1784/QĐ-UBND

Quyết định 1784/QĐ-UBND năm 2011 về Quy định công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Tiền Giang Ủ Y B AN N H ÂN DÂN T Ỉ N H T I ỀN GIA N G -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- S ố: 1784/ Q Đ - UBND T iề n Giang, ngày 07 t h áng 7 n ăm 2011 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY ĐỊNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TIỀN GIANG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG C ăn cứ L u ật T ổ ch ứ c H ội đ ồ n g nhân d ân và Ủ y ban nhân d ân n g à y 2 6 tháng 1 1 nă m 2 003; C ăn c ứ P h áp lệnh Bả o v ệ bí m ật n h à n ư ớ c ; C ăn c ứ P h áp lệnh L ư u t r ữ Quốc gi a ; C ăn c ứ N g h ị đ ị n h s ố 33/ 2 00 2 / N Đ -CP n g à y 28 t h áng 3 nă m 2 0 02 c ủ a Chí n h phủ q u y đ ị nh c h i t i ết thi hành P h áp l ệnh B ảo v ệ b í m ật n h à nước; C ăn cứ Ng h ị đ ị nh s ố 110/2 0 0 4/ N Đ -CP n g à y 0 8 tháng 4 n ă m 2 0 0 4 củ a C h í n h phủ v ề cô n g t á c v ăn th ư ; C ăn cứ Ng h ị đ ị nh s ố 0 9 / 20 1 0/N Đ -CP ng à y 0 8 t h áng 02 n ă m 2 0 1 0 củ a C h í n h phủ s ử a đ ổ i, b ổ s u ng N g h ị đ ị nh s ố 1 10/ 2 0 0 4 / N Đ -CP n g ày 0 8 t h áng 4 n ă m 20 0 4 c ủa Chính p h ủ v ề c ô ng tác v ăn t h ư ; C ă n c ứ N g h ị đ ị n h s ố 1 1 1 /200 4 / NĐ -C P ng à y 0 8 t h á n g 4 n ăm 2 0 0 4 c ủ a C h í n h p h ủ q uy đ ị n h ch i t i ế t t h i hàn h m ộ t s ố đ i ề u c ủ a Phá p l ệ n h L ư u t r ữ Q uố c gia; C ăn cứ Th ô ng t ư s ố 1 2 /20 0 2/TT-BCA ng à y 1 3 t h áng 9 n ă m 2 0 0 2 c ủ a B ộ C ô ng an h ướng d ẫ n t h ự c h i ện N g h ị đ ị nh s ố 3 3 / 2 0 0 2/N Đ -CP n g à y 2 8 thá n g 3 n ă m 2 0 0 2 c ủ a C h í n h p h ủ q uy đ ị n h c h i ti ế t th i h àn h P h á p l ệ n h B ả o v ệ b í m ậ t n h à n ư ớc ; C ăn cứ Thô n g t ư s ố 46/ 2 00 5 /TT-BNV ng à y 27 tháng 4 n ă m 2 0 0 5 c ủa B ộ N ộ i v ụ h ư ớng dẫn q u ản lý tài l i ệu k hi chi a , tác h , sáp n h ập cơ q uan, t ổ c h ứ c , đơ n v ị h àn h c h ín h v à t ổ c h ứ c l ại , ch u y ể n đ ổ i h ìn h t h ứ c s ở h ữ u doan h ng h i ệ p nh à n ư ớ c ; C ăn cứ Thô n g t ư s ố 09/ 2 00 7 /TT-BNV ng à y 11 tháng 4 n ă m 2 0 0 7 c ủa B ộ N ộ i v ụ h ư ớ ng d ẫn v ề k h o l ư u t r ữ ch u y ên dụn g ; C ăn cứ Thô n g t ư s ố 02/ 2 01 0 /TT-BNV ng à y 28 tháng 4 n ă m 2 0 1 0 c ủa B ộ N ộ i v ụ hư ớ n g d ẫ n c h ứ c n ăng, n h i ệ m v ụ , q u y ề n h ạn và t ổ ch ứ c c ủa t ổ ch ứ c V ă n t h ư , L ư u t r ữ B ộ, c ơ quan n g a ng B ộ , c ơ quan th u ộc Chí n h p h ủ và Ủ y ban n h ân dân các c ấ p ; C ăn cứ T h ông t ư s ố 0 1/2 0 1 1 /TT-BNV n g à y 19 t h áng 01 n ă m 2 011 c ủa B ộ N ộ i v ụ h ư ớ ng d ẫn v ề thể th ứ c và k ỹ thuật trình b à y v ăn b ản hà n h chín h ; T h eo đề n g h ị c ủa Gi á m đ ố c Sở N ộ i v ụ, QUYẾT ĐỊNH: Đ i ều 1. Ban h ành k è m t heo Q u y ết đ ị n h n à y Q u y đ ị n h c ô ng tác v ăn t h ư , l ư u t r ữ c ủ a c ác c ơ q ua n , t ổ c h ứ c trên đ ị a b àn tỉ n h T i ền Gian g . Đ i ều 2 . G i á m đ ốc Sở N ộ i v ụ ch ị u trách n h i ệ m hướng dẫn v à k i ể m t ra việ c t hự c h i ện Q u y ết đ ị n h n à y . Đ i ều 3. Các c ơ qu a n, tổ ch ứ c trên đ ị a b àn t ỉ nh T i ề n Giang (bao g ồ m cả cá c công t y , doa n h ngh i ệ p ) c ăn cứ v à o q u y đ ị nh công t ác v ăn t h ư , l ư u t r ữ n à y x â y d ự ng Q u y đ ị nh c ô ng tác v ăn t h ư , l ư u t r ữ c h o c ơ q u an, t ổ c h ứ c. Đ i ều 4. C h ánh V ăn p h òng Ủ y ban n h â n d â n t ỉ n h, G i á m đ ố c S ở N ội v ụ , thủ t r ưởng các s ở, ba n , n gành t ỉ nh, Chủ t ị ch Ủ y ban nhân dân các h u y ệ n, thà n h phố M ỹ Th o , t h ị xã Gò C ông c ăn c ứ Q u y ết đ ị nh t h i h ành. Q u y ết đ ị n h n à y có h i ệu l ự c t h i hành k ể t ừ n g à y k ý và th a y t h ế Q u y ết đ ị n h s ố 0 4/2 0 0 0 / Q Đ -UB n g à y 2 5 / 0 1/ 2 0 0 0 c ủa Ủ y ban n hân d ân t ỉ nh v ề v i ệc b an hà n h q u y đ ị nh v ề công tác l ư u t r ữ c ủ a t ỉ n h T i ền Gian g . /. TM . Ủ Y B AN N H ÂN D Â N T Ỉ N H KT . C H Ủ T Ị C H P H Ó C H Ủ T Ị C H D ươ ng Mi nh Đ iề u QUY ĐỊNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TIỀN GIANG (Ban h à nh kèm theo Q u y ết đ ị nh s ố 1 7 84 /Q Đ -UBND Ng à y 07 th á ng 7 n ăm 2 0 1 1 c ủ a Ủ y b an nh ân d ân t ỉ n h T i ền Gi a n g ) C h ư ơ ng I QUY ĐỊNH CHUNG Đ i ều 1 . P h ạ m v i v à đ ố i t ư ợ n g đ i ều c hỉ nh 1 . Q u y đ ị n h n à y q u y đ ị nh về c ô ng tác văn t h ư , l ư u t r ữ và q uản lý n h à n ư ớ c về cô n g tác văn t hư , l ư u t r ữ trên đ ị a bàn t ỉ n h T i ền Gia n g, được áp d ụng đối v ớ i các c ơ q u an n h à n ư ớ c , t ổ ch ứ c xã h ộ i, t ổ c h ứ c x ã h ội - n g h ề n g h i ệp, t ổ ch ứ c k in h t ế v à c á c đ ơ n v ị v ũ t r a n g nh â n d â n (s a u đ â y đư ợ c gọ i chun g l à c ơ q ua n , t ổ c h ứ c). 2 . C ô ng tác v ăn t h ư bao g ồ m các c ô ng v i ệc: s o ạn t h ảo, b a n h à nh v ăn b ản ; quản lý v ăn b ản v à tài l i ệu k hác h ình th àn h trong q uá t rình h o ạt đ ộ ng của Ủ y ban n h ân dân t ỉ nh v à các c ơ qu a n, t ổ c h ứ c t h u ộ c tỉ nh q uản lý; l ập h ồ s ơ h i ệ n hàn h , g iao n ộp h ồ s ơ vào lư u t rữ ; q u ản lý v à s ử d ụ ng c o n d ấ u . 3 . C ô ng tác l ư u t r ữ b ao g ồ m các công v i ệc: thu t h ậ p , c h ỉ n h l ý , t h ố ng kê , bảo q uản, tiêu h ủ y tài l i ệu hết giá t r ị và t ổ c h ứ c s ử d ụ ng tài l i ệu hì n h thà n h tro n g quá trì n h h o ạt động c ủa Ủ y ban nhân dân t ỉ nh và các c ơ q u an, t ổ c h ứ c th u ộ c tỉ n h quản l ý . Đ i ều 2 . L ập và b ả o q uả n h ồ s ơ T à i l i ệu h ình thành tr o ng q u á trình h o ạt đ ộn g , chỉ đ ạo, đ i ều h ành và tr i ể n khai th ự c h i ện các n h i ệ m vụ đư ợ c g iao c ủa các c ơ q u an, t ổ ch ứ c và c ủ a cá n h ân phải đư ợ c l ập h ồ s ơ v à b ảo q u ản an t o àn theo q u y đ ị nh c ủ a p háp l u ậ t. Đ i ều 3 . G i ải t h ích m ột s ố t ừ n g ữ 1 . “ B ản t h ảo v ăn b ả n” là b ản đ ư ợc v i ế t h o ặc đ ánh m á y , hình t h ành tro n g quá trì n h s o ạn t h ảo m ột v ăn b ản c ủa c ơ q u a n, t ổ c h ứ c ; 2 . “ B ả n g ố c v ă n b ả n ” l à b ả n h o àn c h ỉ nh v ề n ộ i du n g, t h ể t h ứ c v ă n b ản đ ư ợ c cơ q u an, t ổ c h ứ c b an hà n h và có chữ ký t r ự c t i ếp c ủa n g ười có t h ẩ m q u y ề n; 3 . “ B ản c h í n h v ă n b ả n ” là b ản h oàn c h ỉ nh v ề n ội d u n g , thể t h ứ c v ăn bản và đư ợ c c ơ q ua n , t ổ c hứ c ban h àn h ; 4 . “B ản s ao y bản c h ính” là b ản sao đ ầ y đủ , chí n h xác n ộ i dung c ủa v ăn b ả n và đ ư ợc trì n h b à y t heo t h ể t hứ c q u y đ ị n h. B ản sao y b ản chính p h ải đ ư ợc t h ự c h i ện từ b ản chí n h; 5 . “ B ả n tríc h s ao ” là b ả n sa o m ộ t p h ầ n nộ i d u n g c ủ a v ă n b ả n v à đư ợ c trình b ày t he o t h ể t h ứ c q uy đ ị n h . Bả n tríc h s a o p h ả i đư ợ c t h ự c h i ệ n t ừ b ả n c h í n h; 6 . “ B ản s ao l ục” là b ản sao đ ầ y đ ủ, chí n h x ác n ội d ung c ủ a văn bản, đ ư ợc t hự c h i ện từ b ản s ao y bản chí n h và trình b à y theo t h ể th ứ c q u y đ ị n h; 7 . Tài l i ệu l ư u t r ữ là tài l i ệu có g iá t r ị về k inh t ế, chính t r ị , an n inh - q u ố c ph ò n g , n g oại g iao, v ăn hó a , giáo d ụ c, xã h ộ i v à khoa h ọ c k ỹ th u ật được h ìn h thành tr o ng quá trình h o ạt đ ộ ng của các cơ q u an, t ổ ch ứ c v à c á n hân tiêu b i ểu trên đ ị a bàn t ỉ n h q u a c á c t hờ i k ỳ , để p h ục v ụ ng h iên c ứ u l ị ch s ử , kh o a h ọc và cá c hoạt đ ộ ng t h ự c t i ễn kh ác; T à i l i ệu l ư u t r ữ phải là b ản chí n h, b ản g ố c c ủ a tài l i ệu được ghi t rên g i ấ y hoặc g hi trên c ác c h ấ t l i ệu k h ác n hư : p h i m , ảnh, b ăng h ình, đ ĩ a t ừ , b ăng ghi â m , băng g hi h ình h oặc các v ật m a ng tin k hác. T r ư ờng h ợ p k hông còn bản c h ính , bản g ốc t h ì đ ư ợ c th a y t h ế b ằng b ản sao h ợp p h áp. 8 . H ồ s ơ là m ột t ập văn b ản, tài l i ệu có li ê n q u an v ớ i n hau v ề m ộ t v ấn đề, m ộ t s ự v i ệ c, m ột đ ối tượng cụ t h ể h o ặc c ó m ộ t ( h o ặc m ột s ố) đặc đ i ể m c h un g nh ư : tên l o ạ i v ăn bả n ; c ơ q ua n , t ổ c h ứ c ba n h ành v ăn bả n ; t h ời g ian hoặc n h ữ n g đặc đ i ể m k hác, hì n h t h ành tro n g q uá trình t h eo dõi, g i ả i q u y ết cô n g v i ệc th u ộ c ph ạ m v i c hứ c n ăng, nh i ệ m v ụ c ủa m ộ t c ơ qu an, t ổ c h ứ c h oặc c ủa m ộ t cá n h ân; 9 . L ập h ồ s ơ là v i ệ c t ập h ợ p và s ắp xếp v ăn bả n , tài l i ệu h ì n h t h ành tro n g quá trình theo d õ i, g i ải q u y ết c ô n g v i ệc t h ành h ồ s ơ t h eo nh ữ ng n g u y ê n t ắc v à phương p háp n h ất đ ị n h ; 1 0. L ư u t r ữ h i ện hà n h là b ộ p hận lư u t r ữ c ủa các c ơ q uan, t ổ c h ứ c có n h i ệ m vụ t h u t h ậ p , b ảo q uản và p hục v ụ s ử dụng tài l i ệu l ư u t r ữ đ ư ợ c tiếp n hận t ừ cá c đơn v ị , cá n hân th u ộc c ơ q uan, t ổ c h ứ c đ ó ; 1 1. L ư u t r ữ l ị ch s ử là l ư u t r ữ có n h i ệ m v ụ bảo q u ản cố đ ị nh n h ữ n g tài l i ệu có g iá t r ị lị ch s ử , chính t r ị , k i n h t ế, q u ố c p hòng, an ni n h, n g o ại gia o , v ăn hó a , giáo d ụ c, k hoa h ọc và cô n g n g h ệ; 1 2. Không l ư u t r ữ là toàn b ộ tài l i ệu đ ư ợc hì n h t h à n h tro n g q u á trì n h h o ạ t độ n g c ủ a c ơ q u an, đ ơ n vị h a y của cá nh â n tiêu b i ểu đ ư ợ c t ổ ch ứ c quản lý m ột cách k h oa h ọ c ; Đ i ều 4 . T iêu ch u ẩn c ủa n g ười l à m công t ác v ă n t h ư , l ư u trữ N g ư ời đ ược b ố trí l à m công tác v ăn t hư , l ư u t r ữ p hải b ảo đ ả m tiêu ch u ẩ n ngh i ệ p v ụ c á c n g ạ c h c ô n g c h ứ c n g àn h v ă n t h ư , l ư u tr ữ the o q u y đ ị n h c ủ a phá p l u ậ t. Đ i ều 5 . B ảo v ệ bí m ật nhà n ư ớ c tr o ng c ông t á c v ăn t h ư, l ưu t r ữ 1 . Các c ơ q u an, t ổ c h ứ c phải t h ự c h i ện t he o các q u y đ ị nh của pháp l u ật v ề bảo v ệ b í m ậ t n hà nước tr o ng c ô ng tác v ăn t h ư , l ư u t r ữ . 2 . T ất c ả c ô ng c hứ c có trách nh i ệ m t hự c h i ệ n đ ú n g các q u y đ ị nh của Nh à nư ớ c v ề b ảo v ệ bí m ậ t n h à nước tro n g cô n g t á c v ăn th ư , lư u t r ữ . Đ i ều 6 . Trách n h i ệ m q u ả n l ý , thực h i ệ n công tác v ăn t h ư , l ưu t r ữ 1 . Sở N ội v ụ, Ph ò ng Nội v ụ các h u y ệ n , thà n h p h ố , t h ị x ã có trách n h i ệ m giúp Ủ y b an n h ân dân cùng c ấp t h ự c h i ện v i ệ c q uản lý n hà n ước v ề công tác v ăn t h ư , l ư u t r ữ v à phân b ổ b i ê n c h ế, đ ả m b ảo về s ố l ư ợ ng v à c h ất l ượng c ủ a đ ội ngũ công c h ứ c, v iên c h ứ c l àm công tác v ăn t h ư , l ư u t r ữ đ ể các c ơ q u an, t ổ c h ứ c h o ạt độ n g t ốt. T ại Ủ y ban n hân d ân xã, ph ư ờn g , t h ị t r ấn bố trí n hân v iên l à m v ăn t h ư , l ư u t r ữ có đủ tiêu c h u ẩn ng h i ệp vụ t h eo q u y đ ị nh c ủ a p háp l u ật và th ự c h i ện nh i ệ m v ụ theo h ư ớng d ẫn c h u y ê n m ôn c ủ a Sở N ộ i v ụ . 2 . Giám đốc các s ở , b an, ng à nh t ỉ n h , doa n h n g hiệp N h à n ướ c , C h ủ t ị ch Ủ y ban n hân d ân các h u yệ n , t h ành p h ố, t h ị xã v à xã, p h ườn g , t h ị t r ấ n t ro n g p h ạ m vi q u y ề n h ạn đư ợ c giao có t rách n h i ệ m chỉ đ ạo công tác văn t h ư , l ư u t r ữ và v i ệ c ứ n g d ụ ng k hoa h ọ c và cô n g ng h ệ t h ô n g tin vào c ô ng tác v ăn th ư , l ư u t r ữ . 3 . Cán b ộ , cô n g ch ứ c, v iên c hứ c tro n g q uá trì n h t h eo d õi, g i ả i q u y ết cô n g v i ệc liên q uan đến cô ng tác v ăn t h ư , l ư u t r ữ ph ả i t h ự c h i ện n g h i ê m c h ỉ nh các q u y đ ị nh v ề công tác v ăn t hư , lư u t rữ . Đ i ều 7 . Nh i ệm v ụ c ủ a v ăn t h ư cơ qua n , t ổ chức 1 . T h ự c h i ện các q u y trì n h n g h i ệp v ụ q u ản lý v ăn bản đ i, đ ến bảo đ ả m t h e o đú n g q u y đ ị n h của n h à n ước v à an toà n , bí m ật tài l i ệ u ; p h ục vụ k ị p t h ời c h o công t ác lãnh đạo, đ i ề u h ành c ủ a c ơ qu a n, t ổ c h ứ c. 2 . Ki ể m t ra t h ể t hứ c , k ỹ th u ật trình b à y v ăn bản theo đ úng q u y đ ị nh của pháp l u ật t r ước khi th ự c h i ện các t h ủ t ụ c p hát hà n h. 3 . Hà n g n ă m , t h a m m ư u c h o t h ủ t r ư ở n g cơ quan x â y d ự ng d anh m ục hồ s ơ công v i ệc c ủa c ơ q u a n, đơn v ị và h ướng d ẫn cán b ộ, c ô ng ch ứ c, viên ch ứ c l ập h ồ s ơ cô n g v i ệ c. T h ự c h i ện v i ệc thu n h ậ n , k i ể m tra h ồ s ơ và n ộ p h ồ s ơ v ào lư u t r ữ h i ện h à nh. 4 . Th a m m ư u cho t h ủ t r ư ở n g cơ q uan, đ ơn vị x â y d ự n g q u y c h ế, q u y đ ị n h về c ô ng tác văn t h ư của c ơ q u an, đơn vị t h eo đú n g qu y đ ị n h của pháp l u ật v à hư ớ n g d ẫn c ủ a c ơ q u an c ấp trên có t h ẩ m q u y ề n. 5 . S ử d ụ n g con dấu đ ú n g q u y đ ị n h và b ảo q u ản c o n d ấu an t o àn. Đ i ều 8 . Nh i ệm v ụ c ủ a l ưu t r ữ h i ện hàn h 1 . Th a m m ư u cho t h ủ t r ưởng cơ q u an, đ ơn v ị , h à ng n ă m t ổ c h ứ c t h u thậ p hồ s ơ, tài l i ệu h ình t h ành trong q u á trình h o ạt đ ộng của c ơ q u a n , đơn v ị v ào l ư u t r ữ h i ện hành t h eo đ ú ng q u y đ ị n h c ủa p h áp l u ậ t. 2 . T ổ c h ứ c c h ỉ nh lý t à i l i ệu l ư u t r ữ c ủa cơ q uan, đơn v ị 3 . Th a m m ư u cho t h ủ t r ư ởng cơ q ua n , đ ơn vị thà n h l ập H ội đ ồ ng x ác đ ị n h giá t r ị tài liệu; da n h m ục thà n h p h ần hồ s ơ, t à i l i ệu cần n ộ p l ư u v ào lư u t r ữ l ị c h s ử ; danh m ục thà n h p h ầ n h ồ s ơ, tài l i ệu hế t g iá t r ị c ần tiêu h ủ y . 4 . H o àn ch ỉ n h các h ồ s ơ , tài l i ệu t h u ộ c da n h m ục t h ành p h ần hồ s ơ , tài l i ệ u cần n ộ p lư u vào l ư u t r ữ lị ch s ử và tiến h ành các t h ủ t ụ c n ộp l ư u vào lư u t r ữ l ị c h s ử cùng c ấp. 5 . X â y d ự ng h ệ t h ống c ô ng c ụ tra c ứ u , tổ ch ứ c q u ản lý v à p h ục vụ k hai thá c , s ử dụ n g có h i ệ u q uả k h ố i tài l i ệu l ư u t r ữ h ình thành tr o n g q u á trì n h h o ạt độ n g của c ơ qua n , đ ơ n v ị t h eo đ ú n g q u y đ ị nh c ủ a pháp l u ật v à ch u y ê n mô n ng h i ệp v ụ . 6 . Th a m m ư u c ho t hủ t r ư ở n g cơ q u an, đ ơ n vị x â y d ự ng hệ t h ố n g v ăn b ả n q u y đ ị nh v ề v i ệ c n ộp l ư u , q u ản l ý , s ử d ụ n g h ồ s ơ, tài l i ệu l ư u t r ữ . 7 . T h ự c h i ện các b áo cáo t h ố ng k ê t h eo quy đ ị nh v à báo cáo đ ột xuất. Đ i ều 9 . Nh i ệm v ụ c ủ a l ưu t r ữ l ị ch sử 1 . Hàng n ă m , p h ố i h ợp v ớ i c ơ quan q u ản lý n hà n ư ớc v ề văn t h ư , l ư u t r ữ cùng c ấp x â y d ự ng k ế h oạc h , đ ề xuất c ấp có t h ẩ m qu y ề n q u y ết đ ị nh v i ệc thu h ồ s ơ , tài l i ệu đ ến h ạn n ộp lư u t ừ l ư u t r ữ h i ệ n hành vào l ư u t r ữ l ị ch s ử theo đú n g q u y đ ị nh c ủ a pháp l u ật. T ổ c h ứ c t h u t à i l i ệ u đ ến h ạn n ộp l ư u từ l ư u t r ữ h i ện hà n h vào lư u t r ữ lị ch s ử cù ng cấp, b ảo đ ả m an t o àn và đúng t h ờ i h ạn, thà n h phần h ồ s ơ , t à i l i ệu theo q u y đ ị n h c ủa n h à n ướ c . 2 . Ph ối i hợp hướng d ẫn lư u t r ữ h i ện h ành x ác đ ị n h giá t r ị t à i l i ệ u v à x â y d ự ng d anh m ụ c t h ành p h ần h ồ s ơ, t à i l i ệu c ần n ộ p l ư u vào lư u t r ữ l ị ch s ử . 3 . P h ối h ợp h ư ớ n g dẫn t hự c h i ện v i ệc q uản lý tài l i ệu l ư u t r ữ c ủa c ơ q uan , đơn vị k h i g i ải th ể , p há s ản, chia tác h , sáp n h ập t h eo đ ú ng q u y đ ị nh t ại T h ông tư 46/ 2 00 5 /TT-BNV n g à y 2 7 /4/2 0 0 5 c ủa B ộ N ộ i vụ v ề hướng d ẫn q uản lý tài l i ệ u tro n g t r ư ờ ng h ợ p chia tác h , sáp n h ập cơ q ua n , t ổ c h ứ c , đơn v ị hà n h chí n h v à t ổ ch ứ c l ạ i, ch u y ển đ ổ i h ình t hứ c sở h ữ u c ác d o anh n gh i ệp n hà n ư ớ c . 4 . P h ối h ợp cơ quan qu ả n lý n h à n ư ớ c v ề văn t h ư , l ư u t r ữ cùng c ấp đề x uất thành l ập H ộ i đ ồ n g x ác đ ị nh giá t r ị t à i l i ệu , đ ị nh k ỳ xác đ ị n h giá t r ị t à i l i ệu t ạ i kho lư u t r ữ l ị ch s ử trình Hộ i đ ồng xác đ ị nh giá t r ị t à i l i ệu q u y ết đ ị n h . 5 . T ổ ch ứ c bảo q u ản an t o àn tài l i ệu và kh ai thác s ử dụ n g có h i ệu q uả k h ố i tài l i ệu l ư u t r ữ t h eo đ ú n g q u y đ ị n h c ủa n h à nướ c . 6 . Thu t h ập tài l i ệu l ư u t r ữ c á c t ổ c h ứ c , c á n h ân trong và n g o à i n ước dưới các hì n h t h ứ c tặng, cho, ký gửi hoặc mua. Lưu trữ lịch sử được chủ sở hữu tài liệu tặng, cho, ký gửi, phải thực hiện các thủ tục giao nộp tài liệu như thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử và phải tiến hành các biện pháp nghiệp vụ để đưa vào lưu trữ, sử dụng có hiệu quả. 7. Chỉnh lý tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành khi có yêu cầu. 8. Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ. 9. Thực hiện báo cáo thống kê định kỳ và các báo cáo khác khi có yêu cầu. Đ i ều 1 0 . Ki n h p hí đ ầ u t ư cho h o ạ t động vă n t h ư, l ưu t r ữ 1 . N g uồn k inh p hí đ ầ u tư b ao g ồ m : a) N g ân s á ch nhà n ư ớ c; b ) Các k h o ản t h u t ừ p h í khai thá c , s ử d ụ n g tài l i ệu l ư u t r ữ ; c) Tà i t r ợ c ủa các t ổ c h ứ c, cá n h ân tro n g và n g oài n ư ớ c . 2 . N h ữ n g cô n g v i ệc đ ư ợ c đ ầ u tư ki n h phí b a o g ồ m : a) X â y d ự n g, c ả i t ạo k ho bảo q u ản t à i l i ệu l ư u t r ữ ; b ) Mua s ắm các t h i ế t b ị , p h ư ơng t i ện b ảo q u ản t à i liệu l ư u t r ữ ; c) S ư u t ầm tài l i ệu q uý, h i ế m tr o ng v à n goài n ướ c ; d ) Mua tài l i ệu riêng c ủ a cá n h ân, gia đ ìn h , d ò ng h ọ v à c ủ a c á c t ổ ch ứ c khác có g iá t r ị n h ư q uy đ ị n h t ại Đi ều 1 c ủa P h áp l ệnh L ư u t r ữ q u ốc gi a ; đ ) Phân l o ại, c h ỉ nh l ý , x ác đ ị nh g i á t r ị t à i l i ệ u ; e) T hự c h i ện k ỹ thuật b ảo q u ản t à i l i ệu l ư u t r ữ ; g ) Tu b ổ , p h ục chế t à i l i ệu l ư u t rữ ; h ) L ập b ản s ao b ảo hi ể m tài l i ệ u l ư u t rữ ; i) C ô ng b ố, t h ô n g bá o , g i ới t h i ệ u , t r ư n g b à y , tr i ển l ã m t à i l i ệu l ư u t rữ ; k ) N g hiên c ứ u , ứ ng d ụ ng k h oa h ọc và c ô ng n g h ệ tro n g c ô ng tác v ăn t h ư , l ư u t rữ ; l) N h ữ n g cô n g v i ệ c k h á c đ ược đầu t ư t h eo q u y đ ị n h c ủa p h áp l u ật. 3 . N g ười đ ứ n g đ ầu c ơ q u an, t ổ c h ứ c có trách nh i ệ m bảo đ ả m k inh phí c h o các c ô ng v i ệc đ ược q u y đ ị nh t ại k h oản 2 Đ i ều n à y. C h ương I I CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục 1. SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Đ i ều 11 . Hì n h t h ức v ă n b ản Các hì n h t h ứ c b an h à nh v ăn b ản tr o ng quá trình h o ạt đ ộ ng của c ơ q u an, t ổ ch ứ c b ao g ồ m : 1 . Văn b ản q u y ph ạ m p háp l u ậ t H ệ t h ố n g các v ăn bản q u y p h ạ m p h áp l u ật c ủ a H ội đồ n g n hân dân và Ủ y ban n hân dân g ồ m : - N g h ị q u y ết c ủ a H ội đ ồ n g n h ân dân các c ấ p; - Q u y ết đ ị nh và C h ỉ t h ị c ủa Ủ y b an nhân d ân các c ấp. 2 . Văn b ản hà n h c h ín h N g h ị q u y ết ( c á b i ệt ) , q u y ế t đ ị n h ( c á b i ệt), chỉ t h ị (cá b i ệ t), q uy c h ế , q u y đ ị n h , thô n g cá o , thông b áo, hư ớng dẫ n , c h ương trình, k ế h o ạch, p h ư ơ n g á n , đề án, d ự á n , báo cá o , b iên b ản, t ờ trì n h, h ợ p đ ồ ng, công v ăn, cô n g đ i ện, b ản g hi nhớ, b ản cam k ết, b ả n t h ỏ a th u ận, g i ấ y ch ứ ng n h ận, g i ấ y ủ y q u y ề n, g i ấ y m ờ i , g i ấ y g i ớ i t h i ệ u , g i ấ y n ghỉ p hé p , g i ấ y đi đ ư ờ n g, g i ấ y b iên n h ận hồ s ơ, p h i ếu g ử i, ph i ếu c h u y ển, thư c ô ng. 3 . Văn b ản ch u y ê n ngàn h Các h ình t h ứ c v ăn bản ch u y ê n n g ành c ủa c ơ q u an, t ổ c h ứ c đ ó ng trên đ ị a bàn tỉ nh t hự c h i ện t h ố ng n hất theo q u y đ ị nh h ư ớng dẫn c ủ a B ộ t r ư ởn g , T h ủ t r ưởng c ơ q u an quản lý n g ành. Đ i ều 1 2 . T h ể t h ức v à k ỹ th u ật t r ì n h b à y v ă n b ả n T h ể t hứ c và k ỹ th u ật tr ì n h b à y v ăn bản h à nh chính t h ự c h i ện t h eo q u y đ ị nh t ại T h ô n g t ư s ố 0 1 /20 1 1/TT-BNV n g à y 19 / 0 1/2 0 11 c ủ a B ộ N ộ i v ụ h ướng d ẫ n v ề t h ể th ứ c v à k ỹ thuật trì n h b à y văn b ản h ành c h ín h . Đ i ều 1 3 . Soạn t h ảo v ăn bản 1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03/12/2004 và các quy định của pháp luật hiện hành. 2. Việc soạn thảo văn bản hành chính và các văn bản khác được quy định như sau: a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, thủ trưởng cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị cấp dưới hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo; b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: - Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; - Thu thập và xử lý thông tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trong trường hợp nội dung văn bản có liên quan đến nhiều cơ quan, tổ chức và cá nhân thì đề xuất thủ trưởng cơ quan, tổ chức chủ trì soạn thảo văn bản gửi văn bản tham khảo lấy ý kiến đóng góp nghiên cứu để hoàn chỉnh bản thảo; - Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan. Điều 14. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt 1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. 2. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định. Điều 15. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm độ chính xác của nội dung văn bản. 2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân các cấp và Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức của cơ quan, tổ chức được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư, phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, thủ tục ban hành văn bản đúng theo quy định hiện hành. Điều 16. Ký văn bản 1. Ở các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. 2. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: a) Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau: - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức; - Cấp phó của người đứng đầu được thay mặt tập thể, ký thay (KT.) người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. b) Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định tại khoản 1 Điều này. 3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức ủy quyền. 4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức hoặc trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức. 5. Khi ký văn bản không được ký bằng bút chì, mực đỏ hoặc các loại mực dễ phai. Điều 17. Bản sao văn bản 1. Hình thức sao văn bản gồm 3 loại: Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục. 2. Kỹ thuật trình bày thành phần thể thức bản sao: Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số và ký hiệu của bản sao; địa danh ngày, tháng, năm sao văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận văn bản được thực hiện đúng theo phụ lục III Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ. 3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện đúng theo quy định của khoản 2 Điều này thì có giá trị pháp lý như bản chính. 4. Văn bản sao chụp cả dấu và chữ ký nhưng không thực hiện đúng quy định theo thể thức sao văn bản tại khoản 2 Điều này thì chỉ có giá trị tham khảo thông tin. Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 18. Nguyên tắc chung 1. Văn bản đi, văn bản đến phải được quản lý tập trung thống nhất tại văn thư cơ quan, tổ chức. 2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được phát hành, đăng ký hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là đầu giờ của ngày làm việc tiếp theo. 3. Văn bản đến có đóng dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. 4. Văn bản, tài liệu bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước. Điều 19. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 1. Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Người làm công tác văn thư có trách nhiệm phân loại, bóc bì, đóng dấu văn bản đến, ghi số, ngày đến và đăng ký vào sổ văn bản đến hoặc nhập vào cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính. Những văn bản đến không được đóng dấu và đăng ký văn bản đến tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. 2. Phân loại sơ bộ: Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau: a) Loại không bóc bì: Bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển trực tiếp cho nơi nhận. b) Loại do văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật); c) Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. 3. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký, xử lý tiếp. 4. Những văn bản do các công chức nhận trực tiếp phải được đăng ký tại văn thư trước khi xử lý theo quy định. 5. Đối với bì văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” hoặc có ghi “chỉ người có tên mới được bóc bì”, văn thư đăng ký số ngoài bì thư vào sổ “Tài liệu Mật đến” để quản lý và chuyển đến người nhận hoặc người có trách nhiệm xử lý. Sau khi xử lý xong, các văn bản trên phải chuyển cho người được giao trách nhiệm quản lý theo chế độ bảo quản tài liệu mật. 6. Đối với văn bản fax, văn thư phải sao chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”. 7. Văn bản “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” đến trong giờ làm việc, văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký, ghi rõ thời gian nhận được văn bản vào sổ đăng ký văn bản đến và chuyển ngay cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm; trường hợp văn bản “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơ quan có trách nhiệm ký nhận, ghi rõ thời gian nhận vào phía sau bì thư và báo cáo ngay với người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) để xử lý. 8. Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu đối với những văn bản có tên loại; dưới trích yếu nội dung đối với công văn; dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản đối với văn bản đến có dấu chỉ độ “Khẩn”, “Mật”. 9. Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính. Trong trường hợp đăng ký trên cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính, định kỳ cuối năm phải tập hợp lại và đóng thành sổ đăng ký văn bản đến đã nhập máy và lưu trữ tại văn thư cơ quan để tra cứu khi cần thiết. Điều 20. Trình, chuyển giao văn bản đến 1. Sau khi đăng ký, văn thư trình văn bản đến cho người có thẩm quyền xem xét, cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. 2. Căn cứ vào ý kiến phân phối và chỉ đạo giải quyết, văn thư đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc bổ sung vào cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính. 3. Văn thư thực hiện việc chuyển giao văn bản đến cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm xử lý theo ý kiến chỉ đạo. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo kịp thời, đúng đối tượng, chính xác, chặt chẽ, giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Điều 21. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ nhiệm cho cấp phó của mình giải quyết những văn bản đến thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. 2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức và cá nhân được chuyển giao văn bản đến căn cứ nội dung văn bản có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết theo thời gian được pháp luật quy định hoặc theo quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện các công việc sau: a) Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo với người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản quan trọng, khẩn, mật…; b) Căn cứ vào nội dung văn bản đến phân bổ cho các đơn vị, cá nhân phụ trách giải quyết; c) Theo dõi và đôn đốc giải quyết kịp thời văn bản đến. 4. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đến chưa được giải quyết. Điều 22. Trình tự quản lý văn bản đi Văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự sau: 1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 2. Ghi số và ngày, tháng văn bản 3. Kiểm tra, đối chiếu chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản. 4. Nhân bản. 5. Văn thư đóng dấu cơ quan, tổ chức theo thẩm quyền người ký văn bản ban hành và đóng dấu khẩn, mật… (nếu có). 6. Đăng ký văn bản đi (vào sổ hoặc nhập máy vi tính). 7. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 8. Lưu văn bản đi. Điều 23. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản 1. Trước khi phát hành văn bản, văn thư có trách nhiệm kiểm tra lại về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. 2. Việc ghi số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ. 3. Văn bản mật đi được ghi số và đăng ký vào sổ riêng. Điều 24. Kiểm tra, đối chiếu chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản Văn thư có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản với mẫu chữ ký đã đăng ký hoặc đã thông báo trước khi đóng dấu văn bản. Trường hợp phát hiện chữ ký trên văn bản không giống với mẫu chữ ký đã đăng ký hoặc đã thông báo, phải kịp thời báo cáo cho người được giao trách nhiệm xem xét, xử lý. Điều 25. Nhân bản 1. Nhân bản đúng với số lượng quy định phát hành và lưu. Số lượng văn bản phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong nơi nhận văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư. 2. Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi đến các cơ quan, tổ chức khác chỉ để biết tham khảo hoặc thay cho báo cáo công việc. 3. Khi nhân bản phải giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện việc nhân bản theo đúng thời gian quy định. 4. Việc nhân bản văn bản mật do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định và được thực hiện theo quy định của pháp luật về Bảo vệ bí mật nhà nước. Điều 26. Đóng dấu cơ quan, tổ chức Thực hiện theo quy định tại Điều 33 của Quy định này. Điều 27. Đăng ký văn bản đi 1. Tất cả văn bản đi trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính, ghi ngày, tháng, năm (với những số chỉ ngày nhỏ hơn mười, tháng nhỏ hơn ba phải ghi thêm số 0 ở trước) theo hệ thống chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý. Trong trường hợp đăng ký trên cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính, định kỳ cuối năm phải tập hợp lại và đóng thành Sổ đăng ký văn bản đi đã nhập máy và lưu trữ tại văn thư cơ quan để tra cứu khi cần thiết. 2. Không cấp số văn bản trước. Điều 28. Chuyển phát và đính chính văn bản đi 1. Văn bản đi phải chuyển phát trong ngày văn bản được ký, chậm nhất là đầu giờ của ngày làm việc tiếp theo. Việc chuyển phát văn bản phải thực hiện ký nhận giữa bên giao và bên nhận văn bản. 2. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh. 3. Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định tại khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) của Bộ Công an. 4. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Điều 29. Lưu văn bản đi 1. Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và bản chính lưu trong hồ sơ. 2. Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký. 3. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải sử dụng mực in và loại giấy tốt. Mục 3. LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 30. Lập hồ sơ hiện hành 1. Nội dung lập hồ sơ hiện hành: a) Mở hồ sơ; b) Thu thập, cập nhật tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; c) Kết thúc và biên mục hồ sơ. 2. Yêu cầu mỗi hồ sơ được lập: a) Hồ sơ được lập phản ảnh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức; b) Các tài liệu thu thập được đưa vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ nhau, phản ánh nội dung diễn biến của sự vụ, sự việc đúng trình tự vấn đề; c) Tài liệu thu thập đưa vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều. Điều 31. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 1. Người đứng đầu cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã, phường, xã, thị trấn trong phạm vi quyền hạn được giao, có trách nhiệm: a) Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ cơ quan cho từng năm; b) Xây dựng và ban hành danh mục thành phần hồ sơ tài liệu của cơ quan; c) Chỉ đạo công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình. 2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm: a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới trực thuộc; b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức mình. 3. Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của phòng, ban, đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. 4. Công chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, phải lập hồ sơ về công việc đó. Điều 32. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức 1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức a) Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức hàng năm phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này; b) Trường hợp đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải báo cáo thủ trưởng cơ quan, tổ chức nếu được chấp thuận thì lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời gian giữ lại không quá hai năm; c) Cán bộ nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu do mình quản lý cho lưu trữ cơ quan, tổ chức. Đối với hồ sơ, tài liệu giải quyết công việc chưa xong thì bàn giao cho người thay thế hoặc thủ trưởng trực tiếp, Việc bàn giao phải lập Biên bản bàn giao, đồng thời có cán bộ của lưu trữ cơ quan, tổ chức tham gia và kèm theo danh mục tài liệu bàn giao. 2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành a) Tài liệu hành chính: sau 01 (một) năm, kể từ năm công việc kết thúc thì phải giao nộp vào lưu trữ hiện hành; b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau 01 (một) năm, kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức; c) Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 3 (ba) tháng, kể từ khi công trình được quyết toán; d) Tài liệu Phim điện ảnh, ảnh, mi-crô-phim; tài liệu băng ghi âm, ghi hình, tài liệu đĩa từ và tài liệu khác: sau 3 (ba) tháng, kể từ khi công việc kết thúc. 3. Thủ tục giao nộp a) Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản. Mẫu “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” thực hiện theo mẫu do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định; b) Để đảm bảo việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được đầy đủ, không thất lạc, thiếu sót, lưu trữ cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ, danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức và đối chiếu số lượng văn bản, hồ sơ công việc, tài liệu được bàn giao với số lượng văn bản do đơn vị hoặc cá nhân nộp tài liệu tham mưu phát hành được lưu tại văn thư cơ quan trong năm để tiếp nhận. 4. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý. b) Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức có nhiệm vụ tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn văn thư, cán bộ, công chức, viên chức và các đơn vị trực thuộc việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành cơ quan, tổ chức. c) Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. d) Trong quá trình công tác, cán bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ theo dõi, giải quyết công việc thì phải lập hồ sơ về công việc đó ghi nội dung cụ thể trên hồ sơ. Điều 33. Quản lý và sử dụng con dấu 1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư thực hiện theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001, Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 của Bộ Công an quy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ. 2. Con dấu của cơ quan, tổ chức do người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng. Khi bàn giao cho người khác quản lý, sử dụng phải có biên bản bàn giao và có chữ ký của người có thẩm quyền. 3. Công chức, viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản khi có chữ ký của người có thẩm quyền; tuyệt đối không được đóng dấu khống chỉ (Đóng dấu khi chưa có nội dung văn bản hay chưa có chữ ký của người có thẩm quyền). 4. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. 5. Đóng dấu vào phụ lục kèm theo: Đóng dấu treo tại tên đơn vị vào góc trên bên trái phụ lục trùm lên hàng chữ đầu của trang đầu tiên khoảng 1/3 đường kính con dấu. Nếu văn bản, phụ lục có từ hai tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản. Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 34. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Hàng năm, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ của cơ quan có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành. Cụ thể: 1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu ngay từ đầu năm 2. Phối hợp với các đơn vị phòng, ban và cá nhân trong cơ quan, tổ chức xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập. 3. Hướng dẫn đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức và cá nhân lập mục lục hồ sơ, tài liệu để giao nộp. Việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành phải lập biên bản giao nhận đúng quy định của Nhà nước. 4. Chuẩn bị kho và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu. 5. Tổ chức tiếp nhận tài liệu. Điều 35. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử 1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh; Lưu trữ huyện, thành phố, thị xã có nhiệm vụ theo dõi, tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. 2. Các cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ tỉnh, huyện, thành phố, thị xã phải thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu của cơ quan, tổ chức trước khi giao nộp. 3. Nguồn nộp lưu (cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu) hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ lịch sử được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã phê duyệt, theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. 4. Trách nhiệm của lưu trữ lịch sử: a) Lập kế hoạch thu thập tài liệu; b) Phối hợp với lưu trữ hiện hành lựa chọn tài liệu cần thu thập; c) Hướng dẫn lưu trữ hiện hành chuẩn bị tài liệu giao nộp; d) Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu. Bên giao thực hiện việc vận chuyển tài liệu đến kho và đảm bảo an toàn tuyệt đối trong thời gian vận chuyển tài liệu. đ) Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu. Biên bản giao nhận tài liệu lưu trữ được lập thành 03 bản, lưu trữ của cơ quan, tổ chức, lưu trữ lịch sử và cơ quan cấp trên quản lý lưu trữ giữ mỗi bên 01 bản. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo biên bản, lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông. Điều 36. Thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử 1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh; lưu trữ các huyện, thành phố, thị xã có nhiệm vụ kiểm tra thành phần tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ tỉnh, huyện, thành phố, thị xã trên cơ sở Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử và theo dõi, tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu theo kế hoạch. 2. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thực hiện theo Công văn số 319/VTLTNN-NVĐP ngày 01/6/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và quy định của Ủy ban nhân dân cùng cấp. Điều 37. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử 1. Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản: sau năm năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức ở địa phương. 2. Tài liệu phim, ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu khác: sau hai năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. 3. Tài liệu của các ngành quốc phòng, công an, ngoại giao: sau ba mươi năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức, trừ tài liệu chưa được giải mật và tài liệu còn giá trị hiện hành 4. Trường hợp cơ quan, tổ chức cần thiết giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập; Điều 38. Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp chia tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước. 1. Khi cơ quan, tổ chức có quyết định chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hình chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu các doanh nghiệp nhà nước thì tất cả hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức để tiến hành phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị và thống kê thành mục lục hồ sơ theo quy định. Việc quản lý hồ sơ, tài liệu khi chia tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính cấp tỉnh, huyện, xã và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước được thực hiện theo Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27/4/2005 của Bộ Nội vụ. 2. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức chỉ đạo thực hiện việc quản lý tài liệu lưu trữ theo đúng quy định hiện hành. 3. Lưu trữ hiện hành có trách nhiệm tham mưu thủ trưởng cơ quan, tổ chức chỉnh lý, thống kê, sắp xếp tài liệu, lập thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. 4. Trường hợp các cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu những hồ sơ, tài liệu về các vụ việc giải quyết chưa xong thì được chuyển sang cơ quan, tổ chức mới để tiếp tục giải quyết, phải báo cáo thủ trưởng cơ quan, tổ chức và thống kê đầy đủ danh mục tài liệu, lập biên bản giao nhận với cán bộ lưu trữ cơ quan, tổ chức để theo dõi thu thập. Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ có trách nhiệm tham mưu cho cấp có thẩm quyền chỉ đạo thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức này giao nộp vào lưu trữ lịch sử đúng theo quy định hiện hành. 5. Hàng năm, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện, thành phố, thị xã tổ chức xây dựng kế hoạch để thu thập tài liệu lưu trữ từ các nguồn nộp lưu tài liệu và cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu. Điều 39. Quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức khác Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử được quản lý tại lưu trữ cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật. Mục 2. CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU, TIÊU HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Điều 40. Chỉnh lý tài liệu 1. Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức chỉnh lý, phân loại khoa học tài liệu của lưu trữ cơ quan, tổ chức và chịu trách nhiệm về chất lượng tài liệu sau khi chỉnh lý để phục vụ khai thác, sử dụng và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. 2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được các yêu cầu sau: a) Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh; b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; thời hạn bảo quản đối với tài liệu được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan và tài liệu không có giá trị cần loại ra để tiêu hủy đối với lưu trữ lịch sử; c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; d) Lập mục lục hồ sơ, tài liệu; đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy. 3. Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh. Điều 41. Xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị 1. Việc xác định giá trị tài liệu đưa vào bảo quản hoặc loại ra những tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị để tiêu hủy do Hội đồng xác định giá trị tài liệu tỉnh, huyện, thành phố, thị xã, các cơ quan, tổ chức thực hiện đúng theo Điều 11, 12 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ. 2. Cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy phải thống kê danh mục tài liệu xin tiêu hủy hoặc danh mục hồ sơ kèm theo danh mục tài liệu. 3. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được các yêu cầu sau: a) Xác định những tài liệu có giá trị cần được bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm. b) Xác định những tài liệu hết giá trị cần loại ra để tổ chức tiêu hủy. 4. Hội đồng xác định giá trị tài liệu a) Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho người đứng đầu cơ quan về việc quyết định: - Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản. - Danh mục tài liệu hết giá trị. b) Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu - Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện và cấp phó của người đứng đầu đối với cơ quan, tổ chức khác: Chủ tịch Hội đồng; - Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: ủy viên; - Đại diện của lưu trữ cơ quan, tổ chức: ủy viên. c) Phương thức làm việc của Hội đồng - Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại, kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần); - Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến loại. Nội dung cuộc họp được lập thành biên bản có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng. Biên bản được lập thành 02 bản, một bản lưu tại hồ sơ huỷ tài liệu của cơ quan, tổ chức và một bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị. d) Thông qua biên bản, trình người đứng đầu cơ quan quyết định. 5. Thẩm tra tài liệu hết giá trị a) Thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị: - Sở Nội vụ: thẩm tra tài liệu hết giá trị của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện, thành phố, thị xã và của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh; - Phòng Nội vụ các huyện, thành phố, thị xã: thẩm tra tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện, thành phố, thị xã và của xã, phường, thị trấn; - Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp trên giúp người đứng đầu thẩm tra tài liệu hết giá trị của các tổ chức trực thuộc không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử. b) Hồ sơ đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị, bao gồm: - Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị; - Danh mục tài liệu hết giá trị; - Bảng thuyết minh tài liệu hết giá trị; - Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu. 6. Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị. a) Chỉ được phép tiêu hủy tài liệu sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền; b) Khi tiêu hủy tài liệu phải tiêu hủy hết thông tin của tài liệu; c) Việc tiêu hủy tài liệu phải được lập biên bản có xác nhận của người thực hiện việc tiêu hủy tài liệu và người quản lý kho lưu trữ; d) Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan có tài liệu hủy trong thời hạn ít nhất là 20 năm, kể từ ngày tiêu hủy tài liệu; đ) Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu gồm: - Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị; - Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; - Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; - Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu; - Văn bản của cấp có thẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị; - Quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị; - Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị; - Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị; - Các tài liệu có liên quan khác. e) Nghiêm cấm các cơ quan, tổ chức tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức dưới bất kỳ hình thức nào. Mục 3. THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN Điều 42. Thống kê công tác văn thư, lưu trữ Định kỳ hàng năm các cơ quan, tổ chức thực hiện báo cáo thống kê về tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị mình. Số liệu thống kê định kỳ hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12. Việc báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ bao gồm các cơ quan, tổ chức như sau: 1. Cấp tỉnh: Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội - Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, các sở, ban ngành trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh báo cáo thống kê lưu trữ về Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh trước ngày 15 tháng 01 năm sau theo quy định tại Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ. 2. Cấp huyện: Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện, thành phố, thị xã; các cơ quan, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn báo cáo thống kê lưu trữ về Phòng Nội vụ huyện, thành phố, thị xã trước ngày 15 tháng 01 năm sau; Phòng Nội vụ tổng hợp báo cáo thống kê lưu trữ huyện, thành phố, thị xã gửi về Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh trước ngày 31 tháng 01 năm sau theo Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh giúp Sở Nội vụ tổng hợp, báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh về Ủy ban nhân dân tỉnh, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trước ngày 15 tháng 02 năm sau. Điều 43. Bảo quản tài liệu lưu trữ 1. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: a) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ; b) Thực hiện các biện pháp phòng chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít; tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng; c) Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; trang bị đầy đủ các thiết bị, máy móc để bảo quản tài liệu lưu trữ; d) Thống nhất trang bị biểu, mẫu hồ sơ, kệ, giá đựng tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; đ) Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu quý, hiếm; e) Trang bị hệ thống phòng chống cháy, nổ và phòng gian bảo mật tại kho lưu trữ; g) Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng phải đảm bảo đúng các yêu cầu kỹ thuật theo hướng dẫn tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng; h) Kho lưu trữ phải có nội quy ra, vào và khai thác, sử dụng tài liệu, phòng gian bảo mật, phòng chống cháy, nổ… 2. Công chức, viên chức làm công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm: a) Bố trí, sắp xếp khoa học hồ sơ, tài liệu trong kho để dễ thống kê, kiểm tra và tra cứu; b) Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu trên cơ sở đó có kế hoạch bảo quản và tu bổ phục chế. 3. Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Điều 44. Ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện, thành phố, thị xã có trách nhiệm tham mưu cho Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cùng cấp ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ ở địa phương, theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Mục 4. TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 45. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, trừ tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước, tài liệu lưu trữ quý, hiếm và tài liệu đang cần phải tu bổ, phục chế. 2. Trưởng phòng Nội vụ huyện, thành phố, thị xã cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Kho Lưu trữ huyện, thành phố, thị xã, trừ tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước, tài liệu quý, hiếm và tài liệu đang cần phải tu bổ, phục chế. 3. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã cho phép khai thác, sử dụng, công bố tài liệu quý, hiếm, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân và người nước ngoài trong phạm vi quyền hạn của mình. Nguyên tắc và trình tự thủ tục được thực hiện theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. 4. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức cho phép khai thác, sử dụng tài liệu bảo quản tại lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 5. Danh mục tài liệu lưu trữ quý, hiếm, tài liệu mật tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện, thành phố, thị xã do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp phê duyệt. Điều 46. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Đối tượng a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học; b) Cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức được sử dụng tài liệu lưu trữ để thực hiện nhiệm vụ được giao; c) Cơ quan, tổ chức, người nước ngoài được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học… 2. Tổ chức sử dụng a) Tài liệu lưu trữ được sử dụng tại kho lưu trữ, phòng đọc, không mang ra khỏi kho lưu trữ khi chưa được sự đồng ý của cấp hoặc người có thẩm quyền; b) Đối với tài liệu thuộc danh mục bí mật quốc gia, tài liệu quý, hiếm, tài liệu có giá trị đặc biệt không được công bố rộng rãi; c) Các đối tượng quy định tại khoản 1 Điều này khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh phải trả phí khai thác tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; d) Cơ quan, tổ chức khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hoặc xin cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ trực tiếp hoặc gián tiếp vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị; đối với cá nhân phải có giấy chứng minh nhân dân, nếu là người nước ngoài phải hộ chiếu (visa) và đơn xin đọc tài liệu bằng tiếng Việt. Điều 47. Thẩm quyền sao, chứng thực tài liệu lưu trữ Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì cho phép sao, chứng thực tài liệu lưu trữ. Việc sao, chứng thực tài liệu lưu trữ phải do cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ thực hiện. Chương IV QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Điều 48. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân tỉnh; Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện quản lý về văn thư, lưu trữ trong phạm vi địa phương theo những nội dung sau: 1. Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; 2. Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ; 3. Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ; 4. Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ; 5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; 6. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; 7. Thực hiện báo cáo, thống kê về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định; 8. Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Điều 49. Trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ 1. Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý thống nhất về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh; Quyết định các chủ trương, định hướng và phê duyệt các đề án phát triển công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh và các nhiệm vụ khác có liên quan theo quy định của pháp luật. 2. Sở Nội vụ có trách nhiệm tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai thực hiện các chủ trương, định hướng phát triển công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh theo đúng quy định của nhà nước. Xây dựng và trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ. 3. Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ sau: a) Xây dựng và tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ; b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ; c) Thẩm định, tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt "Danh mục tài liệu hết giá trị" của Lưu trữ lịch sử của tỉnh; d) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; đ) Tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; e) Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ; g) Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ; h) Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ; i) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; k) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh; l) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; m) Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ; n) Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ; o) Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; p) Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ. 4. Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã có trách nhiệm chỉ đạo các cơ quan chuyên môn phối hợp triển khai thực hiện các đề án phát triển công tác văn thư, lưu trữ ở cấp mình. Phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện với các nhiệm vụ sau: - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã; - Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định; - Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ; - Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ; - Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ. 5. Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị doanh nghiệp nhà nước trong phạm vi quyền hạn có trách nhiệm chỉ đạo triển khai thực hiện đúng các quy định, hướng dẫn của nhà nước về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức công tác lưu trữ hiện hành và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật. Chương V KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO Điều 50. Khen thưởng, xử lý vi phạm 1. Các tập thể, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ được khen thưởng theo quy định. Kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ được đánh giá, xếp loại hàng năm và đưa vào đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ chung của cơ quan, đơn vị. 2. Mọi tổ chức và cá nhân có hành vi vi phạm các quy định pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật. Điều 51. Khiếu nại, tố cáo Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của Luật Khiếu nại, tố cáo và các quy định pháp luật khác có liên quan. Chương VI ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 52. Tổ chức thực hiện 1. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm tổ chức theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, tổ chức địa phương thực hiện Quy định này. 2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, địa phương thuộc tỉnh chịu trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện Quy định này. 3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh cần sửa đổi, bổ sung thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét quyết định./.