N° d'entreprise :
Nom :
(en entier) : EUROPEAN SCHOOL SPORT FEDERATION
(en abrégé) : ESSF
Forme légale  : Association sans but lucratif
Adresse du siège :
1000
Belgique
Objet de l'acte : Constitution
Bruxelles
Rue Archimède 59
Le 30 avril 2021,
Les soussignés :
1/           Serbian School Sports Federation (Fédération serbe du sport scolaire), organisation sans but lucratif
dont le siège social est sis 2 Bulevar Mihaijla Pupina, Istono krilo, 11070, Novi Beograd en Serbie, immatriculée
sous le numéro 07094906, dûment représentée par M. Željko Tanaskovi en sa qualité de président ;
2/           Fédération roumaine du sport scolaire et universitaire (FSSU), organisation gouvernementale du
ministère de l’Éducation de Roumanie, dont le siège social est sis 16 rue Vasile Conta, Bucarest en Roumanie,
dûment représentée par M. Caliman Constantin en sa qualité de directeur adjoint ;
3/           Croatian School Sport Federation (Fédération croate du sport scolaire), organisation sans but lucratif
dont le siège social est sis 2 Buzinski prilaz, 10010 Zagreb Hrvatska en Croatie, immatriculée sous le
numéro 21005146, dûment représentée par M. Nikola Perkovic en sa qualité de président ;
ont convenu de constituer une association sans but lucratif (« asbl »/« vzw »), au sens du livre 9 du Code des
sociétés et des associations, et d’adopter les statuts suivants :
 
STATUTS
DÉNOMINATION, SIÈGE SOCIAL, OBJET ET MEMBRES
I.1 DÉNOMINATION LÉGALE
La dénomination officielle de l’association est « EUROPEAN SCHOOL SPORT FEDERATION » (ci-après
désignée par l’abréviation « ESSF »). ESSF est l’acronyme officiel de l’EUROPEAN SCHOOL SPORT
FEDERATION (Fédération européenne du sport scolaire).
Tous les actes, factures, annonces, publications et autres documents émis par l’association mentionnent la
dénomination de l’association, immédiatement suivie ou précédée des termes « association sans but lucratif » ou
de l’abréviation « absl », ainsi que l’adresse de son siège.
I.2 FORME JURIDIQUE
La forme juridique de l’ESSF est une association sans but lucratif (« asbl »/ »vzw ») sous réserve des
dispositions du livre 9 du Code belge des sociétés et des associations, dans sa version en vigueur.
I.3 SIÈGE SOCIAL
Le siège de l’ESSF est sis 59 rue Archimède, 1000 BRUXELLES, dans la région de Bruxelles Capitale, et peut
être transféré à toute autre adresse par décision de l’assemblé générale (laquelle est publiée dans les annexes
du Moniteur belge), dans la mesure où ledit transfert ne nécessite pas la traduction des statuts dans une autre
langue. En cas de transfert du siège nécessitant la traduction des statuts conformément à la législation
linguistique applicable, la décision doit être prise par l’assemblée générale et publiée aux annexes du Moniteur
belge avec la traduction des statuts.
À des fins de productivité et de commodité pour l’association, un ou plusieurs « secrétariats opérationnels »
peuvent être établis à une adresse déterminée, sur décision du conseil d’administration.
I.4 DURÉE
0768963540
L’association est constituée pour une durée indéterminée.
I.5 OBJET ET ACTIVITÉS
L’ESSF a pour objet la promotion, la gouvernance et l’administration des activités sportives scolaires dans toute
l’Europe.
L’objectif de l’ESSF est d’assurer l’organisation et le maintien de manifestations qui reflètent les besoins de ses
membres et établissements européens afin de permettre au plus grand nombre possible d’élèves de participer à
des programmes d’activités sportives et physiques. Dans cet objectif, l’ESSF organise et coordonne des
manifestations sportives scolaires et des campagnes d’activité physique pour la santé.
La mission de l’ESSF consiste à aider les nations européennes à lever les barrières culturelles et idéologiques en
apprenant aux enfants les valeurs sociales et en développant leurs compétences individuelles grâce au sport.
Les finalités principales de l’ESSF sont la direction, la règlementation, la promotion et le développement de
manifestations, de compétitions et de campagnes sportives scolaires dans toute l’Europe.
Toutes les activités de l’ESSF s’exercent indépendamment de toute influence politique ou gouvernementale.
L’ESSF n’autorise aucune discrimination fondée sur les opinions politiques, la race, la religion ou le handicap
physique ou mental.
L’ESSF promeut et soutient par tous les moyens l’égalité entre les femmes et les hommes dans ses activités,
ainsi que l’ensemble des droits de l’homme.
L’association peut entreprendre toute action qui, directement ou indirectement, a trait ou contribue à ses
objectifs. L’association peut participer à toute activité qui est conforme à son objet et à ses objectifs.
L’association peut développer des activités commerciales dans les limites du droit, de manière que les recettes
générées soient utilisées aux fins de la réalisation et du soutien de son objet et de ses objectifs.
L’association peut, en collaboration avec d’autres personnes ou entités, constituer toute entité juridique ou
détenir une participation dans celle-ci. L’association peut exercer des mandats dans d’autres entités.
I.6 MEMBRES
I.6.1 CATÉGORIES DE MEMBRES
i) Membres effectifs
Toutes les entités juridiques établies ou domiciliées dans le territoire du continent européen (y compris, afin
d’éviter tout doute, les États et pays qui sont membres de l’Union européenne ou de l’Espace économique
européen, ainsi que les États et pays situés sur le continent européen qui ne font pas ou plus partie de l’Union
européenne ou de l’Espace économique européen) qui sont régulièrement constituées conformément aux lois et
coutumes de leur pays d’origine et qui sont reconnues dans leur pays d’origine (lequel doit être reconnu par les
Nations Unies) comme instances de représentation du sport scolaire peuvent être admises comme membres
effectifs, sans préjudice de la qualité de membre des entités juridiques qui ont déjà été admises comme
membres effectifs. Dans le cas où il ne serait pas clairement établi quelle entité juridique est dûment reconnue
comme instance de représentation du sport scolaire dans un pays donné, l’association consulte les instances de
représentation officielles de ce pays et leur demande confirmation sur ce point. Dans l’attente d’une telle
confirmation, une demande d’adhésion peut être suspendue.
Les membres effectifs disposent d’un droit de vote à l’assemblée générale.
L’association doit comporter au moins deux (2) membres effectifs.
Les premiers membres effectifs de l’association sont les fondateurs mentionnés à l’article XI.
ii) Membres adhérents
Les entités juridiques qui soutiennent l’objet de l’association et qui ne sont pas admissibles comme membres
effectifs peuvent demander à devenir membres adhérents.
Les membres adhérents ne disposent pas de droit de vote à l’assemblée générale et ne peuvent être élus à
aucune fonction dans l’un des organes de l’ESSF.
I.6.2 ADMISSION DE MEMBRES
Les demandes d’adhésion sont adressées au président et sont examinées par le conseil d’administration. Ce
dernier se prononce de manière définitive et contraignante sur l’admission de nouveaux membres.  Le conseil
d’administration n’est pas tenu de justifier ses décisions.
L’assemblée générale est informée des décisions prises par le conseil d’administration concernant l’admission de
nouveaux membres.
I.6.3 REPRÉSENTATION DES MEMBRES
Chaque membre nomme une personne physique (ou une délégation plurielle de personnes physiques) avant
chaque réunion de l’assemblée générale afin d’être officiellement représentée par celle-ci à la réunion. Chaque
membre informe dûment par écrit le conseil d’administration de cette nomination au moins un mois avant chaque
réunion de l’assemblée générale. Chaque membre s’engage à prendre entièrement en charge les frais et la
rémunération de ses représentants au sein de l’ESSF (entre autres, les frais de déplacement, d’hébergement à
l’hôtel, de repas, etc.).
Un membre effectif ayant nommé une délégation plurielle désigne expressément la seule personne qui exerce le
droit de vote à l’assemblée générale et en informe le conseil d’administration.
I.6.4 DROITS ET OBLIGATIONS DES MEMBRES
i) Les membres effectifs ont le droit :
de convoquer une réunion de l’assemblée générale, si cette demande est appuyée et signée par au moins un
cinquième (1/5ème) des membres effectifs ;
d’assister, de participer et de voter à chaque réunion de l’assemblée générale ;
d’exercer tous les droits prévus par les présents statuts ou par le droit ;
d’organiser les manifestations de l’ESSF qui leur sont confiées par le conseil d’administration.
i) Les membres adhérents ont le droit :
d’assister et de participer à chaque réunion de l’assemblée générale, sans droit de vote ;
d’exercer tous les droits prévus par les présents statuts ou par le droit ;
d’organiser les manifestations de l’ESSF qui leur sont confiées par le conseil d’administration.
iii) Obligations de tous les membres
Chaque membre :
noue des contacts plus étroits avec les organisations nationales de sport scolaire sur le continent européen ;
a pour objectif d’administrer les compétitions et manifestations sportives scolaires en qualité de fédération
européenne indépendante avec sa propre entité juridique ;
aide l’ESSF et ses membres européens à prôner l’importance de l’activité physique en générale, du sport
scolaire et de l’éducation physique, ainsi qu’à établir d’étroites relations professionnelles avec les parties
prenantes européennes dans le domaine du sport scolaire ;
promeut et contrôle les bonnes pratiques sportives ;
coopère avec les associations, fédérations et institutions sportives européennes poursuivant des objectifs
similaires, ainsi que l’Union européenne et ses institutions.
L’ESSF aide ses membres à lancer des projets et d’éventuelles activités de financement futures.
I.6.5 COTISATION
Tous les membres de l’ESSF sont tenus de payer une cotisation annuelle dont le montant sera fixé chaque
année par l’assemblée générale. La cotisation annuelle ne saurait dépasser 20 000,00 EUR.
I.6.6 DÉMISSION, SUSPENSION ET EXCLUSION DES MEMBRES
Chaque membre a le droit de se retirer de l’ESSF entre le 1er janvier et le 30 juin de chaque année, en adressant
sa démission à l’ESSF par courrier recommandé à l’attention du président. La démission prendra effet au
1er janvier de l’année suivant celle au cours de laquelle elle a été adressée par courrier recommandé au
président. Toute démission présentée après le 30 juin d’une année donnée ne prend effet que le 1er janvier de la
deuxième année suivant celle au cours de laquelle la démission a été adressée par courrier recommandé au
président. La cotisation reste due aussi longtemps que la démission n’a pas pris effet. Un membre
démissionnaire ne peut en aucun cas exiger le remboursement ou la réduction d’une cotisation liée à la période
allant jusqu’à la date effective de démission. La cotisation de l’année ou des années au cours desquelles la
démission intervient reste due et ne sera pas remboursée ni réduite.
Les membres qui enfreignent la loi, les présents statuts, toute décision des organes de l’association ou toute
politique adoptée par l’association, telle qu’un code de conduite, des principes éthiques, etc., qui, de manière
générale, violent les règles d’honneur et de décence, les règles d’une compétition sportive ou qui portent atteinte
de quelque manière que ce soit à la réputation de l’ESSF ou du sport scolaire, peuvent être exclus de l’ESSF par
décision de l’assemblée générale prise à la majorité des deux tiers des suffrages exprimés par les membres
effectifs présents ou représentés à la réunion.
Dans l’attente du vote de l’assemblée générale sur son exclusion, la qualité de membre du membre concerné
peut être suspendue par décision du conseil d’administration. Un membre ayant commis un manquement en est
informé par le conseil d’administration et se verra accorder la possibilité de fournir des explications écrites à ce
dernier dans un délai de quinze jours civils à compter de la date de notification du manquement. Après lecture de
ces explications écrites, le cas échéant, le conseil d’administration décidera s’il y a lieu ou non de demander à
l’assemblée générale de se prononcer sur l’exclusion du membre concerné ou sur toute autre sanction
disciplinaire qui serait prévue dans le code disciplinaire de l’association. Le membre concerné a le droit de se
défendre lors de l’assemblée générale qui se prononcera sur son exclusion proposée. Le membre concerné n’a
pas le droit de participer au vote sur son exclusion.
Lorsque le manquement est commis par le représentant d’un membre ou un membre de sa délégation, cette
personne perd le droit de représenter le membre. Le membre concerné veille à la remplacer rapidement
(conformément à l’article I.6.3. des présents statuts), sans quoi il sera lui-même suspendu et susceptible d’être
exclu.
Les membres démissionnaires, exclus ou suspendus n’ont aucun droit sur l’un quelconque des actifs ou biens de
l’association. Ils ne peuvent réclamer ni exiger aucun(e) relevé, document comptable, apposition de scellés ou
inventaire, ni aucun(e) remboursement ou réduction de cotisations ou contributions.
I.6.7 REGISTRE DES MEMBRES
Le conseil d’administration tient un registre des membres au siège de l’association, mentionnant le nom de
famille, le prénom et l’adresse de tous les membres, ou, dans le cas d’entités juridiques, la dénomination, la
forme juridique et l’adresse de son siège social. Le conseil d’administration consigne dans le registre l’ensemble
des décisions relatives à l’admission, à la démission et à l’exclusion de membres. Le registre peut être conservé
sous forme électronique.
Tous les membres peuvent consulter le registre au siège de l’association après l’envoi d’une demande préalable
écrite au moins dix (10) jours à l’avance.  
ORGANES DIRECTEURS DE L’ESSF
Les organes directeurs de l’ESSF sont les suivants :
2.1. l’assemblée générale, et
2.2. le conseil d’administration.
Les membres du conseil d’administration (ou de l’un(e) des comités, commissions ou autres organes de
l’association) sont également désignés en tant que dirigeants de l’association.
II.1 L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
II.1.1 POUVOIRS
L’assemblée générale dispose de l’ensemble des pouvoirs qui lui sont expressément conférés par le droit ou les
présents statuts.
Les pouvoirs de l’assemblée générale sont les suivants :
se prononcer sur l’exclusion d’un membre ;
élire ou révoquer le président de l’association, les deux (2) vice-présidents, le secrétaire général, le trésorier et
les membres du conseil d’administration, et fixer leur rémunération ;
adopter et modifier le règlement intérieur de l’ESSF ;
approuver les comptes annuels et le rapport d’activité de l’exercice précédent, octroyer une décharge aux
membres du conseil d’administration et au commissaire, approuver le budget et le plan d’activité annuel de
l’année suivante, et fixer le montant de la cotisation pour l’année suivante ;
modifier les présents statuts ;
nommer, sur recommandation du conseil d’administration, et révoquer le commissaire et fixer sa rémunération ;
dissoudre l’association (y compris, nommer un ou plusieurs liquidateurs, déterminer leurs pouvoirs et décider de
l’affectation de l’actif net) et approuver tout apport en nature, la conversion de la forme juridique en une autre
forme juridique et toute mesure d’assainissement, telle qu’une fusion ou une scission ;
tout autre pouvoir expressément conféré à l’assemblée générale par le droit ou les présents statuts.
II.1.2 COMPOSITION
L’assemblée générale se compose de l’ensemble des membres de l’association. Seuls les membres effectifs
participent à l’assemblée générale avec un droit de vote.
Les administrateurs assistent aux réunions de l’assemblée générale.
Les membres adhérents participent à l’assemblée générale sans droit de vote. Le commissaire, ainsi que tout
conseiller ou expert, peut être invité par le conseil d’administration à assister à l’assemblée générale sans droit
de vote. Le commissaire sera invité à assister à l’assemblée générale lorsque l’ordre du jour comprend l’examen
d’un audit ou d’un autre rapport spécifique émis par celui-ci.
II.1.3 RÉUNIONS
Réunion de l’assemblée générale
L’assemblée générale se réunit au moins une fois par an et au plus tard le 30 (trente) juin de chaque année, aux
fins de, notamment, voter l’approbation des comptes annuels et du rapport d’activité de l’exercice précédent, du
budget et du plan d’activité de l’année suivante, l’octroi d’une décharge au conseil d’administration et au
commissaire et la fixation du montant de la cotisation pour l’année suivante.
Les réunions de l’assemblée générale peuvent se tenir en présentiel, par vidéoconférence, par téléconférence,
par cyberconférence ou par tout autre moyen électronique (TIC, technologie de l’information et de la
communication), comme décidé par le conseil d’administration. Toutes les décisions de l’assemblée générale
peuvent également être adoptées par voie de résolution écrite unanime signée par l’ensemble des membres
effectifs, à l’exception des décisions ayant trait à la modification des statuts.
Les réunions de l’assemblée générale sont de préférence organisées dans le cadre de la session de l’assemblée
générale de l’International School Sport Federation (Fédération internationale du sport scolaire, ISF), ou dans
tout autre lieu, comme décidé par le conseil d’administration après la proposition correspondante du président.
Réunions extraordinaires de l’assemblée générale
L’ESSF peut convoquer à tout moment une réunion extraordinaire de l’assemblée générale, à la demande du
conseil d’administration ou d’au moins un cinquième (1/5ème) des membres effectifs. Dans ce cas, les délais
énumérés ci-dessous peuvent être diminués de moitié à l’initiative du conseil d’administration.
Les réunions extraordinaires de l’assemblée générale peuvent se tenir en présentiel, par vidéoconférence, par
téléconférence, par cyberconférence ou par tout autre moyen électronique (TIC), comme décidé par le conseil
d’administration. Toutes les décisions de l’assemblée générale peuvent également être adoptées par voie de
résolution écrite unanime signée par l’ensemble des membres effectifs, à l’exception des décisions ayant trait à
la modification des statuts.
Avis de convocation
Chaque réunion se tient à la date, à l’heure et à l’adresse mentionnées dans l’invitation envoyée par le président,
en cas d’absence ou d’incapacité de ce dernier, par le vice-président ou, en cas d’absence ou d’incapacité de ce
dernier, par le deuxième vice-président au moins quinze (15) jours avant la réunion.
Président – Secrétaire – Commission électorale
L’assemblée générale est présidée par le président, en cas d’absence ou d’incapacité de ce dernier, par le vice-
président ou, en cas d’absence ou d’incapacité de ce dernier, par le deuxième vice-président. Le secrétaire
général fait partie du bureau de la réunion.
Le conseil d’administration institue une commission électorale composée d’un président et de deux (2)
scrutateurs désignés parmi ses membres ou des conseillers externes de l’association afin de vérifier la validité du
vote et des procurations, ainsi que le respect de toute exigence de quorum. Pendant l’élection des membres du
conseil d’administration, aucun candidat à cette élection ne peut être nommé en qualité de scrutateur. Le
président de la commission électorale préside l’assemblée générale lors du vote pour l’élection du président de
l’association.
Participation
Seul le représentant officiel du membre effectif peut voter. Chaque membre effectif peut mandater un autre
membre effectif pour voter à sa place. Chaque membre effectif ne peut détenir qu’une seule procuration. Toute
procuration doit être notifiée par écrit au secrétaire général au moins 24 heures avant la réunion de l’assemblée
générale, sans quoi la procuration ne sera pas autorisée et le mandataire ne sera pas habilité à voter sur la base
de cette procuration.
Les membres peuvent nommer un délégué accrédité et un observateur officiel qui participeront à l’assemblée
générale.
Les coûts liés au délégué accrédité et à l’observateur officiel d’un membre participant seront à la charge du
membre qu’ils représentent.
Sans préjudice des dispositions du point iv) ci-dessus, l’assemblée générale est présidée par le président de
l’ESSF. En son absence, le premier vice-président ou, en cas d’absence ou d’incapacité de ce dernier, le
deuxième vice-président, etc., sera désigné pour assumer la présidence.
Droit de vote
Chaque membre effectif dispose d’une voix.
Le membre qui n’a pas désigné au conseil d’administration son représentant officiel pour une réunion de
l’assemblée générale ne sera pas autorisé à voter.
Seuls les votes favorables et défavorables seront comptabilisés. Les abstentions et les votes nuls ne sont pas
pris en compte.
Le vote se déroule à main levée, par voie écrite ou par voie électronique (boîtiers de vote, outils en ligne, etc.),
comme l’a décidé le conseil d’administration. Le vote a lieu au scrutin secret dans les cas suivants :
lors de l’élection du président, des vice-présidents, des membres du conseil d’administration et d’autres
dirigeants de l’association ;
lors du vote sur l’exclusion de membres ;
à la demande de plus de la moitié des membres effectifs présents et représentés.
Ordre du jour de l’assemblée générale
L’ordre du jour de la réunion annuelle de l’assemblée générale inclut au moins l’approbation des comptes
annuels de l’ESSF de l’exercice précédent, l’approbation du budget de l’exercice suivant, ainsi que l’octroi de la
décharge de responsabilité aux membres du conseil d’administration et au commissaire. Il comporte également
les points soutenus par au moins un cinquième (1/5ème) des membres effectifs qui ont demandé par écrit au
président, au plus tard trente (30) jours avant la date de la réunion, qu’ils soient ajoutés à l’ordre du jour.
L’ordre du jour final et les documents qui l’accompagnent sont rédigés et envoyés aux membres par le secrétaire
général ou le président au moins quinze (15) jours avant la réunion.
Quorums – Majorités
Sauf dispositions contraires des présents statuts ou du droit, les décisions de l’assemblée générale ne sont
valablement adoptées que si i) au moins la moitié (½) des membres effectifs sont présents ou représentés à la
réunion, et si ii) elles sont approuvées à la majorité absolue des suffrages exprimés (moitié des voix, plus une).
Si le quorum de participation n’est pas atteint lors de la première réunion de l’assemblée générale, une deuxième
réunion peut être organisée avec le même ordre du jour, au cours de laquelle l’assemblée générale pourra
valablement se prononcer sans exigence spécifique de quorum. La deuxième réunion ne peut se tenir moins de
quinze jours après la première réunion.
Procès-verbal
Les délibérations de l’assemblée générale seront consignées dans le procès-verbal qui sera envoyé à l’ensemble
des membres, ainsi qu’au président et au secrétaire général de la Fédération internationale du sport scolaire, au
plus tard dans un délai d’un mois après la date de la réunion. Le procès-verbal est signé par le président et le
secrétaire général de l’ESSF. Le procès-verbal est rendu public en adressant une copie à tous les membres de
l’ESSF et au secrétaire général/président de l’ISF dans les trente (30) jours suivant la réunion.
Modification des statuts
Toute proposition de modification des statuts émanant du conseil d’administration est dûment justifiée.
L’assemblée générale ne sera en mesure de se prononcer valablement sur toute modification des statuts que si
celle-ci est expressément mentionnée dans l’avis de convocation et si au moins deux tiers des membres effectifs
sont présents ou représentés à la réunion. Pour être adoptée, ladite modification nécessite une majorité des deux
tiers des suffrages exprimés par les membres effectifs présents ou représentés à la réunion. Si la modification
concerne l’objet ou les objectifs de l’association, une majorité des quatre cinquièmes des suffrages exprimés est
nécessaire.
Si les deux tiers des membres effectifs ne sont pas présents ou représentés à la première réunion, une deuxième
réunion peut être convoquée au cours de laquelle, indépendamment du nombre de membres effectifs présents
ou représentés, l’assemblée générale pourra valablement se prononcer sur la modification des statuts à la
majorité des deux tiers des suffrages exprimés par les membres effectifs présents ou représentés à la réunion.
La deuxième réunion ne peut se tenir moins de quinze jours après la première réunion.
La modification des statuts prend effet dès son approbation par l’assemblée générale, sauf décision contraire de
cette dernière.
II.2 LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
II.2.1 POUVOIRS ET FONCTIONS
Le conseil d’administration agit collégialement et est investi de tous les pouvoirs nécessaires pour poursuivre les
objectifs de l’association et pour accomplir tous les actes de gestion, de représentation et d’exécution relatifs à
l’ESSF. Le conseil d’administration est investi de tous les pouvoirs qui ne sont pas exclusivement réservés à
l’assemblée générale par les présentes ou le droit.
Les pouvoirs du conseil d’administration incluent, entre autres, les actes suivants :
l’adoption des stratégies, des politiques et d’autres documents pertinents de l’ESSF ;
l’application des résolutions de l’assemblée générale ;
la préparation des réunions de l’assemblée générale ;
l’établissement des rapports à présenter à l’assemblée générale, y compris le rapport d’activité annuel, le plan
d’activité et le budget annuel accompagnés de projections ;
la nomination des membres des divers comités et commissions ;
la recommandation relative à la nomination du commissaire à l’assemblée générale ;
l’admission de nouveaux membres ;
le maintien et le développement des contacts et relations avec les organisations sportives scolaires, l’Union
européenne, les institutions et organismes privés ou publics nationaux, régionaux et locaux, ainsi que les
organisations internationales et intergouvernementales ;
l’établissement du calendrier des manifestations ; 
l’octroi de tout type de licence, franchise ou d’autres droits aux organisations qui exercent leurs activités
conformément aux objectifs et à la philosophie de l’ESSF ; la détermination des contributions de participation aux
manifestations de l’ESSF ; et la fixation des frais organisationnels et des frais de participation (montant officiel)
pour les membres participant aux manifestations ;
l’établissement des règles et politiques internes de l’ESSF ;
la création de nouvelles entités et bureaux en Belgique ou à l’étranger ;
la supervision du comité de gestion ;
la détermination du nombre maximal d’administrateurs, comme indiqué à l’article II.2.2, paragraphe ii), point 5),
ci-dessous.
Le conseil d’administration peut déléguer une partie de ses pouvoirs au comité de gestion, à l’exception des
pouvoirs visés ci-dessus aux points 4), 5), 6), 7), 10), 11), 12), 13) et 14).
II.2.2. COMPOSITION
Principes généraux
Les membres du conseil d’administration (ci-après dénommés les « administrateurs ») sont élus par l’assemblée
générale. Tous les administrateurs doivent être des personnes physiques. Ils exercent leur mandat de membre
uniquement dans l’intérêt de l’association.
La durée du mandat des membres du conseil d’administration est de quatre ans, sauf décision contraire de
l’assemblée générale.
L’élection des membres du conseil d’administration a lieu tous les quatre ans ou dans cet intervalle, si celle-ci est
nécessaire afin de combler toute vacance pendant la durée du mandat (par exemple, du fait de la démission ou
de la révocation d’un membre sans qu’il soit possible de le remplacer au vu des résultats d’élection les plus
récents). Dans ce dernier cas, l’administrateur élu restera en fonction pendant la durée du mandat du membre du
conseil d’administration qu’il remplace.
L’assemblée générale élit les membres du conseil d’administration parmi les candidats présentés par les
membres effectifs. Chaque membre effectif peut, au moins six semaines avant la réunion concernée de
l’assemblée générale qui se prononcera sur l’élection des membres du conseil d’administration, indiquer par écrit
au secrétaire général les candidats qu’il souhaite proposer à l’assemblée générale pour ladite élection. Tout
candidat doit être actif dans le domaine du sport scolaire et devrait être affilié au membre effectif qui a proposé
sa candidature. Chaque membre effectif proposant des candidats adresse une lettre de confirmation écrite
attestant cette affiliation.
En outre, tout « candidat individuel » peut présenter par écrit au secrétaire général sa candidature à la fonction
d’administrateur. Pour pouvoir présenter sa candidature en cette qualité, le candidat individuel doit faire appuyer
sa candidature par écrit par au moins cinq (5) membres. Un membre effectif ne peut soutenir qu’un seul
« candidat individuel ». Dans ce cas, son droit de nommer son propre candidat n’est pas affecté.
L’assemblée générale s’emploie à garantir que la composition du conseil d’administration est représentative des
membres de l’association.
Le conseil d’administration peut fixer des règles internes concernant le nombre maximal d’administrateurs, le
processus de présentation des candidats et la procédure d’élection de ses membres.
Les membres du conseil d’administration ne peuvent prétendre à aucune rémunération, mais ils ont droit au
remboursement de leurs frais de déplacement et autres frais justifiés.
Membres élus par l’assemblée générale
L’assemblée générale peut élire :
un (1) président, parmi les candidats éligibles, qui agit en qualité de président de l’association et qui préside
l’assemblée générale, le conseil d’administration et le comité de gestion. Le président a le pouvoir :
de représenter et de lier l’ESSF à l’égard de tiers pour toute question, en matière judiciaire ou extrajudiciaire ;
de convoquer les réunions de l’assemblée générale, du conseil d’administration et du comité de gestion, définir
leur ordre du jour et les présider, sans préjudice de toute disposition contraire ;
de prendre toute mesure nécessaire au nom de l’ESSF pour garantir le respect de toute résolution adoptée par
l’assemblée générale, le conseil d’administration et le comité de gestion ;
de nommer des délégués officiels pour chaque manifestation de l’ESSF.
Le président s’attache à maintenir une cohésion et une compréhension fortes entre tous les membres de
l’association.
Si le président n’est pas en mesure d’exercer ses fonctions (par exemple, en cas de maladie, d’accident ou pour
d’autres motifs d’absence), le premier vice-président agira en qualité de président et assumera les pouvoirs de ce
dernier pendant la durée de son absence. De même, si le premier vice-président n’est pas en mesure d’exercer
ses fonctions, le deuxième vice-président agira en qualité de président suppléant ;
deux (2) vice-présidents, parmi les candidats éligibles, dont la mission consiste :
à exercer les fonctions et les pouvoirs du président en cas d’absence ou d’incapacité de ce dernier dans l’ordre
déterminé par le nombre de voix obtenues (d’abord le premier vice-président qui a recueilli le plus grand nombre
de suffrages entre les deux vice-présidents, puis le deuxième vice-président qui a recueilli le deuxième plus
grand nombre de suffrages entre les deux vice-présidents). Si les vice-présidents ont obtenu le même nombre de
voix, la personne la plus âgée est réputée avoir obtenu le plus grand nombre de voix ;
à assumer les responsabilités spécifiques qui leur sont déléguées ;
à conseiller et à assister le président dans le cadre de son rôle et de sa mission ;
un (1) secrétaire général, parmi les candidats éligibles, dont la mission consiste :
à organiser des compétitions et à gérer les questions y afférentes, conformément aux décisions et instructions du
comité de gestion, du conseil d’administration et de l’assemblée générale ;
à négocier, signer et exécuter l’ensemble des contrats commerciaux, conformément aux normes, politiques et
procédures établies par le comité de gestion et le conseil d’administration ;
à fournir un soutien administratif aux commissions et comités permanents de l’ESSF ;
à gérer les opérations et les activités quotidiennes de l’ESSF, conformément aux paramètres définis par le
secrétaire général, le comité de gestion, le comité de gestion, le conseil d’administration et l’assemblée
générale ;
à régler toute autre question administrative nécessaire au fonctionnement et à l’organisation efficaces de l’ESSF,
comme exigé et autorisé par le secrétaire général, le comité de gestion et le conseil d’administration ;
à définir les procédures administratives de base concernant la gestion du personnel et des biens, ainsi que
l’ensemble des opérations du secrétariat général de l’ESSF ;
à organiser les réunions, les commissions et les assemblées de l’ESSF.
un (1) trésorier, parmi les candidats éligibles, dont la mission consiste :
à gérer la comptabilité de l’ESSF ;
à tenir un registre des paiements de cotisation et des autres revenus ;
à régler les dépenses approuvées ;
à fournir tout document comptable et à répondre à toute question du commissaire qui présente son rapport au
conseil d’administration et à l’assemblée générale invitée à approuver les comptes annuels ;
six (6) administrateurs, parmi les candidats éligibles, dont les missions et responsabilités sont déterminées par le
conseil d’administration, conformément aux objectifs et aux besoins de l’ESSF. Ils rendent compte de leurs
missions et activités au conseil d’administration.
La nomination d’un secrétaire général, de vice-présidents et d’un trésorier n’est pas obligatoire. Le conseil
d’administration est valablement composé sans secrétaire général, vice-président(s) et/ou trésorier.
II.2.3 DÉLÉGATION DE POUVOIRS, REPRÉSENTATION ET POUVOIR DE SIGNATURE
Le président et le secrétaire général peuvent subdéléguer certaines missions à une ou plusieurs personnes de
leur choix.
L’association est valablement représentée vis-à-vis des tiers par la signature :
- du président,
- des vice-présidents, ou
- du secrétaire général,
chacun agissant individuellement au titre du pouvoir de subdélégation.
En outre, l’association est valablement représentée par des mandataires spéciaux, dans la limite de leur
procuration.
Les actions en justice, en qualité de demandeur ou de défendeur, sont introduites ou défendues, au nom de
l’ESSF, par le président, les vice-présidents, le secrétaire général ou un mandataire spécial.
II.2.4 RÉUNIONS
Le conseil d’administration se réunit au moins deux fois par an, sur convocation du président, en cas d’absence
ou d’incapacité de ce dernier, du premier vice-président, en cas d’absence ou d’incapacité de ce dernier, du
deuxième vice-président, etc., au moins un moins à l’avance. Le conseil d’administration se réunit également à la
demande d’au moins six (6) de ses membres.
Le conseil d’administration peut inviter toute personne ou organisation de son choix à tout ou partie de ses
réunions.
Les réunions du conseil d’administration peuvent se tenir en présentiel, par vidéoconférence, par téléconférence,
par cyberconférence ou par tout autre moyen électronique (TIC), comme décidé par le conseil d’administration ou
par voie de procédure de résolution écrite unanime, si le président en décide ainsi.
Les membres du conseil d’administration ayant un conflit d’intérêts direct ou indirect au sens de l’article 9:8 du
Code belge des sociétés et des associations se conforment aux dispositions imposées par le droit dans la
mesure où aucune dérogation au titre du droit applicable ne s’applique.
II.2.5 PARTICIPATION, QUORUMS ET PROCÈS-VERBAL
Le conseil d’administration ne peut valablement délibérer et adopter des résolutions que si un quorum de
participation d’au moins six (6) administrateurs présents ou représentés par un mandataire à la réunion est
atteint.
Tout membre du conseil d’administration qui, pendant la durée de son mandat, est absent lors de trois réunions
consécutives du conseil d’administration sera automatiquement considéré comme démissionnaire.
Les décisions du conseil d’administration sont valablement prises à la majorité absolue de ses membres présents
ou représentés (moitié des voix, plus une), sauf disposition contraire des présents statuts. Les abstentions et les
votes nuls ne sont pas comptabilisés. Les membres du conseil d’administration peuvent voter par procuration
écrite. Toutefois, aucun administrateur ne peut avoir plus d’une procuration. En cas d’égalité des voix, le
président dispose d’une voix prépondérante, sauf si le vote porte sur la suspension ou la nomination d’une
personne/d’un membre. Les délibérations et les résolutions du conseil d’administration sont consignées dans des
procès-verbaux, lesquels sont signés par le président et/ou le secrétaire général. Ces procès-verbaux sont mis à
la disposition des membres du conseil d’administration dans le registre des procès-verbaux des réunions du
conseil d’administration tenu au siège de l’association.
Le président peut décider d’organiser une réunion du conseil d’administration en adoptant des résolutions écrites
unanimes, sous réserve qu’elles soient signées par l’ensemble des administrateurs. Les décisions qui peuvent
être prises par voie de résolution écrite unanime sont celles qui relèvent du pouvoir du conseil d’administration.
Dans ce cas, le président adresse par écrit (courrier électronique) les propositions aux membres du conseil
d’administration et fixe un délai d’au moins huit (8) jours pour adopter ou rejeter les décisions proposées. Les
membres du conseil d’administration informent le président de leur décision dans le délai imposé par ce dernier
par courrier électronique.
Une décision prise par écrit n’est valable que si tous les membres du conseil d’administration ont approuvé cette
décision à l’unanimité.
II.3 LE COMITÉ DE GESTION
Le conseil d’administration peut instituer un comité de gestion qui se compose des cinq (5) membres suivants :
le président de l’ESSF,
les deux vice-présidents de l’ESSF,
le secrétaire général de l’ESSF,
le trésorier de l’ESSF.
Le comité de gestion dispose des pouvoirs qui lui sont délégués par le conseil d’administration. Il rend compte à
ce dernier de ses activités et décisions.
Le comité de gestion a le pouvoir de superviser le secrétariat général de l’ISF, d’adopter des politiques
administratives générales et de recruter le personnel du secrétariat général.
Le comité de gestion peut subdéléguer l’un quelconque de ses pouvoirs au président ou au secrétaire général.
En particulier, le comité de gestion peut déléguer au secrétaire général le pouvoir de recruter et de licencier tout
membre du personnel de l’association, ainsi que de déterminer leurs conditions de recrutement.
Le comité de gestion se réunit au moins quatre fois par an, sur convocation du président, en cas d’absence ou
d’incapacité de ce dernier, du premier vice-président, en cas d’absence ou d’incapacité de ce dernier, du
deuxième vice-président, ou, en cas d’absence ou d’incapacité de ce dernier, du secrétaire général, au moins
cinq jours à l’avance. Le comité de gestion se réunit également à la demande d’au moins trois de ses membres.
Le comité de gestion peut inviter toute personne ou organisation de son choix à tout ou partie de ses réunions.
Les réunions du comité de gestion peuvent se tenir en présentiel, par vidéoconférence, par téléconférence, par
cyberconférence ou par tout autre moyen électronique (TIC), comme décidé par le président ou le secrétaire
général ou par voie de procédure de résolution écrite unanime, si le président ou le secrétaire général en décide
ainsi.
Les décisions du comité de gestion sont valablement prises à la majorité absolue de ses membres présents ou
représentés (moitié des voix, plus une), sans exigence spécifique de quorum. Les abstentions et les votes nuls
ne sont pas comptabilisés. Les membres du comité de gestion peuvent voter par procuration écrite. Toutefois,
aucun membre ne peut avoir plus d’une procuration.
DÉCLARATION RELATIVE À LA PRÉVENTION DES ABUS ET DU HARCÈLEMENT ET AUX SANCTIONS EN
LA MATIÈRE
Sur le fondement de ses valeurs et outre les dispositions légales et réglementaires, l’ESSF insiste sur
l’importance majeure de la protection de tous les membres et représentants de l’association, entre autres, des
employés, membres, dirigeants, participants et bénévoles.
Chacun a droit au respect de son intégrité totale (physique et psychologique).
L’ESSF ne tolérera aucun acte d’incivilité, de violence, d’abus, de discrimination ou de harcèlement au sein de
l’association ou, plus généralement, dans le cadre de ses activités.
L’ESSF traitera tout acte de ce type avec la plus grande sévérité, quelles que soient les conséquences, qu’il
entraîne ou non des sanctions pénales.
POLITIQUE EN MATIÈRE DE CONFLIT D’INTÉRÊTS
Les dirigeants de l’association doivent toujours agir au mieux des intérêts de l’ESSF. Ils ont la responsabilité
fiduciaire d’exercer leur mandat au sein de l’association au mieux de ses intérêts et sans que leurs intérêts
personnels ou ceux de tiers ne priment sur les intérêts de l’ESSF. Les dirigeants de l’association doivent faire
passer leurs intérêts personnels et professionnels, les intérêts de tiers et d’autres intérêts après les besoins et
intérêts de l’ESSF lorsqu’ils exercent un mandat dans l’association.
Un conflit d’intérêts désigne tout type de transaction ou de relation qui crée ou peut créer un conflit entre les
obligations d’un dirigeant envers l’ESSF et les intérêts personnels, professionnels ou d’une autre nature de ce
dirigeant.
Tous les dirigeants sont tenus de révéler tout conflit d’intérêts réel et potentiel chaque fois qu’un conflit apparaît
ou est susceptible d’apparaître. Un dirigeant confronté à un conflit d’intérêts concernant une certaine décision ou
transaction n’est pas autorisé à participer au vote sur cette décision ou transaction.
La dissimulation intentionnelle par un dirigeant d’un conflit d’intérêts réel ou potentiel est considérée comme une
faute grave, indépendamment de toute décision antérieure prise dans des cas similaires.
COMPTABILITÉ
L’exercice financier de l’association court du 1er janvier au 31 décembre de chaque année.
Le compte bancaire est administré par le trésorier et le secrétaire général. L’un ou l’autre représentant officiel
peut agir seul.
Si l’association remplit les critères juridiques relatifs à la nomination d’un commissaire, elle confie le contrôle de
sa comptabilité à un commissaire, nommé parmi les membres de l’Institut des réviseurs d’entreprises de
Belgique. Le commissaire est nommé par l’assemblée générale pour une période renouvelable de trois (3) ans.
Sa rémunération est fixée par l’assemblée générale.
Le commissaire effectue l’audit des comptes annuels et des états financiers et présente un rapport à l’assemblée
générale conformément au droit belge applicable.
Si l’association ne remplit pas les critères juridiques relatifs à la nomination d’un commissaire, elle a le choix
entre :
i) ne pas nommer de commissaire ;
ii) confier le contrôle de sa comptabilité à un commissaire nommé parmi les membres de l’Institut des réviseurs
d’entreprise de Belgique sur une base volontaire. Le commissaire est nommé par l’assemblée générale pour une
période renouvelable de trois (3) ans. Sa rémunération est fixée par l’assemblée générale. Le commissaire
effectue l’audit des comptes annuels et des états financiers et présente un rapport à l’assemblée générale
conformément au droit belge applicable ; ou
iii) organiser un audit volontaire effectué par un auditeur externe nommé par le comité de gestion pour la période
et dans les conditions fixées par ce dernier. Un tel audit ne saurait être considéré comme un contrôle légal au
sens de l’article 3:7, paragraphe 6, du nouveau Code des sociétés et des associations. Le rapport d’audit y
afférent ne saurait être publié. Le rapport d’audit issu de cet audit volontaire peut être présenté à l’assemblée
générale selon les modalités convenues entre le comité de gestion et l’auditeur externe ainsi nommé,
accompagné d’une mention explicite indiquant que le rapport ne concerne pas un contrôle légal.
RESPONSABILITÉ ET ASSURANCE
Aucun membre de l’association ne peut être tenu responsable des engagements pris par l’association.
Sur proposition du président et du secrétaire général, le conseil d’administration peut autoriser la souscription
d’une assurance couvrant la responsabilité encourue par les dirigeants de l’ESSF dans le cadre de l’exercice de
leur mandat.
DISSOLUTION
L’ESSF peut être dissoute par décision de l’assemblée générale approuvée au moins aux trois quarts des
suffrages exprimés par les membres effectifs présents ou représentés à la réunion.
En cas de dissolution, l’actif net de l’association sera attribué à une association sans but lucratif visant des
objectifs similaires à ceux de l’ESSF.
LANGUES OFFICIELLES
La langue de travail de l’association est l’anglais, qui doit être utilisé dans toutes ses communications officielles.
La langue officielle de l’association est une langue officielle au sens du droit belge, en fonction de la région dans
laquelle est situé le siège de l’association.
RÈGLEMENT INTÉRIEUR
Le conseil d’administration peut décider d’établir des politiques et règlements internes qui seront contraignants
pour tous les membres et dirigeants de l’association.
Le conseil d’administration est habilité à modifier le règlement intérieur. Chaque modification sera communiquée
à l’ensemble des membres et dirigeants de l’association. Les statuts incluront une référence à la version la plus
récente approuvée du règlement intérieur. Le conseil d’administration peut modifier et mettre à jour la référence à
la version la plus récente du règlement intérieur dans les statuts et la faire publier.
LOGO
Le logo et les devises de l’ESSF sont présentés et choisis par le conseil d’administration. Le dessin ci-dessous
représente le logo de l’ESSF.
IDENTITÉ DES MEMBRES FONDATEURS
L’association est constituée par :
1/           la Fédération serbe du sport scolaire, organisation non gouvernementale dont le siège social est sis 2
Bulevar Mihaijla Pupina, Istono krilo, 11070, Novi Beograd en Serbie, immatriculée sous le numéro 07094906 ;
2/           la Fédération roumaine du sport scolaire et universitaire (FSSU), organisation gouvernementale du
ministère de l’Éducation de Roumanie, dont le siège social est sis 16 rue Vasile Conta, Bucarest, en Roumanie ;
3/           la Fédération croate du sport scolaire, organisation sans but lucratif dont le siège social est sis 2
Buzinski prilaz, 10010 Zagreb Hrvatska en Croatie, immatriculée sous le numéro 21005146.
 
DROIT APPLICABLE
Pour toute question ou tout sujet qui n’est pas spécifiquement abordé dans les présents statuts ou dans le
règlement intérieur, les membres sont invités à se soumettre aux lois et coutumes appliquées en Belgique,
notamment au livre 9 du Code des sociétés et des associations.
 
DISPOSITIONS TRANSITOIRES
1.            Clôture du premier exercice financier
Le premier exercice financier de l’association se termine au 31 décembre 2021.
2.            Première réunion annuelle de l’assemblée générale
La première assemblée générale se tiendra au plus tard en juin 2022.
3.            Nominations
Lors de la première assemblée générale qui s’est tenue à Belgrade (Serbie) en ce jour du 30 avril 2021, les
membres de l’association « ESSF » ont décidé :
de nommer M. Zeljko Tanskovic, né à Lucani (Serbie) le 8 juillet 1967, ayant élu domicile au siège de
l’association, en qualité d’administrateur et de président de l’association pour une durée de quatre ans ;
de nommer M. Alan Abaev, né à Vladikavkaz (URSS), le 13 juin 1965, ayant élu domicile au siège de
l’association, en qualité d’administrateur et de vice-président de l’association pour une durée de quatre ans ;
de nommer M. Stylianos Daskalakis, né à Chania (Grèce) le 6 février 1963, ayant élu domicile au siège de
l’association, en qualité d’administrateur et de secrétaire général de l’association pour une durée de quatre ans ;
de nommer Mme Ivana Putarek, née à Varazdin (Croatie) le 3 octobre 1976, ayant élu domicile au siège de
l’association, en qualité d’administrateur et de vice-président de l’association pour une durée de quatre ans ;
de nommer M. Caliman Constantin, né à Bivolari (Roumanie) le 15 novembre 1969, ayant élu domicile au siège
de l’association, en qualité de trésorier de l’association pour une durée de quatre ans.
Les nominations susmentionnées prennent effet dès que l’association obtient la personnalité juridique après
dépôt de son contrat de constitution auprès du greffe du tribunal de l’entreprise compétent.
En outre, il est convenu d’accorder tous pouvoirs à J. Jordens SPRL dont le siège social est sis Avenue
Kersbeek 308, 1180 Uccle, pour accomplir toute démarche relative à la constitution de l’association, y compris la
signature et le dépôt des formulaires de demande I et II, la signature et le dépôt de l’ensemble des documents et
déclarations connexes, la signature, le dépôt et la publication des statuts, la rédaction, la signature et le dépôt
d’un extrait du registre des membres, l’enregistrement de l’association auprès de la Banque-Carrefour des
Entreprises et, de manière générale, toute action nécessaire ou utile pour l’ensemble des démarches
administratives ayant trait à la constitution et à l’enregistrement de l’association.
 Arnaud Trejbiez
Mandataire