Yüklenici firmaların proje temin birimleri için başarım tabanlı bir ölçme-değerlendirme modeli
A performance-based assessment model for the project procurement units of contractor firms
Yazar: MUSTAFA ALTINDAĞ
Danışman: PROF. DR. ALAATTİN KANOĞLU
İstanbul Teknik Üniversitesi / Fen Bilimleri Enstitüsü / Mimarlık Ana Bilim Dalı / Proje ve Yapım Yönetimi Bilim Dalı
Derece: Doktora, 2019
Konu: Mimarlık = Architecture

Özet:
Literatürde yer alan kaynaklar incelendiğinde şirketlerin hayatta kalmaları için başarımlarının (performans) hayati önem taşıdığı ve proje, organizasyon, karar vericiler vb. kurum türlerinin nitelikleri ile sektörler, şirketler, projeler, faaliyetler, bireyler, vb. entitelerin başarımları arasında bir korealasyon olması gerektiği hipotezi dile getirilmektedir.  İnşaat şirketlerinin proje temin (ihale) birimleri, bu konuda izlenmesi gereken en önemli kurumlardan biri gibi görünmektedir. 
Bu çalışma Kanoğlu, Yazıcıoğlu ve Özçevik (2018) tarafından yürütülen çok bileşenli "SIMURG: A Performance-Based and Sustainability-Oriented Integration Model Using Relational Database Architecture to Increase Global Competitiveness of Turkish Construction Industry in Industry 4.0 Era" başlıklı master projenin alt projeleri arasında yer almaktadır. Söz konusu master proje, yapma çevre (physical/ built environment related), üretim süreci (professional/production process related) ve sosyal (social/cultural/economical) olmak üzere üç tamamlayıcı boyuttaki başarım değerlerinin aralarındaki etkileşimleri dikkate alarak her hiyerarşik seviyede yapma çevre başarımı ölçme ve değerlendirmeye dayalı açık uçlu yaklaşımla yapılandırılmış ve kurgulanmış bir modeli geliştirmeyi amaçlamaktadır. 
Bu boyutların hiyerarşik seviyeleri yapma çevre boyutunda a. yapı bileşenleri, b. yapı elemanları, c. bina bağımsız bölümleri, d. binalar, e. projeler, f. arsalar, g. mahalleler, h. semtler, i. ilçeler ve j. kentler; üretim süreci boyutunda a. işlemler, b. projeler, c. firma birimleri, d. firmalar, e. firma grupları, f. sektörler, g. ulusal ekonomiler ve h. Küresel ekonomi tarafında küresel ekonomi olarak sıralanmaktadır. Sosyal boyutta yer alan entite ve olgular arasında ise diğer iki boyutta yer alanların aksine, hiyerarşik bir ilişki mevcut değildir. Başarım tabanlı değerlendirme, yapma çevrenin bu hiyerarşik yapıda yer alan her bir seviyesi için, belirli konseptler altında yer alan Anahtar Başarım Göstergesi (KPI) setleri ve bunların ağırlıklarının tanımlanmış olmasını gerektirir. 
Bu çalışmada, yüklenici firmaların "proje temin süreci" bağlamında yukarıda belirtilen sorunun çözümü için "firma birimleri" düzeyinde bir başarıma dayalı değerlendirme sisteminin kavramsal modeli geliştirilmiş ve nesnel model için gerekli ilişkisel veritabanına temel teşkil edecek altyapı araştırılmıştır. Bu yaklaşım içerisinde, günümüz inşaat sektörü ve yapısı incelendiğinde, iş yapma yaklaşımının yıllardır değişmediği gözlenmektedir. Rekabet ihale aşamasına ve fiyat stratejilerine sıkışıp kalmakta ve farklı inşaat çözümleri ve inovatif ürünler geliştirilememektedir. Mevcut geleneksel yaklaşım, rekabetin tüm sürececi kapsayan tasarım, ihale ve yapım aşamalarına yayılabilmesini engellemektedir.  
Literatür araştırmalarında da görülmektedir ki, şirket başarısı sadece ihalenin kazanılmasına bağlı olarak genellikle düşük bir kar marj ile tanımlanmaktadır. Oysa yüklenici firmaların, inşaat sektöründeki sert rekabet ortamında güncel teknolojileri kullanarak, ihaleleri başarıyla kazanıp, daha makul bir kar marjı ile öne çıkmaları gerekmektedir.
Her projenin kendine has özel koşulları olduğu düşünülürse, proje hazırlayan birimlerin ihale sürecindeki başarımını etkileyen faktörlerin tespit edilmesi ve bu faktörlere dayanan bir ölçme ve değerlendirme sistemiyle sürecin denetlenmesi gerekmektedir.
Çalışma kapsamında proje beklentilerinin, sektörün, firmanın, ülkenin, işverenin ve rakiplerin konum ve koşulları ile risklere ve avantajlara ilişkin tahminleri değerlendirmeye yönelik anahtar başarım göstergelerinin tanımlanıp, değerlendirme sürecine katılması ile ilgili koşulların belirlenmesi amaçlanmıştır.
Geleneksel model ve yaklaşımlardan farklı olarak, bu çalışma kapsamında önerilen ve geliştirilen kavramsal model, yüklenici firmaların proje temin birimlerinin ihale süreci sonundaki "başarısını" esas alan yaklaşım yerine; bu birimlerin, projenin tamamlanmasının ardından, belirlenen anahtar başarım göstergeleri üzerinden tahmin edilen ve gerçekleşen değerler arasındaki sapmaların mutlak değerleri üzerinden "başarım" değerlendirmesi yapmayı önermektedir.
Tez çalışması 5 ana bölümden oluşmakta olup, bölümler sırasıyla Giriş, İnşaat Sektörü Genelinde ve Yüklenici Firmaların Proje Temini Birimi Özelinde Başarım Tabanlı Yapım, Yüklenici Firmaların Proje Temin Sürecinde Risklerin Yönetimi ve Başarım Tabanlı Değerlendirme, Yüklenici Firmaların Proje Temin Birimleri İçin Başarım Tabanlı Bir Ölçme - Değerlendirme Modeli ve Sonuç ve Öneriler bölümlerinden oluşmaktadır.
Tezin birinci bölümünde araştırmanın önemi ve konunun arka planı irdelenmiş, incelenen çerçeve içerisinde problem tanımlanmış, literatürde mevcut örnekler değerlendirilmiştir. Diğer yandan, neden bu çalışmaya gerek duyulduğu ve mevcut modellerin hangi noktalarda yetersiz kaldığı açıklanmıştır.
İkinci bölümde ise başarım tabanlı yapım yaklaşımı hem inşaat sektörü genelinde hem de şirketlerin proje temin birimi özelinde incelenmiş olup, dünyada ve Türkiye özelinde tarihsel gelişimi ve bu alanda inşaat sektörü ile bağlantılı çalışmalar hakkında bilgi verilmiştir. Başarım tabanlı yaklaşıma ilişkin olarak, çalışmanın ana hedefinde bulunan proje temin birimini kapsayan destek, analiz ve başarım ölçümünü içeren çalışmalar yine bu bölümde ele alınmıştır.
Tezin üçüncü bölümünde ise risk ve fırsat kavramlarının genel anlamı, inşaat sektörü içerisindeki algılanışı ve kullanımı üzerinde durulmuştur. Burada, yapılan saha çalışmaları sonuçları da dikkate alınarak yapım sürecinin tümü üzerindeki riskler tanımlanmış olup, inşaat sektörü genelinde ve proje temin birimine ilişkin yönetimsel süreçler incelenmiş ve örnekler verilmiştir.
Bu çalışmanın dördüncü bölümünde, başarım tabanlı ölçme ve değerlendirme modelinin felsefi ve kavramsal arka planı irdelenmiştir. Ayrıca, tez çalışmasının Kanoğlu (2018) tarafından yürütülmekte olan "SIMURG: A Performance-Based and Sustainability-Oriented Integration Model Using Relational Database Architecture to Increase Global Competitiveness of Turkish Construction Industry in Industry 4.0 Era" başlıklı Master Proje kapsamındaki yeri tanımlanmış olup, master projeyi tamamlayan yönleri anlatılmıştır. Öne çıkan anahtar kelimeler ise sürdürülebilirlik (sustainability) enformasyon teknolojisi (IT), bütünleştirme (integration), birlikte çalışabilirlik (interoperability), yenilikçilik (innovativeness), tasarımla rekabet (cpmpetition by design) ve rekabetçilik (competitiveness), şeffaflık (transparency), hesap verebilirlik (accountability), meşruiyet (legitimacy) olarak sıralanmaktadır. 
Beşinci bölümde, problemin ve modelin doğrulanmasına yönelik çalışmalar sektör temsilcileriyle yüz yüze yapılan görüşmelerle neticelendirilmiş olup, bulgular bu bölümde verilmiştir. Bu bilimsel çalışmanın ortaya çıkardığı kavramsal modelin, sektör için getireceği fırsatlardan bahsedilmiş olup, başarım tabanlı bu yaklaşımın yüklenici firmaların proje temin birimleri özelinde inşaat şirketleri açısından neticeleri anlatılmıştır.

Abstract:
Numerous hypotheses in the literature claim that there must be some correlations among the attributes of different types of entities such as project, organization, decision makers, etc., and performance of other entities such as sectors, companies, projects, operations, individuals etc. Project procurement departments of construction companies seem to be one of the most important entities to investigate for this matter since their performance is vital for the companies' survival.
This study is currently being conducted as one of the sub-projects of the master project entitled "SIMURG: A performance-Based and Sustainability-Oriented Integration Model Using Relational Database Architecture to Increase Global Competitiveness of Turkish Construction Industry in Industry 4.0 era". The master project was designed to include research and development of related models at all hierarchical levels of "performance-based design and construction" of built environment approach with open-ended approach in various sub-projects in three complementary areas, i.e., product-related, process-related and social dimensions. The hierarchical levels of these dimensions are a. building components, b. building elements, c. building premises, d. buildings, e. projects, f. lands, g. quarters, h. settlements, i. counties and j. cities levels on product side and a. operations, b. projects, c. departments, d. firms, e. groups of firms, f. sectors, g. national economies, and h. global economy levels on process side. Unlike the other two dimensions, the entities and facts on social dimension do not have a hierarchical relationship. Each levels need their own level-specific Key Performance Indicators (KPIs) and associated weights to be determined in addition to organisational, computational and computer models to be designed.
In this study, the conceptual model of performance-based assessment system at "departments" level of construction firms has been developed to solve above stated problem in "project procurement" context. In this approach, it is seen that assessment of the traditional project procurement processes and departments is not based on "performance" of these entities, but "success" of the procurement process and departments. If the company is granted with the project after the project procurement process the department is assumed to be succesful. This approach is not acceptable; because, it does not help to explain the reasons of failure of project procurement department in the procurement process. Thus, it will not be possible to explain why the same failures are repeated continuously and why the company can not make a reasonable profit even though it is succesfull in tenders and achieves to be the winner after the procurement processes. This is not a sustainable approach for obtaining new projects, which is vital for the survival of company. That is why project procurement departments of construction companies need some practical models that utilize the data of past projects related to risk and advantage factors and the success/failure of related departments in estimating these factors and their effects on bid price.Yet, comprehensive models providing this sort of analyses can not still be located in the literature.
When the current construction sector and its structure is examined, it is seen that the general approach of the sector has not changed for years and that the competition is limited with price strategies depending on a unique design prepared by an architectural office, and therefore different design and construction solutions and innovative products/processes are not encouraged. Moreover, the companies do not have the opportunity to show their expertise and company-specific design and construction solutions, which could have led to better, faster and cost effective results compared to the requested project outcomes. Apart, traditional approach is a big obstacle to extend the competion to the whole building production process.
For this reason, the construction companies are focused on this ongoing traditional tender system. Generally the success of the company in winning the tender is depending on low margins, which is also revealed in the literature research. However, on the other side, the contractor firms are supposed to use current technologies in this hard competition environment in the construction sector to win the tenders and to achieve more reasonable profit margins. In this context, it is necessary to determine the factors affecting the performance of the project procurement team during the procurement process. A measurement and assessment system based on these factors has to be established and the process must be controlled through these factors.
Each project in the construction industry has it's special conditions and in this respect each tender has to be anylised specifically. Within the scope of this study, the key performance indicators have to be evaluated for the project, company, sector and country-related expectations. Apart, the tender team has to foresee the risks and advantages of the project, which should be identified and included in the evaluation process.
Within the scope of this study, the development of a conceptual model is aimed, which will show the differences between the traditional and the performance-based approach. On the other hand, although the preparation of the information related to the model, which will include the relational database predictions that is supposed to provide an enlightment of the objective dimension by using the current information technology, which allows to measure the performance of the project procurement unit until the end of the project. Thus, it is designed as a tool for the creation of a sustainable structure in terms of business provision for the contractor firms. Unlike traditional models and approaches, the model does not measure the performance of the project procurement units of the contractor firms by the success or failures in the tenders. After the completion of the project, it is proposed to make calculation on the absolute values of the deviations between the estimated and actual values of costs through the key performance indicators determined.
The thesis consists of 5 main sections; Introduction, Performance Based Building in Construction Industry in General and in Project Procurement Units in Particular, Risk Management and Performance-Based Assessment in Construction Firms, Performance-Based Measurement and Assessment Model Proposed, Conclusions and Suggestions.
In the first part of the thesis, the importance of the research and the background of the subject are examined, the problem within the framework is indicated and the existing examples in the literature and research projects/theses are evaluated. On the other hand, it is explained why this study is needed and where the existing models are insufficient.
In the second section, in both the overall construction sector as well as the project procurement department in the world and in Turkey is examined. Performance-Based Building and Assessment studies that include support, analysis and performance measurement covering the project procurement department of the study are discussed.
In the third part of the thesis, the common meaning of risk and opportunity concepts, understanding and use of these concepts in construction industry are emphasized. The risks on the whole construction process have been identified and the management methods in the construction sector and in the project procurement department have been examined.
In the fourth part of this study, the philosophical and conceptual model of the performance-based measurement and assessment model is examined. Furthermore, the role of this study within the currently developed master project entitled "SIMURG: A performance-based and sustainability-oriented integration model using relational database architecture to increase global competitiveness of the Turkish construction  in the industry 4.0 era" by Kanoğlu (2018) is explained.
Keywords highlighted in this context of study are sustainability, information technology, key performance indicators, integration, interoperability, innovation, competition by design, competitiveness, transparency, consistency, accountability and legitimacy.
In the fifth chapter, in this context the proposed conceptual model validated with face-to-face interviews with the sector representatives is highlighted. In addition, having the performance-based approach in mind the opportunities, contributions and values that this scientific study will provide for the Turkish construction industry has been mentioned.