Türk inşaat sektöründe küçük ve orta ölçekli firmalarda bilgi yönetimi
Knowledge management in small and medium sized firms in Turkish construction sector
Yazar: BURCU BALABAN ÖKTEN
Danışman: DOÇ. DR. KADRİYE SELİN GÜNDEŞ GRESSEL
Mimar Sinan Güzel Sanatlar Üniversitesi / Fen Bilimleri Enstitüsü / Yapı Mühendisliği Ana Bilim Dalı / Proje ve Yapım Yönetimi Bilim Dalı
Derece: Doktora, 2016
Konu: Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management ; Mimarlık = Architecture ; İşletme = Business Administration
Dizin: Açık bilgi = Explicit knowledge ; Bilgi yönetim sistemi = Information management system ; Bilgi yönetim sistemi = Information management system ; Kişisel bilgi yönetimi = Personal information management ; Mimari projeler = Architectural projects ; Örtülü bilgi = Tacit knowledge ; İnşaat projeleri = Construction projects ; İnşaat projeleri = Construction projects

Özet:
Bilgi öğrenme, araştırma veya gözlem yolu ile ve insan zekâsının çalışması sonucu elde edilen bir üründür. Bilginin bir ürün olarak kabul edilmesi; kayıt altına alınabilir paylaşılabilir ve tekrar kullanılabilir olma özelliklerinden gelmektedir. Bu özellikleri nedeniyle bilgi aynı zamanda bir kaynak olarak da görülmektedir. Bilgi yönetimi (BY) kaynak olarak bilginin verimli kullanılmasına olanak sağlayacak yöntemler geliştiren bir alandır. İşletmeler bünyelerinde ürettikleri bilgileri etkin kullanabilmek için BY uygulamalarını kullanmaktadırlar. Kullanılan bu uygulamalar bilgisayar programları gibi bilişim tabanlı sistemler olabildiği gibi toplantılar ve yüz yüze görüşmeler gibi insan odaklı yöntemleri de içermektedirler. Fakat geliştiren bu uygulamaların işletmelerin güncel ihtiyaçlarını karşılayabilmeleri için sürekli iyileştirmelere ihtiyaçları vardır. Bu durum işletmelerin BY yatırımları yapmalarını ve bünyelerinde BY ile ilgili birim veya çalışanları bulundurmalarını gerektirmektedir. Bahsi geçen yatırımların ise ancak büyük ölçekli işletmeler tarafından karşılanabilir olduğu görülmektedir. KOBİ'ler büyük ölçekli işletmelerden; çalışan sayıları, örgütlenme biçimleri, sahip oldukları kaynaklar, hizmet verdikleri pazar ölçekleri ve işletme kültürleri açılarından farklılıklar göstermektedirler. Türkiye'de bulunan toplam girişim sayısının %99,8'ini oluşturan KOBİ'lerin BY uygulamalarına kısıtlı kaynakları nedeniyle yatırım yapamadıkları görülmektedir. Bu durum KOBİ'lerin bilgilerin yönetiminde tekrar eden sorunlar ile karşılaşmalarına sebep olmaktadır. Sözel aktarılan bilgilerin yanlış anlaşılması, deneyimli işletme çalışanlarının işten ayrılmaları, bilgisayarlarda yaşanan teknik arızalar, e-posta trafiklerinin etkin yönetilememesi ve buna benzer sorunlar nedeniyle işletmelerde bilgi kayıpları yaşanmaktadır. İnşaat sektörü gibi risk oranları yüksek ve çok sayıda paydaşla çalışılması gereken bir sektörde, yönetim modellerinin kullanılmaması; öngörülemeyen maliyetler, zamanında teslim edilemeyen projeler ve iş kalitesinin düşmesi gibi sonuçlar doğurmaktadır. Projelerin yönetilebilmesi için önemli bir kaynak olan bilginin, üretimi, saklanması ve tekrar kullanılması sektörün önemli sorunlarındandır.
Tez çalışmasının birincil amacı Türk inşaat sektöründe hizmet veren küçük ve orta büyüklükte mimarlık ofislerine (KOBMO) yönelik kullanımı kolay ve maliyeti düşük bir bilgi yönetimi modeli (BYM) geliştirilmesidir. Tez çalışmasının ikincil amacı KOBMO'ların yaşadıkları mevcut BY sorunlarının tespit edilmesidir. Çalışmanın üçüncü amacı ise Türk inşaat sektöründe hizmet veren işletmelerin kullandıkları BY uygulamalarının tespit edilmesi ve BY ile ilgili işletmelerin yaşadıkları sorunların belirlenmesidir.
Tez çalışmasında öncelikle alanda yapılan çalışmalar araştırılarak BY sorunları ve bu sorunlar için geliştirilen model çalışmaları incelenmiştir. Yapılan literatür çalışmasının ardından Türk inşaat sektöründe çalışan meslek insanları ile ön görüşme ve görüşmeler yapılarak mevcut BY sorunları ve uygulamaları hakkında bilgi elde edilmiştir. Görüşmelerden elde edilen bulgular ışığında daha geniş bir örnekleme ulaşabilmek amacıyla anket çalışmaları düzenlenmiştir. Yapılan anket çalışmaları, görüşmeler ve literatür araştırması sonucunda elde edilen bulgular ışığında küçük ölçekli mimarlık ofisleri için bütünleşik bir bilgi yönetimi modeli (BBYM) geliştirilmiştir.
Yapılan alan çalışmaları sonucunda işletmelerin dört ana başlık altında BY sorunları yaşadıkları tespit edilmiştir. Temel dört sorun başlığı; öğrenme süreçleri, örtülü bilgiler, açık bilgiler ve işbirliği ortamlarının etkin yönetilememesinden kaynaklanmaktadır. Öğrenme süreçlerinde öğrenilen bilgilerin kayıt altına alınamadığı ve bu öğrenilen bilgilerin başka çalışanlar tarafında kullanılamadığı görülmüştür. İkinci başlıkta örtülü bilgiler olan deneyimlerin ve sözel bilgilerin etkin olarak çalışanların birbirleriyle paylaşamadıkları ve bu bilgilerin bir kısmının kaybedildiği tespit edilmiştir. Üçüncü başlıkta açık bilgiler olan dijital dosyalar ve e-postaların depolanmasında ofislerce belirlenen kayıt sistemlerine uyulmadığı için sorunlar yaşandığı ve belgelerin zaman zaman bulunamadığı belirlenmiştir. Dördüncü başlıkta işbirliği ortamları olan şantiyeler ve ofisler gibi alanlarda üretilen iş programları gibi bilgilerin tüm çalışanlar tarafından etkin olarak takip edilemediği ve güncellenemediği görülmüştür.
Tespit edilen sorunların ışığında küçük ölçekli mimarlık ofisleri için bütünleşik bilgi yönetimi modeli (BBYM) geliştirilmiştir. Geliştirilen model dört ana başlıkta toplanan sorunlara çözüm önerileri getiren dört alt modelden oluşmaktadır. Bu modeller; öğrenme süreçleri, örtülü bilgi yönetim, açık bilgi yönetim ve işbirliği ortamı modelleridir. Geliştirilen bu dört modelin birbirleri ile olan ilişki biçimleri tanımlanarak bütünleşik bir model olması sağlanmıştır. Geliştirilen modelde mevcut sorunların çözümü için hem bilişim tabanlı hem de insan odaklı yöntemler önerilmiştir. Mimarlık ofislerinin mevcut çalışma düzenlerini bozmayan değişiklikler ile modelin uygulanması hedeflenmiştir. Mimarlık ofisleri için önemli bir kaynak olan çalışanların deneyimlerinin kayıt altına alınabilmesi için bilgi kartları yöntemi önerilmiştir. Bilgi kartları yöntemi ile çalışanların deneyimlerini kayıt altına alması, diğer çalışanlar ile paylaşması ve tekrar eden proje sorunlarının tespit edilmesi için kullanılması ön görülmüştür.
İşletmelerin basit ve maliyeti düşük çözüm önerilerine ihtiyaçları vardır. Geliştirilen BBYM'nin mimarlık ofisleri için mevcut BY sorunlarının tespit edilmesi ve sorunların çözümü için faydalı olacağı düşünülmektedir. Ayrıca yapılan bu çalışmanın alanda yapılacak ileriki çalışmalar için de bir kaynak oluşturması hedeflenmiştir.

Abstract:
Knowledge is a product that derives from learning, researching or observing features of human intelligence. Knowledge is accepted as a product due to its recordability, shareability and reusability properties. At the same time, knowledge is seen as a resource because of these qualities. Knowledge Management (KM) is an area that develops methods for efficient use of information as a resource. Firms use KM practices to manage the information effectively. These KM practices could be IT-based systems as computer programs, as well as human-centered methods such as meetings and face to face interviews. However, these practices need continuous improvement in order to meet changing needs of firms. This situation forces firms to invest in KM practices and to keep units or employees related to KM. Studies in the field demonstrate that these investments are mainly made by large-scale enterprises. SMEs on the other hand differ from their larger-scale counterparts by number of their employees, organization structures, market scales that they give services and firm cultures. SMEs, which comprise 99.8% of total number of enterprises in Turkey, can't invest their limited resources for KM applications. This situation causes SMEs to encounter recurring information management problems. Firms loose information due to several KM problems such as; misunderstanding of shared verbal information, loss of experienced personnel, computer breakdowns and ineffectively managed e-mail traffic. Construction industry is known for its high risk ratios and intense stakeholder activities. In this work environment, ineffective use of management models could lead to unpredictable costs, project delays and poor quality. Although knowledge is an important source for managing projects, the sector has significant KM problems in terms of knowledge creation, storage and reuse.
The primary purpose of this research is to develop a simple and cost effective knowledge management model (KMM) for small and medium sized architecture firms. Secondary aim of the research is to identify the existing KM problems of small and medium sized architecture firms in Turkey. Third aim of the study is to determine KM practices and problems of the construction sector.
Literature review of the existing KM problems and KMM is the first step of this study. After an extensive review of previous literature, first pilot interviews and then semi-structural interviews are undertaken with professionals from Turkish construction sector to determine existing KM problems and applications. By the help of findings from interviews, a survey is conducted to reach a wider sampling. Findings derived from the survey, interviews and literature review are brought together in order to develop an integrated knowledge management model (IKMM) for small and medium sized architecture firms.
As a result, four main KM problem areas are identified in the research. These four main KM problem topics emerge from the poor management of learning processes, of tacit knowledge, explicit knowledge and collaboration. Results revealed that in learning processes, learned information couldn't be recorded and thus it couldn't be used by other professionals. As far as the second topic is concerned, it was observed that tacit knowledge which consists of experiences and verbal information couldn't be shared among professionals in an effective way, leading to loss of information. Thirdly, there was strong evidence that firms have difficulties in storing and reusing digital files and e-mails which are types of explicit information. That is; firms generally identified manual document systems and file recording rules for managing explicit information. However, professionals couldn't use these systems effectively according to firms' rules. Fourth problem area regards collaboration environment problems that consist of work schedules and knowledge sharing methods. Results have shown that this information can't be followed and updated by all professionals.
In the light of the problems identified by the research, an integrated knowledge management model (IKMM) for small-scale architecture firms is developed. The proposed model consists of four sub-models which offer solutions to the four problem topics mentioned above. These sub-models are; learning processes, tacit knowledge management, explicit knowledge management and collaboration environment. Then, the four sub-models are integrated to form a unified model, through an analysis of their relationships with each other. While developing the model, both IT-based and people-oriented solution methods are proposed in order to overcome the existing KM problems. The proposed model for architecture firms aims to improve KM practices without disrupting the functions of the existing working area. Data cards are proposed to record the experiences of professionals which are an important resource for architecture firms. Data cards method is selected in order to record experiences of professionals, share these experiences with other employees and identify recurring project problems.
Firms need simple and low cost solutions. The proposed model is considered to be useful in identifying and overcoming the existing KM problems of architecture firms.