207/QĐ-HQBP

Quyết định 207/QĐ-HQBP năm 2012 về Quy chế công tác văn thư - lưu trữ của Cục Hải quan tỉnh Bình Phước TỔNG CỤC HẢI QUAN CỤC HẢI QUAN BÌNH PHƯỚC ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 207/QĐ-HQBP Bình Phước, ngày 05 tháng 09 năm 2012 QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA CỤC HẢI QUAN BÌNH PHƯỚC CỤC TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN BÌNH PHƯỚC Căn cứ Luật Hải quan số 29/2011/QH10 ngày 29/6/2001 và luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Hải quan số 42/2005/QH11 ngày 14/6/2005; Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04/4/2001; Căn cứ Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Căn cứ Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Căn cứ Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về việc Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia; Căn cứ Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Căn cứ Quyết đinh số 224/QĐ-TCHQ ngày 06/02/2009 của Tổng cục Hải quan về việc ban hành Quy chế công tác lưu trữ ngành Hải quan; Căn cứ Quyết định số 225/QĐ-TCHQ ngày 06/02/2009 của Tổng cục Hải quan về việc ban hành Quy chế công tác văn thư ngành Hải quan; Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Cục Hải quan Bình Phước, QUYẾT ĐỊNH Điều 1. Ban hành Quy chế công tác văn thư - lưu trữ của Cục Hải quan tỉnh Bình Phước. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 139/QĐ-HQBP ngày 22/4/2009 của Cục Hải quan Bình Phước. Điều 3. Chánh Văn phòng, Trưởng các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục Hải quan Bình Phước có trách nhiệm thi hành quyết định này./. Nơi nhận: - Như điều 3; - TCHQ; - LĐC (để b/c); - Lưu: VT, VP. CỤC TRƯỞNG Võ Tri Tâm QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA CỤC HẢI QUAN BÌNH PHƯỚC (Bàn hành kèm theo Quyết định số: 207/QĐ-HQBP ngày 05/9/2012 của Cục Trưởng Cục Hải quan Bình Phước) Chương 1. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Đối tượng và phạm vi điều chỉnh 1. Đối tượng điều chỉnh: a) Công tác văn thư - lưu trữ của Cục Hải quan Bình Phước bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành, quản lý các loại văn bản, hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu hành chính, dấu nghiệp vụ và các loại dấu khác; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ; thống kê và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Cục Hải quan Bình Phước. b) Tất cả văn bản, hồ sơ tài liệu, dữ liệu văn bản điện tử trong chương trình quản lý điều hành qua mạng của Tổng cục Hải quan, của Bộ Tài chính, của Chính phủ... thư tín, phim ảnh, băng từ, đĩa từ, ấn phẩm... liên quan đến chức năng nhiệm vụ và hoạt động của Cục Hải quan Bình Phước đều là tài liệu văn thư của Cục Hải quan Bình Phước; c) Những tài liệu, hồ sơ do các cá nhân hoặc tổ chức trong hoặc ngoài nước chuyển nhượng cho Cục Hải quan Bình Phước cũng là tài liệu lưu trữ của Cục Hải quan Bình Phước. 2. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này áp dụng đối với tất cả cá nhân, đơn vị thuộc và trực thuộc, các tổ chức Đảng, đoàn thể của Cục Hải quan Bình Phước. Điều 2. Tổ chức công tác văn thư - lưu trữ Cục Trưởng Cục Hải quan Bình Phước chịu trách nhiệm chỉ đạo và quản lý chung công tác văn thư-lưu trữ trong phạm vi Cục Hải quan Bình Phước. Giao Chánh Văn phòng có trách nhiệm tham mưu Lãnh đạo Cục quản lý thống nhất về công tác văn thư, lưu trữ trong toàn Cục. Lãnh đạo các đơn vị thuộc, trực thuộc chịu trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị mình, bố trí công chức văn thư, lưu trữ chuyên trách hoặc bán chuyên trách để quản lý tốt hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình quản lý. Từng cá nhân, đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ và danh mục hồ sơ khi tiến hành giải quyết các công việc được giao của đơn vị. Phải có ý thức, trách nhiệm giữ gìn và bảo quản an toàn, sạch sẽ, nguyên trạng tài liệu. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ là tài sản của Cục Hải quan Bình Phước, của Nhà nước, không một đơn vị, cá nhân nào được chiếm hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào mục đích riêng hoặc tự ý hủy bỏ những hồ sơ, tài liệu ấy. Nghiêm cấm hành vi hoặc sử dụng các biện pháp để làm bẩn, tẩy xóa, làm hư hại, sai lệch tài liệu lưu trữ. Mọi hành vi đó vô ý hoặc cố ý làm hư hại, sai lệch tài liệu lưu trữ sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật. Lưu trữ kiêm nhiệm hoặc văn thư các đơn vị thực hiện lưu giữ hồ sơ một năm kể từ năm công việc kết thúc, hết thời hạn trên lập danh mục hồ sơ bàn giao cho lưu trữ Cục lưu trữ theo quy định. Trường hợp đến thời hạn nộp lưu: đơn vị, cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu phải báo cáo cho lưu trữ Cục biết bằng văn bản có ý kiến của Lãnh đạo Cục, thời hạn giữ lại không quá hai năm kể từ năm công việc kết thúc. Điều 3. Nhiệm vụ của công tác văn thư- lưu trữ 1. Nhiệm vụ của công tác văn thư: a) Hướng dẫn, đôn đốc cán bộ, công chức trong cơ quan thực hiện đúng theo các nội dung quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; các quy định khác có liên quan đến công tác văn thư-lưu trữ của Bộ Tài chính, của Tổng cục và các văn bản hướng dẫn của Cục Hải quan Bình Phước; b) Tiếp nhận, cập nhật dữ liệu văn bản đến, phân luồng xử lý; c) Trình văn bản đến cho Lãnh đạo Cục, chuyển giao văn bản đi, đến của Cục cho các đơn vị, cá nhân; giúp Chánh Văn phòng hoặc người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đi, đến của Cục; d) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nhập máy ghi số và ngày tháng; làm thủ tục phát hành văn bản đi, lưu giữ văn bản gốc; đ) Làm thủ tục cấp Giấy giới thiệu, Giấy đi đường cho cán bộ công chức: đã có mẫu sẵn trên mạng Net.Office, cá nhân muốn cấp hai loại giấy này thì liên hệ tại văn thư Cục hoặc tại mục văn bản nội bộ trên Net.Office, tự ghi điền thông tin và chịu trách nhiệm về thông tin đó, trình Lãnh đạo Văn phòng ký, văn thư Cục đóng dấu (Hai loại giấy này không cần vô số theo quy định tại Quyết định số 225/QĐ-TCHQ ngày 06/02/2009); e) Quản lý, sử dụng con dấu hành chính; quản lý sổ sách văn thư nói chung; f) Áp dụng, quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và 5S vào công tác văn thư; 2. Nhiệm vụ của công tác lưu trữ: a) Cán bộ lưu trữ Văn phòng Cục hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị, cá nhân trong cơ quan về nghiệp vụ lập hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành; thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn do các đơn vị giao nộp vào lưu trữ hiện hành; cán bộ lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc Cục lập danh mục hồ sơ, tài liệu của đơn vị và chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định; b) Phân loại, sắp xếp, chỉnh lý, xác định giá trị hồ sơ, tài liệu; Tham mưu Lãnh đạo Cục thành lập Hội đồng tiêu hủy để tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định tại Quyết định số 224/QĐ-TCHQ ngày 06/02/2009 của Tổng cục Hải quan về việc ban hành Quy chế công tác lưu trữ ngành Hải quan; c) Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan; phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; d) Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ theo quy định; e) Áp dụng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào công tác lưu trữ. Điều 4. Công chức văn thư-lưu trữ 1. Công chức làm công tác văn thư - lưu trữ chuyên trách phải được đào tạo, đảm bảo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên ngành văn thư- lưu trữ; 2. Công chức làm công tác văn thư - lưu trữ bán chuyên trách phải được bồi dưỡng các kiến thức cần thiết về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ; 3. Công chức làm công tác văn thư - lưu trữ chuyên trách, bán chuyên trách được trang bị các trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho công tác văn thư - lưu trữ và được hưởng mọi chế độ phụ cấp nghề nghiệp theo quy định của Nhà nước và của Tổng cục Hải quan. Điều 5. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư - lưu trữ Mọi hoạt động của công tác lưu trữ trong Cục phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước; Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của ngành Tài chính ban hành kèm theo Quyết định số 196/2003/QĐ-BTC ngày 02/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Cán bộ, công chức làm công tác văn thư-lưu trữ phải có phẩm chất tốt, có tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức cảnh giác giữ gìn bí mật nhà nước; có năng lực hoàn thành nhiệm vụ được giao và phải làm cam kết bảo vệ bí mật nhà nước. Chương 2. CÔNG TÁC VĂN THƯ - QUẢN LÝ CON DẤU MỤC 1. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 6. Văn bản đến Tất cả các văn bản, tài liệu, thư từ gửi đến Cục Hải quan Bình Phước và đến các đơn vị trực thuộc đều phải qua cán bộ làm công tác văn thư tiếp nhận. Mỗi tài liệu được đóng dấu tiếp nhận vào góc trên bên phải gần ngày tháng soạn thảo văn bản hoặc phía bên trái gần cơ quan ban hành văn bản và được nhập máy, cho số. Điều 7. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 1. Văn bản đến bằng đường bưu điện của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp gửi đến cơ quan a) Văn thư phải kiểm tra về số lượng, tình trạng bì thư, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có)... Đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng đấu :“Hỏa tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho Chánh Văn phòng hoặc người có trách nhiệm theo quy định; b) Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ như sau: - Loại văn bản không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, các bì văn bản gửi đích danh người nhận, văn bản mang độ “mật”. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để cho số quản lý. Đối với bì văn bản mật: Văn thư khi nhận tài liệu có các độ từ “mật” trở lên không được bóc bì mà phải vào sổ đăng ký văn bản mật kèm nguyên phong bì trình lên Lãnh đạo Cục (đối với văn thư Chi cục thì vào sổ trình lên Chi cục trưởng). - Loại văn bản được bóc bì: gồm tất cả các văn bản thư từ gửi đến Cục Hải quan Bình Phước nói chung. Văn thư tiếp nhận, cho số và trình lên Lãnh đạo để kịp thời giải quyết. 2. Văn bản đến được chuyển phát qua máy fax: Văn thư phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang, ngày, giờ nhận fax, nơi gửi fax. Nếu phát hiện có sai sót, thiếu phải kịp thời báo cho nơi gửi fax hoặc người được giao trách nhiệm để xem xét, giải quyết. 3. Văn bản đến bằng đường thư điện tử hoặc in ra từ chương trình Net office: Văn thư kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang, nơi gửi thư và in ra làm thủ tục nhận văn bản đến. Trường hợp thư điện tử bị lỗi, không đọc được, văn thư phải báo ngay cho địa chỉ gửi thư hoặc người được giao trách nhiệm được biết. 4. Đóng dấu “Công văn đến”, đăng ký và xử lý văn bản đến a) Sau khi tiếp nhận văn bản, văn thư làm những công việc sau: - Nhập dữ liệu vào chương trình Net.Office các nội dung: số, ký hiệu, ngày, nơi gởi, trích yếu, nơi nhận, tóm tắt nội dung, loại văn bản ...; - Đóng dấu “Công văn đến”, ghi vào văn bản ký hiệu, giờ, ngày, tháng tiếp nhận văn bản theo thứ tự của từng nguồn đến như trên chương trình Net.Offìce; - Sau khi Ban Lãnh đạo có ý kiến chỉ đạo xử lý văn bản, cán bộ văn thư scan nội dung văn bản đến có ý kiến chỉ đạo vào phần mềm quản lý công văn. Đối với những văn bản gấp, sau khi có ý kiến chỉ đạo của BLĐ Cục, văn thư fax trực tiếp cho cá nhân hay đơn vị liên quan để thực hiện; - Sau khi văn bản được xử lý, văn thư đưa bản gốc vào lưu trữ. b) Văn bản trình BLĐ Cục được cặp vào bìa cứng bên ngoài. Văn bản mật được đăng ký vào sổ riêng và chuyển trực tiếp cho BLĐ hoặc đích danh tên người nhận. Không nhập nội dung vào cơ sở dữ liệu những văn bản mật, những văn bản không phổ biến hoặc chưa công bố. c) Tại các Chi cục, thực hiện việc giao nhận văn bản cũng như tại Văn phòng Cục, trình cho Lãnh đạo và chuyển ý kiến chỉ đạo cho các đơn vị cấp dưới thực hiện. Điều 8. Chuyển giao văn bản đến Căn cứ ý kiến chỉ đạo của BLĐ Cục (bút phê) ghi trên văn bản đến như: công bố mạng, chuyển trực tiếp cho đơn vị xử lý,...Văn thư có trách nhiệm nhập máy để các đơn vị thuộc, trực thuộc theo chức năng, nhiệm vụ triển khai thực hiện; Lãnh đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục chủ động in các văn bản đến đã được Lãnh đạo Cục bút phê chủ trì tổ chức thực hiện tại đơn vị, văn bản gốc chỉ giao trực tiếp cho các đơn vị trong trường hợp Lãnh đạo Cục yêu cầu đơn vị lập hồ sơ vụ việc; Trường hợp giao văn bản trực tiếp phải vào sổ luân chuyển văn bản, có ký nhận; Lãnh đạo các đơn vị trực thuộc phân công cán bộ văn thư hàng ngày có trách nhiệm kiểm tra thường xuyên công văn đi, đến trên Net.Office, trong quá trình thực hiện phải cập nhật thông tin đầy đủ; Văn bản xử lý hoàn tất cán bộ văn thư phân loại theo nguồn đến, sắp xếp thứ tự bàn giao cho bộ phận lựu trữ. MỤC 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 9. Văn bản đi Tất cả các văn bản do Cục Hải quan Bình Phước phát hành ra bên ngoài Cục hoặc tới các đơn vị thuộc trực thuộc Cục và tất cả các văn bản các đơn vị thuộc, trực thuộc phát hành ra bên ngoài Cục, gọi chung là văn bản đi và phải được kiểm tra về hình thức, kỹ thuật trình bày sau đó cho số, nhập máy, nhân bản, đóng dấu và phát hành văn bản. Điều 10. Kiểm tra về hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản và phát hành văn bản. Kỹ thuật trình bày thể thức văn bản thực hiện theo Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Văn bản do các đơn vị trực thuộc Cục soạn thảo trình Ban Lãnh đạo Cục ký để gửi đi thì lãnh đạo đơn vị phải ký tắt trước khi trình BLĐ Cục ký; Khi tiếp nhận văn bản phát hành đã được BLĐ Cục ký, văn thư xử lý qua các bước: - Kiểm tra thể thức, chữ ký Lãnh đạo Cục. Văn bản nào sai thì đưa vào quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp, ghi sổ sự không phù hợp (BM 04.02) để kiểm tra, theo dõi kết quả xử lý sự không phù hợp đó. Hàng tháng tổng hợp, báo cáo Lãnh đạo Cục để có biện pháp xử lý, khắc phục nhằm nâng cao chất lượng trình văn bản tại các đơn vị trong toàn Cục. Lưu ý: Nếu văn thư phát hiện văn bản sai nhiều lỗi chính tả (trên 03 lỗi) hoặc nội dung không sát với trích yếu văn bản thì văn thư có thể yêu cầu đơn vị soạn thảo chỉnh sửa, trình ký lại cho phù hợp. - Cho số văn bản theo số thứ tự trên chương trình Net.Office, ghi ngày, tháng phát hành văn bản; - Nhập dữ liệu vào chương trình Net.Office các nội dung: người ký văn bản, trích yếu nội dung, đơn vị soạn thảo, nơi nhận văn bản, loại văn bản; - Nhân bản gốc đủ theo số lượng yêu cầu phát hành, đóng dấu tên cơ quan, chức vụ, tên người ký văn bản lên các văn bản phát hành và tiến hành gửi văn bản đi (theo đường bưu điện, mail, fax theo yêu cầu). Việc nhân văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; - Riêng đối với tài liệu ở độ: mật, tuyệt mật, tối mật khi phát hành phải đăng ký vào sổ riêng và lưu riêng; - Văn thư phải đăng tải nội dung văn bản đi, đến kịp thời lên mạng Net.Office ngay sau khi được Lãnh đạo Cục phê duyệt; Bản gốc được lưu theo file từng nguồn riêng; - Văn bản phát hành do Lãnh đạo các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục ký thì do văn thư các đơn vị thuộc, trực thuộc đó cho số vào sổ và phát hành; Điều 11. Hình thức phát hành văn bản 1. Đối với các đơn vị bên ngoài: văn bản được gửi qua đường bưu điện, qua mail, qua fax. Đơn vị nào soạn thảo văn bản thì phải cung cấp đầy đủ thông tin về địa chỉ, số điện thoại, số fax tại “Nơi nhận” để văn thư phát hành văn bản đúng địa chỉ; 2. Đối với các đơn vị trong nội bộ: trường hợp văn bản là Quyết định cá biệt thì văn thư photo gởi từng cá nhân, đơn vị có liên quan ghi trên văn bản. Trường hơp là văn bản hành chính thông thường thì các cá nhân, đơn vị có liên quan xem trên web nội bộ (văn thư không photo văn bản đó); 3. Văn thư Cục chỉ gửi fax trong trường hợp văn bản cần chuyển gấp hoặc có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Cục. Đối với trường hợp các đơn vị thuộc Cục muốn gửi fax cho cá nhân, tổ chức bên ngoài vì nhiệm vụ đột xuất, công việc riêng hoặc do yêu cầu trực tiếp của cá nhân, tổ chức bên ngoài đối với đơn vị đó thì do văn thư của đơn vị đó phát hành. Việc xác nhận thông tin nhận văn bản sau khi fax thì do đơn vị soạn thảo thực hiện. 4. Tất cả các văn bản phát hành văn thư phải lưu giữ bản gốc, bản thảo cuối cùng có bút tích của Lãnh đạo phải được đơn vị soạn thảo lưu giữ; 5. Văn bản gửi đi ngoài bì thư ghi rõ tên cơ quan gửi, số và ký hiệu công văn; tên, địa chỉ cơ quan hoặc người nhận văn bản; 6. Văn bản gửi qua đường bưu điện được mở sổ tem bưu điện để theo dõi, ghi đầy đủ số văn bản phát hành, số tem bưu điện, địa chỉ nơi gửi để có thể truy tìm khi cần thiết; phải đảm bảo việc chuyển phát văn bản kịp thời, chính xác, các tài liệu hỏa tốc, khẩn phải chuyển ngay đến nơi nhận đúng thời gian quy định. MỤC 3. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 12. Quản lý và sử dụng con dấu 1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu, các quy định của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP và Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; 2. Dấu tròn hành chính của Cục HQBP và của các Chi cục Hải quan trực thuộc được đăng ký sử dụng tại Công an tỉnh Bình Phước và có thông báo rộng rãi, cán bộ văn thư có trách nhiệm quản lý con dấu chặt chẽ và sử dụng theo đúng quy định của Nhà nước. Phải đối chiếu chữ ký trong văn bản với chữ ký mẫu đã đăng ký trước khi đóng dấu vào văn bản; 3. Công chức văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau: a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan; c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; d) Không được đóng dấu khống chỉ trừ trường hợp đặc biệt có sự đồng ý bằng văn bản của thủ trưởng cơ quan; đ) Con dấu sau ngày làm việc phải cất giữ cẩn thận vào tủ khóa cẩn thận; 4. Việc sử dụng con dấu tròn hành chính của Cục được quy định như sau: a) Dấu tròn hành chính của Cục: sử dụng đóng cho các loại văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Cục do Cục trưởng ký, các Phó Cục trưởng ký thay, lãnh đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục ký thừa ủy quyền, ký thừa lệnh theo quy định; b) Dấu tròn hành chính của Chi cục: sử dụng đóng cho các loại văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Chi cục và đơn vị tương đương trực thuộc Cục do Chi cục trưởng (trưởng đơn vị tương đương) ký, các Phó Chi cục trưởng ký thay theo quy định. 5. Đóng dấu a) Dấu đóng phải đúng màu mực, rõ ràng, ngay ngắn, chiếm 1/3 chữ ký về phía bên trái; b) Để đảm bảo về nội dung, những văn bản có từ 02 trang trở lên được đóng dấu giáp lai. Nghiêm cấm việc đóng dấu treo; c) Việc đóng dấu các độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA Dấu mức độ mật, khẩn đóng vào khoảng giấy trống dưới số và ký hiệu văn bản. Ngoài bì đóng dấu theo cấp độ mật A,B,C. Chương 3. CÔNG TÁC LƯU TRỮ Điều 13. Tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Cục, của các đơn vị trực thuộc đều phải được tập trung lưu trữ thống nhất để bảo quản. Khi có sự sát nhập hay giải thể của các đơn vị thì phải thực hiện công tác bàn giao để tránh tài liệu bị thất lạc. Điều 14. Thu thập hồ sơ, tài liệu 1. Hồ sơ nghiệp vụ: - Bộ hồ sơ làm thủ tục XNK (gồm: Tờ khai, hồ sơ thanh khoản...) trước khi đưa vào kho lưu trữ cán bộ đơn vị phải niêm phong bộ hồ sơ, lập thành file theo số thứ tự, loại hình, năm. Cuối năm các đơn vị liệt kê danh mục nộp về kho lưu trữ của Cục; - Hồ sơ tổ chức, hồ sơ tài vụ, hồ sơ thanh tra, hồ sơ xử lý chống buôn lậu, hồ sơ kiểm soát, hồ sơ Kiểm tra sau thông quan, hồ sơ nghiệp vụ về thuế, vướng mắc về thủ tục... Sau một năm các đơn vị cũng liệt kê danh sách và niêm phong lập thành file theo số thứ tự, tên loại, năm trước khi nộp vào kho lưu trữ của Cục; - Đối với hồ sơ liên quan đến tài chính thu chi ngân sách, mua sắm tài sản, dự toán, quyết toán, công trình xây dựng cơ bản sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán phải nộp về kho lưu trữ; - Hồ sơ điển hình những vụ việc nổi cộm, hồ sơ mang tính chất lịch sử đến thời hạn nộp lưu vào lưu trữ nhà nước; - Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ; (xem Phụ lục danh mục tài liệu nộp lưu trữ đính kèm) 2. Hồ sơ hành chính: Văn bản đi, đến được đưa vào kho lưu trữ theo quy định sau: a) Thời gian bàn giao giữa cán bộ tiếp nhận văn bản đến, cán bộ phát hành văn bản đi với bộ phận lưu trữ: hàng tuần bàn giao toàn bộ văn bản phát sinh của tuần trước; b) Nhiệm vụ của cán bộ tiếp nhận văn bản đến, cán bộ phát hành văn bản đi: phân loại văn bản theo nguồn, xếp theo thứ tự tăng dần, lập bảng thống kê chi tiết số lượng văn bản sẽ bàn giao (ngày, số thứ tự khi nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý công văn), bàn giao bản gốc văn bản cho bộ phận lưu trữ; c) Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ: kiểm tra số lượng, chi tiết văn bản nhận bàn giao, đối chiếu với bảng thống kê của bên giao, ký xác nhận và nhận bàn giao văn bản gốc đưa vào lưu trữ; d) Thời hạn lưu trữ: căn cứ theo nội dung Quyết định số 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005 của Bộ Tài chính về việc ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu, Cục Hải quan Bình Phước lập danh mục thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của đơn vị (xem phụ lục 1, phụ lục 2). - Cán bộ lưu trữ sắp xếp các văn bản vào từng file, chuyển vào kho lưu trữ theo đúng kệ quy định theo số thứ tự file tăng dần; Điều 15. Xác định giá trị tài liệu 1. Xác định giá trị tài liệu tức là xác định giá trị tài liệu cần bảo quản lâu dài, vĩnh viễn; tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu. 2. Đối với những tài liệu quan trọng, có giá trị pháp lý cần phải nộp kèm theo tất cả những bản nháp tờ trình, ý kiến chỉ đạo của BLĐ, các phòng nghiệp vụ, các ban ngành khác (nếu có). Tất cả phải được ký nhận cụ thể, ghi rõ bản chính, bản sao. Điều 16. Hội đồng xác định giá trị tài liệu Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Cục trưởng Cục HQBP ra quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Việc xác định giá trị tài liệu áp dụng theo Quyết định số 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm: 1. 01 Lãnh đạo Cục : Chủ tịch Hội đồng 2. 01 Lãnh đạo Văn phòng : Ủy viên 3. 01 Lãnh đạo Phòng Nghiệp vụ : Ủy viên 4. Đại diện đơn vị có tài liệu : Ủy viên 5. Cán bộ phụ trách lưu trữ : Ủy viên kiêm Thư ký Hội đồng Hội đồng xác định giá trị tài liệu bằng văn bản, sau đó lập được số lượng tài liệu hết giá trị để tiêu hủy; Những tài liệu sau khi chỉnh lý đưa vào kho lưu trữ và sắp xếp phân loại lập danh mục hồ sơ để dễ truy tìm. Điều 17. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị 1. Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy: Văn phòng Cục tham mưu cho Lãnh đạo Cục lập và gửi hồ sơ xin ý kiến thẩm tra của Trung tâm lưu trữ tỉnh Bình Phước; Hồ sơ xin thẩm tra tài liệu hết giá trị xin hủy gồm các văn bản sau: - Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu; - Báo cáo chỉnh lý tài liệu; - Bản thuyết minh tài liệu xin hủy; - Danh mục tài liệu hết giá trị; - Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu. 2. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu: Cục trưởng Cục HQBP ra quyết định cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền nêu tại khoản 1 điều này. 3. Tiêu hủy tài liệu: Việc tiêu hủy tài liệu được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của cấp có thẩm quyền; giao cho Văn phòng tổ chức tiêu hủy theo quy định của Nhà nước, phải hủy hết thông tin khi tiêu hủy tài liệu. Điều 18. Bảo quản tài liệu lưu trữ Lập kế hoạch cải tạo, nâng cấp hoặc xây mới kho bảo quản tài liệu, tránh nguy cơ hư hỏng đối với tài liệu; Phải có các phương tiện cần thiết cho công tác lưu trữ như: kho, tủ, giá, hộp đựng tài liệu, phương tiện chống cháy, chống ẩm, chống mối mọt, chuột, bảo đảm giữ bí mật và an toàn tài liệu. Điều 19. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Hồ sơ tài liệu lưu trữ được sắp xếp theo tên phông và năm ban hành để việc tra tìm được dễ dàng và nhanh chóng; Các đơn vị trực thuộc Cục Hải quan Bình Phước muốn sao chụp hồ sơ, tài liệu phải đăng ký với bộ phận lưu trữ. Bộ phận này phải ghi sổ để theo dõi; Đối với hồ sơ “Mật” các đơn vị trực thuộc muốn sao chụp hoặc mượn hồ sơ phải có ý kiến của BLĐ Cục và phải ký nhận đầy đủ; Đối với các đơn vị ngoài, muốn sao chụp hồ sơ, tài liệu phải có lệnh viết của BLĐ. Điều 20. Bồi dưỡng cán bộ làm công tác lưu trữ Công tác văn thư - lưu trữ góp phần phục vụ tốt cho việc thu thập, khai thác hồ sơ tài liệu và nghiên cứu lâu dài, Tổng cục Hải quan có Quyết định số 2146/QĐ-TCHQ ngày 08/11/2006 về chế độ bồi dưỡng cho cán bộ, nhân viên làm công tác lưu trữ; Áp dụng việc tự động hóa các trang thiết bị giúp công tác văn thư - lưu trữ đi vào ổn định. Chương 4. TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 21. Văn phòng Cục có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức thực hiện, các đơn vị trực thuộc Cục HQBP phân công cán bộ theo dõi, phụ trách công tác này. Kiên quyết không để hồ sơ thất lạc, mất mát hoặc tồn đọng quá thời gian quy định. Điều 22. Đơn vị, cá nhân nào hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ và thực hiện tốt công tác văn, lưu trữ được khen thưởng; Đơn vị, cá nhân nào có ý làm trái quy chế này theo từng mức độ sẽ bị kỷ luật. Điêu 23. Các đồng chí Chánh Văn phòng, Trưởng các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục HQBP có trách nhiệm thi hành quy chế này./.