Chi tiết thủ tục hành chính
Mã thủ tục: 2.000702
Số quyết định: 1275/QĐ-BNG
Tên thủ tục: Thủ tục ghi vào sổ hộ tịch các việc hộ tịch đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ con; nuôi con nuôi; khai tử; và những thay đổi khác)
Cấp thực hiện: Cơ quan khác
Loại thủ tục: TTHC được luật giao quy định chi tiết
Lĩnh vực: Hộ tịch
Trình tự thực hiện: 
Thủ tục ghi vào sổ hộ tịch các việc hộ tịch đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ con; nuôi con nuôi; khai tử; và những thay đổi khác)
- Người có yêu cầu chuẩn bị hồ sơ theo quy định và nộp tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phụ trách khu vực lãnh sự nơi công dân Việt Nam cư trú.
- Cán bộ nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ hồ sơ, đối chiếu các thông tin trong hồ sơ:
(i) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ; 
(ii) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì hướng dẫn người nộp hồ sơ  bổ sung, hoàn thiện theo quy định.  Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại bước (i); trường hợp không thể bổ sung hồ sơ ngay thì phải có văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, ký, ghi rõ họ tên của cán bộ lãnh sự.
(iii) Trường hợp không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì thông báo từ chối giải quyết hồ sơ.
-  Cán bộ xử lý hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ, đảm bảo hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: 
+ Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ cho người nộp hồ sơ - thực hiện lại bước (ii); hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối giải quyết thì gửi thông báo cho đương sự.
+ Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả, để gửi cho người có yêu cầu.
+ Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định, thì thực hiện việc ghi vào Sổ hộ tịch tương ứng, báo cáo Thủ trưởng Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài xem xét ký Trích lục ghi sổ việc hộ tịch tương ứng cho người yêu cầu.
- Người có yêu cầu ghi vào sổ các việc hộ tịch kiểm tra thông tin trên Trích lục hộ tịch, trong Sổ hộ tịch và ký tên vào Sổ hộ tịch, nhận Trích lục hộ tịch.
Cách thức thực hiện: 
Thành phần hồ sơ: 
Giấy tờ phải nộp
Giấy tờ phải xuất trình
Đối tượng thực hiện: Công dân Việt Nam, Người Việt Nam định cư ở nước ngoài
Cơ quan thực hiện: Cơ quan đại diện ngoại giao
Cơ quan có thẩm quyền: Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
Địa chỉ tiếp nhận HS: Không có thông tin
Cơ quan được ủy quyền: Không có thông tin
Cơ quan phối hợp: Không có thông tin
Kết quả thực hiện: Trích lục ghi chú thay đổi hộ tịch
Căn cứ pháp lý: 
Yêu cầu, điều kiện thực hiện: - Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến phù hợp với mức độ triển khai dịch vụ công trực tuyến và việc sử dụng đồng bộ Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung tại cơ quan mình. Trường hợp chưa tiếp nhận giải quyết đăng ký hộ tịch trực tuyến thì thông báo trên cổng thông tin điện tử của cơ quan mình hoặc có văn bản thông báo cho người yêu cầu và nêu rõ lý do; văn bản thông báo có thể gửi qua thư điện tử nếu người yêu cầu có địa chỉ thư điện tử.
- Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại cấp sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài không phải hợp pháp hóa lãnh sự. Trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ, Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có thể yêu cầu giấy tờ đó phải được chứng nhận lãnh sự của cơ quan có thẩm quyền. Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước thứ ba cấp sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phải được hợp pháp hóa theo quy định. Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài trong hồ sơ đăng ký hộ tịch phải được dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh theo quy định.
- Đối với giấy tờ nộp, xuất trình nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp:
+ Trường hợp người yêu cầu nộp giấy tờ là bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính thì cán bộ lãnh sự không được yêu cầu xuất trình bản chính; nếu người yêu cầu chỉ nộp bản chụp và xuất trình bản chính thì cán bộ lãnh sự kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký vào bản chụp xác nhận về việc đã đối chiếu nội dung giấy tờ đó, không được yêu cầu người đi đăng ký nộp bản sao có chứng thực.
+ Trường hợp pháp luật quy định xuất trình giấy tờ khi đăng ký hộ tịch, cán bộ lãnh sự có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ xuất trình, đối chiếu với thông tin trong Tờ khai và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm bản sao giấy tờ đó. Cán bộ lãnh sự chụp 01 bản giấy tờ xuất trình xác nhận đã đối chiếu với bản chính, để lưu hồ sơ.
- Đối với giấy tờ gửi kèm theo nếu người yêu cầu nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến:
+ Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng.
+ Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc đã có bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.
+ Khi đến cơ quan đăng ký hộ tịch nhận kết quả, người có yêu cầu phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân, nộp các giấy tờ là thành phần hồ sơ theo quy định của pháp luật hộ tịch.
+ Trường hợp người yêu cầu không cung cấp được giấy tờ nêu trên theo quy định hoặc giấy tờ nộp, xuất trình bị tẩy xóa, sửa chữa, làm giả thì cơ quan đại diện hủy bỏ kết quả đăng ký giám hộ.
- Cán bộ lãnh sự có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định của pháp luật hộ tịch.
Từ khóa: Không có thông tin
Mô tả: Không có thông tin

Hình thức nộp

Thời hạn giải quyết

Phí, lệ phí

Mô tả

Trực tiếp

15 Giờ

Lệ phí : 10 USD (Đăng ký ghi vào sổ việc xác định cha, mẹ, con đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài)
File đính kèm: VanBanGoc_264-2016-TT-BTC.pdf
Lệ phí : 20 USD (Ghi vào Sổ việc giám hộ đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài và cấp bản chính trích lục)
File đính kèm: VanBanGoc_264-2016-TT-BTC.pdf
Lệ phí : 20 USD (Ghi vào Sổ việc nhận cha, mẹ, con đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài và cấp bản chính trích lục)
File đính kèm: VanBanGoc_264-2016-TT-BTC.pdf
Lệ phí : 20 USD (Ghi vào Sổ việc  nuôi con nuôi đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài và cấp bản chính trích lục)
Lệ phí : 20 USD (Ghi vào Sổ việc khai tử đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài và cấp bản chính trích lục)
File đính kèm: VanBanGoc_264-2016-TT-BTC.pdf

- Người có yêu cầu ghi vào sổ hộ tịch trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính tới Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phụ trách khu vực lãnh sự nơi công dân Việt Nam cư trú.
	- Ngoài các cách thực hiện nêu trên, nếu Cơ quan đại diện sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung và kết nối với CSDLQGVDC,  trong điều kiện cơ sở hạ tầng kỹ thuật cho phép, hồ sơ có thể nộp trực tuyến qua môi trường điện tử.

Ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ, trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo. Trong trường hợp phải xác minh thì thời hạn giải quyết không quá 03 ngày làm việc.

Tên giấy tờ

Mẫu đơn, tờ khai

Số lượng

- Tờ khai ghi vào sổ hộ tịch việc khai tử; Tờ khai ghi vào sổ hộ tịch việc giám hộ, nhận cha mẹ con; Tờ khai ghi vào sổ hộ tịch việc nuôi con nuôi;         Tờ khai ghi vào sổ hộ tịch các việc hộ tịch khác theo mẫu tại Phụ lục Thông tư 04/2020/TT-BTP (nếu người có yêu cầu lựa chọn nộp hồ sơ theo hình thức trực tiếp).

Mot so mau khai.doc

Bản chính: 1
Bản sao: 1

- Bản sao giấy tờ chứng minh việc hộ tịch đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài. - Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc ghi chú. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc ghi chú. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.


Bản chính: 1
Bản sao: 1

Tên giấy tờ

Mẫu đơn, tờ khai

Số lượng

- Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu, chứng minh nhân dân,  thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân, quốc tịch của người có yêu cầu.


Bản chính: 1
Bản sao: 1

- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền ghi vào sổ hộ tịch. Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì nộp bản sao các giấy tờ nêu trên đã được chứng thực hợp lệ.  Trường hợp người yêu cầu là công dân Việt Nam và đã được cấp thẻ Căn cước công dân hoặc thẻ Căn cước có số định danh cá nhân thì có thể xuất trình bản chính giấy tờ đó (nếu nộp trực tiếp) hoặc nộp bản chụp giấy tờ này (nếu nộp qua đường hệ thống bưu chính hoặc gửi qua hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến) để chứng minh nhân thân khi cơ sở hạ tầng kỹ thuật cho phép Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài kết nối với CSDLQGVDC.


Bản chính: 1
Bản sao: 1

Số ký hiệu

Trích yếu

Ngày ban hành

Cơ quan ban hành

52/2014/QH13

Luật Hôn nhân và gia đình 52/2014/QH13

19-06-2014

Quốc Hội

60/2014/QH13

Luật 60/2014/QH13

20-11-2014

Quốc Hội

33/2009/QH12

Luật 33/2009/QH12

18-06-2009

Quốc Hội

264/2016/TT-BTC

Thông tư 264/2016/TT-BTC

14-11-2016

Bộ Tài chính

123/2015/NĐ-CP

Nghị định 123/2015/NĐ-CP - Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch

15-11-2015

Chính phủ

01/2022/TT-BTP

Thông tư 01/2022/TT-BTP

04-01-2022


Thông tư số 03/2023/TT-BNG

Thông tư số 03/2023/TT-BNG hướng dẫn việc tổ chức giải quyết công tác lãnh sự.

27-07-2023


Thông tư số 07/2023/TT-BNG

Thông tư số 07/2023/TT-BNG của Bộ Ngoại giao: Hướng dẫn việc đăng ký và quản lý hộ tịch tại Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài

29-12-2023