Finans sektöründe çevik proje yönetimini iyileştirmede kullanılan araç seçim kararına yönelik bir uygulama
An application to decision of tool selection to improve agile project management in the finance industry
Yazar: KENAN CAN HARPUTLU
Danışman: DOÇ. DR. AHMET ATIL AŞICI
İstanbul Teknik Üniversitesi / Lisansüstü Eğitim Enstitüsü / İşletme Mühendisliği Ana Bilim Dalı / İşletme Mühendisliği Bilim Dalı
Derece: Yüksek Lisans, 2023
Konu: Mühendislik Bilimleri = Engineering Sciences ; İşletme = Business Administration

Özet:
Ürün ve yazılım gelişmeleri, teknolojinin ve rekabetin de artışı ile birlikte ilerlemektedir. Firmaların; bu ilerleyişe bağlı olarak, ürün değişkenliklerini daha hızlı adapte edebilme, proje takım üyelerinin proje yönetimi ve takibini kolaylaştırma, verimliliği, ürün kalitesini ve müşteri memnuniyetini arttırma ve maliyet yapılarını daha aza indirgeme gibi ihtiyaçları ortaya çıkmaktadır. 
COVID-19 pandemisi, üretimlerin devamlılığı için şirketlerin ve ekiplerin organizasyon ve çalışma yapılarında değişikliklere neden olmuştur. Binlerce katılımcı arasında yapılan araştırmalar, özellikle bilişim teknolojileri alanında çalışan ekiplerin küçük bir kısmının ofise geri dönüş sağladığını, kalanların ise uzaktan ya da hibrit olarak çalışmalarını yürüttüğünü göstermektedir. Dolayısıyla firmalarda çalışan dağıtık ekiplerin oranı gitgide artmaktadır.
Gün geçtikçe daha fazla organizasyon bu çalışma modeli değişikliği ve bahsedilen bu ihtiyaçlar karşısında çevik metodolojileri benimsemektedir. Yalnızca bilişim teknolojileri alanlarında değil donanım geliştirme, inşaat ve gayrimenkul, eğitim ve hizmet sektörü, imalat sektörü, sinema, müzik, mobil içerik ve video oyunları gibi yaratıcı endüstriler, tedarik zinciri yönetimi, üst-düzey yönetim, endüstriyel dizayn, ürün tasarımı, simülasyon modelleme gibi farklı alanlarda da çevik metolodojiler benimsenmektedir. Operasyon, pazarlama, insan kaynakları ve satış gibi farklı birimlerin de çevik metodolojileri benimsediği gözlemlenmektedir.
Çevik metodolojilerin benimsenmesi ile gelen birçok fayda bulunmaktadır. Proje ekiplerinin dahili ve harici belirsizliklere karşı daha hızlı aksiyon almaları, ekiplerin gelişim ve değişimlere daha hızlı yanıt verebilmeleri ve projelerin sürekli olarak planlanıp geliştirilebilmesi bunlardan bazılarıdır. Öte yandan, dağıtık ekiplerin yönetimi, ekip içi işbirliğinin artması ve ekiplerin daha etkin bir şekilde organize olabilmeleri, ekip içi çıkar çatışmalarının azalması diğer faydalar olarak belirtilebilir. Öte yandan, dağıtık ekiplerin yönetimi, ekip içi iş birliğinin artması ve ekiplerin daha etkin bir şekilde organize olabilmeleri, ekip içi çıkar çatışmalarının azalması diğer faydalar olarak belirtilebilir. Müşteri memnuniyeti ve çıktı kalitesi açısından, paydaşlar arası işbirliğinin ve müşteri memnuniyetinin artması, kısa aralıklı ve daha sık yapılan testler ile ürün kalitesinde iyileşme sağlanır. Hızlı adaptasyonlar ile yeniden çalışmaların ortadan kaldırılması ve  daha az kaynak kullanımı ile proje maliyetlerinin azaltılmasına katkı sağlanır. Projelerin zamanında teslim edilmesine, minimum dokümantasyon ile proje ekibinin zamandan tasarruf etmesine ve ürünlerin en kısa sürede teslim edilebilmesine olanak sağlanır. Ek olarak, her döngü sonrası yapılan durum değerlendirme toplanları ve müşteri geri bildirimleri sayesinde proje ekiplerinin performans değerlendirmeleri ve performans görünürlüğünün artması gibi faydaları bulunmaktadır. Son olarak, proje görünürlüğünün artması, bireysel ekip üyelerinin proje uygulamalarında sorumluluk almaya teşvik edilmesi, ekip üyelerinin kişisel gelişimlerini desteklemesi gibi birçok faydadan bahsedilmektedir.
Çevik metodolojilerin kullanımında bazı dezavantajların olduğu belirtilmiştir. Dokümantasyonun azlığı sebebiyle ekiplerde bilgi birikimi yetersizliği oluşmaktadır. Bu durum, edinilen bilgilerin firma içerisindeki transferini zorlaştırırken, ilerleyen süreçlerde ekibe katılan kişiler açısından geliştirme için izlenen asıl yöntemi anlamaları açısından zorlayıcı olabilir. Geleneksel veya bürokratik yöntemleri benimsemiş firmalar için, paydaşlar arasındaki ve ekip içi iş birliğinin ve iletişimin benimsenmesi zorlayıcı olabilmektedir. Ayrıca, finansal kuruluşlardaki denetimler sebebiyle dokümantasyon ve bilgi varlığının dijital bir ortamda korunması, izlenebilir olması önemlidir. Kuruluşların önce kendi yapılarını, kültürlerini, sistemlerini ini hazır hale getirmeleri gerekmektedir. Bazı sektörler özelinde uygulanacak değişikliklerin test aşamalarının daha zor olabileceği, etkilerinin daha büyük ve maliyet değişikliğinin daha çok olabileceği belirtilmektedir, dolayısıyla çevik metodolojilerin uygulanabilmesi için doğru sektör ve uygulamanın seçilmesi de önemlidir. Çevik metotlarla yürütülmüş proje tecrübesi eksikliği, yetersiz eğitim ve alıştırma gibi konular da yine ekiplerin ve firmaların çevik metodolojileri uygulamasında ve benimsemesinde zorluklar meydana getirmektedir.
Bu avantajların ya da dezavantajların iyileştirilmesi için bazı çevik proje yönetim araçlarından faydalanılmaktadır. Bu çevik araçlar sayesinde, ekiplerin performans ölçümlenmesi yapılabilir ve ekipler kendi iş takiplerini yapabilecekleri günlük aktivitelerini yönetebilirler. Yöneticiler bu araçlar sayesinde, geliştirme belgeleri olmadan dahi proje ilerleyişini ve ürün kalitesini takip edebilirler. Bilgileri hızlı ve verimli şekilde yöneterek bilgi paylaşımı yapabilme, raporlama yapabilme, proje statü takibi, sprint planlama, ürün iş listesindeki öğelerin ihtiyaca göre önceliklendirilmesi sağlanır. Task bazlı işlerin tamamlanma veya devam durumlarına göre statü takibi, dashboardlar sayesinde takım üyelerine ve yöneticilerine proje özetine kolay erişim sağlama, yöneticiler tarafından ekiplerin yaptıkları iş özelinde şeffaf takibini yapabilmesi sağlanır. Hata izleme, zaman takibi, ihtiyaç duyulan bilgileri daha hızlı bulabilme imkanı sağlaması, tarihsel veri tabanı oluşturabilmesi proje portföyüne hızlı erişim gibi olanaklar sağlar. Geri bildirim alabilme, gereksinimleri hızlı filtreleyebilme, önemli figürlerin otomatik oluşturulması, tahminleme yapabilmesi, kart duvarı, kullanıcı hikayelerine dayalı uygulamara destek sağlaması gibi ihtiyaca yönelik birçok özelliği sayesinde çevik araçların kullanımı önem kazanmakta ve gün geçtikçe daha da benimsenmektedir.
Literatürde çevik yönetim araçlarının kullanıldığı sektör ya da uygulamalara yönelik çalışmalar bulunmaktadır. Ek olarak, hazır çözüm çevik araçların karşılaştırılmasına yönelik çalışmalar bulunmaktadır; fakat bu çevik araçlarda hangi kriterlerin olması gerektiğine dair yapılmış bir Analitik Hiyerarşi Prosesi çalışması bulunmamaktadır. Finans sektörünün, regülasyonlara tabi tutulması ve rekabete dayalı bir sektör olması sebebiyle özelleştirilmiş ve iyi analiz edilmiş kriterlere sahip çevik proje araçlarına ihtiyacı olduğu düşünülmektedir. Literatürde yapılan araştırmalar neticesinde finans veya finans bilişim sektöründe faaliyet gösteren firmalar için çevik proje yönetim araçlarının kriterleri üzerine yapılmış bir çalışma bulunmamaktadır. Bu çalışma ile hem literatüre bu anlamda katkı sağlamak hem de sürekli rekabet halinde olan finans veya  finans bilişim sektöründeki firmaların çevik proje geliştirme süreçlerine yardımcı olacak en uygun aracı seçmelerindeki çok kriterli karar problemine yardımcı olunması hedeflenmiştir.
Bu kapsamda öncelikle çevik proje yönetimi kavramları, tanımı, tarihçesi, avantajları ve dezavantajları ile ilgili literatür taranmıştır. Geleneksel yaklaşımlar ile çevik yaklaşımlar karşılaştırılmış ve çevik proje yaklaşımın tercih edilme sebepleri incelenmiştir. Finans ve finans bilişim sektöründeki firmalarda bu metodolojinin yaygın olarak kullanıldığı gözlemlenmiştir. Bunun neticesinde çalışma daraltılarak, finans sektöründe çevik proje yönetim araçlarının kullanılma nedenleri araştırılmıştır.
Literatürde, finans ve finansa hizmet sağlayan bilişim sektöründeki firmaların yoğun denetimlere tabi tutulması, yasal gereksinimler ve sıfır kesinti (7/24 hizmet) politikası sebebiyle çevik proje yönetim araçlarına yöneldiği ve bilgi varlığını korumaya çalıştığı belirtilmiştir. Ayrıca, firmaların çevik proje araçlarına doğru yatırım yapmasıyla  kurumlardaki riskin minimize edilebileceği, iyi dokümantasyon ile sağlıklı bir veri tabanının oluşturulabileceği ve takımların birbirleri ile daha iyi iletişim kurarak hızlı çıktı sağlayabileceğine yönelik öneriler yer almaktadır.  Bu öneriler değerlendirilerek, finans ve finans bilişim sektöründeki firmalar için en uygun çevik proje yönetim aracını seçebilmek adına bir çalışma grubu oluşturulmuştur. Bu çalışma grubunda finans ve finans bilişim sektöründe alanında uzman katılımcılar yer almaktadır. Yapılan atölye çalışmaları kapsamında, çevik metodoloji zorlukları ve kullanım nedenleri incelenerek uygulamalarda ihtiyaç duyulan müşteri gereksinimleri belirlenmiştir. Bu gereksinimler detaylandırılarak atölye grubu ile birlikte Analitik Hiyerarşi Prosesi ve Bulanık Analitik Hiyerarşi Prosesi uygulanmıştır.
Bilgi paylaşımı ve iletişim, dashboard yönetimi ve raporlama, ürün iş listesi(backlog) yönetimi, sprint planlama ve iş takibi ve entegrasyon müşteri ana gereksinimleri ile bu ana gereksinimlerin tüm alt gereksinimleri bir araya getirilmiş ve hiyerarşi oluşturulmuştur. Ardından, belirtilmiş olan Analitik Hiyerarşi Prosesi aşamaları ve Bulanık Analitik Hiyerarşi Prosesi uygulanarak her bir kriterin önem değeri hesaplanmış ve önem değerine göre sıralama yapılmıştır. Analitik Hiyerarşi Prosesi ve Bulanık entegrasyonu uygulamalarının ardından, finans ve finans bilişim sektöründe çevik yönetim araçlarını kullanan farklı profildeki kişiler ile bir anket çalışması gerçekleştirilmiş olup, Analitik Hiyerarşi Prosesi ve Bulanık Analitik Hiyerarşi Prosesi ile belirlenen öncelik derecelerinin bu anket yoluyla da doğrulanması hedeflenmiştir. Analitik Hiyerarşi Prosesi'nin uygulanması sonucunda, tarihsel veri kaydı en öncelikli kriter iken kişi veya gruba task atama en az öncelikli kriterdir. 152 katılımcı ile yapılan anketin sonucunda kriterlerin öncelik sıralamaları benzer şekildedir.
Analitik Hiyerarşi Prosesi ve Bulanık Analitik Hiyerarşi Prosesi uygulanmasının ardından bir atölye çalışması yapılmıştır. Bu atölye çalışmasında, finans bilişim sektöründe çalışan uzmanlar ile birlikte önem değerleri belirlenen kriterler baz alınarak, ilgili firmanın kendi iç çevik uygulaması ile satın alma süreçlerini yürütmekte oldukları farklı bir dış uygulama arasında karşılaştırma yapılmıştır. 
Sonuç olarak, finans ve finans bilişim sektöründe bulunan firmalarda, çevik proje araçlarının geliştirilmesi veya satın almadaki seçim sürecinde bu kriter önem değerleri kullanılarak karar verme süreci tamamlanabilir ve bu firmalar için en uygun çevik yönetim araç belirlenebilir.

Abstract:
Product and software developments are progressing with the increase in technology and competition. Companies; depending on this progress, needs such as being able to adapt product variability more quickly, facilitating project management and follow-up of project team members, increasing productivity, product quality and customer satisfaction, and reducing cost structures arise.
The COVID-19 pandemic has caused changes in the organizational and working structures of companies and teams for the continuity of production. Studies conducted among thousands of participants show that a small part of the teams working in the field of information technologies return to the office, while the rest work remotely or hybrid. Therefore, the proportion of distributed teams working in companies is increasing.
More and more organizations are adopting agile methodologies in response to this change in working model and these needs. Agile methodologies are adopted in different areas, not only in information technology fields but also in hardware development, construction and real estate, education and service sector, manufacturing sector, creative industries such as motion picture, music, mobile content and video games, supply chain management, senior management, industrial design, product design, and simulation modeling. It is observed that different units such as operations, marketing, human resources and sales also adopt agile methodologies.
Many benefits come with the adoption of agile methodologies. Some of these are that project teams take faster action against internal and external uncertainties, teams can respond more quickly to developments and changes, and projects can be planned and developed continuously. On the other hand, the management of distributed teams, increased collaboration within the team, more effective organization of the teams, and reduction of the conflicts of interest within the team can be specified as other benefits. In terms of customer satisfaction and output quality, cooperation between stakeholders and customer satisfaction increases, and product quality is improved with short-term and more frequent tests. It is possible to deliver the projects on time, to save the time of the project team with minimum documentation, and to deliver the products as soon as possible. In addition, there are many benefits such as performance evaluations of project teams and increased visibility of performance, thanks to post-cycle due diligence meetings and customer feedback. Finally, many benefits are mentioned, such as increasing project visibility, encouraging individual team members to take responsibility for project implementation, and supporting team members' personal development.
There are some disadvantages to the use of agile methodologies. Due to the lack of documentation, there is a lack of knowledge in the teams. While this situation makes it difficult to transfer the acquired knowledge within the company, it can be challenging for the people who join the team in the future in terms of understanding the actual method followed for development. For companies that have adopted traditional or bureaucratic methods, the adoption of collaboration and communication between stakeholders and within teams can be challenging. In addition, due to the audits in financial institutions, the documentation and information assets have to be protected and traceable in a digital environment. Organizations need to transform their structures, cultures, and systems and prepare their teams first. It is stated that the testing phases of the changes to be implemented in some sectors may be more difficult, the effects may be larger and the cost change may be greater, therefore it is also important to choose the right sector and application for the application of agile methodologies. Issues such as lack of experience in projects carried out with agile methods, and insufficient training and practice also create difficulties for teams and companies to implement and adopt agile methodologies.
Some agile project management tools are used to improve these advantages or disadvantages. Thanks to these agile tools, teams can measure their performance and manage their daily activities where they can follow their work. Through these tools, managers can track project progress and product quality even without development documents. By managing information quickly and efficiently, information sharing, reporting, project status tracking, sprint planning, and prioritization of items in the product backlog are provided. Status tracking according to the completion or continuation status of task-based works, providing easy access to the project summary to team members and managers thanks to dashboards, and transparent tracking of teams by their work. It provides opportunities such as error tracking, time tracking, the opportunity to find the needed information faster, the ability to create a historical database, and quick access to the project portfolio. The use of agile tools is gaining importance and is being adopted more and more each day, thanks to its many needs-oriented features such as receiving feedback, filtering requirements quickly, automatically creating important figures, making predictions, creating card walls, and providing support for applications based on user stories.
In the literature, there are studies on the sector or applications where agile management tools are used. In addition, there are studies to compare ready-made agile tools; however, there is no Analytic Hierarchy Process study on which criteria should be in these agile tools. In addition, due to the fact that the financial sector is subject to regulations and is a competitive sector, it is thought that it needs agile project tools with customized and well-analyzed criteria. As a result of the researches in the literature, there is no study on the criteria of agile project management tools for companies operating in finance or finance informatics sector. It is aimed both to fill this gap in the literature and to help the decision problem of companies in the constantly competing finance or finance information sector in choosing the most appropriate tool to help their agile project development processes.
In this context, first of all, the literature on agile project management concepts, definition, history, advantages, and disadvantages was reviewed. Then, traditional approaches and agile approaches were compared and the reasons for choosing the agile project approach were examined. It was observed that this methodology was widely used in companies in the finance and finance informatics sector. As a result, the study was narrowed down and the reasons for using agile project management tools in the finance sector were investigated.
In the literature, it has been stated that companies in the IT sector that provide finance and financial services are subject to intense audits, legal requirements, and zero interruption (7 / 24 service) policy, turning to agile project management tools and trying to protect their knowledge. In addition, there are suggestions that the risk in institutions can be minimized by making the right investments in agile project tools, a healthy database can be created with good documentation, and teams can communicate better with each other and provide quick output. By evaluating these suggestions, a working group was formed to select the most appropriate agile project management tool for companies in the finance and finance informatics sector. In this working group, some participants are experts in the field of finance and finance informatics. Within the scope of the workshops, the agile methodology difficulties and the reasons for its use were examined and the customer requirements needed in the applications were determined. These requirements were detailed and the Analytical Hierarchy Process and Fuzzy Analytical Hierarchy Process was implemented with the workshop group.
Information sharing and communication, dashboard management and reporting, product backlog management, sprint planning and business tracking and integration customer main requirements and all sub-requirements of these main requirements were brought together and a hierarchy was created. Then, the importance value of each criterion was calculated by applying the specified Analytic Hierarchy Process and Fuzzy Analytical Hierarchy Process and ranked according to the importance value. After the applications of the Analytical Hierarchy Process and Fuzzy Analytical Hierarchy Process, a survey was conducted with people of different profiles who use agile management tools in the finance and financial informatics sector, and it was aimed to verify the priority levels determined by the Analytical Hierarchy Process and the Fuzzy Analytical Hierarchy Process through this survey. As a result of the implementation of the Analytical Hierarchy Process, historical data recording is the most important criterion, while assigning a task to a person or group is the least priority criterion. As a result of the survey conducted with 152 participants, the priority order of the criteria is similar.
After the Analytical Hierarchy Process and the Fuzzy Analytical Hierarchy Process, a workshop was conducted. In this workshop, a comparison was made between the internal agile application of the relevant company and a different external application in which the procurement processes were carried out, based on the criteria whose importance values were determined together with the experts working in the finance and informatics sector.
As a result, the decision-making process can be completed by using the importance of these criteria in the selection process of developing or purchasing agile project tools in companies in the finance and financial informatics sector, and the most appropriate agile management tool can be determined for these companies.