Elektronik belgelerin arşivlenmesi ve erişim
Archiving electronic records and retrieval
Yazar: CENGİZ AYDIN
Danışman: DOÇ. DR. FAHHRETTİN ÖZDEMİRCİ
Ankara Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü / Bilgi ve Belge Yönetimi Ana Bilim Dalı
Derece: Doktora, 2010
Konu: Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management
Dizin: Arşiv sistemleri = Archive systems ; Arşivleme = Archiving ; Arşivleme sistemi = Archiving system ; Elektronik belge = Electronic records ; Elektronik belge yönetimi = Electronic records management ; Elektronik imza = Electronic signature ; Elektronik ortam = Electronical media ; Erişim = Access ; Erişim kontrolü = Access control ; Erişim sistemleri = Access systems

Özet:
Belgeler, bilgi teknolojilerinin kurumsal yapılarda yoğun bir şekilde kullanılmasıyla birlikte elektronik ortamda yönetilmeye başlanmıştır. Bu durum sağlıklı bir arşivlemeyi ve buna bağlı etkin erişimi zorunlu hale getirmiştir. Bu bağlamda çözümler geliştirmek e-belge yönetim sisteminin ve kurumun başarısı açısından büyük önem taşımaktadır.Bu tez çalışmasında e-belge yönetimi ele alınmış, e-belgelerin sağlıklı arşivlenmesi için gerekli hususlar üzerinde durulmuş ve buna bağlı olarak e-belgelere etkin ve güvenli erişimin nasıl sağlanacağı ortaya konulmuştur. Bu genel kapsam çerçevesinde tez altı bölümden oluşmaktadır.Girişin yer aldığı birinci bölümde, konunun önemi, araştırmanın amacı ve hipotezi, araştırmanın kapsamı, araştırma yöntemleri ile tez çalışmasında temel olarak kullanılan kaynaklar yer almaktadır.İkinci bölümde, belge ve elektronik belge kavramı, e-belgelerin yaşam döngüsü, elektronik imza, e-belge yönetim standartları gibi temel e-belge yönetim hususları ile elektronik belge yönetim sistemi oluşturulmasına ilişkin konular ele alınmıştır.Üçüncü bölümde, elektronik ortamda belge üretimi ile kâğıt belgelerin elektronik ortama aktarılması ile ilgili hususlara değinilmiştir.Dördüncü bölümde, elektronik belgelerin arşivlenmesiyle ilgili olarak arşivleme ve dosya türleri, teknolojik gereksinimler, dijital koruma, saklama planlarının oluşturulması ve ayıklama imha işlemleri, arşivlenen e-belgelerin gerçekliğinin ve bütünlüğünün korunması, uzun dönem arşivlemede elektronik imza sorunları, üst veri elemanları, felaket kurtarma ve yedekleme, sistem bakımı konuları detaylı değerlendirilmiştir.Beşinci bölümde, e-belgelere erişim bağlamında; erişim sistemi, erişim kontrolü ve güvenliği, erişim hakkı ve yetkilendirme, kullanıcı ara yüzü ve erişim seçenekleri konuları açıklığa kavuşturulmuştur.Altıncı bölümde, araştırma konusu ile ilgili olarak genel değerlendirme yapılmış, yapılması gerekenler noktasında önerilerde bulunulmuş ve bir model önerisi ortaya konulmuştur.Bu tez çalışmasıyla, e-belgelerin, bilgi teknolojileri bağlamda gerçekliğinden ve bütünlüğünde taviz vermeden sürdürülebilir bir şekilde arşivlenmesi ve etkin erişiminin sağlanması için yerine getirilmesi gereken hususlar ortaya konulmuştur.

Abstract:
Records have become to be managed in electronic media since information technologies used in institutional structures intensively. This situation makes it compulsory to make a good archiving and depending on this provide efficient access to electronic records. It is significantly important to find solutions to this for the success of management system of e-records and the institution.In the thesis, it is concentrated on e-record management; important issues for a good archiving and within this context, methods of efficient and reliable access to e-records are handled. In this context, the thesis comprises of six parts.In the initial part,, the significance of the subject, aim of the study, the hypothesis, and the context of the study, research methods and resources used in the study are explained.In the second part, basic e-records management issues such as record and e-record concepts, e-records life cycle, e-signature, e-record management standards and subjects of developing an e-record management system are discussed.In the third part of the study, developing record in electronic media and transferring paper records to electronic media are handled.In the fourth part, issues such as regarding the archiving of the records, archiving and the types of files, technological requirements, digital preservation, preparing records retention schedule, appraisal and destruction process, preserving the authenticity and integrity of the archived electronic records, electronic signature problems in long-term archiving, metadata elements, disaster recovery and back up, system maintenance are explained in details.In the fifth part, in the context of access to e-records; the subjects of access system, access control and security of access, right of access and authorization, user interface and access options are discussed.In the sixth part, general evaluation regarding research subject is performed, suggestions are given and a model proposal is developed.With this thesis, the necessary issues in order to provide the sustainable archiving of e- records with preserving the authenticity and integrity of them and in this context providing effective access are explained.