Ondernemingsnr : 0476874665
Naam
(voluit) : WESTSYS
(verkort) :
Rechtsvorm : Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid
Volledig adres v.d. zetel Izegemsestraat 56
 : 8880 Ledegem
Onderwerp akte :
ONTSLAGEN, BENOEMINGEN, WIJZIGING RECHTSVORM,
STATUTEN (VERTALING, COORDINATIE, OVERIGE
WIJZIGINGEN), ALGEMENE VERGADERING, DIVERSEN
Er blijkt uit een proces-verbaal opgemaakt door Meester Tom Claerhout, notaris te Izegem, op 21
november 2019, ter registratie aan te bieden houdende de buitengewone algemene vergadering der
vennoten van de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid “WESTSYS”, met zetel te
8880 Ledegem (Sint-Eloois-Winkel), Izegemsestraat, 56, met ondernemingsnummer 0476.874.665,
dat onder andere volgende beslissingen genomen werden met eenparigheid van stemmen:
Eerste Besluit. Kapitaalvermindering – Modaliteiten – Vaststelling realisatie
De vergadering beslist het kapitaal te verminderen met een bedrag van driehonderdveertigduizend
tweehonderd euro (€ 340.200,00), teneinde het te brengen van driehonderdzestigduizend euro (€
360.000,00) op negentienduizend achthonderd euro (€ 19.800,00), zonder vernietiging van aandelen.
De kapitaalvermindering wordt aangerekend op en uitbetaald van het werkelijk fiscaal gestort
kapitaal en wordt meer bepaald integraal aangerekend op het werkelijk fiscaal gestort kapitaal
opgebouwd in toepassing van artikel 537 WIB92 blijkens voormeld proces-verbaal van buitengewone
algemene vergadering van 5 juni 2014.
Gezien de kapitaalvermindering wordt aangerekend op kapitaal dat werd gevormd in het kader van
artikel 537 Wetboek Inkomstenbelastingen 1992, valt de kapitaalvermindering buiten het
toepassingsgebied van artikel 18, 2de lid Wetboek Inkomstenbelasting 1992 en moet de ‘pro rata-
regel’ niet toegepast worden.
…
De vergadering stelt vast en verzoekt mij, notaris, akte te nemen van het feit dat de voormelde
kapitaalvermindering daadwerkelijk verwezenlijkt werd en dat het kapitaal aldus gebracht werd op
negentienduizend achthonderd euro (€ 19.800,00).
Tweede Besluit. Aanpassing van artikel 5 van de statuten
In overeenstemming met het hierboven geacteerde besluit beslist de vergadering om de tekst van
artikel 5 van de statuten te wijzigen door de tekst als volgt te vervangen:
“Het maatschappelijk kapitaal bedraagt negentienduizend achthonderd euro (€ 19.800,00), verdeeld
in 200 aandelen zonder vermelding van nominale waarde die ieder 1/200ste van het kapitaal
vertegenwoordigen.”
Derde Besluit. Toekenning van bevoegdheden aan de heer Piet Lietaer en aan mevrouw Patricia
Quaegebeur, thans zaakvoerders van de vennootschap
De vergadering verleent de heer Piet Lietaer en aan mevrouw Patricia Quaegebeur, thans
zaakvoerders van de vennootschap, alle bevoegdheden om de hierboven geacteerde besluiten uit te
voeren, inzonderheid de bevoegdheden om de terugbetaling waartoe de vergadering heeft besloten,
na afloop van de wettelijke termijn onder de wettelijke voorwaarden te verrichten.
Vierde Besluit. Wijziging van de datum van de jaarvergadering en overgangsbepaling.
De vergadering beslist de datum van de jaarvergadering te wijzigen en deze voortaan te houden op
de eerste vrijdag van de maand maart om 19.00 uur.
Dientengevolge besluit de vergadering de eerste zin van artikel 19 van de statuten te vervangen door
Luik B
de volgende tekst:
“De jaarvergadering moet ieder jaar worden bijeengeroepen de eerste vrijdag van de maand maart
om 19.00 uur.”
De vergadering beslist als overgangsbepaling dat de eerstvolgende vergadering die zal
beraadslagen over de jaarrekening afgesloten per 30 september 2019 zal gehouden worden op de
eerste vrijdag van de maand maart van het jaar 2020.
Vijfde Besluit.
In toepassing van de mogelijkheid geboden door artikel 39, §1, tweede lid van de wet van 23 maart
2019 tot invoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en houdende diverse
bepalingen (1), besluit de algemene vergadering om de vennootschap vervroegd te onderwerpen
aan de bepalingen van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, met ingang van de
datum waarop deze akte wordt bekendgemaakt.
Zesde Besluit.
In aansluiting bij het vorige besluit, besluit de algemene vergadering dat de vennootschap de
rechtsvorm van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen zal aannemen die het dichtst
aansluit bij haar huidige vorm, met name deze van de besloten vennootschap (afgekort BV).
Bijgevolg stelt de vergadering vast dat het werkelijk gestort kapitaal en de wettelijke reserve van de
vennootschap, hetzij zesenveertigduizend tweeënveertig euro tweeëndertig cent (€ 46 042.32) van
rechtswege omgezet worden in een statutair onbeschikbare eigen vermogensrekening en dat het
nog niet gestort deel van het kapitaal hetzij twaalfduizend vierhonderd euro (€ 12.400,00) omgezet
wordt in een eigen vermogensrekening “niet-opgevraagde inbrengen”, bij toepassing van artikel 39,
§2, tweede lid van de wet van 23 maart 2019 tot invoering van het Wetboek van vennootschappen
en verenigingen en houdende diverse bepalingen (1).
Zevende Besluit.
De algemene vergadering besluit onmiddellijk, overeenkomstig de vormen en meerderheden van de
statutenwijziging, om de bij toepassing van artikel 39, § 2, tweede lid van de wet van 23 maart 2019
tot invoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en houdende diverse
bepalingen (1), de aangelegde statutair onbeschikbare eigen vermogensrekening op te heffen en
deze middelen beschikbaar te maken voor uitkering. Zij moet bijgevolg niet vermeld worden in de
statuten van de vennootschap. Dit besluit wordt genomen onder opschortende voorwaarde van de
bekendmaking van deze akte, waardoor het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en de
in deze akte aangenomen nieuwe statuten van kracht zullen worden op de vennootschap.
Dit besluit geldt tevens voor de eventuele toekomstige bijstortingen van het deel van het in het
verleden geplaatste kapitaal van de vennootschap dat op heden nog niet werd gestort.
Achtste Besluit. Aanname nieuwe statuten
Als gevolg van de voorgaande besluiten, besluit de algemene vergadering volledig nieuwe statuten
aan te nemen, die in overeenstemming zijn met het Wetboek van vennootschappen en verenigingen,
zonder evenwel een wijziging aan de brengen in haar voorwerp.
De algemene vergadering verklaart en besluit dat de tekst van de nieuwe statuten als volgt luidt:
Titel I: Rechtsvorm – Naam – Zetel – Voorwerp – Duur
Artikel 1. : Naam en rechtsvorm
De vennootschap neemt de vorm aan van een besloten vennootschap.
Zij draagt de naam “WESTSYS”.
Artikel 2. : Zetel
De zetel is gevestigd in het Vlaams Gewest.
De vennootschap kan, bij enkel besluit van het bestuursorgaan, administratieve zetels,
agentschappen, werkhuizen, stapelplaatsen en bijkantoren vestigen in België of in het buitenland.
Artikel 3. : Voorwerp
De vennootschap heeft tot voorwerp:
- De aankoop en verkoop, zowel groothandel als kleinhandel, zowel invoer als uitvoer, van hardware
en software, en het verrichten van consultancy inzake hardware en software.
- De aankoop en verkoop van diverse goederen en het verrichten van consultancy, het geven van
opleidingen, het verrichten van management en technisch-commerciële begeleiding in diverse
sectoren buiten de informaticasector.
De vennootschap kan bij wijze van inschrijving, inbreng, fusie, samenwerking, financiële tussenkomst
of anderszins een belang of deelneming verwerven in alle bestaande of nog op te richten
vennootschappen, ondernemingen, bedrijvigheden of verenigingen zonder onderscheid, in België of
in het buitenland.
De vennootschap kan alle hoegenaamde burgerlijke-, commerciële-, industriële-, financiële-,
roerende en onroerende verrichtingen uitvoeren, die rechtstreeks of onrechtstreeks in verband staan
met haar voorwerp of die van aard zijn de verwezenlijking daarvan te bevorderen.
Zij kan zich ten gunste van vennootschappen, ondernemingen, bedrijvigheden en verenigingen
waarin zij een belang of deelneming heeft, borgstellen of haar aval verlenen, optreden als agent of
Luik B
vertegenwoordiger, voorschotten toestaan, kredieten verlenen, hypothecaire of andere zekerheden
verstrekken.
Artikel 4. : Duur
De vennootschap is opgericht voor een onbepaalde duur.
Titel II: Eigen vermogen en inbrengen
Artikel 5. : Inbrengen
Als vergoeding voor de inbrengen werden 200 aandelen uitgegeven.
Ieder aandeel geeft een gelijk recht in de winstverdeling en in het vereffeningsaldo.
Artikel 6. : Stortingsplicht
De door de vennootschap uitgegeven aandelen zijn volledig geplaatst.
Aandelen moeten bij hun uitgifte worden volgestort.
…
TITEL IV. BESTUUR – CONTROLE
Artikel 10.: Bestuursorgaan
De vennootschap wordt bestuurd door één of meer bestuurders, natuurlijke personen of
rechtspersonen, al dan niet aandeelhouder, benoemd met of zonder beperking van duur en die,
indien zij worden benoemd in de statuten, de hoedanigheid van statutair bestuurder kunnen hebben.
De algemene vergadering die de bestuurder(s) benoemt bepaalt hun aantal, de duur van hun
opdracht en, indien er meerdere bestuurders zijn, hun bevoegdheid. Bij gebrek aan bepaling van de
duurtijd, wordt hun mandaat geacht van onbepaalde duur te zijn.
De niet-statutaire bestuurders zijn herroepbaar ad nutum bij besluit van de algemene vergadering,
zonder dat hun herroeping recht geeft op enige vergoeding
Opvolgend bestuurder
1) Bij overlijden of bij langdurige onbekwaamheid, om welke reden ook, van de heer LIETAER Piet,
wonende te 8880 Ledegem, Izegemsestraat, 56, zal mevrouw QUAEGEBEUR Patricia, wonende te
8880 Ledegem, Izegemsestraat, 56, die van nu af en voor alsdan aanvaardt, van rechtswege
statutair bestuurder zijn; ingeval zij dan niet-statutaire bestuurder zou zijn, zal zij dan van rechtswege
statutair bestuurder worden.
2) Bij overlijden of bij langdurige onbekwaamheid, om welke reden ook, van Mevrouw
QUAEGEBEUR Patricia, wonende te 8880 Ledegem, Izegemsestraat, 56, zal de heer LIETAER Piet,
wonende te 8880 Ledegem, Izegemsestraat, 56, die van nu af en voor alsdan aanvaardt, van
rechtswege statutair bestuurder zijn; ingeval hij dan niet-statutaire bestuurder zou zijn, zal hij dan van
rechtswege statutair bestuurder worden.
De in functie treding van de opvolgend statutaire bestuurder, de benoeming van de niet-statutaire
bestuurder, alsook de beëindiging van de opdracht van bestuurder wordt openbaar gemaakt door
neerlegging in het vennootschapsdossier van een door de bestuurder ondertekende verklaring,
respectievelijk van een dito uittreksel uit de akte, samen met een afschrift ter bekendmaking in de
bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.
Artikel 11. : Bevoegdheden van het bestuursorgaan
Als er slechts één bestuurder is, is het geheel van de bevoegdheden van de bestuurders aan hem
toegekend, met de mogelijkheid een deel van deze bevoegdheden te delegeren.
Indien de vennootschap door meer dan één bestuurders wordt bestuurd, mag iedere bestuurder,
alleen optredend, alle handelingen stellen die nodig of nuttig zijn voor de verwezenlijking van het
voorwerp van de vennootschap, behalve deze die de wet of de statuten aan de algemene
vergadering voorbehouden.
Iedere bestuurder vertegenwoordigt de vennootschap jegens derden en in rechte als eiser of als
verweerder.
Hij kan bijzondere machten toekennen aan elke mandataris.
…
Artikel 13. : Controle van de vennootschap
Wanneer het door de wet vereist is en binnen de wettelijke grenzen, wordt het toezicht op de
vennootschap toevertrouwd aan één of meerdere commissarissen, benoemd voor een hernieuwbare
termijn van drie jaar.
TITRE V. ALGEMENE VERGADERING
Artikel 14. : Organisatie en bijeenroeping
Ieder jaar wordt een gewone algemene vergadering van aandeelhouders gehouden op de zetel of op
gelijk welke andere plaats aan te duiden in de bijeenroepingsbrieven, de eerste vrijdag van de
maand maart om 19.00 uur. Valt de hierboven bepaalde datum op een wettelijke feestdag dan wordt
de algemene vergadering verschoven naar de eerstvolgende werkdag. Indien er slechts één
aandeelhouder is, dan zal hij op deze datum de jaarrekening voor goedkeuring ondertekenen.
…
Artikel 15. : Toegang tot de algemene vergadering
Om toegelaten te worden tot de algemene vergadering en, voor de aandeelhouders, om er het
Luik B
stemrecht uit te oefenen, dient een effectenhouder te voldoen aan de volgende voorwaarden:
- de houder van effecten op naam moet als zodanig ingeschreven zijn in het register van de effecten
op naam met betrekking tot zijn categorie van effecten;
- de rechten verbonden aan de effecten van de effectenhouder mogen niet geschorst zijn; indien
enkel de stemrechten geschorst zijn, mag hij nog steeds deelnemen aan de algemene vergadering
zonder te kunnen deelnemen aan de stemming.
…
Artikel 18. : Beraadslagingen
§ 1. Op de algemene vergadering geeft ieder aandeel recht op één stem, onder voorbehoud van de
wettelijke en statutaire bepalingen betreffende de aandelen zonder stemrecht.
…
TITEL VI. BOEKJAAR – WINSTVERDELING – RESERVES
Artikel 20. : Boekjaar
Het boekjaar van de vennootschap gaat in op één oktober en eindigt op dertig september van het
volgende jaar.
Op deze laatste datum wordt de boekhouding van de vennootschap afgesloten en stelt het
bestuursorgaan een inventaris en de jaarrekening op waarvan het, na goedkeuring door de
algemene vergadering, de bekendmaking verzorgt, overeenkomstig de wet.
Artikel 21. : Bestemming van de winst – reserves
De aanwending van de jaarlijkse nettowinst wordt bepaald door de algemene vergadering, op
voorstel van het bestuursorgaan, waarbij elk aandeel recht geeft op een gelijk aandeel in de
winstverdeling.
Bij gebrek aan dergelijke bestemmingsbeslissing wordt de helft van de jaarlijkse nettowinst
gereserveerd en de andere helft uitgekeerd voor zover is voldaan aan de wettelijke voorwaarden
voor de uitkering.
TITEL VII. ONTBINDING – VEREFFENING
Artikel 22. : Ontbinding
De vennootschap kan op elk moment worden ontbonden door beslissing van de algemene
vergadering beslissende in de vormen vereist voor de statutenwijziging.
Artikel 23. : Vereffenaars
Bij ontbinding van de vennootschap, om welke reden en op welk ogenblik het ook zij, is/zijn de
bestuurder(s) in functie aangewezen als vereffenaar(s) krachtens deze statuten indien geen andere
vereffenaar zou zijn benoemd, zonder afbreuk te doen aan het recht van de algemene vergadering
om één of meerdere vereffenaars aan te duiden, hun bevoegdheden te omlijnen en hun vergoeding
te bepalen.
Bij ontbinding met vereffening worden desgevallend één of meer vereffenaars benoemd door de
algemene vergadering.
De benoeming van de vereffenaar(s) moet desgevallend aan de voorzitter van de
ondernemingsrechtbank ter bevestiging worden voorgelegd.
De vereffenaar(s) beschikt/beschikken over alle machten genoemd in de artikel 2:87 van het
Wetboek van vennootschappen en verenigingen, zonder bijzondere machtiging van de algemene
vergadering. De algemene vergadering kan evenwel ten allen tijde deze bevoegdheden bij gewone
meerderheid beperken.
Artikel 24. : Verdeling van het netto-actief
Na aanzuivering van alle schulden, lasten en kosten van de vereffening of consignatie van de nodige
sommen om die te voldoen en, indien er aandelen zijn die niet zijn volgestort, na herstelling van het
evenwicht tussen de aandelen, hetzij door bijkomende volstorting te eisen lastens de niet voldoende
volgestorte aandelen, hetzij door voorafgaandelijke terugbetalingen te doen in voordeel van die
aandelen die in een grotere verhouding zijn volgestort, wordt het netto actief verdeeld onder alle
aandeelhouders naar verhouding van het aantal aandelen dat zij bezitten en worden de goederen die
nog in natura voorhanden zijn op dezelfde wijze verdeeld.
TITEL VIII. ALGEMENE MAATREGELEN
…
Artikel 27. : Gemeen recht
De bepalingen van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, waarvan niet geldig zou zijn
afgeweken, worden geacht te zijn ingeschreven in huidige akte, en clausules die strijdig zijn met de
dwingende bepalingen van het Wetboek worden geacht niet te zijn geschreven.
Negende Besluit. Volmacht voor coördinatie van de statuten
De vergadering geeft opdracht aan de instrumenterende notaris om de statuten te coördineren en om
over te gaan tot het ondertekenen en neerleggen op de griffie van de Ondernemingsrechtbank van
de gecoördineerde statuten.
De vergadering neemt kennis van de gecoördineerde tekst van de statuten en keurt deze goed.
Tiende Besluit. Ontslag en herbenoeming zaakvoerders als bestuurders
Luik B
De algemene vergadering besluit in aansluiting met het hierboven genomen vierde besluit, eenparig
de huidige zaakvoerders de heer Piet Lietaer en mevrouw Patricia Quaegebeur, beiden voornoemd,
ontslag te geven uit hun functie en gaat onmiddellijk over tot hun herbenoeming als niet-statutair
bestuurder voor onbepaalde duur:
1. De heer Piet Lietaer, wonende te 8880 Ledegem, Izegemsestraat, 56, hier aanwezig die
aanvaardt.
2. Mevrouw Patricia Quaegebeur, wonende te 8880 Ledegem, Izegemsestraat, 56, hier aanwezig die
aanvaardt.
De bestuurders kiezen woonplaats op de zetel van de vennootschap voor alle aangelegenheden met
betrekking tot de uitoefening van dit mandaat.
De algemene vergadering beslist over de bezoldiging van de bestuurders.
De algemene vergadering zal op de volgende jaarvergadering beslissen over de kwijting aan de
ontslagnemende zaakvoerders voor de uitoefening van hun mandaat.
VOOR GELIJKVORMIG ANALYTISCH UITTREKSEL.
Afgeleverd om te dienen voor bekendmaking in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.
De ondergetekende, Notaris Tom Claerhout.
(Gelijktijdige neerlegging: expeditie, coördinatie van de statuten).