Ondernemingsnr	0455 777 660
Naam
ParticipatieMaatschappij Vlaanderen
!voluit
PMV	verkort:
naamloze vennootschap	Rechtsvorm
Oude Graanmarkt 63, 1000 Brussel	Volledig adres v d zetel
Onderwerp akte : Update bijzondere volmachten + update delegatie dagelijks bestuur
Uittreksel uit de notulen van de Raad van Bestuur van 23 oktober 2024
A. Update bijzondere volmachten
Bij besluit van de raad van bestuur van 23 oktober 2024 worden de volgende bijzondere volmachten met
onmiddellijke ingang ,gegeven aan de hierna vermelde personen met betrekking tot alle handelingen of
samenhangende reeks van handelingen zoals die hierna worden vermeld.
Huidige bijzondere volmachtenregeling vervangt de eerdere bijzondere volmachtenregeling van 31 januari
2024 integraal met ingang van 23 oktober 2024.
1.Categorieën van bijzondere volmachtdragers
Volmachtdrager Categorie A
- De heer Koen Kennis
- De heer Michel Casselman
- De heer Geert Diericx
- Mevrouw Elke Van de Walle
Volmachtdrager Categorie B
- De heer Filip Lacquet
- De heer Werner Decrem
- Mevrouw Elke Van de Walle
- De heer Geert Diericx
- De heer Roald Borré
- Mevrouw Tine Vandenbussche
Volmachtdrager Categorie C
- De heer Joeri Covers
- De heer Tim Moonens
- De heer Wouter Winnen
- De heer Emmanuel Damman
- De heer Erwin Vrijens
- De heer Kenneth Wils
- Mevrouw Marie Delbeke
- De heer Tom Mortier
- De heer Geert Jacobs
- De heer Anthony Van Aerdebrugge
- De heer Frank Kindt
- Mevrouw Kristina Loguinova
Volmachtdrager Categorie D
- Mevrouw Karolien Phlips
1
- Mevrouw Amber De Brabander
- De heer Jan Marien
- Mevrouw Evelyne van Wijk
- Mevrouw Caroline Daskalides
- De heer Godfried Ampe
- Mevrouw Ruth Van Walle
- De heer Timon Terrens
- De heer Simon Ceulemans
- De heer Gieljan Van de Velde
Vomachtdrager Categorie E
- De heer Geert Diericx
- De heer Tom Leemans
- Mevrouw Hayal Karahisarli
Volmachdrager Categorie F
- De heer Geert Ost
- Mevrouw Smitha Van den Acker
Volmachtdrager Categorie G
- Mevrouw Veerle Gysemberg
In afwijking van artikel 1.8 § 6 van het Burgerlijk Wetboek, kan elke volmachtdrager bij het stellen van
handelingen optreden in meerdere hoedanigheidere partijen vertegenwoordigen, met uitzondering
van handelingen die aanleiding geven tot een persoonlijk vermogensrechtelijk belangenconflict.
Een persoon van Categorie A of B kan ook steeds tekenen als een persoon van Categorie C, D, E, F of G.
Een persoon van Categorie A kan ook steeds tekenen als een persoon van Categorie B.
De volmachtdragers van Categorie A worden gemachtigd om de aan hen in dit vertegenwoordigingsbesluit
toegekende bevoegdheden geheel of gedeeltelijk over te dragen gedurende welbepaalde periodes aan één of
meerdere personen van Categorie B (de leden van het Executive Committee, afgekort 'Exco').
2.Bevoegdheden van de bijzondere volmachtdragers
2.1 Verrichtingen inzake de investerings- of dienstverleningsactiviteiten operationeel beheer
2.1.1 De Verrichtingen
De bijzondere volmachtdragers, zoals opgesomd in punt 1 hierboven, hebben de bevoegdheid om
gezamenlijk met twee optredend overeenkomstig de hierna onder punt 2.1.2 opgenomen tabel, de volgende
documenten, overeenkomsten en akten te ondertekenen en handelingen te stellen:
a. De ondertekening van documenten, akten en overeenkomsten en het stellen van handelingen die kaderen
binnen de reguliere investerings- en dienstverleningsactiviteiten van de vennootschap.
Zonder exhaustief te willen zijn, worden hieronder ondermeer de volgende documenten, akten,
overeenkomsten en verrichtingen bedoeld:
o intentieverklaringen;
o term sheets, zowel bindend als niet bindend;
o samenwerkingsovereenkomsten of dienstenovereenkomsten;
o aandeelhouders en/of inschrijvingsovereenkomsten;
o overeenkomsten inzake zowel aankoop als verkoop van participaties;
o oprichtingsakten;
o alle akten en notulen als aandeelhouder, warranthouder, obligatiehouder, certificaathouder, bestuurder of
vergelijkbare hoedanigheid met betrekking tot ondernemingen waarin de vennootschap een participatie heeft,
dan wel met betrekking tot het verkrijgen van participaties in ondernemingen, met inbegrip van akten inzake
statutenwijzigingen, fusies en ontbindingen;
o kapitaalverhogingen en -verminderingen;
o aandelenregisters;
o lening- en kredietovereenkomsten in welke vorm dan ook;
o borgstellingsovereenkomsten;
o intercreditorovereenkomsten in welke vorm dan ook;
o pandovereenkomsten;
o hypotheekovereenkomsten, met inbegrip van hypothecair mandaat en welke andere vorm van zakelijke of
persoonlijke zekerheidsstelling dan ook, zowel in het voordeel als ten laste;
o intekenen op (converteerbare) obligaties;
o verwerven van of inschrijven op inschrijvingsrechten/warranten, opties, effecten, etc .;
o uitoefenen van opties, inschrijvingsrechten/warranten, conversierechten, etc .;
o D(B)(F)(M)(O) overeenkomsten, met inbegrip van eventuele directe overeenkomsten, EPC, MTC en
andere gerelateerde overeenkomsten;
o het aangaan, toestaan, wijziging, overdragen, beëindigen van:
.
huurovereenkomsten;
erfpacht, opstal, erfdienstbaarheden;
D concessie;
] koop, verkoop;
I promotieovereenkomst;
ruil, verkaveling, splitsing;
o vestigen of vrijgeven van zakelijke zekerheden ten gunste of te laste;
o overeenkomsten met adviseurs en consultants;
o alle documenten die rechtstreeks of onrechtstreeks kaderen binnen de voorbereiding, afsluiting, wijziging,
beëindiging van een vastgoedtransactie, gebiedsontwikkeling of infrastructuurproject, met inbegrip van
kandidaatstelling en offertes in het kader van aanbestedingen en andere biedprocedures; en
o alle aanverwante documenten en overeenkomsten.
b. De ondertekening van vertouwelijkheidsovereenkomsten.
c. De ondertekening van documenten, akten en overeenkomsten en het stellen van handelingen die niet
direct verband houden met investerings- of dienstverleningsactiviteiten, maar die kaderen binnen het
operationeel beheer van de vennootschap.
Zonder exhaustief te willen zijn, worden hieronder ondermeer bedoeld alle documenten, akten,
overeenkomsten en verrichtingen die verband houden met:
o het facilitair beheer van het kantoorgebouw en de kantoorfuncties, zoals bijvoorbeeld de aankoop van
kantoormaterieel, alle andere producten die verband houden met de kantoorfunctie en/of het gebouw,
aannemings- en onderhoudscontracten voor het gebouw, etc .;
o het informatica beheer van PMV groep, zoals bijvoorbeeld het aankopen van licenties, servers en alle ICT
gere lateerde producten, contracten voor implementatie, onderhoud, etc. van applicaties, programma's, etc;
o het personeelsbeleid en de HR-functie, zoals contracten met HR gerelateerde providers
arbeidsovereenkomsten, dadingen, ontslagregelingen, opleidingen, aankoop van literatuur, het afsluiten van
abonnementen, etc .;
o het operationeel juridisch beheer, zoals het aanstellen van juridisch adviseurs, notarissen,
gerechtsdeurwaarders en andere adviseurs.
2.1.2 De combinatie van categorieën van volmachtdragers
2.1.2.1 Voor wat betreft de documenten, overeenkomsten, akten en handelingen zoals bedoeld onder punt
2.1.1 a en onder punt 2.1.1 c hierboven, bepaalt de financiële impact van de te ondertekenen documenten,
overeenkomsten, akten of de te stellen verrichtingen welke categorieën van bijzondere volmachtdragers
bevoegd zijn.
Hiertoe gelden de volgende drempelbedragen (in euro en per transactie):
Boven 1 miljoen euro: Categorie A + Categorie B
Vanaf 350.000 euro tot en met 1 miljoen euro: Categorie B + Categorie B
Tot en met 350.000 euro: Categorie B + Categorie C of D
De hierboven genoemde bijzondere volmachtdragers kunnen gezamenlijk met twee optredend de aan hen
onder punt 2.1.1 a en onder punt 2.1.1 c verleende bevoegdheden overdragen aan één of meerdere andere
personen voor de ondertekening van een welbepaald document, overeenkomst of akte.
2.1.2.2 Voor wat betreft de ondertekening van overeenkomsten zoals bedoeld onder punt 2.1.1 b hierboven,
zijn de volgende categorieën van bijzondere volmachtdragers bevoegd en gelden de volgende
drempelbedragen (in euro en per verrichting):
Niet van toepassing: Categorie A of B of C + Categorie A of B of D
2.2. Verrichtingen inzake financieel beheer
2.2.1 De Verrichtingen
De bijzondere volmachtdragers, zoals opgesomd in punt 1 hierboven, hebben de bevoegdheid om
overeenkomstig de hierna onder punt 2.2.2 opgenomen regeling, alle documenten, overeenkomsten en akten
te ondertekenen en handelingen te stellen die betrekking hebben op het financieel beheer van de vennootschap.
Zonder exhaustief te willen zijn, worden hieronder ondermeer de volgende documenten, akten,
overeenkomsten en verrichtingen bedoeld:
o namens de vennootschap aan kredietinstellingen of andere financiële instellingen beleggingsopdrachten
geven;
o aan kredietinstellingen of andere financiële instellingen opdrachten geven tot het uitvoeren van financiële
verrichtingen, zoals betalingen uitvoeren door alle middelen, bijvoorbeeld overschrijvingen, het ondertekenen
van alle mandaten, cheques, wisselbrieven, orderbrieven en alle nuttige documenten.
2.2.2 De combinatie van categorieën van volmachtdragers
Hiertoe gelden de volgende drempelbedragen (in euro en per verrichting):
Boven 1.5 miljoen euro: Categorie A + Categorie E
Tot en met 1.5 miljoen euro: Categorie E + Categorie E
Onbeperkt tussen de rekeningen van de Vennootschap: Categorie A of E
Onbeperkt voor ondertekening van SDD bestanden: Categorie A of E
Bijzondere aandacht wordt gevestigd op het feit dat de heer Geert Diericx, groepsmanager financiën, voor
wat betreft deze verrichtingen niet kan optreden als bijzondere gevolgmachtigde van categorie A. Hij kan
uitsluitend optreden als bijzondere gevolgmachtigde van categorie E.
2.3 Corporate Housekeeping en administratie
2.3.1 De Verrichtingen
De bijzondere volmachtdragers, zoals opgesomd in punt 1 hierboven, hebben de bevoegdheid om op te
treden overeenkomstig de hierna onder punt 2.3.2 opgenomen regeling, de volgende documenten,
overeenkomsten en akten te ondertekenen en handelingen te stellen:
o Corporate housekeeping: indienen van aangiftes bij overheidsinstanties (BTW, belastingen, RSZ, etc.),
registratie bij KBO, Kruispuntbank Sociale Zekerheid, andere loketten en centrale overheidsdatabanken,
publicaties in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, etc.
o Administratieve verrichtingen en verrichtingen of formaliteiten bij kredietinstellingen of andere financiële
instellingen, met inbegrip van:
I het openen, wijzigen of afsluiten van rekeningen;
het aanpassen van de handtekeningsbevoegdheden op de rekeningen in uitvoering van genomen
beslissingen ter zake;
het toevoegen, wijzigen of schrappen van gebruikers aan de rekeningen en bancaire software (vb.
Isabel);
het toevoegen, wijzigen of schrappen van rekeningen aan de bancaire software;
het invullen van documenten ter bepaling van het MiFID-profiel, Uiteindelijk Begunstigde, CRS, FATCA,
etc .;
C de vastlegging van communicatiekanalen (vb. e-mail, telefonie, etc.).
o Organisatorische en administratieve verrichtingen inzake het facilitair beheer van Kartuizer 63, zoals onder
meer:
bestellingen plaatsen voor kantoorbenodigdheden of dienstverlening terzake;
bestellingen plaatsen voor traiteurdiensten.
2.3.2 De bevoegde categorieën van volmachtdragers
Voor zover de financiële impact van de documenten, overeenkomsten, akten en verrichtingen, zoals bedoeld
in punt 2.3.1 hierboven beperkt blijft tot maximum 2000 euro excl. BTW zijn de bijzondere volmachtdragers met
uitzondering van de volmachtdragers van categorie G bevoegd om alleen handelend op te treden.
Voor zover de financiële impact van de documenten, overeenkomsten, akten en verrichtingen, zoals bedoeld
in punt 2.3.1 hierboven meer bedraagt dan 2000 euro excl. BTW, geldt de regeling zoals bedoeld in punt 2.1
hierboven.
2.4 Plaatsen van bestellingen
2.4.1 De Verrichtingen
De bijzondere volmachtdragers, zoals opgesomd in punt 1 hierboven, hebben de bevoegdheid om alleen
optredend overeenkomstig de hierna onder punt 2.4.2 opgenomen regeling, de volgende documenten,
overeenkomsten en akten te ondertekenen en handelingen te stellen:
o Het plaatsen van bestellingen die kaderen in het dagelijkse kantoorleven, zoals onder meer :
aankopen van tickets voor verplaatsingen (vliegtuig, trein, taxi's, etc);
reservering van hotels;
inschrijving voor opleidingen, studiedagen, seminaries, events, etc.
2.4.2 De bevoegde categorieën van volmachtdragers
Voor zover de financiële impact van de documenten, overeenkomsten, akten en verrichtingen, zoals bedoeld
in punt 2.4.1 hierboven beperkt blijft tot maximum 4000 euro excl. BTW zijn de bijzondere volmachtdragers van
categorieën A, B en C bevoegd om alleen handelend op te treden.
Voor zover de financiële impact van de documenten, overeenkomsten, akten en verrichtingen, zoals bedoeld
in punt 2.4.1 hierboven meer bedraagt dan 4000 euro excl. BTW, geldt de regeling zoals bedoeld in punt 2.1
hierboven.
2.5. HR formaliteiten en personeelsadministratie
2.5.1. De Verrichtingen
De bijzondere volmachtdragers, zoals opgesomd in punt 1 hierboven (met uitzondering van de
volmachtdragers van categorie F), hebben de bevoegdheid om op te treden overeenkomstig de hierna onder
punt 2.5.2 opgenomen regeling, de volgende documenten, overeenkomsten en akten te ondertekenen en
handelingen te stellen:
o het verrichten van formaliteiten en administratieve handelingen ten aanzien van derde partijen die verband
houden met de personeelsadministratie: indienen van aangiftes bij overheidsinstanties (RSZ, etc.), registratie
bij KBO, Kruispuntbank Sociale Zekerheid, andere loketten en centrale overheidsdatabanken, etc.
o het verrichten van formaliteiten en administratieve handelingen die verband houden met de interne
personeelsadministratie: afleveren en verwerken van aanwezigheids- en afwezigheidsattesten, organisatie van
de FIP-shop, etc.
2.5.2 De bevoegde categorieën van volmachtdragers
Voor zover de financiële impact van de documenten, overeenkomsten, akten en verrichtingen, zoals bedoeld
in punt 2.5.1 hierboven beperkt blijft tot maximum 2000 euro excl. BTW zijn de bijzondere volmachtdragers met
uitzondering van de volmachtdragers van categorie F bevoegd om alleen handelend op te treden.
Voor zover de financiële impact van de documenten, overeenkomsten, akten en verrichtingen, zoals bedoeld
in punt 2.5.1 hierboven meer bedraagt dan 2000 euro excl. BTW, geldt de regeling zoals bedoeld in punt 2.1
hierboven.
B. Update delegatie dagelijks bestuur
De Raad van Bestuur beslist tijdens de vergadering van 23 oktober 2024 om, de leden van het Executive
Committee (afgekort 'Exco' - voorheen genoemd "Groepsmanagementcomité") van de vennootschap te
belasten met het dagelijks bestuur van de vennootschap.
Zonder exhaustief te willen zijn, is de Raad van Bestuur van oordeel dat de hierna volgende type
handelingen en verrichtingen betrekking hebben op de dagelijkse werking van de vennootschap en dit voor
zover zij kaderen binnen de door de raad van bestuur goedgekeurde budgetten en voor zover de financiële
impact beperkt blijft tot maximum 2 miljoen euro per handeling of verrichting:
· de aankoop of verwerving op welke manier dan ook van:
0 alle materieel dat nodig is binnen een moderne kantooromgeving, met inbegrip van de dienstverlening
die vereist is voor de installatie, het onderhoud en de herstelling of vervanging ervan;
alle informatica, zowel hardware als software, servers en installaties, etc. met inbegrip van de
dienstverlening die vereist is voor de implementatie, de installatie, het onderhoud en de herstelling of vervanging
ervan;
diensten van adviseurs allerhande, die nodig of nuttig zijn voor het functioneren van alle activiteiten die
voortvloeien uit het maatschappelijk doel van de vennootschap.
· alle handelingen die verband houden met het personeelsbeleid, met inbegrip van aanwerving, ontslag,
begeleiding, opleiding, verloning, etc. van personeelsleden;
· alle handelingen die verband houden met zowel interne als externe communicatie, marketing en de
organisatie van evenementen in de ruimste zin;
· alle handelingen die verband houden met de corporate governance van de vennootschap, hierin begrepen
de bevoegdheid om de bijzondere vertegenwoordigingsbesluiten van de vennootschap aan te passen, door het
schrappen van bijzondere volmachthouders in het kader van het personeelsverloop;
· alle handelingen die verband houden met het financiële beheer van de vennootschap, met inbegrip van
beleggingen binnen het kader van het thesauriebeleid dat werd goedgekeurd door de Raad van Bestuur;
· alle handelingen die verband houden met de voorbereiding, het nemen, het uitvoeren en het opvolgen van
investerings- en projectbeslissingen, rekening houdend met de beleidslijnen die ter zake worden vastgelegd
door de Raad van Bestuur.
De leden van het Executive Committee
De volgende personen zijn lid van het Executive Committee:
1. De heer Michel Casselman
2. De heer Filip Lacquet
3. De heer Werner Decrem
4. De heer Geert Diericx
5. Mevrouw Elke Van de Walle
6. De heer Roald Borré
7. Mevrouw Tine Vandenbussche
Vertegenwoordigingsbevoegdheid
De Raad van Bestuur beslist dat de vennootschap wat het dagelijks bestuur betreft vertegenwoordigd wordt
door twee leden van het Executive Committee samen optredend dan wel door een lid van het Executive
Committee samen optredend met de voorzitter van de Raad van Bestuur, te weten de heer Koen Kennis. Zij
hebben, samen optredend, het recht om ad hoc één of meerdere andere personen te belasten met deze
vertegenwoordiging.