Elektronik belge yönetimi uygulamalarında personel farkındalığının artırılması: Değişim yönetimi açısından bir inceleme
Raising the awareness of personnel in electronic records 
management practices: A study from a change management perspective
Yazar: VAROL SAYDAM
Danışman: DOÇ. DR. NİYAZİ ÇİÇEK
İstanbul Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü / Bilgi ve Belge Yönetimi Ana Bilim Dalı
Derece: Yüksek Lisans, 2015
Konu: Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management ; İşletme = Business Administration
Dizin: Belge yönetimi = Document management ; Değişim yönetimi = Change management ; Elektronik belge = Electronic records ; Elektronik belge yönetimi = Electronic records management ; Farkındalık = Awareness ; Personel = Personnel ; Yönetim = Management ; Örgütsel farkındalık = Organizational mindfulness

Özet:
Teknolojinin de etkisiyle günümüzde Elektronik Belge Yönetimi Sistemine
(EBYS) geçişler hız kazanmıştır. Ülkemizde bu geçişler, üst yönetim desteği,
kaliteli donanım ve yazılım, iyi bir proje ekibi ve değişim farkındalığı yüksek
sistem kullanıcıları gibi dinamikler çerçevesinde gerçekleştirilmektedir. Bu
konuda yapılan çalışmalarda sistem değişimlerinde "insan faktörünün" önemine
dikkat çekilmiştir. Tez çalışmasında EBYS uygulamalarında personel farkındalığı
değişim yönetimi açısından incelenmiştir. Farkındalığın yüksek olduğu
kurumlarda EBYS'ye geçiş sonrasında sürdürülebilirliğin daha kolay sağlandığı
görülmüştür.
Tezde bir devlet üniversitesi olan Marmara Üniversitesi ve İstanbul'da ilçe
belediyesi olan Bağcılar Belediyesinde uygulanan EBYS geçişleri üzerine
araştırma yapılmıştır. Araştırmada EBYS değişiminin ve dönüşümünün personel
açısından nasıl değerlendirildiği, onların korku, endişe, uygulama öncesi ve
sonrası beklentileri incelenmiştir. Çalışmanın problemi "sistem kullanıcılarının
bazı sebeplerden dolayı EBYS değişimi hakkında olumsuz düşünmeleridir".
Çalışmada iki kurum katılımcılarına EBYS süreçleriyle ilgili soruların yönetildiği
bir anket çalışması yapılmıştır. Anket ile başarının sebepleri ölçülmeye
çalışılmıştır.
Gerçekleştirilen bu çalışmada, EBYS değişimleri ve personel farkındalığı,
değişim yönetimi çerçevesinde ele alınmıştır. Elde edilen bilgiler ışığında "EBYS
değişimlerinde/dönüşümlerinde personel farkındalığının yüksek olduğu
kurumlarda sistemin yürütülmesinde daha çok başarı sağlandığı" hipotezinin her
iki kurum için de geçerli olduğu tespit edilmiştir.

Abstract:
In line with the influence of technology the transition to Electronic Records
Management System (ERMS) has picked up pace. This transition nationally is
being realised within a dynamic setting that includes senior management support,
high quality hardware and software, a sound project team and system users who
have a high awareness of the task in hand. Studies carried out in this area have
emphasised the importance of the "human factor" where changes in systems are
concerned. This thesis has examined personnel awareness in ERMS practices
from a change management perspective. It is evident that in those organisations
with strong awareness that the sustainability of ERMS following implementation
was more easily achieved.
Within the scope of this study research has been carried out on the transition to
ERMS at the University of Marmara, a public university, and Bağcılar
Municipality, a county municipality of Istanbul. The research was carried out
within the context of ERMS change management and transformation from a
personnel perspective focusing on their fears, anxieties and expectations pre and
post implementation. The hypotheses of the study was that,"system users for one
reason or another do not look upon ERMS transformation favourably". The study
was supported by a survey, containing questions relating to ERMS processes,
answered by employees in both organisations respectively. The survey aimed to
evaluate the reasons for success. In this study ERMS transformation and
personnel awareness was examined within the context of change management. In
light of the results obtained it was concluded for both oganisations that "the
sustainability of ERMS systems was more successful in those organisations where
personnel had strong awareness of ERMS transformation/change management.