N° d'entreprise : 0845471497
Nom
(en entier) : ERTMS Accredited Labs
(en abrégé) : ERTMSLABS
Forme légale : Association internationale sans but lucratif
Adresse complète du siège Rue du Trône 98
 : 1050 Ixelles
Objet de l'acte :
DENOMINATION, STATUTS (TRADUCTION, COORDINATION,
AUTRES MODIFICATIONS)
D'un acte reçu par Maître Roland STIERS, Notaire à Liège (premier canton), le 30 juillet 2024, en
cours d’enregistrement, il résulte que s'est réunie l'assemblée générale extraordinaire de l’
Association internationale sans but lucratif « ERTMS Accredited Labs », en abrégé « ERTMSLABS
», ayant son siège à 1050 Ixelles, rue du Trône, 98, identifiée sous le numéro TVA BE0845.471.497,
constituée sous la dénomination « ERTMS Reference Labs » aux termes d’un acte reçu par le
Notaire Carole GUILLEMYN, de Bruxelles, en date du 29 février 2012, publié aux Annexes du
Moniteur belge le 8 mai 2012 sous le numéro 12086260, dont les statuts ont été modifiés aux termes
d’une assemblée générale en date du 11 octobre 2019 dont le procès-verbal, dressé par le Notaire
François MARCELIS, de Bruxelles, a été publié aux Annexes du Moniteur belge le 4 novembre
suivant sous le numéro 19341836, laquelle a pris à l'unanimité les résolutions suivantes:
 
PREMIERE RESOLUTION: RENONCIATION AU FORMALISME DES CONVOCATIONS PRÉVU À
L’ARTICLE 9.2 DES STATUTS
A l’unanimité, l’assemblée générale renonce au formalisme prévu à l’article 9.2 des statuts,
concernant la convocation à la présente assemblée générale.
 
DEUXIEME RESOLUTION : MODIFICATION DE LA DÉNOMINATION ABRÉGÉE
L’assemblée décide de modifier la dénomination abrégée de l’association. La dénomination abrégée
de l’association sera désormais « EAL ».
 
TROISIEME RESOLUTION : ADOPTION D'UN NOUVEAU TEXTE DES STATUTS
L'assemblée décide d’adopter un nouveau texte des statuts afin de les mettre en concordance avec
la résolution prise et avec le Code des sociétés et des associations.
Le nouveau texte des statuts est rédigé en français comme suit :
 
TITRE 1er. - Dénomination, siège, but, objet, durée.
 
Article 1er - Dénomination.
La dénomination de l’association est “ERTMS Accredited Labs”, en abrégé “EAL”. Tous les actes,
factures, annonces, publications et autres documents émanant de l’association mentionnent la
dénomination de l’association, précédée ou suivie des mots « association internationale sans but
lucratif » ou du sigle « AISBL », ainsi que de l’adresse du siège de l’association, du numéro de
compte et de l’établissement bancaire établi en Belgique.
 
Article 2 - Siège - Arrondissement judiciaire.
Le siège de l’association est sis au 98 rue du Trône, à 1050 Ixelles, Belgique, Région bruxelloise et
le siège d’exploitation de l’association est sis au 2 rue Pierre et Marie Curie, 7000 Mons, Belgique.
L’Organe d’administration détermine l’adresse du siège et peut transférer celui-ci en tout endroit de
la Région wallonne (excepté en Communauté germanophone) ou de la Région bruxelloise.
Toute modification du siège doit être publiée dans les 30 jours calendrier, aux annexes du Moniteur
Belge.
 
Article 3 - But.
Le but de l’association est de promouvoir, soutenir et accélérer le processus de déploiement de l’
European Rail Traffic Management System (ERTMS) et de l’European Train Control System (ETCS),
au niveau des tests et de la validation, ainsi que de la communauté de la recherche.
 
Article 4 - Objet.
L’association peut notamment prêter son concours et s’intéresser à toute activité similaire à la
sienne.
L’association poursuit ses buts, définis à l’article 3, inter alia en menant les activités suivantes dans
le domaine de l’ERTMS/ETCS :
    1.  Fournir la représentation, l’expertise et le conseil aux autres parties prenantes, notamment les
entreprises industrielles, les fournisseurs ETCS, les compagnies ferroviaires, les organes européens
tels que l’UNIFE, l’ERA, l’Union européenne et ses États Membres, les organes internationaux tels
que UIC, au sujet des résultats et des besoins des tests et de la validation au niveau européen ;
    2.  Participer activement en tant que partenaire à la création et à la mise en œuvre de projets
adéquats ;
    3.  Atteindre une meilleure collaboration au sein de la communauté de la recherche
susmentionnée en inventoriant les compétences, les infrastructures et les expertises de recherche
existantes et en entretenant une base de connaissances dédiée pour ses Membres et les tiers ;
    4.  Formuler des points de vue communs sur les besoins actuels et futurs en termes d’
infrastructures et de programmes pour les tests et la validation de l’ERTMS ; une attention
particulière sera accordée aux interrelations et à la coopération entre les laboratoires de test et de
validation, avec le soutien des programmes nationaux, européens et internationaux ;
    5.  Formuler toute autre position coordonnée à propos des tests et de la validation selon le
standard ERTMS et représenter les intérêts de ses Membres en général envers les tiers.
 
Article 5 - Durée.
L’association est constituée pour une durée illimitée.
Elle peut être dissoute par décision de l’Assemblée Générale délibérant comme en matière de
modification du ou des buts en vue desquels l’association est constituée.
 
TITRE II. – Membres.
 
Article 6 - Admission.
Toute candidature en qualité de Membre doit être envoyée par écrit à l’Organe d’administration à l’
adresse du siège d’exploitation de l’association. Elle doit mentionner le type de candidature, c’est-à-
dire comme Membre effectif ou adhérent, les points de contact du candidat envers l’association, un
engagement du candidat à respecter les présents statuts, ainsi que toute documentation utile
prouvant que les critères, fixés à l’article 7 ci-dessous pour acquérir la qualité de Membre, sont
remplis.
L’Assemblée Générale peut conditionner l’accession d’un candidat à la qualité de Membre au
paiement d’un droit d’entrée représentant une contribution juste et équitable dans les dépenses
encourues par l’association avant l’admission en tant que Membre de ce candidat.
Après avoir évalué si les critères d’admission en qualité de Membre sont remplis, l’Organe d’
administration soumet la candidature et son évaluation à l’Assemblée Générale pour décision. L’
Assemblée Générale statue sur la candidature dans un délai de six mois.
Le Président notifie par écrit la décision de l’Assemblée Générale au candidat. La décision de l’
Assemblée Générale est sans appel et il n’y a aucun recours légal pour exiger une admission.
La qualité de Membre est reconnue à partir de la date de la notification par le Président telle que
spécifié ci-avant.
 
Article 7- Membres effectifs et adhérents.
L’association est composée de Membres effectifs et de Membres adhérents.
L’ensemble des Membres de l’association sont désignés ensemble comme « Membres » et
individuellement comme « Membre ».
Le nombre minimum des Membres effectifs ne peut être inférieur à deux.
Sont Membres effectifs les comparants au présent acte notarié.
Est Membre effectif ou adhérent, en fonction du type de candidature qu’elle a posée, toute
organisation qui, après en avoir fait une demande écrite auprès de l’Organe d’administration, est
admise en tant que Membre par l’Assemblée Générale suite à l’avis favorable de l’Organe d’
administration. Tout avis favorable pour l’admission d’un nouveau Membre devra être obtenu à la
majorité des 2/3 et pour autant que 2/3 des membres de l’Organe d’administration soient présents ou
valablement représentés.
 
L'adhésion en tant que Membre effectif ou adhérent est ouverte à toutes les organisations, à
l'exception des entreprises industrielles, des fournisseurs, des revendeurs et de leurs filiales, actives
dans le domaine des équipements de sécurité, des systèmes de signalisation et des systèmes
ETCS, sous réserve du respect des critères suivants :
    1.  Détenir et exploiter un laboratoire ETCS satisfaisant à au moins une des normes actuelles ou
précédentes publiées par l'ERA,
    2.  Accréditer ce laboratoire conformément à la norme ISO 17025 pour les tests ERTMS ou ETCS
pour au moins l'une des normes actuelles ou antérieures publiées par l'ERA. 
 
Article 8 - Droits et obligations des Membres.
Seuls les Membres effectifs jouissent de la plénitude des droits accordés aux associés par la loi ou
les présents statuts.
Les Membres adhérents n’ont que les droits et obligations qui leur sont attribués par la loi ou les
présents statuts. Ils ne participent pas à l’Assemblée Générale mais ils ont le droit de bénéficier des
services que l’association offre à ses Membres (par exemple, la transmission d’informations reçues
par l’association via ses participations à des groupes de travail avec d’autres représentants du
secteur ferroviaire, la mise à disposition de plateformes logicielles).
Les Membres effectifs et adhérents ont l’obligation de respecter les statuts et règlements de
l'association.
L’ensemble des Membres effectifs et adhérents de l’association paient une cotisation annuelle telle
qui précisé à l’article 12.
 
Article 9 - Démission, exclusion, suspension.
Les Membres sont libres de se retirer de l’association avec effet à la fin d’un exercice comptable,
pour tout motif, par notification écrite à l’Organe d’administration à l’adresse administrative de l’
association, et ce moyennant préavis écrit d’au moins trois mois avant la fin de l’exercice comptable.
Est en outre réputé démissionnaire, le Membre qui ne paie pas la cotisation qui lui incombe, dans le
mois du rappel qui lui est adressé par lettre ordinaire à la poste ou par voie électronique.
Le Membre peut être proposé à l’exclusion par l’Organe d’administration lorsque ce Membre s’est
rendu coupable d’une infraction grave aux statuts ou au règlement d’ordre intérieur à laquelle il n’a
pas remédié ou encore lorsqu’il a adopté un comportement qui nuirait à l’association en raison de
son atteinte aux lois de l’honneur et de la bienséance.
L’exclusion d'un Membre est de la compétence de l’Assemblée Générale.
En attendant la décision de l’Assemblée Générale concernant l’exclusion d’un Membre, l’Organe d’
administration peut suspendre ce Membre.
La suspension d'un Membre peut être prononcée par l’Organe d’administration, qui se réunit dans un
délai de 15 jours calendrier à partir de la date de proposition d’exclusion à l’Assemblée Générale par
l’Organe d’administration, à la majorité des 2/3 des voix des membres de l’Organe d’administration
présents ou valablement représentés et pour autant que les deux tiers au moins des administrateurs
soient présents ou représentés.
Le Membre dont la suspension est envisagée recevra une notification par courrier électronique, avec
les éléments motivant cette demande, au plus tard 8 jours calendrier avant d’être entendu par l’
Organe d’administration avant que celui-ci ne statue, le Membre pourra se faire assister par le
conseil de son choix.
Durant la période de suspension prononcée à titre temporaire par l’Organe d’administration, les
droits du Membre sont suspendus, étant précisé que cette décision entraine également la
suspension du mandat des représentants de ce Membre au sein de l’Organe d’administration s’il s’
agit d’un Membre effectif.
Pendant la période de suspension, la voix ou les voix du Membre suspendu et de ses représentants
au sein de l’Organe d’administration ne seront pas prises en compte, pour le calcul du quorum et des
majorités de l’Assemblées Générale et de l’Organe d’administration.
Le Membre proposé à l’exclusion est invité à faire valoir ses explications devant l’Assemblée
Générale avant que celle-ci ne statue, ce dernier pourra, s'il le désire, être assisté du conseil de son
choix.
La décision d'exclusion prise à l’égard d’un Membre lui est notifiée par lettre recommandée et prend
effet à la date de notification du procès-verbal de l’Assemblée Générale ayant voté l’exclusion du
Membre.
La sanction est dûment motivée.
En cas de rejet de l’exclusion par l’Assemblée Générale, le Membre récupère tous ses droits. Le
Membre effectif ainsi que son représentant au sein de l’Organe d’administration le cas échéant
récupèrent tous leurs droits notamment leur droit de vote.
 
Article 10 - Fin de la qualité de Membre.
La qualité de Membre de l’association prend fin :
    1.  Dans les cas visés par l’article 9 ;
    2.  Si un Membre cesse d’exister ;
    3.  Si un Membre est en faillite ou en situation d’insolvabilité ;
    4.  Si un Membre ne remplit plus les critères pour être Membre spécifiés à l’article 7.
Si un Membre ne remplit plus les critères pour être Membre de l’association, alors l’Organe d’
administration notifie la fin de la qualité de Membre à ce dernier par l’envoi d’une lettre
recommandée avec accusé de réception au Membre.
La fin de la qualité de Membre prend effet au lendemain de la date d’envoi de la lettre recommandée.
 
Article 11 - Situation du Membre démissionnaire, suspendu ou exclu.
Le Membre démissionnaire, suspendu ou exclu, ainsi que les héritiers ou ayant droit du Membre
décédé, n’ont aucun droit sur le fonds social.
Ils ne peuvent réclamer ou requérir, ni relevé, ni reddition de comptes, ni apposition de scellés, ni
inventaire.
 
Article 12 - Registre et cotisations. L’Organe d’administration tient un registre des Membres effectifs
conformément au Code des sociétés et des associations.
Les Membres (effectifs et adhérents) paient une cotisation annuelle. Le montant de cette cotisation
est fixé à 1000€ sauf décision contraire de l’Assemblée Générale.
 
TITRE III. - Assemblée Générale - Composition et pouvoirs
 
Article 13 - Composition.
L’Assemblée Générale est composée des Membres effectifs. Elle est présidée par le Président, en
son absence par un administrateur désigné par l’Organe d’administration.
 
Article 14 - Pouvoirs.
L’Assemblée Générale est le pouvoir souverain de l’association. Elle possède les pouvoirs qui lui
sont conférés par la loi et les statuts. Sont notamment réservés à sa seule compétence :
    •  Les modifications des statuts de l’association ;
    •  La nomination et la révocation des administrateurs et commissaires ;
    •  L’approbation des budgets et des comptes ;
    •  La dissolution volontaire de l’association ;
    •  L’admission et l’exclusion des Membres étant précisé que toute admission devra au préalable
avoir reçu un avis favorable de l’Organe d’administration et ce, comme indiqué à l’article 7 des
présents statuts;
    •  Toutes les décisions dépassant les limites des pouvoirs légalement ou statutairement dévolus à
l’Organe d’administration et au Bureau.
 
Article 15 - Date de convocation.
Chaque année, l’Assemblée Générale ordinaire se tient dans le courant du premier semestre et le 30
juin au plus tard.
L’Assemblée Générale peut être, en outre, réunie à titre extraordinaire chaque fois que l’intérêt social
l’exige, à la demande de l’Organe d’administration ou d’un cinquième au moins des Membres
effectifs. 
Toute Assemblée Générale se tient aux jour, heure et lieu indiqués dans la convocation. Tous les
Membres effectifs doivent être convoqués.
 
Article 16 - Convocation.
Les convocations sont établies sous la responsabilité du Président et adressées à chaque Membre
effectif par lettre ordinaire ou courrier électronique, quinze jours calendrier au moins avant la réunion.
Elles contiennent l’ordre du jour, la liste des décisions à prendre lors de la réunion, ainsi que tous
documents qui s’y rapportent soumis par l’Organe d’Administration à l’Assemblée Générale et sont
signées par le Président ou son délégué. Un point peut être mis à l’ordre du jour à la demande écrite
d’au moins un vingtième des Membres effectifs. L’Assemblée Générale ne peut valablement
délibérer que sur les points portés à l’ordre du jour contenu dans la convocation, sauf urgence
motivée et décidée par l’Organe d’administration.
 
Article 17 - Représentation - Nombre de voix.
L’Assemblée Générale est composée de représentants de tous les Membres effectifs de l’
association.
Chaque Membre effectif nomme deux représentants auprès de l’Assemblée Générale par notification
écrite, fax ou courrier électronique envoyé au Président.
Ces nominations peuvent être modifiées à tout moment par le Membre effectif représenté. Les
Membres effectifs peuvent également être représentés par les représentants d’un autre Membre
effectif, à condition de donner une procuration écrite, qui doit parvenir au Président au moins sept
jours calendrier avant la réunion.
Chaque Membre effectif de l’association dispose d’une voix lors des décisions de l’Assemblée
Générale. Ce droit de vote est exercé soit par un des représentants du Membre, soit par les deux
conjointement. En cas de conflit d’intérêt potentiel (par exemple en cas de décharge des membres
de l’Organe d’administration), le cas échéant, le représentant non impliqué dans le conflit d’intérêt
exerce le droit de vote.
L’Organe d’administration peut inviter des Membres adhérents et des non-Membres, en qualité d’
invités sans droits de vote, à participer à des réunions de l’Assemblée Générale, à condition que tous
les Membres effectifs à l’Assemblée Générale aient donné leur accord par écrit, au moins sept jours
calendrier avant la réunion. 
 
Article 18 – Quorum de présence – délibérations.
L’Assemblée Générale est valablement constituée dès que la moitié des Membres effectifs est
présente ou représentée. Est considéré comme présent le Membre effectif dont au moins un de ses
représentants est présent à l’Assemblée Générale. Si la première réunion convoquée n’est pas en
nombre, une seconde est convoquée dans la quinzaine avec le même ordre du jour, elle délibère
valablement quel que soit le nombre de Membres effectifs présents ou représentés.
Les résolutions sont prises à la majorité simple des voix présentes ou représentées, des Membres
effectifs, sauf les cas où il en est décidé autrement par la loi ou les présents statuts.
En cas de partage des voix, celle du Président ou de l’administrateur qui le remplace est
prépondérante.
Les décisions suivantes sont prises par l’Assemblée Générale et requièrent l’unanimité des Membres
effectifs présents ou représentés :
    1.  Admission d’un nouveau Membre effectif ou adhérent conformément à l’article 6 ;
    2.  Nomination ou révocation de représentants de l’association auprès d’organes européens tels
que la Commission européenne, l’ERA, UNIFE, etc. et d’organes internationaux tels que UIC, etc. ;
    3.  Adoption, modification ou amendement de tous règlements internes de l’association ;
    4.  Mise en place de Comités et/ou d’organes de conseil et approbation de leurs attributions
respectives ;
    5.  Modification de l’adresse du siège, à l’exception de ce qui est prévu à l’article 2§2 ;
    6.  Toute modification ou amendement des présents statuts ;
    7.  Fusion de l’association avec d’autres associations ;
    8.  Dissolution et liquidation de l’association ;
    9.  Adhésion à d’autres associations, prise de participation dans d’autres entités juridiques.
 
Les décisions suivantes sont prises par l’Assemblée Générale et requièrent l’unanimité moins deux
voix : Exclusion d’un Membre conformément à l’article 9.
 
Les décisions de l’Assemblée Générale devant être prises à l’unanimité et à l’unanimité moins deux
voix ne peuvent être prises valablement que si elles ont été préparées et annoncées à l’avance
conformément à l’article 16 des présents statuts. Si tous les Membres effectifs sont représentés lors
de la réunion de l’Assemblée Générale, ils peuvent renoncer à appliquer cette exigence formelle par
un vote à l’unanimité.
Pour les affaires que l’Organe d’administration estime urgentes, l’Assemblée Générale peut être
convoquée en urgence sous forme d’une Assemblée Générale extraordinaire et prendre des
décisions lors de votes ayant lieu en dehors du cadre des réunions (par exemple par échange de
lettres, de fax, d’emails, ou par vidéoconférence, audioconférence ou toute autre conférence
simultanée électronique).
En ce qui concerne les conférences simultanées électroniques, les procédures et exigences
spécifiées à l’article 16 sont d’application.
En ce qui concerne les votes par lettres, fax ou e-mails, les Membres effectifs doivent disposer d’au
moins dix jours ouvrables pour répondre. Un Membre effectif qui ne répond pas dans ce délai ou qui
ne participe pas à la conférence électronique sera considéré comme n’ayant pas exprimé de suffrage
dans la décision en question. Les exigences de vote ainsi que toutes les dispositions de cet article 18
sont d’application. Le Président de l’association enregistrera par écrit le résultat d’un tel vote et
informera tous les Membres effectifs de ce résultat. L’enregistrement de ces décisions est conservé
au siège de l’association dans le même registre que les procès-verbaux des réunions de l’Assemblée
Générale.
Les abstentions, les votes blancs et nuls ne sont pas pris en compte dans le calcul de la majorité.
 
Article 19 - Procès-verbal.
Le président de séance veille à ce que le procès-verbal de la réunion, qui mentionne notamment
toutes les décisions prises, soit rédigé. Le procès-verbal définitif est signé par le président de séance
et par un autre représentant d’un Membre effectif.
Les décisions de l’Assemblée Générale sont consignées dans un registre de procès-verbaux signés
par le Président ou son délégué et par un autre représentant de Membre effectif, et conservé au
siège ou au siège d’exploitation de l’association ; les extraits à produire sont signés mêmement.
Le Président peut fournir des extraits certifiés conformes.
Tous les Membres effectifs de l’association peuvent consulter le registre des procès-verbaux.
 
TITRE IV. – Organe d’administration.
 
Article 20 - Composition - mandat.
L’association est administrée par un Organe d’administration composé de minimum trois membres et
maximum six membres élus en son sein par l’Assemblée Générale. Si l’association ne comprend
plus que deux Membres effectifs, le nombre d’administrateurs minimum est réduit à deux.
Les membres de l’Organe d’administration sont élus pour une durée de 2 ans, révocables ad nutum
en tout temps par l’Assemblée Générale sur proposition des représentants des Membres. Les
administrateurs ne sont responsables que de l’exécution de leur mandat. La perte de la qualité de
Membre effectif ou de représentant d’un Membre effectif entraine automatiquement la perte de la
qualité d’administrateur.
Seules les personnes physiques qui représentent un Membre effectif à l’Assemblée Générale
peuvent être nommées membres à l’Organe d’administration. La réélection de la même personne est
possible. Chaque Membre effectif de l’association a le droit d’être représenté par au moins un
représentant à l’Organe d’administration sous réserve du respect de nombre d’administrateurs
maximum tel que fixé ci-avant.
En cas de vacance au cours d’un mandat (notamment en cas de démission, longue maladie,
invalidité ou décès) de plus de deux (2) mois, un administrateur provisoire peut être nommé par l’
Assemblée Générale en remplacement. Il achève dans ce cas le mandat de l’administrateur qu’il
remplace. L’administrateur provisoire devra émaner du même Membre que celui de l’administrateur
remplacé.
Les membres de l’Organe d’Administration ne reçoivent pas de l’association de rémunération ou de
remboursement de frais de voyage ou autres dépenses, à moins que l’Assemblée Générale en
décide autrement.
 
Article 21 - Désignation.
L’Organe d’administration choisit en son sein un Président nommé pour la durée de son mandat en
tant que membre de l’Organe d’administration. L’Organe d’administration peut également choisir un
Administrateur délégué et un Secrétaire - Trésorier. Les missions et pouvoirs dévolus à chacune de
ces personnes sont ceux généralement admis pour l’exécution de ces fonctions.
L’Administrateur délégué et le Secrétaire sont révoqués sans préavis ni juste motif par décision de l’
Organe d’administration.
En cas d’empêchement du Président, ses fonctions sont assumées par l’administrateur présent le
plus âgé.
 
Article 22 - Réunion - Représentation.
L’Organe d’administration se réunit chaque fois que nécessaire, mais au moins deux fois par an. Les
réunions se tiennent à la demande du Président ou de deux membres de l’Organe d’administration.
Les réunions sont convoquées par le Président (ou par l’un des membres de l’Organe d’
administration qui demande la réunion) au moyen d’une invitation par courrier électronique qui
mentionne l’ordre du jour à tous les membres de l’Organe d’administration avec un préavis d’au
moins 15 jours calendrier.
Les décisions de l’Organe d’administration sont en principe prises lors des réunions dûment
convoquées. Néanmoins, le préavis de convocation peut ne pas être appliqué pour autant que tous
les membres de l’Organe d’administration soient d’accord.
Les décisions de l’Organe d’administration peuvent être prises sans réunir physiquement les
personnes, par téléphone ou par vidéoconférence. Dans ce cas, les exigences en termes de
convocation spécifiées ci-avant restent d’application.
L’ensemble des décisions de l’Organe d’administration sont enregistrées par écrit, soit, en cas de
réunion, dans un procès-verbal, soit dans des prises de décisions écrites signées par deux membres
de l’ Organe d’administration. Les écrits sont conservés dans un registre spécifique au siège de l’
association.
 
Article 23 - Quorum de présence – Délibération.
Il n’est valablement constitué que si les deux tiers de ses administrateurs sont présents ou
représentés, chaque administrateur ne pouvant être porteur que d’une seule procuration au
maximum. Chaque membre de l’Organe d’administration dispose d’une voix. Les décisions de l’
Organe d’administration requièrent la majorité des deux tiers des suffrages exprimés. En cas d’
égalité des votes et pour autant que plus de quatre suffrages soient exprimés, la voix du Président
est prépondérante.
 
Article 24 - Pouvoirs.
L’Organe d’administration détient, hormis les matières réservées à l’Assemblée Générale, les
pouvoirs les plus étendus pour la gestion de l’association. Sont réservés à l’Organe d’administration,
les actions judiciaires ainsi que les responsabilités immobilières, y compris les emprunts
hypothécaires.
 
Article 25 - Conflit d’intérêt.
L'administrateur qui possède des intérêts contraires à ceux de l'association dans une décision
présentée à l'Organe d’administration, est tenu d'en avertir l'Organe et de s'abstenir lors de la
délibération et du vote.
Les administrateurs, les personnes déléguées à la gestion journalière, ainsi que les personnes
habilitées à représenter l'association, ne contractent, en raison de leurs fonctions, aucune obligation
personnelle relativement aux engagements de l'association.
 
Article 26 - ROI.
L’Organe d’administration peut édicter un règlement d’ordre intérieur. Celui- ci, outre qu’il ne peut
contredire l’ordre public et les dispositions légales impératives ou les statuts, ne peut porter sur les
droits des Membres de l’association, les pouvoirs des Organes ainsi que l’organisation et le mode de
fonctionnement de l’Assemblée Générale.
Toute modification du règlement d’ordre intérieur est soumise à l’approbation de l’Organe d’
administration qui insère cette modification dans le règlement d’ordre intérieur pour proposer aux
Membres de l’association un règlement d’ordre intérieur actualisé entrant en vigueur à la date d’
approbation par l’Assemblée Générale de la modification du règlement d'ordre intérieur.
L’Organe d’administration veille à ce que soit envoyé à chaque Membre de l’association un
exemplaire de règlement d’ordre intérieur ainsi qu’à chaque modification de celui-ci, un exemplaire
actualisé.
 
TITRE V. – Gestion journalière.
 
Article 27 - Composition du Bureau.
L’Organe d’administration peut, sous sa responsabilité, déléguer la gestion administrative des
affaires journalières de l'association à un Administrateur délégué. L’Organe d’administration
détermine les tâches, les pouvoirs et la rémunération de l’Administrateur délégué.
Le Président peut déléguer la représentation légale définie à l'article 32 à l’Administrateur délégué.
Les droits et les obligations de l’Administrateur délégué sont personnels et ne peuvent être délégués
à une autre personne.
Il est désigné pour 2 ans et rééligible. Il est en tout temps révocable par l’Organe d’administration.
 
Article 28 - Pouvoirs.
L’Administrateur délégué a compétence en matière d’administration, notamment sociale et
financière. Il peut ainsi faire et recevoir tous paiements et dépôts, exiger et donner quittance,
accepter et recevoir tous subsides privés et publics, legs et donations, interventions de sponsors,
proposer à l’Organe d’administration tous contrats d’engagement et licenciement du personnel,
consentir et conclure tous contrats d’entreprise. Toute opération bancaire doit être signée par un
membre du Bureau pour un montant inférieur à 5 000 euros et deux signatures pour un montant
supérieur à 5 000 euros.
 
Article 29 - ROI.
Le Bureau peut proposer à l’Organe d’administration un règlement d’ordre intérieur fixant les
modalités d’exercice de la responsabilité relative à la gestion journalière, notamment la signature des
comptes bancaires et le retrait des recommandés postaux. Le Bureau gère le personnel nécessaire à
la réalisation de l’objet social. Celui-ci exerce ses fonctions sous l’autorité de l’Administrateur
délégué.
 
Article 30 - Divers.
Le Bureau peut solliciter des consultations d’experts et créer des comités techniques en vue de
rencontrer des problèmes particuliers liés à l’objet social. Il détermine la composition, les attributions
et les compétences desdits comités.
 
Article 31 - Délibération Urgente.
Toutes les délégations de gestion sont données au Bureau en vue de répondre aux questions
urgentes. Toutes les décisions prises par le Bureau doivent être ratifiées à la plus prochaine réunion
de l’Organe d’administration.
 
TITRE VI. – Représentation de l’association.
 
Article 32 - Représentation.
Le Président agit avec un autre membre de l’Organe d’administration pour représenter conjointement
l'association légalement envers les tiers, dans les cas suivants, après approbation préalable de l’
Organe d’administration ou de l'Assemblée Générale par un vote unanime :
    1.  L'adhésion dans d'autres associations, la prise de participations dans d'autres entités juridiques
;
    2.  La question de toute procuration ou représentation juridique de l'association ;
    3.  La conclusion, la modification ou la fin de tous contrats de travail, sauf si déjà explicitement
prévue et approuvée par l'Assemblée Générale dans le budget ;
    4.  Contracter des obligations pour l'association, des investissements ou des renonciations à des
droits pour une valeur de plus de 20 000 euros, sauf si déjà explicitement prévus et approuvés par
l'Assemblée Générale dans le budget ;
    5.  Signature de documents à caractère politique ou normatif comme un protocole d'accord ou des
normes ETCS.
Dans tous les autres cas, le Président seul représente l'association légalement envers les tiers.
L'association ne peut cependant pas prendre un prêt ou accorder un prêt ou donner une quelconque
garantie.
 
TITRE VII. – Comptes, budget, contrôle, ressources.
 
Article 33 - Comptabilité.
L’exercice comptable prend cours le 1er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année. La
comptabilité permet l’établissement d’un compte d’exploitation et d’un bilan annuel. A cette dernière
date, l’Organe d’administration arrête le compte de l’exercice écoulé et dresse de même le budget de
l’exercice à venir. Le compte d’exploitation, le bilan et le budget sont soumis à l’approbation de l’
Assemblée Générale ordinaire.
 
Article 34 - Contrôle.
Au moins quinze jours calendrier avant l’Assemblée Générale ordinaire et pour autant que des
dispositions légales le prévoient, les comptes sont vérifiés par deux Commissaires aux comptes ou à
défaut un réviseur d’entreprise nommés annuellement par l’Assemblée Générale en son sein et en
dehors des membres de l’Organe d’administration. Ils établissent un rapport annuel présenté en
Assemblée Générale. L’association se soumet aux contrôles fiscaux légaux ainsi qu’à ceux des
pouvoirs publics subsidiant.
 
Article 35 - Ressources.
Les ressources financières de l’association sont notamment assurées par :
    •  Les cotisations des Membres ;
    •  Les subsides des pouvoirs publics ;
    •  Les rémunérations, dividendes, canons et autres rentrées financières provenant d’associations
et d’organismes commerciaux ou non relatifs à la réalisation de projets en rapport avec l’objet ;
    •  Les interventions de quelques natures ou origines qu’elles soient relatives au mécénat et au
sponsoring ;
    •  Les autres ressources diverses relatives à l’objet social.
 
TITRE VIII. – Dissolution et liquidation.
 
Article 36. 
La dissolution et la liquidation de l’association sont réglées par le Code des sociétés et des
associations. La dissolution de l'association est prononcée par l'Assemblée Générale délibérant
comme en matière de modification du ou des buts en vue desquels l'association est constituée. L’
Assemblée Générale désignera au minimum un liquidateur et déterminera ses ou leurs pouvoirs.
Dans tous les cas de dissolution volontaire ou judiciaire, l’actif social net sera dévolu à des
organismes dont l’objet est en relation avec l’objet social de l’association, désignés par l’Assemblée
Générale.
 
TITRE IX. – Litiges.
 
Article 37.
Toutes les contestations entre les Membres, les tiers et l’association seront soumises à la
compétence exclusive des cours et tribunaux ou divisions de tribunaux établis au lieu du siège.
 
TITRE X. – Droit commun.
 
Article 38.
Tout ce qui n’est pas prévu explicitement aux présents statuts ainsi que le cas échéant dans le
règlement d’ordre intérieur, se réfère au Code des sociétés et des associations régissant les
associations ainsi que les autres lois et règlementations en vigueur en droit belge.
 
TITRE XI. – Divers.
 
Article 39.
Il n'est pas prévu qu’une propriété intellectuelle exploitable soit générée par ou dans le cadre des
activités de l'association. Dans le cas où, avant de commencer une activité particulière ou lors d'une
activité en relation avec l'association, l'un des Membres estime qu'il est nécessaire de s’accorder sur
des arrangements en matière de droits de propriété intellectuelle (‘Arrangement DPI’), ce Membre
fait une proposition pour un Arrangement DPI aux autres Membres concernés et les Membres
concernés devront marquer leur accord sur l’Arrangement DPI avant de commencer ou de continuer
l'activité.
 
Article 40.
La langue de travail de l'association est l'anglais. En cas de litige entre les Membres, la version
française publiée des Statuts prévaudra.
 
QUATRIEME RESOLUTION : TRADUCTION ANGLAISE DES STATUTS
L’assemblée générale souhaite que soit reprise ci-après la traduction libre en langue anglaise des
statuts qui précèdent, confirmant qu’en cas de contrariété entre la version française et la version
anglaise, la version française prévaudra :
 
 
« PART 1. - Name, registered office, aim purpose, term.
 
Article 1st - Name.
The name of the association is "ERTMS Accredited Labs", abbreviated to "EAL". All deeds, invoices,
announcements, publications and other documents issued by the association shall mention the name
of the association, preceded or followed by the words "international non-profit association" or the
acronym "AISBL", as well as the address of the association's registered office, the account number
and the bank with which it has an account in Belgium.
 
Article 2 - Registered office - Legal district.
The registered office of the association is located at 98 rue du Trône, 1050 Ixelles, Belgium, Brussels
Region, and the operating office of the association is located at 2 rue Pierre et Marie Curie, 7000
Mons, Belgium.
The Board of Directors decides on the address of the registered office and may transfer it to any
place in the Walloon Region (except the German-speaking Community) or the Brussels Region.
Any change to the registered office must be published within 30 calendar days in the appendices to
the Moniteur Belge.
 
Article 3 - Aim.
The aim of the association is to promote, support and accelerate the deployment process of the
European Rail Traffic Management System (ERTMS) and the European Train Control System
(ETCS), in terms of testing and approval, as well as to support the research community.
 
Article 4 - Purpose.
The association may in particular, lend its support to and take an interest in any activity similar to its
own.
The association pursues its aims, specified under Article 3, amongst other things by carrying out the
following activities in the field of ERTMS/ETCS:
    1.  By providing representation, expertise and advice to other stakeholders, in particular industrial
companies, ETCS suppliers, railway companies, European bodies such as UNIFE, ERA, the
European Union and its Member States, international bodies such as UIC, on the results and test and
approval requirements at European level;
    2.  By actively participating as a partner in the creation and implementation of appropriate projects;
    3.  By improving cooperation within the afore-mentioned research community by making an
inventory of existing skills, infrastructures and research expertise and by maintaining a dedicated
knowledge base for its Members and third parties;
    4.  By providing common points of view on current and future needs in terms of infrastructure and
programmes for testing and approving the ERTMS; particular attention will be paid to the
interrelationships and cooperation between the testing and approval laboratories, with the support of
national, European and international programmes;
    5.  By developing any other coordinated position on tests and approvals in accordance with the
ERTMS standard and by representing the interests of its Members in general with regard to third
parties.
 
Article 5 – Term
The company is incorporated for an unlimited period of time.
It may be dissolved by a decision of the General Meeting deliberating in the same way as for a
change in the aim or aims for which the association was formed.
 
PART II. - Members.
 
Article 6 - Admission.
Any application for Membership must be sent in writing to the Board of Directors at the address of the
association's operating office. It must state the type of application, i.e. as a full or associate Member,
the applicant's points of contact with the association, an undertaking by the applicant to comply with
these articles of association, and any appropriate documentation which proves that the criteria set
out under Article 7 below for becoming a Member have been met.
The General Meeting may make an applicant's admission to become a Member conditional upon the
payment of an entrance fee which represents a fair and equitable contribution towards the expenses
incurred by the association before the applicant is granted Membership.
After having assessed whether the criteria for becoming a Member have been met, the Board of
Directors submits the application and its assessment to the General Meeting to decide upon. The
General Meeting makes its decision on the application within six months.
The Chairman will notify the applicant in writing of the General Meeting's decision. The decision of
the General Meeting is final and there is no legal recourse for demanding admission.
Membership is recognised as of the date of notification by the Chairman as specified above.
 
Article 7 - Full and associate Members.
The association is made up of full and associate Members.
All Members of the association are referred to collectively as "Members" and individually as a
"Member".
The minimum number of full Members may not be less than two.
The parties to this notarial deed are full Members.
Any organisation which, after having made a written application to the  Board of Directors, is admitted
as a Member by the General Meeting following a favourable opinion from the Board of Directors,
shall be a full or associate Member, depending on the type of application that it has made. Any
favourable opinion on the admission of a new Member must be obtained by a 2/3 majority and
provided that 2/3 of the members of the Board of Directors are present or validly represented.
 
Membership as a full or associate Member is open to all organisations, with the exception of
industrial companies, suppliers, resellers and their subsidiaries, which operate in the field of safety
equipment, signalling systems and ETCS systems, subject to them meeting the following criteria: 
    1.  Own and operate an ETCS laboratory that meets at least one of the current or previous
standards published by the ERA,
    2.  Accredit this laboratory to ISO 17025 for ERTMS or ETCS tests for at least one of the current or
previous standards published by the ERA. 
 
Article 8 - Rights and obligations of the Members.
Only full Members enjoy the full rights granted to the shareholders by law or these articles of
association.
Associate Members have only the rights and obligations which are granted to them by law or by
these articles of association. They do not take part in the General Meeting, but are entitled to enjoy
the services offered by the association to its Members (for example, transmission of information
received by the association via its participation in working groups with other rail sector
representatives, provision of software platforms).
Full and associate Members must comply with the association's articles of association and
regulations.
All full and associate Members of the association pay an annual subscription fee as specified under
Article 12.
 
Article 9 - Resignation, expulsion, suspension
Members are free to withdraw from the association with effect from the end of a financial year, for
any reason, by giving written notice to the Board of Directors at the association's administrative
address, as long as this notice is given at least three months before the end of the financial year.
In addition, any Member who fails to pay the required subscription fee within one month of receiving
a reminder by ordinary post or by email shall be deemed to have resigned.
The Board of Directors may recommend expelling a Member if he or she has been guilty of a serious
infringement of the articles of association or the internal regulations which he or she has not put right,
or if the Member has behaved in a way that is detrimental to the association by breaching the codes
of decency and propriety.
The expulsion of a Member is a matter for the General Meeting.
Pending the decision of the General Meeting regarding the expulsion of a Member, the Board of
Directors may suspend that Member.
The suspension of a Member may be ordered by the Board of Directors, which shall meet within 15
calendar days from the date of the Board of Directors’ expulsion proposal to the General Meeting, by
a majority of 2/3 of the votes of the members of the Board of Directors present or validly represented
and provided that at least two thirds of the directors are present or represented.
The Member whose suspension is being considered will receive notification by electronic mail,
together with the reasons for this request, no later than 8 calendar days before being heard by the
Board of Directors before it makes its decision; the Member may be assisted by a lawyer of his or her
choice.
During the period of temporary suspension ordered by the Board of Directors, the Member’s rights
are suspended. It should be pointed out that this decision also entails the suspension of the mandate
of the Member's representatives on the Board of Directors if the Member is a full Member.          
During the period of suspension, the vote or votes of the suspended Member and of the suspended
Member’s representatives on the Board of Directors will not be taken into account in calculating the
quorum and majorities of the General Meeting and the Board of Directors.
Any Member whom it has been suggested should be expelled is asked to explain him or herself
before the General Meeting before it takes its decision, and may, if he or she so wishes, be
represented by a lawyer of his or her choosing.
Any Member who is the subject of an expulsion decision is informed by registered letter and the
expulsion comes into effect on the date of notification of the minutes of the General Meeting which
voted to expel the Member.
A proper reason for the penalty is provided.
If the General Meeting rejects the expulsion, the Member recovers all his or her rights. The full
Member as well as his or her representative on the Board of Directors recover all their rights, in
particular their voting rights.
 
Article 10 - Termination of Membership status.
Membership of the association ends:
    1.  In the cases referred to under Article 9 ;
    2.  If a Member dies;
    3.  If a Member becomes bankrupt or insolvent ;
    4.  If a Member no longer fulfils the criteria for Membership specified under Article 7.
If a Member no longer fulfils the criteria for Membership, the Board of Directors shall notify the
Member of the termination of his or her Membership by registered letter with acknowledgement of
receipt. Termination of Membership takes effect on the day after the registered letter is sent.
 
Article 11 - Status of a resigning, suspended or expelled Member
A Member who resigns, is suspended or expelled, as well as the heirs or successors of a deceased
Member, shall have no rights over the association's assets.
They may not request or require any statement, reporting of accounts, affixing of seals or inventory.
 
Article 12 - Register and subscription fees.
The Board of Directors keeps a register of the full Members in accordance with the Companies and
Associations Code.
 
Members (full and associate) pay an annual subscription fee. The amount of this subscription fee is
set at €1,000 unless decided otherwise by the General Meeting.
 
PART III. - General Meeting - Composition and powers
 
Article 13 - Composition.
The General Meeting is made up of full Members. It is chaired by the Chairman, or in his absence by
a director appointed by Board of Directors.
 
Article 14 - Powers.
The General Meeting is the sovereign power of the association. It has the powers conferred upon it
by law and the articles of association. In particular, it has sole jurisdiction for
    •  Amendments to the association's articles of association ;
    •  The appointment and dismissal of directors and auditors;
    •  The approval of budgets and accounts;
    •  The voluntary dissolution of the association ;
    •  The admission and expulsion of Members, with it being specified that any admission must first
have received a favourable opinion from the Board of Directors, as indicated under Article 7 of these
articles of association;
    •  All decisions exceeding the limits of the powers legally or statutorily vested in the Board of
Directors and the Executive Committee.
 
Article 15 - Convening notice date.
Each year, the Ordinary General Meeting is held during the first half of the year and no later than 30
June.
A General Meeting may also be called whenever the interests of the association so require, at the
request of the Board of Directors or of at least one-fifth of the full Members. 
All General Meetings are held on the date, at the time and place specified in the convening notice. All
full Members must be given notice to attend.
 
Article 16 - Convening notice
The convening notices are drawn up under the responsibility of the Chairman and sent to each full
Member by ordinary letter or e-mail at least fifteen calendar days before the meeting. They contain
the agenda, the list of decisions to be taken at the meeting as well as any related documents
submitted by the Board of Directors to the General Meeting, and are signed by the Chairman or his
deputy. An item may be placed on the agenda at the written request of at least one-twentieth of the
full Members. The General Meeting may only validly deliberate on the items on the agenda set out in
the convening notice, unless the Board of Directors decides and with good reason. that the matter is
urgent.
 
Article 17 - Representation - Number of votes.
The General Meeting is made up of representatives of all the full Members of the association.
Each full Member appoints two representatives to the General Meeting by written notification, fax or
e-mail sent to the Chairman.
These appointments may be changed at any time by the represented full Member. Full Members may
also be represented by the representatives of another full Member, provided they give a written
power of attorney, which must reach the Chairman at least seven calendar days before the meeting. 
Each full Member of the association has one vote when the decisions of the General Meeting are
taken. This voting right is exercised either by one of the Member's representatives or by both
together. In the event of a potential conflict of interest (for example in the event of the discharge of
the members of the Board of Directors), where applicable, the representative who is not involved in
the conflict of interest exercises its voting right.
The Board of Directors may invite associate Members and non-Members, as non-voting guests, to
attend the General Meetings, provided that all full Members at the General Meeting have given their
consent in writing at least seven calendar days before the meeting. 
 
Article 18 - Attendance quorum - Deliberations.
The General Meeting may be validly held if half of the full Members are present or represented. A full
Member is deemed to be present if at least one of his or her representatives is present at the General
Meeting. If there are not enough Members at the first meeting, a second meeting is called within a
fortnight with the same agenda, and its deliberations are valid regardless of the number of full
Members present or represented.
Resolutions are passed by a simple majority of the votes cast by full Members in attendance or
represented by a power of attorney, except where otherwise required by law or by these articles of
association.
In the event of a tie, the Chairman or the director replacing him shall have the casting vote.
 
The following decisions are taken by the General Meeting and require the unanimous vote of the full
Members present or represented:
    1.  Admission of a new full or associate Member in accordance with Article 6 ;
    2.  Appointment or dismissal of representatives of the association to or from European bodies such
as the European Commission, ERA, UNIFE, etc. and international bodies such as UIC, etc. ;
    3.  Adoption, modification or amendment of all the association's internal regulations;
    4.  Establishment of Committees and/or advisory bodies and approval of their respective powers;
    5.  Change of registered office address with the exception of what is required under Article 2§2;
    6.  Any modification or amendment of these articles of association;
    7.  Merger of the association with other associations;
    8.  Dissolution and liquidation of the association ;
    9.  Membership of other associations, shareholdings in other legal entities.
 
The following decisions are taken by the General Meeting and require at least two votes short of
unanimity: Expulsion of a Member in accordance with Article 9.
 
The decisions of the General Meeting, which must be unanimous or at least two votes short of
unanimity, may only be validly taken if they have been prepared and announced in advance in
accordance with Article 16 of these articles of association. If all full Members are represented at the
General Meeting, they may waive this formal requirement by a unanimous vote.
For matters which the Board of Directors considers urgent, an emergency General Meeting may be
convened in the form of an Extraordinary General Meeting which will take decisions by voting outside
the meeting framework(for example by exchange of letters, faxes, e-mails, or by video, audio or other
simultaneous electronic conferencing).
With regard to electronic simultaneous conferences, the procedures and requirements specified
under Article 16 shall apply.
In the case of votes by letter, fax or e-mail, full Members must be given at least ten working days to
reply. Any full Member who does not reply within this time limit or who does not take part in the
telephone or video conference call will be deemed not to have cast a vote regarding the decision in
question. The voting requirements as well as all the provisions of this Article 18 shall apply. The
Chairman of the association shall record the result of such a vote in writing and shall inform all the full
Members of this result. A record of these decisions is kept at the association's registered office in the
same register as the minutes which are taken each time a General Meeting is held.
Abstentions, blank and spoilt votes are not taken into account when calculating the majority.
 
Article 19 - Minutes
The chairman of the meeting ensures that the minutes of the meeting, which contain in particular all
the decisions taken, are drawn up. The final minutes are signed by the chairman of the meeting and
another representative of a full Member.
The decisions of the General Meeting are recorded in a register of minutes signed by the Chairman
or his deputy and by another full Member representative, and kept at the association's registered
office or place of business; the extracts which need to be produced are signed in the same way.
The Chairman may provide certified extracts.
All full Members of the association may consult the register of minutes.
 
PART IV. -  Board of Directors
 
Article 20 - Composition - Term of office.
The association is administered by a Board of Directors consisting of a minimum of three and a
maximum of six members elected from among its members by the General Meeting. If the
association has no more than two full Members, the minimum number of directors is reduced to two.
The members of the Board of Directors are elected for a 2-year term, and may be dismissed at any
time and at the free will of the General Meeting upon recommendation of the Members'
representatives. Directors are responsible only for serving their term of office. Loss of full Member or
representative of a full Member status automatically entails loss of directorship.
Only physical individuals who represent a full Member at the General Meeting may be appointed as
members of the Board of Directors. The same person may be re-elected. Each full Member of the
association is entitled to be represented by at least one representative on the Board of Directors,
subject to compliance with the maximum number of directors set out above.
In the event of a vacancy of more than two (2) months during a term of office (particularly in the event
of a resignation, long-term illness, disability or death), a temporary director may be appointed by the
General Meeting to replace him/her. In this case, he completes the term of office of the director
whom he is replacing. The temporary director must be proposed by the same Member who proposed
the director who is being replaced.
The members of the Board of Directors do not receive any remuneration or reimbursement of travel
or other expenses by the association, unless the General Meeting decides otherwise.
 
Article 21 - Appointment
The Board of Directors selects a Chairman from among its members, who is appointed for the
duration of his or her term of office as a member of the Board of Directors. The Board of Directors
may also appoint a Managing Director and a Secretary-Treasurer. The duties and powers vested in
each of these persons are those generally accepted for the performance of these duties.
The Managing Director and Secretary may be dismissed without notice or just cause by decision of
the Board of Directors.
If the Chairman is incapacitated, his duties will be performed by the oldest director present.
 
Article 22 - Meetings – Representation
The Board of Directors meets whenever necessary, but at least twice a year. Meetings are held at
the request of the Chairman or two members of the Board of Directors. Meetings are convened by
the Chairman (or by one of the members of the Board of Directors who requests the meeting) by
means of an invitation sent by electronic mail which mentions the agenda to all the members of the
Board of Directors with at least 15 calendar days' notice.
In principle, the decisions of the Board of Directors are taken at duly convened meetings. However,
the notice period for convening meetings may be waived if all the members of the Board of Directors
agree.
The decisions of the Board of Directors may be taken by telephone or videoconference call without
the need for a face-to-face meeting. In this case, the requirements for convening the meetings
specified above continue to apply.
All decisions taken by the Board of Directors are recorded in writing, either in the form of minutes in
the case of a meeting, or in the form of written decisions signed by two members of the Board of
Directors. Written documents are kept in a special register at the association's registered office.
 
Article 23 - Attendance quorum - Deliberation.
It is only validly formed if two-thirds of its directors are present or represented, and each director may
only hold a maximum of one power of attorney. Each member of the Board of Directors has one vote.
The decisions of the Board of Directors require a two-thirds majority of the votes cast. In the event of
a tie and provided that more than four votes are cast, the Chairman has the casting vote.
 
Article 24 - Powers.
With the exception of matters reserved for the General Meeting, the Board of Directors has the
widest of powers to manage the association. Actions in law as well as responsibilities for property,
including mortgages are handled solely by the Board of Directors.
 
Article 25 - Conflict of interest.
A director who has interests contrary to those of the association in a decision presented to the Board
of Directors must inform the Board and abstain during the deliberation and vote.
The directors, the persons delegated to take care of the day-to-day management as well as the
persons authorised to represent the association do not, by virtue of their office, enter into any
personal obligation in respect of the association's commitments.
 
Article 26 - Internal regulations
The Board of Directors is entitled to issue internal regulations. This entitlement, in addition to the fact
that it may not contradict public policy, mandatory legal provisions or the articles of association, may
not affect the rights of the Members of the association, the powers of the Boards as well as the
organisation and the way in which the General Meeting functions.
Any amendment to the internal regulations is subject to the approval of the Board of Directors, which
incorporates this amendment into the internal regulations in order to propose to the Members of the
association updated internal regulations which come into force on the date of the approval given by
the General Meeting to amend the internal regulations.
The Board of Directors shall ensure that a copy of the internal regulations is sent to each Member of
the association and that an updated copy is sent to each Member whenever the internal regulations
are amended.
 
PART V. - Day-to-day management.
 
Article 27 - Composition of the Executive Committee.
The Board of Directors may, under its responsibility, delegate the administrative management of the
day-to-day business of the association to a Managing Director. The Board of Directors determines
the tasks, powers and remuneration of the Managing Director.
The Chairman may delegate the legal representation specified under Article 32 to the Managing
Director.
The rights and obligations of the Managing Director are personal and may not be delegated to
another person.
He is appointed for 2 years and may be re-elected. He may be dismissed at any time by the Board of
Directors.
 
Article 28 - Powers.
The Managing Director is responsible for administrative matters, in particular corporate and financial
matters. He may therefore make and receive any payments and deposits, demand and give receipts,
accept and receive any private and public subsidies, bequests and donations, sponsor contributions,
and propose to the Board of Directors any recruitment or redundancy contracts for staff, and agree
and sign any company contracts. All banking transactions must be signed by a member of the
Executive Committee for amounts under 5,000 euros and by two members for amounts over 5,000
euros.
 
Article 29 - Internal regulations
The Executive Committee may propose internal regulations to the Board of Directors setting out the
procedures for exercising responsibility for day-to-day management, in particular signatory powers
for bank accounts and for collecting registered letters. The Executive Committee manages the staff
required to fulfil the corporate purpose. The staff concerned discharge their functions under the
authority of the Managing Director.
 
Article 30 - Miscellaneous.
The Executive Committee may request expert advice and set up technical committees to deal with
specific problems relating to the corporate purpose. It decides on the composition, powers and
jurisdiction of these committees.
 
Article 31 - Urgent deliberation.
All management powers are handed to the Executive Committee to deal with urgent issues. All
decisions taken by the Executive Committee must be ratified at the next meeting of the Board of
Directors.
 
PART VI. - Representation of the association.
 
Article 32 - Representation.
The Chairman acts with another member of the Board of Directors to jointly represent the association
legally before third parties in the following cases, after prior approval by the Board of Directors or the
General Meeting by a unanimous vote:
    1.  Membership of other associations, shareholdings in other legal entities;
    2.  The question of any power of attorney or legal representation of the association ;
    3.  The signing, amendment or termination of any employment contracts, unless explicitly required
and approved by the General Meeting in the budget;
    4.  Committing to obligations for the association, investments or waivers of rights to a value of
more than 20,000 euros, unless already explicitly required and approved by the General Meeting in
the budget;
    5.  Signing documents of a political or regulatory nature, such as a memorandum of understanding
or ETCS standards.
In all other cases, the Chairman alone represents the association legally with regard to third parties.
However, the association may not take out a loan, grant a loan or give a guarantee of any kind
whatsoever.
 
PART VII. - Accounts, budget, audit, resources.
 
Article 33 - Accounting.
The financial year runs from 1 January to 31 December each year. The accounting function makes it
possible to draw up an operating account and an annual balance sheet. On the latter date, the Board
of Directors approves the accounts for the past financial year and draws up the budget for the coming
financial year. The income statement, balance sheet and budget are submitted to the Ordinary
General Meeting for approval.
 
Article 34 - Audit
At least fifteen calendar days before the Ordinary General Meeting, and insofar as is required by law,
the accounts shall be audited by two Statutory Auditors or, failing this, a Company Auditor appointed
annually by the General Meeting from among its members and not from the members of the Board of
Directors. They draw up an annual report, which is presented at the Annual General Meeting. The
association is inspected by the tax auditing authorities as required by law as well as by the
subsidising public authorities.
 
Article 35 - Resources.
The association's financial resources are provided in particular by:
    •  The Members’ subscription fees;
    •  Government subsidies;
    •  Remunerations, dividends, property enjoyment fees and other financial income from
associations and commercial or noncommercial bodies relating to projects which are undertaken in
connection with the purpose;
    •  Contributions of any kind or origin whatsoever relating to patronage and sponsorship;
    •  Other miscellaneous resources relating to the corporate purpose.
 
PART VIII. - Dissolution and liquidation.
 
Article 36:
The dissolution and liquidation of the association are governed by the Companies and Associations
Code. The dissolution of the association is ordered by the General Meeting, which deliberates in the
same way as for changes to the purpose or purposes for which the association was formed. The
General Meeting shall appoint at least one liquidator and decide upon his or her powers.
In all cases of voluntary or legal dissolution, the net assets of the association shall be distributed to
organisations whose purpose is related to the association's corporate purpose, as designated by the
General Meeting.
 
PART IX. - Disputes.
 
Article 37:
Any disputes between Members, third parties and the association shall be subject to the sole
jurisdiction of the courts and tribunals or divisions of courts which have jurisdiction at the location of
the registered office.
 
PART X. - Common law.
 
Article 38:
Any matters not expressly provided for in these articles of association as well as, where applicable, in
the internal regulations, shall be governed by the Companies and Associations Code which governs
associations as well as other current Belgian laws and regulations.
 
PART XI. - Miscellaneous.
 
Article 39:
It is not intended that any usable intellectual property be generated by or as part of the association’s
activities. Should, prior to embarking on a particular business activity or during business which is
conducted in connection with the association, one of the Members consider it necessary to agree on
arrangements relating to intellectual property rights ('IPR Arrangement'), that Member shall make a
proposal for an IPR Arrangement to the other Members concerned and the Members concerned will
have to signal their agreement to the IPR Arrangement prior to commencing or continuing the
business activity.
 
Article 40:
The association's working language is English. In the event of a dispute between Members, the
published French version of the articles of association shall apply. »
 
CINQUIEME RESOLUTION : POUVOIRS
L’assemblée confère à l'unanimité tous pouvoirs au conseil d'administration pour l'exécution des
résolutions adop-tées et à Maître Aurélie NOTTET, Notaire associé à Bressoux, ainsi qu’à Maître
Roland STIERS, Notaire soussigné, afin de procéder à la coordination des statuts.
VOTE
Toutes les résolutions qui précèdent ont été adoptées à l'unanimité.
 
Clôture
Toutes les décisions ont été prises par l’assemblée générale, à l’unanimité.
L’assemblée est clôturée à 17 heures.
 
 
 
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME
LE NOTAIRE ROLAND STIERS