N° d'entreprise :
Nom
(en entier) : Association Régionale de l'E-sport à Namur
(en abrégé) : ARENA
Forme légale : Association sans but lucratif
Adresse complète du siège :
Belgique
Objet de l'acte :   CONSTITUTION (NOUVELLE PERSONNE MORALE, OUVERTURE
SUCCURSALE)
Rue de l'Inquiétude 21 ET02
Namur
5000
ACTE CONSTITUTIF DE L'ASBL ARENA
Se sont réunis ce 27 août 2024 en vue de crée une association à but non lucratif, les soussignés :
Logan Godfrin,
Antoine Van Aelst,
Simon Lejoly.
Il est convenu de constituer pour une durée indéterminée une association sans but lucratif conformément au
Code des sociétés et associations (CSA) du 23 mars 2019, dont les statuts sont établis comme suit :
TITRE I : DE LA DÉNOMINATION - DU SIÈGE SOCIAL
Article 1er - L'association prend pour dénomination : "Association Régionale de l'E-sport à Namur, asbl"
En abrégé, l'association peut prendre l'appellation de : "ARENA, asbl"
Tous les actes, factures, annonces, publications et autres documents émanant des associations sans but
lucratif doivent mentionner la dénomination de l'association, précédée ou suivie immédiatement des mots
"association sans but lucratif" ou du sigle "asbl", ainsi que de l'adresse du siège de l'association.
Article 2 - Son siège est établi au 21 rue de l'Inquiétude à 5000 Namur, dans l'arrondissement judiciaire de
Namur.
Ce siège social peut être transféré par décision du conseil d'administration dans tout autre lieu de cet
arrondissement.
Article 2 bis - L'association est constituée pour une durée indéterminée.
TITRE II - DU BUT SOCIAL POURSUIVI ET DE L'OBJET
Article 3 - L'association a pour but :
1012922005
De rassembler des organisateurs, des volontaires et des bénévoles dans l'organisation d'événements et
d'activités en rapport avec le gaming et l'e-sport dans la province de Namur. Son objectif est d'organiser des
événements de qualité à prix abordable afin de faire découvrir l'aspect compétitif des jeux vidéo à un large
public. Par ses activités, l'association vise à promouvoir l'inclusion de tous et l'esprit sportif. L'association veut
également faciliter le travail des organisateurs, en leur fournissant du matériel, des bénévoles ou des
financements (obtenus par subsides, sponsors, etc.). Ces efforts visent au développement d'un ensemble
d'activités vidéo-ludiques diversifiées en région namuroise.
Article 4 - L'association a pour objet :
- L'organisation d'événements (tournois, ateliers, conventions, etc.) autour du jeu vidéo et de l'e-sport
- La mise à disposition de matériel et d'aide logistique pour ses membres
- La promotion de ses événements auprès du grand public
- La représentation de la communauté des amateurs de gaming et d'e-sport en province de Namur
TITRE III - DES MEMBRES
Article 5 - Le nombe de membres de l'association est illimité, son minimum est fixé à 3. Les membres peuvent
être des personnes physiques ou morales.
Article 6 - Une distinction est faite entre les membres effectifs et les membres adhérents.
Les membres adhérents sont des personnes impliquées occasionnellement dans l'association (bénévoles, etc.)
ou intéressés par son fonctionnement. Ils ne sont pas repris au registre des membres. Les membres adhérents
s'engagent à aider occasionnellement ou régulièrement l'association et à en respecter les statuts. Ils peuvent
participer à l'assemblée générale mais n'y ont pas droit au vote.
Les membres effectifs sont les plus impliqués dans l'association (organisateur d'événements, chargé de
communication, etc.). Ils sont repris au registre des membres. De par leur statut et leur rôle, les membres
effectifs s'engagent à agir en conformité avec les décisions de l'association et d'en garantir la bonne image
auprès des personnes tièrces avec lesquelles ils sont amenés à traiter. Ils s'engagent à respecter les statuts de
l'association. Ils disposent du droit de vote à l'Assemblée générale.
Article 7 - Les admissions de nouveaux membres sont décidées souverainement par le Conseil d'administration
selon la procédure suivante :
Un membre postulant entre en contact avec le secrétaire, par message ou courier électronique, ou ultimement
par courrier recommandé, en précisant à quel statut de membre il souhaite postuler. Le secrétaire transmet la
demande au Conseil d'administration. Si la demande est validée, le secrétaire ajoute le membre au registre des
membres (dans le cas d'une demande d'admission en tant que membre effectif) et ajoute le membre aux
réseaux de communcation de l'association. Si la demande est refusée, le Conseil d'administration prévoit une
justification du refus et notifie le postulant. Lors des assemblées générales, le secrétaire est tenu de présenter
un aperçu des admissions acceptées et refusées (avec les justifications). À la demande d'un membre effectif, le
refus d'un postulant peut-être révisé. Le membre postulant sera alors accepté pour autant qu'au moins 66%
des membres valident son adhésion par vote.
Article 8 - Les membres peuvent se retirer à tout moment de l’association en adressant leur démission par écrit
à l’organe d’administration.
Article 9 - Le Conseil d'administration peut interdire, jusqu’à la date de la prochaine Assemblée générale, la
participation d’un membre aux activités et réunions de l’association en cas d'infraction grave aux statuts ou au
CSA. Peut être exclu, tout membre ayant commis un acte contraire à l’honneur, ayant gravement compromis
les intérêts de l'association ou des membres qui la composent ou n'ayant pas respecté les statuts et/ou le
règlement d’ordre intérieur. L’exclusion d’un membre ne peut être prononcée que par l’Assemblée générale à la
majorité des deux tiers des voix des membres présents ou représentés. L’exclusion d’un membre doit être
indiquée à l'ordre du jour repris dans la convocation. Le membre doit être entendu quant aux motifs de son
exclusion.
Article 10 - La qualité de membre se perd automatiquement par le décès ou, s’il s’agit d’une personne morale,
par sa dissolution, sa fusion, sa scission, sa nullité ou sa faillite.
Le membre démissionnaire, suspendu ou exclu, ainsi que les créanciers, les héritiers ou ayant-droits du
membre décédé ou failli (pour une personne morale) n'ont aucun droit sur le fond social. Ils ne peuvent
réclamer ou requérir ni relevé, ni reddition de comptes, ni apposition des scellés, ni inventaire.
Article 11 - Les membres effectifs ou adhérents ne contractent aucune obligation personnelle relativement aux
engagements de l'administration.
TITRE IV - DES COTISATIONS
Article 12 - Les membres effectifs ou adhérents ne paie pas de cotisation.
Article 13 - Pour assurer le financement de l'association, une participation ponctuelle peut être demandée aux
membres effectifs organisateurs d'événements. Cette participation est fixée au cas par cas et négociée entre le
trésorier et le membre effectif, avant l'événement. Le montant de cette participation dépend notamment des
retombées attendues de l'événement organisé et de l'implication de l'association dans l'événement (matériel,
bénévoles, logistique, communication, assurances, etc.). Faute d'accord entre le trésorier et le membre
organisateur, l'événement n'implique pas l'association et ne peut pas être réalisé au nom de ou en partenariat
avec l'association. Si l'organisateur d'événement estime que le trésorier n'a pas dûment représenté
l'association, il peut demander à ce que la négociation soit reprise en Assemblée générale et soumise au vote
de l'Assemblée.
TITRE V - DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
Article 14 - L'assemblée générale est composée de tous les membres effectifs de l'association. Les membres
adhérents sont autorisés à y assister.
Article 15 - L'assemblée générale possède les pouvoirs qui lui sont expressément reconnus par la loi ou les
présents statuts.
Sont réservées à sa compétence :
1. Les modifications des statuts ;
2. la nomination et la révocation des administrateurs ;
3. le cas échéant, la nomination et la révocation des commissaires, et la fixation de leur rémunérations dans les
cas où une rémunération est attribuée ;
4. la décharge à octroyer aux administrateurs et aux commissaires, le cas échéant ;
5. l'approbation des budgets et des comptes ;
6. la dissolution volontaire de l'association
7. l'opposition à une décision du Conseil d'administration en termes d'admission de nouveaux membres,
conformément à l'article 7§2 des présents statuts
8. les exclusions de membres
9. la transformation de l'association en société à finalité sociale
10. toutes les hypothèses où les statuts l'exigent
Article 16 - Il doit être tenu au moins une assemblée générale chaque année, au dernier trimestre (entre le 1er
octobre et le 31 décembre), dans un endroit en Belgique déterminé par le Conseil d'administration ou par voie
électronique.
L'association peut être réunie en Assemblée générale extraordinaire à tout moment par décision du conseil
d'administration, lorsqu'il le juge utile ou à la demande d'un cinquième au moins des membres. Une telle
demande devra être adressée au Conseil d'administration par lettre recommandée à la poste au moins trois
semaines à l'avance. Elle mentionnera les membres à l'origine de la demande, le motif de réunion ainsi qu'un
ordre du jour.
Article 17 - Tous les membres doivent être convoqués à l'Assemblée générale par le Conseil d'administration,
par messager ou courrier électronique ou en dernier recours lettre ordinaire.
La convocation mentionne le jour, l'heure et le lieu (virtuel le cas échéant) de la réunion. Elle mentionne
également l'ordre du jour.
Sauf dans les cas prévus au CSA, l'assemblée peut délibérer valablement sur des points qui ne sont pas
mentionnés à l'ordre du jour.
Article 18 - Chaque membre a le droit d'assister à l'assemblée. Il peut se faire représenter par un mandataire,
qui doit être membre de l'association. Celui-ci doit être muni d'une procuration écrite, datée et signée qu'il remet
au secrétaire de l'assemblée générale avant l'ouverture de la séance.
Un membre ne peut être titulaire que d'une procuration.
Le Conseil d'administration peut inviter toute personne à tout ou partie de l'Assemblée générale en qualité
d'observateur ou de consultant.
Article 19 - L'Assemblée générale est présidée par le Président du Conseil d'administration et à défaut par le
membre du Conseil d'administration désigné par le Président. Si le Président est absent et n'a désigné
personne, le membre du Conseil d'administration le plus âgé préside l'Assemblée générale.
Article 20 - L'Assemblée générale peut délibérer valablement quel que soit le nombre des membres effectifs
présents ou représentés, sauf les exceptions prévues par la loi ou les présents statuts. Les décisions de
l'Assemblée générale sont adoptées à la majorité simple des votes régulièrement exprimés, sauf dans les cas
où il est décidé autrement par la loi ou les présents statuts.
En cas de partage des voix, celle du Président ou de l'administrateur qui le remplace est prépondérante.
Sont exclus des quorums de vote et de majorité les votes blancs, nuls ainsi que les abstentions.
Article 21 - L'Assemblée générale ne peut valablement délibérer sur la dissolution de l'association, sur la
modification des statuts, sur l'exclusion des membres ou sur la transformation en société à finalité sociale que
conformément aux dispositions du CSA.
Article 22 - Les décisions de l'Assemblée sont consignées dans un registre de procès-verbaux contresignés par
le Président et un administrateur. Ce registre est conservé sur le système de gestion informatique de
l'association, où tous les membres effectifs et adhérents peuvent le consulter librement.
Toutes modifications aux statuts sont déposées, en version coordonnée, au greffe du Tribunal de commerce
sans délai et publiées, par les soins du greffier et par extraits aux Annexes du Moniteur. Il en va de même pour
tous les actes relatifs à la nomination ou à la cessation de fonction des administrateurs et, le cas échéant, des
commissaires.
TITRE VI - DE L'ADMINISTRATION DE L'ASSOCIATION
Article 23 - L’association est administrée par un Conseil composé de trois personnes au moins, nommés par
l’Assemblée générale pour une durée indéterminée, et en tout temps révocable par elle. Le nombre
d’administrateurs doittoujours être inférieur ou égal au nombre de personnes membres de l’association.
Les membres sortants du CA sont rééligibles.
La gestion journalière de l’association est assurée par un ou deux administrateurs, agissant individuellement ou
conjointement, ou un bureau par décision collégiale et dont les membres délégués par le Conseil
d’administration agissent en fonction des objectifs qu’il fixe préalablement.
Article 24 - En cas de vacance au cours d’un mandat, un administrateur provisoire peut être nommé par
l’assemblée générale. Il achève dans ce cas le mandat de l’administrateur qu’il remplace.
Article 25 - Le Conseil désigne parmi ses membres un Président, un Trésorier et un Secrétaire.
Un même administrateur ne peut pas être nommé à plusieurs fonctions.
Les fonctions de Président et de secrétaire peuvent faire l’objet d’un vote spécial de l’Assemblée générale
parmi les membres du Conseil d’administration
Article 26 - Le Conseil se réunit chaque fois que les nécessités l'exigent et chaque fois qu'un de ses membres
en fait la demande, via un canal électronique de l'association. La date et le lieu de la réunion sont fixés
ensemble par les membres du Conseil. La date ne peut excéder 2 mois après la demande de réunion.
La demande de l'administrateur doit indiquer le(s) objet(s) de la réunion. Des points peuvent être ajouté à la
réunion par n'importe quel membre entre la demande et la tenue de la réunion. Ces points sont notifiés via le
canal électronique de l'association et compilés par le secrétaire.
Le Conseil peut délibérer valablement si au minimum 2 de ces membres sont présents, sauf dispositions
légales, réglementaires ou statutaires contraires.
Un administrateur absent peut se faire représenter par un autre administrateur par procuration écrite. Les
membres absents peuvent demander que certains points soient remis à la prochaine réunion, pour autant que
cela n'entrave pas le bon fonctionnement de l'association.
Article 27 - Les décisions du Conseil sont prises à la majorité absolue. En cas de partage des votes, le
Président, ou la personne qui le représente, peut doubler sa voix.
Si le Conseil ne parvient pas à se mettre d'accord sur un point, il peut être décidé de le soumettre au vote des
membres lors d'une Assemblée générale, éventuellement extraordinaire. Cette décision est prise par un vote à
la majorité simple. Si au terme de ce vote le Conseil choisit de ne pas soumettre le point à l'Assemblée, aucune
décision n'est prise et le point est ignoré pour la réunion présente.
Les décisions du Conseil sont consignées sous forme de procès-verbaux, contresignées par le Président et le
secrétaire et inscrites dans un registre propre. Ce registre est librement accessible pour tous les membres
effectifs de l'association. Si un administrateur estime que l'association a un intérêt légitime à ce que tout ou
partie du procès-verbal ne soit pas accessible aux membres (pour des raisons de confidentialité, …), il peut
demander à ce que ces informations ne soient pas rendues accessibles. Les procès-verbaux authentiques
restent toujours accessible aux administrateurs dans leur entièreté.
Article 28 - Le Conseil d’administration a les pouvoirs les plus étendus pour l’administration et la gestion de
l’association. Seuls sont exclus de sa compétence, les actes réservés par la loi ou les présents statuts à
l’Assemblée générale.
Article 29 - Le conseil d’administration gère toutes les affaires de l’association. Il peut toutefois déléguer la
gestion journalière de l’association, avec l’usage de la signature afférent à cette gestion, à un organe de
gestion composé de un ou plusieurs administrateur(s)-délégué(s) à la gestion journalière, nécessairement
membres du Conseil. Le Conseil fixera ses(leurs) pouvoirs, ainsi éventuellement que le salaire, les
appointements ou les honoraires.
Le(s) délégué(s) à la gestion journalière est(sont) désigné(s) pour une durée de un an et rééligible(s) autant de
fois que voulu. Ils sont en tout temps révocables par le Conseil d’administration.
S’ils sont plusieurs, ils agissent conjointement. Il(s) n’aura(ront) pas à justifier de ses/leurs pouvoirs vis-à-vis
des tiers.
Les actes relatifs à la nomination ou à la cessation des fonctions des personnes déléguées à la gestion
journalière sont déposés au greffe du Tribunal de commerce sans délai et publiés, aux soins du greffier, par
extraits, aux annexes du Moniteur belge.
Article 30 - Le Conseil d’administration représente l’association dans tous les actes judiciaires et
extrajudiciaires. Il peut toutefois confier cette représentation à un organe de représentation composé d’un ou
plusieurs administrateur(s) et/ou à un ou plusieurs tiers à l’association agissant selon le cas individuellement ou
conjointement.
Le Conseil d’administration est compétent pour en fixer les pouvoirs ainsi que les salaires, appointements ou
honoraires.
Ils sont désignés pour une durée illimitée. Ils sont de tout temps révocables par le Conseil d’administration.
Cette (ces) personne(s) n’aura (auront) pas à justifier de ses (leurs) pouvoirs vis-à-vis des tiers.
Les actions judiciaires, tant en demandant qu’en défendant, seront intentées ou soutenues au nom de
l’association par le Conseil d’administration, sur les poursuites et diligences d’un administrateur délégué à cet
effet (mandat classique) ou du/des organe(s) délégué(s) à la représentation.
Les actes relatifs à la nomination ou à la cessation des fonctions des personnes habilitées à représenter
l’association sont déposés au greffe du Tribunal de commerce sans délai, et publiés, aux soins du greffier, par
extraits aux annexes du Moniteur belge.
Article 31 - Les administrateurs, les personnes déléguées à la gestion journalière, ainsi que les personnes
habilitées à représenter l’association, ne contractent, en raison de leurs fonctions, aucune obligation
personnelle relativement aux engagements de l’association.
Article 32 - Le secrétaire ou, en son absence, le président, est habilité à accepter à titre provisoire ou définitif
les libéralités faites à l’association et à accomplir toutes les formalités nécessaires à leur acquisition pour autant
que leur valeur n’excède pas 100.000,00 EUR.
DISPOSITION DIVERSES
Article 33 - Un règlement d’ordre intérieur pourra être présenté par le Conseil d’administration à l’Assemblée
générale. Des modifications à ce règlement pourront être apportées par l’Assemblée générale, statuant à la
majorité simple des membres présents ou représentés. Ce règlement sera en tout temps accessibles aux
membres via le canal électronique de l'association.
Article 34 - L’exercice social commence le 1er juillet pour se terminer le 30 juin.
Le compte de l’exercice écoulé et le budget de l’exercice suivant seront annuellement soumis à l’approbation
de l’Assemblée générale ordinaire par le Conseil d’administration.
Les comptes et les budgets sont tenus et, le cas échéant, publiés conformément au CSA.
Les documents comptables sont conservés au siège social et sur le canal électronique de l'association,
accessibles librement à tous les membres effectifs.
Article 35 - Dans les cas où la loi l'exige, l'Assemblée générale peut désigner un comissaire, choisi parmi les
membres de l’Institut des Réviseurs d’Entreprises, chargé de vérifier les comptes de l’association et de lui
présenter un rapport annuel. Il est nommé pour quatre années et est rééligible.
L’Assemblée générale désigne un vérificateur aux comptes et un suppléant, le cas échéant. Le vérificateur aux
comptes, de même que son suppléant, sont choisis en dehors du Conseil d’administration. Ils sont chargés de
vérifier les comptes de l’association et de présenter un rapport annuel.
Ils sont nommés pour quatre ans et rééligibles.
Si la vérification des comptes n’a pu être effectuée par le vérificateur ou son suppléant, il appartient à chaque
membre (effectif) de procéder lui-même à cette vérification des comptes au siège social de l’association afin de
pouvoir procéder au vote relatif à l’approbation des comptes et budgets et à la décharge.
Article 36 - En cas de dissolution de l’association, l’Assemblée générale désigne le ou les liquidateurs,
détermine leurs pouvoirs et indique l’affectation à donner à l’actif net de l’avoir social.
Cette affectation doit obligatoirement être faite en faveur d’une fin désintéressée. Les liquidateurs auront pour
mandat de réaliser l’avoir de l’association, de liquider toute dette quelconque et de distribuer le solde éventuel à
d'autres associations sans but lucratif.
Toutes décisions relatives à la dissolution, aux conditions de la liquidation, à la nomination et à la cessation des
fonctions du ou des liquidateur(s), à la clôture de la liquidation, ainsi qu’à l’affectation de l’actif net, sont
déposées au greffe du Tribunal de commerce et publiées, aux soins du greffier, aux Annexes du Moniteur.
Article 37 - Tout ce qui n’est pas prévu explicitement aux présents statuts est réglé par le CSA.
DISPOSITIONS TRANSITOIRES
(Pour les nouvelles ASBL ou ASBL en formation)
Les fondateurs prennent à l’unanimité les décisions suivantes, qui ne deviendront effectives qu’à dater au
greffe des statuts, des actes relatifs à la nomination des administrateurs et des actes relatifs à la nomination
des personnes habilitées à représenter l’association.
Exercice social : Par exception à l’article 31, le premier exercice débutera ce 1er septembre 2024 pour se
clôturer le 30 juin 2025.
Administrateurs : Ils désignent en qualité d’administrateurs :
Mr Simon Lejoly
Mr Antoine Van Aelst
Mr Logan Godfrin
qui acceptent ce mandat.
Commissaires : Compte tenu des critères légaux, les fondateurs décident de ne pas nommer de commissaire-
réviseur.
Délégation de pouvoir : Ils désignent en qualité de
Président : Antoine Van Aelst
Trésorier : Simon Lejoly
Secrétaire : Logan Godfrin
Délégué à la gestion journalière : Simon Lejoly
Personnes habilitées à représenter l’association : Simon Lejoly, Antoine Van Aelst, Logan Godfrin
Signatures des fondateurs :
Simon Lejoly
Antoine Van Aelst
Logan Godfrin
                                                                                                                                                                               
                                                                                                                                                                               
Autres données communiquées officiellement à la Banque Carrefour des Entreprises
Date et terme
                                                                                                                                                                               
Fin de l'exercice social : 30 Juin
Exercice exceptionnel : du 01/09/2024 au 30/06/2025
Mois de l'assemblée générale : Décembre
Durée : illimité
                                                                                                                                                                               
Fonctions statutaires
                                                                                                                                                                               
Administrateur (personne physique)
Antoine Van Aelst
Avenue des Oiseaux 35, 6001 Charleroi
                                                                                                                                                                               
Administrateur (personne physique)
Logan Godfrin
Rue des Narcisses(JB) 12, 5100 Namur
                                                                                                                                                                               
Administrateur (personne physique)
Simon Lejoly
Rue de l'Inquiétude 21 ET02, 5000 Namur
                                                                                                                                                                               
Personne déléguée à la gestion journalière (personne physique)
Simon Lejoly
Rue de l'Inquiétude 21 ET02, 5000 Namur