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（登記記録の作成）
第12条
登記記録は、表題部及び権利部に区分して作成する。
本条は、登記記録の意義について定めたものである。
表題部には表示に関する登記が記録され（不動産登記法第2条第7号）、権利部には権利に関する登記が記録される（同法第2条第8号）。
土地の登記記録の表題部が区分される欄及び各々の欄に記録される事項は以下のとおりである（不動産登記規則第4条第1項・[http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H17/H17F12001000018.html#3000000001000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000 同規則別表1]）
区分建物でない建物の登記記録の表題部が区分される欄及び各々の欄に記録される事項は以下のとおりである（[http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H17/H17F12001000018.html#1000000000000000000000000000000000000000000000000400000000002000000000000000000 不動産登記規則第4条第2項]・[http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H17/H17F12001000018.html#3000000002000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000 同規則別表2]）
区分建物である建物の登記記録の表題部が区分される欄及び各々の欄に記録される事項は以下のとおりである（[http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H17/H17F12001000018.html#1000000000000000000000000000000000000000000000000400000000003000000000000000000 不動産登記規則第4条第3項]・[http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H17/H17F12001000018.html#3000000003000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000 同規則別表3]）
権利部は甲区及び乙区に区分され、甲区には所有権に関する登記の登記事項を記録することとされ、乙区には所有権以外の権利に関する登記の登記事項を記録することとされている（[http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H17/H17F12001000018.html#1000000000000000000000000000000000000000000000000400000000004000000000000000000 不動産登記規則第4条第4項]）。
登記官は、登記を移記し又は転写するときは、法令に別段の定めがある場合を除き、現に効力を有する登記のみを移記し、又は転写しなければならない（[http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H17/H17F12001000018.html#1000000000000000000000000000000000000000000000000500000000000000000000000000000 不動産登記規則第5条第1項]）。
そして、登記官は、登記を移記し又は転写したときは、その年月日を新たに記録した登記の末尾に記録しなければならず（[http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H17/H17F12001000018.html#1000000000000000000000000000000000000000000000000500000000002000000000000000000 不動産登記規則第5条第2項]）、登記を移記したときは、移記前の登記記録を閉鎖しなければならない（[http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H17/H17F12001000018.html#1000000000000000000000000000000000000000000000000500000000003000000000000000000 同規則第5条第3項]）。
例えば、登記簿のコンピュータ化による移記については、以下のように記録される。
また、登記官は、登記記録に記録されている事項が過多となったことその他の事由により取扱いが不便となったときは、登記を移記することができ、この場合、表示に関する登記及び所有権の登記であって現に効力を有しないものも移記することができるとされている（[http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H17/H17F12001000018.html#1000000000000000000000000000000000000000000000000600000000000000000000000000000 不動産登記規則第6条]）。
なお、登記官は、登記を移記し又は転写するときは、登記官の識別番号を記録しなければならない（[http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H17/H17F12001000018.html#1000000000000000000000000000000000000000000000000700000000000000000000000000000 不動産登記規則第7条前段]）。
登記記録のバックアップデータについては、法務大臣及び登記官を監督する法務局又は地方法務局の長は、副登記記録を調整することとされている（[http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H17/H17F12001000018.html#10000000000000000000000000000000000000000000000009000000000000000000000000000000 不動産登記規則第9条]）。
この副登記記録は、登記記録が滅失した場合の回復手続（不動産登記法第13条）に使用されるほか、一時的なシステム障害の場合においても使用される。具体的には、登記事項証明書又は登記事項要約書の作成の場合について、規定がある（[http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H17/H17F12001000018.html#10000000000000000000000000000000000000000000000199000000000000000000000000000000 不動産登記規則第199条]）
登記官は、登記記録を閉鎖するときは、閉鎖の事由及びその年月日を記録するほか、登記官の識別番号を記録しなければならず、登記記録の全部を閉鎖するときは、閉鎖する登記記録の不動産の表示（不動産登記法第27条第1号に掲げる登記事項を除く）を抹消する記号を記録しなければならない（[http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H17/H17F12001000018.html#1000000000000000000000000000000000000000000000000800000000000000000000000000000 不動産登記規則第8条]）。ただし、区分建物である建物の登記記録を閉鎖する場合で、当該登記記録の閉鎖後においても当該閉鎖建物が属する一棟の建物に他の建物（附属建物として登記されているものを除く）が存することとなるときは、閉鎖建物の登記記録に記録された、以下掲げる事項を抹消する記号を記録することを要しないとされている（[http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H17/H17F12001000018.html#1000000000000000000000000000000000000000000000011700000000000000000000000000000 不動産登記規則第117条第1項柱書]及び各号）。
上記の場合には、登記官は、閉鎖建物が属する一棟の建物に属する他の建物の登記記録に記録されている当該閉鎖建物の家屋番号を抹消する記号を記録しなければならない（[http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H17/H17F12001000018.html#1000000000000000000000000000000000000000000000011700000000002000000000000000000 不動産登記規則第117条第2項]）。上記以外の場合において、区分建物である建物の登記記録を閉鎖するときは、登記官は、閉鎖建物の登記記録及び当該閉鎖建物が属する一棟の建物に属する他の建物の登記記録（閉鎖されたものも含む）の、上記に掲げる事項を抹消する記号を記録しなければならない（[http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H17/H17F12001000018.html#1000000000000000000000000000000000000000000000011700000000003000000000000000000 同規則第117条第3項]）。
登記記録が閉鎖される場合及びその登記記録で、[http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H17/H17F12001000018.html 不動産登記規則]に規定があるもの及び関連するものについては、上記の登記を移記した場合のほか、以下の場合である。
なお、土地に関する閉鎖登記記録の保存期間は、閉鎖した日から50年間であり（[http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H17/H17F12001000018.html#1000000000000000000000000000000000000000000000002800000000001000000004000000000 不動産登記規則第28条第4号]）、建物に関する閉鎖登記記録の保存期間は、閉鎖した日から30年間である（[http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H17/H17F12001000018.html#1000000000000000000000000000000000000000000000002800000000001000000005000000000 同規則第28条第5号]）。
登記所において閉鎖登記記録を廃棄するときは、法務局又は地方法務局の長の認可を受けなければならない（[http://law.e-gov.go.jp/htmldata/H17/H17F12001000018.html#1000000000000000000000000000000000000000000000002900000000000000000000000000000 不動産登記規則第29条]）。そして、登記官は、この認可を受けようとするときは、不動産登記事務取扱手続準則（2005年（平成17年）2月25日民二第456号通達。以下「同準則」という。）別記第31号様式による認可申請書を提出しなければならない（同準則第23条第1号）。この申請書の様式は以下のとおりである。
不動産登記法第2条
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{{前後
|不動産登記法
|第3章 登記記録等
|不動産登記法第11条（登記)
|不動産登記法第13条（登記記録の滅失と回復）
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