Elektronik Belge Yönetimi Sisteminin etkin kullanımı üzerine bir araştırma: Bir kamu kurumu örneği
A research on the effective use of Electronic Document Management System: An example of a public institution
Yazar: RABİA AKÇİN GÜRLER
Danışman: PROF. DR. SEFER ŞENER
İstanbul Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü / Teknoloji ve Sanayi İktisadı Ana Bilim Dalı
Derece: Yüksek Lisans, 2021
Konu: Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management ; Bilim ve Teknoloji = Science and Technology ; Ekonomi = Economics
Dizin: Belge yönetimi = Document management ; Elektronik belge = Electronic records ; Elektronik belge yönetimi = Electronic records management ; Kamu kuruluşları = Public institutions

Özet:
Günden güne küreselleşen Dünya'nın ihtiyaçlarına en doğru cevap olarak nitelendirebileceğimiz bir yazılım olan EBYS, tam adıyla Elektronik Belge Yönetim Sistemi, evrak düzenini sağlayacak ve çalışma hayatının en büyük problemlerinden biri olan düzensiz takip ve kağıt israfına önemli derecede bir çözüm sağlayacaktır. EBYS tüm dokümantasyon işlemlerinin elektronik ortama taşınarak ilerlemesine olanak sağlayan bir yazılım sistemi olup, çağın tüm evrak yönetim ihtiyaçlarına sorunsuz bir şekilde hizmet verecektir. Sürekli gelişen teknolojiyle birlikte daha çok anlam kazanan "hız", EBYS ile evrak akışının beklentilere oranla oldukça "HIZ"lı bir şekilde sağlayacaktır. Sistemin sağladığı imkanlar değerlendirildiğinde öncelikli olarak alışılagelmiş olan günlük ofis sirkülasyonundan çalışanları kurtardığını ve bireyin kendisini daha rahat ve adapte olduğu bir ortamda çalışmaktan zevk aldığıdır. EBYS aynı zamanda elektronik imza ve mobil imza ile onaylanması gereken evrakların imzalanmasında, QR kodu ile evrakların doğrulama işleminin sağlanmasında, telefona uyarlanan EBYS aplikasyonunun indirilerek istenilen her yerden, uzaktan bağlantı gerektirmeksizin evrakların 7/24 takibinde ve onaylanması gereken evraklar sistem üzerinden kişiye mail olarak gönderilip bilgilendirilmesi hususunda önemli avantajlar sağlamaktadır. Sıralanan avantajlara ek olarak, EBYS, şirket, kurum ve kuruluşları gereksiz evrak israfından kurtaracak olup dahası ülkeye sağladığı enerji tasarrufu ve adam/saat çalışma oranını en aza indirgeyerek sağladığı avantajları vurgulamak gerekmektedir. Bu araştırmada İstanbul ilindeki çeşitli kamu kuruluşlarında görev yapmakta olan bireylerin EBYS kullanımına ilişkin değerlendirmelerinin ortaya çıkarılması amaçlanmıştır. Araştırmada betimsel araştırma modellerinden tarama yöntemi kullanılmıştır. Araştırmanın evrenini İstanbul ilinde belirlenmiş olan bir kamu kuruluşunda çalışan ve EBYS kullanan bireyler oluşturmaktadır. Araştırmanın örneklemini İstanbul ilinde belirlenmiş olan bir kamu kuruluşunda çalışan 258 katılımcı oluşturmaktadır. Araştırmada veri toplama tekniği olarak anket formu kullanılmıştır. Araştırmada kullanılan anket formu üç bölümden oluşmaktadır. Anketin birinci bölümünde katılımcıların demografik özeliklerinin belirlenmesi için yaş, cinsiyet, eğitim durumu, kurumdaki çalışma süresi, sektördeki çalışma süresi ve EBSY'yi kullanma süreleri sorulmuştur. Anketin ikinci bölümünde katılımcıların EBYS'yi genel değerlendirmeleri için beşli likert türünde 5 sorudan oluşan EBYS genel değerlendirme ölçeği kullanılmıştır. Anketin üçüncü bölümünde ise katılımcıların EBYS'yi kullanımı ve faydaları hakkındaki görüşlerin belirlemek için beşli likert yapıda 18 sorudan oluşan EBYS faydaları ve kullanımı ölçeği kullanılmıştır. Çalışmada elde edilen veriler SPSS 24.0 programı ve Lisrel 8.7 programı analiz edilmiştir. Araştırma kapsamında kullanılan ölçeklerin ölçüm özelliğini test etmek amacı ile geçerlilik güvenirlik analizleri yapılmıştır. Verilerinin dağılımın normal olması sonucunda hipotezler için ikili grup karşılaştırılmasında bağımsız örneklem t-testi gerçekleştirilmiş, ikiden fazla grup arasında yapılan karşılaştırmalarda tek yönlü Anova testi yapılmıştır. Araştırma sonucunda katılımcıların cinsiyet ve eğitim düzeyi bakımından anlamlı farklılık göstermediği tespit edilmiştir. Buna karşılık 41 ve üzeri yaş katılımcıların kurum tecrübesi 1 yıldan az olan kullanıcıların, kullanım tecrübesi 1 yıldan az olan kullanıcıların EBYS değerlendirmelerinin daha yüksek olduğu sonucuna ulaşılmıştır. Ayrıca EBYS değerlendirmeleri, faydaları ve etkin kullanım ile ilgili düşünceleri arasında orta düzeyde pozitif yönlü anlamlı ilişkiler bulunmaktadır.

Abstract:
EDMS, a software that we can describe as the most accurate answer to the needs of the world that is globalizing day by day, full name Electronic Document Management System, will provide document order and will provide a significant solution to one of the biggest problems of business life, irregular follow-up and paper waste. EDMS is a software system that allows the progress of all documentation processes by moving to the electronic environment, and will serve all the document management needs of the age without any problems. "Speed", which becomes more meaningful with the constantly developing technology, will provide the document flow with EDMS in a much "SPEED" way compared to expectations. Considering the possibilities provided by the system, it is primarily that it saves employees from the usual daily office circulation and the individual enjoys working in a more comfortable and adaptable environment. EDMS can also be used for signing documents that need to be approved with electronic signature and mobile signature, ensuring verification of documents with QR code, downloading the EDMS application adapted to the phone and tracking documents 24/7 without requiring a remote connection, and documents that need to be approved via the system. It provides important advantages in terms of sending and informing the person via e-mail. In addition to the advantages listed, EDMS will save companies, institutions and organizations from unnecessary waste of paperwork, and furthermore, it is necessary to emphasize the advantages it provides by minimizing the energy savings and man / hour work rate it provides to the country. In this research, it is aimed to reveal the evaluations of the individuals who work in a specified public institution in Istanbul on the use of EDMS. Survey method, one of the descriptive research models, was used in the research. The universe of the research consists of individuals working in a specified public institution in Istanbul and using EDMS. The sample of the study consists of 258 participants working in a public institution in Istanbul. Questionnaire form was used as data collection technique in the study. The questionnaire form used in the study consists of three parts. In the first part of the questionnaire, in order to determine the demographic characteristics of the participants, age, gender, education level, working time in the institution, working time in the sector and the duration of using EDMS were asked. In the second part of the questionnaire, for the general evaluation of the participants' EDMS, the 5-point Likert type EDMS general evaluation scale was used. In the third part of the questionnaire, in order to determine the opinions of the participants about the use and benefits of EDMS, a five-point likert scale of EDMS benefits and usage, consisting of 18 questions, was used. The data obtained in the study were analyzed by SPSS 24.0 program and Lisrel 8.7 program. Validity and reliability analyzes were conducted in order to test the measurement properties of the scales used in the study. As a result of the normal distribution of the data, the independent sample t-test was used for pairwise comparison of the hypotheses, and the one-way Anova test was used for comparisons between more than two groups. As a result of the research, it was determined that the participants did not differ significantly in terms of gender and education level. On the other hand, it has been concluded that the users aged 41 and over who have less than 1 year of institutional experience, and the users with less than 1 year of experience have higher EDMS evaluations. In addition, there are moderately positive and significant relationships between EDMS evaluations, benefits and thoughts on effective use.