N° d'entreprise :
Nom
(en entier) : Alain MAHIEU, Chloé HUIN & Mathilde VAN DEN BERGH
(en abrégé) : MAHIEU-HUIN-VAN DEN BERGH
Forme légale : Société à responsabilité limitée
Adresse complète du siège Rue de Tourcoing 86
 : 7700 Mouscron
Objet de l'acte :
CONSTITUTION
Il résulte d’un acte reçu par le notaire Aurélie STORME, à Mouscron en date du 31 mars 2020, que :
 
a) Monsieur MAHIEU Alain Marcel Raymond Corneil, (…) domicilié à 7700 Mouscron, rue Claude
Monet, 3 ;
 
b) Madame VAN DEN BERGH Mathilde Marie, (…), domiciliée à 7711 Dottignies, rue Cardinal
Mercier, 139 ;
 
c) Madame HUIN Chloé Marie Suzanne, (…), domiciliée à 7730 Estaimpuis, rue des Résistants, 10 ;
 
Ont constitué entre eux une société à responsabilité limitée, sous la dénomination « « Alain MAHIEU,
Chloé HUIN & Mathilde VAN DEN BERGH, Notaires associés », en abrégé « MAHIEU-HUIN-VAN
DEN BERGH » » aux capitaux propres de départ de trente mille euros (30.000,00 €).
 
Ils déclarent, chacun, souscrire un tiers des cent (100) actions, en espèces, au prix de trois cent
euros (300,00 €) chacune.
 
Ils déclarent et reconnaissent que chacune des actions ainsi souscrites a été entièrement libérée par
un versement en espèces et que le montant de ces versements, soit trente mille euros (30.000,00 €),
a été déposé sur un compte spécial ouvert au nom de la société en formation.
 
La société a par conséquent et dès à présent à sa disposition une somme de trente mille euros
(30.000,00 €).
 
Les statuts s’établissent comme suit :
Titre I: Forme légale – Dénomination – Siège – Objet – Durée – Responsabilité
Article 1: Nom et forme
La société est une société notariale réglée par la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du
notariat, ci-après « loi organique du notariat », telle que modifiée par la loi du 4 mai 1999.
La société revêt la forme de société à responsabilité limitée.
Elle est dénommée « Alain MAHIEU, Chloé HUIN & Mathilde VAN DEN BERGH, Notaires associés
», en abrégé « MAHIEU-HUIN-VAN DEN BERGH ».
Les actes reçus par un notaire actionnaire sont inscrits dans un seul répertoire ouvert au nom de la
société. Le notaire titulaire est dépositaire de ce répertoire.
 
Article 2. Siège
Le siège est établi en Région wallonne.
 
Il peut être transféré partout, dans les limites de l'obligation légale de résidence du notaire titulaire, à
0745726496
Volet B
toute autre adresse, par décision de l'organe de gestion à publier aux annexes du Moniteur belge,
ledit organe ayant tous pouvoirs pour faire constater authentiquement la modification des statuts qui
en résulte.
 
Article 3. Objet
La société a pour objet l'exercice de la fonction de notaire, seul ou en association, dans le respect
des obligations légales, règlementaires et déontologiques qui régissent le notariat.
La société pourra d'une façon générale accomplir toutes opérations civiles, financières et mobilières
se rapportant directement ou indirectement à son objet social ou qui seraient de nature à en faciliter
directement ou indirectement, entièrement ou partiellement, la réalisation.
Toutefois, la société ne peut posséder, conformément aux articles 50, § 3, et 55, § 1er, a, de la loi
organique du notariat, que les éléments corporels et incorporels liés à l'organisation de l'étude, en ce
compris l’immeuble dans lequel l’activité est exercée, ainsi que les honoraires dus pour les
expéditions et les honoraires d'exécution.
Les actionnaires ne peuvent exercer leur profession, en tout ou en partie, en dehors de la société ;
toute l’activité professionnelle notariale du ou des actionnaires devra s’exercer au sein de la présente
société.
En outre, il est interdit à la société de se porter caution pour les engagements privés des actionnaires
et/ou gérant(s).
 
Article 4. Durée
La société est constituée pour une durée illimitée à compter de l'arrêté ministériel portant approbation
de la demande d'association.
La société ne sera pas dissoute par la mort, l’interdiction, la faillite ou la déconfiture, la destitution, l’
acceptation de la nomination ou la limite d’âge d’un notaire titulaire.
Elle peut être dissoute conformément à l'article 53, § 4, de la loi organique du notariat.
 
Article 5. Responsabilité
La responsabilité des actionnaires est limitée à leur apport. La responsabilité de la société notariale
est limitée à un montant de cinq millions d'euros (5.000.000,00€). Chaque actionnaire reste
responsable solidairement avec la société pour les responsabilités qui résultent d'une infraction
commise par lui avec une intention frauduleuse ou à dessein de nuire, sans préjudice du recours de
la société contre lui.
La société notariale est tenue de faire couvrir sa responsabilité par un contrat d'assurance, approuvé
par la Chambre nationale des notaires, qui doit garantir le maximum de cinq millions d'euros
(5.000.000,00€).
 
 
 
 
Titre II: Capitaux propres et apports
 
Article 6: Apports
En rémunération des apports, TROIS CENT (300) actions ont été émises.
 
Chaque action donne un droit égal dans la répartition des bénéfices et des produits de la liquidation.
 
Article 7. Appels de fonds
Les actions doivent être libérées à leur émission.
 
L'exercice du droit de vote afférent aux actions sur lesquelles les versements n'ont pas été opérés
est suspendu aussi longtemps que ces versements, régulièrement appelés et exigibles, n'ont pas été
effectués.
En cas d’actionnaire unique-administrateur, ce dernier détermine librement, au fur et à mesure des
besoins de la société et aux époques qu’il jugera utiles, les versements ultérieurs à effectuer par lui
sur les actions souscrites en espèces et non entièrement libérées.
 
TITRE III. TITRES
 
Article 8. Nature des actions
Toutes les actions sont nominatives, elles portent un numéro d’ordre.
Volet B
Elles sont inscrites dans le registre des actions nominatives; ce registre contiendra les mentions
requises par le Code des sociétés et des associations. Les titulaires d’actions peuvent prendre
connaissance de ce registre relatif à leurs titres.
 
Le registre des actions sera tenu en la forme électronique.
 
 
 
 
Les cessions n’ont d’effet vis-à-vis de la société et des tiers qu’à dater de leur inscription dans le
registre des actions. Des certificats constatant ces inscriptions sont délivrés aux titulaires des titres.
 
Article 9. Indivisibilité des actions
Les titres sont indivisibles.
La société ne reconnaît, quant à l'exercice des droits accordés aux actionnaires, qu'un seul
propriétaire pour chaque titre.
 
Article 10. Actionnaires
L'association peut être formée entre :
1° un ou plusieurs notaires titulaires dont la résidence est située dans le même arrondissement
judiciaire ;
2° un ou plusieurs candidats-notaires figurant au tableau tenu par une chambre de notaires, à
condition que l'association comprenne au moins un notaire titulaire ;
3° une ou plusieurs sociétés notariales de participation dont les actions appartiennent aux personnes
citées sous 1° et 2° et dont le cadre est fixé par la Chambre nationale des notaires, étant compris
qu'une même personne ne peut participer en même temps à l'association à travers cette société et
comme personne physique.
Toute référence à « notaire » (titulaire ou non) dans les présents statuts doit être comprise comme
visant également une telle société notariale de participation, sauf lorsque le contexte l'exclut
manifestement.
Toute référence à « notaire associé » dans les présents statuts vise tant un notaire titulaire qu'un
notaire non titulaire ou une société constituée par ceux-ci.
Les notaires ne peuvent exercer leur fonction, en tout ou en partie, en dehors de la société notariale,
sauf lorsqu'ils agissent en qualité de suppléant.
 
Article 11. Cession et transmission des actions
§ 1er. A moins que la société ne soit dissoute ou son objet ne soit modifié, les actions de la société
ne peuvent être cédées entre vifs qu'à :
- un actionnaire ;
- au notaire nommé par le Roi comme successeur d'un actionnaire ;
- à un nouvel actionnaire ayant la qualité de notaire associé.
Le consentement unanime des autres actionnaires est requis pour la cession à un actionnaire ou à
un nouvel actionnaire. A défaut de consentement, les actionnaires sont tenus de reprendre eux-
mêmes les actions de l'actionnaire cédant, moyennant le paiement de l'indemnité prévue à l'article
55, § 3, b, de la loi organique du notariat.
En cas de décès d'un notaire associé titulaire, l'exercice des droits liés à ses actions ou aux actions
détenues par sa société de participation est suspendu jusqu'à la prestation de serment de son
successeur.
En cas de décès d'un notaire associé titulaire, ses droits ne sont pas transmis à ses héritiers, qui
n'ont droit qu'à la contre-valeur des actions qui leur sera payée par le successeur du notaire décédé
conformément à la loi organique du notariat.
Le décès d'un notaire associé non titulaire entraîne de plein droit la perte de sa qualité d'actionnaire
ou d’actionnaire participant via sa société de participation. L'exercice des droits liés à sa ou ses
actions ou à celles de sa société de participation est suspendu. Ces droits ne sont pas transmis à
ses héritiers, qui n'ont droit qu'à la contre-valeur des actions, laquelle est fixée et payée selon les
dispositions des statuts, conformément à la loi organique du notariat.
En cas de transmission à cause de mort, les ayants cause devront céder les actions dans les
conditions décrites ci-dessus.
Le prix de la cession est payable dans les six mois de l'agrément de la cession ou de la nomination
du notaire nommé en remplacement.
§ 2. Par dérogation au § 1er, conformément à la loi organique du notariat, tout notaire titulaire cède
Volet B
entre vifs ou transmet à cause de mort ses actions au notaire nommé en remplacement sans l'accord
des autres actionnaires.
§ 3. Les actions ne peuvent pas faire l'objet d’un démembrement du droit de propriété.
§ 4. En cas de remplacement du notaire associé titulaire, son successeur aura le droit, lors de la
reprise, d'obtenir du cédant un nombre d’actions égal à la fraction obtenue en divisant le total du
nombre d’actions émises par le nombre d'actionnaires (soit au moins une part virile).
Le nombre d’actions que le notaire titulaire sortant proposera au moment de la reprise au
cessionnaire devrait donc au moins être égal à une part virile dans la société.
Si le cédant détient un nombre d’actions inférieur au nombre d’actions que le cessionnaire est en
droit de reprendre du cédant en vertu de la règle énoncée ci-avant, son (ses) actionnaire(s) s'engage
(nt) à lui céder le nombre d’actions manquantes afin qu'il puisse céder au cessionnaire le nombre
minimum d’actions prescrites.
 
Article 12. Continuation de la société
Le décès, l'acceptation de la démission, la destitution, la cessation des fonctions pour l'une des
causes précitées, le retrait ou l’exclusion d'un ou de plusieurs notaires associés non titulaires ne
mettront pas fin à la société qui continuera entre les actionnaires restants, le cas échéant après que
la forme juridique a été modifiée, compte tenu du fait éventuel que la société est devenue
unipersonnelle ou que le nombre d'actionnaires restants a changé.
La démission ou la destitution d'un notaire associé titulaire n'entraîne pas la dissolution de la société
pluripersonnelle. Elle continue d'exister avec le ou les autre(s) notaire(s) associé(s), titulaire(s) ou
non, en attendant que soit nommé son successeur nommé en remplacement, qui reprend ses
actions dans la société professionnelle notariale.
Le ou les actionnaire(s) qui continue(nt) l'existence de la société sont tenus d'adapter ses statuts
dans un délai de trois mois à compter de la prestation de serment du notaire nouvellement nommé
ou à compter du départ du notaire associé non titulaire, afin de satisfaire aux prescrits légaux.
 
Article 13. Perte de la qualité d’actionnaire
§ 1er. L'acceptation de la démission d'un notaire associé (titulaire ou non titulaire) ou sa destitution
entraîne de plein droit la perte de sa qualité d'actionnaire ou, le cas échéant, de celle de la société
notariale de participation dont il est l'actionnaire. L'exercice des droits liés à ses actions est
suspendu.
§ 2. Tout notaire actionnaire frappé d'une peine de haute discipline perd de plein droit sa qualité
d'actionnaire à la date du prononcé de la peine de même que, le cas échéant, la société notariale de
participation associée dont l'actionnaire unique est un notaire.
§ 3. L'actionnaire perd de plein droit cette qualité s'il est atteint d'une incapacité permanente totale
pendant une période excédant six mois à dater de la survenance de l'incapacité, sauf décision
contraire des actionnaires. Il en est de même de la société notariale de participation dont l'actionnaire
unique est atteint d'une telle incapacité permanente totale.
§ 4. Moyennant un préavis de six mois, tout actionnaire (à l'exception du notaire titulaire s'il n'y en a
qu'un seul) peut se retirer de la société.
§ 5. Sauf le cas de cession d’actions ordonnée par justice (voy. ci-après § 6) :
- les actions du notaire non titulaire qui perd sa qualité d'actionnaire sont cédées aux autres
actionnaires en proportion de leur participation dans la société ;
- les actions du notaire titulaire sont, quant à elles, cédées au notaire nommé en remplacement.
Dans ces deux cas, les actions sont cédées moyennant paiement par le ou les cessionnaires d'une
indemnité calculée suivant les prescriptions légales pour le calcul de l'indemnité de reprise.
§ 6. Tout actionnaire qui contrevient gravement à ses obligations envers la société ou qui cause un
trouble important à son fonctionnement peut être condamné à céder ses actions à un ou plusieurs
autres actionnaires conformément à l'article 53, § 1er, de la loi organique du notariat, moyennant le
paiement par les autres actionnaires de l'indemnité fixée par le tribunal civil compétent.
§ 7. Tout actionnaire qui perd sa qualité d'actionnaire reste responsable envers les tiers et la société
des fautes professionnelles qu'il a commises.
 
Article 14. Indemnité de reprise de l’étude
Préalablement à la reprise des actions, les actionnaires, y compris le cédant, retirent leurs réserves
et apurent le passif qui n'est pas issu des contrats d'emploi et ne résulte, ni de baux, ni de contrats
de fourniture en cours, conformément à l'article 55, § 1er, a, alinéa 2, de la loi organique du notariat.
L'indemnité de reprise correspond à deux fois et demie la quote-part de l'actionnaire cédant dans le
revenu moyen indexé et éventuellement corrigé des cinq derniers exercices sociaux de l'étude,
conformément à l'article 55, § 3, b, de la loi organique du notariat.
Le montant du revenu moyen de l’étude est déterminé conformément à l'arrêté royal du 10 août 2001
(ou tout autre arrêté ou loi qui s'y substituerait, le modifierait ou le compléterait).
Volet B
Le cessionnaire est tenu de payer cette indemnité dans les six mois de la décision de l’estimation.
 
TITRE IV. ADMINISTRATION – CONTRÔLE
 
Article 15. Organe d’administration
§ 1er. La société est gérée par un ou plusieurs administrateurs, désignés par l'assemblée générale
parmi les notaires qui exercent leur fonction dans cette société notariale et/ou une ou plusieurs
sociétés visées à l'article 50, § 2, 3°, de la loi organique du notariat. Dans ce dernier cas, un notaire
qui exerce sa profession dans la société professionnelle notariale sera désigné comme représentant
permanent pour l'exercice de ce mandat.
L'assemblée fixe le nombre d’administrateurs, la durée de leur mandat et, en cas de pluralité d’
administrateurs, leurs pouvoirs. S'il n'y a qu'un seul administrateur, la totalité des pouvoirs de
l'organe de gestion lui est attribuée.
Un administrateur est démissionnaire de plein droit et ne peut plus agir en qualité d’administrateur à
partir du moment où il n'est plus notaire, s'il n'est plus en mesure d'exercer sa profession ou s'il n'est
plus autorisé à l'exercer. Cela ne vaut pas uniquement en cas de démission ou de destitution du
notaire qui est administrateur, mais également en cas de suspension préventive ou disciplinaire dudit
notaire, pendant la durée de la suspension.
 
§ 2. La fonction d’administrateur n'est pas cessible ou transmissible même à un notaire suppléant.
En cas de suppléance, le notaire suppléant devient d’office administrateur de la société et le mandat
d’administrateur désigné conformément au §1 prend fin.
 
§ 3. Lorsque la société professionnelle notariale ne compte qu’un actionnaire-administrateur unique,
dans tous les cas où cet actionnaire est remplacé par un notaire suppléant, ce suppléant est
automatiquement administrateur successeur pour la durée de la suppléance, sauf décision contraire
du juge compétent.
 
§ 4. L'assemblée générale décide si le mandat d’administrateur est ou non exercé gratuitement. Si le
mandat d’administrateur est rémunéré, l'assemblée, à la simple majorité des voix, détermine le
montant des rémunérations fixes ou proportionnelles. Ces rémunérations ainsi que tous frais
éventuels de représentation, voyages et déplacements, sont portés en frais généraux.
 
Article 16. Pouvoirs de l’organe d’administration
Le ou les administrateurs peuvent accomplir tous les actes nécessaires ou utiles à l'accomplissement
de l'objet social de la société. Ils ont dans leur compétence tous les actes qui ne sont pas réservés à
l'assemblée générale par la loi ou les statuts.
S’il n’y a qu’un seul administrateur, la totalité des pouvoirs d’administration lui est attribuée, avec la
faculté de déléguer partie de ceux-ci.
Lorsque la société est administrée par plusieurs administrateurs, ceux-ci forment un organe d’
administration collégial.
 
Article 17. Représentation
Sans préjudice du pouvoir de représentation général de l’organe d’administration comme collège, la
société est valablement engagée, en et hors justice, par tous les actes qui sont signés par deux
administrateurs agissant conjointement.
Ils ne doivent pas présenter la preuve de leurs pouvoirs aux tiers.
L’organe d’administration collégial peut déléguer des pouvoirs spéciaux à tout mandataire, dans le
respect des règles professionnelles
Toutefois, ne requièrent l’intervention que d’un seul administrateur, les engagements de sommes en-
deça de sept mille cinq cent euros (7.500,00€).
Chaque administrateur peut signer seul les ordres et virements relatifs à la comptabilité des dossiers
traités, ainsi qu'aux paiements des charges périodiques habituelles (salaires, charges, abonnements,
etc.).
 
Article 18. Responsabilité
Sans préjudice du prescrit de l'article 50, § 4, de la loi organique du notariat, les administrateurs ne
contractent aucune responsabilité personnelle quant aux engagements de la société. Ils sont
responsables dans les conditions prévues par les articles 2 : 56 à 2 : 58 et 5 : 78 du Code des
sociétés et des associations.
 
Article 19. Contrôle
Sans préjudice du contrôle de la comptabilité notariale organisé conformément à l’article 33 de la loi
Volet B
organique du notariat, le contrôle des comptes annuels et de la régularité des opérations à constater
dans les comptes annuels, au regard de la loi et des statuts, est confié à un commissaire :
- soit lorsque la nomination d'un commissaire est imposée par la loi ;
- soit lorsque l'assemblée générale le décide à la majorité simple des voix.
Lorsque la loi le permet, la nomination d'un ou plusieurs commissaires est facultative. Dès lors, si
l'assemblée générale ne procède pas à la nomination d'un commissaire, il faut considérer qu'elle
souhaite bénéficier de la dérogation légale permise. S'il n'est pas nommé de commissaire, chaque
actionnaire possède individuellement les pouvoirs d'investigations et de contrôle du commissaire.
Le commissaire peut se faire représenter par un expert-comptable. La rémunération de celui-ci
incombe à la société s'il a été désigné avec son accord ou si cette rémunération a été mise à sa
charge par décision judiciaire.
A la demande d'un ou de plusieurs actionnaires, l'organe de gestion doit convoquer l'assemblée
générale pour délibérer sur la nomination d'un commissaire et fixer sa rémunération.
 
TITRE V. ASSEMBLEE GENERALE
 
Article 20. Tenue et convocation
Il est tenu chaque année, au siège, une assemblée générale ordinaire le premier mercredi du mois
de juin, à quatorze heures. Si ce jour est férié, l'assemblée est remise au premier jour ouvrable
suivant. S'il n'y a qu'un seul actionnaire, c'est à cette même date qu'il signe pour approbation les
comptes annuels.
Des assemblées générales extraordinaires doivent en outre être convoquées par l’organe d’
administration et, le cas échéant, le commissaire, chaque fois que l’intérêt de la société l’exige ou sur
requête d’actionnaires représentant un dixième du nombre d’actions en circulation. Dans ce dernier
cas, les actionnaires indiquent leur demande et les sujets à porter à l’ordre du jour. L’organe d’
administration ou, le cas échéant, le commissaire convoquera l’assemblée générale dans un délai de
trois semaines de la demande.
Les convocations aux assemblées générales contiennent l’ordre du jour. Elles sont faites par e-mails
envoyés quinze jours au moins avant l’assemblée aux actionnaires, aux administrateurs et, le cas
échéant, aux titulaires d’obligations convertibles nominatives, de droits de souscription nominatifs ou
de certificats nominatifs émis avec la collaboration de la société et aux commissaires. Elles sont
faites par courrier ordinaire aux personnes pour lesquelles la société ne dispose pas d’une adresse
e-mail, le même jour que l’envoi des convocations électroniques.
Toute personne peut renoncer à la convocation et, en tout cas, sera considérée comme ayant été
régulièrement convoquée si elle est présente ou représentée à l'assemblée.
 
Article 21. Admission à l’assemblée générale
Pour être admis à l’assemblée générale et, pour les actionnaires, pour y exercer le droit de vote, un
titulaire de titres doit remplir les conditions suivantes :
    •  le titulaire de titres nominatifs doit être inscrit en cette qualité dans le registre des titres
nominatifs relatif à sa catégorie de titres ;
    •  les droits afférents aux titres du titulaire des titres ne peuvent pas être suspendus ; si seul le
droit de vote est suspendu ; il peut toujours participer à l’assemblée générale sans pouvoir participer
au vote.
 
Article 22. Séances – procès-verbaux
§ 1. L’assemblée générale est présidée par un administrateur ou, à défaut, par l’actionnaire présent
qui détient le plus d’actions ou encore, en cas de parité, par le plus âgé d’entre eux. Le président
désignera le secrétaire qui peut ne pas être actionnaire.
§ 2. Les procès-verbaux constatant les décisions de l’assemblée générale ou de l’actionnaire unique
sont consignés dans un registre tenu au siège. Ils sont signés par les membres du bureau et par les
actionnaires présents qui le demandent. Les copies à délivrer aux tiers sont signées par un ou
plusieurs membres de l’organe d’administration ayant le pouvoir de représentation..
 
La liste de présences et les rapports éventuels, les procurations ou les votes par correspondance
sont annexés au procès-verbal.
 
Ceux qui ont participé à l’assemblée générale ou qui y étaient représentés peuvent consulter la liste
Volet B
des présences.
 
Article 23. Délibérations
§ 1. A l’assemblée générale, chaque action donne droit à une voix, sous réserve des dispositions
légales régissant les actions sans droit de vote.
 
§2. Au cas où la société ne comporterait plus qu’un actionnaire, celui-ci exercera seul les pouvoirs
dévolus à l’assemblée générale.
§3. Tout actionnaire peut donner à toute autre personne, actionnaire ou non, par tout moyen de
transmission, une procuration écrite pour le représenter à l'assemblée et y voter en ses lieu et place.
 
Une procuration octroyée reste valable pour chaque assemblée générale suivante dans la mesure où
il y est traité des mêmes points de l’ordre du jour, sauf si la société est informée d’une cession des
actions concernées.
 
§ 4. Toute assemblée ne peut délibérer que sur les propositions figurant à l’ordre du jour, sauf si
toutes les personnes à convoquer sont présentes ou représentées, et, dans ce dernier cas, si les
procurations le mentionnent expressément.
 
§ 5. Sauf dans les cas prévus par la loi ou les présents statuts, les décisions sont prises à la majorité
des voix, quel que soit le nombre de titres représentés à l’assemblée générale.
Toutefois, l'assemblée générale ne peut modifier les statuts et le règlement d'ordre intérieur qu'à
l'unanimité des voix et sous la condition suspensive de l'approbation par la Chambre des notaires.
 
Article 24. Assemblée générale électronique
 
1. Participation à l’AG à distance par voie électronique
§1. Les actionnaires peuvent participer à distance à l’assemblée générale grâce à un moyen de
communication électronique mis à disposition par la société. Les actionnaires qui participent de cette
manière à l’assemblée générale sont réputés présents à l’endroit où se tient l’assemblée générale
pour le respect des conditions de présence et de majorité.
 
La qualité d’actionnaire et l’identité de la personne désireuse de participer à l’assemblée sont
contrôlées et garanties par les modalités définies dans un règlement interne établi par l’organe d’
administration. Ce règlement fixera également les modalités suivant lesquelles il est constaté qu’un
actionnaire participe à l’assemblée générale grâce au moyen de communication électronique et peut
dès lors être considéré comme présent.
 
Afin de garantir la sécurité de la communication électronique, le règlement interne peut soumettre l’
utilisation du moyen de communication électronique à des conditions qu’il détermine.
 
Il appartient au bureau de l’assemblée générale de vérifier le respect des conditions prévues par la
loi, les présents statuts et le règlement interne et de constater si un actionnaire participe valablement
à l’assemblée générale grâce au moyen de communication électronique et peut dès lors être
considéré comme présent.
 
§2. Le moyen de communication électronique mis à disposition par la société doit au moins
permettre à l’actionnaire, de manière directe, simultanée et continue, de prendre connaissance des
discussions au sein de l’assemblée et, sur tous les points sur lesquels l’assemblée est appelée à se
prononcer, d’exercer le droit de vote.
 
Ce moyen de communication électronique doit en outre permettre à l’actionnaire de participer aux
délibérations et d’exercer son droit de poser des questions.
 
2. Exercice du droit de poser des questions écrites par voie électronique avant l’AG
Les actionnaires peuvent, dès la communication de la convocation, poser par écrit des questions aux
administrateurs et aux commissaires, auxquelles il sera répondu au cours de l’assemblée pour
autant que ces actionnaires aient satisfait aux formalités d’admission à l’assemblée. Ces questions
peuvent être adressées à la société par voie électronique à l’adresse indiquée dans la convocation à
l’assemblée.
 
Ces questions écrites doivent parvenir à la société au plus tard le 5 ième jour qui précède la date de
Volet B
l’assemblée générale.
 
Article 25. Prorogation
Toute assemblée générale, ordinaire ou extraordinaire, peut être prorogée, séance tenante, à trois
semaines au plus par l’organe d’administration. Sauf si l’assemblée générale en décide autrement,
cette prorogation n’annule pas les autres décisions prises. La seconde assemblée délibèrera sur le
même ordre du jour et statuera définitivement.
 
TITRE VI. EXERCICE SOCIAL REPARTITION – RESERVES
 
Article 26. Exercice social
L'exercice social commence le 1er janvier et finit le 31 décembre de chaque année.
A cette dernière date, les écritures sociales sont arrêtées et l’organe d’administration dresse un
inventaire et établit les comptes annuels dont, après approbation par l’assemblée, il assure la
publication, conformément à la loi.
 
Article 27. Répartition – réserves
Le bénéfice annuel net recevra l’affectation que lui donnera l'assemblée générale, statuant sur
proposition de l’organe d’administration, étant toutefois fait observer que chaque action confère un
droit égal dans la répartition des bénéfices.
 
TITRE VII. DISSOLUTION – LIQUIDATION
 
Article 28. Dissolution
§ 1er. En cas de dissolution de la société, l'étude notariale ne peut être cédée ou remise qu'à un
notaire ou à une société professionnelle visée par l'article 50 de la loi organique du notariat.
Aussi longtemps que l'étude n'a pas été cédée, l'objet modifié et les statuts adaptés pour le surplus,
la liquidation s'opère par les soins du ou des administrateurs.
La société peut être dissoute :
- par décision du Ministre de la Justice à la demande de tous les actionnaires ;
- pour des motifs fondés ou si l’intérêt public l’exige, par décision du tribunal de première instance de
l'arrondissement dans lequel se situe le siège de la société, à la demande d'un ou de plusieurs
actionnaires, du Procureur du Roi ou de la chambre des notaires concernée ;
- de plein droit en cas d'exclusion de l’actionnaire qui est seul notaire titulaire ou en cas de
suppression de la résidence du seul titulaire.
§ 2. Dès la dissolution de la société, les notaires actionnaires titulaires continuent d'exercer leur
profession à titre individuel, sauf le cas visé à l'article 52, § 1er, de la loi organique du notariat. Les
notaires actionnaires non titulaires, quant à eux, ne peuvent plus exercer la fonction de notaire.
§ 3. En cas de dissolution de la société, sa comptabilité est confiée au notaire titulaire.
§ 4. Le(s) administrateur(s) en fonction exerce(nt) la fonction de liquidateur, sauf décision contraire
de l'assemblée générale ou du tribunal compétent. Le(s) liquidateur(s) dispose(nt) à cette fin des
pouvoirs les plus étendus conférés par le Code des sociétés.
Le(s) liquidateur(s) transmette(nt) les actes reçus par les actionnaires, le répertoire ouvert au nom de
la société et la comptabilité de la société aussi rapidement que possible, sans indemnité, à un notaire
titulaire de la société ou à défaut, au notaire titulaire nouvellement nommé.
Après le paiement de toutes les dettes, charges et frais de liquidation ou consignation des sommes
nécessaires à cet effet, l'actif net sert d'abord à rembourser en espèces ou en titres, le montant libéré
non amorti des actions.
Le solde est réparti également entre tous les actionnaires.
§ 5. En aucun cas, la société professionnelle notariale en liquidation ne peut poursuivre les activités
professionnelles de notaire.
 
Article 29. Obligations professionnelles
§ 1er. Tant les actionnaires que la société notariale sont tenus au respect de toutes les dispositions
légales et réglementaires régissant la profession, notamment en ce qui concerne la comptabilité, les
traditions notariales et la déontologie.
En matière de comptabilité, les prescriptions prises en exécution de l’article 33 de la loi organique du
notariat se cumulent avec celles qui résultent du Code des sociétés.
§ 2. Les actes reçus par un notaire actionnaire sont inscrits dans un seul répertoire ouvert au nom de
la société notariale. Ce répertoire est détenu, avec les actes qui y sont inscrits, par le notaire titulaire
désigné dans le contrat constitutif de la société.
A défaut d'accord, les minutes et les répertoires reviennent au notaire de la société notariale qui a
été nommé en dernier comme notaire titulaire et les archives reviennent au notaire instrumentant. Au
Volet B
cas où le notaire titulaire visé ci-avant à l’alinéa 1er cesse d'être actionnaire, ou en cas de dissolution
de la société notariale, ces actes et répertoires sont transmis aussi rapidement que possible à un
autre notaire titulaire de la société ou, à défaut, au notaire titulaire nouvellement nommé.
Cette transmission est immédiatement portée à la connaissance du procureur du Roi.
§ 3. Les notaires actionnaires ne peuvent recevoir des actes dans lesquels l'un d'entre eux, leur
conjoint ou leurs parents ou alliés, en ligne directe à tous les degrés, et en ligne collatérale jusqu'au
deuxième degré inclusivement, sont parties, ou qui contiennent quelque disposition en faveur de
ceux-ci. Cette disposition ne s'applique toutefois pas aux procès-verbaux des assemblées générales
d'actionnaires ou d'obligataires d'une société de capitaux, d'une société privée à responsabilité
limitée ou d'une société coopérative, à moins que l'un des actionnaires, son conjoint, son parent ou
son allié au degré prohibé ne soit membre du bureau, administrateur, gérant, commissaire ou
liquidateur de la société.
 
Article 30. Règlement d’ordre intérieur
L'assemblée générale, statuant aux conditions prévues à l'article 21, § 5 ci-avant, peut arrêter un
règlement d'ordre intérieur qui sera soumis à l'approbation de la chambre des notaires. Ce règlement
peut, dans les limites des prescriptions légales et statutaires, prévoir toutes dispositions concernant
l'exécution des présents statuts et le règlement des affaires sociales. Le règlement d'ordre intérieur
détermine notamment la quote-part de chaque actionnaire dans les revenus de la société. Ce
règlement ne peut être modifié que par une décision de l'assemblée générale prise à l'unanimité,
mais ne doit pas être établi par acte authentique.
En cas de contradiction entre les statuts et le règlement d'ordre intérieur, les dispositions statuaires
prévalent. Si le règlement d'ordre intérieur prévoit des dispositions plus contraignantes en ce qui
concerne les pouvoirs d'administration de l'organe de gestion que celles prévues par les articles 15
et 16 des statuts, ce sont les dispositions du règlement d'ordre intérieur qui prévalent entre les
actionnaires et l'organe de gestion à l'égard de la société. Pour l'application de l'article 2 : 56, alinéa
3 du Code des sociétés et des associations, les dispositions plus contraignantes du règlement
d'ordre intérieur seront considérées comme statutaires entre les actionnaires et à l'égard de l'organe
de gestion et de la société.
 
TITRE VIII. DISPOSITIONS DIVERSES
 
Article 31. Election de domicile
Pour l'exécution des statuts, tout actionnaire, administrateur, commissaire, liquidateur ou porteur d’
obligations domicilié à l'étranger, fait élection de domicile au siège où toutes communications,
sommations, assignations, significations peuvent lui être valablement faites s'il n'a pas élu un autre
domicile en Belgique vis-à-vis de la société.
 
Article 32. Compétence judiciaire
Pour tout litige entre la société, ses actionnaires, gérants, commissaires et liquidateurs relatifs aux
affaires de la société et à l'exécution des présents statuts, compétence exclusive est attribuée aux
tribunaux du siège, à moins que la société n'y renonce expressément.
 
Article 33. Droit commun
Les parties entendent se conformer entièrement au Code des sociétés et des associations, à la loi
organique du notariat et à toutes les dispositions légales et règlementaires qui régissent la profession
de notaire.
En conséquence, les dispositions de ces lois auxquelles il ne serait pas licitement dérogé par le
présent acte sont réputées inscrites dans les statuts et les clauses contraires aux dispositions
impératives de ces lois sont censées non écrites.
 
Article 34. Entrée en vigueur
La société n'exercera son objet d'activité notariale proprement dite qu'à dater de l'approbation de
l'association par le Ministre de la Justice et de l'affectation par le Ministre de la Justice de Mesdames
Chloé HUIN et Mathilde VAN DEN BERGH comme notaires associés au sein de cette association.
Le présent contrat a été approuvé par la Chambre des Notaires du Hainaut par décision du 17
janvier 2020. L’arrêté ministériel du 28 février 2020 affectant Mesdames Chloé HUIN et Mathilde
VAN DEN BERGH en qualité de notaires associés à la résidence de Mouscron a été publié au
Moniteur Belge en date du 13 mars 2020.
 
DISPOSITIONS FINALES ET (OU) TRANSITOIRES
Les comparants prennent à l’unanimité les décisions suivantes qui ne deviendront effectives qu’à
Volet B
dater du dépôt au greffe d’une expédition de l’acte constitutif, conformément à la loi.
 
1. Premier exercice social et première assemblée générale ordinaire
Le premier exercice social débutera le jour du dépôt au greffe d’une expédition du présent acte et
finira le 31 décembre 2020.
La première assemblée générale ordinaire aura donc lieu le premier mercredi du mois de juin de l’
année 2021.
 
2. Adresse du siège
L’adresse du siège est situé à : 7700 Mouscron, rue de Tourcoing, 86.
 
3. Désignation des administrateurs
L’assemblée décide de fixer le nombre d’administrateurs à trois.
Sont appelés aux fonctions d’administrateur non statutaire pour une durée illimitée:
- la SRL “MANAGEMENT MAHIEU”, dont le siège social est établi à 7700 Mouscron, rue Claude
Monet, 3, ici représentée par Monsieur Alain MAHIEU préqualifié en qualité de représentant
permanent, ici présent et qui accepte ce mandat;
- La SRL “MANAGEMENT VAN DEN BERGH”, dont le siège social est établi à 7711 Dottignies, rue
Cardinal Mercier, 139, ici représentée par Madame Mathilde VAN DEN BERGH, préqualifiée en
qualité de représentant permanent, ici présente et qui accepte;
- La SRL “MANAGEMENT HUIN”, dont le siège social est établi à 7730 Estaimpuis, rue des
Résistants, 10, ici représentée par Madame HUIN Chloé, préqualifiée, en qualité de représentant
permanent, ici présente et qui accepte.
 
Leurs mandats seront rémunérés.
 
4. Commissaire
Compte tenu des critères légaux, les comparants décident de ne pas procéder actuellement à la
nomination d’un commissaire.
 
5. Reprise des engagements pris au nom de la société en formation
Tous les engagements ainsi que les obligations qui en résultent, et toutes les activités entreprises
depuis le 1er novembre 2019 par l’un ou l’autre des comparants au nom et pour compte de la société
en formation sont repris par la société présentement constituée, par décision de l’organe d’
administration qui sortira ses effets à compter de l’acquisition par la société de sa personnalité
juridique.
6. Pouvoirs
Monsieur Vincent CASTEL, expert comptable/conseiller fiscal au sein de la société COFISIM, dont le
siège est établi à 7700 Mouscron, rue Charles Quint, 25, 101, ou toute autre personne désignée par
lui, est désigné en qualité de mandataire ad hoc de la société, afin de disposer des fonds, de signer
tous documents et de procéder aux formalités requises auprès de l’administration de la tva ou en vue
de l'inscription à la Banque carrefour des Entreprises.
Aux effets ci-dessus, le mandataire ad hoc aura le pouvoir de prendre tous engagements au nom de
la société, faire telles déclarations qu'il y aura lieu, signer tous documents et en général faire tout ce
qui sera utile ou nécessaire pour l'exécution du mandat lui confié.
 
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME
Notaire Aurélie STORME, Mouscron
Déposée en même temps :
    •  expédition de l’acte de constitution ;
    •  Statuts initiaux.