Verwaltungsgericht Freiburg (Baden-Württemberg, Verwaltungsgerichtsbarkeit)
Urteil vom 2024-03-19, Aktenzeichen 3 K 1471/23
ECLI: ECLI:DE:VGFREIB:2024:0319.3K1471.23.00

Tenor:
Der Bescheid des Regierungspräsidiums Stuttgart vom 25.07.2022 in Gestalt des Widerspruchsbescheids desselben vom 20.04.2023 wird aufgehoben. Der Beklagte wird verpflichtet, über die Besetzung des Dienstpostens der Leitung des Fachgebiets P. D. für den Regierungsbezirk X unter Einbeziehung der Bewerbung der Klägerin und unter Beachtung der Rechtsauffassung des Gerichts erneut zu entscheiden.
Der Beklagte trägt die Kosten des Verfahrens mit Ausnahme der außergerichtlichen Kosten des Beigeladenen.
Die Zuziehung eines Bevollmächtigten für das Vorverfahren wird für notwendig erklärt.

Tatbestand:
Die Klägerin begehrt eine neue Entscheidung über die Besetzung eines Dienstpostens.
Die Klägerin steht als O. (Besoldungsgruppe A 14) im Dienst des beklagten Landes und ist am Dienstort X als Referentin der P. D. beim Landesamt für D. tätig. Am 15.07.2022 wurde ihr die aktuelle Regelbeurteilung vom 31.05.2022 (Beurteilungszeitraum 01.10.2018 bis 30.09.2021) mit einem Gesamturteil von 10 Punkten eröffnet und übergeben. Hiergegen legte sie Widerspruch ein, über den nach Aktenlage bislang nicht entschieden wurde.
Das Regierungspräsidium Stuttgart (im Folgenden: Regierungspräsidium) schrieb Anfang 2022 die mit A 15 bewertete Funktionsstelle „Leitung des Fachgebiets P. D. für den Regierungsbezirk X“ mit Dienstort X aus. In der Ausschreibung wurde darauf hingewiesen, dass eine Beförderungsmöglichkeit ggf. erst zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung stehe. Es gingen insgesamt 10 Bewerbungen ein, darunter die der Klägerin und die des Beigeladenen. Der Beigeladene steht als O. (Besoldungsgruppe A 14) im Dienst des Landes Hessen. Für ihn wurden während seiner Dienstzeit bislang keine Regelbeurteilungen erstellt. Im Laufe des streitgegenständlichen Auswahlverfahrens wurde ihm mit Datum vom 13.05.2022 eine Anlassbeurteilung (Beurteilungszeitraum 01.10.2018 bis 30.04.2022) seines Dienstherrn erteilt, die mit einem Gesamturteil von 120 Punkten versehen ist.
Am 14./15.03.2022 fanden Vorstellungsgespräche mit insgesamt acht Bewerberinnen und Bewerbern statt, darunter auch mit der Klägerin und dem Beigeladenen.
Das Regierungspräsidium legte dem Personalreferat des Ministeriums des Inneren, für Digitalisierung und Kommunen Baden-Württemberg (im Folgenden: Innenministerium) sowie dem Ministerium für Landesentwicklung und Wohnen und dem Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Tourismus Baden-Württemberg mit Schreiben vom 13.06.2022 eine Bewerberübersicht vor, schilderte den bisherigen Gang des Auswahlverfahrens und führte aus, dass nach den Vorstellungsgesprächen ein Ranking festgelegt worden sei, in dem der Beigeladene aus den näher ausgeführten Gründen auf Rang 1 und die Klägerin auf Rang 2 platziert worden sei. Aufgrund der Mitbewerber aus dem eigenen Haus, die durchaus gegensätzliche Führungsvorstellungen verträten, verspreche sich das Gremium von einer externen Besetzung eine positive Wirkung auf die Gesamtsituation. Gesamtsaldierend könne festgestellt werden, dass der Beigeladene aufgrund der Beurteilung bessergestellt sei. Die Klägerin sei im baden-württembergischen System innerhalb einer Punkteskala von 15 Punkten mit 10 Punkten, der Beigeladene in einem 70-130 Punkte umfassenden System mit 120 Punkten bewertet. Unter Berücksichtigung der einschlägigen Beurteilungsrichtlinien falle die Beurteilung der Klägerin gegenüber jener des Beigeladenen ab. Vor diesem Hintergrund und aufgrund der besseren Darstellung im Vorstellungsgespräch und der besseren konzeptionellen Vorstellung werde der Beigeladene als hervorragend und die Klägerin als gut geeignet angesehen. Der Beigeladene werde daher für die Besetzung der Stelle vorgeschlagen. Der Personalrat und die Beauftragte für Chancengleichheit seien beteiligt worden
Das Regierungspräsidium erstellte außerdem mit Datum vom 07.07.2022 einen Aktenvermerk zur „Abwägungsentscheidung des Regierungspräsidiums Stuttgart“, in dem ausgeführt wurde, die Auswahlentscheidung bemesse sich nach den beigezogenen Beurteilungen und dem Ergebnis der Auswahlgespräche. Im Rahmen der Beiziehung der Beurteilungen seien diese durch Bewertung und Inbezugsetzung der Beurteilungsmaßstäbe der einzelnen Bundesländer vergleichbar zu machen gewesen, um
eine an den Grundsätzen der Verhältnismäßigkeit und der beamtenrechtlichen Rechtsprechung der Verwaltungsgerichte orientierte Entscheidung zu treffen. Im Vergleich mit den baden-württembergischen Beurteilungsmaßstäben müsse die Beurteilung des Beigeladenen, der die dritthöchste mögliche Bepunktung erhalten habe, mit 13 Punkten gewertet werden. Zusätzlich müsse beim Beigeladenen berücksichtigt werden, dass er im Gegensatz zur Klägerin bereits über einen Erfahrungsvorsprung in Führungspositionen verfüge. Bei der ausgeschriebenen Fachgebietsleitung komme der Führungserfahrung eine besondere Bedeutung zu. Der Erfahrungsvorsprung sei zugunsten des Beigeladenen zu werten. Da sich bereits aufgrund der Gesamtbeurteilung eine klare Vorrangstellung des Beigeladenen ergebe, sei nicht mehr auf die Bepunktung der jeweiligen Einzelbeurteilungen einzugehen. Abgerundet werde der Besetzungsvorschlag durch das Ergebnis des Vorstellungsgesprächs, in dem der Beigeladene bei einstimmiger Bewertung als herausragender Kandidat überzeugt habe. Er habe hinsichtlich seiner Führungsqualitäten nachdrücklich überzeugen können.
Mit Schreiben des Innenministeriums vom 21.07.2022 wurde dem Regierungspräsidium mitgeteilt, dass das Innenministerium im Einvernehmen mit den beiden anderen Ministerien damit einverstanden sei, dass dem Beigeladenem zum nächstmöglichen Zeitpunkt die streitgegenständliche Funktion übertragen werde.
Mit E-Mail des Regierungspräsidiums vom 25.07.2022 wurde die Klägerin darüber informiert, dass ihre Bewerbung um die streitgegenständliche Stelle nicht habe berücksichtigt werden können. Gegen diese Entscheidung legte die Klägerin mit Schreiben vom 29.07.2022 Widerspruch ein, den sie im Folgenden näher begründete.
Am 22.08.2022 stellte die Klägerin beim Verwaltungsgericht Freiburg einen Antrag auf Erlass einer einstweiligen Anordnung. Mit Beschluss der Kammer vom 07.12.2022 - 3 K 2295/22 - (juris) wurde dem Beklagten im Wege der einstweiligen Anordnung untersagt, den Dienstposten mit dem Beigeladenen zu besetzen, bevor über die Bewerbung der Klägerin erneut entschieden wurde.
Das Regierungspräsidium holte im Folgenden eine ergänzende Stellungnahme des Präsidenten des Landesamts für D. H. (im Folgenden: Landesamt) vom 20.02.2023 zur Anlassbeurteilung des Beigeladenen ein, in der das Ergebnis der Anlassbeurteilung bestätigt und ausgeführt wurde, dass die herausragende Beurteilung des Beigeladenen mit seiner Stellung innerhalb des Kreises der Kolleginnen und Kollegen korreliere. Die Einschätzung wurde näher begründet.
Seitens des Regierungspräsidiums wurde mit Datum vom 04.03.2023 ein ergänzender Vermerk zur Abwägungsentscheidung verfasst. Darin wurde der bisherige Verfahrensgang zusammengefasst und ausgeführt, dass das Regierungspräsidium die ergänzenden Ausführungen zur Anlassbeurteilung des Beigeladenen als nachvollziehbar und inhaltlich fehlerfrei bewertet habe. Es werde daher am Aktenvermerk vom 07.07.2022 zur Vergleichbarmachung der hessischen Beurteilung mit dem baden-württembergischen Beurteilungssystem festgehalten. Die ergänzenden Ausführungen rundeten das in der Anlassbeurteilung gefundene Ergebnis ab und bestätigten dieses. Etwaige Begründungsschwächen seien ausgeräumt. Der Beigeladene sei ein herausragender Beamter, seine Beurteilung habe wie geschehen in das baden-württembergische System „übersetzt“ und zur Auswahlentscheidung herangezogen werden können.
Das Regierungspräsidium beteiligte den örtlichen Personalrat am 14.03.2023 unter Beifügung der verfahrensgegenständlichen Beurteilungen sowie der Stellungnahme des Landesamts erneut. Dieser stimmte der Stellenbesetzung mit dem Beigeladenen zu. Das Regierungspräsidium bat das Innenministerium mit E-Mail vom 21.03.2023 um erneute Entscheidung unter Beifügung und Bezugnahme auf den ergänzenden Abwägungsvermerk sowie die Stellungnahme des Landesamts. Das Innenministerium beteiligte den Hauptpersonalrat. Dieser stimmte der Stellenbesetzung mit dem Beigeladenen nach Aktenlage am 04.04.2023 zu.
Mit Schreiben des Innenministeriums vom 19.04.2023 wurde dem Regierungspräsidium unter Bezugnahme auf den ergänzenden Bericht vom 04.03.2023 mitgeteilt, dass das Innenministerium im Einvernehmen mit den beiden anderen Ministerien damit einverstanden sei, dass dem Beigeladenem zum nächstmöglichen Zeitpunkt die streitgegenständliche Funktion übertragen werde.
Mit Widerspruchsbescheid des Regierungspräsidiums vom 20.04.2023 - zugestellt am 25.04.2023 - wurde der Widerspruch der Klägerin zurückgewiesen. Zur Begründung wurde ausgeführt, dass etwaige Verfahrensfehler durch ergänzende Verfahrensschritte geheilt worden seien. Die mittlerweile unstreitig übergebene Regelbeurteilung der Klägerin habe zur Grundlage der neuerlichen Entscheidung des Innenministeriums gemacht werden können. Die Entscheidung sei auch inhaltlich nicht zu beanstanden. Es seien weitere Erkundigungen eingeholt und die neuen Erkenntnisse im Rahmen einer nochmaligen Prüfung verwertet worden. Soweit die Klägerin auf ihre eigene Regelbeurteilung eingegangen sei und diese als fehlerhaft, in sich nicht stimmig und nicht überzeugend bewertet und darüber hinaus eine bessere Regelbeurteilung gefordert habe, handele es sich im Wesentlichen um letztlich unmaßgebliche Selbsteinschätzungen. Ihre Regelbeurteilung sei mit 10 Punkten im Rahmen der Besoldungsgruppe A 14 überdurchschnittlich bewertet worden. Im Vergleich zur vorangegangenen Regelbeurteilung lasse sich sogar eine Steigerung um einen Punkt festhalten. Die vorgetragene Vorfestlegung habe nicht stattgefunden. Auch hinsichtlich der Vorstellungsgespräche ergebe sich keine Fehlerhaftigkeit der Auswahlentscheidung. Beurteilungen seien keine notwendige „Eintrittskarte" für ein Vorstellungsgespräch. Die Dokumentation der Gespräche sei hinreichend im Sinne der Rechtsprechung. In der Verfahrensakte befinde sich ein vorbereiteter, einheitlicher Interview-Leitfaden mit einem konkreten Ablaufplan, nach dessen Maßgabe die strukturierten Vorstellungsgespräche mit dem aktenkundigen Teilnehmerkreis abgelaufen seien. Eine nähere Würdigung der Ergebnisse der Vorstellungsgespräche finde sich im Besetzungsvorschlag vom 13.06.2022 sowie im Auswahlvermerk vom 07.07.2022. Eine weitergehende Dokumentationspflicht bestehe nicht. Soweit zu einer Tagung der L. im Mai 2022 vorgetragen werde, werde nochmals klargestellt, dass keiner der hiesigen Entscheider an dieser Tagung teilgenommen habe und diese Tagung somit bereits denklogisch keine Verfahrensfehler im hiesigen Verfahren hätte begründen können.
Am 22.05.2023 hat die Klägerin Klage erhoben. Zur Begründung wird ausgeführt, dass Inhalt und Tragweite der Entscheidung des Verwaltungsgerichts im Eilverfahren verkannt worden seien. Die dienstliche Beurteilung des Beigeladenen sei bereits wegen Nichterfüllung der Begründungsanforderungen rechtswidrig. Eine Nachholung der erforderlichen Begründung des Gesamturteils sei nicht möglich. Es hätte dem Beklagten oblegen, dafür Sorge zu tragen, dass eine ausreichende neue dienstliche Beurteilung für den Beigeladenen erstellt werde. In der ergänzenden Stellungnahme des Landesamts finde nicht ansatzweise eine den Begründungsanforderungen entsprechende Begründung des Gesamturteils statt. Insbesondere ließen die Ausführungen nicht erkennen, auf welche Weise die beurteilende Person durch Gewichtung der Einzelmerkmale zu dem abschließenden Gesamtergebnis gelangt sei. Es fehle die erforderliche Vergleichsgrundlage zwischen der Klägerin und dem Beigeladenen. Soweit in der dienstlichen Beurteilung des Beigeladenen dessen Führungserfolg bewertet worden sei, fehle es an einer Darstellung, inwieweit der Beigeladene überhaupt Führungsverantwortung wahrgenommen habe und weshalb ihm diese Führungsverantwortung wieder entzogen worden sei. Es fehlten nach wie vor Anhaltspunkte, wie die Beurteilung des Beigeladenen in ein, wenn auch nur fiktives, Beurteilungsgefüge einzuordnen wäre. Das Schreiben des Landesamts vom 20.02.2023 stelle nichts Anderes dar als ein in typischer arbeitsrechtlicher Zeugnissprache verfasstes Arbeitszeugnis des Beigeladenen. In Regelungssystemen wie dem hessischen System könne auch für einen Übergangszeitraum die Erstellung isolierter dienstlicher Beurteilungen zur Durchführung von Beförderungsverfahren nicht akzeptiert werden, da die Chancengleichheit der Bewerber nicht mehr ansatzweise gewährleistet werden könne. Bewerber aus einem solchen rechtswidrigen Beurteilungssystem seien aus dem Stellenbesetzungsverfahren auszuscheiden. Ein Beamter, der es über eine lange Zeit hinnehme, trotz entgegenstehender Regelungen und damit einhergehender Verpflichtung seines Dienstherrn, nicht regelmäßig dienstlich beurteilt zu werden, habe es zu verantworten, dass er im Fall einer Bewerbung, insbesondere zu einem anderen Dienstherrn mit funktionierendem Beurteilungssystem, keine nach Art. 33 Abs. 2 GG ausreichende Vergleichsgrundlage vorzuweisen habe und daher nicht in das Stellenbesetzungsverfahren einbezogen werden könne. Es fehle eine hinreichende Dokumentation der durchgeführten Vorstellungsgespräche. Es liege ausschließlich der vorbereitete, nicht ausgefüllte Interview-Leitfaden vor. Die recht lapidaren übrigen Zusammenfassungen der Beurteilungsgespräche im Auswahlvermerk stellten keine hinreichende Dokumentation dar. Es sei nicht nachzuvollziehen, ob jedem Bewerber alle Fragen gleichermaßen gestellt worden seien und ob alle Bewerber die gleiche Zeit gehabt hätten, hierauf zu antworten. Ebenso wenig sei nachzuvollziehen, was die einzelnen Bewerber auf die gestellten Fragen geantwortet hätten. Vorsorglich sei auch darauf hinzuweisen, dass die Anlage der Auswahlgespräche nicht ansatzweise geeignet sei, um in einem Verfahren ohne miteinander vergleichbare dienstliche Beurteilungen eine Auswahlentscheidung vorzubereiten oder zu treffen. Ebenso wenig sei die Anlage der Auswahlgespräche geeignet, eine hinreichende Differenzierungsgrundlage für zwischen im Wesentlichen gleich beurteilten Beamten zu treffen. Nach der Anlage der Auswahlgespräche hätten diese ausschließlich auf Softskills abgestellt und seien nicht ansatzweise dafür geeignet gewesen, Erkenntnisse zu Fachkenntnissen der Bewerber oder leistungsbezogenen Kriterien, die zur Differenzierung geeignet seien, zu erheben. Die vom Beklagten vorgelegten Beurteilungsübersichten ergäben, dass bei den vergangenen drei Beurteilungen in der Besoldungsgruppe A 14 für O. und O. keine bessere Beurteilungsnote als elf Punkte vergeben worden sei und ein maximaler Durchschnitt der Beurteilungen von 9,33 Punkten bestanden habe. Damit sei ihr Vortrag bestätigt, dass die Bestnoten in ihrer Beurteilungsgruppe überhaupt nicht vergeben würden. Mit 10 Punkten habe sie jeweils über dem Durchschnitt sowohl der O. und O. als auch der Beamtinnen und Beamten ihrer Besoldungsgruppe gelegen und zudem mit der Ausnahme der einmal vergebenen elf Punkte die Bestbeurteilungsnote erhalten. Es sei mithin zu konstatieren, dass sie mit ihrer Beurteilung zur absoluten Spitzengruppe ihrer Besoldungsstufe gehöre, wohingegen der Beigeladene in einem nicht existenten Beurteilungssystem noch nicht einmal die Spitzennote erhalten habe. Es sei damit ein Beurteilungsvorsprung gegenüber dem Beigeladenen festzustellen. Nach wie vor sei nicht zu erkennen, welche Entscheidungsträger im Ministerium die Entscheidung getroffen hätten.
Die Klägerin beantragt, sachdienlich gefasst,
den Bescheid des Regierungspräsidiums Stuttgart vom 25.07.2022 in Gestalt des Widerspruchsbescheids desselben vom 20.04.2023 aufzuheben und den Beklagten zu verpflichten, über die Besetzung des Dienstpostens der Leitung des Fachgebiets P. D. für den Regierungsbezirk X unter Einbeziehung der Bewerbung der Klägerin und unter Beachtung der Rechtsauffassung des Gerichts erneut zu entscheiden sowie die Hinzuziehung eines Bevollmächtigten für das Vorverfahren für erforderlich zu erklären.
Der Beklagte beantragt,
die Klage abzuweisen.
Zur Begründung wird ausgeführt, dass die Beurteilung des Beigeladenen nicht rechtswidrig sei. Eine Aussage über die Geeignetheit des Beurteilten sei keine Rechtmäßigkeitsvoraussetzung für die Beurteilung. Ausweislich der (erneuten) Abwägungsentscheidung des Regierungspräsidiums und dem folgend der Entscheidung des Innenministeriums seien die durch den hessischen Dienstherrn des Beigeladenen getroffenen Feststellungen umfänglich gewürdigt, mit dem baden-württembergischen System der Beurteilungen in Einklang gebracht und einer erneuten Abwägungsentscheidung zugeführt worden. Ein bloßes Abstellen auf einen Teil einer Beurteilung des alten Dienstherrn könne nicht zu einer (formellen) Rechtswidrigkeit der Auswahlentscheidung des neuen Dienstherrn führen. Folge man der Rechtsansicht der Klägerin, werde der landesfremde Bewerber in seinem Bewerberverfahrensanspruch unzulässigerweise beschränkt. Wenn es dem neuen Dienstherrn obliege, die Beurteilung zu „übersetzen“ und einen wertigen Vergleich anzustellen, übernehme dieser auch die wertende Entscheidung. Die nach Art. 33 Abs. 2 GG erforderliche Vergleichsgrundlage für die beiden Bewerbungen sei gegeben. Die Bewerber seien in Bezug auf den Aufgabenbereich des angestrebten Amtes zu vergleichen und auszuwählen. Die Beamten seien anhand ihrer Leistungsbeurteilungen zu vergleichen. Die Beurteilungen in diesem Rahmen auf das Gesamturteil zu reduzieren, sei nicht zielführend. Die einstellende Behörde sei vielmehr in der Pflicht, sich ein vollumfängliches Bild des Bewerbers zu machen und dieses zu vergleichen. In dem Vergleich könne es dem Beigeladenen nicht negativ zugerechnet werden, wenn - und dies werde ausdrücklich bestritten - Fehler im hessischen Beurteilungsverfahren aufgetreten sein sollten. Die verfahrensgegenständliche Beurteilung des Beigeladenen, die eine detaillierte Beschreibung der aktuellen Tätigkeit umfasse, sei ausreichend, um einen angemessenen Vergleich zu ziehen und eine Entscheidung zu treffen. Es sei nach dem Ergebnis des Eilverfahrens statthaft gewesen, nachträglich weitere Informationen des alten Dienstherrn einzuholen und diese Informationen im Rahmen des Widerspruchsverfahrens zu verwerten. Soweit die Klägerin auf den Führungserfolg in der Beurteilung des Beigeladenen abstelle, werde nicht deutlich, weswegen dem Beigeladenen eine Führungsposition „entzogen“ worden sein sollte und was dies für das hiesige Verfahren für Auswirkungen haben sollte. Schließlich weise die Klägerin selbst ebenfalls keine Führungsverantwortung im Sinne der Beurteilungsrichtlinien auf. Zu berücksichtigen sei, dass eine tatsächliche Erprobung bei Dienstposten der Besoldungsstufe A 15 aufwärts erfolge, die Erprobungszeit fünf Jahre betrage und daher die rechtliche Handhabe biete, in angemessener Frist die Fähigkeiten des Beigeladenen in der verfahrensgegenständlichen Position hinreichend zu prüfen und andernfalls entsprechende Schritte einzuleiten. Dies genüge der Anforderung des Art. 33 Abs. 2 GG, um die Bestenauslese sicherzustellen. Vor diesem Hintergrund sei die von der Klägerin aus dem Fehlen der Regelbeurteilungen des Beigeladenen gefolgerte Notwendigkeit eines Ausscheidens aus dem Bewerberverfahren weder geboten noch zulässig.
Mit Beschluss vom 24.05.2023 ist der ausgewählte Bewerber zum Verfahren beigeladen worden. Der Beigeladene hat keinen Antrag gestellt. Er hat ausgeführt, er bitte darum, das außerhalb seines Einflussbereichs liegende Versäumnis seiner Dienststelle hinsichtlich der Erstellung von Regelbeurteilungen nicht als Nachteil zu seiner Person zu gewichten. Er bitte außerdem darum, zu berücksichtigen, dass für die Entscheidung des Auswahlgremiums zudem weiterreichende Aspekte gleichermaßen maßgeblich gewesen seien, die den Protokollen und Zusammenfassungen der Auswahlentscheidung zu entnehmen seien.
Mit Schreiben vom 25.05.2023 erklärte das Regierungspräsidium, dass eine Besetzung des verfahrensgegenständlichen Dienstpostens bis zum rechtskräftigen Abschluss des vorliegenden Klageverfahrens nicht erfolgen werde.
Im Termin zur Erörterung des Sachverhalts vom 22.01.2024 haben die Beteiligten ihr Einverständnis mit einer Entscheidung im schriftlichen Verfahren erteilt.
Wegen der weiteren Einzelheiten des Sach- und Streitstands wird auf die Gerichtsakte sowie die dem Gericht in elektronischer Form vorliegende Bewerberakte, die Widerspruchsakte, die Akte des Innenministeriums sowie die Gerichts- und Behördenakte des Verfahrens 3 K 2295/22 Bezug genommen.

Entscheidungsgründe:
Die Kammer entscheidet mit Einverständnis der Beteiligten ohne mündliche Verhandlung (§ 101 Abs. 2 VwGO).
Das Verwaltungsgericht Freiburg ist örtlich zuständiges Gericht, nachdem die Klägerin ihren dienstlichen Wohnsitz in X hat (§ 52 Nr. 4 Satz 1 VwGO). Da das Regierungspräsidium Stuttgart im Bereich der Denkmalpflege (Landesamt für Denkmalpflege im Regierungspräsidium Stuttgart, vgl. § 3a DSchG) für den gesamten Bereich des Landes Baden-Württemberg zuständig ist, ergibt sich in der vorliegenden Fallgestaltung nichts Anderes aus § 52 Nr. 4 Satz 2 VwGO (vgl. hierzu auch VG Freiburg, Beschluss vom 15.08.2007 - 3 K 900/06 -, juris Rn. 2 m. w. N.; VG Düsseldorf, Beschluss vom 28.09.2017 - 26 K 13961/17 -, juris Rn. 4).
Die Klage ist zulässig und begründet. Der Bescheid des Regierungspräsidiums Stuttgart vom 25.07.2022 in Gestalt des Widerspruchsbescheids desselben vom 20.04.2023 ist rechtswidrig und verletzt die Klägerin in ihren Rechten. Die Klägerin hat einen Anspruch auf Verpflichtung des Beklagten, über die Besetzung des Dienstpostens der Leitung des Fachgebiets P. D. für den Regierungsbezirk X unter Einbeziehung der Bewerbung der Klägerin und unter Beachtung der Rechtsauffassung des Gerichts erneut zu entscheiden (§ 113 Abs. 5 Satz 2 VwGO).
I. Die Klage ist zulässig.
Die Klagebefugnis der Klägerin (§ 42 Abs. 2 VwGO) beruht auf Art. 33 Abs. 2 GG (Bewerbungsverfahrensanspruch).
Bei der streitgegenständlichen „Funktionsstelle“ handelt es sich sowohl nach der Stellenausschreibung (vgl. insoweit zum maßgeblichen objektiven Empfängerhorizont potentieller Bewerber BVerwG, Beschlüsse vom 20.06.2013 - 2 VR 1.13 - und vom 08.07.2014 - 2 B 7.14 -, jeweils juris; VGH Baden-Württemberg, Beschluss vom 06.06.2017 - 4 S 1055/17 -, VBlBW 2017, 475) als auch nach übereinstimmender Auffassung der Beteiligten nicht um ein Statusamt, sondern um einen nach A 15 bewerteten Dienstposten. Es geht insoweit jedoch nicht (nur) um eine ämtergleiche Dienstpostenübertragung, sondern um die Besetzung eines höherwertigen (Erprobungs-)Dienstpostens, der nach den Grundsätzen des Art. 33 Abs. 2 GG vergeben werden soll.
In der Ausschreibung wurde darauf hingewiesen, dass eine Beförderungsmöglichkeit gegebenenfalls erst später zur Verfügung stehe. Damit wird deutlich, dass mit der vorliegenden Auswahlentscheidung die Beförderung noch nicht vorweggenommen wird, dass aber bereits die Vergabe des - sowohl für die Klägerin als auch für den Beigeladenen höherwertigen - Dienstpostens förderliche Vorwirkungen für die spätere Vergabe des Statusamts (Beförderung) entfaltet (vgl. zur Statusrelevanz im Fall einer Förderlichkeit der Dienstpostenvergabe für spätere Beförderungsentscheidungen BVerwG, Beschluss vom 06.10.2023 - 2 VR 3.23 -, juris Rn. 14; VGH Baden-Württemberg, Beschlüsse vom 21.02.2022 - 4 S 3570/21 -, vom 01.02.2019 - 4 S 2770/18 - und vom 16.12.2019 - 4 S 2980/19 -, jeweils juris; systematisierend zu den unterschiedlichen Fallgestaltungen auch Bergmann/Paehlke-Gärtner, Zur Dogmatik des Konkurrentenstreits, NVwZ 2018, 110 mit zahlreichen Nachweisen).
II. Die Klage ist auch begründet. Die Klägerin hat einen Anspruch auf erneute Entscheidung über die Vergabe des streitgegenständlichen Dienstpostens unter Beachtung der Rechtsauffassung des Gerichts.
Beabsichtigt der Dienstherr, einen für den betreffenden Beamten höherwertigen Dienstposten wegen dessen förderlicher Vorwirkungen zu Recht auf Grundlage einer den Anforderungen des Art. 33 Abs. 2 GG genügenden Bewerberauswahl zu vergeben, bedarf es eines dem Bestenauslesegrundsatz des Art. 33 Abs. 2 GG genügenden Auswahlverfahrens auf Grundlage eines rechtmäßigen Leistungsvergleichs. Nach gefestigter Rechtsprechung kann ein abgelehnter Bewerber, der geltend macht, sein Bewerbungsverfahrensanspruch aus Art. 33 Abs. 2 GG sei durch eine fehlerhafte Auswahlentscheidung des Dienstherrn verletzt worden, eine erneute Entscheidung über seine Bewerbung zumindest dann beanspruchen, wenn seine Erfolgsaussichten bei einer erneuten Auswahl offen sind, seine Auswahl also (ernstlich) möglich erscheint (vgl. zu den entsprechenden Maßstäben sowohl im Hauptsacheverfahren als auch im Verfahren des vorläufigen Rechtsschutzes BVerfG, Beschluss vom 24.09.2002 - 2 BvR 857/02 -; BVerwG, Beschlüsse vom 21.12.2016 - 2 VR 1.16 -, BVerwGE 157, 168 und vom 20.01.2004 - 2 VR 3.03 -; VGH Baden-Württemberg, Beschlüsse vom 09.02.2016 - 4 S 2578/15 - und vom 12.08.2015 - 4 S 1405/15 -; alle bei juris). Maßgeblich für die Beurteilung der Rechtmäßigkeit der Auswahlentscheidung ist dabei grundsätzlich die Sach- und Rechtslage zum Zeitpunkt der Auswahlentscheidung, denn es kommt insoweit auf die Erwägungen an, die der Dienstherr hierfür in Ausübung seines Auswahlermessens und des ihm vorbehaltenen Beurteilungsspielraums hinsichtlich der Eignung der Kandidaten angestellt hat (vgl. BVerwG, Urteil vom 26.01.2012 - 2 A 7.09 -, BVerwGE 141, 361; VGH Baden-Württemberg, Urteil vom 31.07.2012 - 4 S 575/12 -, juris Rn. 19 m. w. N.).
1. Ausgehend von diesen Grundsätzen verletzt bereits die unzureichende Dokumentation der getroffenen Auswahlentscheidung die Klägerin in ihrem Bewerbungsverfahrensanspruch.
Aus Art. 33 Abs. 2 GG i. V. m. Art. 19 Abs. 4 Satz 1 GG folgt die Verpflichtung des Dienstherrn, die seiner Entscheidung zu Grunde liegenden wesentlichen Auswahlerwägungen schriftlich niederzulegen. Nur durch eine schriftliche Fixierung der wesentlichen Auswahlerwägungen - deren Kenntnis sich der unterlegene Bewerber gegebenenfalls durch Akteneinsicht verschaffen kann - wird der Mitbewerber in die Lage versetzt, sachgerecht darüber befinden zu können, ob er die Entscheidung des Dienstherrn hinnehmen soll oder ob Anhaltspunkte für einen Verstoß gegen den Anspruch auf faire und chancengleiche Behandlung seiner Bewerbung bestehen und er gerichtlichen Rechtsschutz in Anspruch nehmen will. Darüber hinaus eröffnet erst die Dokumentation der maßgeblichen Erwägungen dem Gericht die Möglichkeit, die angegriffene Entscheidung eigenständig nachzuvollziehen. Schließlich stellt die Dokumentation der Auswahlerwägungen sicher, dass die Bewertungsgrundlagen der entscheidenden Stelle vollständig zur Kenntnis gelangt sind; sie erweist sich auf diese Weise als verfahrensbegleitende Absicherung der Einhaltung der Maßstäbe des Art. 33 Abs. 2 GG (vgl. VGH Baden-Württemberg, Beschlüsse vom 12.05.2021 - 4 S 4256/20 -, juris Rn. 9 und vom 17.06.2014 - 4 S 494/14 -, juris Rn. 3; BVerfG, Beschlüsse vom 25.11.2015 - 2 BvR 1461/15 -, ZBR 2016, 58 und vom 09.07.2007 - 2 BvR 206/07 -, NVwZ 2007, 1178; BVerwG, Beschlüsse vom 16.12.2008 - 1 WB 59.08 -, BVerwGE 133, 20 und vom 27.01.2010 - 1 WB 52.08 -, BVerwGE 136, 36; Beschlüsse der Kammer vom 13.11.2023 - 3 K 1381/23 -, juris Rn. 34, vom 07.12.2022 - 3 K 2295/22 -, juris Rn. 19 und vom 30.04.2020 - 3 K 688/19 -, juris Rn. 21 ff., jeweils m. w. N.).
Auch soweit Verfahrensakten - wie hier - elektronisch geführt werden, gelten dieselben rechtsstaatlichen Anforderungen. Die Behörden sind verpflichtet, den bisherigen wesentlichen sachbezogenen Geschehensablauf objektiv, vollständig, nachvollziehbar und wahrheitsgemäß zu dokumentieren (vgl. zum Gebot der Aktenklarheit, Aktenwahrheit und Aktenvollständigkeit BVerfG, Beschlüsse vom 14.07.2016 - 2 BvR 2474/14 -, juris Rn. 19 ff. und vom 06.06.1983 - 2 BvR 244/83 und 2 BvR 310/83 -, juris Rn. 3 f.; BVerwG, Beschlüsse vom 06.10.2023 - 2 VR 3.23 -, juris Rn. 17 und vom 16.03.1988 - 1 B 153.87 -, juris; VGH Baden-Württemberg, Urteile vom 12.07.2018 - 2 S 143/18 -, juris Rn. 84 und vom 30.07.2014 - 1 S 1352/13 -, juris Rn. 90; s. a. Beschluss der Kammer vom 30.04.2020 - 3 K 688/19 -, juris Rn. 23; Schoch, Informationsfreiheitsgesetz 2. Aufl. 2016, § 2 IFG Rn. 41 ff.; vgl. zu den entsprechenden Anforderungen im Zusammenhang mit der elektronischen Aktenführung Berlit, Elektronische Verwaltungsakten und verwaltungsgerichtliche Kontrolle, NVwZ 2015, 197; Müller in Ory/Weth, jurisPK-ERV Band 3, 2. Aufl., § 3a VwVfG Rn. 389 ff. ; Müller, eJustice-Praxishandbuch, 8. Aufl. 2023, S. 432 ff; Trossen, jM 2024, 78, jeweils m. w. N.). Insoweit ist durch den Einsatz geeigneter technischer Anwendungen und flankierender organisatorischer Regelungen sicherzustellen, dass auch eine elektronisch geführte Verwaltungsakte alle genannten Anforderungen erfüllt. Entsprechend müssen Entscheidungsabläufe transparent und vollständig dokumentiert werden (vgl. näher zu den entsprechenden Erfordernissen im Rahmen elektronischer Aktenführung § 6 Abs. 3 EGovG BW; s. a. den Bericht der Arbeitsgruppe „Elektronische Verwaltungsakte“, Anforderungen der Verwaltungsgerichtsbarkeit an die Führung elektronischer Verwaltungsakten - eine Orientierungshilfe , Jur-PC 2011, Web.-Dok. 66/2011; vgl. zur elektronischen Aktenführung im Zusammenhang mit der Personalakte auch OVG Nordrhein-Westfalen, Beschluss vom 17.12.2018 - 1 A 203/17 -, NVwZ 2019, 576 mit Anm. Müller; s. a. Rechnungshöfe des Bundes und der Länder, Positionspapier Aktenführung und E-Akte, Stand September 2020, abrufbar unter www.bundesrechnungshof.de; zu Vorstehendem bereits Beschluss der Kammer vom 07.12.2022 - 3 K 2295/22 -, juris Rn. 20).
Die rechtsstaatlich gebotenen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Aktenführung gehen insoweit deutlich über die Ablage elektronischer Dokumente in einer Datei hinaus (vgl. hierzu auch Ulrich, VBlBW 2023, 404; a. A. wohl Trossen, jM 2024, 83). Die bloße Ablage von Dokumenten in einem Dateiordner beim zuständigen Sachbearbeiter trägt den Erfordernissen ordnungsgemäßer, rechtssicherer Aktenführung schon deshalb nicht ausreichend Rechnung, weil eine - im Verfahrensgang jederzeit zu gewährleistende - Vollständigkeit der Akten ebensowenig sichergestellt ist wie eine jederzeitige Akteneinsicht gewährleistet ist (vgl. dazu, dass eine nicht ordnungsgemäße Aktenführung im Einzelfall zu einer Beweislastentscheidung gegen die aktenführende Behörde führen kann VGH Baden-Württemberg, Urteil vom 11.11.1992 - 11 S 2372/91 -, juris Rn. 14 f.; OVG Mecklenburg-Vorpommern, Beschluss vom 22.12.2000 - 2 L 38/99 -, juris Rn. 52 ff.; zu Vorstehendem bereits Beschluss der Kammer vom 13.11.2023 - 3 K 1381/23 -, juris Rn 35).
a) Danach genügt die vorliegende Aktenführung den rechtlichen Anforderungen nicht.
Der Vertreter des Beklagten hat auf Nachfrage der Berichterstatterin zur Ausgestaltung der elektronischen Aktenführung ausgeführt, dass es derzeit so sei, dass die Dokumente zu den Auswahlverfahren in einem Ordner auf dem Laufwerk gespeichert würden. Aus diesen Dokumenten sei dann die dem Gericht vorgelegte elektronische Auswahlverfahrensakte erstellt worden. Eine von Anfang an begleitend zum Verfahren geführte elektronische Auswahlverfahrensakte gebe es noch nicht. Wenn das Verfahren abgeschlossen sei, würden die Dokumente in die elektronische Akte eingespeichert. Hintergrund sei, dass es ein Datenschutzproblem in der eAkte gebe. Nach sechs Monaten müssten die persönlichen Daten der Mitbewerber gelöscht werden. Da gebe es noch technische Probleme. Die Dokumente zu einem Auswahlverfahren würden daher in der Referatsablage, die einen begrenzten Kreis von Zugriffsberechtigten habe, in dem jeweiligen Ordner „Dienstposten XY“ gespeichert. So sei ein datenschutzkonformer Zugriff gewährleistet.
Eine ordnungsgemäße Aktenführung liegt damit nicht vor. Das wird nicht zuletzt daraus deutlich, dass dem Gericht im Eilverfahren und im Hauptsacheverfahren unterschiedliche Versionen der Verfahrensakte des Regierungspräsidiums vorgelegt wurden. Die elektronische Auswahlverfahrensakte im Verfahren des vorläufigen Rechtsschutzes 3 K 2295/23 umfasst insgesamt 466 Aktenseiten und enthält anders als die im Klageverfahren vorgelegte Auswahlverfahrensakte auch Unterlagen zu den durchgeführten Auswahlgesprächen (AS 452 ff.). Die im Klageverfahren vorgelegte Akte enthält lediglich 362 Aktenseiten. Die jeweils vorgelegten Akten wurden nachträglich aus einzelnen Dokumenten und das auch noch unterschiedlich „zusammengestellt“. Die im Klageverfahren vorgelegte Auswahlverfahrensakte genügt damit jedenfalls im Hinblick auf die Frage der Vollständigkeit und Aktenbeständigkeit den (auch) im Zusammenhang mit der elektronischen Aktenführung an eine ordnungsgemäße Aktenführung zu stellenden rechtsstaatlichen Anforderungen ersichtlich nicht. Soweit der Beklagte vage Datenschutzprobleme geltend macht, rechtfertigt dies nicht den Verzicht auf eine ordnungsgemäße Aktenführung, zumal nicht ersichtlich ist, dass eine Aufbewahrung von Dokumenten in einer „Referatsablage“ eine datenschutzkonforme Handhabung sicherstellt.
Allein aus der Tatsache nicht ordnungsgemäßer Aktenführung ergibt sich jedoch für sich genommen noch keine entscheidungserhebliche Verletzung des Bewerbungsverfahrensanspruchs der Klägerin, soweit die wesentlichen, die Auswahlentscheidung stützenden Erwägungen im Auswahlvermerk dokumentiert werden und hinreichend zu erkennen ist, wer zu welchem Zeitpunkt die konkrete Auswahlentscheidung auf welcher tatsächlichen Erkenntnisgrundlage - Auswahlvermerk - getroffen hat. Es besteht auch im Hinblick auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung kein Recht auf ein objektiv-rechtlich fehlerfreies Auswahlverfahren (vgl. BVerwG, Beschluss vom 06.10.2023 - 2 VR 3.23 -, juris Rn. 17; VGH Baden-Württemberg, Beschlüsse vom 12.05.2021 - 4 S 4256/20 -, juris Rn. 11 ff. und vom 27.07.2022 - 4 S 713/22 -, juris Rn. 6; Beschluss der Kammer vom 13.11.2023 - 3 K 1381/23 -, juris Rn. 37).
b) Aus den vorgelegten, elektronisch geführten Verwaltungsakten zum konkreten Auswahlverfahren als der (allein) maßgeblichen Auswahldokumentation ist nach wie vor nicht hinreichend zu erkennen, wer zu welchem Zeitpunkt die konkrete Auswahlentscheidung getroffen hat (vgl. zu diesem Erfordernis im Einzelnen und m. w. N. Beschluss der Kammer vom 08.10.2018 - 3 K 3258/18 -, juris Rn. 12 ff.).
Die maßgebliche Entscheidung über die Stellenbesetzung wurde innerhalb des Regierungspräsidiums im Einvernehmen mit dem Innenministerium und im Einvernehmen mit den jeweiligen Fachministerien getroffen. Es ist jedoch weder in der vorliegenden (Widerspruchs-)Akte des Regierungspräsidiums noch in der Akte des Innenministeriums ausreichend dokumentiert, welche konkret zuständige Person wann die konkrete Auswahlentscheidung getroffen hat. Die elektronische Widerspruchsakte enthält zwar die maßgeblichen Dokumente zur aktualisierten Auswahlentscheidung. Der ergänzende Vermerk „zur Abwägungsentscheidung des Regierungspräsidiums“ vom 04.03.2023 ist jedoch nicht als - ersetzend eingescanntes - Original in der Akte enthalten und auch nicht elektronisch in irgendeiner Weise persönlich signiert, sondern nur mit dem getippten Zusatz versehen „gez. A. B.-S.“. Gleiches gilt für den Besetzungsvorschlag des Regierungspräsidiums im Vermerk vom 13.06.2022 und der „Abwägungsentscheidung des Regierungspräsidiums“ im Aktenvermerk vom 07.07.2022 sowie das - lediglich mit dem Hinweis auf die Sachbearbeiterin „gez. A.-K. M.“ versehene - Schreiben des Innenministeriums vom 19.04.2023, die ebenfalls nicht persönlich (elektronisch) signiert oder sonst konkret abgezeichnet wurden. Damit wurde nicht hinreichend dokumentiert, welche (zuständige) Person zu welchem konkreten Zeitpunkt die konkrete Auswahlentscheidung getroffen hat. Es fehlt an einer ausreichenden formellen Verantwortungsübernahme für die getroffene Auswahlentscheidung.
Im Bewerberauswahlverfahren muss die elektronische Auswahlverfahrensakte hinreichend erkennbar machen, wer tatsächlicher Urheber der getroffenen Auswahlentscheidung ist und wann diese getroffen worden ist. Die verfahrensmäßige Absicherung des Bewerbungsverfahrensanspruchs erfordert dabei einen rechtssicheren Nachweis, der verhindert, dass die Grundlagen der Auswahlentscheidung nachträglich zu Lasten einzelner Bewerber verändert werden (vgl. zum Erfordernis eines schriftlichen Vermerks in der Auswahlverfahrensakte - bereits - im Zusammenhang mit der Dokumentation der Organisationsgrundentscheidung im Rahmen eines Auswahlverfahrens VGH Baden-Württemberg, Beschluss vom 06.02.2024 - 4 S 1978/23 -, juris Rn. 20 m. w. N.). Die Urheberschaft wird regelmäßig durch eine persönliche Signatur nachgewiesen. „Das Regierungspräsidium“ oder „das Ministerium“ kann nicht Urheber einer Auswahlentscheidung sein. Die vorgelegten elektronischen Verwaltungsvorgänge genügen insoweit den beschriebenen rechtlichen Anforderungen an eine ausreichende Dokumentation nicht. Nachdem das Gericht auf das Erfordernis der ausreichenden Dokumentation bereits im Eilverfahren hingewiesen und sowohl das Regierungspräsidium als auch das Innenministerium zur Vorlage der vollständigen Akten aufgefordert hat, besteht kein Anlass, etwaige weitergehende Aktenteile anzufordern.
2. Die auf der Grundlage der vorliegenden dienstlichen Beurteilungen der Klägerin und des Beigeladenen getroffene Auswahlentscheidung erweist sich auch in der Sache weiterhin als fehlerhaft. Die im laufenden Verfahren erstellte Anlassbeurteilung des Beigeladenen, die dem Bewerbervergleich zugrunde gelegt wurde, begegnet durchgreifenden rechtlichen Bedenken (a). Insgesamt fehlt es an der nach Art. 33 Abs. 2 GG erforderlichen Vergleichsgrundlage (b).
Der für die Bewerberauswahl maßgebende Leistungsvergleich ist regelmäßig anhand aktueller dienstlicher Beurteilungen vorzunehmen. Deren Eignung als Vergleichsgrundlage setzt jedoch voraus, dass sie inhaltlich aussagekräftig sind. Hierfür ist erforderlich, dass sie die dienstliche Tätigkeit im maßgebenden Beurteilungszeitraum vollständig erfassen, auf zuverlässige Erkenntnisquellen gestützt sind, das zu erwartende Leistungsvermögen in Bezug auf das angestrebte Amt auf der Grundlage der im innegehabten Amt erbrachten Leistungen hinreichend differenziert darstellen sowie auf gleichen Bewertungsmaßstäben beruhen. Maßgebend für den Leistungsvergleich ist in erster Linie das abschließende Gesamturteil, das durch eine Würdigung, Gewichtung und Abwägung der einzelnen leistungsbezogenen Gesichtspunkte zu bilden ist (BVerwG, Beschluss vom 20.06.2013 - 2 VR 1.13 -, juris Rn. 21 m. w. N.). Bilden die vom Dienstherrn aus dienstlichen Beurteilungen gewonnenen Erkenntnisse über die fachliche Leistung und die Befähigung des Beamten danach die wesentliche Grundlage für die Feststellung der Eignung der Bewerber im Rahmen von Personalentscheidungen, die am Leistungsgrundsatz orientiert sind, so dürfen die Beurteilungen keine rechtlichen Mängel aufweisen, die zur Rechtswidrigkeit der auf sie gestützten Auswahlentscheidung führen. Der gebotene Vergleich der dienstlichen Beurteilungen muss bei gleichen Maßstäben in sich ausgewogen und stimmig sein. Ebenso müssen die einzelnen dienstlichen Beurteilungen in sich widerspruchsfrei und nachvollziehbar sein, um eine geeignete Grundlage für den Vergleich der Bewerber sein zu können. Der Beamte kann in diesem Zusammenhang sowohl geltend machen, durch die Auswahlentscheidung selbst in rechtswidriger Weise benachteiligt worden zu sein, als auch eine auf sachfremden Erwägungen beruhende Bevorzugung des ausgewählten Konkurrenten rügen (vgl. VGH Baden-Württemberg, Beschluss vom 12.08.2015 - 4 S 1405/15 -, juris Rn. 3 m. w. N.).
Die dienstlichen Beurteilungen können von den Verwaltungsgerichten allerdings nur eingeschränkt auf ihre Rechtmäßigkeit überprüft werden. Die maßgebliche Beurteilung darüber, wie Leistungen eines Beamten einzuschätzen sind und ob und in welchem Grad er die für sein Amt und für seine Laufbahn erforderliche Eignung, Befähigung und fachliche Leistung aufweist, ist ein von der Rechtsordnung dem Dienstherrn bzw. dem für ihn handelnden jeweiligen Beurteiler vorbehaltener Akt wertender Erkenntnis. Die verwaltungsgerichtliche Nachprüfung hat sich deshalb darauf zu beschränken, ob der Dienstherr den rechtlichen Rahmen und die anzuwendenden Begriffe zutreffend gewürdigt, ob er richtige Sachverhaltsannahmen zugrunde gelegt und ob er allgemeingültige Wertmaßstäbe beachtet und sachfremde Erwägungen unterlassen hat. Soweit der Dienstherr Richtlinien für die Abgabe dienstlicher Beurteilungen erlassen hat, ist vom Gericht auch zu prüfen, ob die Richtlinien eingehalten sind und ob sie mit den gesetzlichen Regelungen im Einklang stehen (st. Rspr., vgl. VGH Baden-Württemberg, Beschluss vom 29.03.2016 - 4 S 141/16 -, juris, m. w. N.).
a) Die Anlassbeurteilung des Beigeladenen vom 13.05.2022 ist auch unter Berücksichtigung der ergänzenden Erläuterungen im Schreiben des Präsidenten des Landesamts vom 20.02.2023 rechtsfehlerhaft und damit keine taugliche Grundlage für eine tragfähige Auswahlentscheidung.
Die Anlassbeurteilung des Beigeladenen wurde auf Bitten des Beklagten erstellt, weil der Beigeladene, der nach Aktenlage seit 2005 im Beamtenverhältnis beim Landesamt steht und dem am 21.10.2010 das Amt als O. (Besoldungsgruppe A 14) übertragen wurde, entgegen den rechtlichen Bestimmungen des Landes Hessen (§ 59 Abs. 1 Satz 1 HBG i. V. m. § 39 Abs. 1 Satz 1 Hessische Laufbahnverordnung i. V. m. Ziffer 3 der Richtlinien für die dienstliche Beurteilung der Beamtinnen und Beamten des Landes Hessen) während seiner gesamten Dienstzeit keine Regelbeurteilung erhalten hat (vgl. zur Rechtswidrigkeit der entsprechenden hessischen Verwaltungspraxis auch Hessischer VGH, Beschluss vom 25.04.2022 - 1 B 2385/21 -, juris Rn. 38 ff.; VG Kassel, Urteil vom 25.04.2022 - 1 K 1778/21.KS -, juris) und damit keine Vergleichsgrundlage vorlag. Dem Beklagten und dem Beigeladenen ist insoweit darin zuzustimmen, dass sich ein fehlerhaftes Beurteilungssystem - hier der vollständige Verzicht auf die gesetzlich vorgesehenen Regelbeurteilungen - vor dem Hintergrund des Art. 33 Abs. 2 GG grundsätzlich nicht zu Lasten der betroffenen Beamtinnen und Beamten - hier des Beigeladenen - auswirken darf und diese aus der Bewerberauswahl nicht auszuschließen sind (vgl. entsprechend BVerwG, Beschluss vom 19.09.2023 - 2 VR 2.23 -, juris Rn. 21). Das enthebt aber nicht von der Verpflichtung, dass in den Blick genommen werden muss, ob die erstellte Anlassbeurteilung den rechtlichen Anforderungen genügt und welchen Aussagegehalt die isolierte Anlassbeurteilung im Einzelfall hat.
Nach der ständigen Rechtsprechung des Bundesverwaltungsgerichts ist eine Anlassbeurteilung grundsätzlich aus der letzten Regelbeurteilung zu entwickeln. Weicht das Notengefüge der Anlassbeurteilung deutlich von demjenigen der Regelbeurteilung ab, ist das ein Indiz für das Fehlen des erforderlichen Fortentwicklungscharakters der Anlassbeurteilung und ggf. sogar für eine an sachfremden Gesichtspunkten orientierte Beurteilungspraxis (BVerwG, Beschluss vom 22.11.2012 - 2 VR 5.12 -, BVerwGE 145, 112, juris Rn. 30 ff.). (Nur) die Regelbeurteilung beschränkt sich auf die Bewertung der im bisherigen Statusamt erbrachten Leistungen mit der Folge, dass sich die gezeigten Fähigkeiten in aller Regel bereits in der Leistungsbewertung vollständig abbilden lassen und den Befähigungsmerkmalen demgegenüber meist nur eine untergeordnete Bedeutung zukommt. Anders ist dies jedoch bei Anlassbeurteilungen, die eine Prognose über die voraussichtliche Bewährung des Bewerbers im angestrebten höheren Statusamt umfassen, deren maßgebliches Gesamturteil mithin auf die Anforderungen des zu vergebenden Amtes bezogen sein muss. Insbesondere wenn die Anforderungen dieses angestrebten Amtes - etwa im Hinblick auf typischerweise wahrzunehmende Führungsaufgaben - nicht identisch mit denjenigen des bisherigen Amts sind, müssen daher für die Frage der künftigen Eignung gegenüber der Leistungsbewertung zusätzliche Erwägungen angestellt werden. Hierfür ist auf die in der dienstlichen Beurteilung enthaltenen Befähigungseinschätzungen, die allgemein für die dienstliche Verwendung bedeutsame, nicht auf ein bestimmtes Amt und die hierfür bestehenden Anforderungen bezogene Eigenschaften des Beamten ansprechen, zurückzugreifen (vgl. hierzu VGH Baden-Württemberg, Beschluss vom 22.06.2021 - 4 S 720/21 -, VBlBW 2022, 27 < juris Rn. 24> m. w. N.).
Vor diesem Hintergrund bedurfte die für den Beigeladenen erstellte Anlassbeurteilung einer sorgfältigen Überprüfung und weitergehenden Plausibilisierung, denn es muss sichergestellt sein, dass eine - wie hier - „freischwebende“ Anlassbeurteilung, die sich außerhalb des allgemeinen Beurteilungssystems mit möglichen Richtwerten für die Vergabe von Spitzenbeurteilungen bewegt, nicht unzulässigerweise auf den konkreten Anlass zugeschnitten wird, um einen Bewerber etwa „wegzuloben“ oder „durchzusetzen“. Kann allerdings die Anlassbeurteilung innerhalb des jeweiligen Beurteilungssystems nachvollzogen werden, kann sie mögliche Vergleichsgrundlage im Rahmen einer Auswahlentscheidung sein. Dabei begegnet auch der mit der Regelbeurteilung der Klägerin bewusst vergleichbar gemachte Beurteilungszeitraum dann keinen Bedenken, wenn eine Einordnung in das Gesamtgefüge erfolgt.
aa) Danach genügt die Anlassbeurteilung des Beigeladenen auch unter Berücksichtigung der ergänzenden Stellungnahme nicht den rechtlichen Anforderungen.
Die nach Angaben des Beigeladenen von der Abteilungsleiterin Dr. J. (jedenfalls aber nicht von Prof. Dr. H.) unterschriebene Anlassbeurteilung des Beigeladenen vom 13.05.2022 liegt in der zweithöchsten Kategorie (120-125 Punkte) des hessischen Beurteilungssystems, wobei die höchste Kategorie nur noch aus einer Bewertungsstufe (130 Punkte) besteht. Dennoch wird in der Begründung des Gesamturteils der Beurteilung lediglich ausgeführt: „Herr Dr. B. ist als B. für den Landkreis W., den Landkreis M. sowie die Stadt M. zuständig. Er hat aufgrund seiner umfangreichen Erfahrung, seiner Fachkompetenz sowie seiner großen Vermittlungsfähigkeit diese Tätigkeit immer und konstant hervorragend bewältigt. Er war immer motiviert, engagiert und überaus belastbar. Hinzu kam als besondere Kompetenz die O., die er in Hessen auch durch ein eigenes Förderprogramm und Veranstaltungen der Öffentlichkeitsarbeit aufgebaut und fortentwickelt hat“. Eine auf Tatsachen gestützte Bewertung, wonach der Beurteilte „deutlich die Anforderungen des statusrechtlichen Amtes übertrifft“ (so die Beurteilungsskala der Anlassbeurteilung im Bereich 120/125 Punkte), lässt sich diesen allgemein gehaltenen Formulierungen nicht schlüssig entnehmen. Der gegebenen Begründung ist nicht im Ansatz eine Würdigung, Gewichtung und Abwägung der Einzelmerkmale oder überhaupt ein Bezug auf das ausgeübte oder das angestrebte Statusamt zu entnehmen. Insbesondere ist (gerade) nicht erkennbar, auf welche Weise die beurteilende Person durch Gewichtung der Einzelmerkmale zu dem abschließenden Gesamtergebnis gelangt ist. Es fehlt an einer auf die individuellen Leistungen und Befähigungen des Beigeladenen sowie seiner Gesamtpersönlichkeit bezogenen Begründung des Gesamturteils (vgl. zum Begründungserfordernis, wonach es dem Beurteiler obliegt, im Rahmen des ihm zustehenden Spielraums festzulegen, welches Gewicht er den einzelnen Merkmalen zumessen will BVerwG, Urteil vom 12.10.2023 - 2 A 7.22 -, juris Rn. 32; Beschluss vom 21.12.2016 - 2 VR 1.16 -, BVerwGE 157, 168 ; Urteile vom 01.03.2018 - 2 A 10.17 -, BVerwGE 161, 240, vom 09.05.2019 - 2 C 1.18 -, BVerwGE 165, 305 und vom 17.09.2020 - 2 C 2.20 -, BVerwGE 169, 254). Eine gesonderte Begründung des Gesamturteils war auch nicht ausnahmsweise entbehrlich, denn die Submerkmale wurden nicht einheitlich bewertet und auch die fehlende Beurteilungshistorie steht einer Nachvollziehbarkeit der getroffenen Bewertung entgegen. Zu berücksichtigen ist in diesem Zusammenhang, dass das vorliegende, aufgrund eines Vorgesetztenwechsels erteilte Zwischenzeugnis des Präsidenten des Landesamts über den Beigeladenen vom 15.07.2015 eher zurückhaltend formuliert ist, wenn „lediglich“ die Rede ist von sehr überzeugenden b.- und k. Kenntnissen und überzeugender Kommunikationsfähigkeit und Verhandlungsgeschick, wobei der Beigeladene auf Grund seiner moderierenden und sehr freundlichen Art von seinen Vorgesetzten und seinen Kolleginnen und Kollegen gleichermaßen geschätzt werde. Schließlich fehlt der Anlassbeurteilung auch eine Aussage über die Eignung für das angestrebte Amt (vgl. zu Vorstehendem bereits die Ausführungen der Kammer im Eilverfahren: Beschluss vom 07.12.2022 - 3 K 2295/22 -, juris Rn. 38).
Es genügt nach der Rechtsprechung des Bundesverwaltungsgerichts grundsätzlich nicht, das Gesamturteil nachträglich zu plausibilisieren (BVerwG, Beschluss vom 21.12.2016 - 2 VR 1.16 -, BVerwGE 157, 168 ; Urteil vom 01.03.2018 - 2 A 10.17 -, juris 48). Schon deshalb ist zweifelhaft, ob die ergänzenden Ausführungen im Schreiben des Präsidenten des Landesamts vom 20.02.2023 den Fehler beseitigen können. Jedenfalls aber sind die hier erfolgten ergänzenden Ausführungen, die nicht von der Beurteilerin selbst stammen und auch nicht erkennen lassen, dass und inwieweit diese im Rahmen der Erstellung der ergänzenden Ausführungen überhaupt einbezogen wurde, nicht geeignet, das Gesamtergebnis zu erläutern.
bb) Die Anlassbeurteilung ist weiterhin nicht ausreichend nachvollziehbar. Es fehlt letztlich unverändert an den erforderlichen Erkenntnissen dazu, wie die Anlassbeurteilung des Beigeladenen, d. h. die im Beurteilungszeitraum konkret gezeigte Eignung, Leistung und Befähigung des Beigeladenen, innerhalb des (eines fiktiven) Beurteilungsgefüges einzuordnen ist.
Das Regierungspräsidium hat im Ausgangspunkt selbst einen entsprechenden Klärungsbedarf gesehen. Mit E-Mail vom 07.06.2022 wurde die Personalverwaltung des Beigeladenen (sinngemäß) um Auskunft zu der Frage gebeten, welche durchschnittlichen Punktezahlen vergeben wurden, um die Beurteilung des Beigeladenen zutreffend in das Beurteilungsgefüge einordnen zu können. Als die Frage unbeantwortet blieb, erfolgte allerdings zunächst keine weitere Nachfrage und auch keine weitergehende Bewertung innerhalb des Auswahlvermerks. Die entscheidungserhebliche Frage, wie die nicht aus einer Regelbeurteilung entwickelte Anlassbeurteilung des Beigeladenen in das Beurteilungsgefüge einzuordnen ist, blieb ungeklärt. Demgegenüber wurde die „bayerische Beurteilung“ eines weiteren Bewerbers in den behördlichen und abteilungsmäßigen Beurteilungsdurchschnitt näher eingeordnet. Nachdem der Beigeladene sich ausdrücklich einverstanden erklärt hat mit einer Kontaktaufnahme mit seiner Behördenleitung, hatte - so die Überzeugung der Kammer im Eilverfahren - eine weitergehende Klärung der Erkenntnisgrundlage zu erfolgen.
Das aber ist auch im Rahmen der ergänzenden Ermittlungen nach Abschluss des Eilverfahrens nicht so erfolgt, dass von einer „echten Anlassbeurteilung“ ausgegangen werden könnte. Mit Schreiben des Regierungspräsidiums vom 15.02.2023 wurde der Präsident des Landesamts und nicht etwa die Beurteilerin gebeten, die Beurteilung „selbst nochmals im Hinblick auf die Begründung hin zu prüfen und das seinerzeit ermittelte Ergebnis zu bestätigen“. Weiter wurde gebeten, das gefundene Ergebnis für den Beigeladenen innerhalb des Hauses ins Verhältnis zu setzen und zu „bestätigen“, dass die herausragende Beurteilung des Beigeladenen mit seiner Stellung innerhalb des Kreises der Kolleginnen und Kollegen korreliert. Die zweifache Bitte um „Bestätigung“ dürfte bereits Zweifel aufkommen lassen, ob eine ergebnisoffene Überprüfung überhaupt erbeten wurde.
Der Präsident des Landesamts hat in seinem Schreiben bestätigt, dass Regelbeurteilungen im Landesamt nicht zur Verfügung stehen. Weiter wurde das seinerzeit übermittelte Ergebnis der Anlassbeurteilung „bestätigt“. Die herausragende Beurteilung des Beigeladenen korreliere mit seiner Stellung innerhalb des Kreises der Kolleginnen und Kollegen. Diese Einschätzung wurde im Folgenden im Hinblick auf die leistungsbezogenen Kriterien Arbeitsmenge, Arbeitsgüte und Arbeitsweise sowie einzelne Befähigungsmerkmale näher erläutert. Abschließend wurde ausgeführt, aufgrund der genannten individuellen Leistungen übertreffe der Beigeladene deutlich die Anforderungen des statusrechtlichen Amtes. Seine sich daraus ergebende Befähigung sei daher stärker bis besonders ausgeprägt. Dadurch sei er in hohem Maße geeignet für das angestrebte Amt.
Diese Ausführungen sind schon deshalb nicht geeignet, die Anlassbeurteilung zu plausibilisieren, weil sie nicht von der Beurteilerin stammen und auch nicht erkennen lassen, wie die entsprechende Tatsachengrundlage festgestellt worden ist, ob etwa ein ergänzender Beitrag der Beurteilerin eingeholt worden ist (vgl. dazu, dass die dienstliche Beurteilung selbst hinreichend deutlich machen muss, auf welche Weise sich der Beurteiler die erforderliche Tatsachengrundlage - soweit sie nicht auf eigener Anschauung beruht - hat vermitteln lassen, VGH Baden-Württemberg, Beschluss vom 13.11.2014 - 4 S 1641/14 -, VBlBW 2015, 423 Rn. 10> m. w. N.).
In der ergänzenden Stellungnahme wurde ungeachtet dessen auch die allenfalls vage in Bezug genommene Vergleichsgruppe nicht ausreichend konkretisiert. Insgesamt wird nicht deutlich, wie der Kreis der „Kolleginnen und Kollegen“ gezogen wurde.
Im Ergebnis entspricht die „Anlassbeurteilung“ auch unter Berücksichtigung der ergänzenden Erläuterungen vom Aussagegehalt her nicht einer dienstlichen Beurteilung, sondern lediglich einem (wohlwollend verfassten) Dienstzeugnis. Die weiterhin „frei schwebende“ Anlassbeurteilung kann nicht ansatzweise in ein Beurteilungsgefüge eingeordnet werden. Dafür fehlt jeglicher Bezugspunkt und erkennbar auch jegliche Erfahrung seitens der zuständigen Vorgesetzten.
b) Der vom Beklagten in der angegriffenen Auswahlentscheidung vorgenommene Vergleich der Regelbeurteilung der Klägerin und der Anlassbeurteilung des Beigeladenen erweist sich im Hinblick auf die Anforderungen nach Art. 33 Abs. 2 GG als insgesamt fehlerhaft. Auch die Regelbeurteilung der Klägerin begegnet rechtlichen Bedenken.
Mit Blick auf das weite Organisationsermessen des jeweiligen Dienstherrn, wie er das Beurteilungswesen für seine Beamten konkret regelt, können dienstliche Beurteilungen ihre volle Aussagekraft grundsätzlich nur im Binnensystem eines Dienstherrn bei der Auswahl unter seinen Beamten entfalten. Ist dagegen eine Auswahl aus einer heterogenen Gruppe von Bewerbern zu treffen, können die strengen Voraussetzungen für eine Bestenauslese anhand aktueller dienstlicher Beurteilungen schon mangels Vergleichbarkeit von vorneherein nicht erfüllt werden. Daraus folgt jedoch nicht, dass etwa dienstliche Beurteilungen anderer Dienstherren oder - vom Wohlwollensgrundsatz geprägte - Arbeitszeugnisse aus der Privatwirtschaft generell kein taugliches Mittel für den anzustellenden Leistungsvergleich wären. In diesem Fall muss der Dienstherr vielmehr ernsthaft prüfen, ob und inwieweit auf der Grundlage dieser Leistungseinschätzungen ein tauglicher Qualifikationsvergleich angestellt werden kann, zu diesem Zweck die dort enthaltenen Aussagen „übersetzen“ und mit Blick auf die unterschiedlichen Zwecke ihrer Erstellung und die dabei angelegten Maßstäbe nach Möglichkeit miteinander „kompatibel“ machen, anschließend auswerten und in der Auswahlentscheidung berücksichtigen. Erst und nur dann, wenn auch danach keine hinreichend verlässliche Grundlage für einen Leistungsvergleich besteht oder anhand der Beurteilungen, soweit sie vergleichbar sind, ein Qualifikationsgleichstand der Bewerber angenommen werden kann, ist zur Feststellung ihrer Eignung, Befähigung und fachlichen Leistung Raum für den Rückgriff auf weitere Hilfsmittel (VGH Baden-Württemberg, Beschluss vom 22.06.2021 - 4 S 720/21 -, VBlBW 2022, 27 Rn. 30 ff.> m. w. N.). Im Einzelfall denkbare Schwierigkeiten entbinden die auswählende Stelle nicht von der Verpflichtung, zunächst sämtliche verfügbaren Erkenntnismittel wie beispielsweise vorhandene Personalakten anderer Dienstherrn und Arbeitgeber beizuziehen und darauf hinzuwirken, dass auch von den aus der Privatwirtschaft stammenden Bewerbern aussagekräftige Zeugnisse vorgelegt werden. Erforderlichenfalls hat die auswählende Stelle eine erläuternde Stellungnahme einzuholen oder eine Ergänzung zu erbitten. Dies gilt umso mehr, wenn der Bewerber sein Einverständnis hierzu erklärt (zu Vorstehendem m. w. N. Hessischer VGH, Beschluss vom 29.06.2022 - 1 B 873/22 -, juris Rn. 48 f.).
Hieran gemessen lag auch zum Zeitpunkt der aktualisierten Auswahlentscheidung vorliegend weiterhin keine ausreichende Vergleichsgrundlage vor.
aa) Der Beklagte hat die der angegriffenen Auswahlentscheidung maßgeblich zugrunde gelegte Regelbeurteilung der Klägerin vom 31.05.2022 und die aus Hessen stammende Anlassbeurteilung des Beigeladenen vom 13.05.2022 (mit Erläuterungen) in das baden-württembergische Punktesystem „übersetzt“ und ist zu dem Ergebnis gekommen, dass die Anlassbeurteilung des Beigeladenen nach baden-württembergischen Maßstäben einem Gesamturteil von 13 Punkten („übertrifft die Leistungserwartungen stets deutlich, wobei gelegentlich herausragende Leistungen gezeigt werden“) entspreche und demgegenüber die baden-württembergische Beurteilung der Klägerin mit 10 Punkten („zeigt gelegentlich die Leistungserwartungen deutlich übersteigende Leistungen“) abfalle.
Zwar sind die in Hessen geltenden Beurteilungsregelungen im Ausgangspunkt ohne Weiteres vergleichbar mit dem in Baden-Württemberg geltenden Beurteilungssystem. Auch dürfte ein Vergleich von dienstlichen Beurteilungen auf der Grundlage einer „Umrechnung“ der vergebenen Punktewerte grundsätzlich möglich sein. Die vorliegend vorgenommene Umrechnung ist jedoch nicht tragfähig, weil eine den Anforderungen des Art. 33 Abs. 2 GG entsprechende, hinreichend aussagekräftige Erkenntnisgrundlage für den Beigeladenen - wie ausgeführt - nicht vorliegt.
bb) Soweit die Klägerin vorgetragen hat, ihre Regelbeurteilung sei fehlerhaft, in sich nicht stimmig und nicht überzeugend, sie sei im Ergebnis besser - nämlich mit mindestens 12 Punkten - zu beurteilen, handelt es sich im Ausgangspunkt zunächst um eine grundsätzlich unmaßgebliche Selbsteinschätzung, die für sich genommen unter Berücksichtigung des bestehenden Beurteilungsspielraums nicht zu einem Erfolg im vorliegenden Verfahren führen kann. Dennoch begegnet auch die dienstliche Beurteilung der Klägerin und damit auch deshalb der durchgeführte Vergleich nach den weiteren Ermittlungen des Gerichts durchgreifenden rechtlichen Zweifeln.
So besteht - worauf die Kammer bereits im Eilverfahren hingewiesen hat - zu einzelnen Beurteilungsmerkmalen ein weitergehender Plausibilisierungsbedarf, insbesondere passen die Bewertung der Leistungsmerkmale „Termingerechtes Arbeiten“ und „Belastbarkeit“ mit (nur) 9 Punkten (zugrunde zu legende Leistungsbeschreibung laut § 4 Abs. 2 BeurtVO: entspricht stets den Leistungserwartungen mit Ansätzen überdurchschnittlicher Leistung) erkennbar nicht zur Begründung des Gesamturteils, wonach termingerechtes und praxisorientiertes Arbeiten - auch unter Stress - unter anderem die großen Stärken der Klägerin seien und ihr zudem attestiert wird, auch bei sehr hohen Arbeitsbelastungen hervorragende Ergebnisse zu erzielen. Dazu hat der Beklagte auch im Nachgang keine ergänzenden Erläuterungen vorgenommen.
Zu berücksichtigen ist auch, dass sich die Regelbeurteilung nach einem entsprechenden Vermerk zum Beurteilungsgespräch vom 15.07.2022 als teilweise fehlerhaft erweist. Danach ist aus Sicht der Beurteilerin die Beurteilung zu Ziffer 2.1 mit 10 Punkten anstatt mit 9 Punkten „zutreffend“. Eine weitergehende Einordnung der zu ändernden Beurteilung durch den Beklagten fehlt.
Die vom Regierungspräsidium auf Bitte des Gerichts vorgelegten Beurteilungsübersichten dazu, wie sich die Beurteilungsergebnisse innerhalb der Gruppe der O./O. (Besoldungsgruppe A 14) in Baden-Württemberg in den Beurteilungsverfahren seit 2015 dargestellt haben, ergeben überdies, dass bei den vergangenen drei Regelbeurteilungsrunden in der Besoldungsgruppe A 14 in Baden-Württemberg für alle 11 bzw. 13 bzw. 18 O. und O. keine bessere Beurteilungsnote als elf Punkte, die auch jeweils nur einmal vergeben wurde, vergeben worden ist. Damit hat sich der Vortrag der Klägerin bestätigt, dass die Bestnoten in ihrem Amt (O. A 14) überhaupt nicht vergeben werden und sie sich insoweit am oberen Ende der erreichbaren Note („zweite Spitzengruppe“, da je einmal 11 Punkte vergeben wurden) befindet. Soweit der Beklagte als Vergleichsgruppe alle in A 14 befindlichen Beamtinnen und Beamten des Regierungspräsidiums Stuttgart nennt und die Klägerin insoweit (unstreitig) überdurchschnittlich beurteilt wurde, ist zu berücksichtigen, dass nicht eine Besoldungsgruppe, sondern das Statusamt - O. - maßgeblicher Bezugspunkt der Beurteilung ist und dass der Verdacht, dass die Beurteilungen in dieser Gruppe „gedeckelt“ und ungeachtet der Richtwerte nach § 5 BeurtVO nicht individuell am Grundsatz von Leistung, Befähigung und Eignung ausgerichtet waren, nicht entkräftet wurde. Es fällt auf, dass die bis 15 Punkte gehende Notenskala in allen drei Beurteilungsrunden (vergleichbare frühere Runden gab es aufgrund einer Amtsreform nicht) nicht in einem einzigen Fall zur Anwendung kam. Damit spricht viel dafür, dass es bereichsspezifische Vorgaben gab, die einer ordnungsgemäßen Beurteilung der Klägerin entgegenstehen.
Im Ergebnis dürfte ein belastbarer Vergleich der (neu zu erstellenden) Regelbeurteilung der Klägerin und des nur möglichen Dienstzeugnisses für den Beigeladenen kaum möglich sein. Für diesen Fall kann der Beklagte auf die Durchführung von Auswahlgesprächen zurückgreifen. Ein Rückgriff auf die bereits durchgeführten Gespräche ist allerdings aus den nachfolgenden Gründen nicht möglich.
3. Der Beklagte konnte die Auswahlentscheidung auch nicht mit Erfolg (ergänzend) auf die geführten Auswahlgespräche stützen.
Nach dem Ergebnis des Erörterungstermins war entgegen der vorläufigen Einschätzung des Gerichts im Eilverfahren die Dokumentation der Vorstellungsgespräche vom 14./15.03.2022 unzureichend.
In der Verfahrensakte (nur) des Eilverfahrens (AS 452 ff.) befindet sich ein nicht ausgefüllter, lediglich vorbereiteter, einheitlicher Interview-Leitfaden mit einem konkreten Ablaufplan, nach dessen Maßgabe die strukturierten Vorstellungsgespräche mit dem aktenkundigen Teilnehmerkreis abgelaufen sein sollen. Eine lediglich allgemeine Würdigung - nur - der Ergebnisse der Vorstellungsgespräche findet sich im Besetzungsvorschlag vom 13.06.2022 sowie im Auswahlvermerk vom 07.07.2022. Eine Verpflichtung zur Protokollierung einzelner Antworten besteht insoweit zwar nicht (vgl. VGH Baden-Württemberg, Beschlüsse vom 22.06.2021 - 4 S 720/21 -, VBlBW 2022, 27 Rn. 39> und vom 31.10.2019 - 4 S 2420/19 -, juris Rn. 14 ff.). Entgegen der Einschätzung im Eilverfahren begegnet die vorliegende Dokumentation jedoch durchgreifenden Bedenken. Denn wenn auch keine detaillierte Niederschrift, insbesondere kein Wortprotokoll der Gespräche, gefordert ist, ist doch notwendig und zugleich ausreichend, dass die an die Bewerber gerichteten Fragen bzw. die besprochenen Themen, die Antworten der Bewerber, die Bewertung dieser Antworten durch die Auswahlkommission sowie der persönliche Eindruck von den Bewerbern zumindest in den Grundzügen festgehalten werden (OVG Berlin-Brandenburg, Beschluss vom 14.04.2022 - OVG 10 S 38/21 -, juris Rn. 27 m. w. N.; vgl. zur ausreichenden summarischen Protokollierung mit Notizen und Kurzbewertungen VGH Baden-Württemberg, Beschluss vom 31.10.2019 - 4 S 2420/19 -, juris Rn. 14 sowie Beschluss vom 22.06.2021 - 4 S 720/21 -, VBlBW 2022, 27 Rn. 39 f.>). Diesen Anforderungen entsprechen die vorgelegten Unterlagen nicht, die kein von anderweitigen Feststellungen klar abgrenzbares Tatsachenmaterial zu den konkreten Vorstellungsgesprächen, sondern nur die zusammenfassende Wertung des Gremiums (Ranking zwischen dem Beigeladenen und Klägerin als den beiden Erstplatzierten) enthalten. Konkrete Antworten und Beobachtungen für die einzelnen Teilnehmenden wurden nicht dokumentiert. Insbesondere lässt sich der vorliegenden Dokumentation auch nicht entnehmen, dass und mit welchem Ergebnis die Klägerin und ein Kollege zunächst einzeln und dann als Team am Vorstellungsgespräch teilgenommen haben. Das aber sind Mindestanforderungen, um die Auswahlgespräche wenigstens ansatzweise zu dokumentieren.
Ein Nachreichen etwaiger, bei der Sachbearbeiterin des Regierungspräsidiums oder den Teilnehmern der Vorstellungsgespräche möglicherweise noch vorhandener Notizen, ist nachträglich nicht mehr möglich. Die erforderliche Dokumentation der Auswahlgespräche muss bereits zum Zeitpunkt der Auswahlentscheidung in der Auswahlverfahrensakte rechtssicher hinterlegt sein.
Bedenken gegen den Interview-Leitfaden bestehen grundsätzlich nicht. Entgegen den Ausführungen der Klägerin werden dort nicht nur „Softskills“, sondern auch konkrete fachliche Themen abgefragt. Nachdem es letztlich maßgeblich auf ein noch zu führendes, strukturiertes Auswahlgespräch ankommen dürfte, muss der Beklagte allerdings dafür Sorge tragen, dass dieses eine umfassende Erkenntnisgrundlage nach den Maßgaben des Art. 33 Abs. 2 GG liefert.
4. Die Erfolgsaussichten der Klägerin sind bei einer erneuten Auswahl offen.
Nachdem aus den genannten Gründen weder die Dokumentation des Auswahlverfahrens, noch die Anlassbeurteilung, noch die Regelbeurteilung, noch die Dokumentation der Auswahlgespräche den Anforderungen des Art. 33 Abs. 2 GG entsprechen, leidet das gesamte Auswahlverfahren an grundlegenden Mängeln. Die Auswahl der Klägerin ist im Hinblick darauf in einem rechtmäßigen Auswahlverfahren ernsthaft möglich (vgl. zu offenen Erfolgsaussichten im Fall grundlegender Mängel im Auswahlverfahren VGH Baden-Württemberg, Beschlüsse vom 22.06.2021 - 4 S 720/21 -, VBlBW 2022, 27 Rn. 49>, vom 17.06.2014 - 4 S 494/14 -, juris Rn. 2 sowie vom 22.07.2008 - 4 S 3097/07 -, juris Rn. 11 ff.).
III. Die Kostenentscheidung beruht auf § 154 Abs. 1, § 162 Abs. 3 VwGO. Nachdem der Beigeladene keinen Antrag gestellt hat und damit auch kein Kostenrisiko eingegangen ist (§ 154 Abs. 3 VwGO), erscheint es angemessen, dass er seine außergerichtlichen Kosten selbst trägt.
Die Hinzuziehung eines Bevollmächtigten für das Vorverfahren war angesichts der Komplexität des Verfahrens erforderlich (§ 162 Abs. 2 Satz 2 VwGO).
IV. Ein Grund, die Berufung nach § 124a Abs. 1 Satz 1 i. V. m. § 124 Abs. 2 Nr. 3 oder Nr. 4 VwGO zuzulassen, liegt nicht vor.

Rechtsmittelbelehrung:

Zitierte Normen: § 3a DSchG
§ 2 IFG
§ 3a VwVfG
§ 5 BeurtVO
§ 101 Abs. 2 VwGO
§ 52 Nr. 4 Satz 1 VwGO
§ 52 Nr. 4 Satz 2 VwGO
§ 113 Abs. 5 Satz 2 VwGO
§ 42 Abs. 2 VwGO
§ 6 Abs. 3 EGovG
§ 59 Abs. 1 Satz 1 HBG
§ 4 Abs. 2 BeurtVO
§ 162 Abs. 3 VwGO
§ 154 Abs. 3 VwGO
§ 162 Abs. 2 Satz 2 VwGO
§ 124 Abs. 2 Nr. 3 oder Nr. 4 VwGO
Art. 33 Abs. 2 GG
Art. 19 Abs. 4 Satz 1 GG

Zitierte Entscheidungen: NVwZ 2018, 110
BVerwGE 157, 168
BVerwGE 141, 361
NVwZ 2007, 1178
BVerwGE 133, 20
BVerwGE 136, 36
NVwZ 2015, 197
NVwZ 2019, 576
BVerwGE 145, 112
BVerwGE 161, 240
BVerwGE 165, 305
BVerwGE 169, 254
3 K 2295/22
3 K 2295/22 B
3 K 900/06
26 K 13961/17
2 VR 1.13
2 B 7.14
4 S 1055/17
2 VR 3.23
4 S 3570/21
4 S 2770/18
4 S 2980/19
2 BvR 857/02
2 VR 1.16
2 VR 3.03
4 S 2578/15
4 S 1405/15
2 A 7.09
4 S 575/12
4 S 4256/20
4 S 494/14
2 BvR 1461/15
2 BvR 206/07
1 WB 59.08
1 WB 52.08
3 K 1381/23
3 K 688/19
2 BvR 2474/14
2 BvR 244/83
2 BvR 310/83
1 B 153.87
2 S 143/18
1 S 1352/13
1 A 203/17
11 S 2372/91
2 L 38/99
3 K 2295/23
4 S 713/22
3 K 3258/18
4 S 1978/23
4 S 141/16
1 B 2385/21
1 K 1778/21
2 VR 2.23
2 VR 5.12
4 S 720/21
2 A 7.22
2 A 10.17
2 C 1.18
2 C 2.20
4 S 1641/14
1 B 873/22
4 S 2420/19
10 S 38/21
4 S 3097/07