128/QĐ-TCTDTT

Quyết định 128/QĐ-TCTDTT năm 2015 về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH TỔNG CỤC THỂ DỤC THỂ THA O -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 128 /QĐ- TCTDTT Hà Nội, ngày 13 tháng 0 2 năm 201 5 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TỔNG CỤC THỂ DỤC THỂ THAO TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THỂ DỤC THỂ THAO Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn cứ Pháp lệnh Bảo vê Bí mật nhà nước ngày 28 tháng 12 năm 2000; Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 2 năm 2010 của Chỉnh phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; Căn cứ Quyết định số 22/2014/QĐ-TTg ngày 13 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thể dục thể thao trực thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nôi vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; Xét đề nghị của Chánh Văn phòng, QUYẾT ĐỊNH Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 867/QĐ-TCTDTT ngày 29 tháng 06 năm 2009 của Tổng cục Thể dục thể thao ban hành Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Thể dục thể thao. Điều 3. Chánh Văn phòng Tổng cục, Thủ trưởng các đơn vị và cán bộ công chức, viên chức thuộc Tổng cục Thể dục thể thao chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./. Nơi nhận: - Như Điều 3; - Tổng cục trưởng, các phó tổng cục trưởng; - Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn TN; - Lưu: VT, VP. TỔNG CỤC TRƯỞNG Vương Bích Thắng QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TỔNG CỤC THỂ DỤC THỂ THAO (Ban hành theo Quyết định số 128/QĐ-TCTDTT ngày 13 tháng 02 năm 2015 của Tổng cục Thể dục thể thao) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng 1. Quy chế này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo của Tổng cục Thể dục thể thao (viết gọn là Tổng cục) để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Tổng cục. 2. Quy chế này áp dụng thống nhất trong các cơ quan, đơn vị thuộc Tổng cục (viết gọn là đơn vị). 3. Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác được hình thành trong quá trình hoạt động của Tổng cục, đơn vị; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục, đơn vị; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. 4. Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Tổng cục, đơn vị. Điều 2. Giải thích từ ngữ 1. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến Tổng cục, đơn vị. 2. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do Tổng cục, đơn vị phát hành. 3. Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản. 4. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được Bộ, đơn vị ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. 5. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được Tổng cục, đơn vị ban hành. 6. Bản sao y bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính. 7. Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính. 8. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao lục phải được thực hiện từ bản sao y bản chính. 9. Danh mục hồ sơ là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của Tổng cục, đơn vị trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ. 10. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cá nhân. 11. Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của đơn vị và cá nhân. 12. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của đơn vị, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. 13. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ Tổng cục, đơn vị và Lưu trữ lịch sử. 14. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của Tổng cục, đơn vị, cá nhân. 15. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị. Điều 3. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ 1. Chánh Văn phòng Tổng cục thực hiện chức năng tham mưu giúp Tổng cục trưởng quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục; trực tiếp tổ chức, quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Tổng cục. 2. Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị theo quy định của pháp luật hiện hành; nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ. 3. Trưởng phòng Văn thư, lưu trữ Văn phòng Tổng cục giúp Chánh Văn phòng Tổng cục trực tiếp kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Tổng cục, đồng thời hướng dẫn kiểm tra nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ các đơn vị trực thuộc. Trưởng phòng Văn thư, lưu trữ đơn vị giúp thủ trưởng đơn vị trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị. 4. Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc Tổng cục trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ chịu trách nhiệm thực hiện các quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Điều 4. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục, đơn vị phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch. Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục 1. SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 5. Hình thức văn bản Văn bản của Tổng cục được ban hành dưới các hình thức sau: 1. Văn bản hành chính cá biệt: Quyết định, Chỉ thị 2. Văn bản hành chính thông thường: Thông báo, báo cáo, công văn, tờ trình, đề án, kế hoạch, phương án, chương trình, biên bản, hợp đồng, công điện, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm, phiếu gửi, phiếu chuyển, giấy biên nhận hồ sơ. 3. Văn bản chuyên môn: Điều lệ, Luật thi đấu các môn Thể thao. 4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài. Điều 6. Thể thức văn bản 1. Văn bản hành chính cá biệt, văn bản hành chính thông thường, văn bản chuyên môn Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; 2. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật. a) Công văn, công hàm, thư mời, điện thư chính thức gửi đi các Đại sứ quán nước ngoài, các tổ chức quốc tế hoặc tổ chức, cá nhân nước ngoài phải được viết bằng tiếng Việt và có bản dịch (không chính thức) bằng tiếng Anh hoặc bằng thứ tiếng nước ngoài tương ứng mà nơi nhận văn bản thường dùng để giao dịch với các cơ quan của Việt Nam; b) Điện thư giao dịch để xử lý công việc, tài liệu, công văn mang tính trao đổi thông tin không chính thức có thể viết bằng tiếng nước ngoài tương ứng hoặc một thứ tiếng thông dụng khác; c) Các tài liệu dự án với nước ngoài phải soạn thảo bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài tương ứng. Điều 7. Soạn thảo văn bản 1. Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản quy định chi tiết thi hành Luật. 2. Văn bản hành chính cá biệt, văn bản hành chính thông thường, văn bản chuyên môn, văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài: a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo Tổng cục, Thủ trưởng đơn vị giao đơn vị hoặc cán bộ, công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản; b) Đơn vị hoặc cán bộ, công chức, viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: - Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận của văn bản; - Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo Tổng cục, Thủ trưởng đơn vị tham khảo ý kiến của đơn vị hoặc cán bộ, công chức, viên chức có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo; - Trình duyệt dự thảo văn bản. c) Trường hợp người đánh máy không phải là người trực tiếp soạn thảo văn bản. Việc đánh máy phải đảm bảo đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp có điểm chưa rõ ràng thì người đánh máy trao đổi, xin ý kiến người soạn thảo hoặc người duyệt văn bản đó. Điều 8. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt 1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản. 2. Trường hợp dự thảo đã được lãnh đạo Tổng cục hoặc Thủ trưởng đơn vị phê duyệt, nếu thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung vào dự thảo, đơn vị hoặc cán bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung vào văn bản. Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 1. Thủ trưởng đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định. 2. Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Văn thư, lưu trữ kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản. Điều 10. Ký tắt 1. Văn bản trình lãnh đạo Tổng cục ký ban hành phải do Thủ trưởng đơn vị ký tắt vào cuối nội dung văn bản (cấp phó chỉ ký tắt các văn bản thuộc mảng việc được phân công hoặc được uỷ quyền khi cấp trưởng đi vắng). 2. Văn bản do Thủ trưởng đơn vị ký ban hành, Trưởng phòng (đối với đơn vị có phòng phụ trách) hoặc cán bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ soạn thảo phải ký tắt vào cuối của nội dung văn bản. 3. Văn bản của các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp trình lãnh đạo Tổng cục ký ban hành phải do Thủ trưởng đơn vị ký tắt vào cuối nội dung văn bản và phải có ý kiến, chữ ký tắt của lãnh đạo Vụ chức năng quản lý về lĩnh vực đó. Trường hợp không thuộc phạm vi tham mưu quản lý của Vụ, phải có ý kiến và chữ ký tắt của Chánh Văn phòng Tổng cục vào cuối nội dung văn bản (Quy chế làm việc của Tổng cục). 4. Phụ lục của văn bản phải do người ký tắt văn bản ký. Điều 11. Ký văn bản 1. Thẩm quyền ký ban hành văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của Tổng cục, Quy chế làm việc của đơn vị. Người ký phải ký đúng quyền hạn, không ký vượt cấp và chịu trách nhiệm về những văn bản do mình ký. Chữ ký trong văn bản phải đúng mẫu chữ ký đã đăng ký. 2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền a) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau: - Trường hợp cấp phó (kể cả cấp phó được giao phụ trách) ký thay cấp trưởng, phải ghi chữ viết tắt "KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của cấp trưởng; - Trường hợp ký thừa lệnh Thủ trưởng, phải ghi chữ viết tắt "TL." (thừa lệnh) vào trước chức vụ của Thủ trưởng; - Trường hợp ký thừa ủy quyền Thủ trưởng, phải ghi chữ viết tắt "TƯQ." (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ Thủ trưởng. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác; - Trường hợp ký thay mặt tập thể, phải ghi chữ viết tắt "TM." (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo, b) Chức vụ của người ký: - Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản. Chỉ ghi chức danh như Tổng cục trưởng, Phó Tổng cục trưởng, Giám đốc, Phó Giám đốc...; không ghi những chức vụ Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách; không ghi lại tên Tổng cục, đơn vị, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều ngành ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa uỷ quyền do đơn vị quy định cụ thể bằng văn bản; - Chức danh ghi trên văn bản của các tổ chức tư vấn như Ban, Hội đồng của Nhà nước hoặc của Tổng cục, đơn vị ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban, Hội đồng đó. Đối với những Ban, Hội đồng không được phép sử dụng con dấu của Tổng cục, đơn vị, chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng, không được ghi chức vụ trong đơn vị. Trường hợp Ban hoặc Hội đồng được phép sử dụng con dấu của Tổng cục, đơn vị, có thể ghi chức danh lãnh đạo ở dưới chữ ký, trên họ và tên của người ký; c) Họ và tên bao gồm: Họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Đối với những văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, trước họ và tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu khác (GS, TS,...). 3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ và các loại mực dễ phai để ký văn bản. Điều 12. Bản sao văn bản 1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao. 2. Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ. 3. Việc sao y bản chính, sao lục và trích sao văn bản do Chánh Văn phòng Tổng cục, Thủ trưởng đơn vị quyết định (trừ văn bản mật, tối mật, tuyệt mật thực hiện theo quy định của Nhà nước về quản lý công văn, tài liệu mật). Thủ trưởng đơn vị ký sao và nhân bản theo nơi nhận những văn bản có nội dung thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực được phân công. 4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính. 5. Bản sao, chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo đúng quy định chỉ có giá trị thông tin, tham khảo. 6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài Bộ, đơn vị những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp những ý kiến của lãnh đạo Bộ hoặc Thủ trưởng đơn vị ghi bên lề văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thế chế hóa bằng văn bản hành chính. Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 13. Nguyên tắc chung 1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến phải được quản lý tập trung thống nhất tại Văn thư Tổng cục, Văn thư đơn vị (viết gọn là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức không có trách nhiệm giải quyết. 2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (viết gọn là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. 3. Văn bản, tài liệu có nội dung bí mật nhà nước (viết gọn là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Tổng cục Thể dục thể thao. Điều 14. Trình tự quản lý vãn bản đến Tất cả văn bản đến phải được quản lý theo trình tự sau: 1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; 2. Trình, chuyển giao văn bản đến; 3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Điều 15. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, đều phải tập trung tại Văn thư. Người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), đối chiếu với nơi gửi trước khi ký nhận. Cán bộ, công chức, viên chức văn thư (viết gọn là cán bộ văn thư) có trách nhiệm bóc bì, phân loại, vào số, đăng ký số văn bản đến. Trường hợp phát hiện sai sót, cán bộ văn thư phải kịp thời thông báo cho nơi gửi và báo cáo Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính xem xét giải quyết. 2. Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu “Đen”; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”. Khi nhận được bản chính phải làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng) (Mẫu 1 Phụ lục 1). 3. Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy tính (Mẫu 2 Phụ lục 1). 4. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ, bảo vệ đơn vị có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Thủ trưởng đơn vị hoặc Chánh Văn phòng Tổng cục (đối với các văn bản đến Tổng cục) để xử lý. 5. Văn bản mật đến được đăng ký vào sổ riêng hoặc sử dụng phần mềm trên máy tính không được nối mạng LAN và Internet. Điều 16. Trình, chuyển giao văn bản đến 1. Văn bản đến sau khi đăng ký tại Văn thư, kịp thời trình người có thẩm quyền hoặc đơn vị có chức năng cho ý kiến xử lý. Văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được (Mẫu 3 Phụ lục I). 2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, cán bộ văn thư vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính để chuyển tiếp theo ý kiến chỉ đạo hoặc lưu tại Văn thư. 3. Việc chuyển giao văn bản đến phải đảm bảo chính xác, kịp thời, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. 4. Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các đơn vị lập sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp (Mẫu 4 Phụ lục I). Điều 17. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 1. Sau khi nhận văn bản đến, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạo Tổng cục, Thủ trưởng đơn vị; đảm bảo đúng thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật (Mẫu 5 Phụ lục I). 2. Trường hợp văn bản đến không có thời hạn trả lời, thì hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của Tổng cục, Quy chế làm việc của đơn vị. 3. Cán bộ văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định. 4. Chánh Văn phòng Tổng cục có trách nhiệm tổng hợp tình hình giải quyết văn bản đã chuyển đến các đơn vị; đôn đốc xử lý văn bản và giải quyết công việc theo sự chỉ đạo của lãnh đạo Tổng cục. Hàng tuần, báo cáo lãnh đạo Tổng cục về việc xử lý văn bản, thông báo tại cuộc họp giao ban định kỳ của Tổng cục. Điều 18. Trình tự giải quyết văn bản đi Tất cả văn bản đi được quản lý theo trình tự sau: 1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản. 2. Đăng ký văn bản đi. 3. Nhân bản, đóng dấu đơn vị và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có). 4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 5. Lưu văn bản đi. Điều 19. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản 1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trước khi phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót phải kịp thời báo cáo Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính xem xét, giải quyết. 2. Ghi số và ngày, tháng, năm ban hành văn bản a) Ghi số của văn bản - Tất cả văn bản đi được ghi số theo hệ thống số chung của đơn vị do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; - Ghi số văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Điều 7 Thông tư số 25/2011/TT-BTP và đăng ký riêng; - Ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV; - Không cấp số văn bản trước. b) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản - Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ. Điều 20. Đăng ký văn bản đi 1. Văn bản đi được đăng ký vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính, ghi ngày, tháng (với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10, tháng nhỏ hơn 3 phải ghi thêm số 0 ở trước). Toàn bộ cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải in và đóng thành sổ quản lý văn bản đi. 2. Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, đơn vị quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp (Mẫu 1 Phụ lục II). 3. Văn bản mật đi được đăng ký và quản lý theo sổ riêng. Điều 21. Nhân bản, đóng dấu đơn vị và dấu mức độ mật, khẩn 1. Nhân bản a) Đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm nhân bản văn bản. Số lượng văn bản nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận; b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, tham khảo hoặc thay cho báo cáo công việc; c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng quy định; d) Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của lãnh đạo Tổng cục, Thủ trưởng đơn vị và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước, Thông tư số 09/2014/TT-BVHTTDL ngày 20 tháng 9 năm 2014 của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch. 2. Đóng dấu a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định; b) Cán bộ văn thư chỉ đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản; c) Khi dấu đóng lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái; d) Đóng dấu phụ lục: Đóng dấu tên đơn vị vào góc trên bên trái, trùm lên một phần tên đơn vị hoặc tên của phụ lục khoảng 1/3 đường kính con dấu; đ) Đóng dấu giáp lai: Neu phụ lục văn bản có từ 2 tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần tờ giấy, mỗi dấu giáp lai đóng không quá 5 trang văn bản. 3. Đóng dấu độ khẩn, mật a) Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ. b) Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TỐI MẬT, TUYỆT MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP; c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c Khoản 2 Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ. Điều 22. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 1. Làm thủ tục phát hành văn bản a) Lựa chọn bì (Mẫu 2 Phụ lục II); b) Viết bì; c) Vào bì và dán bì; d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có). 2. Chuyển phát văn bản đi a) Văn bản đã thực hiện đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; b) Đối với những văn bản “HẸN GIỜ”, “HOẢ TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính; c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận vào sổ (Mẫu 3 Phụ lục II); d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào Sổ chuyển giao văn bản (Mẫu 4 Phụ lục II); đ) Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng trong ngày làm việc và phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ; e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP, Mục 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11). 3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi a) Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cán bộ, công chức, viên chức soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định; c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc; d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính để xử lý. Điều 23. Lưu văn bản đi 1. Mỗi văn bản đi phải được lưu 02 bản và các phụ lục kèm theo (nếu có); 01 bản gốc lưu tại Văn thư và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc. 2. Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký. 3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước. 4. Các văn bản liên Bộ, ngành không lấy số tại Văn thư, sau khi đóng dấu cán bộ văn thư có trách nhiệm lưu bản chính hoặc bản sao hợp pháp. 5. Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của đơn vị. Mục 3. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ BỘ, ĐƠN VỊ Điều 24. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập 1. Nội dung việc lập hồ sơ a) Mở hồ sơ Căn cứ Danh mục hồ sơ của đơn vị hoặc thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Trong quá trình giải quyết công việc, cán bộ, công chức, viên chức sẽ tiếp tục đưa các văn bản, tài liệu hình thành có liên quan vào hồ sơ (Mẫu 1 Phụ lục III). b) Thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ - Cán bộ công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc vào bìa hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình; - Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản... Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. c) Kết thúc và biên mục hồ sơ - Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra bản trùng thừa, bản nháp, các tài liệu không cần thiết; - Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải đánh số tờ khi biên mục hồ sơ; - Nếu hết năm công việc chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ. Hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau. 2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành hồ sơ; b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; c) Văn bản trong hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng đều. Điều 25. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ 1. Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức a) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục hoặc Lưu trữ đơn vị (viết gọn là Lưu trữ Tổng cục, đơn vị) theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu, phải thông báo bằng văn bản cho Văn phòng Tổng cục, đơn vị biết và phải được sự đồng ý của Thủ trưởng đơn vị, thời hạn giữ lại không quá 2 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu. b) Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị công tác hoặc người kế nhiệm; không được giữ hồ sơ, tài liệu của đơn vị làm của riêng và mang sang cơ quan, đơn vị khác. 2. Thời hạn giao nộp a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc; trừ trường hợp quy định tại Điểm b Khoản này; b) Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản. 3. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ Hồ sơ, tài liệu nộp lưu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau: a) Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cán bộ, công chức, viên chức được giữ lại và có thể tự hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành; b) Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong; c) Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì); d) Các văn bản, tài liệu gửi để biết, tham khảo. 4. Thủ tục giao nhận Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, công chức, viên chức phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu”. Lưu trữ Tổng cục, đơn vị và bên giao tài liệu giữ mỗi loại 01 bản (Mẫu 2, 3 Phụ lục III). Điều 26. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ Tổng cục, đơn vị 1. Chánh Văn phòng Tổng cục Tham mưu giúp Tổng cục trưởng chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ Tổng cục. 2. Thủ trưởng đơn vị Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ đơn vị. 3. Trưởng phòng Văn thư lưu trữ a) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục, đơn vị. - Xây dựng và trình Thủ trưởng đơn vị ban hành Danh mục hồ sơ của đơn vị; - Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ đơn vị. b) Tham mưu cho Thủ trưởng đơn vị trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc, 4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết; giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định; 5. Trách nhiệm của cán bộ văn thư, lưu trữ Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục, đơn vị theo đúng quy định của Nhà nước. Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 27. Quản lý con dấu 1. Chánh Văn phòng Tổng cục chịu trách nhiệm trước Tổng cục trưởng việc quản lý và sử dụng con dấu của Tổng cục, Văn phòng Tổng cục, Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm trước Tổng cục trưởng việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng). 2. Con dấu của Tổng cục, Văn phòng, con dấu đơn vị được giao cho cán bộ văn thư quản lý. Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng đơn vị việc sử dụng con dấu, phải thực hiện những quy định sau: a) Con dấu phải được bảo quản an toàn tại phòng làm việc của cán bộ văn thư. Khi đóng dấu xong, con dấu được cất ngay vào tủ. Nếu ra ngoài phòng làm việc, cán bộ văn thư phải khóa tủ dấu. b) Trường hợp đặc biệt, cần đưa con dấu ra khỏi trụ sở cơ quan phải được sự đồng ý bằng văn bản của Thủ trưởng đơn vị. Thủ trưởng đơn vị phê duyệt và người mang con dấu ra khỏi trụ sở cơ quan phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. c) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. 3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, cán bộ văn thư phải báo cáo người có trách nhiệm làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, Thủ trưởng đơn vị phải báo cáo lãnh đạo Bộ và thông báo với cơ quan công an phường, xã nơi xảy ra mất con dấu để lập biên bản. 4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới. Đối với đơn vị giải thể có con dấu riêng, Vụ Tổ chức cán bộ có trách nhiệm thu hồi con dấu của đơn vị giải thể. Điều 28. Sử dụng con dấu 1. Chỉ đóng dấu vào các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền. 2. Cán bộ văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của Tổng cục, đơn vị. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền. 3. Những văn bản được đóng dấu của Tổng cục: Văn bản do Tổng cục trưởng ký; các Phó Tổng cục ký thay, Thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh Tổng cục trưởng; người được Tổng cục trưởng uỷ quyền (TƯQ,); các trường hợp ký TƯQ của Tổng cục trưởng phải được Tổng cục trưởng ủy quyền từng việc cụ thể bằng văn bản. 4. Văn bản của các Vụ để thông tin, xin ý kiến, trao đổi những vấn đề trong phạm vi nội bộ cơ quan Tổng cục thì Vụ trưởng ký trực tiếp, không ký thừa lệnh Bộ trưởng, không đóng dấu Quốc huy. 5. Những văn bản đóng dấu của đơn vị do Thủ trưởng đơn vị ký và ủy quyền ký. Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 29. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Tổng cục, đơn vị Hàng năm, cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ (viết gọn là cán bộ lưu trữ) có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ, cụ thể: 1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu. 2. Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ Bộ, đơn vị; chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. 3. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu. 4. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu. Điều 30. Quản lý hồ sơ, tài liệu của các đơn vị khi chia, tách, sáp nhập và giải thể Tài liệu của các đơn vị khi chia, tách, sáp nhập và giải thể thực hiện theo Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước. Điều 31. Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Bộ, đơn vị phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ. 1. Nguyên tắc a) Không phân tán phông lưu trữ; b) Khi phân loại, lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập); c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của Tổng cục, đơn vị. 2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh; b) Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu; đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị. Điều 32. Xác định giá trị tài liệu 1. Trưởng phòng Văn thư lưu trữ có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng Tổng cục xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình lãnh đạo Tổng cục ban hành. 2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể; b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Điều 33. Hội đồng xác định giá trị tài liệu 1. Nhiệm vụ Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo Tổng cục (đối với cơ quan Tổng cục), Thủ trưởng đơn vị (đối với đơn vị) trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử đối với Tổng cục, lựa chọn tài liệu lưu trữ nộp vào lưu trữ đơn vị và loại tài liệu hết giá trị. 2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do lãnh đạo Tổng cục, Thủ trưởng đơn vị quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm: a) Tại cơ quan Tổng cục: - Chánh Văn phòng - Chủ tịch Hội đồng; - Đại diện Lưu trữ - ủy viên (kiêm Thư ký Hội đồng); - Thủ trưởng đơn vị có tài liệu - ủy viên. b) Tại đơn vị: - Thủ trưởng đơn vị - Chủ tịch Hội đồng; - Đại diện Lưu trữ - ủy viên (kiêm Thư ký Hội đồng); - Trưởng phòng, ban có tài liệu - ủy viên. 3. Phương thức làm việc a) Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu Danh mục tài liệu hết giá trị với Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại. Kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần); b) Hội đồng thảo luận tập thể, kết luận theo đa số, các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình lãnh đạo Tổng cục, Thủ trưởng đơn vị quyết định, Biên bản cuộc họp có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng và được lập thành 02 bản, 01 bản lưu tại hồ sơ hủy tài liệu, 01 bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm định tài liệu hết giá trị. Điều 34. Hủy tài liệu hết giá trị 1. Nghiêm cấm các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức tự hủy hồ sơ, tài liệu dưới bất kỳ hình thức nào. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản. 2. Quy trình hủy tài liệu: a) Lập Danh mục tài liệu hết giá trị và viết Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; b) Trình lãnh đạo Tổng cục, Thủ trưởng đơn vị hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị; c) Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện việc xét hủy tài liệu hết giá trị; d) Thẩm định tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy; đ) Hoàn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị; e) Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị; g) Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Điều 35. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị 1. Lãnh đạo Tổng cục thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại Tổng cục sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của cơ quan quản lý nhà nước về văn thư và lưu trữ ở trung ương. 2. Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Tổng cục không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của đơn vị sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Phòng Văn thư, lưu trữ Tổng cục. Điều 36. Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị 1. Hồ sơ tiêu hủy tài liệu bao gồm: a) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu; b) Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh (Mẫu 1, 2 Phụ lục IV); c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu (Mẫu 3 Phụ lục IV); d) Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị; đ) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của đơn vị có tài liệu hết giá trị (Mẫu 4 Phụ lục IV); e) Văn bản của cấp có thẩm quyền về việc thẩm định tài liệu hết giá trị; g) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị (Mẫu 5 Phụ lục IV); h) Biên bản bàn giao tài liệu hủy (Mẫu 6 Phụ lục IV); i) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị (Mẫu 7 Phụ lục IV); k) Các tài liệu khác có liên quan. 2. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại Lưu trữ Tổng cục, đơn vị trong thời hạn ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu. Điều 37. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử 1. Tổng cục là nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, Chánh Văn phòng Tổng cục có trách nhiệm giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định tại Khoản 3, 4 Điều này. 2. Thủ tục và thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu thực hiện theo quy định của cơ quan quản lý nhà nước về văn thư và lưu trữ ở trung ương. 3. Thời hạn giao nộp: Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu có trách nhiệm nộp tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử. 4. “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thành 02 bản theo mẫu thống nhất do Nhà nước quy định. Lưu trữ Bộ, đơn vị giữ 01 bản và Lưu trữ lịch sử giữ 01 bản (Mẫu 1, 2 Phụ lục V). Mục 2. BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 38. Bảo quản tài liệu lưu trữ 1. Nguyên tắc a) Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ Tổng cục, đơn vị do cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu; b) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ Tổng cục, đơn vị và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn tài liệu. 2. Trách nhiệm a) Chánh Văn phòng Tổng cục, Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy trình về bảo quản tài liệu lưu trữ: - Bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; - Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; - Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; - Duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ. b) Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm: - Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; - Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu, làm vệ sinh kho và tài liệu lưu trữ; - Lập danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ mức độ mật đã được giải mật. Điều 39. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu 1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong và ngoài Tổng cục và các tổ chức, cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng. 2. Cán bộ, công chức, viên chức ngoài Tổng cục nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Văn thư, lưu trữ đồng ý. 3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu (đối với người nước ngoài) và phải được Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng đồng ý. 4. Trường hợp đặc biệt do nhu cầu công tác, người mượn tài liệu cần sử dụng tài liệu ở ngoài phòng đọc, phải được Chánh Văn phòng Tổng cục hoặc Thủ trưởng đơn vị quản lý tài liệu cho phép bằng văn bản. Người mượn tài liệu phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tài liệu và trả đúng hạn. 5. Đơn vị, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về bảo mật thông tin. Điều 40. Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ. 2. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu. 3. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ. Điều 41. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho Lưu trữ Tổng cục. a) Chánh Văn phòng Tổng cục cho phép sử dụng tài liệu loại mật; b) Trưởng phòng Văn thư, lưu trữ cho phép sử dụng tài liệu loại thường. 2. Tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ đơn vị. a) Thủ trưởng đơn vị cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại mật; b) Trưởng phòng Văn thư, lưu trữ cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại thường. 3. Việc sao chụp tài liệu lưu trữ phải được người có thẩm quyền cho phép sử dụng duyệt. Điều 42. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Lưu trữ phải có Nội quy Phòng đọc, bao gồm các nội dung sau: a) Thời gian phục vụ độc giả; b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu; c) Những vật dụng không được mang vào Phòng đọc; d) Độc giả phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của cán bộ lưu trữ; không được tự ý sao, chụp tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra tìm khi chưa được phép; đ) Độc giả thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; quy định về sử dụng tài liệu; quy định về phòng chống cháy, nổ. 2. Cán bộ lưu trữ phải lập sổ nhập, xuất tài liệu; sổ đăng ký mục lục hồ sơ và Số đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu. Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 43. Trách nhiệm thực hiện 1. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện các quy định tại Quy chế này và xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị. 2. Chánh Văn phòng Tổng cục có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục. 3. Trong quá trình thực hiện Quy chế này, nếu phát hiện quy định không hợp lý hoặc có vướng mắc, Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm báo cáo Bộ trưởng để nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung. FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN