Arşivlerde dijitalleştirme ve kullanıcı hizmetleri: Bilgi teknolojileri ve iletişim kurumu örneği
Digitization in archives and user services: Review of the information and communication techologies authority of Turkey
Yazar: GEYLANİ ÖZÇUBUKÇU
Danışman: PROF. DR. ÖZGÜR KÜLCÜ
Hacettepe Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü / Bilgi ve Belge Yönetimi Ana Bilim Dalı
Derece: Yüksek Lisans, 2019
Konu: Arşiv = Archive ; Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management
Dizin: Arşivcilik = Record keeping ; Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu = Information Technology and Communication Institute ; Elektronik arşiv = Elektronic archive ; Elektronik arşiv = Elektronic archive ; Sayısal ortam = Digital media

Özet:
Geçmişten günümüze, arşiv hizmetlerinde erişilebilirlik çeşitli araçlar için stratejiler ve teknolojiler kullanılmıştır. Dijitalleşmenin arşivler üzerinde çok büyük etkisi olmuştur. Bu sebepten dolayı dijital arşivlerin gelişmesinde bilimsel ve ekonomik gelişmelerin özel bir yeri bulunmaktadır. Dijital uygulamalar aracılığı ile arşivlere kolay erişim imkânları sağlanmaktadır.  Fakat teknolojideki hızlı değişim, arşiv kurumlarını farklı sorunlar ile karşı karşıya getirmektedir. Bu sorunlardan bazıları arasında donanım ve yazılım geliştirme ihtiyacı, sistem bakımı için artan maliyetler, sistem yönetimi, korunma ve veri yönetimi yer almaktadır. Özellikle hızla gelişen büyük veri, veri madenciliği ve veri analiz kavramlarının yaygınlaşması ve bu alanlara yapılan yatırımların artması ile konu daha da önem kazanmıştır. 
Çalışmada kurumsal dijital arşivin önemi, kurumsal dijital arşiv çalışmalarının yapılandırılması ve kağıtsız ofis uygulamalarına geçiş ile ilgili koşullar değerlendirilmektedir. Bu çerçevede araştırmanın alanını Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu Merkez Teşkilatında yapılan dijital arşiv çalışmalarının analizi oluşturmuştur. Bu kapsamda Ankara'da bulunan Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu Merkez Teşkilatında görev alan toplamda 1.350 personel çalışmakta olup ankete katılabilecek olan toplam personel sayısı 850 olarak öngörülmüştür . Bu örneklemden  102 kurum personeline 2019 Mart ayı içerisinde anket uygulanmıştır. Gerçekleştirilen anket ile katılımcıların kurumda bilgi, belge ve arşiv sistemlerine dönük koşulları değerlendirmesi istenmiştir. Bu kapsamda kurumsal dijital arşivin sağlayacağı faydalar ve olumlu/olumsuz etkiler incelenmiş, kurumun arşivlerinin sayısallaştırması ile kurumsal hafızasın elektronik ortamda oluşturulması ve kâğıt kullanımının ortadan kaldırılması, dijitalleştirme projesini sonucunda elde edilecek kazanımlar ve kurumda yapılmakta olan Dijital Arşiv IT çalışmasının kurum için ne derece etkili olacağı araştırılmıştır. Çalışmada literatür incelemesi, anket ve kurumda gerçekleştirilen analizler sonucunda  elde edilen bulguların betimsel istatistikleri değerlendirilmiş, anket verilerinin aritmetik ortalama ve standart sapmaları, Ki-kare sonuçları, korelasyon ve regresyon değerleri yorumlanmıştır. Çalışma sonucunda "dijital arşivlerde kurumsal gereksinimlere uygun, içeriğe etkin erişimin sağlanabildiği  güvenli modellerin geliştirilebilmesi için dijitalleştirme süreçlerinin projelendirilmesi gerekir" şeklindeki hipotez doğrulanmıştır.

Abstract:
From past to present, to access archiving services a variety of technological tools and strategies have been used. Digitization has had a huge impact on Archives. For this reason, the development of digital archives has a special place in scientific and economic developments. Digital applications provide easy access to archives. However, the rapid change in technology brings archiving institutions to face different challenges. Among some of these problems is the increased need for hardware and software development, increased costs for system maintenance, system management, protection, and data management. Especially with increasing usage of data mining and data analysis as well as the increase in investments in these areas, the issue has become more important.
In this study, the importance of digital archives, digital archive studies and the conditions related to the transition of paperless office applications have been investigated. In this context, a survey was carried out on March 2019 at the Information and Communication Technologies Authority of Turkey. Participants were asked to evaluate the conditions for information, documents and archive systems in the authority. Within this scope, benefits and positive/negative effects of corporate digital archiving, digitization of the archives of the research institution and the creation of corporate memory in electronic environment and the elimination of paper usage, gains and the impact from the ongoing digitization project done within the authority. In this context, literature reviews, descriptive statistics of the findings obtained as a result of the analyses carried out in the survey about the authority was analyzed. The mean, standard deviation, chi-square results, correlation and regression values of the questionnaires were interpreted. The hypothesis "digitization processes for digital archives need to be designed in order to develop safe models in accordance with corporate requirements and to ensure effective access to content" has been verified in the result of the study.