoàn, chủ sở hữu thì Kiểm soát viên phải thông báo ngay bằng văn bản gửi Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành động vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả. Trong những trường hợp cần thiết sẽ báo cáo chủ sở hữu. Thực hiện chế độ làm việc tập thể, kết hợp trách nhiệm cá nhân của Kiểm soát viên. Kiểm soát viên phụ trách chung trực tiếp chủ trì kiểm tra và có trách nhiệm tổ chức, phân công nhiệm vụ cho các Kiểm soát viên hoặc Kiểm soát viên trực tiếp kiểm tra theo nhiệm vụ được phân công, yêu cầu của chủ sở hữu. Việc phân công mang tính tương đối, các kiểm soát viên không chỉ thực hiện kiểm tra, giám sát lĩnh vực được phân công mà có nhiệm vụ được tham gia góp ý ở các lĩnh vực khác thuộc nhiệm vụ của Kiểm soát viên đã được quy định. 1. Chế độ làm việc của Kiểm soát viên: a) Kiểm soát viên phải chủ động xây dựng chương trình kế hoạch công tác kiểm tra, giám sát theo nhiệm vụ của Kiểm soát viên, gửi Kiểm soát viên phụ trách chung, Kiểm soát viên phụ trách chung có nhiệm vụ tổng hợp, thỏa thuận với Hội đồng thành viên Tập đoàn và trình chủ sở hữu phê duyệt; b) Thực hiện nhiệm vụ tại Tập đoàn theo quy chế này, theo kế hoạch công tác đã được chủ sở hữu phê duyệt, đối với những vụ việc cần kiểm tra kiểm soát đột xuất thì Kiểm soát viên có thể chủ động thực hiện và thông báo cho Hội đồng thành viên Tập đoàn trước khi tiến hành; c) Khi thực hiện nhiệm vụ, Kiểm soát viên phải có yêu cầu bằng văn bản gởi Hội đồng thành viên về nội dung cần cung cấp tài liệu, thời gian cung cấp và thời gian xem xét hồ sơ tài liệu của Tập đoàn. Kết quả làm việc phải lập thành Biên bản gởi Hội đồng thành viên; 2. Đối với Kiểm soát viên phụ trách: a) Chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu về tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Kiểm soát viên tại Tập đoàn; chủ trì lịch công tác kiểm tra, giám sát và các công tác khác thuộc chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Kiểm soát viên; b) Hàng năm chủ trì tổng hợp kế hoạch, chương trình hoạt động, lịch công tác kiểm tra, giám sát theo nhiệm vụ của Kiểm soát viên, trình chủ sở hữu phê duyệt; c) Hàng quý Kiểm soát viên phụ trách chung có trách nhiệm lập kế hoạch công tác, phân công điều phối công việc của Kiểm soát viên, tổng hợp kết quả công tác quý trước của Kiểm soát viên và thay mặt các Kiểm soát viên thông báo với Hội đồng thành viên và báo cáo chủ sở hữu về kết quả kiểm tra giám sát và các báo cáo khác theo quy định; 3. Cuộc họp của Kiểm soát viên: a) Kiểm soát viên Tập đoàn họp thường kỳ tháng một lần vào ngày thích hợp do Kiểm soát viên phụ trách chung quyết định; b) Cuộc họp bất thường của các Kiểm soát viên có thể được người phụ trách chung triệu tập khi có những vụ việc phát sinh bất thường, đơn thư khẩn… và theo đề nghị của một trong những đối tượng sau: - Chủ sở hữu - 2/3 thành viên Hội đồng thành viên c) Chủ tọa cuộc họp của Kiểm soát viên là người phụ trách chung hoặc Kiểm soát viên được ủy quyền bằng văn bản của Kiểm soát viên phụ trách chung hoặc đại diện chủ sở hữu; d) Thông báo mời họp phải xác định rõ thời gian, địa điểm, chương trình, nội dung cuộc họp. Cuộc họp Kiểm soát viên được tiến hành khi có ít nhất 2/3 tổng số Kiểm soát viên tham gia; đ) Các ý kiến của Kiểm soát viên trước khi báo cáo Hội đồng thành viên và trình chủ sở hữu phải được đưa ra bàn tập thể trong cuộc họp của Kiểm soát viên, các Kiểm soát viên phải chịu trách nhiệm về các ý kiến tham gia, thống nhất những nội dung liên quan đến công tác kiểm tra, kiểm soát. Quyết định được thông qua nếu được đa số Kiểm soát viên tham gia dự họp biểu quyết chấp thuận. Trường hợp có sự bất đồng ý kiến giữa các Kiểm soát viên, từng Kiểm soát viên đều có quyền bảo lưu ý kiến của mình và có quyền báo cáo với chủ sở hữu xem xét quyết định. Điều 8. Các phương pháp và hình thức kiểm soát: Kiểm tra, kiểm soát là biện pháp chủ yếu được Kiểm soát viên thực hiện thường xuyên nhằm ngăn ngừa, phát hiện kịp thời, xử lý các vi phạm pháp luật, Điều lệ Tập đoàn. 1. Phương pháp kiểm soát: - Kiểm tra gián tiếp: Thông qua các tài liệu, báo cáo và thông tin thu thập được từ nhiều nguồn khác nhau, Kiểm soát viên kiểm tra, đối chiếu với các quy định của Nhà nước, Điều lệ và quy chế quản lý nội bộ của Tập đoàn. Nếu phát hiện có sự sai lệch, vi phạm về thực hiện chế độ, chính sách của nhà nước, Kiểm soát viên phải có ý kiến để Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc xem xét, điều chỉnh cho phù hợp. Trường hợp không điều chỉnh, ngăn chặn được phải lập tức báo cáo bằng văn bản, đề xuất biện pháp xử lý, xin ý kiến chỉ đạo của chủ sở hữu; - Kiểm tra trực tiếp: Kiểm soát viên trực tiếp làm việc với các bộ phận nghiệp vụ và doanh nghiệp thành viên trong Tập đoàn để giám sát tại chỗ việc chấp hành các quy định Nhà nước, Điều lệ và Quy chế quản lý nội bộ của Tập đoàn để kiến nghị các vấn đề cần bổ sung, sửa đổi; thông báo với Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc xem xét, điều chỉnh hoạt động cho phù hợp, có hiệu quả, đúng quy định của pháp luật. 2. Hình thức kiểm soát: - Kiểm tra định kỳ: Căn cứ theo kế hoạch, chương trình hành động của Kiểm soát viên đã xây dựng từ đầu năm và được chủ sở hữu phê duyệt, Kiểm soát viên thông báo nội dung, địa điểm, thời gian và đối tượng kiểm tra với Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc trước khi thực hiện; - Kiểm tra đột xuất: Khi có yêu cầu công việc cần kiểm tra đột xuất hoặc có đơn thư cần phải kiểm tra, xác minh, Kiểm soát viên quyết định về thời điểm và nội dung kiểm tra, đồng thời thông báo với Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc trước khi thực hiện. Điều 9. Chế độ thông tin báo cáo 1. Kiểm soát viên báo cáo chủ sở hữu bằng văn bản về kết quả kiểm tra giám sát tại Tập đoàn theo định kỳ hàng quý, năm; 2. Đối với vụ việc phát sinh đột xuất, sau 15 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Kiểm soát viên phụ trách chung phải thông báo bằng văn bản kết quả kiểm tra đến Hội đồng thành viên, nêu rõ tính hợp lý, hợp pháp và các sai sót, kiến nghị, giải pháp khắc phục (nếu có); 3. Khi có yêu cầu của Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc cần có ý kiến thẩm định của Kiểm soát viên thì Kiểm soát viên có trách nhiệm thẩm định. Điều 10. Quyền lợi của Kiểm soát viên Kiểm soát viên được hưởng lương, thưởng và quyền lợi khác theo quy định tại Nghị định số 86/2007/NĐ-CP ngày 28/05/2007 của Chính phủ quy định quản lý lao động và tiền lương trong công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do nhà nước làm chủ sở hữu 100% vốn điều lệ, Nghị định số 25/2010/NĐ-CP ngày 19/03/2010 của Chính phủ về chuyển công ty nhà nước thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên và tổ chức quản lý công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu và các quy định của pháp luật hiện hành. Chương 4. MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC CỦA KIỂM SOÁT VIÊN Điều 11. Mối quan hệ với Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc 1. Kế hoạch hoạt động giám sát, kiểm tra của kiểm soát viên hàng năm được thực hiện sau khi thỏa thuận thống nhất với Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc và được chủ sở hữu phê duyệt. Trong trường hợp không thống nhất, kiểm soát viên phụ trách chung báo cáo và xin ý kiến của chủ sở hữu xem xét quyết định. 2. Hàng quý, năm, sau khi thực hiện kiểm tra giám sát, Kiểm soát viên phụ trách chung thay mặt Kiểm soát viên lập báo cáo kết quả việc kiểm tra, giám sát gửi Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc và chủ sở hữu; đưa ra các kiến nghị, đề xuất để Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc điều chỉnh nhằm thực hiện đúng Điều lệ tổ chức hoạt động của Tập đoàn và các quy định của pháp luật. 3. Trong trường hợp đột xuất, Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc Tập đoàn có thể đề nghị kiểm soát viên thực hiện việc kiểm tra, giám sát các doanh nghiệp thành viên khi phát hiện thấy có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc thực hiện không đúng các Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng thành viên, Tống giám đốc Tập đoàn. 4. Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc gửi Kiểm soát viên các Nghị quyết, Quyết định, văn bản có liên quan về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, đầu tư và phương hướng nhiệm vụ kinh doanh của Tập đoàn do Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc phát hành. 5. Định kỳ hoặc đột xuất Hội đồng thành viên Tập đoàn tổ chức họp theo quy định tại Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đoàn có thể mời kiểm soát viên phụ trách chung hoặc các Kiểm soát viên Tập đoàn cùng tham dự. Khi tham dự Kiểm soát viên có quyền có ý kiến song không có quyền biểu quyết, khi Hội đồng thành viên ban hành Nghị quyết, Quyết định vượt quyền hạn hoặc vi phạm các chính sách, pháp luật hiện hành thì Kiểm soát viên lập văn bản gửi Hội đồng thành viên đề nghị điều chỉnh cho phù hợp. Trong trường hợp các Nghị quyết, Quyết định không được điều chỉnh thì Kiểm soát viên báo báo chủ sở hữu. 6. Định kỳ Tổng giám đốc họp giao ban Tổng giám đốc để điều hành việc thực hiện sản xuất kinh doanh và đầu tư, có thể mời Kiểm soát viên phụ trách chung hoặc các Kiểm soát viên Tập đoàn cùng tham dự. Khi tham dự Kiểm soát viên có quyền có ý kiến song không có quyền kết luận. Khi các kết luận của Tổng giám đốc trái với các Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng thành viên, trái với Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đoàn hoặc vi phạm các chính sách, pháp luật hiện hành thì Kiểm soát viên có văn bản gửi Tổng giám đốc để điều chỉnh cho phù hợp. Trong trường hợp các kết luận của Tổng giám đốc có vi phạm không được điều chỉnh thì Kiểm soát viên có văn bản gửi Hội đồng thành viên hoặc báo cáo chủ sở hữu (trường hợp Hội đồng thành viên không xử lý). Điều 12. Mối quan hệ với tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên trong Tập đoàn 1. Kiểm soát viên có trách nhiệm chấp hành thực hiện tốt Nghị quyết, chỉ thị của Đảng ủy Tập đoàn, Công đoàn ngành cao su Việt Nam. Nếu thấy có vấn đề vướng mắc liên quan đến thực hiện nhiệm vụ của mình thì Kiểm soát viên báo cáo lại Đảng ủy, Công đoàn và có quyền bảo lưu ý kiến, thông báo với Hội đồng thành viên và báo cáo chủ sở hữu. 2. Kiểm soát viên phối hợp chặt chẽ với tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên thực hiện tốt quy chế dân chủ, giám sát, kiểm tra, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo tại Tập đoàn theo đúng quy định của pháp luật. Điều 13. Mối quan hệ với các đơn vị thành viên 1. Đối với các công ty con là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Tập đoàn sở hữu 100% vốn điều lệ a) Chậm nhất vào tháng 1 hàng năm, Kiểm soát viên của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thuộc Tập đoàn lập kế hoạch kiểm tra, giám sát (sau khi được Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc công ty thỏa thuận) gửi về Kiểm soát viên Tập đoàn để tổng hợp trình chủ sở hữu phê duyệt. Trong trường hợp kế hoạch giám sát kiểm tra không được sự thỏa thuận thống nhất của Hội đồng thành viên và Tổng giám đốc công ty thì kiểm soát viên công ty lập báo cáo gửi về chủ sở hữu xin ý kiến. b) Định kỳ hàng tháng, quý, năm, Kiểm soát viên các công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên gửi báo cáo kiểm tra, giám sát có nhận xét, đề xuất, kiến nghị (nếu có) cho Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc công ty đồng thời gửi báo cáo về Kiểm soát viên Tập đoàn. Báo cáo tháng, quý chậm nhất sau 10 ngày khi kết thúc tháng, quý. Riêng báo cáo năm, chậm nhất sau 30 ngày khi kết thúc năm. c) Hội đồng thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thuộc Tập đoàn gửi các Nghị quyết của Hội đồng thành viên cho Kiểm soát viên Tập đoàn để theo dõi, giám sát việc thực hiện Điều lệ tổ chức và hoạt động của đơn vị và tình hình triển khai thực hiện các Nghị quyết, Quyết định của Tập đoàn. d) Các công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thuộc Tập đoàn khi kết thúc niên độ tài chính năm có trách nhiệm gửi Báo cáo tài chính năm, Báo cáo kiểm toán độc lập cho Kiểm soát viên Tập đoàn để giám sát tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình đầu tư, tình hình tài chính của đơn vị. Kiểm soát viên của Tập đoàn có quyền đề nghị Hội đồng thành viên Tập đoàn thay đổi đơn vị kiểm toán độc lập vào năm sau, khi xét thấy đơn vị kiểm toán độc lập thực hiện bỏ qua những vấn đề trọng yếu, có nhiều sai sót dẫn đến việc đánh giá thiếu khách quan, trung thực. 2. Đối với các công ty con Tập đoàn giữ cổ phần và vốn góp chi phối a) Người đại diện giữ số vốn cao nhất của Tập đoàn có trách nhiệm gửi cho kiểm soát viên Tập đoàn các Nghị quyết của Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông theo định kỳ hay bất thường, báo cáo của Ban kiểm soát công ty, để kiểm tra giám sát tình hình thực hiện Điều lệ, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty để người đại diện vốn thực hiện các quyền của mình trong việc quản lý công ty. b) Khi kết thúc niên độ tài chính người đại diện giữ số vốn cao nhất của Tập đoàn có trách nhiệm gửi Báo cáo tài chính năm, Báo cáo kiểm toán độc lập cho kiểm soát viên Tập đoàn. c) Khi có lịch công tác của Kiểm soát viên Tập đoàn, người đại diện vốn cao nhất phải có trách nhiệm bố trí thời gian làm việc và cung cấp các tài liệu, hồ sơ liên quan đến chương trình làm việc của Kiểm soát viên Tập đoàn. 3. Đối với công ty liên kết và đơn vị sự nghiệp a) Đối với công ty liên kết, người đại diện vốn của Tập đoàn ở công ty liên kết khi kết thúc niên độ tài chính, có trách nhiệm gửi về kiểm soát viên Tập đoàn Báo cáo tài chính năm, Báo cáo kiểm toán độc lập và Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông định kỳ hoặc bất thường. b) Các đơn vị sự nghiệp khi kết thúc năm, đơn vị có trách nhiệm gửi Báo cáo tổng kết kết quả hoạt động, Báo cáo tài chính năm, Báo cáo kiểm toán độc lập (nếu có) về Kiểm soát viên Tập đoàn. Chương 5. TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 14. Tổ chức thực hiện 1. Trách nhiệm của chủ sở hữu: a) Hàng năm phê duyệt chương trình công tác, kế hoạch kiểm tra giám sát của Kiểm soát viên Tập đoàn; đánh giá, nhận xét kết quả hoạt động của Kiểm soát viên theo các tiêu chí chủ yếu trên cơ sở chương trình công tác, kế hoạch kiểm tra giám sát của Kiểm soát viên đã được chủ sở hữu phê duyệt; đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của Kiểm soát viên theo Quy chế này. b) Có trách nhiệm xem xét, trả lời các kiến nghị của Kiểm soát viên Tập đoàn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ tại Tập đoàn. Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được báo cáo của Kiểm soát viên, chủ sở hữu phải có ý kiến bằng văn bản đối với những nội dung cần có ý kiến chỉ đạo. Trường hợp nội dung phát sinh đột xuất, có tính cấp bách mà Kiểm soát viên báo cáo xin ý kiến thì trong vòng mười (10) ngày làm việc chủ sở hữu phải trả lời, chỉ đạo bằng văn bản để thực hiện. 2. Trách nhiệm của Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc: a) Có trách nhiệm phối hợp với Kiểm soát viên trong quá trình xây dựng chương trình công tác kiểm tra giám sát của Kiểm soát viên tại Tập đoàn trước khi trình chủ sở hữu phê duyệt và tổ chức thực hiện; b) Sau khi chương trình công tác kiểm tra giám sát của Kiểm soát viên đã được chủ sở hữu phê duyệt. Hội đồng thành viên, Tổng Giám đốc tạo mọi điều kiện cần thiết để Kiểm soát viên thực hiện tốt nhiệm vụ. 3. Trách nhiệm của Kiểm soát viên: a) Thực hiện các quy định tại Quy chế này, các quy định của Điều lệ Tập đoàn, đơn vị thành viên và các quy định của pháp luật. b) Hàng năm Kiểm soát viên phải có báo cáo kiểm điểm kết quả công tác trên cơ sở chương trình công tác, kế hoạch kiểm tra, kiểm soát của Kiểm soát viên đã được chủ sở hữu phê duyệt; tự đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ gửi Hội đồng thành viên và báo cáo chủ sở hữu. Điều 15. Sửa đổi, bổ sung Quy chế Chủ sở hữu quyết định nội dung, sửa đổi, bổ sung Quy chế tổ chức và hoạt động của Kiểm soát viên Tập đoàn; trong trường hợp các quy định của Nhà nước có thay đổi thì thực hiện theo quy định đó và chủ sở hữu tiến hành sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp. Những nội dung liên quan đến hoạt động và các vấn đề khác của Kiểm soát viên không quy định trong Quy chế này thì thực hiện theo các văn bản hiện hành của Nhà nước, Điều lệ và các Quy chế nội bộ của Tập đoàn. Điều 16. Hiệu lực thi hành Quy chế này gồm 5 Chương, 16 Điều; có hiệu lực từ ngày ký ban hành. Chủ sở hữu, Kiểm soát viên, Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc, các tổ chức và cá nhân liên quan đến hoạt động của Kiểm soát viên tại Tập đoàn có trách nhiệm thi hành Quy chế này./.