Sözleşme idaresi ve sözleşme idaresinde toplantılar
Contract administration and meetings in the context of contract administration
Yazar: BERİL AKKAN
Danışman: DOÇ. DR. MURAT ÇIRACI
İstanbul Teknik Üniversitesi / Fen Bilimleri Enstitüsü / Mimarlık Ana Bilim Dalı / Proje ve Yapım Yönetimi Bilim Dalı
Derece: Yüksek Lisans, 2009
Konu: Mimarlık = Architecture
Dizin: Sözleşmeler = Contracts

Özet:
İnşaat sektörü proje bazlı bir sektör olup, yarattığı istihdam açısından ülkelerinekonomisinde önemli bir paya sahiptir. Aynı süreçlerin tekrarlanması sonucundabirbiriyle tıpatıp aynı olan ürüne ulaşılan diğer sektörlerle karşılaştırıldığında, inşaatsektöründe ulaşılan ürün benzersizdir. Dolayısıyla, her katılımcının bir defayamahsus olarak birarada bulunduğu, her projenin ve yapım koşullarının farklı olduğuinşaat sektöründe istenilen başarının yakalanması için çok daha fazla faktör dikkatealınmalıdır. Başarıyı etkileyen faktörlerden süre, maliyet ve kalitenin önemi uzunyıllardır bilinmektedir. Bunun yanı sıra, son yıllarda geleneksel sistemin dışına çıkanfarklı proje teslim sistemlerinin inşaat sektöründe yer bulması, işin birden fazlayükleniciye verilmesi, uzmanlaşmanın etkileri olarak farklı sorumlulukları olankatılımcıların yapım sürecine dahil olmaları gibi faktörler inşaat sürecinin yönetiminizorlaştırmaktadır. Günümüzde yapım sürecinin bu karmaşık ortamını yürütmektezorlanan mal sahipleri, bu süreci kendi adlarına yönetmek üzere mimar/mühendisleri,proje yöneticilerini ya da danışman kişi veya firmaları görevlendirmektedirler.Proje yönetimi sürecinin en önemli konularından biri olan sözleşme idaresikapsamında, işin sözleşme dokümanlarına uygun olarak yapılıp yapılmadığınındenetimi yapılmaktadır. İşin tanımı, nasıl yapılacağı, katılımcıların sorumluluklarınınneler olduğu gibi hususlar sözleşme dokümanlarında tanımlanmaktadır. Dolayısıylaişin başarısında sözleşme dokümanlarının yapım için yeterli nitelikte olması vekatılımcıların görev ve sorumluluklarının net bir şekilde tanımlanması birincilderecede önemlidir. Bir diğer kriter ise, sürecin sözleşme dokümanlarına göre iyi birşekilde idare edilmesidir. Bu aşamada, sözleşme idarecilerinin temel görevlerindenbiri de mal sahibi adına yapımın farklı aşamalarında, farklı nitelik ve kapsamlardatoplantılar düzenlemek ve bu toplantıların idaresini üstlenmektir. Taraflar arasındakiiletişimin etkin şekilde sağlanması ve işin doğru bir şekilde devam edebilmesiaçısından toplantıların önemi büyüktür.Tez çalışmasının birinci bölümünde, araştırma konusu olarak seçilen sözleşmeidaresi görevlerinden biri olan toplantılar ile ilgili var olduğu düşünülen problemintanımlanması, bu problemi çözmeye yönelik yapılan çalışmanın amacı ve bu amaçdoğrultusunda izlenen yol açıklanmıştır.İkinci bölümde, önce sözleşme idaresi kapsamındaki temel görevler kısacaaçıklanmış, sonra bu görevlerden toplantılar konusu detaylı olarak incelenmiştir. Buincelemede toplantıların prosedürleri ve yönetimi başlığında toplantı yeri,katılımcıları, gündemi, tutanakları ve toplantı idaresi gibi konulara değinilmiş;toplantı türleri başlığında ise yapım süreci aşamalarına göre, yapım öncesi, yapımsüreci, yüklenici/altyüklenici, kurulum/imalat, iş bitimi ve diğer türlerdekitoplantılar, içerikleri ve katılımcıları açısından incelenmiştir.Tez çalışmasının üçüncü bölümde önce ülkemizde Kamu İhale Kurumu tarafındanhazırlanan sözleşme dokümanlarında, sonra yurtdışında AIA ve CSI tarafındanoluşturulmuş sözleşme dokümanlarında sözleşme idaresi kapsamında toplantılarkonusuna nasıl değinildiği incelenmiştir.Dördüncü bölümde ise, üçüncü bölümde yapılan incelemede KİK dokümlarındasözleşme idarecisi, sözleşme idaresi ve sözleşme idaresinde toplatılar konuları ileilgili detaylı tanım ve açıklamalara rastlanmadığı için Yapım İşleri Genel Şartnamesive Yapım İşleri Genel Şartnamesi'ne ek olarak önerilen Sözleşme İdaresiKılavuzu'nda toplantılar görevi ile ilgili yer verilmesi gereken hükümleraçıklanmıştır.

Abstract:
Construction is a project-based industry that carries a key role for nation?s economyin creating employment. The product of the construction industry is unique anddifferent from other industries, which usually repeat same processes while producinga product. In construction, industry due to each participant come together just for onetime and each project has different conditions, many factors should be taken intoconsideration in order to achieve. Time, cost and quality are known as factors thataffect the success over many years. Moreover, in recent years, using project deliverysystems different from traditional methods, delivering the work to more than onecontractors and having more professionals from different disciplines due to thespecialization, make the management of the construction difficult. Nowadays,owners, who could not manage the complicated environment of the constructionwork, hire architects/engineers, project managers, consultants or consultancycompanies to manage the process on behalf of them.Contract administration is one of the most important phases of project managementand it controls whether the work is done as per the contract documents. Subjects suchas description of work, method, responsibilities of the participants are defined in thecontract documents. Hence, having well-organized contract documents and definingthe responsibilities and duties of the participants clearly hold primary importance inthe success of the project. Another important criterion is the administration of thecontract according to the contract documents. In this context, one of the basic dutiesof the contract administrator is to arrange and manage different kinds of meetings indifferent construction phases. Meetings are important organizations to provideeffective communication between participants and to continue work properly.In first chapter, the proposed problem about meetings in the context of contractadministration is defined; aim and method of the study is explained and suggestionsfor solving the problem are summarized.In second chapter, contract administration tasks are defined at first, and then,meetings task is analyzed elaborately. The scope of this analyze covers proceduresand management of the meetings including venue, participants, agenda, minutes,management, and types of meetings including pre-construction, progress,contractor/subcontractor, installation, close-out and other meetings in terms of theircontents and participants.In third chapter, clauses related to meetings in the context of contract administrationare searched in the construction documents issued by KİK. Then, articles in thestandard forms of agreements issued by AIA and clauses in the specification formatsissued by CSI are analyzed.In forth chapter, due to not finding any clause related to contract administration,contract administrator and meetings in the context of contract administration in KİKdocuments, clauses, that should be included in the Yapım İşleri Genel Şartnamesiand suggested Contract Administration Guide, are explained.