Elektronik belge yönetim sistemleri için kullanılabilirlik kontrol kriterlerinin geliştirilmesi: İzmir Kâtip Çelebi Üniversitesi örneği
Development of usability control criteria for electronic records management systems: The case of İzmir Kâtip Çelebi University
Yazar: LEVENT KUTLUTÜRK
Danışman: PROF. DR. FAHRETTİN ÖZDEMİRCİ
Ankara Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü / Bilgi ve Belge Yönetimi Ana Bilim Dalı
Derece: Doktora, 2021
Konu: Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management
Dizin: Belge yönetimi = Document management ; Elektronik belge = Electronic records ; Elektronik belge yönetimi = Electronic records management ; Standartlar = Standards ; Ölçekler = Scales ; Üniversiteler = Universities

Özet:
Belgelerin elektronik ortamda yönetilmesi ihtiyacı sonucunda geliştirilen Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, kurumların faaliyetleri sonucunda oluşturulan her türlü dokümantasyonu içermekte ve kurumların yönetiminde bir omurga işlevi görmektedir. EBYS'ler bu noktada kurumsallığa da önemli katkılar sağlamakta ve çalışan bireylerin iş yapma şekillerini ve dolayısıyla kurumla olan iletişimlerini etkilemektedir. Bu çalışmanın amacı; deneyim düzeylerinden bağımsız bir şekilde bireylerin EBYS kullanımlarının olabildiğince etkili, verimli ve memnuniyet verici olması için bir kullanılabilirlik kontrol kriter listesi oluşturmaktır. Bu amaçla İzmir Kâtip Çelebi Üniversitesi bünyesinde üretilen EBYS'yi kullanan 10 gönüllü kullanıcıyla bir kullanılabilirlik çalışması yapılmıştır. Kullanıcıların EBYS'ler üzerine görüşlerinin de alındığı bu çalışmanın sonuçlarının yanı sıra; Sistem Kullanılabilirlik Ölçeği-SKÖ (System Usability Scale-SUS) uygulaması, Xerox Sezgiselleri uygulaması, ulusal ve uluslararası EBYS ve kullanılabilirlik standartları ile mevzuat incelemelerinden elde edilen bilgilere dayanarak 15 başlık altında 398 maddelik bir kriter listesi oluşturulmuştur. Bu listede yer alan maddeler ile EBYS'ler için kullanılabilirlik ve erişilebilirlik konularında literatüre katkıda bulunmak amacına ek olarak, kullanıcıların EBYS kullanım deneyimlerinin iyileştirilmesi ve kurumsallık algısının güçlendirilmesi hedeflenmektedir.

Abstract:
Electronic Records Management Systems, developed as a result of the need to manage documents in electronic environment, includes all kinds of documentation created as a result of the activities of the institutions and serves as a backbone in the management of the institutions. At this point, ERMS also make important contributions to institutionalism and affect the way of doing business of working individuals and therefore their communication with the institution. The aim of this study; is to create a usability control criteria list so that individuals' ERMS use is as effective, efficient and satisfactory as possible, regardless of their level of experience. For this purpose, a usability study was conducted with 10 volunteer users using the ERMS produced within the body of İzmir Kâtip Çelebi University. In addition to the results of this study, in which users' opinions on EBYS are also taken, based on the information obtained from the System Usability Scale-SUS application, Xerox Heuristics application, national and international ERMS and usability standards and legislation reviews, a 398-item criteria list was created under 15 headings. With the items in this list, in addition to contributing to the literature on usability and accessibility for ERMS, it is aimed to improve the users' experience of using ERMS and to strengthen the perception of institutionalism.