Dijital çağda doğuştan dijital belgelerin bilgi yönetim süreçleri: Kurumdan arşive giden yol
From the public body to the archives: Information management processes for born-digital records in the digital era
Yazar: EMİNE CENGİZ MATER
Danışman: PROF. DR. AHMET OĞUZ İCİMSOY
Marmara Üniversitesi / Türkiyat Araştırmaları Enstitüsü / Bilgi ve Belge Yönetimi Ana Bilim Dalı
Derece: Doktora, 2022
Konu: Arşiv = Archive ; Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management

Özet:
Bilgi çağı olarak da adlandırılan dijital çağ; teknolojiyi ön plana çıkaran ve teknolojiyi kullanan bir çağ olmasıyla hayatımızı etkilemiştir. Bu etki birçok alanda eğitim, kültür, yönetim gibi kendisini göstermiştir. Bu alanlardan biri de kuşkusuz Bilgi ve Belge Yönetimi'dir. Dijital çağda meydana gelen değişimlerle birlikte belgelerin oluşturulma ve kullanım şekillerinde değişiklikler meydana gelmiştir. Geleneksel yöntemlerle kâğıt ortamında üretilen bilgi ve belgeden, dijital ortamda üretilen/doğan bilgi ve belgeye (born-digital record) geçiş söz konusudur. Genel olarak yurtdışında, dijital belgelerin arşive transferi konusunda bir farkındalık ve bu konunun zorlukları hakkında bir bilinç bulunmaktadır. Yapılan literatür taramasına göre konu ile ilgili çalışmalar ve projeler başlamış ve devam etmektedir. Türkiye'de ise dijital belge süreci var fakat bundan sonraki süreç ile ilgili eksik bir yol haritası mevcuttur.  Konu ile ilgili bir yol haritasının ya da bir başka deyişle resmi bir politikanın olmayışı, bu konudaki çalışmaları da kısıtlamaktadır. Çalışmamızın amaçları; dijital çağ ile birlikte Türkiye'deki kamu kurumlarında dijital belgelerin kurumsal bilgi yönetim süreçlerinin nasıl işlediği ortaya koymak, Türkiye'de kamu kurum ve kuruluşlarının dijital belgelerin kurumsal bilgi yönetim süreçlerinde karşılaşabileceği zorlukları belirlemek, kurumlarda dijital belgelerin ayıklanması, değerlendirmesi, hassasiyet değerlendirmesi, dijital süreklilik ve uzun süreli koruma konularında izlenen yol ve yöntemleri ortaya çıkarmak, Türkiye'de dijital belgelerin milli arşive transferi konusunda kurumlara farkındalık sağlamak ve Türkiye'deki dijital belgelerin kurumsal bilgi yönetim süreçleri ile ilgili bir desen (kavram haritası) geliştirmek olarak belirlenmiştir.
Türkiye'de kamu kurum ve kuruluşlarında dijital belgelerin kurumsal belge yönetim süreçleri (dijital belgelerin arşive transferi) ile ilgili resmi çalışmalar henüz netleşmemiştir ve bu konuda yaşanacak olan sorunların yeterince tespit edilmediği ve bu sorunlara yönelik çözüm önerilerinin gerekliliği bilinmektedir. Çalışmanın problemi; "Türkiye'de kamu kurumlarında doğuştan dijital belgelerin kurumsal bilgi yönetim süreçleri uygulama aşamalarında ulusal ve kurumsal boyutlarda farkındalık eksikliği, teknik ve hukuksal altyapı yetersizliği yaşanmaktadır" şeklinde oluşturulmuştur. Araştırmanın temel hipotezi; "Türkiye'de kamu kurumlarında doğuştan dijital belgelerin kurumdan arşive transfer aşamasına kadar gerekli olan bilgi ve belge yönetimi süreçlerinin teknik ve hukuksal altyapısı yeterli/beklenilen düzeyde değildir" şeklinde tanımlanmıştır. 
Araştırma için bahsedilen bu süreçler sadece dijital belgelerin arşive transferi için değil kurumsal, verimli ve etkin bir bilgi yönetim süreci için de gereklidir. Bilginin istendiğinde bulunabilmesi, hassas olup olmadığını bilmek, kullanılan dosya formatlarının sürdürülebilir olup olmadığını bilmek, bu ve benzeri tüm unsurlar etkin bir bilgi yönetim süreci ile ilgilidir. Bu bağlamda çalışma sadece dijital belgelerin arşive transferi olarak düşünülmemeli, kavramlar ve süreçler daha geniş düşünülmeli ve önemsenmelidir. 
Araştırmanın kapsamını Türkiye'de dijital belgelerin bilgi yönetim süreçlerine dair veri sağlayabilecek kamu kurum ve kuruluşları ile Devlet Arşivleri Başkanlığı tarafından yayımlanan 2020-2024 Stratejik Planında yer alan dış paydaşlar olarak iş birliği yapılan kurumlar oluşturmaktadır. İlgili kurumlarla anket çalışması yapılmıştır. 
Çalışmamız Türkiye'deki dijital belgelerin kurumsal bilgi yönetim süreçlerini konu alan ilk akademik çalışma olacaktır. Konumuz Türkiye'de uygulamada ve teoride henüz kapsamlı olarak ele alınmadığından önemlidir. Ülkemizde konu ile ilgili teknik altyapı istenilen düzeyde değildir. Ayrıca kurumlarda çalışan personelin arzu edildiği düzeyde bu konuda bilgi farkındalığı bulunmamaktadır. Bu çalışmanın alanımızdaki önemli açığı bir nebze olsun kapatacağı ve ileride benzeri çalışmalara destek olacağı inancındayız. Çalışmamızın Türkiye'deki kamu kurumlarında dijital belgelerin kurumsal bilgi yönetimi süreçleri konusunda bir farkındalık oluşturması beklenmektedir. Çalışmanın aynı zamanda Türkiye'de dijital belgelerin arşive transferi uygulamaya konulduğu zaman yaşanacak olan zorluklara yol göstermesi de umulmaktadır.

Abstract:
The digital age, also called the information age, has influenced our lives as it is an era where technology and its use is emphasised. The effect of the technological age has been witnessed in many fields including education, culture and management. One of these areas is undoubtedly Information and Records Management. The changes in the digital age, have also impacted on, and changed the way records are created, and the way in which they are used. There has been a transition from paper medium based information and records managed with traditional methods to digital information information, where born records are produced in digital media.  Generally speaking, internationally, there is an awareness of the processes relating to the transfer of digital records to the archive, and also an awareness of its difficulties.  A review of the literature on the subject reveals that research globally on the subject is underway. In Turkey, there are processes and standards for the management of digital records, however the absence of a road map or formal government policy on certain areas such as digital transfer, restricts the work on this issue. Within this framework, the objectives of this study are as follows; to provide a situational analysis of information management in Turkey in the digital age, to identify the challenges faced by the Turkish public sector in terms of digital information management, to reveal the methods followed in the digital apprasial, selection and transfer, digital continuity and long-term preservation of digital records in institutions, to raise awareness of institutions on the transfer of digital records to the national archive in Turkey and to develop a pattern (mindmap) of corporate information management processes of digital records in Turkey.
Processes relating to born-digital records in the Turkish public sector that provide guidance on how to transfer digital records to the archives, do not exist. The problem statement of the study at hand is, "Turkish public sector organisations lack the desired level of awareness, technical and legal infrasturcture for the implementation of processes for digital information and records management leading to digital transfer ". The basic hypothesis of the research of the study is; "To determine whether Turkish public sector organisations lack the desired level of awareness, technical and legal infrasturcture for the implementation of processes for digital information and records management leading to digital transfer ". 
These processes mentioned above (which also include digital apprasial, selection and transfer) are required not only for the transfer of born-digital records to the archives, but also for effective and efficient corporate information management. To ensure the availability of information when requested, to know if it is sensitive or not, to know which file formats used are sustainable, etc are all related to effective information management processes. The failure of one of these processes will surely impact on others, too.
The scope of the research comprises of obtaining authentic data from various Turkish sector public bodies that will render the data obtained during the research meaningful and reliable and the institutions that cooperate as external stakeholders included in the 2020-2024 strategic plan published by the Presidency of State Archives. A survey was conducted with the relevant institutions. 
This thesis will be the first of its kind in Turkey that focuses on born-digital records within the context of digital information management processes. In Turkey, the technical infrastructure on the subject is not at the desired level. In addition, there is a lack of awareness about this issue amongst staff working in the public sector. With the completion of the relevant work, a comprehensive resource in the field will become available. In addition, this will close the important gap that exists with regard to this areaIt is expected that the research will increase awareness of the required processes for the realisation of digital information management from the public body to the archives. Challenges faced by the Turkish public sector in Turkey will be used to promote and implement new ways of working required to manage digital information to the point of digital transfer.