Ondernemingsnummer :
0862335047
Benaming :
(voluit) :
MASTERMAIL
(verkort) :
Rechtsvorm :
Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid
Zetel :
(volledig adres)
Wijgmaalsesteenweg 108 bus A
3012 Leuven
Onderwerp akte :
ONTSLAGEN, BENOEMINGEN, DIVERSEN, WIJZIGING
RECHTSVORM, STATUTEN (VERTALING, COORDINATIE, OVERIGE
WIJZIGINGEN)
Uit een akte verleden voor geassocieerd notaris Isabelle Mostaert te Leuven op 26 september 2019,
neer te leggen ter registratie, blijkt dat de buitengewone algemene vergadering van de hiervoor
vermelde vennootschap volgende beslissingen genomen heeft:
1.) Reële kapitaalvermindering met TWEEHONDERDZEVENTIGDUIZEND EURO (€ 270.000,00) om
het kapitaal te brengen van TWEEHONDERDACHTENTACHTIGDUIZEND ZESHONDERD EURO
(€ 288.600,00) op ACHTTIENDUIZEND ZESHONDERD EURO (€ 18.600,00), door terugbetaling in
speciën van een bedrag gelijk aan het bedrag van de kapitaalvermindering aan de bestaande
vennoten in evenredigheid van hun huidig aandelenbezit in de vennootschap.
Deze kapitaalvermindering zal plaatshebben zonder vernietiging van aandelen doch met evenredige
vermindering van de fractiewaarde van de aandelen.
Deze kapitaalvermindering zal aangerekend worden op het werkelijk volgestort kapitaal en meer in
het bijzonder, en dit bij toepassing van artikel 537,5de lid W.I.B. 1992, op de ingebrachte kapitalen
die in toepassing van artikel 537 W.I.B. 1992 werden ingebracht in het kapitaal van de vennootschap
ingevolge het besluit van de buitengewone algemene vergadering gehouden op 24 maart 2014 ten
overstaan van meester Gwen Daniels, notaris te Oud-Heverlee, bekendgemaakt in de bijlagen van
het Belgisch Staatsblad van 16 april daarna, onder nummer 14082411.
De terugbetaling waartoe de vergadering heeft besloten kan enkel plaatsvinden met naleving van de
voorwaarden van artikel 317 van het Wetboek van Vennootschappen.
VERKLARINGEN DOOR DE VENNOTEN
De vennoten erkennen dat ondergetekende notaris hen in kennis heeft gesteld van de bepalingen en
de toepassingsvoorwaarden van artikel 537 WIB 1992 evenals van de definitie van het begrip “kleine
vennootschap” zoals gedefinieerd door artikel 15 van het Wetboek van Vennootschappen.
Specifieke verklaringen in het kader van de toepassing van artikel 537 W.I.B. 1992:
De vennoten verklaren:
(1)dat de vennootschap, op het tijdstip dat de hoger vermelde kapitaalverhoging in het kader van
artikel 537 W.I.B. 1992 werd beslist, effectief voldeed aan de wettelijke criteria van een “kleine
vennootschap” in de zin van artikel 15 van het Wetboek van vennootschappen;
(2)zich vooraf door een fiscaal deskundige (fiscaal advocaat, accountant/boekhouder,
belastingconsulent of een andere in fiscale zaken gespecialiseerde derde) voldoende hebben laten
informeren omtrent de fiscale en juridische gevolgen van de thans geplande kapitaalvermindering in
het licht van artikel 537 W.I.B. 1992 en hieromtrent volkomen ingelicht te zijn;
(3)dat de eerdere kapitaalverhoging die plaatsvond in het kader van artikel 537 W.I.B. 1992
gebeurde met volkomen naleving van de toepasselijke wettelijke bepalingen van artikel 537 W.I.B.
1992 en dat alle voorwaarden opgelegd door of in uitvoering van deze fiscale bepaling werden
nageleefd, zoals- zonder deze opsomming exhaustief is-de effectieve en tijdige indiening weleer van
een aangifte in de roerende voorheffing en de effectieve betaling van deze roerende voorheffing,
evenals -desgevallend- de nodige decretering van dividenden waarvan sprake in artikel 537, derde
lid W.I.B. 1992;
Luik B
(4) dat sinds de eerdere kapitaalverhoging die plaatsvond in het kader van artikel 537 W.I.B. 1992 de
buitengewone algemene vergadering van de vennootschap nog niet beslist heeft tot enige eerdere
kapitaalvermindering.
2) Keuze om de vennootschap vervroegd te onderwerpen aan de bepalingen van het Wetboek van
vennootschappen en verenigingen.
3) Aanpassing van de rechtsvorm en het kapitaal van de vennootschap aan het Wetboek van
vennootschappen en verenigingen.
4)Beslissing om de statutair onbeschikbare eigenvermogensrekening te schrappen uit de statuten en
beschikbaar te maken voor toekomstige uitkeringen, onder opschortende voorwaarde van de
bekendmaking in het Belgisch Staatsblad van de akte met opt in.
5) Aanneming van volledig nieuwe statuten die in overeenstemming zijn met het Wetboek van
vennootschappen en verenigingen, zonder wijziging van het voorwerp van de vennootschap.
Een uittreksel uit de statuten luidt als volgt:
De vennootschap neemt de vorm aan van een besloten vennootschap.
Zij verkrijgt de naam “MASTERMAIL”.
De zetel is gevestigd in het Vlaams Gewest.
Het bestuursorgaan bepaalt het adres. Het adres van de zetel kan zonder statutenwijziging, binnen
het Vlaamse Gewest verplaatst worden bij besluit van het bestuursorgaan, bekend te maken in de
bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.
De vennootschap kan, bij enkel besluit van het bestuursorgaan, administratieve zetels,
agentschappen, werkhuizen, stapelplaatsen en bijkantoren vestigen in Belgïe of in het buitenland.
De vennootschap heeft tot voorwerp in het groot en het klein, voor eigen rekening of voor rekening
van derden, rechtstreeks of onrechtstreeks:
- De creatie en begeleiding van direct marketing projecten met inbegrip van ontwerpen, van uitvoeren
van of aankopen van drukwerk, databasemanagement, personalisatie, bewerken van de mailing en
opvolging van het project via alle mogelijke kanalen.
- Het bedenken, uitvoeren en begeleiden van reclamecampagnes, advertising en dergelijke meer,
grafisch ontwerp, huisstijlen enzomeer, zonder dat deze opsomming beperkend is.
- Organiseren van eventmanagement, seminaries, tentoonstellingen, conferenties, art direction, en
management voor diverse personen of vennootschappen, zonder dat deze opsomming limitatief is.
- Het uitgeven van drukwerken, boeken en andere informatiedragers via welke media dan ook.
- Het uitvoeren van en handel drijven in alle mogelijke informaticatoepassingen,
systeemtoepassingen, software, kortom alle activiteiten mogelijk in de IT sector.
- Het beheren, kopen en verkopen, huren en verhuren van onroerende goederen, met uitzondering
van de activiteiten van vastgoedmakelaar.
Deze opsomming is niet beperkend en dient in de ruimste zin geïnterpreteerd te worden.
De vennootschap mag in België en in het buitenland alle commerciële, industriële, financiële,
roerende en onroerende verrichtingen doen die rechtstreeks of onrechtstreeks in verband staan met
haar vennootschappelijk voorwerp. Zij mag eveneens belangen verwerven bij wijze van inbreng,
inschrijving of anderszins in alle ondernemingen, verenigingen of vennootschappen die een
gelijkaardig, analoog of aanverwant voorwerp nastreven, of wier voorwerp van aard is dat van de
vennootschap te bevorderen.
Zij mag zich voor deze en andere vennootschappen waarmee ze rechtstreeks of onrechtstreeks is
verbonden, borg stellen of hun aval verleden, voorschotten en krediet toestaan, hypothecaire of
andere waarborgen verstrekken.
De vennootschap is opgericht voor een onbepaalde duur.
Als vergoeding voor de inbrengen werden tweehonderdeenenzeventig (271) aandelen uitgegeven.
Ieder aandeel geeft een gelijk recht in de winstverdeling en in het vereffeningsaldo.
De inbrengen werden geboekt op beschikbare eigen vermogensrekeningen. Voor de latere
inbrengen zullen de uitgiftevoorwaarden bepalen of zij geboekt worden op een onbeschikbare dan
wel op een beschikbare eigen vermogensrekening. Indien de uitgiftevoorwaarden niets vermelden of
in geval van inbreng zonder uitgifte van nieuwe aandelen, worden de inbrengen op de beschikbare
eigen vermogensrekening geboekt.
 
Alle aandelen zijn op naam, zij zijn voorzien van een volgnummer.
Ze zijn ingeschreven in het register van aandelen op naam; dit register omvat de vermeldingen die
zijn voorgeschreven door het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. De aandeelhouders
mogen kennis nemen van dit register betreffende hun effecten.
Het aandelenregister wordt gehouden in elektronische vorm of fysieke vorm.
Indien het eigendomsrecht van een aandeel opgesplitst is in blote eigendom en vruchtgebruik, dan
worden de vruchtgebruiker en de blote eigenaar afzonderlijk ingeschreven in het register van
aandelen op naam, met vermelding van hun respectievelijke rechten.
De overdrachten en overgangen hebben slechts uitwerking ten aanzien van de vennootschap en de
Luik B
derden vanaf hun inschrijving in het register der aandeelhouders. Aan de aandeelhouders worden
certificaten afgegeven van deze inschrijvingen.
 
De vennootschap wordt bestuurd door één of meer bestuurders, natuurlijke personen of
rechtspersonen, al dan niet aandeelhouder, benoemd met of zonder beperking van duur en die,
indien zij worden benoemd in de statuten, de hoedanigheid van statutair bestuurder kunnen hebben.
De algemene vergadering die de bestuurder(s) benoemt bepaalt hun aantal, de duur van hun
opdracht en, indien er meerdere bestuurders zijn, hun bevoegdheid. Bij gebrek aan bepaling van de
duurtijd, wordt hun mandaat geacht van onbepaalde duur te zijn.
De niet-statutaire bestuurders zijn te allen tijde, met onmiddellijke ingang, herroepbaar ad nutum bij
besluit van de algemene vergadering. De algemene vergadering kan evenwel op het moment van de
opzegging de datum bepalen waarop het bestuurdersmandaat eindigt of een vertrekvergoeding
toekennen.
De opdracht van bestuurder wordt onbezoldigd uitgeoefend, tenzij de algemene vergadering, hiertoe
bij uitsluiting bevoegd, hierover anders beslist.
Wanneer een rechtspersoon wordt aangewezen als bestuurder benoemt deze een vaste
vertegenwoordiger, natuurlijke persoon, die belast wordt met de uitvoering van de opdracht van
bestuurder in naam en voor rekening van de rechtspersoon. Deze vertegenwoordiger is
burgerrechtelijk aansprakelijk en strafrechtelijk verantwoordelijk alsof hij zelf de betrokken opdracht in
eigen naam en voor eigen rekening zou volbrengen, onverminderd de hoofdelijke aansprakelijkheid
van de rechtspersoon die hij vertegenwoordigt.
Deze vaste vertegenwoordiger kan niet in eigen naam noch als vaste vertegenwoordiger van een
andere rechtspersoon-bestuurder zetelen in het bestuursorgaan van de vennootschap.
Indien de vennootschap zelf tot bestuurder wordt benoemd in een vennootschap, komt de
bevoegdheid om een vaste vertegenwoordiger te benoemen toe aan het bestuursorgaan.
 
Als er slechts één bestuurder is, is het geheel van de bevoegdheden van de bestuurders aan hem
toegekend, met de mogelijkheid een deel van deze bevoegdheden te delegeren.
Indien de vennootschap door meer dan één bestuurders wordt bestuurd, mag iedere bestuurder,
alleen optredend, alle handelingen stellen die nodig of nuttig zijn voor de verwezenlijking van het
voorwerp van de vennootschap, behalve deze die de wet of de statuten aan de algemene
vergadering voorbehouden.
Iedere bestuurder vertegenwoordigt de vennootschap jegens derden en in rechte als eiser of als
verweerder.
Hij kan bijzondere machten toekennen aan elke mandataris.
 
Het bestuursorgaan kan het dagelijks bestuur, alsook de vertegenwoordiging van de vennootschap
wat dat bestuur aangaat, opdragen aan één of meer van zijn leden, die dan de titel dragen van
gedelegeerd bestuurder.
Het bestuursorgaan bepaalt of zij alleen, dan wel gezamenlijk optreden.
Het dagelijks bestuur omvat alle handelingen en de beslissingen die de tussenkomst van het
bestuursorgaan niet verantwoorden omwille van hun gering belang of omwille van hun spoedeisend
karakter.
De gedelegeerden voor het dagelijks bestuur kunnen in het kader van dat bestuur bijzondere
volmachten verlenen aan iedere lasthebber.
Het bestuursorgaan stelt de eventuele toekenningen en verloning vast voor de gedelegeerden tot het
dagelijks bestuur. Het kan hen op elk ogenblik ontslaan.
 
Ieder jaar wordt een gewone algemene vergadering van aandeelhouders gehouden op de zetel, de
laatste vrijdag van de maand mei, om achttien uur (18u). Valt de hierboven bepaalde datum op een
wettelijke feestdag dan wordt de algemene vergadering verschoven naar de eerstvolgende werkdag.
Indien er slechts één aandeelhouder is, dan zal hij op deze datum de jaarrekening voor goedkeuring
ondertekenen.
Bovendien moet het bestuursorgaan en, in voorkomend geval, de commissaris een algemene
vergadering bijeenroepen telkenmale het belang van de vennootschap het vereist of op aanvraag der
aandeelhouders die minstens één tiende van het aantal uitgegeven aandelen vertegenwoordigen. In
dit laatste geval, zullen de aandeelhouders hun verzoek en de agendapunten aangeven. Het
bestuursorgaan of, in voorkomend geval, de commissaris zal de algemene vergadering bijeenroepen
binnen drie weken na de aanvraag.
De oproepingen tot een algemene vergadering vermelden de agenda. Ze worden tenminste vijftien
dagen voor de algemene vergadering verstuurd per e-mail gericht aan de aandeelhouders, aan de
bestuurders en, in voorkomend geval, aan de houders van converteerbare obligaties op naam, van
inschrijvingsrechten op naam of met medewerking van de vennootschap uitgegeven certificaten op
Luik B
naam en aan de commissarissen. Aan de personen voor wie de vennootschap niet over een e-mail
adres beschikt, wordt de oproeping verstuurd bij gewone post, op dezelfde dag als de verzending
van de elektronische oproepingen.
Iedere persoon kan verzaken aan de oproeping en zal in ieder geval als regelmatig opgeroepen
worden beschouwd als hij aanwezig of vertegenwoordigd is op de vergadering.
 
Om toegelaten te worden tot de algemene vergadering en, voor de aandeelhouders, om er het
stemrecht uit te oefenen, dient een effectenhouder te voldoen aan de volgende voorwaarden:
    •  de houder van effecten op naam moet als zodanig ingeschreven zijn in het register van de
effecten op naam met betrekking tot zijn categorie van effecten;
    •  de rechten verbonden aan de effecten van de effectenhouder mogen niet geschorst zijn; indien
enkel de stemrechten geschorst zijn, mag hij nog steeds deelnemen aan de algemene vergadering
zonder te kunnen deelnemen aan de stemming.
Met uitzondering van de beslissingen welke bij authentieke akte moeten worden verleden, kunnen de
aandeelhouders eenparig en schriftelijk alle besluiten nemen die tot de bevoegdheid van de
algemene vergadering behoren. In dat geval dienen de formaliteiten van bijeenroeping niet te worden
nageleefd.
De statuten laten tevens de deelname aan de algemene vergadering op afstand toe (inclusief
beraadslaging en stemming) mits naleving van de voorwaarden opgelegd door het Wetboek van
vennootschappen en verenigingen.
 
Op de algemene vergadering geeft ieder aandeel recht op één stem, onder voorbehoud van de
wettelijke en statutaire bepalingen betreffende de aandelen zonder stemrecht.
Indien een aandeel in onverdeeldheid aan verscheidene eigenaars toebehoort, kan de algemene
vergadering de uitoefening van het aan de betrokken aandelen verbonden stemrecht schorsen totdat
één enkele persoon is aangewezen als eigenaar.
Alle rechten verbonden aan aandelen bezwaard met vruchtgebruik, worden uitgeoefend door de
vruchtgebruiker.
Indien de vennootschap maar één aandeelhouder telt, dan kan deze de bevoegdheden die aan de
algemene vergadering zijn toegekend alleen uitoefenen.
Elke aandeelhouder kan aan ieder andere persoon, al dan niet aandeelhouder, door alle middelen
van overdracht, een schriftelijke volmacht geven om zich te laten vertegenwoordigen op de
algemene vergadering en daar in zijn plaats te stemmen.
Een verleende volmacht blijft geldig voor elke volgende algemene vergadering in de mate waarin
daarop dezelfde agendapunten worden behandeld, tenzij de vennootschap
op de hoogte wordt gesteld van een overdracht van de betrokken aandelen.
Alle algemene vergaderingen mogen alleen beslissen over de voorstellen die zijn opgenomen in de
agenda, behalve als alle personen die moeten worden opgeroepen, aanwezig of vertegenwoordigd
zijn en, in het laatste geval, op voorwaarde dat de volmachten dit uitdrukkelijk vermelden.
Behoudens in de gevallen voorzien door de wet of deze statuten, worden de besluiten genomen bij
meerderheid van stemmen, ongeacht het aantal effecten dat op de algemene vergadering
vertegenwoordigd is.
 
Het boekjaar van de vennootschap gaat in op één januari en eindigt op éénendertig december van
ieder jaar.
Op deze laatste datum wordt de boekhouding van de vennootschap afgesloten en stelt het
bestuursorgaan een inventaris en de jaarrekening op waarvan het, na goedkeuring door de
algemene vergadering, de bekendmaking verzorgt, overeenkomstig de wet.
Na goedkeuring van de jaarrekening, spreekt de algemene vergadering zich bij afzonderlijke
stemming, uit over de kwijting van het bestuursorgaan en de commissaris.
 
Met inachtneming van de verplichte balans- en liquiditeitstest beslist de algemene vergadering over
de aanwending van de winst en vaststelling van de uitkeringen en bepaalt het bestuursorgaan het
tijdstip en de wijze van betaling der dividenden.
Het bestuursorgaan is bevoegd om over te gaan tot uitkeringen uit de winst van het lopende boekjaar
of uit de winst van het voorgaande boekjaar zolang de jaarrekening van dat boekjaar nog niet is
goedgekeurd, in voorkomend geval verminderd met het overgedragen verlies of vermeerderd met de
overgedragen winst.
Indien de uitkering zou gebeuren in strijd met de verplichte balans -en liquiditeitstest kan dit
aanleiding geven tot bestuurdersaansprakelijkheid en/of een regresvordering van de vennootschap
op de ontvangers.
Luik B
De vennootschap kan op elk moment worden ontbonden door beslissing van de algemene
vergadering beslissende in de vormen vereist voor de statutenwijziging.
Bij ontbinding van de vennootschap, om welke reden en op welk ogenblik het ook zij, is/zijn de
bestuurder(s) in functie aangewezen als vereffenaar(s) krachtens deze statuten indien geen andere
vereffenaar zou zijn benoemd, zonder afbreuk te doen aan het recht van de algemene vergadering
om één of meerdere vereffenaars aan te duiden, hun bevoegdheden te omlijnen en hun vergoeding
te bepalen.
Na aanzuivering van alle schulden, lasten en kosten van de vereffening of consignatie van de nodige
sommen om die te voldoen en, indien er aandelen zijn die niet zijn volgestort, na herstelling van het
evenwicht tussen de aandelen, hetzij door bijkomende volstorting te eisen lastens de niet voldoende
volgestorte aandelen, hetzij door voorafgaandelijke terugbetalingen te doen in voordeel van die
aandelen die in een grotere verhouding zijn volgestort, wordt het netto actief verdeeld onder alle
aandeelhouders naar verhouding van het aantal aandelen dat zij bezitten en worden de goederen die
nog in natura voorhanden zijn op dezelfde wijze verdeeld.
 
6) Opdracht aan ondergetekende notaris om de coördinatie van de statuten op te maken en neer te
leggen.
7)Ontslag en herbenoeming zaakvoerders AERNOUTS Werner en VERZICHT Comm. V., als
bestuurders.
De algemene vergadering besluit de huidige zaakvoerders, hierna vermeld, ontslag te geven uit hun
functie en kwijting te verlenen voor het uitgeoefende mandaat. De algemene vergadering gaat
onmiddellijk over tot hun herbenoeming als niet-statutair bestuurder voor een onbepaalde duur:
De heer AERNOUTS Werner en VERZICHT Comm. V., hier aanwezig en die aanvaarden.
Onmiddellijk hierna is door VERZICHT Comm. V. meegedeeld dat zij mevrouw VANWESENBEECK
Daniëlle aangeduid heeft als vaste vertegenwoordiger voor de uitoefening van het mandaat als
bestuurder van VERZICHT Comm.V. in de vennootschap.
Hun mandaat is bezoldigd.
De algemene vergadering zal op de volgende jaarvergadering de verleende kwijting bevestigen.
 
 
8) De algemene vergadering verklaart dat het adres van de zetel is gevestigd te 3012 Leuven
(Wilsele), Wijgmaalsesteenweg 108 bus A;
 
VOOR GELIJKVORMIG UITTREKSEL ENKEL UITGEREIKT MET HET OOG OP DE
NEERLEGGING TER GRIFFIE
 
DE NOTARIS, Isabelle Mostaert
 
Tegelijk hiermede neergelegd:
-Uitgifte van voormelde akte
-historiek en gecoördineerde statuten