Elektronik belgelerin ve elektronik belgelere ait işlem izlerinin arşiv imha uygulamaları bakımından incelenmesi
Examination of electronic records and traces of electronic records in terms of archive destruction practices
Yazar: CEYHAN GÜLER
Danışman: PROF. DR. MEHMET CANATAR
İstanbul Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü / Bilgi ve Belge Yönetimi Ana Bilim Dalı
Derece: Doktora, 2019
Konu: Arşiv = Archive ; Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management
Dizin: Arşiv belgeleri = Archive documents ; Arşivler = Archives ; Belge yönetimi = Document management ; Elektronik belge = Electronic records ; Elektronik belge yönetimi = Electronic records management ; Kişisel verilerin yok edilmesi = Destruction of data ; Tasfiye = Liquidation ; İmha = Destruction

Özet:
Elektronik ortamdaki belgelerin imhası diğer bilgi saklama ortamlarına göre farklı yöntem ve tekniklerin kullanılmasını gerektirir. Elektronik belgelerin yazılım ve donanım izleri bırakmaları ve çok farklı ortamlarda bulunmaları arşiv imha uygulama-ları açısından bir problem teşkil etmektedir. Bu nedenle imha edilen elektronik belge-lere tekrar erişimin imkânsız hale gelmesini sağlayacak yazılım ve donanım mekaniz-maları/araçları arşiv imha teorisinin elektronik ortamdaki belgelere uygulanması açı-sından büyük önem taşır. Bu mekanizmaların/araçların, elektronik belge ve izlerini sistem ve saklama ortamlarından çıkarması veya yok etmesi beklenmektedir. 
Elektronik belgelerin ve bunlara ait izlerin nasıl yok edilmesi gerektiği konu-sunda ülkemizde tez niteliğinde bir çalışmanın bulunmaması, bu araştırmanın eleştirel literatür taraması, keşifsel bir vaka incelemesi ve tematik analizin bir kombinasyonun-dan oluşan ve dengeleyici bir nitel araştırma yaklaşımıyla ele alınmasını gerekli kılmış-tır. Çalışmada, ABD, Kanada, Avrupa, Avustralya ve Türkiye'deki çalışmalar ve yak-laşımlar değerlendirilmiştir.
Araştırma sonucunda, elektronik belge ve izlerine yönelik farklı devlet veya hükümetlerin imha standartları geliştirdiği, Türkiye'de ise modern arşivcilik için kul-lanılan imha yöntem ve tekniklerin, elektronik belgeye yönelik hazırlanmış olan resmi standartta da bulunmadığı anlaşılmıştır. Ayrıca, elektronik belgenin ve izlerinin gün-cel ortam ve güncelliğini yitirmiş (obselete) ortam olarak ikiye ayrılarak imha edilebi-leceği ve bunların özellikleri bağlamında düşünülmesi gerektiği elde edilen sonuçlar-dır. Güncel ortamdaki belge ve izlerinin imha edilmesi için çoğunlukla yazılımsal yön-temler kullanılırken, güncelliğini yitirmiş ortam için yazılımsal yöntemler yanında do-nanımsal yöntemlerin de kullanılabileceği görülmüştür. Yazılımsal yöntemler olarak, tasfiye etme, boşaltma, üzerine yazma, temizleme, manyetiksizleştirme gibi farklı tek-nikler uygulanmaktadır. Donanımsal yöntemler olarak da erişime kapatma, taşlama veya fırçalama, çekiçli değirmenle öğütme, parçalama, ufalama, yakma, kesme, eritme gibi teknikler kullanılmaktadır.

Abstract:
The destruction of electronic records requires different methods and tech-niques in comparison with the other data storage environments. Leaving software and hardware traces of electronic documents and being in different environments consti-tute a problem in terms of archival destruction. Therefore, the software and hardware mechanisms / tools that will make it impossible to re-access the destroyed electronic documents are of great importance for the application of the archival destruction the-ory to the electronic documents. These mechanisms/tools are expected to remove or destroy electronic records and traces from systems and storage environments.
Since the lack of like a thesis on how to electronic documents and their traces should be destroyed, the study has to be handled with a balancing qualitative rese-arch approach that consists of a combination of critical literature review, heuristic case study and thematic analysis. In the study, studies and approaches has been eva-luated within the scope of the USA, Canada, Europe, Australia and Turkey. 
As a result of research, it has been developed standards by different states or governments for the destruction of electronic documents and their traces. In Turkey, methods and techniques of destruction used for modern archival were not found the official standard that is prepared for the electronic records. In addition, the electronic document and traces of the current and obsolete environment can be destroyed by separating the media and their properties should be considered in the context of the results obtained. While it is mostly used software methods for destroying documents and traces in the current environment, it is seen that hardware methods can be used in addition to software methods for obselete media. As a software methods, different techniques are applied, such as disposal, clearing, overwriting, purge and degaussing. Also, different techniques are used for hardware methods, such as deaccessioning, grinding or scrubbing, hammer-milling, disintegration, shredding, incineration, cut-ting and smelting.