Verwaltungsgericht Düsseldorf (Nordrhein-Westfalen, Verwaltungsgerichtsbarkeit)
Urteil vom 2017-11-24, Aktenzeichen 13 K 12760/16
ECLI: ECLI:DE:VGD:2017:1124.13K12760.16.00

Tenor:
Die Klage wird abgewiesen.
Der Kläger trägt die Kosten des Verfahrens.
Das Urteil ist hinsichtlich der Kosten vorläufig vollstreckbar. Der Kläger darf die Vollstreckung durch Sicherheitsleistung oder Hinterlegung in Höhe von 110 % des aufgrund des Urteils vollstreckbaren Betrages abwenden, wenn nicht der Beklagte vor der Vollstreckung Sicherheit in Höhe von 110 % des jeweils zu vollstreckenden Betrages leistet.

Tatbestand:
Die Beteiligten streiten um die Rechtmäßigkeit der dem Kläger für den Beurteilungszeitraum 1. Februar 2013 bis 31. Januar 2016 erteilten dienstlichen Regelbeurteilung vom 16. September 2016.
Der am 0. Juli 1954 geborene Kläger steht im Dienst des beklagten Landes und ist als Ministerialrat (Besoldungsgruppe A 16) beim M. tätig. Im Beurteilungszeitraum war er dort als Referatsleiter dem Prüfungsgebiet IV B zugeordnet. Leiter dieses Prüfungsgebiets und unmittelbarer Vorgesetzter des Klägers ist der Leitende Ministerialrat Herr A. ; Leiter der Prüfungsabteilung IV ist der Vizepräsident des Ms, Herr D. .
Nach einer ersten vorbereitenden Beurteilungsbesprechung innerhalb der Prüfungsabteilung erstellte Herr A. unter dem 19. April 2016 einen den Kläger betreffenden Beurteilungsvorschlag. Dieser gliedert sich gemäß dem verwendeten Formular - wie auch die eigentliche dienstliche Beurteilung - in eine Leistungsbeurteilung, eine Befähigungsbeurteilung und die Gesamtnote. Zur Beurteilung der Leistung gibt es sechs Leistungsmerkmale („Arbeitsorganisation“, „Arbeitsweise“, „Arbeitsmenge“, „Arbeitsgüte“, „Soziales Verhalten“ und „Führungsverhalten“), die - mit Ausnahme des Leistungsmerkmals „Arbeitsmenge“ - in mehrere Submerkmale unterteilt sind. Zur Bewertung der Leistungsmerkmale und Submerkmale durch Ankreuzen steht eine Skala von 7 Notenstufen zur Verfügung, wobei 1 („entspricht den Anforderungen nicht“) die niedrigste und 7 („übertrifft die Anforderungen durchgängig in besonderer Weise“) die höchste Notenstufe ist. Die Befähigungsbeurteilung gliedert sich in vier Befähigungsmerkmale („Fachkompetenz“, „Soziale Kompetenz“, „Persönliche Kompetenz“ und „Führungskompetenz)“, die - bis auf das Befähigungsmerkmal „Führungskompetenz“ - ebenfalls durch Submerkmale aufgefächert und auf einer vierstufigen Skala (von A = „weniger ausgeprägt“ bis D = „stark ausgeprägt“) durch Ankreuzen jeweils einem Ausprägungsgrad zuzuordnen sind. Für die Bildung der Gesamtnote steht dieselbe Notenskala (von 1 bis 7) wie für die Leistungsbeurteilung zur Verfügung, wobei hier zur weiteren Differenzierung die Zusätze „oberer Bereich“ und „unterer Bereich“ angekreuzt werden können. Herr A. schlug für den Kläger bei den Leistungsmerkmalen fünfmal die Notenstufe 6 und einmal (bei dem Merkmal „Arbeitsgüte“) die Notenstufe 7, bei den Befähigungsmerkmalen einschließlich der dortigen Submerkmale durchweg den höchsten Ausprägungsgrad D und die Gesamtnote „6 Punkte oberer Bereich“ vor.
Am 24. Mai 2016 fand eine zweite vorbereitende Besprechung statt, an der die Präsidentin des Ms als Beurteilerin und die Leiter der Prüfungsabteilungen, u.a. Herr D. , teilnahmen. Nach den einschlägigen Beurteilungsrichtlinien (dort Ziffer 12.6.4) dient die zweite vorbereitende Besprechung der Erörterung der Beurteilungsvorschläge; zu besprechen sind Leistung, Befähigung und Eignung aller zu Beurteilenden.
Da sich die Präsidentin des Ms mehrere Beurteilungsvorschläge, auch den des Herrn A. betreffend den Kläger, nicht zu eigen machen wollte, kam es am 9. Juni 2016 zu einer dritten vorbereitenden Besprechung mit den Abteilungsleitungen unter Hinzuziehung der jeweiligen Prüfungsgebietsleitung (hier: des Herrn A. ). Zuvor hatte sich die Präsidentin von Herrn A. Arbeitsproben des Klägers vorlegen lassen.
Unter dem 13. Juni 2016 fertigte Herr A. einen abschließenden Beurteilungsvorschlag, der genauso ausfiel wie sein Beurteilungsvorschlag vom 19. April 2016.
In einem Vermerk vom 16. September 2016 hielt die Präsidentin des Ms fest, dass sie dem abschließenden Beurteilungsvorschlag betreffend den Kläger nicht folge. Hierzu führte sie in dem Vermerk aus: Der Quervergleich aller zu beurteilenden Beamtinnen und Beamten der Vergleichsgruppe A 16 habe unter Berücksichtigung des angelegten strengen Maßstabs ergeben, dass sowohl die Gesamtnote als auch die Noten für die einzelnen Leistungsmerkmale und Submerkmale zu einzelnen Leistungsmerkmalen niedriger als abschließend vorgeschlagen festzusetzen seien. Dabei habe sie insbesondere auch Arbeitsproben des Klägers, die ihr von der Prüfungsgebietsleitung vorgelegt worden seien, sowie die mündlichen Darlegungen der Prüfungsgebietsleitung im Rahmen der dritten vorbereitenden Besprechung zum Leistungsbild des Klägers in ihre Entscheidungsfindung einfließen lassen. Weder die Arbeitsproben noch die mündlichen Darlegungen der Prüfungsgebietsleitung rechtfertigten nach ihrer Bewertung das mit dem abschließenden Beurteilungsvorschlag dargestellte Leistungsbild; vielmehr bestätigten sie die in der dienstlichen Beurteilung festgesetzte Note.
Unter dem 16. September 2016 erstellte die Präsidentin des Ms die dienstliche Beurteilung. Während sie den abschließenden Beurteilungsvorschlag, soweit er die Befähigungsbeurteilung betrifft, unverändert übernahm, wich sie bei der Bewertung von zwei Leistungsmerkmalen („Arbeitsmenge“: Notenstufe 5 statt 6, „Arbeitsgüte“: Notenstufe 6 statt 7) und bei insgesamt 17 Submerkmalen (verteilt auf alle Leistungsmerkmale mit Submerkmalen: Notenstufen 6 statt 7 bzw. 5 statt 6), von dem Vorschlag ab. Die dienstliche Beurteilung enthält die Gesamtnote „6 unterer Bereich“. In der Rubrik „Begründung der Gesamtnote (gewichtende Gesamtbewertung)“ heißt es:
„Im Rahmen der Gesamtbewertung ist der Beurteilung der Leistungsmerkmale Arbeitsgüte und Führungsverhalten besonders hohes, Arbeitsmenge sehr hohes sowie Arbeitsorganisation, Arbeitsweise und Sozialverhalten hohes Gewicht beigemessen worden.“
Gegen diese ihm am 26. September 2016 bekannt gegebene dienstliche Beurteilung hat der Kläger am 3. November 2016 Klage erhoben. Zur Begründung trägt er im Wesentlichen vor:
Der Erstbeurteiler sei bei der Erstellung seines Beurteilungsvorschlags nicht unabhängig und frei von Weisungen gewesen. Dem Beurteilungsvorschlag vom 19. April 2016 sei eine erste vorbereitende Besprechung vorausgegangen, in der Leistung, Befähigung und Eignung der zu beurteilenden Beamten erörtert worden seien. Aus den Richtlinien ergebe sich, dass die abschließenden Beurteilungsvorschläge der Erstbeurteiler „auf der Grundlage der vorbereitenden Besprechungen […] zu fertigen und vorzulegen“ seien. Damit sei eine unabhängige, weisungsfreie Beurteilung durch den Erstbeurteiler von vornherein nicht gewährleistet gewesen und demgemäß nicht erfolgt.
Darüber hinaus sei die dienstliche Beurteilung rechtswidrig, weil die zweite vorbereitende Besprechung nicht ordnungsgemäß verlaufen sei:
 An der Besprechung habe die Präsidentin des Ms in einer Doppelfunktion teilgenommen, nämlich einerseits als Beurteilerin und andererseits als Leiterin der Prüfungsabteilung I. Die Teilnahme am Beurteilungsverfahren in einer solchen Doppelfunktion sei unzulässig und führe zur Rechtswidrigkeit der dienstlichen Beurteilung.
 Ferner hätten die Abteilungsleiter während der zweiten vorbereitenden Besprechung Beurteilungs-Rankings über die zu Beurteilenden aufgestellt. Damit hätten sie die endgültige Entscheidung, die allein der Beurteilerin vorbehalten sei, in unzulässiger Weise auf ein „Zwischengremium“ vorverlagert. Dies sei ein evidenter Verstoß gegen die Beurteilungsrichtlinien.
 In der zweiten vorbereitenden Besprechung hätten keine konkreten Quervergleiche stattgefunden. Die Besprechung sei in ihrer Ausgestaltung von vornherein nicht geeignet gewesen, eine vergleichende Erörterung der Beurteilungsvorschläge nach Leistung, Befähigung und Eignung aller zu Beurteilenden zu gewährleisten. So habe der Vizepräsident des Ms, Herr D. , während des Gesprächs zugegeben, die Listen der zu Beurteilenden erst zu Beginn der Besprechung am 24. Mai 2016 erhalten zu haben; am Ende der Besprechung habe er sie wieder zurückgeben müssen; auch vorher habe er keine Listen oder Übersichten über die Beurteilungsvorschläge der anderen Abteilungen gehabt. Abgesehen davon sei es objektiv unmöglich gewesen, im Rahmen dieser Besprechung, die nur drei bis maximal vier Stunden gedauert habe, die Leistung, Befähigung und Eignung von 263 Beamtinnen und Beamten zu erörtern und der Beurteilerin diesbezügliche Erkenntnisse zu verschaffen. Dass zumindest in seinem, des Klägers, Fall keine Erörterung stattgefunden habe, belege der Umstand, dass der Vizepräsident Herr D. gegenüber Herrn A. geäußert habe, dass u.a. bezogen auf den Kläger bei der zweiten vorbereitenden Besprechung weder über einen konkreten Leistungsvergleich mit anderen Beamtinnen und Beamten in der Vergleichsgruppe noch über die Absenkung der Gesamtnote gesprochen worden sei. Doch selbst wenn ein Quervergleich erfolgt wäre, erschließe sich seine, des Klägers, Beurteilung jedenfalls nicht im Quervergleich mit Frau M1. , da er im Beurteilungszeitraum mehr Jahres- und Sonderberichtsbeiträge erstellt habe als Frau M1. und seine Leistung deutlich höher einzuschätzen sei.
Weiter folge die Rechtswidrigkeit der dienstlichen Beurteilung aus dem Ablauf der dritten vorbereitenden Besprechung. Die Beurteilerin habe nämlich die hinzugezogenen Arbeitsproben unter Verstoß gegen die Beurteilungsrichtlinien nicht den Abteilungsleitungen zur Kenntnis gegeben. Außerdem hätte sie Arbeitsproben von allen Mitgliedern der Vergleichsgruppe anfordern müssen, um eine objektive Vergleichbarkeit der Leistungen zu gewährleisten.
Überdies habe die Beurteilerin die Abwertung des Klägers nicht begründet. Die Begründung der Gesamtnote enthalte lediglich eine formelhafte Gewichtung einzelner Leistungsmerkmale. Mit der besseren Benotung in dem abschließenden Beurteilungsvorschlag habe sich die Beurteilerin nicht auseinandergesetzt. Daher ergebe sich aus der Begründung nicht, wie die Beurteilerin zu der abgesenkten Bewertung gekommen sei. Dies allein mache die dienstliche Beurteilung rechtswidrig. Nichts anderes gelte unter Berücksichtigung des Vermerks der Beurteilerin vom 16. September 2016; dieser enthalte ebenfalls nur stereotype Formulierungen, die wortgleich auch bei zwei Kollegen als Begründung für die Absenkung der Gesamtnote herangezogen worden seien. Abgesehen davon hätte die Begründung in der dienstlichen Beurteilung selbst erfolgen müssen. Sie könne nicht nachgeholt werden, da sie materieller Bestandteil der dienstlichen Beurteilung sei.
Nicht zu übersehen sei, dass Erstbeurteilte aus dem unmittelbaren Umfeld der Präsidentin sofort bessere Noten bekämen. Während man ihn, den Kläger, schon bei der letzten Beförderungsrunde zurückgestellt habe, seien Bedienstete in der Präsidialabteilung teilweise bereits wenige Monate nach ihrem Wechsel aus dem Ministerium für J. und L. befördert worden. Dieser Ablauf sei nicht nachvollziehbar. Statt objektive Beurteilungsmaßstäbe zugrunde zu legen, würden Bedienstete im Präsidialstab ohne sachlichen Grund bevorzugt.
Auch sonst sei die dienstliche Beurteilung nicht plausibel. So könne das Beurteilungsverfahren nicht nachvollzogen werden, weil zu den vorbereitenden Gesprächen keine Protokolle vorlägen. Im Übrigen erschließe sich in Ansehung der Bewertung der Leistungsmerkmale sowie der zugehörigen Submerkmale nicht, wie die Beurteilerin zu der Gesamtnote „6 Punkte unterer Bereich“ gekommen sei, zumal sie bei der Befähigungsbeurteilung durchweg die Bestnote vergeben habe.
Der Kläger beantragt,
den Beklagten zu verurteilen, die dienstliche Beurteilung vom 16. September 2016 aufzuheben und ihn für den Beurteilungszeitraum vom 1. Februar 2013 bis 31. Januar 2016 unter Beachtung der Rechtsauffassung des Gerichts erneut zu beurteilen.
Der Beklagte beantragt,
die Klage abzuweisen.
Zur Begründung führt er im Wesentlichen aus:
Das Vorbringen des Klägers, es sei von vornherein keine unabhängige und weisungsfreie Beurteilung durch den unmittelbaren Vorgesetzten, Herrn A. , als Erstbeurteiler gewährleistet gewesen, impliziere, dass der unmittelbare Vorgesetzte des zu Beurteilenden selber Beurteiler sei. Dies sei unzutreffend. Die Aufgabe der unmittelbaren Vorgesetzten erschöpfe sich darin, die Beurteilerin zu informieren und vorzubereiten. Da Herr A. an seinem Beurteilungsvorschlag festgehalten habe, sei im Übrigen auch nicht nachvollziehbar, dass er beeinflusst gewesen sein solle. Anzumerken sei, dass es zu keiner Zeit Weisungen der Beurteilerin bezüglich bestimmter Notenvorschläge an die Beteiligten des Beurteilungsverfahrens gegeben habe.
Unklar bleibe, was der Kläger meine, wenn er ausführe, die Präsidentin des Ms habe in unzulässiger Weise in einer Doppelfunktion an der zweiten vorbereitenden Besprechung teilgenommen. Gegenstand dieser Besprechung sei die Erörterung der Beurteilungsvorschläge zwischen der Beurteilerin und den Abteilungsleitungen gewesen. Die Aufgabe der Abteilungsleitungen habe darin bestanden, das in den ersten vorbereitenden Besprechungen erörterte Leistungsbild der Beamtinnen und Beamten aus ihrer Abteilung zu vertreten und hierdurch der Beurteilerin die notwendigen Erkenntnisse über Leistung, Befähigung und Eignung der zu Beurteilenden zu verschaffen, soweit sie über diese Erkenntnisse nicht aufgrund eigener Anschauung verfügt habe. Entgegen der Auffassung des Klägers seien die Notenvorschläge für alle zu Beurteilenden Gegenstand der zweiten vorbereitenden Besprechung gewesen. Hierfür hätten der Beurteilerin und den Abteilungsleitern aussagekräftige Listen mit den Notenvorschlägen der Prüfungsgebietsleitungen für alle zu Beurteilenden, auch den Kläger, vorgelegen. Eine vertiefte Diskussion von Notenvorschlägen sei nur dort angezeigt gewesen, wo das Leistungs-, Eignungs- und Befähigungsbild einzelner zu Beurteilender und die Anwendung des Beurteilungsmaßstabs im konkreten Fall einer eingehenden Betrachtung bedurft hätten - so auch im Fall des Klägers. Dass die Beurteilerin sich den Beurteilungsvorschlag betreffend den Kläger nicht habe zu eigen machen wollen, sei in der zweiten vorbereitenden Besprechung deutlich artikuliert worden und jedem Teilnehmer klar gewesen. Dies werde durch das Einladungsschreiben an die Abteilungsleitungen vom 31. Mai 2016 zur dritten vorbereitenden Besprechung dokumentiert, in dem es heiße: „Anlässlich unserer zweiten vorbereitenden Besprechung am 24.05.2016 haben wir gemeinsam gemäß Nr. 12.6.4 BRL die vorliegenden Beurteilungsvorschläge erörtert. Dabei habe ich mir in einer Reihe Ihnen bekannter Fälle die entsprechenden Beurteilungsvorschläge nicht zu eigen gemacht.“ Es treffe nicht zu, dass die Abteilungsleiter bei der zweiten vorbereitenden Besprechung Beurteilungs-Rankings über die zu Beurteilenden erstellt hätten. Es habe keine Reihenfolge der zu beurteilenden Beamten gegeben, bevor im Anschluss eine Bewertung vorgenommen worden sei. Vielmehr sei auf der Grundlage schon erstellter Beurteilungsvorschläge eine Erörterung von Leistung, Befähigung und Eignung erfolgt, um der Präsidentin die diesbezüglich notwendigen Erkenntnisse zu verschaffen. Bei der Besprechung seien das Leistungsbild der jeweiligen Vergleichsgruppe erörtert und die Vorschläge zur Benotung der einzelnen Beamten in den Blick genommen worden. Eine Entscheidung werde in diesem Stadium nicht getroffen. Mit Abschluss des Beurteilungsverfahrens entscheide allein die Präsidentin.
Auch der Ablauf der dritten vorbereitenden Besprechung sei nicht zu beanstanden. Wenn sich die Beurteilerin nach der zweiten vorbereitenden Besprechung einen Beurteilungsvorschlag - wie hier den betreffend den Kläger - nicht zu eigen machen wolle, erörtere sie Leistung, Befähigung und Eignung der betroffenen Beamtinnen und Beamten nochmals mit den Abteilungsleitungen unter Hinzuziehung der jeweiligen Prüfungsgebietsleitung. Dies diene ebenfalls dem Zweck, der Beurteilerin die notwendigen Erkenntnisse zu verschaffen. Demgemäß sei im vorliegenden Fall eine dritte vorbereitende Besprechung durchgeführt worden, in welcher der unmittelbare Vorgesetzte des Klägers, Herr A. , noch einmal die Gelegenheit gehabt habe, der Beurteilerin das Leistungsbild des Klägers zu erläutern. Zusätzlich habe die Beurteilerin von ihrem Recht Gebrauch gemacht, sich durch Vorlage von Arbeitsproben weitere Eindrücke von Leistung, Befähigung und Eignung des Klägers zu verschaffen. Entgegen der Ansicht des Klägers ergebe sich aus den Beurteilungsrichtlinien nicht, dass die Beurteilerin die Arbeitsproben allen Abteilungsleitungen hätte zur Kenntnis geben müssen. Sie sei auch nicht verpflichtet gewesen, sich von allen Mitgliedern der Vergleichsgruppe Arbeitsproben vorlegen zu lassen. Es liege in ihrem Spielraum, nur in den Fällen Arbeitsproben anzufordern, in denen sie dies für geboten erachte.
Die Abweichung von dem abschließenden Beurteilungsvorschlag sei ausreichend begründet. Die Beurteilerin habe sich dezidiert mit dem Beurteilungsvorschlag auseinandergesetzt und Arbeitsproben sowie die Darlegungen in den vorbereitenden Besprechungen zum Leistungsbild des Klägers in ihre Erwägungen einfließen lassen. Dies werde durch den Vermerk vom 16. September 2016 dokumentiert.
Soweit der Kläger behaupte, dass Bedienstete aus dem Umfeld der Präsidentin sofort bessere Noten erhielten, unterstelle er der Präsidentin als Beurteilerin Willkür. Diese Unterstellung sei in höchstem Maße unsachlich und falsch. Einzige Grundlage der Notenvergabe sei im streitgegenständlichen Beurteilungsverfahren - wie in den bisherigen - der Stand von Leistung, Eignung und Befähigung der zu Beurteilenden.
Der Kläger irre, wenn er der Auffassung sei, die dienstliche Beurteilung sei nicht plausibel, weil das gesamte Beurteilungsverfahren mangels des Vorliegens von Besprechungsprotokollen nicht nachvollziehbar sei. Eine den Entscheidungsprozess kleinteilig nachzeichnende Dokumentation sei nicht erforderlich. Der Ablauf des Beurteilungsverfahrens lasse sich an Hand der vorliegenden Akten detailliert nachvollziehen.
Schließlich seien auch die Leistungs- und Befähigungsbeurteilung sowie die Gesamtnote plausibel. Die von dem Kläger aufgeführte Benotung einzelner Leistungsmerkmale und zugehöriger Submerkmale belege nichts anderes. Offenbar gehe der Kläger davon aus, dass die Gesamtnote im Wege eines arithmetischen Mittels zu bestimmen sei. Dabei unterliege er einem Irrtum. Eine rein rechnerische Ermittlung des Gesamturteils durch ein arithmetisches Mittel sei unzulässig. Vielmehr müsse sich das Gesamturteil aus einer gewichtenden Gesamtbewertung der einzelnen Leistungsmerkmale ergeben.
Das Gericht hat Beweis erhoben zu der Frage, ob der den Kläger betreffende Beurteilungsvorschlag in der zweiten vorbereitenden Besprechung erörtert worden ist, durch Vernehmung der Herren A. und D. als Zeugen. Wegen des Ergebnisses der Beweisaufnahme wird auf die Sitzungsniederschrift verwiesen.
Wegen der weiteren Einzelheiten des Sach- und Streitstandes wird auf den sonstigen Inhalt der Gerichtsakte und der beigezogenen Verwaltungsvorgänge des Beklagten ergänzend Bezug genommen.

Entscheidungsgründe:
Die Klage hat keinen Erfolg. Sie ist zulässig, jedoch nicht begründet.
Der Kläger hat keinen Anspruch entsprechend § 113 Abs. 5 Satz 2 VwGO darauf, dass der Beklagte die dienstliche Beurteilung vom 16. September 2016 aufhebt und ihn unter Beachtung der Rechtsauffassung des Gerichts erneut beurteilt. Denn die dienstliche Beurteilung ist rechtmäßig und verletzt den Kläger nicht in seinen Rechten.
Dienstliche Beurteilungen sind nach ständiger Rechtsprechung verwaltungsgerichtlich nur eingeschränkt überprüfbar. Die Entscheidung des Dienstherrn darüber, ob und in welchem Grad ein Beamter die für sein Amt und für seine Laufbahn erforderliche Befähigung und fachliche Leistung aufweist, ist ein von der Rechtsordnung dem Dienstherrn vorbehaltener Akt wertender Erkenntnis. Die gerichtliche Nachprüfung hat sich deshalb darauf zu beschränken, ob die jeweiligen Amtsträger gegen Verfahrensvorschriften oder -regeln des Beurteilungsrechts verstoßen haben, der gesetzliche Rahmen oder die anzuwendenden Begriffe verkannt worden sind, ob der Beurteilung ein unrichtiger Sachverhalt zugrunde gelegt worden ist oder ob ein Beurteiler allgemeingültige Wertmaßstäbe nicht beachtet oder sachfremde Erwägungen angestellt hat. Soweit der Dienstherr Richtlinien für die Erstellung dienstlicher Beurteilungen erlassen hat, ist vom Gericht auch zu prüfen, ob die Richtlinien eingehalten sind und ob sie mit den gesetzlichen Regeln in Einklang stehen.
Vgl. BVerwG, Urteil vom 24. November 2005 - 2 C 34.04 -, juris, Rz. 8; OVG NRW, Beschluss vom 5. Juni 2012 - 1 B 368/12 -, juris, Rz. 9; VG Düsseldorf, Urteil vom 8. März 2013 - 13 K 2289/12 -, juris, Rz. 45.
Ausgehend von diesen Maßstäben erweist sich die streitgegenständliche dienstliche Beurteilung als frei von Rechtsfehlern.
1. Zunächst spricht nichts für die Annahme, dass Herr A. in seiner Eigenschaft als Verfasser der beiden Beurteilungsvorschläge nicht unabhängig und frei von Weisungen tätig geworden ist. Aus welchen Gründen sich aus dem Umstand, dass der erste Beurteilungsvorschlag auf der Grundlage einer abteilungsinternen Besprechung zu fertigen war, ergeben soll, dass eine unabhängige und weisungsfreie Tätigkeit des Herrn A. nicht gewährleistet war, ist nicht ersichtlich und wird vom Kläger auch nicht näher erläutert. Es liegt auf der Hand, dass durch eine bloße Besprechung die Unabhängigkeit eines Beurteilers nicht tangiert wird; ansonsten wäre jedes Beurteilungsgespräch als Verfahrensverstoß zu werten. Dass Herr A. seine Aufgabe tatsächlich in voller persönlicher und sachlicher Unabhängigkeit erfüllt hat, ergibt sich im Übrigen aus dem Beurteilungsvorschlag als solchem, gegen den der Kläger offenbar nichts einzuwenden hat, sowie insbesondere aus der Tatsache, dass Herr A. auch noch nach der dritten vorbereitenden Besprechung unbeeinflusst an seinem Vorschlag festgehalten hat.
2. Entgegen der Ansicht des Klägers ist das Verfahren hinsichtlich der zweiten vorbereitenden Besprechung rechtlich nicht zu beanstanden:
a) Die Doppelrolle der Präsidentin als Beurteilerin und Leiterin der Prüfungsabteilung I ist in beurteilungsrechtlicher Hinsicht unbedenklich. Sie hat lediglich zur Folge, dass der Präsidentin in der zweiten vorbereitenden Besprechung die Erkenntnisgrundlagen, soweit es um die Prüfungsabteilung I ging, nicht erst durch die Abteilungsleitung vermittelt werden mussten, weil die Beurteilerin selbst die Abteilungsleitung innehat und daher, soweit es um ihre eigene Abteilung ging, bereits über die entsprechenden Erkenntnisse verfügte. Dass darüber hinaus mit der Doppelrolle irgendwelche zur Rechtswidrigkeit des Verfahrens führenden Besonderheiten verbunden sind, ist weder vom Kläger dargelegt worden noch sonst ersichtlich.
b) Eine Vorverlagerung der allein der Beurteilerin vorbehaltenen endgültigen Entscheidung auf ein „Zwischengremium“ in der zweiten vorbereitenden Besprechung durch das dortige Aufstellen von Beurteilungsrankings seitens der Abteilungsleiter hat nicht stattgefunden. Ob die Abteilungsleiter in der zweiten vorbereitenden Besprechung tatsächlich derartige Rankings aufgestellt haben, ist unerheblich. Der Kläger bezieht sich mit seiner Rüge offenbar auf die Rechtsprechung des Oberverwaltungsgerichts für das Land Nordrhein-Westfalen, wonach es in einem zweistufigen Beurteilungsverfahren, bei dem es Aufgabe des Endbeurteilers ist, die Vergleichbarkeit der jeweiligen Erstbeurteilung mit den Erstbeurteilungen der übrigen Beamten der Vergleichsgruppe herzustellen, nicht vereinbar ist, wenn bereits die Erstbeurteilenden in der Maßstabskonferenz aufgrund eines die gesamte Vergleichsgruppe einbeziehenden Quervergleichs die Gesamturteile der zu beurteilenden Beamten absprechen.
Vgl. etwa OVG NRW, Beschluss vom 5. September 2016 - 6 B 899/16 -, juris.
Diese Rechtsprechung ist indessen im vorliegenden Fall schon deshalb nicht einschlägig, weil es sich hier nicht um ein zweistufiges Beurteilungsverfahren handelt. Als Beurteilerin fungierte allein die Präsidentin des Ms. Durchgreifende Anhaltspunkte dafür, dass diese sich ihrer Aufgabe, einen abteilungsübergreifenden Quervergleich vorzunehmen, dadurch entledigte, dass bereits in der zweiten vorbereitenden Besprechung endgültige Festlegungen der Beurteilungsergebnisse erfolgten, sind nicht ersichtlich. Zwar kann man davon ausgehen, dass die jeweiligen Abteilungsleiter bemüht waren, die ihnen für ihre Abteilung vorliegenden Beurteilungsvorschläge „durchzubringen“ oder, wie der Zeuge D. dies in der mündlichen Verhandlung geschildert hat, zumindest die abteilungsintern abgestimmte Reihenfolge zu wahren. Hieraus folgt aber nicht, dass in der Besprechung abschließende, die Beurteilerin bindende Entscheidungen auf der Grundlage eines abteilungsübergreifenden Quervergleichs getroffen wurden. Dass eine solche Vorverlagerung tatsächlich nicht stattfand, verdeutlicht die weitere Vorgehensweise, die dadurch gekennzeichnet ist, dass sich die Beurteilerin die Beurteilungsvorschläge, mit denen die Abteilungsleiter in die Besprechung gegangen waren, gerade nicht durchgängig zu eigen machte, sondern in einer Reihe von Fällen, so auch beim Kläger, Notenabsenkungen für geboten hielt. Die zweite vorbereitende Besprechung endete insoweit mit einem Dissens, so dass sich die Notwendigkeit einer dritten vorbereitenden Besprechung ergab. Es kann daher keine Rede davon sein, dass, wie der Kläger meint, das Ergebnis des Beurteilungsverfahrens nach der zweiten vorbereitenden Besprechung bereits festgestanden habe. Soweit der Zeuge D. in der mündlichen Verhandlung betont hat, dass man während der Besprechung versucht habe, eine Reihenfolge der Beurteilungen zu finden, die für die Abteilungsleiter und die Beurteilerin akzeptabel gewesen sei, hat er lediglich eine Selbstverständlichkeit, nämlich den Versuch einer Konsensfindung, zum Ausdruck gebracht, wie er jedem Beurteilungsverfahren immanent sein dürfte. Eine Vorverlagerung der abschließenden Entscheidungsfindung auf ein hierfür unzuständiges Gremium, die Besprechungsteilnehmer, folgt hieraus nicht.
c) Mit der weiteren Rüge des Klägers, es hätten während der zweiten vorbereitenden Besprechung keine konkreten Quervergleiche stattgefunden, ist ein Fehler des Beurteilungsverfahrens ebenfalls nicht aufgezeigt. Während dieser Besprechung mussten und konnten derartige Quervergleiche nicht abschließend vorgenommen werden. Gemäß Ziffer 12.6.4 der Richtlinien für die dienstliche Beurteilung der Beamtinnen und Beamten im Geschäftsbereich des Ms Nordrhein-Westfalen durfte sich der Gegenstand der Besprechung auf die Erörterung der Beurteilungsvorschläge beschränken. Es ging darum, der Beurteilerin, soweit diese über keine eigene Anschauung verfügte, einzelfallbezogen die tatsächlichen Erkenntnisse für die Beurteilung zu vermitteln. Erst danach, in einem weiteren Schritt, war ein abschließender Quervergleich herzustellen, und zwar von der Beurteilerin. Von daher stellt es keinen Verstoß gegen die Beurteilungsrichtlinien dar, sondern steht mit diesen in Einklang, dass der Leiter der Abteilung IV, Herr D. , wie vom Kläger vorgetragen und die Beweisaufnahme bestätigt hat, nur mit einer die eigene Abteilung betreffenden Liste in die Besprechung hineingegangen ist und die Listen der anderen Abteilungen lediglich als Tischvorlagen zur Verfügung standen. Eine zwingende Notwendigkeit, abteilungsübergreifend die gesamte Vergleichsgruppe in den Blick zu nehmen, bestand nämlich für Herrn D. und die anderen Abteilungsleiter nicht, weil es die Aufgabe der Präsidentin als Beurteilerin war, die abteilungsübergreifende Vergleichbarkeit der dienstlichen Beurteilungen herzustellen. Daher geht auch der Einwand des Klägers, innerhalb der maximal vierstündigen Dauer der Besprechung sei es gar nicht möglich gewesen, für alle 263 zu beurteilenden Beamtinnen und Beamten einen konkreten Leistungsvergleich vorzunehmen, fehl. Wie dargelegt, war es nicht Sache des Gremiums, in eine solche vergleichende Betrachtung einzutreten. Dass in der Besprechung jedenfalls die von Ziffer 12.6.4 BRL geforderte Erörterung der Beurteilungsvorschläge stattgefunden hat, steht nach dem Ergebnis der Beweisaufnahme zur Überzeugung des Gerichts fest. Eine bestimmte Tiefe und Ausführlichkeit der Erörterung schreibt Ziffer 12.6.4 BRL nicht vor, so dass es verfahrensrechtlich nicht zu beanstanden ist, dass eine vertiefte und ausführlichere Diskussion offenbar nur bei einigen „Problemfällen“ erfolgt ist.
3. Auch das Verfahren im Zusammenhang mit der dritten vorbereitenden Besprechung lässt keinen Rechtsfehler erkennen: Der Umstand, dass die Beurteilerin die hinzugezogenen Arbeitsproben den Abteilungsleitungen nicht zur Kenntnis gegeben hat, verstößt nicht gegen die Beurteilungsrichtlinien. Wie der Beklagte auf Seite 6, zweiter Absatz, der Klageerwiderung vom 6. April 2017 zutreffend dargelegt hat, ist die vom Kläger insoweit herangezogene Regelung in Ziffer 12.6.2 BRL hier nicht einschlägig; das Gericht nimmt zwecks Vermeidung von Wiederholungen auf diese Ausführungen Bezug. Die Beurteilerin war auch nicht verpflichtet, sich von allen Mitgliedern der Vergleichsgruppe Arbeitsproben vorlegen zu lassen. Indem Ziffer 12.5.1 Satz 2 BRL vorsieht, dass die Beurteilungsvorschläge das Recht der Beurteilerin, sich auf andere geeignete Weise, etwa durch die Vorlage von Arbeitsproben, einen persönlichen Eindruck von Leistung, Befähigung und Eignung des zu Beurteilenden zu verschaffen, unberührt lassen, wird die Vorlage von Arbeitsproben in das pflichtgemäße Ermessen der Beurteilerin gestellt. Dabei dienen Arbeitsproben der einzelfallbezogenen Erweiterung der Erkenntnisgrundlage. Dass aus dem Recht, sich Arbeitsproben vorlegen zu lassen, bezogen auf alle Mitglieder der Vergleichsgruppe eine Pflicht wird, wenn die Beurteilerin von diesem Recht bei einem Beamten Gebrauch macht, lässt sich den Beurteilungsrichtlinien nicht entnehmen und ist auch sonst nicht zwingend. Die Vorlage von Arbeitsproben wird in erster Linie in solchen Fällen erfolgen, in denen - wie hier - ein Dissens besteht, der zu einer dritten vorbereitenden Besprechung führt. Eine Notwendigkeit, auch von den Beamten Arbeitsproben anzufordern, hinsichtlich derer sich die Beurteilerin den Beurteilungsvorschlag zu Eigen gemacht hat, besteht nicht.
4. Ein Verfahrensfehler ergibt sich ferner nicht daraus, dass die Verwaltungsvorgänge keine Protokolle der vorbereitenden Besprechungen enthalten. Rechtsvorschriften, die eine Protokollierung ausdrücklich verlangen, existieren nicht. Auch sonst erstrecken sich die den Dienstherrn im Beurteilungsverfahren treffenden Dokumentationspflichten nicht auf den Verlauf einer Beurteilerkonferenz. Bei dieser handelt es sich der Sache nach um eine behördeninterne Gremiumsbesprechung, die erst der Vorbereitung der Erstellung der dienstlichen Beurteilungen, genauer gesagt der Gewinnung tatsächlicher Beurteilungsgrundlagen innerhalb der Vergleichsgruppen, dient. Dem (End-)Beurteiler sollen in diesem Zusammenhang über den Austausch mit weiteren Personen und sachkundigen Bediensteten tatsächliche Grundlagen für eine vergleichende Einstufung der zu beurteilenden Beschäftigten vermittelt werden. Behördeninterne Gremiumsbesprechungen solcher Art unterliegen grundsätzlich dem Vertraulichkeitsprinzip. Hierdurch soll ein offenerer („ungeschützter“) Gedankenaustausch der Teilnehmer gefördert und gewährleistet werden. Das hat zwar mittelbar Konsequenzen auch für die Tatsachenfeststellung im Verwaltungsstreitverfahren. Letzteres ist aber insofern unter dem Gesichtspunkt effektiven Rechtsschutzes grundsätzlich hinnehmbar, als der zuständige und letztlich für die Richtigkeit verantwortliche Beurteiler in der Pflicht bleibt, die Gründe für die in jedem Einzelfall vorgenommene Bewertung nach den allgemeinen Grundsätzen der Plausibilisierung erforderlichenfalls näher zu erläutern.
Vgl. OVG NRW, Beschluss vom 5. August 2015 - 1 B 434/15 ‑, juris, Rz. 22; ferner VGH Baden-Württemberg, Urteil vom 15. Juni 2016 - 4 S 126/15 ‑, juris, Rz. 52; siehe zur Frage der prinzipiellen Vertraulichkeit von Gremienbesprechungen wie namentlich Beurteilerkonferenzen etwa auch Bodanowitz; in: Schnellenbach/Bodanowitz, Die dienstliche Beurteilung der Beamten und der Richter, Stand März 2017, Rz. 314.
5. Die dienstliche Beurteilung enthält eine den rechtlichen Anforderungen (noch) genügende Begründung der Gesamtnote. Dadurch, dass in dem Textfeld „Begründung der Gesamtnote (gewichtende Gesamtbewertung)“ unter Punkt VI. des Beurteilungsformulars die Gewichtung der einzelnen Leistungsmerkmale offengelegt ist, wird erkennbar, wie das Gesamturteil aus den Einzelbewertungen hergeleitet und welches Gewicht den einzelnen bestenauswahlbezogenen Gesichtspunkten beigemessen wurde. Da der Befähigungsbeurteilung bei der Bildung der Gesamtnote jedenfalls im - hier gegebenen - Regelfall kein maßgebliches Gewicht zukommt (siehe die „Hinweise zu den Richtlinien für die dienstliche Beurteilung der Beamtinnen und Beamten im Geschäftsbereich des Ms Nordrhein-Westfalen vom 10. September 2015“, dort Seite 13), bedurfte es insoweit keiner weiteren Begründung, etwa dazu, wie sich die unterschiedlichen Bewertungsskalen für Leistungs- und Befähigungsbeurteilung zueinander verhalten und in das Gesamturteil übersetzt wurden. Ausgehend von der vorgenommenen, im Ermessen des Dienstherrn stehenden Gewichtung der Leistungsmerkmale ist die Vergabe der Gesamtnote „6 Punkte unterer Bereich“ schlüssig. Dass die Begründung für die Abweichung von dem Beurteilungsvorschlag nicht in der dienstlichen Beurteilung selbst, sondern in dem zugleich mit der Beurteilung gefertigten Vermerk der Beurteilerin vom 16. September 2016 niedergelegt ist (siehe Seite 109 der Beiakte), berührt nicht die Herleitung der Gesamtnote aus den Einzelmerkmalen und ist daher unschädlich. Nach der verwaltungsgerichtlichen Rechtsprechung muss nur die Begründung der Gesamtnote in der dienstlichen Beurteilung selbst erfolgen. Dabei müssen die Gesamtnote und die Einzelbewertungen in dem Sinne miteinander übereinstimmen, dass sich die Gesamtnote nachvollziehbar und plausibel aus den Einzelbewertungen herleiten lässt.
Vgl. BVerwG, Urteile vom 17. September 2015 - 2 C 27.14 ‑, juris, Rz. 30 ff., vom 28. Januar 2016 ‑ 2 A 1.14 ‑, juris, Rz. 39 und vom 2. März 2017 - 2 C 21.16 -, juris, Rz. 62 ff. sowie Beschluss vom 21. Dezember 2016 - 2 VR 1.16 -, juris, Rz. 38 ff.; OVG NRW, Beschluss vom 15. September 2017 ‑ 6 B 639/17 ‑, juris, Rz. 7 ff.
Diesem Erfordernis ist hier, wie dargelegt, Genüge getan.
6. Schließlich ist die Abweichungsbegründung in dem Vermerk vom 16. September 2016 auch inhaltlich nicht zu beanstanden. Die Beurteilerin stützt ihre Bewertung auf einen Quervergleich unter Berücksichtigung der Arbeitsproben des Klägers und der ergänzenden mündlichen Ausführungen des unmittelbaren Vorgesetzten, Herrn A. , in der dritten vorbereitenden Besprechung. Eine weitere Plausibilisierung der abweichenden Bewertung einzelner Leistungsmerkmale war mangels hinreichend substantiierter Rügen des Klägers nicht erforderlich. Soweit sich der Kläger auf die positivere Leistungsbewertung durch Herrn A. in dessen Vermerk vom 9. Juni 2016 beruft, verkennt er, dass nicht Herr A. , sondern allein die Beurteilerin den Überblick über die gesamte Vergleichsgruppe hat. Der vom Kläger teilweise selbst vorgenommene Vergleich mit anderen Mitgliedern der Besoldungsgruppe A 16, insbesondere mit Frau M1. , der ergebe, dass er besser hätte abschneiden müssen, ist ebenfalls ungeeignet, einen Bewertungsfehler darzutun, weil auch dem Kläger der abteilungsübergreifende Vergleichsmaßstab fehlt. Unabhängig davon ist mit der bloßen Gegenüberstellung von Zahlen (zehn Berichtsbeiträge des Klägers, drei Berichte der Frau M1. ) ohne Berücksichtigung anderer Parameter wie etwa Art, Umfang und Komplexität der Berichts(-beiträge) eine fehlerhafte Bewertung des Leistungsmerkmals „Arbeitsmenge“ nicht substantiiert geltend gemacht. Im Übrigen gilt, dass die dienstliche Beurteilung auf einem Akt wertender Erkenntnis beruht, der nicht dem zu Beurteilenden, sondern ausschließlich dem Beurteiler obliegt; eine abweichende Selbsteinschätzung ist insoweit unerheblich.
Die Kostenentscheidung folgt aus § 154 Abs. 1 VwGO. Die Entscheidung über die vorläufige Vollstreckbarkeit beruht auf § 167 Abs. 1 Satz 1 VwGO i.V.m. §§ 708 Nr. 11, 709 Satz 2, 711 ZPO.
Beschluss:
Der Streitwert wird auf 5.000,00 Euro festgesetzt.
Die Festsetzung des Streitwertes ist nach § 52 Abs. 2 GKG erfolgt.

Rechtsmittelbelehrung:

Zitierte Normen: § 113 Abs. 5 Satz 2 VwGO
§ 154 Abs. 1 VwGO
§ 167 Abs. 1 Satz 1 VwGO
§ 708 Nr. 11, 709 Satz 2, 711 ZPO
§ 52 Abs. 2 GKG

Zitierte Entscheidungen: 2 C 34.04
1 B 368/12
13 K 2289/12
6 B 899/16
1 B 434/15
4 S 126/15
2 C 27.14
2 A 1.14
2 C 21.16
2 VR 1.16
6 B 639/17