Belge yönetiminde kapasite değerlendirme: Türkiye Kızılay Derneği
Capacity assessment at the records management: Turkish Red Crescent Society
Yazar: HANDE UZUN KÜLCÜ
Danışman: PROF. DR. GÜLBÜN BAYDUR
Hacettepe Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü / Bilgi ve Belge Yönetimi Ana Bilim Dalı
Derece: Yüksek Lisans, 2008
Konu: Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management

Özet:
Kurumların idari sistemleri içerisinde tanımlanan belge yönetimi çalışmalarında başarı için, kurum içerisinde idari yapı ve belge uygulamalarına yönelik var olan kapasitenin analiz edilmesi oldukça önemli görülmektedir. Bu kapsamda belge yönetimi alanında uluslararası ve ulusal koşulların değerlendirilmesi, belge işlemlerinde var olan durumu tanımlamak için analizlerin yapılması gerekmektedir.Tez kapsamında kurumsal belge işlemlerini etkileyen koşulları ve sorunları tespit etmek amacıyla anket ve analizler yapılmıştır. Anket çalışması TKD genel merkez birimleri ile bağlı birimlerde belge işlemlerine yönelik özgün koşulları tanımlayabilmek için gerçekleştirilmiştir. Analiz çalışmaları ise, Türkiye Kızılay Derneği (TKD) Haberleşme ve Arşiv Müdürlüğü ile İnsan Kaynakları Müdürlüğü'nde, Uluslararası Belge Yönetimi Vakfı ve Dünya Bankasının ortak çalışması sonucu geliştirilen Belge Yönetimi Kapasite Değerlendirme Sistemi ile ilgili yazılım programı çerçevesinde gerçekleştirilmiştir. Gerçekleştirilen anket ve analizlerle TKD'de belge işlemlerine yönelik var olan kapasite olanaklarının, sorunların ve beklentilerin tespit edilmesi amaçlanmıştır.?Türkiye Kızılay Derneği'nde belge yönetimi programının geliştirilebilmesi için kapasite değerlendirme çalışmasının yapılması gereklidir. Böylece kurum içerisinde personel eğitimi, belge erişime dönük üst veri unsurlarının tanımlanması, erişim kısıtlamaları, değerlendirme ve imha işlemleri, denetim mekanizmalarının oluşturulması ve uygulamaların birimlere yayılmasında yaşanan sorunlar tespit edilir; elektronik ortamın kullanım öncelikleri belirlenir? şeklinde hipotez gerçekleştirilen anket ve analiz verileri ile kanıtlanmıştır.

Abstract:
In order to be successful in records management within the administrative systems of institutions, an analysis of the existing capacity in administrative bodies and records management applications is regarded as crucial. Within this respect, an evaluation of both international and national and an analysis of the existing conditions in records management are necessary.In this thesis, several surveys are carried out in order to identify the conditions and problems in institutional records management. The surveys are held in order to identify certain characteristics in records management of Turkish Red Crescent Society (TRCS) headquarters unit and its branches. The analysis are carried out through Records Management Capacity Assessment System with a related software program, which is developed by a collaborative work of International Records Management Trust, and World Bank are practiced in TRCS Directorship of Communication and Archive, and the Directorship of Human Resources. The surveys and analysis aim to locate the capacity, problems and expectations in records management in TRCS.The hypothesis of this study is defined as such: ?The records management capacity assessment study should be put in practice to develop the records management program in Turkish Red Crescent Society. Thus difficulties in the personnel training, defining metadata for accessing records, restrictions to access, evaluation and disposition processes, founding the mechanism of the control, and separation the practice to units will be detected, and the priorities of the use of electronic environment will be determined? is proven with data of the analysis and the questionnaire.