Ondernemingsnr : 0466459142
Naam
(voluit) : POLCAF
(verkort) :
Rechtsvorm : Naamloze vennootschap
Volledig adres v.d. zetel Kasteelstraat 29
 : 8980 Zonnebeke
Onderwerp akte :
ONTSLAGEN, BENOEMINGEN, STATUTEN (VERTALING,
COORDINATIE, OVERIGE WIJZIGINGEN)
Er blijkt uit een proces-verbaal opgemaakt door Meester Andreas Laga, notaris met standplaats te
Izegem, op 24 november 2023, dat de algemene vergadering van de naamloze vennootschap
“POLCAF” onder meer volgende besluiten genomen heeft:
1. Besluit om de rechtsvorm van naamloze vennootschap (afgekort NV) te behouden en besluit tot
aanneming van volledig nieuwe statuten die in overeenstemming zijn met het Wetboek van
vennootschappen en verenigingen, zoals opgenomen onder een volgend besluit.
2. Besluit om het precieze adres van de zetel buiten de statuten te laten. Verklaring dat het adres van
de zetel is gevestigd te: 8980 Zonnebeke (Geluveld), Kasteelstraat 29.
3. besluit om de gewone algemene vergadering vanaf datum van het verlijden van de akte te laten
plaatsvinden op de vierde woensdag van juni, om veertien uur (14u).
4. Besluit om te voorzien dat elke aandeelhouder aan iedere persoon, al dan niet een andere
aandeelhouder, een schriftelijke volmacht kan geven om zich te laten vertegenwoordigen op de
algemene vergadering en daar in zijn plaats te stemmen.
5. Besluit om een artikel toe te voegen aan de statuten waarin een regeling wordt uitgewerkt die
toelaat om een dagelijkse bestuurder aan te duiden die alleen kan optreden namens de
vennootschap voor wat betreft het dagelijks bestuur.
Simultaan besluit eveneens om in dit artikel een exemplatieve opsomming op te nemen van de
machten die onder dit dagelijks bestuur begrepen dienen te worden.
6. Als gevolg van de voorgaande besluiten, besluit tot aanneming van volledig nieuwe statuten, die in
overeenstemming zijn met het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (bij uittreksel):
Rechtsvorm: Naamloze Vennootschap
Benaming: “POLCAF”
Zetel: De zetel is gevestigd in het Vlaams Gewest.
Voorwerp:
De vennootschap heeft tot voorwerp alle verrichtingen die rechtstreeks of onrecht-streeks betrekking
hebben op de fabricatie, de import en de export, de groot- en kleinhandel en distributie van
biscuiterie, confiserie, banketproducten, suikergoed, lekkernijen, brood en allerlei gebak en
aanverwante producten.
De vennootschap heeft ook tot voorwerp het verwerven en beheren van participaties in
vennootschappen en ondernemingen; het verstrekken van diensten in het voordeel van deze
vennootschappen en ondernemingen op gebied van informatica, boekhouding, management,
financieel beheer en administratie in het algemeen.
De vennootschap heeft eveneens tot voorwerp alle verrichtingen die rechtstreeks of onrechtstreeks
betrekking hebben op het oordeelkundig beheer en uitbreiding van een onroerend patrimonium,
vooral door verhuring en andere overeenkomsten met derden in verband met hun gebruik, genot en
opbrengst.
De vennootschap heeft verder nog tot voorwerp het uitoefenen van de functie van bestuurder van
andere vennootschappen.
De vennootschap mag haar voorwerp overal verwezenlijken voor eigen rekening en voor rekening
van derden, op allerhande manieren en volgens de wijzen die haar het best geschikt blijken,
inbegrepen, de in- en uitvoer.
De vennootschap zal binnen het kader van haar voorwerp mogen overgaan tot het aankopen,
opschikken, uitrusten, valoriseren en bouwen van onroerende goederen, al dan niet gemeubeld; zij
mag beschikbare middelen beleggen in roerende goederen en waarden; zij mag belangen nemen
door middel van inbreng, aankoop van aandelen of op een andere wijze in andere ondernemingen en
vennootschappen.
De vennootschap mag alle handels-, nijverheids-, financiële, roerende en onroerende of andere
verrichtingen of handelingen stellen die rechtstreeks of onrechtstreeks, geheel of gedeeltelijk in
verband staan met haar voorwerp of die eenvoudig nuttig zijn om het bereiken van dit voorwerp te
vergemakkelijken.
Duur: De vennootschap is opgericht voor een onbepaalde duur.
Kapitaal: Het kapitaal bedraagt ZES MILJOEN TWEEHONDERD DUIZEND EURO (6.200.000,00
EUR).
Het wordt vertegenwoordigd door tweeduizend driehonderd negenentwintig (2.329) aandelen met
stemrecht, zonder aanduiding van de nominale waarde, genummerd van 1 tot 2.329, met een
fractiewaarde van één/tweeduizend driehonderd negenentwintigste (1/2.329e) van het
maatschappelijk kapitaal, waarop werd gestort ten belope van 100 percent.
Bestuur:
De vennootschap wordt bestuurd door een raad samengesteld uit ten minste het minimum aantal
leden dat door de wet is voorgeschreven. De bestuurders worden benoemd door de algemene
vergadering voor hoogstens zes jaar.
Machten en externe vertegenwoordiging:
De raad van bestuur is bevoegd om alle handelingen te verrichten die nodig of dienstig zijn tot
verwezenlijking van het voorwerp van de vennootschap, behoudens die waarvoor volgens de wet of
de statuten alleen de algemene vergadering bevoegd is.
Alle akten die de vennootschap verbinden, in en buiten rechte, zijn geldig wanneer zij ondertekend
worden:
- door twee bestuurders die gezamenlijk optreden;
- door de gedelegeerde bestuurder die alleen handelt.
Dagelijks bestuur:
De raad van bestuur kan het dagelijks bestuur, alsook de vertegenwoordiging van de vennootschap
wat dat bestuur aangaat, opdragen aan één of meer van zijn leden, die dan de titel dragen van
dagelijks bestuurder, of aan één of meer directeurs.
De dagelijkse bestuurders kunnen in het kader van dat bestuur bijzondere volmachten verlenen aan
iedere lasthebber.
De raad van bestuur bepaalt of zij alleen, dan wel gezamenlijk optreden.
Binnen de grenzen van het dagelijks bestuur wordt de vennootschap ook in en buiten rechte geldig
vertegenwoordigd door de gedelegeerde of gedelegeerden voor dit bestuur die alleen handelen.
Onder meer de hierna opgesomde machten dienen begrepen te worden als bevoegdheden die onder
het dagelijks bestuur vallen:
1. Het nemen van alle stappen en vervullen van alle formaliteiten van administratieve, fiscale,
juridische en sociale orde, nodig om de vennootschap te onderwerpen aan de wetten en
reglementeringen van het land waar ze werkt of zou kunnen werken; het tekenen van alle akten,
documenten en registers nodig of dienstig voor de activiteit van de vennootschap.
2. Alle rekeningen laten openen op naam van de vennootschap bij alle banken, Belgische of
buitenlandse, alsook bij het bestuur der postcheque; alle gelden en waarden die aan de
vennootschap kunnen verschuldigd zijn, zo in kapitaal als in intrest en bijhorigheden; op naam van
de vennootschap alle brandkasten aanvragen en er toegang te hebben op elk moment;
3. De vennootschap vertegenwoordigen ten opzichte van alle derden en alle administraties, in het
bijzonder de Staat, gouvernementele, provinciale, communale en/of regionale overheden, sociale,
fiscale autoriteiten, douane, posterijen en de regie voor telegrafie en telefonie,
vervoerondernemingen en alle andere publieke diensten; besluiten én alleen tekenen of met zijn
derden en zijn bestuurders van alle akkoorden, contracten, verbintenissen en nodige of nuttige
reglementen voor de goede werking van de vennootschap, alle nodige inschrijvingen en wijzigingen
van inschrijving doen bij het handelsregister;
4. Aanwerven en ontslaan van het personeel van de vennootschap: het vastleggen van de
aanwervingsvoorwaarden en het werk, de functies en de vergoedingen;
5. het innen van alle bedragen verschuldigd aan de onderneming; het betalen van alle sommen die
de vennootschap verschuldigd is met een maximum van 500.000,00 EUR per betaling; van alle
ontvangen of betaalde gelden kwitanties en ontlasting geven;
6. Alle aankopen, verkopen, overdrachten doen, in huur nemen en ruilen van alle meubels, uitrusting,
materieel en roerende goederen met een maximum van 500.000,00 EUR;
7. Het uitoefenen van alle juridische handelingen, zowel vragend als verdedigend, voor alle rechters
en deskundige rechtbanken; het bekomen van alle oordelen en arresten, deze later oplichten,
tekenen en uitvoeren door alle rechtsmiddelen: de vennootschap vertegenwoordigen op alle
faillissementen, concordaten en rechterlijke of vriendschappelijke reglementen;
8. Tekenen, aanvaarden, onderhandelen en endosseren van alle biljetten, cheques, wissels,
wisselbrieven en andere handelsdocumenten, onder zijn enige handtekening, per overschrijving,
cheque of anders de rekeningen van de vennootschap beschikken, het opstellen en aanvaarden van
alle compensaties en reglementen, het aanvaarden en goedkeuren van alle subrogaties, zonder
beperking van bedrag, verlengen van de termijn van vervallen wissels en orderbrieven, verzoeken en
aanvaarden van alle bankgaranties en alle kredietbrieven;
9. Vastleggen, overdragen, ontbinden van alle verzekeringspolissen en de premies er betalen, zich
vestigen overal waar nodig, in alle omstandigheden het nemen van alle nodige beslissingen voor het
bewaren van alle goederen en waarden toebehorend aan de vennootschap of het haar beschikking
gesteld door derden;
10. Namens de vennootschap, van post, douane, spoorwegen, verzendkantoren en bedrijven, alle
brieven, pakken, kisten, colli’s en zendingen allerhande aangetekend of niet, al of niet met gekende
of opgegeven waarde, tegen betaling of niet, in bewaring genomen of gegeven goederen of
voorwerpen in ontvangst nemen; cognossementen, vrachtbrieven en andere vervoerdocumenten
overleggen of in ontvangst nemen; alle documenten en ontvangstbewijzen desbetreffend
ondertekenen;
11. Daar waar hij nodig acht, volmacht geven over één af meer van zijn bevoegdheden aan
werknemers van de vennootschap, afzonderlijk of gemeenschappelijk , voor een periode en binnen
de hem vastgelegde grenzen:
12. Onderhandelen bij offertes en afsluiten van contracten met beperking tot 500.000,00 EUR;
13. Alle gewone briefwisseling ondertekenen;
14. De uitvoering van geldig genomen beslissingen van de raad van bestuur verzorgen.
Gewone algemene vergadering:
De gewone algemene vergadering wordt jaarlijks gehouden op de vierde woensdag van de maand
juni, om 14 uur
Toegang tot de algemene vergadering
Om toegelaten te worden tot de algemene vergadering en, voor de aandeelhouders, om er het
stemrecht uit te oefenen, dient een effectenhouder te voldoen aan de volgende voorwaarden:
    •  de houder van effecten op naam moet als zodanig ingeschreven zijn in het register van de
effecten op naam met betrekking tot zijn categorie van effecten;
    •  de houder van gedematerialiseerde effecten moet als zodanig zijn ingeschreven op de
rekeningen van een erkende rekeninghouder of van de vereffeningsinstelling en dient een attest
opgesteld door deze erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling te hebben bezorgd of te
bezorgen aan de vennootschap waaruit dit blijkt;
    •  de rechten verbonden aan de effecten van de effectenhouder mogen niet geschorst zijn; indien
enkel de stemrechten geschorst zijn, mag hij nog steeds deelnemen aan de algemene vergadering
zonder te kunnen deelnemen aan de stemming.
De houders van aandelen zonder stemrecht, winstbewijzen zonder stemrecht, converteerbare
obligaties, inschrijvingsrechten of certificaten die met medewerking van de vennootschap werden
uitgegeven, mogen deelnemen aan de algemene vergadering met raadgevende stem, mits vervulling
van de voorwaarden bepaald in de vorige alinea.
De commissaris woont de algemene vergadering bij wanneer deze te beraadslagen heeft op grond
van een door hem opgemaakt verslag.
Stemrecht: Op de algemene vergadering geeft ieder aandeel recht op één stem, onder voorbehoud
van de wettelijke en statutaire bepalingen betreffende de aandelen zonder stemrecht.
Volmacht:
Elke eigenaar van effecten kan zich laten vertegenwoordigen op de algemene vergadering door een
gevolmachtigde, overeenkomstig de bepalingen van de wet, op voorwaarde dat:
- alle statutair bepaalde voorwaarden voor toelating tot de vergadering zijn vervuld.
- de volmacht 3 werkdagen vóór de algemene vergadering wordt neergelegd op de zetel van de
vennootschap.
Een verleende volmacht blijft geldig voor elke volgende algemene vergadering in de mate waarin
daarop dezelfde agendapunten worden behandeld, tenzij de vennootschap op de hoogte wordt
gesteld van een overdracht van de betrokken aandelen.
Boekjaar: Het boekjaar van de vennootschap gaat in op 1 januari en eindigt op 31 december van elk
jaar.
Winstverdeling:
De jaarlijkse nettowinst wordt bepaald overeenkomstig de wettelijke bepalingen.
Van die winst wordt ten minste vijf procent ingehouden voor de vorming van de wettelijke reserve.
Deze verplichting houdt op wanneer het reservefonds één tiende van het kapitaal van de
vennootschap bereikt. De verplichting herleeft indien de wettelijke reserve wordt aangesproken, tot
het reservefonds opnieuw één tiende van het kapitaal van de vennootschap heeft bereikt.
De aanwending van het saldo der winsten wordt geregeld door de jaarvergadering bij gewone
meerderheid van stemmen, op voorstel van de raad van bestuur.
De uitkering van dividenden geschiedt op het tijdstip en op de plaatsen die de raad van bestuur
aanduidt.
Aan de raad van bestuur wordt de bevoegdheid verleend om, op eigen verantwoordelijkheid en
overeenkomstig de wettelijke bepalingen, de uitkering van voorschotten op dividenden te beslissen.
Vereffeningsaldo:
Na aanzuivering van alle schulden, lasten en kosten van vereffening of na consignatie van de nodige
gelden om die te voldoen, verdelen de vereffenaars het netto-actief, in geld of in effecten, onder de
aandeelhouders naar verhouding van het aantal aandelen dat zij bezitten.
De goederen die nog in natura aanwezig zijn worden op dezelfde wijze verdeeld.
Indien niet op alle aandelen in dezelfde mate is gestort, moeten de vereffenaars, alvorens over te
gaan tot de verdeling, het evenwicht herstellen door alle aandelen op volstrekte voet van gelijkheid te
stellen, hetzij door bijkomende stortingen te vragen ten laste van de aandelen waarop niet voldoende
werd gestort, hetzij door voorafgaande terugbetalingen, in geld of effecten, ten bate van de in een
hogere verhouding volgestorte aandelen.
7. Besluit tot het ontslag van de besloten vennootschap DERYCKE, CATRY EN CO -
BEDRIJFSREVISOREN, met zetel te 8500 Kortrijk, President Kennedypark 4 bus A,
ondernemingsnummer BE 0429.717.027, vertegenwoordigd door de heer Derycke Martin, als
commissaris van de vennootschap, met ingang vanaf het verlijden van de akte statutenwijziging.
Opvolgend besluit tot de bezoldigde benoeming van de naamloze vennootschap CALLENS
VANDELANOTTE, met zetel te 8500 Kortrijk, President Kennedypark 1A, ondernemingsnummer BE
0433.608.707 en ingeschreven bij IBR onder nummer B00083, vast te vertegenwoordigen door de
heer Vandelanotte Frank, bedrijfsrevisor, (ingeschreven bij IBR onder nr. A.01476) en de heer
Rysman Francis, bedrijfsrevisor, (ingeschreven bij IBR onder nr. A.01523) als commissaris voor een
periode van drie boekjaren, te weten 2023, 2024 en 2025, welke een einde neemt bij de algemene
vergadering die de jaarrekening per 31 december 2025 goedkeurt en met ingang vanaf het verlijden
van de akte statutenwijziging.
8.
VOLMACHT (ADMINISTRATIEF)
De comparanten stellen de hierna genoemde (rechts)persoon aan als bijzondere gevolmachtigde,
die afzonderlijk kan optreden en met de mogelijkheid tot in de plaats stelling, aan wie de volmacht
verleend wordt om alle formaliteiten op het gebied van inschrijving, wijziging of stopzetting bij het
ondernemingsloket en de Kruispuntbank van alsook alle fiscale, administratieve en sociaalrechtelijke
formaliteiten te vervullen naar aanleiding van eventuele toekomstige wijzigingen en te dien einde ook
alle stukken en akten te tekenen, inclusief alle benodigde documenten en formulieren tegenover de
bevoegde instanties en de ondernemingsrechtbank, namelijk: de besloten vennootschap
ACCOUNTANTSBURO LAUWERS KORTRIJK, ondernemingsnummer BTW BE0423.408.562, met
zetel te 8500 Kortrijk, President Kennedypark 4a, alsmede alle door haar aangestelden.
RAAD VAN BESTUUR
HERBENOEMING VAN GEDELEGEERDE BESTUURDER, VOORZITTER VAN DE RAAD VAN
BESTUUR EN DAGELIJKSE BESTUURDER
BIJZONDERE VOLMACHT
Onmiddellijk na de voormelde feiten zijn alle bestuurders, zijnde:
- de voormelde heer Frans Castelein, voormeld,;
- de heer Antony Popelier, voormeld;
- de voormelde mevrouw Marie Rosa Vandepitte, vertegenwoordigd blijkens volmacht, getekend op
22 november 2023, door de heer Antony Popelier;
Samengekomen in raad van bestuur en hebben zij beslist om kennis te nemen van:
*  de herbenoeming als gedelegeerde bestuurder van:
       - de heer Antony Popelier, voormeld;
       Die verklaard heeft deze functie te aanvaarden.
In zijn hoedanigheid van gedelegeerde bestuurder kan de heer Antony Popelier alleen besluiten en
alleen de vennootschap vertegenwoordigen jegens derden alsook in rechte als eiser of als
verweerder.
Het bestuursorgaan heeft bepaald dat dit mandaat onbezoldigd is.
*  de herbenoeming als voorzitter van de raad van bestuur:
       - de heer Frans Castelein, voormeld ;
       Hij heeft verklaard deze functie te aanvaarden.
*  de herbenoeming als dagelijkse bestuurder:
       - de besloten vennootschap PATRICK REEKMANS CONSULTING, afgekort PARECO, met
zetel te 9120 Beveren, Hazenhof 28, ondernemingsnummer BE0688.934.481, met als vaste
vertegenwoordiger de heer Reekmans Patrick, wonende te 8670 Koksijde, Wulpstraat 1,
vertegenwoordigd blijkens onderhandse volmacht van 22 november 2023 door de heer Antony
Popelier, voornoemd;
  Hij heeft verklaard deze functie te aanvaarden.
Bovendien werd aan de voornoemde vennootschap PARECO, met vast vertegenwoordiger
voornoemde heer Patrick Reekmans, door het bestuursorgaan volmacht verleend, voor alle
handelingen (samenhangend) die een globaal bedrag van 500.000,00 euro niet overschrijden,
binnen diens mandaat als dagelijks bestuurder. Hij kan binnen de perken van deze volmacht alleen
besluiten en alleen de vennootschap vertegenwoordigen jegens derden alsook in rechte als eiser of
als verweerder.
 
 
Volmachten dd. 22 en 24 november 2023
- Volmachtgevers:
    * Mevrouw POPELIER Griet Ginette Frans, geboren te Ieper op 24 juni 1976, wonende te 8890
Moorslede, Zilverbergstraat 25.
    * Mevrouw VANDEPITTE Marie Rosa Noëlla Irma, geboren te Moorslede op 25 december 1951,
wonende te 8880 Ledegem, Denderbellestraat 3.
    * de besloten vennootschap PATRICK REEKMANS CONSULTING, afgekort PARECO, met zetel
te 9120 Beveren, Hazenhof 28, ondernemingsnummer BE0688.934.481, met als vaste
vertegenwoordiger de heer REEKMANS Patrick, wonende te 8670 Koksijde, Wulpstraat 1.
 
- Volmachtdrager: de heer POPELIER Antony, geboren te Ieper op 7 september 1972, wonende te
8980 Zonnebeke, Oude Zandvoordestraat 22.
 
 
 
VOOR BEREDENEERD UITTREKSEL
Opgemaakt te Izegem op 24 november 2023
(get.) Andreas LAGA, notaris te Izegem
 
 
Tegelijk hiermede neergelegd :
    •  expeditie van de akte dd. 24 november 2023
    •  gecoördineerde statuten met lijst publicatiedata