Öğrencilik işlemlerine yönelik destek yönetim sistemi tasarımı, modellenmesi ve geliştirilmesi
Modeling, design and development of management support system for student affairs
Yazar: İLKNUR TEKE
Danışman: PROF. DR. ÇİĞDEM TARHAN
Dokuz Eylül Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü / Yönetim Bilişim Sistemleri Ana Bilim Dalı / Yönetim Bilişim Sistemleri Bilim Dalı
Derece: Doktora, 2023
Konu: Yönetim Bilişim Sistemleri = Management Information Systems

Özet:
Günümüz dijital çağında kurumların, hız kesmeden sürekli gelişen teknoloji trendlerini yakalaması neredeyse zorunlu hale gelmiştir. Dijital dönüşüm ya da dijitalleşme adı verilen mevcuttaki iş süreçlerinin dijital ortama aktarılması çalışması bu sürecin bir parçasını oluşturmaktadır. Üniversiteler açısından bakıldığı zaman hem idari hem de akademik süreçlerin dijital ortamlarda gerçekleştirilmesine yönelik çalışmaların çoktan başladığı ve halen devam ettiği gözlemlenmektedir. Henüz dijital ortama aktarılmamış, fiziksel olarak devam eden ve teknik olarak dijitalleştirilmesi mümkün olan her iş süreci dijital dönüşümün potansiyel bir çalışma alanıdır. 
Bu doğrultuda Dokuz Eylül Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesinde faaliyet gösteren öğrenci işleri biriminin öğrencilerle iletişimi için kullanılan bir yazılım bulunmaması, bu süreçlerin fiziksel olarak yürütülmesi çalışmanın problemi olarak tanımlanmıştır. Problem tanımı aşamasında öğrenci işleri birimi ile nitel veri toplama yöntemi olan odak görüşme gerçekleştirilmiştir. Öğrenci işleri biriminin kullanımına yönelik web tabanlı bir destek yönetim sistemi geliştirilmesi çalışmanın amacı olarak belirlenmiştir. Geliştirilen sistem, Fakültede yürütülen öğrenci işleri süreçlerini kapsayan kategorize edilmiş sıkça sorulan soruları da içerecek şekilde tasarlanmıştır. Bu kategoriler, sorular ve cevaplar Fakültede öğrenim faaliyetlerine yönelik yürürlükte olan yönetmeliklerden ve öğrenci işleri biriminin çalışmasından elde edilerek ortak bir çalışma yapılması ile hazırlanmıştır. 
Bu tezin amacı doğrultusunda çalışma kapsamında web tabanlı bir destek yönetim sistemi geliştirilmiştir. Geliştirme için JavaScript tabanlı MEAN yığınının bileşenleri (MongoDB, Express.js, Angular ve Node.js) kullanılmıştır. Sistemin veritabanı olarak ilişkisel olmayan veritabanı yapısına sahip MongoDB kullanılırken ön uç geliştirme süreçleri için Angular, arka uç geliştirme süreçleri için Node.js ve Express.js ikilisi kullanılmıştır. Geliştirilen destek yönetim sistemi içerisinde iki farklı kullanıcı tipi bulunmaktadır. İlk grup Fakülte öğrenci işleri birimi personelinden oluşurken ikinci grup Fakültede öğrenim gören öğrencilerden oluşmaktadır. Öğrenci kullanıcısının sistem içerisinde işlem yapabilmesi için kullanıcı hesabı oluşturması ve e-posta adresini doğrulaması gerekmektedir. Bu işlem ile öğrencilere ait güncel e-posta adreslerinin veritabanında toplanması amaçlanmaktadır. Öğrenci kullanıcısı, kendisine sunulan sıkça sorulan sorular dışında başka bir şey danışmak ya da sormak isterse sistem içerisinde yazılı talep oluşturabilmektedir. Oluşturulan talep, öğrencinin öğrenim gördüğü bölümün öğrenci işlerini yürütmekle görevli personele yönlendirilmektedir. Personel kullanıcısı sistem içerisinde kendisine gönderilen taleplere yazılı cevap verebilmektedir. 
Geliştirilen sistem içerisinde gerçekleştirilen işlemlerden toplanan verilerin kullanılması ile oluşturulmuş analitik bölümü bulunmaktadır. Analitik bölümünde sistemin genel kullanımına ve oluşturan taleplere yönelik istatistiki veriler personel kullanıcısına sunulmaktadır. Bu bölüm ile yöneticilerin öğrencilerle iletişim konusunda bilgi sahibi olmaları ve karar aşamalarının destelenmesi amaçlanmaktadır.

Abstract:
It becomes almost mandatory for institutions to catch up with these technology trends in today's digital age, where technological developments are constantly experienced without slowing down. The effort of transferring the existing business processes called digital transformation or digitalization to the digital environment constitutes a part of this process. From the point of view of Universities, it is observed that studies for the realization of both administrative and academic processes in digital environments have already started and are still continuing. Every business process that has not yet been digitized, continues physically and is technically possible to be digitized is a potential study area of digital transformation. 
In this direction, the lack of a software used to communicate with the students of the student affairs unit operating in the Faculty of Economics and Administrative Sciences of Dokuz Eylul University, and the physical execution of these processes has been defined as the problem of the study. At the stage of problem definition, a focus interview, which is a qualitative data collection method, was conducted with the student affairs unit. The purpose of the study is to develop a web-based support management system for the use of student affairs unit. The developed system is designed to include frequently asked questions categorized as covering student affairs processes carried out in the Faculty. These categories, questions and answers have been prepared in a collaborative study by making use of the regulations on learning activities in force at the Faculty and the work of the student affairs unit.
For the purpose of this thesis, a web-based support management system has been developed within the scope of the study. Components of the JavaScript-based MEAN stack (MongoDB, Express.js, Angular and Node.js) were used for development. MongoDB, which is a non-relational database structure as the database of the system, Angular was used in the front-end development processes, and Node.js and Express.js were used in the back-end development processes. There are two different user types in the developed support management system. The first group consists of Faculty student affairs unit personnel and the second group consists of students studying at the Faculty. The student user must create a user account and verify their e-mail address in order to be able to operate in the system. This process aims to collect students' current e-mail addresses in the database. If the student user wants to consult or ask something other than the frequently asked questions presented, they can create a written ticket within the system. The created ticket is directed to the personnel responsible for student affairs of the department where the student is studying. The personnel user can respond in writing to the ticket and sent it through the system.
There is an analytical section created by using the data obtained from the transactions performed in the developed system. In the analytics section, statistical data on the general use of the system and the requests it creates are presented to the personnel user. With this section, it is aimed that administrators have information about communication with students and support them in decision-making processes.