Bilgi hizmetlerinde kullanıcı uyumlu dijital dönüşüm süreçleri, teknostres ve tasarım odaklı düşünme stratejileri
User compatible digital transformation processes, technostress and design thinking strategies in information services
Yazar: KAAN ÇINAR
Danışman: DR. ÖĞR. ÜYESİ MEHMET FAHRİ FURAT
İstanbul Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü / Bilgi ve Belge Yönetimi Ana Bilim Dalı
Derece: Doktora, 2024
Konu: Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management

Özet:
Dijital gelişim / dönüşüm ya da yaşamımıza giren adlarıyla nesnelerin interneti, büyük veri, akıllı makineler, yapay zeka, artırılmış gerçeklik gibi kavramlar "istemimiz dışında" yaşamımızın bir parçası oldu ve tümüyle yaşamımıza yönelik algılarımızı değiştirdi. Bu süreçten -kaçınılmaz olarak- bilgi ve belge yönetimi alanı da fazlasıyla etkilendi. Söylemde dijital gelişimin doğasına uygun biçimde tümüyle kullanıcılara kolaylık sağlama amacını güden bu dijital dönüşüm süreci, eşzamanlı olarak kullanıcıları ve çalışanları olumsuz olarak da etkilemeye başladı. Teknostres olarak tanımlanan bu durumun araştırılması ve sürecin devamının tasarım odaklı düşünme stratejisi ile sürdürülüyor olmasının bilgi kurumlarının kullanıcıya yönelik hizmetlerinde fark yaratacağı düşünülmektedir.
Kullanıcıların bilgiyi arama davranışlarında onlara sorun üretebilecek faktörlerin incelenerek çözüm üretilmesi için tasarım odaklı düşünme kavramının kullanılması bu kavramı tezin tartışma başlıklarından biri yapacaktır. "Bir problemi tanımlamak için uygulayıcıların kullanıcılar ile empati kurmasını sağlayan problem çözme yaklaşımı" olarak karşımıza çıkan tasarım odaklı düşünme kavramı ile kullanıcıların ihtiyaçlarının en doğru şekilde karşılanması ve gerekli arama yönlendirmelerinin yapılabilmesi mümkün görülmektedir. Kurumların geliştirdikleri uygulamaları ya da sundukları hizmetleri genellikle çalışan odaklı sunmaları ile kullanıcı odaklı sunmaları arasında fark olması olasıdır. Bu nedenle yapılacak kullanıcı grup analizlerinin, teknostres faktörlerinin tanımlanmasına önemli katkı sağlayacağı muhakkaktır.
Bu doğrultuda yapılacak araştırmanın amacı; tasarım odaklı düşünme yaklaşımının bilgi ve belge yönetimi alanında uygulanabilirliğinin tartışılarak bilgi kurumlarında dijital dönüşüm süreçleri ile kullanıcıların karşılaşacağı teknostres faktörlerinin analiz edilmesi ve uygun çözümlere yönelik tartışmalar açılmasını sağlamak olarak tanımlanmıştır. Bu nedenle savımız tasarım odaklı düşünme stratejilerinin bilgi kurumlarına uygulanmasının gerekli ve anlamlı olduğu yönündedir.
Bilgi hizmeti veren arşiv ve müzelerin kullanıcı açısından yapısal olarak daha kapalı bir kurguya sahip olması nedeniyle bu çalışmada kütüphaneler üzerinde yoğunlaşılmış ve İstanbul il sınırları içerisinde bulunan ve bünyesinde Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü olan üniversiteler araştırmaya dahil edilmiştir. 
Araştırmada veri toplama aracı olarak Tarafdar, Tu, Ragu-Nathan, Ragu-Nathan (2007) tarafından geliştirilen "Teknostres kaynakları ölçeği" kullanılmıştır. Tarafdar ve arkadaşları çalışanların teknostres düzeyini ölçmek için 39 maddeden oluşan 5'li likert düzeninde hazırlanmış önemli bir ölçek geliştirmişlerdir. Söz konusu ölçek aracı 8 faktörlü bir yapı sergilemekte ve ilk 5 faktör teknostresi "teknolojik yüklenme", "teknolojik istila", "teknolojik karmaşıklık", "teknolojik güvensizlik" ve "teknolojik belirsizlik" boyutlarında ölçmektedir. Bu bağlamda; bilgi ve iletişim teknolojilerinin kullanıcıları daha hızlı ve daha uzun süre çalışmaya zorladığı durumlar "Tekno aşırı yük"; kullanıcılara potansiyel olarak her an ulaşılabilecek, çalışanların sürekli "bağlantı kurma" ihtiyacı hissetmeleri açısından bilgi ve işlem teknolojilerinin istilacı etkisi "Tekno-istila"; bilgi ve iletişim teknolojileri ile yeni bilgi becerileri söz konusu olduğunda kullanıcıların yetersiz hissetmelerine neden olduğu ve onları bilgi ve işlem teknolojilerinin  çeşitli yönlerini öğrenmek ve anlamak için zaman ve çaba harcamaya zorladığı durumları "Tekno-karmaşıklık"; bilgi ve iletişim teknolojilerinde devam eden değişikliklerin kullanıcılarda öğrenme ve eğitim baskısı oluşturması ve bu durumun onlarda belirsizlik yaratması da "Tekno-belirsizlik" olarak tanımlanmıştır. Sonraki üç faktör ise rol çatışması, rollerin aşırı yüklenmesi ve üretkenliğe karşılık gelmektedir. Bu ölçekte güvenilirlik değerlerinin (Cronbach's alpha) 0,8 değerinden büyük olduğu ve ölçeğin güvenilir olduğu belirtilmiştir (Tarafdar, 2007:315). Tarafdar ve arkadaşlarının hazırlamış oldukları ölçek 8 faktörlü yapısına sadık kalınması koşuluyla tekrar değerlendirilmiş, gerekli değişiklikler yapılarak kütüphanecilik alanındaki ihtiyaçlar doğrultusunda ortaya yeni bir anket formu çıkarılmıştır. Uzman görüşleri alınarak hazırlanan yeni anket formunun güvenilirlik analizi de tarafımızca yapılmıştır. Araştırmada kullanılan anket formunun güvenirliğinin saptanması için Alpha Model'inden faydalanılmış ve geçerlilik analiz sonuçları pozitif çıkmıştır.
İstanbul'da bulunan Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümlerinin 4. sınıf öğrencileri (n=72) için hazırlanan yeni Teknostres Ölçeği uygulanmıştır. Verilerin analizi, IBM SPSS Statistics 29.0.2.0 programı kullanılarak gerçekleştirilmiştir. Araştırmanın sonuçlarına dayanarak, tasarım odaklı düşünme stratejilerinin belirlenmesi amaçlanmıştır. Ayrıca, kütüphanelerde dijital olgunluğun tanımlanmasına yönelik uygulamalar geliştirilmiş ve çalışmanın sonuç ve değerlendirme bölümünde kütüphanelerde uygulanabilecek bir dijital olgunluk testi tasarlanmıştır. Elde edilen veriler, kütüphanelerin dijital dönüşüm süreçlerinde karşılaştıkları teknostres faktörlerinin anlaşılmasına katkı sağlamış ve bu doğrultuda stratejik planlamalar için yol gösterici olmuştur.
Araştırmanın bulguları, kütüphane hizmetlerinin dijitalleşme sürecinde karşılaşılan zorlukların üstesinden gelmek için tasarım odaklı düşünme yöntemlerinin uygulanmasının önemini vurgulamaktadır. Bu kapsamda, dijital olgunluğun artırılması ve teknostresin azaltılması için önerilen stratejiler, kütüphane hizmetlerinin verimliliğini ve kullanıcı memnuniyetini artırmaya yönelik somut adımlar içermektedir.
Anahtar Kelimeler: Teknostres, Tasarım Odaklı Düşünme, Dijital Dönüşüm, Dijital Olgunluk, Kütüphane

Abstract:
Digital development—including the Internet of Things, big data, smart machines, artificial intelligence, augmented reality, and more—has become an integral part of our lives, often "against our will," and has completely altered our perceptions of daily life. Inevitably, the field of information and document management has been significantly affected by this process. This digital transformation, ostensibly aimed at providing convenience to users in line with the nature of digital development, has started to impact both users and employees simultaneously. Investigating this phenomenon, defined as technostress, from a technological perspective and continuing the process with a design-oriented thinking strategy is thought to make a significant difference in the services provided by information institutions to their users.
The use of design thinking to examine factors that may cause problems for users in their information-seeking behaviors and to produce solutions will be one of the thesis's discussion topics. Design thinking, which is described as "a problem-solving approach that enables practitioners to empathize with users to define a problem," allows for meeting users' needs in the most accurate way and providing the necessary search directions. Given the potential differences between the applications developed or services provided by institutions and the user-oriented services offered, conducting user group analyses is certain to identify technostress factors.
Accordingly, the purpose of this research is to discuss the applicability of the design thinking approach in the field of information and document management, analyze the technostress factors that users encounter during digital transformation processes in information institutions, and initiate discussions for appropriate solutions. Therefore, our argument is that the application of design thinking strategies to information institutions is both necessary and meaningful.
Since archives and museums that provide information services have a structurally more closed setup in terms of user access, this study focused on libraries and universities within the provincial borders of Istanbul that have Information and Document Management Departments.
In the study, a new technostress scale was developed to meet the needs in the field of librarianship by using the "Technostress Resources Scale" created by Tarafdar, Tu, Ragu-Nathan, and Ragu-Nathan (2007) as a data collection tool. Tarafdar et al. developed a 5-point Likert scale consisting of 39 items to measure the level of technostress in employees. The scale exhibits an 8-factor structure, with the first 5 factors measuring technostress in the dimensions of "technological overload," "technological invasion," "technological complexity," "technological insecurity," and "technological uncertainty."
"Techno-overload" occurs when ICTs force users to work faster and for longer periods of time. "Techno-invasion" refers to the availability of ICTs at any time, creating an invasive effect where employees feel the need to constantly stay connected. "Techno-complexity" arises when ICTs make users feel inadequate in terms of new knowledge and skills, forcing them to spend time and effort to learn and understand various aspects of ICTs. "Techno-uncertainty" occurs when ongoing changes in ICTs create learning and training pressures on users, leading to uncertainty. The next three factors correspond to role conflict, role overload, and productivity. In this scale, reliability values (Cronbach's alpha) are greater than 0.8, indicating that the scale is considered reliable (Tarafdar, 2007:315). The scale prepared by Tarafdar et al. was re-evaluated while maintaining its 8-factor structure, and a new questionnaire form was created with the necessary modifications. We also conducted a reliability analysis of the newly prepared questionnaire form, which was reviewed by experts. The Alpha Model was used to determine the reliability of the questionnaire used in the research, and the results of the validity analysis were positive.
The new Technostress Scale prepared for 4th year students (n=72) of Information and Document Management Departments in Istanbul was applied. Data analysis was performed using IBM SPSS Statistics 29.0.2.0 program. Based on the results of the study, it was aimed to identify design thinking strategies. In addition, practices for defining digital maturity in libraries were developed and a digital maturity test was designed to be applied in libraries in the conclusion and evaluation section of the study. The data obtained contributed to the understanding of the technostress factors that libraries face in digital transformation processes and provided guidance for strategic planning in this direction.
The findings of the study highlight the importance of applying design thinking methods to overcome the challenges faced in the digitalization process of library services. In this context, the proposed strategies for increasing digital maturity and reducing technostress include concrete steps to improve the efficiency of library services and user satisfaction.
Keywords: Technostress, Design Thinking, Digital Transformation, Digital Maturity, Library