41/2014/QĐ-UBND

Quyết định 41/2014/QĐ-UBND về Quy chế sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 41/2014/QĐ-UBND An Giang, ngày 17 tháng 11 năm 2014 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRÊN MÔI TRƯỜNG MẠNG TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH AN GIANG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004; Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006; Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động cơ quan nhà nước; Căn cứ Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông Ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước; Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 46/TTr-STTTT ngày 23 tháng 10 năm 2014, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 10/2012/QĐ-UBND ngày 18 tháng 6 năm 2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang về việc ban hành Quy chế sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành trên môi trường mạng trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang. Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; các tổ chức,cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Như Điều 3; - Bộ Thông tin và Truyền thông; - Cục ƯDCNTT - Bộ Thông tin và Truyền thông; - Cục Kiểm tra văn bản - Bộ Tư pháp; - TT.TU, HĐND tỉnh, UBND tỉnh; - Ủy ban mặt trận tổ quốc Việt Nam tỉnh; - Đài PT - TH An Giang, Báo An Giang; - Website Chính phủ, Website tỉnh; - Lưu: P.KT, VT. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KT.CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Nguyễn Thanh Bình QUY CHẾ SỬ DỤNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TRÊN MÔI TRƯỜNG MẠNG TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH AN GIANG (Ban hành kèm theo Quyết định số 41/2014/QĐ-UBND ngày 17 tháng 11 năm 2014 của UBND tỉnh An Giang) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi, đối tượng áp dụng 1. Quy chế này quy định về việc gửi văn bản điện tử đi, tiếp nhận văn bản điện tử đến trên phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng giữa các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang. 2. Quy chế này được áp dụng cho các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang, khuyến khích các tổ chức, Đoàn thể áp dụng quy chế này trong gửi văn bản điện tử đi, tiếp nhận văn bản điện tử đến trên phần mềm. Điều 2. Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: 1. Thông tin số: theo khoản 2 Điều 4 Luật Công nghệ Thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006. 2. Số hóa: theo khoản 18 Điều 4 Luật Công nghệ Thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006. 3. Phần mềm: theo khoản 12 Điều 4 Luật Công nghệ Thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006. 4. Phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng: là phần mềm tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải quyết công việc trong các cơ quan nhà nước để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức, viên chức trên môi trường mạng. 5. Văn bản điện tử: theo khoản 8 Điều 3 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước. 6. Quy trình kiểm tra an toàn: theo khoản 11 Điều 4 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005. 7. Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI - electronic data interchange): theo khoản 15 Điều 4 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005. 8. Tài khoản người dùng (User Account): Mỗi người được cấp một tên riêng không trùng lắp (User name) và mật khẩu (password) để có quyền truy cập hệ thống và sử dụng. 9. Mạng nội bộ (LAN - Local Area Networks): theo khoản 5 Điều 3 Quy chế bảo đảm an toàn thông tin số trên môi trường mạng của các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang ban hành kèm theo Quyết định số 49/2013/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang; 10. Mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng và Nhà nước (MTSLCD): theo khoản 7 Điều 3 Quy chế bảo đảm an toàn thông tin số trên môi trường mạng của các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang ban hành kèm theo Quyết định số 49/2013/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang; 11. Mạng diện rộng (WAN) của tỉnh: theo khoản 6 Điều 3 Quy chế bảo đảm an toàn thông tin số trên môi trường mạng của các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang ban hành kèm theo Quyết định số 49/2013/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang; 12. Mạng Internet: là mạng máy tính toàn cầu, kết nối tới rất nhiều máy tính và mạng máy tính con trên toàn thế giới. Điều 3. Các hành vi bị nghiêm cấm 1. Áp dụng theo Điều 9 Luật giao dịch điện tử năm 2005. 2. Dự thảo, lưu giữ trên máy tính có kết nối mạng tin học (LAN, WAN, Internet) các tài liệu, số liệu thuộc bí mật nhà nước. 3. Gửi, nhận trên phần mềm các văn bản, tài liệu, số liệu thuộc bí mật nhà nước. 4. Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh đầu tư hệ thống riêng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng theo hệ thống ngành dọc với các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố. Chương II HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN BẢN Điều 4. Nguyên tắc định dạng 1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Quy chế quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số chuyên dùng trên địa bàn tỉnh An Giang ban hành kèm theo Quyết định số 39/2014/QĐ-UBND ngày 20/10/2014 của UBND tỉnh An Giang; 2. Ký tự thể hiện văn bản điện tử, thực hiện theo Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg ngày 10 tháng 6 năm 2002 của Thủ tướng Chính phủ, về việc thống nhất dùng bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909: 2001 trong trao đổi thông tin điện tử giữa các tổ chức của Đảng và Nhà nước. 3. Tiêu chuẩn về truy cập thông tin, áp dụng Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông về Ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước. 4. Ngôn ngữ sử dụng trong phần mềm bằng ngôn ngữ tiếng Việt có dấu. Điều 5. Mã hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử 1. Dùng 13 ký tự số của chuẩn mã số EAN-13 cho mã hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử. 2. Các ký tự số từ trái qua phải được phân bổ như sau: a) Các ký tự số thứ 1, thứ 2, thứ 3, thứ 4 là mã số của các Sở, Ban, Ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; các đơn vị sự nghiệp, phòng, ban, có con dấu riêng của Sở, Ban, Ngành tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, được sử dụng làm mã hồ sơ lưu trữ văn bản điện tử, được phân bổ như sau: - Các ký tự số thứ 3 và thứ 4 là mã số của Sở, Ban, Ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố. - Các ký tự số thứ 1, thứ 2 sẽ được phân bổ cho các đơn vị sự nghiệp, phòng, ban, có con dấu riêng của các Sở, Ban, Ngành tỉnh. Đối với các huyện, thị xã, thành phố thứ tự từ 01 đến 20 cho các xã, phường, thị trấn trên địa bàn; thứ tự từ 21 đến 99 phân bổ cho từng phòng, ban, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố. Cụ thể như sau: Sở Nội vụ: 0001 Sở Kế hoạch và Đầu tư: 0002 Sở Tài chính: 0003 Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn: 0004 Sở Khoa học và Công nghệ: 0005 Sở Công thương: 0006 Sở Thông tin và Truyền thông: 0007 Sở Ngoại vụ: 0008 Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch: 0009 Sở Tài nguyên và Môi trường: 0010 Thanh tra tỉnh: 0011 Sở Giao thông Vận tải: 0012 Sở Xây dựng: 0013 Sở Lao động - Thương binh và Xã hội: 0014 Sở Y tế: 0015 Sở Giáo dục và Đào tạo: 0016 Sở Tư pháp: 0017 Ban Quản lý Khu kinh tế: 0018 Ủy ban nhân dân thành phố Long Xuyên: 0019 Ủy ban nhân dân thành phố Châu Đốc: 0020 Ủy ban nhân dân thị Xã Tân Châu: 0021 Ủy ban nhân dân huyện An Phú: 0022 Ủy ban nhân dân huyện Châu Phú: 0023 Ủy ban nhân dân huyện Phú Tân: 0024 Ủy ban nhân dân huyện Chợ Mới: 0025 Ủy ban nhân dân huyện Châu Thành: 0026 Ủy ban nhân dân huyện Thoại Sơn: 0027 Ủy ban nhân dân huyện Tịnh Biên: 0028 Ủy ban nhân dân huyện Tri Tôn: 0029 Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang: 0030 Văn phòng Đoàn ĐB Quốc Hội và HĐND tỉnh: 0031 Trường hợp phát sinh nhu cầu mã số đơn vị mới, Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bổ sung danh mục này. Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn mã số quy định các đơn vị sự nghiệp, Phòng, Ban có con dấu riêng của các Sở, Ban, Ngành tỉnh; các Phòng, Ban, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố; các xã, phường, thị trấn. b) Các ký tự số thứ 1, thứ 2, thứ 3, thứ 4 cũng dùng làm mã định danh cho các đơn vị trong việc thực hiện gửi nhận văn bản điện tử, trên phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng. Mã định danh được quy định: Z1Z2.Y1Y2 .H01@e-doc.vn Trong đó: - Tên miền e-doc.vn là tên miền chung cho các cơ quan nhà nước do Bộ Thông tin và Truyền thông quản lý; - Y1Y2: Là ký tự thứ 3 và 4 của dãy mã số EAN-13 được quy định cho các Sở, Ban, Ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội, các tổ chức xã hội - nghề nghiệp trên địa bàn tỉnh; - Z1Z2: Là ký tự thứ 1, thứ 2 của dãy mã số EAN-13 được quy định cho các đơn vị sự nghiệp, phòng, ban, có con dấu riêng của các Sở, Ban, Ngành tỉnh và các đơn vị thuộc/trực thuộc Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; - H01: Là mã định danh được quy định cho Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang theo hướng dẫn từ Bộ Thông tin và Truyền thông; Giữa các ký tự số thứ 1, thứ 2 và thứ 3, thứ 4 cách nhau bởi dấu chấm theo quy định (ví dụ: Sở Nội vụ: 00.01 .H01@e-doc.vn ; Sở Kế hoạch và Đầu tư: 00.02 .H01@e- doc.vn). c) Các ký tự số thứ 5, thứ 6 và thứ 7 là mã số đại diện cho năm tài chính lưu trữ văn bản điện tử (ví dụ: năm 2014 được ký hiệu là ----014-----); d) Các ký tự số thứ 8, thứ 9 là mã số được chia theo nhóm tài nguyên quản lý trong mỗi cơ quan theo quy định tại Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; các ký tự số thứ 10, thứ 11 và thứ 12 là mã số đại diện cho nhóm nhỏ tài liệu theo từng lĩnh vực quản lý chuyên môn trong mỗi đơn vị. đ) Ký tự số thứ 13 là số kiểm tra. 3. Trong quá trình quản lý, mã hồ sơ trong các phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng được thực hiện theo phụ lục hướng dẫn kèm theo. Điều 6. Nội dung và tiêu chuẩn dữ liệu gửi, nhận văn bản điện tử trên phần mềm 1. Dữ liệu quản lý văn bản đến thực hiện theo Phụ lục 1 Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. 2. Dữ liệu quản lý văn bản đi thực hiện theo Phụ lục 2 Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. 3. Nội dung, chuẩn dữ liệu và thứ tự dữ liệu của các phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng khi thực hiện việc gửi văn bản điện tử đi và khung tiếp nhận văn bản điện tử đến được áp dụng theo phụ lục 2 - Định dạng trao đổi văn bản thống nhất edXML của Công văn số 512/BTTTT-ƯDCNTT ngày 20 tháng 02 năm 2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông về hướng dẫn kỹ thuật liên thông giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong cơ quan nhà nước. Điều 7. Các yêu về chức năng, tính năng kỹ thuật Phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng 1. Các yêu cầu về chức năng, tính năng kỹ thuật của hệ thống phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng, đáp ứng theo công văn hướng dẫn số 1654/BTTTT-ƯDCNTT ngày 27 tháng 5 năm 2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc hướng dẫn các yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật cho các dự án dùng chung và công văn 3386/BTTTT-ƯDCNTT ngày 23 tháng 10 năm 2009 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc về việc bổ sung, điều chỉnh một số điểm tại công văn số 1654/BTTTT-ƯDCNTT công văn số 1655/BTTTT-ƯDCNTT ngày 27 tháng 5 năm 2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông. 2. Có các chức năng gửi, tiếp nhận văn bản điện tử đáp ứng các tiêu chí dữ liệu tại Phụ lục 1 và Phụ lục 2 Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. 3. Đáp ứng các chức năng nêu tại Điều 9 Quy chế này. Điều 8. Số hóa thông tin và lưu trữ dữ liệu 1. Thông tin được tạo ra do các Sở, Ban, Ngành tỉnh và các đơn vị trực thuộc, Ủy ban nhân dân cấp huyện và các đơn vị trực thuộc, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và các đơn vị trực thuộc, Ủy ban nhân dân cấp xã, đều phải ở dạng số và lưu trữ theo quy định tại Điều 3 Quy chế này để bảo đảm an toàn, dễ dàng quản lý, truy nhập, tìm kiếm thông tin. 2. Thông tin số phải được định kỳ sao chép tại từng đơn vị để lưu trữ và dự phòng, định kỳ đồng bộ về Trung tâm Tin học - Sở Thông tin và Truyền thông. 3. Chi cục lưu trữ - Sở Nội vụ và Bộ phận lưu trữ - Phòng Nội vụ cấp huyện có phương án lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu điện tử khi các đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ. 4. Cơ quan nhà nước có kế hoạch số hóa những nguồn thông tin, văn bản chưa ở dạng số, có liên quan đến việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng, theo thứ tự ưu tiên về thời gian và tầm quan trọng. 5. Thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu điện tử được thực hiện theo Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Điều 9. Quy định bắt buộc gửi, nhận văn bản điện tử bằng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành 1. Tỉnh An Giang thống nhất sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành tại các Sở, Ban, Ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn để quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành. 2. Trong từng giai đoạn, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành danh mục các văn bản đi, văn bản đến của cơ quan nhà nước gửi bằng văn bản điện tử không kèm văn bản giấy. 3. Văn bản giấy, ngoài danh mục thuộc khoản 2 Điều này, đã được ký phát hành trong cơ quan nhà nước, khi phát hành phải kèm theo văn bản điện tử trên phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng, các cơ quan nhà nước khi tiếp nhận văn bản đến chỉ tiếp nhận văn bản giấy không kèm theo văn bản điện tử thì xem như văn bản chưa hợp lệ. Điều 10. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử Thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 4 Quy chế quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số chuyên dùng trên địa bàn tỉnh An Giang ban hành kèm theo Quyết định số 39/2014/QĐ-UBND ngày 20/10/2014 của UBND tỉnh An Giang; Điều 11. Thời điểm gửi, nhận văn bản điện tử 1. Thời điểm gửi một văn bản điện tử tới cơ quan nhà nước là thời điểm văn bản điện tử đó nhập vào hệ thống thông tin và có hồi báo văn bản gửi thành công. 2. Thời điểm nhận một văn bản điện tử tại cơ quan nhà nước được xác định là thời điểm văn bản điện tử đó nhập vào hệ thống thông tin cơ quan tiếp nhận, nếu thời điểm văn bản nhập vào hệ thống ngoài giờ hành chính thì thời điểm tiếp nhận văn bản điện tử đến, được tính là thời điểm bắt đầu giờ hành chính kế tiếp. Chương III TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ SỬ DỤNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ CHỈ ĐẠO ĐIỀU HÀNH Điều 12. Trách nhiệm người đứng đầu cơ quan nhà nước 1. Người đứng đầu cơ quan nhà nước có trách nhiệm chỉ đạo việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng vào xử lý công việc, sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin. 2. Chỉ đạo việc thiết lập cơ sở dữ liệu văn bản điện tử của cơ quan. 3. Quyết định phân công cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin quản trị hệ thống phần mềm. Điều 13. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan nhà nước 1. Sử dụng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng để giải quyết công việc được giao. 2. Thường xuyên thay đổi mật khẩu của tài khoản người dùng được cấp và tự bảo vệ tài khoản người dùng của mình. Trường hợp bị mất quyền kiểm soát tài khoản người dùng phải thông báo ngay với cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin của đơn vị để khắc phục. Điều 14. Trách nhiệm của cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin 1. Trong trường hợp hệ thống thông tin điện tử của cơ quan nhà nước bị lỗi, không bảo đảm tính an toàn của văn bản điện tử, cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin cơ quan thông báo ngay cho người sử dụng trong nội bộ cơ quan biết về sự cố, thời gian tạm dừng hệ thống, thời gian bắt đầu sử dụng lại hệ thống, các biện pháp tạm thời được áp dụng trong thời gian tạm dừng hệ thống, các biện pháp cập nhật văn bản vào hệ thống khi bắt đầu sử dụng lại. 2. Tiến hành các biện pháp cần thiết trong khả năng nhằm nhanh chóng khắc phục, giải quyết sự cố, phục hồi hệ thống. 3. Thông báo ngay cho Sở Thông tin và Truyền thông, nếu có dấu hiệu không đảm bảo về an toàn thông tin, để có thông tin hướng dẫn, khắc phục cần thiết. Điều 15. Sở Thông tin và Truyền thông 1. Đảm bảo hệ thống các kết nối vận hành thông suốt từ các cơ quan nhà nước để gửi, nhận văn bản điện tử; là điểm kết nối hệ thống liên thông phần quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng với các cơ quan Trung ương. 2. Tham mưu, đề xuất các giải pháp an toàn trong việc giao dịch điện tử giữa các cơ quan nhà nước. 3. Khi xảy ra các sự cố về an toàn thông tin: a) Tùy theo mức độ sự cố, Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm hướng dẫn hoặc điều phối lực lượng ứng cứu để tham gia khắc phục sự cố. b) Phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ để điều tra, khắc phục sự cố. c) Trường hợp có sự cố nghiêm trọng vượt quá khả năng khắc phục, phải báo cáo ngay cho Bộ Thông tin và Truyền thông. 4. Định kỳ sáu tháng, một năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của UBND tỉnh, Bộ Thông tin và Truyền thông, Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm tổng hợp báo cáo việc triển khai thực hiện Quyết định này. Điều 16. Các cơ quan nhà nước 1. Ban hành quy chế sử dụng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng và chia sẻ thông tin số tại cơ quan mình. Quy chế cần thực hiện theo các nguyên tắc chính sau: a) Bảo đảm các yêu cầu về an toàn thông tin theo quy định của Điều 41 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước. b) Đồng bộ với quy chế về xây dựng, quản lý, khai thác, bảo vệ và duy trì cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh. c) Tuân thủ nguyên tắc bảo vệ bí mật cá nhân, quyền sở hữu trí tuệ. d) Tuân thủ các hướng dẫn tại Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng và khoản 4 Điều 6 Quy chế này. 2. Định kỳ sáu tháng (trước ngày 10 tháng 6), một năm (trước ngày 10 tháng 12) hoặc đột xuất, báo cáo việc triển khai thực hiện Quyết định này gửi đến Sở Thông tin và Truyền thông, để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh, Bộ Thông tin và Truyền thông. Chương IV CÔNG TÁC KIỂM TRA, KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT Điều 17. Cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng, phải tạo điều kiện để các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý và sử dụng phần mềm. Điều 18. Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có thành tích trong việc thực hiện các quy định về sử dụng phần mềm được khen thưởng theo quy của pháp luật. Điều 19. Người có hành vi vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự. Điều 20. Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan chủ trì kiểm tra, giám sát đề xuất Ban Chỉ đạo Chương trình cải cách hành chính tỉnh hoặc Ban chỉ đạo công nghệ thông tin tỉnh về tình hình ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành trên môi trường mạng, nhằm thực hiện đánh giá hoặc xét thi đua hàng năm của các đơn vị. Chương V TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 21. Áp dụng chuyển tiếp Trong trường hợp phần mềm hiện hành của các Sở, Ban, Ngành tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân huyện, thị xã, thành phố, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chưa đáp ứng các quy định ban hành tại quy chế này về hồi báo gửi văn bản điện tử đi, phân loại tài liệu, hồ sơ điện tử lưu trữ; các cơ quan có trách nhiệm nâng cấp, hoàn thiện về mặt kỹ thuật phần mềm, trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày quy chế này có hiệu lực. Điều 22. Trách nhiệm thi hành 1. Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị, thành phố; Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quy chế này. 2. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh điều chỉnh, bổ sung./. PHỤ LỤC HƯỚNG DẪN ĐÁNH SỐ MÃ HỒ SƠ LƯU TRỮ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ (Ban hành kèm theo Quyết định số ……../2014/QĐ-UBND ngày … tháng … năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang) 1. Bảy (7) mã số đầu tiên là mã số cơ quan và năm lưu trữ văn bản: 2. Phụ lục chi tiết Hồ sơ, Tài liệu của năm (5) mã số tiếp theo, cụ thể như sau: STT MÃ SỐ TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU THBQ Mã số tạm Mã số lưu (3) (4) I -------01000 TÀI LIỆU TỔNG HỢP -------01010 -------01011 Tập văn bản gửi chung đến các cơ quan - Chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành -------01012 - Gửi để biết (đổi tên cơ quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký…) 5 năm -------01020 Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan Vĩnh viễn -------01030 Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do cơ quan chủ trì tổ chức Vĩnh viễn -------01040 -------01041 Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác của ngành, cơ quan: - Tổng kết năm Vĩnh viễn -------01042 - Sơ kết tháng, quý, 6 tháng. 5 năm -------01050 -------01051 Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm: - Của cơ quan cấp trên 10 năm -------01052 - Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc Vĩnh viễn -------01053 - Của đơn vị chức năng 10 năm -------01060 -------01061 Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng: 5 năm - Của cơ quan cấp trên -------01062 - Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc 20 năm -------01063 - Của đơn vị chức năng 5 năm -------01070 -------01071 Kế hoạch, báo cáo tháng, tuần: - Của cơ quan cấp trên 5 năm -------01072 - Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc 10 năm -------01073 - Của đơn vị chức năng 5 năm -------01080 Kế hoạch, báo cáo công tác đột xuất 10 năm -------01090 Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước Vĩnh viễn -------01100 Hồ sơ tổ chức thực hiện chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quan Vĩnh viễn -------01110 Hồ sơ ứng dụng ISO của ngành, cơ quan Vĩnh viễn -------01120 -------01121 Tài liệu về công tác thông tin, tuyên truyền của cơ quan: - Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm Vĩnh viễn -------01122 - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi 10 năm -------01130 Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo (báo cáo, bản thuyết trình/giải trình, trả lời chất vấn tại Quốc hội, bài phát biểu tại các sự kiện lớn …) Vĩnh viễn -------01140 Tập thông báo ý kiến, kết luận cuộc họp 10 năm -------01150 -------01151 Sổ ghi biên bản các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của lãnh đạo cơ quan, thư ký lãnh đạo: - Bộ, cơ quan ngang bộ và tương đương Vĩnh viễn -------01152 - ỦY BAN NHÂN DÂN tỉnh và tương đương Vĩnh viễn -------01153 - Cơ quan, tổ chức khác 10 năm -------01160 Tập công văn trao đổi về những vấn đề chung 10 năm II -------02000 Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê -------02010 -------02011 Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê: - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn -------02012 - 6 tháng, 9 tháng 20 năm -------02013 - Quý, tháng 5 năm -------02020 Tập văn bản về quy hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành -------02030 Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, cơ quan Vĩnh viễn -------02040 Hồ sơ về xây dựng đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan được phê duyệt Vĩnh viễn -------02050 Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan Vĩnh viễn -------02060 Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý của ngành, cơ quan Vĩnh viễn -------02070 -------02071 Báo cáo đánh giá thực hiện các đề án chiến lược, đề án, quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình, mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý nhà nước. - Tổng kết Vĩnh viễn -------02072 - Sơ kết 10 năm -------02080 Công văn trao đổi về công tác quy hoạch 10 năm -------02090 Tập văn bản về kế hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành -------02100 -------02101 Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm: - Cơ quan ban hành Vĩnh viễn -------02102 - Cơ quan thực hiện Vĩnh viễn -------02103 - Cơ quan để biết 5 năm -------02110 -------02111 Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của ngành, cơ quan: - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn -------02112 - 6 tháng, 9 tháng 20 năm -------02113 - Quý, tháng 5 năm -------02120 -------02121 Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc: - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn -------02122 - 6 tháng, 9 tháng 20 năm -------02123 - Quý, tháng 5 năm -------02130 Hồ sơ chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch 20 năm -------02140 -------02141 Kế hoạch báo cáo thực hiện kế hoạch của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý về kế hoạch: - Hàng năm Vĩnh viễn -------02142 - Quý, 6 tháng, 9 tháng 5 năm -------02150 Công văn trao đổi về công tác kế hoạch 10 năm -------02160 Tập văn bản về thống kê gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành -------02170 Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản chế độ/ quy định, hướng dẫn về thống kê của ngành Vĩnh viễn -------02180 -------02181 Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề: - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn -------02182 - Quý, 6 tháng, 9 tháng 20 năm -------02190 -------02191 Báo cáo điều tra cơ bản: - Báo cáo tổng hợp Vĩnh viễn -------02192 - Báo cáo cơ sở, phiếu điều tra 10 năm -------02200 Báo cáo phân tích và dự báo Vĩnh viễn -------02210 Công văn trao đổi về công tác thống kê, điều tra 10 năm III -------03000 3. Tài liệu tổ chức, cán bộ -------03010 Tập văn bản về công tác tổ chức, cán bộ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành -------03020 Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/quy định, hướng dẫn về tổ chức, cán bộ Vĩnh viễn -------03030 -------03031 Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ: - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn -------03032 - 6 tháng, 9 tháng 20 năm -------03033 - Quý, tháng 5 năm -------03040 Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức ngành, cơ quan Vĩnh viễn -------03050 Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị trực thuộc Vĩnh viễn -------03060 Hồ sơ về việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể cơ quan và các đơn vị trực thuộc Vĩnh viễn -------03070 Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức Vĩnh viễn -------03080 Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế Vĩnh viễn -------03090 Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ Vĩnh viễn -------03100 Hồ sơ về quy hoạch cán bộ 20 năm -------03110 Hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ 70 năm -------03120 -------03121 Hồ sơ về việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm: - Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển 20 năm -------03122 - Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi 5 năm -------03130 Hồ sơ kỷ luật cán bộ 70 năm -------03140 Hồ sơ giải quyết chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội …) 70 năm -------03150 Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức Vĩnh viễn -------03160 Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ 70 năm -------03170 Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của ngành, cơ quan Vĩnh viễn -------03180 -------03181 Tài liệu quản lý các cơ sở đào tạo, dạy nghề trực thuộc: - Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm Vĩnh viễn -------03182 - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi, tư liệu, tham khảo 10 năm -------03190 Hồ sơ tổ chức các lớp bồi dưỡng cán bộ 10 năm -------03200 Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ 20 năm -------03210 Hồ sơ hoạt động của Ban Vì sự tiến bộ phụ nữ 10 năm -------03220 Công văn trao đổi về công tác tổ chức, cán bộ 10 năm IV -------04000 4. Tài liệu lao động, tiền lương -------04010 -------04011 Kế hoạch, báo cáo công tác lao động, tiền lương: - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn -------04012 - 6 tháng, 9 tháng 20 năm -------04013 - Quý, tháng 5 năm -------04020 Tập văn bản về lao động gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành -------04030 Hồ sơ xây dựng, ban hành định mức lao động của ngành và báo cáo thực hiện Vĩnh viễn -------04040 Hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động của ngành Vĩnh viễn -------04050 Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động hàng năm của ngành, cơ quan Vĩnh viễn -------04060 -------04061 Hồ sơ các vụ tai nạn lao động: - Nghiêm trọng Vĩnh viễn -------04062 - Không nghiêm trọng 20 năm -------04070 Hợp đồng lao động vụ việc 5 năm sau khi chấm dứt Hợp đồng -------04080 Công văn trao đổi về công tác lao động 10 năm -------04090 Tập văn bản về tiền lương gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành -------04100 Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương của ngành và báo cáo thực hiện Vĩnh viễn -------04110 Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp của ngành và báo cáo thực hiện Vĩnh viễn -------04120 Hồ sơ nâng lương của cán bộ, công chức, viên chức 20 năm -------04130 Công văn trao đổi về tiền lương 10 năm V -------05000 5. Tài liệu tài chính, kế toán -------05010 Tập văn bản về tài chính, kế toán gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành -------05020 Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định về tài chính, kế toán Vĩnh viễn -------05030 -------05031 Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán: - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn -------05032 - 6 tháng, 9 tháng 20 năm -------05033 - Quý, tháng 5 năm -------05040 Hồ sơ về ngân sách nhà nước hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc Vĩnh viễn -------05050 -------05051 Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán: - Hàng năm Vĩnh viễn -------05052 - Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng 20 năm -------05060 Hồ sơ xây dựng chế độ/quy định về giá Vĩnh viễn -------05070 Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, thanh toán công nợ 20 năm -------05080 -------05081 Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản cố định: - Nhà đất Vĩnh viễn -------05082 - Tài sản khác 20 năm -------05090 -------05091 Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc: - Vụ việc nghiêm trọng Vĩnh viễn -------05092 - Vụ việc khác 10 năm -------05100 -------05101 Hồ sơ kiểm toán tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc: - Vụ việc nghiêm trọng Vĩnh viễn -------05102 - Vụ việc khác 10 năm -------05110 -------05111 Sổ sách kế toán: - Sổ tổng hợp 20 năm -------05112 - Sổ chi tiết 10 năm -------05120 Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính 10 năm -------05130 Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính 5 năm -------05140 Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán 10 năm VI -------06000 6. Tài liệu xây dựng cơ bản -------06010 -------06010 Tập văn bản về xây dựng cơ bản gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành -------06020 Hồ sơ xây dựng văn bản chế độ/ quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của ngành, cơ quan Vĩnh viễn -------06030 -------06031 Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn -------06032 - 6 tháng, 9 tháng 20 năm -------06033 - Quý, tháng 5 năm -------06040 -------06041 Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản: - Công trình nhóm A, công trình áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình được xếp hạng di tích lịch sử văn hóa; Vĩnh viễn -------06042 - Công trình nhóm B, C và sửa chữa lớn Theo tuổi thọ công trình -------06050 Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình 15 năm -------06060 Công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản 10 năm VII -------07000 7. Tài liệu khoa học công nghệ -------07010 Tập văn bản về hoạt động khoa học công nghệ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành -------07020 Hồ sơ về việc xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ của ngành, cơ quan Vĩnh viễn -------07030 Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học do cơ quan tổ chức Vĩnh viễn -------07040 -------07041 Kế hoạch, báo cáo công tác khoa học, công nghệ: - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn -------07042 - 6 tháng, 9 tháng 20 năm -------07043 - Quý, tháng 5 năm -------07050 Hồ sơ hoạt động của Hội đồng khoa học ngành, cơ quan Vĩnh viễn -------07060 -------07061 Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học: - Cấp nhà nước Vĩnh viễn -------07062 - Cấp bộ, ngành Vĩnh viễn -------07063 - Cấp cơ sở 10 năm -------07070 -------07071 Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích được công nhận - Cấp nhà nước Vĩnh viễn -------07072 - Cấp bộ, ngành Vĩnh viễn -------07073 - Cấp cơ sở 10 năm -------07080 Hồ sơ xây dựng các tiêu chuẩn ngành Vĩnh viễn -------07090 Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ của ngành, cơ quan Vĩnh viễn -------07100 Các báo cáo khoa học chuyên đề do cơ quan thực hiện để tham gia các hội thảo khoa học 20 năm -------07110 Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu của ngành, cơ quan Vĩnh viễn -------07120 Công văn trao đổi về công tác khoa học, công nghệ 10 năm VIII -------08000 8. Tài liệu hợp tác quốc tế -------08010 Tập văn bản về hợp tác quốc tế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành -------08020 Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan chủ trì Vĩnh viễn -------08030 -------08031 Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn -------08032 - 6 tháng, 9 tháng 20 năm -------08033 - Quý, tháng 5 năm -------08040 Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế của ngành, cơ quan Vĩnh viễn -------08050 Hồ sơ về việc thiết lập quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức nước ngoài Vĩnh viễn -------08060 Hồ sơ gia nhập thành viên các hiệp hội, tổ chức quốc tế Vĩnh viễn -------08070 Hồ sơ về việc tham gia các hoạt động của hiệp hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê …) Vĩnh viễn -------08080 Hồ sơ niên liễm, đóng góp cho các hiệp hội, tổ chức quốc tế Vĩnh viễn -------08090 -------08091 Hồ sơ đoàn ra: - Ký kết hợp tác Vĩnh viễn -------08092 - Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát … 20 năm -------08100 -------08101 Hồ sơ đoàn vào - Ký kết hợp tác Vĩnh viễn -------08102 - Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát … 20 năm -------08110 -------08111 Thư, điện, thiếp chúc mừng của các cơ quan, tổ chức nước ngoài: - Quan trọng Vĩnh viễn -------08112 - Thông thường 20 năm -------08120 Công văn trao đổi về công tác hợp tác quốc tế 10 năm IX -------09000 9. Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo -------09010 Tập văn bản về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành -------09020 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo Vĩnh viễn -------09030 -------09031 Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo: - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn -------09032 - 6 tháng, 9 tháng 20 năm -------09033 - Quý, tháng 5 năm -------09040 -------09041 Báo cáo công tác phòng chống tham nhũng: - Hàng năm 20 năm -------09042 - Tháng, quý, sáu tháng 5 năm -------09050 -------09051 Hồ sơ thanh tra các vụ việc: - Vụ việc nghiêm trọng Vĩnh viễn -------09052 - Vụ việc khác 15 năm -------09060 -------09061 Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo: - Vụ việc nghiêm trọng Vĩnh viễn -------09062 - Vụ việc khác 15 năm -------09070 -------09071 Tài liệu về hoạt động của tổ chức Thanh tra nhân dân: - Báo cáo năm Vĩnh viễn -------09072 - Tài liệu khác 5 năm -------09080 Công văn trao đổi về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo 10 năm X -------10000 10. Tài liệu thi đua, khen thưởng -------10010 Tập văn bản về thi đua, khen thưởng gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành -------10020 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thi đua, khen thưởng Vĩnh viễn -------10030 Hồ sơ hội nghị thi đua do cơ quan chủ trì tổ chức Vĩnh viễn -------10040 -------10041 Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng: - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn -------10042 - 6 tháng, 9 tháng 20 năm -------10043 - Quý, tháng 5 năm -------10050 Hồ sơ tổ chức thực hiện phong trào thi đua nhân các dịp kỷ niệm 10 năm -------10060 -------10061 Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân: - Các hình thức khen thưởng của Chủ tịch Nước và Thủ tướng Chính phủ Vĩnh viễn -------10062 - Các hình thức khen thưởng của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch ỦY BAN NHÂN DÂN cấp tỉnh và tương đương 20 năm -------10063 - Các hình thức khen thưởng của người đứng đầu cơ quan, tổ chức 10 năm -------10070 Hồ sơ khen thưởng đối với người nước ngoài Vĩnh viễn -------10080 Công văn trao đổi về công tác thi đua, khen thưởng 10 năm XI -------11000 11. Tài liệu pháp chế -------11010 Tập văn bản về công tác pháp chế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành -------11020 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn về công tác pháp chế do cơ quan chủ trì Vĩnh viễn -------11030 Hồ sơ hội nghị công tác pháp chế, phổ biến văn bản quy phạm pháp luật 10 năm -------11040 -------11041 Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế: - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn -------11042 - Tháng, quý, 6 tháng 20 năm -------11050 Hồ sơ thẩm định văn bản quy phạm pháp luật Vĩnh viễn -------11060 Hồ sơ về việc góp ý xây dựng văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan khác chủ trì 5 năm -------11070 Hồ sơ về việc rà soát văn bản quy phạm pháp luật 10 năm -------11080 Công văn trao đổi về công tác pháp chế 10 năm XII -------12000 12. Tài liệu về hành chính, quản trị công sở 12.1. Tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ -------12010 Tập văn bản về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành -------12020 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ Vĩnh viễn -------12030 Hồ sơ hội nghị công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ do cơ quan tổ chức 10 năm 12040 -------12041 Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ: - Năm, nhiều năm Vĩnh viễn -------12042 - Quý, tháng 10 năm -------12050 Hồ sơ thực hiện cải cách hành chính 20 năm -------12060 Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước của ngành, cơ quan Vĩnh viễn -------12070 Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ 20 năm -------12080 Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ 20 năm -------12090 Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng …) 20 năm -------12100 Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu 20 năm -------12110 -------12111 Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan: - Văn bản quy phạm pháp luật Vĩnh viễn -------12112 - Chỉ thị, quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn Vĩnh viễn -------12113 - Văn bản khác 50 năm -------12120 Sổ đăng ký văn bản đến 20 năm -------12130 Công văn trao đổi về hành chính, văn thư, lưu trữ 10 năm 12.2. Tài liệu quản trị công sở -------12140 Tập văn bản về công tác quản trị công sở gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành -------12150 Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị công sở Vĩnh viễn -------12160 Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức 20 năm -------12170 Hồ sơ tổ chức thực hiện nếp sống văn hóa công sở 10 năm -------12180 Hồ sơ về công tác quốc phòng toàn dân, dân quân tự vệ của cơ quan 10 năm -------12190 Hồ sơ về phòng chống cháy, nổ, thiên tai … của cơ quan 10 năm -------12200 Hồ sơ về công tác bảo vệ trụ sở cơ quan 10 năm -------12210 Hồ sơ về sử dụng, vận hành ôtô, máy móc, thiết bị của cơ quan Theo tuổi thọ thiết bị -------12220 Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm 5 năm -------12230 Hồ sơ về công tác y tế của cơ quan 10 năm -------12240 Công văn trao đổi về công tác quản trị công sở 10 năm XIII -------13000 13. Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ -------13010 Tập văn bản về chuyên môn nghiệp vụ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành -------13020 Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản quản lý chuyên môn nghiệp vụ Vĩnh viễn -------13030 Hồ sơ hội nghị về chuyên môn nghiệp vụ do cơ quan tổ chức Vĩnh viễn -------13040 -------13041 Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc: - Hàng năm Vĩnh viễn -------13042 - Tháng, quý, sáu tháng 20 năm -------13050 -------13051 Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý: - Hàng năm Vĩnh viễn -------13052 - Tháng, quý, sáu tháng 10 năm -------13060 -------13061 Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ: - Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm Vĩnh viễn -------13062 - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi 10 năm -------13070 Hồ sơ xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện các chương trình mục tiêu, dự án chuyên môn Vĩnh viễn -------13080 Hồ sơ chỉ đạo điểm về chuyên môn nghiệp vụ Vĩnh viễn -------13090 Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Vĩnh viễn -------13100 -------13101 Hồ sơ giải quyết các vụ việc trong hoạt động quản lý chuyên môn nghiệp vụ: - Vụ việc quan trọng Vĩnh viễn -------13102 - Vụ việc khác 20 năm -------13110 Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề Vĩnh viễn -------13120 Sổ sách quản lý về chuyên môn nghiệp vụ 20 năm -------13130 Công văn trao đổi về chuyên môn nghiệp vụ 10 năm XIV -------14000 14. Tài liệu tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan 14.1. Tài liệu của tổ chức Đảng -------14010 Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đảng cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành -------14020 Hồ sơ Đại hội Vĩnh viễn -------14030 -------14031 Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác: - Tổng kết năm, nhiệm kỳ Vĩnh viễn -------14032 - Tháng, quý, 6 tháng 10 năm -------14040 Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, chỉ thị, nghị quyết của Trung ương và các cấp ủy Đảng Vĩnh viễn -------14050 Hồ sơ về thành lập/ sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng Vĩnh viễn -------14060 Hồ sơ về tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng 10 năm -------14070 Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát 20 năm -------14080 Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức cơ sở Đảng, Đảng viên 70 năm -------14090 Hồ sơ đảng viên 70 năm -------14100 Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản) 20 năm -------14110 Công văn trao đổi về công tác Đảng 10 năm 14.2. Tài liệu tổ chức Công đoàn -------14120 Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Công đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành -------14130 Hồ sơ Đại hội Vĩnh viễn -------14140 -------14141 Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác: - Tổng kết năm, nhiệm kỳ Vĩnh viễn -------14142 - Tháng, quý, 6 tháng 10 năm -------14150 Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của tổ chức Công đoàn Vĩnh viễn -------14160 Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của tổ chức Công đoàn Vĩnh viễn -------14170 Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm của cơ quan 20 năm -------14180 Sổ sách 20 năm -------14190 Công văn trao đổi về công tác Công đoàn 10 năm 14.3. Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên -------14200 Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành -------14210 Hồ sơ Đại hội Vĩnh viễn -------14220 -------14221 Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác: - Tổng kết năm, nhiệm kỳ Vĩnh viễn -------14222 - Tháng, quý, 6 tháng 10 năm -------14230 Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niên Vĩnh viễn -------14240 Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của Đoàn Thanh niên cơ quan 20 năm -------14250 Sổ sách 20 năm -------14260 Công văn trao đổi về công tác Đoàn 10 năm