258/BYT-BH

Công văn 258/BYT-BH năm 2016 về thực hiện khảo sát cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin do Bộ Y tế ban hành BỘ Y TẾ ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 258 /BYT-BH V/v thực hiện khảo sát cơ sở hạ tầng CNTT Hà Nội, ngày 15 tháng 01 n ăm 2016 Kính gửi: Các Bệnh viện/Viện có giường trực thuộc Bộ Y tế Thực hiện Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ đ i ện tử và Kế hoạch hành động số 1212/KH-BYT ngày 31/12/2015 của Bộ Y tế thực hiện Nghị quyết số 36a/NQ-CP về Chính phủ điện tử. Đ ể bảo đảm tiến độ triển khai kế hoạch ứng dụng công ng hệ thông tin trong quản lý khám chữa bệnh và kết nối liên thông dữ liệu khám chữa bệnh phục vụ công tác thanh toán bảo hiểm y tế trên toàn quốc, Bộ Y tế đề nghị các bệnh viện/viện có giường trực thuộc Bộ Y tế cung cấp thông tin khảo sát hiện trạng hạ tầng công ng hệ thông tin theo biểu mẫu tại đường link sau đây: http://khaosatcntt.moh.gov.vn/ (thực hiện các bước theo hướng dẫn khai báo số liệu ban hành kèm theo tại phụ lục số 2). Các phụ lục đính kèm của công văn này bao gồm: Phụ lục 1: Biểu mẫu khảo sát hiện trạng cơ sở hạ tầng CNTT. Phụ lục 2: Tài liệu hướng dẫn sử dụng khai báo số liệu. Báo cáo khảo sát theo mẫu phụ lục 1 (bản giấy) xin gửi về Vụ BHYT, Bộ y tế trước ngày 31/01 /2016. (Thông tin chi tiết x i n liên hệ ThS.BS. Đoàn Quốc Dân, ĐT: 0913082868 hoặc ThS. Kiều Quang Tuân, ĐT: 0916813283 - Vụ Bảo hiểm y tế, Bộ Y tế. Email: cnttbhyt@gmai l . com). Nơi nhận: - Như trên; - Bộ tr ưở ng (để báo cáo); - TT Phạm Lê Tuấn (để báo cáo); - Lưu: VT, BH. TL. BỘ TRƯỞNG VỤ TRƯỞNG VỤ BẢO HIỂM Y TẾ Tống Thị Song Hương PHỤ LỤC 1 KHẢO SÁT CÁC BỆNH VIỆN/VIỆN CÓ GIƯỜNG BỆNH TRỰC THUỘC BỘ Y TẾ (Kèm theo Công văn số: 258/BYT-BH ngày 15/01/2016 của Bộ Y tế Về thực hiện khảo sát cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ triển khai Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong khám chữa bệnh bảo hiểm y tế ) BẢNG 1: THÔNG TIN CHUNG STT Nội dung thông tin khảo sát Thông tin trả lời Ghi chú I Thông tin chung 1 Thời điểm thống kê thông tin Ngày… /….. /2016 2 Tên Bệnh viện/Viện có giường bệnh ………… ………… 3 Hạng bệnh viện? ………… ………… 4 Điện thoại liên hệ ………… ………… 5 Địa chỉ trang/cổng TTĐT chính thức ………… ………… 6 Số giường bệnh kế hoạch ………… ………… 7 Số giường bệnh thực kê ………… ………… 8 Số lượt bệnh nhân khám ngoại trú trung bình/ ngày ……… ………… lượt 9 Số lượt bệnh nhân khám nội trú trung bình/ngày ……… ………… lượt 10 Tổng số cán bộ, viên chức (bao gồm cả hợp đồng) ………… ………… Số lượng bác sĩ ………… ………… Số lượng dược sĩ ………… ………… Số lượng điều dưỡng, y tá ………… ………… Số lượng cán bộ công nghệ thông tin ………… ………… 11 Cán bộ đầu mối CNTT Họ tên: Số điện thoại: Email: II Khai báo 02 người sử dụng đăng nhập hệ thống thông tin Giám định BHYT Để bảo đảm tính bảo mật, an toàn khi đăng nhập hệ thống Giám định BHYT 1. Họ và tên cán bộ thứ nhất ………… ………… Số chứng minh thư nhân dân ………… ………… Vị trí công tác ………… ………… Địa chỉ email ………… ………… Số điện thoại liên hệ: ………… ………… 2 Họ và tên cán bộ thứ hai ………… ………… Số chứng minh thư nhân dân ………… ………… Vị trí công tác ………… ………… Địa chỉ email ………… ………… Số điện thoại liên hệ: ………… ………… III Thông tin người thực hiện báo cáo khảo sát 1 Họ và tên người thực hiện ………… ………… 2 Đơn vị công tác ………… ………… 3 Chức vụ ………… ………… 4 Điện thoại cố định ………… ………… 5 Điện thoại di động ………… ………… 6 Địa chỉ thư điện tử (email) ………… ………… BẢNG 2: THÔNG TIN KHẢO SÁT BỆNH VIỆN/VIỆN CÓ GIƯỜNG BỆNH Đề nghị Bệnh viện/Viện (sau đây gọi chung là đơn vị) cung cấp một số thông tin khảo sát theo yêu cầu dưới đây STT Nội dung khảo sát Thông tin trả lời Ghi chú I Hệ thống quản lý thông tin Bệnh viện (HIS) 1 Bệnh viện/Viện có phần mềm quản lý KCB không? (Nếu có thì trả lời các câu hỏi từ 2 đến 7) 1. có 2. không 2 Thông tin phần mềm quản lý KCB Nếu có nhiều phần mềm thì liệt kê tên phần mềm cụ thể - Số lượng phần mềm ………………… - Tên các phần mềm ………………… - Tên các nhà cung cấp phần mềm ………………… - Năm bắt đầu sử dụng phần mềm ………………… 3 HIS có các phân hệ sau không? (trả lời có/không) - Quản lý tiếp đón bệnh nhân 1. có 2. không - Quản lý khám bệnh và ngoại trú 1. có 2. không - Quản lý điều trị nội trú 1. có 2.không - Quản lý chuyển tuyến 1. có 2.không - Quản lý thanh toán viện phí và BHYT 1. có 2.không - Quản lý dược bệnh viện 1. có 2.không - Quản lý phòng mổ, lịch mổ 1. có 2.không - Quản lý lưu trữ bệnh án điện tử (EMR) theo chuẩn HL7 1. có 2.không - Quản lý chẩn đoán hình ảnh (PACS/RIS) 1. có 2.không - Quản lý xét nghiệm (LIS) 1. có 2.không - Quản lý báo cáo thống kê theo mẫu báo cáo của Cục Quản lý KCB 1. có 2.không - Quản lý công cụ dụng cụ, vật tư y tế tiêu hao 1. có 2.không - Quản lý tài sản cố định - Trang thiết bị 1. có 2.không - Quản lý tài chính, kế toán 1. có 2.không - Quản lý phòng khám (cơ sở bên ngoài bệnh viện) 1. có 2.không - Quản trị hệ thống 1. có 2.không - Các chương trình quản lý khác (nếu có)…… 1. có 2.không 4 Mức độ hoàn chỉnh hệ thống HIS (có/không) 4.1. Kết nối dữ liệu tự động giữa khám chữa bệnh với quản lý chẩn đoán hình ảnh và/hoặc quản lý xét nghiệm (HIS/PACS-RIS/LIS) không? Nếu có ở mức độ nào theo tiêu chí dưới đây 1. có 2.không 1. Hệ thống HIS/RIS kết nối tự động 1. có 2.không 2. Hệ thống HIS/LIS kết nối tự động 1. có 2.không 4.2. Nếu có cơ sở bên ngoài bệnh viện, hệ thống HIS có đồng bộ dữ liệu khám chữa bệnh 1. có 2.không 5 Phần mềm HIS được xây dựng theo hình thức nào? Mã nguồn mở 1. có 2.không Phần mềm đóng gói 1. có 2.không 6 Phần mềm HIS sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào (lựa chọn phương án dưới đây) - SQL Server 1. có 2.không - Oracle 1. có 2.không - Postgresql 1. có 2.không - My SQL 1. có 2.không - Khác (nêu hệ quản trị)………………………. 1. có 2.không 7 Khả năng kết xuất dữ liệu đề nghị thanh toán BHYT theo Công văn 9324/BYT-BH 7.1 - Hệ thống HIS có khả năng kết xuất ra file XML theo định dạng quy định tại công văn 9324/BYT-BH ngày 30/11/2015 không? (Nếu có, đề nghị trả lời những câu hỏi dưới đây) 1. có 2.không a - Hệ thống HIS có khả năng kết xuất ra file XML theo 05 bảng (từ Bảng 1 đến Bảng 5) theo định dạng quy định tại công văn 9324/BYT-BH ngày 30/11/2015 1. có 2.không b - Hệ thống HIS có khả năng kết xuất ra file XML theo 03 bảng (từ Bảng 1 đến Bảng 3) theo định dạng quy định tại công văn 9324/BYT-BH ngày 30/11/2015 1. có 2.không c - Hệ thống HIS có khả năng kết xuất ra file XML nhưng không đầy đủ các Bảng 1, 2, 3 theo định dạng quy định tại công văn 9324/BYT-BH ngày 30/11/2015 1. có 2.không 7.2 - Nếu chưa kết xuất được file XML theo các Bảng 1, 2, 3 được hướng dẫn tại công văn số 9324/BYT-BH ngày 30/11/2015 thì đơn vị đăng ký thời điểm sẽ kết xuất đủ 03 bảng trên. (lựa chọn một trong bốn phương án ở Cột bên) 1) Đến 28/02/2016 2) Đến 31/3/2016 3) Đến 30/4/2016 4) Đến 31/5/2016 II Hạ tầng công nghệ thông tin 1 Phòng máy chủ - Đơn vị có phòng máy chủ hay không? 1. có 2.không - Đơn vị có bao nhiêu máy chủ vận hành hệ thống HIS? ………………máy - Đơn vị có bao nhiêu máy chủ vận hành hệ thống PACS-RIS ………………máy - Đơn vị có bao nhiêu máy chủ vận hành hệ thống LIS ………………máy - Đơn vị có sử dụng hệ thống lưu trữ không? 1. có 2.không - Đơn vị có bảo mật cơ sở dữ liệu không? 1. có 2.không - Đơn vị có bảo mật ứng dụng HIS, RIS, LIS 1. có 2.không - Bệnh viện có “tường lửa” bảo vệ LAN/WAN 1. có 2.không 2 Máy tính 1. có 2.không 2.1 Số lượng máy tính hiện đang sử dụng trong hệ thống HIS,RIS,LIS tại đơn vị? …………….máy 2.2 Khoa khám bệnh - Có đủ máy tính phục vụ công tác KCB không? 1.có 2.không - Số lượng máy tính ở khoa khám bệnh hiện tại? ……….…...máy - Số máy tính cần đầu tư, bổ sung thêm (nếu thiếu) …………….máy 2.3 Tại phòng/bộ phận tiếp đón thuộc Khoa khám bệnh a - Có đủ máy tính phục vụ công tác KCB không? 1.có 2.không - Số lượng máy tính hiện tại …………….máy - Số máy tính cần đầu tư, bổ sung thêm …………….máy (nếu thiếu) b - Phòng tiếp đón có đủ đầu đọc mã vạch đối với thẻ BHYT không (QR code)? 1.có 2.không - Số lượng đầu đọc QR code hiện tại? …………….máy - Số lượng đầu đọc QR code bộ phận tiếp đón cần đầu tư bổ sung. …………….máy (nếu thiếu) 2.4 Các Khoa điều trị (nội trú) - Có đủ máy tính phục vụ công tác KCB không? 1.có 2.không - Số lượng máy tính hiện tại? …………….máy - Số máy tính cần đầu tư, bổ sung thêm …………….máy 2.5 Khoa Dược - Có đủ máy tính phục vụ công tác quản lý thuốc không? 1.có 2.không - Số lượng máy tính hiện tại …………….máy - Số lượng máy tính cần bổ sung thêm …………….máy 2.6 Phòng kế toán thanh toán viện phí - Có đủ máy tính phục vụ công tác thanh quyết toán viện phí không? 1.có 2.không - Số lượng máy tính hiện tại? …………….máy - Số máy tính cần đầu tư, bổ sung thêm …………….máy 2.7 Các khoa phòng khác (liên quan đến HIS) - Có đủ máy tính phục vụ công tác quản lý không? 1.có 2.không - Số lượng máy tính hiện tại …………….máy - Số lượng máy tính cần bổ sung thêm …………….máy 3 Kết nối mạng và truyền dẫn - Bệnh viện có mạng nội bộ (mạng LAN) dùng cho hệ thống HIS kết nối tất cả các khoa/phòng/ban có liên quan không? 1. có 2.không - Nếu chưa hoàn thiện, đơn vị đề xuất thời điểm hoàn thiện? ……/………/…….. - Internet của bệnh viện được quản lý tập trung hay không? (nếu không, trả lời ý tiếp theo) 1. có 2.không - Các khoa/phòng mắc riêng một đường truyền internet không? 1. có 2.không - Nhà cung cấp dịch vụ Internet 1. Viettel 2.VNPT 3. FPT 4. Khác:……. - Loại kênh truyền Internet 1. ADSL 2. Cáp quang 3. Leased line 4:. Khác… - Tốc độ các đường truyền Internet ……… Mbps 4 Ý kiến góp ý/Đề xuất (nếu có) ……………………. PHỤ LỤC 2 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG BÁO CÁO SỐ LIỆU KHẢO SÁT MỤC LỤC A. HƯỚNG DẪN CHUNG A.I: Đăng nhập A.II.Nhập số liệu báo cáo A.I.1: Nhập liệu báo cáo A.I.2. Nhập liệu bằng Grid A.I.3: Sử dụng nút [LƯU] A.I.4. Sử dụng nút [SỬA] A.I.5. Sử dụng nút [KHÔNG] A.I.6: Sử dụng nút [XÓA] hoặc [XÓA TẤT CẢ] A.III. Kết xuất số liệu A.IV. Kiểm tra số liệu báo cáo A. HƯỚNG DẪN CHUNG A.I: Đăng nhập Từ trình duyệt web, nhập đường dẫn: http://khaosatcntt.moh.gov.vn Nhập user name (tên tài khoản đăng nhập), password (mật khẩu) đã được cung cấp vào hộp trống User name: được cung cấp trong trong file Excel đính kèm (các đơn vị tự kiểm tra user name) Cách đặt tên user name/password: - Với user của các Sở y tế: syt_ - Với user của các cơ cở khám chữa bệnh: được đặt theo mã bệnh viện được cấp bởi Bộ Y tế; - password mặc định là 123 Lưu ý: Cần đổi password ngay lần đầu đăng nhập để đảm bảo thông tin khi sử dụng. Click vào hộp “Đăng nhập” Sau khi đăng nhập thành công màn hình hiển thị: Đổi mật khẩu Để đảm bảo sự an toàn của hệ thống báo cáo cũng như dữ liệu. Mỗi cán bộ chuyên trách cần thay đổi mật khẩu theo ý mình (ghi nhớ lại để tránh bị quên hoặc nhầm lẫn). Nếu nhập sai mật khẩu 3 lần hệ thống sẽ tự động khóa tài khoản truy nhập của bạn. Các bước thực hiện: - Click vào hộp “Bắt đầu” - Hiển thị menu - Click vào hộp “Đổi mật khẩu” A.II. Nhập số liệu báo cáo Các loại báo cáo khảo sát và phân cấp như sau: - Với cấp Trung ương : + BYT.A – Báo cáo thống kê tuyến Trung ương + BYT.E – Báo cáo thống kê thông tin chung - Với cấp Tỉnh : bao gồm Sở y tế và các cơ cở khám chữa bệnh cấp tỉnh + BYT.F – Báo cáo tổng hợp khảo sát tại Sở y tế : chỉ dành cho các sở y tế + BYT.B – Báo cáo thống kê tuyến Tỉnh + BYT.E – Báo cáo thống kê thông tin chung: - Với cấp Huyện : bao gồm các cơ sở khám chữa bệnh cấp Huyện + BYT.C – Báo cáo thống kê tuyến Huyện + BYT.D – Báo cáo thống kê tuyến Xã: các TTYT hoặc bệnh viện huyện chịu trách nhiệm báo cáo cho các TYT thuộc khu vực. A.II.1: Nhập liệu báo cáo Mọi thao tác chủ yếu thực hiện trong box “Công việc của tôi” Bước 2.1 : Chọn box “Nhập liệu báo cáo” Bước 2.2: Click lên dấu + để mở rộng nhóm báo cáo Bước 2.3: Click chuột trái lên tên báo cáo cần thực hiện Xuất hiện hộp menu, click chọn menu “Nhập số liệu báo cáo” Màn hình hiển thị: Bước 2.4: Chọn đơn vị báo cáo Bước 2.5: Chọn kỳ báo cáo Bước 2.5: Chọn cách nhập liệu A.II.2. Nhập liệu bằng Grid Màn hình hiển thị: Bước 1: Click đúp chuột vào từng dòng để nhập số liệu - Số liệu bắt đầu ở cột “Lựa chọn”. - Chỉ chọn cột lựa chọn khi cột “Đơn vị tính” có nội dung “Có/Không” - Nếu ở cột “Đơn vị tính” khác “Có/Không” thì khi click vào mũi tên trong combobox sẽ có dòng cảnh báo sau (trong khung màu đỏ) Khi thấy cột “Đơn vị tính” có nội dung “Có/Không” Bước 2: Click vào mũi tên ở combobox để lựa chọn nội dung (Có/Không) Chọn nội dung theo yêu cầu. Xuất hiện dòng thông báo trong ô đỏ - Đối với các dữ liệu có nội dung lựa chọn “Có” hoặc “Không” thì sẽ không nhập được số liệu trong cột giá trị nữa và ngược lại - Giá trị chỉ được thể hiện ở 1 trong 2 cột “Lựa chọn” và “Giá trị” Bước 3: Nhập số liệu vào cột “Giá trị” khi trên cột “Đơn vị tính” có nội dung khác “Có/Không” - Lần lượt nhập từng dòng chỉ tiêu đến khi hết biểu Sau khi nhập số liệu xong 1 điều ta có thể nhận biết các ô tối màu ở 2 cột nhập số liệu rất rõ. Nếu ô tối màu ở cột này sẽ phải nhập số liệu vào cột kia và ngược lại A.II.3: Sử dụng nút [LƯU] Dữ liệu được nhập vào báo cáo có thể được lưu theo từng dòng, cũng có thể được lưu vào hệ thống khi đã nhập tòa bộ form Sau khi nhập đầy đủ thông tin trong từng biểu người thực hiện nhập báo cáo click chuột phải vào nút [LƯU] Sau khi click nút [LƯU] màn hình hiển thị dòng thông báo như hình sau A.II.4. Sử dụng nút [SỬA] Khi số liệu đưa lên hệ thống bị sai hoặc thiếu, người thực hiện nhập số liệu phải dùng nút [SỬA] để cập nhật lại số liệu đúng - Click vào dòng dữ liệu cần sửa/xóa/thêm số liệu Cách làm như sau: - Click nút [SỬA] như màn hình sẽ hiển thị - Sửa số liệu đúng yêu cầu - Click nút [LƯU] để hoàn thành việc sửa số liệu A.II.5. Sử dụng nút [KHÔNG] Sau khi nhập dữ liệu mà thấy số liệu không phù hợp, trước khi click nút [LƯU] .Muốn bỏ số liệu vừa nhập đi ta nhấn vào nút [KHÔNG] để bỏ toàn bộ số liệu đã nhập A.II.6: Sử dụng nút [XÓA] hoặc [XÓA TẤT CẢ] Để xóa 1 dòng hoặc xóa tất cả các dòng dữ liệu ra khỏi báo cáo, người thực hiện nhập số liệu phải thực hiện các bước sau A.I.6.a: Xóa 1 dòng - Đánh dấu dòng cần xóa - Click nút [XÓA] Màn hình hiển thị như sau Click “OK” để thực hiện xóa dữ liệu - Dữ liệu sau khi sử dụng nút [XÓA] đã không còn hiển thị trên lưới - Nút [XÓA] bị mờ đi (không còn tác dụng). Chỉ khi nào click tiếp vào 1 dòng cần xóa nào đó thì nút [XÓA] mới lại hiện rõ A.I.6.b: Xóa tất cả Nút này dùng để xóa toàn bộ số liệu đã có trong bảng báo cáo (có thể do nhập nhầm số liệu hoặc nhầm kỳ báo cáo) - Click vào nút [XÓA TẤT CẢ]. Màn hình hiển thị - Click “OK” để xóa toàn bộ dữ liệu có trong bảng - Màn hình trở về trạng thái ban đầu, bảng nhập số liệu trống. - Dòng thông báo dữ liệu đã được xóa xuất hiện A.III. Kết xuất số liệu + Trên cửa sổ công việc của tôi, chọn tab kết xuất báo cáo. +Click chuột trái lên tên báo cáo, chọn kết xuất số liệu báo cáo + Màn hình Kết xuất số liệu báo cáo: + Người dùng có thể xem số liệu của từng thời gian, hoặc dữ liệu tổng hợp của cả năm/chu kỳ... Với người dùng quản trị hệ thống, có thể xem dữ liệu của nhiều đơn vị, hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu. A.IV. Kiểm tra số liệu báo cáo Chức năng “Kiểm tra số liệu” mục đích là để kiểm tra xem các đơn vị đã nhập số liệu báo cáo hay chưa. Ngoài ra còn có tính năng gửi tin nhắn SMS đến người dùng của đơn vị để nhắc nhở việc nhập liệu. Chức năng Kiểm tra số liệu chủ yếu là để phục vụ cho cán bộ tổng hợp kiểm tra tình trạng nhập liệu của các đơn vị dưới. + Ở tab bất kỳ, click chuột trái lên tên báo cáo, chọn Kiểm tra số liệu Có 3 trạng thái để nhận biết số liệu đã được cập nhật hay chưa + Đã gửi số liệu (số liệu đã được đưa lên hệ thống và đwọc lãnh đạo duyệt) + Đã nhập chưa gửi (Số liệu đã nhập nhưng chưa được lãnh đạo duyệt) + Chưa nhập số liệu (Số liệu chưa được nhập hoặc nhập mà chưa sử dụng nút [LƯU]) . Cần kiểm tra và thực hiện các bước hướng dẫn phía trên.