53567/CT-TTHT

Công văn 53567/CT-TTHT năm 2019 về sử dụng hóa đơn điện tử do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 53567/ CT-TTHT V/v sử dụng hóa đơn điện tử Hà Nội , ngày 08 tháng 7 năm 2019 Kính gửi: Chi nhánh Công ty Luật Bengoshi - Hojin Meilin Kokusai Horitsu Jimusho tại Hà Nội (Địa chỉ: Tầng KT, Sky City Towers, 88 Láng Hạ, P.Láng Hạ, Q.Đống Đa, TP Hà Nội - Mã s ố thuế: 0108550111) Trả lời công văn không số ngày 02/7/2019 của Chi nhánh Công ty Luật Bengoshi-Hojin Meilin Kokusai Horitsu Jimusho tại Hà Nội (sau đây gọi là Chi nhánh Công ty) về việc đề nghị sử dụng hóa đơn điện tử, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến nh ư sau: - Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định: “ Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, các Nghị định: s ố 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về h ó a đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.” - Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa cung ứng dịch vụ. + Tại Khoản 2 Điều 4 quy định về điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn như sau: “ 2. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau: a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực h i ện giao dịch điện tử trong kha i thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu c ầ u khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử; c) Có đội ng ũ người thực th i đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định; d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. đ) C ó phần mềm bản hàng h óa , dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ l i ệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, c u ng ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập h óa đơn. e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng l ưu trữ bao gồm: - Hệ thống lưu t r ữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương th í ch với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu; - Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự c ố : đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao l ưu trực t u yến toàn bộ dữ liệu. ” + Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 quy định về khở i tạo, phát hành hóa đơn điện tử như sau: “ 1 . Khởi tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho h ó a đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người b á n, loại hóa đơn, k ý hiệu hóa đơn, định dạng truyền - nhận và l ưu trữ hóa đơn trước kh i b á n hàng hóa, dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp b ằ ng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua c ổ ng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo M ẫ u s ố 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này). Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau: - Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng đ ể khởi tạo, lập hóa đơn điện tử. Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện t ử , kỹ thuật số, từ t í nh, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự. - Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật h óa đơn điện tử, phần mềm ứng dụng; - Quy trình khởi tạo, lập, luân chuy ể n và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử t ro ng nội bộ tổ chức. - Trách nhiệm củ a từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và l ưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm c ủa người được thực hiện chuy ể n đ ổ i hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy . 2. Phát hành hóa đơn điện tử Trước kh i sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành h ó a đơn điện tử (theo M ẫ u số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hóa đơn điện tử, mã s ố thu ế , địa chỉ, điện thoại, các loại hóa đơn phát hành (tên loại hóa đơn, k ý hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua c ổ ng thông tin điện tử của cơ quan thuế). Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thu ế nơi chuy ể n đến, trong đó nêu rõ s ố h óa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng. Trường hợp c ó sự thay đ ổ i về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức, khởi tạo h ó a đơn điện t ử thực hiện thông báo phát hành mới theo hư ớ ng d ẫ n tại khoản này. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải k ý số vào hóa đơn điện tử m ẫ u và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện t ử . Thông báo ph á t hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử. ". Căn cứ các quy định trên, trường hợp Chi nhánh Công ty đáp ứng các điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 và Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính th ì được sử dụng hóa đơn điện tử. Trước khi sử dụng, đề nghị Chi nhánh Công ty thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính. Chi nhánh Công ty phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Nếu có vướng mắc, đề nghị Chi nhánh Công ty liên hệ với Phòng Tuy ê n truyền Hỗ trợ NNT - Cục Thu ế TP Hà Nội theo số điện thoại: 0243.773.7940; địa chỉ: G23-24 Thành Công, quận Ba Đình, TP Hà Nội. Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Chi nhánh Công ty Luật Bengoshi-Hojin Meilin Kokusai Horitsu Jimusho tại Hà Nội được biết./. Nơi nhận: - Như trên; - Phòng TKT2; - Lưu: VT, TTHT(2b). CỤC TRƯỞNG Mai Sơn