Ondernemingsnr :
Benaming
(voluit) : Capturing and Processing of Hospital Data vzw
(afgekort) : CaPHoDa vzw
Rechtsvorm :
:
Vereniging zonder winstoogmerk
Zetel : Nieuwstraat 16 2
9620
België
Onderwerp akte : Oprichting
Zottegem
TITEL I. VOORAF
Tussen ondergetekenden, zijnde natuurlijke personen,
-         de heer Baeyens Guy, wonende te 2280 Grobbendonk, Koolaardestraat 8a/101, geboren op 07 november
1970 te Herentals;
-         de heer Belmans Luc, wonende te 2440 Geel, Pas 31, geboren op 27 oktober 1962 te Geel;
-         de heer Orban André, wonende te 9620 Zottegem, Nieuwstraat 16/2, geboren op 08 oktober 1974 te
Oostende;
wordt overeengekomen een vereniging zonder winstoogmerk op te richten overeenkomstig de Wet van 21 juni
1921, onder de volgende voorwaarden en omstandigheden, waarvan de statuten als volgt luiden.
 
TITEL II.           NAAM – ADRES – DOEL – DUUR
Art. 1 – naam
De vereniging wordt Capturing and Processing of Hospital Data v.z.w. genoemd, afgekort CaPHoDa v.z.w.
Art. 2 – adres
De zetel van de vereniging is gevestigd te 9620 Zottegem, Nieuwstraat 16/2, gerechtelijk arrondissement
Oudenaarde.
Art. 3 – doel
De vereniging stelt zicht tot doel, in alle mogelijke omstandigheden en op alle mogelijke manieren, de conversie
van analoge gezondheidsgegevens naar digitale data te faciliteren.
Hiertoe engageert de vereniging zich onder meer om:
-         digitale tools te ontwikkelen en aan te reiken binnen de gezondheidszorg in de breedste zin van het woord,
waaronder het ontwikkelen, distribueren en implementeren van software;
-         middelen te ontwikkelen en te implementeren teneinde de codering van gezondheidsgegevens, zowel
inhoudelijk als technisch, te perfectioneren waarbij rekening wordt gehouden met de vigerende wettelijke en
wetenschappelijke kaders;
-         het confidentieel karakter van de gezondheidsgegevens te allen tijde te eerbiedigen en te waarborgen,
overeenkomstig de deontologie en gebruik makend van state of the art beveiligingsmechanismen.
De vereniging kan alle handelingen stellen die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met haar doel, met
inbegrip van bijkomstige commerciële en winstgevende activiteiten binnen wat wettelijk is toegelaten en waarvan
de opbrengsten te allen tijde volledig zullen worden bestemd voor haar doel.
Art. 4 – duur
De vereniging wordt voor onbepaalde duur opgericht en kan op elk moment ontbonden worden.
 
TITEL III.        DE LEDEN
Art. 5 – leden
In de v.z.w. zijn er enkel werkende leden.
0541304540
Art. 6 – aantal
Er zijn minimum drie leden. Er is geen maximumaantal bepaald.
Art. 7 – procedure en inhoudelijke voorwaarden
De algemene vergadering is bevoegd om te beslissen over de toelaatbaarheid van de leden. De formaliteiten en
voorwaarden van toetreding als lid worden uitgewerkt in het huishoudelijk reglement. Een kandidaat-lid van de
v.z.w. dient hiervoor schriftelijk een aanvraag in bij de algemene vergadering. De algemene vergadering beslist
autonoom of een kandidaat-lid dat aan de inhoudelijke voorwaarden voldoet, en als lid tot de v.z.w. wordt
toegelaten. De algemene vergadering dient deze beslissing niet te motiveren. Tegen deze beslissing is geen
beroep mogelijk.
Art. 8 – rechten en plichten
De leden hebben de plicht om:
-         een constructieve bijdrage te leveren aan het maatschappelijk doel van de vereniging;
-         op geregelde basis wetenschappelijke activiteiten m.b.t. gezondheidsgegevens in de breedste zin van het
woord te ontwikkelen, zoals zijn het bijwonen van relevante seminaries, het opvolgen van relevante literatuur, het
uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek, …;
-         eigen wetenschappelijk werk en ontwikkelingen van de vereniging te promoten, waar mogelijk.
Art. 9 – einde
Elk lid kan op elk moment ontslag nemen uit de v.z.w. Het ontslag gebeurt schriftelijk en wordt overgemaakt aan
de algemene vergadering. Het lid dat ontslag neemt moet een opzegtermijn van drie maanden in acht nemen.
Indien door het ontslag het aantal leden onder het wettelijk of statutair minimum daalt, dan wordt het ontslag van
het lid opgeschort totdat er na redelijke termijn een vervanger is gevonden. Een lid kan op elk moment worden
uitgesloten door de algemene vergadering met een tweederde meerderheid van de aanwezige stemmen. De
stemming over de uitsluiting van een lid is niet geheim. Het lidmaatschap van een lid eindigt van rechtswege bij
het overlijden van dat lid. Een lid dat ontslag neemt, uitgesloten of geschorst wordt, alsook de erfgenamen of
rechthebbenden van een overleden lid, hebben geen recht op het maatschappelijk fonds. Ze kunnen evenmin de
betaalde bijdragen terugvorderen. Ze mogen geen opgave, verantwoording van de rekeningen, noch het leggen
van de zegels of een inventaris vragen.
Art. 10 – bijdrage
De bijdrage van de leden wordt vastgesteld op maximum duizend euro per jaar. Het dagelijks bestuur bepaalt
jaarlijks het exacte bedrag en deelt dit mee aan alle leden. Het lid dat ontslag neemt, uitgesloten of geschorst
wordt is evenwel gehouden de goedgekeurde bijdrage van het lopende jaar te betalen.
Art. 11 – ledenregister
De raad van bestuur van de v.z.w. is verplicht een ledenregister bij te houden. Telkens wanneer er wijzigingen
optreden in het ledenbestand van de leden van de v.z.w., moeten deze wijzigingen binnen de acht dagen na
kennisgeving ervan aan de raad van bestuur in het ledenregister worden doorgevoerd. De leden hebben de
verplichting om een adreswijziging door te geven aan de raad van bestuur. Het origineel van het ledenregister
wordt bijgehouden ter zetel van de v.z.w. De leden hebben het recht om de inzage in het ledenregister te vragen.
Zij richten hiervoor schriftelijk een aanvraag aan de raad van bestuur. De v.z.w. moet, bij mondeling of schriftelijk
verzoek, aan de overheden, de administraties en de diensten, met inbegrip van de parketten, de griffies en de
leden van de hoven, de rechtbanken en alle rechtscolleges en de daartoe wettelijk gemachtigde ambtenaren,
onverwijld toegang verlenen tot het ledenregister en deze instanties bovendien de afschriften of uittreksels uit dit
register verstrekken welke zij nodig achten.
 
TITEL IV.         DE ALGEMENE VERGADERING
Art. 12 – samenstelling
De algemene vergadering is samengesteld uit alle leden en wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad
van bestuur, bij diens afwezigheid door de ondervoorzitter, bij diens afwezigheid door de oudste van de
aanwezige bestuurders.
Art. 13 – bevoegdheden
De bevoegdheden van de algemene vergadering zijn:
-         de goedkeuring van de statuten;
-         de goedkeuring van een wijziging van de statuten;
-         het opstellen en goedkeuren van het huishoudelijk reglement.
-         de benoeming en afzetting van bestuurders;
-         de goedkeuring van de begroting en de rekeningen;
-         kwijting verlenen aan bestuurders;
-         de uitsluiting van een lid;
-         de ontbinding van de v.z.w.;
-         de benoeming van de vereffenaars, wanneer de v.z.w. ontbonden zal worden;
Art. 14 – samenkomst
De algemene vergadering moet éénmaal per jaar worden samengeroepen door de raad van bestuur, binnen de
zes maanden na afsluiting van het boekjaar. De algemene vergadering wordt tevens door de raad van bestuur
samengeroepen in de gevallen dat de raad van bestuur dit nodig acht. De raad van bestuur is verplicht een
algemene vergadering samen te roepen wanneer minimum één vijfde van de leden het vraagt. De leden moeten
dit per e-mail vragen aan de raad van bestuur.
De raad van bestuur roept alle leden op voor de algemene vergadering. De oproeping gebeurt per e-mail,
minimum acht dagen voor het tijdstip van de algemene vergadering. De oproeping wordt ondertekend door de
raad van bestuur. De oproeping bevat de datum, uur en plaats van de algemene vergadering, evenals de
agenda. De agenda wordt opgesteld door de raad van bestuur. Elk voorstel, ondertekend door één twintigste van
de leden, moet op de agenda worden geplaatst. De voorstellen uitgaande van de leden moeten uiterlijk acht
dagen voor het tijdstip van de algemene vergadering verstuurd worden aan de raad van bestuur. Op de dag van
de algemene vergadering en tijdens de algemene vergadering zelf kunnen punten aan de agenda worden
toegevoegd.
Om te kunnen deelnemen aan de algemene vergadering moeten leden zich één dag voor het tijdstip van de
algemene vergadering per e-mail aanmelden.
Art. 15 – aanwezigheidsquorum en meerderheden
Bij een wijziging van de statuten, een wijziging van het doel, bij uitsluiting van leden of de ontbinding van de
v.z.w. wordt het aanwezigheidsquorum toegepast, voorzien in de wet van 27 juni 1921, gewijzigd door de wet van
2 mei 2002.
Elk lid heeft één stem. De beslissingen binnen de algemene vergadering over alle punten worden genomen bij
voltallige meerderheid van de stemmen. Indien binnen de algemene vergadering geen unanieme beslissing
mogelijk is, dient een tweede algemene vergadering binnen een termijn van drie maanden na de eerste te
worden samengeroepen. Een tweederde meerderheid is dan voldoende.
Art. 16 – notulen
De beslissingen van de algemene vergadering worden opgenomen in de notulen. De originele notulen van de
algemene vergaderingen worden samengebracht in het digitaal notulenboek. De leden worden op de hoogte
gesteld van de beslissingen door toezending van een kopie van de originele verslagen van de algemene
vergaderingen. Derden worden indien nodig op de hoogte gebracht van de beslissingen van de algemene
vergadering door toezending van een kopie van de originele verslagen van de algemene vergaderingen.
 
TITEL V.            DE RAAD VAN BESTUUR
Art. 17 – voorwaarden en samenstelling
De raad van bestuur verdeelt de functies van voorzitter, ondervoorzitter, secretaris, penningmeester onder de
bestuurders. De raad van bestuur wordt voorgezeten door de voorzitter.
Een bestuurder kan geen volmacht geven.
Art. 18 – aantal
De raad van bestuur bestaat uitzonderlijk uit minimum twee bestuurders, overeenkomstig art. 13 van de Wet van
2 mei 2002 zolang het aantal leden drie bedraagt. Zodra het aantal leden minimaal vier bedraagt, wordt dit
minimum aantal bestuurders naar drie opgetrokken. Er is geen maximum aantal bestuurders bepaald. Zo door
vrijwillig ontslag, verstrijken van termijn of afzetting, het aantal bestuurders is teruggevallen tot onder het wettelijk
minimum, dan blijven de bestuurders in functie totdat regelmatig in hun vervanging is voorzien. Indien
bestuurders vrijwillig ontslag nemen, de termijn van hun mandaat verstreken is of afgezet worden, moeten zij in
functie blijven totdat regelmatig in hun vervanging is voorzien.
Art. 19 – benoeming
De algemene vergadering benoemt de bestuurders. De benoeming gebeurt bij voltallige meerderheid van de
stemmen. Er is een aanwezigheidsquorum vereist. Dat aanwezigheidsquorum bedraagt het voltallig aantal leden
van de v.z.w. De stemming over de benoeming van bestuurders is geheim.
Art. 20 – bevoegdheden
De raad van bestuur bestuurt de v.z.w. en vertegenwoordigt de v.z.w. in en buiten rechte en heeft alle
bevoegdheden die niet tot de bevoegdheid van de algemene vergadering behoren. De raad van bestuur kan zijn
bevoegdheden delegeren.
De bestuurders worden benoemd voor een duur van twee jaar. Bestuurders zijn herkiesbaar. Het mandaat van
bestuurder is onbezoldigd. De bestuurders oefenen hun bevoegdheden gezamenlijk uit.
Art. 21 – samenkomst
De raad van bestuur moet worden samengeroepen wanneer het belang van de v.z.w. dit vereist. Elke bestuurder
heeft het recht de raad van bestuur samen te roepen. Hij of zij richt hiertoe een verzoek per e-mail aan de
voorzitter. De raad van bestuur wordt samengeroepen door de voorzitter. De oproeping gebeurt per e-mail,
minimum één dag voor het tijdstip van de samenkomst van de raad van bestuur. De oproeping bevat de datum,
uur en plaats van de samenkomst van de raad van bestuur, evenals de agenda. De wijze van oproeping wordt
uitgewerkt in het huishoudelijk reglement. De agenda wordt opgesteld door de voorzitter.
Art. 22 – aanwezigheidsquorum en stemming
Om geldig te kunnen beraadslagen over alle punten moet minstens tweederde van de bestuurders aanwezig zijn,
met een absoluut minimum van twee bestuurders.
Elke bestuurder heeft één stem. De beslissingen binnen de raad van bestuur worden genomen bij voltallige
meerderheid van stemmen. Een voorstel is niet aangenomen indien de stemming onbeslist eindigt.
Art. 23 – notulen
Van de samenkomst van de raad van bestuur worden er notulen opgesteld. De originele notulen van de raad van
bestuur worden samengebracht in het digitaal notulenboek. De bestuurders worden op de hoogte gesteld van de
beslissingen door toezending van een kopie van de originele verslagen van de raad van bestuur. Leden worden
op de hoogte gebracht van de beslissingen van de raad van bestuur door toezending van een kopie van de
originele verslagen van de raad van bestuur.
Art. 24 – einde mandaat
Elke bestuurder kan op elk moment ontslag nemen uit de v.z.w. Het ontslag gebeurt schriftelijk en wordt
overgemaakt aan de algemene vergadering. De bestuurder die ontslag neemt moet een opzegtermijn van drie
maanden in acht nemen. Indien door het ontslag de werking van de v.z.w. in gevaar wordt gebracht, wordt het
ontslag van de bestuurder opgeschort totdat er na redelijke termijn een vervanger is aangesteld. Een bestuurder
wordt geacht ontslag te nemen wanneer de bestuurder niet meer voldoet aan de inhoudelijke voorwaarden om
bestuurder te worden in de v.z.w. De stemming over de afzetting van een bestuurder is geheim. Het mandaat van
een bestuurder eindigt van rechtswege bij het overlijden van de bestuurder.
 
TITEL VI.         VERTEGENWOORDIGING
Art. 25 – meerhandtekeningsclausule
De v.z.w. wordt vertegenwoordigd in rechte of ten overstaan van derden door de gezamenlijke handtekening van
twee bestuurders.
Bij handelingen waarvan de waarde duizend euro overschrijdt, is de gezamenlijke handtekening van twee
bestuurders noodzakelijk.
Art. 26 – orgaan van vertegenwoordiging
De v.z.w. wordt vertegenwoordigd in rechte of ten overstaan van derden door de raad van bestuur.
 
TITEL VII.       BEGROTING EN REKENINGEN
Art. 27 – boekjaar
Het boekjaar van de v.z.w. loopt van 1 januari tot 31 december en uitzonderlijk begint het eerste boekjaar op de
dag van de oprichting van de v.z.w. en zal eindigen op 31 december 2014.
Art. 28 – goedkeuring van de rekeningen
Na goedkeuring van de jaarrekening en de begroting, legt de raad van bestuur verantwoording af voor het beleid
in het voorgaande jaar en spreekt de algemene vergadering zich uit over de kwijting aan de bestuurders. Dit
gebeurt bij afzonderlijke stemming.
 
TITEL VIII.    ONTBINDING, NIETIGHEID & VEREFFENING
Art. 29 – ontbinding
De v.z.w. kan op elk ogenblik vrijwillig worden ontbonden. Hiervoor is een aanwezigheidsquorum vereist. De
beslissing tot ontbinding moet genomen worden met een voltallige meerderheid van de aanwezige stemmen. De
rechtbank van eerste aanleg kan op verzoek van een lid, een belanghebbende derde of van het Openbaar
Ministerie de gerechtelijke ontbinding uitspreken van de v.z.w. die:
-         niet in staat is haar verbintenissen na te komen;
-         haar vermogen of de inkomsten uit dat vermogen voor een ander doel aanwendt dan dat waarvoor zij is
opgericht;
-         in ernstige mate in strijd handelt met de statuten, in strijd handelt met de wet of met de openbare orde;
-         gedurende drie opeenvolgende boekjaren niet heeft voldaan aan de verplichting om de jaarrekening neer
te leggen, tenzij de ontbrekende jaarrekeningen worden neergelegd vooraleer de debatten worden gesloten;
-         minder dan drie leden telt.
De nietigheid van de v.z.w. kan op vraag van elke belanghebbende door de rechtbank worden uitgesproken:
-         ingeval het doel van de v.z.w. niet precies genoeg omschreven is;
-         ingeval één van de doeleinden waarvoor de v.z.w. is opgericht, strijdig is met de wet of met de openbare
orde;
-         ingeval de statuten de naam en het adres van de zetel van de v.z.w., alsook het gerechtelijk
arrondissement waaronder de v.z.w. ressorteert niet vermelden.
Art. 30 – bestemming netto–actief
De bestemming die aan het netto–actief moet worden gegeven is een doel dat de gezondheidszorg in de
breedste zin van het woord ten goede komt. De bestemming van het actief wordt vastgesteld door de algemene
vergadering.
 
TITEL IX.         SLOT
Voor alle gevallen die niet voorzien worden door de statuten, zijn de beschikkingen van de V.Z.W.–wetgeving,
waaronder de Wet van 27 juni 1921, gewijzigd door de Wet van 2 mei 2002 toepasselijk.
 
 
Ondergetekende personen zijn de stichtende leden van de v.z.w. en hebben hun opdracht aanvaard.
Aldus aangenomen met eenparigheid van stemmen op de stichtingsvergadering, gehouden te Antwerpen op
14 oktober 2013, en ondertekend in drie exemplaren.
 
André ORBAN
  
Luc BELMANS
  
Guy BAEYENS
 
*********************************************************************************************************************************
****************
Uittreksel uit de bijzondere algemene vergadering, “stichtingsvergadering”, dd. 14/10/2013 om 20.15 uur:
Statuten
De statuten worden volledig overlopen en na goedkeuring ondertekend door de drie werkende leden (bijlage).
Samenstelling raad van bestuur
De vergadering beslist unaniem de volgende leden aan te stellen:
-        voorzitter: dr. André Orban (rijksregisternummer 74.10.08-289.28);
-        secretaris: dhr. Guy Baeyens (rijksregisternummer 70.11.07-135.38);
dit bij wijze van overgangsmaatregel, en tot aan de eerstvolgende reguliere algemene vergadering die in 2014 zal
worden gehouden.
*********************************************************************************************************************************
****************