Üniversite yönetici ve çalışanlarının elektronik belge yönetimi sisteminin kullanım kolaylığı, güvenlik, kaynak tasarrufu ve iş akış hızına etkisine yönelik görüşlerinin incelenmesi
Examining the opinions of university managers and employees on the ease of use, security, resource saving and workflow rate of the electronic document management system
Yazar: SEHER GUZEY
Danışman: DR. ÖĞR. ÜYESİ MESUT ÜNLÜ
Ufuk Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü / İşletme Ana Bilim Dalı / Yönetim Bilişim Sistemleri Bilim Dalı
Derece: Yüksek Lisans, 2021
Konu: İşletme = Business Administration
Dizin: Elektronik belge = Electronic records ; Elektronik belge yönetimi = Electronic records management ; Güvenlik = Security ; Yönetim bilişim sistemleri = Management information systems ; Üniversite personeli = University personnel ; Üniversite yönetimi = University management ; Üniversiteler = Universities ; İş akışı = Workflow

Özet:
Bu çalışma; üniversite yönetici ve çalışanlarının elektronik belge yönetimi sisteminin kullanım kolaylığı, güvenlik, kaynak tasarrufu ve iş akış hızına etkisine yönelik görüşlerinin incelenmesi amacıyla gerçekleştirilmiştir. Çalışmanın gerçekleştirilmesi için araştırmacı tarafından anket geliştirilmiştir. Geliştirilen anket, Ufuk Üniversitesinde yansız olarak seçilen 73 idari yönetici ve çalışanın görüşlerini elde etmek üzere 2020-2021 Eğitim-Öğretim yılı bahar döneminde çevrimiçi olarak uygulanmıştır. 
Bu çalışmada, araştırmacı tarafından ortaya konan faktörlerin (kullanım kolaylığı, güvenlik, kaynak tasarrufu ve iş akış hızına etkisi) yaş ve cinsiyet gibi demografik özelliklerden nasıl etkilendiği ortaya konulmuştur. Bunun yanında Üniversite yönetici ve çalışanlarının görevli oldukları birim ve unvanlarının bu faktörler üzerindeki etkilerine de bakılmıştır. Üniversite yönetici ve çalışanlarının EBYS kullanımına yönelik eğitim alıp almama durumunun bu faktörler üzerine etkileri de incelenmiştir.
Çalışma bulguları, yönetici ve çalışanların EBYS'nin kullanım kolaylığı sağlaması, iş süreçlerini hızlandırması, kaynak tasarrufu sağlaması ve yeterince güvenlik sağlaması yönündeki görüşlerinin cinsiyetleri, yaşları açısından, görevli bulundukları birim ve unvanları açısından farklılık göstermediğini göstermektedir. 
Çalışmada elde edilen bulgulara göre yönetici ve çalışanların EBYS'nin kaynak tasarrufu sağladığı ve yeterli düzeyde güvenlik sağladığı yönündeki görüşleri EBYS kullanımına yönelik eğitim alma durumları açısından farklılık göstermektedir. Yönetici ve çalışanların EBYS'nin kullanım kolaylığı sağladığı ve iş süreçlerini hızlandırdığı yönündeki görüşleri EBYS kullanımına yönelik eğitim alma durumları açısından farklılık göstermemektedir.

Anahtar Sözcükler: Yönetim Bilişim Sistemleri, Elektronik Belge Yönetimi, İş Akışı, Üniversitelerde Belge Yönetimi

Abstract:
This research was practiced to examine the opinions of University's managers and employees on the ease of use, security, resource saving and effects on work flow rate of the electronic document management system. A questionnaire was created as a data collection tool to materialize the study. The questionnaire was finalized upon the opinions of objectively selected seventy three managers and employees of Ufuk University in the spring term of the 2020-2021 Academic year. 
In this study, it has been revealed how the factors revealed by the researcher (ease of use, security, resource saving and effect on work flow rate) are effected by demographic characteristics such as age and gender. Furthermore, the effects of the departments and titles of the University's managers and employees, and the effects of whether University's administrators and employees received a training on the use of "Electronic Document Management System" on these factors were also examined on the questionnaire. 
The outcomes of this study indicates that managers and employees have the opinion of using EBYS has the ease of use, speeding up the work processes, saving resources and providing adequate level of security do not differ from in terms of gender, age, department and title they are assigned to.
According to the outcomes obtained in the study, the opinions of managers and employees who uses EBYS inform that EBYS saves resources and provides adequate level of security, differs in terms of their education status for the use of EBYS. The opinions of the managers and employees who uses EBYS inform that EBYS provides ease of use and accelerates work processes do not differ in terms of their education status for the use of EBYS.

Key Words: Management Information Systems, Electronic Document Management, Workflow