TCVN7318-2:2013

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7318-2:2013 (ISO 9241-2:1992) về Ecgônômi - Yêu cầu ecgônômi đối với công việc văn phòng có sử dụng thiết bị hiển thị đầu cuối (VDT) - Phần 2: Hướng dẫn các yêu cầu nhiệm vụ TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN 7318-2:2013 ISO 9241-2:1992 ECGÔNÔMI - YÊU CẦU ECGÔNÔMI ĐỐI VỚI CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG CÓ S Ử DỤNG THI Ế T BỊ HIỂN THỊ ĐẦU CUỐI (VDT) - PH Ầ N 2: HƯỚNG DẪN C Á C YÊU CẦU NHIỆM VỤ Ergonomic requirements for office work with visual display terminals (VDTs) - Part 2: Guidance on task requirements Lời nói đầu TCVN 7318-2:2013 hoàn toàn tương đương với ISO 9241-2:1992 TCVN 7318-2:2013 do Ban kỹ thuật tiêu chu ẩ n quốc gia TCVN/TC 159 Ecgônômi biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố. Bộ TCVN 7318 (ISO 9241), Yêu cầu ecgônômi đối với công việc văn phòng có sử dụng thiết bị hiển thị đ ầ u cuối (VDT). Bao gồm các tiêu chuẩn sau: - TCVN 7318-1:2013 (ISO 9241-1:1997/Adm 1:2001), Phần 1: Giới thiệu chung; - TCVN 7318-2:2013 (ISO 9241-2:1992), Phần 2: Hướng dẫn các yêu c ầ u nhiệm vụ; - TCVN 7318-3:2002 (ISO 9241-3:1992), Phần 3: Yêu cầu về hi ể n thị; - TCVN 7318-4:2013 (ISO 9241-4:1998), Phần 4: Yêu cầ u về bàn phím; - TCVN 7318-5:2013 (ISO 9241-5:1998) , Phần 5: Yêu cầu về bố trí vị trí và tư thế làm việc; - TCVN 7318-6:2013 (ISO 9241-6:1999), Phần 6: Hướng dẫn về môi trường làm việc. Lời giới thiệu Việc giới thiệu về thiết bị hiển thị đầu cuối (VDT) tr ê n cơ sở hệ thống xử lý thông tin có thể tác động đến c ấ u trúc, chức năng và môi trường vật lý của một tổ chức. Những mô hình tương tác có thể thay đổi, sự phụ thuộc lẫn nhau về kỹ thuật tổ chức v à từng cá nh â n, những nội dung công việc cũng c ó th ể thay đổi. Những thay đổi này có th ể ảnh hưởng một cách tích cực đến sức khỏe, thể lực và hiệu suấ t của người thực hiện. Ứ ng dụng các nguyên lý ecgônômi cho VDT trên cơ sở hệ thống xử lý thông tin v ề cơ b ả n là sự kế t hợp hài hòa giữa thiết kế nhiệm vụ với thiết kế các phần cứng, phần mềm và m ô i trường l à m việc. ECGÔNÔMI - YÊU CẦU ECGÔNÔMI ĐỐI VỚI CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG CÓ S Ử DỤNG THI Ế T BỊ HIỂN THỊ ĐẦU CUỐI (VDT) - PH Ầ N 2: HƯỚNG DẪN C Á C YÊU CẦU NHIỆM VỤ Ergonomic requirements for office work with visual display terminals (VDTs) - Part 2: Guidance on task requirements 1 Phạm vi áp dụng Tiêu chuẩn này đưa ra các hướng dẫn cho người sử dụng thiết b ị hi ể n thị đầu cuối (VDT) trên cơ sở hệ thống xử lý thông tin liên quan đến công việc văn phòng. Việc tổ chức thực hiện hệ thống và những người sử dụng thiết b ị . Tiêu chuẩn cần được áp dụng phù hợp với những yêu cầu và qui đ ị nh hiện hành. Mục đ í ch của tiêu chuẩn n à y là nhằm n â ng cao hiệu quả v à t ì nh trạng hoàn toàn thoải mái của người sử dụng bằng việc áp dụng các kiến thức ecgôn ô mi từ những phát minh để thiết kế các nhiệm vụ làm việc. Các nguyên lý ecgônômi liên quan được trình bày trong TCVN 7437 (ISO 6385). Các đặc tính của thiết b ị hiển thị và sự kiểm soát, vùng làm việc và những yêu cầu về môi trư ờ ng được quy định trong các tiêu chuẩn khác của bộ TCVN 7318 (ISO 9241). Tiêu chuẩn này không áp dụng cho việc thiết k ế hộp thoại và ph ầ n mềm. 2 Tài liệu viện dẫn Các tài liệu viện dẫn sau rất cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn này. Đối với các tài liệu viện dẫn ghi năm công bố th ì áp dụng phiên bản được nêu. Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản mới nhất, bao gồm cả các sửa đổi, bổ sung (nếu có). TCVN 7437:2004 (ISO 6385:1981) , Ecgônômi - Nguyên lý ecgônômi trong thiết k ế hệ thống lao động * . 3 Thuật ngữ và định nghĩa Ti ê u chu ẩ n này áp dụng các thuật ngữ và định nghĩa trong TCVN 7437 (ISO 6385). 4 Thiết kế nhiệm vụ 4.1 Mục tiêu Trong việc áp dụng các nguyên lý ecgônômi để thiết kế nhiệm vụ cho người sử dụng VDT tr ê n cơ sở hệ thống xử lý thông tin, mục đích là nhằm cung c ấ p các điều kiện làm việc tối ưu và an toàn, t ì nh trạng hoàn toàn thoải mái, có t í nh tới hi ệ u qu ả kinh t ế và kỹ thuật. Những nhi ệ m vụ đ ược thiết kế thích hợp cần phải: - Thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm v ụ; - Bảo vệ an toàn, sức khỏe cho người sử dụng; - Nâng cao sức kh ỏe của người lao động; - Tạo cơ hội để phát triển các kỹ năng và năng lực của người lao động có chú ý tới những nhiệm vụ li ê n quan. Đặc biệt nên tránh những điều sau, nếu có thể: - Sự quá tải hoặc dưới tải có th ể d ẫ n tới sự căng thẳng, m ệt mỏ i hoặc sai lỗi quá mức hoặc không c ầ n thiết; - Sự lặp lại quá mức c ó th ể dẫn đến những cảm giác đơn điệu, nhàm chán và kh ô ng hài lòng; - Á p lực thời gian; - Làm việc một m ì nh kh ô ng có cơ hội giao tiếp xã hội. 4.2 Đặc tính của nhiệm vụ đư ợ c thiết kế tốt Vào cùng thời điểm góp phần cho mục đích chính của các VDT trên cơ sở hệ thống xử lý thông tin, th ì một thiết k ế hợp lý và c ó hiệu quả với các nhiệm vụ văn phòng cần: - Ghi nhận được kinh nghiệm và khả năng của nhóm (quần thể) người sử dụng; - Cung cấp cho việc áp dụng các kỹ năng, năng lực và hoạt động hợp lý khác nhau; - Bảo đảm các nhiệm vụ được thực hiện là đồng nhất, không gián đoạn rời rạc; - Đ ả m bảo rằng nhiệm vụ được thực hi ệ n g ó p phần đáng kể cho chức năng t ổ ng thể của hệ thống và người sử dụng có thể hiểu được. - Cung c ấ p mức độ tự quản hợp lý cho người sử dụng trong việc xác định ưu tiên, tr ì nh tự và thủ tục; - Cung cấp sự phản hồi đầy đủ về việc thực hiện nhiệm vụ cho người s ử dụng; - Cung c ấ p những cơ hội cho sự phát triển những kỹ năng vốn có và những yêu cầu về kỹ năng mới liên quan tới nhiệm vụ đ ã đề cập. 4.3 Xác đ ị nh những yêu cầu thiết kế Đ ể đạt được những mục tiêu v à đặc t í nh của nhiệm vụ được thiết kế tốt nêu trong 4.1 v à 4.2, cần xem xét những mục tiêu đặc biệt của hệ thống và những đặc tính của người sử dụng. Theo cách này, sẽ có thể phải t í nh đến sự gia tăng phụ thuộc lẫn nhau trong những sắp xếp tổ chức cụ thể. Không có một cách thức riêng nào t ố t nhất cho thiết k ế nhiệm vụ, đ ể t í nh đến những nhu cầu, năng lực, hiệu quả, sức khỏe và t ì nh trạng thoải m á i của người sử dụng. Việc tổ chức thực hiện hệ thống cần tham gia vào mọi hoạt động l à ph ù hợp để xác định các đặc t í nh nhiệm vụ sẽ đáp ứng được các tiêu chí. Các đặc t í nh nêu trong 4.2 cần được sử dụng đ ể đánh giá và so sánh thiết kế nhiệm vụ theo khả năng. Trong việc thiết lập những phiên bản nhiệm vụ mới, cần duy trì hoặc nâng cao các thuộc tính tích cực, khi so với những nhiệm vụ hiện tại. Một phần quan trọng của quá trình thiết lập các yêu cầu nhiệm vụ là phải đạt được các dữ liệu tin cậy và có giá tr ị trực tiếp từ người sử dụng. Có nhiều cách để đạt được, v í dụ: a) Bằng nghi ê n cứu quan sát; b) Bằng đánh giá trắc nghiệm tâm lý trên các thang tiêu chuẩn; c) Bằng các bảng câu hỏi; d) Bằng phỏng v ấ n; e) Bằng tư vấn. Có ba khía cạnh của các nhiệm vụ liên quan t ớ i VDT trên cơ sở hệ thống xử lý thông tin mà đặc biệt quan trọng về ảnh hưởng của chúng tới các tiêu chí để thiết k ế nhiệm vụ tốt. Đó là: f) Độ dài và phân bố thời gian dành cho vận hành hệ thống; g) Sự suy xét , nghĩa là t ự ch ủ lựa chọn trong cách thức sử dụng hệ thống; h) Sự tin cậy, nghĩa là mức độ mà VDT trên cơ sở hệ thống xử lý thông tin được xem là công cụ thiết y ế u để thực hiện nhiệm vụ. Cần chú ý rằng, có những phạm vi tối ưu khác nhau cho từng khía cạnh và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa chúng có ảnh hưởng đặc biệt tới những mục tiêu và các đặc điểm nêu trong 4.1 và 4.2. Trong quá trình thiết kế nhiệm vụ đặc biệt, những điều kiện hiện tại cần được xác định theo quan điểm dự báo được những yêu cầu tương lai. Khi không có đủ thông tin, về những quyết định này cần phải dựa vào kinh nghiệm, cần thu thập những thông tin từ các thử nghiệm trong các nguyên mẫu, hoặc các nghiên cứu thí điểm (pilot) hay mô phỏng. Để đảm bảo quá trình thiết kế nhiệm vụ có hiệu quả, các kế hoạch thiết kế và đánh giá cần được xây dựng một cách đầy đủ trước khi lựa chọn và lắp đặt hệ thống. 4.4 Kế hoạch thực hiện 4.4.1 Quy định chung Một kế hoạch thực hiện phù hợp cần xây dựng để dự báo và xử lý trước các thay đổi thể chất và tâm lý sẽ x ả y ra trong môi trường có tổ chức trước đó, trong và sau khi đưa vào hoạt động mới hoặc VDT trên cơ sở hệ thống xử lý thông tin đã được cải tiến. Quản lý thành công quá trình thay đổi là ch ì a khóa để được thừa nhận và tận dụng năng suất của hệ thống. 4.4.2 Xây dựng kế hoạch thực hiện hiệu quả Để hiệu quả nhất, việc xây dựng kế hoạch cần được tiến hành trước khi mua sắm, lắp đặt hệ thống và sự hợp tác với những người vận hành trong tổ chức sẽ bị tác động nhiều nh ấ t b ở i hệ thống mới. Sự tham gia của người sử dụng trong quá trình thực hiện là đặc biệt quan trọng về hiệu lực và chức năng của hệ thống. Việc giới thiệu VDT trên cơ sở hệ thống xử lý thông tin y ê u cầu những vấn đề sau cần được ch ỉ rõ trong một khuôn khổ thống nhất. a) Các vấn đề về tổ chức 1) Các thao tác vận hành và những tương tác (có cần những thay đổi?). 2) Cơ c ấ u tổ chức (có cần tái cơ cấu?) 3) Nội dung công việc và phát triển các kỹ năng (xem xét cả người sử dụng và không sử dụng hệ thống). b) Các vấn đề liên quan tới thiết bị làm việc và những điều kiện làm việc thể lực 1) Các yêu cầu hệ thống phần cứng/phần mềm (khả năng sẵn sàng để kiểm tra những đặc trưng vốn có của ecgônômi); 2) Thiết kế môi trường làm việc vật lý (có tính đến các yêu cầu ecgônômi kh ô ng?); 3) Các yêu cầu hệ thống hỗ trợ (có cần đảm bảo độ tin cậy, tính sẵn sàng và nhu cầu hỗ trợ đã tương xứng chưa?). c) Các vấn đề liên quan tới cá nhân 1) Kế hoạch cá nhân và nội qui làm việc (có cần thay đ ổ i?) 2) Tuyển chọn người làm và các tiêu chí về vị tr í làm việc (có cần xác định rõ các thay đổi trong quy định hiện hành?). 3) Các chương trình đào tạo (có thích hợp và hiệu quả?) Người sử dụng cần được khuyến khích nhận dạng những v ấ n đề tồn tại có thể xuất hiện trong thiết kế, thực hiện và xa hơn nữa. Sự tham gia của người sử dụng theo cách như vậy, thường làm cho hệ thống đạt kết qu ả tốt hơn. 5 Đánh giá và duy trì hệ thống Đánh giá các hệ thống đã lắp đặt có thể đạt được bằng những phương pháp nêu từ 4.3 a) đến 4.3 e), để có được những số đo tin cậy và chính xác như tiêu ch í đặt ra trong yêu cầu thiết kế. Khi cần so sánh dữ liệu và thực nghiệm, có sử dụng theo tiêu chuẩn này. Duy tr ì thành công một VDT trên cơ sở hệ thống xử lý thông tin đòi hỏi việc giám sát liên tục theo các ti ê u chí nêu trong 4.1 và 4.2. Trao đổi thông tin hiệu quả cần được duy trì đ ể khuyến khích người sử dụng bàn bạc thảo luận mối quan tâm của họ và đảm bảo phản hồi kịp thời và hiệu quả . C ần quan tâm đặc biệt tới: - Đặc tính thiết kế ecgônômi của VDT trên cơ sở hệ thống xử lý thông tin đang hoạt động, liên quan tới những yêu cầu nghề nghiệp và môi trường làm việc; - Nội dung nhiệm vụ của VDT trên cơ sở hệ thống xử lý thông tin trong mối quan hệ của công việc tới sự hài lòng với nghề nghiệp; - Những cơ hội cho phát triển kỹ năng; - Các chương trình đào tạo và hướng dẫn cho người sử dụng VDT trên cơ sở hệ thống xử lý thông tin; - Các kênh truyền thông hỗ trợ đ ể xác định và nhắm đến các khu vực đang xảy ra hoặc tiềm ẩ n những nguyên nh â n gây ra sự không hài lòng cho người sử dụng VDT trên cơ sở hệ thống xử lý thông tin. Ngay cả với những hệ thống hoàn chỉnh, thì sự tập trung lợi ích và mối quan tâm của người sử dụng cũng sẽ thay đổi theo những đặc t í nh của hệ thống. TCVN 7437:2004 (ISO 6385:1981) hiện nay đã được thay thế bằng TCVN 7437:2010 (ISO 6385:2004)