Ondernemingsnr :
Benaming
(voluit) : Erasmus Student Network Antwerp
(afgekort) : ESN Antwerp
Rechtsvorm : Vereniging zonder winstoogmerk
Zetel : Rodestraat 14 R009
2000
België
Onderwerp akte : Oprichting
Antwerpen
Statuten ESN Antwerpen
 
Inhoud
Statuten ESN Antwerpen. 1
Titel I - Benaming, zetel, doel, levensduur. 4
Artikel 1. Benaming en zetel. 4
Artikel 2. Doel. 4
Artikel 3. Levensduur.. 5
Titel II - Leden. 6
Artikel 4. Samenstelling.. 6
Artikel 5. Ontslag werkende leden.. 7
Artikel 6. Toegetreden leden: ledenregister.. 7
Titel III. - De algemene vergadering. 9
Artikel 7. Samenstelling.. 9
Artikel 8. Bevoegdheden.. 10
Artikel 9. Oproeping.. 10
Artikel 10. Meerderheden.. 11
Artikel 11. Schorsing beslissing.. 11
Artikel 12. Bijzondere meerderheden.. 11
Artikel 13. Notulen.. 12
Titel IV. – Raad van bestuur. 12
Artikel 14. Samenstelling.. 12
Artikel 15. Bevoegdheden.. 13
Titel V. Verkiezingsreglement 13
Artikel 16. Verloop.. 13
Artikel 17. Stemming.. 14
Artikel 18. Voorwaarden opkomende personen.. 15
Titel VI. Ontbinding van de vereniging. 15
Artikel 19. Verloop.. 15
Artikel 20. Stemming.. 15
TITEL VII. Slot 15
Art. 22 Slot. 15
Bijlage A: Schild van de vereniging. 16
Bijlage B: Functiebeschrijvingen. 17
Praeses.. 17
Vice-praeses.. 18
0659839134
Finance.. 18
Ab Actis.. 18
Cultuur.. 18
Sport. 18
Partyplanner.. 18
P.R. 19
Cantor.. 19
Media.. 19
Bijlage C: Huishoudelijk reglement 20
Artikel 1. Huishoudelijk reglement. 20
Artikel 2. Binding.. 20
Artikel 3. Wijziging.. 20
Artikel 4. Mandaat. 20
Artikel 5. Office hours.. 21
Artikel 6. Sollicitaties voor nieuwe praesidium.... 21
Artikel 7. Vrijwilligers.. 21
Artikel 8. Rechten & plichten praesidium.... 22
Artikel 9. Taken en bijstand.. 23
Artikel 10. Wijziging HR... 23
 
 
 
Titel I - Benaming, zetel, doel, levensduur
 
Artikel 1. Benaming en zetel
 
§1 De naam van de vereniging is Erasmus Student Network Antwerp vzw (afgekort: ESN Antwerp).
 
§2 De vereniging draagt de kleuren blauw-wit-blauw. Het schild van de vereniging is afgebeeld in bijlage A.
 
§3 ESN Antwerpen heeft haar zetel te Rodestraat 14 lokaal R.009, 2000 Antwerpen in het arrondissement
Antwerpen. De plaats van vestiging kan bij eenvoudige beslissing van de algemene vergadering worden
gewijzigd binnen dit gerechtelijk arrondissement.
 
§4 De vereniging wordt opgericht door de volgende personen:
TOM CEULEMANS, Eugeen De Bocklaan 12, 2900 Schoten, geboren op 15 oktober 1993 te Deurne.
ENZO MARQUET, Jozef De Weerdtstraat 50, 2180 Ekeren, geboren op 10 augustus 1994 te Merksem.
JULIA OVEREEM, Wislaan 104, 5406 AD Uden, geboren te 16 januari 1995, Uden.
TESSA JANSOONE, Weerstandlaan 12A, 2660 Hoboken, geboren op 29 mei 1993 te Merksem .
TAMARA MOENECLAEY, Krokusstraat 6, 2170 Merksem, geboren op 15 juni 1994 te Brasschaat.
 
§5 Tom Ceulemans is eveneens de gemandateerde om de vzw online op te richten. Dit mandaat is uitsluitend
beperkt tot de online oprichting.
 
Artikel 2. Doel
 
§1. De vereniging heeft als doel om de belangen van studenten in het hoger onderwijs te behartigen en te
ondersteunen en de sociale, culturele en academische integratie van internationale studenten in Antwerpen te
verbeteren. In die zin voldoen de onderstaande doelstellingen van ESN Antwerp aan de doelstellingen van ESN
Belgium en ESN International.
 
Hiertoe zal de vereniging onder meer de volgende activiteiten ondernemen:
 
Het aanbieden van activiteiten en sociale netwerkmogelijkheden aan uitwisselingsstudenten.
Het voorzien van mogelijkheden tot wederzijds cultureel begrip, training en zelfontplooiing.
Het onderhouden van de communicatie tussen de lokale, nationale en internationale afdelingen van ESN.
Het actief vertegenwoordigen van de belangen van de internationale studenten.
Het bijdragen aan de evaluatie van verschillende uitwisselingsprogramma’s en aan de verbetering van de
mobiliteit.
Het verstrekken van relevante informatie over academische uitwisselingsprogramma’s en over de publicaties
enprojecten van ESN.
Werken aan het begrip “internationalisation at home”.
Het motiveren van studenten om een deel van hun studententijd in het hoger onderwijs in een ander land door te
brengen.
Bijstand verlenen aan de sociale en praktische voorbereiding van studenten die op het punt staan te vertrekken
naar het buitenland.
 
§2. De vereniging kan alle handelingen stellen die rechtsreeks of onrechtstreeks verband houden met haar doel,
met inbegrip van bijkomstige commerciële en winstgevende activiteiten binnen wat wettelijk is toegelaten en
waarvan de opbrengsten ten allen tijde volledig zullen worden bestemd voor haar doel.
 
§3 De vereniging zal eveneens alle handelingen kunnen stellen die rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking
hebben op het doel vermeld in §1. Dit houdt o.a. in dat de vereniging zal voldoen aan de verplichtingen
voortvloeiende uit het lidmaatschap van de Kringraad (en diens opvolgers) of het verlenen van medewerking aan
andere verenigingen, kringen of instellingen die een gelijkaardig of ruimer doel als het hare nastreven.
 
§4 De vereniging zal haar leden, en diens belangen, vertegenwoordigen en verdedigen bij de andere
universitaire instanties. Zij zal daarom contacten onderhouden met het rectoraat, de leden van het academisch
personeel, de overkoepelende studentenvereniging, de sportraad en de andere studentenverenigingen. Deze lijst
is indicatief en niet limitatief.
 
§5 De vereniging zal trachten het doel na te streven in een geest van pluralisme en los van elke politieke partij of
welke politieke organisatie ook, zonder onderscheid van cultuur, ras, geslacht of levensbeschouwing
 
Artikel 3. Levensduur
 
De vereniging werd op 25 juni 2016 voor onbepaalde duur opgericht en kan op elk moment ontbonden worden
volgens de procedure van de artikelen 19 en 20.
Titel II - Leden.
 
Artikel 4. Samenstelling
 
§1 De vereniging bestaat uit werkende leden en toegetreden leden.
 
§2. Er zijn minimum drie werkende leden. Het maximum aantal wordt vastgelegd in het huishoudelijk reglement.
 
§3 De werkende leden zijn personen die gedurende een lopend academiejaar deel uitmaken van het
organiserende team van de vereniging.
 
§4 De raad van bestuur is bevoegd om te beslissen over de toelaatbaarheid van werkende leden.
 
Een werkend lid is bij voorkeur zelf een uitwisselingsstudent geweest of heeft enige andere internationale
ervaring van langer dan 3 maanden kunnen aantonen. Een uitzondering kan gemaakt worden voor leden wiens
kandidatuur met 2/3 meerderheid van de raad van bestuur wordt goedgekeurd. Dit aantal mag echter nooit groter
dan 20% van het aantal werkende leden zijn.
 
Een kandidaat-werkend lid van de vzw dient hiervoor schriftelijk of mondeling een aanvraag in bij het dagelijks
bestuur.
 
De raad van bestuur beslist autonoom of een kandidaat-werkend lid dat aan de inhoudelijke voorwaarden
voldoet, als werkend lid tot de vzw wordt toegelaten.
 
De raad van bestuur dient deze beslissing niet te motiveren.
 
§5 Rechten en Plichten van de werkende leden.
Werkende leden krijgen een gratis lidkaart (ESNcard) als bewijs van lidmaatschap.
De werkende leden genieten eveneens van de daaraan gekoppelde kortingen.
Werkende leden kunnen, tenzij anders wordt beslist door de raad van bestuur, deelnemen aan alle evenementen
die door de vereniging worden georganiseerd.
 
Er wordt geen bijdrage verwacht van de werkende leden.
 
 
 
 
Artikel 5. Ontslag werkende leden
 
§1 Elk werkend lid kan op elk moment ontslag nemen uit de vereniging. Het ontslag gebeurt schriftelijk,
ondertekend en met opgave van reden aan het adres van de vereniging. De lidkaart van het lopende jaar, het lint
van de vereniging en alle andere accessoires en kledingstukken dienen tevens ingeleverd te worden, zonder
enige vergoeding te verkrijgen.
 
§2 Een werkend lid kan op elk moment worden uitgesloten door de algemene vergadering. Wanneer een
aanvraag tot uitsluiting van een lid met de meerderheid zoals bepaald in art. 11 §2 van deze statuten wordt
aangenomen, is diegene tegen wie de aanvraag is gericht ontheven als werkend lid van de vereniging. De
betrokkene heeft het recht gehoord te worden. De betrokkene mag de stemming echter niet bijwonen.
 
§3 Ieder werkend lid kan een aanvraag tot uitsluiting van een werkend lid indienen. Deze aanvraag wordt
schriftelijk via brief of e-mail ingediend bij de voorzitter, die binnen een maand een algemene vergadering moet
bijeenroepen volgens de bepalingen van deze statuten.
 
§4 De voorzitter kan een werkend lid schorsen in afwachting van de algemene vergadering waarin beslist wordt
over de uitsluiting.
 
§5 Een lid dat ontslag neemt, wordt uitgesloten, wordt geschorsd of is overleden, en diens erfgenamen of
rechthebbenden, worden uitgesloten van enig recht op het maatschappelijk fonds. Ze kunnen evenmin de
betaalde bijdragen terugvorderen. Ze mogen noch een opgave of een verantwoording van de rekeningen, noch
het leggen van de zegels of een inventaris vragen.
 
Artikel 6. Toegetreden leden: ledenregister
 
§1 Toegetreden leden bestaan uit uitwisselingsstudenten of internationale studenten die een lidkaart kopen,
vrijwilligers en oud-werkende leden.
 
§ 2 De leden zijn alle personen die een lidkaart voor het lopende academiejaar hebben aangekocht van de
vereniging (of andere ESN sectie). Om lid te zijn, moeten alle gegevens op de lidkaart correct vermeld zijn.
 
De lidkaart geeft de leden toegang tot een hele reeks voordelen, waaronder verlaagde prijzen bij sponsors en
lagere tarieven voor door de vereniging georganiseerde evenementen. Deze lijst is indicatief en niet limitatief.
 
§3 Door het aanvaarden van het lidmaatschap aanvaarden de leden de statuten van de vereniging. Elk lid wordt
geacht deze statuten te kennen. Elk lid heeft het recht bij een werkend lid een kopie te bekomen van de huidige
statuten tijdens de kantooruren (zie Huishoudelijk Reglement).
 
§4 Oud-werkende leden zijn personen die gedurende een volledig academiejaar deel hebben uitgemaakt van de
vereniging (en de voordien bestaande feitelijke vereniging ESN Antwerp), maar die geen deel uitmaken van het
huidige team.
 
Oud-werkende leden worden voor de rest van hun leven aanschouwd als toegetreden lid van de vereniging
wegens hun inzet voor de vereniging. Dit houdt in dat tenzij anders wordt beslist door de algemene vergadering,
de oud-werkende leden altijd kunnen genieten van de leden prijzen voor de door de vereniging georganiseerde
evenementen.
 
§5 Vrijwilligers zijn personen die geen deel uitmaken van vorige teams of het huidige team. Zij helpen bij de
goede uitvoering van de evenementen en stellen alle handelingen in overeenstemming met het doel van de
vereniging. De vrijwilligers krijgen o.a. in het kader van het “buddy-systeem” 1 of meerdere
uitwisselingsstudenten toegewezen die ze wegwijs maken in Antwerpen en ondersteunen. Deze lijst van taken
van vrijwilligers is indicatief en niet limitatief.
 
§6 De werkende leden, oud-werkende leden, vrijwilligers, leden en hun eventuele rechtsopvolgers hebben geen
deel in het vermogen van de vereniging en kunnen bij uittreding, uitsluiting of overlijden nooit teruggave of
vergoeding vorderen voor gestorte bijdragen of gedane inbrengen.
 
§7 Alle werkende leden, oud-werkende leden, vrijwilligers en leden worden geacht in overeenstemming met het
“goede huisvader”-principe te handelen.
 
§8 De algemene vergadering van de vereniging is verplicht een ledenregister bij te houden.
 
§9 Elk toegetreden lid moet een band hebben met de vzw. De andere voorwaarden om tot de V.Z.W. als
toegetreden lid toe te treden zijn de volgende:
 
            Een ESNcard kopen bij ESN Antwerp vzw
 
 
 
 
 
§10 Elk toegetreden lid kan op elk moment ontslag nemen uit de vzw. Het ontslag gebeurt schriftelijk en wordt
overgemaakt aan de raad van bestuur.
Een toegetreden lid neemt automatisch ontslag van rechtswege in volgende omstandigheden:
 
            Verval ESNcard
 
§11 Een toegetreden lid kan op elk moment worden uitgesloten door de algemene vergadering met een gewone
meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde stemmen. De stemming over de uitsluiting van een
toegetreden lid is geheim.
 
§12 Het lidmaatschap van een toegetreden lid eindigt van rechtswege bij het overlijden van dat toegetreden lid.
Titel III. - De algemene vergadering.
 
Artikel 7. Samenstelling
 
§1 De algemene vergadering is samengesteld uit alle werkende leden.
 
§2 De algemene vergadering wordt bij voorkeur voorgezeten door de voorzitter van de vereniging, bij diens
afwezigheid bij voorkeur door de vicevoorzitter. Bij afwezigheid van de vicevoorzitter wordt de algemene
vergadering bij voorkeur door de penningmeester voorgezeten. Op iedere algemene vergadering dient minstens
één van hen aanwezig te zijn.
 
§3 Elk lid kan zich enkel laten vertegenwoordigen door één ander lid. Een volmacht kan enkel worden
aangetoond door het vertonen van een geldige lidkaart van de volmachtgever. De vereniging zal maximaal één
volmacht per lid aanvaarden.
 
§4 Andere personen (niet-leden) mogen de algemene vergadering in zijn geheel of gedeeltelijk bijwonen op
uitnodiging van een werkend lid en na goedkeuring door de voorzitter. Deze personen zijn aanwezig in de functie
van adviseur en hebben geen stemrecht.
 
De algemene vergadering zal in de praktijk ook gebruikt worden voor het nemen en/of communiceren van andere
beslissingen, waarvoor in beginsel geen algemene vergadering gehouden hoeft te worden.
 
§6 De algemene vergadering kan slechts beslissen indien minimaal 1/2 van de werkende leden aanwezig is.
§7 De secretaris (ab actis) maakt een verslag van de vergadering en zorgt ervoor dat elk praesidiumlid een kopie
krijgt van dit verslag. Uittreksels die moeten worden overgelegd aan derden, worden geldig ondertekend door de
voorzitter (praeses), ondervoorzitter (vice-praeses) en penningmeester (finance).
 
Artikel 8. Bevoegdheden
 
§1 De bevoegdheden van de algemene vergadering zijn:
Feedback op de voorafgaande evenementen
Afspraken over de toekomstige evenementen
Uitzonderlijke benoeming/ontslag van werkende leden
Kwijting verlenen aan werkende leden
Goedkeuring en wijziging van de statuten
De ontbinding van de vereniging
De uitsluiting van een toegetreden lid
Afzetting van een werkend lid
De verkiezingen van de raad van bestuur:
 
§2 Na de algemene vergadering voor de aanduiding van het nieuw verkozen team en de raad van bestuur, zal de
(nieuw samengestelde) algemene vergadering samenkomen om:
De rekening van het afgelopen academiejaar goed te keuren.
De begroting van het komende academiejaar goed te keuren.
 
Artikel 9. Oproeping
 
§1 De algemene vergadering wordt door de voorzitter van de vereniging samengeroepen, minstens 6 maal per
jaar en in de gevallen dat hij/zij dit nodig acht op enige wijze waarbij al de leden van de algemene vergadering
kennis hebben gekregen. De oproeping bevat datum, uur, plaats en voorzitter van de algemene vergadering,
evenals de agenda.
 
§2. De voorzitter is verplicht een algemene vergadering samen te roepen wanneer minimaal 1/5de van de
werkende leden dit vraagt. De werkende leden moeten dit schriftelijk per brief of per e-mail vragen aan de
voorzitter van de vereniging. Wanneer de voorzitter nalaat deze algemene vergadering bijeen te roepen, kan een
ieder deze algemene vergadering bijeenroepen volgens de bepalingen van deze statuten.
 
 
 
§3 Bij een aanvraag van een werkend lid tot afzetting van een ander werkend lid dient de voorzitter een
algemene vergadering bijeen te roepen binnen een maand na het indienen van de aanvraag.
 
§4 De agenda wordt opgesteld door de voorzitter van de algemene vergadering. Elk voorstel van een lid moet op
de agenda worden geplaatst. De voorstellen uitgaande van de leden moeten uiterlijk 5 weekdagen voor het
tijdstip van de algemene vergadering gestuurd worden aan de voorzitter. Op de dag van de algemene
vergadering en tijdens de algemene vergadering zelf kunnen punten aan de agenda worden toegevoegd mits
toestemming van de voorzitter of indien minimaal 1/3 van de werkende leden hierom verzoekt.
 
Artikel 10. Meerderheden
 
Behoudens in de gevallen voorzien door art. 11, worden de beslissingen op de algemene vergadering getroffen
bij volstrekte meerderheid van stemmen. Elk vertegenwoordigd lid heeft één stem. De stem van de voorzitter, die
pas na een ex aequo stemming resultaat geuit wordt, is desnoods beslissend.
 
Artikel 11. Schorsing beslissing
 
Ingeval een beslissing getroffen wordt door de algemene vergadering zonder dat ten minste de helft van de
werkende leden vertegenwoordigd zijn, heeft de voorzitter het recht de beslissingen te schorsen tot een nieuwe
algemene vergadering, of uiterlijk tot de volgende algemene vergadering, welke dan definitief uitspraak doet
ongeacht het aantal vertegenwoordigde werkende leden.
 
Artikel 12. Bijzondere meerderheden
 
§1 Voor statutenwijzigingen is een aanwezigheidsquorum van 2/3 van de werkende leden en een 2/3
stemmenmeerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde leden vereist.
 
§2 Voor de afzetting van een werkend lid is er een stemmenmeerderheid van 2/3 van de aanwezige of
vertegenwoordigde leden vereist.
 
§3 Voor een wijziging van het doel van de vereniging is een aanwezigheidsquorum van 2/3 van de werkende
leden en een meerderheid van 90% van de werkende leden vereist.
 
§4 Voor de ontbinding van de vereniging is een aanwezigheidsquorum van 2/3 van de werkende leden en een
meerderheid van 90% van de werkende leden vereist.
Artikel 13. Notulen
 
§1 Van elke algemene vergadering wordt er een verslag gemaakt door de secretaris. Aan het eind van de
algemene vergadering worden deze notulen ondertekend door de voorzitter. Vanaf dan geldt dit verslag als
bewijs van de genomen beslissingen.
 
§2 De werkende leden worden op de hoogte gebracht van de beslissingen van de algemene vergadering door
toezending van een verslag van de algemene vergadering schriftelijk of per e-mail.
Titel IV. – Raad van bestuur
 
Artikel 14. Samenstelling
 
§1 De vereniging wordt bestuurd door de raad van bestuur.
 
§2 De raad van bestuur bestaat uit minstens een voorzitter, een vicevoorzitter en een penningmeester. De
algemene vergadering kan andere werkende leden aanduiden voor de raad van bestuur.
 
De taken van de bestuurders staan beschreven in de functieomschrijving.
 
§3 Er zal naar gestreefd worden de beslissingen zoveel mogelijk met consensus te nemen. Indien er toch
gestemd dient te worden, wordt een voorstel aanvaard indien het de absolute meerderheid van de uitgebrachte
stemmen behaalt. Onthoudingen worden niet meegeteld bij de uitgebrachte stemmen. Elke bestuurder heeft één
stem, de voorzitter neemt niet deel aan de stemming, maar beslist in geval er een staking van stemmen is. Er
wordt gestemd bij handopsteking, tenzij het om personen gaat. In dit laatste geval is de stemming geheim. De
voorzitter bepaalt de stemprocedure.
 
§4 Indien er gedurende het mandaat jaar niet meer wordt voldaan aan de voorwaarden gesteld in paragrafen 5
en 6 moet er een algemene vergadering gehouden worden om dit goed te keuren. Uitzonderingen toegekend
conform met art. 18 blijven geldig.
 
 
 
 
 
 
Artikel 15. Bevoegdheden
§1 De raad van bestuur kan een gedeelte van zijn bevoegdheden afstaan aan individuele personen om het
nemen van uitvoeringsbeslissingen sneller en gemakkelijker te laten verlopen. Dit blijft echter onder het gezag en
toezicht van het praesidium en moet goedgekeurd worden door een 2/3 meerderheid van de algemene
vergadering.
 
§2 Elk voorstel voor een activiteit, naar voren gebracht door een werkend lid, zal in overweging genomen worden
door de raad van bestuur. De raad van bestuur zal er echter over waken dat activiteiten van de vereniging nooit
gebeuren in het persoonlijke belang van één of enkele werkende leden.
 
§3 De werkende leden moeten eveneens het “goede huisvader”-principe hanteren en altijd te goeder trouw
handelen.
Titel V. Verkiezingsreglement
 
Artikel 16. Verloop
 
§1 De verkiezing van de nieuwe raad van bestuur vindt jaarlijks plaats binnen een periode die aanvangt na het
einde van de paasvakantie en voor het einde van het academiejaar.
 
§2 Een bestuurder moet zelf een uitwisselingsstudent zijn geweest of enige andere internationale ervaring van
langer dan 3 maanden kunnen aantonen. Een uitzondering kan gemaakt worden voor leden wiens kandidatuur
met 2/3 meerderheid van de werkende leden wordt goedgekeurd. Dit aantal mag echter nooit groter dan 20% van
het aantal werkende leden zijn.
 
§3 Een bestuurder mag geen functie uitoefenen bij een andere organisatie. Om zich kandidaat te kunnen stellen
voor de functie van voorzitter, vicevoorzitter en penningmeester moet men minstens één jaar ervaring hebben
binnen de vzw.
 
§4 De voorzitter, vicevoorzitter, penningmeester en secretaris dienen het huidige en het voorafgaande
academiejaar aan de UA of enig andere hoger onderwijsinstelling in België als student ingeschreven te zijn.
 
§5 De organisatie van de verkiezingen en de telling van de stemmen dient te gebeuren door de voorzitter en
vicevoorzitter, op voorwaarde dat ze niet terug opkomen. Indien ofwel voorzitter ofwel vicevoorzitter opnieuw
opkomen, zullen zij vervangen worden door de penningmeester of secretaris tijdens de stemming.
 
§6 De voorzitter en vicevoorzitter communiceren de deadline en wijze waarop de opkomende personen zich
kandidaat moeten stellen. De personen maken hiervoor een lijst van de drie functies op die ze ambiëren, waarbij
de positie met de grootste voorkeur nummer 1 is en met de minste voorkeur nummer 3. Deze datum is een
vervaldag, terugtrekking blijft mogelijk zonder de mogelijkheid terug op te komen.
 
§7 De voorzitter en vicevoorzitter stellen een datum voor de verkiezingen vast. Het is vereist dat alle werkende
leden aanwezig zijn voor de stemming, zonder uitzondering.
 
Artikel 17. Stemming
 
§1 Alle werkende leden van de vereniging hebben stemrecht. Volmachten zijn niet toegelaten. Ieder
praesidiumlid moet, per stemronde, eenmalig een enkelvoudige stem uitbrengen.
 
§2 Als geldige stem wordt aanvaard: een stem op een persoon.
 
§3 De stemming gebeurt bij een meerderheid. De stemming gebeurt anoniem.
 
§4 Indien meer dan één persoon opkomt voor een functie, wordt de persoon met de meeste stemmen verkozen.
De andere personen zullen dan meedoen met de verkiezingen voor de functies vermeld in hun keuzes nummer 2
en/of nummer 3.
 
Indien één persoon opkomt voor een functie, moet deze 50% van de stemmen halen. Als de persoon geen 50%
van de stemmen haalt, zal deze meedoen aan de verkiezingen voor de functies vermeld in hun keuze nummer 2
en/of nummer 3. Indien de persoon geen 50% meerderheid krijgt voor de drie gekozen functies, kan deze
persoon niet meer opkomen voor een andere functie en zit deze niet meer in het praesidium van volgend
academiejaar.
 
§5 Wanneer de eerste stemmingsronde voor een functie waar meer dan één persoon opkomt resulteert in een
staking van stemmen, dan wordt er een tweede stemmingsronde georganiseerd. Voor deze tweede
stemmingsronde hebben de partijen de mogelijkheid hun standpunten nogmaals toe te lichten. Deze
stemmingsronde verloopt bij meerderheid van stemmen. Indien na deze ronde er wederom staking van stemmen
voorvalt, heeft de nieuw benoemde voorzitter een doorslaggevende stem. Indien het over de nieuwe voorzitter
gaat, wordt er gestemd totdat er een meerderheid is behaald.
 
 
§6 Na afloop van de stemming stelt de secretaris een verslag op met de vermelding van de functies van de raad
van bestuur voor het nieuwe academiejaar. Dit wordt ondertekend door de voorzitter en vicevoorzitter.
 
Artikel 18. Voorwaarden opkomende personen
 
§1 Elke opkomende persoon wordt verwacht tijdens zijn werkingsjaar te voldoen aan art. 13.
 
§2 Indien niet voldaan zal worden aan art. 13 dient een aanvraag tot uitzondering te worden ingediend bij de
praeses en vice-praeses.
Titel VI. Ontbinding van de vereniging
 
Artikel 19. Verloop
 
In geval van ontbinding van de vereniging, krijgt het netto actief van het maatschappelijk bezit een bestemming
die zoveel mogelijk het doel van deze maatschappelijke overeenkomst benadert. Deze bestemming wordt
bepaald door de algemene vergadering binnen drie maanden na de bekendmaking van het besluit tot ontbinding
van de vereniging en, ingeval gedurende deze termijn de algemene vergadering in gebreke mocht blijven, door
de praeses van de vereniging op dat ogenblik in functie.
 
Artikel 20. Stemming
 
De vereniging kan op elk ogenblik worden ontbonden door een beslissing van de algemene vergadering (art. 7).
Hiervoor is een aanwezigheidsquorum van 2/3 van de werkende leden vereist. De beslissing tot ontbinding moet
genomen worden met een bijzondere meerderheid van 4/5 van de aanwezige en vertegenwoordigde stemmen.
TITEL VII. Slot
 
Art. 22 Slot
 
Voor alle gevallen die niet voorzien worden door de statuten, zijn de beschikkingen van de vzw – wetgeving,
waaronder de wet van 27 juni 1921, gewijzigd door de wet van 2 mei 2002 toepasselijk.
Bijlage A: Schild van de vereniging
 
 
 
 
Bijlage B: Functiebeschrijvingen
 
De taak van het ESN team is te zorgen voor de onderlinge contacten en informatiestroom tussen leden en het
team (Praesidium), de specifieke taken die horen bij diens functie (zoals hier vastgelegd of anders schriftelijk
voor aanvang van de termijn) naar behoren uit te voeren, het lokaal proper te houden, de eer van de vereniging
hoog te houden en mee te werken aan de activiteiten van de vereniging.
 
Het Team (Praesidium) bestaat uit verschillende werkende leden met minstens één voorzitter (praeses), één
vicevoorzitter (vice-praeses), één penningmeester (finance), één secretaris (ab actis), één cantor, één cultuur,
één sport, één party-planner, één media en één P.R. De functies cultuur, sport, party-planner, media en P.R.
kunnen uitgebreid worden tot 2 personen. De functie cantor kan wel, indien bepaald door de raad van bestuur,
opgenomen worden door voorzitter en vicevoorzitter, waardoor deze functie wegvalt.
 
Daarnaast kan een bijkomende functie gecreëerd worden bij een meerderheid van 2/3 van de nieuw verkozen
terugkerende werkende leden. Deze functies kunnen niet gecumuleerd worden tenzij het Praesidium dit unaniem
aanvaardt.
 
Als orgaan van bestuur heeft het Praesidium steeds het recht een opengevallen Praesidiumfunctie in te vullen of
een bijkomende functie te creëren en in te vullen, conform art 13, §7.
 
Deze bijlage geeft een niet-exhaustieve lijst van mogelijke functies en hun bijbehorende invullingen. Alle
invullingen kunnen voor aanvang van de termijn schriftelijk nader omschreven worden door de praeses en de
persoon in kwestie.
 
Praeses
De taak van de praeses bestaat erin de activiteiten te coördineren, de vergaderingen te leiden, de studentikoze
activiteiten te leiden, de vereniging te vertegenwoordigen bij de academische overheid en naar buiten toe en bij
hoogdringendheid persoonlijke beslissingen te nemen waarover hij/zij later op eventuele aanvraag van het
praesidium verantwoording moet afleggen. De praeses draagt de verantwoordelijkheid voor alle door de
vereniging georganiseerde activiteiten, tenzij hij/zij door overmacht niet aanwezig is of voor aanvang van de
activiteit schriftelijk afstand gedaan heeft van zijn verantwoordelijkheid bij het praesidium. Bij afwezigheid van de
praeses valt deze taak op de Vice-praeses. Bij afwezigheid van de vice-praeses dient het praesidium een ander
aanwezig praesidiumlid aan te duiden als verantwoordelijke die dan de taken overneemt van de praeses volgens
deze paragraaf.
 
Vice-praeses
De taak van de vice-praeses bestaat erin de praeses bij te staan en waar nodig deze te vervangen. In geval van
ontslag van de praeses, wordt de vice-praeses in beginsel als praeses benoemd. Het praesidium voorziet in de
aanduiding van een nieuwe vice-praeses (conform art. 13 §2).
 
Finance
De taak van finance bestaat erin de verenigingskas bij te houden, de financiële verrichtingen van de vereniging
uit te voeren, contact te zoeken met de subsidiërende instanties en erop toe te zien dat voldaan wordt aan de
door hen gestelde eisen. De finance moet op verzoek van een praesidiumlid in staat zijn de toestand van de
verenigingskas en de verrichtingen daarop, vanaf de aanvang van zijn of haar termijn, te verklaren binnen een
redelijke termijn.
 
Ab Actis
De taak van ab actis bestaat erin het “Buddy-systeem” volledig te implementeren, bijdragen te schrijven voor
bepaalde studentenbladen en verslagen op te maken van de praesidiumvergaderingen en algemene
vergaderingen. De ab actis is tevens verantwoordelijk voor de vlotte samenwerking met specifieke sponsors,
aangeduid door de praeses en vice-praeses voor de aanvang of gedurende het academiejaar en hierin
bijgestaan door P.R.
 
Cultuur
De taak van de functie cultuur bestaat uit het organiseren van ESN-weekends en citytrips. Dit houdt in dat ze een
verblijfplaats boeken, vervoersmiddelen regelen en soms catering verzorgen. Daarnaast verzorgt de functie
cultuur de City Rally tijdens de Ice Breaking Week. De functie cultuur organiseert eveneens culturele activiteiten
binnen en/of buiten Antwerpen.
 
Sport
De taak van de functie sport bestaat erin contact te houden met de Sportraad, coördinatie van sportmanifestaties
waaraan de vereniging deelneemt en ploegen samen te stellen en sportieve activiteiten te organiseren.
 
Partyplanner
De partyplanner(s) is verantwoordelijk voor de organisatie van de wekelijkse pubs, twee pubcrawls en de TD’s.
De partyplanner(s) verzorgen eveneens de promoties op de wekelijkse pubs. De voornaamste taken voor de
TD’s is de reservering van de zaal, de Dj’s regelen, het ontwerp van de posters, promotie en shiftenlijsten.
 
P.R.
P.R. is verantwoordelijk om sponsors te behouden en nieuwe sponsorafspraken te maken. De voornaamste taak
van P.R. is de contacten met de sponsors te onderhouden en de uitvoering van de sponsorcontracten op te
volgen.
 
Cantor
 De cantor heeft als taak de cantussen tot in de puntjes voor te bereiden. Deze taak houdt in dat de plaats wordt
gereserveerd, het contact behoudt met de eigenaar van de zaal, de cantusboekjes maakt en de cantusavond
leidt.
 
Media
De functie media zorgt voor foto’s, events op Facebook en website, onderhoudt het algemene mailverkeer en
gebruikt de Erasmus Student Network Antwerp pagina op een actieve manier.
 
 
 
Bijlage C: Huishoudelijk reglement
 
Artikel 1. Huishoudelijk reglement
Onderstaande artikels vormen het Huishoudelijk Reglement (hierna ‘HR’ genoemd) van ESN Antwerpen vzw. Ze
zijn een aanvulling op de statuten. Wat niet gespecificeerd wordt in de statuten of in het HR wordt geacht
conform de wet aangaande de verenigingen zonder winstoogmerk te zijn.
 
Artikel 2. Binding
Het HR bindt alle leden van ESN Antwerp vzw zoals deze bepaald zijn in de statuten. Op alle onderstaande
bepalingen zijn de regels van redelijkheid en billijkheid van toepassing.
 
Artikel 3. Wijziging
Het HR wordt door de raad van bestuur goedgekeurd of gewijzigd met een twee derde meerderheid. Een
wijziging heeft uitwerking 5 dagen nadat het praesidium in kennis is gesteld.
 
Artikel 4. Mandaat
§1 Het mandaat van een terugkomend praesidiumlid loopt vanaf het einde van het huidig mandaat tot een week
na de laatste open activiteit van het academiejaar. Om evenwel de vlotte overgang te verzekeren naar volgend
jaar toe, kan een mandaat door enkelvoudige beslissing van de huidige praeses worden verlengd tot maximum
31 juli. Het mandaat voor nieuw verkozen werkende leden gaat in vanaf de inkennisstelling van hun functie en
nadat er een acceptatie heeft plaatsgevonden.
 
§2 De nieuwe werkende leden mogen hun nieuwe mandaat parallel uitoefenen met de oude werkende leden
vanaf 1 juni maar moeten dit ten alle tijde volledig te goeder trouw doen. Dit houdt in dat er op een transparante
wijze dient te worden gecommuniceerd en dat de partijen op de hoogte zijn van elkaars handelingen met het oog
op de goede werking van ESN Antwerp. Deze mandaten verschillen niet in waarde tot het ogenblik een van de
mandaten is verstreken. Deze beslissing wordt genomen door de nieuw verkozen praeses indien dit noodzakelijk
wordt geacht.
 
§3 Vanaf dat een persoon weet wie officieel verkozen is als opvolger, moeten zij naar hun best vermogen de
overdracht van functie regelen, dat houdt in:
-           Functie uitleggen
-           Documenten van vorig jaar voorzien ter illustratie
-           Sleutel overdragen van het lokaal
-           Valkuilen functie uitleggen
Deze lijst is indicatief en niet limitatief
§4 ESN Antwerp is een team, van oud werkende leden wordt verwacht dat ze ten alle tijden info over hun vorige
functie(s) kunnen verschaffen tot 2 jaar nadat ze uit zijn opgestapt. Dit ter bewaring van de expertise.
 
§5 Zowel oud als nieuw als herverkozen werkende leden zullen naar hun best vermogen de overgang zo spoedig
mogelijk uitvoeren.
 
Artikel 5. Office hours
§1 De standaard uren wanneer het lokaal geopend is, worden Office Hours genoemd. Deze zijn als volgt:
•          Iedere maandag van 19:30 tot 20:30
•          Iedere dinsdag van 12:45 tot 13:45
 
§2 Extra momenten of het wegvallen van bepaalde Office Hours worden op voorhand gecommuniceerd via de
website of Facebook.
 
Artikel 6. Sollicitaties voor nieuwe praesidium
§1 Nadat uit de terugkomende leden een nieuw praesidium is gevormd, ligt de taak bij de nieuwe praeses en de
vice-praeses om sollicitaties te starten om een volledig praesidium te vormen.
 
§2 De praeses contacteert alle terugkomende erasmusstudenten en er wordt een Facebookcampagne
uitgedacht. Alle kandidaten moeten voor een specifieke datum hun motivatiebrief en CV doorsturen om daarna
eventueel te worden uitgenodigd voor een gesprek.
 
§3 Dit gesprek zal plaats vinden met minstens de volgende personen:
-           praeses of vice-praeses, beide zo veel als mogelijk
-           Indien praeses en vice-praeses wensen kunnen zij de de aanwezigheid vragen van maximum een oud
praesidiumlid in een louter adviserende functie
-           Zo veel als mogelijk andere terugkomende werkende leden
 
Artikel 7. Vrijwilligers           
 
§1 Nadat uit de terugkomende leden een nieuw praesidium is gevormd, ligt de taak bij de nieuwe praeses en de
vice-praeses om alle terugkomende erasmusstudenten aan te spreken om vrijwilliger te worden.
 
§2 De praeses contacteert alle terugkomende erasmusstudenten en er wordt een Facebookcampagne
uitgedacht. Alle mogelijke vrijwilligers moeten voor een specifieke datum hun motivatiebrief en CV doorsturen.
§3 De praeses en vice-praeses kunnen opteren om een gesprek te organiseren met de vrijwilligers zoals bepaald
in artikel 6 §3, maar hebben de vrijheid om dit op een andere manier te doen zoals een afspraak voor alle
(gekozen) vrijwilligers vast te leggen.
 
§4 De praeses en vice-praeses hebben volledige bevoegdheid om de het vrijwilligersprogramma vrij in te delen.
 
Artikel 8. Rechten & plichten praesidium
Rechten
§1 Alle kosten voor evenementen worden door ESN Antwerpen gedragen om de organisatie te ondersteunen. De
praeses behoudt het recht om hiervan af te wijken.
 
§2 Voor de start van de activiteiten wordt elk praesidiumlid verzien van:
Een (geupdatet) lint
Een ESNcard
Eventueel een trui/t-shirt met het ESN Antwerp logo of schild op
 
§3 Volledige uitleg over de structuur van ESN en ook kansen krijgen om meer dan op enkel lokaal niveau actief
te zijn. Dit houdt in, maar is niet gelimiteerd tot:
National Platforms
Regional Platforms
 
De praeses moet iedereen tijdig informeren welke events er wanneer plaats vinden en in het licht van het
komende jaar iedereen een kans geven om mee te gaan naar verschillende ESN evenementen voor zover
mogelijk.
 
§4 Alle rechten die aan het praesidium gegeven werden door het toetreden tot de Kringraad zijn van toepassing.
 
§5 Een Café De Prof lidkaart of enige soortgelijke (voordelen)kaart.
 
Plichten
§1 Elk praesidiumlid gedraagt zichzelf als een goede huisvader, met fatsoen en onderneemt geen enkele actie
die het imago van ESN Antwerp vzw, of eender welke andere sectie/land/deel van ESN kan schaden. Dit houdt
in, maar is niet beperkt tot:
 
Geen overmatig drankgebruik tijdens de activiteiten (met de focus op evenementen die overdag plaats vinden,
tijdens de activiteiten die je zelf organiseert of ESN (Belgisch, Europees niveau) evenementen.
Op tijd komen. Indien niet mogelijk wordt dit ruim op voorhand gecommuniceerd met de praeses, vice-praeses en
de verantwoordelijke voor het desbetreffende evenement. Sanctie indien geen legitiem of tijdig excuus: alle
laatkomers geven gezamenlijk één bak bier op de volgende pubavond.
 
 
§2 Zich naar best vermogen inzetten en aanwezig zijn op alle activiteiten van ESN Antwerp. ESN Antwerp is een
team, het overstijgt je functie.
 
§3 Zo goed en open als mogelijk communiceren met iedereen, met klem de praeses en vice-praeses.
 
§4 Naar best vermogen zijn functie uitoefenen.
 
Artikel 9. Taken en bijstand
 
§1 Elke praesidiumlid vervult diens eigen taken en helpt eveneens bij de taken van andere werkende leden
indien nodig.
 
§2 Elke praesidiumlid draagt bij tot elke evenement waar hij aanwezig is om het optimaal te laten verlopen. Voor
de activiteiten eigen aan de functie is men het aanspreekpunt en kan men andere werkende leden vragen een
helpen hand toe te steken. Dat kan door een shiftenlijst op te stellen of op enige andere manier.
 
Artikel 10. Wijziging HR
 
§1 Het HR kan enkel gewijzigd worden door beide de praeses en vice-praeses van ESN Antwerp vzw met
verplicht voorafgaand advies van de raad van bestuur.
 
§2 De principes van goede trouw en de “bonus pater familias” gelden als aanvullende principes die altijd moeten
worden nageleefd.