993/QĐ-UBND

Quyết định 993/QĐ-UBND năm 2013 Đề án Tổ chức, biên chế, vị trí việc làm trong công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp và tổ chức kinh tế nhà nước các cấp giai đoạn 2013 - 2015 do tỉnh Khánh Hòa ban hành ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 993/QĐ-UBND Khánh Hòa , ngày 24 tháng 04 năm 2013 QUYẾT ĐỊNH PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN TỔ CHỨC, BIÊN CHẾ, VỊ TRÍ VIỆC LÀM TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN, ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP, TỔ CHỨC KINH TẾ NHÀ NƯỚC CẤP TỈNH, CẤP HUYỆN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ Ở TỈNH KHÁNH HÒA GIAI ĐOẠN 2013-2015 CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủ y ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn cứ Nghị định số 41/2012/NĐ-CP ngày 08 tháng 5 năm 2012 c ủ a Chính phủ quy định về vị trí việc làm trong đơn vị sự nghiệp công lập và Thông tư s ố 14/2012/TT-BN V ngày 18 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện Nghị định số 41/2012/NĐ-CP; Căn cứ Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nộ i vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức V ă n thư - Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủ y ban nhân d â n các cấp; Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 626 /TTr-SNV ngày 10 tháng 04 năm 2013, QUYẾT ĐỊNH: Điều 1. Phê duyệt Đề án Tổ chức, biên chế, vị trí việc làm trong công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân, đơn vị sự nghiệp và tổ chức kinh tế nhà nước cấp tỉnh, cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã ở t ỉ nh Khánh Hòa giai đoạn 2013 - 2015 (sau đây gọi tắt l à Đề án) với các nội dung chủ yếu sau: 1. Mục tiêu, nguyên tắc chung: a) Mục tiêu: Xây dựng hệ thống tổ chức v ă n thư - lưu trữ ở địa phương với đội ngũ công chức, viên chức và người lao động có phẩm chất đạo đức, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, năng lực công tác để thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư v à trực ti ế p bảo quản, khai thác tài liệu hình thành trong hoạt động của từng cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân, đ ơ n vị sự nghiệp và t ổ chức kinh tế nhà nước cấp tỉnh, c ấ p huyện và Ủy ban nhân dân cấ p xã (gọi chung là cơ quan, đơn vị). Phấn đấu từ sau năm 2015 không còn tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống, chưa được xử lý tại các cơ quan, đơn vị. b) Nguyên tắc: - Tuân thủ các quy định của pháp luật về công t á c văn thư, lưu trữ, về người làm công tác v ă n thư, lưu trữ và các định mức kinh tế - kỹ thuật về lưu trữ tài liệu. Đ ối với những nội dung c ô ng việc, các quy định thuộc thẩm quyền của địa phương mà chưa có định mức cụ thể thì xác định dựa trên cơ sở thực tiễn thông qua kết quả điều tra khách quan; - Tổ chức bộ máy công tác văn thư, lưu trữ được xây dựng theo tinh thần c ả i cách hành chính, tinh gọn, hiệu quả, tiết kiệm, ổn định, đáp ứng yêu cầu công tác trước mắt và lâu đài; - Biên chế, s ố lượng người làm công tác văn thư, lưu trữ phải xuất phát từ yêu cầu nhiệm vụ được ph á p luật quy định và phù h ợ p với tình hình đặc điểm của từng cơ quan, đơn vị. 2. Nhiệm vụ của tổ chức Văn thư - Lưu trữ cơ quan, đơn vị: a) Chi cục V ă n thư - Lưu trữ thuộc S ở Nội vụ và Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố (gọi chung là cấp huyện) thực hiện nhiệm vụ theo quy định tại Thông tư 02/2010/TT-BNV và quy định của Luật Lưu trữ; b) Tổ chức v ă n thư - lưu trữ của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh giúp người đứng đầu c ơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ theo quy định t ại Khoản 2 Điều 6 Thông tư 02/2010/TT-BNV và Quy định tại Điều 10 Luật Lưu trữ, cụ thể như sau: - Trình cấp có thẩm quyền ban hành kế hoạch, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ tại cơ quan và cơ quan, đơn vị trực thuộc; - Hướng dẫn, kiểm tr a việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ tại cơ quan và cơ quan, đơn vị trực thuộc; - Thẩm định, trình người đứng đ ầ u cơ quan phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan; - Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hư ớ ng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu h ồ sơ, tài liệu; - Thu thập, chỉnh lý, xác định giá tr ị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu l ưu trữ; - Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục t à i liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức h ủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đ ầ u cơ quan, tổ chức; - Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; - Tổ chức tập huấn, bồi dư ỡ ng nghiệp vụ văn thư, lưu tr ữ cho công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị và cơ quan, đ ơn vị tr ực thuộc; - Phối hợp với Thanh tr a ngành giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ; - Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu tr ữ ; - Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; - Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ. c) Tổ chức văn thư - lưu trữ của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện giúp người đ ứ ng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ theo quy định tại Khoản 1 Điều 7 Thông tư 02/2010/TT-BNV và Quy định tại Điều 10 Luật Lưu trữ, cụ thể như sau: - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nh à nước, của tỉnh và của cấp huyện đối với các tổ chức, cá nhân thuộc quyền quản lý; - Giúp người đ ứ ng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu cho các tổ chức, cá nhân thuộc quyền quản lý; - Thu thập, ch ỉ nh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; - Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục Tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; t ổ chức h ủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; - Thực hiện báo cáo, thống kê về v ă n thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật; - Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thư ở ng trong hoạt động văn thư, lưu trữ; - Quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan theo hướng dẫn của Phòng Nội vụ; - Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ. d) Tổ chức văn thư - lưu trữ của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã) thực hiện nhiệm vụ tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã tr ong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu và thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương; hướng dẫn cán bộ, công chức và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã và trực tiếp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ quy định tại Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị tr ấn và thực hiện các quy định chung của Luật Lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức nhà nước. đ) Tổ chức văn thư - lưu trữ các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước thực hiện các quy định chung của Luật Lưu trữ, các quy phạm pháp luật liên quan, quy định của cơ quan quản lý chuyên ngành có thẩm quyền và quy chế công tác văn th ư - l ưu trữ của từng cơ quan, đơn v ị . 3. Nhiệm vụ của người làm công tác văn thư, lưu trữ cơ quan, đơn vị: a) Người làm công tác văn thư ở cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, cấp huyện có các nhiệm vụ cụ th ể sau đây: - Tiếp nhận, đăng ký, tr ì nh, chuyển giao văn bản đến; - Giúp người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết v ă n bản đến theo quy định của người đứng đầu cơ quan, đơn vị; - Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét; - Kiểm tra kỹ thuật và thể thức trình bày, ghi s ố hiệu, ngày, tháng, năm ban hành v à thực hiện các thủ tục đăng ký v ă n bản đi; - Nhân bản, đóng dấu, làm thủ tục phát hành, chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát và l ưu v ă n bản đi; - Lập danh mục hồ sơ cơ quan và phối h ợ p với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn công chức, viên chức lập hồ sơ công việc hàng năm; - Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản lưu; - Photocopy hồ sơ, tài liệu của cơ quan; - Scan văn bản, tài liệu; fax v ă n bản đi, tiếp nhận bản fax văn bản đến của cơ quan; - Làm thủ tục cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu cho cán bộ, công chức, viên chức; - Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị và các loại con dấu khác; - Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo cơ quan, đơn vị giao. b) Người làm công tác lưu trữ ở cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, cấp huyện có các nhiệm vụ cụ thể như sau: - Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu h ồ sơ, tài liệu; - Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu; - Hoàn chỉnh hồ sơ và lập Mục lục hồ sơ bao gồm: viế t bìa, đánh số tờ tr ong hồ sơ, viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ (đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn); - Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và Mục lục hồ sơ bảo quản có thời hạn. - Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp, đưa lên gi á ; - Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo q u ản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ l ịch sử; - Xử lý hoặc phối hợp, giám sát việc xử lý tài liệu tích đống của cơ quan, đơn vị; - Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; - Bảo quản tài liệu, phòng chống cháy n ổ , chống đột nhập, côn trùng phá hủy tài liệu lưu trữ; - Vệ sinh Kho lưu trữ, thiết bị bảo quản t à i liệu và vệ sinh tài liệu lưu trữ; - Thực hiện c á c thủ tục khai thác, cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ; - Thực hiện một số hoạt động dịch vụ công về văn thư, lưu trữ; - Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo cơ quan, đơn vị giao. c) Người l à m công tác văn thư - lưu trữ của Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện nhiệm vụ theo các quy định nêu tại các điểm a, b trên đây và thực hiện các nhiệm vụ cụ thể theo quy định tại Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định quản lý hồ sơ, t à i liệu hình thành tr ong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn. 4. Chỉ tiêu biên chế và số lư ợ ng người làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị: a) Tiêu chí và định mức cơ sở xác định số lượng người làm công tác văn thư - lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị: (Phụ lục - Định mức l ao động công tác văn thư - lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị kèm theo) b) Định mức thời gian lao động trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của 1 người trong 1 năm là 1.500 giờ. c) Xác định biên chế, số vị trí việc làm: Xác định biên chế công tác v ă n thư và s ố người làm công tác lưu tr ữ riêng; thời gian dôi ra của biên chế công tác v ă n thư được chuy ể n sang cho số người làm công tác lưu trữ. Người đảm nhận công việc có thời gian làm việc từ 50% trở lên so với định mức lao động của 1 biên chế/người làm việc thì được tính là chuyên trách, chiếm 1 biên chế/ vị trí việc là m . Người có thời gian làm việc dưới 50% so với định mức lao động của 1 biên chế /người làm việc thì được tính là kiêm nhiệm. 5. Tổ chức và vị trí việc làm của công tác v ă n thư - l ưu trữ ở cơ quan, đơn vị: a) Các cơ quan hành ch í nh cấp tỉnh được xác định từ 05 người tr ở l ê n (bao gồm biên chế v ă n thư và số người làm công t á c lưu trữ) có thể thành lập Phòng V ă n thư - Lưu trữ; cơ cấu c ó Trưởng phòng, Phó Trư ở ng phòng, Văn thư các ngạch thuộc chỉ tiêu biên chế hành chính và Trưởng Kho lưu trữ, Lưu trữ viên các ngạch thuộc s ố lượng vị trí việc làm tr ong tổ chức Kho lưu trữ tài liệu. b) Các cơ quan hành chính cấp tỉnh và cấp huyện được xác định từ 03 người tr ở lên được thành lập Tổ Văn thư - L ư u trữ; cơ cấu có Tổ trư ở ng do một lãnh đạo cấp phòng kiêm nhiệm, Văn thư các ngạch thuộc chỉ tiêu biên chế hành chính, Trưởng kho lưu trữ và Lưu trữ viên các ngạch thuộc s ố lượng vị trí việc làm trong tổ chức Kho lưu tr ữ tài liệu. c) Các c ơ quan hành chính cấp tỉnh, cấp huyện còn lại có Bộ phận Văn thư - Lưu trữ do 1 lãnh đạo cấp phòng và b ố trí ít nhất 01 người đảm nhận nhiệm vụ v ă n thư - lưu trữ. d) Ủy ban nhân dân cấp xã có Bộ phận Văn thư - Lưu trữ do một Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phụ trách, bố tr í 01 Công chức Văn phòng - Thống kê kiêm nhiệm công tác v ă n thư, lưu trữ và ít nhất 01 người hoạt động không chuyên trách làm nhiệm vụ v ă n thư - lưu trữ. đ) Các đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế nhà nước cấp t ỉ nh, cấp huyện; các cơ sở giáo dục phổ thông công lập áp dụng theo mô hình các cơ quan cùng cấp trên đây và phù hợp với các quy định, hướng dẫn của cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành cấp trên. 6. Tiêu chuẩn nghiệp vụ người làm công tác văn thư, lưu trữ: a) Người chuyên trách công tác v ă n thư, công tác lưu trữ, công tác v ă n thư - lưu trữ và người giữ chức danh V ă n thư, Lưu trữ, Văn thư - Lưu trữ trong chỉ tiêu biên chế hành chính, số lượng vị trí việc làm trong tổ chức sự nghiệp Nhà nước phải có bằng chuyên môn, nghiệp vụ về các lĩnh vực Văn thư, Lưu trữ, Hành chính, Quản tr ị v ă n phòng, Quản trị Văn phòng và Lưu trữ từ trung cấp trở lên; nếu có trình độ đ à o tạo từ trung cấp tr ở lên của c á c chuyên ngành khác thì phải qua lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư - lưu trữ tương đương sơ cấp tr ở lên. b) Trưởng phòng, Tổ trưởng, người phụ trách bộ phận V ă n thư - Lưu trữ, người kiêm nhiệm công tác văn thư - lưu trữ phải có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ theo tiêu chuẩn chức danh chính đang đảm nhận và phải thường xuyên được b ồ i dưỡng nghiệp vụ văn thư - lưu trữ. c) Công chức, viên chức, công chức cấp xã làm công tác V ă n thư, Văn thư - Lưu trữ có đủ tiêu chuẩn, điều kiện được phân loại, được bổ nhiệm vào các ngạch tương ứng: Cán sự (01 . 004), Chuyên viên Cao đẳng (01a.003), Chuyên viên (01.003), Chuyên viên chính (01.002)... theo quy định hiện hành. d) Viên chức làm công tác Lưu trữ có đủ tiêu chuẩn, điều kiện được phân hạng chức danh nghề nghiệp, được bổ nhiệm vào các ngạch tương ứng: Lưu trữ viên Trung cấp (02.015), Lưu trữ viên Cao đẳng (02a.014), Lưu trữ viên (02.014), Lưu trữ viên chính (02.013)... theo quy định hiện hành. đ) Người làm công tác văn thư, lưu trữ tại các tổ chức kinh tế nhà nước được ký kết hợp đồng lao động, hưởng lương và các chế độ khác theo quy định của Bộ Luật Lao động và các quy phạm pháp luật liên quan. 7. Tuyển dụng, thống kê, đào tạo, bồi dưỡng, chế độ chính sách đ ố i với người làm công tác văn thư, lưu trữ: Thực hiện theo quy định của pháp luật về công chức, viên chức và lao động hiện hành. Điều 2. Tổ chức thực hiện 1. Đ ố i tượng thực hiện: Đối tượng thực hiện Đ ề án từ năm 2013 đến hết năm 2015 là các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân t ỉ nh, các tổ chức kinh t ế nhà nước thuộc cấp tỉnh, cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã. Kết thúc giai đoạn 2013 - 2015 sẽ tổ chức tổng kết, đánh giá kết quả thực hiện, xây dựng phương hướng, nhiệm vụ, m ở rộng đối tượng thực hiện Đề án trong giai đoạn 2016 - 2020. 2. Nguồn kinh phí thực hiện: a) Kinh phí xây dựng, triển khai Đề án cấp tỉnh; các khoản chi thực hiện chế độ tiền lương và các khoản chi theo lương, chi thường xuyên cho số biên chế hành chính được bổ sung làm công tác văn thư theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và các khoản chi theo lương, chi thường xuyên cho viên chức sự nghiệp làm công tác lưu trữ theo Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh do Ngân sách Nhà nước bảo đảm theo quy định hiện hành. b) Kinh phí xây dựng, triển khai Đề án của từng cơ quan, đơn vị; các khoản chi thực hiện ch ế độ ti ề n lương và các khoản chi theo lương, chi thường xuyên cho số người được bố trí làm công tác văn thư, lưu trữ tại các tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo chi phí hoạt động do thủ tr ưởng cơ quan, đơn vị quyết định theo quy định của pháp luật. 3. Trách nhiệm thực hiện: a) Giám đốc Sở Nội vụ ch ị u trách nhi ệ m: - Chủ trì tổ chức Hội nghị triển khai thực hiện Đ ề án và hướng d ẫn xây dựng Đ ề án của từng cơ quan, đơn vị, tổ chức ; - Thẩm định Đề án của cơ quan, đơn vị, địa phương; tổng h ợ p, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng Đề án vị trí việc làm trong công tác v ă n thư, lưu trữ các cơ quan, đơn vị, địa phương của t ỉ nh báo cáo Bộ Nội vụ theo Quy định; - Căn cứ kết quả thẩm định của Bộ Nội vụ, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh trình Hội đồng nhân dân tỉnh phê duyệt số lượng người làm công tác lưu trữ các cơ quan, đơn vị, địa phương; - Căn cứ Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định giao chỉ tiêu số lượng người làm công tác lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện; - Tổng hợp nhu cầu bổ sung biên chế công chức làm công tác v ă n thư giúp Ủy ban nhân dân tỉnh báo cáo, thông qua Hội đồng nhân dân tỉnh và báo cáo Bộ Nội vụ theo quy định; - Căn c ứ Quyết định của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định giao chỉ tiêu biên chế công chức làm công tác v ă n thư cho các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện; - Báo cáo k ế t quả, tiến độ thực hiện và giúp Ủy ban nhân dân tổng kết việc thực hiện Đề án. b) Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu trách nhiệm: - Thống kê tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác văn th ư - lưu trữ giai đoạn 2010-2012, xác định nhiệm vụ công tác văn thư - lưu trữ giai đoạn 2013 - 2015, xác định nhu cầu biên chế và s ố lượng người làm công tác văn thư, lưu trữ cần bổ sung; xây dựng Đ ề án hoặc phương án v ề tổ chức, biên chế, vị trí việc làm công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, đơn vị; - Kiểm tr a, thẩm định, tổng hợp nhu cầu bổ sung biên chế, số lượng người làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan hành ch í nh, đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc quyền báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh qua Sở Nội vụ; - Thực hiện trình tự, thủ tục thành lập hoặc kiện toàn tổ chức văn thư - lưu trữ theo Đ ề án, Phương án đã được phê du y ệt; Quyết định về tổ chức và biên chế người làm công tác văn thư - lưu trữ cho cấp mình và quyết định phê duyệt Đ ề án hoặc Phương á n tổ chức, biên chế và vị trí việc làm công tác văn thư - lưu trữ của từng cơ quan, đơn vị thuộc quyền; - Tổ chức thực hiện việc tuyển dụng, ký h ợ p đồng làm việc và phân công công tác cho viên chức sự nghiệp lưu trữ; - Báo cáo tình h ì nh, kết quả thực hiện theo quy định. c) Chủ tịch Ủ y ban nhân dân cấp huyện kiểm tra, hướng dẫn Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định về tổ chức và phân công người làm công tác văn thư - lưu trữ của Ủy ban nhân dân cấp x ã . d) Thủ trư ở ng các đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo chi phí hoạt động, thủ trưởng các tổ chức kinh tế nh à nước thuộc tỉnh áp dụng các quy định tại quy ế t định này để xây dựng tổ chức v à bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình. Điều 3. Quy ế t định này c ó hiệu lực kể từ ngày ký. Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, thủ trưởng các sở, ngành, cơ quan, tổ chức liên quan, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, th ị xã, thành ph ố thi hành quyết định này./ . Nơi nhận: - Như Đi ề u 3 (để thi hành); - Bộ Nội vụ (báo cáo); - Cục Văn thư và Lưu trữ NN (báo cáo) - Sở Nội vụ; - Chi cục V ă n thư - Lưu trữ (3 bản); - L ư u: VT, VP. CHỦ TỊCH Nguyễn Chiến Thắng PHỤ LỤC ĐỊNH MỨC LAO ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TT NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƠN VỊ TÍNH CĂN CỨ ÁP DỤNG ĐỊNH MỨC ĐỊNH MỨC THỜ I GIAN LÀM VIỆC (p h út) GHI CH Ú Trực ti ếp Phục vụ Quản lý Tổng hợp (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Phần I CÔNG TÁC VĂN THƯ I QU Ả N LÝ VĂN BẢN ĐI 32.193 0.644 1.610 34.447 1 Kiểm tra thể thức và kỹ th u ật trình bày v ă n bản Kết quả khảo sát thực tế 0.750 0.015 0.038 0.803 2 G hi s ố , ngày của VB văn bản Kết quả khảo sát thực tế 1.000 0.02 0.05 1.070 3 Đăng ký VB đi b ằ ng s ổ v ă n bản Vận dụng TT 0 8/2012/TT - BNV 0.700 0.014 0.035 0.749 4 Đ ăng ký trên máy vi tính văn bản Kết qu ả khảo sát thực t ế 1.667 0.033 0.083 1.783 5 Đ óng tất cả các loại dấu trên văn bản văn bản K ế t quả khảo sát thực tế 0.100 0.002 0.005 0.107 6 V ào bì, viết bì, dán b ì 10 bì/vb K ế t quả khảo sát thực t ế 16.667 0.333 0.833 17.833 7 Đó ng các loại d ấ u tr ê n bì 10 bì/vb Á p dụng TT 08/2012/TT-BNV 0.810 0.016 0.041 0.8 6 7 8 C huyển giao trực tiếp VB trong nội bộ văn bản K ế t quả khảo sát thực tế 1.833 0.037 0.092 1.962 9 C huyển giao tr ự c tiếp ngoài cơ quan văn b ả n K ế t qu ả khảo sát thực tế 5.667 0.113 0.283 6.063 10 Theo dõi việc x ử lý văn bản đi văn bản Kết quả khảo sát thực tế 3.000 0.06 0.15 3.210 II QUẢN LÝ VĂN BẢN Đ Ế N 9.122 0.182 0.456 9.761 1 Kiểm tra số lượng, t ì nh trạng, ký nhận VB đến v ă n bản Áp dụng T T 08/2012/TT-BNV 0.930 0.019 0.047 0.995 2 Phân loại, bóc bì văn bản Kết quả khảo sát thực tế 0.233 0.005 0.012 0.250 3 Đóng dấu, ghi số, ngày “Đến” văn bản Áp dụng TT 08/2012/TT-BNV 0.720 0.0 1 4 0.036 0.770 4 Đăng ký VB đến b ằ ng sổ văn bản Kết quả khảo sát thực t ế 1.533 0.031 0.077 1.641 5 Đăng ký trên máy vi tính văn bản Kết quả khảo sát thực tế 1.250 0.025 0.063 1.338 6 Trình và nhận lại VB đến văn b ả n Á p dụng TT 08/2012/TT-BNV 0.972 0.019 0.049 1.040 7 Đăng ký bổ s u ng văn bản Kết quả khảo sát thực tế 0.150 0.003 0.008 0.161 8 Chuyển giao trực tiếp VB đ ế n văn bản K ế t quả khảo sát thực tế 0.333 0 . 007 0.017 0.357 9 Theo dõi việc x ử lý văn bản đến văn bản K ế t qu ả khảo sát thực tế 3.000 0.060 0.150 3.210 III CÁC NHIỆM VỤ VĂN THƯ KHÁC 1 Photocopy văn bản, tài liệu trang K ế t quả khảo sát thực t ế 0.2 0.004 0.010 0.214 TT08 l à 0.5 2 Scan văn bản, tài liệu trang Kết quả khảo s á t thực t ế 0.15 0.003 0.008 0.161 3 Chuyển phát VB qua Bưu điện năm Bình quân 1 ngày 1 lần 5000 100 250 5350 4 B ả o quản, vệ sinh con dấu c ủ a cơ quan (và các loại con dấu khác được ủy quyền) năm Ít nh ấ t 1 tháng 1 lần 120 2.4 6 128.400 5 B ả o trì, vệ sinh các thiết b ị văn phòng năm Í t nhất 1 tháng 1 l ầ n 360 7.2 18 385.200 6 Hướng dẫn cán bộ, công chức, vi ê n chức lập hồ sơ, chuẩn bị h/sơ, t/l iệu nộp vào lưu trữ cơ quan năm ít n hất 2 lần /1 n ă m 420 8.4 21 449.400 7 Làm t h ủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho c á n bộ, c ô ng chức, viên chức năm N h iệm vụ thường xuyên 500 10 25 535.000 8 Các nhiệm vụ khác n ă m Nhiệm vụ thường xuyên 1500 30 75 1605.000 Ph ầ n II CÔNG TÁC LƯU TR Ữ I THU THẬP, NỘP LƯU TÀI LIỆU 1 Phối hợp với VT hướng d ẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu cho CCVC trong cơ quan năm ít nh ấ t 2 l ầ n /1 năm 420 8.4 21 449.400 2 Tiếp nh ậ n, ch ỉ nh l ý, đánh giá, biên mục phiếu tin, lập mục lục hồ sơ và công cụ tra cứu, sắp xếp tài liệu l ê n giá mét giá /năm (hệ số 1,0) Áp dụng TT 03/2010/TT-BNV 13,054 261.08 652.7 13967.780 3 Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử năm 1 lần/ 1 năm 840 1 6.8 42 898.800 II XỬ LÝ TÀI LIỆU 1 Phối hợp, giám sát việc xử lý tài liệu tích đ ố ng c ủ a cơ quan, đ ơn vị mét giá (hệ số 1,0) Áp dụng TT 03/2010/TT-BNV 730 14.6 36.5 781.100 2 Đánh giá lại tài liệu lưu trữ trong Kho mét giá x 80%/5 năm (hệ s ố 1,0) Áp dụng TT 03/2010/TT-BNV 2089 41.773 104.432 2234.845 3 Xử lý tài liệu hết giá trị bảo qu ả n trong Kho mét giá/năm Áp dụng TT 10/2012/TT-BNV 309 6.18 15.45 330.630 III BẢO QUẢN TÀI LIỆU 1 Vệ sinh kho và thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ m 2 kho x 2 l ầ n/năm (hệ s ố 1,0) Áp dụng TT 15/2011/TT-BNV 146 2.92 7.3 156.220 2 Vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy mét giá/10/ 1 năm Áp dụng TT 15/2011/TT-BNV 117 2.34 5.85 125.190 IV KHAI TH Á C TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1 Phục vụ độc giả nghiên cứu tài liệu tại chỗ Hồ sơ Áp dụng TT 08/2012/TT-BNV 36 0.72 1.8 38.520 2 Thực hiện các th ủ tục cấp bản sao tài liệ u lưu trữ Trang tài liệu Áp dụng TT 08/2012/TT-BNV 6 0.12 0.3 6.420 3 Thực hiện các thủ tục chứng thực tài liệu lưu trữ Trang tài liệu Áp dụng TT 08/2012/TT-BNV 7.7 0.154 0.385 8.239 V CÁC NHIỆM VỤ LƯU TRỮ KHÁC 1 Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng mét giá (hệ số 1,0) Áp dụng TT 08/2012/TT-BNV 176 3.52 8.8 188.320 2 Các nhiệm vụ khác (báo cáo, thống kê, tham gia ki ể m tra đơn vị trực thuộc, phục vụ công tác kiểm tra của lưu trữ c ấ p trên,...) năm Nhiệm vụ thường xuyên 1500 30 75 1605.000 Ghi ch ú : - C á c định mức nêu tr ê n là căn c ứ cơ bản để xác định nhiệm vụ v à số người trực tiếp làm công tác v ă n thư, l ưu trữ. Trong t h ực ti ễ n từng đ ơ n vị còn phụ thuộc vào các y ế u tố: chức năng nhiệm vụ, s ố đầu mối trực thuộc, số công chức, viên chức, trang thiết bị... do đ ó có một số công đoạn k h ông thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ, cần á p dụng hệ số điều ch ỉ nh cho phù hợp. - T ỷ lệ mối quan hệ giữa lao động trực tiếp, lao động, lao động phục vụ và lao động quản lý áp dụng theo các Quy định của Bộ Nội vụ.