37/2013/QĐ-UBND

Quyết định 37/2013/QĐ-UBND về Quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 37/2013/QĐ-UBND Tiền Giang, ngày 21 tháng 10 năm 2013 QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH TIỀN GIANG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004; Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày, kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 1844/QĐ-UBND ngày 14 tháng 7 năm 2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang ban hành Quy chế khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tiền Giang. Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ; thủ trưởng các sở, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã; các tổ chức, cá nhân có liên quan và Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ Tiền Giang chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Trần Kim Mai QUY CHẾ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH TIỀN GIANG (Ban hành kèm theo Quyết định số 37/2013/QĐ-UBND ngày 21 tháng 10 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng 1. Quy chế này quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang. 2. Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (gọi chung là độc giả) tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác. Điều 2. Giải thích từ ngữ 1. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. a) Tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh Tiền Giang, có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được quản lý tập trung tại Lưu trữ lịch sử tỉnh. b) Tài liệu lưu trữ tỉnh Tiền Giang thuộc thành phần của Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, không một cơ quan, tập thể, cá nhân nào được chiếm dụng làm của riêng; nghiêm cấm các hành vi xâm hại đến tài liệu lưu trữ: 2. Lưu trữ lịch sử là cơ quan (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác. 3. Chứng thực lưu trữ là xác nhận của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ đang quản lý tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Điều 3. Thành phần tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước tỉnh Tiền Giang 1. Tài liệu của Tòa Hành chính tỉnh Định Tường (tài liệu chế độ cũ từ năm 1948 đến năm 1975). 2. Tài liệu của Ủy ban nhân dân Cách mạng tỉnh Mỹ Tho (từ năm 1946 đến năm 1976). 3. Tài liệu X2 (từ năm 1975 đến năm 1981). 4. Tài liệu của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang (từ năm 1976 trở về sau). 5. Tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang. Điều 4. Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh 1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Chi cục Văn thư - Lưu trữ. 2. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử. 3. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ. 4. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ. 5. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ. 6. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu. Chương II THỦ TỤC, THẨM QUYỀN CHO PHÉP SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 5. Thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Thủ tục yêu cầu sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh. a) Độc giả là người Việt Nam đến khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích cá nhân phải xuất trình chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân khác; vì mục đích công vụ ngoài giấy tờ trên phải xuất trình giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác; đối với độc giả là người nước ngoài phải xuất trình hộ chiếu. b) Sau khi xuất trình các giấy tờ nêu trên, độc giả điền các thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu (theo hướng dẫn của viên chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu) c) Trường hợp nghiên cứu chuyên đề, độc giả phải gửi đề cương nghiên cứu cho Lưu trữ lịch sử tỉnh. 2. Thủ tục yêu cầu cung cấp thông tin tài liệu qua đường Bưu điện Người yêu cầu cung cấp thông tin tài liệu qua Bưu điện vì mục đích cá nhân phải gửi bản sao chứng minh nhân dân (có công chứng hoặc chứng thực) và văn bản đề nghị cung cấp tài liệu có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú; trường hợp vì mục đích công vụ gửi bản sao công chứng chứng minh nhân dân và văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác. Điều 6. Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu cho độc giả 1. Thời hạn cung cấp tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi cho độc giả ngay trong ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. 2. Thời hạn cung cấp tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý hiếm, chậm nhất là 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu. 3. Đối với trường hợp yêu cầu cung cấp thông tin tài liệu qua đường Bưu điện thì chậm nhất là 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu (theo dấu ngày đến của Bưu điện). 4. Người yêu cầu cung cấp tài liệu qua Bưu điện phải trả lệ phí sử dụng tài liệu và cước phí Bưu điện cho Lưu trữ lịch sử tỉnh. 5. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được ủy quyền cho người khác đến nhận bản sao tài liệu lưu trữ. Người được ủy quyền phải xuất trình văn bản ủy quyền, giấy chứng minh nhân dân/hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác. Điều 7. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu 1. Chi cục trưởng (hoặc Phó Chi cục trưởng phụ trách Lưu trữ lịch sử) cho phép đọc tài liệu tại Phòng đọc, cung cấp thông tin tài liệu qua đường Bưu điện, cấp bản sao, cấp chứng thực lưu trữ đối với tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh. 2. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ của cá nhân hiến tặng, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử tỉnh phải được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép. 3. Trong trường hợp đặc biệt, việc sử dụng tài liệu lưu trữ có liên quan đến cá nhân bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định. Chương III QUYỀN, NGHĨA VỤ CỦA ĐỘC GIẢ TRONG VIỆC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH Điều 8. Quyền và nghĩa vụ của độc giả 1. Độc giả có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác. 2. Độc giả khi sử dụng tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây: a) Thực hiện các thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu theo hướng dẫn của viên chức phụ trách việc khai thác, sử dụng tài liệu. b) Thực hiện đầy đủ các quy định pháp luật và của cơ quan Lưu trữ lịch sử tỉnh về khai thác, sử dụng tài liệu. c) Bảo vệ an toàn tài liệu trong quá trình khai thác sử dụng. Nếu có hành vi gây thiệt hại về vật chất, làm hỏng tài liệu lưu trữ thì phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành. d) Trả lệ phí khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định hiện hành của Nhà nước. Điều 9. Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử tỉnh 1. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm: a) Tổ chức thực hiện việc khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Quy chế này và các quy định hiện hành của Nhà nước. b) Đầu tư, nâng cấp trang thiết bị phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. 2. Trách nhiệm của viên chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh. a) Đăng tải trên các phương tiện thông tin đại chúng về các quy định, biểu mẫu về thủ tục và các quy định có liên quan đến khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh. b) Làm thẻ độc giả (trường hợp độc giả sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh từ 05 ngày trở lên). c) Giới thiệu và hướng dẫn độc giả sử dụng các loại công cụ tra cứu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh. d) Hướng dẫn độc giả viết Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu, Phiếu yêu cầu đọc tài liệu, Phiếu yêu cầu sao chụp, cấp bản sao, chứng thực lưu trữ. đ) Hoàn thiện thủ tục và trình người đứng đầu Lưu trữ lịch sử tỉnh duyệt phiếu yêu cầu đọc tài liệu, phiếu yêu cầu sao chụp, cấp bản sao, chứng thực lưu trữ. e) Giao tài liệu cho độc giả g) Chuẩn bị tài liệu để sao chụp và bàn giao cho bộ phận sao chụp; theo dõi, giám sát quá trình khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả. h) Giải đáp cho độc giả các vấn đề có liên quan khác về việc khai thác, sử dụng tài liệu khi độc giả yêu cầu. Chương IV CÁC HÌNH THỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 10. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc 1. Phòng đọc tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải tổ chức khoa học, đầy đủ các trang thiết bị và công cụ tra cứu cần thiết để phục vụ độc giả sử dụng tài liệu. 2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải niêm yết Quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc. 3. Tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật. Tài liệu hạn chế sử dụng có một trong các đặc điểm sau đây: a) Tài liệu lưu trữ không thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật nhưng có nội dung thông tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; b) Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng chưa được tu bổ, phục chế; c) Tài liệu lưu trữ đang trong quá trình xử lý về nghiệp vụ lưu trữ. 4. Tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được sử dụng rộng rãi trong các trường hợp sau đây: a) Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước; b) Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật; c) Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật. 5. Viên chức Phòng đọc giao hồ sơ, tài liệu cho độc giả sử dụng phải ký nhận vào Sổ giao, nhận tài liệu giữa Phòng đọc và độc giả. 6. Tài liệu thuộc diện quý, hiếm chỉ được sử dụng bản sao. Trong các trường hợp đặc biệt, người đứng đầu Lưu trữ lịch sử tỉnh quyết định cho phép sử dụng bản chính, bản gốc. 7. Trong quá trình khai thác, sử dụng tài liệu, độc giả không được chụp ảnh tài liệu; tẩy xóa thông tin trong tài liệu; làm đảo lộn trật tự sắp xếp của tài liệu trong hồ sơ và làm hư hại tài liệu như viết, đánh dấu, vẽ lên tài liệu, gấp, làm nhàu, xé rách, làm bẩn tài liệu. Điều 11. Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ 1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý. 2. Hàng năm, Chi cục Văn thư - Lưu trữ rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật. Điều 12. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ 1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ xây dựng kế hoạch triển lãm chuyên đề, trưng bày tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ cho các mục đích tuyên truyền nhân dịp các ngày lễ lớn của dân tộc theo kế hoạch chung của Ủy ban nhân dân tỉnh. 2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ phối hợp với các cơ quan, địa phương liên quan xây dựng các gian triển lãm tài liệu lưu trữ theo kế hoạch. Điều 13. Sao tài liệu lưu trữ 1. Việc sao tài liệu do Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện. Trong trường hợp đặc biệt nếu đưa tài liệu ra ngoài cơ quan sao chụp phải được sự đồng ý của người đứng đầu Lưu trữ lịch sử tỉnh và phải bảo đảm an toàn cho tài liệu. 2. Độc giả có nhu cầu sao chụp tài liệu lưu trữ phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao chụp tài liệu. 3. Lưu trữ lịch sử tỉnh phải lập sổ theo dõi việc cấp bản sao tài liệu. Điều 14. Chứng thực lưu trữ 1. Chứng thực lưu trữ bao gồm: chứng thực bản sao tài liệu lưu trữ và chứng thực nội dung thông tin trong tài liệu lưu trữ. 2. Việc chứng thực tài liệu do Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện, đảm bảo trung thực, khách quan, chính xác, đáp ứng đủ số lượng theo yêu cầu của độc giả và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực. Các tờ của tài liệu sau khi chứng thực được đóng dấu giáp lai. 2. Độc giả có nhu cầu sao chụp tài liệu lưu trữ phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao chụp tài liệu. Chương V TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 15. Tổ chức thực hiện 1. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này. 2. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. 3. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh phải thực hiện đúng các quy định tại Quy chế này. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề vướng mắc, các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh về Sở Nội vụ để nghiên cứu, xem xét đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.