2991/CT-TTHT

Công văn 2991/CT-TTHT năm 2020 về sử dụng hóa đơn điện tử do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ TP HÀ NỘI ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 2991 /CT-TTHT V/v sử dụng h óa đơn điện tử Hà Nội , ngày 20 tháng 01 năm 2020 Kính gửi: Công ty T N HH Hệ thống Thẻ Toàn Cầu Địa chỉ: Tầng 4 IFD , tòa nhà SME Hoàng Gia, đường Tô Hiệu, P. Quang Trung, Q. Hà Đông, TP. Hà Nội - Mã số thuế: 0108192554 Trả lời công văn không số đề ngày 22/12/2019 của Công ty TNHH Hệ thống Thẻ Toàn Cầu (sau đây gọi là “Công ty”) về việc đề nghị sử dụng hóa đ ơ n điện tử, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau: Căn cứ Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ về hiệu lực thi hành quy định: “3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 05 năm 2010 và s ố 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu l ực th i hành.” Căn cứ Khoản 2 Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định: “ 2. Điều kiện của t ổ chức khởi tạo h ó a đơn Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau: a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là t ổ chức k i nh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng. b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử l ý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ h óa đơn điện tử; c) Có đội ng ũ người thực th i đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu đ ể thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng h óa đơn điện tử theo quy định; d) Có chữ k ý điện tử theo quy định của pháp luật . đ) Có phần mềm bán hàng h óa , dịch vụ kết n ố i với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của h óa đơn điện tử bán hàng h óa , cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập h óa đơn. e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu t ố i thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: - Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ th ố ng lưu trữ dữ liệu; - Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu kh i hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lư u dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuy ế n toàn bộ dữ liệu.” Căn cứ Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định: “ 1 . Khởi tạo hóa đơn điện tử l à hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết l ập đầy đủ các thông tin của ng ư ời bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền - nhận và lưu trữ hóa đơn t rước kh i bán hàng h óa , dịch vụ trên phương tiện điện tử của t ổ chức kinh doanh hoặc của các t ổ chức cung cấp dịch vụ về h óa đơn điện tử và được lưu trữ trên ph ư ơng tiện điện tử của các bên theo quy định của pháp luật . Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo h óa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng h óa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng v ă n bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua c ổ ng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo M ẫ u số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này). Quyết định áp dụng h óa đơn điện tử gồm các nội dung chủ yếu sau: - Tên hệ th ố ng thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng đ ể khởi tạo, lập h óa đơn điện tử. Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không d â y, quang học, điện t ừ hoặc công nghệ tương tự. - Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật h óa đơn điện tử, phần mềm ứ ng dụng; - Quy t rì nh khởi tạo, lập, luân chuy ể n và l ư u trữ dữ liệu h óa đơn điện tử trong nội bộ t ổ chức. - Trách nhiệm của t ừn g bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử l ý , luân chuyển và lưu trữ dữ liệu h óa đơn điện tử trong nội bộ t ổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuy ể n đ ổ i hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. 2. Phát hành h ó a đơn điện tử Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế qu ả n lý trực tiếp. Thông báo phát hành h ó a đ ơ n điện tử (theo M ẫ u s ố 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành h óa đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại h óa đơn phát hành (tên loại h ó a đơn, k ý hiệu hóa đơn, k ý hiệu mẫu s ố hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ s ố ... đến s ố ...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ k ý của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường h ợ p gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ k ý điện tử của t ổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế). Trường hợp có sự thay đ ổi địa chỉ kinh doanh, t ổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành h óa đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu r õ số h óa đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng. Trường h ợ p có sự thay đ ổ i về nội dung đã thông báo phát hành , tổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát hành mới theo hư ớ ng dẫn tạ i khoản này. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải k ý s ố vào hóa đơn điện tử mẫu và g ửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử. ”. Căn cứ Khoản 1 Điều 11 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định: “Điều 1 1. Đ ố i tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế 1. Cơ quan thuế bán h óa đơn cho các đối tượng sau: a) T ổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án). Tổ chức không phải là doanh nghiệp nh ư ng có hoạt động kinh doanh là các t ổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác. b) Hộ, cá nhân kinh doanh; c) T ổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu. d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự i n, đặt i n thuộc loại rủi ro cao về thuế; đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự i n, đặt i n có hành v i vi phạm về hóa đơn bị xử lý vi phạm hành chính về hành v i trố n thuế, gian lận thuế. Doanh nghiệp hướng d ẫ n tạ i đ i ể m d, đ khoản này mua h óa đơn của cơ quan thuế trong th ờ i gian 12 tháng. Hết thời gian 12 tháng, căn cứ tình hình sử dụng h óa đơn, việc kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp và đề nghị của doanh nghiệp, trong thời hạn 5 ngày làm việc, cơ quan thu ế có văn bản thông báo doanh nghiệp chuyển sang tự tạo h óa đơn để sử dụng hoặc tiếp tục mua hóa đơn của cơ quan thuế nếu không đáp ứ ng điều kiện tự i n hoặc đặt i n hóa đơn (mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) ". + Tại điểm b Khoản 2 Điều 12 hướng dẫn như sau: “… Tổ chức, doanh nghiệp thuộc đối tượng mua h óa đơn do cơ quan thuế phát hành chuyển sang tự tạo h óa đơn đặt i n, h óa đơn tự in hoặc h óa đơn điện tử đ ể sử dụng thì phải d ừ ng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thu ế k ể từ ngày bắt đ ầ u sử dụng hóa đơn tự tạo theo hư ớ ng d ẫ n tại Đi ề u 21 Thông tư này.” + Tại điểm c Khoản 1 Điều 21 hướng dẫn như sau: “c) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng th ì tổ ch ứ c, hộ, c á nhân mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn theo hướng dẫn tại Đi ề u 29 Thông tư này.” + Tại Điều 27 (được sửa đổi tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính) hướng dẫn như sau: “Hàng quý, t ổ chức, hộ, cá nhân bán hàng h óa , dịch vụ (trừ đ ố i t ượ ng được cơ quan thuế cấp h ó a đơn) c ó trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng h óa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, k ể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Báo cáo tình hình sử dụng h óa đơn Quý I nộp chậm nh ấ t l à ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất l à ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này). Trường hợp trong k ỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0). Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đ ơn tự in, đặt i n c ó hành v i vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt i n, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao v ề thu ế thuộc diện mua h óa đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Đi ề u 11 Thông tư này thực hiện nộp B á o cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng. …” Căn cứ các quy định trên, Công ty TNHH Hệ thống Thẻ Toàn Cầu đã sử dụng hóa đ ơn mua của cơ quan thuế từ tháng 07/9/2018 (đến nay hết thời hạn 12 tháng). Trường h ợ p Công ty đáp ứng các điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 4, Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính thì được sử dụng hóa đơn điện tử. Trước khi sử dụng, đề nghị Công ty thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính. Công ty phải d ừ ng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thực hiện hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng theo quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Công ty có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng h óa đơn theo tháng từ ngày đ ầ u tháng đến hết ngày dừng sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế và chuy ể n sang nộp Báo cáo tình hình sử dụng h óa đơn theo quý cho cơ quan thuế kể từ ngày kế tiếp theo quy định tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu trên. Công ty phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của việc khởi tạo, lập và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Nếu có vướng mắc, đề nghị Công ty TNHH Hệ thống Thẻ Toàn Cầu liên hệ với Phòng Tuyên truyền Hỗ trợ NNT - Cục Thuế TP Hà Nội theo số điện thoại: 02437737940; địa chỉ: G23-24 Thành Công, quận Ba Đình, TP Hà Nội. Cục Thuế TP Hà Nội thông báo để Công ty TNHH Hệ thống Thẻ Toàn Cầu được biết . Nơi nhận: - Như tr ê n; - Phòng TKT1; - Lưu: VT, TTHT (2b). KT. CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG Nguyễn Tiến Trường