Belge özetleme ve öz çıkarma tekniklerinin bilgi erişim açısından değerlendirilmesi
An evaluation on summarizing and abstracting techniques of records in terms of information retrieval
Yazar: SEDA ÇOŞKUN
Danışman: PROF. DR. HAKAN ANAMERİÇ
Ankara Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü / Bilgi ve Belge Yönetimi Ana Bilim Dalı
Derece: Yüksek Lisans, 2020
Konu: Arşiv = Archive ; Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management
Dizin: Arşiv belgeleri = Archive documents ; Arşivcilik = Record keeping ; Arşivleme = Archiving ; Arşivler = Archives ; Bilgi erişim = Information access ; Bilgi erişim sistemi = Information access system ; Osmanlı arşivi = Ottoman archive ; Osmanlı belgeleri = Ottoman documents ; Özetleme = Summarizing

Özet:
Okuma eyleminin en temel amacı okuduğunu anlamaktır. Okuduğunu anlama eylemi, düşünme, algılama ve bağlantı gibi özelliklerle bir arada var olan bilişsel yetenekler tarafından gerçekleştirilir. Okuduğunu anlama düzeyini artırmak için bazı strateji ve teknikler kullanılmaktadır. Anlama stratejileri içerisinde yer alan bu tekniklerden birisi de özetlemedir. Özetleme, orijinal belgeden bağımsız olmamak koşulu ile anlatılmak istenenin açık ve net bir şekilde ifade edilmesi ile gerçekleştirilir. Özetleme ile orijinal belge ve özeti hazırlanan belge arasında gönderimsel bir bağ bulunmaktadır. Cümleler arasında birbiriyle uyumlu bağlaçlar ve yardımcı ögeler yer almakta, gerekli bilginin daha az gerekli bilgiden süzülüp seçilmesi sağlanmaktadır. Ayrıca belgenin yapısı ve düşünce akışı bozulmadan gerekli kısaltmalar yapılarak,  genel bir yargı cümlesi ile ifade edilmesi sağlanmaktadır.
Bu çalışmada belge özetleme strateji ve tekniklerinin bilgi erişim ucu olarak değerlendirilmesi ile belgelerin geçmişten günümüze uzanan tarihsel gelişim süreci içerisinde uygulanması gereken teknikler ve öneriler incelenerek arşivlerde belge özetleme çalışmlarının mevcut durumları ortaya koyulmuştur. Bu kapsamda arşivlerde özetleme çalışması yapılırken hangi strateji ve tekniklerden yararlanılması gerektiği belirlenmiş, arşivcilerin belge üzerinde hangi erişim uçlarına dikkat etmesi gerektiği tespit edilmiş ve bu doğrultuda konuyla ilgili örnek arşiv belgeleri üzerinde özetleme stratejilerileri model olarak sunulmuştur. Arşivcilerin okuma, okuduğunu anlama, okuduğunu anlama stratejileri ve çalışmaları özetlerken dikkat etmesi gereken strateji ve teknikler belirlenmiştir. Çalışma kapsamında incelenen örneklerde standart özetleme tekniği kullanılarak tüm arşivlerde yapılan belge özetleme çalışmalarında standardizasyonun sağlanması amaçlanmaktadır.

Abstract:
The main purpose of the reading action is to understand what it reads. The act of reading comprehension is carried out by cognitive abilities coexistent with features such as thinking, perceiving, and connecting. Some strategies and techniques are used to increase the level of reading comprehension. The summarization technique included in the comprehension strategies is one of them. Summarization is carried out by expressing clearly what is desired to be explained, provided that it is not independent from the original document. There is a referential link between the summarization and the original document and the document prepared. The sentences include harmonious conjunctions and auxiliary elements, and the necessary information is filtered and selected from less necessary information. In addition, it is ensured that the document is expressed in a general judicial sentence by making the necessary abbreviations without disturbing the structure and thought flow.
In this study, by evaluating document summarization strategies and techniques as information access point, the techniques and suggestions that should be applied in the historical development process of documents from past to present are examined and the current status of document summarization studies in archives are revealed. In this context, it was determined which strategies and techniques should be used while summarizing the archives, and which access points the archives should pay attention to, and summarizing strategies on the sample archive documents related to the subject were presented as models. Strategies and techniques that archivists should pay attention to while reading, reading comprehension, reading comprehension strategies and summarizing studies have been determined. It is aimed to ensure standardization in document summarization studies carried out in all archives by using a standard summarization technique in the samples examined within the scope of the study.