Ondernemingsnr :
Naam
(voluit) : Leuven AI Forum
(verkort) : LAIF
Rechtsvorm : Vereniging zonder winstoogmerk
Volledig adres v.d. zetel :
3000
België
Onderwerp akte : Oprichting
Leuven
Fonteinstraat 64
NAAM // ADRES // DOEL // DUUR
Art. 1 Naam
De vereniging wordt “Leuven AI Forum” genoemd. De vereniging behoudt zich het recht voor om in al de akten,
facturen, aankondigingen, uitgaven en andere stukken, uitgaande van de vereniging, de verkorte benaming
“LAIF” te gebruiken (doorheen dit document ook gebruikt).
Art. 2 Adres
De zetel van de vereniging is gevestigd te Fonteinstraat 64, 3000 Leuven gelegen in het gerechtelijk
arrondissement Leuven.
Art. 3 Doel
§ 1. De LAIF vzw kan onderzoekers, beleidsmakers en anderen ondersteunen, waaronder maar niet noodzakelijk
beperkt tot doctorale onderzoekers. Daarnaast kan de  vereniging ook studenten ondersteunen, waaronder maar
niet noodzakelijk beperkt tot diegene die artificiële intelligentie studeren. De vereniging kan daarvoor activiteiten,
waaronder maar niet noodzakelijk beperkt tot conferenties, beurzen, reizen en events organiseren. De vereniging
kan die activiteiten al dan niet thematisch organiseren, met thema’s zoals, maar niet beperkt tot, artificiële
intelligentie en andere wetenschappelijke en technologische domeinen, zowel gefocust op de technologie zelf als
de bredere impact ervan op de maatschappij en al dan niet welke beleidsmatige problematieken en oplossingen
er zijn.
De vereniging kan kennis en expertise verzamelen, ontwikkelen, publiceren en aanbieden in artificiële intelligentie
en gerelateerde maatschappelijke impact, beleidsproblematieken en -oplossingen. De vereniging kan onderzoek
verrichten en kan zich ontwikkelen tot kenniscentrum in deze en andere gerelateerde domeinen. De vereniging
kan daarvoor beurzen aanvragen en/of uitreiken en op andere manieren onderzoekers ondersteunen, al dan niet
door ze aan te werven als lid van de vereniging en/of als personeelslid.
§ 2. De vereniging kan alle handelingen stellen die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met haar doel,
met inbegrip van bijkomstige commerciële en winstgevende activiteiten binnen wat wettelijk is toegelaten en
waarvan de opbrengsten te allen tijd volledig zullen worden bestemd voor haar doel.
Art. 4 Duur
De vereniging wordt voor onbepaalde duur opgericht en kan op elk moment ontbonden worden.
DE LEDEN
Art. 5 Werkende leden en toegetreden leden
In de V.Z.W. zijn er werkende leden en toegetreden leden.
Art. 6 Werkende leden: aantal
Er is een minimum van twee werkende leden. Er is geen maximumaantal bepaald.
Art. 7 Werkende leden: procedure en inhoudelijke voorwaarden
De algemene vergadering is bevoegd om te beslissen over de toelaatbaarheid van werkende leden.
De algemene vergadering beslist autonoom of een kandidaat-werkend lid dat aan de inhoudelijke voorwaarden
voldoet, als werkend lid tot de V.Z.W. wordt toegelaten. Deze beslissing is gebaseerd op volgende inhoudelijke
0733955250
voorwaarden:
 - Actieve participatie in de werking van de vzw
 - Engagement naar het doel van de vzw
De algemene vergadering dient deze beslissing niet te motiveren. De kandidatuur van een werkend lid dient
schriftelijk of per e-mail ingediend te worden bij de raad van bestuur.
Art. 8 Werkende leden: rechten en plichten.
De werkende leden hebben alle rechten en plichten hen toegekend door de wet en alle rechten en voordelen
toegekend aan de toegetreden leden. Daarenboven hebben zij stemrecht op de algemene vergadering.
Art. 9 Werkende leden: einde
Elk werkend lid kan op elk moment ontslag nemen uit de V.Z.W.
Het ontslag gebeurt schriftelijk of per e-mail en wordt overgemaakt aan de raad van bestuur.
Het werkend lid dat ontslag neemt moet geen opzegtermijn in acht nemen.
Indien door het ontslag het aantal werkende leden onder het wettelijk of statutair minimum daalt, dan wordt het
ontslag van het werkend lid opgeschort totdat er na redelijke termijn een vervanger is gevonden. Deze termijn
kan maximaal 2 maanden bedragen.
Een werkend lid wordt geacht ontslag te nemen in volgende omstandigheden:
 - Wanneer het werkend lid niet meer voldoet aan de inhoudelijke voorwaarden om werkend lid te worden in de
V.Z.W.
 - Wanneer een werkend lid in een bepaalde hoedanigheid lid was van de algemene vergadering en hij of zij deze
hoedanigheid verliest.
Een lid kan op elk moment worden uitgesloten door de algemene vergadering met een   meerderheid van de
aanwezige en vertegenwoordigde stemmen.
De stemming over de uitsluiting van een werkend lid is openbaar.
De raad van bestuur kan een werkend lid schorsen in afwachting van de algemene vergadering waarin beslist
wordt over de uitsluiting.
Het lidmaatschap van een werkend lid eindigt van rechtswege bij het overlijden van dat werkend lid.
Een lid dat ontslag neemt, wordt uitgesloten of geschorst, alsook de erfgenamen of rechthebbenden van een
overleden werkend lid, hebben geen recht op het maatschappelijk fonds. Ze kunnen evenmin de betaalde
bijdragen terugvorderen. Ze mogen geen opgave, verantwoording van de rekeningen, noch het leggen van de
zegels of een inventaris vragen.
  
Art. 10 Werkende leden: bijdrage
De bijdrage van de werkende leden wordt vastgesteld op een éénmalig bedrag, te betalen bij de toetreding. De
raad van bestuur bepaalt jaarlijks de juiste hoogte van dit bedrag.
  
Art. 11 Werkende leden: ledenregister
De raad van bestuur van de V.Z.W. is verplicht een ledenregister bij te houden.
Telkens wanneer er wijzigingen optreden in het ledenbestand van de werkende leden van de V.Z.W., moeten
deze wijzigingen binnen de acht dagen na kennisgeving ervan aan de raad van bestuur in het ledenregister
worden doorgevoerd.
De werkende leden hebben de verplichting om een adreswijziging door te geven aan de raad van bestuur.
Het origineel van het ledenregister wordt bijgehouden ter zetel van de V.Z.W.
De werkende leden hebben het recht om de inzage in het ledenregister te vragen, indien er geen commissaris
werd aangesteld in de V.Z.W. Zij richten hiervoor schriftelijk een aanvraag aan de raad van bestuur.
De V.Z.W. moet, bij mondeling of schriftelijk verzoek, aan de overheden, de administraties en de diensten, met
inbegrip van de parketten, de griffies en de leden van de hoven, de rechtbanken en alle rechtscolleges en de
daartoe wettelijke gemachtigde ambtenaren, onverwijld toegang verlenen tot het register van de leden en deze
instanties bovendien de afschriften of uittreksels uit dit register verstrekken welke zij nodig achten.
  
Art. 12 Toegetreden leden
De toegetreden leden worden onderverdeeld in 2 categorieën: leden van bepaalde duur en leden van
onbepaalde duur. Lidmaatschap van bepaalde duur lopen maximaal van 1 september tot en met 31 augustus.
Lidmaatschappen van bepaalde duur zijn onbeperkt hernieuwbaar.
Art. 13 Toegetreden leden: procedure en inhoudelijke voorwaarden
De raad van bestuur is bevoegd om te beslissen over de toelaatbaarheid van toegetreden leden.
De raad van bestuur beslist autonoom of een kandidaat – toegetreden lid dat aan de inhoudelijke voorwaarden
voldoet als toegetreden lid tot de V.Z.W. wordt toegelaten. Deze voorwaarden zijn als volgt:
 - Elk toegetreden lid moet een band hebben met het doel van de V.Z.W.
De raad van bestuur dient deze beslissing niet te motiveren.
Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk.
 
Art. 14 Toegetreden leden: rechten en plichten
De toegetreden leden hebben de volgende rechten en plichten:
 - Het recht om kennis te nemen van de besluiten van de algemene vergadering
 - Het recht de algemene vergadering bij te wonen, of zich op de algemene vergadering te laten
vertegenwoordigen.
De werkende leden kunnen de rechten en plichten van de toegetreden leden wijzigen zonder instemming van de
toegetreden leden.
Art. 15 Toegetreden leden: eind
Elk toegetreden lid kan op elk moment ontslag nemen uit de V.Z.W.
Het ontslag gebeurt mondeling en wordt overgemaakt aan de raad van bestuur.
Een toegetreden lid wordt geacht ontslag te nemen in volgende omstandigheden:
 - Wanneer het toegetreden lid niet meer voldoet aan de inhoudelijke voorwaarden om toegetreden lid te worden
in de V.Z.W.
 - Wanneer een toegetreden lid zijn of haar bijdragen niet betaald heeft binnen de maand na aanmaning.
 
Een toegetreden lid kan op elk moment worden uitgesloten door de raad van bestuur met een gewone
meerderheid van de aanwezige stemmen.
De stemming over de uitsluiting van een toegetreden lid is openbaar.
Het lidmaatschap van een toegetreden lid eindigt van rechtswege bij het overlijden van dat toegetreden lid.
Art. 16 Toegetreden leden: bijdrage
De bijdrage van de toegetreden leden wordt vastgesteld op jaarbasis. De raad van bestuur bepaalt jaarlijks de
juiste hoogte van dit bedrag.
  
DE ALGEMENE VERGADERING
Art. 17 Samenstelling
De algemene vergadering is samengesteld uit alle werkende leden en wordt voorgezeten door de voorzitter van
de algemene vergadering, bij diens afwezigheid door de oudste van de aanwezige bestuurders.
Elk werkend lid kan slechts één ander werkend lid vertegenwoordigen.
Art. 18 Bevoegdheden
De bevoegdheden van de Algemene vergadering zijn:
 - De goedkeuring van de statuten;
 - De goedkeuring van een wijziging van de statuten;
 - De benoeming en afzetting van bestuurders & het vastleggen van een eventuele bezoldiging;
 - De benoeming en afzetting van commissarissen & het vastleggen van een eventuele bezoldiging;
 - Kwijting verlenen aan bestuurders en commissarissen;
 - Goedkeuring van de begroting en de rekeningen;
 - De ontbinding van de V.Z.W.;
 - De benoeming van de vereffenaars, wanneer de V.Z.W. ontbonden zal worden;
 - De uitsluiting van een (werkend) lid;
 - De omzetting van een V.Z.W. in een I.V.Z.W;
  - De omzetting van een V.Z.W. in een vennootschapsvorm;
 - Het opstellen en goedkeuren van een huishoudelijk reglement.
 - De algemene vergadering is eveneens bevoegd voor alle gevallen waarin de statuten het vereisen.
Art. 19 Samenkomst
De algemene vergadering moet éénmaal per jaar worden samengeroepen door de raad van bestuur, binnen de
zes maanden na afsluiting van het boekjaar.
De algemene vergadering wordt tevens door de raad van bestuur samengeroepen in de gevallen dat de raad van
bestuur dit nodig acht.
De raad van bestuur is verplicht een algemene vergadering samen te roepen wanneer minimum 1/5 van de
werkende leden het vraagt. De werkende leden moeten dit schriftelijk of per aangetekend schrijven of per e-mail
vragen aan de raad van bestuur.
De oproeping gebeurt per e-mail, minimum acht dagen voor het tijdstip van de algemene vergadering. De
oproeping bevat de datum, uur en plaats van de algemene vergadering, evenals de agenda.
De agenda wordt opgesteld door de raad van bestuur. Elk voorstel, ondertekend door 1/20 van de werkende
leden, moet op de agenda worden geplaatst.
De voorstellen uitgaande van de werkende leden moet uiterlijk 5 dagen voor het tijdstip van de algemene
vergadering verstuurd worden schriftelijk of via e-mail aan de raad van bestuur.
Op de dag van de algemene vergadering en tijdens de algemene vergadering zelf kunnen wel punten aan de
agenda worden toegevoegd wanneer alle werkende leden aanwezig zijn en zij eenparig akkoord gaan.
Alvorens toegang te krijgen tot de algemene vergadering moeten de werkende leden zich legitimeren door
vertoon van hun lidkaart/identiteitskaart.
Art. 20 Aanwezigheidsquorum & meerderheden
De algemene vergadering kan beraadslagen over alle punten. Bij een wijziging van de statuten, een wijziging van
het doel, de omzetting in een I.V.Z.W, een vennootschap, de ontbinding van de V.Z.W. of het uitsluiten van een
werkend lid, wordt het wettelijk aanwezigheidsquorum toegepast. Voor andere aangelegenheden wordt er
gestemd bij meerderheid van stemmen van de aanwezige en vertegenwoordigde leden, ongeacht het aantal
aanwezige en vertegenwoordigde leden.
De voorzitter van de algemene vergadering heeft een doorslaggevende stem indien de stemming onbeslist
eindigt.
Art. 21 Notulen
De beslissingen van de algemene vergadering worden opgenomen in de notulen.
De originele notulen van de algemene vergaderingen worden samengebracht in het notulenboek. De werkende
leden worden op de hoogte gesteld van de beslissingen door toezending van een kopie van de originele
verslagen van de algemene vergadering per e-mail.
Toegetreden leden hebben inzage in de notulen van de algemene vergadering.
Belanghebbende derden kunnen inzage krijgen in de besluiten van de algemene vergadering als ze daartoe op
voorhand de toestemming vragen aan de raad van bestuur.
DE RAAD VAN BESTUUR
Art. 22 Voorwaarden en samenstelling
Een bestuurder kan volmacht geven, schriftelijk en via e-mail, beide minstens een dag op voorhand.
De raad van bestuur wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad van bestuur.
Art. 23 Aantal
Er is geen maximum aantal bestuurders bepaald. Zo door vrijwillig ontslag, verstrijken van termijn of afzetting, het
aantal bestuurders is teruggevallen tot onder het wettelijk minimum, dan blijven de bestuurders in functie totdat
regelmatig in hun vervanging is voorzien.
Art. 24 Benoeming
De algemene vergadering benoemt de bestuurders.
De benoeming gebeurt bij gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen.
De stemming over de benoeming van bestuurders is openbaar.
Art. 25 Bevoegdheden
De raad van bestuur bestuurt de V.Z.W. en vertegenwoordigt de V.Z.W. in en buiten rechte en heeft alle
bevoegdheden die niet tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren.
De raad van bestuur kan zijn bevoegdheden wel delegeren.
Bestuurders zijn herkiesbaar.
Art. 26 Samenkomst
De raad van bestuur moet worden samengeroepen wanneer het belang van de V.Z.W. dit vereist.
Elke bestuurder heeft het recht de raad van bestuur samen te roepen. Hij of zij richt hiertoe een verzoek aan de
voorzitter van de raad van bestuur.
De raad van bestuur wordt samengeroepen door de voorzitter van de raad van bestuur.
De oproeping van de raad van bestuur gebeurt per e-mail, minimum 24 uur voor het tijdstip tijdens de normale
werkuren van de dag voorheen. Een kortere termijn is mogelijk, mits alle bestuurders hiermee akkoord gaan. De
oproeping bevat de datum, uur en plaats van de samenkomst van de raad van bestuur, evenals de agenda.
 De agenda wordt opgesteld door de voorzitter van de raad van bestuur.
Art. 27 Aanwezigheidsquorum & stemming
Om geldig te kunnen beraadslagen over alle punten moet minstens de helft van de bestuurders aanwezig zijn.
Elke bestuurder heeft één stem. In geval van ex aequo, heeft de voorzitter van de raad van bestuur de
beslissende stem.
Art. 28 Notulen
Van de samenkomst van de raad van bestuur worden er notulen opgesteld.
De originele notulen van de raad van bestuur worden samengebracht in het notulenboek. De bestuurders worden
op de hoogte gesteld van de beslissingen door toezending van een kopie van de originele verslagen van de raad
van bestuur per e-mail.
Art. 29 Einde mandaat
Indien de termijn van het mandaat verstreken is, eindigt het mandaat van rechtswege.
Elke bestuurder kan op elk moment ontslag nemen uit de V.Z.W.
Het ontslag gebeurt schriftelijk of per e-mail en wordt overgemaakt aan de raad van bestuur.
De bestuurder die ontslag neemt moet geen opzegtermijn in acht nemen.
Indien door het ontslag de werking van de V.Z.W. in gevaar wordt gebracht, wordt het ontslag van de bestuurder
opgeschort totdat er na redelijke termijn een vervanger is aangesteld. Deze termijn bedraagt maximaal 2
maanden.
Een bestuurder wordt geacht ontslag te nemen in volgende omstandigheden:
 - Wanneer de bestuurder niet meer voldoet aan de inhoudelijke voorwaarden om bestuurder te worden in de
V.Z.W.
 - Wanneer een bestuurder in een bepaalde hoedanigheid lid was van de raad van bestuur en hij of zij deze
hoedanigheid verliest.
Een bestuurder kan op elk moment afgezet worden door de algemene vergadering met een gewone
meerderheid.
De stemming over de afzetting van een bestuurder is niet openbaar.
Het mandaat van een bestuurder eindigt van rechtswege bij het overlijden van de bestuurder.
VERTEGENWOORDIGING
Art. 30 Meerhandtekeningclausule
De V.Z.W. wordt vertegenwoordigd in rechte of ten overstaan van derden door de handtekening van 1
bestuurder.
Bij handelingen waarvan de waarde de 5000 euro overschrijdt, is de gezamenlijke handtekening van 2
bestuurders noodzakelijk.
BEGROTING & REKENINGEN
Art. 31
Het boekjaar van de V.Z.W. loopt van 1 september tot 31 augustus en uitzonderlijk begint het eerste boekjaar op
de dag van de oprichting van de V.Z.W. en zal eindigen op 31 augustus 2020.
Na goedkeuring van de jaarrekening en de begroting, legt de raad van bestuur verantwoording af voor het beleid
in het voorgaande jaar en spreekt de algemene vergadering zich uit over de kwijting aan de bestuurders. Dit
gebeurt bij afzonderlijke stemming.
Indien de V.Z.W. onder de voorwaarden valt van de zeer grote V.Z.W. moet een commissaris worden benoemd.
Deze is lid van het Instituut der Bedrijfsrevisoren.
De benoeming van de commissaris gebeurt door de algemene vergadering bij gewone meerderheid van de
aanwezige en vertegenwoordigde stemmen.
De commissaris heeft wel recht op een vergoeding. Deze vergoeding wordt vastgelegd door de algemene
vergadering.
Er is geen minimum of maximumduur bepaald.
De commissaris moet een schriftelijk verslag opstellen.
De algemene vergadering spreekt zich uit over de kwijting van de commissaris.
Er komt een einde aan de opdracht van de commissaris na het verstrijken van de termijn van 3 jaar waarvoor hij
of zij werd aangesteld en na afzetting door de algemene vergadering.
Een commissaris die ontslag neemt is verplicht zijn of haar activiteiten verder te zetten tijdens het lopende
boekjaar.
De afzetting van een commissaris gebeurt bij gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde
stemmen op de algemene vergadering, er is geen aanwezigheidsquorum vereist.
De stemming over de afzetting van commissaris gebeurt openbaar.
ONTBINDING, NIETIGHEID & VEREFFENING
Art. 32 Ontbinding
De V.Z.W. kan op elk ogenblik vrijwillig worden ontbonden.
De beslissing tot ontbinding moet genomen worden door de algemene vergadering met een bijzondere
meerderheid van 4/5 van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen. De algemene vergadering duidt één of
meerdere vereffenaar(s) aan.
Art. 33 Bestemming netto – actief
De bestemming van het actief wordt vastgesteld door de algemene vergadering of door de vereffenaar(s).
SLOT
Voor alle gevallen die niet voorzien worden door de statuten, zijn de beschikkingen van de V.Z.W.-wetgeving,
waaronder de wet van 27 juni 1921, gewijzigd door de wet van 2 mei 2002 en haar latere wijzigingen
toepasselijk.
Art. 34 Historiek der wijzigingen
Deze statuten werden aangenomen op de algemene vergadering van LAIF op 11 september 2019
Volgende personen worden aangesteld als bestuurders:
  
 - Amsters Robin
 - Weuts Raphaël
Amsters Robin wordt aangesteld als voorzitter van de raad van bestuur. Weuts Raphaël wordt aangesteld als
voorzitter van de algemene vergadering.