29/2014/QĐ-UBND

Quyết định 29/2014/QĐ-UBND về Quy chế phối hợp trong công tác tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp và rà soát thông tin lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh Kon Tum ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 29/2014/QĐ-UBND Kon Tum , ngày 08 tháng 05 năm 2014 QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ PHỐI HỢP TRONG CÔNG TÁC TRA CỨU, XÁC MINH, TRAO ĐỔI, CUNG CẤP VÀ RÀ SOÁT THÔNG TIN LÝ LỊCH TƯ PHÁP TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KON TUM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003; Căn cứ Luật Lý lịch Tư pháp số 28/2009/QH12 ngày 17/6/2009; Căn cứ Nghị định số 111/2010/NĐ-CP ngày 23/11/2010 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Lý lịch Tư pháp; Căn cứ Thông tư Liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP ngày 10/05/2012 của liên Bộ Tư pháp, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ Công an, Bộ Quốc phòng hướng dẫn trình tự, thủ tục tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp; Xét đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 16/TTr-STP ngày 19/3/2014, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Phối hợp liên ngành về việc trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch Tư pháp, cấp Phiếu lý lịch Tư pháp trên địa bàn tỉnh Kon Tum. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký. Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp, Giám đốc Công an tỉnh, Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Chỉ huy trưởng Bộ Chỉ huy Quân sự tỉnh, Chỉ h uy trưởng Bộ Chỉ huy Bộ đội Biên phòng tỉnh, Thủ trưởng các cơ quan liên quan, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn và các tổ chức cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. Đề nghị Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh phối hợp thực hiện Quyết định này./. Nơi nhận: - Trung tâm LLTPQG - Bộ Tư pháp; - Cục KTVBQPPL - Bộ Tư pháp; - Thường trực Tỉnh ủy; - Thường trực HĐND tỉnh; - Đ/c Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh; - Như Điều 3; - Lưu VT,NC2. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Nguyễn Hữu Hải QUY CHẾ PHỐI HỢP TRONG CÔNG TÁC TRA CỨU, XÁC MINH, TRAO ĐỔI, CUNG CẤP VÀ RÀ SOÁT THÔNG TIN LÝ LỊCH TƯ PHÁP (Ban hành kèm theo Quyết định số: 29/2014/QĐ- UBND ngày 08/5/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Kon Tum) Chương 1. QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng. 1. Quy chế này quy định về trách nhiệm và mối quan hệ phối hợp trong việc tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp, rà soát thông tin lý lịch tư pháp để xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp và Nghị định số 111/2010/NĐ-CP ngày 23/11/2010 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn thi hành. 2. Quy chế này được áp dụng đối với Sở Tư pháp, cơ quan Công an; Tòa án nhân dân; Viện Kiểm sát nhân dân; Cơ quan Thi hành án dân sự; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố ; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và các cá nhân, cơ quan, tổ chức khác có liên quan trong việc tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp và rà soát thông tin lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh Kon Tum. Điều 2. Mục đích phối hợp Đảm bảo việc tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp rà soát thông tin lý lịch tư pháp thông suốt, an toàn nhằm xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp của tỉnh đầy đủ, chặt chẽ, đồng bộ, hiệu lực và hiệu quả phục vụ cho quá trình xác định tiền án của cá nhân theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức đúng thời hạn do pháp luật quy định. Điều 3. Nguyên tắc phối hợp thực hiện 1. Cơ quan Công an, Viện Kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân, cơ quan Thi hành án dân sự, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn là cơ quan cung cấp thông tin lý lịch tư pháp, phải đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, theo đúng quy định pháp luật. Sở Tư pháp là cơ quan tiếp nhận, xử lý và cung cấp thông tin lý lịch tư pháp. Việc tiếp nhận, xử lý và cung cấp thông tin lý tịch tư pháp phải đảm bảo trình tự, thủ tục, nhanh chóng, chính xác. 2. Cơ quan Công an; Viện Kiểm sát nhân dân; Tòa án nhân dân; cơ quan Thi hành án dân sự; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ phối hợp trong việc cung cấp, tiếp nhận thông tin lý lịch tư pháp, cấp Phiếu Lý lịch tư pháp trong Quy chế này phải tuân thủ quy định về trình tự, thủ tục, thời hạn, chế độ bảo mật theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn thi hành. 3. Việc phối hợp bảo đảm phát huy tính chủ động, trách nhiệm và hỗ trợ lẫn nhau trên cơ sở thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng cơ quan, đơn vị. 4. Mối quan hệ công tác giữa các cơ quan, tổ chức có liên quan là quan hệ phối hợp, dựa trên những nguyên tắc phối hợp, tôn trọng sự hợp tác để thực hiện tốt nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật. 5. Trong những trường hợp cần thiết có thể phối hợp công tác bằng hình thức họp liên ngành. Điều 4. Bộ phận đầu mối giúp thủ trưởng trong việc tra cứu, xác minh, cung cấp, tiếp nhận thông tin lý lịch tư pháp. 1. Tại cơ quan Tòa án nhân dân a. Tòa án nhân dân tỉnh giao cho cán bộ phụ trách công tác thi hành án. b. Tòa án nhân dân các huyện, thành phố giao cho công chức làm nhiệm vụ tống đạt bản án hình sự thực hiện. 2. Tại cơ quan Viện Kiểm sát nhân dân: Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh giao cho Văn phòng thực hiện. 3. Tại cơ quan Công an: a. Công an tỉnh giao cho Phòng Hồ sơ nghiệp vụ; Phòng Cành sát Thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp thực hiện. b. Công an các huyện, thành phố giao cho Bộ phận Thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp thực hiện. 4. Tại cơ quan Thi hành án dân sự: a. Cục Thi hành án dân sự giao cho Văn phòng thực hiện. b. Chi cục Thi hành án dân sự giao cho một công chức thực hiện. 5. Tại UBND các huyện, thành phố : giao cho Phòng Tư pháp thực hiện. 6. Tại UBND các xã, phường, thị trấn: giao cho công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện. 7. Tại Sở Tư pháp: Giao Phòng Hành chính tư pháp thực hiện. Điều 5. Hình thức và phương thức cung cấp thông tin lý lịch tư pháp 1. Hình thức và phương thức cung cấp thông tin lý lịch tư pháp được thực hiện theo quy định tại Điều 3 của Thông tư Liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP ngày 10/5/2012 của Bộ Tư pháp, Tòa án nhân dân Tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân Tối cao, Bộ Công an, Bộ Quốc phòng về hướng dẫn trình tự, thủ tục tra cứu, xác minh trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp. 2. Để đảm bảo về mặt thời hạn, phương thức cung cấp, tiếp nhận thông tin lý lịch tư pháp để xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp qua mạng máy tính được xác định là phương thức chủ yếu. Phương thức cung cấp, tiếp nhận thông tin lý lịch tư pháp qua mạng máy tính phải được sử dụng đồng thời phương thức cung cấp thông tin lý lịch tư pháp trực tiếp hoặc phương thức cung cấp thông tin lý lịch tư pháp qua Bưu điện. 3. Sở Tư pháp chủ trì phối hợp cùng các cơ quan thuộc phạm vi của khoản 2, Điều 1 Quy chế này thống nhất, xác định địa chỉ thư điện tử của các đơn vị và thời điểm áp dụng. Chương 2. CUNG CẤP, TIẾP NHẬN THÔNG TIN LÝ LỊCH TƯ PHÁP ĐỂ XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU LÝ LỊCH TƯ PHÁP MỤC 1. CUNG CẤP, TIẾP NHẬN THÔNG TIN CÓ TRƯỚC NGÀY 01 THÁNG 7 NĂM 2010 Điều 6. Nhiệm vụ của cơ quan Công an Phòng Cảnh sát thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp - Công an tỉnh có nhiệm vụ cung cấp thông tin về việc thi hành án phạt trục xuất khi nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp. Thời hạn cung cấp thông tin lý lịch tư pháp là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị. Điều 7. Nhiệm vụ của Tòa án nhân dân 1. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp về việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp liên quan đến bản án hình sự và quyết định thi hành án hình sự, Tòa án có nhiệm vụ gửi thông tin lý lịch tư pháp cho Sở Tư pháp, cụ thể như sau: a. Tòa án đã xét xử sơ thẩm vụ án hoặc tòa án đã xét xử phúc thẩm vụ án có nhiệm vụ gửi bản án hình sự hoặc trích lục bản án hình sự. b. Tòa án ra quyết định thi hành án hình sự có nhiệm vụ gửi quyết định thi hành án hình sự. 2. Trường hợp cần có thêm thông tin về tội danh, điều khoản luật được áp dụng, hình phạt chính, hình phạt bổ sung, nghĩa vụ dân sự trong bản án hình sự, tình trạng thi hành án của người đã bị Tòa án Việt Nam kết án bằng bản án có hiệu lực pháp luật để lập Lý lịch tư pháp của người đó theo quy định tại khoản 1 Điều 26 Luật Lý lịch tư pháp, khoản 2, khoản 3 Điều 8, Điều 11 và Điều 12 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP thì Sở Tư pháp đề nghị Tòa án tra cứu, xác minh, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp, cụ thể như sau: a. Tòa án đã xét xử sơ thẩm vụ án cung cấp bản án sơ thẩm đã có hiệu lực pháp luật; trường hợp vụ án được xét xử theo thủ tục phúc thẩm thì Tòa án đã xét xử phúc thẩm cung cấp bản án phúc thẩm và bản án sơ thẩm. b. Tòa án đã ra quyết định thi hành án hình sự cung cấp quyết định thi hành án hình sự. c. Tòa án đã cấp giấy chứng nhận đặc xá trong trường hợp hoãn, tạm đình chỉ chấp hành án phạt tù cung cấp thông tin về việc đặc xá. d. Tòa án đã ra quyết định tuyên bố phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã trong đó có nội dung cấm cá nhân đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã có nhiệm vụ gửi quyết định tuyên bố phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã có hiệu lực pháp luật. Thời hạn gửi các thông tin quy định tại các điểm a, b, c, d khoản 2 của Điều này là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp. Điều 8. Nhiệm vụ của cơ quan Thi hành án dân sự Cục Thi hành án dân sự, Chi cục Thi hành án dân sự đã ra quyết định thi hành hình phạt tiền, tịch thu tài sản, án phí và các nghĩa vụ dân sự khác của người bị kết án trong bản án hình sự; quyết định đình chỉ thi hành; cấp giấy xác nhận kết quả thi hành án; văn bản thông báo kết thúc thi hành án liên quan đến thi hành phần dân sự trong bản án hình sự có nhiệm vụ cung cấp thông tin về việc thi hành hình phạt tiền, tịch thu tài sản, án phí và các nghĩa vụ dân sự khác, thông tin về đình chỉ thi hành án, kết quả thi hành án của người bị kết án khi nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp. Thời hạn cung cấp thông tin lý lịch tư pháp là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị. Điều 9. Tiếp nhận, xử lý thông tin lý lịch tư pháp Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được thông tin lý lịch tư pháp, Sở Tư pháp có trách nhiệm lập lý lịch tư pháp, Phiếu bổ sung thông tin lý lịch tư pháp hoặc sửa đổi, hủy bỏ thông tin lý lịch tư pháp trong cơ sở dữ liệu của tỉnh và thông báo để Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia biết để phối hợp. Việc lập, bổ sung, sửa đổi, hủy bỏ lý lịch tư pháp phải được Giám đốc Sở Tư pháp hoặc người được ủy quyền thực hiện "kép" trên cơ sở dữ liệu bằng giấy và cơ sở dữ liệu điện tử. MỤC 2. CUNG CẤP, TIẾP NHẬN THÔNG TIN LÝ LỊCH TƯ PHÁP TỪ NGÀY 01 THÁNG 7 NĂM 2010. Điều 10. Nhiệm vụ của cơ quan Công an Công an cấp huyện có nhiệm vụ cung cấp thông tin sau: 1. Giấy chứng nhận đã chấp hành xong thời gian thử thách án treo, án phạt cải tạo không giam giữ cho Sở Tư pháp trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày cấp giấy chứng nhận theo quy định tại khoản 3 Điều 62, khoản 3 Điều 73 Luật Thi hành án hình sự. 2. Giấy chứng nhận đã chấp hành xong án phạt cấm cư trú, án phạt quản chế, án phạt tước một số quyền công dân, án phạt cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định cho Sở Tư pháp thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày cấp giấy chứng nhận theo quy định tại khoản 4 Điều 82, k hoản 3 Điều 89, khoản 5 Điều 103 và khoản 5 Điều 107 Luật Thi hành án hình sự. Điều 11. Nhiệm vụ của cơ quan Tòa án nhân dân Tòa án có trách nhiệm cung cấp thông tin lý lịch tư pháp về án tích và thông tin lý lịch tư pháp về cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã (có hiệu lực pháp luật) cho Sở Tư pháp theo quy định tại Điều 13, Điều 14 Thông tư Liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP (theo mẫu quy định tại Thông tư Liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC- VKSNDTC-BCA-BQP - sau đây gọi tắt là theo mẫu quy định). Điều 12. Nhiệm vụ của Viện Kiểm sát nhân dân Viện Kiểm sát nhân dân cấp tỉnh đã ra quyết định tạm đình chỉ chấp hành án phạt tù trong trường hợp kháng nghị theo thủ tục giám đốc thẩm hoặc tái thẩm có nhiệm vụ gửi quyết định đó cho Sở Tư pháp. Thời hạn cung cấp thông tin lý lịch tư pháp cho Sở Tư pháp là 05 ngày làm việc kể từ ngày ra quyết định. Điều 13. Nhiệm vụ của cơ quan Thi hành án dân sự 1. Cục Thi hành án dân sự, Chi cục Thi hành án dân sự đã ra các quyết định: Thi hành hình phạt tiền, tịch thu tài sản, án phí và các nghĩa vụ dân sự khác của người bị kết án trong bản án hình sự, quyết định đình chỉ thi hành án (nếu có); giấy xác nhận kết quả thi hành án (nếu có) có nhiệm vụ gửi q uy ết định, giấy xác nhận đó cho Sở Tư pháp trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày ra q uy ết định hoặc cấp giấy xác nhận. 2. Trường hợp người bị kết án đã chấp hành xong hình phạt tiền, tịch thu tài sản, án phí và các nghĩa vụ dân sự khác trong bản án hình sự thì Cục Thi hành án dân sự, Chi cục Thi hành án dân sự thông báo bằng văn bản ( theo mẫu quy định ) cho Sở Tư pháp trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày người bị kết án đã chấp hành xong nghĩa vụ dân sự trong bản án hình sự. Điều 14. Nhiệm vụ của UBND các huyện, thành phố, UBND các xã, phường, thị trấn và các cơ quan tổ chức có liên quan 1. Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố đã ban hành quyết định cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn đã cấp giấy chứng tử có nhiệm vụ cung cấp cho Sở Tư pháp bản sao Quyết định thay đổi, cải chính hộ tịch, bản sao giấy chứng tử nêu trên. Thời hạn cung cấp thông tin lý lịch tư pháp là 05 ngày làm việc kể từ ngày ký quyết định cải chính hộ tịch, giấy chứng tử. 2. Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn, cơ quan, tổ chức đã cấp giấy chứng nhận chấp hành xong án phạt cải tạo không giam giữ, án treo, cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định, cấm cư trú, quản chế, tước một số quyền công dân có nhiệm vụ cung cấp thông tin về việc chấp hành xong các hình phạt trên khi nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp. Thời hạn cung cấp thông tin lý lịch tư pháp là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị. Điều 15. Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức thực hiện việc cung cấp, bổ sung, đính chính thông tin Lý lịch tư pháp Việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp được gửi về Sở Tư pháp phải là bản chính hoặc bản sao y bản chính. Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm cung cấp bổ sung, đính chính thông tin lý lịch Tư pháp cho Sở Tư pháp trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đề nghị bổ sung, đính chính. Điều 16. Lập, bổ sung, sửa đổi, hủy bỏ lý lịch tư pháp Trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày tiếp nhận được thông tin lý lịch tư pháp, Sở Tư pháp có trách nhiệm xử lý thông tin lý lịch tư pháp theo nội dung quy định tại Điều 9 của Quy chế này. Chương 3. PHỐI HỢP CUNG CẤP, XÁC MINH, RÀ SOÁT THÔNG TIN LÝ LỊCH TƯ PHÁP Điều 17. Phối hợp cung cấp thông tin giữa Sở Tư pháp và cơ quan quản lý các cơ sở dữ liệu khác Việc phối hợp cung cấp thông tin giữa Sở Tư pháp và cơ quan quản lý các cơ sở dữ liệu khác theo quy định tại Điều 5 và Điều 16 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP được thực hiện như sau: Trong quá trình cập nhật thông tin lý lịch tư pháp, trường hợp các thông tin về nhân thân như: họ tên cha, mẹ, vợ, chồng và thông tin khác về nhân thân của người bị kết án, người bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã có điểm chưa rõ ràng, chính xác, Sở Tư pháp gửi văn bản đề nghị Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội - Công an tỉnh; đội Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội - Công an các huyện, thành phố; UBND các huyện, thành phố; UBND các xã, phường, thị trấn để xác minh làm rõ. Sau khi đã tiến hành xong việc xác minh, các cơ quan nói trên có nhiệm vụ cung cấp đầy đủ những thông tin đó cho Sở Tư pháp. Trong trường hợp có sự sai lệch thông tin về nhân thân của người bị kết án, người bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã thì Sở Tư pháp phối hợp với Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội - Công an tỉnh; đội Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội - Công an các huyện, thành phố; UBND các huyện, thành phố; UBND các xã, phường, thị trấn để tiếp tục xác minh tính chính xác của thông tin. Các cơ quan trên có nhiệm vụ cung cấp thông tin cho Sở Tư pháp trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đề nghị cung cấp thông tin. Đối với những trường hợp đặc biệt cần xác minh nhiều nơi được phép kéo dài thời hạn nhưng không quá 20 ngày làm việc. Việc phối hợp cung cấp, xác minh, rà soát thông tin lý lịch tư pháp phải tuân thủ các quy định của pháp luật về lý lịch tư pháp, bảo vệ bí mật Nhà nước và lưu trữ quốc gia. Điều 18. Phối hợp xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích 1. Việc phối hợp xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích tại Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức để cập nhật thông tin vào Lý lịch tư pháp của người bị kết án theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 17 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP được quy định như sau: a. Sở Tư pháp gửi văn bản yêu cầu tra cứu xác minh ( theo mẫu quy định ) hoặc trực tiếp xác minh tại Ủy ban nhân dân UBND các xã, phường, thị trấn, cơ quan tổ chức nơi người bị kết án cư trú sau khi chấp hành xong bản án về việc người đó có bị khởi tố, truy tố, xét xử trong thời hạn đang có án tích hay không; b. Công chức Tư pháp - hộ tịch giúp Ủy ban nhân dân UBND các xã, phường, thị trấn thực hiện việc xác minh theo yêu cầu của Sở Tư pháp. Trường hợp cần thiết, công chức Tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân UBND các xã, phường, thị trấn để phối hợp với Công an các xã, phường, thị trấn thực hiện xác minh; c. UBND các xã, phường, thị trấn, cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ gửi văn bản thông báo kết quả xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích ( theo mẫu quy định ) cho Sở Tư pháp trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu xác minh; d. Trường hợp Sở Tư pháp trực tiếp xác minh tại UBND các xã, phường, thị trấn, cơ quan, tổ chức nơi người bị kết án cư trú sau khi chấp hành xong bản án, thì việc trực tiếp xác minh phải được lập thành biên bản. Biên bản làm việc phải ghi rõ ngày, tháng, năm, địa điểm lập biên bản, họ tên, chức vụ của người tham gia, nội dung làm việc, kết quả xác minh, giấy tờ văn bản kèm theo (nếu có). Biên bản được lập thành hai bản, có chữ ký của người đại diện các cơ quan tham gia và phải được đóng dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi thực hiện việc xác minh. 2. Trường hợp kết quả xác minh tại UBND các xã, phường, thị trấn, cơ quan, tổ chức theo quy định tại khoản 1 Điều này cho thấy người bị kết án có thể đang bị khởi tố, truy tố, xét xử thì Sở Tư pháp thực hiện xác minh tại cơ quan tiến hành tố tụng có liên quan để làm rõ về việc người bị kết án có đang bị khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử hay không. Việc tiến hành xác minh được thực hiện như sau: a. Sở Tư pháp gửi văn bản yêu cầu xác minh ( theo mẫu quy định ). b.Tòa án, Viện Kiểm sát, cơ quan điều tra Công an tỉnh có nhiệm vụ gửi văn bản thông báo kết quả xác minh ( theo mẫu quy định ) cho Sở Tư pháp đã yêu cầu trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu. 3. UBND các xã, phường, thị trấn, Tòa án, Viện kiểm sát, cơ quan điều tra Công an tỉnh, cơ quan Thi hành án dân sự có nhiệm vụ gửi văn bản thông báo kết quả xác minh về điều kiện đương nhiên được xóa án tích của người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp khi nhận được yêu cầu của Sở Tư pháp trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu. Điều 19. Phối hợp rà soát việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp. Định kỳ hàng quý, Sở Tư pháp phối hợp với Tòa án nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân cấp huyện, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Cục Thi hành dân sự, Chi cục Thi hành án dân sự, Phòng Hồ sơ nghiệp vụ - Công an tỉnh, Công an các huyện, thành phố (Bộ phận Thi hành án hình sự và hỗ trợ tư pháp) thực hiện rà soát về số lượng thông tin lý lịch tư pháp đã cung cấp theo quy định tại khoản 2, điểm b khoản 3 Điều 26 Thông tư Liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP. Chương 4. PHỐI HỢP TRA CỨU, XÁC MINH, CUNG CẤP THÔNG TIN LÝ LỊCH TƯ PHÁP ĐỂ CẤP PHIẾU LÝ LỊCH TƯ PHÁP Điều 20. Nhiệm vụ của Sở Tư pháp trong việc phối hợp tra cứu thông tin lý lịch tư pháp về án tích với cơ quan Công an. 1. Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu Lý lịch tư pháp hợp lệ, Sở Tư pháp gửi văn bản đề nghị xác minh lý lịch tư pháp về án tích kèm theo một bộ hồ sơ cho Phòng Hồ sơ nghiệp vụ - Công an tỉnh. Trường hợp thụ lý hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu Lý lịch tư pháp hợp lệ sau 15 giờ chiều của ngày làm việc hoặc vào chiều thứ 6, Sở Tư pháp gửi văn bản đề nghị xác minh lý lịch tư pháp về án tích kèm theo một số bộ hồ sơ cho Phòng Hồ sơ nghiệp vụ - Công an tỉnh vào ngày làm việc tiếp theo. 2. Trong trường hợp, đương sự có thời gian cộng tác trong Quân đội nhân dân Việt Nam, Sở Tư pháp đồng thời thực hiện việc xác minh tại Tòa án quân sự hoặc trong trường hợp đương sự có thời gian cư trú ở nước ngoài, Sở Tư pháp đồng thời thực hiện việc xác minh tại Trung tâm Lý lịch tư pháp Quốc gia theo quy định hiện hành. Điều 21. Nhiệm vụ của cơ quan Công an trong việc tra cứu, xác minh thông tin lý lịch tư pháp về án tích 1. Công an tỉnh (Phòng Hồ sơ nghiệp vụ) có trách nhiệm tiếp tục cung cấp thông tin lý lịch tư pháp khi Sở Tư pháp có yêu cầu xác minh thông tin lý lịch tư pháp về án tích để cấp Phiếu Lý lịch tư pháp cho cá nhân, tổ chức. Thời hạn trả kết quả xác minh là 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp. Trường hợp phải tra cứu thông tin trong hệ thống hồ sơ, tàng thư của Bộ Công an thì thời hạn tra cứu thông tin có thể kéo dài hơn nhưng không quá 90 ngày làm việc. Trong trường hợp hồ sơ lý lịch tư pháp phức tạp, cần xác minh nhiều nơi và do điều kiện khách quan khác mà việc tra cứu hồ sơ chưa có kết quả dẫn đến việc cấp Phiếu Lý lịch tư pháp không đúng thời gian theo quy định. Công an tỉnh phải có trách nhiệm thông báo bằng văn bản, đồng thời nêu rõ lý do chưa có kết quả xác minh cụ thể gửi về Sở Tư pháp để có căn cứ trả lời cho cơ quan, tổ chức, cá nhân theo yêu cầu. 2. Trong trường hợp khẩn cấp theo yêu cầu của cơ quan tiến hành tố tụng, ngay sau khi nhận được yêu cầu của Sở Tư pháp thì Phòng Hồ sơ nghiệp vụ - Công an tỉnh thực hiện việc tra cứu thông tin án tích của đương sự trong thời hạn 24 giờ, kể từ thời điểm nhận được yêu cầu. Điều 22. Nhiệm vụ của Tòa án nhân dân 1. Tòa án nhân dân tỉnh khi nhận được đề nghị của Sở Tư pháp về nội dung tra cứu thông tin cấm đảm nhiệm chức vụ thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã thực hiện tra cứu hồ sơ và thông báo kết quả cho Sở Tư pháp. 2. Trong trường hợp kết quả tra cứu thông tin lý lịch tư pháp của cơ quan Công an vẫn chưa đủ căn cứ để kết luận hoặc nội dung về tình trạng án tích của đương sự có điểm chưa rõ ràng, đầy đủ thì Sở Tư pháp gửi văn bản đề nghị Tòa án đã xét xử sơ thẩm vụ án, Tòa án đã xét xử phúc thẩm vụ án liên quan đến đương sự để tra cứu hồ sơ, nhằm khẳng định người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp có án tích hay không có án tích. Thời hạn cung cấp thông tin lý lịch tư pháp tại khoản 1, khoản 2 Điều này là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp. Điều 23. Hình thức phối hợp tra cứu thông tin lý lịch tư pháp về án tích với cơ quan Công an 1. Sở Tư pháp chuyển giao hồ sơ yêu cầu Phiếu lý lịch tư pháp để Công an tỉnh thực hiện việc xác minh thông tin lý lịch tư pháp về án tích bằng chính bộ hồ sơ do đương sự nộp. Địa điểm chuyển giao hồ sơ được thực hiện tại Phòng Hồ sơ nghiệp vụ - Công an tỉnh. Thời gian chuyển giao hồ sơ vào các ngày làm việc trong tuần. 2. Phòng Hồ sơ nghiệp vụ - Công an tỉnh chuyển giao kết quả xác minh thông tin lý lịch tư pháp về án tích kèm theo hồ sơ đã nhận như khoản 1 điều này cho Sở Tư pháp để cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo quy định của Luật lý lịch tư pháp. Địa điểm chuyển giao được thực hiện tại Sở Tư pháp. Thời gian chuyển giao hồ sơ vào các ngày làm việc trong tuần. 3. Việc giao, nhận, chuyển trả hồ sơ phải được ký nhận tại sổ quản lý, theo dõi của cơ quan. Điều 24. Cấp Phiếu lý lịch tư pháp 1. Sở Tư pháp có trách nhiệm cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho người có yêu cầu trong thời hạn 01 ngày kể từ ngày nhận và tổng hợp được đầy đủ kết quả xác minh theo quy định tại Điều 20, Điều 21 và Điều 22 quy chế này. 2. Việc cấp phiếu lý lịch tư pháp phải được lưu trữ, phê duyệt, trên hồ sơ bằng giấy và hồ sơ điện tử. Việc phê duyệt cấp Phiếu lý lịch tư pháp phải được Giám đốc Sở Tư pháp hoặc người được ủy quyền thực hiện “kép” trên cơ sở dữ liệu bằng giấy và cơ sở dữ liệu điện tử. Việc ký và cấp Phiếu lý lịch tư pháp do Giám đốc Sở Tử pháp hoặc người ủy quyền thực hiện. Điều 25. Bổ sung, đính chính, thu hồi, hủy bỏ Phiếu lý lịch tư pháp. Sở Tư pháp cấp Phiếu lý lịch tư pháp có trách nhiệm bổ sung, đính chính, thu hồi, hủy bỏ Phiếu Lý lịch tư pháp trong trường hợp Phiếu Lý lịch tư pháp được cấp có nội dung không chính xác hoặc trái pháp luật theo quy định tại Điều 50 Luật Lý lịch tư pháp. Chương 5. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 26. Tổ chức thực hiện 1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị liên quan căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện cần bổ sung, điều chỉnh, yêu cầu các cơ quan, đơn vị báo cáo về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Tư pháp) để xem xét, giải quyết. 2. Giao Sở Tư pháp có trách nhiệm giúp UBND tỉnh theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện Quy chế này./.