412/QĐ-UBND

Quyết định 412/QĐ-UBND năm 2018 về Quy chế phối hợp giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Trung tâm Hành chính công tỉnh An Giang ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 412/QĐ-UBND An Giang, ngày 28 tháng 02 năm 2018 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ PHỐI HỢP GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG TẠI TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH CÔNG TỈNH AN GIANG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Căn cứ Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ ban hành Chương trình Tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011- 2020; Căn cứ Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương; Căn cứ Quyết định số 45/2015/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Quy định giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại các cơ quan, địa phương trên địa bàn tỉnh An Giang; Căn cứ Quyết định số 2848/QĐ-UBND ngày 19 tháng 10 năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc thành lập Trung tâm tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính tỉnh An Giang; Căn cứ Quyết định số 2094/QĐ-UBND ngày 10 tháng 7 năm 2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc đổi tên Trung tâm tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính tỉnh An Giang thành Trung tâm Hành chính công tỉnh An Giang; Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tại Tờ trình số 63/TTr-VPUBND ngày 12 tháng 02 năm 2018. QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế phối hợp giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Trung tâm Hành chính công tỉnh An Giang. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Trung tâm hành chính công và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Vương Bình Thạnh QUY CHẾ PHỐI HỢP GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG TẠI TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH CÔNG TỈNH AN GIANG (Ban hành kèm theo Quyết định số 412/QĐ-UBND ngày 28 tháng 0 2 năm 201 8 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh 1. Quy chế này quy định nguyên tắc, hình thức, nội dung và trách nhiệm phối hợp giữa Trung tâm hành chính công với các sở, ban, ngành tỉnh và các cơ quan ngành dọc tại địa phương (sau đây gọi chung là sở, ban, ngành) trong việc giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Trung tâm Hành chính công tỉnh An Giang (sau đây gọi tắt là Trung tâm). 2. Các thủ tục hành chính giải quyết tại Trung tâm do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh công bố. Điều 2. Đối tượng áp dụng 1. Công chức, viên chức, người lao động làm việc tại Trung tâm. 2. Các sở, ban, ngành có thủ tục hành chính giải quyết tại Trung tâm. 3. Các tổ chức, cá nhân có yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính và tổ chức, cá nhân khác có liên quan. Điều 3. Nguyên tắc phối hợp 1. Tuân thủ các quy định tại Quy chế này và các văn bản pháp luật khác có liên quan. 2. Việc phối hợp phải đảm bảo Trung tâm làm đầu mối chủ trì, phối hợp các sở, ban, ngành trong việc công khai, hướng dẫn tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính cho tổ chức và cá nhân. Các sở, ban, ngành không được tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính tại cơ quan, đơn vị của mình đối với các thủ tục đã quy định tiếp nhận tại Trung tâm. 3. Việc phối hợp phải chủ động, thường xuyên, chặt chẽ, đảm bảo giải quyết công việc nhanh chóng, không làm phát sinh thủ tục hành chính, giảm thiểu đến mức tối đa sự phiền hà cho tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính. Nâng cao chất lượng, hiệu quả, tính khách quan, sự thống nhất, đồng bộ và phương châm: “Chuyên nghiệp - thân thiện - trách nhiệm”. Lấy sự hài lòng của tổ chức, cá nhân làm thước đo, đánh giá kết quả tổ chức hoạt động của Trung tâm và kết quả thực thi công vụ của công chức, viên chức các sở, ban, ngành. 4. Các sở, ban, ngành thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Xác định rõ trách nhiệm của các sở, ban, ngành và Trung tâm, tránh đùn đẩy trách nhiệm giữa các cơ quan, đơn vị và cá nhân trong giải quyết thủ tục hành chính. 5. Việc cung cấp, trao đổi thông tin cần thiết phải đảm bảo đầy đủ, chính xác và kịp thời khi Trung tâm có đề nghị phối hợp đối với những nội dung có liên quan đến việc cung cấp, quản lý, sử dụng thông tin được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục quy định. 6. Tăng cường trách nhiệm, kỷ luật, kỷ cương hành chính trong phục vụ nhân dân, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội và phòng chống tham nhũng. Điều 4. Hình thức phối hợp Tùy theo nội dung công việc cần phối hợp, cơ quan chủ trì quyết định áp dụng một trong các phương thức phối hợp sau đây: 1. Trao đổi ý kiến bằng văn bản hoặc cung cấp thông tin bằng văn bản theo yêu cầu của cơ quan chủ trì, cơ quan phối hợp. Trong trường hợp cần thiết, Trung tâm và các cơ quan liên quan trao đổi thông tin qua thư điện tử, điện thoại. 2. Tổ chức họp liên ngành để trao đổi và đi đến thống nhất đối với những vướng mắc phát sinh trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Trung tâm. Chương II NỘI DUNG PHỐI HỢP Điều 5. Phối hợp trong giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Trung tâm 1. Hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính: a) Trung tâm là đầu mối tập trung thống nhất để các sở, ban, ngành thực hiện việc hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính, thay thế việc tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đang thực hiện theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại các sở, ban, ngành. b) Sở, ban, ngành có trách nhiệm bố trí công chức, viên chức là những người có phẩm chất, đạo đức, khả năng giao tiếp tốt, đảm bảo trình độ chuyên môn nghiệp vụ để thực hiện công việc hướng dẫn, tiếp nhận thủ tục hành chính của đơn vị thực hiện tại Trung tâm. 2. Chuyển hồ sơ cho cơ quan chuyên môn giải quyết thủ tục hành chính: a) Nhiệm vụ luân chuyển hồ sơ tiếp nhận từ Trung tâm đến sở, ban, ngành xử lý hoặc nhận kết quả từ sở, ban, ngành về Trung tâm sẽ do đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính đảm nhiệm và không thu phí. Thời gian luân chuyển hồ sơ và nhận kết quả về Trung tâm: 02 lần/buổi. - Buổi sáng vào lúc: 8 giờ và 10 giờ. - Buổi chiều vào lúc: 14 giờ và 16 giờ. Đối với những thủ tục hành chính đặc thù có thời hạn trả kết quả ngắn (như trả kết quả trong ngày làm việc) và việc luân chuyển hồ sơ với tần suất như trên không đảm bảo trả kết quả đúng thời gian quy định thì Trung tâm có trách nhiệm sắp xếp gia tăng việc luân chuyển hồ sơ thêm 01 lần/ buổi tức 02 lần/ngày vào lúc 9 giờ sáng và 15 giờ chiều. Đối với những hồ sơ xử lý có tính chất liên thông nhiều sở, ban, ngành thì cơ quan chủ trì có trách nhiệm gửi các giấy tờ có liên quan cho các cơ quan, đơn vị cần phối hợp để giải quyết theo quy định. b) Sở, ban, ngành phân công phòng ban chuyên môn tiếp nhận hồ sơ do đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính chuyển đến, kiểm tra số lượng hồ sơ và ký biên bản giao nhận hồ sơ. 3. Giải quyết hồ sơ: a) Sau khi nhận hồ sơ được tiếp nhận tại Trung tâm chuyển đến, các sở, ban, ngành thực hiện giải quyết thủ tục hành chính theo thẩm quyền, chịu trách nhiệm trước pháp luật và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về kết quả giải quyết thủ tục hành chính. b) Công chức, viên chức tại các sở, ban, ngành được giao xử lý hồ sơ phải thực hiện cập nhật thông tin vào hệ thống một cửa điện tử của tỉnh, trên cơ sở máy tính đã kết nối với phần mềm này. Quy trình giải quyết thủ tục hành chính tại các sở, ban, ngành được giám sát, theo dõi đánh giá đến từng công chức, viên chức ở từng bước trong quy trình giải quyết thông qua hệ thống một cửa điện tử của tỉnh. Trung tâm giám sát, đôn đốc tiến độ giải quyết thủ tục hành chính để đảm bảo trả kết quả cho tổ chức, cá nhân có thủ tục hành chính thực hiện tại Trung tâm đúng thời gian quy định. c) Trong trường hợp hồ sơ đã được tiếp nhận nhưng qua thẩm tra không đủ điều kiện giải quyết hoặc giải quyết quá hạn quy định, thì sở, ban, ngành phải có thông báo hoặc thư xin lỗi gởi cho tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính. 4. Trả kết quả: a) Sau khi đã hoàn tất việc giải quyết thủ tục hành chính, các sở, ban, ngành có trách nhiệm bàn giao kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính phụ trách luân chuyển hồ sơ về Trung tâm, để trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Các sở, ban, ngành không được trả kết quả tại cơ quan, đơn vị của mình đối với các thủ tục hành chính đã quy định trả kết quả tại Trung tâm. b) Công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm trả kết quả trực tiếp cho tổ chức, cá nhân hoặc gửi qua đường bưu điện (theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân). Trường hợp hồ sơ đã giải quyết xong trước thời hạn thì công chức, viên chức trả kết quả chủ động liên hệ với tổ chức, cá nhân để nhận kết quả sớm. Khuyến khích việc trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính trước thời hạn quy định. 5. Thu phí, lệ phí: a) Các sở, ban, ngành cung cấp đầy đủ, chính xác các khoản phí, lệ phí đối với các thủ tục hành chính của cơ quan, đơn vị, để Trung tâm thực hiện niêm yết công khai và cập nhật trên Hệ thống một cửa điện tử của tỉnh. b) Kho bạc Nhà nước tỉnh sẽ ủy thác cho Ngân hàng thương mại thực hiện việc thu phí, lệ phí đối với các thủ tục hành chính thực hiện tại Trung tâm. c) Định kỳ vào ngày thứ hai hàng tuần, số tiền thu phí, lệ phí từ việc giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm sẽ được Ngân hàng nhận ủy thác chuyển vào tài khoản của Kho bạc Nhà nước tỉnh. Trước ngày 05 hàng tháng, Ngân hàng được ủy thác có trách nhiệm cung cấp các giấy tờ có liên quan đến việc thu phí, lệ phí để đối chiếu, thống nhất với từng sở, ban, ngành. 6. Giải quyết thủ tục hành chính đối với hồ sơ đăng ký trực tuyến a) Đối với hồ sơ đăng ký trực tuyến mức độ 3: Quy trình giải quyết thủ tục hành chính đối với hồ sơ đăng ký trực tuyến mức độ 3 được thực hiện như sau: - Nộp hồ sơ: tổ chức, cá nhân có nhu cầu thực hiện thủ tục hành chính điền trực tuyến vào các mẫu đơn, hồ sơ và gửi lại trực tuyến các mẫu đơn, hồ sơ đã điền xong thông qua ứng dụng đăng ký trực tuyến trên hệ thống một cửa điện tử của tỉnh. - Tiếp nhận và chuyển hồ sơ: Công chức, viên chức do các sở, ban, ngành cử đến làm việc tại Trung tâm có trách nhiệm xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ. + Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết theo quy định: công chức, viên chức tiếp nhận phải có thông báo thông qua ứng dụng đăng ký trực tuyến trên hệ thống một cửa điện tử của tỉnh để tổ chức, cá nhân biết, trong thông báo phải nêu rõ nội dung, lý do từ chối tiếp nhận và hướng dẫn cụ thể, đầy đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác. + Hồ sơ của tổ chức, cá nhân nếu đã đầy đủ, hợp lệ theo quy định: công chức, viên chức thực hiện thao tác tiếp nhận hồ sơ, sau đó chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn xử lý đồng thời thông báo với tổ chức, cá nhân thời hạn giải quyết hồ sơ thông qua ứng dụng đăng ký trực tuyến trên hệ thống một cửa điện tử của tỉnh. - Giải quyết hồ sơ: thực hiện theo quy định pháp luật, tương tự như hồ sơ nộp trực tiếp. Sau khi có kết quả, kết quả được nhân viên của đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích chuyển về Trung tâm để trả cho tổ chức, cá nhân. - Nộp phí, lệ phí và trả kết quả: được thực hiện tại Trung tâm. Tổ chức, cá nhân đã thực hiện nộp trực tuyến hồ sơ ở mức độ 3 trực tiếp đến Trung tâm để thực hiện nộp phí, lệ phí (nếu có) và nhận kết quả hoặc ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác đến Trung tâm thực hiện nộp phí, lệ phí và nhận kết quả (trong trường hợp quy định pháp luật cho phép). b) Đối với hồ sơ đăng ký trực tuyến mức độ 4: Quy trình giải quyết thủ tục hành chính đối với hồ sơ đăng ký trực tuyến mức độ 4 được thực hiện như đối với hồ sơ đăng ký trực tuyến mức độ 3 ở các khâu: nộp hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, chuyển xử lý và giải quyết hồ sơ. Riêng nội dung nộp phí, lệ phí (nếu có) và trả kết quả được thực hiện như sau: - Nộp phí và lệ phí: thực hiện trực tuyến thông qua ứng dụng đăng ký trực tuyến trên hệ thống một cửa điện tử của tỉnh. - Trả kết quả: có thể được thực hiện theo 03 cách sau: + Trả kết quả trực tuyến; + Tổ chức, cá nhân đến Trung tâm để nhận trực tiếp; + Gửi qua đường bưu điện đến tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính. Hệ thống một cửa điện tử của tỉnh có nội dung hướng dẫn chi tiết quy trình thực hiện, cách thức thực hiện đối với hồ sơ đăng ký trực tuyến để tổ chức, cá nhân có thể dễ dàng tiếp cận và ứng dụng. 7. Giải quyết thủ tục hành chính đối các sở, ban, ngành đang sử dụng phần mềm do bộ, ngành cung cấp - Các sở, ban, ngành đã và đang sử dụng phần mềm do bộ, ngành cung cấp và triển khai vẫn tiếp tục tiếp nhận, chuyển xử lý và giải quyết hồ sơ trên phần mềm do bộ, ngành cung cấp (kể cả hồ sơ đăng ký trực tuyến mức độ 3, 4). Các nội dung khác vẫn phải đảm bảo thực hiện theo quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Trung tâm nêu tại khoản 1, 2, 3, 4, 5 (đối với hồ sơ nộp trực tiếp hoặc nộp qua dịch vụ bưu chính) và khoản 6 (đối với hồ sơ nộp trực tuyến) của Điều 5 tại Quy chế này. - Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, đề xuất giải pháp kết nối liên thông phần mềm do bộ, ngành cung cấp với Hệ thống một cửa điện tử cấp tỉnh nhằm đảm bảo tính tập trung thống nhất và để thuận tiện cho công tác thống kê báo cáo. Điều 6. Phối hợp trong quản lý công chức, viên chức được các sở, ban, ngành cử đến làm việc tại Trung tâm 1. Các sở, ban, ngành có trách nhiệm đăng ký danh sách công chức, viên chức được cử đến làm việc tại Trung tâm (bao gồm nhân sự chính thức và nhân sự dự phòng để thay thế khi nhân sự chính có việc đột xuất), cho cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Lưu ý, các sở, ban, ngành không cử công chức, viên chức đến làm việc tại Trung tâm chỉ làm nhiệm vụ kiểm đếm hồ sơ. Công chức, viên chức làm việc tại Trung tâm phải có khả năng xem xét, kiểm tra, phân loại hồ sơ hoặc hướng dẫn tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ và thực hiện thủ tục hành chính theo đúng quy định pháp luật. 2. Trong trường hợp nhân sự chính thức vắng mặt, sở, ban, ngành phải có trách nhiệm cử nhân sự có tên trong danh sách dự phòng đến làm việc tại Trung tâm, để đảm bảo không làm gián đoạn hoạt động của Trung tâm. Khi thay đổi danh sách nhân sự chính thức và dự phòng, phải thông báo cho Trung tâm và cơ quan có thẩm quyền khác trước 05 ngày làm việc. 3. Trường hợp đi công tác hoặc vắng mặt có lý do, công chức, viên chức được sở, ban, ngành cử đến làm việc tại Trung tâm phải báo cáo cho đơn vị và lãnh đạo Trung tâm trước 02 ngày làm việc (trừ trường hợp đặc biệt, đột xuất không thể báo trước) để sở, ban, ngành bố trí công chức, viên chức dự phòng thay thế. 4. Trung tâm trực tiếp theo dõi, đánh giá, nhận xét việc thực thi nhiệm vụ, công vụ của công chức, viên chức thuộc các sở, ban, ngành tỉnh cử đến làm việc tại Trung tâm dựa trên 03 cơ sở: a) Thứ nhất: kết quả giải quyết thủ tục hành chính. b) Thứ hai: theo dõi của Trung tâm về phản ánh, khiếu nại và kết quả đánh giá mức độ hài lòng của tổ chức, cá nhân đến giao dịch. c) Thứ ba: bản tự đánh giá của công chức, viên chức với các nội dung: thực hiện nội quy, quy chế làm việc của Trung tâm; đạo đức, văn hóa giao tiếp; kết quả thực hiện việc giải quyết thủ tục hành chính; phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân. d) Kết quả nhận xét, đánh giá của Trung tâm là một trong những cơ sở quan trọng để các sở, ban, ngành xem xét thực hiện các quy định về quản lý, sử dụng đối với công chức, viên chức. 5. Trung tâm có quyền đề xuất bằng văn bản với các sở, ban, ngành về việc điều chuyển, xử lý đối với công chức, viên chức vi phạm quy chế làm việc, quy trình giải quyết hoặc văn hóa giao tiếp không đáp ứng được yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính thực hiện tại Trung tâm. Điều 7. Phối hợp trong việc tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo 1. Trung tâm có trách nhiệm công khai số điện thoại đường dây nóng, địa chỉ hộp thư điện tử, phần mềm đánh giá…. của Trung tâm để tổ chức, cá nhân có thể dễ dàng phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo những vấn đề vướng mắc, bức xúc khi thực hiện thủ tục hành chính tại Trung tâm. 2. Sau khi nhận được phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của tổ chức, cá nhân, Trung tâm có trách nhiệm xem xét, xử lý hoặc chuyển cho cơ quan có thẩm quyền xử lý theo nguyên tắc: a) Nếu nội dung phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo liên quan đến hoạt động điều phối của Trung tâm thì Trung tâm trực tiếp có văn bản trả lời cho tổ chức, cá nhân và báo cáo nội dung xử lý về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh. b) Nếu nội dung phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo liên quan đến nghiệp vụ chuyên môn của sở, ban, ngành như việc tiếp nhận, xử lý, giải quyết hồ sơ thì Trung tâm sẽ chuyển cho sở, ban, ngành xử lý. Sau khi xử lý, sở, ban, ngành có văn bản trả lời cho tổ chức, cá nhân và gửi 01 bản đến Trung tâm để theo dõi, tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh. Điều 8. Phối hợp trong xử lý một số vướng mắc phát sinh khi giải quyết thủ tục hành chính. 1. Trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, nếu thủ tục còn vướng mắc, chưa rõ ràng thì Trung tâm sẽ trao đổi ngay với các sở, ban, ngành (thông qua điện thoại, hệ thống phần mềm một cửa điện tử, hoặc mời công chức, viên chức có liên quan trực tiếp cùng phối hợp để xem xét nội dung hồ sơ...) để thống nhất trước khi nhận hồ sơ hoặc hướng dẫn chi tiết khác. 2. Trường hợp các thủ tục hành chính tiếp nhận có tính chất phức tạp, cần có sự phối hợp tham gia của nhiều cơ quan, đơn vị để hoàn thiện hồ sơ hợp lệ, thì Trung tâm chủ trì đề xuất các cơ quan có liên quan họp để thống nhất về phương án giải quyết. 3. Trường hợp đến thời hạn giải quyết thủ tục hành chính mà chưa có kết quả, sở, ban, ngành giải quyết hồ sơ phải có văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời hạn trả kết quả và chuyển cho Trung tâm 01 bản theo dõi. 4. Trường hợp hồ sơ bị mất, bị thất lạc hoặc bị hư hỏng trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính thì cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan có trách nhiệm phối hợp với tổ chức, cá nhân có hồ sơ bị mất, bị thất lạc hoặc bị hư hỏng và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền để khắc phục hậu quả và chịu mọi chi phí phát sinh trong việc xin cấp lại hồ sơ. Chương III TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN Điều 9. Trách nhiệm của Trung tâm Hành chính công 1. Niêm yết công khai thủ tục hành chính và các quy định có liên quan: a) Trung tâm có trách nhiệm thực hiện niêm yết công khai, đầy đủ, kịp thời các thủ tục hành chính thuộc Danh mục đã được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt đưa vào thực hiện tại Trung tâm. b) Các nội dung công khai thông tin gồm: tên thủ tục hành chính, trình tự thực hiện, thành phần, số lượng hồ sơ, thời hạn giải quyết, phí, lệ phí (nếu có), kết quả thực hiện, căn cứ pháp lý, các điều kiện thực hiện… và các nội dung khác theo quy định của pháp luật. c) Việc niêm yết phải đảm bảo chính xác, rõ ràng, tạo thuận lợi cho tổ chức, cá nhân tiếp cận tìm hiểu và thực hiện thủ tục hành chính. 2. Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị cho hoạt động của Trung tâm: a) Trung tâm phải bố trí đủ ghế ngồi chờ, bàn để viết dành cho tổ chức, cá nhân đến giao dịch, bố trí khu vực cung cấp thông tin thủ tục hành chính, khu vực đặt các trang thiết bị điện tử hiện đại cho tổ chức, cá nhân sử dụng như: máy lấy số xếp hàng tự động, máy tra cứu thông tin, tình trạng giải quyết hồ sơ cũng như cung cấp các dịch vụ cần thiết khác như: phô tô, in ấn tài liệu…. b) Chỗ ngồi làm việc của công chức, viên chức được sở, ban, ngành cử đến Trung tâm phải được bố trí khoa học. Đồng thời phải cung cấp trang thiết bị, văn phòng phẩm đầy đủ, kịp thời đảm bảo cho các điều kiện làm việc cần thiết cho công chức, viên chức làm việc tại Trung tâm. c) Trung tâm phối hợp với các cơ quan liên quan, nghiên cứu đề xuất Ủy ban nhân tỉnh nâng cấp cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho công chức, viên chức thực thi nhiệm vụ cũng như người dân đến giao dịch. 3. Theo dõi, giám sát quá trình vận hành phần mềm: a) Trung tâm có trách nhiệm vận hành hệ thống thiết bị, phần mềm hệ thống một cửa điện tử của tỉnh tại Trung tâm. Nhanh chóng xử lý hoặc báo cáo nhanh cho cơ quan, đơn vị liên quan khi xảy ra sự cố có liên quan đến máy móc, thiết bị, phần mềm tại Trung tâm đảm bảo công việc giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm không bị gián đoạn. b) Đề xuất nâng cấp, phát triển các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm, để ngày càng hoàn thiện hơn, mang lại chất lượng giải quyết công việc cao hơn. 4. Hướng dẫn tổ chức, cá nhân đến giao dịch tại Trung tâm: a) Trung tâm bố trí nhân sự làm công tác lễ tân để hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện thao tác lấy số tự động, tra cứu thông tin, hướng dẫn vị trí các quầy tiếp nhận hồ sơ, đăng ký nhận kết quả qua đường bưu điện, hướng dẫn đăng ký hồ sơ trực tuyến... để tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho người dân khi thực hiện thủ tục hành chính tại Trung tâm. b) Tổ chức điều tra, khảo sát sự hài lòng của tổ chức, cá nhân đối với hoạt động của Trung tâm trong tổ chức thực hiện giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông. 5. Phối hợp với các sở, ban, ngành trong việc kiểm soát thủ tục hành chính: a) Trung tâm phối hợp với các sở, ban, ngành thường xuyên rà soát, cập nhật kịp thời các quy định mới, các quy định được điều chỉnh, bổ sung về thủ tục hành chính để niêm yết tại Trung tâm và cập nhật trên hệ thống một cửa điện tử của tỉnh. b) Phối hợp với các sở, ban, ngành để xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm đảm bảo phù hợp, nhanh chóng, chính xác. Đề xuất các nhiệm vụ đơn giản hóa thủ tục hành chính. 6. Giám sát, đôn đốc tiến độ giải quyết thủ tục hành chính: a) Trung tâm có trách nhiệm giám sát, đôn đốc tiến độ giải quyết thủ tục hành chính để đảm bảo trả kết quả cho tổ chức, cá nhân có thủ tục hành chính thực hiện tại Trung tâm đúng thời gian quy định. b) Kịp thời báo cáo tình hình, đề xuất giải pháp thực hiện để đảm bảo trình tự, tiến độ thực hiện thủ tục hành chính theo quy định. 7. Thực hiện chế độ, chính sách: a) Hàng năm, Trung tâm phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức hướng dẫn, tập huấn, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ, công nghệ thông tin và văn hóa ứng xử, giao tiếp với tổ chức, cá nhân…cho các công chức, viên chức của các sở, ban, ngành và Trung tâm. b) Trung tâm có trách nhiệm trang bị đồng phục hàng năm, chi trả chế độ bồi dưỡng (tương đương chế độ bồi dưỡng đối với người làm nhiệm vụ tiếp công dân, xử lý đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh) cho công chức, viên chức của các sở, ban, ngành và Trung tâm . c) Thường xuyên theo dõi, tổng hợp báo cáo và đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh khen thưởng định kỳ hoặc đột xuất cho các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong thực thi nhiệm vụ tại Trung tâm. Điều 10. Trách nhiệm của sở, ban, ngành 1. Đảm bảo nội dung giải quyết thủ tục hành chính theo đúng quy định của pháp luật: a) Theo dõi, chỉ đạo công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý thực hiện tiếp nhận, xử lý, trình ký và trả kết quả thủ tục hành chính theo đúng quy định của pháp luật và quy trình giải quyết tại Trung tâm đã được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt. Công chức, viên chức của các sở, ban, ngành làm việc tại Trung tâm có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ, đầy đủ, đúng quy định của pháp luật theo nguyên tắc hướng dẫn đầy đủ 01 lần đối với mỗi thủ tục. Nghiêm cấm tự ý yêu cầu các tổ chức, cá nhân bổ sung các hồ sơ, giấy tờ ngoài quy định đối với các thủ tục hành chính đã được phê duyệt và niêm yết. b) Các sở, ban, ngành thường xuyên theo dõi, kiểm tra tình hình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính của công chức, viên chức làm việc tại Trung tâm; kịp thời phát hiện, phản ánh những quy định không phù hợp, những khó khăn, vướng mắc trong việc giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm để kịp thời điều chỉnh hoặc đề xuất cơ quan có thẩm quyền xem xét, điều chỉnh và có các giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính của các s ở, ban, ngành tại Trung tâm. c) Chủ động rà soát các thủ tục hành chính đang giải quyết tại Trung tâm để kịp thời đề nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định bổ sung, sửa đổi hoặc đề nghị thay thế, bãi bỏ các quy định không còn phù hợp; thường xuyên thực hiện việc đơn giản hóa thủ tục hành chính để kiến nghị, đề xuất cơ quan có thẩm quyền quyết định. d) Phối hợp xây dựng quy trình giải quyết thủ tục hành chính của các sở, ban, ngành tại Trung tâm đảm bảo phù hợp, thông nhất và hiệu quả. 2. Trách nhiệm trong công tác thu phí: a) Các sở, ban, ngành có trách nhiệm thông báo, cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung mức phí, lệ phí của các thủ tục hành chính được tiếp nhận và giải quyết tại Trung tâm bằng văn bản để Trung tâm kịp thời niêm yết và thực hiện thu phí, lệ phí theo quy định. b) Chịu trách nhiệm tổng kết, đối chiếu thống nhất với cán bộ thu ngân của ngân hàng các khoản phí, lệ phí phát sinh trong tuần, trong tháng của đơn vị, làm cơ sở cho ngân hàng tiến hành quyết toán với Kho bạc. 3. Bố trí, quản lý công chức, viên chức được cử đến làm việc tại Trung tâm: a) Thực hiện cử công chức, viên chức đến làm việc tại Trung tâm để hướng dẫn, tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính thuộc phạm vi giải quyết của đơn vị và chịu trách nhiệm toàn bộ quá trình giải quyết, kết quả giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi trách nhiệm của sở, ban, ngành mình từ khi công chức, viên chức đó đến làm việc tại Trung tâm. b) Trường hợp công chức, viên chức được cử đến làm việc tại Trung tâm nhưng qua theo dõi, đánh giá của Trung tâm không hoàn thành nhiệm vụ hoặc nhận được kết quả đánh giá mức độ hài lòng thấp, thì lãnh đạo các sở, ban, ngành phải kịp thời cử công chức, viên chức khác thay thế để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao. c) Có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho Trung tâm trước khi công chức, viên chức làm việc tại Trung tâm nghỉ phép, nghỉ chế độ, được cử đi đào tạo, bồi dưỡng theo quy định hoặc nghỉ đột xuất, đồng thời cử công chức, viên chức dự phòng thay thế đảm bảo không làm gián đoạn việc giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm. d) Công chức, viên chức được cử đến làm việc tại Trung tâm có trách nhiệm nhận bàn giao tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất, vị trí làm việc tại Trung tâm và có trách nhiệm bảo quản, quản lý sử dụng có hiệu quả trong thời gian thực hiện nhiệm vụ được giao. Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 11. Trách nhiệm thi hành 1. Trung tâm chủ trì, phối hợp với các sở, ban, ngành tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. 2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Giám đốc Trung tâm; tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc phối hợp giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm. 3. Trong quá trình triển khai thực hiện Quy chế, nếu có khó khăn vướng mắc hoặc phát hiện những quy định chưa phù hợp, yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành, tổ chức, cá nhân phản ánh về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Trung tâm) để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp./.