Oberverwaltungsgericht Berlin-Brandenburg (Berlin, Verwaltungsgerichtsbarkeit)
Urteil vom 2024-12-17, Aktenzeichen 2 K 145/22
ECLI: ECLI:DE:VGBE:2024:1217.2K145.22.00

Tenor:
Orientierungssatz
Einträge im Kalender der damaligen Bundeskanzlerin Merkel zu Kontakten mit Bundeskanzler a.D. Schröder am 23. Juni 2020 und 4. Oktober 2021 stellen bereits keine amtlichen Informationen dar. (Rn.24)
Weitere Aufzeichnungen zu (etwaigen) Kontakten zugänglich zu machen, kann mangels Vorhandenseins amtlicher Informationen bzw. wegen § 7 Abs. 2 Satz 1 IFG analog nicht beansprucht werden. (Rn.34) (Rn.39)
Die Klage wird abgewiesen.
Der Kläger trägt die Kosten des Verfahrens.
Das Urteil ist wegen der Kosten vorläufig vollstreckbar. Der Kläger darf die Vollstreckung durch Sicherheitsleistung in Höhe von 110 % des aufgrund des Urteils vollstreckbaren Betrags abwenden, wenn nicht die Beklagte vor der Vollstreckung Sicherheit in Höhe von 110 % des jeweils zu vollstreckenden Betrags leistet.
Die Berufung wird zugelassen.

Tatbestand:
Der Kläger begehrt Informationszugang und beantragte mit E-Mail vom 21. Oktober 2021 beim Bundeskanzleramt, ihm sämtliche Aufzeichnungen zu Kontakten zwischen der damaligen Bundeskanzlerin Merkel und dem Bundeskanzler a.D. Schröder am 23. Juni 2020 und 4. Oktober 2021 sowie im Zeitraum von März 2018 bis Juni 2020 zuzusenden. Er nahm Bezug auf eine schriftliche Anfrage des Abgeordneten des Deutschen Bundestags De Masi und die Antwort der Bundesregierung, wonach die Bundeskanzlerin Herrn Schröder am 23. Juni 2020 und 4. Oktober 2021 getroffen habe (BT-Drs. 19/32679, S. 4).
Mit Bescheid vom 10. November 2021 lehnte die Beklagte den Antrag ab, da im Aktenbestand des Bundeskanzleramts keine Informationen vorlägen.
Hiergegen erhob der Kläger am 8. Dezember 2021 Widerspruch. Es sei nicht plausibel, dass im Bundeskanzleramt keinerlei amtliche Aufzeichnungen vorhanden seien, es müssten zumindest Kalendereinträge zu den Kontakten existieren.
Mit Widerspruchsbescheid vom 2. März 2022 wies die Beklagte den Widerspruch zurück. Zu den Kalendereinträgen lägen die Informationen dem Kläger bereits durch die Antwort der Bundesregierung vor. Auf die Herausgabe von Kalendereinträgen habe er keinen Anspruch. Auch könne die Herausgabe nachteilige Auswirkungen auf Belange der inneren und äußeren Sicherheit haben.
Am 1. April 2022 hat der Kläger Klage erhoben im Wesentlichen mit der Begründung: Etwaige Kalendereinträge stellten amtliche Informationen dar. Die Aufzeichnungen dienten amtlichen Zwecken, da sie insbesondere auch zur Beantwortung parlamentarischer Anfragen genutzt würden. Die Recherche der Beklagten sei unzureichend, da diese nicht dargelegt habe, nach welchen Kriterien gesucht worden sei. Die Suche sei weder nach naheliegenden Sachthemen erfolgt noch seien die Fachreferate ausreichend einbezogen worden.
Der Kläger beantragt,
die Beklagte unter Aufhebung des Bescheids des Bundeskanzleramts vom10. November 2021 in der Gestalt des Widerspruchsbescheids derselben Behörde vom 2. März 2022 zu verpflichten, ihm gemäß seinem Antrag vom 21. Oktober 2021 Zugang durch Übersendung von Kopien, Ablichtungen oder Ausdrucken zu folgenden amtlichen Informationen zu gewähren:
1. sämtliche Aufzeichnungen wie Vorlagen, Korrespondenzen, Notizen, Vermerke, Protokolle und Ähnliches zu den Kontakten am 23. Juni 2020 und 4. Oktober 2021 zwischen der Bundeskanzlerin Angela Merkel und Gerhard Schröder
2. sämtliche Aufzeichnungen wie Vorlagen, Korrespondenzen, Notizen, Vermerke, Protokolle und Ähnliches zu Kontakten zwischen Bundeskanzlerin Angela Merkel und Gerhard Schröder im Zeitraum von März 2018 bis Juni 2020,
aber jeweils ohne Namen, Titel, akademischer Grad, Berufs- und Funktionsbezeichnung sowie Anschriften und Telekommunikationsnummern Dritter und ohne Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse.
Die Beklagte beantragt,
die Klage abzuweisen.
Sie trägt vor, der Zulässigkeit der Klage stehe teilweise der bestandskräftige Bescheid vom 2. März 2022 in Gestalt des Widerspruchsbescheids vom 27. Februar 2023 entgegen; damit sei der Antrag des Klägers vom 3. Dezember 2021 auf Herausgabe von Korrespondenzen und Aufzeichnungen seit 2005 zwischen dem Bundeskanzleramt und den Büros der Bundeskanzler a.D. zu Terminanfragen und direkten Kontakten zwischen der seinerzeit amtierenden Bundeskanzlerin Merkel und den Bundeskanzlern a.D. abgelehnt worden. Kalendereinträge der Mitarbeitenden des Bundeskanzleramts seien keine amtlichen Informationen. Die Kalender würden nicht veraktet, vielmehr die über „Outlook“ geführten Kalender der Mitarbeitenden des Bundeskanzleramts – wie auch die E-Mails – drei Monate nach deren Ausscheiden gelöscht. Die Bundeskanzlerin a.D. Merkel habe ihren Kalender während ihrer Amtszeit nicht mit Outlook geführt. Ob und wie sie Kalender geführt habe und wo dieser sei, sei nicht bekannt. Die Recherche nach weiteren Informationen sei über die Hauptregistratur erfolgt. Ferner seien dieselben Fachreferate eingebunden worden wie bereits bei der schriftlichen Anfrage des Abgeordneten De Masi. Später habe die Hauptregistratur auch allein mit dem Begriff „Schröder“ gesucht; die Treffer seien überprüft worden. Eine Beschränkung auf bestimmte Sachthemen habe der Kläger gerade nicht vorgenommen. Die händische Recherche durch alle Fachreferate würde einen unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwand verursachen.
Wegen der weiteren Einzelheiten des Sach- und Streitstands wird auf die Gerichtsakte und die Verwaltungsvorgänge verwiesen.

Entscheidungsgründe:
Die Klage ist zulässig (I.), aber unbegründet (II.).
I. 1. Das Begehren des Klägers erfasst nur solche Aufzeichnungen, die zum Zeitpunkt der Antragstellung im Bundeskanzleramt selbst vorlagen, nicht jedoch Unterlagen, die sich im (damaligen) Büro des Bundeskanzlers a.D. Schröder befanden. Damit geht die vom Kläger mit Schriftsatz vom 12. Juli 2024 erklärte teilweise Rücknahme der Klage bezogen auf Korrespondenzen des Büros Schröder innerhalb des bzw. mit dem Bundeskanzleramt ins Leere. Die Auffassung der Beklagten, die teilweise Klagerücknahme sei nicht nur örtlich, sondern auch inhaltlich zu verstehen, teilt das Gericht nicht. Die teilweise Klagerücknahme nimmt ausdrücklich nur Bezug auf das ebenfalls bei Gericht anhängige Klageverfahren VG 2 K 270/22, bei dem es ausschließlich um Unterlagen geht, die im Büro des Bundeskanzlers a.D. Schröder geführt wurden.
Darüber hinaus erfasst das Begehren des Klägers nach seinem Antrag nur Aufzeichnungen zu „Kontakten“; ausgehend vom Empfängerhorizont (§§ 133,157 BGB) handelt es sich um Kontakte, die tatsächlich stattgefunden haben. Geplante Termine in einem Kalender fallen nicht darunter, da hierfür Zusatzwissen erforderlich ist, ob der Termin tatsächlich – wie notiert – stattgefunden hat. Der Klageantrag zu 2) erstreckt sich daher nicht auf Kalendereinträge.
2. Ohne Erfolg beruft sich die Beklagte auf eine teilweise Unzulässigkeit der Klage wegen entgegenstehender Bestandskraft des Bescheids vom 2. März 2022 in Gestalt des Widerspruchsbescheids vom 27. Februar 2023. Die (materielle) Bestandskraft eines anderen – als des hier angefochtenen – Bescheids kann dem Anspruch des Klägers nur im Rahmen der Begründetheit der Klage entgegengehalten werden (vgl. BVerwG, Urteil vom 19. Dezember 2007 – 9 A 22/06 – juris Rn. 13).
Ungeachtet dessen entfaltet der ablehnende Bescheid vom 2. März 2022 in Gestalt des Widerspruchsbescheids vom 27. Februar 2023 gegenüber dem Klagebegehren keine materielle Bindungswirkung im Sinne von § 43 VwVfG. Diese wird durch den Regelungsgehalt begrenzt, den sich die behördliche Entscheidung nach dem objektiven Empfängerhorizont beimisst (BVerwG, Urteil vom 11. Dezember 2014 – 3 C 7/13 – juris Rn. 18). Gemessen hieran beschränkt sich der Regelungsgehalt des bestandskräftigen Bescheids auf die Ablehnung des Antrags vom 3. Dezember 2021 aus formalen Gründen (vgl. BVerwG, Beschluss vom 13. November 2019 – 6 B 164/18 – juris Rn. 37). Denn die Beklagte geht in dem bestandskräftigen Bescheid davon aus, dass der Antrag zu unbestimmt sei, eine inhaltliche Eingrenzung des Verfahrensgegenstands fehle und Globalrecherchen nicht vom Informationszugangsanspruch gedeckt seien. Eine inhaltliche Entscheidung über die materiellen Voraussetzungen des Informationszugangsanspruchs hat die Beklagte damit gerade nicht getroffen.
Schließlich kann die Beklagte dem Kläger die materielle Bestandskraft schon deswegen nicht entgegenhalten, weil die formell bestandskräftige Ablehnung keinen vorgelagerten Verwaltungsakt darstellt. Vielmehr hat die Beklagte den Bescheid vom 2. März 2022 in Gestalt des Widerspruchsbescheids vom 27. Februar 2023 während des hier laufenden Klageverfahrens erlassen, ohne zugleich Regelungen zu dem hier anhängigen Informationsbegehren zu treffen.
II. Der Bescheid des Bundeskanzleramts vom 10. November 2021 in Gestalt des Widerspruchsbescheids vom 2. März 2022 ist rechtmäßig und verletzt den Kläger nicht in seinen Rechten. Er hat keinen Anspruch auf Informationszugang (vgl. § 113 Abs. 5 Satz 1 VwGO).
Rechtsgrundlage für sein Begehren ist § 1 Abs. 1 Satz 1 IFG. Danach hat jeder nach Maßgabe dieses Gesetzes gegenüber den Behörden des Bundes einen Anspruch auf Zugang zu amtlichen Informationen.
Der Kläger – ein eingetragener Verein – ist als juristische Person anspruchsberechtigt. Das Bundeskanzleramt ist eine informationspflichtige Behörde des Bundes. Etwaige Einträge im Kalender der damaligen Bundeskanzlerin Merkel zu Kontakten mit Bundeskanzler a.D. Schröder am 23. Juni 2020 und 4. Oktober 2021 (Klageantrag zu 1) stellen aber bereits keine amtlichen Informationen dar (1.). Die Beklagte hat auch das Begehren des Klägers, weitere Aufzeichnungen zu (etwaigen) Kontakten zugänglich zu machen, zu Recht mangels Vorhandenseins amtlicher Informationen bzw. wegen § 7 Abs. 2 Satz 1 IFG analog abgelehnt (2.).
1. Nach § 2 Nr. 1 IFG ist eine amtliche Information jede amtlichen Zwecken dienende Aufzeichnung, unabhängig von der Art ihrer Speicherung. Eine aufgezeichnete bzw. gespeicherte Information ist nur dann eine amtliche Information, wenn gerade ihre Aufzeichnung amtlichen Zwecken dient. Die Finalität, amtlichen Zwecken zu dienen, bezieht das Gesetz nicht auf die Information selbst, sondern auf ihre Aufzeichnung. Dieser Zweck kann seinen Ausdruck entweder in dem subjektiven Willen derjenigen Behörde finden, die die Aufzeichnung veranlasst, oder in objektiven Regelungen über eine ordnungsgemäße Aktenführung (BVerwG, Urteil vom 28. Oktober 2021 – 10 C 3/20 – juris Rn. 15). Beides ist hier nicht der Fall.
a) Eine subjektive Bestimmung zur Aufzeichnung etwaiger Kalendereinträge zu amtlichen Zwecken hat nicht stattgefunden.
Das Bundeskanzleramt hat die Aufzeichnung von Kalendereinträgen nicht veranlasst. Nach den unwidersprochenen Angaben der Behördenvertreterin stellt das Bundeskanzleramt die Kalenderfunktion von Outlook seinen Mitarbeitenden lediglich zur Verfügung. Regelungen oder Anweisungen dazu, ob und wie die Kalenderfunktion zu nutzen ist, gibt es nicht. Den Mitarbeitenden ist es vielmehr freigestellt, ob sie die Kalenderfunktion nutzen. Bundeskanzlerin a.D. Merkel – so die Beklagtenvertreterin in der mündlichen Verhandlung – hat während ihrer Amtszeit die Kalenderfunktion von Outlook nicht genutzt; verlässliche Erkenntnisse dazu, ob und wie die damalige Bundeskanzlerin einen Kalender geführt hat, hatte die Beklagtenvertreterin nicht.
Auch die damalige Bundeskanzlerin selbst hat nicht subjektiv bestimmt, dass etwaigen Kalendereinträge zu amtlichen Zwecken aufgezeichnet werden sollen. Bei typisierender Betrachtungsweise folgt die Aufzeichnung auf Papier bzw. die elektronische Speicherung von Kalendereinträgen keiner amtlichen Zweckbestimmung, sondern ist rein technischer Natur in Folge der Nutzung des Kalenders als Organisationsmittel. Die Kalendereinträge haben in erster Linie organisatorischen Charakter und dienen dem persönlichen Zweck des Nutzers, seine Termine zu planen sowie die Arbeitsabläufe zu koordinieren und vorzubereiten. Nach den Ausführungen der Beklagten steht beim Kalendereintrag die Erinnerungsfunktion bezüglich der Existenz eines Gesprächstermins und dessen Organisation im Vordergrund, die sich mit dem Ablauf des eingetragenen Datums erledigt. Es geht um die Planung und Gewährleistung der Terminwahrnehmung durch die Bundeskanzlerin.
Soweit der Kläger einwendet, dass zur Beantwortung parlamentarischer Anfragen in den jeweiligen Dienstkalendern der auf Seiten der Bundesregierung betroffenen Personen recherchiert werde (vgl. Erläuterungen der Bundesregierung in Drs. 20/8475 S. 8), folgt daraus nicht zwingend, dass dies auch für den Kalender der Bundeskanzlerin a.D. Merkel gilt. Die Behauptung des Klägers, die Kalender würden zumindest noch eine weitere Legislaturperiode nach dem Ausscheiden aus dem Amt für die Beantwortung parlamentarischer Anfragen aufbewahrt, wird durch die vorgelegten Bundestagsdrucksachen nicht belegt und wurde von der Beklagtenvertreterin für das Bundeskanzleramt substantiiert bestritten. Sie hat dargelegt, dass die Bereitstellung des E-Mail-Systems einschließlich Outlook im Bundeskanzleramt an die Amtszugehörigkeit gebunden ist. Die dort geltenden „Datenschutzrechtlichen Hinweise zu Aufbewahrungsfristen“ sehen vor, dass beim Ausscheiden aus dem Amt die E-Mail-Accounts aller Mitarbeitenden deaktiviert und die E-Mail-Postfächer und Kalender nach drei Monaten gelöscht werden. Ungeachtet dessen führt die Möglichkeit eines jeden Mitarbeitenden des Bundeskanzleramts, bei parlamentarischen Anfragen auch in seinem eigenen Kalender recherchieren zu können, nicht automatisch zu der Annahme, dass bereits die Aufzeichnung auch zu diesem Zweck erfolgt ist.
b) Auch bei objektiver Betrachtung nach den Regelungen über eine ordnungsgemäße Aktenführung handelt es sich bei etwaigen Kalendereinträgen der damaligen Bundeskanzlerin nicht um amtliche Informationen.
Maßgeblich ist insoweit, ob die Kalendereinträge Teil eines Verwaltungsvorgangs werden sollen, mit anderen Worten ob sie aktenrelevant sind. Nur in diesem Fall dient die Aufzeichnung einem amtlichen Zweck. Im Zusammenhang mit dem erforderlichen amtlichen Zweck der Aufzeichnung gehören solche Informationen nicht zu den amtlichen Informationen, die – etwa wegen ihres bagatellartigen Charakters – nicht aufzuzeichnen sind (BVerwG, Urteil vom 28. Oktober 2021 – 10 C 3/20 – juris Rn. 18). Nicht jede dienstliche Kommunikation ist automatisch eine amtliche Information im Sinne des § 2 Nr. 1 Satz 1 IFG. In der Verwaltungspraxis gibt es vielfältige informelle oder persönliche Kommunikation, die Notwendigkeit von Terminkoordination sowie individuelle, informelle und kollegiale Ab- und Rücksprachen, die nicht aktenrelevant sind (vgl. die Hinweise im „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit, Baustein-E-Akte“ des Bundesministeriums des Inneren, S. 39, Anlage 1).
Bei typisierender Betrachtungsweise enthalten Kalendereinträge – vom Kläger unbestritten – regelmäßig Informationen über das Datum, die Uhrzeit, den Ort und den Gegenstand eines Termins. Diese Informationsinhalte sind typischerweise kurz und darauf beschränkt, den Arbeitstag des Kalenderführenden zu organisieren und ihn an den jeweiligen Termin zu erinnern. Mit diesem Inhalt haben Kalendereinträge nur einen geringen Informationsgehalt. Sie dienen der – typischerweise nicht aktenrelevanten – Terminkoordinierung (vgl. Niedersächsischer Staatsgerichtshof, Urteil vom 24. Oktober 2014 – 7/13 – juris Rn. 78). Der Sache nach entsprechen die Kalendereinträge den Notizen (§ 2 Nr. 1 Satz 2 IFG), die den Zwecken des Verfassers gewidmet sind und der Stützung des Gedächtnisses dienen (vgl. VG Berlin, Urteil vom 26. August 2020 – VG 2 K 163.18 – juris Rn. 19).
Etwas anderes ergibt sich auch nicht aus der Richtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut (Akten und Dokumenten) in Bundesministerien (Registraturrichtlinie - RegR) vom 11. Juli 2001 (GMBl. S. 471). Diese ergänzt nach ihrem § 1 Abs. 1 die Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien und regelt das Bearbeiten von Geschäftsvorfällen und Verwalten von Schriftgut in den Bundesministerien. Sie enthält Konkretisierungen allgemeiner Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung. § 1 Abs. 3 RegR stellt klar, dass die Regelungen auch für die elektronische Bearbeitung und Verwaltung von Schriftgut gelten. Die Registraturrichtlinie sieht eine Differenzierung zwischen aktenrelevantem Schriftgut und solchem Schriftgut vor, das sofort oder alsbald zu vernichten ist. Letzteres ist nicht zu dienstlichen Zwecken aufzuzeichnen. Es wird nicht Gegenstand eines Verwaltungsvorgangs. § 10 Abs. 1 Satz 1 RegR sieht vor, dass jedem aktenrelevanten Dokument ein Geschäftszeichen zugeordnet wird. Satz 2 regelt, dass Dokumente ohne Informationswert zu vernichten sind; bei nur geringem Informationswert sind sie als Weglegesachen nach Anlage 1 zu behandeln. Weglegesachen sind danach nicht zu den Akten zu nehmen, sondern kurzfristig, in der Regel bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren. Auch ihnen kommt keine Aktenrelevanz zu (vgl. BVerwG, Urteil vom 28. Oktober 2021 – 10 C 3/20 – juris Rn. 19). Demnach folgt aus der Registraturrichtlinie keine Pflicht, Kalendereinträge ungeachtet ihres Informationswerts zu verakten.
Auf eine frühere Entscheidung des Oberverwaltungsgerichts Berlin-Brandenburg (Urteil vom 20. März 2012 – OVG 12 B 27.11 – juris Rn. 32) kann sich der Kläger nicht mit Erfolg berufen, da diese noch vor der maßgeblichen Auslegung des Begriffs der amtlichen Information durch das Bundesverwaltungsgericht (mit Urteil vom 28. Oktober 2021 – 10 C 3/20 – juris) ergangen ist.
2. Die Beklagte hat das Begehren des Klägers, weitere Aufzeichnungen zu den Kontakten am 23. Juni 2020 und 4. Oktober 2021 (Klageantrag zu 1) und zu (etwaigen) Kontakten im Zeitraum von März 2018 bis Juni 2020 (Klageantrag zu 2) zugänglich zu machen, zu Recht mangels Vorhandenseins amtlicher Informationen bzw. wegen § 7 Abs. 2 Satz 1 IFG analog abgelehnt.
a) Die Beklagte hat zur Überzeugung des Gerichts (§ 108 Abs. 1 Satz 1 VwGO) ein sachgerechtes Verfahren zur Suche antragsgegenständlicher Aufzeichnungen angewendet und dabei keine Aufzeichnungen gefunden. Nach Antragseingang hat sie Rechercheaufträge unter Angabe des Wortlauts des Antrags an die zentrale Haupt- und VS-Registratur ausgesteuert. Beide Registraturen meldeten Fehlanzeige. Die Leiterin des Büros der Bundeskanzlerin bestätigte auf die Leitungsvorlage des – den Antrag des Klägers bearbeitenden – Fachreferats 131, welche auch der Chef des Bundeskanzleramts unterzeichnete, dass keine Informationen bislang ermittelt werden konnten (siehe Haken in Blau) und verneinte zusätzlich die konkrete Frage, ob Dokumente zu den Treffen am 23. Juni 2020 und 4. Oktober 2021 vorhanden seien. Die Leitungsvorlage zeichneten die Fachreferate 113 (Innerer Dienst; Sicherheit; Veranstaltungen), 116 (Geheimschutz und Besucherdienst), 121 (Kabinett- und Parlamentsreferat) und 431 (Haushalts- und Finanzpolitik - Föderale Beziehungen Bundeskanzleramt) mit. Diese Fachreferate hat die Beklagte schon bei der Beantwortung der parlamentarischen Anfrage des Abgeordneten De Masi eingebunden.
Der sich aus dem Verwaltungsvorgang ergebende Hinweis der Hauptregistratur, dass eine Recherche anhand der angegebenen Stichworte schon nicht möglich sei, ist hier unschädlich. Denn die Beklagte hat zahlreiche Recherchen zu weiteren Suchanfragen ähnlichen Inhalts durchgeführt und keine relevanten Unterlagen gefunden: Schon im Rahmen der parlamentarischen Anfrage ermittelte das Bundeskanzleramt – nach Aktenrecherche und Abfrage der Fachreferate, des Büros der Bundeskanzlerin sowie der Büros des Chefs des Bundeskanzleramts und der Staatsminister – für die gesamte Legislaturperiode nur die beiden dem Kläger bekannten Daten. Dieser Sachverhalt hat sich in der mündlichen Verhandlung durch Einsichtnahme in die Leitungsvorlage vom 12. Oktober 2021 (zur parlamentarischen Anfrage des Abgeordneten De Masi) bestätigt. Des Weiteren hat die Beklagtenvertreterin nachvollziehbar erläutert, dass sowohl im Klageverfahren VG 2 K 270/22 als auch aufgrund des Antrags eines Redaktionsleiters des Klägers vom 17. März 2023 für den hier maßgeblichen Zeitraum eine Registraturabfrage nur mit dem Suchbegriff „Schröder“ durchgeführt worden ist. Die wenigen abgerufenen Vorgänge sind dann händisch nach Bezügen zur Bundeskanzlerin a.D. Merkel durchsucht worden, ohne dass Aufzeichnungen zum hiesigen Streitgegenstand gefunden worden sind.
Es ist rechtlich nicht zu beanstanden, dass die Beklagte keine Recherche mit vorgangsbezogenen bzw. thematischen Schlagworten durchgeführt hat. Da der Kläger sein Informationsbegehren nicht auf bestimmte Vorgänge und Themen beschränkt oder konkretisiert hat, ist es nicht Aufgabe der Beklagten, ihrerseits mögliche Themen zu ermitteln, selbst wenn diese – wie der Kläger meint – bei den Tätigkeiten des Bundeskanzlers a.D. Schröder auf der Hand liegen mögen.
Die Beklagte ist zudem nicht gehalten, den Kalender der ehemaligen Bundeskanzlerin nach einschlägigen Einträgen zu durchsuchen (vgl. VG Berlin, Urteil vom 24. August 2023 – 2 K 265.21 – juris Rn. 77). Dies folgt bereits daraus, dass – wie erörtert – die Aufzeichnung solcher Kalendereinträge keinen amtlichen, sondern nur persönlichen Zwecken dient. Im Übrigen geben die Kalendereinträge nur Auskunft über geplante Kontakte, die vom Streitgegenstand nicht erfasst sind (vgl. I.1.). Auf eine Sichtung von Besucherlisten hat der Kläger in der mündlichen Verhandlung verzichtet, nachdem die Beklagtenvertreterin auf deren mögliche zeitnahe Löschung hingewiesen hat.
b) Dem Anspruch des Klägers kann die Beklagte schließlich den Versagungsgrund des unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwands entgegenhalten; zu einer weitergehenden Suche nach Aufzeichnungen in den einzelnen Fachreferaten ist die Beklagte nicht verpflichtet.
In entsprechender Anwendung von § 7 Abs. 2 Satz 1 IFG ist ein Informationszugang ausgeschlossen, wenn schon die Suche nach und die Zusammenstellung der Informationen, zu denen der Antragsteller Zugang begehrt, einen unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwand erforderte. Die Maßstäbe dafür, wann in diesem Zusammenhang von einem unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwand auszugehen ist, sind nicht anders zu bestimmen als im direkten Anwendungsbereich des § 7 Abs. 2 Satz 1 IFG. Die Vorschrift soll die informationspflichtige Stelle vor institutioneller Überforderung und einer Beeinträchtigung ihrer Funktionsfähigkeit schützen. Informationspflichtige Behörden müssen Vorsorge dafür treffen, dass durch die Aufbereitung und Sichtung von Akten sowie die Zusammenstellung der Unterlagen aus Anlass von Informationszugangsbegehren die ordnungsgemäße Wahrnehmung ihrer sonstigen Aufgaben nicht erheblich beeinträchtigt wird. Sie sind daher grundsätzlich gehalten, sich in ihrer Arbeitsorganisation und Aktenführung auf die mit der Erfüllung von Informationsanträgen verbundenen (Zusatz-)Aufgaben einzustellen. Der Verwaltungsaufwand ist zudem nicht schon dann unverhältnismäßig, wenn er eine Verlängerung der Bearbeitungszeit erfordert oder selbst mit höheren Gebühren nicht angemessen abgebildet werden kann. Von einer Unverhältnismäßigkeit des Verwaltungsaufwands ist aber dann auszugehen, wenn der Aufwand an Kosten oder Personal im Verhältnis zum Erkenntnisgewinn des Anspruchstellers und der Allgemeinheit unvertretbar wäre oder die Wahrnehmung der vorrangigen Sachaufgaben der Behörde – auch bei zumutbarer Personal- und Sachmittelausstattung sowie unter Ausschöpfung aller organisatorischen Möglichkeiten – erheblich behindert würde (vgl. BVerwG, Urteil vom 29. März 2023 – 10 C 2/22 – juris Rn. 17, 20 ff.). Dies ist hier der Fall.
Die im Hinblick auf den thematisch nicht begrenzten Antrag erforderliche Suche in allen Abteilungen und Fachreferaten würde die Wahrnehmung der vorrangigen Sachaufgaben des Bundeskanzleramts – auch bei zumutbarer Personal- und Sachmittelausstattung sowie unter Ausschöpfung aller organisatorischen Möglichkeiten – erheblich behindern. Die Recherche würde eine händische Sichtung durch die einzelnen Mitarbeiter in allen sieben Abteilungen verlangen, die zum Zeitpunkt der Antragstellung 56 Referate umfasste. Bezogen auf den Klageantrag zu 1) müssten die gesamten Aktenbestände für einen Zeitraum von mehreren Monaten vor und nach den zwei bekannten Daten (23. Juni 2020 und 4. Oktober 2021) durchsucht werden, für den Klageantrag zu 2) sogar für einen Zeitraum von mehr als zwei Jahren. Bei dieser Sachlage und angesichts des offensichtlich enormen Umfangs händisch zu sichtender Dokumente ist eine weitere Plausibilisierung des Aufwands in diesem Fall entbehrlich.
Es ist nicht ersichtlich, dass das Bundeskanzleramt den Verwaltungsaufwand durch sachgerechte organisatorische Maßnahmen oder durch die Art und Weise der Verfahrensgestaltung – über das durchgeführte, beschriebene Vorgehen hinaus – auf ein verhältnismäßiges Maß begrenzen könnte (vgl. BVerwG, Urteil vom 29. März 2023 – 10 C 2/22 – juris Rn. 23). Die in einem ersten Schritt mögliche Sichtung in den Abteilungen 2 und 4 (für Außen-, Sicherheits- und Entwicklungspolitik und für Wirtschafts-, Finanz- und Energie-[heute Klima-]politik) allein genügt nicht. Denn der Kläger hat seine Klage nicht auf diese beschränkt, sondern mit Schriftsatz vom 29. November 2022 lediglich eine Recherche in diesen Abteilungen angeregt.
Anhaltspunkte dafür, dass der zu bewältigende Verwaltungsaufwand maßgeblich in einer nicht ordnungsgemäßen Aktenführung begründet wäre oder das Bundeskanzleramt sonstige Obliegenheiten bei der Aktenführung verletzt hätte (vgl. BVerwG, Urteil vom 29. März 2023 – 10 C 2/22 – juris Rn. 23), bestehen nicht. Der Verweis des Klägers auf das E-Government-Gesetz führt nicht weiter; danach „sollen“ lediglich die Behörden des Bundes ihre Akten elektronisch führen (§ 6a). Die Beklagtenvertreterin hat in der mündlichen Verhandlung klargestellt, dass das Bundeskanzleramt die elektronische Akte erst im Jahr 2023 vollständig eingeführt hat. Es besteht keine Verpflichtung der Behörden, ältere Aktenbestände im Nachhinein in einer bestimmten Art und Weise (neu) zu organisieren oder digital aufzubereiten (vgl. BVerwG, Urteile vom 17. März 2016 – 7 C 2.15 – juris Rn. 44 und vom 29. März 2023 – 10 C 2.22 – Rn. 17).
Im Übrigen wäre der beschriebene erhebliche Verwaltungsaufwand auch im Verhältnis zum Erkenntnisgewinn des Klägers und der Allgemeinheit unvertretbar. Nach seinen Ausführungen in der Klageschrift möchte der Kläger zur Aufklärung und Meinungsbildung der Öffentlichkeit über mögliche Interessenverflechtungen zwischen Politik und Wirtschaft beitragen und die entsprechenden Vorgänge erforschen. Daher möchte er untersuchen, ob und in welchem Umfang Kontakte zwischen der damaligen Bundeskanzlerin und Bundeskanzler a.D. Schröder stattgefunden haben, zu welchen Anlässen und Sachthemen sie erfolgt sind und in welchen möglichen Zusammenhängen mit Entscheidungsprozessen sie stehen könnten. Damit wird aber – auch mangels Nennung eines konkreten Themenbezugs – ein spezifisches Interesse an den hier begehrten Informationen nicht erkennbar. In der mündlichen Verhandlung näher dazu befragt erklärte der Kläger lediglich, dass er wissen wolle, in welcher Funktion (als Lobbyist oder nicht) sich Bundeskanzler a.D. Schröder mit der damaligen Bundeskanzlerin getroffen habe.
Die Kostenentscheidung beruht auf § 154 Abs. 1 VwGO. Die Entscheidung über die vorläufige Vollstreckbarkeit folgt aus § 167 Abs. 1 Satz 1, Abs. 2 VwGO i.V.m. §§ 708 Nr. 11, 709, 711 ZPO.
Die Berufung ist gemäß § 124a Abs. 1 Satz 1 VwGO zuzulassen, da die Frage, ob Kalendereinträge im Hinblick auf die Rechtsprechung des Bundesverwaltungsgerichts (Urteil vom 28. Oktober 2021 – 10 C 3/20 – juris) als amtliche Informationen anzusehen sind, grundsätzliche Bedeutung hat (§ 124 Abs. 2 Nr. 3 VwGO).

Rechtsmittelbelehrung:

Zitierte Normen: §§ 133,157 BGB
§ 43 VwVfG
§ 7 Abs. 2 Satz 1 IFG
§ 113 Abs. 5 Satz 1 VwGO
§ 1 Abs. 1 Satz 1 IFG
§ 2 Nr. 1 IFG
§ 2 Nr. 1 Satz 1 IFG
§ 2 Nr. 1 Satz 2 IFG
§ 108 Abs. 1 Satz 1 VwGO
§ 154 Abs. 1 VwGO
§ 167 Abs. 1 Satz 1, Abs. 2 VwGO
§ 708 Nr. 11, 709, 711 ZPO
§ 124a Abs. 1 Satz 1 VwGO
§ 124 Abs. 2 Nr. 3 VwGO

Zitierte Entscheidungen: 2 K 270/22
9 A 22/06
3 C 7/13
6 B 164/18
10 C 3/20
2 K 163.18
12 B 27.11
2 K 265.21
10 C 2/22
7 C 2.15
10 C 2.22