Oberverwaltungsgericht Berlin-Brandenburg (Berlin, Verwaltungsgerichtsbarkeit)
Urteil vom 2016-10-20, Aktenzeichen 2 K 82.16
ECLI: ECLI:DE:VGBE:2016:1020.2K82.16.0A

Tenor:
Die Klage wird abgewiesen.
Der Kläger trägt die Kosten des Verfahrens.
Das Urteil ist hinsichtlich der Kosten vorläufig vollstreckbar.
Der Kläger darf die Vollstreckung durch Sicherheitsleistung i.H.v. 110 % des aufgrund des Urteils vollstreckbaren Betrages abwenden, wenn nicht die Beklagte vor der Vollstreckung Sicherheit i.H.v. 110 % des jeweils zu vollstreckenden Betrages leistet.

Tatbestand:
Mit Schreiben vom 22. Oktober 2015 bat der Kläger auf der Grundlage des Informationsfreiheitsgesetzes des Bundes um Zugang zu Aufzeichnungen ab dem 11. bis 22. Oktober 2015 im Zusammenhang mit der Ausländerreferentenbesprechung im Herbst 2015 mit Ausnahme solcher Aufzeichnungen, die rein organisatorischen Charakter haben. Außerdem bat er um Zugang zu den über die Besprechung angefertigten Aufzeichnungen.
Mit Bescheid vom 11. November 2015 wurde diesem Informationsbegehren teilweise stattgegeben. Soweit der Kläger Zugang zu den über die Besprechung angefertigten Aufzeichnungen begehrt hatte, wurde sein Antrag abgelehnt. Diese Aufzeichnungen seien Entwürfe und Notizen, die nicht Bestandteil eines Vorgangs werden sollten und auf deren Einsichtnahme kein Anspruch bestehe.
Der Widerspruch des Klägers wurde mit Widerspruchsbescheid vom 24. Februar 2016 zurückgewiesen. Mit der am 18. März 2016 erhobenen Klage verfolgt der Kläger sein Begehren weiter.
Er vertritt die Auffassung, dass es sich bei den begehrten Aufzeichnungen nicht um Entwürfe bzw. Notizen handele, sondern bei Zugrundelegung einer ordnungsgemäßen Aktenführung um Aktenbestandteile. Dies folge bereits daraus, dass auf die Aufzeichnungen zurückgegriffen werde, wenn vor Fertigstellung des förmlichen Protokolls hausintern über den Gegenstand der Beratungen unterrichtet werden müsse und der Mitarbeiter, der die Aufzeichnungen nicht angefertigt habe, gerade nicht im Dienst sei.
Der Kläger beantragt,
die Beklagte unter teilweiser Aufhebung des Bescheides vom 11. November 2015 in Gestalt des Widerspruchsbescheides vom 24. Februar 2016 zu verpflichten, ihm Zugang zu den über die Besprechung während der Ausländerreferentenbesprechung vom 20./21. Oktober 2015 angefertigten handschriftlichen Aufzeichnungen zu gewähren.
Die Beklagte beantragt,
die Klage abzuweisen.
Die Beklagte wiederholt und vertieft ihr Vorbringen aus dem Verwaltungsverfahren und hat im Laufe des Klageverfahrens den Arbeitsablauf bei Erstellung des abgestimmten Protokolls dargestellt.
Wegen der weiteren Einzelheiten des Sach- und Streitstandes wird auf den Inhalt der Streitakte und des Verwaltungsvorgangs der Beklagten Bezug genommen, die vorgelegen haben und Gegenstand der mündlichen Verhandlung und Entscheidung gewesen sind.

Entscheidungsgründe:
Die zulässige Klage ist unbegründet. Die Versagung des begehrten Informationszugangs ist rechtmäßig und verletzt den Kläger nicht in seinen Rechten; er hat keinen Anspruch auf Zugang zu den begehrten Informationen (§ 113 Abs. 5 VwGO).
Anspruchsgrundlage für das Begehren des Klägers ist § 1 Abs. 1 Satz 1 des Informationsfreiheitsgesetzes des Bundes – IFG –. Danach hat jeder nach Maßgabe dieses Gesetzes gegenüber den Behörden des Bundes einen Anspruch auf Zugang zu amtlichen Informationen. Der Kläger ist zwar anspruchsberechtigt und das Bundesministerium des Innern ist anspruchsverpflichtet. Die vom Kläger begehrten, während der Ausländerreferentenbesprechung angefertigten handschriftlichen Aufzeichnungen eines Mitarbeiters der Beklagten sind jedoch keine amtlichen Informationen im Sinne des § 1 Abs. 1 Satz 1 IFG.
Nach § 2 Nr. 1 IFG ist amtliche Information im Sinne dieses Gesetzes jede amtlichen Zwecken dienende Aufzeichnung, unabhängig von der Art ihrer Speicherung (Satz 1). Entwürfe und Notizen, die nicht Bestandteil eines Vorgangs werden sollen, gehören nicht dazu (Satz 2).
1. Notizen im Sinne des § 2 Nr. 1 Satz 2 IFG sind als Aufzeichnungen zur Stützung des Gedächtnisses allein den Zwecken des Verfassers gewidmet; sie dienen z.B. der Vorbereitung später zu fertigender Vermerke, Stellungnahmen oder Berichte. Kennzeichnend für sie ist der vorläufige, unverbindliche Charakter der Aufzeichnung (OVG Münster, Beschluss vom 7. Januar 2015 – OVG 1 B 1260/14 – juris Rdn. 26; Urteil der Kammer vom 12. Mai 2014 – VG 2 K 91.13 –; Schoch, IFG, 2. Aufl. 2016, § 2 Rdn. 66).
Die streitgegenständlichen Aufzeichnungen stellen danach eine Notiz dar. Sie hatten allein den Zweck, dem zuständigen Referenten als unverbindliche Gedächtnisstütze bei der späteren Erstellung des Protokollentwurfs sowie der zwischen den Beteiligten der Ausländerreferentenbesprechung erfolgten Abstimmung des Protokolls zu dienen. Die Darlegung der Beklagten, dass es dem Bearbeiter, der das Protokoll fertigen sollte, frei stand, auf welche Weise er dies tat – also ob er alle Umstände aus seinem Gedächtnis rekonstruierte oder sich während der Sitzung als Gedächtnisstütze Aufzeichnungen anfertigte - stützt diese Einschätzung.
2. Die Frage, ob eine Notiz im Sinne des § 2 Nr. 1 Satz 2 IFG Bestandteil eines Vorganges werden soll, ist primär nach Maßgabe der einschlägigen Aktenordnung oder – wenn diese nichts für die Beantwortung der Frage hergibt – der einschlägigen Verwaltungspraxis zu beantworten. Nur wenn weder Aktenordnung noch Verwaltungspraxis eine Antwort zu entnehmen ist, kommt es auf den Willen des zuständigen Bearbeiters an.
Den schriftlichen Regelungen des Bundesministeriums des Innern zur ordnungsgemäßen Aktenführung ist hierzu nichts zu entnehmen. Nach der einschlägigen Verwaltungspraxis des Bundesministeriums des Innern sollten die Notizen nicht Bestandteil des amtlichen Vorgangs werden. Die Beklagte führte bereits im Widerspruchsbescheid (dort S. 4) aus, dass die angefertigten Notizen „nicht dauerhaft der Behördenakte“ zugefügt würden. In der mündlichen Verhandlung hat sie dies weiter präzisiert. Danach führt das Bundesministerium des Innern grundsätzlich eine elektronische Akte, in die dann nur die „Endprodukte“ der Vermerke, Protokolle und sonstigen Schriftstücke eingehen. Bereits schriftsätzlich hatte die Beklagte plausibel die Arbeitsabläufe bei der Erstellung des Protokolls geschildert und zudem ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die über den Verlauf der Ausländerreferentenbesprechungen angefertigten Aufzeichnungen nie Teil des amtlichen Vorgangs werden sollen. Entsprechend dieser Verwaltungspraxis waren die Notizen nicht der elektronischen Akte zuzuführen. Vielmehr befanden sich die Aufzeichnungen nach der Darstellung der Beklagten bis zur Fertigstellung des Protokolls auf seinem Schreibtisch in einer Mappe auf dem „to-do-Stapel“ und sollten nach Erstellung des Protokolls vernichtet werden, was bislang einzig im Hinblick auf das hiesige Verfahren unterblieben ist.
Die Mutmaßung des Klägers, die Aufzeichnungen würden im Zeitraum zwischen der Ausländerreferentenbesprechung im Herbst 2015 und der späteren Fertigstellung des Protokolls ggf. genutzt, um hausintern andere Stellen zu informieren, und hätten deshalb Bestandteil des Vorgangs werden müssen, führt nicht weiter. Selbst wenn die Notizen zur hausinternen Information herangezogen würden, müssten sie nicht bereits deshalb Bestandteil eines Vorgangs im Sinne des § 2 Nr. 1 Satz 2 IFG werden. Denn auch insoweit dienen die im Verlauf der Sitzung angefertigten Aufzeichnungen lediglich als Gedächtnisstütze für die spätere Unterrichtung Dritter. Als solche Gedächtnisstütze sollten sie nach der einschlägigen Verwaltungspraxis nicht Bestandteil eines Vorgangs werden.
Den Charakter als Notizen, die zu keinem Vorgang gehören, hätten die streitgegenständlichen Aufzeichnungen nur dann verloren, wenn sie selbst an andere Stellen im Hause weitergeleitet worden wären, also das Referat verlassen hätten, oder zu einem konkreten Vorgang als Aktenbestandteil genommen worden wären (vgl. VG Köln, Urteil vom 24. November 2011 – VG 13 K 1549/10 – juris Rdn. 40 f., vgl. auch Rdn. 18; Schoch, IFG, 2. Aufl. 2016, § 2 Rdn. 68 und 70). Dies ist hier jedoch nicht der Fall, wie die Beklagtenvertreter in der mündlichen Verhandlung ausdrücklich betont haben. Danach erfolgt eine etwaige zwischenzeitliche Unterrichtung von anderen Mitarbeitern im Bundesministerium des Innern gerade nicht durch Weitergabe der Notizen, sondern durch „Zuruf“ oder mittels eines gesonderten Vermerks, der dann seinerseits eine amtliche Information darstellt.
3. Dem bedingt gestellten Beweisantrag musste die Kammer nicht nachgehen. Der Beweisantrag ist unzulässig. Der Kläger legt keine Tatsache dar, die zu beweisen wäre. Vielmehr begehrt er mit seinem Beweisantrag die Klärung der Frage nach der rechtlichen Einordnung, ob die gegenständlichen Aufzeichnungen nach den Regeln ordnungsgemäßer Aktenführung zur Akte zu nehmen wären. Diese Frage ist jedoch keine dem Beweis zugängliche Tatsachenfrage, sondern betrifft die rechtliche Subsumtion (vgl. Rixen, in: Sodan/Ziekow, VwGO, 4. Aufl. 2014, § 86 Rdn. 97).
Die Kostenentscheidung folgt aus § 154 Abs. 1 VwGO. Die Entscheidungen über die vor-läufige Vollstreckbarkeit und die Abwendungsbefugnis beruhen auf § 167 VwGO, § 708 Nr. 11, § 711 Satz 1 und 2 i. V. m. § 709 Satz 2 ZPO.

Rechtsmittelbelehrung:

Zitierte Normen: § 167 VwGO
§ 113 Abs. 5 VwGO
§ 1 Abs. 1 Satz 1 des Informationsfreiheitsgesetzes
§ 1 Abs. 1 Satz 1 IFG
§ 2 Nr. 1 IFG
§ 2 Nr. 1 Satz 2 IFG
§ 154 Abs. 1 VwGO
§ 709 Satz 2 ZPO

Zitierte Entscheidungen: 1 B 1260/14
2 K 91.13
13 K 1549/10