20/2012/QĐ-UBND

Quyết định 20/2012/QĐ-UBND về Quy chế phối hợp tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh Hà Nam ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ NAM -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 20/2012/QĐ-UBND Hà Nam, ngày 14 tháng 9 năm 2012 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ PHỐI HỢP TRA CỨU, XÁC MINH, TRAO ĐỔI, CUNG CẤP THÔNG TIN LÝ LỊCH TƯ PHÁP TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HÀ NAM ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ NAM Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ Luật Lý lịch tư pháp ngày 17 tháng 6 năm 2009; Căn cứ Luật Thi hành án hình sự ngày 17 tháng 6 năm 2010; Căn cứ Nghị định số 111/2010/NĐ-CP ngày 23 tháng 11 năm 2010 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật lý lịch tư pháp; Căn cứ Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP ngày 10 tháng 5 năm 2012 của Bộ Tư pháp, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ Công an, Bộ Quốc phòng hướng dẫn trình tự, thủ tục tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp; Sau khi thống nhất ý kiến với Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Công an tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh Hà Nam; Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 176/TTr-STP ngày 10 tháng 9 năm 2012, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế phối hợp tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh Hà Nam. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký. Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Tư pháp; Giám đốc Công an tỉnh; Cục trưởng Cục thi hành án dân sự tỉnh; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị liên quan; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Cục KTVB - Bộ Tư pháp; - TTTU, TT HĐND, UBND tỉnh; - Như điều 3; - TAND, VKSND, Cục THADS, Công an tỉnh; - TAND, CCTHADS, Công an các huyện, TP; - Website Hà Nam, Công báo; - LĐVP(2), NC; - Lưu VT, NC. TM. UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH CHỦ TỊCH Mai Tiến Dũng QUY CHẾ PHỐI HỢP TRA CỨU, XÁC MINH, TRAO ĐỔI, CUNG CẤP THÔNG TIN LÝ LỊCH TƯ PHÁP TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HÀ NAM (Ban hành kèm theo Quyết định 20/2012/QĐ-UBND ngày 14 tháng 9 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hà Nam) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi, đối tượng áp dụng 1. Quy chế này quy định trách nhiệm và phạm vi phối hợp giữa Sở Tư pháp với cơ quan Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Công an, Thi hành án dân sự (cấp tỉnh, cấp huyện) và các cơ quan, tổ chức khác có liên quan trên địa bàn tỉnh. Việc phối hợp xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp giữa Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia thuộc Bộ Tư pháp và các cơ quan liên quan trên địa bàn tỉnh Hà Nam được thực hiện theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn thi hành. 2. Thông tin lý lịch tư pháp bao gồm thông tin lý lịch tư pháp về án tích và thông tin lý lịch tư pháp về cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã được quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 2 Luật Lý lịch tư pháp. Điều 2. Nguyên tắc phối hợp Việc phối hợp dựa trên nguyên tắc phát huy tinh thần trách nhiệm, hỗ trợ để hoàn thành nhiệm vụ chung trên cơ sở thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị mình theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp cần thiết có thể ký kết văn bản liên tịch. Điều 3. Nội dung phối hợp Tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp về án tích và thông tin lý lịch tư pháp về cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã giữa các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Chương II CUNG CẤP THÔNG TIN LÝ LỊCH TƯ PHÁP ĐỂ XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU Điều 4. Tòa án nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân các huyện, thành phố 1. Đối với thông tin lý lịch tư pháp có trước ngày 01 tháng 7 năm 2010: a) Trường hợp cần có thêm thông tin về tội danh, điều khoản luật được áp dụng, hình phạt chính, hình phạt bổ sung, nghĩa vụ dân sự trong bản án hình sự, tình trạng thi hành án của người đã bị Tòa án kết án bằng bản án có hiệu lực pháp luật trước ngày 01 tháng 7 năm 2010 để lập Lý lịch tư pháp của người đó thì trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị cung cấp thông tin lý lịch tư pháp Tòa án có nhiệm vụ gửi thông tin lý lịch tư pháp cho Sở Tư pháp, cụ thể như sau: - Tòa án đã xét xử sơ thẩm vụ án cung cấp bản án sơ thẩm đã có hiệu lực pháp luật; trường hợp vụ án được xét xử theo thủ tục phúc thẩm thì Tòa án đã xét xử phúc thẩm cung cấp bản án phúc thẩm và bản án sơ thẩm; - Tòa án đã ra quyết định thi hành án hình sự cung cấp quyết định thi hành án hình sự; - Tòa án đã cấp giấy chứng nhận đặc xá trong trường hợp hoãn, tạm đình chỉ chấp hành án phạt tù cung cấp thông tin về việc đặc xá; b) Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị cung cấp thông tin lý lịch tư pháp, Tòa án có nhiệm vụ gửi thông tin lý lịch tư pháp cho Sở Tư pháp, cụ thể như sau: - Tòa án đã xét xử sơ thẩm vụ án hoặc Tòa án đã xét xử phúc thẩm vụ án có nhiệm vụ gửi bản án hình sự hoặc trích lục bản án hình sự. - Tòa án đã ra quyết định thi hành án hình sự có nhiệm vụ gửi quyết định thi hành án hình sự; c) Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị cung cấp thông tin lý lịch tư pháp của Sở Tư pháp, Tòa án gửi thông tin lý lịch tư pháp cụ thể như sau: - Tòa án đã cấp giấy chứng nhận đặc xá trong trường hợp người bị kết án được hoãn, tạm đình chỉ chấp hành án phạt tù có nhiệm vụ cung cấp thông tin về việc đặc xá. - Tòa án đã ra quyết định tuyên bố phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã trong đó có nội dung cấm cá nhân đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã có nhiệm vụ gửi quyết định tuyên bố phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã có hiệu lực pháp luật. 2. Đối với thông tin lý lịch tư pháp từ ngày 01 tháng 7 năm 2010: a) Các văn bản, tài liệu gửi sau 10 ngày làm việc: - Tòa án đã xét xử sơ thẩm vụ án gửi cho Sở Tư pháp trích lục bản án hình sự hoặc bản án hình sự đã có hiệu lực pháp luật; trường hợp vụ án được xét xử theo thủ tục phúc thẩm thì Tòa án đã xét xử phúc thẩm cung cấp bản án phúc thẩm kèm theo bản án sơ thẩm cho Sở Tư pháp. - Tòa án đã ra quyết định tuyên bố phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã, trong đó có nội dung cấm cá nhân đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã có nhiệm vụ gửi cho Sở Tư pháp quyết định tuyên bố phá sản hoặc trích lục quyết định tuyên bố phá sản (theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 04/2012). - Các quyết định sau đây : + Quyết định đình chỉ việc chấp hành án phạt tù trong trường hợp người bị kết án đang chấp hành án phạt tù chết; + Quyết định đình chỉ thi hành án trong trường hợp người được tạm đình chỉ chấp hành án phạt tù chết; + Quyết định miễn, giảm nghĩa vụ thi hành án đối với khoản thu nộp ngân sách nhà nước trong trường hợp người bị kết án được miễn, giảm nghĩa vụ thi hành án đối với khoản thu nộp ngân sách nhà nước. + Giấy chứng nhận đặc xá trong trường hợp người bị kết án được hoãn, tạm đình chỉ chấp hành án phạt tù. + Quyết định xóa án tích hoặc cấp giấy chứng nhận xóa án tích. + Quyết định tiếp nhận chuyển giao, quyết định thi hành án quyết định tiếp nhận chuyển giao người đang chấp hành án phạt tù ở nước ngoài về Việt Nam. + Quyết định chuyển giao người đang chấp hành án phạt tù tại Việt Nam cho nước ngoài. b) Đối với bản án phạt cảnh cáo thì thời hạn gửi trích lục bản án hoặc bản án là 07 ngày làm việc, kể từ ngày bản án có hiệu lực pháp luật; c) Các văn bản, tài liệu gửi sau 03 ngày làm việc, kể từ ngày ra quyết định: - Quyết định thi hành án phạt tù, án treo, án phạt cải tạo không giam giữ; - Quyết định hoãn chấp hành án phạt tù; - Quyết định miễn chấp hành án phạt tù có thời hạn, án phạt cải tạo không giam giữ; - Quyết định miễn chấp hành án phạt cấm cư trú, án phạt quản chế; - Quyết định giảm chấp hành án phạt tù, án phạt cải tạo không giam giữ; - Quyết định rút ngắn thời gian thử thách án treo; - Quyết định thi hành án tử hình; quyết định ân giảm án tử hình (trường hợp người bị kết án tử hình có quyết định ân giảm của Chủ tịch nước). d) Các quyết định được gửi ngay sau khi ra quyết định gồm: - Quyết định thi hành án phạt trục xuất trong trường hợp người bị kết án phải chấp hành án phạt trục xuất; - Quyết định tạm đình chỉ chấp hành án phạt tù trong trường hợp người bị kết án đang chấp hành án phạt tù nhưng được tạm đình chỉ thi hành án. 3. Bộ phận đầu mối cung cấp thông tin lý lịch tư pháp: Bộ phận làm nhiệm vụ tống đạt bản án hình sự (đối với Tòa án nhân dân tỉnh) và công chức làm nhiệm vụ tống đạt bản án hình sự (đối với Tòa án nhân dân cấp huyện) thực hiện. Điều 5. Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh gửi quyết định tạm đình chỉ chấp hành án phạt tù trong trường hợp kháng nghị theo thủ tục giám đốc thẩm hoặc tái thẩm cho Sở Tư pháp trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày ra quyết định. Bộ phận đầu mối cung cấp thông tin lý lịch tư pháp giao cho Văn phòng Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh thực hiện. Điều 6. Công an tỉnh, Công an các huyện, thành phố 1. Phòng Cảnh sát thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp Công an tỉnh có nhiệm vụ cung cấp thông tin về việc thi hành án phạt trục xuất cho Sở Tư pháp trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị cung cấp thông tin của Sở Tư pháp trong trường hợp cần có thêm thông tin của người đã bị Tòa án Việt Nam kết án bằng bản án có hiệu lực pháp luật trước ngày 01 tháng 7 năm 2010 để lập Lý lịch tư pháp. 2. Công an các huyện, thành phố có nhiệm vụ cung cấp các thông tin sau cho Sở Tư pháp trong thời hạn 10 ngày làm việc: a) Giấy chứng nhận đã chấp hành xong thời gian thử thách án treo, án phạt cải tạo không giam giữ, kể từ ngày cấp giấy chứng nhận theo quy định tại khoản 3 - Điều 62, khoản 3 - Điều 73 Luật Thi hành án hình sự. b) Giấy chứng nhận đã chấp hành xong án phạt cấm cư trú, án phạt quản chế, án phạt tước một số quyền công dân, án phạt cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định, kể từ ngày cấp giấy chứng nhận theo quy định tại khoản 4 - Điều 82, khoản 3 - Điều 89, khoản 5 - Điều 103 và khoản 5 - Điều 107 Luật Thi hành án hình sự. Điều 7. Cục Thi hành án dân sự, Chi cục Thi hành án dân sự các huyện, thành phố 1. Cục Thi hành án dân sự, Chi cục Thi hành án dân sự các huyện, thành phố có trách nhiệm gửi quyết định thi hành hình phạt tiền, tịch thu tài sản, án phí và các nghĩa vụ dân sự khác của người bị kết án trong bản án hình sự; quyết định đình chỉ thi hành án (nếu có); giấy xác nhận kết quả thi hành án (nếu có) cho Sở Tư pháp trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày ra quyết định hoặc cấp giấy xác nhận. Đối với các văn bản, tài liệu có trước ngày 01/7/2010, cơ quan Thi án dân sự thực hiện chuyển cho Sở Tư pháp trong thời hạn 10 ngày làm việc sau khi có đề nghị của Sở Tư pháp. 2. Trường hợp người bị kết án đã chấp hành xong hình phạt tiền, tịch thu tài sản, án phí và các nghĩa vụ dân sự khác trong bản án hình sự thì Cục Thi hành án dân sự, Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện thông báo bằng văn bản (theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP) cho Sở Tư pháp trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày người bị kết án đã chấp hành xong nghĩa vụ dân sự trong bản án hình sự. 3. Bộ phận đầu mối cung cấp thông tin lý lịch tư pháp của Cục Thi hành án dân sự giao cho Văn phòng, Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện giao cho một công chức thực hiện. Điều 8. Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố 1. Khi ban hành quyết định cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên có trách nhiệm gửi bản chính hoặc bản sao quyết định đó cho Sở Tư pháp. 2. Đôn đốc các xã, phường, thị trấn và các phòng, ban liên quan triển khai thực hiện nghiêm túc quy định của Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn thi hành. Chương III TRA CỨU, XÁC MINH, RÀ SOÁT, CUNG CẤP THÔNG TIN LÝ LỊCH TƯ PHÁP ĐỂ CẤP PHIẾU LÝ LỊCH TƯ PHÁP Điều 9. Tra cứu, xác minh thông tin tại cơ quan Công an 1. Phòng Hồ sơ nghiệp vụ - Công an tỉnh thực hiện tra cứu, xác minh, cung cấp thông tin có trước ngày 01 tháng 7 năm 2010 để cấp Phiếu lý lịch tư pháp khi có đề nghị của Sở Tư pháp (theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP). Khi nhận được đề nghị của Sở Tư pháp, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ - Công an tỉnh tra cứu xác minh để cung cấp thông tin về việc chấp hành xong án phạt tù, được đặc xá, đại xá có trước ngày 01 tháng 7 năm 2010 để lập Lý lịch tư pháp của người bị kết án theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP. 2. Phối hợp cung cấp thông tin giữa Sở Tư pháp và cơ quan quản lý các cơ sở dữ liệu về dân cư, hộ khẩu, chứng minh nhân dân: Trong quá trình cập nhật thông tin lý lịch tư pháp, trường hợp các thông tin về nhân thân như: họ, tên, ngày tháng năm sinh, số chứng minh nhân dân, nơi cư trú, họ tên cha, mẹ, vợ, chồng và thông tin khác về nhân thân của người bị kết án, người bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã có điểm chưa rõ ràng, chính xác thì Sở Tư pháp gửi văn bản cho các cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu về dân cư, hộ khẩu, chứng minh nhân dân để xác minh, làm rõ, cụ thể như sau: a) Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu về dân cư cung cấp thông tin về họ, tên, ngày tháng năm sinh, họ tên cha, mẹ, vợ, chồng và những thông tin khác về nhân thân của người bị kết án, người bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã. Trong trường hợp có sự sai lệch thông tin về nhân thân của người bị kết án, người bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã thì Sở Tư pháp phối hợp với cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu về dân cư để xác minh tính chính xác của thông tin; b) Cơ quan đăng ký, quản lý cư trú; cấp, quản lý chứng minh nhân dân thực hiện xác minh, cung cấp thông tin về nơi cư trú, số chứng minh nhân dân của người bị kết án, người bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã; c) Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu về dân cư; cơ quan đăng ký, quản lý cư trú; cấp, quản lý chứng minh nhân dân có nhiệm vụ xác minh, cung cấp thông tin cho Sở Tư pháp trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đề nghị cung cấp thông tin. Đối với những trường hợp đặc biệt cần xác minh nhiều nơi được phép kéo dài thời hạn nhưng không quá 20 ngày làm việc. 3. Phối hợp xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích giữa Sở Tư pháp và Cơ quan điều tra. a) Xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích đề xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp: Trường hợp kết quả xác minh tại Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức cho thấy người bị kết án có thể đang bị khởi tố, điều tra thì Sở Tư pháp gửi văn bản cho cơ quan điều tra xác minh để làm rõ về việc người bị kết án có đang bị khởi tố, điều tra hay không. Cơ quan điều tra có nhiệm vụ gửi văn bản thông báo kết quả xác minh (theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP) cho Sở Tư pháp đã yêu cầu trong thời hạn 10 ngày làm việc đối với trường hợp xác minh để cập nhật thông tin vào lý lịch tư pháp của người bị kết án; b) Xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích của người yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp: Cơ quan điều tra thông báo cho Sở Tư pháp trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu. Điều 10. Tra cứu, xác minh thông tin tại Tòa án nhân dân 1. Tra cứu thông tin có trước ngày 01 tháng 7 năm 2010. Trường hợp kết quả tra cứu thông tin lý lịch tư pháp của cơ quan Công an vẫn chưa đủ căn cứ để kết luận hoặc nội dung về tình trạng án tích của đương sự có điểm chưa rõ ràng, đầy đủ thì Sở Tư pháp đề nghị Tòa án đã xét xử sơ thẩm vụ án hoặc Tòa án đã xét xử phúc thẩm vụ án liên quan đến đương sự để tra cứu hồ sơ, nhằm khẳng định người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp có án tích hay không có án tích. Trong trường hợp Sở Tư pháp trực tiếp xác minh thì việc xác minh phải được lập thành biên bản; trường hợp Sở Tư pháp gửi văn bản đề nghị tra cứu thông tin thì văn bản đề nghị phải ghi rõ thông tin về người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp bao gồm: họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, quốc tịch, nơi cư trú, số chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, họ tên cha, mẹ, vợ, chồng và thông tin về bản án liên quan đến đương sự (nếu có). Tòa án nơi nhận được đề nghị tra cứu thông tin thực hiện tra cứu hồ sơ và thông báo kết quả cho Sở Tư pháp đã đề nghị trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị tra cứu thông tin. 2. Phối hợp xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích a) Xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích đề xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp: Trường hợp kết quả xác minh tại Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức cho thấy người bị kết án có thể đang bị xét xử thì Sở Tư pháp gửi văn bản cho cơ quan tòa án xác minh để làm rõ về việc người bị kết án có đang bị xét xử hay không. Tòa án gửi văn bản thông báo kết quả xác minh (theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP) cho Sở Tư pháp đã yêu cầu trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu; b) Xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích của người yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp: Tòa án gửi văn bản thông báo kết quả xác minh cho Sở Tư pháp trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu. Điều 11. Phối hợp xác minh thông tin tại Viện Kiểm sát nhân dân a) Xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích đề xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp: Trường hợp kết quả xác minh tại Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức cho thấy người bị kết án có thể đang bị truy tố thì Sở Tư pháp gửi văn bản cho Viện Kiểm sát nhân dân xác minh để làm rõ về việc người bị kết án có đang bị truy tố hay không. Viện kiểm sát nhân dân gửi văn bản thông báo kết quả xác minh (theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP) cho Sở Tư pháp đã yêu cầu trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu. b) Xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích của người yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp: Viện Kiểm sát nhân dân gửi văn bản thông báo kết quả xác minh cho Sở Tư pháp trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu. Điều 12. Phối hợp xác minh thông tin tại cơ quan Thi hành án Dân sự Cơ quan Thi hành án Dân sự gửi văn bản thông báo kết quả xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích của người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp khi nhận được yêu cầu của Sở Tư pháp trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu. Điều 13. Hình thức và phương thức cung cấp thông tin lý lịch tư pháp 1. Thông tin lý lịch tư pháp được gửi dưới một trong các hình thức sau: a) Trích lục bản án hình sự (theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP) hoặc bản chính hoặc bản sao bản án; b) Bản chính hoặc bản sao quyết định, giấy chứng nhận, giấy xác nhận, văn bản thông báo; c) Văn bản định dạng PDF (có chữ ký và con dấu) trong trường hợp cung cấp qua mạng máy tính. Việc cung cấp thông tin qua mạng máy tính phải bảo đảm tính bảo mật, an toàn, chính xác của thông tin; d) Đối với thông tin lý lịch tư pháp có trước ngày 01 tháng 7 năm 2010, ngoài hình thức nêu tại điểm b, c khoản này, có thể được gửi dưới hình thức công văn trả lời. 2. Thông tin lý lịch tư pháp được gửi bằng một trong các phương thức như trực tiếp, qua bưu điện, mạng máy tính, cụ thể: a) Trường hợp thông tin lý lịch tư pháp được gửi trực tiếp thì bộ phận tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận, làm thủ tục ký nhận giữa bên tiếp nhận và bên gửi thông tin. Sau khi làm thủ tục ký nhận, cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm đăng ký vào sổ văn bản đến, ghi rõ ngày tiếp nhận, số ký hiệu tên văn bản, tên văn bản, cơ quan cung cấp thông tin, ký và ghi rõ họ tên của mình. Ngày ký nhận văn bản là ngày Sở Tư pháp nhận được thông tin lý lịch tư pháp; b) Trường hợp thông tin lý lịch tư pháp được gửi qua bưu điện thì bộ phận tiếp nhận phải vào sổ văn bản đến, ghi rõ ngày tiếp nhận, số ký hiệu văn bản, tên văn bản, cơ quan cung cấp thông tin, ký và ghi rõ họ tên của mình. Ngày nhận được văn bản theo dấu bưu điện chuyển đến là ngày Sở Tư pháp nhận được thông tin lý lịch tư pháp; c) Trường hợp thông tin lý lịch tư pháp được cung cấp qua mạng máy tính thì cơ quan có liên quan phải có văn bản thông báo địa chỉ thư điện tử chính thức của cơ quan mình hoặc của bộ phận làm đầu mối cung cấp thông tin lý lịch tư pháp cho Sở Tư pháp. Sở Tư pháp có nhiệm vụ cung cấp địa chỉ thư điện tử chính thức của bộ phận tiếp nhận thông tin. Việc cung cấp thông tin qua mạng máy tính chỉ được thực hiện sau khi Sở Tư pháp thông báo cho các cơ quan có liên quan địa chỉ thư điện tử chính thức của bộ phận tiếp nhận thông tin. Sau khi nhận được thông tin, bộ phận tiếp nhận có trách nhiệm vào sổ văn bản đến, ghi rõ ngày tiếp nhận, số ký hiệu văn bản, tên văn bản, cơ quan cung cấp thông tin, ký nhận vào sổ và thông báo cho cơ quan, đơn vị đã cung cấp thông tin. Điều 14. Rà soát việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp 1. Định kỳ hàng quý, Sở Tư pháp phối hợp với cơ quan Tòa án nhân dân, Công an, Thi hành án dân sự, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh để thực hiện rà soát về số lượng thông tin lý lịch tư pháp đã cung cấp. 2. Sở Tư pháp có nhiệm vụ gửi cho cơ quan Tòa án nhân dân, Công an, Thi hành án dân sự, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh văn bản đề nghị kèm theo trích sao báo cáo thống kê thông tin lý lịch tư pháp đã nhận được để phối hợp rà soát, đối chiếu. 3. Cơ quan Tòa án nhân dân, Công an, Thi hành án dân sự, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh rà soát, xác minh, đối chiếu số liệu thông tin lý lịch tư pháp mà mình có nhiệm vụ cung cấp và thông báo cho Sở Tư pháp trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị rà soát thông tin lý lịch tư pháp. 4. Trường hợp số lượng thông tin lý lịch tư pháp cung cấp chưa đầy đủ, Sở Tư pháp đề nghị với cơ quan Tòa án nhân dân, Công an, Thi hành án dân sự, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh xác minh, cung cấp thêm thông tin. Điều 15. Điều khoản thi hành 1. Thủ trưởng các đơn vị liên quan căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện có vướng mắc, bất cập cần phải bổ sung, điều chỉnh, các đơn vị phản ánh về Uỷ ban nhân dân tỉnh (qua Sở Tư pháp) để xem xét, giải quyết. 2. Giao Sở Tư pháp có trách nhiệm giúp UBND tỉnh theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế; hàng năm có báo cáo đánh giá kết quả thực hiện theo quy định, tập hợp tiếp thu ý kiến đề xuất của các đơn vị nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ được giao./.