Yüklenici firmalar için alt yüklenici sözleşme yönetimi olgunluk modeli
Sub- contract management maturity model for contractor companies
Yazar: NİMET ÖZDEN
Danışman: DOÇ. DR. DENİZ ARTAN
İstanbul Teknik Üniversitesi / Lisansüstü Eğitim Enstitüsü / İnşaat Mühendisliği Ana Bilim Dalı / Yapı İşletmesi Bilim Dalı
Derece: Yüksek Lisans, 2024
Konu: İnşaat Mühendisliği = Civil Engineering
Dizin: Alt işveren = Subcontractor ; Altsözleşme = Subcontracting ; İnşaat sözleşmeleri = Construction contracts

Özet:
Her inşaat projesinin kendine özgü olmasına ilave olarak hammadde sıkıntıları dahil dünya genelinde ve Türkiye'de ekonomik zorluklarla birlikte malzeme, ekipman ve işçilik fiyatlarında yaşanan artışlardan dolayı günümüzde inşaat şirketleri için projelerin başarıyla tamamlanması hayati önem taşımaktadır. Bu başarı maksimum kalitede optimum maliyet ve süre ile ölçülebilir. Doğru bir sözleşme yönetimi ile riskler ve maliyet azaltılabilmekte işin zamanında ve istenen kalitede tamamlanması için gerekli takipler yapılabilmektedir. Bu nedenle, sözleşme yönetimine daha fazla önem verilmelidir. Türk Borçlar Kanunu'na göre inşaat sözleşmeleri, iki tarafa borç yükleyen, karşılıklı fayda sağlayan ve sürekli nitelikte olan sözleşmelerdir ve bundan dolayı sözleşmeyi imzalayan tarafların her ikisinin de sözleşme yönetimine hakim olması kritik derecede önemlidir. Bu hakimiyet, sözleşme alanındaki olgunluğun bir göstergesidir. Olgunluk ifadesinin sözlükte farklı birçok anlamı bulunmaktadır. Bu çalışma için dikkate alınan anlamı tamamen düşünülmüş ve sürekli gelişme halinde olma durumudur. 
Ayrıca, inşaat projelerinde uzmanlık becerileri, iş gücü ve finansman çözümleri gibi birçok nedenle yüklenici firmalar alt yüklenicilerle ticari ilişkiler kurmaktadır. Bu nedenle, doğru alt yüklenici seçimi ve bunun takibinde alt yüklenicinin yönetilmesi de projenin başarı ile tamamlanmasında kritik öneme sahiptir. Taraflar arasında imzalanmış sözleşmenin doğru hazırlanması ve sonrasında doğru yönetilmesi ile işlerin ifası sırasında ortaya çıkabilecek birçok riskin, uyuşmazlık ve çatışmanın da önüne geçilebilir. Bu sayede anlaşılan süre ve maliyette, talep edilen kalite standartlarına uygun olarak her iki taraf içinde projenin tamamlanması sağlanabilmektedir. 
Yapılan literatür araştırmalarında öncelikle olgunluk tanımı dikkate alınmış ve genel bir bakış açısıyla olgunluk modelleri incelenerek model yapıları irdelenmiştir. Bir sonraki adım inşaat sektöründe kalite, dijitalleşme, proje yönetimi gibi farklı alanlarda kullanılan olgunluk modellerinin incelenmesidir. Bu çalışmaların tamamlanmasının ardından inşaat ve diğer sektörlerde kullanılan sözleşme yönetimi olgunluk modelleri analiz edilmiştir. Sözleşme yönetimi  olgunluk modelleri incelendiğinde inşaat sektörü dışında birçok sektörde çok sayıda çalışma bulunurken inşaat sektöründe kısıtlı sayıda çalışma bulunduğu tespit edilmiştir Çalışmanın amaçlarından biri de inşaat sektörüne yönelik bir sözleşme yönetimi olgunluk modeli önerisi yapılarak literatüre katkı sağlamak ve yukarıda belirtildiği gibi inşaat sektöründe proje başarısını etkileyen önemli kriterlerden biri olan alt yüklenici yönetiminin de bu modele dahil edilmesi hedeflenmektedir.  Bu doğrultuda literatürde yer alan olgunluk modelleri incelenmiş ve bu modellerden inşaat sektöründe faaliyet gösteren yüklenici bir firmaya yönelik değerlendirme kriterleri ve olgunluk seviyeleri belirlenmiş. Çalışmanın devamında ise alt yüklenici sözleşmelerindeki olgunluğunun belirlenmesi hedeflendiği için alt yüklenici yönetimine ilişkin alt kriterler geniş kapsamlı bir literatür taraması ile hazırlanmıştır. Sonrasında ise sözleşme olgunluk modellerinden elde edilen değerlendirme kriterleri soru ve cevapları alt yüklenici yönetimine ilişkin alt kriterlerde dikkate alınarak revize edilmiştir.  Literatür taraması sonucunda belirlenen kriterler alt yüklenici seçiminde ön yeterlilik ve değerlendirme kriterleri, taraflar arasındaki ilişkiyi etkileyen faktörler ve bu faktörlerin proje başarısına etkisi, sözleşmesel risklerdir.  Bu tarama sonrasında olgunluk modellerinden belirlenen değerlendirme kriterleri ve olgunluk seviyeleri alt yüklenici yönetimi özelinde revize edilerek sorular ve yapılan literatür taramaları sonucunda tespit edilen en iyi uygulamalar baz alınarak her seviyeye uygun cevaplar ile model oluşturulmuştur.
Modelin geçerlemesini sağlamak amacıyla öncelikle geniş sayıda bir katılım hedeflenerek literatür taraması sonucunda belirlenen ve modele konu olan ana kriterlerin önem derecelerini belirlemek amacıyla Ek-B'da yer alan anket inşaat sektöründe çalışan ve alt yüklenici yönetimine hâkim uzmanlarla paylaşılmıştır. Anket sonucuna ve uzmanlar tarafından paylaşılan öneriler dikkate alınarak verilen puanların ortalaması 4 puan üzerinden olması sebebiyle model aynı şekilde korunmuştur. EK-A'da yer alan alt kriterleri ve seviyelere uygun cevapları da içerecek şekilde Türkiye'de inşaat sektöründe çalışan yüklenici firmaların sözleşme yönetimi alanındaki uzman ekipleri ile yapılan birebir görüşmeler sonucunda uygunluk açısından test edilmiş ve nihai haline getirilerek EK-C elde edilmiştir. Bu alan çalışmaları sonrasında model Türkiye'de inşaat sektöründe yüklenici olarak çalışan firmaların alt yüklenici sözleşmeleri için sözleşme yönetimi olgunluklarının belirlenmesini sağlayacak ve bu alanda olgunluğun gelişmesi için bir yol haritası olacaktır.  
Bu çalışmanın akademik katkısı inşaat sektörüne yönelik olarak yüklenici firmaların alt yüklenici sözleşmelerinde kullanmak üzere bir sözleşme yönetimi olgunluk modelinin literatüre kazandırılmasıdır. Ayrıca bu tez çalışması baz alınarak yine alt yüklenici sözleşmeleri için farklı proje teslim şekillerine uygun olarak yeni modellerin geliştirilmesinin yanı sıra farklı sözleşme tipleri ve taraflar içinde inşaat sektörü için farklı tipte sözleşme yönetimi olgunluk modelleri geliştirilebilir. Tez çalışmasında da bahsedildiği üzere inşaat sektöründeki özellikle alt yüklenici sözleşme yönetimi olgunluk modeli oldukça kısıtlıdır. Bu alana yönelik farkındalık arttırılarak gelecek çalışmaların önü açılmalıdır. Çalışmanın sektöre olan katkısı ise yüklenici firmaların önerilen modeli kullanarak alt yüklenici sözleşmelerinin yönetiminde olgunluk seviyelerini görebilmeleri ve ona göre bu olgunluğu geliştirmek için gerekli aksiyonları alabilmelerini sağlamaktır. Gerekli aksiyonların alınabilmesi için modelde her seviyeye uygun olarak en iyi uygulamalar dikkate alınarak cevaplar hazırlanmıştır. Bu sayede önerilen model olgunluk seviyelerinin belirlenmesinin yanı sıra alt yüklenici sözleşmeleri için olgunluğun geliştirilmesi alanında yüklenici firmalar için bir yol haritası niteliği taşıyacaktır. Ayrıca gelecek çalışmalarda model dijitalize edilerek paket yazılıma dönüştürülebilir ve kullanımı kolaylaştırılarak yaygınlaştırılabilir, diğer proje yönetimi sistemleri ile entegrasyonu sağlanabilir.

Abstract:
Each construction project, in addition to being unique, faces economic challenges worldwide and in Turkey due to increases in material, equipment, and labor costs, including raw material shortages. These economic challenges have been exacerbated by global supply chain disruptions, fluctuating exchange rates, and economic instability in various regions. The volatility in costs impacts the budgeting and financial planning of construction projects, necessitating robust financial management and risk mitigation strategies. Therefore, for construction companies today, successfully completing projects is vital, measured by maximum quality at optimum cost and time. Effective contract management can mitigate risks and reduce costs, enabling timely completion with the desired quality. Hence, greater emphasis should be placed on contract management as a critical component of project success.
According to the Turkish Code of Obligations, construction contracts are agreements that impose obligations on both parties, providing mutual benefits and are continuous in nature. These contracts are legally binding and outline the responsibilities, deliverables, timelines, and financial terms agreed upon by the involved parties. Therefore, it is crucial for both parties signing the contract to be proficient in contract management. This proficiency signifies maturity in the contractual domain, considering the various meanings of maturity found in the dictionary. For this study, maturity is entirely considered in the context of continuous improvement, which implies a consistent effort towards enhancing processes, skills, and outcomes. Continuous improvement in contract management involves regularly reviewing and updating contract practices, training personnel, and incorporating lessons learned from previous projects.
Moreover, due to various reasons such as expertise, workforce, and financing solutions, main contractor firms in construction projects establish commercial relationships with subcontractors. Subcontractors often bring specialized skills and knowledge that are essential for completing specific tasks within a project. Therefore, selecting the right subcontractor and managing them is critical for the successful completion of projects. The selection process should be rigorous, involving pre-qualification criteria, evaluation of past performance, and assessment of financial stability. Proper preparation and subsequent management of the signed contract can prevent many risks, disputes, and conflicts that may arise during project execution. Effective subcontractor management includes clear communication of expectations, regular performance monitoring, and timely resolution of any issues that arise.
Thus, ensuring that the project is completed for both parties within the agreed time and cost, meeting the required quality standards, is paramount. Effective subcontractor management entails detailed attention to the selection process, clear definition of responsibilities, rigorous adherence to contractual terms, and ongoing oversight to ensure compliance and performance. This approach not only ensures the successful completion of individual projects but also builds a reliable network of subcontractors for future projects.
In literature research, maturity definitions were considered primarily, and maturity models used in different sectors such as quality, digitalization, and project management in the construction sector were examined. Maturity models provide a structured framework for assessing the current state of practices and identifying areas for improvement. They have been widely used in various industries to enhance processes, improve efficiency, and achieve better outcomes. Following this, contract management maturity models used in construction and other sectors were analyzed. These models typically outline different levels of maturity, ranging from basic, ad-hoc practices to advanced, optimized processes.
While numerous studies on maturity models exist in various sectors, it was found that there are limited studies in the construction sector. This gap in the literature indicates a need for more focused research and development of maturity models tailored to the specific needs and challenges of the construction industry. Therefore, one of the aims of this study is to propose a contract management maturity model specific to the construction sector, contributing to the literature. Additionally, it aims to include subcontractor management, which is one of the critical factors affecting project success in the construction sector, in this model. This involvement is crucial because subcontractors play a significant role in the execution of construction projects, often carrying out specialized tasks that are crucial for the overall project delivery.
To achieve this, existing maturity models in the literature were reviewed, and evaluation criteria and maturity levels specific to a main contractor company operating in the construction sector were determined. These criteria encompass various aspects of contract management, including contract preparation, risk management, communication, performance monitoring, and dispute resolution. Subsequently, a comprehensive literature review was conducted to prepare sub-criteria related to subcontractor management. These sub-criteria address the unique challenges and requirements of managing subcontractor relationships, such as selecting reliable subcontractors, ensuring compliance with contractual terms, and maintaining effective communication throughout the project lifecycle.
Then, evaluation criteria derived from contract maturity models were revised by considering questions and answers related to subcontractor management and the best practices identified through literature reviews. Best practices include establishing clear selection criteria, conducting thorough due diligence, setting performance benchmarks, and implementing regular performance reviews. Based on the identified criteria, evaluation levels, and best practices, a model suitable for each level was developed. This model provides a structured approach to assess and improve the contract management practices of main contractor firms, focusing on their interactions with subcontractors and the effectiveness of their contractual relationships.
To validate the model, a wide range of participants were targeted, and an online survey containing the importance levels of main criteria determined through literature review and included in the model was shared with experts knowledgeable about subcontractor management in the construction sector. The survey aimed to gather feedback on the relevance and applicability of the proposed criteria and maturity levels. Taking into account the survey results and recommendations from experts, as the average rating was above 4 points, the model remained unchanged. Through one-on-one interviews with expert teams in contract management from contracting firms in the construction sector in Turkey, Appendix A's sub-criteria and appropriate responses were tested for suitability and finalized, resulting in Appendix C. These interviews provided valuable insights into the practical application of the model and highlighted areas for further refinement.
Following these field surveys, the model will provide a roadmap for determining the contract management maturity of subcontractor agreements for main contractor companies operating in the construction sector in Turkey, contributing to the development of maturity in this field. This roadmap is designed to guide companies through a series of developmental stages, each characterized by specific practices and competencies that enhance their ability to manage subcontractor contracts effectively. It serves as a diagnostic tool to identify current maturity levels and as a strategic guide for implementing improvements.
The academic contribution of this study is to introduce a contract management maturity model for main contractor companies in the construction sector to use in subcontractor agreements. This model fills a significant gap in the existing literature by providing a structured framework tailored to the unique needs of the construction industry. Additionally, based on this thesis, new models suitable for different project delivery methods for subcontractor agreements can be developed, and different types of contract management maturity models for the construction sector can be created for different types of contracts and parties involved. These models can be adapted to various contractual arrangements, including design-build, public-private partnerships, and integrated project delivery, each of which presents distinct challenges and opportunities for contract management.
As mentioned in the thesis, the contract management maturity model, especially for subcontractors, is quite limited in the construction sector. Awareness should be raised in this field to open the way for future studies. Increased awareness can drive more research and development efforts, leading to the creation of more refined and effective maturity models. The contribution of the study to the sector is to enable main contractor firms to see the maturity levels in subcontractor contract management and take necessary actions to improve this maturity using the proposed model. Answers were prepared based on the best practices for each level to facilitate taking necessary actions. By providing clear guidance on best practices, the model helps companies implement changes that enhance their contract management capabilities.
Thus, the proposed model will not only determine maturity levels but also serve as a roadmap for main contractor companies to develop maturity in subcontractor contracts. Additionally, in future studies, the model can be digitized and converted into software to facilitate its use and dissemination. Digitization of the model will enhance accessibility and ease of use, allowing companies to systematically evaluate and improve their contract management practices, leading to more efficient and successful project outcomes. The software can include features such as automated assessments, progress tracking, and customized recommendations, making it a powerful tool for continuous improvement. Moreover, the digital tool can be integrated with other project management systems to provide a comprehensive view of project performance. For instance, it can be linked with financial management, procurement, and scheduling systems to ensure that all aspects of the project are aligned with the contract management strategy. This integration can enhance overall project coordination and reduce the risk of delays and cost overruns.
In conclusion, the development of a contract management maturity model specific to the construction sector represents a significant advancement in the field. By focusing on the unique challenges and requirements of subcontractor management, the proposed model provides a valuable tool for main contractor companies to enhance their contract management practices. The iterative process of validation and refinement ensures that the model is practical and applicable in real-world settings. The potential for digitization and integration with other project management systems further enhances its utility and impact. Ultimately, the adoption of this model can lead to more effective and efficient project delivery, benefiting the entire construction industry.