14/2006/QĐ-UBND

Quyết định 14/2006/QĐ-UBND về Quy chế quản lý đoàn ra, đoàn vào do Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Bình ban hành ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 14/2006/QĐ-UBND Đồng Hới, ngày 05 tháng 4 năm 2006 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ ĐOÀN RA, ĐOÀN VÀO UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ Nghị định số 05/2000/NĐ-CP ngày 03 tháng 3 năm 2000 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam; Căn cứ Quyết định số 28/2005/QĐ-TTg ngày 01 tháng 02 năm 2005 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Căn cứ Quyết định số 2049/QĐ-TU ngày 26 tháng 7 năm 2005 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về việc ban hành Quy chế quản lý thống nhất các hoạt động đối ngoại của tỉnh; Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và Giám đốc Sở Ngoại vụ, QUYẾT ĐỊNH Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý đoàn ra, đoàn vào của tỉnh. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 186/QĐ-UB ngày 07 tháng 3 năm 1998 của Ủy ban nhân dân tỉnh. Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Ngoại vụ, Thủ trưởng các sở, ban ngành, đoàn thể cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các cơ quan, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Như Điều 3; - Văn phòng Chính phủ; - Bộ Ngoại giao; - Bộ Công an; - Cục Kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp); - Ban Thường vụ Tỉnh ủy; - Thường trực HĐND tỉnh; - Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh; - Chủ tịch, các Phó CT UBND tỉnh; - Sở Tư pháp; - Lưu VT, Ng V.. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Phan Lâm Phương QUY CHẾ QUẢN LÝ ĐOÀN RA, ĐOÀN VÀO (Ban hành kèm theo Quyết định số 14/2006/QĐ-UBND ngày 05 tháng 4 năm 2006 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Bình) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Đối tượng và phạm vi điều chỉnh Quy chế này quy định về thẩm quyền quyết định, quy trình, trách nhiệm của Ủy ban nhân dân tỉnh và các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân trong việc quản lý các đoàn ra, đoàn vào trên địa bàn tỉnh Quảng Bình. Trong Quy chế này, "Đoàn ra" được hiểu là những đoàn, cá nhân là cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong quân đội và công an nhân dân, cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp Nhà nước (kể cả những người làm việc theo chế độ hợp đồng dài hạn từ 01 năm trở lên) được cử đi nước ngoài để thực hiện nhiệm vụ chính thức của cơ quan, của tổ chức Đảng, đoàn thể và tổ chức nhân dân hoặc cho phép đi nước ngoài vì việc riêng (trừ các đoàn thuộc thẩm quyền quyết định của Tỉnh ủy). Trong Quy chế này, "Đoàn vào" được hiểu là những đoàn và cá nhân người nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài đến thăm và làm việc tại tỉnh theo lời mời của Ủy ban nhân dân tỉnh, các cơ quan Đảng, đoàn thể và tổ chức nhân dân, các huyện, thành phố, các doanh nghiệp Nhà nước và những đoàn theo sự giới thiệu của các cơ quan Trung ương. Điều 2. Nguyên tắc quản lý đoàn ra, đoàn vào 1. Đảm bảo chấp hành đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về hoạt động đối ngoại nhằm góp phần phục vụ phát triển kinh tế - xã hội, giữ vững an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội của tỉnh. 2. Hoạt động quản lý đoàn ra, đoàn vào phải chú trọng đến nội dung, hiệu quả với phương châm đúng thành phần, tiết kiệm, đảm bảo yêu cầu đối ngoại. Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo, xin ý kiến theo quy định của pháp luật. 3. Nâng cao trách nhiệm và vai trò chủ động của các ngành, các cấp; phân công, phân nhiệm rõ ràng; có sự kiểm tra, giám sát chặt chẽ trong việc tổ chức các đoàn ra, đón tiếp các đoàn vào. Chương II THẨM QUYỀN QUYẾT ĐỊNH CỬ ĐOÀN RA VÀ TỔ CHỨC ĐÓN ĐOÀN VÀO Điều 3. Thẩm quyền quyết định cử đoàn ra 1. Trên cơ sở kế hoạch hoạt động đối ngoại hàng năm đã được phê duyệt và các trường hợp phát sinh thuộc thẩm quyền, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định cử hoặc cho phép đi nước ngoài đối với: a) Các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, các Ủy viên Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Tỉnh ủy viên, cán bộ thuộc Ban Thường vụ Tỉnh ủy quản lý công tác trong hệ thống cơ quan chính quyền. b) Cán bộ, công chức không thuộc diện Ban Thường vụ Tỉnh ủy quản lý công tác trong hệ thống Đảng, Toà án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Liên hiệp Phụ nữ, Hội Nông dân, Hội Cựu chiến binh, Liên đoàn Lao động tỉnh, Liên hiệp Các tổ chức hữu nghị tỉnh, Liên hiệp Các hội khoa học - kỹ thuật tỉnh và Hội Văn học - Nghệ thuật tỉnh (sau đây gọi là các tổ chức chính trị - xã hội). c) Cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan chính quyền, quân đội nhân dân, Công an nhân dân, cán bộ cấp phòng và kế toán trưởng trở lên trong các doanh nghiệp Nhà nước thuộc thẩm quyền quản lý trực tiếp của Ủy ban nhân dân tỉnh. d) Cán bộ thuộc biên chế Nhà nước của các tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội - nghề nghiệp. 2. Trường hợp Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức đoàn đi nước ngoài mà thành phần tham gia có cán bộ thuộc Ban Thường vụ Tỉnh ủy quản lý công tác trong hệ thống cơ quan Đảng, Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, các tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh thì Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định sau khi có ý kiến của Thường trực Tỉnh ủy hoặc Bí thư Tỉnh ủy. 3. Chủ tịch Ủy ban nhân dân Tỉnh ủy quyền cho Giám đốc Sở Ngoại vụ xem xét, quyết định cử hoặc cho phép cán bộ không thuộc diện Ban Thường vụ Tỉnh ủy quản lý đi nước ngoài vì việc riêng và cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp Nhà nước (ngoài các trường hợp quy định tại Mục c Điều 3) đi công tác nước ngoài. Điều 4. Thẩm quyền quyết định đoàn vào 1. Trên cơ sở kế hoạch hoạt động đối ngoại hàng năm đã được phê duyệt và các trường hợp phát sinh thuộc thẩm quyền, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định mời các đoàn nước ngoài đến thăm và làm việc với tỉnh. 2. Đối với các đoàn ngoài chương trình, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh mời các đoàn từ cấp Bộ trưởng, Tỉnh trưởng nước ngoài trở lên sau khi có ý kiến của Thủ tướng Chính phủ và các đoàn cấp Thứ trưởng, Phó Tỉnh trưởng nước ngoài sau khi có ý kiến của Thường trực Tỉnh ủy. 3. Chủ tịch Ủy ban nhân dân Tỉnh ủy quyền cho Giám đốc Sở Ngoại vụ quyết định việc các cơ quan, đơn vị mời đoàn vào để thực hiện các thoả thuận, cam kết, hợp đồng kinh tế, đào tạo... theo các chương trình, dự án đang triển khai trên địa bàn tỉnh. Trong trường hợp cần thiết có liên quan đến nhiều ngành, nhiều lĩnh vực và các vấn đề nhạy cảm cần báo cáo xin ý kiến Ủy ban nhân dân tỉnh. Chương III TRÌNH TỰ QUYẾT ĐỊNH CỬ ĐOÀN RA, TỔ CHỨC ĐÓN ĐOÀN VÀO Điều 5. Trình tự quyết định cử đoàn ra 1. Các cơ quan, đơn vị căn cứ kế hoạch hoạt động đối ngoại đã được phê duyệt và nhu cầu ra nước ngoài để thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mình hoặc giải quyết việc riêng của cán bộ để xem xét, hoàn chỉnh hồ sơ và có văn bản trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh qua Sở Ngoại vụ. 2. Đối với các đoàn của Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh và các đoàn liên ngành, Sở Ngoại vụ chủ trì phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan thực hiện các thủ tục trình Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định. 3. Sở Ngoại vụ là cơ quan đầu mối tiếp nhận hồ sơ, phối hợp với các cơ quan liên quan để xem xét, thẩm định, thực hiện các thủ tục trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định hoặc quyết định theo uỷ quyền. Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, Sở Ngoại vụ có văn bản trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định hoặc quyết định theo ủy quyền. 4. Trong vòng 3 ngày làm việc, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ra quyết định cử đoàn ra trên cơ sở xem xét đề nghị của các ngành và văn bản đề nghị của Sở Ngoại vụ. Điều 6. Hồ sơ đoàn ra Hồ sơ trình cấp có thẩm quyền quyết định cử đi công tác nước ngoài gồm: 1. Chủ trương cử đoàn đi của cấp có thẩm quyền hoặc các giấy tờ chứng minh mục đích xuất cảnh như giấy mời, hợp đồng kinh tế, ... 2. Văn bản cho phép tham gia đoàn của các cấp quản lý: a) Đối với cán bộ công tác trong hệ thống Đảng, Toà án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, các tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh phải có ý kiến của Ban Tổ chức Tỉnh ủy; riêng đối với cán bộ thuộc Ban Thường vụ Tỉnh ủy quản lý tham gia đoàn do Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức thì phải có ý kiến của Thường trực Tỉnh ủy hoặc Bí thư Tỉnh ủy theo quy định. b) Đối với cán bộ công tác trong các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tham gia đoàn của tỉnh tổ chức, phải có ý kiến của cơ quan ngành dọc cấp trên, nếu tham gia đoàn của cơ quan Trung ương tổ chức phải báo cáo, xin ý kiến của Ủy ban nhân dân tỉnh. c) Trường hợp cử cán bộ tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng dài hạn ở nước ngoài trên 3 tháng bằng nguồn ngân sách Nhà nước, phải có ý kiến đề nghị bằng văn bản của Sở Nội vụ. d) Đối với các trường hợp ra nước ngoài để giải quyết việc riêng phải có đơn xin phép của cán bộ, công chức, viên chức. 3. Danh sách trích ngang của cán bộ đề nghị cử hoặc cho phép đi nước ngoài có xác nhận của thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý trực tiếp. Đối với cán bộ là đảng viên phải có xác nhận của tổ chức cơ sở đảng nơi đang sinh hoạt. 4. Văn bản đề nghị cho phép cán bộ ra nước ngoài của các sở, ban, ngành, các đoàn thể và tổ chức nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, doanh nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn (nội dung nêu rõ họ tên, chức danh cán bộ được đề nghị, mục đích chuyến đi, nước đến, thời gian, kinh phí và nguồn kinh phí). Điều 7. Trình tự quyết định đón đoàn vào 1. Các cơ quan, tổ chức có nhu cầu mời đoàn đến thăm và làm việc theo kế hoạch đã được duyệt hoặc phát sinh, có văn bản đề nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Ngoại vụ) xem xét, quyết định cho phép mời. 2. Sở Ngoại vụ phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chuẩn bị kế hoạch, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định mời các đoàn đến thăm và làm việc với Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh theo chương trình hoạt động đối ngoại đã được phê duyệt. 3. Sở Ngoại vụ là cơ quan đầu mối tiếp nhận, xử lý hồ sơ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định mời đoàn vào hoặc quyết định mời theo uỷ quyền. Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, Sở Ngoại vụ có văn bản trình để Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh mời hoặc cho phép mời đoàn nước ngoài đến thăm và làm việc. 4. Trong vòng 3 ngày làm việc, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét ra quyết định mời hoặc cho phép mời khách nước ngoài đến thăm và làm việc. Điều 8. Hồ sơ đề nghị cho phép mời đoàn vào 1. Chủ trương đón đoàn vào của tỉnh hoặc các giấy tờ của phía nước ngoài liên quan đến chuyến thăm và làm việc của đoàn như Biên bản hợp tác, hợp đồng kinh tế, ... 2. Văn bản cho phép của cấp có thẩm quyền a) Đối với các đoàn ngoài chương trình từ cấp Bộ trưởng, Tỉnh trưởng nước ngoài trở lên, phải có ý kiến đồng ý của Ban Thường vụ Tỉnh ủy và Thủ tướng Chính phủ; đối với đoàn cấp Thứ trưởng, Phó Tỉnh trưởng phải có ý kiến bằng văn bản của Thường trực Tỉnh ủy. b) Đối với các Ban của Tỉnh ủy, các Đảng uỷ khối (Đảng uỷ khối Cơ quan dân chính đảng, Đảng uỷ khối Doanh nghiệp), Toà án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, các tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh có nhu cầu mời đoàn đến làm việc ngoài chương trình phải có ý kiến đồng ý bằng văn bản của Thường trực Tỉnh ủy. 3. Chương trình tiếp và làm việc với đoàn 4. Văn bản đề nghị gửi Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Ngoại vụ của các sở, ban, ngành, đoàn thể, tổ chức nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, doanh nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn có đoàn đến thăm và làm việc, trong đó nêu rõ thành phần đoàn, tên tổ chức, thời gian, nội dung hoạt động. Điều 9. Về cấp và cấp đổi thị thực cho khách nước ngoài Về cấp thị thực: Các sở, ban, ngành, các đoàn thể, tổ chức nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, doanh nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, các cơ quan trung ương đóng trên địa bàn có khách nước ngoài đến thăm và làm việc gửi Ủy ban nhân dân tỉnh văn bản đề nghị cấp thị thực qua Sở Ngoại vụ. Trong văn bản cần nêu rõ các thông tin: Họ tên, quốc tịch, giới tính, số hộ chiếu, nghề nghiệp và nơi làm việc hiện tại, cửa khẩu nhập cảnh, số lần nhập cảnh, mục đích nhập cảnh, thời gian làm việc, địa bàn làm việc, cơ quan đón tiếp, nơi nhận thị thực nhập cảnh. Sở Ngoại vụ có trách nhiệm tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh gửi văn bản đề nghị cơ quan chức năng cấp thị thực cho khách. Về cấp đổi thị thực: Các sở, ban, ngành, các đoàn thể, tổ chức nhân dân cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, doanh nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn có nhu cầu cấp đổi thị thực cho khách nước ngoài gửi Công an tỉnh văn bản đề nghị kèm theo bản photo hộ chiếu của khách. Trong văn bản cần nêu rõ lý do, thời gian xin cấp đổi thị thực. Chương IV TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG VIỆC QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 10. Trách nhiệm của Sở Ngoại vụ 1. Tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc quản lý đoàn ra, đoàn vào đúng mục đích, nhu cầu, có hiệu quả, đảm bảo an ninh nhằm tăng cường mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế của tỉnh và tích cực tham gia hội nhập kinh tế quốc tế, phù hợp với xu hướng đổi mới, mở cửa của Đảng và Nhà nước. 2. Chủ trì phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan cung cấp thông tin cho các đoàn ra về tình hình kinh tế - xã hội, phong tục tập quán, lễ nghi của các nước nơi đoàn đến và hướng dẫn thủ tục cấp hộ chiếu và thị thực. Hướng dẫn các đơn vị có đoàn đến tổ chức tiếp đón đúng quy định về lễ tân ngoại giao; trao đổi tình hình và mức độ quan hệ chính trị, kinh tế xã hội cũng như các vấn đề nhạy cảm, tế nhị khác trong quan hệ với các nước và các tổ chức quốc tế để chủ động trong đón tiếp và làm việc; hướng dẫn về thủ tục cấp thị thực cho đoàn vào. Trong trường hợp cần thiết, Sở Ngoại vụ liên hệ, tham khảo ý kiến các cơ quan trong nước và cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có liên quan để tạo điều kiện cho các đoàn hoạt động đúng chương trình... Kịp thời báo cáo, xin ý kiến Bộ Ngoại giao và các cơ quan liên quan xử lý những vấn đề nhạy cảm, phức tạp nảy sinh trong quá trình các đoàn của tỉnh đi công tác nước ngoài và đón khách nước ngoài đến thăm và làm việc tại địa phương. 3. Chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan phổ biến các quy định của Nhà nước về xuất nhập cảnh. 4. Phối hợp với Công an tỉnh, Văn phòng Tỉnh ủy, Ban Tổ chức Tỉnh ủy và các cơ quan, đơn vị liên quan để tổng hợp tình hình và tranh thủ ý kiến về các vấn đề liên quan đến nhân sự nhằm làm tốt công tác tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc cử đoàn ra và đón đoàn vào. 5. Chủ trì phối hợp với Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và các cơ quan, đơn vị liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, thực hiện các thủ tục xuất cảnh cho đoàn ra của Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh và các đoàn liên ngành; xây dựng kế hoạch, chuẩn bị nội dung làm việc của đoàn vào làm việc với Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh, thông báo cho Công an tỉnh và các địa phương, đơn vị nơi đoàn đến thăm, làm việc để phối hợp quản lý và thực hiện. 6. Phối hợp với Công an tỉnh và các địa phương, đơn vị liên quan quản lý, tạo điều kiện thuận lợi cho người nước ngoài trong thời gian cư trú và làm việc tại các chương trình, dự án ở tỉnh. Chủ trì phối hợp với các cơ quan chức năng trình cấp có thẩm quyền xử lý các vấn đề về lãnh sự liên quan đến người nước ngoài. 7. Tranh thủ sự giúp đỡ của Bộ Ngoại giao thẩm tra đối tác nước ngoài đến đầu tư tại tỉnh theo yêu cầu của Ủy ban nhân dân tỉnh. 8. Theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị có khách đến làm việc, các trưởng đoàn và cá nhân đi công tác nước ngoài báo cáo nội dung, kết quả đoàn ra, đoàn vào; tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Ngoại giao và các cơ quan hữu quan theo định kỳ và đột xuất. Điều 11. Trách nhiệm của Công an tỉnh 1. Chủ trì phối hợp với Sở Ngoại vụ và các địa phương, đơn vị liên quan để tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc quản lý Nhà nước về an ninh trật tự đối với đoàn ra, đoàn vào đảm bảo an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội trên địa bàn tỉnh. 2. Kiểm tra, thẩm định về mặt an ninh thông tin liên quan đến nhân sự đoàn ra. Nếu phát hiện trường hợp không đủ tiêu chuẩn phải thông báo ngay cho Sở Ngoại vụ và cơ quan chủ quản để xem xét, giải quyết. Phối hợp với Sở Ngoại vụ để thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh cho các đoàn ra. 3. Căn cứ thông báo của các cơ quan chủ quản về nhân sự đoàn vào, có kế hoạch phối hợp với các cơ quan liên quan đảm bảo an ninh cho đoàn vào. Nếu phát hiện vấn đề gì ảnh hưởng đến an ninh quốc gia, phải chủ trì phối hợp với cơ quan chủ quản và Sở Ngoại vụ để kịp thời có biện pháp ngăn chặn và xử lý theo pháp luật. 4. Phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan chủ quản trong quản lý hoạt động, đi lại, tạm trú của các đoàn vào. Xem xét, giải quyết việc cấp đổi thị thực, chứng nhận tạm trú và cấp giấy phép vào khu vực biên giới cho người nước ngoài. 5. Phối hợp với Sở Ngoại vụ triển khai phổ biến các quy định của Nhà nước về xuất nhập cảnh, hướng dẫn các thủ tục xin cấp giấy tờ xuất cảnh và thị thực cho đoàn vào. 6. Phối hợp với các cơ quan Trung ương và địa phương theo chức năng để thu thập, phân tích, tổng hợp tình hình an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội trên lĩnh vực đối ngoại của tỉnh, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, đề xuất phương hướng và biện pháp thực hiện. Điều 12. Trách nhiệm của Sở Tài chính 1. Chủ trì phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan liên quan tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh kế hoạch tài chính hàng năm phục vụ hoạt động đối ngoại trình Hội đồng nhân dân tỉnh phê duyệt, đảm bảo chủ động, tiết kiệm và hiệu quả, đáp ứng yêu cầu công tác đối ngoại của tỉnh. 2. Căn cứ các quy định của Bộ Tài chính về tiêu chuẩn và chế độ chi tiêu cho đoàn ra, đoàn vào, xem xét trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt kinh phí cho các đơn vị để tổ chức đoàn ra và tiếp đón đoàn vào. 3. Tăng cường công tác hướng dẫn, giám sát và kiểm tra việc chi tiêu của các tổ chức, đơn vị phục vụ tổ chức đoàn ra và tiếp đón đoàn vào đảm bảo đúng quy định của pháp luật. 4. Tổng hợp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh định kỳ về tình hình kinh phí phục vụ đoàn ra, đoàn vào. Điều 13. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý đoàn ra và đón đoàn vào 1. Chủ động lập kế hoạch đoàn ra, đoàn vào hàng năm, nguồn kinh phí gửi Sở Ngoại vụ vào tháng 9 hàng năm để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt. 2. Xét chọn và đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định và chịu trách nhiệm về nhân sự do mình cử đi nước ngoài. Chuẩn bị nội dung, chương trình, dự kiến nhân sự, kinh phí trình cấp có thẩm quyền quyết định đối với đoàn do đơn vị tổ chức. 3. Thông báo cho Sở Ngoại vụ và Công an tỉnh danh sách đoàn vào, chương trình, nội dung, thời gian, địa điểm làm việc của đoàn. Chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục đăng ký tạm trú, đi lại, quản lý đoàn, bố trí cán bộ đi cùng đoàn trong thời gian hoạt động tại tỉnh, đảm bảo yêu cầu đối ngoại, bí mật quốc gia. Trong quá trình tiếp đón và làm việc, nếu có vấn đề phức tạp nảy sinh phải kịp thời thông báo cho Sở Ngoại vụ và Công an tỉnh biết để phối hợp xử lý. 4. Trường hợp khách hoạt động ngoài chương trình, cần phải xin ý kiến của cơ quan có thẩm quyền và chỉ được thực hiện khi cơ quan có thẩm quyền đã đồng ý, đồng thời thông báo cho Công an tỉnh, các ban ngành liên quan, các huyện, thành phố, các đơn vị để quản lý và phối hợp thực hiện. Đối với những đoàn đột xuất, thời gian làm việc ngắn (một buổi hoặc vài giờ) mà cơ quan đón không kịp báo cáo chương trình làm việc trước, khi đoàn đến phải thông báo trực tiếp ngay cho Sở Ngoại vụ và Công an tỉnh biết để phối hợp. 5. Ngoài ra, theo sự phân công của Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh, các đơn vị với chức năng của mình tham gia triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch cử các đoàn ra và đón tiếp các đoàn vào. 6. Sau khi kết thúc chuyến công tác ở nước ngoài hoặc làm việc với đoàn khách nước ngoài, trong thời gian 5 ngày làm việc, trưởng đoàn đi công tác nước ngoài hoặc cá nhân (nếu đi riêng lẻ), thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có khách đến thăm và làm việc báo cáo kết quả làm việc cho Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Ngoại vụ và Công an tỉnh. Điều 14. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức xuất cảnh Cán bộ, công chức, viên chức đi nước ngoài phải thực hiện đầy đủ các quy định của Nhà nước về xuất nhập cảnh. Đối với đảng viên phải nghiêm chỉnh chấp hành Quy định số 17/QĐ-TW ngày 10 tháng 12 năm 1996 của Bộ Chính trị - Ban chấp hành Trung ương Đảng khóa VIII về nhiệm vụ của đảng viên khi ra nước ngoài. Điều 15. Trách nhiệm quản lý hộ chiếu 1. Thủ trưởng các sở, ban ngành, đoàn thể cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, giám đốc các doanh nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm thu giữ và quản lý hộ chiếu của cán bộ sau mỗi chuyến đi nước ngoài; quy định rõ cơ chế giao nhận hộ chiếu, trách nhiệm của người hay bộ phận trực tiếp quản lý hộ chiếu, trách nhiệm của người được giao sử dụng hộ chiếu, chế độ báo cáo, xử lý vi phạm. 2. Đối với cán bộ, công chức, viên chức được điều động hoặc biệt phái đến làm việc tại cơ quan, đơn vị khác mà hộ chiếu vẫn còn giá trị thì phải làm thủ tục chuyển hộ chiếu sang cơ quan, đơn vị quản lý hộ chiếu mới. Trường hợp cán bộ đã được cấp hộ chiếu bị chết, mất tích hoặc không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ mà hộ chiếu vẫn còn giá trị thì cơ quan quản lý hộ chiếu phải thông báo và chuyển giao cho Sở Ngoại vụ để làm thủ tục hủy. 3. Khi hộ chiếu bị mất, người làm mất hộ chiếu phải báo cáo ngay cho Sở Ngoại vụ và Công an tỉnh để thông báo cho cơ quan cấp hộ chiếu làm thủ tục hủy hộ chiếu đã mất. Điều 16. Điều khoản thi hành Sở Ngoại vụ chủ trì phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Công an tỉnh, Sở Tài chính giúp Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức quán triệt và hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quy chế này, chủ động phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức thực hiện tốt việc quản lý đoàn ra, đoàn vào. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề gì phát sinh, cần bổ sung, sửa đổi hoặc có khó khăn vướng mắc thì phải kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, bổ sung điều chỉnh./.