Atatürk Üniversitesinde dosyalama işlemleri ve personelin farkındalığı
Filing processes and staff awareness about the filing processes at Atatürk University
Yazar: AYŞE BAYRAKTAR
Danışman: DOÇ. DR. DÜNDAR ALİKILIÇ
Atatürk Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü / Bilgi ve Belge Yönetimi Ana Bilim Dalı
Derece: Yüksek Lisans, 2018
Konu: Arşiv = Archive ; Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management
Dizin: Arşivleme = Archiving ; Arşivleme sistemi = Archiving system ; Atatürk Üniversitesi = Atatürk University ; Dosyalama sistemleri = Filing systems ; Personel = Personnel ; Üniversiteler = Universities

Özet:
Üniversitelerin en önemli bilgi kaynakları, ürettikleri ve sahip oldukları belgelerdir. Üniversiteler, her gün binlerce belgenin üretildiği kurumlar olarak göze çarpmaktadır. Kurum tarafından üretilen ve kurum dışından gelen bu belgeler, kurum içindeki birimler arasında dolaşmaktadır. Belgelerin bir düzen içerisinde ve kaybolmadan gerekli yerlere ulaşabilmesi ve daha sonra ihtiyaçlar doğrultusunda tekrar kullanılabilmesi için düzenli bir şekilde dosyalanmaları ve saklanmaları gerekmektedir. Bu çalışmalar belge yönetim sisteminin kuralları çerçevesinde yapılmalıdır. Tezde Atatürk Üniversitesi Rektörlük, Fen ve Edebiyat Fakülteleri bünyelerinde dosyalama ve arşivleme işlemleri ve bu işlemlerle ilgilenen personelin farkındalık düzeyi üzerine araştırma yapılmıştır. Var olan dosyalama sistemi incelenerek standart bir dosyalama sistemi uygulamasına yönelik bir model önerisi ortaya konulmaya çalışılmıştır. Çalışmada personel sayısının az olmasından ötürü yarı yapılandırılmış görüşme tekniği kullanılmıştır. Bu doğrultuda "Atatürk Üniversitesi Rektörlük, Fen ve Edebiyat Fakültelerinde dosyalama ve arşivleme işlemleri ile görevli personelin geleneksel dosyalama sistemleri konusunda yeterince bilgiye sahip olmaları ve uygun dosyalama sistemlerini kullanabilmeleri, ilgili fakültelerin geleneksel dosyalama sistemlerini ve faaliyetlerini başarılı bir şekilde yürütmelerine neden olur" şeklinde belirlenmiş olan hipotez doğrulanmıştır.

Abstract:
The most important information resources of universities are records they produce and possess. Universities stand out as institutions where thousands of records are produced every day. These records, produced and came from outside of the institution, circulate among the units within the institution. Records need to be filed and kept regularly so that they can be accessed in an order and without missing, and then reused in line with needs. This work should be done within the framework of the rules of the records management system. The filing and archiving procedures and the level of awareness of the staff who are interested in these procedures within the structure of Atatürk University Rectorship, Science and Literature Faculties have been researched in this thesis. The existing filing system has been examined and a model proposal for a standard filing system application has been put forward. A semi-structured interview technique was used in the study because of the small number of staff. In this respect, the hypothesis developed as the staff assigned with filing procedures should have sufficient knowledge about traditional filing systems and be able to use appropriate filing and archiving systems at Atatürk University Rectorship, Science and Literature Faculties, and so that, this leads the relevant faculties to carry out traditional filing systems and activities successfully have been verified.