Özel arşivler: Düzenlenme, tanımlama, erişime açılma süreçleri ve yönetimi
Private archives: Arrangement, description, access process and management
Yazar: ÖZKAN GÜNER
Danışman: PROF. DR. AHMET OĞUZ İCİMSOY
Marmara Üniversitesi / Türkiyat Araştırmaları Enstitüsü / Bilgi ve Belge Yönetimi Ana Bilim Dalı
Derece: Doktora, 2023
Konu: Arşiv = Archive ; Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management
Dizin: Arşiv hizmetleri =   ; Arşivcilik eğitimi = Education for archivists ; Bilgi ve belge yönetimi = Information and records management

Özet:
Özel arşivlerin önemi ve rolü son dönemlerde hemen hemen tüm disiplinlerde artmış kurumlar ve kişiler özel arşivlerde daha çok çalışma ve araştırma yapmaya başlamıştır. Kurumlar ve kişiler yaptıkları çalışmalarda özel arşivlerin de kamu arşivleri kadar önemli olduğunu hatta bazı durumlarda kamu arşivlerinde bulunamayan önemli bilgilerin özel arşivlerde olduğunu görmüşlerdir. Özel arşivlerin bu kadar önemli olmasına karşın bu arşivlerde yapılan çalışmalar ve kaynaklar özel arşivlerin düzenlenmesi, tanımlanması ve erişime açılması noktasında yetersiz kalmıştır. Bunun yanı sıra özel arşivler ve kamu kurumu arasındaki farklılık ve önceden fark edilemeyen yeni sorunlar ortaya çıkmıştır. Özel arşivler için sistemli ve standart bir çalışma geleneği oluşmadığından bu alanda çalışma yapan kişi ve kurumlar kendi yöntemlerini oluşturmak zorunda kalmıştır. Bu alanda uzman kişilerin eksikliği de geliştirilen bu yöntemlerin yetersiz kalmasına sebep olmuştur. Özel arşivlerin korunması ve erişime açılması ciddi bir bakış açısı ve yaklaşım gerektirdiğinden alanda uzman kişiler tarafından böyle bir çalışmanın detaylı olarak ortaya konulması büyük bir önem arz etmektedir. 
Arşivcilik alanında arşivlerin düzenlenmesi ve tanımlanmasıyla ilgili yöntem ve standartlar olsa da bu çalışmaların büyük çoğunluğu kamu arşivleri göz önüne alınarak hazırlanmış çalışmalardır. Kamu arşivleri dışında kalan ve özel arşiv olarak tanımlanan arşivlerin en az kamu arşivleri kadar önemli olduğunu ve bu arşivlerin arşiv yönetimi kapsamında sağlaması, düzenlenmesi, tanımlanması ve kullanıma açılmasına kadar geçen süreçlerde yapılması gerekenler, karşılaşılan sorunlar ve yönetimi için bir yol haritası çizerek standart yapının oluşturulması gerekir. Özellikle uygulama sırasında özel arşivlerin yönetiminde birçok soru ortaya çıkmakta ve bu alandaki kaynaklarda bu sorulara cevap bulunamamaktadır. Bu çalışmada kaynaklar yeniden değerlendirilerek özel arşiv çalışmaları için eksik kalan noktalar göz önüne alınarak yorumlanacaktır. 
Arşiv yönetimi ve/veya yapılacak bir arşiv çalışmasının güncel teknolojiden uzak bir şekilde gerçekleştirilmesi düşünülemez. Teknoloji, birçok alanda etkili kullanılmaya başlanmış ve bu yaygın kullanım bilgi ve belge yönetimi alanında da yerini almıştır. Artık sunulan hizmetlerin hepsi (e-devlet uygulamaları, kütüphane otomasyon sistemleri, bilgi yönetim sistemleri gibi) web üzerinden sağlanmaktadır. Bilgi ve belge yönetiminin bir alanı olan arşiv yönetimi için de bu geçerlidir. Bu anlamda yapılacak özel arşiv çalışmalarının da çağa uygun ve çalışmanın isteklerine cevap verecek nitelikte olması beklenmektedir. Kullanılacak otomasyon programları özel arşivlerinin düzenlenmesine, tanımlanmasına ve erişimine mümkün kılacak nitelikte ve standartları göz ardı etmeden esnek bir yapıda olması gerekmektedir.
Bu çalışmada belgesel analiz yöntemi kullanılmıştır. Bunun yanında, kişisel mesleki çalışmalar sırasında yapılan tespitler, karşılaşılan sorunlar ve çözüm arayışları sürecinde yapılan gözlemler de çalışmaya kazandırılmıştır. Bu çalışmada araştırmalar sonucu ortaya çıkan eksiklikler ve sorular doğrultusunda özel arşivlerin daha etkin kullanımı için neler yapılabilir konusu tartışılacaktır.
Özel arşivlerin öneminin anlaşılması, bu alandaki bilgi ve belgelerin daha iyi değerlendirilmesi ve etkin kullanımının sağlanması milli hafızanın daha iyi korunmasına yardımcı olacak ayrıca tarihsel olayların yeniden ve farklı bakış açılarıyla değerlendirilmesinin önünü açacaktır. 
Anahtar kelimeler: Özel arşiv, Bilgi ve belge yönetimi, Arşiv yönetimi, Düzenleme, Tanımlama, Arşivlerde erişim.

Abstract:
The importance and role of private archives have increased in almost all disciplines in recent times. Institutions and individuals have started to engage in more research and studies within private archives. It was realized that private archives are as important as public archives, and in some cases, significant information that cannot be found in public archives are found in private archives. Despite the significant importance of private archives, the efforts and resources dedicated to organizing, defining, and providing access to these archives are still insufficient in the archival science. Furthermore, differences between private archives and public institutions, as well as previously unnoticed challenges, have emerged. Due to the lack of a systematic and standardized working tradition for private archives, individuals and organizations working in this field have had to develop their own methods. Another contribution to the insufficiency of methods has also stemmed from the lack of expertise in the area. The preservation and accessibility of private archives require a serious perspective and approach. Thus, a detailed study on private archives must be presented by experts in the field.
While methods and standards for organizing and defining archives exist in the field of archival science, the majority of these efforts have been tailored to public archives. It is essential to establish a standardized structure by outlining the necessary processes, encountered problems, and management strategies for private archives within the scope of archival management, from preservation and organization to definition and utilization. Especially during implementation, numerous questions arise in the management of private archives, and these questions often remain unanswered in the available resources. This study will present a reevaluation of the sources and interpretation of them by considering the shortcomings in studies of private archives.
The execution of archival management and/or any archival study without embracing contemporary technology is inconceivable. Technology has become influential in various areas, along with information and document management. Presently, services such as e-government applications, library automation systems, and information management systems are all provided online. Therefore, it is expected that studies involving private archives should also be up-to-date and tailored to meet the demands of the work. The automation programs used should enable the organization, definition, and accessibility of private archives while adhering to standards and maintaining flexibility.
This study employs documentary analysis methodology. Observations made during personal professional endeavors, including findings, encountered challenges, and attempts to find solutions, have been integrated into the study. The discussion will revolve around measures that can enhance the effective utilization of private archives, with an emphasis on the deficiencies and questions that have arisen from the research. 
Better utilization and evaluation of information and documents in this domain, and facilitating their effective use, will contribute to the national memory's preservation and the continuation of a national identity. Furthermore, it will reinforce the reevaluation of historical events from various perspectives.
Keywords: Private archives, Information and document management, Archival management, Organization, Definition, Access in archives.