08/2012/TT-BNV

Thông tư 08/2012/TT-BNV quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ và Phục vụ độc giả tại Phòng đọc do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành BỘ NỘI VỤ -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------- Số: 08/2012 / TT-BNV Hà Nội , ngày 2 6 tháng 1 1 năm 201 2 THÔNG TƯ QUY ĐỊNH ĐỊNH MỨC KINH TẾ - KỸ THUẬT LẬP DANH MỤC TÀI LIỆU HẠN CHẾ SỬ DỤNG CỦA MỘT PHÔNG LƯU TRỮ VÀ PHỤC VỤ ĐỘC GIẢ TẠI PHÒNG ĐỌC Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn cứ Nghị định số 61/2012/NĐ-CP ngày 10 tháng 8 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ ; Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ và Phục vụ độc giả tại Phòng đọc , Điều 1 . Phạm vi điều chỉnh 1. Thông tư quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ áp dụng đối với phông lưu trữ đã chỉnh lý hoàn chỉnh. 2. Thông tư quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Phục vụ độc giả tại Phòng đọc áp dụng cho loại hình tài liệu nền giấy. Điều 2. Đối tượng áp dụng Thông tư này được áp dụng tại các Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch s ử có sử dụng ngân sách Nhà nước. Điều 3. Giải thích từ ngữ 1. Định mức kinh tế - kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ a) Định mức kinh tế-kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng (sau đây viết tắt là HCSD) của một phông lưu trữ bao gồm định mức lao động và định mức vật tư, văn phòng phẩm phục vụ việc Lập danh mục tài liệu HCSD của một phông lưu trữ. b) Định mức lao động Lập danh mục tài liệu HCSD của một ph ô ng lưu trữ là thời gian lao động hao phí để thực hiện tất cả các công việc theo quy trình được tính bằng tổng của định mức la o động trực tiếp, định mức lao động phục vụ và định mức l a o động quản lý. Định mức lao động trực tiếp (còn gọi là định mức lao động công nghệ - T cn ) là tổng thời gian lao động trực tiếp thực hiện các bước công việc của quy trình lập danh mục tài liệu HCSD của một phông lưu trữ trong điều kiện tổ chức, kỹ thuật xác định. Định mức lao động phục vụ (T pv ) được tính bằng 2% của định mức lao động trực tiếp: (T pv ) = (T cn ) x 2%. Định mức lao động quản lý là (T ql ) được tính bằng 5% của định mức lao động trực tiếp và định mức lao động phục vụ: (T q l ) = (T cn + T pv ) x 5%. c) Đơn vị sản phẩm: Định mức lao động các bước: Xây dựng các văn bản hướng dẫn lập danh mục tài liệu HCSD (bước 1); người có trách nhiệm thẩm tra dự thảo danh mục tài liệu hạn chế (bước 4); trình lãnh đạo danh mục tài liệu hạn chế sử dụng (bước 5); cơ quan quản lý Lưu trữ c ấ p trên thẩm định và ban hành danh mục tài liệu HCSD (bước 6) xác định cho 01 phông lưu trữ và phụ thuộc vào mức độ phức tạp và khối lượng tài liệu của phông lưu trữ, đơn vị tính là ngày công/phông. Ký hiệu tổng mức lao động các bước này là T sp , 1 : T sp , 1 = T 1 + T 4 + T 5 + T 6 Định mức lao động các bước: Lựa chọn thống kê tài liệu hạn chế sử dụng (bước 2); người lao động trực tiếp ki ể m tra đối chiếu thực tế tài liệu và chỉnh sửa dự thảo danh mục tài liệu HCSD (bước 3) xác định cho 01 mét tài liệu và phụ thuộc vào mức độ phức tạp của phông lưu trữ, đơn vị tính là phút/mét tài liệu. Định mức lao động của các bước 2 và bước 3 ph ả i được chuy ể n đổi cho phông lưu trữ theo khối lượng tài liệu c ủ a phông, ký hiệu l à T s p , 2 (ngày công/ph ô ng) theo công thức: T s p , 2 = (T 2 + T 3 ) (phút/mét TL) x Khối lượng tài liệu của phông (mét TL) 480 phút Trong đó: 480 phút là thời gian l ao động của 01 ngày công. 2. Định mức kinh tế - kỹ thuật Phục vụ độc giả tại Phòng đọc a) Định mức kinh tế - kỹ thuật Phục vụ độc giả tại Phòng đọc bao gồm định mức lao động và định mức vật tư, văn phòng ph ẩ m thực hiện việc Phục vụ độc giả nghiên cứu tài liệu tại Phòng đọc và cấp bản sao, chứng thực lưu trữ. b) Định mức lao động Phục vụ độc giả tại Phòng đọc là thời gian lao động hao phí đ ể thực hiện tất cả c á c công việc theo quy trình được t í nh bằng tổng của định mức lao động trực tiếp, định mức lao động phục vụ và định mức lao động quản lý. Định mức lao động trực tiếp (còn gọi là định mức lao động công nghệ - T cn ) là tổng thời gian lao động hao phí thực hiện các bước công việc của Quy trình Phục vụ độc g i ả tại Phòng đọc trong điều kiện t ổ chức, kỹ thuật xác định. Định mức lao động phục vụ (T pv ) được tính bằng 2% của định mức lao động trực tiếp: (T pv ) = (T cn ) x 2%. Định mức lao động quản lý là (T q l ) được tính bằng 5% của định mức lao động trực tiếp và định mức lao động phục vụ: (T ql ) = (T cn + T pv ) x 5%. c) Đơn vị s ả n phẩm Đ ơ n vị sản phẩm của định mức lao động Phục vụ độc giả nghiên cứu tài liệu tại Phòng đọc là hồ sơ. Đ ơ n vị sản phẩm của định mức lao động cấp bản sao, chứng thực lưu trữ là trang tài liệu. d) Hệ số phức tạp của tài liệu (k) Hệ số đối với tài liệu lưu trữ hành chính (khổ A4) (k o ) là 1,0. Hệ số đối với tài liệu lưu trữ bằng tiếng nước ngoài (k 1 ) là 1,2. Đố i với tà i liệu lưu trữ có tình trạng vật l ý kém (k 2 ), hệ số phức tạp theo từng giai đoạn như sau: Tài liệu từ n ă m 1954 trở về trước: 1,2; Tài liệu từ sau năm 1954 đến năm 1975: 1,1. Đối với tài liệu lưu trữ bản vẽ khổ lớn hơn A3 (k 3 ): Tài liệu kh ổ A 1 , A2: 1,15; Tài liệu khổ A 0 : 1,3. Đ ố i với trường hợp tài liệu lưu trữ có nhiều hệ số phức tạp thì k được tính bằng tổng các hệ số phức tạp đ ó . Điều 4. Định mức kinh tế - kỹ thuật Lập d anh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một ph ô ng lưu trữ 1. Định mức lao động L ậ p danh mục t à i liệu HCSD của một phông lưu trữ có hệ số khối lượng 1,0 và hệ số phức tạp 1,0 quy định tại Phụ lục I kèm theo. 2. Định mức Lập danh mục tài liệu HCSD của một phông lưu trữ có hệ số khối lượng v à hệ số phức tạp khác 1 ,0 được xác định bằng tổng định mức lao động của c á c bước 1, 4, 5, 6 (T sp , 1 ) và tổng định mức lao động của các bước 2, 3 (T sp, 2 ): T sp = T sp, 1 + T sp , 2 . a) Tổng định mức lao động của các bước 1, 4, 5, 6 (T sp, 1 ) quy định tại Phụ lục số II kèm theo. b) Định mức lao động của các bước 2 (T 2 ) và b ướ c 3 (T 3 ) tính cho 01 mét tài liệu quy định tại Phụ lục số III kèm theo. 3. Định mức vật tư, văn phòng phẩm Lập danh mục tài liệu HCSD của một phông lưu trữ quy định tại Phụ lục IV kèm theo. Điều 5. Định mức kinh tế - kỹ thuật Phục vụ độc giả tại Phòng đọc 1. Định mức lao động Phục vụ độc giả nghiên cứu tài liệu tại Phòng đọc có hệ số phức tạp k 0 = 1,0 quy định tại Phụ lục V kèm theo. 2. Định mức lao động cấp bản sao, chứng thực lưu trữ có hệ số phức tạp k 0 = 1,0 quy định tại Phụ lục VI kèm theo. 3. Định mức vật tư, văn phòng phẩm Phục vụ độc giả tại Phòng đọc quy định tại Phụ lục VII kèm theo. Điều 6. Tổ chức thực hiện Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 11 tháng 01 năm 2013. Tổ chức Lưu trữ khác có thể áp dụng Thông tư này. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, đề nghị ph ả n ánh kịp thời về Bộ Nội vụ để nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./ . Nơi nhận: - Văn phòng Trung ương Đảng ; - Văn phòng Quốc hội; - V ă n phòng Chủ tịch nước; - Viện k iểm sát nhân dân tối cao; - Tòa án nhân dân tối cao; - Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính ph ủ ; - HĐND, UBND t ỉ nh, TP trực thuộc TW; - Cơ quan Trung ương của các Đoàn thể; - Các tập đoàn kinh tế và Tổng công ty nhà nước; - Sở Nội v ụ t ỉ nh, TP trực thu ộc TW; - Cục Ki ể m tra văn bản QPPL (Bộ Tư pháp); - C ô ng báo; - Bộ trưởng (để báo cáo); - Bộ Nội vụ: L ã nh đạo Bộ, các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ ; - Website Bộ Nội vụ; - Cục VTL T NN (20 b ả n); - Lưu: VT, Vụ Pháp ch ế. KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Văn Tất Thu PHỤ LỤC I ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG LẬP DANH MỤC TÀI LIỆU HẠN CHẾ SỬ DỤNG CỦA MỘT PHÔNG LƯU TRỮ (HỆ SỐ PHỨC TẠP 1,0: HỆ SỐ KHỐI LƯỢNG 1,0) (Ban hành kèm theo Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ) Đơn vị sản phẩm: phút/mét tài liệu TT Nội dung công việc Ngạch, bậc v iên chức thực hiện công việc Định mức lao động cho 01 mét tài liệu lập danh mục tà i liệu hạn chế sử d ụng (phút) Định mức tổng hợp cho 01 phông 100 mét tài liệu (T sp ) Lao động tr ự c tiếp (T cn ) Lao động phục vụ (T pv ) Lao động quản lý (T ql ) Định mức tổng hợp cho 01 mét tài li ệ u (T sp ) A B C (1) (2)=(1) x 2% (3) = [(1) +(2) ] x 5% (4) = ( 1 )+(2) +(3) (5)=(4) x 100 01 Bước 1: Xây dựng các văn bản hướng dẫn lập danh m ụ c tài liệu HCSD c ủ a một phông lưu trữ LTVC bậc 2/8 hoặc LTV bậc 7/9 24,003 0,480 1,224 25,707 2.570,7 02 Bước 2: Lựa chọn thống kê tài liệu HCSD LTV bậc 4/9 hoặc tương đương 21,495 0,430 1,096 23,021 2.302,1 03 Bước 3: Người lao động trực tiếp kiểm tra đ ố i chiếu thực tế tài liệu và chỉnh sửa dự thảo danh mục t à i liệu HCSD 58,937 1,179 3,005 63,121 6.312,10 a Viết phiếu yêu cầu LTV bậc 4/9 hoặc LTV trung cấp 9/12 2,29 8 0,046 0,117 2,461 246,10 b Lấy và cất tài liệu 6,126 0,123 0,312 6,561 656,10 c Làm thủ tục xuất nhập tài liệu 16,848 0,337 0,859 18 , 044 1 . 804,40 d Kiểm tra, đối chiếu trực tiếp từng tài liệu trong các hồ sơ thuộc dự thảo danh mục tài liệu HCSD LTV bậc 4/9 hoặc tương đương 24,065 0,481 1,227 25,773 2.577,3 e Hoàn thiện dự thảo danh mục tài liệu HCSD 9,600 0,192 0,490 10,282 1.028,2 04 Bước 4: Người có trách nhiệm thẩm tra dự thảo danh mục tài liệu HCSD LTV bậc 4/9 hoặc tương đương 33,604 0,672 1,714 35,990 3.599,0 05 Bước 5: Trình danh mục tài liệu HCSD LTV bậc 4/9 9,601 0,192 0,490 10,283 1.028,3 06 Bước 6: Cơ quan quản lý lưu tr ữ c ấ p trên thẩm định và ban hành danh mục tài liệu HCS D LTV bậc 4/9 và Lãnh đạo 28,804 0,5760 1,469 30,849 3 . 084,9 Tổng cộng 176,444 3,529 8,998 188,971 18.897,10 Quy đ ổ i ra ngày công 0,368 0,007 0,019 0,394 39,40 PHỤ LỤC II ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG TỔNG CÁC BƯỚC 1, 4, 5 VÀ BƯỚC 6 LÂP DANH MỤC TÀI LIỆU HẠN CHẾ SỬ DỤNG CỦA MỘT PHÔNG LƯU TRỮ THEO HỆ SỐ PHỨC TẠP VÀ HỆ SỐ KHỐI LƯỢNG TÀI LIỆU (Ban hành kèm theo Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ) Đơn vị sản phẩm: ngày công/phông TT Nhóm tài liệu Hệ số phức tạp Định mức lao động theo khối lượng của Phông lưu trữ (Tổng Tsp các bước 1, 4, 5 và 6) Ghi chú Phông dưới 50 m Phông từ 50 m đ ế n phông dưới 100 m 100 m Phông từ 100 m đến phông 200 m Phông từ 200 m đến phông 300 m Phông lớn hơn 300 m (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (1 0) Hệ s ố khối lượng 0,85 0,9 1,0 1,1 1,2 1 , 3 I Tài liệu hành chính của cơ quan , tổ chức 1 Văn phòng Qu ố c hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Chủ tịch nước, Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Bộ Ngoại giao 1,05 19,10 20,22 22,47 24,72 26,96 29,21 2 Bộ, cơ quan ngang bộ, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao, Hội đồng nhân dân, Ủ y ban nhân dân cấp t ỉ nh và tương đương 1 ,00 18,19 19,26 21,40 23,54 25,68 27,82 Định mức lao động lập danh mục tài liệu HCSD của một phông lưu tr ữ theo hệ số khối lượng của phông (phụ lục số II) 3 Cơ quan thuộc Chính phủ, Tổng cục, Tổng công ty 91, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện và tương đương 0,90 16,37 17,33 19,26 21,19 23,11 25,04 4 Cục, tổng công ty 90, sở, ban ngành và tương đương 0,80 14,55 15,41 17,12 18,83 20,54 22,26 5 Đơn vị sự nghiệp; công ty trực thuộc bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Tổng công ty 90, 91, sở, ngành và tương đương 0,70 12,73 13,48 14,98 16,48 17,98 19,47 II Tài liệu chuyên môn 1 Tài liệu công trình xây dựng cơ bản a Dự án quan trọng qu ố c gia 0,90 16,37 17,33 19,26 21,19 23,11 25,04 Phân loại theo Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 10/02/2009 của Chính ph ủ về quản lý dự án đ ầ u tư xây dựng công trình . b Dự án nhóm A 0,80 14,55 15,41 17,12 18,83 20,54 22,26 c Dự án nhóm B, C 0,70 12,73 13,48 14,98 16,48 17,98 19,47 2 H ồ sơ bảo hiểm xã hội , hồ sơ vụ án, hồ sơ nhân sự, hồ sơ chương trình đề tài nghiên cứu khoa học…… 0,60 10,91 11,56 12,84 14,12 15,41 16,69 Áp dụng đối với các cơ quan chuyên môn 3 Tài liệu nghiệp vụ kế toán, hải quan, kho bạc, ngân hàng,.... (sổ sách, ch ứ ng từ) 0,50 9,10 9,63 10,70 11,77 12,84 13,91 PHỤ LỤC III ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG BƯỚC 2 VÀ BƯỚC 3 LẬP DANH MỤC TÀI LIỆU HẠN CHẾ SỬ DỤNG CỦA MỘT PHÔNG LƯU TRỮ THEO HỆ SỐ PHỨC TẠP (Ban hành kèm theo Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ) Đơn vị sản phẩm: phút/m é t TT Nhóm tài liệu Hệ số phức tạp Mức tổng hợp (Tsp - Phút/mét) Ghi chú Bước 2 Bước 3 I Tài liệu hành chính của cơ quan , tổ chức 1 Văn phòng Qu ố c hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Chủ tịch nước, Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Bộ Ngoại giao 1,05 24,172 66,277 2 Bộ, cơ quan ngang bộ, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao, Hội đồng nhân dân, Ủ y ban nhân dân cấp t ỉ nh và tương đương 1,00 23,021 63,121 Định mức lao động bước 2,3 của qu y trình lập danh mục tài liệu HCSD theo phụ lục số 1 3 Cơ quan thuộc Chính phủ, Tổng cục, Tổng công ty 91, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp huyện và tương đương 0,90 20,719 56,809 4 Cục, tổng công ty 90, sở, ban ngành và tương đương 0,80 18,417 50,497 5 Đơn vị sự nghiệp; công ty trực thuộc bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Tổng công ty 90, 91, sở, ngành và tương đương 0,70 16,115 44,185 II Tài liệu chuyên môn 1 Tài liệu công trình xây dựng cơ bản a Dự án quan trọng qu ố c gia 0,90 20,719 56,809 Phân loại theo Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 10/02/2009 của Chính phủ về qu ả n lý dự án đầu tư xây dựng công trình b Dự án nhóm A 0,80 18,417 50,497 c Dự án nhóm B, C 0,70 16,115 44,185 2 H ồ sơ bảo hiểm xã hội , hồ sơ vụ án, hồ sơ nhân sự, hồ sơ chương trình đề tài nghiên cứu khoa học…… 0,60 13,813 37,873 Áp dụng đối với các cơ quan chuyên môn 3 Tài liệu nghiệp vụ kế toán, hải quan, kho bạc, ngân hàng,.... (sổ sách, ch ứ ng từ) 0,50 11,511 31,561 PHỤ LỤC IV ĐỊNH MỨC VẬT TƯ, VĂN PHÒNG PHẨM LẬP DANH MỤC TÀI LIỆU HẠN CHẾ SỬ DỤNG CỦA MỘT PHÔNG LƯU TRỮ (100 MÉT) (Ban hành kèm theo Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ) TT Tên vật tư, văn phòng phẩm Đơn vị tính Số lượng Ghi chú 1 Giấy trắng viết thống kê tài liệu, hồ sơ dự kiến hạn chế sử đụng (đã bao hàm 5% tỷ lệ sai hỏng) Tờ 500 Giấy trắng kh ổ A4, định lượng > 70g/m 2 2 Giấy tr ắ ng in thống kê tài liệu, hồ sơ dự kiến hạn chế sử dụng (đã bao hàm 5% t ỷ lệ sai hỏng) Tờ 500 Giấy tr ắ ng khổ A4, định lượng > 7 0 g/m 2 3 Mực in thống kê tài liệu, hồ sơ dự kiến hạn chế sử dụng Hộp 0,5 4 Bút bi Cái 50 PHỤ LỤC V ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG PHỤC VỤ ĐỘC GIẢ NGHIÊN CỨU TÀI LIỆU TẠI PHÒNG HỌC (Ban hành kèm theo Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ) Đơn vị sản phẩm : Hồ sơ TT Nhóm tài liệu Ngạch, bậc viên chức thực hiện công việc Định mức lao động cho 01 hồ sơ phục vụ độc giả tại Phòng đọc (phút) Ghi chú Lao động tr ự c tiếp (T cn ) Lao động phục vụ (T pv ) Lao động quản lý (T ql ) Định mức tổng hợp cho 01 mét tài li ệ u (T sp ) A B C (1) (2)=(1) x 2% (3) = [(1) +(2) ] x 5% (4) = ( 1 )+(2)+ (3) (5 ) 1 Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu, làm thẻ độc gi ả và mở hồ sơ 3,476 0,070 0,177 3,723 a Tiếp nhận gi ấ y tờ đề nghị khai thác sử dụng tài liệu Lưu trữ viên bậc 2/9 0,929 0,019 0,047 0,995 b Làm thẻ độc gi ả 1,833 0,037 0,094 1,964 c Vào sổ đăng ký và mở hồ sơ độc giả 0,714 0,014 0,036 0,764 2 Bước 2: Hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viết Phiếu yêu cầu 4,590 0,092 0,233 4,915 a Hướng dẫn độc giả tra t ì m tài liệu bằng các công cụ tra cứu Lưu trữ viên bậc 2/9 1,750 0 , 035 0,089 1,874 b Hướng d ẫn độc giả viết phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu 2,126 0,043 0,10 8 2,277 c Nhận Phiếu yêu cầu của độc giả và đ ă ng ký Phiếu yêu cầu vào sổ 0,714 0,0 1 4 0,036 0,764 3 Bước 3 : Trình, duyệt Phiếu yêu cầu lên cấp có thẩm quyền 3,658 0,073 0, 1 86 3,917 a Trình Lãnh đạo phòng đọc Lưu tr ữ viên bậc 2/9, Lãnh đ ạ o 1,943 0,039 0,099 2,081 b Trình Lãnh đạo cơ quan lưu trữ 1,715 0,034 0,087 1,836 4 Bước 4: Nhận lại Phiếu yêu cầu, chuy ể n Phiếu yêu cầu được duyệt đến Phòng B ảo quản Nhận lại Phi ế u yêu cầu; Thông báo kết qu ả xét duyệt Phiếu yêu cầu cho độc giả; Chuy ể n Phiếu yêu cầu được duyệt đến Ph ò ng B ả o quản Lưu trữ viên bậc 2/9 0,521 0,010 0,027 0,558 5 Bước 5: Phòng Bảo quản lấy tài liệu theo Phiếu yêu cầu 2,526 0,050 0,129 2,705 a Tiếp nhận Phiếu yêu cầu; Tìm tài liệu theo phiếu yêu cầu Lưu trữ viên bậc 2/9 1,965 0,0390 0,100 2,104 b Chuy ể n tài liệu xuống phòng đọc 0,561 0,0110 0,029 0,601 6 B ước 6: Phòng Bảo quản xuất tài liệu cho Phòng Đọc 5,464 0,110 0,279 5,853 a Đ ối chiếu tài liệu với Phiếu yêu cầu, Ki ể m tra số lượng, nội dung, tình trạng vật lý của tài liệu Lưu trữ viên b ậ c 2/9 4,783 0,096 0,244 5,123 b Ký nhận tài liệu, vào s ổ giao nhận tài liệu 0,681 0,014 0,035 0,730 7 Bước 7: Phòng đọc giao tài liệu cho độc giả và thu phí khai thác, sử dụng tài liệu 2,733 0,055 0,139 2,927 a Độc giả kiểm tra , ký nh ậ n tài liệu với phòng đọc Lưu trữ viên bậc 2/9 2,392 0,048 0,122 2,562 b Thu phí khai thác, sử dụng tài liệu 0,341 0,007 0,017 0,365 8 Bước 8: Theo d õ i việc nghiên cứu tài liệu 0,872 0,017 0,044 0,933 9 Bước 9: Phòng đọc nhận lại tài liệu từ độc giả 2,733 0,055 0,139 2,927 a Kiểm tra nhận lại tài liệu Lưu trữ vi ê n b ậ c 2/9 2,392 0,048 0,122 2,562 b Ký nhận vào s ổ phòng đọc 0,341 0,007 0,017 0,365 10 Bước 11: Phòng đọc trả tài liệu cho Phòng Bả o quản Kiểm tra tài liệu trước khi nhập kho; Ký trả vào s ổ ; Đưa tài liệu vào vị trí ban đ ầ u Lưu trữ vi ê n b ậ c 2/9 8,511 0,170 0,434 9,115 11 Bước 12: Kết thúc, hoàn thiện hồ sơ độc giả 0,572 0,012 0,030 0,614 a Hoàn thiện hồ sơ độc giả Lưu trữ viên bậc 2/9 0,286 0 , 006 0,015 0,30 7 b Lưu hồ sơ độc giả 0,286 0,006 0,015 0,307 Cộng 35,656 0,714 1,817 38,187 Ghi chú: Bước 1 0: C ấp bản sao, chứng thực lưu trữ (Phụ lục VI) PHỤ LỤC VI ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG, CẤP BẢN SAO, CHỨNG THỰC LƯU TRỮ (Ban hành kèm theo Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ) Đơn vị sản phẩm: Trang tài liệu TT Nhóm tài liệu Ngạch, bậc viên chức thực hiện công việc Định mức lao động cấp bản sao, chứng thực lưu trữ cho 01 trang tài liệu (phút) Ghi chú Lao động tr ự c tiếp (T cn ) Lao động phục vụ (T pv ) Lao động quản lý (T ql ) Định mức tổng hợp (T sp ) A B C (1) (2)=(1) x 2% (3) = [(1) +(2) ] x 5% (4) = ( 1 )+(2)+ (3) (5 ) 1 Bước 10.1: Tiếp nhậ n , đăng ký Phiếu yêu cầu cấp bả n sao, chứng thực lưu trữ 2,415 0,048 0,123 2,586 a Hướng dẫn đ ộc giả viết Phiếu yêu cầu c ấ p b ả n sao, chứng thực lưu trữ Lưu trữ viên bậc 2/9 1,701 0,034 0,0 8 7 1,822 b Nh ậ n Phiếu yêu cầu cấp bản sao, ch ứ ng thực lưu trữ và đăng ký Phiếu yêu cầu vào s ổ 0,714 0,014 0,036 0,764 2 Bước 10.2: Trình, duyệt Phiếu yêu cầu lên cấp có thẩm quyền Lưu trữ viên bậc 2/9, Lãnh đạo 2,115 0,042 0,108 2,265 a Trình L ã nh đạo ph ò ng đọc 1,143 0.023 0,058 1,224 b Trình L ã nh đạo cơ quan lưu trữ 0,972 0,019 0,050 1,041 3 Bước 10.3: Nhận lại Phiếu yêu cầu, thông báo kết quả cho độc giả và giao nhận tài liệu cần nhân bản 0,385 0,008 0,020 0,413 a Nhận lại Phi ế u yêu cầu ; Thông báo kết qu ả xét duyệt Phiếu yêu cầu cho độc gi ả ; Chu ẩ n bị tài liệu c ầ n nhân bản (tách hoặc đánh đấu) theo phiếu yêu cầu Lưu trữ viên bậc 2/9 0,310 0,006 0,016 0,332 b Ký, giao nhận tài liệu cần nhân b ả n 0,075 0,002 0,004 0,081 4 Bước 10.4: Nhân bản tài liệu 0,522 0,010 0,027 0,559 a Nhân b ả n tài liệu Lưu trữ viên bậc 2/9 0,414 0,008 0,021 0,443 b Kiểm tra , s ắ p xếp b ả n gốc, bản sao theo trật tự ban đầu 0,108 0,002 0 ,0 0 6 0,116 5 B ướ c 10.5: Nhận lại tài liệu gốc và bản sao 0,184 0,004 0,010 0,198 a Nhận lại b ả n gốc và bản sao tài liệu từ bộ phận nh â n bản Lưu trữ viên bậc 2/9 0,071 0,0010 0,004 0,076 b Ki ể m tra số lượng, ch ấ t lượng bản sao 0,083 0,0020 0,004 0,089 c Ký nhận vào s ổ 0,030 0,0010 0,002 0,033 6 Bước 10.6: Đóng dấu sao hoặc d ấ u chứng thực a Đóng dấu sao Lưu trữ viên bậc 2/9 0,081 0,002 0,004 0,087 b Đóng dấu chứng thực 1,771 0,035 0,091 1,897 - Đóng dấu chứng thực và ghi các thông tin trên dấu chứng thực Lưu tr ữ viên bậc 2/9, L ã nh đạo 0,718 0,0140 0 , 037 0,769 - Trình L ã nh đạo cơ quan lưu tr ữ ký vào bản sao tài liệu có đ ó ng dấu chứng thực 0,972 0,0190 0,050 1,041 - Văn thư đóng dấu cơ quan 0,081 0,0020 0,004 0,087 7 Bước 10.7: Thu phí và b à n giao bản sao, chứng thực cho độc giả 0,281 0,006 0,014 0,301 a Thu phí cấp bản sao , chứng thực lưu trữ; Giao nh ậ n b ả n sao, chứng thực cho đ ộc giả Lưu trữ viên bậc 2/9 0,047 0,001 0,002 0,050 b Đưa tài liệu gốc về vị trí ban đầu 0,234 0,005 0,012 0,251 Định mức lao động cấp bản sao 5,983 0,120 0,306 6,409 Định mức lao động cấp bản chứng thực 7,673 0,153 0,393 8,219 PHỤ LỤC VII ĐỊNH MỨC VẬT TƯ, VĂN PHÒNG PHẨM PHỤC VỤ ĐỘC GIẢ TẠI PHÒNG ĐỌC (Ban hành kèm theo Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ) TT Tên vật tư, văn phòng phẩm Đơn vị tính Số lượng Ghi chú I Định m ứ c vật tư , văn phòng phẩm phục vụ độc giả nghiên cứu tài liệu tại Phòng Đọc Tính cho 100 hồ sơ 1 Giấy tr ắ ng in hoặc sao, chụp Phiếu yêu cầu (đã bao hàm 15% t ỷ lệ sai hỏng) Tờ 30 Giấy trắng khổ A4, định luợng 70g/m 2 hoặc 80 g/m 2 2 Mực in hoặc sao, chụp Phiếu yêu cầu Hộp 0,02 3 Bút bi Cái 2 II Định mức vật tư, văn phòng phẩm cấp bản sao, ch ứ ng thực lưu trữ Tính cho 100 trang tài liệu 1 Giấy tr ắ ng in hoặc sao, chụp Phiếu yêu c ầ u (đ ã bao hàm 15% t ỷ lệ sai hỏng) Tờ 30 Giấy trắng khổ A4 , đ ịnh lượng 70g/m 2 hoặc 80g/m 2 2 Giấy trắng in hoặc sao, chụp tài liệu (đã bao hàm 15% tỷ lệ sai hỏng) Tờ 115 Giấy trắng khổ A4, định lượng 70g/m 2 hoặc 80g/m 2 3 Mực in hoặc sao, chụp Phiếu yêu cầu, tài liệu Hộp 0,1 4 Mực d ấu lọ 0,5 Dung tích 60 ml 5 B út ký Cái 1 6 Bút bi Cái 2