24/2006/QĐ-BTNMT

Quyết định 24/2006/QĐ-BTNMT ban hành Quy phạm Lưu trữ tư liệu khí tượng thủy văn do Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG ------ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------------- Số: 24/2006/QĐ-BTNMT Hà Nội, ngày 29 tháng 12 năm 2006 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY PHẠM LƯU TRỮ TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG Căn cứ Nghị định số 91/2002/NĐ-CP ngày 11 tháng 11 năm 2002 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy của Bộ Tài nguyên và Môi trường; Căn cứ Nghị định số 141/HĐBT ngày 24 tháng 8 năm 1982 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành Điều lệ công tác tiêu chuẩn hóa; Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Khí tượng Thủy văn, Vụ trưởng Vụ Khoa học – Công nghệ và Vụ trưởng Vụ Pháp chế, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Tiêu chuẩn ngành 94 TCN 23 – 2006 Quy phạm Lưu trữ tư liệu khí tượng thủy văn. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 02 năm 2007. Bãi bỏ Quyết định số 784/QĐ-TCKTTV ngày 07 tháng 10 năm 2002 của Tổng cục trưởng Tổng cục Khí tượng Thủy văn ban hành Quy phạm Lưu trữ tư liệu khí tượng thủy văn. Điều 3. Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ trưởng Vụ Kế hoạch – Tài chính, Vụ trưởng Vụ Khí tượng Thủy văn, Vụ trưởng Vụ Khoa học – Công nghệ, Vụ trưởng Vụ Pháp chế, Giám đốc Trung tâm Khí tượng Thủy văn quốc gia và Thủ trưởng các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Nguyễn Công Thành TIÊU CHUẨN NGÀNH 94 TCN 23 – 2006 QUY PHẠM LƯU TRỮ TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN (Ban hành kèm theo Quyết định số 24/2006/QĐ-BTNMT ngày 29 tháng 12 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường) Quy phạm lưu trữ tư liệu khí tượng thủy văn, được biên soạn trên cơ sở: - Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, ban hành ngày 15 tháng 4 năm 2001; - Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước, ban hành ngày 28 tháng 12 năm 2000; - Pháp lệnh Khai thác và Bảo vệ công trình khí tượng thủy văn, ban hành ngày 02 tháng 12 năm 1999; - Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của "Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia"; - Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành: "Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước"; - Nghị định số 24/CP ngày 19 tháng 3 năm 1997 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành "Pháp lệnh Khai thác và Bảo vệ công trình khí tượng thủy văn"; - Quyết định số 212/2003/QĐ-TTg ngày 21 tháng 10 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ: "Về danh mục bí mật nhà nước độ Tối mật trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường"; - Quyết định số 919/2003/QĐ-BCA (A11) ngày 21 tháng 11 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Công an: "Về danh mục bí mật nhà nước độ Mật trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường"; - Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Bộ Nội vụ "Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân"; - Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ "Hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp"; - Văn bản số 111/NVĐP ngày 04 tháng 4 năm 1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước "Hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ"; - Văn bản số 287/LTNN-KH ngày 03 tháng 7 năm 2000 của Cục Lưu trữ Nhà nước "Hướng dẫn lập dự án và kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ"; - Các tiêu chuẩn ngành của Cục Lưu trữ Nhà nước nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành (Mã số TCN-03-1997 - Cặp đựng tài liệu, Mã số TCN-04-1997 - Mục lục hồ sơ, Mã số TCN-05-1997 – Sổ đăng ký mục lục hồ sơ, Mã số TCN 07-1998 – Giá để tài liệu) và một số văn bản khác của Cục Lưu trữ Nhà nước; - "Quy chế giao nộp, lưu trữ, bảo quản và khai thác tư liệu khí tượng thủy văn" của Tổng cục Khí tượng Thủy văn, ban hành ngày 06 tháng 9 năm 1997; - Các quy phạm chuyên môn về khí tượng thủy văn, liên quan đến lưu trữ tư liệu khí tượng thủy văn; - Quy phạm lưu trữ tư liệu khí tượng thủy văn (đối với vật mang bằng giấy) – 94 TCN 23-2002; - Các quy định về phục chế tư liệu KTTV lưu trữ. Quy phạm này thay thế Quy phạm cùng tên, ban hành năm 2002. Nội dung chính của quy phạm gồm 5 chương và các phụ lục: 1- Quy định chung; 2- Giao nộp, thu nhận tư liệu khí tượng thủy văn; 3- Chỉnh lý lưu trữ tư liệu khí tượng thủy văn; 4- Bảo quản tư liệu khí tượng thủy văn; 5- Quản lý kho và cung cấp phục vụ tư liệu khí tượng thủy văn. Phu lục A và phụ lục B. 1. QUY ĐỊNH CHUNG 1.1. Đối tượng áp dụng Quy phạm lưu trữ tư liệu khí tượng thủy văn (KTTV) dùng cho cán bộ kỹ thuật, cán bộ quản lý các cấp và những người khác liên quan đến công tác lưu trữ tư liệu KTTV, để thu nhận, chỉnh lý lưu trữ, bảo quản và cung cấp phục vụ tư liệu KTTV. 1.2. Giải thích thuật ngữ Trong Quy phạm này, một số thuật ngữ được hiểu như sau: a) Tư liệu KTTV là dữ liệu, mẫu vật được thu thập, khai thác từ công trình KTTV và xử lý, lưu trữ dưới nhiều hình thức, gồm: - Các tư liệu điều tra cơ bản KTTV, môi trường không khí và nước ghi trên giấy hoặc trên các vật mang tin khác; - Các loại biểu đồ, bản đồ, ảnh thu từ vệ tinh, các loại phim, ảnh về KTTV; - Các thông số kỹ thuật về phương tiện đo đạc KTTV; - Các tài liệu về vị trí, ký hiệu và trị số mốc độ cao của công trình KTTV; - Các loại ấn phẩm về KTTV được phát hành nội bộ. b) Tư liệu KTTV gốc (gọi tắt là tư liệu gốc) là tư liệu do phương tiện đo, do con người quan trắc hoặc kết hợp giữa phương tiện đo với con người thu thập và ghi nhận trên các vật mang tin phổ thông, hiện đại trong quá trình quan trắc, điều tra, khảo sát KTTV. c) Tư liệu KTTV thứ cấp (gọi tắt là tư liệu thứ cấp) là tư liệu đã được xử lý, chỉnh biên hoặc tính toán từ tư liệu gốc theo quy trình, quy phạm, hướng dẫn kỹ thuật và được trình bày trên các vật mang tin. d) Tư liệu KTTV chuyên khảo (gọi tắt là tư liệu chuyên khảo) là tư liệu được xử lý, hệ thống hóa, tổng hợp, đúc kết thành quy luật hoặc kết luận khoa học trên cơ sở tư liệu gốc, tư liệu thứ cấp hoặc cả hai; là sản phẩm của đề tài, chương trình nghiên cứu, biên soạn tiêu chuẩn về KTTV; là tư liệu KTTV và tư liệu có liên quan mật thiết với tư liệu KTTV được thu thập trao đổi, hợp tác trong và ngoài nước. đ) Tư liệu KTTV lưu trữ (gọi tắt là tư liêu lưu trữ) là tư liệu đã kết thúc quá trình hình thành, có đầy đủ giá trị pháp lý quy định ở Điều 7 của "Quy chế giao nộp, lưu trữ, bảo quản, khai thác tư liệu khí tượng thủy văn" ban hành năm 1997 và đạt yêu cầu chuyên môn theo tiêu chuẩn hiện hành thuộc lĩnh vực KTTV. e) Tư liệu KTTV hiện hành (gọi tắt là tư liệu hiện hanh là tư liệu còn giá trị tra cứu cho yêu cầu hiện tại của cơ quan, đơn vị. g) Lưu trữ lịch sử chuyên ngành (gọi tắt là lưu trữ chuyên ngành) là lưu trữ vĩnh viễn tư liệu KTTV Ngành Tài nguyên và Môi trường. h) Lưu trữ hiện hành là lưu trữ tạm thời của tư liệu hiện hành hoặc tư liệu lưu trữ ở cơ quan, đơn vị chưa đến hạn nộp vào lưu trữ chuyên ngành. i) Kho lưu trữ tư liệu KTTV (gọi tắt là kho lưu trữ) là nơi có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Nhà nước để lưu giữ lâu dài, an toàn tuyệt đối và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ giao nộp, lưu trữ, bảo quản và khai thác tư liệu KTTV. k) Phông lưu trữ tư liệu KTTV là tư liệu KTTV được hình thành trong quá trình hoạt động KTTV và được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. l) Chỉnh lý tư liệu KTTV lưu trữ (Chỉnh lý lưu trữ) là sự kết hợp chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ để tổ chức khoa học phông lưu trữ nhằm bảo quản và sử dụng có hiệu quả. m) Đơn vị bảo quản là đơn vị phân loại cơ bản trong phạm vi phông lưu trữ. Đơn vị bảo quản tư liệu KTTV là một hoặc một số tư liệu có nội dung liên quan với nhau được lập thành ở các kho lưu trữ tư liệu KTTV. Đơn vị bảo quản có số lưu trữ riêng. 1.3. Phân cấp lưu trữ tư liệu KTTV. Lưu trữ tư liệu KTTV được thực hiện theo phân cấp phù hợp với "Quy chế giao nộp, lưu trữ, bảo quản, khai thác tư liệu khí tượng thủy văn" ban hành theo Quyết định số 614/QĐ-KTTV ngày 06 tháng 9 năm 1997 của Tổng cục trưởng Tổng cục Khí tượng thủy văn. 1.3.1. Lưu trữ lịch sử chuyên ngành Lưu trữ lịch sử chuyên ngành được tập trung tại kho lưu trữ tư liệu KTTV do Trung tâm Tư liệu KTTV trực tiếp quản lý. Trung tâm Tư liệu KTTV thu nhận; lưu trữ và bảo quản toàn bộ tư liệu gốc, một bản chính tư liệu thứ cấp, một bản chính tư liệu chuyên khảo. 1.3.2. Lưu trữ hiện hành Lưu trữ hiện hành được thực hiện tại các đơn vị trực thuộc Trung tâm KTTV quốc gia, bao gồm: a) Các Đài KTTV khu vực: lưu trữ và bảo quản tư liệu hiện hành của Đài KTTV khu vực; một bản sao tư liệu có giá trị như bản chính, một bản chính hoặc một bản sao tư liệu chuyên khảo thuộc Đài khu vực quản lý; một bản sao một số tư liệu lưu trữ thuộc địa phương lân cận Đài. b) Trung tâm Mạng lưới KTTV và Môi trường, Trung tâm Dự báo KTTV Trung ương, Đài Khí tượng cao không, Trung tâm Khí tượng Thủy văn Biển, Liên đoàn Khảo sát Khí tượng Thủy văn: lưu trữ, bảo quản tư liệu hiện hành của đơn vị mình; một bản sao tư liệu gốc cần thiết cho nghiệp vụ hàng ngày; một bản chính tư liệu chuyên khảo do mình làm ra; một bản chính hoặc bản sao tư liệu chuyên khảo do mình thu thập và trao đổi được. 1.4. Thành phần tư liệu của phông lưu trữ KTTV a) Tư liệu khí tượng bề mặt và bức xạ; b) Tư liệu khí tượng nông nghiệp; c) Tư liệu khí tượng cao không; d) Tư liệu môi trường không khí và nước; đ) Tư liệu thủy văn lục địa vùng sông không ảnh hưởng thủy triều; e) Tư liệu thủy văn lục địa vùng sông ảnh hưởng thủy triều; g) Tư liệu khí tượng thủy văn biển (Hải văn); h) Tư liệu điều tra, khảo sát khí tượng thủy văn; i) Tư liệu dự báo khí tượng thủy văn (các loại bản đồ thời tiết); k) Tư liệu chuyên khảo. 1.5. Thẩm quyền thay đổi các nội dung trong quy phạm: Việc thay đổi các điểm trong Quy phạm này do cấp có thẩm quyền ban hành Quy phạm quyết định. 2. GIAO NỘP, THU NHẬN TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN Tư liệu KTTV thu thập, khai thác từ các công trình KTTV, phải được giao nộp, thu nhận về kho lưu trữ của các đơn vị chức năng theo phân cấp tại Mục 1.3 Quy phạm này. 2.1. Danh mục tư liệu KTTV 2.1.1. Khí tượng bề mặt và bức xạ a) Tư liệu gốc - Giản đồ tự ghi về: khí áp, ẩm độ, nhiệt độ, gió, nắng, mưa, bức xạ; - Sổ quan trắc SKT-1, SKT-2, SKT-3, SKT-5 (SKH-6), SKT-11a, SKT-11b, SKT-12, SKT-13a, SKT-13b. b) Tư liệu thứ cấp Các báo biểu BKT-1, BKT-2b, BKT-2a (ẩm), BKT-2a (nhiệt), BKT-3, BKT-5, BKT-10, BKT-11a, BKT-11b, BKT-11c, BKT-12a, BKT-12b, BKT-12c, BKT-13a, BKT-13b, BKT-14, BKT-15. 2.1.2. Khí tượng nông nghiệp a) Tư liệu gốc - Sổ quan trắc SKN-1, SKN-2, SKN-4; - Sổ quan trắc, khảo sát trên đồng ruộng. b) Tư liệu thứ cấp Các báo biểu BKN-1, BKN-2. 2.1.3. Khí tượng cao không a) Tư liệu gốc - Băng thu, băng sơ toán, giản đồ, ly mét; - Biểu ghi số liệu thám không BTK-1; - Biểu ghi số liệu gió vô tuyến BTK-2; - Biểu ghi kết quả quan trắc thám không vô tuyến BTK-3; - Sổ quan trắc Pilot STK-2; - Bản đồ ra đa thời tiết; - Ảnh sản phẩm các loại ra đa thời tiết; - Sổ quan trắc ô zôn ZOZ-1, SOZ-2; - Sổ quan trắc bức xạ cực tím SCT-1, SCT-2. b) Tư liệu thứ cấp - Báo cáo tổng hợp thám không vô tuyến BTK1a; - Báo cáo tổng hợp các mặt đẳng áp chuẩn BTK-11; - Báo cáo số liệu gió trên cao (pilot) BTK-2a; - Báo cáo số liệu ra đa thời tiết; - Báo cáo tháng về số liệu ôzôn BOZ; - Báo cáo tháng về số liệu bức xạ cực tím BCT. 2.1.4. Môi trường không khí và nước - Tập tài liệu các trạm môi trường tự động; - Tập biểu ghi kết quả quan trắc, phân tích các yếu tố môi trường không khí: MTK-1, MTK-2, MTK-3, MTK-4, MTK-6; - Các biểu ghi kết quả quan trắc các yếu tố môi trường nước: MTN-1, MTN-2, MTN-3, MTN-4, MTN-5; - Các biểu ghi kết quả quan trắc các yếu tố môi trường nước mặn: MTN-6, MTN-, MTN-8; 2.1.5. Thủy văn vùng sông không ảnh hưởng thủy triều (vùng ngọt) a) Tư liệu gốc - Sổ quan trắc mực nước N-1; - Giản đồ tự ghi mực nước các loại; - Sổ đo sâu N-2; - Sổ ghi đo lưu lượng nước, lưu lượng chất lơ lửng N-4; - Sổ dẫn thăng bằng; - Biểu ghi đo, xử lý mẫu nước chất lơ lửng N-6. b) Tư liệu thứ cấp Tập tài liệu chỉnh biên. 2.1.6. Thủy văn vùng sông ảnh hưởng thủy triều (vùng triều) a) Tư liệu gốc - Sổ quan trắc mực nước T-1; - Giản đồ tự ghi mực nước các loại; - Sổ đo sâu N-2; - Sổ ghi đo lưu lượng nước, lưu lượng chất lơ lửng N-4; - Sổ dẫn thăng bằng; - Biểu ghi đo, xử lý mẫu nước chất lơ lửng N-6; - Biểu ghi đo tốc độ nước. b) Tư liệu thứ cấp - Tập tài liệu chỉnh biên (mực nước, lượng mưa, nhiệt không khí và nước); - Tập tài liệu chỉnh biên (lưu lượng, nước và các yếu tố thủy văn); - Tập tài liệu chỉnh biên (các phụ lục: Biểu tính lượng triều…). 2.1.7. Khí tượng thủy văn biển (Hải văn) a) Tư liệu gốc - Sổ quan trắc hải văn ven bờ SHV-1; - Giản đồ triều ký; - Tài liệu khảo sát hải văn. b) Tư liệu thứ cấp - Báo cáo quan trắc hải văn các obs chính BHV-1; - Báo cáo quan trắc hải văn mực nước từng giờ và các trị số đặc trưng BHV-2; - Các báo cáo khảo sát hải văn. 2.1.8. Điều tra khảo sát khí tượng, thủy văn, môi trường - Sổ ghi đo và báo cáo kết quả điều tra, khảo sát khí tượng; - Sổ ghi đo và kết quả điều tra, khảo sát thủy văn (kiệt, lũ); - Sổ ghi đo và báo cáo kết quả điều tra, khảo sát môi trường; 2.1.9. Bản đồ dự báo thời tiết - Bản đồ mặt đất; - Bản đồ trên cao – các mặt đẳng áp: 850 mb, 700 mb, 500 mb, 300 mb, 200 mb; - Bản đồ biển Đông. 2.1.10. Tư liệu chuyên khảo - Các ấn phẩm về KTTV được phát hành nội bộ; - Các loại tư liệu KTTV và tư liệu có liên quan thu thập được thông qua hợp tác, trao đổi quốc tế. 2.2. Thủ tục giao nộp, thu nhận tư liệu KTTV 2.2.1. Lưu trữ hiện hành - Thu nhận toàn bộ tư liệu gốc, tư liệu thứ cấp, tư liệu chuyên khảo từ các bộ phận, cá nhân trực thuộc; - Kiểm tra khối lượng và hoàn chỉnh chất lượng toàn bộ tư liệu; - Nộp về Trung tâm Tư liệu KTTV tư liệu được quy định tại Mục 1.3.1 của Quy phạm này; - Tổ chức lưu trữ tại đơn vị tư liệu quy định tại Mục 1.3.2 của Quy phạm này. Khi giao nộp tư liệu về Trung tâm Tư liệu KTTV, các đơn vị cần có các văn bản sau đây: + Công văn về việc giao nộp tư liệu do Thủ trưởng đơn vị ký, đóng dấu gửi Trung tâm Tư liệu KTTV; + Bản giao nhận tư liệu, trong đó thống kê tư liệu giao nộp, ghi rõ số lượng, chủng loại tư liệu và các ghi chú cần thiết khác về chất lượng tư liệu. Bản giao nhận này lập thành hai bản, Thủ trưởng đơn vị ký, đóng dấu cơ quan (xem Phụ lục A.1 Quy phạm này). 2.2.1. Lưu trữ lịch sử chuyên ngành – Trung tâm Tư liệu KTTV a) Đối với tư liệu thu nhận trực tiếp - Bên giao nộp và bên thu nhận cùng kiểm kê và ký xác nhận vào 2 bản giao nhận tư liệu do bên giao nộp lập (xem Phụ lục A.1 Quy phạm này). Mỗi bên giữ một bản; - Hai bên ký vào sổ biên bản giao - nhận tư liệu do đơn vị nhận tư liệu giữ (xem Phụ lục A.2 Quy phạm này). b) Đối với tư liệu nhận qua đường bưu điện: - Bên nhận kiểm kê tư liệu, đối chiếu với bản giao nhận tư liệu, nếu có sai lệch phải thông báo bằng văn bản cho bên giao tư liệu; - Bên nhận gửi đơn vị giao tư liệu một bản giao nhận tư liệu có chữ ký và ghi rõ họ, tên người nhận tư liệu. Trong sổ biên bản, bên nhận cũng phải làm đủ thủ tục như khi nhận trực tiếp và ghi chú là nhận qua bưu điện. 3. CHỈNH LÝ LƯU TRỮ TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN Tất cả tư liệu KTTV được xác định có giá trị lưu trữ đều phải lưu trữ tại các kho lưu trữ theo quy định. Trung tâm Tư liệu KTTV và các đơn vị làm nhiệm vụ lưu trữ tư liệu hiện hành, tổ chức phông lưu trữ riêng và bảo quản trong kho lưu trữ do mình quản lý. Toàn bộ tư liệu có trong kho lưu trữ, tư liệu thu nhận hàng năm phải được chỉnh lý. 3.1. Xác định giá trị và thời hạn lưu trữ tư liệu KTTV 3.1.1. Xác định giá trị lưu trữ Xác định giá trị tư liệu lưu trữ để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng loại tư liệu; xác định giá trị tư liệu lưu trữ phải bảo đảm theo nguyên tắc và tiêu chuẩn quy định. Các loại tư liệu KTTV có giá trị lưu trữ: a) Tư liệu KTTV có tính lịch sử, thu thập trước 1945 đối với miền Bắc, và trước 1975 đối với miền Nam; b) Tư liệu thu thập vào bất kỳ thời kỳ nào ở các trạm KTTV, liên quan đến việc bảo vệ chủ quyền Quốc gia. Đó là tư liệu của các trạm KTTV nước ta nằm sát biên giới giữa Việt Nam với các nước láng giềng, ở các đảo thuộc chủ quyền nước ta; c) Tư liệu thu thập theo quy trình, quy phạm kỹ thuật, được đánh giá chất lượng và đưa vào lưu trữ; d) Tư liệu KTTV và các loại tư liệu có liên quan thu thập qua hợp tác, trao đổi Quốc tế; đ) Các loại quy trình, quy phạm hướng dẫn nghiệp vụ, mã luật chuyên môn, các ấn phẩm KTTV đã xuất bản; e) Các quy chế về nghiệp vụ, an toàn lao động. 3.1.2. Thời hạn lưu trữ tư liệu a) Lưu trữ lâu dài, vĩnh viễn: Tư liệu KTTV quy định ở Điều 3.1 từ khoản a đến khoản đ được lưu trữ lâu dài, vĩnh viễn; b) Lưu trữ tạm thời: Tư liệu ở Điều 3.1.1 khoản e được lưu trữ khi các văn bản đó còn hiệu lực và lưu trữ tiếp 3 năm kể từ khi văn bản hết hiệu lực. 3.2. Thống kê tư liệu KTTV Thống kê tư liệu là sử dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ để nắm chính xác số lượng, chất lượng, tình hình tài liệu, hệ thống bảo quản. Tất cả tư liệu lưu trữ trong kho và tư liệu thu nhận hàng năm phải được thống kê. Thống kê tư liệu KTTV theo phông lưu trữ quy định tại Mục 1.4 Quy phạm này. 3.2.1. Trình tự thống kê tư liệu KTTV a) Tư liệu điều tra cơ bản KTTV (xem Mục 1.4 từ khoản a đến khoản h Quy phạm này): - Thống kê theo Đài KTTV khu vực, thứ tự từ Bắc xuống Nam, từ Tây sang Đông; - Trong mỗi Đài KTTV khu vực, thống kê theo tỉnh, thứ tự từ Bắc xuống Nam, từ Tây sang Đông. Các Đài KTTV khu vực và tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nằm trong địa bàn quản lý của Đài sắp xếp theo quy định tại Phụ lục A.15 Quy phạm này; - Trong mỗi tỉnh, tư liệu KTTV thống kê theo thứ tự vần chữ cái đầu tiên của tên trạm KTTV. Mẫu thống kê và các ví dụ về thống kê tư liệu điều tra cơ bản, xem Phụ lục A.3 Quy phạm này. b) Tư liệu bản đồ thời tiết: thống kê theo các loại bản đồ thời tiết, xem biểu TK-9 Phụ lục A.3 Quy phạm này. c) Tư liệu chuyên khảo: thống kê theo tên (nội dung) của tư liệu và thời gian xuất bản hoặc thu nhận được, xem biểu TK-10 Phụ lục A.3 Quy phạm này. 3.2.2. Xác nhận trạng thái vật lý tư liệu lưu trữ: Trong quá trình thống kê phải xác nhận trạng thái vật lý tư liệu (mẫu biểu, giấy, mực viết, chữ số) những tư liệu trùng lặp chỉ chọn một bản có chất lượng tốt nhất đưa vào lưu trữ, những bản còn lại làm thủ tục xin tiêu hủy theo quy định tại Mục 3.7 của Quy phạm này. 3.3. Phân loại tư liệu KTTV Phân loại tư liệu lưu trữ là sự phân chia tư liệu thành các khối, các nhóm, các đơn vị bảo quản cụ thể, căn cứ vào các đặc trưng chung của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng có hiệu quả những tư liệu đó. 3.3.1. Phân loại tư liệu KTTV theo phông lưu trữ Sơ đồ 1 – Phân loại tư liệu KTTV Căn cứ sự hình thành, quy trình nghiệp vụ tư liệu KTTV, việc phân loại tư liệu KTTV trên cơ sở các thành phần phông lưu trữ theo quy định tại Mục 1.4 Quy phạm này. 3.3.2. Các khối, nhóm tư liệu KTTV Tùy theo các thành phần phông theo sơ đồ 1, tư liệu được phân chia thành các khối tư liệu sau: a) Các loại sổ gốc quan trắc; b) Các loại giản đồ, băng thu, ly mét, băng sơ toán; c) Các loại báo cáo chỉnh lý, chỉnh biên; d) Biểu ghi đo và xử lý (tư liệu gốc, gồm: số liệu là kết quả đo và xử lý từ máy tự động, số liệu đo đạc và phân tích tính toán ở phòng thí nghiệm…); đ) Bản đồ, ảnh thu từ vệ tinh; e) Tư liệu chuyên khảo. 3.3.3. Đơn vị bảo quản tư liệu KTTV Tư liệu KTTV (xem Điều 3.3.1), được phân loại tiếp (xem Điều 3.3.2) cho đến đơn vị bảo quản (ĐVBQ). ĐVBQ tư liệu lưu trữ là đơn vị phân loại cơ bản dựa trên tiêu chí nội dung của một hoặc một số tư liệu liên quan với nhau. Trước khi phân loại, tất cả tư liệu phải được hoàn chỉnh, kể cả việc đóng thành quyển đối với các tư liệu khi thu nhận còn rời rạc. Đóng quyển tư liệu bằng chỉ, không được dùng các loại đinh ghim. a) Tư liệu điều tra cơ bản KTTV: Các loại tư liệu thuộc các thành phần phông quy định tại Mục 1.4 từ khoản a đến khoản h Quy phạm này, được phân thành các khối (nhóm) tư liệu, sau đó chia ra ĐVBQ (xem sơ đồ 2). Sơ đồ 2 - các ĐVBQ tư liệu ĐTCB - Nhóm sổ gốc: phân chia theo loại quan trắc nhiều yếu tố hay một yếu tố để thành lập đơn vị bảo quản. - Nhóm giản đồ: phân chia theo yếu tố đo để thành lập đơn vị bảo quản. - Báo biểu chỉnh lý, chỉnh biên (tư liệu thứ cấp): phân chia theo các yếu tố hay nhóm yếu tố, để thành lập các đơn vị bảo quản. - Biểu ghi đo và xử lý: phân chia theo nhóm tổng hợp các yếu tố đo để thành lập đơn vị bảo quản. b) Bản đồ thời tiết: phân chia theo nhóm (bản đồ mặt đất, bản đồ trên cao, bản đồ biển Đông) để thành lập các đơn vị bảo quản (xem sơ đồ 3) c) Tư liệu chuyên khảo: phân chia theo tên tư liệu để thành lập các đơn vị bảo quản. 3.4. Lập đơn vị bảo quản (ĐVBQ) tư liệu KTTV 3.4.1. Quy cách lập đơn vị bảo quản tư liệu KTTV a) Lập đơn vị bảo quản theo năm Sổ quan trắc: - Khí tượng bề mặt và bức xạ: sổ SKT-1, SKT-2, SKT-3, SKT-5, SKH-6, SKT-11, SKT-12, SKT-13a, SKT-13b; - Khí tượng nông nghiệp: sổ SKN-2, SKN-4; - Khí tượng cao không: STK2 và tư liệu ra đa thời tiết; - Môi trường: tài liệu quan trắc và báo cáo kết quả phân tích của từng loại trạm (môi trùơng tự động; môi trường không khí: MKT-1, MTK-2, MTK-3, MTK-4, MTK-6; môi trường nước: MTN-1, MTN-2, MTN-3, MTN-4, MTN-5 và môi trường mặn: MTN-6, MTN-7, MTN-8); - Thủy văn lục địa không ảnh hưởng thủy triều: sổ đo mực nước, sổ đo sâu, sổ dẫn cao độ, sổ ghi đo lưu lượng nước N-4, biểu ghi đo và xử lý mẫu nước chất lơ lửng; - Thủy văn lục địa ảnh hưởng thủy triều: sổ đo mực nước, sổ đo sâu, sổ dẫn cao độ, sổ ghi đo lưu lượng nước N-4, sổ đo tốc độ nước, biểu ghi đo và xử lý mẫu nước chất lơ lửng; - Hải văn: SHV1. Giản đồ Giản đồ mỗi năm của một yếu tố đo được lập thành một đơn vị bảo quản. Báo biểu chỉnh lý, chỉnh biên (tư liệu thứ cấp): - Khí tượng bề mặt: các loại báo biểu BKT-1, BKT-5 (BKH-6), BKT-11a, BKT-11b, BKT-11c, BKT-12a, BKT-12b, BKT-12c. Riêng các loại báo biểu: BKT-2b (áp), BKT-2a (ẩm), BKT-2a (nhiệt), BKT-3, BKT-10, BKT-13a, BKT-13b, BKT-14, BKT-15 có thể lập 01 ĐVBQ cho 2-3 năm tài liệu; - Khí tượng cao không: các loại báo biểu BTK-1a, BTK-2b, BTK-11, BOZ, BCT; - Thủy văn lục địa không ảnh hưởng thủy triều: Các tập chỉnh biên; - Thủy văn lục địa ảnh hưởng thủy triều: Các tập chỉnh biên (mực nước và các yếu tố khác, tập chỉnh biên lưu lượng và các yếu tố thủy văn, tập tính toán lượng triều…); - Hải văn: các loại báo biểu BHV-1, BHV-2. Điều tra khảo sát khí tượng, thủy văn, hải văn. b) Lập đơn vị bảo quản theo mùa vụ: Khí tượng nông nghiệp SKN1a, SKN1b; các loại báo biểu BKN-2, BKN-1. c) Lập đơn vị bảo quản theo obs quan trắc hàng tháng/năm - Khí tượng cao không: giản đồ, băng thu, băng sơ toán, ly mét; các bảng ghi số liệu: BTK-1, BTK-2, BTK-3. - Bản đồ thời tiết. d) Lập đơn vị bảo quản theo tên tư liệu và thời gian xuất bản của tư liệu chuyên khảo. Tất cả tư liệu đã lập đơn vị bảo quản phải xếp vào cặp hộp hoặc được đóng bìa cứng thành quyển. 3.4.2. Quy cách biên mục đơn vị bảo quản tư liệu KTTV a) Biên mục bên trong đơn vị bảo quản Biên mục trong là ghi những thông tin về thời gian có tư liệu trong một đơn vị bảo quản, các thông tin viết vào chỗ trống phía trên góc trái của trang đầu, tháng đầu của một năm tư liệu thuộc ĐVBQ. Nếu dùng nhãn thì nhãn dán vào phía trên góc trái của trang đầu, tháng đầu của một năm tư liệu thuộc ĐVBQ. - Đối với các loại tư liệu điều tra cơ bản: các loại tư liệu được liệt kê tại các Điều 2.1.1 đến 2.1.8 của Quy phạm này, biên mục trong được tiến hành theo từng trạm, từng năm cụ thể (ghi tên tài liệu, tên trạm, năm và tháng có tư liệu) và theo thứ tự thời gian từ năm bắt đầu có tư liệu đến năm kết thúc (xem ví dụ sau đây). - Đối với tư liệu bản đồ thời tiết, tư liệu chuyên khảo: tùy tình hình cụ thể để biên mục trong và phải theo quy định tại khoản a Điều 3.4.2. b) Biên mục ngoài Trong kho lưu trữ, tư liệu KTTV được xếp vào cặp hộp hoặc đóng quyển bìa cứng; cặp hộp hay quyển bìa cứng có chứa tư liệu phải có biên mục bên ngoài. Biên mục ngoài các đơn vị bảo quản là nhãn ghi các thông tin về tư liệu (tên phông lưu trữ, tên tư liệu, số lưu trữ, tên trạm, thời gian có tư liệu) để sắp xếp tư liệu, quản lý và phục vụ khai thác tư liệu nhanh chóng, thuận tiện. Nhãn ghi biên mục ngoài có kích thước quy định và in sẵn các tiêu chí cho từng loại. - Đối với tư liệu xếp vào cặp hộp (cặp hộp kích thước 40cm x 29cm x 10cm0: dùng nhãn có kích thước 9,0cm x 6,5cm, cài vào gáy cặp hộp sao cho mép dưới của nhãn cách mép trên của hộp bằng 2/5 chiều dài hộp. Ví dụ: Nhãn cài vào gáy cặp hộp Ví dụ: Tư liệu đóng thành quyển bìa cứng - Đối với tư liệu đóng thành quyển bìa cứng: Làm 01 (một) nhãn có kích thước 5cm x 3cm dán vào gáy của quyển sổ sao cho mép dưới của nhãn cách mép trên của sổ bằng 2/5 chiều dài sổ và 01 (một nhãn có kích thước 8cm x 5cm dán vào chính giữa mặt trước sổ. - Đối với nhóm tư liệu bản đồ thời tiết: Làm 02 (hai) nhãn ghi thông tin (tên phông tư liệu, tên bản đồ, số lưu trữ, thời gian hình thành tư liệu), 01 (một) nhãn kích thước 10cm x 7cm dán vào mặt quyển sổ và 01 (một) nhãn kích thước 6cm x 4cm dán vào gáy sổ sao cho mép dưới của nhãn cách mép trên của sổ bằng 2/5 chiều dài sổ. 3.4.3. Quy cách đánh số lưu trữ tư liệu KTTV Các ĐVBQ tư liệu KTTV sau khi được đóng bìa cứng hay xếp vào cặp hộp đều được đánh số lưu trữ. Trong một phông lưu trữ, số lưu trữ được mã hóa có nội dung, không bị trùng lặp và mở để có thể bổ sung thêm các ĐVBQ mới. Việc đánh số lưu trữ được mã hóa theo ký hiệu loại thành phần phông tư liệu + khối (nhóm tài liệu) + mã trạm có tài liệu và số thứ tự của ĐVBQ của loại tư liệu đó. 3.5. Sắp xếp tư liệu trong kho lưu trữ Tất cả tư liệu KTTV sau khi xếp trong cặp hộp và đóng vào bìa cứng đều được sắp xếp lên giá. 3.5.1. Nguyên tắc sắp xếp tư liệu: Tư liệu sắp xếp trong kho theo từng thành phần phông (xem quy định tại Mục 1.4 của Quy phạm này). a) Tư liệu điều tra cơ bản: Tư liệu thống kê từ Điều 2.1.1 đến 2.1.3 và 2.1.5 đến 2.1.7 Mục 2.1 Quy phạm này; tư liệu gốc sắp xếp riêng và tư liệu thứ cấp sắp xếp riêng. Tư liệu gốc phân chia ra nhóm giản đồ, nhóm sổ gốc sắp xếp riêng. Tư liệu thống kê tại Điều 2.1.4 và 2.1.8 Mục 2.1 Quy phạm này: sắp xếp theo trạm và thời gian có tài liệu. b) Tư liệu dự báo KTTV, tư liệu chuyên khảo: sắp xếp riêng; do tính đặc thù của tư liệu, có thể phải thiết kế giá có kích thước riêng cho phù hợp. Khi sắp xếp, tùy vào khối lượng tư liệu ít hay nhiều, kho chật hay rộng để sắp xếp các nhóm riêng biệt vào từng giá, từng phòng kho, từng tầng kho. Các tư liệu thường xuyên đưa ra phục vụ, sắp xếp vào phòng kho thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng. 3.5.2. Sắp xếp tư liệu lên giá a) Bố trí hệ thống giá trong phòng kho - Giá để tư liệu trong mỗi phòng kho phải được đánh số thứ tự. Giá để tư liệu phải xếp thẳng hàng, vuông góc với cửa sổ phòng kho; lối đi đầu giá là 40 – 60cm – 60cm, giữa các hàng giá cố định là 70cm – 80cm; lối đi chính trong kho là 120cm – 150cm. Hình 1 - Hệ thống giá trong phòng kho rộng và sâu - Đối với phòng kho rộng và sâu, hệ thống giá tư liệu xếp và đánh số thứ tự theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ ngoài vào trong, theo hướng của người đi từ cửa vào kho (Hình 1). Hình 2 - Hệ thống giá trong phòng kho hẹp và nông - Nếu lòng kho hẹp, nông, chỉ sắp xếp được một dãy thì các giá tư liệu được xếp và đánh số thứ tự theo nguyên tắc từ trái qua phải, theo hướng của người đi từ cửa vào kho (Hình 2). - Thông thường giá tư liệu là giá đúp tạo thành từ hai giá dựa lưng vào nhau, mỗi giá đơn (mặt giá) được xem là một đơn vị riêng và đánh số thứ tự theo hình 3. Hình 3 – Giá để tư liệu và cách đánh số b) Sắp xếp tư liệu: Tư liệu sắp xếp trong kho theo nguyên tắc chung và tương ứng với trình tự thống kê tư liệu (xem Điều 3.2.1 Quy phạm này). - Đối với tư liệu bản đồ thời tiết, sắp xếp theo nhóm bản đồ, theo trình tự thời gian có tư liệu. - Đối với tư liệu chuyên khảo: thứ tự sắp xếp lên giá theo tên tư liệu và trình tự thời gian có tư liệu. - Trong quá trình sắp xếp, nếu những tư liệu còn tiếp tục bổ sung, thì cần dành một số khoảng trống nhất định trên giá để có thể xếp tư liệu. Trong mỗi phòng kho phải có sơ đồ bố trí giá tư liệu; trên mỗi đầu giá phía cửa vào kho, phải có biểu ghi tên tư liệu cụ thể, để bảo quản, tra tìm tư liệu được nhanh chóng. 3.6. Xây dựng công cụ tra tìm tư liệu Công cụ tra tìm tư liệu trong kho lưu trữ KTTV là mục lục hồ sơ tư liệu và các công cụ khác. 3.6.1. Mục lục hồ sơ tư liệu (mục lục tư liệu) Mục lục tư liệu được lập sau khi tư liệu đã phân loại lập ĐVBQ và sắp xếp lên giá lưu trữ. Mục lục tư liệu được lập như sau: - Đối với tư liệu điều tra cơ bản (từ Điều 2.1.1 đến 2.1.8 Mục 2.1 Quy phạm này), mục lục tư liệu lập riêng cho từng loại tư liệu theo thành phần phông quy định tại Mục 1.4. Trong mỗi loại lập riêng cho từng yếu tố hay nhóm yếu tố (Điều 3.3.2) theo thứ tự thời gian (xem Phụ lục A.5 biểu ML-1a, 1b). - Đối với tư liệu bản đồ thời tiết, mục lục tư liệu lập riêng cho từng loại bản đồ và theo thứ tự thời gian (xem Phụ lục A.5 biểu ML-9a, ML-9b). - Đối với tư liệu chuyên khảo, mục lục tư liệu lập theo tên tư liệu và theo trình tự thời gian có tư liệu đó (xem Phụ lục A.5 biểu ML-10b). 3.6.2. Xây dựng công cụ tra tìm tư liệu trên máy tính Xây dựng các phần mềm quản lý tư liệu lưu trữ phục vụ tra tìm nhanh, thuận tiện. 3.7. Tiêu hủy tư liệu KTTV lưu trữ 3.7.1. Xác định tư liệu KTTV cần tiêu hủy Những tư liệu KTTV có một trong các điều kiện sau đây được xem là tư liệu cần tiêu hủy: - Tư liệu KTTV thừa; - Tư liệu KTTV không có giá trị, không còn giá trị; - Tư liệu KTTV bị phá hủy do công trùng, hỏa hoạn v.v, không thể phục chế được. 3.7.2. Trình tự, thủ tục tiêu hủy tư liệu a) Lập danh mục tư liệu cần tiêu hủy Sau khi xác định tư liệu có đủ điều kiện quy định tại Điều 3.7.1, cơ quan làm nhiệm vụ lưu trự cần: - Lập danh mục những tư liệu cần tiêu hủy (xem Phụ lục A.5 Quy phạm này). - Trình cấp có thẩm quyền xem xét danh mục tư liệu KTTV cần tiêu hủy. b) Thành lập Hội đồng: "Xác định giá trị và Tư vấn xét duyệt tư liệu cần tiêu hủy" - Cấp có thẩm quyền ra quyết định thành lập Hội đồng "Xác định giá trị và Tư vấn xét duyệt tư liệu cần tiêu hủy" để xem xét tư liệu KTTV cần tiêu hủy theo phân cấp tại Điều 3.7.3. - Các thành viên Hội đồng do cấp có thẩm quyền quyết định. c) Nhiệm vụ của Hội đồng - Kiểm tra danh mục tư liệu cần tiêu hủy do đơn vị đã trình theo các nội dung sau: + Xác định tư liệu thừa cần tiêu hủy bằng cách đối chiếu trực tiếp với tư liệu cùng loại đang giữ lại lưu trữ; + Xác định các tư liệu đã bị phá hủy do côn trùng, hỏa hoạn v.v. không thể phục chế được. - Khi hoàn tất các công việc nêu trên, các thành viên Hội đồng ký và viết rõ họ, tên vào biểu danh mục đã kiểm tra. - Lập biên bản kết quả xét duyệt (theo mẫu ở Phụ lục A.6 Quy phạm này), có chữ ký của các thành viên Hội đồng. - Trình cấp có thẩm quyền biên bản kết quả xét duyệt và toàn bộ các bản danh mục có tư liệu cần tiêu hủy; trả lại đơn vị lưu trữ danh mục tư liệu không đủ điều kiện cho tiêu hủy. 3.7.3. Cấp có thẩm quyền quyết định cho phép tiêu hủy tư liệu Trung tâm KTTV quốc gia ra quyết định tiêu hủy tư liệu thuộc đơn vị lưu trữ hiện hành và giao cho đơn vị thực hiện tiêu hủy. Bộ Tài nguyên và Môi trường ra quyết định tiêu hủy tư liệu thuộc lưu trữ lịch sử và giao cho đơn vị thực hiện tiêu hủy. 3.7.4. Lập hồ sơ tư liệu KTTV đã tiêu hủy - Hồ sơ tư liệu KTTV đã tiêu hủy gồm: + Tờ trình của Thủ trưởng cơ quan đề nghị những tư liệu cần tiêu hủy; + Quyết định của cấp có thẩm quyền thành lập Hội đồng tư vấn xét duyệt tư liệu cần tiêu hủy; + Biên bản họp Hội đồng tư vấn xét duyệt danh mục tư liệu cần tiêu hủy; + Danh mục tư liệu cần tiêu hủy đã được duyệt; + Quyết định của cấp có thẩm quyền cho tiêu hủy tư liệu; - Hồ sơ tư liệu KTTV đã tiêu hủy được đưa vào lưu trữ như những hồ sơ lưu trữ tư liệu KTTV khác. 3.7.5. Tổ chức thực hiện tiêu hủy - Chỉ được tiến hành tiêu hủy khi có quyết định của cấp có thẩm quyền. - Chuyển tất cả các tư liệu cần tiêu hủy vào một phòng riêng, tách biệt với các tư liệu khác. - Kiểm tra, đối chiếu lần cuối từng tư liệu trước khi tiêu hủy. - Trước khi tiêu hủy, các bản chứa thông tin tư liệu cần tiêu hủy phải được cắt rời, sao cho các mảnh chứa thông tin không còn ý nghĩa. - Hình thức tiêu hủy do cấp có thẩm quyền quyết định. Hình thức tốt nhất là đưa vào các cơ sở sản xuất giấy. 4. BẢO QUẢN TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN LƯU TRỮ 4.1. Yêu cầu đối với hệ thống kho (xem Phụ lục A.7 Quy phạm này) 4.2. Các thiết bị bảo quản tư liệu 4.2.1. Phương tiện đựng tư liệu a) Giá để tư liệu Giá để tư liệu phải thiết kế chắc chắn, nhiều tầng (tối đa không quá 5 tầng), có kích thước phù hợp với việc bản quản tư liệu KTTV. Trong các kho lưu trữ tư liệu KTTV hiện nay, nên dùng loại giá làm bằng thép tấm ký hiệu GLT, theo tiêu chuẩn ngành của Cục Lưu trữ Nhà nước (TCN 07-1998); loại giá này bảo đảm yêu cầu kỹ thuật và dễ lắp ráp, di chuyển (Hình 4). Hình 4 – Giá để tư liệu 4 tầng b) Cặp hộp, bìa Trên cơ sở mẫu mã, kích thước các loại tư liệu lưu trữ, cặp hộp, bìa cứng phải thiết kế cho phù hợp với công tác bảo quản, khai thác sử dụng. - Cặp hộp: Cặp hộp có kích thước 40 x 29 x 10(cm) làm bằng vải giả da hoặc chất dẻo (hình 5). - Bìa cứng: Bìa cứng đóng trực tiếp vào tư liệu như BKT1, BKT2a, BKT2b v.v. thành quyển. - Bìa mềm: có thể dùng bìa mềm đóng quyển tư liệu phù hợp với kích thước các loại tư liệu theo quy phạm hiện hành, dùng giấy bìa loại tốt có độ bền dai, in sẵn tên tư liệu và những thông tin cần thiết (biên mục). 4.2.2. Phương tiện bảo quản môi trường kho tư liệu a) Đo nhiệt độ, độ ẩm Mỗi phòng kho phải có phương tiện đo nhiệt độ, độ ẩm bên trong và nơi thoáng mát bên ngoài để so sánh chế độ nhiệt, ẩm trong và ngoài kho. Trên cơ sở đó điều chỉnh chế độ làm việc của máy điều hòa không khí và máy hút ẩm cho thích hợp. b) Quạt thông gió, máy điều hòa không khí Kho lưu trữ thường lợi dụng thông gió tự nhiên kết hợp với quạt thông gió. Số lượng và công suất quạt bố trí cho mỗi phòng tùy thuộc vào diện tích và yêu cầu chế độ bảo quản tư liệu. Vào thời kỳ nhiệt độ không khí ngoài trời cao, cần sử dụng máy điều hòa không khí bảo đảm nhiệt độ trong kho luôn ở mức 20 o C ± 2 o C. Số lượng và công suất máy điều hòa không khí tùy thuộc vào diện tích, độ kín của kho. c) Máy hút ẩm Để duy trì chế độ ẩm trong kho ở mức 50% ± 5%, cần sử dụng máy hút ẩm. Số lượng và công suất máy hút ẩm tùy thuộc vào diện tích, độ kín của kho. d) Dụng cụ làm vệ sinh Trong kho cần trang bị đủ dụng cụ làm vệ sinh tư liệu và vệ sinh kho như máy hút bụi, các dụng cụ vệ sinh thông thường khác. 4.3. Các biện pháp kỹ thuật bảo quản 4.3.1. Chống ẩm a) Biện pháp thông gió - Dùng quạt hoặc mở cửa để thông gió tự nhiên, chống ẩm cho tư liệu; - Chỉ tiến hành thông gió, khi nhiệt độ trong kho không thấp hơn nhiệt độ ngoài kho là 5 o C; - Khi mở cửa thông gió, không để ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp vào tư liệu; bụi, côn trùng, khí độc v.v. xâm nhập vào phòng kho. b) Máy hút ẩm, điều hòa không khí Khi độ ẩm trong kho tăng vượt quá giới hạn cho phép, dùng máy hút ẩm, điều hòa không khí chạy liên tục 24/24 giờ. 4.3.2. Chống nấm mốc Thường xuyên làm vệ sinh tư liệu, các phương tiện bảo quản và kho tàng. 10 ngày phải lau chùi tư liệu, phương tiện bảo quản một lần. Phải duy trì chế độ thông gió, chế độ nhiệt, ẩm tối ưu cho môi trường bảo quản tư liệu. Quy trình vệ sinh kho, bảo quản tư liệu xem Phụ lục A.8 Quy phạm này. Khi phát hiện nấm mốc, phải cách ly ngay khối tư liệu đó và thực hiện các biện pháp chống nấm mốc bằng hóa chất Formaldehyl (CHO) 40% hay Thymol (HCHO). Việc sử dụng hóa chất xử lý nấm mốc phải được Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và cơ quan chuyên môn hướng dẫn hoặc trực tiếp đảm nhận. 4.3.3. Chống côn trùng Tư liệu trước khi nhập kho phải khử trùng, có phòng kho chuyên dùng để khử trùng tư liệu. Toàn bộ kho tư liệu phải khử trùng định kỳ 03 (ba) năm 01 (một) lần. Trong thời gian giữa 02 (hai) lần khử trùng, nếu phát hiện trong kho có côn trùng thì phải tổ chức khử trùng trước thời hạn quy định. 4.3.4. Chống mối Việc phòng, chống mối phải tiến hành xử lý ngay khi bắt đầu xây kho lưu trữ. Phải thường xuyên kiểm tra kho, nếu thấy mối xuất hiện thì phải liên hệ ngay với cơ quan chuyên chống mối để có biện pháp xử lý. 4.3.5. Chống chuột Phải hạn chế tối đa khả năng xâm nhập của chuột vào kho, trong đó cần lưu ý kiểm tra các đường ống, đường cống, đường dây dẫn điện, ống thông hơi v.v. Cửa kho, cửa sổ cần làm theo yêu cầu ở Phụ lục A.7 của Quy phạm này. Tuyệt đối không được để thức ăn trong kho lưu trữ. Khi phát hiện có chuột trong kho, phải dùng bẫy hoặc bả để diệt; khi dùng các loại bả bằng hóa chất phải thực hiện đúng hướng dẫn của cơ quan chuyên môn. 4.4. Tu bổ, phục chế tư liệu KTTV Tu bổ, phục chế tư liệu KTTV là công tác thường xuyên của cơ quan làm công tác lưu trữ. 4.4.1. Khảo sát tư liệu Hàng năm, qua kiểm tra, bảo quản, phục vụ tư liệu phát hiện những tư liệu cần tu bổ, phục chế từng phần hay phục chế toàn phần để đưa vào kế hoạch công tác của đơn vị. 4.4.2. Tu bổ, phục chế từng phần Tu bổ, phục chế từng phần là việc tu bổ, phục chế các trang tư liệu hoặc một phần nhỏ nội dung của đơn vị bảo quản tư liệu KTTV. Biện pháp vá, dán tư liệu thích hợp với trang tư liệu còn sạch sẽ, chữ và số không bị tẩy xóa hoặc gạch bỏ nhiều, nhòe mực, ẩm ướt; giấy có trạng thái vật lý tốt, nhưng bị rách mép ngoài hoặc có lỗ thủng trên bề mặt không phải chỗ chứa thông tin (quy trình vá – dán tư liệu xem Phụ lục A.9 Quy phạm này). Không dùng biện pháp bồi nền đối với tư liệu KTTV cần tu bổ, phục chế. Tu bổ, phục chế từng phần là công tác nghiệp vụ thường xuyên của bộ phận trực tiếp làm công tác lưu trữ. 4.4.3. Phục chế toàn phần Phục chế toàn phần (hay phục chế trọn gói) được áp dụng trong trường hợp tư liệu bị hư hỏng nhiều. Phục chế toàn phần là sao nguyên bản các thông tin có trên trang tư liệu cũ sang trang tư liệu mới với giấy tốt, mực tốt, bảo đảm tư liệu không bị hư hỏng ít nhất 20 năm. a) Điều kiện áp dụng - Trang tư liệu bẩn, chữ và số quá mờ, bị tẩy xóa hoặc gạch bỏ nhiều, bị nhòe mực, ẩm ướt. - Giấy có trạng thái vật lý kém, bị rách các chỗ chứa thông tin, bị nhàu nát, giấy quá mỏng dễ bị rách và nhàu nát… b) Tổ chức thực hiện Nếu tư liệu bị hư hỏng nhiều thì việc tu bổ, phục chế toàn phần phải triển khai trong toàn cơ quan theo các bước sau: - Thành lập ban điều hành phục chế của cơ quan; - Ban điều hành chỉ đạo trực tiếp mọi khâu phục chế từ việc chuẩn bị các nguyên vật liệu như biểu mẫu các loại, mực v.v. phổ biến các quy định về kỹ thuật phục chế, chọn cán bộ có năng lực chuyên môn để nghiệm thu sản phẩm v.v. đảm bảo khép kín quá trình phục chế và đảm bảo chất lượng tư liệu được phục chế. c) Yêu cầu về kỹ thuật phục chế: xem Phụ lục A.11 Quy phạm này. d) Biện pháp phục chế - Phục chế toàn phần tư liệu bằng sao chép: thực hiện đúng các yêu cầu về kỹ thuật tại Phụ lục A.11 Quy phạm này. - Phục chế toàn phần tư liệu trên máy tính: Phục chế toàn phần tư liệu KTTV trên máy tính phải đáp ứng yêu cầu về chất lượng và kỹ thuật quy định tại Phụ lục A.11. Để bảo đảm chất lượng số liệu phục chế cần xây dựng phần mềm cho từng loại tư liệu. Các phần mềm phục chế phải được Hội đồng khoa học thông qua, bảng số liệu phải đúng mẫu biểu trước phục chế. Số liệu nhập theo chương trình phục chế phải được lưu trữ trên vật mang tin điện tử và bảo quản theo hướng dẫn ở Phụ lục A.7. 4.5. Bảo quản tư liệu KTTV đối với vật mang tin điện tử 4.5.1. Các dạng tin học hóa tư liệu KTTV: - Số hóa số liệu bằng các chương trình nhập liệu khác nhau. - Số liệu được phục chế bằng các chương trình phục chế trên máy tính. - Sao chụp, quét các tư liệu KTTV để lưu giữ dưới dạng các file ảnh kỹ thuật số. - Số liệu từ các thiết bị đo tự động. Mỗi vật mang tin điện tử phải mô tả về bản lưu trữ đó, đồng thời phải lập công cụ tra cứu để thuận tiện cho quản lý, khai thác các tư liệu lưu trữ. 4.5.2. Các thiết bị bảo quản tư liệu: (xem Phụ lục A.7 Quy phạm này) 5. QUẢN LÝ KHO LƯU TRỮ, PHỤC VỤ KHAI THÁC TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN 5.1. Quản lý kho lưu trữ tư liệu KTTV 5.1.1. Thủ kho Thủ kho có nhiệm vụ quản lý, cung cấp tư liệu KTTV theo quy định trong Quy phạm này. Mỗi kho lưu trữ phải có sổ theo dõi việc vào, ra kho đối với tập thể, cá nhân có đủ điều kiện quy định tại Điều 5.1.2. Nội dung ghi chép gồm: - Ngày… tháng… năm… từ… giờ… phút đến… giờ… phút; - Họ, tên người vào kho……….. (nếu là tập thể thì ghi số lượng người và ghi họ, tên người chủ trì và đại diện tập thể đó); - Mục đích vào kho; - Thủ kho ghi sổ ký tên (ghi đầy đủ họ, tên). 5.1.2. Đối tượng được vào kho a) Đối tượng trong cơ quan - Lãnh đạo cơ quan; - Cán bộ quản lý cấp tổ, phòng trực tiếp của thủ kho vào kiểm tra kho; - Người làm vệ sinh kho tư liệu, làm công tác nghiệp vụ lưu trữ trong kho; - Cán bộ bảo dưỡng các thiết bị điện, nước, chữa cháy v.v. vào làm công tác bảo dưỡng khi có yêu cầu. b) Các đối tượng ngoài cơ quan - Các đoàn kiểm tra cấp trên đến kiểm tra công tác lưu trữ của cơ quan; - Công an phòng cháy, chữa cháy phụ trách khu vực vào kiểm tra công tác phòng cháy, chữa cháy; - Cán bộ có tư cách pháp nhân kiểm tra, xác định nồng độ độc hại trong kho để làm chế độ cho cán bộ công tác tại kho lưu trữ. c) Lực lượng chữa cháy Trường hợp khẩn cấp (cháy, nổ, sập kho, đột nhập.v.v.), các lực lượng của cơ quan cũng như lực lượng phòng cháy, chữa cháy của công an được vào làm nhiệm vụ. 5.2. Kiểm tra kho lưu trữ 5.2.1. Thời hạn kiểm tra Hàng năm lãnh đạo cơ quan tổ chức kiểm tra kho lưu trữ do mình quản lý, khi cần thì tổ chức kiểm tra đột xuất. Trung tâm KTTV quốc gia tổ chức kiểm tra đánh giá chất lượng công tác lưu trữ đối với kho lưu trữ của các đơn vị trực thuộc Trung tâm KTTV Quốc gia theo định kỳ (hàng năm). 5.2.2. Nội dung kiểm tra: - Kiểm tra kho chứa tư liệu; các loại giá và cặp, hộp đựng tư liệu; - Kiểm tra tư liệu lưu trữ; - Kiểm tra hệ thống thông gió; - Kiểm tra hệ thống phòng cháy, chữa cháy và phương án bảo vệ kho; - Kiểm tra việc tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ. 5.2.3. Lập biên bản kiểm tra Sau khi kiểm tra, phải lập biên bản kiểm tra, trong đó: - Nêu rõ ưu điểm, thiếu sót của các nội dung kiểm tra; - Nêu các giải pháp cần khắc phục thiếu sót; - Những vấn đề vượt quá khả năng của đơn vị, đề nghị cấp có thẩm quyền giải quyết hoặc có hướng chỉ đạo. Biên bản được lập thành 2 bản: một bản do người (đoàn) kiểm tra giữ, một bản đơn vị quản lý kho giữ (xem Phụ lục A.12 Quy phạm này). 5.3. Nguyên tắc, thủ tục phục vụ khai thác tư liệu KTTV 5.3.1. Nguyên tắc - Các cơ sở lưu trữ của Trung tâm KTTV quốc gia nêu tại Mục 1.3 của Quy phạm này được cung cấp tư liệu KTTV cho các tổ chức, cá nhân có nh cầu sử dụng. - Các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội và cá nhân đều được khai thác và sử dụng tư liệu KTTV theo quy định ở Điều 5.3.2 Quy phạm này. - Người được cung cấp tư liệu KTTV chỉ chuyển giao quyền sử dụng tư liệu đó cho người khác khi có sự đồng ý bằng văn bản của Trung tâm KTTV quốc gia hoặc cơ quan lưu trữ của Trung tâm KTTV quốc gia đã cấp các loại tư liệu đó. - Người khai thác và sử dụng tư liệu KTTV phải trả lệ phí theo quy định của pháp luật. - Các đối tượng được miễn trả lệ phí theo quy định tại Điều 15 của "Pháp lệnh Khai thác và Bảo vệ công trình KTTV" để phục vụ các mục đích sau đây: + Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng của Nhà nước phục vụ nhu cầu chung của xã hội; + Phục vụ nhu cầu quốc phòng và an ninh quốc gia; + Trao đổi thông tin với nước ngoài, tổ chức quốc tế theo điều ước mà Việt Nam là thành viên. 5.3.2. Thủ tục: - Trường hợp đặc biệt phục vụ yêu cầu của lãnh đạo Đảng, Nhà nước, các đơn vị lưu trữ cung cấp tư liệu theo chỉ thỉ của Giám đốc Trung tâm KTTV quốc gia. - Cung cấp phục vụ khai thác tư liệu KTTV thuộc độ Tối mật: + Đối với người khai thác tư liệu thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ phải có giấy giới thiệu và công văn đề nghị do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ ký và đóng dấu; + Đối với người khai thác tư liệu KTTV thuộc thành phần khác, phải có giấy giới thiệu và công văn đề nghị do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ký và đóng dấu. Giấy giới thiệu và công văn yêu cầu khai thác tư liệu KTTV phải được Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường phê duyệt. - Cung cấp phục vụ khai thác tư liệu KTTV thuộc độ Mật: + Đối với người khai thác tư liệu KTTV thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ phải có giấy giới thiệu và công văn yêu cầu do Thủ trưởng cơ quan trực thuộc Bộ hoặc tương đương ký và đóng dấu; + Đối với người khai thác tư liệu KTTV thuộc thành phần khác, phải có giấy giới thiệu và công văn yêu cầu do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND huyện hoặc tương đương ký, đóng dấu. Giấy giới thiệu và công văn yêu cầu khai thác tư liệu KTTV phải được Giám đốc Trung tâm KTTV quốc gia phê duyệt. Danh mục bí mật nhà nước độ Tối mật và Mật – xem Phụ lục A.13 Quy phạm này. - Cung cấp phục vụ khai thác tư liệu KTTV: Người khai thác tư liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác; nếu vì mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tư liệu và có giấy chứng minh nhân dân. Giấy giới thiệu và công văn yêu cầu khai thác tư liệu KTTV phải được Thủ trưởng cơ quan quản lý tư liệu phê duyệt. - Người khai thác tư liệu KTTV là tổ chức, cơ quan, cá nhân nước ngoài phải tuân thủ các quy định của pháp luật. 5.3.3. Lập sổ theo dõi việc phục vụ khai thác tư liệu KTTV Đơn vị cung cấp tư liệu KTTV phải có sổ theo dõi phục vụ khai thác tư liệu cho tất cả các đối tượng và thống kê mức độ sử dụng tư liệu KTTV (xem các Phụ lục A.14 Quy phạm này). 5.4. Hình thức phục vụ tư liệu KTTV 5.4.1. Phục vụ trực tiếp - Người được phục vụ trực tiếp khai thác tư liệu KTTV tại cơ quan lưu trữ tư liệu KTTV, không được mang tư liệu ra ngoài khu vực kho; - Trường hợp đặc biệt mang tư liệu KTTV ra khỏi khu vực kho lưu trữ phải được phép của Thủ trưởng cơ quan cung cấp tư liệu; - Người được phép mang tư liệu ra khỏi kho phải có trách nhiệm bảo vệ tư liệu không bị mất, bị rách nát v.v. Nếu để rách nát, bị mất phải chịu trách nhiệm bồi thường hoặc chịu trách nhiệm trước pháp luật. 5.4.2. Phục vụ theo hình thức hợp đồng Dịch vụ khí tượng thủy văn được thực hiện theo quy định của pháp luật về hợp đồng. Người được phục vụ ký hợp đồng với các cơ quan làm công tác lưu trữ; trong hợp đồng, ngoài những chi phí hợp lý do hai bên thỏa thuận, phải có lệ phí khai thác và sử dụng tư liệu KTTV theo quy định hiện hành. Việc phục vụ tư liệu KTTV có thể bằng phương tiện thủ công hoặc phương tiện hiện đại tùy theo yêu cầu của người khai thác, sử dụng tư liệu và khả năng đáp ứng của cơ quan phục vụ tư liệu. PHỤ LỤC A A.1 CÁC BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU KTTV TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA (Tên đơn vị giao nộp) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc -------------------- …, ngày…….. tháng…… năm……. GN-1a BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG BỀ MẶT NĂM… Kính gửi : Trung tâm Tư liệu KTTV (Tên đơn vị nộp) giao nộp các tư liệu sau: TT Tên trạm Tên tỉnh Tháng có tư liệu nộp SKT BKT Giản đồ Ghi chú 1 2 3 13a 13b 1 2 áp 2 ẩm 2 3 9 10 13a 13b 14 15 Áp Ẩm Nhiệt Gió Mưa Nắng Tổng số tháng…../…. trạm Xác nhận của Trung tâm Tư liệu : - Ngày, tháng nhận tư liệu: Đúng thời hạn  Chậm  - Trạng thái vật lý của tư liệu: Ký nhận của Trung tâm Tư liệu ( Ghi rõ họ tên) Đơn vị giao nộp (Ký tên, đóng dấu) TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA (Tên đơn vị giao nộp) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc …, ngày…….. tháng…… năm……. GN-1b BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU BỨC XẠ NĂM Kính gửi: Trung tâm Tư liệu KTTV (Tên đơn vị nộp) giao nộp các tư liệu sau: TT Tên trạm Tên tỉnh Tháng có tư liệu nộp SKT BKT Giản đồ Ghi chú 11a 11b 12 11a 11b 11c 12a 12b 12c Tổng số tháng……/…… trạm Xác nhận của Trung tâm Tư liệu: - Ngày, tháng nhận tư liệu: Đúng thời hạn  Chậm  - Trạng thái vật lý của tư liệu: Ký nhận của Trung tâm Tư liệu ( Ghi rõ họ tên) Đơn vị giao nộp ( Ký tên, đóng dấu ) TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA (Tên đơn vị giao nộp) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: …, ngày…….. tháng…… năm……. GN-1c BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU MƯA NĂM Kính gửi : Trung tâm Tư liệu KTTV (Tên đơn vị nộp) giao nộp các tư liệu sau: TT Tên trạm Tên tỉnh Tháng (BKT5) Năm (SKT5) Ghi chú Tổng số tháng ……/…… trạm Xác nhận của Trung tâm Tư liệu: - Ngày, tháng nhận tư liệu: Đúng thời hạn  Chậm  - Trạng thái vật lý của tư liệu: Ký nhận của Trung tâm Tư liệu ( Ghi rõ họ tên) Bên giao nộp (Ký tên, đóng dấu) TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA (Tên đơn vị giao nộp) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc ------------------ Số: …, ngày…….. tháng…… năm……. GN-2 BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG NÔNG NGHIỆPNĂM…… Kính gửi : Trung tâm Tư liệu KTTV (Tên đơn vị nộp) giao nộp các tư liệu sau: TT Tên trạm Tên tỉnh Tháng BKN2 Vụ/năm Ghi chú BKN1 SKN Tổng số tháng ……/…… trạm Xác nhận của Trung tâm Tư liệu : - Ngày, tháng nhận tư liệu: Đúng thời hạn  Chậm  - Trạng thái vật lý của tư liệu: Ký nhận của Trung tâm Tư liệu (Ghi rõ họ tên) Bên giao nộp (Ký tên, đóng dấu ) TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA (Tên đơn vị giao nộp) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc --------------------- …, ngày…….. tháng…… năm……. GN-3 BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG CAO KHÔNG NĂM…….. Kính gửi: (Tên đơn vị nộp) giao nộp các tư liệu sau: TT Tên trạm Tên tỉnh Tháng Sổ quan trắc Các loại báo cáo TL gốc (băng thu…) Ghi chú STK2 SOZ1 SOZ2 SCT1 SCT2 BTK1 BTK2 BTK3 BTK2a BTK3a BTK11 BOZ BCT … Tổng số tháng…../…. trạm Xác nhận của Trung tâm Tư liệu: - Ngày, tháng nhận tư liệu: Đúng thời hạn  Chậm  - Trạng thái vật lý của tư liệu: Ký nhận của Trung tâm Tư liệu (Ghi rõ họ tên) Đơn vị giao nộp (Ký tên, đóng dấu) TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA (Tên đơn vị giao nộp) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc -------------------- , ngày…….. tháng…… năm……. GN-4 BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU MÔI TRƯỜNG NĂM…….. Kính gửi: Trung tâm Tư liệu KTTV (Tên đơn vị nộp) giao nộp các tư liệu sau: TT Tên trạm Tên tỉnh Môi trường không khí Môi trường nước Môi trường mặn Ghi chú Tự động MTK1 MTK2 MTK3 MTK4 MTK6 MTN1 MTN2 MTN3 MTN4 MTN5 MTN6 MTN7 MTN8 Tổng số tháng…../…. trạm Xác nhận của Trung tâm Tư liệu: - Ngày, tháng nhận tư liệu: Đúng thời hạn  Chậm  - Trạng thái vật lý của tư liệu: Ký nhận của Trung tâm Tư liệu (Ghi rõ họ tên) Đơn vị giao nộp (Ký tên, đóng dấu) TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA (Tên đơn vị giao nộp) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc ------------------------ ………, ngày…….. tháng…… năm……. GN-5 BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU THỦY VĂN NĂM…….. Kính gửi : Trung tâm Tư liệu KTTV (Tên đơn vị nộp) giao nộp các tư liệu sau: TT Tên trạm Tên tỉnh Chỉnh biên Sổ H Sổ Q Sổ h Biểu p Sổ đo tốc độ triều Biểu tính WQ Giản đồ Kiểm tra hợp lý Ghi chú (quyển) (quyển) (quyển) (quyển) (quyển) (quyển) (quyển) (tập) (quyển) Xác nhận của Trung tâm Tư liệu: - Ngày, tháng nhận tư liệu: Đúng thời hạn  Chậm  - Trạng thái vật lý của tư liệu: Ký nhận của Trung tâm Tư liệu (Ghi rõ họ tên) Đơn vị giao nộp (Ký tên, đóng dấu) TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA (Tên đơn vị giao nộp) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc ----------------------- , ngày…….. tháng…… năm……. GN-7 BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN BIỂN NĂM…….. Kính gửi: (Tên đơn vị nộp) giao nộp các tư liệu sau: TT Tên trạm Tên tỉnh Tháng Sổ quan trắc BHV Giản đồ Ghi chú SHV1 1 2 Tổng số tháng…../…. trạm Xác nhận của Trung tâm Tư liệu: - Ngày, tháng nhận tư liệu: Đúng thời hạn  Chậm  - Trạng thái vật lý của tư liệu: Ký nhận của Trung tâm Tư liệu (Ghi rõ họ tên) Đơn vị giao nộp (Ký tên, đóng dấu) TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA (Tên đơn vị giao nộp) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc ------------------------ ………, ngày…….. tháng…… năm……. GN-8a BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU ĐIỀU TRA KHẢO SÁT KHÍ TƯỢNG NĂM…….. Kính gửi: Trung tâm Tư liệu KTTV Đơn vị nộp: giao nộp các tư liệu sau: TT Tên điểm khảo sát Tỉnh Sổ SKT-1 Sổ SKT-2 Sổ SKT-3 Sổ SKT-5 GĐ các loại máy BKT-1 BKT-2b BKT-2a BKT-2a BKT-3 BKT-5 Ghi chú (thời gian khảo sát) Ghi chú: Ghi các loại tư liệu này theo nhiệm vụ được giao của các điểm khảo sát Xác nhận của Trung tâm Tư liệu: - Ngày, tháng nhận tư liệu:Đúng thời hạn  Chậm  - Trạng thái vật lý của tư liệu: Ký nhận của Trung tâm Tư liệu (Ghi rõ họ tên) Đơn vị giao nộp (Ký tên, đóng dấu) TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA (Tên đơn vị giao nộp) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc --------------------- …, ngày…….. tháng…… năm……. GN-8b BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU ĐIỀU TRA KHẢO SÁT THỦY VĂN NĂM…….. Kính gửi: Trung tâm Tư liệu KTTV Đơn vị nộp: giao nộp các tư liệu sau: TT Tên trạm Sông Sổ gốc h Sổ gốc Q Sổ đo sâu Xử lý mẫu nước chất 11 Chỉnh biên Q cạn Chỉnh biên Q lũ Chỉnh biên Sổ đo V đv Sổ đo V c.tiết Sổ đo mặn đb Sổ đo mặn chi tiết Biểu W Biểu đồ Kiểm tra hợp lý Ghi chú (thời gian khảo sát) Ghi chú: Ghi số quyển sổ giao nộp Xác nhận của Trung tâm Tư liệu: - Ngày, tháng nhận tư liệu: Đúng thời hạn  Chậm  - Trạng thái vật lý của tư liệu: Ký nhận của Trung tâm Tư liệu (Ghi rõ họ tên) Đơn vị giao nộp (Ký tên, đóng dấu) TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA (Tên đơn vị giao nộp) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc ------------------------ ………, ngày…….. tháng…… năm……. GN-8c BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU KHẢO SÁT MÔI TRƯỜNG NĂM…….. Kính gửi: Trung tâm Tư liệu KTTV (Tên đơn vị nộp) giao nộp các tư liệu sau: TT Tên điểm khảo sát Tên tỉnh Môi trường không khí Môi trường nước Môi trường mặn Ghi chú (thời gian khảo sát) Tự động MTK1 MTK2 MTK3 MTK4 MTK6 MTN1 MTN2 MTN3 MTN4 MTN5 MTN6 MTN7 MTN8 Tổng số tháng…../…. trạm Ghi chú: đánh dấu (x) vào ô tương ứng có loại tư liệu được khảo sát Xác nhận của Trung tâm Tư liệu: - Ngày, tháng nhận tư liệu: Đúng thời hạn  Chậm  - Trạng thái vật lý của tư liệu: Ký nhận của Trung tâm Tư liệu (Ghi rõ họ tên) Đơn vị giao nộp (Ký tên, đóng dấu) TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA (Tên đơn vị giao nộp) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc -------------------- , ngày…….. tháng…… năm……. GN-9 BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU BẢN ĐỒ THỜI TIẾT NĂM…….. Kính gửi: Trung tâm Tư liệu KTTV (Tên đơn vị nộp) giao nộp các tư liệu sau: TT Vùng Thời gian Loại bản đồ Ghi chú Mặt đất Trên cao Biển đông 850mb 700mb 500mb 300mb 200mb Xác nhận của Trung tâm Tư liệu: - Ngày, tháng nhận tư liệu: Đúng thời hạn  Chậm  - Trạng thái vật lý của tư liệu: Ký nhận của Trung tâm Tư liệu (Ghi rõ họ tên) Đơn vị giao nộp (Ký tên, đóng dấu) TRUNG TÂM KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN QUỐC GIA (Tên đơn vị giao nộp) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc ---------------------- …, ngày…….. tháng…… năm……. GN-10 BẢN GIAO NHẬN TƯ LIỆU CHUYÊN KHẢO Kính gửi: Trung tâm Tư liệu KTTV (Tên đơn vị nộp) giao nộp các tư liệu sau: TT Tên đơn vị Tên tư liệu Năm phát hành hoặc thu thập Ký hiệu Quyển Tập (tờ rơi) Ghi chú Xác nhận của Trung tâm Tư liệu: - Ngày, tháng nhận tư liệu: Đúng thời hạn  Chậm  - Trạng thái vật lý của tư liệu: Ký nhận của Trung tâm Tư liệu (Ghi rõ họ tên) Đơn vị giao nộp (Ký tên, đóng dấu) A.2. BIÊN BẢN GIAO NỘP TƯ LIỆU LƯU TRỮ KTTV CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc -------------- BIÊN BẢN GIAO NỘP TƯ LIỆU LƯU TRỮ KTTV Đơn vị giao nộp: Đơn vị thu nhận: Đã giao nộp tư liệu KTTV tháng…… năm…… gồm các tư liệu sau: 1. Tư liệu khí tượng; 2. Tư liệu bức xạ; 3. Tư liệu mưa; 4. Tư liệu khí tượng nông nghiệp; 5. Tư liệu khí tượng cao không; 6. Tư liệu khí tượng thủy văn biển; 7. Tư liệu thủy văn; 8. Tư liệu điều tra khảo sát thủy văn; 9. Tư liệu môi trường nước và không khí; 10. Tư liệu dự báo KTTV; 11. Tư liệu chuyên khảo. (Có danh sách thống kê cụ thể kèm theo). Đơn vị giao nộp (Ký và ghi rõ họ tên) ……., ngày….. tháng…... năm….. Đơn vị thu nhận (Ký và ghi rõ họ tên) A.3 CÁC BIỂU THỐNG KÊ TƯ LIỆU KTTV TK – 1a BIỂU THỐNG KÊ TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG BỀ MẶT NĂM….. Đài KTTV khu vực: Tây Bắc Tỉnh: Lai Châu Trạm: Lai Châu Tháng Giản đồ Sổ gốc Báo biểu Ghi chú Áp Ẩm Nhiệt Gió Mưa Nắng SKT1 SKT2 SKT3 SKT13a SKT13b BKT1 BKT2-áp BKT2-ẩm BKT2-Nh BKT3 BKT10 BKT13a BKT13b BKT14 BKT15 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 1 x x x x x x x x x x x x x x x x x 2 x x x x x x x x x x x x x x x x x 3 x 0 x x x x x x x x x x x x x x x 4 x x x x x x x x x x x x x x x x x 5 x x x 0 0 x x x x x x x x x x x x 6 x x x x x x x x x x x x x x x x x 7 x x 0 x x x x x x x x x x x x x x 8 x x x x x x x x x x x x x x x x x 9 x x x x x x x x x x x x x x x x x 10 x x x x x x x x x x x x x x x x x 11 x x x x x x x x x x x x x x x x x 12 x x x x x x x x x x x x x x x x x Ghi chú; - Dấu (x) biểu thị có tư liệu - Dấu (0) biểu thị thiếu tư liệu - Cột để trống: trạm không được giao nhiệm vụ đo yếu tố này - Cột ghi chú để ghi tình trạng vật lý của tư liệu TK – 1b BIỂU THỐNG KÊ TƯ LIỆU BỨC XẠ NĂM….. Đài KTTV khu vực: Tây Bắc Tỉnh: Lai Châu Trạm: Lai Châu TT Loại TL Tháng Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Giản đồ SKT11a STK11b SKT12 BKT11a BKT11b BKT11c BKT12a BKT12b BKT12c Ghi chú: Tư liệu thống kê theo tháng, có tư liệu đánh dấu (x), thiếu tư liệu đánh dấu (0), riêng SKT12 - Số tư liệu có của từng tháng được thống kê là số quyển. TK – 1c BIỂU THỐNG KÊ TƯ LIỆU MƯA NĂM….. Đài KTTV khu vực: Tây Bắc Tỉnh: Sơn La TT Tên trạm Địa chỉ BKT5 SKT5 Ghi chú Xã Huyện Tháng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Bản Pôn Mường chanh Mai Sơn x x x x x x x x x x x x x 2 Bản Sọc Mường Bang Phù Yên x x x x x x x x x x x x x 3 Bắc Ngà Bắc Ngà Bắc Yên x x x x x 0 x x x x x x (1-5, 7-12) Ghi chú: - Dấu (x) biểu thị có tư liệu - Dấu (0) biểu thị thiếu tư liệu, riêng đối với SKT5 nếu thiếu tư liệu ghi tháng có - Cột ghi chú để ghi tình trạng vật lý của tư liệu TK-2 BIỂU THỐNG KÊ TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG NÔNG NGHIỆP NĂM…… Đài KTTV khu vực: ĐB Bắc Bộ Tỉnh: Ninh Bình TT Tên trạm Vụ Năm Tháng (BKN2) Vụ (BKN1) Sổ quan trắc (SKN) Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1a 1b 2 4 1 Tam Điệp Đông xuân 1997-1998 x x x x x x x x Chiêm 1998 x x x x x x x Mùa 1998 x x x x x x x Ghi chú: Đánh dấu (x) nếu có tư liệu TK-3a BIỂU THỐNG KÊ TƯ LIỆU THÁM KHÔNG VÔ TUYẾN NĂM…… Tỉnh (tp): Hà Nội Trạm: Láng Loại máy TKVT: TT Tháng Tên tư liệu 1 giờ 7 giờ 13 giờ 19 giờ Ghi chú Số ngày có số liệu Ngày có số liệu Số ngày có số liệu Ngày có số liệu Số ngày có số liệu Ngày có số liệu Số ngày có số liệu Ngày có số liệu 1 Giản đồ, băng thu, băng sơ toán BTK-1 BTK-2 BTK-3 2 TK-3b BIỂU THỐNG KÊ TƯ LIỆU BÁO CÁO THÁM KHÔNG VÔ TUYẾN TT Trạm Tỉnh Tên tư liệu Obs QT số liệu Tháng có tư liệu Số tháng Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Ghi chú: - Biểu TK-3b dùng cho loại tư liệu thứ cấp trạm TKVT Trong từng tháng, ghi số lần có số liệu quan trắc TK-3c BIỂU THỐNG KÊ TƯ LIỆU QUAN TRẮC GIÓ TRÊN CAO (PILOT) NĂM…. TT Tên trạm Tỉnh Giờ STK2 BTK-2b Số tháng có số liệu Tháng có số liệu Ghi chú Số tháng có số liệu Tháng có số liệu Ghi chú 1 Phan Thiết Bình Thuận 1 10 2 – 11 11 2 – 12 7 12 1 – 12 12 1 – 12 13 12 1 - 12 12 1 – 12 19 2 TK-3d BIỂU THỐNG KÊ TƯ LIỆU ÔZÔN/BỨC XẠ CỰC TÍM TT Trạm Tỉnh Năm Tháng có tư liệu Số tháng Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 TK-3đ BIỂU THỐNG KÊ TƯ LIỆU RADA/TƯ LIỆU ĐÔNG NAM Á TT Tên trạm Năm Bản đồ ra đa thời tiết Đông Nam Á Số tháng có số liệu Tháng có số liệu Ghi chú Tháng Năm Quyển Ghi chú 1 Phù Liễn 1990 9 1 – 3; 6 – 12 1 71 – 75, 81 – 83, 86 – 88 12 1991 10 2 – 12 2 71 – 75, 80 – 84, 86 – 88 14 1992 12 1 – 12 3 71 – 76, 80 – 84, 86 – 88 14 1993 9 1 – 12 4 71 – 76 6 . 5 71 – 76, 80 – 88 8 . . 2 Vinh 1990 6 80 – 88 9 1991 7 71 – 76, 80 – 84, 86 – 88 8 1992 8 1993 9 . 10 . . 3 Tam Kỳ TK-4 BIỂU THỐNG KÊ TƯ LIỆU MÔI TRƯỜNG TT Tên trạm Tên tỉnh (sông) Năm Môi trường không khí Môi trường nước Môi trường mặn Ghi chú Tự động MTK1 MTK2 MTK3 MTK4 MTK6 MTN1 MTN2 MTN3 MTN4 MTN5 MTN6 MTN7 MTN8 TK-5 BIỂU THỐNG KÊ TƯ LIỆU THỦY VĂN VÙNG SÔNG KHÔNG ẢNH HƯỞNG THỦY TRIỀU Đài KTTV khu vực: Tây Bắc Năm: Tỉnh: Lai Châu TT Tên trạm Tên sông Tư liệu gốc Tư liệu chỉnh biên Ghi chú Giản đồ Sổ, biểu gốc Tập chỉnh biên Yếu tố đo H Q h E H T 0 n T 0 k X Q e MC 1 Bản Yên Nậm Nưa 1 x x 0 x x 0 x 2 Lai Châu Đà 1 x x 0 x x x x 3 Mường Tè Đà 1 x 0 0 x 0 0 0 Năm hạ mặt quy chiếu 37000cm 4 Nà Hừ Nậm Bum 1 x x 0 x x 0 x 5 Nậm Giàng Nậm Na 1 x x x x x 0 0 6 Nậm Mức Nậm Mức 1 x x 0 x x x x Ghi chú: - Ghi số tập giản đồ - Ghi số quyển sổ gốc và quyển chỉnh biên - Đánh dấu x nếu có số liệu yếu tố đo TK-6a BIỂU THỐNG KÊ TƯ LIỆU THỦY VĂN VÙNG SÔNG ẢNH HƯỞNG THỦY TRIỀU Đài KTTV khu vực: Bắc Trung BộNăm: Tỉnh: Thanh Hóa TT Tên trạm Tên sông Tư liệu gốc Tư liệu chỉnh biên Ghi chú Giản đồ Sổ H Tập chỉnh biên Yếu tố đo H Hđc Hgiờ T 0 n T 0 k X 1 Cụ Thôn Lèn 1 x x x x x 2 Chuối Yên 1 x x x 0 x 3 Giàng Mã 1 x x x x x 4 Hoằng Tân Mã 1 x x x x 0 x 5 Lèn Lèn 1 6 Ngọc Trà Yên 1 x x x x 0 x Ghi chú: - Ghi số tập giản đồ - Ghi số quyển sổ gốc và quyển chỉnh biên - Đánh dấu x nếu có số liệu yếu tố đo TK-6b BIỂU THỐNG KÊ TƯ LIỆU LƯU LƯỢNG VÙNG SÔNG ẢNH HƯỞNG THỦY TRIỀU Đài KTTV khu vực: ĐB Bắc BộNăm: Tỉnh: Hải Dương TT Tên trạm Tên sông Tư liệu gốc Tư liệu chỉnh biên Ghi chú Q h e đ biểu V chi tiết V đại biểu V lũ Qcạn Qlũ WQ 1 Bến Bình 2 Cát Khê TK-7 BIỂU THỐNG KÊ TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN BIỂN Đài KTTV khu vực: Bắc Trung Bộ Năm: TT Tên trạm Tên tỉnh Tư liệu gốc Tư liệu chỉnh biên Ghi chú Giản đồ SHV1 SHV2 BHV2 BHV1 Hn Hđc Hgiờ H T 0 n Gió Sóng Độ mặn TK-8a BIỂU THỐNG KÊ TƯ LIỆU KHẢO SÁT KHÍ TƯỢNG TT Đợt khảo sát (ngày – tháng – năm) Nội dung khảo sát Vị trí khảo sát Tư liệu sau khảo sát thu được Ghi chú TK-8b BIỂU THỐNG KÊ TƯ LIỆU KHẢO SÁT THỦY VĂN TT Tên điểm đo Tên sông Năm-Tháng Sổ gốc (số lượng quyển) Chỉnh biên Ghi chú H Q h sâu V đb V c.t Mặn đb Mặn c.tiết Q cạn Q lũ e mẫu Q triều WQ Biểu đồ Chỉnh biên TK-8c BIỂU THỐNG KÊ TƯ LIỆU KHẢO SÁT MÔI TRƯỜNG TT Đợt khảo sát (ngày – tháng – năm) Nội dung khảo sát Vị trí khảo sát Tư liệu sau khảo sát thu được Ghi chú TK-9 BIỂU THỐNG KÊ BẢN ĐỒ THỜI TIẾT TT Năm Tháng Bản đồ mặt đất Bản đồ trên cao Bản đồ biển Đông Ghi chú Địa thế vị: 850, 700, 500 mb Địa thế vị: 300 và 200 mb (7 giờ) 7 giờ 19 giờ 7 giờ 19 giờ 7 giờ 19 giờ 1 1990 1 x 0 x x x x x 2 x x x x x x x 3 . . 12 TK-10 BIỂU THỐNG KÊ TƯ LIỆU CHUYÊN KHẢO TT Tên tư liệu Năm phát hành hoặc thu thập Ký hiệu Quyển Tập (tờ rời) Ghi chú A.4. CÁC BIỂU MỤC LỤC TƯ LIỆU KTTV ML-1a MỤC LỤC TƯ LIỆU ĐIỀU TRA CƠ BẢN Tên tư liệu: SKT-1 Đài KTTV khu vực: Tây Bắc Tỉnh: Lai Châu TT Tên trạm Thời gian có tư liệu Số năm Địa chỉ (ppp.gg.t) Số lưu trữ Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 1 Bình Lư 76-78, 79 (1-7) 4 302031 80-84, 85 (6-12) 6 2 Lai Châu 56-60 5 61 (1-4, 6-12), 62-64 4 Tỉnh: Sơn La 1 Bắc Yên 73 (3-12), 74-76 4 302034 77-81 5 302034 Ghi chú: - Địa chỉ tư liệu ghi như sau: + ppp số phòng kho + gg số giá được đánh số trang từng phòng kho + t số của tầng giá Trang số……. ML-1b MỤC LỤC TƯ LIỆU ĐIỀU TRA CƠ BẢN Tên tư liệu: BKT-1 Đài KTTV khu vực: Tây Bắc Tỉnh: Lai Châu TT Tên trạm Thời gian có tư liệu Số năm Số ĐVBQ Năm (tháng) thiếu tư liệu Địa chỉ (ppp.gg.t) Ghi chú Bắt đầu Kết thúc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 Bình Lư 01/01/65 31/12/81 17 68 (8) 206011 2 Lai Châu 01/04/56 3 Bắc Yên 01/01/74 74 (2); 89 (8) 206013 206014 Ghi chú: - Địa chỉ tư liệu ghi như sau: + ppp số phòng kho + gg số giá được đánh số trang từng phòng kho + t số của tầng giá Trang số……. ML-9a MỤC LỤC TƯ LIỆU DỰ BÁO KTTV Tên tư liệu: Bản đồ mặt đất TT Năm Tháng Obs (Giờ) Địa chỉ để tài liệu Số lưu trữ Ghi chú ML-9b MỤC LỤC TƯ LIỆU DỰ BÁO KTTV Tên tư liệu: Bản đồ trên cao/Bản đồ biển Đông TT Năm Ngày Tháng Obs (Giờ) Địa chỉ để tài liệu Số lưu trữ Ghi chú ML-10 MỤC LỤC TƯ LIỆU CHUYÊN KHẢO TT Tên tư liệu Ký hiệu Cơ quan biên soạn Năm xuất bản Địa chỉ để tài liệu Số lưu trữ Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Quy phạm quan trắc KTBM Cục Kỹ thuật ĐTCB 1990 2 Quy phạm quan trắc Q chất lơ lửng vùng sông không ảnh hưởng triều Cục Mạng lưới và Trang thiết bị kỹ thuật KTTV 1993 3 Quy phạm lưu trữ tư liệu KTTV Trung tâm Tư liệu KTTV 2006 . . A.5 DANH MỤC TƯ LIỆU KTTV CẦN TIÊU HỦY TH-1 DANH MỤC TƯ LIỆU ĐIỀU TRA CƠ BẢN CẦN TIÊU HỦY TT Đài Tỉnh Trạm Tên tư liệu Số lượng tư liệu Thời hạn bảo quản Lý do tiêu hủy Ghi chú Số tháng Năm Vĩnh viễn Lâu dài Tạm thời 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Tây Bắc Hòa Bình Hòa Bình … 12 1955 X Trùng thừa 2 ĐB Bắc Bộ Hà Tây Sơn Tây … 7 1956 X " 3 ĐB Bắc Bộ Hà Nội Hà Nội … 9 1955 X " Tổng cộng 28 03 X ……., ngày…… tháng…… năm……. Người lập biểu (Trưởng phòng Lưu trữ hoặc tương đương) (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng cơ quan (Ký tên, đóng dấu) ……., ngày…… tháng…… năm……. HỘI ĐỒNG XÉT DUYỆT - Chủ tịch - Thư ký - Các ủy viên: 1. (Ký, ghi rõ, họ tên) 2. (Ký, ghi rõ, họ tên) 3. (Ký, ghi rõ, họ tên) TH-9 DANH MỤC TƯ LIỆU BẢN ĐỒ THỜI TIẾT CẦN TIÊU HỦY TT Tên bản đồ Độ cao địa thế vị Ốp đo (giờ) Số lượng tư liệu Thời hạn bảo quản Lý do tiêu hủy Ghi chú Số tháng Năm Vĩnh viễn Lâu dài Tạm thời 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1 Bản đồ trên cao 850 –700 –500 7 giờ 10 1961 X Mối xông 2 Bản đồ mặt đất 9 1961 X " Tổng cộng 19 2 0 0 ……., ngày…… tháng…… năm……. Người lập biểu (Trưởng phòng Lưu trữ hoặc tương đương) (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng cơ quan (Ký tên, đóng dấu) ……., ngày…… tháng…… năm……. HỘI ĐỒNG XÉT DUYỆT - Chủ tịch - Thư ký - Các ủy viên: 1. (Ký, ghi rõ, họ tên) 2. (Ký, ghi rõ, họ tên) 3. (Ký, ghi rõ, họ tên) TH-10 DANH MỤC TƯ LIỆU CHUYÊN KHẢO CẦN TIÊU HỦY TT Tên tư liệu Ký hiệu Năm xuất bản (thu thập) Thời hạn bảo quản Lý do tiêu hủy Ghi chú Vĩnh viễn Lâu dài Tạm thời 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 2 3 4 5 6 7 Tổng cộng ……., ngày…… tháng…… năm……. Người lập biểu (Trưởng phòng Lưu trữ hoặc tương đương) (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng cơ quan (Ký tên, đóng dấu) ……., ngày…… tháng…… năm……. HỘI ĐỒNG XÉT DUYỆT - Chủ tịch - Thư ký - Các ủy viên: 1. (Ký, ghi rõ, họ tên) 2. (Ký, ghi rõ, họ tên) 3. (Ký, ghi rõ, họ tên) A.6. BIÊN BẢN XÉT DUYỆT DANH MỤC TƯ LIỆU KTTV CẦN TIÊU HỦY CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc --------------------- BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ VÀ TƯ VẤN XÉT DUYỆT TƯ LIỆU CẦN TIÊU HỦY I. Thành phần Hội đồng: 1- Chủ tịch: 2- Thư ký: 3- Các ủy viên: II. Ngày…… tháng…… năm……. Hội đồng họp và đã kiểm tra kỹ danh mục tư liệu KTTV cần tiêu hủy. Hội đồng đề nghị……… quyết định cho tiêu hủy các tư liệu sau đây đã hết giá trị sử dụng: TT Tên tư liệu Địa danh Năm hoặc tháng Số tờ (quyển) Lý do cần tiêu hủy Trạm Tỉnh 1 2 3 4 5 6 7 ……….., ngày…… tháng…… năm…….. CÁC THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG (Họ và tên, ký) 1. Chủ tịch 2. Thư ký 3. Ủy viên 1 4. Ủy viên 2 5. Ủy viên 3 A.7 YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỆ THỐNG KHO LƯU TRỮ TƯ LIỆU 7.1. Địa điểm nhà kho a) Vị trí nhà kho ở nơi khô ráo, không bị ngập lụt, có môi trường không khí trong sạch. b) Nơi giao thông dễ dàng, thuận lợi cho công tác phòng cháy, chữa cháy. c) Nơi tổ chức cung cấp phục vụ khai thác tư liệu thuận tiện. 7.2. Quy mô nhà kho a) Tổng diện tích kho Tùy khối lượng tư liệu của cơ quan và mức độ gia tăng của tư liệu hàng năm, xác định tổng diện tích kho cần xây dựng phải bảo đảm nguồn tư liệu nộp lưu vào kho khoảng 15 – 20 năm sau. Một kho lưu trữ được chia làm hai khu vực: - Khu vực kho tư liệu: Diện tích sàn kho (S) tính theo công thức sau: S = Số mét giá tư liệu cần bảo quản 5 S: là diện tích sàn kho tính theo m 2 - Khu vực hành chính và xử lý kỹ thuật gồm: + Các phòng làm việc của cán bộ công chức lưu trữ; + Khu vực tiếp nhận tư liệu, bảo quản tạm; + Khu vực chỉnh lý tư liệu lưu trữ (thống kê, xác định giá trị tư liệu, phân loại tư liệu v.v.); + Khu vực khử trùng tư liệu; + Khu vực cung cấp phục vụ khai thác tư liệu và các nghiệp vụ khác. Số diện tích khu vực hành chính chiếm khoảng 30% diện tích sàn kho. b) Diện tích các phòng kho - Phòng loại lớn diện tích tối đa 200m 2 ; - Phòng loại bé diện tích tối đa 100m 2 . 7.3. Tải trọng sàn kho a) Kho lưu trữ sử dụng giá cố định bảo quản tư liệu, tải trọng sàn kho 1200 kg/m 2 . b) Kho lưu trữ sử dụng giá di động bảo quản tư liệu, tải trọng sàn kho 1700 kg/m 2 . 7.4. Các thông số kỹ thuật khác a) Chiều cao tầng kho: thông thủy tối thiểu 2,4m. b) Tầng hầm để chống ẩm, chống mối: chiều cao 2,1m ¸ 2,4m. c) Tầng mái: tầng giáp mái cao 3,6m. Mái kho làm hai lớp, lớp 1 là bê tông cốt thép đổ tại chỗ, lớp 2 là vật liệu cách nhiệt, tạo độ dốc, có chiều cao tạo thành lưu không thông thoáng, chiều cao tối thiểu 1m. d) Tường kho: có 2 lớp, tường ngoài cách tường trong 1m – 2m tạo thành hành lang để chống nóng, ánh sáng, đi lại và lắp đặt các thiết bị kỹ thuật thuận tiện. đ) Cửa kho ra vào: làm 2 lớp bằng vật liệu chống cháy, ẩm, mối, chuột và cách nhiệt. e) Cửa sổ: chiếm 1/10 diện tích mặt tường và có song sắt, lưới sắt; có thiết bị chống ánh sáng mặt trời trực tiếp, bụi, chuột. g) Lối đi: hành lang xung quanh kho 1m ¸ 1,2m; lối đi chính trong kho là 1,2m ¸ 1,5m; giữa các hàng giá 0,7m – 0,8m; đầu giá là 0,4m ¸ 0,6m. h) Hệ thống điện: đường điện trong kho có dây bọc, ruột bằng đồng đặt trong ống an toàn đúng tiêu chuẩn kỹ thuật điện. Nhà kho có hai hệ thống điện riêng biệt, hệ thống điện trong kho và hệ thống điện bảo vệ ngoài kho. i) Cấp thoát nước: có hệ thống cấp nước sinh hoạt, cấp nước cứu hỏa riêng. Đường ống nước không đi qua phòng kho lưu trữ. Hệ thống thoát nước thải và nước mưa phải bảo đảm thoát nhanh và không rò rỉ. 7.5. Chống cháy và an ninh a) Hệ thống báo, chữa cháy: Có hệ thống báo cháy tự động, chữa cháy bán tự động bằng khí, nước. Tường kho chịu lửa được 4 giờ; cửa kho mở ra ngoài, có cầu thang cứu hỏa, thoát hiểm an toàn; xung quanh nhà có hệ thống đường cho xe cứu hỏa và hệ thống nước cứu hỏa. Bản thiết kế của kho lưu trữ phải được cơ quan chuyên môn về phòng cháy, chữa cháy thẩm định. b) Cửa kho: thiết kế chắc chắn, có thiết bị bảo vệ an toàn, có khóa tốt; toàn kho phải có hệ thống báo động bằng camera. Ghi chú: Tại các đơn vị lưu trữ hiện hành, các phòng kho lưu trữ trong tòa nhà làm việc của cơ quan, phải bảo đảm yêu cầu chịu tải của sàn kho, chống cháy và an ninh. 7.6. Môi trường: a) Chế độ nhiệt, ẩm đối với tư liệu giấy: - Nhiệt độ 20 o C ± 2 o C; - Độ ẩm 50% ± 5%. b) Chế độ ánh sáng: Hạn chế tối đa ánh sáng tự nhiên chiếu trực tiếp vào tư liệu. Trong phòng kho độ chiếu sáng là 30 – 55 lux. c) Chế độ thông gió: Luôn duy trì lượng gió lưu thông 1 ¸ 8 lần trong 1 giờ. d) Chế độ vệ sinh môi trường: Nồng độ khí độc hại trong kho phải hạ đến mức tiêu chuẩn - Khí sunfuarơ (H 2 S) < 0,15=""> 3 . - Khi oxít nitơ (NO 2 ) < 0,1=""> 3 . - Khí Dioxyt Cacbon (CO 2 ) < 0,15=""> 3 . 7.8. Bảo quản tư liệu KTTV đối với vật mang tin điện tử 7.8.1. Các thiết bị bảo quản tư liệu - Một yếu tố rất quan trọng của lưu trữ dữ liệu là lưu trữ nhiều bản sao - bởi vì các phương tiện sao lưu có thể bị hỏng hóc và không được phép để mất những tư liệu quan trọng. Vì vậy, lưu trữ vài bản sao trong CD-ROM là sự lựa chọn thích hợp, cần thiết, an toàn và không lãng phí. - Trường hợp dung lượng dữ liệu lớn, DVD là phương tiện sao lưu dữ liệu được chọn. Dung lượng của DVD có thể lưu trữ lớn hơn vài lần so với đĩa CD. Sử dụng DVD có thể loại bỏ sự phiền phức do phải đổi đĩa nhiều lần. - Có thể sử dụng các thiết bị lưu trữ dữ liệu không cần yêu cầu tháo lắp đĩa, sử dụng các ổ cứng gắn ngoài (ví dụ như Media Center của Western Digital, dung lượng 250 GB, hoặc OneTouch của Maxtor dung lượng 300 GB). - Phương pháp sao lưu tư liệu giá cao là sử dụng thẻ nhớ USB Flash. Sao lưu bằng thẻ nhớ kích thước nhỏ gọn dung lượng lưu trữ ít, chỉ khoảng 1 GB nhưng giá thành cao. Xem bảng so sánh các thiết bị lưu trữ điện tử ở Phụ lục B.3. 7.8.2. Các biện pháp bảo quản vật mang tin điện tử a) Điều kiện kỹ thuật bảo quản: Để bảo quản các vật mang tin điện tử, các vật tư lưu trữ điện tử cần được lưu giữ trong phòng có điều hòa nhiệt độ, bảo đảm đầy đủ các điều kiện kỹ thuật đúng tiêu chuẩn quy định: - Nhiệt độ: 0 o C – 25 o C (32 o F – 77 o F) - Độ ẩm 40% - 60% - Không để tiếp xúc trực tiếp với ánh sáng mặt trời. b) Tủ chứa vật mang tin: - Hộp hút ẩm bằng nhựa: thể tích khác nhau từ 18 lít, 27 lít và 38 lít phù hợp với nhu cầu sử dụng ít hoặc không chuyên nghiệp. - Loại hộp hút ẩm có hạt hút ẩm và được sấy khô khi đã ngậm nước bằng điện 220 – 240v. - Tủ chứa hút ẩm: loại tủ hút ẩm sử dụng bằng điện 220 – 240v, luôn giữ được độ ẩm ổn định trong tủ. Một số loại tủ hút ẩm - Tủ đựng vật mang tin điện tử: Sử dụng tủ chuyên dùng để lưu giữ các vật mang tin điện tử (đĩa từ, băng từ v.v.) khác nhau có tác dụng chống cháy, chống va đập, hút, chống ẩm mốc v.v. Có một số tủ kích thước chuẩn như sau: Kiểu tủ Kích thước (cm) (Cao - Rộng – Dài) Kiểu tủ Kích thước (cm) (Cao - Rộng – Dài) AD-040 331 x 320 x 478 DHC-120 404 x 383 x 988 AD-060 360 x 350 x 543 DHC-160 454 x 383 x 1195 AD-080 404 x 383 x 665 DHC-400 604 x 530 x 1554 DHC-100 400 x 500 x 600 DHC-500 600 x 530 x 1800 DHC-800 810 x 550 x 1930 c) Định kỳ sao lưu: hàng tháng, 6 tháng, năm cần tổ chức sao lưu (backup) số liệu lưu trữ trên vật mang tin điện tử. A.8 QUY TRÌNH VỆ SINH KHO BẢO QUẢN TƯ LIỆU 8.1. Những trang bị cần thiết - Mũ, áo choàng, khẩu trang, găng tay, kính bảo hộ lao động; - Chổi ni lông loại lớn cán dài và loại vừa; - Chổi lông loại mềm; - Vải sạch để lau giá, cặp hộp, quyển sổ, bó tư liệu v.v. - Ghế chuyên dùng trong kho tư liệu; - Bàn chuyên dùng vệ sinh tư liệu; - Xe chở tư liệu trong kho; - Ni lông (hoặc tấm dứa) lớn để phủ giá và sàn kho, xô, chậu, xà phòng, dây buộc. 8.2. Vệ sinh trần kho 8.2.1. Đối với trần kho trát bằng vữa hoặc cót ép - Tắt quạt trần hoặc quạt tường; - Dùng ni lông (hoặc tấm dứa) phủ kín tư liệu; - Dùng ni lông (hoặc tấm dứa) phủ nền nhà kho; - Dùng chổi quét một lượt mạng nhện bán trên trần, lần lượt từ trong ra ngoài; - Quét kỹ bằng chỗi ni lông, lần lượt theo bề ngang của trần kho từ ngoài vào trong, và sau đó từ trong ra ngoài. 8.2.2. Đối với trần kho bằng bọt thủy tinh - Dùng ni lông (hoặc tấm dứa) phủ kín tư liệu; - Dùng ni lông (hoặc tấm dứa) phủ nền nhà kho; - Quét trần bằng chổi lông mềm, lần lượt trong ra ngoài theo bề ngang của trần kho, quét sạch từ đầu. 8.3. Vệ sinh tường kho, cửa kho, sàn kho 8.3.1. Tường kho - Quét lần 1: Quét từ ngoài vào trong, từ trên xuống dưới; - Quét lần 2: Quét lặp lại từ ngoài vào trong (từ vị trí ban đầu), từ trên xuống dưới. 8.3.2. Cửa kho a) Đối với cánh cửa bằng gỗ - Dùng chổi ni lông quét cửa lần lượt từ trên xuống, chú ý quét sạch cả các góc cửa; - Dùng vải ẩm, lau sạch cửa lần cuối. b) Đối với cánh cửa bằng kính. - Dùng chổi lông mềm quét cửa lần lượt từ trên xuống, chú ý quét cửa lần lượt từ trên xuống, chú ý quét sạch cả các góc cửa. Mặt trong cánh cửa quét trước, mặt ngoài quét sau; - Dùng giẻ tẩm hóa chất lau sạch kính. 8.3.3. Sàn kho - Sau khi đã thực hiện vệ sinh trần kho, tường kho, cửa kho, cuộn và đưa tất cả các tấm ni lông (hoặc tấm dứa) đã phủ các giá và sàn kho ra ngoài kho. - Dùng máy hút bụi, hút sạch bụi lần lượt từ trong ra ngoài theo chiều ngang của nhà kho. - Dùng vải ẩm, lau sạch sàn lần cuối (trường hợp sàn kho phủ bằng thảm thì chỉ dùng máy hút bụi). 8.4. Vệ sinh giá, cặp hộp, sổ đựng tư liệu 8.4.1. Giá để tư liệu - Quét sạch bụi nơi dùng để tạm thời tư liệu chuyển từ trên giá xuống; - Chuyển tư liệu ở từng khoang giá đến nơi để tạm thời, theo thứ tự từ số bé đến số lớn đã ghi trên cặp hộp, sổ v.v. - Dùng chổi quét từ mặt trên cùng của giá xuống, từ trong ra ngoài. Quét xong mặt giá, tiếp tục quét đầu hồi giá; - Dùng vải ẩm vắt sạch nước, lau sạch giá; - Dùng vải khô lau lại giá lấn cuối; - Dùng máy, hút sạch bụi dưới gầm giá. 8.4.2. Cặp hộp, sổ đựng tư liệu - Đặt cặp hộp hay sổ v.v. lên bàn, riêng cặp hộp đặt sao cho phía có nắp mở lên trên, phía đáy cặp hộp xuống dưới. - Dùng chổi lông, quét mặt trên và xung quanh cặp hộp, sổ v.v. Quét kỹ 2 – 3 lần. Nhấc cặp hộp, sổ ra khỏi bàn và dùng chổi quét mặt bàn, sau đó đặt lên mặt bàn các cặp hộp, sổ vừa nhấc ra, nhưng mặt chưa quét của cặp hộp, sổ phải ở phía trên. - Dùng chổi quét kỹ phần mặt còn lại của cặp hộp, sổ tư liệu. - Chuyển cặp hộp, sổ v.v. về đúng vị trí cũ trên giá. A.9 QUY TRÌNH VÁ DÁN TƯ LIỆU 9.1. Điều kiện áp dụng Trang tư liệu sạch sẽ, chữ và số không bị tẩy xóa hoặc gạch bỏ nhiều, không bị nhoè mực, ẩm ướt. Giấy có trạng thái vật lý tốt, nhưng rách mép ngoài của trang tư liệu; có các lỗ thủng nhỏ trên bề mặt nhưng không phải chỗ chứa thông tin. 9.2. Yêu cầu vật liệu và dụng cụ thực hiện vá – dán - Bàn làm việc phục vụ vá – dán; - Hộp đèn; - Dao, kim, kéo, bút chì, tẩy, panh, nhíp, con lăn v.v. - Giấy để vá tư liệu; - Giấy gió các loại; - Dao xén giấy; - Hồ dán CMC hoặc hồ bột gạo nếp (phụ lục A.10). 9.3. Trình tự tiến hành - Chọn giấy vá có cùng chất liệu với tư liệu cần vá; - Đặt tư liệu và giấy vá lên hộp đèn soi, dùng bút chì mềm tô lên giấy vá những chỗ rách, thủng của tư liệu; - Dùng kim châm theo đường bút chì, sao cho cách đường bút chì 1mm; - Dùng tăm bông thấm nước sạch quét lên đường kim châm; - Lấy phần vá ra tẩy sạch chì và quét hồ; - Đặt miếng vá sao cho cân đều các mép của vết thủng; - Sau 3-5 phút dùng panh gõ nhẹ lên miếng vá; - Dùng dải giấy gió mỏng bản rộng 2 – 4mm, quét hồ và dán đè lên xung quanh chỗ vá; - Tư liệu khô, lật mặt sau lên và viền tiếp mặt sau; - Phơi khô và ép phẳng tư liệu; - Xén mép tư liệu. A.10 QUY TRÌNH PHA CHẾ HỒ DÁN 10.1. Yêu cầu vật liệu và dụng cụ pha chế hồ dán - Bếp đun (dầu, điện, ga) bảo đảm an toàn; - Xoong inox 2 chiếc; - Cân tiểu ly; - Đũa khuấy bằng thủy tinh, thìa đong; - Bát đựng hồ; - Bột gạo nếp; - Bột CMC (Carboxyl Metyl Cellulor); - Hóa chất formaldelhy; - Vải màn, nước cất. 10.2. Trình tự pha chế a) Pha chế hồ CMC - Dùng cân tiểu ly và bình đong xác định chính xác lượng bột và nước cần dùng, với tỷ lệ 13-15g bột CMC/01 lít nước cất. Lượng hồ cần pha chế phụ thuộc vào số lượng tư liệu tu bổ, phục chế. - Cho bột CMC và nước đã xác định vào xoong, dùng đũa thủy tinh khuấy đều lượng bột và nước, để vào nơi có nhiệt độ 25 o C trong thời gian 24 giờ mới được đem ra sử dụng. b) Pha chế hồ bột gạo nếp - Dùng cân tiểu ly và bình đong xác định chính xác lượng bột gạo nếp và lượng nước cần dùng, với tỷ lệ 100g bột gạo nếp/01 lít nước. Lượng hồ cần pha chế phụ thuộc vào lượng tư liệu đưa ra tu bổ, phục chế. - Cho bột gạo nếp và nước đã xác định vào xoong, dùng đũa thủy tinh khuấy đều lượng bột và nước, sau đó lọc qua 4 lớp vải màn sang xoong khác. - Đun cách thủy trên bếp trong thời gian 4giờ kể từ khi nước sôi. Khi đun phải khuấy liên tục và đều tay. - Để nguội hồ dán và cho 5 ml formaldelhy khuấy đều (đối với 100g bột gạo nếp, nếu nhiều hơn thì tăng theo tỷ lệ), để vào nơi có nhiệt độ 25 o C trong thời gian 6 giờ mới được đem ra sử dụng. A.11 YÊU CẦU VỀ PHỤC CHẾ TOÀN PHẦN BẰNG SAO CHÉP TƯ LIỆU KTTV 11.1. Chất lượng của một bản phục chế Những bản phục chế (bản sao) được coi là sản phẩm đạt chất lượng phục chế khi: a) Không vi phạm các quy định nêu ở mục 11.2 của Phụ lục A.11 b) Không sửa chữa quá 5 lỗi trong 1 trang. Lỗi gồm: nhóm lỗi, chữ, số rời rạc, tiêu đề ký hiệu, dấu phẩy v.v. 11.2. Yêu cầu kỹ thuật đối với các công đoạn phục chế 11.2.1. Yêu cầu chung - Biểu dùng phục chế phải đúng mẫu với loại biểu số liệu cần phục chế. - Mực màu xanh, đậm đặc vừa phải, bền màu, không bị nhoè khi gặp nước. - Bản phục chế phải bảo đảm sạch sẽ, không tẩy xóa: chữ viết, chữ số, các loại ký hiệu, đơn vị đo, số có nghĩa, dấu phẩy v.v. phải rõ ràng, đúng quy phạm. - Người sao chép, người đối chiếu, người nghiệm thu từng phần, người nghiệm thu tổng hợp phải là những người khác nhau để bảo đảm tính khách quan trong quá trình phục chế. - Trong quá trình thực hiện các công đoạn phục chế nếu phát hiện bản gốc có sai sót về kỹ thuật thì phải ghi lại và báo cáo với Ban điều hành phục chế để tìm cách xử lý. Không được tự ý sửa vào bản gốc. Sau khi xử lý sai sót xong mới được phục chế tiếp tư liệu đó. - Qua từng công đoạn phục chế, bản phục chế nào chưa đạt yêu cầu kỹ thuật thì phải làm lại. - Ghi rõ họ, tên người sao chép, đối chiếu, nghiệm thu từng phần vào đúng vị trí quy định ở cuối trang bản phục chế (nếu nhiều trang liền nhau trong cùng tờ giấy khổ lớn thì vị trí quy định này ở cuối trang 1) - Tất cả mọi người tham gia các công đoạn phục chế đều có trách nhiệm bảo quản bản gốc (bản cũ), không để mất, không làm hư hỏng thêm trong quá trình phục chế, không mang tư liệu ra khỏi phạm vi làm việc do cơ quan quy định. 11.2.2. Đối với từng công đoạn a) Sao chép: - Chấp hành các quy định có liên quan tại Điều 11.2.1 Phụ lục A.11. - Sao chép đúng nội dung bản gốc. Trường hợp chữ, chữ số mờ, nhòe, người sao chép phải xác minh trước khi sao chép. - Không cạo, tẩy, cắt dán, viết đè lên chữ, chữ số bị viết sai mà phải gạch bỏ từng chữ, số bị sai (gạch một đoạn chéo từ trên phía trái xuống dưới phía phải); viết chữ, số đúng lên trên và chếch về phía phải. - Không sửa chữa quá 5 lỗi trong một trang. b) Đối chiếu: - Kiểm tra việc thực hiện các quy định đã nêu tại Điều 11.2.1 và khoản a của Điều 11.2.2. Nếu bản sao chép không đạt yêu cầu, phải trả lại người sao chép. Nếu đạt yêu cầu tiếp tục công việc đối chiếu. - Đối chiếu hai lần từ bản gốc sang bản phục chế toàn bộ nội dung có trong bản gốc. Hai lần đối chiếu do hai người khác nhau thực hiện. - Kiểm tra hợp lý các trị số đặc trưng, ghi và sửa chữa các lỗi sai sót. c) Nghiệm thu chi tiết: - Kiểm tra bản phục chế trên cơ sở các yêu cầu kỹ thuật đã nêu tại Điều 11.2.1 và khoản a, b tại Điều 11.2.2. Nếu bản phục chế (sao chép) không đạt yêu cầu trả lại người sao chép. Nếu đạt yêu cầu tiếp tục công việc nghiệm thu. - Đối chiếu toàn bộ các trị số tính toán và các trị số đặc trưng từ bản gốc sang bản sao. - Kiểm tra hợp lý tư liệu và sửa chữa các lỗi có trong bản phục chế d) Nghiệm thu tổng hợp: - Tập hợp toàn bộ các bản phục chế thực hiện trong một đợt phục chế để nghiệm thu. - Lấy 5% trong toàn bộ số bản phục chế, tiến hành các bước nghiệm thu như nghiệm thu chi tiết để xác định chất lượng tư liệu đợt phục chế. Nếu sai sót quá một lỗi trong một tháng thì trả lại người nghiệm thu chi tiết toàn bộ các bản có sai sót để nghiệm thu lại. - Tổng kết những trường hợp sai sót trong bản gốc, thông báo cho đơn vị chuyên môn sửa chữa. đ) Tìm kiếm, xuất nhập: - Từng đợt (có thể là hàng tháng, hai tháng v.v.), tìm kiếm, lựa chọn các loại tư liệu trong kho lưu trữ phải phục chế báo cáo Ban điều hành để phân phối cho các đơn vị trong cơ quan. - Khi có tư liệu đã được phục chế, tiến hành các nghiệp vụ cần thiết (cắt xén, đóng chỉ, vào bìa cặp, sắp xếp, bảo quản) để hoàn chỉnh, đáp ứng các yêu cầu phục vụ tư liệu. A.12 KIỂM TRA KHO TƯ LIỆU CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------- BIÊN BẢN KIỂM TRA KHO TƯ LIỆU I. Đoàn kiểm tra chúng tôi gồm: 1.1. Đại diện cơ quan kiểm tra 1. Trưởng đoàn: 2. Các thành viên: 1.2. Đại diện cơ quan (đơn vị) chủ quản 1. 2. 3. II. Hôm nay, ngày tháng năm chúng tôi đã kiểm tra kho tư liệu KTTV của và có nhận xét sau đây: 1. Ưu điểm: 2. Nhược điểm: 3. Những biện pháp cần áp dụng để khắc phục nhược điểm: …….. ngày…… tháng…… năm…… ĐẠI DIỆN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (Ký tên, đóng dấu) ĐẠI DIỆN ĐOÀN KIỂM TRA (Trưởng đoàn ký tên) A.13 DANH MỤC BÍ MẬT NHÀ NƯỚC ĐỘ TỐI MẬT VÀ MẬT (Trong lĩnh vực khí tượng thủy văn) 13.1. Danh mục bí mật nhà nước độ Tối mật (Điều 1, khoản 4 Quyết định số 212/2003/QĐ-TTg ngày 21 tháng 10 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ). a) Chủ trương của Đảng và Nhà nước về hoạt động KTTV phục vụ nhiệm vụ bảo vệ chủ quyền lãnh thổ đất nước; b) Dạng mã điện, tần số, thời gian liên lạc để trao đổi số liệu KTTV, tên hệ thống thông tin chuyên dùng của ngành khi có chiến sự; c) Vị trí và độ cao các mốc chính của các trạm khí tượng, thủy văn, hải văn; số liệu độ cao và số không tuyệt đối của các mốc hải văn; d) Tài liệu địa hình (trắc đồ ngang, trắc đồ dọc, bình đồ đoạn sông) và tốc độ dòng chảy thực đo tại các trạm thủy văn vùng cửa sông trong phạm vi 50 km tính từ biển vào. 13.2. Danh mục bí mật nhà nước độ Mật Điều 1, khoản 4 Quyết định số 919/2003/QĐ-BCA (A11) ngày 21 tháng 11 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Công an) Những tư liệu điều tra cơ bản về khí tượng thủy văn biển đang xử lý chưa công bố hoặc không công bố. A.14 CÁC BẢNG THỐNG KÊ PHỤC VỤ KHAI THÁC TƯ LIỆU KTTV PV-1 BIỂU THỐNG KÊ TÌNH HÌNH CUNG CẤP PHỤC VỤ KHAI THÁC TƯ LIỆU KTTV Trung tâm Tư liệu KTTV (Đài KTTV khu vực…) Ngày, tháng Số GGT, CV, HĐ khai thác tư liệu Tên cơ quan khai thác tư liệu Mục đích khai thác Tên người khai thác tư liệu Số và ngày ký duyệt Loại tư liệu cần khai thác Yếu tố khai thác Tên trạm Thời kỳ cần khai thác tư liệu Tổng số đvbq Ký mượn Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 PV-2 BIỂU THỐNG KÊ KHỐI LƯỢNG KHAI THÁC SỬ DỤNG TƯ LIỆU KTTV Trung tâm Tư liệu KTTV (Đài KTTV khu vực…) Ngành Năm Nông nghiệp Lâm nghiệp Tshủy lợi Giao thông Điện Xây dựng Thủy sản Các ngành khác Các trường đại học Ngành KTTV Ghi chú Số lần Số người Số lần Số người Số lần Số người Số lần Số người Số lần Số người Số lần Số người Số lần Số người Số lần Số Cơ quan Số lần Số người Số trường Số lần Số người . . 1998 1999 2000 å 5 năm 2001 . . . Ghi chú: - Mỗi năm thống kê 1 lần - 5 năm thống kê tổng cộng 1 lần PV-3 BIỂU THỐNG KÊ MỨC ĐỘ SỬ DỤNG CÁC TƯ LIỆU KTTV Trung tâm Tư liệu KTTV (Đài KTTV khu vực…) Loại TL KTBM Bức xạ Cao không Khí tượng nông nghiệp Môi trường Hải văn Thủy văn Nghiên cứu Ghi chú Vùng ngọt Vùng triều Khí tượng Thủy văn Năm Số trạm Số năm Số trạm Số năm Số trạm Số năm Số trạm Số năm Số trạm Số năm Số trạm Số năm Số trạm Số năm Số trạm Số năm Số đề tài Số lần Số đề tài Số lần . . . 1998 1999 2000 Tổng năm 2001 . . . Ghi chú: - Mỗi năm thống kê 1 lần - 5 năm thống kê tổng cộng 1 lần A.15 DANH SÁCH CÁC ĐÀI KTTV KHU VỰC VÀ CÁC TỈNH, THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG I. Đài Khí tượng thủy văn khu vựcTây Bắc 1. Tỉnh Lai Châu 2. Tỉnh Điện Biên 3. Tỉnh Sơn La 4. Tỉnh Hòa Bình II. Đài Khí tượng thủy văn khu vực Việt Bắc 1. Tỉnh Hà Giang 2. Tỉnh Lào Cai 3. Tỉnh Yên Bái 4. Tỉnh Tuyên Quang 5. Tỉnh Thái Nguyên 7. Tỉnh Phú Thọ 8. Tỉnh Vĩnh Phúc III. Đài Khí tượng thủy văn khu vực Đông Bắc 1. Tỉnh Cao Bằng 2. Tỉnh Lạng Sơn 3. Tỉnh Bắc Giang 4. Tỉnh Bắc Ninh 5. Tỉnh Quảng Ninh 6. Tp. Hải Phòng IV. Đài Khí tượng thủy văn khu vực đồng bằng Bắc Bộ 1. Tỉnh Hà Tây 2. Tp. Hà Nội 3. Tỉnh Hải Dương 4. Tỉnh Hưng Yên 5. Tỉnh Hà Nam 6. Tỉnh Nam Định 7. Tỉnh Thái Bình 8. Tỉnh Ninh Bình V. Đài Khí tượng thủy văn khu vực Bắc Trung Bộ 1. Tỉnh Thanh Hóa 2. Tỉnh Nghệ An 3. Tỉnh Hà Tĩnh VI. Đài Khí tượng thủy văn khu vực Trung Trung Bộ 1. Tỉnh Quảng Bình 2. Tỉnh Quảng Trị 3. Tỉnh Thừa Thiên Huế 4. Tp. Đà Nẵng 5. Tỉnh Quảng Nam 6. Tỉnh Quảng Ngãi VII. Đài Khí tượng thủy văn khu vực Nam Trung Bộ 1. Tỉnh Bình Định 2. Tỉnh Phú Yên 3. Tỉnh Khánh Hòa 4. Tỉnh Ninh Thuận 5. Tỉnh Bình Thuận VIII. Đài Khí tượng thủy văn khu vực Tây Nguyên 1. Tỉnh Kon Tum 2. Tỉnh Gia Lai 3. Tỉnh Đắk Lắk 4. Tỉnh Đắk Nông 5. Tỉnh Lâm Đồng IX. Đài Khí tượng thủy văn khu vực Nam Bộ 1. Tỉnh Đồng Nai 2. Tỉnh Bình Phước 3. Tỉnh Bình Dương 4. Tỉnh Tây Ninh 5. Tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu 6. TP. Hồ Chí Minh 7. Tỉnh Long An 8. Tỉnh Tiền Giang 9. Tỉnh Đồng Tháp 10. Tỉnh Bến Tre 11. Tỉnh Vĩnh Long 12. Tỉnh Trà Vinh 13. Tỉnh An Giang 14. Tỉnh Hậu Giang 15. TP Cần Thơ 16. Tỉnh Sóc Trăng 17. Tỉnh Kiên Giang 18. Tỉnh Bạc Liêu 19. Tỉnh Cà Mau PHỤ LỤC B B.1 QUY CÁCH ĐÁNH SỐ LƯU TRỮ CHO TƯ LIỆU KTTV LƯU TRỮ Quy định chung: Mỗi số lưu trữ được mã hóa bằng: xxxx.iii.tt, trong đó: 1. Nhóm XXXX: mã tư liệu gồm 04 chữ số được quy định trong phụ lục B.1, gồm: - 01 chữ số đầu tiên - thứ tự thành phần phông lưu trữ tư liệu KTTV - 01 chữ số thứ hai – mã loại tư liệu theo 6 loại sau: 1.1. Sổ gốc 1.2. Giản đồ 1.3. Các loại báo cáo chỉnh lý, chỉnh biên 1.4. Tư liệu quan trắc và xử lý: (loại tư liệu có tính đặc thù riêng, khi lập ĐVBQ và sắp xếp lên giá không tách riêng giữa tư liệu gốc và tư liệu chỉnh lý) 1.5. Bản đồ, ảnh vệ tinh 1.6. Tư liệu chuyên khảo. - 02 chữ số tiếp theo: mã tên tư liệu lưu trữ (xem cột Mã TL). 2. iii: mã trạm khí tượng, thủy văn (sử dụng mã đang dùng cho hệ thống mạng lưới trạm, có quy định cho các trạm đã ngừng hoạt động trước khi có mã) 3. tt: thứ tự cặp hộp chứa tư liệu có mã xxxx.iii. MÃ TƯ LIỆU KHÍ TƯỢNG THỦY VĂN LƯU TRỮ Kí hiệu Tên loại tư liệu Số lưu trữ Ghi chú TLLT Mã TL Mã trạm TT cặp 1 Khí tượng bề mặt: SKT01 Sổ quan trắc khí tượng cơ bản 1101 SKT02 Sổ quan trắc khí tượng 1102 GKT21 Giản đồ nhiệt ký 1221 GKT22 Giản đồ ẩm ký 1222 GKT23 Giản đồ khí áp ký 1223 SKT03 Sổ quan trắc nhiệt độ đất 1103 SKT05 Sổ quan trắc khí tượng về giáng thủy 1105 GKT10 Giản đồ máy gió 1210 SKT11A Sổ quan trắc bức xạ (số liệu trung bình 2 phút) 1111 SKT11B Sổ quan trắc bức xạ (tổng lượng bức xạ giờ) 1111 SKT12 Sổ quan trắc bức xạ 1112 SKT13A Sổ quan trắc bốc hơi GGI-300 1113 SKT13B Sổ quan trắc bốc hơi CLASS – A 1113 GKT14 Giản đồ vũ lượng ký 1214 GKT15 Giản đồ nhật quang ký 1215 BKT01 Bảng số liệu khí tượng 1301 BKT21 Bảng số liệu khí tượng về nhiệt độ 1321 BKT22 Bảng số liệu khí tượng về ẩm độ 1322 BKT23 Bảng số liệu khí tượng về khí áp 1323 BKT03 Bảng số liệu khí tượng về nhiệt độ đất 1303 BKT05 Bảng số liệu khí tượng về khí áp 1305 BKT10 Bảng số liệu khí tượng về gió 1310 BKT11A Báo biểu tổng lượng bức xạ giờ và ngày 1311 BKT11B Báo biểu tổng lượng bức xạ giờ 1311 BKT12 Báo biểu quan trắc bức xạ 1312 BKT12B Các đặc trưng của độ trong suốt khí quyển 1312 BKT12C Cường độ bức xạ khi O 2 và trời quang mây 1312 BKT13A Bảng số liệu khí tượng về bốc hơi GGI-3000 1313 BKT13B Bảng số liệu khí tượng về bốc hơi CLAS-A 1312 BKT14 Bảng số liệu khí tượng về giáng thủy 1314 BKT15 Bảng số liệu khí tượng về thời gian nắng 1315 2 Khí tượng nông nghiệp: SKN1 Sổ quan trắc vụ khí tượng nông nghiệp 2101 SKN2 Sổ quan trắc các cây tự nhiên 2102 SKN3 Sổ quan trắc lượng nước trong đất 2103 SKN4 Sổ khảo sát trên đồng ruộng nhân dân 2401 BKN2 Báo cáo tháng khí tượng nông nghiệp 2302 BKN1 Báo cáo vụ khí tượng nông nghiệp 2301 3 Khí tượng cao không STK2 Sổ ghi quan trắc gió trên cao (Pilot) 3102 SOZ1,2 Sổ quan trắc tổng lượng ô zôn 3104 SCT1 Sổ quan trắc bức xạ cực tím 3105 TL gốc Ly mét, băng thu, băng sơ toán, giản đồ 3201 BTK1 Bảng ghi số liệu thám không 3401 BTK2 Bảng đo gió vô tuyến 3402 BTK3 Bảng ghi kết quả quan trắc TKVT 3403 MRL5 Số liệu rada (nay đã được số hóa) 3405 RADA Ảnh sản phẩm RA ĐA 3501 BTK1a Báo cáo số liệu thám không hàng tháng 3301 BTK2b Biểu số liệu quan trắc gió trên cao (pilot) 3302 BOZ1 Báo cáo tổng lượng ô zôn 3304 BCT1 Báo cáo số liệu bức xạ cực tím 3305 BTK11 Biểu tổng hợp từ các mặt đẳng áp chuẩn 3311 4 Môi trường MTK Tập tư liệu môi trường không khí 4401 MTN Tập tư liệu môi trường nước 4402 MTM Tập tư liệu đo mặn 4403 5 Thủy văn vùng sông không ảnh hưởng thủy triều STV01 Sổ đo mực nước vùng ngọt 5101 STV02 Sổ đo độ sâu 5102 STV03 Sổ dẫn cao độ 5103 STV04 Sổ đo lưu lượng nước vùng ngọt 5104 STV06 Biểu ghi đo, xử lý mẫu nước chất lơ lửng 5106 STV13 Sổ đo bốc hơi trên hồ 5113 GTV21 Giản đồ mực nước 5221 BTV01 Chỉnh biên mực nước vùng ngọt 5301 BTV02 Chỉnh biên mực nước, lưu lượng nước vùng ngọt 5301 BTV13 Báo biểu bốc hơi trên hồ 5313 6 Thủy văn vùng sông ảnh hưởng thủy triều 6101 STV01 Sổ đo mực nước vùng triều 6221 GTV21 Giản đồ mực nước 6102 STV02 Sổ đo độ sâu 6103 STV03 Sổ dẫn cao độ 6104 STV04 Sổ đo lưu lượng nước vùng triều 6106 STV06 Biểu ghi đo, xử lý mẫu nước chất lơ lửng 6301 BTV01 Chỉnh biên mực nước vùng triều 6303 BTV03 Chỉnh biên lưu lượng nước vùng triều (lũ, cạn) 6304 BTV04 Chỉnh biên lượng triều 7 Khí tượng thủy văn biển (Hải văn): SHV01 Sổ quan trắc hải văn ven bờ 7101 GHV21 Giản đồ triều ký 7221 Tài liệu điều tra khảo sát KTTV biển 7401 BHV01 Báo cáo quan trắc hải văn ven bờ 7301 BHV02 Báo cáo mực nước biển từng giờ 7302 8 Tư liệu điều tra, khảo sát KTTV và MT: KSKT Tài liệu điều tra khảo sát khí tượng 8410 KSTV Tài liệu điều tra khảo sát thủy văn 8420 KSMT Tài liệu điều tra khảo sát môi trường 8430 9 Tư liệu dự báo KTTV: BĐ00 Bản đồ mặt đất 7 giờ 9500 - Bản dồ mặt đất 19 giờ 9500 BĐ85 Bản đồ mặt đẳng áp 850mb 7 giờ 9585 - Bản đồ mặt đẳng áp 850mb 19 giờ 9585 BĐ70 Bản đồ mặt đặng áp 700mb 7 giờ 9570 - Bản đồ mặt đặng áp 700mb 19 giờ 9570 BĐ50 Bản đồ mặt đặng áp 500mb 7 giờ 9550 - Bản đồ mặt đặng áp 500mb 19 giờ 9550 BĐ30 Bản đồ mặt đặng áp 300mb 7 giờ 9530 BĐ20 Bản đồ mặt đặng áp 200mb 7 giờ 9520 0 Tư liệu chuyên khảo CK01 Các loại quy phạm, mã luật chuyên môn nghiệp vụ 0601 CK02 Các loại ấn phẩm về KTTV 0602 CK03 Các tư liệu KTTV và tư liệu có liên quan thu thập được thông qua hợp tác, trao đổi quốc tế 0603 B.2 NHÃN CHO CẶP HỘP ĐỰNG TƯ LIỆU KTTV LƯU TRỮ Loại TL: SKT-1 Số LT: 1101811.02 Trạm: ĐIỆN BIÊN 1962-1964 1965 (1-10) Loại TL: SKT-1 Số LT: 1101811.03 Trạm: ĐIỆN BIÊN 1966 (7-12) 1967-1968 B.3 BẢNG SO SÁNH CÁC THIẾT BỊ (PHƯƠNG TIỆN) BẢO QUẢN TƯ LIỆU ĐIỆN TỬ Thiết bị Ưu điểm Nhược điểm Khuyên dùng Thủ thuật CD/DVD - Gọn nhẹ và ổn định - Là phương tiện lưu giữ phổ biến, có sẵn và không đắt - Dễ dàng khi cần di chuyển - Dung lượng sao lưu chỉ ở mức trung bình - Không phải là lựa chọn khi sao lưu dữ liệu đầy đủ - Là phương tiện tương đối nhạy cảm với nhiệt độ và ánh nắng mặt trời Phục vụ sao lưu hằng ngày 700 MB cho CD và 4.7 GB cho DVD Với mục đích sử dụng hằng ngày, sử dụng CD-RW sẽ là rẻ nhất Ổ đĩa cứng gắn ngoài - Tương đối nhanh - Dung lượng lưu trữ lớn - Hỗ trợ sao lưu tự động, có thể cắm nóng - Khả năng chống shock và chịu nhiệt kém - Đắt tiền Không nên sử dụng với mục đích lưu trữ các dữ liệu hằng ngày Ổ đĩa cứng với quạt làm mát có thể giúp tránh được mất mát dữ liệu do quá nóng Thẻ nhớ USB Flash - Dễ dàng khi di chuyển - Kích thước nhỏ gọn Dung lượng nhỏ Lưu trữ dữ liệu phục vụ cho di động và trao đổi dữ liệu Sử dụng đơn giản, nén các tập tin lưu trữ giúp tiết kiệm thêm dung lượng trống, mà vẫn có thể giải nén bằng Windows Explorer Băng từ - Dung lượng lưu trữ của phương tiện lưu trữ này không đắt - Có khả năng di chuyển - Ổ đĩa đọc băng từ đắt và tương đối chậm - Băng từ nhạy cảm với điện từ - Không được hỗ trợ tốt đối với một số phần mềm sao lưu Thời gian sao lưu dài. Sao lưu dữ liệu hằng tuần Lựa chọn tốt nhất khi sử dụng giải pháp lưu trữ này để sao lưu toàn bộ dữ liệu vào ban đêm B.4 BIỂU THỐNG KÊ TƯ LIỆU SỐ HÓA TT Tên trạm Đài khu vực Loại số hóa Thời gian có số liệu Địa chỉ để tư liệu Số lưu trữ Ghi chú Phòng số Tủ số Giá số B.5 MỤC LỤC TƯ LIỆU SỐ HÓA TT Số lưu trữ Vật mang tin Loại số hóa Thời gian có số liệu Địa chỉ để tư liệu Ghi chú Phòng số Tủ số Giá số