Osmanlı belgeleri için bir üstveri standardı çalışması: Meşihat arşivi örneği
A study on a metadata standard for ottoman records: The Meshihat archives case-study
Yazar: ELİF YILMAZ ŞENTÜRK
Danışman: PROF. DR. HAMZA KANDUR
Marmara Üniversitesi / Türkiyat Araştırmaları Enstitüsü / Bilgi ve Belge Yönetimi Ana Bilim Dalı
Derece: Doktora, 2017
Konu: Arşiv = Archive ; Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management
Dizin: Arşiv belgeleri = Archive documents ; Arşivler = Archives ; Belgeler = Documents ; Osmanlı arşivi = Ottoman archive ; Osmanlı belgeleri = Ottoman documents ; Standartlar = Standards ; Standartlaşma = Standardization ; Üstveri = Metadata ; Şeyhülislamlık = Şeyhulislam

Özet:
Arşivciliğin en temel prensipleri düzenleme ve tanımlamadır. Düzenleme, arşiv belgelerinin ait olduğu kurumun, kurumsal ve fonksiyonel ilişkilerini gösterecek biçimde, provenans yöntemi uyarınca, organize edilmesi işlemi olarak tanımlanır. Bununla beraber, arşiv malzemesi başka fonlara bölünmemeli, orijinal düzeninden ayrılmamalıdır. Bu prensipten hareketle tezimizde, koleksiyonunda Osmanlı belgesi bulunduran arşivlerin belgelerini düzenlerken uyguladığı yöntemler araştırılmışt ve özelde de Meşihat Arşivideğerlendirilmiştir. Meşihat Arşivi'nin belgelerinin arşivciliğin temel prensiplerinden orijinal düzen ve provenans prensiplerine göre düzenlenmediği belirlenmiştir.
Osmanlı belgeleri, günümüz belgelerinden hem diplomatik özellikleri hem de içerikleri bakımından ayrılır. Bu sebeple, Osmanlı belgeleri tanımlanırken güncel belgeler için geliştirilen üstveri elemanları ile tanımlanmamalıdır. Bununla beraber Osmanlı belgelerinin tanımlanmasına yönelik geliştirilen ulusal ve uluslararası herhangi bir standarda ve yayına rastlanmamıştır. Bu çalışmada Avrupa ve Türkiye'de koleksiyonunda Osmanlı belgesi bulunan arşiv ve kütüphanelerin Osmanlı belgelerini hangi üstveriler vasıtasıyla tanımlandığı araştırılmıştır. Gerek Avrupa gerek Türkiye'deki arşivlerde bulunan Osmanlı belgelerinin tanımlanma usullerinin farklı olduğu ve Osmanlı belgelerinin diplomatik özelliklerini tam anlamıyla yansıtacak nitelikte olmadığı tespit edilmiştir. 
Literatürdeki eksiklik ve uygulamalardaki farklılıklar, Osmanlı belgelerinin tanımlanması için standart üstveriler geliştirilmesini zorunlu kılmıştır. Bu çalışmada ortaya konulan üstveri elemanlarının kullanılması, bilgi kaybını en az seviyeye çekecektir. Zira, doğru bilgiye kısa sürede ulaşılması tanımlamada standart ve ortak bir terminolojinin kullanılması ile mümkündür.
"Osmanlı belgeleri İçin Bir Üstveri Standardı Çalışması: Meşihat Arşivi Örneği" başlıklı bu çalışmada Meşihat Arşivi belgelerinin provenans prensibinin gereği olarak, Bâb-ı Meşihat'in teşkilat yapısınına göre düzenlenmesi gerektiği üzerinde durulmuştur. Arşivin, provenans prensibine göre düzenlenmesi gerektiği vurgulandıktan sonra; koleksiyonundaki Osmanlı belgelerinin diplomatik özelliklerini ve entelektüel içeriklerini tanımlamak için üstveri elemanları geliştirilmiştir. Meşihat Arşivi'nden seçilen belgeler, geliştirilen üstveri elemanlarıyla bu çalışma için tasarlanmış veritabanında tanımlanmıştır.

Abstract:
The basic principles of archival are arrangement and description. Arrangement is defined as the process of organizing according to the provenance method, in such a way that institutional and functional relations of institution which the archival records belong. Nevertheless, the archival material should not be divided into different fonds and should not be separeted from the original order. Taking this definition in to account, the archives containing Ottoman records in their collections have been searched by their arrangement methods. It has been determined that the records of Meşihat archivals are not arranged according to the original order and provenance principles that are defined as the basic principles. 
Ottoman records differ from todays records by their diplomatic properties and contents. Therefore, Ottoman records should not be defined with metadata elements developed for current documents while being identified. Moreover, there is no national and international standards and publications developed for the identification of Ottoman documents. In this study, archives and libraries in Europe and Turkey which contain Ottoman documents are researched by the way they classify metadatas. It is determined that the methods of defining the Ottoman records in Europe or Turkish archives are different and they are not properly reflect the diplomatic features of the Ottoman records.
The deficiencies in the literature and the differences in practice obligated to develop standard metadata for the identification of Ottoman documents. The use of metadata elements introduced in this study will reduce the loss of information to a minimum level. Thus, fast and accurate information may be achieved by using standard and common terminology.
"Metadata Standard for Ottoman Records: An Example of Meshihat Archives" named this study is emphasized that Meshihat Archive should be arranged according to the organizational structure of Bab-ı Meshihat as the necessity of provenence principle of records. After emphasizing that the archive should be arranged according to the principle of provenance; metadata elements were developed to describe the diplomatic features and intellectual content of Ottoman records in the collection. Documents selected from Meşihat Archive were described with the developed metadata at a database which has been designed for this study.