İnşaat projelerinde proje yönetimi bakış açısı ile tasarım yönetimi ve uygulamaları
Design management and design management applications in construction projects from the point of view of the project management
Yazar: SEVCAN ÇELEBİ
Danışman: DOÇ. DR. HAKAN YAMAN
İstanbul Teknik Üniversitesi / Fen Bilimleri Enstitüsü / Mimarlık Ana Bilim Dalı / Proje ve Yapım Yönetimi Bilim Dalı
Derece: Yüksek Lisans, 2017
Konu: Mimarlık = Architecture
Dizin: İnşaat projeleri = Construction projects ; İnşaat yönetimi = Construction management

Özet:
Günümüzde inşaat sektörü oldukça gelişmiştir. Profesyonel anlamda inşaat yönetimi, geleneksel sistemlerin değişmesi için itici bir güç haline dönüşmeye başlamıştır. Özellikle de tasarım sürecini daha iyi yönetmek için. Yapılar günden güne daha da karmaşıklaşmaktadır ve bununla birlikte, maliyetin azalması, süre ve kalite daha da önemli hale gelmiştir. Bütün bunların tasarım sürecine etkisi yadsınamaz. Birçok örnekte görülmektedir ki, bahsi geçen durumlar, tasarım sürecini daha da karmaşık ve yönetilmesi zor hale getirmektedir.
İnşaat projelerinin başarılı olabilmesi için, kalite, maliyet, zaman üçgenindeki bütün parametlerin sağlanıp, bu parametrelerden ödün verilmeden bitirilmesi hedeflenmektedir. Birçok projede, özellikle yapım aşamasına geçildiğinde gecikmeler ve maliyet artışları ile yüzleşilmekte ve önlem olarak kalitenden ödün verilmesi ile projeler başarısızlıkla sonuçlanmaktadır. Yapım aşamalarında karşılaşılan problemler incelendiğiyse, çoğunun tasarım sürecine bağlı eksikler ve/veya hatalardan kaynaklı olduğu görülmektedir. Bu durum, tasarım sürecinin irdenlenmesi ve iyileştirilmesi için çalışmalar yapılıp önlemler alınması gerekliliğini doğurmuştur.
Tasarım süreci doğası gereği karmaşık bir süreçtir ve uzman enformasyonlarının artmasıyla giderek daha da karmaşık hale gelmektedir. Günümüzde tasarım sürecine, geniş bir organizasyon çevresinden, çok çeşitli katılımcılar dahil olmaktadır. Deneyimli mimarlık organizasyonları dahi artık bu süreci yönetmekte zorlanabilmekte ve proje paydaşlarına yanlış zamanda yanlış enformasyonlar yayınlayabilmektedirler. Sadece tasarım süreci ve uzmanlık alanlarının gelişmesi değil, inşaat süreci de oldukça değişmiş ve gelişmiştir. Geleneksel sistemler yerini yepyeni teknolojik inşaat yöntemlerine bırakmışlardır. Bu da insanların alışmış oldukları süreçten farklı bir sürece adapte olmalarını gerektirmektedir. Bu durum tasarımcıları, tüm detayların tasarım aşamasında çözülmesi gerektiği konusunda zorlamaktadır. Gelinen durumda her şeyin önceden düşünülmesi gerekmektedir. Tasarım sürecinin olduğu her hangi bir yerde, tasarımın başarıya ulaşması için paralelinde yürüyen bir yönetim süreci de olmak zorundadır.
Günümüzde birçok projede, alışıla geldiği üzere süreç, mimarların yönetimine bırakılmakta olup, proje içerisinde yer alan çeşitli disiplinler, mimarlar tarafından koordine edilmektedir. Fakat projeler karmaşıklaştıkça, proje paydaşlarının sayısı artmış ve sürecin yönetimi zorlaşmıştır. Mimarlık eğitiminin tasarım odaklı olmasından da kaynaklı olarak, tasarım yönetimi aktiviteleri mimarlar tarafından etkin bir şekilde yerine getirilememeye başlamıştır. Benzer şekilde tasarım odaklı eğitimden kaynaklı olarak, tasarımcılar sahadan uzak kalmış ve yapıma uygun olmayan tasarımların üretilmesi problem ortaya çıkmıştır. Bu durumun önlenebilmesi ve giderek karmaşıklaşan projelere sağlıklı çözümler oluşturulabilmesi için uzmanlık
ihtiyacı doğmuş ve uygulanabilir tasarımlar oluşması için tasarım sürecine çok fazla sayıda danışmanın da katılmaya başlamıştır. Gelinen bu süreçte, tasarım enformasyonu, sahaya varmadan önce, birçok uzman tasarımcının (danışmanların) katılımı ile birlikte imalat çizimlerine dönüştürülürken, tasarımı yönetenin kimliği bu çoklu yapı içinde kaybolmaya başlamıştır. Bu nedenle proje süreçlerinde mimarlık ofislerinden bağımsız, ayrı bir proje paydaşı olarak tasarım yönetimi ekibi de sürece dahil olmaya başlamıştır. Şöyle söylenebilir ki, tüm bu gelişmelerden kaynaklı olarak tasarım yönetimi anlayışı da boyut ve el değiştirmiş.
Günümüz tasarım yönetimi anlayışına göre, tasarım yönetiminin amacı, tüm tarafların beklentilerini göz önünde bulundurarak, projelerin zamanında, hedeflenen kalite ve maliyette sonuçlandırılmasının sağlanmasıdır. Amaç, hiçbir zaman sadece mal sahibinin gereksinimlerinin yerine getirilmesi ya da projenin en az maliyetle bitirilmesi ya da tam zamanında ama diğer gereklilikler sağlanamadan bitirilmesi değildir. Tasarım yönetimi, tüm unsurlar arasında bir orkestra şefi gibi uyum yakalamaktır. Tasarım yönetiminin orkestra şefinden farkı, kapsamlarının, süreçte sadece taraflara ne yapacaklarını öğütlemekten çok daha fazla olmasıdır. Tasarım yönetimi, taraflara neler yapacaklarını söylemek ve teslimlerin onaylanmasından çok, kendisi de değer üreten bir disiplindir.
Türkiye'de tasarım yönetimi henüz gelişmekte olan yeni bir disiplindir. Birçok projede, ölçeklerinin küçük olmasından da kaynaklı olarak, bu hizmet, alışılageldiği üzere halen mimarlık ofisleri tarafından verilmeye devam etmektedir. Fakat son 10 yılda tasarım yönetimi hizmet alımında büyük artış gözlenmiş olup, mal sahiplerinin bilinçlenmeye başlaması ile tasarım yönetimi hizmetinin projelere katkısının da farkına varılmaya başlanmıştır. Tasarım yönetimi hizmetinin alındığı büyük ölçekli projelerin sayısının giderek arttığı deneyimlenmektedir.
Henüz gelişmekte olan bir disiplin olmasından kaynaklı, ülkemizde konu ile ilgili az sayıda çalışma yapılmış olup, literatürde az sayıda kaynak bulunmaktadır. Var olan kaynakların çoğu günümüz tasarım yönetimi anlayışında olmayıp halen tasarım ofislerinde yer alan tasarım ekibi içerisindeki tasarım yöneticilerinin bakış açılarıyla ele alınmış çalışmalardır. Proje yönetim ofislerinin sağladığı bir hizmet olarak tasarım yönetimi disiplininin gelişimi akademik çalışmalarla desteklenmeli ve hizmetin ülkemizde sağlıklı bir alt yapıya oturması sağlanmalıdır. Bu çalışmada, tasarım yönetimi, proje yönetim ekibi bakış açısıyla ele alınmıştır.
Türkiye'de her ne kadar proje yönetiminin farkına varılmaya başlanıyor olsa da projelere geç aşamalarda dahil edilmiş olduğu, tasarım tamamlandıktan sonra yapım aşamasında kontrol hizmeti alınması için tercih edildiği ve erken aşamalarda tasarım yönetimi hizmeti almanın süreçleri ne kadar rahatlatacağının mal sahibi tarafından farkedilmediği gözlemlenmiştir.
Ülkemizde, bu hizmeti profesyonel anlamda yerine getiren çok az sayıda proje yönetim ofisi bulunmaktadır. Bu ofislerdeki tasarım yönetimi hizmetinin, deneyimce ülkemizden daha zengin yurtdışı literatürü ile desteklenmesi ve geliştirilmesi gerekmektedir. Hizmetin sağlandığı sürede, uygulamaların, ofisteki yöneticilerin kişisel deneyimleri ile tesadüfi olarak yerine getirildiği de deneyim edilmiştir. Bu anlamda ülkemizde tasarım yönetimi hizmetinin literatür ile desteklenmesi bu disiplinin profesyonelleşip standart prosedürlerin oluşmasına da katkı sağlayacaktır.
Bu anlamda, çalışmanın birincil amacı, Türkiye'de tasarım yönetimi alanında var olan literatür açığının yurtdışı kaynaklardan yararlanılarak kapatılmaya çalışılmasıdır. İkincil olarak, Türkiye'de özel sektörde, konunun nasıl ele alındığı,
tasarım yönetiminin nasıl ve hangi araçlarla gerçekleştirildiği, örnek proje incelemesi üzerinden ele alınıp çalışmaya yansıtılmıştır. Vaka analizi incelemesi ile tasarım yönetiminin proje sürecine dahil edildiği durumlarda projenin tasarım aşaması ve sonrası süreçlerinin nasıl etkilendiği aktarılmıştır. Bu sayede bu hizmetin tasarımın en erken aşamasında alınmasının faydaları konusunda bilinç yaratılması, mal sahibi ve diğer proje paydaşlarının konu hakkında bilinçlenmesi hedeflenmiştir.
Çalışmanın ikinci ve üçüncü bölümleri literatür araştırmalarından oluşmaktadır. İkinci bölümde, tasarım yönetimi uygulamasının daha iyi anlaşılması için tasarım kavramı, tasarımın yapısı, özellikleri ve tasarım süreçlerinin tanımları yapılmış olup, tasarım yönetimi nedir? tasarım neden yönetilmelidir? tasarım yönetimi süreçleri nelerdir? bir inşaat projesindeki roller (proje tarafları ya da paydaşları olarak anılacaktır) nelerdir? proje taraflarının sorumlulukları nelerdir? proje taraflarının bakış açılarından tasarım yönetimi ve taraflarının tasarım yönetimi sorumlulukları nelerdir? sorularına cevaplar aranmıştır.
Literatür araştırmasının ikinci ayağını oluşturan, çalışmanın üçüncü bölümünde ise, yurtdışında proje yönetim organizasyonu bakış açısıyla tasarım yönetimi aksiyonlarının neler olduğu, bu görevler detaylı olarak açıklanarak incelenmiştir. Tasarım yönetimi görevleri, tasarım süreçleri ile ilişkilendirilerek, proje taraflarının bakış açıları ve sorumlulukları ayrımı yapılarak anlatılmıştır. Tasarım yönetimi uygulamasının verimli olması için yurtdışındaki projelerde kullanılmış olup fayda sağladığı görülen bazı tasarım yönetimi araçları da anlatılmıştır.
Türkiye'de daha önce yapılan çalışmalarda özel sektör kapsamında proje üzerinde proje yönetim firmasının bakış açısıyla tasarım yönetimi incelemesi yapılmadığı için çalışmanın dördüncü kısmında, literatürde yer alan bu açığın, Türkiye'nin önde gelen proje yönetim şirketlerinden birinde çalışılarak edinilmiş olan 4 yıllık tasarım yönetimi deneyiminden de destekle, yönetim ekibi içerisinde bulunulan örnek bir projenin incelenmesi ile tasarım yönetimi sürecinden anlatımlarla kapatılması hedeflenmiştir. Böylece Türkiye'de proje yönetim ekibi bakış açısıyla tasarım yönetimi hizmetinin nasıl sağlandığı, görevlerin neler olduğu bu projede kullanılan araçlarla doğrudan ortaya konmuştur. Çalışmada incelenen bu proje, proje yönetim firmasının, tasarımın konsept aşamasından sonra, avan proje sürecinde, tasarımın halen devam ettiği ve tasarım yönetimi hizmetinin de verilebildiği süreçte projeye dahil olduğu, geleneksel yapım yöntemi ile gerçekleştirilmiş yüksek katlı bir rezidans projesidir. 1,5 yıl süren bu projede, proje yönetim firması tasarım süreci sonrasında yapım aşamasında da belli bir süre, uygulama yönetimi hizmeti vermiştir. Böylece tasarım yönetimi aşamasında verilen hizmetlerin geri bildirimlerinin gözlenme fırsatı da bulunabilmiştir. Projenin uygulama sürecinde karşılaşılan ve tasarım aşamasından kaynaklı problemleri saptanabilmiş ve tasarım süreci yönetim modellerinin geliştirilebilmesi için kayda değer bulgular elde edilebilmiştir. Geri bildirimler, tasarım aşamalarında uygulanan ilgili tasarım yönetimi araçlarının anlatıldığı başlıklar altında yorumlanarak yansıtılmıştır.
Çalışmanın sonucunda, tasarım yönetiminin, inşaat projelerinin uygulama süreçlerinin başarı ile tamamlanabilmesi için olmazsa olmaz bir disiplin olduğu tespit edilmiştir. Sağlıklı yönetilmemiş tasarımların, uygulama aşamasında maliyet artışlarına, zaman kayıplarına ve proje değişiklikleri ile hedeflenenden düşük standartlarda üretimler ile kaliteden de ödün verilmesine neden olduğu saptanmıştır. İşverenlerin bilinçsizliğinden kaynaklı olarak, tasarım yönetimi hizmetinin sürece dahil edilmesinde gecikildiğine ve tasarımın müdahale edilemeyen aşamalarında
tasarım yönetimi hizmeti alımının, projeleri, tasarım yönetiminin esas faydalarından mahrum bıraktığına şahit olunmuştur.
Çalışmanın bulgularından bir diğeri de, ülkemizdeki tasarım yönetimi anlayışının mal sahibine fayda sağlanması adına yapılan uygulamalar etrafında bütünleştiğidir. Bu nedenle, proje yönetimi ve tasarım yönetimi mantığının gerektirdiği, hiçbir paydaşın tarafında olmadan projeye fayda sağlanması hedeflerinden uzakta bir tasarım yönetimi anlayışı ile karşı karşıya olduğumuz farkedilmiştir. Çalışmanın bir diğer bulgusu da tasarım yönetiminin esas amaçlarından biri olan tasarımların uygulanabilir hale gelmesine katkı sağlaması amacının ülkemizde yerine getirilemiyor olmasıdır. Bunun nedeni, bu disiplinin henüz yeni olması ve proje taraflarınca hala benimsenmemesi ve tasarım yöneticilerinin tasarıma müdahalelerine tepki göstermeleridir. Bir diğer önemli nedeni de tasarım yönetimi disiplininin henüz oturmamış olmasından kaynaklı olarak, ekiplerdeki personelin deneyimlerinin yetersiz kalmasıdır. Uygulama bilen ve tasarımın doğasından da anlayan çok deneyimli tasarım yöneticileri geliştikçe, bu problemin ortadan kalkacağı öngörülmektedir. Ayrıca ilerleyen süreçte, tasarım yönetiminin önemi tüm proje taraflarınca kavrandığında, bu hizmetin sağlanmasına karşı gösterdikleri direncin yok olması ile birlikte, hizmetin çok daha faydalı bir hale geleceği ve gelişip, öneminin giderek artacağı düşünülmektedir.

Abstract:
Today, the construction sector has developed considerably. Professional construction management begins to turn into a driving force for the change of traditional systems. Especially to better manage the design process. Structures are becoming more and more complex from day to day, and with it, cost reduction, time and quality have become even more important. The effect of all these on the design process can not be negated. It is seen in many examples that the design process becomes more complicated and difficult to manage.
In order for the construction projects to be successful, it is aimed to provide all the parameters of quality, cost, time and finish these parameters without sacrificing them. In many projects, especially when the construction phase is over, lags and cost increases are faced and projects are failing with concessions as a precaution. If the problems encountered during the construction phase are examined, it is likely that most of them are due to deficiencies and / or errors due to the design process. This has led to the necessity of working and taking precautions to improve the design process. The nature of the design process is complex and becomes increasingly complex with groving expert knowledge. Today, the design process includes a wide range of participants from a wide range of organizations. Experienced architectural organizations can also have difficulty managing this process and are able to publish false information to project stakeholders at the wrong time. Not only the development of the design process and expertise, but also the construction process has changed and developed. Traditional systems have left their place to new technological construction methods. This requires people to adapt to a different process from the process they are familiar with. This forces designers to stress that all details must be solved in the design phase. Everything must be considered in advance. In any place where there is a design process, there has to be a management process that runs parallel to the success of the design. As it is common in many projects today, the process is left to the management of the architects and coordinated by the various disciplines and architects involved in the project. But as the projects became more complex, the number of project stakeholders increased and the management of the process became more difficult. Due to the design focus of architectural education, design management activities have begun to be ineffective by architects. Similarly, due to design-oriented training, the problem has arisen that designers are away from the site and produce improperly constructed designs. In order to avoid this situation, the need for expertise has been born to create healthier solutions to the increasingly complex projects, and a large number of consultants have begun to participate in the design process to create feasible designs. In the meantime, the identity of the design director has begun to disappear in this multiple structure, while the knowledge of design has been transformed into manufacturing
drawings with the participation of many expert designers (consultants) before the knowledge of design has arrived to site. For this reason, as a separate project stakeholder independent of the architectural offices during the project process, the design management team has begun to be involved. It can be said that the understanding of design management has changed dimension and hand because of all these developments.
According to today's design management approach, the aim of design management is to ensure that projects are completed in time, at targeted quality and cost, taking into consideration all parties' expectations. The aim is never to just meet the needs of the employer or to finish the project at the least cost, or just in time but without the other requirements being met. Design management is to achieve harmony among all elements like an orchestra maestro. The difference of design management from the orchestra maestro is that their scope is far more than just teaching what they will do to the parties in the process. Design management is a discipline that produces value for itself rather than telling the parties what to do and approving the deliveries.
Design management in Turkey is a new discipline that is still developing. In many projects, due to their small size, this service still continues to be given by architectural offices as it is being used. However, in the last 10 years, there has been a large increase in the purchase of design management services, and awareness of the contribution of the design management service to the projects has begun to be noticed as employers become conscious. It is experienced that the number of large-scale projects in which the design management service is procured are getting increased.
Due to the fact that design management is an emerging discipline, few studies have been conducted on the subject in our country and there are few sources in the literature. Most of the resources available are not those of today's design management philosophy, but are the work of design managers in the design team that are currently involved in design offices. The development of the design management discipline as a service provided by the project management offices should be supported by academic studies and the service should be maintained in a healthy infrastructure in our country. In this study, design management is considered from the point of view of the project management team.
It has been observed in Turkey that although the project management has been started to be recognized, it has been included in the projects in the late stages, it is preferable for the control service to be taken at the construction stage after the completion of the design and it is not noticed by the employer how comfortable it will be to get design management services in the early stages of design process for the whole project process.
There are very few project management offices in our country that fulfill this service professionally. The design management service in these offices needs to be supported and developed by the foreign literature that is richer in experience than our country. It has also been observed that, in the course of providing the service, the applications are incidentally carried out with the personal experience of the administrators of the office. In this sense, supporting the design management service in our country with the literature will contribute to the professionalization of this discipline and the formation of standard procedures. In this sense, the primary aim of the study is to try to grabb the lack of existing literature on design management in Turkey by making use of foreign sources. Secondly, it is aimed in this study to reflect how the subject is discussed in the private sector in Turkey, and how and by which means the design management is implemented by the examples of the project
which is the subject of the case analysis.Case study analysis shows how the design process influences the design stage and post-process of the project when the design management is included in the project process. In this respect, it is aimed to raise awareness of employers and other project stakeholders about the awareness of the benefits of taking this service at the earliest stage of design.
The second and third sections of the study consist of literature searches. In the second part, the definition of design concept, design structure, characteristics and design processes are explained in order to understand design management application in detail. What is design management, why design management should be conducted, what are the processes of design management, what roles are involved in a construction project, what are the responsibilities of project parties, from the perspective of design management and the responsibilities of the design management of the parties, answers were sought.
In the third part of the study, which constitutes the second step of the literature survey, these actions have been investigated by explaining in detail the actions of the design management activities in terms of project management organization abroad. Design management actions are related to the design processes and are explained by separating perspective points and responsibilities of the project participants. Some design management tools, which have been used in projects abroad and seem to be beneficial, have been described in order to make the design management application efficient.
In the previous studies in Turkey, there was no design management review on the project within the scope of the private sector with the view of project management discipline, for the reason of that, in the fourth part of the study, with the 4-years of design management experience obtained by working in one of Turkey's leading project management companies and by the examination of the project which is included as a part of the design management team, design management applications are explained with the aim of grabbing the lack of literature. Thus, how the design management service has been provided in Turkey with the point of the view of project management discipline and how the actions are realized is directly revealed by the tools used in this project. This project, which is examined in the study, is a high-rise residence project which is realized by the traditional construction method in which the project management firm is included in the project after the concept phase of the design, during the preliminary project period when the design is still continuing and the design management service is still available. In this project which lasted for 1.5 years, the project management firm gave construction management service for a certain period during the construction phase after the design process. In this way, it was possible to receive a review of the feedback of the services provided during the design management phase. Problems encountered during the implementation of the project and originated from the design stage could be identified and lucrative findings could be obtained in order to develop design process management models. Feedback is reflected in the comments under the headings of the relevant design management tools applied during the design phase.
As a result of the study, it has been determined that design management is an indispensable discipline in order to be able to successfully complete the implementation processes of construction projects. It has been determined that unmanaged designs cause cost increases in time of application, loss of time and changes in projects, and production in low standards and concessions in quality. Due to the unconsciousness of the employers, it has been witnessed that, the design
management service is delayed in incorporating the process and by the service reception in untreated times of design, projects are deprived of the main benefits of design management.
Another finding of the study is that the concept of design management in our country is integrated around the practice of providing employment to the employer. For this reason, we have been noticed that we are confronted with a design management concept that is far from the goals of project management and design management, which aims to benefit the project without any stakeholder's private benefit. Another finding of the study is that the purpose of making the designs become buildable which are one of the main objectives of design management is not fulfilled in our country. The reason for this is that the discipline is still new and is still not adopted by all the project participants and the reactions of the main designers to the design managers' design interventions. Another important reason is that the experience of the staff of the teams is insufficient due to the fact that the design management discipline is not yet effective as it should be. As experienced design managers who are familiar with the construction and understand the nature of the design have developed, it is anticipated that this problem will arise. It is also expected that, in the course of the coming years, design management will become much more beneficial and evolve, as design management becomes aware of the importance by all project parties and the resistance they have to providing this service disappears.