169-KH

Thông tư 169-KH năm 1958 giải thích nội dung các hình thức thanh toán quy định trong Chỉ thị 168-KH 1958 của Ngân hàng quốc gia Việt Nam do Ngân Hàng Quốc Gia ban hành NGÂN HÀNG QUỐC GIA ****** VIỆT NAM DÂN CHỦ CỘNG HÒA Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ******** Số: 169-KH Hà Nội, ngày 07 tháng 05 năm 1958 THÔNG TƯ GIẢI THÍCH CỤ THỂ VỀ NỘI DUNG CÁC HÌNH THỨC THANH TOÁN ĐÃ QUY ĐỊNH TRONG CHỈ THỊ SỐ 168-KH NGÀY 07-05-1958 CỦA NGÂN HÀNG QUỐC GIA VIỆT NAM Để thi hành Nghị định số 144-TTg ngày 09 tháng 04 năm 1957 của Thủ tướng Chính phủ, Ngân hàng quốc gia Việt Nam đã ra chỉ thị số 168-KH ngày 07-05-1958 quy định các hình thanh toán về các giao dịch giữa các ngành trong khu vực kinh tế quốc doanh và hợp tác xã. Thông tư này quy định và giải thích cụ thể chi tiết nội dung các hình thức thanh toán và các thể thức, thủ tục phải thi hành. Những công văn, chỉ thị thông tư về thanh toán trong nội địa ban hành trước đây khác với thông tư này được bãi bỏ. CÁC HÌNH THỨC THANH TOÁN Chỉ thị số 168-KH quy định 9 hình thức thanh toán: a) Thanh toán giữa hai địa phương khác nhau: 1 – Chuyển tiền 2 – Nhờ thư nhận trả 3 – Thư tín dụng 4 – Tài khoản đặc biệt b) Thanh toán trong một địa phương: 1 – Séc 2 – Séc bảo chi 3 – Giấy ủy nhiệm chi 4 – Giấy ủy nhiệm thu 5 – Nhờ thu nhận trả cùng một địa phương. Các hình thức thanh toán trên chỉ áp dụng giữa công với công, hoặc giữa công với tư. Đối với việc thanh toán giữa tư với tư hoặc giữa tư với công, sẽ có thể lệ riêng. I. - NỘI DUNG VÀ THỦ TỤC CÁC HÌNH THỨC THANH TOÁN GIỮA HAI ĐỊA PHƯƠNG KHÁC NHAU A – THANH TOÁN THEO HÌNH THỨC CHUYỂN TIỀN Hình thức thanh toán chuyển tiền chỉ áp dụng trong việc điều chuyển vốn, phân phối vốn, tập trung vốn giữa các đơn vị kinh tế, cơ quan, đoàn thể, bộ đội, nhiều nhất là chuyển trong nội bộ từng hệ thống. Trong trường hợp đặc biệt các cơ quan đoàn thể bộ đội cần tiền mua hàng tại một xí nghiệp hoặc Mậu dịch quốc doanh ở địa phương khác, nếu biết trước giá cả số lượng hàng theo giấy đặt hàng thì có thể xin chuyển tiền. Nếu chưa biết rõ số tiền phải trả thì dùng tài khoản đặc biệt. Để tránh tình trạng lợi dụng hoặc sai lầm có thể xảy ra hiện nay Ngân hàng quốc gia Việt Nam dùng chuyển tiền bằng thư và chuyển tiền bằng điện tín, không nhận làm chuyển tiền bằng sec và chuyển tiền bằng điện thoại. Đặc biệt chuyển tiền giữa công với công, Ngân hàng có thể giao giấy tờ cho đơn vị chuyển tiền mang đi không phải gửi qua Bưu điện nếu họ yêu cầu. Đối với đơn vị xin chuyển tiền 1) Mỗi đơn vị kinh tế, cơ quan đoàn thể, bộ đội chỉ được xin chuyển tiền đến một địa phương nhất định. Nếu cần chuyển nhiều món đi nhiều địa phương thì từng số tiền chuyển cho từng đơn vị địa phương sẽ làm một chuyển tiền riêng biệt. Nếu người nhận chuyển tiền lại muốn chuyển toàn bộ hay một phần số tiền ấy đi địa phương khác thì sẽ coi như làm một lần chuyển tiền mới. 2) Trường hợp đơn vị chuyền tiền sau khi đã chuyển tiền xong lại xin thoái hồi món tiền chuyển vì người được hưởng chuyển tiền đã rời địa chỉ đi nơi khác hay vì lý do nào khác, Ngân hàng nơi người nhận chuyển tiền sẽ chuyển trả cho Ngân hàng chuyển tiền để hoàn lại cho người chuyển tiền trước kia. Trường hợp này cũng coi như một chuyển tiền mới và cũng phải chịu thủ tục phí mới. 3) Đơn vị chuyển tiền nộp cho Ngân hàng mình nhờ chuyển các giấy tờ sau đây: a - Giấy xin chuyển tiền 4 liên trong đó nói rõ tên và địa chỉ của đơn vị xin chuyển tiền, tên và địa chỉ của người nhận chuyển tiền, số tiền chuyển, mục đích chuyển tiền. b - Giấy xin trích tài khoản. Trường hợp không có tài khoản hoặc có tài khoản nhưng hết tiền (hết tồn khoản) thì phải nộp tiền mặt vào Ngân hàng. Đối với đơn vị nhận tiền chuyển 1) Sau khi nhận được giấy báo chuyển tiền đến, nếu đơn vị được chuyển tiền có tài khoản tại Ngân hàng thì số tiền chuyển được nhập ngay vào tài khoản của mình, khi nào muốn sử dụng số tiền đó thì làm theo các thủ tục về sử dụng theo tài khoản tiền gửi thông thường. Trường hợp này, Ngân hàng nhận chuyển tiền đến sẽ thay mặt đơn vị được hưởng chuyển tiền ký nhận để tự động chuyển khoản: ghi CÓ tài khoản đơn vị được hưởng chuyển tiền. Nếu đơn vị được nhận tiền chuyển không có tài khoản ở Ngân hàng, có thể xin đến nhận toàn bộ hay một phần số tiền chuyển tiền đó, hoặc yêu cầu Ngân hàng chuyển cho đơn vị khác. 2) Muốn lĩnh số tiền chuyển bằng tiền mặt đơn vị được nhận chuyển tiền phải xuất trình Ngân hàng các giấy tờ sua đây: a - Giấy ủy nhiệm của Thủ trưởng cơ quan xí nghiệp trong đó ghi rõ họ tên người được ủy nhiệm (nếu là chuyển tiền công). b - Giấy chứng minh thư (nếu là cá nhân cán bộ, bộ đội) được hưởng số tiền chuyển đó. c - Thẻ đăng ký hoặc giấy chứng nhận của chính quyền địa phương (nếu là xí nghiệp tư nhân). B – THANH TOÁN THEO LỐI NHỜ THU NHẬN TRẢ Hình thức thanh toán theo lối nhờ thu nhận trả chỉ được áp dụng cho những tổ chức kinh tế có những giao dịch hàng hóa thường xuyên và sòng phẳng trên cơ sở hợp đồng. Các việc trả tiền về cung ứng lao vụ (như điện, nước, bưu phí…) về điều chuyển vốn giữa hai địa phương sẽ không dùng hình thức nhờ thu nhận trả mà dùng hình thức thanh toán bằng chuyển tiền thông thường. Theo hình thức này, đơn vị bán phải gửi hàng đi rồi mới nhờ Ngân hàng thu tiền hộ, đơn vị mua phải chấp nhận việc trả tiền xong mới được sử dụng hàng. Đó là một nguyên tắc trong việc thanh toán. Đối với đơn vị bán hàng 1) Đơn vị bán hàng phải thi hành đúng các điều đã ký kết với đơn vị mua hàng trong hợp đồng như: số lượng hàng, chất lượng hàng, giá cả hàng, cách đóng gói, kỳ hạn gửi hàng, trạm giao nhận hàng, v.v… Sau khi gửi hàng đi, đơn vị bán hàng mới lập giấy tờ nhờ Ngân hàng thu tiền hộ. 2) Để tránh bớt thủ tục, số tiền mỗi lần nhờ thu hộ phải là một món tương đối lớn, nói chung không dưới 200.000 đồng. Riêng về sách báo, số tiền tối thiểu mỗi lần là 50.000đ. Nếu tổ chức kinh tế giao dịch nhiều mà số tiền nhờ thu hộ dưới mức tối thiểu thì cần góp nhiều món nhỏ lại để nhờ thu hộ một lần, nhưng thời hạn gộp các giấy tờ nhờ thu hộ không được để chậm quá 10 ngày. Quá thời hạn đó mà chưa đủ mức tiền tối thiểu để nhờ thu hộ thì sẽ không nhờ Ngân hàng thu hộ về những số tiền đó nữa. 3) Thời hạn đem giấy tờ đến Ngân hàng nhờ thu hộ ấn định tối đa là ba ngày lao động (tức là không tính ngày nghỉ) kể từ ngày gửi hàng đi. Trường hợp địa điểm nơi giao hàng cách xa Ngân hàng trên 50 cây số, đường giao thông không thuận tiện, có thể kéo dài thêm hai ngày. Thí dụ: hàng hóa gửi cho đơn vị mua ngày 10-01 thì một trong ba ngày sau 11, 12, 13, đơn vị bán phải đưa giấy tờ đến Ngân hàng nhờ thu hộ. Quá hạn này, Ngân hàng có thể nhận thu hộ nhưng không cho vay thanh toán. 4) Cùng với hàng hóa gửi đi, đơn vị bán phải gửi cho đơn vị mua các giấy tờ thanh toán sau đây: a – Một bản hóa đơn trong đó kê rõ: loại hàng hóa, số lượng, phẩm chất, giá cả, cước phí vận tải, tiền thuế đã nộp hộ (nếu có), tổng số tiền phải trả, số và ngày ký hợp đồng hay giấy đặt hàng. b – Các bản sao giấy tờ vận tải trong đó có ghi số tiền cước phí (nếu đơn vị mua đến đơn vị bán mua hàng tự mình chuyên chở về thì không cần có giấy vận tải). c – Các giấy tờ nộp thuế (nếu phải nộp thay cho đơn vị mua). Đơn vị mua sẽ dùng các giấy tờ trên đây làm căn cứ để kiểm tra đối chiếu với các điều khoản trong hợp đồng đã ký kết. 5) Sau khi gửi hàng đi cho đơn vị mua, đơn vị bán gửi cho Ngân hàng phục vụ mình đầy đủ các giấy tờ thanh toán sau đây theo đúng thời hạn đã quy định ở điều 3 mục B (đối với đơn vị bán hàng): a – Giấy đòi nợ (4 liên) đồng thời cũng là giấy nhờ thu hộ, trong đó kê rõ tên, địa chỉ, đơn vị bán và đơn vị mua, loại hàng hóa, trạm giao nhận hàng hóa, số tiền phải trả. Có ghi rõ giao hàng theo hợp đồng hay giấy đặt hàng ngày ……. số …… b – Một bản sao hóa đơn như đã gửi cho đơn vị mua. c – Các bản chính giấy tờ vận tải (nếu có trả cước phí). Nếu đơn vị mua cử người đến tại nơi bán trực tiếp kiểm nhận hàng và chuyên chở về, thì người đại diện đó phải ký nhận vào hóa đơn và không phải gửi giấy vận tải đến Ngân hàng nữa. d – Các giấy tờ khác theo quy định chung nếu có. 6) Nếu đơn vị báo hàng thường xuyên không chấp hành nghiêm chỉnh thủ tục giấy tờ thanh toán hoặc vi phạm hợp đồng một cách có hệ thống như gửi hàng hóa không đúng phẩm chất, không tôn trọng thời gian giao hàng hóa, v.v.. Ngân hàng sẽ không thu tiền hộ và không cho vay thanh toán. 7) Thời gian tối đa để làm các thủ tục giấy tờ thanh toán từ khi gửi hàng đi cho đến khi thu tiền về quy định như sau: - Thời gian tối đa đơn vị bán nộp giấy tờ cho Ngân hàng để nhờ thu hộ là: 3 ngày (nếu đơn vị giao hàng ở xa Ngân hàng trên 50 cây số và giao thông không thuận tiện thì thêm 2 ngày nữa, tùy theo sự thỏa thuận của Ngân hàng địa phương và đơn vị giao dịch quyết định theo thích hợp). - Thời gian thực tế hai lần bưu điện (thời gian Ngân hàng phục vụ đơn vị bán gửi giấy tờ cho Ngân hàng phục vụ đơn vị mua và hồi đáp của Ngân hàng phục vụ đơn vị mua chờ Ngân hàng phục vụ đơn vị bán). - Thời gian cần thiết để chấp nhận giấy tờ: 3 ngày (hoặc 4 ngày nếu đơn vị ở cách xa Ngân hàng trên 50 cây số). - Thời gian chuẩn bị trả tiền: 2 ngày (hoặc 3 ngày nếu ở xa Ngân hàng trên 50 cây số). - Thời gian làm thủ tục giấy tờ và xem xét giấy tờ ở hai Ngân hàng …… 2 ngày: Cộng …… ngày. Ngân hàng Trung ương sẽ phối hợp với Bưu điện làm sẵn một bản thời gian đường đi của Bưu điện gửi cho các Chi nhánh. Đối với đơn vị mua hàng 1) Đối với mua phải chấp hành đúng các điều khoản trong các hợp đồng đã ký kết với đơn vị bán, không được từ chối trả nếu không có lý do chính đáng. Phải chấp nhận xong mới được sử dụng hàng. Trường hợp hàng đến trước mà giấy tờ đòi nợ chưa đến, nếu đơn vị mua cần ngay thì có thể sử dụng ngay số hàng đó được và coi như là đơn vị mua đã chấp nhận, về sau không có quyền từ chối chấp nhận nữa. 2) Sau khi nhận được giấy tờ của đơn vị bán gửi đến, đơn vị mua kiểm tra chu đáo các giấy tờ xem có phù hợp với hợp đồng không. Nếu phù hợp, đơn vị mua phải chấp nhận các giấy tờ thanh toán đó mặc dù hàng chưa đến, đồng thời viết giấy báo gửi cho Ngân hàng phục vụ mình biết để tiến hành thanh toán ngay. Nếu đơn vị mua cử đại diện đến nơi bán hàng kiểm nhận và chuyên chở hàng về, thì không có quyền từ chối chấp nhận nữa. 3) Thời gian chấp nhận giấy đòi nợ đối với đơn vị mua là 3 ngày và thời gian trả tiền quy định là 2 ngày kể từ ngày giấy tờ thanh toán do Ngân hàng phục vụ đơn vị mua gửi cho đơn vị mua. Cộng cả hai thời gian chấp nhận và trả tiền là 5 ngày (không tính ngày nghỉ, ngày lễ). Trường hợp đơn vị mua ở xa Ngân hàng trên 50 cây số và đường giao thông không thuận tiện, thời gian chấp nhận giấy đồi nợ có thể là 4 ngày và thời gian trả tiền là 3 ngày Cộng cả 2 thời gian chấp nhận và trả tiền là 7 ngày. Quá thời hạn chấp nhận nói trên, nếu đơn vị mua không gửi giấy đến Ngân hàng từ chối chấp nhận một phần hay toàn bộ (4 liên) thì coi như đã chấp nhận toàn bộ. Quá thời hạn trả tiền, mà đơn vị mua không trả nợ, Ngân hàng sẽ căn cứ vào giấy tờ đơn vị bán đã gửi đến tự động trích tài khoản đơn vị mua chuyển trả cho đơn vị bán. Nếu tài khoản của đơn vị mua không đủ tiền để trả, Ngân hàng sẽ đợi cho bao giờ tài khoản có số dư và căn cứ trật tự ưu tiên nói ở mục II điều 5 của chỉ thị số 168-KH ngày 07-05-1958 của Ngân hàng quốc gia Việt Nam mà tiến hành thanh toán. Trong những ngày tài khoản không đủ số dư để thanh toán, Ngân hàng sẽ thu thêm một số tiền phạt cứ mỗi ngày trả chậm là 0,05% về số tiền còn nợ chưa thanh toán. Đơn vị bán được hưởng số tiền phạt đó. 4) Đơn vị mua có quyền từ chối chấp nhận một phần hay toàn bộ số hàng trong những trường hợp sau đây: a - Từ chối chấp nhận toàn bộ - Số hàng gửi nhầm đến đơn vị mua không hề ký hợp đồng mua hay đặt mua. - Hàng hóa gửi đến hoàn toàn không đúng quy định trong hợp đồng (số lượng, giá cả, quy cách…) - Đơn vị bán giao hàng không đúng theo kỳ hạn hoặc đặc điểm làm lỡ kế hoạch đơn vị mua. - Đơn vị bán viết hóa đơn lần thứ hai để đòi tiền hàng mà đơn vị mua đã trả rồi. b - Từ chối chấp nhận một phần - Trong hóa đơn ghi giá cả hàng gửi đến cao hơn giá đã thỏa thuận trong hợp đồng, từ chối số chênh lệch đó. - Đơn vị bán gửi nhầm cả những hàng hóa không đặt trước hoặc gửi quá số lượng hàng do hợp đồng ấn định của từng thời gian. - Đơn vị bán tính toán sai trong hóa đơn, giấy đòi nợ (cộng, trừ, nhân, chia, sai). 5) Sau khi hàng hóa đến nơi, trong vòng một thời gian nhất định dài hay ngắn do hợp đồng đôi bên quy định (tính từ ngày bốc hàng ở ga, bến vận tải về) đơn vị mua phải tiến hành kiểm nhận hàng hóa, trong hòm, kiện, xem thực chất hàng trong đó có đúng quy cách, mẫu mực, số lượng so với hóa đơn và hợp đồng không. Nếu xét thấy sai sẽ lập một hợp đồng kiểm nghiệm, thành phần gồm: Giám đốc xí nghiệp, phụ trách kỹ thuật, phụ trách tài vụ và có đại biểu ty Công thương (hoặc Viện thí nghiệp của Bộ Công nghiệp) đến chứng kiến. Trường hợp thật cần thiết có thể có đại biểu của Ngân hàng chứng kiến. Đơn vị mua, dưới sự chứng kiến của Hội đồng kiểm nghiệm lập biên bản từ chối chấp nhận nói rõ cụ thể từng khoản vi phạm hợp đồng rồi gửi một bản tới Ngân hàng phục vụ mình và gửi thẳng một bản đến đơn vị bán biết và đề nghị biện pháp xử lý đối với số hàng từ chối đó. Ngân hàng kiểm tra lại giấy tờ, nếu thấy đúng là đơn vị bán hàng làm sai hợp đồng, thì sẽ căn cứ vào đó báo ngay cho Ngân hàng phục vụ đơn vị bán. Ngân hàng này sẽ tự động trích tài khoản đơn vị bán chuyển tới Ngân hàng phục vụ cho đơn vị mua để trả lại cho đơn vị mua. Nếu việc kiểm nhận kéo dài quá thời hạn quy định, thì Ngân hàng không nhận việc tự động trích tài khoản đơn vị bán chuyển trả đơn vị mua, sự xích mích đó sẽ do hai bên trực tiếp thương lượng giải quyết. 6) Trong thời gian từ chối chấp nhận, chờ đợi đôi bên mua và bán thương lượng, bên bán phải có kế hoạch tích cực giải quyết có hàng bị từ chối, bên mua phải chịu trách nhiệm gìn giữ số hàng đó cho chu đáo và tuyệt đối không được sử dụng. Nếu vi phạm quy định trên, đơn vị mua mặc nhiên coi như đã hoàn toàn chấp nhận số hàng đó, Ngân hàng sẽ tiến hành thanh toán như thường lệ, đồng thời đơn vị mua lại phải bị phạt một khoản tiền 1% trên giá trị số hàng đã sử dụng. Tiền phạt, đơn vị bán được hưởng. Ngân hàng sẽ giữ giấy tờ từ chối và theo dõi trong vòng một tháng, nếu hai bên vẫn dàn xếp không xong. Ngân hàng sẽ gửi trả lại giấy tờ cho đơn vị bán. Hai bên sẽ nhờ tòa án xét xử. Sai lầm do bên nào gây ra bên ấy phải chịu mọi khoản phí tổn, bảo quản hàng và tiền bưu phí về việc tranh chấp. Đến khi đã thỏa thuận xong, Ngân hàng căn cứ vào điều kiện thỏa thuận giữa hai bên mà giải quyết. 7) Những lý do từ chối chấp nhận nào không xuất phát từ thể lệ hợp đồng và thể lệ thanh toán không được coi là lý do chính đáng để từ chối chấp nhận. 8) Trong quá trình thi hành một hợp đồng giao hàng, đối với đơn vị mua trả không sòng phẳng, đơn vị bán có quyền đình chỉ bán hàng đến khi trả hết nợ cũ. Sau đó hai bên nếu cần có thể chuyển hình thức thanh toán theo lối nhờ thu nhận trả sang hình thức thư tín dụng. 9) Trên đây là những hình thức thủ tục giấy tờ áp dụng chung cho các trường hợp thanh toán theo lối nhờ thu nhận trả giữa hai địa phương. Ngoài ra còn một số trường hợp riêng biệt phải giải quyết theo lối nhờ thu nhận trả, như sau: a – Trường hợp thay mặt giao hàng – Trong trường hợp này, đơn vị bán hàng và đơn vị mua hàng đều ở hai địa phương khác nhau, hàng hóa để tại một địa phương khác địa phương đơn vị bán và do một đơn vị thứ ba giao hộ (gọi là trạm trung gian). Đơn vị mua nhận hàng do đơn vị thứ 3 gửi đến nhưng thanh toán thẳng với đơn vị bán. Ví dụ: đơn vị bán hàng ở Hà Nội, đơn vị mua hàng ở Nam Định, hàng và đơn vị giao hộ ở Hải Phòng. Sau khi gửi hàng cho đơn vị mua, theo đúng những điều đã ký kết trong hợp đồng, giữa đơn vị mua và đơn vị bán, đơn vị “giao hàng hộ” thay mặt đơn vị bán làm thủ tục giấy tờ nhờ thu hộ, như đã quy định ở trên (mục B điều 5 quy định đối với đơn vị bán hàng) và đưa tới Ngân hàng địa phương mình, đồng thời gửi cho đơn vị bán hàng một bản sao hóa đơn và một bản phó giấy nhờ thu. Đơn vị bán hàng dùng giấy tờ này để theo dõi việc thu hồi tiền bán hàng và có thể xuất trình cho Ngân hàng phục vụ mình để xin vay về loại “giấy tờ trên đường đi”. Trên giấy tờ nhờ thu phải ghi nhờ thu cho đơn vị bán hàng. Ngân hàng nơi đơn vị “giao hàng hộ”, sau khi kiểm soát các thủ tục giấy tờ đầy đủ rồi, gửi các giấy tờ tới Ngân hàng phục vụ đơn vị mua. Ngân hàng phục vụ đơn vị mua sau khi đòi được tiền theo các thủ tục đã quy định về hình thức thanh toán nhờ thu nhận trả sẽ chuyển tiền về Ngân hàng phục vụ đơn vị bán để trả thẳng cho đơn vị bán, chứ không chuyển trả cho đơn vị “giao hàng hộ”. Trong trường hợp từ chối chấp nhận, đơn vị mua sẽ gửi giấy từ chối chấp nhận tới Ngân hàng phục vụ mình, Ngân hàng phục vụ đơn vị mua sẽ chuyển giấy tờ từ chối đó đến Ngân hàng phục vụ đơn vị bán. Đôi bên mua và bán sẽ trực tiếp thương lượng giải quyết với nhau. b – Trường hợp thay mặt nhận hàng. Trong trường hợp này, đơn vị mua và đơn vị bán ở hai địa phương khác nhau và hàng giao cho một đơn vị thứ 3 ở một địa phương khác thay mặt đơn vị mua để nhận. Đơn vị mua trả tiền thẳng cho đơn vị bán. Sau khi gửi hàng đi, theo đúng các điều ký kết trong hợp đồng, đơn vị bán hàng làm các thủ tục giấy tờ gửi tới Ngân hàng phục vụ mình để nhờ thu hộ. Giấy đòi nợ ghi tên đơn vị mua hàng. Ngân hàng phục vụ đơn vị bán, nhận được giấy tờ nhờ thu hộ, sau khi kiểm soát xong, gửi đến Ngân hàng phục vụ đơn vị mua. Đơn vị mua, căn cứ vào giấy đòi nợ và hóa đơn do Ngân hàng phục vụ mình gửi tới sẽ chấp nhận giấy tờ và trả tiền theo đúng thời hạn đã quy định chung. Trường hợp từ chối chấp nhận giấy tờ đòi nợ, đơn vị mua báo cho Ngân hàng phục vụ mình, đồng thời báo cho đơn vị “nhận hàng hộ” biết lý do từ chối chấp nhận và giao trách nhiệm cho đơn vị nhận hàng hộ phải bảo quản chu đáo không được sử dụng số hàng từ chối đó. Ngân hàng phục vụ đơn vị mua sau khi nhận được giấy tờ từ chối chấp nhận, kiểm soát lý do từ chối, nếu thấy lý do từ chối là xác đáng, sẽ gửi giấy báo cho Ngân hàng phục vụ đơn vị bán. Sau khi nhận được hàng hóa và trong thời gian kiểm nhận đã thỏa thuận trong hợp đồng, nếu đơn vị “nhận hàng hộ” phát hiện hàng hóa thực tế không đúng với hóa đơn hoặc với hợp đồng (về số lượng, quy cách, phẩm chất, giá cả v.v…) lập hội đồng kiểm nghiệm làm biên bản rồi gửi biên bản cho đơn vị mua. Căn cứ vào biên bản đó, đơn vị mua sẽ tới Ngân hàng phục vụ mình để đề nghị đòi đơn vị bán trả tiền hàng lại. Trách nhiệm của các đơn vị Ngân hàng phục vụ. 1) Các đơn vị Ngân hàng phục vụ có nhiệm vụ theo dõi kiểm tra trong việc chấp hành các thể lệ thanh toán, theo hình thức nhờ thu nhận trả, cụ thể là: a – Chi nhánh Ngân hàng phục vụ đơn vị bán có trách nhiệm theo dõi và kiểm tra đơn vị bán. Nắm vững nguyên tắc: hàng hóa đã chuyên chở rồi mới xuất trình giấy đòi nợ nhờ Ngân hàng thu hộ. Giấy đòi nợ nhờ thu hộ, phải ghi cả số hiệu và ngày hợp đồng ký kết. Trường hợp đơn vị mua trực tiếp cử người đến nhận hàng thì trong hóa đơn có chữ ký của người đại diện hợp thức. Về thời hạn tối đa nhờ thu hộ nếu quá 3 hoặc 5 ngày sau khi đã gửi hàng đi mới gửi giấy tờ đến Ngân hàng thì đơn vị bán hàng không được quyền vay về giấy tờ thanh toán trên đường đi. Như vậy sẽ có tác dụng thúc đẩy xí nghiệp coi trọng công tác tài vụ của mình và khỏi nhập nhằng trong việc vận dụng vốn. Ngoài ra, Ngân hàng phục vụ đơn vị bán phải theo dõi Ngân hàng phục vụ đơn vị mua, thông báo kịp thời về những nguyên nhân chậm trả như từ chối chấp nhận, thiếu số dư tài khoản để thanh toán. Sau khi nhận được giấy nhờ thu hộ do đơn vị bán gửi đến, Ngân hàng phải có trách nhiệm gìn giữ các giấy tờ đó không để thất lạc, đồng thời chuyển ngay ngày hôm đó cho Ngân hàng phục vụ đơn vị mua. Phải kịp thời hành tự và báo có cho đơn vị bán sau khi nhận được chuyển tiền do đơn vị mua chuyển trả, chậm nhất là sáng ngày hôm sau. b – Chi nhánh Ngân hàng phục vụ đơn vị mua có trách nhiệm theo dõi và kiểm tra đơn vị mua. Về thời hạn chấp nhận và thời hạn trả nợ của đơn vị mua để đảm bảo thu hộ món nợ cho kịp thời, góp phần củng cố kỷ luật chi trả. Về nguyên nhân từ chối chấp nhận (xem lý do có được chính đáng không). Cở sở của việc kiểm tra này là bản hợp đồng đã ký kết. Về việc đơn vị mua bảo quản số hàng hóa của đơn vị bán trong thời gian từ chối chấp nhận. Trường hợp Ngân hàng phát hiện ra đơn vị mua mang sử dụng số hàng đó thì kịp thời thi hành các biện pháp cần thiết như: trích tài khoản trả cho đơn vị bán, áp dụng khoản tiền phạt v.v… Nói chung, Ngân hàng không tham gia Hội đồng kiểm nghiệm hàng hóa. Nhưng đối với các xí nghiệp thường xảy ra từ chối chấp nhận không chính đáng thì có thể tham gia chứng kiến để có thái độ thích đáng trong trường hợp đơn vị mua xin vay thanh toán. C. - THANH TOÁN THEO THƯ TÍN DỤNG Hình thức thanh toán theo thư tín dụng chỉ áp dụng trong việc giao dịch hàng hóa giữa các tổ chức kinh tế ở hai địa phương khác nhau trong các trường hợp sau đây: 1) Giữa đơn vị bán và đơn vị mua chưa có các quan hệ giao dịch thường xuyên, chỉ có những giao dịch ký kết từng lần, sự tín nhiệm nhau còn ít. 2) Đối với những đơn vị xí nghiệp vì hạch toán kinh tế còn kém thường bị lỗ, những tổ chức kinh tế dự trữ vật tư quá mức quy định trong kế hoạch một cách có kế hoạch thường xảy ra khó khăn trong việc thanh toán nợ, những đơn vị mua thường xuyên không trả các giấy đòi nợ đúng thời hạn, do đó mà không được tín nhiệm của đơn vị bạn. Theo hình thức này đơn vị mua phải gửi trước vào Ngân hàng một số tiền nhất định để đảm bảo việc trả các hàng hóa của đơn vị bán, tài khoản thư tín dụng mở ở bên Ngân hàng phục vụ đơn vị mua, nhưng việc trả tiền thì làm ở bên Ngân hàng phục vụ đơn vị bán. Đơn vị báu sau khi chuyển vận hàng đi, đưa đủ giấy tờ đến Ngân hàng rồi mới có quyền nhận số tiền bán hàng. Đối với đơn vị mua hàng. 1) Thư tín dụng chỉ mở cho một đơn vị bán hàng và đứng tên đơn vị bán hàng. Nếu muốn giao dịch với nhiều đơn vị bán, đơn vị mua phải xin mở nhiều thư tín dụng. Nếu thư tín dụng chưa sử dụng hết, đơn vị mua có thể xin đổi tên đơn vị bán trên thư tín dụng sau khi đã hủy hợp đồng với đơn vị bán cũ. 2) Muốn mở thư tín dụng, đơn vị mua phải gửi đến Ngân hàng giữ tài khoản của mình giấy yêu cầu, và lập thư tín dụng 4 liên (nếu gửi bằng điện tín) hay lập 5 liên (nếu gửi bằng đường bưu điện). Trường hợp không có tài khoản, đơn vị mua phải nộp vào Ngân hàng toàn bộ số tiền ghi trên thư tín dụng hoặc có thể xin vay của Ngân hàng cùng với việc gửi giấy yêu cầu mở thư tín dụng. 3) Số tiền tối thiểu ấn định cho mỗi thư tín dụng là 500.000 đồng. Trường hợp muốn tăng số tiền của thư tín dụng đơn vị mua phải mở thư tín dụng mới, chứ không có thể thêm vào. 4) Đơn vị mua hàng định trước trong thư tín dụng số lượng và phẩm chất hàng hóa, cách bao bì đóng gói, trạm gửi hàng và trạm nhận hàng, v.v… nếu cần thì có thể cử người đại diện tới địa điểm mua hàng kiểm tra hàng hóa trước khi đóng gói, để trách xích mích về sau. Trong thư tín dụng, cần nói rõ các điều kiện thanh toán như sau: a - Thời hạn có giá trị của thư tín dụng (để đơn vị bán không thể kéo dài việc gửi hàng hóa). b - Loại hàng hóa (bao nhiêu, hàng gì). c - Điều kiện chuyên chở (vận tải bằng phương tiện gì). d - Tên đơn vị bán hàng. e - Tên và chữ ký mẫu người đại diện của đơn vị mua phải tới kiểm tra hàng hóa (nếu có). g - Các điều kiện cụ thể khác nếu đơn vị bán cần nhờ Ngân hàng tham gia giám đốc bên mua. 5) Thư tín dụng có thể bị hủy bỏ trong hai trường hợp như sau: a - Do yêu cầu của đơn vị mua được sự đồng ý của đơn vị bán nhưng phải đòi Ngân hàng phục vụ đơn vị bán hồi báo đình chỉ trả số tiền đó xong, thì Ngân hàng phục vụ đơn vị mua mới hoàn lại số tiền thừa. b - Thời hạn của thư tín dụng hết rồi mà số tiền trong thư tín dụng không sử dụng đến hoặc chưa sử dụng hết thì Ngân hàng sẽ trả số tiền còn lại và hủy thư tín dụng. Đối với đơn vị bán hàng. 1 – Sau khi nhận được giấy báo về việc mở thư tín dụng của Ngân hàng gửi đến, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết với đơn vị mua, đơn vị bán phải gửi ngay hàng hóa cùng với hóa đơn và giấy chuyên chở hàng hóa cho đơn vị mua. Đồng thời gửi ngay đến Ngân hàng nơi phục vụ mình những giấy tờ sau đây: a) Giấy hóa đơn trong đó kê rõ loại hàng hóa, số lượng, phẩm chất, giá cả, cước phí vận tải, tiền thuế đã nộp hộ (nếu có) tổng số tiền phải trả, số và ngày của hợp đồng hay giấy đặt hàng. b) Giấy tờ chuyên chở hàng trong đó kê rõ số tiền cước phí. c) Nếu trong thư tín dụng đơn vị mua có ra điều kiện đòi hỏi một sự đảm bảo về chất lượng hàng hóa, đơn vị bán hàng phải gửi thêm cho Ngân hàng giấy chứng nhận kỹ thuật của Phòng thí nghiệm xí nghiệp hay Phòng kỹ thuật xí nghiệp. Trường hợp đơn vị mua có người đại diện đến tại nơi bán, thì đơn vị bán có thể yêu cầu người đại diện ký tên vào hóa đơn để thanh toán. Nếu đơn vị mua không cử đại diện đến nhận hàng tại chỗ, thì trước khi trả tiền thư tín dụng, Ngân hàng sẽ kiểm soát qua những giấy tờ do đơn vị bán gửi đến Ngân hàng, về tất cả các điều kiện của thư tín dụng (trừ phẩm chất của hàng hóa). 2 – Đơn vị bán sau khi đã gửi hàng cho đơn vị mua, được nhận tiền thư tín dụng của đơn vị mua về số hàng đã chuyển cho đơn vị mua. Giao hàng toàn bộ thì được nhận tiền toàn bộ. Giao hàng từng phần thì nhận tiền từng phần nhưng không quá hai lần. Chỉ được nhận tiền bằng chuyển khoản, không được đòi nhận tiền bằng tiền mặt. 3 – Thư tín dụng có giá trị trong thời hạn một tháng kể từ ngày đơn vị bán được báo có thư tín dụng. Trong một vài trường hợp đặc biệt thư tín dụng có thể kéo dài tối đa là 45 ngày, tùy hoàn cảnh cụ thể mà quy định. D. – THANH TOÁN THEO TÀI KHOẢN ĐẶC BIỆT Hình thức thanh toán theo tài khoản đặc biệt áp dụng cho đơn vị kinh tế cần chuyển một số tiền đến một địa phương khác không qua Ngân hàng hoi mình ở, đơn vị này xin mở tài khoản tại Ngân hàng nơi đến mua hàng để sử dụng. Tài khoản đặc biệt áp dụng trong trường hợp mua hàng không có hợp đồng, và thông thường áp dụng cho Mậu dịch quốc doanh thu mua sản phẩm. Ngoài ra, có thể dùng để trả các món tiền vận tải, bốc vác tại nơi đến mua hàng. Với hình thức thanh toán này, đơn vị mua có thể trả tiền cho nhiều đơn vị bán hàng trong một thành phố hay một địa phương. Khác với thư tín dụng, khi tài khoản đặc biệt hết tiền, đơn vị mua có quyền xin chuyển thêm tiền vào bằng hình thức vãng lai chuyển tiền. Tài khoản đặc biệt chỉ mở tại Ngân hàng nơi đến mua hàng đứng tên đơn vị mua, không đứng tên đơn vị bán. Có thể trích trong tài khoản đặc biệt để chuyển số dư sang một địa phương khác để tiếp tục mua hàng. Trong trường hợp này đơn vị mua hàng cần phải ghi rõ trong giấy yêu cầu mở tài khoản đặc biệt. Đơn vị mua hàng phải: 1) Muốn mở tài khoản đặc biệt tại một địa phương nào để mua hàng, đơn vị mua hàng gửi tới Ngân hàng phục vụ mình các giấy tờ sau đây: a - Giấy xin trích tài khoản tiền gửi của mình hay nộp tiền mặt nếu không có tài khoản tại Ngân hàng hoặc tài khoản hết tiền. b - Giấy xin mở tài khoản đặc biệt trong đó nói rõ việc mở tài khoản đặc biệt mua tại đâu, để làm gì, v.v… và về sau có cần chuyển số dư đến một địa phương nào để tiếp tục mua hàng không? c - Nộp cho Ngân hàng mẫu chữ ký và giấy ủy nhiệm người đại diện có thẩm quyền rút số tiền ở Ngân hàng nơi đến mua hàng. 2) Số tiền tối thiểu mở tài khoản đặc biệt lần đầu là 800.000 đồng nếu lần sau gửi thêm thì không quy định mức tối thiểu. Số tiền chi mỗi món tối thiểu là 50.000 đồng. 3) Sau khi đến mở tài khoản đặc biệt, đơn vị mua hoặc người đại diện không được mang thêm một số tiền mặt nào đến địa phương mua hàng, không được chuyển một món thu nào nhập thêm vào tài khoản đặc biệt. Trừ trường hợp yêu cầu tăng thêm số tiền tài khoản đặc biệt qua chuyển tiền như đã quy định trên. 4) Tài khoản đặc biệt mở không có thời hạn, nhưng sau một tháng, đơn vị mua không sử dụng đến hoặc nếu đã sử dụng rồi mà không tiếp tục sử dụng nữa kéo dài trên một tháng, Ngân hàng báo cho đơn vị mua biết và hủy tài khoản đặc biệt, đồng thời chuyển số dư trả lại cho đơn vị mua. Số dư tài khoản đặc biệt, đồng thời chuyển số dư trả lại cho đơn vị mua. Số dư tài khoản đặc biệt không được hưởng lãi tiền gửi. 5) Để tránh xích mích về sau, đơn vị mua bắt buộc phải cử đại diện đến địa phương các đơn vị bán hàng để chọn hàng và nhận hàng. Người đại diện có quyền ký nhận trên các hóa đơn và giấy gửi hàng, ký giấy xin trích tài khoản để trả cho đơn vị bán. Vì đã trực tiếp mua hàng và nhận hàng của đơn vị bán nên không có trường hợp từ chối việc trả tiền hàng nữa. 6) Trường hợp mua hàng của các đơn vị bán hàng có tài khoản tại Ngân hàng, người đại diện mua hàng sau khi đã chọn hàng, lấy hóa đơn đưa đến Ngân hàng xin trích tài khoản chuyển khoản trả cho đơn vị bán hàng. Sau đó lấy giấy báo “Có” đưa đến đơn vị bán hàng để nhận hàng. Trường hợp mua hàng của tư nhân hoặc các tập đoàn sản xuất không có tài khoản tại Ngân hàng, thì người đại diện mua xin rút tiền mặt để trả tiền mua hàng. II. – CÁC HÌNH THỨC THANH TOÁN TRONG MỘT ĐỊA PHƯƠNG (Thanh toán qua một đơn vị Ngân hàng hoặc qua hai đơn vị Ngân hàng cùng trong một địa phương). A – THANH TOÁN BẰNG SÉC 1) Thanh toán bằng séc là hình thức thông dụng hiện nay, thủ tục đơn giản. Đơn vị mua khi nhận hàng thì phát hành séc trả trực tiếp cho đơn vị bán. Séc có hai loại: a - Loại séc tiền mặt. b - Loại séc chuyển khoản. 2) Để thuận tiện cho việc thanh toán, Ngân hàng quốc gia Việt Nam quy định các mức tiền thanh toán bằng séc mỗi lần như sau: - Các khoản trả dưới 10.000 đồng có thể thanh toán bằng tiền mặt. - Các khoản trả từ 10.000 đồng đến 50.000 đồng có thể thanh toán bằng tiền mặt hay bằng chuyển khoản tùy theo sự thỏa thuận của hai bên. - Các khoản trả từ 50.000 đồng trở lên bắt buộc phải thanh toán bằng chuyển khoản trong Ngân hàng. - Nhưng đối với tư nhân không có tài khoản tại Ngân hàng, thì phát hành séc tiền mặt. 3) Đơn vị phát hành séc phải có số dư tài khoản trong Ngân hàng và chỉ được quyền phát hành trong phạm vi số tồn khoản. Ngân hàng chỉ thanh toán khi nào trong tài khoản có đủ số dư. Do đó, trật tư trả tiền ưu tiên không áp dụng đối với hình thức thanh toán này. Trường hợp phát hành séc quá số dư, đơn vị phát hành séc phải chịu một khoản tiền phạt là 0,05% mỗi ngày trên số tiền chậm trả để bồi thường cho đơn vị bán hàng. Đồng thời Ngân hàng sẽ báo cáo sự vi phạm đó cho cấp trên đơn vị phát hành séc biết. Trường hợp Ngân hàng vì một lý do nào đó mà đã trả quá số dư tài khoản, thì Ngân hàng được hưởng khoản tiền phạt đó. Nếu cố tình vi phạm lần thứ 2, thì Ngân hàng sẽ đưa đơn vị đó ra tòa án để có biện pháp thi hành kỷ luật thích đáng. 4) Tuyệt đối không được chuyển nhượng séc cho nhau thay giấy bạc. Mỗi tờ séc có giá trị trong thời hạn là 5 ngày, kể từ ngày phát hành séc. Séc không được tẩy xóa hoặc viết hỏng, nếu muốn sử dụng tờ séc đã viết hỏng, thì phải sửa lại bằng mực đó và chủ tài khoản ký tên đóng dấu xác nhận. Viết hỏng nhiều thì hủy séc đó làm séc khác. 5) Khách hàng bên Nợ hoặc bên Có đều có thể mang séc chuyển khoản đến Ngân hàng thanh toán. Mẫu séc chuyển khoản cũng dùng loại séc tiền mặt nhưng gạch thêm hai gạch song song cách nhau từ một đến hai phân từ góc dưới bên trái đến góc trên bên phải. Séc chuyển khoản có thể thanh toán cho một hay nhiều khách hàng bên Có trong một địa phương, nếu thanh toán với nhiều đơn vị phải có bảng kê kèm theo. Không được dùng séc tiền mặt để thanh toán chuyển khoản và ngược lại không được dùng séc chuyển khoản mà thanh toán bằng tiền mặt. 6) Khi phát hành séc, đơn vị phát hành phải ghi rõ: - Tên Ngân hàng mở tiểu khoản bên nợ. - Tên đơn vị và số tiểu khoản đơn vị phát hành séc. - Tên đơn vị có hoặc tên người được hưởng séc đúng với chứng minh thư hay giấy thông hành. - Số tiền bằng chữ và bằng số đúng nhau. - Ngày phát hành tờ séc đó (ngày ghi bằng chữ, tháng năm ghi bằng số). - Chữ ký, dấu dùng như chữ ký và dấu lưu chiếu ở Ngân hàng. Đơn vị phát hành chịu trách nhiệm hoàn toàn trong khi viết séc. Nếu viết séc không đúng thể lệ, Ngân hàng không thanh toán và Ngân hàng không chịu trách nhiệm về những sự thiệt thòi có thể xảy ra cho đôi bên do tờ séc phát hành không hợp lệ. 7) Khi muốn dùng hình thức séc thanh toán, đơn vị phát hành phải đến Ngân hàng làm thủ tục xin mua quyển séc. Khi nào không sử dụng quyển séc nữa, số tờ séc còn thừa phải mang nộp lại cho Ngân hàng, để tránh những sự lạm dụng có thể xảy ra. 8) Chủ tài khoản chịu trách nhiệm khi có tờ séc hay quyển séc bị mất cắp hoặc bị lợi dụng. Nếu mất tờ séc đã ký tên đóng dấu ghi rõ số tiền thì đơn vị phát hành tờ séc phải một mặt báo cho đơn vị mình giao dịch mua hàng hóa biết đình chỉ việc trả tờ séc đó, một mặt phải báo cho Ngân hàng. Phải chờ hết thời hạn 10 ngày, được Ngân hàng báo cho biết là séc đó chưa có ai mua hàng hoặc lĩnh tiền thì mới được phát hành tờ séc khác để thay thế và coi tờ séc đó là hủy bỏ. Trên tờ séc mới, phải ghi “Phát hành thay séc số …… ngày …… bị mất”. Trong thời gian 10 ngày, nếu tờ séc bị thất lạc đã có người tới mua hàng hóa, lĩnh tiền rồi, thì cơ quan phát hành tờ séc ấy phải chịu trách nhiệm về số tiền ghi trên séc, coi như chính mình trích tài khoản trả tiền và phải thanh toán số tiền bị lợi dụng đó. Nếu tờ séc trắng (chưa viết gì) hay quyển séc trắng bị thất lạc thì cũng làm các thủ tục báo mất séc cho các đơn vị thường giao dịch mua hàng hóa và Ngân hàng để đình chỉ không trả các tờ séc mang số đó. Khi cần tiền thanh toán có thể được sử dụng tờ séc khác, nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm thanh toán về sau nếu có người sử dụng tờ séc đó mua hàng. 9) Đơn vị bán hàng, sau khi nhận được tờ séc phát hành do đơn vị mua giao, nên chú ý xem nội dung tờ séc, ngày phát hành ghi trên tờ séc, xem thời hạn giá trị của tờ séc còn đủ 5 ngày không. Trong thời hạn đó phải đem tờ séc đến Ngân hàng nhờ chuyển khoản. Nếu để séc quá hạn mới đến lĩnh tiền thì Ngân hàng không thanh toán. Gặp trường hợp được đơn vị mua hàng báo tờ séc bị thất lạc, cần phải theo dõi và chú ý kiểm soát không nhận thanh toán tiền mua hàng bằng tờ séc ấy. 10) Người được hưởng loại séc tiền mặt phải tự mình mang từ séc đến Ngân hàng để lĩnh tiền mặt. Nếu vì lý do nào đó không đến Ngân hàng được, có thể ủy nhiệm cho một người đến Ngân hàng nhận tiền, phải có giấy ủy nhiệm do Thủ trưởng cơ quan chứng nhận nếu là cán bộ, nếu là nhân dân có chính quyền khu phố chứng nhận. Trong giấy phải ghi rõ người được ủy nhiệm tên họ theo đúng chứng minh thư, hoặc giấy thông hành, giấy đăng ký ngoại kiều, v.v… và chữ ký mẫu của người được ủy nhiệm đến lĩnh. Ngân hàng chi trả tiền sau khi đã công nhận có đủ bảo đảm cần thiết. Người được ủy nhiệm lĩnh tiền không được ủy nhiệm lại người khác thay mình đến Ngân hàng nhận tiền mặt. 11) Người được hưởng sẽ đến Ngân hàng lập phiếu thanh toán séc tiền mặt 2 liên, ký tên, đóng dấu (nếu có) để làm thủ tục chi trả. B – THANH TOÁN BẰNG SÉC BAO CHI 1) Việc giao dịch kinh tế giữa hai đơn vị như mua hàng ở Mậu dịch quốc doanh, Hợp tác xã, có trường hợp bên bán chưa biết rõ bên mua, hoặc bên bán thiếu tín nhiệm bên mua muốn phải có Ngân hàng bảo đảm số tiền đó. Ngân hàng ký tên đóng dấu vào sau lưng tờ séc để bảo chi số tiền trên séc đó, Ngân hàng chịu trách nhiệm thanh toán như vậy gọi là séc bảo chi. Séc bảo chi cũng còn dùng để trả chi phí vận tải. 2) Để tránh những số tiền nhỏ cũng phải bảo chi, vừa mất thì giờ khách hàng vừa tăng thêm thủ tục, séc bảo chi chỉ được sử dụng một cách rất hạn chế. Ngân hàng quốc gia Việt Nam quy định số tiền tối thiểu của mỗi séc bảo chi từ 500.000 đồng trở lên, dưới 500.000 đồng Ngân hàng không bảo chi. Mỗi tờ séc bảo chi có giá trị 5 ngày kể từ ngày chủ tài khoản ký tên phát hành tờ séc, không kể từ ngày Ngân hàng ký bảo chi sau lưng tờ séc. 3) Khách hàng lập “phiếu xin bảo chi” 2 liên rồi trao cho người kế toán kèm theo tờ séc. Nhân viên kế toán xem lại nội dung séc, các chi tiết ghi trên phiếu và số dư tài khoản khách hàng, làm thủ tục trích tài khoản ghi riêng ra số tiền báo chi đó trong một tiểu khoản và viết mấy chữ trên tờ séc: “séc bảo chi”, ngày … tháng … năm … có chữ ký của Trưởng Ngân hàng rồi giao cho khách hàng. C. – THANH TOÁN THEO GIẤY ỦY NHIỆM CHI Thanh toán theo ủy nhiệm chỉ có hai loại. 1) Thanh toán theo giấy ủy nhiệm chi áp dụng trong trường hợp đơn vị mua hay bán chưa quen dùng séc thanh toán, đơn vị bán muốn đảm bảo có tiền ngay sau khi giao hàng. Đơn vị bán chỉ giao hàng cho đơn vị mua, sau khi đơn vị mua chứng minh đã trả tiền số hàng đó bằng chuyển khoản trong Ngân hàng. Căn cứ vào hợp đồng hoặc giấy đặt hàng, đơn vị mua trực tiếp cử người đến kiểm soát tại hàng hóa, nếu đầy đủ các điều kiện đã thỏa thuận, đơn vị mua lập giấy ủy nhiệm chi 3 liên đến nhờ Ngân hàng trích tài khoản của mình chuyển sang tài khoản đơn vị bán. Lấy liên 1 thay giấy báo Có (tiểu khoản đơn vị bán hàng) do Ngân hàng giao lại cho mình để mang tới đơn vị bán mà nhận hàng. 2) Có trường hợp, hai đơn vị mua và bán thanh toán theo kế hoạch. Đơn vị mua phát hành một số giấy ủy nhiệm chi, sẽ trích tài khoản theo các kỳ trả tiền đã định trước. Cách tiến hành như sau: a – Hình thức thanh toán này dùng cho hai đơn vị mua và bán cùng ở một địa phương có hợp đồng giao dịch với nhau đều đặn, thường xuyên và số tiền trả thường có tính chất cố định. Loại này có mấy trường hợp: 1) Giao hàng sau từng thời gian nhất định, số lượng hàng mỗi lần giao không thay đổi số tiền thanh toán cũng là cố định. 2) Hai đơn vị mua và bán, số hàng giao tùy hàng ngày giao không cố định nhưng trong khoảng 10 hay 15 ngày, có thể là cố định do quy luật giao dịch giữa hai đơn vị. - Để đơn giản thủ tục, mỗi lần giao nhận hàng đơn vị mua và bán không phải tới Ngân hàng làm giấy thanh toán. Căn cứ vào tình hình giao dịch hàng hóa, hai đơn vị mua và bán ký kết hợp đồng với nhau. Trong hợp đồng định rõ kỳ hạn trả tiền và kỳ hạn điều chỉnh về các số tiền đã trả một lần. Kỳ trả tiền tức là định ngày trả, mỗi kỳ hạn trả tiền có thể là hai hoặc 3 ngày. Kỳ điều chỉnh tức là tổng hợp các số tiền của các kỳ trả tiền và đem đối chiếu với giá cả các số hàng hóa đã giao, nếu thừa thiếu sẽ thanh toán điều chỉnh. - Sau khi hai bên mua và bán thỏa thuận với nhau, đơn vị mua gửi tới Ngân hàng, các giấy ủy nhiệm chi thuộc kỳ điều chỉnh đó. Mỗi giấy ủy nhiệm chi là một kỳ trả tiền, trong giấy ủy nhiệm chi ghi bằng chữ đỏ “ngày trả tiền”. Ví dụ kỳ điều chỉnh là 15 ngày, kỳ trả tiền là ba ngày một lần, thì đơn vị mua gửi đến Ngân hàng 5 giấy ủy nhiệm chi, để trả vào các ngày 3, 6, 9, 12 và 15. - Ngân hàng sẽ căn cứ vào giấy ủy nhiệm chi của đơn vị mua, đúng đến ngày trả tiền ghi trên giấy ủy nhiệm chi, tiến hành trích tài khoản đơn vị mua chuyển trả đơn vị bán. Trường hợp tài khoản đơn vị mua không đủ để trả, Ngân hàng sẽ theo trật tự ưu tiên chi trả để trích dẫn, khi tài khoản đó có tiền. Nhưng không phải trả khoản tiền phạt về những ngày chậm trả. - Đến ngày điều chỉnh (ví dụ ngày 15), hai đơn vị mua và bán gặp nhau làm tổng thanh toán để thanh toán số chênh lệch còn laị, đơn vị nào Nợ sẽ làm giấy ủy nhiệm chi trích tài khoản trả bên Có. Nếu hai đơn vị lại muốn tiếp tục thanh toán bằng lối này, thì hai bên lại cùng nhau thỏa thuận để định kỳ trả tiền, số tiền trả mỗi lần, rồi làm các thủ tục như trên đối với Ngân hàng. - Trường hợp chưa đến ngày điều chỉnh, mà một đơn vị không muốn dùng lối thanh toán theo kế hoạch nữa thì phải có sự thỏa thuận của đơn vị đối phương. Lúc đó đơn vị mua mới có quyền rút giấy ủy nhiệm chi đã giao trước cho Ngân hàng. b – Trường hợp hai bên mua và bán căn cứ vào hợp đồng, đều thực hiện việc trả tiền, giao hàng qua lại lẫn nhau một cách thường xuyên (tức là mỗi đơn vị đều có mua – cũng có bán cho nhau), nhưng luôn luôn có một bên giao hàng nhiều hơn, thì cũng có thể dùng hình thức thanh toán theo định kỳ trả tiền và định kỳ điều chỉnh như trường hợp nói trên. Hai bên giao hàng và nhận hàng đều có kế hoạch nhất định xây dựng trên thực tế tình hình giao dịch thường xuyên với nhau. Mỗi kỳ trả tiền đều căn cứ vào số chênh lệch kế hoạch mua nhiều hơn bán mà lập giấy ủy nhiệm chi để thanh toán dần các số chênh lệch. Trong mỗi kỳ điều chỉnh đơn vị mua nhiều hơn bán lập các giấy ủy nhiệm chi giao trước cho Ngân hàng. Đến ngày trả tiền Ngân hàng sẽ căn cứ vào giấy ủy nhiệm chi, trích tài khoản đơn vị mua nhiều hơn bán chuyển trả vào tài khoản cho đơn vị bán nhiều hơn mua. Đến ngày điều chỉnh, hai bên sẽ đối chiếu số hàng và số tiền thực tế đã giao dịch với nhau trong kỳ điều chỉnh và nhờ Ngân hàng thanh toán số chênh lệch thực tế. D. – THANH TOÁN THEO GIẤY ỦY NHIỆM THU 1) Thanh toán theo giấy ủy nhiệm thu hiện nay chủ yếu áp dụng cho các đơn vị để thanh toán các khoản về cung ứng lao vụ như tiền điện, nước, điện thoại, điện tín, thuê nhà v.v… đã có điều lệ cung ứng quy định sẵn hay đã có thỏa thuận trước bằng hợp đồng giữa tổ chức cung ứng lao vụ và đơn vị nợ. Theo thể thức này, đơn vị bên Có (đơn vị cung ứng) lập giấy ủy nhiệm thu theo hóa đơn cung ứng lao vụ cho Ngân hàng thu hộ, bên Nợ không cần phải có sự chấp nhận gửi đến Ngân hàng. 2) Đơn vị bên Có gửi giấy ủy nhiệm thu làm 4 liên (có kèm theo hóa đơn hay không là tùy theo sự thỏa thuận của đôi bên) tới Ngân hàng để nhờ thu hộ. Đồng thời gửi hóa đơn cho đơn vị Nợ để biết. Sau 5 ngày kể từ khi Ngân hàng nhận được giấy ủy nhiệm thu, Ngân hàng sẽ tự động trích tài khoản đơn vị Nợ trả cho đơn vị Có. 3) Nếu số dư tài khoản đơn vị bên Nợ không đảm bảo trả chuyển khoản mà trong lúc đó còn nhiều món nợ phải thanh toán Ngân hàng không thanh toán theo trật tự ưu tiên bắt buộc và chờ bao giờ tài khoản của đơn vị bên Nợ có tiền mới thanh toán. 4) Trường hợp đơn vị bên Nợ phát hiện ra việc đòi tiền tính sai, mà tài khoản đã trích tiền trả cho đơn vị Có rồi, đơn vị Nợ cử người đến đơn vị Có đòi thanh toán lại. Nếu thấy đúng là tính sai, đơn vị bên Có phát hành sét trả lại ngay số tiền tính sai, hoặc có thể để trừ số tiền đó vào kỳ đòi tiền sau, nếu đơn vị Nợ đồng ý. E. – THANH TOÁN THEO LỐI NHỜ THU NHẬN TRẢ CÙNG MỘT ĐỊA PHƯƠNG Hình thức thanh toán theo lối nhờ thu nhận trả cùng một địa phương áp dụng cho hai đơn vị mua và bán cùng ở một địa phương có hợp đồng giao dịch hàng hóa thường xuyên và tín nhiệm nhau. Đối với đơn vị bán hàng Sau khi giao hàng cho đơn vị mua theo đúng các điều kiện trong hợp đồng, đơn vị bán phải gửi tới Ngân hàng phục vụ mình các giấy tờ sau đây: - Giấy nhờ thu hộ 3 liên. - Hóa đơn hàng hóa chú ý phải ghi rõ số và ngày hợp đồng. - Giấy vận tải (trường hợp đơn vị mua trực tiếp đến nhận tại chỗ thì đơn vị bán phải ký ngay vào hóa đơn, không phải đưa giấy vận tải). - Giấy chứng minh về phẩm chất hàng hóa nếu cần. Thời hạn gửi giấy đến Ngân hàng chậm nhất là ba ngày phải gửi tới Ngân hàng kể từ ngày gửi hàng cho đơn vị mua. Nếu quá hạn, Ngân hàng không cho vay thanh toán. Đối với đơn vị mua Sau khi nhận được giấy báo của Ngân hàng, sau hai ngày lao động tính từ ngày Ngân hàng báo, đơn vị mua hàng phải chấp nhận giấy tờ. Sau hai ngày nếu không có ý kiến gì hoặc nếu không trả lời thì coi như là đã chấp nhận toàn bộ. Nhưng đối với trường hợp đơn vị mua trực tiếp cử người đến kiểm nhận hàng tại chỗ, thì không có vấn đề từ chối và cũng không có thời gian chấp nhận. Sau hai ngày chấp nhận giấy tờ, đơn vị mua có một thời gian chuẩn bị trả tiền là hai ngày. Trong thời hạn ấy phải trả tiền, nếu hết thời hạn đơn vị mua không trả tiền thì Ngân hàng sẽ tự động trích tài khoản để chuyển trả đơn vị bán. Trường hợp tài khoản hết tiền hoặc không đủ tiền để trả, Ngân hàng sẽ xử lý theo trật tự ưu tiên trước sau như đã quy định trong chỉ thị số 168-KH ngày 07-05-1958 quy định. Nếu đơn vị mua sau khi kiểm nghiệm hàng thấy sai không đúng quy cách đã định, hai đơn vị mua bán sẽ trực tiếp gặp nhau thương lượng giải quyết. MỘT SỐ ĐIỂM CẦN CHÚ Ý 1) Một đơn vị cơ quan xí nghiệp chỉ được phép mở tài khoản thanh toán tại một đơn vị Ngân hàng. Nếu trong một địa phương hay thành phố mà có hai đơn vị Ngân hàng (ví dụ ở Hà Nội có Sở Doanh nghiệp, Ngân hàng trung ương và Ngân hàng Hà Nội) thì đơn vị cơ quan xí nghiệp đó cũng chỉ được phép giao dịch với một đơn vị Ngân hàng, tùy ý đơn vị lựa chọn. 2) Thủ tục phí: Tất cả các xí nghiệp, cơ quan, bộ đội và hợp tác xã thanh toán giao dịch với nhau thông qua hai Ngân hàng địa phương khác nhau hoặc thông qua một đơn vị Ngân hàng để thanh toán theo lối nhờ thu nhận trả, đều phải chịu thủ tục phí. Mỗi lần nhờ Ngân hàng thanh toán, bất kỳ hình thức nào và không phân biệt số tiền nhờ thanh toán lớn hay nhỏ ngoài tiền bưu phí đều phải trả cho Ngân hàng 300 đồng về thủ tục phí. Riêng đối với các chuyển tiền phí hàng hóa (điều chuyển vốn v.v…) thì thủ tục phí phải trả theo thể lệ chuyện tiền đã quy định. Các mẫu giấy tờ giao dịch về thanh toán đều có in sẵn Ngân hàng sẽ nhượng lại theo giá thành giấy in cho các đơn vị, để các cơ quan, xí nghiệp có thể chuẩn bị trước khi đến Ngân hàng giao dịch thanh toán. 3) Căn cứ vào khả năng phục vụ của bộ máy Ngân hàng quốc gia hiện nay, việc thanh toán giữa hai địa phương tạm thời chỉ do đơn vị Chi nhánh Ngân hàng tỉnh, thành phố, khu tự trị phục vụ. Về sau, một khi có điều kiện, Ngân hàng quốc gia sẽ mở rộng công tác phục vụ thanh toán đến tận đơn vị chi điếm hay phòng doanh nghiêp, sẽ có thông tri sau. Tạm thời, đối với các công ty Mậu dịch, cần chuyển tiền về các huyện để thu mua nông lâm thổ sản, nếu nơi đó có tổ chức Chi điểm Ngân hàng, có thể xin trích tài khoản ở Chi nhánh Ngân hàng chuyển về Chi điếm Ngân hàng (là một đơn vị kế toán độc lập) mở tài khoản đặc biệt ở đây để sử dụng riêng trong việc thu mua. Nếu nơi địch đến thu mua, có tổ chức Phòng doanh nghiệp Ngân hàng, công ty Mậu dịch có thể xin trích tài khoản của mình ở Chi nhánh Ngân hàng tỉnh chuyển ra một tài khoản dùng riêng cho việc thu mua. Tổ chức kinh tế hoặc người đại diện sẽ xin rút tiền dần ở Phòng doanh nghiệp trong phạm vi số tiền đã trích để riêng ở Chi nhánh Ngân hàng tỉnh, theo lệnh chi bộ của Chi nhánh. 4) Cửa hàng Mậu dịch phải thường xuyên nộp tiền bán hàng vào các Chi điếm hay Phòng doanh nghiệp Ngân hàng, không có quyền tự động xin rút ra, số tiền đó sẽ được chuyển về nộp vào tài khoản của Công ty Mậu dịch tỉnh, nhằm mục đích thống nhất quản lý việc sử dụng vốn của các Công ty đồng thời đúng với thể lệ quản lý tiền mặt hiện hành. 5) Bản thông tư này áp dụng cho tất cả các cơ quan đơn vị bộ đội xí nghiệp quốc doanh và Hợp tác xã. Tuy nhiên để thích ứng với những đặc điểm hoạt động của các cơ quan quân sự và đơn vị bộ đội, cũng như của các đơn vị kiến thiết cơ bản trực thuộc quản lý của Ngân hàng kiến thiết, Ngân hàng quốc gia Việt Nam sẽ cùng với các đơn vị chủ quản nghiên cứu quy định một số điểm chi tiết riêng về để áp dụng cho các đơn vị đó. 6) Thông tư này có tính chất tạm thời. Trong quá trình áp dụng, nếu có những điểm chi tiết không được thích hợp hoặc nếu do tình hình kinh tế phát triển mà đòi hỏi cần có những điểm bổ sung cần thiết, Ngân hàng quốc gia sẽ có thông tư bổ sung để tạo thêm thuận lợi trong mọi giao dịch thanh toán. TỔNG GIÁM ĐỐC NGÂN HÀNG QUỐC GIA VIỆT NAM Lê Viết Lượng