Eğitim kurumlarında belge yönetimi uygulamaları: Türk Eğitim Derneği okulları
Records management applications in educational institutions: Turkish Education Association schools
Yazar: DENİZ TÜMER
Danışman: YRD. DOÇ. DR. ÖZGÜR KÜLCÜ
Hacettepe Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü / Bilgi ve Belge Yönetimi Ana Bilim Dalı
Derece: Yüksek Lisans, 2010
Konu: Arşiv = Archive ; Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management ; Dokümantasyon ve Enformasyon = Documentation and Information
Dizin: Belge yönetimi = Document management ; Eğitim kurumları = Education establishments ; Eğitim sektörü = Education sector ; Eğitim sistemi = Education system ; Okullar = Schools

Özet:
Kurumsal bilginin kaynağı olarak okulların doğal faaliyetleri sonucunda oluşan belgeler, okullardaki yönetim ve iletişim faaliyetlerinin önemli bir unsuru olmanın yanı sıra eğitim planlamasına bölgesel ve hatta ulusal boyutlarda yol gösterici konumundadırlar. Okullardaki belgeleri etkin bir belge yönetimi programı ile yönetebilmek için, okula bağlı olan tüm bölüm ve kısımlarda belge işlemleri ile ilgili mevcut durumun, sorunların ve beklentilerin analiz edilmesi, ayrıca bağlı olunan yasal çevre ve ilgili alanda geliştirilen yol gösterici nitelikteki uluslararası ve ulusal düzenlemelerin de değerlendirilmesi gerekli görülmektedir. Araştırma kapsamında okullarda belge işlemlerini etkileyen koşulları, sorunları ve beklentileri tespit etmek amacıyla anket ve çeşitli analizler yapılmıştır. Araştırmanın alanını, TED'e bağlı kurulmuş olan ve çeşitli illerimizde faaliyet gösteren 22 ilk ve orta dereceli özel öğretim okulunda yürütülen belge ve arşiv işlemleri oluşturmaktadır. Araştırma; Türk Eğitim Sistemi ve TED'e özgü koşullar çerçevesinde, TED okullarında belge işlemleri ile ilgili mevcut durumu, karşılaşılan sorunları ve bu alanda çalışan okul personelinin, belge işlemlerine bakış açılarını ortaya koymayı hedeflemiştir. TED okullarında bir belge yönetimi programına duyulan gereksinimi tespit etmeye dönük gerçekleştirilen analiz sonuçları; ?TED okullarında bir belge yönetim programının olmaması; belgelerin üretimi, dosyalanması, saklanması, ayıklanması ve arşive gönderilmesi uygulamalarına yönelik sistemli yaklaşımlar geliştirilememesine, okullar arasında uygulamalarda birliktelik sağlanamamasına, istenilen bilgi ve belgelere zamanında erişimin sağlanamamasına ve idari işlerde etkinliğin azalmasına neden olmaktadır? şeklinde oluşturulan hipotezi doğrulamıştır.

Abstract:
Records which are produced in the course of school?s daily life as a source of institutional information are not only one of the most significant part of communication and administration at schools but also a very important guide for local and national education planning. In order to manage the records by an efficient records management system, it is inevitable to analyze the present condition of records processes in all departments of the school, the lacking points and requirements in the light of the national and international procedures which is a guide for records management. In the context of the study some analysis techniques and questionnaire have been applied to describe the records management conditions and problems. As a part of our study, an inquiry is applied in 22 TED schools, established in different regions of Turkey, in order to have a better view and understanding of the requirements, the reasons affecting the present condition and problems related to records management in the frame of the present condition of Turkish Education System and special conditions of TED schools. We also had the opportunity to learn about the approach of the staff to records and records management at TED schools. The result of the analysis verified our hypothesis based on the claim that in case a records management system is not applied, a systematic approach to production, filing, retention, storage and disposal of records cannot be achieved, a common procedure and process among TED schools cannot be maintained, documents and records cannot be retrieved on time thus causing inefficiency in administrative issues.