Kurumsal yapıdaki proje yönetimi departmanı proje yönetim süreçlerinin iyileştirilmesine dair öneri bir proje yönetim modeli
A project management model proposal to improve project management processes in a project management department of a corporate firm
Yazar: ÖZLEM GEYLANİ
Danışman: PROF. DR. ATİLLA DİKBAŞ
İstanbul Teknik Üniversitesi / Fen Bilimleri Enstitüsü / Mimarlık Ana Bilim Dalı / Proje ve Yapım Yönetimi Bilim Dalı
Derece: Yüksek Lisans, 2012
Konu: Mimarlık = Architecture
Dizin: Proje yönetimi = Project management

Özet:
Proje Yönetimi ofisi kavramı günümüz inşaat şirketlerinin kurumsal yapılarında, departman konumuna dönüşmüş, konu ile ilgili uzmanların bir araya toplandığı çözüm odaklı proje yönetimi departmanları süre, bütçe ve kalite kısıtları söz konusu iken, bağlı olduğu organizasyona karşı sorumluluğu gereği, hedeflenen proje başarısını gerçekleştirmek, kendi içinde proje yönetimi standartlarına uymak zorundadır.Kurumsal yapıya sahip, kendi projelerini tasarlayan, inşa eden, kendi konsepti ve markasını sürdüren, Özel Hastane Yönetimleri ise hastanesinin mimari projeleri için, Proje Yönetim Departmanı kurma ve konusunda uzman ekibi kadrosunda çalıştırma yöntemi sayesinde yeni hastane binalarını ve tıp merkezlerini inşa etmeye devam etmektedir.İnşaat sektörü ve sağlık sektöründe, istenilen başarının kazanılması sürecinde, Proje Yönetimi Departmanının dünya standartları ile karşılaştırıldığında, Proje Yönetimi Sürecinde, metod olarak bazı eksiklikler ve hedeften sapmalar yaşadığı gözlenmiştir.Proje yönetimi konusunda var olan eksiklikler proje süreci başlangıcından itibaren, gerçekleşecek eylem listesi biliniyor iken, literatür araştırması gereği bu eylem listesinin hangi başlıklar altında sıralanabileceği, tez çalışması kapsamında incelenmiş, tez çalışmasının içeriğinde yer alan M hastanesi proje yönetimi ofisindeki mevcut işleyiş, proje yönetimi, projelendirme, proje uygulama gibi üç farklı uzmanlık alanının getirdiği eylem sırası, proje takvimi ile paralel işleyen çalışan koordinasyonu ve proje yönetimi departmanı dikkate alınarak değerlendirilmiştir. Böylece literatüre göre tam anlamıyla uygulanmayan birçok eylem, aslında görev ve sorumlulukları aksayan personelin, birbirlerinin sorumluluklarında aksaklıklara neden olmakta ve toplam süreçte, proje takviminde sarkmalara neden olduğu anlaşılmıştır.Eylemlerin beş ana başlık altında sıralanması proje sürecinin başlangıcının nasıl olması gerektiği, hangi tarihlerde önlem alınması gerektiği, ilgili personel sayısı, personelin ihtiyaçlarının karşılanıp karşılanmadığı gibi birçok detay incelenmiştir. Kişisel görüşmelerin yol gösterici olduğu bu çalışmada mimar, mühendis, inşaat teknikeri gibi mesleklerden oluşan proje yönetimi departmanı, tecrübeli kadrosuna rağmen, hızlı proje takvimi uygulamaları, çoklu proje ortamı, merkez ofis-şehir dışı şantiye arasındaki koordinasyon, proje yönetimi departmanı ve genel yönetim alt kadrosunda bulunan diğer departmanların, proje yönetimi departmanı ile etkileşimi incelenmiş, aksaklıklar listesi oluşturulmuştur.Aksaklıklar listesinde herhangi bir aksamaya neden olan olay ve ilgili personel açıklanmış ve bu aksaklıklar dünya standartlarında proje yönetimi süreçleri dikkate alınarak sınıflandırılmıştır.Proje takvimi, proje yönetimi personelinin görevleri tamamlanma süresi dikkate alındığında, aksaklıkların en çok süre üzerinde etkili olduğu gözlenmiş, çoğunda yer alan ortak neden ise; çoklu proje yönetimi ortamında, her projenin kendine özgü özelliklerinin, gereksinimlerinin olması, her projenin farklı projelendirme mimarı tarafından tasarlanıp, farklı uygulama mimarı tarafından inşa edilmesi, proje müdürü ve üst yönetim kadrosu ile kullanıcıların da dahi süre konusunda aceleci tavır içinde olması, proje yönetimi ekibinde yer alan personelin, görevlerini zamanında hatırlanmamasına, hızla ilerleyen proje takviminde çoğu zaman kontrolün kaybedilmesine yol açtığı gözlenmiştir. Hatırlamak amacıyla alınan notların bile çoğu zaman yetersiz oluşu, proje ekibine bu konuda gelen olumsuz eleştirilerin başarılı bir ekibin motivasyonunun düşmesine yol açmaktadır.Proje yönetimi departmanında gözlemlenen bu aksaklıklar, aslında maliyetli ve maliyetsiz olarak alınabilecek önemler ile önlenebileceği tez kapsamında önerilmiştir. Öneriler kısmında her bir aksaklık için bir öneri getirilmiş ve kurumsal yapı içerisinde ilgili personelin de görev tanımları belirtilmiştir.M Hastanesi konusunda uzman olmak ve konsept projelerinde başarıya ulaşmak amacıyla kurduğu Proje Yönetimi Departmanında çalışan tez öğrencisinin, tez kapsamında proje yönetimi ile ilgili dünya standartlarını da araştırarak bu departmanın gelişmesi, proje yönetimi sürecinde aksayan yönlerinin iyileştirilmesi ile ilgili bir öneri işleyiş modelini açıklayacaktır.Bu öneri M Hastanesi Proje Yönetimi Standartlarını, Proje Yönetimi ekibini, M Hastanesi Yönetim binası ve Hastane Yönetim işleyişi dikkate alarak oluşturulmuş ve gelecek hastane projesinde proje yönetimi sürecinde denenmesi ve verimliliğin artması hedeflenmektedir.Tez çalışmasını inceleyen okurlar için ise proje yönetimi departmanı, proje yönetimi ofisi kurmak isteyen ilgililer, gelecekte oluşabilecek aksaklıklara karşı baştan önlem alarak, motivasyonu yüksek bir ekip, iyi işleyen bir proje yönetim sistemi için gerekenlerin bir çoğunu hata yapmadan gözden geçireceklerdir. Proje yönetimi literatür araştırmasının yanında uygulama doğrusu ve yanlışı ile incelenen bir proje yönetim modeli, proje yönetimi ile ilgilenenler için yol gösterici olacaktır.

Abstract:
Today?s Project Management Office (PMO) definition regarded as a departmant in some of the construction firms. However, these Project Management Departments have their own Project Management team because of their responsibility to the organization that they work for they have to achieve Project Management goals in a limited time, budget and quality.Hospitals, which they have their own management organization for their own hospital Construction Projects, they have Project Management Departments in their organizational structure. Project Management Department has a very important mission to develop the Hospital?s building, design, concept quality in sector.M Hospital Project Management Department has its own rules, standarts and Project management Procedure that has some lack according to world Project Management Standarts.Deficiencies during Project management, regarding all activities from the beginning to the end, it is understood by a literature search that these activites have to define under specific headings. Five specific headings, according to world project management standarts explain how M hospital Project management department normally manage a Project design phase activities, construction phase activities and project management phase activities.Moreover, if any of project management personel do not complete her/his responsibility, that means an activity on project management schedule affects another personel?s work, limited project will become longer.Besides activities seperated under five titles during thesis, it explains project schedule from the begining, important dates, related personel, personel?s own needs in order to work efficiently.Also, thesis student made some interviews with architects, engineers and other personel in project management deparment, interviews explain that fast project schedules, main office,site area communication, project management department and general management communication and forces affects personel?s own motivation.Project management methods of managers have some defects, personel?s lack of motivation and reasons show defects should be listed, so during interviews defects of project management system.World?s project management standarts have generally five main titles, the defects are listed according to these five titles.Project schedule for a hospital project has a limited time period like every project, the list of the defects mainly have a same point `?time?? which has a great affect on architects and engineers.Several projects have its own requirements, when project management department have several project at the same time, that means every project has its own design architect, construction team, chief architect at site, many site areas to communicate far away from the head office. Sometimes it is more difficult for an architect who works in the office because he/she can be responsible for projects more than one.Moreover, at the montly meetings of the project management office an architect can be asked many questions about different projects by project managers, general manager, owner of the hospital, doctors and other users. These questions are reminders to complete critical activities.Furthermore, every activity has a time limit but generally users (owner, doctors, others etc.) does not know time period of an activity so they force architects of many and different activities to complete at the same time.Project management office and its personel has a schedule to complete all activities, when people force the personel, architects and engineers start to forget daily responsibilities. Remembering an activity on the time is very important regarding all projects and schedules. Project management team needs a system to remember, meeting notes, their own notes and daily activities to complete.What is more, project management team is successful for hospital projects, the personel all experienced well but when something forgotten succes of the past projects is forgotten by others, people start to critisize project team, architects and engineers become without motivation.During thesis research, thesis student observed software and hardware system that are used by project management. Project drawings made by CAD programs, communication is made by phone or e-mail, hardware is computers and hospital, general management office has a server where all documents archived and collected by all of the departments.Drawings, meeting notes, project schedule, all of the information should be kept in local server system but project management team forget to add them in.Research shows it would be useful if nothing forgotten if they are kept in the server but alson server needs another software make personel to remember daily responsibilities.For example, e-mail software can also be a reminder if people set a specific date on their calender. Otherwise another software will be needed. These two ways differs for every office, because another software means spending more money for the firm, setting an e-mail calender means spending more time for these kind of issues.As it is explained above, some defects will increase budget but some of them is just about architects? and engineers? focus, so suggestion will be placed at the end of the thesis study, some of them requires spending money, but it will save project limited time at risk.Regarding project management personel, they will always remember their responsibilities and they will always be motivated, from the beginning of the project until the end.World project management standarts defines project management process at fivebasic step. Beginning, planning, executing, controlling and monitoring and closing processes.It is explained in the literature search, these five steps requirements, comparing the literature search and M Hospital?s project management department, defects, suggesstions and solutionstotally leads readers understand good and bad examples. Moreover, this research shows in a project management department or in a project management office personel (architects and engineers) have some needs, software and hardware requirements sould be completed at the beginning stage, organizational structure, human resource should be solved because as it is written during project management processess.Thesis study will be useful who is interested in project management office, project management departments in construction firms, research is listed some defects, suggestions for these defets and results. The list shows what can be happen unpleasant in the future in a project management office/department and how one can take cautions to save time, money and quality.