8304/CT-TTHT

Công văn 8304/CT-TTHT năm 2020 về sử dụng hóa đơn điện tử do Cục thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 8304 /CT-TTHT V/v sử dụng hóa đơn điện tử Hà Nội, ngày 27 tháng 0 2 năm 2020 Kính gửi: Công ty TNHH Sell Food Địa chỉ: 10 Khu B thuộc lô đất A10, Khu đô thị Nam Trung Yên, P .Trung Hòa, Q.Cầu Giấy, TP. Hà Nội - Mã số thuế: 0107987981 Trả lời công văn không số đề ngày 05/02/2020 của Công ty TNHH Sell Food (sau đây gọi là “Công ty”) về việc đề nghị sử dụng hóa đơn điện tử, Cục Thuế TP Hà Nội có ý ki ế n như sau: Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định: “3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 th á ng 10 năm 2020, các Nghị định: s ố 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 05 năm 2010 và số 04/20 1 4/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Ch í nh phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn c ò n hiệu lực th i hành.” C ă n cứ Khoản 2 Đi ề u 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định: “2. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn Người b á n hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người b á n) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau: a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức k i nh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. b) Có địa đi ể m, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, ki ể m soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử; c) C ó đội ng ũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng h óa đơn điện tử theo quy định; d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. đ) C ó phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuy ể n vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn. e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ d ữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng l ưu trữ bao gồm: - Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu; - Có quy trình sao l ưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu d ữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao hai trực tuy ế n toàn bộ dữ liệu . ” C ă n c ứ Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định: “1 . Khởi tạo hóa đơn điện t ử là hoạt động tạo định dạng cho h ó a đơn, thiết lập đầ y đủ các thông tin của ng ư ời bán, loại hóa đơn, k ý hiệu hóa đơn, định dạng truyền - nh ậ n và lưu t rữ hóa đơn trước kh i bán hàng hóa, dịch vụ trên phương tiện điện tử của t ổ chức kinh doanh hoặc của các t ổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước kh i khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thu ế quản l ý trực tiếp b ằ ng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua c ổ ng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo M ẫ u s ố 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này). Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau: - Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng d ù ng để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử. Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ t í nh, truyền dẫn không dây, quang học, điện t ừ hoặc công nghệ tương tự. - Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hóa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng; - Quy t rì nh khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ t ổ chức. - Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc li ên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm c ả trách nhiệm của ng ư ời được thực hiện chuyển đ ổ i hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. 2. Phát hành h ó a đơn điện tử Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo h ó a đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản l ý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo M ẫ u số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hóa đơn điện tử, mã s ố thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, k ý hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu s ố hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến s ố ...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ k ý của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ k ý điện tử của t ổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua c ổ ng thông tin điện tử của cơ quan thuế). Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đ ó nêu r õ số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ t iế p tục sử dụng. Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại kh oản này. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của t ổ chức khởi tạo h ó a đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử. ” Căn cứ Kh oản 1 Điều 11 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định: “Điều 11. Đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế 1. Cơ quan thuế b á n hóa đơn cho các đ ố i tượng sau: a) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản l ý dự án). T ổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh là các tổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác. b) Hộ, cá nhân kinh doanh; c) Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu. d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự i n, đặt i n thuộc loại rủi ro cao về thuế; đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt i n có hành vi vi phạm về hóa đơn bị xử lý vi phạm hành ch í nh về hành v i trốn thuế, gian lận thuế. Doanh nghiệp hướng dẫn tại điểm d, đ kh oản này mua hóa đơn của cơ quan thuế trong thời gian 12 tháng. Hết thời gian 12 tháng, căn cứ t ì nh hình sử dụng hóa đơn, việc kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp và đề nghị của doanh nghiệp, trong thời hạn 5 ngày làm việc, cơ quan thuế có v ă n bản thông báo doanh nghiệp chuyển sang tự tạo hóa đơn để sử dụng hoặc tiếp tục mua hóa đơn của cơ quan thuế nếu không đáp ứng điều kiện tự in hoặc đặt in hóa đơn (mẫu s ố 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) ”. + Tại điểm b Kh oản 2 Điều 12 hướng dẫn như sau: “… T ổ chức, doanh nghiệp thuộc đối tượng mua hóa đơn do cơ quan thu ế phát hành chuyển sang t ự tạo hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử đ ể sử dụng thì phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thu ế kể từ ngày b ắt đ ầ u sử dụng hóa đơn tự tạo theo hướng dẫn tại Điều 21 Thông tư này.” + Tại điểm c Kh oản 1 Điều 21 hướng d ẫn như sau: “ c) T ổ chức, hộ, c á nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì t ổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn theo hư ớ ng d ẫ n tại Đi ề u 29 Thông tư này.” + Tại Điều 27 (được s ử a đổi tại Kh oản 4 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC n g ày 25/8/2014 của Bộ Tài chính) hướng dẫn như sau: “Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đ ố i tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Báo c á o tình hình sử dụng hóa đơn Quý I nộp chậm nhất l à ngày 30/4; qu ý II nộp chậm nh ấ t l à ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và qu ý IV nộp chậm nhất l à ngày 30/01 của năm sau (mẫu s ố 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). T rư ờng hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0). Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự i n, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự i n, đặt i n, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thu ế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo hướng d ẫ n tại Điều 11 Thông tư này thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng. …” Căn cứ các quy định trên, Công ty TNHH Sell Food đã sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế từ tháng 10/2017 (đến nay hết thời hạn 12 tháng). Trường h ợ p Công ty đáp ứ ng các điều kiện của t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy định tại Kh oản 2 Điều 4, Kh oản 1 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính thì được s ử dụng hóa đơn điện tử. Trước khi sử dụng, đề nghị Công ty thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Kh oản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính. Công ty phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đ ầ u sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế không tiếp tục s ử dụng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Công ty có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng từ ngày đ ầ u tháng đến hết ngày dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế và chuyển sang nộp Báo cáo tình hình s ử dụng hóa đơn theo quý cho cơ quan thuế kể từ ngày kế tiếp theo quy định tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu trên. Công ty phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định . Nếu có vướng mắc, đề nghị Công ty TNHH Sell Food liên hệ với Phòng T uy ên truyền Hỗ trợ NNT - Cục Thuế TP Hà Nội theo số điện thoại: 02437737940; địa chỉ: G23 - 24 Thành Công, quận Ba Đình, TP Hà Nội. Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH Sell Food được biết./. Nơi nhận: - Như trên; - Phòng TKT 1 ; - Lưu: VT, TTHT (2 b ) KT. CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG Nguyễn Tiến Trường