Kurumsal Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) kullanımında güncel sorunlar ve çözüm önerileri: Devlet üniversitesi örneği
Current problems and solution suggestions in Corporate Electronic Records Management Systems (ERMS) usage: Example of a state university
Yazar: MERT NUR
Danışman: PROF. DR. FAHRETTİN ÖZDEMİRCİ
Ankara Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü / Bilgi ve Belge Yönetimi Ana Bilim Dalı
Derece: Yüksek Lisans, 2024
Konu: Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management
Dizin: Bilgi ve belge yönetimi = Information and records management ; Bilgi ve belge yönetimi bölümleri = Information and records management undergraduate programmes

Özet:
Bu çalışma, kurumsal elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) kullanımındaki mevcut sorunları belirlemeyi ve bu sorunlara etkili çözüm önerileri sunmayı amaçlamaktadır. Günümüzde, iş süreçlerinin dijitalleşmesi ve belge tabanlı bilgi yönetimi, kurumların etkinliğini artırmak adına önemli bir rol oynamaktadır. Ancak, birçok kuruluş, EBYS uygulamalarını etkili bir şekilde kullanırken karşılaştığı çeşitli zorluklarla mücadele etmek durumundadır.
Araştırma amaçlarından biri, teknolojik gelişmelerle birlikte iş süreçlerini entegre etmek isteyen kurumların, EBYS kullanımındaki güncel sorunları anlamalarını ve bu sorunlara yönelik etkili çözümler geliştirmelerini sağlamaktır. Araştırmanın ana hedefleri arasında, kurumsal EBYS kullanımındaki sorunları belirleme, bu sorunlara çözüm önerileri geliştirme ve kurumların daha etkin bir belge yönetimi sağlamalarına katkıda bulunma yer almaktadır.
Araştırma, kapsamlı bir literatür taraması, anketler ve mülakatlar yoluyla elde edilen verileri içermektedir. Sorunlar arasında belge akışındaki aksamalar, güvenlik zafiyetleri, kullanıcı eğitimi eksiklikleri ve uyum sorunları gibi konular öne çıkmaktadır. Çözüm önerileri ise teknolojik altyapının güçlendirilmesi, eğitim programlarının geliştirilmesi, güvenlik protokollerinin iyileştirilmesi ve belge yönetimi politikalarının revize edilmesi gibi pratik yaklaşımları içermektedir.
Bu tez, kurumsal EBYS kullanımında karşılaşılan güncel sorunlara yönelik bilgiler sunarak, bu sorunlara çözüm arayan araştırmacılara, karar alıcılara ve ilgili endüstri uzmanlarına yardımcı olmayı amaçlamaktadır. Bu çerçevede, kurumların belge yönetim süreçlerini daha etkili ve sürdürülebilir bir şekilde optimize etmelerine katkıda bulunmayı hedeflemektedir.

Abstract:
This study aims to identify the existing challenges in the use of institutional Electronic Records Management Systems (ERMS) and to propose effective solutions to address these issues. In today's world, the digitalization of business processes and records-based information management play a significant role in enhancing institutional efficiency. However, many organizations face various challenges when utilizing ERMS applications effectively.
A primary goal of this research is to assist institutions aiming to integrate their business processes with technological advancements in understanding the current issues in ERMS usage and developing effective solutions to address these challenges. The primary goals of the study include identifying problems in institutional ERMS use, proposing solutions to these challenges, and contributing to improved document management practices within organizations.
The research incorporates comprehensive literature reviews, surveys, and interviews to collect relevant data. Key issues identified include disruptions in document workflows, security vulnerabilities, lack of user training, and compatibility problems. Proposed solutions involve strengthening technological infrastructure, enhancing training programs, improving security protocols, and revising document management policies to ensure practical outcomes.
This thesis seeks to provide insights into current challenges in institutional ERMS usage and offers solutions for researchers, decision-makers, and industry professionals addressing these issues. In this context, the research intends to enhance the efficiency of records management practices within organizations, promoting the adoption of more effective and sustainable strategies.