E-devlet üstveri standardının oluşturulması ve Türkiye için modellenmesi
E-government metadata standart modeling for Turkey
Yazar: BAHATTİN YALÇINKAYA
Danışman: PROF. DR. HAMZA KANDUR
Marmara Üniversitesi / Türkiyat Araştırmaları Enstitüsü / Bilgi ve Belge Yönetimi Ana Bilim Dalı
Derece: Doktora, 2014
Konu: Arşiv = Archive ; Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management
Dizin: Arşiv sistemleri = Archive systems ; Arşivcilik = Record keeping ; Arşivleme = Archiving ; Arşivler = Archives ; Elektronik belge = Electronic records ; Elektronik belge yönetimi = Electronic records management ; Elektronik bilgi kaynakları = Electronic information resources ; Elektronik devlet = Electronic government ; Üstveri = Metadata

Özet:
Elektronik ortamda bir belgenin varoluşunu açıklamak, onun varlığıyla ilgili ilişkileri bir bütün olarak tanımlamakla mümkündür. Elektronik ortamda bir varlığın tanımlanması üstveri ile gerçekleşir. Üstveri, belgelerin üretilmesi ile ilgili tüm ilişkilerin kayıt altına alındığı, üretilen içeriğin anlamlı bir hale getirildiği temel erişim noktasıdır.
Elektronik ortamda üretilen belgelerin teknolojik gelişmeler karşısında içerik ve bağlam açısından sürdürülebilir olması, standart bir üstveriye dayandırılması ile doğru orantılıdır. Standart üstveri belgelerin uzun süreli arşivlenmesinde belgeyi anlamlı kılar ve gelecek nesiller için bilgi ve belgelerin kullanabilir, anlaşılabilir olmasını sağlar. 
Gelişmiş ülkelerde üstveri modelinin standart bir hale getirilmesi çalışmaları, Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin yaygınlaşması ile bir ihtiyaç haline gelmiş ve çoğu ülke bu konuda adımlar atmıştır. Türkiye'de ise belgelerin fiziksel ve elektronik ortamda oluşturulmasında kullanılan üstverilerde standart bir yaklaşım ve ortak bir terminoloji bulunmamaktadır. Konu ile ilgili olarak çeşitli kamu kurum ve kuruluşlarında bir araştırma yapılarak, belgeler için kullanılan üstveriler derlenmiştir. Bu araştırma neticesinde toplanan üstverilerin isimleri ve açıklamaları bir veritabanında toplanarak birbiri ile ilişkisi olanlar sınıflandırmaya tabi tutulmuştur. Bu sınıflandırma neticesinde belgelerin standart bir üstveri ile tanımlanmamasının neticeleri ve üstveri modelinin oluşturulması ile ilgili gereksinimler ortaya konulmuştur. Belgelerin kurumlar arası birlikte çalışabilirlik ilkelerine göre paylaşılabilir olması standart ve ortak bir terminolojinin kullanılması ile mümkündür.
Üstveri varlık modelinin kavramsal tasarımı ve uluslararası çalışmalar dikkate alınarak, üstveri kavramları tanımlanmış ve standart bir modele dayandırılmıştır. Bu çalışma kapsamında E-Devlet Üstveri Modeli (EDuS) oluşturulmuştur. Bu standart ile belgelerin e-devlet açısından paylaşılabilir olması için belgenin üretim ortamına bağıntılı olarak çeşitli model önerilerinde bulunulmuştur. Bu modeller belgelerin kurum ve kuruluşlar arasında paylaşılmasını sağlayarak belgenin üretildiği üstveri ile yaşam döngüsüne devam etmesini sağlayacaktır. Kurum ve kuruluşlar için belgelerin elektronik ortamda alınması ve gönderilmesi bir ihtiyacı karşılaşacağı gibi belgelerden kaynaklanan bürokrasinin azaltılmasında etkin olacaktır. Bu üstveri modeli aynı zamanda belgelerin elektronik ortamda belge yönetimi tekniklerine göre uzun süreli arşivlenmesini, kurumların birlikte çalışabilirliğini, e-devlet olgusunun uyumlu olmasını sağlayacaktır.

Abstract:
In the electronic environment it is possible to define the existence of a record in terms of its related parts as a whole. In the electronic environment the defining of the existence of a record is realised through its metadata. Metadata is the primary foundation upon which all of the components relating to the creation of records is recorded and created content becomes meaningful. In the face of technological developments the sustainability of records created in an electronic environment from the perspective of content and context rests upon the correct proportioning of standard metadata. Through long-term preservation standard metadata ensures that the record becomes meaningful and that future generations can use and understand information and records.  
The metadata model in developed countries became a standard requirement after the rolling out of Electronic Records Management Systems became commonplace and most countries have made headway in this area. However in Turkey a uniform approach and common terminology does not exist where the use of metadata for physical (paper) and electronic records created in an electronic environment is concerned.   In relation to this issue, research has been conducted on public sector organisations and institutions and the metadata applied to records has been collected. As a result of this research, the fields and descriptions of the metadata collected has been brought together in a database and related fields and descriptions have been subject to categorisation. As a consequence of this categorisation, the requirement for records to be defined in terms of standard metadata and for metadata standards to be created, has been put forward. It is possible for records to be shared across organisations and for common terminology to be used in accordance with the principle of interoperability.
The metadata concepts have been defined taking into consideration the conceptual design of the metadata entity model and international studies and is based on a standard model accordingly. Within the scope of this study an e-Government Metadata Standard has been formulated. With this standard, various models based on the creation of records in an electronic environment have been recommended in order for records to be shareable from an e-Government perspective. These models will ensure that records are shared between organisations and institutions and that the life-cycle of the record will continue with the metadata generated by the record. In the same way that the capture and distribution of records into an electronic environment meets a need for organisations and institutions, it will also play a role in the reduction of bureaucracy caused by records. This metadata standard at the same time will also ensure the long-term preservation of records in an electronic environment according to records management techniques, the compatibilty of the e-government reality and the interoperability of organisations.