Nº d'entreprise : 0874 267 136
Nom
(en entier) : Adventist Development & Relief Agency - Europe
(en abrégé) : ADRA - Europe
Forme légale : AISBL
Adresse complète du siège : Rue Ernest Allard 13, 1000 Bruxelles
Objet de l'acte : Mise à jour statuts plus nominations et démissions.
L'Assemblée générale extraodinaire du 5 févreire 2024 a voté les nouveaux statuts comme suit:
1. Dénomination, Siège social, Durée
Article 1 - Dénomination
L'association constituée sous forme d'une AISBL (association internationale sans but lucratif), elle est
dénommée "Adventist Development & Relief Agency-EUROPE", en abrégé "ADRA-EUROPE aisbl" (ci-après,
"l'Association"). L'Association sera généralement connue sous cette dénomination abrégée « ADRA EUROPE
aisb! ».
Article 2 -- Siège social
Le siège social de l'Association est établi dans la région Bruxelloise.
Le siège peut être transféré dans tout autre région de langue française en Belgique par décision du
Conseil d'Administration,. La décision sera publiée aux Annexes du Moniteur belge et sera communiquée au
Service public fédéral Justice dans le mois de la décision.
Article 3 - Durée
L'association est constituée pour une durée indéterminée. Elle peut être dissoute à tout moment
conformément aux dispositions légales.
NI. But et Objet
Article 4 - But social
L'association, a pour but d'aider ses membres et les bureaux d'exécution du réseau mondial de l'ADRA à
réaliser plus efficacement leurs activités d'amélioration des conditions de vie des pauvres et des nécessiteux,
notamment celles financées par l'Union européenne.
Article 5 -- Objet social
A cette fin, l'Association pourra notamment entreprendre des activités incluant la supervision de
l'homologation et l'accréditation des bureaux nationaux, la formation et de mise en valeur du potentiel des
organisations partenaires de l'ADRA, informer les organisations partenaires à propos des questions relatives
aux possibilités de financement et des questions pertinentes pour la qualité des opérations, faciliter la
coopération entre les partenaires, promouvoir des actions de sensibilisation et d'advocacy, organiser et
faciliter l'établissement de projets et d'activités liés à la prospérité nationale, et réaliser toutes les autres
activités et tous les autres projets inhérents à son plan d'action. L'Association arrêtera son plan d'activités en
consultation avec le Conseil d'Administration.
III.	Membres
Article 6 - Catégories
L'Association se compose de trois catégories de Membres:
a)Membres Associés Statutaires
b)Membres Associés
c)Membres Adhérents
Les Membres Associés Statutaires sont les personnes morales suivantes :
-L'association de droit américain ADRA International, dont le siège est sis à 12501 Old Columbia Pike,
Silver Spring, MD 20904, Etats-Unis
-L'association de droit suisse " INTER-EUROPÄISCHE DIVISION DER GENERALKONFERENZ DER
FREIKIRCHE DER SIEBENTEN-TAGS ADVENTISTEN", dont le siège est sis à 3006 Bern (République
helvétique), Schosshaldenstrasse, 17, portant le numéro d'entreprise helvétique CHE-231.329.276,
-L'association "ADRA TED (Trans-European Division) », dont le siège est sis à 119 St Peters St, St
Albans, Herts, AL1 3EY, Royaume Uni
Les Membres Associés Statutaires jouissent de l'ensemble des droits et obligations des Membres
Associés et ne pourront être révoqués qu'à l'unanimité des Membres disposant d'un droit de vote incluant leur
propre voix.
L'affiliation en qualité de Membre Associé est accessible aux seules personnes morales constituant des
organisations nationales d'ADRA (ADRA Bureaux Nationaux) et dont le siège social est sis dans un pays
européen.
L'affiliation en qualité de Membre Adhérent est accessible à toutes les autres organisations de l'ADRA qui
ne réunissent pas les conditions cumulatives énoncées ci-dessus pour s'affilier ès qualité de Membre Associé,
ainsi que les institutions et établissements religieux et toutes personnes morales, institutions, établissements
et fondations de droit privé ou public qui soutiennent le but et les activités de l'Association, comme par
exemple des universités et hôpitaux.
Article 7 - Adhésion
Les demandes d'adhésion des Membres Associés et Adhérents doivent être adressées au Conseil
d'Administration. Le Conseil d'Administration soumettra les demandes d'adhésion à l'Assemblée Générale qui
statuera à la majorité simple sur l'éventuelle admission d'un nouveau Membre Associé ou d'un nouveau
Membre Adhérent. Les membres statutaires de plein droit et les membres de plein droit ont le droit de vote,
chacun disposant d'une voix.
Article 8 - Cotisation
Les Membres Associés Statutaires, Associés et Adhérents verseront une cotisation annuelle à
l'Association, dont le montant est fixé par l'Assemblée Générale sur proposition du Conseil d'Administration.
Article 9 - Démission
Tous les Membres peuvent présenter à tout moment leur démission en adressant un courrier recommandé
au Président de l'Association. La démission produira ses effets à l'expiration d'un délai de 3 mois à compter
de la date de notification au Président. Toutefois, la cotisation due pour l'année encours continuera d'être
exigible. Le Membre qui cesse de faire partie de l'association est sans droit sur le fonds social.
Article 10 - Exclusion
Le Conseil d'Administration peut déposer une motion d'exclusion à l'égard d'un Membre Associé ou
Adhérent, après avoir entendu les moyens de défense de la partie concernée. L'exclusion prend cours à
l'issue d'une décision en ce sens prise au sein de l'Assemblée générale par une majorité de deux tiers au
moins des Membres Associés Statutaires et Membres Associés présents ou représentés.
Article 11 - Suspension
Le Conseil d'administration peut suspendre, jusqu'à la décision de l'Assemblée générale, les membres qui
se seraient rendus coupables d'infraction grave aux présents statuts ou aux lois.
Un membre démissionnaire, suspendu ou exclu, ne peut prétendre aux avoirs de l'association et ne peut
réclamer le remboursement des cotisations versées.
Article 12 - Registre des membres
Le Conseil d'Administration tient un registre des membres sous forme électronique. Ce registre reprend
les nom, prénom et domicile des membres, ou lorsqu'il s'agit d'une personne morale, la dénomination, la
forme légale et l'adresse du siège.
Le Conseil d'Administration inscrit toutes les décisions d'admission, de démission ou d'exclusion des
membres dans ce registre endéans les huit jours de la connaissance de la décision.
Tous les membres peuvent consulter le registre des membres. A cette fin, ils adressent une demande
écrite à le Conseil d'Administration avec lequel ils conviennent d'une date et d'une heure de consultation du
registre.
IV.L'Assemblée Générale
Article 13 - Composition, Attributions
Les pouvoirs de l'Assemblée Générale lui sont conférés et par la loi et les présents statuts. L'Assemblée
Générale possède les pouvoirs permettant la réalisation du but de l'Association dans les limites autorisées par
la loi et les statuts.
Elle est composée de tous les Membres Associés Statutaires et Membres Associés. Les Membres
Adhérents peuvent y assister.
Article 14. Compétences
L'Assemblée Générale disposera notamment des attributions suivantes :
a)L'approbation des comptes et du rapport annuels ;
b)L'admission et l'exclusion des Membres;
c)L'élection et la révocation des administrateurs du Conseil d'Administration selon le Règlement d'ordre
intérieur ;
d)L'élection du Comité d'Audit ;
e)L'élection et la révocation du Président, du Vice-Président, du Secrétaire et du Trésorier du Conseil
d'Administration selon le Règlement d'ordre intérieur, sauf plein mandat;
f)L'approbation du montant des cotisations;
g)La modification des statuts;
h)La dissolution et la liquidation de l'Association ;
i)L'approbation et la modification du règlement d'ordre intérieur ;
j)L'adoption d'un plan d'action et du budget ;
k)La nomination et la révocation de fonction du commissaire et la fixation de sa rémunération ;
I)Donner la décharge aux administrateurs et aux commissaires.
Article 15 - Convocations
L'Assemblée Générale se réunira de plein droit en assemblée générale, au moins une fois par année dans
les six mois suivant la date de clôture de l'exercice social.
L'avis de convocation est signé en son nom par le Président du Conseil d'Administration et adressé à
l'ensemble des membres par lettre, fax, courrier électronique ou tout autre moyen de communication à tout le
moins 15 jours avant la date prévue de l'assemblée; il contient en outre l'ordre du jour, la date, l'heure et le
lieu de la réunion.
De plus, une réunion extraordinaire de l'Assemblée Générale peut être convoquée soit par le Président,
soit à la suite de l'adoption d'une résolution du Conseil d'Administration ou sur demande écrite d'un cinquième
des Membres Associés Statutaires et Associés.
Toutes les réunions de l'Assemblée Générale seront présidées par le Président ou, en son absence, par le
Vice-Président ou par toute autre personne désignée par le Conseil d'Administration.
Article 16 - Tenue de l'Assemblée - Quorums de présence et de décision - Publicité des décisions
Les Membres Associés Statutaires et les Membres Associés ont le droit de vote. Chaque Membre Associé
Statutaire et Membre Associé dispose d'une voix.
Les Membres Adhérents n'ont pas le droit de vote. Exceptionnellement, ils peuvent se voir accorder le
droit de vote à l'entame d'une réunion ou pour certains points inscrits à l'ordre du jour. Les hypothèses où les
Membres Adhérents peuvent avoir le droit de vote ou une voix consultative seront déterminées au début de la
réunion sur proposition du président ou à défaut du vice-président et soumis à un vote à la majorité des deux
tiers pour chaque point proposé.
Les Membres Associés Statutaires et Associés pourront chacun se faire représenter à l'Assemblée
Générale par un autre Membre Associé Statutaire ou Associé porteur d'une procuration spéciale par écrit ou
· voie électronique. Chaque Membre Associé Statutaire ou Associé ne pourra cependant être porteur de plus
de deux procurations.
Hormis les cas où il en est décidé autrement par la loi ou les présents statuts, l'Assemblée générale ne
statue valablement que si la majorité des Membres Associés Statutaires et Associés est présente ou
représentée. Sont considérés comme présents : les Membres Statuaires et les Membres Associés participant
à la réunion par téléconférence (vidéo conférence).
Si le quorum stipulé ci-dessus n'est pas atteint, une deuxième réunion sera convoquée. Dans ce cas,
l'Assemblée Générale pourra se prononcer, indépendamment du nombre de Membres Associés Statutaires et
Associés présents ou représentés.
A moins qu'il n'en soit convenu autrement dans la loi ou les présents statuts de l'Association, toutes les
décisions seront prises à la majorité simple des Membres Associés Statutaires et Associés présents ou
représentés. En cas de partage des voix, le Président de l'Assemblée aura voix prépondérante.
A moins qu'il n'en soit convenu autrement à l'unanimité, aucune décision ne pourra être prise à propos de
points n'ayant pas été inscrits à l'ordre du jour.
Article 17 - Télé ou vidéoconférence- prise de décision par écrit
L'organe d'administration peut prévoir la possibilité pour les membres de participer à distance à
l'assemblée générale grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par l'Association.
Pour ce qui concerne le respect des conditions de quorum et de majorité, les membres qui participent de cette
manière à l'assemblée générale sont réputés présents à l'endroit où se tient l'assemblée générale.
L'Association doit être en mesure de contrôler, par le moyen de communication électronique utilisé, la
qualité et l'identité du membre visé à l'alinéa 1er. Des conditions supplémentaires peuvent être imposées pour
l'utilisation du moyen de communication électronique, avec pour seul objectif la garantie de la sécurité du
moyen de communication électronique.
Pour l'application de l'alinéa 1er, et sans préjudice de toute restriction imposée par ou en vertu de la loi, le
moyen de communication électronique doit au moins permettre aux membres visés à l'alinéa 1er de prendre
connaissance, de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l'assemblée et
d'exercer leur droit de vote sur tous les points sur lesquels l'assemblée est appelée à se prononcer. Le moyen
de communication électronique doit en outre permettre aux membres visés à l'alinéa 1er de participer aux
délibérations et de poser des questions, à moins que le Conseil d'Administration ne motive dans la
convocation à l'assemblée générale la raison pour laquelle l'AISBL ne dispose pas d'un tel moyen de
communication électronique.
La convocation à l'assemblée générale contient une description claire et précise des procédures
relatives à la participation à distance. Lorsque l'AISBL dispose d'un site internet visé à l'article 2 :31, ces
procédures sont rendues accessibles à ceux qui ont le droit de participer à l'assemblée générale sur le site
internet de l'association.
Le procès-verbal de l'assemblée générale mentionne les éventuels problèmes et incidents techniques
qui ont empêché ou perturbé la participation par voie électronique à l'assemblée générale ou au vote.
Les membres du bureau de l'assemblée générale ne peuvent pas participer à l'assemblée générale par
voie électronique.
§ 2. Les statuts peuvent autoriser tout membre à voter à distance avant l'assemblée générale sous
forme électronique, selon les modalités qu'ils déterminent.
Lorsque l'AISBL autorise le vote à distance avant l'assemblée générale sous forme électronique, elle doit
être en mesure de contrôler la qualité et l'identité du membre, de la manière définie par les statuts ou en vertu
de ceux-ci.
Article 18 - Registre des procès-verbaux
Les résolutions de l'Assemblée Générale -sont portées par écrit à la connaissance de tous les Membres
Associés Statutaires et Associés. Elles font en outre l'objet d'un procès-verbal rédigé par le secrétaire et signé
par le Président et par un membre du Conseil d'Administration. Ces procès-verbaux sont archivés par le
Secrétaire et mis à la disposition de l'ensemble des Membres dans un registre virtuel .
V. L'organe d'Administration
Article 19 - Composition
L'Association est administrée par un Organe d'administration dénommé Conseil d'Administration
composé comme suit :
-les trois Membres Associés Statutaires,
-Huit Membres Associés, élus par l'ag conformément au règlement d'ordre intérieur de l'association .
Le Conseil d'Administration peut inviter le Directeur Exécutif à être présent aux réunions du Conseil
d'Administration en qualité d'observateur.
Les Membres Associés Statutaires acquièrent la qualité d'administrateur par les présents statuts pour
toute la durée de leur affiliation à l'Association. Ils ne sont révocables qu'à l'unanimité, incluant leur propre
voix. Le Président de l'association doit être l'un des membres statutaires.
Les Membres Associés du Conseil d'Administration sont nommés parmi les Membres Associés de
l'Association par l'Assemblée Générale par un vote à la majorité simple, et révocables en tout temps aux
mêmes conditions. En cas de partage des voix, le Président ou son suppléant aura voix prépondérante.
Les Membres associés du Conseil d'Administration ne peuvent être que des personnes morales,
lesquelles nommeront un représentant permanent selon le règlement d'ordre intérieur de l'Association, et dont
le nom sera publié aux Annexes du Moniteur belge.
Le mandat des Membres associés du Conseil d'Administration sera de trois années, avec possibilité d'un
renouvellement.
En cas de vacance au cours d'un mandat, un administrateur ad interim peut être nommé par le Conseil
d'Administration et ensuite ratifié lors de la prochaine réunion de l'Assemblée Générale. Dans ce cas, il
achève le mandat de l'administrateur qu'il remplace.
Tous les actes relatifs à la nomination, à la révocation et à la cessation de fonctions des administrateurs et
établis conformément à la loi et aux présents statuts, sont communiqués au Service public fédéral Justice en
vue d'être déposés au dossier et sont publiés, aux frais de l'Association, dans les annexes du Moniteur belge.
Article 20 - Fonctionnement
Le Conseil d'Administration se réunit au moins trois fois par an sur convocation spéciale du Président,
adressée par écrit.
Il ne peut statuer valablement que si la majorité de ses membres sont présents ou représentés. Les
résolutions du Conseil d'Administration sont prises à la majorité des membres présents ou représentés. En
cas de partage de voix, celle du Président est prépondérante.
En cas d'urgence, le Conseil d'Administration peut adopter des résolutions sans la présence physique de
ses membres, en recourant au téléphone, au courrier électronique, à la vidéo-conférence ou au télécopieur.
Toutes les réunions du Conseil d'Administration sont présidées par le Président ou, en son absence, par le
Vice-Président ou par toute autre personne désignée par le Conseil d'Administration. Le Secrétaire du Conseil
d'Administration agit en qualité de secrétaire rapporteur de ces réunions. En cas d'absence du Secrétaire, le
Président désignera un secrétaire rapporteur pour la réunion en question. Il incombe au secrétaire de rédiger
le procès-verbal des réunions du Conseil d'Administration et de le porter à la connaissance des membres du
Conseil d'Administration. Les résolutions sont inscrites dans un registre électronique.
Lorsque le Directeur Exécutif est invité lors d'une réunion du Conseil d'Administration, la responsabilité de
l'établissement du procès-verbal peut lui être conférée.
Article 21 - Conflit d'intérêt
Un administrateur qui, dans le cadre d'une décision à prendre, a un intérêt direct ou indirect de nature
patrimoniale qui est opposé à celui de l'association doit en informer les autres administrateurs avant que le
Conseil d'Administration ne prenne une décision. Sa déclaration et ses explications sur la nature de cet intérêt
opposé doivent figurer dans le procès-verbal de la réunion de l'organe d'administration qui doit prendre cette
décision. Il n'est pas permis à le Conseil d'Administration de déléguer cette décision.
L'administrateur ayant un conflit d'intérêt visé à l'alinéa précédent ne peut prendre part aux délibérations
de le Conseil d'Administration concernant ces décisions ou ces opérations, ni prendre part au vote sur ce
point. Si la majorité des administrateurs présents ou représentés a un conflit d'intérêt, la décision ou
l'opération est soumise à l'assemblée générale. En cas d'approbation de la décision, ou de l'opération par
celle-ci, l'organe d'administration peut les exécuter.
Le présent article n'est pas applicable lorsque les décisions de le Conseil d'Administration concernent des
opérations habituelles conclues dans des conditions et sous les garanties normales du marché pour des
opérations de même nature.
Article 22 - Responsabilité
Les administrateurs ne contractent, par leur fonction, aucune obligation personnelle. Ils ne sont
responsables vis-à-vis de l'association que de la bonne exécution de leur mandat et des fautes commises
dans l'accomplissement de leur mission.
Cette responsabilité est limitée conformément à l'article 2:57 du code des sociétés et des associations.
Article 23 --- Pouvoirs
Le Conseil d'Administration dispose de tous les pouvoirs de gestion et d'administration sous réserve des
attributions de l'Assemblée Générale.
Article 24 - Organe de représentation général
L'association sera représentée à l'égard des tiers par au moins deux membres du Conseil d'Administration
dont le Président ou en cas d'empêchement le vice-président, qui devront agir conjointement.
Ces personnes n'auront pas à justifier de leurs pouvoirs à l'égard des tiers.
Le Conseil d'Administration peut également déléguer la gestion journalière de l'Association, avec l'usage
de la signature afférente à cette gestion à son Président, à un membre du Conseil d'Administration, ou à un
préposé (Directeur Exécutif). Toute délégation générale de pouvoirs fera l'objet d'une publication dans les
Annexes du Moniteur Belge.
Il peut en outre conférer sous sa responsabilité des pouvoirs spéciaux et déterminés, incluant la
représentation de l'Association au cas par cas, à une ou plusieurs personnes agissant dans les limites des
pouvoirs délégués par ou en vertu d'une décision du Conseil d'Administration, à confirmer dans une
procuration écrite et détaillée signée par au moins deux membres du Conseil d'Administration.
Les actions en justice impliquant l'Association, agissant à la fois en qualité de défenderesse ou de
demanderesse, seront intentées par le Conseil d'Administration, représenté par son Président et par un
membre désigné à cette fin.
Article 25 - Règlement d'ordre intérieur
L'Assemblée Générale peut décider, par un vote à la majorité simple, d'établir ou de modifier tout ou partie
du Règlement d'ordre intérieur de l'Association.
Les propositions relatives au Règlement d'ordre intérieur seront communiquées à chaque membre par le
Conseil d'Administration, à tout le moins un mois avant la réunion de l'Assemblée Générale.
VI. Le comité d'audit
Article 26 - Composition
L'association dispose d'un comité d'audit, composé des membres suivants :
-Trois membres Associés, ne faisant pas partie du Conseil d'	Administration.
-Le trésorier de l'Association, peut-être invité à participer aux réunions du Comité d'Audit.
Les membres Associés du Comité d'audit sont nommés parmi les membres Associés de l'Association par
Le Conseil d'Administration à la majorité simple et peuvent être révoqués à tout moment dans les mêmes
conditions. En cas d'égalité des voix, la voix du Président ou de son représentant est prépondérante.
Le mandat des membres effectifs du comité d'audit est de trois ans et peut être renouvelé une fois.
Article 27 - Fonctionnement
Le comité d'audit se réunit au moins une fois par an sur invitation écrite spéciale de son président.
Le président du comité d'audit est choisi par ses membres et est élu par eux.
Le comité d'audit peut se réunir et adopter des résolutions sans la présence physique de ses membres,
par téléphone, courrier électronique, vidéoconférence ou télécopie.
Article 28 - Pouvoirs
1. Les responsabilités de la commission d'audit qui doivent être assumées chaque année sont les
suivantes.
a) Recommander à l'Assemblée générale la sélection du commissaire aux comptes.
b) Convenir des honoraires et de l'étendue de la mission d'audit.
c) Maintenir une ligne de communication directe et ouverte avec l'auditeur.
d) Recevoir et discuter avec l'auditeur l'état financier audité, la lettre de communication d'audit et la
réponse de la direction.
e) Développer et examiner avec la direction des contrôles internes adéquats.
f) Élaborer et examiner les procédures de réception et de résolution des plaintes confidentielles
concernant toute pratique commerciale contraire à l'éthique.
g) identifier, évaluer et répondre à toute fraude potentielle et à tout risque d'affaires.
h) Comprendre les tendances émergentes en matière de normes comptables et leur impact sur
l'information financière de l'organisation.
i) Examiner toute difficulté sérieuse rencontrée au cours de l'audit.
j) superviser la politique en matière de conflits d'intérêts et traiter les risques associés à tout conflit identifié
k) tenir une session exécutive au cours de laquelle les membres de l'équipe de direction, qui peuvent être
présents en tant qu'invités, ont été excusés.
·I) Présenter un rapport au Conseil d'Administration et à l'assemblée générale lors de la prochaine réunion
prévue concernant les résultats de la mission d'audit, l'efficacité opérationnelle du contrôle interne, la
conformité avec les politiques fondamentales et les risques commerciaux potentiels. Ce rapport doit être
accompagné de recommandations à l'attention du Conseil d'Administration et de l'assemblée générale.
2. L'auditeur est invité à assister à la réunion du comité d'audit au cours de laquelle les rapports d'audit et
la lettre de communication d'audit sont étudiés, ainsi qu'à la réunion du conseil d'administration et de
l'assemblée générale au cours de laquelle le comité d'audit formule ses recommandations, le cas échéant.
Dans des circonstances où les exigences légales le permettent et où les installations de conférence sont
jugées satisfaisantes pour l'Association et l'auditeur, ce dernier peut choisir d'assister, par téléconférence ou
vidéoconférence, aux réunions susmentionnées.
3. Une copie des recommandations du Comité d'audit, telles qu'approuvées par l'Assemblée Générale, est
envoyée à l'auditeur.
VII. Budgets et Comptes
Article 29 - Budgets et comptes
L'exercice social commence le premier janvier et se clôture le trente et un décembre de chaque année.
Le Conseil d'Administration est tenu de soumettre chaque année à l'approbation de l'Assemblée Générale
les comptes de l'exercice écoulé et la décharge des administrateurs.
VIII- Modification des Statuts - Dissolution Liquidation
Article 30
Sans préjudice des dispositions des articles 2:5 §4, 2:109 et 2:110 du code des sociétés, toute proposition
ayant pour objet d'amender les statuts ou de proposer la dissolution de l'Association doit émaner du Conseil
d'Administration ou d'au moins la moitié des Membres Associés Statutaires et Associés de l'Association.
Le Conseil d'Administration doit porter toutes les propositions d'amendements des statuts ou la proposition
de dissolution à la connaissance des Membres de l'Association au moins un mois avant la date de la réunion
de l'Assemblée Générale.
L'Assemblée Générale ne peut se prononcer que si deux tiers au moins de ses Membres Associés
Statutaires et Associés sont présents ou représentés. Aucune décision ne sera valable si elle n'a pas été prise
par deux tiers des Membres Associés Statutaires et Associés présents ou représentés.
Toutefois, si l'Assemblée Générale n'est pas en mesure de réunir un quorum de deux tiers de ses
Membres Associés Statutaires et Associés, une nouvelle Assemblée sera convoquée dans les mêmes
conditions que celles précisées ci-dessus ; il pourra dans ce cas être statué définitivement sur la proposition
en question, à la même majorité des deux tiers des voix, indépendamment du nombre de Membres Associés
Statutaires et Associés présents ou représentés.
L'Assemblée Générale arrêtera les modalités de dissolution et de liquidation de l'association. Le
patrimoine résultant de la liquidation de l'association sera affecté à une fin désintéressée et attribuée en parts
égales à la Division Inter-Européenne des Eglises Adventistes du 7ème jour et à la Division Trans-
Européenne des Eglises Adventistes du 7ème jour .
IX.Dispositions générales
Article 31
Tout ce qui n'est pas prévu par les présents statuts et notamment les formalités de publicité, sera réglé
conformément aux dispositions du CSA et des autres lois applicables .
Article 32
Le siège social de l'association est établi dans la région Bruxelloise.
« La version française des statuts prévaut sur la traduction anglaise. »
I. Name, Registered Office, Term
Article 1 - Name
The Association is constituted in the form of an AISBL (international non-profit association) and is called
"Adventist Development & Relief Agency-EUROPE", in abbreviated form "ADRA- EUROPE aisbl" (hereinafter,
"the Association"). The Association shall be generally known under this abbreviated name "ADRA EUROPE
aisbl".
Article 2 -Registered office
The Association's registered office shall be located in the Brussels region.
The registered office may be transferred anywhere else within French-speaking Belgium pursuant to a
decision of the Board of Directors. The decision shall be publicized in the Annexes to the Belgian Gazette
(Moniteur Belge) and shall be communicated to the "Service Public Federal Justice" within one month of the
decision.
Article 3 - Duration
The Association is established for an indefinite period. It may be dissolved at any time in accordance with
the provisions of the law.
Il. Purpose and Object
Article 4. - Corporate purpose
The Association's purpose is to assist its members and implementing offices of the global ADRA network
to more effectively carry out their activities to improve the living conditions of the poor and needy, notably
those funded by the European Union.
Article 5 - Corporate activities
To this end, the Association may in particular undertake activities, including overseeing the licensing and
accreditation of national offices, training and capacity building of ADRA's partner organisations, informing
partner organisations about issues relating to funding opportunities and issues relevant to the quality of
operations, facilitating cooperation between partners, promoting awareness and advocacy activities,
organising and facilitating the establishment of projects and activities related to national prosperity, and
carrying out all other activities and projects inherent to its action plan. The Association will draw up its
business plan in consultation with the Board of Directors.
III. MEMBERSHIP	.Members
Article 6 - Categories
There shall be three categories of Members:
a)Full Statutory Members
b) Full Members
c)Passive Members
The following legal persons are Full Statutory Members:
-The American association ADRA International, whose registered office is at 12501 Old Columbia Pike,
Silver Spring, MD 20904, United States.
-The association under Swiss law "INTER- EUROPÄISCHE DIVISION DER GENERALKONFERENZ DER
FREIKIRCHE DER SIEBENTEN-TAGS ADVENTISTEN", with registered office at Schosshaldenstrasse 17,
3006 Bern (Helvetic Republic), with Swiss company number CHE-231.329.276,
-ADRA TED (Trans-European Division), 119 St Peters St, St Albans, Hertfordshire, AL1 3EY, United
Kingdom
Full Statutory Members enjoy all rights and obligations of Full Members and may only be dismissed by a
unanimous vote of all Members entitled to vote including their own vote.
Affiliation as a Full Member is open solely to legal persons that are national ADRA organisations (Country
Offices) and whose registered office is located in a European country.
Associate membership is open to all other ADRA
Affiliation as a Passive Member is open to all other ADRA organizations that do not meet the cumulative
conditions listed above for becoming a Full Member, as well as to religious institutions and establishments and
to all private or public legal persons, institutions, establishments and foundations supporting the Association's
purpose and activities, such as for example universities and hospitals.
Article 7 - Membership
Applications for membership as Full and Passive Members shall be addressed to the Board of Directors.
The Board of Directors shall submit membership applications to the General Assembly, which shall decide by
simple majority whether to admit a new Full or Passive Member. Full Statutory Members and Full Members
have the right to vote, with each having one vote.
Article 8 - Membership fee
Full Statutory, Full and Passive Members shall pay an annual membership fee to the Association, the
amount of which shall be determined by the General Assembly upon proposal of the Board of Directors.
Article 9 - Resignation
All Members may resign at any time by registered letter addressed to the President of the Association.
Resignation shall be effective 3 months after the date of notification to the President. However, the
membership fee due for the current year shall remain payable. A Member no longer belonging to the
Association has no right in respect of the "social fund".
Article 10 - Exclusion
The Board of Directors may submit a motion for the exclusion of a Full Member or a Passive Member, after
having heard the defence of the party concerned. Exclusion takes effect following a decision to this effect
taken at the General Assembly by a majority of at least two-thirds of the Full Statutory Members and Full
Members present or represented.
Article 11 - Suspension
The Board of Directors may suspend, pending a decision by the General Assembly, any member guilty of
a serious breach of these Articles of Association or the law.
A member who resigns, is suspended or expelled has no claim on the Association's assets and cannot
claim reimbursement of any membership fees paid.
Article 12 - Register of members
The Board of Directors keeps a register of members in electronic form. This register shall contain the
surnames, first names and domiciles of the members, or in the case of a legal entity, the company name, legal
form and address of the registered office.
The Board of Directors shall record all decisions to admit, resign or exclude members in this register within
eight days of learning
All members may consult the members register. To this end, they must send a written request to the Board
of Directors, with whom they agree on a date and time for consulting the register.
IV. The General Assembly
Article 13 - Composition and powers
The powers of the General Assembly are conferred to it by law and by the present Articles of Association.
The General Assembly has the powers to achieve the Association's purpose within the limits authorised by the
law and the Articles of Association.
It is made up of all Full Statutory Members and Full Members. Passive Members may attend.
Article 14 - Powers
The General Assembly will have, notably, the following powers:
a)To approve the audited accounts and annual reports;
b)To admit and exclude Full and Passive Members of the Association;
c)To elect and revoke the Directors of the Board of Directors pursuant to the Internal Rules;
d)To elect the Audit Committee;
e)To elect and revoke the President, the Vice- President, the Secretary and the Treasurer of the Board of
Directors, in accordance with the Internal Rules, except in the case of a full mandate;
f)To approve the amount of membership fees;
g)To modify the Articles of Association;
h)To dissolve and liquidate the Association;
i)To approve and modify the Internal Rules;
j)To adopt the action plan and the budget.
k)The appointment and revocation of the statutory auditor and setting his remuneration;
I)To grant discharge to the Directors and Auditors.
Article 15 - Convocation
The General Assembly shall be held automatically at least once a year within six months of the end of the
financial year.
The notice of meeting is signed by the Chairman of the Board of Directors on its behalf and sent to all
members by letter, fax, e-mail or any other means of communication at least 15 days before the scheduled
date of the meeting; it also contains the agenda, date, time and place of the meeting.
In addition, an extraordinary meeting of the General Assembly may be called either by the Chairman, or
following the adoption of a resolution by the Board of Directors, or at the written request of one-fifth of the Full
Statutory and Full Members.
All meetings of the General Assembly shall be chaired by the Chairman or, in his absence, by the Vice-
Chairman or by any other person designated by the Board of Directors.
Article 16 - Conduct of the General Assembly - Attendance and decision quorums - Publicity of decisions
Full Statutory Members and Full Members have voting rights. Each Full Statutory Member and Full
Member has one vote.
Passive Members do not have voting rights. Exceptionally, they may be granted voting rights at the start of
a meeting or for certain items on the agenda. The cases in which Passive Members may have the right to vote
or an advisory vote shall be determined at the beginning of the meeting on the proposal of the Chairman or,
failing that, the Vice- Chairman, and shall be subject to a two-third majority vote for each item proposed.
Full Statutory Members and Full Members may each be represented at the General Assembly by another
Full Statutory Member or Full Member holding a special proxy in writing or by electronic means. However,
each Full Statutory of Full Member may not hold more than two proxies.
Unless otherwise provided by the law or these Articles of Association, the General Assembly is only validly
constituted if a majority of the Full Statutory Members and Full Members are present or represented. Are
considered to be present: the Full Statutory Members and Full Members participating at the meeting via
conference call (video conferencing).
If the quorum stipulated above is not reached, a second meeting will be called. In this case, the General
Assembly will be able to vote, regardless of the number of Full Statutory Members and Full Members present
or represented.
Unless otherwise provided by law or by these Articles of Association, all decisions shall be taken by a
simple majority of the Full Statutory Members and Full Members present or represented. In the event of a tie,
the Chairman of the Assembly shall have the casting vote.
Unless unanimously agreed otherwise, no decisions may be taken on items that have not been included
on the agenda.
Article 17 - Meetings held by telephone or videoconference
The administrative body may provide for members to participate remotely in the General Assembly by
means of an electronic communication facility made available by the Association. For the purposes of quorum
and majority requirements, members who participate in the General Assembly in this way are deemed to be
present at the place where the General Assembly is held.
The Association must be able to use the electronic means of communication to check the status and
identity of the member referred to in paragraph 1. Additional conditions may be imposed for the use of the
electronic means of communication, with the sole aim of guaranteeing the security of the electronic means of
communication.
For the application of paragraph 1, and without prejudice to any restrictions imposed by or pursuant to the
law, the electronic means of communication must at least enable the members referred to in paragraph 1 to
have direct, simultaneous and continuous access to the discussions at the meeting and to exercise their right
to vote on all the points on which the meeting is called upon to vote. The electronic means of communication
must also enable the members referred to in paragraph 1 to take part in the deliberations and ask questions,
unless the Board of Directors gives reasons in the notice convening the General Assembly why the
Association does not have such an electronic means of communication.
The notice convening the General Assembly shall contain a clear and precise description of the
procedures for remote participation. Where the Association has a website as referred to in Article 2:31, these
procedures shall be made accessible to those entitled to participate in the General Assembly on the
Association's website.
The minutes of the General Assembly shall mention any technical problems or incidents that prevented or
disrupted electronic participation in the General Assembly or voting.
The members of the General Assembly office cannot participate by electronic means to the General
Assembly.
§ 2 The Articles of Association may authorise any member to vote at the General Assembly remotely in
electronic form, in accordance with the procedures laid down therein.
Where the AISBL authorises remote voting before the General Assembly in electronic form, it must be able
to check the capacity and identity of the member, in the manner defined by or pursuant to the Articles of
Association]1.
Article 18 - Minute book
The resolutions of the General Assembly- are notified in writing to all Full Statutory and Full Members.
Minutes are also drawn up by the Secretary and signed by the Chairman and a member of the Board of
Directors. These minutes are filed by the Secretary and made available to all Members in a virtual register.
V. The Board of Directors
Article 19 - Composition
The Association is administered by an administrative body known as the Board of Directors, composed of
the following members
-the three Full Statutory Members,
-Eight Full Members, elected by the General Assembly in accordance with the Association's internal rules.
The Board of Directors may invite the Executive Director to attend Board meetings as an observer.
The Full Statutory Members acquire the role of Directors by virtue of these Articles of Association for the
complete duration of their affiliation to the Association. They may only be dismissed by a unanimous vote,
including their own vote. The Chairman of the Association must be one of the Full Statutory members.
The Full Members of the Board of Directors are appointed among the Full Members of the Association by
the General Assembly by a simple majority vote and may be dismissed at any point in time under the same
conditions. In case of a tied vote, the Chairman or his deputy shall have the casting vote.
The Full Members of the Board of Directors shall only be legal persons and they shall appoint a permanent
representative in accordance with the Association's internal rules, whose name will be published in the
Annexes to the Moniteur belge.
The mandate of the Full Members of the Board of Directors shall be of three years and may be renewed
once.
In case of a vacancy during a mandate, a provisional Director can be named by the Board of Directors and
ratified during the next General Assembly. He/she will complete the mandate of the Director that is being
replaced.
All actions taken in relation to the appointment, revocation and termination of functions of the Directors that
have been established according to the law and the present Articles of Association, are to be communicated
to the "Service Public Fédéral Justice" for registration, and will be publicized, at the Association's expense, in
the annexes to the Moniteur belge.
Article 20 - Operation
The Board of Directors meets at least three times a year at the Chairman's special written invitation.
Its decisions are valid only if the majority of its members are present or represented. Resolutions of the
Board of Directors are adopted by a majority voteof the members present or represented. In the event of a tie,
the Chairman has the casting vote.
In urgent cases, the Board of Directors may adopt resolutions without the physical presence of its
members, by telephone, e-mail, video conference or fax.
All meetings of the Board of Directors are chaired by the Chairman or, in his absence, by the Vice-
Chairman or by any other person designated by the Board of Directors. The Secretary of the Board of
Directors acts as recording secretary for these meetings. If the Secretary is absent, the Chairman shall
appoint a Recording Secretary for the meeting in question. It is the responsibility of the Secretary to draw up
the minutes of the meetings of the Board of Directors and to bring them to the attention of the members of the
Board of Directors. Resolutions are recorded in an electronic register.
When the Executive Director is invited to a meeting of the Board of Directors, the responsibility for drawing
up the minutes may be assigned to him.
Article 21 - Conflict of interest
A director who, in the context of a decision to be taken, has a direct or indirect interest of a patrimonial
nature which is opposed to that of the Association must inform the other directors before the Board of
Directors takes a decision. His declaration and explanation as to the nature of the conflicting interest must be
included in the minutes of the meeting of the Board of Directors taking the decision. The Board of Directors
may not delegate this decision.
A director who has a conflict of interest as referred to in the previous paragraph may not take part in the
deliberations of the Board of Directors concerning such decisions or transactions, nor vote on the matter. If the
majority of the directors present or represented have a conflict of interest, the decision or transaction is
submitted to the General Assembly. If the decision or transaction is approved by the General Assembly, the
Board of Directors may implement it.
The present article does not apply when the decisions of the Board of Directors concern customary
transactions entered into under normal market conditions and guarantees for transactions of the same nature.
Article 22 - Liability
Directors do not incur, by virtue of their position, any personal obligations. They are only liable to the
Association for the proper execution of their mandate and of the mistakes made in the performance of their
duties.
This liability is limited in accordance with article 2:57 of the Companies and Associations Code.
Article 23 - Powers
The Board of Directors is vested with all powers of management and administration, subject to the powers
vested in the General Assembly.
Article 24 - General Representative Body
The Association shall be represented with regard to third parties by at least two members of the Board of
Directors who must act jointly, including the Chairman or, if he is unable to act, the Vice-Chairman.
These persons will not be required to justify their powers to third parties.
The Board of Directors may also delegate the day- to-day management of the Association, with the use of
the signature relating to such management, to its Chairman, to a member of the Board of Directors, or to an
employee (Executive Director). Any general delegation of powers will be published in the Annexes to the
Moniteur Belge.
He may also confer special and specific powers, including the representation of the Association on a case-
by-case basis, to one or more persons acting within the limits of the powers delegated by or pursuant to a
decision of the Board of Directors, to be confirmed in a detailed written power of attorney signed by at least
two members of the Board of Directors.
Legal proceedings involving the Association, whether as defendant or plaintiff, shall be brought by the
Board of Directors, represented by its Chairman and by a member appointed for this purpose.
Article 25 - Internal regulations
The General Assembly may decide, by a simple majority vote, to establish or amend all or part of the
Association's Internal Rules.
Proposals relating to the Internal Regulations shall be communicated to each member by the Board of
Directors, at least one month before the General Assembly meeting.
VI. The Audit Committee
Article 26 - Composition
The Association has an Audit Committee, which shall consist of the following members:
-Three Full Members, which are not part of the Association.
-The Treasurer of the Association, who may be invited to participate to the meeting of the Audit
Committee.
The Full Members of the Audit Committee are designated among the Full Members of the Association by
the Board of Directors by a simple majority and can be revoked at any time under the same conditions. In the
event of a tie, the Chairman or its representant shall have the casting vote.
The mandate of the effective members of the Audit Committee is three years renewable once.
Article 27 - Operation
The audit committee meets at least once a year upon special written invitation of the chairman of the Audit
Committee.
The Chairman of the Audit Committee is chosen and elected by its members.
The Audit Committee may meet and adopt resolutions without the physical presence of its members, by
telephone, e-mail, or video conference.
Article 28 - Powers
1. The responsibilities of the Audit Committee, which must be fulfilled each year, are as follows:
a)Recommend to the General Assembly the selection of the statutory auditor.
b)Agree upon the fees and scope of the audit mission.
c)Maintain a direct and open line of communication with the auditor.
d)Receive and discuss with the auditor the audited financial statement, audit communication letter, and
response from management.
e)Develop and review with management adequate internal controls.
f)Develop and review procedures for the receipt and resolution of confidential complaints regarding any
unethical business practice.
g)Identify, evaluate, and respond to any potential fraud and business risks.
h)Understand emerging trends in accounting standards and their impact on financial reporting for the
organization.
i)Review any serious difficulties encountered during the course of the audit.
j)Provide oversight for the conflict of interest policy and address risks associated with any conflicts
identified.
k)Hold an executive session where members of the management team, who may be attending as invitees,
have been excused.
I)Present a report to the Board of Directors and the General assembly at its next scheduled meeting
regarding the results of the audit mission, operational effectiveness of the internal control, compliance with
core policies, and potential business risks. This report should be accompanied by recommendations for the
Board of Directors and the General Assembly to consider.
2. The auditor shall be invited to attend the Audit Committee meeting at which the audit reports and audit
communication letter are reviewed, and to the Board of Directors and General Assembly meeting at which the
Audit Committee makes its recommendations, if any. In circumstances where legal requirements permit and
where the conference facilities are deemed satisfactory to the Association and the auditor, the auditor may
choose to attend, via teleconference or videoconference, the meetings mentioned above.
3. A copy of the recommendations of the Audit Committee, as approved by the General Assembly, shall be
sent to the auditor.
VI. Budgets and Accounts
Article 29 - Budgets and accounts
The financial year begins on 1 January and ends on 31 December of each year.
The Board of Directors must, each year, submit to the General Assembly for approval the accounts for the
past financial year and the discharge of the directors.
VIIAmendment of the Articles of Association - Dissolution Liquidation
Article 30
Without prejudice to the provisions of articles 2:5 §4, 2:109 and 2:110 of the Companies Code, any
proposal to amend the Articles of Association or to propose the dissolution of the Association must emanate
from the Board of Directors or at least half of the Full Statutory and Full Members of the Association.
The Board of Directors must bring all proposed amendments to the Articles of Association or the proposed
dissolution to the attention of the Members of the Association at least one month before the date of the
General Assembly.
The General Assembly may only make decisions if at least two-thirds of its Full Statutory and Full
Members are present or represented. No decision shall be valid unless taken by two-thirds of the Full
Statutory and Full Members present or represented.
However, if the General Assembly is unable to muster a quorum of two-thirds of its Full Statutory and Full
Members, a new General Assembly will be convened under the same conditions as those specified above; in
this case, a final decision may be taken on the proposal in question, by the same two-thirds majority of votes,
regardless of the number of Full Statutory and Full Members present or represented.
The General Assembly shall determine the procedures for the dissolution and liquidation of the
Association. The assets resulting from the liquidation of the Association will be allocated to a disinterested end
and attributed in equal parts to the Inter-European Division of the Seventh-day Adventist Churches and to the
Trans- European Division of the Seventh-day Adventist Churches.
VIII.General provisions
Article 31
All matters not provided for in these Articles of Association, in particular publication formalities, shall be
governed by the provisions of the CSA and other applicable laws.
Article 32
The Association's registered office is located in the Brussels region.
The French version of the Articles of Association prevails over the English translation.
Démission
du poste d'administrateur d'ADRA Austria, représentée par Marcel Wagner; Korgasse 3/9 2201 à
Kappellerfeld, Autriche
Nomination
Au poste d'administrateur d'ADRA Belgium, representée par Mr Jonathan Lo Buglio
Dorénavant, l'organe d'administration se compose comme suit :
ADRA TED, représentée par Mr Duda Daniel, Président, 91 Marshalswick Lane à St Albans Herts AL1 4
UU, Grande-Bretagne
ADRA International, representée par Mr Kruger Michael, Vice-Président, 5142 Durham RD W à Columbia,
MD 21044-1414; Etats-Unis
Seventh Day Adventist Church Euro-Africa Division-ADRA EUD, representée par Mr Zens Norbert,
Adlerweg 12 à 3098 Koniz; Suisse
ADRA Norway, representée par Mme Philipsen Birgit, Secrétaire, Solbakken 6 à 3530 Royse; Norvège
ADRA Romania, représentée par Mr Jigau Emil, Administrateur, Jud. AR Mun.Arad Str.Andrenyi
Karoly bl.1 sc.A ap.2, Roumanie
ADRA United Kingdom, représentée par Mr Saggers Gordon, Administrateur, 82 Juniper Avenue East
Kilbride à Glsogow G75 9JS, Ecosse
ADRA Slovenia, représentée par Mme Kotnik Katja, Administrateur, LESE 1 C à 4290 TRZIC; Slovénie
ADRA Belgium, représentée par Mr Lo Buglio Jonathan, Administrateur, Avenue Du Martin-Pécheur 25, 63
à 1170 Watermael-Boisfort, Belgique
ADRA Czech Republic, représentée par Mr Spinka Radomir, Administrateur, Václava Talicha 1871 à 738
01 Frýdek-Místek - Místek, République Tchèque
ADRA Montenegro, représentée par Mr Grujicic Dragan, Administrateur, Radoslava Grujića 4 à 11000
Beograd, Serbie
ADRA Switzerland, représentée par Mr Fehr Joerg, Administrateur, Weierwiesstrasse 12 à 8581
Schocherswil; Suisse
Au recto : Nom et qualité du notaire instrumentant ou de la personne ou des personnes