92/2012/TT-BQP

Thông tư 92/2012/TT-BQP hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của cơ quan, đơn vị trong Quân đội do Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ban hành BỘ QUỐC PHÒNG ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 92/2012/TT-BQP Hà Nội, ngày 26 tháng 07 năm 2012 THÔNG TƯ HƯỚNG DẪN VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG QUÂN ĐỘI Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 03 tháng 6 năm 2008; Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Căn cứ Nghị định số 104/2008/NĐ-CP ngày 16 tháng 9 năm 2008 của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quy ề n hạn và cơ c ấ u t ổ chức của Bộ Quốc phòng; Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ Quốc phòng ; Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ban hành Thông tư hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của các cơ quan, đơn vị trong Quân đội như sau: Chương 1. QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng 1. Thông tư này hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản. 2. Thông tư này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị, các doanh nghiệp, hiệp hội trong Quân đội (sau đây gọi chung là cơ quan, đơn vị) và cá nhân liên quan. Điều 2. Thể lo ạ i và thể thức văn bản 1. Văn bản hành chính trong các cơ quan, đơn vị Quân đội gồm: Quyết định, chỉ thị, quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, nghị quyết, dự án, tờ trình, đề án, phương án, h ợ p đồng, báo cáo, biên bản, công điện, công văn hành chính, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy công tác, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy mời, giấy ủy nhiệm, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu trình, phiếu giải quyết văn bản, phiếu trình văn bản (đối với vấn đề đơn giản), phiếu trình giải quyết công việc, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. 2. Thể thức văn bản hành chính trong các cơ quan, đơn vị Quân đội bao gồm các thành phần sau: - Quốc hiệu, tiêu ngữ; - Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản; - S ố và ký hiệu văn bản; - Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; - Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; - Nội dung văn bản; - Thẩm quyền, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; - Dấu của cơ quan, đơn vị; - Nơi nhận; - Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có); - Các thành phần thể thức khác của văn bản. 3. Đối với công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy qu y ền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy công tác, giấy biên nhận h ồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu giải quy ế t văn bản, phi ế u trình văn bản (đối với vấn đề đơn giản), phiếu trình giải quy ế t công việc, thư công không bắt buộc phải có tất cả các thành phần thể thức trên. Điều 3. Kỹ thuật trình bày văn bản 1. Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra gi ấ y, bao gồm kh ổ gi ấ y, ki ể u trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành ph ầ n th ể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác. 2. Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này không áp dụng đối với văn bản soạn thảo bằng các phương pháp, phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản trên giấy mẫu in sẵn, văn bản in thành sách, báo, tạp chí và các loại ấ n phẩm khác. Điều 4. Phông chữ trình bày văn bản Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode/Times New Roman theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Điều 5. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày 1. Khổ giấy a) Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm). b) Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 m m x 210 mm) hoặc trên mẫu in sẵn (khổ giấy A5). 2. Kiểu trình bày a) Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A 4 và định hướng bản in theo chiều dài. b) Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chi ề u rộng của trang gi ấ y kh ổ A4 và định hướng bản in theo chi ề u rộng. 3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4) Lề trên: Cách mép trên 25 mm; Lề dưới: Cách mép dưới 20 mm; Lề trái: Cách mép trái 35 mm; Lề phải: Cách mép phải 15 mm. 4. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên. Chương 2. THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN Điều 6. Quốc hiệu, tiêu ngữ 1. Thể thức a) Quốc hiệu ghi trên văn bản: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” b) Tiêu ngữ: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”. 2. Kỹ thuật trình bày Quốc hiệu và tiêu ngữ được tr ình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải. Quốc hiệu: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm; Tiêu ngữ: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối ngắn và có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw/Line), cụ thể: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------- Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn. Điều 7. Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản 1. Thể thức a) Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, đơn vị chủ quản trực tiếp (đối với các doanh nghiệp có công ty mẹ thì ghi tên công ty mẹ) và tên của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản. b) Đối với các văn bản do Bộ Quốc phòng, tập đoàn kinh tế, các tổng công ty không ghi cơ quan chủ quản. c) Tên của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập; quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn; cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền, ví dụ: BỘ QUỐC PHÒNG ---------------- TẬP ĐOÀN VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI --------------------- TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG TRƯỜNG SƠN ----------------- TỔNG CÔNG TY 319 CÔNG T Y 296 -------------- d) Tên của cơ quan, đơn vị chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Bộ tư lệnh (BTL), Bộ (ban) Chỉ huy quân sự (BCHQS), ví dụ: BCHQS TỈNH HẢI DƯƠNG BAN CHỈ HUY QUÂN SỰ HUYỆN THANH HÀ -------------- BTL THÔNG TIN LIÊN LẠC LỮ ĐOÀN 205 -------------- 2. Kỹ thuật trình bày a) Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/3 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái. b) Tên cơ quan, đơn vị chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, đơn vị chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng. c) Tên cơ quan, đ ơ n vị ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, đơn vị chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ: BỘ QUỐC PHÒNG BỘ TƯ LỆNH THÔNG TIN LIÊN LẠC ----------------- BỘ QUỐC PHÒNG TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC QUÂN SỰ -------------- Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn. Điều 8. Số, ký hiệu của văn bản 1. Thể thức a) Số của văn bản Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại Văn thư của cơ quan, đơn vị. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. b) Ký hiệu của văn bản - Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản, ví dụ: Quyết định của Tư lệnh Quân khu 3 ban hành được ghi như sau: S ố:.../QĐ-BTL Chỉ thị của Giám đốc Nhà máy Z131 ban hành được ghi như sau: S ố:.../CT-BGĐ Quyết định của Hội đồng quản trị ban hành được ghi như sau: S ố:.../QĐ-HĐQT Báo cáo của Cục Chính trị được ghi như sau: Số :.../BC-CCT - Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị ban hành và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo (cục, phòng, ban, bộ phận) hoặc chủ trì soạn thảo; trường hợp công văn qua nhiều cấp soạn thảo để cơ quan ban hành thì l ấ y ký hiệu của đơn vị cấp dưới trực tiếp, ví dụ: Công văn của Bộ Quốc phòng do Cục Tài chính soạn thảo: S ố:.../BQP-CTC Công văn của BTL Quân khu do Phòng Tuyên huấn/Cục Chính trị soạn thảo: Số:.../BTL-CCT Công văn của BTL Quân khu do Phòng Tác chiến/B ộ Tham mưu soạn thảo: Số:.. . /BTL-BTM - Trường hợp các Hội đồng, Ban Chỉ đạo của cơ quan được sử dụng con dấu để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành văn bản thì phải lấy số của cơ quan, đơn vị đó, ví dụ: Quyết định s ố 505 của Hội đồng quân nhân BTL Quân khu 3 hoặc Ban Tổ chức Hội thao nghiệp vụ văn thư, bảo mật, lưu trữ toàn quân lần thứ 3 được trình bày như sau: BTL QUÂN KHU 3 HỘI Đ Ồ NG QU Â N NHÂN ----------------- BỘ QUỐC PHÒNG BAN T Ổ CHỨC HỘI THAO -------------- Số: 505/QĐ-HĐQN S ố: 505/QĐ-BTC 2. Kỹ thuật trình bày a) Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản. b) Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, ki ể u chữ đứng; sau từ “S ố ” có d ấ u hai ch ấ m (:); với những s ố nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ: Số: 105/QĐ-BQP (Quyết định của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng); Số: 190/BCH-PTM (Công văn của Bộ Chỉ huy do Phòng Tham mưu soạn thảo); Số: 123/BC-BTTM (Báo cáo của Bộ Tổng Tham mưu); Số: 1234/TĐ-BTM (Công văn của Trung đoàn do Ban Tham mưu soạn thảo). Điều 9. Đ ị a danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 1. Thể thức a) Địa danh ghi trên v ă n bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, đơn vị đóng quân; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau: - Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, đơn vị chiến đấu, sẵn sàng chiến đấu, bảo đảm chiến đấu và các Đồn Biên phòng ghi tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, đơn vị đóng quân, ví dụ: + Văn bản của Sư đoàn 312 (Sư đoàn bộ đóng quân tại huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội): H à Nội, + Văn bản của Trung đoàn 50 (Ban Chỉ huy Trung đoàn đóng quân tại quận Đồ Sơn, thành phố Hải Phòng): Hải Phòng, + Văn bản của Bộ Tư lệnh Quân khu 4 (Bộ Tư lệnh Quân khu đóng quân tại thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An): Nghệ An , - Địa danh ghi trên văn bản của các đơn vị quân sự địa phương: + Đối với các Bộ Tư lệnh, Bộ Chỉ huy quân sự thành ph ố trực thuộc Trung ương ghi tên của thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ: V ă n bản của Bộ Tư lệnh Thủ đô Hà Nội và của các cục trực thuộc: Hà Nội, của Bộ Chỉ huy quân sự thành phố Hải Phòng và của các phòng trực thuộc: Hải Phòng, + Đối với các Bộ Chỉ huy quân sự tỉnh ghi tên của tỉnh, ví dụ: Văn bản của Bộ Chỉ huy quân sự tỉnh Hải Dương và của các phòng trực thuộc (đóng quân tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của Bộ Chỉ huy quân sự tỉnh Quảng Ninh và của các phòng trực thuộc (đóng quân tại thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh, Trường hợp địa danh ghi trên văn bản của Ban Chỉ huy quân sự thành ph ố thuộc tỉnh mà tên thành phố trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ: Văn bản của Ban Chỉ huy quân sự thành phố Hải Dương (tỉnh Hải Dương): TP. Hải Dương, - Địa danh ghi trên văn bản của các Ban Chỉ huy quân sự huyện, quận là tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ: + Văn bản của Ban Chỉ huy quân sự huyện Thanh Hà (tỉnh Hải Dương): Thanh Hà, + Văn bản của Ban Chỉ huy quân sự quận Thanh Xuân (thành phố Hà Nội): Thanh Xuân, + Văn bản của Ban Chỉ huy quân sự thị xã Phúc Yên (tỉnh Vĩnh Phúc): Phúc Yên, - Địa danh ghi trên văn bản của các doanh nghiệp ghi tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ: + Văn bản của Tập đoàn Viễn thông Quân đội (có trụ sở đóng tại quận Ba Đình, thành phố Hà Nội): Hà Nội, + Văn bản của Tổng công ty 319 (có trụ sở đóng tại quận Long Biên, thành phố Hà Nội): Hà Nội, b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản - Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được đăng ký, đóng dấu ban hành. - Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, tháng 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể: Thành ph ố Hồ Chí Minh, ngày 05 th á ng 02 năm 2009 Tân Bình, ngày 10 th á ng 02 năm 2010 2. Kỹ thuật trình bày Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với s ố , ký hiệu văn bản, tại ô s ố 4, b ằ ng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ nghiêng; viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành địa danh; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới tiêu ngữ. Điều 10. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản 1. Thể thức a) Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn. b) Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. 2. Kỹ thuật trình bày a) Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản được đặt canh giữa (phần trình bày nội dung) bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. b) Trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ: QUYẾT ĐỊNH V ề việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu ------------------ c) Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, ki ể u chữ đứng; được đặt canh giữa dưới s ố và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ: Số: 172/VP-BM V/v báo cáo tình hình công tác Văn thư, bảo mật, lưu trữ năm 2012 Điều 11. Nội dung văn bản 1. Thể thức a) Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản cần đáp ứng những yêu cầu cơ bản sau: - Phù h ợ p với hình thức văn bản được sử dụng; - Phù h ợ p với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù h ợ p với quy định của pháp luật; - Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác; - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung th ì phải được giải thích trong văn bản; - Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó; - Trường hợp viện dẫn văn bản có liên quan thì viện dẫn lần đầu phải ghi đầy đủ tên loại văn bản; số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành; tên cơ quan, đơn vị ban hành, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh), ví dụ: được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản, ví dụ “...được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP”; - Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI - Quy định viết hoa trong văn bản hành chính. b) Bố cục của văn bản - Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể: + Quyết định: Theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: Theo chương, mục, điều, khoản, điểm; + Chỉ thị: Theo khoản, điểm; + Nghị quyết: Theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm; + Các hình thức văn bản hành chính khác: Theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm. - Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề. 2. Kỹ thuật trình bày Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6. a) Phần nội dung được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào từ 1 ,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines). b) Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xu ố ng dòng, cu ố i dòng có d ấ u chấm phẩy (;), riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy (,). c) Trường h ợ p nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau: - Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm , số thứ tự của mục dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, ki ể u chữ đứng, đậm; - Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: S ố thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; - Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có d ấ u đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng. d) Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, đi ể m thì trình bày như sau: - Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, ki ể u chữ đứng, đậm; - Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có d ấu chấm và được trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Khoản: S ố thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; n ế u khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm. Điều 12. Quyền hạn, chức vụ, cấp bậc, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 1. Thể thức a) Quyền hạn, chức vụ của người ký - Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh chính thức của người ký văn bản được cấp có thẩm quyền bổ nhiệm. Chỉ ghi các chức vụ như: Tư lệnh, Phó Tư lệnh, Cục trưởng (Chủ nhiệm Chính trị), Phó Cục trưởng, Giám đốc, Phó Giám đốc, không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như: C ấ p phó thường trực, phó quân sự, phó hậu cần, v.v...; không ghi lại tên cơ quan, đơn vị, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, đơn vị ban hành; việc ký thừa lệnh, ký ủy quyền do các cơ quan, đơn vị quy định cụ th ể bằng văn bản, ví dụ: TƯ LỆNH CHÍNH ỦY SƯ ĐOÀN TRƯỞNG - Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu t ổ chức của cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quy ế t định quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng. Đối với những ban, hội đ ồ ng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ quan, đơn vị. b) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau: - Trường hợp ký thay cấp trưởng cơ quan, đơn vị thì phải ghi chữ vi ế t t ắ t “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của c ấ p trưởng, ví dụ: KT. CHỦ NHIỆM PHÓ CHỦ NHIỆM KT. SƯ ĐOÀN TRƯỞNG PHÓ SƯ ĐOÀN TRƯỞNG - Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, đơn vị, ví dụ: Văn bản của Hội đồng quân nhân các cơ quan, đơn vị ghi như sau: TM. HỘI ĐỒNG CH Ủ TỊCH TM. HỘI ĐỒNG PHÓ CHỦ TỊCH Trường h ợ p ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.”, ký thừa lệnh ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người có thẩm quyền ký, ví dụ: TL. TƯ LỆNH CHÁNH VĂN PHÒNG TUQ. CHÍNH ỦY CHỦ NHIỆM CHÍNH TRỊ - Chức vụ (chức danh) người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Quân khu ban hành mà Tham mưu trưởng, Phó Chính ủy làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau, ví dụ: TM. HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH (Chữ k ý , con dấu của QK) THAM MƯU TRƯỞNG Thiếu tướng Nguyễn Văn A TM. HỘI ĐỒNG PHÓ CHỦ TỊCH (Chữ ký, con dấu của QK) PHÓ CHÍNH ỦY Thiếu tướng Nguyễn Văn C TRƯỞNG BAN (Chữ ký, con dấu của QK) PHÓ CHÍNH ỦY Thiếu tướng Nguyễn Văn C KT. TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ k ý , con dấu của QK) THAM MƯU TRƯỞNG Thiếu tướng Nguyễn Văn A Chức vụ (chức danh) người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban chỉ đạo của Quân đoàn ban hành mà Tư lệnh làm Chủ tịch Hội đồng hoặc Trưởng ban, Chủ nhiệm Hậu cần làm Phó Chủ tịch Hội đồng hoặc Phó Trưởng ban được ghi như sau, ví dụ: TM. HỘI Đ Ồ NG CH Ủ TỊCH (Chữ ký, con dấu của QĐ) TƯ LỆNH Thiếu tướng Trần Văn B TM. HỘI ĐỒNG PHÓ CHỦ TỊCH (Chữ k ý , con dấu của QĐ) CHỦ NHIỆM HẬU CẦN Đ ạ i tá Lê Văn T TRƯỞNG BAN (Chữ ký, con dấu của QĐ) TƯ LỆNH Thiếu tướng Trần Văn B KT. TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ k ý , con dấu của QĐ) CHỦ NHIỆM HẬU C Ầ N Đại tá Lê V ă n T c) Cấp bậc, họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, chỉ ghi cấp bậc quân hàm, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu vinh dự nhà nước. 2. Kỹ thuật trình bày a) Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ vi ế t t ắ t quy ề n hạn như: “TM.”, “KT.”, “TUQ. " “TL.”. Quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm. b) Cấp bậc, họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quy ề n hạn, chức vụ của người ký. c) Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c. Điều 13. Dấu của cơ quan, đơn vị 1. Việc đóng dấu trên văn bản thực hiện theo quy định tại Quy chế về công tác Văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong Quân đội. 2. Dấu của cơ quan, đơn vị được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi lần đóng dấu tối đa 05 trang văn bản. Điều 14. Nơi nhận 1. Thể thức a) Nơi nhận được xác định là những cơ quan, đơn vị nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; đ ể báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và đ ể lưu. b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm v ụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị và quan hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, đơn vị nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định. c) Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, đơn vị nhận v ă n bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một s ố nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ: - Các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ; - Các bộ chỉ huy quân sự tỉnh, thành phố; các sư đoàn thuộc Quân khu; d) Đối với những văn bản có tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, đ ơ n vị nhận văn bản. đ) Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao g ồ m hai ph ầ n: - Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, đơn vị trực tiếp giải quyết công việc; - Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, ti ế p theo là tên các cơ quan, đơn vị có liên quan khác nhận văn bản. 2. Kỹ th u ật tr ì nh bày a) Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau: - Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, đơn vị nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; - Sau từ “K í nh gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, đơn vị thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, đ ơ n vị được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, đ ơ n vị trở lên thì xu ố ng dòng; tên mỗi cơ quan, đơn vị hoặc mỗi nhóm cơ quan, đơn vị được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang (-), cuối dòng có dấu chấm ph ẩ y, cu ố i dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày th ẳ ng hàng với nhau dưới dấu hai chấm. b) Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng ch u ng đối với công văn và các loại văn bản khác) được trình bày như sau: - Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát l ề trái), sau có d ấ u hai ch ấ m, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; - Phần liệt kê các cơ q uan, đơn vị nhận văn bản được trình bày thẳng hàng với nhau, phía dưới, sau dầu hai chấm (:) bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, ki ể u chữ đứng; tên mỗi cơ quan, đơn vị hoặc mỗi nhóm cơ quan, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang sát l ề trái, cu ố i dòng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có d ấ u hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thư), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản và dấu chấm phẩy, sau đó là chữ viết tắt tên người soạn thảo và số lượng bản phát hành, cuối cùng là dấu chấm. Điều 15. Các thành phần khác 1. Thể thức a) Dấu chỉ mức độ mật: Việc xác định và đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật hoặc Mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. b) Dấu chỉ mức độ khẩn: Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ kh ẩ n theo b ố n mức sau: khẩn, thượng kh ẩ n, hỏa t ố c, hỏa tốc hẹn giờ; khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. c) Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (H Ộ I NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”. d) Đối với văn bản Tuyệt mật phải có ký hiệu riêng và đánh số riêng cho từng bản phát hành. đ) Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh s ố thứ tự b ằ ng chữ s ố La Mã. e) Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập. 2. Kỹ thuật trình bày a) Dấu chỉ mức độ mật Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A 1 1) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định s ố 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000. Dấu độ mật được đóng vào ô số 10 a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11. b) Dấu chỉ mức độ khẩn Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn h ì nh chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật vi ề n đơn. D ấ u độ kh ẩ n được đóng vào ô s ố 10 b. Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi. c) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành: Trình bày tại ô số 11; các cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI B Ộ ” trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 14, ki ể u chữ đứng, đậm. d) Đánh số cho văn bản Tuyệt mật; Bản số: …………. ; trình bày tại ô số 15. đ) Chữ viết tắt tên người đánh máy và số lượng bản phát hành được trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản b ằ ng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng. e) Phụ lục văn bản được trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm. g) Số trang văn bản được trình bày tại góc phải phía cuối trang giấy (phần fo oter) bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, không đánh s ố trang thứ nhất. Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục. M ẫ u chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh họa tại Phụ lục IV kèm theo Thông tư này. M ẫ u trình bày một số loại văn bản hành chính được minh họa tại Phụ lục V kèm theo Thông tư này. Chương 3. THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢN SAO VĂN BẢN Điều 16. Thể thức bản sao 1. Hình thức sao “SAO Y BẢN CHÍNH”, “SAO LỤC” hoặc “TRÍCH SAO”. 2. Tên cơ quan, đơn vị sao văn bản 3. Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, đơn vị thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I). Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. 4. Các thành phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm địa danh và ngày, tháng, năm sao; quyền hạn, chức vụ, cấp bậc, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, đơn vị sao văn bản và nơi nhận được thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9, Điều 12, Điều 13 và Điều 14 của Thông tư này. Điều 17. Kỹ thuật trình bày 1. V ị trí trình bày các thành phần thể thức bản sao (trên trang giấy khổ A4) Thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục III). a) Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao, dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản. b) Trường hợp phần cuối văn bản không đủ để trình bày thể thức bản sao thì có thể chuyển sang mặt sau của văn bản cần sao. 2. Kỹ thuật trình bày bản sao a) Cụm từ “SAO Y BẢN CHÍNH”, “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC” được trình bày tại ô số 1 (Phụ lục III) bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. b) Tên cơ quan, đơn vị sao văn bản (tại ô số 2); số, ký hiệu bản sao (tại ô số 3); địa danh và ngày, tháng, năm sao (tại ô số 4); chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền (tại ô số 5a, 5b và 5c); dấu của cơ quan, đơn vị sao văn bản (tại ô số 6); nơi nhận (tại ô số 7) được trình bày theo hướng d ẫ n trình bày các thành phần thể thức tại Phụ lục III. M ẫ u chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức bản sao được minh họa tại Phụ lục IV; mẫu trình bày bản sao được minh họa tại Phụ lục V kèm theo Thông tư này. Chương 4. TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 18. Điều khoản thi hành 1. Thông tư này có hiệu lực sau 45 ngày kể từ ngày ký. 2. Thông tư này thay thế Chương II , Chương III Quy định ban hành và quản lý văn bản hành chính ban hành kèm theo Quyết định số 206/2005/QĐ-BQP ngày 20 tháng 12 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng. Điều 19. Tổ chức thực hiện 1. Chỉ huy các cơ quan, đơn vị trong Quân đội chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Thông tư này. 2. Văn phòng Bộ Quốc phòng có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Thông tư này . Nơi nhận: - Các cơ quan, đơn vị trực thuộc BQP; - Vụ Pháp ch ế /BQP; - Lưu: VT, BMLT; H80. KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Thượng tướng Lê Hữu Đức PHỤ LỤC I BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO (Ban hành kèm theo Thông tư số 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng) S tt Tên loại văn bản hành chính Chữ viết tắt 1 Quy ế t định Q Đ 2 Chỉ th ị CT 3 Quy ch ế Q C 4 Quy định QyĐ 5 Nghị quyết N Q 6 Thông cáo TC 7 Thông báo TB 8 Hướng dẫn HD 9 Chương trình CTr 10 Kế hoạch KH 11 Phương án PA 12 Đ ề án ĐA 13 D ự án DA 14 Báo cáo BC 15 Biên bản BB 16 Tờ trình TTr 17 Hợp đồng HĐ 18 Công văn 19 Công điện CĐ 20 Bản ghi nhớ GN 21 Bản cam kết CK 22 Bản thỏa thu ậ n TTh 23 Giấy chứng nhận CN 24 Gi ấ y ủy quyền UQ 25 Giấy mời GM 26 Gi ấ y giới thiệu GT 27 Giấy nghỉ phép NP 28 Gi ấ y đi đường ĐĐ 29 Giấy biên nhận hồ sơ BN 30 Phiếu gửi PG 31 Phi ế u chuyển PC 32 Thư công Bản sao văn bản 1 Bản sao y bản chính SY 2 Bản trích sao TS 3 Bản sao l ụ c SL PHỤ LỤC II SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Ban hành kèm theo Thông tư số 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng) Ghi chú: Ô số : Thành phần thể thức văn bản 1 : Quốc hiệu, tiêu ngữ 2 : Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản 3 : Số, ký hiệu của văn bản 4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 5b : Trích yếu nội dung công văn 6 : Nội dung văn bản 7 a, 7b, 7c : Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 8 : Dấu của cơ quan, đơn vị 9a, 9b : Nơi nhận 10 a : Dấu chỉ mức độ mật 10 b : Dấu chỉ mức độ khẩn 11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành 12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản 13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành 14 : Vị trí để dự kiến độ mật của văn bản 15 : Vị trí trình bày “Bản số: ....... ” của văn bản PHỤ LỤC III SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO VĂN BẢN (Ban hành kèm theo Thông tư số 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng) Ghi ch ú : * Trường hợp phần cuối của văn bản sao đã hết giấy thì trình bày thể thức bản sao sang mặt sau trang cuối cùng của văn bản sao. Ô số Thành phần thể thức bản sao 1 : Đường phân cách giữa văn bản sao và thể thức bản sao 2 : Hình thức sao: “Sao y bản chính”, “Trích sao” hoặc “Sao lục” 3 : Tên cơ quan, đơn vị sao văn bản 4 : Số, ký hiệu bản sao 5 : Địa danh và ngày, tháng, năm sao 6a, 6b, 6c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 7 : Dấu của cơ quan, đơn vị 8 : Nơi nhận PHỤ LỤC IV MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ THỂ THỨC BẢN SAO ( Kèm theo Thông tư 92/ 2012/ TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng) S ố TT Thành phần thể thức và chi tiết trình bày Loại chữ Cỡ chữ Kiểu chữ V í dụ minh họa Phông chữ Times New Roman Cỡ chữ 1 Qu ố c hiệu, tiêu ngữ - Qu ố c hiệu In hoa 13 Đứng, đậm CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 13 - Tiêu ngữ In thường 13 Đứng, đậm Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 13 - Dòng kẻ bên dưới 2 Tên cơ quan, đơn vị - Tên cơ quan, đơn vị c ấ p trên trực tiếp In hoa 13 Đứng BỘ QUỐC PHÒNG 13 - Tên cơ quan, đơn vị In hoa 13 Đứng, đậm BỘ TƯ LỆNH THÔNG TIN LIÊN LẠC 13 - Dòng kẻ bên dưới 3 S ố , ký hiệu văn bản In thường 13 Đứng Số: 155/QĐ-BQP; S ố: 128/BTL-VP 13 4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản In thường 13 Nghiêng Hà Nội, ngày 05 tháng 7 năm 2012 Thành phố Hồ Ch í Minh, ngày 15 tháng 6 năm 2012 13 5 Tên loại và tr ích y ế u nội dung a Văn bản có tên loại - Tên loại văn bản In hoa 14 Đứng, đậm CHỈ THỊ 14 - Trích y ế u nội dung In thường 14 Đứng, đậm V ề công tác sẵn sàng chiến đấu 14 - Dòng kẻ bên dưới b Công văn Trích y ế u nội dung In thường 12 Đứng V/v nâng bậc lương năm 2012 12 6 Nội dung văn bản In thường 14 Đứng Trong công tác chỉ đạo... 14 a G ồ m ph ầ n, chương, mục, đi ề u, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết - Từ “phần”, “chương” v à s ố thứ tự của phần, chương In thường 14 Đứng, đậm Phần I Chương III 14 - Tiêu đề của phần, chưong In hoa 13 Đứng, đậm QUY ĐỊNH CHUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 13 - Từ “mục” và số thứ tự In thường 14 Đứng, đậm M ụ c 3 14 - Tiêu đ ề của mục In hoa 13 Đứng, đậm CHỈNH LÝ TÀI LIỆU 13 - Đi ề u In thường 14 Đứng, đậm Đi ề u 2. Giải thích từ ngữ 14 - Khoản In thường 14 Đứng 1. Văn bản hành chính là ... 14 - Điểm In thường 14 Đứng a) Đ ố i với... 14 - Ti ế t In thường 14 Đứng - 14 - Ti ể u ti ế t In thường 14 Đứng + 14 b Gồm phần, mục, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết - Từ “phần” và số thứ tự In thường 14 Đứng, đậm Phần I 14 - Tiêu đ ề của ph ầ n In hoa 13 Đứng, đậm TÌNH HÌNH THỰC HIỆN... 13 - Số thứ tự và tiêu đề của mục In hoa 13 Đứng, đậm I. K Ế T QUẢ ĐẠT ĐƯỢC 13 - Khoản: Trường hợp có tiêu đề In thường 14 Đứng, đậm 1. Công tác văn thư 14 Trường hợp không có tiêu đề In thường 14 Đứng 1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản đã ... 14 - Đi ể m In thường 14 Đứng a) Đ ố i với.... 14 - Tiết Đứng - Ph ầ n li ệ t kê ... 14 - Ti ể u ti ế t Đứng + Các cơ quan, đơn vị... 14 7 Chức vụ, họ tên người ký - Quy ề n hạn người ký In hoa 13 Đứng, đậm KT. TƯ L Ệ NH TM. H Ộ I Đ Ồ NG 13 - Chức vụ người ký In hoa 13 Đứng, đậm PHÓ TƯ L Ệ NH CH Ủ T Ị CH 13 - Họ tên của người ký In thường 14 Đứng, đậm Đại tá Bùi Văn A Tr ầ n Văn B 14 8 Nơi nhận a Từ “kính gửi” và tên cơ quan, đơn vị In thường 14 Đứng 14 - Gửi một nơi Kính gửi: Bộ tư lệnh Quân khu 2. 14 - Gửi nhiều nơi Kính gửi: - Văn phòng Bộ Quốc phòng; - Cục Tài chính; - Cục Kế ho ạ ch và Đầu tư. 14 b Từ “nơi nhận” và tên cơ quan, đơn v ị - Từ “nơi nhận” In thường 12 Nghiêng, đ ậ m Nơi nhận: Nơi nhận: (đối với công văn) 12 - Tên cơ quan, đơn vị nhận văn bản, bản sao In thường 11 Đứng - Các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng; - .......; - Lưu: VT, BMLT; H80. - Như trên; - ………..; - Lưu: VT, BMLT; H05. 11 9 Dấu chỉ mức độ khẩn In hoa 14 Đứng, đậm HỎA TỐC THƯỢNG KHẨN KHẨN 14 10 Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành In thường 14 Đứng, đậm XEM XONG TRẢ LẠI LƯU HÀNH NỘI BỘ 14 11 Chỉ dẫn về dự thảo văn bản In hoa 14 Đứng, đậm DỰ THẢO DỰ THẢO 6 14 12 Số văn bản Tuyệt mật In thường 14 Đứng Bản số: …… 14 13 Phụ lục văn bản - Từ “phụ lục” và s ố thứ tự của phụ lục In thường 14 Đứng, đậm Phụ lục I 14 - Tiêu đ ề của phụ lục In hoa 13 Đứng, đậm BẢNG CHỮ VI Ế T TẮT 13 14 S ố trang In thường 13 Đứng 2, 7, 13 13 15 Hình thức sao In hoa 13 Đứng, đậm SAO Y BẢN CHÍNH SAO LỤC TRÍCH SAO 13 PHỤ LỤC V MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN VÀ BẢN SAO VĂN BẢN (Ban hàn h kèm theo Thông tư số 92 /2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng) I. MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN 01. Mẫu Quyết định (quy định trực tiếp) 02. Mẫu Quyết định (quy định gián tiếp) 03. Mẫu văn bản ban hành kèm theo quyết định (gián tiếp) 04. Mẫu Chỉ thị và các văn bản có tên loại khác 05. M ẫ u Kế hoạch (có phê duyệt của cấp trên) 06. Mẫu Tờ trình 07. Mẫu Báo cáo 08. M ẫ u Công văn 09. M ẫ u Nghị quyết của Hội đồng quản trị 10. M ẫ u Công điện 11. Mẫu Giấy mời 12. Mẫu Giấy giới thiệu 13. Mẫu Phiếu trình văn bản đến 14. Mẫu Phiếu chuyển văn bản đến 15. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến (đối với vấn đề đơn giản) 16. Mẫu Phiếu trình giải quyết công việc (đối với vấn đề phức tạp) 17. Mẫu Giấy biên nhận hồ sơ 18. Mẫu Biên bản (dùng trong cuộc họp, hội nghị, hội thảo) 19. Giấy Chứng nhận (chứng nhận thời gian công tác hoặc sự việc) 20. Mẫu Giấy công tác 21. Mẫu Giấy nghỉ phép 22. Mẫu Phiếu gửi II. MẪU TRÌNH BÀY BẢN SAO 23. Mẫu sao văn bản Mẫu số 01. Quy ế t định (quy định trực ti ế p) BỘ QUỐC PHÒNG(1) BỘ TƯ LỆNH THÔNG TIN LI Ê N LẠC (2) -------------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------------- S ố : (3) /QĐ-BTL(4) Hà Nội(5), ngày ….. tháng ….. năm 20... ... QUYẾT ĐỊNH V ề việc …………… (6) …………………. TƯ LỆNH BINH CHỦNG (7) Căn cứ ……………………………………….. (8) ……………………………………………………; Căn cứ ……………………………………….. (9) …………………………………………………….; Xét đề nghị của …………………………………………………………………………………………., QUYẾT ĐỊNH: Điều 1 . ………………………………………… (10) ………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………….. Điều … …………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………….. Nơi nhận: - Như Điều …..; - Lưu: VT,... (12); H40. (13) TƯ LỆNH ( 11 ) (Chữ ký, dấu) Thiếu tướng Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Tên cơ quan, đơn vị chủ quản trực tiếp (trừ văn bản của Bộ Quốc phòng, tập đoàn kinh tế, các tổng công ty, công ty không có công ty mẹ). (2) Tên cơ quan, đơn vị ban hành quyết định. (3) Số văn bản (cơ quan, đơn vị ban hành tr ên 2000 VB/năm thì lấy số riêng theo tên loại văn bản). (4) Chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị ban hành quyết định. (5) Địa danh (đơn vị chiến đấu, sẵn sàng chiến đấu, các doanh nghiệp ghi tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương). (6) Trích y ế u nội dung quyết định. (7) Nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về chỉ huy cơ quan, đơn vị thì ghi chức vụ của chỉ huy (ví dụ: Tư lệnh quân đoàn, Tổng Giám đốc, Chỉ huy trưởng, Chủ nhiệm tổng cục; n ế u thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể thì ghi tên tập thể đó (ví dụ: Hội đồng quân nhân, Hội đồng quản trị,...). (8) Nêu các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định (văn bản thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị). (9) Các văn bản pháp lý liên quan trực tiếp đến vấn đề giải quyết trong nội dung quy ế t định. (10) Nội dung quyết định. (11) Chức vụ người ký như: Tư lệnh, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v..trường h ợ p c ấ p phó được giao ký thay thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ cấp trưởng, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản; trường hợp ký thay mặt tập thể thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể (ví dụ: TM. Hội đồng...). (12) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo, tên người đánh máy (soạn thảo) và số lượng bản phát hành. (13) Vị trí dự kiến độ mật của văn bản (nếu có). Mẫu số 02. Quyết định (quy định gián tiếp)( * ) BỘ QUỐC PHÒNG(1) BỘ TƯ LỆNH QUÂN KHU 3 (2) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------------- S ố : (3) /QĐ-BTL(4) Hải Phòng (5), ngày ….. tháng ….. năm 20... ... QUYẾT ĐỊNH Ban hành (Phê duyệt) ………………….. (6 ) ……………….. TƯ LỆNH QUÂN KHU (7) Căn cứ …………………………….. (8) ……………………………………………………………. ; Căn cứ ……………………………… (9) …………………………………………………………….. ; Xét đề nghị của ……………………… QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Ban hành (Phê duyệt) kèm theo Quyết định này ………… (10) ……………………….. …………………………………………………………………………………………………………… Điều … …………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………./. Nơi nhận: - Như Điều …..; - ………; - Lưu: VT,... (12); H 1 0. (13) TƯ LỆNH ( 11 ) (Chữ ký, dấu) T r u ng tướng Nguyễn Văn B Ghi chú: (*) Mẫu này áp dụng đối với các quyết định ban hành hay phê duyệt một văn bản khác như quy chế, quy định, nội quy, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án,... Mẫu số 03. Văn bản ban hành kèm theo quyết định (gián tiếp) (*) BỘ QUỐC PHÒNG BỘ TƯ LỆNH QUÂN KHU 3 ------------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------------- QUY ĐỊNH V ề Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ tư lệnh Quân khu (Ban hành kèm theo Quyết định số .../QĐ-BTL ngày ... tháng ... năm 20... của Tư lệnh Quân khu 3) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 . ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………. Điều 2. ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………….; Chương II ………………………………………… Điều 2 … ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………; Chương … ………………………….. Điều … ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………; Điều … ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………; TƯ LỆNH (Chữ ký, dấu) Trung tướng Nguyễn Văn B Ghi chú: (*) Mẫu này áp dụng đối với các văn bản được ban hành kèm theo quyết định gián tiếp, bố cục có thể bao gồm chương, mục, điều, khoản, điểm. Mẫu số 04. Chỉ thị và các văn bản có tên loại khác (*) BỘ QUỐC PHÒNG(1) BỘ TƯ LỆNH CÔNG BINH (2) --------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------------- S ố : (3) / CT -BTL(4) Hà Nội (5), ngày ….. tháng ….. năm 20... ... CHỈ THỊ (6) V ề việc ……… (7) ………………… ………………………………………………. (8) ………………………………………………………. ………………………………………………. ………………………………………………………….. ………………………………………………. ………………………………………………………….. ………………………………………………. ………………………………………………………….. ………………………………………………. ………………………………………………………….. ………………………………………………. ………………………………………………………….. Nơi nhận: - …….…..; - ………; - Lưu: VT,... (1 0 ); H 3 0. (11) (12) TƯ LỆNH ( 9 ) (Chữ ký, dấu) T hiếu tướng Bùi Văn T Ghi chú: * Mẫu này áp dụng chung cho văn bản hành chính có tên loại cụ thể như: chỉ thị, tờ trình, thông báo, hướng dẫn, chương tr ình, kế hoạch, đề án, dự án, báo cáo, v.v... Riêng đối với tờ trình có thêm thành phần “Kính gửi” trình bày ở dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản ( vị trí trình bày tại ô số 9a, Phụ lục II). (1) , (2), (3), (4), (5) như M ẫ u số 01, Phụ lục V. (6) Tên loại văn bản: chỉ thị, tờ tr ình, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án, dự án, báo cáo .v.v... (7) Trích yếu nội dung văn bản. (8) Nội dung văn bản. (9) Quyền hạn, chức vụ của người ký như: Tư lệnh, Sư đoàn trưởng, Trung đoàn trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng, v.v...; trường hợp ký thay thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ cấp trưởng; trường h ợ p ký thay mặt tập thể thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể (ví dụ: TM. hội đồng); bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản. (10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo. (11) Chữ viết tắt tên người đánh máy (soạn thảo) và số lượng bản phát hành. (12) Vị trí dự kiến độ mật của văn bản (nếu có). M ẫ u số 05. Kế hoạch (có phê duyệt của cấp trên) BỘ TƯ LỆNH QUÂN KHU 3(1) BỘ CHỈ HUY QUÂN SỰ TỈNH HẢI DƯƠNG(2) ---------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------------- S ố : (3) / KH - BCH (4) Hải Dương (5), ngày ….. tháng ….. năm 20... ... * PHÊ DUYỆT Ngày tháng năm 20... TƯ LỆNH QUÂN KHU(7) (Chữ k ý , con dấu) Trung tướng Nguyễn Văn B KẾ HOẠCH …………….. (6) ……………….. I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU: ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………. II. NỘI DUNG: ………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………. III. THÀNH PH Ầ N: …………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………. IV. THỜI GIAN: ……………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………. V. CÔNG TÁC BẢO ĐẢM …………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………. VI. T Ổ CHỨC THỰC HIỆN: …………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………. Nơi nhận: - …………..; - Lưu: VT, (9)...; H20.(10) (11) CHỈ HUY TRƯỞNG (8) (Chữ ký, con dấu) Đại tá Bùi Công T Ghi chú: * Nguyên tắc phê duyệt kế hoạch: cấp trên phê duyệt kế hoạch của cơ quan, đơn vị cấp dưới. (1) , (2), (3), (4), (5), (6) như Mẫu số 01, Phụ lục V. (7) Quyền hạn, chức vụ người phê duyệt kế hoạch. (8) Quyền hạn, chức vụ của người ký kế hoạch; trường hợp ký thay ghi chữ viết tắt “KT.”vào trước chức vụ cấp trưởng; trường h ợ p thay mặt tập thể ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể (ví dụ: TM. hội đồng); bên dưới ghi chức vụ của người ký kế hoạch. (9) Chữ viết tắt tên đ ơn vị soạn thảo. (10) Chữ viết tắt tên người đánh máy (soạn thảo) và số lượng bản phát hành. (11) Vị trí dự kiến độ mật của kế hoạch (nếu có). Mẫu số 06. Tờ trình BỘ TƯ LỆNH HÓA HỌC (1) VĂN PHÒNG (2) ---------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------------- S ố : (3) / TTr-VP (4) Hà Nội (5), ngày ….. tháng ….. năm 20... ... TỜ TRÌNH V ề việc ……………… (6) …………….. Kính gửi: Thủ trưởng ……………………. (7) Lý do trình (8) Nội dung trình Vấn đề đề xuất Kiến nghị Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: VT, (10)...; H30.( 1 1) (12) CHÁNH VĂN PHÒNG (9) (Chữ ký, con dấu) Đại tá Nguyễn Công H Ghi chú: (1) , (2), (3), (4), (5), (6) như M ẫ u số 01, Phụ lục V. (7) Cơ quan, đơn vị hoặc người có thẩm quyền giải quyết (vị trí trình bày tại ô số 9a, Phụ lục II). (8) Lý do, nội dung, v ấ n đ ề đề xuất và ki ế n nghị (nếu có); trường hợp trình những v ấ n đ ề phức tạp thì chia thành các mục như: I. Sự cần thiết; II. Quan điểm chỉ đạo; III. Phạm vi, đ ố i tượng; IV. Quá trình nghiên cứu; V. N ộ i dung; VI. Giải trình ý kiến của các cơ quan, đơn vị liên quan. (9) Quyền hạn, chức vụ của người ký ban hành tờ trình; trường hợp cấp phó ký thay cấp trưởng ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ c ấ p trưởng; trường hợp ký thay mặt tập thể thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể (ví dụ: TM. hội đồng); bên dưới ghi chức vụ của người ký tờ trình. (10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo. (11) Chữ viết tắt tên người đánh máy (soạn thảo) và s ố lượng bản phát hành. (12) Vị trí dự kiến độ mật của tờ trình (nếu có). Mẫu số 07. Báo cáo BỘ TƯ LỆNH QUÂN KHU 5 (1) BAN CHỈ ĐẠO PHÒNG, CHỐNG THAM NHŨNG (2) ---------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------------- S ố : (3) / BC-BCĐ (4) Đà Nẵng (5), ngày ….. tháng ….. năm 20... ... BÁO CÁO ……………. (6) ……………… (Phần nội dung báo cáo)(7) Nơi nhận: - .................; - Lưu: VT, (10).......; H03.(11) (12) TRƯỞNG BAN(8) (Chữ k ý , con dấu) PHÓ TƯ LỆNH(9) Thiếu tướng Nguyễn Công D Ghi chú: (1) , (2), (3), (4), (5), (6) như Mẫu số 01, Phụ lục V. (7) Nội dung báo cáo (tùy theo nội dung có thể chia thành ph ầ n, mục, khoản, điểm). (8) Quyền hạn, chức vụ của người ký báo cáo (theo chức vụ của Ban lâm thời); trường hợp ký thay ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ cấp trưởng; trường hợp ký thay mặt tập th ể thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tổ chức lâm thời (ví dụ: TM. hội đ ồ ng); bên dưới ghi chức vụ lâm thời của người ký. (9) Chức vụ được bổ nhiệm của người ký báo cáo. (10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo. (11) Chữ viết tắt tên người đánh máy (soạn thảo) và số lượng bản phát hành. (12) Vị trí dự kiến độ mật của báo cáo (nếu có). M ẫ u số 08. Công văn BỘ TƯ LỆNH CÔNG BINH (1) VĂN PHÒNG (2) ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: (3) /VP(4)-BM(5) V/v khắc con dấu cho Lữ đoàn 239 (7) Hà Nội (6) , ngày … tháng … năm 20… Kính gửi: - Cục Quân lực/BTTM; - Văn phòng Bộ Quốc phòng.(8) ……………………………………………………(9)……………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………./. Nơi nhận: - Như tr ê n; - Lưu: VT, …….. (11); Q04. (12) (13) CHÁNH VĂN PHÒNG (10) (Chữ ký, dấu) Đại tá Nguy ễ n Văn B Ghi chú: (1) , (2), (3), (6) như Mẫu số 01, Phụ lục V. (4) Chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị ban hành công văn. (5) Chữ viết tắt tên đơn vị (Vụ, phòng, ban, tổ, bộ phận chức năng) soạn thảo hoặc trình ban hành công văn. (7) Trích yếu nội dung công văn. (8) Nếu chỉ gửi cho một cơ quan thì sau chữ “Kính gửi:” là cơ quan nhận (không có dấu gạch ngang, sau cơ quan nhận là dấu chấm ".". (9) Nội dung công văn. (10) Quyền hạn, chức vụ của người ký như: Tư lệnh, Chánh Văn phòng, Sư đoàn trưởng, Trung đoàn trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng, v.v...; trường hợp ký thay thì ghi chữ viết tắt “KT ." v ào trước chức vụ cấp trưởng; trường hợp ký thay mặt tập thể thì ghi chữ viết tắt “TM.” trước tên tập thể (ví dụ: TM. Hội đồng); bên dưới ghi chức vụ của người ký công văn. (11) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo. (12) Chữ viết tắt tên người đánh máy (soạn thảo) và số lượng bản phát hành. (13) Vị trí dự ki ế n độ mật của công văn (nếu có). M ẫ u s ố 09. Nghị quy ế t của Hội đ ồ ng quản trị (1) HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY ….. (2) ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: (3) /NQ-HĐQT(4) Hà Nội (5) , ngày … tháng … năm 20… NGHỊ QUYẾT ………………….. (6) …………………… HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG CÔNG TY ………….. (7) Căn cứ ………………………………………………………………………………………………….; Căn cứ ………………………………………………………………………………………………….; QUYẾT NGHỊ: Điều 1. ……………………………………………… (8) ……………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………….. Điều … ………………………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………. Nơi nhận: - Như Điều …; - …..; - Lưu: VT, …….. (1 0 ) … ; T15 . ( 11 ) (12) TM. HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH (9) (Chữ ký, dấu) Đại tá Nguyễn Văn T Ghi chú: (1) Tên Tổng công ty hoặc công ty mẹ (nếu có). (2) Tên Hội đồng quản trị ban hành nghị quyết. (3) Số nghị quyết. (4) Chữ viết tắt tên nghị quyết và viết tắt tên cơ quan ban hành nghị quyết. (5) Địa danh. (6) Trích yếu nội dung nghị quyết. (7) Tên Hội đồng quản trị của công ty hoặc tổng công ty ban hành nghị quyết. (8) Nội dung nghị quyết. (9) Chức vụ của người ký, trường hợp Phó Chủ tịch ký thay thì ghi chức vụ người ký là Phó Chủ tịch. (10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản. (11) Chữ viết tắt tên người đánh máy (soạn thảo) và số lượng bản phát hành. (12) Vị tr í dự kiến độ mật của văn bản (nếu có). Mẫu số 10. Công điện BỘ QUỐC PHÒNG (1) BỘ TƯ LỆNH QUÂN KHU 4 (2) ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: (3) /CĐ-BTL(4) Nghệ An(5) , ngày … tháng … năm 20… C Ô NG ĐIỆN V ề việc phòng chống lụt, bão (6) Bộ tư lệnh Quân khu điện gửi(7): - Bộ chỉ huy quân sự tỉnh Thanh Hóa; - Bộ chỉ huy quân sự tỉnh Nghệ An.(8) ……………………………………………………….. (9) ……………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… Nơi nhận: - Như tr ê n; - ……………….. - Lưu: VT, .. (10)..; P05.( 11 ) (12) KT. TƯ LỆNH PH Ó TƯ L Ệ NH (Chữ ký, dấu) Thiếu tướng Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) , (2), (3), (4), (5), (6) như Mẫu số 01, Phụ lục V. (7) Tên cơ quan, đơn vị gửi điện. (8) Tên cơ quan, đơn vị nhận điện. (9) Nội dung điện. (10) Chữ viết tắt tên đ ơ n vị soạn thảo. (11) Chữ viết tắt tên người đánh máy (soạn thảo) và số lượng bản phát hành. (12) Vị trí dự kiến độ mật (nếu có). M ẫ u số 11. Giấy mời BỘ TƯ LỆNH ĐẶC CÔNG (1) VĂN PHÒNG(2) ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: (3) /GM-VP(4) Hà Nội (5) , ngày … tháng … năm 20… GIẤY MỜ I …………….. (6 ) …………. ………………………… (7) ……………………………… trân trọng kính mời: Đồng chí: ....................................... (8) ………………………………………………………………. Tới dự ………………………………. (9) ……………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………. Thời gian: ……………………………………………………………………………………………….. Địa điểm …………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………../. Nơi nhận: - ……………; - ……………; - Lưu: VT,(10)..; B15.( 11 ) KT. CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ VĂN PHÒNG (Chữ ký, dấu) Thượng tá Nguyễn Văn D Ghi chú: (1) , (2), (3), (4), (5), (6) như Mẫu số 01, Phụ lục V. (7) Tên cơ quan, đơn vị mời. (8) Tên cơ quan, đơn vị hoặc họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời. (9) Tên (nội dung) của cuộc họp, hội thảo, hội nghị, v.v... (10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo. (11) Chữ viết tắt tên người đánh máy (soạn thảo) và số lượng bản phát hành. M ẫ u số 12. Giấy giới thiệu * M ẫ u số 1 3 . Phiếu trình văn bản đến * BỘ QUỐC PHÒNG(1) CỤC TÀI CHÍNH (2) --------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: (3) /GGT-CTC(4) Hà Nội (5) , ngày … tháng … năm 20… GI Ấ Y GIỚI THIỆU Kính gửi: …………………………… ………………………………….. …………………………………………….. trân trọng giới thiệu: Đồng chí: ………………………………………………………………….. Cấp bậc: …………………………………………………………………… Chức vụ: …………………………………………………………………… Đơn vị: …………………………………………………………………….. Được cử đến: ……………………………………………………………… Có nhiệm vụ: ……………………………………………………………… ………………………………………………………………………………. Đề nghị: …………….. hết sức giúp đỡ đồng chí ……………………….. hoàn thành nhiệm vụ Giấy này có giá trị đến ngày tháng năm 20... Nhận dạng: Cao 1 m... Dấu vết đặc biệt:... CỤC TRƯỞNG (Chữ ký, dấu) Đại tá Nguyễn Văn T Ghi chú: * Giấy giới thiệu có thể in sẵn trên giấy khổ A5 (148 mm x 210mm). (1), (2), (4), (5) như Mẫu số 01, Phụ lục V; (3) số giấy giới thiệu đăng ký riêng. BTL QUÂN KHU 5 VĂN PHÒNG -------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Hà Nội (5) , ngày … tháng … năm 20… PHIẾU TRÌNH VĂN BẢN ĐẾN Kính gửi: Thủ trưởng ………………………. Văn phòng Bộ tư lệnh kính trình Thủ trưởng văn bản số: ………….. ngày.../20.... của ……………………………… về việc : ……………… ……………………………………………………………………………… V ề vấn đề này, Văn phòng Bộ tư lệnh xin đề xuất như sau: ……….. ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ………………………… Kính trình Thủ trưởng cho ý kiến: ……………………………………… ………………………………………/. CHÁNH VĂN PHÒNG (Chữ ký, dấu) Đại tá Nguyễn Văn T Ghi chú: * Phiếu trình văn bản đến (đối với những vấn đề đơn giản) có thể in sẵn trên giấy khổ A5 (148 mm x 210mm). M ẫ u số 1 4 . Phiếu chuyển văn bản đến* M ẫ u số 1 5 . Phiếu giải quyết văn bản đến * BỘ QUỐC PHÒNG CỤC KINH TẾ ----------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Hà Nội, ngày … tháng … năm 20… PHIẾU CHUYỂN VĂN BẢN ĐẾN Kính gửi: Phòng …………………………… Ý kiến: ………………………… (1) ……………………………………. ……………………………………………………….. CỤC TRƯỞNG (Chữ ký, dấu) Thiếu tướng Nguyễn Văn T Ghi chú: * Phiếu chuyển văn bản đến có thể in sẵn tr ên giấy khổ A5 (148 mm x 210mm). (1) Ghi ý kiến của người phân văn bản. BTL QUÂN KHU 5 VĂN PHÒNG ----------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Hà Nội , ngày … tháng … năm 20… PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Kính gửi: Phòng………………………. Ý kiến: ………………………… (1) ……………………………………. ……………………………………………………….. CHÁNH VĂN PHÒNG (Chữ ký, dấu) Đại tá Nguyễn Văn T Ghi chú: * Phiếu giải quyết văn bản đến (đ ố i với những vấn đề đơn giản) có thể in sẵn tr ên giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm). (1) Ghi ý kiến của người phân phối. Mẫu số 16. Phiếu trình giải quyết công việc * BỘ QUỐC PHÒNG VĂN PHÒNG ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Hà Nội, ngày … tháng … năm 20… Ý KIẾN Của người giải quy ế t PHIẾU TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC - Kính gửi: Thủ trưởng ………………………………….. - Cơ quan trình: ………………………………………….. - Vấn đề trình: …………………………………………….. - Các văn bản kèm theo …………………………………. ………………………………………………………………. 1. Tóm tắt nội dung: 3. Ý kiến đề xuất của cán bộ theo dõi giải quyết công việc 2. Ý kiến của các cơ q uan , đơn vị liên quan: 4. Ý kiến của chỉ huy Phòng ………………… 5. Ý kiến của Thủ trưởng Văn phòng Ghi chú: * Mẫu Phiếu tr ình giải quyết công việc dùng để giải quyết những công việc (văn bản) phức tạp có liên quan đến nhiều cơ quan, đơn vị. Những vấn đề đã thống nhất có văn bản kèm theo./. M ẫ u số 1 7 . Giấy biên nhận hồ sơ * BỘ QUỐC PHÒNG(1) CỤC CHÍNH SÁCH ----------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Hà Nội (5) , ngày … tháng … năm 20… GIẤY BIÊN NHẬN Hồ sơ ……………….. Họ và tên: ………………….. (6) ……………………………………………...................................... Chức vụ, đơn vị công tác: …………………………………………………….................................... Đã tiếp nhận hồ sơ của: Ông (bà): …………………………….. (7) …………………………………….................................... …………………………………………………… bao gồm: 1. ………………………………………………………………………………...................................... 2. …………………………………………….. (8) ……………………………..................................... 3. ………………………………………………………………………………...................................... …………………………………………………………………………………....................................... …………………………………………………………………………………....................................... ……………………………………………………../. Nơi nhận: - … (9) …..; - Lưu: Hồ sơ. NGƯỜI TIẾP NHẬN (Ký tên, đóng dấu, (nếu có) Đại tá Nguyễn Văn T Ghi chú: * Mẫu này có thể in sẵn trên giấy A5 (148mm x 210mm). (1), (2), (3), (4), (5) như Mẫu số 01, Phụ lục V. (6) Họ và tên, chức vụ và đơn vị của người tiếp nhận hồ sơ. (7) Họ và tên, nơi công tác hoặc giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ. (8) Liệt kê đầy đủ, cụ thể các văn bản, giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ. (9) Tên người hoặc cơ quan g ử i hồ sơ. Mẫu số 18. Biên bản * BỘ QUỐC PHÒNG(1) CỤC KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ(2) ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: (3) /BB-CKHĐT(4) BIÊN BẢN …………… (5) ………….. Thời gian bắt đầu ……………………… Địa điểm ………………………………… Thành phần tham dự ………………….. ……………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………. Chủ trì (chủ tọa): ………………………………………………………………………………………. Thư ký (người ghi biên bản): …………………………………………………………………………. Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo): ……………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………. Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ….. giờ ….. , ngày .... tháng ….. năm ….. ./. THƯ KÝ (Chữ k ý ) Đại tá Nguyễn Văn H CHỦ TỌA (Chữ k ý , dấu (nếu có)) (6) Thiếu tướng Bùi Quang V N ơ i nhận : - ……………; - Lưu: VT, hồ sơ Ghi chú: (1) , (2), (3), (4) như Mẫu số 01, Phụ lục V. (5) Tên cuộc họp (hội nghị, hội thảo). (6) Ghi chức vụ được bổ nhiệm. Mẫu số 19. Giấy chứng nhận TỔNG CỤC HẬU CẦN( 1 ) CỤC CHÍNH TRỊ(2) ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: (3) /GCN-CCT(4) Hà Nội (5) , ngày … tháng … năm 20… GIẤY CHỨNG NHẬN ……………….. (6) ………………… ………………………………….. (7) …………………………………………………. chứng nhận: ………………………………………. (8) …………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………. Nơi nhận: - …………..; - ……………; - L ưu : VT, … (10); H03.(11) CỤC TRƯỞNG(9) (Chữ ký, dấu) Đại tá Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) , (2), (3), (4), (5), (6) như Mẫu số 01, Phụ lục V. (7) Cơ quan, đơn vị (hoặc người đại diện) chứng nhận. (8) Nội dung chứng nhận: xác định cụ thể người, sự việc, vấn đề được chứng nhận. (9) Quyền hạn, chức vụ của người ký như: Tư lệnh, Cục trưởng, Sư đoàn trưởng, Trung đoàn trưởng, Giám đốc, Viện trưởng, v.v..trường hợp cấp phó ký thay cấp trưởng thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ cấp trưởng; trường hợp ký thay mặt tập thể thì ghi chữ viết tắt “TM.” trước tên tập thể (ví dụ: TM. Hội đồng); bên dưới ghi chức vụ của người ký. (10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo. (11) Chữ viết tắt tên người đánh máy (soạn thảo) và số lượng bản phát hành. Mẫu số 20. Giấy công tác TỔNG CỤC HẬU CẦN( 1 ) VĂN PHÒNG (2) ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: (3) /GC T - VP (4) Hà Nội (5) , ngày … tháng … năm 20… GIẤY CÔNG TÁC Đồng chí: ………………………. (5 ) ……………………………………………………………….. Cấp bậc: …………………………………. Chức vụ: ………………………………………………. Được cử đi: ………………………………………………………………………………………….. Có mang theo: ………………………………………………………………………………………… Giấy này có giá trị hết ngày: ……………………….. CHÁNH VĂN PHÒNG (6) (Chữ k ý , dấu) Đại tá Bùi Văn H CHỨNG THỰC LÚC ĐI - Đ Ế N KÊ KHAI HÀNH TRÌNH Khởi hành ngày … tháng … năm 20.... Đến đơn vị ngày ….. tháng ….. năm 20... Đi khỏi đơn v ị ngày ….. tháng ….. năm 20... (K ý , đ ó ng dấu) Đoan đường: ……………………………. km Phương ti ệ n sử dụng: ………………………. Số ngày đi đường: ………………………. ngày Số ngày lưu trú: …………………………… ngày (Ký, đóng dấu) Khởi hành ngày … tháng … năm 20.... Đến đơn vị ngày ….. tháng ….. năm 20... Đi khỏi đơn v ị ngày ….. tháng ….. năm 20... (K ý , đ ó ng dấu) Đoan đường: ……………………………. km Phương ti ệ n sử dụng: ………………………. Số ngày đi đường: ………………………. ngày Số ngày lưu trú: …………………………… ngày (Ký, đóng dấu) Duy ệ t thanh toán Tổng số ngày đi công tác: …………. ngày Trong đó: + Lưu trú: ………………… ngày + Đi đường: ………………. ngày Phần th a nh toán Số ngày đi đường được hưởng: ………….. ngày x ……….. đ = ……………. đ Số ngày lưu trú được hưởng: ………….. ngày x ……….. đ = ……………. đ Tiền tàu, xe (máy bay): ……………………. đ Lệ phí khác (nếu có): …………… đ Cộng: ……………….. đ NGƯỜI ĐI CÔNG TÁC (Chữ ký) TÀI CHÍNH (Chữ k ý ) CHÁNH VĂN PHÒNG (Chữ k ý , đ ó ng dấu) Đại tá Bùi Văn H M ẫ u 21. Giấy nghỉ phép BỘ TƯ LỆNH QUÂN KHU 5(1) BỘ CHỈ HUY QUÂN SỰ TỈNH NINH THUẬN(2) ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: (3) /GNP-BCH(4) Ninh Thuận (5) , ngày … tháng … năm 20… GIẤY NGHỈ PHÉP Đồng chí: ………………………………………………………………………………………….. Cấp bậc: …………………………………………………………………………………………… Chức vụ: …………………………………………………………………………………………… Đơn vị: ……………………………………………………………………………………………... Được nghỉ phép từ....giờ....ngày... tháng ... năm 20... Đến:. .. giờ... ngày... tháng... năm 20... Tại: …………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………. XÁC NHẬN Của cơ quan hoặc chính quyền địa phương n ơ i nghỉ phép (Chữ k ý , dấu) Họ và tên CHỈ HUY TRƯỞNG(6) (Chữ k ý , dấu) Đại tá Nguyễn Văn B Ghi chú: (1), (2), (4), (5) như M ẫ u số 01, Phụ lục V. (3) Số Giấy nghỉ phép được đăng ký riêng. (6) Quyền hạn, chức vụ của người ký như: Tư lệnh, Cục trưởng, Sư đoàn trưởng, Chỉ huy trưởng, Giám đốc, Viện trưởng, v.v...; trường hợp c ấ p phó ký thay cấp trưởng thì ghi chữ vi ế t t ắ t “KT.” vào trước chức vụ cấp trưởng; trường hợp ký thay mặt tập thể thì ghi chữ viết tắt “TM.” trước tên tập th ể (ví dụ: TM. Hội đồng); bên dưới ghi chức vụ của người ký. Mẫu số 22. Phiếu gửi Ngày … tháng … năm 20… BỘ QUỐC PHÒNG VĂN PHÒNG -------- PHIẾU GỬI Ngày…tháng…năm 20... Số: …../PG-VP PHIẾU GỬI Số: …/PG-VP Kính gửi: ………………… S ố TT Số văn bản Số lượng bản Độ mật Độ khẩn Tổng cộng: ………. văn bản NGƯỜI GỬI Kính gửi: ………………………………………. Số TT Số văn bản Số lượng bản Số tờ Độ mật Độ khẩn Trích yếu Nhận ....giờ ...phút, ngày… NGƯỜI NHẬN (Ký, đ ó ng dấu) Cấp bậc, họ tên NGƯỜI GỬI ( Ký, đóng dấu ) Cấp bậc, họ tên * Đề nghị tr ả lại phiếu này Mẫu số 23. Sao văn bản PHẦN CUỐI CỦA VĂN BẢN SAO BTL QUÂN KH U 3 V Ă N PHÒNG --------- SAO Y BẢN CHÍNH S ố : . ...(1)..../SY-VP Hải phòng, ngày … tháng … năm 20 … Nơi nhận: - Các cơ quan, đơn vị thuộc QK; - Lưu: VT, VP; H30. CHÁNH VĂN PHÒNG ( k ý, đóng dấu) Đại tá Nguyễn Văn H Ghi chú: *Trường hợp phần cuối cùng văn bản sao đã hết giấy thì trình bày thể thức sao sang mặt sau trang cuối cùng của văn bản sao. (1) Số sao văn bản đăng ký riêng. PHỤ LỤC VI VIẾT HOA TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH (Kèm theo Thông tư số 92/2012/TT-BQP ngày 26 tháng 7 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng) I. VIẾT HOA VÌ PHÉP ĐẶT CÂU 1. Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!); sau dấu chấm lửng (…) sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: "…") và k hi xuống dòng. 2. Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu chấm phẩy (;) và dấu phẩu (,) khi xuống dòng. Ví dụ: Căn cứ Luật Lưu trữ năm 2011; Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, II. VIẾT HOA DANH TỪ RIÊNG CHỈ TÊN NGƯỜI 1. Tên người Việt Nam a) Tên thông thường: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết của danh từ riêng chỉ tên người. Ví dụ: - Nguyễn Ái Quốc, Trần Phú, Giàng A Pao, Kơ Pa Kơ Lơng... b) Tên hiệu, tên gọi nhân vật lịch sử: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết. Ví dụ: Vua Hùng, Bà Triệu, Ông Gióng, Đinh Tiên Hoàng, Lý Thái Tổ, Bác Hồ, Cụ Hồ.... 2. Tên người nước ngoài được phiên chuyển sang tiếng Việt a) Trường hợp phiên âm qua âm Hán - Việt: Viết theo quy tắc viết tên người Việt Nam. Ví dụ: Kim Nhật Thành, Mao Trạch Đông, Thành Cát Tư Hãn... b) Trường hợp phiên âm không qua âm Hán - Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên ngữ): Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất trong mỗi thanh tố. Ví dụ: Vla-đi-mia I-lích Lê-nin, Phri-đrích Ăng-ghen, Phi-đen Cat-xtơ-rô... III. VIẾT HOA TÊN ĐỊA LÝ 1. Tên địa lý Việt Nam a) Tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung (tỉnh, huyện, xã...) với tên riêng của đơn vị hành chính đó: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên riêng và không dùng gạch nối. Ví dụ: thành phố Thái Nguyên, tỉnh Nam Định, tỉnh Đắk Lắk.. .; quận Hải Châu, huyện Gia Lâm, hu y ện Ea H’leo, thị xã Sông Công, thị tr ấ n C ầ u Giát...; phường Nguyễn Trãi, xã la Y eng... b) Trường hợp tên đơn vị h à nh chính được cấu tạo giữa danh từ chung kết hợp với chữ số, tên người, tên sự kiện l ịch sử: Viết hoa cả danh từ chung chỉ đơn vị hành chính đó. Ví dụ: Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Phường Điện Biên Phủ... c) Trường hợp viết hoa đặc biệt: Thủ đô Hà Nội. d) Tên địa lý được cấu tạo giữa danh từ chung chỉ địa hình (sông, núi, hồ, biển, cửa, bến, cầu, vũng, lạch, vàm v.v...) với danh từ riêng (có một âm tiết) trở thành tên riêng của địa danh đó: Viết hoa tất cả các chữ cái tạo nên địa danh. Ví dụ: Cửa Lò, Vũng Tàu, Lạch Trường, Vàm C ỏ, C ầu Giấy.... Trường hợp danh từ chung chỉ địa hình đi liền với danh từ riêng: Không viết hoa danh từ chung mà chỉ viết hoa danh từ riêng. Ví dụ: biển Cửa Lò, chợ B ế n Thành, sông Vàm C ỏ, vịnh Hạ Long... đ) Tên địa lý chỉ một vùng, miền, khu vực nhất định được cấu tạo bằng từ chỉ phương hướng kết h ợ p với từ chỉ phương thức khác: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi. Đối với tên địa lý chỉ vùng miền riêng được cấu tạo bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với danh t ừ chỉ địa hình thì phải vi ế t hoa các chữ cái đ ầ u m ỗ i âm ti ế t. Ví dụ: Tây Bắc, Đông Bắc, Bắc Bộ, Nam Kỳ, Nam Trung Bộ... 2. Tên địa lý nước ngoài được phiên chuyển sang tiếng Việt a) Tên địa lý đã được phiên âm sang âm Hán Việt: Viết theo quy tắc viết hoa tên địa lý Việt Nam. Ví dụ: Bắc Kinh, Bình Nhưỡng, Pháp, Anh, Mỹ, Thụy Sĩ, Tây Ban Nha... b) Tên địa lý phiên âm không qua âm Hán Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên ngữ): Viết hoa theo quy tắc viết hoa tên người nước ngoài quy định tại Điểm b, Khoản 2, Mục II. Ví dụ: Mát-xcơ-va, Men-bơn, Sing-ga-po, Cô-pen-ha-ghen, Béc-lin... IV. VIẾT HOA TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ 1. Tên cơ quan, đơn vị Quân đội Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, đơn vị; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, đơn vị. Ví dụ: - Ban Chỉ đạo Phòng chống tham nhũng; Ban Quản lý dự án Kho Lưu trữ Quân khu 2,... - Văn phòng Bộ Quốc phòng; Văn phòng Bộ tư lệnh Quân đoàn 3,... - Bộ Tổng Tham mưu, Tổng cục Hậu cần; Cục Hậu cần Quân khu 9, Cục Quân huấn Bộ Tổng Tham mưu, Viện Y học cổ truyền Quân đội,... - Tập đoàn Viễn thông Quân đội, Tổng công ty Xây dựng Trường S ơ n, Tổng công ty Đông Bắc,... - Học viện Quốc phòng, Học viện Lục quân; Trường Đại học Trần Quốc Tuấn, Trường Trung cấp Quân khí,... - Viện Khoa học và Công nghệ quân sự; Viện Lịch sử quân sự Việt Nam... - Phòng Nghiên cứu tổng h ợ p; Phòng Chính sách; Hội đồng Xác định giá trị tài liệu, Hội đồng Sáng kiến và Cải tiến kỹ thuật; Ban Tổ chức Hội thao nghiệp vụ văn thư, bảo mật, lưu trữ toàn quân lần thứ Ba,... - Trường hợp viết hoa đặc biệt: Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam; Văn phòng Trung ương Đảng. 2. Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài a) Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài đã dịch nghĩa: Viết hoa theo quy tắc viết tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam. Ví dụ: Liên hợp quốc (UN); Tổ chức Y tế thế giới (WHO); Hiệp hội Các quốc gia Đông Nam Á (ASEAN).... b) Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt: Viết bằng chữ in hoa như nguyên ngữ hoặc chuyển tự La-tinh nếu nguyên ngữ không thuộc hệ La-tinh. Ví dụ: WTO; UNDP; UNESCO; SARBICA; SNG.... V. VIẾT HOA CÁC TRƯỜNG HỢP KHÁC 1. Tên các huân chương, huy chương, các danh hiệu vinh dự Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết của các thành tố tạo thành tên riêng và các từ chỉ thứ, hạng. Ví dụ: Huân chương Độc lập hạng Nhất; Huân chương Sao vàng; Huân chương Lê-nin; Huân chương Hồ Chí Minh; Huân chương Chiến công; Huân chương Kháng chiến hạng Nhì; Huy chương Chiến sĩ vẻ vang; Bằng Tổ quốc ghi công; Giải thưởng Nhà nước; Nghệ sĩ Nhân dân; Nhà giáo Ưu tú; Thầy thu ố c Nhân dân; Anh hùng Lao động; Anh hùng Lực lượng vũ trang nhân dân;... 2. Tên chức vụ, học vị, danh hiệu Viết hoa tên chức vụ, cấp bậc nếu đi liền với tên người cụ thể. Ví dụ: - Chủ tịch Hồ Chí Minh, Tổng thống V . V . Pu-tin, Đại tướng Võ Nguyên Giáp,... - Bộ trưởng, Thứ trưởng, Tổng Tham mưu trưởng, Phó Chủ nhiệm Tổng cục Chính trị, Tư lệnh, Phó Tư lệnh, Cục trưởng, Phó Cục trưởng, Chính ủy, Phó Chính ủy, Chính trị viên, Tổng Giám đốc, Giám đốc, Phó Giám đốc, Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng, Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Hành chính, Trung đoàn trưởng, Tiểu đoàn trưởng, Phó Tiểu đoàn trưởng,... - Đại tá Nguyễn Văn H; Thiếu tướng, Tiến sĩ khoa học Phạm Văn M,... 3. Danh từ chung đã riêng hóa Viết hoa chữ cái đầu của từ, cụm từ chỉ tên gọi đó trong trường hợp dùng trong một nhân xưng, đứng độc lập và thể hiện sự trân trọng. Ví dụ: Bác, Người (chỉ Chủ tịch Hồ Chí Minh), Đảng (chỉ Đảng Cộng sản Việt Nam), Quân đội (chỉ Quân đội nhân dân Việt Nam),... 4. Tên các ngày lễ, ngày kỷ niệm Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết tạo thành tên gọi ngày lễ, ngày kỷ niệm. Ví dụ: ngày Quốc khánh 2-9; ngày Quốc tế Lao động 1-5; ngày 22-12-1944 là ngày Truy ề n th ố ng của Quân đội,... 5. Tên các sự kiện lịch sử và các triều đại Tên các sự kiện lịch sử: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành sự kiện và tên sự kiện, trong trường hợp có các con số chỉ mốc thời gian thì ghi b ằ ng chữ và vi ế t hoa chữ đó. Ví dụ: Phong trào C ần vương; Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh; Cách mạng tháng Tám; Phong trào Phụ nữ Ba đảm đang;... Tên các tri ề u đại: Tri ề u Lý, Tri ề u Tr ầ n,... 6. Tên các loại văn bản Viết hoa chữ cái đầu của tên loại văn bản và chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên riêng của văn bản trong trường hợp nói đến một văn bản cụ thể. Ví dụ: Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng; Bộ luật Dân sự; Luật Lưu trữ;... Trường hợp viện dẫn các điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của điều, khoản, điểm Ví dụ: - Căn cứ Điều 10 Bộ luật Lao động... - Căn cứ Điểm a, Khoản 1, Điều 5 Luật Giao dịch điện tử... 7. Tên các tác phẩm, sách báo, tạp chí Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên tác phẩm, sách báo Ví dụ: tác phẩm Đường kách mệnh; từ điển Bách khoa quân sự; tạp chí Qu ố c phòng toàn dân; Văn nghệ Quân đội,... 8. Tên các năm âm lịch, ngày tiết, ngày tết, ngày và tháng trong năm a) Tên các năm âm lịch: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi. Ví dụ: Kỷ Tỵ, Tân Hợi, Mậu Tuất, Mậu Thân.... b) Tên các ngày tiết và ngày tết: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi. Ví dụ: tiết Lập xuân; tiết Đại hàn; tết Đoan ngọ; tết Trung thu; tết Nguyên đán;... Viết hoa chữ Tết trong trường hợp dùng để thay cho một tết cụ thể (như Tết thay cho tết Nguyên đán). c) Tên các ngày trong tuần và tháng trong năm: Viết hoa chữ cái đầu của âm ti ế t chỉ ngày và tháng trong trường hợp không dùng chữ s ố : Ví dụ: thứ Hai; thứ Tư; tháng Năm; tháng Tám;... 9 . Tên gọi các tôn giáo, giáo phái, ngày l ễ tôn giáo - Tên gọi các tôn giáo, giáo phái: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên gọi. Ví dụ: đạo Cơ Đốc; đạo Tin Lành; đạo Thiên Chúa; đạo Hòa Hảo; đạo Cao Đài... hoặc chữ cái đầu của âm tiết tạo thành tên gọi như: Nho giáo; Thiên Chúa giáo; Hồi giáo;... - Tên gọi ngày lễ tôn giáo: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi. Ví dụ: lễ Phục sinh; lễ Phật đản;....