Kamuda kurumsal bilgi yönetimi için e-dönüşüm modeli: Marmara Üniversitesi elektronik belge yönetim sistemi örneği
E-transformation model for institutional information management in the public sector: The case of electronic records management system at Marmara University
Yazar: ESAD ESGİN
Danışman: YRD. DOÇ. DR. AHMET ÇETİNKAYA
Marmara Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü / Gazetecilik Ana Bilim Dalı / Bilişim Bilim Dalı
Derece: Doktora, 2015
Konu: Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management ; Dokümantasyon ve Enformasyon = Documentation and Information ; İletişim Bilimleri = Communication Sciences
Dizin: Belge yönetimi = Document management ; Bilgi yönetim sistemi = Information management system ; Bilgi yönetim sistemi = Information management system ; Bilgi yönetimi = Information management ; Elektronik belge yönetimi = Electronic records management ; Elektronik devlet = Electronic government ; Elektronik dönüşüm = Etransformation ; Kamu kuruluşları = Public institutions ; Marmara Üniversitesi = Marmara University ; Üniversiteler = Universities

Özet:
Bu tezin amacı, kamu kurumlarında bilginin etkin bir şekilde yönetilmesine ve e-devlet çalışmalarına uyum sürecinin altında yatan dinamikleri ile birlikte formüle edilmesine yönelik e-dönüşüm modeli oluşturmaktır. Ayrıca Marmara Üniversitesinde uygulanan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) e-dönüşüm modelinin başarısını ölçmek için Genişletilmiş Teknoloji Kabul Modeli (TKM-G) kullanılarak e-dönüşüm modelinin kullanıcılar tarafından ne kadar benimsendiğinin ölçülmesi amaçlanmıştır.
Araştırmada çok yöntemli yaklaşım benimsenerek, nitel ve nicel araştırma yöntemlerinden yararlanılmıştır. Nitel yöntem olarak vaka çalışması, nicel yöntem olarak ise ilişkisel tarama modeli kullanılmıştır. Araştırmanın nitel yöntem kullanılan bölümünde, kurumsal belge yönetiminin EBYS ile fiziksel ortamdan elektronik ortama dönüştürülmesi süreci analiz edilerek derinlemesine vaka çalışması olarak ele alınmıştır. Araştırmanın nicel yöntem kullanılan bölümünde ise Demografik Bilgiler Anketi ve TKM-G Ölçeği aracılığıyla Marmara Üniversitesi personeli olan ve EBYS kullanan 469 katılımcıdan veri toplanmıştır. Ayrıca Marmara Üniversitesinde Ocak 2013'te kullanılmaya başlanan EBYS'den ilk 18 aylık gerçek kullanım verileri alınmıştır. Bu araçlarla elde edilen nicel veriler betimsel ve vardamsal istatistiklerle analiz edilmiştir.
Araştırmanın bulgularına göre vaka çalışması olarak ele alınan e-dönüşüm modelinin kullanıcılar tarafından benimsendiği ancak modelin geliştirilmesi gereken yönleri olduğu anlaşılmıştır. Ayrıca, kullanıcıların teknoloji kabullerinin cinsiyet, öğrenim durumu, personel tipi (akademik-idari), günlük bilgisayar kullanma süresi ve sayısal yerli olma durumu (sayısal yerli-sayısal göçmen) değişkenlerine göre anlamlı derecede farklılaştığı ortaya çıkmıştır. Gerçek zamanlı EBYS kullanım istatistikleri ise sistemi kullanma niyetinin gerçek kullanma davranışına dönüştüğünü ifade etmektedir.
Sonuç olarak bu araştırmada, Türkiye'deki yasal düzenlemeler ve teşkilat yapıları göz önünde bulundurularak e-Dönüşüm Türkiye Projesi temelinde kamu kurumlarında kurumsal bilginin daha etkin ve verimli yönetilebilmesi için bir e-dönüşüm modeli önerilmiştir. Bununla birlikte kamu kurumları için e-dönüşüm çalışmalarında izlenebilecek yol haritası da aşamalı olarak ele alınan faaliyetler çerçevesinde sunulmuştur.

Abstract:
The aim of the research is to create an e-transformation model for managing information effectively and formulating e-government transformation processes with underlying dynamics in public institutions. Also, measuring the adoption level of users to the e-transformation model applied in the process of Electronic Records Management System (ERMS) transformation by the Extended Technology Acceptance Model (TAM-E) was aimed.
In this research, both qualitative and quantitative research methods were utilized within the multimethod perspective. Case study was used as a qualitative research method and correlational comparative survey was used as a quantitative research method. The case of transformation of institutional information management provided by ERMS was studied in-depth to analyze the application process of the project. The sample of the survey research was 469 ERMS users among the faculty and staff of the Marmara University, which is a state university in Istanbul. Demographics Questionnaire and TAM-E Survey was used to collect data. Furthermore, usage statistics of ERMS in the Marmara University for 18 months since the beginning was obtained. The quantitative data collected by these tools were analyzed by descriptive statistics and inferential statistical tests.
The findings of the study imply that the e-transformation model was accepted by the users but there are still some aspects of the model to be improved. In addition, there are evidences that users' technology acceptance differs significantly according to the variables such as gender, education level, personnel type (faculty or staff), duration of daily computer use and being digital native or digital immigrant. Usage statistics of ERMS show that users' intention to use the system have become actual behavior of usage.
In conclusion, the revised e-transformation model taking into consideration the e-Transformation Turkey Project and legal regulations to manage institutional information more effectively and efficiently in the public sector is proposed. The road map to be followed by public institutions at e-transformation projects as a stage-activity framework is also proposed.