Üniversite kütüphanelerinde elektronik kaynakların seçim ve değerlendirilmesinde stratejik önceliklerin etki analizi
Analysis of the effect of strategic priorities on the selection and evaluation of electronic resources in university libraries
Yazar: ZEYNEP KALEMCİ
Danışman: PROF. DR. SAİME ÖZLEM GÖKKURT DEMİRTEL
Ankara Üniversitesi / Sosyal Bilimler Enstitüsü / Bilgi ve Belge Yönetimi Ana Bilim Dalı
Derece: Doktora, 2024
Konu: Bilgi ve Belge Yönetimi = Information and Records Management
Dizin: Bilgi ve belge yönetimi = Information and records management ; Elektronik kütüphane = Electronic library ; Üniversite kütüphaneleri = University libraries

Özet:
Elektronik kaynaklar, kütüphanelerin üniversitelerin eğitim ve araştırma
faaliyetlerini desteklemesinde kritik önem taşımaktadır. Elektronik kaynakların
yönetiminde çeşitli zorluklarla karşılaşılmaktadır. Belgesel tarama yöntemiyle
kütüphanelerin elektronik kaynaklar birimlerinin işleyişi ve bu kapsamda zorluklara
sebep olabilecek iç ve dış faktörler incelenmiştir. Elektronik kaynakların seçim ve
değerlendirilmesine etki eden faktörler, bütçe olanakları, personel durumu, kullanıcı
ihtiyaçları, ülke ekonomisi, sağlayıcı ve yayıncı firmalar benzeri konulardır.
Üniversite kütüphanelerinin mevcut uygulamaları, elektronik kaynakların seçim
ve değerlendirilmesine etki eden zorlukların aşılmasında yetersizdir. İş süreçlerindeki
olası kritik durumları kapsayan, kriz yönetiminin sağlanmasını destekleyecek iş
planına ihtiyaç bulunmaktadır. Bu doğrultuda çalışma kapsamında çeşitli FTE grupları
içerisinden benzer bütçe ödeneği ve disiplin yapısına sahip kütüphanelerin elektronik
kaynak sorumlularıyla yarı yapılandırılmış görüşmeler gerçekleştirilmiştir.
Görüşmeler örneklemi oluşturan 24 kütüphaneyi temsilen değişen sayıda kütüphane
yöneticisi ve/veya elektronik kaynaklardan sorumlu toplam 40 kişiyle
gerçekleştirilmiştir. Elde edilen veriler nicel veriye dönüştürülerek analiz edilmiş ve
yorumlanmıştır.
Çalışma kapsamında gerçekleştirilen görüşmelerde iş süreçlerinde karşılaşılan
zorlukları anlamlandırmak ve bu doğrultudaki etkin uygulamaları tespit etmek için yarı yapılandırılmış sorular sorulmuştur. Görüşme çıktıları doğrultusunda
gerçekleştirilen iş etki analiziyle iç ve dış faktörlerin elektronik kaynakların
yönetimine etkisi tespit edilmiştir. Örnekleme dahil edilen kütüphanelerin elektronik
kaynakların seçim ve değerlendirilmesi süreçlerine yönelik uygulanan kıyaslama
tekniğiyle, bu doğrultudaki etkin uygulamalar ortaya çıkarılmıştır.
İş etki analizi ve kıyaslama tekniği çıktıları, elektronik kaynakların seçim ve
değerlendirmesi iş süreçlerinde kriz yönetiminin gerçekleştirilmesine hizmet edecek
rehberlerin oluşturulmasında kullanılmıştır. Rehberler, iş etki analizi sonucunda tespit
edilen zorluklara yönelik hazırlanan iş akış diyagramlarından oluşmaktadır. İş akış
diyagramları, kütüphanelerin mevcut uygulamalarını geliştirmelerinde kendi yapı ve
imkânları doğrultusunda uyarlayabilecekleri biçimde oluşturulmuştur. Çalışma
sonucunda oluşturulan rehberlerin yanı sıra kütüphanelerin iş süreçlerinde
karşılaşmakta oldukları zorlukların azaltılmasını destekleyecek uygulamalar ve
öneriler getirilmiştir. Üniversite kütüphanelerinin, desteklenmesi, iç ve dış
paydaşlarıyla iş birliği içerisinde çalışmaları, var oluş amaçlarını
gerçekleştirmelerinde büyük önem arz etmektedir.
Üniversite kütüphanelerinin elektronik kaynakların yönetimine ilişkin iş
planlarının kriz yönetimini sağlamayı destekleyecek doğrultuda oluşturulması
gerekmektedir. Bu doğrultuda çalışma sonucunda oluşturulan elektronik kaynakların
seçim ve değerlendirmesine yönelik rehberlerden faydalanılmalıdır. Kütüphanelerin
değişen koşul ve imkânlar doğrultusunda iş planlarını güncellemeleri gerekmektedir.

Abstract:
Electronic resources have critical importance for libraries to support the
educational and research activities of universities. Various difficulties are encountered
in the management of electronic resources. Internal and external factors that may cause
difficulties in the functioning of electronic resources units in libraries were examined
using the documentary scanning method. The factors affecting the selection and
evaluation of electronic resources are like budget amount, personnel, user needs,
economic situation of the country, provider and publishing companies, etc.
The current practices of university libraries are insufficient to overcome the
difficulties affecting the selection and evaluation of electronic resources. A business
plan is needed that includes possible critical situations in business processes and
supports crisis management. In this regard, within the scope of the study, semistructured interviews were held with the electronic resource managers of the sample
libraries. Sample libraries were determined from various FTE groups in line with
similar budget allocations and disciplinary structures. Interviews were conducted with
a variable number of library managers and/or a total of 40 personnel responsible for
electronic resources from the 24 libraries that made up the sample. The obtained data
was converted into quantitative data, analyzed, and interpreted.
During the interviews, semi-structured questions were asked to make sense of the
difficulties that libraries face in their business processes and to identify effective practices in this direction. Data obtained from the interviews were used in the business
impact analysis carried out in the study. With the analysis, the impact of internal and
external factors on the management of electronic resources was determined.
Business impact analysis and benchmarking technique outputs, selection and
evaluation of electronic resources were used to create guides that will serve crisis
management in business processes. The guides consist of workflow diagrams prepared
for the difficulties and possible critical situations identified as a result of the business
impact analysis. Workflow diagrams have been created so that libraries can adapt their
existing applications in line with their own possibilities and institutional structures. In
addition to the guides, practices and suggestions have been made to support reducing
the difficulties that libraries face in their business processes. Supporting university
libraries and working in cooperation with their internal and external stakeholders is of
great importance in achieving their goals.
Business plans in for the management of electronic resources in university
libraries need to be created to support crisis management. In this regard, guides for the
selection and evaluation of electronic resources created as a result of the study should
be used. Libraries need to update their business plans in line with changing conditions
and opportunities.