Kamusal bilgi ve veri yönetimi politikaları çerçevesinde özel güvenlik gerektiren belgelerin yönetimi
Management of records requiring special security within the framework of public information and data management policies
Yazar: AHMET KAYMAK
Danışman: PROF. DR. ÖZGÜR KÜLCÜ
Hacettepe Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü / Bilgi ve Belge Yönetimi Ana Bilim Dalı / Bilgi ve Belge Yönetimi Bilim Dalı
Derece: Yüksek Lisans, 2024
Konu: Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management

Özet:
Kurumsal bilgi sistemlerinde çok çeşitli ve farklı özelliklere sahip veri, bilgi ve belge oluşturulmakta veya sağlanmaktadır. Bu özelliklerin en önemlisi olan gizlilik, veri, bilgi ve belgelere yetkisiz erişimlerin engellenmesi amacıyla kullanılan özel bir güvenlik tedbiridir. Özel güvenlik gerektiren belgeler başarılı bir şekilde yönetilemediğinde, gerekli olan güvenlik önemlerinin alınamamasına, kişisel mahremiyet ile ulusal güvenliğin, ulusal ve uluslararası menfaatlerin zarar görmesine, belge süreçlerinin iş yükünün ve maliyetinin artmasına ve etkinliğinin azalmasına, bilgi edinme hakkının engellenmesine neden olmaktadır. Bu araştırmanın amacı, kamu kurumlarında gizlilik dereceli belge yönetimi çerçevesinin oluşturulması, belge gizliliği ve güvenliğinin sağlanması için politika ve prosedürlerin belirlenmesi, farklı ortamlarda gerçekleştirilen gizlilik dereceli belge yönetim süreçlerine ait gerekliliklerin tespit edilmesi, gizlilik dereceli olmayan fakat özel güvenlik gerektiren belgeleri de kapsayan, özel güvenlik gerektiren belge yönetimine ilişkin bir model önerisinin sunulmasıdır.

Doküman analizi yöntemiyle elde edilen araştırma verileri betimsel analiz tekniği kullanılarak analiz edilmiştir. Araştırmada sonucunda "Türkiye'de, kamu kurumlarında kamusal bilgi ve veri yönetimi politikaları çerçevesinde özel güvenlik gerektiren belgelerin yönetimine dönük bütünsel (holistic) politikalar oluşturulmadığı için ilgili belge serilerine dönük gizlilik derecelerinin tanımlanması, bu belgelerin düzenlenmesi, kullanımı, arşivlenmesi, korunması ve süreçlerde teknolojik araçların kullanımında belirsizlikler yaşanmaktadır" şeklinde belirlenen hipotez doğrulanmıştır. Gizlilik dereceli belge yönetiminin farklı kurumsal düzlemlerde ilgili gizlilik derecesine göre fiziki veya elektronik ortamlarda gerçekleştirildiği tespit edilmiştir. Gizlilik dereceli belgelerin oluşturulacağı ve muhafaza edileceği birimler ile gizlilik derecesinin değerlendirilmesi, gizlilik derecesinin düşürülmesi, kaldırılması veya belgenin imha edilmesi ve bilgi talebi itirazları kapsamında farklı yapıların oluşturulduğu görülmüştür. Araştırma bulguları doğrultusunda özel güvenlik gerektiren belgelere yönelik bir model geliştirilmiştir. Kamu kurumlarının mevcut gizlilik dereceli belge yönetimi uygulamalarının iyileştirilmesine, daha etkili gizlilik politikalarının ve prosedürlerinin oluşturulmasına ve denetim süreçlerinin geliştirilmesine yönelik önerilerde bulunulmuştur.

Abstract:
In enterprise information systems, data, information and records with various and different characteristics are created or provided. Confidentiality, which is the most important of these features, is a special security measure used to prevent unauthorised access to data, information and records. When records requiring special security cannot be managed successfully, it leads to failure to take the necessary security measures, damage to personal privacy and national security, national and international interests, increase in the workload and cost of records processes and decrease in effectiveness, and prevention of the right to information. The purpose of this research is to establish a framework for confidential document management in public institutions, to determine policies and procedures for ensuring document confidentiality and security, to determine the requirements for confidential document management processes carried out in different environments, and to propose a model for document management that requires special security, including documents that are not confidential but require special security.

The research data obtained by document analysis method were analysed using descriptive analysis technique. As a result of the research, the hypothesis determined as 'Since holistic policies for the management of records requiring special security have not been established within the framework of public information and data management policies in public institutions in Turkey, there are uncertainties in defining the degree of confidentiality for the relevant records series, organizing, using, archiving and protecting these records and using technological tools in the processes' has been confirmed. It has been determined that confidential records management is carried out at different organisational levels in physical or electronic environments according to the degree of confidentiality. It has been observed that different structures have been established within the scope of the units where confidential records will be created and maintained, the evaluation of the degree of confidentiality, the reduction, removal or destruction of the degree of confidentiality, and information request objections. In line with the research findings, a model has been developed for records requiring special security. Recommendations have been made to improve the existing confidential records management practices of public institutions, to establish more effective confidentiality policies and procedures, and to improve audit processes.