N° d'entreprise : 0840955059
Nom
(en entier) : European Federation for Cosmetic Ingredients
(en abrégé) : EFfCI
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Avenue Louise 489
 : 1050 Bruxelles
Objet de l'acte :
DIVERS, STATUTS (TRADUCTION, COORDINATION, AUTRES
MODIFICATIONS)
Ce jour, le treize novembre deux mille vingt-quatre.
(…)
Devant Yorik Desmyttere, notaire à Bruxelles (premier canton), exerçant sa fonction dans la société
"Berquin Notaires", ayant son siège à 1000 Bruxelles, avenue Lloyd George 11,
S’EST REUNIE
L’assemblée générale extraordinaire de l’association internationale sans but lucratif "European
Federation for Cosmetic Ingredients", en abrégé "EFfCI", ayant son siège à 1050 Bruxelles, Avenue
Louise 489, ci-après dénommée l’"Association".
(…)
DELIBERATION - RESOLUTIONS
L'assemblée aborde l'ordre du jour et prend, après délibération, les décisions suivantes.
PREMIERE RESOLUTION: Modification du but et des activités de l’Association.
L’assemblée décide de modifier le but et les activités de l’Association et décide par conséquent de
modifier l’article 3 des statuts.
DEUXIEME RESOLUTION : Adoption d’un nouveau texte des statuts.
L'assemblée décide d’adopter un nouveau texte des statuts afin de les mettre en concordance avec
la résolution prise ci-dessus, et modification, entre autre, des dispositions concernant les catégories
des Membres, les pouvoirs de l’Assemblée générale, les pouvoirs du conseil d’administration, la
représentation des membres directs à l’assemblée générale et la durée du mandat du Président de l’
Associations.
Le nouveau texte des statuts entrera en vigueur immédiatement, étant entendu que la modification
du but et des activités entrera en vigueur à compter de l’obtention de l’arrêté royal approuvant les
modifications du but et des activités, et ce en application de l’article 2 :5, §4, in fine du Code des
sociétés et des associations.
Le nouveau texte des statuts en français est rédigé comme suit :
Définitions
- « Europe » désigne les Etats Membres de l’Union Européenne, le Royaume Uni, la Suisse, la
Norvège, l’Islande, la Serbie, la Bosnie-Herzégovine et le Monténégro ;
- « Membres Directs EUROPE » désigne les sociétés membres de l’Association qui sont établies
dans un ou plusieurs pays d’Europe ;
- « Membres Indirects EUROPE » désigne des sociétés membres de l’Association Affiliée EUROPE
qui sont établies dans un ou plusieurs pays d’Europe ;
- « Membres Directs ex-EUROPE » désigne des membres de l’Association qui sont établis dans un
ou plusieurs pays hors d’Europe ;
- « Membres Indirects ex-EUROPE » désigne des sociétés membres de l’Association Affiliée
EUROPE qui sont établis dans un ou plusieurs pays hors d’Europe ;
- « MEMBRE(S) de l’Association » désigne indifféremment une Association Affiliée EUROPE, les
Membres Directs EUROPE, une Association Affiliée ex-EUROPE et les Membres Direct ex-EUROPE
;
- « Délégué » désigne une personne nommée par un Membre Direct EUROPE pour le représenter et
voter pour lui à l’Assemblée générale ;
- « Administrateur » désigne une ou plusieurs personnes faisant partie du Conseil d’administration
(CA) et qui représente(nt) une Association Affiliée EUROPE et les Membres Direct EUROPE au CA.
SECTION I : DENOMINTATION, DUREE, BUT
1. Forme juridique et siège
1.1 L’Association est constituée en tant qu’Association Internationale Sans But Lucratif (AISBL).
1.2 Son nom est « European Federation for Cosmetic Ingredients », en abrégé EFfCI, ci-après
nommée « l’Association » régie par les dispositions du Code des sociétés et des associations (CSA),
et en particulier aux clauses contenues dans le Livre X du CSA, ainsi qu'à toute autre loi future qui le
modifierait.
1.3 Le siège de l’Association est situé dans la Région de Bruxelles-Capitale. Ce siège peut être
transféré vers n’importe quelle autre adresse en Belgique par décision à cet effet prise par le Conseil
d’administration (ci-après CA) à condition que ce transfert n’entraine pas un changement de la
langue de rédaction des présents statuts par l’effet des provisions légales gouvernant l’usage des
langues officielles en Belgique. Le changement d’adresse doit être publié dans les annexes du
Moniteur Belge. Si cela paraît utile, l’Association peut établir d’autres sièges administratifs, sièges d’
exploitation ou succursales ou entités légales en EUROPE ou hors d’EUROPE après approbation
par l'Assemblée générale.
2. Durée
2.1 L’association est constituée sans limitation de durée.
3. But et Activités
L'Association a pour but la représentation et la défense des intérêts des fabricants d’ingrédients
utilisés dans les produits cosmétiques, des fournisseurs de tels composants et de prestataires de
services associés à ce secteur, ainsi que la promotion de leurs buts scientifiques, économiques et
juridiques.
Les activités envisagées par l’association en vue de mettre en œuvre son objet comprennent:
- la représentation de ses membres devant les autorités officielles, associations professionnelles et
autres organisations privées ou publiques sur le territoire de l’Union européenne (l’UE) ou au-delà de
ses frontières;
- coordonner les activités de ses membres pour assurer la protection uniforme de leurs intérêts et la
réalisation de ce but;
- définir, promouvoir et défendre, vis-à-vis des autorités compétentes, des positions communes
concernant les problèmes issus de la fabrication et l’utilisation d’ingrédients utilisés dans les produits
cosmétiques;
- en ce qui concerne les problèmes susmentionnés, faciliter l’échange de points de vue entre parties
concernées; et
- promouvoir toute activité susceptible de rectifier l’image du secteur des ingrédients utilisés dans la
fabrication de produits cosmétiques.
SECTION II : MEMBRES, ADHESION, CONDITION D’ADHESION
4. Catégories de Membres et Conditions d’adhésion
4.1 Conditions générales
4.1.1 Les membres de l’Association comprennent : les Associations Affiliées EUROPE, les Membres
Directs EUROPE, une Association Affiliée ex-EUROPE et les Membres Directs ex-EUROPE.
4.1.1.1 Les Associations Affiliées EUROPE sont des associations constituées en entités juridiques
représentant les intérêts des fabricants d’ingrédients utilisés dans la composition des produits
cosmétiques, des fournisseurs de tels ingrédients, et prestataires de services associés à ce secteur
et qui sont établis dans un ou plusieurs pays d’EUROPE.
4.1.1.2 Les entreprises appartenant aux Associations Affiliées EUROPE sont considérées comme
des Membres Indirects EUROPE de l’Association.
4.1.2 Les Associations Affiliées ex-EUROPE sont des associations constituées en entités juridiques
représentant les intérêts des fabricants d’ingrédients utilisés dans la composition des produits
cosmétiques, des fournisseurs de tels ingrédients, et prestataires de services associés à ce secteur
et qui sont établis dans un ou plusieurs pays hors d’EUROPE.
4.1.2.1 Les entreprises appartenant aux Associations Affiliées ex-EUROPE sont considérées comme
des Membres Indirects ex-EUROPE de l’Association ;
4.1.3 Les Associations Affiliées EUROPE se répartissent en deux catégories (catégorie 1 et
catégorie 2), selon le niveau de leur cotisation annuelle :
i. Associations affiliées de catégorie 1 EUROPE : une cotisation plus élevée, fixée par décision de l’
Assemblée générale, qui ne peut excéder deux cent mille euros (200.000,00 EUR), révisé
périodiquement selon les décisions de l’Assemblée générale ; et
ii. Associations Affiliées de Catégorie 2 EUROPE : une cotisation inférieure, fixée par décision de l’
Assemblée générale, qui ne peut excéder cent cinquante mille euros (150.000,00 EUR), révisé
périodiquement en fonction des décisions de l’Assemblée générale.
4.1.4 Les Associations Affiliées ex-EUROPE seront réparties en deux catégories (catégorie 3 et
catégorie 4), selon le niveau de leurs cotisations annuelles :
i. Associations affiliées de catégorie 3 ex-EUROPE : une cotisation plus élevée, fixée par décision du
Conseil d'administration, qui ne peut excéder deux cent mille euros (200.000,00 EUR), révisé
périodiquement en fonction des décisions du Conseil d'administration ; et
ii. Associations Affiliées de Catégorie 4 ex-EUROPE : une cotisation inférieure, fixée par décision du
Conseil d'administration, qui ne peut excéder cent cinquante mille euros (150.000,00 EUR), révisé
périodiquement selon les décisions du Conseil d’administration.
4.1.5 Sauf décision contraire du Conseil d’administration, il ne peut y avoir qu’une (1) Association
Affiliée EUROPE et une (1) Association Affiliée ex-EUROPE par pays.
4.1.6 Les Membres Direct Europe sont des entreprises qui fabriquent, importent, ou distribuent des
ingrédients cosmétiques en EUROPE ainsi que des prestataires de services associés à ce secteur
qui sont établis en EUROPE.
4.1.6.1 De manière générale, lorsqu'une association est MEMBRE de l'Association, les entreprises
fabriquant, important en EUROPE ou distribuant des ingrédients cosmétiques, ainsi que les
prestataires de services associés à ce secteur et établis dans le pays de cette association ne
peuvent postuler à l'adhésion que par l'intermédiaire de l'association en question. Dans les pays où
existe une association qualifiée d'Association Affiliée EUROPE mais non affiliée à l'Association, toute
entreprise qui fabrique ou distribue des ingrédients cosmétiques ainsi que tout prestataire de
services associé à cette industrie peut devenir Membre Direct EUROPE de l'Association.
Néanmoins, tout Membre Direct EUROPE historique de l’Association GEIE deviendra de plein droit
Membre Direct EUROPE de l’Association. De plus, le Conseil d'administration peut déroger à la règle
de la présente clause 4.1.6.1 et accepter un Membre Direct EUROPE pour une durée limitée ou
indéterminée.
4.1.7 Les Membres Directs ex-EUROPE sont les entreprises qui fabriquent, importent ou distribuent
des ingrédients cosmétiques, ainsi que les prestataires de services associés à ce secteur, établis
hors EUROPE.
4.1.7.1 De manière générale, lorsqu'une association est MEMBRE de l'Association, les entreprises
fabriquant ou distribuant des ingrédients cosmétiques, ainsi que les prestataires de services associés
à ce secteur et établis dans le pays de cette association, ne peuvent demander leur adhésion que
par l'intermédiaire de l’association en question. Dans les pays où existe une association qualifiée
d'Association Affiliée ex-EUROPE, mais qui n'est pas affiliée à l'Association, toute entreprise qui
fabrique ou distribue des ingrédients cosmétiques, ainsi que tout prestataire de services associé à
cette industrie, peut devenir Membre Direct ex-EUROPE de l'Association.
4.1.8 Chaque Membre Direct EUROPE contribue financièrement aux besoins de l'Association, la
cotisation annuelle étant fixée par décision du Conseil d'administration, revue périodiquement selon
les décisions du Conseil d'administration et n'excédant pas cinquante mille euros (50.000,00 euros).
4.1.9 Chaque Membre Direct ex-EUROPE contribue financièrement aux besoins de l'Association, la
cotisation annuelle étant fixée par décision du Conseil d'administration, revue périodiquement selon
les décisions du Conseil d'administration et n'excédant pas cinquante mille euros (50.000,00 EUR).
4.2 Droits et obligations
4.2.1 Droits d'adhésion des Associations Affiliées EUROPE et des Membres Directs EUROPE
4.2.1.1 Toutes les associations affiliées EUROPE et les membres directs EUROPE auront les droits
et obligations énoncés dans les présents statuts, y compris les droits suivants :
i. Assister aux réunions de l'Assemblée générale ;
ii. Voter à l'Assemblée générale, soit directement pour les Associations Affiliées EUROPE, soit par
l'intermédiaire d'un Délégué pour les Membres Directs EUROPE, conformément à l'article 9.1.3 des
présents Statuts ;
i. Convoquer une Assemblée générale extraordinaire ;
iv. Démissionner de l'Association ;
v. Nommer des candidats aux postes d'administrateur.
4.2.1.2 Les (i) sociétés appartenant à l'Association Affiliée EUROPE et (ii) les Membres Directs
EUROPE auront le droit de participer directement aux activités de l'association – par exemple : dans
des groupes de travail, des groupes de projet ou d'autres comités de l'association – et doivent
contribuer par leur expertise à la rédaction de dossiers techniques, tels que des prises de position. Ils
ont le droit de recevoir des informations de l'Association (ex. : bulletins d'information, etc.).
4.2.2 Droits d'adhésion des associations affiliées ex-EUROPE et des membres directs ex-EUROPE
4.2.2.1 Les associations affiliées ex-EUROPE et les membres directs ex-EUROPE n'ont pas le droit
de voter à l'Assemblée générale mais peuvent être invitées par le Conseil d'administration à assister
à l'Assemblée générale. Ils disposent des droits suivants :
i. Démissionner de l'Association ;
ii. Les (i) sociétés appartenant à l'association affiliée ex-EUROPE et (ii) les membres directs ex-
EUROPE auront le droit de participer directement aux activités de l'association – par exemple : dans
des groupes de travail, des groupes de projet ou autres comités de l'association – et doivent
contribuer par leur expertise à la rédaction de dossiers techniques tels que des prises de position. Ils
ont le droit de recevoir des informations de l'Association (ex. : bulletins d'information, etc.).
4.2.3 Obligations de tous les MEMBRES
4.2.3.1 Les obligations suivantes incombent à tous les MEMBRES :
i. Se conformer à tout moment aux statuts et aux décisions prises par les organes de direction de
l'Association en vertu des présents statuts ; et
ii. Payer leur cotisation telle que déterminée conformément à l'article 7 des présents statuts,
conjointement avec toutes les dispositions et décisions applicables.
5. Demande d'Adhésion
5.1 Les entités répondant aux critères d'adhésion de l'une des catégories mentionnées à l'article 4 ci-
dessus et souhaitant devenir membres de l'Association doivent soumettre une demande d'adhésion,
par écrit, au Conseil d'administration. Le Conseil d'administration votera sur l'admission du nouveau
membre potentiel conformément à l'article 10. Toute candidature acceptée par le Conseil
d'administration sera soumise par le Conseil d'administration à l'Assemblée générale pour
information lors de la première réunion de l'Assemblée générale. En cas de rejet d'une nomination
par le Conseil d'administration, le candidat peut faire appel de cette décision auprès de l'Assemblée
générale.
6. Résiliation ou Suspension de l'Adhésion
6.1 L'adhésion à l'Association peut être résiliée par la démission, l'expulsion ou la liquidation du
MEMBRE.
6.2 Tout MEMBRE de l'Association peut démissionner, à condition d'avoir rempli toutes ses
obligations envers l'Association, en adressant une lettre de démission soit par courrier recommandé
avec accusé de réception, soit par courrier électronique recommandé, soit par lettre signée
numériquement.
6.2.1 La démission prendra effet le 1er janvier de l'année suivante. Si la démission est notifiée après
le 30 juin, la cotisation de l'année civile suivante restera due. La démission d'un MEMBRE ne peut
être recevable qu'après l'expiration du délai d'un an suivant son admission.
6.3 Tout MEMBRE EUROPE qui n'a pas rempli ses obligations envers l'Association peut être
suspendu de son droit de vote à l'Assemblée générale, par décision du Conseil d'administration, si le
manquement n'a pas été remédié dans un délai d'un mois à compter de la réception d'un
avertissement officiel demandant la réparation du manquement.
6.4 Tout MEMBRE qui ne respecterait pas les obligations découlant de la présente loi pourra être
exclu par décision du Conseil d’administration. Le MEMBRE concerné aura la possibilité de
présenter sa défense devant le Conseil d'administration avant que la décision ne devienne définitive.
La décision sera prise conformément à la procédure de vote prévue à l'article 10.3.2, étant entendu
que l'Administrateur représentant le MEMBRE concerné, le cas échéant, ne sera pas autorisé à
voter.
6.5 Un MEMBRE dont l'adhésion prend fin n'a aucun droit de quelque nature que ce soit sur les
actifs de l'Association ou sur les cotisations et autres contributions déjà versées.
7. Participation Financière
7.1 L'Association est financée par les cotisations annuelles versées par les MEMBRES
correspondant à la catégorie à laquelle ils appartiennent, qui sont fixées chaque année par le Conseil
d'administration.
7.2 L'Association peut également être financée par des services de conseil offerts à d'autres sociétés
ou entités, à condition que ce financement respecte l'objet désintéressé de l'Association,
conformément à l'article 3.1.3. des statuts.
SECTION III : ORGANISATION DE L'ASSOCIATION
8. Structure Organisationnelle
8.1 La gestion de l'Association est assurée par les organes suivants :
i. L'Assemblée générale ; et
ii. Le Conseil d'administration.
8.2 L'Association nommera également un Secrétaire général qui sera responsable de la gestion
quotidienne de l'Association (conformément aux articles 11 et 13 des Statuts).
9. Assemblée générale
9.1 Composition
9.1.1 L'Assemblée générale est composée de toutes les Associations Affiliées EUROPE et Membres
Directs EUROPE, représentés par les Délégués comme suit.
9.1.2 Chaque Association Affiliée EUROPE nommera une délégation de trois (3) personnes au
maximum pour la représenter officiellement à l'Assemblée générale.
9.1.3 Tous les Membres Directs EUROPE nommeront un (1) Délégué commun pour les représenter
officiellement à l'Assemblée générale. Le Délégué est nommé pour un mandat renouvelable de trois
(3) ans. Pour nommer le Délégué, le Secrétaire général enverra par courrier électronique à tous les
Membres Directs un formulaire dédié comprenant la liste des noms des Délégués proposés. La
personne obtenant la majorité relative des voix est désignée comme Délégué. En cas d'égalité, un
second tour sera organisé entre les personnes ayant obtenu le même nombre de voix au premier
tour, chaque Membre Direct ne pouvant voter que pour un seul nom. Seul le Délégué participe à
l'Assemblée générale et vote au nom de tous les Membres Directs EUROPE.
9.1.4 Chaque délégation nommera un (1) porte-parole de l'industrie des ingrédients cosmétiques
ayant le pouvoir de voter au nom de tous les MEMBRES qu'elle représente. Les noms des Délégués
et porte-parole seront communiqués au Secrétaire Général et pourront être modifiés à tout moment
en ce qui concerne les Associations Affiliées. Toute délégation a le pouvoir de voter sur les
résolutions débattues à l'Assemblée générale.
9.2 Organisation de l'Assemblée générale
9.2.1 Les réunions de l'Assemblée générale de l'Association se tiendront à un lieu et à une heure
déterminés par le Président ou un suppléant désigné aussi souvent que nécessaire. Cette réunion
aura lieu au moins une (1) fois par an. L'avis de convocation, comprenant l'ordre du jour et le lieu,
doit être envoyé aux MEMBRES par lettre ou par courrier électronique au moins deux (2) semaines
avant la date de la réunion.
9.2.2 Une Assemblée générale ordinaire se tiendra chaque année au siège, ou sous forme hybride,
de l'Association avant le 1er juillet.
9.2.3 Une Assemblée générale extraordinaire sera convoquée si le Conseil d'administration le juge
nécessaire, ou si un Administrateur ou des MEMBRES représentant au moins un cinquième des voix
informent le président qu'ils souhaitent convoquer une Assemblée générale Extraordinaire.
9.2.4 Les associations affiliées de catégorie 1 EUROPE disposeront de quarante (40) voix chacune.
Les associations affiliées de catégorie 2 EUROPE disposent de vingt (20) voix chacune.
9.2.5 Les Membres Directs EUROPE sont représentés par le Délégué désigné qui disposera de vingt
(20) voix. Le nombre de voix du Délégué est égal au nombre de Membres Directs EUROPE qu'il
représente, avec un maximum de vingt (20) voix. Les Membres Directs communiquent avec le
Délégué en utilisant l’adresse e-mail suivant : dm.delegate@effci.com. Le Délégué votera ensuite
selon la majorité des votes reçus à l’adresse e-mail mentionné ci-dessus.
9.2.6 Une Association Affiliée EUROPE peut être représentée par une autre Association Affiliée
EUROPE. Une Association Affiliée EUROPE ne peut représenter qu'une seule autre Association
Affiliée EUROPE. Un Membre Direct EUROPE peut être représenté soit par un autre Membre Direct
EUROPE, soit par une Association Affiliée EUROPE. Les procurations écrites doivent être soumises
au Secrétaire Général.
9.3 Compétence
9.3.1 L'Assemblée générale est l'organe décisionnel suprême de l'Association. L'Assemblée
générale approuve la politique générale de l'Association sur proposition du Conseil d'administration
et fait des recommandations au Conseil d'administration pour sa mise en œuvre.
9.3.2 L'Assemblée générale a une compétence exclusive dans les matières suivantes, qui ne
peuvent être déléguées :
i. Nommer les Administrateurs du Conseil d’administration et leurs suppléants, et approuver la
nomination du Délégué des membres directs ;
ii. Approuver annuellement le budget et les comptes, et donner quitus aux Administrateurs de leur
responsabilité ;
iii. Ratifier les règles et règlements établis par le Conseil d'administration, et approuver leur
modification ultérieure ;
iv. Révoquer les directeurs du Conseil d’administration ;
v. Modifier les présents statuts ;
vi. Prononcer la dissolution volontaire de l'Association ;
vii. Nommer et révoquer le commissaire aux comptes et fixer sa rémunération ;
viii. Recevoir les appels interjetés contre les rejets de nomination du Conseil d’Administration.
9.3.3 L'Assemblée générale peut déléguer une partie de sa compétence sur d'autres questions au
Conseil d'administration, dans le respect des lois et règlements applicables.
9.4 Quorum et adoption des résolutions
9.4.1 Toute résolution visant à modifier l'article 3 des présents statuts ne sera valablement adoptée
que si au moins les deux tiers des Représentants des MEMBRES ayant droit de vote sont présents
ou représentés et qu'au moins les quatre cinquièmes des voix sont favorables.
9.4.2 Toute résolution visant à modifier d'autres dispositions des présents Statuts ne sera
valablement adoptée que si au moins les deux tiers des Représentants sont présents ou représentés
et qu'au moins les deux tiers des voix sont favorables.
9.4.3 Les résolutions portant sur la détermination des cotisations dues par les membres ou certains
d’entre eux pour le financement de l’Association, ou relatives à l’admission d’un nouveau membre,
ne sont valablement adoptées que si deux tiers des membres disposant du droit de vote sont
présentes ou représentées. Leur adoption requiert la majorité qualifiée de deux tiers des voix
exprimées.
9.4.4 L'Assemblée générale ne délibère que sur les points portés à l'ordre du jour, sauf si tous les
Représentants sont présents ou représentés et ceci est décidé à l'unanimité.
9.5 Présidence de l'Assemblée générale
9.5.1 Le Président (ou, en son absence, le vice-président) présidera toutes les réunions de
l'Assemblée générale.
9.5.2 Le Président nommera un secrétaire, le cas échéant, qui n'a pas besoin d'être un MEMBRE. Le
Président et le secrétaire (le cas échéant) constituent le bureau.
9.6 Réunions de l'Assemblée générale
9.6.1 L'Assemblée générale sera composée des représentants dûment autorisés de tous les
MEMBRES ayant le droit de vote.
9.6.2 Les réunions de l'Assemblée générale peuvent avoir lieu en personne, par vidéoconférence ou
téléconférence, ou par une combinaison de ces méthodes.
9.7 Procès-Verbaux
9.7.1 Les procès-verbaux des réunions de l'Assemblée générale seront dressés par le Secrétaire
général et signés par le Président et le Secrétaire général.
9.7.2 Le Secrétaire général adressera à chaque MEMBRE une copie des décisions de l'Assemblée
générale par courrier ordinaire et/ou courrier électronique, et le Secrétaire général conservera le
procès-verbal signé dans un registre tenu spécialement à cet effet.
10. Conseil d'administration
10.1 Composition et désignation
10.1.1 L'Association est gouvernée par le Conseil d'administration (« CA »). Le Conseil
d'administration sera composé d'au moins quatre (4) Administrateurs. Chaque Association Affiliée
EUROPE de catégorie 1 sera représentée au sein du Conseil d'administration par deux (2)
Administrateurs, personnes physiques, issus de l'industrie des ingrédients cosmétiques. Chaque
Association Affiliée EUROPE de Catégorie 2 sera représentée au Conseil d'administration par un (1)
Administrateur, une personne physique, issu de l'industrie des ingrédients cosmétiques. Tous les
Membres Directs EUROPE seront représentés au Conseil d'administration par un (1) Administrateur.
10.1.2 Les Administrateurs du Conseil d'administration sont proposés par les MEMBRES puis ratifiés
par l'Assemblée générale pour un mandat renouvelable de trois (3) ans.
10.1.3 Nonobstant les articles 10.1.4 et 10.1.5, les Administrateurs resteront en fonction jusqu'à leur
réélection ou jusqu'à ce que de nouveaux Administrateurs prennent leurs fonctions conformément
aux statuts.
10.1.4 En cas de décès, de maladie, d'accident, de démission de l'Association Affiliée EUROPE ou
de Membres Directs EUROPE ou de toute autre raison empêchant un Administrateur du Conseil d’
administration d'assumer ses fonctions, les autres Administrateurs du CA continuent leur mandat.
Dans une telle hypothèse, l'Association Affiliée EUROPE ou les Membres Directs EUROPE à
laquelle appartenait l'Administrateur concerné désigneront un autre Administrateur pour poursuivre
l'activité de l'Association jusqu'à la fin naturelle du mandat initial.
10.1.5 Le mandat d'un administrateur du Conseil d’administration peut être résilié à tout moment :
i. Suite à la démission du Directeur, notifiée par écrit au Conseil d'administration (y compris, pour
éviter toute ambiguïté, par courrier électronique au Secrétaire général) ; ou
ii. Par décision motivée prise à la majorité simple de l’Assemblée générale.
10.2 Compétence
10.2.1 La mission du Conseil d’administration est d'atteindre les objectifs de l'Association. Il se
conforme aux résolutions, instructions et recommandations adoptées par l'Assemblée générale.
10.2.2 Le Conseil d’administration dispose de tous les pouvoirs de gestion et d'administration dans la
limite des pouvoirs attribués par la loi et les présents statuts au Conseil d’administration.
L'Assemblée générale délègue en outre les compétences suivantes au Conseil d'administration :
i. Déterminer la position de l'Association sur les questions stratégiques clés ;
ii. Définir et arrêter annuellement le budget et les comptes, qui doivent être approuvés annuellement
par l'Assemblée Générale ;
iii. Déterminer la clé de répartition des frais et cotisations dus par chaque MEMBRE;
iv. Admettre un nouveau MEMBRE, exclure un MEMBRE et en informer ultérieurement l'Assemblée
générale ;
v. Nommer le Président et le Trésorier de l'Association parmi les membres du Conseil
d'administration, révoquer le Président et le Trésorier, et en informer ultérieurement l'Assemblée
générale.
10.2.3 Ces questions déléguées doivent être rapportées chaque année par le Conseil
d'administration à l'Assemblée générale.
10.3 Décisions
10.3.1 Le Conseil d'administration peut voter sur une résolution de manière valide si au moins la
moitié des Administrateurs sont présents ou valablement représentés.
10.3.2 Toutes les décisions doivent être prises par consensus. Si un vote est nécessaire, la
résolution sera adoptée à la majorité simple des voix exprimées. En cas d'égalité, la voix du
Président est prépondérante.
10.4 Réunions du Conseil d’Administration
10.4.1 Le Conseil d'administration se réunira au moins trois (3) fois par an sur convocation envoyée
deux (2) semaines avant la réunion.
10.4.2 Une réunion extraordinaire du Conseil d'administration peut être tenue à la demande de trois
(3) Administrateurs sur avis envoyé au moins deux (2) semaines avant la réunion.
10.4.3 Le Conseil d'administration peut se réunir physiquement ou virtuellement. Le Conseil d’
administration se réunit aussi souvent que nécessaire.
10.4.4 Le Conseil d'administration ne peut pas se prononcer sur des points qui ne figurent pas à
l'ordre du jour communiqué avec la convocation, à moins que tous ses administrateurs ne soient
présents ou représentés à la réunion et qu'ils n'en décident autrement à l'unanimité. Si un
Administrateur ne peut assister à la réunion, il peut désigner un suppléant de sa propre organisation
ou désigner un mandataire. Chaque Administrateur peut également donner procuration écrite, y
compris par voie électronique, à un autre Administrateur pour le représenter à une réunion spécifique
du Conseil d'administration.
10.5 Résolutions écrites
10.5.1 Toute résolution du Conseil d'administration peut être adoptée sans réunion physique avec le
consentement écrit de tous les administrateurs du Conseil d'administration, sous forme
conventionnelle ou électronique (par exemple, par courrier électronique ou via des outils en ligne).
10.6 Procès-Verbaux
10.6.1 Les résolutions et les procès-verbaux du Conseil d'administration doivent être envoyés à tous
les Administrateurs du Conseil d'administration en temps opportun.
10.6.2 Les procès-verbaux des résolutions du Conseil d’administration seront préparés par le
Secrétaire général et signés par le Président et le Secrétaire général de l'Association. Ils seront
tenus à la disposition des Directeurs au siège de l'Association.
10.7 Président du Conseil d’administration
10.7.1 Le Conseil d'administration est présidé par le Président de l'Association, qui est élu par le
Conseil d'administration à la majorité simple, pour un mandat renouvelable de trois (3) ans. Chaque
Administrateur peut exercer au maximum trois mandats consécutifs de Président. Toutefois, le
Président ne peut être élu pour un troisième mandat consécutif que par un vote unanime du Conseil
d'administration.
10.7.2 Le président nomme un vice-président parmi le Conseil d'administration, à condition que cela
soit approuvé par la majorité des voix exprimées du Conseil d'administration.
11. Gestion journalière
11.1 Le Conseil d'administration est habilité à déléguer la gestion journalière de l'Association à une
ou plusieurs personnes ou entités.
11.2 La gestion journalière comprend aussi bien les actes et décisions qui n'excèdent pas les
besoins de la vie quotidienne de l'Association que les actes et décisions qui, soit en raison de l'intérêt
mineur qu'ils représentent, soit en raison de leur caractère urgent, ne justifient pas l'intervention du
Conseil d’administration.
11.3 Le Secrétaire général de l'Association est désigné comme délégué à la gestion journalière.
12. Comités
12.1 Les comités peuvent être :
- Groupes de travail ;
- Groupes de Projet ;
- Consortiums.
12.2 La liste contenue à la clause 12.1 est non exhaustive et d'autres types de comités peuvent être
ajoutés, selon les besoins de l'Association.
12.3 Le Conseil d'administration aura le pouvoir de former et de dissoudre tout comité.
12.4 Les participants à ces comités seront nommés par les Membres Directs EUROPE et les
Membres Indirects EUROPE, sous le contrôle du Conseil d'administration.
12.5 Chaque comité sera présidé par un président proposé par le comité et approuvé par le Conseil
d'administration.
13. Secrétaire général
13.1 Le Secrétaire général de l'Association exerce les fonctions qui lui sont assignées conformément
aux Statuts.
13.2 Le Secrétaire général agit conformément aux directives générales qui lui sont données par le
Conseil d'administration et sous la supervision de ce dernier.
13.3 Le Conseil d'administration nomme et révoque le Secrétaire général.
13.4 Les tâches du Secrétaire général et le schéma organisationnel du Secrétariat sont détaillés à
l'article 11.2 des présents statuts.
13.5 Le Secrétaire général est responsable de l'administration quotidienne de l'Association.
SECTION IV : DIVERS
14. Représentation
14.1.1 Tous les instruments et documents liant l'Association doivent être signés par le président ou le
vice-président ou par deux (2) Administrateurs agissants conjointement.
14.1.2 Le Président ou le Vice-Président agissant seul est autorisé à accomplir toutes formalités au
nom de l'Association, notamment pour l'enregistrement et la publication de ses actes. Toute
procédure judiciaire engagée par ou contre l'Association sera menée par le Président au nom de
l'Association, après approbation du Conseil d'administration.
14.1.3 Les directeurs du CA ne sont pas personnellement responsables des actes de l'Association.
Leur responsabilité est limitée au mandat qui leur est conféré par l'Assemblée générale et aux fautes
commises par eux dans l'exercice des missions qui leur sont confiées.
15. Comptes, Budget et Coûts
15.1 L'exercice financier de l'Association s'étend du 1er janvier au 31 décembre de chaque année.
15.2 Le Conseil d'administration soumettra les comptes de l'exercice précédent et un budget pour
l'exercice suivant à l'Assemblée générale pour approbation.
15.3 Lorsque les comptes annuels font apparaître un bénéfice, l’Assemblée générale peut décider, à
l’avance par décision à la majorité qualifié des deux tiers, soit d'affecter tout ou partie de ce bénéfice
à un fonds de réserve, de le réinvestir pour l'année suivante ou de le transférer à une personne
morale valablement constituée, à condition qu'elle respecte le but désintéressé de l’Association.
16. Modifications aux Présents Statuts
16.1 Le Conseil d’administration doit proposer des modifications aux Statuts de l’Association à l’
Assemblée générale.
16.2 La modification de l'objet et des activités est soumise à l'approbation du Ministère Belge de la
Justice. Toute modification des Statuts sera publiée aux annexes du Moniteur Belge.
17. Dissolution
17.1 Toute proposition de dissolution de l'Association doit être faite par le Conseil d'administration et
doit être approuvée par l'Assemblée générale. Les convocations à l'Assemblée générale ordinaire ou
extraordinaire dont l'ordre du jour comporte la dissolution de l'Association, sont adressées au moins
deux (2) semaines à l'avance. Le texte des résolutions relatives à la dissolution de l'Association est
joint à la convocation.
17.2 En cas de dissolution de l'Association avec liquidation, l'Assemblée générale en détermine le
mode, nomme les liquidateurs et fixe leurs pouvoirs et honoraires.
17.3 Les liquidateurs attribueront, le cas échéant, l'actif net de l'Association à une organisation
européenne à but non lucratif poursuivant des objectifs similaires ou proches des objectifs de
l'Association.
17.4 Les MEMBRES de l'Association seront libérés de toute responsabilité pour les dettes et
obligations de l'Association avant, simultanément ou après la procédure de dissolution.
18. Dispositions générales
18.1 Tous les actes, factures, publicités, publications et autres documents émis par l'Association
doivent indiquer de manière lisible ce qui suit :
i. Le nom de l'Association, complet ou abrégé, suivi des mots « Association Internationale Sans But
Lucratif » ou des initiales « AISBL » ;
ii. Le numéro d’enregistrement de l’Association ;
iii. L’adresse du siège de l’Association ;
iv. Le numéro de TVA de l’Association, le cas échéant.
18.2 Le Conseil d'administration peut adopter des règles et règlements conformément à la loi et aux
dispositions des présents Statuts pour le bon fonctionnement et la gestion de l'Association. Ces
règles et règlements seront ratifiés par l'Assemblée générale, et tout amendement ultérieur y étant
apporté sera soumis à l'Assemblée générale pour l’approbation.
18.3 Dans le cadre de l'Association constituée par les présents Statuts, les MEMBRES s'interdisent
d'échanger toute information sensible et de tout comportement susceptible de rentrer dans le champ
d'application des articles 101 et 102 du Traité sur le fonctionnement de l'Union européenne, ou de
dispositions équivalentes du droit national de la concurrence. En particulier, ils ne divulgueront, ne
discuteront ni n'échangeront, entre eux ou avec tout tiers susceptible d'être associé à leurs
discussions et/ou accords, aucune information commerciale relative à la concurrence ou toute autre
information sensible (à titre d'exemples non exhaustifs). : toute information relative aux prix, aux
clients, aux coûts des matières premières, aux coûts de fabrication, aux plans de marketing ou de
vente, aux activités ou plans de développement de produits et aux marges bénéficiaires).
18.4 Tout litige entre MEMBRES relatif à la validité, à l'interprétation ou à l'exécution des présents
Statuts sera définitivement réglé conformément au règlement du CEPANI ou par décision d'un arbitre
unique désigné conformément à celui-ci ; le tribunal arbitral sera situé à Bruxelles et la procédure se
déroulera en anglais.
(…)
CINQUIEME RESOLUTION : Procuration pour les formalités.
L'assemblée confère tous pouvoirs :
- au notaire Yorik DESMYTTERE ou à un de ses associés afin d'assurer les formalités nécessaires à
l’obtention de l’Arrêté Royal portant approbation de la modification du but et des activités de l’
Association et afin d’accomplir toutes les formalités de publication ;
- au secrétaire général de l’Association, Andrea MALTAGLIATI, qui tous à cet effet élisent domicile à
Avenue Louise 489, 1050 Bruxelles, Belgique, ainsi qu’à leurs employés, préposés et mandataires,
avec droit de substitution, afin d'assurer les formalités auprès du registre des personnes morales,
ainsi qu’à un guichet d’entreprise en vue d’assurer la modification des données dans la Banque
Carrefour des Entreprises.
 
 
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME.
(Déposés en même temps que l’extrait : une expédition du procès-verbal, liste de présence, le texte
coordonné des statuts avec ancien objet).
 
Cet extrait est délivré avant enregistrement conformément à l'article 173,1° bis du Code des Droits
d'Enregistrement.
 
Yorik DESMYTTERE
Notaire