Ondernemingsnr :
Naam
(voluit) : POLYCERT EUROPE AISBL
(verkort) :
Rechtsvorm : Internationale vereniging zonder winstoogmerk
Volledig adres v.d. zetel Kortenberglaan 71
 : 1000 Brussel
Onderwerp akte :
OPRICHTING
Uit een akte verleden voor meester Samuel WYNANT, notaris te Brussel (tweede kanton), vennoot
van “Van Halteren, Geassocieerde Notarissen” te 1000 Brussel, de Lignestraat 13, op 27 januari
2022, blijkt het dat:
…/…
1. De internationale vereniging zonder winstoogmerk « Association Européenne de la Plasturgie »
(Engelse benaming « European Plastics Converters » « EuPC »), met zetel te Kortenberglaan 71,
1000 Brussel, met ondernemingsnummer 0441.556.668.
Hier overeenkomstig haar statuten vertegenwoordigd door de heer Alexandre Joseph Dangis,
Directeur, wonende te 3360 Bierbeek, Bost 3 /A000.
2. De vereniging zonder winstoogmerk “Wetenschappelijk en Technisch Centrum van de
Textielnijverheid - Centre Scientifique & Technique De l'industrie Textile Belge”, afgekort
Centexbel, inrichting erkend bij toepassing van de besluitwet van 30 januari 1947, met zetel te
Montoyerstraat, 24 B2, 1000 Brussel, met ondernemingsnummer 0459.218.289
Hier vertegenwoordigd door de heer Jan Georges Laperre, wonende te 8510 Kortrijk, Vagevuurstraat
22, ingevolge een onderhandse volmacht waarvan een kopie in bijlage wordt aangehecht.
3. De internationale vereniging zonder winstoogmerk “European Carpet and rug association”,
afgekort ECRA, met zetel te Montoyerstraat, 24, 1000 Brussel, met ondernemingsnummer
0875.438.163
                Hier vertegenwoordigd door de heer POLICAR Martin, wonende te 2800 Mechelen, Willem
Geetsstraat 8, ingevolge een onderhandse volmacht waarvan een kopie in bijlage wordt aangehecht.
4. De internationale vereniging zonder winstoogmerk “European Single ply Waterproofing
Association”, afgekort ESWA, met zetel te Kortenberglaan 71, 1000 Brussel, met
ondernemingsnummer 0463.667.225
                Hier vertegenwoordigd door de heer POLICAR Martin, voornoemd, ingevolge een
onderhandse volmacht waarvan een kopie in bijlage wordt aangehecht.
5. De vereniging zonder winstoogmerk “Valipac”, met zetel te Koningin Astridlaan, 59 A bus 11, 1780
Wemmel, met ondernemingsnummer 0462.672.578
                Hier vertegenwoordigd door de heer POLICAR Martin, voornoemd, ingevolge een
onderhandse volmacht waarvan een kopie in bijlage wordt aangehecht.
6. De private stichting “Waste Free Oceans Europe”, afgekort WFO met zetel te Kortenberghlaan 71,
1000 Brussel, met ondernemingsnummer 0836.904.617
                Hier vertegenwoordigd door de heer Alexandre Joseph Dangis, Voorzitter, voornoemd.
7. De vereniging zonder winstoogmerk “Belgische federatie van de chemische industrie en van life
sciences”, afgekort Essenscia, met zetel te BluePoint, Auguste Reyerslaan, 80, 1030 Brussel, met
ondernemingsnummer 0406.478.993
                Hier vertegenwoordigd door mevrouw Saskia Rachel Walraedt, wonende te 3070
Kortenberg, Zonnelaan 7, ingevolge een onderhandse volmacht waarvan een kopie in bijlage wordt
aangehecht.
8. De vereniging naar Italiaans recht “Unione Nazionale Industrie Trasformatrici Materie Plastiche”,
afgekort “Unionplast”, met zetel te Via San Vittore, 36 20123 Milano (Italië),
0793711309
met ondernemingsnummer bis 0780.910.376
                Hier vertegenwoordigd door de heer POLICAR Martin, voornoemd, ingevolge een
onderhandse volmacht waarvan een kopie in bijlage wordt aangehecht.
9. De vereniging naar Nederlands recht “Federatie Nederlandse Rubber- en
Kunststofindustrie”, afgekort “Federatie NRK” of “NRK”, met zetel te Loire 150, 2491 AK  ’s
Gravenhage, Den Haag (Nederland), met ondernemingsnummer bis 
0780.960.658
                Hier vertegenwoordigd door de heer POLICAR Martin, voornoemd, ingevolge een
onderhandse volmacht waarvan een kopie in bijlage wordt aangehecht.
10. De vakbond naar Franse recht “Polyvia”, met zetel te rue Aristide Briand, 125 92300 Levallois
Perret (Frankrijk), met ondernemingsnummer bis 0780.961.054
                Hier vertegenwoordigd door de heer POLICAR Martin, voornoemd, ingevolge een
onderhandse volmacht waarvan een kopie in bijlage wordt aangehecht.
11. De vereniging naar Engelse recht “The British Plastics Federation”, met zetel te Londen EC2A
3JE, Rivington Street 6, Bath Place, met ondernemingsnummer bis 0780.961.252 
                Hier vertegenwoordigd door de heer POLICAR Martin, voornoemd, ingevolge een
onderhandse volmacht waarvan een kopie in bijlage wordt aangehecht. 
Hierna genoemd “de comparanten”.
De comparanten hebben ons verzocht om hierbij de statuten op te stellen van een internationale
vereniging zonder winstoogmerk, die ze verklaren onder hen op te richten overeenkomstig het
Wetboek van vennootschappen en verenigingen, onder opschortende voorwaarde van de
goedkeuring door het Ministerie van Justitie.
-* OPRICHTING *-
TITEL I – 
RECHTSVORM, NAAM, ZETEL, DUUR, DOEL EN ACTIVITEITEN
Artikel 1 - Rechtsvorm en naam
De Vereniging heeft het statuut van een internationale vereniging zonder winstoogmerk en valt onder
het Belgische Wetboek van vennootschappen en verenigingen en de latere wijzigingen ervan.
De naam van de vereniging is "PolyCert Europe AISBL".  
Artikel 2 – Zetel en duur
De zetel van de Vereniging is gevestigd in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, in het gerechtelijk
arrondissement Brussel. 
Zij kan bij beslissing van het Bestuursorgaan naar elke andere plaats in België worden overgebracht,
voor zover deze verplaatsing geen wijziging van de taal van de statuten vereist. Zij kan bij beslissing
van de algemene vergadering naar een ander taalgebied in België worden overgebracht. Elke
verplaatsing van de zetel moet gepubliceerd worden in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad onder
de verantwoordelijkheid van het Bestuursorgaan.
De Vereniging wordt opgericht voor onbepaalde duur. Zij kan te allen tijde ontbonden worden bij
beslissing van de algemene vergadering overeenkomstig de bepalingen van artikel 10, g) van de
Statuten.  
Artikel 3 - Doel
PolyCert Europe is een overkoepelend technisch platform voor de harmonisering van bestaande
certificatieregelingen voor de afname van secundaire grondstoffen door verwerkers van polymere
materialen in Europa tegen de beste productienormen.
Het zonder winstoogmerk doel van de Vereniging is bij te dragen tot een omvattend kader voor
wederzijdse erkenning tussen certificeringsregelingen voor de afname van secundaire grondstoffen
door verwerkers en samenstellers die voldoen aan de REACh-verordening en/of Europese en/of
nationale productnormen of -wetgeving. Het kader voor wederzijdse erkenning is bedoeld als
interface tussen de polymeerwaardeketen en andere certificeringsregelingen.  
Het moet ook gezamenlijke standpunten en de formulering van verklaringen over kwesties van
gemeenschappelijk belang vergemakkelijken. 
Artikel 4 - Activiteiten 
Het doel van de Vereniging wordt nagestreefd door middel van de volgende activiteiten:  
    •  Zorgen voor validatie, traceerbaarheid en consistentie langs de gehele productiewaardeketen
met gebruikmaking van polymeer voor de vervaardiging van op de markt gebrachte producten;
    •  gelijke concurrentievoorwaarden tot stand brengen tussen de lidstaten en de regelingen van de
nationale certificatie-instanties voor de opname van secundair ruw polymeermateriaal door de
waardeketen;
    •  regels vast te stellen voor de wederzijdse erkenning van certificatiesystemen voor de afname
van secundair ruw polymeermateriaal door de waardeketen en door de belanghebbenden in de
polymeerwaardeketen;
    •  regels vast te stellen voor wederzijdse erkenning binnen de EU en op internationaal niveau;
    •  een alomvattend certificeringslandschap te ontwikkelen dat de opname van secundair ruw
polymeermateriaal waarborgt, voor de nationale en Europese bevoegde overheden;
    •  door de regels voor wederzijdse erkenning het gebruik mogelijk te maken van het meest
geschikte certificeringssysteem voor een bedrijfstak in de waardeketen, naar gelang van de
behoeften;
    •  het promoten van het PolyCert Europe-initiatief bij zowel Europese als nationale overheden;
    •  het uitwisselen van informatie over juridische en technische kwesties met betrekking tot het
gebruik van secundaire grondstoffen. 
Om haar doel te bereiken kan de Vereniging ook alle evenementen organiseren, zoals conferenties,
tentoonstellingen, colloquia en in het algemeen alle activiteiten die rechtstreeks of onrechtstreeks
bijdragen tot de verwezenlijking van het hierboven vermelde doel zonder winstoogmerk, met inbegrip
van, binnen de grenzen van de wettelijke bepalingen, secundaire commerciële activiteiten met
winstoogmerk waarvan de opbrengst volledig wordt besteed aan de verwezenlijking van haar doel
zonder winstoogmerk.
TITEL II
LEDEN EN CATEGORIEËN VAN LEDEN
Artikel 5 – Categorieën van leden
De Vereniging bestaat uit Stichtende Leden, Vaste Leden en Toegetreden Leden. 
Een Stichtend Lid is een rechtspersoon die betrokken was bij de oprichting van de PolyCert Europe
Vereniging en de ontwikkeling van de PolyCert Europe-methodologie. De Stichtende Leden zijn de
ondertekenaars van de huidige statuten en oprichtingsakte van de Vereniging.
Een Vast Lid is een rechtspersoon die de PolyCert Europe auditmethodologie ondersteunt en
promoot of gebruikt voor zichzelf of voor zijn leden. In principe is elk Stichtend Lid ook een Vast Lid.
Een Toegetreden Lid is een rechtspersoon die de PolyCert Europe methodologie onderschrijft of
ondersteunt. 
Artikel 6 – Lidmaatschap, Uittreding en Ontslag
De verwerving van de status van Vast of Toegetreden Lid veronderstelt de goedkeuring van de
huidige statuten en de aanvaarding van eventuele huishoudelijke reglementen. 
Lidmaatschap, uittreding en ontslag als Vast of Toegetreden Lid dienen te geschieden in
overeenstemming met de volgende vormen en voorwaarden: 
6.1 Lidmaatschap: 
De toelating van Vaste Leden of Toegetreden Leden is onderworpen aan de volgende voorwaarden:
1.            Een schriftelijke gemotiveerde aanvraag moet verstuurd worden naar de zetel van PolyCert
Europe of per e-mail naar info@polycerteurope.eu. 
2.            Elke aanvraag voor een Vast of Toegetreden Lidmaatschap moet schriftelijk worden
ingediend bij de voorzitter van het Bestuur, waarna het ter evaluatie en goedkeuring zal worden
voorgelegd aan het Bestuur. Het Bestuursorgaan beslist bij meerderheid van aanwezige of
vertegenwoordigde stemmen over de toelating van een lid. 
Elk besluit tot toelating of afwijzing moet met redenen worden omkleed.
Wijziging van de status van Toegetreden Lid in die van Vast Lid is te allen tijde mogelijk, na
schriftelijk verzoek aan de Voorzitter en goedkeuring door het Bestuur.    
6.2 Uittreding
Een Lid kan eenzijdig de PolyCert Europe Vereniging verlaten, door een aangetekende brief te
sturen naar de Voorzitter van PolyCert Europe, met een kennisgevingstermijn van zes maanden
voordat zijn uittreding van kracht wordt. 
Een Lid dat zijn lidmaatschap opzegt, moet zijn financiële verplichtingen van zijn laatste
lidmaatschapsjaar vervullen voor het einde van dat jaar.
De financiële verplichtingen die voortvloeien uit de uittreding worden berekend op basis van het
aantal dagen vanaf het begin van het jaar dat van toepassing is op de jaarlijkse verschuldigde
contributie. 
6.3 Ontslag
Een Lid kan uit het lidmaatschap worden ontzet met een meerderheid van stemmen van het
Bestuursorgaan in een van de volgende gevallen:
    •  Indien het Lid zich niet houdt aan zijn verplichtingen betreffende de betaling van lidgelden of
andere bijdragen die hij is overeengekomen, wanneer het Bestuursorgaan hem daarom verzoekt.
    •  Indien het Lid zich niet houdt aan de door het Bestuursorgaan genomen besluiten. 
    •  Indien het Lid de EU-wetgeving inzake mededinging niet naleeft. 
    •  Indien het Bestuursorgaan tot de conclusie komt dat er een ernstige reputatieschade is die
gevolgen kan hebben voor PolyCert Europe. 
    •  Een Lid kan ook worden geschorst of uitgesloten bij besluit van een Algemene Vergadering op
aanbeveling van het Bestuur. In dit geval stuurt de Voorzitter van het Bestuursorgaan het Lid een
kopie van de aanbeveling en een uitnodiging om de vergadering bij te wonen en zijn verdediging
voor te leggen. 
In elk geval motiveert het Bestuursorgaan zijn besluit in schriftelijke vorm. Het Lid wordt van tevoren
op de hoogte gebracht van het definitieve besluit van het Bestuur. Het Lid wordt uitgenodigd voor het
Bestuursorgaan om zijn argumenten uiteen te zetten.
Wanneer een Lid zijn betalingsverplichtingen in verband met zijn lidmaatschap niet nakomt, heeft het
Bestuursorgaan het recht alle rechten van het Lid in de Vereniging op te zeggen en zijn lidmaatschap
te beëindigen met een meerderheid van de stemmen van het Bestuur. Indien een dergelijke situatie
zich voordoet, stuurt de Voorzitter een aangetekende brief aan het Lid met de herinnering tot
betaling. Indien deze betaling niet binnen 30 dagen geschiedt, wordt het lidmaatschap beëindigd. 
Uitgesloten Leden hebben geen recht op terugbetaling van reeds betaalde lidmaatschapsgelden en
bijdragen.
6.4 Rechten en plichten van de leden
Stichtende Leden, Vaste Leden en Toegetreden Leden hebben het recht deel te nemen aan de
Algemene Vergadering. Stichtende Leden en Vaste Leden hebben stemrecht in de Algemene
Vergadering, terwijl Toegetreden Leden slechts een adviserende rol hebben.  
Stichtende Leden, Vaste Leden en Toegetreden Leden nemen deel aan de activiteiten van de
Vereniging, overeenkomstig de door de Algemene Vergadering vastgestelde regels. 
Elk Stichtend Lid en Vast Lid betaalt een jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage en elke andere bijdrage die
door de Algemene Vergadering wordt vastgesteld. 
Stichtende Leden en Vaste Leden hebben het recht om onderwerpen voor te stellen ter verbetering
van PolyCert Europe. 
Zij kunnen door de Algemene Vergadering worden verkozen tot het Bestuursorgaan van PolyCert
Europe met het recht om onderwerpen voor te stellen voor discussies op de vergaderingen van het
Bestuursorgaan en met stemrecht. Zij kunnen lid zijn van de Operationele Raad met stemrecht.
Toegetreden Leden hebben niet het recht om onderwerpen voor te stellen voor bespreking op de
vergaderingen van het Bestuursorgaan en de Algemene Vergadering en hebben geen stemrecht. Zij
kunnen ook niet worden verkozen tot het Bestuursorgaan van PolyCert Europe. Toegetreden Leden
hebben dus de status van "waarnemer".
De betaling van de jaarlijkse lidmaatschapsbijdragen is verschuldigd 30 dagen na facturering en de
bijdragen moeten uiterlijk op dertig (30) april van elk jaar worden betaald. De betaling van de
bijdragen geschiedt overeenkomstig de besluiten van de Algemene Vergadering.  
Artikel 7 
Een lid dat ophoudt deel uit te maken van de Vereniging geniet niet langer de rechten en voorrechten
die aan leden worden toegekend en heeft geen recht op activa van de Vereniging. 
Artikel 8 
Op het secretariaat van de Vereniging wordt een ledenlijst bijgehouden; deze wordt regelmatig
bijgewerkt.  
TITEL III
Organen van PolyCert Europe
Artikel 9 
De organen van de Vereniging zijn: 
    •  Algemene Vergadering 
    •  Bestuursorgaan 
    •  Operationele Bestuur        
    •  Het Secretariaat 
TITEL IV
ALGEMENE VERGADERING
Artikel 10: Bevoegdheden
De algemene vergadering oefent alle bevoegdheden van de Vereniging uit om haar doel te bereiken.
Zij is samengesteld uit al haar leden.  
Over de volgende punten wordt alleen door de algemene vergadering beslist:
a) bepaling van de belangrijkste doelstellingen die de Vereniging moet verwezenlijken in termen van
tijd en prioriteit;
b) goedkeuring van de begroting en de rekeningen;
c) goedkeuring van het jaarverslag;
d) vaststelling van de jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage en andere specifieke bijdragen die van de
leden worden verlangd;
e) opstelling en wijziging van het huishoudelijk reglement;
f) wijziging van de Statuten;
g) ontbinding van de Vereniging;
h) ervoor zorgen dat het Bestuursorgaan aan de AV verslag uitbrengt over alle wijzigingen in het
ledenbestand.
Artikel 11: Besluiten
Tenzij anders bepaald in de Statuten of in de wet, is de geldigheid van de besluiten van de Algemene
Vergadering afhankelijk van een quorum van ten minste 75% van de aanwezige stichtende leden of
van de bij volmacht uitgebrachte stemmen.
Een lid kan een ander lid, dat zijn bijdrage heeft betaald, machtigen hem te vertegenwoordigen
(volmacht) en in zijn plaats te stemmen op de Algemene Vergadering.  De volmacht moet schriftelijk
worden gegeven.
Tenzij de Statuten of de wet anders bepalen, kunnen besluiten van de Algemene Vergadering
genomen worden met een gewone meerderheid van de stemmen van de op de vergadering
aanwezige of vertegenwoordigde leden. Stemmen per brief worden niet aanvaard.
Elk Stichtend Lid van de Algemene Vergadering heeft minimum vijf stemmen.  Elk Vast Lid heeft één
stem.
Een bijzondere meerderheid van ten minste 2/3 van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen is
vereist voor:
- wijziging van de Statuten;
- ontbinding en vereffening van de Vereniging, zoals beschreven in artikel 30;
Artikel 12: Verkiezingen
De Algemene vergadering kiest de leden van het Bestuursorgaan.
De Algemene Vergadering kiest uit de leden van het Bestuursorgaan een voorzitter voor een periode
van twee jaar, wiens mandaat één keer kan worden verlengd, maar wiens mandaat niet kan worden
verlengd met een derde zolang het aantal stichtende leden gelijk is aan meer dan 50% van het
aantal Vaste Leden in het Bestuursorgaan. De voorzitter mag echter zijn mandaat niet voor een
vierde termijn uitoefenen. 
De Algemene Vergadering kiest uit de leden van het Bestuursorgaan een penningmeester voor een
periode van twee jaar. Na afloop van de periode van twee jaar, gerekend van de ene algemene
vergadering tot de andere, kan elk van hen herkozen worden voor nog eens twee termijnen. 
Indien een van de functies vóór het verstrijken van een periode van twee jaar vacant wordt, komen
de leden van het Bestuursorgaan binnen de twee volgende maanden bijeen en benoemen een
voorlopige vervanger. Tijdens de eerste vergadering stemt de algemene vergadering over hun
definitieve verkiezing.
Het Bestuursorgaan kiest uit zijn leden een vicevoorzitter, die elk jaar kan worden ontslagen. Zijn rol
heeft een strikt adviserend karakter. Het Bestuursorgaan kan de precieze inhoud van  zijn rol
bepalen.
Indien een van de functies vacant wordt, kiest het Bestuursorgaan tijdens de eerste vergadering een
nieuwe vicevoorzitter, die eveneens jaarlijks ontslagen kan worden.
Artikel 13: Vergaderingen
De Algemene Vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter, of bij diens afwezigheid door de
vicevoorzitter.
De Algemene Vergadering moet ten minste eenmaal per kalenderjaar bijeenkomen. Op verzoek van
de meerderheid van de leden, rekening houdend met de stemmen, moet de Algemene Vergadering
bijeengeroepen worden.
De commissaris kan, in voorkomend geval, de Algemene Vergadering bijeenroepen. Hij moet deze
bijeenroepen wanneer ten minste 1/5e van de Stichtende en Vaste leden hierom verzoekt.
De Algemene Vergadering wordt bijeengeroepen door het Bestuursorgaan of door de Voorzitter. De
Algemene Vergadering wordt bijeengeroepen per brief die ten minste zes weken voor de datum van
de vergadering verzonden moet worden.  In de brief moeten de punten worden vermeld worden die
tijdens de vergadering besproken moeten worden.
Stichtende en Vaste Leden hebben de mogelijkheid om tot ten minste 3 weken voor de datum van de
vergadering andere zaken aan de agenda toe te voegen. De bijkomende zaken kunnen slechts op de
Algemene Vergadering worden besproken indien alle aanwezige of vertegenwoordigde leden
daarmee instemmen.
De voorgaande paragraaf is echter niet van toepassing op de zaken die onder artikel 11 vallen en
waarvoor een bijzondere meerderheid vereist is.
Elk door de Algemene Vergadering goedgekeurd besluit dient schriftelijk in de notulen te worden
opgenomen. De notulen worden uiterlijk 30 werkdagen na de vergadering aan de leden van de
Algemene Vergadering toegezonden.  
TITEL V.
HET BESTUURSORGAAN
Artikel 14 
De Vereniging wordt bestuurd door het Bestuursorgaan ("bestuursorgaan” in de zin van artikel 10:9
van het Belgische Wetboek van vennootschappen en verenigingen).
Het Bestuursorgaan is samengesteld uit ten minste 5 leden. 
Bij de oprichting van de Vereniging is het Bestuursorgaan samengesteld uit één vertegenwoordiger
van elke stichtende lidorganisatie. Maximaal 2 extra Vaste Leden, geen stichtende leden, kunnen
een zetel hebben na beslissing van het Bestuursorgaan voor een periode van 2 jaar. Toegetreden
leden hebben geen recht op een zetel in het Bestuursorgaan.
De vertegenwoordigers van de Stichtende Leden en, in voorkomend geval, van de Vaste Leden
worden door de algemene vergadering tot lid van het Bestuursorgaan gekozen.
De vertegenwoordiger van de stichtende lidorganisatie blijft in functie tenzij de stichtende
lidorganisatie zijn ontslag indient of indien een geschil ontstaat tussen een stichtende lidorganisatie
en de Vereniging en de Algemene Vergadering instemt met de tijdelijke schorsing van het stichtende
lid gedurende de tijd dat het geschil moet worden beslecht.  Wanneer het mandaat van een stichtend
lid eindigt, gaat zijn positie verloren voor een ander, nog niet vertegenwoordigd Vast lid. 
Indien het aantal leden van het Bestuursorgaan kleiner is dan het vereiste minimum, kan het
Bestuursorgaan voorzien in een tijdelijke vervanging. De aldus door het bestuursorgaan
gecoöpteerde persoon beëindigt het mandaat van het vervangen bestuursorgaanslid. 
Alle besluiten van de Algemene Vergadering betreffende de verkiezing en het aftreden van leden van
het Bestuursorgaan worden bekendgemaakt in overeenstemming met de wettelijke voorschriften.  
Artikel 15 
Aan het Bestuursorgaan worden alle bevoegdheden van beheer, bestuur en beschikking verleend,
onder voorbehoud van de bevoegdheden van de algemene vergadering. Het Bestuursorgaan treedt
op als een collegiaal orgaan.  
Het Bestuursorgaan vergadert ten minste tweemaal per jaar en zo vaak als het dit nodig acht, in
fysieke of digitale vorm. Het kan worden bijeengeroepen door ten minste drie van zijn leden.  De
oproeping geschiedt per brief of e-mail en dient ten minste vijf werkdagen voor de vergadering in het
bezit van de betrokkenen te zijn. Het Bestuursorgaan beraadslaagt geldig en neemt besluiten indien
ten minste de helft van zijn leden aanwezig is.
Indien een lid van het Bestuursorgaan een vergadering niet kan bijwonen, geeft hij een schriftelijke
delegatie of volmacht aan een ander lid van het Bestuursorgaan.
Alle besluiten van het Bestuursorgaan worden genomen bij consensus dan wel bij een meerderheid
van twee derde van de stemmen van de aanwezige of bij volmacht vertegenwoordigde leden, in
overeenstemming met dit artikel. De leden van het Bestuursorgaan kunnen bij wijze van uitzondering
schriftelijk worden geraadpleegd wanneer een besluit niet kan worden uitgesteld tot de volgende
vergadering van het Bestuursorgaan en evenmin de bijeenroeping van een buitengewone
vergadering van het Bestuursorgaan rechtvaardigt. De vergaderingen van het Bestuursorgaan
kunnen worden gehouden met behulp van een elektronisch systeem (videoconferentie of anders) dat
de deelnemers in staat stelt op afstand te beraadslagen en te stemmen.
Artikel 16
Het Bestuursorgaan 
    •  Bepaalt prioriteiten van PolyCert Europe (strategisch niveau);
    •  Identificeert en controleert risico's;
    •  Wijst middelen toe waar nodig;
    •  Erkent en valideert goedgekeurde certificatie-organen;   
    •  Controleert en valideert de aanbevelingen van de erkende certificatie-organen;
    •  Garandeert de uniformiteit van de auditmethodologie in alle lidstaten van de EU;
    •  Evalueert en valideert de conclusies en aanbevelingen van het Operationele Bestuur;
    •  Houdt toezicht op de activiteiten van het secretariaat van PolyCert Europe;
    •  Promoot PolyCert Europe;
    •  Laat nieuwe leden toe;
    •  Ontslaat leden;
    •  Benoemt de voorzitter van het Operationele Bestuur; 
    •  Benoemt kandidaten voor de Adviesraad;
    •  Is belast met de communicatie en de verspreiding.
Artikel 17
De Voorzitter van het Bestuursorgaan bereidt de agenda van de vergaderingen van het
Bestuursorgaan voor, rekening houdend met de door de leden schriftelijk ingediende suggesties.
De dagelijkse algemene organisatie, met inbegrip van de agenda van de vergaderingen, de
organisatie van de vergaderingen en de bijeenkomsten, de notulen van de vergaderingen en de
bijeenkomsten, de verspreiding van documenten onder het bestuursorgaan en onder de leden, wordt
verzorgd door het secretariaat.  
Artikel 17bis
Wanneer het Bestuursorgaan een besluit moet nemen of dient te beslissen over een transactie die
binnen zijn bevoegdheid valt en waarbij een lid van het Bestuursorgaan een direct of indirect belang
van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met de belangen van de Vereniging, moet dat lid
van het Bestuursorgaan de andere leden van het Bestuursorgaan daarvan in kennis stellen voordat
het Bestuursorgaan een besluit neemt. Zijn of haar verklaring en uitleg over de aard van het strijdige
belang moeten worden opgenomen in de notulen van de vergadering van het Bestuursorgaan die het
besluit moet nemen. Het Bestuursorgaan mag dit besluit niet delegeren.
Een lid van het Bestuursorgaan dat een belangenconflict heeft zoals bedoeld in paragraaf 1, mag
niet deelnemen aan de beraadslagingen van het Bestuursorgaan over dergelijke besluiten of
transacties, noch zijn stem uitbrengen over de zaak. Indien de meerderheid van de aanwezige of
vertegenwoordigde leden van het Bestuursorgaan een belangenconflict heeft, wordt het besluit of de
transactie voorgelegd aan de Algemene Vergadering; indien het besluit of de transactie door de
algemene vergadering wordt goedgekeurd, kan het Bestuursorgaan het besluit of de transactie
uitvoeren.
Onverminderd het recht van de in de artikelen 2:44 en 2:46 van het Wetboek van vennootschappen
en verenigingen bedoelde personen om de nietigheid of schorsing van het besluit van het
Bestuursorgaan te vorderen, kan de Vereniging de nietigheid vorderen van besluiten genomen of
verrichtingen uitgevoerd in strijd met de in dit artikel neergelegde regels, indien de andere partij bij
die besluiten of verrichtingen van die schending op de hoogte was of had moeten te zijn.
Dit artikel is niet van toepassing wanneer de besluiten van het Bestuursorgaan betrekking hebben op
gebruikelijke transacties gesloten onder normale marktvoorwaarden en garanties bieden voor
transacties van dezelfde aard.
TITEL VI
HET OPERATIONELE BESTUUR
Artikel 18
Het Operationele Bestuur is het deskundig orgaan belast met de controle en harmonisering van de
goedgekeurde certificeringsschema’s. 
Na beslissing van het Bestuursorgaan bestaat het Operationele Bestuur uit minimaal één en
maximaal twee aangewezen vertegenwoordigers per stichtend lid of Vast Lid.  
Bij besluit van het Bestuursorgaan kan een vertegenwoordiger van een Toegetreden lid worden
benoemd om met raadgevende stem zitting te nemen in het Operationele Bestuur.
Indien er door ontslag of om een andere reden een vacature ontstaat, kan het vaste lid een nieuwe
vertegenwoordiger benoemen. De leden van het Operationele Bestuur worden benoemd voor een
periode van twee jaar. 
De vergaderingen van het Operationele Bestuur zijn alleen toegankelijk voor de door de leden
aangewezen vertegenwoordigers. De voorzitter van het Operationele Bestuur kan echter andere
deskundige en adviserende deelnemers als gast uitnodigen, indien dat nodig is voor het
beoordelingsproces.  
Alvorens als gast te worden uitgenodigd, dient een geheimhoudingsovereenkomst te worden
gesloten. Gasten hebben geen beslissingsrecht, noch stemrecht met betrekking tot de conclusies
van het Operationele Bestuur.   
Gasten die opmerkingen hebben, kunnen hun bezwaren per brief meedelen aan de voorzitter van het
Operationele Bestuur en aan de voorzitter van het Bestuursorgaan.
Artikel 19
Het Operationele Bestuur ontwikkelt technische voorstellen en legt deze ter goedkeuring voor aan
het Bestuursorgaan. Het Operationele Bestuur zal altijd proberen een consensus te bereiken voor
alle voorstellen. Indien geen consensus wordt bereikt, kan het Operationele Bestuur het
Bestuursorgaan om advies vragen, waarmee rekening moet worden gehouden bij de verdere
ontwikkeling van het gegeven voorstel.
Het Operationele Bestuur overweegt specifieke elementen van de goedgekeurde certificatieschema's
die een positieve bijdrage kunnen leveren aan de doelstellingen van PolyCert Europe. De
belangrijkste verantwoordelijkheden van het Operationele Bestuur zijn: 
    •  Het uitvoeren van de beslissingen van het Bestuursorgaan.
    •  Het leveren van technische input voor de ondersteuning van het Bestuursorgaan door het
secretariaat.
    •  De methodologieën en schema's van PolyCert Europe herzien, ontwikkelen en aanpassen.
    •  Coördineren met certificatie-organen die door het Bestuursorgaan zijn goedgekeurd
Artikel 20
Het Operationele Bestuur benoemt onder diens leden een voorzitter voor een termijn van 2 jaar. De
benoeming wordt goedgekeurd door het Bestuursorgaan. De vergaderingen van het Operationele
Bestuur worden voorgezeten door de voorzitter of, indien deze niet is aangewezen, door de voorzitter
van het Bestuursorgaan. 
De Voorzitter van het Operationele Bestuur bereidt de agenda van de vergaderingen van het
Bestuursorgaan voor, rekening houdend met de door de leden schriftelijk ingediende suggesties.
Het Operationele Bestuur komt bijeen wanneer dat nodig is of ten minste driemaal per jaar.  
Indien een lid van het Operationele Bestuur een vergadering niet kan bijwonen, zal het Operationele
Bestuur toestaan dat besluiten op andere wijze worden ondersteund (bijvoorbeeld per e-mail, fax,
teleconferentie of bij volmacht aan een ander lid van het Operationele Bestuur). Alle verzoeken om
een besluit moeten binnen twintig dagen na ontvangst worden teruggezonden, anders worden zij
geacht te zijn goedgekeurd.  
De notulen van de vergaderingen van het Operationele Bestuur worden binnen 15 dagen na de
vergadering toegezonden aan de leden van het Operationele Bestuur en de leden van het
Bestuursorgaan.
TITEL VII
SECRETARIAAT
Artikel 21
Het Secretariaat biedt ondersteuning aan het Bestuursorgaan. Het Bestuursorgaan kan een derde
dienstverlener belasten met de secretariaatswerkzaamheden voor een termijn van drie jaar, die kan
worden verlengd.
De belangrijkste verantwoordelijkheden van het secretariaat zijn:
    •  Fungeren als contactpunt tussen de Europe leden van PolyCert, de Erkende certificatie-organen
en de begunstigden van het PolyCert Europe label;
    •  Fungeren als communicatiepunt voor externe belanghebbenden;
    •  De lijst van gecertificeerde verwerkers bijwerken;
    •  De lijst van de Erkende certificatie-organen bijwerken;
    •  De database van PolyCert Europe met geldige certificeringen bijwerken;
    •  Alle communicatiemiddelen bijwerken;
    •  Vergaderingen organiseren; 
    •  Of andere verwante of gelijkwaardige taken die door de voorzitter van het Bestuursorgaan of
door het Bestuursorgaan noodzakelijk worden geacht.
TITEL VIII
ERKEND CERTIFICATIE-ORGAAN
Artikel 22
Het Bestuursorgaan is de instantie die het erkende certificatie-orgaan selecteert volgens de door het
Operationele Bestuur opgestelde eisen.
Het erkende certificatie-orgaan kwalificeert de auditors en voert het certificatieproces uit.
De rol van het Erkende Certificatie-orgaan zal zijn om:
    •  Het kwalificeren van kandidaat-auditors om audits uit te voeren in overeenstemming met de
PolyCert Europe methodologie. De kwalificatieprocedure wordt bepaald door het Bestuursorgaan. 
    •  De audits en auditrapporten beoordelen en evalueren volgens de PolyCert Europe
methodologie.
    •  Een Certificaat met het PolyCert Europe logo afleveren aan het verwerkende bedrijf.
    •  Op regelmatige basis rapporteren aan het Operationele Bestuur over een aantal KPI's die door
het Bestuursorgaan bepaald worden (bv. aantal gekwalificeerde auditors, aantal offertes, aantal
uitgereikte, ingetrokken of opgeschorte certificaten (niet-exhaustieve lijst).     
TITEL IX
ADVIESRAAD
Artikel 23
De Adviesraad bestaat uit representatieve belanghebbenden, bijvoorbeeld leden van het Europees
Parlement die actief zijn op het gebied van milieuaspecten, vertegenwoordigers van
retailorganisaties en consumentenorganisaties en partijen die een constructieve bijdrage willen
leveren aan de ontwikkeling en promotie van het technische platform PolyCert Europe.  
De leden van de Adviesraad kunnen via de Adviesraad input leveren aan het Bestuursorgaan.  
TITEL X
VERTEGENWOORDIGINGSBEVOEGDHEDEN
Artikel 24 
Transacties die de Vereniging juridisch binden ten opzichte van derden, en die deel uitmaken van het
dagelijks bestuur, zijn onderworpen aan goedkeuring door de voorzitter en de penningmeester van
de Vereniging. De Vereniging wordt aldus tegenover derden vertegenwoordigd door de voorzitter en
de penningmeester, die gezamenlijk handelen. Voor transacties die geen deel uitmaken van het
dagelijks beheer en die een limiet van 10.000 EUR overschrijden, vragen de gezamenlijk handelende
voorzitter en de penningmeester de voorafgaande goedkeuring van het Bestuursorgaan.
Elke gerechtelijke procedure, hetzij als eiser hetzij als verweerder, wordt ingeleid door de voorzitter
of door een lid dat daartoe speciaal door de voorzitter is gemachtigd, en/of door een juridisch
adviseur die door de voorzitter wordt aangewezen. Ieder jaar wordt aan de Algemene Vergadering
een verslag voorgelegd over de stand van vooruitgang van elke gerechtelijke procedure. Elke
minnelijke schikking in een rechtsgeding is onderworpen aan de voorafgaande goedkeuring van de
Algemene Vergadering (gewone meerderheid). 
TITEL XI
VERGOEDINGEN EN BEGROTING
Artikel 25 
De leden betalen elk jaar hun vergoeding volgens de vergoedingsstructuur die is vastgelegd in de
begroting die door het Bestuursorgaan wordt voorgesteld en door de jaarlijkse gewone Algemene
Vergadering wordt goedgekeurd, om de uitgaven van de Vereniging in het kader van haar in artikel 3
beschreven doelstellingen te dekken. 
Artikel 26 
Het boekjaar begint op 1 januari van het kalenderjaar en de boekhoudkundige periode wordt
afgesloten op eenendertig december van hetzelfde jaar. 
De voorzitter, bijgestaan door de penningmeester van de Vereniging, legt de ontwerpbegroting voor
het komende jaar en de jaarrekening van het afgelopen jaar ter goedkeuring voor aan de Algemene
Vergadering, onder toezicht van het Bestuursorgaan.  De jaarrekening wordt neergelegd in
overeenstemming met de wettelijke vereisten.   
De algemene vergadering wijst zo nodig twee rekeningcontroleurs aan.  Indien de door de algemene
vergadering goedgekeurde begrotingen in de loop van een begrotingsjaar om een geldige reden
verhoogd moeten worden, wordt tijdens de eerstvolgende algemene vergadering een bijzondere
stemming georganiseerd. 
Artikel 27
De Stichtende en de Vaste Leden delen de kosten voor het beheer van PolyCert Europe.  
De deelname aan het Bestuursorgaan, het Operationele Bestuur en andere functies en activiteiten
die door de leden of aangeslotenen worden uitgevoerd, gebeurt op vrijwillige basis, zonder enige
vergoeding of onkostenvergoeding.
Alle kosten en inkomsten zullen tijdens de vergaderingen van het Bestuursorgaan gerapporteerd
worden.
Specifieke regels voor de verdeling van de kosten, facturering, betalingstermijnen, enz. worden
uiteengezet in het document Interne Regels. Het huishoudelijk reglement mag niet in strijd zijn met
de huidige statuten.                    
TITEL XII
GEHEIMHOUDING
Artikel 28
Gedurende de looptijd van de Vereniging en voor een periode van tien (10) jaar daarna, behandelen
de Leden van de PolyCert Europe Vereniging alle informatie vertrouwelijk die wordt vrijgegeven ten
behoeve van het technische platform van PolyCert Europe.
De Leden verzekeren contractueel dezelfde verplichtingen voor al hun werknemers of elk ander
personeel dat werkt voor een Lid en dat toegang kan hebben tot vertrouwelijke informatie, zo veel
mogelijk en voor de maximale duur toegestaan door de wet, inclusief bij het einde of de beëindiging
van hun tewerkstelling of werk.
TITEL XIII
MEDEDELING EN VERSPREIDING
Artikel 29
De PolyCert Europe Vereniging publiceert en herziet indien nodig, na besluit van het
Bestuursorgaan: 
    •  De volledige methodologie van PolyCert Europe;
    •  Een database van de goedgekeurde en in behandeling zijnde verwerkers die beschikbaar zal
zijn op de website van PolyCert Europe;
    •  Een database van goedgekeurde certificeringsinstanties;
    •  Verspreidingsmateriaal (presentaties, nieuws, enz.).
Elke voorgestelde publicatie of communicatie door de Vereniging moet door het Bestuursorgaan
goedgekeurd worden. Het Bestuursorgaan beschikt over een termijn van één week vanaf de datum
van ontvangst van de voorgestelde publicatie of mededeling om bezwaar te maken tegen de
publicatie/mededeling. Na het verstrijken van deze termijn wordt de toestemming geacht te zijn
gegeven.
TITEL XIV  
 WIJZIGINGEN VAN DE STATUTEN EN ONTBINDING
Artikel 30
Voor zover dit verenigbaar is met de toepasselijke wetgeving, moet elk voorstel tot wijziging van de
statuten of verzoek tot ontbinding van de Vereniging ingediend worden door het Bestuursorgaan of
door ten minste 50% van de Stichtende en Vaste Leden die hun stem uitbrengen. Het voorstel wordt
voorgelegd aan de Algemene Vergadering.
Het Bestuursorgaan moet de leden ten minste een maand voor de datum van de algemene
vergadering, waar de voorstellen zullen besproken worden, op de hoogte brengen van zulke
voorstellen. De Algemene Vergadering spreekt zich geldig uit over de voorgestelde
statutenwijzigingen, met inbegrip van de ontbinding van de Vereniging, indien twee derde van de
Stichtende en Vaste Leden aanwezig of vertegenwoordigd is en met een gekwalificeerde
meerderheid van twee derde van de stemmen. Indien het quorum niet wordt bereikt bij het begin van
de vergadering, zal een tweede vergadering worden georganiseerd binnen de 6 weken na de datum
van de eerste vergadering. Een nieuwe oproepingsbrief moet ten minste twee weken voor de datum
van de tweede vergadering worden verzonden.
De vergadering kan dan een besluit nemen over het voorstel, ongeacht het aantal aanwezige leden.
Een twee derde meerderheid van stemmen is vereist.
Artikel 31
Wanneer de wet zulks voorschrijft, moeten de statutenwijzigingen worden voorgelegd aan het
Ministerie van Justitie en worden bekendgemaakt in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.
Artikel 32
In geval van ontbinding van de Vereniging benoemt het Bestuursorgaan een of meer vereffenaars.
Het Bestuursorgaan bepaalt de voorwaarden waaronder een vereffenaar wordt benoemd, zijn
ontslag, zijn salaris en zijn precieze mandaat.
Artikel 33
In geval van ontbinding of vereffening van de Vereniging dienen de netto-activa van de Vereniging te
worden bestemd voor een doel zonder winstoogmerk. Het Bestuursorgaan kan beslissen over de
precieze bestemming van de netto-activa.
Artikel 34
Voor de uitvoering van onderhavige statuten, dient elk Stichtend, Vaste of Toegetreden lid, elke
bestuurder, elke lasthebber en elke vereffenaar die in het buitenland is gedomicilieerd, een
woonplaats te kiezen in België. Bij ontstentenis van keuze wordt hij geacht woonplaats te kiezen op
de zetel van de Vereniging.
Artikel 35
Voor al wat niet is bepaald in onderhavige statuten, wordt verwezen naar de wettelijke bepalingen.
-* SLOTBEPALINGEN *-
De oprichters, aanwezig of vertegenwoordigd zoals hierboven vermeld, nemen met eenparigheid van
stemmen de volgende besluiten, die van kracht zullen worden zodra de Vereniging
rechtspersoonlijkheid heeft:
A. Benoeming van de eerste bestuurders
Overeenkomstig artikel 14, bij de oprichting van de Vereniging is het Bestuursorgaan samengesteld
uit één vertegenwoordiger van elke stichtende lidorganisatie.  
Het aantal bestuurders (leden van het Bestuursorgaan) wordt aanvankelijk vastgesteld op tien (10),
aangezien twee stichtende lidorganisatie dezelfde vertegenwoordiger gekozen hebben.  
Vervullen deze functie : 
1. De heer LAPERRE Jan, 
2. De heer DANGIS Alexandre; 
3. Mevrouw WALRAEDT Saskia 
4. De heer VANKANN Edmund 
5. De heer MERKX Bernard, 
6. De heer LHOIR Xavier, 
7. De heer LAW Philip, 
8. De heer MARTIN Jean, 
9. Mevrouw POGGESI Maria Christina, 
10. De heer de Ruijter Erik. 
Behoudens herverkiezing, neemt het bestuurdersmandaat een einde na afloop van de gewone
algemene vergadering van 2024.
De voorzitter en de penningmeester van de Vereniging die gezamenlijk handelen, kunnen de
Vereniging geldig vertegenwoordigen. Voor transacties die geen deel uitmaken van het dagelijks
beheer en die een limiet van 10.000 EUR overschrijden, vragen de gezamenlijk handelende
voorzitter en de penningmeester de voorafgaande goedkeuring van het Bestuursorgaan.
De bestuurdersfuncties worden niet bezoldigd.
B. Commissaris
Er wordt geen commissaris benoemd aangezien de Vereniging volgens de gedane ramingen voor
het eerste maatschappelijk jaar niet beantwoordt aan de criteria van artikel 1:28 en artikel 3:47 van
het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. 
C. Voorzitter van het Bestuursorgaan
De personen die hiervoor zijn aangeduid als bestuurder en die aanwezig of vertegenwoordigd zijn
zoals vermeld, verklaren unaniem de volgende beslissingen te nemen:
-              vervult de functie van voorzitter van het Bestuursorgaan voor de duur van zijn
bestuurdersmandaat: de heer LAPERRE Jan, voornoemd, hier aanwezig/vertegenwoordigd zoals
gezegd en die aanvaardt.
Deze functie wordt niet bezoldigd.
D. Eerste boekjaar
Het eerste boekjaar begint op de dag dat de Vereniging rechtspersoonlijkheid krijgt en eindigt op 31
december 2022.
De eerste gewone algemene vergadering heeft dus plaats in 2023.
E. Aanvang van de activiteiten
De activiteiten van de Vereniging nemen een aanvang te rekenen vanaf de datum van het koninklijk
besluit waarbij zij wordt erkend. 
F. Bevoegdheden
Alle bevoegdheden, met de mogelijkheid om verder te delegeren, worden toegekend aan:
    •  Mevrouw Stéphanie ERNAELSTEEN;
    •  Mevrouw Nathalie DUBOIS;
    •  De heer Martin PIERREUX.
Alleen handelend, teneinde bij het Ministerie van Justitie het verzoek om erkenning in te dienen, met
het oog op de verkrijging van de rechtspersoonlijkheid van de Vereniging. 
…/…
Voor eensluidend analytisch uittreksel.
Samen neergelegd: expeditie en volmachten
(getekend) Samuel WYNANT, geassocieerde notaris te Brussel.