463/NVĐP

Công văn 463/NVĐP năm 1994 hướng dẫn chỉnh lý tài liệu của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân ân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số : 463/NVĐP V/v hướng dẫn chỉnh lý tài liệu của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW Hà Nội, ngày 19 tháng 12 năm 1994 Kính gửi: - UỶ BAN NHÂN DÂN CÁC TỈNH, - THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG Phông Lưu trữ của các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là Sở) là một bộ phận quan trọng trong thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Những phông tài liệu này chứa đựng nhiều thông tin có giá trị lịch sử và thực tiễn trên các lĩnh vực và các mặt hoạt động ở địa phương, sẽ được nộp vào Trung tâm Lưu trữ của tỉnh, thành phố để bảo quản và sử dụng. Theo quy định của Nhà nước, các cơ quan khi nộp lưu tài liệu vào lưu trữ phải bảo đảm thực hiện các yêu cầu về nghiệp vụ. Do nhiều nguyên nhân, tài liệu của nhiều cơ quan chuyên môn thuộc các tỉnh, thành phố trên phạm vi toàn quốc còn ở tình trạng lộn xộn, tồn đọng nhiều năm chưa được phân loại, sắp xếp khoa học, gây khó khăn cho việc lựa chọn nộp vào lưu trữ và sử dụng tài liệu trong thực tế. Để giúp cán bộ lưu trữ của Sở thực hiện nội dung của công tác chỉnh lý một cách khoa học, thống nhất, nâng cao hiệu suất lao động, để giúp lựa chọn được những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản, sử dụng và loại những tài liệu hết giá trị đưa đi tiêu huỷ, Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành bản "Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương". Bản hướng dẫn này giúp cho cán bộ lưu trữ của Sở áp dụng tiến hành chỉnh lý tài liệu quản lý Nhà nước được hình thành trong quá trình hoạt động của Sở. Đối với tài liệu có loại hình khác, khi chỉnh lý không áp dụng bản hướng dẫn này. Trong quá trình áp dụng nếu có gì vướng mắc đề nghị các cơ quan phản ánh về Cục Lưu trữ Nhà nước để hợp tác giải quyết. Cục Lưu trữ Nhà nước đề nghị Văn phòng Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố sao văn bản này gửi đến các Sở, ban, ngành thuộc phạm vi quản lý của địa phương. CỤC TRƯỞNG CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC Dương Văn Khảm HƯỚNG DẪN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH VÀ THÀNH PHỐ TRỰC THUỘC TRUNG ƯƠNG (Ban hành kèm theo công văn số 463 ngày 19-12-1994 của Cục Lưu trữ Nhà nước) I - VẤN ĐỀ CHUNG. 1. Các cơ quan chuyên môn giúp việc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương và bảo đảm sự thống nhất quản lý ngành hoặc lĩnh vực công tác từ Trung ương đến cơ sở gọi chung là các Sở. 2. Tài liệu quản lý Nhà nước của các Sở được hình thành trong quá trình hoạt động quản lý Nhà nước ở địa phương để quản lý ngành hoặc lĩnh vực công tác theo chức năng, nhiệm vụ được Nhà nước quy định. Đây là thành phần tài liệu quan trọng nộp vào lưu trữ tỉnh, thành phố. 3. Phông lưu trữ Sở là toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Sở được đưa vào bảo quản ở lưu trữ. 4. Những Sở hoạt động độc lập, có bốn điều kiện sau đây thì lập một phông lưu trữ: - Có văn bản pháp quy thành lập cơ quan, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan. - Cơ quan có tổ chức biên chế riêng. - Cơ quan có ngân sách độc lập, có đủ tư cách pháp nhân để giao dịch, thanh toán tài chính với các cơ quan khác. - Cơ quan có văn thư, con dấu và địa chỉ làm việc. 5. Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi những hồ sơ, những đơn vị bảo quản, làm công cụ tra cứu, xác định giá trị tài liệu để tối ưu hoá khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý. 6. Hồ sơ là tập gồm toàn bộ (hoặc một) tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc tác giả..., hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc một cá nhân. Một hồ sơ có thể là một hoặc nhiều đơn vị bảo quản. Mỗi đơn vị bảo quản được đặt trong một tờ bìa riêng. II - NỘI DUNG CÔNG VIỆC CHUẨN BỊ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU. 1. Khảo sát tài liệu Trước khi tiến hành chỉnh lý tài liệu của một bộ phận phông, một phông hoặc nhiều phông lưu trữ phải khảo sát tài liệu cần đưa ra chỉnh lý. Mục đích khảo sát là để nắm được thời gian của tài liệu (thời gian bắt đầu có tài liệu và thời gian kết thúc của tài liệu), khối lượng tài liệu, loại hình tài liệu, tình trạng tài liệu... để làm cơ sở viết các văn bản phục vụ chỉnh lý và tiến hành chỉnh lý. 2. Thu thập, bổ sung tài liệu. Qua khảo sát tài liệu cần chỉnh lý của một bộ phận phông, một phông hoặc nhiều phông thấy tài liệu chưa đầy đủ phải tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu để đợt chỉnh lý đạt kết quả cao. Cần căn cứ vào những yếu tố sau để thu thập, bổ sung tài liệu khi chỉnh lý: - Mục đích, yêu cầu của đợt chỉnh lý. - Mốc thời gian thành lập, hoạt động, giải thể của cơ quan (được xem là mốc hình thành, sản sinh, kết thúc của tài liệu). - Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, của các đơn vị trực thuộc và nhiệm vụ của các cán bộ phần hành. - Sổ đăng ký công văn đi, đến, sổ phân phối công văn trong cơ quan. - Các biên bản giao nộp tài liệu của các phòng, các đơn vị, các cá nhân vào lưu trữ cơ quan (nếu có). 3. Viết lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông. - Đối với phông lưu trữ của Sở được đưa ra chỉnh lý lần đầu tiên nhất thiết phải viết bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông. - Đối với một phông lưu trữ, tài liệu được đưa ra chỉnh lý đợt thứ hai hoặc chỉnh lý tiếp tục thường xuyên thì không phải viết bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông mà chỉ cần bổ sung thêm vào đó những thông tin mới có liên quan (nếu có). - Khi viết lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông nên tham khảo những tư liệu sau: + Các văn bản pháp quy của cấp có thẩm quyền về thành lập, giải thể, phân chia, đổi tên cơ quan. + Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy, phạm vi hoạt động của cơ quan. + Tài liệu của chính phông đó (qua khảo sát) và tài liệu của các phông có liên quan. + Sổ đăng ký công văn. + Ý kiến của những cán bộ công tác lâu năm ở cơ quan (nếu không tìm được các văn bản trên). - Nội dung cơ bản của lịch sử đơn vị hình thành phông gồm các vấn đề sau: + Tên gọi của cơ quan: nêu rõ tên gọi của cơ quan qua từng thời gian (nếu có). + Mốc thời gian thành lập, sáp nhập, tách ra, giải thể (nếu có): nêu rõ số, ký hiệu, thời gian và tên tác giả các văn bản của cơ quan cấp trên. + Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan và các đơn vị trực thuộc cơ quan. + Lề lối làm việc, quan hệ công tác và chế độ văn thư: chú ý đến việc phân cấp, phân quyền hạn của giám đốc Sở cho các đơn vị cấp dưới, quan hệ giữa Sở với Bộ, giữa Sở với cấp tỉnh. Chế độ văn thư tập trung hay phân tán. - Nội dung cơ bản của lịch sử phông gồm các vấn đề sau: + Thời gian tài liệu từ năm nào đến năm nào. + Số lượng tài liệu của toàn phông, của từng đơn vị (số lượng cặp, bó, gói), các thể loại tài liệu (tài liệu hành chính, khoa học kỹ thuật, phim ảnh ghi âm...). + Tình trạng vật lý của tài liệu: nêu rõ số lượng tài liệu có tình trạng vật lý tốt, tình trạng vật lý kém như mục nát, mối xông, mốc, mờ chữ.. + Thời gian thu thập tài liệu của phông vào lưu trữ, các lần đã chỉnh lý (nếu có), mức độ thiếu đủ, chất lượng hồ sơ. + Nội dung chính phản ánh trong khối tài liệu, nhóm tài liệu cơ bản. + Những đặc điểm riêng biệt cần chú ý của phông tài liệu. 4. Chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu. - Cần nghiên cứu tình hình thực tế của tài liệu, nội dung chính phản ánh trong khối tài liệu, nhu cầu sử dụng tài liệu mà lựa chọn cho phông lưu trữ của Sở một phương án phân loại tài liệu cho phù hợp. - Một phông lưu trữ Sở có thể được chỉnh lý nhiều đợt nhưng chỉ áp dụng một phương án phân loại tài liệu thống nhất, có thể áp dụng một trong số các phương án như sau: + Phương án "Cơ cấu tổ chức - thời gian" có thể áp dụng đối với những Sở mà cơ cấu tổ chức ổn định, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị tổ chức trong Sở tương đối đầy đủ. Nội dung của phương án "Cơ cấu tổ chức - thời gian" tham khảo phụ lục số 1a. + Phương án "Thời gian - cơ cấu tổ chức" có thể áp dụng đối với những Sở mà cơ cấu tổ chức có thay đổi ít tham khảo phụ lục 1b. + Phương án "Mặt hoạt động - thời gian", phương án "Thời gian - mặt hoạt động" nên áp dụng đối với những Sở đã ngừng hoạt động hoặc những Sở còn đang hoạt động mà cơ cấu tổ chức không ổn định, chức năng nhiệm vụ có thay đổi. Nội dung của phương án "Mặt hoạt động - thời gian" tham khảo phụ lục số 2a. Nội dung phương án "Thời gian - mặt hoạt động" tham khảo phụ lục 2b. 5. Viết bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý. - Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phải đưa ra được những quy định chung và các bản kê mức độ giá trị của các loại tài liệu, hướng dẫn xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ được lập ra trong chỉnh lý, loại ra những tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu huỷ. Bản hướng dẫn này phải do chính cán bộ Sở có tài liệu viết vì chính các công chức này mới nắm vững được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quá trình hình thành và đặc điểm tài liệu của Sở. - Khi viết bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu cần tham khảo các tài liệu sau: + Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông của Sở. + Bản hướng dẫn "nguồn và thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ tỉnh" của Cục Lưu trữ Nhà nước. + "Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu" của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành năm 1975. + Bản hướng dẫn "xác định giá trị tài liệu quản lý Nhà nước" của Cục Lưu trữ Nhà nước. - Nội dung chính của bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý cần hướng dẫn được các vấn đề sau: + Những quy định chung. + Hướng dẫn các nhóm giá trị tài liệu của phông (bao gồm 3 nhóm: nhóm tài liệu thuộc diện bảo quản "vĩnh viễn", nhóm tài liệu thuộc diện bảo quản "có thời hạn", nhóm tài liệu thuộc diện hết giá trị loại ra để tiêu huỷ). + Hướng dẫn lập các mục lục hồ sơ theo các nhóm giá trị tài liệu như: mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; mục lục hồ sơ bảo quản có thời hạn; danh mục hồ sơ hết giá trị. - Khi viết bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu cần lưu ý: + Đối với tài liệu có thời gian từ 1954 trở về trước phải thực hiện theo Quyết định 168/HĐBT ngày 26 tháng 12 năm 1981 của Hội đồng Bộ trưởng. + Đối với tài liệu có thời gian trước năm 1979 của các Sở thuộc các tỉnh biên giới phía Bắc nếu đã bị thất lạc trong chiến tranh, tài liệu không còn đầy đủ phải xem xét cẩn thận để có thể nâng giá trị của tài liệu. III - NỘI DUNG CÁC CÔNG VIỆC TIẾN HÀNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU. 1. Phân phông tài liệu lưu trữ. - Khi tiến hành chỉnh lý tài liệu của một Sở mà có nhiều phông, việc đầu tiên phải phân tài liệu của phông nào về phông đó để chỉnh lý gọn từng phông, không chỉnh lý xen kẽ nhiều phông một đợt. - Căn cứ vào điều kiện thành lập phông để phân phông tài liệu lưu trữ. 2. Lập hồ sơ. - Khi tiến hành lập hồ sơ phải nghiên cứu và nắm vững phương án phân loại tài liệu đã được chọn và xây dựng (xem mục 4), hướng dẫn xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý (xem mục 5). - Nếu đợt chỉnh lý có nhiều người tham gia thì nên phân công phần việc cụ thể cho từng người. Thông thường có thể phân cho một người hoặc vài người chỉnh lý tài liệu của một đơn vị tổ chức hoặc một mặt hoạt động, hoặc một năm hay một số năm. Cũng có thể phân theo công đoạn như lập hồ sơ, biên mục... - Quá trình phân loại tài liệu, lập hồ sơ được kết hợp với xác định giá trị tài liệu một cách khoa học, hợp lý. Một hồ sơ nên gồm những tài liệu có cùng giá trị. - Quá trình phân loại tài liệu nếu gặp tài liệu không thuộc nhóm được phân công thì chuyển cho người phụ trách để chuyển đến đúng nhóm của nó. - Trường hợp gặp những tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề nhưng được sản sinh ra trong nhiều năm phải xem xét thận trọng: + Nếu số lượng tài liệu ít thì lập một hồ sơ, thời gian của hồ sơ lấy thời gian của năm kết thúc công việc. + Nếu số lượng tài liệu nhiều nên chia thành nhiều đơn vị bảo quản: Tài liệu kế hoạch, chương trình công tác lập một đơn vị bảo quản để ở năm đầu sản sinh ra tài liệu; tài liệu sản sinh trong quá trình giải quyết công việc của mỗi năm lập một đơn vị bảo quản để ở năm đó; tài liệu tổng kết lập một đơn vị bảo quản để ở năm kết thúc công việc. - Nếu gặp những hồ sơ đã được cán bộ phần hành lập khi theo dõi, chỉ đạo và thực hiện công việc, người chỉnh lý không được xé lẻ hồ sơ đó ra để lập lại mà chỉ cần kiểm tra lại sự chính xác của hồ sơ về các mặt nghiệp vụ để bảo đảm cho hồ sơ đó phản ánh đúng các công việc đã giải quyết. - Nếu gặp hồ sơ có nhiều tài liệu có mối quan hệ với nhau về nội dung nhưng có một vài tài liệu không đủ thể thức (thiếu ngày, tháng; thiếu chữ ký; thiếu dấu hoặc bản thảo...) cần thận trọng tìm hiểu nội dung của tài liệu và mối quan hệ giữa các tài liệu trong hồ sơ để xác minh giá trị của tài liệu, khôi phục lại thứ tự tài liệu. - Đối với những bó, gói, cặp tài liệu lộn xộn chưa được lập thành hồ sơ, người chỉnh lý phải căn cứ vào nội dung của tài liệu, căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của đơn vị sản sinh ra tài liệu đó, căn cứ vào phương án phân loại để phân chia tài liệu, lập các hồ sơ cho hợp lý phản ánh mối quan hệ nội dung của các tài liệu trong hồ sơ. - Nếu trong hồ sơ có tài liệu trên vật mang tin khác như tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu máy tính cần tách các tài liệu khác đó ra khỏi hồ sơ để bảo quản theo chế độ riêng. Khi tách phải ghi chỉ dẫn vào hồ sơ tương ứng. - Khi chỉnh lý một phông lưu trữ mà có lẫn cả tài liệu chuyên môn, cần tách tài liệu chuyên môn ra để chỉnh lý theo phương án riêng. - Mỗi hồ sơ đã được lập xong cần dùng bìa tạm để bảo quản. Trên tờ bìa tạm hoặc trên tờ thẻ tạm viết rõ tiêu đề hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ gồm các thông tin sau: + Tên loại tài liệu. + Tác giả của tài liệu. + Nội dung tài liệu trong hồ sơ: Khái quát đầy đủ, ngắn gọn nội dung tài liệu phản ánh trong hồ sơ. + Địa điểm. + Thời gian. Các thông tin trên phản ánh trong tiêu đề hồ sơ có thể được thay đổi trình tự phù hợp với các hồ sơ có những đặc điểm về nội dung và thể thức khác nhau. Tham khảo phụ lục 3 - Tiêu đề hồ sơ. - Khi lập hồ sơ, tài liệu có trong một hồ sơ được sắp xếp theo các trình tự như sau: + Theo thời gian sản sinh ra tài liệu. Đối với hồ sơ có nhiều tài liệu của một cơ quan (một tác giả) thì tài liệu được xếp theo thứ tự thời gian của tài liệu, phương án này cũng áp dụng cho các tập lưu văn bản. + Theo trình tự tổ chức Nhà nước: Đối với hồ sơ có nhiều tài liệu của nhiều tác giả thì tài liệu được xếp theo trình tự tổ chức Nhà nước kết hợp với trình tự thời gian. Ví dụ: Hồ sơ có tài liệu của Bộ, của tỉnh uỷ, của UBND tỉnh, của Sở và các đơn vị thuộc Sở thì sẽ xếp tài liệu của Bộ đến tỉnh uỷ, đến UBND tỉnh, đến Sở, đến các đơn vị thuộc Sở. Trong hồ sơ tài liệu của Bộ, tỉnh hoặc Sở... mà có nhiều văn bản thì được xếp theo trình tự thời gian. 3. Biên mục. - Biên mục ngoài bìa hồ sơ: Hồ sơ đã được lập hoàn chỉnh được để trong một tờ bìa in sẵn theo mẫu. Người lập hồ sơ phải viết đầy đủ các thông tin dưới đây lên bìa hồ sơ gồm: + Tên phông: Tên phông viết trên bìa hồ sơ là tên gọi chính thức của cơ quan hình thành phông. Đối với những cơ quan trong quá trình hoạt động có thay đổi tên gọi nhưng chức năng, nhiệm vụ không thay đổi thì tên phông là tên gọi cuối cùng của cơ quan đó. Tên phông được viết đầy đủ, chỉ được viết tắt những chữ được quy định trong lời chỉ dẫn. + Tiêu đề hồ sơ: Chép lại nguyên văn một cách rõ ràng, đẹp đẽ tiêu đề đã được ghi trên tờ bìa tạm hoặc trên tờ thẻ tạm của hồ sơ khi lập. + Thời gian bắt đầu và kết thúc: Viết ngày tháng sớm nhất và ngày tháng muộn nhất của tài liệu trong hồ sơ. + Số lượng tờ: viết bằng số Ả rập tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ. + Phông số :Mục lục số viết bằng số Ả rập để cố định phông và mục lục. + Hồ sơ số: Viết bằng số Ả rập. + Thời gian bảo quản: Viết thời hạn bảo quản của hồ sơ đã được quyết định trong xác định giá trị khi lập hồ sơ (vĩnh viễn hoặc có thời hạn). - Biên mục bên trong hồ sơ: Chỉ biên mục bên trong những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và có thời hạn gồm: + Đánh số tờ: Dùng bút chì đen, mềm đánh số Arập vào góc phải phía trên của tờ tài liệu theo thứ tự các tờ tài liệu của hồ sơ. Nếu đánh nhầm số, gạch đi đánh lại sang bên cạnh, nếu trùng số thêm chữ La tinh (a, b, c...) vào bên cạnh số trùng thứ hai. + Viết mục lục tài liệu: Viết đầy đủ các thông tin trên tờ mục lục đã được in sẵn. Chỉ viết mục lục tài liệu cho hồ sơ có từ hai văn bản trở lên. 4. Hệ thống hoá các hồ sơ của phông. Sau khi lập xong hồ sơ, các hồ sơ đó phải được hệ thống hoá theo đúng phương án phân loại đã chọn như nêu ở mục 4. 5. Làm các công cụ tra tìm và thống kê tài liệu. - Lập mục lục hồ sơ: Mục lục hồ sơ là bản kê các hồ sơ và những thông tin khác về thành phần và nội dung tài liệu trong hồ sơ. Mỗi đợt chỉnh lý tài liệu cần lập cho những hồ sơ có cùng giá trị một mục lục hồ sơ thống nhất cho cả phông. Như vậy sau một đợt chỉnh lý cần lập 2 quyển mục lục hồ sơ (mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, mục lục hồ sơ bảo quản có thời hạn) và một bản kê danh mục hồ sơ hết giá trị (loại huỷ). Mục lục hồ sơ dùng làm công cụ tra tìm nên mỗi loại mục lục cần làm 2 quyển để phòng mất mát, hư hỏng. - Cấu tạo của quyển mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn gồm 2 phần: + Phần công cụ tra cứu bổ trợ gồm: tờ nhan đề (phụ lục số 4); lời nói đầu (giới thiệu khái quát lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông và đặc điểm nổi bật của các hồ sơ thống kê trong mục lục; nêu cách phân loại các hồ sơ trong mục lục đó), bảng chữ viết tắt (giải thích đầy đủ nghĩa của chữ viết tắt). + Phần thống kê tiêu đề các hồ sơ: Đây là phần chính của mục lục được thống kê theo mẫu (phụ lục số 5). Cuối phần thống kê tiêu đề hồ sơ viết rõ số lượng tờ của bản kê, số lượng hồ sơ, thời gian lập bản kê, họ tên chức vụ người lập. - Cấu tạo của quyển mục lục hồ sơ bảo quản có thời hạn chủ yếu là phần thống kê tiêu đề hồ sơ. - Các quyển mục lục dùng giấy trắng, đóng bìa cứng, đánh máy hoặc viết tay sạch, đẹp, rõ ràng. - Lập bản kê danh mục tài liệu hết giá trị (loại huỷ) theo mẫu (phụ lục số 6) và bản thuyết minh (phụ lục số 7). Làm thẻ tra tìm tài liệu: Việc làm thẻ tra tìm tài liệu cũng có thể kết hợp trong chỉnh lý hoặc làm độc lập. Nếu làm thẻ kết hợp trong chỉnh lý phải đưa vào kế hoạch chỉnh lý. Nội dung công việc làm thẻ trong chỉnh lý phải được hướng dẫn cụ thể về mẫu thẻ, cách mô tả tài liệu trên thẻ, phương án phân loại thống kê của bộ thẻ. Trong phạm vi bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Sở không trình bày chi tiết nội dung này. 6. Sắp xếp các hồ sơ trong kho lưu trữ. Phần này xem "bản hướng dẫn bảo quản tài liệu" của Cục Lưu trữ Nhà nước. IV - TỔNG KẾT CHỈNH LÝ. Sau khi hoàn thành đợt chỉnh lý tài liệu cần phải tổng kết đợt chỉnh lý đó. Nội dung gồm: 1. Bàn giao hồ sơ phông (hoặc bộ phận phông) đã chỉnh lý gồm các văn bản sau: - Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông. - Bản phương án phân loại tài liệu. - Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu của phông. - Các quyển mục lục (mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, mục lục hồ sơ bảo quản có thời hạn, bản kê danh mục hồ sơ hết giá trị và bản thuyết minh) có đối chiếu với các hồ sơ hiện có nhập vào kho. - Biên bản bàn giao. 2. Đánh giá kết quả đã làm được như: - Khối lượng tài liệu, tình trạng tài liệu khi chưa chỉnh lý. - Số lượng hồ sơ, chất lượng hồ sơ đã lập được sau khi chỉnh lý. - Số lượng tài liệu, loại tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ. - Thời gian tiến độ của đợt chỉnh lý. 3. Đánh giá ưu điểm, khuyết điểm của đợt chỉnh lý và những kinh nghiệm rút ra: Các cán bộ tham gia chỉnh lý và có liên quan đến đợt chỉnh lý, thủ trưởng cơ quan tham gia buổi tổng kết đợt chỉnh lý. Biên bản buổi tổng kết được đưa vào hồ sơ phông lưu trữ đó. Hồ sơ tổng kết chỉnh lý cần được lưu theo hệ thống công cụ thống kê, quản lý và công cụ tra cứu của kho lưu trữ Sở. Phụ lục số 1a DIỄN GIẢI ỨNG DỤNG PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU "CƠ CẤU TỔ CHỨC - THỜI GIAN" Tài liệu phông lưu trữ Sở áp dụng phương án phân loại tài liệu "Cơ cấu tổ chức - thời gian" được thực hiện như sau: - Trước hết tài liệu của phông (hoặc bộ phận phông) được chia thành các đơn vị tổ chức của Sở (các phòng, ban trực thuộc Sở). Ví dụ: Tài liệu phông lưu trữ Sở Văn hoá - Thông tin sẽ được chia như sau: - Văn phòng - Phòng Tổng hợp - Phòng Kế hoạch - Phòng Kế toán - Tài vụ - Phòng Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương - Phòng Thông tin tuyên truyền - Phòng Văn hoá quần chúng - Bảo tồn bảo tàng - Thư viện ... - Sau đó tài liệu của mỗi đơn vị tổ chức được phân chia theo thời gian (thông thường theo một năm). Ví dụ: Tài liệu của phòng Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương được phân chia theo từng năm... Ví dụ: năm 1960, 1961, 1962... - Tiếp theo tài liệu một năm của phòng Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương được phân chia thành các nhóm lớn: 1960. a) Tổ chức b) Cán bộ c) Lao động d) Tiền lương đ) Bảo hộ lao động - Sau đó tài liệu của mỗi nhóm lớn được phân chia thành các nhóm vừa, nhóm nhỏ. Tuỳ theo số lượng tài liệu, nội dung cơ bản của tài liệu mà phân chia nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ (có thể không nhất thiết phải chia các nhóm như trên mà có thể bỏ qua nhóm vừa hoặc nhỏ). - Sau đó tài liệu của mỗi nhóm được chia thành từng hồ sơ. Ví dụ: Nhóm tài liệu cán bộ 1960: - Quy hoạch về đào tạo, bồi dưỡng, phân phối, sử dụng cán bộ, công nhân viên. - Báo cáo, biên bản hội nghị tổng kết chuyên đề về công tác cán bộ công nhân viên chức. ...... - Hồ sơ lý lịch cán bộ ..... Phụ lục số 1b DIỄN GIẢI ỨNG DỤNG PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU "THỜI GIAN - CƠ CẤU TỔ CHỨC". Tài liệu phông lưu trữ Sở áp dụng phương án phân loại tài liệu "Thời gian - cơ cấu tổ chức" được thực hiện như sau: - Trước hết tài liệu của phông (hoặc một bộ phận phông) được phân chia theo thời gian (thông thường là một năm). - Sau đó tài liệu của mỗi phòng, ban lại được chia thành các nhóm đến từng hồ sơ. Phụ lục số 2: DIỄN GIẢI ỨNG DỤNG PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU "MẶT HOẠT ĐỘNG - THỜI GIAN” Tài liệu phông lưu trữ Sở áp dụng phương án phân loại tài liệu "Mặt hoạt động - thời gian" được thực hiện như sau: - Trước hết tài liệu của phông (hoặc bộ phận phông) được chia theo các mặt hoạt động. Ví dụ: Tài liệu phông lưu trữ Sở Văn hoá - Thông tin sẽ được phân chia như sau: - Công tác tổng hợp - Công tác tổ chức cán bộ - Công tác lao động tiền lương - Công tác kế toán - tài vụ - Công tác thông tin tuyên truyền - Công tác thư viện . . . . . . . . . . . . - Sau đó tài liệu của mỗi mặt hoạt động được phân chia theo thời gian (thông thường là một năm). Ví dụ: Công tác tổng hợp: - Năm 1960 - Năm 1961 - Năm 1962 - Sau đó tài liệu của một mặt hoạt động trong một năm lại được phân chia tiếp thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ đến từng hồ sơ. Việc phân chia thành các nhóm như trên là tuỳ thuộc vào số lượng tài liệu, nội dung cơ bản của tài liệu của từng mặt hoạt động mà phân chia nhóm đến từng hồ sơ cho hợp lý, không nhất thiết phải chia nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ rồi mới đến hồ sơ mà có thể nhóm lớn, nhóm vừa rồi chia đến hồ sơ. Ví dụ : Công tác tổng hợp năm 1960. - Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác dài hạn và năm, báo cáo thực hiện kế hoạch. - Hồ sơ hội nghị sơ kết, tổng kết công tác. - Chương trình, báo cáo tổng kết công tác văn thư lưu trữ. - Chương trình, báo cáo công tác thi đua khen thưởng. - Hồ sơ khen thưởng của các cá nhân, đơn vị. - Các tập lưu văn bản đi. - ......... Phụ lục 2b DIỄN GIẢI ỨNG DỤNG PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU "THỜI GIAN MẶT HOẠT ĐỘNG -” Tài liệu phông lưu trữ Sở áp dụng phương án phân loại tài liệu " Thời gian -Mặt hoạt động" được thực hiện như sau: - Trước hết tài liệu của phông (hoặc bộ phận phông) được chia theo thời gian (thông thường là một năm). - Sau đó tài liệu của mỗi năm được phân theo từng mặt hoạt động. - Sau đó tài liệu của từng mặt hoạt động được phân chia tiếp thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ... đến từng hồ sơ. Phụ lục số 3 TIÊU ĐỀ HỒ SƠ (MẪU) 1. Tên loại tài liệu - vấn đề - thời gian - tác giả. Mẫu này áp dụng chủ yếu cho các loại tài liệu như: chương trình, kế hoạch, báo cáo thường kỳ của các cơ quan. Ví dụ : Báo cáo tổng kết công tác năm 1970 của Sở Văn hoá thông tin tỉnh Hà Tây. 2. Tên loại tài liệu - tác giả - vấn đề - thời gian. Mẫu này áp dụng cho các loại tài liệu như: chương trình, kế hoạch, báo cáo chuyên đề và các tập quyết định, công văn.. của cơ quan. Ví dụ 1 : Kế hoạch, báo cáo của Sở Văn hoá -Thông tin về đợt tuyên truyền bầu cử các cấp năm 1970. Ví dụ 2 : Tập quyết định của Sở Văn hoá - Thông tin về việc nâng lương cho cán bộ năm 1970. 3. Tập lưu công văn - thời gian - tác giả. Mẫu này áp dụng cho tất cả các tập lưu công văn, tập lưu quyết định.... Ví dụ : Tập lưu quyết định năm 1970 của Sở Văn hoá - Thông tin. 4. Hồ sơ hội nghị - vấn đề - địa điểm - thời gian. Mẫu này áp dụng cho hồ sơ hội nghị. Ví dụ : Hồ sơ hội nghị về nếp sống văn hoá mới tại Hà Tây ngày 20 tháng 10 năm 1970. 5. Hồ sơ - vấn đề - thời gian - tác giả. Mẫu này áp dụng cho các vụ việc mà tài liệu còn lưu được khá đầy đủ. Ví dụ 1 : Hồ sơ thanh tra đoàn ca múa năm 1970. Ví dụ 2 : Hồ sơ dự toán, quyết toán thu chi năm 1970 của Sở Văn hoá thông tin. 6. Hồ sơ - tác giả - nơi công tác. Mẫu này áp dụng cho tất cả hồ sơ nhân sự. Ví dụ : Hồ sơ của Nguyễn Văn A công tác tại Thư viện khoa học tổng hợp tỉnh. 7. Tập tài liệu - vấn đề - thời gian - tác giả. Mẫu này áp dụng trong trường hợp có nhiều loại tài liệu liên quan với nhau về một vấn đề hoặc một cá nhân. Ví dụ 1 : Tập đơn từ khiếu nại về kỷ luật năm 1970 của Nguyễn Văn A, công tác tại thư viện tỉnh. Ví dụ 2 : Tập tài liệu về tổ chức bộ máy năm 1970 của Sở Văn hoá thông tin Phụ lục số 5 BẢNG THỐNG KÊ TIÊU ĐỀ CÁC HỒ SƠ Cặp số Hồ sơ số Tên nhóm hồ sơ, tiêu đề hồ sơ Số lượng tờ Ghi chú 1 2 3 4 5 1. Cặp số : Là số thứ tự của cặp (hoặc hộp) đựng hồ sơ, được ghi cố định bằng số Arập cho mỗi cặp (hoặc hộp) trong phông. 2. Hồ sơ số : Là số thứ tự của hồ sơ, được ghi cố định bằng số Arập. Số thứ tự của hồ sơ có thể đánh liên tục cho cả phông hoặc là liên tục cho một năm. 3. Tên nhóm hồ sơ : Là tên đơn vị tổ chức hoặc mặt hoạt động. - Tiêu đề hồ sơ : Được ghi dưới tên nhóm hồ sơ cách lề bên trái 1cm. Tiêu đề hồ sơ đưa vào mục lục phải đúng như tiêu đề ghi trên bìa hồ sơ. Tương ứng với mỗi tiêu đề hồ sơ là số thứ tự của hồ sơ. Trong trường hợp hồ sơ có nhiều tập thì tiêu đề của mỗi tập được ghi thành dòng mới và cũng ghi đầy đủ các yếu tố. 4. Số lượng tờ : Là tổng số tờ tài liệu trong hồ sơ đã được đánh số sau khi sắp xếp bên trong hồ sơ và được ghi ngang với dòng cuối của tiêu đề hồ sơ. 5. Ghi chú : Về dạng văn bản (bản gốc, bản sao), về tình trạng vật lý và những đặc điểm đáng chú ý về hình thức và nội dung. Phụ lục số 6 BẢNG KÊ TÀI LIỆU LOẠI Phông sở..... Ví dụ: Bó số Tập số Trích yếu nội dung Lý do loại Ghi chú 1 2 3 4 5 01 01 - Báo cáo hằng tuần của Sở tháng 01, 02, 03 năm 1970 Bị bao hàm 02 - Báo cáo hằng tháng của Uỷ ban Nhân dân tỉnh năm 1970 (gửi để biết) Hết giá trị 03 - Bản thảo về nội quy bảo vệ cơ quan của Sở năm 1970 Hết giá trị Chú giải : - Phông: Ghi tên phông có tài liệu Ví dụ : Phông Sở Thuỷ lợi Hà Nam Ninh. - Cột 1 : (Bó số) ghi thứ tự các bó. Số có thể được đánh thứ tự cho cả phông, cũng có thể đánh thứ tự cho một năm hoặc cho một nhóm lớn. - Cột 2 : (Tập số) ghi thứ tự các tập trong một bó. - Cột 3 : (Trích yếu nội dung) ghi tiêu đề của tập tài liệu loại. - Cột 4 : (Lý do loại) ghi lý do tài liệu loại ra khỏi phông. Có mấy lý do loại sau: Hết giá trị; bị bao hàm; trùng; tài liệu bị rách nát không còn khả năng khôi phục; khác phông, tư liệu. - Cột 5 : (Ghi chú) ghi những ý kiến của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu. Phụ lục 7 BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU LOẠI Phông .............. 1. Sự hình thành khối liệu tài liệu loại: Tài liệu được loại ra khi nào (Trong quá trình chỉnh lý hay khi đánh giá độc lập). 2. Số lượng và thời gian của tài liệu loại: - Số lượng bó (gói) - Thời gian (thời gian bắt đầu và kết thúc của tài liệu) 3. Tóm tắt thành phần và nội dung chủ yếu của tài liệu loại: - Nhóm tài liệu hết giá trị: gồm tài liệu nào? của ai? nội dung về vấn đề gì? - Nhóm tài liệu trùng thừa: gồm tài liệu gì? - Nhóm tư liệu: gồm tư liệu nào? nội dung về vấn đề gì? Người thuyết minh