İnşaat projelerinde bilgi paylaşımının önündeki engellerin kaldırılmasının firma performansına etkileri: Bir örnek olay incelemesi
The effects of eliminating knowledge sharing barriers in the construction projects on the firm's performance: A case study
Yazar: AYSEL KARDELEN VATANSEVER
Danışman: DOÇ. DR. HAKAN YAMAN
İstanbul Teknik Üniversitesi / Fen Bilimleri Enstitüsü / Mimarlık Ana Bilim Dalı / Proje ve Yapım Yönetimi Bilim Dalı
Derece: Yüksek Lisans, 2016
Konu: Mimarlık = Architecture

Özet:
Teknolojinin ve yapım sistemlerinin hızla geliştiği inşaat sektöründe, firmaların rekabet avantajı sağlamak ve sektörde tutunabilmeleri için bilgi yönetim sistemlerini kullanmaları gerekmektedir. Geçmiş zamanlarda sonuç ürün değerli ve önemliyken, günümüzde sonuç ürün kadar sonuç ürünü elde edene kadar geçen süreçte edinilen deneyimler de önemli ve değerli hale gelmiştir. Başka bir deyişle, firmalar bilginin öneminin farkına varmaya başlamışlardır. Bilgi yönetim sistemlerinin gelişmesi, bu anlamda firmalara ve tüm sektöre ışık tutmaktadır. Bilgi yönetim sistemleri diğer sektörlerde daha etkin kullanılırken, inşaat sektöründe sektörün parçalı ve dağınık yapısı nedeniyle daha az kullanılmaktadır. 
Bilginin yönetimi için bilginin elde edilmesi, sınıflandırılması, depolanması, uygulanması, denenmesi, paylaşılması ve değerlendirilmesi gerekmektedir. Bilgi yönetim sistemlerinin kullanım amacına ulaşması için bilginin gelecek projelerde de kullanılabilir olması gerekmektedir. 
Bilgi yönetim sürecinde gördüğümüz üzere, bilgi paylaşımı, bilgi yönetim sürecinin sadece bir parçasıdır. Elde edilen bilgi firma içinde uygun kişilerle paylaşılmadığında, bilginin elde edilmesinin de bir anlamı olmamaktadır. 
Bu tez çalışmasında, bilgi yönetim süreçlerinden "bilgi paylaşımı" alt başlığı, proje süreçlerinden "yapım süreci" alt başlığı ile birlikte düşünülmüş, bilgi paylaşımının projenin yapım aşamasında firma performansına ve proje sürecine nasıl etki ettiği araştırılmıştır. 
Araştırmalarda öncelikle literatür taraması yapılarak konu derinlemesine incelenmiş, uygulama alanından bir örnekle, bilgi paylaşımının günümüz şantiyelerinde ne ölçüde kullanıldığı araştırılmıştır. Tez çalışmasında kullanılan araştırma yöntemi, nitel araştıma yöntemidir. Bu tez çalışması kapsamında uygulama alanından bir firmanın yalnızca bir şantiyesindeki yönetici ve mimar-mühendislerle görüşülmüş, projenin yapım aşamasında bilgi paylaşımının proje yapım sürecine ve firma performansına nasıl etkileri olduğu araştırılmıştır. 
Tezin ilk bölümünde problemin belirlenmesi kısmında, tez konusu oluşurken hangi problemlerin tezi yazmamıza öncülük ettiği açıklanmıştır. Tezin arka planı kısmında, konu hakkında önceden yapılan çalışmalardan bahsedilmiş, uygulama alanındaki örneklerin azlığından dolayı bu tezin yapıldığı açıklanmıştır. Tezin yöntemi kısmında ise tez hazırlanırken hangi yolun izlendiği ele alınmıştır. 
Tezin ikinci bölümünde, literatür çalışması yapılarak bilgi, veri, enformasyon kavramları açıklanmış, bilginin sınıflandırılmasında açık ve örtülü bilgi kavramları ele alınmıştır. İnşaat sektöründe bilginin tarihçesinden kısaca bahsedildikten sonra, inşaat sektöründe bilgi yönetimi konusu ele alınmıştır. Bilgi yönetim süreçleri, bilginin elde edilmesinden bilgi yönetim sürecinin değerlendirilmesine kadar incelenmiştir. 
Tezin üçüncü bölümünde, inşaat sektöründe bilgi paylaşımı konusu ele alınmıştır. Bilgi paylaşımı ile ilgili genel tanımlar yapıldıktan sonra, projenin uygulama aşamasında bilgi paylaşımının nasıl yapıldığı, proje yapım süreci ve firma performansına faydaları anlatılmıştır. Bilginin paylaşılmasına engel olan nedenler derinlemesine incelenmiş, bu engeller dördüncü bölümün de kaynağını oluşturmuştur.
Tezin dördüncü bölümünde projenin uygulama aşamasında bilgi paylaşımının firma performansına etkilerinin araştırılması için uygulama alanından bir firmanın bir restorasyon şantiyesi seçilmiştir. Tez kapsamında yüz yüze görüşmelerin yapıldığı bu firma, Türkiye'de restorasyon işlerinde kendini ispatlamış, 30 yıla yakın deneyimi olan bir ana yüklenici firmadır. Yaklaşık 4 senedir devam etmekte olan bir restorasyon şantiyesinde çalışan 3'ü yönetici, 7'si mimar ve mühendis olan toplam 10 katılımcı ile görüşülmüştür. Görüşmeler şantiyenin toplantı odasında gerçekleşmiş, yaklaşık 30-45 dakika sürmüş, görüşmelerde katılımcıların ses kayıtları alınmıştır. 
Yüz yüze görüşmelerin tercih edilmesinin nedeni katılımcıların görüşme esnasında kendi deneyimlerini de aktarabilmelerine olanak tanımak içindir. Restorasyon projeleri yeni yapım projelerine göre daha karmaşıktır, yapım süreleri daha uzundur. Eski yapıya dair bilgilerin elde edilip depolanması ve paylaşılması, restorasyon projelerinin temel amacıdır. Başka bir deyişle, restorasyon projelerinde bilgi paylaşımının diğer projelere göre daha çok önemi vardır. Uygulama alanında restorasyon projesinin seçilmesinin ilk nedeni restorasyon projesinin bilgi paylaşımının önemini daha iyi açıklamasıdır. İkinci nedeni ise 3 senedir bu projede alt yüklenici firmada görev aldığım için tez çalışmamın kendi gözlem ve deneyimlerimi de içermesi içindir. 
Yüz yüze yapılan görüşmelerde katılımcılara yaş, cinsiyet, eğitim durumu, iş deneyimlerini (toplam iş deneyimi ve bu firmadaki iş deneyimi) içeren kişisel sorular sorulup, katılımcıların daha iyi tanınması amaçlanmıştır. Sonraki bölümlerde bilgiyi elde etme şekilleri, bilgiyi saklama yöntemleri ve bilgi paylaşımını nasıl yaptıklarına yönelik sorular yöneltilmiştir. Katılımcıların kendi deneyimlerini paylaşmaları rica edilmiştir. Soruların son bölümünde bilgi paylaşımına engel olan nedenler üç gruba ayrılarak katılımcılara yöneltilmiştir. Engeller, bireysel engeller, örgütlerden kaynaklanan engeller, teknolojik nedenlerden kaynaklanan engellerdir.
Projenin uygulama aşamasında bilgi paylaşımının proje yapım sürecine ve firma performansına etkisi araştırılırken, bilginin soyutluğu göz önünde bulundurulmuştur. Bilgi, ölçümü kolay olan bir kavram değildir. Tez kapsamında bilginin performansa etkileri entelektüel sermaye ve elle tutulan-tutulamayan başarılar olarak değerlendirilmiş, finansal ölçüm ve dengeli başarı göstergesi tez kapsamının dışında tutulmuştur.  
Tezin beşinci bölümünde, yapılan görüşme sonuçlarının değerlendirilmesi ile, literatür araştırması da göz önünde bulundurularak tezin sonuç kısmı oluşturulmuştur.  Görüşme sonuçları değerlendirildikten sonra, projenin uygulama aşamasında bilgi paylaşımının yapılıp yapılmadığı tespit edilmiştir.  Firma çalışanlarının çalışılan şantiye özelinde olduğu kadar firmanın genel yönetim anlayışı hakkında da fikirleri ortaya çıkmıştır. Sonuçlar olumlu/geliştirilebilecek durumlar ve olumsuz/önlenmesi gereken durumlar olmak üzere iki bölümde incelenmiştir.
Şantiye çalışanlarının bilgi paylaşımını önemsemesi, projenin yapım sürecinin daha planlı ve programlı ilerlemesinin önünü açmaktadır. Firmanın veri tabanının olması bilginin depolanmasına ve gelecek projelerde kullanılmasına olanak tanımaktadır. Bilgi paylaşımının takım çalışmasına teşvik etmesi nedeni ile çalışanlar ortak hedefler doğrultusunda ortak hareket edebilmektedirler. Çalışma ortamında çalışanların birbirine karşılıklı güven duyması bilgi paylaşımının kolaylıkla gerçekleşmesini sağlamaktadır. Şantiyede iş birimlerinin belirli olması iç rekabeti düşürmekte, bilgi paylaşımını arttırmaktadır. Firmada bilgi paylaşımının etkin bir şekilde sağlanması firmanın diğer firmalarla rekabet avantajını arttırmıştır. Firma, bilgi yönetim sistemlerini geliştirmek için çalışmalarını hızlandırmıştır. Bu durum firma geleceği için olumludur. Firma veri tabanına erişimin daha esnek olması, bilgi paylaşımının daha kolay sağlanması açısından önemlidir. Firmada kullanılan bilgi yönetim programının daha fazla alanda kullanılması gereklidir. Bu programın kullanımında çalışanlara aldırılacak eğitimler, bilgi kirliliğinin oluşmasına engel olacaktır. 
Firma çalışanlarının ve firma yönetiminin bulunduğu, haftalık işlerin görüşüldüğü toplantıların artması, çalışanların motivasyonu ve bilgi paylaşımı açısından önemlidir. Sahada yapılan ayaküstü sohbetlerin sonradan anlaşmazlıklara yol açmaması için firma çalışanlarının yazılı iletişime teşvik edilmesi gerekmektedir.
Sonuç olarak, firma çalışanları ve yöneticileri projenin uygulama aşamasında bilgi paylaşımının öneminin farkındadırlar. Firmanın bilgi yönetim sistemlerini daha etkin kullanmasıyla, bütün şantiyeler arasında bilgi paylaşımı yapılabilecek, bilgi paylaşımı firmanın kültürü haline gelebilecektir. Projenin uygulama aşamasında bilgi paylaşımının proje yapım sürecine ve firma performansına etkileri olumludur. Firma yönetimi ve firma çalışanlarının ortak çabasıyla, inşaat sektöründe bilgi paylaşımı şu an olduğu noktadan daha ileri bir noktaya taşınabilecektir.

Abstract:
In the construction industry where technology and construction management systems have been improving so fast, companies need to use the knowledge management system to gain a place in the market and provide them with a competitive advantage. While the outcome was valuable and important before, now the lessons learnt during the outcome process are as important as the outcome itself. In other words, companies have started to take into consideration the importance of this information. In this sense, improvements in the knowledge management system shed new light on the companies and the industry as a whole. The construction industry has been using the knowledge management system less than other industries because of its fragmental and dispersed structure.
To be able to manage the information, it is required to be classified, stored, applied, tested, shared and valued first. The information should be usable for future projects in order to achieve the knowledge management system's objective.
As we see during the knowledge management period, sharing the knowledge is a part of the knowledge management process. If the acquired information were not shared by the right people at the company, obtaining the information has no meaning at all.
The broad subject of this study is to investigate how the knowledge management subtopic of knowledge sharing affects the project's progress, its enterprise's performance and the project as a whole, along with the project process subtopic of the construction process.
This study examines to what extent knowledge sharing is being used in modern construction sites, with a detailed example from the application area and applying literature review. The research method used in the thesis study is qualitative research method. Within the study, there has been consultations with a manager, architects and engineers at just one construction site of the enterprise, and research on how knowledge sharing effects both the production process and the enterprise performance.
The first section of the thesis analyses the problems which gave rise to the writing of the thesis on this topic. The background of the thesis describes previous studies, and also explains how it could improve understanding in these areas because of the lack of examples in the construction industry. The method section analyses which approaches have used during the writing of the thesis.
The second section focuses on knowledge, data and information concepts via literature review, and explicit and tacit notions have been discussed on the classification of the knowledge. After mentioning briefly the history of the use of knowledge in the construction industry, the study goes on to explain knowledge management within the industry. The knowledge management process has been examined from the acquisition of the knowledge, to the evaluation of the knowledge management process itself.
The third section handles the subject of knowledge sharing in the construction industry. Following the general information on knowledge sharing, the study describes the application of knowledge sharing, the project process and the benefits of knowledge sharing for the enterprise's performance. The reasons that often block knowledge sharing have been analyzed down to the smallest detail, and these reasons are the source of the forth section for the study.
A restoration site of an enterprise has been picked to investigate the effects of knowledge sharing on the enterprise's performance during the application process of the project. This enterprise, with which face-to-face interviews have been made within the scope of the thesis, is a main contractor company with nearly 30 years of experience proving itself in restoration works across Turkey. There were interviews with three architects who are also project managers and seven engineers-architect who works in construction site and also design office, ten participants in total, that were working on the restoration site which has been in operation for about four years.
The reason why face-to-face interviews are preferred is to allow attendees to share their experiences during those interviews. Restoration projects are more complicated than other construction projects and the construction process is longer. The main purpose of the restoration project is to retain and share the information about the old structure. In other words sharing knowledge in restoration projects is more important than other projects. The first reason for the selection of the restoration project is that the project reveals the importance of knowledge sharing better. The second reason is that I have been working for a subcontractor company in this project for three years so I can contribute my own observations and experiences to this thesis.
During the face-to-face interviews, personal questions including participant's age, gender, education status and work experience (total work experience and also work experience at this company) were asked in order to understand them better. In the subsequent sections, questions were asked about how to obtain the information, how to store the information and how to then share the information. The participants were also asked to share their own experiences. In the last section of the questions, the reasons for obstructing the sharing of knowledge were divided into three groups and directed towards participants. The obstacles stem from individual and organizational problems, as well as technological reasons
While the impact of knowledge sharing on the project implementation process and the enterprise's performance was investigated, the abstraction of information was taken into consideration. The knowledge is not a concept that is easy to measure. In the thesis, the effects of knowledge on the performance are evaluated as intellectual capital and hand held non-retentive achievements. Financial measurement and a balanced scorecard are excluded from the thesis.
In the fifth section of the thesis, the conclusion of the thesis is formed with the evaluation of the interview results considering the literature review. After interview results were evaluated, it was determined whether knowledge sharing was carried out during the application phase of the project. As the enterprise's employees have been working on site, their ideas about general management approach have emerged as well. The results are examined in two sections: positive / developable situations and negative / avoidable situations.
The site workers attach an importance to knowledge sharing and by doing so they open the way for more a planned and programmed progress of the project construction process. The enterprise's database allows storage of the knowledge and its use in the future projects. Knowledge sharing encourages teamwork, so that the employees are able to act jointly in line with common goals. Mutual trust among employees in the work environment makes knowledge sharing easy. The specificity of business units at the head office reduces internal competition and increases the sharing of knowledge. Applying knowledge sharing effectively within the enterprise increases the competition with other enterprises. The company has accelerated their efforts to improve their knowledge management systems. This is beneficial for the enterprise's future. When access to the database is more flexible, then knowledge sharing is easier. The knowledge management program used in the enterprise needs to be used in more areas. The training that will be given to the employees in the use of this program will prevent the occurrence of knowledge pollution.
The increase in weekly meetings, where enterprise employees and enterprise management can talk, is important for employee motivation and knowledge sharing. It is necessary to encourage communication between the employees of the company so that up-to-date conversations held in the field do not lead to disagreements later on. As a result, the enterprise's employees and managers are aware of the importance of sharing the knowledge during the application process of the project. With the enterprise's more effective use of information management systems, there can be knowledge sharing among all the sites and the sharing of this knowledge can become a culture of the enterprise.
Knowledge sharing during the application process has a positive impact on the project construction process and the enterprise's overall performance. With the joint efforts of the enterprise management and the employees, knowledge sharing in the construction industry will continue to develop, thus further yielding better results.