1422/QĐ-BTC

Quyết định 1422/QĐ-BTC năm 2008 về Quy chế làm việc trong hoạt động đối ngoại của Bộ Tài chính do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành BỘ TÀI CHÍNH -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------- Số: 1422/QĐ-BTC Hà Nội, ngày 25 tháng 06 năm 2008 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ LÀM VIỆC TRONG HOẠT ĐỘNG ĐỐI NGOẠI CỦA BỘ TÀI CHÍNH BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH Căn cứ Nghị định số 77/2003/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính; Căn cứ Quyết định số 164/2003/QĐ-BTC ngày 25 tháng 09 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vụ Hợp tác quốc tế; Để thống nhất quản lý các hoạt động đối ngoại của Bộ Tài chính; Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế; QUYẾT ĐỊNH : Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế làm việc trong hoạt động đối ngoại của Bộ Tài chính. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký, thay thế những quy định trước đây về công tác hợp tác quốc tế của Bộ Tài chính . Điều 3. Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế, Chánh Văn phòng Bộ Tài chính, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ và toàn bộ các cán bộ, công chức của Bộ Tài chính chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này ./. Nơi nhận : - Lãnh đạo Bộ; - Các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Tài chính; - Lưu VT, Vụ HTQT KT.BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Trần Xuân Hà QUY CHẾ LÀM VIỆC TRONG HOẠT ĐỘNG ĐỐI NGOẠI CỦA BỘ TÀI CHÍNH (Ban hành kèm theo Quyết định số 1422 /QĐ-BTC ngày 25 tháng 06 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh 1. Quy chế này quy định về nguyên tắc, chế độ trách nhiệm, phân công, phân cấp, quan hệ phối hợp và quy trình thực hiện các hoạt động đối ngoại của Bộ Tài chính. 2. Hoạt động đối ngoại của Bộ Tài chính là những hoạt động do các đơn vị, cá nhân trực tiếp hay trên danh nghĩa Bộ Tài chính tiến hành để thực hiện nhiệm vụ của Bộ Tài chính có liên quan với các tổ chức quốc tế, các cơ quan của nước ngoài, các tổ chức phi Chính phủ và các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp nước ngoài, doanh nghiệp liên doanh, các cá nhân nước ngoài kể cả Việt Kiều hoặc công dân Việt Nam làm việc cho các tổ chức nước ngoài (sau đây gọi là khách nước ngoài). 3. Những hoạt động đối ngoại thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này gồm: a. Tiếp và làm việc với khách nước ngoài; b. Giao dịch với khách nước ngoài bằng văn bản; c. Tổ chức đoàn công tác ra nước ngoài (đoàn ra); d. Tổ chức đón đoàn nước ngoài vào công tác (đoàn vào); đ. Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế; e. Công tác đối ngoại khác gồm: biên phiên dịch, lễ tân, lễ tiết và tuyên truyền đối ngoại. Điều 2. Đối tượng áp dụng Các hoạt động đối ngoại của các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ chịu sự điều chỉnh của Quy chế này. Điều 3. Nguyên tắc tổ chức thực hiện hoạt động đối ngoại 1. Tuân thủ các nguyên tắc và quy chế đối ngoại của Đảng, Nhà nước, chủ động mở rộng quan hệ đối ngoại trên tinh thần cùng có lợi, đảm bảo lợi ích quốc gia, đảm bảo giữ gìn bí mật quốc gia và thực hiện theo đúng các quy định tại Quy chế này. 2. Vụ Hợp tác Quốc tế (sau đây viết tắt là Vụ HTQT) là đầu mối giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính tổ chức thực hiện các hoạt động đối ngoại của Bộ Tài chính. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc tổ chức, thực hiện hoạt động đối ngoại trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được phân công. 3. Các đơn vị thuộc Bộ, các tổ chức sự nghiệp và các doanh nghiệp thuộc Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc xây dựng, ban hành quy chế và tổ chức thực hiện các hoạt động đối ngoại để phục vụ cho công tác chuyên môn trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được phân công của đơn vị mình. Chương II TIẾP VÀ LÀM VIỆC VỚI KHÁCH NƯỚC NGOÀI Điều 4. Quy trình tiếp và làm việc với khách nước ngoài của Lãnh đạo Bộ 1. Các đề nghị gặp gỡ (chào xã giao và làm việc) với Lãnh đạo Bộ của khách nước ngoài gửi đến Bộ hoặc thông qua các đơn vị của Bộ đều phải được chuyển đến Vụ HTQT. Vụ HTQT có trách nhiệm tìm hiểu, tham khảo ý kiến các đơn vị liên quan, đề xuất và trình Bộ về việc tiếp khách nước ngoài ít nhất 04 ngày làm việc trước ngày dự kiến tiếp (trừ trường hợp có yêu cầu đột xuất), trong đó nêu rõ sự cần thiết, nội dung, thời gian, thành phần tiếp và phân công đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung cho cuộc tiếp. Trường hợp khác, Lãnh đạo Bộ tiếp và làm việc với khách nước ngoài, Văn Phòng Bộ có trách nhiệm thông báo Vụ HTQT và các đơn vị có liên quan để tổ chức buổi tiếp khách theo chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ. 2. Trách nhiệm của các đơn vị liên quan trong việc tổ chức các cuộc tiếp khách của Lãnh đạo Bộ tại trụ sở Bộ Tài chính. 2.1. Vụ Hợp tác Quốc tế a. Thông báo cho khách, bộ phận lễ tân (Văn phòng Bộ) và các đơn vị liên quan về thời gian và địa điểm. b. Phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị tài liệu theo nội dung được phân công. c. Phối hợp với Vụ Tài vụ quản trị chuẩn bị điều kiện vật chất phục vụ cho cuộc tiếp khách phù hợp với nội dung làm việc và nghi lễ đối ngoại. d. Bố trí phiên dịch cho cuộc tiếp và làm việc với khách của lãnh đạo Bộ đ. Đón và tiễn khách tại sảnh tầng 1. 2.2. Các đơn vị tiếp khách cùng Lãnh đạo Bộ a. Đơn vị được phân công chủ trì chuẩn bị nội dung (bao gồm cả Vụ HTQT): - Chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị, tổng hợp các nội dung tiếp khách trình Lãnh đạo Bộ chậm nhất là 01 ngày trước ngày tiếp khách. - Cử đại diện tham dự tiếp khách cùng Lãnh đạo Bộ. - Tổng hợp, báo cáo Bộ kết quả cuộc tiếp khách, đề xuất những công việc cần triển khai tiếp theo (nếu có). b. Đơn vị tham gia - Chuẩn bị nội dung theo yêu cầu và gửi đơn vị chủ trì (cả bản in và file văn bản) chậm nhất là 2 ngày trước ngày tiếp khách. - Cử đại diện tham dự và đề xuất những công việc triển khai tiếp theo sau cuộc tiếp khách (nếu có). 2.3. Vụ Tài vụ quản trị a. Bố trí địa điểm và phương tiện phục vụ cần thiết cho cuộc tiếp khách trên cơ sở đề nghị của Vụ HTQT. b. Cử cán bộ phục vụ và cán bộ trực kỹ thuật trong thời gian tiếp khách của Lãnh đạo Bộ. 2.4. Văn Phòng Bộ a. Cử nhân viên lễ tân hướng dẫn, làm thủ tục cho khách theo Quy chế làm việc của Bộ. b. Mời các phóng viên trong ngành hoặc ngoài ngành để đưa tin tuyên truyền về cuộc tiếp khách nước ngoài. c. Trường hợp đặc biệt, theo sự chỉ đạo của Bộ, Văn Phòng Bộ chịu trách nhiệm đón, tiễn. 3. Đối với những cuộc tiếp khách nước ngoài của Lãnh đạo Bộ được tổ chức bên ngoài trụ sở Bộ Tài chính (bao gồm cả ở trong và ngoài nước), đơn vị chủ trì được phân công có trách nhiệm đầu mối trao đổi với khách nước ngoài để thống nhất về thời gian, địa điểm tiếp khách và trình Lãnh đạo Bộ nội dung chuẩn bị cho buổi tiếp khách. Điều 5. Quy trình tiếp khách nước ngoài của các đơn vị thuộc Bộ 1. Các đơn vị thuộc Bộ tiếp khách nước ngoài theo đề nghị trực tiếp của khách nước ngoài, hoặc được sự uỷ quyền của Lãnh đạo Bộ hay theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ HTQT. Trường hợp cuộc tiếp có nội dung liên quan đến nhiều lĩnh vực, Vụ trưởng Vụ HTQT có quyền đề xuất đơn vị chủ trì, đơn vị tham gia tiếp khách và đề nghị các đơn vị này tổ chức cuộc tiếp khách theo yêu cầu. 2. Trách nhiệm của các đơn vị liên quan trong việc tổ chức các cuộc tiếp khách nước ngoài tại trụ sở Bộ Tài chính. 2.1. Vụ Hợp tác Quốc tế a. Đề nghị các đơn vị liên quan thay mặt Bộ tiếp khách nước ngoài theo chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ hoặc theo nội dung đề xuất của khách nước ngoài. b. Hỗ trợ trong việc bố trí cán bộ phiên dịch cho các đơn vị chưa có khả năng tự bố trí cán bộ phiên dịch theo quy định tại Điều 16 của Quy chế này. 2.2 Các đơn vị tiếp khách a. Liên hệ với khách để xác nhận thời gian, địa điểm và người tiếp. b. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm cử cán bộ đủ thẩm quyền, trình độ chuyên môn để tiếp khách. c. Chuẩn bị nội dung để tiếp khách. Đối với những cuộc tiếp khách liên quan đến nhiều đơn vị, đơn vị chủ trì phối hợp với các đơn vị khác có liên quan chuẩn bị tài liệu. Trường hợp nội dung trao đổi vượt quá thẩm quyền quyết định, thủ trưởng đơn vị chủ trì phải báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ trước khi tiếp khách. d. Đơn vị chủ trì có trách nhiệm tổng hợp báo cáo Bộ kết quả cuộc tiếp khách để đề xuất những công việc triển khai tiếp theo (nếu có). đ. Đăng ký phòng tiếp khách với Vụ Tài vụ-Quản trị hoặc được phép tiếp khách tại phòng họp của đơn vị nếu phù hợp. e. Thông báo cho Văn Phòng Bộ (bộ phận Lễ tân) thời gian, địa điểm và tên khách để hướng dẫn cho khách nước ngoài khi đến làm việc. f. Cử cán bộ đón, tiễn khách tại sảnh tầng 1. 2.3. Vụ Tài vụ quản trị a. Bố trí địa điểm và phương tiện phục vụ cần thiết cho cuộc tiếp khách trên cơ sở đề nghị của đơn vị đề nghị tiếp khách và thông báo lại cho đơn vị đăng ký. b. Cử cán bộ phục vụ trong thời gian tiếp khách. 3. Đối với những cuộc tiếp khách nước ngoài của các đơn vị thuộc Bộ được tổ chức bên ngoài trụ sở Bộ Tài chính (bao gồm cả ở trong và ngoài nước), đơn vị chủ trì có trách nhiệm đầu mối trao đổi với khách nước ngoài để thống nhất về thời gian, địa điểm tiếp khách và chuẩn bị nội dung cho buổi tiếp khách trong phạm vi thẩm quyền được giao. Chương III GIAO DỊCH VỚI KHÁCH NƯỚC NGOÀI BẰNG VĂN BẢN Điều 6. Văn bản của khách nước ngoài gửi đến Bộ Tài chính 1. Văn phòng Bộ (bộ phận văn thư) tiếp nhận các văn bản của đối tác nước ngoài gửi đến cơ quan Bộ, phân loại và chuyển đến đơn vị có liên quan xử lý hoặc trình Bộ để phân công đơn vị có liên quan xử lý. Quy trình xử lý đối với các văn bản của khách nước ngoài gửi đến tương tự như quy trình xử lý đối với văn bản trong nước. 2. Các đơn vị tiếp nhận các văn bản của đối tác nước ngoài do Văn phòng Bộ, Vụ HTQT chuyển đến hoặc nhận trực tiếp từ đối tác nước ngoài có trách nhiệm xử lý theo chức năng nhiệm vụ chuyên môn của đơn vị mình. Điều 7. Văn bản đối ngoại của Bộ Tài chính gửi đi 1. Các hình thức văn bản trao đổi chính thức của Bộ Tài chính với khách nước ngoài được thể hiện dưới dạng công văn, công hàm hoặc công thư, trừ những hình thức cụ thể được quy định riêng với các khách nước ngoài cho một số nghiệp vụ đặc thù. Các hình thức văn bản trao đổi khác (như trao đổi công việc bằng thư điện tử) được coi là văn bản trao đổi không chính thức. 2. Công văn bằng tiếng Việt tuân theo quy định về hình thức công văn trong nước hiện hành. Công hàm và công thư được thực hiện theo mẫu quy định tại Phụ lục 1 của Quy chế này. 3. Quy định về nội dung, thẩm quyền ký, chế độ lưu trữ đối với công hàm và công thư: 3.1. Nội dung: đơn vị chủ trì soạn thảo chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản đối ngoại gửi đi theo chức năng, nhiệm vụ được phân công. Nếu nội dung văn bản đối ngoại gửi đi liên quan đến các đơn vị khác, đơn vị chủ trì soạn thảo có trách nhiệm lấy ý kiến của các đơn vị có liên quan trước khi gửi đi. 3.2. Thẩm quyền ký tắt (đối với công hàm), ký đầy đủ (đối với công thư): thẩm quyền ký văn bản đối ngoại gửi đi tương tự như thẩm quyền ký công văn trong nước. Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản đối ngoại gửi đi (cán bộ cấp Tổng cục, Cục, Vụ, Học viện và tương đương) được ký theo thẩm quyền được phân công. Trong trường hợp nội dung văn bản đối ngoại gửi đi vượt quá thẩm quyền quyết định, đơn vị chủ trì có trách nhiệm trình Bộ ký văn bản đối ngoại gửi đi hoặc xin uỷ quyền được ký. 3.3. Chế độ lưu trữ: a. Công hàm gửi đi được lưu trữ: 01 bản tại Văn thư Văn phòng Bộ, 01 bản tại Vụ HTQT và 01 bản tại đơn vị chủ trì soạn thảo. b. Công thư gửi đi được lưu trữ 01 bản tại đơn vị chủ trì soạn thảo. Trách nhiệm của các đơn vị liên quan trong việc giao dịch với khách nước ngoài bằng văn bản 4.1. Vụ Hợp tác Quốc tế a. Hướng dẫn thống nhất mẫu công hàm, công thư sử dụng trong công tác đối ngoại của Bộ Tài chính. b. Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện của các đơn vị và kiến nghị Bộ trưởng những biện pháp nhằm tăng cường quản lý công văn đối ngoại gửi đi. 4.2. Văn phòng Bộ (bộ phận văn thư) Mở sổ theo dõi và lưu trữ các công hàm gửi đi tương tự như chế độ công văn, giấy tờ trong nước. 4.3. Các đơn vị chủ trì soạn thảo a. Chịu trách nhiệm về nội dung và thẩm quyền ký văn bản đối ngoại gửi đi. b. Tổ chức lưu trữ các văn bản đối ngoại gửi đi theo chế độ lưu trữ như các công văn, giấy tờ trong nước. Chương IV TỔ CHỨC ĐÓN ĐOÀN NƯỚC NGOÀI VÀO CÔNG TÁC Điều 8. Nguyên tắc tổ chức đón đoàn nước ngoài vào công tác 1. Đoàn nước ngoài vào làm việc với Bộ Tài chính (đoàn vào) là những đoàn vào theo chương trình được thoả thuận giữa Bộ Tài chính và đối tác nước ngoài, gồm các đoàn vào theo lời mời của Chính phủ hoặc Bộ Tài chính. 2. Vào cuối quý II hàng năm, căn cứ vào chủ trương, định hướng của Bộ, Vụ TVQT chủ trì phối hợp với Vụ HTQT hướng dẫn các đơn vị xây dựng kế hoạch đoàn vào của năm sau và trình Bộ phê duyệt. 3. Tất cả các đoàn vào phải được đăng ký trong kế hoạch đoàn vào hàng năm được Lãnh đạo Bộ phê duyệt. Trong trường hợp đoàn vào chưa có trong kế hoạch đoàn vào hàng năm, đơn vị chủ trì phải trình Lãnh đạo Bộ (có ý kiến của Vụ HTQT và Vụ Tài vụ quản trị) xem xét, phê duyệt trước khi mời đoàn vào. 4. Việc mời đoàn vào cấp Lãnh đạo Bộ phải trình Lãnh đạo Bộ (qua Vụ HTQT) xem xét và phê duyệt. Riêng đối với những đoàn vào từ cấp Bộ trưởng trở lên phải được sự đồng ý của Thủ tướng Chính phủ. Nội dung tờ trình Bộ xin phép mời đoàn vào của đơn vị chủ trì phải nêu rõ: mục đích, nội dung, chương trình, thời gian làm việc, số lượng và chức vụ của khách mời, nguồn kinh phí và các chi tiết khác có liên quan đến đoàn vào. Điều 9. Đón tiếp đoàn vào cấp Lãnh đạo Bộ (hoặc tương đương trở lên) 1. Quy trình và nghi lễ đón đoàn vào cấp Bộ trưởng thăm chính thức: a. Việc đón, tiễn đoàn tại sân bay được thực hiện theo nghi lễ ngoại giao. b. Bộ trưởng đón chính thức Bộ trưởng khách tại nơi sẽ tiến hành hội đàm. Thành phần, sơ đồ, vị trí đón và hội đàm với đoàn vào được bố trí theo yêu cầu lễ nghi ngoại giao và tính chất công việc. c. Lãnh đạo Vụ HTQT tháp tùng đoàn Bộ trưởng trong thời gian đoàn làm việc tại Việt Nam. Tuỳ từng trường hợp cụ thể, Vụ trưởng Vụ HTQT có thể báo cáo Lãnh đạo Bộ giao cho lãnh đạo đơn vị chủ trì tháp tùng đoàn. d. Bộ trưởng tổ chức chiêu đãi và tặng quà lưu niệm cho đoàn, đ. Bộ trưởng tiễn đoàn tại trụ sở Bộ tuỳ theo chương trình hoạt động của từng đoàn. Lãnh đạo Vụ HTQT tháp tùng và tiễn đoàn tại sân bay. e. Trường hợp các nghi lễ theo quy định và thông lệ của các tổ chức quốc tế mà Việt Nam tham gia có yêu cầu khác với các quy định và nghi lễ quy định tại điểm 1 của Điều này thì sẽ thực hiện theo quy định và thông lệ của các tổ chức quốc tế đó. 2. Trách nhiệm của các đơn vị liên quan trong việc tổ chức đón đoàn vào cấp Lãnh đạo Bộ. 2.1. Trách nhiệm của đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung a. Dự thảo tờ trình Thủ tướng Chính phủ xin phép đón đoàn đối với đoàn cấp Bộ trưởng. b. Chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị tài liệu trình Lãnh đạo Bộ. c. Cử cán bộ tham dự trong quá trình hoạt động của đoàn theo chương trình được duyệt. d. Chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan báo cáo Lãnh đạo Bộ kết quả đợt làm việc và báo cáo Thủ tướng Chính phủ đối với đoàn vào cấp Bộ trưởng chậm nhất là 5 ngày làm việc sau khi kết thúc đợt làm việc đối với đoàn vào. 2.2. Vụ Hợp Tác Quốc Tế: a. Chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt phương án đón đoàn vào. b. Chịu trách nhiệm giải quyết các thủ tục đối ngoại cần thiết phục vụ cho việc đón đoàn vào. c. Chủ trì công tác lễ tân đón đoàn vào: đón tiễn tại cửa khẩu hoặc tại một địa điểm theo kế hoạch đón tiễn đã được phê duyệt, bố trí nơi ăn ở, đặt tiệc, mua tặng phẩm...và điều hành chương trình hoạt động của đoàn theo chương trình đã được Lãnh đạo Bộ phê duyệt. d. Lập dự toán và quyết toán chi phí cho việc tổ chức đón đoàn vào. 2.3. Vụ Tài vụ quản trị a. Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí phục vụ cho đoàn theo chương trình, dự toán được duyệt. b. Thẩm định dự toán và quyết toán chi phí theo chế độ quy định. c. Phục vụ hậu cần trong quá trình làm việc của đoàn. 2.4. Văn phòng Bộ a. Tổ chức công tác thông tin, tuyên truyền trên các phương tiện thông tin theo chương trình được Lãnh đạo Bộ phê duyệt. b. Bố trí phương tiện đi lại cho đoàn vào trên cơ sở đề nghị của Vụ HTQT hoặc đơn vị được giao chủ trì đón đoàn theo phân công của Bộ. 3. Quy trình và nghi lễ đón tiếp đoàn vào thấp hơn cấp Bộ trưởng thì nghi lễ đón, tiễn tuỳ theo từng đoàn cụ thể phù hợp với thông lệ ngoại giao. Điều 10. Đón tiếp đoàn vào cấp chuyên viên 1. Việc đón tiếp đoàn vào cấp chuyên viên được thực hiện theo nghi lễ đối ngoại thông thường, trừ trường hợp phải tuân thủ theo các nghi lễ, thông lệ của các tổ chức khu vực và quốc tế mà Việt Nam tham gia. 2. Trách nhiệm của các đơn vị liên quan. 2.1. Đơn vị chủ trì về nội dung: a. Chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt phương án làm việc với đoàn (nếu cần). b. Thực hiện các thủ tục đối ngoại cần thiết phục vụ cho việc đón đoàn vào. c. Chủ trì công tác lễ tân đón đoàn vào và bố trí cán bộ tháp tùng đoàn theo chương trình làm việc được phê duyệt. d. Chủ trì phối hợp với các đơn vị làm việc với đoàn vào theo nội dung và chương trình được phê duyệt. đ. Chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan báo cáo Bộ kết quả đợt làm việc chậm nhất là 5 ngày làm việc sau khi kết thúc đợt làm việc. 2.2. Vụ Tài vụ quản trị a. Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí phục vụ cho đoàn theo chương trình, dự toán được duyệt. b. Thẩm định dự toán và quyết toán chi phí theo chế độ quy định. c. Phục vụ hậu cần trong quá trình làm việc của đoàn. 2.3. Văn Phòng Bộ: Bố trí phương tiện đi lại cho đoàn theo chương trình làm việc được phê duyệt. 2.4. Vụ Hợp Tác Quốc Tế a. Tham gia ý kiến với đơn vị chủ trì về kế hoạch đón đoàn vào. b. Hỗ trợ cho đơn vị chủ trì trong quá trình đón tiếp đoàn (nếu cần). 3. Việc đón tiếp các đoàn chuyên gia vào làm việc cho các dự án do nước ngoài tài trợ cho Bộ Tài chính do các Ban quản lý dự án chịu trách nhiệm thực hiện theo chương trình hoạt động của dự án. Chương V TỔ CHỨC ĐOÀN RA NƯỚC NGOÀI CÔNG TÁC Điều 11. Nguyên tắc tổ chức đoàn ra 1. Đoàn ra là đoàn cán bộ Bộ Tài chính được cử đi công tác nước ngoài do ngân sách nhà nước tài trợ hoặc do tổ chức khác tài trợ (các cơ quan doanh nghiệp trong, ngoài nước và các dự án hỗ trợ kỹ thuật của nước ngoài tài trợ). 2. Vào cuối quý II hàng năm, căn cứ vào chủ trương, định hướng của Bộ, Vụ TVQT chủ trì, phối hợp với Vụ HTQT hướng dẫn các đơn vị xây dựng kế hoạch đoàn ra của năm sau, bao gồm cả các đoàn đi học tập, khảo sát thuộc chương trình hoạt động của các dự án thuộc Bộ Tài chính và trình Bộ phê duyệt. 3. Tất cả các đoàn ra phải được đăng ký trong kế hoạch đoàn ra hàng năm được Lãnh đạo Bộ phê duyệt, trừ các đoàn ra do tổ chức trong nước, nước ngoài mời và tài trợ kinh phí. Đối với các đoàn ra phát sinh ngoài kế hoạch có sử dụng nguồn kinh phí ngân sách nhà nước, đơn vị chủ trì phải xin ý kiến của Vụ TVQT và Vụ HTQT trước khi trình Bộ phê duyệt. 4. Việc tổ chức đoàn ra phải trình Lãnh đạo Bộ (qua Vụ Tổ chức cán bộ) xem xét và phê duyệt. Nội dung tờ trình Bộ của đơn vị chủ trì phải nêu rõ: nội dung, nhân sự, chương trình và thời gian làm việc, địa điểm và các tổ chức đến làm việc, nguồn kinh phí và các vấn đề liên quan cần thiết khác đến đoàn công tác. Riêng đối với các đơn vị thuộc Bộ có hệ thống ngành dọc, việc quyết định cán bộ đi công tác nước ngoài được thực hiện theo quy định hiện hành về việc phân cấp quản lý cán bộ, công chức, viên chức hành chính, sự nghiệp Bộ Tài chính. Điều 12. Đoàn ra cấp Lãnh đạo Bộ 1. Đoàn ra cấp Bộ trưởng, cấp Thứ trưởng được thực hiện trong khuôn khổ đàm phán ký kết các hiệp định, các diễn đàn và thoả thuận hợp tác khu vực và quốc tế, theo lời mời của đối tác nước ngoài, theo hoạt động của các chương trình, dự án và theo kế hoạch khảo sát của Lãnh đạo Bộ. Đối với những đoàn ra cấp Bộ trưởng phải xin phép Thủ tướng Chính phủ. 2. Trách nhiệm của các đơn vị liên quan trong việc tổ chức đoàn ra cấp Lãnh đạo Bộ làm trưởng đoàn. 2.1. Đơn vị chủ trì chuẩn bị về nội dung a. Chủ trì soạn thảo công văn xin phép Thủ tướng Chính phủ về đoàn ra cấp Bộ trưởng trình Lãnh đạo Bộ ký duyệt, trong đó ghi rõ nội dung, thành phần, thời gian công tác ở nước ngoài, những vấn đề cần xin ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ. b. Trình Bộ (qua Vụ Tổ chức cán bộ) về nội dung, chương trình, các cơ quan dự kiến làm việc, thành phần, nguồn kinh phí và các vấn đề liên quan cần thiết khác. Đối với những đoàn ra sử dụng nguồn kinh phí ngân sách Nhà nước mà chưa có trong kế hoạch được Lãnh đạo Bộ phê duyệt, đơn vị chủ trì phải lấy ý kiến của Vụ TVQT và Vụ HTQT trước khi trình Bộ. c. Lập dự toán kinh phí và quyết toán chi cho đoàn theo chế độ quy định. d. Chủ trì tổng hợp nội dung công tác của đoàn trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt. đ. Báo cáo kết quả đợt công tác chậm nhất sau 10 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc chuyến công tác. Đối với đoàn ra cấp Bộ trưởng phải báo cáo Thủ Tướng Chính phủ. 2.2. Vụ Tổ chức cán bộ Chủ trì trình Bộ quyết định nhân sự cho đoàn ra. 2.3. Vụ Hợp Tác Quốc Tế a. Chịu trách nhiệm giải quyết các thủ tục cần thiết phục vụ cho đoàn ra, trừ những đoàn ra trong khuôn khổ các dự án hỗ trợ kỹ thuật của nước ngoài. b. Chuẩn bị các thủ tục lễ tân, hậu cần cho đoàn ra (hộ chiếu, visa, mua vé máy bay, mua tặng phẩm, đón, tiễn Bộ trưởng...) c. Bố trí phiên dịch (trừ các đoàn ra theo dự án của Bộ) 2.4. Văn phòng Bộ Tổ chức công tác tuyên truyền về đoàn đi (nếu cần thiết) 2.5. Vụ Tài vụ quản trị Thẩm định dự toán và quyết toán cho đoàn đối với những khoản chi sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước. 3. Đối với những đoàn ra cấp Lãnh đạo Bộ là thành viên của đoàn công tác của Đảng, Nhà nước, Chính phủ hoặc của các Bộ, ngành khác, đơn vị tham gia đoàn cùng Lãnh đạo Bộ chịu trách nhiệm chuẩn bị về nội dung và lễ tân phục vụ đoàn ra của Lãnh đạo Bộ. Trong trường hợp không có đơn vị tham gia đoàn cùng Lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ chủ trì phối hợp với Vụ HTQT và các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung và lễ tân phục vụ đoàn ra. Điều 13. Đoàn ra cấp chuyên viên 1. Các đoàn ra cấp chuyên viên phải được Lãnh đạo Bộ quyết định. Riêng đối với các đơn vị thuộc Bộ có hệ thống ngành dọc, việc quyết định cán bộ đi công tác nước ngoài được thực hiện theo Quyết định 2981/QĐ/BTC ngày 15/9/2004 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc phân cấp quản lý cán bộ, công chức, viên chức hành chính, sự nghiệp Bộ Tài chính. 2. Các đơn vị, cán bộ được cử đi công tác (kể cả đoàn khảo sát bằng nguồn ngân sách) phải chịu trách nhiệm về việc liên hệ với các đối tác nước ngoài sắp xếp chương trình, chuẩn bị nội dung và thủ tục VISA, hậu cần cho đoàn ra. 3. Cán bộ được cử đi công tác, học tập, hội thảo, khảo sát phải làm báo cáo kết quả chuyến đi trình Lãnh đạo Bộ (đối với cấp Vụ, Cục trở lên) và trình lãnh đạo đơn vị (đối với cấp phòng, chuyên viên) trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc đợt công tác. Chương VI MỘT SỐ QUY ĐỊNH KHÁC Điều 14. Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế 1. Việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam do Bộ Tài chính chủ trì phải thực hiện theo Quyết định số 122/2001/QĐ-TTg ngày 21/8/2001 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế. 2. Các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải có văn bản xin phép lãnh đạo Bộ, trong đó nêu rõ: - Mục đích của hội nghị, hội thảo. - Nội dung của hội nghị, hội thảo. - Thời gian và địa điểm tổ chức. - Thành phần tham dự. - Kinh phí. Điều 15. Ký kết văn kiện quốc tế 1. Việc ký kết các văn kiện quốc tế với các đối tác nước ngoài được thực hiện theo yêu cầu của công việc chuyên môn. Hình thức, nội dung và thẩm quyền ký kết các văn kiện phải tuân thủ theo Luật số 41/2005/QH11 ngày 14/6/2005 của Quốc Hội về ký kết, gia nhập và thực hiện điều ước quốc tế và Pháp lệnh số 33/2007/PL-UBTVQH11 ngày 20/4/2007 về ký kết và thực hiện thoả thuận quốc tế và các văn bản pháp lý của nhà nước. 2. Trách nhiệm của các đơn vị chuẩn bị cho việc ký kết văn kiện 2.1. Đơn vị chủ trì văn kiện ký kết: a. Chịu trách nhiệm trước Bộ về hình thức, nội dung, thẩm quyền văn bản ký kết. b. Chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan hoàn tất các thủ tục pháp lý trong nước về việc ký kết văn bản (nếu có). c. Chuẩn bị và dẫn chương trình lễ ký kết. d. Chuẩn bị bài phát biểu của Trưởng đoàn (hoặc đại diện được uỷ quyền) của phía Việt Nam (nếu có). đ. Chủ trì cung cấp thông tin cho báo chí (nếu cần thiết) về nội dung của lễ ký kết. e. Bố trí phiên dịch cho lễ ký kết theo quy định tại Điều 16 của Quy chế này. f. Tổ chức lưu trữ văn bản theo chế độ quy định. 2.2. Vụ Hợp Tác Quốc Tế a. Phối hợp với các đơn vị chủ trì hoàn tất các thủ tục cần thiết trong nước cho việc tổ chức ký kết các văn kiện. b. Phối hợp với Vụ TVQT và đơn vị chủ trì chuẩn bị các vấn đề lễ tân cho lễ ký kết đảm bảo tuân thủ đúng nghi lễ ngoại giao. c. Bố trí phiên dịch cho các cuộc lãnh đạo Bộ trực tiếp ký văn kiện. 2.3. Vụ Tài vụ Quản trị Chuẩn bị các điều kiện vật chất và hậu cần cho lễ ký kết. 2.4. Văn Phòng Bộ Đưa tin về lễ ký kết trên các phương tiện thông tin trong hoặc ngoài ngành theo đề xuất của đơn vị chủ trì về nội dung. Điều 16. Công tác biên, phiên dịch phục vụ hoạt động đối ngoại 1. Nội dung của công tác phiên dịch, biên dịch: 1.1. Công tác phiên dịch gồm: a. Phiên dịch cho Lãnh đạo Bộ tiếp và làm việc với khách nước ngoài, tham dự các hoạt động đối ngoại, tham dự hội nghị, hội thảo, lễ ký kết văn kiện với đối tác nước ngoài và các đoàn ra. b. Phiên dịch cho cuộc tiếp và làm việc với khách nước ngoài của các đơn vị thuộc Bộ (trừ các cuộc làm việc có liên quan trực tiếp đến hoạt động của các dự án, chương trình trợ giúp kỹ thuật). 1.2. Công tác biên dịch, hiệu đính tài liệu bao gồm: a. Các văn bản gửi đi cho đối tác nước ngoài và nhận được từ đối tác nước ngoài. b. Tài liệu phục vụ Lãnh đạo Bộ làm việc với đối tác nước ngoài. c. Tài liệu nghiên cứu, tham khảo. d. Các tài liệu khác để phục vụ cho công tác đối ngoại. 2. Trách nhiệm của các đơn vị trong công tác phiên dịch, biên dịch 2.1. Vụ Hợp tác Quốc tế a. Bố trí phiên dịch cho Lãnh đạo Bộ tiếp và làm việc với khách nước ngoài, tham dự các hoạt động đối ngoại, tham dự hội nghị, hội thảo, lễ ký kết văn kiện với đối tác nước ngoài và các đoàn ra của lãnh đạo Bộ. b. Tổ chức biên dịch các tài liệu đối với những lĩnh vực quản lý theo sự phân công của Lãnh đạo Bộ. c. Hỗ trợ công tác phiên dịch và biên dịch tài liệu đối với những đơn vị thuộc Bộ chưa tự đảm đương công việc phiên-biên dịch. Danh sách những đơn vị thuộc Bộ chưa tự đảm đương công việc phiên-biên dịch sẽ do Vụ HTQT thông báo tại từng thời kỳ, trên cơ sở tham khảo ý kiến của các đơn vị. 2.2. Các đơn vị thuộc Bộ có điều kiện bố trí cán bộ phiên- biên dịch a. Tổ chức công tác phiên dịch đối với những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình, bao gồm cả các cuộc tiếp khách của Lãnh đạo Bộ có trao đổi các vấn đề chuyên môn thuộc chức năng của đơn vị (nếu được đề nghị hỗ trợ). b. Tổ chức công tác biên dịch tài liệu đối với những lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ của đơn vị phụ trách. c. Thực hiện công tác phiên, biên dịch trong một số trường hợp đặc thù được quy định tại Điểm 3, Điều 16 dưới đây. 3. Công tác biên, phiên dịch trong một số trường hợp đặc thù 3.1. Trường hợp cần thiết phải phiên- biên dịch các ngôn ngữ đặc thù (tiếng Nhật, tiếng Trung, tiếng Tây ban Nha, tiếng Lào v.v…) hoặc do khối lượng công việc lớn vượt quá khả năng biên, phiên dịch của các đơn vị, các đơn vị được phép thuê tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ. Kinh phí thuê dịch vụ phiên dịch, biên dịch bên ngoài Bộ được thực hiện theo chế độ quy định. Trường hợp phải chi ngoài định mức đơn vị chủ trì phối hợp với vụ TVQT và Vụ HTQT trình Bộ xem xét quyết định. 3.2. Trong một số trường hợp cụ thể sẽ thực hiện điều động cán bộ phiên – biên dịch phục vụ cho các công việc chung của Bộ. Vụ HTQT chủ trì phối hợp với các đơn vị trình Bộ phương án điều động cán bộ. Nguyên tắc điều động như sau: a. Đối với phiên dịch phục vụ các cuộc tiếp khách của Bộ hoặc tiếp đón đoàn vào hoặc hội nghị, hội thảo quốc tế: Vụ HTQT gửi thông báo điều động đến đơn vị có cán bộ được điều động trước hai ngày đối với các hoạt động đối ngoại thường xuyên; trước 1 tuần trong trường hợp phiên dịch cho các đoàn vào, trước 2 tuần đối với hoạt động đối ngoại lớn như Hội nghị, Hội thảo quốc tế của Bộ Tài chính. b. Đối với phiên dịch cho đoàn ra do Lãnh đạo Bộ làm trưởng đoàn: đơn vị chủ trì phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ và Vụ HTQT đề xuất phiên dịch trên cơ sở năng lực và thời gian cho phép của cán bộ dự kiến được chỉ định phiên dịch để trình Bộ quyết định. 4. Kinh phí bồi dưỡng cho công tác biên, phiên dịch phục vụ cho công tác đối ngoại của Bộ được thực hiện theo chế độ hiện hành. Điều 17. Quản lý nhập cảnh, xuất cảnh của khách nước ngoài 1. Vụ HTQT chịu trách nhiệm về thủ tục nhập cảnh, xuất cảnh cho các đoàn khách nước ngoài cấp Bộ và tương đương do Bộ Tài chính mời vào làm việc theo chế độ quy định của nhà nước. 2. Các đơn vị mời khách nước ngoài chịu trách nhiệm về thủ tục nhập cảnh, xuất cảnh cho khách và phối hợp với Vụ HTQT giải quyết các vấn đề phát sinh đối với khách nước ngoài mời vào làm việc. Điều 18. Các qui định về lễ tân khánh tiết 1. Kỷ niệm ngày Quốc khánh các nước có quan hệ hợp tác với Bộ Tài chính. 1.1. Tuỳ từng trường hợp cụ thể, Vụ HTQT trình Bộ trưởng tham dự các hoạt động kỷ niệm quốc khánh của những nước có quan hệ hợp tác đặc biệt với Bộ Tài chính hoặc trong trường hợp Bộ Ngoại giao đề nghị Bộ trưởng Tài chính làm khách chính của lễ kỷ niệm. Đối với các hoạt động kỷ niệm quốc khánh của các nước khác, Bộ trưởng có thể uỷ quyền cho Thứ trưởng phụ trách đối ngoại hoặc lãnh đạo Vụ HTQT tham dự. 1.2. Vụ HTQT gửi thiếp chúc mừng quốc khánh kèm theo danh thiếp của Lãnh đạo Bộ (Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng phụ trách đối ngoại) đến Đại Sứ quán nước có liên quan. Trường hợp cần thiết có thể gửi lẵng hoa kèm theo danh thiếp chúc mừng của Lãnh đạo Bộ. 1.3. Lãnh đạo, cán bộ các đơn vị tham dự các hoạt động kỷ niệm quốc khánh hoặc tiệc chiêu đãi theo giấy mời của Đại sứ quán. 2. Các hoạt động kỷ niệm khác 2.1. Vụ HTQT trình Bộ quyết định về việc tham dự, cấp tham dự và hình thức tham dự đối với các hoạt động kỷ niệm khác như ngày thiết lập quan hệ ngoại giao, ngày sinh của lãnh tụ hoặc lãnh đạo các nước, kỷ niệm ngày thành lập của các tổ chức quốc tế lớn... 2.2. Đối với các quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nhạy cảm: Việc tham dự các hoạt động kỷ niệm các sự kiện có liên quan đến các quốc gia hoặc lãnh thổ này theo hướng dẫn chung của Bộ Ngoại giao. 3. Quốc khánh, năm mới Dương lịch và Tết Nguyên đán Việt Nam 3.1. Đối với ngày Quốc khánh Việt Nam, Vụ HTQT tiếp nhận thiếp và lẵng hoa chúc mừng Quốc khánh của các đối tác nước ngoài gửi đến và lập danh sách báo cáo Lãnh đạo Bộ. Trường hợp khách nước ngoài xin gặp Lãnh đạo Bộ để chúc mừng Quốc khánh, Vụ HTQT sẽ trình Bộ theo từng trường hợp cụ thể. 3.2. Đối với năm mới Dương lịch a. Dựa trên quan hệ hợp tác của Bộ và đề nghị của các đơn vị thuộc Bộ, Vụ HTQT tổng hợp nhu cầu gửi thiếp của Lãnh đạo Bộ và các đơn vị vào tháng 11 hàng năm, in mẫu thống nhất và tổ chức thực hiện theo nguyên tắc: - Bộ trưởng ký thiếp chúc mừng năm mới để gửi Bộ trưởng Tài chính (và tương đương) của các nước có mối quan hệ hợp tác, Đại sứ các nước, Trưởng đại diện thường trú của các tổ chức quốc tế tại Việt Nam. - Các thứ trưởng phụ trách khối ký thiếp chúc mừng năm mới để gửi Thứ trưởng tài chính các nước có quan hệ hợp tác, lãnh đạo các tổ chức và doanh nghiệp lớn có quan hệ hợp tác đặc biệt với Bộ Tài chính. - Các đơn vị thuộc Bộ gửi thiếp chúc mừng năm mới cho các đối tác của đơn vị mình. b. Vụ HTQT tiếp nhận thiếp và lẵng hoa chúc mừng của các Đại Sứ quán, các Tổ chức Quốc tế và khách nước ngoài gửi đến Bộ Tài chính, lập thành danh sách báo cáo Lãnh đạo Bộ. Trường hợp khách nước ngoài đề nghị xin gặp Lãnh đạo Bộ để chúc mừng năm mới, Vụ HTQT sẽ trình Bộ theo từng trường hợp cụ thể. Điều 19. Tổ chức chiêu đãi và tặng quà 1. Căn cứ cấp bậc, chức vụ của trưởng đoàn các đoàn ra, đoàn vào, đơn vị chủ trì tổ chức đoàn ra, đoàn vào có trách nhiệm trình lãnh đạo Bộ quyết định đối với việc tổ chức tiệc chiêu đãi, tặng quà cho khách nước ngoài trên cơ sở định mức, chế độ hiện hành, đảm bảo tiết kiệm, lịch sự, phù hợp với truyền thống văn hoá dân tộc. 2. Đối với các đoàn khách nước ngoài của lãnh đạo Bộ, Vụ HTQT chủ trì, phối hợp Vụ Tài vụ quản trị và Văn phòng Bộ báo cáo lãnh đạo Bộ về tổ chức chiêu đãi, tặng quà. 3. Vụ HTQT chịu trách nhiệm nghiên cứu mẫu tặng phẩm chung, biểu tượng cho ngành tài chính và có khắc chữ để làm quà tặng cho các đoàn. Điều 20. Cung cấp thông tin đối ngoại 1. Việc cung cấp tài liệu và trao đổi thông tin với các đối tác nước ngoài phải tuân thủ theo những quy định bảo mật của nhà nước và những quy định hiện hành của Bộ. 2. Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm giám sát việc thực hiện trong đơn vị mình và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng việc tuân thủ chế độ bảo mật theo quy định pháp luật. Điều 21. Trang phục trong công tác đối ngoại 1. Mọi cán bộ, công chức khi tham gia các hoạt động đối ngoại phải mặc trang phục phù hợp với nghi lễ ngoại giao. 2. Tuỳ theo thời tiết cụ thể, cán bộ công chức phải mặc trang phục phù hợp. a. Đối với nam giới: trang phục đối ngoại bao gồm áo sơ mi, quần âu, bộ ký giả, bộ com-lê, thắt cra-vát, đi giầy hoặc dép có quai. b. Đối với nữ giới: trang phục đối ngoại bao gồm: bộ quần áo âu, bộ váy, bộ áo dài, đi giầy hoặc dép có quai. 3. Đối với các buổi lễ, các cuộc đón tiếp, hội đàm, chiêu đãi...có tính chất chính thức của Bộ Tài chính và Nhà nước, cán bộ, công thức phải mặc trang phục theo đúng yêu cầu ghi cụ thể trong giấy mời. Điều 22. Tuyên truyền các hoạt động đối ngoại 1. Đối với các cuộc tiếp khách thường xuyên của Lãnh đạo Bộ, căn cứ vào nội dung và tính chất của cuộc gặp, Văn Phòng Bộ chủ trì phối hợp với Vụ HTQT mời các báo của ngành để đưa tin. 2. Đối với các sự kiện đối ngoại lớn, các đoàn ra và vào cấp Lãnh đạo Bộ, căn cứ vào nội dung và tầm quan trọng của từng đoàn, Văn Phòng Bộ chủ trì tổ chức triển khai các hoạt động tuyên truyền phù hợp (trước, trong và sau các sự kiện đối ngoại trên các phương tiện thông tin đại chúng, chụp ảnh lưu niệm, tổ chức họp báo...) Chương VII TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 23. Trách nhiệm của đơn vị, cá nhân 1. Vụ HTQT có trách nhiệm phổ biến, theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế này. 2. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm phổ biến, quán triệt Quy chế này tới cán bộ, công chức đơn vị mình; chịu trách nhiệm liên đới nếu cá nhân trong đơn vị vi phạm, đồng thời phản ánh, kiến nghị sửa đổi nếu thấy cần thiết. 3. Các đơn vị hoặc cá nhân vi phạm qui chế này sẽ bị phê bình, khiển trách hoặc cảnh cáo tuỳ mức độ vi phạm. FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN