39/2023/QĐ-UBND

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG NAI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 39/2023/QĐ-UBND Đồng Nai, ngày 03 tháng 10 năm 2023 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ TIÊU CHÍ XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP, THAY ĐỔI TRỤ SỞ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG NAI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG NAI Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019; Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22 tháng 6 năm 2015; Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18 tháng 6 năm 2020; Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014; Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng; Căn cứ Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng; Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 133/TTr-STP ngày 06 tháng 9 năm 2023. QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập, thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Nai. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 17 tháng 10 năm 2023 và thay thế Quyết định số 32/2021/QĐ-UBND ngày 29 tháng 7 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai về ban hành Quy định về tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Nai. Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Như Điều 3; - Cục Kiểm tra văn bản QPPL - Bộ Tư pháp; - Cục Bổ trợ tư pháp - Bộ Tư pháp; - Thường trực Tỉnh ủy; Thường trực HĐND tỉnh; - Q. Chủ tịch, các PCT. UBND tỉnh; - Chánh, các PCVP. UBND tỉnh; - UBND các huyện, thành phố; - Báo Đồng Nai, Đài PT-TH Đồng Nai; - Cổng thông tin điện tử tỉnh; - Lưu: VT, THNC (30 bản). Huy/23/STP/BTTP TM. ỦY BAN NHÂN DÂN Q.CHỦ TỊCH Võ Tấn Đức QUY ĐỊNH VỀ TIÊU CHÍ XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP, THAY ĐỔI TRỤ SỞ VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG NAI (Kèm theo Quyết định số 39/2023/QĐ-UBND ngày 03 tháng 10 năm 2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng 1. Phạm vi điều chỉnh Quy định này quy định về tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập, thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Nai. 2. Đối tượng áp dụng Công chứng viên có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, tổ chức hành nghề công chứng có đề nghị thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng; cơ quan quản lý nhà nước về công chứng và tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập, thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng. Điều 2. Nguyên tắc xét duyệt hồ sơ 1. Việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập, thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Đồng Nai phải đảm bảo công khai, minh bạch, khách quan, đúng quy định pháp luật. 2. Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải được gửi đến Sở Tư pháp trong thời hạn thông báo tiếp nhận hồ sơ; phải đảm bảo các điều kiện, tiêu chuẩn thành lập Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật hiện hành và Quy định này. 3. Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng chịu trách nhiệm về tính xác thực, hợp pháp của hồ sơ và những nội dung trình bày trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng. 4. Việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng căn cứ trên các nhóm tiêu chí được quy định tại Điều 3 của Quy định này. Tổng số điểm đánh giá cho các nhóm tiêu chí là 100 điểm trên cơ sở thang điểm của từng tiêu chí đánh giá hồ sơ. Chương II TIÊU CHÍ XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG Điều 3. Các nhóm tiêu chí 1. Nhóm tiêu chí về tổ chức nhân sự của Văn phòng công chứng: 44 điểm. 2. Nhóm tiêu chí về trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng: 36 điểm. 3. Nhóm tiêu chí về sự cần thiết và tính khả thi của Đề án: 20 điểm. Điểm số các tiêu chí xét duyệt được quy định tại Phụ lục kèm theo Quy định này. Điều 4. Những trường hợp không tiếp nhận; không xét duyệt hồ sơ; không tính điểm đề nghị thành lập Văn phòng công chứng 1. Những trường hợp không tiếp nhận hồ sơ a) Hồ sơ không đáp ứng một trong các yêu cầu về loại hình hoạt động của Văn phòng công chứng, điều kiện đối với Trưởng Văn phòng công chứng, tên gọi của Văn phòng công chứng, trụ sở của Văn phòng công chứng theo quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 Điều 22 Luật Công chứng. b) Hồ sơ có giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung. 2. Những trường hợp không xét duyệt hồ sơ a) Công chứng viên tham gia họp danh không có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. b) Công chứng viên bị xử lý kỷ luật mà chưa hết thời hạn xóa kỷ luật. c) Công chứng viên bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng mà chưa hết thời hạn được coi là chưa bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định pháp luật về xử lý vi phạm hành chính. d) Công chứng viên thuộc trường hợp bị miễn nhiệm công chứng viên theo quy định tại khoản 2 Điều 15 Luật Công chứng. đ) Trong thời hạn xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ hoặc nhân sự khác đồng thời đứng tên từ hai hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng trở lên. e) Đề án thành lập Văn phòng công chứng không có giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng hoặc trụ sở Văn phòng công chứng không đảm bảo tính pháp lý theo quy định (chưa được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền trên đất hoặc đất sử dụng không đúng mục đích đã được Nhà nước giao, cho thuê, công nhận quyền sử dụng đất). 3. Những trường hợp không được tính điểm a) Nhân sự đã tham gia thành lập Văn phòng công chứng được Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép thành lập trong thời gian 01 (một) năm, nay tiếp tục tham gia hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng với tư cách công chứng viên hợp danh. Trừ trường hợp công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng và thư ký nghiệp vụ được bổ nhiệm công chứng viên. b) Công chứng viên thôi làm Trưởng Văn phòng công chứng trong thời gian dưới 03 (ba) năm tính đến ngày nộp hồ sơ. 4. Trường hợp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng sau khi xét duyệt và đã được Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định cho phép thành lập nhưng phát hiện thuộc trường hợp quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này thì Sở Tư pháp tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bãi bỏ Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng. Điều 5. Thông báo và tiếp nhận hồ sơ Sở Tư pháp có trách nhiệm thực hiện việc thông báo, hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng. Thông báo tiếp nhận hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải được đăng tải trên một phương tiện thông tin đại chúng của địa phương (ít nhất trong 03 số liên tiếp) và trên Trang thông tin điện tử của Sở Tư pháp. Thời hạn tiếp nhận là 30 (Ba mươi) ngày kể từ ngày đăng thông báo trên số báo đầu tiên. Điều 6. Thành lập Tổ xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng 1. Giám đốc Sở Tư pháp có trách nhiệm thành lập Tổ xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng (viết tắt là Tổ xét duyệt). Tổ xét duyệt có từ 5 đến 9 thành viên, trong đó đại diện lãnh đạo Sở Tư pháp làm Tổ trưởng, các thành viên Tổ xét duyệt gồm: Đại diện Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ, Hội Công chứng viên tỉnh và đại diện các phòng chuyên môn và tương đương thuộc Sở Tư pháp. 2. Tổ xét duyệt có trách nhiệm kiểm tra, chấm điểm hồ sơ và tham mưu cho Giám đốc Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân tỉnh cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định. Điều 7. Cách thức xét duyệt và chấm điểm hồ sơ 1. Việc xét duyệt và chấm điểm hồ sơ phải được lập thành biên bản. 2. Tổ xét duyệt có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ, căn cứ quy định của Luật Công chứng và các quy định pháp luật có liên quan, tiêu chí, thang điểm được quy định tại Quy định này và nội dung Đề án để thực hiện việc xét duyệt và chấm điểm. Điều 8. Xét duyệt hồ sơ và quyết định cho phép thành lập 1. Hồ sơ đạt kết quả xét duyệt phải đáp ứng các điều kiện sau: a) Đối với địa bàn thành phố Biên Hòa, thành phố Long Khánh và các huyện: Long Thành, Nhơn Trạch, Trảng Bom: Đạt tối thiểu từ 85 điểm trở lên. b) Đối với địa bàn các huyện còn lại: Đạt tối thiểu từ 75 điểm trở lên. c) Các nhóm tiêu chí được quy định tại Điều 3 Quy định này phải đạt tối thiểu 50% số điểm của nhóm tiêu chí. 2. Giám đốc Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định. Trường hợp Đề án không đạt điểm tối thiểu theo quy định tại khoản 1 Điều này thì Sở Tư pháp có văn bản từ chối hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng. Điều 9. Thay đổi trụ sở hoạt động của Văn phòng công chứng 1. Văn phòng công chứng đang hoạt động trên địa bàn tỉnh có nhu cầu thay đổi trụ sở phải nêu lý do thay đổi trụ sở và đánh giá sự cần thiết phải có Văn phòng công chứng trên địa bàn mới mà Văn phòng công chứng dự kiến chuyển trụ sở đến (có số liệu cụ thể để chứng minh) trong văn bản đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động. Tại thời điểm nộp hồ sơ đề nghị thay đổi trụ sở, Văn phòng công chứng phải có từ 2 công chứng viên hợp danh trở lên, đồng thời phải đảm bảo các tiêu chí về trụ sở được quy định tại Điều 3 Quy định này, cụ thể như sau: a) Trường hợp thay đổi trụ sở từ địa bàn cấp huyện này sang địa bàn cấp huyện khác phải đạt 100% số điểm nhóm tiêu chí về trụ sở. b) Trường hợp thay đổi trụ sở từ xã, phường, thị trấn này sang xã, phường, thị trấn khác trong cùng địa bàn cấp huyện phải đạt tối thiểu 80% số điểm nhóm tiêu chí về trụ sở. c) Trường hợp thay đổi trụ sở trong cùng địa bàn xã, phường, thị trấn thì không áp dụng tiêu chí về vị trí, khoảng cách đặt trụ sở. 2. Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện việc tiếp nhận và xét duyệt hồ sơ đề nghị thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh và giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến việc tiếp nhận và xét duyệt hồ sơ đề nghị thay đổi tin sở Văn phòng công chứng theo quy định. Chương III TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 10. Khiếu nại, tố cáo 1. Công chứng viên đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có quyền khiếu nại về việc từ chối cho phép thành lập Văn phòng công chứng khi có căn cứ cho rằng việc từ chối là trái với quy định của Luật Công chứng, các văn bản hướng dẫn thi hành và Quy định này. 2. Công chứng viên đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có quyền tố cáo đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền về hành vi vi phạm pháp luật trong việc tiếp nhận, xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng. 3. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo. Điều 11. Trách nhiệm thi hành 1. Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập, thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 23, Điều 24 Luật Công chứng, chịu trách nhiệm về tính xác thực của hồ sơ và các giấy tờ chứng minh về những nội dung trình bày trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng, văn bản đề nghị thay đổi trụ sở Văn phòng công chứng. 2. Giao Sở Tư pháp tổ chức triển khai thực hiện Quy định này, trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc bãi bỏ theo quy định pháp luật./. PHỤ LỤC VỀ TIÊU CHÍ VÀ ĐIỂM SỐ XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG NAI (Kèm theo Quyết định số 39/2023/QĐ-UBND ngày 03 tháng 10 năm 2023 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai) STT TIÊU CHÍ XÉT DUYỆT ĐIỂM SỐ XÉT DUYỆT Tổng số điểm đánh giá cho các nhóm tiêu chí 100 I Nhóm tiêu chí về tổ chức nhân sự của Văn phòng công chứng 44 1 Công chứng viên 39 1.1 Số lượng công chứng viên 18 - Mỗi công chứng viên là thành viên hợp danh có văn bản cam kết thời gian hành nghề từ đủ 12 tháng trở lên kể từ ngày được cấp Giấy đăng ký hoạt động lần đầu. 6 điểm/người (tối đa 12 điểm) - Mỗi công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng có văn bản cam kết thời gian hành nghề từ đủ 06 tháng trở lên kể từ ngày được cấp Giấy đăng ký hoạt động lần đầu 3 điểm/người (Tối đa 6 điểm) 1.2 Kinh nghiệm của công chứng viên 19 Công chứng viên họp danh đã có thời gian hành nghề công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng sau khi bổ nhiệm công chứng viên 9 + Dưới 02 năm 3 + Từ đủ 02 năm đến dưới 05 năm 6 + Từ đủ 05 năm trở lên 9 - Công chứng viên dự kiến là Trưởng Văn phòng công chứng có thời gian làm Trưởng Văn phòng công chứng hoặc Trưởng phòng công chứng 10 + Dưới 05 năm 1 + Từ đủ 05 năm đến dưới 07 năm 5 + Từ đủ 07 năm trở lên 10 1.3 Công chứng viên dự kiến là Trưởng Văn phòng công chứng có bằng cấp hoặc giấy tờ chứng minh đã qua lớp đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về quản trị 2 2 Nhân sự phụ trách kế toán 3 - Có bằng Cao đẳng trở lên chuyên ngành kế toán 1 - Có thời gian làm công tác kế toán từ đủ 05 năm trở lên 2 3 Nhân sự phụ trách công nghệ thông tin 2 - Có bằng Cao đẳng trở lên thuộc nhóm ngành công nghệ thông tin 1 - Có thời gian làm công tác công nghệ thông tin từ đủ 5 1 năm trở lên 1 II Nhóm tiêu chí về trụ sở làm việc của văn phòng công chứng 36 1 Vị trí đặt trụ sở 10 - Đặt tại địa bàn cấp huyện đã có từ 01 đến 03 tổ chức 1 hành nghề công chứng 10 - Đặt tại địa bàn cấp huyện đã có từ 04 đến 06 tổ chức 1 hành nghề công chứng 7 - Đặt tại địa bàn cấp huyện đã có từ 07 tổ chức hành nghề 1 công chứng trở lên 3 2 Có khoảng cách so với các tổ chức hành nghề công 1 chứng đang hoạt động 10 - Từ đủ 5km đến dưới 7km 3 - Từ đủ 7km đến dưới 10km 7 - Từ đủ 10km trở lên 10 3 Diện tích trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng 10 - Từ đủ 150m 2 đến dưới 200m 2 5 - Từ đủ 200m 2 đến trên 200m 2 10 4 Tổ chức bố trí trụ sở Văn phòng công chứng 2 Có bản vẽ kỹ thuật và sơ đồ bố trí mặt bằng trụ sở. Trong đó từng khu vực, vị trí làm việc phải đảm bảo diện tích tối thiểu theo quy định: - Diện tích phòng làm việc của Trưởng Văn phòng công chứng từ đủ 12m 2 trở lên - Diện tích phòng làm việc của công chứng viên và người lao động từ đủ 10m 2 /người trở lên - Diện tích sử dụng cho hoạt động tiếp nhận và trả hồ sơ yêu cầu công chứng tối thiểu 30m 2 - Kho lưu trữ hồ sơ công chứng có diện tích từ đủ 30m 2 trở lên - Có khu vệ sinh cho người yêu cầu công chứng 2 5 Tổ chức, bố trí địa điểm giữ xe 2 - Diện tích giữ xe từ đủ 30m 2 đến dưới 50m 2 1 - Diện tích giữ xe từ đủ 50m 2 trở lên 2 - Trường hợp Văn phòng công chứng không có diện tích dành cho việc giữ xe trong trụ sở nhưng có bố trí địa điểm giữ xe (thuê, mượn chỗ giữ xe, sử dụng bãi đỗ xe công cộng) trong phạm vi khoảng cách 100m tính từ trụ sở Văn phòng công chứng thì được tính 50% so với số điểm của diện tích tương ứng Tối đa 2 điểm 6 Tính pháp lý, ổn định của trụ sở Văn phòng công chứng 2 - Trụ sở Văn phòng công chứng có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và có hợp đồng thuê, mượn từ đủ 03 năm đến dưới 05 năm, kèm theo văn bản cam đoan của các công chứng viên hợp danh về việc bảo đảm duy trì trụ sở hoạt động của Văn phòng công chứng theo đúng thời gian thuê, mượn được ghi trong hợp đồng 1 - Trụ sở Văn phòng công chứng có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất thuộc quyền sở hữu của một trong các công chứng viên hợp danh đề nghị thành lập Văn phòng công chứng hoặc có hợp đồng thuê, mượn từ đủ 05 năm trở lên, kèm theo văn bản cam đoan của các công chứng viên hợp danh về việc bảo đảm duy trì trụ sở hoạt động của Văn phòng công chứng từ đủ 60 tháng trở lên 2 Ill Nhóm tiêu chí về sự cần thiết và tính khả thi của Đề án 20 1 Đánh giá được sự cần thiết thành lập Văn phòng công chứng (gắn với nhu cầu công chứng, điều kiện phát triển kinh tế - xã hội tại địa bàn cấp huyện nơi đặt trụ sở Văn phòng công chứng, có số liệu cụ thể để chứng minh) 12 2 Về quy trình nghiệp vụ và lưu trữ 8 - Xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng chặt chẽ, đúng quy định pháp luật 4 - Xây dựng quy trình lưu trữ khoa học, đúng quy định pháp luật 2 - Xác định được thời gian, tiến độ, biện pháp bảo đảm thực hiện đầy đủ nội dung được quy định tại Phụ lục này 2