2374/TCT-CS

Công văn 2374/TCT-CS năm 2019 về mất hóa đơn gốc do Tổng cục Thuế ban hành B Ộ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC THUẾ ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 2374 /TCT- CS V/v hóa đơn Hà Nội, ngày 12 tháng 6 năm 2019 Kính gửi: Cục Thuế thành phố Đà N ẵ ng. Tổng cục Thuế nhận được công văn số 930/CT-TTHT ngày 20/3/2019 của Cục Thuế thành phố Đà N ẵ ng về việc mất h óa đơn gốc của Nhà thầu dự án xử l ý dioxin tại Sân bay Đà N ẵng . V ề vấn đề này, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau: Căn cứ quy định tại Điều 42 Luật kế toán 2015 về trách nhiệm của đơn vị k ế toán trong trường hợp tài liệu k ế toán bị mất hoặc bị hủy hoại; “Điều 42. Trách nhiệm của đơn vị kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị m ấ t hoặc bị hủy hoại. Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, đơn vị k ế toán phải thực hiện ngay các công việc sau đây: 1. Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu k ế toán bị m ấ t hoặc bị hủy hoại; thông báo cho tổ chức, cá nhân có li ên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền; 2. Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng; 3. Liên hệ với tổ chức, cá nhân có g i ao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại; 4. Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục h ồ i b ằ ng các biện pháp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Đi ề u này th ì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.” Căn cứ quy định tại Điều 24 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính về xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn; “Điều 24. Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn 1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu s ố 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường h ợ p ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó. 2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưn g sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người b á n hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có ) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn) th ì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.” Căn cứ quy định tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn; Tại Điều 22 Nghị định số 105/2013/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập quy định: “Điều 12. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán 1. Cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đ ố i với một trong các hành vi sau đây: … c) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ. 2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây: a) Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định; b) Không thực hiện việc tổ chức kiểm k ê , phân loại, phục hồi tài liệu k ế toán bị m ấ t mát hoặc bị hủy hoại. …ˮ Căn cứ Khoản 6 Điều 3 Nghị định 49/2016/NĐ-CP ngày 27/05/2016 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 109/2013/NĐ-CP ngày 24/09/2013 quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý giá, phí, lệ phí, hóa đơn sửa đổi, bổ sung Khoản 1 Điều 39 Nghị định 109/2013/NĐ-CP như sau: “ 1 . Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền. Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu c ó từ hai tình ti ế t giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo. Trường hợp người mua tìm lại được hóa đ ơn đã mất khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền”. Căn cứ Điều 5 Thông tư 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 của Bộ Tài chính Hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn như sau: "1. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn là 01 năm. Đ ố i với hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn dẫn đến trốn thuế, gian lận thu ế , nộp chậm tiền thuế, khai thi ế u nghĩa vụ thuế thì thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về thuế là 5 năm. 2. Thời điểm để t í nh thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về h ó a đơn quy định tại khoản 1 Điều này được tính như sau: Đối với vi phạm hành chính về hóa đơn đã k ế t thúc thì thời hiệu được tính từ thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm; Đối với vi phạm hành chính về hóa đơn đang được thực hiện thì thời hiệu được tính từ thời điể m phát hiện hành vi vi phạm. 3. Trường hợp xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn đối với cá nhân do cơ quan tiến hành tố tụng chuyển đến thì thời hiệu được áp dụng theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này. Thời gian cơ quan tiến hành tố tụng thụ lý, xem xét được tính vào thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính. 4. Trong thời hạn quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này, tổ chức, cá nhân c ố tình trốn tránh, cản trở việc xử phạt thì thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính v ề hóa đơn được tính lại kể từ thời đi ể m chấm dứt hành vi trốn tránh, cản trở việc xử phạt. 5. Thời hạn được coi là chưa bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn Tổ chức, cá nhân bị x ử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, nếu trong thời hạn 06 tháng, kể từ ngày chấp hành xong quyết định xử phạt cảnh cáo hoặc 01 năm, k ể từ ngày ch ấ p hành xong quy ế t định xử phạt vi phạm hành chính v ề hóa đơn theo hình thức phạt tiền (là ngày thực hiện xong các nghĩa vụ, yêu cầu ghi trong quyết định xử phạt hoặc từ ngày quyết định xử phạt được cưỡng chế thi hành) hoặc từ ngày hết thời hiệu thi hành quy ế t định xử phạt vi phạm hành chính mà không tái phạm thì được coi là chưa bị xử phạt vi phạm hành chính." Căn cứ Khoản 6 Điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC ngày 31/10/2016 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn sửa đổi, bổ sung Khoản 1 Điều 12 Thông tư số 10/2014/TT-BTC như sau: ““1. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đ ơ n đã lập (liên giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền. Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo. Trường h ợ p người mua tìm lại được hóa đơn đã mất và báo cáo lại với cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt ti ề n. Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hóa đơn. Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người mua thuê thì xử phạt người mua theo quy định tại khoản này. Trường h ợ p mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) tr ong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.” Theo báo cáo của Cục Thuế thành phố Đà N ẵ ng, Nhà thầu chính thực hiện xây dựng vận hành và thu dọn hệ thống công nghệ hấp giải nhiệt trong m ố cho dự án xử lý môi trường tại Sân bay thành phố Đà N ẵ ng đang tiến hành các thủ tục đ ể đóng mã số thuế thì phát hiện làm mất h óa đơn đầu vào với s ố lượng nhi ề u và phát sinh từ năm 2013 đ ế n nay, do vậy, không có h ó a đơn để sao chụp, đối chi ế u chứng từ kế toán và kê khai thuế. Căn cứ quy định trên, đề nghị Cục Thuế thành phố Đà N ẵ ng kiểm tra việc ch ấ p hành quy định về việc lập, sử dụng, lưu trữ hóa đơn chứng từ của Nhà thầu chính để làm rõ nguyên nhân mất h óa đơn đầu vào; việc hạch toán kế toán, kê khai nộp thuế của đơn vị để xử lý theo quy định. Tổng cục Thuế có ý kiến để Cục Thuế được biết./. Nơi nhận: - Như trên; - Phó Tổng cục trưởng Cao Anh Tuấn (để b/c); - Vụ PC, VP - BTC; - Vụ PC, VP - TCT; - Website TCT; - Lưu: VT, CS(3b). TL. TỔNG CỤC TRƯỞNG VỤ TRƯỞNG VỤ CHÍNH SÁCH Lưu Đức Huy