Kamu kurumlarında elektronik belge yönetimi uygulamalarında karşılaşılan problemler:Teknik şartnamelerin incelenmesi
Challenges encountered when applying electronic records management in public institutions: A review of technical specifications
Yazar: CEYHAN GÜLER
Danışman: PROF. DR. İSHAK KESKİN
İstanbul Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü / Bilgi ve Belge Yönetimi Ana Bilim Dalı
Derece: Yüksek Lisans, 2015
Konu: Arşiv = Archive ; Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management ; Kamu Yönetimi = Public Administration
Dizin: Belge yönetimi = Document management ; E-Türkiye = E-Türkiye ; Elektronik belge yönetimi = Electronic records management ; Elektronik devlet = Electronic government ; Kamu kuruluşları = Public institutions ; Teknik analiz = Technical analysis ; Yönetim = Management ; Şartnameler = Specifications

Özet:
Kamu kurumlarındaki elektronik belge uygulamalarıyla ilgili sorunların ortaya konulması çerçevesinde e-belge uygulamalarına ilişkin teknik şartnamelerin incelenmesi önemlidir. Bu çalışmada, kamu kurumlarında Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ile ilgili hazırlanan projelerin hayata geçirilmesinde gözlemlenen ve yaşanan sorunların teknik şartnamelere ve Türk Standartları (TS) 13298 Elektronik Belge Yönetimi Standardı'na uygunluğunun değerlendirilmesi amaçlanmış; ayrıca uygulamada karşılaşılan genel problemlere dikkat çekilmeye çalışılmıştır. İnceleme ve karşılaştırmanın yapıldığı bu tezde betimleme yöntemi kullanılmıştır.
Araştırmada, Elektronik Kamu Alımları Platformu'nda (EKAP) EBYS uygulama projeleriyle ilgili on iki kamu kurumuna ait teknik şartname incelenmiştir. Bu teknik şartnamelerin TS 13298 standardında zikredilen dosya tasnif planları, elektronik belgelerin kayıt işlemleri, EBYS kullanım özellikleri, erişim kontrolü ve güvenlik, sistem tasarım ve yönetimi, doküman yönetimi, elektronik olmayan sistemlerle uyumluluk temel başlıklarına uygunluğu araştırılmıştır.
Bu çalışma sonucunda, teknik şartnamesi incelenen on iki kamu kurumunun, EBYS standardında ifade edilen kriterlere uygunluk yüzdesi %54,4 olarak ölçülmüştür. Bu sonuç; EBYS uygulamalarını hayata geçiren kamu kurumlarının e-devlete geçiş sürecinde çok önemli bir başarı sağlayamadıklarını göstermektedir.



Anahtar Kelimeler: Türkiye, Kamu Kurumları, E-Devlet Uygulamaları, Elektronik Belge Yönetim Sistemi, Teknik Şartnameler

Abstract:
Examination of technical specifications relating to the e-Records applications up to reveal problems with the electronic records applications in the public sector are also important. Also encountered general problems in applications have been tried to be pointed. In this study, observed and encountered problems when implementing projects about Electronic Records Systems to be evaluated compliance Review and comparison made in this thesis is descriptive method was used. 
In this research, technical specifications about ERMS applications of twelve public institutions in the Public Procurement Platform have been examined. These technical specifications' compatability has been researched to these fundamental topics: mentioned file classification plans in TS 13298, capture of electronic records, ERMS usage features, access control and security, design and management of system, document management, compliance with the non-electronical systems.
As the result of this study, the compatability percentage of examined twelve public institutions according to technical specifications to mentioned criterias in ERMS Standard have been measured at the level of %54,4. This result has been show the public institutions that implement ERMS applications could not achieve very important success during the transition process to e-Government.



Keywords: Turkey, Public Institutions, E-Government Applications, Electronic Records Management System, Technical Specifications.