Ondernemingsnr : 0543419239
Naam
(voluit) : De Smet & Willems, geassocieerde notarissen
(verkort) :
Rechtsvorm : Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid
Volledig adres v.d. zetel Noordlaan(Munk) 11
 : 9630 Zwalm
Onderwerp akte :
ONTSLAGEN, BENOEMINGEN, WIJZIGING RECHTSVORM
Er blijkt uit een proces-verbaal houdende de buitengewone algemene vergadering van
aandeelhouders van de besloten vennootschap “DE SMET & WILLEMS, GEASSOCIEERDE
NOTARISSEN”,  met zetel te 9630 Zwalm, Noordlaan 11, opgemaakt op 28 december 2023 door
notaris Annemie Van Caenegem, notaris te Kruisem met standplaats te Kruishoutem, die zijn ambt
uitoefent in de besloten vennootschap "Van Caenegem & Van Caenegem, geassocieerde notarissen
BV", met zetel te 9770 Kruisem, Waregemsesteenweg 9, dat voormelde buitengewone algemene
vergadering volgende besluiten heeft genomen met eenparigheid van stemmen:
EERSTE BESLUIT
In toepassing van artikel 39, §1, eerste en derde lid van de wet van 23 maart 2019 tot invoering van
het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en houdende diverse bepalingen, besluit de
algemene vergadering om de statuten aan te passen aan de bepalingen van het Wetboek van
vennootschappen en verenigingen en de rechtsvorm van de besloten vennootschap (afgekort BV) te
behouden.
TWEEDE BESLUIT
In toepassing van artikel 39, §2, derde lid van de wet van 23 maart 2019 tot invoering van het
Wetboek van vennootschappen en verenigingen en houdende diverse bepalingen, stelt de
vergadering vast dat het werkelijk gestort kapitaal (twintigduizend euro (€ 20.000,00)) en de
wettelijke reserve van de vennootschap (tweeduizend euro (€ 2.000,00)) van rechtswege omgezet
werden in een statutair onbeschikbare eigen vermogensrekening.
Het kapitaal werd volledig volstort zodat er geen omzetting plaatsvond van niet gestort kapitaal in
een eigen vermogensrekening “niet-opgevraagde inbrengen”, bij toepassing van artikel 39, §2, derde
lid van de wet van 23 maart 2019 tot invoering van het Wetboek van vennootschappen en
verenigingen en houdende diverse bepalingen.
De algemene vergadering besluit onmiddellijk, overeenkomstig de vormen en meerderheden van de
statutenwijziging, om de van rechtswege aangelegde statutair onbeschikbare eigen
vermogensrekening op te heffen en deze middelen beschikbaar te maken voor uitkering. Zij moet
bijgevolg niet vermeld worden in de statuten van de vennootschap.
DERDE BESLUIT
De algemene vergadering besluit de huidige statutaire zaakvoerders, hierna vermeld, ontslag te
geven uit hun functie met ingang vanaf heden en onmiddellijk over te gaan tot hun herbenoeming als
statutaire bestuurder voor onbepaalde duur:
1. "ANNE-SOPHIE WILLEMS, GEASSOCIEERD NOTARIS" BV, met zetel te 9630 Zwalm,
Noordlaan 11, BTW BE0507.973.657, RPR Gent afdeling Oudenaarde 0507.973.657, met als vaste
vertegenwoordiger mevrouw WILLEMS Anne-Sophie, wonende te 9750 Kruisem, Alfred Amelotstraat
6;
2. "ANN DE SMET, GEASSOCIEERD NOTARIS" BV, met zetel te 9630 Zwalm, Noordlaan 11, BTW
BE0652.837.021, RPR Gent afdeling Oudenaarde 0652.837.021, met als vaste vertegenwoordiger
mevrouw DE SMET Ann, wonende te 9052 Gent (Zwijnaarde), Klossebos 16
Hier aanwezig of geldig vertegenwoordigd en het mandaat aanvaardend.
Hun mandaat is onbezoldigd behoudens andersluidende beslissing van de algemene vergadering.
De kwijting voor de uitoefening van het mandaat als zaakvoerder zal worden voorgelegd op de
eerstvolgende gewone algemene vergadering van aandeelhouders die zal beraadslagen en
beslissen over de jaarrekening van het huidig boekjaar.
VIERDE BESLUIT
                De vergadering besluit het bestuursorgaan de bevoegdheid te verlenen om over te gaan
tot uitkering van interim-dividenden overeenkomstig artikel 5:141 lid 2 Wetboek Vennootschappen en
Verenigingen, zodat volgend artikel aan de nieuwe statuten zal worden toegevoegd, aldaar
genummerd artikel 16 bis:
                “Artikel  16 bis Uitkering van dividenden en interimdividenden
                De uitkering van dividenden geschiedt op het tijdstip en op de plaatsen die het
bestuursorgaan of de enige bestuurder bepaalt.
                Aan het bestuursorgaan of de enige bestuurder wordt de bevoegdheid verleend om, op
eigen verantwoordelijkheid en overeenkomstig de wettelijke bepalingen, de uitkering van
voorschotten op dividenden te beslissen.”      
VIJFDE BESLUIT
De algemene vergadering besluit het voorwerp van de vennootschap uit te breiden.
De aandeelhouder(s), aanwezig of vertegenwoordigd, erkent (erkennen) tijdig een afschrift van het
verslag van de bestuurder de dato 22 december 2023 te hebben ontvangen en er kennis van te
hebben genomen.
De algemene vergadering beslist het voorwerp te volledig te vervangen zodat de nagenoemde
nieuwe statuten zullen dienovereenkomstig worden aangepast als volgt:
“Artikel 3. Voorwerp
                De vennootschap heeft tot voorwerp: het uitoefenen van het beroep van notaris, onder
eerbiediging van de wettelijke en deontologische bepalingen die het notariaat beheersen.
                De vennootschap mag alle lichamelijke en onlichamelijke roerende bestanddelen
verwerven en bezitten, die verband houden met de organisatie van het kantoor.
                Het vermogen van de vennootschap moet in elk geval de volle eigendom bevatten van alle
onlichamelijke roerende kantoor gebonden activa.
                Tot het vermogen van de vennootschap kan eveneens behoren:
-              een onroerend goed dat geheel of gedeeltelijk wordt aangewend voor het notariskantoor of;
-              de zakelijke rechten op dit onroerend goed.
Dit onroerend goed moet hetzij uitsluitend, hetzij bij voorrang, bestemd zijn voor de uitoefening van
het ambt.”
ZESDE BESLUIT
Als gevolg van de voorgaande besluiten, besluit de algemene vergadering volledig nieuwe statuten
aan te nemen, die in overeenstemming zijn met het Wetboek van vennootschappen en verenigingen,
met wijziging in haar voorwerp.
De algemene vergadering verklaart en besluit dat de tekst van de nieuwe statuten als volgt luidt:
STATUTEN
Artikel 1: Naam en rechtsvorm
De vennootschap neemt de vorm aan van een besloten vennootschap.
Zij verkrijgt de naam « De Smet & Willems, geassocieerde notarissen ».
Artikel 2. Zetel
De zetel van de vennootschap is gevestigd in het Vlaams Gewest en bevindt zich in het kantoor van
de notaris-titularis, meer bepaald  te Zwalm.
De bestuurders kunnen met eenparigheid van stemmen de zetel verplaatsen mits naleving van de
wettelijke en deontologische regels inzake de standplaats van de notaris.
Elke verplaatsing van de zetel van de vennootschap zal bekendgemaakt worden in de Bijlage tot het
Belgisch Staatsblad.   
Artikel 3. Voorwerp
De vennootschap heeft tot voorwerp: het uitoefenen van het beroep van notaris, onder eerbiediging
van de wettelijke en deontologische bepalingen die het notariaat beheersen.
De vennootschap mag alle lichamelijke en onlichamelijke roerende bestanddelen verwerven en
bezitten, die verband houden met de organisatie van het kantoor.
Het vermogen van de vennootschap moet in elk geval de volle eigendom bevatten van alle
onlichamelijke roerende kantoor gebonden activa.
 Tot het vermogen van de vennootschap kan eveneens behoren:
-              een onroerend goed dat geheel of gedeeltelijk wordt aangewend voor het notariskantoor of;
-              de zakelijke rechten op dit onroerend goed.
Dit onroerend goed moet hetzij uitsluitend, hetzij bij voorrang, bestemd zijn voor de uitoefening van
het ambt.
Artikel 4. Duur
De vennootschap is opgericht voor een onbepaalde duur.
Artikel 5. Inbrengen
Als vergoeding voor de inbrengen werden driehonderd (300) aandelen uitgegeven.
Ieder aandeel geeft een gelijk recht in de winstverdeling en in het vereffeningsaldo.
Artikel 8. Bestuursorgaan
Alle aandeelhouders moeten ofwel persoonlijk, ofwel door middel van hun bestuurs- of
participatievennootschap bestuurder zijn.
De vennootschap wordt bestuurd door de bestuurders, die bevoegd zijn voor alle handelingen, die
nuttig of noodzakelijk zijn voor het bereiken van het voorwerp van de vennootschap onder
voorbehoud der bevoegdheden die de wet aan de algemene vergadering voorbehoudt.
Het verlies van de hoedanigheid van notaris betekent van rechtswege het ontslag als bestuurder.
Hetzelfde geldt voor de vaste vertegenwoordiger van een bestuursvennootschap of
participatievennootschap.
Dit geldt niet alleen in geval van ontslag of afzetting als notaris van de betrokken bestuurder of zijn
vaste vertegenwoordiger, maar ook in geval van zijn preventieve of disciplinaire schorsing als
bestuurder tijdens de duur van de schorsing.
De aansprakelijkheid van de aandeelhouders is beperkt tot hun inbreng. De aansprakelijkheid van de
notarisvennootschap is beperkt tot een bedrag van vijf miljoen euro (5.000.000 €). De notaris blijft
hoofdelijk aansprakelijk met de vennootschap voor de overtredingen die hij heeft begaan met
bedrieglijk oogmerk, of met het doel om schade te berokkenen, zonder afbreuk te doen aan het
verhaalrecht van de vennootschap ten aanzien van de notaris.
De notaris-vennootschap is gehouden een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid aan te gaan via
een door de Nationale Kamer van Notarissen goedgekeurde verzekeringsovereenkomst, die vijf
miljoen euro (5.000.000 €) moet waarborgen.
Artikel 9. Vertegenwoordiging.
De vennootschap wordt geldig vertegenwoordigd tegenover derden en in rechte als eiser of als
verweerder:
a)            door haar bestuurder(s), die, als er meer dan één bestuurder is, ieder afzonderlijk bevoegd
zijn de vennootschap te verbinden;
b)            door haar volmachtdrager(s).
Een volmacht is beperkt in de tijd en beperkt tot één of meer rechtshandelingen en mag de
uitoefening van het beroep van notaris niet tot voorwerp hebben.
Artikel 10. Statutaire bestuurders
Tot statutaire bestuurders worden benoemd voor de duur van de vennootschap:
1. "ANNE-SOPHIE WILLEMS, GEASSOCIEERD NOTARIS" BV, met zetel te 9630 Zwalm,
Noordlaan 11, BTW BE0507.973.657, RPR Gent afdeling Oudenaarde 0507.973.657, met als vaste
vertegenwoordiger mevrouw WILLEMS Anne-Sophie, wonende te 9750 Kruisem, Alfred Amelotstraat
6;
2. "ANN DE SMET, GEASSOCIEERD NOTARIS" BV, met zetel te 9630 Zwalm, Noordlaan 11, BTW
BE0652.837.021, RPR Gent afdeling Oudenaarde 0652.837.021, met als vaste vertegenwoordiger
mevrouw DE SMET Ann, wonende te 9052 Gent (Zwijnaarde), Klossebos 16
Hier aanwezig of geldig vertegenwoordigd en het mandaat aanvaardend.
Een bestuurder zaakvoerder is van rechtswege ontslagnemend en kan niet meer optreden als
bestuurder zodra diens vaste vertegenwoordiger geen (geassocieerd) notaris meer is. Dit geldt niet
alleen in geval van ontslag of afzetting als notaris, maar ook in geval van preventieve of disciplinaire
schorsing als notaris, tijdens de duur van de schorsing.
Artikel 11. Controle van de vennootschap
Zolang de vennootschap wettelijk niet verplicht is het toezicht aan een commissaris toe te
vertrouwen, heeft elke aandeelhouder de rechten van onderzoek en toezicht die de wet aan de
commissaris toekent.
Artikel 12. Gewone, bijzondere en buitengewone algemene vergadering.
De gewone algemene vergadering van de aandeelhouders, jaarvergadering genoemd, moet ieder
jaar worden bijeengeroepen op de 2e vrijdag van de maand maart om 16 uur.
Indien die dag een wettelijke feestdag is, wordt de vergadering op de eerstvolgende werkdag
gehouden.
Bijzondere en buitengewone algemene vergaderingen worden gehouden telkens een aandeelhouder
erom verzoekt. Deze aandeelhouder zorgt voor de bijeenroeping van de andere aandeelhouders en
deelt de agenda mee.
Artikel 13. Plaats van de vergadering
De gewone, de bijzondere en de buitengewone algemene vergaderingen worden gehouden in de
zetel van de vennootschap of in een andere plaats, aangewezen in de bijeenroeping.
Artikel 14. Werking van de vergadering
De vergaderingen worden voorgezeten door de oudste aanwezige bestuurder, of de oudste vaste
vertegenwoordiger van een bestuurder.
De agenda van de vergadering, de besluiten en de aanwezigheidslijst worden opgenomen in het
verslag van de vergadering.
Behoudens bijzondere wettelijke of statutaire bepalingen kan de vergadering slechts beslissen mits
alle aandeelhouders aanwezig zijn, bij gewone meerderheid van de stemmen, en over de punten
vermeld in de agenda. Wijzigingen aan de statuten dienen te geschieden met unanimiteit van alle
aandeelhouders.
Elke aandeelhouder heeft één stem, ongeacht het aantal aandelen.
Artikel 15. Boekjaar
Het boekjaar loopt van één januari tot eenendertig december van het zelfde jaar.
Op deze laatste datum wordt de boekhouding van de vennootschap afgesloten en stelt het
bestuursorgaan een inventaris en de jaarrekening op waarvan het, na goedkeuring door de
algemene vergadering, de bekendmaking verzorgt, overeenkomstig de wet.
Artikel 16. Bestemming van het resultaat
De aanwending van de jaarlijkse nettowinst wordt bepaald door de algemene vergadering, op
voorstel van het bestuursorgaan, waarbij elk aandeel recht geeft op een gelijk aandeel in de
winstverdeling.
Artikel  16 bis. Uitkering van dividenden en interimdividenden
De uitkering van dividenden geschiedt op het tijdstip en op de plaatsen die het bestuursorgaan of de
enige bestuurder bepaalt.
Aan het bestuursorgaan of de enige bestuurder wordt de bevoegdheid verleend om, op eigen
verantwoordelijkheid en overeenkomstig de wettelijke bepalingen, de uitkering van voorschotten op
dividenden te beslissen.   
Artikel 17. Ontbinding
De vennootschap kan op elk moment worden ontbonden door beslissing van de algemene
vergadering beslissende in de vormen vereist voor de statutenwijziging.
De professionele notarisvennootschap in vereffening kan in geen geval de beroepsactiviteiten van de
notaris verderzetten.
Artikel 18. Vereffenaars
Bij ontbinding van de vennootschap, om welke reden en op welk ogenblik het ook zij, is/zijn de
bestuurder(s) in functie aangewezen als vereffenaar(s) krachtens deze statuten indien geen andere
vereffenaar zou zijn benoemd, zonder afbreuk te doen aan het recht van de algemene vergadering
om één of meerdere vereffenaars aan te duiden, hun bevoegdheden te omlijnen en hun vergoeding
te bepalen.
De benoeming van de vereffenaar(s) moet desgevallend bevestigd worden door de voorzitter van de
bevoegde ondernemingsrechtbank.
De vereffenaars hebben de ruimste wettelijke bevoegdheden. Indien er meer dan één vereffenaar is,
oefenen zij hun bevoegdheden gezamenlijk uit.
De vennootschap in vereffening kan slechts rechtsgeldig vertegenwoordigd worden door haar
vereffenaars gezamenlijk optredend of door een volmachtdrager. Een volmacht is beperkt in de tijd
en beperkt tot één of meer rechtshandelingen.
Artikel 19. Verdeling van het netto-actief
Na aanzuivering van alle schulden, lasten en kosten van de vereffening of consignatie van de nodige
sommen om die te voldoen en, indien er aandelen zijn die niet zijn volgestort, na herstelling van het
evenwicht tussen de aandelen, hetzij door bijkomende volstorting te eisen lastens de niet voldoende
volgestorte aandelen, hetzij door voorafgaandelijke terugbetalingen te doen in voordeel van die
aandelen die in een grotere verhouding zijn volgestort, wordt het netto actief verdeeld onder alle
aandeelhouders naar verhouding van het aantal aandelen dat zij bezitten en worden de goederen die
nog in natura voorhanden zijn op dezelfde wijze verdeeld.
ZESDE BESLUIT
De algemene vergadering verklaart dat het adres van de zetel is gevestigd te: 9630 Zwalm,
Noordlaan 11.
ZEVENDE BESLUIT
De vergadering verleent bij deze bijzondere volmacht aan de besloten vennootschap Baker Tilly met
zetel te Regenboog 2 – 9090 Melle - met ondernemingsnummer 0468.055.484 of elke andere, of aan
één van haar aangestelden, die elk afzonderlijk kunnen optreden en met het recht van
indeplaatsstelling, om alle mogelijke formaliteiten te vervullen betreffende neerleggingen en/of
publicaties die verband houden met beslissingen van de bestuurders, van de algemene vergadering
of van personen belast met het dagelijks bestuur, alsook om de formaliteiten met betrekking tot de
Kruispuntbank voor Ondernemingen, de Ondernemingsloketten en de Belasting over de
Toegevoegde Waarde te vervullen.
Met het oog daarop alle akten, documenten, proces verbalen en registers te tekenen, woonstkeuze
te doen, indeplaatsstelling en in het algemeen al het nodige of het nuttige te doen ter uitvoering van
deze volmacht, met belofte goed te keuren en te bekrachtigen indien nodig.
VOOR ONTLEDEND UITTRREKSEL
Annemie Van Caenegem
Geassocieerd notaris te Kruisem, standplaats Kruishoutem
 
Tegelijk hiermee neergelegd:
• eensluidend afschrift van het proces-verbaal d.d. 28 december 2023
• gecoördineerde tekst van de statuten