Nº d'entreprise : 0201 107 922
Nom
(en entier) : Intercommunale du Réseau Social d'insertion et
d'Accueil
IRSIA	(en abrégé) :
Forme légale : Société coopérative
Adresse complète du siège : Place de Pâturages 41 - 7340 Colfontaine
Objet de l'acte : Règlements d'ordre intérieur du Bureau exécutif, du Comité de
rémunération et du Conseil d'administration
REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR DU BUREAU EXECUTIF APPROUVE PAR LE BUREAU EXECUTIF
DU 12/10/2022 ET VALIDE PAR LE CONSEIL D'ADMINISTRATION DU 26/10/2022
BUREAU EXECUTIF
Préambule - Cadre réglementaire
L'article L1523-18 §3 du CDLD stipule que par dérogation à l'article L1523-10, l'organe restreint de gestion
propose au conseil d'administration qui l'arrête, un règlement d'ordre intérieur qui explicite le cadre régissant
son fonctionnement.
Le règlement d'ordre intérieur précise les modalités, la teneur et la périodicité selon lesquelles les organes
restreints de gestion ou le délégué à la gestion journalière font rapport de leur action au conseil d'administration,
ainsi que les décisions des organes restreints de gestion ou du délégué à la gestion journalière qui doivent faire
l'objet d'une ratification par le conseil d'administration.
La directrice générale assiste aux réunions de tous les organes avec voix consultative, à cet égard elle est
assimilée à un membre de l'organe.
Les modalités de réunion à distance visées par les articles L6511-1 à L6511-3 du CDLD sont intégrées.
Le règlement d'ordre intérieur est soumis à la signature de chaque membre de l'organe dès son entrée en
fonction.
REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR DU BUREAU EXECUTIF
Section 1ère - Fréquence des réunions du Bureau exécutif
Article 1
Le Bureau exécutif se réunit toutes les fois que l'exigent les affaires comprises dans ses attributions et au
moins 10 fois par an.
Article 2
Sans préjudice de l'article 4, la compétence de décider le jour et l'heure de la réunion du Bureau exécutif
appartient au président, sur proposition de la direction générale.
Les réunions se tiennent au siège social de l'intercommunale ou en tout autre endroit indiqué par la
convocation.
La direction générale adresse les convocations aux membres du bureau dans le respect de l'article 3.
Article 3
Sauf les cas d'urgence dûment motivés, la convocation du Bureau exécutif - laquelle indique, avec
suffisamment de clarté, les points et le développement de l'ordre du jour ainsi que, le cas échéant, les annexes
- se fait, par écrit au moins sept jours francs avant la réunion. Elle est adressée par voie électronique, à l'adresse
mentionnée par le membre sur sa fiche signalétique. *** Disposition annulée par l'autorité de tutelle en date du
23/12/2022
Un exemplaire version papier sera remis aux membres du Bureau qui en auront fait la demande au
préalable. Cet exemplaire version papier pourra soit, être envoyé par voie postale en amont de la réunion, soit
être remis en séance, selon la demande spécifique du membre. *** Disposition annulée par l'autorité de tutelle
en date du 23/12/2022
Durant les heures d'ouverture des bureaux, les membres du Bureau exécutif peuvent consulter ces pièces
au siège de l'intercommunale en ayant introduit une demande de rendez-vous au préalable auprès de la
direction générale.
Lorsqu'un membre souhaite obtenir des informations techniques au sujet des pièces se rapportant au point,
il s'adresse spécifiquement à la direction générale qui peut déléguer un agent administratif afin de répondre à
la demande.
Article 4
Lors d'une de ses réunions, le Bureau peut décider, à l'unanimité des membres présents, du jour et de
l'heure de la prochaine réunion organisée pour terminer l'examen, inachevé, des points inscrits à l'ordre du jour.
Article 5
A l'initiative de 2 membres, le Bureau exécutif est convoqué par la direction générale conformément à
l'articles 3.
Section 2 - Ordre du jour
Article 6
La compétence de décider de l'ordre du jour des réunions du Bureau exécutif appartient à la direction
générale, sans préjudice des articles 8 et 9.
Article 7
Chaque point inscrit à l'ordre du jour donnant lieu à une décision doit, sauf urgence dûment motivée, être
accompagné par un projet de délibération qui comprend un exposé des motifs et un projet de décision.
En cas de décision portant sur les intérêts commerciaux et stratégiques, le projet de délibération peut ne
pas contenir de projet de décision.
Article 8
Lorsque le Bureau exécutif est convoqué sur base d'une demande de 2 de ses membres, l'ordre du jour de
la réunion comprend, par priorité, les points indiqués par les demandeurs de la réunion.
Section 3 - Mise en discussion des points non-inscrits à l'ordre du jour
Article 9
Le Bureau ne délibère que sur les points inscrits à l'ordre du jour.
A titre exceptionnel, un point non-inscrit à l'ordre du jour peut être mis en discussion et, le cas échéant,
déboucher sur une décision pour autant que la majorité des membres du Bureau exécutif soient d'accord.
Article 10
Seuls peuvent être présents aux réunions, en plus des membres du Bureau :
·La direction générale, Secrétaire du conseil d'administration ;
·Tout membre du personnel spécialement désigné à cet effet ou invité à présenter uri dossier ;
· Des invités externes représentant le monde syndical ou le moride économique
Section 4 - La compétence d'ouvrir et de clore les réunions du Bureau exécutif
Article 11
C'est au président du Bureau qu'appartient cette compétence ; ainsi que la compétence de les suspendre.
Article 12
Le Bureau ne peut prendre de résolution que si la majorité de ses membres est présente, en l'occurrence,
au moins 3 membres doivent être présents.
Article 13
Lorsque, après avoir ouvert la réunion du Bureau, le président constate que la majorité de ses membres
n'est plus présente, il la clôt immédiatement.
De même, lorsqu'au cours de la réunion le président constate que la majorité de ses membres n'est plus
présente, il la clôt immédiatement.
Ces règles ne valent que pour les points donnant lieu à décision ; le Bureau peut toujours continuer à
débattre des points d'information si le Président l'estime nécessaire.
Section 5 - la police des réunions du Bureau exécutif
Article 14
Elle appartient au président.
Le président, ou la personne désignée par lui, pour chaque point de l'ordre du jour :
a)le commente ou invite à la commenter ;
b)accorde la parole aux membres du Bureau qui la demandent, selon l'ordre des demandes ;
c)clôt la discussion ;
d)procède à la mise au vote
Les points de l'ordre du jour sont discutés dans l'ordre indiqué par celui-ci, à moins que le président n'en
décide autrement.
Article 15
Les réunions du Bureau exécutif se tiennent à huit clos.
Section 6 - Le vote
Article 16
Sans préjudice des dispositions légales, réglementaires ou statutaires en disposant autrement, une décision
n'est acquise que si elle recueille la majorité simple des voix des membres présents.
En cas de parité des voix, la voix du président est prépondérante.
Article 17
Le vote est public.
Le vote à bulletin secret peut, à la demande d'un administrateur, avoir lieu uniquement en cas de questions
liées aux ressources humaines relatives à un ou plusieurs agents s'il(s) est/sont nommément cité(s).
Le cas échéant, les bulletins reprenant les mentions suivantes seront distribués en séance à chaque
administrateur :
OUI/POURNON/CONTRE	ABSTENTION
Après le vote, les bulletins seront rassemblés par le/la secrétaire du conseil d'administration et dépouillés
en présence d'un membre du Bureau désigné avant le vote.
Les bulletins seront ensuite conservés dans une enveloppe annexe à la décision reprise dans le procès-
verbal concernant le point sur lequel portait le vote à bulletin secret.
Section 7 - le contenu du procès-verbal du Bureau exécutif
Article 18
Le procès-verbal des réunions du Bureau exécutif reprend, les décisions relatives aux points mis à l'ordre
du jour ainsi que la suite réservée à tous les points pour lesquels le Bureau exécutif n'a pas pris de décision.
Il reproduit clairement toutes les décisions et les commentaires visés à l'article 19
Les extraits de procès-verbaux du Bureau exécutif sont signés pour copie conforme par le président ou le
vice-président.
Le procès-verbal est adressé en même temps que la convocation, 7 jours francs avant la tenue du Bureau
exécutif.
Sauf lorsqu'il s'agit de question de personnes, de points de l'ordre du jour qui contreviendraient au respect
de la vie privée, des points à caractère stratégique couvrant notamment le secret d'affaires, des positions
économiques qui pourraient nuire à la compétitivité de l'organisme dans la réalisation de son objet social, les
procès-verbaux et ordres du jour complétés par le rapport sur le vote des membres et tous les documents
auxquels les procès-verbaux et ordres du jour renvoient peuvent être consultés soit par voie électronique soit
au siège de l'intercommunale par les conseillers communaux qui en font la demande préalablement à la
Direction générale.
Article 19
Les commentaires, remarques, réserves préalables ou postérieurs aux décisions, ainsi que toute forme de
commentaires extérieurs aux décisions ne seront consignés dans le procès-verbal qu'à la demande expresse
de l'une ou l'autre personne présente à la réunion.
Section 8 - l'approbation du procès-verbal des réunions du Bureau exécutif
Article 20
Il n'est pas donné lecture, à l'ouverture des réunions du Bureau, du procès-verbal de la réunion précédente.
Article 21
Les observations sur la rédaction du procès-verbal de la réunion précédente doivent être formulées au
moment de l'examen du point relatif à l'approbation de celui-ci et à ce moment seulement. Si ces observations
sont adoptées, le Bureau exécutif vote le procès-verbal sous réserve de la transcription des modifications dans
le procès-verbal.
Section 9 - Communication des décisions
Article 22
La Direction générale est chargée de la communication des décisions prises.
La communication sur la ou les décision(s) prise(s) peut être mise en débat lors de chaque réunion.
Cette communication ne peut être contraire à l'intérêt de l'intercommunale et/ou de nature à porter atteinte
au respect de la vie privée et des secrets d'entreprise.
La prise de photos ou vidéos ainsi que l'enregistrement audio sont interdits lors des séances du Bureau
exécutif, à l'exception du dictaphone utilisé par l'administration pour la rédaction des procès-verbaux.
Les décisions du Bureau exécutif prises sur base d'une délégation, seront communiquées aux
administrateurs lors du Conseil d'administration suivant.
Pour ce faire, les PV approuvés des réunions de BE s'étant tenues dans l'intervalle des deux CA consécutifs
ainsi que les éventuels documents de marchés sont mis à disposition des administrateurs via une mise en ligne
des documents sur le site internet de l'IRSIA (accès avec un mot de passe communiqué).
Le rapport de gestion présenté au Conseil d'administration d'avril/mai (et AG de juin) constitue le rapport
dont question à l'article 1523-18 §3 al 2 du CDLD.
Les décisions du Bureau exécutif ne doivent pas faire l'objet d'une ratification par le Conseil d'administration.
Section 10 - Droits des membres de l'Assemblée générale
Article 23
Les membres de l'Assemblée générale ont le droit de poser au Bureau exécutif, des questions écrites et
orales concernant l'administration de l'intercommunale.
Article 24
Il est répondu aux questions écrites dans le mois de leur réception par le président ou par celui qui le
remplace.
Article 25
Lors de chaque Assemblée générale, une fois terminé l'examen des points inscrits à l'ordre du jour de la
séance, le président accorde la parole aux représentants des membres de l'Assemblée générale qui la
demandent afin de poser des questions orales au Bureau exécutif, étant entendu qu'il l'accorde selon l'ordre
des demandes.
Il est répondu aux questions orales, si possible, séance tenante, dans la mesure où la communication de
données ou de faits n'est pas de nature à porter gravement atteinte à l'intercommunale, aux associés ou au
personnel de l'intercommunale.
Article 26
Conformément aux conditions et à la procédure fixées par le décret du 7 mars 2001 relatif à la publicité de
l'administration dans les intercommunales wallonnes, les membres de l'Assemblée Générale ont le droit
d'obtenir copie des actes et pièces relatifs à l'administration de l'intercommunale et ce, gratuitement.
Article 27 (L1523-13, §2)
Les membres des conseils communaux, associés à l'intercommunale ont le droit de visiter les
établissements et services de l'intercommunale, accompagnés d'un membre du personnel ou d'un
administrateur spécialement désigné à cet effet, et ce pour autant que toutes les prescriptions de sécurité y
soient scrupuleusement respectées.
La demande indique clairement son objet et est adressée par écrit au Bureau exécutif de l'intercommunale.
Un rendez-vous sera pris préalablement par le conseiller intéressé directement avec le membre du personnel
ou l'administrateur qui lui sera renseigné par le Bureau exécutif.
L'intercommunale peut rejeter ou postposer une demande de visite d'un service ou d'un bâtiment dans la
mesure où la demande :
1.est formulée de façon manifestement trop vague ;
2.peut manifestement porter atteinte à la sécurité du demandeur ;
3.peut perturber le bon fonctionnement du service ou du bâtiment.
L'intercommunale qui ne peut réserver de suite immédiate à une demande de visite ou qui la rejette
communique, dans un délai de trente jours de la réception de la demande, les motifs d'ajournement ou du rejet.
Section 11 - Réunion à distance
On entend par :
1.la réunion à distance : la réunion qui se tient à l'aide de moyens techniques de visioconférence, c'est-à-
dire la conférence permettant, en plus de la transmission en direct de la parole et de documents graphiques, la
transmission d'images animées des participants éloignés;
2.la situation extraordinaire : la situation dans laquelle la phase communale, provinciale ou fédérale est
respectivement déclenchée par l'autorité compétente, conformément à l'arrêté royal du 22 mai 2019 relatif à la
planification d'urgence et la gestion de situations d'urgence à l'échelon communal et provincial et au rôle des
bourgmestres et des gouverneurs de province en cas d'événements et de situations de crise nécessitant une
coordination ou une gestion à l'échelon national;
3.la situation ordinaire : la situation qui vise tous les autres cas.
La présente section trouve à s'appliquer dans le cadre du strict respect des principes démocratiques
consacrés par le CDLD, singulièrement ceux relatifs :
·au respect de la publicité des débats;
·à la prise de parole des membres;
·à la délibération;
·à la possibilité d'échanges de vue au travers de prises de parole ou de questions/réponses;
·au respect de la possibilité de garantir l'exercice du droit d'interpellation visé aux articles L1122-14 et
L2212-29;
·à l'expression des votes.
Article 28
Les réunions du bureau exécutif se tiennent physiquement tant en situation ordinaire qu'en situation
extraordinaire.
Par dérogation à l'alinéa 1er, en situation ordinaire, dans 20 pour cent des cas maximums, les réunions du
bureau exécutif peuvent se tenir à distance.
Par dérogation à l'alinéa 1er, en situation extraordinaire, les réunions peuvent se tenir à distance.
Le pouvoir de décider que la réunion se tient à distance appartient au président. Lorsque la réunion se tient
à distance, cela vaut pour l'ensemble des membres.
Lorsque la réunion s'est tenue à distance, le procès-verbal le mentionne et cette donnée est répercutée
dans le rapport annuel de rémunération visé à l'article L6421-1.
Lorsque les réunions se tiennent à distance, les points relatifs à la situation disciplinaire d'un ou plusieurs
membres du personnel et les dossiers nécessitant l'audition de personnes extérieures dans le cadre d'un
contentieux ne peuvent faire l'objet d'une discussion ou d'un vote, sauf si l'autorité est tenue de respecter un
délai de rigueur.
Article 29 - Modalités et conditions
29.1. La convocation à une réunion à distance se fait conformément aux dispositions applicables dans le
cadre d'une réunion physique de l'organe.
La convocation :
1º mentionne les raisons justifiant la tenue d'une réunion à distance ;
2° mentionne la dénomination commerciale de l'outil numérique utilisé aux fins de la réunion ;
3° contient une brève explication technique de la manière dont le membre procède pour se connecter et
participer à la réunion.
Lors de réunions à distance les heures d'ouverture et clôture de la séance, ainsi que les éventuelles
interruptions dues à des problèmes techniques, sont actées au procès-verbal de la séance.
L'outil numérique utilisé dans le cadre de réunions à distance garantit l'identification certaine du membre de
l'organe pendant toute la durée de la réunion.
Lors de réunions à distance, au moment du prononcé du huis clos et à la demande du Président de séance,
chaque membre s'engage, individuellement et à haute voix, au respect des conditions nécessaires au secret
des débats durant tout le huis clos.
29.2. La participation à une réunion à distance est réalisée au moyen du matériel personnel du membre du
bureau. A défaut pour le membre de pouvoir disposer de son propre matériel, l'institution lui fournit le matériel
nécessaire pour participer à la réunion soit à son domicile, soit dans les locaux de l'IRSIA
29.3. Les votes au scrutin secret sont adressés à la personne chargée légalement ou statutairement de
veiller à la légalité du processus de décision par voie électronique.
Cette personne se charge d'anonymiser les votes dont il assure le caractère secret dans le respect du secret
professionnel visé à l'article 458 du Code pénal.
Article 30
Le procès-verbal mentionne si la réunion s'est tenue à distance et cette donnée est répercutée dans le
rapport annuel de rémunération visé à l'article L6421-1.
ANNEXE AU R.O.I.
Règles de déontologie et d'éthique
Article 1
Les membres du Bureau exécutif siègent à titre personnel. Ils s'engagent à veiller au fonctionnement efficace
du Bureau exécutif et à observer les règles de déontologie en particulier en matière de conflits d'intérêts, d'usage
d'informations privilégiées, de loyauté, de discrétion et de bonne gestion des deniers publics.
Article 2
Ils s'engagent plus particulièrement à :
·agir en toutes circonstances de manière indépendante ;
·contribuer individuellement et collectivement au respect des intérêts et objectifs de l'intercommunale ainsi
qu'à la protection des intérêts de l'ensemble des associés et de l'intérêt général ;
·assumer pleinement, avec motivation, disponibilité et rigueur, leur mandat et participer avec assiduité aux
réunions du Bureau exécutif, ainsi qu'aux réunions auxquelles ils sont tenus de participer en raison de leur
mandat au sein de l'intercommunale
·déclarer tout intérêt dans un dossier faisant l'objet d'un examen par le Conseil d'administration et, le cas
échéant, quitter la séance pendant l'examen du point en cause ;
·adopter une démarche proactive, aux niveaux tant individuel que collectif, dans l'optique d'une bonne
gouvernance, notamment encourager toute mesure qui favorise la performance de la gestion, la lisibilité des
décisions prises, la culture de l'évaluation permanente ainsi que la motivation du personnel de l'intercommunale
. -
·tenir compte des attentes légitimes de tous les partenaires de l'intercommunale (collectivité, usagers,
personnel, fournisseurs et créanciers) ;
·s'interdire tout usage inapproprié d'informations privilégiées, notamment:
Os'abstenir de diffuser toute information qui nuirait à l'objectivité de ladite information ;
Is'abstenir de diffuser des informations dont ils savent ou ont des raisons de croire qu'elles sont fausses
ou trompeuses ;
Is'abstenir de profiter de leur position afin d'obtenir des informations et décisions à des fins étrangères à
Jeur fonction ;
Is'abstenir de divulguer toute information actée comme confidentielle ;
Is'abstenir de divulguer toute information relative à une personne physique, membre des instances de
gestion ou membre du personnel de l'IRSIA ;
Is'interdire, en dehors des séances du Bureau, toute déclaration susceptible de porter préjudice à
l'intercommunale ;
·développer et mettre à jour leurs compétences professionnelles dans les domaines d'activités de
l'intercommunale notamment en suivant les séances de formation et/ou d'information dispensées par
l'intercommunale lors de leur entrée en fonction et chaque fois que l'actualité liée à un secteur d'activité l'exige
·veiller à ce que le Bureau exécutif respecte la loi, les décrets et toutes les autres dispositions réglementaires
ainsi que les statuts de l'intercommunale ;
·faire rapport de leurs actions, une fois par an, au Conseil d'administration dans le cadre du Rapport de
gestion.
Article 3
En cas de violation du règlement d'ordre intérieur ou des règles de déontologie et d'éthique, un membre du
Bureau exécutif peut être révoqué à tout moment à la demande du Bureau, par l'Assemblée générale, après
avoir été entendu préalablement.
REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR DU COMITE DE REMUNERATION APPROUVE PAR LE COMITE
DE REMUNERATION DU 12/10/2022 ET VALIDE PAR LE CONSEIL D'ADMINISTRATION DU 26/10/2022.
COMITE DE REMUNERATION
Préambule - Cadre réglementaire
L'article L1523-7 du CDLD stipule que chaque intercommunale comprend au moins trois organes : une
assemblée générale, un conseil d'administration et un comité de rémunération.
La Direction Générale assiste aux réunions de tous les organes avec voix consultative, à cet égard elle est
assimilée à un membre de l'organe.
Cependant, elle n'est pas prise en considération pour le calcul de la représentation proportionnelle ni pour
le calcul du nombre d'administrateurs.
Selon l'article L1523-10, § 1 du CDLD, chaque organe de gestion adopte un R.O.I. Il est soumis à la
signature des membres de chaque organe.
L'article L1523-17 du CDLD stipule que le conseil d'administration constitue en son sein un comité de
rémunération, composé au maximum de cinq administrateurs désignés parmi les représentants des communes,
à la représentation proportionnelle, de l'ensemble des conseils des communes associées, conformément aux
.
articles 167 et 168 du Code électoral, à l'exception des administrateurs membres du bureau exécutif.
Les mandats au sein de ce comité sont exercés à titre gratuit.
Par dérogation à l'article L1523-10 du CDLD, sur proposition du comité de rémunération, le conseil
d'administration adopte le règlement d'ordre intérieur du comité de rémunération.
L'article L1523-14 du CDLD définit le contenu minimum du règlement d'ordre intérieur ; celui-ci comprend
au minimum :
-l'attribution de la compétence de décider de la fréquence des réunions du ou des organes restreints de
gestion ;
-l'attribution de la compétence de décider de l'ordre du jour du conseil d'administration et du ou des organes
restreints de gestion ;
-le principe de la mise en débat de la communication des décisions ;
-la procédure selon laquelle des points non-inscrits à l'ordre du jour de la réunion peuvent être mis en
discussion ;
-les modalités de rédaction des discussions relatives aux points inscrits à l'ordre du jour dans le procès-
verbal ;
-les modalités de fonctionnement de la réunion des organes de l'intercommunale
Les modalités de réunion à distance visées par les articles L6511-1 à L6511-3 du CDLD sont intégrées.
Missions du Comité de rémunération - Art. L1523-17 §2.
Le Comité de rémunération émet des recommandations à l'Assemblée Générale, après en avoir informé le
Conseil d'administration, pour chaque décision relative aux jetons de présence, aux éventuelles indemnités de
fonction et à tout autre éventuel avantage, pécuniaire ou non, directement ou indirectement accordés aux
membres des organes de gestion et du Comité d'audit.
Il établit annuellement et approuve un rapport d'évaluation écrit portant sur la pertinence des rémunérations
et tout autre éventuel avantage, pécuniaire ou non accordés aux membres des organes de gestion et aux
fonctions de direction au cours de l'exercice précédent ainsi que sur la politique globale de la rémunération.
Il émet des recommandations au Conseil d'administration. Il propose au conseil d'administration, une
justification circonstanciée des rémunérations autres que les simples jetons de présence.
Ce rapport d'évaluation est transmis au conseil d'administration et est annexé au rapport de gestion établi
par les administrateurs en vertu de l'article L1523-16, alinéa 4.
Les décisions de l'Assemblée Générale prises sur recommandations du Comité de rémunération sont
transmises au Gouvernement, accompagnées de leurs pièces justificatives dans les 15 jours de leur adoption,
et ne peuvent être mises à exécution avant d'avoir été ainsi transmises (article L3122-3).
Conformément à l'Annexe 1 du CDLD. Plafonds applicables en matière de rémunération et d'avantages en
nature dans le cadre de l'exercice des mandats dérivés de président, le rattachement à un plafond spécifique
est fixé aprés chaque renouvellement complet des instances. Les rémunérations sont déterminées par
l'Assemblée Générale sur proposition du nouveau Comité de rémunération. La délibération de l'Assemblée
Générale est transmise à l'autorité de tutelle. Les nouvelles rémunérations seront perçues à compter du 1er
janvier de l'année qui suit le renouvellement des instances.
REGLEMENT D'ORRE INTERIEUR DU COMITE DE REMUNERATION
Section 1ère - Fréquence des réunions du Comité de rémunération
Article 1
Le comité de rémunération se réunit toutes les fois que l'exigent les affaires comprises dans ses attributions,
à l'initiative :
-De la Direction Générale au minimum :
·une fois par an, avant la réunion du Comité d'audit qui précède celle du Conseil d'administration qui
approuve les comptes, pour l'établissement du rapport d'évaluation ;
·après le renouvellement des instances, pour la révision des rémunérations et, éventuellement, de la mise
à jour des jetons de présence au sein des organes de gestion applicables au 1er janvier de l'année qui suit
-Du Président et/ou 2 membres du Comité, s'il échet, pour les recommandations à l'Assemble Générale en
dehors du rapport annuel d'évaluation.
Article 2
Sans préjudice de l'article 4, la compétence de décider le jour et l'heure de la réunion du Comité de
rémunération appartient, en veillant a minima à la présence impérative du Président et de la Direction Générale
:
-À la Direction Générale, pour toutes les réunions qu'elle corvoque
-Au Président du Comité pour les autres.
Les réunions se tiennent au siège social de l'intercommunale ou en tout autre endroit indiqué par la
convocation.
Les convocations sont adressées aux membres du Comité dans le respect de l'article 3, par :
-La direction générale, pour toutes les réunions qu'elle convoque
La réunion doit compter au minimum 3 membres (avec voix décisionnelle) présents pour pouvoir se tenir.
Article 3
Sauf cas d'urgence dûment motivés, la convocation indiquant les points à l'ordre du jour se fait par e-mail,
au moins sept jours francs avant le jour de la réunion. Les documents contenant l'information relative aux points
faisant l'objet de l'ordre du jour seront communiqués avec celui-ci.
Un exemplaire version papier de la convocation (incluant les points et documents de l'ordre du jour) sera
remis aux membres qui en auront fait la demande au préalable. Cet exemplaire version papier pourra soit, être
envoyé par voie postale en amont de la réunion, soit être remis en séance, selon la demande spécifique du
membre. *** Disposition annulée par l'autorité de tutelle en date du 23/12/2022
Article 4
Lors d'une de ses réunions, le comité de rémunération peut décider, à l'unanimité des membres présents,
du jour et de l'heure de la prochaine réunion organisée pour terminer l'examen, inachevé, des points inscrits à
l'ordre du jour.
Section 2 - Ordre du jour
Article 5
La compétence de décider de l'ordre du jour des réunions du Comité de rémunération appartient :
-à la Direction Générale pour les réunions qu'elle convoque, sans préjudice de l'article 7 ;
-au Président du Comité, pour les autres réunions, sans préjudice de l'article 7 ;
L'ordre du jour de la réunion convoquée par la Direction Générale pour l'établissement du rapport
d'évaluation contient :
Par défaut
-Le projet de rapport d'évaluation du Comité de rémunération
-Le projet de rapport de rémunération établi par le Conseil d'administration (modèle fixé par le
gouvernement)
-le projet de recommandation(s) à l'Assemblée Générale
En outre, uniquement lors de 1ère réunion qui suit le renouvellement des instances :
La proposition des rémunérations et éventuellement de la mise à jour des jetons de présence au sein des
organes de gestion applicables au 1er janvier de l'année qui suit .
L'ordre du jour des éventuelles autres réunions, convoquées par la Direction Générale et/ou le Président du
Comité, contient, pour chaque point, une note explicative, ainsi qu'un projet de recommandation(s) et de
justification(s).
Article 6
L'ordre du jour contient un procès-verbal reprenant la conclusion des recommandation(s) et justification(s).
Section 3 - Mise en discussion des points non-inscrits à l'ordre du jour
Article 7
Le Comité ne délibère que sur les points inscrits à l'ordre du jour.
A titre exceptionnel, un point non-inscrit à l'ordre du jour peut être mis en discussion si le 3/4 des membres
présents marquent leur accord.
Cependant, ce point ainsi mis en discussion ne pourra donner lieu à discussion que si l'urgence est reconnue
et acceptée par la majorité des membres présents.
Article 8
Seuls peuvent être présents aux réunions, en plus des membres du Comité :
·le responsable des ressources humaines ;
·le responsable de la comptabilité ;
·le conseiller juridique.
Le Comité peut toujours entendre des experts et des personnes intéressées.
Section 4 - La compétence d'ouvrir et de clore les réunions du comité
Article 9
C'est au Président du Comité de rémunération qu'appartient cette compétence ; ainsi que la compétence
de les suspendre.
Article 10
Le Comité ne peut prendre de résolution que si la majorité de ses membres est présente.
Article 11
Lorsque, après avoir ouvert la réunion du Comité, le Président constate que la majorité de ses membres
n'est plus présente, il la clôt immédiatement.
De même, lorsqu'au cours de la réunion le Président constate que la majorité de ses membres n'est plus
présente, il la clôt immédiatement.
Ces règles ne valent que pour les points donnant lieu à décision ; le comité peut toujours continuer à débattre
des points d'information si le président l'estime nécessaire.
Section 5 - la police des réunions du Comité
Article 12
Elle appartient au Président.
Le Président, ou la personne désignée par lui, pour chaque point de l'ordre du jour :
a)le commente ou invite à la commenter ;
b)accorde la parole aux membres du comité qui la demandent, selon l'ordre des demandes ;
c)clôt la discussion et met au vote ;
Les points de l'ordre du jour sont discutés dans l'ordre indiqué par celui-ci, à moins que le Président n'en
décide autrement.
Article 13
Le vote est public.
Le vote à bulletin secret peut, à la demande d'un membre, avoir lieu uniquement en cas de questions
relatives à une ou plusieurs personnes si elle(s) est/sont nommément citée(s).
Le cas échéant, les bulletins reprenant les mentions suivantes seront distribués en séance à chaque
membre (avec voix décisionnelle) :
OUIPOUR	NON/CONTRE	ABSTENTION
Après le vote, les bulletins seront rassemblés par le/la secrétaire du Comité et dépouillés en présence d'un
membre désigné avant le vote.
Les bulletins seront ensuite conservés dans une enveloppe annexe à la décision reprise dans le procès-
verbal concernant le point sur lequel portait le vote à bulletin secret.
Section 6 - le contenu du procès-verbal du Comité
Article 14
Le procès-verbal des réunions du Comité reprend, dans l'ordre chronologique, tous les points mis à l'ordre
du jour ainsi que la suite réservée à tous les points pour lesquels le Comité n'a pas pris de décision. De même,
il reproduit clairement toutes les décisions.
Le procès-verbal contient :
a)toutes les décisions intervenues sur les points contenus dans l'ordre du jour ;
b)la suite réservée à tous les points de l'ordre du jour n'ayant pas fait l'objet d'une décision
Article 15
Les commentaires, remarques, réserves préalables ou postérieurs aux décisions formulés en séance, ainsi
que toute forme de commentaires extérieurs aux décisions ne seront consignés dans le procès-verbal qu'à la
demande expresse de l'une ou plusieurs personnes présentes à la réunion.
Article 16
Le procès-verbal est communiqué à la Direction générale qui le met à l'ordre du jour du Conseil
d'administration qui suit.
Section 7 - l'approbation du procès-verbal des réunions du comité
Article 17
Il n'est pas donné lecture à l'ouverture des réunions du Comité du procès-verbal de la réunion précédente.
Article 18
Les observations sur la rédaction du procès-verbal de la réunion précédente doivent être formulées au
moment de l'examen du point relatif à l'approbation de celui-ci et à ce moment seulement. Si ces observations
sont adoptées, le Comité est chargé de présenter, à la séance suivante, un nouveau texte.
Si l'examen du point relatif à l'approbation du procès-verbal de la réunion précédente s'écoule sans
observations, le procès-verbal de la réunion précédente est considéré comme adopté et signé par le Président
du Comité et le secrétaire.
Section 8 - Réunion à distance
On entend par
·la réunion à distance : la réunion qui se tient à l'aide de moyens techniques de visioconférence, c'est-à-dire
la conférence permettant, en plus de la transmission en direct de la parole et de documents graphiques, la
transmission d'images animées des participants éloignés;
·la situation extraordinaire : la situation dans laquelle la phase communale, provinciale ou fédérale est
respectivement déclenchée par l'autorité compétente, conformément à l'arrêté royal du 22 mai 2019 relatif à la
planification d'urgence et la gestion de situations d'urgence à l'échelon communal et provincial et au rôle des
Bourgmestres et des Gouverneurs de Province en cas d'événements et de situations de crise nécessitant une
coordination ou une gestion à l'échelon national;
·la situation ordinaire : la situation qui vise tous les autres cas.
La présente section trouve à s'appliquer dans le cadre du strict respect des principes démocratiques
consacrés par le CDLD, singulièrement ceux relatifs :
·au respect de la publicité des débats;
·à la prise de parole des membres;
·à la délibération;
·à la possibilité d'échanges de vue au travers de prises de parole ou de questions/réponses;
·au respect de la possibilité de garantir l'exercice du droit d'interpellation visé aux articles L1122-14 et
L2212-29;
·à l'expression des votes.
Article 19
Les réunions du Comité de rémunération se tiennent physiquement tant en situation ordinaire qu'en situation
extraordinaire.
Par dérogation à l'alinéa 1er, en situation ordinaire, dans 20 pour cent des cas maximums, les réunions du
comité de rémunération peuvent se tenir à distance.
Par dérogation à l'alinéa 1er en situation extraordinaire, les réunions peuvent se tenir à distance.
Le pouvoir de décider que la réunion se tient à distance appartient au Président. Lorsque la réunion se tient
à distance, cela vaut pour l'ensemble des membres.
Lorsque la réunion s'est tenue à distance, le procès-verbal le mentionne et cette donnée est répercutée
dans le rapport annuel de rémunération visé à l'article L6421-1.
Article 20 - Modalités et conditions
20.1. La convocation à une réunion à distance se fait conformément aux dispositions applicables dans le
cadre d'une réunion physique de l'organe.
La convocation :
-mentionne les raisons justifiant la tenue d'une réunion à distance ;
-mentionne la dénomination commerciale de l'outil numérique utilisé aux fins de la réunion ;
-contient une brève explication technique de la manière dont le membre procède pour se connecter et
participer à la réunion.
Lors de réunions à distance les heures d'ouverture et clôture de la séance, ainsi que les éventuelles
interruptions dues à des problèmes techniques, sont actées au procès-verbal de la séance.
L'outil numérique utilisé dans le cadre de réunions à distance garantit l'identification certaine du membre de
l'organe pendant toute la durée de la réunion.
Lors de réunions à distance, au moment du prononcé du huis clos et à la demande du Président de séance,
chaque membre s'engage, individuellement et à haute voix, au respect des conditions nécessaires au secret
des débats durant tout le huis clos.
20.2. La participation à une réunion à distance est réalisée au moyen du matériel personnel du membre du
bureau. A défaut pour le membre de pouvoir disposer de son propre matériel, l'institution lui fournit le matériel
nécessaire pour participer à la réunion soit à son domicile, soit dans les locaux de l'IRSIA
20.3. Les votes au scrutin secret sont adressés à la personne chargée légalement ou statutairement de
veiller à la légalité du processus de décision par voie électronique.
Cette personne se charge d'anonymiser les votes dont il assure le caractère secret dans le respect du secret
professionnel visé à l'article 458 du Code pénal.
Article 21
Le procès-verbal mentionne si la réunion s'est tenue à distance et cette donnée est répercutée dans le
rapport annuel de rémunération visé à l'article L6421-1.
ANNEXE AU R.O.I.
Règles de déontologie et d'éthique
Article 1
Les membres du Comité de rémunération siègent à titre personnel. Ils s'engagent à veiller au
fonctionnement efficace du Comité et à observer les règles de déontologie en particulier en matière de conflits
d'intérêts, d'usage d'informations privilégiées, de loyauté, de discrétion et de bonne gestion des deniers publics.
Article 2
Ils s'engagent plus particulièrement à :
·agir en toutes circonstances de manière indépendante ;
·contribuer individuellement et collectivement au respect des intérêts et objectifs de l'intercommunale ainsi
qu'à la protection des intérêts de l'ensemble des associés et de l'intérêt général ;
·assumer pleinement, avec motivation, disponibilité et rigueur, leur mandat et participer avec assiduité aux
réunions du comité, ainsi qu'aux réunions auxquelles ils sont tenus de participer en raison de leur mandat au
sein de l'intercommunale
·déclarer tout intérêt dans un dossier faisant l'objet d'un examen par le Comité de rémunération et, le cas
échéant, quitter la séance pendant l'examen du point en cause ;
·adopter une démarche proactive, aux niveaux tant individuel que collectif, dans l'optique d'une bonne
gouvernance, notamment encourager toute mesure qui favorise la performance de la gestion, la lisibilité des
décisions prises, la culture de l'évaluation permanente ainsi que la motivation du personnel de l'intercommunale
·tenir compte des attentes légitimes de tous les partenaires de l'intercommunale (collectivité, usagers,
personnel, fournisseurs et créanciers) ;
·s'interdire tout usage inapproprié d'informations privilégiées, notamment:
Is'abstenir de diffuser toute information qui nuirait à l'objectivité de ladite information ;
Os'abstenir de diffuser des informations dont ils savent ou ont des raisons de croire qu'elles sont fausses
ou trompeuses ;
Os'abstenir de profiter de leur position afin d'obtenir des informations et décisions à des fins étrangères à
leur fonction ;
s'abstenir de divulguer toute information actée comme confidentielle ;
Is'abstenir de divulguer toute information relative à une personne physique, membre des instances de
gestion ou membre du personnel de l'IRSIA ;
Is'interdire, en dehors des séances du comité, toute déclaration susceptible de porter préjudice à
l'intercommunale ;
·développer et mettre à jour leurs compétences professionnelles dans les domaines d'activités de
l'intercommunale notamment en suivant les séances de formation et/ou d'information dispensées par
l'intercommunale lors de leur entrée en fonction et chaque fois que l'actualité liée à un secteur d'activité l'exige
·veiller à ce que le comité respecte la loi, les décrets et toutes les autres dispositions réglementaires ainsi
que les statuts de l'intercommunale ;
Article 3
En cas de violation du règlement d'ordre intérieur ou des règles de déontologie et d'éthique, un membre du
Comité de rémunération peut être révoqué à tout moment par l'Assemblée générale, après avoir été entendu
préalablement.
REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR DU CONSEIL D'ADMINISTRATION APPROUVE PAR LE CONSEIL
D'ADMINISTRATION DU 26/10/2022.
CONSEIL D'ADMINISTRATION
Préambule - Cadre réglementaire
L'article L1523-7 du CDLD stipule que chaque intercommunale comprend au moins trois organes : une
Assemblée Générale, un Conseil d'administration et un Comité de rémunération.
La Direction Générale assiste aux réunions de tous les organes avec voix consultative, à cet égard elle est
assimilée à un membre de l'organe. Cependant, elle n'est pas prise en considération pour le calcul de la
représentation proportionnelle ni pour le calcul du nombre d'administrateurs. La Direction Générale est le/la
secrétaire du Conseil d'administration.
L'article L1523-10. §1er précise que chaque organe de gestion adopte un règlement d'ordre intérieur qui
reprend le contenu minimal fixé par l'Assemblée Générale conformément à l'article L1523-14, 8°, à savoir :
·l'attribution de la compétence de décider de la fréquence des réunions du ou des organes restreints de
gestion;
·l'attribution de la compétence de décider de l'ordre du jour du conseil d'administration et du ou des organes
·le principe de la mise en débat de la communication des décisions;
·la procédure selon laquelle des points non-inscrits à l'ordre du jour de la réunion des organes de
l'intercommunale peuvent être mis en discussion;
·les modalités de rédaction des discussions relatives aux points inscrits à l'ordre du jour dans le procès-
verbal des réunions des organes de l'intercommunale ;
·le droit, pour les membres de l'Assemblée Générale, de poser des questions écrites et orales au conseil
d'administration;
·le droit, pour les membres de l'Assemblée Générale, d'obtenir copie des actes et pièces relatifs à
l'administration de l'intercommunale;
·les modalités de fonctionnement de la réunion des organes de l'intercommunale
Les modalités de réunion à distance visées par les articles L6511-1 à L6511-3 du CDLD sont intégrées.
Le règlement d'ordre intérieur est soumis à la signature de chaque membre de l'organe.
REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR DU CONSEIL D'ADMINISTRATION
Section 1ère- Fréquence des réunions du Conseil d'administration
Article 1
L'organe de gestion se réunit toutes les fois que l'exigent les affaires comprises dans ses attributions et au
moins 6 fois par an.
Section 2 - Compétence de décider que le Conseil d'administration se réunira
Article 2
Sans préjudice de l'article 3, la compétence de décider le jour et l'heure de la réunion du Conseil
d'administration, appartient au Bureau exécutif sur proposition de la Direction générale.
La Direction générale adresse les convocations aux membres du Conseil d'administration dans le respect
de l'article 9.
A l'initiative de 3 membres, le Conseil d'administration est convoqué par la Direction générale conformément
aux articles 6 et 9.
Trois membres peuvent également demander l'inscription d'un point à l'ordre du jour du prochain Conseil
d'administration si le Président a refusé de le faire.
Si cette demande intervient moins de 7 jours francs avant la réunion du prochain Conseil d'administration
ce point est reporté au Conseil d'administration suivant sauf urgence dûment motivée.
Les réunions se tiennent au siège social ou en tout autre endroit indiqué par la convocation.
Article 3
Lors d'une de ses réunions, le Conseil d'administration peut décider à l'unanimité des membres présents du
jour et de l'heure de la prochaine réunion organisée pour terminer l'examen, inachevé, des points inscrits à
l'ordre du jour.
Section 3 - Ordre du jour
Article 4
Sans préjudice des articles 6 et 7, la compétence de décider de l'ordre du jour des réunions du Conseil
d'administration appartient au Bureau exécutif, sur proposition de la Direction générale.
Article 5
Chaque point inscrit à l'ordre du jour donnant lieu à une décision doit, sauf urgence dûment motivée, être
accompagné par un projet de délibération qui comprend un exposé des motifs et un projet de décision.
En cas de décision portant sur les intérêts commerciaux et stratégiques, le projet de délibération peut ne
pas contenir de projet de décision.
Article 6
Lorsque le Bureau exécutif convoque le Conseil d'administration sur la demande de 3 de ses membres,
l'ordre du jour de la réunion du Conseil d'administration comprend, par priorité, les points indiqués par les
demandeurs de la réunion.
Article 7
Le Conseil d'administration ne délibère que sur les points inscrits à l'ordre du jour. Toutefois, un point non
inscrit à l'ordre du jour peut être mis en discussion si les 3/4 des membres présents marquent leur accord.
Un point mis ainsi en discussion ne pourra donner lieu à décision que si l'urgence est reconnue et acceptée
par la majorité des membres présents.
Article 8
Seuls peuvent être présents aux réunions outre les membres du Conseil d'administration :
"Tout membre du personnel spécialement désigné à cet effet ou invité à présenter un dossier
[ Des invités externes représentant le monde syndical ou le monde économique.
Section 4 - Délai entre la convocation des membres et la réunion de l'organe de gestion
Article 9
Sauf les cas d'urgence dûment motivés, la convocation du Conseil d'administration - laquelle indique, avec
suffisamment de clarté, les points et le développement de l'ordre du jour ainsi que, le cas échéant, les annexes
- se fait, par écrit au moins sept jours francs avant la réunion.
Elle est adressée par voie électronique, à l'adresse mentionnée par le membre sur sa fiche signalétique.
*** Disposition annulée par l'autorité de tutelle en date du 23/12/2022
Un exemplaire version papier de la convocation (incluant les points et documents de l'ordre du jour) pourra
être remis aux administrateurs qui er feront la demande expresse au préalable par voie électronique auprès de
la Direction Générale. Cet exemplaire pourra, selon la demande spécifique de chaque administrateur concerné,
leur être envoyé par voie postale en amont de la réunion ou être remis en séance .*** Disposition annulée par
l'autorité de tutelle en date du 23/12/2022
Section 5 - Mise à disposition des dossiers aux membres du Conseil d'administration
Article 10
Pour chaque point de l'ordre du jour des réunions du Conseil d'administration, les pièces se rapportant à ce
point sont mises à la disposition des membres du Conseil d'administration, et ce, dès l'envoi de l'ordre du jour
(sauf urgerice dûment motivée).
Les documents sont également disponibles sur le site internet via un mot de passe jusqu'au jour de la
réunion.
Durant les heures d'ouverture des bureaux, les membres du Conseil d'administration peuvent consulter ces
pièces au siège de l'intercommunale en ayant introduit une demande de rendez-vous au préalable auprès de
la Direction générale.
Article 11
Lorsqu'un membre souhaite obtenir des informations techniques au sujet des pièces se rapportant au point,
il s'adresse spécifiquement à la Direction Générale qui peut déléguer un agent administratif afin de répondre à
la demande.
Section 6 - Communication des décisions
Article 12
Tout membre du Conseil d'administration est tenu au devoir de discrétion.
La Direction générale est chargée de la communication sur les décisions prises.
La communication sur la ou les décision(s) prise(s) peut être mise en débat lors de chaque réunion.
Cette communication ne peut être contraire à l'intérêt de l'intercommunale et/ou de nature à porter atteinte
au respect de la vie privée et des secrets d'entreprise. La prise de photos ou vidéos ainsi que l'enregistrement
audio sont interdits lors des séances du Conseil d'administration, à l'exception du dictaphone utilisé par
l'administration exclusivement pour la rédaction des procès-verbaux.
A ce propos, les enregistrements ont une finalité à usage strictement interne, ils ne peuvent être remis aux
mandataires ou à toute autre personne qui en feraient la demande. Ils sont effacés sur base annuelle, après
décharge donnée aux administrateurs par l'Assemblée Générale.
Section 7 - Compétence d'ouvrir et de clore les réunions
Article 13
La compétence d'ouvrir et de clore les réunions du Conseil d'administration appartient au Président. La
compétence de clore les réunions du Conseil d'administration comporte celle de les suspendre.
Section 8 - Quorum à atteindre pour que le Conseil d'administration puisse délibérer valablement
Article 14
Le Conseil d'administration ne peut prendre de résolution que si la majorité de ses membres est présente.
Il n'est pas tenu compte des procurations pour le quorum de présence.
Les administrateurs, dès leur entrée en séance, signent la liste des préserices et indiquent l'heure d'arrivée.
Ils indiquent également l'heure de sortie. Les administrateurs n'ayant pas procédé à cette formalité seront
considérés comme absents.
Article 15
Lorsque, après avoir ouvert la réunion du Conseil d'administration, le Président constate que la majorité de
ses membres n'est pas présente, il la clôt immédiatement.
De même, lorsque, au cours de la réunion du Conseil d'administration, le Président constate que la majorité
de ses membres n'est plus présente, il la clôt immédiatement.
Toutefois, les dispositions qui précèdent ne valent que pour les points donnant lieu à décision, le Conseil
d'administration pouvant toujours continuer à débattre des points d'information, si le Président l'estime
nécessaire.
Section 9 - Représentation des membres du Conseil d'administration
Article 16
Chacun des membres du Conseil d'administration peut, même par simple lettre, fax, voire par la production
d'un courrier électronique imprimé, conférer à un autre membre de la même catégorie, le droit de voter pour lui
à une séance déterminée du Conseil d'administration. Chaque membre ne peut être porteur que d'une
procuration. Les procurations sont conservées au siège administratif et mention en est faite au procès-verbal
de la réunion.
Section 10 - Police des réunions du Conseil d'administration
Article 17
La police des réunions du Conseil d'administration appartient au Président.
Les réunions du Conseil d'administration se tiennent à huit clos hormis la séance du Conseil d'administration
ouverte au public.
Article 18
Plus précisément, en ce qui concerne l'intervention du Président ou la personne désignée par lui, pour
chaque point de l'ordre du jour, celui-ci/celle-ci :
a) le commente ou invite à le commenter ;
b) accorde la parole aux membres du Conseil d'administration qui la demandent, étant entendu qu'il
l'accorde selon l'ordre des demandes ;
c) clôt la discussion ;
d) procède à la mise au vote.
Les points de l'ordre du jour sont discutés dans l'ordre indiqué par celui-ci, à moins que le Président n'en
décide autrement.
Section 11 - Nombre de membres du Conseil d'administration devant voter en faveur de la proposition pour
que celle-ci soit adoptée
Article 19
Sans préjudice des dispositions légales, réglementaires ou statutaires en disposant autrement, une décision
n'est acquise que si elle recueille la majorité des voix des membres représentant les communes associées.
En cas de parité des voix, la voix du président est prépondérante.
Section 12 - Vote
Article 20
Le vote est public.
Le vote à bulletin secret peut, à la demande d'un administrateur, avoir lieu uniquement en cas de questions
liées aux ressources humaines relatives à un ou plusieurs agents s'il(s) est/sont nommément cité(s).
Le cas échéant, les bulletins reprenant les mentions suivantes seront distribués en séance à chaque
administrateur :
OUI/POUR NON/CONTRE	ABSTENTION
Après le vote, les bulletins seront rassemblés par la/le secrétaire du Conseil d'administration et dépouillés
en présence d'un administrateur désigné avant le vote. Les bulletins seront ensuite conservés dans une
enveloppe annexée à la décision reprise dans le procès-verbal concernant le point sur lequel portait le vote à
bulletin secret.
Section 13 - Contenu du procès-verbal des réunions du Conseil d'administration et du registre aux
délibérations
Article 21
Le procès-verbal des réunions du Conseil d'administration reprend, dans l'ordre chronologique, les décisions
relatives aux points mis à l'ordre du jour ainsi que la suite réservée à tous les points pour lesquels le Conseil
d'administration n'a pas pris de décision.
De même, il reproduit clairement toutes les décisions et les commentaires visés à l'article 22.
Les procès-verbaux du Conseil d'administration sont signés par le Président, et contre-signés par le/la
secrétaire du Conseil d'administration.
Le procès-verbal est adressé en même temps que la convocation, 7 jours francs avant la tenue du Conseil
d'administration.
Sauf lorsqu'il s'agit de question de personne, de points de l'ordre du jour qui contreviendraient au respect
de la vie privée, des points à caractère stratégique couvrant notamment le secret d'affaires, des positions
économiques qui pourraient nuire à la compétitivité de l'organisme dans la réalisation de son objet social, les
procès-verbaux détaillés et ordres du jour complétés par le rapport sur le vote des membres et tous les
documents auxquels les procès-verbaux et ordres du jour renvoient peuvent être consultés soit par voie
électronique soit au siège de l'intercommunale par les conseillers communaux.
Article 22
Les commentaires, remarques, réserves préalables ou postérieurs aux décisions formulés en séance, ainsi
que toute forme de commentaires extérieurs aux décisions ne seront consignés dans le procès-verbal qu'à la
demande expresse de l'une ou plusieurs personnes présentes à la réunion sur proposition d'un amendement
soumis au vote et approuvé en séance.
Le cas échéant, ces commentaires, remarques ou réserves font partie intégrante du procès-verbal, mais
n'engagent que la personne qui les émet et ne vaut pas acceptation de l'organe de gestion.
Section 14 - Approbation du procès-verbal
Article 23
Il n'est pas donné lecture, à l'ouverture des réunions du Conseil d'administration, du procès-verbal de la
réunion précédente. *** Disposition annulée par l'autorité de tutelle en date du 23/12/2022
Article 24
Les observations sur la rédaction du procès-verbal de la réunion précédente doivent être formulées au
moment de l'examen du point relatif à l'approbation de celui-ci et à ce moment seulement. Si ces observations
sont adoptées, le Conseil d'administration vote le procès-verbal sous réserve de la transcription des
modifications dans le procès-verbal.
Section 15 - Droits des membres de l'Assemblée générale
-Le droit de poser des questions écrites et orales au Conseil d'Administration
Article 25
Les membres de l'Assemblée générale ont le droit de poser, au Conseil d'Administration, des questions
écrites et orales concernant l'administration de l'intercommunale.
Article 26
Il est répondu aux questions écrites dans le mois de leur réception par le Président du Conseil
d'administration ou par celui qui le remplace.
Article 27
Lors de chaque Assemblée Générale, une fois terminé l'examen des points inscrits à l'ordre du jour de la
séance, le Président accorde la parole aux représentants des membres de l'Assemblée Générale qui la
demandent afin de poser des questions orales au Conseil d'administration, étant entendu qu'il l'accorde selon
l'ordre des demandes. Il est répondu aux questions orales, si possible, séance tenante, dans la mesure où la
communication de données ou de faits n'est pas de nature à porter gravement atteinte à l'intercommunale, aux
associés ou au personnel de l'intercommunale.
-Droit d'obtenir copie des actes et pièces relatifs à l'administration de l'intercommunale
Article 28
Les membres de l'Assemblée générale ainsi que leurs représentants ont le droit d'obtenir copie des actes
et pièces relatifs à l'administration de l'intercommunale et ce, gratuitement, sur base d'une demande écrite
(courrier ou courriel) adressée à la Direction Générale.
Article 29
Les membres des conseils communaux, associés à l'intercommunale ont le droit de visiter les
établissements et services de l'intercommunale, accompagnés d'un membre du personnel ou d'un
administrateur spécialement désigné à cet effet, et ce pour autant que toutes les prescriptions de sécurité y
soient scrupuleusement respectées.
La demande indique clairement son objet et est adressée par écrit au Bureau exécutif de l'intercommunale.
Un rendez-vous sera pris préalablement par le conseiller intéressé directement avec le membre du
personnel ou l'administrateur qui lui sera renseigné par le Bureau exécutif.
L'intercommunale peut rejeter ou postposer une demande de visite d'un service ou d'un bâtiment dans la
mesure où la demande :
2. peut manifestement porter atteinte à la sécurité du demandeur ;
3. peut perturber le bon fonctionnement du service ou du bâtiment.
L'intercommunale qui ne peut réserver de suite immédiate à une demande de visite ou qui la rejette
communique, dans un délai de trente jours de la réception de la demande, les motifs d'ajournement ou du rejet.
Section 16 - Réunion à distance
On entend par
1.la réunion à distance : la réunion qui se tient à l'aide de moyens techniques de visioconférence, c'est-à-
dire la conférence permettant, en plus de la transmission en direct de la parole et de documents graphiques, la
transmission d'images animées des participants éloignés;
2.la situation extraordinaire : la situation dans laquelle la phase communale, provinciale ou fédérale est
respectivement déclenchée par l'autorité compétente, conformément à l'arrêté royal du 22 mai 2019 relatif à la
planification d'urgence et la gestion de situations d'urgence à l'échelon communal et provincial et au rôle des
bourgmestres et des gouverneurs de province en cas d'événements et de situations de crise nécessitant une
coordination ou une gestion à l'échelon national;
3.la situation ordinaire : la situation qui vise tous les autres cas.
La présente section trouve à s'appliquer dans le cadre du strict respect des principes démocratiques
consacrés par le CDLD, singulièrement ceux relatifs :
·au respect de la publicité des débats;
·à la prise de parole des membres;
·à la délibération;
·à la possibilité d'échanges de vue au travers de prises de parole ou de questions/réponses;
·au respect de la possibilité de garantir l'exercice du droit d'interpellation visé aux articles L1122-14 et
L2212-29;
·à l'expression des votes.
Article 30
Les réunions du conseil d'administration se tiennent physiquement tant en situation ordinaire qu'en situation
extraordinaire.
Par dérogation à l'alinéa 1er, en situation extraordinaire, les réunions peuvent se tenir à distance.
Le pouvoir de décider que la réunion se tient à distance appartient au Président. Lorsque la réunion se tient
à distance, cela vaut pour l'ensemble des membres.
Lorsque la réunion s'est tenue à distance, le procès-verbal le mentionne et cette donnée est répercutée
dans le rapport annuel de rémunération visé à l'article L6421-1.
Dans les cas visés à l'alinéa précédent, les points relatifs à la situation disciplinaire d'un ou plusieurs
membres du personnel, les dossiers nécessitant l'audition de personnes extérieures dans le cadre d'un
contentieux, le plan stratégique, les décisions relatives à la stratégie financière, les dispositions générales en
matière de personnel que ce soit les conditions d'accès aux emplois ou les conditions rémunération, les règles
particulières applicables à la fonction dirigeante locale et les budgets et comptes ne peuvent faire l'objet d'une
discussion ou d'un vote.
Par dérogation à l'alinéa 4, dans le cas visé à l'alinéa 3, les points relatifs à la situation disciplinaire d'un ou
plusieurs membres du personnel et aux dossiers nécessitant l'audition de personnes extérieures dans le cadre
d'un contentieux peuvent faire l'objet d'une discussion ou d'un vote si l'autorité est tenue de respecter un délai
de rigueur.
Article 31 - Modalités et conditions
31.1. La convocation à une réunion à distance se fait conformément aux dispositions applicables dans le
cadre d'une réunion physique de l'organe.
La convocation :
1º mentionne les raisons justifiant la tenue d'une réunion à distance ;
2º mentionne la dénomination commerciale de l'outil numérique utilisé aux fins de la réunion ;
3º contient une brève explication technique de la manière dont le membre procède pour se connecter et
participer à la réunion.
Lors de réunions à distance les heures d'ouverture et clôture de la séance, ainsi que les éventuelles
interruptions dues à des problèmes techniques, sont actées au procès-verbal de la séance.
L'outil numérique utilisé dans le cadre de réunions à distance garantit l'identification certaine du membre de
l'organe pendant toute la durée de la réunion.
Lors de réunions à distance, au moment du prononcé du huis clos et à la demande du Président de séance,
chaque membre s'engage, individuellement et à haute voix, au respect des conditions nécessaires au secret
des débats durant tout le huis clos.
31.2. La participation à une réunion à distance est réalisée au moyen du matériel personnel du membre du
bureau. A défaut pour le membre de pouvoir disposer de son propre matériel, l'institution lui fournit le matériel
nécessaire pour participer à la réunion soit à son domicile, soit dans les locaux de l'IRSIA
31.3. Les votes au scrutin secret sont adressés à la personne chargée légalement ou statutairement de
veiller à la légalité du processus de décision par voie électronique .
Cette personne se charge d'anonymiser les votes dont il assure le caractère secret dans le respect du secret
professionnel visé à l'article 458 du Code pénal.
31.4. La partie publique de la réunion à distance d'un organe est obligatoirement diffusée en direct sur le
site internet de l'institution dont elle fait partie ou selon les modalités précisées sur celui-ci.
La diffusion est interrompue à chaque fois que le huis clos est prononcé.
Le Président de séance veille au respect du présent article.
Article 32
Le procès-verbal mentionne si la réunion s'est tenue à distance et cette donnée est répercutée dans le
rapport annuel de rémunération visé à l'article L6421-1.
ANNEXE AU R.O.I.
Règles de déontologie et d'éthique
Article 1
Les membres du Conseil d'administration siègent à titre personnel et s'engagent à veiller au fonctionnement
efficace du Conseil et à observer les règles de déontologie en particulier en matière de conflits d'intérêts,
d'usage d'informations privilégiées, de loyauté, de discrétion et de bonne gestion des deniers publics.
Article 2
Ils s'engagent plus particulièrement à :
·agir en toutes circonstances de manière indépendante ;
·contribuer individuellement et collectivement au respect des intérêts et objectifs de l'intercommunale ainsi
qu'à la protection des intérêts de l'ensemble des associés et de l'intérêt général ;
·assumer pleinement, avec motivation, disponibilité et rigueur, leur mandat et participer avec assiduité aux
réunions du comité, ainsi qu'aux réunions auxquelles ils sont tenus de participer en raison de leur mandat au
sein de l'intercommunale
·déclarer tout intérêt dans un dossier faisant l'objet d'un examen par le Conseil d'administration et, le cas
échéant, quitter la séance pendant l'examen du point en cause ;
·adopter une démarche proactive, aux niveaux tant individuel que collectif, dans l'optique d'une bonne
gouvernance, notamment encourager toute mesure qui favorise la performance de la gestion, la lisibilité des
décisions prises, la culture de l'évaluation permanente ainsi que la motivation du personnel de l'intercommunale
·tenir compte des attentes légitimes de tous les partenaires de l'intercommunale (collectivité, usagers,
personnel, fournisseurs et créanciers) ;
·s'interdire tout usage inapproprié d'informations privilégiées, notamment:
Is'abstenir de diffuser toute information qui nuirait à l'objectivité de ladite information ;
Os'abstenir de diffuser des informations dont ils savent ou ont des raisons de croire qu'elles sont fausses
ou trompeuses ;
Is'abstenir de profiter de leur position afin d'obtenir des informations et décisions à des fins étrangères à
leur fonction ;
Os'abstenir de divulguer toute information actée comme confidentielle ;
Os'abstenir de divulguer toute information relative à une personne physique, membre des instances de
gestion ou membre du personnel de l'IRSIA ;
Os'interdire, en dehors des séances du comité, toute déclaration susceptible de porter préjudice à
l'intercommunale ;
·développer et mettre à jour leurs compétences professionnelles dans les domaines d'activités de
l'intercommunale notamment en suivant les séances de formation et/ou d'information dispensées par
l'intercommunale lors de leur entrée en fonction et chaque fois que l'actualité liée à un secteur d'activité l'exige
·veiller à ce que le comité respecte la loi, les décrets et toutes les autres dispositions réglementaires ainsi
que les statuts de l'intercommunale ;
Article 3
En cas de violation du règlement d'ordre intérieur ou des règles de déontologie et d'éthique, un membre du
Conseil d'administration peut être révoqué à tout moment à la demande du Conseil d'administration, par
l'Assemblée générale, après avoir été entendu préalablement.
Caroline GOSSELIN	Mathieu MESSIN
Directrice générale	Président
Secrétaire du CA