102/SNgV-HTQT

Công văn 102/SNgV-HTQT hướng dẫn việc tổ chức hội nghị - hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU SỞ NGOẠI VỤ ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: 102/SNgV-HTQT V/v Hướng dẫn việc tổ chức hội nghị - hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh. Vũng Tàu, ngày 15 tháng 05 năm 2009 Kính gửi: - Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; - Các Sở, ngành; - Các tổ chức đoàn thể, chính trị, xã hội; - Các hiệp hội trên địa bàn tỉnh. Vừa qua có một số hội nghị, hội thảo quốc tế (do các công ty nước ngoài, các tổ chức tư vấn du học, …) được tổ chức trên địa bàn tỉnh (chủ yếu là thành phố Vũng Tàu) không có giấy phép hoặc văn bản đồng ý của chính quyền địa phương. Ngày 05/4/2009, Công ty S.E.C có trụ sở tại Lầu 10, số 163 Hai Bà Trung, P6, Q3, TP. HCM đã tổ chức Hội thảo giáo dục Malaysia 2009 tại KS. CaAp Saint Jacques, TP Vũng Tàu nhưng chưa có sự đồng ý của UBND tỉnh thông qua Sở Ngoại vụ. Để chấn chỉnh lại công tác quản lý nhà nước về tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế diễn ra trên địa bàn tỉnh, Sở Ngoại vụ xin thông báo đến các cơ quan có liên quan và đề nghị: 1. Các cơ quan tổ chức thực hiện đúng Quyết định số 122/2001/QĐ-TTg ngày 21/8/2001 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam. 2. Nghiêm túc thực hiện các thủ tục xin phép UBND tỉnh cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo có tính chất quốc tế thông qua Sở Ngoại vụ là cơ quan chuyên môn giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác này ( theo Quyết định 3913/2006/QĐ-UBND ngày 31/10/2006 của UBND tỉnh ban hành qui chế về tổ chức và hoạt động của Sở Ngoại vụ tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu). 3. Có trách nhiệm phối hợp với Sở Ngoại vụ và các ngành liên quan trong việc quản lý hội nghị, hội thảo có tính chất quốc tế do các đơn vị nước ngoài, các cơ quan, tổ chức trong và ngoài tỉnh tổ chức với các nội dung liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ của Sở, ngành mình. Sở Ngoại vụ xin thông báo đến Quý cơ quan để biết và phối hợp chặt chẽ trong công tác này. Trân trọng. (Đính kèm: Quyết định 122/2001/QĐ-TTg ngày 21/8/2001 của TTgCP; Hướng dẫn thủ tục xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu). Nơi nhận: - Như trên; - TTr. Tỉnh ủy, TTr.HĐND tỉnh (b/c); - UBND tỉnh (b/c); - Bộ Ngoại giao (b/c); - Đ/c Hồ Văn Niên - PCT UBND tỉnh (b/c); - Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy; Công an tỉnh; - PA 25, PA35 CAT; - Đ/c Tiến - PGĐ; - Lưu: VT, TTHT. GIÁM ĐỐC Nguyễn Ngọc Hùng HƯỚNG DẪN THỦ TỤC XIN PHÉP TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU 1. Đối tượng áp dụng : Các đơn vị được qui định tại điều 2, Quyết định 122/2001/QĐ-TTg ngày 21/8/2001 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý Hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam. 2. Trình tự thủ tục: Bước 1: Các đối tượng được qui định tại điều 2, Quyết định 122/2001/QĐ-TTg có văn bản gửi Sở Ngoại vụ tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu làm đầu mối v/v đề nghị cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo mang tính chất quốc tế trên địa bàn tỉnh. (theo phụ lục A, B đính kèm). Các đơn vị có thể tham khảo thủ tục thông qua các đơn vị quản lý nhà nước về lĩnh vực tổ chức hội nghị, hội thảo để tiến hành thuận lợi. Bước 2: Sau khi nhận được văn bản đề nghị của các cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế, Sở Ngoại vụ tỉnh sẽ phối hợp với các cơ quan chức năng giải quyết và có văn bản trả lời cho phép trong thời gian qui định tại Điều 5 Quyết định 122/2001/QĐ-TTg. 3. Thời hạn gửi hồ sơ và nhận kết quả: theo Điều 5, Quyết định 122/2001/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ. 4. Hồ sơ gửi về địa chỉ: Sở Ngoại vụ tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu 38 Nguyễn Trường Tộ, phường 3, Tp.Vũng Tàu, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu ĐT: +84-64-3 856120 Fax: +84-64-3 856594 Email: songoaivu@baria-vungtau.gov.vn Trên bìa Hồ sơ đề nghị ghi rõ: "Hồ sơ xin phép tổ chức Hội nghị, hội thảo quốc tế tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu" Lưu ý: Để thuận tiện về thời gian giải quyết, đối với các đơn vị ở xa đề nghị gửi tài liệu qua fax hoặc email về Sở Ngoại vụ trước và bổ túc hồ sơ gốc trực tiếp hoặc qua bưu điện trong vòng 03 (ba) ngày kể từ khi gửi fax hoặc email. Phụ lục A. Mẫu văn bản xin phép dành cho đối tượng là các cơ quan tổ chức của Việt Nam, khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế ( theo khoản 1, điều 5, Quyết định 122/2001/QĐ-TTg ngày 21/8/2001 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý Hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam) CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN ĐƠN VỊ XIN PHÉP ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số: …………/…………. V/v đề nghị được cấp giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại địa phương… ..........., ngày tháng năm 200.. Kính gửi: Đồng kính gửi: Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu Sở Ngoại vụ tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu Phần mở đầu: giới thiệu về đơn vị. Phần nội dung: cần nêu rõ nội dung xin phép, gồm - Mục đích của hội nghị, hội thảo; - Nội dung của hội nghị, hội thảo; - Thời gian và địa điểm tổ chức, địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có); - Thành phần tham gia tổ chức; cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có); - Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu nước ngoài; - Nguồn kinh phí; - Ý kiến của cơ quan liên quan (nếu có). Phần kết thúc: (Đính kèm: 1. Danh sách ban tổ chức, danh sách khách mời (ghi rõ số hộ chiếu, quốc tịch. Nếu là thành phần BTC đề nghị có lý lịch trích ngang có xác nhận của cơ quan có trách nhiệm) 2. Danh mục các tài liệu dự kiến phát hành tại hội nghị, hội thảo. 3. Kế hoạch kinh phí tổ chức.) Nơi nhận: - Như trên; - Cơ quan chủ quản (b/c); - Công an tỉnh BR-VT; - (các cơ quan có liên quan); - Lưu … Lãnh đạo đơn vị (ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên) (*) Đề nghị các đơn vị thực hiện đúng các qui định nêu tại Quyết định 122/2001/QĐ-TTg ngày 21/8/2001 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý Hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam. Phụ lục B. Mẫu văn bản xin phép dành cho đối tượng là các cơ quan tổ chức nước ngoài khi tổ chức hội nghị, hội thảo ( theo khoản 2, điều 5, Quyết định 122/2001/QĐ-TTg ngày 21/8/2001 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý Hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam) Nơi gửi CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN ĐƠN VỊ XIN PHÉP Địa chỉ, điện thoại, fax, email, … Số: ……. / ……… V/v đề nghị được cấp giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại địa phương … ……….., ngày tháng năm 200… Nơi nhận: Kính gửi: Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu Đồng kính gửi: Sở Ngoại vụ tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu Đồng kính gửi: các cơ quan có liên quan (cơ quan chủ quản, Công an tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu,…) Phần mở đầu: giới thiệu về đơn vị. Phần nội dung: cần nêu rõ nội dung xin phép, gồm - Mục đích của hội nghị, hội thảo; - Nội dung của hội nghị, hội thảo; - Thời gian và địa điểm tổ chức, địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có); - Thành phần tham gia tổ chức và số lượng đại biểu nước ngoài và đại biểu Việt Nam; Phần kết thúc: (Đính kèm: 4. Danh sách ban tổ chức, danh sách khách mời (ghi rõ số hộ chiếu, quốc tịch. Nếu là thành phần BTC đề nghị có lý lịch trích ngang có xác nhận của cơ quan có trách nhiệm) 5. Danh mục các tài liệu dự kiến phát hành tại hội nghị, hội thảo. 6. Kế hoạch kinh phí tổ chức.) Lãnh đạo đơn vị (ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên) (*) Đề nghị các đơn vị thực hiện đúng các qui định nêu tại Quyết định 122/2001/QĐ-TTg ngày 21/8/2001 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý Hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam.