Ondernemingsnr : 0464 859 533
Naam
(voluit) : MONNENS en PARTNERS
(verkort) :
Rechtsvorm : Besloten vennootschap
Volledig adres v.d. zetel : 3680 Maaseik, Weertersteenweg 158
Onderwerp akte : Schriftelijke besluiten van het bestuursorgaan van 31 december 2022
Op 31 december 2022 is het bestuursorgaan van de vennootschap bijeengekomen via teleconferentie.
Huidige notulen zijn een schriftelijke weerslag van wat mondeling werd besproken.
Zijn aanwezig of vertegenwoordigd bij volmacht:
- de heer Bart Verschelden, bestuurder;
- de heer Peter Verschelden, bestuurder; en
- de heer Jo Roseleth.
Zij verlenen elkaar wederzijds kwijting m.b.t. de naleving van de statutair bepaalde oproepingsformaliteiten.
De voorzitter stelt vast dat het vereiste aanwezigheidsquorum is bereikt en dat deze vergadering
rechtsgeldig kan beraadslagen over de punten die op de agenda werden geplaatst.
Agenda
1. Toekenning bijzondere volmacht - CEO;
2. Toekenning bijzondere volmacht - ICT;
3. Toekenning bijzondere volmacht - HR;
4. Toekenning bijzondere volmachten - operationeel;
5. Toekenning bijzondere volmacht - administratie;
6. Volmacht administratieve formaliteiten Moore Finance & Tax BV.
Beraadslaging en beslissingen
Na beraadslaging beslissen de bestuurders het volgende:
1. Toekenning bijzondere volmacht - CEO
Het bestuursorgaan beslist met eenparigheid van stemmen dat met ingang van 31 december 2022 en:
uiterlijk tot herroeping van de volmacht middels publicatie in het Belgisch Staatsblad, de nagenoemde:
limitatieve bevoegdheden bij wijze van bijzondere volmacht werden toegekend aan de hierna vermelde:
personen:
- de heer Hans Cools, wonende te Kloosterstraat 49, 1840 Malderen; en
- mevrouw Isabelle Van Iseghem, wonende te Isabellastraat 112, 1701 Dilbeek.
De bijzondere volmacht omvat de bevoegdheid om, ieder afzonderlijk handelend:
1. Het personeel aan te werven, te ontslaan en hun bezoldiging te bepalen of te wijzigen, alle akten en/of
stukken dienaangaande te ondertekenen, en de vennootschap te vertegenwoordigen ten overstaan van alle;
diensten en openbare of private besturen en instellingen betrokken bij het personeelsbeleid;
2. De vennootschap te vertegenwoordigen inzake het onderhandelen, ondertekenen of opzeggen van
contracten met zelfstandige dienstverleners;
3. De vennootschap te vertegenwoordigen tegenover alle vervoer- en verzendingsondernemingen,
waaronder ook de post, alle brieven, stukken en colli, zelfs aangetekend of verzekerd, te ontvangen en er:
décharge van te verlenen; alsook
contracten betreffende de aankoop of ontvangst van goederen, producten, materialen en/of diensten
van overige leveranciers dan deze vermeld sub 2. hiervoor, voor een maximale waarde van € 100.000,00
(honderdduizend EURO) per contract per jaar.
2. Toekenning bijzondere volmacht - ICT
Het bestuursorgaan beslist met eenparigheid van stemmen om met ingang van 31 december 2022 en
uiterlijk tot en met herroeping middels publicatie in de Bijlagen tot het Belgisch Staatsblad aan de heer
Sebastien Dubrulle, wonende te Aaigemstraat 105, 9000 Gent, de bijzondere volmacht toe te kennen om de
vennootschap te vertegenwoordigen en de vennootschap te verbinden inzake:
-de aankoop respectievelijk verkoop van ICT gerelateerde producten en materialen voor een maximale
waarde van € 50.000,00 (vijftigduizend EURO) per contract;
en/of
-het aangaan respectievelijk opzeggen van contracten inzake de afname van diensten van ICT leveranciers,
voor een maximale waarde van € 50.000,00 (vijftigduizend EURO) per contract.
In het kader van deze bevoegdheden kan de heer Dubrulle de vennootschap geldig vertegenwoordigen en
verbinden. Voornoemde bijzondere gevolmachtigde verbindt zich er ten aanzien van de vennootschap toe om
alle instructies door het bestuursorgaan inzake de modaliteiten van de vertegenwoordiging te respecteren.
3. Toekenning bijzondere volmacht - HR
Het bestuursorgaan beslist met eenparigheid van stemmen dat met ingang van 1 januari 2023 en uiterlijk tot
herroeping van de volmacht middels publicatie in het Belgisch Staatsblad, de nagenoemde bevoegdheden bij
wijze van bijzondere volmacht worden toegekend aan mevrouw Mireille Coudron, wonende te Asseisstraat 6,
9031 Drongen.
De bijzondere volmacht omvat de bevoegdheid om
1. Het personeel aan te werven, te ontslaan en hun bezoldiging te bepalen of te wijzigen, alle akten en/of
stukken dienaangaande te ondertekenen, en de vennootschap te vertegenwoordigen ten overstaan van alle
diensten en openbare of private besturen en instellingen betrokken bij het personeelsbeleid;
2. De vennootschap te vertegenwoordigen inzake het onderhandelen, ondertekenen of opzeggen van
contracten met zelfstandige dienstverleners;
3. De vennootschap te vertegenwoordigen inzake het onderhandelen en ondertekenen van offertes of
contracten betreffende HR gerelateerde aangelegenheden andere dan deze vermeld in sub 1 en 2 hiervoor,
voor een maximale waarde van € 25.000,00 (vijfentwintigduizend EURO) per contract per jaar.
4. Toekenning bijzondere volmachten - operationeel
Het bestuursorgaan beslist met eenparigheid van stemmen dat met ingang van 31 december 2022 en
uiterlijk tot herroeping van de volmacht middels publicatie in het Belgisch Staatsblad, de nagenoemde
bevoegdheden bij wijze van bijzondere volmacht worden toegekend aan de hierna vermelde personen:
- de heer Rik Monnens, wonende te Groezenstraat 7, 3640 Kinrooi: (A1) tot en met (A4);
- mevrouw Ingrid Pepels, wonende te Groezenstraat 7, 3640 Kinrooi: (A2) tot en met (A4).
De bijzondere volmachten omvatten de bevoegdheden om:
(A1) de vennootschap te vertegenwoordigen teneinde op te treden inzake accountancy opdrachten die al
dan niet wettelijk aan de gecertificeerd accountant worden voorbehouden, zoals maar niet beperkt tot:
- verslaggeving in het kader van uitgifte van aandelen zonder nominale waarde onder fractiewaarde;
- beperkingen of opheffing van het voorkeurrecht;
- vertegenwoordiging van een aandeelhouder in zijn individueel controlerecht;
- omzetting van de CVOHA in een CV;
- omzetting van een GCV, een CVA, een CVA, een NV, een BV(BA) of een CVB in een vennootschap met
andere rechtsvorm;
- omzetting van een VZW in een erkende CVSO of CV erkend als SO (sociaal oogmerk);
- fusie van vennootschappen en verenigingen;
- splitsing van vennootschappen;
- ontbinding en vereffening van vennootschappen;
- waardering van aandelen;
- opstellen van een warranteriplan;
- formele adviezen;
- de vennootschap te vertegenwoordigen teneinde in haar naam verklaringen af te leggen en te
ondertekenen die betrekking hebben op de jaarrekening en het accountantsrapport.
(A2) de vennootschap te vertegenwoordigen teneinde op te treden als haar in de plaats gestelde in de
gevallen waarin de vennootschap optreedt als fiscaal gevolmachtigde van klanten var de vennootschap.
administratief gevolmachtigde ten gunste van klanten van de vennootschap.
(A4) de vennootschap te vertegenwoordigen bij het in ontvangst nemen van aangetekende zendingen,
alsook de vennootschap te vertegenwoordigen inzake het opstellen en ondertekenen van offertes of
opdrachtbrieven.
In het kader van deze bevoegdheden zullen de voormelde personen de vennootschap geldig kunnen
vertegenwoordigen en verbinden. Voornoemde bijzondere gevolmachtigden verbinden zich er ten aanzien van
de vennootschap toe om alle instructies door het bestuursorgaan inzake de modaliteiten van de
vertegenwoordiging te respecteren.
5. Toekenning bijzondere volmacht - administratie
Het bestuursorgaan beslist met eenparigheid van stemmen dat met ingang van 31 december 2022 en
uiterlijk tot herroeping van de volmacht middels publicatie in het Belgisch Staatsblad, de nagenoemde
limitatieve bevoegdheden bij wijze van bijzondere volmacht worden toegekend aan
-de heer Rik Monnens, wonende te Groezenstraat 7, 3640 Kinrooi;
-mevrouw Ingrid Pepels, wonende te Groezenstraat 7, 3640 Kinrooi.
De bijzondere volmachten omvatten de bevoegdheid voor:
· Het vervullen van diverse administratieve verplichtingen na te leven inzake de directe en indirecte
belastingen zoals maar niet beperkt tot het opstellen en indienen van:
- de administratieve documenten, zoals de permanente activiteitenfiche, de formulieren 604 A-B-C;
- de maandelijkse of trimestriële btw-aangiften;
- de periodieke intracommunautaire opgaven, intrastataangiften en jaarlijkse klantenlisting;
- de fiscale aangifte inzake venncotschapsbelasting;
- de fiches 281.10, 281.20 en 281.50, e.a;
- de aangiften inzake roerende voorheffing m.b.t. intresten, royalty's en dividenden;
- de documenten i.v.m. de inhouding van bedrijfsvoorheffing voor loontrekkenden en bedrijfsleiders.
· Het vervullen van diverse administratieve verplichtingen inzake de personeelsadministratie, met name om:
- de tijdsregistraties van medewerkers te beheren;
- sociale documenten op te maken en te verzenden;
- arbeidscontracten op te stellen;
- de loonsberekening te beheren;
- de loonsbrieven te versturen;
- de lonen uit te betalen;
- de verlofadministratie te beheren;
- de verzuimadministratie te beheren;
- de exploitatie van het bedrijfswagenpark te beheren;
- de administratie rond opleidingen te beheren.
· Deze volmacht impliceert tevens de toelating vanwege de volmachtgever om gegevens in te kijken en te
wijzigen via elektronische interfaces van het sociaal verzekeringsfonds en de desbetreffende Fiscale
Overheden.
· Het vervullen van diverse administratieve verplichtingen inzake de post, met name om de vennootschap te
vertegenwoordigen tegenover alle vervoer- en verzendingsondernemingen, waaronder ook de post, alle
brieven, stukken en colli, zelfs aangetekend of verzekerd, te ontvangen en er décharge van te verlenen.
In het kader van deze bevoegdheden zullen de voormelde personen de vennootschap geldig kunnen
vertegenwoordigen en verbinden. Voornoemde bijzondere gevolmachtigde verbindt zich er ten aanzien van de
vennootschap toe om alle instructies door het bestuursorgaan inzake de modaliteiten van de
vertegenwoordiging te respecteren.
6. Volmacht administratieve formaliteiten
Een bijzondere volmacht wordt verleend aan Moore Finance & Tax BV, ingeschreven met
ondernemingsnummer 0451.657.041 en gekend op de Nederlandstalige Ondernemingsrechtbank Brussel, met
zetel te Buro & Design Center, Esplanade 1 bus 96, 1020 Brussel, alsook aan al haar bedienden, aangestelden
en lasthebbers en in het bijzonder aan mevrouw Julie De Roy, mevrouw Dominique Jaminet, mevrouw Liesl
Aegten, de heer Bert Lutin en mevrouw Anouk Van Tricht, met mogelijkheid van indeplaatsstelling, waarbij ze
elk afzonderlijk de mogelijkheid hebben voor:
het vervullen van alle formaliteiten inzake de inschrijvingen, de wijzigingen (voorgaande, huidige en	0
toekomstige) en schrappingen van handels-en ambachtenondernemingen bij de Kruispuntbank voor
Ondernemingen, de ondernemingsloketten of andere administratieve diensten;
het vervullen van diverse administratieve verplichtingen:
- alle formaliteiten te vervullen inzake de inschrijvingen, wijzigingen (voorafgaande, huidige en
toekomstige) en doorhaling bij een sociaal verzekeringsfonds en/of een sociaal secretariaat voor de
vennootschap en/of haar bestuursorgaan;
- het aanvragen en wijzigen van vergunningen;
- het inschrijven in een register, op een rol, in een databank of bij een beroepsorde of beroepsvereniging;
- alle formaliteiten te vervullen bij de ondernemingsrechtbank, (voorgaande, huidige en toekomstige) met
name de neerlegging en ondertekening van de nodige formulieren voor publicaties in de Bijlagen tot het
Belgisch Staatsblad, ...;
- de formaliteiten te vervullen inzake registratie btw; met name de aanvraag van het btw-nummer, de
aangifte tot wijziging van registratie en de aangifte tot stopzetting van werkzaamheid;
- de notulen (voorgaande, huidige en toekomstige) van de schriftelijke/elektronische besluitvorming van de
algemene vergadering en bestuursorgaan voor eensluidend te verklaren en te ondertekenen bij volmacht
evenals deze neer te leggen op de ondernemingsrechtbank;
- het vervullen van alle formaliteiten betreffende de inschrijvingen, de wijzigingen (voorgaande, huidige en
toekomstige) en schrappingen van (i) houders van aandelen of obligaties in het digitaal effectenregister e-stox,
alsook van (ii) de uiteindelijke begunstigden van de rechtspersoon in het UBO-register.
Deze volmacht impliceert tevens de toelating vanwege de volmachtgever om gegevens in te kijken en te
wijzigen via elektronische interfaces van het ondememingsloket, het sociaal verzekeringsfonds en de
desbetreffende Fiscale Overheden. De volmachtdrager voert het mandaat uit op basis van de door de
volmachtgever verstrekte informatie.
Voor al het voormelde mag de volmachtdrager alle verklaringen doen, alle akten, stukken en processen-
verbaal ondertekenen, woonst kiezen, in de plaats stellen en in het algemeen alles doen wat nodig of nuttig zou :
blijken voor de uitvoering van het huidige volmacht, zelfs indien bepaalde handelingen hier niet uitdrukkelijk
voorzien zijn, zo nodig bekrachtiging door de volmachtgever belovende.
Deze overeenkomst begint op datum van ondertekening en neemt een einde in de gevallen bij wet voorzien.
Een eenzijdige opzegging gebeurt door middel van een aangetekend schrijven aan de andere partij. Deze
overeenkomst vervangt en vernietigt alle voorgaande die met dezelfde doeleinden mochten gegeven zijn.
Nadat alle punten op de agenda werden behandeld, wordt de vergadering gesloten om 18.00 uur.
VOOR GELIJKVORMIGE UITGIFTE
Tim CARNEWAL
Notaris