Bilişim sistemleri yardım dokümanlarında karşılaşılan problemler ve kullanıcı deneyimleri: Elektronik Belge Yönetim Sistemi örneği
Problems in the user guides for information systems and user experiences: The case of Electronic Document Management System
Yazar: SİNAN ÜST
Danışman: DOÇ. DR. ENGİN KURŞUN
Atatürk Üniversitesi / Eğitim Bilimleri Enstitüsü / Bilgisayar ve Öğretim Teknolojileri Eğitimi Ana Bilim Dalı / Bilgisayar ve Öğretim Teknolojileri Eğitimi Bilim Dalı
Derece: Yüksek Lisans, 2019
Konu: Eğitim ve Öğretim = Education and Training
Dizin: Belge yönetimi = Document management ; Bilişim = Informatics ; Bilişim sistemleri = Information systems ; Elektronik belge yönetimi = Electronic records management ; Kullanıcı deneyimi = User experience ; Kullanım kılavuzu = User manual ; Teknik yardım = Technical asistance ; Yardımcı kitap = Supplementary book

Özet:
Amaç: Bu çalışmada; EBYS kullanıcıları için hazırlanan yardım dokümanlarını kullanmada karşılaşılan problemlerin belirlenmesi ve bu problemlerin çözülmesine yönelik önerilerin sunulması amaçlanmıştır.

Yöntem: Bu çalışmada nitel araştırma yöntemlerinden durum çalışması deseni uygulanmıştır. Araştırmanın katılımcılarını Ardahan Üniversitesi çalışanları arasından amaca uygun örneklem yöntemiyle seçilen kişiler oluşturmaktadır. Veri toplama aracı olarak görüşme ve gözlem teknikleri kullanılmıştır. Toplanan veriler içerik analizi yöntemiyle çözümlenmiştir.

Bulgular: Çalışmada elde edilen bulgular; yardım dokümanını kullanmada karşılaşılan problemler ve dokümanın sahip olması gereken tasarım özellikleri olmak üzere ikiye ayrılmıştır. Kullanılan dokümana ve içerisinde istenen bilgiye erişimin zor olması, gereksiz bilgilerin bulunması, anlaşılmayan teknik terimlerin yer alması, kullanılan görsellerin çözünürlüklerinin güncel olmaması, metinsel aramanın yapılamaması, dokümanda gereğinden fazla zaman harcanması karşılaşılan problemler arasında yer almaktadır.

Dokümanın tasarımı ile ilgili bulgular; doküman yapısı, içerik yapısı ve gezinti yapısı başlıkları altında toplanmıştır. Dokümanda konu başlıklarının bulunması, yüksek çözünürlüklü ve açıklayıcı görsellerin kullanılması, içindekiler tablosu ve uyarı alanları gibi bölümlerin olması, konu akışının düzenli olması, problem çözümüne odaklı olması gerektiği katılımcılar tarafından ifade edilmiştir.

Sonuç: Bulgular göz önünde bulundurularak bilişim sistemlerinde kullanılan yardım dokümanlarının; erişimi kolay ve ana ekran üzerinde görülebilir bir yere konulması, içindekiler tablosunun olması, doküman içerisinde bulunan teknik terimlerin açıklandığı bir bölümün bulunması, kullanılan görsellerin çözünürlüklerinin işlemi anlayacak şekilde düzenlenmesi, kullanılan görsellerin etrafında açıklayıcı metinsel bilginin bulunması, sisteme eklenen özelliklerle paralel dokümanın güncel tutulması, içerikte bulunan gereksiz bilgilerin en aza indirgenmesi, kullanım esnasında karşılaşılabilecek problemlerin çözüm önerilerinin bulunduğu bir bölüm bulunması gibi özelliklerinin olması gerektiği sonucuna varılmıştır.

Anahtar Kelimeler: yardım dokümanları, elektronik belge yönetim sistemi, bilişim sistemleri, durum çalışması

Abstract:
Purpose: This study aimed at identifying the problems encountered in using the help documents prepared for EBYS users and offering suggestions in order to solve these problems.

Method: In this study, case study which is one of the qualitative research methods was applied. Participants of the study consist of the staff at Ardahan University selected using purposeful sampling method. Interview and observation techniques were used as data collection tools. The collected data were analyzed by content analysis method.

Findings: Findings obtained in the study can be divided into two groups which are the problems encountered in using the help document and the design features that the document should have. Difficult access to the document used and the information requested, unnecessary information, inclusion of incomprehensible technical terms, the fact that the resolution of the images used is not up to date, failure to do textual search and spending more time than necessary in the document are among the problems encountered.

Findings about the design of the document are gathered under the titles of document structure, content structure and navigation structure. The participants stated that subject titles should be included in the document. Also, they referred to the use of high definition and explanatory images as well as the sections of table of contents and warning areas, the regular subject flow and the necessity to focus on problem solving.

Results: Considering the findings, it was concluded that the help documents used in information systems should have the features such as having an easily accessible and visible place on the main screen, a table of contents, and a section explaining the technical terms in the document. In addition, the resolution of the images used must be arranged to understand the operation and there should be descriptive textual information around the images used. The findings of this study also suggest keeping the document updated with the features added to the system, minimizing unnecessary information in the content, a section with solutions for problems encountered during the use of the document.

Keywords: help documents, electronic document management system, information systems, case study