N° d'entreprise :
Dénomination
(en entier) : Xcare embassy association
(en abrégé) :
Forme juridique  : Association sans but lucratif
Siège : Chaussée de La Hulpe 150
1170
Belgique
Objet de l'acte : Constitution
Watermael-Boitsfort
L’an deux mille quinze, le 9 février s’est tenue une assemblée générale entre :
 Gilles Arnauts, domicilié Vieux Manands 9 à 1472 Vieux-Genappe
 Nathalie Drapier domiciliée Vieux Manands 9 à 1472 Vieux-Genappe
 Caroline Arnauts domiciliée Montegnet 42 à 5370 Flostoy
 Tous ont convenu de constituer une association sans but lucratif dont ils ont arrêté les statuts
 comme suit :
 TITRE I : DENOMINATION – SIEGE SOCIAL
 Art.1 : L’association est dénommée : Xcare Embassy Association
 Art.2 : Son siège social est établi Chaussée de La Hulpe 150 à 1170 Watermael-Boitsfort dans
 l’arrondissement judiciaire de Bruxelles
 Art.3 : L’association est constituée pour une durée illimitée.
 TITRE II : BUT(S)
 Art.4 : L’association a pour but de faciliter la souscription de contrats d’assurances en vue de
 couvrir le personnel des ambassades qui n’ont pas droit à la couverture mutuelle dans le cadre
 de leurs déplacements et de leur vie locale dans les domaines de leur couverture corporelle en
 hospitalisation, médecine courante, couverture dentaire et rapatriement. Elle peut accomplir
 tous les actes se rapportant directement ou indirectement à son but. Elle peut notamment
 prêter son concours et s’intéresser à toute activité similaire à son but.
 TITRE III : MEMBRES
 Art.5 : L’association est composée de membres effectifs et de membres adhérents.
 Le nombre minimum des membres effectifs ne peut être inférieur à trois.
 Seuls les membres effectifs jouissent de la plénitude des droits accordés aux associés par la loi
 ou les présents statuts.
 Art.6 : Sont membres effectifs
 - les comparants au présent acte ;
 - tout membre adhérent qui, présenté par un membre au moins est admis en qualité
 de membre effectif par décision du Conseil d’Administration réunissant 2/3 des
 voix présentes.
 Section 2 : Droits et obligations des membres adhérents
 Les membres peuvent formuler un avis sur les activités et les projets menés par l’association.
 Ils peuvent participer aux activités organisées par l’association.
 Section 3 : Démission, exclusion, suspension
 Art.7 : Les membres effectifs et adhérents sont libres de se retirer à tout moment de
 l’association en adressant par écrit leur démission à l’association.
 Le membre, effectif ou adhérent qui, par son comportement porterait préjudice ou nuirait à
 l’association, peut être proposé à l’exclusion par le conseil d’administration. L’exclusion d’un
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 membre effectif ou adhérent ne peut être proposé que par l’assemblée générale à la majorité
 des deux tiers des voix présentes ou représentées.
 Le conseil d’administration peut suspendre, jusqu’à la décision de l’assemblée générale, les
 membres qui se seraient rendu coupables d’infraction grave aux statuts et aux lois.
 Art.8 : Le membre démissionnaire, suspendu ou exclu, ainsi que les héritiers ou ayant droit du
 membre décédé, n’ont aucun droit sur le fonds social.
 Ils ne peuvent réclamer ou requérir, ni relevé, ni reddition de comptes, ni apposition de
 scellés, ni inventaire.
 Art.9 : Le conseil d’administration tient un registre des membres conformément à l’article 10
 de la loi de 1921.
 TITRE IV : COTISATIONS
 Art.10 : Il n’y a pas de cotisation.
 TITRE V : ASSEMBLEE GENERALE
 Art.11 : L’assemblée générale est constituée de tous les membres effectifs.
 Art.12 : L’assemblée générale possède les pouvoirs qui lui sont expressément reconnus par la
 loi ou les présents statuts.
 Sont notamment réservées à sa compétence :
 1. les modifications aux statuts ;
 2. la nomination et la révocation des administrateurs ;
 3. le cas échéant, la nomination des commissaires ;
 4. l’approbation des budgets et comptes ainsi que la décharge à octroyer aux
 administrateurs et le cas échéant aux commissaires ;
 5. la dissolution volontaire de l’association ;
 6. les exclusions de membres ;
 7. la transformation de l’association en société à finalité sociale.
 Art.13 : Il doit être tenu au moins une assemblée générale ordinaire chaque année, dans le
 courant du premier semestre qui suit la fin de l’exercice social.
 Une assemblée générale extraordinaire peut également être convoquée à tout temps par
 décision du conseil d’administration notamment ou à la demande d’un cinquième au moins
 des membres effectifs.
 Art.14 : L’assemblée générale se réunit, sur convocation du président ou en cas
 d’empêchement du délégué à la gestion journalière. Les membres sont convoqués par courrier
 postal ou électronique envoyé au moins huit jours avant l’assemblée.
 L’ordre du jour est mentionné dans la convocation.
 Art.15 : Chaque membre effectif dispose d’une voix. Il peut se faire représenter par un autre
 membre effectif au moyen d’une procuration écrite. Chaque membre ne peut être titulaire que
 d’une seule procuration.
 Art.16 : L’assemblée générale est présidée par le président du conseil d’administration et à
 défaut par l’administrateur le plus âgé.
 Art.17 : L’assemblée générale délibère valablement si au moins la moitié des membres sont
 présents ou représentés.
 Les résolutions sont prises à la majorité simple des voix présentes ou représentées, sauf les
 cas où il en est décidé autrement par la loi ou les présents statuts.
 En cas de partage des voix, celle du président ou du délégué à la gestion journalière qui le
 remplace est prépondérante.
 Art.18 : L’assemblée générale ne peut valablement délibérer sur la dissolution de
 l’association, sur la modification des statuts ou sur la transformation de la société à finalité
 sociale que conformément aux articles 8, 20 et 26 quater de la loi du 27 juin 1921 relative aux
 ASBL.
 Art.19 : Les décisions de l’assemblée générale sont consignées dans un registre de procèsverbaux
 signés par le président et un administrateur. Ce registre est conservé au siège social
 où tous les membres peuvent en prendre connaissance mais sans déplacement du registre.
 Toutes modifications aux statuts sont déposées au greffe sans délai et publiés par extraits aux
 annexes du Moniteur Belge comme dit à l’article 26 novies. Il en va de même pour tous les
 actes relatifs à la nomination ou à la cessation de fonction des administrateurs et, le cas
 échéant, des commissaires.
 TITRE VI : ADMINISTRATION
 Art.20 : L’association est gérée par un conseil d’administration.
 Le conseil d’administration est composé de trois personnes au moins ou deux si l’association
 ne comprend que 3 membres, nommées par l’assemblée générale parmi les membres effectifs
 pour un terme de 3 ans renouvelable par tacite reconduction et en tout temps révocables par
 elle. Le nombre d’administrateurs doit en tous cas toujours être inférieur au nombre de
 personnes membres de l’association.
 Art.21 : En cas de vacance au cours d’un mandat, un administrateur provisoire peut être
 nommé par l’assemblée générale. Il achève dans ce cas le mandat de l’administrateur qu’il
 remplace.
 Art.22 : Le conseil d’administration désigne parmi ses membres un président, un trésorier et
 un secrétaire. En cas d’empêchement du président, ses fonctions sont assumées par le plus agé
 des administrateurs présents.
 Art.23 : Le conseil se réunit sur convocation du président et/ou du secrétaire. Il forme un
 collège et ne peut statuer que si la majorité de ses membres sont présents ou représentés.
 Chaque administrateur dispose d’une voix. Il peut se faire représenter par un autre
 administrateur au moyen d’une procuration écrite. Chaque administrateur ne peut être titulaire
 que d’une seule procuration. Ses décisions sont prises à la majorité simple des voix : quand il
 y a parité de voix, celle du président ou de son remplaçant est prépondérante. Elles sont
 consignées sous forme de procès-verbaux, signés par le président et le secrétaire et inscrite
 dans un registre spécial.
 Art.24 : Le conseil d’administration a les pouvoirs les plus étendus pour l’administration et la
 gestion de l’association.
 Art.25 : Le conseil d’administration peut déléguer la gestion journalière de l’association, avec
 l’usage de la signature afférente à cette gestion, à un ou plusieurs administrateur(s)-délégué(s)
 choisi(s) en son sein et dont il fixera les pouvoirs. S’ils sont plusieurs, ils agissent
 individuellement.
 Les actes relatifs à la nomination ou à la cessation des fonctions des personnes déléguées à la
 gestion journalière sont déposés au greffe sans délai et publiés aux annexes du moniteur belge
 comme dit à l’article 26 novies de la loi.
 Art.26 : Le président ou la personne déléguée à la gestion journalière signe valablement les
 actes régulièrement décidés par le conseil ; il n’aura pas à justifier de ses fonctions vis-à-vis
 des tiers.
 Les actes relatifs à la nomination ou à la cessation des fonctions des personnes habilitées à
 représenter l’association sont déposés au greffe sans délai et publiés aux annexes du moniteur
 belge comme dit à l’article 26 novies de la loi.
 Art.27 : Les administrateurs, les personnes déléguées à la gestion journalière, ainsi que les
 personnes habilitées à représenter l’association ne contractent, en raison de leurs fonctions,
 aucune obligation personnelle et ne sont responsables que de l’exécution de leur mandat.
 Celui-ci est exercé à titre gratuit sauf si l’assemblée générale en décide autrement, avec
 inscription de la rémunération le cas échéant dans les comptes et bilan, faisant foi de cette
 décision.
 Art.28 : La démission des administrateurs doit être adressée par écrit au président. La
 démission doit, pour être effective, être acceptée par le conseil d’administration.
 TITRE VII : DISPOSITIONS DIVERSES
 Art.29 : En complément des statuts, le conseil d’administration pourra établir un règlement
 d’ordre intérieur. Des modifications à ce règlement pourront être apportées par une décision
 du Conseil d’administration statuant à la majorité simple.
 Art.30 : L’exercice social commence le 1er janvier pour se terminer le 31 décembre.
 Art.31 : Le compte de l’exercice écoulé et le budget de l’exercice suivant seront annuellement
 soumis à l’approbation de l’assemblée générale ordinaire.
 Ils sont tenus et, le cas échéant, publiés conformément à l’article 17 de la loi.
 Art.32 : En cas de dissolution de l’association, l’assemblée générale désigne le ou les
 liquidateurs, détermine leurs pouvoirs et indique l’affectation à donner à l’actif net de l’avoir
 social.
 Cette affectation doit obligatoirement être faite en faveur d’une fin désintéressée.
 Toutes décisions relatives à la dissolution, aux conditions de la liquidation, à la nomination et
 à la cessation des fonctions du ou des liquidateurs, à la clôture de la liquidation, ainsi qu’à
 l’affectation de l’actif net, sont déposées au greffe et publiées aux annexes du Moniteur Belge
 comme dit aux articles 23 et 26 novies de la loi.
 Art.33 : Tout ce qui n’est pas explicitement prévu aux présents statuts est réglé par la loi du
 27 juin 1921 régissant les ASBL.
 TITRE VIII : DISPOSITIONS TRANSITOIRES
 Les fondateurs prennent à l’unanimité les décisions suivantes, qui ne deviendront effectives
 qu’à dater du dépôt au greffe des statuts, des actes relatifs à la nomination des administrateurs
 et des actes relatifs à la nomination des personnes habilitées à représenter l’association.
 Exercice social :
 Par exception à l’article 30, le premier exercice social débutera ce jour pour se clôturer le
 31/12/2015.
 Première assemblée générale ordinaire statutaire :
 La première assemblée générale se tiendra en 2016.
 Administrateurs :
 Ils désignent en qualité d’administrateur :
 Gilles Arnauts
 Nathalie Drapier
 Caroline Arnauts
 Qui acceptent ce mandat
 Délégation de pouvoir :
 Ils désignent en qualité de
 Président : Gilles Arnauts
 Secrétaire : Nathalie Drapier
 Personnes habilitées à représenter l’association : Gilles Arnauts
 Fait à Watermael-Boitsfort, le 9 février 2015 en deux exemplaires.
 Gilles Arnauts
 Administrateur délégué
Première assemblée générale ordinaire statutaire :
La première assemblée générale se tiendra en 2016.
 
Administrateurs :
Ils désignent en qualité d’administrateur :
Gilles Arnauts
Nathalie Drapier
Caroline Arnauts
Qui acceptent ce mandat
 
Délégation de pouvoir :
Ils désignent en qualité de
Président : Gilles Arnauts
Secrétaire : Nathalie Drapier
Personnes habilitées à représenter l’association : Gilles Arnauts