1538/QĐ-UBND

Quyết định 1538/QĐ-UBND năm 2019 phê duyệt Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Nam, giai đoạn 2019-2024 ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 1538/QĐ-UBND Quảng Nam, ngày 27 tháng 5 năm 2019 QUYẾT ĐỊNH PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH, GIAI ĐOẠN 2019 - 2024 ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011; Căn cứ Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 06/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách nhà nước; Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Căn cứ Thông tư số 06/2011/TT-BTTTT ngày 28/02/2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông Quy định về lập và quản lý chi phí đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin; Căn cứ Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; Căn cứ Quyết định số 2995/QĐ-UBND ngày 01 tháng 10 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc phê duyệt quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ tỉnh Quảng Nam đến năm 2020; Căn cứ Kế hoạch số 692/KH-UBND ngày 01 tháng 02 năm 2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ năm 2019; Theo Công văn số 493/STC-HCSN ngày 04/3/2019 của Sở Tài chính, Công văn số 283/STT&TT-CNTT ngày 09/4/2018 của Sở Thông tin và Truyền thông và đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 973/TTr-SNV ngày 10/5/2019, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Phê duyệt Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, giai đoạn 2019-2024 (sau đây gọi tắt là Đề án), với các nội dung chính như sau: 1. Mục tiêu, yêu cầu của Đề án 1.1. Mục tiêu a) Mục tiêu tổng quát - Chuyển phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống (lưu trữ giấy) sang lưu trữ hiện đại (lưu trữ điện tử). - Thống nhất việc xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ, tăng cường hiệu quả trong việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, cung cấp thông tin phục vụ nhân dân được nhanh chóng, chính xác và kịp thời. - Kéo dài tuổi thọ, bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ bản gốc. b) Mục tiêu cụ thể - Trang bị, xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin đồng bộ, hiện đại, phù hợp cho việc số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử. - Xây dựng hệ thống thông tin phục vụ các yêu cầu quản lý, tra cứu tài liệu lưu trữ và sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ đã được số hóa; - Hạn chế tài liệu giấy bị hư hỏng, xuống cấp về mặt vật lý do phải lưu thông thường xuyên trong quá trình khai thác và sử dụng. - Bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có trình độ chuyên môn nghiệp vụ chuyên sâu và kỹ thuật thành thạo về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ; - Tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, giúp việc quản lý, khai thác tài liệu tại Lưu trữ lịch sử khoa học, tiện lợi. - Nâng cấp, hoàn thiện Phần mềm lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử, sau này sẽ sử dụng làm Phần mềm lưu trữ chạy trên môi trường Internet và tiến tới cài đặt cho tất cả các đơn vị, cơ quan có nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, tạo thành khối cơ sở dữ liệu đồng bộ, thống nhất trên toàn tỉnh (nộp lưu file giấy và file điện tử). 1.2. Yêu cầu - Tài liệu số hóa phải là tài liệu có tính pháp lý, có giá trị cao và thường xuyên được tra cứu, sử dụng. - Việc số hóa tài liệu phải đảm bảo tính pháp lý, tính trung thực của hồ sơ, tuân thủ đúng quy trình số hóa tài liệu tại Phần mềm lưu trữ. - Tài liệu lưu trữ sau khi được quét (scan) xong phải được lưu dưới dạng các file điện tử và tích hợp vào cơ sở dữ liệu trên Phần mềm lưu trữ theo từng hồ sơ và từng văn bản. - Không được hủy tài liệu giấy có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hóa. 2. Nội dung số hóa tài liệu lưu trữ: Quy trình số hóa tài liệu được thực hiện theo các bước như sau: - Bước 1: Lập kế hoạch thu thập CSDL - Bước 2: Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu - Bước 3: Số hóa tài liệu - Bước 4: Kiểm tra sản phẩm - Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm 3. Kinh phí thực hiện Đề án 3.1. Nguồn kinh phí: Ngân sách tỉnh, cấp theo lộ trình hàng năm, từ 2019-2024. 3.2. Kinh phí thực hiện: Tổng kinh phí thực hiện Đề án: 9,109,461,754 đồng (bao gồm thuế VAT). ( Bằng chữ: Chín tỷ một trăm lẻ chín triệu bốn trăm sáu mươi mốt nghìn bảy trăm năm mươi bốn đồng ); Trong đó: - Chi phí sử dụng nhân công viên chức tại Trung tâm: 1,312,313,777 đồng - Chi phí ngân sách được cấp: 7,797,147,977 đồng (có phụ lục 01 tổng dự toán kèm theo) 3.3. Kinh phí chi tiết a) Chi phí đầu tư trang thiết bị (phòng server, máy chủ, phần cứng, phần mềm, thiết bị văn phòng, hệ thống báo cháy): 1,630,766,960 , gồm: + Phòng máy chủ, server: 925,987,900 đồng; + Phần cứng: 504,798,500 đồng; + Phần mềm: 199,980,560 đồng; ( kèm theo phụ lục 02) b) Chi phí thực hiện số hóa - Đơn giá số hóa: Theo quy định tại Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ Nội vụ; Đề án được xây dựng ở thời điểm năm 2019, áp dụng mức lương cơ sở là 1.390.000 đồng theo quy định tại Nghị định số 72/2018/NĐ-CP ngày 15/5/2018 của Chính phủ để tính chi phí nhân công số hóa. Đề án sẽ được thực hiện ổn định trong 06 năm (2019-2024); tổng số nhân viên thực hiện số hóa là 10 người với 560 mét tài liệu. (có phụ lục 03 thống kê phông kèm theo). - Tổng kinh phí nhân công thực hiện toàn bộ tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử là: 7,031,855,604 đồng; trong đó: - Chi phí nhân công thuê ngoài: 5,719,541,827 đồng - Chi phí sử dụng nhân công viên chức tại Trung tâm: 1,312,313,777 đồng c) Chi phí văn phòng phẩm: 293,953,936 đồng. d) Chi phí khác: 152,885,255 đồng. 3.4. Bố trí kinh phí - Kinh phí thực hiện Đề án được cấp từ Ngân sách tỉnh và cấp trực tiếp cho Chi cục Văn thư - Lưu trữ Quảng Nam trực thuộc Sở Nội vụ; - Kinh phí được cấp theo hàng năm, phân bổ theo lộ trình thực hiện Đề án, bắt đầu từ năm 2019 đến năm 2024. + Giai đoạn I: Từ tháng 05/2019 đến tháng 12/2020: 2,890,863,000 đồng + Giai đoạn II: từ tháng 01/2021 đến tháng 12/2022: 2,748,877,000 đồng + Giai đoạn III: từ tháng 01/2023 đến tháng 12/2024: 2,157,407,000 đồng 4. Lộ trình thực hiện Đề án 4.1. Thời gian thực hiện: Thời gian triển khai thực hiện: từ năm 2019 đến hết năm 2024. 4.2. Lộ trình thực hiện a) Giai đoạn chuẩn bị Đề án: Từ tháng 9 đến tháng 12/2017: Xây dựng Đề án trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt. b) Giai đoạn triển khai, thực hiện Đề án: Từ tháng 05/2019 đến tháng 12/2024, được chia làm 3 giai đoạn, cụ thể: + Giai đoạn I: Từ tháng 05/2019 đến tháng 12/2020: Nâng cấp phần mềm, đầu tư máy móc thiết bị, thực hiện số hóa Phông Ban Thi đua – Khen thưởng; + Giai đoạn II: từ tháng 01/2021 đến tháng 12/2022: thực hiện số hóa các Phông: Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Giao thông và Vận tải; + Giai đoạn III: từ tháng 01/2023 đến tháng 12/2024: thực hiện số hóa các Phông: Sở Tài nguyên và Môi trường; Sở Tư pháp, Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Sở Công nghiệp (Phông đóng) (nay là Sở Công Thương), Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Văn hóa - Thông tin (Phông đóng), Sở Lao động Thương binh và Xã hội, Chi cục Bảo vệ thực vật, Thanh tra tỉnh, Kho bạc nhà nước tỉnh, Trường Cao đẳng Y tế, Sở Xây dựng, Hội đồng nhân dân, Bảo hiểm xã hội tỉnh, Tài liệu kháng chiến trước 1975, Cục Thống kê, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Giáo dục và Đào tạo, Hồ sơ đi B, Văn phòng UBND tỉnh, Ban Dân tộc, Chi Cục Thuế Tam Kỳ. ( có phụ lục 04 lộ trình thực hiện kèm theo) Điều 2. Tổ chức thực hiện 1. Giám đốc Sở Nội vụ: Xây dựng kế hoạch, chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức triển khai thực hiện Đề án; quản lý, theo dõi tiến độ thực hiện Đề án; định kỳ báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh kết quả triển khai thực hiện Đề án. 2. Giám đốc Sở Tài chính: Thẩm định, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí thực hiện Đề án; hướng dẫn Sở Nội vụ lập dự toán kinh phí (hàng năm), sử dụng kinh phí đúng mục đích và thực hiện thanh, quyết toán đúng quy định hiện hành. 3. Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông: Phối hợp với Sở Nội vụ trong việc duy trì đường truyền, đảm bảo dung lượng lưu trữ cho Phần mềm lưu trữ để Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện có hiệu quả Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ Lịch sử tỉnh. Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các Sở: Nội vụ, Tài chính, Thông tin và Truyền thông; Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ và các cơ quan có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký./. Nơi nhận: - Như Điều 3; - TT Tỉnh ủy, TT HĐND tỉnh; - Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh; - Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước; - CVP; - Lưu: VT, KTTH, NC. D:\Dropbox\Ngọc Anh\Nam 2019\Van thu - Luu tru\QD phe duyet de an so hoa (TTr 973).doc TM. ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Đinh Văn Thu PHỤ LỤC I BẢNG TỔNG HỢP DỰ TOÁN (Ban hành kèm theo Quyết định số: 1538/QĐ-UBND ngày 27 tháng 5 năm 2019 của UBND tỉnh Quảng Nam) ĐVT: đồng STT Khoản mục chi phí Ký hiệu Cách tính Chi phí trước thuế Thuế VAT (10%) Chi phí sau thuế Ghi chú 1 Chi phí thiết bị, phần mềm, cơ sở dữ liệu, số hóa Gtb 8.514.371.022 148.251.542 8.662.622.564 (Áp dụng theo phụ lục 01 Thông tư số 06/2011/TT-BTTTT ngày 28/02/2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông Quy định về lập dự toán và quản lý chi phí đầu tư ứng dụng CNTT) 1.1 Chi phí máy móc thiết bị Cms Phụ lục 02 1.300.714.909 130.071.491 1.430.786.400 1.2 Chi phí phần mềm Cpm Phụ lục 02 181.800.509 18.180.051 199.980.560 1.3 Số hóa dữ liệu Csh Phụ lục 04 7.031.855.604 0 7.031.855.604 - Chi phí nhân công thuê ngoài 5.719.541.827 0 5.719.541.827 - Chi phí nhân công sử dụng tại Trung tâm 1.312.313.777 0 1.312.313.777 2 Văn phòng phẩm Gvp Phụ lục 05 267.230.851 26.723.085 293.953.936 3 Chi phí khác Gkh 138.986.595 13.898.660 152.885.255 Tổng cộng dự toán 8.920.588.468 188.873.287 9.109.461.754 Dự toán ngân sách cấp 7.797.147.977 Đã trừ chi phí nhân công sử dụng tại Trung tâm Làm tròn 7.797.148.000 PHỤ LỤC II BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ MUA SẮM THIẾT BỊ VÀ PHẦN MỀM (Ban hành kèm theo Quyết định số: 1538/QĐ-UBND ngày 27 tháng 5 năm 2019 của UBND tỉnh Quảng Nam) ĐVT: đồng STT TÊN THIẾT BỊ ĐVT SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN THUẾ VAT (10%) TỔNG CỘNG GHI CHÚ A MÁY MÓC THIẾT BỊ 1.300.714.909 130.071.491 1.430.786.400 I Phòng SERVER 841.807.182 84.180.718 925.987.900 1 Máy chủ 616.075.345 61.607.535 677.682.880 HPE DL380 Gen9 8SFF CTO Server (01 máy chủ Domain, ứng dụng web; 01 máy chủ chạy Database) Bộ 2 225.898.400 451.796.800 45.179.680 496.976.480 HPE MSA 2040 ES SAN DC SFF Storage (K2R80A) Bộ 1 158.424.000 158.424.000 15.842.400 174.266.400 LCD Dell U2414H 23.8 inch Cái 1 5.854.545 5.854.545 585.455 6.440.000 2 Tủ Rack 2C-Rack C-RACK42U19- W800D1200 Bộ 1 12.048.000 12.048.000 1.204.800 13.252.800 3 Tủ điện tiếp đất + chống sét lan truyền 5.909.091 590.909 6.500.000 - 3C electric- LP 631P/MOV + phụ kiện Bộ 1 5.909.091 5.909.091 590.909 6.500.000 4 Hệ thống lưu điện 22.566.364 2.256.636 24.823.000 UPS SANTAK 2KVA Bộ 1 21.636.364 21.636.364 2.163.636 23.800.000 Ổ căm điện Lioa công suất 3300W 15A-20A Cái 3 310.000 930.000 93.000 1.023.000 5 Máy điều hòa nhiệt độ 21.290.000 2.129.000 23.419.000 - Panasonic Inverter 2.0 HP CU/CS- U18TKH-8 Bộ 1 21.290.000 21.290.000 2.129.000 23.419.000 6 Hệ thống báo cháy 34.560.200 3.456.020 38.016.220 - Tủ trung tâm điều khiển báo cháy 8 kênh, mở rộng được tới 64 kênh Bộ 1 27.950.000 27.950.000 2.795.000 30.745.000 - Đầu báo khói 12/24V dc, 4 dây (kèm đế) Cái 1 865.200 865.200 86.520 951.720 - Chuông báo cháy 24 V dc -8mA Cái 1 550.000 550.000 55.000 605.000 - Nút ấn báo cháy khẩn cấp không Tel Cái 1 495.000 495.000 49.500 544.500 - Dây tín hiệu chống cháy 2x60mm M 50 50.000 2.500.000 250.000 2.750.000 - Bình chữa cháy CO2 MT3 (3kg CO2) Bình 4 550.000 2.200.000 220.000 2.420.000 7 Hệ thống Camera giám sát vào ra 44.240.000 4.424.000 48.664.000 - Camera IP Dome hồng ngoại 1.3Megapixels PANASONIC K- EF134L06 Cái 4 3.560.000 14.240.000 1.424.000 15.664.000 - Đầu ghi hình camera IP QNAP VS2104Pro+ phụ kiện lắp đặt Cái 1 30.000.000 30.000.000 3.000.000 33.000.000 8 Hệ thống cáp mạng và Phụ kiện kết nối 25.118.182 2.511.818 27.630.000 - Switch Cisco 13331 (24-port 10/100Mbps) Cái 2 10.309.091 20.618.182 2.061.818 22.680.000 - Cable Cat 5E UTP AMP Thùng 2 1.750.000 3.500.000 350.000 3.850.000 - RJ 45 AMP Hộp 2 500.000 1.000.000 100.000 1.100.000 9 Vách ngăn M 24 2.500.000 60.000.000 6.000.000 66.000.000 II Thiết bị phần cứng 458.907.727 45.890.773 504.798.500 1 Laptop HP ENVY 13-ad075TU Cái 2 21.000.000 42.000.000 4.200.000 46.200.000 2 Máy tính bộ CPU Intel Core i5 2400 RAM 8GB HDD 500GB (MH Dell 22 inch Wide Led) Bộ 5 14.272.727 71.363.636 7.136.364 78.500.000 3 Máy HP ScanJet Pro 3000 s3 Bộ 3 10.200.000 30.600.000 3.060.000 33.660.000 4 Máy HP Scanjet G4010 Bộ 1 5.509.091 5.509.091 550.909 6.060.000 5 KODAK i3250 SCANNER Cái 1 120.000.000 120.000.000 12.000.000 132.000.000 6 Thiết bị bảo mật Firewall: Firewall juniper SSG-520M-SH Cái 1 189.435.000 189.435.000 18.943.500 208.378.500 B Phần mềm 181.800.509 18.180.051 199.980.560 1 Microsoft Windows Server Standard 2012 R2 64Bit (hỗ trợ ảo hóa) Bộ 2 21.000.000 42.000.000 4.200.000 46.200.000 2 Hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server 2016 Bộ 1 20.137.600 20.137.600 2.013.760 22.151.360 3 Phần mềm duyệt viruts Kaspersky (máy trạm + máy chủ) Bộ 6 2.181.818 13.090.909 1.309.091 14.400.000 kp 06 năm 4 Chi phí đường truyền 60 Mbps tháng 72 800.000 57.600.000 5.760.000 63.360.000 kp 06 năm 5 Phí nâng cấp phần mềm lưu trữ Gói 1 48.972.000 48.972.000 4.897.200 53.869.200 Phụ lục nâng cấp PM TỔNG CỘNG 1.482.515.418 148.251.542 1.630.766.960 PHỤ LỤC III THỐNG KÊ PHÔNG LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ (Ban hành kèm theo Quyết định số: 1538/QĐ-UBND ngày 27 tháng 5 năm 2019 của UBND tỉnh Quảng Nam) STT Tên phông Số mét (m) Thời hạn bảo quản Thời gian hình thành Ghi chú Vĩnh viễn Có thời hạn 1 Sở Tài nguyên và Môi trường 90 x 1997-2006 2 Ban Thi đua - Khen thưởng 116 x 1983 -2015 3 UBND tỉnh 222 x 1997-2006 4 Sở Giao thông và Vận tải 27 x 1997-2003 5 Sở Tư pháp 1 x 1997-2004 6 Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn 1 x 1997-2003 7 Sở Công nghiệp (nay là Sở Công Thương) 3 x 1997-2001 Phông đóng 8 Sở Kế hoạch và Đầu tư 29,5 x 1997-2009 9 Sở Văn hóa - Thông tin 2 x 2002-2003 Phông đóng 10 Sở Lao động Thương binh và Xã hội 1 x 1997-2001 11 Chi cục Bảo vệ thực vật 0,1 x 1999-2005 12 Thanh tra tỉnh 1 x 1997-2001 13 Kho bạc Nhà nước tỉnh 0,2 x 1997-2001 14 Trường Cao đẳng Y tế 0,1 x 1997-2002 15 Sở Xây dựng 21 x 1997-2000 16 Hội đồng nhân dân 2 x 1994-2011 17 Bảo hiểm xã hội tỉnh 0,3 x 1998-2007 18 Tài liệu kháng chiến trước 1975 2 x 1960-1975 19 Cục Thống kê 0,5 x 1997-2005 20 Sở Khoa học và Công nghệ 8 x 1997-2005 21 Sở Giáo dục và Đào tạo 0,3 x 2005-2007 22 Hồ sơ đi B 1,5 x 23 Văn phòng UBND tỉnh 2 x 1997-2004 24 Ban Dân tộc 5,5 x 1997-2012 25 Chi Cục Thuế Tam Kỳ 23 x 1993-2006 Tổng cộng 560 PHỤ LỤC IV LỘ TRÌNH THỰC HIỆN ĐỀ ÁN (Ban hành kèm theo Quyết định số: 1538/QĐ-UBND ngày 27 tháng 5 năm 2019 của UBND tỉnh Quảng Nam) Lộ trình thực hiện đề án (giai đoạn I) STT Nội dung Dự kiến thời gian thực hiện (tháng) Năm 2019 Năm 2020 Quý Quý I II III IV I II III IV 1 Nâng cấp phần mềm, đầu tư máy móc thiết bị 3 2 Ban Thi đua - Khen thưởng 21 + Giai đoạn II: từ tháng 01 năm 2021 đến tháng 12 năm 2022 Lộ trình thực hiện đề án (giai đoạn II) STT Nội dung Dự kiến thời gian thực hiện (tháng) Năm 2021 Năm 2022 Quý Quý I II III IV I II III IV 1 UBND tỉnh 21 2 Sở Giao thông - Vận tải 3 + Giai đoạn III: từ tháng 01 năm 2023 đến tháng 12 năm 2024 Lộ trình thực hiện đề án (giai đoạn III) STT Nội dung Dự kiến thời gian thực hiện (tháng) Năm 2023 Năm 2024 Quý Quý I II III IV I II III IV 1 Sở Tài nguyên và Môi trường 12 2 Các phông còn lại (1) 12