N° d'entreprise : 0829998514
Nom
(en entier) : EUROPEAN CENTER FOR ELECTORAL SUPPORT/ CENTRE
EUROPEEN D'APPUI ELECTORAL
(en abrégé) : ECES/CEAE
Forme légale : Fondation privée
Adresse complète du siège Avenue Louise 222
 : 1050 Ixelles
Objet de l'acte :
DENOMINATION, DEMISSIONS, NOMINATIONS
Du procès-verbal de l'assemblée générale extraordinaire de l’organe d’administration de la fondation
privée « EUROPEAN CENTER FOR ELECTORAL SUPPORT/CENTRE EUROPEEN D’APPUI
ELECTORAL » (en abrégé « ECES/CEAE »), ayant son siège à Bruxelles (1050 Bruxelles), Avenue
Louise 222, inscrite au Registre des Personnes Morales (Bruxelles) sous le numéro 0829.998.514,
reçu par Maître Dimitri CLEENEWERCK de CRAYENCOUR, Notaire résidant à Bruxelles, le 13 mars
2023, enregistré au bureau de l'Enregistrement sécurité juridique de Bruxelles 3, le 17 mars suivant,
volume 0 folio 0, case 5925, aux droits de cinquante euros 50 (EUR), perçu par le Receveur, il
résulte que l'assemblée, après délibération, a pris à l'unanimité des voix les résolutions suivantes :
 
Première résolution : Modification de la dénomination
 
L’organe d’administration décide de modifier la dénomination de la fondation comme suit :
 
« EUROPEAN CENTER FOR ELECTORAL SUPPORT/CENTRE EUROPEEN D’APPUI
ELECTORAL/CENTRO EUROPEO DI ASSISTENZA ELETTORALE », en abrégé « ECES ».
 
 
Deuxième résolution : Modification de l'objet de la fondation afin de l’adapter à l’élargissement des
activités
 
Afin d’adapter les buts et activités de la fondation à ses activités actuelles, l’organe d’administration
décide de remplacer les articles 5 et 6 des statuts de la fondation par un nouveau texte, comme suit:
 
« Article 5 – Buts.
 
5.1 La Fondation a pour buts désintéressés, hors de toute espèce d’appartenance religieuse,
philosophique ou politique, de promouvoir le développement démocratique durable, l’État de droit et
les droits humains au niveau international à travers l’offre de services de conseils, de formation,
d'appui opérationnel et de projets multidisciplinaires dans le domaine de l'assistance démocratique et
électorale  
 
5.2 La Fondation inscrit son action notamment dans le cadre de l’implémentation de la stratégie de l’
Union Européenne et de ses États membres et, dans ce cadre, vise à être l'organisation européenne
sans but lucratif de référence pour la mise en œuvre de projets conformes aux valeurs et aux
politiques de l'Union européenne et de ses États membres dans le cadre de leur politique de
voisinage et de partenariats.
 
5.3 ECES a pour but d’aider les pays en transition démocratiques et essentiellement les pays
partenaires de l'UE et de ses États Membres à organiser leurs processus démocratiques et
Volet B
électoraux de manière crédible, transparente et apaisée.
 
5.4 Dans le cadre de ses missions d’assistance démocratique et électorale, ECES a élaboré et
protégé sa stratégie intitulée "Une réponse européenne au soutien du cycle électoral - EURECS".
EURECS est une stratégie innovante de provision d'assistance électorale et démocratique qui
englobe une approche de mise en œuvre pratique du soutien électoral et est basée sur la conviction
que l'assistance électorale doit s'étendre sur deux dimensions: le temps et l'espace. Cette stratégie a
une approche à long terme envers les élections, basée sur un soutien à tous les stades du cycle
électoral pour passer de l'ambition à la réalité. Il s'agit d'une approche plus large et plus intégrée
visant à stimuler l'appropriation par les acteurs politiques et électoraux et à créer des possibilités de
résultats concrets.
 
5.5 Il s'agit de mettre en œuvre des activités d'assistance électorale et démocratique qui sont
conformes les valeurs européennes et les politiques de l'UE via des méthodologies et des outils
spécifiques développés et aussi protégés par des droits d'auteur telles que ses procédures
opérationnelles standard (SOP), les lignes directrices en matière de communication et de visibilité,
les analyses de l'économie politique électorale, l'approche par projet visant à contribuer à la
prévention des conflits et de la violence électoraux, l'évaluation des menaces pour la sécurité
électorale et les programmes de formation en cascade "Leadership et Compétences en Gestion des
Conflits pour les Responsables Electoraux (LEAD)"  et "Leadership et Gestion de la Qualite pour les
Administrateurs Electoraux (LEAD-Q)", formation a distance (Innov-Elections), Planification
Stratégique pour les Organes d’Administration Électorale et plusieurs applications technologiques
pour des fins électorales.
 
Article 6 - Activités.
 
6.1 Afin d'atteindre les buts qu'elle s'est fixés, la Fondation s’est spécialisée dans le traitement
efficace de l'ensemble des interactions entre les organes d'administration des élections, les agences
de développement multilatérales et bilatérales, les gouvernements, les Organisations de la Société
Civile (OSC), les partis politiques et les fournisseurs de matériel et de services électoraux. Pour ce
faire, les activités d’ECES incluent, notamment :
 
Gestion des fonds communs (UE et autres bailleurs): Grâce à l'adoption de procédures de gestion
transparentes conformes aux "meilleures pratiques" du secteur, ECES est en mesure de maximiser
la cohérence et la complémentarité des contributions extérieures aux processus électoraux afin
d'éviter les doubles emplois, de garantir la couverture complète de tous les aspects du processus
ainsi que la meilleure utilisation des ressources ;
Dialogue politique : renforcer et consolider les engagements des acteurs électoraux et l'adhésion à
des valeurs démocratiques communes et partagées ;
Processus de gestion de crise/médiation avec les acteurs électoraux clés, y compris les dirigeants
politiques: soutenir divers forums locaux, tels qu'un panel de personnalités influentes personnes; y
compris les nationaux et les hauts responsables de la médiation et des experts en gestion des
conflits qui peuvent conseiller et soutenir le panel ;
Liaisons des projets de consolidation de la paix existants aux mécanismes d'alerte précoce : cette
activité vise à exploiter les initiatives locales déjà en cours dans ce sens, qui doivent être
coordonnées de manière renforcée pour accroître leur efficacité ;
Mapping des réseaux religieux et des associations et dialogue inter- et intra-confessionnel, avec le
potentiel de lutte contre l'extrémisme et la radicalisation: le dialogue inter- et intra-confessionnel et
interconfessionnel a la possibilité de faire face efficacement aux défis politiques et électoraux et de
contribuer au progrès de la démocratisation ainsi qu'au déroulement pacifique des élections, de
manière à donner signification et direction aux adeptes de différentes confessions, ancrée dans la
guidance religieuse ;
Initiatives de dialogue visant à instaurer la confiance (au niveau régional, national et
communautaire): ces activités peuvent contribuer à renforcer et à consolider les engagements d'un
large éventail d'acteurs électoraux et leur adhésion à des valeurs démocratiques communes et
partagées ;
Soutien consultatif : fourniture d'une expertise électorale spécifique, de haute qualité, flexible et
personnalisable en vue d'élaborer des réponses appropriées et efficaces aux besoins des autorités
nationales et des acteurs électoraux ;
InnovElections : approche hybride de la prestation de formation grâce à un menu flexible de
programmes de formation, associée à des solutions à distance pour atténuer les défis imposés par la
pandémie du Covid-19 ;
Soutien logistique et opérationnel : l'évaluation des forces et des faiblesses de chaîne logistique et
Volet B
opérationnelle des élections est une nécessité pour améliorer l'efficacité, le calendrier, le coût et la
durabilité, tout en fournissant un soutien aux opérations logistiques (acquisition, inventaire,
déploiement et stockage du matériel électoral, la conception et sécurisation des bulletins de vote, la
transmission des résultats électoraux) ;
Suivi des médias et communication institutionnelle : le suivi des médias, qui consiste à observer le
contenu des médias à l'aide d'une analyse quantitative et qualitative à long terme, est essentiel pour
évaluer la couverture médiatique du processus électoral, le pluralisme et la perception qu'ont les
citoyens des organes d'administration des élections (OGE) et du processus électoral ;
Acquisition de matériel électoral : élaboration de plans d'acquisition pour le compte des bailleurs et
dans le respect total des procédures et des spécifications techniques, ce qui permet d'identifier les
besoins qui développent la méthodologie de gestion et le chronogramme les plus appropriés en
tenant compte des défis liés au calendrier électoral ;
Soutient des organes d'administration des élections pour renforcer leur capacité à gérer les fonds
des bailleurs, y compris les rapports et les procédures liées à l'évaluation des dépenses:
conformément à la déclaration de Paris sur l'efficacité de l'aide et au partenariat de Busan, tout en
garantissant la transparence et la traçabilité de l'utilisation des fonds, aider les bénéficiaires à devenir
pleinement autonomes dans la gestion des contributions financières ;
Développement de technologies de l'information et de la communication (TIC) innovantes, de
solutions faciles d'utilisation et d'applications adaptées au soutien électoral: la technologie peut être
un atout stratégique pour soutenir les activités liées à l'assistance électorale ;
Mise en œuvre de campagnes d'éducation civique des électeurs: ECES conçoit et met en œuvre des
activités d'éducation civique et électorale pour différents acteurs électoraux, en particulier pour les
organes de gestion des élections et les OSC. Ces activités sont menées à l'aide d'outils innovants,
tels que la production de vidéos et l'utilisation de la surveillance des médias et des réseaux sociaux
et la mise en œuvre de campagnes de cinéma mobile à l'échelle nationale ;
Conception et sécurisation des bulletins de vote : plusieurs études ont démontré que l'ordre des
candidats, le texte la typographie et la mise en page telles que la présence de logos et de photos ne
sont pas des éléments neutres du bulletin de vote. Afin d’assurer un traitement juste et équitable de
tous les candidats, le traitement digital des logos des candidats et des partis politiques permet la
normalisation de la présentation conformément aux règles communes (fond, couleurs et modèles) ;
Transmission des résultats électoraux : soutenir la conception et la mise en œuvre de systèmes de
transmission des résultats transparents, efficaces et crédibles, qui peuvent contribuer à faciliter
l'acceptation des résultats tout en réduisant les risques d'accidents et de violence ;
Production de plans de visibilité : ECES produit pour chaque projet un plan de visibilité conforme aux
règles et procédures de chaque bailleur, qui est soumis à l'approbation avant d'être mis en œuvre.
Ce plan comprend la conception et la publication de sites web et de réseaux sociaux dédiés ;
Fourniture d'une expertise électorale spécifique politique, juridique et technique, de haute qualité,
flexible et personnalisée en vue d'élaborer des réponses appropriées et efficaces aux besoins des
autorités nationales et des acteurs électoraux ;
Formation et renforcement des capacités notamment des différents acteurs publics relevant du
pouvoir exécutif, législatif ou judiciaire, des acteurs politiques, des medias et de la société civile ;
Mise en œuvre de campagnes d’information et de sensibilisation des électeurs ;
Appui à la négociation et au dialogue politique et inter-confessionnel ;
Prévention, mitigation et gestion des conflits électoraux et de la violence, soutien aux processus de
gestion de crise, de mediation,de résilence,de restauration de la paix et de la confiance entre les
parties prenants ;
Appui à l’Intégration de la dimension du genre dans les processus démocratiques et électoraux et
promotion de la participation des femmes à tous les niveaux et étapes des processus électoraux et
démocratiques ;
Appui à l’insertion des jeunes et de minorités, à la participation citoyenne et à la promotion de la
diversité culturelle, religieuse et ethnique ;
Soutien à l’amélioration de l’organisation et du fonctionnement démocratique des autorités
régaliennes (Justice, police, armée, forces de sécurité ;
Développement de projets de recherche académiques et appliquées liées aux aspects politiques,
sociaux, économiques et juridiques de l’organisation démocratique et des processus électoraux cités
aux points 1° ainsi que la publication et la promotion de ces documents, recherches et études liées
aux processus électoraux, à l’organisation démocratique et au respect des droits humains et la
promotion de ces publications ;
Tenue de conférences, tables rondes, séminaires, think tanks liés aux processus électoraux et de
démocratisation ;
Organisation ou participation à des réseaux de coopération, sous différentes formes, entre les
experts et acteurs actifs dans le cadre des processus électoraux et des processus de
démocratisation ;
Volet B
Gestion transparente et efficace de fonds pour le compte de donateurs internationaux, régionaux et
nationaux mis à disposition de ces bailleurs ;
Sensibilisation, l’éducation, la formation et l’organisation d’initiatives multidisciplinaires, de
publications, de débats, de conférences et de think tanks visant à expliquer et promouvoir la
démocratie, les droits humains, l’Etat de droit, les processus électoraux démocratiques, la tolérance,
la promotion de la diversité dans le cadre des sociétés multiculturelles, la  lutte contre les
discriminations et le racisme en Belgique et au sein de l’Union Européenne ;
Participation à des alliances/associations/partenariats formels ou informels avec des institutions
publiques, nationales ou internationales, ou des sociétés ou associations  privées en relation avec
son objet ;
Participation à des appels d'offres publics ou à des appels à proposition visant à recevoir des
subventions pour des activités en relation avec son objet ;
Signature, en relation avec son objet, de contrats de subvention ou des contrats de droit public avec
des institutions nationales ou internationales ou signer des contrats avec des personnes morales de
droit privé.
 
6.2 La Fondation peut poser tous les actes et exercer toutes les activités se rapportant directement
ou indirectement à ses buts, tant en Belgique qu'à l'étranger. Elle peut notamment prêter son
concours et s'intéresser à toutes activités similaires aux siennes, ainsi que créer et gérer tous
services qui sont de nature à favoriser, directement ou indirectement, la réalisation de ses buts.
 
6.3 Elle peut se livrer à toutes activités et notamment des activités commerciales à titre principal afin
de se procurer des ressources sans toutefois pouvoir distribuer ou procurer, directement ou
indirectement, un quelconque avantage patrimonial à ses fondateurs, ses administrateurs ni à toute
autre personne. Est considérée comme distribution indirecte d’un avantage patrimonial toute
opération par laquelle les actifs de la fondation diminuent ou les passifs augmentent et pour laquelle
celle-ci soit ne reçoit pas de contrepartie soit reçoit une contrepartie manifestement trop faible par
rapport à sa prestation.
 
6.4 Sur décision de l’organe d'administration, la Fondation peut en outre adhérer à toutes institutions
ou organisations, en Belgique ou à l'étranger, afin de réaliser, développer ou faciliter ses buts et ses
activités. »
 
 
Troisième résolution : Décision d’adapter les statuts de la fondation aux dispositions du Code des
sociétés et des associations
 
En application de l’article 39, §1, alinéa 1 et 3 de la loi du 23 mars 2019 introduisant le Code des
sociétés et des associations et portant des dispositions diverses, l’organe d’administration décide d’
adapter les statuts de la Fondation aux dispositions du Code des sociétés et des associations.
 
 
Quatrième résolution : Adoption de nouveaux statuts
 
Comme conséquence des résolutions précédentes, l’organe d’administration décide d’adopter des
statuts complètement nouveaux, qui sont en concordance avec le Code des sociétés et des
associations. L’organe d’administration déclare et décide que le texte des nouveaux statuts est
rédigé comme suit :
 
 
ARTICLE 1 - FONDATEURS – ORIGINES
 
1.1 Les fondateurs de la fondation sont :
 
1. Feu l’Abbé MUHOLONGU MALUMALU Apollinaire, décédé le 30 Juin 2016 ;
2. Monsieur TOURRES Eric, domicilié au 15/RC+1 rue de Dublin, 1050, Bruxelles ;
3. Monsieur DA SILVA MARQUES Paul Manuel, domicilié à 7080-301 Vendas Novas, Foro do 
Narciso, Afeiteira (Portugal) ;
4. Monsieur ANDERBRHAN WELDE Giorgis, domicilié à 1410 Waterloo, avenue Prince Charles, 11.
 
1.2 ECES est née de l'idée d'une organisation européenne spécialisée dans l'appui électoral au
service de l'Union Européenne (UE) et des États membres de l'UE bien avant d'être officiellement
fondée en 2010. L'idée et l'initiative sont venues de Monsieur Fabio Bargiacchi en 1997, lorsqu'il a
Volet B
participé à une mission de l'OSCE en Bosnie. Là, il s'est rendu compte que l'USAID avait sa propre
organisation dédiée à la mise en œuvre de l'assistance électorale par le biais d'un accord de
coopération établi depuis 1995, connu sous le nom de CEPPS (Consortium for Elections and Political
Process Strengthening). L'UE et/ou les membres de l'UE, ne disposait toutefois pas d'une telle
organisation; à la place, ils finançaient d'autres organisations internationales telles que l'OSCE et les
Nations Unies.
 
Monsieur Fabio Bargiacchi a coopté à cette cause le regretté Abbé Malu Malu ainsi que tous les
autres membres de l’organe d'administration, qui ont partagé des idées similaires sur la nécessité de
créer un Centre européen pour un appui électoral incarnant les visions et valeurs de l'UE et des États
membres de l'UE en tant que donateurs. Les deux hommes ont également cherché à intégrer les
points de vue des pays bénéficiaires en termes de visibilité, de pilotage des projets, de flexibilité et
de rentabilité afin de consacrer davantage de fonds aux activités au lieu des coûts d'administration et
de ressources humaines.
 
1.3 Le Centre Européen d’Appui Electoral (ECES) est une fondation indépendante, non partisane, à
but non lucratif, dont le mandat est international. ECES a mis en œuvre des activités dans plus de 50
pays différents, notamment en Afrique et au Moyen Orient, principalement grâce au financement de
l'UE et des Etats Membres.
 
1.4 ECES promeut le développement démocratique durable à travers la fourniture de service de
conseil, d'appui opérationnel et de gestion de projet et paniers communs dans le domaine de
l'assistance électorale et démocratique.
 
1.5 ECES est certifié  TRACE  et  ISO 9001  pour son adhérence à la transparence financière et aux
systèmes de gestion de qualité. ECES a élaboré et protégé sa stratégie intitulée "Une réponse
européenne au soutien du cycle électoral - EURECS", qui est mise en œuvre via des  méthodologies
et des outils spécifiques  également protégés par des droits d'auteur EURECS est un mécanisme de
prestation novateur et alternatif pour mettre en œuvre des activités d'assistance électorale et
démocratique qui sont principalement conformes aux valeurs européennes et aux politiques de l'UE
visant à faciliter la coopération en matière électorale entre l'UE, les États membres de l'UE et les
pays partenaires.
 
1.6 Dans ce contexte, ECES est également membre du réseau du EPLO Bureau européen de liaison
pour la consolidation de la paix (European Peace Building Liason Office) la plus grande et la plus
importante plateforme européenne de la société civile regroupant 47 organisations indépendantes et
groupes de réflexion de 16 pays européens engagés dans la consolidation de la paix et la prévention
des conflits.
 
ARTICLE 2- DENOMINATION
 
2.1 La fondation privée est dénommée: « European Center For Electoral Support - Centre européen
d'Appui Electoral – Centro Europeo di Assistenza Elettorale» en abrégé « ECES » comme repris
surson site web en trois langues (anglais, francais, italien, www.eces.eu).
 
2.2 Les dénominations complète et abrégée peuvent être utilisées ensemble ou séparément.
 
2.3 Tous les actes, factures, annonces, publications, lettres, notes de commande, sites internet et
autres documents, sous forme électronique ou non, émanant de la fondation ou d'un centre
d'opération, doivent contenir la dénomination de la fondation, la mention «Fondation privée» et
l'indication précise de son siège. Toute personne qui intervient pour la fondation dans un document
visé à l'alinéa précédent sur lequel l'une de ces mentions ne figure pas, peut être déclarée
personnellement responsable de tout ou partie des engagements qui y sont pris par la fondation.
 
ARTICLE 3 - SIEGE
 
3.1 Le siège de la fondation est établi dans la Région de Bruxelles-Capitale. L’adresse électronique
de la fondation et le site internet de la fondation sont les suivants: info@eces.eu et www.eces.eu .
 
3.2 L’organe d’administration a le pouvoir de déplacer le siège de la fondation en Région Wallonne,
sans modification des statuts, ou en Région Flamande moyennant, dans ce cas, une modification
des statuts en raison de l’application de la règlementation linguistique
 
Volet B
ARTICLE 4 - DUREE
 
La durée de la fondation est illimitée.
 
ARTICLE 5 - BUTS.
 
5.1 La fondation a pour buts désintéressés, hors de toute espèce d’appartenance religieuse,
philosophique ou politique, de promouvoir le développement démocratique durable, l’État de droit et
les droits humains au niveau international à travers l’offre de services de conseils, de formation,
d'appui opérationnel et de projets multidisciplinaires dans le domaine de l'assistance démocratique et
électorale.  
 
5.2 La fondation inscrit son action notamment dans le cadre de l’implémentation de la stratégie de l’
Union Européenne et de ses États membres et, dans ce cadre, vise à être l'organisation européenne
sans but lucratif de référence pour la mise en œuvre de projets conformes aux valeurs et aux
politiques de l'Union européenne et de ses États membres dans le cadre de leur politique de
voisinage et de partenariats.
 
5.3 ECES a pour but d’aider les pays en transition démocratiques et essentiellement les pays
partenaires de l'UE et de ses États Membres à organiser leurs processus démocratiques et
électoraux de manière crédible, transparente et apaisée.
 
5.4 Dans le cadre de ses missions d’assistance démocratique et électorale, ECES a élaboré et
protégé sa stratégie intitulée "Une réponse européenne au soutien du cycle électoral - EURECS".
EURECS est une stratégie innovante de provision d'assistance électorale et démocratique qui
englobe une approche de mise en œuvre pratique du soutien électoral et est basée sur la conviction
que l'assistance électorale doit s'étendre sur deux dimensions: le temps et l'espace. Cette stratégie a
une approche à long terme envers les élections, basée sur un soutien à tous les stades du cycle
électoral pour passer de l'ambition à la réalité. Il s'agit d'une approche plus large et plus intégrée
visant à stimuler l'appropriation par les acteurs politiques et électoraux et à créer des possibilités de
résultats concrets.
 
5.5 Il s'agit de mettre en œuvre des activités d'assistance électorale et démocratique qui sont
conformes les valeurs européennes et les politiques de l'UE via des méthodologies et des outils
spécifiques développés et aussi protégés par des droits d'auteur telles que ses procédures
opérationnelles standard (SOP), les lignes directrices en matière de communication et de visibilité,
les analyses de l'économie politique électorale, l'approche par projet visant à contribuer à la
prévention des conflits et de la violence électoraux, l'évaluation des menaces pour la sécurité
électorale et les programmes de formation en cascade "Leadership et Compétences en Gestion des
Conflits pour les Responsables Electoraux (LEAD)"  et "Leadership et Gestion de la Qualite pour les
Administrateurs Electoraux (LEAD-Q)" et formation a distance (Innov-Elections), Planification
Stratégique pour les Organes d’Administration Électorale et plusieurs applications technologiques
pour des fins électorales.
 
ARTICLE 6 - ACTIVITES.
 
6.1 Afin d'atteindre les buts qu'elle s'est fixés, la fondation s’est spécialisée dans le traitement
efficace de l'ensemble des interactions entre les organes d'administration des élections, les agences
de développement multilatérales et bilatérales, les gouvernements, les Organisations de la Société
Civile (OSC), les partis politiques et les fournisseurs de matériel et de services électoraux. Pour ce
faire, les activités d’ECES incluent, notamment :
 
• Gestion des fonds communs (UE et autres bailleurs): Grâce à l'adoption de procédures de gestion
transparentes conformes aux "meilleures pratiques" du secteur, ECES est en mesure de maximiser
la cohérence et la complémentarité des contributions extérieures aux processus électoraux afin
d'éviter les doubles emplois, de garantir la couverture complète de tous les aspects du processus
ainsi que la meilleure utilisation des ressources ;
• Dialogue politique : renforcer et consolider les engagements des acteurs électoraux et l'adhésion à
des valeurs démocratiques communes et partagées ;
• Processus de gestion de crise/médiation avec les acteurs électoraux clés, y compris les dirigeants
politiques: soutenir divers forums locaux, tels qu'un panel de personnalités influentes personnes; y
compris les nationaux et les hauts responsables de la médiation et des experts en gestion des
conflits qui peuvent conseiller et soutenir le panel ;
Volet B
• Liaisons des projets de consolidation de la paix existants aux mécanismes d'alerte précoce : cette
activité vise à exploiter les initiatives locales déjà en cours dans ce sens, qui doivent être
coordonnées de manière renforcée pour accroître leur efficacité ;
• Mapping des réseaux religieux et des associations et dialogue inter- et intra-confessionnel, avec le
potentiel de lutte contre l'extrémisme et la radicalisation: le dialogue inter- et intra-confessionnel et
interconfessionnel a la possibilité de faire face efficacement aux défis politiques et électoraux et de
contribuer au progrès de la démocratisation ainsi qu'au déroulement pacifique des élections, de
manière à donner signification et direction aux adeptes de différentes confessions, ancrée dans la
guidance religieuse ;
• Initiatives de dialogue visant à instaurer la confiance (au niveau régional, national et
communautaire): ces activités peuvent contribuer à renforcer et à consolider les engagements d'un
large éventail d'acteurs électoraux et leur adhésion à des valeurs démocratiques communes et
partagées ;
• Soutien consultatif : fourniture d'une expertise électorale spécifique, de haute qualité, flexible et
personnalisable en vue d'élaborer des réponses appropriées et efficaces aux besoins des autorités
nationales et des acteurs électoraux ;
• InnovElections : approche hybride de la prestation de formation grâce à un menu flexible de
programmes de formation, associée à des solutions à distance pour atténuer les défis imposés par la
pandémie du Covid-19 ;
• Soutien logistique et opérationnel : l'évaluation des forces et des faiblesses de chaîne logistique et
opérationnelle des élections est une nécessité pour améliorer l'efficacité, le calendrier, le coût et la
durabilité, tout en fournissant un soutien aux opérations logistiques (acquisition, inventaire,
déploiement et stockage du matériel électoral, la conception et sécurisation des bulletins de vote, la
transmission des résultats électoraux) ;
• Suivi des médias et communication institutionnelle : le suivi des médias, qui consiste à observer le
contenu des médias à l'aide d'une analyse quantitative et qualitative à long terme, est essentiel pour
évaluer la couverture médiatique du processus électoral, le pluralisme et la perception qu'ont les
citoyens des organes d'administration des élections (OGE) et du processus électoral ;
• Acquisition de matériel électoral : élaboration de plans d'acquisition pour le compte des bailleurs et
dans le respect total des procédures et des spécifications techniques, ce qui permet d'identifier les
besoins qui développent la méthodologie de gestion et le chronogramme les plus appropriés en
tenant compte des défis liés au calendrier électoral ;
• Soutien des organes d'administration des élections pour renforcer leur capacité à gérer les fonds
des bailleurs, y compris les rapports et les procédures liées à l'évaluation des dépenses:
conformément à la déclaration de Paris sur l'efficacité de l'aide et au partenariat de Busan, tout en
garantissant la transparence et la traçabilité de l'utilisation des fonds, aider les bénéficiaires à devenir
pleinement autonomes dans la gestion des contributions financières ;
• Développement de technologies de l'information et de la communication (TIC) innovantes, de
solutions faciles d'utilisation et d'applications adaptées au soutien électoral: la technologie peut être
un atout stratégique pour soutenir les activités liées à l'assistance électorale ;
• Mise en œuvre de campagnes d'éducation civique des électeurs: ECES conçoit et met en œuvre
des activités d'éducation civique et électorale pour différents acteurs électoraux, en particulier pour
les organes de gestion des élections et les OSC. Ces activités sont menées à l'aide d'outils
innovants, tels que la production de vidéos et l'utilisation de la surveillance des médias et des
réseaux sociaux et la mise en œuvre de campagnes de cinéma mobile à l'échelle nationale ;
• Conception et sécurisation des bulletins de vote : plusieurs études ont démontré que l'ordre des
candidats, le texte la typographie et la mise en page telles que la présence de logos et de photos ne
sont pas des éléments neutres du bulletin de vote. Afin d’assurer un traitement juste et équitable de
tous les candidats, le traitement digital des logos des candidats et des partis politiques permet la
normalisation de la présentation conformément aux règles communes (fond, couleurs et modèles) ;
• Transmission des résultats électoraux : soutenir la conception et la mise en œuvre de systèmes de
transmission des résultats transparents, efficaces et crédibles, qui peuvent contribuer à faciliter
l'acceptation des résultats tout en réduisant les risques d'accidents et de violence ;
• Production de plans de visibilité : ECES produit pour chaque projet un plan de visibilité conforme
aux règles et procédures de chaque bailleur, qui est soumis à l'approbation avant d'être mis en
œuvre. Ce plan comprend la conception et la publication de sites web et de réseaux sociaux dédiés ;
• Fourniture d'une expertise électorale spécifique politique, juridique et technique, de haute qualité,
flexible et personnalisée en vue d'élaborer des réponses appropriées et efficaces aux besoins des
autorités nationales et des acteurs électoraux ;
• Formation et renforcement des capacités notamment des différents acteurs publics relevant du
pouvoir exécutif, législatif ou judiciaire, des acteurs politiques, des medias et de la société civile ;
• Mise en œuvre de campagnes d’information et de sensibilisation des électeurs ;
• Appui à la négociation et au dialogue politique et inter-confessionnel ;
Volet B
• Prévention, mitigation et gestion des conflits électoraux et de la violence, soutien aux processus de
gestion de crise, de mediation,de résilence,de restauration de la paix et de la confiance entre les
parties prenants ;
• Appui à l’Intégration de la dimension du genre dans les processus démocratiques et électoraux et
promotion de la participation des femmes à tous les niveaux et étapes des processus électoraux et
démocratiques ;
• Appui à l’insertion des jeunes et de minorités, à la participation citoyenne et à la promotion de la
diversité culturelle, religieuse et ethnique ;
• Soutien à l’amélioration de l’organisation et du fonctionnement démocratique des autorités
régaliennes (Justice, police, armée, forces de sécurité ;
• Développement de projets de recherche académiques et appliquées liées aux aspects politiques,
sociaux, économiques et juridiques de l’organisation démocratique et des processus électoraux cités
au point 1° ainsi que la publication et la promotion de ces documents, recherches et études liées aux
processus électoraux, à l’organisation démocratique et au respect des droits humains et la promotion
de ces publications ;
• Tenue de conférences, tables rondes, séminaires, think tanks liés aux processus électoraux et de
démocratisation ;
• Organisation ou participation à des réseaux de coopération, sous différentes formes, entre les
experts et acteurs actifs dans le cadre des processus électoraux et des processus de
démocratisation ;
• Gestion transparente et efficace de fonds pour le compte de donateurs internationaux, régionaux et
nationaux mis à disposition de ces bailleurs ;
• Sensibilisation, l’éducation, la formation et l’organisation d’initiatives multidisciplinaires, de
publications, de débats, de conférences et de think tanks visant à expliquer et promouvoir la
démocratie, les droits humains, l’Etat de droit, les processus électoraux démocratiques, la tolérance,
la promotion de la diversité dans le cadre des sociétés multiculturelles, la  lutte contre les
discriminations et le racisme en Belgique et au sein de l’Union Européenne ;
• Participation à des alliances/associations/partenariats formels ou informels avec des institutions
publiques, nationales ou internationales, ou des sociétés ou associations  privées en relation avec
son objet ;
• Participation à des appels d'offres publics ou à des appels à proposition visant à recevoir des
subventions pour des activités en relation avec son objet ;
• Signature, en relation avec son objet, de contrats de subvention ou des contrats de droit public
avec des institutions nationales ou internationales ou signer des contrats avec des personnes
morales de droit privé.
 
6.2 La fondation peut poser tous les actes et exercer toutes les activités se rapportant directement ou
indirectement à ses buts, tant en Belgique qu'à l'étranger. Elle peut notamment prêter son concours
et s'intéresser à toutes activités similaires aux siennes, ainsi que créer et gérer tous services qui sont
de nature à favoriser, directement ou indirectement, la réalisation de ses buts.
 
6.3 Elle peut se livrer à toutes activités et notamment des activités commerciales à titre principal afin
de se procurer des ressources sans toutefois pouvoir distribuer ou procurer, directement ou
indirectement, un quelconque avantage patrimonial à ses fondateurs, ses administrateurs ni à toute
autre personne. Est considérée comme distribution indirecte d’un avantage patrimonial toute
opération par laquelle les actifs de la fondation diminuent ou les passifs augmentent et pour laquelle
celle-ci soit ne reçoit pas de contrepartie soit reçoit une contrepartie manifestement trop faible par
rapport à sa prestation.
 
6.4 Sur décision de l’organe d'administration, la fondation peut en outre adhérer à toutes institutions
ou organisations, en Belgique ou à l'étranger, afin de réaliser, développer ou faciliter ses buts et ses
activités.
 
ARTICLE 7 - PATRIMOINE AFFECTE A LA REALISATION DES BUTS DE LA FONDATION ET
LIBERALITES
 
7.1 Le patrimoine d’ECES est affecté à la poursuite d'un but désintéressé dans le cadre de l'exercice
d'une ou plusieurs activités déterminées qui constituent son objet. Elle ne peut distribuer ni procurer,
directement ou indirectement, un quelconque avantage patrimonial à ses fondateurs, ses
administrateurs ni à toute autre personne, sauf dans le but désintéressé déterminé par les statuts.
Toute opération violant cette interdiction est nulle.
 
7.2 Les fondateurs ont affecté à la réalisation des buts désintéressés de la fondation, le patrimoine
Volet B
suivant:
 
1. Monsieur TOURRES Eric, un apport en numéraire de nonante mille euros (€ 90.000,00) ;
2. Monsieur DA SILVA MARQUES Paulo Manuel, un apport en numéraire de dix mille euros (€
10.000,00) ;
3. L'Abbé MUHOLONGU MALUMALU Apollinaire, un apport en numéraire de mille cinquante euros
(€ 1.050,00) ;
4. Monsieur ANDERBRHAN WELDE Giorgis, un apport en numéraire de neuf cent cinquante euros
(€ 950,00).
 
La destination du patrimoine de la fondation en cas de dissolution, qui doit être affecté à un but
désintéressé.
 
7.3 A l'exception des dons manuels, toute libéralité entre vifs au profit de la fondation dont la valeur
excède cent mille euros (100.000 euros) doit être autorisée par le ministre de la Justice ou son
délégué. La libéralité est réputée autorisée si le ministre de la Justice ou son délégué n'a pas réagi
dans un délai de trois mois à dater de la demande d'autorisation qui lui est adressée. Le ministre de
la Justice détermine les pièces qui doivent être jointes à la demande. Si le dossier communiqué par
la fondation est incomplet, le ministre de la Justice ou son délégué en informe la fondation par lettre
recommandée en indiquant les pièces manquantes. Le délai de trois mois est suspendu à la date de
cet envoi jusqu'à la communication de l'ensemble des pièces sollicitées. L'autorisation peut
seulement être accordée si la fondation s'est conformée aux dispositions de l'article 2:11. Le montant
visé à l'alinéa 1er peut être modifié par arrêté royal délibéré en Conseil des ministres.
 
ARTICLE 8 - ORGANE D'ADMINISTRATION
 
8.1 L’organe d’administration est l'organe souverain de la fondation.
 
8.2 L'organe d'administration a le pouvoir d'accomplir tous les actes nécessaires ou utiles à la
réalisation de l'objet de la fondation. Les administrateurs peuvent convenir de la répartition des
tâches entre eux. Une telle répartition des tâches n'est pas opposable aux tiers, même si elle est
publiée. L'organe d'administration représente la fondation, en ce compris la représentation en justice.
Les administrateurs exercent leurs pouvoirs en collège.
L’organe d’adminstration peut déléguer certaines compétences à un ou plusieurs de ses membres,
ou à un ou plusieurs tiers.
 
ARTICLE 9 - MODE DE NOMINATION, DE REVOCATION ET DE CESSATION DE FONCTIONS
DES ADMINISTRATEURS
 
9.1 Les administrateurs sont nommés par l’organe d'administration statuant à la majorité des deux
tiers, et pour autant que la totalité de ses membres soient présents ou représentés lors de cette
délibération.
La durée du mandat d'administrateur est fixée par l’organe d'administration, avec un maximum de 6
ans. Le mandat est renouvelable.
 
9.2 L’organe d’administration comprend au moins trois personnes et au maximum huit personnes.
 
9.3 L’organe d'administration nomme un Directeur Exécutif- chargé de la gestion journalière et de la
direction de l'Unité de Gestion. Il est en outre membre de droit de l’organe d'administration et est
nommé pour une durée fixée à 6 ans renouvelables par l’organe d'administration.
 
9.4 L’organe d'administration, statuant à deux tiers de ses membres, choisit en son sein un
Président. Il peut en outre choisir en son sein, aux mêmes conditions et majorité, un Vice-président,
et/ou un Trésorier.
Le Président est notamment chargé de convoquer et de présider l’organe d’administration ainsi que
de veiller, de manière générale, au fonctionnement de la fondation conformément à la loi et aux
présents statuts.
Le Vice-président, s'il en existe un, assiste le Président dans l'exercice de ses fonctions
Le Trésorier, s'il en existe un, est notamment chargé d'appuyer pour le compte du Président de l’
organe l d'administration et sous la supervision du Directeur Exécutif, la tenue des comptes, des
déclarations et formalités fiscales incombant à la fondation et du dépôt des comptes à la Banque
Nationale de Belgique. Dans sa fonction le Trésorier peut également appuyer par une compagnie ou
entreprise privée, chargée d'appuyer ECES dans la réalisation de ces tâches.
Volet B
Le secrétariat de l’organe d'administration est assuré par le Directeur Exécutif, avec son Unité de
Gestion, qui, sous les indications et au nom du Président de l’organe d'administration, prépare les
rapports, les notes et les ajoute au dossier, l'agenda et tout autre document nécessaire à la bonne
tenue et organisation des  réunions et travaux de l’organe d'administration.
 
En cas d'empêchement temporaire du Président, du Vice-président, ou du Trésorier ou de tout autre
membre de l’organe d'administration, leurs fonctions seront assumées, durant la période
d'indisponibilité, par le Directeur Executif.
 
9.5 Les mandats de Président, de Vice-président, de Trésorier ainsi que celles de membre de l’
organe d'administration sont exercés à titre gratuit en ce qui concerne les travaux de l’organe d’
administration, sauf si l’organe d’administration en décide autrement, et seront rétribués pour des
activités faites dans le contexte des projets de la fondation financés par des bailleurs selon les
barêmes contenus dans les « Standard Operating Procedures » de la fondation que sont revus
chaque année en suivant le principes de ISO 9001 et TRACE dont la fondation a obtenu ses
certifications.
 
9.6 Les administrateurs ne contractent, en raison de leurs fonctions, aucune obligation personnelle et
ne sont responsables que de l'exécution de leur mandat et dans ce contexte, ECES a contracté une
assurance professionnel chez AIG pour fournir aux membres de l’organe d'administration une
protection solide contre les plaintes déposées contre eux pour manquement présumé à leurs devoirs,
négligence, inexactitudes, erreurs ou omissions et autres risques juridiques liés à l'exécution de leurs
fonctions et devoirs.
 
9.7 Tout administrateur peut mettre un terme à son mandat, avec un préavis d'une durée d'un mois,
en notifiant sa décision, par écrit, à l’organe d'administration. L'administrateur démissionnaire doit
toutefois demeurer en fonction jusqu'à l'acceptation de sa démission par l’organe d'administration,
lequel ne peut lui être refusée que pour de justes motifs.
 
9.8 II peut être mis fin au mandat d'un membre suite à une décision de l’organe d'administration prise
à la majorité des deux tiers, le vote de chacun des membres devant être exprimé, sans possibilité de
donner une procuration. La révocation d'un administrateur peut être prononcée par l’organe
d'administration pour sanctionner toute action ou omission lésant gravement les intérêts de la
fondation, ou s'il entrave volontairement la réalisation des buts de la fondation, ou encore s'il
présente un danger manifeste pour la réputation de la fondation. L’organe d'administration prend
également acte de la fin du mandat d'un membre après constatation de l'absence non justifiée et de
la non-participation du membre pendant trois réunions de l’organe d’administration
 
9.9 Tout administrateur peut demander une mise en disponibilité. Durant cette période,
l'administrateur est ou peut être remplacé dans ses fonctions par un administrateur ou par un
nouveau membre après approbation par les deux tiers des autres membres de l’organe 
d'administration.
 
ARTICLE 10 - FONCTIONNEMENT DE L’ORGANE D’ADMINISTRATION
 
10.1 L’organe d'administration se réunit aussi souvent que l'exigent les intérêts de la fondation et, au
moins deux fois l’an. Les administrateurs empêchés peuvent se faire représenter par un autre
administrateur, porteur d’une procuration écrite dûment signée. Un administrateur ne peut
représenter qu’un seul autre administrateur. Sauf dispositions légales ou statutaires particulières, l’
organe d’administration délibère valablement si la moitié au moins des administrateurs sont présents
ou représentés.
 
10.2 Chaque administrateur dispose d’une voix.
Sauf dispositions légales ou statutaires particulières, les décisions de l’organe d’administration sont
prises à la majorité des deux tiers plus une des voix des administrateurs présents et représentés.
Les votes blancs ou nuls, ainsi que les abstentions ne sont pas pris en compte pour le calcul des
majorités. En cas de partage des voix, celle du Président ou de son remplaçant est prépondérante.
 
10.3. Lorsque l’organe d’administration est appelé à prendre une décision ou à se prononcer sur une
opération relevant de sa compétence à propos de laquelle un administrateur a un intérêt direct ou
indirect de nature patrimoniale qui est opposé à l’intérêt de la fondation, cet administrateur doit en
informer les autres administrateurs avant que l’organe d’administration ne prenne une décision. Sa
déclaration et ses explications sur la nature de cet intérêt opposé doivent figurer dans le procès-
Volet B
verbal de la réunion de l’organe d’administration qui doit prendre cette décision. Il n’est pas permis à
l’organe d’administration de déléguer cette décision. L’administrateur ayant un conflit d’intérêts au
sens du premier alinéa ne peut prendre part aux délibérations de l’organe d’administration
concernant ces décisions ou ces opérations, ni prendre part au vote sur ce point. Lorsqu’il n’y a qu’
un administrateur et que celui-ci a un conflit d’intérêts, ou si tous les administrateurs ont un conflit d’
intérêts, ils peuvent eux-mêmes prendre la décision ou accomplir l’opération. Les paragraphes
précédents ne s’appliquent pas lorsque les décisions de l’organe d’administration concernent des
opérations habituelles conclues dans des conditions et sous les garanties normales du marché pour
des opérations de même nature.
 
Les autres administrateurs décrivent dans le procès-verbal, ou l’administrateur unique dans un
rapport spécial, la nature de la décision ou de l’opération ainsi que les conséquences patrimoniales
de celle-ci pour la fondation et justifie la décision qui a été prise. Cette partie du procès-verbal ou ce
rapport est repris dans son intégralité dans le rapport de gestion ou dans le document déposé en
même temps que les comptes annuels.
 
La fondation peut demander la nullité des décisions prises ou des opérations accomplies en violation
des règles prévues ci-dessus, si l’autre partie à ces décisions ou opérations avait ou devait avoir
connaissance de cette violation.
 
10.4 L’organe d’administration est convoqué par le Président ou, en cas d’empêchement, par le Vice-
président, s’il en existe un ou, à défaut, par un autre administrateur, sur suggestion des dates du
Directeur Exécutif qui opère comme Secrétaire de l’organe d’administration. Les convocations aux
réunions de l’organe d'administration sont envoyées par lettres ordinaires, télé courriers et/ou
courriers électroniques, au moins cinq jours avant la date fixée pour chaque réunion de l’organe
d'administration. Elles contiennent l'ordre du jour. L’organe d'administration ne peut délibérer que sur
les points inscrits à l'ordre du jour. Exceptionnellement, un point non inscrit à l'ordre du jour peut être
débattu si les deux tiers des administrateurs présents ou représentés marquent leur accord. Dans
des cas exceptionnels dument justifiés par l'urgence et l'intérêt social de la fondation, les décisions
de l’organe d'administration peuvent être prises par consentement des administrateurs exprimé par
écrit, sans réunion physique de ceux-ci.
 
10.5 Toutes les décisions de l’organe d'administration sont consignées dans un registre des procès-
verbaux, lesquels sont signés par le Président et le Secrétaire, s'il en existe un. Ce registre est
conservé au siège de la fondation.
 
ARTICLE 11 — DELEGUE(S) A LA GESTION JOURNALIERE
 
11.1 L'organe d'administration peut charger une ou plusieurs personnes, qui agissent chacune
individuellement, conjointement ou collégialement, de la gestion journalière de la fondation, ainsi que
de la représentation de la fondation en ce qui concerne cette administration. L'organe
d'administration qui a désigné l'organe de gestion journalière est chargé de la surveillance de celui-
ci. 
 
La gestion journalière comprend aussi bien les actes et les décisions qui n'excèdent pas les besoins
de la vie quotidienne de la fondation que les actes et les décisions qui, soit en raison de l'intérêt
mineur qu'ils représentent, soit en raison de leur caractère urgent, ne justifient pas l'intervention de
l'organe d'administration.
 
La disposition selon laquelle la gestion journalière est confiée à une ou plusieurs personnes qui
agissent chacune individuellement, conjointement ou collégialement, est opposable aux tiers aux
conditions fixées à l'article 2:18 du Code des sociétés et des associations. Les limitations au pouvoir
de représentation de l'organe de gestion journalière ne sont toutefois pas opposables aux tiers,
même si elles sont publiées.
 
11.2 La décision de délégation est prise à la majorité des deux tiers plus un des membres de l’
organe d'administration, et pour autant que les deux tiers des membres au moins soient présents ou
représentés.
 
11.3 La délégation de gestion journalière est exercée par le Directeur Exécutif qui supervise et
s'appuie sur l'Unité de Gestion. Les seuils de responsabilité de paiement par le Directeur Exécutif ou
les membres désignés de l’organe d'administration individuellement ou les deux conjointement sont
fixés par décision de l’organe  d'administration. A titre indicatif, la gestion journalière comprend le
Volet B
pouvoir d'accomplir toutes mesures nécessaires ou utiles à la mise en œuvre des décisions
stratégiques de l’organe d'administration.
Le Directeur Exécutif est chargé des missions suivantes :
 
A. Orientation opérationnelle, services consultatifs et stratégies de mise en œuvre pour la Direction
d’ECES :
 
- Exercer la responsabilité générale des aspects de planification, de mise en œuvre, de gestion, de
suivi et de coordination de toutes les activités, opérations et personnel d’ECES par le biais de l'Unité
de Gestion d’ECES. En particulier, le Directeur Exécutif sera soutenu et coordonné avec les cadres
supérieurs d’ECES (chef de l'administration et des finances et chef des opérations, chef du
programme/spécialiste de l'assistance électorale) ;
- Être responsable de la rédaction, de la mise en œuvre et du suivi des plans stratégiques triannuels
et plans opérationnels annuels préparés par l'ECES ;
- Établir des liens et initier la rédaction de protocoles d'accord relatifs aux activités d'assistance
électorale entre l'ECES et les partenaires externes, les gouvernements, les donateurs et les OGE,
tout en tenant compte des leçons apprises et des meilleures pratiques du domaine de l'assistance
électorale ;
- Identifier les approches et les modalités permettant d'atteindre les objectifs de gestion et
d'améliorer le rapport coût-efficacité des activités d’ECES ;
- Diriger les services de conseil d’ECES dans le processus de rédaction des fiches d'identification
des projets, des propositions financières et des documents de projet, y compris la définition des
procédures opérationnelles, la sélection du personnel/des entrepreneurs et la mobilisation des
ressources pour les projets ;
- Être responsable, en coordination avec les (Chef de l'administration et des finances et Chef des
opérations, Chef du programme/spécialiste de l'assistance électorale) et les experts associés, de la
préparation en temps voulu et du contrôle de la qualité en utilisants les principes de ISO 9001 de
tous les rapports techniques de fond, des mémoires et des documents requis ;
- Identifier les approches et les modalités permettant d'atteindre les objectifs de gestion et
d'améliorer le rapport coût-efficacité des activités d’ECES ;
- Assurer le renforcement des complémentarités et la recherche de synergies entre les activités
d'observation électorale et d'assistance électorale, entre le soutien électoral et le développement
parlementaire et entre le soutien électoral et la prévention et l'atténuation des conflits.
- Dépanner et assurer la conformité contractuelle de tous les contrats de subvention et de service d’
ECES ou des contrats issus d'appels à propositions ;
- Assurer la liaison avec les collègues d’ECES, les bénéficiaires et les donateurs pour le suivi et
l'évaluation des projets d’ECES en vue de fournir un soutien et une fertilisation croisée des
meilleures pratiques ;
- Rédiger les spécifications techniques des articles et équipements électoraux et réaliser des études
de marché pour étudier les nouvelles technologies à intégrer dans les futurs projets d'assistance
électorale ;
- Élaborer des termes de référence pour les services couramment requis et les missions de
formulation (budgétisation, évaluation des risques et planification).
- Coordonner et diriger la préparation des missions d'identification/formulation, y compris sur la
composition des missions.
- Établir et gérer les listes internes d'experts en administration/support électoral d’ECES ;
- Assurer la mise en place et l'équipement du bureau de projet dès le début des opérations du projet ;
- Gérer le recrutement des équipes de projet, des consultants locaux et du personnel de soutien,
ainsi que l'identification des experts internationaux ;
- Diriger, coordonner et superviser les activités du personnel, des experts et des consultants de
l'ECESd’ECES qui font partie des équipes d'appui technique ;
- S'assurer que tous les membres de l'équipe du projet, les entrepreneurs et les partenaires du projet
produisent et soumettent en temps voulu tous les rapports partiels et/ou d'avancement ;
- Agir en tant que conseiller électoral principal, en consultation avec tous les collègues d’ECES, pour
l’organe d’administration (OA);
- Organiser des réunions d'examen et/ou d'évaluation du projet ;
- Préparer des documents de fond, des mémoires et des documents sur les questions, des rapports
d'avancement pour les réunions du OA et pour les rapports des donateurs ;
- En collaboration avec les membres de l'Unité de Gestion, lancer l'achat de biens et de services, y
compris la préparation des spécifications du matériel, des termes de référence (TDR) et des
demandes de paiement (DP), la gestion du processus de sélection des fournisseurs, des
entrepreneurs et des partenaires ; et
Volet B
- Effectuer des visites sur le terrain pour superviser, coordonner et contrôler les activités du projet sur
le terrain.
- Assumer l’entière responsablité concernant l’éxécution des paiements et la signature de contrats
impliquant ECES.
 
B. Développement des capacités, production et diffusion des connaissances
 
- Diffuser les résultats de la mise en œuvre des activités d’ECES;
- Diriger la promotion, la préparation et la diffusion de la formation sur l'assistance électorale efficace
auprès des donateurs, des associations régionales des organes de gestion électorale(OGEs), des
OGEs et au sein de la communauté des universités ;
- Mettre en œuvre des activités de développement des capacités et de transfert de connaissances en
faveur des bénéficiaires d’ECES et des donateurs ;
- Diriger l'élaboration de programmes d'apprentissage en ligne sur l'assistance électorale et
l'administration électorale efficaces ;
- Identifier et coacher des experts pour les recruter dans des projets d'assistance électorale ;
- Assurer la maintenance et le développement du site Internet et du réseau social d’ECES ;
- Assurer la liaison avec le service qui traite de l'observation électorale européenne et nationale et
organiser des sessions de formation sur l'assistance électorale efficace pour l'équipe centrale
d'observation électorale de l'UE et les observateurs à long et court terme ;
- Diriger le développement d'outils de connaissances et la diffusion de produits de connaissances sur
l'assistance électorale, en soutenant activement le partage des connaissances par des contributions
aux expériences comparatives et aux leçons apprises ;
- Apporter une contribution majeure aux études d’ECES sur i) les liens entre l'inscription des
électeurs et l'enregistrement des actes d'état civil et l'utilisation des TIC ii) les coûts des élections ; iii)
les meilleures pratiques en matière d'assistance électorale ; iv) l'examen de l'approche du cycle
électoral ; v) autres ;
- Diriger la création d'un réseau universitaire pour la diffusion des connaissances sur les questions
d'assistance électorale ;
- Contribuer à accroître la visibilité des activités d’ECES, comme le lancement de rapports, de
communiqués de presse, de bulletins d'information et de réunions avec des partenaires et des
groupes de réflexion ;
- Faciliter la collaboration entre l'ECES et les réseaux européens - africains d'OGE, comme l'AAEA,
la CEDEAO, l'UA, la CEEAC, la SADC, l'ACEEEO, l’EAC en ciblant le développement de
programmes financés par des donateurs, et ;
 
C. Liaison, coordination et représentation
 
- Diriger les activités de renforcement des capacités en faveur des organisations régionales
principalement du continent africain telles que l'UA, la CEEAC, la SADC et la CEDEAO et soutenir la
création et le fonctionnement de l'École d'administration électorale de la République démocratique du
Congo dans ses activités de formation et de diffusion des connaissances axées sur les pays de la
SADC et de la CEEAC. Ces activités consisteront principalement à apporter un soutien à l'ECES
pour promouvoir le partage des connaissances et les conseils d'experts auprès de collègues et
d'experts associés, d'agences de donateurs et d'organisations internationales, d'organes
d'administration des élections (OGE) dans les pays en situation de post-conflit et les démocraties en
transition, en particulier en Afrique ;
- Assurer la liaison avec les partenaires externes pour le suivi et l'évaluation des projets ECES en
vue de fournir un soutien et une fertilisation croisée des meilleures pratiques ;
- Assurer la liaison avec les partenaires externes pour renforcer les synergies et les
complémentarités entre les activités d'observation électorale et d'assistance électorale, entre le
soutien électoral et le développement parlementaire et entre le soutien électoral et la prévention et
l'atténuation des conflits ;
- Collaborer avec les collègues d’ECES et les partenaires externes à la définition d'indicateurs de
performance pour les projets d'assistance électorale ;
- Assurer la liaison et travailler avec les agences donatrices, en particulier la Commission
européenne, les États membres de l'UE et les agences des Nations Unies pour mobiliser des
ressources pour l'ECES ;
- Contribuer à la présentation d’ECES et de ses activités lors de missions sur le terrain, de
conférences et d'autres événements, vis-à-vis des institutions de l'UE et des chefs de délégation de
l'UE, des agences de l'ONU et des représentants résidents du PNUD, des membres des OGE,
d'autres fournisseurs d'assistance électorale internationale et régionale, des universitaires, des
gouvernements donateurs et d'autres agences de développement international ;
Volet B
- Établir des liens et lancer la rédaction de protocoles d'accord relatifs aux activités d'assistance
électorale entre les bureaux bénéficiaires, les délégations de l'UE, les gouvernements, les autres
donateurs et les OGE, tout en tenant compte des enseignements généraux tirés dans le domaine de
l'assistance électorale ; et
- Superviser la recherche électorale externalisée et la diffusion des résultats de la recherche.
 
11.4 Dans la réalisation de ces tâches, et en particulier pour la gestion financière et légale d'ECES,
le Directeur Exécutif et l'Unité de Gestion peuvent se faire appuyer par des personnes ou entreprises
externes spécifiques, reconnues pour leurs compétences dans les domaines nécessaires au bon
financement de l'organisation.
 
11.5 La durée du mandat de délégué à la gestion journalière, renouvelable, est fixée à six ans à
partir de la date de la décision et doit être obligatoirement renouvelé par un vote de l’organe
d'administration à son échéance. En outre, le mandat prend fin automatiquement quand le délégué
chargé de la gestion journalière perd sa qualité d'administrateur. L’organe d'administration peut, à
tout moment et à la majorité des deux-tiers, mettre fin au mandat conféré à la ou aux personnes
chargée(s) de la gestion journalière.
 
11.6 L'organe d'administration peut en outre conférer à toute personne qu'elle soit administrateur ou
non, un mandat spécial dont il fixe l'objet, la durée, ainsi que l'éventuelle rétribution qui y est
attachée.
 
ARTICLE 12 - TITULAIRES ET POUVOIRS
 
La fondation est valablement représentée dans les tous les actes, y compris ceux où interviennent un
fonctionnaire public ou un officier ministériel, ainsi qu'en justice:
- soit par deux administrateurs agissant conjointement et qui, en tant qu'organes, ne devront pas
justifier vis-à-vis des tiers d'une décision préalable ni d'une procuration de l’organe d'administration ;
- soit, dans les limites de la gestion journalière, par le délégué ou l'un des délégués à cette gestion,
agissant individuellement et qui, en tant qu'organe, ne devra pas justifier d'une décision préalable ni
d'une procuration ;
- soit, dans les limites de leur mandat, par les mandataires spéciaux désignés en vertu de l'Article
11.6 des présents statuts.
 
ARTICLE 13 - UNITE DE GESTION
 
Les délégués à la gestion journalière établissent sous la responsabilité de l’organe d'administration,
une Unité de Gestion qui s'organise autour des priorités des programmes, opérations et finances.
L'Unité de Gestion (UG) prend en charge l'administration et la gestion journalière des activités et les
fonds d'ECES, dans la limite des règles et provisions fixées par ses statuts. L'UG fonctionne sous la
direction du Directeur Exécutif d'ECES, avec un mandat de 6 ans, rapportant directement à l’organe
d’administration, et s'appuyant sur des experts en charge de la coordination des programmes, des
questions administratives et financières et de la formation. Du personnel de soutien ou le recours à
des entreprises privées peut être engagé selon les besoins spécifiques des différentes activités et
projets d'ECES.
 
ARTICLE 14 – COMITE STRATEGIQUE
 
L’organe d'administration décide de la création d'un Comité Stratégique (Strategic and advisory
committee) dont le rôle est notamment de conseiller et d'éclairer l’organe d'administration et l’Unité
de Gestion sur les évolution et les développement en matière de cycle électoraux et de
recommander les approches pertinentes visant à renforcer l'objet de la fondation selon les plan
stratégiques tri-annuels; le nombre de membres du Comité Stratégique est limité à 15 et leur
participation se fait sur la base d'une proposition par un des membres de l’organe d'Administration
avec approbation unanime de celui-ci, la durée de participation est d'une durée de deux (2) ans
renouvelables selon les mêmes mécanismes. L’organe d’administration désigne le (la) président(e)
du Comité Stratégique, fixe ses compétences et celles du Comité. Le Directeur Exécutif est chargé
de la mise en oeuvre des décisions de l’organe d’administration visées à l’alinéa précédent.
 
ARTICLE 15 - PROCEDURES JUDICIAIRES.
 
Les actions en justice, tant en demandant qu'en défendant, sont décidées par l’organe
d'administration, et intentées ou soutenues au nom de la fondation par la ou les personne(s),
Volet B
habilitée(s) en vertu des articles 10 et 11 des statuts, à représenter la fondation. Pour tout litige entre
la fondation, ses fondateurs, membres de l’organe d’administration, commissaire(s) et liquidateur(s)
relatifs aux affaires de la fondation et à l'exécution des présents statuts, compétence exclusive est
attribuée aux tribunaux francophones du siège, à moins que la fondation n'y renonce expressément.
 
ARTICLE 16 - BUDGET, COMPTES ET RAPPORT D'ACTIVITES.
 
16.1 Chaque année et au plus tard six mois après la date de clôture de l'exercice social, l'organe
d'administration établit le budget de l'exercice suivant.
 
16.2 Chaque année et au plus tard six mois après la date de clôture de l'exercice social, l’organe d’
administration établit les comptes annuels de l'exercice social écoulé, ainsi que le budget de
l'exercice qui suit celui auquel ces comptes annuels.
 
16.3 L’organe d’administration dresse chaque année un inventaire suivant les critères d'évaluation
fixés par la réglementation. Il rédige un rapport dans lequel il rend compte de sa gestion.
 
16.4 Le rapport de gestion visé au paragraphe 1er comporte:
 
1° au moins un exposé fidèle sur l'évolution et les résultats des activités et sur la situation de
l'association, ainsi qu'une description des principaux risques et incertitudes auxquels elle est
confrontée. Cet exposé consiste en une analyse équilibrée et complète de l'évolution et des résultats
des activités et de la situation de la fondation, en rapport avec le volume et la complexité de ces
activités. Dans la mesure nécessaire à la compréhension de l'évolution, des résultats ou de la
situation de la fondation, l'analyse comporte des indicateurs clés de performance de nature tant
financière que, le cas échéant, non financière ayant trait aux activités spécifiques de la fondation,
notamment des informations relatives aux questions d'environnement et de personnel. En donnant
son analyse, le rapport de gestion contient, le cas échéant, des renvois aux montants indiqués dans
les comptes annuels et des explications supplémentaires y afférentes;
2° des données sur les événements importants survenus après la clôture de l'exercice; 
3° des indications sur les circonstances susceptibles d'avoir une influence notable sur le
développement de la fondation, pour autant que ces indications ne soient pas de nature à porter
gravement préjudice à la fondation; 
4° des indications relatives aux activités en matière de recherche et de développement; 
5° des indications relatives à l'existence de succursales de la fondation; 
6° au cas ou le bilan fait apparaître une perte reportée ou le compte de résultats fait apparaître
pendant deux exercices successifs une perte de l'exercice, une justification de l'application des
règles comptables de continuité; 
7° en ce qui concerne l'utilisation des instruments financiers par la fondation et lorsque cela est
pertinent pour l'évaluation de son actif, de son passif, de sa situation financière et de son résultat:
a) les objectifs et la politique de la fondation en matière de gestion des risques financiers, y compris
sa politique concernant la couverture de chaque catégorie principale des transactions prévues pour
lesquelles il est fait usage de la comptabilité de couverture, et
b) l'exposition de l'association au risque de prix, au risque de crédit, au risque de liquidité et au
risque de trésorerie.
 
ARTICLE 17 - RESSOURCES FINANCIERES.
 
Les moyens financiers de la fondation sont principalement constitués par:
 
- les fruits et produits du patrimoine mis à la disposition de la fondation par ses fondateurs ;
- les dons et legs;
- les subventions à recevoir d'institutions, organisations et partenaires divers, spécialement l’Union
Européenne et ses membres;
- les recettes pouvant provenir des activités de la fondation ;
- les produits d'opérations de sponsoring, mécénat, partenariat et autres opérations auxquelles la
fondation serait partie.
 
Les fonds et ressources de la fondation sont sa propriété exclusive. Ils sont déposés sur un ou
plusieurs compte(s) bancaire(s), ouverts au nom de la fondation, et gérés conjointement par deux
administrateurs.
 
 
Volet B
ARTICLE 18 - CONTROLE DES COMPTES.
 
L’organe d’administration de la fondation confie à un ou plusieurs commissaires le contrôle de la
situation financière, des comptes annuels et de la régularité au regard de la loi et des statuts, des
opérations à constater dans les comptes annuels conformément à l’article 3 : 51 §1 er du code des
sociétés et des associations. Elle lui demande de lui/leur présenter un rapport annuel et fixe, le cas
échéant, la rémunération de ce dernier
 
ARTICLE 19 - MODIFICATION DES STATUTS
 
19. 1 Sans préjudice des compétences du Notaire, les modifications aux présents statuts sont
adoptées par I’organe d'administration. Celui-ci ne peut valablement délibérer au sujet de la
modification des présents statuts qu'autant que les trois quarts au moins de ses membres soient
présents ou représentés, et toutes décisions sur ces questions requièrent une majorité des deux tiers
des membres ainsi présents ou représentés.
 
Si la modification statutaire envisagée vise le ou les buts de la fondation, la majorité requise est fixée
à quatre cinquièmes des voix présentes et représentées. Au cas où le quorum de présences requis
n'est pas atteint lors d'une première réunion de l’organe d'administration, il peut être convoqué une
seconde réunion, au minimum quinze jours après la première, et lors de laquelle il pourra être
valablement délibéré quel que soit le nombre de membres présents ou représentés, les conditions de
majorité pour l'adoption des décisions étant quant à elles inchangées.
 
19.2 Si le maintien des statuts sans modification aurait des conséquences que le fondateur n'a
raisonnablement pas pu vouloir au moment de la création, et que les personnes habilitées à les
modifier négligent de le faire, le tribunal de l'entreprise peut, à la demande d'un administrateur au
moins ou à la requête du ministère public, modifier les statuts. Dans ce cadre, il veille à s'écarter le
moins possible des statuts existants.
 
ARTICLE 20 - DISSOLUTION ET LIQUIDATION
 
Un fondateur ou un de ses ayants droit, un ou plusieurs administrateurs peuvent déposer une
requête en dissolution de la fondation auprès du tribunal dans les conditions visées à l’article 2 :114
du Code des sociétés et des associations. La liquidation est opérée selon les dispositions de l’art 2 :
140 et 2 :141 du Code des sociétés et des associations.
 
L'actif net de la liquidation de la fondation sera affecté à de(s) fondations ou associations poursuivant
un but désintéressé, analogue ou similaire à celui de la fondation. Lorsque le but désintéressé de la
fondation sera réalisé, les fondateurs ou leurs ayants droit pourront reprendre une somme égale à la
valeur des biens ou les biens mêmes que les fondateurs ont ou auront affecté à la réalisation de ce
but.
 
ARTICLE 21 - EXERCICE SOCIAL
 
L'exercice social commence le 1er janvier pour se terminer le 31 décembre de chaque année civile.
 
ARTICLE 22 - REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR
 
Un règlement d'ordre intérieur et une « procédure opérationnelle standard » (en anglais « Standard
operating procédures et en abrégé SOP ») sont instaurés par l’Unité de Gestion. renouvelé et mis à
jour chaque année selon les principes ISO 9001 et TRACE et approuvés par l’organe
d'administration.
 
ARTICLE 23 - DROIT COMMUN
 
Tout ce qui n'est pas prévu dans les présents statuts est réglé conformément au Code des sociétés
et associations
 
ARTICLE 24 - PUBLICATIONS AUX ANNEXES DU MONITEUR BELGE
 
Toute modification aux statuts doit être publiée aux Annexes du Moniteur belge.
Il en est de même de toute nomination, démission ou révocation d'administrateurs, de personnes
habilitées à représenter la fondation, de délégués à la gestion journalière, et de commissaires.
Volet B
Cinquième résolution : Nomination d’administrateur/ octroi de pouvoirs de gestion journalière.
 
L’organe d’administration décide de nommer en qualité d’administrateur avec effet au jour de l'acte et
jusqu’au 24 janvier 2026 :
 
Monsieur Paulo Manuel DA SILVA MARQUES, domicilié à 7080-301 Vendas Novas, Foro do 
Narciso, Afeiteira (Portugal), qui accepte.
 
L’organe d’administration confirme qu’il est actuellement composé comme suit :
 
- Madame Monica FRASSONI, Présidente ;
- Monsieur Jose Manuel PINTO TEIXERIA, Vice-Président ;
- Monsieur Fabio BARGIACCHI, Membre et Directeur Exécutif ;
- Monsieur SERVO CARDOSO LAMBIZA José, Membre et Trésorier ;
- Madame Eva PALMANS, Membre ;
- Monsieur Lino FRANCESCON, Membre ;
- Monsieur Paulo Manuel DA SILVA MARQUES, Membre.
 
L’organe d'administration décide d’octroyer les pouvoirs de gestion journalière d'ECES, de la
manière suivante :
• pour tout paiement inférieur à 50.000 EUR : au Directeur Exécutif, actuellement Monsieur Fabio
BARGIACCHI ;
• pour tout paiement ou transfert équivalent ou supérieur à 50.000 EUR : au Directeur Exécutif,
actuellement Monsieur Fabio BARGIACCHI, et Madame Eva PALMANS, membre de l’organe d’
administration et/ou Monsieur Chakir ELANTARI, Chef des Finances et de l’Administration de l’Unité
de Gestion, qui devront agir conjointement.
Le montant de la limite de paiement et transfert sera évalué et revu chaque année.
Cette délégation de la gestion journalière remplace toute délégation précédemment octroyée, dont la
dernière en date du 13 mai 2015, tel que publié au Annexes du Moniteur belge du 23 juin suivant
sous le numéro 15088925.
 
Sixième résolution : Pouvoirs
 
L’organe d’administration confère tous pouvoirs :
- à chaque administrateur, avec faculté de substitution, aux fins d'effectuer les démarches
administratives subséquentes à la présente assemblée ;
- au Notaire soussigné aux fins de procéder à la publication des décisions qui précèdent et pour l’
établissement d’une version coordonnée des statuts.
A ces fins, chaque mandataire pourra au nom de la société, faire toutes déclarations, signer tous
documents et pièces et, en général, faire le nécessaire.
 
 
 
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME.
 
Dimitri CLEENEWERCK de CRAYENCOUR, Notaire associé
Déposé en même temps : expédition conforme de l'acte, procurations, statuts coordonnés.