Bilişim sistemlerindeki gelişmelerin işletme yönetimine etkileri, yönetim bilişim sistemleri geliştirme ve bir uygulama örneği
Effects of the evoluation of information systems on management, management information systems development and an example of its application
Yazar: ZUHAL TANRIKULU
Danışman: PROF. DR. EROL EREN
İstanbul Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü / Organizasyon ve İşletme Politikaları Ana Bilim Dalı
Derece: Doktora, 1999
Konu: İşletme = Business Administration
Dizin: Bilgi teknolojisi = Information technology ; Bilgisayar ağları = Computer networks ; Bilişim sistemleri = Information systems ; Bilişim sistemleri = Information systems ; Karar destek sistemleri = Decision support systems ; Yeniden yapılanma = Restructuring ; Yönetim bilgi sistemleri = Management information systems ; İşletme yönetimi = Business management

Özet:
2000' li yıllara başlarken insanlık tarihi yeni bir dünya düzenine adım atmıştır. Bu yeni düzenin belirleyici özelliği, istenildiği anda dünya üzerindeki her yerle iletişim kurulabilmesidir. Bugün artık dünyanın herhangi bir noktasındaki bir insanın yüzlerce kilometre uzakta bulunan başka bir insanla etkileşimli bağlantı kurabilmesi günlük yaşamın bir parçası olmuştur. Bu bağlantı istenirse görüntülü de olabilmektedir. Üstelik bağlantı sağlamak için eskisi gibi kilometreler boyunca teller, kablolar vb. gibi fizik olarak görünür, elle tutulur bir teçhizat döşemek de gerekmemektedir. Dünya yörüngesine yerleştirilen haberleşme uyduları aracılığıyla telsiz iletişim sağlanmaktadır. Günümüzde bir cep telefonu ve bir taşınabilir kişisel bilgisayarı (PC) olan her insan çok çeşitli bilgiyi (veri, ses, görüntü, grafik, resim, hatta çok yakında koku) dünyanın bir noktasından herhangi başka bir noktasına anmda gönderebilmektedir. İnsanların kendilerini 'dünyalı', dünyayı da 'bizim planet' olarak adlandıracakları günler büyük olasılıkla çok yakındır. Tüm bunlar bilimin ve teknolojinin zaferi, bilim ve teknoloji de insan zekasınm bir ürünü olduğuna göre dolayısıyla insanlığın bir zaferidir. Bu teknolojik gelişmelerin insan yaşamına etkilerinin büyük olduğu açıktır. İnsan sosyal zekası en gelişmiş canlı olduğuna göre, bütün bu gelişmelerin sosyal boyutu da bir o kadar önem kazanmıştır. Teknolojik imkanlar özellikle bilişim teknolojisi kişilerin günlük bireysel yaşamlarında, kurum ve kuruluşların işleyişinde, iş ve ekonomide, hatta devletlerin yönetiminde etkili ve artık uzak kalınması mümkün olunamayacak bir olgudur. Burada işin can alıcı bir diğer boyutu da teknolojinin söz konusu gelişiminin çok hızlı, son 40-50 yıllık bir zaman diliminde, gerçekleşmiş olmasıdır. İnsanlar ve dünyadaki sosyal sistemler bu hızlı gelişime nasıl ayak uyduracak ve teknolojiyi kendilerine en yararlı şekilde nasıl kullanacaktır. Belki de işin en zor yanı budur. Dünyadaki iş gücünün büyük bölümü, orta yaş kuşağıdır. En verimli çağlanndaki bu insanlar, gençlik yıllarında daktiloyla yazı yazıp, mekanik kollu makinelerle hesap yapıyordu. Bilgisayar teknolojisi ise, fizik olarak çok büyük, işlem gücü ve belleği çok düşük, sadece uzmanların kullanabildiği bir bilgisayardan ibaretti. Oysa günümüzde bilgisayarlar çok küçülmüş, buna karşılık güçleri hacimleriyle ters orantılı olarak artmıştır. Bugün artık cepte taşınan bilgisayarlar satılmaktadır. Bilişim teknolojisindeki hızlı gelişmeler insanları birey olarak etkilediği için iş dünyasını da derinden etkilemektedir. Esasen bu karşılıklı bir etkidir ve tersi de geçerlidir. Başka bir deyişle iş hayatını etkilediği için işletme yöneticilerini ve çalışanlarını da etkilemektedir. Bunun peşi sıra teknolojinin diğer boyutu gündeme gelir. O da, bütün bu hızlı gelişimi izleyebilmek ve yararlanabilmek için yeterli maddi kaynakların olması yani işin maliyet boyutudur. Teknolojiyle yaşamak doğru kullanılmazsa pahalı yaşamaktır. O halde teknolojik vurgun yemeden bilişimden en iyi şekilde yararlanmak için bakış acımız ne olmalı, hangi yöntemleri kullanmalıyız, nelere özen göstermeliyiz. Bütün bunlar, tez çalışmasının çıkış noktası olmuştur. İşletmeler bilişim sistemi-BS geliştirmek ya da mevcut sistemlerini yenilemek için donanım ve yazılıma milyarlarca lira karşılığında döviz ödemektedir. Bilişime yaptıkları yatırım yüksek maliyetlidir. Bugün gelinen noktada bilişim olmadan rekabet etmenin olanağı da kalmadığına göre, bu yatırımı hem işletmenin yararına, hem de ekonomik olarak XVulusal kaynak israfı oluşturmadan en iyi şekilde değerlendirmek gerekir. Bilişim sistemi geliştirme çalışmalarında örgüt yapışma uygun bilimsel yaklaşımlar kullanılmadığı takdirde ciddi sorunlar baş göstermektedir. Tez çalışmasının amacı bilişim sistemi kurma ya da yenileme projesi geliştirecek olan örgütlerin yöneticileri ve proje geliştirmekle görevlendirilen çalışanlarına yardımcı olacak reçeteler oluşturmak ve sistem önerisi getirmektir. Bilişim sistemi üzerinde etkili olan unsurlar çevre ile ilgili ve sistem geliştirme çalışmasıyla ilgili olarak iki sınıfa ayrılabilir. Yapısal yaklaşım, teknolojiyle örgütler arasındaki karşılıklı etkinin incelenmesini teşvik eder. Bilişim sisteminin donanım, yazılım, veri, çalışanlar ve işlemler olarak tanınan bütün önemli bileşenleri örgütün yönetimini ve fiziksel sistemlerini desteklemek amacıyla düzenlenmelidir. Bilişim sistemi, bilgisayarlar, iletişim cihazları ve en önemlisi bilgisayarlarla verileri toplayan, depolayan, bu verileri faydalı bilgi haline getirerek ileten insanlardan meydana gelir. Tez çalışması başlıca dört ana kısımdan oluşmaktadır. Birinci kısımda ver alan bölümlerde bilişim sistemlerindeki gelişmeler tarihi oluşum sırasıyla incelenmiştir. Bu gelişmelerin işletme yönetimleri üzerindeki etkileri ve bilişim sistemleriyle yönetim kademeleri arasındaki ilişkiler saptanmıştır. Yönetim Bilişim Sistemleri (YBS) ve Karar Destek Sistemleri (KDS) ayrı bölümler olarak tezin amacı çerçevesinde kalmak kaydıyla kapsamlı şekilde incelenmiştir. Bilişim sistemlerinin yönetime ve yönetim kararlarına etkileri üzerinde durulmuştur. İhtiyaç duyulan bilişim sistemi tipi yönetsel faaliyetle de bağlantılıdır. Çoğu zaman Veri İşleme Sistemi en iyi işlemsel denetim hizmeti verir, YBS yönetsel denetime uygundur ve KDS karar verme işinin yapısal olmayan şekliyle ilgili olup stratejik planlamayı destekler. Bilişim sistemi, yönetime karar verme durumunda hizmet sunmalıdır. Bilişim sisteminin ve alt sistemlerinin amacı yönetime gereken bilgiyi sağlamaktır. Yönetim bu bilgiye her günkü verileri işlemek, kararlar almak, ürünlerine ve hizmetlerine değer katmak için ihtiyaç duyar. Kararlar günlük işleri, hayati kaynakların idaresini ve örgüt hedeflerine stratejik kararlar doğrultusunda ulaşılmasını sağlamak içindir. Bundan başka değişen ekonomik koşullarda işletmelerin daha etkin rekabet etmesine yardımcı olmalıdır. Yönetim bilişim sisteminin raporları yöneticilerin karar vermelerini birçok yönden kolaylaştırır. Örneğin bir YBS raporu, mevcut pazarda genişleme fırsatmı görmeye yardımcı olabilir. Önce pazar tanımlandıktan sonra, satışlar, fiyatlar ve ürün maliyetine ait raporlar arasındaki ilişkilerin incelenmesiyle, fiyatların belirlenmesinde izlenecek strateji konusunda pek çok yön gösterebilir. Ayrıca bu raporlardaki veriler kullanılarak, "karar destek sistemleri (KDS)" çok çeşitli seçenekleri değerlendirebilir ve en iyi hareket yönünü önerebilir. YBS birçok eylemin, yönetim tarafından belirlenen hareket tarzıyla uyum sağlamasını denetlemek için de kullanılabilir. Yöneticiler, örgütün davranışıyla doğrudan bağlantılı olan stratejik kararlarda da YBS bilgilerini kullanırlar. KDS uzun yıllar boyunca geleneksel ve başarılı yeterlilikleriyle, tepe yönetim ve üst-düzey yöneticiler için karar araçları olarak dikkat çekti. Çalışanların güçlendirilmesine yönelik günümüz eğilimiyle, bilgisayarlar ve iletişim ağları katlanarak çoğalmıştır. Bunun sonucu ise, örgütlerdeki KDS'nin uygulama çevresini, bütün çalışanları özellikle müşterilerle etkileşim içinde olanları kapsayacak şekilde genişletmiştir. KDS'nin uygulama alanındaki genişlemesinin ikinci safhası, örgüt sınırlarının ötesine xvıgereken bir zorunluluktur. Bunun için öncelikle yapılan işlerin neler olduğu belirlenmiş ve bu işlerin birbirleriyle bağlantıları kurulmuştur. Yönetim bilişim sisteminin program birimlerini saptamak üzere, yapılan işlerin grupları oluşturulmuştur. Grup oluşturma sırasında işlerin kullandıkları girdinin ortak olması, bu işleri yapan çalışanların aynı kişiler olması (aynı bölümde çalışan kişiler), işlerin birbiriyle ilişkileri, yapılan işler sonucunda hazırlanacak raporlar gibi unsurlar dikkate alınmıştır. Önerilen yönetim bilişim sistemi için iş akış çizgeleri hazırlanmıştır. İş akış çizgelerinin hazırlanması, işlerin hangi küçük iş parçalarından oluştuğunun görülmesi, işler arasındaki ilişkilerin belirlenmesi ve takip edilmesi bakımından yarar sağlamaktadır. Tasarlanan yönetim bilişim sisteminin birimleri aşağıda belirtildiği gibi oluşturulmuştur; 1. MALİ İŞLER YÖNETİM SİSTEMİ 1.1. Genel Muhasebe 1.2. Cari Hesap 1.3. Nakit Hesaplar: Bankalar ve Kasa 1.3.1. Banka işlemleri 1.3.2. Kasa işlemleri 1.4. Çek/Senet 2. STOK YÖNETİM BİRİMİ 3. ÜRETİM YÖNETİM SİSTEMİ (Planlama, Yönetim ve Denetim) 3.1. Kalite Yönetimi 3.2. Malzeme yönetimi 3.3. Üretim yönetimi 3.4. Maliyet Muhasebesi 4. SATIŞ YÖNETİM SİSTEMİ 4. 1. Sipariş 4.2. Sevk onayı ve sezonluk sevkıyat 4.3. İrsaliye 4.4. Fatura 4.5. Senet 4.6. Satış noktası terminallerinden satış (POS sistemi) 5. SATINALMA BİRİMİ 6. YURTDIŞI TİCARET YÖNETİMİ 6.1. İthalat 6.2. İhracat 7. İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMİ (PERSONEL/BORDRO) XX11geçmesi ve elektronik hizmet karşılayıcılar vasıtasıyla müşterilerinde karar destek sistemini kullanmalarıdır. Yöneticiler elektronik olarak bütün hizmetleri sağlamak için "müşteri hedefli karar destek sistemleri" ne ihtiyaç duydular. Pek çok ortak fon şirketinin müşterileri dokunmatik telefonlarını kullanarak hesapları arasında para transfer edebilmektedir. Bu yeniliklere rağmen bazı örgütler KDS'ni müşteri düzeyine getirme, müşteri kullanımı ve memnuniyetini düşünme konusunda isteksiz olmuştur. Bunun da başlıca nedeni örgütsel değişim ve yeniden yapılanma gerektirmesidir. Bu çalışmada, "Yeniden Yapılanma" ve bilişim sistemleri arasındaki ilişkide son yıllardaki önemi dolayısıyla ayrı bir bölüm olarak incelenmiştir. İşletmelerin yeniden yapılanmaya yönelmesinde üç çeşit baskı etkili olmuştur. Bunlar müşteriler, rekabet ve değişimdir. Yeniden yapılanma iş verimini düşüren eski varsayımlara meydan okumayı ve eski kurallardan kurtulmayı gerektirir. "Yeniden yapılanma" ya da diğer bir adıyla "değişim mühendisliği", maliyet, kalite, hizmet ve hız gibi çağımızın en önemli çalışma ölçülerinde çarpıcı geliştirmeler yapmak amacıyla iş süreçlerinin temelden yeniden düşünülmesi ve kökten yeniden tasarımı demektir. Yeniden yapılanmanın bir parçası da bilgi teknolojisidir. Yeniden yapılanma, bilgi teknolojisinden ayrı düşünülemez. Yeniden yapılanma baştan aşağı bir değişim zinciridir. Yeniden yapılanma çalışmasında yerine getirilmesi gereken çok önemli unsurlardan biri de örgütün yönetim bilişim sistemlerinin tümleşik bir yapıya kavuşturulmasıdır. Geleneksel süreçleri izleyen yapılar, bölünmüş ve ayrık küçük parçalardan oluşan yapılardır. Kalite ve hizmette sürekliliği sağlayacak gerekli bütünlükten yoksundur. Yeniden yapılanma bu geleneksel yargıyı ve örgüt sınırlarının zorlamalarını kırmalı, temel iş süreçlerine çapraz fonksiyonlu açıdan bakılmasını sağlamalıdır. Yeniden yapılanma da bilişim teknolojisi zaten var olan süreçleri otomatikleştirmek için değil, yeni bir süreci mümkün kılmak için kullanılmalıdır. Bilişim Teknolojisi-BT, sadece süreçleri desteklemekle kalmayıp, gerçekten yeni süreç tasarım seçenekleri yaratabilir. BT sadece daha iyi tasarımlar yapmayı sağlamakla yetinmez, aynı zamanda bu tasarımlan çalışma davranışı haline ve işin faydalanacağı hale dönüştürmeye yardımcı olur. Süreç yenilemenin başarılı olmasındaki en baş unsur, süreç modeli oluşturmada ve analizinde BT'ne dayalı araçların hakim olmasıdır. Bu faydaları elde etmek için çalışanlara yetki aktarımının sağlanmasında, bilişim sisteminin katkısı büyüktür ve BS, bütün müşteri hizmetlerini verecek şekilde hem sorumlu hem de yetkili çalışanlarla örgütlenmelidir. Çağdaş örgütler bilişim sistemlerini nasıl düzenlemeli ve nasıl kullanmalıdır? Kullanılan teknikler teknolojinin gerisinde kalmıştır. Yeni teknolojiler geliştiğinde, örgütler bu teknolojileri eski yöntemlerle kullanma eğiliminde olurlar. Kısa bir süre sonra iş yapma yöntemlerini değiştirmenin gerektiğini anlarlar. Bilişim teknolojisinde de durum aynı olmuştur. Bilgisayarlar iş hayatına ilk girdikleri zaman, bilgisayarların çalışma şekilleri de tıpkı örgütler gibi hiyerarşik yapıdaydı. Anabilgisayar hiyerarşinin en tepesindeydi ve diğer her şey ona bağlanmıştı. Sonunda çevrimiçi sistemlere geçildi ve bilgisayar kullanıcılarının bir terminalleri oldu. Terminallerden bugün kişisel bilgisayarlar (PC) olarak bilinen teknolojiye, en son olarak da İstemci/Sunucu-İ/S teknolojisine doğru evrim yaşandı. Teknolojinin gelişimi, ana bilgisayarlar veya hiyerarşiden uzaklaşma hareketine yönelik oldu. Ağ tipi bilişim gündeme geldi. Pek çok örgütte, ana bilgisayarın bilgi işleme evreninin merkezi xvııSistem geliştirme çalışması sadece teknik yönden değil özellikle ve kuvvetle sosyal yönden de incelenmiştir. İşin insan boyutu yani yönetim ve proje çalışanları arasındaki ilişkiler üzerinde önemle durulmuştur. Bu boyutun sistem geliştirme çalışmalarının başarısı üzerindeki etkileri saptanmaya çalışılmıştır. örgütlerin bilişim sistemi geliştirme ya da mevcut sistemlerini iyileştirme projelerinin değerlemesini yapabilmek için, bu süreçte gerçekleştirilen çalışmaları başından itibaren incelemek gerekir, çünkü bilişim sistemi geliştirme projeleri uzun süreli, maddi ve manevi yönden bedeli yüksek olan çalışmalardır. Böyle çalışmaların daha çalışma sürerken başarılı olup olamayacağını, çalışmanın tamamlandığı durumlarda da işletme gereksinimlerini karşılamada ne ölçüde başarılı olacağını değerleyebilmek, özellikle yönetim açısından en çok istenen şeydir. Tez çalışmasının üçüncü kısmında, seçilen işletme içindeki bilişim sisteminin incelenmesinin ardından, ayrıca yöneticilerin bu isteği karşılanmaya çalışılmış ve bilişim sistemi çalışmalarını yorumlayabilmeleri amacıyla bir değerleme aracı oluşturulması planlanmıştır. Bu araç ise, sorgu yöntemidir ve sekizinci bölümde sunulmaktadır. Sorgu yöntemi, hem söz konusu işyerinde geliştirilen sistemin hem de genel olarak herhangi bir sistem geliştirme çalışmasının incelenmesi, mevcut ve olası sorunlarının ve sorunların nedenlerinin saptanması amacıyla oluşturulmuştur. Yapısal sistem geliştirmenin safhalarına sistem geliştirirken ne ölçüde yer verildiği veya verilmediğini saptamaya, bunun sistem başarısı üzerindeki etkilerini belirlemeye ve bilişim sistemi geliştirme kararının işletmenin stratejik planıyla uyumlu olup olmadığını anlamaya yönelik hazırlanmıştır. Önerilen sorgu yöntemi söz konusu işletmenin bilişim sistemi geliştirme çalışmalarını analiz etmek için uygulanmıştır. Bu çalışmada geliştirilen "sorgu yöntemi", yapısal bilişim sistemi geliştirme çalışmasının bütün aşamalarının, her safhada yapılması gerekli işlemlerin, hem teknik görevlilerin hem de üst karar vericilerin sorumluluklarının, ne ölçüde yerine getirildiğini çözümlemeye çalışan ve özel olarak belirli bir sıra takip edecek şekilde hazırlanmış sorular bütünüdür. Soruların başında, bilişim sistemi geliştirme projesi başlatan örgütü, böyle büyük çaplı bir çalışma kararına götüren nedenlerin neler olduğu yer alır, doğru ve haklı gerekçeler olup olmadıkları anlaşılmaya çalışılır. Bu ise, işletme çevresini tanıyarak ve işletmenin yaptığı işi anlayarak sağlanır. Örgütlerin, ihtiyaçları olan bilişimin bünyelerindeki mevcut bilişim sistemleriyle artık karşılanamadığına nasıl karar verdiklerini anlamaya özen gösterilir. Burada karar vericiler, teknik elemanlar ve kullanıcılar arasındaki iletişimin derecesi önem kazanmaktadır. Sistem geliştirme kararının doğru bir karar olup olmadığı sorgulanır. Daha sonra, yapısal sistem geliştirme yaklaşımının bütün safhalarını kapsayan ve başarılı bir sistem geliştirmek için, her safhanın yerine getirilmesi gereken ödevlerini tek tek analiz etme olanağı veren sorularla inceleme sürdürülür. Yukarıda ana hatlarıyla belirtilen ve tez çalışmasının V. Bölümünde ayrıntılarıyla açıklanan "Yapısal Bilişim Sistemi Geliştirme Yaklaşımı", projeyi tanımlama, uygulanabilirlik çalışması, projenin analizi, bilişim sisteminin tasarımı, tasarlanan sistemi gerçekleştirme, işletim ve bakım safhalarından oluşmaktadır. Önerilen bu sorgu yöntemi, ayrıca her safhanın ayrı ayrı ne derece başarılı olduğunun da ölçülebilmesine olanak verir. Aynı şekilde her safhadaki noksanlar yanlışlıklar görülebilmektedir. Hangi noksanların ya da hangi yanlışların, hangi başarısızlıklara götürdüğü XXanlaşılabilir ve telafisine gidilerek zararlar giderilebilir ya da en aza indirilebilir. Bu ise, işletmeye özellikle maddi yönden büyük faydalar sağlamaktadır. Sorgu yönteminde yöneltilen sorular, sadece başarı değerleme de değil, aynı zamanda sorunların ya da başarısızlıkların teşhisinde de yararlı olmaktadır. Burada dikkat edilmesi gerekli bir diğer husus, soruların anket şeklinde verilmemesidir. Yüz yüze görüşmeler yaklaşımıyla soruların yöneltilmesi yararlıdır, çünkü görüşmeler, anketlerdeki sorunların bazılarım ortadan kaldırır, böylelikle soruları yönelten yöneticiler ya da sistem sorumluları sorunun yapısını ve çözümü için ne çeşit bilişime ihtiyaç olduğunu derinlemesine araştırabilir. Görüşmeler, kritik başarı unsurlarını değerlendirmede, karar destek sistemlerinin ve yönetimin gereksinimlerini saptamada çok önemlidir. Soruları yönelten kişinin bilişim sisteminin gereksinimlerini araştırırken kişisel gözlemlerini kullanması faydalı olur. Söz konusu sistemin önceden incelenmiş olması ve bir yoruma sahip olmak, soruların doğru sorulmasında ve verilen cevapların doğru değerlendirilmesinde büyük yarar sağlayacaktır. Bununla beraber, söz konusu sistemle yakın ilgisi olmayan bir yönetici de bu sorulan ve daha sonraki bölümde verilmiş olan soruların içerikleriyle ilgili yorumları kullanarak, örgütündeki bilişim sistemi geliştirme çalışmasına ilişkin değerlendirme yapabilir ve fikir edinebilir. Zaten bütün amaç, sorgu yöntemiyle bir tür reçete oluşturarak yönetime böyle bir kolaylık sağlamaktır. Tez çalışmasının dördüncü temel kısmı, tümleşik bir yönetim bilişim sistemi tasarlanmasına ve bir öneri olarak sunulmasına ayrılmıştır. Tasarlanan bu yönetim bilişim sistemi, dokuzuncu bölümde tüm birimleriyle açıklanmaktadır. Yönetim bilişim sistemi önerisi iki kısım halinde düşünülmüştür. "Yönetim bilişim sistemi tasarımı" ve "veri tabanı" önerisi. Tasarım kısmında tümleşik bir YBS yazılım paketi tasarlanmıştır. Sistemin her biriminde yapılan işler madde madde saptanmış ve her birime ilişkin akış çizgeleri çizilmiştir. Bütün birimlerin üretecekleri raporların neler olduğu tek tek belirlenmiştir. Bu yönetim bilişim sistemi, yurt dışı bağlantıları olan ve hem ağ ortamında çevrim içi işlemler, hem de satış noktalarından elektronik satış yapan işletmelerin de bilişim gereksinimlerini yerine getirecek şekilde tasarlanmıştır. Tasarlanan sistem bütün birimleriyle tümleşik yapıdadır. Düşünülmesi gereken ikinci husus, böyle tümleşik geniş kapsamlı bir yönetim bilişim sisteminin üzerinde çalışacağı veri tabanıdır. Veri tabanı özelliklerinin önerilen bu sistemin etkili bir şekilde çalışmasına olanak verecek özelliklerde olması en baş konudur. Piyasada ticari olarak pek çok veri tabanı mevcuttur. Ancak her birinin kendine göre farklı özellikleri söz konusudur. Önemli olan veri tabanı özelliklerinin, sistem donanımına ve tasarlanan yazılımın çalışmasına uygun olmasıdır. Ayrıca işletmenin ihtiyaçlarına ve bütçesine uygunluğu da getirilen öneride etkili olan bir unsurdur. Tasarlanan Yönetim Bilişim Sistemi Tez çalışmasında önerilen bu yönetim bilişim sistemiyle, işletmelerde yapılan bütün işlerin bilgisayarlar aracılıyla yapılması, kayıtlarının tutulması ve birbiriyle ilişkili işlemlerin yine bilgisayar programları aracılığıyla tümleştirilerek sistemin bir bütün olarak çalışabilmesi hedeflenmektedir. Burada belirtilen sistemin bir bütün olarak çalışabilme özelliği, mali işler, üretim yönetimi, insan kaynaklan, iç ticaret, dış ticaret ve özetle işletme yönetimini her açıdan denetim altına alabilmek için xxıolduğu düşünülürdü. Gerçek durum ise, bilişim işlemlerinin ağlara doğru geliştiğini gösteriyordu. Örgütler, bu sistemleri son derece etkili çalıştırarak yapılanmalarında da bu ağları yansıtmaya başladılar. Önce teknoloji ortaya çıktı ve iş hayatına girdi, bundan sonra örgütler teknolojinin faydalarını tam olarak özümsemek için organizasyon çalışmalarında değişiklik yaptılar. Ağlar gerçek zamanlı, kesintisiz ve şeffaftır. Bağlantılar mevcuttur, hiyerarşik yapıda değildir. Ağ içinde bilgi işleme yeteneği olan ve verinin bulunduğu 'akıllı düğümler' vardır. Ağ organizasyonu esnek, akıcı ve sürekli genişleyen örgütleri oluşturmaya ve desteklemeye çalışır. Bir örgütü klasik hiyerarşik örgüt yapısından bilişime dayalı ağ yapısına dönüştürmek yani yeniden yapılandırmak zordur. İşletmeler, müşterinin bakış açısından açık ve basit olacak şekilde davranmaya doğru değişim göstermelidir. Örgüt yapılarının hiyerarşiden ağa dönüşmesi önemli değişimler içerir. Çoğunlukla kültürel değişimler, davranışlarda ve organizasyon çalışmasının gerektirdiği yeteneklerde değişiklikler, özellikle liderlik yeteneklerinde değişiklikler demektir. Tez çalışmasının ikinci temel kısmı, bilişim sistemleri geliştirmeye ayrılmıştır. Bu kısımda bilişim sistemlerinin ve sistem geliştirme çalışmalarının yönetimi de ayrı bir bölüm olarak incelenmiştir. Bilişim projelerinin başarılı bir şekilde nasıl hayata geçirileceği çok ciddi bir konudur. Bilgisayarlı bilişim sistemleri yıllardan beri kullanılmasına rağmen, bazı işletmeler hala sistem geliştirme sürecinde tasarlanan bütün adımları oluşturmamışlardır, çünkü geleneksel programlama yöntemini kullanan işletmelerin çoğunlukla düzensiz bilişim sistemleri vardır. Bu sistemler günümüzün rekabetçi ekonomisinde çalışmak için işletmenin ihtiyacı olan bilişimi sağlayamaz. Özellikle bütçe ve zaman aşımı, düşük kalite, pahalı bakım/onarım ve düşük yeniden kullanılabilirlik temel sorunlardır ve hala kesin çözümleri olmadığı için ciddi başarısızlıklara neden olmaktadırlar. Tez çalışması kapsamında, bu açmazları aşacak yaklaşımlar ve dikkatle üzerinde durulması gereken işlemler belirlenmeye çalışılmıştır. Bilişim sistemi geliştirme yaklaşımları ve örgüt yapısına uyarlanmış yapısal bilişim sistemini geliştirmek için yerine getirilmesi gereken safhalar çalışmanın bu kısmında saptanmıştır. BS geliştirmenin her safhasında yapılması gerekli tüm işlemler bütün ayrıntılarıyla ve örgüt içindeki etkileri de belirtilerek sunulmuştur. Tez çalışması içinde, yapısal bilişim sistemi geliştirme sürecinin aşamaları aşağıda belirtildiği gibi oluşturulmuştur. 1. Bilişim sistemi geliştirme projesinin tanımı, 2. Uygulanabilirlik çalışması, 3. Sistem analizi (ihtiyaçların analizi), 4. Sistem tasarımı, a. Genel sistem tasarımı, b. Ayrıntılı sistem tasarımı, 5. Tasarımı hayata geçirme (gerçekleştirme), a. Yeni sistemi kurma, b. Sistem dönüşümü, 6. Çalıştırma ve bakım. XV111Bilişim Sistemi geliştirme çalışmasının her aşamasının gerisindeki ana fikir, bilişim gereksinimlerinin geniş bir bakış açısıyla ve mantıklı olarak anlaşılmasından yola çıkarak soruna ayrıntılı bir çözüm bulmaktır. Bu çalışmada, bilişim sistemi geliştirmenin yukarıda belirtilen 6 safhası sosyal ve teknik yönleriyle ayrıntılı olarak incelenmiştir. Bilişim sistemlerinin geliştirilmesinde, teknoloji ve sistemlerdeki değişimler, insanlar ve örgütler üzerindeki tesirleriyle anlaşılmalıdır. Örgüt sadece bir eşya olarak bilişim sistemini değiştirmemektedir. Yeni bir sistem çalışanların sorumluluklarını, karar verme şekillerini, örgüt yapısını ve işin yapılmasının temel yöntemlerini değiştirebilir. Çalışanların sorumlulukları ve ona sunulan bilişim hizmeti değişebilir. Özetle, BS'deki değişimler örgütün sosyal ve teknolojik unsurlarını değiştirebilir. Sonuç olarak, bilişim sistemlerinin tasarlanması ve çalıştırılması örgütün sosyal çevresini etkileyen unsurları belirtmek zorundadır. Örgüt yapısıyla, davranış tarzıyla ve karar vermeyle ilgili kavramlar özellikle çok önemlidir. Bilişim sistemlerinin sosyoteknik yapısından ve örgüt üzerindeki potansiyel etkisinden dolayı, değişimler iyi planlanmalı ve denetlenmelidir. Bundan başka, yeni sistemler daha sonraki bir tarihte geliştirilebilecek olan bölümlerle arabirimleri önceden tahmin edilerek tasarlanmalıdır. Zayıf arabirimli sistemleri tasarlamak kolaydır, ancak böyle sistemler sıkı bir şekilde tümleştirilmiş sistemler içine dahil olamazlar. Gelecekte iyice tümleşik bir sistem elde etmek için, yönetim, sistemin sınırlarını ve ileriye yönelik arabirimlerini bildirmelidir. Bilişim sistemlerinin yönetimiyle ilgili gelişmeler de tezin bu ikinci kısmı kapsamında (altıncı bölümde) sunulmaktadır. Bilişim sistemlerinin yönetimi, bireylerin kendi donanım ve yazılımlarını satın alma kararlarını kendilerinin vermeye başlamasıyla merkezden bireylere doğru yöneldi. "Yerel ağlar" uç kullanıcıların sistemle ve birbirleriyle bağlantılarını oluşturdu. Gerekli yazılımı uç kullanıcılara sağladı. Merkezi bilgisayarın işlemleri, mini bilgisayar tabanlı bölümlerin ve PC kullanan uç kullanıcıların talepleriyle bütünleştirildi. Bu gelişmeler etkili bir bilişim sisteminin sahip olduğu değerin anlaşılmasıyla bilişim sistemi yönetiminde farklı bir yaklaşıma yol açtı. Bu yaklaşım ise, bilişim çalışanları başkanından ağ yöneticisine dönüşümü gerektirir ve kolay değildir. Ancak kıdemli yöneticiler maliyetleri düşürmek ve bilgisayar sistemlerinden sağladıkları stratejik üstünlükleri arttırmak istediğinde, bunun yapılması gerekli olur. Tez çalışmasının üçüncü temel kısmı, merkezi İstanbul'da bulunan, çok uluslu ve halka acık bir Holding işletmesinde yürütülmüştür. İşletmede mevcut bilişim sisteminin artık ihtiyaca cevap vermemesi nedeniyle uzun zamandır yeni bir bilişim sistemi geliştirme projesi sürdürülmektedir. Ancak BS geliştirme çalışmalarında bir türlü başarılı olunamamış ve hedeflenen bitirme zamanı çoktan aşılmış olmasına rağmen sistemin düzgün bir şekilde çalıştırılması başarılamamıştır. Bu işletmede geliştirilen bilişim sistemleri aynı zamanda Holding'in diğer şirketlerinde ve merkezde de kullanılacaktır. Bu çalışmada sorunu saptamak amacıyla söz konusu bilişim sisteminin bütün birimleri girdiler, işlemler, yazıcı ve ekran çıktıları dikkate alınarak, yapısal sistem geliştirme bakış açısıyla incelenmiş ve teknik yönden ana hatlarıyla yedinci bölümde ve EKLER bölümünde sunulmuştur. X'X HC YÜKSEKÖĞRETİM KÖRÜL DOKÜMANTASYON MEKKE8. MADDÎ DURAN VARLIKLAR YÖNETİM SİSTEMİ Arazi, arsa ve binalar Tesis, makine ve cihazlar Taşıtlar Demirbaşlar. Bu tez çalışmasında, yönetim bilişim sisteminin bütün birimleri, her birimde yapılan işlemlerin neler olduğu ve işlemler sonucunda oluşturulan raporlar bütün ayrıntılarıyla sunulmuştur. XX111

Abstract: