18/2011/QĐ-UBND

Quyết định 18/2011/QĐ-UBND về Quy chế Quản lý công sở, trụ sở, nhà làm việc cơ quan hành chính nhà nước; cơ quan Đảng, đoàn thể, tổ chức chính trị - xã hội; đơn vị sự nghiệp công lập trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên do Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên ban hành UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------- Số: 18/2011/QĐ-UBND Thái Nguyên, ngày 20 tháng 4 năm 2011 QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ CÔNG SỞ, TRỤ SỞ, NHÀ LÀM VIỆC CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC; CƠ QUAN ĐẢNG, ĐOÀN THỂ, CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI; CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THÁI NGUYÊN ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003; Căn cứ Luật Quản lý, sử dụng tài sản nhà nước ngày 03/6/2008; Căn cứ Nghị định số 52/2009/NĐ-CP ngày 03/6/2009 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản Nhà nước; Căn cứ Quyết định số 213/2006/QĐ-TTg ngày 25/9/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế quản lý công sở các cơ quan hành chính nhà nước; Căn cứ Quyết định số 141/2008/QĐ-TTg ngày 22/10/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế quản lý trụ sở, nhà làm việc của các đơn vị sự nghiệp công lập; Căn cứ Quyết định số 15/2006/QĐ-BXD ngày 02/6/2006 của Bộ Xây về việc ban hành Quy định chế độ bảo trì công sở các cơ quan hành chính nhà nước; Căn cứ Thông tư số 01/2007/TT-BXD ngày 31/01/2007 của Bộ Xây dựng hướng dẫn một số nội dung quy chế quản lý công sở của các cơ quan hành chính nhà nước; Căn cứ Thông tư số 06/2009/TT-BXD ngày 17/4/2009 của Bộ Xây dựng hướng dẫn một số nội dung quy chế quản lý trụ sở, nhà làm việc của các đơn vị sự nghiệp công lập; Xét đề nghị của Sở Xây dựng tại Tờ trình số 145/TTr-SXKD ngày 09/3/2011 về việc ban hành quy chế quản lý công sở, trụ sở, nhà làm việc các cơ quan hành chính nhà nước; cơ quan Đảng, đoàn thể, các tổ chức chính trị - xã hội; các đơn vị sự nghiệp công lập trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên và ý kiến thẩm định của Sở Tư pháp tại Công văn số 1839/TP-XDVB ngày 21/12/2010, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1 . Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế Quản lý công sở, trụ sở, nhà làm việc các cơ quan hành chính nhà nước; cơ quan Đảng, đoàn thể, các tổ chức chính trị - xã hội; Các đơn vị sự nghiệp công lập trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên”. (Có Quy chế chi tiết kèm theo Quyết định này) Điều 2 . Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký. Điều 3 . Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã; các tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CHỦ TỊCH Phạm Xuân Đương QUY CHẾ QUẢN LÝ CÔNG SỞ, TRỤ SỞ, NHÀ LÀM VIỆC CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC; CƠ QUAN ĐẢNG, ĐOÀN THỂ, CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI; CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THÁI NGUYÊN (Ban hành kèm theo Quyết định số 18/2011/QĐ-UBND ngày 20 tháng 4 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh Quy chế này quy định về quản lý sử dụng, điều chuyển, thu hồi, cải tạo và xây dựng mới Công sở, trụ sở, nhà làm việc của các cơ quan hành chính nhà nước; Cơ quan Đảng, đoàn thể, các tổ chức chính trị - xã hội; Các đơn vị sự nghiệp công lập. Công sở, trụ sở, nhà làm việc quy định trong Quy chế này là nơi làm việc của các cơ quan hành chính nhà nước; Cơ quan Đảng, đoàn thể, các tổ chức chính trị - xã hội; Các đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm: Trụ sở, nhà làm việc và các công trình phục vụ hoạt động của cơ quan trong khu đất của cơ quan, đơn vị được giao quản lý sử dụng. Tất cả trụ sở, nhà làm việc và các công trình phụ trợ được đầu tư xây dựng bằng nguồn vốn ngân sách của Nhà nước, hoặc có nguồn gốc từ ngân sách Nhà nước. Điều 2. Đối tượng áp dụng 1. Các cơ quan hành chính nhà nước; Cơ quan Đảng, đoàn thể, các tổ chức chính trị - xã hội; Các đơn vị sự nghiệp công lập được giao trực tiếp quản lý sử dụng trụ sở, nhà làm việc bao gồm: a) Cơ quan hành chính; Các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND cấp tỉnh; Cấp huyện và cấp xã; b) Các cơ quan Đảng, Đoàn thể, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp cấp tỉnh và cấp huyện; c) Các cơ quan chuyên môn thực hiện chức năng quản lý nhà nước thuộc tỉnh và các đơn vị sự nghiệp trực thuộc; Các cơ quan hành chính cấp huyện. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc đối tượng áp dụng tại Khoản 1, Điều này được gọi chung là: Cơ quan. 2. Các tổ chức, cá nhân không thuộc quy định tại khoản 1 Điều này nhưng có liên quan đến việc quản lý sử dụng, điều chuyển, thu hồi, cải tạo và xây dựng mới trụ sở, nhà làm việc của các cơ quan. Chương II NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ Mục 1. QUẢN LÝ, SỬ DỤNG TRỤ SỞ, NHÀ LÀM VIỆC Điều 3. Hồ sơ quản lý trụ sở, nhà làm việc 1. Trụ sở, nhà làm việc khi đã đưa vào sử dụng phải có hồ sơ để phục vụ cho công tác quản lý. Các cơ quan được giao trực tiếp quản lý sử dụng trụ sở, nhà làm việc có trách nhiệm lập hồ sơ quản lý trụ sở, nhà làm việc. 2. Hồ sơ quản lý trụ sở, nhà làm việc bao gồm: Hồ sơ quản lý được thiết lập ban đầu khi đưa vào sử dụng và được bổ sung trong quá trình sử dụng. Điều 4. Nội dung của hồ sơ quản lý trụ sở, nhà làm việc 1. Đối với trụ sở, nhà làm việc được đầu tư xây dựng mới, hồ sơ quản lý công sở bao gồm các giấy tờ sau đây: a) Các giấy tờ liên quan về quyền sở hữu, quyền sử dụng công trình, quyền sử dụng đất; b) Các tài liệu liên quan đến việc phê duyệt dự án, thiết kế, bản vẽ, hoàn công, nghiệm thu, bàn giao đưa công trình vào sử dụng; c) Biên bản xác định giá trị quyền sử dụng đất để tính toán vào giá trị tài sản của tổ chức theo quy định; d) Tài liệu hướng dẫn về bảo trì công trình. 2. Đối với công trình đã đưa vào sử dụng từ trước ngày Quy chế này có hiệu lực thi hành mà chưa có hồ sơ nêu tại khoản 1 Điều này thì cơ quan được giao trực tiếp quản lý sử dụng công sở phải lập hồ sơ để quản lý. Hồ sơ quản lý trụ sở, nhà làm việc bao gồm các giấy tờ sau đây: a) Ảnh chụp toàn bộ cảnh mặt chính trụ sở, nhà làm việc; b) Bản vẽ hiện trạng tổng mặt bằng trụ sở, nhà làm việc thể hiện được vị trí, hình dáng, kích thước, diện tích thửa đất và các công tình trong khuôn viên công sở đó; c) Bản vẽ hiện trạng mặt bằng các tầng của nhà, có ghi diện tích các tầng và tổng diện tích; d) Bản vẽ hiện trạng cấp điện, cấp thoát nước, thông tin liên lạc và các thiết bị khác đang được sử dụng trong trụ sở, nhà làm việc; đ) Biên bản xác định cấp công trình và chất lượng còn lại của trụ sở, nhà làm việc do cơ quan chức năng quản lý chất lượng công trình xây dựng chứng nhận; e) Các giấy tờ liên quan về quyền sở hữu, quyền sử dụng công trình, quyền sử dụng đất; g) Biên bản xác nhận giá trị quyền sử dụng đất để tính vào giá trị tài sản của tổ chức theo quy định. Trường hợp cơ quan trực tiếp quản lý sử dụng trụ sở, nhà làm việc không thực hiện được các nội dung nêu tại các điểm: a, b, c và d khoản này thì được thuê các cơ quan, đơn vị có chức năng về tư vấn thiết kế xây dựng có tư cách pháp nhân thực hiện. Điều 5. Bổ sung hồ sơ trong quá trình sử dụng Trong quá trình sử dụng, cơ quan được giao trực tiếp quản lý sử dụng trụ sở, nhà làm việc có trách nhiệm bổ sung vào hồ sơ quản lý trụ sở, nhà làm việc các giấy tờ liên quan đến các nội dung thay đổi sau đây: 1. Giấy tờ liên quan đến công tác bảo trì, cải tạo, nâng cấp trụ sở, nhà làm việc; 2. Giấy tờ liên quan đến việc tách, nhập thửa đất của trụ sở, nhà làm việc; 3. Giấy tờ liên quan đến việc sắp xếp, điều chuyển trụ sở, nhà làm việc; 4. Lập hồ sơ bổ sung và gửi lưu giữ theo quy định tại điều 6 Quy chế này. Điều 6. Lưu giữ hồ sơ quản lý trụ sở, nhà làm việc 1. Cơ quan được giao trực tiếp quản lý, sử dụng trụ sở, nhà làm việc có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ quản lý trụ sở, nhà làm việc quy định tại Điều 4 và Điều 5 Quy chế này. 2. Cơ quan được giao trực tiếp quản lý sử dụng trụ sở, nhà làm việc có trách nhiệm lập hồ sơ trụ sở, nhà làm việc gửi cho các cơ quan quản lý nhà nước sau đây: a) Sở Xây dựng, Sở Tài chính đối với các trụ sở, nhà làm việc của cơ quan nhà nước cấp tỉnh, cấp huyện; b) Phòng có chức năng quản lý xây dựng và phòng Tài chính cấp huyện đối với trụ sở, nhà làm việc của cơ quan nhà nước cấp xã. Điều 7. Quy chế nội bộ về quản lý trụ sở, nhà làm việc 1. Cơ quan được giao trực tiếp quản lý sử dụng trụ sở, nhà làm việc có trách nhiệm xây dựng và ban hành Quy chế nội bộ về quản lý sử dụng trụ sở, nhà làm việc của cơ quan mình. 2. Quy chế nội bộ về quản lý sử dụng trụ sở, nhà làm việc phải thể hiện được các nội dung sau đây: a) Những quy định bắt buộc mọi tổ chức, cá nhân (bao gồm cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan và khách tới làm việc) phải chấp hành; b) Những quy định mà tổ chức, cá nhân không được làm trong trụ sở, nhà làm việc; c) Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan, đơn vị; Cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan và khách tới làm việc trong việc quản lý sử dụng trụ sở, nhà làm việc; d) Quy định việc quản lý ranh giới, mốc giới sử dụng đất phải đúng mục đích được giao; đ) Quy định về xử lý đối với các tổ chức, cá nhân vi phạm quy chế nội bộ cơ quan; e) Các nội dung khác nếu có. Điều 8. Bố trí sắp xếp nơi làm việc Cơ quan được giao trực tiếp quản lý sử dụng trụ sở, nhà làm việc căn cứ vào số lượng cán bộ, công chức, viên chức và đặc điểm hoạt động của đơn vị để tiến hành bố trí sắp xếp nơi làm việc bảo đảm các nguyên tắc sau đây: 1. Nơi làm việc của các bộ phận chuyên môn phải được bố trí sắp xếp theo dây chuyền hợp lý, bảo đảm thuận tiện trong công việc điều hành, phối hợp công tác, tạo điều kiện thuận lợi để hoàn thành nhiệm vụ chính trị do Nhà nước phân công. 2. Phòng làm việc phải đảm bảo đủ diện tích cho cán bộ công chức, viên chức của đơn vị theo quy định. 3. Bộ phận công cộng, kỹ thuật và phục vụ phải được bố trí đảm bảo điều kiện hoạt động và thực thi nhiệm vụ của cơ quan. 4. Trụ sở, nhà làm việc phải có phòng tiếp dân và tiếp khách riêng đủ tiêu chuẩn, phù hợp với yêu cầu công tác của cơ quan theo chức năng, nhiệm vụ được giao. 5. Đối với trụ sở, nhà làm việc ngoài việc áp dụng các nguyên tắc nêu trên thì việc bố trí sắp xếp làm việc theo khối, bộ phận chức năng phục vụ trong trụ sở, nhà làm việc được chỉ định theo mặt bằng thiết kế xây dựng tránh chồng chéo giữa các khối, bộ phận với nhau đảm bảo theo dây chuyền quản trị, phục vụ, sinh hoạt hợp lý theo cơ quan chuyên ngành quy định. 6. Đối với trường hợp các cơ quan, đơn vị chưa đáp ứng được yêu cầu quy định tại Khoản 2, khoản 4 , Điều này thì lập Kế hoạch, dự trù kinh phí bảo trì, cải tạo, nâng cấp, xây dựng mới, gửi cho Sở Xây dựng vào tháng 10 hàng năm để tổng hợp trình UBND tỉnh xem xét giải quyết. Điều 9. Yêu cầu về sử dụng trụ sở, nhà làm việc 1. Yêu cầu chung về sử dụng trụ sở, nhà làm việc: a) Việc sử dụng trụ sở, nhà làm việc phải đúng công năng thiết kế, đúng mục đích; Không được chiếm dụng hoặc sử dụng trụ sở, nhà làm việc vào mục đích sản xuất kinh doanh, cho thuê, cho mượn, làm nhà ở; b) Việc sử dụng diện tích và trang thiết bị làm việc phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn, định mức của từng chức danh, nghiệp vụ chuyên môn theo ngành, lĩnh vực công tác theo quy định hiện hành; c) Bên ngoài cổng chính của trụ sở, nhà làm việc phải gắn biển tên và địa chỉ của cơ quan; d) Quy chế nội bộ của cơ quan phải được niêm yết công khai tại vị trí thuận lợi để cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan và khách đến liên hệ công tác biết và chấp hành; đ) Trụ sở, nhà làm việc các cơ quan phải có: - Sơ đồ thể hiện các tầng nhà, các phòng làm việc, bộ phận công cộng, kỹ thuật phục vụ và được đặt ở các vị trí thuận lợi phục vụ cho công tác quản lý, điều hành và của cơ quan và khách đến liên hệ công tác; - Bộ phận thường trực cơ quan làm việc 24/24 giờ để bảo vệ, gữi gìn an ninh trật tự của cơ quan; - Trang thiết bị phòng chống cháy nổ phải có Nội quy, Hướng dẫn sử dụng, có chỉ dẫn lối thoát hiểm và phải được kiểm tra định kỳ đảm bảo yêu cầu xử lý khi có sự cố xảy ra; e) Công tác vệ sinh trụ sở, nhà làm việc phải được thực hiện thường xuyên bảo đảm sạch sẽ, vệ sinh môi trường làm việc; g) Các phương tiện như: Xe ôtô, xe máy, xe đạp phải có quy định nơi để cho khách đến làm việc và cho cán bộ, công nhân viên của cơ quan. 2. Yêu cầu sử dụng phòng làm việc trong trụ sở, nhà làm việc: a) Bên ngoài các phòng làm việc phải có biển ghi tên phòng ban; b) Các trang thiết bị trong phòng làm việc phải được bố trí gọn gàng và thuận lợi cho các thành viên trong phòng làm việc; c) Không được sử dụng các thiết bị đun nấu của cá nhân trong phòng làm việc; d) Không được để vật liệu nổ, chất dễ cháy trong phòng làm vịêc; đ) Hết giờ làm việc, khi ra khỏi phòng phải tắt các thiết bị điện, cửa phải được đóng và khóa; e) Khi nghỉ làm việc từ 03 ngày trở lên tùy thuộc vào tính chất, mức độ bảo mật để quy định niêm phong phòng làm việc. 3. Yêu cầu sử dụng các bộ phận công cộng, kỹ thuật và phục vụ trong trụ sở, nhà làm việc: a) Các bộ phận công cộng, kỹ thuật và phục vụ phải có biển ghi tên các bộ phận đó để tiện cho việc quản lý và sử dụng; b) Các bộ phận kỹ thuật phải có biển hướng dẫn sử dụng; Đối với các bộ phận kỹ thuật có sự nguy hiểm như thiết bị điện, cứu hoả,… thì phải có sự cảnh báo sự nguy hiểm và ngăn ngừa những người không có trách nhiệm sử dụng; c) Phòng tiếp dân và phòng tiếp khách phải được bố trí ở vị trí thuận lợi cho việc tiếp đón và quản lý về trật tự, trị an. Phòng tiếp dân và tiếp khách phải có đủ diện tích và bàn ghế để phục vụ khách trong thời gian chờ đợi cũng như khi cán bộ công chức, viên chức làm việc; d) Căn cứ vào nhu cầu công tác của cơ quan để bố trí các phòng họp cho phù hợp. Phòng họp cần được bố trí đầy đủ các trang thiết bị như: Bàn ghế, âm thanh, ánh sáng và các trang thiết bị khác để đáp ứng yêu cầu công tác của cơ quan. Điều 10. Nội dung quản lý sử dụng trụ sở, nhà làm việc liên cơ quan 1. Yêu cầu sử dụng trụ sở, nhà làm việc liên cơ quan: a) Trụ sở, nhà làm việc liên cơ quan phải được sử dụng đúng công năng thiết kế, đúng mục đích; b) Nơi làm việc của các đơn vị trong trụ sở, nhà làm việc liên cơ quan được bố trí theo mặt bằng thiết kế từng khu vực bảo đảm sử dụng hiệu quả và thuận tiện trong việc điều hành công việc của từng đơn vị; c) Sử dụng diện tích và trang thiết bị làm việc phải bảo đảm đúng tiêu chuẩn, định mức và công năng sử dụng theo chức năng nhiệm vụ chuyên môn của từng đơn vị theo đúng quy định. 2. Quản lý sử dụng đối với phần sử dụng riêng và phần sử dụng chung trong trụ sở, nhà làm việc liên cơ quan. a) Phần sử dụng riêng: - Phần sử dụng riêng trong trụ sở làm việc liên cơ quan là phần diện tích được giao cho từng cơ quan trực tiếp quản lý sử dụng riêng (diện tích sử dụng làm việc kể cả ban công và trang thiết bị..); - Cơ quan trực tiếp quản lý, sử dụng phần sử dụng riêng có trách nhiệm bảo trì trụ sở theo chế độ quy định và quản lý sử dụng trụ sở, nhà làm việc theo nội dung tại Điều 9 và Điều 11 của Quy chế này. b) Phần sử dụng chung: - Phần sử dụng chung bao gồm: diện tích và các trang thiết bị được dùng chung cho các cơ quan cùng làm việc trong trụ sở làm việc đó; - Các cơ quan cùng làm việc trong trụ sở, nhà làm việc liên cơ quan có quyền sử dụng phần sử dụng chung như: Hội trường, phòng họp; Được sử dụng diện tích và các trang thiết bị phục vụ cho việc đi lại (hành lang, cầu thang bộ, thang máy,…) và được kết nối, sử dụng các dịch vụ viễn thông, thông tin liên lạc, cấp điện, cấp thoát nước trong trụ sở liên cơ quan; - Cơ quan được giao quản lý phần sử dụng chung có trách nhiệm xây dựng quy chế sử dụng trụ sở, nhà làm việc liên cơ quan để thống nhất thực hiện, kiểm tra việc chấp hành nội quy, quy chế của cơ quan, an ninh trật tự, vệ sinh môi trường, phòng chống cháy nổ, quản lý vận hành các trang thiết bị sử dụng chung, lập kế hoạch kinh phí bảo trì, phân bổ chi phí bảo trì phần diện tích sử dụng chung và chi phí vận hành các trang thiết bị sử dụng chung, định kỳ hàng năm báo cáo bổ sung tình hình quản lý sử dụng trụ sở, nhà làm việc với cơ quan cấp trên. Điều 11. Bảo trì công trình 1. Công tác bảo trì công trình thực hiện theo Nghị định số 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ về Quản lý chất lượng công trình; Quyết định số 15/2006/QĐ-BXD ngày 02/6/2006 của Bộ Xây dựng Quy định chế độ bảo trì Công sở các cơ quan hành chính nhà nước và Nghị định số 114/2010/NĐ-CP ngày 06/12/2010 của Chính phủ về Bảo trì công trình xây dựng; 2. Việc đầu tư xây dựng, cải tạo, nâng cấp làm thay đổi hình thức kiến trúc, nội dung sử dụng bên trong phải được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, phải có bản vẽ hoàn công lưu trữ và gửi cho Sở Xây dựng, Sở Tài chính để báo cáo. Điều 12. Trách nhiệm của cơ quan được giao trực tiếp quản lý sử dụng trụ sở, nhà làm việc 1. Lập hồ sơ quản lý trụ sở, nhà làm việc, bổ sung trong quá trình sử dụng; Lưu gữi và gửi hồ sơ cho cơ quan quản lý nhà nước về trụ sở, nhà làm việc theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Quy chế này. 2. Lập hồ sơ trình cấp có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền quản lý, sử dụng nhà đất của đơn vị. 3. Bố trí sắp xếp chỗ làm việc hiệu quả và thuận lợi cho hoạt động của cán bộ, công chức, viên chức. 4. Xây dựng quy chế nội bộ về quản lý sử dụng trụ sở, nhà làm việc của cơ quan. 5. Lập kế hoạch bảo trì, mua sắm các trang thiết bị làm việc cho cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức theo quy định. 6. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ 12 tháng một lần và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên về trụ sở, nhà làm việc. 7. Kiểm tra, xử lý vi phạm trong quản lý sử dụng trụ sở, nhà làm việc. 8. Quản lý sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai và các văn bản pháp luật hiện hành. Mục 2. QUẢN LÝ SẮP XẾP LẠI, ĐIỀU CHUYỂN, THU HỒI TRỤ SỞ, NHÀ LÀM VIỆC Điều 13. Sắp xếp lại trụ sở, nhà làm việc 1. Các cơ quan được giao trực tiếp quản lý sử dụng trụ sở , nhà làm việc có trách nhiệm rà soát, sắp xếp lại trụ sở, nhà làm việc của mình. 2. Các cơ quan hiện đang bố trí các đơn vị trực thuộc ở ngoài công sở chính, hoặc có mặt bằng trụ sở, nhà làm việc chật hẹp, diện tích sử dụng bình quân thấp hơn so với quy định, được quy định tại khoản 1 điều 17 Quy chế này và không bảo đảm yêu cầu công tác phải tiến hành rà soát đối chiếu với tiêu chuẩn quy định, định mức và biên chế để sắp xếp nơi làm việc theo hướng tập trung để nâng cao hiệu quả điều hành công việc; Lập phương án đề xuất hướng giải quyết gửi về Cơ quan có chức năng quản lý về nhà và công sở để tổng hợp trình cấp có thẩm quyền quyết định theo quy định hiện hành về phân cấp quản lý tài sản nhà nước. Đối với trụ sở hiện có được xử lý như sau: a) Cho phép bố trí hoặc chuyển đổi cho cơ quan hành chính nhà nước khác sử dụng phù hợp hơn hoặc đưa vào kế hoạch đầu tư xây dựng mới; b) Cho phép bán đấu giá trụ sở, nhà làm việc đó để lấy kinh phí đầu tư xây dựng trụ sở, nhà làm việc mới theo theo dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Việc bán đấu giá nhà và chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải theo đúng các quy định của pháp luật hiện hành; Trường hợp số tiền thu được từ việc bán đấu giá nhà và chuyển nhượng quyền sử dụng đất không đủ để đầu tư xây dựng mới trụ sở, nhà làm việc thì ngân sách nhà nước bố trí bổ sung vốn để xây dựng theo đúng quyết định đã phê duyệt. 3. Các cơ quan hiện đang bố trí các đơn vị quản lý nhà nước trực thuộc ở ngoài trụ sở, nhà làm việc chính phải tiến hành rà soát đối chiếu với tiêu chuẩn quy định, định mức và biên chế để sắp xếp nơi làm việc theo hướng tập trung để nâng cao hiệu quả điều hành công việc; Việc sắp xếp trụ sở, nhà làm việc thực hiện theo Quyết định số 09/QĐ-TTg ngày 19 tháng 01 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc sắp xếp, xử lý nhà, đất thuộc sở hữu nhà nước. 4. Trường hợp trụ sở, nhà làm việc các cơ quan hiện đang bố trí cho các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp làm chung thì thủ trưởng cơ quan được giao trực tiếp quản lý sử dụng trụ sở, nhà làm việc có trách nhiệm sắp xếp, lập kế hoạch, báo cáo cơ quan có thẩm quyền để thực hiện di chuyển số đơn vị này đến nơi khác làm việc. Kinh phí di chuyển và bố trí nơi làm việc mới của các đơn vị thực hiện theo quy định như sau: a) Đối với đơn vị thuộc cấp ngân sách nhà nước nào quản lý thì cấp đó chi trả; b) Đối với các trường hợp khác thì tự lo về kinh phí khi phải di chuyển. Điều 14. Điều chuyển trụ sở, nhà làm việc 1. Trụ sở, nhà làm việc thuộc diện điều chuyển là trụ sở, nhà làm việc của các cơ quan đã bị giải thể hoặc không còn nhu cầu sử dụng. 2. Cơ quan trực tiếp sử dụng trụ sở, nhà làm việc bị điều chuyển phải thực hiện chuyển giao đầy đủ hồ sơ, hiện trạng nhà, đất trụ sở, nhà làm việc theo quyết định điều chuyển của cơ quan có thẩm quyền, việc giao nhận phải có các cơ quan quản lý nhà nước giám sát theo phân công. Trụ sở, nhà làm việc được điều chuyển phải được xác định chất lượng, giá trị còn lại để bàn giao cho cơ quan mới quản lý sử dụng. Điều 15. Thu hồi trụ sở, nhà làm việc 1. Trụ sở, nhà làm việc của cơ quan bị thu hồi trong các trường hợp sau: a) Do sáp nhập, chia tách hoặc do thay đổi chức năng nhiệm vụ mà không còn nhu cầu sử dụng trụ sở, nhà làm việc; b) Phần diện tích sử dụng sai mục đích (như: Sản xuất, kinh doanh, cho thuê, cho mượn, làm nhà ở và các mục đích khác không đúng công năng sử dụng của trụ sở, nhà làm việc); c) Trụ sở, nhà làm việc có phần diện tích nhà, đất sử dụng thừa so với tiêu chuẩn, định mức hoặc để lãng phí; 2. Cơ quan trực tiếp quản lý sử dụng trụ sở, nhà làm việc bị thu hồi phải thực hiện chuyển giao đầy đủ hồ sơ, hiện trạng nhà đất theo quyết định thu hồi của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, việc giao nhận phải có các cơ quan quản lý nhà nước giám sát theo phân công. Trụ sở, nhà làm việc bị thu hồi phải được xác định chất lượng còn lại, giá trị để bàn giao cho cơ quan mới quản lý sử dụng. 3. Kinh phí phục vụ cho công tác xác định chất lượng còn lại, giá trị trụ sở, nhà làm việc bị thu hồi để bàn giao cho cơ quan mới để quản lý sử dụng được trích từ kinh phí của cơ quan sẽ được giao trực tiếp quản lý sử dụng trụ sở, nhà làm việc đó. Điều 16. Thẩm quyền điều chuyển, thu hồi trụ sở, nhà làm việc Thẩm quyền về điều chuyển, thu hồi trụ sở, nhà làm việc theo quy định hiện hành về phân cấp quản lý tài sản nhà nước. Mục 3. QUẢN LÝ CẢI TẠO VÀ XÂY DỰNG MỚI TRỤ SỞ, NHÀ LÀM VIỆC Điều 17. Điều kiện để được cải tạo trụ sở, nhà làm việc Các trụ sở, nhà làm việc có các điều kiện sau thì được lập hồ sơ theo quy định của Luật Xây dựng để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt việc cải tạo: 1. Trụ sở, nhà làm việc có diện tích làm việc thấp hơn 70% so với tiêu chuẩn, định mức đã quy định. 2. Trụ sở, nhà làm việc bị hư hỏng, xuống cấp về chất lượng không đảm bảo an toàn cho hoạt động của cơ quan (phải có kết quả thẩm định của cơ quan có chức năng đủ thẩm quyền). 3. Trụ sở, nhà làm việc không phù hợp với công năng sử dụng theo nhiệm vụ của cơ quan. Điều 18. Điều kiện để được đầu tư xây dựng mới trụ sở, nhà làm việc 1. Các cơ quan do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định thành lập hoặc chia tách mà chưa có nơi làm việc. 2. Các cơ quan đang sử dụng trụ sở, nhà làm việc thuộc một trong các trường hợp nêu tại Điều 17 Quy chế này nhưng không có điều kiện cải tạo trụ sở, nhà làm việc. 3. Cơ quan phải di chuyển theo yêu cầu hoặc theo quy hoạch xây dựng. Điều 19. Yêu cầu về đầu tư xây dựng mới trụ sở, nhà làm việc 1. Trụ sở, nhà làm việc được đầu tư xây dựng mới phải đảm bảo chất lượng và đồng bộ các trang thiết bị đáp ứng yêu cầu hoạt động của cơ quan. 2. Vị trí, mặt bằng khu đất xây dựng trụ sở, nhà làm việc các cơ quan thuộc đối tượng trong Quy chế này phải có quy hoạch tổng mặt bằng được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt và đảm bảo các điều kiện sau đây: a) Phù hợp với quy hoạch xây dựng, giao thông thụân tiện, đảm bảo cung cấp điện, cấp thoát nước, trang bị thiệt bị kỹ thuật, thông tin liên lạc và điều kiện an ninh cho hoạt động của cơ quan; b) Trường hợp trụ sở, nhà làm việc được đầu tư xây mới thì diện tích xây dựng công trình không được lớn hơn 50% diện tích khu đất. Trường hợp trụ sở, nhà làm việc được đầu tư xây dựng lại thì diện tích xây dựng công trình không được lớn hơn 70 % diện tích khu đất. 3. Tiêu chuẩn về cấp công trình áp dụng quy định tại Nghị định số 209/2004/NĐ-CP ngày 16 tháng 12 năm 2004 của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng. 4. Khi xây dựng mới trụ sở, nhà làm việc cần tính đến việc xây dựng trụ sở, nhà làm việc liên cơ quan theo khối chức năng chuyên môn ở cấp tỉnh (các Sở, Ban, ngành) để tạo công trình có quy mô hiện đại, khang trang tiết kiệm vốn đầu tư và đất xây dựng. 5. Thiết kế trụ sở, nhà làm việc các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu sau: a) Phải phù hợp với quy hoạch xây dựng, kiến trúc cảnh quan, điều kiện tự nhiên và các quy định về kiến trúc, dự án đầu tư xây dựng công trình đã được phê duyệt; b) Nội dung thiết kế trụ sở, nhà làm việc phải phù hợp với yêu cầu của từng bước thiết kế, thoả mãn yêu cầu về chức năng sử dụng, bảo đảm mỹ quan và giá thành hợp lý; c) Đảm bảo an toàn, phù hợp với quy chuẩn, tiêu chuẩn xây dựng do Bộ Xây dựng ban hành, quy định về phòng chống cháy nổ và các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật liên quan, bảo đảm cho người khuyết tật tiếp cận sử dụng; d) Đối với trụ sở, nhà làm việc liên cơ quan, thiết kế phải đảm bảo thống nhất về kiến trúc, kết cấu và tính độc lập tương đối trong quản lý sử dụng; đ) Đối với trụ sở, nhà làm việc cơ quan từ cấp huyện trở lên phải thi tuyển thiết kế kiến trúc công trình theo quy định của pháp luật về xây dựng. Đối với trụ sở, nhà làm việc cấp xã được áp dụng thiết kế mẫu, thiết kế điển hình và phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt, ban hành để xây dựng. Điều 20. Quy định về đầu tư và thẩm quyền cho phép đầu tư, thực hiện cải tạo, xây dựng mới trụ sở, nhà làm việc 1. Thẩm quyền về cho phép đầu tư cải tạo, xây mới trụ sở, nhà làm việc thực hiện theo quy định hiện hành về phân cấp quản lý tài sản nhà nước. 2. Tất cả các dự án đầu tư xây dựng trụ sở, nhà làm việc các cơ quan, đơn vị phải tuân thủ các quy định của Luật Xây dựng và các quy định khác liên quan về quản lý dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn ngân sách nhà nước. Riêng đối với dự án đầu tư cải tạo, xây mới trụ sở, nhà làm việc cấp xã nếu áp dụng thiết kế mẫu thì chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật. 3. Việc triển khai thực hiện các dự án cải tạo, xây dựng mới trụ sở, nhà làm việc các cơ quan được thực hiện theo quy định của pháp luật về đầu tư và xây dựng. Điều 21. Bàn giao đưa trụ sở, nhà làm việc vào sử dụng 1. Việc nghiệm thu, bàn giao đưa trụ sở, nhà làm việc vào sử dụng được thực hiện theo quy định của pháp luật về đầu tư và xây dựng. 2. Cơ quan được giao trực tiếp quản lý sử dụng trụ sở, nhà làm việc nhận bàn giao với Chủ đầu tư, trước khi nhận bàn giao phải trực tiếp tiến hành kiểm tra, vận hành thử các trang thiết bị của trụ sở, nhà làm việc. Chương III GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP VÀ XỬ LÝ VI PHẠM TRONG SỬ DỤNG TRỤ SỞ, NHÀ LÀM VIỆC Điều 22. Giải quyết tranh chấp về quản lý sử dụng trụ sở, nhà làm việc 1. Các tranh chấp liên quan đến quyền sở hữu công trình và quyền sử dụng đất đã có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc có một trong các loại giấy tờ quy định tại khoản 1, khoản 2 và khoản 5 Điều 50 của Luật Đất đai do Tòa án nhân dân giải quyết. Các tranh chấp liên quan đến quyền sử dụng đất của trụ sở, nhà làm việc mà chưa có giấy tờ về quyền sử dụng đất theo quy định tại khoản này được giải quyết theo theo quy định tại khoản 2 Điều 136 của Luật Đất đai. 2. Các tranh chấp liên quan đến việc quản lý sử dụng trụ sở, nhà làm việc thì báo cáo với cơ quan quản lý cấp trên xem xét, giải quyết. 3. Các tranh chấp liên quan đến việc cải tạo và xây dựng mới trụ sở, nhà làm việc được giải quyết theo quy định của pháp luật về xây dựng. Điều 23. Xử lý vi phạm trong sử dụng trụ sở, nhà làm việc Tổ chức, thủ trưởng cơ quan được giao trực tiếp quản lý trụ sở, nhà làm việc cá nhân vi phạm hoặc lợi dụng chức vụ, quyền hạn làm trái các quy định trong Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử phạt hành chính, xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật. Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 24. Trách nhiệm của các cơ quan quản lý nhà nước 1. Sở Xây dựng: a) Chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh về quản lý nhà nước về trụ sở, nhà làm việc của các cơ quan hành chính nhà nước; Cơ quan thuộc tổ chức Đảng, đoàn thể, các tổ chức chính trị - xã hội; Các đơn vị sự nghiệp công lập trên địa bàn; b) Thẩm định quy hoạch tổng mặt bằng, hướng dẫn quy chuẩn tiêu chuẩn, chọn thiết kế mẫu, thiết kế điển hình trụ sở, nhà làm việc các cơ quan trình UBND tỉnh phê duyệt, ban hành để áp dụng; c) Hướng dẫn nội dung hồ sơ trích ngang trụ sở, nhà làm việc; Nội dung quản lý sử dụng trụ sở, nhà làm việc liên cơ quan; d) Hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các cơ chế, chính sách về quản lý sử dụng về trụ sở, nhà làm việc; đ) Hướng dẫn công tác điều tra, tổng hợp đánh giá quỹ về trụ sở, nhà làm việc của các cơ quan nhà nước cấp tỉnh và các cơ quan trực thuộc UBND cấp huyện; e) Nghiên cứu Định hướng phát triển trụ sở, nhà làm việc của khối Hành chính Nhà nước để đáp ứng nền cải cách hành chính; g) Thẩm định các Thiết kế cơ sở về quy mô, diện tích sử dụng mọi công trình thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này; h) Tham gia điều chuyển trụ sở, nhà làm việc; Xác định việc nâng cấp, cải tạo; Xác định chất lượng còn lại của trụ sở, nhà làm việc theo yêu cầu; i) Định kỳ hàng năm báo cáo UBND tỉnh, Bộ Xây dựng về tình hình quản lý trụ sở, nhà làm việc các cơ quan trên địa bàn; 2. Sở Kế hoạch và Đầu tư: a) Hướng dẫn việc lập kế hoạch đầu tư cải tạo, xây mới về trụ sở, nhà làm việc các cơ quan, đơn vị trên địa bàn; b) Chủ trì phối hợp với Sở Tài chính, Sở Xây dựng và các cơ quan liên quan kiểm tra việc chấp hành kế hoạch đầu tư xây dựng trụ sở, nhà làm việc và tổng hợp báo cáo UBND tỉnh xử lý hoặc xử lý theo thẩm quyền những vi phạm trong quá trình đầu tư xây dựng về trụ sở, nhà làm việc; c) Hàng năm tổng hợp cân đối kế hoạch vốn đầu tư cải tạo, xây dựng mới trụ sở, nhà làm việc đảm bảo tiết kiệm hiệu quả. 3. Sở Tài chính: a) Hướng dẫn việc sử dụng nguồn vốn đầu tư cải tạo, xây dựng mới và bảo trì trụ sở, nhà làm việc; Xác định giá trị tài sản của trụ sở, nhà làm việc; b) Chủ trì phối hợp với Sở Xây dựng, Sở Kế hoạch và Đầu tư và các cơ quan liên quan kiểm tra việc chấp hành các quy định về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở, nhà làm việc; Việc sử dụng nguồn vốn cho đầu tư cải tạo, xây dựng mới và bảo trì trụ sở, nhà làm việc; c) Hướng dẫn việc xác định giá trị tài sản nhà đất trụ sở làm việc nêu tại điểm c khoản 1 và điểm đ khoản 2, điều 4 quy chế này. Hướng dẫn cách tính khấu hao, nội dung đánh giá, quản lý giá trị còn lại của trụ sở, nhà làm việc. 4. Sở Tài nguyên và Môi trường: a) Hướng dẫn việc áp dụng giá đất và công tác quản lý, sử dụng đất đai theo pháp luật hiện hành; b) Hướng dẫn về trình tự, thủ tục, nội dung cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và sở hữu nhà theo quy định hiện hành. 5. Các cơ quan hành chính cấp tỉnh; Các Sở, Ban, ngành liên quan; Các cơ quan trực thuộc UBND các cấp và các cơ quan thuộc tổ chức Đảng, đoàn thể các cấp: a) Tiến hành rà soát, sắp xếp, bố trí sử dụng hệ thống trụ sở, nhà làm việc thuộc thẩm quyền bảo đảm hiệu lực công tác, sử dụng hiệu quả tài sản nhà nước; b) Xây dựng Kế hoạch đầu tư cải tạo, xây mới trụ sở, nhà làm việc cho phù hợp với tổ chức bộ máy và biên chế đáp ứng yêu cầu về hiện đại hóa trụ sở, nhà làm việc; Hướng dẫn thực hiện cơ chế, chính sách về quản lý trụ sở, nhà làm việc, quy chuẩn, tiêu chuẩn xây dựng, định mức sử dụng trụ sở, nhà làm việc; c) Kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý sử dụng trụ sở, nhà làm việc; Đầu tư cải tạo, xây dựng mới và bảo trì trụ sở, nhà làm việc; Xử lý các sai phạm trong quản lý sử dụng trụ sở, nhà làm việc theo phân cấp; d) Hàng năm các cơ quan được giao quản lý, sử dụng trụ sở, nhà làm việc lập báo cáo tình hình đầu tư xây dựng, quản lý sử dụng trụ sở, nhà làm việc của đơn vị mình, gửi về Sở xây dựng chậm nhất đến hết ngày 20 tháng 10 để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh. Điều 25. Điều khoản thi hành Thủ trưởng các cơ quan; Chủ tịch UBND các cấp và các cơ quan, đơn vị có liên quan có trách nhiệm thực hiện theo Quy chế này và các Văn bản pháp luật có liên quan. Trong quá trình thực hiện có gì vướng mắc thì phản ảnh bằng văn bản, gửi về Sở Xây dựng để tổng hợp trình UBND tỉnh xem xét giải quyết./.