3985/BHXH-LT

Công văn 3985/BHXH-LT năm 2019 hướng dẫn về cập nhật hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội lên Hệ thống Lưu trữ tập trung do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 3 9 8 5 /BHXH -LT V/v hướng dẫn cập nhật hồ sơ hưởng BHXH lên Hệ thống Lưu trữ tập trung Hà Nội, ngày 24 tháng 10 năm 2019 Kính gửi: Bảo hiểm xã h ội các tỉnh, Thành ph ố trực thu ộ c Trung ương Căn c ứ Quyết đ ị nh số 166/QĐ-BHXH ng à y 31/01/2019 của T ổ ng Giám đốc B ả o hi ể m x ã hội (BHXH) V iệt Nam về việc ban hành Quy tr ì nh giải quyết hư ở ng các chế độ BHXH, chi tr ả các chế độ BHXH , BHTN . Ti ế p theo công văn s ố 2 8 12/ B HXH- LT ngày 02/ 8 /20 1 9 về việc cấp t à i khoản truy c ậ p phần m ề m Lưu trữ Hồ sơ Điện t ử trên Hệ thống đ ể khai thác hồ sơ l à m căn c ứ giải quy ế t các ch ế đ ộ BHXH. BHXH Việt Nam hư ớ ng dẫn BHXH các t ỉ nh, thành ph ố trực thuộc Trung ư ơng (gọi chung là BHXH t ỉ nh) s ố h ó a và b ổ sung h ồ s ơ đ ể c ậ p nh ậ t l ên Hệ th ố ng Lưu trữ t ậ p trung phục vụ cho các ho ạ t đ ộ ng nghiệp vụ v à lưu tr ữ hồ sơ hư ở ng các ch ế đ ộ BHXH như sau : 1 . Số hóa v à chuyển hồ s ơ m ớ i lên Hệ thống Lưu trữ tập trung Việc c ậ p nhật hồ sơ mới l ên Hệ thống L ư u trữ tập trung được t hự c hiện tại các Phòng/Bộ ph ậ n (g ọ i chung l à b ộ phận) nghiệp vụ với c á c bước c ụ thể sau: Bước 1: B ộ ph ậ n T iế p nh ậ n và Tr ả k ế t qu ả thủ t ụ c hành chính th ự c hiện số hóa toàn b ộ hồ s ơ giấy đ ã tiếp nh ậ n (tr ừ sổ BHXH) để c ậ p nhật v à o Hệ thống (ki ể m tra đ ả m b ả o đ ủ thành phần h ồ sơ, tí nh ch í nh xác, tính toàn vẹn của hồ sơ; scan to à n b ộ hồ sơ giấy để c ậ p nh ậ t vào H ệ th ố ng) và chuyển B ộ ph ậ n Ch ế độ BHXH; Bước 2 : B ộ ph ậ n Ch ế độ BHXH truy cập vào Hệ thống, cập nh ậ t th ô ng t in , đối chi ế u v ớ i dữ liệu để xét duyệt hồ sơ hư ở ng các c hế độ BHXH và tr ì nh lãnh đ ạ o p hê duyệt các quy ế t định, b ả n quá tr ì nh đóng BHXH (nếu c ó ) tương ứ ng v ớ i t ừ ng ch ế đ ộ theo m ẫ u ba n hành kèm theo Q uyế t định s ố 166 /QĐ-BHXH; đ ồ ng thời in 02 bản các quyết định hư ở ng, bản quá tr ì nh đó ng BHXH tr ì nh lãnh đ ạ o ký phát hành: chuy ể n Bộ ph ậ n Tiếp nh ậ n và Tr ả kết quả th ủ tục hành chính. Bước 3: B ộ phận Ti ế p nh ậ n và Trả k ế t quả th ủ tục h à nh chính nh ậ n h ồ sơ đã được giải q uyế t từ Bộ ph ậ n ch ế đ ộ BHXH đ ể trả cho người n ộ p theo hình thức đ ã đ ă ng ký nh ậ n hồ sơ . Tích hợp hồ s ơ gi ấ y đ ã tiếp nh ậ n (đã được s ố hóa ) v ớ i hồ sơ đã được giải quy ế t (đ ã đư ợ c ký sổ) t ừ Bộ ph ậ n Ch ế đ ộ B HXH, ki ể m tra th à nh phần h ồ sơ, nếu đ ầy đủ v à đả m b ả o t í nh pháp lý th ì chuy ể n sang Hệ th ố ng lưu tr ữ tập trung; đ ồ ng thời t ổ ch ứ c l ưu trữ h ồ sơ giấy theo quy đị nh. 2. B ổ sung h ồ s ơ trong quá tr ì nh giải quyết ch ế đ ộ BHXH Trong quá tr ì nh khai thác hồ sơ hư ở ng BHXH tại phần m ề m Lưu tr ữ H ồ sơ Đ iện tử (địa ch ỉ : luutruhsdt. b a o h i emx a hoi.gov.vn ) m à tại kho Lưu tr ữ Hồ sơ Đ iện t ử kh ô ng L ưu trữ hồ sơ hoặc c ó h ồ sơ nhưng không đ ầ y đ ủ như hồ sơ đang L ưu tr ữ tại BHXH t ỉ nh thì BHXH t ỉ nh g ử i h ồ sơ hoặc th à nh ph ầ n hồ sơ còn thi ế u (b ả n chính) v ề BHXH Việt Nam (Trung t â m Lưu trữ) để k ịp th ờ i s ố h óa , cập nh ậ t v à o Hệ th ố ng lưu trữ tập tr u ng; đ ồ ng th ờ i sao y m ộ t b ộ đ ể l ư u tr ữ tại BHXH t ỉ nh. Y ê u cầu Giám đố c BHXH t ỉ nh ch ỉ đ ạo các b ộ ph ậ n nghiệp vụ s ố hóa, cập nhật kịp th ờ i hồ sơ hư ở ng BHXH l ê n H ệ th ố ng Lưu trữ t ậ p trung theo qu y đ ị nh. Trong quá tr ì nh tr iể n khai, n ế u c ó vướng mắc đ ề nghị BHXH t ỉ nh ph ả n ánh v ề BHXH Vi ệ t Nam (Trung tâm Lưu tr ữ ) đ ể t ổ ng hợp báo cáo L ã nh đạo Ng à nh./. Nơi nhận: - Như trên; - Tổng Giám đốc (để b/c); - Các Phó Tổng Giám đốc (để b/c); - Các đơn vị trực thuộc BHXHVN; - Lưu: VT, LT (03 bản). KT. TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Đào Việt Ánh