Elektronik belge yönetim sistemlerinde konu otorite dizini oluşturma: Milli Eğitim Bakanlığı örneği
In electronic document management systems creating the subject authority directory: Ministry of National Education case
Yazar: İSA ÜLKER
Danışman: PROF. DR. SACİT ARSLANTEKİN
Ankara Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü / Bilgi ve Belge Yönetimi Ana Bilim Dalı / Bilgi ve Belge Yönetimi Bilim Dalı
Derece: Doktora, 2021
Konu: Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management
Dizin: Elektronik belge = Electronic records ; Elektronik belge yönetimi = Electronic records management ; Elektronik devlet = Electronic government ; Eğitim sistemi = Education system ; Milli Eğitim Bakanlığı = Ministry of National Education ; Otorite dizini = Authority file ; Standart dosya planı = Standart file plan ; Türk eğitim sistemi = Turkish education system

Özet:
Kurumsal faaliyetlerin delili niteliğindeki belgelerin gelecek kuşaklara aktarılması, kurumsal hafızanın doğru yöntemlerle, istenildiğinde erişilebilecek şekilde korunmasıyla mümkündür. Bu çalışmada, anahtar terimi otorite dizini olmayışının ortaya çıkardığı sorunları belirledikten sonra Elektronik Belge Yönetim Sistemleri için otorite dizini kullanımının getireceği faydayı tartışarak; bir otorite terim listesinin hazırlanmasında kurum bazında nelere dikkat edilmesi gerektiğini tespit ederek, kavramsal bir model ortaya koymaktır. Bu bağlamda karma araştırma yöntemi kullanılarak öncelikli olarak nitel verilerin toplanmasına yönelik doküman incelemesi yapılmıştır. Doküman incelenmesinden geçirilerek elde edilen veriler temalara bağlı doküman analizi yönteminden yararlanılarak değerlendirilmiştir. Yapılan inceleme sürecinde ortaya çıkan soru ve sorunlardan oluşan nicel anket formu kullanıcılara uygulanarak elde edilen veriler tümevarım yaklaşımıyla betimsel analiz yöntemi kullanılarak analiz edilmiştir. Bu çalışma sonucunda; MEB, EBYS kullanıcıları arasında, sistemdeki yapısal eksiklikler nedeniyle belgelerin doğru başlık altında kaydedilmesinde, konu başlığı belirleme ve erişimde bir birliktelik olmadığı doğrulanmıştır. Buna bağlı olarak, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ve Standart Dosya Planı (SDP) doğrultusunda konu terimleri otorite dizini oluşturarak, kaydedilen belgelerin gerektiğinde ulaşılmasını kolaylaştırmak için, belirlenen üst veri elemanlarından "konu, konu başlığı, açıklama vb." bölümlerin standart hale gelmesini sağlayarak uygulama birliği oluşturulmaya çalışılmıştır. Çalışmamızda ortaya çıkacak "yapılması gerekenler" ve "otorite dizin ilkeleri" ile ülkemizdeki tüm EBYS sistemleri için yol haritasını gösteren bir model ortaya konulmaya çalışılmıştır.

Abstract:
The transfer of documents, which are evidence of  organizational activities, to future generations is possible by preserving corporate memory  with the right methods and in a way that can be accessed whenever required. In this study, after identifying the problems lacking  the keyword authority index caused ,  it is to establish a conceptual model by discussing the benefit of using the authority index for Electronic Document Management Systems  and determining what should be considered on the institutional basis in the preparation of an authority term list. In this sense , document analysis was carried out primarily  intended for the collection of qualitative data by using the mixed research method.The data obtained by examining the documents were evaluated by using the document analysis method depending on the themes. The data obtained by applying the quantitative survey form, which consists of questions and problems that emerged during the examination process, to the users were analyzed using the descriptive analysis method with the inductive approach.As a result of this study, it has been confirmed that there is no unity among MNE and EDMS users in recording the documents under the correct title, determining the subject title, and accessing due to the structural deficiencies in the system. Accordingly, by creating an authority index of subject terms in line with the Electronic Document Management System (EDMS) and Standard File Plan (SFP), in order to facilitate accessing the recorded documents when necessary, it has been tried to create a unity of practice by ensuring that the sections of the specified  metadata elements such as "subject, subject title, explanation, etc." become standardized. In our study, it has been tried to put forward a model that shows the roadmap for all EDMS systems in our country with the "things to do" and "authority index principles".