Belge sağlamanın maliyet analizi: ULAKBİM örneği
Cost analysis of document delivery in the National Academic Network and Information Center
Yazar: YURDAGÜL ÜNAL
Danışman: DOÇ. DR. YAŞAR TONTA
Hacettepe Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü / Kütüphanecilik Ana Bilim Dalı
Derece: Yüksek Lisans, 2002
Konu: Dokümantasyon ve Enformasyon = Documentation and Information
Dizin: Belge sağlama = Document delivery ; Koleksiyon geliştirme = Collection development ; Kütüphane hizmetleri = Library services ; Maliyet analizi = Cost analysis ; ULAKBİM = National Academic Network and Information Center

Özet:
Günümüzde kullanıcıların bilgi ihtiyaçlarının karşılanabilmesi için belge sağlama hizmetlerinin önemli ve vazgeçilemez olduğu bilinmektedir. Bilgi teknolojilerindeki hızlı gelişme bu hizmete de yeni bir boyut getirmiş ve belgeler artık çok daha kolay ve hızlı bir şekilde sağlanmaya başlamıştır. Bu araştırmada amaç, ULAKBİM CABİM Belge Sağlama Hizmetleri Birimine yapılan isteklerin hangi dergilerde ve hangi yıllarda yayımlanan makalelere yapıldığını incelemek, basılı dergilerden sağlanan isteklerle elektronik dergilerden sağlanan istekleri süre ve birim maliyet açısından karşılaştırmaktır. Çalışmada, belge sağlama istekleri ile ilgili veriler, iki ay süreyle Birime yapılan isteklerin izlenmesi suretiyle elde edilmiş, birim maliyeti hesaplamak için gerekli veriler ise kurumdan sağlanmıştır. İstekler, isteklerin sağlandığı dergi ve kütüphaneler ve istekte bulunan kullanıcılarla ilgili bilgiler değerlendirilmiş; dergilerle ilgili dağılımın Bradford Yasasına, istek yapılan makalelerin yaş dağılımının ise literatür eskimesi olgusuna uygun olup olmadığına bakılmıştır. Sağlanan bir belgenin birim maliyeti, toplam maliyetin sağlanan istek sayısına bölünmesiyle hesaplanmıştır. Araştırmamızın sonunda Birime yapılan 9213 isteğin üçte ikisinin (6036) karşılandığı görülmüştür. İstekler 1671 ayrı dergiden sağlanmış ve bu dergilerin yaklaşık yansı (%42) sadece bir defa kullanılmıştır. Az sayıda çekirdek dergi (135) belge sağlama isteklerinin yaklaşık üçte birini (%35) karşılamış ve genel dağılımın Bradford Yasasına uygun olduğu görülmüştür. İsteklerin yansı son 7 yılda yayımlanan makalelere yapılmıştır. Bu dağılım literatür eskimesi olgusu ile paralellik göstermektedir. 2000 yılı verilerine göre sağlanan bir belgenin birim maliyeti 3.203.160 TL'dir. Bir isteğin yapılması ile postalanması arasında geçen toplam süre ise 15 gündür. Birimde basılı ve elektronik dergilerden istek sağlanırken izlenen süreç farklı olmadığı için, genelde elektronik dergilerden sağlanan istekler için süre ve birim maliyet basılı dergilerden sağlananlardan daha farklı değildir. Oysaki. elektronik dergilere yapılan belge sağlama istekleri, isteklerin sağlanacağı kütüphanelere yönlendirildikten sonra, basılı dergilere yapılan isteklerden çok daha kısa sürede karşılanmaktadır. Bu sürenin ortancası elektronik dergilere yapılan istekler için 1, basılı dergilere yapılan istekler için ise 4 gündür. Sonuç olarak, belge sağlamanın hangi yöntemle (abonelik, ticari belge sağlama kuruluşları aracılığıyla, elektronik yollardan, vd.) daha ekonomik olduğuna karar verebilmek için maliyetle ilgili çalışmaların yapılması gerekmektedir. Koleksiyon geliştirme için belge sağlama istekleri ile ilgili veriler izlenmelidir. Böylece koleksiyonda olması gereken çekirdek dergilerin belirlenmesi, hangi yıllara ait dergileri bulundurmak gerektiğine karar verilmesi mümkün olacaktır. ULAKBİM istekleri daha kısa sürede ve daha az maliyetle sağlayabilmek için elektronik belge sağlama sistemine geçmeli, çok istek yapılan dergilerin elektronik kopyalarına abone olmalıdır. Elektronik dergiler ile basılı dergilerden istek sağlamada izlenen süreç birbirinden ayrılmalı ve böylece istekler daha kısa sürede sağlanmaya çalışılmalıdır.

Abstract:
Document delivery has currently become such an important and indispensable service satisfying information needs of users. Rapid developments in information technologies introduced a new dimension to document delivery services: documents can now be supplied quickly and more easily. This study aims to review the document delivery requests submitted to the Document Delivery Services Unit of the National Academic Network and Information Center (ULAKBIM). It concentrates on the journals and their age whence document delivery requests were filled, and compares the length of time (in days) it takes to fill a request and the unit cost of supplying requests from printed journals as opposed to electronic ones. We tracked the data with regards to document delivery requests that were submitted to the Unit for two months and obtained needed information from the Center to calculate the unit cost. We reviewed the user profiles, requests, journal titles and libraries from which requests were filled. We tested a) if the data about journals conform to Bradford's Law of Scattering, and b) if the ages of requested articles conform to the notion of "literature obsolescence." We calculated the average unit cost of supplying a document by dividing total cost by the total number of document delivery requests. We found that the Documet Delivery Services Unit satisfied two-thirds (6036) of a total of 9213 document delivery requests submitted to the Unit during the two months' period of our study. Requests were satisfied from a total of 1671 journal titles. Almost half (42%) of those journal titles were used only once for document delivery purposes. A small number (135) of "core" journals satisfied one- thirds (35%) of requests and the distribution of journals conforms to Bradford's Law of Scattering. Half (median) of all requests were satisfied from journal issues that were published within the last 7 years. This indicates that more recent articles are requested much more heavily, which is parallel with the phenomenon of literature obsolescence. The unit cost of supplying an article in the year 2000 was found as about 3 million Turkish liras. From submission to the mailing of the document, it took a total of 15 days to fill a document delivery request. As the process of supplying documents from printed journals is no different than that of electronic journals, the length it takes to satisfy a request and its unit cost are similar for both electronic and printed journals. Nevertheless, once the requests that were satisfied from electronic journals were routed to the libraries, the length of providing the documents was much shorter than those for printed journals. The median duration of filling the requests from electronic journals was 1 day as opposed to 4 days from printed journals. In conclusion, costs studies should be done so as to find out the more economical method of document delivery (subscription, commercial document delivery services, and electronic means, among others). Data regarding document delivery requests should be gathered for collection development purposes. It would then be possible to identify core journals and their back issues that should be acquired and maintained. In order to speed up the document delivery process and decrease the costs, ULAKBIM should make a transition to an electronic document delivery system and subscribe to electronic versions of the most heavily requested journals. Requests that are satisfied from electronic and printed journals should be processed separately to speed up the document delivery services.