1310/QĐ-UBND

Quyết định 1310/QĐ-UBND năm 2015 phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ trên địa bàn tỉnh Ninh Bình đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH BÌNH ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- S ố: 1310 /QĐ-UBND Ninh Bình, ngày 26 tháng 11 năm 2015 QUYẾT ĐỊNH PHÊ DUYỆT QUY HOẠCH NGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH BÌNH ĐẾN NĂM 2020, TẦM NHÌN ĐẾN NĂM 2030 ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH BÌNH Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003; Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ; Căn cứ Thông tư s ố 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Thực hiện Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ về phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, L ưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030; Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 429/TTr-SNV ngày 17 tháng 11 năm 2015, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ trên địa bàn tỉnh Ninh Bình đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 (có Quy hoạch kèm theo). Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành. Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các Sở, Ban, ngành thuộc tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Như Điều 3; - Cục VT và LTNN, Bộ Nội vụ (b/c); - TT Tỉnh ủy, TT HĐND T ỉ nh (b/c); - Chủ tịch và các PCT UBND tỉnh; - Lưu: VT, VP4, VP5, VP7. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Lê Văn Dung QUY HOẠCH NGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH BÌNH ĐẾN NĂM 2020, TẦM NHÌN ĐẾN NĂM 2030 (Ban hành kèm theo Quyết định số 1310 /2015/QĐ-UBND ngày 26 tháng 11 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình) I. Quan điểm, mục tiêu 1. Quan điểm - Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ được xây dựng trên cơ sở tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm thực tế công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh trong thời gian qua, kế thừa và phát huy hiệu quả hoạt động của ngành theo từng giai đoạn, phù hợp với Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội giai đoạn 2011-2020 của tỉnh; Hoàn thành tốt các mục tiêu của Kế hoạch phát triển ngành Nội vụ; - Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ phải có tầm nhìn dài hạn và có lộ trình thích h ợ p theo yêu cầu phát triển của từng giai đoạn; phải phù hợp với yêu cầu thực tế chuyên môn, nghiệp vụ, khoa học công nghệ về công tác văn thư, lưu trữ. 2. M ụ c tiêu a) Mục tiêu tổng quát - Quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh; bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc; - Định hướng sự phát triển của công tác văn thư, lưu trữ đến năm 2020 nhằm góp phần cung cấp thông tin làm căn cứ để các cơ quan quản lý Nhà nước xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá trình đầu tư phát triển đúng định hướng của tỉnh, góp ph ầ n thực hiện thành công chi ế n lược phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh trong những năm tiếp theo; - Tạo cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, đầy đủ để quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, làm căn cứ cho các cơ quan, tổ chức trong bộ máy Nhà nước trên địa bàn tỉnh chủ động xây dựng kế hoạch hàng năm, xây dựng và phê duyệt các dự án đầu tư phát triển về lĩnh vực văn thư, lưu trữ. b) Mục tiêu cụ thể - Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đ ể quản lý công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa của tỉnh; - Hoàn thiện hệ thống tổ chức bộ máy làm nhiệm vụ văn thư, lưu trữ từ cấp tỉnh đến cấp cơ sở để thực hiện chức năng quản lý thống nhất công tác này; - Xây dựng đội ngũ công chức, viên chức đảm nhiệm công tác văn thư, l ưu trữ có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, có tính chuyên nghiệp hóa cao và có trình độ chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra trong tình hình mới; - Xây dựng hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện đáp ứng yêu cầu quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ; bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ của địa phương; - Nghiên cứu và ứng dụng khoa học công ng hệ thông tin đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ. II. Các nội dung chủ yếu Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ 1. Xây dựng hệ thống văn bản quản lý, nghiệp vụ kỹ thuật về công tác văn thư, lưu trữ Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ của địa phương trên cơ sở cụ thể hóa, tri ể n khai các văn bản của trung ương nhằm điều chỉnh toàn diện các hoạt động quản lý thống nhất công tác văn thư, l ưu trữ theo hướng hiện đại. Đ ế n năm 2020, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ của tỉnh cơ bản được hoàn chỉnh (Danh mục các văn bản cụ thể tại Phụ lục I kèm theo quyết định này) . 2. Dự báo chung về ch ỉ tiêu sự nghiệp văn thư, lưu trữ a) V ề công tác văn thư Đ ế n năm 2020, đảm bảo đạt một số chỉ tiêu cơ bản: + 100% các cơ quan, đơn vị, địa phương ban hành đầy đủ các các văn bản quy định về văn thư, lưu trữ: Quy chế văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ cơ quan; danh mục thành phần lưu nộp; bảng thời hạn bảo quản tài liệu …… + 100% các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến theo đúng quy định; + 100% các Sở, ban, ngành, các huyện, thành phố ứng dụng công ng hệ thông tin trong việc quản lý văn bản đi, văn bản đến nh ằ m nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc; + 100% các cơ quan, đơn vị, địa p hương triển khai duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử (Email) phục vụ cho việc trao đ ổ i, chia sẻ thông tin nội bộ bảo đảm nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả. + 100% cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc trong quá trình giải quyết công việc đối với tài liệu giấy và tài liệu trong môi trường mạng; Đ ế n năm 2030, các cơ quan, đơn vị, địa phương tiếp tục duy trì, đảm bảo các chỉ tiêu trên. b) V ề công tác l ưu trữ Đ ế n hết năm 2024, hoàn thành việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng theo Quyết định số 25/QĐ- UBND ngày 13/01/2014 của UBND tỉnh về việc Phê duyệt Đề án Chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu tr ữ tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2015-2024; năm 2025 xây dựng Đề án chỉnh lý tài liệu giai đoạn chuyển tiếp; triển khai thực hiện Đề án xây dựng kho Lưu tr ữ chuyên dụng của tỉnh; xây dựng và thực hiện Đề án tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu l ưu trữ lịch sử, Đề án sưu tầm tài liệu quý, hiếm. - Tại Lưu trữ lịch sử tỉnh: + Đ ế n năm 2020, tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh: 100% tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh, khoảng 1.500 mét giá, trong đó khoảng 1.500.000 trang tài liệu được số hóa, 30% hồ sơ lưu trữ được khai thác, sử dụng, 5% hồ sơ tài liệu công b ố , tri ể n lãm giới thiệu công chúng, bình quân phục vụ 500 lượt người/năm đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. + Đ ế n năm 2030, số lượng tài liệu bảo quản tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh khoảng 2.500 mét giá, trong đó 4.500.000 trang tài liệu được số hóa, 50% hồ sơ lưu trữ được khai thác, sử dụng, 10% hồ sơ tài liệu công bố, triển lãm giới thiệu công chúng, bình quân phục vụ 800 lượt người/năm đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, trong đó 20% thông tin, tài liệu lưu trữ được cung cấp trên mạng của ngành văn thư, l ưu trữ đ ể phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng. - Tại các Sở, ban, ngành cấp tỉnh, UBND cấp huyện, c ấ p xã + Đ ế n năm 2020: Tại các Sở, ban, ngành cấp tỉnh, UBND cấp huyện: thu thập đầy đủ tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho Lưu trữ cơ quan, trong đó có 80% tài liệu được chỉnh lý khoa học, đưa vào bảo quản trong kho Lưu trữ và tổ chức phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng; trong đó có 10% đơn vị trang bị được phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu lưu trữ. Tại các đơn vị trực thuộc các Sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND cấp huyện, UBND cấp xã: thu thập đầy đủ tài liệu đến hạn nộp lưu và phấn đấu 40% tài liệu được chỉnh lý khoa học và phục vụ kịp thời các nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. + Đến năm 2030: Tại các Sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND cấp huyện: 100% tài liệu được chỉnh lý khoa học và đưa vào bảo quản trong kho Lưu trữ, không còn tình trạng tài liệu lưu trữ tích đống, bó gói tại các phòng chuyên môn; trong đó có 50% đơn vị trang bị được phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu lưu trữ; 20% hồ sơ tài liệu lưu trữ được tổ chức khai thác, sử dụng, phục vụ nhu cầu của độc giả. Tại các đơn vị trực thuộc các Sở, ban, ngành cấp tỉnh và UBND cấp huyện, UBND cấp xã: thu thập đầy đủ nguồn tài liệu đến hạn nộp lưu, phấn đấu 80% tài liệu được chỉnh lý khoa học và phục vụ kịp thời các nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; riêng các xã, phường, thị trấn phấn đấu bình quân mỗi năm thu thập được khoảng 02 mét tài liệu đã chỉnh lý khoa học và đưa vào bảo quản tại kho Lưu trữ xã theo quy định hiện hành. 3. Quy hoạch hệ thống tổ chức bộ máy ngành Văn thư L ưu trữ Xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy đủ điều kiện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu tr ữ trong phạm vi toàn tỉnh; quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ lịch sử và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật; xây dựng ngành văn thư, lưu trữ t ừ ng bước hiện đại, đưa công ng hệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ; nâng cao năng lực quản lý và khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. a) Cấp tỉnh - Đối với Chi cục Văn thư - Lưu trữ: kiện toàn cơ cấu tổ chức hiện có của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, đảm bảo thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ lịch sử. - Đối với các Sở, ban, n gà nh: kiện toàn bộ phận văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng ( hoặc Phòng Hành ch í nh- Tổ chức ) , đảm bảo thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị. b) Cấp huyện - Ủy ban nhân dân cấp huyện bố trí công chức quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ thuộc Phòng Nội vụ; - Các Phòng, ban, đơn vị thuộc huyện bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, l ưu trữ kiêm nhiệm phù hợp với tổ chức, hoạt động của đơn vị. c) Cấp xã: Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ (công chức V ă n phòng - Thống kê hoặc V ă n hóa - Xã hội) . 4. Xây dựng nhân lực ngành Văn thư, Lưu trữ Xây dựng đội ngũ công chức, viên chức thực hiện công tác quản lý và chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ chuyên nghiệp có trình độ, chuyên môn nghiệp vụ, đạo đức, phẩm chất tốt, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác của ngành. V ề chuyên môn, nghiệp vụ: - Công chức tham mưu, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cấp tỉnh, cấp huyện phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch văn thư, lưu trữ theo quy định (tốt nghiệp đại học trở lên, có chuyên môn, nghiệp vụ chuyên ngành văn thư, l ưu tr ữ hoặc các chuyên ngành về hành chính, văn phòng và những ki ế n thức c ầ n thi ế t khác phù hợp với công việc); - Người làm công tác văn thư, lưu trữ phải có trình độ từ trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ trở lên, nếu tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng hoặc đại học chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; có trình độ về tin học, ngoại ngữ theo quy định chung và những kiến thức khác phù hợp với công việc 5. Hệ thống cơ sở vật chất Ngân sách nhà nước đảm bảo kinh phí cho công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ. Căn cứ tình hình thực tế của địa phương các đơn vị chủ động bố trí kho và các trang thiết bị lưu trữ theo quy định hiện hành. III. Giải pháp thực hiện 1. Đổi m ớ i công tác quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ - Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của Trung ương về công tác văn thư, lưu trữ, Sở Nội vụ tham m ưu cho UBND tỉnh ban hành hệ thống văn bản chỉ đạo, cụ thể hóa và hướng dẫn triển khai các quy định của cấp trên phù hợp với tình hình thực tế tại địa phương; phối hợp với các cấp, các ngành xây dựng kế hoạch cụ thể thực hiện quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ của tỉnh đạt hiệu quả; - Hoàn thiện tổ chức bộ máy, bố trí đủ nhân lực để thực hiện công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; đổi mới phương thức quản lý, nâng cao năng lực và hiệu quả quản lý; đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ b ằ ng các hình thức phù hợp; đưa nội dung công tác văn thư, l ưu trữ vào chương trình đà o tạo, bồi dưỡng các cấp; - Tăng cường sự phối hợp giữa các cấp, các ngành, các địa phương, các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh trong công tác văn thư, lưu trữ; - Ứ ng dụng công ng hệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại, phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội và yêu cầu phát triển của tỉnh; - Tăng cường đầu tư kinh phí để đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ; - Đẩy mạnh việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ công việc, quản lý văn bản đi, đến, quản lý con dấu để tài liệu đưa vào lưu trữ được đầy đủ, khoa học; - Đẩy mạnh xã hội hóa các hoạt động dịch vụ lưu trữ. 2. Đổi mới và nâng cao nhận thức về vai trò của sự phát triển ngành văn thư, lưu trữ đối với sự phát triển chung của tỉnh, cụ thể: - Tuyên truyền, phổ biến về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ, làm cho các tầng lớp nhân dân và các cấp lãnh đạo, các tổ chức, cá nhân tham gia và hoạt động có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ thấy rõ vai trò và trách nhiệm của công tác văn thư trong mỗi cơ quan, tổ chức; việc bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ của toàn xã hội, mang tính xã hội; đặt “phương hướng phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ” là một trong những nội dung cơ bản của phát triển bền vững; - Tăng cường công tác tuyên truyền trong xã hội nhằm nâng cao nhận thức về giá trị của tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ T ổ quốc , bảo vệ chủ quyền quốc gia, từ đó có ý thức cao trong việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập tài liệu; tích cực tuyên truyền, vận động các cá nhân, gia đình, dòng họ hiến tặng, bi ế u cho, ký gửi tài liệu vào lưu trữ lịch sử; - Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ c ô ng chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ bằng các hình thức phù hợp, từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ vào chương trình đào tạo, bồi dưỡng trong hệ thống các trường chuyên nghiệp và các cơ sở đào tạo, bồi d ưỡ ng các cấp. 3. Ứ ng dụng công ng hệ thông tin và khoa học kỹ thuật - Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh. - Xây dựng, phát triển một số phần mềm hệ thống như: phần mềm trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý trình duyệt công văn, văn bản, hồ sơ công việc trên mạng máy tính (eOffice); phần mềm thống kê phông và sưu tập lưu trữ; ph ầ n mềm tra cứu hồ sơ, văn bản của phông lưu trữ; số hóa tài liệu lưu trữ và các biện pháp nhằm hỗ trợ cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu, phục vụ nhu c ầ u chính đáng của cơ quan, tổ chức và công dân. - Đẩy mạnh việc triển khai sử dụng các phần mềm hệ thống trong công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị. - Phát triển nhân lực công ng hệ thông tin trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ; bồi dưỡng công chức, viên chức, nâng cao kỹ năng về công ng hệ thông tin , đáp ứng yêu c ầ u hoạt động chuyên môn của ngành. 4. Đảm bảo cơ s ở vật chất cho sự phát triển ngành văn thư, lưu trữ Căn cứ vào nhu cầu quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ; căn cứ vào các nội dung quy hoạch về cơ sở vật chất, các cơ quan, tổ chức có liên quan trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt các dự án, đề án, b ố trí kinh phí hàng năm, đảm bảo nhu c ầ u phát triển ngành văn thư, lưu tr ữ . 5. Đẩy mạnh xã hội hóa các hoạt động văn thư, lưu trữ - Huy động các nguồn lực từ xã hội, bao gồm tất cả các cơ quan, tổ chức và mỗi cá nhân trong xã hội tham gia ngày càng nhiều hơn vào các hoạt động văn thư, l ưu trữ theo quy định của pháp luật, trong đó tập trung vào việc bảo quản, sưu t ầ m, thu thập tài liệu lưu trữ , nh ấ t là các tài liệu quý, hi ế m. - Tuyên truyền, giáo dục, động viên để mỗi cơ quan, tổ chức, công chức, viên chức và công dân đều coi việc tham gia các hoạt động văn thư, lưu trữ không chỉ là quy ề n lợi mà còn là nghĩa vụ, trách nhiệm đ ố i với xã hội. 6. Tăng cường hợp tác về văn thư, l ưu trữ Đ ẩ y mạnh hợp tác với các cơ quan, đơn vị trong và ngoài tỉnh đ ố i với các hoạt động liên quan đến lĩnh vực văn thư, lưu trữ, không ngừng học hỏi kinh nghiệm, chuyển giao công nghệ về văn thư, lưu trữ, đáp ứng nhu cầu công tác văn thư, lưu trữ trong thời kỳ công nghiệp hóa , hiện đại hóa và hội nhập quốc t ế , tạo điều kiện cho việc sưu tầm, bảo quản tài liệu lưu trữ của tỉnh. IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN 1. Các S ở , ban, ngành và Ủy ban nhân dân cấp huyện - Tổ chức chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị, địa phương. Đẩy mạnh việc ứng dụng công ng hệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ, chú trọng đến công tác lập hồ sơ công việc và các nhiệm vụ khác của ngành như: Thu thập tài liệu vào l ưu trữ cơ quan; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý, bảo quản, phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu và giao nộp h ồ sơ vào Lưu trữ lịch sử đúng quy định. - Xây dựng kế hoạch 5 năm và hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh và tình hình thực tế tại địa phương, đơn vị. - Xây dựng dự toán và bố trí kinh phí hàng năm cho hoạt động văn thư, lưu trữ. 2. S ở Kế hoạch và Đầu tư, S ở Tài chính: Phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan liên quan, tham mưu, cân đối, bố trí ngân sách Nhà nước hàng năm để thực hiện các nội dung của Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đã được Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt. 3. S ở N ộ i v ụ - Là cơ quan thường trực, chủ trì giúp Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức thực hiện Quy hoạch đã được phê duyệt; tuyên truyền, phổ biến, xây dựng kế hoạch 5 năm và hàng năm để thực hiện Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ; xây dựng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt các đề án, dự án đảm bảo nhu cầu về cơ sở vật chất phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ theo các nội dung của Quy hoạch. - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh; định kỳ tổng hợp tình hình thực hiện các nội dung của Quy hoạch, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh. Trên đây là nội dung Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ trên địa bàn tỉnh Ninh Bình đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030./. PHỤ LỤC DANH MỤC HỆ THỐNG VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT VÀ VĂN BẢN HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ VĂN THƯ, LƯU TRỮ DỰ KIẾN BAN HÀNH (Ban hành kèm theo Quyết định số : 1310 /QĐ- UBND ngày 26 tháng 11 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình) STT Danh m ụ c văn bản I C ơ quan quản lý Nhà n ước về văn thư, lưu trữ 1 Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. ( Sửa đổi , bổ sung trong các trường hợp sau: + Cơ quan, tổ chức trong Danh mục nguồn nộp lưu đã ban hành có sự thay đổi về tên gọi nhưng vẫn thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tương ứng; + Khi phạm vi thẩm quyền thu thập tài liệu của lưu trữ lịch sử có thành lập cơ quan, tổ chức mới được xác định thuộc nguồn nộp lưu; + Khi kiểm tr a, khảo sát thực tế phát hiện những cơ quan, tổ chức đủ tiêu chuẩn là nguồn nộp lưu, nhưng chưa có trong Danh mục đã ban hành). 2 Quản lý việc thực hiện chỉnh lý các phông tài liệu nh ằ m đảm bảo an toàn, bí mật và chất lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ. 3 Hướng dẫn việc giao nộp tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. 4 Hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. 5 Hướng dẫn về quản lý, lưu văn bản trên môi trường mạng. 6 Bảng thời hạn bảo quản h ồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức. 7 Văn bản xác định ngu ồ n, thành ph ầ n tài liệu nghe, nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu xây dựng cơ bản nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. 8 Hướng d ẫ n ch ế độ mua, b ồ i dưỡng cho người bán, hi ế n tặng tài liệu quý, hiếm cho Lưu trữ lịch sử tỉnh. 9 Công bố, giới thiệu các danh mục tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh. 10 Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại Lưu trữ lịch sử tỉnh. 11 Hướng dẫn giải mật tài liệu lưu trữ. 12 Hướng dẫn chỉnh lý các loại hình tài liệu. 13 Hướng dẫn về việc tiêu h ủy tài liệu hết giá trị. 14 Hướng dẫn về bảo quản tài liệu lưu trữ. II Các cơ quan, tổ chức , địa phương 1 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ. 2 Danh mục hồ sơ cơ quan và hướng dẫn lập hồ sơ công việc. 3 Quy định danh mục, thành ph ầ n và thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. 4 Quy chế sử dụng tài liệu và nội quy Kho lưu trữ. 5 Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cơ quan. PHỤ LỤC II DỰ KIẾN DANH MỤC CÁC ĐỀ ÁN, DỰ ÁN VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ (Ban hành kèm theo Quyết định số 1310 /QĐ- UBND ngày 26 tháng 11 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình) STT Nội dung 1 Đề án Chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2014-2020 ( Đề án chuyển tiếp). 2 Đề án tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Binh, giai đoạn 2015-2020 ( Đề án chuyển tiếp). 3 Dự án xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng của tỉnh (Dự án chuy ể n tiếp). 4 Đ ề án sưu t ầ m tài liệu lưu trữ quý, hi ế m.