Ondernemingsnr :
Naam
(voluit) : HESP Alliance
(verkort) :
Rechtsvorm : Vereniging zonder winstoogmerk
Volledig adres v.d. zetel Philipssite 5 bus 1
 : 3001 Heverlee
Onderwerp akte :
OPRICHTING
Er blijkt uit een akte verleden op drieëntwintig juni tweeduizend twintig, voor Meester Eric SPRUYT,
Notaris te Brussel,
dat :
1/ de naamloze vennootschap "THEO Technologies", met zetel te 3001 Heverlee, Philipssite 5, bus
1,
2/ de besloten vennootschap "Synamedia Vividtec Europe", met zetel te 8500 Kortrijk, Luipaardstraat
12,
onder hen volgende vereniging zonder winstoogmerk hebben opgericht, waarvan de statuten luiden
als volgt:
ARTIKEL 1 - PREAMBULE
Deze Statuten regelen de werking van HESP Alliance vzw ("HESP Alliance"), een vereniging zonder
winstoogmerk onder Belgisch recht.
ARTIKEL 2 - FUNCTIONELE ORGANEN
Sectie 2.1 Raad van Bestuur
De activiteiten en bedrijfsvoering van HESP Alliance worden beheerd door de Raad van Bestuur van
HESP Alliance. De Raad van Bestuur is belast met het toezicht op de werking van HESP Alliance in
overeenstemming met deze Statuten om ervoor te zorgen dat de doelstellingen van HESP Alliance
worden bereikt. De Bestuurders worden gezamenlijk aangeduid als de Raad van Bestuur.
Sectie 2.2 Bestuurder
Elk Stichtende Lid zal één vertegenwoordiger kunnen voordragen voor benoeming door de
Algemene vergadering om als Bestuurder op te treden.
Sectie 2.3 Functionarissen
De Raad van Bestuur kan agenten, contractanten of werknemers in dienst nemen als
Functionarissen die zowel de activiteiten van de Raad van Bestuur als die van HESP Alliance in het
algemeen helpen organiseren en uitvoeren. HESP Alliance heeft minimaal de volgende
functionarissen: een Voorzitter, een Penningmeester en een Secretaris.
Sectie 2.4 Voorzitter
De Voorzitter is een Bestuurder die alle vergaderingen van de Raad van Bestuur en de Algemene
vergaderingen voorzit. De Voorzitter houdt toezicht op het beheer van de activiteiten van HESP
Alliance en ziet erop toe dat alle orders en besluiten van de Raad van Bestuur worden uitgevoerd.
Sectie 2.5 Penningmeester
De Penningmeester oefent de taken uit en heeft de bevoegdheden die het ambt van Penningmeester
met zich meebrengt, of andere taken of bevoegdheden die hem of haar door de Raad van Bestuur
worden toegekend.
Sectie 2.6 Secretaris
De Secretaris heeft de bevoegdheden en voert de taken uit die het ambt van Secretaris met zich
meebrengt, of andere taken of bevoegdheden die hem of haar door de Raad van Bestuur worden
toegekend.
Sectie 2.7 Lid
Onder Lid wordt verstaan elke natuurlijke persoon, rechtspersoon, vennootschap met beperkte
0748962536
Luik B
aansprakelijkheid, vereniging, stichting of andere rechtspersoon of vereniging, met inbegrip van elke
overheidsinstantie, en hun vertegenwoordigers die in aanmerking komen in overeenstemming met de
bepalingen van sectie 10.2. Onder de Leden worden ook de met hen Verbonden Partijen verstaan.
HESP Alliance heeft twee (2) soorten van Leden: Stichtende Leden en Toegetreden Leden (in de zin
van artikel 9:3 §2 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen).
De Toegetreden Leden worden onderverdeeld in drie (3) subcategorieën: Gouden Leden, Zilveren
Leden en Bronzen Leden.
De Stichtende Leden en de Toegetreden Leden worden in het kader van deze Statuten gezamenlijk
aangeduid als "Leden" of individueel als "Lid".
Sectie 2.8 Stichtende Leden
Onder Stichtende Leden wordt verstaan de Leden die deelnemen aan de oprichting van HESP
Alliance, zijnde:
- THEO Technologies NV, Philipssite 5 bus 1, 3001 Heverlee, België - RPR Leuven 0847.829.290
- Synamedia Vividtec Europe BV, Luipaardstraat 12, 8500 Kortrijk, België - RPR Kortrijk
0704.700.941
De Stichtende Leden hebben alle voorrechten van het Gouden Lidmaatschap zoals uiteengezet in
sectie 10.3. evenals alle en eventuele aanvullende rechten die aan de Stichtende Leden zijn
toegekend zoals uiteengezet in deze Statuten.
Sectie 2.9 Werkgroep
De Raad van Bestuur kan Werkgroepen oprichten om specifieke kwesties of onderwerpen te
behandelen. De Werkgroepen zullen bestaan uit alle geïnteresseerde leden en alle andere personen
of groepen die de Werkgroep noodzakelijk acht om uit te nodigen om deel te nemen.
ARTIKEL 3 - ANDERE DEFINITIES
Sectie 3.1 Verbonden Partij
Verbonden Partij betekent elke natuurlijke persoon, rechtspersoon, vennootschap met beperkte
aansprakelijkheid, vereniging, trust of andere rechtspersoon of organisatie, met inbegrip van elke
overheidsinstantie die, direct of indirect via een of meer tussenpersonen, zeggenschap heeft over of
wordt gecontroleerd door of onder gemeenschappelijke zeggenschap staat van een dergelijke
Verbonden Partij, waarbij "zeggenschap" betekent het bezit, direct of indirect, van de bevoegdheid
om het beheer of het beleid van de Verbonden Partij te sturen of te doen sturen door middel van het
bezit van stemgerechtigde effecten of door middel van een contract of op andere wijze.
Sectie 3.2 Werkgroep Voorstel
Na afloop van een Werkgroep activiteit zal een voorstel worden doorgestuurd naar de Raad van
Bestuur voor definitieve goedkeuring. Elk dergelijk voorstel is een Werkgroep Voorstel.
Sectie 3.3 Stemgerechtigde Leden van de Werkgroep
Stemgerechtigde Leden van de Werkgroep worden gedefinieerd als Stichtende Leden, Gouden
Leden en Zilveren Leden, aangezien dit de Leden zijn die een stemgerechtigde vertegenwoordiger
kunnen aanwijzen voor elke Werkgroep die HESP Alliance kan oprichten.
Sectie 3.4 Bijzondere Meerderheid van Stemmen
Een Bijzondere Meerderheid van Stemmen is een unanieme stem van de Raad van Bestuur waarbij
alle Bestuurders die aanwezig zijn en deelnemen (in persoon, bij volmacht of anderszins)
bevestigend hebben gestemd.
Sectie 3.5 Oprichtingsdocumenten
Alle wettelijke documenten of certificaten voor de vorming en oprichting van HESP Alliance zoals
vereist door de toepasselijke wetgeving.
ARTIKEL 4 - ZETEL
Sectie 4.1 Hoofdzetel
De hoofdzetel van HESP Alliance is gevestigd in het Vlaamse Gewest, België.
De Raad van Bestuur van HESP Alliance (de "Raad van Bestuur") is hierbij volledig gemachtigd en
bevoegd om deze zetel te wijzigen.
Sectie 4.2 Bijkantoren
Bijkantoren of ondergeschikte kantoren kunnen te allen tijde door de Raad van Bestuur op elke
plaats of plaatsen worden gevestigd, al naar gelang haar werkzaamheden en de activiteiten
vereisen.
ARTIKEL 5 - DUUR
Sectie 5.1 Duur
HESP Alliance werd opgericht voor een onbepaalde duur.
ARTIKEL 6 - BELANGELOOS DOEL
Sectie 6.1 Doel
Het primaire doel van HESP Alliance is het organiseren en ondersteunen van activiteiten om van het
High Efficiency Streaming Protocol ("HESP") een marktleidende mediadistributieaanpak te maken en
om activiteiten te ondernemen die van tijd tot tijd geschikt zijn om een dergelijk doel verder te
ondersteunen ("Doel"). Ter ondersteuning van dit Doel wil HESP Alliance de volgende activiteiten
Luik B
ontplooien, zowel in België als in het buitenland, voor eigen rekening of voor rekening van haar
Leden:
(a) de toekomstige ontwikkeling van HESP-technologie begeleiden;
(b) de HESP-standaardisering aansturen;
(c) de ontwikkeling van interoperabiliteitstests en/of certificeringstests ontwikkelen en/of financieren;
(d) het beheer of de uitbesteding van de certificering van HESP-producten;
(e) onderscheidende merken, dienstmerken en/of certificeringsmerken creëren en bezitten;
(f) het wereldwijde HESP-ecosysteem te laten groeien en de streamingindustrie op te leiden door
actieve bevordering van de voordelen en gebruiksmogelijkheden van HESP;
(g) het beheer van "HESP's Intellectuele Eigendomspool", met inbegrip van het sluiten en beheren
van toepasselijke licentieovereenkomsten en aanverwante zaken;
(h) alle andere in deze Statuten omschreven aangelegenheden die bijdragen tot het Doel van HESP
Alliance;
(i) in het algemeen volledig rechtsbevoegd zijn om alle handelingen en verrichtingen te verrichten die
direct of indirect verband houden met het Doel of die van dien aard zijn dat zij de verwezenlijking van
dat Doel, geheel of gedeeltelijk, vergemakkelijken; en
(j) belangen te nemen door associatie, inbreng, fusie, financiële tussenkomst of op enige andere
wijze, in elke vennootschap, vereniging of onderneming die eenzelfde, gelijkaardig of verwant Doel
heeft als haar Doel of die van dien aard kan zijn dat ze de hierboven beschreven activiteiten en
doelstellingen kan bevorderen.
ARTIKEL 7 - RAAD VAN BESTUUR
Sectie 7.1 Aantal Bestuurders
HESP Alliance heeft twee (2) Bestuurders en zij staan gezamenlijk bekend als de Raad van Bestuur.
Er zal één (1) Bestuurder worden benoemd door de Algemene vergadering op voorstel van elk
Stichtend Lid.
Sectie 7.2 Geschiktheid
Elke natuurlijke persoon die een werknemer, oprichter, gedelegeerd bestuurder, uitvoerend
functionaris of enige andere persoon van het Stichtend Lid is komt in aanmerking voor benoeming tot
Bestuurder, indien die persoon een betekenisvolle functie van aanzienlijk belang of met een
aanzienlijke reputatie of zichtbaarheid in de sector bekleedt en de nodige essentiële kwalificaties,
ervaring en competentie, met een goede staat van dienst, een gezonde geest, mentale en fysieke
fitheid heeft om de taken van een Bestuurder uit te voeren zonder dat hij/zij daarvoor
gediskwalificeerd hoeft te worden.
Sectie 7.3 Bevoegdheden
De activiteiten en bedrijfsvoering van HESP Alliance worden beheerd door de Raad van Bestuur, die
alle bevoegdheden van het "bestuursorgaan" van HESP Alliance bezit. De Raad van Bestuur kan
alle bevoegdheden van HESP Alliance uitoefenen en alle wettige handelingen en zaken doen die
vereist zijn door de wet of door de Oprichtingsdocumenten of door deze Statuten.
Sectie 7.4 Taken
De Raad van Bestuur is belast met het toezicht op de werking van HESP Alliance in
overeenstemming met deze Statuten om ervoor te zorgen dat de doelstellingen van HESP Alliance
worden bereikt. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor het toezicht op alle Werkgroepen en
personeelsactiviteiten van HESP Alliance. Voorafgaande goedkeuring van de Raad van Bestuur is
vereist voor alle verbintenissen en verplichtingen die door HESP Alliance worden aangegaan.
Het is de plicht van de Bestuurders om:
(a) alle taken uit te voeren die hen collectief of individueel worden opgelegd door de wet, door de
Oprichtingsdocumenten of door deze Statuten;
(b) het aanstellen en verwijderen, in dienst nemen en ontslaan en, tenzij anders bepaald in deze
Statuten, het voorschrijven van de taken en het vaststellen van de eventuele vergoeding van alle
Functionarissen, agenten en werknemers van HESP Alliance;
(c) toezicht te houden op alle Functionarissen, agenten en werknemers van HESP Alliance om
ervoor te zorgen dat hun taken naar behoren worden uitgevoerd;
(d) op de in deze Statuten voorgeschreven tijdstippen en plaatsen bijeenkomen;
(e) op periodieke tijdstippen, en ten minste om de twee (2) jaar, een Voorzitter van de Raad van
Bestuur te kiezen die de Voorzitter van HESP Alliance is;
(f) Werkgroepen op te richten en te ontbinden, voor zover nodig, om de werkzaamheden van HESP
Alliance uit te voeren;
(g) de Werkgroep Voorstellen te beoordelen en goed te keuren;
(h) de vergoeding van de kosten van deelnemers aan Werkgroepen in verband met hun
dienstverlening aan dergelijke Werkgroepen goed te keuren;
(i) de jaarlijkse begroting van HESP Alliance goed te keuren. Indien de jaarbegroting aan het begin
van elk kalenderjaar niet wordt goedgekeurd, werkt HESP Alliance op basis van de voorafgaande
jaarbegroting, voor zover dit praktisch haalbaar is, totdat een jaarbegroting is goedgekeurd
Luik B
(j) De jaarlijkse contributie voor alle soorten van Leden vast te stellen en de voorrechten en
voordelen voor alle soorten van Leden vast te stellen;
(k) goedkeuring van de uitgaven en kosten die nodig zijn en in verband met het Doel van HESP
Alliance; en
(l) het proces te definiëren en toezicht te houden op de inning en verdeling van de royalty's (indien
van toepassing).
Sectie 7.5 Selectie en termijn
(a) Bestuurders kunnen worden herbenoemd voor volgende termijnen van twee (2) jaar. Van de
termijn van twee (2) jaar kan worden afgeweken bij besluit van de Algemene vergadering.
(b) Op geen enkel moment mag meer dan één (1) Bestuurder in functie zijn die door de Algemene
vergadering op voorstel van hetzelfde Stichtend Lid wordt benoemd.
(c) Een individuele Bestuurder vervult zijn functie tot het verstrijken van (i) de termijn waarvoor deze
Bestuurder is gekozen of benoemd, al naar gelang het geval, en de opvolger van deze Bestuurder
wordt benoemd en gekwalificeerd, (ii) het verstrijken of de beëindiging van het lidmaatschap van het
Stichtend Lid dat deze Bestuurder heeft benoemd, (iii) het overlijden, het ontslag of de ontslagbrief
van de Bestuurder, (iv) de combinatie, door fusie, overname of anderszins, van twee (2) Stichtende
Leden die elk vertegenwoordigers hebben in de Raad van Bestuur, waarbij één (1) van de twee (2)
vertegenwoordigers, zoals aangewezen door het overlevende Stichtende Lid, geacht wordt ontslag te
hebben genomen, of (v) bij beëindiging van het dienstverband van deze Bestuurder door het
Stichtende Lid, vertegenwoordigd door deze Bestuurder.
(d) Wanneer een plaats in de Raad van Bestuur vacant is, heeft het Stichtend Lid dat de Bestuurder
heeft voorgedragen het recht om onmiddellijk kandidaten (ten minste twee) voor te dragen aan de
Algemene vergadering ter vervanging van deze Bestuurder voor de resterende duur van zijn
ambtstermijn.
Sectie 7.6 Uitbreiding of inkrimping
Het aantal Bestuurders, de personen die in aanmerking komen om Bestuurder te worden en de
soorten van Leden die in aanmerking komen om Bestuurders te kiezen en/of te benoemen kunnen te
allen tijde door de Algemene vergadering worden gewijzigd door middel van een wijziging van de
Statuten.
Sectie 7.7 Ontslag en verwijdering
Ontslag: Elke Bestuurder kan te allen tijde ontslag nemen na kennisgeving aan HESP Alliance,
schriftelijk of via elektronische transmissie in de hoofdzetel van HESP Alliance of aan de Voorzitter of
de Secretaris. Een dergelijk ontslag is van kracht na ontvangst, tenzij wordt aangegeven dat het op
een ander tijdstip of bij het plaatsvinden van een andere gebeurtenis van kracht zal zijn.
Verwijdering: Een Bestuurder die op voorstel van een Stichtend Lid op grond van artikel 7.5 (Selectie
en termijn) is voorgedragen, kan op voorstel van dat Stichtend Lid worden ontslagen, waarbij de
Algemene vergadering redelijkerwijs niet zal weigeren om die Bestuurder te ontslaan. Tenzij anders
bepaald door de wet of de Oprichtingsdocumenten, kan elke Bestuurder door de Algemene
vergadering worden ontslagen wegens gedrag, binnen of buiten HESP Alliance: a) dat wezenlijk in
strijd is met de belangen van HESP Alliance of in ernstig en nadelig conflict is met de vooruitgang
van de activiteiten van HESP Alliance of haar industriële doelstellingen en haar Doel; of b) in geval
van fraude of andere criminele activiteiten; of c) materiële schending van haar verplichtingen om
Bestuurder te zijn; op voorwaarde evenwel dat het Stichtend Lid dat de betrokken afgezette
Bestuurder heeft voorgedragen, het recht heeft om onmiddellijk nieuwe kandidaten (ten minste twee)
aan te wijzen die door de Algemene vergadering worden gekozen als vervanger van de afgezette
Bestuurder voor het resterende deel van de ambtstermijn van de afgezette Bestuurder.
Sectie 7.8 Vacatures
(a) Vacatures in de Raad van Bestuur als gevolg van overlijden of ontslag, of door verwijdering van
een Bestuurder op voorstel van het Stichtend Lid dat deze persoon heeft voorgedragen, kunnen
worden ingevuld door een door de Algemene vergadering uit een lijst van door dit Stichtend Lid
voorgedragen kandidaten te kiezen persoon van hetzelfde Stichtend Lid. De ambtstermijn van een
aldus benoemde Bestuurder is het resterende gedeelte van de ambtstermijn van de eventueel door
de aldus benoemde Bestuurder vervangende Bestuurder.
(b) In geval van een vacature in de Raad van Bestuur kunnen de overige Bestuurders, tenzij de wet
of deze Statuten anders bepalen, de bevoegdheden van de voltallige Raad van Bestuur uitoefenen
totdat in de vacature is opgevuld.
Sectie 7.9 Compensatie
Bestuurders ontvangen geen salaris of vergoedingen voor hun diensten als Bestuurder; op
voorwaarde dat HESP Alliance, bij besluit van de meerderheid van de Raad van Bestuur, de
Bestuurders de kosten kan vergoeden die zij hebben gemaakt tijdens het optreden namens HESP
Alliance en/of de kosten voor het bijwonen van de vergaderingen van de Raad van Bestuur, en wel
voor een bedrag dat de Raad van Bestuur passend acht. Niets hierin mag worden uitgelegd als een
beletsel voor een Bestuurder om HESP Alliance in enige andere hoedanigheid als Functionaris,
Luik B
agent, werknemer of anderszins te dienen en daarvoor een vergoeding te ontvangen.
Sectie 7.10 Controlerechten
Iedere Bestuurder heeft te allen tijde het absolute recht om alle boeken, dossiers en documenten van
welke aard dan ook te inspecteren, te kopiëren en er uittreksels van te maken, persoonlijk of door
een agent of advocaat, en om de fysieke eigenschappen van HESP Alliance te inspecteren.
ARTIKEL 8 - FUNCTIONARISSEN
Sectie 8.1 Functionarissen
De Raad van Bestuur kan agenten, contractanten of werknemers in dienst nemen als
Functionarissen om de activiteiten van de Raad van Bestuur en van HESP Alliance in het algemeen
helpen organiseren en uitvoeren. HESP Alliance heeft minimaal de volgende Functionarissen: een
Voorzitter, een Penningmeester en een Secretaris. HESP Alliance kan ook andere Functionarissen
hebben met titels, ambtstermijnen en taken die overeenkomstig de bepalingen van sectie 8.3 kunnen
worden gekozen. Een Functionaris kan twee (2) of meer functies vervullen binnen HESP Alliance,
met uitzondering van de Secretaris en de Penningmeester en tenzij de Oprichtingsdocumenten of
deze Statuten anders bepalen.
Sectie 8.2 Vacatures
Een vacature in een functie wegens overlijden, ontslag, verwijdering, ontzetting uit het ambt of enige
andere oorzaak wordt door de Raad van Bestuur naar eigen goeddunken ingevuld op de wijze die in
deze Statuten wordt voorgeschreven.
Sectie 8.3 Aanstelling
De Raad van Bestuur kiest op zijn eerste vergadering een Voorzitter, een Secretaris en een
Penningmeester. Eventuele Functionarissen worden genomineerd en benoemd door de Raad van
Bestuur, onder voorbehoud van een meerderheid van stemmen. Andere Functionarissen kunnen op
een dergelijke vergadering worden benoemd, en alle Functionarissen kunnen worden vervangen, op
elke andere vergadering van de Raad van Bestuur of met schriftelijke toestemming van de Raad van
Bestuur, onder voorbehoud van de meerderheid van de stemmen.
De eerste Voorzitter zal Steven Tielemans, CEO, THEO Technologies NV, zijn voor een periode van
twee (2) jaar.
Sectie 8.4 Duur van het dienstverband
Elke Functionaris van HESP Alliance vervult zijn functie voor een periode van ten minste één (1) jaar
en totdat zijn of haar opvolger is gekozen en gekwalificeerd, tenzij bij de stemming over zijn of haar
keuze een andere termijn wordt vermeld, of totdat hij of zij eerder overlijdt, ontslag neemt of wordt
ontslagen.
Verwijdering: Elke door de Raad van Bestuur benoemde Functionaris kan te allen tijde door de Raad
van Bestuur worden ontslagen onder voorbehoud van zijn meerderheid van stemmen.
Ontslag: Elke Bestuurder kan ontslag nemen door zijn of haar schriftelijk ontslag in te dienen bij
HESP Alliance in de hoofdzetel of bij de Secretaris. Dit ontslag is van kracht bij ontvangst, tenzij is
aangegeven dat het op een ander tijdstip of bij het plaatsvinden van een andere gebeurtenis van
kracht is.
Sectie 8.5 Voorzitter
De Voorzitter zit alle vergaderingen van de Raad van Bestuur en de Algemene vergadering voor. De
Voorzitter houdt toezicht op het beheer van de activiteiten van HESP Alliance en ziet erop toe dat
alle orders en besluiten van de Raad van Bestuur worden uitgevoerd.
Zonder het voorgaande te beperken, zal de Voorzitter obligaties, hypotheken en andere contracten
namens HESP Alliance ondertekenen, tenzij anders vereist of toegestaan in de wet en tenzij
ondertekening en uitvoering ervan uitdrukkelijk door de Raad van Bestuur wordt gedelegeerd aan
een andere Functionaris van HESP Alliance.
Bij staking van stemmen in de Raad van Bestuur heeft de Voorzitter een beslissende stem in zaken
die bij meerderheid van stemmen worden beslist in overeenstemming met deze Statuten.
Sectie 8.6 Secretaris
De Secretaris heeft de bevoegdheden en voert de taken uit die het ambt van Secretaris met zich
meebrengt of die hem of haar door de Raad van Bestuur worden opgedragen, met inbegrip van,
maar niet beperkt tot:
(a) het opstellen en bijhouden van lijsten van de Leden en hun adressen, indien nodig;
(b) alle vergaderingen van de Raad van Bestuur en alle Algemene vergaderingen bij te wonen en alle
werkzaamheden van de vergaderingen van HESP Alliance en van de Raad van Bestuur vast te
leggen in een boek dat voor dat doel moet worden bijgehouden en indien nodig soortgelijke taken
voor de permanente Werkgroepen uit te voeren;
(c) Algemene vergaderingen en vergaderingen van de Raad van Bestuur op te roepen of te laten
oproepen en andere taken uit te voeren die van tijd tot tijd door de Raad van Bestuur worden
voorgeschreven, en onder hun toezicht te staan; en
(d) de Voorzitter bijstaan en ondersteunen.
Sectie 8.7 Penningmeester
Luik B
De Penningmeester oefent de taken uit en heeft de bevoegdheden die hem of haar door de Raad
van Bestuur worden toegekend. Daarnaast zal de Penningmeester dergelijke taken uitvoeren en de
bevoegdheden hebben die het ambt van Penningmeester met zich meebrengt. De Penningmeester
is belast met de bewaring van de bedrijfsfondsen en effecten en houdt een volledige en nauwkeurige
boekhouding bij van de ontvangsten en uitgaven in de boeken van HESP Alliance en deponeert alle
gelden en andere waardevolle effecten op naam en ten gunste van HESP Alliance in de door de
Raad van Bestuur aan te wijzen depositohouders, het nemen van de juiste bonnen voor dergelijke
uitbetalingen, en zal aan de Voorzitter en de Raad van Bestuur, wanneer de Voorzitter of de Raad
van Bestuur dit verlangt, een verklaring afleggen over al zijn of haar transacties als Penningmeester
en over de financiële toestand van HESP Alliance.
Sectie 8.8 Compensatie
De eventuele vergoeding van de Functionarissen wordt van tijd tot tijd door de Raad van Bestuur bij
meerderheid van stemmen vastgesteld en geen enkele Functionaris zal verhinderd worden om een
dergelijke vergoeding te ontvangen omdat de Functionaris ook een Bestuurder van HESP Alliance is.
In dat geval zal de Bestuurder die ook een Functionaris is, echter worden uitgesloten van de
stemming over zaken die betrekking hebben op zijn vergoeding. De voorwaarden van de vergoeding
en de basis voor de goedkeuring ervan worden in schriftelijke notulen vastgelegd. Deze
documentatie omvat: 1) de voorwaarden van de vergoedingsregeling en de datum waarop deze werd
goedgekeurd, 2) de leden van de Raad van Bestuur die aanwezig waren bij het debat over de
transactie, degenen die erover hebben gestemd, en het geval van stemmen van elke Bestuurder, 3)
de gegevens die zijn verkregen en waarop is vertrouwd en de wijze waarop de gegevens zijn
verkregen.
ARTIKEL 9 - WERKGROEPEN
Sectie 9.1 Werkgroepen
De Raad van Bestuur kan Werkgroepen oprichten om specifieke kwesties of onderwerpen te
behandelen. De Werkgroepen zullen bestaan uit vertegenwoordigers van alle geïnteresseerde Leden
en alle andere personen of groepen die de Werkgroep noodzakelijk acht om uit te nodigen om deel
te nemen. Er kunnen Werkgroepen Beleid, Werkgroepen Externe Communicatie, Technische
Werkgroepen en Andere Werkgroepen zijn.
Elk Lid, met uitzondering van elk Bronzen Lid, zolang het aan alle verplichtingen van het
Lidmaatschap blijft voldoen, heeft het recht om een vertegenwoordiger of vertegenwoordigers voor
elk van deze Werkgroepen te benoemen zoals bepaald in artikel 10 (Toegetreden leden). Deze
vertegenwoordiger(s) heeft (hebben) stemrecht (indien van toepassing) zoals uiteengezet in artikel
10 (Toegetreden Leden).
De Werkgroepen kunnen zich op elke manier organiseren die zij nodig achten om een bepaalde
opdracht uit te voeren, maar zijn in alle gevallen onderworpen aan deze Statuten, het beleid en de
procedures van HESP Alliance en de leiding van de Raad van Bestuur. De Werkgroepen kunnen zo
vaak als zij nodig achten bijeenkomen en zijn verantwoordelijk voor het rapporteren van hun
voortgang aan de Raad van Bestuur, het bijhouden van actuele en historische verslagen van hun
vergaderingen, voorstellen en stemmingen en het onmiddellijk communiceren van deze verslagen
aan de Secretaris van HESP Alliance voor publicatie aan geïnteresseerde leden. De Werkgroepen
zijn ook verantwoordelijk voor het genereren van documentatie met betrekking tot hun activiteit. Na
afloop van een activiteit van de Werkgroep zal een voorstel worden doorgestuurd naar de Raad van
Bestuur voor definitieve goedkeuring (elk van deze voorstellen is een "Werkgroep Voorstel"). De
Raad van Bestuur zal stemmen over het al dan niet aanvaarden van een ingediend Werkgroep
Voorstel.
Tenzij de Raad van Bestuur overeenkomstig de Statuten anders beslist, draagt elk Lid zijn eigen
kosten en uitgaven voor deelname aan de Werkgroepen.
Sectie 9.2 Werkgroep Beleid
Er wordt een Werkgroep Beleid opgericht die zich bezighoudt met zaken die verband houden met
onderwijs, beleid en interactie met ander beleids-, normen- en industriële organisaties en entiteiten,
en die andere taken en plichten kan vervullen die van tijd tot tijd door de Raad van Bestuur worden
gespecificeerd.
Sectie 9.3 Werkgroep Externe Communicatie
Er wordt een Werkgroep Externe Communicatie opgericht die zich bezighoudt met zaken die
verband houden met de bevordering van de missie van HESP Alliance en de bevordering van het
bewustzijn en de acceptatie van het Doel van HESP Alliance in het algemeen in de sector, en kan
alle andere taken en plichten op zich nemen die van tijd tot tijd door de Raad van Bestuur worden
gespecificeerd.
Sectie 9.4 Technische Werkgroep
Er wordt een Technische Werkgroep opgericht, die het forum vormt voor de bespreking en de
voorlopige vaststelling van de HESP-specificaties, de witboeken en de beste praktijken. De
Technische Werkgroep kan de Raad van Bestuur technische aanbevelingen doen met betrekking tot
Luik B
de HESP-specificaties, witboeken, beste praktijken, verbeteringen en tests, en kan alle andere taken
op zich nemen die de Raad van Bestuur van tijd tot tijd kan vaststellen.
Sectie 9.5 Andere Werkgroepen
De Raad van Bestuur kan van tijd tot tijd extra Werkgroepen oprichten in overeenstemming met deze
Statuten.
Sectie 9.6 Voorzitters
Elke Werkgroep wordt vertegenwoordigd door een Voorzitter, die wordt gekozen door de
Stemgerechtigde Leden van de Werkgroep. Een individuele voorzitter bekleedt zijn ambt tot het
vroegste tijdstip waarop (i) het verstrijken van de termijn waarvoor een dergelijke voorzitter is
gekozen, naar gelang van het geval, en de opvolger van deze voorzitter is gekozen en
gekwalificeerd, (ii) het verstrijken of de beëindiging van het lidmaatschap van het Lid dat een
dergelijke voorzitter heeft aangewezen, (iii) het overlijden, het ontslag of de afzetting van de
voorzitter, of (iv) indien de Raad van Bestuur hierom verzoekt, de beëindiging van het dienstverband
van deze voorzitter door het Lid dat door deze voorzitter wordt vertegenwoordigd.
Sectie 9.7 Quorum
Tenzij anders bepaald in de Statuten, de Oprichtingsdocumenten of deze Statuten, vormen de
Stemgerechtigde Leden van een Werkgroep, vertegenwoordigd door meer dan vijftig procent (50%)
van de totale stemmen van alle Stemgerechtigde Leden van de Werkgroep (of een hoger percentage
indien vereist door de wet, deze Statuten of de Oprichtingsdocumenten om een actie goed te keuren
die op een dergelijke vergadering moet worden genomen), aanwezig in persoon of vertegenwoordigd
door een gevolmachtigde, een quorum op de Werkgroepvergaderingen.
Sectie 9.8 Stemming en volmachten
Elke vertegenwoordiger van een Stemgerechtigd Lid van de Werkgroep heeft het recht om te
stemmen met betrekking tot alle Werkgroep Voorstellen of voorzitters, kan een andere persoon of
personen machtigen om bij volmacht voor hem of haar te handelen, maar er wordt niet gestemd of
gehandeld na drie jaar vanaf de datum van de volmacht, tenzij de volmacht voorziet in een langere
periode. Zonder beperking van de wijze waarop een Lid een andere persoon of personen kan of
kunnen machtigen om voor een dergelijk Lid als volmachtdrager op te treden op grond van deze
afdeling.
Een Lid kan een schrijven uitvoeren dat een andere persoon of personen machtigt om voor een
dergelijk Lid als gevolmachtigde op te treden. De uitvoering kan worden uitgevoerd door het Lid of de
bevoegde Functionaris, bestuurder, werknemer of agent van het Lid die een dergelijk geschrift
ondertekent of de handtekening van een dergelijke persoon op een dergelijk geschrift laat
aanbrengen met behulp van elk redelijk middel, inclusief, maar niet beperkt tot, een gescande
handtekening, telegram, kabelprogramma of een ander middel voor elektronische transmissie.
Sectie 9.9 Actie zonder Bijeenkomst
Elke actie die vereist of toegestaan is om te ondernemen op een Werkgroepvergadering of andere
groep van Leden of subgroep van Leden, kan zonder voorafgaande kennisgeving en zonder
stemming tijdens een ledenvergadering worden ondernomen, indien een schriftelijke toestemming,
waarin de te ondernemen actie wordt uiteengezet, wordt ondertekend door Leden (of alle leden van
een soort van Leden, al naar gelang het geval) die niet minder dan dat percentage van alle Leden
uitmaken dat nodig zou zijn om een dergelijke actie te autoriseren of te ondernemen op een
vergadering waar alle Leden (of groep van Leden, al naar gelang het geval) die gerechtigd zijn om
daarop te stemmen, aanwezig zijn en stemmen. Het ondernemen van enige actie zonder
vergadering met minder dan eenparige schriftelijke toestemming wordt onverwijld aangekondigd aan
de anders stemgerechtigden die daar niet schriftelijk mee hebben ingestemd. Een elektronische
transmissie die instemt met een te ondernemen actie door een Lid of een gevolmachtigde, of door
een persoon of personen die gemachtigd zijn om te handelen voor een Lid of een gevolmachtigde,
zal geacht worden geschreven, ondertekend en gedateerd te zijn voor de doeleinden van deze
sectie, op voorwaarde dat een dergelijke elektronische transmissie informatie bevat of geleverd wordt
waarvan HESP Alliance kan bepalen (A) dat de elektronische transmissie werd verstuurd door het
Lid of de gevolmachtigde of door een persoon of personen die gemachtigd zijn om te handelen voor
het Lid of de gevolmachtigde en (B) de datum waarop dit Lid of deze gevolmachtigde of deze
persoon of personen een dergelijke elektronische transmissie heeft verstuurd. De datum waarop een
dergelijke elektronische overdracht plaatsvindt, wordt geacht de datum te zijn waarop deze
toestemming is ondertekend. Geen enkele toestemming die via elektronische transmissie wordt
gegeven, wordt geacht te zijn gegeven zolang deze toestemming niet op papier is gereproduceerd
en zolang deze papieren vorm niet aan HESP Alliance is geleverd door levering aan haar statutaire
zetel in België, haar hoofdzetel of een Functionaris of agent van HESP Alliance die het boek waarin
de vergaderingen van de Leden zijn opgenomen, in bewaring heeft. De levering aan de zetel van
HESP Alliance gebeurt met de hand of met een gecertificeerde of aangetekende brief, waarbij een
retourbon wordt gevraagd. Niettegenstaande de voorgaande beperkingen op de levering, kunnen
toestemmingen die via elektronische transmissie worden gegeven, op een andere manier worden
Luik B
geleverd aan de hoofdzetel van HESP Alliance of aan een Functionaris of agent van HESP Alliance
die het boek waarin de besprekingen van de vergaderingen van de Leden worden opgenomen, in
handen heeft, indien, in de mate en op de wijze die bij besluit van de Raad van Bestuur van HESP
Alliance zijn voorzien. Elke kopie, scan of andere betrouwbare reproductie van een schriftelijke
toestemming kan worden vervangen of gebruikt in plaats van het oorspronkelijke schrijven voor alle
doeleinden waarvoor het oorspronkelijke schrijven kan worden gebruikt, mits deze kopie, scan of
andere reproductie een volledige reproductie is van het volledige oorspronkelijke schrijven.
Sectie 9.10 Werkwijze
De agenda voor alle vergaderingen van de Werkgroep wordt vastgesteld door de voorzitter, maar de
agenda voor elke vergadering waarin het quorum aanwezig is, kan door een stemming van de
Stemgerechtigde Leden van de Werkgroep worden gewijzigd.
Van alle vergaderingen worden gedetailleerde notulen opgesteld, die onverwijld ter beschikking van
alle Leden worden gesteld. In de notulen van elke vergadering wordt vermeld wie er aanwezig was,
welke zaken er zijn besproken, met inbegrip van eventuele voorstellen, verslagen en aanbevelingen.
Sectie 9.11 Evaluatieproces
Voor elk document dat door HESP Alliance wordt opgesteld, wordt binnen de verantwoordelijke
Werkgroep een evaluatieprocedure uitgevoerd. De evaluatie bestaat uit de volgende stappen:
(a) Het ontwerpdocument en een herzieningslijst worden ter beoordeling aan alle groepsleden
toegezonden.
(b) De beoordelingstermijn voor feedback bedraagt ten minste 7 werkdagen. Indien nodig kan de tijd
worden aangepast door de voorzitter van de Werkgroep.
(c) Binnen de beoordelingstermijn mag elk lid van de groep zijn feedback geven door de
herzieningslijst in te vullen en terug te sturen naar de voorzitter van de Werkgroep.
(d) Na de beoordelingstermijn wordt de feedback van alle respondenten verzameld door de voorzitter
van de Werkgroep en ter beschikking gesteld van alle leden van de Werkgroep.
(e) De voorzitter organiseert een feedbacksessie met de groepsleden waarin alle feedback wordt
besproken en gestemd over wijzigingen in het ontwerpdocument. De feedbacksessie kan een face-
to-face gesprek of een telefonische conferentie zijn.
(f) Na de feedbacksessie worden eventuele wijzigingen in het document aangebracht en wordt het
document aan alle Stemgerechtigde Leden van de Werkgroep ter beschikking gesteld om te
stemmen.
(g) Een tweede of derde feedbacksessie wordt niet uitgevoerd.
(h) Goedgekeurde Werkgroep Voorstellen die een meerderheid in de Werkgroep hebben, worden ter
definitieve goedkeuring aan de Raad van Bestuur voorgelegd.
ARTIKEL 10 - TOEGETREDEN LEDEN
Sectie 10.1 Soorten van Toegetreden Lidmaatschap
Alle toegetreden lidmaatschappen in HESP Alliance worden in deze Statuten gezamenlijk aangeduid
als "Toegetreden Lidmaatschap" en een persoon of entiteit met een Toegetreden Lidmaatschap
wordt in deze Statuten aangeduid als "Toegetreden Lid". HESP Alliance heeft in eerste instantie drie
(3) subcategorieën van Toegetreden Lidmaatschap: Gouden Leden, Zilveren Leden en Bronzen
Leden.
Elke persoon of entiteit die een Toegetreden Lid wil worden, moet zich houden aan een specifieke
Lidmaatschapsovereenkomst, waarin zijn rechten en verplichtingen worden vastgelegd, afhankelijk
van de subcategorie van het Toegetreden Lidmaatschap ("Lidmaatschapsovereenkomst").
Sectie 10.2 Vergadering van Toegetreden Leden
(a) De Raad van Bestuur roept jaarlijks een Vergadering van de Toegetreden Leden bijeen waarin de
strategische ontwikkelingen worden besproken tussen alle aanwezige Leden.
(b) Het doel van de Vergadering van Toegetreden Leden is het creëren van een forum voor de
Toegetreden Leden om enerzijds de strategische ontwikkeling van HESP Alliance te bespreken en
anderzijds de interactie met de Raad van Bestuur te onderhouden.
(c) De Toegetreden Leden kunnen op eigen kosten en op eigen uitgaven alle Vergaderingen van
Toegetreden Leden bijwonen en daaraan deelnemen, hebben een adviserende rol en hebben recht
op alle door HESP Alliance gegenereerde documentatie en materialen.
(d) De Stichtende Leden zullen, op hun eigen kosten en uitgaven, alle Vergaderingen van
Toegetreden Leden kunnen bijwonen en eraan deelnemen en hebben recht op alle documentatie en
materialen die door HESP Alliance worden gegenereerd.
Sectie 10.3 Algemene voorwaarden voor Toegetreden Lidmaatschap
(a) Geschiktheidscriteria. Een aanvrager komt in aanmerking om Toegetreden Lid te worden van
HESP Alliance als deze voldoet aan de volgende criteria (gezamenlijk de "Geschiktheidscriteria"): (1)
de aanvrager is een vereniging, maatschap, organisatie, overheidsinstelling, bedrijf, vennootschap,
academische entiteit of non-profitorganisatie, of alleen met betrekking tot het lidmaatschap als
individu, (2) de aanvrager heeft de bereidheid getoond om verder te gaan en te goeder trouw bij te
dragen aan de vooruitgang van de doelstellingen van HESP Alliance, en (3) de aanvrager deelt in
Luik B
het algemeen de zakelijke en industriële doelstellingen van HESP Alliance.
(b) Niettegenstaande het voorgaande mag geen enkele aanvrager of Toegetreden Lid op enig
moment worden verplicht beste praktijken, witboeken of specificaties goed te keuren of over te
nemen om aan de Geschiktheidscriteria te voldoen.
(c) Toelatingsprocedure. Tenzij anders bepaald door de Raad van Bestuur, wordt een aanvrager
toegelaten tot het Toegetreden Lidmaatschap na (1) ontvangst door HESP Alliance van de ingevulde
schriftelijke aanvraag van de aanvrager op een formulier dat van tijd tot tijd door de Raad van
Bestuur wordt aangenomen, (2) een vaststelling door de Raad van Bestuur te goeder trouw dat de
aanvrager voldoet aan de Geschiktheidscriteria, en (3) het ondertekenen van de
Lidmaatschapsovereenkomst zoals voorzien door HESP Alliance (4) de betaling van de
aanvraagkosten, aanslagen, initiatiekosten (indien van toepassing), jaarlijkse contributies of andere
vergoedingen door de aanvrager voor een soort van Toegetreden Lidmaatschap die van tijd tot tijd
door de Raad van Bestuur kan worden vastgesteld (gezamenlijk, "Financiële verplichtingen").
(d) Kosten en uitgaven. Elk Toegetreden Lid draagt alle eigen kosten en uitgaven in verband met het
Toegetreden Lidmaatschap van HESP Alliance, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, een
vergoeding voor de werknemers en consultants van het Toegetreden Lid (met inbegrip van, maar
niet beperkt tot, ingenieurs die zijn aangesteld om deel te nemen aan ontwikkelingsteams) die
namens het Toegetreden Lid deelnemen aan HESP Alliance, en alle reis- en andere uitgaven in
verband met de deelname van het Toegetreden Lid aan vergaderingen, conferenties en
ontwikkelingsprojecten van HESP Alliance. Tenzij anders bepaald in de Statuten of de
Lidmaatschapsovereenkomst van een Toegetreden Lid met HESP Alliance, begrijpt en stemt elk
Toegetreden Lid ermee in dat het geen recht heeft op vergoeding door HESP Alliane van dergelijke
kosten en uitgaven.
Sectie 10.4 Privileges van het Gouden Lidmaatschap
Elk Gouden Lid heeft recht op:
(a) een persoon aanwijzen die zich kandidaat stelt voor de verkiezing tot voorzitter van een
Werkgroep als bedoeld in artikel 9 (Werkgroepen), om Werkgroepen voor te zitten en te beheren;
(b) aan de verkiezing van de voorzitters van de Werkgroepen deelnemen;
(c) aan alle consensuspeilingen van HESP Alliance deelnemen;
(d) één (1) stemgerechtigde vertegenwoordiger benoemen, op basis van één (1) stem per Lid, voor
elke Werkgroep die HESP Alliance kan oprichten en, met inachtneming van eventuele door de Raad
van Bestuur opgelegde beperkingen inzake deelname, vertegenwoordigers zonder stemrecht te
benoemen voor elke Werkgroep; alle Vergaderingen van Toegetreden Leden als bedoeld in sectie
10.2 (Vergaderingen van Toegetreden Leden) van deze Statuten bij te wonen;
(e) initiatieven voorstellen die door HESP Alliance kunnen worden uitgevoerd;
(f) deelnemen aan marketingactiviteiten van HESP Alliance, zoals webinars, whitepapers en andere
evenementen die HESP Alliance promoten; en
(g) alle rechten van de Bronzen Leden.
Sectie 10.5 Privileges van het Zilveren Lidmaatschap
Elk Zilveren Lid heeft alle rechten van de Gouden Leden. Zilveren Leden moeten echter minder dan
10 miljoen aan jaarlijkse inkomsten hebben om in aanmerking te komen; de aanvrager moet
bewijsstukken overleggen, zoals de balans of een formele brief/verklaring van de accountant van de
aanvrager.
Sectie 10.6 Privileges van het Bronzen Lidmaatschap
Elk Bronzen Lid heeft recht op:
(a) één (1) exemplaar, elektronisch , zonder kosten, ontvangen van alle publicaties van HESP
Alliance die bestemd zijn voor standaard distributie, voorafgaand aan de verspreiding onder het
publiek, met inbegrip van pre-publieke toegang tot alle Specificaties, witboeken en beste praktijken
die in ontwikkeling zijn, en van alle definitieve Specificaties, witboeken en beste praktijken die door
HESP Alliance zijn aangenomen.
(b) de eventuele merken en logo's op marketingmateriaal te gebruiken om hun Lidmaatschap van
HESP Alliance aan te geven in overeenstemming met de IP Policy.
Sectie 10.7 Bijkomende soorten van Toegetreden Leden
De voorwaarden, voorrechten, bevoegdheden en stemrechten (indien van toepassing) van elke soort
van Toegetreden Leden kunnen worden gewijzigd, en een (1) of meer extra soorten van
Toegetreden Lidmaatschap kunnen worden gecreëerd, en de voorwaarden, stemrechten (indien van
toepassing), bevoegdheden en voorrechten van elk van deze soorten kunnen worden
voorgeschreven, door de goedkeuring van een wijziging van deze Statuten bij een besluit van de
Algemene vergadering.
Sectie 10.8 Beëindiging of schorsing van het Toegetreden Lidmaatschap
De voorwaarden waaronder het lidmaatschap van een Toegetreden Lid kan worden beëindigd of
opgeschort, zoals opgenomen in de toepasselijke Lidmaatschapsovereenkomst, de toepasselijke
Oprichtingsdocumenten, of bij het ontbreken van een dergelijke bepaling zoals gedefinieerd door de
Luik B
wet, zoals van toepassing.
Sectie 10.9 Lidmaatschapsboek
De naam en het adres van elk Toegetreden Lid worden opgenomen in een Lidmaatschapsboek dat
in de hoofdzetel van HESP Alliance wordt bijgehouden (het "Lidmaatschapsboek"). Elk Toegetreden
Lid is verantwoordelijk voor het schriftelijk informeren van HESP Alliance over alle wijzigingen van
zijn naam en adres, en van de namen en adressen van alle vertegenwoordigers van dat Toegetreden
Lid die zijn aangewezen als lid van Werkgroepen die door dat Toegetreden Lid zijn aangewezen in
zijn aanvraag voor Toegetreden Lidmaatschap of om kennisgevingen te ontvangen of om namens
dat Toegetreden Lid te stemmen. Beëindiging van het Toegetreden Lidmaatschap wordt samen met
de datum van beëindiging in het boek vermeld.
Sectie 10.10 Heffing van contributies, rechten of vergoedingen
(a) HESP Alliance kan aan haar Toegetreden Leden contributies, rechten of vergoedingen in
rekening brengen voor een bedrag dat van tijd tot tijd door de Raad van Bestuur wordt goedgekeurd,
maar een Toegetreden Lid kan, wanneer het kennis krijgt van een verhoging van de contributie, of
van een heffing van rechten of vergoedingen, zijn aansprakelijkheid hiervoor ontlopen door zijn
ontslag te nemen uit het Toegetreden Lidmaatschap vóór de datum waarop deze verhoogde
contributies, rechten of vergoedingen verschuldigd en betaalbaar zijn, tenzij het Toegetreden Lid, op
grond van een contract met HESP Alliance of anderszins, onafhankelijk en expliciet aansprakelijk is
voor deze contributies, rechten of vergoedingen. Geen enkele bepaling van de
Oprichtingsdocumenten of Statuten van HESP Alliance die dergelijke rechten, beoordelingen of
vergoedingen toestaat, zal op zichzelf een dergelijke aansprakelijkheid creëren. In geen geval zal het
nalaten van een Toegetreden Lid om enige contributie of vergoeding te betalen aanleiding geven tot
enige claim ten gunste van HESP Alliance voor indirecte of gevolgschade.
(b) Bij de vaststelling van het schema van de jaarlijkse contributie kan de Raad van Bestuur
verschillende bedragen voor een bepaald jaar vaststellen op basis van verschillende criteria,
waaronder (maar niet beperkt tot) het bedrag van de jaarlijkse bruto-inkomsten van het Toegetreden
Lid. Het Toegetreden Lidmaatschap is geldig voor één jaar en verstrijkt jaarlijks op de verjaardag van
de laatste dag van de maand waarin het Toegetreden Lid voor het eerst is toegetreden. Stichtende
Leden zullen ook jaarlijks contributie moeten betalen. Indien de betaling van de contributie niet
binnen negentig (90) dagen na deze kennisgeving plaatsvindt, kan de Raad van Bestuur het
lidmaatschap van het Toegetreden Lid intrekken of het lidmaatschap van het Toegetreden Lid
opschorten totdat het verzuim is geheeld.
(c) Onder voorbehoud van goedkeuring door de Raad van Bestuur kan HESP Alliance
Lidmaatschappen van HESP Alliance uitwisselen met andere consortia, beroepsverenigingen en
soortgelijke organisaties zonder winstoogmerk, mits de Raad van Bestuur vaststelt dat een dergelijk
kruiselingse lidmaatschap in het belang is van HESP Alliance en haar Leden.
(d) De aangenomen vergoedingen en rechten worden door HESP Alliance gebruikt om alle
noodzakelijke kosten en uitgaven met betrekking tot de activiteiten van HESP Alliance zoals
gedefinieerd in deze Statuten te dekken, met inbegrip van de kosten en uitgaven voor de Secretaris
en de Penningmeester en alle andere kosten zoals goedgekeurd door de Raad van Bestuur.
ARTIKEL 11 - VERGADERINGEN VAN DE RAAD VAN BESTUUR
Sectie 11.1 Vergaderingen
De vergaderingen van de Raad van Bestuur worden gehouden op de in onderling overleg
vastgestelde plaats en tijdstippen. De vergaderingen kunnen persoonlijk of door middel van een
combinatie van audio-, document- of videoconferentie worden gehouden. Een bijzondere
vergadering van de Raad van Bestuur kan worden bijeengeroepen door de Voorzitter, de Secretaris,
of op schriftelijk verzoek van twee (2) Bestuurders, of door één (1) Bestuurder indien er slechts één
(1) Bestuurder in functie is.
Sectie 11.2 Quorum, actie op vergadering, verdagen
(a) Alleen vergaderingen van de Raad van Bestuur met alle aanwezige of geldig vertegenwoordigde
Bestuurders zullen een quorum vormen voor de zakelijke transactie en de handeling van een
meerderheid van de Bestuurders die aanwezig is op een vergadering waar een quorum is, zal de
handeling van de Raad van Bestuur zijn, tenzij anders specifiek bepaald door de wet, de
Oprichtingsdocumenten of deze Statuten.
(b) Indien een Bestuurder zonder geldige reden niet aanwezig is, wordt tijdens een vergadering van
de Raad van Bestuur binnen maximaal 60 dagen een vervolgvergadering gepland. Indien dezelfde
Bestuurder niet opnieuw zonder geldige reden aanwezig is, vormen de overige Bestuurders een
quorum.
(c) Om door de "Bijzondere Meerderheid van Stemmen" te komen, moet een besluit worden
genomen op een vergadering van de Raad van Bestuur waar een quorum aanwezig is, en met
unanieme steun van de aanwezige en deelnemende Bestuurders (persoonlijk, bij volmacht of
anderszins) bevestigend hebben gestemd, of door te handelen met schriftelijke toestemming op de
wijze zoals beschreven in sectie 11.3 - Actie met Toestemming - hieronder.
Luik B
Een Bijzondere Meerderheid van Stemmen van de Raad van Bestuur is vereist met betrekking tot de
volgende zaken:
i. Wijzigen van de IP policy;
ii. Goedkeuring van nieuwe versies van de HESP Standaard; Goedkeuring of aanbeveling aan de
Leden van de verkoop, lease of ruil van alle of vrijwel alle eigendommen en activa van HESP
Alliance;
iii. Oprichting van een nieuwe Werkgroep;
iv. Goedkeuring, wijziging of publicatie van Specificaties, witboeken, beste praktijken en andere
openbaar beschikbare producten; en
v. Zoals anders specifiek bepaald in deze Statuten,
vi. elke andere materiële en gemotiveerde aangelegenheid die de voornaamste belangen en
doelstellingen van HESP Alliance en/of hun leden kan beïnvloeden, zoals schriftelijk gevraagd door
een Bestuurder en/of de Voorzitter aan de Raad van Bestuur.
(d) Bij staking van stemmen aan beide zijden heeft de Voorzitter een beslissende stem in zaken
waarover overeenkomstig deze Statuten bij meerderheid van stemmen wordt beslist.
Sectie 11.3 Actie met toestemming
Tenzij anders bepaald in de Oprichtingsdocumenten of in deze Statuten, kan elke door de Raad van
Bestuur vereiste of toegestane handeling zonder vergadering en zonder voorafgaande kennisgeving
worden verricht, indien alle in functie zijnde Bestuurders daar schriftelijk of via elektronische
transmissie mee instemmen en de schriftelijke of schriftelijke of elektronische transmissie wordt
neergelegd bij de notulen van de werkzaamheden van de Raad van Bestuur, op voorwaarde dat
deze worden bewaard:
i. deze schriftelijke toestemming dient gelijktijdig te worden toegezonden aan alle op dat moment in
functie zijnde Bestuurders, zodat zij zich kunnen beraden; en
ii. de Bestuurders die niet schriftelijk of elektronisch hebben ingestemd, worden onverwijld schriftelijk
op de hoogte gesteld van de maatregelen die zij hebben genomen. Deze archivering geschiedt op
papier indien de notulen op papier worden bewaard, en in elektronische vorm indien de notulen in
elektronische vorm worden bewaard.
ARTIKEL 12 - ALGEMENE VERGADERING
Sectie 12.1 Algemene vergadering
De Stichtende Leden zullen, op eigen kosten en op eigen uitgaven, kunnen deelnemen aan alle
Algemene vergaderingen en hebben recht op alle documentatie en materialen die door HESP
Alliance worden gegenereerd.
Sectie 12.2 Besluitvorming
Alle Stichtende Leden hebben hetzelfde stemrecht op de Algemene vergadering. Elk Stichtend Lid
heeft één stem. De Toegetreden Leden hebben geen stemrecht op de Algemene vergaderingen.
Sectie 12.3 Plaats van bijeenkomst
Alle vergaderingen van de Stichtende Leden worden fysiek gehouden op de plaats en het tijdstip die
van tijd tot tijd door de Raad van Bestuur worden vastgesteld of, indien dit niet het geval is, op de
zetel van HESP Alliance.
Sectie 12.4 Bekendmaking van de vergaderingen
Tenzij de wet of deze Statuten anders bepalen, wordt elke Algemene vergadering schriftelijk
aangekondigd met vermelding van de plaats, de datum, het uur en het doel van de vergadering, en
wordt alle andere informatie die wettelijk vereist is, niet minder dan vijftien (15) en niet meer dan
zestig (60) dagen voor de datum van de vergadering aan elk Stichtend Lid dat gerechtigd is om deze
vergadering bij te wonen, verstrekt.
ARTIKEL 13 - INTELLECTUELE EIGENDOM
Sectie 13.1 Intellectuele eigendom
HESP Alliance heeft een beleid inzake intellectuele eigendom (de "IP Policy") vastgesteld waarin de
voorwaarden zijn vastgelegd met betrekking tot de intellectuele eigendom die betrokken is bij,
gebruikt wordt door en gegenereerd wordt door HESP Alliance en haar Leden in het kader van de
activiteiten van HESP Alliance. De IP Policy kan worden gewijzigd door de Bijzondere Meerderheid
van Stemmen van de Raad van Bestuur.
ARTIKEL 14 - BERICHTGEVINGEN
Sectie 14.1 Kennisgeving
(a) Wanneer, onder de bepalingen van de wet, of van de Oprichtingsdocumenten of deze Statuten,
een schriftelijke kennisgeving moet worden gedaan aan een Bestuurder of Lid, kan een dergelijke
kennisgeving worden gedaan per post, geadresseerd aan die Bestuurder of dat Lid, op zijn, haar of
zijn adres zoals vermeld in de administratie van HESP Alliance, met de verzendkosten die daarop
zijn vermeld. Tenzij de wet, de Oprichtingsdocumenten of een andere bepaling van deze Statuten
een schriftelijke kennisgeving per post voorschrijft, en met inachtneming van de onderstaande
bepalingen met betrekking tot kennisgeving via elektronische transmissie aan de Leden, kan een
schriftelijke kennisgeving ook worden gedaan via elektronische post, telefax, commerciële
Luik B
bezorgdienst of soortgelijke middelen, gericht aan die Bestuurder of dat Lid op zijn of haar adres
zoals vermeld in de registers va HESP Alliance. Zonder beperking van de wijze waarop de Leden
effectief op de hoogte kunnen worden gesteld, is elke kennisgeving aan Leden die door HESP
Alliance wordt gedaan op grond van een wettelijke bepaling, de Oprichtingsdocumenten of de
Statuten, tenzij een schriftelijke kennisgeving per post wettelijk verplicht is, de
Oprichtingsdocumenten of een andere bepaling van deze Statuten, van kracht indien deze wordt
gedaan door middel van een vorm van elektronische verzending waarmee het Lid aan wie de
kennisgeving is gedaan, heeft ingestemd. Elke toestemming van een Lid om een kennisgeving via
elektronische transmissie te ontvangen, kan door dat Lid worden herroepen door middel van een
schriftelijke kennisgeving aan HESP Alliance. Een dergelijke toestemming wordt geacht te zijn
ingetrokken indien (1) HESP Alliance niet in staat is om via elektronische transmissie twee (2)
opeenvolgende kennisgevingen van HESP Alliance in overeenstemming met deze toestemming te
doen en (2) deze onbekwaamheid bekend wordt bij de Secretaris van HESP Alliance of een andere
persoon die verantwoordelijk is voor het doen van de kennisgeving; op voorwaarde echter dat het
onbedoeld niet behandelen van deze onbekwaamheid als een herroeping geen enkele vergadering
of andere actie ongeldig maakt.
(b) Een overeenkomstig deze sectie gedane kennisgeving wordt geacht te zijn gedaan: (1) indien per
fax (A) aan een Lid, wanneer deze wordt doorverwezen naar een nummer waarvoor het Lid
toestemming heeft gegeven om een kennisgeving te ontvangen en (B) naar een Bestuurder,
wanneer deze wordt doorverwezen naar het nummer voor een dergelijke Bestuurder zoals dat in de
registers van HESP Alliance is vermeld; (2) indien per e-mail aan (A) een Lid, wanneer deze wordt
doorverwezen naar een e-mailadres waarop het Lid heeft ingestemd met het ontvangen van een
kennisgeving en (B) naar een Bestuurder, wanneer deze wordt doorverwezen naar het e-mailadres
voor een dergelijke Bestuurder zoals dat in de registers van HESP Alliance is vermeld; (3) indien
door een detachering op een elektronisch netwerk, samen met een afzonderlijke kennisgeving aan
het Lid of de Bestuurder van een dergelijke specifieke detachering, op de laatste dag van (A) een
dergelijke detachering en (B) het geven van een dergelijke afzonderlijke kennisgeving; (4) indien via
enige andere vorm van elektronische transmissie, wanneer deze naar het Lid of de Bestuurder wordt
doorgestuurd; (5) indien door middel van een persoonlijke levering of een mondelinge kennisgeving,
op het moment dat deze daadwerkelijk wordt gegeven; (6) indien per post, op het moment dat deze
in de Belgische post wordt gedeponeerd; en (7) indien deze door een commerciële koerierdienst of
een soortgelijk middel bij de vervoerder wordt gedeponeerd, in elk geval de verzendkosten die
moeten worden betaald door HESP Alliance of de persoon die de kennisgeving heeft verzonden, en
niet door de geadresseerde. Een verklaring van de Secretaris of van de transferagent of andere
agent van HESP Alliance dat de kennisgeving is gedaan door middel van een vorm van
elektronische verzending is, bij gebrek aan fraude, een prima facie bewijs van de daarin vermelde
feiten.
(c) Voor de toepassing van deze Statuten wordt onder "elektronische verzending" verstaan elke vorm
van communicatie die niet rechtstreeks betrekking heeft op de fysieke verzending van papier en die
een registratie creëert die kan worden bewaard, opgevraagd en gecontroleerd door een ontvanger
ervan, en die door een dergelijke ontvanger via een geautomatiseerd proces rechtstreeks op papier
kan worden gereproduceerd.
(d) Zonder het voorgaande te beperken, neemt HESP Alliance de elektronische post als belangrijkste
bron van communicatie met haar Leden aan. Elk Lid erkent en gaat ermee akkoord dat HESP
Alliance niet verplicht is (behalve zoals vereist door de wet of deze Statuten) om een kennisgeving te
sturen naar een Lid via een ander middel dan elektronische post, en het is daarom de
verantwoordelijkheid van elk Lid om gebruik te maken van en de regelingen te treffen die nodig zijn
om een kennisgeving op dergelijke wijze te ontvangen.
Sectie 14.2 Afstand van kennisgeving
Wanneer op grond van de bepalingen van de wet of van de Oprichtingsdocumenten of van deze
Statuten een kennisgeving moet worden gedaan, wordt een schriftelijke verklaring van afstand
daarvan, ondertekend door de persoon of personen die recht hebben op deze kennisgeving, hetzij
vóór of na het daarin vermelde tijdstip, hetzij een verklaring van afstand door middel van
elektronische verzending door de persoon die recht heeft op de kennisgeving, geacht gelijkwaardig
te zijn.
ARTIKEL 15 - SCHADELOOSSTELLING
Sectie 15.1 Schadeloosstelling
In de mate dat de wet dit niet verbiedt, worden de Bestuurders en Functionarissen van HESP
Alliance gevrijwaard, verdedigd en gevrijwaard door HESP Alliance van en tegen alle kosten en
uitgaven (inclusief advocatenhonoraria), vonnissen, boetes en bedragen betaald ter schikking in de
ruimste mate nu of in de toekomst toegestaan door de wet in verband met elke feitelijke of dreigende
actie of procedure (inclusief civiele, strafrechtelijke, administratieve of onderzoeksprocedure) die
voortvloeit uit hun dienst aan HESP Alliance of aan een andere organisatie of onderneming op
Luik B
verzoek van HESP Alliance. Personen die geen Bestuurder of Functionaris van HESP Alliance zijn,
kunnen op dezelfde wijze worden gevrijwaard met betrekking tot een dergelijke dienst, voor zover de
Raad van Bestuur dit op elk moment toestaat. HESP Alliance kan te allen tijde, voor zover door de
Raad van Bestuur geautoriseerd, de maatregelen nemen die door HESP Alliance gepast worden
geacht, met inbegrip van de aankoop en het onderhoud van verzekeringen, het aangaan van
contracten (met inbegrip van, maar niet beperkt tot, schadevergoedingscontracten tussen HESP
Alliance en haar Bestuurders en Functionarissen), het creëren van een trustfonds, het toekennen van
veiligheidsbelangen, of het gebruik van andere middelen om de betaling van het bedrag te
verzekeren dat nodig is om een dergelijke schadeloosstelling te bewerkstelligen. Noch de wijziging
noch de intrekking van dit sectie 15.1 (Schadeloosstelling) doet afbreuk aan enig recht op
bescherming van een persoon met betrekking tot enig handelen of nalaten dat vóór het tijdstip van
de intrekking of wijziging heeft plaatsgevonden. De in dit sectie 15.1 (Schadeloosstelling) bedoelde
vrijwaring wordt niet geacht enige andere rechten te omvatten waarop een Bestuurder of een
voormalig Bestuurder of Functionaris uit hoofde van enige andere overeenkomst, verzekeringspolis
of anderszins aanspraak kan maken.]
ARTIKEL 16 - BOEKEN EN VERSLAGEN
Sectie 16.1 Boeken en verslagen
HESP Alliance houdt adequate en correcte boeken en verslagen bij, notulen van de werkzaamheden
van de Leden, de Raad van Bestuur en de Werkgroepen, en een register van de Leden met
vermelding van hun naam en adres en de klasse van Lidmaatschap die door elk van hen wordt
bijgehouden.
Sectie 16.2 Vorm van de verslagen
De notulen worden in schriftelijke vorm bewaard. Andere boeken en verslagen worden in schriftelijke
vorm bewaard of in een andere vorm die in schriftelijke vorm kan worden omgezet.
Sectie 16.3 Verslagen aan Bestuurder, Leden en anderen
De Raad van Bestuur zal ervoor zorgen dat de verslagen worden opgesteld, gearchiveerd en/of
verspreid zoals vereist door de wet.
Sectie 16.4 Registratiedatum
Om HESP Alliance in staat te stellen de Leden te bepalen die gerechtigd zijn tot oproeping of
stemming op een vergadering of een verdaging daarvan, of om schriftelijk toestemming te geven
voor een bedrijfsactie zonder vergadering, of die gerechtigd zijn om betaling te ontvangen van een
eventuele door de wet toegestane uitkering en de op dat moment geldende fiscale status van HESP
Alliance, of om rechten toe te kennen, of gerechtigd zijn om enig recht uit te oefenen met betrekking
tot een wijziging, omzetting of omwisseling van het Lidmaatschap of met het oog op enige andere
wettige handeling, kan de Raad van Bestuur vooraf een registratiedatum vaststellen, die niet meer
dan zestig (60) dagen en niet minder dan vijftien (15) dagen voor de datum van deze vergadering
mag liggen, noch vóór de vaststelling van het besluit van de Raad van Bestuur tot vaststelling van
deze registratiedatum. Voor elke schorsing van de vergadering geldt een vaststelling van de
registratiegerechtigde Leden van de Raad van Bestuur; de Raad van Bestuur kan echter een nieuwe
registratiedatum voor de geschorste vergadering vaststellen. Indien geen registratiedatum is
vastgesteld, is de registratiedatum voor de vaststelling van het recht op oproeping of stemming in
een vergadering van de Leden de sluiting van de dag vóór de dag van oproeping of, indien van
oproeping wordt afgezien, de sluiting van de dag vóór de dag waarop de vergadering wordt
gehouden. De registratiedatum voor het bepalen van de Leden die het recht hebben om zonder
vergadering schriftelijk toestemming te geven voor een bedrijfsactie, wanneer geen voorafgaande
actie van de Raad van Bestuur nodig is, is de dag waarop de eerste schriftelijke toestemming aan
HESP Alliance wordt gegeven.De registratiedatum voor het bepalen van Leden die gerechtigd zijn
om zonder vergadering schriftelijk toestemming te geven voor het ondernemen van een
bedrijfsactieactie, wanneer een voorafgaande actie door de Raad van Bestuur noodzakelijk is, is de
dag waarop de Raad van Bestuur het besluit neemt om een dergelijke voorafgaande actie te
ondernemen.
Sectie 16.5 Geregistreerde Leden
HESP Alliance heeft het recht om het exclusieve recht te erkennen van een persoon die als Lid of
vertegenwoordiger van een Lid in haar boeken is ingeschreven om eventuele distributies te
ontvangen, om voor de Raad van Bestuur te stemmen, indien uit deze gegevens blijkt dat deze
persoon een Stichtend Lid is, of om voor Werkgroepen te stemmen, indien uit deze gegevens blijkt
dat deze persoon een Gouden Lid of Zilveren Lid is, en om Lid in zijn boeken aansprakelijke te
stellen voor financiële verplichtingen, en is niet verplicht enige billijke of andere aanspraak op of
belang in het Lidmaatschap van enige andere persoon te erkennen, ongeacht of deze daarvan al dan
niet uitdrukkelijk of op een andere wijze in kennis is gesteld, tenzij anders is bepaald in de
toepasselijke wetgeving.
ARTIKEL 17 - BELANGENCONFLICTENREGELING
Indien een Bestuurder rechtstreeks of onrechtstreeks een vermogensrechtelijk belang heeft dat
Luik B
strijdig is met een beslissing of een verrichting die tot de bevoegdheid van de Raad van Bestuur
behoort, moet de betrokken Bestuurder de andere Bestuurders hiervan op de hoogte brengen
vooraleer de Raad van Bestuur een beslissing neemt over het betrokken agendapunt. Zijn verklaring
en uitleg over de aard van dit belangenconflict worden opgenomen in de notulen van de vergadering.
In geval van een belangenconflict van één (1) of meer Bestuurders, zal de Algemene vergadering
beslissen over de conflicterende kwestie overeenkomstig de procedure zoals uiteengezet in artikel 9:
8 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
De Raad van Bestuur zal in de notulen de aard van de in de vorige paragraaf bedoelde beslissing of
verrichting en de vermogensrechtelijke gevolgen ervan voor HESP Alliance beschrijven, dit deel van
de notulen zal in zijn geheel worden opgenomen in het jaarverslag of in het document dat samen met
de jaarrekening wordt neergelegd.
ARTIKEL 18 - CONTRACTEN EN BANKZAKEN
Sectie 18.1 Ondertekening van contracten
De Raad van Bestuur kan elke Functionaris van HESP Alliance schriftelijk machtigen om in naam en
voor rekening van HESP Alliance een contract af te sluiten of een instrument te ondertekenen en ten
uitvoer te leggen, en een dergelijke bevoegdheid kan algemeen of beperkt zijn tot specifieke
gevallen, of op een andere manier worden beperkt. Bij gebreke van enige andersluidende handeling
van de Raad van Bestuur, is de Voorzitter bevoegd om dergelijke contracten en instrumenten
namens HESP Alliance te ondertekenen.
Sectie 18.2 Cheques, ontwerpen, Etc.
Alle cheques, ontwerpen en andere opdrachten tot betaling van geld uit de fondsen van HESP
Alliance, en alle nota's of andere bewijzen van schuld van HESP Alliance, worden namens HESP
Alliance ondertekend op een wijze die van tijd tot tijd bij besluit van de Raad van Bestuur wordt
vastgesteld.
Sectie 18.3 Deposito's
De financiële middelen van HESP Alliance die niet op een andere manier worden ingezet, zullen van
tijd tot tijd in opdracht van HESP Alliance worden gedeponeerd bij dergelijke banken, trustbedrijven
of andere depositohouders, of zullen op een andere manier worden geïnvesteerd, zoals de Raad van
Bestuur kan kiezen of sturen, of zoals kan worden gekozen of gestuurd door een Functionaris,
werknemer of agent van HESP Alliance aan wie een dergelijke bevoegdheid van tijd tot tijd specifiek
kan worden gedelegeerd door de Raad van Bestuur.
ARTIKEL 19 - ALGEMENE BEPALINGEN
Sectie 19.1 Boekjaar
Het boekjaar van HESP Alliance start op één januari en eindigt op één december van elk jaar.
Sectie 19.2 Reserves
De Bestuurders kunnen uit alle fondsen van HESP Alliance een reserve of reserves aanleggen voor
elk gewenst doel en kunnen deze afschaffen.
Sectie 19.3 Geheimhouding
(a) Tenzij uitdrukkelijk anders bepaald in het beleid en de procedures die van tijd tot tijd door de
Raad van Bestuur worden goedgekeurd, of met betrekking tot Specificaties en andere werkproducten
die zijn goedgekeurd voor publicatie en gebruik door de Raad van Bestuur, wordt alle informatie die
door een deelnemer (Lid of anderszins) wordt bekendgemaakt tijdens een niet-openbare officiële
vergadering of activiteit van HESP Alliance, met inbegrip van maar niet beperkt tot Algemene
vergaderingen, Werkgroepvergaderingen of vergaderingen van de Raad van Bestuur, elektronische
post of dergelijke (dergelijke informatie gezamenlijk, "Vertrouwelijke Informatie"), geacht te zijn
bekendgemaakt op vertrouwelijke basis. Elk Lid zal te allen tijde alle Vertrouwelijke Informatie van
een andere deelnemer vertrouwelijk houden, behalve (x) met betrekking tot andere Leden, en met
betrekking tot niet-Leden, en hun adviseurs, geldschieters en Verbonden Partijen, die schriftelijk
hebben ingestemd met vertrouwelijkheidsverplichtingen met betrekking tot Vertrouwelijke Informatie
die in wezen vergelijkbaar zijn met die welke hierin zijn opgenomen en (y) voor zover
openbaarmaking is vereist door de toepasselijke wet, bepaling of regelgeving; op voorwaarde echter
dat de voorgaande verplichting ook na beëindiging of beëindiging van het Lidmaatschap van een Lid
van kracht blijft; en op voorwaarde dat een dergelijke verplichting niet van toepassing is op informatie
die, anders dan door middel van een plichtsverzuim opgelegd door deze Statuten of enig beleid of
procedures die van tijd tot tijd worden aangenomen door de Raad van Bestuur, (i) algemeen bekend
is of wordt bij het publiek, (ii) onafhankelijk wordt ontwikkeld door of voor een dergelijk Lid of een
andere partij zonder beperking of (iii) algemeen bekend wordt gemaakt door de partij die eigenaar is
van dergelijke informatie zonder beperking. Voorts omvat de term "Vertrouwelijke informatie" niet de
residuen (zoals hieronder gedefinieerd) die voortvloeien uit de toegang tot Vertrouwelijke informatie.
De term "Residuen" betekent informatie in Vertrouwelijke Informatie, zoals algemene kennis, ideeën,
concepten, knowhow, beroepsvaardigheden, werkervaring en/of technieken, die wordt bewaard in
het niet-ondersteunde geheugen van een ontvanger die toegang heeft gehad tot Vertrouwelijke
Informatie. Het geheugen van een ontvanger is zonder hulp als die ontvanger dergelijke
Luik B
Vertrouwelijke Informatie niet opzettelijk heeft onthouden met het doel deze te bewaren en
vervolgens te gebruiken of openbaar te maken. Het voorgaande wordt niet geacht aan een Lid of
andere ontvanger van Vertrouwelijke Informatie een licentie te verlenen onder de auteursrechten of
octrooien van een Lid.
(b) Geen enkel Lid mag op enig moment verplicht worden om vertrouwelijke informatie uit te wisselen
met een ander Lid, uitsluitend op grond van het feit dat het Lid is va HESP Alliance.
Sectie 19.4 Beperking van aansprakelijkheid
IN GEEN GEVAL EN ONDER GEEN ENKELE JURIDISCHE THEORIE, HETZIJ OP GROND VAN
ONRECHTMATIGE DAAD (MET INBEGRIP VAN NALATIGHEID), CONTRACT, OF ANDERSZINS,
TENZIJ VEREIST DOOR DE TOEPASSELIJKE WETGEVING (ZOALS OPZET EN FRAUDE) OF
SCHRIFTELIJK OVEREENGEKOMEN, ZAL HESP ALLIANCE, EEN LID OF FUNCTIONARIS
AANSPRAKELIJK ZIJN TEGENOVER EEN ANDER LID, FUNCTIONARIS OF HESP ALLIANCE
VOOR SCHADE, MET INBEGRIP VAN ELKE DIRECTE, INDIRECTE, SPECIALE, INCIDENTELE,
EXEMPLATIEVE SCHADE, BESTRAFFENDE OF GEVOLGSCHADE VAN WELKE AARD DAN
OOK OF VOOR ENIG COMMERCIEEL OF ECONOMISCH VERLIES OF SCHADE, MET INBEGRIP
VAN MAAR NIET BEPERKT TOT SCHADE VOOR VERLIES VAN GOODWILL, INBREUK OF
PRODUCTAANSPRAKELIJKHEIDSVORDERINGEN, KOSTEN VOOR HET AANSCHAFFEN VAN
VERVANGENDE GOEDEREN OF DIENSTEN, GEDERFDE WINST, GEDERFDE OMZET,
GEDERFDE INKOMSTEN, GEDERFDE BESPARINGEN, VERLIES VAN GEBRUIK, OF VERLIES
VAN GEGEVENS, WERKONDERBREKINGEN, COMPUTERSTORINGEN OF GEBREKKIGE
WERKING, OF ENIGE EN ALLE ANDERE COMMERCIËLE SCHADE OF VERLIEZEN, ZELFS
INDIEN DERGELIJKE SCHADE WAS VOORZIEN OF INDIEN DE PARTIJ OP DE HOOGTE IS
GESTELD VAN DE MOGELIJKHEID VAN DERGELIJKE SCHADE.
Sectie 19.5 Ontbinding
(a) HESP Alliance kan te allen tijde worden ontbonden bij besluit van de Algemene vergadering,
genomen onder dezelfde voorwaarden als voor de wijziging van het voorwerp of het Doel van HESP
Alliance. Er zal rekening worden gehouden met de rapporteringsverplichtingen die van toepassing
zijn overeenkomstig de wet, indien van toepassing.
(b) In geval van ontbinding van HESP Alliance, om welke reden dan ook en op welk tijdstip dan ook,
wordt de Raad van Bestuur op grond van deze Statuten tot vereffenaar benoemd indien geen andere
vereffenaar zou zijn benoemd, onverminderd het recht van de Algemene vergadering om een of
meer vereffenaars te benoemen, hun bevoegdheden af te bakenen en hun bezoldiging vast te
stellen.
(c) In geval van ontbinding en liquidatie beslist de Algemene vergadering over de toewijzing van de
activa van HESP Alliance, die in elk geval voor een Doel moeten worden gebruikt. Dit gebruik vindt
plaats na vereffening van alle schulden, lasten en kosten van vereffening of consignatie van de
nodige bedragen om deze te betalen.
ARTIKEL 20 - NALEVING VAN DE MEDEDINGINGSREGELS
Sectie 20.1 Algemeen
HESP Alliance zal al haar activiteiten uitvoeren in overeenstemming met de mededingingsregels. De
Raad van Bestuur en de Voorzitter zullen een juridische adviseur raadplegen en vragen om juridisch
advies wanneer dat nodig is om ervoor te zorgen dat de activiteiten van HESP Alliance in
overeenstemming met deze wetten worden uitgevoerd.
Sectie 20.2 Geen verplichting tot goedkeuring
Geen enkel Lid is uit hoofde van zijn Lidmaatschap of deelname aan HESP Alliance of anderszins
verplicht een licentie van HESP Alliance af te nemen, enig door HESP Alliance ontwikkeld of
onderschreven intellectueel eigendom te gebruiken of te onderschrijven, of een van zijn producten in
overeenstemming te brengen met Specificaties, witboeken of beste praktijken die door HESP
Alliance zijn ontwikkeld of aangenomen.
ARTIKEL 21 - WIJZIGINGEN
Tenzij deze bevoegdheid uitdrukkelijk wordt beperkt door de wet of de Oprichtingsdocumenten of
deze Statuten met betrekking tot een specifieke handeling, kunnen deze Statuten worden gewijzigd
of ingetrokken en kunnen nieuwe Statuten worden aangenomen, in elk geval door de Algemene
vergadering.
ARTIKEL 22 - GESCHILLENBESLECHTING
Alle geschillen en vorderingen die voortvloeien uit of verband houden met HESP Alliance, haar
Leden en Functionarissen, worden beheerst door het Belgisch recht en definitief beslecht volgens het
Arbitragereglement van de Internationale Kamer van Koophandel door een of meer arbiters die
overeenkomstig het genoemde Arbitragereglement worden benoemd. De taal van de procedure en
het document is het Engels. Alle daarmee verband houdende procedures, hoorzittingen, documenten
en het arbitraal vonnis zijn vertrouwelijk. De zetel van de arbitrage is Brussel.
OVERGANGSBEPALINGEN - BENOEMINGEN - VERKRIJGING
VAN RECHTSPERSOONLIJKHEID
Luik B
BENOEMING VAN BESTUURDERS
Werden benoemd tot bestuurders:
1/ de heer TIELEMANS Steven, wonende te 3000 Leuven, Visserstraat 4/0203 ;
2/ de heer BEHEYDT Samie Georges Monique, wonende te 8940 Wervik, Magerheidstraat 98.
Hun mandaat is voor een termijn van 2 jaar.
COMMISSARIS
Daar de vereniging er niet toe verplicht is ingevolge de wettelijke criteria, beslissen de oprichters op
dit moment geen commissaris te benoemen.
BEGIN EN AFSLUITING VAN HET EERSTE BOEKJAAR
Het eerste boekjaar neemt een aanvang op datum van neerlegging van een uitgifte van deze akte ter
griffie van de ondernemingsrechtbank en zal worden afgesloten op 31 december 2021.
EERSTE GEWONE ALGEMENE VERGADERING
De eerste gewone algemene vergadering zal gehouden worden in het jaar 2022.
 
VOOR GELIJKVORMIG ANALYTISCH UITTREKSEL.
(Tegelijk met dit uittreksel werden neergelegd : een uitgifte van de akte, de gecoördineerde tekst van
de statuten).
Twee volmachten blijven aan de akte gehecht.
Dit uittreksel werd afgeleverd vóór registratie bij toepassing van artikel 173,1° bis van het Wetboek
der Registratierechten.
 
Eric SPRUYT
Notaris