72264/CT-TTHT

Công văn 72264/CT-TTHT năm 2019 về sử dụng hóa đơn điện tử do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 72264/ CT-TTHT V/v sử dụng h óa đơn điện tử Hà Nội , ngày 16 tháng 9 năm 2019 Kính gửi: Công ty TNHH ZTE HK M ã số thuế: 0107 464 283; Địa chỉ: Tầng 17, Tòa nhà Ladeco, số 266 phố Đội Cấn, P. Liễu Giai, Quận Ba Đình, TP Hà Nội. Trả l ờ i công văn không số ngày 05/9/2019 của Công ty TNHH ZTE HK (sau đây gọi là Công ty) về việc đề nghị được sử dụng hóa đơn điện tử khi đang sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau: - Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định: “3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: s ố 51/20 10 /NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và s ố 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Ch í nh phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu l ực thi hành.” - Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng và quản lý h óa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng d ịch vụ : + Tại Khoản 2 Điều 4 hướng dẫn như sau: “2. Điều kiện của t ổ chức khởi tạo hóa đơn Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn đ iện tử phải đáp ứng điều kiệ n sau: a) Là tổ chức kinh t ế c ó đủ điều kiện và đ ang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc l à tổ chức ki nh tế c ó sử dụng giao dịch đ iện tử trong hoạt đ ộng ngân hàng. b) Có đ ịa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và l ưu trữ h óa đ ơn điện tử; c) Có đội ng ũ người thực th i đủ trình đ ộ, khả năng tương xứng với yêu cầu để th ự c hi ệ n vi ệ c khởi tạo, lập, sử dụng h óa đ ơn đ iện tử theo quy đị nh; d) Có chữ k ý đ iện tử theo quy đị nh của pháp luật. đ) Có phần mềm bán hàng h óa , dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đ ảm b ả o dữ liệu của h óa đơn đ iện tử bán hàng h óa , cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời đ iểm lập h óa đơn. e) C ó các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng l ưu trữ bao gồm: - Hệ thống l ưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc đ ược chứng m i nh là tương thích với các chuẩn m ực về hệ th ố ng lưu tr ữ dữ liệu; - C ó quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự c ố : đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đ ơn đ iện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu tr ực tuyến toàn bộ dữ liệu.” + Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 hướng dẫn như sau: “1 . Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đ ủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền - nhận và lưu trữ hóa đơn trước kh i bán hàng h óa , dịch vụ trên phương tiện điện tử của t ổ chức kinh doanh hoặc của các t ổ chức cung cấp dịch vụ về h óa đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo q u y định của pháp luật . T ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo h óa đơn điện t ử phải ra quyết định áp dụng h óa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản l ý trực tiếp bằng v ă n bản giấy hoặc bằng v ă n bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (t heo M ẫ u số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư n à y). Quyết định áp dụng h óa đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau: - Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng đ ể khởi tạo, lập h óa đơn điện tử. Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật s ố , từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự. - Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứn g dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật h óa đơn điện t ử , phần mềm ứng dụng; - Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu h óa đơn điện t ử trong nội bộ tổ chức. - Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử l ý , luân chuyển và lưu trữ dữ liệu h óa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện t ử sang hóa đơn giấy. 2. Phát hành hóa đơn điện tử Trước khi sử dụng hóa đơn điện t ử , tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông b á o phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông b á o phát hành hóa đơn điện t ử (theo M ẫ u số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) g ồ m các nội dung: tên đơn vị phát hành h óa đơn điện tử, mã s ố thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại h óa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, k ý hiệu mẫu s ố hóa đơn , ngày bắt đầu sử dụng, s ố lượng hóa đ ơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)), ngày lập Thông b á o phát hành; tên, chữ ký của ng ư ời đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp g ửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của t ổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng trư ờng điện t ử thông qua cổng thông tin đ iện t ử của cơ quan thuế). Trường hợp có sự thay đ ổ i địa ch ỉ k i nh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải g ử i thông báo phát hành h óa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ s ố h óa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng. Tr ư ờng hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, t ổ chức, khởi tạo hóa đơ n điện t ử thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này. T ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và g ử i hóa đơn điện t ử mẫu (theo đ ú ng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đư ờn g điện t ử . Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tạ i trụ sở t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử c ủ a tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.” . - Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị đ ị nh số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy đ ị nh về h óa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ: + Tại Khoản 1 Điều 11 hướng dẫn như sau: “Điều 11. Đối tượng mua h ó a đơn của cơ quan thuế 1. Cơ quan thuế bán h óa đơn cho các đối tượng sau: a) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng c ó hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nư ớ c ngoài, ban quản lý dự án). T ổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh là các t ổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác. b) Hộ, cá nhân ki nh doanh; c) Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu. d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự i n, đặt in thuộc loại rủi ro cao về thuế; đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự i n, đặt in có hành vi vi phạm về hóa đơn bị xử lý v i phạm hành chính về hành vi trốn thuế, gian lận thuế. Doanh nghiệp hướng dẫn tại điểm d, đ khoản này mua h óa đơn của cơ quan thuế trong thời gian 12 tháng. H ế t thời gian 12 tháng, căn cứ tình hình sử dụng h óa đơn, việc kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp và đề nghị của doanh nghiệp, trong thời hạn 5 ngày làm việc, cơ quan thuế có văn bản thông báo doanh nghiệp chuyển sang tự tạo h óa đơn để sử dụng hoặc tiếp tục mua hóa đơn của cơ quan thuế nếu không đáp ứng điều kiện tự i n hoặc đặt i n hóa đơn (mẫu s ố 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) ”. + Tại điểm b Khoản 2 Điều 12 hướng dẫn như sau: “… T ổ chức, doanh nghiệp thuộc đối tượng mua h óa đơn do cơ quan thuế phát hàn h chuyển sang tự tạo h óa đơn đặt i n, h óa đơn tự in hoặc h óa đơn điện tử để sử dụng thì phải dừng sử dụng h óa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tự tạo theo hư ớ ng dẫn tại Điều 21 Thông tư này.” + Tại điểm c Khoản 1 Điều 21 hướng dẫn như sau: “c) T ổ chức, hộ, cá nhân k i nh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì t ổ chức, hộ, cá nhân mua h ó a đơn phải tiến hành hủy hóa đơn theo hướng dẫn tại Điều 29 Thông tư này.” + Tại Điều 27 (được sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính) hướng dẫn như sau: “Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng h óa , dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) c ó trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng h óa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Báo cáo tình hình sử dụng h óa đơn Qu ý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và qu ý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng h ó a đơn ghi số lư ợng hóa đơn sử dụng bằng không (=0) Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua h óa đơ n c ủ a cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư này thực hiện nộp B á o c á o tình hình sử dụng h ó a đơn theo tháng. …” Căn cứ các quy định tr ên, C ô ng ty đã sử dụng hóa đ ơ n mua của cơ quan t h u ế từ tháng 12/2016 (đến nay hết thời hạn 12 tháng). Trường hợp Công ty đáp ứng các điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 4, Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 c ủ a Bộ Tài chính th ì được sử dụng hóa đơn điện tử. Trước khi sử dụng đề nghị Công ty thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính. Công ty phải dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện t ử và thực hiện hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chín h Công ty có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng h óa đơn theo tháng từ ngày đầu tháng đến hết n g ày dừng sử dụng hóa đơn mua c ủ a cơ quan thuế và chuyển sang nộp Báo cáo tình hình sử dụng h óa đơn theo quý cho cơ quan thuế kể từ ngày kế tiếp theo quy định tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu trên. Công ty TNHH ZTE HK phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc kh ở i tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Nếu có vướng mắc, đề nghị Công ty liên hệ với Phòng Tuyên truyền Hỗ trợ NNT - Cục Thuế TP Hà Nội theo số điện thoại: 02437737940; địa chỉ: G23-24 Thành Công, quận Ba Đ ì nh, TP Hà Nội. Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH ZTE HK được biết. Nơi nhận: - Như trên; - Phòng TKT2; - Lưu: VT, TTHT (2b). CỤC TRƯỞNG Mai Sơn