E-Türkiye uygulamaları: Elektronik belge yönetimi ve üst veri
E-Turkey applications: Electronic records management and metadata
Yazar: GÜLTEN ALIR
Danışman: DOÇ. DR. MEHMET EMİN KÜÇÜK
Hacettepe Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü
Derece: Doktora, 2008
Konu: Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management
Dizin: E-Türkiye = E-Türkiye ; Elektronik belge = Electronic records ; Elektronik belge yönetimi = Electronic records management ; Elektronik devlet = Electronic government ; Üstveri = Metadata

Özet:
Bu araştırmanın amacı; karşılıklı işlerlik prensibi temeline dayanan e-devlet uygulamalarında üst veri standartlarının önemini ortaya koymaktır. Bu amaçla, araştırma alanı T.C. Adalet Bakanlığı, araştırma evreni ise Doküman Yönetim Sistemine (DYS) gelen belgeler olarak belirlenmiştir. Araştırma problemi ve hipotezlerine bağlı olarak araştırmanın amacı; ilk olarak standart bir üst veri şemasına uymayan yerel bir uygulamanın yaratacağı muhtemel sorunların belirlenmesi amaçlanmıştır. Araştırmanın diğer bir amacı ise standart dışı yerel modellerle standart modellerin getireceği olası fayda ve zararları ortaya koymak ve bu yönde öneriler geliştirmektir.Bu bağlamda belge örneklemi içerik analizi tekniğiyle incelenerek ve betimleme yöntemi kullanılarak literatür ışığında değerlendirilmiştir. Araştırma kapsamında incelenen Adalet Bakanlığı DYS üst veri elemanları İngiltere e-devlet üst veri standardı olan e-GMS ve ülkemizde bu alanda kabul edilen ilk standart olan TS 13298 standardı üst veri elemanlarıyla karşılaştırılmıştır. Sonuç olarak Adalet Bakanlığı Doküman Yönetim Sistemindeki üst veri eksiklikleri tespit edilerek, Adalet Bakanlığı belge fonksiyonları ve özellikleri kapsamında değerlendirilmiş ve kurum özelinde bir üst veri şeması uygulama profili oluşturulmuştur. Elektronik belge girişinde standardizasyon sağlayarak belge erişim isabetini artıracak konu, belge tipi ve kapsama yönelik kodlama şeması hazırlanmıştır. Adalet Bakanlığı bünyesinde gerçekleştirilen araştırmada elde edilen sonuçlar aynı zamanda e-devletin hedeflediği bütünleşik yapıda üst veri standartlarının gerekliliğini ortaya koyması açısında da önemlidir.

Abstract:
This study aims at demonstrating the role of metadata standards in e-government applications based on the principle of interoperability. Ministry of Justice has been selected as the research area. The population of the study is the received records in Document Management System. The first objective of the study is to determine the possible problems caused by local applications that do not conform to a standard metadata set. The other objective is to discover the possible advantages and disadvantages of non-standard local models and standard models and provide some suggestions in this respect.The collected samples have been analysed in accordance with literature using content analysis technique and descriptive method. Metadata elements used in Document Management System of Ministry of Justice have been compared with those of e-GMS (English e-government metadata standard) and TS 13298 (the first metadata standard accepted in Turkey). In conclusion the deficiencies in Document Management System of Ministry of Justice have been determined and an application profile has been created in accordance with the functions and characteristics of the documents processed at Ministry of Justice. In addition to this, an encoding scheme with such details as subject, type of document and content has been created to standardise the electronic document and increase document access rate. The results achieved in this study are of great importance in that they indicate the necessity of metadata standards in realising the integrated structure of e-government.