Türkiye'de elektronik belge yönetiminde milli arşiv politikalarının geliştirilmesi
Development of national archive policies in electronic records management in Turkey
Yazar: YUNUS EMRE ARISOY
Danışman: PROF. DR. FAHRETTİN ÖZDEMİRCİ
Ankara Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü / Bilgi ve Belge Yönetimi Ana Bilim Dalı
Derece: Doktora, 2018
Konu: Arşiv = Archive ; Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management ; Dokümantasyon ve Enformasyon = Documentation and Information
Dizin: Arşivcilik = Record keeping ; Arşivleme = Archiving ; Bilim politikası = Science policy ; Devlet politikaları = State policies ; Elektronik arşiv = Elektronic archive ; Elektronik belge = Electronic records ; Elektronik belge yönetimi = Electronic records management

Özet:
Resmi kurum ve kuruluşların ürettikleri e-belgeler Türkiye Cumhuriyeti Devletinin hafızasının bir kısmı olduğu kadar ulusal tarihimizi de barındıran kültürel miraslardır. Ancak yaşanan teknolojik gelişmelere paralel olarak üretilen e-belgelerin miktarının her geçen gün artması kontrolünü zorlaştırmış, belgelerin arşivlenmesi ile uzun süre saklanmasında da bir takım sorunlar ortaya çıkarmıştır. Erişilebilirlik, maliyet, hesap verilebilirlik, verimlilik, dosya formatı, sanal ortamda kaybolma ihtimalleri, bütünlüğünü koruyabilmesi, muhafaza esasları, güvenlik problemleri ve teknolojik gelişmelere karşı (yaşlanma) özgünlüğünü koruması gibi sorunlar üzerinde kurum ve kuruluşların çözüm üretmesi büyük önem taşımaktadır.
Çalışmada elde edilen sonuçlardan Milli Arşivin sorumluluklarını yerine getirme durumunun kamu kurum ve kuruluşları tarafından yakinen takip edildiği, sorumluk alanına giren konulara yönelik karar verici veya yönlendirici olduğu, bundan dolayıdır ki arşiv hizmetlerinin yürütülmesinde lokomotif görevini yapması gerektiği sonucuna ulaşılmaktadır. Milli Arşivin, kamu kurum ve kuruluşlarına rehberlik edebilmesi için yapması gerekenlerin başında tüm kamu kurum ve kuruluşlarının ortak bir planda buluşmasının sağlanması gerekmektedir. Bu birlikteliğin sağlamanın en etkin yolu ise "Milli Arşiv Politikası"nın belirlenmesi olduğu değerlendirilmektedir.
Kamu kurum ve kuruluşlarının iş süreçlerini ve kurum personelinin e-Arşiv sistemlerinin uygulanması hususundaki algılarının tespitinden sonra kurum ve kuruluşun yasal veya idari düzenlemelerinin yapılması gerekmektedir. Erişim yöntem ve yetkilerinin belirlenmesi, alt yapı sistemlerinin geliştirilmesi, insan kaynaklarının eğitimi ve yönetimi, saklama ve dosyalama planlarının geliştirilmesi gibi çalışmaların yapılması sonrasında kurumsal ihtiyaçlar çerçevesinde ulusal ve uluslararası standartlara uygun "e-Arşiv Sistemleri" geliştirilmelidir. Kurulacak e-arşiv sistemlerinin, milli arşiv sürecinin işletilmesine yönelik gereklilikleri taşıması ve kültürel mirasın korunması amacıyla e-belgelerin güvenli muhafazası ile milli arşive transferini sağlayabilecek yapıda olması gerekmektedir. Tüm sürecin kontrolü, iyileştirme ve geliştirme faaliyetlerinin etkinliğinin sağlanması sürekli bir faaliyet olarak değerlendirilmelidir.
Bu noktadan hareketle araştırmamızda Türkiye'de e-belgelere yönelik milli arşiv politikalarının geliştirilmesi kapsamında literatür değerlendirmesi, örnekleme alınan kurumlara uygulanan anket ile toplanan veriler ve idari ve yasal koşullar betimlenmiştir. Araştırma kapsamında 36 kamu kurum ve kuruluşunun 17'sinden dönüş sağlanmış ve hazırlanan modele dayanılarak geliştirilen bir değerlendirme aracıyla analizler yapılmıştır. Araştırma sonucunda elde edilen verilere yönelik bulgular ve değerlendirmelerden hareketle çalışmamızın "e-Belgelerin e-arşive transferinin etkinleştirilmesi, kurumsal e-arşiv iş akışlarının belirlenebilmesi, kullanılacak format ve protokollerin tespit edilmesi, e-arşiv hizmetlerini yürütecek personelin niteliklerinin denetlenebilmesi ve geliştirilebilmesi, e-arşivleme süreçlerinde teknik alt yapı ihtiyaçlarının giderilebilmesi ile uzun süre muhafaza ve erişim sorunlarının çözüme kavuşturulması için Türkiye'de elektronik belge yönetiminde milli arşiv politikalarının geliştirilmesi gerekmektedir" şeklindeki hipotezi doğrulanmıştır.
Araştırma sonuçları doğrultusunda Türkiye'de Elektronik Belge Yönetiminde Milli Arşiv Politikalarının Geliştirilmesi kapsamında kullanılabilecek bir model geliştirilmiştir. Çalışma kapsamında geliştirilen "Türkiye'de Elektronik Belge Yönetiminde Milli Arşiv Politika İlkeleri" tüm kamu kurum ve kuruluşlarınca geliştirilebilecek ya da oluşturulacak bir milli arşiv politikası ile uyumlu kurum arşiv politikalarının geliştirilmesi için öneri ve kaynak niteliğinde kullanılabilecektir.

Abstract:
The e-records produced by official institutions and organizations are cultural heritages, which include national history as well as being part of the memory of the Republic of Turkey. However, increasing the amount of e- records produced in parallel with the technological developments that have been experienced has made it difficult to control every day, and some problems have arisen when the records are archived and stored for a long time. It is very important for institutions and organizations to find solutions to problems such as accessibility, cost, accountability, efficiency, file format, possibility of disappearing in virtual environment, protection of integrity, protection principles, security problems and protection against technological developments (aging).
The results of the study show that the fulfillment of responsibilities of the National Archives is closely followed by public institutions and organizations, and it is the decision maker or director for the issues that fall within the scope of responsibilities, so that the result is that the archive services should be the locomotive of the execution of the archive services. In order for National Archive to be able to guide e-archive services, it is necessary to ensure that all public institutions and organizations meet on a common platform. The most effective way of achieving this union is evaluated as "National Archive Policy". The legal and administrative arrangements of the institutions and institutions are required after the determination of the business processes of the public institutions and organizations and the implementation of the e-archive systems of the institution personnel.
"E-Archive Systems" should be developed in accordance with national and international standards within the framework of institutional needs after the work such as determination of access methods and authorities, development of infrastructure systems, training and management of human resources, development of storage and filing plans. The e-archive systems to be installed must have the requirements to operate the national archive process and must be capable of providing national archives and transfer of e- records with a secure repository in order to protect cultural heritage. Ensuring the effectiveness of all process control, improvement and development activities should be considered as a continuous activity.
In this research, we evaluated the literature in the scope of the development of national archive policies for e- records in Turkey, described the collected data and administrative and legal conditions by the questionnaire applied to the sampled institutions. Within the scope of the research, 17 of 36 public institutions and institutions were provided with a return and analyzed with an evaluation tool developed based on the prepared models. The results of the research are as follows "Enabling the e-archive transfer of e-records, determining the corporate e-archive workflows, determining the formats and protocols to be used, checking and improving the quality of the personnel who will carry out e-archive services, keeping the technical infrastructure requirements in e-archiving processes, access to resolving the issue needs to be improved electronic records management policy of the national archives in Turkey" hypothesis that has been confirmed.
In line with the results of the research, a model which can be used within the scope of Development of National Archive Policies in Electronic Records Management in Turkey has been developed. "The Development of National Archive Policies in Electronic Records Management in Turkey" developed within the scope of the study can be used as suggestions and resources for the development of institutional archive policies compatible with a national archive policy that can be developed or created by all public institutions and organizations.