Büyük ölçekli inşaat projeleri için paydaş yönetim modeli
The stakeholder management model for large-scale construction projects
Yazar: MÜRÜVET TÜRESOY
Danışman: PROF. DR. HÜSNÜ MURAT GÜNAYDIN
İstanbul Teknik Üniversitesi / Lisansüstü Eğitim Enstitüsü / Mimarlık Ana Bilim Dalı / Proje ve Yapım Yönetimi Bilim Dalı
Derece: Doktora, 2024
Konu: Mimarlık = Architecture

Özet:
Etkin bir paydaş yönetimi ve paydaş olgusu, hangi sektör, ürün veya proje olduğundan bağımsız olarak herhangi bir üretim sürecinin çeşitli aşamalarında odakta insan faktörüolduğu sürece, önemle dikkat edilmesi gereken konulardır.Her ne kadar teknolojik gelişmeler, makineleşme ve bilgisayar kullanımının yanısıra son yıllardayapay zeka gündemde olsa da, insanın anlaşılması, eğitilmesi ve motive edilmesi, yönetilmesi ve yönlendirilmesi başarıya giden yoldaki temel taşlardandır. Bu açıdan bakıldığında, proje üretim sürecinde yeralan ve paydaşolaraktanımlananherbirbirey,grupveyaorganizasyonunprojebaşarısındakiönemi ve payı inkar edilemez.
İnşaat projelerinin tekrarı mümkün olmayan, bir kereye mahsus ve eşsiz olma niteliğiyanında, son yıllarda artan nüfus ve ihtiyaçlar, gelişen ekonomik, teknolojik , politik vesosyo- kültürel konjonktürde büyük ölçekli projelerin -LSCPs- yaygınlaşması, kültürler arası geçişgenlikfarklı proje yönetim yaklaşımlarını zorunlu hale getirmektedir. Emek-yoğun bir üretimin öne çıktığı inşaat sektöründe, büyük ölçekli inşaat projelerinde yeralan paydaş ve paydaş gruplarının çeşitliliği, sayıca fazlalığı, birbirleriyle olanetkileşim ve sıkı ilişkiler sözkonusudur. Projelerin büyüklük ve kapsamları gereği karmaşık yapıları vebelirsizliklerile uzun zamana yayılması ve buna bağlı olarak paydaşların ve projekoşullarının değişime açık olması gibi etkenlerhedeflenen proje başarılarına ulaşmak için etkili yönetim anlayışlarını gerektirmektedir. Çok bilinen ve "demir üçgen" olarak da ifade edilen proje başarı kriterlerinden; maliyet, süre ve kalitenin yanısıra , paydaşı önceleyen ve paydaşınyararı ve memnuniyetini de başarı kriterleri arasında gören Paydaş Teorisi'ne dayananbir yönetim anlayışı öne çıkmaktadır. Etkili paydaş yönetimi kapsamında, sadece projede yeralan ya da projeyi herhangi bir şekilde etkileyen ve/veya ondan etkilenen paydaşları değil, daha geniş anlamda sosyal sorumluluk bilinciyle hareket edilerekprojeden beklenen yararın kamu yararı ile örtüşmesini gözeten bir bakış açısından sözedilebilir.
Projeyönetiminintemelbileşenlerindenolanpaydaşyönetimininamacı,birprojeninbaşarıyla tamamlanması için paydaşların desteğini ve katılımını sağlamak, paydaş amaç ve beklentileri ile proje hedeflerinin uyumlu olduğu bir ortamı yaratmak, tüm proje eylemlerini "paydaşları zorlamak yerine problemleri kararlılıkla çözerek" yürütmektir. Organizasyon açısından bakıldığında,birprojenin başarısı,hemprojeveyaüründen eldeedilen faydailehemdeproje üretim sürecinin başarıylayürütülmesinin bir kombinasyonudur. Paydaş bakış açısınagöreise başarı,paydaşlarınprojeyekarşıpozisyonvetutumları,algıveizlenimlerininonlarınprojeden beklentilerini karşılayacak ve proje başarısı için onları motive edecek şekilde, proje başarısıile paydaş memnuniyeti arasında birdenge sağlamaktır. Paydaşlar motive edilmeden ve aktif katılımlarısağlanmadanprojebaşarısınıgerçekleştirmekmümkündeğildir.Bubilinçile,etkin paydaş yönetimi için izlenecek yol ve yöntemlerin belirlenmesi, bunların tüm proje yaşam döngüsü boyunca uygulanması, sürekli izleme ve kontrol ile geri besleme yoluyla gerekli iyileştirme ve düzeltmelerin yapılması, uygun araç, prosedür, model veyönergeler ile paydaşlarınkatılımınadayalıbirsistemigeliştirmekprojebaşarısınısağlayacaktır.
Böylece," paydaşları yönetme" yerine "paydaşlar için yönetme" yaklaşımı benimsenerek paydaşları proje başarısının anahtar unsuru olarak gören bir yönetim anlayışı geliştirilebilir.
Yetersiz ve pahalı kaynakları en rasyonel şekilde proje başarısına yöneltmek için paydaşların ne denli önemli olduğu dikkate alındığında; bu tezin amacı paydaş yönetiminin tüm bileşenlerini tanımlamak ve analiz etmek, yönetim stratejilerini belirlemek, süreci yönetecek bir birim, personel ve/veya organizasyon vasıtasıyla süreci sağlıkla yürütmeye yardımcı olacakbirpaydaş yönetim modelinin ortaya konmasıdır. Bu amaca yönelik olarak, tezin yapısıaşağıdaki gibiplanlanmıştır:
LiteratürAraştırması:Konununtarihselarkaplanı,inşaatprojelerindepaydaşkavramı, tanımı ve özellikleri, paydaş analiz ve sınıflandırma yöntemleri, büyük ölçekli inşaat projelerinin özellikleri ve paydaşlar açısından irdelenmesi, paydaş yönetimi süreci ve uygulanan stratejiler, bilgi ve enformasyon yönetimi, çatışma yönetimi ve çözüm teknikleri, paydaş perspektifinden değişim yönetimi ile ilişki yönetimi ve güven,paydaş yönetiminde iletişimin yeri ve önemiele alınmıştır. Ayrıca, paydaş yönetiminde kritik başarı faktörleri incelenmiş, böylecetezin bilgi tabanını oluşturan temel konu ve kavramlara Bölüm.2' de değinilmiştir.
Yukarıda belirtilen konulara ilave olarak, farklı araştırmacılar tarafındanpaydaş yönetiminde uygulanmak üzere önerilenbazı Paydaş Yönetim Modellerigözden geçirilmiş, araştırma yöntemleri, model strüktürleri, birbirleriyle benzer ve farklı yönlerikarşılaştırılarak tez kapsamında önerilen modelin geliştirilmesinde dikkate alınmıştır.
Araştırma yöntemi: İçerik analizi yanında niceliksel ve niteliksel yöntemler benimsenmiştir. Öncelikle konunun Türk inşaat sektöründeki paydaş yönetimi bağlamında mevcut durumunu anlamakve uzman profesyonellerin deneyim ve görüşlerini saptamak amacıyla belirlenen odak grup ile 5-Likert ölçekli anket araştırması ve yüzyüze görüşmeler yapılmıştır. Anket araştırmasında açık uçlu bazı sorulara da yer verilmiştir. Literatür taraması sonucu belirlenen genel çerçeve ile anket araştırmasındanelde edilen veriler üzerinden yapılan değerlendirmeler Bölüm 3'de yeralmakta olup, bunlar birlikte ele alınarak uygulanabilir bir paydaş yönetim model çerçevesi geliştirilmesi hedeflenmiştir. İlave olarak, bu modelin uygulanmasında yol göstericiolabilecek bir " Uygulama Yönergesi" hazırlanmıştır. Önerilen modelin doğrulanması ve gerekli revizyonların yapılabilmesi amacıyla, sektörde aktif olarak yeralan farklı bir uzman grubunun değerlendirme ve görüşleri alınmıştır.
Araştırmanın bulguları; Bölüm 4'de ele alınmakta olup, paydaş temelli bakış açısına göre projenin genelbaşarısındaki başlıca faktörler; (1) paydaşların etkisi, (2) paydaş katılımının optimum seviyede - ne yetersiz ne de aşırı- sağlanması, (3) uygun ve devamlı paydaş yönetim stratejilerinin uygulanması, (4) proje yönetim ekibi /organizasyon gereksinimi, (5) elverişli bir paydaş yönetim planı / modeli olarak ortaya çıkmaktadır.
Paydaş yönetiminde temel eylemlerin; (1) etkili iletişim, (2) paydaş analizi, (3) paydaşın izlenmesi, (4) paydaş katılımı, (5) uygun paydaş yönetimi stratejilerinin belirlenmesi olduğu belirtilirken, uzmanların kendi paydaş yönetim pratiklerinde daha çokpaydaşlar arasındaki çatışmaların çözülmesi, iletişimin sağlanması ve paydaşlarla işbirliği ve koordinasyon gibi eylemlere yoğunlaştıkları ifade edilmektedir. Paydaş yönetimi için mevcut durumda, uzmanların %70'i kendi yol ve yöntemlerini uygulamakta, bir kısmı ise formel, yapılandırılmış bir prosedürü izlemektedirler. Etkili bir paydaş yönetimi için formel ve kuralları belirlenmiş, standartları oluşturulmuş bir yöntemler dizisinin eksikliği ifade edilmektedir. Bu nedenle, tez kapsamında sunulan, gerek teorik alan bilgisinin kendisinin, gerekse önerilen paydaş yönetim süreç modelinin uygulanabilmesinin yararlı olabileceği düşünülmektedir. Ancak bu şekilde, modelin eksiklikleri giderilerek, olumlu tarafları daha da geliştirilebilir.Herinşaatprojesininkendiözelkoşullarıolduğudüşünüldüğünde,
uygulanacak paydaş yönetim modelinin sürekli gelişime ve değişime açık olması gerektiği dikkate alınmalıdır.
Paydaşları projeden uzaklaştıran başlıca etmenler; (1) Proje amaç ve hedeflerinin değiştirilmesi, (2) paydaş katılımına uygun bir ortamın sağlanamaması, ve (3) bilgi akışı ve paylaşımındaki yetersizlikler olarak değerlendirilmiştir. Ayrıca, projedeki kesintiler ve duraksamalar da paydaş motiasyonunu olumsuz etkileyen faktörlerdir. Paydaş yönetimi ile ilgili sorunların en önemlisi finansal problemler ve belirsizliklerdir. Daha sonra sırayla, (1) paydaş katılımının eksikliği, (2) proje amaç ve hedeflerinde değişiklikler, (3) yetersiz paydaş yönetim birimi ve personel, (4) etkin olmayan çatışma yönetimi, (5) paydaşlar arasında görev sorumluluk çakışmaları, (6) paydaş beklentilerinin tam olarak anlaşılamaması gibi sorunlar sözkonusudur.
Literatürde yeralan CSFs ile araştırma bulgularının birbiriyle uyumlu olduğu görülmektedir. Paydaşlar arasındaki çatışmaları çözmek, etkin, sürekli ve açık bir iletişim sağlamak, proje amaç ve hedeflerinin açıkça ortaya koymak, paydaş önem ve önceliklerini belirlemek, iyi bir liderlik ve yönetim becerileri, üst yönetimin desteği, paydaşların görev ve sorumluluklarını kayıt altına almak, paydaşlarla bilgi paylaşımı öne çıkmaktadır. Araştırma bulgularına göre; paydaş yönetiminde pratik yaklaşımlar (1) Paydaşlarla etkin toplantılar düzenlenerek, sorunların net olarak ortaya konması, çözüme odaklanılması, (2) Paydaşlar arasındaki ilişkilerinniteliklerinintanımlanması,(3)Paydaşlarınprojeyeolanbağlılıklarınınsağlanması,
(4) Açık ve net, zamanında bilgi paylaşımı, etkin iletişim, (5) Paydaş yönetimi için uygun stratejilerin belirlenmesidir.
Sonuç olarak, paydaş yönetim sürecinin temelde, uygun paydaş seçimi ile başladığı ve projenin başlangıcındanitibaren teslim ve işletme dahil olmak üzere tüm evrelerinde entegre olarak yürütülmesi gerektiği açıktır. Tezin kapsamı, projenin yapım evresi ve projeye doğrudan katılan paydaşlar dikkate alınarak daraltılmıştır. Paydaş tanım ve analizi, paydaş sınıflandırma, paydaşlar arasındaki ilişkilerin değerlendirilmesi, uygun paydaşyönetim stratejilerinin belirlenmesi, uygun bir iletişim planı üzerinden paydaşlarla sürekli ve etkili bir iletişimde bulunmak, paydaşlar ve yönetim arasında güvenin tesis edilmesi, zamanında ve doğru bilgi paylaşımı, çatışmaların çözümü, paydaş eylem ve ilişkilerini izlemek, proje yönetim ekibinindeneyim, liderlik ve rehberlikbecerileriyledoğrudan ilintilidir. Etkili bir paydaş yönetiminde, anlaşılabilir ve uygulanabilir bir modelin ve rehber niteliğindeki bir uygulama yönergesinin olumlu etkisi olacaktır. İnşaat projelerinin kendine özgü olmasıyla,her proje için bu modelin adapte edilebilir olması, değişime ve gelişime açık olması beklenir. Gelecek çalışmalarda, yapılacak anket araştırmalarının daha fazla sayıda uzmanı kapsaması, önerilen paydaş yönetim modelininfarklı projeler içinde doğrudan test edilmesi, eksik yanlarının geliştirilmesi bakımındanfaydalı olacaktır. Böylece, herbir projede paydaş yönetimi sürecinde kazanılan deneyimler ve alınan dersler,sonraki projeler için önemli bir girdi oluşturacaktır.

Abstract:
Effective stakeholder management and stakeholder phenomenon are the issues to be taken in to consideration as long as the human factor is in focus at various stages of any production process, regardless of which sector, product or project they are. Although artificialintelligence has come to the fore in recent years, as well as technological developments, mechanization and computer science, understanding, training and motivating, managing and guidingstakeholders are the cornerstones on the road to success. From this perspective, the importance and contribution of each individual, group or organization as the stakeholders occupiedin the implementation of a project, cannotignored for project' success.
In additionto the unrepeatable andunique features of construction projects, the increasing population and needs in recent years cause the proliferation of large-scale construction projects -LSCPs- in terms of developing economic, technological, political and socio-cultural conjuncture and inter-cultural relationships. Therefore, it makes the project managers obliged to apply different project management approaches.
Due to labor-intensive production in construction projects, there has been diversity, dependencies, and interrelationships between numerous stakeholders and stakeholder groups involved in large scale construction projects. The factors such as the complexity, uncertainty, size and scope of the projects cause long-time span and the fact that the stakeholders and project conditions are open to changerequire effective management approaches to reach the targeted project success.
Project success criteria including cost, time and quality are well-known and defined as "the iron triangle". On the other hand, effective stakeholder management based on the Stakeholder Theory prioritizes the stakeholder's benefit and satisfaction as well. Effective stakeholder management is considered not only the benefit of stakeholdersinvolved in the project and those who affectproject and/or are affected by the project in any way, but also it is expected the public interest from the projectby coporate social responsibility.
The stakeholder managament is the one of the main areas of overall project management.Its purpose is to ensure the support and participation of stakeholders for project's success, to createan medium in which stakeholder goals and expectations and project objectives are compatible, and to carry out all project actions" by solving problems with determinationrather than forcing stakeholders".
From an organizational perspective, the success of a project is a combination of both the benefits derived from the project or product and the successful execution of the project production process. From the stakeholder perspective, success means achieving a balance between project success and stakeholder satisfaction in such a way that stakeholders'positions, attitudes, perceptions and impressions towards the project meet their expectations and motivate them for project success.
It is not possible to achieve the project, unless the stakeholders motivate and ensure sufficient participation.Determining the path sand methods to be followed for effective stakeholder management, applying them throughout the entire project life cycle, makingimprovements and corrections by continousmonitoring, control and feedback, creating a mediumbased on stakeholder participation with appropriatetools, procedures, models and instructions, will enhance project success. Thus, a management approach which consider the stakeholders asthe key element of project succsess can be improved by adopting the approach of "managing for stakeholders" instead of " managing stakeholders".
Considering how important stakeholders are to direct insufficient and expensive resources to project sucsess in the most rational way; the aim of this thesis is to define and analyze all components of stakeholder management, to determine management strategies, and to present a stakeholder management model that rationally achieves the process through a unit,personnel and /or organization manage the process. For this purpose, the structure of thethesis is planned as follows:
Literature review; Historical background of the subject, stakeholder concept, its definitionand characteristics in the construction projects, stakeholder analysis and classification methods, characteristics of large –scale construction projects and definition in terms of stakeholders, stakeholder management process and applied strategies, knowledge and informationmanagement, conflict management and resolutiontechniques, change management from the stakeholder perspective, relationship management and trust, communication in stakeholder management are discussed. In addition, critical success factors in stakeholder management and some basic issues and concepts that constitute the knowledge base ofthe thesis are mentioned in Chapter 2.
Some proposed stakeholder management models introduced by different researchers to be implemented in stakeholder management are reviewed. The models' research methods, structures, similarities and distinctions are discussed. Thus, these models are also taken into account within the scope of the thesis to suggest a new model.
Research methodology; Quantitative and qualitative methods were adopted as well as content analysis. First of all, a 5-Likert scale survey and face-to-face interviews were conducted with the focus group determined to understand the current situation of the issue in the context of stakeholder management in the Turkish construction industry and to determine theexperiences and opinions of experts. Some open-ended questions are also included in the questionnaire survey. The general framework determined as a result of the literature review and the evaluations made on the data obtained from the survey are discussed in Chapter 3, is aimed to develop an applicable stakeholder management model framework by considering them together.
Additionally, an " Application Guideline" has been prepared that can provide guidance in the implementation of this model. In order to verify the proposed model and make the necessary revisions, the evaluations and opinions of a different group of experts actively involved in the construction sector are considered.
According to the findings of this research which is mentioned in Chapter 4; from the stakeholder-based perspective the main factors in the overall project success are (1) influence of stakeholders, (2) ensuring optimum level of stakeholder participation-neither insufficient norexcessive-(3)implementation of appropriate and consistent stakeholder management strategies, (4) requirement of a project management team/organization, (5) an applicable model/plan in stakeholder management.
The findings of the research show that the main activities in stakeholder management are respectively; (1) effective communication, (2) stakeholder analysis, (3) stakeholder monitoring, (4) stakeholder participation, (5) determiningrelevant stakeholder management strategies. Experts mostly focus on resolving conflicts between stakeholders and effective communication, in ensuring cooperation and coordination with the stakeholders.
On the other hand, in the context of stakeholder management, 70% of experts apply their own methods and approaches based on the personal experiences, while those of only 40% follow a formal, structured procedure. It indicates that there is a lack of formal rules and proceduresfor effective stakeholder management in current scene. For that reason, it would be usefulboth body of knowledgeand proposedstakeholder management model which are presentedin this thesis. If they arenoticed and applied in the construction projects, the existing deficiencies of the model are eliminated andenhanced properly. Considering that each construction projects has its own special conditions, the stakeholder management model should be open to change and continous development.
The mainfactors make stakeholders' positions negativelytowards project are; (1) changing theproject goals and objectives, (2) failure to provide a suitable medium forstakeholder participation, (3) inadequacies in sharing informationand flow. Interruptions and pauses in the project are also affect negatively stakeholder motivation.The most important problems related to stakeholder management are financial problems and uncertainties. In addition, the other issues are, (1) insufficient of stakeholder involvement, (2) changes in project goals and objectives, (3) inadequate stakeholder management unit and personnel,(4) ineffective conflict management, (5) clash of duties and responsibilities among stakeholders, and (5) the lack of understanding the stakeholders' expectations completely.
It seems that the CSFsand the other findings of this research comply with the those of literature each other. They are ranked as; (1) resolving conflicts among stakeholders, (2) open and continously communication, (3) defining the project goals and objectives clearly, (4) determining stakeholder importance and priorities, (5) good leadership and managementskills, (6) top management support, (7) recording the duties and responsibilities of stakeholders, (8) sharing information with stakeholders. According to research findings; the practical approaches in stakeholder management are; (1) organizing effective meeting with stakeholders to reveal the problems and focus on solutions, (2) defining thequalities of the relationships between stakeholders, (3) ensuring the commitments of the stakeholders (4) informationsharing intimeand clearly,effective communication,(5)determiningappropriate strategies for stakeholder management.
As a result, the stakeholder management process basicallystarts with the determining of appropriate stakeholders for the project. This process should be carried out at all phases of project and along the project life cycle in holistic and integrated manner. The scope of the thesis is narrowed by considering the construction phase and the stakeholders involved directly in the project. Stakeholder definition and analysis, stakeholder classification, evaluation of relationships between stakeholders, determination of appropriate stakeholder management strategies, continuous and effective communication with stakeholders through an appropriate communication plan, creating trustworthinessbetween stakeholders and the management team, sharing information timely and accurate,conflict resolution, andmonitoring stakeholders' actions and relationships andare directly related to the experience, leadership and guidance skills of the project management team.
Acomprehensibleand applicablemodeland applicationguidelinewillhaveapositiveimpact in effective stakeholder management. Since the construction projects are unique, stakeholder management model is expected to be adaptable and open to change and revisions for different projects. The results of the model validation and evaluation based on another expert group who involved in construction sector indicate that the highest scores in; (1) the model's objectivity towards the whole stakeholders, (2) the model's adaptability into differentprojects, (3) the model's replicability, and (4) the comprehensiveness of the model. The experts mention that the model should be tested in the real project sphere to judge its applicability and practicability. They also signify that the deficiencies of the model arenoticed and revised easily during the implementation.The experts underline the some conditionals in model use such as the top management's decision and support, stakeholders' motivation to use the model, the belief in both stakeholders' and project success of the model by whole parts, the project managers' leadership and management skills.
In further studies, it would bebeneficial forsurvey research to includemuchmore experts, to test it indifferent projects for improving itsshortcomings. It is expected that this research and proposed model shed light to the future researchers' studies and provide a new perspectiveand to be filled the knowledge gaps. It is expected that this research and proposed model shed light to the future researchers' studies and introduce a new perspective and to be filled the knowledge gaps. To develop new and more appropriate models it leaves a drop to the knowledge pool. Thus, the experienced gained and lessons learned during the stakeholder management process will constitute important data for subsequent projects.