40/2008/QĐ-UBND

Quyết định 40/2008/QĐ-UBND về quy chế quản lý sử dụng công sở các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh Tây Ninh ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TÂY NINH ------- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- Số 40/2008/QĐ-UBND Tây Ninh, ngày 26 tháng 5 năm 2008 QUYẾT ĐỊNH VỀ BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ SỬ DỤNG CÔNG SỞ CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TÂY NINH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003; Căn cứ Luật Xây dựng ngày 26/11/2003; Căn cứ Luật Nhà ở ngày 29/11/2005; Căn cứ Nghị định số 90/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Nhà ở; Căn cứ Nghị định số 29/2007/NĐ-CP ngày 27/02/2007 của Chính phủ về quản lý kiến trúc; Căn cứ Quyết định số 169/2003/QĐ-TTg ngày 12/8/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt đề án đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hóa công sở của hệ thống hành chính Nhà nước giai đoạn I (2003-2005); Căn cứ Quyết định số 20/2007/QĐ-BXD ngày 23/5/2007 của Bộ Xây dựng về việc ban hành mô hình công sở cơ quan hành chính Nhà nước; Xét đề nghị của Giám đốc Sở Xây dựng tại Tờ trình số 206/TTr-SXD ngày 18/3/2008, QUYẾT ĐỊNH : Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý sử dụng công sở các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh Tây Ninh. Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày, kể từ ngày ký. Điều 3. Giao Giám đốc Sở Xây dựng chủ trì tổ chức triển khai và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện Quyết định này. Điều 4. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Xây dựng, Chủ tịch UBND cấp huyện, thị xã; Chủ tịch UBND cấp xã, phường, thị trấn và thủ trưởng các cơ quan có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị các cơ quan phản ánh về UBND tỉnh (thông qua Sở Xây dựng) để hướng dẫn giải quyết./. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT.CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Nguyễn Văn Châu QUY CHẾ QUẢN LÝ SỬ DỤNG CÔNG SỞ CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TÂY NINH (Ban hành kèm theo Quyết định số 40/2008/QĐ-UBND ngày 26 tháng 5 năm 2008 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi điều chỉnh Quy chế này quy định về quản lý, sử dụng, điều chuyển, thu hồi, cải tạo và xây dựng mới công sở của các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh Tây Ninh. Công sở quy định trong quy chế này là nơi làm việc của tất cả các cơ quan hành chính Nhà nước, bao gồm: Nhà làm việc và các công trình phục vụ hoạt động của cơ quan trong khuôn viên đất của công sở đó. Điều 2. Đối tượng áp dụng 1. Các cơ quan hành chính Nhà nước được giao trực tiếp quản lý sử dụng công sở trên địa bàn tỉnh, bao gồm: - Văn phòng Hội đồng nhân dân, Văn phòng Ủy ban nhân dân các cấp. - Các cơ quan chuyên môn thực hiện chức năng quản lý Nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân các cấp. 2. Các tổ chức, cá nhân không quy định tại khoản 1, Điều này nhưng có liên quan đến việc quản lý sử dụng, điều chuyển, thu hồi, cải tạo và xây dựng mới công sở của các cơ quan hành chính Nhà nước. Chương II NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ Mục 1. QUẢN LÝ SỬ DỤNG CÔNG SỞ Điều 3. Hồ sơ quản lý công sở 1. Công sở khi đã đưa vào sử dụng phải có hồ sơ để phục vụ cho công tác quản lý. 2. Các cơ quan được giao trực tiếp quản lý sử dụng công sở có trách nhiệm lập hồ sơ quản lý công sở. 3. Hồ sơ quản lý công sở bao gồm: hồ sơ quản lý công sở được thiết lập ban đầu khi đưa vào sử dụng và hồ sơ được bổ sung trong quá trình sử dụng. Điều 4. Nội dung của Hồ sơ quản lý công sở được thiết lập ban đầu khi đưa vào sử dụng 1. Đối với công sở được đầu tư xây dựng mới, hồ sơ quản lý công sở bao gồm các giấy tờ sau đây: a. Các giấy tờ liên quan về quyền sở hữu, sử dụng công trình, quyền sử dụng đất. b. Các tài liệu liên quan đến việc phê duyệt dự án, thiết kế, bản vẽ hoàn công, nghiệm thu, bàn giao đưa công trình vào sử dụng. c. Biên bản xác định giá trị quyền sử dụng đất để tính vào giá trị tài sản của tổ chức theo quy định tại Nghị định số 13/2006/NĐ-CP ngày 24/01/2006 của Chính phủ. d. Tài liệu hướng dẫn sử dụng trang thiết bị công trình nếu có. e. Tài liệu hướng dẫn về bảo trì công trình. 2. Đối với công sở đã đưa vào sử dụng từ trước ngày Quy chế này có hiệu lực thi hành mà chưa có hồ sơ nêu tại khoản 1, Điều này thì cơ quan được giao trực tiếp quản lý sử dụng công sở phải lập hồ sơ để quản lý. Hồ sơ quản lý công sở bao gồm các giấy tờ sau: a. Ảnh chụp toàn cảnh mặt chính công sở. b. Bản vẽ hiện trạng (do cơ quan, đơn vị có chức năng lập bản vẽ thiết lập) gồm: - Bản vẽ tổng mặt bằng công sở thể hiện được vị trí, hình dáng, kích thước, diện tích thửa đất và các công trình trong khuôn viên công sở đó. - Bản vẽ hiện trạng mặt bằng các tầng nhà. - Bản vẽ hiện trạng hệ thống cấp điện, cấp thoát nước, thông tin liên lạc và các thiết bị khác đang được sử dụng trong công sở. c. Biên bản xác định cấp công trình và chất lượng còn lại của công sở do cơ quan có chức năng quản lý chất lượng công trình xây dựng thực hiện. d. Biên bản xác định giá trị quyền sử dụng đất để tính vào giá trị tài sản của tổ chức theo quy định tại Nghị định số 13/2006/NĐ-CP ngày 24/01/2006 của Chính phủ. 3. Sở Tài chính chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan hướng dẫn việc xác định giá trị tài sản nhà đất công sở nêu tại điểm c, khoản 1 và điểm d, khoản 2, điều này. Điều 5. Bổ sung hồ sơ trong quá trình sử dụng Trong quá trình sử dụng, cơ quan được giao trực tiếp quản lý sử dụng công sở có trách nhiệm bổ sung vào hồ sơ quản lý công sở khi có thay đổi như sau: 1. Giấy tờ liên quan đến công tác bảo trì, cải tạo công sở. 2. Giấy tờ liên quan đến việc tách, nhập thửa đất của công sở. 3. Giấy tờ liên quan đến việc sắp xếp, điều chuyển công sở. 4. Hồ sơ trích ngang công sở. Điều 6. Hồ sơ trích ngang công sở, gồm: 1. Bản trích ngang công sở theo mẫu tại Phụ lục 2. 2. Bản vẽ sơ đồ tổng mặt bằng công sở quy định tại điểm b khoản 2 điều 4 Quy chế này. Điều 7. Lưu giữ hồ sơ quản lý công sở 1. Cơ quan được giao trực tiếp quản lý sử dụng công sở có trách nhiệm lưu giữ Hồ sơ quản lý công sở theo các thành phần quy định tại Điều 4, Điều 5 Quy chế này. 2. Cơ quan được giao trực tiếp quản lý sử dụng công sở có trách nhiệm lập Hồ sơ trích ngang công sở gửi cho các cơ quan quản lý nhà nước sau đây: a. Sở Xây dựng, Sở Tài chính đối với công sở của cơ quan hành chính Nhà nước cấp tỉnh, cấp huyện. b. Phòng có chức năng quản lý xây dựng và tài chính cấp huyện đối với công sở của cơ quan hành chính Nhà nước cấp xã. 3. Hồ sơ trích ngang công sở đối với công sở cơ quan hành chính Nhà nước phải được lập xong trước ngày 30/9/2008. Điều 8. Lập Quy chế nội bộ về quản lý sử dụng công sở 1. Cơ quan được giao trực tiếp quản lý sử dụng công sở có trách nhiệm xây dựng và ban hành Quy chế nội bộ về quản lý sử dụng công sở của cơ quan mình. 2. Quy chế nội bộ về quản lý sử dụng công sở phải thể hiện được các nội dung sau: a. Những quy định bắt buộc mọi tổ chức, cá nhân (bao gồm cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan và khách tới làm việc) phải chấp hành. b. Những quy định mà các tổ chức, cá nhân không được phép làm trong công sở. c. Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan và khách tới làm việc trong việc quản lý sử dụng công sở. d. Quy định về xử lý đối với các tổ chức, cá nhân vi phạm quy chế nội bộ cơ quan. e. Các nội dung khác (nếu có). 3. Bố trí sắp xếp nơi làm việc trong công sở: Cơ quan được giao trực tiếp quản lý sử dụng công sở căn cứ vào công sở được giao. số lượng cán bộ, công chức, viên chức và đặc điểm hoạt động của đơn vị để tiến hành bố trí sắp xếp nơi làm việc bảo đảm các nguyên tắc sau đây: a. Nơi làm việc của các bộ phận chuyên môn phải được bố trí sắp xếp hợp lý, đảm bảo thuận tiện trong việc điều hành, phối hợp công tác. b. Phòng làm việc phải đảm bảo đủ diện tích cho cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị theo quy định. c. Bộ phận công cộng, kỹ thuật và phục vụ phải được bố trí đảm bảo đủ điều kiện hoạt động và thực thi nhiệm vụ của cơ quan hành chính Nhà nước. d. Công sở phải có phòng tiếp dân và phòng tiếp khách riêng đủ tiêu chuẩn, phù hợp với yêu cầu công tác của các cơ quan theo chức năng, nhiệm vụ được giao. Điều 9. Yêu cầu về sử dụng công sở 1. Yêu cầu chung về sử dụng công sở: a. Việc sử dụng công sở phải đúng công năng thiết kế, đúng mục đích, không được chiếm dụng hoặc sử dụng công sở vào các mục đích sản xuất kinh doanh, cho thuê, cho mượn, làm nhà ở.... b. Việc sử dụng diện tích và trang thiết bị làm việc bảo đảm đúng tiêu chuẩn, định mức của từng chức danh, nghiệp vụ chuyên môn theo ngành, lĩnh vực công tác theo quy định tại Quyết định số 260/2006/QĐ-TTg ngày 14/11/2006 về việc sửa đổi, bổ sung Quyết định số 147/1999/QĐ-TTg ngày 05/7/1999 của Thủ tướng Chính phủ quy định tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp và Quyết định số 170/QĐ-TTg ngày 18/7/2006 quy định tiêu chuẩn định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của cơ quan, cán bộ, công chức và viên chức Nhà nước. c. Bên ngoài cổng chính của công sở phải gắn biển tên và địa chỉ của cơ quan. d. Niêm yết công khai Quy chế nội bộ của cơ quan tại cổng chính của cơ quan hoặc bộ phận thường trực để cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan và khách đến liên hệ công tác biết và chấp hành. e. Công sở các cơ quan hành chính Nhà nước phải có sơ đồ thể hiện rõ các khối nhà, các phòng làm việc, bộ phận công cộng, kỹ thuật, phục vụ và được đặt ở vị trí thuận lợi phục vụ công tác điều hành và khách đến liên hệ công tác. f. Công sở các cơ quan hành chính Nhà nước phải có bộ phận thường trực (hoặc cá nhân) thuộc cơ quan, làm việc 24/24 giờ để bảo vệ, giữ gìn an ninh trật tự . g. Công sở các cơ quan hành chính Nhà nước phải có trang thiết bị phòng chống cháy, nổ và phải được kiểm tra định kỳ đảm bảo yêu cầu xử lý khi có sự cố xảy ra. h. Công sở phải bảo đảm sạch sẽ, vệ sinh môi trường làm việc. 2. Yêu cầu về sử dụng phòng làm việc trong công sở: a. Có biển ghi tên đơn vị, chức danh cán bộ bên ngoài các phòng làm việc. chức danh công chức, viên chức trên bàn làm việc. b. Các trang thiết bị trong phòng làm việc phải được bố trí gọn gàng và thuận lợi. c. Không được sử dụng các thiết bị đun, nấu, vật liệu nổ, chất dễ cháy trong công sở. d. Hết giờ làm việc, các thiết bị điện phải được tắt, cửa phải được khóa. e. Khi nghỉ làm việc từ 3 ngày trở lên, phòng làm việc phải được niêm phong. 3. Yêu cầu về sử dụng các bộ phận công cộng, kỹ thuật và phục vụ trong công sở: a. Có biển ghi tên các bộ phận công cộng, kỹ thuật và phục vụ. b. Có biển hướng dẫn sử dụng bộ phận kỹ thuật. đối với các bộ phận kỹ thuật có sự nguy hiểm như thiết bị điện, cứu hỏa… thì phải có cảnh báo sự nguy hiểm và ngăn ngừa những người không có trách nhiệm sử dụng. c. Phòng tiếp dân và phòng tiếp khách phải được bố trí đủ diện tích và bàn ghế. ở vị trí thuận lợi cho việc tiếp đón và quản lý về trật tự, trị an. d. Khách đến liên hệ công tác phải đăng ký với bộ phận thường trực cơ quan để được hướng dẫn vào công sở và phải chấp hành sự chỉ dẫn của thường trực cơ quan. e. Căn cứ vào nhu cầu công tác của cơ quan để bố trí các phòng họp cho phù hợp. Phòng họp cần được bố trí đầy đủ các trang thiết bị như bàn ghế, âm thanh, ánh sáng và các trang thiết bị khác để đáp ứng yêu cầu công tác của cơ quan. Điều 10. Trách nhiệm của cơ quan được giao trực tiếp quản lý sử dụng công sở Cơ quan được giao trực tiếp quản lý sử dụng công sở có trách nhiệm sau đây: 1. Lập hồ sơ quản lý công sở. bổ sung hồ sơ trong quá trình sử dụng. lưu giữ và gửi hồ sơ trích ngang công sở cho cơ quan quản lý nhà nước về công sở theo quy định. 2. Bố trí sắp xếp chỗ làm việc hiệu quả và thuận lợi cho hoạt động của cán bộ, công chức, viên chức. 3. Xây dựng Quy chế nội bộ về quản lý sử dụng công sở của cơ quan. 4. Lập kế hoạch bảo trì, mua sắm các trang thiết bị làm việc cho cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức theo quy định. 5. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu, gửi về Sở Xây dựng trước ngày 10 tháng 11 hằng năm để Sở Xây dựng tổng hợp dự thảo báo cáo Bộ Xây dựng. Nội dung và Biểu mẫu báo cáo theo Phụ lục 3 đính kèm. 6. Kiểm tra, xử lý vi phạm trong quản lý sử dụng công sở Mục 2. QUẢN LÝ SẮP XẾP LẠI, ĐIỀU CHUYỂN, THU HỒI CÔNG SỞ Điều 11. Sắp xếp lại công sở 1. Các cơ quan được giao trực tiếp quản lý sử dụng công sở có trách nhiệm rà soát, sắp xếp lại công sở của mình. 2. Sở Xây dựng, Ủy ban nhân dân huyện, thị xã hiện đang bố trí các đơn vị quản lý nhà nước trực thuộc ở ngoài công sở chính phải tiến hành rà soát đối chiếu với tiêu chuẩn, định mức và biên chế để sắp xếp nơi làm việc theo hướng tập trung để nâng cao hiệu quả điều hành công việc; lập phương án, đề xuất hướng giải quyết đối với tài sản nhà, đất dôi dư trình Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định. 3. Cơ quan có mặt bằng công sở chật hẹp, diện tích sử dụng bình quân thấp hơn so với quy định và không bảo đảm yêu cầu công tác hoặc cơ quan có trụ sở tại nhiều vị trí khác nhau mà không có đủ điều kiện cải tạo, xây dựng lại thì được đầu tư xây dựng mới công sở theo hướng tập trung. Đối với công sở hiện có xử lý như sau: a. Cho phép bố trí hoặc chuyển đổi cho cơ quan hành chính Nhà nước khác sử dụng phù hợp hơn hoặc đưa vào kế hoạch đầu tư xây dựng mới. b. Cho phép bán đấu giá công sở, sau khi trừ các khoản chi phí hợp lệ, kinh phí còn lại đầu tư xây dựng mới công sở theo dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Việc bán đấu giá nhà và chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải theo đúng các quy định của pháp luật hiện hành. Số tiền bán đấu giá công sở sau khi trừ các khoản chi phí theo quy định, số tiền còn lại dùng để đầu tư xây dựng công sở mới theo dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Trường hợp số tiền thu được từ việc bán đấu giá nhà và chuyển nhượng quyền sử dụng đất không đủ để đầu tư xây dựng mới công sở thì Ngân sách Nhà nước cấp thêm, đủ theo kế hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. 4. Trường hợp công sở các cơ quan hành chính Nhà nước hiện đang bố trí cho các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp làm việc chung thì thủ trưởng cơ quan được giao trực tiếp quản lý sử dụng công sở có trách nhiệm sắp xếp, lập kế hoạch, báo cáo cơ quan có thẩm quyền để thực hiện di chuyển số đơn vị này đến nơi khác làm việc. Kinh phí di chuyển và bố trí nơi làm việc mới của các đơn vị thực hiện theo quy định như sau: a. Đối với đơn vị sự nghiệp thuộc cấp ngân sách nào quản lý thì cấp đó chi trả. b. Đối với doanh nghiệp thì do doanh nghiệp đó tự chi trả. Điều 12. Điều chuyển công sở 1. Công sở thuộc diện điều chuyển là công sở của các cơ quan đã bị giải thể hoặc không còn nhu cầu sử dụng do bố trí sắp xếp lại. 2. Cơ quan trực tiếp sử dụng công sở bị điều chuyển phải thực hiện việc chuyển giao đầy đủ hồ sơ, hiện trạng nhà đất công sở theo quyết định điều chuyển công sở của cơ quan có thẩm quyền. Công sở khi được điều chuyển phải được xác định chất lượng còn lại, giá trị còn lại để bàn giao cho cơ quan mới quản lý sử dụng. Điều 13. Thu hồi công sở 1. Công sở của các cơ quan hành chính Nhà nước bị thu hồi trong các trường hợp sau: a. Do sáp nhập, chia tách hoặc do thay đổi chức năng, nhiệm vụ mà không còn nhu cầu sử dụng công sở. b. Phần diện tích sử dụng sai mục đích (sản xuất, kinh doanh, cho thuê, cho mượn, làm nhà ở và các mục đích khác không đúng công năng sử dụng của công sở). c. Công sở có phần diện tích nhà, đất sử dụng thừa so với tiêu chuẩn, định mức hoặc để lãng phí. 2. Cơ quan trực tiếp sử dụng công sở bị thu hồi phải thực hiện việc chuyển giao đầy đủ hồ sơ, hiện trạng nhà đất công sở theo quyết định thu hồi công sở của cơ quan có thẩm quyền. Công sở bị thu hồi phải được xác định chất lượng còn lại, giá trị để bàn giao cho cơ quan mới quản lý sử dụng. Kinh phí phục vụ cho công tác xác định chất lượng còn lại, giá trị công sở bị thu hồi để bàn giao cho cơ quan mới sử dụng được trích từ kinh phí của cơ quan sẽ được giao trực tiếp quản lý sử dụng công sở đó. Điều 14. Thẩm quyền điều chuyển, thu hồi công sở 1. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định điều chuyển, thu hồi công sở đối với công sở cơ quan hành chính cấp tỉnh, cấp huyện. 2. Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định điều chuyển, thu hồi công sở đối với công sở cơ quan hành chính cấp xã. Mục 3. BẢO TRÌ CÔNG SỞ Điều 15. Giải thích từ ngữ 1. Hoạt động bảo trì công sở: bao gồm các công việc sau: - Khảo sát hiện trạng, đánh giá chất lượng công sở. - Lập kế hoạch bảo trì công sở. - Lựa chọn tổ chức thực hiện bảo trì công sở. - Thực hiện bảo trì công sở theo chế độ bảo trì. - Giám sát, nghiệm thu và bảo hành công tác bảo trì công sở. - Quản lý công tác bảo trì công sở. - Các công việc khác có liên quan đến công tác bảo trì công sở. 2. Chủ quản lý sử dụng công sở: là thủ trưởng cơ quan hành chính Nhà nước được giao trụ sở làm việc để quản lý sử dụng. 3. Chế độ bảo trì công sở: bao gồm các chế độ sau: - Chế độ bảo trì thường xuyên. - Chế độ bảo trì định kỳ. - Chế độ bảo trì đột xuất. Chế độ bảo trì thường xuyên là chế độ bảo trì phòng ngừa hư hỏng cho công sở; chế độ bảo trì định kỳ và đột xuất để bảo trì khôi phục chất lượng cho công sở. 4. Cấp bảo trì công sở: được quy định theo Điều 31, Nghị định số 209/ 2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng, gồm: - Bảo trì cấp 1 là duy tu, bảo dưỡng công sở. - Bảo trì cấp 2 là sửa chữa nhỏ công sở. - Bảo trì cấp 3 là sửa chữa vừa công sở. - Bảo trì cấp 4 là sửa chữa lớn công sở. 5. Đánh giá chất lượng công sở: là quá trình phân tích kết quả khảo sát hiện trạng công sở để kết luận về an toàn sử dụng, vận hành, khai thác công sở; dự báo về chất lượng và khả năng sử dụng công sở trong tương lai. Điều 16. Mục đích, yêu cầu bảo trì công sở 1. Duy trì những đặc trưng kiến trúc, kỹ thuật, thiết bị công trình theo công năng, đảm bảo chất lượng của công sở phù hợp với cấp công trình trong suốt quá trình sử dụng theo quy định của Luật Xây dựng. 2. Tạo điều kiện hiện đại hóa và đổi mới phương thức điều hành trong công sở của hệ thống hành chính Nhà nước. 3. Đảm bảo sử dụng có hiệu quả vốn Ngân sách Nhà nước trong đầu tư xây dựng công sở các cơ quan hành chính Nhà nước. 4. Yêu cầu của hoạt động bảo trì công sở: Mọi kết cấu, bộ phận của công sở cần được thực hiện chế độ bảo trì theo cấp bảo trì trong suốt tuổi thọ công trình kể từ khi bắt đầu đưa công sở vào sử dụng. Chủ quản lý sử dụng công sở cần có kế hoạch tổng thể bảo trì công sở bao gồm công tác khảo sát hiện trạng, lập kế hoạch vốn, kiểm tra, xác định mức độ và tốc độ xuống cấp, đánh giá chất lượng công sở và thực hiện công việc sửa chữa công sở khi cần thiết. Điều 17. Nội dung bảo trì công sở 1. Công tác bảo trì công sở được thực hiện theo thiết kế bảo trì do nhà thầu thiết kế lập và theo tiêu chuẩn kỹ thuật hướng dẫn công tác bảo trì. 2. Thống kê và phân tích các dạng hư hỏng công sở: a. Hư hỏng do sai sót thuộc về khảo sát, thiết kế, thi công xây dựng, sử dụng công sở. b. Hư hỏng do tác động của các yếu tố khí hậu và môi trường tự nhiên. 3. Quản lý kỹ thuật công tác bảo trì công sở. Điều 18. Các chế độ bảo trì công sở Bảo trì là công việc được thực hiện đối với mọi công sở nhằm phát hiện sự xuống cấp và sửa chữa kịp thời. Việc bảo trì công sở cần được duy trì trong suốt thời gian sử dụng công trình theo ba chế độ bảo trì sau đây: 1. Chế độ bảo trì thường xuyên là quá trình kiểm tra, xem xét công sở thường xuyên bằng mắt và các phương tiện đơn giản để phát hiện kịp thời dấu hiệu xuống cấp, đồng thời tiến hành duy tu bảo dưỡng hoặc sửa chữa nhỏ. Chế độ bảo trì thường xuyên áp dụng cho bảo trì cấp 1 - duy tu bảo dưỡng và bảo trì cấp 2 - sửa chữa nhỏ. 2. Chế độ bảo trì định kỳ là quá trình khảo sát công sở theo chu kỳ để phát hiện các dấu hiệu xuống cấp cần khắc phục sớm, đồng thời tiến hành sửa chữa vừa hoặc sửa chữa lớn. Chế độ bảo trì định kỳ áp dụng cho bảo trì cấp 3 - sửa chữa vừa và bảo trì cấp 4 - sửa chữa lớn. Đối với công sở xây dựng mới, thời điểm tiến hành bảo trì định kỳ không quá 8 năm tính từ khi đưa công sở vào sử dụng. Đối với công sở đã đưa vào sử dụng mà chưa có quy trình bảo trì, thời gian tiến hành bảo trì định kỳ không quá 5 năm/1 lần. Đối với công sở đã quá niên hạn sử dụng nhưng được phép tiếp tục sử dụng thì thời gian tiến hành bảo trì định kỳ không quá 3 năm/1 lần. 3. Chế độ bảo trì đột xuất là quá trình khảo sát đánh giá công sở khi công sở có những hư hỏng nếu không sửa chữa ngay sẽ giảm nhanh cấp chất lượng, làm tăng chi phí bảo trì công sở hoặc những hư hỏng đột biến ảnh hưởng nghiêm trọng đến an toàn sử dụng, vận hành công sở và có khả năng xảy ra sự cố gây thảm họa. Chế độ bảo trì đột xuất áp dụng cho tất cả các cấp bảo trì 1, 2, 3 và 4. Điều 19. Thời hạn thực hiện bảo trì công sở 1. Thời hạn bảo trì công sở được tính từ ngày nghiệm thu đưa công sở vào sử dụng cho đến khi hết niên hạn sử dụng theo quy định của nhà thầu thiết kế xây dựng công sở. 2. Trường hợp công sở đã hết niên hạn sử dụng theo quy định của thiết kế, nhưng có yêu cầu được tiếp tục sử dụng thì phải được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền xem xét, quyết định cho phép sử dụng trên cơ sở kết quả kiểm định, đánh giá hiện trạng chất lượng công sở do tổ chức kiểm định chất lượng công trình có đủ điều kiện năng lực kiểm định chất lượng thực hiện. Điều 20. Trình tự thực hiện bảo trì công sở Đối với công sở xây dựng mới, nhà thầu thiết kế lập quy trình bảo trì công sở phù hợp với cấp công trình của công sở. Đối với công sở đang sử dụng nhưng chưa có quy trình bảo trì, chủ quản lý sử dụng công sở phải thuê tổ chức kiểm định chất lượng công trình có đủ điều kiện năng lực kiểm định, đánh giá chất lượng và lập quy trình bảo trì công sở. Chủ quản lý sử dụng công sở phải tổ chức thực hiện bảo trì công sở hoặc lựa chọn đơn vị có đủ điều kiện năng lực thực hiện bảo trì công sở theo ba chế độ bảo trì đã quy định. Trường hợp các cơ quan hành chính nhà nước được bố trí làm việc trong cùng một công sở thì phải thống nhất cử bộ phận đại diện cho các cơ quan sử dụng công sở để quản lý và tổ chức thực hiện công tác bảo trì công sở. Quy trình thực hiện đối với các chế độ bảo trì: 1. Chế độ bảo trì công sở thường xuyên: Chủ quản lý sử dụng công sở giao cho Văn phòng cơ quan để quản lý và tổ chức thực hiện công tác bảo trì thường xuyên công sở. Văn phòng cơ quan lập kế hoạch bảo trì thường xuyên công sở có kinh phí dưới 500 triệu đồng để trình chủ quản lý sử dụng công sở phê duyệt. 2. Chế độ bảo trì công sở định kỳ: a. Chủ quản lý sử dụng công sở lập Báo cáo kinh tế kỹ thuật khi sửa chữa vừa công sở có tổng mức đầu tư từ 500 triệu đồng đến dưới 03 tỷ đồng để trình người quyết định đầu tư phê duyệt. Nếu không đủ điều kiện năng lực, chủ quản lý sử dụng công sở phải thuê tổ chức tư vấn có đủ điều kiện năng lực lập Báo cáo kinh tế kỹ thuật sửa chữa vừa công sở kèm theo biên bản hiện trạng chất lượng công sở do đơn vị có đủ điều kiện năng lực thực hiện. b. Chủ quản lý sử dụng công sở lập Dự án đầu tư khi sửa chữa lớn công sở có tổng mức đầu tư trên 03 tỷ đồng để trình người quyết định đầu tư phê duyệt. Nếu không đủ điều kiện năng lực, chủ quản lý sử dụng công sở phải thuê tổ chức tư vấn có đủ điều kiện năng lực để kiểm định chất lượng công sở và lập dự án đầu tư sửa chữa lớn theo quy định của Luật Xây dựng và các Nghị định của Chính phủ hướng dẫn thi hành. 3. Chế độ bảo trì công sở đột xuất: Căn cứ quá trình khảo sát, đánh giá chất lượng công sở khi có hư hỏng đột xuất (do gió bão, lũ lụt, động đất, cháy ...), chủ quản lý sử dụng công sở lựa chọn để quyết định thực hiện cấp bảo trì công sở. Điều 21. Công tác bảo trì, giám sát thi công, nghiệm thu và bảo hành công tác bảo trì công sở 1. Chủ quản lý sử dụng công sở lựa chọn một trong 02 hình thức quản lý công tác bảo trì công sở sau đây: a. Thuê tổ chức tư vấn quản lý công tác bảo trì công sở khi chủ quản lý sử dụng công sở không đủ điều kiện năng lực. b. Trực tiếp quản lý công tác bảo trì công sở khi có đủ điều kiện năng lực theo quy định của pháp luật về điều kiện năng lực quy định tại điểm 5, điều 22, Quy chế này. Chủ quản lý sử dụng công sở có thể thành lập Ban quản lý bảo trì công sở để thực hiện bảo trì. 2. Chủ quản lý sử dụng công sở có thể trực tiếp thực hiện công tác bảo trì công sở đối với bảo trì công sở cấp 1. 3. Chủ quản lý sử dụng công sở lựa chọn nhà thầu thi công xây dựng có đủ điều kiện năng lực để thực hiện bảo trì công sở đối với bảo trì cấp 2, cấp 3 và cấp 4 theo quy định của Luật Xây dựng và các Nghị định của Chính phủ hướng dẫn thi hành. 4. Khi thực hiện bảo trì công sở mà không làm thay đổi kiến trúc, kết cấu chịu lực và an toàn của công trình, chủ quản lý sử dụng công sở không phải xin giấy phép xây dựng. 5. Chủ quản lý sử dụng công sở phải tổ chức giám sát thi công và nghiệm thu công tác bảo trì công sở theo quy định của Luật Xây dựng, các Nghị định của Chính phủ hướng dẫn thi hành và nội dung hợp đồng ký kết với nhà thầu thực hiện bảo trì công sở. Trong trường hợp không đủ điều kiện năng lực chủ quản lý sử dụng công sở phải thuê tổ chức tư vấn có đủ điều kiện năng lực thực hiện giám sát thi công và nghiệm thu công tác bảo trì công sở. 6. Thời gian và kinh phí bảo hành công tác bảo trì công sở như sau: a. Không ít hơn 12 tháng đối với bảo trì cấp 1, cấp 2 và cấp 3. b. Không ít hơn 24 tháng đối với bảo trì cấp 4. Kinh phí bảo hành công tác bảo trì công sở thực hiện theo quy định tại Điều 29 Nghị định 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ. Điều 22. Trách nhiệm của cơ quan được giao trực tiếp quản lý sử dụng công sở trong hoạt động bảo trì 1. Thực hiện Điều 83 của Luật Xây dựng, về bảo trì công trình xây dựng như sau: a. Chủ quản lý sử dụng công trình có trách nhiệm bảo trì công trình, máy móc, trang thiết bị công trình. b. Việc bảo trì công trình, trang thiết bị công trình phải được thực hiện theo chỉ dẫn và quy định của nhà thiết kế, nhà sản xuất. c. Việc bảo trì công trình được xác định theo loại và cấp công trình. 2. Thực hiện Điều 34 của Nghị định 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/ 2004 của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng như sau: a. Tổ chức thực hiện bảo trì công sở theo chế độ bảo trì. b. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chất lượng công sở bị xuống cấp do không thực hiện chế độ bảo trì theo quy định. 3. Hàng năm, cơ quan trực tiếp quản lý sử dụng công sở lập kế hoạch vốn bảo trì công sở để trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt theo quy định của pháp luật. Việc lập dự toán, chấp hành và quyết toán kinh phí bảo trì công sở thực hiện theo quy định của Luật Ngân sách và các văn bản hướng dẫn thi hành. 4. Nghiêm cấm việc chiếm dụng hoặc sử dụng công sở sai mục đích. 5. Điều kiện năng lực của các tổ chức tư vấn khảo sát thiết kế, các đơn vị tham gia hoạt động bảo trì công sở các cơ quan hành chính Nhà nước phải có đủ điều kiện năng lực theo quy định của Luật Xây dựng, các Nghị định hướng dẫn và các quy định hiện hành. Mục 4. QUY HOẠCH, QUẢN LÝ CẢI TẠO VÀ XÂY DỰNG MỚI CÔNG SỞ Điều 23. Yêu cầu chung về quy hoạch xây dựng công sở Quy hoạch công sở cơ quan hành chính Nhà nước các cấp được thực hiện theo nguyên tắc tập trung, đáp ứng các yêu cầu: 1. Phù hợp chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu sử dụng. 2. Phù hợp điều kiện tự nhiên, kinh tế - xã hội vùng, miền. 3. Khắc phục tình trạng manh mún, phân tán của công sở cơ quan Nhà nước. 4. Tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, công dân giao dịch thực hiện chính sách, tạo môi trường làm việc thuận lợi cho đội ngũ cán bộ, công chức, nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước. Điều 24. Yêu cầu về Quy hoạch khu đất xây dựng công sở 1. Yêu cầu về khu đất xây dựng công sở: a. Phù hợp Quy hoạch xây dựng đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. b. Diện tích đất xây dựng phù hợp nhu cầu sử dụng và điều kiện đất tại địa phương. c. Giao thông thuận tiện, Có khả năng mở rộng khi cần thiết. d. Hạ tầng kỹ thuật khu vực, vệ sinh môi trường, thông tin liên lạc đảm bảo. 2. Yêu cầu về Quy hoạch tổng mặt bằng: a. Có bố cục không gian kiến trúc hiện đại, mật độ xây dựng hợp lý, cảnh quan kiến trúc khu vực hài hòa. Bố trí khoảng lùi đảm bảo theo quy định. b. Khuôn viên bố trí sân vườn, đường nội bộ, chổ đỗ xe, cây xanh cảnh quan hợp lý, hài hòa. Đảm bảo bố trí tổng thể đạt yêu cầu về phòng chống cháy, nổ theo quy định. c. Công trình có cổng, hàng rào, phòng trực. Khuyến khích xây dựng nhiều tầng. Điều 25. Điều kiện của công sở được cải tạo 1. Công sở có diện tích làm việc dưới 70% so với tiêu chuẩn, định mức quy định tại Quyết định số 260/2006/QĐ-TTg ngày 14/11/2006 về việc sửa đổi, bổ sung Quyết định số 147/1999/QĐ-TTg ngày 05/7/1999 của Thủ tướng Chính phủ quy định tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp và Quyết định số 170/QĐ-TTg ngày 18/7/2006 quy định tiêu chuẩn định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của cơ quan, cán bộ, công chức và viên chức Nhà nước. 2. Công sở bị hư hỏng, xuống cấp về chất lượng không đảm bảo an toàn cho các hoạt động của cơ quan. 3. Công sở không phù hợp với công năng sử dụng. Điều 26. Điều kiện để được đầu tư xây dựng mới công sở 1. Các cơ quan hành chính Nhà nước do mới được thành lập, chia tách mà chưa có nơi làm việc. 2. Các cơ quan hành chính Nhà nước đang sử dụng công sở thuộc một trong các trường hợp nêu tại Điều 16, Quy chế này nhưng không có điều kiện cải tạo công sở. 3. Cơ quan hành chính Nhà nước phải di chuyển theo yêu cầu sắp xếp lại công sở hoặc theo quy hoạch xây dựng. Điều 27. Yêu cầu về đầu tư xây dựng mới công sở 1. Công sở được đầu tư xây dựng mới phải bảo đảm chất lượng và đồng bộ các trang thiết bị đáp ứng yêu cầu hoạt động của cơ quan. 2. Vị trí, mặt bằng khu đất xây dựng công sở các cơ quan hành chính Nhà nước phải phù hợp với quy hoạch xây dựng đô thị, điểm dân cư nông thôn và đảm bảo các điều kiện sau đây: a. Giao thông thuận tiện, đảm bảo cung cấp điện, cấp thoát nước, trang thiết bị kỹ thuật, thông tin liên lạc và điều kiện về an ninh cho hoạt động của cơ quan. b. Trường hợp công sở được đầu tư xây dựng mới thì diện tích xây dựng công trình không được lớn hơn 50% diện tích khu đất. Trường hợp công sở được đầu tư xây dựng lại thì diện tích xây dựng công trình không được lớn hơn 70% diện tích khu đất. 3. Công sở các cơ quan hành chính Nhà nước các cấp được đầu tư xây dựng mới phải đảm bảo tiêu chuẩn thiết kế về cấp công trình như sau: a. Công sở Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được đầu tư xây dựng theo tiêu chuẩn công trình cấp I hoặc cấp II. b. Công sở Ủy ban nhân dân cấp huyện, công sở các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh được đầu tư xây dựng theo tiêu chuẩn công trình cấp II hoặc cấp III. c. Công sở cơ quan hành chính cấp xã được đầu tư xây dựng theo tiêu chuẩn công trình cấp III hoặc cấp IV. 4. Khi xây dựng mới công sở cần tính đến việc xây dựng công sở liên cơ quan theo khối chức năng chuyên môn ở cấp tỉnh (các sở, ban, ngành) để tạo công trình có quy mô hiện đại, khang trang, tiết kiệm vốn đầu tư và đất xây dựng. 5. Thiết kế công sở các cơ quan hành chính Nhà nước phải đảm bảo các yêu cầu sau: a. Phải phù hợp với quy hoạch xây dựng, cảnh quan, điều kiện tự nhiên và các quy định về kiến trúc, dự án đầu tư xây dựng công trình đã được phê duyệt. b. Nội dung thiết kế công sở phải phù hợp với yêu cầu của từng bước thiết kế, thoả mãn các yêu cầu về chức năng sử dụng, bảo đảm mỹ quan và giá thành hợp lý. c. Đảm bảo an toàn, phù hợp với quy chuẩn, tiêu chuẩn xây dựng do Bộ Xây dựng ban hành, quy định về phòng, chống cháy, nổ và các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật liên quan, bảo đảm cho người khuyết tật tiếp cận sử dụng. d. Đối với công sở liên cơ quan, thiết kế phải bảo đảm thống nhất về kiến trúc, kết cấu và tính độc lập tương đối trong quản lý sử dụng. e. Đối với công sở cơ quan hành chính Nhà nước từ cấp huyện trở lên phải thi tuyển thiết kế kiến trúc công trình xây dựng theo quy định của pháp luật về xây dựng. Đối với công sở cấp xã được áp dụng thiết kế mẫu, thiết kế điển hình để xây dựng. Điều 28. Quy định về đầu tư và thẩm quyền cho phép đầu tư cải tạo, đầu tư xây dựng mới công sở 1. Tất cả các dự án đầu tư xây dựng công sở các cơ quan hành chính Nhà nước phải tuân thủ các quy định về hoạt động xây dựng và các quy định liên quan về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình sử dụng vốn Ngân sách Nhà nước. Riêng đối với dự án đầu tư cải tạo, xây dựng mới công sở cấp xã, nếu áp dụng thiết kế mẫu thì chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật. 2. Thẩm quyền cho phép đầu tư cải tạo, xây dựng mới công sở thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về đầu tư và xây dựng. 3. Các dự án đầu tư cải tạo, xây dựng mới công sở các cơ quan hành chính Nhà nước các cấp đã được cơ quan có thẩm quyền quyết định đầu tư phải báo cáo Sở Xây dựng, UBND huyện, thị xã trước khi triển khai thực hiện cải tạo, xây dựng mới công sở. Điều 29. Thực hiện cải tạo, xây dựng mới công sở Việc triển khai thực hiện các dự án cải tạo, xây dựng mới công sở các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về đầu tư và xây dựng. Điều 30. Nghiệm thu bàn giao đưa công sở vào sử dụng 1. Việc nghiệm thu, bàn giao đưa công sở vào sử dụng được thực hiện theo quy định của pháp luật về đầu tư và xây dựng. 2. Cơ quan được giao trực tiếp quản lý sử dụng công sở phải tham gia vào việc nghiệm thu bàn giao quy định tại khoản 1, Điều này và phải trực tiếp tiến hành kiểm tra, vận hành thử các trang thiết bị của công sở. Chương III GIẢI QUYẾT CÁC TRANH CHẤP VÀ XỬ LÝ VI PHẠM TRONG SỬ DỤNG CÔNG SỞ Điều 31. Giải quyết tranh chấp về quản lý sử dụng công sở 1. Các tranh chấp liên quan đến quyền sở hữu công trình công sở và quyền sử dụng đất đã có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc có một trong các loại giấy tờ quy định tại khoản 1, khoản 2 và khoản 5, Điều 50 của Luật Đất đai do Tòa án nhân dân giải quyết. Các tranh chấp liên quan đến quyền sử dụng đất của công sở mà chưa có giấy tờ về quyền sử dụng đất theo quy định tại khoản này được giải quyết theo quy định tại khoản 2, Điều 136 của Luật Đất đai. 2. Các tranh chấp liên quan đến việc quản lý sử dụng công sở thì báo cáo cơ quan quản lý công sở xem xét, giải quyết. 3. Các tranh chấp liên quan đến việc cải tạo và xây dựng mới công sở được giải quyết theo quy định của pháp luật về xây dựng. Điều 32. Xử lý vi phạm trong sử dụng công sở Tổ chức, thủ trưởng cơ quan được giao trực tiếp quản lý công sở, cá nhân vi phạm hoặc lợi dụng chức vụ, quyền hạn làm trái các quy định trong Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử phạt hành chính, xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật. Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 33. Trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước 1. Sở Xây dựng: a. Chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh về quản lý nhà nước về quản lý công sở của các cơ quan hành chính Nhà nước cấp tỉnh, cấp huyện. Quản lý hồ sơ trích ngang công sở đối với công sở cơ quan hành chính cấp tỉnh, huyện. Hướng dẫn các cơ quan được giao quản lý công sở lập hồ sơ trích ngang công sở. Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh Quyết định cấp, điều chuyển, thu hồi nhà công sở đối với công sở cơ quan hành chính cấp tỉnh, huyện. b. Thực hiện rà soát, đối chiếu với các yêu cầu quy hoạch công sở cơ quan hành chính cấp tỉnh, huyện… c. Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các cơ chế, chính sách về quản lý sử dụng công sở cho Ủy ban nhân dân huyện, thị xã. Hướng dẫn công tác điều tra, tổng hợp, đánh giá quỹ công sở hành chính Nhà nước của tỉnh và Ủy ban nhân dân huyện, thị xã. d. Kiểm tra, hướng dẫn các quy định về quản lý sử dụng công sở, đầu tư cải tạo, xây dựng mới công sở, công tác bảo trì công sở … trên địa bàn tỉnh. e. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu. 2. Sở Kế hoạch và Đầu tư: a. Hướng dẫn việc lập kế hoạch đầu tư cải tạo, xây dựng mới công sở các cơ quan hành chính Nhà nước. b. Tổng hợp cân đối kế hoạch vốn đầu tư cải tạo, xây dựng mới công sở hàng năm, đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả. c. Chủ trì phối hợp Sở Tài chính cân đối, bố trí nguồn vốn đầu tư cho việc xây dựng mới, cải tạo, sửa chữa nâng cấp hiện đại hóa công sở các cơ quan hành chính Nhà nước. d. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu. 3. Sở Tài chính: a. Quản lý hồ sơ công sở đối với công sở cơ quan hành chính cấp tỉnh, huyện: - Hồ sơ trích ngang công sở. - Biên bản xác định giá trị quyền sử dụng đất để tính vào giá trị tài sản của tổ chức theo quy định tại Nghị định số 13/2006/NĐ-CP ngày 24/01/2006 của Chính phủ. - Biên bản xác định giá trị quyền sử dụng đất để tính vào giá trị tài sản của tổ chức theo quy định tại Nghị định số 13/2006/NĐ-CP ngày 24/01/2006 của Chính phủ. b. Hướng dẫn việc sử dụng nguồn vốn đầu tư cải tạo, xây dựng mới và bảo trì công sở, xác định giá trị tài sản công sở. c. Phối hợp Sở Kế hoạch và Đầu tư cân đối, bố trí nguồn kinh phí, theo dõi tình hình sử dụng vốn trong việc đầu tư, xây dựng mới, cải tạo, sửa chữa nâng cấp hiện đại hóa công sở các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh. d. Chủ trì, phối hợp với Sở Xây dựng, Sở Kế hoạch và Đầu tư và các cơ quan liên quan kiểm tra việc chấp hành các quy định về tiêu chuẩn, định mức sử dụng công sở, việc sử dụng nguồn vốn cho đầu tư cải tạo, xây dựng mới và bảo trì công sở. e. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu. 4. Sở Tài nguyên và Môi trường: a. Thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về đất đối với công sở cơ quan hành chính Nhà nước cấp tỉnh, huyện. Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt Quyết định cấp, điều chuyển, thu hồi đất công sở đối với công sở cơ quan hành chính cấp tỉnh, huyện. b. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu. 5. Ủy ban nhân dân cấp huyện, thị xã: a. Quản lý hồ sơ trích ngang công sở đối với công sở cơ quan hành chính cấp xã. Hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan được giao quản lý công sở cấp xã lập hồ sơ trích ngang công sở trước ngày 30/9/2008. b. Quyết định cấp, điều chuyển, thu hồi đất công sở đối với công sở cơ quan hành chính cấp xã. c. Báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình quản lý sử dụng công sở các cơ quan hành chính Nhà nước, về quản lý công tác bảo trì công sở cho Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Xây dựng. 6. Thủ trưởng cơ quan trực tiếp quản lý sử dụng công sở: a. Lập, lưu giữ, bổ sung hồ sơ quản lý công sở, hồ sơ trích ngang công sở cho cơ quan quản lý nhà nước về công sở theo quy định. b. Xây dựng Quy chế nội bộ về quản lý sử dụng công sở của cơ quan. Thực hiện rà soát, sắp xếp công sở. c. Bảo trì công sở, lập kế hoạch bảo trì, mua sắm các trang thiết bị làm việc cho công sở. Bảo trì công sở, lập kế hoạch vốn cho bảo trì công sở trình cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. d. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu, gửi về Sở Xây dựng trước ngày 10 tháng 11 hằng năm để Sở Xây dựng tổng hợp dự thảo báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Xây dựng. Nội dung và Biểu mẫu báo cáo theo Phụ lục 3 đính kèm. e. Kiểm tra, xử lý vi phạm trong quản lý sử dụng công sở. Điều 34. Điều khoản thi hành Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã; thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, và các cơ quan liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quy chế này. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc đề nghị các cơ quan báo cáo về UBND tỉnh (thông qua Sở Xây dựng) để được hướng dẫn kịp thời./. FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN