N° d'entreprise : 0722646040
Nom
(en entier) : DOT Europe
(en abrégé) :
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Rue du Trône 60
 : 1050 Ixelles
Objet de l'acte :
STATUTS (TRADUCTION, COORDINATION, AUTRES
MODIFICATIONS)
Ce jour, le douze décembre deux mille vingt-trois.
(…)
Devant Tim CARNEWAL, notaire à Bruxelles (premier canton), exerçant sa fonction dans la société
"Berquin Notaires", ayant son siège à Bruxelles, avenue Lloyd George 11,
S’EST REUNIE
L’assemblée générale extraordinaire de l’association internationale sans but lucratif "DOT Europe",
ayant son siège à 1050 Ixelles, rue du Trône 60, ci-après dénommée l’"Association".
(…)
DELIBERATION - RESOLUTIONS
L'assemblée aborde l'ordre du jour et prend, après délibération, les décisions suivantes.
PREMIERE RESOLUTION: Renonciation aux formalités de représentation.
L'assemblée décide de renoncer à l’article 13 des statuts en ce qui concerne la représentation des
membres à l’assemblée générale, afin que tous les membres puissent être représentés par un tiers,
détenteur de plus de quatre procurations
DEUXIEME ET TROISIEME RESOLUTION : Modification des conditions de la participation d'un
membre aux groupes de travail de l’association et modification des prérogatives des membres.
 L'assemblée décide de modifier les conditions de la participation d’un membre aux groupes de
travail de l’association, ainsi que les prérogatives d’un membre.
L'assemblée décide par conséquent de modifier l’article 9 des statuts concernant les droits et
obligations des membres par le texte suivant en français et en anglais :
"Article. 9  Droits et obligations des membres
Chaque membre a le droit de participer aux Assemblées Générales, de voter à ces Assemblées
Générales et bénéficie de tous les droits accordés aux membres par les présents statuts. Chaque
membre a le droit de participer aux groupes de travail de l’association, sauf si prévue autrement dans
le règlement intérieur ou les règles de procédure (“rules of procedure”)  du groupe de travail
concerné.
Chaque membre est tenu de payer la cotisation d’adhésion annuelle ainsi que la contribution au fond
de projet ‘project fund’. Le montant de ces contributions sera approuvé par l’Assemblée Générale et
révisé tous les trois ans. Les administrateurs seront de même redevables d’une cotisation dont le
montant sera également approuvé par l’Assemblée Générale et révisé tous les trois ans.
Les administrateurs seront également tenus de payer une contribution. Le montant de celle-ci sera
également approuvé par l’AG et révisé tous les trois ans.
Les membres, en plus des dispositions citées au chapitre III, disposent des prérogatives suivantes :
a)           Reçoivent l’ensemble de la documentation, des mises à jour et lettres d’informations
publiées par le personnel de l’association. 
b)           Peuvent participer aux réunions organisées par l’association.
c)            Peuvent participer à l’ensemble des groupes de travail au sein de l’association sauf si
prévue autrement dans le règlement intérieur ou les règles de procédure (“rules of procedure”)  du
groupe de travail concerné.
d)           Sont impliqués dans le développement des positions de l’association.
e)            Sont impliqués dans l’approbation des décisions faites au sein des ‘task forces’ spécifiques
et des groupes de travail dont ils font partie.
Aucun membre ne pourra être tenu personnellement responsable pour toute dette ou obligation de
l'association même s'il s'agit d'une dette ou obligation contractée par le membre pour le compte de
l'association en vertu d'une autorisation valable.
Les engagements financiers de l'association sont couverts par les avoirs de celle-ci, sauf dans le cas
où des projets additionnels sont pris en charge par l’association, suivant un accord stipulant que des
fonds additionnels seront mis à disposition par le biais de contributions volontaires. Ces contributions
volontaires seront définies et approuvées avant que les projets ne démarrent ou qu’aucun
engagement financier ne soit pris par l’association."
(…)
QUATRIEME RESOLUTION : Modification des compétences de l’assemblée générale.
 L'assemblée décide de modifier les compétences de l’assemblée générale.
L'assemblée décide par conséquent de modifier l’article 10 des statuts concernant la composition et
compétences par le texte suivant en français :
"Article 10.  Droits et obligations des membres
L'Assemblée Générale est composée de tous les membres de l'association, chacun représenté par
une personne physique. Ainsi, sont réservés à sa compétence et responsabilité exclusive :
a)           l'approbation du budget et des comptes annuels ;
b)           la modification des statuts ;
c)            la nomination et la révocation des administrateurs ;
d)           la nomination et la révocation du commissaire et la fixation de sa rémunération ;
e)            l'établissement et la modification d'un règlement intérieur et de règles de procédure (“rules
of procedure”) ;
f)            la fixation du montant des cotisations annuelles ;
g)           la dissolution de l'association et ses modalités ;
h)            la création de groupes de travail dont les règles relatives à la composition, au
fonctionnement et aux compétences sont fixées dans le règlement intérieur ou les règles de
procédure.
i)             tous les cas où la loi ou les statuts l’exigent.
La dernière version du règlement intérieur date du 21 août 2023. Dans le cas où l’Assemblée
générale modifie le règlement intérieur, le Conseil d’Administration est compétent pour modifier le
présent et pour le dépôt de la version coordonnée des statuts auprès du tribunal de l’entreprise
compétent.
Toute modification du règlement intérieur est également communiquée aux membres ou mise à
disposition sur le site internet de l’association, conformément à l’article 2 :59 du CSA."
(…)
CINQUIEME RESOLUTION : Modification des prérogatives des administrateurs.
 L'assemblée décide de modifier les prérogatives des administrateurs.
L'assemblée décide par conséquent de modifier l’article 14 des statuts concernant la composition,
mandats et pouvoirs par le texte suivant en français et en anglais :
“Article 14.  Composition – Mandats – Pouvoirs
§.1. L’association est administrée par un Conseil d’Administration composé des membres ayant
adhéré à l’association en tant qu’administrateur et dont la nomination est confirmée par l’assemblée
générale sur proposition du Conseil d’Administration. Ils sont nommés pour une durée illimitée et leur
mandat est exercé à titre gratuit. Lorsqu’une personne morale est nommée administrateur, la
personne morale concernée doit désigner une personne physique en tant que représentant
permanent .
§.2. Le Conseil d’Administration est investi de tous pouvoirs de gestion, d’administration et de
disposition, sous réserve des pouvoirs de l’Assemblée Générale. Dans le cadre de la procédure d’
admission, il fait des propositions à l’Assemblée générale concernant les candidats. La suspension
ou l’exclusion d’un membre est également décidée par le Conseil d’Administration, conformément à l’
article 8.
Le Conseil d’Administration se réunira au moins une (1) fois par trimestre et aussi souvent qu’il le
juge utile. Les convocations écrites devront parvenir aux membres du Conseil d’Administration au
moins cinq jours ouvrables avant la réunion. 
Le Conseil d’Administration peut délibérer valablement et prendre des décisions si au moins la moitié
des administrateurs est présente. Toutes les décisions du conseil sont adoptées à la majorité simple
des administrateurs présents et représentés. En cas de partage des voix au sein du Conseil d’
Administration, la décision finale sera adoptée par les Président et Vice-Présidents délibérant
ensemble.
Les procès-verbaux de chaque réunion sont approuvés par l’ensemble des administrateurs suite à la
réunion. L’original des procès-verbaux est conservé dans un registre spécial tenu au siège de l’
association.
Les administrateurs, en plus des dispositions citées au chapitre IV, disposent des prérogatives
suivantes :
a)           Peuvent déterminer les priorités de l’association. Ceci peut être fait durant une réunion du
Conseil d’Administration  ou, si besoin, par voie électronique sur la base du consensus.
b)           Ont la possibilité d’assister au rencontres et réunions de haut niveau organisées par l’
association avec les membres des institutions européennes ou de gouvernements nationaux.
c)            Ont la possibilité de représenter l’association dans le cadre d’évènements extérieurs, sous
réserve de l’approbation du Conseil d’Administration.
d)           Reçoivent l’ensemble de la documentation, des mises à jour et lettres d’informations
publiées par le personnel de l’association.
e)            Participent aux réunions organisées par l’association.
f)            Participent à l’ensemble des groupes de travail au sein de l’association sauf si prévue
autrement dans le règlement intérieur ou les règles de procédure (“rules of procedure”)  du groupe
de travail concerné.
g)           Sont impliqués dans le développement des positions de l’association
h)           Sont impliqués dans l’approbation des décisions faites au sein des ‘task forces’ spécifiques
et des groupes de travail dont ils font partie.
Les administrateurs ne contractent aucune obligation personnelle relativement aux engagements de
l’association. Leur responsabilité se limite à l’exécution de leur mandat et aux fautes commises dans
leur gestion.
Dans l’exercice de leur mission, les administrateurs promeuvent l’intérêt commun des membres de l’
association, à laquelle ils sont loyaux.
(…)
HUITIEME RESOLUTION: Procuration pour les formalités.
L'assemblée confère tous pouvoirs à Benoit Spitaels et Hanne Verhoeven, qui tous, à cet effet,
élisent domicile à Philipssite 5B bus 1, 3001 Leuven, chacun agissant séparément, ainsi qu’à leurs
employés, préposés et mandataires, avec droit de substitution, afin d'assurer les formalités auprès
d'un guichet d’entreprise en vue d’assurer l’inscription/la modification des données dans la Banque
Carrefour des Entreprises et, le cas échéant, auprès de l'Administration de la Taxe sur la Valeur
Ajoutée.        
(…)        
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME.
(Déposés en même temps que l’extrait : une expédition du procès-verbal, une liste de présence, le
texte coordonné des statuts).
Cet extrait est délivré avant enregistrement conformément à l'article 173, 1° bis du Code des Droits
d'Enregistrement.
 
Tim Carnewal
Notaire