Yazılım tabanlı vardiya planlama yöntemi ile hemşire ihtiyacının belirlenmesi
Determining the need for nurses with software based shift planning method
Yazar: KEZİBAN AVCI
Danışman: PROF. DR. İSMET ŞAHİN
Hacettepe Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü / Sağlık Kurumları Yönetimi Ana Bilim Dalı
Derece: Doktora, 2016
Konu: Hastaneler = Hospitals ; Hemşirelik = Nursing ; Sağlık Kurumları Yönetimi = Health Care Management
Dizin: Bilgisayar destekli planlama = Computer aided planning ; Hemşireler = Nurses ; Vardiya sistemi = Shiftwork system ; İhtiyaç belirleme = Needs assessment ; İş gücü planlaması = Manpower planning

Özet:
Günümüzde sağlık yöneticilerinin karşılaştığı en önemli konulardan birisi sağlık insan gücü planlamasının kurumun ihtiyacını karşılayacak şekilde yapılmasıdır. Bu açıdan etkinliği ve verimliliği artıracak şekilde doğru sayıda sağlık çalışanını, doğru zamanda, doğru yerde, doğru bilgi ve beceri düzeyinde sağlamak son derece önemlidir. 
Amaç: Bu çalışmada sağlık kurumlarında güvenli sağlık bakımı için gerekli optimal hemşire sayısını belirlemeye yönelik bir hemşire vardiya planlama yazılımı geliştirmek ve bir üniversite hastanesinde uygulamak amaçlanmıştır. 
Yöntem: Çalışmanın Hacettepe Üniversitesi Hastanelerinde uygulanmasında 2 farklı yöntem izlenmiştir. İlk olarak 6 bölüm seçilmiş (B 35, B 36, B 37, B 91, B 93 ve Onkoloji Yoğun Bakım) ve bu bölümlerdeki mevcut vardiya yapısı ile yazılım tarafından geliştirilen vardiya yapıları Kasım-Aralık 2015 dönemi için karşılaştırılmıştır. İkinci olarak Bölüm 35'te 31 Kasım–13 Aralık 2015 tarihleri arasında 2 hafta boyunca tüm hemşirelik aktiviteleri ilgili hemşireler tarafından elektronik ortamda kayıt altına alınmıştır. Bu aktivite sonuçlarının analiz edilmesi ile hangi gün hangi vardiyada kaç hemşire ihtiyacı olacağı belirlenmiş ve bu bilgilere göre Bölüm 35'te Kasım-Aralık dönemine ait vardiya planları yeniden oluşturulmuştur.
Bulgular: Bölüm 35'te Kasım ayında mevcut sisteme göre yazılım ile 80 saatlik fazla mesai kazanımı ortaya çıkmaktadır. Ek olarak, aktivite yoğunlukları dikkate alınarak her bir vardiya için gerekli hemşire sayısı bu yoğunluklara göre ayarlandığında ise bu kazanım 160 saat olmaktadır. Aralık ayında ise yazılım ile mevcut sisteme göre 168 saatlik fazla mesai kazanımı ortaya çıkarken, aktivite yoğunlukları dikkate alındığında bu kazanım her bir vardiya için 228 saate yükselmektedir. Ayrıca her klinik için yazılımda mevcut sisteme göre %40 daha az iş kuralı bozulmuştur.
Sonuç: Sonuç olarak daha az iş gücü maliyeti gerektiren, yönetim ve hemşire ihtiyaçlarını daha iyi karşılayan yüksek kaliteli vardiya planları elle hazırlanan vardiya planlarından daha kısa sürede oluşturulmuştur. Ayrıca geliştirilen yazılımla toplam hemşirelik maliyetlerinde azalma sağlanmıştır.

Abstract:
Nowadays, one of the most challenging issues facing the healthcare managers are designed healthcare workforce planning meets the institutional needs. From this point, it is crucial to provide the right number of healthcare worker with the right qualifications at the right time and right place in order to improve the efficiency and effectiveness of healthcare services.
Aim: The purpose of this study is to develop a Nurse Shift Planning Software for safety health care in health care institutions in order to determine the optimal number of nurses and to implement at a University Hospital, 
Method: Two different methods were followed in the implementation of the study at Hacettepe University Hospital. Firstly, 6 clinics (B 35, B 36, B 37, B 91, B 93 and Oncology Intensive Care) were selected and these clinics' current shift structure were compared to the shift structure developed by the software for period between November and December 2015. Secondly in clinic 35, all nursing activities were recorded electronically by the nurses for 2 weeks period between November 31 to December. By analyzing the results of these activities, in which day in which shift how many nurse would be needed was determined and nurse shift plans for clinic 35 were rescheduled due to these information for the November-December period. 
Findings: In November, 80 hours of overtime recovery have been gained with by developed software in clinic 35 compared to current system. Additionally, when the required number of nurses on each shift is considered due to intensity of the nursing activity the gain up to 160 hours. In December, 168 hours of overtime recovery is provided with the software when compared to system and this gain is increased up to 228 hours when we regard intensity of the nursing activity. In addition for every clinic, 40% less violation in workplace rules occurred with the software.
Conclusion: As a result, high quality shift plans which require less labor time and better meet to needs of administration and nurses were obtained by this software within short times when compared to manually prepared. Besides, a reduction in the total nursing costs was achived . by the developed software.