N° d'entreprise :
Dénomination :
(en entier) :
ONCE-ONLY.ORG
(en abrégé) :
Forme juridique :
Association internationale sans but lucratif
Siège :
(adresse complète)
Avenue Marnix 30
1000 Bruxelles
Objet(s) de l'acte :
CONSTITUTION (NOUVELLE PERSONNE MORALE, OUVERTURE
SUCCURSALE)
Aux termes d'un acte reçu par Maître Dimitri CLEENEWERCK de CRAYENCOUR, Notaire associé
résidant à Bruxelles, faisant partie de la Société Privée à Responsabilité Limitée "Gérard INDEKEU -
Dimitri CLEENEWERCK de CRAYENCOUR ", BCE n° 0890.388.338, le douze mars deux mil dix-
neuf, enregistré au bureau de l'Enregistrement de Bruxelles 3, le vingt mars 2019, volume 0, folio 0
case 5479 aux droits de cinquante euros (50 EUR), perçus par le Receveur, a été constituée
l'Association Internationale Sans But Lucratif dénommée "ONCE-ONLY.ORG", dont le siège social
est établi à Bruxelles (1000 Bruxelles), Avenue Marnix 30.
 
FONDATEURS
- La Société étrangère "Tallinn University of Technology", en abrégé « TALTECH », ayant son siège
social à 12616 Tallinn (Estonie), Ehitajate tee, 5, inscrite au registre de commerce d’Estonie sous le
numéro 74000323.
- La Société étrangère "European Institute of Interdisciplinary Research", en abrégé « EIIR », ayant
son siège social à 00-020 Varsovie (Pologne), Chmielna, 2/31; inscrite au registre de commerce de
Pologne sous le numéro 0000352518.
 
Les statuts de l' Association Internationale Sans But Lucratif sont arrêtés comme suit :
 
TITRE I - DÉNOMINATION - SIÈGE SOCIAL - BUT – DURÉE
 
Article 1 - Dénomination
L'association a le statut d'association internationale sans but lucratif et est régie par le Titre III de la
loi belge du 27 juin 1921 sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans
but lucratif et les fondations (dans les présents statuts "la Loi").
Elle est dénommée "ONCE-ONLY.ORG".
La dénomination doit toujours être précédée ou suivie immédiatement de la mention "association
internationale sans but lucratif" ou des initiales "AISBL".
 
Article 2 - Siège social
Le siège social de l'association est établi à l’Avenue Marnix 30, 1000, Bruxelles, Belgique.
Il peut, par décision du Conseil d'Administration, être transféré en tout autre endroit de la Région de
Bruxelles-Capitale.
Tout déplacement du siège doit être publié aux Annexes au Moniteur belge, par les soins du Conseil
d'Administration.
 
Article 3 - But et activités
(1) Le but international sans but lucratif de l’Association est de faciliter et de promouvoir la
coopération internationale des acteurs publics et privés dans le but de promouvoir et de renforcer le
principe once-only et les autres principes sous-jacents de la gouvernance électronique, ainsi que les
solutions et pratiques d’interopérabilité qui les sous-tendent.
0724875357
Volet B
(2) Son domaine d'activité couvre toutes les interactions possibles entre les administrations, les
entreprises et les citoyens dans les domaines du gouvernement numérique et du business
numérique, en se concentrant sur les objectifs du Marché Unique du Numérique européen et de son
extension à l'échelle mondiale.
Un champ d’activités parallèle et plus grand de l’association implique l’avancement de la recherche
interdisciplinaire et le renforcement des capacités en matière de systèmes d’innovation et de
développement durable aux niveaux régional, national et européen. Dans ce contexte, ses activités
impliquent trois grands domaines stratégiques qui jouent un rôle crucial dans le processus
d'innovation et de développement durable – en particulier dans le contexte de la quatrième révolution
industrielle: la science et la recherche, l'industrie et les organisations de la société civile, ainsi que les
systèmes de gouvernance, les politiques publiques et les cadres réglementaires.
L’Association est une structure organisationnelle en réseau associatif qui tire parti des
connaissances, de l’expertise et de la coopération de talents de haut niveau issus de diverses
origines scientifiques et de diverses compétences. Ce réseau est composé de chercheurs et de
décideurs issus du monde universitaire / de la recherche, du secteur privé et de différents niveaux de
gouvernance publique dans l'Union européenne et au niveau international. Son mode de
fonctionnement implique la composition des aptitudes et des compétences et leur déploiement en
fonction de projets de recherche et d'objectifs scientifiques spécifiques.
(3) L’Association poursuit ses objectifs par le biais d’initiatives dans les domaines de la recherche, du
développement, de la participation et de la coopération des parties prenantes et des activités
connexes.
(4) Dans le cadre de ses activités telles que définies dans le présent article, l’Association peut, seule
ou, le cas échéant, en collaboration avec d’autres institutions, notamment :
a. stimuler activement le développement de l'application des politiques, faciliter les meilleures
pratiques et contribuer au développement de nouvelles législations concernant le secteur public ou
privé ou la coopération entre eux;
b. garantir la durabilité des solutions, spécifications, blocs de construction technologiques et services
de pointe, ainsi que des schémas et des cadres de gouvernance connexes;
c. soutenir les principes de base, tels que le principe ‘once-only’, numérique par défaut,
Transfrontalier par défaut (le cas échéant), l'Interopérabilité par défaut et d'autres concepts similaires
dans les secteurs public et privé;
d. entreprendre des activités de coopération internationale, y compris, sans toutefois s'y limiter, la
participation à des projets relatifs à l'application du principe ‘once-only’ et d'autres principes dans les
secteurs public et privé à un niveau international ou national;
e. fournir un environnement de support permettant de piloter des technologies nouvelles, voire
perturbatrices, notamment sans toutefois s'y limiter, le blockchain et l'intelligence artificielle;
f. impliquer et assurer la liaison avec les parties prenantes des secteurs privé et public; et
g. fournir un forum de discussion, de coopération et d'implication d'experts couvrant un domaine de
compétence interdisciplinaire, notamment des universitaires, des techniciens, des fonctionnaires ou
d'autres types de professionnels qui s'intéressent activement aux domaines d’intérêts de
l'Association.
(5) L’Association peut recevoir un financement, des subventions ou d’autres formes de soutien
financier dans les conditions déterminées par la loi et conformément à son Règlement Intérieur. Les
Membres de l’Association peuvent être considérés comme des tiers liés juridiquement et pouvant
également bénéficier d’un financement au titre de la participation de l’Association aux initiatives
financées, s’ils sont jugés nécessaires pour mener à bien les travaux entrepris par l’Association et le
respect des obligations qui lui incombent en vertu de telles initiatives.
 
Article 4 - Durée
L'association est constituée pour une durée indéterminée.
 
TITRE II - MEMBRES
 
Article 5 - Catégories de membres - Droits
L’association se compose de 'membres effectifs' et de 'membres adhérents'.
L’association se compose d'un nombre illimité de membres effectifs et de membres adhérents Le
nombre de membres effectifs ne peut être inférieur à deux (2).
Les membres n’encourent, du chef des engagements de l'association, aucune responsabilité
personnelle.
Les membres effectifs et adhérents doivent s’engager activement, par leurs activités, dans la
réalisation des objectifs de l’Association.
a) Membres effectifs
Sont membres effectifs, les membres fondateurs signataires de l'acte constitutif et toute personne
Volet B
morale admise ultérieurement en cette qualité. Seules les personnes morales suivantes peuvent
devenir membres effectifs de l’association :
a. Organismes publics ayant une mission en rapport avec les buts de l'Association
b. Organismes universitaires ou de recherche dotés de compétences pertinentes par rapport aux
buts de l'Association
c. Entreprises privées ayant des activités en rapport avec les buts de l'Association.
Seuls les membres effectifs ont le droit de voter aux réunions de l'Assemblée Générale. Ils jouissent,
en outre, des droits leur accordés par les présents Statuts.
b) Membres adhérents
Les membres adhérents peuvent être des personnes morales ou physiques qui s’intéressent
activement aux buts de l’Association.
Le nombre de membres adhérents est illimité.
Les membres adhérents ne jouissent que des droits qui leur sont expressément reconnus par les
présents Statuts. Ils ne possèdent pas de droit de vote et sont invités à participer aux réunions de
l'Assemblée Générale, mais avec voix consultative seulement. Ils ne peuvent remplir aucune fonction
au sein de l’Association.
 
Article 6 - Admission
Le Conseil d’Administration détermine le processus de demandes d’adhésion des membres. Les
admissions de nouveaux membres sont décidées souverainement et à la majorité des deux tiers
(2/3) par le Conseil d'Administration. Sa décision est sans appel et n’a pas à être motivée. L'initiative
du processus d'admission des nouveaux membres au sein de l'association appartient soit au Conseil
d'Administration qui peut, lorsqu'il l'estime opportun dans l'intérêt de l'association, inviter toute
personne à devenir membre, soit au candidat lui-même qui sera alors tenu d'adresser une demande
écrite au Conseil d'Administration.
La qualité de membre de l’association emporte de plein droit adhésion aux présents Statuts et au
Règlement d’Ordre Intérieur, s'il existe.
 
Article 7 - Démission - Suspension - Exclusion
La qualité de membre effectif ou adhérent prend fin par :
    •  démission volontaire, moyennant préavis de trente (30) jours notifié par lettre recommandée au
Conseil d'Administration;
- décès;
- dissolution volontaire;
- faillite, déconfiture, incapacité civile ou mise sous administration provisoire;
- exclusion, décidée par l'Assemblée Générale statuant à la majorité des deux tiers (2/3) des voix des
membres présents ou représentés; le membre concerné aura la possibilité d'exposer sa défense
devant l'Assemblée Générale avant que la décision d’exclusion ne soit prise; cette exclusion prend
effet immédiatement; le Conseil d'Administration peut suspendre l'intéressé jusqu'à la décision de
l'Assemblée Générale;
Le non-respect d'une des conditions définies dans les présents statuts ou dans le règlement d'ordre
intérieur éventuel, comme par exemple le non-paiement de la cotisation dans le délai prévu, pourra
entraîner la perte de qualité de membre de l'association.
Les membres démissionnaires ou exclus, de même que leurs successeurs, n'ont aucun droit sur le
fonds social de l'Association et ne peuvent, en aucun cas, réclamer un remboursement de quelque
nature que ce soit.
Le membre démissionnaire restera tenu au paiement de toute cotisation de membre échue et
impayée et ne pourra prétendre au remboursement de toute cotisation ou autres frais payés avant sa
démission.
 
Article 8 - Cotisations
Les membres effectifs et adhérents versent une cotisation annuelle dont le Conseil d'Administration
fixe le montant et le mode de paiement.
 
TITRE III - ASSEMBLEE GENERALE
 
Article 9 - Composition - Pouvoirs
L'Assemblée Générale se compose de tous les membres effectifs.
Les membres adhérents qui le souhaitent peuvent assister aux réunions de l'Assemblée Générale
avec voix consultative.
Les membres adhérents peuvent également être invités, à l'initiative du Conseil d'Administration ou
de son président, à participer aux réunions de l'Assemblée Générale, mais avec voix consultative
Volet B
seulement.
Sont de la compétence exclusive de l'Assemblée Générale :
• les modifications des Statuts;
• la nomination et la révocation des administrateurs;
• le cas échéant, la nomination, la fixation de la rémunération et la révocation du(des) commissaire
(s);
• la décharge aux administrateurs et commissaire(s) éventuel(s);
• l’approbation des budgets et des comptes;
• la dissolution volontaire de l’association et la nomination d'un ou plusieurs liquidateurs;
• l'exclusion de membres;
• la fusion de l’association avec une autre association, cette fusion étant décidée à la majorité de
quatre cinquièmes des voix; et
• tous les autres cas prévus par les présents statuts ou par la Loi.
 
Article 10 - Réunions - Convocations - Représentation
L'Assemblée Générale se réunit sur convocation du Conseil d'Administration aux date et heure qu'il
détermine, chaque fois que l'intérêt de l'association l'exige et au moins une fois par an dans les six
(6) mois suivant la date de clôture de l'exercice social, cette dernière étant dénommée "Assemblée
Annuelle".
Elle doit être convoquée à la demande d'au moins la moitié des administrateurs ou lorsqu'un
cinquième (1/5) au moins des membres effectifs en fait la demande écrite et motivée.
Les réunions se tiennent au siège social ou à tout autre endroit indiqué dans la convocation. Elles
sont présidées par le président du Conseil d'Administration ou, à défaut, par le(s) vice- président(s),
ou à défaut, par le plus ancien des administrateurs présents. Les membres effectifs et membres
adhérents peuvent participer à distance à l’Assemblée Générale grâce à un moyen de
communication électronique mis à disposition par l’Association. Pour ce qui concerne le respect des
conditions de quorum et de majorité, les membres effectifs qui participent de cette manière à l’
Assemblée Générale sont réputés présents à l’endroit où se tient l’Assemblée Générale.
La convocation contient l’ordre du jour détaillé et le cas échéant une description claire et précise des
procédures relatives à la participation à distance et est adressée par lettre, transmise par voie
postale, électronique ou par télécopie trente (30) jours au moins avant la date de réunion.
Tous les membres doivent être convoqués.
Lorsque l'Assemblée Générale est appelée à approuver les comptes et le budget, ceux-ci sont joints
à la convocation. Toute proposition signée par un cinquième (1/5) des membres effectifs reçue d'un
membre effectif doit être portée à l'ordre du jour.
Toutefois, l'Assemblée Générale pourra être valablement convoquée suivant tous modes et dans
tous délais qui paraîtront opportuns au Conseil d'Administration, même oralement, lorsque ce dernier
aura recueilli l'assentiment préalable et unanime des membres effectifs. De même, si tous les
membres effectifs ont consenti à se réunir et s'ils sont tous présents ou représentés, l'assemblée
sera régulièrement constituée sans devoir observer de délai ni envoyer de convocations.
Tout membre peut, au moyen d'un document portant sa signature, en ce compris la signature digitale
au sens de l'article 1322 du Code civil, transmis par lettre, télécopie, courrier électronique ou par tout
autre moyen de communication visé à l'article 2281 du même Code, donner mandat à un autre
membre, pour se faire représenter à une réunion déterminée de l'Assemblée Générale et y voter en
ses lieu et place. Un membre mandataire ne peut être titulaire de plus de cinq (5) procurations.
 
Article 11 - Droit de vote
Tous les membres effectifs ont un droit de vote égal à l'Assemblée Générale, chacun d’eux disposant
d’une voix.
Pour être admis aux réunions de l'Assemblée Générale, chaque membre effectif devra, trois (3) jours
ouvrables au moins avant la date de la réunion projetée, informer le président, par écrit, de son
intention d'y assister en indiquant les nom et qualité de la personne qui le représentera.
 
Article 12 - Délibérations
Il ne pourra être délibéré par l'Assemblée Générale sur des points qui ne figurent pas à l'ordre du
jour, que si tous les membres effectifs sont présents ou représentés et pour autant qu'il en soit
décidé à l'unanimité des voix. L'unanimité ainsi requise est établie si aucune opposition n'a été
mentionnée dans le procès-verbal de la réunion.
a) Quorum de présence
Sauf dans les cas où il en est décidé autrement par les présents Statuts, l'Assemblée Générale
délibère et prend des résolutions valablement quel que soit le nombre de membres présents et
représentés.
b) Majorités
Volet B
Sauf dans les cas où il en est décidé autrement par les présents Statuts, les résolutions sont
adoptées à la majorité des voix des membres présents et représentés.
Les votes nuls, blancs, ainsi que les abstentions ne sont pas pris en compte pour le calcul des
majorités.
En cas de parité de voix, celle du président de la réunion est prépondérante.
Les membres peuvent, à l'unanimité, prendre par écrit toutes les décisions qui relèvent du pouvoir de
l'Assemblée Générale, selon les modalités pratiques éventuellement précisées dans le Règlement
d'Ordre Intérieur.
c) Vote par correspondance (électronique)
Sur autorisation spéciale du Conseil d'Administration indiquée dans la convocation, tout membre
ayant droit de vote a le droit d'émettre son vote par correspondance au moyen du formulaire ad hoc
joint à la convocation. Pour le calcul du quorum, il n’est tenu compte que des formulaires qui ont été
reçus par l'association quinze (15) jours au moins avant la réunion de l'Assemblée Générale.
Il ne pourra cependant être recouru à cette procédure écrite pour les réunions annuelles de
l'Assemblée Générale ou pour toute décision de l'Assemblée Générale devant être constatée par un
acte authentique.
 
Article 13 - Procès-verbaux
Chaque réunion de l'Assemblée Générale fait l’objet d’un procès-verbal dressé par les soins du
Secrétaire. Un projet du procès-verbal est transmis dans les trente (30) jours calendrier suivant la
réunion à chaque membre, pour commentaires éventuels. Le procès-verbal sera considéré comme
approuvé si, dans un délai de quinze (15) jours calendrier suivant la date de son envoi, aucune
objection n'a été notifiée, par écrit ou par courrier électronique, au Secrétaire. En cas d'objections, le
président décidera souverainement de la rédaction finale du procès-verbal et ce, dans les quinze
(15) jours de la date d'expiration du délai prévu pour la notification d'objections. Une fois approuvé, le
procès-verbal est signé par le président de la réunion et le Secrétaire.
Ces procès-verbaux - exception faite de ceux devant être établis par acte notarié - et leurs annexes
sont conservés au siège par le président, soit sous leur forme matérielle originale, dans un registre
spécial, soit sous forme électronique sécurisée, sur tout support et dans des conditions offrant des
garanties de pérennité, de lisibilité, d'intégrité, de reproduction fidèle et durable.
Chaque membre effectif en reçoit une copie. Ils peuvent être consultés au siège par tous les autres
membres et par des tiers s'ils en justifient la raison et que celle-ci est acceptée par le Conseil
d'Administration.
Sauf dispositions légales contraires et à moins d'une délégation spéciale par le Conseil
d'Administration, les copies ou extraits de ces procès-verbaux à délivrer aux tiers ou à produire en
justice ou ailleurs, sont signés par un administrateur.
 
TITRE IV - ADMINISTRATION
 
Article 14 - Organe d'administration
L'association est administrée par un organe d'administration (dans les présents Statuts "Conseil
d'Administration") composé de deux (2) personnes au moins et de treize (13) au plus, membres ou
non de l'Association, personnes physiques ou morales, nommées par l'Assemblée Générale et en
tout temps révocables par elle.
Les administrateurs sont nommés pour un terme expirant immédiatement à l'issue de la troisième
Assemblée Annuelle suivant l'année de la nomination. Les administrateurs sortants sont rééligibles.
Les administrateurs ne contractent, en raison de leur fonction, aucune obligation personnelle et ne
sont responsables que de l'exécution de leur mandat.
Le Conseil d'Administration choisit parmi ses membres un président et, éventuellement, deux vice-
présidents, un trésorier et un secrétaire.
Sauf décision contraire de l'Assemblée Générale, les mandats d'administrateur sont exercés à titre
gratuit.
 
Article 15 - Fin de mandat - Vacance
Le mandat d’administrateur prend fin par :
- démission volontaire, moyennant préavis de trente (30) jours notifié par écrit au Conseil
d'Administration;
- l'expiration de son terme;
- décès;
- dissolution volontaire;
- faillite, déconfiture, incapacité civile ou mise sous administration provisoire;
- révocation par l'Assemblée Générale, suivant décision prise à la majorité des deux tiers (2/3) des
voix des membres effectifs présents ou représentés.
Volet B
En cas de vacance d'un ou plusieurs postes d'administrateur, les administrateurs restants devront y
pourvoir provisoirement par co-optation. L'administrateur ainsi nommé achève le mandat de
l'administrateur qu'il remplace. La prochaine réunion de l'Assemblée Générale procédera à la
nomination définitive éventuelle
 
Article 16 - Pouvoirs du Conseil d'Administration – Gestion journalière
Le Conseil d'Administration dispose des pouvoirs les plus étendus pour l’administration et la gestion
de l’Association dans les limites de ses buts. Tout ce qui n’est pas expressément réservé à
l'Assemblée Générale est de la compétence du Conseil d'Administration.
Le Conseil d'Administration nomme et révoque, soit lui-même, soit par mandataire, tous les
employés et membres du personnel de l'association et détermine leurs attributions, traitements et
émoluments.
Le Conseil d'Administration peut, sous sa responsabilité, déléguer la gestion journalière ou une partie
de ses pouvoirs à un ou plusieurs administrateurs ou à des tiers. Le Conseil d'Administration
déterminera par écrit l’étendue des pouvoirs ainsi délégués, la manière de les exercer et la durée du
mandat conféré.
Le Conseil d'Administration peut créer des comités et groupes de travail thématiques, dont il fixe la
composition, les attributions et le mode de fonctionnement. Les membres de ces comités et groupes
de travail doivent être des personnes physiques. Les conditions et modalités de paiement des
rémunérations et frais du Conseil d'Administration et de tous les employés et membres du personnel
de l'association peuvent être déterminés dans le Règlement d'Ordre Intérieur.
Les actes relatifs à la nomination et la cessation des fonctions des administrateurs et, le cas échéant,
des personnes habilitées à représenter l'Association, sont déposés et publiés conformément aux
dispositions légales en la matière.
 
Article 17 - Réunions du Conseil d'Administration
Le Conseil d'Administration se réunira régulièrement au moins trois (3) fois par an, sur convocation
du président, aussi souvent qu'il le juge indispensable, et chaque fois que deux administrateurs au
moins le demandent.
La convocation contient l'ordre du jour et est adressée, au moins quinze (15) jours avant la réunion,
par lettre, courrier électronique ou par tout autre moyen de (télé)communication qui se matérialise
par un document écrit.
Les réunions se tiennent au siège ou à l'endroit indiqué dans les convocations.
Les réunions sont présidées par le président du Conseil d'Administration ou en cas d’empêchement
de ce dernier, par le(s) vice-président(s) ou, à défaut, par le plus âgé des administrateurs présents.
Il n'y a pas lieu de justifier d'une convocation préalable lorsque tous les administrateurs sont présents
ou valablement représentés à la réunion ou s'ils ont chacun renoncé par écrit à la convocation, par
voie postale, par télécopieur ou par toute communication transmise par des moyens électroniques.
 
Article 18 - Délibérations du Conseil d'Administration
Le Conseil d'Administration ne délibère valablement que si la majorité des administrateurs est
présente ou représentée.
Tout administrateur peut, au moyen d'un document portant sa signature, en ce compris la signature
digitale au sens de l'article 1322 du Code civil, transmis par lettre, télécopie, courrier électronique ou
par tout autre moyen de communication visé à l'article 2281 du même Code, donner mandat à un
autre administrateur pour le représenter à une réunion déterminée du Conseil d'Administration et y
voter en ses lieu et place. Aucun administrateur ne peut, cependant, représenter plus d'un autre
administrateur.
Les décisions du Conseil d'Administration sont prises à la majorité des voix. En cas de partage des
voix, et sauf dans le cas où il se trouverait composé de deux administrateurs seulement, la voix du
président est prépondérante.
Les décisions pourront également être prises, soit par consentement unanime exprimé par écrit, soit
par correspondance ou par courrier électronique sans réunion effective, soit au moyen d’une
conférence téléphonique ("conference call") ou vidéoconférence.
Dans la première hypothèse (consentement unanime écrit), un projet de décision, précédé d'un
exposé des motifs circonstancié, vaudra résolution si, communiqué simultanément aux
Administrateurs, il est approuvé par écrit inconditionnellement et à l'unanimité par ceux-ci.
Le vote par correspondance ou par courrier électronique sans réunion effective est, quant à lui,
autorisé à condition que chaque Administrateur (i) ait été informé et invité à voter sur les décisions à
prendre et (ii) accepte de recourir à la procédure écrite ou électronique. Le procès- verbal fera
mention de cet accord. Les décisions seront prises conformément aux conditions de délibération
énoncées au présent article. Le procès-verbal doit être signé par le nombre d'Administrateurs qui
aurait été requis pour adopter la décision lors d'une réunion effective du conseil d'administration. Les
Volet B
Administrateurs ont le choix entre (i) imprimer et envoyer le procès-verbal muni de leur signature
originale ou (ii) envoyer un courrier électronique avec le procès-verbal muni de leur signature
électronique, le tout à l'attention du président.
Les décisions pourront être prises par conférence téléphonique ou vidéo conférence à condition (i)
que chaque Administrateur ait été informé et invité à exercer son vote sur les décisions à prendre, (ii)
qu’aucun Administrateur ne s'oppose à la conférence téléphonique, et (iii) que les décisions soient
immédiatement consignées dans un procès-verbal, adressé le même jour à chaque Administrateur
pour signature.
 
Article 19 - Procès-verbaux
Les résolutions du Conseil d'Administration sont consignées dans des procès-verbaux, signés par le
président de séance et le secrétaire, ainsi que par les administrateurs qui le souhaitent. Les procès-
verbaux et leurs annexes sont conservés au siège par le secrétaire, soit sous leur forme originale
dans un registre spécial, soit sous forme électronique sécurisée, sur tout support et dans des
conditions offrant des garanties de pérennité, de lisibilité, d'intégrité, de reproduction fidèle et
durable.
Chaque membre et administrateur de l’association peut consulter lesdits procès-verbaux au siège et
en obtenir copie. Les copies ou extraits à en fournir en justice ou ailleurs sont signés par le président
ou en cas d’empêchement de ce dernier, par deux administrateurs.
 
Article 20 - Règlement d'Ordre Intérieur
Un Règlement d’Ordre Intérieur qui précise les dispositions des présents Statuts et fixe les modalités
pratiques de fonctionnement de l’Association sera, si nécessaire, établi par l'Assemblée Générale,
sur proposition du Conseil d'Administration. La modification du Règlement d’Ordre Intérieur est de la
seule compétence de l'Assemblée Générale. Chaque année, le Conseil d'Administration réexaminera
le Règlement d’Ordre Intérieur éventuellement en vigueur et proposera toute modification qu'il jugera
utile ou nécessaire.
 
Article 21 - Représentation
Nonobstant le pouvoir général de représentation du Conseil d'Administration en tant que collège,
l'association est valablement représentée à l'égard des tiers, en ce compris un officier public :
- soit par le président du Conseil d'Administration, agissant seul;
- soit par deux administrateurs, agissant conjointement;
- soit, dans les limites de la gestion journalière, par la ou les personnes à qui cette gestion a été
déléguée.
Ils ne devront fournir aucune justification d'une décision préalable du Conseil d'Administration. Toute
action judiciaire, tant en demandant qu'en défendant, est exercée par le Conseil d'Administration,
poursuites et diligences de son président ou d'un administrateur spécialement désigné à cet effet par
ce dernier.
 
TITRE V - EXERCICE SOCIAL – COMPTES ANNUELS – BUDGET – CONTRÔLE
 
Article 22 - Exercice social – Comptes annuels
L’exercice social commence le premier janvier et se termine le trente et un décembre de chaque
année.
Chaque année, le Conseil d'Administration établit les comptes annuels de l'exercice social écoulé,
conformément aux dispositions légales en la matière, ainsi que le budget de l'exercice suivant. Ils
sont soumis pour approbation à l'Assemblée Générale lors de sa plus prochaine réunion.
Les comptes annuels approuvés sont ensuite versés par les soins du Conseil d'Administration au
dossier de l'association tenu au greffe du tribunal de commerce compétent.
La comptabilité est tenue conformément aux dispositions légales en la matière.
 
Article 23 - Contrôle - Commissaire
Pour autant que l'association y soit tenue légalement, le contrôle de sa situation financière, des
comptes annuels et de la régularité au regard de la Loi et des présents statuts des opérations à
constater dans les comptes annuels, doit être confié à un ou plusieurs commissaires, nommés par
l'Assemblée Générale parmi les membres de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises.
 
TITRE VI - MODIFICATIONS AUX STATUTS – DISSOLUTION
 
Article 24 - Conditions particulières pour les modifications statutaires
Les Statuts peuvent être modifiés à tout moment par décision de l'Assemblée Générale. La
convocation contient l’ordre du jour détaillé des modifications proposées et doit être adressée à tous
Volet B
les membres un (1) mois au moins avant la date de réunion.
L'Assemblée Générale ne peut valablement délibérer et décider d'une modification des statuts pour
autant que les deux tiers (2/3) au moins des membres effectifs sont présents ou représentés. Si ce
quorum n'est pas atteint, une seconde réunion pourra être convoquée, avec le même ordre du jour et
dans les mêmes conditions que la première, laquelle délibérera valablement quel que soit le nombre
de membres effectifs présents ou représentés. La seconde réunion ne peut être tenue moins de
quinze (15) jours, ni plus de douze (12) semaines après la première réunion.
Une modification aux statuts ne sera adoptée que si elle recueille une majorité de deux tiers (2/3)
des voix des membres effectifs présents ou représentés.
Toutefois, la modification qui porte sur le ou les buts de l'association, ainsi que sur les activités
qu'elle se proposait de mettre en œuvre pour atteindre ce but ne peut être adoptée qu'à la majorité
des quatre cinquièmes (4/5) des voix des membres présents ou représentés.
Toute modification du des but de l'association, ainsi que des activités qu'elle se proposait de mettre
en œuvre pour atteindre ce but, requiert un arrêté royal d'approbation. Les modifications statutaires
relatives aux mentions visées à l'article 48, 5° et 7° de la Loi doivent, quant à elles, être constatées
par acte authentique.
 
Article 25 - Dissolution - Liquidation - Affectation de l'actif
Sans préjudice des dispositions des articles 55 et 56 de la Loi, l'association peut être dissoute en tout
temps par décision de l'Assemblée Générale, prise dans les mêmes conditions que pour la
modification des statuts
Lors de la dissolution de l'association, pour quelque cause que ce soit, la liquidation s'opère par les
soins d’un ou plusieurs liquidateurs qui exercent leurs fonctions, soit en vertu d’une résolution de
l'Assemblée Générale, soit, à défaut, en vertu d’une décision judiciaire qui pourra être provoquée par
tout intéressé.
Dans tous les cas de dissolution volontaire ou judiciaire de l'association, à quelque moment et pour
quelque cause que ce soit, (soit) la destination de l'actif net éventuel après liquidation sera
déterminée par l'Assemblée Générale ou à défaut, par les liquidateurs. Cet actif devra être affecté à
une fin désintéressée se rapprochant autant que possible des buts de l'association, tel que décrit à
l'article 3.
 
TITRE VII - DISPOSITIONS GÉNÉRALES
 
Article 26 - Élection de domicile
Tout membre, administrateur, directeur, commissaire ou liquidateur domicilié à l'étranger qui n'aura
pas élu domicile en Belgique, valablement signifié à l'association, sera censé avoir élu domicile au
siège social où tous les actes pourront valablement lui être signifiés ou notifiés, l'association n'ayant
pas d'autre obligation que de les tenir à la disposition du destinataire. Une copie de ces significations
et notifications sera également adressée, à titre d'information, à l'adresse de la résidence du
destinataire à l'étranger.
 
Article 27 - Référence légale
Tout ce qui n'est pas prévu explicitement dans les présents Statuts et par le Règlement d’Ordre
Intérieur éventuel est réglé par la Loi. En conséquence, les dispositions de cette Loi auxquelles il ne
serait pas licitement dérogé, sont réputées inscrites dans les présents Statuts et les clauses
contraires ou qui deviendraient contraires aux dispositions impératives de cette Loi sont censées non
écrites.
 
Article 28 - Langue
Les deux langues de travail de l'association sont le français et l'anglais.
Les présents statuts ont été rédigés en langue française et traduits en langue anglaise. En cas de
doute, divergences ou problème d'interprétation entre les deux versions, la version française
prévaudra.
Tous les actes et documents de l'association imposés par les lois et règlements doivent être établis
dans la langue de la Région dans laquelle l'association a son siège. Sont notamment visés, lorsqu'ils
sont prescrits par ces lois et règlements, les procès-verbaux des réunions de l’Assemblée Générale
et du Conseil d'Administration, requérant ou non l’intervention d’un notaire, ainsi que tout document
devant légalement faire l'objet d'une publicité à l’égard des tiers ou d'un dépôt au greffe du tribunal
de commerce. Tous ces actes et documents devront impérativement être rédigés au moins en
langue française.
 
DECISIONS DES COMPARANTS
Le jour de l'acte, les comparants se sont réunis et ont pris les décisions suivantes à l'unanimité :
Volet B
 
1. Premier exercice social
Le premier exercice social commencera le jour où l'association sera dotée de la personnalité
juridique et se clôturera le trente et un décembre 2019.
 
2. Première assemblée générale annuelle
La première assemblée est fixée en 2020.
 
3. Administrateurs
Le nombre d'administrateurs est fixé à quatre.
Sont appelés à ces fonctions :
- Monsieur Robert Krimmer, domicilié à 10113 Tallinn (Estonie), Mardi 4-132, titulaire du numéro de
registre national bis 77.52.05-327.49;
- Monsieur Panagiotis Damaskopoulos, né à Athènes (Grèce) le 8 janvier 1960, domicilié à 00-020
Warsaw (Pologne), Ul Chmielna 2M31, titulaire du numéro de registre national bis 60.21.08-069.31 ;
- Madame Andriana Prentza, née à Sydney (Australie) le 20 mai 1968, domiciliée à 11525 Athènes
(Grèce), 31-33 Amedeou Han Str Neo Psychiko, titulaire du numéro de registre national bis 68.45.20-
108.65.
- Monsieur Vito Giannella, domicilié à 70121 Bari (Italie), Via Emanuele Mola 14, titulaire du numéro
de registre national 53.10.20-437.49.
 
Les administrateurs ont désigné en qualité de :
- président : Monsieur Robert Krimmer, prénommé;
- vice-présidents : Monsieur Panagiotis Damaskopoulos, prénommé; et
Madame Andriana Prentza, prénommée;
- trésorier : Monsieur Robert Krimmer, prénommé;
- secrétaire : Monsieur Vito Giannella, prénommé.
 
 
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME.
 
 
Dimitri CLEENEWERCK de CRAYENCOUR, Notaire associé.
Déposé en même temps : expédition de l'acte, procuration.