2409/QĐ-UBND

Quyết định 2409/QĐ-UBND năm 2006 về Quy chế làm việc của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 2409/QĐ-UBND Mỹ Tho, ngày 30 tháng 6 năm 2006 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ Nghị định 136/2005/NĐ-CP ngày 08/11/2005 của Chính phủ về quy định chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Căn cứ Quyết định số 30/2006/QĐ-UBND ngày 20 tháng 6 năm 2006 của Ủy ban nhân dân tỉnh về ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang; Theo đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh Tiền Giang, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế làm việc của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 40/2004/QĐ-UB ngày 19/7/2004 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang. Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, thủ trưởng các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH Nguyễn Hữu Chí QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG (Ban hành kèm theo Quyết định số:2409/QĐ-UBND ngày 30/6/2006 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang) Chương I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG Điều 1. Vị trí và chức năng: 1. Văn phòng Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của UBND tỉnh. 2. Văn phòng UBND tỉnh có chức năng giúp UBND tỉnh điều hòa, phối hợp các hoạt động chung của các sở, ban, ngành tỉnh, cơ quan thuộc UBND tỉnh (sau đây gọi chung là các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh), UBND thành phố Mỹ Tho, thị xã Gò Công và các huyện (sau đây gọi chung là UBND cấp huyện); tham mưu, giúp UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động ở địa phương; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh. 3. Văn phòng UBND tỉnh có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của pháp luật. Điều 2. Nhiệm vụ, quyền hạn: Văn phòng UBND tỉnh có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 1. Trình UBND tỉnh chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND tỉnh. Đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, UBND cấp huyện việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, UBND cấp huyện theo quy định của pháp luật. 2. Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật. 3. Trình UBND tỉnh quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND tỉnh. 4. Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch UBND tỉnh; theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, UBND cấp huyện soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách. 5. Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, UBND cấp huyện trước khi trình UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định. Thời hạn xử lý các đề xuất của các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và UBND cấp huyện là 05 (năm) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, trừ trường hợp cần phải trao đổi với các cơ quan chuyên môn thì thời hạn không quá 07 (bảy) ngày làm việc, hoặc vấn đề đó thuộc thẩm quyền giải quyết của tập thể UBND tỉnh thì Văn phòng UBND tỉnh xin ý kiến các thành viên UBND tỉnh tại kỳ họp của UBND tỉnh; đối với những đề nghị có liên quan đến nhiều ngành, những đề án lớn thì thời hạn giải quyết không quá 15 (mười lăm) ngày làm việc và phải có văn bản trả lời cho ngành, cấp dưới biết. Những vấn đề phức tạp cần thiết phải đưa ra UBND tỉnh thảo luận quyết định hoặc phải phối hợp với các ngành liên quan xem xét để UBND tỉnh quyết định thì thời hạn giải quyết không quá 20 ngày làm việc. Văn phòng UBND tỉnh được phép trả lại văn bản gửi vượt cấp, chưa có ý kiến của các ngành liên quan, hoặc không thuộc quyền giải quyết của UBND tỉnh và báo cáo lại Chủ tịch UBND tỉnh trong cuộc họp báo tuần. Xử lý và chuyển đến Chủ tịch UBND hoặc UBND tỉnh các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản. 6. Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ quan chuyên môn trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành tiêu chuẩn chức danh Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng các Sở; Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân và Ủy ban nhân dân cấp huyện. 7. Giúp UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân (HĐND) tỉnh, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc tỉnh, các đoàn thể nhân dân cấp tỉnh, Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh và các cơ quan, tổ chức của Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh. 8. Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND tỉnh; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan tỉnh. Giúp UBND tỉnh phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, UBND cấp huyện. 9. Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóa hành chính nhà nước của UBND tỉnh. 10. Thực hiện việc công bố các văn bản quy phạm pháp luật trên Công báo tỉnh, trực tiếp quản lý việc xuất bản và phát hành công báo theo quy định của pháp luật. 11. Trình UBND tỉnh chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND tỉnh. 12. Hướng dẫn Văn phòng các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện về nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hóa quản lý hành chính nhà nước theo quy định của pháp luật. 13. Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND tỉnh theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND tỉnh. 14. Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh; bảo đảm điều kiện hoạt động của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và các tổ chức có liên quan theo quy định của UBND tỉnh. 15. Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng UBND tỉnh. 16. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của UBND tỉnh. 17. Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh giao. Chương II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG UBND TỈNH, LÃNH ĐẠO PHÒNG, CHUYÊN VIÊN NGHIÊN CỨU VÀ CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC VĂN PHÒNG UBND TỈNH Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh: Chánh Văn phòng UBND tỉnh có nhiệm vụ và quyền hạn như sau: 3.1. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là người đứng đầu, lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh được quy định tại Điều 2 của Quy chế này, Quy chế làm việc của UBND tỉnh và các quy định khác của Nhà nước. Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch UBND tỉnh và UBND tỉnh về toàn bộ hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh. 3.2. Tham mưu cho UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm. Được thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh ký giấy mời lãnh đạo các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, UBND cấp huyện đến họp, làm việc với UBND tỉnh. Chỉ đạo các chuyên viên trong Văn phòng UBND tỉnh tổ chức thẩm tra và có ý kiến đối với các đề án, văn bản dự thảo, hồ sơ trình duyệt của các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, các cơ quan có liên quan, UBND cấp huyện trình UBND tỉnh. Được quyền yêu cầu các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, UBND cấp huyện cung cấp tài liệu, thông tin báo cáo cho UBND tỉnh. Trả lời và hướng dẫn các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, các cơ quan có liên quan, UBND cấp huyện về việc hoàn chỉnh những đề án, văn bản chưa đúng quy chế, chưa đủ hồ sơ, thủ tục, thể thức văn bản theo quy định hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh. 3.3. Xem xét và xử lý công văn, tài liệu, thông tin gửi đến UBND tỉnh hàng ngày, báo cáo với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh hoặc chuyển cho các bộ phận chuyên môn của Văn phòng UBND tỉnh để xử lý cụ thể. 3.4. Quản lý và chịu trách nhiệm về việc phát hành các văn bản của UBND tỉnh. 3.5. Tổ chức, phân công cán bộ tiếp nhận các đơn thư khiếu tố của công dân gửi đến UBND tỉnh để nghiên cứu, phân tích, tham mưu và trình UBND tỉnh xem xét giải quyết đối với các đơn thư thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh và chuyển các cơ quan khác giải quyết những đơn thư khiếu kiện thuộc thẩm quyền của các cơ quan đó. 3.6. Thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh ký thông báo kết luận các hội nghị hoặc các cuộc làm việc do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh chủ trì. Thông báo ý kiến giải quyết đối với công việc cụ thể của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh. Ký các văn bản khác thuộc thẩm quyền của Chánh Văn phòng UBND tỉnh. 3.7. Quản lý và chịu trách nhiệm về việc bố trí cán bộ, công chức, nhân viên; tổ chức thực hiện đầy đủ các chính sách, chế độ, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan Văn phòng UBND tỉnh. 3.8. Tiếp nhận, sử dụng, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, nhân viên thuộc thẩm quyền theo quy định về phân cấp quản lý cán bộ của UBND tỉnh. 3.9. Làm chủ tài khoản của cơ quan Văn phòng UBND tỉnh, trực tiếp quản lý và sử dụng ngân sách, tài sản, vật tư, tài liệu của cơ quan đúng quy định của Nhà nước. Bảo đảm các điều kiện về phương tiện, vật chất phục vụ tốt hoạt động của UBND tỉnh và cơ quan Văn phòng UBND tỉnh theo đúng quy định của Nhà nước. 3.10. Tổ chức thực hiện các hoạt động đối ngoại và thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND tỉnh phân công hoặc ủy quyền. Điều 4. Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh: Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh là người giúp việc cho Chánh Văn phòng UBND tỉnh, được Chánh Văn phòng UBND tỉnh phân công phụ trách các lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về lĩnh vực được phân công, được ký thay Chánh Văn phòng UBND tỉnh những công việc thuộc thẩm quyền của Chánh Văn phòng UBND tỉnh ghi tại Điều 3 của Quy chế này trong thời gian Chánh Văn phòng UBND tỉnh vắng mặt hoặc được sự đồng ý của Chánh Văn phòng UBND tỉnh. Đối với các lĩnh vực được Chánh Văn phòng UBND tỉnh phân công phụ trách hoặc ủy quyền thì có quyền trực tiếp chỉ đạo các phòng, trung tâm, bộ phận chuyên môn có liên quan của Văn phòng UBND tỉnh tổ chức thực hiện, hoàn thành nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng UBND tỉnh; đồng thời liên đới chịu trách nhiệm trước cấp trên trong tham mưu đề xuất thuộc lĩnh vực công tác được phân công. Điều 5. Trưởng phòng, giám đốc các trung tâm, kế toán trưởng: 1. Trưởng phòng và Giám đốc các trung tâm : là người đứng đầu các phòng, trung tâm, điều hành mọi hoạt động của phòng, trung tâm, chịu trách nhiệm toàn diện tất cả các mặt công tác được giao của phòng và trung tâm trước Chánh Văn phòng UBND tỉnh. Trên cơ sở nhiệm vụ được giao, trưởng phòng và giám đốc có trách nhiệm lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng cho các thành viên trong phòng, trung tâm; thường xuyên theo dõi, kiểm tra công việc và định kỳ báo cáo kịp thời các hoạt động của đơn vị cho Chánh Văn phòng UBND tỉnh và các Phó Văn phòng UBND tỉnh phụ trách trực tiếp. 2. Kế toán trưởng: là công chức thuộc Phòng Quản trị-Tài vụ, có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng UBND tỉnh thực hiện các công việc sau đây: - Lập dự toán kinh phí, điều hành sử dụng kinh phí và thanh quyết toán kinh phí theo đúng Luật Ngân sách nhà nước. - Giám sát tài chính trong phạm vi Văn phòng UBND tỉnh, các đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng UBND tỉnh; - Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán; - Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán; - Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định tài chính; - Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật. Điều 6. Phó trưởng phòng và Phó Giám đốc Trung tâm: Phó trưởng phòng và phó giám đốc trung tâm là người giúp việc cho trưởng phòng, giám đốc trung tâm, được trưởng phòng, giám đốc trung tâm phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác chuyên môn của phòng, trung tâm và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng, giám đốc trung tâm về lĩnh vực được phân công; đồng thời trực tiếp thực hiện một hoặc một số công việc cụ thể do trưởng phòng, giám đốc trung tâm giao. Điều 7. Chuyên viên nghiên cứu (thuộc các phòng khối nghiên cứu): Là những công chức thuộc ngạch chuyên viên chính và ngạch chuyên viên, được Chánh Văn phòng UBND tỉnh phân công giúp Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh theo dõi các lĩnh vực công tác và được biên chế vào các phòng chức năng thuộc Văn phòng UBND tỉnh. Các chuyên viên nghiên cứu trong cùng phòng và phó trưởng phòng chịu sự quản lý, phân công của trưởng phòng và được làm việc trực tiếp với Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng UBND và Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh khi có yêu cầu. Nhiệm vụ, quyền hạn của chuyên viên nghiên cứu được quy định như sau: 7.1. Chủ động theo dõi nắm tình hình và kết quả hoạt động trong các lĩnh vực công tác được phân công. Tổng hợp tình hình để báo cáo với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực và lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh; phát hiện và đề xuất với UBND tỉnh giải quyết những vấn đề tồn đọng, vướng mắc trong lĩnh vực được phân công theo dõi. 7.2. Nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, các bộ, ngành Trung ương đề xuất với Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực để cụ thể hóa thành các chủ trương, văn bản triển khai cụ thể của địa phương và tổ chức thực hiện. Được truyền đạt hoặc được cung cấp tài liệu về các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước. Được tham dự các cuộc họp, hội nghị và tham gia ý kiến trong các buổi làm việc của UBND tỉnh khi bàn những vấn đề có liên quan đến công việc chuyên viên theo dõi hoặc do lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phân công. Sau kết thúc hội nghị chuyên viên có trách nhiệm giúp Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh lập thông báo các ý kiến kết luận của lãnh đạo UBND tỉnh tại các cuộc hội nghị, thời gian lập thông báo không quá 05 ngày làm việc. 7.3. Theo dõi, đôn đốc và giúp lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh có ý kiến về các đề án của các các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, UBND các huyện, thành phố, thị xã trình UBND tỉnh thuộc phạm vi được phân công. Đề xuất ý kiến về nội dung và thủ tục pháp lý đối với đề án, hồ sơ công việc, dự thảo văn bản trình UBND tỉnh xem xét, quyết định. Trực tiếp soạn thảo các đề án, báo cáo hoặc các quyết định khi được UBND tỉnh hoặc lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phân công. 7.4 . Những nhiệm vụ do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách giao cho các ngành, các địa phương hoặc đơn vị cơ sở giải quyết thì chuyên viên thuộc lĩnh vực đó có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết và báo cáo tiến độ thực hiện đến Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh và lãnh đạo phòng. 7.5. Trong phạm vi được phân công, phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đôn đốc hoặc đề xuất với UBND tỉnh để tổ chức việc kiểm tra, thanh tra việc thực hiện pháp luật, chính sách của Nhà nước, nghị quyết của HĐND, quyết định, chỉ thị của UBND tỉnh và có kiến nghị cụ thể về những vấn đề đó. Định kỳ hàng tháng chậm nhất là ngày 20, chuyên viên báo cáo kết quả rà soát việc thực ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh và của UBND tỉnh về lĩnh vực công tác được phân công. 7.6. Soạn thảo các báo cáo chuyên đề, văn bản khác trình UBND tỉnh thông qua báo cáo về trên hoặc thông báo cho các tổ chức cấp dưới hoặc các cá nhân có liên quan thực hiện theo đúng nội dung và thời hạn quy định trong lĩnh vực công tác được phân công. 7.7. Quản lý chặt chẽ các loại hồ sơ, văn bản thuộc lĩnh vực theo dõi, khi chuyển đơn vị công tác hoặc nghỉ việc phải bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho người thay thế hoặc người khác do Chánh Văn phòng UBND tỉnh chỉ định. 7.8. Lập chương trình kế hoạch đi công tác thực tế, đến các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, các địa phương cấp huyện và cơ sở để kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh và UBND tỉnh thuộc lĩnh vực được phân công theo dõi, đồng thời, tiếp thu ý kiến phản ánh của cơ sở, báo cáo, đề xuất kịp thời ý kiến xử lý đến Chủ tịch UBND tỉnh, UBND tỉnh và lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh. 7.9. Ngoài công việc chuyên môn, chuyên viên nghiên cứu còn được phân công công tác khác. Việc phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng chuyên viên do Chánh Văn phòng UBND tỉnh quyết định. Điều 8. Phòng Nghiên cứu Tổng hợp: Phòng Nghiên cứu Tổng hợp có trưởng phòng, phó trưởng phòng và các chuyên viên nghiên cứu. Các chuyên viên nghiên cứu trong phòng và phó trưởng phòng chịu sự quản lý, phân công của trưởng phòng và được làm việc trực tiếp với Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng UBND và Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh khi có yêu cầu. Phòng Nghiên cứu Tổng hợp có các nhiệm vụ sau đây: - Theo dõi tình hình chung; làm đầu mối theo dõi tổng hợp tình hình công tác hợp tác với các tỉnh, thành và việc thực hiện nhiệm vụ của Tiền Giang trong vùng kinh tế trọng điểm phía Nam; làm đầu mối tổng hợp thông tin, báo cáo cho Chính phủ, Ban Chỉ đạo Tây Nam bộ, Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh; - Tổng hợp thông tin, lập báo cáo về kinh tế - xã hội hàng tuần, tháng, quý, năm; - Tổng hợp thông tin, lập các báo cáo khác liên quan đến kinh tế - xã hội; - Tổng hợp thông tin, lập các báo cáo về tiến độ thực hiện các ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh và của UBND tỉnh, gửi Chánh Văn phòng UBND tỉnh chậm nhất vào ngày 25 hàng tháng. - Ghi biên bản các phiên họp UBND tỉnh; - Làm đầu mối theo dõi tổng hợp thông tin tình hình thực hiện nhiệm vụ kinh tế - xã hội của các huyện, thành phố Mỹ Tho và thị xã Gò Công; - Xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý và hàng năm của UBND tỉnh; Trên cơ sở công việc được phân công và chỉ đạo của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, lãnh đạo các phòng và trung tâm tập hợp chương trình công tác tuần của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND tỉnh chuyển đến Phòng Nghiên cứu Tổng hợp vào chiều thứ tư hàng tuần, Phòng Nghiên cứu Tổng hợp tổng hợp trình lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh để bổ sung lịch công tác tuần của UBND tỉnh trình lãnh đạo UBND tỉnh, Phòng Hành chính - Tổ chức phát hành chậm nhất vào chiều thứ năm hàng tuần; - Theo dõi thống kê và các lĩnh vực kinh tế tổng hợp, quy hoạch tổng thể, kế hoạch, kinh tế đối ngoại chung về kinh tế- xã hội; - Giúp Chánh Văn phòng UBND tỉnh tiếp xúc và phối hợp phóng viên báo chí thông tin kịp thời các chủ trương, chính sách của tỉnh; Các báo cáo được tổng hợp từ các phòng thuộc khối nghiên cứu chuyển đến và quy định thời gian chuyển đến Phòng Nghiên cứu Tổng hợp như sau: - Đối với báo cáo tháng, quý và năm: chậm nhất sau 1 ngày so với ngày các sở, ngành gửi đến (xem Điều 41 Quyết định số 30/2006/QĐ-UBND của UBND tỉnh, ngày 20/6/2006); - Riêng báo cáo tuần: do Phòng Nghiên cứu Tổng hợp thu thập thông tin từ các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, UBND cấp huyện và phối hợp chuyên viên các phòng thuộc khối nghiên cứu để lập báo cáo trình lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh chậm nhất vào ngày thứ năm hàng tuần; Tất cả các báo cáo định kỳ nêu trên sau khi được lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh thông qua được gửi đến UBND tỉnh theo đúng quy định tại Quyết định số 30/2006/QĐ-UBND của UBND tỉnh, ngày 20/6/2006 ban hành Quy chế làm việc của UBND tỉnh Tiền Giang (Điều 41 về trách nhiệm thông tin, báo cáo của UBND tỉnh). Điều 9. Phòng Văn xã - Nội chính: Phòng Nghiên cứu Văn hóa, xã hội và Nội chính (gọi tắt là Phòng Văn xã-Nội chính) có trưởng phòng, phó trưởng phòng và các chuyên viên nghiên cứu. Các chuyên viên nghiên cứu trong phòng và phó trưởng phòng chịu sự quản lý, phân công của trưởng phòng và được làm việc trực tiếp với Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng UBND và Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh khi có yêu cầu. Phòng Văn xã-Nội chính có các nhiệm vụ sau đây: - Theo dõi các lĩnh vực khối văn hóa-xã hội: giáo dục-đào tạo, y tế, lao động-thương binh-xã hội, xóa đói giảm nghèo, dân số-gia đình-trẻ em, dân tộc, tôn giáo, bảo hiểm xã hội, công tác thanh niên, phát thanh-truyền hình, báo chí, xuất bản, văn hóa-thông tin, nghệ thuật, thể dục thể thao, quan hệ với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam tỉnh và các tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức xã hội cấp tỉnh. - Theo dõi các lĩnh vực khối nội chính: tư pháp, thanh tra, công an, quân sự, biên phòng, kiểm sát, tòa án, nội vụ, cải cách hành chính và địa giới hành chính. - Phối hợp với các cơ quan chức năng để tham mưu giải quyết các việc khiếu nại, tố cáo của các tổ chức và công dân thuộc thẩm quyền UBND tỉnh đúng quy định của pháp luật. Điều 10. Phòng Công - Nông nghiệp: Phòng Nghiên cứu Khối Công nghiệp, Xây dựng và Nông nghiệp (gọi tắt là Phòng Công - Nông nghiệp) gồm có trưởng phòng, phó trưởng phòng và các chuyên viên nghiên cứu. Các chuyên viên nghiên cứu trong phòng và phó trưởng phòng chịu sự quản lý, phân công của trưởng phòng và được làm việc trực tiếp với Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng UBND và Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh khi có yêu cầu. Phòng Công - Nông nghiệp có các nhiệm vụ sau đây: Theo dõi các lĩnh vực: xây dựng, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, khoa học-công nghệ, giao thông-vận tải, bưu chính-viễn thông, điện lực, quy hoạch cụ thể của khối công nghiệp, xây dựng, nông nghiệp và quản lý đô thị, khu công nghiệp, tài nguyên-môi trường, nông nghiệp-phát triển nông thôn, lâm nghiệp, thủy sản, thủy lợi, khí tượng thủy văn, phòng chống lụt bão, thiên tai, phòng chống cháy rừng và công tác di dân. Điều 11. Phòng Tài chính - Ngân hàng và Thương mại: Phòng Nghiên cứu Khối Tài chính, Ngân hàng và Thương mại (gọi tắt là Phòng Tài chính-Ngân hàng và Thương mại) gồm có trưởng phòng, phó trưởng phòng và các chuyên viên nghiên cứu. Các chuyên viên nghiên cứu trong phòng và phó trưởng phòng chịu sự quản lý, phân công của trưởng phòng và được làm việc trực tiếp với Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng UBND và Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh khi có yêu cầu. Phòng Tài chính-Ngân hàng và Thương mại có các nhiệm vụ sau đây: Theo dõi tình hình hoạt động của các ngành thuộc các lĩnh vực tài chính, thuế, kho bạc, ngân hàng phát triển, quỹ đầu tư phát triển, ngân hàng, thương mại, du lịch, quản lý thị trường và kinh tế hợp tác. Theo dõi tình hình sắp xếp, đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp nhà nước thuộc UBND tỉnh. Điều 12. Phòng Ngoại vụ: Phòng Ngoại vụ có trưởng phòng, phó trưởng phòng và các chuyên viên. Các chuyên viên nghiên cứu trong phòng và phó trưởng phòng chịu sự quản lý, phân công của trưởng phòng và được làm việc trực tiếp với Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng UBND và Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh khi có yêu cầu. Phòng Ngoại vụ có các nhiệm vụ sau đây: - Giúp Chánh Văn phòng UBND tỉnh tham mưu cho UBND tỉnh đề ra chủ trương, chương trình, kế hoạch, quản lý và tổ chức thực hiện công tác đối ngoại ở địa phương. - Là đầu mối phối hợp giữa các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh với các cơ quan đối ngoại của Đảng và Nhà nước về công tác đối ngoại và nghiệp vụ đối ngoại; xử lý các vấn đề lãnh sự có liên quan đến yếu tố nước ngoài như nhân thân, tài sản, đi lại, lưu trú, các vấn đề liên quan đến biên giới, lãnh thổ, vi phạm của người nước ngoài ở địa phương. - Phối hợp với các cơ quan chức năng của tỉnh tham mưu cho UBND tỉnh về phương hướng quan hệ đối ngoại theo đúng đường lối đối ngoại của Đảng và Nhà nước, về công tác Việt kiều; tham gia xây dựng các đề án, chương trình của tỉnh về hội nhập kinh tế quốc tế; tham mưu cho UBND tỉnh về chủ trương, chính sách thu hút đầu tư nước ngoài. - Tham mưu cho UBND tỉnh phổ biến, hướng dẫn và giám sát việc thực hiện các hoạt động đối ngoại đúng với pháp luật của Nhà nước. - Tham mưu cho UBND tỉnh chuẩn bị nội dung làm việc và tổ chức đón tiếp các đoàn khách quốc tế tới thăm địa phương, tổ chức các đoàn của tỉnh đi tham quan nước ngoài, quản lý các đoàn ra, đoàn vào theo quy định hiện hành. - Tham mưu cho UBND tỉnh về công tác tiếp nhận và quản lý viện trợ phi chính phủ nước ngoài (NGO). - Tổ chức tiếp khách quốc tế, trong nước theo sự phân công của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh. - Làm hộ chiếu đi công tác nước ngoài cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh, cán bộ, công chức, nhân viên thuộc cơ quan Văn phòng UBND tỉnh khi được cơ quan có thẩm quyền quyết định cử đi công tác nước ngoài. Điều 13. Phòng Hành chính - Tổ chức: Phòng Hành chính-Tổ chức có trưởng phòng, phó trưởng phòng và các nhân viên. Làm việc theo chế độ thủ trưởng và có các nhiệm vụ sau đây: - Căn cứ vào các quy định của Trung ương về công tác văn thư, lưu trữ tham mưu cho Chánh Văn phòng UBND tỉnh trình UBND tỉnh ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh; - Tổ chức quản lý việc tiếp nhận tài liệu, công văn, sách, báo, công văn đến và phát hành công văn đi đúng thể thức, thủ tục quy định và chuyển đến đúng người có trách nhiệm giải quyết; Đối với tài liệu mật khi được lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh xác định độ mật, việc in, sao, phát hành, việc giao, nhận tài liệu mật phải thực hiện theo đúng chế độ bảo mật do Nhà nước quy định; - Thực hiện chặt chẽ thủ tục hành chính, văn bản của UBND tỉnh. Các văn bản gửi đến không đúng thủ tục phải báo cáo với lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh xử lý trả lại nơi gửi; - Đối với các công việc đánh máy, in, sao tài liệu được lãnh đạo phân công phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đủ số lượng, trình bày khoa học, bảo đảm mỹ thuật và thực hiện theo đúng hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản do Nhà nước quy định; - Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành của cơ quan Văn phòng UBND tỉnh; - Quản lý con dấu và đóng dấu các văn bản của UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh; thực hiện nghiêm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu; - Phối hợp với Trung tâm Tin học và Trung Tâm Lưu trữ tham mưu cho Chánh Văn phòng UBND tỉnh trong việc hướng dẫn, tập huấn nghiệp vụ công tác Văn phòng cho Văn phòng UBND cấp huyện và Văn phòng các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, đoàn thể cấp tỉnh. Phối hợp với Trung tâm Lưu trữ thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về công tác văn thư lưu trữ theo quy định; - Tổng hợp tình hình, báo cáo định kỳ và đột xuất về hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh; ghi biên bản các cuộc họp do lãnh đạo Văn phòng chủ trì; - Giúp Chánh Văn phòng UBND tỉnh thực hiện công tác tổ chức, biên chế, tuyển dụng, đào tạo của Văn phòng UBND; thực hiện thủ tục đề nghị tuyển dụng, đào tạo cán bộ, công chức, viên chức; công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, đề bạt và nâng lương cán bộ công chức, viên chức Văn phòng theo đúng chế độ nhà nước quy định; Quản lý hồ sơ lý lịch của cán bộ, công chức, viên chức của Văn phòng UBND tỉnh; - Quản lý và tổ chức phục vụ việc sử dụng tủ sách pháp luật tại Văn phòng UBND tỉnh. Điều 14. Phòng Quản trị - Tài vụ: Phòng Quản trị - Tài vụ có trưởng phòng, phó trưởng phòng, kế toán trưởng và nhân viên. Làm việc theo chế độ thủ trưởng có các nhiệm vụ sau đây: - Quản lý công tác tài vụ, tài sản của cơ quan theo đúng chế độ, chính sách; bảo đảm điều kiện phương tiện, vật chất cho hoạt động của UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh. - Thực hiện việc quản lý, hạch toán các khoản thu, chi tài chính theo quy định của Nhà nước; giám sát việc mua sắm, trang bị, sửa chữa các loại tài sản, phương tiện phục vụ công tác của UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh đảm bảo đúng chế độ tài chính quy định. - Phối hợp với Trung tâm Hội nghị tổ chức phục vụ tốt các hội nghị, các cuộc họp, các buổi đón tiếp khách của UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh. - Giữ gìn vệ sinh toàn bộ khu vực cơ quan, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh luôn sạch đẹp. - Quản lý tất cả tài sản công của cơ quan đảm bảo thực hiện đúng chế độ chính sách, đáp ứng kịp thời những nhiệm vụ đột xuất của UBND tỉnh và lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh. - Tổ chức mua sắm tài sản, trang thiết bị cho Văn phòng UBND tỉnh theo phân công của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh, quản lý, bảo trì và sửa chữa các loại tài sản thuộc phòng mình quản lý theo đúng chế độ quy định. - Phối hợp với các trung tâm, phòng, bộ phận chuyên môn trong cơ quan thực hiện tốt phương án bảo vệ Văn phòng UBND tỉnh. Điều 15. Trung tâm Tin học: Trung tâm Tin học có giám đốc, phó giám đốc, các kỹ sư, kỹ thuật viên và nhân viên, làm việc theo chế độ thủ trưởng. Trung tâm Tin học là đơn vị sự nghiệp, được tổ chức thành các phòng theo chức năng nhiệm vụ được giao. Căn cứ theo Quyết định số 2681/QĐ-UB ngày 05/7/2004 của UBND tỉnh về việc thành lập Trung tâm Tin học; tham mưu cho Chánh Văn phòng UBND tỉnh thực hiện các nhiệm vụ sau đây: - Quản lý, tổng hợp, xử lý, lưu trữ, khai thác thông tin kinh tế-xã hội của tỉnh trên mạng máy tính nhằm phục vụ yêu cầu chỉ đạo, điều hành của Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh, của Chính phủ và các ngành Trung ương, tiến tới xây dựng ngân hàng dữ liệu về kinh tế xã hội của tỉnh, về số liệu các cuộc điều tra chuyên ngành; là đầu mối nối mạng thông tin kinh tế-xã hội giữa các cơ quan đơn vị trong tỉnh và giữa Tiền Giang với Trung ương và các tỉnh (chức năng Trung tâm tích hợp dữ liệu). - Tham mưu cho Chánh Văn phòng UBND tỉnh trong việc xây dựng kế hoạch, triển khai các ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính nhà nước. - Thực hiện các hệ thống chương trình phục vụ các dự án thuộc Đề án Tin học hóa quản lý hành chính nhà nước. - Thực hiện các dịch vụ về ứng dụng công nghệ thông tin cho các ngành theo các dự án công nghệ thông tin và các dịch vụ về ứng dụng công nghệ thông tin theo yêu cầu hợp pháp của các cơ quan, đơn vị trong và ngoài tỉnh. - Thực hiện các chức năng kỹ thuật trong việc xây dựng và triển khai Trang thông tin điện tử (Website) của tỉnh. - Thực hiện công tác đào tạo cập nhật kiến thức cơ bản và các chuyên đề nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin (đào tạo ngắn hạn) cho cán bộ công chức thuộc hệ thống các cơ quan hành chính, sự nghiệp trong tỉnh. - Xây dựng và thực hiện đề án tin học hóa quản lý hành chính nhà nước phục vụ quản lý điều hành của UBND tỉnh. - Quản lý vận hành mạng tin học của UBND tỉnh để thu thập và xử lý thông tin phục vụ công tác quản lý nhà nước của tỉnh. Điều 16. Trung tâm Lưu trữ: Trung tâm Lưu trữ có giám đốc, phó giám đốc, các lưu trữ viên và nhân viên. Làm việc theo chế độ thủ trưởng. Trung tâm Lưu trữ là đơn vị sự nghiệp, được tổ chức thành các phòng theo chức năng nhiệm vụ được giao. Căn cứ theo Quyết định số 2680/QĐ-UB ngày 05/7/2004 của UBND tỉnh về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ; tham mưu cho Chánh Văn phòng UBND tỉnh thực hiện các nhiệm vụ sau đây: - Giúp Chánh Văn phòng trong việc thực hiện công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp lệnh lưu trữ quốc gia; - Tổ chức thu thập, chỉnh lý, phân loại và bảo quản tài liệu lưu trữ của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh và các sở, ban, ngành thực hiện nộp lưu vào Kho lưu trữ của tỉnh theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước; - Đối với tài liệu mật khi được lưu trữ phải được bảo quản, khai thác, bảo vệ, bảo đảm an toàn theo quy định; - Thực hiện chế độ báo cáo thống kê về công tác lưu trữ theo quy định; - Tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ công chức trong cơ quan đến khai thác tài liệu phục vụ cho công tác chuyên môn theo đúng quy định; - Đối với các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và các đơn vị khác đến khai thác tài liệu phải có giấy giới thiệu của cơ quan. Trường hợp khai thác thông tin tài liệu mật, các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, UBND cấp huyện phải có giấy giới thiệu của thủ trưởng cơ quan và được sự nhất trí của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh. Trường hợp cần thiết được sao y theo đúng số lượng yêu cầu, sau khi được lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh duyệt. Điều 17. Trung tâm Hội nghị: Trung tâm Hội nghị có giám đốc, phó giám đốc và nhân viên, làm việc theo chế độ thủ trưởng. Trung tâm Hội nghị là đơn vị sự nghiệp có thu, tự trang trải kinh phí hoạt động và hoạt động theo quy định hiện hành của Nhà nước. được tổ chức thành các phòng theo chức năng nhiệm vụ được giao. Trung tâm Hội nghị có nhiệm vụ giúp lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh, UBND tỉnh tổ chức các cuộc hội nghị, tiếp đón khách của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh và các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, các cơ quan thuộc UBND tỉnh và đoàn thể cấp tỉnh. Điều 18. Trung tâm Công báo: Trung tâm Công báo có giám đốc, phó giám đốc, chuyên viên, cán bộ và nhân viên. Làm việc theo chế độ thủ trưởng. Trung tâm Công báo là đơn vị sự nghiệp, được tổ chức thành các phòng theo chức năng nhiệm vụ được giao. Căn cứ theo Quyết định số 1523/QĐ-UBND ngày 14 tháng 4 năm 2006 của UBND tỉnh về việc thành lập Trung tâm Công báo, tham mưu cho Chánh Văn phòng UBND tỉnh thực hiện các nhiệm vụ sau đây: - Tiếp nhận, đăng ký, công bố lưu trữ văn bản pháp luật do các cơ quan nhà nước và người có thẩm quyền ban hành gởi đến; - Rà soát, kiểm tra lần cuối các văn bản trước khi công bố trên Công báo theo những tiêu chí sau: căn cứ pháp lý để ban hành, thẩm quyền, nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định pháp luật; - Gửi trả và kiến nghị các cơ quan ban hành văn bản pháp luật chỉnh sửa các sai sót của văn bản (nếu có) trước khi công bố trên Công báo; - Trực tiếp quản lý việc xuất bản và phát hành Công báo; ký kết, thực hiện và thanh lý các hợp đồng in ấn, phát hành Công báo theo quy định pháp luật; - Đề xuất, xây dựng và trình cấp thẩm quyền quyết định những vấn đề liên quan đến hoạt động của Công báo; - Giúp Chánh Văn phòng UBND tỉnh soạn thảo trình UBND tỉnh ban hành các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động Công báo và tổ chức, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó sau khi ban hành; tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh, UBND tỉnh các nội dung liên quan đến việc rà soát, hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật đăng trên Công báo; - Quản lý và cập nhật cơ sở dữ liệu của Công báo cấp tỉnh lên Công báo điện tử của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam; tổ chức hoạt động và trực tiếp quản lý Công báo điện tử cấp tỉnh sau khi được thành lập; - Lập dự toán kinh phí hoạt động, kinh phí xuất bản, phát hành Công báo hàng năm để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; quản lý, sử dụng kinh phí phục vụ hoạt động của Trung tâm Công báo theo quy định pháp luật; - Chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn trực tiếp của cơ quan Công báo Trung ương và có trách nhiệm báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan Công báo Trung ương về hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ xuất bản và phát hành Công báo; - Thực hiện các nhiệm vụ khác của Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh phân công. Chương III CÁC MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC Điều 19. Quan hệ với Văn phòng Chính phủ, Bộ Tư lệnh Quân khu 9 và Ban Chỉ đạo Tây Nam bộ: - Văn phòng Chính phủ là cơ quan hướng dẫn Văn phòng UBND tỉnh về nghiệp vụ Văn phòng UBND tỉnh, cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo UBND tỉnh. - Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm cung cấp thông tin, báo cáo định kỳ hoạt động của UBND tỉnh và tình hình kinh tế-xã hội của tỉnh cho Văn phòng Chính phủ, Bộ Tư lệnh quân khu 9 và Ban Chỉ đạo Tây Nam bộ. Điều 20. Quan hệ với Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội, Văn phòng HĐND tỉnh và Văn phòng Ủy ban Mặt trận Tổ quốc tỉnh: - Văn phòng UBND tỉnh phối hợp chặt chẽ với Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, Văn phòng HĐND tỉnh và Văn phòng Ủy ban Mặt trận Tổ quốc tỉnh để lập chương trình công tác UBND tỉnh, nhằm đảm bảo thống nhất, khoa học trong chương trình công tác giữa Thường trực Tỉnh ủy, Đoàn đại biểu Quốc hội, Thường trực HĐND tỉnh và Ủy ban Mặt trận Tổ quốc tỉnh với UBND tỉnh. - Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh,Văn phòng HĐND tỉnh, Văn phòng Ủy ban Mặt trận Tổ quốc tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh có sự trao đổi, thông báo cho nhau về những chủ trương, chính sách lớn, những vấn đề có liên quan nhằm đáp ứng yêu cầu phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thường trực Tỉnh ủy, Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, Thường trực HĐND tỉnh và UBND tỉnh theo quy chế phối hợp giữa các đơn vị. Điều 21. Quan hệ với các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và UBND cấp huyện: - Văn phòng UBND tỉnh phối hợp với các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, các tổ chức đoàn thể cấp tỉnh, UBND cấp huyện đề xuất UBND tỉnh những vấn đề có liên quan, nhằm triển khai thực hiện các chủ trương, chính sách của Trung ương, nghị quyết của Tỉnh ủy, HĐND tỉnh, quyết định, chỉ thị của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh. - Đối với Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện và Văn phòng các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh thì Văn phòng UBND tỉnh có chức năng hướng dẫn, quản lý về nghiệp vụ hành chính, văn bản, văn thư, lưu trữ và phục vụ. Điều 22. Mối quan hệ của chuyên viên khối nghiên cứu thuộc Văn phòng UBND tỉnh: 22.1. Đối với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực: - Chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh là người tham mưu, giúp việc cho Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND tỉnh trên lĩnh vực công tác chuyên môn theo sự phân công của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh. Khi chuyên viên được Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh giao cho giải quyết, xử lý công việc thuộc lĩnh vực theo dõi, phải chịu trách nhiệm về phần công việc được giao. - Thường xuyên tổng hợp báo cáo và phát hiện, đề xuất những vấn đề cần giải quyết với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực; tham mưu cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh cho ý kiến về các đề án, dự thảo quyết định, văn bản đề xuất, thủ trưởng của các ngành trình UBND tỉnh trước khi ký ban hành hoặc họp thảo luận về các vấn đề đó. 22.2. Đối với Chánh Văn phòng UBND tỉnh, các Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh UBND tỉnh: Chuyên viên làm công tác nghiên cứu đặt dưới sự điều hành chung của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh và lãnh đạo phòng. - Những vấn đề trình UBND tỉnh phải được sự chỉ định của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh (thông qua phiếu trình). Trường hợp ý kiến của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh và lãnh đạo phòng khác với ý kiến đề xuất của chuyên viên thì chuyên viên phải báo cáo cụ thể cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh xem xét quyết định theo thẩm quyền. Quyết định của người có thẩm quyền là căn cứ để phát hành văn bản đó. - Được lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh giao cho xử lý công việc và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng UBND tỉnh về nội dung của những văn bản tham mưu cho Chánh Văn phòng UBND tỉnh ký. - Khi được Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh giao xử lý những công việc chuyên môn thuộc lĩnh vực được theo dõi, phải báo cáo cho lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh và trưởng phòng hoặc phó trưởng phòng (khi trưởng phòng đi vắng) ngay sau khi có kết quả xử lý việc đó hoặc chậm nhất là trong ngày hôm sau. - Chịu sự điều động, phân công của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh và lãnh đạo phòng. Khi cần thiết được đề nghị lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh bố trí phương tiện đi công tác theo chương trình, nội dung cụ thể. 22.3. Đối với các ngành, các cấp được phân công theo dõi: Chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh có nhiệm vụ và quyền hạn theo Quy chế làm việc của UBND tỉnh, ban hành kèm theo Quyết định số 30/2006/QĐ-UBND ngày 20/6/2006 của UBND tỉnh, cụ thể như sau: - Được tham dự hội nghị do lãnh đạo các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh tổ chức bàn về công tác có liên quan đến nhiệm vụ công tác thuộc lĩnh vực phân công. - Được đề nghị thủ trưởng các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, UBND cấp huyện cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho công tác chuyên môn, làm việc với lãnh đạo các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, UBND cấp huyện hoặc mời cán bộ có liên quan ở các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, huyện, thành phố đến làm việc về các vấn đề do cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, UBND cấp huyện, chuẩn bị trình UBND tỉnh. - Được truyền đạt những ý kiến cụ thể của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh đến thủ trưởng các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, UBND cấp huyện, có liên quan và chịu trách nhiệm về tính chính xác của ý kiến truyền đạt đó. Các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, UBND cấp huyện và các cơ quan khác khi có đăng ký làm việc với các Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh thì chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh theo dõi lĩnh vực, địa phương đó phải nắm trước về nội dung sẽ làm việc để có cơ sở tham mưu cho Chủ tịch hoặc các Phó Chủ tịch UBND tỉnh giải quyết tốt đề nghị của các ngành và địa phương. Những đề nghị đã được UBND tỉnh có ý kiến xử lý, giải quyết theo thẩm quyền thì chuyên viên có trách nhiệm soạn thảo văn bản theo đúng chủ trương đã quyết định và phải chịu trách nhiệm về văn bản do mình soạn thảo. Nếu thuộc chức năng của các ngành khác thì chuyên viên hướng dẫn cho cơ quan đó đến đúng địa chỉ có thẩm quyền giải quyết. Những văn bản đề nghị của các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, HĐND cấp huyện, UBND cấp huyện khi được lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh hoặc trưởng phòng phân công xử lý thì chuyên viên có trách nhiệm đề xuất ý kiến của mình đến Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh xem xét giải quyết. Thời hạn xử lý công việc của các chuyên viên được thực hiện theo mục 5, Điều 2 của Quy chế này. Những vấn đề cần đưa ra thảo luận, quyết định tại kỳ họp của tập thể UBND tỉnh, thì chuyên viên và trưởng phòng theo dõi lĩnh vực đó phải báo cáo trước cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực thông qua trước, sau đó báo cáo lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh đưa vào chương trình kỳ họp UBND tỉnh. 22.4. Quan hệ giữa các chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh Những vấn đề được Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực hoặc lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh giao xử lý, giải quyết, nếu có liên quan tới nhiều lĩnh vực thì nhất thiết chuyên viên được phân công xử lý phải trao đổi, bàn bạc với các chuyên viên khác có liên quan trong Văn phòng UBND tỉnh để thống nhất ý kiến đề xuất, (thời gian chuyên viên được hỏi ý kiến phải trả lời không quá 03 ngày), nếu quá 03 ngày mà không có ý kiến thì xem như đồng ý với ý kiến đề xuất và cũng phải chịu trách nhiệm về nội dung đề xuất; sau đó phải báo cáo với lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh xin ý kiến của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định. 22.5. Quan hệ với các bộ phận khác trong Văn phòng UBND tỉnh - Với bộ phận văn thư: hàng ngày nhận trực tiếp văn bản, tài liệu được đồng chí Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh chuyển giao xử lý. Văn bản đề nghị, tài liệu, báo cáo của các ngành, có chữ ký của thủ trưởng cơ quan và dấu đỏ gửi thẳng cho chuyên viên đều phải chuyển lại văn thư vào sổ và chuyển theo trình tự quy định. - Những ý kiến giải quyết của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh ghi vào Phiếu trình xử lý công việc chỉ là tài liệu lưu hành trong nội bộ Văn phòng UBND tỉnh, căn cứ vào đó chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm soạn thảo văn bản trả lời cụ thể. Chuyên viên có trách nhiệm theo dõi kết quả thực hiện những văn bản, ý kiến chỉ đạo của UBND tỉnh. Trước khi trình ký văn bản của UBND tỉnh, chuyên viên nghiên cứu phải kiểm tra về nội dung, thể thức, ký nháy vào văn bản và chịu trách nhiệm phần việc được phân công đối với văn bản trình ký. Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm giúp lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh hướng dẫn việc chỉnh sửa, xử lý về hình thức, thể thức văn bản của các chuyên viên trình ký bảo đảm tính thống nhất và nhất quán trước khi phát hành. - Với nhân viên lưu trữ hồ sơ: chuyên viên nghiên cứu có trách nhiệm lập hồ sơ những vấn đề được giao giải quyết, xử lý. Định kỳ 01 năm một lần, chuyên viên nghiên cứu phải giao lại cho cán bộ lưu trữ quản lý những hồ sơ mà chuyên viên đã xử lý xong. Đối với những hồ sơ đã đến hạn nộp lưu nhưng cần theo dõi tiếp thì chuyên viên phải lập danh mục gửi cho lưu trữ, thời hạn giữ lại không quá 02 năm; trong đó nếu giữ tài liệu Tối mật thì phải được sự đồng ý của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh. Điều 23. Mối quan hệ cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng UBND tỉnh: Cán bộ, công chức các phòng và cán bộ, viên chức các trung tâm thuộc Văn phòng UBND tỉnh chịu sự điều hành, kiểm tra của các trưởng phòng và giám đốc và chịu sự lãnh đạo cao nhất từ Chánh Văn phòng UBND tỉnh; có quan hệ phối hợp với các cán bộ, công chức, viên chức trong Văn phòng UBND tỉnh với nhau để thực hiện các công việc được giao; báo cáo với lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh nếu công việc phối hợp vượt quá trách nhiệm và quyền hạn quy định để có chỉ đạo nhằm thực hiện tốt công tác phối hợp hoàn thành nhiệm vụ. Điều 24. Chế độ báo cáo khi đi công tác: - Trưởng các phòng và giám đốc các trung tâm đi công tác ngoài tỉnh từ 02 ngày trở lên phải báo cáo Chánh Văn phòng UBND tỉnh hoặc Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh trực tiếp phụ trách. - Các cán bộ, công chức, viên chức thuộc quyền của các phòng và các trung tâm đi công tác ngoài tỉnh từ 01 ngày trở lên phải báo cáo trưởng phòng hoặc phó trưởng phòng trực tiếp phụ trách, giám đốc trung tâm hoặc phó giám đốc trung tâm trực tiếp phụ trách. Chương IV CÁC PHIÊN HỌP CỦA VĂN PHÒNG UBND TỈNH Điều 25. Hội ý lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh với trưởng phòng và giám đốc các trung tâm thuộc Văn phòng UBND tỉnh: Hàng tuần, Văn phòng UBND tỉnh tổ chức hội ý một lần vào lúc 8 giờ ngày làm việc đầu tiên trong tuần. Thành phần tham dự hội ý gồm có lãnh đạo Văn phòng, trưởng các phòng, đơn vị trực thuộc và chuyên viên của các phòng thuộc khối nghiên cứu (khi có vấn đề liên quan đến lĩnh vực được phân công). Nội dung hội ý nhằm thống nhất các công việc thực hiện trong tuần, triển khai các chỉ thị của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch; phân công nhiệm vụ cho các phòng, trung tâm trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh. Chậm nhất vào chiều thứ năm hàng tuần, trưởng các phòng và giám đốc các trung tâm gửi báo cáo của phòng và trung tâm mình đến Phòng Hành chính -Tổ chức, Phòng Hành chính - Tổ chức tổng hợp nội dung báo cáo và đề xuất của các phòng, đơn vị trực thuộc để gửi cho Chánh Văn phòng UBND tỉnh trong buổi sáng ngày thứ sáu hàng tuần. Điều 26. Họp cơ quan Văn phòng UBND tỉnh: Hàng tháng, Văn phòng UBND tỉnh họp cơ quan một lần. Thành phần tham dự họp gồm toàn thể cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng UBND tỉnh. Nội dung cuộc họp nhằm thông báo các quy định mới của các cơ quan Trung ương và địa phương; thông báo chương trình kế hoạch hoạt động trong tháng của Văn phòng UBND tỉnh. Chánh Văn phòng UBND tỉnh chủ trì cuộc họp, các Phó Chánh Văn phòng, trưởng các phòng và giám đốc các trung tâm chuẩn bị các nội dung cần thông báo tại cuộc họp gửi Phòng Hành chính - Tổ chức, Phòng Hành chính - Tổ chức giúp Chánh Văn phòng UBND tỉnh tổng hợp để thông báo chung cho toàn thể các cá nhân và tổ chức trong cơ quan được biết thực hiện. Trong giao ban hàng tháng Văn phòng UBND tỉnh, các Phó Văn phòng UBND tỉnh, trưởng các phòng, giám đốc các trung tâm, chuyên viên nghiên cứu và có trách nhiệm phản ảnh với Chánh Văn phòng UBND tỉnh về tình hình các lĩnh vực được phân công theo dõi; kết quả thực hiện các quyết định, chỉ thị và văn bản của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh đã ban hành; kết quả công tác phối hợp trong xử lý công việc, những vướng mắc cần được xem xét, xử lý đối với lĩnh vực được phân công theo dõi. Phòng Hành chính - Tổ chức tổng hợp thành báo cáo gửi Phòng Nghiên cứu Tổng hợp để tổng hợp trong báo cáo chung của UBND tỉnh. Chương V ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 27. Về tổ chức thực hiện: Quy chế này được triển khai và tổ chức thực hiện trong cơ quan Văn phòng UBND tỉnh. - Cán bộ, công chức, viên chức cơ quan Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm thi hành quy chế này. - Quá trình thực hiện, Quy chế sẽ được sửa đổi bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế. Cán bộ, công chức, viên chức cơ quan Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm góp ý xây dựng, bổ sung Quy chế, Phòng Hành chính - Tổ chức tổng hợp báo cáo Chánh Văn phòng UBND tỉnh trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét và quyết định./.