Belge üretiminin denetimi /
Yazar: FAHRETTİN ÖZDEMİRCİ
Danışman: PROF.DR. MUSTAFA AKBULUT
Ankara Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü / Kütüphanecilik Ana Bilim Dalı
Derece: Doktora, 1995
Konu: Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management
Dizin: Arşivcilik = Record keeping ; Belge düzeni = Documents system ; Belge erişimi = Document arrival ; Belge üretimi = Document creation ; Denetim = Control ; Yönetim = Management

Özet:
ÖZET Arşiv çalışma ve hizmetlerinin ekonomik ve etkin bir şekilde gerçekleştirilebilmesi, belgelerin üretiminden hizmete sunuluncaya kadar bütünüyle denetim altına alınabilmesiyle mümkündür. Bu anlamda belge yönetim faaliyetleri; belgelerin üretimleri, korunmaları, düzenlenmeleri, erişimleri ve tasfiyeleriyle ilgilidir. Bu faaliyetlerin ilki olan belge üretimi, diğer faaliyetlerin ön şartını oluşturmaktadır. Korumanın, erişimin, tasfiyenin ve düzenlemenin söz konusu olabilmesi için üretilmiş belgenin olması gereklidir. Belgeler üretimleri sırasıda denetim altına alınırsa, v gereksiz belgelerin üretimleri önlenirken, üretilen belgelerin de niteliği artacaktır. Daha az sayıda ve nitelikli belge koruma, erişim, tasfiye ve düzenlemeye konu olacağından, önemli belgelerin gereksiz belgeler içinde kaybolup gitmesi önlenecek, zamandan, kullanılan malzemeden ve insan gücünden önemli ölçüde tasarruf sağlanacaktır. Bu bakımdan belgelerin korunmaları, tasfiyeleri ve düzenlenmelerinin denetim altına alınabilmesindeki etkinlik belge üretiminin etkinliği ile ölçülebilir. Kısaca, belge üretiminin ne olduğunun açıklandığı, belge yönetiminin diğer ögeleriyle ilişkisinin ele alındığı bu çalışmada, belge üretiminin yönetim ve arşiv çalışmaları açısından önemi vurgulanarak, belge yönetiminin diğer fonksiyonlarının neler olduğu da irdelenmektedir. Böylece genelde belge yönetimine, özelde belge üretimine bir bakış açısı getirilmektedir. Bu bakış açısıyla belge üretim denetimi geniş bir çerçevede, yönetimsel işlevlerin, çalışma yöntemlerinin ve belgeleme işlemlerinin basitleştirilmesi yaklaşımıyla ele alınmaktadır. Belge üretim denetiminin öğelerini oluşturan yazışmalar, formlar, raporlar ve talimatların genel yapısı ve karakteristikleri hakkında bilgiler verilerek bir belge üretim denetimprogramının çerçevesi belirlenmektedir. Ayrıca belge üretim denetiminde standartlaştırma çalışmalarının yeri ve önemi irdelenerek, kurum ve kuruluşların dikkatleri belge üretim standartlarına çekilmektedir. Daha sonra bir belge üretim denetim programının oluşturulmasında ve yürütülmesinde sorumluluk konusu ele alınarak, arşiv çalışmalarının temelini oluşturan belge üretim denetim programının boyutu ortaya konulmaktadır. Türkiye'de belge üretim denetim çalışmaları; yönetimsel işlevler, çalışma yöntemleri ve belge işlemlerinin basitleştirilmesine yönelik yapılan çalışmalar çerçevesinde ele alınmakta, ülkemizde belge üretimiyle ilgili standartlaştırma çalışmaları ve uygulanmakta olan standartlar verilerek, ülkemizdeki belge üretim denetim çalışmaları değerlendirilmektedir. Daha sonra ülkemizde belge üretim denetiminin gerçekleştirilebilmesi için yapılması gereken çalışmalar ve atılması gereken adımlar yer almaktadır.

Abstract:
SUMMARY Economic and effective archival works and services could only be achieved through control of records from their creation to the stage where they are made ready for use. This is a records management process which includes its creation preservation, organization, retrieval and destruction. The first of these activities, records creation, is a prerequisite of the others. One cannot talk about protection, retrieval, elimination and organization of a records unless it is created. When records are controlled during the stage of creation, unnecessary production is checked and the quality of records are increased. Consequently, this process will provide quality and economy in terms of time, materials and manpower. It is the effectiveness of the records creation control that influences all other processes. This study identifies records creation, its relation to other activities, and its importance for administrative and archival works. The study sheds light on the subjects of records management in general and records creation in particular. The study also attempts to form the framework of records creation control by providing information on correspondence, forms, reports and by-laws and their characteristics. Finally the study describes the activities in Turkey concerning records management together with standardization and records creation control.