94419/CT-TTHT

Công văn 94419/CT-TTHT năm 2019 về sử dụng hóa đơn điện tử khi đang sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 94419 /CT - TTHT V/v sử dụng h óa đơn điện tử Hà Nội , ngày 18 tháng 12 năm 2019 Kính gửi: Công ty TNHH AET Nhật Bản Mã số thuế: 0107944191; Địa chỉ: Tầng 26, khối A, tòa nhà Sông Đà, đường Phạm Hùng, phường Mỹ Đình 1, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội, Việt Nam. Trả l ờ i công văn số không số ngày 16/11/2019 của Công ty TNHH AET Nhật Bản (sau đây gọi là Công ty) về việc đề nghị được sử dụng hóa đ ơ n điện tử khi đang sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau: - Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định: “3. Trong thời gian từ ngày 0 1 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: số 5 1 /20 1 0/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng h ó a, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu l ực th i hành.” - Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướ ng dẫn về kh ở i tạo, phát hành, sử dụng và quản lý h óa đơn điện tử khi bán hàn g hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 2 Điều 4 hư ớ ng dẫn như sau: “2. Điều kiện của t ổ chức khởi tạo hóa đơn Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện t ử phải đáp ứng điều kiện sau: a) Là tổ chức k i nh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan t huế ; hoặc l à t ổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và l ưu trữ h óa đơn, điện tử; c) Có đội ng ũ người thực th i đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng h óa đơn điện tử theo quy định; d) C ó chữ k ý điện tử theo quy định của pháp luật. đ) Có phần mềm bán hàng h óa , dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đ ả m bảo dữ liệu của h óa đơn điện tử bán hàng h óa , cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập h óa đơn. e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứ ng các yêu cầu t ố i thiểu về ch ấ t lượng lưu trữ bao gồm: - Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứ n g hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu; - Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu kh i hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu. + Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 hướng dẫn như sau: “1 . Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định d ạ ng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại h ó a đơn, k ý hiệ u hóa đơn, định dạng truyền - nhận và lưu trữ hóa đơn trước kh i bán hàng h óa , dịch vụ trên phương tiện điện tử của t ổ chức k i nh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về h óa đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện t ử của các bên theo quy định của pháp luật . Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo h óa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng h óa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng v ă n bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo M ẫ u s ố 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này). Quyết định áp dụng h óa đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau: - Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứ ng dụng dùng để khởi tạo, lập h óa đơn điện tử. Phương tiện điện t ử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ t í nh, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự. - Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật h óa đơn điện tử, phần mềm ứ ng dụng; - Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu h óa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức. - Trách nhiệm của t ừn g bộ phận trực thuộc li ên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuy ể n và lưu trữ dữ liệu h óa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm c ủ a người được thực hiện chuyển đổi h ó a đơn điện tử sang hóa đơn giấy. 2. Phát hành hóa đơn điện tử Trước khi sử dụng h ó a đơn, điện t ử , t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện t ử phải lập Thông báo phát hành h ó a đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản l ý trực tiếp. Thông báo phát hành h ó a đơn điện tử (theo M ẫ u số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội d ung: tên đơn vị phát hành h óa đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại h óa đơn phát hành (tên loại h ó a đơn, k ý hiệu hóa đơn, k ý hiệu mẫu s ố hóa đ ơ n, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng h ó a đơn thông báo phát hành (từ s ố ... đến số...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ k ý c ủ a người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ k ý điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện t ử của cơ quan thuế). Trường h ợ p c ó sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành h óa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ số h óa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng. Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới theo hư ớ ng dẫn tại khoản này. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện t ử phải k ý s ố vào h ó a đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử m ẫ u (theo đ ú ng định d ạ ng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm h ó a đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải tr ê n trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đ ơ n điện tử trong thời g ian sử dụng hóa đ ơ n điện tử. ”. - Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về h óa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 1 Điều 11 hư ớ ng dẫn như sau: “Điều 11. Đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế 1 . Cơ quan thuế bán h óa đơn cho các đối tượng sau: a) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nh ư ng c ó hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án) . T ổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng c ó hoạt động kinh doanh l à các t ổ chức c ó hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác. b) Hộ, cá nhân k i nh doanh; c) Tổ chức k i nh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ l ệ % nhân với doanh thu. d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in thuộc loại rủi ro cao về thuế; đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt i n có hành v i vi phạm về hóa đơn bị xử lý vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế, gian l ận thuế. Doanh nghiệp hướng dẫn tại điểm d, đ khoản này mua h óa đơn của cơ quan thuế trong thời gian 12 tháng. Hết thời gian 12 tháng, căn cứ tình hình sử dụng h óa đơn, việc kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp và đề nghị của doanh nghiệp, trong thời hạn 5 ngày làm việc, cơ quan thuế có văn bản thông báo doanh nghiệp chuy ể n sang tự tạo h óa đ ơ n để sử dụng hoặc tiếp tục mua hóa đơn của cơ quan thuế nếu không đáp ứng điều kiện tự in hoặc đặt in h ó a đ ơn (mẫu số 3.15 Phụ l ục 3 ban hành kèm theo Th ông tư này)”. + Tại điểm b Khoản 2 Điều 12 hướng dẫn như sau: “… Tổ chức, doanh nghiệp thuộc đối tượng mua h óa đơn do cơ quan thuế phát hành chuyển sang tự tạo h óa đơn đặt i n, h óa đơn tự in hoặc h óa đơn điện tử để sử dụng thì phải d ừ ng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế k ể từ ngày bắt đầu sử dụng h ó a đơn tự tạo theo hư ớ ng dẫn tại Điều 21 Thông tư này.” + Tại điểm c Khoản 1 Điều 21 hướng dẫn như sau: “c) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì tổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn theo hướng dẫn tại Điều 29 Thông tư này .” + Tại Điều 27 (được sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính) hướng dẫn như sau: “Hàng quý, t ổ chức, hộ, cá nhân bán hàng h óa , dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) c ó trách nhiệm nộp Báo cáo t ì nh hình sử dụng h óa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, k ể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Báo c á o tình hình sử dụng hóa đ ơ n Qu ý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, qu ý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất l à ngày 30/01 của năm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Trường h ợ p trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0) Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt i n có hành v i vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc l oạ i rủi ro cao về thuế thuộc diện mua h óa đơn của cơ quan thuế theo hư ớ ng dẫn tại Điều 11 Thông tư này thực hiện nộp Báo c á o tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng. …” Căn cứ các quy định trên, Công ty đã sử dụng hóa đ ơ n mua của cơ quan thuế từ tháng 01/2018 (đến nay hết thời hạn 12 tháng). Trường hợp Công ty đáp ứ ng các điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đ ơ n điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 4, Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính th ì được sử dụng hóa đ ơ n điện t ử . Trước khi sử dụng đề nghị Công ty thực hiện Thông báo phát hành hóa đ ơ n điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính. Công ty phải d ừ ng sử dụng hóa đ ơ n mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính . Công ty có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng h óa đơn theo tháng từ ngày đầu tháng đến hết ngày d ừ ng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế và chuyển sang nộp Báo cáo tình hình sử dụng h óa đ ơ n theo quý cho cơ quan thuế kể từ ngày kế tiếp theo quy đ ị nh tại Điều 27 Th ô ng tư số 39/2014/TT-BTC n ê u trên. Công ty TNHH AET Nhật Bản phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đ ơ n điện tử theo quy định. Nếu có vướng mắc, đề nghị Công ty liên hệ với Phòng Tuyên tr uyền Hỗ trợ NNT - Cục Thuế TP Hà Nội theo số điện thoại: 02437737940; địa chỉ: G23-24 Thành Công, quận Ba Đ ì nh, TP H à Nội. Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH AET Nhật Bản được biế t./. Nơi nhận: - Như trên; - Phòng TKT2; - Lưu: VT, TTHT (2b). KT. CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG Nguyễn Tiến Trường