Süreç madenciliği yaklaşımı kullanılarak süreç geliştirme metodolojisi: Devlet üniversitesi elektronik belge yönetimi sistemi örneği
Process development methodology using the process mining approach: The case of state university electronic document management system
Yazar: HÜSEYİN BAŞKURT
Danışman: DOÇ. DR. CEMİL CEYLAN
İstanbul Teknik Üniversitesi / Lisansüstü Eğitim Enstitüsü / Endüstri Mühendisliği Ana Bilim Dalı / Mühendislik Yönetimi Bilim Dalı
Derece: Yüksek Lisans, 2022
Konu: Endüstri ve Endüstri Mühendisliği = Industrial and Industrial Engineering
Dizin: Süreç madenciliği = Process mining ; Süreç yönetimi = Process management ; Yöntembilim = Methodology

Özet:
Gelişen teknoloji ve artan rekabet ortamı özel şirketler ve endüstrilerin yanı sıra tüm kurum ve kuruluşların da bu değişime adapte olma ihtiyacını beraberinde getirmiştir. Süreç ve Süreç yönetimi gibi kavramların da yıllar içinde öneminin artmasıyla birlikte süreçlerle yönetim anlayışı gelişmiştir. Bu durum beraberinde süreçleri kontrol etme ve takip etme ihtiyacı doğurmuştur. Tüm bu gelişmeler ışığında verilerin gitgide önem kazanması şirketlerin süreçleri, bu veriler yardımıyla en iyileştirmeye ya da popüler tanımıyla optimize etmeye sevketmiştir.
Gelişen teknoloji ile birlikte şirketlerde gelişen kurumsal kaynak planlama sistemleri ve mantığı gitgide yaygınlaşmıştır. Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) ile birlikte departmanlar arası işbirliği, verimlilik ve düşük risk sağlanmış ve standart süreçler oluşturulmuştur. Bu süreçlerin oluşturduğu sistemlerin olduğu kurumlarda yetki, sorumluluk ve iş tanımları da aynı zamanda standartlaşmıştır. İşlerin sevk ve idaresi kolaylaşmış, verimlilik artmıştır. Şirketlerin varlık amacı olan karlılığın sağlanması açısından önem arzeden tüm bu süreçlerin modernizasyonu, takibi ve ölçümlenmesinde ERP'den elde edilen verilerin önemi artmıştır. Bu verilerin temel olarak ERP gibi veri ambarlarından elde edilmesi ve işlenebilir hale getirilmesi ile veri bilimi gelişmiştir. Makine öğrenmesi, İş akış yönetimi (WFM), İş Süreç Yönetimi (BPM) gibi kavramarın da gelişmesi ile de süreç madenciliği bu verilerin işlenmesini olanaklı hale getirmiştir.
Literatürde süreç madenciliği ile ilgili çalışmalar gitgide artmakla birlikte çeşitli endüstrilerde çok farklı organizasyonlar için süreç madenciliği çalışmaları yapılmaktadır. Literatürde, yükseköğretim kurumlarında yazılım geliştirme çalışmalarında süreç madenciliği çalışmaları yapılmıştır ve bu bağlamda bu çalışmanın literatüre katkı sağlayacağı da düşülmektedir.
Süreç madenciliği ve süreç haritalama birbiri ile oldukça ilintilidir. Süreç haritalama süreç madenciliğinin bir parçası, süreç madenciliğinin içinde bir kavramdır. Bu tez çalışması kapsamında süreç madenciliği yazılımından faydalanarak süreç haritalama yapılmıştır. İTÜ EBYS diğer bir adıyla Papirüs verileri; işlenerek süreç madenciliği çalışmasına uygun hale getirilmiş sonrasında ise gerekli analizler yapılarak üniversite bünyesindeki süreçler çıkarılmıştır. Çıkarılan bu süreçler İTÜ ERP projesi olan UNIVERP geliştirme çalışmalarında yazılıma ait modülleri önceliklendirme ve genel şablonun belirlenmesi açısından faydalı olacağı düşünülmektedir.
Bu tez çalışması 5 ana başlıktan oluşmaktadır. Çalışmanın ilk bölümünde literatüre genel bir bakış ve konuya giriş yapılmıştır. Ayrıca çalışmanın amacı da ilk bölümde belirtilmiştir. Çalışmanın İkinci bölümünde ise Süreç kavramı ve özellikleri, süreç madenciliği kavramları üzerinde durulmuş ve tüm bu süreç madenciliği çalışmalarında kullanılabilir yazılımlar ve özellikleri tablo halinde özetlenmiştir. Ayrıca ikinci bölümde literatürdeki çalışmalara daha derinlemesine detaylı bir bakış yapılmıştır. Literatürdeki süreç madenciliği çalışmalarının çok farklı alanlarda olduğunu ve gitgide genişlemekte olduğu anlatılmaya çalışılmıştır.
Çalışmanın üçüncü ve dördüncü bölümünde metodoloji ve uygulama açıklanmıştır. İstanbul Teknik Üniversitesi, kurum içinde gerçekleşen yazışmaları ve dokümanları EBYS'de tutmaktadır. EBYS aracılığıyla veri başlıkları, veri içerikleri, ilişkili kişiler ve tarihler gibi bilgiler görüntülenebilir. Gerektiği zaman vaka özelinde çalışmalar yapılsa dahi tüm EBYS verilerinin etkin bir kullanımı şuan için söz konusu değildir. EBYS verilerinin işlenmesi ile birlikte kurumsal kaynak planlama (ERP) yazılımının kullanımına geçilmesi planlanmaktadır. ERP ile projelere, muhasebeye, risklere ve mevzuata uyan sistemler tasarlanabilir. Yeni sistemle birlikte süreçlerde yeralan verimsizlikler büyük ölçüde azaltılarak bir standarda bağlanması mümkün olacaktır.EBYS'den alınan veriler ve departmanlardan gelen iş akışları, süreçler ile birbirine bağlanır. Veriler ve süreçler arasında ise kullanıcılar bağlantı sağlar. Böylece süreçler ve çalışanlar sisteme entegre hale gelir. İlk aşamada İTÜ BDB' dan alınan ham veri incelenmiş ve işlenmeye başlanmıştır. Veriler hem içerik hem de biçim bakımından düzenlenmiştir. Olay günlüklerindeki gürültüler tespit edilmiş ve temizlenmiştir. Veriler işleneceği uygun görülen DISCO süreç madenciliği yazılımına uygun hale getirilmiştir. Uygun formata gelen veriler DISCO üzerinde incelenmiş uygun filtreler kullanılarak. İşlenmiş veri setindeki her bir gruba ait alt kırılımınların süreç haritası oluşturulmuştur. Bu bölümde süreç haritaları oluşturulurken iki şeye dikkat edilmiştir. Birincisi olay günlüklerindeki frekanslara göre pareto analizi yapılmıştır. Yani 80-20 kuralı olarak da bilinen pareto analiziyle veri grupları önceliklendirilmiştir. Sonrasında ise önceliklendirilen veri gruplarının alt kırılımları da aynı kural kapsamında yeniden önceliklendirilmiştir. İkincisi ise alt kırılım süreç haritaları çıkarılırken İTÜ Kovanda bulunan verilerden de faydalanılmıştır. İTÜ UNIVERP yazılım geliştirme ekibinin yaptığı toplantılar İTÜ'de bizzat ERP'ye geçirilecek süreçleri elle yapan idari personellerin iştirakleriyle yapılmıştır. Ve bu toplantılarda süreçlerin elle yapılması aşamasında genel geçer olarak nasıl yapıldığına dair bilgiler toplanmış ve Microsoft Visio üzerinden akışlar çıkarılarak Kovan üzerine arşivlenmiştir. Bu tez çalışması kapsamında da DISCO yazılımına yüklenmiş olan işlenmiş veriler aracılığıyla süreçlerin haritalanması yapılırken bu verilerden faydalanılmıştır. Böylelikle İTÜ' de Papirüs üzerinde kişi/kurum'lara yapılan tebliğ/tebellüğ işlemleri sırasında oluşan olay günlükleri anlamlandırılarak evrak hareketliliğine dair süreçler çıkarılmıştır. Son Olarak, olay günlüklerinin istatistiklerinden faydalanarak çeşitli analizler yapılarak, ERP geçiş'te genel bir hat ve önceliklendirme işlemleri yapılmasına katkı sağlanmış ve verinin doğasından gelen nicelikler -gönderim yöntemi gibi- yardımıyla incelemeler yapılmış ve outlier(aykırı değer ve akışlar) tespit edilmiştir.

Abstract:
Developing technology and increasing competitive environment have brought along the need for private companies and industries as well as all institutions and organizations to adapt to this change. With the increasing importance of concepts such as process and process management over the years, the understanding of management with processes has developed. This situation led to the need to control and follow the processes. In the light of all these developments, the increasing importance of data has prompted companies to optimize or optimize their processes with the help of these data.
Enterprise resource planning systems and logic that have developed in companies with the developing technology have become more and more widespread. With Enterprise Resource Planning (ERP), interdepartmental cooperation, efficiency and low risk have been ensured and standard processes have been established. Authorities, responsibilities and job descriptions have also become standardized in institutions with systems created by these processes. The management and administration of the works became easier and productivity increased. The importance of data obtained from ERP has increased in the modernization, follow-up and measurement of all these processes, which are important in terms of ensuring profitability, which is the purpose of companies' existence. Data science has developed by obtaining these data from data warehouses such as ERP and making them workable. With the development of concepts such as machine learning, Work flow management (WM), and Business Process Management (BPM), process mining has made it possible to process these data
Although studies on process mining are increasing in the literature, process mining studies are carried out for very different organizations in various industries. In the literature, process mining studies have been carried out in software development studies in higher education institutions, and in this context, it is thought that this study will contribute to the literature.
Process mining and process mapping are highly interrelated. Process mapping is part of process mining, a concept within process mining. Within the scope of this thesis, process mapping was done by using process mining software. ITU EBYS, also known as Papyrus data; It was processed and made suitable for process mining work, and after that, the necessary analyzes were made and the processes within the university were extracted. It is thought that these processes will be useful in terms of prioritizing the modules of the software and determining the general template in the development studies of UNIVERP, which is the ITU ERP project.
This thesis study consists of 5 main titles. In the first part of the study, an overview of the literature and an introduction to the subject were made. In addition, the aim of the study is stated in the first section. In the second part of the study, the concept of Process and its features, the concepts of process mining are emphasized and the software that can be used in all these process mining studies and their features are summarized in tables. In addition, in the second part, a more in-depth and detailed look at the studies in the literature was made. It has been tried to
explain that the process mining studies in the literature are in many different areas and are gradually expanding.
In the third and fourth sections of the study, the methodology and application are explained. Istanbul Technical University keeps the internal correspondence and documents in EBYS. Information such as data titles, data contents, related persons and dates can be displayed through EBYS. Even if case-specific studies are carried out when necessary, there is currently no effective use of all ERMS data. It is planned to use enterprise resource planning (ERP) software with the processing of EBYS data. With ERP, systems that comply with projects, accounting, risks and legislation can be designed. With the new system, inefficiencies in the processes will be greatly reduced and it will be possible to connect them to a standard.
Data received from EBYS and workflows from departments are interconnected with processes. Users provide connections between data and processes. Thus, processes and employees become integrated into the system. In the first stage, the raw data obtained from ITU BDB was examined and started to be processed. The data is organized in terms of both content and format. Noises in the event logs were detected and cleared. The data has been made suitable for the DISCO process mining software, which is deemed suitable for processing. The data in the appropriate format is examined on DISCO using appropriate filters. A process map of the sub-breakdowns of each group in the processed data set was created. In this section, two things were taken into consideration while creating the process maps. First, Pareto analysis was performed according to the frequencies in the event logs. In other words, data groups were prioritized with pareto analysis, also known as the 80-20 rule. Afterwards, sub-breakdowns of prioritized data groups were also prioritized within the scope of the same rule. Secondly, the data in the ITU Hive was also used while creating the sub-breakdown process maps.
The meetings held by the ITU UNIVERP software development team were held at ITU with the participation of the administrative staff who manually carried out the processes to be transferred to ERP. And in these meetings, information on how the processes are done in general during the manual stage was collected and the flows were extracted from Microsoft Visio and archived on the Hive. Within the scope of this thesis, these data were used while mapping the processes through the processed data loaded into the DISCO software. In this way, the event logs that occur during the notification/notification transactions made to individuals/institutions on Papyrus at ITU are interpreted and processes related to document mobility are extracted. Finally, by making use of the statistics of the event logs, various analyzes were made, contributing to a general line and prioritization in the ERP transition, and examining the quantities coming from the nature of the data - such as the sending method - and outliers (outliers and flows) were determined.