N° d'entreprise :
Dénomination :
(en entier) :
HIAS Europe
(en abrégé) :
Forme juridique :
Fondation privée
Siège :
(adresse complète)
Avenue Louise 209A
1050 Bruxelles
Objet(s) de l'acte :
CONSTITUTION (NOUVELLE PERSONNE MORALE, OUVERTURE
SUCCURSALE)
Il résulte d'un acte reçu le vingt février deux mille dix-neuf, par Maître Peter Van Melkebeke, Notaire
à Bruxelles,
que " HIAS, INC. ", société sans but lucratif constituée selon le droit de l'État de New York (États-
Unis d'Amérique), dont le siège social est situé 1300 Spring Street, Suite 500, Silver Spring,
Maryland 20910, États-Unis d'Amérique,
a constitué la fondation privée dont les statuts sont les suivants:
TITRE 1 : DÉNOMINATION - SIÈGE SOCIAL - DURÉE
Article 1 : Dénomination
La fondation privée adopte la dénomination "HIAS Europe" et est ci-après dénommée la "Fondation".
Tous les actes, factures, annonces, publications et autres pièces émanant d'une fondation privée
doivent mentionner la dénomination de ladite fondation, précédée ou suivie immédiatement des mots
" fondation privée " ainsi que l'adresse de son siège.
Article 2 : Siège social
Le siège de la Fondation est établi avenue Louise 209A, à 1050 Bruxelles.
Le siège de la Fondation peut, sur décision du conseil d'administration, être transféré vers tout autre
endroit en Belgique, en veillant au respect de la législation relative à l'emploi des langues.
Tout transfert du siège de la Fondation sera publié aux Annexes du Moniteur belge par le conseil
d'administration ou en son nom.
Article 3 : Durée
La Fondation est constituée pour une durée indéterminée.
TITRE 2 : BUT - ACTIVITÉS
Article 4 : But - Activités
La Fondation a pour but désintéressé de mettre en œuvre toutes les actions nécessaires afin de
promouvoir et protéger, au sens le plus large du terme, les droits et intérêts des réfugiés,
demandeurs d'asile, apatrides, personnes déplacées de force, personnes déplacées à l'intérieur de
leur propre pays, et autres personnes nécessitant une protection internationale, et d'entreprendre
toute activité liée, de manière directe ou indirecte, à ce qui précède ou pouvant y contribuer.
La Fondation peut rechercher et collecter des fonds, des dons ou tout autre type de financement aux
fins de la réalisation de l'objectif susmentionné, conformément aux dispositions de la Loi sur les
associations et les fondations.
La Fondation peut réaliser toutes les opérations commerciales, financières ou immobilières
susceptibles de favoriser, directement ou indirectement, la réalisation de son but, en Belgique ou à
l'étranger. La Fondation peut prêter son concours et s'intéresser à toutes les fondations, personnes
physiques ou personnes morales ayant un but identique ou similaire au sien.
La Fondation peut consentir une sûreté visant à garantir ses propres engagements ou réaliser le but
de la Fondation tel que décrit ci-dessus, notamment en hypothéquant ou nantissant ses biens, en ce
compris ses propres activités.
La Fondation ne peut accorder aucun avantage matériel au Fondateur, aux membres du conseil
d'administration ou à toute autre personne sauf, dans ce dernier cas, si cet avantage s'inscrit dans le
0721397314
Volet B
cadre de la réalisation de son but.
TITRE 3 : FONDATEUR - ADMINISTRATION
Article 5 : Identification du fondateur
HIAS, INC., une société constituée selon le droit de l'État de New York (États-Unis d'Amérique), dont
le siège social est situé 1300 Spring Street, Suite 500, Silver Spring, Maryland 20910, États-Unis
d'Amérique, inscrite au registre des sociétés de New York sous le numéro 89676 est le fondateur (le
" Fondateur ") de la Fondation.
Article 6 : Composition du conseil d'administration
La Fondation est administrée par un conseil d'administration composé d'au moins trois (3) membres,
personnes physiques ou morales.
Nonobstant les dispositions de l'article 7 ci-dessous, au décès de l'un de ses membres, le conseil
d'administration remplacera le membre décédé par un nouvel administrateur, qui reprendra le poste
du membre décédé.
Le conseil d'administration peut élire un président parmi ses membres, comme indiqué plus en détail
à l'article 12, d).
Article 7 : Nomination, cessation et révocation des administrateurs
Les administrateurs sont nommés par le Fondateur pour un mandat qui ne peut dépasser trois (3)
années. Ces mandats sont renouvelables.
Le mandat d'administrateur prend fin :
- lorsque la Fondation met fin à ses activités ;
- par la démission de l'administrateur ;
- par l'expiration du mandat pour lequel l'administrateur avait été nommé ;
- par le décès, la dissolution ou liquidation, la faillite, la cessation de paiement, la déclaration
d'incapacité, la mise sous tutelle, la déclaration d'absence ou toute autre raison ou circonstance
ayant pour effet d'empêcher l'administrateur d'exercer son mandat ;
- par révocation décidée par le Fondateur, qui ne doit pas justifier cette révocation ;
- par révocation décidée par le tribunal de première instance de l'arrondissement judiciaire dans
lequel la Fondation a son siège, dans les cas prescrits par la Loi sur les associations et les
fondations.
Si, suite à la cessation du mandat d'un administrateur, le conseil d'administration ne compte plus au
moins trois (3) membres, un nouvel administrateur est désigné par le Fondateur.
Article 8 : Responsabilité
La Fondation est responsable des décisions, en ce compris les actions ou omissions, prises de
bonne foi et sur la base d'un jugement professionnel avisé, imputables au conseil d'administration de
la Fondation, à ses cadres supérieurs ou ses préposés, si ces personnes agissent dans le respect de
leurs compétences et pour le compte de la Fondation. Lorsqu'ils agissent conformément aux
compétences qui leur sont attribuées de par leur fonction, les administrateurs, cadres supérieurs et
préposés n'engagent pas leur responsabilité personnelle en ce qui concerne les engagements de la
Fondation, en l'absence de toute négligence grave ou faute intentionnelle.
Article 9 : Réunion du conseil d'administration
Le conseil d'administration se réunit au moins une fois par an, et à chaque fois que l'un de ses
administrateurs le juge nécessaire.
Chaque administrateur est habilité à convoquer le conseil d'administration.
Les convocation sont envoyées aux administrateurs au moins huit (8) jours avant la réunion, sauf en
cas d'urgence, laquelle doit être motivée dans le procès-verbal de la réunion. Ces convocations
doivent mentionner l'ordre du jour, la date, le lieu et l'heure de la réunion et sont adressées par lettre,
télécopie, courrier électronique ou de toute autre manière par écrit.
Les convocations sont censées avoir eu lieu au moment de leur envoi.
Lorsque les membres du conseil d'administration sont présents ou valablement représentés, aucune
preuve d'une convocation préalable ne doit être produite.
Les réunions ont lieu au siège de la Fondation ou à l'adresse indiquée dans la convocation, en
Belgique ou dans tout autre pays.
Les réunions du conseil d'administration peuvent avoir lieu valablement par téléconférence ou
vidéoconférence.
Elles sont présidées par le Président du conseil d'administration ou, s'il est absent ou si aucun
Président n'a été désigné, par le doyen d'âge des administrateurs présents.
Article 10 : Mode de décision - Représentation des membres absents
a) Sauf en cas de force majeure, le conseil d'administration ne peut délibérer et statuer valablement
que si au moins la majorité de ses membres sont présents ou représentés.
Si cette condition n'est pas remplie, une nouvelle réunion peut être convoquée, qui délibérera et
statuera valablement sur les objets portés à l'ordre du jour de la réunion précédente à condition que
deux (2) administrateurs au moins soient présents ou représentés.
Chaque administrateur peut, par lettre, télécopie, ou de toute autre manière par écrit donner
Volet B
procuration à un administrateur afin de se faire représenter à une réunion du conseil d'administration
bien précise et de voter à sa place.
Un administrateur peut représenter au maximum deux autres administrateurs et dispose pour le vote,
en plus de la sienne, d'autant de voix que de procurations qu'il détient. Il faut toutefois qu'au moins
deux (2) administrateurs soient présents en personne.
b) Les décisions du conseil d'administration sont prises à la majorité simple des voix. Chaque
membre du conseil d'administration dispose d'une (1) voix.
Si, au cours d'une réunion du conseil valablement composé, un (1) ou plusieurs administrateurs ou
leurs représentants s'abstiennent de voter, les décisions sont valablement prises à la majorité des
voix des autres membres du conseil d'administration présents ou représentés.
En cas d'égalité des voix, le Président de la réunion a une voix prépondérante.
c) Toute mesure pouvant être prise lors d'une réunion du conseil d'administration peut être prise
sans qu'une réunion ne soit organisée, par voie de résolutions écrites et unanimes, si tous les
administrateurs y consentent. Toute résolution ainsi adoptée par les administrateurs sera conservée
avec les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration.
d) La Fondation peut uniquement transférer, de quelque façon que ce soit, gratuitement ou contre
paiement, tout type de biens ou d'actifs acquis ou intégrés dans l'actif de la Fondation moyennant
l'accord spécifique d'une majorité des administrateurs.
Article 11 : Conflit d'intérêts
Si un administrateur a, directement ou indirectement, un intérêt opposé à une décision ou à une
opération relevant du conseil d'administration, il doit le communiquer aux autres administrateurs au
début de la réunion du conseil d'administration concernée. Sa déclaration doit figurer dans le procès-
verbal de la réunion du conseil d'administration qui devra prendre la décision. Si nécessaire,
l'administrateur en question doit aussi informer le commissaire (tel que défini dans les présentes) de
ce conflit d'intérêts. L'administrateur concerné ne prendra pas part au vote relatif au point faisant
l'objet du conflit d'intérêts. Les autres membres du conseil d'administration peuvent délibérer et voter
le point en question, même lorsque plusieurs administrateurs se trouvent dans une situation de
conflit d'intérêts et que les exigences relatives au quorum statutaire visées à l'article 10 des présents
statuts ne sont pas satisfaites. En cas d'égalité des voix, le Président de la réunion du conseil
d'administration aura une voix prépondérante.
Article 12 : Gestion interne
a) Généralités :
Le conseil d'administration est autorisé à prendre toutes les mesures et actions, dans les limites de la
loi et du but de la Fondation, qui sont nécessaires ou utiles à la réalisation des objectifs de la
Fondation.
Les administrateurs peuvent convenir de se répartir les tâches de gestion. Cette répartition n'est pas
opposable aux tiers.
b) Gestion journalière
Le conseil d'administration peut confier à une (1) ou plusieurs personnes, membres ou non du
conseil d'administration, la gestion journalière de la Fondation ; ces personnes agissent
individuellement, ensemble, ou de manière collégiale, selon la décision du conseil d'administration.
La personne à laquelle ce pouvoir aura été conféré portera le titre lui attribué par le conseil, ou le titre
de " directeur général " (en anglais " Managing Director ") s'il s'agit d'un administrateur.
c) Délégation de pouvoirs
Comme pour les personnes chargées de la gestion journalière, le conseil d'administration peut
choisir de déléguer certains pouvoirs bien définis à un (1) ou plusieurs mandataires aux termes d'une
procuration écrite, si cela leur semble approprié.
La Fondation est valablement engagée par ses représentants dans les limites de leurs mandats.
d) Préposés
Le conseil d'administration a la capacité de désigner des préposés pour la Fondation, notamment un
président (en anglais " president "), un trésorier (en anglais " treasurer "), un secrétaire (en anglais "
secretary ") et d'autres préposés qu'il juge appropriés (les " Préposés " ; en anglais the " Officers ").
Les Préposés exercent leurs fonctions à l'entière discrétion et au gré du conseil d'administration.
Leurs rôles et tâches seront ceux communément réservés à la fonction de Préposé concernée. Le
président sera aussi le président du conseil et présidera toutes les réunions de celui-ci. Il signera
tous les documents sociaux sauf s'il délègue cette responsabilité à un autre Préposé et dirigera le
processus d'adoption et d'application de résolutions. Le secrétaire se charge d'envoyer les
convocations pour toutes les réunions du conseil d'administration, de tenir à jour une liste des
membres du conseil d'administration, de rédiger les procès-verbaux de toutes les réunions ordinaires
ou extraordinaires, et veille aux enregistrements officiels de la Fondation. Le trésorier se charge
d'exécuter les affaires financières de la Fondation conformément aux instructions du conseil
d'administration et prépare et présente des rapports sur les finances sociales comme requis.
Toute vacance dans les postes de Préposés sera comblée par le conseil. Un Préposé élu pour
Volet B
pourvoir un poste vacant exercera son mandat jusqu'à l'expiration du mandat du Préposé qu'il
remplace. Il sera rééligible pour un nouveau terme, conformément aux présents statuts et à la
discrétion du conseil d'administration.
Article 13 : Représentation externe
Les membres du conseil d'administration, exerçant leur fonction de manière collégiale, représentent
la Fondation dans tous les actes et procédures judiciaires et extrajudiciaires.
Sans préjudice du pouvoir de représentation du conseil d'administration, la Fondation est
valablement représentée dans les actes judiciaires et vis-à-vis de tiers, en ce compris dans ses
démarches avec l'administration, soit par deux (2) administrateurs, agissant ensemble, ou par un (1)
directeur général ou un (1) Préposé désigné par le conseil d'administration, agissant
individuellement.
Dans le cadre de la gestion journalière, la Fondation est également valablement représentée par la
personne ayant été mandatée pour cette gestion.
En outre, la Fondation est valablement représentée par des mandataires spéciaux porteurs d'une
procuration, dans les limites de leur mandat.
Article 14 : Procès-verbal
Les décisions du conseil d'administration sont retranscrites dans un procès-verbal signé par le
secrétaire, ou par tout membre du conseil désigné par le conseil pour signer les procès-verbaux. Ces
procès-verbaux sont transcrits ou insérés dans un registre spécial.
Les procurations et autres informations pertinentes y sont annexées.
Les copies ou extraits de ces procès-verbaux devant être produits devant un tribunal ou ailleurs sont
signés par un administrateur.
TITRE 4 : CONTRÔLE DE LA FONDATION PRIVÉE
Article 15 : Commissaire - Mode de nomination
Si la loi l'y oblige, la Fondation confie à un ou plusieurs commissaires le contrôle de la situation
financière de la Fondation, des comptes annuels et de la régularité des opérations à rapporter dans
les comptes annuels. Les commissaires sont nommés par le conseil d'administration parmi les
membres (personnes physiques ou morales) de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises.
Le commissaire est nommé pour un mandat de trois (3) ans renouvelable.
Ils ne peuvent être déchargés par le conseil d'administration que pour des motifs légaux.
Article 16 : Rémunération
La rémunération du commissaire consiste en un montant fixé au début de son mandat par le conseil
d'administration.
TITRE 5 : EXERCICE COMPTABLE - COMPTES ANNUELS
Article 17 : Exercice comptable - comptes annuels
L'exercice comptable commence le premier (1er) janvier de chaque année et se termine le trente et
un (31) décembre.
Chaque année, et au plus tard dans les six (6) mois de la fin de l'exercice comptable, le conseil
d'administration arrête les comptes annuels de l'année écoulée, selon les dispositions légales en la
matière, ainsi que le budget de l'exercice suivant.
Les comptes sont tenus conformément aux dispositions légales pertinentes.
TITRE 6 : MODIFICATION DES STATUTS
Article 18 : Modification des statuts
Les statuts peuvent être modifiés :
- par décision du Fondateur, pour la modification de la durée de la Fondation ;
- par décision du conseil d'administration à la majorité des deux tiers des voix des administrateurs
présents ou représentés, après avoir soumis les modifications proposées à l'accord préalable du
Fondateur, pour toute autre modification aux présents statuts.
Les modifications des données visées à l'article 28, points 3 et 5 à 8 de la Loi sur les associations et
les fondations doivent être établies par acte authentique.
TITRE 7 : - DISSOLUTION - LIQUIDATION
Article 19 : Généralités
Le tribunal de première instance de l'arrondissement dans lequel la Fondation a son siège pourra
prononcer, à la requête des personnes indiquées dans la Loi sur les associations et les fondations, la
dissolution de la Fondation dans les cas prévus par ladite loi. Le tribunal prononçant la dissolution
peut soit décider la clôture immédiate de la liquidation, soit déterminer le mode de liquidation et
désigner un (1) ou plusieurs liquidateurs.
Article 20 : Destination du patrimoine en cas de liquidation ou de dissolution
Si la Fondation est liquidée et/ou dissoute, le conseil d'administration peut affecter l'actif de la
Fondation au Fondateur ou à une fondation, organisation ou association sans but lucratif, belge ou
étrangère, dont le but est similaire à celui de la Fondation.
Lorsque le but désintéressé de la Fondation est réalisé, lorsque la durée de la Fondation arrive à son
terme, ou lorsque la Fondation cesse ses activités, les actifs affectés par le Fondateur à la Fondation
Volet B
et, le cas échéant, les autres biens ou actifs affectés ultérieurement par le Fondateur à la Fondation
doivent être restitués au Fondateur ou ses ayants droit.
Si les biens affectés par le Fondateur à la Fondation ont été transférés, en tout ou en partie, par la
Fondation avant sa dissolution et sa liquidation, une somme égale à la valeur des biens transférés
doit être restituée au Fondateur ou à ses ayants droit.
DISPOSITIONS TRANSITOIRES
Exercice comptable
Le premier exercice comptable prend cours le vingt février deux mille dix-neuf et sera clôturé le
trente et un décembre deux mille dix-neuf.
1. Nomination des administrateurs
Ont été nommés à la fonction d'administrateurs pour une période de trois (3) ans :
(a) HETFIELD Mark Joseph, né le 7 juillet 1967, ayant la nationalité des États-Unis d'Amérique et
domicilié 6408 81st Street, Cabin John, Maryland 20818, États-Unis d'Amérique;
(b) MARCUS Raphael Ari, né le 24 janvier 1982, de nationalité allemande et domicilié Von-
Bannwarth-Str. 12, 87660 Irsee, Allemagne; et
(c) IRSHAD Farhan Bin, né le 18 février 1976, ayant la nationalité des États-Unis d'Amérique et
domicilié 11527 Iager Blvd., Fulton, Maryland 20759, États-Unis d'Amérique.
Ils acceptent ou ont accepté leur mandat.
Leur mandat n'est pas rémunéré.
Les nominations des administrateurs susmentionnés ne prendront effet que lorsque la Fondation
aura acquis la personnalité juridique.
PROCURATION SPECIALE
Tous pouvoirs ont été conférés à Yannick Sternotte, Carl Meyntjens, Martin Carlier ou tout autre
avocat ou collaborateur du cabinet Simmons & Simmons LLP, qui tous, à cet effet, font élection de
domicile à 1000 Bruxelles, Avenue Louise 143, chacun agissant seul, avec pouvoir de substitution,
aux fins d'accomplir toutes formalités auprès du registre des personnes morales et d'un guichet
d'entreprise en vue d'assurer l'inscription des données dans la Banque-Carrefour des Entreprises.
POUR EXTRAIT ANALYTIQUE CONFORME.
(Déposées en même temps que l'extrait : une expédition de l'acte).
Une procuration reste annexée à l'acte.
Cet extrait est délivré avant enregistrement conformément à l'article 173, 1° bis du Code des Droits
d'Enregistrement.
 
Peter Van Melkebeke
Notaire