1262/QĐ-BHXH

Quyết định 1262/QĐ-BHXH năm 2011 sửa đổi Quy định về công tác lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam kèm theo Quyết định 1433/QĐ-BHXH BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 1262/QĐ-BHXH Hà Nội , ngày 02 tháng 11 năm 2011 QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC SỬA ĐỔI, BỔ SUNG MỘT SỐ ĐIỀU TRONG QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA HỆ THỐNG BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM BAN HÀNH KÈM THEO QUYẾT ĐỊNH SỐ 1433/QĐ-BHXH NGÀY 08/10/2010 CỦA BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM TỔNG GIÁM ĐỐC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001; Căn cứ Nghị định số 94/2008/NĐ-CP ngày 22/8/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam; Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Xét đề nghị của Giám đốc Trung tâm L ưu trữ, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số Điều trong Quy định về công tác lưu trữ của hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số 1433/QĐ-BHXH ngày 08/10/2010 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam như sau: 1. Sửa đổi, bổ sung Điểm c, đ Khoản 1 Điều 6 như sau: “c) Thời hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan đối với tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán”; “đ) Thời hạn giao nộp vào l ư u trữ cơ quan đối với tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc”. 2. Sửa đổi, bổ sung Khoản 2 Điều 6 như sau: “2. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử: Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam, Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ của BHXH tỉnh, Lưu trữ BHXH huyện có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu thập theo thời hạn như sau: a) Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản: sau mười năm, kể từ năm tà i liệu đ ược giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam; sau năm năm, kể từ năm tài liệ u được giao nộp vào Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ của BHXH tỉnh v à Lưu trữ BHXH huyện. b) Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu khác: sau hai năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam, Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ của BHXH tỉnh và Lưu trữ BHXH huyện. Thành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử các cấp thực hiện theo hướng dẫn của Cục V ă n thư và Lưu trữ Nhà nước, của BHXH Việt Nam”. 3. Sửa đổi Khoản 4 Điều 14 như sau: “4. Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy Thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 12 Nghị định số 111 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, cụ thể: - Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị của BHXH Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thực hiện; - Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị của BHXH tỉnh do Chi cục V ă n thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ thực hiện; - Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị của BHXH huyện do cơ quan quản lý lưu trữ cấp huyện thực hiện”. 4. Sửa đổi Điểm b Khoản 5 Điều 14 như sau: “b) Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị: - Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của BHXH Việt Nam sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; - Giám đốc BHXH tỉnh quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của BHXH tỉnh sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ; - Giám đốc BHXH huyện quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của BHXH huyện sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của cơ quan quản lý lưu trữ cấp huyện”. 5. Sửa đổi, bổ sung Phụ lục XIV ban hành kèm theo Quy định về công tác lưu trữ hệ thống BHXH Việt Nam (đính kèm). Điều 2. Hiệu lực thi hành Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Bãi bỏ Điểm c, đ Khoản 1, Khoản 2 Điều 6; Khoản 4, Điểm b Khoản 5 Điều 14 và Phụ lục XIV của Quy định về công tác lưu trữ của hệ thống BHXH Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số 1433/QĐ-BHXH ngày 8/10/2010 của BHXH Việt Nam. Điều 3. Trách nhiệm thực hiện Giám đốc Trung tâm Lưu trữ, Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Giám đốc BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Giám đốc BHXH các quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Như Điều 3; - TGĐ (để b/c); - Các PTGĐ; - Lưu: VT, TTLT (07) KT. TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Đỗ Thị Xuân Phương Phụ lục XIV BÁO CÁO THỐNG KÊ CƠ SỞ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Đơn vị báo cáo: …………………………………………… Kỳ báo cáo: Năm ….. Ngày gửi báo cáo: 15 tháng 12 hàng năm Đơn vị nhận báo cáo: …………………………………………… Nội dung báo cáo Đơn vị tính S ố lượng A B C I. Ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo và kiểm tra, hướng dẫn đ ơ n v ị cơ sở 1. Ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ trong năm Văn bản 2. Kế hoạch triển khai thực hiện quy định về công tác lưu trữ của Ngành và của Nhà nước Văn bản 3. Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ tại BHXH quận, huyện - Số đ ợt Đ ợ t - Số đơn vị/đ ợ t Đơn vị II. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ (tính đến ngày lập báo cáo) 1. Tên tổ chức lưu trữ (ghi đầy đủ tên tổ chức lưu trữ vào cột đơn vị tính) 2. Nhân sự làm công tác lưu trữ - T ổ ng s ố : Người Trong đó: + Nữ Người + Kiêm nhiệm các công tác khác Người - Trình độ chuyên môn - nghiệp vụ + Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người + Trên Đ ạ i h ọ c khác Người + Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người + Đ ại họ c khác Người + Trung cấp văn thư, lưu trữ Người + Trung cấp khác Người + Sơ cấp Người III. Tài liệu lưu trữ (tính đến ngày lập báo cáo) 1. Tài liệu hành chính, nghiệp vụ - Tổng số phông/sưu tập tài liệu lưu trữ Phông/sưu tập Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn chỉnh Phông/sưu tập - T ổ ng s ố mét giá tài liệu Mét Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh Hồ sơ + Quy ra mét giá Mét 2. Tài liệu khoa học, kỹ thuật (tài liệu xây dựng cơ bản; tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng công nghệ) - Tổng công trình/đề tài Công trình/đề tài Trong đó: Công trình/ đề tài đã chỉnh lý hoàn chỉnh Công trình/đề tài - Tổng số mét giá tài liệu Mét 3. Tài liệu kế toán - Tổng mét giá tài liệu Mét Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh Hồ sơ + Quy ra mét giá Mét 4. Hồ sơ hưởng các chế độ BHXH (kể cả hồ sơ hư ở ng hàng tháng và trợ cấp một lần), bảo hiểm thất nghiệp - Tổng số mét giá tài liệu Mét Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh Hồ sơ + Quy ra mét giá Mét - Cụ thể từng loại: + Hồ sơ hưởng chế độ Hưu trí Hồ sơ + Hồ sơ hưởng chế độ tai nạn lao động Hồ sơ + Hồ sơ hưởng chế độ bệnh nghề nghiệp Hồ sơ + Hồ sơ hưởng chế độ tử tuất Hồ sơ + Hồ sơ hưởng chế độ mất sức lao động Hồ sơ + Hồ sơ hưởng chế độ BHXH Thất nghiệp Hồ sơ + H ồ sơ hưởng chế độ BHXH một lần Hồ sơ + Hồ sơ hư ở ng trợ cấp công nhân cao su H ồ sơ - Số lượng hồ sơ thiếu (đang chi trả nhưng không có hồ sơ lưu tại tỉnh) Hồ sơ 5. Tà i liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình a) Tài liệu ghi hình - Tổng số bộ phim/đoạn phim B ộ /đo ạn - Tổng số cuộn phim Cu ộn - Tổng số cuộn băng Video Cu ộ n - T ổ ng s ố đĩa Đĩa - Quy ra giờ chiếu Giờ Trong đó: Đã thống kê biên mục Giờ b) Tài liệu ghi âm - Tổng số cuộn băng (gốc hoặc sao thay gốc) Cu ộn - T ổ ng s ố đĩa Đĩa - Quy ra giờ nghe Giờ Trong đó: Đã thống kê biên mục Giờ c) Tài liệu ảnh - Tổng số phim âm bản (gốc hoặc sao thay gốc) Chiếc Trong đó: Đã thống kê biên mục Chiếc - Tổng số ảnh (gốc hoặc sao thay gốc) Chiếc Trong đó: Đã thống kê biên mục Chiếc 6. Tài liệu đi ệ n tử - Dữ liệu phi cấu trúc MB Trong đó: + Dạng văn bản MB + Dạng ảnh MB + Dạng ghi âm/ghi hình MB - Dữ li ệ u có cấu trúc MB - Dữ liệu hồ sơ hưởng BHXH MB IV. Công tác thu thập, nộp lưu và loại hủy tài liệu hàng năm * Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành 1. Tài liệu hành chính, nghiệp vụ (bao gồm cả tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu kế toán) a) Tổng số mét giá tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ cơ quan (t í nh từ ngày 01/01 đến ngày lập báo cáo) Mét Trong đó: + Đã lập hồ sơ Hồ sơ + Quy ra mét giá Mét b) Tổng số mét giá tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập được (tính đến ngày lập báo cáo) Mét 2. Hồ sơ hưởng các chế độ BHXH a) Tổng số hồ sơ tiếp nhận để quản lý, lưu trữ trong năm (tính đến ngày lập báo cáo) Hồ sơ - Hồ sơ hưởng chế độ Hưu trí Hồ sơ - Hồ sơ hưởng chế độ tai nạn lao động H ồ sơ - Hồ sơ hưởng chế độ bệnh nghề nghiệp Hồ sơ - Hồ sơ hưởng chế độ tử tuất Hồ sơ - Hồ sơ hưởng chế độ mất sức lao động Hồ sơ - Hồ sơ hưởng chế độ BHXH Thất nghiệp Hồ sơ - Hồ sơ hưởng chế độ BHXH một lần Hồ sơ - Hồ sơ hư ở ng trợ cấp công nhân cao su Hồ sơ b) Số lượng hồ sơ di chuyển hưởng BHXH ở tỉnh khác trong năm Hồ sơ c) Số lượng hồ sơ đề nghị sao lục trong năm Hồ sơ 3. Tài l iệ u phim, ảnh, ghi âm, ghi hình (nội dung báo cáo và đơn vị tính tương tự Điểm 5 Mục III) 4. Tài liệu điện tử (nội dung báo cáo và đơn vị tính tương tự Điểm 6 Mục III) * Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lị ch sử 1. T à i liệu gi ấ y a) Tổng số mét giá tài liệu đã giao nộp vào Lưu trữ lịch sử (tính từ ngày 01/01 đến ngày lập báo cáo) Mét Trong đó: + Đã lập hồ sơ Hồ sơ + Quy ra mét giá Mét b) Tổng số mét giá tài liệu đã đến hạn nhưng chưa giao nộp được (tính đến lập báo cáo) Mé t 2. Tài liệu phim, ảnh, gh i âm, ghi hình (nội dung báo cáo và đơn vị tính tương tự Điểm 5 Mục III) 3. Tài liệu điện tử (nội dung báo cáo và đơn vị tính tương tự Điểm 6 Mục III) * Công tác loại hủy hồ sơ, tài liệu a) Tổng số mét giá tài liệu hành chính, nghiệp vụ đã loại hủy (tính từ ngày 01/01 đến ngày lập báo cáo) Mét b) Hồ sơ hưởng BHXH đã loại hủy (tính từ ngày 01/01 đến ngày lập báo cáo) - T ổ ng s ố hồ sơ Hồ sơ - Quy ra mét giá Mét V. Công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Công tác phòng đọc (tính từ 0 h ngày 01/01 đến ngày lập báo cáo) - Tổng số lượt người khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu Lượt người - Tổng số hồ sơ, tài liệu đưa ra phục vụ khai thác sử dụng: + Hồ sơ Hồ sơ + Văn bản Văn bản - Tổng số tài liệu được sao chụp Trang - T ổ ng số văn bản cấp chứng thực lưu trữ Văn bản - Tổng số yêu cầu của độc giả trong năm (qua đơn thư) Yêu cầu Trong đó: Yêu cầu của độc giả được trả lời Yêu cầu 2. Công cụ tra cứu (tính đến ngày lập báo cáo) - Tổng số phông/sưu tập tài liệu có mục lục hồ sơ Phông/sưu tập - Tổng số công trình/đề tài có mục lục hồ sơ Công trình/đề tài - Mục lục chuyên đề x - Sách chỉ dẫn phông lưu trữ x - Thẻ tra tìm Phiếu - Cơ sở dữ liệu phông Phông - Cơ sở dữ li ệ u hồ sơ Hồ sơ - Cơ sở dữ li ệ u văn bả n Văn bản - Cơ sở dữ li ệ u khác V I . Kho bảo quản tài liệu, trang thiết bị dùng cho lưu trữ (tính đến ngày lập báo cáo) 1. Kho bảo quản tài liệu - Diện tích kho chuyên dụng m 2 - Diện tích kho không chuyên dụng m 2 - Diện tích kho t ạ m m 2 2. G i á bảo quản tài liệu - Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu Mét 3. Trang thiết bị - Hệ thống báo đột nhập tự động x - Hệ thống báo cháy tự động x - Hệ thống điều hòa trung tâm x - Máy điều hòa không khí Chiếc - Máy vi tính Chiếc - Máy photocopy Chiếc - Máy hút ẩm Chiếc - Máy hút bụi Chiếc - Quạt thông gió Chiếc - Bình chữa cháy Chiếc VII. Các nội dung khác về công tác lưu trữ 1. Hoàn thiện hồ sơ không đ ủ thủ tục Hồ sơ - T ổ ng số hồ sơ không đủ thủ tục phải hoàn thiện Hồ sơ - Số hồ sơ không đủ thủ tục đã được hoàn thiện Hồ sơ 2. Thực hiện các quy định về chế độ đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ - Phụ cấp độc hại x - Bồi dưỡng hiện vật x - Bảo hộ lao động x 3. Ứ ng dụng công nghệ thông tin (UDCNTT) - U DCNTT trong quản lý hồ sơ hư ở ng các chế độ BHXH x - UDCNTT trong quản lý hồ sơ hành chính, nghiệp vụ x NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ và tên) …….., ngày….tháng……năm…….. THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN (Ký, họ và tên, đóng dấu)