Kurum ve kuruluşlarda yazışmalar ve denetimi
Correspondences and their control in institutions
Yazar: HÜSEYİN ODABAŞ
Danışman: DOÇ. DR. SEKİNE KARAKAŞ
Ankara Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü / Kütüphanecilik Ana Bilim Dalı
Derece: Yüksek Lisans, 2000
Konu: Arşiv = Archive ; Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management
Dizin: Arşivler = Archives ; Belgeler = Documents ; Denetim = Control ; Resmi yazışmalar = Official correspondences ; Yazışmalar = Correspondences ; Yönetim = Management

Özet:
ÖZET Kurum ve kuruluşlarda iş mektupları, duyurular, dilekçeler, sözleşmeler, broşürler gibi çeşitli yazılı iletişim araçları kullanılmaktadır. Buna karşılık yazışmalar, formlar, raporlar ve talimatlar, etkin ve verimli haberleşme araçlarının en önemlilerinden sayılmaktadır. Bu belge türleri, kurum ve kuruluşların yaptıkları faaliyetleri belgeleyen birinci el kaynak olma özelliklerinin yanısıra, kurumun ürettiği belgelerin büyük bir çoğunluğunu oluşturmaları yönüyle de önemli görülmektedirler. Kurum ve kuruluşlar, amaçlan doğrultusunda yaptıkları işlemler ve hizmetlerin sonucu olarak birçok türde belge üretirler. Bu belgeler içinde en çok üretimi yapılan belge türü yazışmalar veya başka bir ifade ile resmi yazılardır. Etkin bir yazılı iletişim anlayışı ve yöntemi, kurum ve kuruluşlarda yazışmaların denetim altına alınması ile sağlanabilir. Sözkonusu denetim, yazılı iletişimin en önemli araçlarından biri olan yazışmaların ne eksik ne de fazla üretilmesi ve çoğaltılmasını, kurumsal başarı için gerekli olan yazılı belgelerin zamanında üretimi, kullanımı ve iletimini de sağlayacaktır. Bu nedenle yazışmaların gerek güncel gerekse güncel olmadıkları dönemlerinde kontrol altına alınabilmesi için bir yazışma yönetimi programına gereksinim vardır. Ülkemizde yazışmaları hem kurumsal hem de arşivsel açıdan ele alan bir yazışma yönetimi programı bulunmamaktadır. Dolayısıyla yazışmaların üretimlerinden arşivlerde düzenlenmesine kadar tek bir sistem içinde değerlendirildiği yazışma yönetimi programına gereksinim duyulmaktadır. Ayrıca söz konusu programın düzenli yürütülmesinden sorumlu bir kurum belirlenmeli ve konu ile ilgili standartlar gözden geçirilmelidir.

Abstract:
SUMMARY Different kinds of forms of communications, such as bussines letters, applications, contracts, and pamplets are used in institutions and companies. However, letters, forms, reports, and regulations are considered more effective and useful means of communications. These types of documents are important because they are not only primary sources of institutional activities, but they also constitute major parts of documents produced by them. Institutions produce many kinds of documents as a result of their set goals and activities. Most important among them are official correspondences. Effective concept and method of written communication can only be achieved through its control in institutions. It is this control that provides necessary mean for balanced and timely production, augmentation, use, and dissemination of documents. For the stated reasons, there is a need for a correspondence management program in institutions. Unfortunately, there is no correspondence management program for institutions and archives in Turkey. Consequently, there is a need for a single standardized system for classifying official correspondence. Moreover, this system must be established by an institution responsible for the orderly handling of correspondence, and available standards must be revised.