2459/TB-BHXH

Thông báo 2459/TB-BHXH năm 2016 điều chỉnh Quy trình giao dịch điện tử do Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh ban hành BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM BẢO HIỂM XÃ HỘI TP. HỒ CHÍ MINH ---------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 2459 /TB-BHXH Tp.Hồ Chí Minh , ngày 07 tháng 1 0 năm 2016 THÔNG BÁO VỀ VIỆC ĐIỀU CHỈNH, BỔ SUNG NỘI DUNG QUY TRÌNH GIAO DỊCH ĐIỆN TỬ Căn cứ Công văn số 640/BHXH-TCCB ngày 14/3/2013 và Công văn số 2684/BHXH-TCCB ngày 30/7/2013 của Giám đốc Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh về việc triển khai tiếp nhận hồ sơ điện tử theo cơ chế một cửa liên thông; theo đề nghị của Trưởng phòng C ấp s ổ , thẻ, Đ ể ngày càng hoàn thiện Quy trình tiếp nhận hồ sơ điện tử, Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh điều chỉnh, bổ sung Quy trình tiếp nhận hồ sơ điện tử tại Công văn số 640/BHXH-TCCB và Công văn s ố 2684/BHXH-TCCB như sau: 1. Điều chỉnh quy trình giao dịch hồ sơ điện tử, điều chỉnh 07 quy trình sau (nội dung quy trình đính kèm theo thông báo này): Quy trình điều chỉnh thông tin cá nhân người tham gia BHXH (Quy trình và Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 302); Quy trình điều chỉnh nhân thân do mượn hồ sơ người khác tham gia BHXH (Quy trình và Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 303); Quy trình chuyển quá trình tham gia BHXH từ nhiều sổ về sổ gốc (Quy trình và Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 304); Quy trình cấp lại sổ BHXH do mất: do người lao động làm mất hoặc do đơn vị làm mất; thu hồi sổ BHXH do mất nay tìm lại được (Quy trình và Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 305); Quy trình cấp lại sổ BHXH do hư hỏng (Quy trình và Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 306); Quy trình điều chỉnh nội dung đã ghi trên s ổ nhưng người lao động dừng đóng BHXH và đã được chốt sổ BHXH (Quy trình và Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 311); Quy trình cấp lại hoặc đổi thẻ BHYT do hư hỏng, do điều chỉnh quyền lợi khám chữa bệnh và thay đổi nơi khám chữa bệnh hoặc đổi thời điểm hưởng từ đủ 5 năm liên tục (Quy trình và Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 402); 2. Đối với Phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS), điều chỉnh 06 PGNHS sau: PGNHS 302, PGNHS 303, PGNHS 304, PGNHS 305, PGNHS 306 và PGNHS 402. 3. Quy trình và phiếu giao nhận hồ sơ bị bãi bỏ, 01 quy trình: Quy trình chuyển quá trình tham gia BHXH từ nhiều sổ về sổ gốc trong trường hợp có một hoặc nhiều sổ BHXH đang lưu giữ tại cơ quan BHXH (Quy trình 315). 4. Ngày áp dụng: Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh thống nhất áp dụng Quy trình, phiếu giao nhận hồ sơ nói ở trên, kể từ ngày 14/10/2016. 5. Tổ chức thực hiện: - Phòng Công nghệ thông tin chịu trách nhiệm phối hợp với nhà cung cấp phần mềm tiếp nhận hồ sơ, để điều chỉnh, bổ sung Quy trình hồ sơ điện tử nói ở trên phục vụ cho việc giao dịch tiếp nhận hồ sơ trên toàn hệ thống. - Các Phòng nghiệp vụ và Bảo hiểm xã hội quận/huyện tổ chức triển khai, thực hiện theo quy định trên. - Ban Biên tập trang web Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh cập nhật quy trình, phiếu giao nhận hồ sơ theo quy định Nơi nhận: - BGĐ BHXH TP.HCM; - Trưởng phòng nghiệp vụ; - Chánh văn phòng; - Giám đốc BHXH quận, huyện; - Các đơn vị, tổ chức, cá nhân NLĐ; - Trang web BHXH TP.HCM; - Lưu: VT, TNTKQ (2b ). KT. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Nguyễn Đăng Tiến QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ GIẢI QUYẾT HỒ SƠ ĐIỆN TỬ THEO CƠ SỞ MỘT CỬA LIÊN THÔNG HỒ SƠ (đ í nh kèm Thông báo s ố : 2459 /TB-BHXH, ngày 07 /10/2016 của Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Ch í Minh) 1. Quy trình điều chỉnh thông tin cá nhân người tham gia BHXH. Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 302 1.1. Quy trình tóm tắt - Mục đích: Dùng để điều chỉnh thông tin cá nhân người tham gia BHXH do đơn vị cung cấp thông tin sai so với hồ sơ gốc hoặc do dữ liệu cơ quan BHXH sai so với hồ sơ gốc (số CMND, địa chỉ, dân tộc ... áp dụng đối với sổ BHXH đã cấp theo mẫu quy định tại các Quyết định số 1443/LĐTBXH, Quyết định số 3339/QĐ-BHXH và Quyết định số 1518/QĐ-BHXH hoặc số CMND/H ộ chiếu/Thẻ căn cước, Quốc tịch áp dụng đối với sổ đã cấp theo mẫu quy định tại Quyết định 1035/QĐ-BHXH) và điều chỉnh nhân thân người tham gia BHXH, BHTN, BHYT (điều chỉnh về họ, tên, ngày tháng năm sinh, giới tính) khi có sai sót trong hồ sơ tham gia BHXH, BHTN, BHYT của người lao động hoặc người lao động thay đổi về nhân thân như: Họ; tên; tên đệm; ngày, tháng, năm sinh. - Phương thức thực hiện: Sử dụng phần mềm TNHS (hoặc phần mềm I-VAN khác) để lập hồ sơ điện tử. - Thời hạn trả kết quả: 15 ngày làm việc. - Sơ đồ: Diễn giải quy trình: + Đơn vị: lập hồ sơ điện tử ký bằng chữ ký số trên hồ sơ gửi đến cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam hoặc cổng giao dịch của tổ chức I-VAN + Hệ thống quản lý thông tin: nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, kiểm tra và gửi thông báo cho đơn vị. + Đơn vị: in thông báo gửi cùng sổ BHXH, thẻ BHYT còn giá trị sử dụng (nếu có) cho cơ quan BHXH. + Bước 2: Phòng TNTKQ TTHC, bộ phận (tổ) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. + Bước 3: Phòng (Tổ) Quản lý Thu. Thời hạn 7 ngày làm việc. + Bước 4: Phòng (Tổ) cấp sổ, thẻ. Thời hạn 7 ngày làm việc. + Bước 5: Phòng TNTKQ TTHC, bộ phận (tổ) TKQ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc Lưu ý: thời hạn giải quyết hồ sơ được tính từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ giấy do tổ chức dịch vụ bưu ch í nh chuy ể n đến ghi trên bìa thư. 1.2. Quy trình chi tiết: Bước 1: Bước 1.1 Đơn vị sử dụng lao động: - Hướng dẫn người lao động kê khai thông tin tờ khai theo mẫu TK01-TS, kèm theo hồ sơ tài liệu liên quan đến việc điều chỉnh, - Kiểm tra, đối chiếu thông tin với hồ sơ do đơn vị quản lý. Đơn vị chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính đúng, đủ, hợp pháp kịp thời đối với hồ sơ điện tử của đơn vị và hồ sơ giấy của người lao động; - Lập hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân người tham gia BHXH, quét (scan) các giấy tờ liên quan đến việc điều chỉnh thông tin cá nhân theo Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 302, ký bằng chữ ký số, gửi đến cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam hoặc cổng giao dịch của Tổ chức I-VAN; Bước 1.2. Hệ thống quản lý thông tin: - Nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, kiểm tra và gửi thông báo cho đơn. Trường hợp hồ sơ hợp lệ hệ thống thông tin tự động gửi thông báo xác nhận nộp hồ sơ điện tử yêu cầu nộp sổ BHXH (mẫu số 02/TB-TS) đến tài khoản giao dịch của đơn vị trong vòng 02 giờ kể từ khi nhận được hồ sơ BHXH điện tử của đơn vị. Bước 1.3 Đơn vị: - In thông báo xác nhận hồ sơ điện tử (đối với trường hợp sử dụng phần mềm KBHXH) hoặc in phiếu giao nhận hồ sơ từ phần mềm (đối với trường hợp sử dụng phần mềm iQLBH) kèm với sổ BHXH, thẻ BHYT còn giá trị sử dụng (nếu có) gửi cho cơ quan BHXH thông qua tổ chức dịch vụ bưu chính. Bước 2: Phòng TNTKQ TTHC, bộ phận (tổ) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc - Tiếp nhận hồ sơ của đơn vị do tổ chức dịch vụ bưu chính chuyển đến, kiểm đếm số lượng sổ BHXH, thẻ BHYT (nếu có) theo thông báo xác nhận hồ sơ điện tử (đối với trường hợp sử dụng phần mềm KBHXH) hoặc theo phiếu giao nhận hồ sơ 302/.../so (đối với trường hợp sử dụng phần mềm iQLHS hoặc HSBD). - Căn c ứ vào thông báo mẫu 02/TB-TS truy cập hồ sơ điện tử của đơn vị trong hệ thống quản lý thông tin (phần mềm TNHS), xác nhận giao nhận trên phần mềm TNHS chuyển hồ sơ cho Phòng (Tổ) Quản lý Thu. Bước 3: Phòng (Tổ) Quản lý thu. Thời hạn 07 ngày làm việc - Tiếp nhận hồ sơ do Phòng (bộ phận) TNHS chuyển đến. - Truy cập hồ sơ điện tử của đơn vị trong hệ thống quản lý thông tin; kết xuất, in tờ khai của người lao động và các hồ sơ, tài liệu được đơn vị scan gửi kèm theo để kiểm tra, đối chiếu. - Đối với trường hợp hồ sơ không đúng, không đủ điều kiện thì thông báo cho đơn vị hoàn chỉnh theo quy định. - Đối với trường hợp hồ sơ đúng, thực hiện: + Căn cứ số CMND (hoặc số căn cước) vào chương trình quản lý thực hiện rà soát trong phần mềm SMS: * Trường hợp chỉ có 1 số sổ BHXH duy nhất thực hiện: + Đối chiếu hồ sơ gốc với dữ liệu đối tượng trên phần mềm SMS, xác định mức sai sót trên sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ, tờ rời sổ, thẻ BHYT. + Kiểm tra, điều chỉnh và nhập dữ liệu nhân thân vào phần mềm SMS. + Nhập toàn bộ quá trình BHXH, BHTN chưa hưởng từ nơi khác chuyển đến (nếu có) vào dữ liệu thu trên phần mềm SMS hoặc chọn mục “chốt sổ bảo lưu di chuyển” trên phần mềm SMS để lấy dữ liệu từ BHXH Việt Nam về. * Trường hợp ngoài sổ đề nghị điều chỉnh NLĐ còn có những sổ BHXH khác nhưng những sổ này đã nhận BHXH 1 lần và trợ cấp thất nghiệp hoặc có thời gian tham gia dưới 12 tháng (trừ những trường hợp sổ có quá trình hiện tại đang tham gia hoặc số sổ do BHXH tỉnh/thành phố khác cấp) thì thực hiện lấy dữ liệu về (đối với sổ tham gia ở quận, huyện khác) để Phòng (tổ) cấp sổ, thẻ khóa dữ liệu và hủy sổ . Các bước tiếp theo thực hiện như trường hợp NLĐ chỉ có 1 số sổ BHXH. * Trường hợp ngoài sổ đề nghị điều chỉnh NLĐ còn có những sổ BHXH khác nhưng những sổ này chưa nhận BHXH 1 lần hoặc có thời gian tham gia từ 12 tháng trở lên thì vẫn thực hiện điều chỉnh và lập phiếu yêu cầu gộp sổ (P01-ĐV, đối với đơn vị hoặc P02-CN đối với NLĐ tự nộp hồ sơ) trả về (trường hợp có kèm thẻ BHYT thì sau khi điều chỉnh chuyển phòng/tổ Cấp sổ thẻ). + Ký xác nhận trên hồ sơ điện tử, trình lãnh đạo ký và chuyển toàn bộ hồ sơ kèm sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ, tờ rời sổ, thẻ BHYT (nếu có) cho Phòng (Tổ) cấp sổ thẻ. - Gửi Thông báo giải quyết hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN và trả kết quả (M ẫ u 03/TB-TS) đến tài khoản giao dịch của đơn vị trực tiếp hoặc thông qua tổ chức I-VAN. - Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS, Bước 4: Phòng (Tổ) cấp sổ thẻ. Thời hạn 07 ngày làm việc. - Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng (Tổ) Quản lý Thu, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS. - Căn cứ dữ liệu đã được cán bộ thu điều chỉnh hoặc nhập bổ sung (nếu có) trên phần mềm SMS: + Kiểm tra dữ liệu nhân thân, quá trình nhập bổ sung (nếu có). + Kiểm tra các chế độ đã hưởng: thai sản, tử tuất-TNLĐ, BHXH 1 lần, trợ cấp thất nghiệp. + Nếu sổ đã hưởng BHXH 1 lần, hưởng trợ cấp thất nghiệp trước ngày 01/01/2015, thực hiện cắt toàn bộ quá trình đã hưởng (chọn loại XN: “CT” đối với quá trình đóng BHXH đã hưởng BHXH một lần và chọn loại XN: “TT” đối với quá trình đóng BHTN đã hưởng trợ cấp thất nghiệp). + Nếu sổ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp t ừ ngày 01/01/2015 trở về sau, cắt quá trình đóng BHTN tương ứng với số tháng hưởng BHTN theo nguyên tắc: cứ 1 tháng hưởng trợ cấp thất nghiệp tương ứng với 12 tháng đóng BHTN theo hướng dẫn tại công văn số 3722/BHXH-CST ngày 19/11/2015 của BHXH Thành phố. + Nếu người lao động đã hưởng trợ cấp thất nghiệp từ ngày 01/01/2015 trở về sau, sau đó có quyết định chấm dứt hưởng TCTN thì căn cứ vào dữ liệu đã được Phòng Ch ế độ BHXH cắt quá trình đóng BHTN đã hưởng và bảo lưu quá trình đóng BHTN chưa hưởng để thực hiện chốt sổ quá trình đóng BHTN chưa hưởng. Lưu ý: - Trường hợp đã hưởng trợ cấp thất nghiệp từ ngày 01/01/2015 trở về sau hoặc không có dữ liệu đóng BHTN tại TP.HCM thì kh i chốt sổ vẫn thực hiện cắt quá trình đ ó ng BHTN đã hưởng và bảo l ưu quá trình đóng BHTN chưa hưởng (nếu có) theo hướng dẫn tại công văn số 3722/BHXH-CST ngày 19/11/2015 của BHXH Thành phố. - Trường hợp có Quyết định chấm dứt hưởng TCTN hoặc trang tra cứu chế độ BHXH (http://serverpt/tracuu 1 lan/) có dữ liệu chấm dứt hưởng TCTN nh ưn g trên phần mềm SMS chưa cắt quá trình đóng BHTN đã hưởng thì lập phiếu yêu cầu (mẫu C02-TS) chuy ể n (đối với BHXH quận, huyện chuy ể n qua đường truyền FTP) cho Phòng Chế độ BHXH để kiểm tra và cắt “ TT ” trên SMS. + Lập phiếu đổi sổ BHXH. + Cập nhật dữ liệu để cấp lại tờ bìa và tờ rời sổ BHXH có quá trình BHXH, BHTN chưa hưởng, cấp lại thẻ BHYT trên phần mềm SMS theo dữ liệu đã được điều chỉnh: ■ Trường hợp có ảnh hưởng đến quá trình đóng BHXH, BHTN đã chốt trước đó (do đã hưởng BHXH một lần hoặc trợ cấp thất nghiệp hoặc tạm khóa do nợ hoặc gộp sổ hoặc NLĐ không thừa nhận) thì thực hiện: Thu hồi tờ rời đã cấp trước đó ® nhận giá trị cấp mới tờ rời (chuy ể n dữ liệu sang QLST, thực hiện kiểm tra, kh óa in) ® nhận gi á trị cấp lại tờ rời (chọn phương án cấp lại theo hồ sơ phát sinh). ■ Trường hợp không ảnh hưởng đến quá trình đóng BHXH, BHTN đã chốt trước thì thực hiện: nhận giá trị cấp lại tờ rời (chọn phương án cấp lại theo hồ sơ phát sinh). + Kiểm tra dữ liệu đồng bộ trên phần mềm SMS để xác định người lao động có 1 hay nhiều sổ BHXH: * Trường hợp người lao động có nhiều sổ, trong đó: - N ế u có sổ đã nhận BHXH 1 lần và trợ cấp thất nghiệp hoặc có thời gian tham gia BHXH, BHTN dưới 12 tháng (trừ những trường hợp sổ có quá trình hiện tại đang tham gia hoặc số sổ do BHXH tỉnh/thành phố khác cấp) thì thực hiện: + Khóa dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN bằng phương án CT, TT đối với quá trình đã hưởng hoặc KB, KT đối với sổ có quá trình đóng dưới 12 tháng, lập biên bản hủy sổ lưu cùng hồ sơ, tại mục “hủy có nhiều sổ” ghi lý do “đã hưởng BHXH 1 lần và BHTN” hoặc “có quá trình đóng dưới 12 tháng”, sau đó thực hiện chốt sổ theo quy trình người lao động có 1 sổ duy nhất. Lưu ý: - Nếu sổ có quá trình tham gia ở quận, huyện khác quản lý thì Phòng (tổ) sổ, thẻ lập phiếu yêu cầu (C02-TS) chuyển Phòng (tổ) thu nhập dữ liệu vào phần mềm SMS hoặc chọn mục “chốt sổ bảo lưu di chuyển ” trên phần mềm SMS để lấy dữ liệu từ BHXH Việt Nam về sau đó Phòng (tổ) sổ, thẻ khóa dữ liệu và hủy sổ. - Nếu có sổ chưa hưởng 1 lần, trợ cấp thất nghiệp và có thời gian tham gia BHXH, BHTN từ 12 tháng trở lên thì thực hiện: + Cắt góc thu hồi thẻ BHYT cũ (nếu có) lưu cùng hồ sơ điều chỉnh. + Chuyển dữ liệu cấp lại tờ bìa và tờ rời sổ BHXH có quá trình BHXH, BHTN chưa hưởng từ phần mềm SMS sang phần mềm QLST để kiểm tra, in cấp lại thẻ BHYT đã được điều chỉnh, khoá in tờ bìa, tờ rời sổ BHXH cấp lại (nếu có), đồng thời in phiếu yêu cầu gộp sổ mẫu P01-DV hoặc P02-CN để yêu cầu người lao động nộp hồ sơ gộp sổ theo PGNHS 304. * Trường hợp người lao động có 1 số sổ BHXH duy nhất thực hiện: - Thu hồi toàn bộ sổ BHXH (sổ BHXH mẫu cũ, tờ bìa sổ, các trang tờ rời sổ BHXH), thẻ BHYT cũ (nếu có), cắt góc lưu cùng hồ sơ điều chỉnh. - Chuyển dữ liệu từ phần mềm SMS sang phần mềm QLST để kiểm tra và in thẻ BHYT, tờ bìa, tờ rời sổ BHXH cấp lại (nếu có); in 02 biên bản giao nhận sổ BHXH, ký vào “đại diện bên giao”, in 02 phiếu sử dụng phôi bìa sổ (mẫu C06-TS), in 02 phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT - mẫu C07-TS (nếu có) lưu 01 phiếu vào hồ sơ, 01 phiếu chuyển cán bộ quản lý phôi để đối chiếu quyết toán. - Đối với trường hợp hưởng trợ cấp thất nghiệp từ ngày 01/01/2016 trở về sau, thực hiện in tờ rời quá trình đã hưởng trợ cấp thất nghiệp trên phần mềm QLST (không cấp tờ rời đã hưởng trợ cấp thất nghiệp trên phần mềm SMS) . - Trình Lãnh đạo phòng cấp số, thẻ (hồ sơ do BHXH Thành phố giải quyết) hoặc Ban giám đốc BHXH quận huyện (hồ sơ do BHXH quận huyện giải quyết) ký trên bìa, tờ rời sổ BHXH cấp lại. - Nếu trên sổ mẫu cũ (trên trang 22 hoặc 44) hoặc trang 3 tờ bìa sổ (sổ mẫu mới) có đóng dấu đã hưởng các chế độ, khi cấp lại sổ không thực hiện đóng dấu các chế độ đã hưởng. - Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS và chuyển tờ bìa sổ, tờ rời sổ; thẻ BHYT (nếu có); 02 biên bản giao nhận sổ BHXH, thẻ BHYT cho Phòng (bộ phận) TNHS. Lưu ý: - Cấp lại toàn bộ sổ BHXH (tờ bìa, tờ rời) đối với trường hợp điều chỉnh họ tên hoặc ngày tháng năm sinh. Chỉ cấp lại tờ bìa sổ đối với trường hợp điều chỉnh giới tính hoặc quốc tịch hoặc số CMND. - Đối với tờ bìa sổ (cấp trước ngày 01/02/2016) nếu có sai sót thông tin về nơi cư trú, nguyên quán, ngày cấp CMND, nơi cấp CMND thì điều chỉnh trên dữ liệu, thu hồi tờ bìa cũ và cấp lại tờ bìa mới nhưng không c ó những thông tin này. - Đối với mẫu s ổ cũ (24 trang hoặc 46 trang) nếu có sai sót thông tin về nơi cư trú, nguyên quán, ngày cấp CMND, nơi cấp CMND thì điều chỉnh trên dữ liệu, đóng dấu điều chỉnh lên trang 46 và trình lãnh đạo Phòng cấp số, thẻ hoặc Ban Giám đốc BHXH quận, huyện ký theo phân cấp. - Hồ sơ cấp lại s ổ BHXH lưu tại Phòng (t ổ ) C ấp s ổ , thẻ sau 1 năm chuy ể n Phòng Quản lý hồ sơ/Bộ phận TNHS của BHXH quận huyện l ưu trữ theo quy định. - Tra cứu dữ liệu hưởng BHXH một l ần, trợ cấp thất nghiệp trên trang thông tin điện tử của BHXH TP (http://serverpt/tracuu 1 lan) theo hướng dẫn tại công văn s ố 1782/BHXH-CĐ ngày 15/7/2016 của BHXH Thành phố và của BHXH Việt Nam (htt p :// t racuu.vssic. g ov.vn/). - Đ ố i với những trường hợp số bị hủy, khi người l ao động có đơn yêu cầu và cung cấp sổ này thì nộp hồ sơ theo PGNHS 304 đ ể phục hồi quá trình và chuy ể n dữ liệu về số s ổ gốc (là s ố s ổ đã giữ lại trước đó) đồng thời thực hiện chốt lại s ổ gốc. - Trường hợp phát hiện sổ BHXH đã được cấp lại do mất nhưng NLĐ nộp s ổ không phải là sổ cấp lại do mất thì lập biên bản thu hồi sổ, đồng thời có phiếu yêu cầu trả về và không giải quyết hồ sơ. - Trường hợp đã nhận giá trị cấp lại tờ bìa, tờ rời trên phần mềm SMS nhưng khóa in do người lao động có nhiều sổ thì phải ghi lên phiếu yêu cầu (mẫu P01-ĐV đối với đơn vị hoặc mẫu P02-CN đối với NLĐ) để cơ quan BHXH nơi thực hiện gộp sổ biết. - Lập biên bản hủy sổ BHXH trên phần mềm SMS tại mục “hủy có nhiều sổ ” chọn “NO” đối với số sổ BHXH hủy do đã nhận trợ cấp 1 lần (CT) hoặc sổ hủy do người lao động không thừa nhận (KB, KT) hoặc s ổ hủy do có quá trình đóng dưới 12 tháng. Bước 5: Phòng TNTKQ TTHC, bộ phận (tổ) TKQ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. - Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng (Tổ) c ấp sổ, thẻ cập nhật vào phần mềm TNHS. - Tiến hành chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho tổ chức dịch vụ bưu chính để trả đơn vị hoặc trực tiếp cho người lao động. - Xác nhận giao nhận trên phần mềm TNHS. 2. Quy trình điều chỉnh nhân thân do mượn hồ sơ người khác tham gia BHXH. Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 303. Điều kiện: áp dụng đối với trường hợp phát sinh trước ngày 01/01/2015. 2.1. Quy trình tóm tắt: - Mục đích: tạo điều kiện cho người lao động cải chính lại hồ sơ cho đúng người, đúng đối tượng tham gia BHXH. - Phương thức thực hiện: Sử dụng phần mềm TNHS (hoặc phần mềm I-VAN khác) để lập hồ sơ điện tử. - Thời hạn giải quyết hồ sơ: 26 ngày làm việc; - Sơ đồ: - Diễn giải quy trình: + Đơn vị: lập hồ sơ điện tử ký bằng chữ ký số trên hồ sơ gửi đến cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam hoặc cổng giao dịch của tổ chức I-VAN + Hệ thống quản lý thông tin: nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, kiểm tra và gửi thông báo cho đơn vị. + Bước 1: Đơn vị in thông báo gửi cùng sổ BHXH, thẻ BHYT còn giá trị sử dụng (nếu có) cho cơ quan BHXH. + Bước 2: Phòng TNTKQ TTHC, bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. + Bước 3: Phòng (tổ) Quản lý thu. Thời hạn 25 ngày làm việc. + Bước 4: Phòng (tổ) C ấp sổ, thẻ. Thời hạn 10 ngày làm việc. + Bước 5: Phòng TNTKQ TTHC, bộ phận TKQ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Lưu ý: thời hạn giải quyết hồ sơ được tính từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ giấ y do tổ chức dịch vụ b ưu chính chuy ể n đến ghi trên bìa thư. 2.2. Quy trình chi tiết: Bước 1: Bước 1.1. Đơn vị sử dụng lao động: - Hướng dẫn người lao động kê khai thông tin tờ khai theo mẫu TK01-TS, kèm theo hồ sơ tài liệu liên quan đến việc điều chỉnh. - Kiểm tra, đối chiếu thông tin với hồ sơ do đơn vị quản lý. Đơn vị chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính đúng, đủ, hợp pháp kịp thời đối với hồ sơ điện tử của đơn vị và hồ sơ giấy của người lao động. - Lập hồ sơ điều chỉnh thông tin cá nhân người tham gia BHXH, quét (scan) các giấy tờ liên quan đến việc điều chỉnh nhân thân do mượn hồ sơ người khác tham gia BHXH theo Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 303, ký bằng chữ ký số, gửi đến cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam hoặc Cổng giao dịch của Tổ chức I-VAN. Bước 1.2. Hệ thống quản lý thông tin: - Nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, kiểm tra và gửi thông báo cho đơn vị. Trường hợp hồ sơ hợp lệ hệ thống thông tin tự động gửi thông báo xác nhận nộp hồ sơ điện tử yêu cầu nộp sổ BHXH (mẫu số 02/TB-TS) đến tài khoản giao dịch của đơn vị trong vòng 02 giờ kể từ khi nhận được hồ sơ BHXH điện tử của đơn vị. Bước 1.3 Đơn vị: - In thông báo xác nhận hồ sơ điện tử (đối với trường hợp sử dụng phần mềm KBHXH) hoặc in phiếu giao nhận hồ sơ từ phần mềm (đối với trường hợp sử dụng phần mềm iQLBH) kèm với sổ BHXH, thẻ BHYT còn giá trị sử dụng (nếu có) gửi cho cơ quan BHXH thông qua tổ chức dịch vụ bưu chính. Bước 2: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. - Tiếp nhận hồ sơ của đơn vị do tổ chức dịch vụ bưu chính chuyển đến, kiểm đếm số lượng sổ BHXH, thẻ BHYT (nếu có) theo thông báo xác nhận hồ sơ điện tử (đối với trường hợp sử dụng phần mềm KBHXH) hoặc theo phiếu giao nhận hồ sơ 303/.../so (đối với trường hợp sử dụng phần mềm iQLHS hoặc HSBD). - Căn cứ vào thông báo mẫu 02/TB-TS truy cập hồ sơ điện tử của đơn vị trong hệ thống quản lý thông tin (phần mềm TNHS), xác nhận giao nhận trên phần mềm TNHS chuyển hồ sơ cho Phòng (Tổ) Quản lý Thu. Lưu ý: Các trường hợp phát sinh từ 01/01/2015 trở về sau thì không tiếp nhận giải quyết. Bước 3: Phòng (tổ) Quản lý Thu. Thời hạn 15 ngày làm việc. - Tiếp nhận hồ sơ từ Bộ phận TNHS, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS. - Truy cập hồ sơ điện tử của đơn vị trong hệ thống quản lý thông tin; kết xuất, in tờ khai của người lao động và các hồ sơ, tài liệu được đơn vị scan gửi kèm theo để kiểm tra, đối chiếu. - Trường hợp NLĐ dùng hồ sơ giả để tham gia BHXH và đã hưởng chế độ thai sản thì lập phiếu yêu cầu (mẫu C02-TS) kèm bản sao có chứng thực Giấy khai sinh (hoặc Giấy chứng nhận nuôi con nuôi hoặc giấy chứng tử nếu con chết) chuyển cho Tổ CĐ BHXH để điều chỉnh và ghi chú trên phần mềm SMS về nội dung điều chỉnh này (thời hạn 02 ngày làm việc). - Kiểm tra, điều chỉnh và nhập dữ liệu nhân thân vào phần mềm SMS, nhập toàn bộ quá trình BHXH, BHTN chưa hưởng từ nơi khác chuyển đến (nếu có) vào dữ liệu thu trên phần mềm SMS hoặc chọn mục “chốt sổ bảo lưu di chuyển” trên phần mềm SMS để lấy dữ liệu từ BHXH Việt Nam về. - Căn cứ số CMND (hoặc số căn cước) thực hiện rà soát tình trạng cấp số sổ BHXH của NLĐ, ngoài sổ vừa điều chỉnh nếu phát hiện NLĐ có thêm các sổ khác thì sử dụng tiện ích tra cứu kiểm tra xem những sổ đó đã hưởng trợ c ấ p một l ầ n chưa: + Trường hợp những sổ BHXH này đã hưởng BHXH 1 lần và trợ cấp thất nghiệp hoặc có thời gian tham gia BHXH, BHTN dưới 12 tháng (trừ những trường hợp s ổ có quá trình hiện tại đang tham gia hoặc số sổ do BHXH tỉnh/thành phố khác cấp) thì thực hiện lấy dữ liệu về (đối với sổ tham gia BHXH ở quận, huyện khác) để Phòng (tổ) sổ, thể khóa dữ liệu và hủy sổ. + Trường hợp những sổ BHXH này chưa hưởng BHXH 1 lần, trợ cấp thất nghiệp mà có thời gian tham gia BHXH, BHTN từ 12 tháng trở lên thì in phiếu yêu cầu gộp sổ mẫu P 0 1 -DV hoặc P02-CN kèm h ồ sơ. - Ký xác nhận trên hồ sơ điện tử, trình lãnh đạo ký và chuyển toàn bộ hồ sơ kèm sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ, tờ rời sổ, thẻ BHYT (nếu có) cho Phòng (Tổ) C ấp sổ thẻ. - Gửi Thông báo giải quyết hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN và trả kết quả (M ẫ u 03/TB-TS) đến tài khoản giao dịch của đơn vị trực tiếp hoặc thông qua tổ chức I-VAN. - Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS chuyển Phòng (tổ) C ấp sổ, thẻ. Lưu ý: - Trường hợp NLĐ dùng hồ sơ giả để tham gia BHXH và đã hưởng chế độ thai sản, hồ sơ phải nộp kèm theo bản sao có chứng thực: Giấy khai sinh hoặc Giấy chứng nhận nuôi con nuôi hoặc giấy chứng tử (nếu con chết) tương ứng với nhân thân đúng của NLĐ, nếu NLĐ không nộp kèm các loại giấy tờ này thì không giải quyết hồ sơ. - Sau khi thực hiện điều chỉnh cán bộ thu gửi công văn cho BHXH có liên quan để điều chỉnh đồng bộ dữ liệu chương trình quản lý. Bước 4: Phòng (tổ) C ấp sổ thẻ. Thời hạn 10 ngày làm việc. - Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng (tổ) Quản lý thu, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS. - Căn cứ dữ liệu đã được cán bộ thu điều chỉnh hoặc nhập bổ sung (nếu có) trên phần mềm SMS: + Kiểm tra dữ liệu nhân thân, quá trình nhập bổ sung (nếu có). + Kiểm tra các chế độ đã hưởng: thai sản, tử tuất-TNL Đ , BHXH 1 lần, trợ cấp thất nghiệp. + Nếu sổ đã hưởng BHXH 1 lần, hưởng trợ cấp thất nghiệp trước ngày 01/01/2015 thì thực hiện cắt toàn bộ quá trình đã hưởng (chọn loại XN: “CT” đối với quá trình đóng BHXH đã hưởng BHXH một lần và chọn loại XN: “TT” đối với quá trình đóng BHTN đã hưởng trợ cấp thất nghiệp). + Nếu sổ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp từ ngày 01/01/2015 trở về sau, cắt quá trình đóng BHTN tương ứng với số tháng hưởng BHTN theo nguyên tắc: cứ 1 tháng hưởng trợ cấp thất nghiệp tương ứng với 12 tháng đóng BHTN theo hướng dẫn tại công văn số 3722/BHXH-CST ngày 19/11/2015 của BHXH Thành phố. + Nếu người lao động đã hưởng trợ cấp thất nghiệp từ ngày 01/01/2015 trở về sau, sau đó có quyết định chấm dứt hưởng TCTN thì căn cứ vào dữ liệu đã được Phòng Chế độ BHXH cắt quá trình đóng BHTN đã hưởng và bảo lưu quá trình đóng BHTN chưa hưởng để thực hiện chốt sổ quá trình đóng BHTN chưa hưởng. Lưu ý: - Trường hợp đã hưởng trợ cấp thất nghiệp từ ngày 01/01/2015 trở về sau hoặc không có dữ liệu đóng BHTN tại TP.HCM thì khi chốt sổ vẫn thực hiện cắt quá trình đóng BHTN đã hưởng và bảo lưu quá trình đóng BHTN chưa hưởng (nếu c ó ) theo hướng dẫn tại công văn s ố 3722/BHXH-CST ngày 19/11/2015 của BHXH Thành phố. - Trường hợp có Quyết định chấm dứt hưởng TCTN hoặc trang tra cứu chế độ BHXH (http://serverpt/tracuu1lan/) có dữ liệu chấm dứt hưởng TCTN nhưng trên phần mềm SMS chưa cắt quá trình đóng BHTN đã hưởng thì lập phiếu yêu cầu (mẫu C02-TS) chuy ể n (đối với BHXH quận, huyện chuyển qua đường truyền FTP) cho Phòng Chế độ BHXH đ ể kiểm tra và cắt “TT” trên SMS. + Lập phiếu đổi sổ BHXH. + Cập nhật dữ liệu để cấp lại tờ bìa và tờ rời sổ BHXH có quá trình BHXH, BHTN chưa hưởng, cấp lại thẻ BHYT trên phần mềm SMS theo dữ liệu đã được điều chỉnh: ■ Trường hợp có ảnh hưởng đến quá trình đóng BHXH, BHTN đã chốt trước đó (do đã hưởng BHXH một lần hoặc trợ cấp thất nghiệp hoặc tạm khóa do nợ hoặc gộp sổ hoặc NLĐ không thừa nhận) thì thực hiện: Thu hồi tờ rời đã cấp trước đó ® nhận giá trị cấp mới tờ rời (chuyển dữ liệu sang QLST, thực hiện kiểm tra, khoá in) ® nhận giá trị cấp lại tờ rời (chọn phương án cấp lại theo hồ sơ phát sinh). ■ Trường hợp không ảnh hưởng đến quá trình đóng BHXH, BHTN đã chốt trước thì thực hiện: nhận giá trị cấp lại tờ rời (chọn phương án cấp lại theo hồ sơ phát sinh). + Kiểm tra dữ liệu đồng bộ trên phần mềm SMS để xác định người lao động có 1 hay nhiều sổ BHXH: * Trường hợp người lao động có nhiều sổ, trong đó: - Nếu có sổ đã nhận BHXH 1 lần và trợ cấp thất nghiệp hoặc có thời gian tham gia BHXH, BHTN dưới 12 tháng (trừ những trường hợp sổ có quá trình hiện tại đang tham gia hoặc số sổ do BHXH tỉnh/thành phố khác cấp) thì thực hiện: + Khóa dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN bằng phương án CT, TT đối với quá trình đã hưởng hoặc KB, KT đối với sổ có quá trình đóng dưới 12 tháng, lập biên bản hủy sổ lưu cùng hồ sơ, tại mục “hủy có nhiều sổ” ghi lý do “đã hưởng BHXH 1 lần và BHTN” hoặc “có quá trình đóng dưới 12 tháng”, sau đó thực hiện chốt sổ theo quy trình người lao động có 1 sổ duy nhất. Lưu ý: - Nếu sổ có quá trình tham gia ở quận, huyện khác quản lý thì Phòng (tổ) sổ, thẻ lập phiếu yêu cầu (C02-TS) chuyển Phòng (tổ) Quản lý thu nhập dữ liệu vào phần mềm SMS hoặc chọn mục “chốt sổ bảo lưu di chuyển ” trên phần mềm SMS để lấy dữ liệu từ BHXH Việt Nam về sau đó Phòng (tổ) sổ, thẻ khóa dữ liệu và hủy sổ. - Nếu có sổ chưa hưởng 1 lần, trợ cấp thất nghiệp và có thời gian tham gia BHXH, BHTN từ 12 tháng trở lên thì thực hiện: + Cắt góc thu hồi thẻ BHYT cũ (nếu có) lưu cùng hồ sơ điều chỉnh. + Chuyển dữ liệu t ừ phần mềm SMS sang phần mềm QLST để kiểm tra và in cấp lại thẻ BHYT đã được điều chỉnh; thực hiện kiểm tra và khoá in tờ bìa, tờ rời sổ BHXH cấp lại (nếu có), in Phiếu yêu cầu gộp sổ mẫu P01-DV hoặc P02-CN gửi kèm hồ sơ để yêu cầu người lao động nộp hồ sơ gộp sổ theo PGNHS 304. * Đối với trường hợp người lao động chỉ có 1 số sổ BHXH duy nhất thực hiện: - Thu hồi toàn bộ sổ BHXH (sổ BHXH mẫu cũ, tờ bìa sổ, các trang tờ rời sổ BHXH), thẻ BHYT cũ (nếu có), cắt góc lưu cùng hồ sơ điều chỉnh. - Chuyển dữ liệu từ phần mềm SMS sang phần mềm QLST để kiểm tra và in thẻ BHYT, tờ bìa, tờ rời sổ BHXH cấp lại (nếu có); in 02 biên bản giao nhận sổ BHXH, ký vào “đại diện bên giao”, in 02 phiếu sử dụng phôi bìa sổ (mẫu C06-TS), in 02 phi ế u sử dụng phôi thẻ BHYT - mẫu C07-TS (nếu có) lưu 01 phiếu vào hồ sơ, 01 phiếu chuyển cán bộ quản lý phôi để đối chiếu quyết toán. - Đối với trường hợp hưởng trợ cấp thất nghiệp từ ngày 01/01/2016 trở về sau, thực hiện in tờ r ờ i quá trình đã hưởng trợ cấp thất nghiệp tr ên phần mềm QLST (không cấp tờ rời đã hưởng trợ cấp thất nghiệp trên phần mềm SMS ) . - Trình Lãnh đạo phòng cấp sổ, thẻ (hồ sơ do BHXH Thành phố giải quyết) hoặc Ban giám đốc BHXH quận huyện (hồ sơ do BHXH quận huyện giải quyết) ký trên bìa, tờ rời sổ BHXH cấp lại. - Nếu trên sổ mẫu cũ (trên trang 22 hoặc 44) hoặc trang 3 tờ bìa sổ (sổ mẫu mới) có đóng dấu đã hưởng các chế độ, khi cấp lại sổ không thực hiện đóng dấu các chế độ đã hưởng. - Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS và chuyển tờ bìa sổ, tờ rời sổ; thẻ BHYT (nếu có); 02 biên bản giao nhận sổ BHXH, thẻ BHYT cho bộ phận TKQ. Lưu ý: - Tra cứu dữ liệu hưởng BHXH một lần, trợ cấp thất nghiệp trên trang thông tin điện tử của BHXH TP (http://serverpt/tracuu1lan) theo hướng dẫn tại c ô ng văn s ố 1782/BHXH-CĐ ngày 15/7/2016 của BHXH Thành phố và của BHXH Việt Nam (http://tracuu.vssic. g ov.vn/). - Hồ sơ cấp lại sổ BHXH l ưu tại Phòng (tổ) cấp sổ, thẻ sau 1 năm chuyển Phòng Quản lý hồ sơ/B ộ phận TNHS của BHXH quận huyện l ư u trữ theo quy định. Bước 5: Bộ phận (tổ) TKQ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. - Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng (Tổ) c ấp sổ, thẻ cập nhật vào phần mềm TNHS. - Tiến hành chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho tổ chức dịch vụ bưu chính để trả đơn vị hoặc trực tiếp cho người lao động. - Xác nhận giao nhận trên phần mềm TNHS. 3. Quy trình chuyển quá trình tham gia BHXH từ nhiều sổ về sổ gốc hoặc chuyển quá trình tham gia BHXH từ nhiều sổ về sổ gốc trong trường hợp có một hoặc nhiều sổ BHXH đang lưu giữ tại cơ quan BHXH. Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 304. 3.1. Quy trình tóm tắt: - Mục đích: Người lao động có nhiều sổ BHXH, dồn lại thành một sổ hoặc trong đó có một hoặc nhiều sổ BHXH đang được lưu giữ tại cơ quan BHXH. - Phương thức thực hiện: Đơn vị sử dụng phần mềm TNHS (hoặc phần mềm I-VAN khác) để lập hồ sơ điện tử. - Thời hạn trả kết quả: 26 ngày làm việc: - Sơ đồ: - Diễn giải quy trình + Đơn vị: lập hồ sơ điện tử ký bằng chữ ký số trên hồ sơ gửi đến cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam hoặc cổng giao dịch của tổ chức I-VAN + Hệ thống quản lý thông tin: nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, kiểm tra và gửi thông báo cho đơn vị. + Đơn vị: in thông báo gửi cùng sổ BHXH cho cơ quan BHXH. + Bước 2: Phòng TNTKQ TTHC, bộ phận (tổ) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. + Bước 3: Phòng (Tổ) Quản lý Thu. Thời hạn 15 ngày làm việc. + Bước 4: Phòng (Tổ) C ấp sổ, thẻ. Thời hạn 10 ngày làm việc. + Bước 5: Phòng TNTKQ TTHC, bộ phận (tổ) TKQ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Lưu ý: thời hạn giải quyết hồ sơ được tính từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ g i ấ y do tổ chức dịch vụ bưu chính chuy ể n đến ghi trên bìa thư. 3.2 Quy trình chi tiết: Bước 1: Bước 1.1 Đơn vị sử dụng lao động: - Hướng dẫn người lao động kê khai thông tin tờ khai theo mẫu TK01-TS, kèm theo hồ sơ tài liệu liên quan đ ế n việc đi ề u chỉnh, - Kiểm tra, đối chiếu thông tin với hồ sơ do đơn vị quản lý. Đơn vị chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính đúng, đủ, hợp pháp kịp thời đối với hồ sơ điện tử của đơn vị và hồ sơ giấy của người lao động; - Lập hồ sơ gộp sổ BHXH cho người tham gia BHXH, quét (scan) các giấy tờ liên quan đến việc gộp sổ theo Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 304, ký bằng chữ ký số, gửi đến công giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam hoặc Công giao dịch của Tổ chức I-VAN; Bước 1.2. Hệ thống quản lý thông tin: - Nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, kiểm tra và gửi thông báo cho đơn vị. Trường hợp hồ sơ hợp lệ hệ thống thông tin tự động gửi thông báo xác nhận nộp hồ sơ điện tử yêu cầu nộp sổ BHXH (mẫu số 02/TB-TS) đến tài khoản giao dịch của đơn vị trong vòng 02 giờ kể từ khi nhận được hồ sơ BHXH điện tử của đơn vị. Bước 1.3 Đ ơn vị: - In thông báo xác nhận hồ sơ điện tử (đối với trường hợp sử dụng phần mềm KBHXH) hoặc in phiếu giao nhận hồ sơ từ phần mềm (đối với trường hợp sử dụng phần mềm iQLBH) kèm với sổ BHXH, thẻ BHYT còn giá trị sử dụng (nếu có) gửi cho cơ quan BHXH thông qua tổ chức dịch vụ bưu chính. Bước 2: Bộ phận (tổ) TNHS thời hạn 0,5 ngày làm việc - Tiếp nhận hồ sơ của đơn vị do tổ chức dịch vụ bưu chính chuyển đến, kiểm đếm số lượng sổ BHXH, thẻ BHYT (nếu có) theo thông báo xác nhận hồ sơ điện tử (đối với trường hợp sử dụng phần mềm KBHXH) hoặc theo phiếu giao nhận hồ sơ 304/.../so (đối với trường hợp sử dụng phần mềm iQLHS hoặc HSBD). - Trường hợp có một hoặc nhiều sổ BHXH đang được lưu giữ tại cơ quan BHXH thì cán bộ TNHS căn cứ vào thông tin trên mẫu TK1-TS của người lao động, tra cứu với kho dữ liệu thu hồi sổ (cơ quan BHXH nào đã thực hiện xong việc chuyển dữ liệu thu hồi sổ vào kho dữ liệu chung toàn thành phố thì thực hiện tra cứu theo địa chỉ: http://serverpt/thuhoiso/): + Trường hợp không có trên dữ liệu thì “lập phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ”, yêu cầu đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm giải quyết cho người lao động. + Trường hợp có trên dữ liệu thu hồi sổ thì cán bộ tiếp nhận ghi mã thu hồi sổ BHXH, ký xác nhận vào mẫu TK1-TS và tiếp nhận hồ sơ. - Căn cứ vào thông báo mẫu 02/TB-TS truy cập hồ sơ điện tử của đơn vị trong hệ thống quản lý thông tin (phần mềm TNHS), xác nhận giao nhận trên phần mềm TNHS chuyển hồ sơ cho Phòng (Tổ) Quản lý Thu. Lưu ý: - Trường hợp vừa chuy ể n s ổ về số gốc, vừa đi ề u chỉnh nhân thân thì ghi cụ th ể nội dung cần điều chỉnh trong TK1-TS. - Trường hợp không tìm thấy s ố sổ BHXH do đơn vị chuy ể n cho cơ quan BHXH lưu trữ, bộ phận lưu trữ hồ sơ báo cho đơn vị (người lao động) để bổ sung thông tin hồ sơ. Nếu đơn vị không bổ sung được thông tin thì trả hồ sơ cho bộ phận trả kết quả đ ể trả cho người lao động hoặc đơn vị. Bước 3: Phòng (Tổ) Quản lý Thu. Thời hạn 15 ngày làm việc. - Tiếp nhận hồ sơ do Phòng (bộ phận) TNHS chuyển đến. - Truy cập hồ sơ điện tử của đơn vị trong hệ thống quản lý thông tin; kết xuất in tờ khai của người lao động và các hồ sơ, tài liệu được đơn vị scan gửi kèm theo để kiểm tra, đối chiếu. - Đối với trường hợp hồ sơ không đúng, không đủ điều kiện thì thông báo cho đơn vị hoàn chỉnh theo quy định. * Đối với trường hợp hồ sơ đúng thực hiện: - Đối chiếu hồ sơ nhân thân, điều chỉnh hoặc nhập toàn bộ quá trình tham gia BHXH, BHTN chưa hưởng t ừ nơi khác chuyển đến (nếu có) vào dữ liệu thu trên phần mềm SMS hoặc chọn mục “chốt sổ bảo lưu di chuyển” trên phần mềm SMS để lấy dữ liệu từ BHXH Việt Nam về. - Kiểm tra các chế độ đã hưởng: thai sản, tử tuất-TNLĐ, BHXH một lần, trợ cấp thất nghiệp. Trường hợp có chi trả chế độ OĐ-TS-DS thì thực hiện theo hướng dẫn tại công văn s ố 1746/BHXH-QLT ngày 08/07/2016. - Chuyển quá trình tham gia BHXH, BHTN chưa hưởng từ các sổ khác về sổ gốc (Sổ gốc là sổ đang hưởng các chế độ hàng tháng; hoặc sổ có quá trình tham gia BHXH sớm nhất nhưng chưa hưởng BHXH 1 lần; hoặc đã hưởng BHXH 1 lần nhưng còn quá trình BHTN); chuyển mã thẻ BHYT về sổ gốc (nếu có). - Đối với những trường hợp có sổ cần gộp, đồng thời còn có thời gian đóng trùng BHXH, BHTN. Khi gộp sổ hoặc chốt sổ nghỉ việc thì ưu tiên giữ lại thời gian đóng bảo hiểm và trình tự giải quyết như sau: * Th ứ t ự ưu tiên: + Sổ đang hưởng các chế độ hàng tháng. + Sổ đã đóng BHXH, BHTN theo hợp đồng lao động giao kết đầu tiên. + Sổ có thời gian đóng BHXH ở tỉnh, thành phố khác, nếu NLĐ muốn giữ thời gian đóng tại thành phố, thì yêu cầu NLĐ liên hệ BHXH tỉnh, thành phố đó để giảm trùng và chốt lại sổ. * Trình tự giải quyết: Cán bộ thu lập Phiếu giải quyết công việc và 03 bản D02-TS điều chỉnh giảm thời gian đóng trùng trình lãnh đạo ký duyệt để thoái thu tiền đóng thừa cho NLĐ (đối với thời gian giảm trùng đã được chốt bảo lưu), thông qua đơn vị (đối với thời gian chưa được chốt bảo lưu). Đồng thời gửi công văn (theo mẫu G01-NB) cho cơ quan BHXH có liên quan để điều chỉnh giảm quá trình đóng trùng trên phần mềm SMS nếu có (theo tỷ lệ 0%) và chuyển quá trình tham gia BHXH, BHTN còn lại từ số sổ BHXH đang quản lý về số sổ gốc. ® Thoái thu quá trình đóng trùng BHXH thông qua đơn vị: Áp dụng cho trường hợp NLĐ đang làm việc, có quá trình tham gia BHXH chưa được chốt sổ (phải giảm) nhưng trùng quá trình với đơn vị khác. + Thực hiện hoàn trả tiền thoái thu cho NLĐ thông qua mã quản lý thu BHXH của đơn vị kèm “Phiếu thông tin” trả tiền cho NLĐ. + Bộ phận Quản lý thu lập phiếu yêu cầu (C02-TS), chuyển Bộ phận Chế độ BHXH để xác minh việc giải quyết các chế độ BHXH đối với NLĐ trong thời gian đóng trùng, phiếu yêu cầu phải thể hiện đầy đủ các số sổ có thời gian trùng nhau, trong đó có xác định số sổ phải giảm trùng. + Bộ phận Chế độ BHXH phản hồi lại kết quả cho Bộ phận Quản lý thu (C02-TS) kèm 01 Quyết định thu hồi tiền trợ cấp (nếu có). + Bộ phận Quản lý thu tiến hành giảm trùng quá trình đóng BHXH, gộp sổ theo quy định và gửi 01 “Phiếu thông tin” trả tiền cho NLĐ cùng với hồ sơ được giải quy ế t v ề đơn vị. Trường hợp Phòng Chế độ BHXH có Quyết định thu hồi thì thực hiện theo Mục III, Công văn 1746/BHXH-QLT ngày 08/07/2016. ® Thoái thu quá trình đóng trùng BHXH trực tiếp cho NLĐ: Áp dụng cho trường hợp NLĐ có quá trình tham gia BHXH đã được chốt sổ (phải giảm) nhưng trùng quá trình với đơn vị khác. + Thực hiện hoàn trả tiền thoái thu cho NLĐ thông qua mã quản lý thu giảm trùng thời gian đóng BHXH trực tiếp cho NLĐ (GT 0001 x hoặc GT0002x) kèm Quyết định trả tiền trực tiếp cho NLĐ. + Bộ phận Quản lý thu lập phiếu yêu cầu (C02-TS), chuyển Bộ phận Chế độ BHXH để xác minh việc giải quyết các chế độ BHXH đối với NLĐ trong thời gian đóng trùng, phiếu yêu cầu phải thể hiện đầy đủ các số sổ có thời gian trùng nhau, trong đó có xác định số s ổ phải giảm trùng. + Bộ phận Chế độ BHXH phản hồi lại kết quả cho Bộ phận Quản lý thu (C02-TS) kèm 01 Quyết định thu hồi tiền trợ cấp (nếu có). + Bộ phận Quản lý thu tự lập D02-TS để điều chỉnh giảm thời gian đóng trùng BHXH, BHTN khi giải quyết hồ sơ gộp sổ. + Bộ phận Quản lý thu tiến hành giảm trùng quá trình đóng BHXH; lập “Phiếu trình giải quyết công việc” kèm hồ sơ chuyển đến Bộ phận Tổng h ợ p thu, để trình Ban Giám đốc ra Quyết định hoàn trả (mẫu C16-TS); tiến hành gộp sổ theo quy định. Trường hợp Phòng Chế độ BHXH có Quyết định thu hồi thì thực hiện theo, Mục III, Công văn 1746/BHXH-QLT ngày 08/07/2016. + Bộ phận Quản lý thu lưu 01 QĐ hoàn trả tiền, gửi 01 QĐ hoàn trả cho Bộ phận Kế toán; 01 QĐ hoàn trả cho NLĐ cùng với hồ sơ được giải quyết cho NLĐ. - Trường hợp có thời gian đóng trùng ở ngoài tỉnh thì cán bộ thu chỉ thực hiện điều chỉnh giảm thời gian đóng trùng ở thành phố. N ế u NLĐ muốn giữ lại thời gian đóng tại thành phố, thì hướng dẫn NLĐ liên hệ với BHXH tỉnh để để giảm trùng. - Trường hợp NLĐ có đơn không thừa nhận sổ hoặc cam kết sổ đã hưởng BHXH 1 lần và trợ cấp thất nghiệp, nhưng dữ liệu tra cứu của cơ quan BHXH không thể hiện, nếu sổ đó có quá trình tham gia ở quận, huyện khác quản lý thì nhập dữ liệu đó về để Phòng (tổ) sổ, thẻ khóa dữ liệu và hủy sổ. - Căn cứ số CMND (hoặc số căn cước) thực hiện rà soát tình trạng cấp số sổ BHXH của NLĐ, ngoài các sổ đề nghị gộp nếu phát hiện NLĐ có thêm các sổ khác thì sử dụng tiện ích tra cứu kiểm tra xem những sổ đó đã hưởng trợ cấp một lần chưa: + Trường hợp những sổ BHXH này đã hưởng BHXH 1 lần và trợ cấp thất nghiệp hoặc có thời gian tham gia BHXH, BHTN dưới 12 tháng (trừ những trường hợp sổ có quá trình hiện tại đang tham gia hoặc số sổ do BHXH tỉnh/thành phố khác cấp) thì thực hiện lấy dữ liệu về (đối với sổ tham gia BHXH ở quận, huyện khác) để Phòng (tổ) sổ, thẻ khóa dữ liệu và hủy sổ. + Trường hợp những sổ BHXH này chưa hưởng BHXH 1 lần, trợ cấp thất nghiệp mà có thời gian tham gia BHXH, BHTN từ 12 tháng trở lên thì in phi ế u yêu c ầ u gộp sổ m ẫ u P01-DV hoặc P02-CN kèm hồ sơ chuyển Bộ phận trả k ế t quả trả lại đơn vị, NLĐ. - Ký xác nhận trên hồ sơ điện tử, trình lãnh đạo ký và chuyển toàn bộ hồ sơ kèm sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ, tờ rời sổ, thẻ BHYT (nếu có) cho Phòng (Tổ) C ấ p sổ thẻ. - Gửi Thông báo giải quyết hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN và trả kết quả (M ẫ u 03/TB-TS) đến tài khoản giao dịch của đơn vị trực tiếp hoặc thông qua tổ chức I-VAN. - Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS. Lưu ý: - Nếu quá trình đóng trùng nhau thì thực hiện giảm trùng trên s ố sổ xác định phải hủy do gộp, không thực hiện giảm xen kẽ quá trình trùng của các s ổ khác nhau. - Đối với các sổ BHXH c ó quá trình đóng trùng nhau, trong đ ó có sổ đã hưởng BHXH 1 lần (k ể cả thời gian đóng BHTN trùng chưa hưởng) thì cắt “CT” quá trình đóng BHXH đã hưởng của sổ đó đồng thời hủy số, không thực hiện giảm trùng quá trình đóng BHXH, BHTN chưa hưởng trên số c ò n lại. - Đ ố i với các sổ BHXH có quá trình đóng trùng nhau, trong đó c ó s ổ đã hưởng BHTN còn BHXH chưa hưởng (nếu s ổ này được xác định là s ổ phải hủy) thì chỉ thực hiện giảm trùng quá trình BHXH, BHTN trên sổ phải hủy (đồng thời thực hiện điều chỉnh tăng thu tiền đóng BHTN do NLĐ đã hưởng TCTN), không thực hiện giảm trùng quá trình đóng BHXH, BHTN chưa hưởng trên sổ còn lại, nhưng phải khóa quá trình thất nghiệp trên sổ giữ lại. Ví dụ: NLĐ có sổ 0207000000 quá trình liên tục từ 01/2007 đến nay và số 7910000000 có quá trình từ 01/2010 đến 12/2010 (sổ này đã nhận TCTN, chưa hưởng BHXH 1 lần); Cán bộ thu thực hiện giảm trùng sổ 7910000000 (chỉ thoái trả tiền BHXH, điều chỉnh tăng đóng BHTN tương ứng với s ố tiền BHTN trên D02-TS) đồng thời khóa quá trình BHTN từ 01/2010 đến 12/2010 trên sổ 0207000000. - Khi gộp sổ phải đảm bảo quá trình tham gia của những đơn vị trước đó đã được chốt bảo lưu. Trường hợp chưa chốt b ả o l ư u thì bộ phận quản lý thu lập C02-TS (kèm bản photo sổ đề nghị chốt) gửi qua FTP cho cơ quan BHXH nơi tham gia trước đó (trên địa bàn thành ph ố ) để ph ố i hợp thực hiện chốt trên chương trình. Trường hợp đơn vị nợ không có khả năng thanh toán, phá sản, giải th ể , chủ bỏ tr ố n... và NLĐ có đơn yêu cầu chốt s ổ với quá trình đ ó ng BHXH, BHTN tương ứng với thời gian đơn vị đóng đủ thì vẫn thực hiện gộp s ổ đ ồ ng thời khóa dữ liệu quá trình BHXH, BHTN còn nợ. Thời gian xử lý C02-TS không quá 1 ngày, sau đó chuy ể n quá trình về s ổ g ố c cho NLĐ. Trường hợp bất khả kháng mới trả lại sổ cho NLĐ. - Những trường hợp s ổ bị hủy theo những quy định trên khi NLĐ có đơn y ê u cầu và cung cấp được những sổ này thì phục hồi quá trình và chuy ể n dữ liệu về s ố s ổ gốc đồng thời thực hiện chốt lại sổ gốc. Khi phục hồi quá trình thì NLĐ chỉ được bảo l ưu thời gian tham gia BHXH, BHTN và chỉ dùng để giải quyết chế độ cho lần sau không xem xét giải quyết lại các chế độ đã hưởng trước đ ó . Bước 4: Phòng (Tổ) cấp sổ, thẻ. Thời hạn 10 ngày làm việc: - Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng (tổ) Quản lý thu, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS. - Căn cứ dữ liệu đã được cán bộ thu chuyển quá trình hoặc nhập bổ sung (nếu có) trên phần mềm SMS: + Lập biên bản hủy sổ BHXH trên phần mềm SMS tại mục hủy có nhiều sổ chọn “YES” đối với số sổ BHXH cần chuyển quá trình từ sổ hủy về sổ gốc, chọn “NO” đối với số sổ BHXH hủy do đã nhận trợ cấp 1 lần (CT) hoặc sổ hủy do người lao động không thừa nhận (KB, KT) hoặc hoặc sổ hủy do có quá trình đóng dưới 12 tháng (trừ những trường hợp sổ có quá trình hiện tại đang tham gia hoặc số sổ do BHXH tỉnh/thành ph ố khác c ấ p), in 02 biên bản hủy sổ (01 bản lưu, 01 bản trả kèm theo hồ sơ). + Bấm hủy số sổ cần hủy trên phần mềm SMS và chuyển dữ liệu sổ hủy từ phần mềm SMS sang phần mềm QLST. + Thu hồi toàn bộ các sổ BHXH (sổ BHXH mẫu cũ, tờ bìa sổ, các trang tờ rời sổ BHXH), thẻ BHYT (nếu có), cắt góc lưu cùng hồ sơ. + Kiểm tra dữ liệu nhân thân, quá trình nhập bổ sung (nếu có). + Kiểm tra các chế độ đã hưởng: thai sản, tử tuất-TNLĐ, BHXH một lần, trợ cấp thất nghiệp. + Nếu sổ đã hưởng BHXH 1 lần, hưởng trợ cấp thất nghiệp trước ngày 01/01/2015, thực hiện cắt toàn bộ quá trình đã hưởng (thực hiện cắt “CT” đối với quá trình đóng BHXH đã hưởng và cắt “TT” đối với quá trình đóng BHTN đã hưởng) + Nếu sổ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp từ ngày 01/01/2015 trở về sau, cắt quá trình đóng BHTN tương ứng với số tháng hưởng BHTN theo nguyên tắc: cứ 1 tháng hưởng trợ cấp thất nghiệp tương ứng với 12 tháng đóng BHTN theo hướng dẫn tại công văn số 3722/BHXH-CST ngày 19/11/2015 của BHXH Thành phố. + Nếu người lao động đã hưởng trợ cấp thất nghiệp từ ngày 01/01/2015 trở về sau, sau đó có quyết định chấm dứt hưởng TCTN thì căn cứ vào dữ liệu đã được Phòng Chế độ BHXH cắt quá trình đóng BHTN đã hưởng và bảo lưu quá trình đóng BHTN chưa hưởng để thực hiện chốt sổ quá trình đóng BHTN chưa hưởng. Lưu ý: - Trường hợp đã hưởng trợ cấp thất nghiệp từ ngày 01/01/2015 trở về sau hoặc không có dữ liệu đóng BHTN tại TP.HCM thì kh i chốt sổ vẫn thực hiện cắt quá trình đ ó ng BHTN đã hưởng và bảo lưu quá trình đóng BHTN chưa hưởng (nếu có) theo hướng dẫn tại công văn số 3722/BHXH-CST ngày 19/11/2015 của BHXH Thành phố. - Trường hợp có Quyết định chấm dứt hưởng TCTN hoặc trang tra cứu chế độ BHXH (http://serverpt/tracuu 1 lan/) có dữ liệu chấm dứt hưởng TCTN nhưng trên phần mềm SMS chưa cắt quá trình đóng BHTN đã hưởng thì lập phiếu yêu cầu (mẫu C02-TS) chuy ể n (đối với BHXH quận, huyện chuy ể n qua đường truyền FTP) cho Phòng Chế độ BHXH đ ể kiểm tra và cắt “TT ” trên SMS. + Nếu quá trình tham gia tại đơn vị trước đó chưa được chốt do đơn vị nợ không có khả năng thanh toán, phá sản, giải thể, chủ bỏ trốn... và người lao động có đơn yêu cầu chốt sổ với quá trình đóng BHXH, BHTN tương ứng với thời gian đơn vị đóng đủ thì vẫn thực hiện gộp sổ đồng thời khóa dữ liệu quá trình BHXH, BHTN còn nợ bằng phương án KB, KT. + Trường hợp các sổ có quá trình tham gia trùng khớp nhau trong cùng 1 đơn vị về thời gian đóng, mức lương do trước đây đã được gộp sổ nhưng chưa hủy hoặc chưa chuyển quá trình về sổ gốc thì không thực hiện cấp lại sổ. + Lập phiếu đổi sổ BHXH. + Cập nhật dữ liệu để cấp lại tờ bìa, tờ rời sổ BHXH có quá trình BHXH, BHTN chưa hưởng và thẻ BHYT (nếu có) trên phần mềm SMS theo dữ liệu đã được gộp: ■ Trường hợp có ảnh hưởng đến quá trình đóng BHXH, BHTN đã chốt trước đó (do đã hưởng BHXH một lần hoặc trợ cấp thất nghiệp hoặc tạm khóa do nợ hoặc gộp sổ hoặc NLĐ không thừa nhận) thì thực hiện: Thu hồi tờ rời đã cấp trước đó ® nhận giá trị cấp mới tờ rời (chuyển dữ liệu sang QLST, thực hiện kiểm tra, khoá in) ® nhận giá trị c ấ p lại tờ rời (chọn phương án c ấ p lại do gộp sổ). ■ Trường hợp không ảnh hưởng đến quá trình đóng BHXH, BHTN đã chốt trước thì thực hiện: nhận giá trị cấp lại tờ rời (chọn phương án cấp lại do gộp sổ) . ■ Trường hợp sổ bị hủy khi người lao động có đơn yêu cầu và cung cấp được những sổ này thì Phòng (tổ) quản lý thu phục hồi quá trình và chuyển dữ liệu về số sổ gốc, sau đó chuyển cho Phòng (tổ) sổ, thẻ thực hiện chốt lại sổ gốc: nhận giá trị cấp mới tờ rời “BL” quá trình mới được gộp (chuyển dữ liệu sang QLST, thực hiện kiểm tra, khoá in) ® nhận giá trị cấp lại tờ rời (chọn phương án cấp lại do gộp sổ) ® nhận giá trị cấp mới tờ rời chốt sổ “CS” (để chốt lại tổng quá trình) + Kiểm tra dữ liệu đồng bộ trên phần mềm SMS để xác định ngoài các sổ đề nghị gộp nếu phát hiện NLĐ có thêm các sổ khác thì sử dụng tiện ích tra cứu kiểm tra xem những sổ đó đã hưởng trợ cấp một lần chưa: * Trường hợp người lao động có nhiều sổ, trong đó: - Nếu có sổ đã nhận BHXH 1 lần và trợ cấp thất nghiệp hoặc có thời gian tham gia BHXH, BHTN dưới 12 tháng (trừ những trường hợp sổ có quá trình hiện tại đang tham gia hoặc số sổ do BHXH tỉnh/thành phố khác cấp) thì thực hiện: + Khóa dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN bằng phương án CT, TT đối với quá trình đã hưởng hoặc KB, KT đối với sổ có quá trình đóng dưới 12 tháng, lập biên bản hủy sổ lưu cùng hồ sơ, tại mục “hủy có nhiều sổ” ghi lý do “đã hưởng BHXH 1 lần và BHTN” hoặc “có quá trình đóng dưới 12 tháng”, sau đó thực hiện chốt sổ theo quy trình người lao động có 1 sổ duy nhất. - Nếu có sổ chưa hưởng 1 lần, trợ cấp thất nghiệp và có thời gian tham gia BHXH, BHTN từ 12 tháng trở lên thì thực hiện: + Cắt góc thu hồi thẻ BHYT cũ (nếu có) lưu cùng hồ sơ gộp sổ. + Chuyển dữ liệu từ phần mềm SMS sang phần mềm QLST để kiểm tra và in cấp lại thẻ BHYT (nếu có); thực hiện kiểm tra và khoá in tờ bìa, tờ rời sổ BHXH cấp lại (nếu có), in Phiếu yêu cầu gộp sổ mẫu P01-DV hoặc P02-CN gửi kèm hồ sơ để yêu cầu người lao động nộp hồ sơ gộp sổ theo PGNHS 304. * Trường hợp người lao động có 1 sổ duy nhất thực hiện: - Thu hồi toàn bộ sổ BHXH (sổ BHXH mẫu cũ, tờ bìa sổ, các trang tờ rời sổ BHXH), thẻ BHYT cũ (nếu có), cắt góc lưu cùng hồ sơ gộp sổ. - Chuyển dữ liệu từ phần mềm SMS sang phần mềm QLST để kiểm tra và in thẻ BHYT (nếu có), tờ bìa, tờ rời sổ BHXH cấp lại (nếu có); in 02 biên bản giao nhận sổ BHXH, ký vào “đại diện bên giao”, in 02 phiếu sử dụng phôi bìa sổ (mẫu C06-TS), in 02 phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT - mẫu C07-TS (nếu có) lưu 01 phiếu vào hồ sơ, 01 phiếu chuyển cán bộ quản lý phôi để đối chiếu quyết toán. - Đối với trường hợp hưởng trợ cấp thất nghiệp từ ngày 01/01/2016 trở về sau, thực hiện in tờ rời quá trình đã hưởng trợ cấp thất nghiệp trên phần mềm QLST (không cấp tờ rời đã hưởng trợ cấp thất nghiệp trên phần mềm SMS) . - Trình Lãnh đạo phòng cấp sổ, thẻ (hồ sơ do BHXH Thành phố giải quyết) hoặc Ban giám đốc BHXH quận huyện (hồ sơ do BHXH quận huyện giải quyết) ký trên tờ bìa, tờ rời sổ BHXH cấp lại, biên bản hủy sổ. - Nếu trên sổ mẫu cũ (trên trang 22 hoặc 44) hoặc trang 3 tờ bìa sổ (sổ mẫu mới) có đóng dấu đã hưởng các chế độ, khi cấp lại không thực hiện đóng dấu các chế độ đã hưởng. - Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS và chuyển tờ bìa sổ, tờ rời sổ; thẻ BHYT (nếu có), biên bản hủy sổ; 02 biên bản giao nhận sổ BHXH, thẻ BHYT cho bộ phận TKQ. Lưu ý: - N ế u sổ c ó quá trình tham gia ở quận, huyện khác quản lý thì Phòng (tổ) sổ, thẻ lập phiếu yêu cầu (C02-TS) chuy ể n Phòng (t ổ ) thu nhập dữ liệu vào phần mềm SMS hoặc chọn mục “chốt s ổ bảo l ưu di chuyển ” trên phần mềm SMS để lấy dữ liệu từ BHXH Việt Nam về sau đó Phòng (tổ) sổ, thẻ khóa dữ liệu và hủy s ổ . - Tra cứu dữ liệu hưởng BHXH một lần, trợ cấp thất nghiệp trên trang thông tin điện tử của BHXH TP (http://serverpt/tracuu1lan) theo hướng dẫn tại công văn số 1782/BHXH-CĐ ngày 15/7/2016 của BHXH Thành phố và trang thông tin điện của BHXH Việt Nam (htt p ://tracuu.vssic. g ov.vn/). - Hồ sơ cấp lại sổ BHXH lưu tại Phòng (tổ) C ấp sổ, thẻ sau 1 năm chuyển Phòng Quản lý hồ sơ/Bộ phận TNHS của BHXH quận huyện lưu trữ theo quy định. - Cuối mỗi ngày, Cán bộ Quản trị sổ thẻ rà soát và chuyển dữ liệu s ổ hủy từ phần mềm SMS sang phần mềm QLST. - Trường hợp phát hiện sổ BHXH đã được cấp lại do mất nhưng NLĐ nộp sổ không phải là sổ cấp lại do mất thì lập biên bản thu hồi s ổ , đồng thời có phiếu yêu cầu trả về và không giải quyết hồ sơ. Bước 5: Bộ phận (tổ) TKQ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. - Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng (bộ phận cấp sổ thẻ, cập nhật vào phần mềm TNHS. - Tiến hành chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho tổ chức dịch vụ bưu chính để trả đơn vị hoặc trực tiếp cho người lao động. - Xác nhận giao nhận trên phần mềm TNHS. 4. Quy trình cấp lại sổ BHXH do mất: do người lao động làm mất hoặc do đơn vị làm mất; thu hồi sổ BHXH do mất nay tìm lại được (Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 305). 4.1. Quy trình cấp lại sổ BHXH do mất: do người lao động làm mất hoặc do đơn vị làm mất Điều kiện: - Người lao động đang làm việc hoặc đã nghỉ việc chưa ch ố t sổ (kể cả đã giảm hẳn) nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi đang làm việc hoặc đã nghỉ việc chưa chốt sổ hoặc nộp thông qua đơn vị nơi đang làm việc hoặc đã nghỉ việc chưa chốt sổ. - Nếu tại thời đi ể m nộp hồ sơ người lao động đang làm việc (hoặc đã nghỉ việc) tại đơn vị sau cùng nhưng chưa được chốt sổ, đồng thời lại có quá trình đóng BHXH, BHTN ở nhiều đơn vị trước đó đ ề u chưa được chốt s ổ thì nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH nơi đơn vị chưa chốt s ổ đầu tiên. - Người lao động đã nghỉ việc, sổ BHXH đã ch ố t sau cùng trên địa bàn TP.HCM và không tiếp tục tham gia BHXH tại thời điểm nộp hồ sơ cấp lại số do mất thì nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi chốt sổ sau cùng. - Người lao động có quá trình đóng BHXH, BHTN ở BHXH tỉnh/thành phố khác đã được chốt s ổ sau đ ó tiếp tục tham gia BHXH trên địa bàn TP.HCM thì nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH nơi đang tham gia hoặc nộp thông qua đơn vị nơi đang làm việc. - Người lao động c ó quá trình đóng BHXH, BHTN ở BHXH tỉnh/thành phố khác đã được chốt sổ nếu tại thời đi ể m nộp hồ sơ cấp lại số do mất không tiếp tục tham gia BHXH thì nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi cư trú (thường trú hoặc tạm trú). 4.1.1. Quy trình tóm tắt: - Mục đích: Dùng để cấp lại sổ BHXH cho người lao động khi mất (bao gồm do người lao động làm mất hoặc do đơn vị làm mất). - Phương thức thực hiện: Đơn vị sử dụng phần mềm TNHS (hoặc phần mềm I-VAN khác) để lập hồ sơ điện tử. - Thời hạn trả kết quả: 40 ngày làm việc. - Sơ đồ: - Diễn giải quy trình : + Bước 1: Đơn vị: * Lập hồ sơ điện tử ký bằng chữ ký số trên hồ sơ gửi đến cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam hoặc cổng giao dịch của tổ chức I-VAN * Hệ thống quản lý thông tin: nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, kiểm tra và gửi thông báo cho đơn vị. + Bước 2: Phòng (Tổ) C ấp sổ, thẻ. Thời hạn 39,5 ngày làm việc hoặc 34,5 ngày làm việc nếu có phát sinh bước 3. + Bước 3: Phòng (Tổ) Quản lý Thu. Thời hạn 05 ngày làm việc (nếu có phát sinh). + Bước 5: Phòng TNTKQ TTHC, bộ phận (tổ) TKQ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. 4.1.2. Quy trình chi tiết Bước 1: Bước 1.1 Đơn vị sử dụng lao động: - Hướng dẫn người lao động kê khai thông tin tờ khai theo mẫu TK01-TS, kèm theo hồ sơ tài liệu liên quan đến việc cấp mất sổ BHXH. - Kiểm tra, đối chiếu thông tin với hồ sơ do đơn vị quản lý. Đơn vị chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính đúng, đủ, hợp pháp kịp thời đối với hồ sơ điện tử của đơn vị và hồ sơ giấy của người lao động; - Lập hồ sơ cấp lại sổ BHXH do mất, quét (scan) các giấy tờ liên quan đến việc cấp mất sổ BHXH theo Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 305, ký bằng chữ ký số, gửi đến cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam hoặc C ổng giao dịch của Tổ chức I-VAN; Bước 1.2. Hệ thống quản lý thông tin: - Nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, kiểm tra và gửi thông báo cho đơn. Trường hợp hồ sơ hợp lệ hệ thống thông tin tự động gửi thông báo xác nhận nộp hồ sơ điện tử (mẫu số 02/TB-TS) đến tài khoản giao dịch của đơn vị trong vòng 02 giờ kể từ khi nhận được hồ sơ BHXH điện tử của đơn vị. Lưu ý: - Trường hợp người lao động có quá trình đóng BHXH, BHTN trước đ ó ở tỉnh/thành ph ố khác thì yêu cầu người lao động kê khai đầy đủ thông tin quá trình tham gia ở tỉnh/thành phố khác (từ tháng năm đến tháng năm, tên đơn vị, địa chỉ đơn vị đóng, chức danh, công việc, mức lương), đồng thời cam kết chưa (hoặc đã) hưởng trợ cấp BHXH một lần, trợ cấp thất nghiệp vào mẫu chi tiết đính kèm của mục 13. - Trường hợp người lao động chỉ có quá trình đóng BHXH, BHTN trên địa bàn TP.HCM thì cơ quan BHXH nơi tiếp nhận hồ sơ căn cứ dữ liệu đồng bộ trên phần mềm SMS để giải quyết theo quy trình quy định, không yêu cầu người lao động kê khai vào mẫu chi tiết đính kèm của mục 13. Bước 2: Phòng (Tổ) C ấp sổ, thẻ. Thời hạn 39,5 ngày làm việc hoặc 34,5 ngày làm việc nếu có phát sinh bước 3. - Hàng ngày tru y cập hồ sơ điện tử của đơn vị trong hệ thống quản lý thông tin (phần mềm TNHS), xác nhận và gửi thông báo nhận được hồ sơ giấy, giải quyết hồ sơ cấp lại sổ BHXH do mất và trả kết quả đến tài khoản giao dịch của đơn vị trực tiếp hoặc qua cổng I- VAN (mẫu 03/TB-TS) - Kết xuất in tờ khai của người lao động và các hồ sơ, tài liệu được đơn vị scan gửi kèm theo để kiểm tra, đối chiếu. - Đối với trường hợp hồ sơ không đúng, không đủ điều kiện thì thông báo cho đơn vị hoàn chỉnh theo quy định. * Đối với trường hợp hồ sơ đúng thực hiện: - Tiến hành kiểm tra đối chiếu hồ sơ với dữ liệu thu trên phần mềm SMS để kiểm tra thông tin cá nhân, quá trình đóng BHXH, BHTN... - Căn cứ Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS), kiểm tra, xác minh, đối chiếu hồ sơ với cơ sở dữ liệu hiện đang quản lý của BHXH Việt Nam. Trường hợp cơ sở dữ liệu không có dữ liệu hoặc dữ liệu không trùng khớp với thông tin trên sổ, quá trình hưởng BHXH một lần, hưởng BHTN hoặc quá trình đóng BHXH, BHTN bảo lưu, trình Giám đốc BHXH tỉnh, huyện ký văn bản yêu cầu BHXH tỉnh, huyện nơi người lao động đã tham gia BHXH, BHTN hoặc đã giải quyết các chế độ BHXH, BHTN trước đó để xác minh lại quá trình đóng, hưởng các chế độ BHXH, BHTN. - Trường hợp người lao động có hộ khẩu thường trú ở tỉnh/thành phố khác có quá trình đóng BHXH từ tháng 01/2005 trở về trước tại Tp.HCM (đã chốt sổ hoặc gián đoạn) hoặc người lao động có hộ khẩu thường trú ở Tp.HCM có quá trình đóng BHXH từ tháng 01/2005 trở về trước tại tỉnh/thành phố khác thì thực hiện: + Tra cứu dữ liệu hưởng BHXH một lần trên trang thông tin điện t ử của BHXH TP (htt p ://serverpt/tracuu 1 lan) và trang thông tin điện tử của BHXH VN (http://tracuu.vssic.gov.vn/) nếu chưa hưởng thì có văn bản gửi cho BHXH tỉnh/thành phố nơi người lao động có hộ khẩu thường trú hoặc tham gia từ tháng 01/2005 trở về trước để xác minh việc hưởng các chế độ BHXH. - Trường hợp sổ BHXH có quá trình đóng BHXH từ tháng 01/2005 trở về sau hoặc có quá trình đóng BHTN từ tháng 01/2009 trở về sau thì thực hiện tra cứu dữ liệu hưởng BHXH một lần, trợ cấp thất nghiệp trên trang thông tin điện tử của BHXH TP (http://serverpt/tracuu1lan) và trang thông tin điện tử của BHXH VN (http://tracuu.vssic.gov.vn/). - Trường hợp hồ sơ không khớp đúng với dữ liệu đang quản lý hoặc sổ BHXH bị mất có quá trình đóng ở nhiều nơi trên địa bàn Thành phố thì căn cứ vào dữ liệu đồng bộ, kết quả xác minh hưởng BHXH 1 lần, hưởng trợ cấp thất nghiệp để lập phiếu đề nghị (mẫu C02-TS) chuyển Phòng (Tổ) Quản lý Thu nhập bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN chưa hưởng (thực hiện tiếp bước 4). - Căn cứ Công văn xác minh của BHXH tỉnh, huyện hoặc dữ liệu đã hưởng BHXH 1 lần, hưởng trợ cấp thất nghiệp tra cứu trên trang thông tin điện tử của BHXH TP (http://serverpt/tracuu1lan/ ) và BHXH Việt Nam (htt p ://tracuu . vssic. g ov.v n ) , cắt quá trình đã hưởng trợ cấp BHXH một lần hoặc trợ cấp thất nghiệp (nếu có). Bảo lưu thời gian BHTN chưa hưởng (nếu có). - Trường hợp có quá trình đã hưởng BHXH 01 lần, hưởng trợ cấp thất nghiệp trước ngày 01/01/2015 thì không tính thời gi a n đóng BHXH, BHTN, thực hiện cắt toàn bộ quá trình đã hưởng (chọn loại XN: “CT” đối với quá trình đóng BHXH đã hưởng BHXH một lần và chọn loại XN: “TT” đối với quá trình đóng BHTN đã hưởng). - Nếu sổ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp từ ngày 01/01/2015 trở về sau, cắt quá trình đóng BHTN tương ứng với số tháng hưởng BHTN theo nguyên tắc: cứ 1 tháng hưởng trợ cấp thất nghiệp tương ứng với 12 tháng đóng BHTN theo hướng dẫn tại công văn số 3722/BHXH-CST ngày 19/11/2015 của BHXH Thành phố. - Nếu người lao động đã hưởng trợ cấp thất nghiệp từ ngày 01/01/2015 trở về sau, sau đó có qu y ết định chấm dứt hưởng TCTN thì căn cứ vào dữ liệu đã được Phòng Chế độ BHXH c ắ t quá trình đóng BHTN đã hưởng và bảo lưu quá trình đóng BHTN chưa hưởng để thực hiện cấp lại sổ. - Lập Biên bản thẩm định (theo mẫu); ghi đầy đủ danh sách, họ tên, số sổ BHXH, tình trạng sổ BHXH, kết quả thẩm định; cán bộ thẩm định ký xác nhận vào biên bản, trình hồ sơ và biên bản cho Lãnh đạo Phòng cấp sổ, thẻ (hồ sơ do BHXH Thành phố giải quyết) hoặc Ban giám đốc BHXH quận huyện (hồ sơ do BHXH quận huyện giải quyết) phê duyệt. - Căn cứ Biên bản thẩm định đã được phê duyệt thực hiện cập nhật dữ liệu để cấp lại toàn bộ sổ BHXH trên phần mềm SMS: + Lập phiếu đổi sổ BHXH. + Cập nhật dữ liệu để cấp lại tờ bìa, tờ rời sổ BHXH có quá trình BHXH, BHTN chưa hưởng (nếu có) trên phần mềm SMS: ■ Trường hợp có ảnh hưởng đến quá trình đóng BHXH, BHTN đã chốt trước đó (do đã hưởng BHXH một lần hoặc trợ cấp thất nghiệp hoặc tạm khóa do nợ hoặc gộp sổ hoặc NLĐ không thừa nhận) thì thực hiện: Thu hồi tờ rời đã cấp trước đó ® nhận giá trị cấp mới tờ rời (chuy ể n dữ liệu sang QLST, thực hiện kiểm tra, khoá in) ® nhận giá trị cấp lại tờ rời (chọn phương án cấp lại theo hồ sơ phát sinh). ■ Trường hợp không ảnh hưởng đến quá trình đóng BHXH, BHTN đã chốt trước thì thực hiện: nhận giá trị cấp lại tờ rời (chọn phương án c ấ p lại theo hồ sơ phát sinh). - Kiểm tra dữ liệu đồng bộ trên phần mềm SMS để xác định người lao động có 1 hay nhiều sổ BHXH: 1. Trường hợp người lao động có nhiều sổ, trong đó: - Nếu có sổ đã nhận BHXH 1 lần và trợ cấp thất nghiệp sau đó không tiếp tục tham gia BHXH, BHTN trên số sổ đó thì thực hiện: + Khóa dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN bằng phương án CT, TT đối với quá trình đã hưởng, lập biên bản hủy sổ lưu cùng hồ sơ, tại mục “hủy có nhiều sổ” ghi lý do “đã hưởng BHXH 1 lần và BHTN”, sau đó thực hiện chốt sổ theo quy trình người lao động có 1 sổ duy nhất. - Nếu có sổ chưa hưởng 1 lần và trợ cấp thất nghiệp hoặc đã hưởng BHXH 1 lần và trợ cấp thất nghiệp sau đó tiếp tục tham gia BHXH, BHTN trên số sổ đó thì thực hiện: + Chuyển dữ liệu cấp lại tờ bìa, tờ rời sổ BHXH có quá trình BHXH, BHTN chưa hưởng (nếu có) từ phần mềm SMS sang phần mềm QLST nhưng khoá in, đồng thời in phiếu yêu cầu gộp sổ mẫu P01-DV hoặc P02-CN để yêu cầu người lao động nộp hồ sơ gộp sổ theo PGNHS 304. 2. Trường hợp người lao động có 1 số sổ BHXH duy nhất thực hiện: - Chuyển dữ liệu cấp lại tờ bìa và tờ rời sổ BHXH có quá trình BHXH, BHTN chưa hưởng (nếu có) từ phần mềm SMS sang phần mềm QLST để kiểm tra và in tờ bìa, tờ rời sổ BHXH cấp lại (nếu có); in 02 biên bản giao nhận sổ BHXH, ký vào “đại diện bên giao”, in 0 2 phiếu sử dụng phôi bìa sổ (mẫu C06-TS) lưu 01 phiếu vào hồ sơ, 01 phiếu chuyển cán bộ quản lý phôi để đối chiếu quyết toán. - Đối với trường hợp hưởng trợ cấp thất nghiệp từ ngày 01/01/2016 trở về sau, thực hiện in tờ rời quá trình đã hưởng trợ cấp thất nghiệp trên phần mềm QLST(không cấp tờ rời đã hưởng trợ cấp thất nghiệp trên phần mềm SMS). - Trình Lãnh đạo phòng cấp sổ, thẻ (hồ sơ do BHXH Thành phố giải quyết) hoặc Ban giám đốc BHXH quận huyện (hồ sơ do BHXH quận huyện giải quyết) ký trên bìa, tờ rời sổ BHXH cấp lại. - Nếu trên sổ mẫu cũ (trên trang 22 hoặc 44) hoặc trang 3 tờ bìa sổ (sổ mẫu mới) có đóng dấu đã hưởng các chế độ, khi cấp lại sổ không thực hiện đóng dấu các chế độ đã hưởng. - Ký xác nhận trên hồ sơ điện tử. - Gửi Thông báo giải quyết hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN và trả kết quả (M ẫ u 03/TB-TS) đến tài khoản giao dịch của đơn vị trực tiếp hoặc thông qua tổ chức I-VAN. - Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS và chuyển tờ bìa sổ, tờ rời sổ; 02 biên bản giao nhận sổ BHXH cho bộ phận (tổ) TKQ. Lưu ý: - Trường hợp đã hưởng trợ cấp thất nghiệp từ ngày 01/01/2015 trở về sau hoặc không c ó dữ liệu đóng BHTN tại TP.HCM thì khi chốt sổ vẫn thực hiện cắt quá trình đóng BHTN đã hưởng và bảo lưu quá trình đóng BHTN chưa hưởng (nếu có) theo hướng dẫn tại công văn số 3722/BHXH-CST ngày 19/11/2015 của BHXH Thành phố. - Trường hợp có Quyết định chấm dứt hưởng TCTN hoặc trang tra cứu chế độ BHXH (http://serverpt/tracuu1lan/) có dữ liệu chấm dứt hưởng TCTN nh ưn g trên phần mềm SMS chưa cắt quá trình đóng BHTN đã hưởng thì lập phiếu yêu cầu (mẫu C02-TS) chuyển (đối với BHXH quận, huyện chuy ể n qua đường truyền FTP) cho Phòng Chế độ BHXH để kiểm tra và cắt “TT” trên SMS. - Tra cứu dữ liệu hưởng BHXH một lần, trợ cấp thất nghiệp trên trang thông tin điện tử của BHXH TP (http://serverpt/tracuu 1 lan) theo hướng dẫn tại công văn s ố 1782/BHXH-CĐ ngày 15/7/2016 của BHXH Thành phố và trang thông tin điện của BHXH Việt Nam ( http://tracuu.vssic. g ov.vn/ ). - Kiểm tra quá trình nhập dữ liệu tham gia từ nơi khác chuy ể n đến “CQ ” (nếu có) theo đợt phát sinh hay nhập trực tiếp (F12) trên phần mềm SMS, trường hợp nhập trực tiếp (F12) nếu có nghi vấn, liên hệ với nơi nhập dữ liệu đ ể kiểm tra, đ ố i chiếu. - Cán bộ cấp s ổ sau khi kiểm tra xác định nguyên nhân do người lao động làm mất thì ghi chú bằng mực đỏ vào góc phải phía trên cùng Phiếu Giao nhận hồ sơ 305 dòng chữ “người lao động làm mất sổ ”. - Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS) yêu cầu người lao động kê khai đầy đủ nội dung và quá trình tham gia, đơn vị, địa chỉ đơn vị đ ồ ng (nếu tham gia ở tỉnh/thành phố khác) chức danh, công việc, mức lương và cam kết chưa (hoặc đã) hưởng trợ cấp BHXH một lần, trợ cấp thất nghiệp. - Nếu đã chuyển Phòng (t ổ ) Quản lý thu bản chính: “ văn bản xác nhận quá trình đóng của Tỉnh ”, thì cán bộ cấp s ổ , thẻ lưu bản photo. - Cuối mỗi tháng BHXH quận, huyện in toàn bộ danh sách cấp lại sổ BHXH do mất phát sinh trong tháng (ký, đóng dấu BHXH quận huyện) chuyển Phòng cấp sổ, thẻ để quản lý và làm căn cứ đổi chiếu kiểm tra. - Trường hợp bị mất một hoặc một s ố tờ rời sổ BHXH của đơn vị nào thì cấp lại quá trình của đơn vị đ ó , không thực hiện cấp lại toàn bộ quá trình tham gia của NLĐ. - Trường hợp đã nhận giá trị cấp lại tờ bìa, tờ rời trên phần mềm SMS nhưng khóa in do người lao động có nhiều sổ thì phải ghi lên phiếu yêu cầu (mẫu P01-ĐV đối với đơn vị hoặc m ẫ u P02-CN đ ố i với NLĐ) đ ể cơ quan BHXH nơi thực hiện gộp sổ bi ế t. Bước 3: Phòng (Tổ) Quản lý Thu (nếu có phát sinh). Thời hạn 05 ngày làm việc. + Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng (tổ) Cấp sổ, thẻ. + Căn cứ vào hồ sơ: nhập bổ sung các thông tin về nhân thân còn thiếu trên dữ liệu SMS, đối chiếu, kiểm tra quá trình tham gia BHXH từ nơi khác đ ể nhập dữ liệu vào ph ầ n mềm SMS hoặc chọn mục “chốt sổ bảo lưu di chuyển” trên phần mềm SMS để lấy dữ liệu từ BHXH Việt Nam về. + Chuyển toàn bộ hồ sơ cho Phòng (Tổ) C ấp sổ, thẻ, lưu phiếu đề nghị hoặc Công văn xác nhận quá trình đóng BHXH của tỉnh. Bước 4: Bộ phận (tổ) TKQ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. - Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng (Tổ) C ấp sổ, thẻ cập nhật vào phần mềm TNHS. - Tiến hành chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho tổ chức dịch vụ bưu chính để trả đơn vị. - Xác nhận giao nhận trên phần mềm TNHS. 4.2. Quy trình thu hồi sổ BHXH do mất nay tìm lại được: do ngư ờ i lao động hoặc do đơn vị tìm lại được 4.2.1. Quy trình tóm tắt: - Mục đích: Để người lao động hoặc đơn vị hoàn trả lại sổ BHXH được cấp những lần trước đó cho cơ quan BHXH do sổ này đã được người lao động hoặc đơn vị đề nghị cấp lại do mất. - Phương thức thực hiện: Đơn vị sử dụng phần mềm TNHS (hoặc phần mềm I-VAN khác) để lập hồ sơ điện tử. - Thời hạn trả kết quả: 04 ngày làm việc. - Sơ đồ: - Diễn giải quy trình : + Đơn vị: lập hồ sơ điện tử ký bằng chữ ký số trên hồ sơ gửi đến cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam hoặc cổng giao dịch của tổ chức I-VAN + Hệ thống quản lý thông tin: nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, kiểm tra và gửi thông báo cho đơn vị. + Đơn vị: in thông báo gửi cùng sổ BHXH cho cơ quan BHXH. + Bước 2: Phòng TNTKQ TTHC, bộ phận (tổ) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. + Bước 3: Phòng (Tổ) C ấp sổ, thẻ. Thời hạn 3 ngày làm việc. + Bước 4: Phòng TNTKQ TTHC, bộ phận (tổ) TKQ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Lưu ý: thời hạn giải quyết hồ sơ được tính từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ giấy do t ổ chức dịch vụ bưu chính chuy ể n đến ghi trên bìa thư. 4.2.2. Quy trình chi tiết Bước 1: Bước 1.1 Đơn vị sử dụng lao động: - Hướng dẫn người lao động kê khai thông tin tờ khai theo mẫu TK01-TS (trường hợp hồ sơ do người lao động tìm lại được) hoặc công văn của đơn vị (trường hợp đơn vị tìm lại được). - Kiểm tra, đối chiếu thông tin với hồ sơ do đơn vị quản lý. Đơn vị chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính đúng, đủ, hợp pháp kịp thời đối với hồ sơ điện tử của đơn vị và hồ sơ giấy của người lao động; - Lập hồ sơ thu hồi sổ BHXH do mất nay tìm l ại được, quét (scan) các giấy tờ tài liệu liên quan theo Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 305, ký bằng chữ ký số, gửi đến cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam hoặc Cổng giao dịch của Tổ chức I-VAN; Bước 1.2. Hệ thống quản lý thông tin: - Nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, kiểm tra và gửi thông báo cho đơn vị. Trường hợp hồ sơ hợp lệ hệ thống thông tin tự động gửi thông báo xác nhận nộp hồ sơ điện tử yêu cầu nộp sổ BHXH (mẫu số 02/TB-TS) đến tài khoản giao dịch của đơn vị trong vòng 02 giờ kể từ khi nhận được hồ sơ BHXH điện tử của đơn vị. Bước 1.3 Đơn vị: - In thông báo xác nhận hồ sơ điện tử (đối với trường hợp sử dụng phần mềm KBHXH) hoặc in phiếu giao nhận hồ sơ từ phần mềm (đối với trường hợp sử dụng phần mềm iQLBH) kèm với sổ BHXH gửi cho cơ quan BHXH thông qua tổ chức dịch vụ bưu chính. Bước 2: Bộ phận (tổ) TNHS thời hạn 0,5 ngày làm việc - Tiếp nhận hồ sơ của đơn vị do tổ chức dịch vụ bưu chính chuyển đến, kiểm đếm số lượng sổ BHXH theo thông báo xác nhận hồ sơ điện tử (đối với trường hợp sử dụng phần mềm KBHXH) hoặc theo phiếu giao nhận hồ sơ 305/.../so (đối với trường hợp sử dụng phần mềm iQLHS hoặc HSBD). - Căn cứ vào thông báo mẫu 02/TB-TS truy cập hồ sơ điện tử của đơn vị trong hệ thống quản lý thông tin (phần mềm TNHS), xác nhận giao nhận trên phần mềm TNHS chuyển hồ sơ cho Phòng (Tổ) C ấp s ổ , thẻ Lưu ý: Người lao động hoặc đơn vị nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi đã cấp lại số BHXH do mất trước đ ó . Bước 2: Phòng (Tổ) C ấp sổ, thẻ. Thời hạn 03 ngày làm việc. - Tiếp nhận hồ sơ do Phòng (bộ phận) TNHS chuyển đến. - Truy cập hồ sơ điện tử của đơn vị trong hệ thống quản lý thông tin; kết xuất in tờ khai của người lao động hoặc công văn của đơn vị và các hồ sơ, tài liệu được đơn vị scan gửi kèm theo để kiểm tra, đối chiếu. - Đối với trường hợp hồ sơ không đúng, không đủ điều kiện thì thông báo cho đơn vị hoàn chỉnh theo quy định. - Đối với trường hợp hồ sơ đúng thực hiện: - Tiến hành kiểm tr a đối chiếu hồ sơ, sổ BHXH, các trang tờ rời sổ BHXH (nếu có) với dữ liệu cấp lại sổ BHXH do mất đã giải quyết trước đó trên phần mềm SMS. - Kiểm tra các chế độ đã hưởng (thai sản, tử tuất-TNLĐ, BHXH 1 lần, trợ cấp thất nghiệp) trên sổ BHXH (cấp những lần trước đó) so với sổ BHXH đã cấp lại do mất. - Lập biên bản thu hồi sổ thất lạc trên phần mềm SMS (Quản lý sổ ® Đổi hủy sổ ® thu hồi sổ thất lạc), trình Lãnh đạo phòng cấp sổ, thẻ (hồ sơ do BHXH Thành phố giải quyết) hoặc Ban giám đ ố c BHXH quận huyện (hồ sơ do BHXH quận huyện giải quy ế t) ký 0 2 biên bản thu hồi sổ thất lạc (lưu 01 bản, 01 bản trả kèm theo hồ sơ). - Thu hồi toàn bộ các sổ BHXH (sổ BHXH mẫu cũ, tờ bìa sổ, các trang tờ rời sổ BHXH), cắt góc lưu cùng hồ sơ cấp lại sổ BHXH do mất đã giải quyết trước đó. - Gửi Thông báo giải qu y ết hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN và trả kết quả (M ẫ u 03/TB-TS) đến tài khoản giao dịch của đơn vị trực tiếp hoặc thông qua tổ chức I-VAN. - Ký xác nhận hồ sơ điện tử, cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS và chuyển hồ sơ kèm 01 biên bản thu hồi sổ thất lạc cho Phòng (bộ phận) TNHS. Lưu ý : S ổ BHXH thu hồi là những s ổ BHXH đã được cấp những lần trước đó. Bước 3: Bộ phận (tổ) TKQ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. - Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng (Tổ) C ấp sổ, thẻ cập nhật vào phần mềm TNHS. - Tiến hành chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho tổ chức dịch vụ bưu chính để trả đơn vị. - Xác nhận giao nhận trên phần mềm TNHS. 5. Quy trình cấp lại sổ BHXH do hư hỏng (Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 306) 5.1. Quy trình tóm tắt: - Mục đích: C ấp lại sổ BHXH cho người lao động khi bị hư hỏng do quản lý sổ không tốt. - Phương thức thực hiện: Sử dụng phần mềm TNHS (hoặc phần mềm I-VAN khác) để lập hồ sơ điện tử. - Diễn giải quy trình : - Thời hạn trả kết quả: 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được sổ BHXH do tổ chức dịch vụ bưu chính chuyển đến. - Diễn giải quy trình : + Đơn vị: lập hồ sơ điện tử ký bằng chữ ký số trên hồ sơ gửi đến cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam hoặc cổng giao dịch của tổ chức I-AN + Hệ thống quản lý thông tin: nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, kiểm tra và gửi thông báo cho đơn vị. + Đơn vị: in thông báo gửi cùng sổ BHXH cho cơ quan BHXH (thông qua tổ chức dịch vụ bưu chính) + Bước 2: Phòng TNTKQ TTHC, bộ phận (tổ) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc + Bước 3:Phòng (Tổ) c ấp sổ, thẻ; Phòng (Tổ) Quản lý Thu Thời hạn 14 ngày làm việc. + Bước 4: Phòng TNTKQ TTHC, bộ phận (tổ) TKQ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Lưu ý: thời hạn giải quyết hồ sơ được t ính từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ giấy do t ổ chức dịch vụ bưu chính chuy ể n đến ghi trên bìa thư. 5.2. Quy trình chi tiết: Bước 1: Bước 1.1 Đơn vị sử dụng lao động: - Hướng dẫn người lao động kê khai thông tin tờ khai theo mẫu TK01-TS, kèm theo hồ sơ tài liệu liên quan đến việc cấp hỏng sổ BHXH, - Kiểm tra, đối chiếu thông tin với hồ sơ do đơn vị quản lý. Đơn vị chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính đúng, đủ, hợp pháp kịp thời đối với hồ sơ điện tử của đơn vị và hồ sơ giấy của người lao động; - Lập hồ sơ đề nghị cấp lại sổ BHXH do bị hư hỏng, quét (scan) các giấy tờ liên quan đến việc cấp lại sổ do hư hỏng theo Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 306, ký b ằ ng chữ ký s ố , gửi đến cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam hoặc C ổng giao dịch của Tổ chức I-VAN; Bước 1.2. Hệ thống quản lý thông tin: - Nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, kiểm tra và gửi thông báo cho đơn vị. Trường hợp hồ sơ hợp lệ hệ thống thông tin tự động gửi thông báo xác nhận nộp hồ sơ điện tử yêu c ầ u nộp sổ BHXH (mẫu số 02/TB-TS) đến tài khoản giao dịch của đơn vị trong vòng 02 giờ kể từ khi nhận được hồ sơ BHXH điện tử của đơn vị. Bước 1.3 Đơn vị: - In thông báo xác nhận hồ sơ điện tử (đối với trường hợp sử dụng phần mềm KBHXH) hoặc in phiếu giao nhận hồ sơ từ phần mềm (đối với trường hợp sử dụng phần mềm iQLBH) kèm với sổ BHXH gửi cho cơ quan BHXH thông qua tổ chức dịch vụ bưu chính. Bước 2: Bộ phận (tổ) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc - Tiếp nhận hồ sơ của đơn vị do tổ chức dịch vụ bưu chính chuyển đến, kiểm đếm số lượng sổ BHXH theo thông báo xác nhận hồ sơ điện tử (đối với trường hợp sử dụng ph ầ n mềm KBHXH) hoặc theo phiếu giao nhận hồ sơ 306/.../so (đ ố i với trường hợp sử dụng phần mềm iQLHS hoặc HSBD). - Căn cứ vào thông báo mẫu 02/TB-TS truy cập hồ sơ điện tử của đơn vị trong hệ thống quản lý thông tin (phần mềm TNHS), xác nhận giao nhận trên phần mềm TNHS chuyển hồ sơ cho Phòng (Tổ) C ấp sổ, thẻ Bước 3: Phòng (Tổ) cấp sổ thẻ. Thời hạn 01 ngày làm việc. - Tiếp nhận hồ sơ do bộ phận (tổ) TNHS chuyển đến. - Truy cập hồ sơ điện tử của đơn vị trong hệ thống quản lý thông tin; kết xuất in tờ khai của người lao động và các hồ sơ, tài liệu được đơn vị scan gửi kèm theo để kiểm tra, đối chiếu. - Đối với trường hợp hồ sơ không đúng, không đủ điều kiện thì thông báo cho đơn vị hoàn chỉnh theo quy định. - Đối với trường hợp hồ sơ đúng thực hiện: - Đối chiếu sổ BHXH với dữ liệu đối tượng trên phần mềm SMS và Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS) + Thông tin cá nhân trên dữ liệu của phần mềm SMS với sổ BHXH. + Dữ liệu từ nơi khác chuyển đến (nếu có). - N ế u dữ liệu có sai lệch thông tin hoặc sổ có quá trình đóng BHXH, BHTN chưa hưởng từ nơi khác thì cán bộ sổ, thẻ lập (02 bản) phiếu yêu cầu (mẫu C02-TS) kèm hồ sơ chuyển cho Phòng (tổ) Quản lý thu để nhập bổ sung hoặc chọn mục “chốt sổ bảo lưu di chuy ể n ” trên phần mềm SMS đ ể lấy dữ liệu từ BHXH Việt Nam về hoặc điều chỉnh dữ liệu trước khi cấp lại sổ. Bước 3.1: Phòng (Tổ) Quản lý Thu. Thời hạn 06 ngày làm việc: - Căn cứ phiếu yêu cầu (mẫu C02-TS) và hồ sơ của Phòng (Tổ) C ấp sổ, thẻ chuyển đến, tiến hành kiểm tra, điều chỉnh hoặc nhập bổ sung thông tin về cá nhân người tham gia vào phần mềm SMS - Nhập toàn bộ quá trình đóng BHXH, BHTN chưa hưởng từ nơi khác chuyển đến (nếu có) hoặc chọn mục “chốt sổ bảo lưu di chuyển” trên phần mềm SMS để lấy dữ liệu từ BHXH Việt Nam về. - Chuyển lại 01 phiếu điều chỉnh và hồ sơ cho Phòng (Tổ) cấp sổ, thẻ. Bước 3.2: Phòng (Tổ) C ấp sổ, thẻ. Thời hạn 07 ngày làm việc: - Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng (Tổ) Quản lý Thu, đối chiếu giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS. - Căn cứ dữ liệu đã được cán bộ thu điều chỉnh hoặc nhập bổ sung (nếu có) trên phần mềm SMS: + Kiểm tra dữ liệu nhân thân, quá trình nhập bổ sung (nếu có). + Kiểm tra các chế độ đã hưởng: thai sản, tử tuất-TNLĐ, BHXH 1 lần, trợ cấp thất nghiệp. + Nếu sổ đã hưởng BHXH 1 lần, hưởng trợ cấp thất nghiệp trước ngày 01/01/2015, thực hiện cắt toàn bộ quá trình đã hưởng (chọn loại XN: “CT” đối với quá trình đóng BHXH đã hưởng BHXH một lần và chọn loại XN: “TT” đối với quá trình đóng BHTN đã hưởng trợ cấp thất nghiệp). + Nếu sổ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp từ ngày 01/01/2015 trở về sau, cắt quá trình đóng BHTN tương ứng với số tháng hưởng BHTN theo nguyên tắc: cứ 1 tháng hưởng trợ cấp thất nghiệp tương ứng với 12 tháng đóng BHTN theo hướng d ẫ n tại công văn số 3722/B H XH-CST ngày 19/11/2015 của BHXH Thành phố. + Nếu người lao động đã hưởng trợ cấp thất nghiệp từ ngày 01/01/2015 trở về sau, sau đó có quyết định chấm dứt hưởng TCTN thì căn cứ vào dữ liệu đã được Phòng Chế độ BHXH cắt quá trình đóng BHTN đã hưởng và bảo lưu quá trình đóng BHTN chưa hưởng để thực hiện chốt sổ quá trình đóng BHTN chưa hưởng. Lưu ý: - Trường hợp đã hưởng trợ cấp thất nghiệp từ ngày 01/01/2015 trở về sau hoặc không có dữ liệu đóng BHTN tại TP.HCM thì khi chốt s ổ vẫn thực hiện cắt quá trình đóng BHTN đã hưởng và bảo l ưu quá trình đóng BHTN chưa hưởng (n ế u c ó ) theo hướng d ẫ n tại công văn số 3722/BHXH-CST ngày 19/11/2015 của BHXH Thành phố. - Trường hợp c ó Quyết định chấm dứt hưởng TCTN hoặc trang tra cứu chế độ BHXH (http://serverpt/tracuu1lan/) có dữ liệu chấm dứt hưởng TCTN nhưng trên phần mềm SMS chưa cắt quá trình đóng BHTN đã hưởng thì lập phiếu yêu cầu (mẫu C02-TS) chuy ể n (đối với BHXH quận, huyện chuyển qua đường truyền FTP) cho Phòng Chế độ BHXH đ ể kiểm tra và cắt “ T T” trên SMS. + Lập phiếu đổi sổ BHXH. + Cập nhật dữ liệu để cấp lại tờ bìa và tờ rời sổ BHXH có quá trình BHXH, BHTN chưa hưởng (nếu có) trên phần mềm SMS: ■ Trường hợp có ảnh hưởng đến quá trình đóng BHXH, BHTN đã chốt trước đó (do đã hưởng BHXH một lần hoặc trợ cấp thất nghiệp hoặc tạm khóa do nợ hoặc gộp sổ hoặc NLĐ không thừa nhận) thì thực hiện: Thu hồi tờ rời đã cấp trước đó ® nhận giá trị cấp mới tờ rời (chuyển dữ liệu sang QLST, thực hiện kiểm tra, khoá in) ® nhận gi á trị cấp lại tờ rời (chọn phương án cấp lại theo hồ sơ phát sinh). ■ Trường hợp không ảnh hưởng đến quá trình đóng BHXH, BHTN đã chốt trước thì thực hiện: nhận giá trị cấp lại tờ rời (chọn phương án cấp lại theo hồ sơ phát sinh). + Kiểm tra dữ liệu đồng bộ trên phần mềm SMS để xác định người lao động có 1 hay nhiều sổ BHXH: * Trường hợp người lao động có nhiều sổ, trong đó: - Nếu có sổ đã nhận BHXH 1 lần và trợ cấp thất nghiệp hoặc có thời gian tham gia BHXH, BHTN dưới 12 tháng (trừ những trường hợp sổ có quá trình hiện tại đang tham gia hoặc số sổ do BHXH t ỉ nh/thành phố khác cấp) thì thực hiện: + Khóa dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN bằng phương án CT, TT đối với quá trình đã hưởng hoặc KB, KT đối với sổ có quá trình đóng dưới 12 tháng, lập biên bản hủy sổ lưu cùng hồ sơ, tại mục “hủy có nhiều sổ” ghi lý do “đã hưởng BHXH 1 lần và BHTN” hoặc “có quá trình đóng dưới 12 tháng”, sau đó thực hiện ch ố t sổ theo quy trình người lao động có 1 sổ duy nhất. - Nếu có sổ chưa hưởng 1 lần, trợ cấp thất nghiệp và có thời gian tham gia BHXH, BHTN từ 12 tháng trở lên thì thực hiện: + Chuyển dữ liệu cấp lại tờ bìa và tờ rời sổ BHXH có quá trình BHXH, BHTN chưa hưởng (nếu có) từ phần mềm SMS sang phần mềm QLST nhưng khoá in tờ bìa, tờ rời sổ BHXH cấp lại (nếu có), đồng thời in phiếu yêu cầu gộp sổ mẫu P01-DV hoặc P02-CN để yêu cầu người lao động nộp hồ sơ gộp sổ theo PGNHS 304. * Trường hợp người lao động có 1 sổ duy nhất thực hiện: + Thu hồi toàn bộ sổ BHXH (sổ BHXH mẫu cũ, tờ bìa sổ, các trang tờ rời sổ BHXH), cắt góc l ưu cùng hồ sơ. + Chuyển dữ liệu cấp lại tờ bìa và tờ rời sổ BHXH có quá trình BHXH, BHTN chưa hưởng (nếu có) từ phần mềm SMS sang phần mềm QLST để kiểm tra và in tờ bìa, tờ rời sổ BHXH cấp lại (nếu có); in 02 biên bản giao nhận sổ BHXH, ký vào “đại diện bên giao”, in 0 2 phiếu sử dụng phôi bìa sổ (mẫu C06-TS), in 02 phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT - mẫu C07-TS (nếu có) lưu 01 phiếu vào hồ sơ, 01 phiếu chuyển cán bộ quản lý phôi để đối chiếu quyết toán. + Đối với trường hợp hưởng trợ cấp thất nghiệp từ ngày 01/01/2016 trở về sau, thực hiện in tờ rời quá trình đã hưởng trợ cấp thất nghiệp trên phần mềm QLST (không cấp tờ rời đã hưởng trợ cấp thất nghiệp trên phần m ề m SMS). - Trình Lãnh đạo phòng cấp sổ, thẻ (hồ sơ do BHXH Thành phố giải quyết) hoặc Ban giám đốc BHXH quận huyện (hồ sơ do BHXH quận huyện giải quyết) ký trên bìa, tờ rời sổ BHXH cấp lại. - Nếu trên sổ mẫu cũ (trên trang 22 hoặc 44) hoặc trang 3 tờ bìa sổ (sổ mẫu mới) có đóng dấu đã hưởng các chế độ, khi cấp lại sổ không thực hiện đóng dấu các chế độ đã hưởng. - Gửi Thông báo g i ả i quyết hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN và trả kết quả (M ẫ u 03/TB-TS) đến tà i khoản giao dịch của đơn vị trực tiếp hoặc thông qua tổ chức I-VAN. - Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS và chuyển tờ bìa sổ, tờ rời sổ; thẻ BHYT (nếu có); 02 biên bản giao nhận sổ BHXH, thẻ BHYT cho Phòng (bộ phận) TNHS. Lưu ý: - N ế u sổ có quá trình tham gia ở quận, huyện khác quản lý thì Phòng (tổ) số, thẻ lập phiếu yêu cầu (C02-TS) chuyển Phòng (t ổ ) thu nhập dữ liệu vào phần mềm SMS hoặc chọn mục “chốt sổ bảo lưu di chuyển” trên phần mềm SMS để l ấ y dữ liệu từ BHXH Việt Nam về sau đó Phòng (tổ) sổ, thẻ khóa dữ liệu và hủy s ổ . - H ồ sơ cấp lại sổ BHXH lưu tại Phòng (tổ) cấp sổ, thẻ sau 1 năm chuy ể n Phòng Quản lý hồ sơ/Bộ phận TNHS của B H X H quận huyện lưu trữ theo quy định. - Tra cứu dữ liệu hưởng BHXH một lần, trợ cấp thất nghiệp trên trang thông tin điện tử của BHXH TP (http://serverpt/tracuu1lan) theo hướng dẫn tại công văn số 1782/BHXH-CĐ ngày 15/7/20 1 6 của BHXH Thành phố và của BHXH Việt Nam (htt p ://tracu u .vssic .g ov. vn ). - Đối với những trường hợp sổ bị hủy, khi người lao động có đơn yêu cầu và cung cấp sổ này thì nộp hồ sơ theo PGNHS 304 để phục hồi quá trình và chuyển dữ liệu về s ố sổ gốc (là s ố sổ đã giữ lại trước đó) đồng thời thực hiện chốt lại s ổ gốc. - Trường hợp phát hiện s ổ BHXH đã được cấp lại do mất nhưng NLĐ nộp s ổ không phải là s ổ cấp lại do mất thì lập biên bản thu hồi sổ, đồng thời có phiếu yêu cầu trả về và không giải quyết hồ sơ. - Trường hợp đã nhận giá trị cấp lại tờ bìa, tờ rời trên phần mềm SMS nhưng khóa in do người lao động c ó nhiều sổ thì phải ghi l ê n phiếu yêu cầu (mẫu P01-ĐV đối với đơn vị hoặc mẫu P02-CN đối với NLĐ) để cơ quan BHXH nơi thực hiện gộp sổ biết. - Lập biên bản hủy s ổ BHXH trên phần m ề m SMS tại mục “hủy có nhi ề u s ổ ” chọn “NO ” đối với s ố sổ BHXH hủy do đã nhận trợ cấp 1 lần (CT) hoặc s ổ hủy do người lao động không thừa nhận (KB, KT) hoặc s ổ hủy do có qu á trình đóng dưới 12 tháng. Bước 4: Bộ phận (tổ) TKQ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. - Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng (Tổ) C ấp sổ, thẻ cập nhật vào phần mềm TNHS. - Tiến hành chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho tổ chức dịch vụ bưu chính để trả đơn vị. - Xác nhận giao nhận trên phần mềm TNHS. 6. Quy trình điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ nhưng người lao động đã nghỉ việc ngừng đóng BHXH (Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 311) 6.1. Quy trình tóm tắt: - Mục đích: Dùng để điều chỉnh quá trình tham gia BHXH đã được chốt trên sổ nhưng ngươi lao động đã nghỉ việc ngừng đóng BHXH khi có sai sót thuộc lỗi của đơn vị như: thời gian, mức đóng, thay đổi chức danh nghề... - Khi có phát sinh sai sót về thời gian, chức danh nghề ... lỗi thuộc về đơn vị, đơn vị sử dụng phần mềm TNHS (hoặc phần mềm I-VAN khác) để lập hồ sơ điện tử theo Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 311. - Thời hạn trả kết quả: 10 ngày làm việc. - Sơ đồ: - Diễn giải quy trình : + Đơn vị: lập hồ sơ điện tử ký bằng chữ ký số trên hồ sơ gửi đến cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam hoặc cổng giao dịch của tổ chức I- V AN + Hệ thống quản lý thông tin: nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, kiểm tra và gửi thông báo cho đơn vị. + Đơn vị: in thông báo gửi cùng sổ BHXH cho cơ quan BHXH. + Bước 2: Phòng TNTKQ TTHC, bộ phận (tổ) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc + Bước 3: Phòng (Tổ) Quản lý Thu. Thời hạn 4 ngày làm việc + Bước 4: Phòng (Tổ) cấp sổ, thẻ. Thời hạn 5 ngày làm việc. + Bước 5: Phòng TNTKQ TTHC, bộ phận (tổ) TKQ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc Lưu ý: thời hạn giải quyết h ồ sơ được tính từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ giấy do t ổ chức dịch vụ b ưu chính chuy ể n đ ến ghi trên bìa thư. 6.2. Quy trình chi tiết: Bước 1: Bước 1.1 Đơn vị sử dụng lao động: - Hướng dẫn người lao động kê khai thông tin tờ khai theo mẫu TK01-TS, kèm theo hồ sơ tài liệu liên quan đến việc điều chỉnh, - Kiểm tra, đối chiếu thông tin với hồ sơ do đơn vị quản lý, lập mẫu D02-TS, đơn vị chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính đúng, đủ, hợp pháp kịp thời đối với hồ sơ điện tử của đơn vị và hồ sơ giấy của người lao động; - Lập hồ sơ điều chỉnh quá trình đã được chốt trên sổ BHXH, quét (scan) các giấy tờ liên quan đến việc điều chỉnh theo Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 311, ký b ằ ng chữ ký s ố , gửi đến cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam hoặc Cổng giao dịch của Tổ chức I-VAN; Bước 1.2. Hệ thống quản lý thông tin: - Nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, kiểm tra và gửi thông báo cho đơn vị. Trường hợp hồ sơ hợp lệ hệ thống thông tin tự động gửi thông báo xác nhận nộp hồ sơ điện tử yêu cầu nộp sổ BHXH (mẫu số 02/TB - TS) đến tài khoản giao dịch của đơn vị trong vòng 02 giờ k ể từ khi nhận được hồ sơ BHXH điện tử của đơn vị. Bước 1.3 Đơn vị: - In thông báo xác nhận hồ sơ điện tử (đối với trường hợp sử dụng phần mềm KBHXH) hoặc in phiếu giao nhận hồ sơ từ phần mềm (đối với trường hợp sử dụng phần mềm iQLBH) kèm với sổ BHXH gửi cho cơ quan BHXH thông qua tổ chức dịch vụ bưu chính. Bước 2: Phòng TNTKQ TTHC, bộ phận (tổ) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc - Tiếp nhận hồ sơ của đơn vị do tổ chức dịch vụ bưu chính chuyển đến, kiểm đếm số lượng sổ BHXH theo thông báo xác nhận hồ sơ điện tử (đối với trường hợp sử dụng ph ầ n mềm KBHXH) hoặc theo phiếu giao nhận hồ sơ 311/.../so (đối với trường hợp sử dụng phần mềm iQLHS hoặc HSBD). - Căn cứ vào thông báo mẫu 02/TB-TS truy cập hồ sơ điện tử của đơn vị trong hệ thống quản lý thông tin (phần mềm TNHS), xác nhận giao nhận trên phần mềm TNHS chuyển hồ sơ cho Phòng (Tổ) Quản lý Thu. Bước 3: Phòng (Tổ) Quản lý Thu. Thời hạn 04 ngày làm việc. - Tiếp nhận hồ sơ do Phòng (bộ phận) TNHS chuyển đến. - Truy cập hồ sơ điện tử của đơn vị trong hệ thống quản lý thông tin; kết xuất in tờ khai của người lao động, mẫu D02-TS và các hồ sơ, tài liệu được đơn vị scan gửi kèm theo để kiểm tra, đối chiếu. - Đối với trường hợp hồ sơ không đúng, không đủ điều kiện thì thông báo cho đơn vị hoàn chỉnh theo quy định. - Đối với trường hợp hồ sơ đúng thực hiện: - Căn cứ mẫu D02-TS; Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS) kiểm tra đối chiếu nhập bổ sung, hoặc điều chỉnh q uá trình đóng BHXH, BHTN vào phần mềm SMS, nhập quá trình BHXH, BHTN chưa hưởng từ nơi khác chuyển đến (nếu có) hoặc chọn mục “chốt sổ bảo lưu di chuyển” trên phần mềm SMS để lấy dữ liệu từ BHXH Việt Nam về. - Cán bộ Thu sau khi xử lý xong ký xác nhận vào mẫu D02-TS, chuyển toàn bộ hồ sơ kèm sổ BHXH cho phòng (Tổ) cấp sổ, thẻ. - Gửi Thông báo giải quyết hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN và trả kết quả (M ẫ u 03/TB-TS) đến tài khoản giao dịch của đơn vị trực tiếp hoặc thông qua t ổ chức I-VAN. - Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS. Bước 4: Phòng (Tổ) C ấp sổ, thẻ. Thời hạn 05 ngày làm việc. - Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng (Tổ) Quản lý thu, xác nhận tình trạng hồ sơ trên phần mềm TNHS. - Căn cứ dữ liệu trên phần mềm SMS đã được cán bộ thu nhập điều chỉnh trên phần mềm SMS: + Đối chiếu dữ liệu với quá trình điều chỉnh ghi trên mẫu D02-TS; tờ khai TK1-TS. + Cập nhật dữ liệu để cấp tờ rời điều chỉnh “CS” + Kiểm tra dữ liệu đồng bộ trên phần mềm SMS để xác định người lao động có 1 hay nhiều sổ BHXH: * Trường hợp người lao động có nhiều sổ, trong đó: - Nếu có sổ đã nhận BHXH 1 lần và trợ cấp thất nghiệp hoặc có thời gian tham gia BHXH, BHTN dưới 12 tháng (trừ những trường hợp sổ có quá trình hiện tại đang tham gia hoặc số sổ do BHXH tỉnh/thành phố khác cấp) thì thực hiện: + Khóa dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN bằng phương án CT, TT đối với quá trình đã hưởng hoặc KB, KT đối với sổ có quá trình đóng dưới 12 tháng, lập biên bản hủy sổ lưu cùng hồ sơ, tại mục “hủy có nhiều sổ” ghi lý do “đã hưởng BHXH 1 lần và BHTN” hoặc “có quá trình đóng dưới 12 tháng”, sau đó thực hiện chốt sổ theo quy trình người lao động có 1 sổ duy nhất. - Nếu có sổ chưa hưởng 1 lần, trợ cấp thất nghiệp và có thời gian tham gia BHXH, BHTN từ 12 tháng trở lên thì thực hiện: + Chuyển dữ liệu từ phần mềm SMS sang phần mềm QLST nhưng khóa in tờ rời có nội d ung điều chỉnh, đồng thời in phiếu yêu cầu gộp sổ mẫu P01-DV hoặc P02-CN gửi kèm hồ sơ để yêu cầu người lao động nộp hồ sơ gộp sổ theo PGNHS 304. * Trường hợp người lao động có 1 sổ duy nhất thực hiện: - Chuyển dữ liệu từ phần mềm SMS sang phần mềm QLST để kiểm tra và in tờ rời có nội dung điều chỉnh. - In 02 Biên bản giao nhận sổ BHXH, ký vào “Đại diện bên giao”. Trình Lãnh đạo Phòng Cấp sổ, thẻ hoặc Ban Giám đốc BHXH quận, huyện (theo phân cấp quản lý) ký trên tờ rời điều chỉnh, chuyển sổ BHXH cho bộ phận Văn thư để đóng dấu. - Bộ phận Văn thư: Thời hạn giải quyết 0,5 ngày làm việc. Nhận sổ BHXH thực hiện đóng dấu, đóng dấu giáp lai vào tờ rời điều chỉnh với tờ rời chốt sổ trước đó (đối với sổ BHXH mẫu cũ đã chốt sổ trước tháng 12/2009 đóng dấu giáp lai vào trang chốt sổ cuối cùng) và chuyển trả cho Phòng (Tổ) C ấp sổ, thẻ. - Chuyển sổ BHXH kèm tờ rời sổ BHXH và 01 biên bản giao nhận sổ BHXH cho Bộ phận TKQ. Lưu ý: - Trường hợp s ổ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp từ ngày 01/01/2015 trở về sau thì cắt quá trình đóng BHTN tương ứng với s ố tháng hưởng trợ cấp thất nghiệp (theo nguyên tắc cứ 1 tháng hưởng trợ cấp thất nghiệp tương ứng với 12 tháng đóng BHTN) sau đó mới in tờ rời đi ề u chỉnh. - Trường hợp người lao động hưởng trợ cấp thất nghiệp từ ngày 01/01/2016 trở về sau thì in tờ rời quá trình đã hưởng trợ cấp thất nghiệp trên phần mềm QLST trước (không cấp tờ rời đã hưởng trợ cấp thất nghiệp trên phần mềm SMS) sau đó mới in tờ rời điều chỉnh. - Trường hợp người lao động có nhiều s ố sổ BHXH thì thực hiện cấp tờ rời điều chỉnh “CS” trên phần m ề m SMS và chuy ể n dữ liệu sang ph ầ n m ề m QLST nhưng không in (thực hiện kiểm tra, khoá i n), in mẫu 07/SBH kèm Phiếu yêu cầu gộp sổ m ẫ u P 01 -DV hoặc P02-CN để trả hồ sơ cho khách hàng. - Trường hợp NLĐ đang tham gia BHXH nếu có điều chỉnh quá trình đóng thì nộp hồ sơ theo phiếu GNHS 103 và nội dung đi ề u chỉnh được in vào tờ rời hằng năm. - Hồ sơ cấp lại sổ BHX H lưu tại Phòng (tổ) C ấp s ổ , thẻ sau 1 năm chuy ể n Phòng Quản lý hồ sơ/Bộ phận TNHS của BHXH quận huyện lưu trữ theo quy định. Bước 5: Phòng TNTKQ TTHC, bộ phận (tổ) TKQ. Th ờ i hạn 0,5 ngày làm việc. - Tiếp nhận hồ sơ từ Phòng (Tổ) C ấp sổ, thẻ cập nhật vào phần mềm TNHS. - Tiến hành chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho tổ chức dịch vụ bưu chính để trả đơn vị - Xác nhận giao nhận trên phần mềm TNHS. 7. Quy trình cấp lại hoặc đổi thẻ BHYT do hư hỏng, do điều chỉnh quyền lợi khám chữa bệnh và thay đổi nơi khám chữa bệnh hoặc đổi thời điểm hưởng từ đủ 5 năm liên tục (Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử số 402, 02 bản). 7.1. Quy trình tóm tắt: - Mục đích: C ấp lại thẻ BHYT cho người tham gia trong trường hợp bị hỏng, điều chỉnh quyền lợi khám chữa bệnh và thay đổi nơi khám chữa bệnh hoặc đổi thời điểm hưởng từ đủ 5 năm liên tục. - Khi có các phát sinh trên, đơn vị sử dụng phần mềm TNHS (hoặc phần mềm I-VAN khác) để lập hồ sơ điện tử theo Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 402. - Thời hạn trả kết quả: 05 ngày làm việc. - Sơ đồ: - Diễn giải quy trình : + Đơn vị: lập hồ sơ điện tử ký bằng chữ ký số trên hồ sơ gửi đến cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam hoặc cổng giao dịch của tổ chức I-VAN + Hệ thống quản lý thông tin: nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, kiểm tra và gửi thông báo cho đơn vị. + Đơn vị: in thông báo gửi cùng thẻ BHYT còn giá trị sử dụng cho cơ quan BHXH. + Bước 2: Phòng TNTKQ TTHC, bộ phận (tổ) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc + Bước 3: Phòng (Tổ) C ấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày làm việc. + Bước 4: Phòng TNTKQ TTHC, bộ phận (tổ) TKQ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. Lưu ý: thời hạn gi ả i quyết hồ sơ được tính từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ giấy do tổ chức dịch vụ b ưu ch í nh chuy ể n đến ghi trên bìa thư. 7.2. Quy trình chi tiết: Bước 1: Bước 1.1 Đơn vị sử dụng lao động: - Hướng dẫn người lao động kê khai thông tin tờ khai theo mẫu TK01-TS hoặc đơn vị lập Danh sách đề nghị thay đổi thông tin của người tham gia BHXH, BHYT (mẫu D07-TS), trường hợp điều chỉnh quyền lợi khám chữa bệnh thì kèm theo các giấy tờ có liên quan. - Kiểm tra, đối chiếu thông tin với hồ sơ do đơn vị quản lý. Đơn vị chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính đúng, đủ, hợp pháp kịp thời đối với hồ sơ điện tử của đơn vị và hồ sơ giấy của người lao động; - Lập hồ sơ cấp l ại, đổi thẻ BHYT, quét (scan) các giấy tờ liên quan đến việc điều điều chỉnh quyền lợi khám chữa bệnh và thay đổi nơi khám chữa bệnh hoặc đổi thời điểm hưởng từ đủ 5 năm liên tục Phiếu giao nhận hồ sơ điện tử 402, ký bằng chữ ký số, gửi đến cổng giao dịch điện tử của BHXH Việt Nam hoặc Cổng giao dịch của Tổ chức I-VAN; Bước 1.2. Hệ thống quản lý thông tin: - Nhận hồ sơ điện tử của đơn vị, kiểm tra và gửi thông báo cho đơn vị. Trường hợp hồ sơ hợp lệ hệ thống thông tin tự động gửi thông báo xác nhận nộp hồ sơ điện tử yêu cầu nộp thẻ BHYT (mẫu số 02/TB-TS) đến tài khoản giao dịch của đơn vị trong vòng 02 giờ k ể từ khi nhận được hồ sơ BHXH điện t ử của đơn vị. Bước 1.3 Đơn vị: - In thông báo xác nhận hồ sơ điện tử (đối với trường hợp sử dụng phần mềm KBHXH) hoặc in phiếu giao nhận hồ sơ từ phần mềm (đối với trường hợp sử dụng phần mềm iQLBH) kèm với thẻ BHYT còn giá trị sử dụng và chứng từ nộp tiền lệ phí cấp lại thẻ BHYT (bản chính) đối với thẻ hỏng gửi cho cơ quan BHXH thông qua tổ chức dịch vụ bưu chính. Bước 2: Bộ phận (tổ) TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc - Tiếp nhận hồ sơ của đơn vị do tổ chức dịch vụ bưu chính chuyển đến, kiểm đếm số lượng thẻ BHYT còn giá trị sử dụng và chứng t ừ nộp tiền lệ phí cấp lại thẻ BHYT (bản chính) đối với thẻ hỏng theo thông báo xác nhận hồ sơ điện tử (đối với trường hợp sử dụng phần mềm KBHXH) hoặc theo phiếu giao nhận hồ sơ 402/.../so (đối với trường hợp sử dụng phần mềm iQLHS hoặc HSBD). - Căn cứ vào thông báo mẫu 02/TB-TS truy cập hồ sơ điện tử của đơn vị trong hệ thống quản lý thông tin (phần mềm TNHS), xác nhận giao nhận trên phần mềm TNHS chuyển hồ sơ cho Phòng (Tổ) C ấp sổ, thẻ Lưu ý: - Thời hạn giải quyết hồ sơ được tính từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ giấy do tổ chức dịch vụ bưu ch í nh chuy ể n đến ghi trên bìa thư. - Đối với hồ sơ cấp lại thẻ BHYT do hỏng nếu không có chứng từ nộp tiền (bản sao) thì không tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp đ ổ i thẻ BHYT do hư hỏng thuộc về l ỗ i của cơ quan BHXH (do thẻ in mờ, in nhoè mực, in lệch...) thì không thu ph í . - Đối với trường hợp đối thẻ BHYT c ó thời gian tham gia BHYT 5 năm liên tục nếu người tham gia BHYT có quá trình tham gia BHYT trước đ ó ở tỉnh/thành phố khác thì yêu cầu người tham gia liệt kê quá trình tham gia BHYT vào Tờ khai cung cấp và thay đ ổ i thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS). Cơ quan BHXH nơi giải quyết hồ sơ không được yêu cầu người tham gia cung cấp thẻ BHYT đã tham gia trước đó hoặc liên hệ với cơ quan BHXH đã tham gia BHYT trước đó đ ể xác nhận quá trình tham gia BHYT. Bư ớ c 3: Phòng (Tổ) C ấp sổ, thẻ. Thời hạn 04 ngày làm việc. 1. Trường hợp cấp lại hoặc đổi thẻ BHYT do hư hỏng, điều chỉnh quyền lợi khám chữa bệnh hoặc thay đổi n ơ i khám chữa bệnh - Tiếp nhận hồ sơ do Phòng (bộ phận) TNHS chuyển đến. - Truy cập hồ sơ điện tử của đơn vị trong hệ thống quản lý thông tin; kết xuất tờ khai của người lao động (mẫu TK1-TS) hoặc Danh sách đề nghị thay đổi thông tin của người tham gia BHXH, BHYT (mẫu D07-TS) của đơn vị và các hồ sơ, tài liệu được đơn vị scan gửi kèm theo để kiểm tra, đối chiếu. - Đối với trường hợp hồ sơ không đúng, không đủ điều kiện thì thông báo cho đơn vị hoàn chỉnh theo quy định. - Kiểm tra Biên lai thu tiền lệ phí cấp lại thẻ BHYT (bản chính) hoặc chứng từ nộp tiền đúng với tài khoản của cơ quan BHXH nơi cấp lại thẻ BHYT có đóng dấu của ngân hàng (bản sao) đối với trường hợp cấp lại thẻ BHYT do mất, hỏng. - Đối với trường hợp hồ sơ đúng thực hiện: - Căn cứ Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS), tiến hành kiểm tra đối chiếu và cập nhật dữ liệu để cấp lại thẻ BHYT trên phần mềm SMS (giá trị thẻ cấp lại theo giá trị của thẻ BHYT cũ) đối với trường hợp cấp lại thẻ BHYT do hỏng; Điều chỉnh dữ liệu nơi KCB hoặc quyền lợi KCB (nếu đúng đối tượng, đầy đủ hồ sơ theo quy định) trên phần mềm SMS; chuyển dữ liệu từ SMS sang phần mềm QLST để kiểm tra và in. - In thẻ BHYT và 02 biên bản giao nhận thẻ BHYT. In 02 phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT (mẫu C07-TS) lưu 01 phiếu vào hồ sơ, 01 phiếu chuyển cán bộ quản lý phôi để đối chiếu quyết toán. - Gửi Thông báo giải quyết hồ sơ tham gia BHXH, B H YT, B H TN và trả kết quả (M ẫ u 03/TB-TS) đến tài khoản giao dịch của đơn vị trực tiếp hoặc thông qua tổ chức I-VAN. - Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS. - Chuyển thẻ BHYT và 01 biên bản giao nhận thẻ cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ. Lưu hồ sơ và chứng từ nộp tiền (đối với thẻ hỏng). Lưu ý: - Thay đổi nơi khám chữa bệnh chỉ thực hiện vào 10 ngày đầu của tháng đầu mỗi qu ý . - Thẻ BHYT cấp lại do mất được điều chỉnh thông tin và thay đổi nơi đăng k ý khám chữa bệnh BHYT ban đầu (từ ngày 01 đến ngày 10 của tháng đầu mỗi qu ý ) nh ư ng không được dùng đ ể trả lại cho cơ quan BHXH khi người lao động nghỉ việc. - Người tham gia BHYT, đơn vị sử dụng lao động có th ể nộp lệ phí cấp lại thẻ BHYT trực tiếp chu cơ quan BHXH nơi cấp thẻ BHYT hoặc nộp vào tài khoản thu ph í cấp lại, đối thẻ BHYT của cơ quan BHXH nơi cấp thẻ BHYT (không n ộ p vào tài khoản n ộ p thu BHXH) theo Danh mục sổ tài khoản của BHXH TP.HCM được đăng tải trên trang web tại địa chỉ: htt p ://bhxhtphcm. g ov.vn/thu- tu c-ho-so-mot-cua/7/thu-t u c-ho-so-so-bhxh-the-bh yt . 2. Trường hợp đổi thẻ BHYT có thời gian đủ 05 năm liên tục Nguyên tắc: thời gian tham gia BHYT 5 năm liên tục là thời gian tham gia BHYT được tính từ ngày đủ 60 tháng, có thời gian sử dụng ghi trên thẻ BHYT lần sau n ố i tiếp với ngày hế t hạn sử dụng của thẻ lần trước; trường hợp gián đoạn tối đa không qu á 03 tháng. - Tiếp nhận hồ sơ do Phòng (bộ phận) TNHS chuyển đến. - Truy cập hồ sơ điện tử của đơn vị trong hệ thống quản lý thông tin; kết xuất tờ khai của người lao động (mẫu TK1-TS) hoặc Danh sách đề nghị thay đổi thông tin của người tham gia BHXH, BHYT (mẫu D07-TS) của đơn vị và các hồ sơ, tài liệu được đơn vị scan gửi kèm theo để kiểm tra, đối chiếu. - Đối với trường hợp hồ sơ không đúng, không đủ điều kiện thì thông báo cho đơn vị hoàn chỉnh theo quy định. - Đối với trường hợp hồ sơ đúng thực hiện: - Cán bộ sổ, thẻ căn cứ thông tin trên Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS) thực hiện tra cứu trên phần mềm QLST (đăng nhập vào phần mềm QLST ® cá nhân) để xác định thời gian tham gia BHYT 5 năm liên tục. ■ Đối với đối tượng cùng tham gia BHXH, BHYT: + Tìm theo số sổ BHXH hoặc mã thẻ BHYT hoặc số CMND để xác định thời tham gia BHYT liên tục. ■ Đối với đối tượng chỉ tham gia BHYT: + Tìm theo mã thẻ BHYT, họ tên và năm sinh. + Sau đó so sánh với địa chỉ của người tham gia trên mẫu TK1-TS để xác định toàn bộ thời gian tham gia BHYT. Nếu thời gian tham gia BHYT chưa đủ 05 năm liên tục thì lập phiếu yêu cầu (mẫu C02-TS) chuyển (đối với BHXH quận, huyện chuyển qua đường truyền FTP) cho Phòng C ấp sổ, thẻ để rà soát trên kho dữ liệu MIS _ 3.0 và MISBHXH BHYT (thời hạn 01 ngày làm việc) - Trường hợp có quá trình tham gia BHYT trước đó tại BHXH quận, huyện khác thì lập phiếu yêu cầu (mẫu C02-TS) chuyển cho Phòng (tổ) Quản lý thu để nhập bổ sung vào phần mềm SMS (thời hạn 01 ngày làm việc) ■ Trường hợp có thời gian tham gia BHYT ở tỉnh/thành phố khác. - Trường hợp người tham gia có thời gian tham gia BHXH, BHYT tại BHXH tỉnh/thành phố khác đã chuyển về BHXH TP.HCM thì căn cứ vào quá trình đóng BHXH trên sổ BHXH hoặc bản xác nhận quá trình đóng BHXH (đối với hưu trí) để xác định thời gian tham gia BHYT 5 năm liên tục. - Trường hợp người tham gia chỉ tham gia BHYT trước đó ở tỉnh/thành phố khác thì chuyển hồ sơ hoặc chuyển f i le mẫu đề nghị xác nhận qu á trình tham gia BHYT qua đường truyền FTP (đối với BHXH quận, huyện) cho Phòng C ấp sổ, thẻ để thực hiện (thời hạn 02 ngày làm việc): + Kiểm tra lại hồ sơ, lập biểu đề nghị xác nhận thời gian tham gia, trình lãnh đạo phòng ký; chuyển f i le mẫu đề nghị xác nhận quá trình tham gia BHYT cho BHXH tỉnh/thành phố nơi tham gia trước đó qua Email hoặc fax. + Liên hệ BHXH tỉnh/thành phố đề nghị xác nhận, trường hợp chưa có kết quả thì làm việc với BHXH tỉnh/thành phố để xác định tình trạng hồ sơ. Nếu vì lý do khách quan không đúng hẹn thì phải có thư xin lỗi nêu rõ lý do sai hẹn đồng thời điện thoại thông báo cho người tham gia được biết. + Khi nhận được giấy xác nhận thời gian tham gia BHYT của BHXH tỉnh/thành phố khác, chuyển file giấy xác nhận qua đường truyền FTP cho bộ phận cấp sổ, thẻ quận, huyện. - Căn cứ dữ liệu đồng bộ trên phần mềm SMS hoặc giấy xác nhận thời gian tham gia BHYT của BHXH tỉnh/thành phố nơi tham gia trước đó, nếu thời gian tham gia BHYT đủ 5 năm liên tục trở lên thì nhận giá trị cấp lại thẻ BHYT trên phần mềm SMS; chuyển dữ liệu từ SMS sang phần mềm QLST để kiểm tra và in. - In thẻ BHYT và 02 biên bản giao nhận thẻ BHYT. In 02 phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT (mẫu C07-TS) lưu 01 phiếu vào hồ sơ, 01 phiếu chuyển cán bộ quản lý phôi để đối chiếu quyết toán. - Gửi Thông báo giải quyết hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN và trả kết quả (M ẫ u 03/TB-TS) đến tài khoản giao dịch của đơn vị trực tiếp hoặc thông qua tổ chức I-VAN. - Cập nhật tình trạng hồ sơ vào phần mềm TNHS. - Chuyển thẻ BHYT và 01 biên bản giao nhận thẻ cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ. L ưu hồ sơ. Bước 4: Bộ phận (tổ) TKQ. Thời hạn 0,5 ngày làm việc. - Tiếp nhận hồ sơ từ phòng (tổ) C ấp sổ, thẻ cập nhật vào phần mềm TNHS. - Tiến hành trả kết quả giải quyết hồ sơ cho đơn vị (thông qua tổ chức dịch vụ bưu chính). - Thực hiện việc thu phí đổi thẻ BHYT đối với các trường hợp cấp hỏng. - Xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS./. Phiếu giao nhận h ồ sơ nà y áp dụng k ể từ ngày 14/10/2016 Số Hồ sơ: 302/………../SO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- PHIẾU GIAO NHẬN HỒ SƠ ĐIỆN TỬ Loại hồ sơ: Điều chỉnh thông tin cá nhân của người tham gia BHXH (Thời hạn giải quyết loại hồ sơ này: 15 ngày làm việc) 1. Tên đơn vị: ........................................................... Mã đơn vị: …………………………………. 2. Điện thoại: ............................................................. Email: ………..……………………………. 3. Địa chỉ nhận trả kết quả hồ sơ qua bưu điện (nếu có): ......................................................... STT Loại giấy tờ, biểu mẫu S ố lượng I. Điều chỉnh nhân thân: họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng năm sinh; gi ớ i tính. 1. Tờ khai cung c ấ p và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (m ẫ u TK1-TS, 01 bản) 2. Giấy khai sinh hoặc chứng minh nhân dân (Bản sao) 3. Sổ bảo hiểm xã hội mẫu cũ □ hoặc Tờ bìa sổ BHXH mẫu mới □ 4. Các tờ rời sổ BHXH 5. Thẻ BHYT cũ còn thời hạn sử dụng (nếu có điều chỉnh) 6. Trường hợp cải chính hộ tịch - nếu có: Văn bản đính chính các loại hồ sơ, giấy tờ của đơn vị quản lý và cơ quan có thẩm quyền (Bản sao) II Điều chỉnh thông tin cá nhân: số chứng minh nhân dân, ngày cấp, n ơ i cấp; hộ khẩu thường trú; dân tộc; quốc tịch: 1. Tờ khai cung c ấ p và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (m ẫ u TK1-TS, 01 bản) 2. Chứng minh nhân dân (bản sao) 3. Sổ bảo hiểm xã hội (mẫu cũ) □ hoặc T ờ bìa sổ BHXH (mẫu mới) □ 4. Các tờ rời s ổ BHXH 5. Thẻ BHYT cũ còn thời hạn sử dụng – n ế u có Lưu ý: - Thủ tục nộp hồ sơ: + Người đang làm việc nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi đang tham gia hoặc nộp thông qua đơn vị nơi đang làm việc. + Ngưởi đã ngh ỉ việc (sổ BHXH đã được chốt): nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH. - Khi người lao động thay đổi nơi cư trú, thay đổi chứng minh nhân dân do cấp mất, cấp đ ổ i... d ẫ n đến thông tin tr ê n s ổ BHXH không đúng với nơi cư trú, ngày và nơi c ấ p chứng minh nhân dân hiện tại thì không thực hiện điều chỉnh và cấp lại sổ BHXH . - Trường hợp s ổ BHXH có ngày tháng năm sinh nh ư ng trên chứng minh nhân dân ch ỉ có năm sinh, nếu đi ề u ch ỉ nh lại theo chứng minh nhân dân thì phải bổ sung giấy khai sinh để làm căn cứ điều chỉnh. - Nếu nộp hồ sơ và nhận kết quả qua b ưu điện thì thời hạn giải quyết hồ sơ sẽ cộng thêm 02 ngày cho mỗi lượt. Ngày trả kết quả: ……. / …….. / ………. (Quá hạn trả hồ sơ 30 ngày, các đơn vị chưa đến nhận, cơ quan BHXH sẽ chuyển hồ sơ này vào kho lưu trữ) ………., ngà y ……. tháng …… năm ………. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ (Ký, ghi họ tên) Người nộp hồ sơ (K ý , ghi họ lên) Phiếu giao nhận hồ sơ này áp dụng k ể từ ngày 14/10/2016 Số Hồ sơ: 303/………../SO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- PHIẾU GIAO NHẬN HỒ SƠ ĐIỆN TỬ Loại Hồ sơ: Điều chỉnh nhân thân do mượn hồ sơ người khác tham gia BHXH (Thời hạn giải quyết loại hồ sơ này: 26 ngày làm việc) 1. Tên đơn vị: ........................................................... Mã đơn vị: …………………………………. 2. Điện thoại: ............................................................. Email: ………..……………………………. 3. Địa chỉ nhận trả kết quả hồ sơ qua bưu điện (nếu có): ......................................................... STT Loại giấy tờ, biểu mẫu S ố lượng 1. Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS, 01 bản) 2. Giấy cam đoan của người cho mượn hồ sơ, có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú (mẫu 02-GCĐ/SBH) 3. Tờ khai tham gia BHXH cũ để thu hồi (02 bản) 4. Sổ BHXH (mẫu cũ) hoặc tờ bìa sổ BHXH 5. Các trang tờ rời sổ BHXH 6. Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng. Lưu ý: - Thủ tục nộp hồ sơ: + Người đang làm việc nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi đang tham gia hoặc nộp thông qua đơn vị nơi đang làm việc. + Người đã ngh ỉ việc (s ổ BHXH đã được chốt): nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH. + Các trường hợp phát sinh từ 01/01/2015 trở đi thì cơ quan BHXH không tiếp nhận và giải quyết. - N ế u nộp hồ sơ và nhận kết quả qua bưu điện thì thời hạn giải quyết hồ sơ sẽ cộng thêm 02 ngày cho m ớ i lượt. Ngày trả kết quả: ……. / …….. / ………. (Quá hạn trả hồ sơ 30 ngày, các đơn vị chưa đến nhận, cơ quan BHXH sẽ chuyển hồ sơ này vào kho lưu trữ) ………., ngà y ……. tháng …… năm ………. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ (Ký, ghi họ tên) Người nộp hồ sơ (K ý , ghi họ lên) Phiếu giao nhận hồ sơ này áp dụng k ể từ ngày 14/10/2016 Số Hồ sơ: 304/………../SO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- PHIẾU GIAO NHẬN HỒ SƠ ĐIỆN TỬ Loại Hồ sơ: Chuyển quá trình tham gia BHXH từ nhiều sổ về sổ gốc (Thời hạn giải quyết loại hồ sơ này: 26 ngày làm việc) 1. Tên đơn vị: ........................................................... Mã đơn vị: …………………………………. 2. Điện thoại: ............................................................. Email: ………..……………………………. 3. Địa chỉ nhận trả kết quả hồ sơ qua bưu điện (nếu có): ......................................................... STT Loại giấy tờ, biểu mẫu S ố lượng 1. Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS, 01 bản) 2. Sổ BHXH gốc, các sổ BHXH khác kèm đầy đủ các tờ rời (nếu có) 3. Thẻ BHYT cũ còn thời hạn sử dụng (nếu có) Lưu ý: - Thủ tục nộp hồ sơ: + Người đang làm việc nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi đang tham gia hoặc nộp thông qua đơn vị nơi đang làm việc. + Người đã nghỉ việc (sổ BHXH đã được chốt): nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH. - Nếu nộp hồ sơ và nhận kết quả qua bưu điện thì thời hạn giải quyết hồ sơ sẽ cộng thêm 02 ngày cho mỗi lượt. Ngày trả kết quả: ……. / …….. / ………. (Quá hạn trả hồ sơ 30 ngày, các đơn vị chưa đến nhận, cơ quan BHXH sẽ chuyển hồ sơ này vào kho lưu trữ) ………., ngà y ……. tháng …… năm ………. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ (Ký, ghi họ tên) Người nộp hồ sơ (K ý , ghi họ lên) Phiếu giao nhận hồ sơ này áp dụng k ể từ ngày 14/10/2016 Số Hồ sơ: 305/………../SO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- PHIẾU GIAO NHẬN HỒ SƠ ĐIỆN TỬ Loại hồ sơ: Cấp lại sổ BHXH do mất (Thời hạn giải quyết loại hồ sơ này: 40 ngày làm việc) 1. Tên đơn vị: ........................................................... Mã đơn vị: …………………………………. 2. Điện thoại: ............................................................. Email: ………..……………………………. 3. Địa chỉ nhận trả kết quả hồ sơ qua bưu điện (nếu có): ......................................................... STT Loại giấy tờ, biểu mẫu S ố lượng I. Cấp lại sổ BHXH do mất: 1. Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin ng ười tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS, 01 bản) v à chi tiết đính kèm của mục 13 (áp dụng cho trường hợp có quá trình tham gia BHXH, BHTN ở tỉnh/thành phố khác) 2. Đối với người lao động có quá trình tham gia trước tháng 7/1995, bổ sung: - Tờ khai cấp sổ BHXH đã được duyệt □ - Nếu mất tờ khai thì nộp hồ sơ gốc □ II. Thu hồi sổ do mất nay tìm lại được: 1. Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS, 01 bản) 2. Sổ BHXH cấp lần đầu (sổ mẫu cũ hoặc tờ bìa sổ, các trang tờ rời sổ BHXH) Lưu ý: 1. Thủ tục nộp hồ sơ; - Người đang làm việc nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi đang tham gia hoặc nộp thông qua đơn vị nơi đang làm việc. - Người đã ngh ỉ việc, sổ BHXH đã chốt sau sau cùng trên địa bàn TP.HCM thì nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi chốt sổ sau cùng. Trường hợp người lao động đã được chốt sổ ở BHXH t ỉ nh/thành phố khác sau đó tiếp tục tham gia đóng BHXH trên địa bàn TP.HCM thì nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH nơi đang tham gia. 2. Đối với trường hợp cá nhân người lao động nộp hồ sơ cấp mất sổ BHXH khi nhận kết quả giải quyết hồ sơ: Người lao động cung cấp bản chính giấy CMND đ ể đối chiếu. Trường hợp nhận thay thì người nhận cung cấp giấy ủy q u yền theo đúng quy định kèm bản chính CMND đ ể đối chiếu. 3. N ế u nộp hồ sơ và nhận kết quả qua bưu điện thì thời hạn giải quyết hồ sơ sẽ cộng thêm 02 ngày cho m ỗ i lượt. Ngày trả kết quả: ……. / …….. / ………. (Quá hạn trả hồ sơ 30 ngày, các đơn vị chưa đến nhận, cơ quan BHXH sẽ chuyển hồ sơ này vào kho lưu trữ) ………., ngà y ……. tháng …… năm ………. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ (Ký, ghi họ tên) Người nộp hồ sơ (K ý , ghi họ lên) Phiếu giao nhận hồ sơ này áp dụng k ể từ ngày 14/10/2016 Số Hồ sơ: 306/………../SO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- PHIẾU GIAO NHẬN HỒ SƠ ĐIỆN TỬ Loại hồ sơ: Cấp lại sổ BHXH do hư hỏng (Thời hạn giải quyết loại hồ sơ này: 15 ngày làm việc) 1. Tên đơn vị: ........................................................... Mã đơn vị: …………………………………. 2. Điện thoại: ............................................................. Email: ………..……………………………. 3. Địa chỉ nhận trả kết quả hồ sơ qua bưu điện (nếu có): ......................................................... STT Loại giấy tờ, biểu mẫu Số lượng I. Đối với Sổ BHXH (mẫu cũ): 1. Tờ khai cung c ấ p và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS, 01 bản) 2. Sổ BHXH (mẫu cũ bị hư hỏng) hoặc Tờ bìa sổ BHXH (bị hư hỏng) 3. Các trang tờ rời sổ BHXH (bị hư hỏng) Lưu ý: - Thủ tục nộp hồ sơ: + Người đang làm việc nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi đang tham gia hoặc nộp thông qua đơn vị nơi đang làm việc. + Người đã nghỉ việc (s ổ BHXH đã được chốt): nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH. - Nếu nộp hồ sơ và nhận kết quả qua bưu điện thì thời hạn giải quyết hồ sơ sẽ cộng thêm 02 ngày cho m ỗ i lượt. Ngày trả kết quả: ……. / …….. / ………. (Quá hạn trả hồ sơ 30 ngày, các đơn vị chưa đến nhận, cơ quan BHXH sẽ chuyển hồ sơ này vào kho lưu trữ) ………., ngà y ……. tháng …… năm ………. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ (Ký, ghi họ tên) Người nộp hồ sơ (K ý , ghi họ lên) Phiếu giao nhận hồ sơ này áp dụng k ể từ ngày 14/10/2016 Số Hồ sơ: 307/………../SO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- PHIẾU GIAO NHẬN HỒ SƠ ĐIỆN TỬ Loại hồ sơ: Cấp lại hoặc đổi thẻ BHYT do bị hư hỏng, điều chỉnh quyền lợi khám chữa bệnh và thay đổi nơi khám chữa bệnh hoặc đổi thời điểm hưởng từ đủ 5 năm liên tục (Th ờ i hạn giải quyết loại hồ sơ này: 05 ngày làm việc) 1. Tên đơn vị: ........................................................... Mã đơn vị: …………………………………. 2. Điện thoại: ............................................................. Email: ………..……………………………. 3. Địa chỉ nhận trả kết quả hồ sơ qua bưu điện (nếu có): ......................................................... STT Loại giấy tờ, biểu mẫu S ố lượng I. Cấp lại thẻ BHYT do h ư hỏng : 1. Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS, 01 bản/người) hoặc Danh sách đề nghị thay đổi thông tin c ủ a ng ư ời tham gia BHXH, BHYT (m ẫ u D07-TS, 01 bản) đối với hồ sơ do đơn vị nộp. 2. Thẻ BHYT cũ còn giá trị (trường hợp thẻ BHYT bị hư hỏng). 3. Biên lai thu tiền lệ phí cấp lại thẻ BHYT (bản chính) đối với trường hợp nộp tiền trực tiếp cho cơ quan BHXH hoặc Chứng từ nộp tiền lệ phí cấp lại thẻ BHYT (bản sao) có đóng dấu của ngân hàng (người hưởng là cơ quan BHXH) đối với trường hợp nộp tiền vào tài khoản c ủ a cơ quan BHXH. II. Đổi thẻ BHYT do: điều chỉnh quyền lợi khám chữa bệnh; thay đ ổ i nơi khám ch ữ a bệnh hoặc đổi th ờ i điểm h ưở ng từ đủ 5 năm liên tục 1. Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS, 01 bản/người) hoặc Danh sách đề nghị thay đổi thông tin của người tham gia BHXH, BHYT (mẫu D07-TS , 01 bản) đối với hồ sơ do đơn vị nộp. 2. Thẻ BHYT cũ còn giá trị 3. - Trường hợp điều ch ỉ nh quyền lợi khám, chữa bệnh: Giấy tờ có liên quan đến mức hưởng quyền lợi cao hơn (Bản sao). Lưu ý: - Thủ tục nộp hồ sơ: + Người đang làm việc nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH hoặc nộp thông qua đơn vị nơi đang làm việc. + Các trường hợp khác: nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi cấp thẻ BHYT. + Mục 3 phần I : áp dụng đối với hồ sơ cấp lại thẻ BHYT do hỏng ■ Đơn vị sử dụng lao động có th ể nộp lệ phí cấp l ại thẻ BHYT trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi cấp thẻ BHYT hoặc nộp vào tài khoản thu ph í cấp lại, đổi thẻ BHYT của cơ quan BHXH nơi cấp thẻ BHYT (khôn g n ộ p vào tài khoản n ộ p thu BHXH) theo Danh mục sổ tài khoản của BHXH TP.HCM được đăng tải trên trang web tại địa ch ỉ : http://bhxhtphcm. g ov . vn/th u -t u c- h o-so-mot-cuc/7/thu-t u c-ho-so-so-b h xh-the-bh y t/ , kh i nộp tiền cần ghi rõ tên đơn vị, mã đơn vị, nội dung nộp và nộp s ố tiền tương ứng với s ố lượng thẻ đề nghị cấp lại (2.000 đồng/th ẻ bị hỏng) ■ Trường hợp đ ổ i lại thẻ BHYT do hư hỏng thuộc về l ỗ i c ủ a cơ quan BHXH (do thẻ in mờ, in nhoè mực, in lệch...) thì không thu phí. - Việc đ ổ i thẻ BHYT do thay đ ổ i nơi khám chữa bệnh ban đầu chỉ thực hiện vào ngày 10 ngày đầu của tháng đầu mỗi quý. Riêng trường hợp nhận hồ sơ từ ngày 21 của tháng cuối qu ý và có ngày trả kết quả trước ngày 0 1 của tháng đầu quý sau, thì thời hạn tr ả kết quả vào buổi chiều ngày làm việc đầu tiên của tháng đầu quý sau. - Nếu nộp hồ sơ và nhận kết quả qua bưu điện thì thời hạn giải quyết hồ sơ sẽ cộng thêm 02 ngày cho mỗi lượt. Ngày trả kết quả: ……. / …….. / ………. (Quá hạn trả hồ sơ 30 ngày, các đơn vị chưa đến nhận, cơ quan BHXH sẽ chuyển hồ sơ này vào kho lưu trữ) ………., ngà y ……. tháng …… năm ………. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ (Ký, ghi họ tên) Người nộp hồ sơ (K ý , ghi họ lên)