N° d'entreprise :
Nom
(en entier) : POLARIS MED
(en abrégé) :
Forme légale : Société à responsabilité limitée
Adresse complète du siège Gulledelle 99 bte 7
 : 1200 Woluwe-Saint-Lambert
Objet de l'acte :
CONSTITUTION
Aux termes d’un acte reçu le trente septembre deux mille vingt par le Notaire Marie-Julie
DELFORGE, à Lasne à enregistrer, a été constituée une société à responsabilité limitée, dénommée
« POLARIS MED ». Il résulte que :
 
…/…
 
Fondateur/Actionnaire
Madame ANGHEL Laura Ionela, née à Braila (Roumanie), le 28 novembre 1983, célibataire,
domiciliée à (1200) Woluwe-Saint-Lambert, Gulledelle 99, boîte 7.
Fondateur
…/…
 
CONSTITUTION
    1.  Forme juridique – dénomination – siège
Il est constitué une société sous forme d’une société à responsabilité limitée, qui sera dénommée «
POLARIS MED ». Le siège est établi pour la première fois à (1200) Woluwe-Saint-Lambert,
Gulledelle 99, boîte 7.
 
    1.  Capitaux propres – actions - libération
Le comparant déclare souscrire les 100 actions, en espèces, au prix de 100 euros chacune, soit pour
10.000 euros ou l’intégralité des apports.
Il déclare et reconnait que chacune des actions ainsi souscrites a été entièrement libérée par un
versement en espèces et que le montant de ces versements, soit 10.000 €, a été déposé sur un
compte spécial ouvert au nom de la société en formation auprès de la Banque KBC.
Nous, Notaire, attestons que ce dépôt a été effectué conformément aux dispositions du Code des
sociétés et des associations.
La société a par conséquent et dès à présent à sa disposition une somme de 10.000 euros.
 
STATUTS
Article 1 : Nom et forme
La société revêt la forme d'une société à responsabilité limitée.
Elle est dénommée « Polaris Med ».
 
Article 2 : Siège
Le siège est établi en Région de Bruxelles-Capitale.
La société peut établir, par simple décision de l’organe d’administration, des sièges administratifs,
cabinets et succursales, tant en Belgique qu'à l'étranger. En cas d’établissement du siège à l’
étranger, les juridictions belges resteront compétentes pour le traitement d’éventuels litiges.
0755470345
Volet B
La société peut, par simple décision de l’organe d’administration, établir ou supprimer des sièges d’
exploitation, pour autant que cette décision n’entraîne pas de changement en matière de régime
linguistique applicable à la société.
 
Article 3 : Objet
La société a pour objet, en son nom et pour son compte, l’exercice de la médecine dans le sens le
plus large du terme et dans le respect des dispositions légales, réglementaires et déontologiques
régissant ces activités.
L’art de guérir est toutefois exercé par le médecin et non pas par la société.
Elle a également pour objet la conservation et la mise à jour de la connaissance scientifique par le
travail scientifique indépendant et par le suivi de séminaires scientifiques, congrès, conférences et
autres, ainsi que l’enseignement et la publication.
La société ne peut conclure, avec un autre médecin ou avec une tierce personne, des contrats qui
sont prohibés à un médecin.
Elle pourra de plus faire toutes opérations généralement quelconques tant mobilières
qu'immobilières ayant un rapport direct ou indirect avec son objet ou qui serait de nature à en faciliter
la réalisation sans en modifier le caractère civil et la vocation médicale. La société pourra s’
intéresser, par voie d’apport, de fusion, de souscription ou de toute autre manière dans toutes
entreprises, associations ou sociétés ayant un objet similaire, analogue ou connexe, ou de nature à
favoriser celui de la société sous réserve de l’accord préalable du Conseil Provincial de l’Ordre des
Médecins compétent. Cette participation fera l’objet d’un contrat.
Chaque médecin-actionnaire exercera sa profession en toute indépendance dans le respect des
dispositions légales et déontologiques et notamment les règles relatives au secret médical, à la
liberté diagnostique et thérapeutique du praticien, et au libre choix du patient.
Toute forme de commercialisation de la médecine, de collusion directe ou indirecte, de dichotomie et
de surconsommation est exclue.
La responsabilité professionnelle du ou des médecins actionnaires demeure illimitée.
La responsabilité professionnelle du médecin doit être assurée de façon à permettre la réparation du
dommage éventuellement causé.
A titre accessoire, la société pourra également avoir pour objet la constitution, la gestion et la
valorisation d’un patrimoine immobilier et mobilier, notamment par l’achat, la vente, la location, la
mise en location, la construction, le tout au sens le plus large, pour autant que n’en soient altérés ni
son caractère civil, ni sa vocation prioritairement médicale, et que ces opérations n’aient pas un
caractère commercial.
Dès lors qu’il y a plusieurs actionnaires, un accord préalable des actionnaires est à prévoir sur la
politique de constitution et de gestion des investissements ainsi réalisés qui doivent avoir été
approuvés à la majorité des deux/tiers au moins des actions présentes ou représentées. En cas de
pluralité d’actionnaires, ceux-ci mettront en commun une partie de leur activité médicale au sein de la
société
 
Article 3bis - Règles particulières
Seules les personnes physiques, habilitées légalement à exercer l'Art de guérir en Belgique, inscrites
au Tableau de l'Ordre des Médecins et pratiquant ou appelées à pratiquer dans la société, peuvent
être associées. La société et tous ses actionnaires devront ainsi s'en référer strictement aux
dispositions reprises dans le Code de déontologie médicale.
Ils s'interdisent notamment de conclure toutes conventions non conformes ou qui s'écarteraient des
prescrits dudit Code avec d'autres médecins ou avec des tiers.
Chaque médecin actionnaire exerce l'art de guérir au nom et pour le compte de la société. La
responsabilité professionnelle de chaque médecin actionnaire est illimitée. L’administrateur veillera à
ce que soit assurée la responsabilité distincte de la société.
Chaque médecin actionnaire conserve une totale indépendance diagnostique et thérapeutique. Tout
médecin travaillant au sein de la société devra informer ses associés de toute décision disciplinaire,
civile, pénale ou administrative susceptible de quelconques retombées sur leurs relations
professionnelles. Dans ce cas, l'Assemblée Générale décidera à la majorité simple des suites à
donner à cette décision.
Sauf voies de recours, tout litige de nature déontologique est de la compétence exclusive du Conseil
provincial intéressé de l'Ordre des Médecins.
Les actionnaires s'engagent à respecter les règles du Code de Déontologie médicale.
La sanction de la suspension du droit d'exercer l'Art médical entraîne pour le médecin suspendu
ayant encouru cette sanction, la perte des avantages du présent acte de société et de son contrat de
société pendant la durée de la suspension. Le médecin suspendu doit prendre les mesures
nécessaires pour assurer la continuité des soins. A cette fin, il peut se faire remplacer pendant la
période d’interdiction par un ou plusieurs médecins ayant la même qualification légale, mais il ne
Volet B
peut recueillir des revenus liés à cet exercice. Le cas échéant, les mesures prises en vue de garantir
la continuité des soins durant la période de suspension peuvent être portées à la connaissance du
Conseil provincial de l’Ordre des médecins compétent.
Le médecin aura une autorité effective sur le personnel mis à son service dans le domaine médical.
Toutes les mesures seront prises en vue de préserver le secret professionnel qui ne sera partagé
que dans la mesure où les soins l’exigent ;
Les actionnaires veilleront à ce que les mesures utiles soient prises au sein de la société afin que les
principes déontologiques auxquels ils sont soumis soient sauvegardés en tout temps, notamment en
ce qui concerne le secret professionnel et la continuité des soins.
Les actionnaires veilleront à ce que rien n’entrave le principe de libre choix du praticien par le patient.
 
Article 4 : Durée
La société est constituée pour une durée illimitée.
 
…/…
 
Article 10 : Organe d’administration
La société est administrée par un ou plusieurs administrateurs, personnes physiques ou morales,
actionnaires ou non, nommés avec ou sans limitation de durée et pouvant, s’ils sont nommés dans
les statuts, avoir la qualité d’administrateur statutaire.
L'assemblée qui nomme le ou les administrateur(s) fixe leur nombre, la durée de leur mandat et, en
cas de pluralité, leurs pouvoirs. A défaut d’indication de durée, le mandat sera censé conféré sans
limitation de durée.
En tout temps au moins un actionnaire de la société devra être administrateur de la société en ce
que les décisions et actes à portée médicale sont de la compétence exclusive des médecins.
En outre, en cas de pluralité d’administrateurs et/ou de tiers non-médecins agissant en qualité d’
administrateurs, le mandat sera réduit à une durée de six ans, ce mandat étant toutefois
renouvelable.
 
Article 11 : Pouvoirs de l’organe d’administration
S’il n’y a qu’un seul administrateur, la totalité des pouvoirs d’administration lui est attribuée, avec la
faculté de déléguer partie de ceux-ci.
Lorsque la société est administrée par plusieurs administrateurs, chaque administrateur agissant
seul, peut accomplir tous les actes nécessaires ou utiles à l’accomplissement de l’objet, sous réserve
de ceux que la loi et les statuts réservent à l’assemblée générale.
Chaque administrateur représente la société à l'égard des tiers et en justice, soit en demandant, soit
en défendant.
Il peut déléguer des pouvoirs spéciaux à tout mandataire.
 
…/…
 
Article 13 : Gestion journalière
L’organe d’administration peut déléguer la gestion journalière, ainsi que la représentation de la
société en ce qui concerne cette gestion, à un ou plusieurs de ses membres, qui portent le titre d’
administrateur-délégué, ou à un ou plusieurs directeurs.
L’organe d’administration ne pourra déléguer ses pouvoirs qu’à un docteur en médecine dès lors qu’il
s’agira d’accomplir des actes en rapport avec l’exercice de l’Art de Guérir.
L’organe d’administration détermine s’ils agissent seul ou conjointement.
Tout tiers mandaté par l’administrateur s’engage, dans le cadre de l’accomplissement de sa mission,
à faire preuve d’un strict devoir de réserve et s’engage en outre par écrit au respect des principes
déontologiques médicaux, en particulier concernant le secret professionnel.
Les délégués à la gestion journalière peuvent, en ce qui concerne cette gestion, attribuer des
mandats spéciaux à tout mandataire.
L’organe d’administration fixe les attributions et rémunérations éventuelles pour les délégués à la
gestion journalière. Il peut révoquer en tout temps leurs mandats.
 
Article 14 : Contrôle de la société
Lorsque la loi l'exige et dans les limites qu'elle prévoit, le contrôle de la société est assuré par un ou
plusieurs commissaires, nommés pour trois ans et rééligibles.
 
Article 15 : Tenue et convocation
Il est tenu chaque année, au siège, une assemblée générale ordinaire le troisième lundi du mois de
Volet B
juin, à 19 heures. Si ce jour est férié, l'assemblée est remise au premier jour ouvrable suivant. S'il n'y
a qu'un seul actionnaire, c'est à cette même date qu'il signe pour approbation les comptes annuels.
Des assemblées générales extraordinaires doivent en outre être convoquées par l’organe d’
administration et, le cas échéant, le commissaire, chaque fois que l’intérêt de la société l’exige ou sur
requête d’actionnaires représentant un dixième du nombre d’actions en circulation. Dans ce dernier
cas, les actionnaires indiquent leur demande et les sujets à porter à l’ordre du jour. L’organe d’
administration ou, le cas échéant, le commissaire convoquera l’assemblée générale dans un délai de
trois semaines de la demande.
Les convocations aux assemblées générales contiennent l’ordre du jour. Elles sont faites par e-mails
envoyés quinze jours au moins avant l’assemblée aux actionnaires, aux administrateurs et, le cas
échéant, aux titulaires d’obligations convertibles nominatives, de droits de souscription nominatifs ou
de certificats nominatifs émis avec la collaboration de la société et aux commissaires. Elles sont
faites par courrier ordinaire aux personnes pour lesquelles la société ne dispose pas d’une adresse
e-mail, le même jour que l’envoi des convocations électroniques.
Toute personne peut renoncer à la convocation et, en tout cas, sera considérée comme ayant été
régulièrement convoquée si elle est présente ou représentée à l'assemblée.
 
Article 16 : Admission à l’assemblée générale
Pour être admis à l’assemblée générale et, pour les actionnaires, pour y exercer le droit de vote, un
titulaire de titres doit remplir les conditions suivantes :
    •  le titulaire de titres nominatifs doit être inscrit en cette qualité dans le registre des titres
nominatifs relatif à sa catégorie de titres ;
    •  les droits afférents aux titres du titulaire des titres ne peuvent pas être suspendus ; si seul le
droit de vote est suspendu ; il peut toujours participer à l’assemblée générale sans pouvoir participer
au vote.
 
Article 17 : Séances – procès-verbaux
§ 1. L’assemblée générale est présidée par un administrateur ou, à défaut, par l’actionnaire présent
qui détient le plus d’actions ou encore, en cas de parité, par le plus âgé d’entre eux. Le président
désignera le secrétaire qui peut ne pas être actionnaire.
§ 2. Les procès-verbaux constatant les décisions de l’assemblée générale ou de l’actionnaire unique
sont consignés dans un registre tenu au siège. Ils sont signés par les membres du bureau et par les
actionnaires présents qui le demandent. Les copies à délivrer aux tiers sont signées par un ou
plusieurs membres de l’organe d’administration ayant le pouvoir de représentation.
 
Article 18 : Délibérations
§ 1. A l’assemblée générale, chaque action donne droit à une voix, sous réserve des dispositions
légales régissant les actions sans droit de vote.
§2. Au cas où la société ne comporterait plus qu’un actionnaire, celui-ci exercera seul les pouvoirs
dévolus à l’assemblée générale.
§3. Tout actionnaire peut donner à toute autre personne, actionnaire ou non, par tout moyen de
transmission, une procuration écrite pour le représenter à l'assemblée et y voter en ses lieu et place.
§ 4. Toute assemblée ne peut délibérer que sur les propositions figurant à l’ordre du jour, sauf si
toutes les personnes à convoquer sont présentes ou représentées, et, dans ce dernier cas, si les
procurations le mentionnent expressément.
§ 5. Sauf dans les cas prévus par la loi ou les présents statuts, les décisions sont prises à la majorité
des voix, quel que soit le nombre de titres représentés à l’assemblée générale.
 
Article 19 : Prorogation
Toute assemblée générale, ordinaire ou extraordinaire, peut être prorogée, séance tenante, à trois
semaines au plus par l’organe d’administration. Sauf si l’assemblée générale en décide autrement,
cette prorogation n’annule pas les autres décisions prises. La seconde assemblée délibèrera sur le
même ordre du jour et statuera définitivement.
 
Article 20 : Exercice social
L'exercice social commence le 1er janvier et finit le 31 décembre de chaque année. A cette dernière
date, les écritures sociales sont arrêtées et l’organe d’administration dresse un inventaire et établit
les comptes annuels dont, après approbation par l’assemblée, il assure la publication, conformément
à la loi.
 
Article 21 : Répartition – réserves
Le bénéfice annuel net recevra l’affectation que lui donnera l'assemblée générale, statuant sur
Volet B
proposition de l’organe d’administration, étant toutefois fait observer que chaque action confère un
droit égal dans la répartition des bénéfices.
 
Article 22 : Dissolution
La société peut être dissoute en tout temps, par décision de l'assemblée générale délibérant dans les
formes prévues pour les modifications aux statuts.
 
Article 23 : Liquidateurs
En cas de dissolution de la société, pour quelque cause et à quelque moment que ce soit, le ou les
administrateurs en fonction sont désignés comme liquidateur(s) en vertu des présents statuts si
aucun autre liquidateur n’aurait été désigné, sans préjudice de la faculté de l'assemblée générale de
désigner un ou plusieurs liquidateurs et de déterminer leurs pouvoirs et émoluments.
Le liquidateur, s’il n’est pas actionnaire, devra se faire assister par un médecin habilité à exercer en
Belgique et inscrit au Tableau de l’Ordre pour le traitement des problématiques à portée médicale
auxquelles sa mission le confrontera telles que (de façon non limitative) la gestion des dossiers
médicaux, les questions relatives à la vie privée des patients ou le secret professionnel des
actionnaires.
 
Article 24 : Répartition de l’actif net
Après apurement de toutes les dettes, charges et frais de liquidation ou après consignation des
montants nécessaires à cet effet et, en cas d’existence d’actions non entièrement libérées, après
rétablissement de l’égalité entre toutes les actions soit par des appels de fonds complémentaires à
charge des actions insuffisamment libérées, soit par des distributions préalables au profit des actions
libérées dans une proportion supérieure, l’actif net est réparti entre tous les actionnaires en
proportion de leurs actions et les biens conservés leur sont remis pour être partagés dans la même
proportion.
 
…/…
 
DISPOSITIONS FINALES ET (OU) TRANSITOIRES
Les comparants prennent à l’unanimité les décisions suivantes qui ne deviendront effectives qu’à
dater du dépôt au greffe d’une expédition de l’acte constitutif, conformément à la loi.
 
1. Premier exercice social et première assemblée générale ordinaire
Le premier exercice social débutera le jour du dépôt au greffe d’une expédition du présent acte et
finira le 31 décembre 2021.
La première assemblée générale ordinaire aura donc lieu le troisième lundi du mois de juin de l’
année 2022.
 
2. Adresse du siège
L’adresse du siège est située à : (1200) Woluwe-Saint-Lambert, Gulledelle 99, boîte 7.
 
3. Désignation de l’administrateur
L’assemblée décide de fixer le nombre d’administrateurs à un.
Est appelé aux fonctions d’administrateur non statutaire pour une durée illimitée : Madame Laura
ANGHEL, prénommée, ici présente et qui accepte.
Son mandat est rémunéré.
 
4. Commissaire
Compte tenu des critères légaux, les comparants décident de ne pas procéder actuellement à la
nomination d’un commissaire.
 
5. Reprise des engagements pris au nom de la société en formation
Tous les engagements ainsi que les obligations qui en résultent, et toutes les activités entreprises
depuis le 24 août 2020 par l’un ou l’autre des comparants au nom et pour compte de la société en
formation sont repris par la société présentement constituée, par décision de l’organe d’
administration qui sortira ses effets à compter de l’acquisition par la société de sa personnalité
juridique.
 
6. Pouvoirs
Madame Joelle TEUWEN, ou toute autre personne désignée par elle, est désigné en qualité de
mandataire ad hoc de la société, afin de disposer des fonds, de signer tous documents et de
procéder aux formalités requises auprès de l’administration de la tva ou en vue de l'inscription à la
Volet B
Banque carrefour des Entreprises.
Aux effets ci-dessus, le mandataire ad hoc aura le pouvoir de prendre tous engagements au nom de
la société, faire telles déclarations qu'il y aura lieu, signer tous documents et en général faire tout ce
qui sera utile ou nécessaire pour l'exécution du mandat lui confié.
 
Pour extrait analytique conforme
Marie-Julie DELFORGE, notaire à Lasne
Déposé en même temps, : une expédition des présentes