Satınalma yönetiminde teknik şartnamenin önemi ve temel satınalma süreçlerine etkisi
Importance of specification in procurement management and its effect on basic procurement processes
Yazar: ERŞAN TAHSİN DÖNÜ
Danışman: DR. ÖĞR. ÜYESİ EBRU BEYZA BAYARÇELİK
Maltepe Üniversitesi / Lisansüstü Eğitim Enstitüsü / Uluslararası Ticaret ve Lojistik Yönetimi Ana Bilim Dalı / Lojistik ve Tedarik Zinciri Yönetimi Bilim Dalı
Derece: Yüksek Lisans, 2020
Konu: İşletme = Business Administration
Dizin: Satınalma = Purchasing ; Sözleşmeler = Contracts ; Yönetim sözleşmesi = Management contract ; Şartnameler = Specifications

Özet:
Bu araştırmanın amacı, işletmelerin mal ve hizmet temini esnasında karşılaştığı aksaklıkların en aza indirilmesi hatta ortadan kaldırılmasını incelemektir. Tedarik, işletmelerin desteklerini ve faaliyetlerini en iyi şartlarda yapabilmesi, sürdürebilmesi ve yönetmesi için, gerekli malzeme, hizmet, kabiliyet ve verinin çevreden sağlanmasıdır. Nitel yöntemle gerçekleştirilen araştırmaya Türkiye'de imalat sanayiinde görev yapan işletmelerin satınalma bölümü çalışanlarından 14 satınalma uzmanı katılmıştır. Araştırmaya katılanlara yapılan anket ile sosyo-demografik durumları ve temel satınalma süreçlerinden hangilerinin satınalma yönetimindeki teknik şartnameden etkilendiği hakkındaki görüşleri alınmıştır.
Katılımcıların yaş ortalama 40,92'dir. Halen bulundukları işletmede çalışma süresi ortalamaları 9 yıl, iş hayatında çalışma süresi ortalamaları ise 18,92 yıldır. 14 katılımcının 12 tanesi üniversite ve yüksek lisans mezunudur. Satınalma uzmanları daha fazla katılım göstermişlerdir. Buna göre katılımcılar deneyimli, eğitim düzeyi yüksek ve uzman çalışanlardan seçilmişlerdir.
Çalışanların bulundukları işletmelerin satınalma süreçlerinde teknik şartname kullandıkları, büyük projelerde, teknik konularda ve iş akışını etkileyecek konularda teknik şartname hazırladıkları, ihtiyaç duyulan malzeme ya da hizmetin miktar ve kalite özelliklerinin belirlenmesi ve ihtiyacı karşılayabilecek doğru tedarikçilere ihtiyacın bildirilmesi süreçlerinde teknik şartname kullanıldıkları, bu satınalma süreçlerinin teknik şartname bulunmamasından etkilendiği, satınalma süreçlerinin kısaldığı, teknik şartname bulunmasının temel satınalma süreçleri, firma ile tedarikçi arasında etkileşimi artırdığı, teknik şartname bulunmasının satınalma yönetiminde personel mesai giderlerini, yönetim giderlerini, kırtasiye ve iletişim giderlerini, üretim maliyetlerini, ayrıca zaman maliyetlerini, kullanım maliyetlerini, danışmanlık giderlerini, seyahat giderlerini, iletişim giderlerini, iş gücü maliyetlerini azalttığı, daha az zamanda teklif değerlendirme yapılmasını, aynı şartlara göre firmaların değerlendirilmesini sağladığı, bu durumunda verimli saatlerde çalışma performansı oluşturduğu, teknik şartname bulunmasının fiyat, zaman ve tedarik süresi yönünden avantaj oluşturduğu, teknik şartname bulunmasının tedarikçi ile yaşanabilecek anlaşmazlıkların önüne geçtiği, istenen ürünün karışıklık yaşanmadan teminini sağladığı, şartnamelerin kurumsal hafıza gelişimine katkı sağladığı, eğer yapılacak işe tam olarak hakim olunmadığında tekrar danışmanlık alınmasının ve teknik şartnameyi hazırlayan birim ile koordine gerektiği görüşlerini ortaya koydukları görülmüştür.
Sonuç olarak, işletmelerin satınalma süreçlerinde teknik şartname kullanımının gerekliliğine inandıkları ve uyguladıkları belirlenmiştir.
Anahtar Sözcükler: Satınalma, Satınalma yönetimi, Şartname, Teknik Şartname, İdari Şartname, Sözleşme

Abstract:
The aim of this research is to minimize or even eliminate the disruptions that businesses encounter during the supply of goods and services. Procurement is the provision of the necessary materials, services, capabilities and data from the environment in order for the enterprises to support, maintain and manage their activities in the best conditions. Method of qualitative research, performed by employees working in the purchasing department of the company manufacturing industry in Turkey has participated 14 procurement specialist. The opinions of the participants about the socio-demographic status and which of the basic purchasing processes are affected by the technical specifications in the purchasing management were accessed with the questionnaire. 
The average age of the participants is 40.92. The average working time of the company is 9 years and the average working time in the business life is 18.92 years. 12 of the 14 participants are university and graduate graduates. Procurement experts were more involved. Accordingly, the participants were selected from experienced, highly educated and expert employees.
Employees are using technical specifications in their purchasing processes, they prepare technical specifications in large projects, technical issues and issues that will affect the work flow, and technical specifications are used in the process of determining the quantity and quality characteristics of the materials or services needed and reporting the need for the right suppliers who can meet the need. processes are affected by the lack of technical specifications, the purchasing processes are shortened, the basic purchasing processes of having technical specifications increase the interaction between the company and the supplier, the availability of technical specifications increases the personnel overtime expenses, management expenses, stationery and communication expenses, production costs, as well as time costs in purchasing management. reduces usage costs, consultancy expenses, travel expenses, communication expenses, labor costs, making proposal evaluation in less time, according to the same conditions. It provides the evaluation of the bees, in this case, it provides working performance at efficient hours, the finding of the technical specification is advantageous in terms of price, time and supply time, the finding of the technical specification prevents the disputes with the supplier, the supply of the desired product without confusion, the specifications have contributed to the development of corporate memory, if When the work to be done is not fully mastered, it has been observed that they receive the consultancy and the opinions that should be coordinated with the unit that prepared the technical specification.
As a result, it has been determined that enterprises believe and apply the necessity of using technical specifications in their purchasing processes.
Keywords: Purchasing, Purchasing Management, Specification, Technical Specification, Contract