Ondernemingsnr :
Benaming
(voluit) : Belgian Defence Rainbow Community
(afgekort) : BELDEFRAC
Rechtsvorm : Vereniging zonder winstoogmerk
Zetel : Kolenmarkt 42
1000
België
Onderwerp akte : Oprichting
Brussel
Belgian Defence Rainbow Community (BELDEFRAC)
De oprichters
GILLEIR, Joris – 69.09.13-229.20
NOLLET, Patrick – 65.05.09-317.37
VAN EECKHOUT, Freddy – 62.07.23-083.93
VAN LAEREN, Wim – 93.07.07-155.85
Statuten
Art. 1 Naam
Het voorwerp van deze statuten is de vzw “Belgian Defence Rainbow Community”. De afkorting van de naam van
de vzw, “BELDEFRAC”, kan ook gebruikt worden.
Art. 2. Taalstelsel
Hoewel de statuten van de vzw enkel in het Nederlands gepubliceerd zijn, is de Belgian Defence Rainbow
Community een tweetalige vereniging (Nederlands – Frans).
De Franstalige vertaling van de statuten wordt door de Algemene Vergadering (AV) goedgekeurd en maakt deel
uit van het Reglement Inwendige Orde (RIO) van de vereniging.
Interne en externe communicatie kan zowel in het Nederlands als het Frans gevoerd worden en wordt in de mate
van het mogelijke vertaald. Het RIO bepaalt de onderwerpen en de communicatievormen waarbij het gebruik van
de twee talen verplicht is.
Communicatie van leden naar de Raad van Bestuur (RvB) wordt zowel in het Nederlands als het Frans als geldig
beschouwd.
Art. 3 Definities
Onder de term ‘LGBT’ wordt verstaan: Lesbian, Gay, Bisexual, Transgender.
Onder de term ‘SOGIE’ wordt verstaan: Sexual Orientation, Gender Identity and Expression.
Art. 4 Maatschappelijke zetel
De maatschappelijke zetel van de BELDEFRAC is gevestigd in het Koninkrijk België, te Kolenmarkt 42, 1000
Brussel. De Algemene vergadering is bevoegd om het adres van de zetel te wijzigen.
De BELDEFRAC wordt opgericht volgens het Belgisch recht. Geschillen worden aanhangig gemaakt bij de
bevoegde rechtbank van het gerechtelijk arrondissement Brussel.
Art. 5 Missie en doelstellingen
Missie
De missie van de BELDEFRAC is om een permanent en duurzaam forum te zijn voor het LGBT- personeel van
Defensie en het personeel van Defensie dat affiniteit heeft met de SOGIE-thematiek.
Op deze manier kan een wezenlijke bijdrage geleverd worden aan het welzijn van deze community in Defensie,
wat kan bijdragen tot een verhoogde operationaliteit.
De BELDEFRAC stelt zich als doelen:
een partner te zijn voor zowel de organisatie als voor haar personeel;
0664932426
bij te dragen aan de operationalisering van het diversiteitsbeleid in functie van de evolutie van onze organisatie
en de maatschappij;
te sensibiliseren rond de SOGIE thema’s;
de zichtbaarheid van LGBT personeelsleden te verbeteren;
het algemeen SOGIE thema bij Defensie bespreekbaar te houden;
eerstelijnsexpertise aan te bieden dat het beleid van Defensie kan ondersteunen;
contacten tot stand te brengen en onderhouden met nationale en internationale SOGIE-organisaties om
ervaringen en goede praktijken uit te wisselen.
de verbintenis aan te gaan de noodzakelijke fondsen te bekomen zoals verduidelijkt in het RIO.
Naar haar leden en naar al het (LGBT) personeel van Defensie toe, wenst onze community te kunnen bijdragen
tot het faciliteren van netwerking en tot de goede informatie uitwisseling en collegiale steunverlening. Daarnaast
hoopt BELDEFRAC waar nodig te kunnen bijdragen tot de emancipatie van het LGBT Defensiepersoneel en
hierdoor de mogelijke situaties van, pesterijen, seksisme, ongewenst seksueel gedrag, intimidatie, discriminatie
en geweld op het werk te verminderen.
Art. 6 Lidmaatschap:
De BELDEFRAC is toegankelijk voor elke persoon tewerkgesteld bij Defensie en die affiniteit heeft met de
SOGIE-thematiek. De vereniging staat eveneens open voor personeel dat op rust is gesteld, als aangesloten of
toegenegen lid.
Categorieën leden:
Onder “effectief lid” wordt verstaan: een lid dat stemgerechtigd is op de Algemene Vergadering (AV). Een
effectief lid zal altijd een lid zijn in actieve dienst bij Defensie.
Onder “aangesloten lid” wordt verstaan: een lid dat niet in effectieve dienst is bij Defensie of dat geen effectief lid
wenst te zijn, maar wenst deel te nemen aan de activiteiten van de vereniging. Het aangesloten lid is niet
stemgerechtigd op de AV.
Onder “toegenegen lid” wordt verstaan: een lid dat zich inschrijft in de objectieven van de vzw. Een toegenegen
lid is niet stemgerechtigd op de AV.
Onder “erelid ”wordt verstaan: een persoon aan wie de AV deze titel heeft verleend omwille van haar kwaliteiten
of acties die de vereniging hebben geholpen in het bereiken van haar doelstellingen.:
Elk lid kan ontslag indienen, door middel van een e-mail aan de raad van bestuur.
Aantal leden:
De BELDEFRAC heeft minstens 3 effectieve leden.
De toelatingsvoorwaarden voor effectief lid, aangesloten lid, toegenegen lid en erelid worden verduidelijkt in de
RIO.
Art. 7 Bijdrage
De ledenbijdrage wordt per kalenderjaar betaald. De jaarlijkse bijdrage en wijze van betaling worden vastgelegd
door de RIO.
De bijdrage wordt in geen geval terugbetaald.
Indien een effectief lid de jaarlijkse bijdrage niet betaalt wordt hij/zij één week na de tweede schriftelijke (e-mail)
herhalingen beschouwd als ontslaggevend.
Art. 8 Ledenregister
De RvB houdt een ledenregister bij.
Telkens er wijzigingen optreden in het ledenbestand, moeten deze wijzigingen binnen de acht dagen na de
kennisgeving ervan aan de RvB in het ledenregister worden doorgevoerd.
De leden hebben de verplichting een adreswijziging door te geven aan de RvB.
Het origineel van het ledenregister wordt bijgehouden door de secretaris van de vzw.
Het soort van register, de informatie die erin vermeld dient te staan en de overdracht ervan zijn beschreven in het
RIO.
Art. 9 De Algemene Vergadering (AV)
De AV is samengesteld uit de effectieve leden en wordt voorgezeten door de voorzitter van de RvB. Indien de
voorzitter afwezig is, vervult de ondervoorzitter deze taak en bij diens afwezigheid de oudste van de aanwezige
bestuurders.
Elk effectief lid kan slechts één ander effectief lid vertegenwoordigen.
De aangesloten, de toegenegen en ereleden mogen deelnemen maar hebben slechts een raadgevende stem.
De bevoegdheden van de AV zijn:
de goedkeuring van de statuten;
de goedkeuring van de wijziging van de statuten;
het bepalen van de RIO;
de benoeming en de ontzetting van de bestuurders;
ontheffen van de bestuurders;
de benoeming en de ontzetting van de penningmeester;
ontheffen van de penningmeester;
goedkeuring van de begroting en de rekeningen;
de ontbinding van de vzw;
de benoeming van de vereffenaars, wanneer de vzw zal ontbonden worden;
de toelating en de uitsluiting van een lid;
het verkiezen van de RvB (tweejaarlijks);
de omzetting van de vereniging in een vennootschap met sociaal oogmerk, in alle gevallen waarin de statuten het
vereisen.
De AV moet minimum eenmaal per jaar worden samengeroepen door de RvB en dit binnen de zes maanden na
het afsluiten van het boekjaar.
De effectieve leden worden per e-mail uitgenodigd voor de AV en dit minstens twee weken voor de vergadering.
De uitnodiging bevat de datum, uur en plaats van de AV, evenals de agenda. De agenda wordt opgesteld door
de RvB.
De AV kan beraadslagen over alle punten, indien er een aanwezigheidsquorum is van 25 procent van de leden.
De beslissingen binnen de AV worden genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige of
vertegenwoordigde stemmen.
Bij een wijziging van de statuten wordt de aanwezigheidsquorum van 2/3 van de leden toegepast, zoals voorzien
in de wet van 27 juni 1921, gewijzigd door de wet van 2 mei 2002.
Bij een stemming over een wijziging van het doel, de ontbinding van de vereniging en/of de uitsluiting van
bepaalde leden of bestuurder geldt evenzeer een aanwezigheidsquorum van 2/3 en is er een 4/5 meerderheid
vereist.
Indien ondanks de geldige aankondiging, het quorum van 2/3 van de leden niet wordt behaald, mag de RvB een
tweede AV dagvaarden, niet vroeger dan twee weken na de initiële datum en met dezelfde agenda, waarbij de
stemmingen met eenvoudige meerderheid van de aanwezige effectieve leden geldig worden beschouwd.
Elk effectief lid heeft één stem. De voorzitter van de RvB (of desgevallend zijn vervanger) heeft een
doorslaggevende stem, indien de stemming onbeslist eindigt. Voor de berekening van de meerderheden worden
de onthoudingen en de ongeldige stemmen niet meegerekend.
De beslissingen van de AV worden opgenomen in de notulen.
Op verzoek van één vijfde van de effectieve leden moet de RvB voorzien in de bijeenroeping van een
uitzonderlijke AV. Elk voorstel, ondertekend door minimum 1/20 van de effectieve leden, moet op de agenda
worden geplaatst. De voorstellen uitgaande van effectieve leden moeten uiterlijk 3 dagen voor het tijdstip van de
uitzonderlijke AV verstuurd worden aan de RvB.
Effectieve leden hebben inzage in de notulen van de AV.
Er kunnen statutaire en wettelijk uitzonderingen voorzien worden op het principe van de stemming bij gewone
meerderheid.
Art. 10 De raad van bestuur (RvB)
Om als bestuurder te worden benoemd, dient men aan volgende voorwaarden te voldoen:
effectief stemgerechtigd lid van de AV zijn;
in orde zijn met de jaarlijkse bijdrage.
Samenstelling en functies
De RvB bestaat uit minimum drie bestuurders. De RvB verdeelt onder meer de functies van voorzitter,
ondervoorzitter, secretaris en penningmeester.
Een bestuurder kan géén volmacht geven.
De RvB wordt voorgezeten door de Voorzitter.
Indien het aantal bestuurders is teruggevallen tot onder dit wettelijk minimum, hetzij door vrijwillig ontslag, hetzij
door afzetting, hetzij door het verstrijken van de termijn, dan blijven de overblijvende bestuurders in functie totdat
in hun rechtmatige vervanging is voorzien.
De AV benoemt de bestuurders; deze benoeming gebeurt bij gewone meerderheid van de aanwezige of
vertegenwoordigde stemmen.
De RvB bestuurt de vzw en vertegenwoordigt de vzw zowel in als buiten rechte en heeft de volheid van
bevoegdheden die niet tot de bevoegdheid van de AV behoren. Daartoe behoren onder meer de opmaak van de
rekeningen en de begroting, de vertegenwoordiging van de vzw in en buiten rechte, en het organiseren van
activiteiten.
Mandaat
De bestuurders worden benoemd voor een periode van twee jaar.
Indien de termijn van het mandaat, vastgelegd op twee jaar, verstreken is, eindigt het mandaat van rechtswege.
Elke bestuurder kan op elk ogenblik ontslag nemen uit de vzw.
Het ontslag gebeurt via een geschreven communicatie aan de RvB.
Een bestuurder kan ook op elk moment afgezet worden door de AV met een aanwezigheidsquorum van 2/3 en er
is een 4/5 meerderheid vereist.
De mandaten van de bestuurders zijn onbezoldigd.
Onkosten en uitgaven kunnen terugbetaald worden zoals voorzien in het RIO.
Werking
De RvB dient te worden samengeroepen, als het belang van de vzw dit vereist. Het samenroepen van de RvB is
een recht van elke bestuurder. De wijze van oproeping gebeurt in het RIO. Om geldig te kunnen stemmen over
alle punten, moeten minstens twee leden van de RvB aanwezig zijn. De beslissingen binnen de RvB worden
genomen met gewone meerderheid van de stemmen. Elke bestuurder heeft één stem.
Punten die betrekking hebben op personen, maken het voorwerp uit van een geheime stemming waarvan de
modaliteiten worden bepaald in het RIO.
De originele notulen van de RvB worden samengebracht in het notulenboek. De bestuurders worden op de
hoogte gesteld van de beslissingen door het verslag per e-mail door te sturen.
Art. 11 Vertegenwoordiging
De vzw wordt vertegenwoordigd in rechte of ten overstaan van derden door de gezamenlijke handtekening van
twee bestuurders.
Bij activiteiten, congressen of conferenties wordt de vzw vertegenwoordigd door de bestuursleden en de leden in
België of in het buitenland.
De toewijzing en de voorwaarden voor vertegenwoordiging en deelname zijn beschreven in het RIO.
Elk lid dat de vereniging vertegenwoordigt dient de gedragsregels te respecteren, zoals beschreven in het RIO.
Art. 12 Begroting, rekening en financiën
Het boekjaar van de vzw loopt van 01 januari en eindigt op 31 december. Bij wijze van uitzondering, begint het
eerste boekjaar op de dag van de oprichting van de vzw en eindigt op 31 december.
Na goedkeuring van de jaarrekening en de begroting, legt de RvB verantwoording af voor het beleid in het
voorgaande jaar en spreekt de AV zich uit over de ontheffing aan de bestuurders. Dit gebeurt bij afzonderlijke
stemming.
De voorzitter, de ondervoorzitter, de secretaris en de penningmeester en/of eenieder die gevolmachtigd is de
rekeningen van de vzw te beheren, zijn verantwoordelijk voor de uitgaven gedurende de periode waarin zij hun
ambt bekleden.
De RvB kan autonoom fondsen aanwenden binnen het kader van de werking van de vzw tot een maximum
bedrag dat wordt vastgelegd in het RIO.
Art. 13 Communicatie
BELDEFRAC beschikt over diverse communicatiemiddelen, met name:
Logo’s;
Brochures;
Affiches:
Website;
Post (papier en elektronisch);
Sociale media;
Andere.
De gebruiksvoorwaarden van de verschillende communicatiemiddelen zijn opgenomen in het RIO.
Elk lid dat extern of intern communiceert en daarvoor de communicatiemiddelen gebruikt die beheerd worden
door BELDEFRAC (website en sociale media) dient de gedragsregels te respecteren, zoals beschreven in het
RIO.
Art. 14 Ontbinding
De vzw kan op ieder ogenblik ontbonden worden. Hiervoor is tijdens een AV een aanwezigheidsquorum van
minimum 2/3 van de leden nodig. De beslissing tot ontbinding moet genomen worden met een bijzondere
meerderheid van 4/5.
Na ontbinding van de vzw dient het netto-actief gestort te worden voor een vereniging met een gelijkaardige
belangloze doelstelling.
Art. 15 Slotbepaling
Voor alle gevallen die niet voorzien worden door de statuten, zijn de beschikkingen van de vzw-wetgeving,
waaronder de wet van 27 juni 1921, gewijzigd door de wet van 2 mei 2002 betreffende de verenigingen zonder
winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen, toepasselijk.
Benoeming Raad van Bestuur
Patrick Nollet - Voorzitter
Joris GILLEIR - Secretaris
Wim VAN LAEREN - Penningmeester
Freddy VAN EECKHOUT - Bestuurder Communicatie