Dijitalleştirme ve kurumsal elektronik arşiv yönetim sistemlerinin yapılandırılması
Digitalization and structuring the corporate electronic archive management systems
Yazar: HÜSEYİN ÜNAL
Danışman: PROF. DR. ÖZGÜR KÜLCÜ
Hacettepe Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü / Bilgi ve Belge Yönetimi Ana Bilim Dalı
Derece: Yüksek Lisans, 2019
Konu: Arşiv = Archive ; Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management
Dizin: Arşiv sistemleri = Archive systems ; Arşivler = Archives ; Belge yönetimi = Document management ; Bilgi ve belge yönetimi = Information and records management ; Elektronik arşiv = Elektronic archive ; Elektronik belge yönetimi = Electronic records management ; Kamu kuruluşları = Public institutions ; Kurumsal yönetim = Corporate governance ; Sayısallaştırma = Digitization

Özet:
İçinde bulunduğumuz çağ, insanlık tarihinde bilginin en etkili ve yoğun kullanıldığı dönem olarak
değerlendirilmektedir. Bu nedenle dönemi tanımlamak için "bilgi çağı" bu çağda yaşan inşalar
için de "bilgi toplumu" terimleri kullanılmaktadır. Bilginin yoğun, etkili bir şekilde ve de yaygın
olarak kullanılması bilgiyi bir güç unsuru haline getirmiştir. Ancak bu güçten elde edilecek
faydaların ortaya çıkarılması bazı gerekliliklerin yerine getirilmesine bağlıdır. Özellikle bilginin
yoğun bir şekilde üretildiği ve kullanıldığı kurumsal yapılar için bilgi rekabet ortamında hayatta
kalmanın ve varlığını sürdürmenin yolunun bilgiyi doğru bir şekilde yönetmekten geçtiği
söylenebilir. Bilginin önemini ve gücünü kavrayan kurumlar ürettikleri ya da bir şekilde elde
ettikleri bilgileri yönetmek için çeşitli yöntem ve sistemler geliştirmektedirler. Özellikle
teknolojinin bilgi ile ilgili alanlarda çok hızlı bir gelişim göstermesi, bilginin yönetimi ve denetimi
konusunda da geliştirilen sistem, yöntem ve yaklaşımların sürekli değişmesine neden olmaktadır.
Yaşanan bu değişimle başa çıkmak için kurumlar bünyelerinde, bilgi yönetimi konusunda
uzmanlaşmış birimler ve sistemler oluşturmaya başlamışlardır.
Bilgi yönetimi konusunda yapılan çalışmalarda etkileşimin ve birlikte çalışabilirliğin önemi
ortaya çıkmış bunun bir sonucu olarak da çalışmaların belli kurallar çerçevesinde yapılması
ihtiyacı doğmuştur. Bu ihtiyacın karşılanması için çeşitli ulusal veya uluslararası düzenlemeler
yapılmış, projeler ve standartlar geliştirilmiştir. Bilgi teknolojilerinde yaşanan hızlı değişim,
ekonomik ve sosyal hayatta sürekli değişen koşullar yapılan bu çalışmaların da sürekli gözden
geçirilerek yenilenmesine neden olmaktadır. Kurumlar, bilgi yönetimi ile ilgili olarak
gerçekleştirdikleri faaliyetleri, değişen koşullar ve gerekliliklere uygun hale getirmek için
devamlı bir çaba içerisindedir. Günümüzde, özellikle bilgi yönetimi konusunda kullanılan
elektronik sistemlerin ihtiyaçlara cevap verebilecek şekilde yapılandırılması ve güncel tutulması
önemli bir sorun olarak görülmektedir.
Bu çalışmada bilgi çeşitli boyutlarıyla ele alınmış, yönetim açısından bilginin değeri ve etkisi
ortaya konmuş, bilgi yönetimi kapsamında değerlendirilebilecek önemli çalışmalar incelenmiştir.
Bilginin taşıyıcı unsuru olan belgeler özellikle kurumsal bilgi yönetimi kapsamında ele alınmış,
kurumsal belgelere ev sahipliği yapan arşivlerin elektronik olarak yönetilmesi için ihtiyaç
duyulan sistemlerin nasıl yapılandırılması gerektiğine dair bir öneri sunulmuştur. Yapılandırma
önerisinde yazılımın dinamik, esnek, ölçeklenebilir ve uyarlanabilir olması için sahip olması
gereken temel unsurlar ile bu unsurların nasıl bir etkileşim içerisinde konumlandırılması gerektiği
x
çeşitli grafik ve iş akış diyagramları ile açıklanmaya çalışılmıştır. Sunulan önerinin Türkiye'de
dijitalleştirme süreçlerini oluşturan seçim, dönüştürme, tanımlama, kalite kontrol gibi işlemlerin
gerçekleştirildiği elektronik arşiv yönetim sistemlerinin yapılandırılmasına dönük ölçütlerin
geliştirilmesi, dijitalleştirme ve elektronik arşiv yönetimi ile ilgili sorunlarının çözümüne katkı
sağlayacağı düşünülmektedir.

Abstract:
The age in which we live is considered to be the most effective and intensive use of information
period of using information in human history. For this reason "information age" used to define
this age and "information society" used to define the society who lives in this age. The intensive,
effective and widespread use of information has made it a force. However, it is necessary to fulfill
certain requirements in order to reveal the benefits of this power. In particular, it can be said that
for the institutional structures where information is intensively produced and used, the way to
survive depends on the manage informaiton properly in the competitive environment. The
institutions that understand the importance and the power of knowledge develop various methods
and systems to manage the information they produce or obtain in some way. Accordingly with
the development of technology, these methods and systems are change and develop too.
Particularly, the rapid development of technology about the information causes the system,
methods and approaches which are developed in the management and control of information
change continuously. In order to cope with this change, institutions have started to create units
and systems specialized in information management.
As a result of the importance of interaction and interoperability in studies on knowledge
management has emerged there was a need to carry out the studies within the framework of certain
rules. To meet this need, have been made various national and international regulations and
projects and have been developed standards. The rapid change in information technologies and
the constantly changing conditions in economic and social life lead to the revision and renewal of
these studies. Institutions are constantly striving to adapt their information management activities
to changing conditions and requirements. Nowadays, configure and kept up to date the electronic
systems which used information management are seen as an important problem.
In this study, information has been dealt with in various dimensions, the value and impact of
knowledge in terms of management has been put forward and important studies that can be
evaluated within the scope of knowledge management have been examined. Documents, which
are the carrier of information, are dealt with especially within the scope of corporate information
management. A proposal is made on how to configure the systems needed for the electronic
management of archives which hosting corporate documents. In the proposal, used various
graphical and work flow diagrams to explain the basic elements that the software should have in
order to be dynamic, flexible, scalable and adaptable. In the proposal, it is thought that the
xii
development of the criteria for the structuring of electronic archive management systems where
selection, conversion, identification and quality control processes are realized will contribute to
the solution of digitalization and electronic archive management problems in Turkey.