Nº d'entreprise : 0682 402 522
Nom
(en entier) : Aula Magna Louvain-la-neuve
(en abrégé) :
Forme légale : Asbl
Adresse complète du siège : Place Raymond Lemaire, 1 à 1348 Louvain-la-neuve
Objet de l'acte : Nomination - Modification de statuts
Procès verbal de l'AG du 8 décembre 2023
Nomination d'un administrateur
L'Assemblee générale approuve la nomination de Ralph Dekoninck en tant qu'administrateur au sein du
Conseil d'administration de l'ASBL « Aula Magna Louvain-la-neuve > jusqu'à l'issue de l'AG clôturant les
comptes de 2026
Modification des statuts de l'ASBL « Aula Magna Louvain-la-neuve »: mise en conformite avec le Code des
sociétés et associations
L'Assemblee générale approuve les modifications statutaires et la version coordonnée des statuts de l'ASBL
« Aula Magna Louvain-la-neuve ».
TITRE 1. Composition, siège, but, durée
Article 1.
L'association sans but lucratif prend pour dénomination : « AULA MAGNA Louvain-la-neuve », association
sans but lucratif.
Cette dénomination doit figurer dans tous les actes, factures, annonces, publications, lettres, notes de
commande et autres documents émanant de l'association, et être immédiatement précédée ou suivie des mots
"association sans but lucratif " ou de l'abréviation "ASBL", avec l'indication précise de l'adresse du siège de
l'association.
Article 2.
Le siège de l'association est établi en Région Wallonne, précisément à l'adresse suivante : à 1348 Louvain-
la-Neuve, Place Raymond Lemaire, 1. Le conseil d'administration a le pouvoir de déplacer le siège pour autant
que pareil déplacement n'impose pas la modification de la langue des statuts en vertu de la réglementation
linguistique applicable.
Article 3.
L'association a pour but, en dehors de tout esprit de lucre, de favoriser le développement culturel et artistique
de l'Université catholique de Louvain. Ceci recouvre l'organisation d'activités académiques de l'UCLouvain dans
les domaines de l'enseignement, de la recherche et des services (rentrées académiques, proclamations de
doctorats honoris causa, défenses de thèses, etc.), les colloques et congrès universitaires, la restauration
(Louvain House ou tout autre service de restauration universitaire).
Pour réaliser son but, l'association pourra exercer les activités suivantes, qui constituent son objet:
·La gestion du bâtiment dénommé Aula Magna situé à Louvain-la-neuve.
·La mise en œuvre d'une politique de programmation d'activités.
·L'accueil ou la production de spectacles, colloques, réunions, expositions et évènements divers.
·L'organisation, la réalisation, la présentation, l'adaptation, la production, la promotion et la diffusion, sous
toutes formes, et notamment suivant les formules du théâtre, du café-théâtre, de réalisation cinématographique
·L'accueil ou l'organisation par elle-même ou en partenariat, de manière non limitative, de séminaires,
congrès, conférences, débats, cours, formations, journées d'études, foires, salons et évènements d'entreprise.
·Toutes activités relatives au secteur horeca et notamment, en tant que traiteur, organisateur de banquets,
restaurateur, débit de boissons, aux fins d'organiser des diners, réceptions et banquets, ou entractes de
spectacles.
A ces fins, l'association pourra assurer toutes les opérations mobilières, immobilières, financières,
commerciales et industrielles se rapportant directement ou indirectement à son but ou à son objet, de nature à
les favoriser. Elle pourra notamment s'intéresser par toutes les voies, dans des entreprises ayant un objet
similaire, analogue ou connexe au sien.
Article 4.
L'association est constituée pour une durée illimitée.
TITRE 2. Membres
Article 5.
L'association est composée de membres effectifs qui peuvent être des personnes morales ou des personnes
physiques.
Le nombre de membres ne peut être inférieur à trois deux personnes.
L'association est composée majoritairement de membres désignés par le Conseil d'administration de
l'Université catholique de Louvain.
Sont membres de droit :
-L'Administrateur/trice général-e de l'Université catholique de Louvain (ou son/sa représentant-e)
-Le/la Recteur/trice de l'Université catholique de Louvain (ou son/sa représentant-e)
-Le/la membre du Conseil rectoral de l'Université catholique de Louvain chargé-e de la culture (ou son/sa
représentant-e)
-Le/la Président-e du Comité de gestion de la Louvain House
-Le/la Président-e du Comité scientifique de la Louvain House
Outre les membres effectifs, l'association peut aussi comprendre des membres adhérents qui peuvent être
des personnes morales ou des personnes physiques.
Chaque personne morale désigne la (les) personne(s) habilitée(s) à la représenter.
Sauf indication contraire, toute référence aux membres dans les présents statuts concerne les membres
effectifs. Seuls les membres effectifs jouissent de la plénitude des droits accordés aux membres par la loi et les
présents statuts et, notamment, le droit de vote à l'Assemblée générale.
Article 6.
Les nouveaux membres peuvent être admis sur décision du conseil d'administration statuant à la majorité
des deux tiers des voix des membres présents ou représentés. L'admission de nouveaux membres est
constatée par l'apposition de leur signature sur le registre des membres.
Article 7.
Tout membre effectif ou adhérent est libre de se retirer de l'association en adressant sa démission au
Conseil d'administration par l'envoi d'une lettre recommandée.
Est réputé démissionnaire :
-le membre qui cesse de remplir les conditions d'admission ;
-le membre qui perd la qualité décrite à l'article 5, alinéa 4 des présents statuts ;
Si le conseil d'administration constate la réalisation de l'une des conditions reprises ci-dessus, la démission
prend, à ce moment, immédiatement effet.
Article 8.
Le Conseil d'administration peut suspendre, jusqu'à décision de l'Assemblée générale, le membre qui se
serait rendu coupable d'infraction grave aux statuts ou à la loi.
Article 9.
Pourra être exclu de l'Association sur proposition du Conseil d'administration et par décision de l'Assemblée
générale statuant aux conditions de quorum et de majorité prévues pour la modification des statuts, le membre
-qui porterait préjudice ou entraverait les buts poursuivis par l'Association ;
-qui se serait rendu coupable d'infraction aux statuts ou aux décisions de l'Assemblée générale ou du
Conseil d'administration.
L'exclusion est inscrite à l'ordre du jour avec indication du nom uniquement. Le membre concerné est
informé des motifs de l'exclusion. Il a le droit d'être entendu par l'Assemblée générale et peut se faire assister
par une personne de son choix, à l'exclusion d'un administrateur ou du représentant d'un administrateur
personne morale.
Le vote sur l'exclusion est secret.
Article 10.
Les membres ne sont tenus au paiement d'aucune cotisation.
Article 11.
Les membres adhérents n'ont que les droits et obligations que leur confèrent les présents statuts. Leur seul
droit est d'assister à l'Assemblée générale sans prendre part aux votes. Les modalités d'admission sont
identiques à celles prévues pour les membres effectifs (cf article 6).
Article 12.
Le Conseil d'administration tient, au siège de l'association, un registre des membres. Ce registre reprend
Opour les personnes physiques : les noms, prénoms, domiciles et adresses de courrier	électronique
des membres;
Opour les personnes morales : la dénomination, la forme juridique, le numéro d'entreprise et l'adresse du
siège ainsi que les noms, prénoms, domiciles et adresse de courrier électronique des personnes désignées
pour les représenter.
En outre, toutes les décisions d'admission, de démission ou d'exclusion des membres sont inscrites dans
ce registre par les soins du Conseil d'administration dans les huit jours de la connaissance que le Conseil a eue
de la décision.
Tous les membres peuvent consulter au siège de l'association le registre des membres. À cette fin, ils
adressent une demande écrite au Conseil d'administration, avec lequel ils conviennent d'une date et d'une
heure de consultation du registre. Ce registre ne peut être déplacé.
Le conseil d'administration peut décider que le registre soit tenu sous forme électronique.
TITRE 3. Assemblée générale
Article 13.
L'Assemblée générale est composée des membres de l'association. Elle est présidée par le Président du
Conseil d'administration ou, en cas d'empêchement de celui-ci, par un administrateur qu'il aura désigné ou à
défaut de désignation, par l'administrateur le plus âgé.
Chaque membre dispose d'une voix.
Article 14.
L'Assemblée générale est convoquée par le Conseil d'administration, à chaque fois que l'intérêt de
l'association l'exige; elle doit par ailleurs être convoquée chaque fois qu'au moins un cinquième des membres
en fait la demande. Dans ce second cas, le conseil d'administration convoque l'assemblée générale dans les
vingt et un jours de la demande de convocation, et l'assemblée générale se tient au plus tard le quarantième
jour suivant cette demande.
L'Assemblée générale doit être convoquée au moins une fois par an avant le 30 juin, pour l'approbation des
comptes de l'année écoulée et du budget de l'année en cours.
La convocation est signée par le Président du Conseil d'administration ou, en cas d'empêchement de celui-
ci, par un autre administrateur. Elle reprend l'ordre du jour tel qu'il est établi par le Conseil d'administration. Elle
mentionne la date, l'heure et le lieu de l'Assemblée générale et est adressée au moins quinze jours avant la
date de l'Assemblée. La convocation est envoyée par courrier ou par courrier électronique.
Toute proposition signée par un vingtième des membres doit être portée à l'ordre du jour de l'assemblée
générale suivante.
Le Conseil d'administration peut prévoir la possibilité pour les membres de participer à distance à
l'Assemblée générale grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par l'ASBL selon les
conditions fixées à l'article 9:16/1 du Code des sociétés et des associations.
Article 15.
L'Assemblée générale peut discuter de points non-inscrits à l'ordre du jour, mais elle ne peut valablement
statuer que sur des points mentionnés à l'ordre du jour.
Article 16.
L'Assemblée générale est seule compétente pour :
a.modifier les statuts ;
b.nommer et révoquer les administrateurs ;
c.nommer et révoquer les vérificateurs aux comptes ou un commissaire dans le cas où la loi l'impose et fixer
la rémunération de ce dernier;
d.donner décharge aux administrateurs ou éventuellement au(x) commissaire(s) ;
e.approuver les comptes annuels et le budget ;
f.dissoudre volontairement l'association ;
g.transformer l'association en AISBL, en société coopérative agréée comme entreprise sociale et en société
coopérative entreprise sociale agréée ;
h.exclure un membre ;
i.décider de l'apport d'une universalité ou d'une branche d'activité ;
j.tous les cas où les présents statuts l'exigent.
Article 17.
L'assemblée générale délibère valablement, dès que la moitié de ses membres sont présents ou
représentés et les décisions sont prises à la majorité absolue des voix des membres présents ou représentés,
sauf dans les cas où le Code des sociétés et des associations, exige un quorum de présences et un quorum
de votes spécifiques :
-modification statutaire : quorum de présence de 2/3 des membres présents ou représentés - quorum de
vote de 2/3 des voix des membres présents ou représentés ;
-modification de l'objet ou du but de l'ASBL : quorum de présence de 2/3 des membres présents ou
représentés - quorum de vote de 4/5 des voix des membres présents ou représentés ;
-exclusion d'un membre : quorum de présence de 2/3 des membres présents ou représentés - quorum de
vote de 2/3 des voix des membres présents ou représentés ;
-dissolution de l'ASBL: quorum de présence de 2/3 des membres présents ou représentés - quorum de vote
de 4/5 des voix des membres présents ou représentés.
Si le quorum de présence n'est pas atteint, une deuxième Assemblée sera immédiatement convoquée et se
tiendra au minimum 15 jours après la date de la nouvelle convocation. Dans ce cas, la convocation mentionnera
expressément qu'il s'agit d'une seconde réunion au cours de laquelle aucun quorum de présence ne sera requis.
En cas de parité des voix, celle du Président, ou en cas d'empêchement de celui-ci, celle de son remplaçant,
est prépondérante.
Article 18.
Un membre empêché ou absent peut donner mandat à un autre membre pour le représenter et voter en ses
lieux et place. Toutefois, nul membre ne pourra exprimer plus de deux voix, la sienne et celle d'un mandant.
Article 19.
Il est dressé un procès-verbal de chaque séance. Celui-ci fait l'objet d'une approbation lors de la réunion
suivante. Après approbation, il est signé par le Président de séance et par un autre administrateur présent lors
de la réunion.
TITRE 4. Conseil d'administration
Article 20.
L'association est administrée par un organe d'administration, appelé dans le présent texte « Conseil
d'administration », composé de personnes physiques. Il est composé de deux administrateurs au moins.
Article 21.
L'assemblée générale est seule compétente pour désigner les administrateurs
La majorité des administrateurs sont désignés sur proposition du Conseil d'administration de l'Université
catholique de Louvain.
Article 22.
Les administrateurs exercent leur mandat en collège et sont élus par l'Assemblée générale pour une durée
de trois ans parmi les membres de l'association. Les administrateurs sortants sont rééligibles.
Article 23.
Les administrateurs exercent leur mandat à titre purement gratuit, aucun avantage, de quelque nature que
ce soit, ne leur sera octroyé pour l'exercice de cette fonction.
Article 24.
Le Conseil d'administration a les pouvoirs les plus étendus pour réaliser les buts et l'objet de l'association.
Tout ce qui n'est pas réservé, par la loi ou par les statuts, à l'Assemblée générale est de la compétence du
Conseil d'administration.
Article 25.
Le Conseil d'administration choisit, parmi les administrateurs, un président. Le président est chargé,
notamment, de convoquer et de présider le Conseil d'administration et l'Assemblée générale.
Article 26.
Le Conseil d'administration se réunit sur convocation du président, ou, en cas d'empêchement de celui-ci,
d'un autre administrateur, ou à la demande de deux administrateurs. La convocation mentionne la date, l'heure
et le lieu de la réunion.
La convocation est adressée au moins huit jours avant la date de la réunion et reprend l'ordre du jour. Elle
est envoyée par courrier postal ou électronique.
Sauf désaccord écrit d'un administrateur au moins, le conseil d'administration peut se tenir par visio-
conférence ou par des moyens de télécommunication permettant l'identification de ses membres et garantissant
leur participation effective. Les administrateurs sont dans ce cas réputés présents ou représentés pour le calcul
du quorum et de la majorité. La convocation contient une description précise des procédures relatives à la
participation à distance. Le procès-verbal mentionne les éventuels problèmes et incidents techniques qui ont
empêché ou perturbé la participation à distance à la réunion du conseil d'administration ou au vote.
Article 27.
Le Conseil d'administration ne peut délibérer et statuer valablement que si la moitié de ses membres est
présente ou représentée. L'administrateur empêché ou absent peut donner, à un autre administrateur, mandat
pour le représenter et voter en ses lieux et place. Toutefois, aucun administrateur ne peut réunir plus de deux
voix : la sienne et celle de son mandant.
Au cas où les administrateurs présents ou représentés ne constituent pas la moitié du Conseil
d'administration, le Conseil sera immédiatement convoqué et se tiendra au minimum huit jours après la date de
la nouvelle convocation. Dans ce cas, la convocation mentionnera expressément qu'il s'agit d'une seconde
réunion au cours de laquelle aucun quorum de présence ne sera requis afin de voter valablement sur les points
portés à l'ordre du jour.
Article 28.
Le Conseil d'administration peut statuer valablement sur des points non-inscrits à l'ordre du jour à condition
que tous les administrateurs soient, d'une part, tous présents ou représentés et, d'autre part, qu'ils marquent
leur accord sur l'ajout de ces points à l'ordre du jour.
Article 29.
Les décisions sont prises à la majorité absolue des voix des administrateurs présents ou représentés.
Chaque administrateur dispose d'une voix.
En cas de parité des voix, celle du Président, ou en cas d'empêchement de celui-ci, celle de son remplaçant
est prépondérante.
Exceptionnellement, les décisions de l'organe d'administration peuvent être prises par décision unanime de
tous les administrateurs, exprimée par écrit, tout en précisant les raisons qui ont présidé à recourir à ce procédé.
Ces raisons doivent être reprises dans le procès-verbal de la réunion.
Article 30.
Il est dressé un procès-verbal de chaque séance. Il fait l'objet d'une approbation lors de la réunion suivante.
Après approbation, il est signé par le président de séance et les administrateurs qui le souhaitent.
Article 31.
Outre l'expiration du terme, le mandat d'administrateur prend fin par le décès, la démission ou la révocation,
ou s'il perd la qualité en vertu de laquelle il a été désigné.
Tout administrateur est libre de démissionner à tout moment. Il doit signifier sa décision par écrit au président
du Conseil d'administration. A la demande de l'association, l'administrateur démissionnaire reste en fonction
jusqu'à ce que l'association puisse raisonnablement pourvoir à son remplacement.
Article 32.
Le Conseil peut déléguer la gestion journalière de l'association, avec l'usage de la signature afférente à
cette gestion, à une ou plusieurs personnes dont il fixera les pouvoirs.
S'ils sont plusieurs, les délégués à la gestion journalière agissent individuellement.
La gestion journalière comprend aussi bien les actes et les décisions qui n'excèdent pas les besoins de la
vie quotidienne de l'association que les actes et les décisions qui, soit en raison de l'intérêt mineur qu'ils
représentent, soit en raison de leur caractère urgent, ne justifient pas l'intervention du Conseil d'administration.
Le(s) délégué(s) à la gestion journalière est (sont) nommé(s) pour une durée fixée par le Conseil
d'administration et à tout moment révocable par lui.
Les actes relatifs à la nomination ou à la cessation des fonctions du (des) délégué(s) à la gestion journalière
sont déposés au greffe sans délai et publiés par extraits aux annexes du Moniteur belge.
Article 33.
Les pouvoirs d'engager l'association par les administrateurs sont fixés par le présent article. Il est rappelé	:
que les pouvoirs d'engager l'association ne peuvent être utilisés que dans les limites du cadre budgétaire et
des décisions du Conseil d'administration.
Les actions judiciaires, tant en demandant qu'en défendant, sont intentées ou soutenues au nom de
l'association par le président et un administrateur. Ils agissent conjointement.
Les actes qui engagent l'association, autres que de gestion journalière, sont signés conjointement, à moins
d'une délégation spéciale, par le président et un administrateur, lesquels n'auront pas à justifier de leurs
pouvoirs à l'égard des tiers.
Article 34.
Le Conseil d'administration peut établir un règlement d'ordre intérieur dans lequel sont réglés tous les points
qui ne sont pas expressément prévus dans les statuts et/ou qui ne sont pas expressément dévolus aux statuts
par le Code des sociétés et des associations.
Le règlement peut être adopté et modifié par le Conseil d'administration à tout moment, à la majorité des
deux tiers des voix présentes ou représentées.
Le règlement et ses amendements sont portés à la connaissance des membres conformément à l'article
2:32 du Code des sociétés et des associations. Les présents statuts doivent faire référence à la dernière version
approuvée par le Conseil d'administration.
TITRE 5. Comptes et budget
Article 35.
L'exercice social de l'association court du 1er janvier au 31 décembre.
Article 36.
Chaque année et au plus tard six mois après la date de clôture de l'exercice social, le conseil d'administration
soumet à l'Assemblée générale, pour approbation, les comptes annuels de l'exercice social écoulé, établis
conformément à la loi, ainsi que le budget de l'exercice suivant.
Après approbation des comptes annuels et du budget, l'Assemblée générale se prononce, par vote distinct,
sur la décharge à donner aux administrateurs et éventuellement au commissaire.
Article 37.
L'Assemblée générale pourra désigner un vérificateur aux comptes chargé par celle-ci de lui faire rapport
: après vérification des comptes de l'association.
Article 38.
Le Conseil d'administration veille à ce que les comptes soient tenus et publiés selon les dispositions légales
applicables.
TITRE 6. Dissolution
Article 39.
Sauf dans les cas de dissolution judiciaire et de dissolution d'office, seule l'Assemblée générale peut décider
de la dissolution, de la façon décrite par la loi.
En cas de dissolution volontaire, l'Assemblée générale, ou à défaut le tribunal, nomme un ou plusieurs
liquidateurs. Elle détermine également leurs compétences ainsi que les conditions de la liquidation ; sauf en
: cas de dissolution en un seul acte.
L'actif net sera attribué à l'Université catholique de Louvain.
Article 40.
Toutes les matières non prévues par les présents statuts sont réglées par le Code des sociétés et des
associations.
Rinus Vaneislander, fondé de pouvoir