25/2014/QĐ-UBND

Quyết định 25/2014/QĐ-UBND về Quy chế theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương giao UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 25/2014/QĐ-UBND Hải Dương, ngày 04 tháng 12 năm 2014 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ THEO DÕI, ĐÔN ĐỐC, KIỂM TRA VIỆC THỰC HIỆN NHIỆM VỤ DO ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH, CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH GIAO UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH HẢI DƯƠNG Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND ngày 03 tháng 12 năm 2004; Căn cứ Quyết định số 42/2014/QĐ-TTg ngày 27/7/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc Ban hành Quy chế theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao; Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1 . Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao. Điều 2 . Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký . Điều 3 . Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CHỦ TỊCH Nguyễn Mạnh Hiển QUY CHẾ THEO DÕI, ĐÔN ĐỐC, KIỂM TRA VIỆC THỰC HIỆN NHIỆM VỤ DO UBND TỈNH, CHỦ TỊCH UBND TỈNH GIAO (Ban hành kèm theo Quyết định số: 25/2014 /QĐ-UBND ngày 04 tháng 12 năm 2014 của UBND tỉnh Hải Dương) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng 1. Quy chế này quy định về công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh (bao gồm cả các Phó Chủ tịch UBND tỉnh) giao trong các văn bản chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh (sau đây gọi tắt là việc thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao). 2. Quy chế này áp dụng đối với các Sở, Ban, ngành thuộc tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các tổ chức, cá nhân trong trường hợp thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao (sau đây gọi tắt là các Sở, ngành, UBND cấp huyện). Điều 2. Nguyên tắc thực hiện 1. Tất cả các nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao phải được tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh, kịp thời, công khai, minh bạch; tuân thủ quy định của pháp luật và Quy chế làm việc của UBND tỉnh; 2. Tổ chức thực hiện phải bảo đảm tính chủ động, có sự phân công trách nhiệm rõ ràng và phối hợp chặt chẽ giữa các Sở, ngành, UBND cấp huyện, tổ chức, cá nhân có liên quan; 3. Kết hợp giữa công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tại Quy chế này với việc xây dựng, tổ chức và thực hiện đánh giá tình hình thực hiện Chương trình công tác của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh hàng quý, 6 tháng và cả năm; 4. Gắn kết chương trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản, hồ sơ công việc chỉ đạo, điều hành; thực hiện liên thông từ Văn phòng UBND tỉnh đến các Sở, UBND cấp huyện theo phần mềm Hệ thống quản lý văn bản và quản lý hồ sơ công việc; 5. Bảo đảm hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh được liên tục, thông suốt; giữ nghiêm kỷ cương, kỷ luật trong hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh; nâng cao hiệu lực, hiệu quả chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh. Điều 3. Giải thích từ ngữ. Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: 1. “Nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao” bao gồm: Soạn thảo và trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh ban hành hoặc phê duyệt các đề án, dự án, báo cáo, văn bản hành chính; những nhiệm vụ cụ thể khác được giao thực hiện trong các văn bản chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và các ý kiến chỉ đạo trực tiếp của Chủ tịch UBND tỉnh tại các cuộc họp, các buổi làm việc. 2. “Văn bản chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh” bao gồm: Quyết định hành chính, Chỉ thị, Công văn của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và Công văn, thông báo ý kiến kết luận cuộc họp, ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh do Chánh Văn phòng UBND tỉnh ký thừa lệnh. 3. Nhiệm vụ của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao được ban hành bằng văn bản in trên giấy và văn bản điện tử được lưu hành trên Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc chỉ đạo điều hành của tỉnh. Điều 4. Phân loại các nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao 1. Nhiệm vụ giao có thời hạn thực hiện, phải trình, phải báo cáo hoặc không phải trình, không phải báo cáo nhưng phải thực hiện trong thời hạn đó; 2. Nhiệm vụ giao không có thời hạn thực hiện nhưng phải trình, phải báo cáo theo yêu cầu công việc hoặc không phải trình, không phải báo cáo nhưng vẫn phải thực hiện. Chương II NỘI DUNG, QUY TRÌNH CẬP NHẬT THÔNG TIN NHIỆM VỤ ĐƯỢC GIAO Điều 5. Nội dung thông tin phải cập nhật 1. Đối với văn bản giao nhiệm vụ không phải là văn bản mật a) Tên văn bản, số, ký hiệu, trích yếu, ngày, tháng, năm ban hành, người ký văn bản; b) Cơ quan, đơn vị trình ban hành văn bản; c) Cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ; d) Cơ quan, đơn vị theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tình hình thực hiện; đ) Nội dung nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao; e) Thời hạn thực hiện nhiệm vụ (thời hạn báo cáo, trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh hoặc cơ quan, người có thẩm quyền khác hoặc thời hạn hoàn thành những nhiệm vụ cụ thể khác); g) Tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao (đã thực hiện, đang thực hiện, chưa thực hiện, trong hạn, quá hạn); h) Thông tin cần thiết khác. Trong trường hợp Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu hoặc các trường hợp cần thiết khác, ngoài việc thực hiện cập nhật thông tin qua Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh với các nội dung như trên, các Sở, ngành, UBND cấp huyện được giao nhiệm vụ còn phải thực hiện việc cập nhật, theo dõi báo cáo bằng văn bản gửi đến Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và các cơ quan liên quan. 2. Đối với văn bản giao nhiệm vụ được phát hành theo chế độ mật Không cập nhật các thông tin theo quy định tại Khoản 1 Điều này trên Phần mềm quản lý văn bản và quản lý hồ sơ công việc. Định kỳ hàng Quý, 6 tháng và cả năm các Sở, ngành, UBND cấp huyện phải báo cáo các nội dung theo quy định tại Khoản 1 của Điều này bằng văn bản theo chế độ mật gửi về Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh. Điều 6. Trách nhiệm cập nhật thông tin nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao trên Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và quản lý hồ sơ công việc chỉ đạo, điều hành 1. Đối với Văn phòng UBND tỉnh Có trách nhiệm cập nhật và chuyển theo dõi đầy đủ nội dung thông tin về nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao theo quy định tại các điểm a,b,c,d,đ,e khoản 1 Điều 5 Quy chế này trên Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và quản lý hồ sơ công việc. 2. Đối với các Sở, ngành, UBND cấp huyện a) Rà soát, đối chiếu các thông tin được chuyển đến trên Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và quản lý hồ sơ công việc với các văn bản giao nhiệm vụ của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh. Trường hợp nội dung, nhiệm vụ được cập nhật và chuyển đến chưa chính xác hoặc không thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan mình thì phải trao đổi, nêu rõ lý do và chuyển lại Văn phòng UBND tỉnh để điều chỉnh hoặc chuyển đến các Sở, ngành, UBND cấp huyện khác để thực hiện theo quy định. b) Cập nhật đầy đủ tình hình, kết quả thực hiện các nhiệm vụ được giao trên Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và quản lý hồ sơ công việc. Điều 7. Thời gian cập nhật thông tin trên Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và quản lý hồ sơ công việc 1. Thời hạn phân loại nhiệm vụ, cập nhật và chuyển sang theo dõi Văn phòng UBND tỉnh phải hoàn thành việc phân loại, cập nhật và chuyển sang theo dõi không quá 03 ngày làm việc kể từ khi văn bản chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh được ban hành. Trường hợp văn bản giao nhiệm vụ gồm nhiều nhiệm vụ, liên quan đến nhiều Sở, ngành, UBND cấp huyện hoặc phải lấy ý kiến nhiều cơ quan, đơn vị khác thì thời hạn này không quá 07 ngày làm việc. 2. Thời hạn cập nhật tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao a) Đối với các nhiệm vụ quy định tại khoản 1 Điều 4 Quy chế này, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận nhiệm vụ được giao đến thời hạn phải hoàn thành hoặc phải báo cáo, phải trình, các Sở, ngành, UBND cấp huyện phải cập nhật các thông tin liên quan đến tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao vào Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và quản lý hồ sơ công việc của địa phương, đơn vị. b) Đối với các nhiệm vụ quy định tại khoản 2 Điều 4 Quy chế này, các Sở, ngành, UBND cấp huyện được giao nhiệm vụ phải cập nhật tình hình thực hiện theo quý, 6 tháng, cả năm hoặc khi có kết quả thực hiện nhiệm vụ đó. Điều 8. Theo dõi, trao đổi, xử lý thông tin cập nhật 1. Trách nhiệm của Văn phòng UBND tỉnh Theo dõi, kiểm tra thông tin cập nhật về tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao trên Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và quản lý hồ sơ công việc và số liệu trong các báo cáo của các Sở, ngành, UBND cấp huyện. Trường hợp phát hiện thông tin, số liệu cập nhật không chính xác hoặc có sai lệch, kịp thời trao đổi với các Sở, ngành, UBND cấp huyện để điều chỉnh. 2. Trách nhiệm của các Sở, ngành, UBND cấp huyện a) Theo dõi, kiểm tra thông tin cập nhật về tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao trên Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và quản lý hồ sơ công việc và số liệu trong các báo cáo của cơ quan mình. b) Trường hợp thông tin cập nhật, số liệu báo cáo của cơ quan mình không chính xác với thực tế hoặc sai lệch so với thông tin trên Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và quản lý hồ sơ công việc, phải rà soát, điều chỉnh lại hoặc trao đổi, thông báo kịp thời bằng văn bản, điện thoại, fax hoặc qua thư điện tử; phối hợp chặt chẽ với Văn phòng UBND tỉnh để xử lý. c) Chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh về thời hạn cập nhật và tính chính xác, đầy đủ của các thông tin về tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của Quy chế này. Chương III NỘI DUNG THEO DÕI, ĐÔN ĐỐC, KIỂM TRA Mục 1. THEO DÕI, ĐÔN ĐỐC THỰC HIỆN NHIỆM VỤ Điều 9. Nhiệm vụ, quyền hạn theo dõi, đôn đốc 1. Văn phòng UBND tỉnh a) Là cơ quan đầu mối theo dõi, đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao cho các Sở, ngành, UBND cấp huyện; chủ động, thường xuyên đánh giá tình hình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc kịp thời báo cáo UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh để chỉ đạo giải quyết; b) Chủ trì, phối hợp với các Sở, ngành, UBND cấp huyện xin ý kiến chỉ đạo của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh những vấn đề chưa thống nhất trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao. 2. Các Sở, ngành, UBND cấp huyện a) Các Sở, ngành, UBND cấp huyện được giao chủ trì thực hiện nhiệm vụ phải chủ động, thường xuyên theo dõi, đôn đốc việc thực hiện; kịp thời chấn chỉnh, khắc phục những sai sót theo thẩm quyền; b) Các Sở, ngành, UBND cấp huyện là đơn vị phối hợp thực hiện nhiệm vụ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc; kịp thời cung cấp thông tin về tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ phối hợp với cơ quan chủ trì thực hiện. Điều 10. Nội dung theo dõi, đôn đốc 1. Theo dõi, đôn đốc việc phân loại nhiệm vụ trong các văn bản chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh. 2. Theo dõi, đôn đốc tình hình thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao và việc thực hiện chế độ thông tin báo cáo. 3. Theo dõi, đôn đốc việc tổng hợp, đánh giá, báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao. 4. Tham mưu, đề xuất với UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh xử lý những khó khăn, vướng mắc phát sinh hoặc yêu cầu phải điều chỉnh các nhiệm vụ; xử lý đối với các trường hợp chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa đúng các nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao. Điều 11. Hình thức theo dõi, đôn đốc 1. Thông qua Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và quản lý hồ sơ công việc 2. Thông qua báo cáo 3. Qua làm việc, trao đổi trực tiếp 4. Qua điện thoại, thư điện tử, fax 5. Qua công tác kiểm tra. Mục 2. KIỂM TRA VIỆC THỰC HIỆN NHIỆM VỤ Điều 12. Nhiệm vụ, quyền hạn kiểm tra 1. Văn phòng UBND tỉnh a) Làm đầu mối giúp Chủ tịch UBND tỉnh kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao cho các Sở, ngành, UBND cấp huyện. b) Tham mưu, đề xuất với UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh kế hoạch kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao các Sở, ngành, UBND cấp huyện. c) Thường xuyên kiểm tra việc cập nhật, theo dõi, đôn đốc và chế độ thông tin báo cáo về tình hình thực hiện nhiệm vụ của các Sở, ngành, UBND cấp huyện theo quy định của Quy chế này. 2. Các Sở, ngành, UBND cấp huyện a) Thực hiện kiểm tra việc tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao. b) Kiểm tra việc cập nhật, theo dõi, đôn đốc, việc chấp hành chế độ thông tin, báo cáo tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao trong nội bộ cơ quan mình và các đơn vị trực thuộc . Điều 13. Nội dung kiểm tra 1. Kiểm tra việc tổ chức triển khai và tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao. 2. Kiểm tra việc cập nhật tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao trên Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và quản lý hồ sơ công việc. 3. Kiểm tra việc thực hiện chế độ thông tin, báo cáo về tình hình thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao. Điều 14. Hình thức và căn cứ kiểm tra 1. Kiểm tra thường xuyên, định kỳ, căn cứ theo kế hoạch được cơ quan có thẩm quyền, người có thẩm quyền phê duyệt theo quy định của pháp luật. 2. Kiểm tra đột xuất, căn cứ theo yêu cầu chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, cơ quan có thẩm quyền hoặc khi phát hiện cơ quan, tổ chức, cá nhân có dấu hiệu không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nội dung nhiệm vụ được giao. Điều 15. Quyết định kiểm tra và thành lập đoàn kiểm tra 1. Chủ tịch UBND tỉnh ra Quyết định thành lập đoàn kiểm tra. 2. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các ban, ngành thuộc tỉnh, Chủ tịch UBND cấp huyện, căn cứ quy định tại Điều 12, Điều 13, Điều 14 Quy chế này ra quyết định kiểm tra và thành lập Đoàn kiểm tra để thực hiện quyết định kiểm tra. 3. Quyết định kiểm tra bao gồm các nội dung: a) Căn cứ pháp lý để kiểm tra; b) Phạm vi, đối tượng, nhiệm vụ kiểm tra; c) Nội dung kiểm tra; d) Thời hạn kiểm tra; đ) Thành phần Đoàn kiểm tra. Điều 16. Tổ chức kiểm tra 1. Căn cứ quyết định kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra tổ chức triển khai thực hiện việc kiểm tra. 2. Trong quá trình kiểm tra nếu thấy cần thiết, Trưởng đoàn kiểm tra được quyền mời (trưng tập) các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến nội dung kiểm tra tham gia Đoàn kiểm tra. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mời (trưng tập) có trách nhiệm tham gia Đoàn kiểm tra. 3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân là đối tượng kiểm tra hoặc có liên quan có trách nhiệm báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao, cung cấp hồ sơ, tài liệu, thông tin theo yêu cầu của Đoàn kiểm tra theo quy định của Pháp luật. Điều 17. Báo cáo kết quả kiểm tra 1. Đối với các Sở, ngành, UBND cấp huyện Sau khi kết thúc tự kiểm tra, chậm nhất 07 ngày làm việc, các Sở, ngành, UBND cấp huyện có trách nhiệm gửi báo cáo bằng văn bản kết quả tự kiểm tra với UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh (qua Văn phòng UBND tỉnh) và các cơ quan có liên quan. 2. Đối với Đoàn kiểm tra được thành lập theo quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh Chậm nhất 07 ngày làm việc sau ngày kết thúc kiểm tra, Đoàn kiểm tra phải có báo cáo bằng văn bản kết quả kiểm tra gửi UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh (qua Văn phòng UBND tỉnh) và thông báo kết quả kiểm tra với đơn vị được kiểm tra. 3. Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh kết quả tự kiểm tra của các Sở, ngành, UBND cấp huyện và của Đoàn kiểm tra. Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện ý kiến chỉ đạo của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh sau kiểm tra. 4. Nội dung báo cáo kết quả kiểm tra: a) Đánh giá chung việc tổ chức triển khai thực hiện, kết quả thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao cho các Sở, ngành, UBND cấp huyện, các tổ chức, cá nhân có liên quan; đánh giá việc cập nhật thông tin về nhiệm vụ, tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao trên Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và quản lý hồ sơ công việc cũng như chế độ thông tin báo cáo về tình hình thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao của đơn vị được kiểm tra. b) Đánh giá cụ thể về kết quả thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao cho đơn vị được kiểm tra. Trường hợp chưa thực hiện hoặc thực hiện không đúng nhiệm vụ được giao phải xác định rõ tính chất, mức độ, nguyên nhân, trách nhiệm của đơn vị được kiểm tra trong việc chưa thực hiện hoặc thực hiện không đúng, không đầy đủ nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao. c) Kiến nghị, đề xuất với UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh các biện pháp đôn đốc, chỉ đạo đối với các đơn vị được kiểm tra hoặc kiến nghị điều chỉnh nhiệm vụ được giao (nếu cần); biện pháp xử lý vi phạm (nếu có). Điều 18. Hồ sơ kiểm tra Hồ sơ kết thúc kiểm tra gồm: 1. Quyết định thành lập đoàn kiểm tra; 2. Văn bản giao nhiệm vụ của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh (nếu có); 3. Văn bản theo dõi đôn đốc (nếu có); 4. Báo cáo, tài liệu phản ánh tình hình thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao; 5. Kế hoạch kiểm tra (hoặc văn bản có ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh liên quan đến việc kiểm tra); 6. Biên bản, tài liệu liên quan đến nội dung kiểm tra; 7. Báo cáo kết quả kiểm tra; 8. Tài liệu khác có liên quan. Chương IV CHẾ ĐỘ THÔNG TIN BÁO CÁO Điều 19. Trách nhiệm của Văn phòng UBND tỉnh 1. Hỗ trợ và cung cấp thông tin có liên quan cho các Sở, ngành, UBND cấp huyện trong việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao. 2. Tổng hợp tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao cho các Sở, ngành, UBND cấp huyện. Định kỳ hàng Quý, 6 tháng, năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của Chủ tịch UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh xây dựng báo cáo đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao cho các Sở, ngành, UBND cấp huyện và cho đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của tỉnh. 3. Báo cáo, kiến nghị kịp thời với UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh các biện pháp cần thiết nhằm đôn đốc các Sở, ngành, UBND cấp huyện thực hiện các nhiệm vụ giao đã đến hạn quy định nhưng chưa thực hiện, triển khai thực hiện không đúng yêu cầu đề ra hoặc khi có các vấn đề phát sinh do các Sở, ngành, UBND cấp huyện phản ánh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao. 4. Yêu cầu các Sở, ngành, UBND cấp huyện báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về tình hình cập nhật và kết quả thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao. Điều 20. Trách nhiệm của các Sở, ngành, UBND cấp huyện 1. Rà soát, tổng hợp, đánh giá tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao trong phạm vi quản lý của mình. Định kỳ hàng Quý, 6 tháng, năm hoặc trong trường hợp đột xuất theo yêu cầu của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh gửi báo cáo đến Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp. 2. Các nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao đã đến hạn theo quy định nhưng chưa triển khai thực hiện; không đủ khả năng, điều kiện thực hiện hoặc triển khai thực hiện không đúng thì phải trao đổi, thông báo kịp thời bằng văn bản về Văn phòng UBND tỉnh về những khó khăn, vướng mắc và nguyên nhân; phối hợp chặt chẽ với Văn phòng UBND tỉnh để báo cáo, đề xuất với UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh hướng xử lý cụ thể. Điều 21. Thời hạn thông tin, báo cáo định kỳ 1. Chậm nhất trước ngày 20 của tháng cuối quý (đối với báo cáo quý), ngày 20 tháng 6 (đối với báo cáo 6 tháng), ngày 30 tháng 11 (đối với báo cáo năm) các Sở, ngành, UBND cấp huyện gửi báo cáo tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao về Văn phòng UBND tỉnh. 2. Trên cở sở báo cáo của các Sở, ngành, UBND cấp huyện, trước ngày 30 của tháng cuối Quý, ngày 30 tháng 6 và ngày 25 tháng 12 hàng năm, Văn phòng UBND tỉnh tổng hợp, báo cáo tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao cho các Sở, ngành, UBND cấp huyện trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh. Chương V TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 22. Xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra 1. Văn phòng UBND tỉnh chủ trì, phối hợp với các Sở, ngành, UBND cấp huyện triển khai ứng dụng Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và quản lý hồ sơ công việc trong toàn tỉnh; bảo đảm hệ thống được hoạt động thông suốt, an toàn, an ninh, toàn vẹn dữ liệu. b) Các Sở, ngành, UBND cấp huyện phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh thực hiện cập nhật đầy đủ thông tin vào Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và quản lý hồ sơ công việc theo quy định tại Chương II của Quy chế này để tạo cơ sở dữ liệu phục vụ công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao. Điều 23. Triển khai thực hiện Quy chế 1. Văn phòng UBND tỉnh chủ trì, phối hợp với các Sở, Ban, ngành thuộc tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan triển khai, tổ chức thực hiện Quy chế; hàng năm chịu trách nhiệm tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh về kết quả triển khai thực hiện Quy chế này. 2. Thủ trưởng các Sở, ban, ngành thuộc tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố và thủ trưởng các cơ quan liên quan có kế hoạch triển khai thực hiện nghiêm túc và chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh về kết quả thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh cần điều chỉnh, bổ sung, các Sở, ngành thuộc tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan, đơn vị có liên quan phản ánh về Văn phòng UBND tỉnh để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.