Türkiye'de araştırma üniversitelerinin kurumsal akademik arşivlerinde üst veri kalitesinin değerlendirilmesi
Metadata quality assessment in institutional academic archives of research universities in Turkey
Yazar: FERİDE AYDIN ÇOLAK
Danışman: DOÇ. DR. ŞAHİKA EROĞLU
Hacettepe Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü / Bilgi ve Belge Yönetimi Ana Bilim Dalı
Derece: Yüksek Lisans, 2024
Konu: Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management

Özet:
Kurumsal akademik arşiv sistemleri gerekli bilgiyi depolamak, düzenlemek ve korumak amacıyla oluşturulmuş sistemlerdir. Kurumsal akademik arşiv sistemlerinde çeşitli türde yayınların kayıtları bulunmakta ve bu kayıtlar üst veriler aracılığıyla arşivlenmektedir. Kurumsal akademik arşivlerde bulunan kaynaklara ait üst verinin güncel, doğru, tutarlı ve tam bir şekilde standartlara uygun olarak sunulması yayınların erişimini sağlamada önemlidir. Kurumsal akademik arşivlere yönelik üst veri politikalarının standart bir yapıda sunulamaması, iş akışlarının organizasyonel yapıya uygun hale getirilememesi gibi birçok etken bilgi kaynaklarının üst verisinin sunumunda kaliteyi etkileyen sorunlar yaşanmasına neden olmaktadır.
Çalışmanın temel amacı, Türkiye'deki araştırma üniversitelerinin kurumsal akademik arşivlerindeki bilgi kaynaklarına ait üst verinin tamlık, tutarlılık, doğruluk kalite unsurları açısından mevcut durumunu ortaya koymaktır. Ayrıca, Türkiye'deki araştırma üniversitelerinin kurumsal akademik arşivlerinde bilgi kaynaklarının tanımlanmasına yönelik iş süreçlerinde yaşanan idari, teknik ve organizasyonel sorunların tespit edilmesidir.
Çalışmada öncelikle, Türkiye'de bulunan 20 araştırma üniversitesi kurumsal akademik arşivinde yer alan 656 adet bilgi kaynağı ve bu kaynaklara ait 3.280 adet üst veri içerik analizi ile incelenmiştir. Ardından, Türkiye'de araştırma üniversiteleri kurumsal akademik arşivlerinde bulunan bilgi kaynağı üst veri tanımlamalarında üst veri kalitesine yönelik yaşanan sorunların tespit edilebilmesi amacıyla 18 adet araştırma üniversitesi kurumsal akademik arşivinde görev yapan yetkili kişiler ile yarı yapılandırılmış görüşme tekniği çerçevesinde veriler toplanarak analiz edilmiştir. 
Araştırmada, Türkiye'de araştırma üniversiteleri kurumsal akademik arşiv sistemlerinde tutarsız, doğru ve tam olmayan kaynak üst veri tanımlamaları tespit edilmiştir. Buna göre; üst veri alanlarında büyük/ küçük harf ve noktalama hataları, eksik üst veri girişleri, sistemde giriş yapılmamış öğe alanları, hatalı bilgiler, yazım farklılıkları ve kısaltma kullanımı sorunları bulunmaktadır. Çalışma bulguları üst veri alanlarında en fazla doğruluk kriterinde sorunlar yaşandığını göstermektedir. Ayrıca, Türkiye'de araştırma üniversiteleri kurumsal akademik arşiv sistemlerinde üst veri kalitesi sağlanmasında yaşanan en temel sorunun eğitim ihtiyacı olduğu ortaya çıkmıştır. Kurumsal akademik arşivlerde üst veri tanımlanması sürecinde, veri yönetim planı, iş akış prosedürü ve kalite kontrol iş süreçlerine yönelik eksiklikler dikkati çekmektedir. Bütçe, erişim, personel ve teknik destek yetersizliği; standartlaşma eksikliği, telif hakkı sorunları, toplu aktarımda yaşanan sorunlar, yazılım ve yönetim desteği gibi sorunlar da belirlenmiştir. Bu çerçevede üst veri kalitesi sağlamadaki iş süreçlerinde ortak çalışmaların yapılması, personele yönelik resmi eğitim desteği sunulması, üst veri kalite kontrolünü içeren resmi dokümanların hazırlanması fayda sağlayacaktır. Çalışma sonuçlarının kurumsal akademik arşiv sistemleri odaklı araştırmalara temel teşkil edeceği ve mevcut durumda üst veri tanımlamalarında yaşanılan sorunları ele alarak nitelikli üst veri tanımlamalarının gerçekleştirilmesine katkı sağlayacağı düşünülmektedir.

Abstract:
Institutional academic archive systems are systems created to store, organize, and protect necessary information. Institutional academic archive systems contain records of various types of publications and these records are archived through metadata. It is important to ensure access to publications by presenting the metadata of resources in institutional academic archives in an up-to-date, accurate, consistent and complete manner in accordance with standards. Many factors, such as the failure to present metadata policies for institutional academic archives in a standard structure and the failure to adapt workflows to the organizational structure, cause problems affecting the quality of the presentation of metadata of information resources. The main purpose of the study is to reveal the current status of the metadata of information sources in the institutional academic archives of research universities in Turkey in terms of completeness, consistency and accuracy quality elements.
In the study, first of all, 656 information sources and 3.280 metadata belonging to the sources in the institutional academic archives of 20 research universities in Turkey were examined through content analysis. Then, data were collected and analyzed within the framework of a semi-structured interview technique with authorized persons working in the institutional academic archives of 18 research universities in Turkey, to identify the problems experienced in metadata quality in the information source metadata definitions in the institutional academic archives of research universities in Turkey.
In the research, inconsistent, accurate, and incomplete source metadata definitions were detected in the institutional academic archive systems of research universities in Turkey. According to this; Capitalization and punctuation errors in metadata fields, missing metadata entries, item fields that have not been entered in the system, incorrect information, spelling differences, and abbreviation problems have been identified. Study findings show that most problems occur in the accuracy criterion in metadata fields. Additionally, it has been revealed that the most fundamental problem in ensuring metadata quality in the institutional academic archive systems of research universities in Turkey is the need for training. In the process of defining metadata in institutional academic archives, deficiencies in the data management plan, workflow procedure, and quality control business processes are noteworthy. Lack of budget, access, staff, and technical support; Problems such as lack of standardization, copyright issues, problems in mass transfer, software, and management support were also identified. In this context, it will be beneficial to carry out joint work in business processes to ensure metadata quality, to provide official training support for personnel, and to prepare official documents containing metadata quality control. It is thought that the results of the study will form the basis for research focused on institutional academic archive systems and will contribute to the realization of qualified metadata definitions by addressing the problems experienced in metadata definitions in the current situation.