Ondernemingsnr : 0810857444
Naam
(voluit) : Ad Hoc Clinical
(verkort) :
Rechtsvorm : Naamloze vennootschap
Volledig adres v.d. zetel Ter Waarde 45 bus 1.b
 : 8900 Ieper
Onderwerp akte :
ONTSLAGEN, BENOEMINGEN
Uit een proces-verbaal opgemaakt voor geassocieerd notaris Filip Logghe te Menen op 27 januari
2025 (neergelegd voor registratie), blijkt het volgende:
 
De buitengewone algemene vergadering heeft unaniem de volgende besluiten genomen:
 
EERSTE BESLISSING – WIJZIGING VAN DE OVERDRACHTSBEPALINGEN VAN AANDELEN
De algemene vergadering besluit tot wijziging van de bepalingen voor overdracht van aandelen door
vervanging van de tekst opgenomen onder artikel 10 van de statuten - “Overdracht van aandelen en
andere effecten” - door de volgende tekst:
“De overdracht van aandelen van de vennootschap is onderworpen aan de voorwaarden,
beperkingen en modaliteiten zoals vastgelegd in een onderhandse overeenkomst tussen de
aandeelhouders, zoals bepaald in artikel 42 van onderhavige statuten.”
Het desbetreffende artikel uit de statuten wordt aangepast.
TWEEDE BESLISSING – ONTSLAG STATUTAIR BESTUURDER – WIJZIGING VAN DE
SAMENSTELLING VAN HET BESTUURSORGAAN
1. De algemene vergadering beslist om met onmiddellijke ingang het mandaat van mevrouw Nancy
Cottigny als statutair bestuurder te beëindigen.
Volgens de statuten kan het mandaat van een statutair bestuurder enkel met eenparigheid van
stemmen van alle aandeelhouders beëindigd worden.
Alle aandeelhouders gaan akkoord met deze beëindiging, inclusief mevrouw Nancy Cottigny zelf.
2. De algemene vergadering besluit tot wijziging van de tekst opgenomen onder artikel 12 van de
statuten - “Samenstelling van het bestuursorgaan” - door schrapping van volgende tekst:
“De volgende persoon wordt benoemd tot statutaire bestuurder voor de duur van de vennootschap:
mevrouw COTTIGNY Nancy Andrée, geboren te Menen op 18 augustus 1971, wonende te 8940
Wervik (Geluwe), Klytemolenstraat 49, die deze benoeming aanvaardt.”
Het desbetreffende artikel uit de statuten wordt aangepast.
DERDE BESLISSING – wIJZIGING EXTERNE VERTEGENWOORDIGINGSBEVOEGDHEID
De algemene vergadering besluit tot wijziging van de externe vertegenwoordigingsbevoegdheid door
vervanging van de tekst opgenomen onder artikel 17 van de statuten -
“Vertegenwoordigingsbevoegdheid - Algemeen” - door de volgende tekst:
“1. Indien er slechts één bestuurder werd benoemd, wordt de vennootschap in en buiten rechte
vertegenwoordigd door deze enige bestuurder.
2. Indien een raad van bestuur is samengesteld, wordt de vennootschap in en buiten rechte
vertegenwoordigd door de raad van bestuur handelend met de meerderheid van zijn leden.
Onverminderd deze algemene vertegenwoordigingsmacht van de raad van bestuur, wordt de
vennootschap in en buiten rechte vertegenwoordigd door ofwel 2 bestuurders gezamenlijk
handelend, ofwel door een gedelegeerd bestuurder alleen handelend, met uitzondering van volgende
handelingen waarvoor steeds de gezamenlijke handtekening van 2 bestuurders vereist:
- goedkeuring van het business plan en jaarlijks budget, alsook de wijzigingen hieraan.
- belangrijke afwijkingen tijdens het boekjaar op het business plan of jaarlijks budget.
- investeringen en desinvesteringen boven 50.000 EUR die niet in het business plan of jaarlijks
budget zijn voorzien.
- het afsluiten van contracten die een bedrag van 250.000,00 EUR overstijgen.
- overnames, fusies, joint ventures of gelijkaardige transacties.
- goedkeuring van financieringsovereenkomsten, lease overeenkomsten of andere overeenkomsten
met betrekking tot financiële instrumenten, elk voor een bedrag boven 25.000 EUR indien die niet
zijn voorzien in het business plan of jaarlijks budget.
- het verstrekken van waarborgen, garanties en zekerheden, elk voor een bedrag boven 100.000
EUR indien niet voorzien in het business plan of jaarlijks budget.
- de voorwaarden en beslissingen met betrekking tot rekrutering van leden van het management van
de Vennootschap (daarin begrepen doch niet beperkt tot de CEO), inclusief inzake hun eventuele
aanvaarding, ontslag, remuneratie en algemene werkmethodiek van het management.
- enige beslissing om de aard van de bedrijfsactiviteiten en/of het algemeen bedrijfsbeleid te wijzigen.
- het voeren van gerechtelijke procedures.
- het aanstellen van en/of afsluiten van overeenkomsten met adviseurs, accountants en/of
consultants (in de ruime zin).
- de beslissing tot zetelverplaatsing.
- enig voorstel om de waarderingsregels van de Vastgestelde Waarde te wijzigen.
Elk vermeld bedrag wordt gekoppeld aan de gewone index van de consumptieprijzen met als
basisindexcijfer december 2024. Om na te gaan wanneer een handeling of een verrichting het
bedrag overschrijdt, wordt bij het stellen van deze handeling of verrichting het basisbedrag
geïndexeerd door het laatst gekende indexcijfer te vergelijken met het basisindexcijfer.
3. De bestuurder(s) kan/kunnen bijzondere machten toekennen aan elke mandataris.
De bestuurders mogen zich in geval van afwezigheid of belet, onder persoonlijke verantwoording,
laten helpen of vertegenwoordigen in hun betrekkingen met derden, door gevolmachtigden van hun
keuze, op voorwaarde dat de volmacht bijzonder beperkt is tot een reeks bepaalde
rechtshandelingen en van tijdelijke aard is. Ieder algemene volmacht van bevoegdheid is verboden.
Ingeval er meerdere bestuurders zijn, wordt deze volmacht gezamenlijk gegeven.
De gevolmachtigden verbinden de vennootschap binnen de perken van de hun verleende volmacht,
onverminderd de verantwoordelijkheid van de bestuurder in geval van overdreven volmacht.”
Het desbetreffende artikel uit de statuten wordt aangepast.
VIERDE BESLISSING – tOEVOEGING ALGEMENE BEPALING INZAKE
AANDEELHOUDERSOVEREENKOMST
De vergadering beslist volgend artikel 42 toe te voegen aan de statuten:
“Als aanvulling op deze statuten en in de mate dat de inhoud ervan niet strijdig is met bepalingen van
dwingend recht en/of openbare or-de, worden het bestuur en de werking van de vennootschap en
haar organen, evenals de verbintenisrechtelijke en vennoot-schaps-rech-telijke verhoudingen tussen
de vennootschap, haar organen en haar aandeelhouders beheerst door de aandeel-hou-ders-over-
een-komst over de vennootschap, zoals die van tijd tot tijd wordt gewijzigd.
Ingeval van tegenstrijdigheden tussen een bepaling van deze statuten en een bepaling uit de
aandeelhoudersovereenkomst, zal de aandeelhoudersovereenkomst inter partes voorrang hebben
en zal de tegenstrijdige bepaling in de statuten worden geïnterpreteerd zoals voorzien in de
aandeelhoudersovereenkomst, en dit in de mate dat dit niet strijdig is met bepalingen van dwingend
recht en/of openbare or-de.”
Het desbetreffende artikel uit de statuten wordt aangepast.
VIJFDE BESLISSING – BENOEMING RAAD VAN BESTUUR
De algemene vergadering bevestigt de benoeming van volgende personen als bestuurder vanaf 1
januari 2025 voor een periode van zes (6) jaar, d.i. tot de algemene jaarvergadering van 2031, die
samen de raad van bestuur vormen:
- mevrouw Cottigny Nancy, wonende te 8940 Wervik, Klytemolenstraat 49.
- de vennootschap “Agovia”, met de zetel in het gerechtelijk arrondissement Oost-Vlaanderen,
ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Gent, te 9800 Deinze, Korenstraat 16, houder van het
ondernemingsnummer en BTW-nummer BE 1017.631.156. Als vaste vertegenwoordiger voor deze
bestuursfunctie is aangesteld: mevrouw Vermeersch Evelyne, wonende te 9800 Deinze, Korenstraat
16.
Elk mandaat is bezoldigd, tenzij de algemene vergadering anders beslist.
Elke benoemde bestuurder is alhier aanwezig of vertegenwoordigd, en aanvaardt zijn aanstelling.
Elke bestuurder verklaart dat er hem geen verbod werd opgelegd tot het uitoefenen van een
mandaat van bestuurder of zaakvoerder in een vennootschap.
ZESDE BESLISSING - OPDRACHTEN EN VOLMACHTEN TOT UITVOERING VAN DE GENOMEN
BESLISSINGEN EN TOT COÖRDINATIE VAN DE STATUTEN
De algemene vergadering geeft opdrachten en volmachten
- aan het bestuursorgaan om alle nuttige of noodzakelijke formaliteiten te vervullen inzake
inschrijving, wijziging of stopzetting bij het ondernemingsloket en de Kruispuntbank van
Ondernemingen alsmede bij de administratie voor de Belasting over de Toegevoegde Waarde en te
dien einde ook alle stukken en akten te tekenen, inclusief alle benodigde documenten en formulieren
jegens de bevoegde instanties en de ondernemingsrechtbank, alsook inzake het aanvragen en
invullen van het elektronisch aandelenregister bij een erkende rekeninghouder of bij een
vereffeningsinstelling.
- aan de CVBA “Academ” te 8870 Izegem, Slabbaardstraat-Zuid 31 bus 1 (ondernemingsnummer
0502.491.870), vertegenwoordigd door de heer Arnold Demeulenaere, evenals haar medewerkers,
aangestelden en lasthebbers, met recht om afzonderlijk te handelen en met recht van
indeplaatsstelling, om alle nuttige of noodzakelijke formaliteiten te vervullen inzake inschrijving,
wijziging of stopzetting bij het ondernemingsloket en de Kruispuntbank van Ondernemingen alsmede
bij de administratie voor de Belasting over de Toegevoegde Waarde en te dien einde ook alle
stukken en akten te tekenen, inclusief alle benodigde documenten en formulieren jegens de
bevoegde instanties en de ondernemingsrechtbank, alsook inzake het aanvragen en invullen van het
elektronisch aandelenregister bij een erkende rekeninghouder of bij een vereffeningsinstelling, alsook
voor de opening van een elektronisch effectenregister (eStox) bij een erkende rekeninghouder of bij
een vereffeningsinstelling op naam van de vennootschap en alle toekomstige inschrijvingen daarin
uit te voeren en te ondertekenen alsmede alle handelingen te stellen die hiertoe vereist zijn, alsook
de inschrijving en de wijzigingen van de wettelijk opgelegde gegevens in het UBO-register, en tevens
alle formaliteiten te vervullen (met name ondertekening van formulieren) met betrekking tot de
aansluiting bij het sociaal verzekeringsfonds zowel voor de vennootschap als de
vennootschapsmandatarissen, eventueel met verzoek om vrijstelling.
- aan de notaris-minuuthouder om over te gaan tot het opmaken, ondertekenen en neerleggen op de
griffie van de ondernemingsrechtbank van de gecoördineerde tekst van de statuten.
 
°
°                    °
 
RAAD VAN BESTUUR
Onmiddellijk is de raad van bestuur samengekomen, en deze beslist met eenparigheid van stemmen
het volgende:
- te benoemen tot voorzitter van de raad van bestuur: mevrouw Cottigny Nancy, wonende te 8940
Wervik, Klytemolenstraat 49.
- te benoemen tot gedelegeerd bestuurders:
° mevrouw Cottigny Nancy, wonende te 8940 Wervik, Klytemolenstraat 49.
° de vennootschap “Agovia”, met de zetel in het gerechtelijk arrondissement Oost-Vlaanderen,
ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Gent, te 9800 Deinze, Korenstraat 16, houder van het
ondernemingsnummer en BTW-nummer BE 1017.631.156. Als vaste vertegenwoordiger voor deze
bestuursfunctie is aangesteld: mevrouw Vermeersch Evelyne, wonende te 9800 Deinze, Korenstraat
16.
Elk mandaat is bezoldigd, tenzij de algemene vergadering anders beslist.
Elke benoemde gedelegeerd bestuurder is alhier aanwezig of vertegenwoordigd, en aanvaardt zijn
aanstelling. Elke gedelegeerd bestuurder verklaart dat er hem geen verbod werd opgelegd tot het
uitoefenen van een mandaat van bestuurder of zaakvoerder in een vennootschap.
 
°
°                    °
 
Opgemaakt te Menen op 27 januari 2025.
Geassocieerd notaris Filip Logghe te Menen
 
Hierbij ook neergelegd:
- historiek en coördinatie van de statuten.
- afschrift van de akte.